بسم الله الرحمن الرحيم أهلا و سهلا بكم في درس جديد
من دروس مادة MIS مزلنا مع chapter 14 managing
projects today we are going to talk about capital
budgeting for information systems capital
budgeting models major value of long term capital
investment projects rely on majors of the firms
cash outflows and inflowsمدرسات تجارب الأسهم التي
تستخدمها لتجارب مشروع الـ IT ، طريقات التدفق ، عدد
المستخدمين التي تستخدمها لتحقيق عدد المستخدمين
التي تستخدمها لتحقيق عدد المستخدمين التي تستخدمها
لتحقيق عدد المستخدمين التي تستخدمها لتحقيق عدد
المستخدمين التي تستخدمها لتحقيق عدد المستخدمين
التي تستخدمها لتحقيق عدد المستخدمين التي تستخدمها
لتحقيق عدد المستخدمين التي تستخدمها لتحقيق عدد
المستخدمين التي تستخدمها لتحقيق عدد المستخدمين
التي تستخدمهااستكمالا لما بدأنا في المحاضرة
الماضية في تقويم المشاريع المتعلقة بال IT تطرقنا
في المحاضرات السابقة لتقويم المشاريع من خلال
portfolio analysis ايضا تطرفنا في تقويم هذه
المشاريع والمقصود هنا مشاريع ال IT باستخدام
scoring modelفي هذه المحاضرة سوف نتطرق الى تقويم
هذه المشاريع من خلال الـ Capital Budgeting Models
Capital Budgeting Models او نماذج خلينا نقول
ميزانية او الموازنة الرأسمالية الموازنة الرأسمالية
بيقول انه تستخدم هذه النماذج هو المقصود هنا نماذج
الموازنة الرأسمالية لقياسأو قياس قيمة مشاريع
الاستثمار في الاستثمار أو في يعني رأس المال طويل
الأجر كمان rely on measures of the firm cash
outflows and inflows كمان تأخذ بعين الاعتبار
التدافقات النخدية الخارجاوالتدافقات النقدية
الداخلة لهذه المشاريع وهنا بنأكد على انه بيتحدث عن
مشاريع ال IT او ال information systems بيقول ان
هناك نماذج ايضا principal capital budgeting models
used to evaluate IT projects اذا هناك ايضا نماذج
يعني يمكن استخدامها في تقويم هذه المشاريعوالمقصود
هنا مشاريع او تقويم مشاريع الـ IT من ضمن هذه
النماذج طريقة الاسترداد payback method وايضا ال
account rate of return on investment معدل العائد
على الاستثمار net present value صافي القيمة
الحالية internal rate of return اللي هو معدل
العائد الداخليفي المحاضرات الوجهية تطرقنا إلى هذا
الموضوع بشيء من الإسهاد ويعني شرحنا بعض هذه النقاط
من خلال أمثلة و بالعودة إلى يعني مراجعة سريعة في
المحاسبة الإدارية والمعادلة المستخدمة لاحتساب هذه
الطرق أظهرنا بشكل واضح كيف يمكن احتساب كل طريقة من
هذه الطرق هناك مثال سوف نتفرق إليه بشيء من الصراع
لتوضيح الأمرهذا فايل Excel ليه يعني بيقول estimate
cost and benefit in your AutoCAD department اللي
هو تكاليف و الفوائد اللي يعني ممكن احتسافها لقسم
ال AutoCAD الجديدأحد الأقسام موجودة في شركة هذا
كان مثال بيتحدث عن السنة طبعا السنوات هنا عمر
المشروع حوالي خمس سنوات بالاضافة إلى سنة التأسيس
ال cost بدأ يتحدث عن التكلفة أول حاجة عنده
hardware صرفي بيتحدث عن ال pc network cars وما إلى
ذلك ال quantity جداش الكمية المطلوبةهذه الكيمية
المطلوبة ال cost per unit بمعنى 50 في 1700 تطلع
85000 عام 2018 في النهاية ال hardware صار عنده
subtotal صار عنده 116200 دولار تكلفة هذا المكون
اللي هو ال hardware بيتوقع تدفقات خارجية outflow
خلال السنوات الخامسة القادمة 2019 لغاية 2023 لكل
جزء من هذه الأجداد عنده ال ال PC's for example خمس
تلاف دولار لكل سنة وهلو مجرنفس القضية بالنسبة للـ
telecommunication هناك برضه items او units جداش هو
بحتاج من هذه ال units تكلفة ال units الواحدة
مضروبة و طلع ال subtotal و ال cash-out followsout
closed بالنسبة للسنوات الخامسة انتقل او انتقل الى
software license اللي هو ترخيص لهذه البرامج بدأ
يتحدث عنها بشيء من التفصيل ايش الاحتياجات سبعته
تكلفة ال license لكل برنامج التكلفة كاملة تدفقات
النقود المتوقعةالخارجة ال sub total بدأ هنا ال sub
total عام 2018 هي 95000السيرفيس نفس القضية برضه و
icons تبعته جداش احتياجاته تكلفة الوحدة الواحدة و
ايضا التكاليف المتوقع sub total sub total لهذه
التكاليف بالكامل الان sub total هذه لو هذه ال sub
total لو جمعناها هتطلع مجموعها اربعمائه وكمسين الف
وكمسين اربعمائه وكمسين الف وكمسينطيب التدافقات
النقدية الخارجة لو جمعناها لسنة مثلا 2019 بالكامل
هتطلع عندى 128 300 وهذا ينطبق على جميع السنوات
مجموع هذه التدافقات بالكامل بما فيها عام 2018بطلع
مليون وخمستاشر ألف وخمسمية وخمسين هنا موضحة total
cost by year total cost وما إذا لأ طيب ليش ال
benefits الآن؟ يعني زي ما تحدثنا عن تكلفة المشروع
والتدافقات النقدية الخارجية الآن نتحدث عنالتدافقات
النقدية الداخلية reducing labor cost بدأ يقلل
بتكلفة من ال labor جداش بيتوقع صار في عنده توقع
انه يعمل وفر حوالي 250 ألف دولار سنويًا على مدار
الخمس سنواتincrease cross revenue بيتوقع زيادة في
يعني العواقب 150 ألف في السنة على مدار الخمس سنوات
مجموعة 250 زاد ال 150 بيطلع 400 ألف 400 ألف لكل
سنة في يعني 400 ألف في خمسة بيطلعوا حوالي اتنين
مليون دولار هذه ال cash follows او ال cash in
followsاللي متوقع طبعا ال cash in follows يعني
نيجي لكل سنة على حدد اربع .. اربعمائة الف ناقص ال
cash at follows اللي هو مية تمانية و عشرين الف
تطلع متين و واحد و سبعين متين و تمانين للسنة اللي
بعدها واحدة و مجرم طبعا هنا الاربعمائة و خمسين
مافيش عندها اي مقابل لإن هي سنة الفين و يعني
تمانتاش مافيش ايand follows فبتظل هي كما هي مجموع
هذه العواقد أصبح مليون واربعمية ويعني صافي احنا
بنتحدث عن صافي ال cash and follow ما بين انك تطرح
الاربعمية من ال 228 ليهالداخلة من الكاريجة لكل سنة
حتى طلع الصفي لسنة 2019 وحلو المجارة لباقي السنوات
مجموحهم بطلع مليون واربعمائة واربعة و تلاتين او
خمسمية دولارانتقلنا إلى الجزية هنا يمكن هو يعني
انظمها بشكل مختلف تماما شوية حط ال cash flows in
low including original investment بدون يعني
التكاليف الاستثمار الاولية لسنة 2018 أخد ال cash
flows ال net طبعا اللي حسبناها هنا أي مائة متين و
واحد سبعين ألفهي الـ 271 ألف اللي هي هنا ال net
تبعت ال cash flows لسنة 2019 و اللي هي جاية من ال
in cash ال in يعني cash flows اللي هي ال 400 ألف
ناقص ال out cash flows مجموحهم ال 128300 عشان تبقى
الأمور واضحة و هذا ينطبخ على السنوات كلها حطها هنا
مرة تانيةيعني الدافقات النقدية الخارجة طبعا لأنه
مافيش عنده داكل وبالتالي هي أصبحت بال minus في عام
2018 حتى عشان هستخدمها الآن في ال formulas اللي هو
هستخدمها الاحتسابالمعدل العاد داخلي و return on
investment و أهل المجتمع طيب رجع لل payback period
و اتطلع انه عنده فترة استخدام سنة و نص تقريبا بدأ
يعمل ال years رتبهم ال cash inflowsبشكل يعني
cumulative زي ما شفنا أو زي ما قلتنا في الأمثلة و
حسبها و طلع انه سنة و نص و بيذكر ان ال investment
عنده 450 ألف صفر خمسين دولار طيب ال accounting
rate of returnاللي هو Total Benefits ناخد Total
Cost على ال depreciation مقصود على ال useful يعني
life هاي بدأت Total Benefit هاي اتنين مليون Total
Cost مليون وخمستاشر ألف وخمسمية وخمسين
depreciation أربعمية وخمسين ألف صفر خمسين اللي هي
عبارة عن ايه عن ال initial costطلع انه ال net
present او ال net income عنده للمشروع بالكامل
خمسمية اربعة و تلاتين الف و اربعمية خمسمية اربعة و
تلاتين الف و اربعمية يحسب ال return on investment
return on investmentانه صافي التدافقات النقدية او
صافي ال net income نصحي التعبير net income على ال
investment عشان نطلع احنا النسبة هو طلعها تسعتاش
فاصلة تسعة سبعين احنا عندنا ال net income عبارة عن
كامعن يعني خمسمية اربعة و تلاتين خمسمية اربعة و
تلاتين لو حطينا هذه اللي يساوي قولنا خمسمية اربعة
و تلاتين هذه مقصومة على الست سنوات جديش بطلع عندي
المبلغ بطلع يعني ال average للسنة في net income
سنويًا بطلع تسعة تمانين الف ستة و ستين دولار
تقريبًاطيب انا بدي المعادة للعائد .. معادة للعائد
ايش بدي ساوي او return on investment ايش بدي ساوي؟
بدنا نقول انه لو حاطينا هنا يساوي اللي هو المبلغ
هذا مقصوم على .. على ايه؟على اللي هو depreciation
أو اللي هو المقصود فيه هنا يعني ال initial
investment
اللي هو الاستثمارات أو المبلغ المستثمر أو ال
capital طيب كده طلعت عندي؟ طلعت عندي 19.79 هي نفس
النسبة لو احنا حولناها إلى نسبة مئويةويعني قربناها
بهذا الشكل تظهر 19.79 بس للتوضيح حتى نبقى فاهمين
هذا الرقم او هذه النسبة كيف تم احتسابها نفس القضية
بالنت .. لل net present value ممكن احنا حسبناها
بشكل manual في ال .. يعني المخدرات الوجهية لما
كتبنا الأمثلة و بدأنا نحسبها و كتبنا المعادلات على
اللوح و بدأنا نحسبها manual لكن لو كان في عندي
كمية كبيرةمن البيانات بإمكاننا استخدام الـ Excel
عشان يحسبها بشكل أسهل، لاحظوا انه حاططها التدفقات
النقدية أو صاف التدفقات النقدية طوال عمر المشروع،
طبعا صاف التدفقات النقدية بالنسبة لسنة الأساس اللي
هو الـ 2018 هي بالـ minus لأن هو في عنده تدفقات
نقدية خارجه، لكن ماعندهش أي تدفقات نقدية داخل أو
قيمة الاستثماروبالتالي هذا يعني بدنا نطرحه عشان
احنا نشوف هل والله حققنا عوائد إيجابية أو لم نحقق
عوائد إيجابية كما يعني تم التوضيح طب هنا الأمر
أكثر سهولة هنا الأمر أكثر سهولة بإمكاننا بس نحط
اللي يساوي و بعد كده نقول net present value يجيلك
ال formula بدل ما احنا نحسبها manual زي ما كنا
نشوف اللي هو التدافقات النقدية في1 على 1 زائد R
أُس T وكل الـ R اللي هي معدل القسم والـ T اللي هي
عدد السنوات هنا الأمر أكتر سهولة أنه كل مرة بدنا
نحسبها للسنة التانية للسنة التالتة للسنة الرابعة
زي ما تفترقنا سابقا أن بعض الكتب
بإمكانها تعمل الموضوع بشكل أكثر سلاسة و أكثر دقة
ال rate هو ال rate الخاص بنا هو 5%
باصلة طبعا الجي تلاتة لغاية الجي او الجي تلاتة
لغاية ال L تلاتة اللي هو الجي تلاتة هي صفر مافيش
عنده اشي لغاية ال L تلاتة اللي هي هذه التدفقات
النقدية تبدأ من السنة الأولى لغاية السنة الخامسة
للمشروع طبعا الجي تلاتة اللي هي سنة اللي هو ايه
التأسيس او سنة يعني بداية المشروعوبالتالي مافيش
عنده اي تدفقات نقضية داخلة طيب هنجي نعمل نفس
الفلسفة G3 G3
يعني لغاية او مجموع هذه التدفقات النقضية طوال عمره
المشروع لغاية ال L3طبعا مطروح منها او هنطرح منها
ايه اللي هو قيمة الاستثمارات اللي هي ايه في
المشروع لسنة الأساس خلانا ممكن ناخدها من ال G4 او
من ال G17 خلانا عشان احنا برضه مانقربطش خلانا زي
ما هو يعني متتابع هذا الاسلوب نتتابعه احنا هال G17
لاحظوا بس بالتأكيد G17 Total International
Investment Type450 هاي 450 علمها بصورة سريعة بس
للتأكيد هو بحسب لها القيمة الحالية ومفصوم القيمة
الحالية واضافيقات النقدي قبلين قبل السمارة وبدنا
نشوف الآن طلع ان نفس الرقم هاي نفس الرقم اللي هو
حاسبه هو نفس الرقم تالي هو رقم إيجابي يمكن
الاعتماد عليه يمكن الاعتماد عليه اذا هذه الطريقة
التالتةالطريقة الرابعة اللي هو rate أو internal
rate of return كيف احتسبها؟ احتسبها لل .. ال ..
يعني للتدافقات النقدية أو ساعة التدافقات النقدية
بهذا الشكل لو حطينا اللي يساوي IRR function هيجي
IRR لو ضغطنا كده على هذا ال functionلاحظ انه بيقول
لك حط ال value هنا في guessing يعني اللي لما
اتفرجنا في المحاضرة اللي جاءت قلنا انها بتخضع الى
مسألة التجربة و القطاع وبالتالي بتاخد وقت لكن هذه
الاحصائيات هذه البرامج المعقدة أصبحت تقوم بهذا
العمل بأكثر سهولة ويسر و أكثر دقة طيب ايش ال
value؟الـ value اللي عندي هو حطط G4 لغاية L4 G4
لغاية L4 طيب وين G4؟ هاي G4 هاي G4 هاي G4 هاي G4
أخد القيمة التدافقات النقدية لسنة الأساس بالإضاقة
إلى صافي التدافقات النقدية للمين؟ لجميع سنوات
المشروع طيب خلينا نطبق بنفس الفلسفة هي الـ G4لغاية
ال .. عفوا لغاية ال ال poorوانسكر احنا ال goals
ونقول okay طلع للنسبة بنفس ال .. بنفس النسبة ..
نفس النسبة 56% وبالتالي هذا الأمر راجع إلى تقدير
ويعني ال rate او ال internal rate of return اللي
حددته الإدارة هل تأكد فيه أو لا هذا الأمر متروك
إلى لكن الشهد في الأمر هناإن هذا ال Excel و هذه
المشاريع و هذه التدفقات أصبحت أكتر سلاسة و أكتر
سهولة باستخدام هذه البرامج دا ال Excel و برامج
إحصائية أقرى وبالتالي يمكن الاعتماد عليها في عملية
التقويم هذه أحد طراب تقويم المشاريع ال capital
budgetطيب ننتقل الى dimension of project price
dimension of project price project size اللي هو
يعني أبعاد ال يعني إدارة أو خليني أقول الأبعاد
الأساسية لإدارة المقاطر لمشاريع ال IT أول حاجة حجم
المشروع وحجم المشروع بدا نقل بعين الاعتبار تكلفة
المشروع تكلفة نقلية للمشروعوقت إنجاز المشروع،
محتاجين تحدد الوقت، وقت البداية ووقت النهاية،
مافيش مشاريع مالهاش سقف زمني أو مبتوحة، لازم يكون
فيها سقف زمني بحيث أنها تنتهي في فترة محددة number
of organizational units affected، إيش هي الأقسام
أو الدوار اللي في داخلالمنظمة أو الشركة اللى
هيتأثر بهذا المشروع هل هيكون لل HR بالكامل، هل
هيكون لل finance، هل هيكون لل enterprise بالكامل،
إذا احنا نحتاجين organizational complexity اللى هي
التعقيد التنظيمي جدش فيه عندي، تعقيد تنظيمي جدش
ممكن يواجه مشاكل ومقاطر بعملية التطبيق
أو انه يتم إعادة هيكلة المؤسسة أو قسم معين
فبالتالي قد يواجه الادارة بعض الـ Resistance
Project Structure Structure-defined requirements
run low-risk إذا هيكل مشروع من المتطلبات يعني
لهيكل مشروع متطلبات تحديدتنظيم وعمل المشروع أثناء
تنفيظه أثناء أو ما بعد التنفيذ أيضا هذا يؤدي إلى
تقليل المقاطع project structureExperience with
technology محتاجين يكونوا فيه عناقين familiar with
hardware and software في عندنا طريق يفهم جيدًا أيش
التكنولوجيا المحتاجة أو أيش التقارير أو أيش ال
requirements من هذه التكنولوجيا عندهفهم جيد جدا
لهذه البرامج والاجهزة معناته احنا يعني بنكون في
حالة من ال safe side او في مرحلة الأمان لكن اذا
كان العكس ال team مش فاهم ايش اللي بدويا او مش
فاهم جيدا هذه التكنولوجيا ايش مفترضاتها مواصفاتها
و او الاخرى قد يكون هناك نتائج لا يتمدعهم طيب
change management and concept of implementation
التي هي إدارة التغيير ومفهوم
التنفيذلإدارة في عملية التغيير خلّيني نتطرق إلى
هذه النقاط المفصلية والأساسية Change management
required for successful system building New
information systems have powerful behavioral and
organizational impact مطلوب لبناء النظام الناجح أن
يكون هناك إدارة للتغيير تعمل aligned ما بين هذا
النظام ومحتياجاتهتوائم بين هذا النظام ويعني
الاستخدامات أو الهيكل التنظيمي بما يُرد الموظفين
والـ end user في نهاية المضاف لكي لا يكون هناك
resistance محتاجين كمانإنه نعمل مشاركة للموظفين
والـ end users في عملية التغيير حتى يتبنى هذا
الموضوع ولا يقاومه أنظمة معلومات كمان الـ new
information system هي powerful behavior بيقول إن
أنظمة معلومات جديدة بيكون إلها تأثير سلوكي وقوي
وتنظيمي، هذا صحيح، لذلك احنا محتاجين أن نشارك
الموظفين والـ end usersفي النظام الجديد لأن بعض
الأقسام أو الدوائر قد يعني فتلاشق تماما وبالتالي
هؤلاء الموظفين والمضارع والمشرفين عليهم ممكن يعني
يواجهوا هذا المشروع ويعملوا له مقاومة لأنهم خوفا
من فقدان يعني أماكن عملهم أو وظائفهم
implementation implementation or organization
activities work to workAdoption Management and
Renovation يعني تطبيق جميع الأنظمة هذه جميع
الأنشطة التنظيمية بتعمل على أنها يعني التبني و
الإدارة و التردد فيه وعدم تردد في الابتكارإن الـ
implementation محتاجة إبتكار إدارة هذا التغيير
بيحتاج إلى تعزيز هذا الابتكار وتعزيز روح الابتكار
لدى الموظفين وتشجيعهم على موضوع تقبل هذا المشروع
والعمل على انجاحه Change agent one rule of system
analysis redefines the configurationinteractions
job activities and power relationship of
organization groups بيكون انه في دور واحد لوكيل
تغيير هو اللي بيقوم بعملية تطوير هذا النظام وما
إلى ذلك كون أنا على احتياجات المؤسسة وبما يتلقم
اهدفها
وستراتيجيتهاهذا الوكيل بيقوم بعمل يعني عادة تعريف
للتكوينات والتفاعلات والأنشطة الوظيفيةويعني
الأنشطة التنظيمية وما إلى ذلك بناء على النظام
الجديد وبالتالي الإدارة لهذه المكونات شيء مهم
لتعزيز يعني الاستقرار في داخل المؤسسة وتقدم
الموظفين و ال end user للنظام الجديد وتبني هذه
الأفكار بما يخدم مصلحة و استراتيجيات العمل والشركة
ككلرول آف نهائي المستخدم كانت مستوى مستخدم
المشاركة المرتبط بشكل اكتشاف اكتشاف
to requirements user more likely to accept system
بيتحدث انه لابد ان يكون هناك دور لمستخدمين نهائيين
والقبل شويه تفرقنا اليه انه يعني مع المستويات يعني
عالية من المشاركة من خلال هؤلاء ال end user او
يعني ال lower يعني level of management زي ال
operational management نشاركهم في هذا المشروع
نخلهم يكونوا مشاركينيتبنوا هذا الموضوع وبالتالي
يعني بنتخلص من مشكلة ال resistant للتطبيق وبالتالي
بيكون عندهم قابلية انهم يتقبلوا الموضوع او المشروع
الجديد عندهم قابلية انهم او عندهم حوافز انصحوا
انهم يتطبقوا هذا المشروع لأن نجاحهم من نجاحهمuser
designer communication gap user and information
system specialists يعني الأخصائي حقاأقصى
المستخدمين نظم المعلومات اللي بيقوم على عملية
التطوير إذا لم يشارك أو لم يشرك هؤلاء ال .. يعني
ال end user في العمل، حيكون هناك فيه فجوة، حيكون
فيه فجوة، هو بيعمل شيء أو بيشتغل في شيء و هم قد لا
يكونوا متقبلين لهذا الشيء وبالتالي بيكون سبب رئيسي
في فشل المشروع ككلManagement support and
commitment
Effect positive perception by both users and
technical staff Ensure sufficient funding and
resources Help enforce required organizational
changeيعني الإدارة محتاجة أن تكون بعملية دعم
وإلزام في بعض الأحيان حتى تتدرك الأثار الإيجابية
من
قلع المستخدمين والموظفين التقانين
عشان ايه effect positive لازم يكون فيه حقيقة يعني
تأثير أو أخر إيجابي ليعني من خلال المستخدمين
والموظفين التقنيين طبعا هذا الأخر بينعكس من خلال
إدارة المشروع بشكل احترافيفي أثناء و قبل و بعد
تطبيق هذا المشروع بما يتفضل الموظفين هذا المشروع
بما يشارك ال end user في هذا المشروع وبالتالي
بيتبنوا هذا المشروع وبيكون يعني هو معوال نجاح وليس
معوال هدمبيرضمن تمويل و التكلفة طبعا الإدارة على
عطقها مسئولية أنها توفر التمويل و الموارد الكافية
لهذا المشروع بتقوم يعني بمساعدة هو المقصود هنا
الإدارة بتقوم بمساعدة أو بالمساعدة في فرض التغيير
و التغييرات التنظيمية المطلوبة لصحيح التمويلهي
اللي بتصدر قراراتها، هي اللي بتصدر يعني حوافزها،
هي اللي بتشجع أو بتحط قرارات صارمة في بعض الأحيان
عشان يعني يتم تنفيذ المشروع كما هو مخطط له وبالشكل
اللي يعني بدهم يعنيby changing management
challenges for business process reengineering
enterprise application and managers and
acquisition بيتحدث عن تحديات إدارة التغيير تحديات
إدارة التغيير ليعادل هندسة عمليات الأعمال من صحة
التعاملو تطبيقات المؤسسة بالاضافة لعمليات الدمج
والاستحواذ عمليات الدمج والاستحواذ بقول very high
failure rate among enterprise application and
business process reengineering projects up to 70%
for business project reengineering
طيب من التحديات هذه انه يعني بقولك معدل فشل مرتفع
للغاية بين مين؟ بين المشاريع تبعت اللي هي business
process reengineering حوالي 70% من هذه المشاريع
مشاريع تطبيقات المؤسسة ومشاريع ال business process
reengineering هذه حوالي 70% منها تب يفشل 70% منها
بيفشل طب ليش؟بيقول اللي فيه four implementation
and change management practices في عنده سوق في
يعني تنفيذ وتغيير ممارسات الإدارة MYA concerns
about change في مخافة المنظفين حول التغيير
resistant by key managers changing job function
career phasereputement practices تغيير الوظائف
الوظيفية المصارات الوظيفية ممارسات التوظيف كل هذه
من الأشياء اللي ممكن يعني تؤدي إلى فشل هذه
المشاريع دلوقت حدثنا و بترجع مجددا مرة أخرى هذه
المشاريع العادي قد يترتب عليها استبعاد أقسام أو
دوائر أو مستويات إدارية كاملةقد يترتب عليها عملية
Flatten الـ Hierarchy تبع المؤسسة أو المشروع
وبالتالي إذا لم يكن هناك مشاركة من الموظفين والـ
inducer لهذا المشروع قد يواجه تحديات ضخمة في عملية
التطبيق إذا كان هناك فيه فجوة ما بين الموظفين
والمصنمين لهذه المشاريع، مشاريع الـ IT أيضًا قد
يكون هناك فشل لأنهما هيقاوموا عملية التغيير بعض
المضارع والمشرفين على هذه الدوائر اللي قد تستثنى
بالكامل قد يفقد وظيفته فبالتالي هيواجه أو هيقاوم
هذه التغييرات
التحديات الأخرى ال requirements تبع الوظائف
الحديثة بناء على النظام الجديد وعكس التنظيم الجديد
إذا احنا محتاجين أن ندير هذا الأمر بحكمةوبموضوعين
ونشارك ونشرك الموظفين الصغار وال end user بما فيهم
المستويات الإدارية العليا اللي فيها ال key
managers وما إلى ذلك كمان نشعرهم بنوع من قماننا
أنه الهيكل التنظيمي الجديد هيضمن لهم حقوقهم
ومستوياتهم الإدارية وما إلى ذلكحتى يكون فيه نوع من
يعني الإيجابي إذا لم تعالج الإدارة هذا الأمر وكان
في عندها خلل في عملية التطبيق قد تواجه الفشل هو
بيتحدث إن حوالي 70% من هذه المشاريع خاصة المتعلقة
في ال business process reengineering فشلت طيب من
الأمثلة الأخرى اللي هوmergers and acquisition
اتحدث عن الاندماج والاستحوار similar high failure
rate of integration projects بيتحدث او بيقول عملية
تمشي الاستحوار بالمثل فيها يعني معدل فشل عالي من
مشاريع التكام شركتين انضموا مع بعض الشركة القابضة
سارت يعني مسيطرة على الشركة التابعة اه ممكن تمتعوا
حيل الدوائر المالية ال HR الهيكل التنظيمي كان في
مدير عام هناك وفي مدير عام هناك مين اللي هتقلق داد
المنصب مدير مالي هناك ومدير مالي هناك مين اللي
هتقلق داد المنصب الموظفين والمحاسبين والإداريين
وما إلى ذلكإذاً عمليتها دي أيضًا معقدة ولابد من
معالجتها بحكمة شديدة وإلا هيستغلوا يعني بشكل معاكس
قد يترتب عليه آثار كارثيةلأ قد لا تقوى على تحملها
الشركة Merging of stems of two companies required
considerable organization change complex system
project بيقول طلب دمج أنظمة شركتين تغيير تنظيمي
تغيير تنظيمي كبير ومشاريع النظم بتكون معقدة لأنه
في نظام هنا قد لا يكون في aligned بينه وبين النظام
هذا كفاية انك تتفض بالنظام القديمخوف من أن يكون في
أي خلل في النظام الحديث هل هيتم تطبيق النظام في
الشركة التابعة على النظام في الشركة التابعة ولا
هيعملوا نظام جديد بالكامل وما إلى ذلك اختصت محافظة
على بيانات النظام القديمة بحيث انه يتم طبقتها مع
النظم الحديثة وهل هي يعني .. يعني بياناتها صحيحة
ومقتابقة ام لا، اذا هذه ايضا من المخاطر واسباب فشل
المشاريع في عملية الاستحواذ وما إلىControlling
risk factors بيتحدد كيف أو عوامل يعني ان صح
التعبير عوامل المخاطر عوامل المخاطر وكفية التحكم
في هذه العوامل First step in managing project risk
involving identifying nature and level ofrisk of a
project أول حاجة محتاجين أن نقوم بتحديث طبيعة
ومستوى المخاطر اللي ممكن يتعرض لها المشروع فعلا اي
project can then be managed with tools and risk
management approaches
Great to level of risk Great to level of risk بعد
هيك بيتم إدارة يعني كل مشروع حسب أو لكل مشروع له
أدواته الخاصة و النهج الخاص فيه لإدارة المقاطف
تبعته و المواجهة علىمستوى هذه المخاطر واجهة هذه
المخاطر يعني في البداية بنحتاج نحدد المخاطر اللي
ممكن نواجهها اتنين كيف ممكن اتعامل مع هذه المخاطر
طب ما اخد بعين الاعتبار اللي هو طبيعة المشاريع
لانه من مشروع الى مشروع العمر قد يكون مختلف بعض
الشيء managing technical complexإذا هنا كمان بتحدث
عن إدارة التعقيد الفني Internal Integration
Internal Integration Tools في عندي أدوات التكامل
الداخلية عشان احنا ندير هذا الموضوع التعقيد الفني
محتاجين أننا يعني نستخدم أدوات أدوات التكامل
الداخلية بتحدث عن بيقول Project Lease و Technical
and Administrative Expensesيعني قاعدة أو فائدة
المشاريع من التجربة التقنية والإدارية ان انا اتدبر
عن الاعتبار highly expensive team members أعضاء
فريق محتاجين ان نختار أعضاء فريق من أصحاب الخبرات
العالية frequent team meeting محتاجين ان هذا
الفريق يقوم باجتماعات متكررةSecuring of technical
experience عن صعيد firm if necessary يعني تأمين
الخبرة الفنية خارج الشركة إذا كان الأمر يعني ملح
إذا كان إحنا محتاجين إلى خبرات فنية من خارج الشركة
لابد من تأمين هذه الخبرات أو العمل على ذلكFormal
Planning and Control Tools بيتحدث عن Formal
Planning and Control Tools أيش الأدوات اللي يمكن
استخدامها لتخطيط هذه المشاريع وبنتحدث عن المشاريع
الـ ITUse for documenting and monitoring project
plans نستخدم هذه الأدوات عشان نقوم بعملية توفيق
هذه المشاريع ومن ثم مراقبة تنفيذ هذه المشاريع
Portal Nets and Impact of Problems بتساعد هذه
الأدوات تساعد في تحديد المشكلات والاختناقات والأثر
هذه الاختناقات أو هذه المشكلات تأثيرها يعني تأثير
هذه المشاكل على المشروع أو على سير العمل بشكل كامل
وبالتالي الوقوف عليها هو معالجتها في حينمن الأدوات
اللي اتحدث عنها أو يمكن استخدامها اللي هي الـ
Gantt Chart Visual Presentation for Timing and
Duration of Tasks أهم الـ Resource Requirements of
Tasks زي اللي اتحدث عنها أنه مخطط Gantt من الأدوات
اللي يمكن استخدامهابيقوم على التنفيذ المرئي يعني
بيوضح المدة المهمة ووقت المهمة تاريخ بداية التنفيذ
وتاريخ انتهاء من المهمة a human resource sequence
of tasks اللي هو كمان بيوضح متطلبات الموارد
البشرية لهذه المهام محتاجين ان يعني بيوضحها أيضافي
أيضًا من الأدوات اللي يمكن استخدامها اللي هي
Perchers Geography typically take tasks and
interrelationships اللي هو الرسوم البيانية تبعت
Perch و بتصور هذا الرسوم البيانية المهام والعلاقات
المتبادلة، ايش العلاقات المتبادلة بين هذهالمهام
ايش العلاقات المتبادلة بين هذه المهام Indicate
sequence of tasks necessary أيضا بيشير الى تسلسل
المهام اللازم هذا ال .. هذا ال pair هذا ال pair
shirt طيب هذا ال .. ال gantt shirt هذا ال gantt
shirt يعني هو حاطط هنا صورة لل gantt shirt للتوضيح
وبتالي مبين هنا اللي هو المهام هنا مبين المهام
بمسمياتها و ال date و ما إلى ذلك بدينا تاريخ
المهمة متى تبدأ و متى تنتهي و ما إلى ذلك اذا
انجانش راح تمكن احنا يعني شفنا او اخدنا محاضرة
كاملة كيف ممكن نعمل Gantt chart باستخدام الـ Excel
وهناك أيضًا بعض ال table أو عفوًا بعض ال template
الجاهزة يمكن استخدامها وبالتالي تحديد فترة المشروع
بدايته ونهايته اسمحوا لي هنا يعني على وجه السرعة
توضيح هذا الأمر لو احنا في عندنا يعني ك example
الآن في عندنا ك example عندنا mission من واحد لسبع
تاريخ البداية وتاريخ النهاية لهذه المهمة ال period
محتاجين نعرف الفترة الزمنية للقيام بهذه المهمةعشان
حتى نتعامل مع الـ Excel و نرسم جانش بشكل جيد جدا
ممكن نحول هذه المعلومات الى table نحولها الى table
بكل بساطة من عند insert نقوله table هيقولي okay
okayالان في بعض يعني عشان ال filter هذا انا مش
محتاجه او حتى يكون ال table اكتر ملاقمة بلغي هذا
ال filter فصارت عنديالأمور هنا واضحة انا محتاج ال
period ان اعرف الفترة الزمنية اللى محتاجها كل
mission لو حطيت هنا يساوي و اضللت هنا ناقص على
تاريخ ال end ناقص على تاريخ البداية هيقول لي جديش
الفترة الزمنية اللى انا محتاجها جديش الفترة
الزمنية اللى انا محتاجها و لاحظ لأنه حولنا ال data
الى table حسبها كلهامن بدايتها حتى النهاية لو احنا
عملنا هذا ال function وماكانش يعني ال data موجودة
في table هيطلع فقط ليعني
مش الواحدة بهذا الشكل لمش الواحدة لكن لكونه table
هو عمل يعني ال ال ال function لكل table مرة واحدة
لان عشان احنا يعني نرسم gants بكل بساطة ممكن اجي
هنا على يعني ال answer و من ال answer اختار three
dimensionsيمكن لأن احنا حاطين المؤشر في داخل ال ..
يعني ال table او في .. نعمخلّيني ابدا كده ال
insert نيجي هنا نختار ال three dimensions لاحظ ان
في عندي table صارت أو المستقيل فارق امتي لو ضغط
بال click اليمين دقة واحدة حيث ان عندي select data
ممكن اختار select data بهذا الشكل من هذه القائمة
اختار adsAnd أنا بدي تاريخ البدء هاي الاستار لاحظ
انه ال serious values هنا هذه لابد من ازالتها و
باجي بالماوس بعلم على ال serious value تبعتي كلها
بقول okay بدأت تظهر عندي المهام بشكل يعني منسق
عايز اضيف حاجة تانية and اللي هو بدي الفترة
الزمنية ال periodنفس القضية الـ series system هاجي
اخد الـ series system بهذا الشكل اعلمه ويعني اقوله
okay هنا عندى في ال edit عندى في ال edit مكتوب
واحد اتنين تلاتة لغاية سبعة لكن انا بدي اسم المهم
يظهر على سبيل المثال لو عندى المهام مسمة باسماء
ابتدها عندى هنا مكتوب mission لأن هو مثال توضيحي
لكن انا هعمل كده و اروح ايه انضلل هذه او معلم
عليها وبالتالي تظهر عيني انا اقول له okay الان
اصبحت ايه الرسم او اصبح gens الى حد ان معالمه
الاساسية موجودة ال mission لحظه انه معكوسة يعني
بقى دي من عند سبعة ستة وما الى ذلك لو انا علمت
عليها بهذا الشكل بلكياتي اليمين ضغطت ضغط واحدةمن
الفرمات حيث ان عندي حاجة قائمة مستدلة ممكن استخدم
ال category inverse لاحظ انه ال mission يعني عد
ترتيبها مرة ثانية من واحد الى سبعة و ال date صارت
يعني في الأعلى و ليست في الأسفل برضه ال mission
عندي بدية من تاريخ سبعت عشر احداش لكنهو حاطط ليه
الـ Gantts هنا حاطط ليها من ستة عشرين عشرة
وبالتالي هي الفعليا او الحقيقية Badiaman 17 اذا
هذا اللي باللون الكحلي انا مابديها لو علمت عليه
بضقة على اي من هذه القطوط الأفقية هيظهر بهذا الشكل
ضغط برضه بالـ click اليانين على الـ chromate data
الجي هنا و اختار fill و اقول له no fill استبعد هذه
القطوط اللي باللون الكحليلكن بقى الحال على ما هو
على هذا الفرق أنا ما بديه هذا الفرق انا ما بديه
انا عشان احل هذه المشكلة بكل بساطة هجيب التاريخ
تاريخ البداية لهذا المشروع و اقولكوا بيه محتاج ان
احول هذا التاريخ الى رقم الى رقم generalوليس day
لأنه لو حولناها الى date بهذا الشكل هيظهر انه
سبعتاشر اشتتاش نفس القضية لكن انا بديها general
لأنه ال X اللي بيتعامل مع ارقام ال X اللي بيتعامل
مع ارقام تخز معايا ناخد الرقم هذا نقوله copy و
نيجي على ال date هنا التاريخ نعلم عليه بهذا الشكل
هيطلع عندى هنا ال minimum و ال maximum انا ممكن
اخد هذا التاريخ تبع ال minimumو احطه paste و اقول
له okay .. اقول له okay شوف كيف الوضع عندي تغير
الوضع عندي تغير صار في عندي جانشالان لو انا يعني
برضه من الفوائد تبعت الجدول لو انا اضغط يعني
mission جديدة او لغاية mission جديدة لاحظ انه
الرسم هنا يعني بيختلف لو انا استغنت عن ال mission
رقم 6 لاحظ انه mission رقم 6 اختفت من يعني ال
graph تمامالو انا بدي ارجعها مرة تانية هتلاقي رجع
بهذا الشكل وما إلى ده .. و ما إلى ده، اذا mission
رقم خمسة اختفت تماما و رجعت مرة تانية، اذا لو انا
بدي اضيف حاجة او mission جديدة بإمكاني اني اضيف
mission جديدة و تظهر في ال tableتبع او في ال graph
تبع gang chart هذا باختصار طبعا هناك يعني تنسيقات
اخرى يمكن استخدامها و ما إلى ذلك للتحسين او
التجويد او وضع بعض التفاصيل في داخل الرسم او خارجه
قد يكون او قد يقول البعض انهمالتواريخ متلاسقة لأن
الرسم هنا حجمه محدود لو احنا وسعنا الرسم بهذا
الشكل يعني بظهر التواريخ بشكل اكثر دقة بشكل اكثر
دقةهذا بالنسبة للـ Gantt نجي الى يعني aperture
تلاحظ انه في ال diagram اللي موجود أمامنا design
website بده يوم القطة عفوا ال design لل website
بده او هي يعني القطة رقم واحد في المشروع تبعنا
محتاج عشر أيام لأن هو ببدأ في تمانية واحد وبينتهي
في تمانتاش واحد 2019طيب القطة رقم اتنين هي select
hosting service بتبدأ في تسعة عاش خلصنا يوم
تمانتاش هنا بدأنا يوم تسعة عاش واحد خلصنا في يوم
عشرين اذا اخدت هذه المهمة بدها يوم واحدطيب الروايك
HTML هي لغة البرنامج او لغة ال website هذه القطة
او المرحلة رقم تلاتة الا انها بدأت في نفس التاريخ
يعني في نفس التاريخ القطة رقم اتنين في تسعة عاش
واحد القطة رقم تلاتة في تسعة عاش واحد القطة رقم
اربع create artwork برضه في تسعة عاش واحد الفارق
بينهم ان هنايعني أخدت وقت طويل لأنه من تسعة اش
واحد لغاية سبعة اتنين عشرين يوم تقريبا من تسعة اش
واحد لغاية تسعة اشرين واحد أخدت عشر أيام لاحظ انه
من القطة رقم واحد بإمكاني ان اشغل المرحلة التانية
والتالتة والرابعة تاريخ البداية مشترك لكن تاريخ
النهاية يعني بيختلف الفارق هنا انه بيوضح ترابطهذه
المراحل ترابط هذه المراحل المرحلة رقم خمسة مرتبطة
في المرحلة رقم تلاتة والمرحلة رقم اربع لاحظ ان اي
مرحلة من هذه المراحل لو لم تنجز معناته لن استطيع
انجاز المرحلة رقم خمسةعلى الرغم من عدم ترابط
المرحلة رقم 2 في المرحلة رقم 5 إلا أنه لا يمكن
إنجاز المرحلة رقم 6 إلا بوجود المرحلة رقم 5 ووجود
المرحلة رقم 2، أي واحدة من هذهلم تنجز معناته هيؤدي
إلى تأكيد المشروع، طب لو مرحلة رقم أربعة لم تنجز
معناته أنا مش هأنجز خمسة معناته مش هقدر أنجز ستة،
لو المرحلة رقم تلاتة نفس القضية مش هقدر أنجز خمسة
مش هقدر أنجز ستة، وبالتالي هترتب عليه تأكيد في
المشروعلكن هنا يمكن تحديد اين المشكلة بشكل يعني
دقيق وبالتالي محاولة معالجة هذه المشكلة محاولة
معالجة هذه المشكلة اذا ان ايضا هذا من ال .. يعني
ال tools اللي يمكن استخدامها لتقليد او استخدامها
للتقليد العمليا اللي هو ال IT projectIncreasing
user involvement and overcoming user resistance
ومحاولة التغلب على مقاومة المستخدم الـ overcoming
user resistance طيب Internal integration tools
link work or implementation team to users at all
levels
من أدوات التكامل الخارجي اللي هو عمليًا رقد فريق
العمل أو فريق التنفيذ المستخدم على جميع المستويات
محتاجين أن نربطه مع جميع المستويات اللي داريه user
resistance to organizational change counter
implementation إذاً مقاومة المستخدم للتغيير
التنظيمي هو قام عمليًا مقاومةاللي هو التطبيق
مقاومته التطبيق لكن لو احنا اشركنا ال user من
البداية والموظف وبالتالي هو هنا بيتبنى هذا المشروع
بيصير بيعتقد انه نجاح هذا المشروع من نجاحه الشخص
وبالتالي بيعمل جاهدا على إنجاح بزناده من الأمور
اللي لابد من أخدها بعين الاعتبار هو حاططنا
strategies to overcome user resistance، ايش
الستراتيجيات اللي يمكن استخدامها أو اتباعها
لمقاومة المستخدم؟User participation education and
training محاولة ان ندربهم على البرنامج الجديد اذا
كان فيه مواهلات قصة نعملهم اللي ترينه و تسالي
بيصير فيه عنده نوع من السكينة ان انا مش هستغنى عني
لأ انا الان اعمل بأحلوني للوظيفة الجديدة أو
البرنامج الجديد او المشروع الجديدManaging Edicts
and Policies هي فيه قرارات بتصدر أو مراسيم بتصدر
من الإدارة أو السياسات اللي بتتبعها برضه الإدارة
هذه من الأشياء أو من الأدوات اللي يمكن استخدامها
في حسم مثل هذه المقاومة أو حسم مثل هذه المشاكل
Incentives for cooperation في عندي حوافز الناس
اللي بتشتغل و بتبدأ المجهود و بتحاول انجاح المشروع
و ما إلى ذلك نديلهم حوافز هذا برضه من
الاستراتيجيات اللي ممكن تباعها من قبلالإدارة
improvement of end user interface يعني تحسين ال
interface تبع main ال end user حقيقة هذه ملاقظة
لابد من اكتب عن الاتبار عن تصميم اي system اي webs
واب يعني عادي أو web ليه الجوال لابد من أخذه من
الاتبار إذا كان ال web في مشكلة أو ال interface أو
ال end user المستخدم النهائي لهذا ال web يعني
بواجه صعوبة أو مشاكل هيعمله excluded يعني هيبقى
التعامل فيه صعب صراحة بس احنا بنشتغل في ال
marketing كمانوفي هذه الحالة عامال بنصمم web
للجوال أو بنصمم web للشركة أو ما إلى ذلك لابد من
أقنع الاعتبار ال navigation الفترة التحميل سرعة
الانترنت السهولة في عملية استخدام الصفحة التنقل
بين الصفحات يكون سريعوما إلى ذلك حتى يكون أو يلاقي
استحسان طيب resolution of organization resolution
of organization problems prior to introduction of
a new system حل المشاكل التنظيمية يعني قبل إدخال
النظام الجديدdesigning for organization designing
for the organization محتاجين need to address way
in which organization change و in new system اذا
احنا محتاجين معالجة الطرق اللي بتتغير المنظمةمعها
او من خلال النظام الجديد فيه تغيرات وبالتالي
محتاجين ان نعالج هذه التغيرات aerodynamics اللي هي
بيئة العمل interaction of people and machines in
working involvement محتاجين كمانيعني يكون تفاعل
الناس سواء كان موظفين أو supplier أو customer مع
الـ new system تبعنا يكون سلس و جيد و يحقق ما نصبه
إليه organizational impact analysis how system
will affect organizational structure, attitudes,
decision making, operations
تحليل التأثير التنظيمي محتاج أن نقوم بعملية كيف
ممكن يؤثر هذا النظام على الهيكل التنظيمي بدنا
نحلله الهيكل التنظيمي الأقسام والدوائر والمستويات
الإدارية المواقف صناعة القرارات هل بيساعدنا في بعض
ال queries أو بعض ال reports ممكن يظللنا إياها أو
ممكن يكون فيه قرارات هو يستخدمها زي القرارات
الذكية وما إلى ذلكالعمليات وما إلى ذلك So
technical design address human and organizational
issues بعالج القضايا البشرية والتنظيميا بحيث ان
كيف ممكن نعمل aligned بين هذه النظاموالموظفين
consumer supplier وما إلى ذلك بتهيأف إنهم
يستخدموها بشكل فعال وانحقق قطم نصبه إليه كمؤسسة أو
كشركة من أحداث استراتيجية كان هنا بيحكي عن project
management software toolsبعض الأدوات اللي ممكن
استخدامها لإدارة المشاريع طيب can automate many
aspects of project management capabilities for
defining ordering tasks بيتحدث هنا عن يعني كيف
ممكن أتمة العديد حقيقة كيف ممكن يعني نستخدم هذا
النظم لأتمة العديد من جوانبإدارة هذه المشاريع
بيقول إنه هدن الأدوات عندها قدرة على تحديد مهام
الطلب كمان عندها قدرة Assign Resource Tasks
Tracking Progress تعيين الموارد إلى المهام وأيضا
اللي هو تتبع التقدم Manage very large number of
tasks and relationshipsعطفا هذه الأدوات أيضا عندها
قدرة على إدارة أعداد كبيرة جدا من المهام و
العلاقات من الأمثلة على هذه الأدوات اللي هو
Microsoft project مشروعات Microsoft cloud-based
software project portfolio management software مش
إدارة المحافظة أو ال portfolio
البروتوكوليو تبع المشاريعإذاً هي أدوات يمكن
استخدامها حسب ما تفتقر الإدارة سواء كان Microsoft
Projects أو الـ cloud-based software أو الـ
project portfolio management software هذا كل شيء
في هذه الدراسة شكرا للمعرفة و أراك في الدراسة
التالية إن شاء الله السلام عليكم ورحمة الله
وبركاته