بسم الله الرحمن الرحيم أهلا وسهلا فيكم في الجزر
التالي من موضوع التخطيط، تفضلي يا روانت، تفضلي
روانت لسه مدخلة، و أعملين نشر بعد إذنك للـslide،
okay okay، بس، و أين بجد الشعب؟ okay، هاي مبعضة،
هاي مبادخلة، تفضلي، يا روانت، كنت وافعيدة، عندك
سؤال ولا مستخدمة أيه؟ هي لسه مادخلةممتاز إنه
يرقبوا على العصف الدهني إن هم بيسألوا السؤال و
بيسمعوا الرجبات و بعدين بنغفر ال slide فضل، بعدين
بنسميه العصف الدهني أه إحنا حابينا أن يكون نظام
session تدريب أكتر ما يكون lecture ممتاز، ماشي
تفضلي كاملي بس زميلك ت .. طيب، بنات، قبل ما
روانتي، جيميني شاركنا يقرأ المفهوم التخطيط؟ أنا
أقرأ، تفضلي و لا؟مفهوم التخطيط، التخطيط هي عملية
مستمرة يتم من خلالها رسم خطوات محددة تتبالور في
تحديد الأهداف والمدخلات والعمليات والمخرجات أنتظر،
هذا اللي قلناه قبل شوية، تمام، بالنسبة للخطة، مين
يشاركنا يا بنات؟ أقرأ، نجوان، اتفضلي يا نجوانالخطة
هي وثيقة رسمية للتخطيط تسجل فيها كافة الأعمال
والأنشطة المتفلقة بما يجب عمله ومتى وكيف يتم،
فالخطة ترجمها فعليا للعملية التخطيطية حسنا، تمام،
وهي فيها اللي تسميه الخطة، الخطة التزامة اللي يجب
أن يأكل بناك في أو في مستندات، فضلوا تمام، هلأ يا
بنات بالنسبة للأهداف، مين يشاركنا؟ أنا، فضليه
الأهداف هي عبارة عن حالة أو قضية مستقبلي مرغوبة،
تسعى المنظمة الوصول إليها. ممتاز، إيه اللي إحنا
حطينا القطة علشانه؟ الهدف هو النتيجة النهائية اللي
تسعى الوصول إليها، تسعى الوصول إليها، بمجرد
تحقيقها تتحول لوسيلة لهدف آخر، بمعنى، الآن كنتي في
ال «Baccalaureate»، هدفك تحصلي عشان ال
«Baccalaureate»، ماينفعش السجن مجلسيه وانتي
ماعيكيش ال «Baccalaureate»، هذا ممنوع،حققتي هدف
الـBaccalaureate، بطل هدف، ما خلاص جيبتيش هدف. إذا
انت هوّل الآن لوسيلة للعمل، لوسيلة لإكمال الدراسات
العليا، لوسيلة للتطوير، إذا مجرد ما حقق هدفي، بصير
إيش؟ بصير اللي هو وسيلة. – هدف تاني، هدف تاني، هدف
تاني، هدف تاني، هدف تاني، هدف تاني، هدف تاني، هدف
تاني، هدف تاني، هدف تاني، هدف تاني، هيا موت
المشروع، يا موت الإنسان، مش الإنسان يعيش من غير
طموح أو من غير هدف، تفضلي تمام، هلأ بالنسبة
للستايدة اللي بعديها، هلأ لو سألنا حالنا سؤال يا
بنات إحنا ليش فعليًا لما نكون في مؤسسة أو بدي أنشئ
شركة خاصة أو بدي أعمل أي عملية إلها علاقة
بالتخطيط، ليش أنا بحتاج ال أو إلها علاقة عفوا
بالإدارة، ليش أنا بحتاج التخطيط؟الأول حاجة التخطيط
يوجه المدرأ وغير المدرأ ممكن حد يقولي إيش المقصود
بهذه الجملة؟ شحناتة واتنين كلام بالظبط ومن حد عنده
مداخلة أن التخطيط يوجه المدرأ وغير المدرأ يعني
الموظفين بالحب الشارع بعد؟ بعد okay ماشيلأ حكينا
في بداية المحاضرة إنه عملية التخطيط هي إشي مهم
لإنه هي يعني بتحمينا إنه نشتغل بشكل عشوائي يعني
إنه أنا بكون ماشي ضمن خطوات معين أو نظام عين أنا
عارف إيش بدي أشتغل فهي بتحمينا من العشوائية في
العمل وكمان أنا بكون عارف إيش ممكن خلال عملية
التخطيط أنا بدرس ماضي وحاضر ومستقبل فبالتالي أنا
بتنبأ في متغيراته إيش ممكن يواجهني المشاكل
وتحدياته بكون في عندي plans كيف ممكن أأتغلب على
التحديات والمشاكل اللي راح تواجهني فيما لو صار
عندي أي challenge معين و بتقلل ما حكينا من الأثار
المترتبة على هذه المتغيرات زي ما هو مبين في ال
slide
بس أنا ممكن أحكي هيك بس .. بس تعقيب صغير، هلأ إحنا
لما يكون في عندى خطة واضحة موضح فيها الأنشطة، موضح
فيها المهام والتاسكات المفروض يشتغلها المدير
والموظف فين، هم بيكون في عندهم مرجعية إنهم كيه ..
إيش المفروض الخطوة التانية اللي هم يشتغلوها أو
يعملوهافهما هنا بما معنى إن التخطيط بيصير هو كأنه
كأنه شيء مكتوب بوجهنا إحنا إيش اللي المفروض نشتغله
أو نفذه إذا ممكن نشبه التخطيط بمقود السيارة بيقود
السيارة في الاتجاهات اللي إحنا رايحين عليها
التخطيط بوجه سواء كنت مديرة أو مش مديرة إنسانزي ما
توشرحنا، بقولنا التخطيط يبدأ من الفترة الطفل
الصغير يبدأ يخطط لوصوله الشيء اللي هو عايزه، اللي
هو هدفه، جوالك أو حاجات يبيع فيها، التخطيط بوجه
كأنه خارطة طريق للإنسان، نعم، بالضبط، بالضبط،
بالضبط، بالضبط، بالضبط، بالضبط، بالضبط، بالضبط،
بالضبط، بالضبط، بالضبط، بالضبط، بالضبهلأ زي ما
قلنا إن الخطة أنا بتكون عند موظف فيها جميع الأنشطة
والمهام والأهداف وكل حاجة أنا المفروض أعملها إن
كنت موظفة أو إن كنت مدير فأنا فعليا بكون قادرة
أحدد إن هذه المهمة هل هي مهمة جدا أو الظرف اللي
مريت فيه هل هو هذا مهم ولا أنا بقدر أجله لوقت تاني
هل أنا بقدر أفوضه لحد تاني أو إني ما أشتغله أصلا
زي ما إحنا شايفين المحاور عندناالمحاور بشكل أفقي
اللي هو urgent حاجة عاجلة و not urgent اللي هو إشي
مش عاجل قبل التأجيل قبل التأجيل قبل التأجيل اللي
لو أجينا للمحاور بعمودي هو important و not
important يعني هل هو مهم و غير مهم؟ اللي هي أخوات
الأولويات اللي هي أشي الأولويات فضل و هذا أصلا
المربع أو مصفوفة الأولويات أنا كموظف أنا بقدر أحدد
نعطي مثالهلأ أنا فعليًا عندي كتاب تقرير تسليمه
كمان شهر من الأن هلأ أنا هذا وين ممكن أحطه؟ في أي
مربع من المربعات الأربعة؟
ماعلم، مش ماخدباني إن أنا بجاول يالا يا نجواني
يالا فعيدة، فضلي فضلي يا نجواني ممكن important و
not urgent، ممكن؟ بالظبطهو مهم جدا ولكن أنا معي
لسه الوقت إن أنا أشتغل عليه بهدوء آه، بس طيب لو
طاناشش إيه؟ لأ لأ، إنه أنا أهيأ schedule، يعني أنا
فعليا أنا أحطها بجدول معين، لأن أنا لسه ما عشت شهر
أنا بكون أنا المفروض محددة قداش أنا بحتاج وقت عشان
أشتغل التقرير هذا هل هشتغله بيوم، هشتغله بأسبوع،
قداش وقت المناسب عندى عشان أشتغله، لو كان؟ «الأن
يا أنتي إحنا في آخر السنة الميلادية 2020، يعني آخر
السنة المالية» «تظلبت، إحنا حاليا بتخلص السنوات
المتوسطة» «قول ما بدك شغلة، والله أحنا مشغولين في
التقارير، أحنا في أخر سنة، تقارير ختمية»طول السنة،
هي صح مهمة، بس براحتنا، لكن الميزة، «السنة» بصير
مطلوبة فاولًا، و لازم نجهز حالنا، و نفسح من
قوائمنا المالية و نمشي تمام، ماشي؟ إذا ممكن الشغل
يكون مهم، بس في وجهة، لكن لو أنا ماسغلتش الوجهة
الصح، و إشتغلتها، أنضغط في نشف العمل، فضل. حسنا،
حاجة كمثال تاني، بس عشان ما أنطول، بدي أروح على
المربع اللي هو «not important or urgent»اللي هو
التفويت هلأ مثلا أنا بشتغل زي ما أنا قولت أنا في
مؤسسة بغض النظر شو اسمها وعندي حاليا أنا قاعدة
بشتغل على تقرير تسليمه مثلا بعد بكرة وانا فعليا
هذا الوقت أنا لازم كل جهدي في الوقت هذا واتصل علي
حد من الشركاء للمؤسسة وطلبوا مننا session تطوعي
تمام؟السيشن التطوعي، إن هو بكرا يكون، فأنا هذا
الاشي أيرجنت، ولكن هو مش مهم، التقرير أنا عندي،
الحاجة المفروض اللي هي تتسلم مثلا للـdonor أو
للإدارة العليا عندي، هو الأهم والعاجل، فأنا إيش
بروح بعمل؟ بروح بعمل delegate، بروح بفوض حد يقدر
يقوم بالمهمة هاي، نفس ما أنا هاقوم فيها، ولكن،
اتفضلي دا، تروح تفوض هايا، تروح تحضر،اللي هو
الموضوع تعطي ال session هذا مثلا هو urgent ولكنه
مش عاجل ممتاز يعني مش مهم عفوا المواضيع الخطيرة
مانفوضاش احنا بنشيلها احنا ماشي لكن لإنه ياخد يارا
المديرة عندها تقارير و لازم تسلمها بسرعة و لازم
تشتغل بدقة و موضوعية و تكون شغلها تماما و يجيها
ورشة عمل بكرة مثلا تحضرها فيفي المتحف مثلًا، فهي
ممكن تقول «Okay، هحنا نحضر»، وتبعت هي تحضر، وتسجل
الملاحظات، الملاحظات. إذًا هذا ممكنية إيه؟ إيه
التخويف؟ هو المفروض مين يحضر؟ «يا»؟ «المفروض أنا»؟
«أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟
«أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟
«أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟ «أنا»؟
«أنا»؟إذا كان الموضوع قابل للتفوير، بنفوضه. تمام،
هلأ المربع الأخير اللي هو الـ«avoid»؟ الموجود ماشي
كل الشغل على بعض، و الناس بيفوض لمجلة الموظفين،
فضلوا تمام، هلأ المربع الأخير مثلا،
حاجة أحيان بتكون بعض الظروف اللي هي بتطرق في الشغل
مثلا، مثلا صديقتي اتصلت علي و أنا في اجتماعهل هادا
أنا بقدر أسيب الاجتماع المهم اللي هو في الشغل و
أرد على صديقتي؟ لأ خد مهما أنا على طول الأولوية
بتكون الشغل اللي هي هايا عارفة إنه هايا لو فتحنا
عليها الخط من هلا بكرا مش هتسكت كل الأمثل اليوم
فبتروح بتقول يارا بطنش و لما خلص برجعلها أو ممكن
تبعتلها يارا أنا في اجتماع صحيحيعني إذا كانش اللي
هتدخل عليها تعطلني، لأ بنقلجلها أجل، بس خلّوننا
نحكي هنا على و هذا كله طبعا you know و تحت ما ظلت
الخطة اللي هي واضحة عندي صحيحفي حد عنده مداخلة؟ ‏-
تمام، يا عزيزي، أنا بس بدي أقول أننا نداخل…‏ ‏-
أه، التفاصيل دي ‏- لأ، أنا فعليًا حاليًا في شغل
بعمل planning لبرنامج entrepreneurship ‏- هيستهدف
فتيات من عمر 15 لـ18 ‏- Okay ‏- تمام؟ وأتناء
التخطيط تبعنا، بيّن إنه من الصعب إنه ندخل أو ننفذ
هذه التدخلات بشكل onlineفصار مطلب منّا هذا
البرنامج عدة أشياء وإحنا لازم نبدأ في هذه الخطة
مفروض إنه في عندي أشياء إلها أولويات أكتر من
التانية طبعا إحتياجاتي لهذا البرنامج إنه أنا
محتاجة أخد اللي هو ترخيص للمؤسسات اللي بتهتنفذ معي
من الداخلية تصريح بالتنفيذ ضمن شروط وقائية محددة
فهذا بالنسبة لألي كان important و urgent وما كان
بنفعل لغير أنا أقوم بهذه المرحلة وأبدأ أعمل
assessment لاختيار المؤسسات محتاجين نعمل عطاء
للمواد الـ Hygiene Kits اللي أعملنا عليهم هذا هو
مهم ولكن بالنسبة لألي مش important قادر حد يعنيف
يعنيف لجيش لتبعون المشتريات يعملون التوصيف
والتسيير لهذه المواد اللازمةالشغلة التالتة أنه
يكون عندي اللي هو program واضح للتنفيذ مع المدربين
وهذا اللي حاطينه schedule «أري أنتشن سيشيل»
للمدربين قبل بدء البرنامج لأعرفهم كيف عملية
التنفيذ آخر إشي اللي هو ممكن أنا أجيبه فترة بسيطة
ومش محتاج جهد كتير إنه أنا أوفر لضيافة تاعت
التدريبات وهذا اللي أنا في الفترة الحالية عامله
avoid لعند ما يصير قبل تلت أو أربع أيام من بدء
البرنامج بأخده بعالي الاعتبار اللي هي نتويات
بالسمية يعنيبالظبط، بالظبط، هو فعليًا هذا اللي
ممكن هذا التخطيط إيه شموج، من الممكن البساطة مثلا
الوالدة معزوة مع حفلة أو أنتي معزوة مع حفلة، لكن
عندك شغل مهم، تذهب تبعت بنتك ولا حدا؟هي بنتك هتكون
طبعا، لو تحكي لهم والله الوالدة بتعتذر عندها كذا،
و هتيجي تهنيكم، خلاص، نفس القصة في الشغل، نفس
القصة في الشغل، فضلي انتي، بس ماشي بسرعة شوية،
طبعا، okay، هلأ، بالنسبة لأ، الموضوع التاني أو
الحاجة التانية اللي أتقطيت هو يقلل من الأثار
المترتبة على التغيرات،تمام، أنا هلأ عشان السرعة
أحطر أشرح مش أسأل البنات، تمام يا دكتورة؟ –طبعا
–هلأ، من ناحية كيف هو أقل الأثار المتراتب على
التغييرات، مثلا أنا أول ما أزي أعمل الخطة بكون
مضحة، حاطة إيش، متنبأة إيش ممكن يصير عندى في بعض
النشاطات، ممكن يصير مثلا عدم التزام من ال .. إذا
كان عندى ورشة عمل، عدم التزام المدربعدم التزام من
الطلاب فأنا لازم يكون في عندى حط حلول لهذه المشاكل
لازم يكون عندى plan B scenario scenario بالظبط
فأنا بكون في عندى مرونة يعني أنا بقلم ال drops
اللي بيصير معايا زي ما حدتوا الطيبة اللي عمتوا من
داخلها أن هم كانوا مخططين البعض
‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏
غيّروا القالية، بس، تفضّل صحيح، تفضّل، هلأ
دكتوريا، بعد إذنك يارا، اللي صار في بداية شهر
تلاتة لما صار Corona وصاروا ال donor بيقولوا
المشاريع اللي مش قادرة تمشي بدنا نحول تمويلها
للمشاريع الصحية لإنه كانت جاي الموجة بشكل كبير وما
عندهم كانت تمويلات مخصصة للصحةفصار الناس اللي كانت
عاملة خطط إنه بتقدر هي توجه الأنشطة تبعتها ما خسرت
التمويل تبعتها وقدرت بسهولة إنه ما يكون عندها gap
و ترجع لعملية التنفيذ في حين الناس اللي ما كان
عندهم اللي هو خطط واضحة للتعامل مع هذه التغيرات
فقدوا التمويل وصفوا ناس موظفين بدون أي فرصة عمل
وروحوا على البيوت صحيح هو ماوضعش طوارئ خطوط طوارئ،
فضلتمام، هلأ بالنسبة للنقطة التالتة التخطيط يساعد
على الاستثمار الأمثل للموارد بس أنا مضطرة أسأل هنا
البنات إيش هي الموارد اللي إحنا بنستخدمها في عملية
التخطيط الـSix Sims؟ حد يا بنات عنده جواب Six
Sims إيش هي؟
ممكن أحكي؟ لأ، أتفضل يا رجل، أتفضل اللي هو في كل
أي عملية بغض النظر عن أي إش نوع لازم نستخدم موارد
بشرية وموارد مادية فإن ممكن نستخدم الموارد البشرية
من خلال الموظفين العاملين على حسب المؤسسة إيشه
بتحتاج كام عامل طبعا وفي خطة مدروسة هتكون وطبعا
الموارد المادية اللي هي الألات المعدات المباني
الأماكن كل ما يتعلق ببيئة العمل
‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏
هلأ زي ما قالت زميلتي إن هم الموارد اللي إحنا
نستخدمهم زي ما قالت الدكتورة في أول محاضرة اللي هم
الـ 6M وزائد 2 اللي هما كانوا الـ human أو الإنسان
والألات الـ humans و ال machines و ال materials و
ال money و ال market و ال management و الإتنين هما
ال information و ال time، تمام؟هلأ، التخطيط كيف
بيساعدنا إنه إحنا نستغل هذه الموارد أنا لما يكون
في عندى خطة واضحة بقلل الجهود اللي هي مفضولة و
بيصيرلها تبدل على الفاضي أو الوقت اللي موجود عندي
اللي أنا بضيع فيه إذا ما كانش فيه عنده خطة أنا
ممكن أضيع بدل ما أشتغل أوصل لهدف معين في خلال فترة
زمنية محددة خلال أسبوع، خلال أسبوعين أنا ممكن ياخد
معايا وقت تقريبا شهربالنسبة للمال، في أشياء ممكن
أنا أستخدمها ولكن هي فعليًا ما أكون محتاجاها في
تنفيذ هذا النشاط هو بيساعدني على الاستثمار الأمثل
في الموارد وبيقلل عندي ال waste لهذه الموارد
ببساطة يا أخوات، الآن يا رب تروحي المال، تشتري
شوية أغراض، الأصل تحتمهم في ورقةماشي عشان
ماتنسهامش، ليش؟ هي لو راحت شوية و شوية أغراض و
رجعت، بعدين افتكرت إنها ناسية كذا، هترجع تاني،
هتجيب الـ «كذا هذا» و بعدين ت… هيك تضيع وقت و تضيع
مال، تضيع اللي هي جهود، طمعات جميلة، كام من
البداية، خططنا هيك، إحنا مابضلناش رايحين جايين،
نفس الشيء في الشغل، نفس الشيء إيش في الشغل، فضل.
الرابع حاجة التخطيط يضع الأهداف والاستراتيجيات هذا
هو أصلا الهدف من عملية التخطيط كلها إنه إحنا نضع
الأهداف والاستراتيجيات والسيناريوهات لعملية
الإدارة كلها ده سؤال عالي لاحتياجات المؤسسات أو
احتياجات الإنسان للتخطيط ليش محتاجه؟لأنه مواجه،
قلنا، زي مقوة السيارة، لأنه بتتغل الـ6Ms أفضل
استغلال، لأنه بيخلّيننا نضعه على هداف تكون مضحين،
أيضًا بيكون فيه إمكانية لمواجهة الطوارق أو أي
تغيرات تضحك. زي لأن الجامعات كانت وجاهة شهر تلاتة،
حولت الإلكتروني، رجعت لـ5 وجاه، جرأت، والآن تتخطط
للوجاه الإلكتروني، لازم نكون مستعدين لأي طارق.نمسك
الجامعة نعقّمها ونشوف من الطلبة اللي هيرجع ومن
ممكن نعتمد عليهم في الـ«إلكتروني» وهكذا، هذه
المواجهة تقاش أي طالب يحدث، خاصة يا أخوات في
البيئات الغير مستقلة، لكن لا يعني ذلك أن البيئة
المستقلة مافيش فيها تخطيط، لأ فيها تخطيط، بس
البيئة المستقلة اللي غير مستقلة بيكون فيها تغيرات
أكتر من المستقل، فضل،تعالى، تفضلي هيا «الدكتورة»
إضافة إلى كلامك في التخطيط في البلدان المستقرة
لإنه مش دايما التخطيط لأكون أنا بدي أتنبأ أشياء
سيئة يمكن أن أنا أكون بخطط أن أستغل فرصة ماشي أنا
إيش حكيت، حكيت إنه التغيير بيكون في البيئة تمام،
أنا قلت استكمال أنتوا تفكرتش عن التخطيط أنا، بيكون
التغيير أكتر، كل شوية في حالة، كل شوية في حالة،
حالة شكل، ماشيOkay، الروح لفوائد التخطيط عشان أول
شغل في التخطيط بنحكي عن الشرعية لما إحنا بنقول إنه
التخطيط بمناحنة شرعية هل هذه الشرعية بتكون إشي ده
داخل المؤسسة أو شرعية بالمؤسسة كيانة بين المجتمع؟
أسمع منكم بس
ممكن تقدي يا هياشرعية يعني محكمة ولا إيش؟ طب لأ،
احنا بنحكي أن فوائد التخطيط أنه يمنحنا الشرعية أنا
مش عارفة ليش وقت easy وقت لما بنحكي أن التخطيط أحد
فوائد التخطيط يمنحنا الشرعية فهل بقصد أنا الشرعية
كمفهوم في داخل المؤسسة أو هل بحكي على شرعية
المؤسسة ككيان في المجتمع ككل؟عطوني توقعكم، الشرط
إنه أحنا نكون عارفين وين بالظبط تروح من حاب يشارك؟
أو ممكن أنتوا تواجهوا السؤال مش مباشرة، هنا شوف
مين معناك
اللي هو الخيار التاني للخارج المؤسسة مش بس داخل
المؤسسة لأنه كمان أنا في عندي فرصة وفي عندي تحديات
خارج المؤسسة أو مراكز قوة أو نقاط قوة وضعف داخل
وخارج المؤسسة لازم أخدها بالعين الاعتبار التخطيط
يمنح
الشرعية
على المستوى الخارجي، على المستوى الخارجي –يا
أخوات، لو أسمحتوا، ما جاوبوش اتنين عشان… –تمام،
مين بيأيد فاتن؟ أه، مين بيأيد فاتن ويقول إنه بنفس
الطريقة إنه شهيد على المستوى الخارجي؟ ومش مع فاتن
وممكن يوضحلنا كيف ممكن يكون فيه عنا شرعية على
المستوى الداخل؟ –Okay، اللي مع فاتن تعمل wise hand
لو سمحت، نعمل تصويت، مين مع فاتن؟ نجوان؟ –نجوان
مجيد الشعب ماروش علاقة، روان لأ اليوم يا دكتور أنا
حاسيت عن جد بالملاحظة اللي بتقوليها كل مرة، وانتوا
وين يا زماعة؟ أنا أشوف كل ما أكون بفتحها online و
بفتح الصور و بروحوا يأكلوا و يناموا و يلعبوا، الله
أعلم يعني، يتفسهوا، على البحر، فضايعفبنواجه السؤال
وراواند تفضلي قصف جبهات لأ بقول إنه معاكي بس
السؤال شويه غريب يعني مش عارفة كيف يعني الواحد مش
فاهمه بالظبط كيف أنا ممكن أبسط السؤال ماشي أنا
ممكن أبسط السؤال لغزة يا قدي الشرعية ترجمة حرفية
عشان هي دخلة متشعرة تفضليتمام، الشرعية المقصود
فيها شرعية داخل المؤسسة ولا خارج المؤسسة؟ يعني أنا
بعمل التخطيط عشان يكون في عندي شرعية أو مرجع
أرجعله من جوا المؤسسة نفسها؟ ولا إذا حد في يوم من
الأيام من برا المؤسسة إيجاني أقول له لأ؟أنا هي في
عندي هيك هيك هيك وهي الخطة وليه الاستراتيجية اللي
عندى هل الخطة لما توضع تاخد بس بالاعتبار العوامل
الداخلية المبارسة ولا ممكن العوامل الخارجية كمان
ولا يجب العوامل الخارجية؟ إيه هذا شرعي؟ تاخد
العوامل الداخلية ولا العوامل الداخلية؟ ممتاز الخطة
لازم تكون شاملة صحيح يعني أنت مش هتخط خطة بعيد عن
الكورونا، بعيد عن إغلاق المعادر، بعيد عن الأمنات
العسكرية، هتاخدهم بعينك من ظروف الكهربا، من ظروف
الكهربا، من ظروف الإنترنت
‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏‏
أنا بحكي كيف من خلال وطيط بقدر أحصل على الشرعية
بأحصل على مستنان أول حاجة في المستوى الخارجي اليوم
إحنا مؤسسة ما بدنا نحصل على ترخيص بالنسبة للجهات
الحكومية مش لازم يكون عندي خطة استراتيجية واضحة
لازم أقدمها من ضمن المستندات اللي أنا بقدمها عشان
أحصل على عملية الترخيص فمن خلال هذه العملية
التخطيط لما أنا بحصل على خطة بيكون عندي وطيقة بقدر
أنا أكون فيها ككيانبقى دافع عن حالي بوضّح للناس من
حوالييا في المجتمع شو طبيعي الشغل، شو الأهداف
تبعتي أنا ليش بعمل هذه الأنشطة، لأن قدامي فيه
أهداف، فيه عندي رسالة، فيه عندي رؤية من خلال هذه
الأهداف، وهذه الأنشطة بدي أوصل لإلها، لما بدنا
نحكي على مستوى الداخل، الشرعية على مستوى الداخل،
مش لما يكون أنا في عندي خطة واضحة، كل حد شو
مسؤوليته، ووين صلاحيته، بيصير في عندي اللي هو
الشريعية والأفراد، مين مطالب من مين، لما أنا أشكل
مين اللي أحاسب هاد إيش، مين الشخص اللي أحاسبه على
هذا الضعف أو على هاد الـ «قسم» ممكن كمان، فهون أنا
بصير عندي اللي هو من خلال الخطة أقدر أحقق أو أمنح
للمؤسسة الشريعية على مستويان الداخلي والخارجي إذا
إحنا في بداية السنة كانت الخطة بيسميها تنفيذية
لأننا مضى السنةوبنحدد زي ما حكوا البنات المهام
وبنحدد الأفراد وبعد ذلك بصير المساءلة «ليه شيارة
ماعملتيش كذا؟ طب واني الشغل يهيأ؟» هذا المقصود
بالشرعية، نفس الكلام، اللي هي دليل يقودنا لإلعاب،
فضلينتمام النقطة التانية بيقولنا يحسن التخطيط من
تركيز
المنظمة ومرونتها كيف هو بيساعدني في عملية المنظمة
التخطيط بيساعد المنظمة عملية التركيز اليوم لو أنا
مؤسسة ربحية تمام؟وأساس الأرباح تبعتي بتيجي من
المبيعات المبيعات بتيجي من وين؟ من زباين فعشان هيك
أنا بد أختار و أركز مين هم الزباين اللي بد يكون
عندهم عمليات الشراء أكتر عشان أنا أوصل للهدف تبعي
اللي هو التحقيق أرباح أكتركمان بيعطيني مرونة كيف
بيعطيني مرونة لو أنا نفذت الخطة تبعتي بناء على
اللي هو رؤية أنا كنت حاطاها ولاقيت أنه والله في
عملية التنفيذ في عندي بعض التحديات فلازم تكون
الخطة عندي مرونة أنه أنا أقدر أعمل عليها تغيرات
لكن بنرجع بنذكر زي ما حكت الدكتورة التغيرات ما
تكون تغيرات جوهريةبتكون تغيرات بسيطة أنه أنا بعمل
عملية اللي هو adaptation أو بعض ال exchange أنه
أوصل اللي هو أحقق النشاط طبعي بطريقة تعطيني
الأهداف أو تحققلي الأهداف بأكتر جودة ممتاز، تمام؟
هدول النقطتان واضحات لكم يا صبايا؟ okay، نروح على
النقطة التالتةيكون دليل للتصرف وتوجه المنظمة نحو
الأفعال خلّينا ناخد مين يحكينا، مين صبايا و لا،
حكت ليوم معانا و لا؟ تبصد فينا و لا، إذا موجودة
معانا بتقدر تلقى استخدامها؟ فينا سهام، ماشي، سهام
و اجتملت و انضمت، تفضلوا يا عندي، حابين تحكوا
حاجة؟
أحكي؟ اتفضلي روان اتفضلي روان انه ممكن يكون دليل
للتصرف وتوجه المنظمة للأفعال والتنفيذ انه بيكون
التخطيط بمثابة دستور للمنظمة أو المؤسسة حيث ان فيه
بيكونمبادئ وتوجيهات وتعليمات نمشي عليها فالعمل
هيصير طبعا وفق المخطط له فإنه لو تخطيت أول إشي من
حيث البداية في عملية التخطيط المبادئ الأسس
التعليمات أي إشي بتخص المنظمة فهذا هيكون يعني إنه
وفقا لها الموظفين أو العاملين هيتصرفوا فإنه هيكون
مثاب الدليل أو دستور لإلها ممتاز ممتازطبعًا، هلأ،
لما أنا ببدأ في مشروع مشروع، بعمل شغل اسمها
الـAction Plan، هاي الـAction Plan بتكون مضحكة ليه
كل مشارع، أمتى وقت التنفيذة، خلّيني أفترض إن عندي
أحد… لحظة، لحظة، الـAction Plan هي الخطة
التنفيذية، مش التخطيط، هي جزء من التنفيذ، تفضل،
جزء من التخطيط، تفضلفحيح أنا بقى بنحكي على مستوى
التنفيذ لما أشيوه لما أنا أبدأ لما تحكوا مصطلحها
بال English ترجموها يا أخوات لإن في أخوات تخصصاتهم
مش فندسة أو بعيدة شوية عن اللي بتحكوه تفضلي تمام
بتكون عندي في هذه الخطة إنه أنا عندي نشاط مفروض
يبقى في بداية شهر سبعة وكتاب نشاط محتاج عطاء طبعا
العطاء لازم يكون قبل تلاتين يوم من بدء التنفيذ
عشان أنا أقدر أجهز العطاء و أعلن عن العطاء و أعمل
ترسية و عملية التوريد فلو ماكانش واضح عندي هذا
الخطة بدأ أقدر أنا أكون عارف أتصرف أو شو الإجراءات
اللي لازم أخدهافبناء على هذه الخطة كان عندي دليل
واضح كيف عملية التصرف باتجاه هذا النشاط يعني أنت
لازم تعرف مثلا وقتش بيبدأ يستجلوا لـMagistrate
للفصل التاني عشان تبدأ يستجلوا، ماباش هيك تستجلوا
وماضيهاش الفصل إذن هو دليل للتصرف، تخيل نعرف
التفاصيل اللي هنمشي فيها، أيضامن الفوائد للتخطيط
كمان عندنا اللي هو يحسن التنصيق طبعاً من بداية
الهدف وإحنا بنقول في الخطة بيكون عندي وصف شامل
بيكون عندي محدد كل الأنشطة ومين المسؤولين فلما
يكون عندي واضح كل هذه الأمور بسهل عملية التنصيق ما
بين الأقسام ما بين المنفذين وشركاء تبعهم بحسن
التنصيق كمنفذين من الفئات المستهدفة يعني اليوم أنا
بدي أفضلاليوم أنا عندي تنصيب ضمن الخطة إنه بدي
أبدأ عملية تنصيب لورشة عمل معينة، هل هدول إن
بيناسبهم مثلا أبعتلهم email ويعطيهم confirmation؟
ولا هل عملية التنصيب هتكون من خلال الجوال؟ بيختلف
طبعا بناء على النشاط وطبيعة الناس اللي أنا بدي
أدعوهم أو بدي أستهدفهم؟ طبعا التنصيب يمنع التضارب
ولا عشوائية، قبل شوي حكينا مثلًا لما كانت يا رب
تعمل تحقيق ومستعج لو جاها ورشة عمل، جولنا واحد بقى
أتهيألو فيش تنسيق، هتروحي تبعت هي و تبعت نجواك. طب
و بنفعك تبعت اتنين لنفس المراملة؟ لأ طبعا، و مين
يظل في شغل؟ إذن يحس التنسيق لأن الرؤية بتكون أمامي
واضحة، بكون أنا عارفة، يعني أنت لما تمشي الآن في
طريق فهمها، عرفها، عارفة نهايته، عارفة إن أنت
رايحة العنوان الفلاني، بيكونوا واضحة الأمور، غير
لما نمشي في شكل عشوائي، ممكن نلجأ في طريق مسدود
على فترة، ممكن نضيع الوجد و مش واصلينا عليه، عشان
هيك الت
تمام، من الفوائد التانية كمان عندنا يحسن التخطيط
من إدارة الوقت خلينا بقى اللي هو كيف بيصير عندى
عملية إدارة الوقت سلمة فلو كنت أنا عندى موجود
أفوانالجدولة اللي هي البرامج الزمنية بالظبط
الجدولة أو البرامج الزمنية لو أنا عندي حد مشروع
عامل خطة كيف إن هو بده يستغل فرصة في موسم معين لو
إجا هذا الموسم لو كان هو مجهز المواد أو الـ raw
material المواد الخامة اللي لازمة لعملية التصنيع
بتتوقعه بقدر يدير وقته ويكون عملية الإنتاج عنده
أسرع من لو كان هو ما كان مجهز هذه الخطة وعنده
المواد الخام جاهزةطب عين إنه معانا إنه لو في عملية
التخطيط هيكون قبل بوقت عامل عملية توريد المواد
الخام معناته بيكون عنده وقت أكتر فيزي معناته طلع
وقت أكتر وقدر يستغل الموسم أحسن استغلال بالنسبة
لإزالة الوقت الآن إحنا عندنا اجتماع طبعا في حاجة
إسمها Meeting Management ريدة الاجتماع عندنا
اجتماع السبت في جهة الساعتين بعتناكوا رسالة اليوم
السبتالأصل إن أش يوم الأربع أبعد تسكية، ويوم
الجمعة تسكية، ويوم السبت الصبح تسكية، هذا اسمه
تخطيط لعداد الوقت، تخطيط للـTime، واضح؟ مش هقول
يلا تعالوا السبت الجامعة، هتنسوا أكيد، وحتحطوا
برامج، وتحطوا شغلات في الموعد، وانسيتوا الموضوع،
إذًا يحسن تخطيط لعداد الوقت، فضل.أيه، ممكن بس، عن
إذنك دكتورة، ممكن أنضيفها أنا برضه مصحفة الأولويات
اللي حكيناها قبل شوية، إذا حكينا هذا على فترة
زمانية قصيرة، يعني أنا لما تكون عندي واضحة
الأنشطة، شو أهميتها وشو هو الأشي العاجل، أنا بقدر
أستغل الوقت بطريقة، بطريقة الأمثل، بحيث إن هو ما
يضيع عندي وقت من خلال تنفيذ النشاطات. يعني مادة
أنطالبة عندها quiz مادة، لو عندها خصم ذات الوقت
بتفوق ان شاء اللهيعني إنتوا لما نجحتوا حصلتوا على
معدلات عالية في الجامعة بيقولوا بيكون ده إيه إدارة
الوقت السليمة، نجحتوا بالزاق، معناه مافيش إدارة
الوقت لحظة، okay اتفضلوا مع الخيار التاني، okay
النقطة الأخيرة اللي هو يحسن التخطيط عملية الرقابة
ويكون بمتابة معايير للأداء، مين يقولنا إحنا عشان
نكون بنعمل عملية رقابة سليمة، شو بكون محتاج؟لأ، هو
قبل سؤالك يا أنتي، إحنا عرفنا بتخصيطها، ما هي
الرقابة؟ قبل ما نسأل سؤالك، نسأل إيش هي الرقابة
اللي بتحكي عنها جاعدة، ممكن مش عارفاها بصراحة مين
يا بنات عنده جواب شو هي الرقابة؟ نزوان، تفضلي يا
نزوان الرقابة هو إن أقيس مستوى الأداء الفعلي
للمؤسسة وأقارنه بالمستوى اللي أنا كنت مخططالي،
يعني هل طابق هذا المستوى أو لاألحققت النتائج أو
لأ؟ تمام ممكن أنا كمان أضيف الرقابة هي عبارة عن إن
أنا أتأكد من جميع عمليات الإدارة اللي قبلها من
تخطيط و تنظيم وتوجيه هي ماشية على الـTrack الصحيح
ولا يكون في عندي Error أو delay أو تأخير أو أي
مشكلة أو جهد أو Dropout الرقابة هي التأكد من أن ما
خُطط له اللي هو الهدف هو ما تم تنفيذهالمزيد
الأرباح عند الصوت، المزيد الأرباح بـ10%، ابنيجي
آخر السنة، هل الأرباح زادت 10% ولا أقل ولا أعلى؟
إن الرقابة اللي بنحكي عنها، هذا عالم واسع، التأكد
من أن الخطة تم تنفيذها، عشانك بنحكي التخطيط
والرقابة وأمان لا ينفصلان، يعني لو عملتي خطة أو مش
كل شوية رجعيلها، طب ليش عملتيها؟ طيب،يعني ما عملت
فوضى من غير رقابة فاشلة، طب، لو لاحظت أن أنا ضيب
وماعنديش خطة، طب علشان أراقب، إذا مش عندى مرجع
أرجعله، فوضى، التخطيط و الرقابة توقمان لاينفصلا،
بيسمي بعض اللي أحيان بيشوف في التلفزيون، في أطفال
بنولدوا متلاسقين، okay؟ لما ييشوا الفصلوة، محتمال
كبير الإثنان يموتوا أو واحد يموت والتان يعيش.
احتمال ضعيف واتنين يعيشوا لأن هم بيكونوا مشتركين
بالقلب مثلًا أو بالكبد، يعني الأجهزة اللي فينا بس
قلب واحد، كبد واحد، فممكن واحد يموت والتان يعيشوا.
نفس الجثة، التخطيط والرقابة وأمان، بينفصلوش، لو
نفصلوا، معناه المواصفة ماتت، بالمخ. لما بتراقب،
لازم يكون عنده خطة، ولمّا أعمل خطة، لازم أراقب،
أضل أتبع معها، هل احنا فعلا نفدنا؟كان عندنا الشماع
شهري، كل أول تلات، نعمل، صح، هي إحنا ملتزمة، ماشي،
إذا انت خطط ودقابة، تو أمام، لا ينفصلان، هنا زميل
تكاتب معيير الأداء، إيش معيار الأداء؟ مين يعرف هو
ياخد bonus، يلّا،
في كلمة واحدةهو هذا اللي أنا كنت أقوله، هي نجوان
ذكرت كلمة قيادة، شو هي الأشياء اللي أنا بستخدمها،
نبسطلهم، خلينا نبسطلهم، ياخدوا بطلنا، آه
يا صبايا، فضل، السؤال مواجه للجميع من ضمنهم
الأستاذات، يا روحيه، ما المقصود بمعين القتال في
كلمة واحدة بس؟أقول أنا؟ ‏- تفضلي ‏- حسنا، المفروض
في عملية الرقابة زي ما حكت نجوان إن إحنا محتاجين
القياس، لازم يكون فيه عندنا مؤشرات ‏- معين، معين،
المؤشرات هي المقاييس ‏- إيه؟ ممكن، ممكن ‏- هدف ‏-
ممتاز ‏- هدف ‏- يا رأي أنت عارفاها ولا بس هيك؟ ‏-
لا عارفاها، لأن أنا إيش بدي أرجعله؟ هو الهدف
الأساسي ‏- المفروض استثنيناكي من الإجابة ‏- أيه
الأده هي الأهداف؟المقاييز هي الأهداف. فضّل يا
عبدالله كاملي. نعطيه موقف. ‏- تمام، فلازم يكون في
عندي وسائل للقياس، ‏عشان تسهل عليّ عملية الرقابة،
‏هذه اللي أنا بحطهم كمؤشرات، قياس أو Indicators في
الخطة، ‏ومن خلال عملية التخطيب، بيصير عندي واضح،
‏شو الاشي اللي أنا بدي أتبع عليه، ومين مارجعيتي،
‏وبناء عليها بقدر أحدد أداش في عندي أنا إنجاز،
‏وأداش الـQuality في الإنجاز، ‏مش مجرد بس أنه أنا
بحقق أربعة. ‏- صالأن معيولة دا هي الأهداف الأهداف
هي تصبح مرجعية إلي عشان أراقب عليها هي الأهداف وين
توضع، ما هي توضع في الخطة بالظبط، إذا الخطة أهداف
زي ما توشر أحنا تخطيط خطة أهداف، بعدين بجري أراقب،
مافي خطة مافي رقابة، في خطة خطة، واضح؟ تمام، صحيح،
هل هنقدر ننتقل للـslide التاني و لا هنعمل meeting
جديد ده؟ هو ضال دقتان، ماشيأيش رايكوا نكمل ولا
تاخدوا break؟ أشيروا علينا يا بنات ناخدوا break
ولا لهم علاقة مايكوا جماعة يقولوا ناخدوا break
المفروض توقيع الشهد وخمسين ساعة زيادة يعني تاخدوا
break كام دقيقة؟ أكيد ال break بسيط لكل ساعة ماشي
بس يا روحي حضروكوا الجهوة عشان الصحة الصحاب نرجع
معاكي معاكيسبعة دقائق نرجع على الـ «زوم» يعطيكوا
العافية «عافية قلبك يا رب» نراكم كما كنا شوية