Deutsch:
490.010
Verordnung zum Gesetz über die Aktenführung und Archivierung
(VAA)
Vom 22.12.2015 (Stand 01.04.2024)
Gestützt auf Art. 45 Abs. 1 der Kantonsverfassung
von der Regierung erlassen am 22. Dezember 2015

Rumantsch:
490.010
Ordinaziun tar la lescha davart la gestiun da documents e l'archivaziun
(OGDA)
dals 22-12-2015 (versiun dals 01-04-2024)
sa basond sin l'art. 45 al. 1 da la constituziun chantunala,
relaschada da la regenza ils 22 da december 2015

Italiano:
490.010
Ordinanza relativa alla legge sulla gestione degli atti e sull'archiviazione
(OGAA)
del 22.12.2015 (stato 01.04.2024)
emanata dal Governo il 22 dicembre 2015
visto l'art. 45 cpv. 1 della Costituzione cantonale

Deutsch:
1.
Aktenführung und Aufbewahrung

Rumantsch:
1.
Gestiun da documents e metter en salv documents

Italiano:
1.
Gestione e conservazione degli atti

Deutsch:
Art. 1 Aktenführende Stellen
1
Die Behörden bezeichnen die aktenführenden Stellen in ihrem Kompetenzbereich.
2
Jede aktenführende Stelle bestimmt eine verantwortliche Person für die Aktenführung.

Rumantsch:
Art. 1 Posts che gesteschan ils documents
1
Las autoritads designeschan en lur sectur da cumpetenza ils posts che gesteschan ils documents.
2
Mintga post che gestescha ils documents designescha ina persuna ch'è responsabla per la gestiun dals documents.

Italiano:
Art. 1 Servizi che gestiscono documenti
1
Le autorità definiscono i servizi gestiscono documenti nel loro settore di competenza.
2
Ciascun servizio che gestisce documenti designa una persona responsabile per la gestione dei documenti.

Deutsch:
1
Die Aktenführung kann papierbasiert, digital oder in gemischter Form erfolgen.
2
Für die Zwecke der Archivierung muss die selektive Entnahme der archivwürdigen Unterlagen aus den eingesetzten Systemen gewährleistet sein. Eine Vereinfachung der Unterlagen ist zulässig.
3
Für die Archivierung werden soweit möglich Standardschnittstellen verwendet.
4
Für papierbasierte Unterlagen muss archivtaugliches Papier verwendet werden. Die Ablagen der Behörden müssen in Räumen untergebracht werden, die Gewähr dafür bieten, dass die Unterlagen die Aufbewahrungsfrist in gutem und geordnetem Zustand überdauern.

Rumantsch:
Art. 3 Gestiun da documents sin palpiri e da documents digitals
1
La gestiun da documents po vegnir fatga sin palpiri, en moda digitala u en ina furma maschadada.
2
Per che l'archivaziun possia vegnir fatga, stoi esser garantì ch'ils documents cun valur archivara possian vegnir selecziunads or dals sistems duvrads. Igl è admess da simplifitgar ils documents.
3
Per l'archivaziun vegnan duvrads – uschenavant che quai è pussaivel – puncts da contact da standard.
4
Per documents sin palpiri sto vegnir duvrà palpiri ch'è adattà per l'archivaziun. Ils deposits da las autoritads ston vegnir plazzads en localitads che garanteschan ch'ils documents survivan il temp, durant il qual els ston vegnir archivads, en in stadi bun ed ordinà.

Italiano:
Art. 3 Gestione degli atti in forma cartacea e digitale
1
La gestione degli atti può avvenire in forma cartacea, digitale o mista.
2
Ai fini dell'archiviazione deve essere garantito il prelievo selettivo di documenti con valore archivistico dai sistemi impiegati. È ammessa una semplificazione dei documenti.
3
Per quanto possibile, ai fini dell'archiviazione vengono impiegate interfacce standard.
4
Per documenti cartacei deve essere utilizzata carta idonea all'archiviazione. I depositi delle autorità devono essere allestiti in spazi che permettano di garantire che i documenti siano mantenuti in buono stato e in ordine per tutto il termine di conservazione.

Deutsch:
Art. 3a *
Trägerwandel
1
Digitale Versionen von in Papierform eingereichten Akten gelten als Originale, wenn sie in einem einheitlich geregelten Digitalisierungsverfahren nach dem Eintreffen in ein digitales Format übertragen werden und in das Geschäftsverwaltungssystem der Behörde übermittelt werden.
2
Bei der Umwandlung in die digitale Form ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass das digitale Dokument mit dem Papierdokument übereinstimmt und dass es nicht verändert werden kann, ohne dass sich dies feststellen lässt.
3
Das Departement für Finanzen und Gemeinden erlässt unter Einbezug der betroffenen Stellen in einer Weisung das Nähere zum einheitlich geregelten Digitalisierungsverfahren sowie zur vorübergehenden Aufbewahrung und zur Vernichtung der in Papierformat eingereichten Akten.
4
Die Behörde hat die für die Digitalisierung zuständigen Personen, die von der Digitalisierung und Vernichtung ausgenommenen Dokumente und die Aufbewahrungsdauer der Dokumente in einer Organisationsvorschrift zu dokumentieren.

Rumantsch:
Art. 3a *
Transfurmaziun dal purtader
1
Versiuns digitalas d'actas inoltradas sin palpiri valan sco originals, sch'ellas vegnan transfurmadas, suenter l'entrada, en in format digital tras ina procedura da digitalisaziun ch'è reglada en moda unitara e sch'ellas vegnan messas en il sistem d'administraziun da fatschentas da l'autoritad.
2
Cun transfurmar il document en la furma digitala stoi vegnir garantì tenor il stadi da la tecnica, ch'il document digital correspundia al document sin palpiri e ch'el na possia betg vegnir midà, senza che quai possia vegnir constatà.
3
En cooperaziun cun ils posts pertutgads decretescha il Departament da finanzas e vischnancas ina directiva che fixescha ils detagls davart la procedura da digitalisaziun ch'è reglada en moda unitara sco er davart la conservaziun transitorica e davart la destrucziun da las actas inoltradas sin palpiri.
4
En ina prescripziun organisatorica sto l'autoritad documentar las persunas ch'èn responsablas per la digitalisaziun, ils documents ch'èn exceptads da la digitalisaziun e da la destrucziun sco er la durada che vala per la conservaziun dals documents.

Italiano:
Art. 3a *
Cambio del supporto
1
Le versioni digitali di atti inoltrati in forma cartacea sono considerate degli originali se dopo la ricezione vengono convertite in un formato digitale con una procedura di digitalizzazione disciplinata in modo uniforme e vengono trasmesse al sistema di gestione delle pratiche dell'autorità.
2
Nella conversione in formato digitale, secondo lo stato della tecnica occorre garantire che il documento digitale corrisponda a quello cartaceo e che non possa essere modificato senza che ciò sia constatabile.
3
In un'istruzione il Dipartimento delle finanze e dei comuni emana con il coinvolgimento dei servizi interessati i dettagli in merito alla procedura di digitalizzazione disciplinata in modo uniforme nonché in merito alla conservazione temporanea e alla distruzione degli atti inoltrati in forma cartacea.
4
L'autorità deve stabilire in una direttiva organizzativa le persone responsabili della digitalizzazione, i documenti esclusi dalla digitalizzazione e dalla distruzione nonché la durata di conservazione dei documenti.

Deutsch:
Art. 4 Anbieten von Unterlagen
1
Die aktenführenden Stellen bieten ihre Unterlagen mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist mindestens alle fünf Jahre dem zuständigen Archiv an.

Rumantsch:
Art. 4 Offrir documents
1
Ils posts che gesteschan ils documents offreschan lur documents, dals quals il temp d'als tegnair en salv è passà, almain mintga 5 onns a l'archiv cumpetent.

Italiano:
Art. 4 Offerta di documenti
1
Almeno una volta ogni cinque anni, i servizi che gestiscono documenti offrono all'archivio competente i documenti in loro possesso per i quali il termine di conservazione è scaduto.

Deutsch:
1
Grundsätzlich werden die zur Archivierung übernommenen Unterlagen in derjenigen Form archiviert, in der sie bei der aktenführenden Stelle verwaltet wurden.
2
Konversionen von der digitalen in die papierbasierte Form und umgekehrt sind zulässig. Insbesondere sollen die Unterlagen zu einem Verwaltungsgeschäft nach Möglichkeit nur in einer Form archiviert werden.

Rumantsch:
Art. 6 Furma da l'archivaziun
1
Da princip vegnan ils documents che vegnan surpigliads per l'archivaziun archivads en quella furma, en la quala els èn vegnids administrads tar il post che gestescha ils documents.
2
Conversiuns da la furma digitala a la furma sin palpiri e viceversa èn admessas. En spezial duain ils documents d'ina fatschenta administrativa vegnir archivads – sche pussaivel – mo en ina furma.

Italiano:
Art. 6 Forma dell'archiviazione
1
Di principio, i documenti ripresi per l'archiviazione vengono archiviati nella forma in cui vengono gestiti dal servizio che gestisce documenti.
2
Sono ammesse conversioni dalla forma digitale a quella cartacea e viceversa. In particolare, i documenti relativi a una pratica amministrativa devono per quanto possibile essere archiviati in un'unica forma.

Deutsch:
Art. 7 Übergabe der Unterlagen an das zuständige Archiv
1
Die abliefernde Stelle bringt die Unterlagen vor der Ablieferung in eine für die Archivierung geeignete Form. Digitale Unterlagen müssen in archivtauglichen Formaten vorliegen und mit den beschreibenden Elementen versehen sein, die für ihr Verständnis und die Archivierung notwendig sind.
2
Für den Transport von Unterlagen ins Archiv ist die abliefernde Stelle zuständig.
3
Zusammen mit den Unterlagen sind die dazugehörigen Findmittel beziehungsweise Verzeichnisse abzuliefern. Zu jeder Ablieferung gehört ein Ablieferungsverzeichnis, das die abgelieferten Unterlagen summarisch mit der Angabe von Betreff, Zeitraum und Menge auflistet.
4
Das Staatsarchiv erlässt zur Vorbereitung der Ablieferungen technische Weisungen.

Rumantsch:
Art. 7 Surdada dals documents a l'archiv cumpetent
1
Avant la consegna metta il post cedent ils documents en ina furma ch'è adattada per l'archivaziun. Documents digitals ston esser avant maun en formats ch'èn adattads per l'archivaziun e ston esser munids cun elements descriptivs ch'èn necessaris per savair da tge ch'i sa tracta e per als archivar.
2
Per transportar ils documents en l'archiv è cumpetent il post cedent.
3
Ensemen cun ils documents ston vegnir consegnads ils meds da tschertga che tutgan tiers respectivamain ils registers respectivs. Tar mintga consegna tutga ina glista da consegna che menziunescha ils documents consegnads en moda summarica cun inditgar l'object, la perioda e la quantitad.
4
L'archiv dal stadi relascha directivas tecnicas per preparar las consegnas.

Italiano:
Art. 7 Consegna dei documenti all'archivio competente
1
Prima della consegna, il servizio che consegna i documenti li converte in una forma adatta all'archiviazione. I documenti digitali devono essere disponibili in formati idonei all'archiviazione ed essere provvisti degli elementi descrittivi necessari per la loro comprensione e archiviazione.
2
Il servizio che consegna i documenti è competente per il trasporto di questi ultimi all'archivio.
3
Insieme ai documenti vanno consegnati i relativi strumenti di ricerca e indici. Un elenco di consegna che riporta un elenco sommario dei documenti consegnati, con l'indicazione dell'oggetto, del periodo e della quantità è parte integrante di ciascuna consegna.
4
L'Archivio di Stato emana direttive tecniche relative alla preparazione delle consegne.

Deutsch:
Art. 8 Sicherung des Archivguts
1
Archivräume und Archivsysteme müssen den Schutz des Archivguts vor Naturgefahren, Feuer, Wasser, Einbruch und Diebstahl sowie vor unbefugter Einsichtnahme gewährleisten. Das Raumklima ist konstant so zu halten, dass das Archivgut langfristig erhalten bleibt.
2
Digitales Archivgut wird periodisch auf seine Vollständigkeit und Lesbarkeit überprüft. Die nötigen Massnahmen zur Erhaltung der Daten, insbesondere Formatmigrationen und Datenträgerwechsel, sind im Rahmen der Bestandeserhaltung zu planen.

Rumantsch:
Art. 8 Segirar las archivalias
1
Locals d'archiv e sistems d'archiv ston garantir la protecziun da las archivalias cunter privels da la natira, fieu, aua, infracziun ed enguladitsch sco er cunter l'invista nunautorisada. Il clima en ils locals d'archiv sto vegnir tegnì constantamain uschia che las archivalias restan mantegnidas a lunga vista.
2
Las archivalias digitalas vegnan controlladas periodicamain, sch'ellas èn cumplettas e sch'ellas èn legiblas. Las mesiras necessarias per mantegnair las datas, en spezial migraziuns da format e midadas da purtaders da datas, ston vegnir planisadas en il rom dal mantegniment da l'effectiv.

Italiano:
Art. 8 Tutela degli archivi
1
Gli spazi e i locali d'archivio devono garantire la protezione degli archivi da pericoli naturali, fuoco, acqua, effrazione e furto, nonché dalla consultazione da parte di persone non autorizzate. Le condizioni ambientali devono costantemente essere mantenute tali da permettere la conservazione a lungo termine degli archivi.
2
La completezza e la leggibilità di archivi digitali vengono verificate periodicamente. Le misure necessarie alla conservazione dei dati, in particolare le migrazioni di formati e il cambio di supporto dati, vanno pianificate nel quadro delle attività di conservazione del fondo.

Deutsch:
Art. 9 Temporäre Ausleihe von Archivgut
1
Eine befristete Ausleihe von Archivgut für Ausstellungen oder an fachkundige Institutionen und Personen ist zulässig. Es ist jeweils sicherzustellen, dass das Archivgut am Ort der Ausleihe sachgerecht und genügend gesichert aufbewahrt wird.

Rumantsch:
Art. 9 Emprest temporar d'archivalias
1
Igl è admess d'emprestar temporarmain archivalias per exposiziuns u ad instituziuns professiunalas ed a persunas dal fatg. Igl è mintgamai da garantir che las archivalias vegnian tegnidas en salv al lieu da l'emprest en ina moda adequata e segirada suffizientamain.

Italiano:
Art. 9 Prestito temporaneo di archivi
1
È ammesso il prestito temporaneo di archivi per mostre o a istituzioni e persone competenti in materia. Si deve garantire di volta in volta che gli archivi vengano conservati in modo appropriato e sufficientemente sicuro nel luogo del prestito.

Deutsch:
3.
Zugänglichkeit des Archivguts

Rumantsch:
3.
Accessibladad da las archivalias

Italiano:
3.
Accessibilità agli archivi

Deutsch:
1
Die Benutzung eines Archivs muss nach Anmeldung innerhalb einer Frist von sieben Tagen möglich sein.
2
Archivbenutzende müssen sich auf Verlangen ausweisen und den Zweck ihrer Nachforschungen bekannt geben.
3
Archivbenutzende dürfen sich in der Regel nicht unbeaufsichtigt in den Magazinräumen eines Archivs aufhalten.
4
Archivbenutzende haben dem Archiv ein Belegexemplar von Veröffentlichungen abzugeben, die ganz oder teilweise auf ihren Archivrecherchen beruhen.
5
Aus konservatorischen Gründen können Bestände für eine beschränkte Frist für die Benutzung gesperrt werden.

Rumantsch:
Art. 11 Premissas e cundiziuns generalas da l'access a las archivalias
1
In archiv sto pudair vegnir duvrà entaifer 7 dis suenter in'annunzia.
2
Sin dumonda ston persunas che dovran in archiv preschentar in document d'identitad ed explitgar l'intent da lur retschertgas.
3
Persunas che dovran in archiv na dastgan per regla betg sa trategnair senza surveglianza en las localitads da magasin d'in archiv.
4
Persunas che dovran in archiv ston surdar a l'archiv in exemplar d'autur da las publicaziuns che sa basan dal tuttafatg u per part sin lur retschertgas en quel archiv.
5
Per motivs conservatorics po vegnir bloccada l'utilisaziun d'effectivs per in tschert temp.

Italiano:
Art. 11 Presupposti e condizioni quadro per l'accesso agli archivi
1
Un istituto archivistico deve poter essere utilizzato entro un termine di sette giorni dall'annuncio.
2
Su richiesta, gli utenti dell'istituto archivistico devono legittimarsi e rendere noto lo scopo delle loro ricerche.
3
Di norma, gli utenti dell'istituto archivistico non possono trattenersi nei magazzini di un istituto archivistico senza sorveglianza.
4
Gli utenti dell'istituto archivistico devono consegnare all'archivio una copia gratuita di pubblicazioni basate del tutto o in parte sulle loro ricerche d'archivio.
5
Per motivi di conservazione, l'utilizzo dei fondi può essere sospeso per un periodo limitato.

Deutsch:
Art. 12 Benutzungsordnung
1
Die für ein Archiv zuständige Behörde erlässt eine Benutzungsordnung.

Rumantsch:
Art. 12 Urden d'utilisaziun
1
L'autoritad ch'è cumpetenta per in archiv relascha in urden d'utilisaziun.

Italiano:
Art. 12 Regolamento di consultazione
1
L'autorità competente per un archivio emana un regolamento di consultazione.

Deutsch:
Art. 13 Einsicht in Archivgut unter Schutzfrist
1. Für betroffene Personen
1
Gesuchstellenden Personen, die Einsicht in das sie selbst betreffende Archivgut wünschen, wird die Einsicht ohne weiteres gewährt, soweit sich die relevanten Archivalien anhand der Findmittel eruieren lassen und soweit keine besonders schützenswerten Personendaten Dritter betroffen sind.
2
Wenn Personendaten Dritter betroffen sind, werden entsprechende Daten anonymisiert, soweit dies mit einer rationellen Verwaltungsführung vereinbar ist. Andernfalls richtet sich die Behandlung des Einsichtsgesuchs nach dem Verfahren von Artikel 15.

Rumantsch:
Art. 13 Invista da las archivalias durant il temp da protecziun
1. per persunas pertutgadas
1
A persunas petentas che giavischan l'invista da las archivalias che pertutgan ellas sezzas vegn senz'auter concedida l'invista, uschenavant che las archivalias relevantas sa laschan eruir a maun dals meds da tschertga ed uschenavant ch'i n'èn betg pertutgadas datas persunalas spezialmain sensiblas da terzas persunas.
2
Sche datas persunalas da terzas persunas èn pertutgadas, vegnan quellas datas anonimisadas, uschenavant che quai po vegnir fatg en il rom d'ina gestiun raziunala da l'archiv. Cas cuntrari vegn la dumonda d'invista tractada tenor la procedura da l'artitgel 15.

Italiano:
Art. 13 Consultazione degli archivi durante il termine di protezione
1. Per persone interessate
1
Ai richiedenti che desiderano consultare l'archivio che li riguarda direttamente viene senz'altro concessa la consultazione, nella misura in cui il materiale rilevante possa essere individuato mediante gli strumenti di ricerca e nella misura in cui non siano interessati dati personali di terzi degni di particolare protezione.
2
Se sono interessati dati personali di terzi, i corrispondenti dati vengono anonimizzati, nella misura in cui ciò sia compatibile con una gestione amministrativa razionale. Negli altri casi, il trattamento della domanda di consultazione si conforma alla procedura descritta nell'articolo 15.

Deutsch:
Art. 14 2. Für Behörden
1
Behörden, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben auf Archivgut zurückgreifen müssen, das sie dem Archiv abgeliefert haben,wird der Zugang in einem formlosen Verfahren gewährt.

Rumantsch:
Art. 14 2. per autoritads
1
Ad autoritads che ston – per ademplir lur incumbensas – sa basar sin archivalias ch'ellas han surdà a l'archiv, vegn concedì l'access en ina procedura nunformala.

Italiano:
Art. 14 2. Per autorità
1
Alle autorità che per adempiere ai loro compiti hanno bisogno di accedere agli archivi che hanno consegnato all'istituto archivistico l'accesso viene concesso mediante una procedura informale.

Deutsch:
1
Die für ein Archiv zuständige Behörde bezeichnet eine für das Archiv verantwortliche Person, welche dem Staatsarchiv zu melden ist.

Rumantsch:
Art. 16 Nominaziun da persunas ch'èn responsablas per l'archiv
1
L'autoritad ch'è cumpetenta per in archiv nominescha ina persuna ch'è responsabla per l'archiv ed annunzia tala a l'archiv dal stadi.

Italiano:
Art. 16 Designazione di responsabili di istituti archivistici
1
L'autorità competente per un istituto archivistico designa una persona responsabile per l'istituto archivistico, la quale deve essere notificata all'Archivio di Stato.

Deutsch:
Art. 17 Auflösung von Behörden mit Archivzuständigkeit
1
Wenn sich Behörden mit Archivzuständigkeit auflösen oder mit andern Behörden zusammenschliessen, muss der weitere Verbleib des Archivs geregelt werden.
2
Das vorhandene Archivgut ist in ein bestehendes öffentliches Archiv zu überführen.

Rumantsch:
Art. 17 Schliaziun d'autoritads che han access ad in archiv
1
Sche autoritads che han access ad in archiv vegnan schliadas u fusiuneschan cun autras autoritads, sto l'ulteriura existenza da l'archiv vegnir reglada.
2
Las archivalias avant maun ston vegnir transferidas en in archiv public existent.

Italiano:
Art. 17 Scioglimento di autorità con responsabilità per istituti archivistici
1
Quando autorità con responsabilità per istituti archivistici si sciolgono o si aggregano ad altre autorità, deve essere disciplinata la gestione futura dell'istituto archivistico.
2
Gli archivi presenti devono essere trasferiti a un istituto archivistico pubblico esistente.

Deutsch:
Art. 18 Organisation der Archivaufsicht
1
Die Archive im Kanton werden periodisch, mindestens jedoch alle sieben Jahre, durch das Staatsarchiv inspiziert.
2
Die Resultate der Inspektionen und zu treffende Massnahmen werden den inspizierten Archiven zur Umsetzung mitgeteilt.
3
Bei Mängeln, die über längere Zeit nicht behoben werden, stellt das Staatsarchiv Antrag an die Regierung, welche die Beseitigung auf Kosten der zuständigen Behörde anordnen kann.

Rumantsch:
Art. 18 Organisaziun da la surveglianza da l'archiv
1
Ils archivs en il chantun vegnan inspectads periodicamain da l'archiv dal stadi, almain però mintga 7 onns.
2
Ils resultats da las inspecziuns e las mesiras che ston vegnir prendidas vegnan communitgadas als archivs inspectads per las realisar.
3
Sche mancanzas na vegnan betg liquidadas per in temp pli lung, inoltrescha l'archiv dal stadi ina proposta a la regenza che po ordinar la liquidaziun da las mancanzas sin donn e custs da l'autoritad cumpetenta.

Italiano:
Art. 18 Organizzazione della vigilanza sugli archivi
1
Gli istituti archivistici esistenti nel Cantone dei Grigioni vengono sottoposti a ispezione da parte dell'Archivio di Stato periodicamente, tuttavia almeno una volta ogni sette anni.
2
I risultati delle ispezioni e le misure da adottare vengono comunicate agli istituti archivistici ispezionati affinché questi procedano all'attuazione.
3
In caso di lacune che non vengono eliminate per un periodo prolungato, l'Archivio di Stato presenta domanda al Governo, che può disporre l'eliminazione a spese dell'autorità competente.

Deutsch:
2015-054

Rumantsch:
2015-054

Italiano:
2015-054