标题：档案检索工具
档案检索作用及方法
档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，
档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。、
编制档案检索工具的要求
编制档案检索工具是档案馆(室)的一项重要业务建设，它是一项长期的繁重的工作，确保其质量是关键。理想的档案检索工具应该是有丰富的信息存贮量和检索迅速准确，方便实用。[1]
1、信息存贮丰富
这是指档案材料收录齐全、项目著录详备，标引有一定深度。为此，在编制时应做到凡本馆、本室有价值的档案材料都应尽量存贮进去；著录档案的外部特征和主题内容要尽量完备；标引要有一定的深度。
2、检索迅速准确
档案检索效率和质量的高低，主要看查找是否迅速和是否具有较高的查全率。所谓迅速，是指面对堆积如山的档案材料，无论利用者以何种方式或角度索要，都能及时查出。这就要求检索工具种类适当，职能划分正确，组织合理，排列有序，结构性能好，方便查找。所谓准确，是指凡利用者要求提供的档案材料，一查就能查到，并能及时提供出来，如果没有，也能肯定答复，做到准确无误，把漏检与误检降至最低限度。这在很大程度上取决于检索工具对档案内容和外形特征的著录与标引的质量。
3、方便实用
使用方便，实用性强，是衡量档案检索工具质量的标准之一。档案检索工具的使用具有高频率和广泛性的特点，它要求项目设置实用、文字简明、结构合理、易于掌握。档案人员和利用者只要把握住一定的方法就能使用，无论手检与机检都方便。实用是指检索工具的有用性。编制检索工具应把质量放在首位，每编一种就有其独特的功能和能发挥实际效益，切忌盲目追求数量和多样化。
计算机检索
计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。
手工检索
手工检索工具大体上分三种类型：
以馆藏全部档案为对象的检索工具有
《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等 。《档案馆指南》《档案馆指南》，是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。 
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。 
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，立档单位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进行介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。 
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。 《全宗名册》《全宗名册》，是一种总揽全局，脉络清楚，书本式的具有查找性兼报导性的检索工具。它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标明目录单位，目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的一本总帐，通过它可以了解一个档案馆内全部全宗的基本情况。 《分类目录》《分类目录》，是一种简明扼要卡片式的查找性检索工具。
以一个全宗档案为对象的检索工具有
《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等 。《全宗卷》《全宗卷》，是一种具有查找性的检索工具。它保存了有关全宗的历史材料，有该全宗的全宗介绍、全宗说明、分类方案、立卷计划、保管期限表、案卷目录、档案移交分年统计表等，供档案馆人员和利用者查找利用。 《案卷目录》《案卷目录》，是一种书本式目录，同时兼有查找性与报导性的检索工具。它是档案馆内使用最普遍，也是最常见的一种基础检索工具。馆内编制的《案卷目录》是在一个全宗内分年代、按问题把同类和相关文件组合成卷，然后拟定案卷标题，以案卷标题为基本单位，将该全宗内所有案卷标题按时间顺序排列组合，于是就形成了《案卷目录》。《案卷目录》是供利用者查找利用的基本检索工具，也是档案馆工作人员整理、清点馆藏档案的主要依据。 《案卷文件目录》《案卷文件目录》，亦称《卷内文件汇集》或《全引目录》，是一种书本式目录，同时兼有查找性与报导性的检索工具。它是将全宗或全宗内某一部分案卷目录汇编而成，能以案卷和单份文件为检索单位，揭示和介绍馆（室）藏档案内容和成份的一种检索工具。《案卷文件目录》能全面地系统地揭示档案内容，能迅速地准确地提供利用者所需要的档案材料，同时，它还有利于各立档单位与档案馆的移交与接收工作。因为它具有全面性、系统性，因而它也为档案馆工作人员编制其它检索工具提供依据。《全宗介绍》《全宗介绍》，是一种书本叙述式、具有报导性的检索工具。它是介绍和揭示档案馆所存的某一个全宗档案内容和成份及其利用价值的一种材料。它可使利用者了解某一立档单位的历史，全宗内档案材料的主要内容和成份，为科学研究和工作查考提供所需档案的线索。同时，能够帮助档案馆工作人员熟悉档案，更好地开展档案馆的各项业务工作，提高科学管理水平。
以馆内各全宗为对象的检索工具有
《专题目录》、《人名目录》、《专题介绍》等。《专题目录》《专题目录》亦称“专题索引”。它是一种以书本目录形式集中系统地揭示档案馆有关某一专题的档案内容和成份的具有查找性与报导性的检索工具。是根据政治、经济、科学研究、机关日常工作的特定需要，将本馆收藏的档案，按照一定题目，把相同内容、同一属性的文件信息组合在一起，经过编制而成的目录。它具有内容全面系统、范围宽广、查找迅速、准确率高、简便灵活的特点，有利于向利用者提供专题档案材料，受到利用者的普遍重视和欢迎。 《人名目录》《人名目录》亦称“人名索引”。它是一种书本式或卡片式目录，是查找性的检索工具。它的排列方法是按人名姓氏的笔划笔顺安排的，编制简单、查找方便。我馆现编制有“综合性人名目录”、“人名目录”、“人名索引”等。《专题介绍》《专题介绍》亦称“专题指南”。它是按一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍档案馆中保存有关该题目档案的一种检索工具。我馆根据利用者的需要，结合馆藏档案、资料，还编有《中共当阳县委、县政府文件汇编》、《湖北省委、省政府发文汇集》、《中国共产党湖北省当阳县组织史资料》等参考资料。
档案馆指南编制规范
中华人民共和国行业标准
DA/T 3-1992主题内容与适用范围1.1 本规范规定了档案馆指南的编制原则,结构和编写细则.
1.2 本规范适用于各级各类档案馆.档案馆在编制指南时应从本馆实际出发,参照执行.档案馆指南的编制原则编制档案馆指南应做到内容全面,系统,准确,实用,文字简洁.档案馆指南的结构提示部分4.1 封面内容
4.1.1 指南名称:由档案馆名称加"指南"构成.
4.1.2 编著者:一般用编著馆馆名.
4.1.3 出版者:承担指南出版的出版社名称.
4.1.4 厚度超过6mm的指南,应在书脊上重复标示封面所署指南名称,出版者.
4.2 扉页内容
4.2.1 指南名称,编著者,出版者同封面.
4.2.2 指南版本:指修订本,增订本,续编,简本等.
4.2.3 指南出版年代
4.3 前言
前言的内容包括编著指南的目的和作用,指南框架结构,使用方法,编著指南的简要过程,参加编著工作的人员及其他与要说明的问题.
前言另页排印,结尾落编著馆名和完稿日期.
4.4 目次
目次由指南各章节的题目及其所在的页号组成.
目次另页排印,单记页号.正文部分5.1 档案馆概况
5.1.1 档案馆历史沿革:馆址,成立时间,档案馆类型,隶属关系,档案馆代码,历任正,副馆长,内部机构设置,工作发展概貌.
5.1.2 馆藏档案综述
5.1.2.1 档案的来源,进馆方式.
5.1.2.2 档案总数量:全宗(非全宗形式档案的类别等)总数,案卷(包括作为案卷看待的册,袋,盒)总数,档案上架排列总长度(m).
如有特殊的档案统计单位或其他专用术语,应在附录中予以解释.
5.1.2.3 档案起止年代:馆藏档案形成的最早和最晚年代.一般用公元纪年表示,必要时可使用朝代纪年表示.亦可以其一为主,另一为辅,为辅者书于后并加圆括号.
5.1.2.4 档案的种类,各类档案的整理简况.
5.1.3 馆藏资料综述
5.1.3.1 资料的来源,进馆的方式.
5.1.3.2 资料的总数量:册(件)数,上架排列总长度(m).
5.1.3.3 资料的种类及分类方法.
5.1.4 汇编出版档案资料情况
5.1.5 利用工作综述
5.1.5.1 接待利用者的日期和时间
5.1.5.2 开放的档案,资料的范围及其查,借阅手续.
5.1.5.3 档案资料检索工具编制情况综述.
5.1.5.4 提供利用的方式:提供原件,复印件,缩微件,档案资料汇编等.
5.1.5.5 索取档案资料内容的方法:摘抄,复印,外借,购买,函调,咨询等.
5.1.5.6 为利用者提供的实际服务设施.
5.2 馆藏档案介绍
馆藏档案依其实际整理,保管的体系为单位,对档案数量,内容及其特点等分别进行介绍.
按立档单位整理保管的档案,以全宗为单位介绍;按类别,项目等整理,保管的档案,以相应的类项为单位介绍.
5.2.1 全宗介绍
全宗介绍是档案馆指南的核心部分,馆藏重要全宗一般要逐个介绍;非重要全宗可将职能,任务,性质相近的组合在一起综合介绍;一些案卷数量少,利用率不高的小全宗,可只列如附录中的全宗名册,不作具体介绍.
5.2.1.1 全宗介绍的内容
a.全宗名称的全称,简称,全宗号
b.全宗构成者(立档单位)沿革:名称,成立时间(如是已撤消单位,应注撤消时间),性质,主要职能,隶属关系,内部机构设置及其演变情况.
个人全宗构成者主要介绍个人姓名,别名,生卒年月,简历,籍贯,职务,职称,主要业绩及荣誉称号等;
c.全宗来源:一般可参见5.1.2.1不再说明.特殊情况(如私人捐赠等)应予说明;
d.全宗内案卷数量,上架排列总长度(m),起止年代;
e.使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况;
f.全宗内案卷分类排列非纸质载体的档案的情况;
g.档案内容介绍:一般按全宗内档案的实际分类体系,结合问题进行介绍.
反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案,具有全国和国际影响的知名人物,历史事件及具有地方特色和具有重要科学研究价值的档案,馆藏年代久远和特殊载体的档案要详细介绍,需要保密的档案不作介绍.
5.2.1.2 全宗介绍的排列
全宗介绍可以按馆藏档案全宗号编排顺序排列,也可结合全宗重要程度,全宗构成之间的隶属关系(组织机构序列)或地区特征等进行排列.
5.2.2 非全宗形式档案介绍
a.非全宗形式档案的名称全称,档号;
b.档案集中的简要进程,主要档案形成者(或主持单位)的名称,职能;
c.案卷(册,袋,盒)数及其上架排列总长度(m),起止年代;
d.使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况;
e.类别,项目内档案分类,排列和编制检索工具情况;
f.档案内容介绍:一般按类别,项目内档案分类,排列体系,组合重要程度并参照
5.2.1.1g的规定进行.
5.2.2.1 非全宗形式档案介绍的排列
非全宗形式档案一般可按历史时序,重要程度或参照《中国档案分类法》的有关类目进行排列.
5.3 馆藏资料介绍
对馆藏档案有重要补充作用的资料应逐类介绍,一般性资料不作具体介绍.
5.3.1 资料介绍的内容
a.资料类目的名称,代号;
b.资料的数量,起止年代;
c.重要资料需注明编撰者;
d.资料内容介绍:按资料的实际分类体系结合资料涉及的问题参照5.2.1.1g的规定进行.
5.3.2 资料介绍排列按资料的实际分类体系进行.补充部分6.1 索引
"馆藏档案介绍","馆藏资料介绍"中重复出现的,分散在指南各章节的人名,地名,机构名,历史事件及专题,必要时按以下方法编制索引.
6.1.1 人名索引:由人名及其在指南中的页号组成,按姓氏笔画或汉语拼音顺序排列.
6.1.2 机构索引:由机构名称及其在指南中的页号组成,按机构名称首字的笔画或汉语拼音顺序排列.
6.1.3 事件索引:由事件名称及其在指南中的页号组成,按事件名称首字的笔画或汉语拼音顺序排列.
6.2 附录
附在指南正文之外与正文内容有关的文字,表册等材料.
6.2.1 全宗名册:馆藏全部全宗(全宗名称需保密者除外),应按实际编号顺序逐一列出全宗代号,全宗名称,起止年代,案卷数量及其在指南中的页号等内容.
6.2.2 档案资料出版情况一览表:本馆公布出版物名称,出版单位名称,出版日期,册(卷)数,字数等内容.
6.2.3 馆藏档案形成单位系统表:根据档案形成单位之间或其内部机构的隶属关系,采用直线连接法示意.
6.2.4 开放利用档案规章制度:一般应将本馆有关规章制度原文照录.
6.2.5 直观图表
6.2.6 纪年对照表
6.3 插图
刊印于指南中的用以表现馆藏珍贵档案,资料,馆舍建筑以及需要用形象介绍工作情况的照片与图形,应配有图号和文字说明. 
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