标题：oa系统办公
作用
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。 
办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。
分类
目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类： 
1.起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。 
2.已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。 
3.已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 
4.已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
前景
办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。 
办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
适应范围
那么，什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是： 
[1]信息化尚未入门的企业 
由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。 
[2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业 
信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。 
[3]缺少信息化资金准备的企业 
信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。 
[4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业 
办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。
OA系统实施方法论
结合十几年的咨询和实施经验，提出了“团队、工具、方法论，一个都不能少的”的实施理念，提炼了基于企业整体信息化规划，结合客户个性化需求的个性化成功地图，在该地图中，为帮助企业IT战略通往成功之路，实施阶段需要在团队建设、工具完善和管理方法论上下足功夫。
团队建设是项目成功实施的基础项目经理的人选要求是具备一定软件技术的、更强调非技术方面的顾问咨询、项目管理的综合素质很强的人才。有效控制项目质量、项目进度、带领团队成功完成项目实施，是项目经理的职责，而不是合同签订下来，派个会用产品的低端技术员去装好产品就了事了。 以项目经理为中心，搭建领导小组、项目办公室、应用小组、技术小组、咨询小组，形成团队，这将是项目推进和成功的基础。
项目团队从软件应用的角度，帮助客户的实现管理落地。项目经理总在想方设法使客户的OA系统发挥效益，而不是只要验收付款就万事大吉。同一个软件交给不同的企业去用，他们的应用效果绝不一样。项目经理的一个重要任务就是结合客户的实际业务情况，指导客户将已有功能用的炉火纯青，使普通用户能得到满足需求的、美观的、易用的、有创意的、灵活的、变通的功能应用，从而帮助客户实现系统应用效果最大化。 
完善工具是提高项目实施效率的保障协同OA系统的实施是一个复杂的系统工程，因为一方面OA系统的实施是全员的，涉及面很广，一方面OA系统的实施涉及到众多业务系统的集成，是跨系统的，另一方面OA系统的实施周期较长，不是三五天可以解决问题，因此，若要全面提高项目的实施效率，必须借助于先进的工具。
在协同OA系统的实施过程中，首先会采用项目管理软件，对OA系统的整个项目进行阶段划分、人员分工、任务分解、文档共享、过程协作和资源调度，并且通过OA系统双系统运作的方式，为客户提供更快的融入和学习支撑，在实施过程中，还提供了专家支持系统对项目中的问题处理进行专家诊断和问题排除，同时，实施过程中，提供了各种专业的电子工具，帮助对过程进行质量控制，这些都将大大提高实施的效率。
标准化的实施管理有助于保障实施的质量所谓标准化实施管理方案，是通过项目管理理论的支撑，对项目过程进行标准化的质量控制，一般情况下，都会严格都参照成熟的项目管理体系，对项目进程进行全过程管控，将项目划分成7个关键阶段，每个阶段拆分成5-8条核心任务，每项目任务责任到人、设定完成和交付标准，并且通过过程文档的交付和检查，对项目进行多维度质量管控，从而保证最终的上线会是可靠的、可用的、可交付的，从而大大提高了用户的满意度。[1]
选择误区
近些年来，企业信息化建设迅速发展，OA软件迅速普及，媒体和厂商都在大力宣传，各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了OA项目，相关产品也应接不暇，但在选与被选之间总有诸多"不对称"，以致背道而驰，难于"双赢"。那么企业如何正确认识OA？在OA选型中存在哪些误区？
误区一、认为OA就是行政办公，就是收发文。
针对政府机关来说，这有一定的价值，但是对企业来说价值不是很大。 
在OA刚刚出现的时候，政府和事业单位的确是OA的主要用户，OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用，也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA的逐步发展，企业成为OA应用的广泛对象，OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA发生了质的变化。所以泛微认为OA作为办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统才有生命力。
对于管理层来说，办公审批(不仅指公文，更多的管理流程和业务流程的审批)以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说，他们除日常行政办公支持外，更需要他们的日常的业务流程的审批(如采购流程，合同审批，出差，借款，资金的审批)，这些资源与信息的协同运作，才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。
误区二：认为OA只是文件的审批和管理。
目前市面上的很多的OA是采用非关系性型数据库，主要是基于lotus平台，该平台是封闭式的平台，是文档型数据库，在技术上存在很多先天性缺陷，一般应用于早期政府的收发文，目前政府信息化招投标也基本上是向j2ee平台架构过渡。在国外lotus主要是应用于邮件服务器。泛微认为OA不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联，才能最大化发生作用。比如：在OA的应用企业中，很少企业抛弃报销，借款，付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。
而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分，作为审批层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走，凭证只需要财务审核就可以，管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批，不用在凭证上审批，这样可以支持领导远程报销审批，当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批，这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题，很多企业是通过首先应用财务报销流程推动公司整个流程的应用。深圳的OA系统建设公司多如牛毛，据不完全统计，在深圳区域做OA系统的公司多达两千多家，而专业从事OA系统建设的公司又多达几十家，如果说比较专业化的OA系统建设公司，在深圳区域赢客创想网络技术股份有限公司是目前为止OA系统建设领域比较专业化的OA系统制作公司，赢客创想制作的OA系统在深圳众多领域都获得过良好的市场效应。
误区三：认为OA是ERP的一部分，认为OA很简单，是从属于其他系统。
OA的管理思想与ERP完全不一样，ERP主要注重在物料，物流，资金的管理，是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样，OA注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制)，以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应用功能模块，同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多，涉及到各个部门的应用，所以OA需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限的信息都看不到。
作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持，以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA现在的发展趋势是成为协同管理平台，作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。
误区四、认为OA的终极目标就是手工转为电子化。
泛微认为协同OA作为一个管理软件，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值，否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步，对管理层来说，企业实施OA是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以OA对企业管理核心有几方面：
第一：提升企业办公效率同时，重在执行力的提升
手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展，更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。很多管理制度的确立，到底员工是否关心，执行没有，执行花费多长时间并没有得到有效反馈，也就没有办法改进和提升，所以造成管理层的政令很难有效执行。
第二：OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务
OA的整个管理思想是以人为核心，以管控企业运营过程为目的，通过管人来实现整个企业规范运营。所以它区别于以物料为核心的ERP，以资金为核心的财务，以物流为核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向，精细化管理为主，对过程的管控比较缺乏。而OA，更进一步说协同OA，面对的是组织行为，强调的是企业资源的整体运作。所以OA与这些业务软件是相得益彰的。那么OA的终极目标是什么呢？最终把OA作为一个不同部门，不同岗位员工日常业务办公的平台，员工每天办公的数据按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表从而给公司的管理提供决策支持。如果员工办公的数据不能沉淀为管理层需要的报表，我们认为OA以人为核心的软件是无法做到进行有效对管理过程进行控制的。
第三：规范公司的管理，避免人为的因素：
手工审批受人为因素影响较大，所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行，中国很多企业初具规模就提出法制。所以软件是法制最好的执行手段。对于刚刚进行信息化的企业，前期需要一个过渡期进行缓冲，但是最终公司的管理是需要规范的，当然规范需要允许进行适当的调整。所以企业的流程是需要沉淀以后最终会被固化下来。所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律。
当然对于不断规范的企业前期OA系统是需要支持一些人为因素，经过不断规范，最终找到适合企业的管理规律。所以强调OA流程既需要很强的自主判断能力，又要非常灵活以适应企业业务流程和组织架构的变更。因为企业员工每天的工作都很忙，不能指望通过员工记住很多的管理制度来进行人为判断，比较现实的是员工提交流程，系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相关领导审批，以此来规范整体的管理过程。
第四：部门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享
在手工时代，部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递，所以导致很多重复性的工作。同时企业很多事务是需要跨部门运作，员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA是很高的工具，借助这一平台，将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。
第五：知识的沉淀和痕迹的保留
对任何企业来说，都会有员工流失，都会有新的员工进来。流失的员工对于企业来说，等同于资源的流失，特别是对于关键业务岗位的员工。企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源，以方便后续员工快速交接和跟进，避免企业造成损失。同时对于新员工培养成一个适岗的员工，企业需要花费很大的代价，如果通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工，这会大大缩短新员工的培训时间，并节省公司的培训费用。
第六：加强对员工日常行为的考核：
很多企业对员工的考核都停留在印象打分上，这样不利于留住优秀的人才。通过OA系统，可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性，使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。
所以OA不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。
误区五：认为OA实施很简单，是信息部门的事情。
OA作为管理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人去用，企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度，以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力，两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动，最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时，建议选择专业定位于OA的有过众多成功案例的知名厂商。
误区六：认为OA马上就可以见到效果，认为OA可以一蹴而就。
OA是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，关键是企业需要把目前最迫切，最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后在扩展新的需求。目前很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足现在的需求就可以，其实OA的深度和广度可以很深很广，很多企业因为对OA的规划不了解，所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好，然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上，分步实施需要的功能。
企业信息化是企业发展的必经之路，推广和实施OA，根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求，转变以往的思维方式和观点，从OA真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发，从企业战略出发，选择企业所需要的OA系统。
OA选型四大关注点
结合十几年来服务成千上万的客户的经验，九思软件的CEO王海波提出了在OA选型时需要关注的四点：[2]
一、关注OA的本质　
选型小组的负责人要深刻认识到OA软件是全员信息化，其本质是全员工作模式和企业管理模式的一次变革，在现在的选型过程中，可能涉及到较多的部门，在未来的应用推广过程中，一定是一把手工程，因此要基于全员去安排需求调研、产品选型、应用推广和集成整合等工作安排和工作节奏。  九思OA的入口界面可以体验一下[2]
二、关注核心价值　
OA软件的应用范畴涉及到所有知识性员工，是全员信息化的第一台阶。既然是全员应用，提高全员的工作效率而不是某个部门、某个领导、某个人的效率，成为OA软件的核心价值定位，如果以通用性和经常性两个纬度对OA软件的功能进行筛选的话，OA软件的核心应用是：流程审批、协同工作、公文管理（国企和政府机关）、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具（计算机、万年历等）。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有功能模块评估的话，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值，而其余的模块带来20%的价值 　
因此抓大放小，重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准，成为产品选型的不二选择。 　
三、关注厂商态度　
软件是涉及到全员使用的管理软件，因此采购OA软件与采购财务软件、硬件设备不同，不是简单的、一次性的买卖交易，而是持续一年甚至多年的管理变革、咨询和人工服务，在这个过程中，需要持续不断的与厂商互动，来解决实施、应用、推广过程中遇到的各种需求变更、BUG处理、功能调整、软件集成等等问题。 　
在持续出现的、纷繁复杂的问题面前，客户如果面对的只是一个普通销售人员或者普通实施人员，是无法调动整个组织进行资源协调和支持的，因此选择产品的同时，也要重点考察OA厂商的态度，判断他们是否重视你，选择一个爱你的人，远比选择一个你爱的人重要。 　
而管理软件领域内，众所周知的潜规则是：领导只参与和出席公司认为重要的项目选型，领导的级别越好，说明对你越重视，也意味着过程中遇到问题后，资源协调到位的可能性越大。 　
四、关注成本控制　
很多客户的CIO或者信息化负责人，在评估OA软件的成本是，只是简单的考虑到公司在OA软件项目上的预算和供应商的报价，而忽视了OA软件部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等，因此往往陷入“捡了芝麻、丢了西瓜”的尴尬境地。 　
当然管理软件的选型与硬件设备的选型不同，硬件设备的选型成本占有最重要要素，而管理软件的选型，软件应用后的价值占有最重要要素。 　
关于OA软件选型过程中的采购成本，行业内的潜规则是：去掉最便宜的，去掉最贵的，选择综合成本受控的厂商。