标题：图文档管理系统
简介
图文档管理系统[1]（document management system，简称DMS），又称数字资产管理系统（digital asset management system，简称DAM），主要是用来管理我们常用的一些文档、图纸、视频和音频等信息内容。
对于企业而言，图文档资料是重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软doc格式，jpg格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本txt格式等；从内容上，可能是商务合同、图纸资料、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。
随着信息化进程的推进，文档与图纸管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；纸质文档难以管理；知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。
市面上最著名的图文档管理系统是致得E6协同文档管理系统
图文档管理系统历史
在20世纪80年代开始，许多厂商开始开发的文档管理系统，以管理纸质文件为主要功能。这些系统管理记录纸张文件，其中包括印刷、出版的文件、照片和版画等。
后来开发商研发第二类文档管理系统，即电子文件管理，这些文件存储在用户的本地计算机中。最早的电子文档管理系统的管理，由于技术限制，对文件类型和文件数量都做了限制。主要功能集中捕获、存储、索引和检索的文件格式。
发展到现在，基于B/S架构的文档管理系统出现，通过上传到服务器中进行集中存储，管理起来更加方便，查找更快，而且只要有互联网的地方，就可以通过浏览器直接访问系统。也增加了更多功能，包括文档的权限管理、全文搜索、存储加密、审批流程、文档审计、版本管理、规则应用、在线编辑和统计报表等。
图文档管理系统可实现功能
集中存储：为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台，实现图纸文档的统一存储与共享。
显示模式：支持目录以列表模式或缩略图模式显示，图片格式文件可以以缩略图形式预览。
全文搜索：E6全文搜索及高级搜索引擎帮您快速从海量资料中精准查找所需图纸文件。
版本管理：E6强大的版本管理功能，文档关联多版本，避免错误图纸版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。
自动编号：系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。配合规则进行条件匹配可实现灵活的编号效果，上传至系统中的大量图纸可以自动生成编号，减少了手动编号的时间，提高工作效率。
文档审计：文档审计信息描述了图纸文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有图纸文件的操作情况。
摘要及缩略图：系统会自动为上传的Office文档、txt、pdf等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音频、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开大型的图纸文档即可快速预览图纸内容。
修订版管理：系统的“修订版管理”功能，对图纸文件的每次修改保存后，系统会自动生成一个新的版本，一个文件可以存在多个版本，并且保证用户每次打开的为最新版图纸。同时支持历史版本的查看与回退，从而保证流通中图纸版本的一致性，大大改善了图纸版本多样错综复杂的局面。
文档链接：支持将图纸文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找； 支持将图纸文档发送至目录，方便其他部门查阅，支持将文档发送至指定用户从而协同完成工作； E6与电子邮件集成，支持直接将大型图纸发送至Email，无需登录邮箱及手动上传附件，操作简便、节约了很多时间，非常方便易用。　
关联文档：文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号，支持文档的批量关联。E6支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看，可通过一个图纸文件快速找到服务于同一项目的其他图纸文件，十分方便快捷。　
文档属性：可以对图纸文件增加属性与属性值，方便图纸文档的分类管理，并且便于在海量资料中搜索。用户可根据对属性设置直接标志图纸内容与性质，节约了大量逐一查看的时间。
规则应用：系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。规则的设定可以使大量的图纸文件智能化编录至目录，并且还能自动发起审批进入流程，实现图纸文件的审批自动化。
权限管理：提供权限控制机制，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作，保障机密图纸只有相关人员可以查看，不会造成外泄，实现图纸文件安全共享。
存储加密：文件采用加密存储，防止机密图纸文件非法扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。　
安全备份：支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式，当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，充分保证内部核心图纸资料的完整和安全。
文档审批：自定义文件审核流程以适应企业内部对图纸文件管理的需求，流程人员中可在审批过程进行加签、收回、修订等操作，流程每次处理，节点相关人员都会收到即时消息、邮件、短信提示，真正实现图纸文件的自动化流转，节约了大量的图纸文件传输费用，加快图纸审核，真正提高办公效率。
多媒体查看器：E6除了管理文档外，还支持多媒体数字资产的存储及管理。您可以直接在系统中预览图片、播放视频、音频。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等。　
CAD图纸管理：E6为了满足工程建筑、房地产等行业的需求，系统支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览及管理，减少等待预览及审核图纸的时间。
纸质文档电子化管理：E6除了可以管理电子文档、多媒体文件、CAD图纸外，还支持纸质文档电子化管理。通过扫描仪将纸质文档转化为jpg或者PDF存储至系统。　
电子邮件集成：E6与电子邮件集成，可直接在系统内部发送文档至指定电子邮箱，大型的图纸文件不用再以添加附件的方式，就可以直接发送邮件至指定邮箱，节约了大量管理成本。
扫描仪集成：与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资料转化为电子的图片或PDF文件存储。减少通过文件柜或抽屉查找图纸文档所花费的时间，降低图纸文档可能被损坏、丢失的风险或正在被另一用户使用而重复复印造成大量纸质成本的浪费。　
同步助手：当企业内部有大量图纸需要统一集中管理时，可以通过同步助手，无需登录系统进行繁琐的手动操作，自行设定同步时间间隔，随时拉取系统内部文件资源至本地计算机。大大节约了逐一上传的时间。　
高级文档操作：所有可以在本机打开的图纸文档如：CAD文件，致得E6均支持在线阅读及在线编辑，系统会与本地的软件进行关联，可以在系统中直接编辑图纸，方便了图纸文件的操作与管理。
图文档系统可应用领域
1、教育行业：对于教育行业现状，致得E6系统针对于现有问题，可以推动教育行业的信息化建设水平，有效解决远程教育、数字图书馆开设、教育资料的安全的问题，实现各个培训机构的互联互通，建立校园交流中心，促进教师相互学习交流等，为教育行业提供了一套使用的解决方案。
2、工程建筑行业：对于工程建筑行业的特点，E6系统解决了协同办公问题，可以节约大量的纸质成本与传输成本，针对于建筑行业施工人数众多、工序繁复、分散性、移动性和一次性等特点，提供了可跨区域协同办公的捷径。
3、IT行业：各个IT企业已经开始陆续引进并开始实施了“项目经理制”的管理模式，各个事业部只负责其所属行业内的项目和工程。致得E6提供了高端的文档管理手段，解决各个部门之间的沟通协调问题，打破行业内部各个分支机构独立的“部门墙”，各项目经理可以通过权限对项目进行严格控制，并能够实现流程自动化管理。
4、货运物流行业：货运物流行业每天都会长生大量的单据，需要纸质文件的电子化管理，货单查询整理的难题一直是该行业的软肋，致得E6系统能够解决物流行业存在的现有问题，提高行业的运营效率。
5、金融行业：金融与服务行业往往每天都会有很多新的项目需要产生，每个项目都会产生许多文档，致得E6可以帮助企业高效管理海量文档，提高文档查找速度，支持公告发布，并且促进企业内部互联互通。
6、政府行业：政府行业现有的“电子政务”管理模式更是离不开图文档管理平台的建设，系统基于流程的建设可以使政务流程实现自动化，可大大提高政务流程的时效性。
7、制造行业：制造型企业由于自身业务包括研发、生产、销售、物流等多个环节，对于文档的管理有着全方位严格的管理要求，对生产资料进行安全统一管理。致得E6可实现流程自动化管理，合理编排生产批号，设立数据中心，保留历史操作，实现消息网络全方位覆盖。
8、制药与生命科学行业：医药行业是一个多学科先进技术和手段高度融合的高科技产业群体，大规模生产期间会有大量的生物数据分析报告，需要严格控制生产工艺，生产流程复杂，制药行业必须要严格控制产品质量。E6系统提供强大的流程管理机制，以推行GMP制度。能够建立统一数据库，快速检索所需资料，并实现信息资源共享。
9、广告媒体行业：广告与媒体是维持与促进现代社会生存与发展的一种大众性的信息传播工具和手段，E6可建立统一的文档管理平台，充分保障文档以及各种重要数字资产的安全，并且能够通过文档、门户与流程的结合，帮助企业最快速的响应客户需求，如客户投诉处理、项目任务管理等，以最大程度提高客户满意度。