标题：协同OA办公系统
协同OA办公系统定义
OA办公系统（又名OA系统、协同软件、协同办公系统），  协同OA办公系统展示[1]自上世纪80年代开始引入中国，在IBM、九思软件、点击科技等众多厂商的持续普及。
协同OA办公系统开辟协同办公新天地
在技术推动下，在概念上历经了办公自动化时代、协同软件时代、协同办公时代，在技术上经历了php时代、domino时代、.NET时代和java时代，在应用范围上经历了电子邮件时代、公文管理时代、知识文档时代、工作流时代，  OA软件开辟协同办公系统新时代[2]概念、技术、功能不断升级换代。时至今日，OA办公系统已经进入到新一代的协同OA办公系统时代。而在新一代协同OA办公系统软件中的知识管理能力已经成为企业的核心竞争能力之一。
协同OA办公系统实施方法论
近几年信息化领域迎来了OA办公系统的发展高潮，成百上千的软件厂商投身其中，期待淘到一桶金，然而在鱼龙混杂、泥沙俱下的淘金潮中，很多客户的OA系统建设陷入进退两难的尴尬境地，如同鸡肋，这让更多的客户裹足不前，结合十几年的咨询和实施经验，提出了“团队、工具、方法论，一个都不能少的”的实施理念，提炼了基于企业整体信息化规划，结合客户个性化需求的个性化成功地图，在该地图中，为帮助企业IT战略通往成功之路，实施阶段需要在团队建设、工具完善和管理方法论上下足功夫。团队建设是项目成功实施的基础项目经理的人选要求是具备一定软件技术的、更强调非技术方面的顾问咨询、项目管理的综合素质很强的人才。有效控制项目质量、项目进度、带领团队成功完成项目实施，是项目经理的职责，而不是合同签订下来，派个会用产品的低端技术员去装好产品就了事了。 以项目经理为中心，搭建领导小组、项目办公室、应用小组、技术小组、咨询小组，形成团队，这将是项目推进和成功的基础。
项目团队从软件应用的角度，帮助客户的实现管理落地。项目经理总在想方设法使客户的OA系统发挥效益，而不是只要验收付款就万事大吉。同一个软件交给不同的企业去用，他们的应用效果绝不一样。项目经理的一个重要任务就是结合客户的实际业务情况，指导客户将已有功能用的炉火纯青，使普通用户能得到满足需求的、美观的、易用的、有创意的、灵活的、变通的功能应用，从而帮助客户实现系统应用效果最大化。 完善工具是提高项目实施效率的保障协同OA系统的实施是一个复杂的系统工程，因为一方面OA系统的实施是全员的，涉及面很广，一方面OA系统的实施涉及到众多业务系统的集成，是跨系统的，另一方面OA系统的实施周期较长，不是三五天可以解决问题，因此，若要全面提高项目的实施效率，必须借助于先进的工具。
在协同OA系统的实施过程中，首先会采用项目管理软件，对OA系统的整个项目进行阶段划分、人员分工、任务分解、文档共享、过程协作和资源调度，并且通过OA系统双系统运作的方式，为客户提供更快的融入和学习支撑，在实施过程中，还提供了专家支持系统对项目中的问题处理进行专家诊断和问题排除，同时，实施过程中，提供了各种专业的电子工具，帮助对过程进行质量控制，这些都将大大提高实施的效率。标准化的实施管理有助于保障实施的质量所谓标准化实施管理方案，是通过项目管理理论的支撑，对项目过程进行标准化的质量控制，一般情况下，都会严格都参照成熟的项目管理体系，对项目进程进行全过程管控，将项目划分成7个关键阶段，每个阶段拆分成5-8条核心任务，每项目任务责任到人、设定完成和交付标准，并且通过过程文档的交付和检查，对项目进行多维度质量管控，从而保证最终的上线会是可靠的、可用的、可交付的，从而大大提高了用户的满意度。[3]​
协同OA办公系统的三大高端厂商
九思软件
开发技术：JAVA 
主要优势：集团化版本成熟，工作流、公文管理、项目管理、文档强大，易用性强，开发性好，整合性好、成本低、开发敏捷、实施和使用较为简单易用。 
主要劣势：渠道数量不足、产品线单一、品牌认知度差。 
泛微软件
开发技术：JAVA 
主要优势：理念、市场强大，产品功能齐全，品牌度高，有协同商务的色彩。 
主要劣势：不易用，价格过高，产品跟理念不相称，实施成功率低。不同版本间不兼容。 
致远
开发技术：JAVA 
主要优势：产品较成熟，使用比较方便，渠道分布广，便于和用友的软件整合。 
主要劣势：A8产品研发周期短、工作流和表单还不够完善，性价比弹性太大，开发成本较高。不同版本间不兼容。
选型协同OA办公系统四大关注点
结合十几年来服务成千上万的客户的经验，九思软件的CEO王海波提出了在OA选型时需要关注的四点： 
一、关注OA的本质
选型小组的负责人要深刻认识到OA软件是全员信息化，其本质是全员工作模式和企业管理模式的一次变革，在现在的选型过程中，可能涉及到较多的部门，在未来的应用推广过程中，一定是一把手工程，因此要基于全员去安排需求调研、产品选型、应用推广和集成整合等工作安排和工作节奏。  OA办公系统选型[4]二、关注核心价值
OA软件的应用范畴涉及到所有知识性员工，是全员信息化的第一台阶。既然是全员应用，提高全员的工作效率而不是某个部门、某个领导、某个人的效率，成为OA软件的核心价值定位，如果以通用性和经常性两个纬度对OA软件的功能进行筛选的话，OA软件的核心应用是：流程审批、协同工作、公文管理（国企和政府机关）、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具（计算机、万年历等）。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有功能模块评估的话，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值，而其余的模块带来20%的价值 
因此抓大放小，重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准，成为产品选型的不二选择。 
三、关注厂商态度
OA软件是涉及到全员使用的管理软件，因此采购OA软件与采购财务软件、硬件设备不同，不是简单的、一次性的买卖交易，而是持续一年甚至多年的管理变革、咨询和人工服务，在这个过程中，需要持续不断的与厂商互动，来解决实施、应用、推广过程中遇到的各种需求变更、BUG处理、功能调整、软件集成等等问题。 
在持续出现的、纷繁复杂的问题面前，客户如果面对的只是一个普通销售人员或者普通实施人员，是无法调动整个组织进行资源协调和支持的，因此选择产品的同时，也要重点考察OA厂商的态度，判断他们是否重视你，选择一个爱你的人，远比选择一个你爱的人重要。 
而管理软件领域内，众所周知的潜规则是：领导只参与和出席公司认为重要的项目选型，领导的级别越好，说明对你越重视，也意味着过程中遇到问题后，资源协调到位的可能性越大。 
四、关注成本控制
很多客户的CIO或者信息化负责人，在评估OA软件的成本是，只是简单的考虑到公司在OA软件项目上的预算和供应商的报价，而忽视了OA软件部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等，因此往往陷入“捡了芝麻、丢了西瓜”的尴尬境地。
五，政府信息化需求开启OA办公系统平台化时代
伴随着信息化在国内的发展，近些年来企事业单位和政府机关陆续部署了大量的IT系统，如OA办公系统、ERP、CRM等等，这些信息化系统在早期让用户享受了信息化的成果，但随着用户对信息化建设的要求越来越高，也面临着升级换代的压力，以OA办公系统为例。
OA办公系统经过多年的发展，其内涵在不断延伸，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得OA办公系统承担着更多的任务，用户也更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。
产品化和项目化OA办公系统的不足
当用户的发展使得产品需要不断进行更新和升级，特别是随着企业管理规模的扩大导致原有的系统难以满足新的需求，这时就需要对原OA办公系统进行功能扩展和升级的二次开发，这种开发对于不同的产品而言操作技术不同，需要的开发周期、资金、风险都存在较大的差异。对于OA办公系统在早期最普遍存在的两种形态，产品化和项目化，都很难满足用户这一普遍的需求。
对产品化的OA办公系统来说，功能的适用性、性能的稳定性、持续升级、成熟度较高、高性价比、低风险是其不可忽略的优点，但不能一次满足所有细节需求、产品化的升级节奏可能与用户需求的成长的速度难以匹配是个硬伤。而项目化OA办公系统具有一次性满足细节需求、根据需求量身定制是最为称道的地方，但高成本、长周期的、高风险的、无法升级、持续性服务几无可能而引起用户不满。这些都让市场不停地呼唤一种更为合理的形态存在的OA办公系统。由此，平台化OA办公系统应运而生。
平台化OA办公系统的绝对优势
新型的平台型OA办公系统则由于开发方式灵活，借助支撑平台技术可以在不影响原系统的情况下，独立开发新功能模块再加入到原系统平台之中，使得开发周期大大缩短、费用低、风险小，可以说这种升级操作最大程度上做到了为企业考虑，提供长远保证，并具备基本能满足全部需求，性价比高、成熟度高的优点。
对此，行业资深专家也表明，OA办公系统之所以要向平台化的方向发展，就是因为OA的作用正从行政管理转移到行政、业务兼管，从沟通转移到协作，从单一应用转移到系统整合。在OA行业，一直是需求推动技术的发展，OA这种转变正是近年来乃至未来企业发展的重要需求所致。OA办公系统要想满足用户不断变化的信息化需求，必须具有平台化的特征，这个平台必须具有充分的开放性和灵活性，允许用户方便的自定义各种业务流程和表单，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表。也就是说，真正的平台化OA办公系统，必须具备继往开来的能力，也就是即兼容解决历史信息化问题，又能动态适应未来发展的需要，成为用户解决信息化和谐发展问题的法宝。
如今，OA办公系统从开始出现到发展至现在，其内涵已经发生了根本的转变，从最初的文档管理发展成为企业的信息化中心平台，可以说是完成了从一个士兵到将军的转变。当然，这个转变从理念上说已经完成，但从应用上来说还刚刚开始，因为OA办公系统平台化的时代才刚刚开始。