标题：邮件列表营销
六项基本原则
在关于邮件列表的一些文章中，我们时常会看到“内容为王”，或者“为用户提供价值”之类的空泛的描述，没有人会反对这样的观点，但问题是，怎么才能为用户提供价值，从而让邮件内容为王呢？这在实际操作中仍然是让人觉得困惑的地方。由于Email营销的具体形式有多种，如电子刊物Email营销、会员通讯、第三方Email广告等，即使同样的Email营销形式，在不同的阶段，或者根据不同的环境变化，邮件的内容模式也并非固定不变的，所以很难简单地概括所有Email营销内容的一般规律，不过，我们仍然可以从复杂的现象中发现一些具有一般意义的问题，并将其归纳为邮件列表内容策略的一般原则，供读者在开展内部列表Email营销实践中参考。目标一致性邮件列表内容的目标一致性是指邮件列表的目标应与企业总体营销战略相一致，营销目的和营销目标是邮件列表邮件内容的第一决定因素。因此，以用户服务为主的会员通讯邮件列表内容中插入大量的广告内容会偏离预定的顾客服务目标，同时也会降低用户的信任。内容系统性如果对我们订阅的电子刊物和会员通讯内容进行仔细分析，不难发现，有的邮件广告内容过多，有些网站的邮件内容匮乏，有些则过于随意，没有一个特定的主题，或者方向性很不明确，让读者感觉和自己的期望有很大差距，如果将一段时期的邮件内容放在一起，则很难看出这些邮件之间有什么系统性，这样，用户对邮件列表很难产生整体印象，这样的邮件列表内容策略将很难培养起用户的忠诚性，因而会削弱Email营销对于品牌形象提升的功能，并且影响Email营销的整体效果。内容来源稳定性我们可能会遇到订阅了邮件列表却很久收不到邮件的情形，有些可能在读者早已忘记的时候，忽然接收到一封邮件，如果不是用户邮箱被屏蔽而无法接收邮件，则很可能是因为邮件列表内容不稳定所造成。在邮件列表经营过程中，由于内容来源不稳定使得邮件发行时断时续，有时中断几个星期到几个月，甚至因此而半途而废的情况并不少见，即使不少知名企业也会出现这种状况。内部列表营销是一项长期任务，必须有稳定的内容来源，才能确保按照一定的周期发送邮件，邮件内容可以是自行撰写、编辑、或者转载，无论哪种来源，都需要保持相对稳定性。不过应注意的是，邮件列表是一个营销工具，并不仅仅是一些文章/新闻的简单汇集，应将营销信息合理地安排在邮件内容中。内容精简性尽管增加邮件内容不需要增加信息传输的直接成本，但应从用户的角度考虑，邮件列表的内容不应过分庞大，过大的邮件不会受到欢迎：首先，是由于用户邮箱空间有限，字节数太大的邮件会成为用户删除的首选对象；其次，由于网络速度的原因，接收/打开较大的邮件耗费时间也越多；第三，太多的信息量让读者很难一下子接受，反而降低了Email营销的有效性。因此，应该注意控制邮件内容数量，不要过多的栏目和 
话题，如果确实有大量的信息，可充分利用链接的功能，在内容摘要后面给出一个URL，如果用户有兴趣，可以通过点击链接到网页浏览。内容灵活性前面已经介绍，建立邮件列表的目的，主要体现在顾客关系和顾客服务、产品促销、市场调研等方面，但具体到某一个企业、某一个网站，可能所希望的侧重点有所不同，在不同的经营阶段，邮件列表的作用也会有差别，邮件列表的内容也会随着时间的推移而发生变化，因此邮件列表的内容策略也不算是一成不变的，在保证整体系统性的情况下，应根据阶段营销目标而进行相应的调整，这也是邮件列表内容目标一致性的要求。邮件列表的内容毕竟要比印刷杂志灵活得多，栏目结构的调整也比较简单。最佳邮件格式邮件内容需要设计为一定的格式来发行，常用的邮件格式包括纯文本格式、HTML格式和Rich Media格式，或者是这些格式的组合，如纯文本/HTML混和格式。一般来说，HTML格式和Rich Media格式的电子邮件比纯文本格式具有更好的视觉效果，从广告的角度来看，效果会更好，但同时也存在一定的问题，如文件字节数大，以及用户在客户端无法正常显示邮件内容等。那种邮件格式更好，目前并没有绝对的结论，与邮件的内容和用户的阅读特点等因素有关，如果可能，最好给用户提供不同内容格式的选择。
尽管每封邮件的内容结构各不相同，但邮件列表的内容有一定的规律可循，设计完善的邮件内容一般应具有下列基本要素：
邮件主题：本期邮件最重要内容的主题，或者是通用的邮件列表名称加上发行的期号。
邮件列表名称：一个网站可能有若干个邮件列表，一个用户也可能订阅多个邮件列表，仅从邮件主题中不一定能完全反映出所有信息，需要在邮件内容中表现出列表的名称。
目录或内容提要：如果邮件信息较多，给出当期目录或者内容提要是很有必要的。
邮件内容WEB阅读方式说明（URL）：如果提供网站阅读方式，应在邮件内容中给予说明。
邮件正文：本期邮件的核心内容，一般安排在邮件的中心位置。
退出列表方法：这是正规邮件列表内容中必不可少的内容，退出列表的方式应该出现在每一封邮件内容中。纯文本个人的邮件通常用文字说明退订方式，HTML格式的邮件除了说明之外，还可以直接设计退订框，用户直接输入邮件地址进行退订。
其他信息和声明：如果有必要对邮件列表做进一步的说明，可将有关信息安排在邮件结尾处，如版权声明和页脚广告等。
  
考虑的问题
在创建和使用邮件列表应该重点考虑五个方面的问题：
（1）建立邮件列表的目的和表现形式；
（2）采用什么手段发行邮件；
（3）如何吸引用户加入；
（4）如何利用邮件列表用户资源；
（5）邮件列表相关的法律和其它问题。下面分别给以分析。
Email营销
Email营销是在用户事先许可的前提下，通过电子邮件的方式向目标用户传递价值信息的一种网络营销手段。Email营销有三个基本因素：用户许可、电子邮件传递信息、信息对用户有价值。三个因素缺少一个，都不能称之为有效的Email营销。 归纳为三个基础条件归纳为三个基础条件。
（1）Email营销的技术基础：从技术上保证用户加入、退出邮件列表，并实现对用户资料的管理，以及邮件发送和效果跟踪等功能； 
（2）用户的Email地址资源：在用户自愿加入邮件列表的前提下，获得足够多的用户Email地址资源，是Email营销发挥作用的必要条件； 
（3）Email营销的内容：营销信息是通过电子邮件向用户发送的，邮件的内容对用户有价值才能引起用户的关注，有效的内容设计是Email营销发挥作用的基本前提。 
内部邮件列表营销是Email营销的一种主要形式，建立并经营好一个邮件列表并不是一件简单的事情，涉及到多方面的问题。邮件列表营销之所以在小型网站难以普及使用。
四个方面
（1）用户预期数量少只有当用户数量达到一定程度时邮件列表的价值才能表现出来，获取用户资源是邮件列表营销中最为基础的工作内容，也是一项长期的、艰苦的工作，如果没有专业的推广方法和有吸引力的内容，邮件列表即使建立很久，加入的用户数量可能仍然很少，邮件列表的优势也难以发挥出来，一些网站的邮件列表营销甚至会因此而半途而废。（2）来源无法保证对于已经加入列表的用户来说，邮件列表是否对他产生影响是从接收邮件开始的，用户并不需要了解邮件列表采用什么技术平台，也不关心列表中有多少数量的用户，这些是营销人员自己的事情，用户最关注的是邮件内容是否有价值。如果内容和自己无关，即使加入了邮件列表，迟早也会退出，或者根本不会阅读邮件的内容。在Email营销的三大基础中，邮件内容与Email营销最终效果的关系更为直接，影响也更明显。邮件的内容策略所涉及的范围最广，灵活性最大，邮件内容设计是营销人员要经常面对的问题.（3）不需要长期服务用户之所以会加入一个邮件列表，原因在于期望获得长期的信息和服务，但对于多数企业网站来说，为用户提供的服务可能是短期的，用户到网站获得自己需要的信息或者获得某种服务之后，可能在以后很长时间内并不需要继续获得网站的服务，这样便无需继续对该网站的信息给予关注。以网站建设服务商为例，当一个企业通过网站了解到网站建设服务的信息，委托该服务商建设好自己的企业网站之后，在相当长时间内可能并不需要继续服务，因此便没有必要通过这个服务商的邮件列表获取信息。（4）资源的限制在实际工作中，技术问题的限制往往是很大的问题，像邮件列表订阅、发送、管理系统，当然不是说技术上无法实现，但由于每增加一种功能，都需要增加相应的资金投入，如果在短期内这种投入无法带来收益的话，企业通常不会为远期的功能需求投入资金。现在大量的小型企业网站都还处于简单的企业和产品信息发布层次，邮件列表的功能并不是最重要的。 
由于目前大量的网络营销服务商的规模都很小，没有足够的资源来开展邮件列表营销也就不足为怪了，而且，在具有一定的品牌知名度和规模之前，邮件列表营销方式也不是最有效、最经济的网络营销手段。在实际工作中，一些企业在建立邮件列表的问题上很容易走入两个方向的误区：一是已经开发了功能完善的邮件列表系统，却没有能力去经营和维护自己的邮件列表，不仅投入没有获得回报，也让网站的部分功能成为摆设，在一定程度上影响企业形象；另一种常见的误区是在具备经营资源的情况下，却没有建立自己的邮件列表，任凭大量的营销资源白白浪费，甚至可能被竞争者争夺了大量的潜在用户资源，到时才后悔为什么没有早日应用内部列表Email营销工具。因此，根据企业内部的经营条件来选择适合的网络营销手段才是最重要的，企业在进行邮件列表策略决策时，应充分认识到这一点，没有必要浪费有限的营销资源，但也不应低估邮件列表营销的巨大价值。
邮件列表的订阅过程
一个规范的邮件列表订阅过程要经历的步骤：
1、用户来到一个提供邮件列表免费订阅的网站
2、输入用户Email地址，单击“确认”按钮（有些邮件列表还需要输入用户名称等其他信息）
3、网站邮件列表系统收到用户加入信息，并自动发送一封确认邮件到用户Email地址
4、用户收取邮件列表并按照邮件中的说明确认订阅（通常为点击一个连接，或者回复该邮件）
5、[1]网站邮件列表系统收到用户的确认信息并再次发送邮件通知
影响订阅成功率因素
1、网站信息对用户的吸引力，尤其邮件列表信息对用户有较高的价值，这样才能吸引用户订阅。
2、在线提交订阅信息系统正常运行，确保及时讲确认信息发送到用户电子邮件。
3、用户及时确认邮件列表订阅信息，这样才能完成最终加入邮件列表的手续。
获得邮件列表资源方法
获得邮件列表资源的方法[2]如下：
· 1、充分利用网站的推广功能：网站本身就是很好的宣传阵地，利用自己的网站为邮件列表进行推广，在很多情况下，仅仅靠在网站首页放置一个订阅框还远远不够，同时订阅框的位置对于用户的影响也很大，如果出现在不显眼的位置，被读者看到的可能性都很小，不要说加入列表了。因此，除了在首页设置订阅框之外，还有必要在网站主要页面都设置邮件一个列表订阅框，同时给出必要的订阅说明，这样可以增加用户对邮件列表的印象。如果可能，最好再设置一个专门的邮件列表页面，其中包含样刊或者已发送的内容链接、法律条款、服务承诺等等，让用户不仅对于邮件感兴趣，并且有信心加入；
·2、合理挖掘现有用户的资源：在向用户提供其他信息服务时，不要忘记介绍最近推出的邮件列表服务；
·3、提供部分奖励措施：比如，可以发布信息，某些在线优惠卷只通过邮件列表发送，某些研究报告或者重要资料也需要加入邮件列表才能获得；
·4、可以向朋友、同行推荐：如果对邮件列表内容有足够的信心，可以邀请朋友和同行订阅，获得业内人士的认可也是一份邮件列表发挥其价值的表现之一；
5 、·其它网站或邮件列表的推荐：正如一本新书需要有人写一个书评一样，一份新的电子杂志如果能够得到相关内容的网站或者其他电子杂志的推荐，对增加新用户会有一定的帮助；
·6、为邮件列表提供多订阅渠道：如果采用第三方提供的电子发行平台，且该平台有各种电子刊物的分类目录，不要忘记将自己的邮件列表加入到合适的分类中去，这样，除了在自己网站为用户提供订阅机会之外，用户还可以在电子发行服务商网站上发现你的邮件列表，增加了潜在用户了解的机会。
·7、请求邮件列表服务商的推荐：如果采用第三方的专业发行平台，可以取得发行商的支持，在主要页面进行重点推广，因为在一个邮件列表发行平台上，通常有数以千计的各种邮件列表，网站的访问者不仅是各个邮件列表经营者，也有大量读者，这些资源都可以充分利用。比如，可以利用发行商的邮件列表资源，和其它具有互补内容的邮件列表互为推广等等。
8、获取用户资源是Email营销中最为基础的工作内容，也是一项长期工作，但在实际工作中往往被忽视，以至于一些邮件列表建立很久，加入的用户数量仍然很少，Email营销的优势也难以发挥出来，一些网站的Email营销甚至会因此而半途而废。可见，在获取邮件列表用户资源过程中应利用各种有效的方法和技巧，这样才能真正做到专业的Email营销。
邮件列表营销的十忌
邮件列表在网络营销中的作用至关重要，如果您期望自己的邮件列表有良好的表现，那么，请您一定要对下面十个方面给予高度重视。
1. 并非完全基于用户许可
自行搜索、收集、购买Email地址，未经用户许可发送信息是邮件列表第一禁忌，正规的邮件列表是完全基于用户许可的，即在用户注册时采用双向确认方式（Double Opt-In），这已经成为Email营销领域的行业规范。有些邮件列表以“自愿退出”（opt-out）方式来获取用户Email资源（发送邮件未经用户实现许可，只是在邮件中给出退订方法，如果用户不愿意继续接收邮件，可以自己退出，否则将继续收到邮件），这种方式无论是否允许用户“自愿退出”，都带有一定的强迫性，与Email营销的许可原理有一定的距离，已经接近于垃圾邮件，因此应尽量避免。
2. 没有个人信息保护声明
当用户需要注册才能获得网站的某种服务时，用户往往会关心提交的个人信息将被如何使用。个人信息保护与用户加入邮件列表的决策具有重要影响，因为谁也不愿意自己的信息被出售或者与其他公司共享，一些网站对此没有引起足够的重视，通常只是在网站上设置一个“请输入Email地址”的订阅框，而没有给出保护个人信息的声明，这将在一定程度上影响用户加入注册的信心。
3. 过量收集用户关心的个人信息
当需要用户提供详细个人信息时，仅仅公布个人信息保护政策还不足以完全让用户放心地注册，除了电子邮件地址外，一些网站则可能还要求填写详细的通信地址、真实姓名、电话、职业等联系信息，甚至还会要求用户对个人兴趣、性别、收入、家庭状况、是否愿意收到商品推广邮件等做出选择，在一些要求比较高的情况下，甚至不得不要求用户填写身份证号码。但很明显的是，要求用户公开个人信息越多，或者是用户关注程度越高的信息，参与的用户将越少。为了获得必要的用户数量，同时又获取有价值的用户信息，需要在对信息量和信息受关注程度进行权衡，尽可能降低涉及用户个人隐私的程度，同时尽量减少不必要的信息。
4. 邮件列表发行系统功能不完善
获得一个新注册用户就等于增加了一个营销资源和潜在顾客，当用户经过思考决定加入邮件列表时，输入自己的Email地址，并点击了“确认”按钮之后，却出现了错误信息，或者等待很久也没有收到系统发来的确认信息，或者根据确认邮件中的说明无法完成确认手续，这些由于技术不完善的原因不仅造成了用户资源的浪费，也影响了用户的信心，并且直接制约了Email营销的效果。邮件列表订阅发行系统的主要问题表现为，用户无法正常注册、无法退出列表、无法直接回复邮件、用户资料管理不方便等方面。此外，即使订阅系统运转正常，也会因为订阅手续复杂等原因而让用户中途放弃，比如有复杂的确认手续，涉及到敏感的个人信息、某些邮件地址被屏蔽无法收到确认邮件等等，这些都应在实际工作中给予密切关注。
5. 对邮件列表没有合理的推广
用户Email地址资源的积累是邮件列表营销自始至终的任务，用户资源越丰富，营销效果越明显，但在实际工作中往往被忽视，以至于一些邮件列表建立很久，加入的用户数量仍然很少，邮件列表的优势也难以发挥出来，一些网站甚至会因此而半途而废。现在，很多网站都有邮件列表功能，也通常会在首页上设置订阅框，但仅仅做到这一点还远远不能引起用户的注意并主动加入邮件列表，还需要对邮件列表进行合理的推广。推广的方法很多，比如，可以充分利用网站本身的资源，在网站主要页面都设置邮件一个列表订阅框，同时给出必要的订阅说明、往期内容链接、法律条款、服务承诺等等，让用户不仅对于邮件内容感兴趣，并且有信心加入。此外也可以通过提供多种用户订阅渠道、利用合作伙伴的资源等方式挖掘更多的潜在用户。
6. 邮件内容对用户价值不高
从根本上来说，是邮件内容决定了邮件列表的营销价值，邮件列表的内容建设是一项长期和复杂的工作。邮件列表真正产生影响是从用户收到邮件开始的，如果内容和自己无关，即使加入了邮件列表，迟早也会退出，或者根本不会阅读邮件的内容，这种状况显然不是邮件列表营销所希望的结果。邮件内容对用户应该有价值，但这种这是一个很笼统的原则，如何做到内容有价值，需要从多个方面来体现。有些网站的邮件内容匮乏，有些则过于随意，没有一个特定的主题，或者方向性很不明确，让读者感觉和自己的期望有很大差距，有邮件广告内容过多，真正有用的信息太少，或者各期内容之间没有明显的系统性，用户对这样的邮件列表很难产生整体印象，因而很难培养用户的忠诚性，对于品牌形象提升和整体营销效果都会产生不利影响。
7. 邮件内容版面和格式设计不合理
邮件内容除了有价值之外，还需要合理的格式选择和版面设计，这不仅是为了看起来美观，邮件内容的设计也直接影响到营销效果，但现实情形是，一些邮件列表的内容设计存在种种不合理之处，如版面设计杂乱、每期内容的重点不突出、邮件主题没有吸引力或者与内容不符，邮件内容为大量的产品介绍、部分邮件格式在客户端无法正常显示等。另外还有一种比较常见的问题是邮件内容过大，如一些电子商务网站的会员通讯，几乎将网站首页全盘复制到邮件中，甚至包含大量的广告内容，这样的邮件内容自然方便了设计制作人员，却为用户带来很大不便，由于邮件内容过多，字节数过大，结果反而让人无法从中找到自己需要的信息。 这种内容庞大的邮件一方面说明企业对Email营销不专业，另一方面也显得对会员的体贴不够，只是从企业自己的利益出发，忽视了收件人邮箱的承受能力，不仅难以维系顾客关系，甚至会因此伤害会员感情。
8. 邮件内容要素不完整
邮件主题、邮件内容、发件人、收件人等是邮件列表内容的基本要素，但一些邮件列表的内容却存在不少问题，主要表现在发件人信息不完整或者没有发件人的Email地址、没有收件人Email地址等。有些邮件不能直接回复，也没有相关的回复说明，这不仅为用户反馈信息增加了麻烦，对邮件列表经营者也有一定的负面影响，如果明确发件人信息并且邮件可以直接回复，不仅方便了用户，对自己也增加了品牌宣传的机会，同时也是区别于垃圾邮件的重要标志之一。邮件内容主题或内容中没有该邮件列表的名称等，因为一个网站可能有若干个邮件列表，一个用户也可能订阅多个邮件列表，仅从邮件主题中不一定能完全反映出所有信息，需要在邮件内容中表现出更多的信息。此外，过一段时间之后，有些用户可能忘记自己曾经订阅过该邮件列表，为了避免不必要的误会，在邮件内容中给予说明是很必要的。
9. 没有固定的邮件发送周期
三天打鱼两天晒网，当自己需要向用户发送什么信息时才想起了邮件列表资源的重要性，平时根本没有放在心上，有时可能每月发送若干次，有时甚至1年才有1、2次，也许用户早已忘记了自己什么时候加入了邮件列表，却莫名其妙地收到了某个网站发来的邮件，这样很可能对企业品牌形象造成负面影响，也从根本上降低了邮件列表营销的最终效果。因此，如果确定了邮件发送周期，应该履行自己的承诺。从另一个角度来考虑，就是在制订邮件列表策略时，要量力而行，如果没有能力提供固定周期发行的内容，可采用不定期的会员通讯，虽然其效果略小一点，但总是好于在承诺的时间没有按时向用户发送邮件内容。
10. 没有退订说明或者退订手续复杂
即使是经过用户自行加入的邮件列表，随着时间的推移以及用户工作环境和个人兴趣等方面的变化，可能已经不再对邮件内容有兴趣，这时应该允许用户随时方便地退订，否则就成为一种令用户无法忍受的邮件，与垃圾邮件同样让人讨厌。应在每封邮件的显著位置提供退订方法说明，并且保持退订系统正常运行，简化退订手续，只要通过简单回复邮件或者点击邮件中的链接即可实现完全退订。
内容策略
尽管每封邮件的内容结构各不相同，但邮件列表的内容有一定的规律可循，设计完善的邮件内容一般应具有下列基本要素：邮件主题、邮件列表名称、目录或内容提要、邮件正文、退出列表方法、其他信息和声明等。
在决定采用邮件列表营销时，首先要考虑的问题是：建立自己的邮件列表呢，还是利用第三方提供的邮件列表服务？应该说这两种方式都能可以实现电子邮件营销的目的，但是这两种方式各有优缺点，需要根据自己的实际情况做出选择。
如果利用第三方提供的邮件列表服务，一般都要为此支付费用，有时代价还不小，而且，不可能了解潜在客户的资料，邮件接收者是否是公司期望的目标用户，也就是说定位的程度有多高，事先很难判断，邮件列表服务商拥有的用户数量越多，或者定位程度越高，通常收费也越贵。另外，也可能受到发送时间、发送频率等因素的制约。
由于用户资料是重要资产和营销资源，因此，许多公司都希望拥有自己的用户资料，并将建立自己的邮件列表作为一项重要的网络营销策略。在创建和使用邮件列表应该重点考虑五个方面的问题：
（1）建立邮件列表的目的和表现形式；
（2）采用什么手段发行邮件；
（3）如何吸引用户加入；
（4）如何利用邮件列表用户资源；
（5）邮件列表相关的法律和其它问题。下面分别给以分析：
1.建立邮件列表的目的和表现形式
其实，每一项营销活动或每一种营销计划都有其特定的目的，邮件列表也不例外。 按照邮件的内容，邮件列表可分为新闻邮件、电子刊物、网站更新通知等类型，不同类型的邮件列表表达方式有所区别，所要达到的目的也不一样。当建立自己的邮件列表时，说先应该考虑，我为什么要建立邮件列表？一般来说，网站经营邮件列表有几种主要目的：
（1）作为公司产品或服务的促销工具；
（2）为了方便和用户交流；
（3）获得赞助或者通过出售广告空间；
（4）收费信息服务。
就目前环境来看，大部分网站的邮件列表主要是上述前两个目的，因为，一般网站的邮件列表规模都比较小，靠出售广告空间获利的可能性较小，而收费信息服务的条件还不太成熟。不过，这些目的也不是相互孤立的，有时可能是几种目的的组合。
确定了建立邮件列表的目的之后，接下来要规划一下，通过什么表现形式来建立邮件列表的内容风格。这个问题和用户的需求行为有关。比如，作为促销工具的邮件列表，自然要了解用户对什么产品信息感兴趣，并在邮件内容中重点突出该产品的特点、优惠措施等，而一个注重与用户交流的邮件列表，则通常会告诉订户，网站有什么新的变化，更新了哪方面的内容，增加了什么频道等等。
2.如何发行邮件内容
一些大型网站或者专业的邮件列表服务商都拥有自己的邮件服务器和相应的电脑程序，有专门的技术人员负责系统的运行和维护，对于企业网站或者小型网站来说，通常不具备这样的条件，也不必要为此投入巨资，通常的做法是利用群发邮件程序或者第三方提供的发行平台。
（1）采用群发邮件程序的邮件列表
严格说来，这并不是真正意义上的邮件列表，不过由于这种方式被许多小型网站所采用，因此也可以理解为一种简单的邮件列表形式，通常适合于用户数量比较小的情况，网上经常有此类共享或免费程序可以下载，当然，如果通过正式渠道购买原版软件更好。方法很简单，可以在自己的网页上，设置一个供用户提交电子邮件地址的订阅框，通过表单或Email的形式将用户输入的电子邮件信息传送给服务器后台管理区或者网站管理员的邮箱中，然后，在需要发送邮件内容（比如新闻邮件或电子杂志）时，利用群发邮件程序将欲发送的内容同时发送给所有订户的邮件地址。
（2）利用第三方邮件列表发行平台
这是大多数网站邮件列表采取的形式。通常的方法是，在邮件列表发行商的发行平台注册之后，可以得到一段代码，按照发行商的说明，将这些代码嵌入自己网站需要需要放置的地方，于是，在网页上就出现了一个“订阅”框（有的同时还有一个“退订”框），用户可以通过在网页上输入自己的电子邮件地址来完成订阅或者退订手续，整个过程一般都是由发行系统自动完成的。
不同发行商提供的服务方式有所不同，有些发行系统除在网页上完成订阅之外，同时还可以提供利用电子邮件直接订阅或退订的功能，有的则可以提供自动跟踪和抓取等先进技术，有些则允许为用户提供个性化服务，例如用户不仅可以自己设定邮件的格式（纯文本格式、HTML格式、RICH MEDIA格式等），而且还可以设定接收邮件的日期，并决定是否允许通过手机或传呼机通知邮件到达信息等等。
利用第三方邮件列表发行平台的最大优点是减少了烦琐的人工操作，提高了邮件发行效率，但同时也附带了一些明显的影响，尤其当选择的是免费发行平台时。
首先，大部分发行商会在提供的代码中插入类似“由XXX（发行商）提供”等字样的标志，并在网页上有指向该发行商网址的链接，这种情况对于非商业性网站或者个人主页来说，也许没有什么影响，但是，对于商业网站，有时会严重影响企业形象，正如使用免费邮箱和免费网页空间对企业造成的影响一样。因此，商业性网站应慎重，不能因为贪图便宜而伤害到自己企业的形象。通常，通过和发行商的联系和协商，在达成一定协议的条件下，这种情况是可以解决的。
第二，也许是最麻烦的一点，当用户输入邮件地址，并点击“订阅”或“提交”按钮后，反馈的是发行商服务器上的确认内容，确认订阅的邮件通常也是直接来自发行商的邮件服务器，这样不仅会给用户造成一种错觉，似乎是点击错误而进入了一个不相干的网页，而且，确认页面通常没有可以返回到刚刚浏览网站的链接。解决这个问题的办法，只有和发行商协商为你订制一个专用的反馈页面，或者选择一个可以提供自己订制反馈页面的发行平台。不过，据了解，目前国内还没有具备这种功能的邮件列表发行平台。
第三，无法预计的插入广告。第三方邮件列表发行商吸引其它网站利用其发行系统的主要目的是向邮件列表中的用户投放广告，作为交换条件，你利用我的发行系统，我在你的邮件中放一些广告，在本来是互惠互利的合作，但是在某些情况下，由于无法知道发行商将要在邮件中投放的广告数量和字节大小，可能会造成邮件字节数过大而收到用户投诉，或者，如果邮件内本来已经包含广告，再加上发行商投放的广告而显得广告数量过多，并有可能影响整个邮件的美观。
第四，管理和编辑订户资料不方便。各发行平台大都不同程度地存在着这样或那样的问题，与采用群发邮件方式相比，通常要麻烦一些。例如，无法查看每天加入和退出用户的详细资料、不能批量导入或导出用户资料、不能获取发送不到的用户地址的详细信息等等。
除了上述几种主要不方便或不利之处外，也有的发行系统会设立用户人数限制、遭受某些邮件服务器的屏蔽、发行系统功能缺陷等，需要在实际运用中认真测试和跟踪，并及时排除因邮件列表发行系统可能带来的影响。
实践证明，采用第三方邮件列表发行系统的确存在各种各样的问题，因此，在选择服务商时需要慎重，同时考虑到将来可能会转换发行商，要了解是否可以无缝移植用户资料，同时还要考察服务商的信用和实力，以确保不会泄露自己邮件列表用户资料，并能保证相对稳定的服务。
三个因素和基础
这里关于Email营销的定义中强调了三个基本因素：基于用户许可、通过电子邮件传递信息、信息对用户是有价值的。三个因素缺少一个，都不能称之为有效的Email营销。
可见，开展Email营销需要一定的基础条件，尤其内部列表Email营销，是网络营销的一项长期任务，在许可营销的实践中，企业最关心的问题是：许可Email营销是怎么实现的呢？获得用户许可的方式有很多，如用户为获得某些服务而注册为会员，或者用户主动订阅的新闻邮件、电子刊物等，也就是说，许可营销是以向用户提供一定有价值的信息或服务为前提。可见，开展Email营销需要解决三个基本问题：向哪些用户发送电子邮件、发送什么内容的电子邮件，以及如何发送这些邮件。 
这里将这三个基本问题进一步归纳为Email营销的三大基础，即：Email营销的技术基础（1）Email营销的技术基础：从技术上保证用户加入、退出邮件列表，并实现对用户资料的管理，以及邮件发送和效果跟踪等功能；用户的Email地址资源（2）用户的Email地址资源：在用户自愿加入邮件列表的前提下，获得足够多的用户Email地址资源.并且做出清洗,过滤.提供Email有效率.是Email营销发挥作用的必要条件；Email营销的内容（3）Email营销的内容：营销信息是通过电子邮件向用户发送的，邮件的内容对用户有价值才能引起用户的关注，有效的内容设计是Email营销发挥作用的基本前提。 
当这些基础条件具备之后，才能开展真正意义上的Email营销，Email营销的效果才能逐步表现出来。