标题：东北师范大学档案馆
简介
自1946年建校以来，档案工作伴随学校的发展 ，走过了近60 年的风雨历程。建国前的档案材料，数量很少，留下少量公文大都由当时的文秘组、注册组、庶务组、图书馆管理，由于战火纷飞，学校辗转，档案散失严重。后经几次补充，填补一些空白。 
中华人民共和国成立后，学校很重视档案工作。1956年在校长办公室下设文书档案室。对全校文书档案开始集中统一管理。文化大革命期间，档案工作停顿。1978年档案工作恢复。1980 年根据国家科委和国家档案局关于建立科技档案工作的要求，在学校科研处设立科技档案室。1983年将文书档案室与科技档案室合并成立综合档案室，隶属校长办公室领导。1990年综合档案室为学校副处级机构。
1999年建立档案馆，为正处级建制。
东北师范大学档案馆馆藏档案有东北大学（张学良时期）档案、长白师院（国民党时期）档案、长春大学（国民党时期）档案、东北师范大学档案等七个全宗。截至2001年底，馆藏档案11万余卷，排架总长度为1398.75延长米。其中有教学档案15985卷；科研档案3755卷；基建档案782卷；财会档案22844卷；各职能部门形成的管理性文件67000卷；全校有教工档案6385卷(人)；全校有研究生、本专科学生档案近2万卷；照片档案2万余张。
我馆馆藏档案最早形成于1930年。主要内容有1949年该校接收东北大学（张学良时期）、长春大学、长白师范学院（国民党时期）档案材料；有1946年党中央关于建立东北大学的决定；毛泽东在延安接见去东北创建东 北大学干部的谈话资料；学校在解放战争及各历史发展时期教学、科研及管理活动形成的文件材料；建校以来各个时期毕业生的学籍、成绩、名册及照片；著名教育家成仿吾、张如心、丁浩川、革命家张学思等在校工作时形成的档案和照片等。
档案馆馆址在东北师范大学校部楼一楼。现有库房、办公用房为1100平方米。配有微机11台；复印机2台；激光打印机5台；彩色打印机1台；并有扫描仪、光盘刻录机、照相机、塑封机、自动切纸机等设备。我馆自1999年成立以来，年均接待利用者4000余人；查借阅档案7000余卷；利用档案核对、开出各种学历、成绩、学位、工龄等证明材料万余份；我们还提供翻译学生成绩等服务。
为了满足学校工作及社会各方面利用档案的需要，我馆对1993年前的档案编有《案卷目录》、《全引目录》、《文件分类索引》、《教职工、学生奖惩索引》、《文号索引》等检索工具，并写有《党政工青会议简介》、《各类基础数字汇编》、《大学生、研究生论文汇编》、《组织机构沿革》、《全宗指南》等参考资料。1993年以后进馆的档案基本实现了计算机文件级检索。
机构设置
1、馆 长：单鹏翔 
2、副 馆 长：石　颖 
3、收集指导部 
部 主 任：葛美玲 馆　　员：王玉荣 刘卫红 柯 莹 
4、技术服务部 
部 主 任：李学志 馆　　员：马世杰 王　刚 许贻惠 
5、人事档案部 
部 主 任：郑长彬 馆 　员：路景来
岗位职责
1．认真学习党和国家的各项路线、方针、政策和法规，认真执行学校和档案馆的各项管理制度和工作纪律; 
2．热爱档案事业，忠于职守，埋头苦干，树立良好的档案服务意识，坚定全心全意为人民服务的思想，做到文明服务，礼貌待人，说话和气。 
3．认真遵守保密守则，增强保密观念，在档案整理和保管的过程中，要坚持原则，维护法纪的尊严，维护党和国家的根本利益。 
4．认真学习档案专业和学习科学管理的有关知识，刻苦钻研业务，以创造一流的工作水平为目标，外树形象，内强素质。 
5．注意调查研究，协调好档案工作和各立卷部门的关系。 
6．严格馆内作息时间，上班时间不迟到，不早退，不旷工，有事请假。工作时间不准擅自离岗、串岗。
“十一五”发展规划
“十五”期间，我校档案事业取得了长足的发展。档案工作实现了跨越式发展。 做好日常服务工作的基础上，档案馆工作朝着数字化、网络化方向发展，着重做好档案信息化建设，实现了档案馆信息化建设“三步走”的目标。第一步， 2002 年实现当年进馆的档案可在档案馆网页上查询。第二步， 2003 年实现近 10 年的馆藏档案文件级目录网上查询。并且 2003 年提前实现了全校档案工作在网上立卷。第三步， 2004 年末实现馆藏全部档案文件级著录和网上查询。向数字化档案馆迈出了可喜的一步。 
“十一五”期间，档案馆工作要按照学校“十一五”发展规划的要求 ： “以邓小平理论和‘三个代表‘重要思想为指导，用科学发展观统领学校工作全局，坚持为基础教育服务、为经济社会发展服务的办学方向，坚持教育创新，按照‘走强校之路，走特色之路，走开放之路‘的发展思路，稳定学校发展规模，完善本科教育教学，形成研究生培养模式，加强自主创新能力，提升科学研究水平，拓展学科建设领域，加大队伍建设力度，广泛开展与社会和国内外高校的合作与交流，努力构建和谐校园，逐步建成‘国内一流国际知名的研究型综合性师范大学‘的基本框架”。 档案管理工作要以创新求发展，以发展促服务。坚持以“管理”为基础，以“服务”为方向。坚持依法治档、科技兴档。依法实现学校档案集中统一管理的同时，依靠现代化手段加快档案信息化建设 ，加大档案工作为教学、科研、管理和师生员工服务的力度。以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的高度责任感，为学校建设和发展提供一流的现代化档案资料信息和服务，建立完善适应我校发展需要的档案管理体系。 
▲工作目标 
根据学校的“国内一流国际上有一定影响的研究型综合性师范大学”建设总目标，实现档案工作与学校需要相适应，与学校发展同步，进一步完善档案工作的行政管理职能，实现和强化档案馆依法集中统一管理学校档案，全方位提高档案信息化服务的功能。经过 5 年的建设，在全面加强档案资源建设的同时，坚持以人为本，服务大局、服务社会、服务师生。通过公开现行文件提供利用，促进校务信息公开。采用先进的管理理念及技术，对文件、档案资源实行科学管理，建立档案信息数据库，使档案馆真正成为学校档案信息服务中心。努力实现档案管理的现代化，通过文档一体化和加速档案数字化、利用网络化进程，实现历史档案与未来档案的连接，实现传统管理模式向现代化管理模式的跨越。以数字化档案馆为新的发展目标，适应信息社会对档案工作的必然要求，推动档案事业的可持续发展。 
经过 5 年的建设，全面实现现代化管理，使档案馆在馆藏规模、业务建设、人员素质、档案利用、服务水平等各方面进入全国高校档案馆先进行列，达到国家一级档案馆标准；人事档案升级工作顺利通过，达到国家级标准；全校性档案信息一体化的格局形成，实现档案网上立卷、目录查询及文档查询，实现数字化档案馆。 
▲工作职责 
学校档案馆属综合管理机构，它既是学校档案工作的行政管理部门，又是学校永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构及信息资料中心。履行学校档案事业行政管理和档案保管利用两种职能。承担着对全校档案工作的统一规划，全面的业务管理、协调和指导，负责全校档案的接收、保管、保护、鉴定、转发、销毁、统计、开发和利用，对外承担着《档案法》规定“三十年向社会开放”的任务。具体工作内容如下：
1. 负责全校综合档案（包含党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、外事、出版、财会、声像、物业、名人、教师业务档案）及教职工人事档案的审核、收集、整理、保管和利用工作； 2. 负责研究生、本科生的新生档案的接收、保管利用和毕业生档案的转发工作； 
3. 负责校史、年鉴、人物档案的编辑工作。 
▲工作任务 
1. 贯彻执行国家关于档案工作的法律、政策和规定， 规划全校档案工作，制订学校档案工作的规章制度，负责监督、指导、检查执行情况。 
2. 我校的档案网络立卷系统已经运行良好，要进一步加强对电子文档归档的业务指导，保证学校电子档案的完整和安全。保障进馆档案的规范与完整，指导和协助各学院、各单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作。 
3. 利用档案网络管理软件，搭建档案管理信息系统平台，积极开发档案信息资源，加快馆藏档案数字化工作，利用高速扫描仪进行档案全文数字化处理， 5 年内通过“文档一体化”和“馆藏数字化”积累的数字档案进行开放鉴定和上网，在学校办公网内实行授权网上利用数字档案的服务，在保证安全和强化保密鉴定的条件下尽可能多的为全校师生提供档案共享信息，建成师大数字化档案馆。 
4. 完善档案局域网建设。结合档案信息化建设工作和档案馆工作的实际，完成档案馆网站的升级工作。并在馆内增设一套局域网，便于本馆信息化工作。 
5. 保守档案机密，确保档案安全 , 维护档案的完整、准确、系统，做好档案的保护工作，最大限度地延长档案寿命。正确处理档案利用与保密的关系，把好档案利用关，严格遵守档案开放利用的有关规章制度，严格执行国家《保密法》。坚决杜绝档案泄密或被窃密事件的发生。 
6. 广泛开展档案宣传工作，增强全校教职工、学生的档案意识。培训全校专、兼职档案工作人员，并对所属部门档案工作进行评比、检查、评估。 
7. 开展档案学术研究和交流活动。 
▲人员编制 
档案干部队伍建设，通过优化结构，选留专业人员，竞争上岗，提高专业人员的政治素质，专业知识，现代化技术，业务能力，创新意识等综合素质。着力解决好队伍中存在的年龄结构、专业结构、学历结构、职称结构不合理等现象，使之逐步趋于合理。“十一五”期间，档案馆人数至少由现在的编制 13 人增加到 16 人。 
▲内部机构 
全校档案工作网络，以档案馆为中心，辐射全校所有学院和单位。形成全校档案工作的网络体系。根据工作需要，下设若干个档案分室，实行二级管理。按照档案馆的任务和建设目标，档案馆内部机构在现有基础上，再增加 2 个科（室），科室由现在的 3 个增加到 5 个。设置如下：收集指导部、人事档案部、技术服务部、编研室、办公室。
▲ 档案经费 
档案经费单独立项，列入学校财务预算。经过认真核算，每年学校应下拨档案业务经费（不含设备费）为 25 万元为宜，并逐年递增。以保证各项工作的正常运行。各学院各单位对用于保存本单位归档文件所需档案装具等设施的经费，由本单位经费中予以支付。 
▲档案用房 
学校为档案馆提供符合档案管理要求的档案用房。做到办公、 阅览、库房三分开。档案用房应充分考虑学校发展的规模、馆藏档案大量增加的状况，不断改善条件，逐步增加档案馆的用房面积，以适应现代化管理的需要。存放声像等特殊载体档案，要设有专门库房并配置自动报警、自动消防和恒温、恒湿等设施。
▲档案设备 
学校有计划地为档案馆配备计算机、复印机、录音录像、缩微等办公自动化设备，为尽快实现学校档案文档一体化和数字化档案馆新的发展目标提供技术和物资支持。
机构编研
学校的档案工作始于1953年，早期档案的来源，一部分是校部楼基建图纸和学校在管理活动中形成的文件材料，另一部分是从部分老干部手中征集到的材料，如建校早期的校务委员会会议记录、实物等。60年代初，长春市开展“公务档案还家运动“学校为加强档案的收集、整理和管理工作，组织专人对全校各处、科、室所存文件进行了清理和鉴别，将大量有保存价值的文件材料整理归档。1965年学校正式成立档案室，隶属于校长办公室，为科级建制。档案室的主要任务是收集整理学校各部门在职能活动中形成的文件材料。“文革”期间，学校档案工作处于停顿状态，这一时期的档案材料大部分是后来整理归档的。
1978年，档案室重新恢复建制。同年，根据长春市档案局关于建立学校教学档案的精神，学校将建校以来各个时期在我校毕业的学生学籍、学籍处分、成绩卡及名册等材料从学生处、教务处等部门收归档案室重新分类整理编号，统一管理。这一时期的档案分类方法统一采用年度--组织机构分类法进行排架。    
1981年，吉林省档案局下发关于《关于印发〖科学技术档案工作条例〗的通知》，根据这一精神，学校开始在科研处建立科技档案工作。科技档案收集的范围有八个大类，即教学、科研、基建、设备、科技外事、出版、产品、电化教育等内容。包括学生毕业论文、学位答辩材料、教材;专著、译著、学科级以上学术论文；省部级以上科研项目的鉴定材料；2万元以上仪器设备随机材料；基本建设成套性的图纸和文字材料；还包括产品、外事、出版物等。分类采用国家教委规定的“大类--机构---流水号“方法进行排架。        
1982年末，为了加强对学校档案的综合管理，学校决定将学校科研处科技档案工作和校办档案室合并，成立学校综合档案室，仍隶属校长办公室，对全校档案工作进行综合管理。   
1985年，根据财政部、国家档案局〖1984〗35号文件精神，在综合档案室设立会计类档案管理工作。综合档案室和财务处共同组织人员在对全校包括财务处在内的各部门积存的会计文件进行鉴定清理，将该归档的材料全部归档。从而实现了对全校各财务管理部门（包括财务处和基层独立核算单位，以及各种经济实体）的财会档案的集中统一管理。 1990年1月，学校综合档案室变为副处级建制。    
1995年4月，校长办公会通过决定建立档案馆。（副处级建制，隶属于校长办公室）    
1999年，学校进行内部管理体制改革。根据《东北师范大学机关改革方案》中有关规定，将原校办综合档案室、人事处人事档案室、学生处和研究生处学生档案室合并，建立东北师范大学档案馆，属处级建制。新成立的档案馆，属学校事业单位，隶属校长直接领导。下设三个业务部（科级建制）：收集指导部、人事档案部、技术服务部。设有正副馆长二人。全馆定编指数11人。其主要职能是：对全校党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、出版、产品、财务、声像、资料等十余类综合档案进行收集、整理、加工、编目、统计、利用和编研等工作，以及对教职工档案和学生档案进行收集、保管、查阅、转发等工作。[1]