标题：会计档案
定义
会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。[1]
特点
与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：
一、形成范围广泛。凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料，而且产生的数量也大。
二、档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。会计档案内容成分的稳定和共性，是其他门类档案无可比拟的，它便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一。
三、外在形式多样。会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。财务报告由于有文字、表格、数据而出现了16开或8开的纸张规格以及计算机打印报表等。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求我们在会计档案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法，而是要从实际出发，防止“一刀切”。
保管期限
会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体规定如下：
1、需要永久保存的会计档案有：
年度决算财务会计报告； 资本金、股金及股权明细； 开销户登记簿； 客户挂失申请书、挂失登记簿、补发凭单（卡）收据； 账销案存的清单或资料； 会计档案保管登记簿、销毁清册； 7有价单证、业务公章销毁清册； 机构变动交接清册； 有权机关查询、冻结及扣划书； 己用凭证、账簿登记簿； 会计系统数据移植日的所有会计档案； 会计初始环境文本、 基础数据维护修改有关记录、 文件； 其他需要永久保管的档案。
2、保管期限为25年的会计档案有：
现金和银行存款日记账；税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账。
3、保管期限为15年的会计档案有：
会计凭证类；总账、明细账、日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款）；会计移交清册；行政单位和事业单位的各种会计凭证；各种完税凭证和缴退库凭证；财政总预算拨款凭证及其他会计凭证；农牧业税结算凭证；会计移交清册。
4、保管期限为10年的会计档案有：
国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证；各收入机关编送的报表；财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨货款年报；税收会计报表（包括票证报表）。
5、保管期限为5年的会计档案有：
下级行上报的中期财务会计报告（月度、季度、半年度 报表及附件、说明）；联行往来清单及查询查复书； 密押代号表使用保管登记簿； 存、贷款单位余额对账回单； 固定资产卡片、固定资产报废清理后卡片；客户申请办理电子支付业务的基本资料、协议； 其他需要保管五年的会计档案。
6、保管期限为3年的会计档案有：
各级行本身及汇总全辖的日计表；会计系统运行日志； 不定期报表；会计检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料；流水账； 其他需要保管三年的会计档案。
相关分类
一.会计凭证类1.原始凭证 15年
2.记账凭证 15年  会计档案
3.汇总凭证 15年二.会计账簿类4.总账 15年（包括日记账）
5.明细账 15年 
6.日记账 15年
（其中现金和银行存款日记账为25年）
7. 固定资产卡片 ( 报废清理后保管5年)
8.辅助账簿 15年三.财务报告类(包括各级主管部门汇总财务会计报告）
9. 月、季度财务会计报告（包括所属单位 月、季度财务会计报告） 3年  会计档案（包括文字分析）
10. 年度财务会计报告 (决算） 永久（包括文字分析）四.其他类11.会计移交清册 15年
12.会计档案保管清册 永久
13.会计档案销毁清册 永久
14.银行余额调节表 5年
15.银行对账单 5年
概念
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材  会计档案料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。《规范》第四十五条对会计档案管理问题作出了规定。
内容
会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会  会计档案计核算资料等四个部分。
（1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等内容。
（2）会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。
（3）会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。
（4）其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
作用
会计档案是会计活动的产物，是记录和反映经济活动的重要史料和证据，其重要作用表现在以下方面：
⑴会计档案室总结经验、揭露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据。
⑵利用会计档案提供的过去经济活动的史料，有助于各单位进行经济前景的预测进行经营决策，编制财务，成本计划。
⑶ 利用会计档案资料，可以为解决经济纠纷，处理遗留的经济事务提供依据。
此外，会计档案在经济学的研究活动中，发挥着重要史料价值的作用。
各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和涉密。
装订保管
（1）会计档案的整理立卷。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类
  会计档案按各卷顺序编号。
①分类标准统一。
一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
②档案形成统一。
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
③管理要求统一。
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
（2）会计档案的装订。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
①会计凭证的装订。
一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
A．会计凭证装订前的准备工作：  会计凭证的装订
a．分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
b．按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；
c．摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
d．整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
e．记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
B．会计凭证装订时的要求：
a．用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
b．凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
c．装订凭证厚度一般1．5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
会计凭证装订后的注意事项。
a．每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
b．在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
②会计账簿的装订。
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：
A．账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
B．活页账簿装订要求：
a．保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。
b．多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
c．在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。
C．账簿装订后的其他要求：
a．会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。
b．会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。
c．封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。
d．会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
③会计报表的装订。
会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。
（3）会计档案的保管。《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的  会计档案档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：
①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
A．开列清册，填写交接清单；
B．在账簿使用日期栏填写移交日期；
C．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
②会计档案的保管要求。
A．会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；
B．采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；
C．会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；
D．会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
E．设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
F．会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
③会计档案的借阅。
A．会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。
B．外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
C．借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
D．借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996年度终了日为12月5日，保管期限按1997年元月1日开始计算。
为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有效、不出差错。
销毁规定
（1）会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。
（2）机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。
（3）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
（4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销；各级主管部门销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销；财务部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员才加监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。