标题：建筑工程资料
必要性
1.做好建筑工程资料管理工作，是认真贯彻《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001，确实加强建设工程资料的规范化管理，提高管理水平，确保工程质量的具体体现。
2.建筑工程资料是城建档案馆的重要组成部分，是工程竣工验收，评定工程质量优劣、结构及安全卫生可靠程度，认定工程质量等级的必要条件。因此加强管理，使其能够全面客观的反映工程的实际状况。
3.建筑工程资料是对工程质量及安全事故的处理，以及对工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、决算、审计的重要技术依据。
4.加强工程资料管理，可以督促每个单位和个人按照标准、规范和规程进行工作、工程资料不符合有关规定和要求的，不得进行工程竣工验收。施工过程中工程资料的验收必须与工程质量验收同步进行。
5.施工过程中工程资料的保存管理应按有关程序和约定执行，工程竣工后，参建的各方应对工程资料进行归档保存，为未来的建设提供参考、积累经验，是指导未来工程建设的重要信息。
因此，凡在中国人民共和国行政区域内，无论是参与新建、改建还是扩建的建设、勘察、设计、监理和施工的单位，均应做好工程资料的管理工作。[1]​
特征
1.复杂性由于建设工程周期长，建设工程中阶段性和季节性较强，并且建筑材料种类繁多，生产工艺又比较复杂，因此，影响建筑工程的因素多种多样，这就必然导致建筑工程文件和档案资料具有一定的复杂性。[1]​2.随机性由于建筑工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程之中，无论是在工程的立项审批、勘察设计，还是在开工准备、施工、监理或竣工验收等各个阶段和环节，都会产生各种文件和档案资料。尤其是影响建筑工程的因素发生变化时，还会随机产生一些由于具体事件而引发的特定文件和档案资料，因此工程文件档案资料还具有一定的随机性。[1]​3.时效性有时工程文件和档案资料一经生成，就必须及时传达到有关部门，否则如果有关单位或部门不予认可，将会产生严重的后果。因此建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性。另外，随着施工工艺水平、新材料以及管理水平的不断提高，文件和档案资料的价值也会随着时间的推移而衰减，但文件和档案资料仍可以被借鉴、继承，积累经验。[1]​4.真实性建设工程文件和档案资料只有全面真实的反应项目的各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才具有实用价值。否则一旦引用会起到误导作用，造成难以想象的后果。因此，建设工程文件和档案资料必须真实的反应工程的实际情况，来不得片面和虚假。[1]​5.综合性由于建设工程项目常常都是综合的系统的工程，涉及多个专业，多种工种的协同工作才能完成。比如，环境评价、安全评价、建筑、市政、园林、公用、消防、智能、电力、电信、环境工程、声学、美学等多种学科，并同时综合了组织协调、合同、造价、进度、质量、安全等诸多方面的工作内容。可见，建设工程文件和档案资料是多个专业和单位的文件档案资料的集成，具有很强的综合性。[1]​
相关的基本概念
1.建设工程项目
经批准按照一个总体工程设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它可以是由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
2.单位工程
具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
3.分部工程
单位工程中可以独立组织施工的工程。
4.建设工程文件
在工程建设过程中，所形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
5.工程准备阶段文件
工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段所形成的文件。
6.监理文件
监理单位在工程的设计、施工等监理活动过程中所形成的文件。
7.施工文件
施工单位在工程的施工过程中所形成的文件。
8.竣工图
在工程竣工验收以后，能够全面真实地反映建设工程项目施工结果的图样。
9.竣工验收文件
在建设工程项目竣工验收活动过程中所形成的文件。
10.建设工程档案
在工程的建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。[1]​
11.案卷
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
12.立卷
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案卷的过程，亦称组卷。
13.归档
在文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，按照有关规定移交给档案管理机构的过程。
14.建筑工程
为新建、改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。
15.建筑工程质量
反应建筑工程满足相关标准规定或合同约定的要求，包括其在安全、实用功能及其在耐久性能、环境保护等方面所有明显的和隐含能力的特征总和。[1]​
16.验收
建筑工程在施工单位自行质量检查评定的基础上，参与建设活动的有关单位共同对检验批、分项、分部、单位工程的质量进行抽样复验，根据相关标准以书面形式对工程质量达到合格与否作出确认。
17.进场验收
对进入施工现场的材料、构配件、设备等按相关标准规定要求进行检验，对产品达到合格与否作出确认。
18.检验批
按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。[1]​
19.检验
对检验项目中的性能检测性能进行量测、检查、试验等，并将结果与标准规定要求进行比较，以确定每项性能是否合格所进行的活动。
20.见证取样监测
在监理单位或建设单位监督下，由施工单位有关人员现场取样，并运至具备相应资质的检测单位所进行的监测。
21.交接检验
由施工的承接方与完成方经双方检查并对可否继续施工作出确认的活动。
22.主控项目
建筑工程中的对安全、卫生、环境保护和公众利益起决定性作用的检验项目。
23.一般项目
除主控项目以外的检验项目。
24.抽样检验
按照规定的抽样方案，随机地从进场的材料、构配件、设备或建筑工程检验项目中，按检验批抽取一定数量的样本所进行的检验。
25.抽样方案
根据检验项目的特征所确定的抽样数量和方法。
26.计数检验
在抽样的样本中，记录每一个体有某种属性或计算每一个体中的缺陷数目的检查方法。
27.计量检验
在抽样检验的样本中，对每一个体测量其某个定量特性的检查方法。
28.观感质量
通过观察和必要的量测所反映的工程外在质量。
29.返修
对工程不符合标准规定的部位采取整修等措施。
30.返工
对不合格的工程部位采取的重新制作、重新施工等措施。[1]​
资料的管理职责
通用职责1.工程的参见各方应该把工程资料的形成和积累纳入工程管理的各个环节和相关人员的职责范围。
2.工程档案资料应该实行分级管理，由建设、勘察、设计、监理、施工等单位的主管（技术）负责人组织各自单位的工程资料管理的全过程工作。在工程建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有熟悉业务的专业技术人员负责。
3.工程资料应随着工程进度同步收集、整理和立卷，并按照有关规定进行移交。
4.工程各参加单位应该确保各自资料的真实、准确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无未了事项。所用表格应按相关规定统一格式，若有特殊要求需要增加表格时，应按有关规定统一归类。[1]​
5.工程参见各方所提供的文件和资料，必须符合国家或地方的法律法规、《建筑工程施工质量统一验收标准》、《建设工程文件归档整理规范》及工程和同等的相关要求与规定。
6.对工程的文件、资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的，应按有关规定给与处罚。情节严重的，还应依法追究法律责任。建设单位的职责1.负责本单位工程档案资料的管理工作，并设专人进行收集、整理、立卷和归档工作。
2.在与参建各方签订合同或协议时，应该对工程档案资料的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等内容提出明确要求。
3.向勘察、设计、施工、监理等参建各方提供所需的工程资料，并保证所提供的资料真实、准确、齐全。
4.对本单位自行采购的建筑材料、构配件和设备等，应该保证符合设计和合同的要求，并保证相关质量证明文件的完整、齐全、真实、有效。
5.监督和检查参建各方工程资料的形成、积累和立卷工作。也可委托监理单位或其他单位监督和检查参建各方工程资料的形成、积累和立卷工作。
6.对需本单位签字的工程资料应及时签署意见。[1]​
7.及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工等参加各方立卷归档的工程资料。
8.组织竣工图的绘制、组卷工作。可自行完成，也可委托设计单位或监理单位、施工单位来完成。
9.工程开工前，与城建档案馆签订《建设工程竣工档案责任书》，工程竣工验收前，提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案，进行预验收。
未取得《建设工程竣工档案预验收意见》的，不得组织工程竣工验收。
10.在工程竣工验收后3个月内，将1套符合规范、标准规定的工程档案原件，移交给城建档案馆，并与城建档案馆办理好移交手续。[1]​勘察、设计单位的职责1.按照合同和规范的要求及时提供完整的勘察、设计文件。
2.对需要勘察、设计单位签字的工程资料应签署意见。
3.在工程竣工验收时，应据实签署本单位对工程质量检查验收的意见。[1]​监理单位的职责1.应熟悉业务的专业技术人员来负责监理资料的收集、整理、归档等方面的管理工作。
2.依据合同约定，在工程的勘察、设计阶段，对勘察、设计文件的形成、积累、立卷、归档工作进行监督和检查；在施工阶段，对施工资料的形成、积累、立卷、归档进行监督和检查，使施工资料符合有关规定，并确保其完整、齐全、准确、真实、可靠。
3.负责对施工单位报送的施工资料进行审查、签字。
4.对列入城建档案馆接收范围内的监理资料，应在工程竣工验收后，及时移交给建设单位。[1]​施工单位的职责1.负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。
2.总包单位负责汇总各分包单位编制的施工资料，分包单位负责其分包范围内施工资料的收集、整理、汇总，并对其提供资料的真实性、完整性及有效性负责。
3.在工程竣工验收前，负责施工资料整理、汇总和立卷。
4.按照合同的要求和有关规定，负责编制施工资料，自行保存1套。其他几份及时移交建设单位。[1]​城建档案馆的职责1.负责对建设工程档案的接收、收集、保管和利用等日常性的管理工作。
2.负责对建设工程档案的编制、整理、归档工作，进行监督、检查、指导。
3.组织精通业务的专业技术人员，对国家和省、市重点工程项目建设过程中工程档案的编制、整理和归档等工作，进行业务指导。
4.在工程开工前，与建设单位签订《建设工程竣工档案预验收责任书》；在工程竣工验收前，对工程档案进行预验收，并出具《建设工程竣工档案预验收意见》。
5.在工程竣工后的3个月内，对工程档案进行正式验收。合格后，接收入馆，并发放《工程项目竣工档案合格证》 。[1]​
施工单位资料员
岗位职责1.负责施工单位内部及与建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、材料及设备供应单位、分包单位、其他有关部门之间的的文件及资料的收发、传达、管理等工作，应进行规范管理，做到及时收发、认真传达、妥善管理、准确无误。
2.负责所涉及到的工程图纸的收发、登记、传阅、借阅、整理、组卷、保管、移交、归档。
3.参与施工生产管理，做好各类文件资料的及时收集、核查、登记、传阅、借阅、整理、保管等工作。
4.负责施工资料的分类、组卷、归档、移交工作。[1]​
5.及时检索和查询、收集、整理、传阅、保存有关工程管理方面的信息。
6.处理好各种公共关系。[1]​收集工程资料的原则1.及时参与原则
施工单位文件资料的收集、管理工作必须纳入整个工程项目管理的全过程，资料员应该参加有关工程的技术、质量、安全、协调等各方面的会议，并应经常深入施工现场，了解施工动态，及时准确地掌握工程施工管理方面的全面信息，便于施工资料的收集、整理和核对。[1]​
2.保持同步原则
资料的收集工作与工程施工的每一道工序密切相关，必须与工程的施工同步进行，以保证文件资料的准确性和时效性。
3.认真把关原则
与项目经理、施工技术负责人密切配合，严把文件资料的质量关。无论是对企业内部，还是对相关单位之间往来文件资料都应该认真核查、校对，发现问题，及时纠正。[1]​文件资料的管理工作1.整理分类
①按资料的来源不同分类。如分为属于建设单位的、勘察单位的、设计单位的、监理单位的、材料设备供应单位的、施工总包单位的、分包单位的、有关部门的等等
②按资料归档的对象不同分类。如属于建设单位的、施工单位的、城建档案馆的等等。
③按资料的专业性质不同分类。如属于建筑结构工程的、建筑装饰装修工程的、建筑给排水及采暖工程的、通风与空调工程的、建筑电气工程的、建筑智能工程的、电梯工程的等等。[1]​
④按资料的内容不同分类。如属于施工管理资料的、施工技术资料的、施工物质资料的、施工测量记录的、施工记录的、隐蔽工程检查验收记录的、施工检测资料的、施工质量验收记录的、工程竣工验收资料的等等。
⑤按资料的先后顺序分类。对同一类型的资料应按其形成时间的先后顺序进行排序。
2.存放保管
施工单位及项目经理部应配置适当的房间、器具（如文件筐、文件夹、文件盒、文件柜）等来存放文件资料。并加强管理和增强防范意识，做好“防火、防盗、防漏、防虫、防尘”等工作。[1]​
3.严格履行借阅手续
应建立健全完善的关于文件及资料的收集、分类、整理、保存、传阅、借阅、查阅等制度，严格按照规定的程序办理，避免文件资料的丢失损坏。工作过程中，收文应记录文件名、文件摘要、发放部门、文件编号、收文日期、收文人员应签字；借阅或传阅应注明日期，借阅人名，传阅责任人，传阅范围及期限，借阅或传阅人应签字认可，到期应及时归还；借阅或传阅文件借（传）出后，应在文件夹的内附目录中做出标记。
4.及时组卷、移交、归档
对收集、整理后的文件资料应及时组卷，按照合同和有关规定，及时把需要建设单位、施工单位、城建档案馆保存收藏的竣工资料，分别进行移交，完好归档。[1]​处理好各种公共关系1.处理好与项目经理之间的责任承包关系
2.处理好与技术负责人之间的业务直接领导与被领导的关系
3.处理好与技术员、施工员、材料员、质检员、安全员、造价员等之间的协同工作关系
4.处理好与工程项目经理部及公司主管部门之间的局部与整体之间的关系
5.处理好与勘察单位、设计单位之间的业务往来关系
6.处理好与监理单位之间的监理与被监理的关系
7.处理好与城建档案管理部门之间的监督、指导与被监督、指导的关系[1]​
建筑工程资料归档范围
归档范围凡是与工程建设有关的重要活动，能够记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件和资料，都应收集齐全并整理组卷后，向相应部门归档，其详尽的归档范围和要求参照《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001、《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300-2001，尤其应按当地的相关标准或规程来执行。　[1]​向城建档案馆报送资料范围1.民用建筑工程
①住宅建筑
②办公用房：机关、企业、其他。
③文化：图书馆、档案馆、博物馆、影剧院、文化宫、俱乐部、舞厅、其他。
④教育：高等院校、中专、技校、中学、小学、幼儿园等。
⑤医疗保健：医院、疗养院、防疫站等
⑥体育：体育场、游泳馆、其他
⑦商业：商场、商店、其他
⑧金融：银行、保险公司等
⑨服务：宾馆、饭店、、旅社、其他
⑩科技信息：情报中心、信息中心等
?政治、纪念性建筑：会堂、纪念碑、纪念塔、纪念堂、故居等。[1]​
2.工业建筑工程
①冶金工业：钢铁厂、轧钢厂、冶炼厂、加工厂等
②机械工业：机械厂、机床厂、制造厂、修理厂等
③石化工业：炼油厂、化工厂、橡胶厂、塑料厂等
④轻纺工业：纺织厂、造纸厂、针织厂、印染厂等
⑤电子仪表：计算机厂、电子仪表厂、机电设备厂等
⑥建材工业：水泥厂、砖厂、建材厂等
⑦医药工业：制药厂、制剂厂、卫生保健用品等
⑧食品工业：粮食加工场、食用油加工厂、饮料加工厂等
⑨其他：矿山、采石厂等
3.改建、扩建或抗震加固的工程
凡是民用建筑、工业建筑工程，需要进行较大规模的改建、扩建或采取抗震加固措施等的，均应报送工程档案。[1]​
保管期限与密级
保管的期限划分工程资料保管期限可分为永久、长期、短期三种期限
所谓永久性是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的施工寿命。短期是指工程档案保存20年一下。
如果在同一按卷内，同时存在有不同保管期限的文件和资料时，则该案卷保管期应以保管期限较长的为准。[1]​密级的划分工程资料保管密集可划分为绝密、机密、秘密三种。如果在同一案卷内有不同密级的文件，则应以其中最高的密级作为该卷的密级。[1]​
工程资料的载体形式
载体形式1. 纸质载体
是以纸张为基础，在实际工作中应用最多和最普遍的一种载体形式。
2.缩微品载体
是以胶片为基础，利用微缩技术对工程资料进行收集、保存的一种载体。
3.磁性载体
是以磁带、磁盘等磁性记忆材料为基础，对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行收集、保存的一种载体形式。
4.光盘载体
是以光盘为基础，利用现代计算机技术对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料进行收集、存储的一种载体形式。
由于缩微品载体和磁性载体资料的耐久性不如光盘载体，因此纸质载体、光盘载体的资料都是文件、资料档案保存的主要形式。然而，无论是那种载体形式的工程资料，都是在工程建设的实际工作过程中形成、收集和整理而成的。[1]​光盘载体的电子工程档案的归档1.存档保管单位尤其是城建档案馆在接受工程档案时，首先应该对纸质载体的工程档案进行仔细、严格的验收；验收合格后，进行电子工程档案的核查，核查无误后，方可进行电子工程档案的光盘刻录。
2.电子工程档案的封套、格式必须按照存档保管单位或城建档案馆的要求进行。[1]​
资料分类原则
1.建筑工程资料的分类是按照文件资料的来源、类别、形成的先后顺序以及收集和整理单位的不同，来进行分类的，以便于资料的收集、整理、组卷。[1]
从整体上把全部的资料划分为4大类，即分为建设单位的文件资料、监理单位的文件资料、施工单位的文件资料、竣工图资料。其中，建设单位的文件资料优惠分为立项文件、建设规划用地文件、勘察设计文件、其他文件等8小类；监理单位的文件资料划分为监理管理资料、监理质量控制资料、监理进度控制资料、监理造价控制资料等4小类；施工单位的文件资料划分为施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、工程测量记录、施工记录、隐蔽工程检查验收记录、施工检测资料、施工质量验收记录、单位（子单位）工程竣工验收资料等9小类；竣工图资料划分为综合竣工图、室外专业竣工图、专业竣工图等3小类。每一小类中，再细分为若干种文件、资料或表格。[1]
2.施工资料的分类应根据类别和专业系统来划分。
3.施工资料的分类、整理和保存除执行《建设工程文件归档整理规范》或地方标准及规程外，尚应执行相应的国家法律法规及行业或地方的有关规定。[1]
资料编号的方法
1.对各大类的编号分贝用大写的英文字母“A”、“B”、“C”、“D”来表示建设单位的文件资料、监理单位的文件资料、施工单位的文件资料。即分别编为A类、B类、C类、D类等4大类资料。[1]　2.对各小写的编号对于A类资料中所含的8小类资料，分别按照A1、A2、A3、A4、A5、A6、A7、A8的顺序来依次排列编号；B类资料中所含的4小类资料，分别按照B1、B2、B3、B4的顺序来依次排列编号；C类资料中所含的9小类资料，分别按照C1、C2、C3、C4、C5、C6、C7、C8、C9的顺序来依次排列编号；D类资料中所含的3小类资料，分别按照D1、D2、D3的顺序来依次排列编号。[1]​3.编号在每一小类中，再细分的若干种类的文件、资料或表格等的编号，按如下原则编写。
若是A1中的第9个种类资料，就编号为A1-09，如果是B2中的第10个种类资料，编号就为B2-10。[1]​
建设单位资料管理
立项文件1.发改部门批准的立项文件
2.项目建议书 
3.立项会议纪要
4.项目建议书的批复文件
5.可行性研究报告及附件
6.项目评估研究资料
7.可行性报告的批复文件
8.初步设计审批文件
9.专家对项目的有关建议文件
10.年度计划审批文件或年度计划备案材料[1]​建设规划用地文件1.建设项目选址意见书
2.规划线测图
3.建设项目用地定位通知书
4.建设用地规划许可证及附图
5.建设用地预审
6.征用土地的批准文件和使用国有土地的批准意见
7.建设用地批准书
8.土地使用证
9.拆迁安置方案及有关协议[1]​勘察设计文件勘察、设计文件1.工程地质（水文）勘察报告
2.设计方案（报批图）
3.审定设计方案（报批图）的审查意见
4.建筑工程规划许可证、附件及附图
5.初步设计及说明
6.施工图设计及说明
7.设计计算书
8.施工图审查合格证书[1]​工程招投标及合同文件1.勘察、设计、施工、监理等各种招投标文件及中标通知书
招标文件由建设单位自行编制或委托具有相应资质的招投标代理机构编制，投标文件分别由勘察、设计、监理、施工单位编制，中标通知书由建设单位或招标代理机构编制而成，监管部门备案。由编制单位负责提供。
2.勘察、设计、监理、施工合同文件
由建设单位分别与勘察、设计、监理、施工单位协商签订而成，并到建设主管部门备案。由参与签订的单位负责提供。[1]​工程开工文件1.验线合格文件
2.建筑工程竣工档案责任书
3.工程质量监督手续
4.建筑工程施工许可证[1]​商务文件1.工程设计概算
由建设单位自行编制或委托工程造价咨询单位负责编制，也可能是设计单位编制的。由编制单位负责提供。
2.施工图预算
由设计单位负责编制，也可能是由建设单位自行编制或委托造价咨询单位负责编制的文件，有编制单位提供。
3.工程结、决算
由建设单位和施工单位即合同的双方编制并认可后形成的文件。[1]​工程竣工验收及备案文件1.建设工程竣工档案预验收意见
2.规划、消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件
3.房屋建筑工程质量保修书
4.单位工程竣工验收备案表
5.单位工程竣工验收报告[1]​其他文件1.建筑工程概况表
2.工程竣工总结
3.工程开工前、施工过程中、竣工时录像及照片
4.住宅使用说明书[1]​
监理单位资料管理
监理单位文件资料的管理是指监理工程师受建设单位的委托，在其进行监理工作期间，对工程建设实施过程中所形成的与监理相关的文档进行收集积累、加工整理、组卷归档和检索利用等进行的一系列工作。
建立文件资料管理的对象是监理文件资料，它们是工程建设监理信息的主要载体之一。建设工程监理文件档案管理的主要内容包括：建立文件资料的收发与登录，监理文件资料的传阅与发文，监理文件资料的分类存放，监理文件资料的借阅、更改与作废、[2]​监理管理资料1.监理规划
《监理规划》应在签订监理合同、收到施工合同、施工组织设计、设计图纸文件一个月内，由总监理工程师主持专业监理工程师参加编制完成，并必须经过监理单位和建设单位审核批准。该工程项目的监理规划，经监理公司技术负责人审核批准后，在监理交底会前报送建设单位。监理规划的内容应有针对性，做到控制目标明确、措施得力有效、工作程序合理、工作制度健全、职责分工明确，对监理工作确实有指导作用。并应有时效性，在建设项目实施过程中，应根据情况的变化做出必要的调整和修改，并在经原审批程序批准后，报送建设单位。[2]​
《监理规划》的内容包括工程项目特征（如工程名称、建设地点、建设规模、工程特点等），工程相关单位名录（如建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、分包单位等），监理工作的主要依据，监理范围和目标，工程的进度、质量、造价、安全控制，旁站监理方案，合同及其他事项的管理，项目监理机构的组织形式、人员构成及职责分工，项目监理部资源配置一览表，监理工作的程序、工作方法、措施、管理制度等。[2]​
2.监理实施细则
对于技术比较复杂、专业性有较强的工程建设项目，还应有专业监理工程师负责编制《监理实施细则》，并经总监理工程师审核批准。《监理实施细则》必须符合监理规划的要求，结合施工项目的专业特点，做到具体、详尽，具有可操作性。《监理实施细则》也要根据实际情况的变化进行必要的修改、补充、完善，并再经总监理工程师审核批准。[2]​
《监理实施细则》（表B1-02）包括专业工程特点，监理工作流程，监理工作的控制要点及目标值，监理工作的方法及措施等。[2]​
3.监理月报
《监理月报》一般可根据工程建设规模的大小来决定汇总内容的详细程度。具体如下：
1.工程概况
2.当月工程的形象进度
3.工程进度
4.工程质量与安全
5.工程质量与工程款支付
6.合同及其他事项的处理情况
7.当月的监理工作小结[2]​
4.监理会议纪要
监理会议纪要应由项目监理部根据会议记录整理，经过总监理工程师审阅，应经过与会各方代表会签。再发至有关参建各方，并应做好签收手续。
监理例会是参见各方为了相互的沟通情况、交流信息、协调处理、研究解决各自在合同履约过程中存在的方方面面问题的一种主要协调方式。其会议纪要由项目监理部根据会议记录整理，内容主要包括：
1.例会的地点与时间
2.会议主持人
3.与会人员的姓名、单位、职务
4.例会的主要内容、决议事项，及其负责落实的单位、负责人与时限要求
5.其他事项[2]​
5.监理工作日志
《监理工作日志》以项目监理工作为记载对象，自该项目监理工作开始起至该项目监理工作结束止，应由专人负责逐日如实记载。
主要记录：
1.每日人员、材料、构配件、设备的变化情况
2.每日施工的具体部位、工序的质量、进度情况，材料的使用情况，抽检、复检情况，施工程序执行情况，人员、设备的安排情况等。
3.对与发生的施工问题，当时是否要求施工单位及时纠正，是否发了监理通知单。
4.施工单位提出的问题，监理人员的答复等
5.每日的施工进度执行情况，索赔情况，安全文明施工情况。
6.记录发生争议时的各方的相同和不同意见以及协调情况。
7.每日天气和温度情况，天气和温度对工序质量的影响及采取的措施情况。[2]​
6.监理工作总结
监理工作总结可分为专题总结、阶段总结和竣工总结。施工阶段监理工作结束后，监理单位向建设单位提交项目监理工作竣工总结。是否写专题总结、阶段总结可视情况而定。
《监理工作总结》的内容更包括工程概况，监理组织机构，监理人员和投入的监理设施，监理合同履行情况，监理工作成效，施工过程中出现的问题及处理情况和建议，必要时还可以附上工程照片或录像等。
《监理工作总结》应由总监理工程师主持编写并批准，然后报送建设单位和本监理单位。[2]​
7.工程技术文件报审
施工单位编写的工程技术文件，须经施工单位相关部门审批后，填写《工程技术文件报审表》报项目监理部。总监理工程师组织专业监理工程师审查，填写审查意见，由总监理工程签署审核结论。[2]​
8.分包单位资质报审
施工总承包单位应选择具有承担分包工程施工资质和能力的单位，填写《分包单位资格报审表》报项目监理部，专业监理工程师审查总承包单位报送的分包单位有关资质资料，符合有关规定后，报总监理工程师审批。[2]​
9.监理通知
当监理工程师或总监理工程师发现施工过程中存在一定问题时，总监理工程师签发《监理通知》。[2]　
10.监理通知回复单
施工单位在接到《监理通知》之后，根据通知中提到的问题，，认真分析，制定措施，及时整改，并把整改结果填写《监理通知回复单》，经项目经理签字，项目经理部盖章后，报项目监理部复查。
11.工作联系单
《工作联系单》用于工程有关各方之间的传递意见、决定、通知、要求等信息。
12.工程变更单
《工程变更单》用于工程变更。工程一旦变更，往往会增加或减少费用，此时应由施工单位填写《工程变更单》，报给项目监理部。项目监理部进行审核，并与施工单位及建设单位协商后，由总监理工程师签认，建设单位批准。当工程变更与设计有关时，尚需设计代表签字。[2]​
13.竣工移交证书
工程竣工验收完成后，由项目总监理工程师和建设单位代表共同签署《竣工移交证书》，并加盖监理单位、建设单位公章。[2]　监理质量控制资料一.施工测量放线报验
1.施工单位应将施工测量方案，红线桩的校核成果，水准点的引测结果填写《施工测量放线报验表》，并附上《工程定位测量记录》报项目监理部查验。
2.施工单位在施工场地设置平面坐标控制网（或控制导线）及高程控制网后，也应填写《施工测量放线报验表》报项目部查验。[2]​
3.对施工轴线控制桩的位置，各楼层墙轴线、柱轴线、边线、门窗洞口位置线、水平控制线、轴线竖向投测控制线等放线结果，施工单位也应填写《施工测量放线报验表》，并附《楼层放线记录》报项目监理部查验。
4.沉降观测报验
《沉降观测记录》也应采用《施工测量放线报验表》报项目监理部查验。[2]​
二.工程物资进场报验
工程物资进场后，施工单位应根据有关规定对使用的主要原材料、构配件和设备进行检查，合格后填写《工程物资进场报验表》，并附出场质量证明文件、、进场复试报告、商检证等相关资料，报项目监理部，监理工程师签署审查意见。[2]​
三、分部（子分部）工程施工质量验收报验
单位工程完成分部（子分部）工程施工，经过自检合格后，填写《分部（子分部）工程施工质量验收报验表》，并附《分部（子分部）工程施工质量验收记录》和相关附件，报项目监理部，总监理工程师应组织验收并签署意见。
四、监理抽检
当监理工程师对工程巡视检查或对质量有怀疑进行抽检时，填写《监理抽检记录》。
《监理抽检记录》由监理工程师负责填写，总监理工程师审定。若是需要发生费用的检查，应事先征得建设单位的同意。[2]​
五、不合格项处置
监理工程师在隐蔽工程验收和检验批验收中，针对不合格的工程填写《不合格项处置记录》，监督施工单位整改。
签发人为发现问题的监理工程师或总监理工程师，验收人应是签发人或总监理工程师。
六、旁站监理
监理人员在实施旁站监理时填写《旁站监理记录》，并由旁站监理人员及施工单位现场专职质检员会签。
七、单位（子单位）工程施工质量竣工于验收报验
施工单位在单位（子单位）工程完工，经自检合格并达到竣工预验收条件后填写《单位（子单位）工程施工质量竣工预验收报验表》，并附相应的竣工资料报项目监理部，申请工程竣工预验收。总监理工程师应组织项目监理部人员与施工单位人员，根据有关规定共同对工程进行竣工预验收。对于存在的问题，施工单位应及时整改，整改合格后由总监理工程师签署《单位（子单位）工程质量竣工预验收报验表》。[2]​
八、见证取样和送检见证人备案书
（1）每个单位工程都应该按照有关规定，设定取样和送检见证人员，见证人员应由该工程的监理单位或建设单位具备岗位资格的专业技术人员担任，并由该工程监理单位或建设单位填写《见证取样和送检见证人备案书》，施工单位项目负责人签字，报送负责该工程的质量监督机构和检测试验单位备案。
（2）单位工程施工前，监理单位应根据施工单位报送的施工试验计划编制见证取样和送检计划，内容包括施工单位工程应有见证取样和送检的项目，取样的原则与方式，应做的试验，检测总数及见证试验，检测次数等。
九、工程质量评估报告
工程竣工预验收合格后，由项目总监理工程师向建设单位提交《工程质量评估报告》。《工程质量评估报告》包括工程概况、施工单位基本情况、主要采取的施工方法，工程地基基础和主体结构及各分部的质量状况，施工中发生过的质量事故和主要质量问题及原因分析和处理结果；对工程质量的综合评估意见。
评估报告由项目总监理工程师及监理单位技术负责人签字，并加盖公章。[2]　
十、质量事故处理资料
施工中发生的质量事故，应按有关规定上报处理，项目总监理工程师应将《质量事故处理资料》书面报告有关部门。监理进度控制资料一、工程开/复工报审表
（1）当现场具备开工条件且已做好各项施工准备工作后，施工单位应及时填写《工程开/复工报审表》报项目监理部审批。总监理工程师审批后报建设单位。
（2）无论由何方原因造成的工程暂停，在暂停原因消失具备复工条件时，施工单位应及时填写《工程开/复工报审表》报项目监理部审批。总监理工程师审批后报建设单位。[2]​
二、施工进度计划报审表
施工单位应根据建设工程施工合同的约定，及时编制施工总进度计划、年进度计划、月进度计划，并及时填写《施工进度计划报审表》报项目监理部审批。总监理工程师应及时审批后报建设单位。
三、（ ）月工、料、机动态表
施工单位每月25日前，报《（ ）月工、料、机动态表》；主要施工设备进场调试合格后开始使用前也应填写本表报项目监理部。塔吊、外用电梯等的安全资料及计量设备检定资料作为本表的附表，监理单位留存备案。[2]​
四、工程延期报审表
工程发生延期事件时，施工单位在合同约定的期限内，向项目监理部提交《工程延期报审表》，在项目监理部最终评估出延期天数并与建设单位协商一致后，总监理工程师才给予批复。
五、工程暂停令
总监理工程师根据实际情况，按合同规定签发《工程暂停令》[2]​监理造价控制资料1. 工程进度（结算）款报审表
2. 工程变更费用报审
3. 费用索赔报审
4. 临时签证报审
5. 工程款支付报审表[2]​
施工单位文件资料的管理
（一）施工单位文件资料的形成过程施工单位文件资料的形成过程如图5-1、图 5-2、图5-3、图5-4、图5-5、图5-6、图5-7 所示[3]。文件资料形成过程(7张)（二）施工单位资料（通用部分）的管理在建筑工程的各类内资料中，最为复杂、重要且比较容易出现问最的当属施工资料。根椐相关规定，在施工过程中所成的内业资料，应该按照报验、报审程序，通过施工单位的有关部门审核后，再报送建设单位或监理单位进行审核认定。施工资料的报验、报审具有时限性的要求，与工程有关的各单位宜在合同中约定清楚报验、报审的时间及应该承担的责任。如果没有约定，施工资料的申报、审批应遵守国家和当地建设行政主管部门的有关规定，并不得影响正常施工。[3]​
对于有分包的工程，总承包方应在与分包方签订的分包合同中，明确施工资料的提交份数、时间及质量等要求。分包方应在工程完工时，按照合同的约定将施工资料及时移交给总承包方。
1．施工管理资料
施工管理资料是施工单位制定的管理制度，控制质量、安全、工期措施，对人员、物资组织管理等的资料。
1）施工现场质量管理检查
施工单位应该按照《黑龙江省建筑工程施工质量验收标准》统一标准DB/711—2003的规定，填写《施工现场质量管理检查记录》报项目监理工程师（或建设单位项目负责人）审核确认。
2)建设工程特殊工种上岗证审查工程开工前，施工单位应该填写《建设工程特殊工种上岗证审查表》，并附相应证书复印，报监理单位审核。[3]​
3)施工日记
施工日记应由项目经理部确定专人负责填写，记录从工程开工之日起至竣工之日止的全部技术质量管理和生产经营活动。其主要内容包括：
（1）生产情况：施工部位、施工内容、机械作业、班组工作以及生产存在问题等。
（2）技术质量安全活动：技术质量安全措施贯彻实施、检查评定验收及发生的技术质量安生问题等[3]。
4）工程开/复工报审
施工单位在完成施工准备并取施工许可证之后，应填写《工程开/复工报审报表》，向监理（建设）单位提出开工申请，监理（建设）单位应及时审批。
5）工程停/复工报告
在施工过程中由于某些原因而导致工程需要停工，或停工后经采取措施重新具备施工条件时，施工单位应填写《工程开/复工报告》，报监理（建设）单位审批。[3]