标题：文件连续体理论
简介
文件连续体理论是20世纪80年代，继文件生命周期理论之后提出的一个新的文件运行基础理论。文件连续体的英文表达为Records Continuum，文件连续体理论的提出引发了一系列学术争论。
（一） 文件连续体理论的形成背景
信息技术革命对文件工作产生了巨大影响，其中最明显的表现就是依赖计算机生成和读取的电子文件大量产生并开始冲击传统纸质文件的传统地位。电子文件不同于纸质文件的明显差异，对文件生命周期理论带来的一系列质疑甚至冲击主要表现在三个方面：
⒈ 对电子文件生命周期概念的理解
传统文件的运动阶段大多顺向进行，但相当一部分电子文件在特殊情况下可以作逆向运动；传统文件的运动阶段界限比较清晰、容易区分，但电子文件往往可能会同时处于不同的运动阶段，难以划清阶段的界限。这些变化使得套用传统的文件生命周期概念来处理电子文件，就很难行得通。澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德认为，由于纸质文件从生成到处置的直线运动过程不再适用于电子文件，因此，电子文件的生命周期可以理解为“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”。
⒉ 对电子文件生命周期阶段的划分
西方档案界提出了不同的看法，比较权威的是国际档案理事会电子文件委员会在其制定的《电子文件管理指南》中将电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段。这一划分的着眼点不再是文件，而是电子文件管理系统；划分的依据不再是文件的内在价值形态的变化，而是电子文件管理活动的先后顺序。我国学者何嘉荪将电子文件生命周期划分为文件的孕育和形成阶段、现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。这些划分都突出了对电子文件实行前端控制的重要性。
⒊ 对电子文件各阶段文件对应关系的理解
文件生命周期理论认为，由于文件价值的变化，不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在对应关系。电子文件运动阶段及其具体划分与传统文件发生了很大变化，由于电子文件内在价值的变化，不同阶段的文件与服务对象和管理方式之间仍存在内在联系，而不同阶段的文件与保存场所之间没有对应关系，传统文件各阶段的对应关系不再适用于电子文件。
可见，电子文件的大量涌现，引起了文件管理方式的变化，主要适用于传统文件管理的文件生命周期理论越难越难以适应电子文件管理的需要，文件生命周期理论因此受到多方面的挑战和质疑，正是在这种背景下，产生了文件连续体理论。
（二） 文件连续体理论的主要内容
澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德等人提出：文件连续体是指“文件往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，这一定义揭示了对文件形成、保存和长久利用应实施一体化管理的理念。
文件连续体理论构筑了一个多维坐标系来描述文件的运动过程，包括四个坐标轴：一是文件保管形式轴，选取四个坐标分别是单份文件、案卷、全宗和全宗集合；二是价值表现轴，选取的四个坐标轴分别是行为轨迹、活动凭证、机构记忆和社会记忆；三是业务活动轴，选取的四个坐标轴分别是行为、活动、职能和意志；四是形成者轴，选取的四个坐标轴分别是个人、部门、机构和社会。在这一多维坐标体系中，文件保管形式轴是核心轴，因为它的变化带动了其他坐标轴的相应变化。具体而言，文件连续体理论通过描述文件保管形式轴上四个坐标的变化引发形成者轴、业务活动轴和价值表现轴上特定坐标的相应变化，揭示出文件的四围运动过程。第一围是单份文件，此时文件对应的形成者是某一具体的个人，反映的业务活动是某一具体的行为，表现出的价值形式为具体行为的轨迹。第二围是案卷，即一组文件的集合，此时文件对应的形成者是机构内部的一个部门，反映的业务活动是包含若干行为的某一活动，表现出的价值形式为活动的凭证。第三围是全宗，即一个机构所有案卷的集合，此时文件对应的形成者是一个特定的机构，反映的业务活动是包含若干活动的某一职能，表现出的价值形式为机构记忆。第四围是全宗集合，即所有全宗的集合，此时文件对应的形成者是整个社会，反映的业务活动是社会的意志，表现出的价值形式为社会记忆。
文件连续体理论之所以构成对文件生命周期理论的挑战，主要原因在于，文件连续体理论从全新的研究视角，运用全新的研究方法，适应电子文件的特点，全方位揭示了文件的连续运动过程，反映出电子文件各阶段相互关联、相互影响和相互转化的可能性。但是电子文件的出现并未从根本上改变文件的客观运动过程，国际档案理事会电子文件委员会对电子文件生命周期的划分方法实际上是参照软件生命周期所作的划分。电子文件运动阶段的划分也表明电子文件运动过程同样具有阶段性，这点与传统文件没有根本区别。就电子文件各阶段特定价值与相关因素对应关系而言，电子文件的不同特点使生命周期理论揭示的文件价值与服务对象、保管场所与管理方式等方面的对应关系发生了一定的变化，但这些对应关系只是部分变化。因此，电子文件对文件生命周期的基本内容并未构成根本威胁，或者说，文件生命周期理论在电子时代的“升级版”从本质上仍适用与电子文件。
文件连续体理论实质上只是对文件生命周期理论的修正或补充，而非变革和突破。深入比较文件生命周期理论和文件连续体理论，可以看出二者的研究目的都是通过描述文件运动的客观过程来揭示文件运动的规律，从而找到文件管理的有效方法；它们都以广义文件概念为基础，并且都体现了文件运动的连续性和整体性。二者不同点体现在研究角度、研究方法与侧重点方面。从研究角度看，文件生命周期理论主要从文件自身出发，考察文件从形成直至销毁或永久保存的运动过程和规律，而文件连续体则选择了文件保管形式这一研究视角，考察文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律；从研究方法上看，文件生命周期主要运用平面的、单维的研究方法，直线考察文件的运动过程及规律，而文件连续体理论主要运用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件运动过程的运动规律；在侧重点上，文件生命周期理论比较侧重于文件实体的研究，即随着文件价值的变化，文件实体应该保存在什么地方、如何管理，而文件连续体理论则把文件和生成文件的活动紧密联系在一起，它的重点不是文件本身，而是文件背后业务行为和业务环境之间的互动。通过上述比较可以看出，文件连续体理论只是在看待问题的角度、研究问题的方法上产生了变化，并未对文件生命周期理论带来根本的冲击。文件连续体理论是对文件生命周期理论的继承和发展，文件生命周期理论能够通过灵活调整或部分修正，更好地适应电子文件的运动特点，进一不增强自身在电子时代的指导作用。
（三） 文件连续体理论的特点
总的来说，文件连续体理论体现了文件运动在时间和空间的多维性、连续性和整体性。在连续体理论中，文档转化可以发生在文件运转中的任何一点，它打破了文件生命周期理论中文件工作的固有顺序，模糊了文档管理的界限。在电子环境下，文件的阶段性已经模糊，它不像过去文件就是文件，档案就是档案，现在当一份档案需要时还可以重新回到文件运动中来。
文件连续体理论具有五个特点：
⒈ 用统一的一体化的体系管理文件（包括档案），不管文件在生命周期内的存在形式及生命长短。
⒉ 文件可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累，而不一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动和积累。
⒊ 文件管理应保证文件保管体系的构建和设计，这一工作甚至在文件形成前就应开始。
⒋ 应该特别强调文件工作者和档案工作者在管理文件（包括档案）和建立文件保管体系方面的合作及共同责任。
⒌ 对利用者的服务概念包括文件生命全过程中的服务，不论是文件形成机构内还是机构外的服务。
（四）文件连续体理论的指导意义
随着电子时代的到来，西方档案学理论有了新的发展，连续体理论的提出，标志着档案学理论和管理思维的重大突破。
首先，文件连续体理论拓宽了文件生命周期理论对文件和文件保管体系研究的可能范围，这将有助于了解档案工作者和文件工作者当前实际工作的状况以及档案和文件使用的情况。
其次，提醒我们文件形成和文件保管具有同等重要的作用，文件（档案）保管是日常事务及管理职能与职能活动过程的组成而不是其终结。
最后，文件连续体理论强调跨越文件保存机构间的合作，尤其是在有紧密联系但又互相隔离的档案管理和文件管理业务方面的合作，对推进文档一体化管理具有重大理论指导意义。
文件连续体理论揭示了文件管理和档案管理正朝着一体化的方向发展，对今后档案管理的方向、模式、职能机构设置将有深远的指导意义。