标题：高级秘书
基本介绍
概况  秘书（Secretary）可以指：1政党之内的要职，最高者称为总书记。2写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。3香港决策局的最高级公务员职位。美国联邦政府的部长英文名称亦为(总统的)部会秘书，如国务卿为Secretary of State、陆军部长为Secretary of Army，平时称为部长先生Mr.Secretary。
我国所指秘书，是指专门为社会机构、组织、企事业单位领导安排的负责日常行政事务处理和协调的专职工作人员。也指私人事务助理性质的工作人员。
职业背景秘书的职业要求有沟通能力、协调能力、预见力以及判断力，同时，还要具备商务沟通、办公管理、文书写作、会议协调种种专业技能。国家劳动和社会保障部2003年重新颁布了《秘书国家职业标准》，本职业有三级秘书（国家职业资格三级）、二级秘书（国家职业资格二级）。
国家劳动部早在97年就开始秘书的全国统一认证，秘书的国家职业资格证书已经成为用人单位聘用、选拔和考核人才的事实标准。在大多数企业，秘书职业资格证书与持有者个人的薪资福利挂钩。《中华人民共和国劳动法》第69条规定：“国家确定职业分类，对规定的职业制定职业技能标准，实行职业资格证书制度。”据此，湖南省劳动和社会保障厅颁布了湘劳社发[2003]192号文件，该文件规定，从2005年1月1日起，人力资源管理、营销、秘书等9个职业严格实行持证上岗制度，并定期组织专项检查。
资格鉴定资格审查合格并经统一培训、考试合格后，可获得由国家劳动部颁发、湖南省劳动保障厅核发全国通用的、职业准入必备的国家唯一法定职业资格证书；电子注册，网上可查询，终生有效，全国通用。该证书用以证明持证者具备本职业所要求的专业知识、技能和职业资格，是用人单位招聘录用、绩效考核、选拔晋升的重要依据，并依据湖南省劳动和社会保障厅和湖南省财政厅（湘劳社政字[2006]22号）文件精神可享受相应津贴，终生有效。
详细要求
为适应企业对秘书从业人员的需求，提高秘书从业人员的职业技能，根据湖南省劳动和社会保障厅《关于组织企业人力资源管理等9个职业从业人员参加全国统一鉴定的通知〔湘劳社函（2003）192号〕文件、湖南省劳动和社会保障厅职业技能鉴定中心《关于公布湖南省2008年国家职业资格统一鉴定考试时间安排的通知〔湘劳社鉴函（2008）3号〕文件的要求，为组织好2008年全省统考培训，现将有关事项通知如下：
一、鉴定培训目标：
通过系统培训学习，不仅使培训、考试合格人员具有良好的职业道德，基本具备扎实、全面的秘书相关知识，基本掌握秘书各相关领域的运作理念，基本掌握各相关岗位的基本流程及其操作技能，能协助从事办公室组织管理、协调运作等实务工作，符合《三级秘书国家职业标准》的要求；在通过国家统一鉴定考试合格后，可取得高级秘书（三级）国家唯一法定职业资格证书。
二、鉴定培训对象：
从事办公室、行政管理的人员或有志于从事本职业工作的人员。
三、申报条件
（符合任一条件，并取得《湖南省职业培训证书》）： 
（1）取得本专业或相关专业大学专科及以上学历；
（2）从事相关工作4年； 
（3）应届大学毕业生。
四、鉴定培训内容：
秘书概述、秘书礼仪、办公室日常事务管理、文书运转管理、会议管理工作、差旅安排、档案管理与信息工作、商务沟通与协调、客户服务、商务谈判、财务税务金融等。
五、鉴定培训教材：
《秘书（三级）国家职业资格培训教程》－专业知识、《秘书（基础知识）国家职业资格培训教程－基础知识》、《秘书国家职业资格培训教程－考试指南》。中心另行免费发放相关资料。 
（1）培训方式：面授讲解、案例分析、模拟考试、课外网上辅导、免费资料发放、考前总复习等方式相结合。
（2）欢迎相关单位及学校集体报名参加培训，集体报名可按我中心统一规定对培训费予以适当优惠；同时，欢迎相关单位、学校合作举办培训。我中心老学员（参加过我中心职业资格培训者）可按照中心统一规定享受优惠。
（3）主要上课时间：平时晚上。各期培训、考试时间详见湖南考试培训网具体安排。第一次考试未通过的学员，可免费参加下期培训班学习。
六、报名须知：
（1）每天上午8:30-下午6:00，双休日白天及平时中午均可报名。
（2）培训、报考同时进行，报名时请提交同底二寸照片二张，一寸照片三张，身份证复印件、学历证或学生证复印件；并填写《国家职业资格统一考试培训申报表》（可在湖南考试培训网下载此表格填写）。另:报名时在本中心办公室进行数码照相(用于准考证)。
七、考试与鉴定：
秘书职业资格考试与鉴定评审由湖南省劳动和社会保障厅统一组织。考试分为理论知识（含职业道德）考试、专业能力考试两个部分，其中职业道德10分、理论知识90分，专业能力100分。两个部分考试分别达到60分为合格。采取闭卷笔试、模拟操作等考核方式进行。单科合格成绩保留一年有效。
八、政策待遇：
凡取得三级秘书职业资格证书的人员，依据湖南省劳动和社会保障厅和湖南省财政厅（湘劳社政字[2006]22号）文件规定享受相应津贴，其标准为：“已取得高级技能（国家职业资格三级）职业资格证书，且在相应岗位工作的，其津贴可按不低于80元/月的标准执行。”
必备条件
第一，有问题，能自己找答案。资深参谋人员应为主管设想出合理的方法，要主管做选择题而非是非题。 
第二，情绪问题，能自行排解。世界上95%的秘书都是女性，下个世纪无疑将是女性发展最快速也是最具挑战机会的世纪。优秀秘书必须克服自身的情绪问题，力求成熟稳重。 
第三，不断给自己找机会。化被动为主动。危机就是转机。 
第四，随时准备。许多秘书抱怨加班，比老总还忙，这就违反了秘书工作的要求。主管随传随到这是必须的。 
第五，话不多但中听。多数主管都很忙碌，没有时间听闲话。所以秘书在回答前必须思考，做到能言不繁。 
第六，做事有分寸。做秘书最难的一件事，是揣度主管的心意。许多反应及作风都是在日积月累的沟通和协调中了解的。所以过度反应是需要避免的。 
第七，凡事多观察。秘书就像气象局一样，主管及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境，而非要环境适应你；要改变自己而非改变他人。 
第八，能设身处地的考虑。优秀秘书是未来办公室资讯的整合者，在这个前提下，你所拥有的资源最多也最完整，所以你的思维应该不是单一的，而是整合的。 
第九，能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现，配合主管完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。 
第十，有公关能力。秘书工作会涉及更多的顾客服务，也就是对外涉及联络的能力。优秀秘书也将逐步迈向公关经理人或甚至发言人的角色。
工作特征
●多样性与系统性的统一 
高级秘书的工作是非常琐碎繁杂的，呈现出多样性的特征。有俗语称“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”是其真实写照。凡上司从事的工作，高级秘书都要了解；凡上司参加的活动，高级秘书都可能参加；凡外来的人员，也都要先找上司的秘书取得联系。此外，高级秘书还要从事服务于上司的其他日常性工作。因此，高级秘书的活动范围非常全面，体现出综合性和多样性。 
但是这并不是毫无规律可循的，只要本着关心上司、服务上司、辅助上司的立场，一切的工作都可以变得简化而又有意义：如为上司管理时间、提供良好的工作环境、搞好杂务等，都是“为上司腾出更多的时间”；接待、交际、沟通等，都是“帮助上司处理好人际关系”；为上司提供信尽、传达信息、保管信息等，都是“辅助上司恰当地做好决策”。它们的根本目的都是提高上司的工作效率。 
●辅助性与主动性的统一 
所谓辅助性，是对高级秘书的“权力”范围来说的，即便是高级秘书，他(她)也是从属于上司的，只能根据上司的决定、指示、命令来办事，决不能超越上司，不能代替上司擅自做决定，即不能越权。高级秘书的辅助性主要体现在两个方面：一是辅助决策，辅助管理；二是处理事务，即代理上司承办各种日常的、具体的事务性工作，为上司的工作、学习、生活提供便利的条件，都是根据上司的意图处理问题，不能自作主张。 
所谓主动性，是指高级秘书对于自己职责范围内的工作，可 以充分发挥自己的主观能动性和自己的聪明才智，进行富有成效的创造性工作。上司不可能把握全部相关的知识，精力也不可能花在所有事务性工作上，高级秘书应在这方面发挥自己的主动性，积极承担起这方面的责任，如日程安排、信息传递、文书写作等，主动为上司分忧解愁。高级秘书必须把辅助性和主动性统一起来，充分发挥自己在企业管理中的特殊的、不可替代的作用。 
●原则性与灵活性的统一 
作为协助上司从事管理的高级秘书，首先，必须在法律、法规和政策方面坚持原则性，决不能为了本企业或上司的私利而损害国家或他人的利益；而且在自己的具体工作中，应该严格坚持保密原则、效率原则和实事求是的原则。高级秘书常常有许多机会接触公司内部的高级机密，必须有保密意识，在自己的工作和举止言行中注意保证机密的安全。效率是对高级秘书工作的时间要求，是秘书工作的重心所在。高级秘书应努力创新，尽可能缩短工作的周期，简化办事的过程，用较少的时间办更多的事情。高级秘书常常接触公司内外、上下各方面的信息，有喜有忧，高级秘书不能弄虚作假，应该一切从实际出发，是一说一，是二说二，有喜报喜，有忧报忧，不能掺杂个人的主观好恶。同时在工作中，高级秘书要讲究方式方法，讲究策略，发挥思维的机敏性和灵活性，正确协调各方的利益和关系，使各方的利益都得到保护。 
●风险和机遇并存 
古有“伴君如伴虎”之说，对于高级秘书也是如此。高级秘书是上司身边最为亲近、与上司接触最多的人。上司的喜怒哀乐都可能转嫁到自己身上，自己可能成为上司发泄的对象；某些时候可能本是上司的错，上司却为了面子而推卸责任；秘书的建议可能不被采纳反倒遭至上司反感；身为女秘书，还可能招来闲言碎语……