标题：天纵文档管理系统
系统简介
“天纵文档管理系统高级版”基于国际先进的KM思想及微软成熟的.NET平台技术开发的一套B/S（浏览器/服务器）访问方式的集团级文档管理产品。无需安装客户端即可在WEB上进行操作。 
“天纵文档管理系统高级版”全面采用Ajax技术，页面免刷新，操作简单方便，具有桌面系统一样的良好操作体验。 
“天纵文档管理系统高级版”提供了从文档、图纸、资料录入（电子化）到文档发布及网络化管理的整体解决方案，可有效降低图纸录入及信息发布的成本，保证文档安全，提高文档搜索、查询的响应速度，方便远程信息的获取，有利于知识与信息的传递与共享，使企业单位文档、图纸、资料等的管理更加专业化、规范化，为文档管理部门的安全、高效运行奠定更加坚实的基础。可对每个文件分类进行授权，不同人不同部门可操作不同分类文档。 
“天纵文档管理系统高级版”除了对图纸、资料等进行管理外，还可对企业其他文件，如行政文件、ISO体系文件等进行管理，用户可自定义文件工作流程，控制文件起草、审批、发送、修改、回收、销毁的完整流程，同时可对文件阅读、办理情况进行跟踪，文件可远程在线编辑、批注、电子签名、电子盖章，可设置修改强制痕迹保留等。
“天纵文档管理系统高级版”依据ISO9000文件控制与管理标准设计，完全可直接应对ISO外部审核。可设置质量记录表格模板，直接在线填写表格。 
“天纵文档管理系统高级版”具有灵活的签入/签出机制，严格的版本控制。可自行设计每类文档的工作流程，支持并行审批、串行审批、会签、转给他人审批等多种审批方式。 
“天纵文档管理系统高级版”可有效保护文档外泄，所有用户根据权限存取文档，可设置文档下载、打印、修改、添加、删除等多种权限，可对文档进行防拷贝设置。用户对文档的所有操作均记录在案。 
“天纵文档管理系统高级版”采用驱动级的透明加密技术，以主动加密的形式，实现图纸文档的强制自动加密。公司所有人员在操作电脑新建的图纸或文档同时后台自动加密，操作人员毫无察觉。强制自动加密的文件离开企业电脑环境无法使用，文件只能在公司内部授权下使用。经过公司专人解密，文件才能正常使用于外部。 
“天纵文档管理系统高级版”将会使您的文档管理变得轻松愉快。您再也不用担心文档存放在各个员工电脑中会因为电脑故障或员工离职造成文档丢失。用户通过分类检索或条件组合检索、模糊检索快速查到所需图纸或资料 。支持全文检索，可直接从WORD、EXCEL、PPT 、PDF、TXT、HMTL等文本类文件中进行搜索。 即使文档管理员请假或出差，您都不用担心找不到文档，打开“天纵文档管理系统”，您立即能找到您所需要的资料。 
“天纵文档管理系统高级版”导入文档简单快捷，可批量导入文档，可从本地文件夹拖动导入文档，可直接从扫描仪读入文档，还可设置好文件类别模板，在线直接填写表格生成文档。修改文档也十分方便，可远程直接修改文档，修改保存后，自动回传到服务器。可采用多硬盘存放文档，满足海量文档的存储。 
“天纵文档管理系统高级版”提供了统一的图文浏览组件，可直接浏览400多种不同格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文档，而无需安装种类相应的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印保存权及修改权。您不但省去了安装各类软件的麻烦，同时也节省了购买这些软件的昂贵费用。OFFICE文档能还可实现在线编辑、批注、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等。系统还支持相册方式和打开图片和点播方式打开视频、音频、FLASH文件等。 
“天纵文档管理系统高级版”可实现集团内各分公司、各部门甚至个人文档的管理，各单元之间既可共享文档，也可独立管理自己的文档。旨在通过计算机技术推动知识管理，帮助企业建立先进的知识管理模式，使企业知识管理平台成为短期营运与长期成长战略结合的资讯平台，极大化企业最有价值的资产-员工与知识。让员工快速获取个人成长所需的工具及信息，达成员工高度的成就感，加速协同作业，通过知识管理平台实现实时信息的共享，为企业更有品质的营运决策提供支持。运用高效率的作业流程，降低管理成本。 
功能介绍
一、基础设置1.可根据公司实际情况制定文档分类体制，各分公司、各部门甚至个人均可建立独立的文档分类，各单元之间既可共享文档、协同工作，也可独立管理自己的文档库。文档分类树结构不限层次。 
2.文档分类象WINDOWS资源管理器一样，形象直观。文档分类树逐步展开，有效防止了分类太多时加裁速度的问题。 
3.可为每个分类设置许可用户及其权限，权限包括下载、打印、修改、添加、删除、防复制等多种权限，用户可自由阅读、创建和修改自己权限范围内的文档。可设置文件分类表单模板，直接在线填写表单。 
4.可为每个文件分类设置编号规则，在创建文件时可根据编号规则自动生成文件编号。 
5.不同分类的文件可设置不同的个性属性，如在“政府来文类文件”中加上“文号”、“政府部门”等字段。 
6.可将文件类别设置为公开文件，公开文件无需授权，所有用户均可阅读。 
7.可根据文件格式设置不同的打开方式，打开方式包括直接打开、OFFICE组件打开、万能文档浏览器打开、播放器打开、相册方式打开等多种打开方式。其中，万能文档浏览器可直接浏览400多种不同格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文档，而无需安装种类相应的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印权、下载权及修改权。您不但省去了安装各类软件的麻烦，同时也节省了购买这些软件（Office/Image/2D/3D/EDA）的昂贵费用；OFFICE文档能还可实现在线编辑、批注、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等；还可用相册方式和打开图片和点播方式打开视频、音频、FLASH文件等。 
8.可设置文件发送组别，对公司内相同权限的员工进行分组，在发送文件时，可选择组别发送，提高文件发送效率。 
9.可采用多硬盘存放文档，为每个分类设置存放硬盘目录，满足海量文档的存储。文档转移方便，文档转移后，只需重新设置文件分类中文件夹路径即可。 
二、文档管理1.多种导入文档方式，简单快捷，可批量导入文档，可从本地文件夹拖动导入文档，可直接从扫描仪读入文档，还可设置好文件类别模板，在线直接填写表格生成文档。 
2.在工作流平台上，工任务可以自动传递和流转，以自动进行文件审批、发送等工作。可自行设计每类文档的工作流程，支持并行审批、串行审批、会签、转给他人审批等多种审批方式。文件借阅申请流程、文件修改申请流程、文件销毁申请流程均可自行设计。 
3.工作流每个环节均会有通知系统进行通知提醒，同时还可选择通知督办人。可随时查看工作流日志和进度。 
4.可设置分类文件、来文、借阅文件的过期日期和阅读次数，过期或次数超过后，权限中止，文件不能再阅读了。 
5.所有文档处理严格按权限进行，如只授权处理本人文档的用户不能处理公司或部门文档。实现既可协同操作，也可独立管理。对文档所有操作均记录在案。 
6.在文件页面，可根据权限查看此文件所有相关资料，如批示记录、评论记录、操作日志、审批日志、办理记录、发送清单、阅读跟踪记录、回收记录、借阅记录、修改记录、销毁记录、旧版文件、相关文件等。可直接通过邮件、传真将当前文件发送给第三方（如客户或供商等）。 
7.可按部门或职务统计分析文件发送情况、文件借阅情况、文件操作情况等，并生成统计图。 
8.灵活的签入/签出机制（签出后锁定），严格的版本控制，确保使用的是最新版本。 
9.文件审批、发送、修改，都会通过消息系统通知相关人，通知方式包括消息、短信、邮件等。 
10.同一个文件可加入多份文档，如有时一个CAD图纸会引用多个图片文档。 
11.同一个文件可以放在不同分类下，解决了类似通用零件图属于多个产品图系列的问题。 
12.可批量导入和批量导出文档，可直接从扫描仪读入文档，以提高文档操作效率。 
13.用户可按多种方式搜索文档，支持模糊查询和高级查询。确保快速高效地从文档库中找到想要的文档。可设置文档默认日期范围（如默认只列出最近一年的文档），查询一定日期范围内的文档。支持高级查询，输入更多条件进行深度搜索。支持全文检索，可直接从WORD、EXCEL、PPT 、PDF、TXT、HMTL等文本类文件中进行搜索。 
14.可远程直接修改文档，修改保存后，自动回传到服务器。 
15.对文件的修改和销毁可选择走审批流程（自定义工作流），也可选择指一个批准人直接审批即可，支持批量审批。 
16.文件修改后可选择是否重新审批，是否通知相关人，是否更改版本号，文件更改版本后，旧版自动进入旧版中心。 
17.可将经常要使用到的文件收藏起来，方便日后查看。每个用户可定义自己的收藏夹树结构，收藏夹树结构不限层次。 
三、文档保护采用驱动级的透明加密技术，以主动加密的形式，实现图纸文档的强制自动加密。公司所有人员在操作电脑新建的图纸或文档同时后台自动加密，操作人员毫无察觉。强制自动加密的文件离开企业电脑环境无法使用，文件只能在公司内部授权下使用。经过公司专人解密，文件才能正常使用于外部。这样，一些核心数据资料就牢牢限定在了企业内部，有效的保证了企业数据的安全。[1] 
四、查询分析1.可根据权限对各类操作记录进行查询、分析、管理（删除和清理），如文件借阅申请、文件修改申请、文件销毁申请、旧版文件、作废文件、文件操作日志、邮件发送日志、传真发送日志、流程操作日志等。 
2.可自己设计报表文件，本系统采用水晶报表（目前世界上最好的报表工具之一）设计报表。 
3.报表打印前可进行数据过滤，你可设置条件过滤出您想要的数据。 
五、系统工具1.公告系统可编写公告、通知等公司内部文件，用于对操作用户进行事件通知和提醒。公告可设置过期日期，过期后不再显示在公告栏上。 
2.系统提供了功能强大的网络硬盘，每个用户可定义自己的网络硬盘树结构，网络硬盘树结构不限层次。可为每个用户设置网络硬盘空间大小，禁止上传的文件类型和文件最大值。 
3.本地文件导入网络硬盘方便快捷，可批量、拖动导入文档，还可直接从扫描仪读入文档。 
4.网络硬盘中修改文档也十分方便，可远程直接修改文档，修改保存后，自动回传到服务器。 
5.可在线打开电子印章制作工具，制件加密的电子印章和电子签名。 
6.员工调岗或工作变更后，可以回收其有权使用的文件，回收文件时，系统可自动发一条消息人性化地通知此员工。 
7.短消息工具可实现员工之间沟通交流，可发送、回复、转发短消息，也可从公司用户清单中选择用户批量发送。 
8.消息系统可及时提醒用户处理文件相关工作，如文件审批、来文、申请审批等工作，通知方式可以是短消息、手机短信、邮件等。 
9.网络传真通过系统将文件传真出去，可在文件页面直接传真当前文件。可设置用户传真发送权。 
10.可建立公司通讯录，如客户、供应商名录等，用于传真和邮件发送等。 
六、系统管理1.基于角色的权限管理，无需为每个用户设置权限，只需将用户指向角色，大大减轻了系统管理的工作量。 
2.可根据用户身份设置其可操作的模块。 
3.可以限定用户允许添加的文件类型、大小、数量。 
4.系统提供数据字典的管理，可修改系统用到的枚举参数。 
5.工作流引擎符合WFMC标准，完全基于用户需求，具有较强的灵活定义功能，根据不同企业的不同运作模式，可由具有相应权限的人员对流程进行维护和订制。从流程的创建到归档全程跟踪控制，为企业搭建一个高效、灵活的工作流平台。 
6.系统提供备份/还原功能，对文档进行备份和还原。为了节省备份时间，提高效率，系统可选择只对新增文档或修改过的文档进行备份。 
7.可设置系统自动备份文档和数据库，并可设置自动备份周期和备份时间。 
8.用户对系统数据操作（如数据添加、修改、删除）均记录在案，可跟踪系统操作，确保安全。 
七、技术要点1.本系统全部采用B/S方案，客户端不用安装任何系统，直接通过浏览器操作。 
2.开发技术为.NET2.0+AJAX，页面免刷新，速度快，操作顺畅方便，比传统B/S有更好的操作体验。 
3.采用驱动级的透明加密技术，以主动加密的形式，实现图纸文档的强制自动加密。公司所有人员在操作电脑新建的图纸或文档同时后台自动加密，操作人员毫无察觉。强制自动加密的文件离开企业电脑环境无法使用，文件只能在公司内部授权下使用。经过公司专人解密，文件才能正常使用于外部。这样，一些核心数据资料就牢牢限定在了企业内部，有效的保证了企业数据的安全。 
4.界面精美、简洁、直观，在线帮助丰富，操作十分简单，无需培训，即可上手。 
5.完全采用多线程方式上传下载文档，可以更好的改善用户体验，达到更高性能。 
6.本系统采用大型数据库系统，支持海量数据存储。 
7.安装部署方便，直接复制到服务器即可完成安装。 
效益分析
降低文档管理成本
通过“天纵文档管理系统高级版”，可系统管理企业文档，可以减少纸张、耗材、人工等多方面的成本。不但省去了安装各类软件的人工成本，同时也节省了购买这些软件（Office/Image/2D/3D/EDA）的昂贵费用。 
提高文档管理规范性
“天纵文档管理系统高级版”可实现系统和网络来管理文档，可规范有序地管理文档，文档根据需要和权限在网络上流转，存取速度和效率大大提高。 
解决文档安全问题
“天纵文档管理系统高级版”中的文档以加密形式保存在服务器数据库中，用户根据权限进行存取，保证了重要文档的泄露和丢失。 
提高文档流转效率
在“天纵文档管理系统高级版”中，文档放进数据库后，查找非常方便，您可设置多种条件查询您想要的文档。同时，文档一但被修改完成，它的更新版本可立即被所有用户取得。并且在工作流程中，一但上一阶段的工作完成，下一阶段的用户便会立即自动取得这份工作，并且可以把相关文档自动发送给有需要的计划成员，以加速计划的完成。 
方便远程发送及共享文档
通过“天纵文档管理系统高级版”，可使你分公司的员工或是在公司外部的员工可以透过因特网立即获得他所需的资料，及时将文档发送远在他地的用户也变成了现实。 
有效控制文档版本
在“天纵文档管理系统高级版”中，文档一旦发生改版，系统自动将旧版打入旧版中心，只有新版在流通。从而有效防止版本不一及无效版本的流通。 
整合现有的文档
在“天纵文档管理系统高级版”中，旧有的文档可转成电子档案的型态来节省空间，并且变得更容易找寻。各个版本的保留，可使旧的数据和新的数据融合在一起。如此组织内的所有数据，就可保存在一个有弹性的电子档案柜中。
图纸资料管理混乱
随着internet越来越遍及人们日常生活的各个角落，越来越多的文档以电子文档的形式传输。从政府文档、企业工程图纸、标准操作程序到销售展示，这些文档主要是分散在各个职能部门及个人手中，没有有效地进行集中管理，造成大量的数据堆积，公司的文档资料不能充分利用，这使得查找、管理以及交付企业文档中的信息变得越来越重要了。特别是近年来，为了提高设计行业的运营水平，工程施工改造步伐加快，造成图实不符现象严重，给施工系统检修及安全运行造成隐患，大家都在寻找能解决实际问题的软件系统。 
图纸安全问题无法解决
传统纸张容易被复制带出或电子文档到处散发，安全难以保障。这对拥有大量机密文档（如配方、工艺、商业情报等）的公司来说，无疑是致命的打击。要管理好这些文档，应将文档放到公司服务器数据库中，对使用人进行授权，只有授权才可根据权限打开文档。 
人工管理成本高
传统纸张方法管理文档，要复印发行，对纸张、油墨等消耗大，同时人工收发文需要投入大量人力，如果远程传递，这种投入更大。一般中型企业，如果采取人工管理文档，每个部门要设置一个文档管理员。 
文档查找困难
纸张文档一旦量大时，查找就显得非常不便，同时查找文档需要投入大量人力。如果管理不善，极易丢失，对工作造成影响。 
远程审批发送不便
纸张文档要远程发送，必须通过邮寄，速度慢且成本大，对那些时间紧迫的文档来说根本无法及时送达，对工作造成严重影响。如果领导在外，无法及时审批文件。 
文档控制困难
纸张文档往往被很多人复印，这样控制起来十分困难，一旦发生文档改版，还有旧版本在流通，这是明显不符合ISO标准的，同时也影响工作。 
文档格式越来越多
随着文档格式越来越多，我们打开每一类文档时都要安装一个相应的软件，软件成本高暂且不说，安装这么软件在电脑上，费时费力，同时也占用电脑空间，我们希望有一款多功能的图文浏览、标注以及协同作业的应用软件，可直接浏览不同文档格式（Office/Image/2D/3D/EDA），而无需原有的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性。 
集团文档管理更难
集团公司往往由多个分公司组成，其文档管理更为困难，如何保证各分公司文档的一致性，同时各分公司又可管理自己的文档体系，减少文档管理的重复工作，提高文档管理的效率，降低文档管理的成本，这是集团文档管理的难点。 
要解决上述的问题，除了提高文档管理规范化程度以外，还要引进计算机技术，利用计算机信息管理系统和互联网，实现电子化办公及网络办公的目标，从而节省管理成本，提高工作效率。我们提供了一款图文浏览、标注以及协同作业的应用软件，可直接浏览、标注450种以上的不同文档格式（Office/Image/2D/3D/EDA），而无需原有的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性。 
适用范围
企业行政文件及其他各类文档 
设计单位图纸管理 
ISO体系文档管理（如ISO9000/1400/1800等） 
企业单位产品设计图纸文档管理 
物业单位图纸管理 
政府部门公文管理 
设备维护管理部门图纸及资料 
企业单位各类文档管理（如行政文档、销售文档、项目文档等） 
研究院所图纸资料管理 
消防管理部门消防图纸管理 
档案管理部门档案管理 
教育单位教材、课件管理