标题：秘书写作
秘书写作的定义
“秘书写作”是秘书岗位从业人员根据工作需要，在自己职责范围内撰写各类公务文书及其他应用文的写作行为。秘书岗位的工作职能，一般认为主要包括“办文、办事、办会”三个方面。办文，即各类文件的撰写和处理，是秘书工作的核心职能。其实，在办事和办会过程中，也会用到大量相关的文件，撰写与处理这些文件也是秘书的工作职责。可以说，秘书工作的各个方面都对从业人员的写作能力提出了相应的要求。写作，成为秘书工作最富有独特性的一种标志，也是秘书人员的核心技能之一。（参见韦志国主编《秘书写作》大连理工大学出版社2012年5月版）
秘书写作的特点
秘书写作是人类众多写作行为的一种形态和领域，是应用写作的一种特殊形式。秘书写作和艺术写作、商务写作以及一般的应用写作在许多方面存在显著差异。
（一）秘书写作是一种职务行为
秘书写作是根据上级领导意图或工作需要而进行的一种职务行为，是秘书岗位职责的重要内容。因此，秘书人员在撰写各类公文时，不能根据自己的兴趣、爱好以及个人观点去进行自由的表达，而是要准确体现领导的决策意图和实际要求，体现事物的客观规律。从这个角度来看，秘书写作是一种“代言”行为，代表部门、领导或上级来进行文字表达，避免秘书个人因素的介入。
秘书写作作为一种职务行为，一个鲜明的体现是，写作成果（文章）的署名一般不能直接写明秘书个人的姓名，而是根据需要将所在单位名称作为发文机关。
（二）秘书写作需要遵循一定的流程
秘书写作是一种职务行为，这就要求遵循秘书岗位工作的规律和流程。秘书对文书的处理包括收文和发文两个大的方面。其中，秘书写作主要是在发文办理工作中。发文办理的工作程序主要有：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。
草拟也称拟稿，是秘书接受领导的发文意图后严格按照领导意图拟写公文的过程。草拟是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，关系着发文质量的好坏。
首先要求领会领导意图。在接受写作任务时，秘书应和领导进行充分的交流沟通，这一步骤也称为“交拟”，也就是领导或文秘部门负责人向拟稿人交待说明撰拟任务的过程。在这一环节，秘书务必正确、全面地领会领导的意图。
其次，收集组织材料。根据领导意图和实际需要来收集相关的材料，主要包括国家的法律法规、部门规章制度、以往的相关做法、群众的意见态度、其他单位的经验教训、实际情况信息等。收集完成后，要对所收集材料进行必要的分析、筛选和组织，为撰写公文奠定基础。
第三，构思公文。秘书根据行文方向、行文意图等因素来确定文种、结构以及内容。
第四，撰文。秘书将前期构思润色加工并按照写作要求将草稿写在发文稿纸上。
草拟工作结束后，秘书必须将文稿交给主管领导进行审阅，根据领导的审核意见进行修改。在发文工作的其他环节中，秘书也应当适时进行监督和复核，防止出现任何差错。
（三）秘书写作的文体主要是公务文书，对规范性、时效性的要求较高
秘书写作既然是一种职务行为，必然受到工作岗位要求的制约。在机构单位中，各种工作岗位担负着特定的职能，处理的事务主要是公务。因此，秘书写作是围绕岗位职能与部门职能而进行的，所运用的主要文体必然是公务文书。公务文书的两个显著特征是规范性和时效性。
所谓规范，即具有强制力的通用标准，是在长期的行文实践中形成的共识和规则，有力地纠正和约束着个人主观随意性，这些规范必然制约秘书写作行为。秘书写作必须遵守相关的规范，例如文体规范、用语规范、结构规范、格式规范等，以保证写作成果能够体现出专业性和严肃性。
所谓时效，包括三方面的含义，一是事务在特定时间期限内发生、发展，二是针对工作事务撰写和处理文件也应当在特定时间期限内完成，三是文件的有效期限比较明确。秘书写作的时效性就是要求根据具体工作的需要，及时撰制文件、处理文件，并对文件的执行期限、有效期限进行明确的说明。
（四）秘书写作的思维是理性思维、抽象思维
思维是人的大脑对客观事物的本质和事物之间内在联系的规律性进行概括与反映的过程。在秘书写作过程中，活跃的思维自始至终相伴而行，更重要的是，思维的特点与状态直接决定着写作结果。
秘书写作的思维是理性思维。理性思维是人类思维的高级形式，是把握客观事物本质和规律的能动活动。理性思维能够对事物或问题进行观察、比较、分析、综合、抽象与概括。简而言之，理性思维就是一种建立在证据和逻辑推理基础上的思维方式。秘书写作过程中，首先要对面向的具体事务进行深入的分析、综合与概括，找出其中的本质与规律，并将这种本质与规律反映在所撰写的文件之中。这样写出来的文件，既能够以理服人，也能使工作安排符合客观规律，从而有利于促进工作开展。
秘书写作的思维也是抽象思维。抽象思维凭借抽象概念对事物的本质进行反映，使人们获得超越直接感知的知识。秘书写作过程中，需要根据现实情况使用大量的抽象概念，这些概念有些是各领域通用的，有些是特定领域的专业术语。抽象概念的使用，可以使信息表达更加严密，同时也可以使写作成果文件带有鲜明的专业色彩，增强文件的规范性。
（五）秘书写作对行业知识和专业知识水平要求较高
秘书岗位依附于其他行业和社会机构，是为了机构实现自身的职能而设置的，因此秘书写作应当围绕机构的日常管理和职能的需要而开展，这就不可避免地需要相应的行业知识和专业知识。各行各业的秘书人员，应当对本行业的整体背景有所了解，尤其应当了解与本单位密切相关的行业发展现状、政策环境、管理机制等知识，只有做到了这一点，才能对写作过程中所要处理的工作任务有更加深刻的把握，撰写的文件更能结合实际。秘书人员虽然从事的是辅助管理的秘书岗位，但是同样需要了解与业务工作有关的专业知识，只有这样秘书才能对本单位的工作有更加深入的把握，所撰写的文件更具有专业色彩。（参见韦志国主编《秘书写作》大连理工大学出版社2012年5月版）
秘书写作的受命性
新兴的写作心态学认为，促使人们从事写作的动因无论如何复杂，但其根本动机无不来自“需要”。任何写作动因，归纳起来无非是三大类：(1)内在因素自发性“需要”；(2)外在因素强制性“需要”；(3)内在自发性与外在强制性兼有的“需要”。第一种的动因写作主要是指那些来自作者心灵涌动，有感而发的自发性质的写作，如充分体现着作者个性的文学写作；第三种兼合内在自发性与外在强制性的动因写作，主要体现为外在“干预”(如编辑部确定的对某一对象的采访任务的硬性要求)与写作者探寻求新的欲望，从而完成写作过程。秘书按上级“需要”起草公文，是“应命写作”，这种接受性写作，其动机是带有明显的外在因素强制性“需要”而进行的，这是秘书写作的首要特点。当然，我们不能过于绝对地看待这个问题，以为秘书写作只要领导单纯“输入”要求信息就可解决，这样未免太机械了。实际上，秘书大量的写作经验告诉我们，任何外在因素强制性“需要”都无法直接顺利而成功地完成写作。秘书的“奉命”写作，也只是根据领导或有关方面的“意图”、“需要”和自己内在的“需要”相一致，相统一来写作，这种“内在需要”即如“应该写”、“不能不写”、“怎样写”等。所以，外在的“意图”只有通过秘书这一写作主体的内在因素而外显，才能取得满意的合目的性的效果。从这一意义上说，秘书的写作心态直接影响着秘书工作的成败。
（摘自《应用写作》2001年第10期第11页）
秘书写作能力要点
秘书文书写作关键要善于归纳总结，层次分明；很多的秘书人员在作书面汇报的时候，喜欢记流水账，担心上司不明白文稿意思，就喜欢把今日或今周的事件按时间顺序一字不漏地写了下来，今日上午九点到了哪个地方，路上使用什么交通工具，写了一大堆过程，最后总结一句“没有找到人，事情没有完成”。见到这样的文章，上司真是哭笑不得。秘书人员离被炒鱿鱼的日子也就不长了。因为上司根本不在乎过程，而在乎你的结果，你的目标结果没有达到，讲过程又有何用呢？因此，秘书人员文书汇报时，一定要注意归纳总结，言简意赅。让上司一看就知道事情完成还是没有完成。 
职业秘书写作注重职场语言，让人耳目一新，职业流行语言的使用，比如简单的“报告”和“请示”，好多的秘书人员弄不清为何物。再比如，在会议纪要或会议中，还会出现第三人称“他”，这是非常不规范的文书写作，职业秘书不是在写散文，更不是在编写故事，而在作公司的实用性文书。 
职业秘书写作要通俗易懂，注重实用性。秘书人员的女性偏多，可能是女性天生的敏感和细致，还是情书接触过多，动不动就来一段“诗情画意”的文句，犹如作家的职业风范。 
职业秘书写作要注重时效性。职业秘书人员接触的大部分均是会议记录、简报、请示、新闻等，都具有很强的时效性，事过境迁，就没有使用价值，比如会议记录，上司要求其中的一项事情由部门明天内完成，而秘书人员的会议记录在后天才能够拿了出来，等你会议记录出来后，这个事件就已经完成，会议记录就失去指导工作的本来意义。再比如上传新闻稿，这样的时效性更强，需要在第一时间上传到指定媒介，如果秘书人员还在为新闻稿咬文嚼字的话，那还有什么时效性可言呢？因此，职业秘书经常会加班加点，通宵达旦，就是要保证文书的时效性。
图书信息
书 名: 秘  书写作
作　者：杨忠慧 
出版社： 机械工业出版社
出版时间： 2010年01月
ISBN: 9787111295556
开本： 16开
定价: 22.00 元
内容简介
《秘书写作》主要供高职高专文秘专业的专业核心课程——秘书写作课程使用，同时也可供其他专业作为文化基础课——应用写作开设时选用。
教材内容包括主旨、结构、材料、表达方式、语言、文面格式、文书礼仪等应用文写作基础，公务文书的一般格式和常用的通告、通报、报告、请示、批复、函等文种，事务文书类的计划、总结、述职报告、简报、调查报告、规章制度、启事，会务文书类的通知、讲话稿、会议日程表、备忘录、会议记录、会议简报、会议纪要、新闻稿，经济文书类的经济合同、商品说明书、广告文案、招标书、投标书、意向书、订货单，法律文书类的起诉状、上诉状、答辩状、劳动争议仲裁申请书、授权委托书。
在介绍了应用写作的基础知识之外，选择了秘书岗位以及一般企事业单位行政工作中常用的5大类、共33个文种进行更详细具体的介绍，讲解了各文种的基本写作知识，给出了示范性的例文，配有适当的点评，精心设计了先导任务(在知识讲授之前先引导学生思考)和训练设计(切合学生学习生活的实际)，每章都有明确的学习目标并提炼出了重点内容，方便教师的备课和安排学生的训练，具备很强的实用性。
图书目录
前言
第一章 应用文写作基础
第二章 公务文书
第三章 事务文书
第四章 会务文书
第五章 经济文书
第六章 法律文书
附录国家行政机关公文处理办法
参考文献
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