## ANALISIS PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN REKAM MEDIS RAWAT INAP RUMAH SAKIT PUSAT PERTAMINA
Anggia Lutfi Rohmawati 1 *, Feby Erawantini 1 , M.Choirur Roziqin 1 , Djasmanto 2 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia, 1 Rumah Sakit Pusat Pertamina 2 *e-mail: lutfianggia7@gmail.com

## Abstrak
Proses penyelenggaraan rekam medis melalui beberapa rangkaian kegiatan diantaranya ialah pendaftaran, pengolahan  data  rekam  medis,  audit  isi  rekam  medis,  pengarsipan  dan  penyajian  informasi.  Salah  satu faktor yang mendukung dalam kegiatan pengolahan berkas rekam medis yaitu pengembalian berkas rekam medis  pasien  yang  telah  selesai  mendapat  pelayanan  kesehatan  dari  unit  rawat  inap.  Terdapat keterlambatan  pengembalian  sebesar  323  berkas  dari  1276  berkas  di  RS  Pusat  Pertamina  dengan persentase keterlambatan sebesar 25%. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Pusat Pertamina dengan teori perilaku  yang  terdiri  dari  predisposing  factor,  enabling  factor,  dan  reinforcing  factor.  Jenis  penelitian  ini adalah  penelitian  kualitatif  dengan  metode  pengumpulan  data  yaitu  wawancara  dan  observasi.  Subjek penelitian  ini  adalah  perawat,  petugas  distributor  dan  petugas  monitoring  file  pulang  rawat  inap.  Hasil penelitian menunjukkan bahwa motivasi diri dari petugas pengisi rekam medis baik dokter maupun perawat serta  petugas distributor yang kurang dapat menjadi penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap, jumlah petugas distributor yang kurang dan jarak ruang rawat inap dengan ruang rekam  medis  yang  cukup  jauh  dapat  menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis pasien rawat inap, Sikap dan perilaku petugas monitoring file pulang rawat yang tidak meminta berkas rekam medis yang belum kembali untuk segera dikembalikan dapat menyebabkan keterlambatan pengembalian. Solusi yang didapat dari permasalahan yaitu meningkatkan motivasi diri dengan meningkatkan kesadaran akan  tanggungjawab  dalam  melakukan  pekerjaan,  serta  melakukan  perhitungan  ulang  untuk  petugas distributor.
Kata kunci : pengembalian, rekam medis, rawat inap

## Abstract
The process of  medical  record  organizing  through  a  series  of  activities including  registration, processing medical record  data, auditing the contents of  medical  records, archiving,  and  presenting the information. One factor that supports the processing of medical record files is returning the medical record of patients who have finished receiving health services from the inpatient unit. There were 323 (25%) files from 1276 which  were  delayed  when  they  returned.  The  purpose  of  this  study  was  to  analyze  the  factors  which  is causing the delay in returning the inpatient medical record file at Pertamina Central Hospital with a behavioral theory consisting of predisposing factors, enabling factors, and reinforcing factors. This type of research was qualitative with data collection methods, namely interviews and observations. The subjects of this research were nurses, distributor officers and file monitoring officers inpatient. The results show that the lack of self- motivation among officers both doctors and nurses as medical record filler and also distributor officers could be the cause of delay in returning the medical records of inpatients unit, the number of distributors who were less and the distance of the inpatient room to the medical record room could cause a long delay in returning the inpatient medical record file, the attitude and behavior of the inpatient file monitoring officer who does not request the medical record file that has not been returned for immediate return could cause a delay in return. The solution obtained from the problem is to increase self-motivation by increasing awareness of the responsibilities from the doctor, distributor officers, and file monitoring officers when they are performing the tasks, as well as doing recalculation for distributor officers number.
Keywords: returns, medical records, hospitalization

## 1. Pendahuluan
Sistem  informasi  kesehatan  sering  kali  dilihat  pada  interaksi  antar  orang,  proses  dan teknologi  untuk  mendukung  operasi,  manajemen  penting  yang  berguna  untuk  meningkatkan kualitas layanan kesehatan (Mudiono dan Roziqin, 2019). Sistem informasi manajemen rumah sakit dapat mengelola data pasien secara lebih baik sehingga lebih mudah dicari dan ditemukan, salah  satu  data  pasien  yang  disebutkan  adalah  catatan  rekam  medis  pasien.  Rekam  medis adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis dan harus dibuat segera dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan (Kemenkes RI dalam Hikmah, 2017). Penyelenggaraan  proses kegiatan  yang  dimulai  pada saat  diterimanya  pasien  di  rumah sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan  medis  di  rumah  sakit.  Penanganan  berkas  rekam  medik  meliputi  penyelenggaraan penyimpanan  serta  pengeluaran  berkas  dari  penyimpanan  untuk  melayani  permintaan  atau peminjaman  dan  untuk  keperluan  lainnya  (Farlinda,  2017).  Pengolahan  berkas  rekam  medis merupakan salah satu prosedur dalam manajemen kegiatan di unit rekam medis yang selanjutnya digunakan sebagai laporan rumah sakit (Widjaya, 2014). Proses penyelenggaraan rekam medis melalui  beberapa  rangkaian  kegiatan  diantaranya  ialah  pendaftaran,  pengolahan  data  rekam medis,  audit  isi  rekam  medis,  pengarsipan  dan  penyajian  informasi.  Salah  satu  faktor  yang mendukung dalam kegiatan pengolahan berkas rekam medis yaitu pengembalian berkas rekam medis  pasien  yang  telah  selesai  mendapat  pelayanan  kesehatan  dari  unit  rawat  inap  (Aufa, 2018).
Pengembalian berkas rekam medis merupakan awal kegiatan pengolahan berkas rekam medis pasien. Semakin cepat berkas tersebut dikembalikan ke unit rekam medis, maka semakin cepat pula  pelaksanaan kegiatan  pengolahan berkas  rekam medis yang dapat  mempengaruhi kualitas  kinerja  unit  rekam  medis.  Pengembalian  berkas  rekam  medis  dengan  tepat  waktu merupakan salah satu usaha yang dapat dilakukan untuk menciptakan manajemen rekam medis yang  berkualitas.  Instalasi  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Pusat  Pertamina  sudah  mempunyai Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari bangsal ke instalasi rekam medis. Hal ini dilakukan agar semua petugas rawat inap mematuhi peraturan yang telah dibuat tersebut. Salah satu SOP pengembalian berkas rekam medis tentang batas waktu pengembalian berkas rekam medis dari instalasi rawat inap ke instalasi rekam medis yaitu  kurang  dari  1x24  jam  setelah  pasien  dinyatakan  pulang  oleh  dokter  penanggung  jawab pasien.  Keterlambatan  dapat  menghambat  pelayanan,  kegiatan  pengolahan  data  pasien  dan kegiatan pelaporan. Selain itu, keterlambatan pengembalian rekam medis akan berdampak pada terhambatnya  pengolahan  data,  pengajuan  klaim  asuransi  serta  terhambatnya  pelayanan terhadap pasien (Winarti, 2013).
Hasil  observarsi  menunjukkan  dari  1276  berkas  ditemukan  sebanyak  323  berkas  tidak dikembalikan  tepat  waktu  atau  lebih  dari  1x24  jam.  Jumlah  berkas  dengan  keterlambatan pengembalian tertinggi terdapat pada tanggal 21 Februari 2020 dengan jumah berkas terlambat sebanyak 24 berkas dari jumlah total berkas pada tanggal 21 Februari 2020 adalah sebanyak 60 berkas. Persentase jumlah berkas yang dikembalikan dengan tepat waktu dan terlambat pada Bulan Februari dapat dilihat pada pie dibawah ini.
Gambar 1. Grafik Pengembalian Berkas Rekam Medis Bulan Februari 2020

## (RS Pusat Pertamina, 2020)
Berdasarkan grafik dapat diketahui persentase keterlambatan pengembalian berkas rekam medis  pasien  rawat inap  sebesar  25%  dari total  keseluruhan berkas  rekam  medis  rawat  inap. Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  inap  di  Rumah  Sakit  Pusat Pertamina disebabkan oleh beberapa faktor yang dikemukakan oleh Lawrence W. Green antara lain predisposing factor, enabling factor, dan reinforcing factor. Predisposing factor dapat meliputi motivasi  dari  seorang  petugas  distributor  dalam melakukan pengambilan  berkas rekam  medis
Tepat Waktu 75% Terlambat 25%

## Pengembalian Berkas Rekam Medis
rawat inap yang telah selesai, dan motivasi seorang dokter maupun perawat dalam melakukan pengisian rekam medis secara lengkap dan tepat waktu sehingga begitu pasien diperbolehkan pulang  maka  dalam  1  x  24  jam  berkas  sudah  terisi  secara  lengkap  dan  dapat  dikembalikan kepada bagian rekam medis sangat berpengaruh dalam ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke bagian rekam medis. Enabling factor dapat meliputi sumber daya manusia yaitu  tenaga  distributor.  Jumlah  petugas  distributor  yang  kurang  dapat  menyebabkan terhambatnya pengambilan berkas rekam medis rawat inap, selain itu jarak antar bangsal yang cukup jauh juga merupakan faktor yang dapat menghambat pengembalian berkas rekam medis rawat  inap  tidak  tepat  waktu. Reinforcing  factor dapat  meliputi  sikap  dan  perilaku  petugas monitoring berkas pulang rawat dalam menanggapi adanya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.
Berdasarkan  permasalahan  tersebut  diharapkan  pengembalian  berkas  rekam  medis pasien  rawat  inap  dapat  dilakukan  dengan  tepat  waktu  untuk  dapat  meningkatkan  mutu pelayanan  kesehatan  sehingga  untuk  mewujudkan hal  tersebut  peneliti  memberikan  solusi berupa  Analisis  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Pasien Rawat  Inap  ke  Bagian  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  Pusat  Pertamina  agar  masalah  terkait dengan persyaratan tersebut dapat diatasi, sehingga dapat mencegah adanya kerugian rumah sakit dan dapat meningkatkan mutu pelayanan di Rumah Sakit Pusat Pertamina.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif memiliki tujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisis faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat  inap RS Pusat Pertamina berdasarkan teori perilaku yang terdiri dari predisposing factor, enabling factor, dan reinforcing factor.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  penelitian  yang  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  1  perawat,  1  petugas distributor, dan 1 petugas monitoring file pulangrawat inap RS Pusat Pertamina
2.3 Metode Pengumpulan Data
a.  Wawancara
Wawancara dilakukan dengan cara sesi tanya jawab kepada narasumber, yaitu perawat, petugas  distributor,  dan  petugas  monitoring  file  pulang  rawat  inap  RS  Pusat  Pertamina. Pertanyaan dalam wawancara sebelumnya telah dimuat dalam instrumen wawancara. b.  Observasi
Observasi digunakan untuk mengamati kondisi secara langsung kegiatan pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  Rumah  Sakit  Pusat  Pertamina.  Peneliti  melakukan observasi berdasarkan dari lembar instrumen yang telah dibuat.

## 2.4 Metode Analisis Data
Metode  analisis  data  yang  digunakan  adalah  metode  analisis  data  kulaitatif  dengan memaparkan secara deskriptif hasil penelitian yang diperoleh dari wawancara dan observasi.
3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi faktor predisposing factor
Predisposing factor merupakan faktor yang mempermudah terjadinya perilaku seseorang, antara lain pengetahuan dan motivasi seorang petugas dalam menyelesaikan pekerjaan (Green, 2011). Predisposing  factor dapat  meliputi  motivasi  petugas  dalam  melakukan  pengembalian berkas rekam medis. Motivasi dapat ditinjau dari motivasi seorang dokter maupun perawat dalam melakukan  pengisian  rekam  medis  secara  lengkap  dan  tepat  waktu  sehingga  begitu  pasien diperbolehkan  pulang  maka  dalam  1  x  24  jam  berkas  sudah  terisi  secara  lengkap  dan  dapat dikembalikan kepada bagian rekam medis sangat berpengaruh dalam ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke bagian rekam medis. Selain itu motivasi juga dapat ditinjau dari motivasi diri dari seorang petugas distributor dalam melakukan pengambilan berkas rekam medis rawat inap yang telah selesai.
Motivasi  seorang  dokter  dan  perawat  dapat  dilihat  dari  motivasi  diri  dalam  melakukan pengisian  rekam  medis  secara  lengkap  dan  tepat  waktu.  Adanya  motivasi  akan  membuat manusia  lebih  cepat  dan  bersungguh-sungguh  dalam  melakukan  kegiatannya  dan  motivasi
intrinsik  berpengaruh  terhadap  pencapaian  hasil  yang  optimal  yang  menyebabkan  dirinya menjadi semakin produktif (Putriana, 2015). Berdasarkan hasil observasi, pengisian rekam medis secara  lengkap  dan  tepat  waktu  belum  dilaksanakan  secara  maksimal.  Hal  ini  dapat menyebabkan  terlambatnya  pengembalian  berkas  rekam  medis  ketika  petugas  distributor mengambil berkas tersebut untuk dikembalikan. Pengisian rekam medis yang tidak tepat waktu tersebut  disebabkan  oleh  beberapa  faktor  seperti  belum  terisinya  diagnosa,  belum  selesainya discharge  summary, dan  belum  keluarnya  hasil  laboratorium.  Hal  ini  diperkuat  dengan  hasil wawancara sebagai berikut:
“Kadang  itu  resumenya  belum  selesai  dik.  Kadang  juga  harus  nunggu  hasil  lab.  La kadang itu juga karena diagnosa belum keisi” (Responden 3, 2020).
Berdasarkan  hasil  wawancara  dapat  diketahui  motivasi  diri  dari  petugas  pengisi  rekam medis kurang. Kurangnya  motivasi  diri dari  petugas dalam melakukan  pengisian rekam medis secara tepat waktu dapat menyebabkan terlambatnya pengembalian berkas rekam medis rawat inap  ke  bagian  rekam  medis.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Yuliawati (2017).  yang  menyatakan  bahwa  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  dapat disebabkan oleh harus menunggu dokter untuk melengkapi berkas rekam medis terlebih dahulu sebelum dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis.
Selain  dari  petugas  pengisi  rekam  medis,  motivasi  diri  juga  dapat  dilihat  dari  petugas distributor  dalam  melakukan  pengambilan  berkas  rekam  medis.  Petugas  yang  melakukan pengambilan  berkas  rekam  medis  selesai  hanya  satu  orang.  Petugas  distributor  melakukan pengambilan  berkas  rekam  medis  yang  telah  selesai  pada  rak  file  selesai  yang  ada  di  setiap bangsal,  dan  ketika  terdapat  berkas  yang  telah  selesai  setelah  petugas  tersebut  selesai melakukan pengambilan, maka berkas akan diambil di hari esoknya. Hal ini dapat menyebabkan terlambatnya berkas rekam medis kembali. Pernyataan tersebut sesuai dengan hasil wawancara sebagai berikut:
“Kalau ada yang selesai lagi ya diambil besoknya, kalau diambil hari ini juga ya capek bolak-balik,  soalnya  cuma  1  orang  yang  ngambil  dan  jaraknya  ya  lumayan” (Responden 1, 2020).
Berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui motivasi diri dari petugas distributor dalam melakukan pengambilan berkas rekam medis kurang, dengan tidak dilakukannya pengambilan ulang  untuk  berkas  rekam  medis  yang  telah  selesai.  Hal  tersebut  dapat  menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Rakhmaningrum (2016)menyatakan  bahwa kurangnya rasa tanggungjawab dalam menyelesaikan pekerjaan dapat menjadi faktor penyebab terlambatnya pengembalian berkas rekam medis ke bagian Instalasi Rekam Medis.
Motivasi diri dari petugas pengisi rekam medis baik dokter maupun perawat dan petugas distributor perlu ditingkatkan agar angka keterlambatan pengembalian berkas rekam medis tidak terlalu  tinggi.  Peningkatan  motivasi  diri  dapat  melalui  kesadaran  akan  tanggungjawab  untuk menyelesaikan pekerjaan  dengan baik dan tepat waktu. Hal ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Rakhmaningrum (2016) Praktisi kesehatan seperti dokter dan perawat atau bidan juga  harus  memiliki  rasa  tanggung  jawab  yang  tinggi  terhadap  kelengkapan  pengisian  berkas rekam medis yang nantinya akan berhubungan dengan kepatuhan petugas rekam medis dalam hal pengembalian berkas rekam medis dari ruangan rawat inap ke seksi rekam medis.
3.2  Mengidentifikasi faktor enabling factor
Enabling factor atau faktor pemungkin adalah faktor-faktor yang memungkinkan atau yang memfasilitasi perilaku seseorang (Green, 2011). Enabling factor dapat meliputi jumlah petugas distributor pengambilan berkas rekam medis rawat inap dan jarak antar bangsal dengan ruang rekam medis. Jumlah petugas distributor yang cukup dapat mempengaruhi pengambilan berkas rekam  medis  dilakukan  dengan  tepat  waktu.  Jarak  antara  ruang  rawat  inap  dan  ruang  rekam medis  juga  dapat  mempengaruhi  perilaku  seorang  petugas  dalam  melakukan  pengembalian berkas rekam medis secara tepat waktu.
Jumlah  tenaga  distributor  yang  bertugas  melakukan  pengambilan  berkas  rekam  medis selesai  hanya  terdapat  satu  petugas.  Hal  ini  dapat  menyebabkan  terlambatnya  pengambilan berkas rekam medis pasien rawat inap. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara sebagai berikut:
“Petugasnya  yang  ngambil  file  cuma  1,  jadinya  ya  capek  kalau  bolak-balik” (Responden 1, 2020).
Berdasarkan  hasil  wawancara  dapat  diketahui  jumlah  petugas  yang  kurang  dapat menyebabkan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  tidak  tepat  waktu.  Hal  itu
dikarenakan petugas akan merasa lelah ketika harus mengambil berkas berkali-kali ketika berkas rekam medis telah selesai digunakan. Hapsari (2015) menyatakan bahwa sumber daya manusia merupakan sumberdaya yang sangat penting di dalam suatu organisasi, baik organisasi besar maupun  organisasi  kecil.  Sumber  daya  manusia  sangat  penting  daripada  ketersediaan  mesin ataupun alat-alat yang ada di dalam rumah sakit.
Selain  dari  jumlah  petugas  distributor,  faktor enabling lain  yang  dapat  menyebabkan terlambatnya pengembalian berkas rekam medis rawat inap adalah jarak antara ruang rawat inap dengan ruang rekam medis cukup jauh. Petugas yang melakukan pengambilan  berkas rekam medis  selesai  hanya  satu  orang.  Ruang  rawat  inap  tersebar  pada  beberapa  lantai  dan  ruang rekam medis terdapat pada lantai 2 Rumah Sakit Pusat Pertamina. Pernyataan tersebut sesuai dengan hasil wawancara sebagai berikut:
“Jaraknya ya jauh dik, ada yang di lantai 1, ada yang diatas, kita kan di lantai 2 nih, jadi ya naik turun mangkanya diangkut sekalian habis itu kalo ada lagi diambil besoknya, kalo harus bolak-balik ya jelas capek” (Responden 1, 2020).
Berdasarkan hasil  wawancara  dapat  diketahui  jarak  antara  ruang  rawat  inap dan  ruang rekam medis yang cukup jauh dapat menyebabkan terlambatnya pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Hal ini dikarenakan petugas distributor hanya akan mengambil berkas rekam medis  selesai  satu  kali  dalam  sehari,  dan  ketika  terdapat  berkas  selesai  setelah  petugas distributor mengambil berkas rekam medis maka akan diambil kembali pada keesokan hari, hal tersebut  dilakukan  untuk  mengurangi  kelelahan  yang  dialami  oleh  petugas  distributor.  Jarak bangsal yang mempengaruhi ketepatan pengembalian berkas rekam medis juga dikemukakan oleh Rachmani (2010) bahwa sebesar 68,75 % responden setuju bahwa jarak antara bangsal ke assembling jauh, 75 % responden bahwa petugas tidak malas untuk mengembalikan dokumen rekam medis ke assembling meskipun jaraknya jauh, sehingga  sebesar 25%  responden  yang merasa malas malas untuk mengembalikan dokumen rekam medis dikarenakan jarak bangsal yang  jauh  dapat  menyebabkan  terlambatnya  berkas  rekam  medis  untuk  dikembalikan  secara tepat waktu.
Perlu  dilakukan  evaluasi  sumber  daya  manusia  khususnya  untuk  jumlah  petugas  agar dapat melakukan pekerjaan dengan baik dan tepat waktu sesuai dengan target. Jumlah petugas dapat  dilakukan  perhitungan  dengan  menggunakan  metode  WISN  yang  dapat  dilakukan  oleh kepala  rekam  medis  atau  petugas  rekam  medis  yang  berwenang.  Perhitungan  ulang  jumlah tenaga rekam medis khususnya tenaga distributor dapat mempengaruhi ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
3.3  Mengidentifikasi faktor reinforcing factor
Reinforcing factor atau faktor penguat adalah faktor yang menguatkan seseorang untuk berperilaku  (Green,  2011). Reinforcing  factor dapat  meliputi  sikap  dan  perilaku  petugas monitoring berkas pulang rawat dalam menanggapi adanya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Sikap dan perilaku petugas monitoring dapat mempengaruhi angka keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap.
Tugas dari petugas monitoring file pulang rawat yaitu melakukan pengecekan berkas yang telah kembali dan menganalisis discharge summary. Pengecekan berkas kembali dilakukan guna mengetahui berkas rekam medis mana yang belum kembali ke ruang rekam medis pada hari itu. Petugas monitoring file pulang rawat hanya mengecek dan ketika petugas menemukan berkas rekam medis yang belum kembali petugas tidak meminta berkas untuk segera dikembalikan. Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara sebagai berikut :
“Kalau  ada  yang  belum  kembali  saya  tidak  minta,  mungkin  masih  belum  selesai” (Responden 2, 2020).
Berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui sikap dan perilaku petugas monitoring file pulang  rawat  masih  kurang.  Hal  tersebut  dapat  menyebabkan  angka  keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  cukup  tinggi.  Penelitian  yang  serupa  dilakukan  oleh Rachmani (2010) yang menyatakan bahwa sebanyak 56,25 % petugas tidak pernah diberi isyarat oleh petugas Unit Rekam Medis seperti contoh menelfon bangsal, petugas Unit Rekam Medis mendatangi  bangsal pada saat masuk waktu pengembalian  dokumen rekam medis, sebanyak 87,5 % tidak pernah ditegur oleh petugas Unit Rekam Medis karena belum lengkapnya pengisian dokumen rekam medis.
Sikap  dan  perilaku  petugas  monitoring  file  pulang  rawat  perlu  dibenahi  agar  angka keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  tidak  terlalu  tinggi.    Hal  tersebut  dapat
dilakukan melalui kesadaran akan tanggungjawab untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan  tepat  waktu.  Rakhmaningrum  (2016)  menyatakan  bahwa  kurangnya  rasa  tanggungjawab dalam  menyelesaikan  pekerjaan  dapat  menjadi  faktor  penyebab  terlambatnya  pengembalian berkas rekam medis ke bagian Instalasi Rekam Medis.

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1  Simpulan
a.  Angka  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  inap  pada  Bulan Februari  2020  mencapai  25%  dengan  angka  tertinggi  terdapat  pada  tanggal  21  Februari 2020
b.  Motivasi diri dari petugas pengisi rekam medis baik dokter maupun perawat dan motivasi diri dari petugas distributor yang kurang dapat menjadi penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap ke bagian rekam medis.
c.  Jumlah petugas distributor hanya satu orang dan petugas hanya melakukan pengambilan berkas selesai sekali dalam sehari, hal itu dikarenakan jarak antara ruang rawat inap dengan ruang  rekam  medis  cukup  jauh.  Jumlah  petugas  distributor  yang  kurang  dan  jarak  ruang rawat inap dengan ruang rekam medis yang cukup jauh dapat menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap ke bagian rekam medis.
d.  Sikap dan perilaku petugas monitoring file pulang rawat yang tidak meminta berkas rekam medis yang belum kembali untuk segera dikembalikan dapat menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap ke bagian rekam medis.
4.2 Saran
a.  Bagi kepala rekam medis perlu dilakukannya evaluasi terhadap sumber daya manusia yang ada pada bagian rekam medis dan melakukan perhitungan ulang untuk jumlah tenaga rekam medis  khususnya  petugas  distributor  yang  diperlukan  dimana  berdasarkan  perhitungan WISN yang telah dilakukan dibutuhkan 28 petugas.
b.  Bagi petugas pengisi rekam medis baik dokter maupun perawat, perlu adanya peningkatan motivasi  diri  dengan  meningkatkan  kesadaran  akan  tanggungjawab  dalam  melakukan pengisian rekam medis dengan tepat waktu. Peningkatan motivasi diri juga perlu dilakukan untuk  petugas  distributor  dalam  melakukan  pengambilan  berkas  rekam  medis  yang  telah selesai untuk dikembalikan ke bagian rekam medis.
c.  Bagi  petugas  monitoring  file  pulang  rawat  inap  perlu  dievaluasi  sikap  dan  perilaku  ketika terdapat berkas rekam medis yang belum kembali. Evaluasi terhadap sikap perlu dilakukan agar  ketika  petugas  menemukan  berkas  yang  belum  kembali  dapat  segera  meminta, sehingga dengan begitu angka keterlambatan pengembalian tidak begitu tinggi.

## Daftar Pustaka
Aufa,  Badra  Al.  2018. Analisis  Faktor  yang  Berpengaruh  Terhadap  Ketidaktepatan  Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RS X Bogor . Jurnal Vokasi Indonesia, Vol.6, No.2
Farlinda, Sustin., R. Nurul, dan S. A. Rahmadani. 2017. Pembuatan Aplikasi Filling Rekam Medis Rumah Sakit. Jurnal Kesehatan Vol. 5 No. 1
Hikmah, Faiqatul., R. A. Wijayanti1, dan M. J. C. Laksono. 2017. Desain Formulir Asesmen Nyeri dalam Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Daerah Balung Jember Tahun 2016. Jurnal Kesehatan Vol. 5 No. 3
Mudiono,  D.  R.  P,  dan  M.C.  Roziqin.  2019.  Evaluasi  Penerapan  SIMRS  Ditinjau  dari  Aspek Kualitas  Informasi,  Penggunaan Sistem  dan  Organisasi  di  RSU  Dr.  H.  Koesnadi Bondowoso. Jurnal Kesehatan, Vol. 7 No. 3
Putriana,  Nila.,  S.  Nurchayati,  dan  S.  Utami.  2015. Hubungan  Motivasi  Perawat  dengan Kepatuhan Pelaksanaan Pemberian Obat Oral . JOM Vol 2 No 1
Rachmani, Enny. 2010. Analisis Keterlambatan Penyerahan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Polri dan TNI Semarang . JURNAL VISIKES, Vol. 9, No. 2

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
Rakhmaningrum,  Kanthi  dan  B.  Nudji.  2016. Hubungan  Motivasi  Kerja  Terhadap  Kepatuhan dalam  Pengembalian  Berkas  Rekam Medis  do  Seksi Rekam Medis  Rumah Sakit Umum Daerah  Dr.  Soetomo. Jurnal  Manajemen  Kesehatna  STIKES  Yayasan  RS.Dr.Soetomo, Vol.2 No.2
Widjaya, L. 2014. Modul 2B Sistem Rekam Medisdan Manajemen Informasi Kesehatan tentang Pengarsipan Rekam Medis . Jakarta.
Winarti,  Stefanu  S.  2013. Analisis  Kelengkapan  Pengisian  dan  Pengembalian  Rekam  Medis Rawat Inap Rumah Sakit . Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia, Volume 1 Nomor 4
Yuliawati,  F.  2017. Hubungan  Motivasi  Perawat  dengan  Kepatuhan  Pengembalian  Berkas Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  RSUD  Kota  Madiun .  Skripsi.  Stikes  Bhakti  Husada  Mulia Madiun