## IDENTIFIKASI FAKTOR PENYEBAB PENUMPUKAN BERKAS REKAM MEDIS AKTIF DI RS HUSADA UTAMA
Nurul Kamilia 1 , Rossalina Adi Wijayanti 2* , Ida Nurmawati 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: rossa@polije.ac.id

## Abstrak
Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan  yang  dilakukan  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  diketahui  bahwa pada  tahun  2018  terjadi  penumpukan  berkas  rekam  medis  aktif  yaitu  310  berkas.  Dampak  penumpukan berkas  rekam  medis  yaitu    penyediaan  berkas  rekam  medis  akan  membutuhkan  waktu  lebih  lama sehingga  membuat  pasien  sering  mengeluh  ,  petugas  menjadi  cepat  kelelahan  dalam  melakukan pekerjaannya  sehingga  juga  akan  berdampak  pada  terkendalanya  proses  penyusutan  yang  seharusnya dilakukan setiap hari, serta petugas juga merasa tidak nyaman dan terganggu karena penumpukan berkas rekam  medis  tersebut  juga  membuat  akses  petugas  filing  terganggu  saat  melakukan  pengambilan  dan pengembalian  berkas  rekam  medis.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengidentifikasi  faktor  penyebab penumpukan berkas rekam medis aktif di RS Husada Utama. Jenis penelitian ini menggunakan kualitatif dan  pengumpulan  data  dengan  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi.  Hasil  yang  didapatkan  bahwa Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  penyebab  penumpukan  berkas  rekam  medis  yang  mempengaruhi dari  sisi  Man  yaitu  petugas  tidak  pernah  mengikuti  pelatihan    rekam  medis,  dari  sisi  Money  yaitu  masih belum  mendapatkan  anggaran  dana  untuk  rak  penyimpanan,  dari  sisi  Material  yaitu    terdapat  berkas rekam medis yang tidak menggunakan map, dari segi Machine yaitu jumlah rak penyimpanan tidak sesuai kebutuhan  dan  dari  segi  Method  yaitu  pelaksanaan  sistem  penyimpanan,  penjajaran,  dan  retensi  yang tidak sesuai dengan Standar Operasional Prosedure (SOP).
Kata Kunci: penumpukan, berkas, rekam medis, rumah sakit.

## Abstract
Based  on  the  results  of  a  preliminary  study  conducted  at  the  Husada  Utama  Hospital  it  is  known  that  in 2018  there  was  an  accumulation  of  active  medical  record  files  which  were  310  files.  The  impact  of  the accumulation of medical record files is the provision of medical record files will take longer so that patients often complain, officers become fatigued quickly in doing their work so that it will also have an impact on the  depreciation  process  that  should  be  done  every  day,  and  officers  also  feel  uncomfortable  and disturbed  because  the  accumulation  of  medical  record  files  also  interferes  with  access  to  filing  officers when  retrieving  and  returning  medical  record  files.  This  study  aims  to  identify  the  factors  causing  the accumulation  of  active  medical  record  files  in  Husada  Utama  Hospital.  This  type  of  research  uses qualitative and data collection by interview, observation, and documentation. The results obtained that the results showed that the cause of the accumulation of medical record files that affect from the Man side is that the officer has never attended medical records training, from the Money side that is still not getting a budget for storage shelves, from the Material side there is a medical record file that is not using a map, in terms of Machine that is the number of storage racks not according to needs and in terms of Method which is  the  implementation  of  a  storage  system,  alignment,  and  retention  that  is  not  in  accordance  with  the Standard Operating Procedure (SOP).
Keywords: buildup, file, medical record, hospital.

## 1. Pendahuluan
Rumah  sakit  merupakan  organisasi  sosial  dengan  fungsi  utama  memberikan  pelayanan paripurna untuk menyembuhkan penyakit melalui pelayanan rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat serta upaya pencegahan penyakit di masyarakat (Erawantini, 2017). Fasilitas pelayanan kesehatan  mempunyai  kewajiban  memberikan  pelayanan  kesehatan  sesuai  dengan  pokok sasarannya masing-masing. Selain itu, juga mempunyai kewajiban administrasi untuk membuat dan memelihara rekam medis pasien (Budi, 2011).
Rekam medis merupakan bukti tertulis maupun terekam tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien yang merupakan cerminan kerjasama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien (Kemenkes RI, 2010).  Salah  satu  unit  rekam  medis  menunjang  dalam  pelayanan  rekam  medis  adalah  ruang penyimpanan (filing) dimana dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan (Mathar, 2018).
Filing  adalah  segala  tindakan  atau  perbuatan  atau  kegiatan  yang  berhubungan  dengan masalah  pengumpulan,  klasifikasi,  penyimpanan,  penempatan,  pemeliharaan  dan  distribusi
atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang  lain  dan  tindakan  tersebut  dilakukan  dengan  setepat  tepatnya  dalam  rangka  melakukan suatu  proses  manajemen  serta  catatan  maupun  surat  tersebut  dapat  ditemukan  kembali dengan mudah (Mathar, 2018).
Berdasarkan  studi  pendahuluan  di  instalasi  rekam  medis  RS  Husada  Utama  Surabaya bahwa  sistem  penyimpanan  berkas  rekam  medis  diletakkan  dalam  satu  ruangan.  Sistem penyimpanan  berkas  rekam  medis  menggunakan  sistem  desentralisasi  yaitu  berkas  rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan dalam folder tersendiri dan sistem penjajaran berkas rekam  medis  menggunakan Terminal  Digit  Filing yaitu  penjajaran  berdasarkan  dua  angka terakhir pada rak penyimpanan. Alat penyimpanan berkas rekam medis menggunakan rak besi terbuka. Saat ini jumlah rak penyimpanan berkas rekam medis aktif di RS Husada Utama terdiri dari 34 rak penyimpanan.
Peneliti memperoleh keterangan bahwa berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan mengalami  peningkatan  jumlah  berkas  rekam  medis  dikarenakan  setiap  tahunnya  jumlah kunjungan  pasien  rawat  jalan  dan  rawat  inap  di  RS  Husada  Utama  Surabaya  mengalami peningkatan  yang  signifikan,  sehingga  tempat  penyimpanan  berkas  rekam  medis  pun  juga semakin sempit. Data  kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap tahun 2016-2019 sebagai berikut:
Tabel 1 Jumlah Kunjungan Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap Tahun 2016-2019 di RS
Husada Utama Surabaya Tahun Jumlah Kunjungan Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap 2016 5.366 2017 7.015 2018 7.604
Sumber: Laporan Tahunan Data Kunjungan Pasien di RS Husada Utama Surabaya
Berdasarkan tabel 1, dapat dilihat jumlah kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap di RS Husada Utama semakin bertambah, hal tersebut akan mempengaruhi jumlah berkas rekam medis yang digunakan.
Penelitian  sebelumnya  oleh  Wardiyana  (2015)  menunjukkan  bahwa  permasalahan  yang terjadi pada penyimpanan berkas rekam medis adalah dari variabel man yaitu pemahaman dan pelatihan  yang  kurang  terhadap  petugas.  Variabel machine yaitu  komputer  yang  tersedia kurang  memadai  untuk  mendukung  terlaksananya  tracer  dan  tidak  tersedianya  printer  untuk mencetak  nomor  rekam  medis  pasien.  Variabel method yaitu  tidak  optimalnya  pelaksanaan SPO. Variabel materials yaitu bahan baku tracer. Variabel media yaitu pengembalian dokumen rekam  medis  yang  lama.  Variabel money yaitu  APBD.  Variabel motivation yaitu  reward  dan punishment.
Menurut  Subagia  (2017)  menunjukkan  bahwa  sarana  variabel man yang  menjadi penyebab masalah adalah sebagian besar petugas berkualifikasi pendidikan bukan DIII rekam medis,  jumlah  petugas  yang  terbatas  dan  kurang  mengikuti  pelatihan  dan  seminar  rekam medik.  Variabel money yaitu  penyusunan  anggaran  secara  insidental.  Pada  variabel material terdapat map folder rekam medis yang rusak dan sobek, bahan rak penyimpanan yang terbuat dari triplek dan tidak ada sekat. Variabel methods belum dilakukan pembaruan SPO, dan SPO tidak dijalankan dengan baik. Variabel machine yaitu belum adanya komputer dan tracer serta kurang  optimalnya  penggunaan  buku  ekspedisi.  Variabel motivation adalah  pemberian  motif dan intensif masih belum ada.
Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan  di  RS  Husada  Utama  Surabaya  terdapat  masalah mengenai Man yaitu beberapa petugas bukan berlatar pendidikan perekam medis. Money yaitu anggaran dana yang kurang sehingga sarana dan prasarana kurang memadai. Materials yaitu tidak  semua  berkas  rekam  medis  diberi  map. Machnie yaitu  rak  penyimpanan  masih menggunakan  besi,  jarak  antar  rak  sempit,  dan  jumlah  rak  penyimpanan  tidak  sesuai  dengan kebutuhan. Method yaitu  pelaksanaan  SOP  yang  tidak  sesuai,  beberapa  berkas  rekam  medis tidak  diletakkan  sesuai  dengan  sistem  penjajaran Terminal  Digit  Filing ,  sistem  penyimpanan desentralisasi, tetapi hanya diletakkan diatas berkas rekam medis lain di rak penyimpanan dan beberapa berkas rekam medis juga diletakkan di lantai, terdapat bagian rak penyimpanan yang belum diretensi sehingga berkas rekam medis menjadi menumpuk.
Tabel 2 Jumlah Berkas Rekam Medis yang Menumpuk No No Sub Rak Jumlah Berkas Rekam Medis yang Menumpuk 1 35 61 2 36 85
3 37 101 4 38 63 Jumlah 310
Sumber: RSHU Surabaya (2018)
Berdasarkan  tabel  2  menunjukkan  bahwa  menumpuknya  berkas  rekam  medis  cukup banyak yaitu 310 berkas.
Dampak penumpukan berkas rekam medis di ruang filing yaitu penyediaan berkas rekam medis  di  poliklinik  akan  membutuhkan  waktu  lebih  lama  sehingga  membuat  pasien  sering mengeluh  terkait  hal  tersebut  ke  petugas  pendaftaran  rawat  jalan,  selain  itu  petugas  atau perawat di poliklinik menjadi sering datang ke bagian filing untuk mengambil berkas yang lama diantar ke poliklinik, petugas menjadi cepat kelelahan dalam melakukan pekerjaannya sehingga juga  akan  berdampak  pada  terkendalanya  proses  penyusutan  yang  seharusnya  dilakukan setiap  hari,  serta  petugas  juga  merasa  tidak  nyaman  dan  terganggu  karena  penumpukan berkas  rekam  medis  tersebut  juga  membuat  akses  petugas  filing  terganggu  saat  melakukan pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis, dan ketika berkas rekam medis di ruang penyimpanan  atau  ruang  filing  overload  maka  akan  berdampak  penumpukkan  berkas  rekam medis di ruang assembling dan koding (Ariana, D. dan Miharti, 2018).
Berdasarkan uraian permasalah yang ada di RS Husada Utama Surabaya, maka peneliti tertarik untuk meneliti “Identifikasi Faktor Penyebab Penumpukan Berkas Rekam Medis Aktif di Ruang Filing RS Husada Utama Surabaya”.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif.  Penelitian kualitatif  pada  penelitian  ini  digunakan  untuk  mengidentifikasi  faktor  penyebab  penumpukan berkas rekam medis aktif di RS Husada Utama  dengan menggunakan tujuh unsur manajemen ( man, money, material, machine, dan method ).

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  dalam  penelitian  ini  berjumlah  3  orang  yaitu  2  orang petugas  rekam  medis  rawat  jalan dan 1 kepala rekam medis RS Husada Utama.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan  wawancara,  observasi,  dan dokumentasi. Pengambilan data dilakukan pada bulan Februari sampai Maret 2020.

## 2.4 Metode Analisis Data
Penelitan ini menggunakan teknik analisis kualitatif dengan memaparkan hasil dari wawancara, observasi, dan dokumentasi yang telah dilakukan oleh peneliti.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1  Mengidentifikasi  faktor  penyebab  penumpukan  berkas  rekam  medis  aktif  di  RS Husada Utama berdasarkan unsur Man
Faktor  man  dalam  penelitian  ini  yaitu  mengidentifikasi  berdasarkan  pendidikan  dan pelatihan  petugas.  Faktor  pendidikan  petugas  didapatkan  bahwa  pendidikan  petugas  sesuai dengan kualifikasi yang ada di RS Husada Utama. Hal tersebut sesuai dengan penelitian Andy Noor  Rachman  (2012)  yang  menyatakan  Sumber  Daya  Manusia  khususnya  pada  pendidikan terakhir yang  ditempuh petugas sangat berpengaruh terhadap pelayanan sistem  penyimpanan berkas  rekam  medis,  karena  SDM  sebagai  penggerak machine  (roll  o’pack) harus  memiliki pengetahuan mengenai penyimpanan berkas rekam medik.
Faktor.pelatihan petugas didapatkan bahwa petugas rekam medis tidak pernah mengikuti pelatihan  yang  berhubungan  dengan  rekam  medis  khususnya  tentang  pengelolaan  sistem penyimpanan  rekam  medis.  Hal  tersebut  tidak  sesuai  dengan  PP  RI  Nomor  31  2006 ) tentang
sistem  pelatihan  kerja  nasional,  pelatihan  kerja  adalah  keseluruhan  kegiatan  untuk  memberi, memperoleh, meningkatkan serta mengembangkan keterampilan, produktivitas,  disiplin,  sikap kerja      dan      etos      kerja      pada      tingkat  keterampilan  tertentu  yang  pelaksanaannya  lebih mengutamakan praktek dari pada teori.  Hal  tersebut juga tidak sesuai  dengan  Aditama (2002) bahwa  adanya  pelatihan  kita  dapat  mengasah  dan  mengembangkan  pengetahuan  atau keterampilan yang kita miliki untuk dapat diterapkan dalam suatu pekerjaan yang lebih baik.

## 3.2  Mengidentifikasi  faktor  penyebab  penumpukan  berkas  rekam  medis  aktif  di  RS Husada Utama berdasarkan unsur Money
Perencanaan  anggaran  dana  untuk  kegiatan  penyelenggaraan  rekam  medik  di  unit rekam medik khususnya sarana dan prasarana di ruang penyimpanan sudah ada, tetapi untuk rak penyimpanan  dan tracer masih belum diberi. Hal tersebut tidak sesuai  dengan  pernyataan Hidayah  (2014)  yang  menyatakan  pada  unsur money diketahui  ada  dana  untuk  pengelolaan dokumen  rekam  medis.  Dana  yang  ada  untuk  pelaksanaan  pengamanan  pengelolaan  dan penyimpanan  sarana  dan  prasarana  di  filing  rumah  sakit  sudah  terpenuhi  sehingga  tidak  ada kekurangan baik dana itu dari rumah sakit sendiri maupun swasta.

## 3.3  Mengidentifikasi  faktor  penyebab  penumpukan  berkas  rekam  medis  aktif  di  RS Husada Utama berdasarkan unsur Material
Bahan yang digunakan untuk map  berkas rekam  medis di RS Husada Utama  Surabaya menggunakan  map  plastik, cardboard dan  juga  terdapat  berkas  rekam  medis  yang  tidak menggunkan  map.  Hal  tersebut  tidak  sesuai  dengan  Rafael  (2010)  yang  menyatakan  bahwa map  rekam  medis (folder) adalah  sampul  yang  digunakan  untuk  melindungi  formulir-formulir rekam  medis  yang  ada  di  dalamnya  agar  tidak  tercecer.  Semua  formulir  rekam  medis hendaknya  ditata  dalam folder .  Folder  hendaknya  dibuat  dari  bahan  manila  atau  bahan  yang lebih  kuat,  misalnya cardboard ).  Menurut  Nuraini,  N.  dan  Wijayanti  (2018)  menyatakan  bahwa map berkas rekam medis yang terlalu tipis dan mudah robek harus diganti dengan bahan map yang lebih tebal dan kaku. Dampak yang ditimbul dari berkas rekam medis yang tidak diberikan map  yaitu  sebagian  besar  berkas  rekam  medis  robek  karena  tidak  diberikan  map  sebagai pelindung  berkas  rekam  medis  serta  petugas  kesulitan  menemukan  berkas  rekam  medis karena  berkas  tersebut  rusak  dan  banyaknya  berkas  yang  menumpuk  berhimpitan  sehingga menyulitkan  petugas  dalam  mencari  berkas  rekam  medis  dimana  petugas  harus  mencari  satu persatu nomor rekam medis (Wati, T. G. dan Nurani, 2019).

## 3.4  Mengidentifikasi  faktor  penyebab  penumpukan  berkas  rekam  medis  aktif  di  RS Husada Utama berdasarkan unsur Machine
Faktor machine didapatkan  bahwa  terdapat  rak  penyimpanan  rekam  medis  akan  tetapi jumlah  rak  tidak  sesuai  dengan  kebutuhan,  nomer  rekam  medis  tidak  urut,  dan  bahan  map rekam  medis  licin.  Rak  penyimpanan  menggunakan  rak  besi  terbuka  dimana  dalam  ruang penyimpanan  terdapat  34  rak  penyimpanan.  Masing-masing  rak  rekam  medis  yang  ada memiliki  6  shaft,  ada  pembatas  dalam  setiap  shaft  dan  terdapat  6  kotak  dalam  setiap  shaft. Menurut  Alfiansyah,  G.,  Wijayanti,  R.  A.,  (2020)  menyatakan  bahwa  dokumen  rekam  medis semakin  hari  semakin  bertambah  dikarenakan  pasien  semakin  melonjak.  Dampak  dari  hal tersebut,  mengakibatkan  penambahan  rak  terbuka  sebagai  rak  penyimpanan  dokumen  rekam medis.
Penyimpanan  berkas  rekam  medis  unit  kerja  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Husada Utama  Surabaya  menggunakan  rak  besi.  Rak  besi  yang  digunakan  ini  satu  set  terdiri  1  muka dan dengan jumlah 6 sub rak disetiap raknya. Untuk  mengetahui kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis yang diperlukan untuk 3 tahun kedepan yaitu:
Jumlah Kunjungan Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap Rumah Sakit Husada Utama Surabaya Banyaknya berkas rekam medis di RSHU Surabaya dari tahun 2016 – 2018 sebagai berikut :
Tabel 3 Kunjungan Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap No Tahun Jumlah Pasien 1 2016 5.366 2 2017 7.015 3 2018 7.604 Jumlah 19.985
Sumber: Data Laporan Kunjungan Pasien Tahun 2016-2018
Dari  tabel  3  diatas  jumlah  pasien  yang  digunakan  untuk  menghitung  kebutuhan  rak  tiga tahun  yang  akan  datang  adalah  dengan  memperkirakan  jumlah  pasien  pada  tahun  2022  yaitu dengan  mencari  menggunakan  rumus  kuadrat  terkecil  (Least  Square).  Pada  tahun  2016-2018 sebanyak  19.985  pasien.  Jumlah  pasien  di  RSHU  Surabaya  mengalami  peningkatan  pada tahun 2017 dan 2018.
a. Rata-Rata  Ketebalan  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  Surabaya  Untuk mengetahui ketebalan BRM dilakukan pengukuran dengan rumus :
1. Tebal Berkas Rekam Medis = Jumlah ketebalan BRM
Jumlah BRM yang diteliti
Tebal BRM Rawat Jalan = 27,75 cm
25 = 1,11 cm
Tebal BRM Rawat Inap = 51,5 cm 25 = 2,06 cm
2. Menentukan banyak berkas dalam 1 meter
Rumus BRM = 1 Meter
(Tebal BRM RJ+RI) ∶ 2 = 100 cm (1,11+2,06) ∶ 2 = 100 cm 3,17 : 2 = 31,54:2 =  15,8
b. Data  Perhitungan  Perkiraan  Jumlah  Pasien  Dengan  Rumus  Kuadrat  Terkecil Berdasarkan Data Pasien 2016-2018
Tabel 4 Perhitungan Perkiraan Jumlah Pasien Tahun 2016-2018 Tahun Jumlah Pasien ( Y ) X X 2 XY 2016 5.366 -1 1 -5.366 2017 7.015 0 0 0 2018 7.604 1 1 7.604 Jumlah 19.985 0 2 12.972 Sumber: Data sekunder RSHU Surabaya
a = ∑𝑌 𝑛 = 19985 3 = 6.661 b = ∑𝑋𝑌 X 2 = 12972 2 = 6.486 n = 3 tahun Y = a + bx Jadi Y = 6.661 + 6.486 X = 6.661 + 6.486 (1) = 13.147 Keterangan : ∑y : Jumlah pasien dalam 3 tahun ∑xy : Hasil dari perklian X dan Y n : Jumlah Tahun ∑x 2 : Hasil Pangkat dari X
c. Menghitung  Perkiraan  Jumlah  Pasien  Untuk  3  Tahun  Kedepan  Dengan  Rumus  Kuadrat Terkecil
Tabel 5 Pertambahan Jumlah Pasien Tahun 2019-2023 Tahun Petambahan Y = a + bx Hasil 2019 Y = 6661 + 6486 (2) 19.633 2020 Y = 6661 + 6486 (3) 26.119 2021 Y = 6661 + 6486 (4) 32.605 2022 Y = 6661 + 6486 (5) 39.091 2023 Y = 6661 + 6486 (6) 45.577 Jumlah 163.025
Sumber: Prediksi pertambahan jumlah pasien tahun 2019-2023 RSHU Surabaya
Berdasarkan tabel 5 bahwa prediksi  pertambahan jumlah berkas rekam  medis  di RSHU Surabaya periode 3 tahun kedepan sebanyak 163.025 berkas. d. Perhitungan Panjang Pengarsipan Berkas di RSHU Surabaya PP = panjang sub rak x ∑sub rakPP = 202 x 6 = 1.212 Jadi diketahui panjang pengarsipan berkas di RSHU Surabaya adalah 1.212 cm Isi berkas rekam medis dalam 1 rak yaitu= jumlah sub rak x ( Panjang sub rak Rata−rata tebal BRM ) Isi Berkas Rekam Medis = 6 x ( 202 1,58 ) = 6 x 127,84 = 767,04 BRM
Jadi  kapasitas  1  rak  memuat  767,04  berkas  rekam  medis,  jika  1  unit  penyimpanan  rak  kayu terdapat 12 rak maka dapat menampung 9.204,48 berkas rekam medis. e. Prediksi kebutuhan rak filing tahun 2019-2023 di RSHU Surabaya Metode file expension 25% dengan rumus : File expension = Rata-Rata Tebal Rekam Medis x 25% File expension = 1,58 x 25% = 0,39 Maka dapat diketahui jumlah File expension adalah 0,39 cm PP  dibutuhkan  =  jumlah  berkas  rekam  medis  x  (tebal  rekam  medis  +  hasil  hitung  (file expansion )) PP dibutuhkan = jumlah rekam medis x (1,58 + 0,39) = jumlah rekam medis x 1,97
Tabel 6 Prediksi Kebutuhan Rak Tahun 2019-2023 Dengan Metode File Expension
No  Tahun File Expension PP dibutuhkan Kebutuhan rak 1 2019 1,58 x 25% = 0,39 19.633 x ( 1,58 + 0,39) = 31.096 31.096 : 1.212 = 25 2 2020 1,58 x 25% = 0,39 26.119 x ( 1,58 + 0,39) = 41.369 41.369 : 1.212 = 34 3 2021 1,58 x 25% = 0,39 32605 x ( 1,58 + 0,39) = 51643 51.643 : 1.212 = 42 4 2022 1,58 x 25% = 0,39 39.091 x ( 1,58 + 0,39) = 77.009 77.099 : 1.212 = 63 5 2023 1,58 x 25% = 0,39 45.577 x ( 1,58 + 0,39) = 89.786 89.786 : 1.212= 74 Sumber : Data sekunder RSHU Surabaya
Berdasarkan tabel 5.4 dengan perhitungan menggunakan metode file expension prediksi kebutuhan rak pada tahun 2019-2023 sebanyak 74 rak terbuka Perkiraan kebutuhan rak penyimpanan 3 tahun yang akan datang Perkiraan kebutuhan rak = hasil perkiraan jumlah rak – jumlah rak yang sudah ada = 74-34 = 40
Berdasarkan  hasil  perkiraan  kebutuhan  rak  penyimpanan  untuk  3    tahun  yang  akan datang  di  Rumah  Sakit  Husada  Utama  Surabaya  membutuhkan  jumlah  rak  sebanyak  40  rak dengan jumlah pasien sebanyak 89.786.

## 3.5  Mengidentifikasi  faktor  penyebab  penumpukan  berkas  rekam  medis  aktif  di  RS Husada Utama berdasarkan unsur Method
Faktor method didapatkan  bahwa  RS  Husada  Utama  memiliki  SOP  tentang  penjajaran, penyimpanan  dan  retensi  yang  digunakan  sebagai  pedoman  untuk  melaksanakan  proses penjajaran, penyimpanan dan retensi berkas rekam medis agar sesuai dengan standar yang di tentukan.  Akan  tetapi  terdapat  beberapa  pelaksanaan  SOP  yang  tidak  sesuai  yaitu  sistem penjajaran  rak  yang  di  tumpuk  bukan  disesuakan  dengan  SOP,  penyimpanan  berkas  rekam medis  rawat  jalan  dan  rawat  inap  dijadikan  satu  padahal  sistem  penyimpanan  rekam  medis desentralisasi,  dan  terdapat  berkas  rekam  medis  yang  belum  diretensi  sehingga  membuat  rak penyimpanan  penuh.  Hal tersebut tidak sesuai  dengan  Peraturan Menteri  Kesehatan Republik Indonesia ) Nomor  512/Menkes/Per/IV/2007  Tentang  Izin  Praktik  dan  Pelaksanaan  Praktik Kedokteran  Bab  I  pasal  1  ayat  10  yang  menyatakan  bahwa  Standar  Prosedur  Operasional adalah  suatu  perangkat  instruksi/langkah-langkah  yang  dibakukan  untuk  menyelesaikan  suatu proses  kerja  rutin  tertentu,  dimana  Standar  Prosedur  Operasional  memberikan  langkah  yang
benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  atas  permasalahan  penumpukan  berkas  rekam  medis  aktif di RS Husada Utama Surabaya dapat ditarik kesimpulan:
a. Dari  unsur man yang  menjadi  faktor  penyebab  penumpukan  berkas  rekam  medis  di  RS Husada  Utama  adalah  petugas  rekam  medis  tidak  pernah  mengikuti  pelatihan  yang berhubungan  dengan  rekam  medis  khususnya  tentang  pengelolaan  sistem  penyimpanan rekam medis selama bekerja.
b. Dari unsur money yang menjadi faktor penyebab penumpukan berkas rekam medis di RS Husada  Utama  adalah  perencanaan  anggaran  dana  untuk  kegiatan  penyelenggaraan rekam medik di unit rekam medik khususnya sarana dan prasarana di ruang penyimpanan sudah ada, tetapi untuk rak masih belum diberi.
c. Dari unsur material yang menjadi faktor penyebab penumpukan berkas rekam medis di RS Husada  Utama  adalah  bahan  yang  digunakan  untuk  map  berkas  rekam  medis menggunakan  map  plastik, cardboard dan  juga  terdapat  berkas  rekam  medis  yang  tidak menggunkan map.
d. Dari  unsur machine yang  menjadi  faktor  penyebab  penumpukan  berkas  rekam  medis  di RS Husada Utama adalah terdapat rak penyimpanan rekam medis akan tetapi jumlah rak tidak  sesuai  dengan  kebutuhan,  nomer  rekam  medis  tidak  urut,  dan  bahan  map  rekam medis licin.
e. Dari unsur method yang menjadi faktor penyebab penumpukan berkas rekam medis di RS Husada  Utama  adalah  terdapat  SOP  tentang  penjajaran,  penyimpanan  dan  retensi  yang digunakan sebagai pedoman, akan tetapi terdapat beberapa pelaksanaan SOP yang tidak sesuai  yaitu  sistem  penjajaran  rak  yang  di  tumpuk  bukan  disesuakan  dengan  SOP, penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dan  rawat  inap  dijadikan  satu  padahal sistem  penyimpanan  rekam  medis  desentralisasi,  dan  terdapat  berkas  rekam  medis  yang belum diretensi sehingga membuat rak penyimpanan penuh.

## 4.2 Saran
Berdasarkan  hasil  pengamatan  serta  kesimpulan  yang  ada,  maka  peneliti  memberikan saran sebagai masukan bagi rumah sakit sebagai berikut:
a. Petugas  rekam  medik  diadakan  pelatihan  untuk  memberi  pemahaman  tentang  sistem penyimpanan  agar  petugas  yang  latar  belakangnya  bukan  dari  rekam  medis  mengerti tentang  sistem  penyimpanan  dan  sistem  penomoran  rekam  medis,  dan  fungsi-fungsi lainnya.
b. Perlunya petugas rekam medis harus bisa menyusun anggaran sesuai kebutuhan kegiatan rekam  medis  dan  sesuai  dengan  standart  yang  sudah  ditetapkan  oleh  pihak  RS  Husada Utama  Surabaya  dan  harus  ada  pengelolaanya  tentang  pembiayaan  dan  perawatan  rak penyimpanan,  berkas  rekam  medis,  dan  tracer  agar  tidak  terhambatnya  proses penyimpanan di rak penyimpanan berkas rekam medis.
c. Rekam  medis  yang  masih  menggunakan  map  plastik  diganti  dengan  map  berbahan cardboard dan rekam medis yang tidak diberi map agar diberi map rekam medis berbahan cardboard .
d. Menambah  rak  penyimpanan  sesuai  kebutuhan  yaitu  sebanyak  40  rak  untuk  kebutuhan rak penyimpanan sampai tahun 2023.
e. Petugas rekam medik melaksanakan sistem penjajaran, penyimpanan, dan retensi sesuai dengan  SOP  agar  tidak  terjadi  penumpukan  berkas  rekam  medis  agar  dapat  membantu berjalannya  kegiatan  di  unit  rekam  medis  rumah  sakit  dan  menyesuaikan  dengan  kondisi unit rekam medis saat ini.

## Daftar Pustaka
Aditama, T. (2002). Manajemen Administrasi Rumah Sakit . Jakarta: Universitas Indonesia.
Alfiansyah, G., Wijayanti, R. A., D. (2020). ‘Determinan Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam  Medis  Di  Ruang  Filing  Rs  X’, J- REMI :  Jurnal  Rekam  Medik  Dan  Informasi Kesehatan , 1.
Ariana, D. dan Miharti, R. (2018). ‘Dampak Penumpukan Berkas Rekam Medis Di Ruang Filing RSUD  Wonosari  Tahun  2018’.  Yogyakarta:  Universitas  Jenderal  Achmad  Yani Yogyakarta.
Budi, S. C. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis . Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Erawantini,  F.  (2017). Sistem  Informasi  Manajemen  Kesehatan .  Jember:  UPT  Penerbitan Universitas Jember.
Kemenkes  RI.  (2010). Pedoman  Penyelenggaraan  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  di Rumah Sakit (Draft) . Jakarta: Pormiki.
Mathar,  I.  (2018). Manajemen  Informasi  Kesehatan  Pengelolaan  Dokumen  Rekam  Medis . Yogyakarta: Deepublish.
Menkes RI. (2007). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 512/Menkes/Per/IV/2007  Tentang  Izin  Praktik  dan  Pelaksanaan  Praktik  Kedokteran . Jakarta: Menkes RI.
Nuraini,  N.  dan  Wijayanti,  R.  A.  (2018). ‘Optimalisasi  Waktu  Tunggu  Rawat  Jalan  dengan Metode  Lean  Healthcare  di  Klinik  Pratama’, Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia , 6.
PP  RI.  (2006). Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  31  Tahun  2006  Tentang Sistem Pelatihan Nasional . Jakarta: Peraturan Pemerintah RI.
Rafael, M. (2010). Pengertian Dasar Rekam Medis . Semarang: Klnik Mahindra Husada.
Wardiyana,  Y.  (2015). Analisis  Penyebab  Masalah  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Di RSUD  dr.  Abdoer  Rahem  Situbondo  dengan  Metode  NGT  dan  Fishbone .  Politeknik Negeri Jember.
Wati, T. G. dan Nurani, N. (2019) ‘Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di  Puskesmas  Bangsalsari’, J- REMI :  Jurnal  Rekam  Medik  Dan  Informasi  Kesehatan . Jember: Politeknik Negeri Jember, 1.