## REKOMENDASI TATA KELOLA ASET TI BERDASARKAN COBIT 5

## Hendrik Kusbandono
Jurusan Teknik, Program Studi Teknologi Informasi Politeknik Negeri Madiun Email: h3ndrik57@pnm.ac.id

## Dwiyono Ariyadi
Fakultas Teknik, Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Ponorogo Email: dwiyono_ariyadi@umpo.ac.id

## ABSTRAK
Layanan  akademik  berbasis  teknologi  informasi  (TI)  internal  sekolah  SMK  memerlukan  sarana pendukung  berupa software dan hardware .  Ketersediaan  sarana  aset  TI  ini  akan  berpengaruh  pada keberlangsungan kegiatan proses bisnis di sekolah. Investasi prasarana aset TI diperlukan biaya yang tidak hanya sedikit. Pengelolaan aset TI yang maksimal akan memberikan nilai optimal pada keberlangsungan layanan TI, hal ini akan berdampak pada pencapaian tujuan organisasi. Diperlukan tata kelola TI yang dapat memberi  nilai  optimal  terhadap  penggunaan  TI.  Penelitian  ini  menggunakan framework COBIT  5 subdomain BAI09 dengan analisis tingkat kematangan menggunakan model PAM. Hasil dari penelitian ini adalah mengetahui kondisi tingkat kapabilitas saat ini di SMK Kabupaten Madiun, yaitu rata-rata activity pada subdomain BAI09 berada pada level Performed Process . Target tingkat kapabilitas yang diharapkan hingga tiga tahun kedepan yaitu pada level established process. Rekomendasi perbaikan dibuat bertahap sesuai acuan COBIT 5.
Kata kunci: tata kelola; aset ti; cobit 5.

## ABSTRACT
Academic  services-based  information  technology  (IT)  internal  school  SMK  requires  a  means  of supporting  the  form  of  software  and  hardware.  This  means  the  IT  asset  availability  will  affect  the sustainability of the business process activities in school. The IT asset infrastructure required investment cost  that  is  not  just  a  little.  The  IT  asset  management  that  will  give  the  maximum  value  of  the  optimal continuity of it services, this will have an impact on the achievement of the objectives of the organization. Necessary  it  governance  that  can  provide  the  optimum  value  of  the  use  of  IT.  This  research  uses  the framework COBIT 5 subdomains BAI09 with an analysis of the level of maturity using the PAM model. The result  of  this  research  is  to  know  the  condition  of  the  level  of  current  capabilities  in  Madiun  Regency, namely SMK average activity on the subdomain BAI09 is Performed at level Process. The target level of the expected capabilities of up to three years i.e. on the level established process. Gradual improvement made recommendations accordingly reference COBIT 5.
Keywords: governance; assets it; cobit 5.

## 1. PENDAHULUAN
Instansi sekolah SMA/SMK dalam memenuhi layanan pendidikan perlu berbagai sarana pendukung. Salah  satu  di  antaranya  sarana  pelayanan  informasi  administrasi  berbasis  Teknologi  Informasi  (TI)  di lingkup  internal  sekolah  sendiri,  maupun  yang  berhubungan  dengan  pihak  dinas  pendidikan  provinsi. Layanan  informasi  berbasis  TI  di  lingkup  internal  sekolah  umumnya  meliputi hardware dan software pendukung kegiatan akademik. Untuk layanan informasi berbasis TI ini pihak sekolah telah berinvestasi cukup besar untuk pengadaan dan pengelolaan aset TI. Aset TI berupa perangkat keras dan perangkat lunak harus  dipertanggungjawabkan,  dioptimalkan  dan  dijamin  untuk  memberikan  nilai  dukungan  terhadap ketercapaian  tujuan  instansi.  Pengelolaan  aset  TI  memiliki  peran  penting  dalam  hal  tata  kelola  IT instansi[1].  Manajemen  pengelolaan  aset  di  sekolah  yang  dilakukan  selama  ini  sebagian  besar  masih terbatas  pada  pencatatan  atau  identifikasi  aset,  hal  ini  terjadi  disebabkan  oleh  keterbatasan  pengetahuan pengelola  aset  sekolah.  Dengan  pengelolaan  seperti  ini,  prasarana  aset  TI  belum  dapat  memiliki  nilai optimal dalam peran sebagai pendukung ketercapaian tujuan organisasi.
Kondisi yang terjadi di SMK ini tidak boleh diabaikan terlalu lama, karena dengan perlakuan yang demikian nilai aset TI belum bisa memberikan nilai kontribusi yang besar terhadap tujuan instansi. Untuk mengetahui kondisi yang terjadi saat ini serta target apa yang diinginkan oleh instansi, maka bisa dilakukan kegiatan audit sistem informasi terhadap pengelolaan aset TI.
Tujuan  audit  sistem  informasi  adalah  pengamanan  aset,  efektifitas  sistem,  efisiensi  sistem, ketersediaan,  kerahasiaan,  kehandalan,  dan  menjaga  integritas  data  [2].  Sedangkan  aset  informasi  pada orgasisasi  seperti  hardware,  software,  sumber  daya  manusia,  data,  dan  fasilitas  lain  yang  harus  dijaga dengan baik, agar tidak terjadi penyalahgunaan terhadap aset organisasi [3]. Sebagai aset penting dengan nilai  investasi,  dan  resiko  yang  tinggi,  TI  harus  didukung  tata  kelola  yang  baik  dalam  rangka  mencapai tujuan  organisasi  [4].  Investasi  pengadaan  TI  yang  telah  dilakukan  pihak  sekolah,  sebaiknya  dilakukan evaluasi  tata  kelola  pengelolaan  aset  TI  untuk  menyelaraskan  sesuai  dengan  tujuan  organisasi.  COBIT merupakan  salah  satu framework  yang dapat digunakan oleh auditor TI sebagai alat  yang komprehensif untuk menciptakan tata kelola TI pada suatu organisasi [3].
Penelitian sebelumnya adalah Dewi (2017) menggunakan COBIT 4.1 untuk melakukan evaluasi pada administrasi pelayanan publik aplikasi kependudukan SIAK kota Denpasar. Subdomain yang dipilih adalah AI3. Hasil  yang diperoleh pada proses AI3 (mendapatkan dan  memelihara infrastruktur  teknologi)  yaitu berada pada level 3 (defined) [5].
Octaviyanti (2018) menggunakan COBIT 5 untuk mengaudit pada sistem enterprise aset management EAM  di  PT  Mitrabara  Adiperdana  Tbk  dan  PT  Baradinamika  Mudasukses.  Penelitian  ini  bertujuan mengetahui  tingkat  kapabilitas  pada  subdomain  EDM02  (kontribusi  nilai  bisnis  perusahaan),  BAI06 (mengelola  perubahan  dengan  terkendali)  dan  BAI09  (mengelola  aset  TI  perusahaan).  Rata-rata  tingkat kapabilitas  yang  diperoleh  berada  di  level  3.  Hasil  penelitian  ini  berupa  rekomendasi  pengelolaan perubahan dan pengelolaan aset [6].
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  kondisi  saat  ini  tata  kelola TI pada  pengelolaan  aset  TI, serta tingkat kapabilitas tata kelola TI yang diharapkan nantinya. Untuk menilai tingkat kapabilitas saat ini (as-is) dan harapan (tobe) framework yang digunakan adalah COBIT 5. Pada COBIT 5 tingkat kapabilitas meliputi 5 level yaitu mulai dari level 0 incomplete process, level 1 performed process, level 2 managed process, level 3 established process, level 4 predictable process, level 5 optimising process.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Metode  deskriptif  kualitatif  yang  digunakan  pada  analisis  penelitian  ini  dengan  cara  menyebarkan kuisioner kepada responden. Kuisioner berisi pertanyaan-pertanyaan yang mengacu tata kelola TI COBIT 5 khususnya domain yang sesuai dengan permasalahan.

## 2.1 Metode Pengumpulan Data
Adapun kegiatan dalam pengumpulan data meliputi : a. Observasi
Mengamati  kegiatan  di  beberapa  sekolah  SMK  di  Kabupaten  Madiun  sebagai  tujuan  obyek penelitian,  pengamatan  difokuskan  pada  prasarana  TI  dengan  harapan  dapat  mendapatkan gambaran permasalahan serta tujuan penelitian.
b. Kuisioner
Metode kuisioner dilakukan sebagai bahan pengumpulan data, kuisioner ditujukan ke responden beberapa sekolah SMK Kabupaten Madiun, adapun yang menjadi responde adalah pengelola TI di masing-masing sekolah.
c. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mendukung data yang mungkin belum termuat dalam kuisioner.

## 2.2 Metode Analisis Data
Adapun analisis dilakukan dalam tiga tahapan, yaitu :
a. Penilaian Tingkat Kapabilitas
Dihitung tingkat kapabilitas dari activity dari analisis hasil kusioner subdomain terpilih. Analisis tingkat kapabilitas untuk menilai kondisi saat ini ( as-is ) tatakelola APO09, serta menilai tingkat kapabilitas  harapan  ( tobe ).  COBIT  menyediakan  tingkat  kapabilitas  level  0  -  5.  Langkah penghitungan indeks tingkat kapabilitas dengan cara total jawaban responden dikalikan nilai bobot dan dibagi jumlah responden, seperti pada rumus persamaan (1)
𝑖𝑛𝑑𝑒𝑘𝑠 𝑡𝑖𝑛𝑔𝑘𝑎𝑡 𝑘𝑎𝑝𝑎𝑏𝑖𝑙𝑖𝑡𝑎𝑠 = Σ(𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 𝑥 𝑏𝑜𝑏𝑜𝑡) 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑟𝑒𝑠𝑝𝑜𝑛𝑑𝑒𝑛 (1)
b. Analisis Kesenjangan/Gap
Tahapan analisis kesenjangan tingkat kapabilitas saat ini (as-is) dengan tingkat kapabilitas yang diharapkan (to be).
c. Penyusunan rekomendasi
Penyusunan rekomendasi berdasarkan nilai analisis kesenjangan dan mengacu procces assesment model (PAM) dan ISO 15504-2, 2003.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Analisis Tingkat Kapablitas
Berdasarkan data rekapituasi, diperoleh tingkat kapabilitas pada masing-masing activity, kondisi saat ini  secara  rata-rata  subdomain  pengelolaan  aset  TI  proses  BAI09  masih  berada  pada  level  1 Performed Process .
Tabel 1. Rekapitulasi tingkat kapabilitas Sub domain (activity) Procces atttribut Level kapabilitas BAI09.1 BAI09.2 BAI09.3 BAI09.4 BAI09.5 2.2 (L) 2,1 (P) 2,1 (P) 2,1 (P) 2.1 (P) 2 1 1 1 1 Rata-rata 1,2 Catatan: F
: fully achieved
L : Largely achieved
P : Partially achieved
Mengacu pada Tabel 1 rekapitulasi tingkat kapabilitas, kondisi kemampuan saat ini pada subdomain BAI09 dideskripsikan sebagai berikut:
a. BAI09.01 ( Identify and record current assets)
Aktivitas atribut ini ada di level 2.2 skala largely achieved (L). Karena masih berda di skala L, maka  level  kapabilitas  sudah  di  level  2.  Dimana  pihak  SMK  telah  melakukan  kegiatan pengidentifikasian  secara  manual  atau  komputerisasi  untuk  prasarana hardware,  software dan pendukung TI. Termasuk juga kegiatan monitoring terkait aset TI.
b. BAI09.02 ( Manage cricital assets ) Aktivitas atribut ini ada di level 2.1 skala partially achieved (P). Karena masih berda di skala P, maka level kapabilitas pada level 1. Terbukti telah melakukan kegiatan pengidentifikasian aset TI yang  dianggap  penting  atau  vital  seperti  pengidentifikasian  server,  sarana  jaringan  LAN  dan internet, serta software yang dianggap penting.
c. BAI09.03 ( Manage the asset life cycle )
Atribut ini ada di level 2.1 skala partially achieved (P). Karena masih berada pada skala P maka level kapabilitas pada activity termasuk di level 1. Aktivitasnya yang sudah dilakukan diantaranya pengidentifikasian aset TI yang rusak, aset yang masih dapat diperbaiki kembali, atau pemusnahan aset yang sudah tidak terpakai.
d. BAI09.04 ( Optimise asset costs )
Atribut ini ada di level 2.1 skala partially achieved (P). Karena di skala P maka level kapabilitas adalah  level  1.  Aktivitas  pada  atribut  ini  terbukti  pihak  manajemen  sekolah  telah  melakukan kegiatan peninjauan asset TI yang masih mampu dipakaiuntuk support pengoptimalan pemetaan anggaran prasarana sekolah.

## e. BAI09.05 (Management License)
Atribut ini ada di level 2.1 skala P. Karena di skala P maka level maka level kapabilitas proses ini adalah level 1 Performed Process. Bukti aktivitasnya meliputi masih sebagian kecil instansi yang sadar akan menggunakan perangkat lunak berlisensi.

## 3.2 Analisis Gap
Kondisi harapan atau target kapabilitas manajemen aset TI pada SMK Madiun merupakan acuan arah tata  kelola  TI  yang  akan  dikembangkan.  Target  harapan  tingkat  kapabilitas  dapat  ditentukan  dari lingkungan internal instansi. Dari hasil wawancara dengan pihak manajemen sekolah mereka mentargetkan harapan tata kelola manajemen aset TI kurun waktu tiga tahun kedepan berada pada level 3.
Rekomendasi perbaikan tatakelola TI mengacu pada model process assesment model (PAM) dan ISO 15504-2, 2003, perbaikan dilakukan secara bertahap, dilakukan satu tingkat diatasnya jika proses attribut (PA) sudah pada kondisi largely achieved ( L) atau fully achieved (F).
Perbaikan belum dapat dilakukan jika masih berada pada level dibawahnya yaitu jika masih pada level not achieved (N) atau partially achieved (P). Analisis gap tingkat kapabilitas disajikan pada Gambar 1.

## Gambar 1. Diagram Radar Gap Tingkat Kapabilitas
Mengacu Gambar 1 diagram radar gap tingkat kapabilitas maka diperlukan perbaikan bertahap pada tata kelola manajemen aset TI di SMK Madiun. Skenario perbaikan pada subdomain BAI09 manajemen pengelolaan aset TI direncanakan sebagai berikut :
a. BAI09.01 ( Identify and record current assets)
Diperlukan pendokumentasian seluruh aset TI secara detail termasuk status kondisi keadaan aset. Dilanjutkan  tahap  monitoring  secara  berkala  (target  pelaksanaan  tahun  ke  1).  Adanya  prosedur dalam pengadaan aset TI yang selaras dengan kebutuhan instansi. (target pelaksanaan tahun ke 2). b. BAI09.02 ( Manage cricital assets )
Dibuatnya  prosedur  kebijakan  khusus  pengelolaan  aset  TI  yang  dianggap  penting,  karena menyangkut  keberlangsungan  proses  bisnis  instansi.  Dilanjutkan  tahap  monitoring keberlangsungan pelaksanaan prosedur yang telah dibuat (target pelaksanaan tahun ke 2). Adanya monitoring memastikan ketersediaan aset TI yang dianggap penting atau vital (target pelaksanaan tahun ke 2).
c. BAI09.03 ( Manage the asset life cycle )
Dibuatnya SOP pemusnahan aset TI yang rusak. Dilanjutkan tahap monitoring pelaksanaan SOP tersebut (target pelaksanaan tahun ke 1). Perencaan pembuatan prosedur pemilahan aset TI yang kondisi  masih  layak  namun  tidak  terpakai  untuk  dihibahkan  ke  pihak  lain.  Dilanjutkan  tahap monitoring pelaksanaanya (target pelaksanaan tahun ke 3).
d. BAI09.04 ( Optimise asset costs )
Untuk  mengoptimalkan  anggaran  prasarana  TI,  proses  pengadaan  aset  TI  harus  mengacu  pada kebermanfaat dan nilai guna yang mendukung tujuan sekolah. Dilanjutkan monitoring SOP pada tahapan pengadaan prasarana TI. (target pelaksanaan tahun ke 2).
e. BAI09.05 (Management License)
Pembuatan  prosedur  terkait  melisensikan  software  yang  penting  secara  berkala.  Dilanjutkan memonitoring pelaksana lisensi software (target pelaksanaan tahun ke 3).
Ringkasan  skenario  perbaikan  secara  bertahap  dalam  kurun  waktu  tiga  tahun  pada  masing-masing subdomain disajikan di tabel 2.
Tabel 2. Skenario perbaikan bertahap Sub domain (activity) Level as-is Level tobe Tahun ke1 Tahun ke2 Tahun ke3 BAI09.1 2 Level 3 Level 3 BAI09.2 1 Level 2-3 BAI09.3 1 Level 2 Level 3 BAI09.4 1 Level 2-3 BAI09.5 1 Level 2 Level 3

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan pada tata kelola manajemen aset TI SMK Madiun dengan menggunakan framework COBIT 5 menyatakan, kondisi kemampuan saat ini proses BAI09 yang meliputi  BAI09.1  sudah  berada  pada  level  2 managed  process, dimana  pihak  sekolah  sejauh  ini  telah melakukan  kegiatan  identifikasi  terhadap  aset  TI  yang  meliputi  prasarana hardware,  software dan pendukung  TI,  kegiatan  tersebut  ditindaklanjuti  dengan  monitoring.  Sedangkan  empat activity yang berikutnya  yaitu  BAI09.2,  BAI09.3,  BAI09.4  dan  BAI09.5  masih  pada  level  1 Performed  Process . Kegiatan  pada  level  ini  digambarkan  telah  ada  kegiatan  pencatatan  inventarisasi  aset  penting,  aset  yang rusak, peninjauan aset TI yang bisa diperbaiki, serta sebagian kecil software yang berlisensi. Namun semua kegiatan tersebut masih sebagian kecil yang ditindak lanjuti hingga tahapan monitoring.
Target dari pihak sekolah dalam meningkatkan tingkat kapabilitas kepatuhan tata kelola manajemen aset TI direncanakan hingga tiga tahun kedepan yaitu  pada level 3 established process . Untuk mencapai level ketiga tersebut diperlukan keseriusan pihak sekolah dalam memperbaiki tatakelola manajemen aset TI. Pihak peneliti merekomendasikan perbaikan secara bertahap tiap tahunnya, skenario perbaikan dibuat bertahap agar jelas target capaian tiap tahunnya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  S.  Wardani  and  M.  Puspitasari,  “Audit  Tata  Kelola  Teknologi  Informasi  Mengunakan  Framework Cobit Dengan Model Maturity Level ( Studi Kasus Fakultas Abc ),” J. Teknol., vol. 7, no. 1, pp. 38– 46, 2014.
[2]  Sanyoto Gondodiyoto, Audit Sistem Informasi (+ Pendekatan CobIT). Mitra Wacana Media, 2007.
[3]  M. Johanes Fernandes Andry, S.T., M.Kom,, Kevin Christianto, S.Kom., AUDIT MENGGUNAKAN COBIT 4.1 DAN COBIT 5 DENGAN CASE STUDY. Teknosain, 2017.
[4]  R. E. Putri, “Model Penilaian Kapabilitas Proses Optimasi Resiko Ti Berdasarkan Cobit 5,” Semin. Nas. Inform. 2015, vol. 2015, no. November, pp. 252–258, 2015.
[5]  I. M. O. Widyantara, “Audit Infrastruktur Aplikasi Pelayanan Publik Pemerintah Kota Denpasar,” vol. 16, no. 02, pp. 78–83, 2017.
[6]  P.  Octaviyanti  and  J.  F.  Andry,  “Audit  Sistem  Enterprise  Asset  Management  Menggunakan Framework Cobit 5,” Ikraith-Informatika, vol. 2, no. 2, pp. 34–42, 2018.