## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KULIAH KERJA NYATA (KKN) PADA UNIVERSITAS MURIA KUDUS

## Galuh Fandatiar
Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi Universitas Muria Kudus Email: fanda.ayar@gmail.com
Supriyono Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi Universitas Muria Kudus Email: supriyono.si.umk@gmail.com

## Fajar Nugraha
Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi Universitas Muria Kudus Email: fajar.noeg@gmail.com

## ABSTRAK
Kuliah Kerja Nyata (KKN) merupakan salah satu kegiatan yang harus dilaksanakan oleh semua mahasiswa Universitas  Muria  Kudus  untuk  menerapkan  pengetahuan  yang  telah  diperoleh  selama  duduk  di  bangku perkuliahan serta sebagai wujud nyata pengabdian kepada masyarakat. Untuk membantu kelancaran kegiatan KKN tersebut  diperlukan  pengelolaan  data  yang  terkait  dengan  kegiatan  KKN.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah menghasilkan sistem informasi yang berguna dalam menangani proses pendaftaran KKN, pembagian kelompok KKN,  mengetahui  waktu  dan  tempat  pelaksanaan  KKN,  mengetahui  dosen  pembimbing  lapangan  dan  melihat penilaian  hasil  KKN  dan  sebagai  sarana  mempublikasikan  informasi  yang  berhubungan  dengan  kegiatan  KKN melalui sebuah sistem informasi. Hasil dari rancang bangun ini adalah sebuah sistem informasi  yang digunakan untuk pengelolaan kegiatan KKN, manfaat sistem informasi KKN ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan dalam pengelolaan kegiatan KKN serta memperlancar proses administrasi kegiatan KKN menjadi lebih cepat dan akurat.  Sistem  ini  dirancang  menggunakan  pemodelan  UML  ( Unified  Modeling  Language ),  sedangkan  bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dan database MySQL.
Kata kunci: sistem informasi, kuliah kerja nyata, pelayanan

## ABSTRACT
Field Work Experience is one of the activities to be implemented by all students at the University of Muria  Kudus  to  apply  the  knowledge  that  has  been  gained  during  lectures  and  sit  on  the  bench  as  a tangible  manifestation  of  community  service.  To  assist  the  smooth  operation  of  the  community  work required  management  of  data  related  to  the  activities  of  the  real  working  class.  The  purpose  of  this research  is  to  produce  information  systems  that  are  useful  in  dealing  with  the  registration  process,  the division  of  the  group,  find  out  the  time  and  place  of  execution,  a  field  supervisor  know  and  see  the assessment results and as a means of publicizing information related to the activities of their community work through an information system. Results of this design is an information system that is used for the management of community work activities, benefits informasiini system is expected to improve services in the  management  of  community  work  activities  and  facilitate  the  administrative  process  becomes  faster and more accurate. The system is designed using modeling UML (Unified Modeling Language), while the programming language used is PHP and the MySQL database.
Keywords: information system, Field Work Experience , service.

## 1. PENDAHULUAN
Dewasa ini, Kebutuhan akan informasi menjadi suatu kebutuhan primer dihampir berbagai bidang antara lain bidang  pendidikan,  budaya,  pemerintah  maupun  masyarakat  pada  umumnya.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari meningkatnya kebutuhan akan informasi yang mendukung di berbagai aktivitas kegiatan seperti halnya kegiatan kuliah kerja nyata (KKN). Pengelolaan data dalam pelaksanaan kegiatan KKN sangat memerlukan dokumentasi
data  yang  baik  serta  harus  dapat  mengakomodir  beberapa  proses  yang  diperlukan  dalam  pelaksanaan  kegiatan KKN, diantaranya pengelolaan data mengenai pendaftaran KKN, pembagian kelompok KKN, pembagian waktu dan tempat pelaksanaan KKN, pembagian dosen pembimbing lapangan  (DPL) serta proses penilaian hasil KKN.
Kendala dari penyampaian informasi yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan KKL tersebut banyak terjadi, bagi mahasiswa yang ingin mengetahui informasi mengenai KKN, baik mengenai persyaratan, pendaftaran, waktu, dan tempat pelaksanaan masih dirasakan kurang memadai. Untuk mengatasi masalah-masalah di atas diperlukan suatu  alternatif  dengan  membuat  sistem  informasi  kuliah  kerja  nyata  agar  dapat  memberikan  informasi  dan menyajikan informasi yang berkaitan dengan kegiatan KKN.

## 2. LANDASAN TEORI

## 2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Suatu  sistem  yang dibuat  oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan  prosedur  organisasi  yang  pada  saat  dilaksanakan  akan  memberikan  informasi  bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan informasi.
3. Suatu  sistem  didalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi, mendukung  operasi,  bersifat  manajerial,  dan  kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [1].

## 2.2 Kuliah Kerja Nyata (KKN)
Kuliah Kerja Nyata (KKN) adalah sebagai salah satu wahana bagi mahasiswa untuk mengaplikasikan teori- teori yang dimilikinya ke dalam sebuah wujud nyata pengabdian kepada masyarakat. KKN juga merupakan bentuk konkrit dari pengalaman yang mencakup pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat [2]. Dengan adanya KKN ini, mahasiswa diharapkan dapat mengaktualisasikan disiplin ilmu yang masih dalam tataran teoritis dengan bentuk pengabdian dan pendampingan langsung kepada masyarakat,disamping penelitian yang dilakukan sebagai usaha pengmbangan ilmu yang didapat sebelumnya. Selain itu, KKN juga memiliki keterampilan dalam mengatasi  dan  menyelesaikan  masalah-masalah  yang  terjadi  ditengah  masyarakat  sebagai  media  untuk  belajar membangun hubungan yang integral dalam masyarakat, sebagai obbyek utama yang akan dihadapi kelak setelah menyelesaikan studi.

## 3. TINJAUAN PUSTAKA
Penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem informasi Kuliah Kerja Nyata Universitas Lampung Berbasis Web” [3], dalam penelitian ini dilatarbelakangi oleh permasalahan kurangnya koordinasi antara pihak desa tempat KKN  berlangsung  dengan  kampus.  Salah  satu  untuk  mengoptimalkan  peran  mahasiswa  dalam  kegiatan  KKN adalah dengan mengetahui kebutuhan desa tersebut sehingga dapat dibentuk tim dengan berbagai kemampuan yang dibutuhkan  untuk  melaksanakan  program  kerja  yang  direncanakan.  Berdasarkan  permasalahan  tersebut  dalam penelitian  ini  menitikberatkan  pada  pembagian  tim  atau  kelompok  mahasiswa  KKN.  Perancangan  sistem menggunakan Data  Flow  Diagram ,  untuk  penerapan web  based merupakan  implementasi  konsep  teknologi informasi pada pambagian tim mahasiswa KKN.
Penelitian dengan judul “Pengembangan Aplikasi Untuk Penentuan Divisi KKN Alternatif berbasis Sistem Informasi  Geografis  di  LPM  Universitas  Ahmad  Dahlan  Yogyakarta”  [4],  dalam  penelitian  ini  mengangkat permasalahan mengenai perencanaan dan pembagian KKN unit alternatif  membutuhkan waktu yang relatif lama sehingga diperlukan sebuah sistem atau aplikasi yang mampu menentukan divisi KKN alternatif berbasis Sistem Informasi  Geografis.  Aplikasi  yang  dibangun  dapat  melakukan  pengelompokan  unit  kedalam  divisi  dan mendistribusikan  DPL  dalam  divisi  tersebut  serta  membantu  untuk  melakukan  pencarian  lokasi  baru  KKN alternatif.

## 4. METODOLOGI PENELITIAN

## 4.1 Metode Rekayasa Perangkat Lunak
Rekayasa  Perangkat  Lunak  (RPL)  secara  umum  disepakati  sebagai  terjemahan  dari  istilah Software Engineering . Rekayasa Perangkat Lunak adalah pembangunan dengan menggunakan prinsip atau konsep rekayasa
dengan  tujuan  menghasilkan  perangkat  lunak  yang  bernilai  ekonomi  yang  dipercaya  dan  bekerja  secara  efisien menggunakan mesin [5]. Tahap-tahap dalam Model Waterfall , yaitu :
1. Analisis  kebutuhan  perangkat  lunak  merupakan  proses  pengumpulan  kebutuhan  secara  intensif  untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dipahami oleh user.
2. Desain adalah proses multilangkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka dan prosedur pengkodean.
3. Pengkodean, desain diterjemahkan ke dalam program perangkat lunak.
4. Pengujian, proses yang dilakukan untuk meminimalisir kesalahan ( error ) dan memasukkan keluaran yang dihasilkan  sesuai dengan keinginan.
5. Pemeliharaan,  mengulangi  proses  pengembangan  mulai  dari  analisis  spesifikasi  untuk  perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.

## 4.2 Metode Perancangan Sistem
Dalam Perancangan Sistem menggunakan pemodelan proses untuk mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas tersebut. Cara untuk merepresentasikan proses model dengan menggunakan UML ( Unified Modeling Language ). UML merupakan sistem arsitektur yang bekerja dengan Object  Oriented  Arcitechture  Design (OOAD)  dengan  satu  bahasa  yang  konsisten  untuk  menentukan, visualisasi, mengkontruksi, dan mendokumentasikan artifact yang terdapat dalam sistem software [6].

## 4.3 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Metode Observasi, pengamatan yang dilakukan secara sengaja dan sistematis untuk kemudian dilakukan pencatatan  dengan  menggunakan  dan  mempelajari  praktek-praktek  pelaksanaan  di  tempat  penelitian meliputi  Proses  pendaftaran  KKN,  pembagian  kelompok  KKN,  pembagian  waktu  dan  tempat pelaksanaan KKN, pembagian dosen pembimbing lapangan  (DPL) serta proses penilaian hasil KKN.
2. Metode  Kepustakaan,  untuk  memperluas  cakrawala  pandang,  maka  perlu  membaca  buku  yang  sesuai dengan  permasalahan  penulis,  sebagai  bahan  pertimbangan  untuk  mendapatkan  data  sekunder  yang mengacu pada literatur, buku, diktat, catatan yang dapat menunjang penyusunan penelitian ini.
3. Metode Wawancara, untuk mendapatkan masukan berkenaan dengan sistem informasi yang ada maka penulis menanyakan yang berkaitan dengan permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan kegiatan KKN.
4. Metode Dokumentasi, metode ini digunakan untuk mengetahui proses-proses yang pernah dilakukan oleh lembaga  pengelola  kegiatan  KKN  Universitas  yaitu  Lembaga  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  (LPM) Universitas Muria Kudus.

## 5. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 5.1 Analisa masalah
Dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan di Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM), maka hasil yang  dapat  disimpulkan  adalah  selama  ini  informasi  Kuliah  Kerja  Nyata  pada  Universitas  Muria  Kudus  masih dilakukan  secara  manual  antara  lain  dalam  proses  pendaftaran  KKN,  pembagian  kelompok  KKN,  informasi mengenai waktu dan tempat pelaksanaan KKN, pembagian dosen pembimbing lapangan dan proses penilaian hasil KKN, masih disampaikan dalam bentuk cetak (print- out) yang ditempel pada papan pengumuman. Kendala dari penyampaian informasi tersebut banyak terjadi dan bagi mahasiswa yang ingin mengetahui informasi mengenai KKN,  baik  mengenai  persyaratan,  pendaftaran,  waktu,  dan  tempat  pelaksanaan  masih  dirasakan  kurang  untuk mendapatkan informasi.
Untuk mengatasi masalah-masalah di atas diperlukan suatu alternatif lain dengan membuat sistem informasi. Bagi  mahasiswa,  khususnya  dapat  memberikan  informasi  dan  menyajikan  data-data  yang  berkaitan  dengan persyaratan, waktu, dan tempat pelaksanaan,sehingga mempermudah bagi mahasiswa dapat mengetahui informasi yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan KKN.

## 5.2 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
Untuk membangun sebuah sistem dibutuhkan adanya masukan berupa data yang nantinya akan diproses oleh sistem  sehingga  dapat  memberikan  informasi  yang  bermanfaat  kepada  penggunanya.  Kebutuhan  data  dan informasi untuk sistem informasi Kuliah Kerja Nyata (KKN) berbasis web adalah :
a. Data yang dibutuhkan antara lain : data mahasiswa, data lokasi, data kelompok, data dosen.
b. Informasi  yang  akan  dihasilkan  dalam  penelitian  ini  antara  lain:    informasi  pendaftaran,  Pelaksanaan, kelompok KKN, lokasi KKN, DPL, serta informasi kegiatan pembekalan KKN.

## 5.3 Bisnis Use Case Diagram
Bisnis Use Case diagram merupakan sebuah alat untuk mengidentifikasi dan menggambarkan keseluruhan proses bisnis yang berpengaruh di dalam sistem [6]. Adapun penggambaran use case diagram dari Sistem Informasi Kuliah Kerja Nyata (KKN) secara detail dapat dijelaskan pada gambar 1.
Data Pendaftaran Membuat Info Pendaftaran Membayar pendaftaran Pembagian Kelompok Membagi Lokasi Koordinator Data DPL DPL Mahasiswa Penilaian <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Gambar 1. Bisnis Use Case sistem informasi  KKN

## 5.4 Use Case Diagram
Use  case  atau  diagram  use  case  menjelaskan  manfaat  sistem  jika  dilihat  menurut  pandangan  orang  yang berada diluar sistem ( actor). Diagram ini menunjukkan fungsionalitas suatu sistem atau kelas dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar [6]. Adapun penggambaran use case diagram dari Sistem Informasi Kuliah Kerja Nyata (KKN) secara detail dapat dijelaskan pada gambar 2.
Kelola User Kelola Pendaftaran Kelola Info KKN Kelompok Kelola DPL Koordinator Pendaftaran Mahasiswa <<include>> <<include>> <<include>> <<include>>
Gambar 2. Use Case diagram sistem informasi  KKN

## 5.5 Class Diagram
Gambar 3 menunjukan hubungan asosiasi setiap class pada sistem informasi  KKN.
Gambar 3. Class diagram sistem informasi  KKN

## 5.6 Perancangan Basis Data
Sebuah  sistem  informasi  tidak  akan  lepas  dari  database  atau  basis  data,  basis  data  (atau database )  adalah kumpulan terorganisasi dari data-data yang berhubungan sedemikian rupa sehingga mudah disimpan, dimanipulasi, serta  dipanggil  oleh  pengguna  [7].  Database  digunakan  untuk  menyimpan  informasi  atau  data  yang  terintegrasi dengan baik di dalam komputer  Untuk mengelola database diperlukan suatu perangkat lunak yang disebut DBMS ( Database  Management  System ).  DBMS  merupakan  suatu  sistem  perangkat  lunak  yang  memungkinkan  user (pengguna) untuk membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses database secara praktis dan efisien. Dengan DBMS,  user  akan  lebih  mudah  mengontrol  dan  memanipulasi  data  yang  ada.  Sedangkan  RDBMS  atau Relationship  Database  Management  System merupakan  salah  satu  jenis  DBMS  yang  mendukung  adanya relationship  atau  hubungan  antar  tabel.  Adapun  tabel-tabel  yang  terbentuk  berdasarkan  kebutuhan  data  dan informasi dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Tabel User
Tabel  1 ini adalah tabel yang berfungsi untuk menyimpan data user atau pengguna, tabel 1 nantinya akan menyimpan dan memberikan informasi user pada sistem informasi  KKN, susunan dari tabel ini adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Tabel User Field Type Data Size username Varchar 20 password Varchar 20 Nama_lengkap Varchar 60 email Varchar 50 status Varchar 20 aktif Enum ‘Y’,’N’
2. Tabel Mahasiswa Tabel  2  berfungsi  sebagai  tabel  untuk  menyimpan  data  mahasiswa  pendaftar  kegiatan  KKN,  adapun susunan dari tabel 2 adalah sebagai berikut:
Tabel 2. Tabel Mahasiswa Field Type Data Size Id_mhs Varchar 12 Username Varchar 60 Nim Varchar 20 Nama Varchar 50 Fakultas Varchar 30 Tmp_lhr Varchar 50 Tgl_lhr date - Jekel enum L/P No_telpn Varchar 12 Kab Varchar 50 Alamat Text 100 Kodepos Varchar 12 Kota Varchar 30
3. Tabel DPL
Tabel 3 berfungsi sebagai tabel untuk menyimpan data DPL, adapun susunan dari tabel 3 adalah sebagai berikut:
Tabel 3. Tabel DPL Field Type Data Size Id_dsn Varchar 5 Nama Varchar 60 Alamat Text - Jekel Varchar 20 jabatan Varchar 20 No_telpn Int 12
4. Tabel kelompok
Tabel 4 berfungsi sebagai tabel yang digunakan untuk menyimpan data kelompok pada kegiatan KKN, adapun susunan dari tabel 4 adalah sebagai berikut:
Tabel 4. Tabel Kelompok Field Type Data Size Id_kel Varchar 10 Id_mhs Varchar 12 Kelompok Varchar 60 Id_dsn Varchar 12 Alamat Text 100 Nilai Varchar 12
5. Tabel Info
Tabel  5  berfungsi  sebagai  tabel  untuk  menyimpan  informasi-informasi  yang  terkait  dengan  kegiatan KKN, adapun susunan dari tabel 5 adalah sebagai berikut:
Tabel 5. Tabel info Field Type Data Size Id_info Integer 11 Jdl_info Text - Isi_info Text - Tgl_posting Date -

## 6. PERANCANGAN ANTARMUKA
Gambar 4 menunjukan halaman user dari sistem informasi  KKN. Dimana terdapat beberapa menu antara lain, menu pendaftaran, menu profil, menu kelompok dan menu nilai.

## Gambar 4. Halaman user sistem informasi  KKN

## 7. KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  dan  pembahasan  yang  telah  dilakukan  terhadap  sistem  informasi  kuliah  kerja  nyata (KKN) yang dikembangkan untuk lembaga pengabdian kepada masyarakat (LPM) Universitas Muria Kudus, maka didapat  suatu kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem  informasi    KKN  memerlukan  pendataan  anatara  lain  data  mahasiswa,  data  dosen  pembimbing lapangan (DPL), data lokasi KKN.
2. Proses yang yang dilakukan antara lain pendaftaran, pembayaran, pembagian DPL, pembagian kelompok, penilaian.
3. Informasi yang dihasilkan meliputi laporan pendaftaran dan pembayaran, kelompok KKN, lokasi KKN, pembagian DPL, dan informasi hasil penilaian KKN.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Ladjamuddin, A.B. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Graha Ilmu.
[2] T. Penyusun, (2014) .Panduan Kuliah Kerja Nyata Universitas Muria Kudus.
[3] Taufiq  R,  dkk.  2013.  “Perancangan  Sistem  Informasi  Kuliah  Kerja  Nyata  Universitas  Lampung Berbasis Web”. Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan. Volume 1. Nomor 3.
[4] Tedy S, Prasetyo. 2009. “Pengembangan Aplikasi Untuk Pemetaan Divisi KKN Alternatif berbasis Sistem Informasi Geografis di  LPM Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta”. Jurnal Informatika, Volume 3. Nomor 1.
[5] Shalahuddin,  Muhammad  dan  Rosa  Ariani  S.  (2011).  Modul  Pembelajaran  Rekayasa  Perangkat Lunak Trstruktur dan Berientasi Objek, Bandung: Modula.
[6] Suhendar,  A.  dan  Gunadi,  H.  (2002).  Visual  Modelling  Menggunakan  UML  dan  Rational  Rose, Bandung: Informatika.
[7] Nugroho, Adi. (2011). Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Yogyakarta: Andi.