## EVALUASI SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS MENGGUNAKAN METODE FOCUS PDCA DI RSUP SANGLAH
Sedyo Pinerdi 1 , Atma Deharja 2 , Ervina Rachmawati 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 e-mail: sedyopinerdi4@gmail.com

## Abstrak
Duplikasi  nomor  rekam  medis  selama  bulan  Februari  2020  di  RSUP  Sanglah  adalah  sebanyak  7 kasus,  hal  tersebut  disebabkan  oleh  kesalahan  petugas  dalam  mendaftarkan  pasien  di  SIMARS dan  penanganan  kasus  duplikasi  yang  belum  maksimal.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk mengevaluasi  sistem  penomoran  rekam  medis  pasien  menggunakan  metode  FOCUS  PDCA  di RSUP  Sanglah.  Jenis  penelitian  ini  adalah  kualitatif.  Teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan dalam  penelitian  ini  adalah  observasi  dan  wawancara.  Tahap  analisis  data  dalam  penelitian  ini antara  lain  identifikasi  tahapan find,  organized,  clarify,  understand,  select,  plan,  do,  check, dan action. Hasil dari penelitian ini adalah kasus duplikasi terjadi karena pasien yang kurang kooperatif saat  ditanyai  petugas,  pasien  tidak  mendaftar  sendiri,  petugas  kurang  teliti,  sistem  autentifikasi menu  pencarian  pasien  tidak  terintegrasi,  belum  adanya  regulasi  tentang  penanganan  kasus duplikasi  nomor  rekam  medis,  dan  penanganan  kasus  duplikasi  hanya  sebatas  penggabungan berkas  rekam  medis.  Solusi  yang  dipilih  untuk  menyelesaikan  masalah  adalah  pengembangan menu  registrasi  SIMARS,  pembuatan  SOP  penanganan  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis RSUP  Sanglah,  dan  pembuatan  menu  pencatatan  dan  pelaporan  kasus  duplikasi  nomor  rekam medis  dalam  E-PASTI.  Perencanaan  yang  dilakukan  adalah  analisis  kebutuhan  petugas pendaftaran  ruang  gawat  darurat,  diskusi  tentang  desain  SOP  untuk  menangani  kasus  duplikat rekam  medis,  dan  menganalisis  kebutuhan  staf  untuk  pengembangan  E-PASTI  yang  dihasilkan. Tindak lanjut yang dilakukan  adalah  berupa  pengajuan saran kepada  bidang TI untuk  melakukan pengembangan  SIMARS  pada  menu  pencarian  pendaftaran  pasien,  mengajukan  pengesahan SOP  penanganan  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis  kepada  kepala  rekam  medis,  dan melakukan implementasi menu pencatatan dan pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis.
Kata Kunci: duplikasi, nomor, rekam medis, RSUP Sanglah .

## Abstract
The  duplication  of  medical  record  numbers  during  February  2020  at  Sanglah  Hospital  reachs  7  cases,  it  is caused by the mistake of the officer register patients at SIMARS and the handling of duplicate cases that does not optimal. The purpose of this study was evaluated the patient's medical record numbering system used the FOCUS PDCA method at Sanglah Hospital. This type of the study is qualitative. The data collecting method used  in  this  study  were  observation  and  interviews.  The  data  analysis  stage  in  this  research  included  an investigation stage to find, organized, clarify, understand, select, plan, do, check, dan  action. The results of this study were duplicate cases that occur because patients were uncooperative when discussed with officers, patient  did  not  register,  officers  were  not  thorough,  authentication  systems  for  patient  search  menu  was  not integrated, the absence of regulations regarding the handling of cases of duplicate medical record numbers, and  duplicate  case  reporting  only  limited  to  merge  medical  record  files.  The  solutions  chosen  to  solve  the problem  were  developing  SIMARS  registration  menu,  making  SOP  for  handling  duplicate  cases  of  Sanglah Hospital  medical  records,  and  making  menu  recording  and  reporting  of  duplicate  medical  record  number cases  in  E-PASTI.The  planning  done  is  an  analys  of  the  needs  of  emergency  room  registration  officers, discussion of  SOP design  for handling  duplicate  medical  record  number  cases, and  analys the  staff's  needs for  the  development  of  E-PASTI  that  results.  The  next  stage  is  to  give  an  advice  in  the  IT  field  to  develop SIMARS  in  the  patient  registration  search  menu,  request  SOP  authorization  for  the  handling  of  duplicate medical  record  number  cases  for  the  head  of  the  medical  record,  and  implement  the  menu  recording  and reporting of duplicate medical record number case cases.

## Keywords: duplication, number, medical record, Sanglah Hospital

## 1.  Pendahuluan
Rumah  Sakit  adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, 2019). Setiap Rumah Sakit mempunyai kewajiban menyelenggarakan rekam medis (Kementrian Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia,  2009).  Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan kepada  pasien  (Kementrian  Kesehatan  Republik  Indonesia,  2008).  Setiap  pasien  memiliki  nomor rekam  medis.  Nomor  rekam  medis  berperan  penting  dalam  memudahkan  pencaharian  berkas rekam  medis,  apabila  pasien  kemudian  datang  kembali  berobat  di  sarana –  sarana  pelayanan kesehatan,  oleh  karena  itu  rekam  medis  hanya  di  berikan  satu  pasien  (Gultom  and  Pakpahan, 2019).
RSUP Sanglah sebagai rumah sakit tipe A memiliki pelayanan kesehatan terlengkap di Bali. Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  petugas  rekam  medis  di  bagian  pendaftaran  diketahui sistem penomoran yang  digunakan di RSUP Sanglah yaitu unit numbering system dimana pasien yang berkunjung ke rumah sakit tersebut hanya memiliki satu nomor rekam medis yang digunakan untuk  selamanya  berobat.  Survey  pendahuluan  yang  dilakukan  pada  tanggal  4-29  Februari  2020 didapatkan  laporan  terjadinya  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis  selama  bulan  februari  adalah sebagai berikut.
Tabel 1.1 Data Kasus Duplikasi Bulan Februari 2020. No Tanggal No. REKAM MEDIS 1 No. REKAM MEDIS 2 1. 4 Februari 2020 13000681 19019855 2. 17 Februari 2020 18020607 20006656 3. 17 Februari 2020 19050280 20008132 4. 17 Februari 2020 20003500 20007318 5. 17 Februari 2020 18045474 20007347 6. 24 Februari 2020 18007644 18010412 7. 24 Februari 2020 19045812 20009753
Sumber : Laporan Kasus Duplikasi Nomor Rekam medis, 2020.
Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa pada bulan Februari terjadi 7  kasus, yang dibagi menjadi sebanyak 1 kasus pada tanggal 4 Februari, 17 Februari 2020 sebanyak 4 kasus, dan 24 Februari  2020  sebanyak  2  kasus.  Kasus  kasus  yang  dilaporkan  adalah  saat  pasien  berkunjung kemudian  menunjukkan  kartu  berobatnya  ternyata  memiliki  2  kartu  berobat  sehingga  petugas menemukan 2 berkas berbeda di rak filling. rekam medis yang terbagi bagi.
Duplikasi  nomor  rekam  medis  di  RSUP  SANGLAH  disebabkan  oleh  beberapa  hal,  yaitu Pasien  saat  ditanyai  oleh  petugas  apakah  pernah  berkunjung  ke  RSUP  SANGLAH  sebelumnya ter kadang  menjawab  “lupa”,  “tidak  tau”,  atau  bahkan  “belum  pernah”.  Hal  ini  mengakibatkan petugas  beranggapan  bahwa  pasien  memang  benar  belum  pernah  berkunjung  ke  RSUP SANGLAH  sehingga  petugas  langsung  membuatkan  berkas  pasien  baru.  Kasus  ini  sering  terjadi pada kasus emergency yang dimana pasien sudah berusia lanjut dan datang sendiri. Pasien sering tidak membawa kartu identitas baik KTP, SIM, KK, atau bahkan kartu identitas lainnya. Pada menu pencarian  pasien  di  registrasi  hanya  menggunakan  nama  pasien  dan  nomor  rekam  medis,  kasus yang sering terjadi saat pasien tidak membawa kartu berobat maka petugas mencari berdasarkan nama  sedangkan  nama  nama  yang  digunakan  di  wilayah  provinsi  Bali  kebanyakan  mirip  bahkan sama sehingga saat dilakukan pencarian satu nama pasien biasanya memunculkan banyak nama lain yang sama dan alamat yang hampir mirip.
Penyebab  lainnya  adalah  belum  adanya  regulasi  yang  jelas  tentang  penanganan  kasus duplikasi  nomor  rekam  medis.  Dalam  pedoman  pelayanan  instalasi  rekam  medis  rumah  sakit umum  pusat  sanglah  denpasar  2018  hanya  dijelaskan  apabila  terjadi  kekeliruan  dimana  sorang penderita diberikan lagi nomor yang baru, padahal ia telah mempunyai nomor, kekeliruan ini dapat diperbaiki  dengan  membatalkan  nomor  baru  dan  tetap  menyimpan  rekam  medisnya  pada  nomor lama.  Penanganan  kasus  duplikasi  hanya  sebatas  penggabungan  berkas  rekam  medis  tanpa penghapusan data rekam medis di SIMARS, sehingga data nomor lain yang tidak digunakan masih dapat  diakses.  Menurut  Karlina,  Putri  and  Santoso  (2016)  kejadian  duplikasi  berkas  sangat mempengaruhi  tingkat  kesinambungan  data  rekam  medis  pasien.  data  pasien  yang  tidak
berkesinambungan  mempengaruhi  sistem  pengambilan  kembali  berkas  rekam  medis  dan  dapat juga  mengakibatkan  kesalahan  dalam  melakukan  tindakan  medis  karena  diagnosa  terakhir  atau pengobatan  terakhir  yang  tercatat,  bukan  merupakan  catatan  terakhir  yang  dipergunakan  pada saat  pasien  mendapatkan  pelayanan  medis.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  mengevaluasi  sistem penomoran  rekam  medis  pasien  menggunakan  metode  FOCUS  PDCA  di  RSUP  Sanglah, sehingga  dapat  digunakan  sebagai  masukan  dan  bahan  pertimbangan  dalam  pengambilan keputusan  untuk  meningkatkan  mutu  pelayanan  kesehatan  khususnya  pada  bagian  penomoran berkas rekam medis di RSUP Sanglah.

## 2.  Metode Penelitian
Jenis  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif  dengan  subjek  penelitian  meliputi  kepala rekam  medis,  petugas  pendaftaran  IGD,  petugas  pendaftaran  rawat  jalan,  dan  petugas pendaftaran  wing  amerta.  Teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan  adalah  observasi  dan wawancara.  Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  FOCUS  PDCA  yang  ditemukan oleh Walter Shewhart dan disempurnakan oleh Edwards Deming.

## 2.1  Jenis/desain Penelitian
Penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif  yang  bertujuan  untuk  mengevaluasi  sistem penomoran rekam medis pasien menggunakan metode FOCUS PDCA di RSUP Sanglah.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  penelitian  ini  adalah  petugas  rekam  medis  bagian  pendaftaran  instalasi  gawat darurat,  pendaftaran  rawat  jalan,  pendaftaran  wing  amerta,  penanggungjawab  bagian  pelayanan, dan kepala rekam medis.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  observasi  dan wawancara.

## 2.4  Metode Analisis Data
Tahap  analisis  data  dalam  penelitian  ini  antara  lain  identifikasi  tahapan find,  organized, clarify, understand, select, plan, do, check, dan action.

## 3.  Hasil dan Pembahasan

## 3.1  Identifikasi tahap Find
Sistem  penomoran  rekam  medis  di  RSUP  SANGLAH  dilakukan  dengan  menggunakan SIMARS,  dimana  sistem  secara  otomatis  akan  mengeluarkan  nomor  rekam  medis  saat  pasien didaftarkan  dengan  status  pasien  baru.  Berdasarkan  hasil  laporan  terjadinya  kasus  duplikasi nomor  rekam  medis  selama  bulan  Februari  2020  didapatkan  7  kasus  yang  dibagi  menjadi sebanyak 1 kasus pada tanggal 4 Februari, 17 Februari 2020 sebanyak 4 kasus, dan  24 Februari 2020 sebanyak 2 kasus.

## 3.2  Identifikasi tahap Organized
Komponen-komponen struktural organisasi yang terlibat dalam sistem penomoran rekam medis adalah sebagai berikut.
1.  Kepala  Instalasi  Rekam  medis  RSUP  Sanglah  sebagai  penanggungjawab  dan  pengambil keputusan terhadap penanganan kasus dupikasi nomor rekam medis.
2.  Koordinator Administrasi dan Umum Instalasi Rekam medis RSUP Sanglah.
3.  Koordinator  Pelayanan  Rekam  medis  Instalasi  Rekam  medis  RSUP  Sanglah  sebagai penanggungjawab  pelayanan  rekam  medis  sekaligus  petugas  yang  bertugas  untuk  mencatat dan melaporkan kasus duplikasi nomor rekam medis.
4.  Petugas pendaftaran pasien rawat jalan RSUP Sanglah sebagai petugas yang terlibat langsung dalam proses pendaftaran pasien lama dan baru.
5.  Petugas  pendaftaran  pasien  wing  amerta  RSUP  Sanglah  sebagai  petugas  yang  terlibat langsung dalam proses pendaftaran pasien lama dan baru.
6.  Petugas  pendaftaran  pasien  gawat  darurat  RSUP  Sanglah  sebagai  petugas  yang  terlibat langsung dalam proses pendaftaran pasien lama dan baru.
7.  Kepala  Bagian  Teknologi  Informasi  RSUP  Sanglah  sebagai  petugas  yang  terlibat  langsung dalam proses pengolahan data pasien melalui SIMARS.

## 3.3  Identifikasi tahap Clarify
Peraturan  terkait  sistem  penomoran  rekam  medis  terekam  medisuat  dalam  Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum Pusat
Sanglah Denpasar nomor: HK.01.07/PD.XIV.4.3.1/0631/2018  tentang  Pedoman  Pelayanan  Instalasi  Rekam  medis  Rumah Sakit Umum Pusat Sanglah Denpasar 2018. Dalam peraturan tersebut dijelaskan mengenai sistem penomoran  yang    digunakan  di  RSUP  Sanglah  yaitu unit numbering  system . Unit numbering system adalah sistem penomoran dimana pasien yang berkunjung ke rumah sakit tersebut hanya memiliki  satu  nomor  rekam  medis  yang  digunakan  untuk  selamanya  berobat.  Kelebihan  dari penomoran  menggunakan unit  numbering  system adalah  informasi  klinis  berkesinambungan karena  semua  data  dan  informasimengenai  pasien  dan  pelayanan  yang  diberikan  berada  dalam satu berkas rekam medis (Budi, 2011).

## 3.4  Identifikasi tahap Understand
Studi  pendahuluan  pada  instalasi  rekam  medis  menghasilkan  informasi  berupa  kasus duplikasi  terjadi  karena  beberapa  sebab  yaitu  pasien  saat  ditanyai  oleh  petugas  apakah  pernah berkunjung ke RSUP SANGLAH sebelumnya terkadang menjawab “lupa”, “tidak tau”, atau bahkan “belum  pernah”.  Menurut  Budi  (2011)  akurat/benar  tidaknya  data  identifikasi  dapat  terjadi  akibat kurang jelasnya pertanyaan. Hal ini mengakibatkan petugas beranggapan bahwa pasien memang benar  belum  pernah  berkunjung  ke  RSUP  SANGLAH  sehingga  petugas  langsung  membuatkan berkas pasien baru.
Pasien  tidak  daftar  sendiri.  Hal  ini  terjadi  dikarenakan  kondisi  pasien  yang  terlalu  buruk sehingga  terkadang  yang  mendaftarkan  adalah  kerabat  ataupun  teman  pasien  yang  tidak  tau menau  tentang  identitas  pasien  seperti  tempat  tanggal  lahir,  nama  lengkap,  alamat,  dan  nomor telpon. Hal ini selaras dengan pendapat Budi (2011) yang menyatakan akurat/benar tidaknya data identifikasi  dapat  terjadi  karena  situasi  tertentu  sehingga  seseorang  takut/malu  mengungkapkan identitas  yang  sebenarnya.  Hal  ini  mengakibatkan  kerabat  pasien  tidak  menyampaikan  informasi yang benar sehingga data yang dimasukkan kedalam SIMARS salah.
Pada  menu  pencarian  pasien  di  registrasi  hanya  menggunakan  nama  pasien  dan  nomor rekam  medis,  kasus  yang  sering  terjadi  saat  pasien  tidak  membawa  kartu  berobat maka  petugas mencari  berdasarkan  nama  sedangkan  nama  nama  yang  digunakan  di  wilayah  provinsi  Bali kebanyakan  mirip  bahkan  sama  sehingga  saat  dilakukan  pencarian  satu  nama  pasien  biasanya memunculkan  banyak  nama  lain  yang  sama  dan  alamat  yang  hampir  mirip.  Bahkan  dalam beberapa kejadian pasien tidak teridentifikasi dengan benar, hal ini mengakibatkan petugas salah menilai pasien yang kemudian berakhir dengan pembuatan berkas baru. Sistem autentifikasi pada menu  pencarian  pasien  tidak  terintegrasi  satu  sama  lain.  Pada  menu  pencarian  pasien  petugas hanya  bisa  mencari  berdasarkan  no.  rekam  medis,  nama,  alamat,  dan  tanggal  kunjungan.  Item item  tersebut  tidak  terhubung  satu  sama  lain,  sehingga  pada  saat  petugas  mencari  berdasarkan alamat  yang  muncul  hanya  alamat.  Hal  ini  mengakibatkan  salahnya  identifikasi  pasien  dan berujung  pada  pembuatan  berkas  baru.  Hasil  ini  diperkuat  dengan  hasil  penelitian  Santi  and Deharja  (2020)  yang  menjelaskan  bahwa  kemampuan  sistem  yang  belum  sesuai  dengan kebutuhan pengguna dapat menyebabkan kegagalan penggunaan sistem informasi.
Belum  adanya  regulasi  yang  jelas  tentang  penanganan  kasus  duplikasi  nomor  rekam medis.  Penanganan  kasus  duplikasi  hanya  sebatas  penggabungan  berkas  rekam  medis  tanpa penghapusan data rekam medis di SIMARS, sehingga data nomor lain yang tidak digunakan masih dapat  diakses.  Menurut  Bustami  (2011)  bagian  penting  dari  suatu  pelayanan  kesehatan  adalah tersedia  dan  dipatuhinya  standar,  karena  pelayanan  kesehatan  yang  berekam  medisutu  adalah bila  pelayanan  tersebut  dilaksanakan  sesuai  dengan  standar  yang  ada.  Sehingga  pembuatan protokol,  pedoman/petunjuk  pelaksanaan  prosedur  tetap  (protap)  atau standard  operating procedure (SOP).

## 3.5  Identifikasi tahap Select
Hasil  identifikasi  perekam  medisasalahan  pada  sistem  penomoran  rekam  medis mendapatkan  alternatif  solusi  berupa  pengembangan  menu  registrasi  SIMARS,  pembuatan  SOP penanganan  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis  RSUP  Sanglah,  dan  pembuatan  menu pencatatan  dan  pelaporan  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis  dalam  E-PASTI.  Hal  ini  selaras
dengan Bustami (2011) dimana dalam penetapan pemecahan masalah didasarkan pada beberapa kriteria  misalnya  biaya,  kemudahan  pelaksanaan,  kemungkinan  untuk  berhasil,  dan  tersedianya teknologi.  Dengan  demikian  alternatif  pemecahan  solusi  yang  dipilih  dapat  di  terapkan  dengan baik.

## 3.6  Identifikasi tahap Plan
Menurut  Deharja  and  Santi  (2018)  kualitas  informasi  dapat  mempengaruhi  pemanfaatan sistem  informasi.  Sehingga tahap plan untuk  alternatif solusi yang  pertama yaitu pengembangan menu  registrasi  SIMARS  adalah  dengan  melakukan  analisis  kebutuhan  petugas  pendaftaran pasien  gawat  darurat  terhadap  pengembangan  SIMARS  pada  menu  pencarian  pasien.  Hal  ini dilakukan  untuk  melihat  kebutuhan  petugas  agar  informasi  yang  diberikan  mampu  menunjang pelayanan dengan maksimal sehingga pemanfaatan informasi dapat berjalan dengan baik.  Hal ini Sesuai  dengan  penjelasan  Bustami  (2011)  yang  menjelasnya  bahwa  orang  orang  yang  bekerja dimana masalah ditemukan dapat membantu penerapan pemecahan masalah.
Hasil  yang  didapatkan  dari  tahapan  ini  adalah  petugas  mengingkan  proses  idetifikasi pasien di IGD tidak dilakukan menggunakan hanya dengan nomor rekam medis karena pasien IGD merupakan pasien emergency sehingga terkadang tidak menyiapkan kartu berobat, ataupun kartu identitas  lainnya  seperti  KTP,  SIM  atau  kartu  keluarga.  Petugas  pendaftaran  kemudian mengusulkan  untuk  dilakukan  penambahan  menu  berupa  pemindaian  sidik  jari  pasien  sehingga apabila  pasien  datang  dengan  tidak  membawa  kartu  identitas  masih  dapat  diidentifikasi menggunakan  sidik  jari.  Kemudian  petugas  juga  mengusulkan  untuk  merubah  menu  pendaftaran agar  setiap  pasien  yang  didaftar  juga  dilakukan  pemindaian  sidik  jari  sehingga  saat  kunjungan berikutnya dan pasien tidak membawa kartu identitas diri masih dapat dilakukan dengan memindai sidik jari pasien.
Tahap plan untuk  alternatif  solusi  yang  kedua  yaitu  pembuatan  SOP  penanganan  kasus duplikasi  nomor  rekam  medis  RSUP  Sanglah  adalah  dengan  melakukan  konsultasi  terkait perancangan  SOP  penanganan  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis  kepada  koordinator pelayanan rekam medis instalasi rekam medis, koordinator administrasi dan umum instalasi rekam medis,  dan  kepala  instalasi  rekam  medis  RSUP  Sanglah.  Hal  ini  selaras  dengan  penjelasan Bustami  (2011)  dimana  dalam  membuat  SOP  harus  didasarkan  pada  langkah  sebelumnya  untuk memperoleh urutan yang harus dikerjakan atau ditetapkan, agar tercapai hasil yang sesuai dengan yang  diinginkan  dengan  memperhatikan  kaidah  bahasa  yang  baik  dan  benar  serta  mudah dipahami. Sehingga peran koordinator pelayanan rekam medis instalasi rekam medis, koordinator administrasi  dan  umum  instalasi  rekam  medis,  dan  kepala  instalasi  rekam  medis  RSUP  Sanglah dalam memberikan informasi tentang penanganan kasus duplikasi nomor rekam medis diperlukan.
Tahap plan untuk  alternatif  solusi  yang  ketiga  yaitu  pembuatan  menu  pencatatan  dan pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis dalam E-PASTI adalah dengan melakukan analisis kebutuhan  petugas  terhadap  pengembangan  E-PASTI  dengan  penambahan  pencatatan  dan pelaporan kasus duplikasi  nomor  rekam  medis. Hal  ini  dilakukan atas  melihat kebutuhan petugas agar kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem menjadi maksimal. Menurut Deharja and Santi (2018)  kualitas  informasi  dapat  mempengaruhi  pemanfaatan  sistem  informasi.  Pada  tahap  ini petugas  yang  diwawancarai  adalah  petugas  yang  langsung  bertugas  dalam  pencatatan  dan pelaporan kasus duplikasi  nomor  rekam  medis yaitu koordinator pelayanan  rekam medis instalasi rekam  medis  Hal  ini  Sesuai  dengan  penjelasan  Bustami  (2011)  yang  menjelasnya  bahwa  orang orang yang bekerja dimana masalah ditemukan dapat membantu penerapan pemecahan masalah. Hasil wawancara terkait penambahan menu pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis adalah membuat  menu  untuk  memasukkan  data  duplikasi  nomor  rekam  medis  meliputi  nomor  rekam medis,  nama  pasien,  tempat  tanggal  lahir  pasien,  alamat,  nomor  rekam  medis  yang  akan digunakan,  nomor  rekam  medis  yang  akan  dihapus,  serta  status  berkas  rekam  medis  apakah sudah digabungkan atau belum. Kemudian dari menu tersebut dapat mengeluarkan laporan kasus duplikasi  untuk  kemudian  dapat  di  cetak  dan  dikirimkan  kepada  bagian  TI  untuk  ditindaklanjuti, selain itu menu pencatatan dan pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis hanya bisa diakses oleh koordinator pelayanan rekam medis instalasi rekam medis selaku penanggungjawab.

## 3.7  Identifikasi tahap Do
Tahap do untuk  alternatif  solusi  yang  pertama  yaitu  pengembangan  menu  registrasi SIMARS adalah dengan membuat desain  interface menu pencarian pasien  SIMARS  berdasarkan hasil  analisis  kebutuhan  pada  tahap plan. Desain  dibuat  sesederhana  mungkin  agar  pengguna
dapat  dengan  mudah  menggunakan  sistem  yang  baru.  Hal  ini  sesuai  dengan  hasil  penelitian Deharja  and  Perekam  medisatasari  (2016)  yang  menjelaskan  bahwa  desain  sistem  yang sederhana  dapat  memudah  pengguna  dalam  penggunaan  sistem  baru.  Hasil  tahap do tersaji dalam gambar 3.1 dan 3.2.
Gambar 3.1 Tampilan Menu Pencarian Pasien
Pada  gambar  3.1  tampilan  menu  pencarian  pasien  yang  baru  adalah  dengan  dilakukan penambahan berupa menu pemindaian sidik jari, dimana saat sidik jari pasien discan maka secara otomatis akan memunculkan nomor rekam medis . kemudian saat ditekan tombol “cari pasien” akan memunculkan data pasien.
Gambar 3.2 Tampilan Menu Pendaftaran Pasien Baru
Pada  gambar  3.2  tampilan  menu  pendaftaran  pasien  baru  terdapat  penambahan  menu berupa  “pindai  sidik  jari”  dimana  setelah  tombol  “pindai  sidik  jari”  ditekan  maka  petugas  akan melakukan  scan  terhadap  ibu  jari  pasien  untuk  kemudian  disimpan  dalam  SIMARS.  Sidik  jari  ini akan  digunakan  oleh  pasien  pada  kunjungan  selanjutnya  sekaligus  sebagai  salah  satu  menu identifikasi pasien.
Tahap do untuk  alternatif  solusi  yang  kedua  yaitu  pembuatan  SOP  penanganan  kasus duplikasi  nomor  rekam  medis  RSUP  Sanglah  adalah  dengan  merancang  draf  SOP  penanganan kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis,  pada  tahap  ini  draf  yang  dimaksud  adalah  urutan penanganan  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis.  adapun  urutan  penanganan  kasus  duplikasi nomor rekam medis adalah Siapkan rekam medis pasien yang memiliki nomor ganda. Selanjutnya pastikan  nomor  rekam  medis  yang  ganda  tersebut  adalah  milik  satu  orang  dengan  melihat  data sosial meliputi  nama  lengkap, tempat tanggal  lahir, alamat dan  nomor identitas  diri seperti  nomor induk kependudukan atau nomor BPJS. Lakukan pengecekan pada SIMARS menggunakan menu
kunjungan  pasien  untuk  melihat  jumlah  kunjungan  dimasing-masing  nomor  rekam  medis.  Apabila kedua nomor rekam medis memiliki riwayat kunjungan rawat jalan, maka yang dipilih adalah nomor rekam  medis  yang  memiliki  jumlah  kunjungan  paling  banyak.  Apabila  kedua  nomor  rekam  medis memiliki  jumlah  riwayat  kunjungan  rawat  jalan  sama,  maka  yang  digunakan  untuk  kunjungan selanjutnya  adalah  nomor  rekam  medis  yang  lama.  Apabila  kedua  nomor  rekam  medis  memiliki riwayat kunjungan rawat inap, maka yang dipilih adalah nomor  rekam medis yang memiliki jumlah kunjungan  paling  banyak.  Apabila  kedua  nomor  rekam  medis  memiliki  jumlah  riwayat  kunjungan rawat inap sama, maka yang digunakan untuk kunjungan selanjutnya adalah nomor  rekam medis yang lama. Apabila salah satu nomor rekam medis pernah memiliki riwayat kunjungan rawat inap, maka  nomor  yang  digunakan  untuk  kunjungan  selanjutnya  adalah  nomor  rekam  medis  yang pernah  melakukan  kunjungan  rawat  inap.  Satukan  berkas  rekam  medis  pasien  dalam  satu  map. Catat nomor rekam medis yang ganda dan laporkan ke bagian TI. Bagian TI menyatukan data-data pasien  yang  ada  di  SIMARS  pada  nomor  rekam  medis  yang  sudah  ditetapkan  untuk  kunjungan selanjutnya.  Bagian  TI  manghapus  nomor  rekam  medis  yang  tidak  digunakan  untuk  kunjungan selanjutnya.
Tahap do untuk  alternatif  solusi  yang  ketiga  yaitu  pembuatan  menu  pencatatan  dan pelaporan  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis  dalam  E-PASTI  adalah  dengan  membuat  desain interface  menu  pencatatan  dan  pelaporan  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis  dengan menggunakan aplikasi computer sesuai dengan hasil analisis kebutuhan pada tahap plan . Desain dibuat  sesederhana  mungkin  agar  pengguna  dapat  dengan  mudah  menggunakan  sistem  yang baru.  Hal  ini  sesuai  dengan  hasil  penelitian  Deharja  and  Perekam  medisatasari  (2016)  yang menjelaskan bahwa desain sistem yang sederhana dapat memudah pengguna dalam penggunaan sistem baru. Adapun hasil tahap do tesaji pada gambar berikut.
Gambar 3.3 Tampilan Menu Pencatatan Kasus Duplikasi No Rekam Medis
Pada  gambar  3.3  tampilan  menu  pencatatan  kasus  duplikasi  no  rekam  medis  terdapat beberapa tools yait u tombol “tambah” yang digunakan untuk menambahkan data kasus duplikasi nomor  rekam  medis,  dimana  data  yang  perlu  dimasukkan  adalah  yang  pertama  nomor  rekam medis  yang  digunakan  pasien  saat  berkunjung  saat  kasus  dilaporkan  kemudian  nama  pasien, tempat  tanggal  lahir  pasien,  alamat,  nomor  rekam  medis  yang  digunakan,  nomor  rekam  medis yang  dihapus,  kemudian  tanggal  kasus  ditemukan  yang  selanjutnya  disimpan.  Kemudian tools “filter”  yang  digunakan  untuk  menyortir  data  berdasarkan  bulan  dan  tahun  pelaporan  kasus, kemudia “cari” untuk mencari data kasus duplikasi nomor rekam medis berdasarkan nomor rekam medis ,  selanjutnya  tombol  “belum  digabungkan”  untuk  merubah  status  kasus  duplikasi  nomor rekam  medis apabila  sudah  ditangani,  tombol  “edit”  untuk  merubah  data  duplikasi  nomor  rekam medis ” dan tombol “hapus” untuk menghapus data duplikasi nomor rekam medis.
Gambar 3.4 Tampilan Menu Pelaporan Kasus Duplikasi No Rekam Medis
Pada gambar 3.4 tampilan menu pelaporan kasus duplikasi no rekam medis terdapat tools untuk  menampilkan  laporan  berdasarkan  waktu  pelaporan  kasus  yang  di  filter  berdasarkan  bulan pelaporan,  pada  menu  ini  memungkinkan  petugas  untuk  mencetak  secara  langsung  ataupun menyimpan dalam forekam medisat excel.

## 3.8  Identifikasi tahap Check
Tahap check untuk  alternatif  solusi  yang  pertama  yaitu  pengembangan  menu  registrasi SIMARS  adalah  dengan  mengkonsultasikan  hasil  desain  interface  dengan  petugas  pendaftaran pasien  gawat  darurat.  Hal  ini  selaras  dengan  penjelasan  A.S  and  Shalahuddin  (2018)  bahwa sebuah  program  harus  dievaluasi  oleh  pelanggan  atau user sampai  ditemukan  spesifikasi  yang sesuai dengan keinginan pelanggan atau user . Hasil dari tahap ini adalah petugas setuju dengan tampilan yang telah dibuat oleh peneliti.
Tahap check untuk  alternatif  solusi  yang  kedua  yaitu  pembuatan  SOP  penanganan  kasus duplikasi  nomor  rekam  medis  RSUP  Sanglah  adalah  dengan  mengkonsultasikan  draf  SOP penanganan  kasus  duplikasi  nomor  nomor  rekam  medis  dari  tahapan do kepada  koordinator pelayanan rekam medis instalasi rekam medis, koordinator administrasi dan umum instalasi rekam medis,  dan  kepala  instalasi  rekam  medis  RSUP  Sanglah.  Hal  ini  selaras  dengan  penjelasan Bustami  (2011)  yang  menjelaskan  bahwa  pemeriksaan  perlu  dilakukan  untuk  melihat  apakah kegiatan berjalan baik atau tidak. Hasil pada tahap ini koordinator pelayanan rekam medis instalasi rekam  medis,  koordinator  administrasi  dan  umum  instalasi  rekam  medis,  dan  kepala  instalasi rekam  medis  RSUP  Sanglah  setuju  untuk  kemudian  dilanjutkan  dengan  pembuatan  draf  SOP penanganan kasus duplikasi nomor nomor rekam medis secara utuh.
Tahap check untuk  alternatif  solusi  yang  ketiga  yaitu  pembuatan  menu  pencatatan  dan pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis dalam E-PASTI adalah dengan melakukan uji coba menu pencatatan dan pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis berdasarkan hasil tahap do . Hal  ini  selaras  dengan  penjelasan  A.S  and  Shalahuddin  (2018)  bahwa  sebuah  program  harus dievaluasi oleh pelanggan atau user sampai ditemukan spesifikasi yang sesuai dengan keinginan pelanggan atau user . Pada tahap ini uji coba menghasilkan kesimpulan bahwa sistem sudah dapat berjalan dengan baik dan dapat diimplementasikan.

## 3.9  Identifikasi tahap Action
Tahap action untuk  alternatif  solusi  yang  pertama  yaitu  pengembangan  menu  registrasi SIMARS  adalah  dengan  mengajukan  saran  kepada  bidang  TI  untuk  melakukan  pengembangan SIMARS  pada  menu  pencarian  pendaftaran  pasien.  Proses  pengajuan  dilakukan  oleh  pihak instalasi  rekam  medis  dengan  mengirimkan  surat  kepada  bidang  TI  RSUP  Sanglah  dengan melampirkan  desain  tampilan  menu  pencarian  dan  pendaftaran  pasien  yang  telah  disetujui  oleh petugas  pendaftaran  gawat  darurat.  Menurut  Bustami  (2011)  Aplikasi  pemecahan  masalah seharusnya  merujuk  pada  rencana  aksi  ( Plan  of  action ).  Namun,  Karena  dalam  pengembangan SIMARS  memerlukan  banyak  sumber  daya  sehingga  pelaksanaan  dari  solusi  pengembangan menu registrasi SIMARS hanya dilakukan dengan pengajuan saran.
Tahap action untuk  alternatif  solusi  yang  kedua  yaitu  pembuatan  SOP  penanganan  kasus duplikasi  nomor  rekam  medis  RSUP  Sanglah  adalah  dengan  mengajukan  pengesahan  SOP penanganan  kasus  duplikasi  nomor  nomor  rekam  medis  kepada  kepala  rekam  medis.  Menurut Bustami  (2011) plan  of  action tidak  saja  digunakan  oleh  petugas  terkait,  tetapi  juga  bisa  dipakai atasan  sebagai  pedoman  untuk  melakukan  pemantauan  dan  penilaian  kegiatan.  Sehingga pengeshaan SOP diperlukan.
Tahap action untuk  alternatif  solusi  yang  ketiga  yaitu  pembuatan  menu  pencatatan  dan pelaporan  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis  dalam  E-PASTI  adalah  dengan  melakukan implementasi menu pencatatan dan pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis. Pada tahap ini dilakukan install E-PASTI  baru  dengan  penambahan  menu  pencatatan  dan  pelaporan  kasus duplikasi  nomor  rekam  medis,  kemudian  petugas  menggunakan  menu  menu  pencatatan  dan pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis sepenuhnya.

## 4.  Simpulan dan Saran

## 4.1  Simpulan
Berdasarkan  hasil  kegiatan  evaluasi  sistem  penomoran  rekam  medis  pasien  di  RSUP Sanglah menggunakan metode FOCUS PDCA dapat disimpulkan bahwa:
1.  Kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis  sebanyak  7  kasus.  Kasus  duplikasi  terjadi  karena  pasien yang  kurang  kooperatif  saat  ditanyai  petugas,  pasien  tidak  mendaftar  sendiri,  petugas  kurang teliti,  sistem  autentifikasi  menu  pencarian  pasien  tidak  terintegrasi,  belum  adanya  regulasi tentang  penanganan  kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis,  dan  penanganan  kasus  duplikasi hanya  sebatas  penggabungan  berkas  rekam  medis.  Solusi  yang  dipilih  untuk  menyelesaikan masalah adalah pengembangan menu registrasi SIMARS, pembuatan SOP penanganan kasus duplikasi nomor rekam medis RSUP Sanglah, dan pembuatan menu pencatatan dan pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis dalam E-PASTI.
2.  Perencanaan  yang  dilakukan  berupa  analisis  kebutuhan  petugas  pendaftaran  pasien  gawat darurat, konsultasi terkait perancangan SOP penanganan kasus duplikasi nomor rekam medis, dan  melakukan  analisis  kebutuhan  petugas  terhadap  pengembangan  E-PASTI  yang mengasilkan.  Tindak  lanjut  yang  dilakukan  adalah  berupa  pengajuan  saran  kepada  bidang  TI untuk  melakukan  pengembangan  SIMARS  pada  menu  pencarian  pendaftaran  pasien, mengajukan pengesahan SOP penanganan kasus duplikasi nomor rekam medis kepada kepala rekam  medis,  dan  melakukan  implementasi  menu  pencatatan  dan  pelaporan  kasus  duplikasi nomor rekam medis.

## 4.2  Saran
1. Bagi  Kepala  Bidang  TI  RSUP  Sanglah,  diharapkan  untuk  menindaklanjuti  pengembangan SIMARS  berupa  penambahan  sisten  scan  sidik  jari  pada  menu  pencarian  dan  pendaftaran pasien.
2. Bagi  Kepala  Instalasi  Rekam  medis  RSUP  Sanglah  perlu  mengesahkan  SOP  penanganan kasus duplikasi nomor nomor rekam medis.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
a.  Peneliti  selanjutnya  diharapkan  untuk  melakukan  implementasi  menu  pencatatan  dan pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis.
b.  Peneliti  selanjutnya  diharapkan  untuk  melakukan  evaluasi  pelaksanaan  implementasi  SOP penanganan  kasus  duplikasi  nomor  nomor  rekam  medis  dan  menu  pencatatan  dan pelaporan kasus duplikasi nomor rekam medis.
c.  Peneliti  selanjutnya  diharapkan  untuk  mengembangkan  menu  pencatatan  dan  pelaporan kasus  duplikasi  nomor  rekam  medis,  seperti  mengintegrasikan  dengan  SIMARS  sehingga petugas tidak perlu melaporkan kasus duplikasi nomor  rekam medis secara manual namun bisa langsung melalui SIMARS.

## Ucapan Terima Kasih
Penelitian  ini  tidak  akan  mampu  dan  tidak  akan  pernah  mampu  peneliti  selesaikan  seorang diri  seorang  diri,  sesungguhnya  ada  banyak  pihak  yang  telah  mendukung  serta  membantu  saya dalam  menyelesaikannya.  Ucapan  terima  kasih  saya  berikan  kepada  bapak  Atma  Deharja  yang selalu  membimbing  saya  dan  memberikan  arahan  serta  motivasi  dalam  pembuatan  laporan praktek  kerja  lapangan  ini,  direktur  utama  RSUP  Sanglah  yang  telah  memberikan  izin  untuk melaksanakan praktek kerja lapang, ibu Ni Ketut Juniati selaku kepala Instalasi  rekam medis dan
pembimbing  lapang  di  RSUP  Sanglah,  seluruh  staf  rekam  medis  di  RSUP  Sanglah,  dan  rekan- rekanku yang telah membantu dalam pelaksanaan penelitian ini.

## Daftar Pustaka
A.S,  R.  and  Shalahuddin,  M.  (2018) Rekayasa  Perangkat  Lunak  Terstruktur  dan  Berorientasi Objek . 1st edn. Bandung: Informatika Bandung.
Budi,  S.  C.  (2011) Manajemen  Unit  Kerja  Rekam  medis .  1st  edn.  Edited  by  A.  Shomad. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Bustami (2011) Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan & Aksebilitasnya . Edited by R. Astikawati and P. Adhika. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Deharja,  A.  and  Perekam  medis atasari,  V.  (2016)  ‘Perancangan  Sistem  Informasi  Reminder Kegiatan Posyandu  Berbasis  SMS  Gateway’, Prosiding  Seminar  Nasional  Hasil  Penelitian dan  Pengabdian  Masyarakat  Politeknik  Negeri  Jember ,  pp.  69 –73.  Available  at: https://publikasi.polije.ac.id/index.php/prosiding/article/view/224/230.
Deharja,  A.  and  Santi,  M.  W.  ( 2018)  ‘The  evaluation  of  hospital  inforekam  medisation  system management based on hot- fit model at rsu dr . h . koesnadi bondowoso 2018’, Proceeding Book  The  1st  International  on  Food  and  Agriculture  (ICoFA) ,  pp.  486 –490.  Available  at: https://publikasi.polije.ac.id/index.php/ProceedingICOFA/article/view/1335/927.
Gultom,  S.  P.  and  Pakpahan,  E.  W.  (2019)  ‘Faktor-Faktor  Yang  Memengaruhi  Duplikasi Penomoran  Rekam  medis  Di  Rumah  Sakit  Umum  Madani  Medan ’, Junal  Ilmiah  Perekam
Dan Informasi
Kesehatan IMELDA , IX(1), pp. 44 –49. Available at: http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/83.
Karlina,  D.,  Putri,  I.  A.  and  Santoso,  D.  B.  (2016)  ‘Kejadian  Misfile  dan  Duplikasi  Berkas  Rekam medis  Sebagai  Pemicu  Ketidaksinambungan  Data  Rekam  medis ’, Jurnal  Kesehatan Vokasional , 1(1), p. 44. doi: 10.22146/jkesvo.27477.
Kementrian Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia (2009) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit . Available at: http://dkk.balikpapan.go.id/assets/files/1.UU44-09-RS_.pdf.
Kementrian  Kesehatan  Republik  Indonesia  (2008) Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 , Menteri Kesehatan . Available at: http://pelayanan.jakarta.go.id/download/regulasi/peraturan-meneteri-kesehatan-nomor-269- tentang-rekam-medis.pdf.
Kementrian  Kesehatan  Republik  Indonesia  (2019) Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2019 Tentang Klasifikasi Dan Perizinan Rumah Sakit . Available at:
http://hukor.kemkes.go.id/uploads/produk_hukum/PMK_No__30_Th_2019_ttg_Klasifikasi_d an_Perizinan_Rumah_Sakit.pdf.
Santi, M. W. and Deharja, A. (2020) ‘Analisis Kendala Penggunaan Sistem InformasiJSC with FAI di Kabupaten Jember berdasarkan Theory of Constraint (TOC)’, Jurnal Penelitian Kesehatan ‘SUARA  FORIKES’  (Journal  of  Health  Research  ‘Forikes  Voice’) ,  11(1),  p.  84.  doi: 10.33846/sf11118.