## UPAYA MENINGKATKAN KUALITAS LAYANAN DI DINAS PERPUSTAKAN DAN KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN KARAWANG BARAT PADA ERA INFORMASI

## Inka Zaenab Fanya
Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi, Universitas Pendidikan Indonesia inkafanya@gmail.com
Hana Silvana S.Pd., M.Si
Universitas Pendidikan Indonesia hanasilva@upi.edu
Received  : 18 October 2021
Revised : 20 March 2022 Accepted  : 11 April 2022 DOI

## Abstract
This  study  aims  to  determine  how  the  quality  of  service  in  the  current information era is carried  out  at the  Regional Library and Archives  Office  of Karawang Regency. The method used in this research is a qualitative research method using a case study method carried out through interviews with the head of the library, 3 librarians and one archivist in the Karawang Regency Library and Archives. Based on the results of the interviews that have been conducted, it  can  be  concluded  that  the  Regional  Library  and  Archives  of  Karawang Regency  wants to  provide quality  services in disseminating information in the current information age..
Keywords: Libraries, archives, transformation and services.

## PENDAHULUAN
Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Karawang  yang  didirikan  tahun  1996,  keberadaan perpustakaan  dan  arsip  daerah  Karawang  ini  untuk  meningkatkan  kecerdasan  dan keberdayaan  bangsa  serta  sebagai  sarana  pembelajaran  masyarakat  sepanjang  hayat.  Apa yang  diberikan  oleh  perpustakaan  dan  arsip  daerah  karawang  untuk  kebutuhan  informasi masyarakatnya.
Perpustakaan  adalah  sebuah  ruangan,  bagian  sebuah  gedung  ataupun  gedung  itu sendiri  yang  digunakan  untuk  menyimpan  buku  dan  terbitan  lainnya  yang  biasanya  di simpan  menurut  tata  susunan  tertentu  untuk  digunakan  pembaca,  bukan  untuk  dijual menurut  Sulistyo-Basuki  (1993:3).  Sedangkan  Arsip  adalah  informasi  terekam  yang dihasilkan  oleh  suatu  instansi,lembaga,perorangan  dalam  melaksanakan  kegiatannya  yang berkaitan dengan masalah administrasi,hukum, dan bisnis.
Khusunya  dalam  memberikan  layanan  kepada  pengguna  informasi  karena  semakin berkembangnya  zaman  kebutuhan  informasi  pun  akan  selalu  berbeda  baik  dari  cara mendapatkannya  maupun  menyalurkan  informasi  dikemas  dalam  bentuk  yang  dapat dipahami  oleh  pengguna  informasi.  Perpustakaan  dan  arsip  daerah  Karawang  juga  harus
bertransformasi  atau  menyesuaikan  diri  dengan  perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi yang ada.(Khadijah, 2018)
Kualitas  layanan  informasi  sangat  mempengaruhi  citra  perpustakaan  karena perpustakaan yang baik itu memberikan layanan yang terbaik untuk pengguna informasinya. Pada  persoalan  kali  ini  yang  akan  dibahas  mengenai upaya  meningkatkan kualitas  layanan khususnya  dalam  bidang  perpustakaan  dan  kearsipan  yang  lebih  baik.  Agar  layanan  yang diberikan  dapat  memberikan  kepuasan  pada  pengguna  maka  dari  itu  perpustakaan  dan kearsipan harus mencari tahu bagaimana caranya agar keinginan pengguna dapat terpenuhi.
Salah satu nya yang harus di utamakan adalah kualitas diri dari seorang pustakawan untuk  menggali  kompetensi  diri  menjadi  profesional  perlu  mengikuti  diklat  atau  webinar agar kebutuhakn informasi untuk menjadi pustakawan profesional itu terlengkapi. Selain itu juga  perlu  dilatar  belakangi  oleh  pendidikan  yang  memang  mengarah  pada  ilmu Perpustakaan  dan  Kearsipan  hal  ini  sangat  penting  sebagai  syarat  penting  menjadi pustakawan atau arsiparis.
Perpustakaan  dianggap  sebagai  pusat  informasi  dan  layanan.  Dengan  keberadaan teknologi  perpustakaan  mampu  bertransformasi  untuk  memperkuat  peran  perpustakaan umum dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia, sehingga minat baca masyarakat menjadi  tinggi  dan  kreatif  yang  berujung  mengurangi  kesenjangan  akses  informasi.  Upaya yang  dapat  dilakukan  dengan  memberikan  layanan  terbaik  berbasis  digital  karena sebeumnya  layanan  yang  diberikan  perpustakaan  dan  arsip  daerah  Karawang  diberikan secara manual dan belum tersentuh teknologi yang saat ini berkembang cukup pesat.
Maka  dari  itu  pustakawan  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Karawang memberikan  layanan  digital  dalam  bentuk  e-Pustaka  DISPUSIPDAKA.  Sebuah  aplikasi yang dapat diunduh masyarakat umum sebagai media pencari informasi. Aplikasi  e-Pustaka DISPUSIPDAKA  ini  dapat  digunkan  kapanpun  dan  dimanapun  seseorang  ingin  mencari informasi  yang  ada  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah  Karawang,  selain  itu dalam  aplikasi  ini  juga  memberikan  layanan  peminjaman  buku  secara  online  ataupun membaca buku secara online.
Sebuah  kemajuan  bagi  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah  Karawang  sudah memberikan solusi bagi kebutuhan informasi saat ini terutama dimasa pandemi COVI-19 ini membuat  semua  kegiatan  serba  dibatasi  dan  tentunya  menghambat  akses  kebutuhan informasi tetapi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Karawang memberikan layanan berbasis digital yang semua masyarakat umum dapat menikmatinya.
“Perwujudan  transformasi  tersebut  dapat  diwujudkan  peran  perpustakaan  sebagai pusat  ilmu  pengetahuan,  pusat  kegiatan  masyarakat,  pusat  kebudayaan,  dan  wadah memfasilitasi  masyarakat  untuk  mengembangkan  potensi”.  Pada  layanan  arsip  memang belum  mengarah  digitalisasi  karena  memang  fasilitas  dan  sumber  daya  manusianya  belum memadai  untuk  hal  ini.  Namun  penyimpanan  arsip  dinamis  dan  arsip  statis  cukup  terjaga dengan baik dan disimpan pada roll opac sebagai media penyimpanan dan semua arsip juga discann dikhawatirkan ada arsip yang rusak.(Respati, 2014)

## METODE
Dalam  tulisan  ini  menggunakan  metode  penelitian    kualitatif.  Pengumpulan  data dilakukan  melalui  studi  kepustakaan  yang  dilengkapi  dengan  wawancara  dan  observasi. Metode  ini  bertujuan  untuk  menjelaskan  sedalam-dalamnya  bagaimana  layanan Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Karawang.  disini  yang  lebih  ditekankan  adalah  kualitas layanan.  Berbagai  situasi  realistis  sosial  masyarakat  menjadi  objek  penelitian.  Selain  itu didukung oleh studi literatur peneliti sebelumnya terkait kualitas layanan di era informasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Layanan
a. Empati
Respon,  Sikap,  dan  tindakan  tenaga  perpustakaan  yang  dapat  ikut  meraskan  apa yang dirasakan pengguna.
b. Daya Tanggap (Responsiveness)
Tenaga perpustakaan dituntut untuk mempunyai daya tanggap yang cepat.
c. Jaminan (Assurance)
Pemustaka  akan  merasakan  nyaman  untuk  memanfaatkan  layanan  yang  ditawarkan perpustakaan dan arsip apabila ada  jaminan kemampuan,kesopanan, dan sifat dapat dipercaya dari tenaga perpustakaan dan arsip. (Harmoko, 2017)

## Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kepuasan Pengguna
Perpustakaan  merupakan sebuah  lembaga  yang bergerak dalam  bidang  jasa  layanan informasi.  Untuk  itu  perlu  diingatkan  bahwa  untuk  terus survive ataupun  bersaing  dalam pemberian  jasa  layanan  informasi  itu tidak terlepas dari teknologi  informasi  yang tentunya memerlukan peningkatan kualitas layanan di Perpustakaan dan Arsip Daerah Karawang. Perpustakaan  tidak  hanya  berorientasi  pada  pengelolaan  bahan  pustaka  saja  tetapi  perlu berorientasi pada pengguna.
Jika perpustakaan berorientasi pada kepuasan pengguna maka informasi yang diberikan akan  selalu relevan dan  terbaru (up  to  date) kemudian  pustakawan  bekerja  dengan profesional  dan  memberikan  layanan  yang  terbaik  untuk  penggunanya  sampai  pengguna merasakan kepuasan akan informasi yang di dapatkanya.

## 1. Pustakawan dan Arsiparis
Pustakawan  merupakan  seseorang  yang  melaksanakan  kegiatan  yang  ada  di perpustakaan  melalui  kegiatan  layanan  informasi  kepada  masyarakat  sesuai  dengan  tugas pokok  dan  fungsinya  serta  ilmu  yang  didapatkanya.  Dalam  tugas  pustakawan  tentu  saja mengutamakan  pemustaka  sebagai  pengguna  yang  harus  diperlakukan  dengan  baik  agar pemustaka  merasa  nyaman  dan  leluasa  ketika  berada  diperpustakaan.  Karena  rasa  nyaman pemustaka  perlu  di  nomor  satukan  agar  nantinya  memberikan  feedback  yang  baik  untuk Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Karawang.  Sedangkan  Arsiparis  merupakan  orang  yang memiliki  kemampuan  atau  kompetensi  di  bidang  kearsipan  yang  sebelumnya  sudah menempuh  pendidikan  formal  atau  pendidikan  dan  pelatihan.  Juga  memiliki  tugas  pokok dan fungsi juga bertanggung jawab terhadap kearsipan. (Anwar, 2010)

## 2. Layanan Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Karawang
Kualitas  layanan  merupakan  sesuatu  yang  berhubungan  dengan  Sumber  Daya  Manusia dan  lingkungan  yang  mendukung.  Layanan  itu  sangat  berkaitan  dengan  kemampuan pustakawan  yang  dimana  kemampuan  itu  dapat  memberikan  dampak  yang  positif  bagi Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Karawang.  Untuk  itu  perlu  melakukan  evaluasi  bagi pustakawan  terkait  apa  yang  ia  berikan  kepada  pemustaka,  perlu  di  ingat  kembali  bahwa pustakawan  perlu  menyeimbangkan  diri  untuk  beradaptasi  dengan  perkembangan  zaman yang  semakin  modern  dan  memiliki  cara  tersendiri  untuk  mengakses  segala  bentuk informasi  yang  akan  disebarkan.  Menurut  (Purwani  Istana  2014  :  1)  memaparkan  bahwa layanan perpustakaan adalah penyediaan bahan pustaka atau sumber unformasi secara tepat serta  penyediaan  berbagai  layanan  dan  bantuan  kepada  pengguna  sesuai  kebutuhan pengguna perpustakaan.

## 3. Fasilitas Layanan Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Karawang
Perpustakaan  dan  arsip  sebagai  penyedia  sumber    informasi  dan  tempat  untuk  berbagai fasilitas  layanan.  Kemajuan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  menuntut  segala  performa yang  ada  di  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Karawang.  Disadari  atau  tidaknya  masyarakat daerah  karawang  sudah  masuk  dalam  jaman  modern  dimana  semua  hal  dapat  saling berhubungan  satu  sama  lain  termasuk  bergantung  dengan  fasilitas  berbasis  teknologi khususnya dalam  mencari  informasi. Perpustakaan tidak kalah saing dengan  informasi  yang disebarkan  oleh  media  berita  lainnya  karena  perpustakaan  merupakan  rumah  utama  dari segala bentuk informasi. Maka dari  itu Perpustakaan dan Arsip Daerah Karawang  membuat web  khusus  yang  dapat  diakses  oleh  masyarakatnya,  tujuanya  untuk  mempermudah pencarian  infromasi  tanpa  harus  berkunjung  secara  langsung  ke  Kantor  Perpustakaan  dan Arsip  Daerah  Karawang.  Dengan  tersedianya  fasilitas  layanan  secara  online  atau  visual  ini akan sangat membantu masyarakat kapan dan dimanapun ia membutuhkan informasi.

## 4. Era Informasi
Era  informasi  adalah  sebuah  konsep  yang  digunakan  untuk  mendeskripsikan  sebuah masyarakat  yang  dapat  memaksimalkan  informasi  dan  teknologi  komunikasi  baru  (ICT). Mereka  memanfaatkan  teknologi  baru  tersebut  dalam  berbagai  sendi  kehidupan  seperti ekonomi,  politik,  sosial  dan  budaya.  Masyarakat  berinteraksi  dalam  komunitas  virtual, termasuk  di  dalamnya  menghimpun  hingga  berbagi  informasi.  Di  kancah  global  era masyarakat  informasi  ditandai  dengan  kemunculan  perangkat  komputer  pada  1975  yang mendukung kegiatan membuat, memproses,dan menyimpan informasi hingga kemudian pada 1991  lahir  world  wide  web  atau  jaringan  informasi  global  berbasis  web  yang  didukung infrastruktur jaringan Internet (Straubhaar & LaRose, 2006).

## Analisis SWOT
Berdasarkan  hasil  analisis  SWOT  Di  Kantor  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Karawang yaitu :
Strengths (Kekuatan) yang dapat dilakukan kedepanya oleh Perpustakaan dan Arsip Daerah Karawang, dari  kegiatan yang dilakukan yakni :
Webinar atau  pelatihan  untuk  meningatkan  kompetensi  SDM.  Untuk  program  rata-rata sama  seperti  tahun  sebelumnya  naumun  lebih  pada  peningkatan  digital  karena  sudah mendata dan menganggarkan untuk hal tersebut menjadi otomasi perpustakaan dengan baik.
Sosialisasi untuk  meningkatkan  pengunjung  berupa  pembinaan  untuk  desa-desa,  sekolah baik  dilakukan  tenaga  perpustakaan  maupun  lainnya  yang  bermitra  dengan  perpustakaan dan  arsip  daerah  Karawang.  Selain  itu  ada  supervisi  untuk  lembaga  perpustakaan  khusus (keilmuan perpustakaan) dapat diterapkan dengan baik.
Pengembangan  koleksi bermitra  dengan  penulis  khususnya  tentang  khas  daerah  nanti output nya masuk pada inklusi sosial. Terdapat beberapa jenis inklusi sosial di Perpustakaan dan Arsip Daerah Karawang :
1. Pustakling (SD-TK-Pesantren)
2. TBM (Masyarakat umum)
3. Story telling (SD)
4. Lomba literasi (Masyarakat Umum)
5. Lomba duta baca (untuk yang berusia 17- 23th)

## 6. Kolecer (Kotak Literasi Cerdas)
Weeknesses (Kelemahan) dari kegiatan tersebut, kemudian  menggantinya  dengan kegiatan yang  baru.  Karena  terkendala  oleh  wabah  virus  COVID-19  membuat  beberapa  program kegiatan  tertunda  salah  satu  contoh  nya  yaitu  Bimtek  (Bimbingan  Teknologi)  menjadi tertunda.
Opportunities  (Peluang) yang  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Karawang  lakukan  dengan melihat kegiatan apa yang dapat diberikan masyarakat untuk berkunjung?
Untuk menarik  minat kunjung  masyarakat dengan program sosialisasi  yang turun langsung ke lapangan seperti TBM, Pustakling. Dari program-program sosialisai seperti wakaf  bahan koleksi, sampai pengenalan website Perpustakaan dan Arsip Daerah Karawang.
Threats (Ancaman ) dalam  hal  ini Perpustakaan dan Arsip Daerah Karawang  melakukanya dengan  kegiatan  evaluasi  untuk  memperbaiki  kinerja  dan  layanan  yang  diberikan  pada masyarakat? Misalnya dari aspek TIK/Layanan digital?
Layanan  digital  online  digital  pustaka  diadakan  tahun  2020  ini,  evaluasi  dilakukan  setiap satu bulan sekali evaluasi baik dari team pemegang divisi kegiatan maupun keseluruhan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Daerah Kabupaten Karawang juga memiliki Visi Misi  yang  digunakan  sebagai  acuan  untuk  mencapai  suatu  tujuan  dari  perpustakaan  dan arsip.
• Visi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Perpustakaan  Mencerdaskan  Masyarakat  yang  Mandiri  dan  Kearsipan  sebagai  Sumber Informasi yang Handal.
• Misi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Meningkatkan  Pembinaan  dan  Pengelolaan  Serta  Layanan  Kepustakaan  dan  Pelayanan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang.
Perpustakaan dan Arsip Daerah Karawang menyediakan layanan dan literatur untuk masyarakat umum dengan menyediakan fasilitas berbasis teknologi yang sudah disesuaikan dengan  perkembangan  zaman  sehingga  masyarakat  yang  membutuhkan  sumber  informasi dapat  dengan  mudah  mengakses  berbagai  informasi  yang  dibutuhkan  melalui  fasilitas layanan baik secara online maupun offline.
Karena  permasalahan  yang  dihadapi  perpustakaan  bukanlah  takut  akan  ditinggal pemustaka nya tetapi pemustaka yang seharusnya merasa takut kehilangan sumber informasi yang relevan yaitu mengunjungi perpustakaan dan arsip daerah. Untuk mendapatkan sumber informasi tanpa perlu melalui cara yang rumit, masyarakat sudah dapat mengakses aplikasi e-Pustaka  DISPERPUSIP  melalui  smartphone  atau  windows  masing-masing  atau mengunjungi web Perpustakaan dan Arsip Daerah Karawang.
Pemanfaatan  perangkat  teknologi  di  era  informasi  ini  memberikan  tuntuan  kepada pustakawan  dan  arsiparis  sebagai  tenaga  profesional  di  bidang  informasi,  keberhasilan perpustakaan  dan  arsip  dapat  dilihat  dari  bagaimana  cara  memberikan  layanan  yang  baik bagi  pengunjungnya  tentu  hal  ini  tidak  akan  terlepas  dari  peran  pustakawan  dan  arsiparis sehingga  layanan  yang  diberikan  harus  dengan  cara  menyentuh  hati  pencari  informasi. Layanan perpustakaan dan arsip dapat dilihat juga dari denyut aktifitas untuk meningkatkan kualitas layanan yang diberikan.(Respati, 2014)
Namun dari analisis SWOT  yang sudah dijelaskan sebelumnya  lebih  berfokus pada perpustakaan  sedangkan  untuk  arsip  berbeda  terutama  dalam  program  kegiatan  dan teknologi informasi komunkasi. Pada arsip, pemanfaatan teknologi belum terpenuhi dengan baik karena  fasilitas dan SDM  yang kurang  memadai,  begitupun dengan program kegiatan yang dilakukan arsip berbeda dengan program yang dilakukan perpustakaan.

## PENUTUP

## Simpulan
Peningkatan kualitas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Karawang berkaitan dengan bagaimana sikap petugas perpustakaan dan arsip memberikan layanan, fasilitas yang memberikan kemudahan pencari informasi, juga suasana Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah  Karawang.  Kepuasan  pengguna  akan  mempengaruhi  citra  Dinas  Perpustakaan  dan
Kearsipan  Daerah  Karawang,  pengguna  akan  merasa  puas  apabila  informasinya  terpenuhi dengan baik dan merasakan kenyamanan pada saat mencari informasi.

## Saran
Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Daerah  Karawang  sudah  seharusnya  berfokus pada penggunanya. Perpustakaan dan Arsip Daerah yang baik adalah yang berorientasi pada layanan pengguna khususnya sumber daya manusia yang selalu memberikan informasi yang terbaru dan informasinya relevan. Dengan demikian perpustakaan dan arsip daerah tersedia bukan hanya sebagai tempat penyimpanan koleksi bahan pustaka dan dokumen penting saja tetapi sebagai layanan informasi bagi masyarakatnya.

## DAFTAR PUSTAKA
Anwar, A. (2010). Pengembangan Media Sosial dalam Pelayanan Library 2.0 di
Perpustakaan Akademi Keperawatan Notokusumo Yogyakarta. Pengembangan Media , 1–10.
Harmoko, S. (2017). JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi) Vol. 2 No. 2 Tahun 2017 ISSN (online): 2528-021X . 2 (2), 164–188.
Khadijah, C. D. (2018). Transformasi perpustakaan untuk generasi millenial . 12 (02), 59–
78.
Respati, W. (2014). Transformasi Media Massa Menuju Era Masyarakat Informasi di Indonesia. Humaniora , 5 (1), 39. https://doi.org/10.21512/humaniora.v5i1.2979