OPTIMALISASI PELAYANAN PENGGUNAAN RUANG SIDANG DENGAN MEDIA ONLINE BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL GURU DAN TENAGA KEPENDIDIKAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Samto 1 , Adman 2 samtobritish@yahoo.com ; adman@upi.edu

## ABSTRAK
Optimalisasi  pelayanan  lembaga  publik  kepada  masyarakat  merupakan  kewajiban  yang harus  selalu  ditingkatkan.  Optimalisasi  pelayanan  kepada  masyarakat  dan  stakeholder menjadi  dambaan  bagi  pengelola  lembaga.  Optimalisasi  pelayanan  adalah  sebuah  upaya untuk  selalu  meningkatkan  dan  memperbaiki  kualitas  dan  kuantitas  pelayanan  dengan melibatkan  komponen-komponen  yang  saling  berkaitan  satu  sama  lain.  Optimalisasi pelayanan dapat ditempuh dengan berbagai cara, baik tradisional, maupun modern. Seiring dengan perkembangan zaman bentuk-bentuk pelayanan pada lembaga pemerintahan telah berubah  bentuk  dan  orientasinya,  dari  cara-cara  tradisional  kearah  modern  dengan mempergunakan  alat-alat  atau  media  elektronik.  Penggunaan  media  elektronik  telah berkembang  pesat  seiring  dengan  kemajauan  teknologi,  informasi  dan  komunikasi. Penggunaan media elektronik dalam berbagai bidang telah membawa dampak kemudahan, kecepatan,  transparansi  dan  akuntabilitas  dan  mampu  meningkatkan  pelayanan  publik sehingga mampu mewujudkan good governance.
Kata Kunci: optimalisasi layanan, media online, teknologi informasi
Optimizing services of public institutions to the public is an obligation that must always be improved.  Optimizing  services  to  the  community  and  stakeholders  is  a  dream  for  the management  of  the  institution.  Service  optimization  is  an  effort  to  always  improve  and improve the quality and quantity of services by involving components that are interrelated with each other. Optimization of services can be reached in various ways, both traditional and modern. Along with the development of the times the forms of service in government institutions  have  changed  their  form  and  orientation,  from  traditional  ways  towards modernity  using  tools  or  electronic  media.  The  use  of  electronic  media  has  developed rapidly along with the advancement of technology, information and communication. The use of electronic media in various fields has brought the impact of ease, speed, transparency and accountability and is able to improve public services so as to be able to realize good governance.
Keywords : service optimization, online media, information technology

## PENDAHULUAN
Optimalisasi  pelayanan  lembaga  publik  kepada  masyarakat  merupakan  kewajiban yang harus selalu ditingkatkan. Optimalisasi pelayanan kepada masyarakat dan stakeholder menjadi  dambaan  bagi  pengelola  lembaga.  Optimalisasi  pelayanan  adalah  sebuah  upaya untuk  selalu  meningkatkan  dan  memperbaiki  kualitas  dan  kuantitas  pelayanan  dengan melibatkan  komponen-komponen  yang  saling  berkaitan  satu  sama  lain.  Optimalisasi pelayanan dapat ditempuh dengan berbagai cara, baik tradisional, maupun modern. Seiring dengan perkembangan zaman bentuk-bentuk  pelayanan pada lembaga pemerintahan telah
berubah  bentuk  dan  orientasinya,  dari  cara-cara  tradisional  kearah  modern  dengan mempergunakan  alat-alat  atau  media  elektronik.  Penggunaan  media  elektronik  telah berkembang  pesat  seiring  dengan  kemajauan  teknologi,  informasi  dan  komunikasi. Penggunaan media elektronik dalam berbagai bidang telah membawa dampak kemudahan, kecepatan,  transparansi  dan  akuntabilitas  dan  mampu  meningkatkan  pelayanan  publik sehingga mampu mewujudkan good governance.
Merujuk UU No.25 tahun 2009 bahwa setiap instansi pemerintah harus meningkatkan pelayanan publik dengan berbagai upaya dan inovasi sesuai dengan peraturan perundang- undangan.  Inovasi  yang  dilakukan  oleh  penyelenggara  layanan  publik  harus  disesuaikan dengan  situasi  dan  kondisi  agar  dapat  memenuhi  hasil  yang  optimal.  Upaya  peningkatan layanan publik yang berkaitan dengan penggunaan ruang sidang di lingkungan Direktorat Jenderal  Guru  dan  Tenaga  Kependidikan  terus  dilakukan.  Saat  ini  masih  ditemukan permasalahan  manyangkut  penggunaan  ruang  sidang,  seperti  ketidakteraturan  dalam permintaan  layanan.  Oleh  karena  itu,  perlu  upaya  serius  untuk  mengatasi  hal  tersebut. Seiring dengan kemajuan teknologi, infomasi, dan komunikasi, bentuk pelayanan terhadap pengguna  ruang  sidang  harus  ditingkatkan.  Salah  satu  bentuk  upayanya  adalah memanfaatkan  teknologi  informasi  berbasis  jaringan  (WEB).  Namun,  pemanfaatan teknologi infomasi berbasis web harus mengikuti peraturan tentang keterbukaan informasi publik seperti yang diatur dalam undang-undang.
Untuk menunjang kondisi tersebut dan mendukung program E-Government Subbagian Rumah Tangga Bagian Umum dan Kepegawaian membuat aplikasi layanan yang berbasis jaringan  ( WEB )  dengan  menggunakan  Internet  dan  Intranet  dalam  layanan  penggunaan ruang sidang di lingkungan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Bagian Umum dan Kepegawaian berpedoman pada Visi, Misi, dan Tujuan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan Kemendikbud
Visi Ditjen Guru dan Tenaga Kependidikan Tahun 2015-2019 mengacu pada rumusan visi Kemendikbud yaitu: "Terbentuknya Insan serta Ekosistem Pendidikan dan Kebudayaan yang Berkarakter dengan Berlandaskan Gotong Royong”.
Dalam  rangka  mewujudkan  Visi  Kemdikbud  tersebut,  Ditjen  Guru  dan  Tenaga Kependidikan menetapkan misi sebagai berikut:
1) Mewujudkan Guru dan Tenaga Kependidikan yang Berkinerja Baik,
2) Mewujudkan Guru dan Tenaga Kependidikan yang Profesional dan Sejahtera
3) Mewujudkan Penataan dan Distribusi Guru dan Tenaga Kependidikan yang Meluas,  Merata, dan Berkeadilan,
4) Mewujudkan Peningkatan Tata Kelola serta Peningkatan Efektivitas Birokrasi Ditjen Guru dan Tenaga Kependidikan dan Pelibatan Publik.
Tujuan  strategis  Ditjen  Guru  dan  Tenaga  Kependidikan  yang  ingin  dicapai  dalam periode waktu 2015 -2019, mengacu pada tujuan strategis Kemendikbud yaitu:
1) Penguatan Peran Guru dan Tenaga Kependidikan dalam Ekosistem Pendidikan
2) Peningkatan  Profesionalisme  Guru  dan  Tenaga  Kependidikan  untuk  Mewujudkan Pembelajaran yang Bermutu
3) Peningkatan  Penataan  dan  Distribusi  Guru  dan  Tenaga  Kependidikan  yang  Meluas,  Merata  dan Berkeadilan;
Sebagai  penjabaran  dari  rencana  strategis  Ditjen  Guru  dan  Tenaga  Kependidikan Kementerian  Pendidikandan  Kebudayaan  serta  sesuai  dengan  Permendikbud  Nomor  11 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, bahwa Sub Bagian Rumah Tangga Bagian Umum dan Kepegawaian merupakan salah satu dari  tiga  Satuan  Kerja  Eselon  empat  di  lingkungan  Bagian  Umum  dan  Kepegawaian
Setditjen Guru dan Tenaga Kependidikan.  Secara organisasi, kedudukan herarki Sub Bagian Rumah  Tangga  di  lingkungan  Setditjen  Guru  dan  Tenaga  Kependidikan  seperti  dalam struktur organisasi sebagai berikut.
Gambar  1.

## Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Guru dan Tednaga Kependidikan
Pasal 145 (2) Permendikbud Nomor 11 Tahun 2015 menyatakan bahwa Sub Bagian Rumah Tangga Bagian Umum dan Kepegawaian Setditjen Guru dan Tenaga Kependidikan mempunyai  tugas  melakukan  urusan  keprotokolan,  keamanan,  kebersihan,  keindahan, pemeliharaan sarana prasarana, pengaturan penggunaan sarana dan prasarana, dan kendaraan dinas,  serta  poliklinik  di  lingkungan  Direktorat  Jenderal  Guru  dan  Tenaga  Kependidikan Salah satu tugas Sub Bagian Rumah Tangga dalam bidang pengaturan penggunaan sarana prasarana adalah melakukan layanan penggunaan ruang sidang di lingkungan Ditjen Guru dan Tenaga Kependidikan.

## PEMBAHASAN
Pelaksanaan  Tiap  Tahapan  Kegiatan  Penjelasam  Pelaksanaan  Proyek  Perubahan Setiap Milestone
1. Persiapan Perencanaan Proyek Perubahan
Pada tahap persiapan terdapat  dua kegiatan yaitu 1). Konsultasi dengan Mentor tentang jadwal  kegiatan  proyek  perubahan    dan  2).  Konsultasi  dengan  Mentor  terkait  dengan rancangan  anggaran  belanja  (RAB)  proyek  perubahan.    Tahapan  ini    dijelaskan  dalam uraian berikut ini:
a. Konsultasi dengan Mentor
Konsultasi dengan Mentor tentang jadwal kegiatan proyek perubahan dilaksanakan pada tanggal 21 September 2016. Konsultasi dimaksudkan adalah konsultasi antara tim  leader  projek  kepada  mentor  dalam  hal  ini  Kabag  Umum  dan  Kepegawaian. Kegiatan  betempat  di  ruang  Kepala  Bagian  Umum  dan  Kepegawaian.  Output kegiatan  konsultasi  adalah  tersusunnya  jadwal  kegiatan  proyek  perubahan  di lingkungan  Ditjen  GTK.  Selanjutnya  jadwal  tersebut  dikonsultasikan  kepada pembimbing pada tanggal 24 September 2016.

## b. Konsultasi dengan Mentor terkait dengan rancangan anggaran belanja (RAB) proyek perubahan
Langkah  persiapan  yang  kedua  adalah  Konsultasi  dengan  Mentor  terkait  dengan rancangan anggaran belanja (RAB) proyek perubahan. Kegiatan ini adalah konsultasi antara projek leader dengan mentor untuk  membahas dan menentukan pembiayaan proyek perubahan. Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 21 September 2016 bertempat di  ruang  kerja  Kabag  Umum  dan  Kepegawaian.  Output  kegiatan  ini  adalah rancangann  anggaran  biaya  (RAB)  proyek  perubahan  .  Selanjutnya  hasil  kegiatan Konsultasi dengan Mentor terkait dengan rancangan anggaran belanja (RAB) proyek perubahan dilaporkan kepada pembimbing pada tanggal 26 September 2016.
2. Pengorganisasian
Tahapan berikutnya adalah penggorganisasian. Pengorganisasian pada hakekatnya adalah proses  untuk  menyusun  personalia  yang  terlibat  dalam  proyek  perubahan.  Personalia tersebut akan tergabung dalam tim efektif. Ada dua langkah yang dilakukan dalam tahapn ini  yaitu  1).  Membangun  komitmen  terhadap  proyek  perubahan.  2).  Pembentukan  tim efektif.
a. Membangun Komitmen
Langkah    membangun  komitmen  dalam  proyek  perubahan  adalah  langkah  untuk menyamakan  persepsi  terhadap  semua  komponen  yang  terlibat  dalam  proyek perubahan ini. Kegiatan berlangsung pada tanggal 21 September 2016, bertempat di ruang kerja Kabag Umum dan Kepegawaian. Output kegiatan ini adalah Pernyataan dukungan terhadap proyek perubahan dari pimpinan mengenai proyek perubahan ini. Hasil kegiatan dilaporkan pada pembimbing pada tanggal 26 September 2016.
b. Pembentukan Tim
Rapat Pembetukan Tim telah dilaksanakan pada tanggal 22 September 2016. Langkah ini dilakukan dalam rangka membentuk tim efektif yang akan bekerja sebagai pelaksana dan penggerak proyek perubahan. Kegiatan berlangsung di ruang rapat Bagian umum dan Kepegawaian Setditjen GTK. Output kegiatan  adalah Surat Keputusan Tim efektif dan rincian tugas masing-masing anggota tim. Hasil kegiatan selanjutnya dilaporkan pada pembimbing  pada tanggal 26 September 2016.
3. Koordinasi
Tahapan  koordinasi  adalah    kegiatan  penjelasan  tentang  jadwal  kegiatan  dan  rindcian tugas  masing-masing  anggota  tim  efktif.  Kegiatan  berlangsung  pada  tanggal  22 september  2016.  Kegiatan  bertempat  di  Ruang  Rapat  VIP  II  gedung  D  lantai  11 Kemdikbud. Output kegiatan adalah ketetapan jadwal proyek perubahan dan ketetapan rincian tugas pada setiap anggota tim efektif. Selanjutnya hasil kegiatan dilaporkan pada pembimbing proyek perubahan pada tanggal 26 September 2016.
4. Tahapan Pelaksanaan
Tahapan  pelaksanaan  proyek  perubahan  terdiri  dari  1).  Rapat  persiapan  penyusunan Prosedur Operasional Standar, 2). Penyusunan  Prosedur Operasional Standar. 3). RDK Standar Layanan Penggunaan Ruang Sidang, 4). RDK Persiapan Penyusunan Prototype Aplikasi Layanan Penggunaan Ruang Sidang, 5). Uji Coba Aplikasi Layanan Penggunaan Ruang  Sidang,  6).  Penyempurnaan    Aplikasi  Layanan  Penggunaan  Ruang  Sidang    7). Penyusunan Modul Aplikasi Layanan Penggunaan Ruang Sidang.
5. Tahapan Evaluasi
Terdapat tiga kegiatan dalam tahap evaluasi, kegiatan evaluasi dilaksanakan di Lantai 16 Gedung D Setditjen GTK. Pelaksanaan masing-masing kegiatan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
a. Menyiapkan Instrumen Evaluasi (Kuesioer)
b. Melakukan Evaluasi Tahapan Kegiatan Proyek Perubahan dengan Instrumen
c. Menganalisis Hasil Evaluasi
Tabel  1 Hasil Visibilitas Sistem Persi-Elektronik No Indikator Penilaian SB B CB Br 1 Visibility  of  system  status.  (Visibilitas status sistem informasi) 21% 46% 21% 13% 2 Match between system & the real world. (Kesesuaian antara sistem & dunia nyata) 29% 50% 17% 4% 3 User  control  and  freedom.  (Kontrol  dan Kebe basan Pengguna) 21% 42% 21% 17% 4 Consistency and standards. (Standard dan Konsistensi) 25% 46% 21% 8% 5 Error prevention. (Pencegahan Kesalahan) 25% 50% 13% 13%
6 Recognition rather than recall. (Mengenali bukan Mengingat) 17% 50% 21% 13%
7 Flexibility and efficiency of use. (Fleksibilitas dan Efisiensi Penggunaan) 13% 63% 17% 8% 8 Aesthetic and minimalist design. (Estetika & desain yang minimalis) 21% 46% 21% 13% 9 Help  users  recognize,  diagnose,  and recover from errors. (Membantu pengguna untuk mengenali, mendiagnosa, memulihkan dari kesalahan) 21% 67% 8% 4% 10 Help  and  documentation.  (Bantuan  dan dokumentasi) 8% 67% 17% 8% JUMLAH 20% 53% 18% 10%

## 6. Tahapan Pelaporan Proyek Perubahan
Pelaporan proyek perubahan terbagi menjadi tiga kegiatan yaitu pengumpulan dokumen bukti fisik, penyusunan laporan proyek perubahan dan pembuatan paparan (power point) untuk seminar laboratorium proyek perubahan (LPP) yang dilaksanakan pada tanggal 11- 16  November  2016.  Kegiatan  tersebut  berlangsung  di  Lantai  16  Gedung  D  Setditjen GTK.
a. Pengumpulan dokumen bukti fisik
b. Penyusunan laporan proyek perubahan
c. Pembuatan paparan (power point) untuk seminar laboratorium proyek perubahan (LPP)
7. Tahapan Evaluasi

## Analisis Data
Pengumpulan data efektivitas penggunaan Sistem  Pelayanan Penggunaan Ruang Sidang Elektronik  dilakukan  menggunakan  kuesioner.  Koesioner  diberikan  kepada  responden pada saat Bimbingan teknis, yaitu dengan cara memerintahkan peserta sebagai responden untuk mengisi kuesioner sesuai dengan kondisinya, setelah mereka mengikuti bimbingan teknis  implementasi  Aplikasi  Persi-E.  Selanjutnya  hasil  angket  tersebut  di  oleh
menggunakan  perhitungan  statistik  sederhana,  sehingga  hasilnya  dapat  dijelaskan  dan dianalisis untuk melihat keberadaan Aplikasi Persi-E.

## Pelaporan Hasil Evaluasi
Selanjutnya  evaluasi  juga  memotret  tentang  kelayakan  pengembangan  sistem  aplikasi. Kelayakan sistem aplikasi dinilai dan dievaluasi menggunakan analisa sederhana. Metode analisa merujuk pada model analisa diungkap oleh Ida Ayu Putu Ari Krisnayanti(Ayu & Ari,  2014)  Instrumen  analisa  diambil  dari  indikator  sebagai  berikut  ;  Kecepatan, Ketepatan,  Keamanan,  Manfaat    sistem,  Dampak    sistem.  Stakeholders  memberikan persepsi tentang penerapan Arsip-E dengan memberikan skor penilaian pada kategori : Sangat Baik, Baik, Cukup dan Buruk.
Tabel  2

## Gambaran Variabel
Skor Indikator Frekue nsi Persent ase Kecepa tan Ketepa tan Keama nan Manfaat Sistem Dampak Sistem BK 1 2 4 3 3 13 9% 3% 7% 13% 10% 10% C 5 6 11 5 3 30 20% 17% 20% 37% 17% 10% B 18 15 9 15 16 73 49% 60% 50% 30% 50% 53% SB 6 7 6 7 8 34 23% 20% 23% 20% 23% 27% Jumlah Responden 30 30 30 30 30 150 100%

## 8. Tahapan Evaluasi
Rangkuman pentahapan kegiatan dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar  2 . Pentahapan Kegiatan Proyek Perubahan
1 Jangka Pendek 20 Sept. S.d 19 Nov. 2016 2 MILIESTONE PROYEK PERUBAHAN 3 Jangka Menengah 20 Sept. S.d 19 Nov. 2016 Jangka Panjang 20 Sept. S.d 19 Nov. 2016 Tahapan Kegiatan: 1. Persiapan 2. Pengorganisasian 3. Koordinasi 4. Pelaksanaan 5. Evaluasi 6. Pelaporan Kegiatan: 1. Bimtek bagi Operator 2. Sosialisasi Pemangku Kepentingan 3. Implementasi di Lingkungan Setditjen GTK Kegiatan: 1. Evaluasi 2. Sosialisasi dan Implementasi di UPT

## Kendala
Pelaksanaan suatu  proyek pada umumnya mengalami  dinamika  yang beragam.  Ada kalanya berjalan mulus tapi tidak jarang mengalami kendala. Istilah lain dari kendala adalah resiko, menurut pendapat ahli Definisi manajemen risiko adalah merupakan proses formal dimana  faktor-faktor  risiko  secara  sistematis  diidentifikasi,  dianalisis,  respon,  dan dikendalikan.  Hal  yang  pasti  pada  setiap  proyek  adalah  mengalami  kendala.  Kendala- kendala dalam pelaksanaan suatu proyek tidak boleh dibiarkan begitu saja, melainkan harus di atasi dengan baik, sehingga sesuai dengan tujuan. Pada proyek perubahan ini juga terdapat kendala. Oleh karena itu perlu dilakukan satu analisa tentang kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan ini.
Untuk  memberikan  kemudahan  maka  analisa  kendala  harus  memperhatikan  metode atau pendekatan yang digunakan. Kendala-kendala sebuah proyek sering kali terjadi menurut (7) antara lain:
1. Metode pengoperasian alat tidak tepat
2. Melakukan perubahan terhadap disain
3. Keahlian yang tidak cukup untuk Perobahan desain spesifikasi
4. Menggunakan tenaga kerja yang tidak terampil
5. Material yang digunakan kurang dari yang dibutuhkan.
Kondisi  di  atas  seringkali  terjadi  dalam  sebuah  proyek.  Metode  pengoperasian terhadap  peralatan  atau  program  yang  digunakan  tidak  tepat  atau  tidak  sesuai  dengan kebutuhan riil. Hal ini akan mengakibatkan kendala yang sangat berati dalam pelaksanaan proyek  perubahan.  Melakukan  perubahan  terhadap  disain  juga  menjadi  kendala  sebuah proyek.  Pada  hakekatnya  sebuah  proyek  harus  didahulu  oleh  sebuah  perencanaan  yang sangat matang. Apabila di tengah jalan ternyata mengalami perubahan desain maka secara otomatis akan merubah struktur program yang sudah terbentuk. Keahlian yang tidak cukup untuk perubahan spesifik juga akan menjadi kendala yang sangat berarti.  Penggunaan tenaga kerja  yang  tidak  terampil  juga  merupakan  faktor  kendala  yang  sangat  berarti.  Idealnya sebuah  proyek  sudah  dengan  persiapan  tenaga  kerja  yang  handal.  Akan  tetapi  manakala terdapat  tenaga  kerja  yang  terbatas,  tidak  cakap,  tidak  terampil,  maka  hal  ini  akan menimbulkan kendala yang berarti. Dan juga apaila material yang digunakan kurang maka apabila  hal  ini  tidak  segera  mendapat  penanganan  kondisi  semacam  ini  akan  timbul permasalahan dan kendala yang berarti.
Atau  pada  proses  berjalannya  proyek  perubahan  ada  beberapa  kendala  antara  lain sebagai berikut :
1. Banyaknya  beban  kerja  rutin  yang  dikerjakan  oleh  staf  yang  bersamaan  dalam menghadapi  daya  serap  anggaran  sehingga  banyak  nya  staf  yang  keluar  daerah  pada pekerjaan lain.
2. Terbatas  nya  sumber  daya  yang  tersedia.  Jumlah  pegawai  pada  satuan  kerja  tidak sebanding  dengan  beban  kerja  yang  harus  dijalani,  mengakibatkan  terhambatnyan beberapa pekerjaan pokok.
3. Sifat  program  substantif  yang  dikerjakan  bukanlah  bidang  keseharian  yang  dialami, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk bisa memahami konteksnya.
4. Keterbatasan  sumber  dana  yang  memadai  untuk  terus  mengembangkan  program perubahan ini.
Belum  adanya  regulasi  yang  tegas  dalam  mengatur  program-program  yang  sifatnya baru.

## Strategi Mengatasi Kendala
Adapun kendala atau hambatan tersebut harus dicarikan solusinya dalam pelaksanaan proyek  perubahan  dan  harus  disikapi  serta  dicari  strateginya  untuk  dapat menimplementasikan  proyek  perubahan  ini  dapat  berjalan  dengan  lancer  sesuai  dengan target yang telah ditentukan sesuai dengan perencanaan, Adapun strategi yang kami gunakan adalah sebagai berikut :
1. Diusahakan seringnya komuikasi dan koordinasi sesama staf secara persuasive;
2. Membuat jadwal khusus untuk focus mengerjakan proyek peruban diluar jam kerja;
3. Membuat  Tim  bayangan  sebagai  cadangan  jika  Tim  yang  sudah  ada  mengalami gangguan.
4. Banyaknya  beban  kerja  rutin  yang  dikerjakan  oleh  staf  yang  bersamaan  dalam menghadapi  daya  serap  anggaran  sehingga  banyak  nya  staf  yang  keluar  daerah  pada pekerjaan  lain,  maka  strategi  yang  diterapkan  adalah  dengan  pembagian  tugas  dan penjadwalan secara teratur.
5. Terbatasnya  sumber  daya  yang  tersedia.  Jumlah  pegawai  pada  satuan  kerja  tidak sebanding  dengan  beban  kerja  yang  harus  dijalani,  mengakibatkan  terhambatnyan beberapa  pekerjaan  pokok  strategi  yang  dilakukan  dengan  cara  menentukan  skala prioritas dan mengangkat tim teknis untuk menyelesaikan bagian pekerjaan.
6. Sifat  program  substantif  yang  dikerjakan  bukanlah  bidang  keseharian  yang  dialami, sehingga  memerlukan  waktu  yang  cukup  lama  untuk  bisa  memahami  konteksnya, strategi yang dilakukan adalah melalui pelatihan dan pemantapan bidang substantif yang masih kurang.
7. Keterbatasan  sumber  dana  yang  memadai  untuk  terus  mengembangkan  program perubahan  ini,  Strategi  yang  dilakukan  adalah  dengan  merelokasikan  anggaran  yang tidak terserap.
Belum adanya regulasi yang tegas dalam mengatur program-program yang sifatnya baru, strateginya adalah membuat aturan dan membuat keputusan untuk menetapkan aturan-aturan yang diperlukan.

## Capaian Kegiatan
Capaian kegiatan  dari proyek perubahan berdasarkan tahapan kegiatan milestone yang dilaksanakan  pada  Tanggal  20  September  2016  s.d  19  November  2016. Target  capaian kinerja proyek perubahan ini secara rinci dapat dilihat sebagai berikut:
1. Terjadi  peningkatan  pemahaman  stakeholder/pemangku  kepentingan    terhadap pentingnya  Aplikasi  Peminjaman  Ruang  Sidang  Elektronik  (Persi-E)  di  lingkungan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan.
2. Peningkatan  pemahaman  stake  holder  atau  pemangku  kepentingan  terhadap  Aplikasi Peminjaman Ruang Sidang Elektronik (Persi-E) di lingkungan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan.
3. Terjadi  peningkatan  pemahaman  pentingnya  penggunaan  Aplikasi  Peminjaman  Ruang Sidang  Elektronik  (Persi-E)  di  lingkungan  Direktorat  Jenderal  Guru  dan  Tenaga Kependidikan.
4. Timbulnya kesadaran akan manfaat dan keguanaan teknologi informasi dan komunikasi dalam  berbagai  kepentingan  untuk  memberikan  kemudahan  dalam  pemberian  layanan kepada stakeholders.
5. Terwujudnya semangat E-Goverment sebagaimana telah dicanangkan oleh pemerintah.
6. Terwujudnya implementasi Reformasi Birokrasi di lingkungan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan.
Target capaian proyek perubahan tentang kearsipan elektronik Arsip (Arsip-E) akan ditindaklanjuti dengan program-program kegiatan lainnya.

## KESIMPULAN
Optimalisasi  pelayanan  penggunaan  ruang  sidang  dengan  media  online  berbasis teknologi informasi  pada kenyataanya belum optimal, disebabkan oleh keterbatasan pada aspek SDM, sarana dan prasarana, kebijakan pimpinan instansi dan dampak perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Tuntutan kemajuan dan perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi menuntut pemenuhan  solusi  terhadap  persoalan  pengelolaan  pelayanan  penggunaan  ruang  siding dengan  media  online.  Terobosan  melalui  inovasi  dalam  bidang  teknologi  informasi mendorong untuk menciptakan media untuk mengelola ruang sidang secara modern, yaitu mengadakan  penggunaan  ruang  siding  berbasis  teknologi  informasi.  Pengembangan  dan optimalisasi  pelayanan  penggunaan  ruang  siding  dengan  media  online  berbasis  teknologi inforasi  adalah  salah  satu  tawaran  solusi  untuk  mengatasi  permasalahan  dalam pengoptimalan penggunaan ruang siding dengan media online.
Berbagai  analisis  dilakukan  untuk  mencari  solusi  terhadap  persoalan  pengelolaan optimalisasi  pelayanan  penggunaan  ruang  sidang  dengan  media  online  berbasis  teknologi informasi, dengan tujuan untuk menghasilkan satu sistem pengelolaan ruang siding berbasis teknologi informasi secara modern dengan pendekatan teknologi informasi dan komunikasi. Pengembangan  optimalisasi  pelayanan  penggunaan  ruang  sidang  dengan  media  online berbasis  teknologi  informasi  adalah  solusinya.  Analisis  dengan  pendekatan  konsep  Levit telah  memetakan  skala  prioritas  pengembangan  sistem  online.  Pendekatan  model  Derek telah menghasilkan analisis stakeholder dimana stakeholder internal dan eksternal memiliki dukungan  yang  sangat  tinggi  terhadap  pengembangan  ruang  siding  berbasis  teknologi informasi.  Evalusi Usability  Heuristics dari  Nielsen  telah  menghasilkan  kelayakan  dan visibilitas  aplikasi  yang  dikembangkan. Analisis  usability heuristic menyimpulkan bahwa pelayanan  penggunaan  ruang  sidang  dengan  media  online  berbasis  teknologi  informasi memiliki  visibilitas  dengan  kategori  baik,  artinya  memiliki  keterbacaan  oleh  pengguna dengan baik.
Secara  umum  proses  pelaksanaan  kegiatan  proyek  perubahan  berjalan  dengan  baik, lancar dan sesuai dengan perencanaan. Hasil pelaksanaan antara lain:
1. Tersedianya  pelayanan  penggunaan  ruang  siding  online  menjamin  tersedianya ketersediaan informasi yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah khususnya dibidang kepegawaian dan keuangan serta  menjamin terwujudnya pengelolaan ruang siding  dengan  online  yang  handal  dan  pemanfaatnanya  sesuai  dengan  ketentuan perundang undangan
2. Keberadaan  pelayanan  penggunaan  ruang  sidang  dengan  media  online  berbasis teknologi informasi ini maka akan terciptanya pegawai yang terampil dan profesional dalam pengelolaan kearsipan dan sangat membantu bagi fungsional tertentu.
3. Adanya  system  pelayanan  penggunaan  ruang  sidang  dengan  media  online  berbasis teknologi  informasi  maka  dengan  mudahnya  serta    cepat  dalam  hal  ini  staf  atau pimpinan melakukan pertemuan.
4. Tersedianya system pelayanan penggunaan ruang sidang dengan media online berbasis teknologi  informasi  dapat  mendinamiskan  penyelengagaraan  pertemuan  sidang  di suatu unit kerja sebagai suatu system yang koprehensip dan terpadu Tersedianya system pelayanan penggunaan ruang sidang dengan media online berbasis teknologi informasi dapat menjamin kemudahan dalam mengelola pemesanan ruang sidang yang bersifat online

## DAFTAR PUSTAKA
Buku  Road  Map  Reformasi  Birokrasi  Kementerian  Pendidikan  dan    Kebudayaan  tahun 2015-2019;
Buku Program Kerja Reformasi Birokrasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Tahun 2016;
Buku Panduan penyelenggaraan Diklatpim  IV angkatan 3 Pusdiklat Pegawai Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan tahun 2016;
Buku Self Mastery Diklatpim IV Angkatan 3 Tahun 2016; Buku Tim Efektif Diklatpim IV Angkatan 3 Tahun 2016;
Buku  Agenda  Inovasi  Diklatpim  IV  Angkatan  3  Tahun  2016;  Buku  Diagnosa  Perubahan Organisasi Diklatpim IV Angkatan 3 Tahun 2016.
Rizki Febria Nurita, Sudarsono LE. Optimalisasi Layanan Transaksi Elektronik Goverment dalam Upaya  Mewujudkan  Pelayanan  Publik  yang  baik  pada  Bidang  Perizinan  Kota  Malang. 2006;1–19.
Undang Undang No. 25 tahun 2009, tentang Pelayanan Publik. 2009.
Undang Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 2008.
Instruksi Presiden No 3 tahun 2003, tentang Kebijakan Strategi Nasional Pengmbangan E
Goverment [Internet]. 2003. Available from:
http://simkum.baliprov.go.id/uploads/INPRES_3_2003.doc%5Cnhttp://dishut.jabar prov.go.id/data/menu/INPRES2003_003.pdf
Permendikbud No.22 tahun 2015 tentang Renstra Kemendikbud 2015-2019. 2015.
Permendikbud No. 11 tahun 2015, Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2015.
Ismael  I.  Keterlambatan  proyek  konstruksi  gedung  faktor  Penyebab  dan  tindakan pencegahannya Oleh. Februari J Momentum. 2013;14(1):46–56.