## ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN REKAM MEDIS KE POLI BEDAH DI RSUPN Dr. CIPTO MANGUNKUSUMO
Firza Azis 1 , Atma Deharja 2 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2 *e-mail: firzaazis3@gmail.com

## Abstrak
Berdasarkan  observasi,  di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  Jakarta  Pusat  terdapat  keterlambatan pendistribusian  dokume n  rekam  medis  tiba  di  poli  bedah  ≥  30  menit.  Tujuan  penelitian  ini  yaitu mengidentifikasi  faktor  penyebab  keterlambatan  pendisitribusian  dokumen  rekam  medis  tiba  di  poli  bedah berdasarkan  5  unsur  manajemen  yaitu,  faktor  petugas,  faktor  materials,  faktor  mesin,  faktor  metode,  dan faktor  motivasi  serta  menyusun  upaya  rekomendasi  perbaikan  penyediaan  dokumen  rekam  medis.  Jenis penelitian ini menggunakan analisis kualitatif. Berdasarkan hasil dan pembahasan, faktor man yaitu terdapat petugas  filing  yang  kurang  disiplin  seperti,  sering  datang  tidak  tepat  waktu  dan  sering  tidak  hadirnya  salah satu  petugas  filing.  Faktor  material  yaitu  terdapat  dokumen  rekam  medis  yang  sampulnya  sobek,  sehingga nomor rekam medis dan nama pasien tidak terlihat jelas, sehingga petugas kesusahan saat mencari dokumen rekam  medis.  Faktor  machines  yaitu  EHR  biasanya  terjadi  sulit  diakses.  Hal  tersebut  mengakibatkan  tracer tidak keluar dan apabila EHR sudah bisa diakses maka tracer akan keluar  banyak. Faktor methods yaitu KPI presentase  kecepatan  penyediaan  dokumen  rekam  medis  pasien  tanpa  perjanjian  sampai  di  poliklinik  yaitu pada tahun 2019 masih belum mencapai target 90%. Setelah dilakukan evaluasi, tahun 2020 waktu dokumen sampai  ke  poli  diub ah  menjadi  ≤  30  menit  dengan  menurunkan  target  menjadi  75%.  Faktor  motivasi  yaitu belum adanya motivasi eksternal yang diberikan kepala rekam medis. Kesimpulan penelitian ini yaitu petugas filing sering datang tidak tepat waktu dan petugas sering tidak masuk, bahan sampul dokumen rekam medis mudah  sobek,  EHR  sering  sulit  diakses,  penetapan  kinerja  belum  mencapai  target    penyediaan  dokumen rekam medis, dan belum adanya motivasi oleh kepala rekam medis.
Keywords: keterlambatan pendisitribusian, dokumen rekam medis, dan poli bedah .

## Abstract
Based on research at RSUPN Dr.  Cipto Mangunkusumo, Central Jakarta, there was a delay in the distribution of  medical  record  documents  to  arrive  at  the  surgical  clinic  more  than  30  minutes.  The  purpose  of  this research was to identify the causes of the delayed in the distribution of medical records documents to arrive at the surgical clinic based on 5 management elements, such as man factors, materials factors, machine factors, methods factors, motivation factors and the factors of arrange the recommendations effort for improvements in the supply of medical record documents at RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. This type of the research uses qualitative analysis. Based on the results and discussion, in the man factor there are filing staffs who still lack discipline such  as,  often come  late, the  one  of  the  filing  staff  often  absen.  The  material  factor there  is  still  a medical  record  document  which  folder  /  cover  is  torn,  and  therefore  the  medical  record  number  and  the patient's name are not visible or unclear, so that the staffs has trouble when searching for the medical record documents.  The  machine  factor,  which  is  EHR,  usually  occurs  loading  or  could  not  be  a  accessed  so  the tracer not coming out and when the  EHR can be accessed, the tracer will come out with a lot.  Ther methods factor is KPI percentage of the speed of providing medical records of patients without agreement arrived at the polyclinic in 2019 still has not reached the target of 90%. After an evaluation, in 2020 the time of the document arrived at the polyclinic would be less than 30 minutes by reducing the target to 75%. Motivation factor there is no  external motivation  provided  by  the  head  of the  medical  record .The  conclusion  is  the  filing staffs  did  not come on time and did not come, the materials of the cover on medical record documents are easily torn, EHR is  often  difficult  to  access,  the  achievement  level has  not yet  reached  the target  of  providing medical  record documents, and there is still no motivation from the head of medical record.
Keywords: distribution delay, medical record documents, and poly surgery.

## 1. Pendahuluan
Rumah Sakit adalah tempat pelayanan kesehatan untuk masyarakat dengan ciri tersendiri yang  dipengaruhi  oleh  perkembangan  ilmu  pengetahuan  tentang  kesehatan,  kemajuan  teknologi, dan  kehidupan  sosial  ekonomi  masyarakat  yang  harus  mampu  meningkatkan  pelayanan  yang lebih  bermutu  dan  terjangkau  agar  terwujud  derajat  kesehatan  yang  tinggi.  Rumah        sakit bertanggung    jawab    untuk    meningkatkan  mutu  pelayanan    Kesehatan  kepada  pasien  (Swari  J dkk,  2019).  Rumah  sakit  memiliki  pengaturan  penyelenggaraan  yang  bertujuan  mempermudah
akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kesehatan, memberikan perlindungan terhadap keselamatan  pasien,  masyarakat,  lingkungan  rumah  sakit  dan  sumber  daya  manusia  di  rumah sakit,  memberikan  kepastian  hukum  kepada  pasien,  masyarakat,  sumber  daya  manusia  rumah sakit  serta  meningkatkan  mutu  dan  mempertahankan  standar  pelayanan  rumah  sakit,  selain  itu rumah sakit wajib menyelenggarakan rekam medis (Permenkes, 2009)
Rekam  Medis  adalah  berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen  seperti  identitas  pasien, hasil  pemeriksaan,  hasil  pengobatan,  serta  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  diberikan  kepada pasien  (Permenkes,  2008).  Rekam  medis  merupakan  sebuah  dokumen  atau  catatan  mengenai kesehatan pasien yang bersifat rahasia (Deharja A dan Swari J, 2017). Setiap fasilitas pelayanan kesehatan  diwajibkan  untuk  mempunyai  rekam  medis.  Jika  dilihat  dari  isi  rekam  medis,  angka kelengkapan dokumen rekam medis pasien harus 100% dan dibuat secara tertulis. Rekam medis juga  mempunyai  mutu  yang  akan  menggambarkan  mutu  pelayanan  kesehatan  yang diselenggarakan (Raja PA dan Setya, 2014).
Mutu pelayanan kesehatan adalah derajat atau tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan yang  diselenggarakan  sesuai  dengan  standar  pelayanan  yang  berlaku  (Ulumiyah,  2018).  Mutu pelayanan  kesehatan  menunjuk  pada  tingkat  kesempurnaan  pelayanan  kesehatan,  yang  disatu pihak dapat menimbulkan kepuasan pada setiap pasien sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk serta dipihak lain tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan kode etik dan standart pelayanan  profesi  yang  telah  ditetapkan  (Deharja  A  dkk,  2017).  Kualitas  atau  mutu  pelayanan kesehatan  tidak  dapat  lepas  dari  kepuasan  pelanggan  atau  pasien.  Pelayanan  kesehatan  yang bermutu  dapat  meningkatkan  kepuasan  pasien  terhadap  pelayanan  yang  diberikan.  Selain  itu, kepuasan  pasien  dapat  dijadikan  tolok  ukur  keberhasilan  mutu  pelayanan  sebuah  fasilitas kesehatan.  Kepuasan  pasien  akan  tercipta  ketika  apa  yang  didapat  lebih  besar  dari  yang diharapkan.  Dalam  upaya  melaksanakan  pelayanan  kesehatan  yang  bermutu  salah  satu  aspek mutu pelayanan kesehatan adalah akses terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien (Raja, PA, Setya, 2014). Waktu tunggu pasien dapat dihitung mulai dari pencarian dokumen rekam medis hingga sampai ke bagian poliklinik yang dituju.
Berdasarkan survei dari hasil Praktek Kerja Lapang pada bulan Februari sampai Maret 2020 di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  Jakarta  Pusat  terdapat  keterlambatan  pendistribusian dokumen  rekam  medis  tiba  di  poliklinik  bedah  lebih  dari  30  menit.  Data  keterlambatan pendistribusian dokumen rekam medis dapat dilihat dari EHR (Electronic Health Record) RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo yaitu, sebagai berikut:
Table 1: Waktu Keterlambatan Pendisitribusian Dokumen Rekam Medis ke Poliklinik Bedah
Bulan Rata-rata Waktu Dokumen tiba di Poli Standar KPI ∑ Rata waktu dokumen tiba + standart KPI % Januari 0:53:59 menit 30 menit 84 51,53 % Februari 0:48:56 menit 30 menit 79 48,46 % Total 163 Sumber: Data Sekunder, 2020
Tabel 1 menunjukan bahwa rata - rata keterlambatan dokumen tiba dipoli bedah di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo pada bulan Januari 2020 mencapai waktu 0:53:59 menit dan pada bulan Februari  2020  mencapai  waktu  0:48:56  menit.  Pada  rata –  rata  waktu  tersebut  menunjukkan bahwa  adanya  keterlambatan  dokumen  tiba  di  poli  bedah,  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo mempunyai  target  atau  capaian  kinerja,  target  atau  capaian  kinerja  yang  lebih  dikenal  dengan istilah Key  Performance  Indicator  ( KPI).  KPI  persentase  kecepatan  penyediaan  dokumen  rekam medis  pasien  sampai  di  poliklinik  kurang  dari  30  menit  dengan  target  75%,  akan  tetapi  pada implementasinya  masih  belum  mencapai  target  yang  telah  ditentukan  yaitu  pada  bulan  Januari 51,53%  dan  bulan  Februari  48,46%.  Adapun  dampak  yang  diakibatkan  keterlambatan  dokumen tiba di poli yaitu ada beberapa pasien yang komplain, selain itu ada pasien rata – rata berjumlah 3 orang  dalam  setiap  harinya  menanyakan  dokumen  rekam  medis  di  bagian  ekspedisi  dan  jika dokumen rekam medis masih belum ditemukan pasien akan disuruh pulang terlebih dahulu hingga dokumen ditemukan, setelah dokumen tersebut ditemukan pasien akan dihubungi kembali. Selain itu juga mengakibatkan lama waktu tunggu pasien, hal ini sejalan dengan penelitian  (Raja PA dan
Setya,  2014)  yang  menyatakan  lamanya  waktu  tunggu  dianggap  sebagai  salah  satu  penyebab pasien enggan datang lagi ke rumah sakit tersebut.
Uraian permasalahan tersebut dapat dikaitkan dengan 5 unsur manajemen karena berkaitan dengan  mutu  pelayanan,  5  unsur  manajemen  yaitu  terdiri  dari  faktor man,  material,  machines, method,  motivation. Faktor man dapat  dikaitkan  dengan  indikator  kedisiplinan  petugas  filing dimana masih terdapat petugas filing yang masih datang terlambat, faktor material dapat dikaitkan dengan indicator dokumen rekam medis dimana map dokumen rekam medis mudah sobek, factor machines dapat  dikaitkan  dengan  indicator Electronic  Health  Record (EHR)  dimana  EHR  masih sering  terjadi  loading  atau  susah  di  akses,  faktor method dapat  dikaitkan  dengan  indicator pernyataan penetapan kinerja dimana pernyataan penetapan kinerja untuk presentase kecepatan penyediaan  rekam  medis  pasien  tanpa  perjanjian  sampai  poli  kurang  dari  30  menit,  dan  factor motivation dapat  dikaitkan  dengan  indicator motivasi  eksternal  dimana  tidak  adanya motivasi  dari luar yang diberikan oleh kepala rekam medis maupun sesama teman terhadap petugas filing dan petugas  ekspedisi.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menyusun  upaya  rekomendasi  perbaikan penyediaan dokumen rekam medis ke poli bedah di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan yaitu jenis penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif pada penelitian ini  digunakan  untuk  mengidentifikasi  faktor  penyebab  keterlambatan  pendisitribusian  dokumen rekam  medis  ke  poli  bedah  dengan  menggunakan  5  unsur  manajemen  yaitu man,  materials, machines, methods, motivation.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek dalam penelitian ini yaitu, petugas filing, petugas ekspedisi, runner, dan petugas poli bedah di RSUPN Dr. Cipto mangunkusumo.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah menggunakan observasi dan wawancara

## 2.4 Metode Analisis Data
Penelitian  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  observasi  dan  w awancara yang telah dilakukan, serta dihasilkan upaya rekomendasi.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Identifikasi  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pendistribusian  Dokumen  Rekam  Medis Ke Poli Bedah Berdasarkan Faktor Man di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Kedisiplinan Petugas
Kedisiplinan  yaitu  bila  petugas  selalu  datang  dan  pulang  tepat  waktunya,  mengerjakan semua pekerjaan dengan baik, mematuhi semua peraturan dan norma-norma sosial yang berlaku di  suatu  organisasi  tersebut  (Said  dkk,  2016).  Disiplin  merupakan  salah  satu  factor  kinerja  yang penting,  hal  ini  dikarenakan  dengan  adanya  tingkat  kedisiplinan  yang  tinggi,  maka  petugas  atau bawahan akan mentaati semua peraturan – peraturan yang ada sehingga pelaksanaan pekerjaan dapat  sesuai  dengan  target.  Kedisiplinan  petugas  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  adalah bagimana petugas melakukan proses penyediaan dokumen rekam medis dengan tepat waktu.
Berdasarkan  hasil  observasi  yang didapatkan  selama  pelaksanaan  PKL  bahwasannya  ada beberapa  petugas  filing  yang  kurang  disiplin  seperti,  berangkat  kerja  sering  datang  tidak  tepat waktu. Datang kerja tidak tepat waktu mengakibatkan keterlambatan pengambilan dokumen rekam medis, dimana waktu atau standart pengambilan dokumen rekam medis di RSCM mulai dari tracer keluar  sampai  dokumen  ditemukan  yaitu  15  menit.  Selanjutnya,  ketidakhadiran  petugas  filing. Sering  tidak  hadirnya  salah  satu  petugas  filing  juga  mengakibatkan  keterlamabatan  pengambilan dokumen  rekam  medis.  Jika  terdapat  petugas  filing  yang  tidak  hadir,  maka  filean  tersebut  juga akan dipegang oleh petugas filean yang berada disampingnya, hal ini mengakibatkan penumpukan tracer sehingga  petugas  lebih  banyak  dalam  mencari  dokumen  rekam  medisnya.  Hal  ini  sejalan dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Suwanto  (2019)  yang  menyatakan  disiplin  yang  baik mencerminkan besarnya rasa tanggung jawab seseorang terhadap tugas-tugasnya yang diberikan kepadanya.  Hal  ini  mendorong  gairah  kerja,  dan  terwujudnya  tujuan  perusahaan,  karyawan,  dan masyarakat.  Sehingga  dapat  disimpulkan  bahwa  seringnya  petugas  telat  dan  tidak  masuk  dapat
mengakibatkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis. Mengetahui hal demikian pula, kepada  bawahan  yang  tidak  melaksanakan  tugas  sesuai  dengan  prosedur,  maka  seorang pemimpin  harus  memberikan punishment atau  sanksi,  misalnya  dalam  bentuk  teguran  (Marimin, 2011).
3.2 Identifikasi  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pendistribusian  Dokumen  Rekam  Medis Ke Poli Bedah Berdasarkan Faktor Material di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Dokumen Rekam Medis
Dokumen Rekam Medis  adalah  catatan  yang  berisikan identitas pasien, diagnosis serta riwayat  penyakit  pasien  (Anggraeni,  2013).  Dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  yaitu  merupakan dokumen rekam medis pasien baru maupun pasien lama yang digunakan untuk pelayanan rawat jalan.  Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  selama  pelaksanaan  PKL  bahwasannya terdapat  dokumen  rekam  medis  yang  map/sampulnya  sobek,  maka  dari  itu  nomor  rekam  medis dan  nama  pasien  tidak  terlihat  atau  tidak  jelas,  sehingga  petugas  kesusahan  saat  mencari dokumen rekam medis tersebut. Hal tersebut sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh  Wati dan  Nuraini  (2019)  yang  menyatakan  dampak  yang  ditimbul  dari  berkas  rekam  medis  yang  tidak diberikan  map  yaitu  sebagian  besar  berkas  rekam  medis  robek  serta  petugas  kesulitan menemukan  berkas  rekam  medis  karena  berkas  tersebut  rusak.  Sehingga  dapat  disimpulkan bahwa  upaya  perbaikan  masalah  tersebut  yaitu  bahwa  melakukan  penggantian  map  yang  rusak (Wati dan Nuraini, 2019).
3.3 Identifikasi  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pendistribusian  Dokumen  Rekam  Medis Ke Poli Bedah Berdasarkan Faktor Machines di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

## Electronic Health Record
Sistem Electronik Health Record (EHR) sangat memudahkan dalam penyimpanan data, edit data klinis, melakukan perhitungan, dan beradaptasi dengan preferensi pengguna dan karakteristik pasien,  pengguna  akan  memperoleh  manfaat  yang  lebih  besar  daripada  menggunakan  catatan berbasis  kertas,  seperti  kemampuan  untuk  menghitung  persentil,  kecepatan  pertumbuhan,  dan memperkirakan  pertumbuhan  (Ilmiasih,  2011).  Berdasarkan  hasil  observasi  yang  didapatkan selama kegiatan PKL, EHR di RSCM sangat menunjang pelayanan di rumah sakit. Petugas filing dan  ekspedisi  telah  menggunakan  EHR  secara  maksimal.  Dengan  adanya  EHR  dapat mempermudah petugas antar ruang saling berkomunikasi.
Selain  mempermudah  petugas  dalam  berkomunikasi,  EHR  juga  bisa  membuat  petugas merasa  kesulitan  jika  EHR  tersebut  mengalami  sulit  diakses  kurang  lebih  20  menit.  Hal  tersebut mengakibatkan tracer tidak keluar dan apabila EHR sudah bisa diakses maka tracer tersebut akan keluar dengan banyak. Dari kejadian tersebut perlu dilakukan evaluasi terhadap sistem yang telah berjalan untuk mengetahui aspek positif yang mendorong penggunaan sistem dan mengidentifikasi faktor  yang  menimbulkan  hambatan  (Jannah  dan  Salsabila,  2019)  Selain  itu  dilakukan maintenance agar  EHR  tidak  sering  mengalami  loading.  Hal  tersebut  sejalan  dengan  penelitian Putranto,  dkk  (2017)  yang  menyatakan  pemeliharaan  sistem  mencakup  seluruh  proses  yang diperlukan  untuk  menjamin  kelangsungan,  kelancaran,  dan  penyempurnaan  sistem  yang  telah dioperasikan.
3.4 Identifikasi  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pendistribusian  Dokumen  Rekam  Medis Ke Poli Bedah Berdasarkan Faktor Methods di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Pernyataan Penetapan Kinerja 2020
RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  mempunyai  pernyataan  penetapan  kinerja.  Pernyataan penetapan  kinerja  ini  digunakan  untuk  mewujudkan  manajemen  pemerintahan  yang  efektif, transparan,  dan  akuntabel  serta  berorientasi  pada  hasil.  Pihak  pertama  ini  berjanji  akan mewujudkan  target  kinerja  tahunan  dalam  rangka  mencapai  target  kinerja.  Sasaran  strategis  ini salah satunya yaitu terwujudya pengelolaan keungan yang andal. KPI ( Key Performance Indicator) tersebut  salah  satunya  adalah  presentase  kecepatan  penyedin  rekam  medis  pasien  tanpa perjanjian sampai di poliklinik kurang dari 30 menit dan KPI mempunyai target 75%.
Berdasarkan  hasil  kegiatan  PKL,  KPI  presentase  kecepatan  penyediaan  dokumen  rekam medis  di  pernyataan  penetapan  kinerja  pasien  tanpa  perjanjian  sampai  di  poliklinik  yaitu  pada tahun 2019 saat  dilakukan evaluasi masih belum mencapai target, target yang tercapai pada saat itu  yaitu  masih  49%, dengan  waktu  dokumen  rekam rekam  medis  tiba  di  poliklinik  kurang dari  25 menit  dengan  target  KPI    90%.  Setelah  dilakukan  evaluasi  pada  tahun  2019  KPI  tersbut  diubah.
Sehingga  pada  tahun  2020  waktu  dokumen  sampai  ke  poliklinik  dibuah  menjadi  kurang  dari  30 menit dengan menurunkan target menjadi 75%. Hal tersebut merupakan acuan dalam melakukan pekerjaan.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Hakam  (2018)  yang  menyatakan  prosedur  tersebut bertujuan  sebagai  acuan  dalam  melakukan  pekerjaan.  Namun  demikian  dalam  proses  distribusi tersebut sering dijumpai hambatan-hambatan seperti kesalahan letak di rak penyimpanan. Jika hal ini tidak segera diatasi maka menyebabkan terhambatnya pendistribusian dan pelayanan terhadap pasien.
3.5 Identifikasi  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pendistribusian  Dokumen  Rekam  Medis Ke Poli Bedah Berdasarkan Faktor Motivation di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Motivasi Eksternal
Motivasi  eksternal  merupakan  motivasi  yang  berasal  dari  luar.  Motivasi  eksternal  memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kinerja petugas. Berdasarkan hasil observasi yang didapatkan selama kegiatan PKL, tidak terdapat motivasi eksternal yang dilakukan oleh kepala rekam medis. Untuk  menghasilkan  kinerja  yang  baik  seharusnya  kepala  rekam  medis  memberikan  motivasi terhadap  bawahannya.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian    Marimin  (2011)  yang  menyatakan Kepemimpinan  yang  baik  dapat  memberikan  bimbingan,  arahan,  dan  motivasi  kepada bawahannya, sehingga dapat meningkatkan kinerja bawahan.

## 3.6 Upaya  Rekomendasi  Penyebab  Keterlambatan  Pendistribusian  Dokumen  Rekam Medis ke Poli Bedah di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Berdasarkan  hasil  penelitian  dengan  menggunakan  5  unsur  manajemen.  Berikut  upaya rekomendasi  penyebab  keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  ke  poli  bedah  di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo yaitu:
1. Pemberian sanksi kepada petugas untuk meningkatkan kedisiplinan petugas. Hal ini sejalan dengan  penelitian  Marimin,  2011)  yang  menyatakan  bawahan  yang  tidak  melaksanakan tugas  sesuai  dengan  prosedur,  maka  seorang  pemimpin  harus  memberikan punishment atau sanksi, misalnya dalam bentuk teguran
2. Dokumen  rekam  medis  yang  sudah  sobek  atau  rusak  sebaiknya  diganti  agar  tidak kesusahan saat mencarinya atau terjadi missfile. Hal ini sejalan dengan penelitian Wati dan Nuraini  (2019)  yang menyatakan petugas  sebaiknya  mengganti  map  dokumen  yang  sudah rusak  agar  tidak  terjadinya  kerusakan  yang  lebih  parah  dan  melakukan  pengontrolan terhadap arsip rekam medis secara rutin.
3. Electronic Health Record (EHR) perlu dilakukan maintenance atau pemeliharaan agar tidak sering  terjadi  loading.  Hal  ini  sejalan  dengan  Putranto,  dkk  (2017)  yang  menyatakan pemeliharaan  sistem  mencakup  seluruh  proses  yang  diperlukan  untuk  menjamin kelangsungan, kelancaran, dan penyempurnaan sistem yang telah dioperasikan.
4. Petugas  lebih mematuhi  standart  atau  pernyataan  penetapan  kinerja  yang  telah  ditentukan agar target dapat tercapai. Hal ini sejalan dengan penelitian Raja PA dan Setya (2014) yang menyatakan  kepatuhan  petugas  dalam  menjalankan  SOP  mempunyai  pengaruh  terhadap waktu pelayanan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan karena SOP maupun buku pedoman  penyelenggaraan  rekam  medis  merupakan  petunjuk  bagi  petugas  agar  menjaga konsistensi, mempertegas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari petugas terkait, melindungi  organisasi  dan  staf  dari  malpraktek  atau  kesalahan  administrasi  lainnya  dan untuk menghindari terjadinya kesalahan.
5. Motivasi  eksternal  seperti  pujian  ataupun  ucapan  terimakasih  diperlukan  untuk  mendorong bawahan  agar  dapat  bekerja  sesuai  tujuan  yang  ingin  dicapai  agar  petugas  lebih meningkatkan  kinerjanya.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Marimin  (2011)  yang menyatakan untuk pemimpin atau kepala rekam medis yaitu kepemimpinan yang baik dapat memberikan  bimbingan,  arahan,  dan  motivasi  kepada  bawahannya,  sehingga  dapat meningkatkan kinerja bawahan.

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
Berdasarkan  hasil  dan pembahasan dari  penelitian  tentang  faktor  penyebab  keterlambatan pendistribusian  dokumen  rekam  medis  ke  poli  bedah  di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  dapat disimpulkan sebagi berikut:
1. Penyebab  keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  tiba  di  poli  bedah berdasarkan factor man (kedisipilnan petugas) yaitu petugas filing sering datang tidak tepat waktu dan petugas sering tidak masuk.
2. Penyebab  keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  tiba  di  poli  bedah berdasarkan  factor  material  (dokumen  rekam  medis)  yaitu  bahan  sampul  dokumen  rekam medis mudah sobek dan dokumen rekam medis masih ada yang missfile.
3. Penyebab  keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  tiba  di  poli  bedah berdasarkan factor machines (EHR) yaitu EHR masih sering sulit diakses.
4. Penyebab  keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  tiba  di  poli  bedah berdasarkan  factor  methods  (Penyataan  penetapan  kinerja)  masih  belum  tercapai  sesuai dengan target untuk penyediaan dokumen rekam medis hingga sampai ke poli bedah.
5. Penyebab  keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  tiba  di  poli  bedah berdasarkan  factor  motivation  (motivasi  eksternal)  yaitu  tidak  adanya  motivasi  oleh  kepala rekam medis
6. Upaya  rekomendasi  penyebab  terlambatan  penyediaan  dokumen  rekam  medis  dengan menggunakan 5 unsur manajemen yaitu pemberian sanksi untuk meningkatkan kedisiplinan petugas, mengganti map dokumen rekam medis yang sudah rusak, dilakukan maintenance terhadap  EHR,  petugas  lebih  mematuhi  standart  penyediaan  dokumen  rekam  medis  yang telah  ditentukan  dan  kepala  rekam  medis  memberikan  motivasi  terhadap  petugas  atau bawahannya.

## 4.2 Saran
Diharapkan  dengan  adanya  analisis  faktor  penyebab  keterlambatan  pendistribusian dokumen  rekam  medis  ke  poli  bedah  dapat  dijadikan  masukan  dalam  upaya  perbaikan  untuk meningkatkan pelayanan pada psien. Adapun saran sebagai beirkut:
1. Perlu dilakukan evalusi terhadap petugas filing, ekspedisi dan runner
2. Perlu  adanya punishment dan reward terkait  keterlamabatan  pendisitribusian  dokumen rekam medis ke poli bedah
3. Rutin mengganti map rekam medis yang sudah sobek atau jelek
4. Penetapan kinerja lebih ditekankan agar target KPI tercapai sesuai dengan yang ditentukan.
5. Laporan  Praktek  Kerja  Lapang  ini  masih  banyak  kekurangan  terkait  data  karena  masih belum melakukan wawancara dan brainstorming dikarenakan adanya pandemic covid 19
6. Untuk penyusun laporan selanjutnya diharapkan lebih mendalami semua poli yang berada di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

## Daftar Pustaka
Anggraeni, R. I. A. 2013. Tinjauan Pengendalian Missfile Dokumen Rekam Medis Di Filing Rawat Jalan Rumah Sakit Bhayangkara Semarangtahun 2013.
http://eprints.dinus.ac.id/7893/1/jurnal_12979.pdf. [10 April 2020].
Deharja, A., Nuraini, N. and Wijayanti, R. A. 2017. Analisis Tingkat Kepuasan Pasien Rawat Jalan BPJS  di  Klinik  Dr  .  M  .  Suherman  Jember  Tahun  2017 . Prosiding  Seminar  Nasional  Hasil
Penelitian Politeknik Negeri Jember , pp. 201 –205. Available at: https://publikasi.polije.ac.id/index.php/prosiding/article/view/785/542. [27 Mei 2020]
Deharja,  A.  and  Swari,  S.  J.  2017. Desain  Formulir  Assesment  Awal  Medis  Gawat  Darurat Berdasarkan  Standar  Akreditasi  Rumah  Sakit  Versi  2012  di  Rumah  Sakit  Daerah  Balung Jember.  Prosiding  Seminar  Nasional  Hasil  Penelitian  Politeknik  Negeri  Jember ,  pp.  358 – 363.  Available  at:  https://publikasi.polije.ac.id/index.php/prosiding/article/view/813/582.  [27 Mei 2020]
Hakam,  F.  2018. Jalan  Berdasarkan  Standar  Operasional  Prosedur  (  Sop  )  Di  Puskesmas  X. Jurnal  Manajemen  Informasi  dan  Administrasi  Kesehatan  (J-MIAK) ,  01(01),  pp.  11 –15.  [16 April 2020]
Ilmiasih, R. 2011. Penerapan Grafik Pertumbuhan Anak kedalam Sistem Electronic Health Record ( EHR ). https://mafiadoc.com/reni-ilmiasihpdf-pelayanan-kesehatan-dan-keperawatan
online_59ef7d1d172 3dd2594b60711 .html. [10 April 2020]
Jannah,  L.  M.  and  Salsabila,  S.  2019. Evaluasi  Penerapan  SIKDA  Optima  Dengan  Pendekatan HOT-Fit  pada  Aspek  Sumber  Daya  Manusia  di  Wilayah  Puskesmas  Johar  Baru  Jakarta Pusat . 7(1), pp. 16 –21.[17 April 2020]
Marimin. 2011. Karyawan Pada Bank Muamalat Indonesia Cabang Surakarta Oleh : Program Studi Manajemen  Keuangan  Dan  Perbankan  Syari  ’  Ah  Pascasarjana.  http://eprints.iain- surakarta.ac.id/45/. [16 April 2020]
Permenkes.  2009. Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009  Tentang  Rumah Sakit . p. 1. doi: 10.1017/CBO9781107415324.004. [4 April 2020]
Permenkes. 2008. Rekam Medis. pp. 1 –7. Available at:
http://dinkes.surabaya.go.id/portal/files/permenkes/dok_dinkes_87.pdf. [4 April 2020]
Putranto, Y. Y., Adi Putra, T. W. and Hakim, F. N. 2017. Rancang Bangun Sistem Informasi Rekam Medis  Klinik  Berbasis  Web  (Studi  Kasus:  Klinik  Utama  Meditama  Semarang) . Jurnal Informatika Upgris , 3(2), pp. 105 –115. doi: 10.26877/jiu.v3i2.1825. [18 April 2020]
Raja, PA, Setya, H. 2014. Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan. Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia , Vol 2 No 1, pp. 1 –6. [4 April 2020]
Said,  E.,  Dupai,  L.  and  Farzan,  A.  2016. Hubungan  Kepemimpinan,  Pengawasan  Dan  Motivasi Dengan  Peningkatan  Disiplin  Pegawai  Di  Puskesmas  Motaha  Kabupaten  Konawe  Selatan Tahun  2016 . Jurnal  Ilmiah Mahasiswa  Kesehatan  Masyarakat  Unsyiah ,  1(3),  p.  185209. [9 April 2020]
Suwanto,  S. 2019. Pengaruh  Disiplin  Kerja  Dan  Motivasi  Kerja Terhadap  Kinerja  Karyawan  Pada Rumah  Sakit  Umum  Tangerang  Selatan . JENIUS  (Jurnal  Ilmiah  Manajemen  Sumber  Daya Manusia) , 3(1), p. 16. doi: 10.32493/jjsdm.v3i1.3365. [18 April 2020]
Swari, S. J. et al. 2019. Analisis Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap RSUP  Dr.  Kariadi  Semarang. ARTERI :  Jurnal  Ilmu  Kesehatan ,  1(1),  pp.  50 –56.  doi: 10.37148/arteri.v1i1.20.[27 Mei 2020]
Ulumiyah,  N.  H.  2018. Meningkatkan  Mutu  Pelayanan  Kesehatan  Dengan  Penerapan  Upaya Keselamatan Pasien Di Puskesmas . Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia , 6(2), p. 149. doi: 10.20473/jaki.v6i2.2018.149-155. [18 April 2020]
Wati, T. G. and Nuraini, N. 2019. Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Bangsalsari. Rekam Medik dan Informasi Kesehatan , 1(1), pp. 23 –30. [16 April]