## DETERMINAN KEAMANAN DAN KERAHASIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILING RS X
Gamasiano Alfiansyah 1 , Rossalina Adi Wijayanti 2 , Selvia Juwita Swari 3 , Novita Nuraini 4 , Siti Wafiroh 5
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1, 2,3,4,5 *e-mail: gamasiano.alfiansyah@polije.ac.id

## Abstrak
Rumah  Sakit  X  menerapkan  pengelolaan  rekam  medis  sebagai  penunjang  medis.  Dokumen  rekam  medis belum terjaga keamanan dan kerahasiaannya, dimana banyak petugas medis lain keluar masuk ruang filing, terdapat  petugas  makan  dan  minum  diruang  filing,  penyimpanan  masih  di  rak  terbuka,  dan  petugas  atau mahasiswa  penelitian  membocorkan  isi  rekam  medis  pasien.    Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  mengetahui determinan  keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  X.  Jenis  penelitian  yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif menggunakan metode brainstorming dengan teknik wawancara, observasi dan dokumentasi. Hasil yang didapatkan dalam penelitian ini adalah faktor karakteristik petugas  terdiri  dari  tingkat  pendidikan  terakhir  petugas  SMA,  umur  petugas  32-38  tahun,  dan  jenis  kelamin laki-laki. Faktor psikologi meliputi attitude seperti petugas masih makan dan minum, petugas medis lain keluar masuk,  membuka  dokumen  rekam  medis  tanpa  izin  dan  terdapat  pembocoran  isi  dokumen  rekam  medis. Faktor  motivasi  meliputi  petugas  merasa  puas  dan  kompetitif  dalam  bekerja.  Faktor  organisasi  meliputi penghargaan  berupa  pujian  dan  kepemimpinan  belum  dilakukan  pemberian  petunjuk  pergantian  dokumen rekam medis yang hilang. Hasil brainstorming yang menjadi penyebab utama yaitu tingkat pendidikan petugas yang  masih  rendah  yaitu  SMA.  Saran  yang  diberikan  meliputi  pendidikan  lanjutan  atau  pelatihan,  memberi evaluasi secara rutin dan piagam kepada petugas.
Kata kunci : keamanan, kerahasiaan, penyimpanan

## Abstract
X’s  Hospital  implements  medical  medical record  management  support.  The medical record  document  is  not secure and confidential, where many other medical officers enter the filing room, there are officers eating and drinking  in  the  filing  room,  storage  is  still  open,  and  officers  or  research  students  leak  the  contents  of  the patient's medical record. The purpose of this reseach is to know determinant safety and secretcy of medical record documents at the X’s Regional Hospital. The type of reaseach in this study is qualitative reseach using brainstorming  methods  with  interview,  observation,  and  documentation.  The  results  obtained  in  this  study were officers characteristics of the highest education level of high school officials, 32-38 years old officers, and male  sex.  Psychological  factors  include  attitudes  such  as  officers  still  eating  and  drinking,  other  medical officers in and out, opening medical record documents without permission and there are leaks in the contents of  medical  record  documents.  Motivation  factor  include  officers  feels  satisfied  and  competitive  at  work. Organizational factors include awards in the form of praise and leadership not giving a replacement medical record  document  missing.  The  result  of  brainstorming  that  become  the  main  cause  are  the  low  level  of education  of officers.  The  advice  provide  includes  advanced  education  or  training,  giving  regular  evaluation and charter to officers.
Keyword : safety, secretcy, storage

## 1. Pendahuluan
Rumah  Sakit  adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat  darurat  (Kemenkes,  2014).  Pelayanan  di  rumah  sakit  sangat  kompleks,  padat  pakar  dan padat  modal  yang  menyangkut  berbagai  fungsi  pelayanan,  pendidikan,  penelitian,  serta  jenis disiplin.  Agar  rumah  sakit  berjalan  sesuai  profesional  dalam  bidang  medis  maupun  administrasi kesehatan,  rumah  sakit  harus  memiliki  tolok  ukur  untuk  menjamin  peningkatan  mutu  disetiap tingkatan (Rustiyanto, 2009).
Kemenkes (2008) menyatakan bahwa Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan,  dan  pelayanan  lain yang  telah  diberikan  kepada  pasien.  Rekam  medis  mengandung  informasi  yang  sangat  penting mencangkup keadaan masa lalu, masa kini dan berisi catatan profesional kesehatan pasien yang wajib didokumentasikan agar bermanfaat bagi semua pihak.
Kualitas  rekam  medis  merupakan  cerminan  baik  buruknya  suatu  pelayanan  kesehatan. Saat ini sebagian pelayanan kesehatan masih belum menyadari pentingnya rekam medis.  Rekam medis  dapat  digunakan  sebagai  bukti  kasus  yang  melanggar  hukum  misalnya  malpraktik  yang harus diajukan ke pengadilan. Isi rekam medis harus dijaga kerahasiaanya oleh dokter, dokter gigi, tenaga  kesehatan,  petugas  pengelola  dan  pimpinan  sarana  pelayanan  kesehatan  (Kemenkes, 2008).
Dokumen  rekam  medis  disimpan  di  ruang  filing  dalam  rak  tertutup.  Penyimpanan  rekam medis didalam rak bertujuan untuk menjaga keamanan dan melindungi dokumen rekam medis dari bahaya kerusakan fisik oleh proses kimiawi maupun  biologi, serta bahaya pencurian isi  informasi (Rustiyanto,  2009).  Kurangnya  keamanan  dan  kerahasiaan  merupakan  salah  satu  bentuk  dari kinerja dengan menggunakan teori Simamora (2015).
Rumah  Sakit  X  merupakan  rumah  sakit  rujukan  bagi  puskesmas  di  wilayah  Kabupaten Jember  bagian  timur  utara.  RS  X  sudah  resmi  menjadi  kelas  tipe  C.  Pengelolaan  dan penyelenggaraan  rekam  medis  di  RS  X  belum  dilaksanakan  sesuai  standart  yang  ada. Penyelenggaraan  rekam  medis  di  ruang  filing  masih  ditemui  permasalahan  khususnya  tentang keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di filing. Hasil studi lapang menyatakan bahwa kondisi  yang  menyatakan  kurangnya  keamanan  dan  kerahasiaan  di  ruang  filing  yaitu  petugas medis  lain  keluar  masuk  di  ruang  filing  tanpa  alasan  ijin  masuk  ruang  filing  untuk  kepentingan melihat informasi, melengkapi berkas rekam medis, meminjam atau mengembalikan berkas rekam medis sehingga dapat mengakibatkan munculnya pengungkapan informasi pribadi pasien tertentu kepada sesama petugas medis, ditemukan petugas masih makan dan minum di ruang filing yang dapat  merusak  isi  dokumen  rekam  medis  secara kimiawi,  tempat  pengembalian dokumen rekam medis  berada  di ruang  terbuka  yang  mengakibatkan  orang  lain  tidak  berkepentingan bisa masuk dan  sangat  mudah  untuk  dibuka  oleh  orang  lain.  Mona  (2014)  berpendapat  untuk  menjaga keamanan  isi  dari  dokumen  rekam  medis  perlu  adanya  tempat  yang  aman  agar  terhindar  dari pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Kurangnya  keamanan  dan  kerahasiaan  tidak  hanya  terjadi  di  RS  X,  namun  terjadi  di instansi kesehatan lain. Prasati dkk. (2017) menyatakan bahwa dalam penelitiannya di RSUD Dr. Soehadi  Prijonegoro  Sragen  terjadi  pelaksanaan  keamanan  di  ruang  filing  belum  aman  karena pintu  ruang  filing  belum  aman  yang  dapat  mengakibatkan  orang  lain  dapat  mengaksesnya, petugas medis lain keluar masuk ruang filing. Kurangnya keamanan juga terjadi dalam penelitian Novita  (2016)  di  RSUD  Sukoharjo  yang  menyatakan  ditemukan  dokumen  rekam  medis  yang berserakan di lantai dan belum di taruh di rak penyimpanan dokumen rekam medis.
Berdasarkan hasil survey pendahuluan yang dilakukan di RS X pada tanggal 11 Mei 2018, dengan teknik wawancara yang dilakukan kepada dua petugas filing, ditemukan masalah tentang petugas tidak melakukan pengecekan fisik secara rutin setiap berkas yang kembali ke ruang filing, dimana dari 149 berkas rawat jalan terdapat 12 (8%) sampul berkas yang tak layak pakai. Sampul berkas  rekam  medis  yang  tak  layak  pakai  dapat  mengakibatkan  rusaknya  isi  informasi  rekam medis sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat. Hal tersebut tidak sesuai dengan SPO RS X  tentang  menjaga  keamanan  dan  kerahasiaan  rekam  medis  yang  menyatakan  petugas  rekam medis  melakukan  pengecekan  fisik,  setiap  berkas  kembali  ke  rekam  medis.  Berdasarkan  hasil penelitian  pada  RSU  Mitra  Sejati  Medan  terdapat  15  sampul  yang  rusak  dan  5  dokumen  tidak terbaca  akibat  terkena  air  (Valentina,  2018).  Penelitian  Afif  (dalam  Valentina,  2018)  di  RS  Panti Wilasa  DR.  Cipto  Semarang  terdapat  38  dokumen  yang  rusak  dari  50  dokumen  yang menyebabkan nomor rekam medis pasien tidak terbaca. Dokumen rekam medis yang rusak dapat merugikan  pasien  yang  bersangkutan,  dimana  informasi  tentang  riwayat  kesehatan  akan berkurang  nilai  kelengkapannya  sehingga  sistem  rekam  medis  tidak  berjalan  secara berkesinambungan (Oktavia, 2016).
Berkas Rekam medis yang telah dicek fisik dikembalikan ke rak penyimpanan. Rustiyanti dan  Rahayu  (dalam  Mardyawati,  2016)  menyatakan  bahwa  bentuk  penyimpanan  secara  manual dinilai kurang aman dari bahaya kebakaran. Berikut gambar rak rekam medis di bagian filing RS X:

## Gambar 1 Kondisi Rak Filing di RS X
Berdasarkan  gambar  1,  menyatakan  bahwa  tempat  filing  di  RS  X  masih  terdapat  rak terbuka  dan  ditemukannya  tempat  makan  dan  minum  yang  bisa  membahayakan  isi  dokumen rekam  medis.  Ketidaksesuaian  SPO  keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis  dengan hasil  kerja  petugas  di  filing  merupakan  bentuk  dari  kinerja.  Menurut  Simamora  (2015)  bahwa terdapat  tiga  faktor  yang  mempengaruhi  kinerja  seseorang,  yaitu  karakteristik  individu,  faktor psikologi,  dan  faktor  organisasi.  Karakteristik  individu  meliputi  pendidikan  terakhir,  umur,  jenis kelamin  (Robbins,  2006).  Latar  belakang  pendidikan  yang  tidak  sesuai  dengan  penempatan jabatan  dapat  memberikan  pengaruh  dan  signifikan  terhadap  kinerja  (Simamora,  2015).  Tingkat pendidikan  terakhir  yang  dimilki  karyawan  sesuai  dengan  kaulifikasi  jabatan  yang  diduduki  dan menyesuaikan  pendidikan  formal  yang  dimiliki  karyawan  sesuai  dengan  bidang  pekerjaan  yang sangat  menentukan  keberhasilan  dimasa  yang  akan  datang  (Ningrum  dkk,  2013).  Menurut Herawati  (2013)  tenaga  kerja  laki-laki  lebih  produktif  karena  memiliki  tenaga  yang  lebih  besar daripada perempuan sedangkan umur yang produktif > 30 tahun kinerja meningkat.
Faktor  psikologi  meliputi  attitude  dan  motivasi.  Gita  (2013)  menyatakan  bahwa  adanya pengaruh positif dari sikap kerja terhadap kinerja karyawan, seperti pengetahuan dan pemahaman terhadap pekerjaan cukup baik, makin baik pula kualitas pekerjaan karyawan, sedangkan motivasi determinan terhadap kinerja didukung dari tanggapan karyawan terhadap terpenuhinya kebutuhan dalam bekerja yang dapat memicu semangat untuk terus bekerja.
Faktor  organisasi  meliputi  kepemimpinan  dan  penghargaan.  Menurut  Made  (2016) menyatakan  bahwa  kepemimpinan  dapat  diterapkan  dengan  menekankan  kedisiplinan,  apabila pimpinan  kurang  mengawasi  bawahan,  menyebabkaan  rendahnya  kinerja  karyawan  karena pekerjaan  tidak  terselesaikan  dengan  tepat  waktu,  istirahat  sebelum  waktunya  dan  mengurangi tindakan  pegawai  yang  terlambat,  dalam  menyikapi  hal  ini,  pimpinan  harus  melakukan pengawasan secara continue kepada setiap karyawan, sedangkan kurangnya  pemahaman kerja, kurangnya  komunikasi  dan  rasa  tidak  peduli  satu  sama  lain  membutikan  kurangnya  hubungan yang baik sesama rekan kerja, sehingga dapat menurunkan kinerja pegawai (Made, 2016).
Mengacu kepada permasalahan yang ada di RS X, apabila tidak diatasi akan berdampak ruang  filing  tidak  terjamin  keamanan  dan  kerahasiaan  dari  petugas  selain  petugas  filing, mengurangi  kualitas  informasi  isi  dokumen.  Bagi  masyarakat  akan  berdampak  pada  hubungan sosial  seperti  hilangnya  jenis  pekerjaan,  dijauhi  teman  dekat  atau  tetangga.    Peneliti  memberi solusi dengan melakukan penelitian berjudul, “Determinan Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing RS X.”

## 2. Metode Penelitian
Jenis  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif  untuk  menganalisis  determinan  keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di ruang filing RS X.

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  ini  menggunakan  kualitatif  yaitu  suatu  metode  yang  dilkakukan  untuk mengeskplorasi keadaan secara objektif (Notoadmojo, 2005). Dalam penelitian kualitatif ini, peneliti bermaksud  untuk  mendapatkan  informasi  secara  mendalam  tentang  determinan  keamanan  dan kerahasiaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang  filing  RS  X  dimasa  sekarang,  kemudian  hasilnya digunakan untuk menyusun perencanaan perbaikan  keamanan  dan kerahasiaan dokumen rekam medis bagian filing.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  Kepala  Rekam  Medis,  2 Petugas Filing, 2 Petugas Distribusi.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  menggunakan  wawancara,  observasi  dan dokumentasi. Pengumpulan data dilakukan di ruang filing RS X.

## 2.4 Metode Analisis Data
Analisis  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  teknik  analisa  data  kualitatif. Pengolahan  dan  penganalisaan  data yang  dilakukan  dengan  menggunakan  pendekatan  kualitatif yang menekankan pada segi pengamatan langsung dari penelitian. Berikut langkah-langkah yang dilakukan:  (1)  Mengumpulkan  data  yang  diperoleh  dari  hasil  wawancara  kepada  informan  (2) Mengelompokkan  data  yang  diperoleh  berdasarkan  variabel  yang  digunakan  oleh  peneliti  (3) Menganalisis  penyebab  yang  kemungkinan  besar  menyebabkan  munculnya  inti  masalah  yang diteliti.  Hal  ini  dapat  dilakukan  dengan  cara  membandingkan  data  yang  telah  diperoleh  dengan standar berdasarkan teori yang digunakan (4)Meninjau hasil penelitian dan menyajikannya dalam bentuk narasi.
3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1  Mengidentifikasi Karakteristik Individu

## 3.1.1 Umur
Umur merupakan hasil perhitugan mulai dari lahir sampai ulang terakhir. Seorang petugas yang memiliki umur lebih dari 30 tahun memiliki pengalaman, etika kerja yang kuat dan komitmen terhadap  mutu,  komitmen  terhadap  pekerjaan  dan  organisasi  (Peoni,  2014).  Petugas  yang berumur  lanjut  memiliki  kemungkinan  kecil  untuk  keluar  atau  berhenti  dari  pekerjaannya.  Umur memiliki hubungan yang terbalik dengan kemangkiran (Sutrisno, 2011). Kemangkiran  merupakan kondisi  ketika  seorang  petugas  tidak  hadir  ditempat  kerjanya  dengan  jadwal  kerja  (Firmansyah, 2019). Umur petugas filing dan distribusi antara 32 sampai 38 tahun.
Menurut  Aprilyanti (2017)  berpendapat  bahwa  umur  20-40  tahun termasuk kategori umur produktif  umur  yang  masih  memasuki  masa  produktif  bukan  determinan  terhadap  produktivitas kerja.  Hal  ini  sesuai  dengan  kondisi  umur  petugas  dibagian  filing dan  distribusi.  Petugas mampu mendistribusikan  dan  menyediakan  dokumen  rekam  medis  apabila  dibutuhkan  untuk  keperluan medis  dengan  jumalh  pasien  kurang  lebih  120  pasien,  sehingga  kemampuan  petugas  secara keseluruhan  hampir  sama.  Selain  itu  jenis  pekerjaan  yang  dilakukan  tidak  memerlukan  skill khusus. Kesimpulan yang dapat diambil umur petugas bukan determinan terhadap keamanan dan kerahasiaaan dokumen rekam medis di ruang filing.

## 3.1.2 Tingkat Pendidikan
Pendidikan  merupakan  faktor  yang  mencerminkan  kemampuan  sesorang  untuk  dapat menyelesaikan  suatu  pekerjaan  (Pakpahan,  dkk,  2017).  Tingkat  pendidikan  digunakan  untuk memperbaiki  atau  meningkatkan  pengetahuan,  keterampilan  dan  sikap  karyawan  agar  karyawan lebih  terampil  dalam  melaksanakan  tugasnya  (Endah  dkk,  2016).  Riwayat  pendidikan  terakhir petugas filing dan distribusi adalah SMA.
Tingkat  pendidikan semua  petugas filing dan distribusi adalah SMA, namun  untuk kepala Rekam  Medis  memiliki  latar  belakang  pendidikan  DIII  Rekam  Medis.  Menurut  (Waluyo,  2013) semakin tinggi pendidikan seseorang maka keinginan untuk melakukan pekerjaan dengan tingkat tantangan  yang tinggi semakin kuat. Hal  ini  tidak sesuai  dengan  kondisi  tingkat  pendidikan  pada petugas  filing  di  Rumah  Sakit  X.  Petugas  filing  dan  distribusi  hanya  memiliki  tingkat  pendidikan SMA. Tingkat pendidikan yang kurang dari standart determinan terhadap kurangnya pengetahuan dan  keterampilan  petugas  terhadap  keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis. Kurangnya pengetahuan tentang definisi SOP dan isi SOP keamanan dan kerahasiaan, kurangnya keterampilan dalam melacak berkas rekam medis yang hilang. Standar prosedur operasional atau SOP  memberikan  langkah  yang  benar  dan  terbaik  dalam  rekam  medis  berdasarkan  konsensus bersama  untuk  melaksanakan  berbagai  kegiatan  dan  fungsi  pelayanan  yang  dibuat  oleh  sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi (Swari dkk, 2019).
Menurut  Soekidjo  dalam  Dewi  (2016)  menyatakan  bahwa  tingkat  pendidikan  yang  tinggi dari  seorang  pegawai  dapat  mempengaruhi  kemampuan  dalam  mencapai  kinerja  yang  optimal, dimana  diharapkan  kemampuan  sumber  daya  manusia  yang  tinggi  untuk  mencapai  misi organisasi.    Rumah  Sakit  X  belum  pernah  mengadakan  pelatihan  terkait  bagian  filing.  Peneliti berpendapat  perlu  diberikannya  jenjang  pendidikan  lanjutan  atau  pelatihan  kepada  petugas  agar tingkat pendidikan yang memadai dapat meningkatkan produktivitas kerja yang lebih baik

## 3.1.3 Jenis Kelamin
Jenis kelamin merupakan ciri fisik yang dimiliki responden antara laki-laki dan perempuan. Ancok  dkk  (1998)  dalam  Waluyo  (2014)  menyatakan  bahwa  salah  satu  penyebab  mengapa kemampuan  wanita  lebih  rendah  dibandingkan  pria  karena  sejak  kecil  kemampuan  wanita memang  lebih  rendah  daripada  pria.  Prialah  yang  memiliki  kemampuan  lebih  tinggi  daripada wanita.
Petugas filing dan distribusi mampu  mengatasi keamanan  berupa dokumen rekam medis tidak dibawa sendiri oleh pasien dan mampu mengatasi kerahasiaan dari penyebaran isi dokumen rekam medis terkait jenis penyakit pasien. Hal ini juga disampaikan oleh penelitian Rinaldi (2010) dalam  Uma  (2017)  bahwa  laki-laki  mampu  menyesuaikan  diri  dengan  berbagai  kondisi  dan fleksibel dalam memecahkan masalah. Kesimpulan yang dapat peneliti ambil adalah jenis kelamin bukan  determinan  terhadap  keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang  filing Rumah Sakit X.

## 3.2  Mengidentifikasi Faktor Psikologi
Psikologi adalah cabang ilmu psikologi yang mempelajari tentang perilaku seseorang pada orang lain atau manusia yang terdiri dari motivasi, persepsi, pembelajaran dan sikap (Kotler, 2000 dalam  Fitriani,  2014).  Motivasi  yang  diteliti  merupakan  motivasi  intrinsik,  dimana  munculnya dorongan  psikologi  dari  diri  sendiri  yang  m,engarahkan  sesorang  menuju  sebuah  tujuan (Simamora, 2015). Berikut hasil attitude dan motivasi petugas di Rumah Sakit X

## 3.2.1 Attitude
Kedisiplinan adalah kesadaran dan kesediaan seseorang dalam menaati semua peraturan perusahaan dan norma yang berlaku (Hasibuan, 2013). Disiplin yang baik mencerminkan besarnya tanggung  jawab  sesorang  terhadap  tugas  yang  diberikan  kepadanya.  Kedisiplinan  diartikan    jika karyawan  selalu  datang  dan  pulang  tepat  waktu,  mengerjakan  pekerjaan  dengan  baik,  dan mematuhi peraturan serta norma yang berlaku. Peraturan digunakan untuk memberikan bimbingan dan penyuluhan dalam menciptakan tata tertib yang baik. (Hasibuan, 2013).
Dispilin  dalam  mentaati  peraturan  di  bagian  rekam  medis  belum  dilaksanakan  oleh petugas  filing  dan  distribusi.  Petugas  tidak  menaati  peraturan  yang  berlaku  di  RS  X  seperti
terjadinya pembocoran riwayat penyakit pasien. Pembocoran isi dokumen rekam medis dilakukan oleh  petugas  maupun  mahasiswa  penelitian,  tindakan  yang  dilakukan  apabila  mendengar  salah satu  petugas  medis  lain  membocorkan  riwayat  penyakit  pasien,  maka  ia  diberi  teguran  dan memberi  arahan bahwa  riwayat  pasien  bersifat  rahasia. Berikut  hasil  kutipan  wawancara dengan responden.
“Terdapat  mahasiswa  penelitian  yang  membocorkan  isi  rekam  medis  milik  pasien,  respon  yang saya beri yaitu menegurnya dan  memberi tahu bahwa dokumen rekam medis bersifat rahasia.” (Kepala Rekam Medis)
Penyataan  tersebut  menjelaskan  bahwa  pembocoran  isi  rekam  medis  miliki  pasien dilakukan  oleh  mahasiswa  penelitian  dimana  kepala  rekam  medis  akan  memberi  teguran  dan pemberitahuan bahwa dokumen rekam medis bersifat rahasia. Pembocoran tidak hanya dilakukan oleh  mahasiswa  penelitian  namun  juga  dilakukan  oleh  petugas  medis  lain.  Berikut  kutipan wawancara kepada responden.
“Biasanya patugas medis lain, petugas yang menyebarkan setelah pembicaraan selesai saya akan menghampirinya dan memberi tahu bahwa tindakan yang dilakukan salah.” (Responden 4)
Berdasarkan  wawancara  tersebut  menyatakan  bahwa  petugas  medis  lain  juga membocorkan isi dokumen rekam medis milik pasien. Responden akan melakukan pemberitahuan kepada petugas yang membocorkan dokumen rekam medis bahwa dokumen miliki pasien bersifat rahasia, tidak boleh disebarluaskan selain pasien itu sendiri.
Menurut Depkes RI (2006) dalam Yuliani (2016)  menyatakan bahwa petugas rekam medis harus menjaga dokumen rekam medis disimpan dan ditata dengan baik sehingga terlindungi dari pembocoran  isi  dan  pencurian  dokumen  rekam  medis.  Kesimpulan  yang  dapat  diambil  yaitu pembocoran isi dokumen rekam medis dilakukan oleh petugas dan mahasiswa penelitian, apabila hal  tersebut  diketahui  oleh  petugas  filing  akan  diberi  teguran  dan  pemberitahuan  bahwa  isi dokumen rekam medis bersifat rahasia.
Dokumen  rekam  medis  selain  dijaga  kerahasiaanya,  juga  perlu  dijaga  keamanannya. Keamanan di Rumah Sakit X belum terjaga karena masih banyak petugas medis lain keluar masuk filing. Hasil observasi yang peneliti peroleh yaitu petugas medis lain banyak yang keluar masuk ke ruang  filing, dalam  sehari terdapat 5-10  orang.  Mereka  keluar  masuk filing  dengan  alasan  hanya menyetor berkas dan hanya melewati ruang filing sebagai akses jalan terdekat menuju poli. Akses jalan  yang  sebenarnya  berada  disebelah  tempat  pendftaran  rawat  jalan  bukan  melewati  ruang filing.  Petugas  filing  memperbolehkan  petugas  medis  lain  masuk  untuk  alasan  tersebut.  Hal  ini sesuai dengan pernyataan responden sebagai berikut.
“Memperbolehkan,  karena  mereka  hanya  stor  berkas  dan  numpang  lewat  menuju  poli. Disini  terdapat  dua  pintu  yang  pertama  pintu  depan  jalan  menuju  rawat  jalan,  sedangkan  pintu belakang akses menuju rawat inap.” (Responden 1)
Responden menyatakan bahwa petugas medis lain diperbolehkan masuk, apabila terdapat orang  yang  asing  maka  akan  melarang  dan  menegurnya.  Menurut  Prasasti  (2017)  menyatakan bahwa  petugas  selain  petugas  rekam  medis  yang  keluar  masuk  ruang  filing  tanpa  alasan  yang tepat dapat mengakibatkan terbacanya informasi didalam dokumen rekam medis. Kesimpulan dari pernyataan  tersebut  yaitu  masih  terdapat  petugas  medis  lain  keluar  masuk  ruang  filing.  Selain banyak  petugas  medis  yang  keluar  masuk,  terdapat  petugas  yang  membuka  dokumen  rekam medis milik pasien tanpa izin. Sikap yang dilakukan apabila menemukan petugas yang membuka dokumen tanpa izin yaitu memberi teguran. Berikut hasil wawancara kepada responden.
“Terkadang  ada,  namun  saya  akan  menanyakan  terlebih  dahulu  kepentingannya  untuk apa,  jika  hanya  untuk  kepentingan  pribadi  saya  memberi  teguran  dan  menjelaskan  bahwa  isi rekam medis tidak boleh dibaca tanpa sepengatahuan pasien.” (Kepala Rekam Medis)
Kutipan  wawancara  tersebut  menyatakan  bahwa  terdapat  petugas  yang  membuka dokumen  rekam  medis  tanpa  izin.  Kepala    rekam  medis  akan  menanyakan  terlebih  dahulu kepentingan dalam membuka dokumen rekam medis, apabila hanya untuk keperluan pribadi maka akan  diberi  teguran  dan  menjelaskan  bahwa  isi  rekam  medis  tidak  boleh  dibaca  tanpa  seizin pasien atau petugas rekam medis. Hal ini sama dengan pernyataan responden ke 3 yaitu:
“Ada, respon yang saya beri yaitu ditegur karena dokumen RM bersifat rahasia kecuali ada ijin dari kepala ruang RM.” (Responden 3)
Pernyataan  responden  menjelaskan  bahwa  ada  yang  membuka  dokumen  rekam  medis tanpa ijin. Perijinan hanya boleh dilakukan oleh kepala ruang RM. Petugas filing yang mengetahui hal  tersebut  akan  memberi  respon  berupa  teguran.  Menurut  Salowong  (2013)  menyatakan  isi dokumen  rekam  medis  hanya  dapat  dibuka  untuk  kepentingan  pesian  dalam  memenuhi permintaan  aparat  hukum,  permintaan  pasien  sendiri  atau  berdasar  ketentuan  perundang- undangan yang berlaku. Kesimpulan dari pernyataan tersebut yaitu masih terdapat petugas yang membuka  isi  dokumen  rekam  medis  tanpa  ijin  di  ruang  filing.  Permasalahan  selanjutnya  yaitu petugas  masih  makan  dan  minum  di  ruang  filing.  Sikap  yang  diberikan  apabila  melihat  petugas makan  dan  minum  memberi  teguran.  Petugas  akan  memberi  teguran  dan  peringatan  kepada sesama rekan kerjanya apabila makan dan minum di ruang filing. Berikut hasil wawancara kepada responden:
“Memberi  teguran  bahwa  tidak  boleh  makan  dan  minum  di  ruang  filing  karena  dapat menyebabkan rusaknya isi dokumen rekam medis” (Responden 2)
Hasil wawancara tersebut  menyatakan bahwa petugas memberi teguran apabila terdapat petugas  makan  dan  minum  di  ruang  filing.  Makan  dan  minum  di  ruang  filing  dapat  merusak dokumen rekam medis. Hal ini juga terjadi di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang terdapat petugas  makan  dan  minum  di  ruang  filing  yang  dapat  mengundang  semut  dan  kecoa,  selain  itu apabila  ada  bekas  makanan  dan  minuman  yang  menempel  misalnya  minyak  atau  bahan  kimia dapat mengakibatkan dokumen cepat rusak (Mustika, 2014).

## 3.2.2 Motivasi
Simamora  (2015)  menyatakan  bahwa  motivasi  adalah  dorongan  psikologis  yang mengarahkan  seseorang  menuju  sebuah  tujuan.  Motivasi  melibatkan  gerakan  fisik  dan  mental. Motivasi ini bersifat instrinsik yaitu dorongan yang dinilai dari mereka sendiri. Motivasi yang timbul dari  diri  sendiri  ditemukan  lewat  pernyataan  responden  yaitu  Petugas  merasa  puas  dalam melaksanakan  pekerjaannya  untuk  memenuhi  kebutuhan  sehari-hari  dan  memiliki  teman  sejawat yang solid. berikut pernyataan resposden dengan merasa puas dalam melakukan pekerjaannya.
“Iya  saya  merasa  puas,  karena  mencari  pekerjaan  yang  seperti  ini  susah  dizaman sekarang.” (Responden 3)
Berdasarkan  pernyataan  respoden  menyatakan  bahwa  ada  perasaan  puas  terhadap pekerjaan yang dilakukan.  Menurut Melani (2017) menyatakan  bahwa apabila  mempunyai rekan kerja yang ramah dan menyenangkan dapat menciptakan kepuasan kerja yang meningkat. Hal ini sesuai pernyataan responden sebagai berikut :
“Puas sekali bekerja disini karena teman-teman disini pada solid.” (Responden 4)
Pernyataan  tersebut  menjelaskan  bahwa  responden  merasa  puas  bekerja  di  ruang  filing karena  memiliki  teman  kerja  yang  solid.  Kesimpulannya  yaitu  petugas  filing  sudah  merasa  puas dalam melakukan pekerjaan. Petugas tidak hanya memiliki rasa puas, namun ada rasa kompetitif yang  ada pada diri sendiri.  Petugas memiliki  rasa  kompetitif  dalam melakukan  pekerjaan.  Hal  ini sesuai dengan pernyataan responden sebagai berikut:
“Iya  saya  merasa  kompetitif  karena  rekan  saya  memiliki  kompetensi  rekam  medis  yang tinggi.” (Responden 4)
Berdasarakan hasil wawancara tersebut petugas merasa kompetitif dalam bekerja karena teman kerja memiliki kompetensi rekam medis yang tinggi. Kepala rekam medis mengatakan ada dampak negatif apabila tidak kompetitif dalam bekerja. Berikut kutipan hasil wawancara :
“Petugas  disini  kompetitif  dalam  melakukan  pekerjaannya.apabila  tidak  kompetitif  dapat mengakibatkan penurunan jabatan.” (Kepala Rekam Medis)
Kutipan hasil wawancara tersebut menyatakan bahwa petugas filing telah kompetitif dalam melakukan  pekerjaannya.  Petugas  yang  tidak  kompetitif  dapat  berdampak  pada  penurunan jabatan.  Menurut  Taufiq  (2016)  menyatakan  bahwa  semakin  tinggi  motivasi  intrinsik  maka  akan semakin  tinggi  pula  kinerja  petugas  filing.  Selain  itu,  terdapat  hubungan  yang  signifikan  antara motivasi  dan  kinerja  (Wijayanti,  2018).  Kesimpulan  yang  dapat  diambil  yaitu  motivasi  bukan determinan terhadap keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di ruang filing.

## 3.3  Mengidentifikasi Faktor Organisasi

## 3.3.1 Penghargaan ( rewards )
Penghargaan  merupakan  hasil  tambahan  yang  diperoleh  pekerja  jika  pekerjaan  yang mereka  hasilkan  melebihi  standar  yang  ditetapkan  organisasi  (Simamora,  2015).  Kinerja  para karyawan  akan  meningkat  dengan  diberikannya  penghargaan  berupa  insentif  atau  bonus.  Ada empat  cara  dapat  diterapkan  untuk  menetapkan  sistem  insentif  yaitu  senioritas,  rencana  insentif untuk  karyawan  operatif,  tarif  per  unit  produk  yang  dihasilkan.  Sedangkan  bonus  dibayarkan berdasarkan  bonus  waktu  dintaranya  bonus  waktu,  waktu  yang  dihemat  dan  waktu  standar (Bangun, 2012).
Penghargaan secara ekstrinsik meliputi gaji, tunjangan karyawan, dan pembayaran insentif (Simamora,  2015).  Petugas  bagian  filing  menginginkan  penghargaan  berupa  insentif  untuk meningkatkan  kinerjanya.  Petugas  ingin  mendapatkan  penghargaan  berupa  insentif  atau  jalan- jalan gratis. Insentif didapatkan melalui hasil kinerja terbaik dengan besaran mencapai dua kali gaji pokok (Prabu dkk, 2016). Penghargaan yang berlaku di Rumah Sakit X hanya berupa pujian atau pengakuan dari atasan dalam hal kerapian dokumen rekam medis di rak filing. Petugas mendapat pujian  apabila  dokumen  rekam  medis  di  rak  filing  sudah  teratat  rapi.  Hal  ini  sesuai  kutipan wawancara responden:

## “Pernah dipuji, dalam hal penataan berkas pada rak tertutup” (Responden 1)
Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut  menyatakan  bahwa  penghargaan  yang  diberikan hanya berupa pujian. Petugas dipuji apabila penyimpanan dokumen rekam medis pada rak terlihat rapi. Pernyataan tersebut sama dengan responden berikut ini :

## “Sering, dari kepala RM.” (Responden 2)
Kutipan  wawancara  tersebut  menyatakan  bahwa  petugas  sering  mendapat  penghargaan berupa pujian dari kepala rekam medis. Penghargaan tidak hanya berupa pujian, ada juga seperti piagam atau teropi. Petugas belum pernah mendapat teropi atau piagam selama bekerja. Berikut kutipan wawancara terkait piagam atau teropi :
"Tidak ada piagam atau teropi yang diberikan.” (Kepala Rekam Medis)
Pernyataan  tersebut  menjelaskan  bahwa  Rumah  Sakit  X  tidak  memberikan  piagam  atau teropi kepada karyawannya. Hal yang sama dikatakan oleh responden berikutnya sebagai berikut :

## “Belum pernah.” (Responden 2)
Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut  menyatakan  bahwa  responden  belum  pernah mendapat  piagam  atau  teropi.  Penghargaan  yang  lain  seperti  tunjangan  dapat  diberikan  kepada
petugas  filing.  Karyawan  tidak  pernah  mendapatkan  tunjangan.  Berikut  pernyataan  responden terkait tunjangan karyawan :
“Tidak  ada  tunjangan  karena  kalo  hanya  untuk  petugas  filing  dan  distribusi,  nanti menimbulkan kesenjangan dalam bekerja.” (Kepala Rekam Medis)
Responden menyatakan bahwa RS X tidak menerapkan perngahargaan berupa tunjangan karyawan.  tunjangan  karyawan  apabila  hanya  untuk  petugas  filing  dan  distribusi  mengakibatkan timbulnyakesenjangan  dalam  bekerja.  Pernyataan  tersebut  juga  disampakan  oleh  responden berikut ini :

## “Tidak ada tunjangan karyawan selama saya bekerja disini.” (Responden 3)
Pernyataan  tersebut  menjelaskan  bahwa  petugas  tidak  diberikan  penghargaan  berupa tunjangan  karyawan.  Penghargaan  yang  diberikan  kepada  petugas  apabila  semakin  tinggi  akan berdampak  semakin  meningkatnya  kinerja  petugas  (Prabu  dkk,  2016).  Piagam  dan  tunjangan karyawan  tidak  pernah  diberikan  kepada  petugas,  karena  jika  tunjangan  karyawan  atau  piagam hanya diberikan kepada petugas filing dan distribusi petugas medis lain akan muncul kecemburuan sosial. Atasan menghindari adanya kecemburuan sosial antara petugas dengan petugas yang lain sehingga atasan tidak memberlakukannya penghargaan berupa tunjangan karyawan atau piagam. Penghargaan  yang  diberikan  kepada  petugas  tidak  bernilai  tinggi  dalam  perekonomian  karena hanya berupa pujian. Berdasarkan hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa penghargaan merupakan determinan terhadap keamanan dan kerahasiaan dokumen RM.

## 3.3.2 Kepemimpinan
Kepemimpinan  adalah  kemampuan  seseorang  untuk  mempengaruhi  orang-orang mencapai tujuan organisasi. Kepemimpinan salah satu fungsi manajemen untuk mewujudkan visi organisasi.  Kepemimpinan  berhubungan  dengan  kinerja  bawahannya  (Deharja,  2019). Keberhasilan  manajer  dalam  mempengaruhi  anggota  kelompoknya  terlihat  dari  kepatuhan  dan ketaatan  atas  tanggung  jawab  pekerjaannya.  Manajer  yang  berhasil  melaksanakan  tugas kepemimpinan  dapat  menumbuhkan  semangat  kerja  yang  berakibat  pada  meningkatnya  kinerja. Kesalahan  dalam  menentukan  gaya  kepemimpinan  berdampak  pada  menurunnya  kinerja  dan tingginya absensi (Bangun, 2012).
Kepemimpinan  yang  terjadi  di  Rumah  Sakit  X  yaitu  atasan  pernah  memberikan  arahan terkait  prosedur  menjaga  keamanan  dan  kerhasiaan  kepada  petugas  saat  menjelang  akreditasi, setiap  minggu,  bulanan  hingga  tahunan  berdasar  kebijakan  yang  dibuat.  Hal  ini  sesuai  dengan pernyataan salah satu responden sebagai berikut :
“Pernah, diberikan secara tahunan berdasarkan kebijakan yang dibuat.” (Responden 2)
Hasil  wawancara  kepada  responden  menyatakan  bahwa  atasan  pernah  memberikan prosedur  keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang  filing  secara  tahunan. Prosedur  keamanan  dan  kerahasiaan  yang  ada  di  Rumah  Sakit  X  harus  dilaksanakan  oleh petugas  filing  untuk  menjaga  kualitas  isi  informasi  dokumen  rekam  medis.  Sebagian  petugas menyatakan belum pernah diberikan arahan terkait prosedure keamanan dan kerahasiaan. Berikut hasil wawancara kepada responden :

## “Tidak pernah” (Responden 1)
Berdasarkan  wawancara  tersebut  salah  satu  petugas  belum  mendapatkan  arahan  terkait prosedur  keamanan  dan  kerahasiaan.  Responden  tersebut  menyatakan  belum  pernah  karena arahan  hanya  disampaikan  secara  perseorangan  bukan  secara  kelompok.  Kesimpulan  yang didapat  yaitu  atasan  telah  memberikan  arahan  kepada  petugas  filing  terkait  prosedure  menjaga keamanan  dan  kerahasian  dokumen  rekam  medis,  namun  ada  sebagian  petugas  yang  belum pernah  mendapat  arahan  tersebut.  Pemimpin  hendaknya  memberikan  arahan  tugas  kepada bawahannya untuk meningkatkan kinerja petugas dalam bekerja (Khairizah, 2015).
Pemimpin tidak hanya memberi arahan, dapat juga berupa pemberian petunjuk mengenai pergantian  berkas yang  hilang.  Pergantian  berkas yang  hilang  memiliki  tahapan-tahapan.  Berikut hasil wawancara kepada responden :
“Pernah, apabila berkas hilang dilacak terlebih dahulu dengan membuka SIMRS, entry no RM, lihat nama dan riwayat kunjungan lalu lihat status berkas tertinggal di RI atau UGD. Apabila di ruang tersebut tidak ada maka, kami membuatkan rekam medis yang baru dengan isi yang sama sesuai riwayat penyakit pasien yang ada di SIMRS.” (Kepala Rekam Medis)
Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut  menyatakan  bahwa  kepala  rekam  medis    telah memberikan  petunjuk kepada  petugas terkait pergantian berkas yang  hilang.  Rekam medis  yang hilang  merupakan  rekam  medis  yang  tidak  ditemukan  di  rak  filing  dan  hasil  pelacakan  yang dilakukan ke tempat riwayat terakhir peminjaman tidak ditemukan. Pelacakan dapat dilihat melalui SIMRS.Berkas  yang  hilang  akan  dilakukan  pelacakan  terlebih  dahulu  oleh  petugas  dengan mengentry nomor rekam medis, lalu mengklarifikasi nama pasien,  melihat riwayat kunjungan dan status  letak  berkas.  Apabila  di ruangan  nihil,  petugas  membuatkan rekam medis  baru  dengan  isi yang sama seperti berkas yang hilang. Dokumen baru yang dibuat diisi sesuai data rekam medis kunjungan  pasien  sebelumnya.  Hal  ini  tidak  sesuai  dengan  pernyataan  responden  yang menyatakan  bahwa  petugas  tidak  pernah  mendapat  petunjuk  pergantian  berkas  yang  hilang. Berikut hasil wawancara kepada  responden  :
“Tidak  pernah,  namun  kepala  ruangan  harus  bertanggung  jawab  apabila  berkas  hilang.” (Responden 1, 2, 3, 4)
Hasil  pernyataan  responden  menjelaskan  bahwa  bawahan  tidak  pernah  mendapat petunjuk pergantian berkas yang hilang dari atasan. Dokumen rekam medis yang hilang atau tidak ditemukan  apabila  dibutuhkan  oleh  pasien  akan  dibuatkan  yang  baru  terlebih  dahulu.  Dokumen rekam medis yang lama apabila ketemu akan digabung menjadi satu dengan dokumen yang baru. Dokumen rekam medis yang hilang dan tidak ketemu apabila dibuatkan yang baru riwayat penyakit dan pengobatan pasien tidak berkesinambungan
Pemimpin  tidak  hanya  memberi  arahan  dan  petunjuk  namun  juga  memberi  perintah. Atasan  pernah  memberi  perintah  kepada  petugas  untuk  mengambil  berkas  yang  mengalami keterlambatan. Pengambilan dilakukan di ruang dokter, rawat inap dan UGD baik berupa resume medis maupun dokumen rekam medis. Berikut kutipan wawancara responden:
“Iya pernah, biasanya disuruh ngambil di ruang perawat rawat inap.” (Responden 1)
Berdasarkan hasil wawancara tersebut menjelaskan bahwa petugas pernah diberi perintah mengambil  dokumen  rekam  medis  di  ruang  rawat  inap.  Petugas  segera  menjalankan  perintah tersebut. Hal serupa juga disampaikan oleh responden sebagai berikut :
“Sering, kadang di ruang RI atau poli tidak ketemu berkasnya.” (Responden 3)
Pernyataan  tersebut  menyatakan  bahwa  pimpinan  sering  memberi  perintah  kepada petugas filing  untuk  mengambil dokumen rekam medis  di ruang  rawat  inap  atau poli rawat  jalan. Selain memberi perintah pimpinan juga memberi larangan. Petugas pernah dilarang meninggglkan ruang filing oleh atasan sehingga mereka bergantian saat ingin istirahat. Berikut hasil wawancara kepada responden :

## “Pernah, jadinya kita gantian keluar cari makan.” (Responden 3)
Kutipan  wawancara  tesebut  menyatakan  bahwa  petugas  pernah  diberi  larangan  untuk meninggalkan  ruang  filing.  Tindakan  petugas  saat  dilarang  dijam  istirahat,  mereka  bergantian mencari makan diluar. Berikut kutipan wawancara terkait larangan meninggalkan ruang filing :
“Saya menyarankan jika ingin  meninggalkan ruang  filing / ingin  istirahat harus bergantian agar ruangan tidak kosong.” (Kepala Rekam Medis)
Berdasarakan  kutipan  wawancara  tersebut  pimpinan  memberi  perintah  meninggalkan ruang  filing  dengan  menyarankan  untuk  tidak  keluar  secara  bersama-sama.  Petugas  yang  ingin istirahat harus secara bergantian agar ruang filing tidak kosong. Faktor kepemimpinan yang belum berjalan yaitu pemberian petunjuk pergantian berkas yang hilang. Kesimpulan yang dapat diambil yaitu kepemimpinan merupakan determinan terhadap keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis.

## 3.4  Mengidentifikasi  Keamanan  dan  Kerahasiaan  Dokumen  Rekam  Medis  di  Ruang  Filing RS X
Keamanan  adalah  perlindungan  fisik  dan  elektronik  untuk  informasi  baik  konvensional maupun berbasis komputer secara utuh sehingga menjamin ketersediaan dan kerahasiaan. Hatta (2010)  mengatakan  bahwa  keamanan  ( safety )  adalah  perlindungan  privasi  seseorang  dan kerahasiaan  ( confidensialitas )  rekam  kesehatan.  Keamanan  juga  termasuk  proteksi  informasi pelayanan kesehatan dari rusak, hilang atau pengubahan isi data oleh pihak yang tidak berhak.
Dokumen rekam medis di RS X masih belum aman dimana masih terdapat dokumen di rak terbuka, terdapat sampul map yang rusak, dan terkadang tidak dijalankannya buku ekspedisi yang telah  disediakan.  Dokumen  rekam  medis  yang  berada  di  ruang  terbuka  merupakan  berkas  yang belum  di  koding  ,  belum  di  asembling  dan  belum  di  filing.  Petugas  coding,  assembling  dan  filing mengalami  keterlambatan  melakukan  pekerjaannya  karena  ada  rapat,  atau  tidak  masuk  kerja. Sampul  map  yang  rusak  tidak  diganti  oleh  petugas  karena  tidak  adanya  waktu  untuk  mengganti sampul  dan  sering  terjadinya  keterlambatan  penyediaan  sampul  /  map  reka  medis.  Selain  itu, masih banyak petugas medis lain keluar masuk ruang filing yang hanya sekedar menumang lewat menuju poli atau menuju ruang rawat inap. Petugas mudah keluar masuk karena pintu tidak selalu dikunci oleh petugas sehingga memudahkan petugas medis lain masuk melewati ruang filing.
Dokumen  rekam  medis  semakin  hari  semakin  bertambah  karena  pasien  semakin melonjak.  Dampak  dari  hal  tersebut,  mengakibatkan  penambahan  rak  terbuka  sebagai  rak penyimpanan  dokumen  rekam  medis.  Rak  terbuka  belum  terjamin  keamanannya  karena  dapat dimasuki  serangga,  mudah  terbakar  dan  mudah  terjadi  pencurian.  Pada  sisi  rak  ditemukan makanan  dan  minuman  yang  dapat  menimbulkan  noda  pada  dokumen  rekam  medis  apabila makanan  dan  minuman  tersebut  tumpah.  Rak  terbuka  ini  diletakkan  di  ruang  khusus  bersekat dimana tempat tersebut juga digunakan untuk tidur, makan serta minum oleh petugas.
Kerahasiaan  ( confidentiality )  merupakan  perlindungan  terhadap  rekam  kesehatan  dan informasi lain pasien dengan cara menjaga informasi pribadi pasien dan pelayanan yang diberikan kepadanya  (Hatta,  2010).  Pasal  22  diwajibkan  bagi  tenaga  kesehatan  dalam  melaksanakan tugasnya  harus:  (1)  Menghormati  hak  pasien  (2)  Menjaga  kerahasiaan  identitias  dan  data kesehatan  pribadi  pasien  (3)  Memberikan  informasi  yang  berkaitan  tentang  kondisi  dan  tindakan yang dilakukan (4) Meminta persetujuan terhadap tindakan yang akan dilakukan (5) Membuat dan memelihara rekam medis.
Kehilangan  atau  pencurian  dokumen  rekam  medis  kemungkinan  dapat  terjadi  sewaktu- waktu  mengingat  masih  terdapat  rak  terbuka  di  ruang  filing  (Azam  dan  Prasetya,  2015). Kerahasiaan  yang  ada  di  ruang  filing  yaitu  kurang  terjaga  karena  masih  ada  informasi  yang berkaitan  tentang  kondisi  dan  tindakan  pasien  yang  bocor,  biasanya  pembocoran  dilakukan  oleh petugas dan mahasiswa  penelitian. Petugas filing dan distribusi sudah mengetahui cara  menjaga kerahasiaan  isi  dokumen  rekam  medis.  Petugas  yang  ketahuan  membocorkan  isi  rekam  medis berupa tindakan, pengobatan, dan diagnosa pasien, maka akan diberi teguran dan arahan bahwa hal tersebut bersifat rahasia. Dokumen rekam medis sangat penting sebagai bukti hukum, namun penyataan  petugas  ditemukan  dokumen  rekam  medis  yang  hilang  juga  terjadi  karena keterlambatan pengembalian dan tidak ditemukannya pelacakan, biasanya dipinjam oleh poli atau mahasiswa penelitian.

## 3.5  Menganalisis  Faktor  Penyebab  yang  Mempengaruhi  Keamanan  dan  Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing RS X
Penetapan  prioritas  utama  menggunakan  metode  Brainstorming.  Metode  ini  merupakan kegiatan  diskusi  bersama  antara  peneliti  dengan  para  responden  yang  telah  ditentukan  untuk membahas fokus masalah yang akan diteliti. Respoden yang hadir dalam kegiatan  brainstorming terdiri  dari  kepala  rekam  medis,  dua  orang  petugas  filing,  dua  orang  petugas  distribusi  ditambah petugas koding, petugas laporan dan petugas pendaftaran.
Fokus masalah yang telah disepakati oleh peneliti dan responden yaitu tingkat pendidikan petugas.  Standart  yang  ditetapkan  rumah  sakit  dan  peneliti  terkait  pendidikan  yaitu  minimal  DIII rekam  medis,  sedangkan  yang  ada  di  RS  X  petugas  hanya  memiliki  latar  belakang  pendidikan SMA.  Petugas  dengan  latar  belakang  SMA  perlu  diberikan  tingkat  pendidikan  lanjutan  atau pemberian  pelatihan  terkait  bagian  filing.  Tingkat  pendidikan  merupakan  determinan  terhadap keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis.  Apabila  semakin  tinggi  tingkat  pendidikan seseorang, pengetahuan dan keterampilan dalam melakukan pekerjaan filing juga meningkat. Hal ini dibuktikan dengan  pengetahuan petugas terhadap  SOP keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis masih kurang, dan kurangnya keterampilan dalam melacak berkas yang hilang. Hasil penelitian  ini  sesuai  dengan  pernyataan  Soekidjo  (2010)  dalam  Dewi  (2016)  yang  menyatakan bahwa tingkat pendidikan yang tinggi dari seorang petugas mempengaruhi kemampuannya dalam mencapai  kinerja  yang  optimal.  Upaya  perbaikan  tingkat  pendidikan  petugas  yang  rendah  dapat diberikan pelatihan atau pendidikan lanjutan terkait penyimpanan di filing.
Determinan  keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang  filing  RS  X memiliki  keterbatasan  penelitian  yaitu:  (1)  Peneliti  ini  fokus  pada  keamanan  dan  kerahasiaan dokumen  rekam  medis  di  ruang  filing  RS  X  (2)  Hasil  penelitian  ini  berbentuk  masukan  kepada rumah sakit agar meningkatkan keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di ruang filing (c)  Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian  kualitatif  sehingga  tidak  bisa digeneralisasikan di tempat lain.

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian, diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
1.  Berdasarkan  hasil  identifikasi  karakteristik  individu,  tingkat  pendidikan  petugas  adalah  SMA, dimana pengetahuan tentang  SOP dan isi SOP keamanan  dan kerahasiaan dokumen rekam medis masih kurang.
2.  Berdasarkan  hasil  identifikasi  faktor  psikologi,  attitude  petugas  masih  makan  dan  minum, terdapat  petugas  medis  lain  keluar  masuk  ruang  filing  dan  terdapat  pembocoran  isi  rekam medis yang dilakukan oleh petugas medis lain dan oleh mahasiswa penelitian.
3.  Berdasarkan  hasil  identifikasi  faktor  organisasi  penghargaan  yang  diberikan  berupa  pujian. Kepemimpinan  di  RS  X  masih  kurang  karena  atasan  tidak  memberikan  petunjuk  pergantian dokumen  rekam  medis  yang  hilang,  tetapi  atasan  merasa  telah  memberi  tahu  kepada bawahan.
4.  Berdasarkan  hasil  identifikasi  keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang filing,  ditandai  dengan  masih  terdapat  dokumen  dirak  terbuka,  terdapat  sampul  map  yang rusak,  dan  ditemukan  tidak  dijalankannya  buku  ekspedisi  yang  telah  disediakan  serta pembocoran isi rekam medis pasien oleh petugas atau mahasiswa penlitian.
5.  Determinan  keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang  filing  yaitu karakteristik individu terkait tingkat pendidikan.

## 4.2 Saran
1.  Mengikutsertakan petugas filing dan distribusi untuk pelatihan bagian filing.
2.  Memberi evaluasi secara rutin kepada petugas filing dan distribusi mengenai attitude petugas dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis agar dapat meningkatkan keamanan dan kerahasiaan di ruang filing.
3.  Memberikan penghargaan berupa piagam sebagai petugas terbaik

## Ucapan Terima Kasih
Bagian  ini  menuliskan  ucapan  terima  kasih  pada  pihak-pihak  yang  telah  membantu  secara substansi maupun finansial.

## Daftar Pustaka
Aprilyanti, Selvia. Pengaruh Usia dan Masa Kerja Terhadap Produktivitas Kerja (Studi Kasus: PT. OASIS Water International Cabang Palembang). Jurnal Sistem dan Manajemen Industri Vol 1 No 2 Desember 2017, 68-72.
Bangun, Wilson. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Erlangga.
Deharja,  A.,  Irfiah,  Wijayanti,  R.A.,  Ardianto,  E.T. Relationship  of  Officers’  Performance  and Outpatient’s  Medical  Record  Time  Provision.  JMMR  (Jurnal  Medicoeticolegal  dan Manajemen Rumah Sakit), 8 (2): 111-119, August 2019.
Dewi,  Desak.  Suwendra  dan  Yulianthini.  2016.  Pengaruh  Tingkat  Pendidikan  dan  Motivasi  Kerja Terhadap Kinerja Karyawan. Singaraja : Universitas Pendidikan Ganesha. Vol. 4.
Endah, Agustin. Arum, Puspito dan Rizal, A. C. 2016. Hubungan Pengetahuan, Sikap, dan Perilaku Ibu yang Menikah pada Usia Muda Dalam Pemenuhan Gizi Balita Usia  3-5 Tahun dengan Status  Gizi  Balita  di  Pondok  Bersalin  Desa  Suko  Jember  Kecamatan  Jelbuk  Kabupatan Jember. Jurnal Kesehatan Politeknik Negeri Jember. Vol 4. No 1.
Firmansyah,  Muhammas  Anang  dan  Mulyana.  2019.  Analisis  Faktor  Pekerjaan  TerhadapTingkat Kemangkiran  Karyawan  Operasional  PT.  Aneka  Tuna  Pasuruan.  Surabaya  :  Universitas Muhammdiyah. Vol. XV1. No. 1.
Fitriani,  Baraba  dan  Saputra  Murry  Harmawan.  2014.  Pengaruh  Faktor  Psikologi  Konsumen Terhadap  Ke[utusan  Pembelian  Konsumen  Produk  Sophie  Martin  Paris  di  Purworejo. Purworejo: Unmuh Purworejo.
Gita, Agung, S. 2013. Pengaruh Motivasi, Kepuasan dan Sikap Kerja Terhadap Kinerja Karyawan di Cafe X Bogor. Jakarta Barat: BINUS University. Vol 4. No 2.
Hatta,  G.  R.  2010.  Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Disarana  Pelayanan  Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.
Hasibuan, H. M. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Herawati, Nur dan Hadi, Sasana. 2013.  Analisis Pengaruh Pendidikan, Upah, Pengalaman Kerja, Jenis  Kelamin  Dan  Umur  Terhadap  Produktivitas  Tenaga  Kerja  Industri  Shutllecock  Kota Tega. Semarang: Universitas Dipenogoro. Vol 2. No 4.
Khairizah,  A.,  Noor,  I.,  Suprapto,  A.  2015.  Pengaruh  Gaya  Kepemimpinan  Terhadap  Kinerja Karyawan  (Studi  pada  Karyawan  di  Perpustakaan  Universitas  Brawijaya  Malang).  Jurnal Administrasi Publik (JAP), Vol. 3, No. 7, Hal. 1268-1272.
Made, I Garbadinata, D.  2016. Analisis Faktor-Faktor yang  Mempengaruhi Kinerja Pegawai pada PT Karang Bali Asli Tur. Bali: Unud.
Mardyawati,  Eka  dan  Akhmadi.  2016.  Pelaksanaan  Sistem  Penyimpanan  Rekam  Medis  Family Folder Puskesmas Bayan Lombok Utara. Jkesvo , 27-35.
Melani,  Titis,  and  Suhaji  Suhaji.  2012.  Faktor–faktor  yang  Mempengaruhi  Kepuasan  Kerja  (Studi Pada  Karyawan  Sekolah  Tinggi  Ilmu  Farmasi  ”YAYASAN  PHARMASI”  Semarang).  Jurnal Kajian Akuntansi dan Bisnis, vol. 1, no. 1.
Mustika,  Mona.  M.  2014.  Aspek  Keamanan  pada  Pengelolaan  Dokumen  Rekam  Medis  di  Filing Rawat Jalan RSUD Kota Semarang. Semarang.
Notoatmodjo, S. 2005. Metode Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Oktavia,  Any  P.S.  2016.  Gambaran  Ketidaktersediaan  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di RSUD DR. Soekardjo Tasikamalaya. Poltekes Kemenkes Tasikmalaya , 64-77.
Pakpahan,  Edi Saputra,  dkk. 2017.  Pengaruh Usia Dan  Masa  Kerja Terhadap Produktifitas Kerja Studi  Kasus  upt  Oasis  Water  International  Cabang  Palembang.  Palembang  :  Universitas Tridinanti. Vol. 1 No. 2.
Peoni,  H.  2014.  Pengaruh  Karakteristik  Individu  dan  Lingkungan  Kerja  Terhadap  Kinerja Karyawan. Manado: Universitas Sam Ratulangi.
Permenkes  RI.  2014.  Nomor  69  Tahun  2014.  Tentang  Rumah  Sakit  dan  Kewajiban  Pasien. Jakarta.
Permenkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta.
Prabu,  Aldila  Saga  dan  Wijayanti.  2016.  Pengaruh  Penghargaan  Dan  Motivasi  Terhadap  Kinerja Karyawan  (Studi  Pada  Divisi  Penjualan  PT.  United  Motors  Center  Suzuki  Ahmad  Yani. Surabaya : Universitas Negeri Surabaya. Vol. 5 No. 2.
Prasasti, T.I, Santoso, D.B. 2017. Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di RSUD Dr. Soehadi Prijonegoro Sragen. Jurnal Kesehatan Vokasional Vol. 2 No 1.
Robbins, P. Stephen. 2006. Perilaku Organisasi. Edisi Sepuluh. Erlangga: Jakarta.
Rustiyanto,  Ery.  2009.  Etika  Profesi:  Perekam  Medis  Informasi  Kesehatan.  Yogyakarta:  Graha Ilmu.
Salowong, Diana. Rekam  Medis Sebagai Alat  Perlindungan Hukum Bagi  Pasien di Rumah  Sakit. Tesis. Makassar: Universitas Hasanuddin.
Simamora,  H.  2015.  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia.  Jakarta:  Sekolah  Tinggi  Ilmu  Ekonomi YKPN.
Sutrisno, E. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Prenada Media Grup.
Swari,  S.J.,  Alfiansyah,  G.,  Wijayanti,  R.A.,  Kurniawati,  R.D.  Analisis  Kelengkapan  Pengisian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap RSUP Dr. Kariadi Semarang. ARTERI: Jurnal Ilmu Kesehatan. Vol. 1, No. 1, Nopember 2019, hlm. 50-56.
Uma, Hasminee. 2017. Pengaruh Perbedaan Jenis Kelamin terhadap Penyesuaian Diri Mahasiswa Internasional  di  UIN  Malang.  Skripsi.  Malang:  Universitas  Islam  Negeri  Maulana  Malik Ibrahim Malang.
Valentina  dan  Sebayang,  S.  B.  (2018).  Faktor  Penyebab  Kerusakan  Dokumen  Rekam  Medis  Di Ruang Penyimpanan Mitra Sejati Medan. Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda , 386.
Waluyo, M. 2013. Psikologi Industri. Jakarta: Akademia permata.
Wijayanti, Rossalina Adi; Nuraini, Novita. Analisis Faktor Motivasi, Opportunity, Ability dan Kinerja Petugas  Program  Kesehatan  Ibu  Di  Puskesmas.  Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia (JMIKI), [S.l.], v. 6, n. 1, p. 7-13, mar. 2018. ISSN 2337-6007.
Yuliani,  Novita.  2016.  Faktor-Faktor  Yang  Mempengaruhi  Keamanan  Berkas  Rekam  Medis Berdasarkan Peraturan Perundang-Undangan (Studi Kasus Di Rumah Sakit Umum Daerah Sukoharjo). Vol. 6 No. 2.