## J-REMI : Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan
Vol. 3, No. 4, September 2022, hlm. 287 - 297 EISSN: 2721-866X URL : https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remi

## Analisis Faktor Penyebab Utama Kerusakan Berkas Rekam Medis Pada Ruang Filing di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten
Rifka Faizatus Tsaniyah * , Amelia Herdianti P, Shinta Pridani P, Afin Maulana Y, Rifaldi Firdausi M.F, Feby Erawantini, Gandu Eko Julianto Suyoso, Yuliana Dwi Utami
Manajemen Informasi Kesehatan, Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember rifkafaizatustsaniyah@gmail.com
Keywords: ABSTRACT Hospital, Medical records, Damage, filing, Brainstorming Hospital  is  a  complete  individual  health  service  institution  including promotive,  preventive,  curative  and  rehabilitative  that  provides  inpatient, outpatient and emergency services with the aim of improving the quality of service and maintaining hospital standards. The results of a preliminary study conducted at RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro is known that there are medical record  documents  that  have been  damaged.  This  study  aims  to  analyze  the main factors causing damage to medical record files in the filing room at dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. This type of research uses qualitative and data collection  uses  observation,  interviews  using  elemental  analysis  of  5M management (Man, Material, Method, Machine, Money), while determining problem  priorities  using  the  USG  method  (Urgency,  Seriousness,  Growth) and problem solving using techniques brainstorm. Subjects in this study were medical record officers in the filing room as many as 7 people. The results obtained are that there is a lack of medical record officers in the filing room, the roll o'pack is full, there is no training in activities in the filing department, the filing officer lacks discipline, there is no SPO related to the protection and maintenance of medical records from damage. By using the USG method and brainstorming techniques, it can be seen that the main cause of damage to medical record files and the agreed solution is related to the lack of human resources in the filing room, the score obtained is 89. Suggestions made by researchers are the addition of officers in the room. filing using the method of calculating ABK Cases, adding file storage racks, the existence of SOP for protection and maintenance of medical records from damage Kata Kunci ABSTRAK Rumah Sakit, Rekam Medis, Kerusakan, Filing, Brainstorming Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna meliputi  promotif,  preventif,  kuratif  dan  rehabilitatif  yang  menyediakan pelayanan  rawat  inap,  rawat  jalan  dan  gawat  darurat  yang  bertujuan  untuk meningkatkan  mutu  pelayanan  dan  mempertahankan  standart  rumah  sakit. Hasil  studi  pendahuluan  yang  dilakukan  di  RSUP  dr.  Soeradji  Tirtonegoro diketahui  bahwa  terdapat  dokumen  rekam  medis  yang  telah  mengalami kerusakan.  Penelitian  bertujuan  untuk  menganalisis  faktor  penyebab  utama kerusakan  berkas  rekam  medis  pada  ruang  filing  di  RSUP  dr.  Soeradji Tirtonegoro  Klaten.  Jenis  penelitian  ini  menggunakan  kualitatif  dan pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara dengan menggunakan analisis  unsur  manajemen  5M (Man,  Material,  Method,  Machine,  Money) , sedangkan  menentukan  prioritas  masalah  dengan  menggunkan  metode  USG (Urgency, Seriousness, Growth) dan pemecahan masalah menggunakan teknik brainstorming . Subjek yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu petugas rekam medis  di  ruang filing sebanyak  7  orang.  Hasil  yang  didapatkan  bahwa kurangnya  petugas  rekam  medis  pada  bagian  ruang filing , roll  o’pack yang sudah  penuh,  tidak  adanya  pelatihan  kegiatan  di  bagian filing ,  kurang disiplinnya  petugas filing ,  tidak  terdapat  SPO  terkait  perlindungan  dan pemeliharaan rekam medis dari kerusakan. Dengan menggunakan metode USG
dan  teknik brainstorming ,  maka  dapat  diketahui  bahwa  penyebab  utama kerusakan  berkas  rekam  medis  dan  solusi  yang  telah  disepakati  yaitu  terkait SDM bagian ruang filing masih kurang, skor yang di dapatkan yaitu 89. Saran yang dilakukan oleh peneliti yaitu adanya penambahan petugas bagian ruang filing menggunakan cara perhitungan ABK Kes, penambahan rak penyimpanan berkas,  adanya  SPO  perlindungan  dan  pemeliharaan  rekam  medis  dari kerusakan.

## Korespondensi Penulis:
Rifka Faizatus Tsaniyah,
Politeknik Negeri Jember, Indonesia, Telepon : +6285607705177
Email: rifkafaizatustsaniyah@gmail.com Submitted : 22-08-2022; Accepted : 22-09-2022; Published : 29-09-2022
Copyright (c) 2022 The Author (s)
This article is distributed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License (CC BY-SA 4.0)

## 1. PENDAHULUAN
Rumah  sakit  adalah  institusi  pelayanan  yang  menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan  perorangan secara paripurna meliputi promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif yang menyediakan pelayanan rawat inap,  rawat  jalan  dan  gawat  darurat  yang  bertujuan  untuk  meningkatkan  mutu  pelayanan  dan mempertahankan standart rumah sakit (Permenkes RI, 2020). Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes RI No 269/Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis, 2008). Pada bagian filing penyimpanan dan pengembalian kembali rekam medis dilakukan, penyimpanan berkas rekam medis  bertujuan  untuk  mempermudah  dan  mempercepat  pengambilan  dan  pengembalian  berkas  rekam medis  yang  tersimpan,  juga  melindungi  berkas  rekam  dari  berbagai  faktor  diantaranya  yaitu  bahaya pencurian, faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik (Sebayang, 2019).
Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan yang berasal dari dokumen itu sendiri, misalnya kualitas kertas,  pengaruh  tinta,  dan  pengaruh  perekat.  Sedangkan  faktor  ekstrinsik  sendiri  adalah  penyebab kerusakan  yang  berasal  dari  luar  rekam  medis,  misalnya  faktor  lingkungan  fisik,  faktor  biologis  berupa serangga atau hewan misalnya kutu, kecoa, rayap, tikus dan jamur, dan faktor kimiawi  (Yuliani, 2016) . Menurut Permenkes No. 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis Pasal 1 yaitu Manajemen Pelayanan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah kegiatan menjaga memelihara dan melayani rekam medis baik secara manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di rumah  sakit,  praktek  dokter  klinik,  asuransi  kesehatan,  fasilitas  pelayanan  kesehatan  dan  lainnya  yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman.
RSUP  dr.  Soeradji  Titonegoro  Klaten  dalam  hal  penyimpanan  berkasnya  menggunakan  sistem penyimpanan  sentralisasi  dengan  sistem  penjajaran Terminal  Digit  Filing (TDF).  Berdasarkan  hasil wawancara dan observasi kepada beberapa petugas filing, menyatakan bahwa berkas rekam  medis yang berada  di  ruang  penyimpanan  di  RSUP  dr.  Soeradji  Titonegoro  Klaten  yang  mudah  rusak  atau  robek dikarenakan  tempat  penyimpanan  yang  penuh,  sehingga  berdampak  pada  saat  melakukan  pengambilan serta pengembalian berkas rekam medis di rak peyimpanan, dan terlalu banyaknya penggunaan staples pada map  berkas  rekam  medis,  kurangnya  pelatihan  kegiatan  bagian filing ,  serta  tidak  adanya  SPO  terkait perlindungan  dan  pemeliharaan  dokumen  rekam  medis.  Faktor  utama  yang  menyebabkan  kurang optimalnya  pemeliharaan  rekam  medis  di  RSUP  dr  Soeradji  tirtonegoro  adalah  faktor  Sumber  Daya Manusia (SDM) serta faktor sarana dan prasarana. Lalu menurut Widya Sandika & Ernianita, 2019 bahwa faktor lain yang menyebabkan kurang optimalnya pelaksanaan pemeliharaan rekam medis adalah belum adanya Standar Prosedur Operasional (SPO) tentang pemeliharaan rekam medis itu sendiri (Ayuningrum et al., 2020).
Berikut merupakan keadaan berkas rekam  medis pada rak penyimpanan di ruang filing RSUP dr. Soeradji Titonegoro Klaten dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar 1. Berkas rekam medis rusak
(Observasi RSUP Soeradji Tirtonegoro, Februari 2022)
Dilihat  pada  gambar  1.  menunjukkan  bahwa  kondisi  berkas  rekam  medis  telah  rusak  atau  robek. Keadaan tersebut menyebabkan formulir yang terdapat di dalam map berkas tersebut semakin lama akan rusak juga, sehingga memungkinkan tulisan yang ada di dalamya tidak dapat terbaca karena juga banyak formulir yang terlipat sehingga tulisannya memudar. Selain itu  di RSUP dr. Soeradji Titonegoro Klaten belum terdapatnya SPO mengenai pemeliharaan dan perlindungan berkas rekam medis dari kerusakan atau pengrusakan.
Adapun  tujuan  dalam  penelitian  ini  yaitu  menganalisis  faktor  penyebab  utama  kerusakan  berkas rekam medis pada ruang penyimpanan di RSUP dr. Soeradji Titonegoro Klaten dengan  menggunakan lima unsur    manajemen  ( man,    money,  method,  machine,  material ),  prioritas  masalah  menggunakan  USG ( Urgency, Seriousness, Growth ) dan perbaikan masalah menggunakan teknik brainstorming . Berdasarkan permasalahan  diatas  peneliti  ingin  mengangkat  judul  laporan  yaitu  Analisis  Faktor  Penyebab  Utama Kerusakan Berkas Rekam Medis Pada Ruang Penyimpanan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1. Jenis/desain penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  oleh  peneliti  yaitu  penelitian  kualitatif.  Penelitian  kualitatif digunakan  untuk  menganalisis  faktor  penyebab  utama  kerusakan  berkas  rekam  medis  tersebut  dengan menggunakan  unsur  manajemen  5M  yang  terdiri  dari man,    money,  method,  machine,  material. Untuk menentukan prioritas masalah menggunakan USG ( Urgency, Seriousness, Growth ) dan perbaikan masalah menggunakan teknik brainstorming .

## 2.2. Subjek penelitian
Subjek dalam penelitian ini yaitu seluruh petugas Filing di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten yang berjumlah 7 petugas.

## 2.3. Metode pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan melakukan observasi dan wawancara terstruktur yang telah disediakan peneliti untuk disajikan kepada responden. Pengambilan data dilakukan selama menjalani PKL di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten.

## 2.4. Metode analisis data
Metode analisis data dalam penelitian ini yaitu menggunkaan analisis kualitatif yang memaparkan dari hasil observasi dan wawancara, untuk menganalisis faktor penyebab utama kerusakan berkas rekam medis di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten.

## 3. HASIL DAN ANALISIS
3.1. Mengidentifikasi  Faktor  Man  Terkait  Dengan  Faktor  Penyebab  Utama  Kerusakan  Berkas Rekam Medis Pada Ruang Filing Di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten
Aspek man dapat  diartikan  sebagai  manusia  (SDM)  yang  terlibat,  melakukan  aktivitas  dan  yang menggerakkan orang lain dalam organisasi perusahaan untuk mencapai sebuah tujuan. Man dalam kasus
ini  merujuk  kepada  sumber  daya  manusia  yaitu  petugas filing dengan  mengidentifikasi  berdasarkan pengetahuan dan pendidikan petugas, kedisiplinan kerja petugas serta pelatihan petugas. a. Pengetahuan petugas
Pengetahuan  petugas  terhadap  pentingnya  menjaga,  memelihara,  dan  merawat  rekam  medis sangatlah penting dan berpengaruh, maka dari itu tingkat pendidikan petugas dapat berpengaruh. Perekam medis yang baik harus memiliki kompetensi yang baik yaitu dengan lulusan perekam medis. Berdasarkan hasil  wawancara  kepada  petugas filing diketahui  bahwa  pendidikan  seluruh  petugas  yang  ada  sudah memenuhi  lulusan perekam medis. Hal tersebut bisa dilihat pada tabel 1 dibawah ini :
Tabel 1 Pendidikan Perekam Medis di Filing RSUP dr Soeradji Tirtonegoro Klaten
No Nama Perekam Medis Pendidikan Perekam Medis 1 Perekam Medis 1 D3 Rekam Medis 2 Perekam Medis 2 D3 Rekam Medis 3 Perekam Medis 3 D3 Rekam Medis 4 Perekam Medis 4 D3 Rekam Medis 5 Perekam Medis 5 D3 Rekam Medis 6 Perekam Medis 6 D3 Rekam Medis 7 Perekam Medis 7 D3 Rekam Medis
Sumber : Perekam Medis bagian Filing di RSUP dr Soeradji Tirtonegoro Klaten
Berdasarkan tabel 1, dapat dijelaskan bahwa seluruh pegawai perekam medis pada ruang filing di RSUP dr Soeradji Tirtonegoro Klaten memiliki pendidikan terakhir yaitu D3 Rekam Medis. Hal ini sudah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan yaitu perekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan formal minimal D3 rekam medis (Kemenkes, 2016) .

## b. Disiplin kerja petugas
Kedisiplinan Kerja adalah sikap petugas terhadap peraturan-peraturan yang tercermin dalam bentuk perilaku untuk melakukan suatu pekerjaan. Kedisiplinan kerja yng dimaksud dalam penelitian ini adalah kedisiplinan  petugas  terhadap  melakukan  kegiatan  pengelolaan  rekam  medis  khususnya  bagi  petugas bagian ruang filing . Kedisiplinan petugas rekam medis di ruang filing belum semuanya terlaksana, karena setiap pegawai memiki kedisiplinan kesadaran masing-masing, terutama dalam hal melakukan pergantian map apabila terdapat map yang rusak (robek). Berikut hasil observasi mengenai kedisiplinan petugas dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2 Kedisiplinan Perekam Medis di Filing RSUP dr Soeradji Tirtonegoro Klaten
No  Kedisiplinan Ya Tidak P1  P2  P3  P4  P5  P6  P7  P1  P2  P3  P4  P5  P6  P7 1. Petugas filing segera melakukan pergantian map apabila terdapat dokumen yang rusak √ - - √ - - - - √ √ - √ √ √ 2. Petugas langsung memasukkan rekam medis apabia dokumen telah dikembalikan √ √ √ √ √ √ √ - - - - - - -
Sumber : Observasi Kedisiplinan kerja perekam medis di RSUP dr Soeradji Tirtonegoro Klaten
Berdasarkan tabel 2 di atas dapat dijelaskan bahwa perekam medis di ruang filing RSUP dr Soeradji Tirtonegoro Klaten masih belum semuanya memiliki kedisiplinan kerja yang cukup, khususnya dalam hal melakukan pergantian map apabila terdapat dokumen yang rusak, dikarenakan banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan pada waktu itu juga. Namun dalam hal memasukkan rekam medis ke rak penyimpanan, petugas  tergoong  cukup  karena  sudah  secara  langsung  memasukkan  dokumen  rekam  medis  yang  telah dikembalikan.
c. Pelatihan petugas
Pelatihan petugas dalam penelitian ini adalah kegiatan proses untuk mengembangkan kemampuan petugas  terkait  kegiatan  dibagian filing seperti  halnya  melaksanakan  penyimpanan,  pengembalian  dan peminjaman rekam medis (Hadiyanti et al., 2021). Program pelatihan karyawan terbagi menjadi dua, yaitu on  the job training dan off  the  job  training dimana  keduanya  memiliki  metode masing-masing.  Metode pelatihan on the job merupakan jenis pelatihan langsung yang di berikan kepada karyawan yang dihadapkan
ke dalam situasi pekerjaan nyata. Metode Pelatihan off the job merupakan jenis pelatihan meningggalkan tempat pekerjaannya dan kegiatannya untuk sementara waktu.
Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing terkait pelatihan menyatakan bahwa petugas belum pernah mengikuti pelatihan terkait kegiatan filing . Hal ini sesuai dengan hasil wawancara terhadap salah satu petugas filing yang menyatakan sebagai berikut : “Untuk pelatihan khusus filing belum pernah diadakan, dan otomatis belum pernah dapat sertifikat untuk pelatihan filing itu sendiri”. (Petugas 1) Berdasarkan  dari  hasil  wawancara  dan  observasi  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  di  RSUP dr.Soeradji Tirtonegoro Klaten belum pernah diadakan pelatihan untuk rekam medis terkait pemeliharaan rekam  medis.  Jika  akan  diadakan  pelatihan  maka  pelatihan  dapat  dilaksanakan  dengan  menggunakan metode pelatihan on the job training.
3.2. Mengidentifikasi  Faktor  Machine  Terkait  Dengan  Faktor  Penyebab  Utama  Kerusakan  Berkas Rekam Medis Pada Ruang Filing Di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten
Machine digunakan  untuk  memberi  kemudahan  atau  menghasilkan  keuntungan  yang  lebih  besar serta  menciptakan  efisiensi  kerja.  Bagian filing merupakan  salah  satu  bagian  unit  rekam  medis  yang berfungsi  untuk  menyimpan  rekam  medis,  penyediaan  rekam  medis  untuk  berbagai  keperluan, perlindungan  arsip-arsip  rekam  medis  terhadap  kerahasiaan  isi  data  dokumen,  perlindungan  dokumen terhadap kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi (Erawantini et al., 2020). Dalam unsur machine ini alat yang digunakan  untuk  perlindungan  dokumen  juga  mempermudah  petugas  dalam  pengambilan  dan pengembalian dokumen yaitu rak penyimpanan/ roll o’pack .
Berdasarkan  hasil  observasi  di  RSUP  Dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten  bahwa  kepadatan  serta kekurangan  rak  penyimpanan  dokumen  dapat  menyebabkan  kerusakan  pada  rekam  medis,  karena kepadatan  rak  pada  saat  pengambilan  dan  pengembalian  dokumen  akan  ditarik  dan  dimasukan  dengan paksa sehingga rekam  medis saling berdempetan dan terlipat di bagian ujung  map, jika terus seperti itu maka lama kelamaan akan menyebabkan kerusakan pada dokumen. Jenis rak penyimpanan di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten yaitu menggunakan rak roll o’pack.
3.3. Mengidentifikasi  Faktor  Method  Terkait  Dengan  Faktor  Penyebab  Utama  Kerusakan  Berkas Rekam Medis Pada Ruang Filing Di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten Method adalah fasilitas yang dapat memperlancar jalannya suatu pekerjaan dengan adanya suatu tata cara  kerja  yang  baik.  Sebuah  metode  yang  dinyatakan  sebagai  penetapan  cara  pelaksanaan  suatu  tugas dengan memberikan sebagai pertimbangan-pertimbangan untuk sarana, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan  waktu,  serta  uang  dan  kegiatan  usaha.  Pedoman  atau  acuan  untuk  melaksanakan  tugas  dan pekerjaan  sesuai  dengan  fungsi  dari  pekerjaan  disebut  dengan Standar  Procedure  Operasional (SPO), dengan terdapatnya SPO semua kegiatan di suatu instansi dapat dilaksanakan dengan baik.
RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten belum adanya Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan  (SOP-AP)  mengenai  perlindungan  dan  pemeliharaan  rekam  medis  dari  kerusakan  dan pengrusakan.  Hal  ini  dapat  didukung  dengan  hasil  wawancara  berikut  : “Untuk  SOP-AP  mengenai perlindungan dan pemeliharaan rekam medis dari kerusakan dan pengrusakan belum ada, adanya SPOP- AP mengenai penyimpanan, peminjaman, pengambian, dan penyusutan berkas rekam medis”. (Petugas 1) Berdasarkan dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa SOP-AP tentang perlindungan dan  pemeliharaan  rekam  medis  di  RSUP  Dr.  Soeradji  Tirtonegoro Klaten  belum  tersedia,  maka  dari  itu RSUP  Dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten  dianjurkan  untuk  membuat  SOP-AP  terkait  perlindungan  dan pemeliharaan  rekam  medis.  Selain  mengenai  SOP-AP    perlindungan  dan  pemeliharaan rekam  medis,  di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten juga perlu dilakukannya kegiatan penyusutan terhadap berkas yang tidak mempunyai nilai guna untuk mengurangi kepadatan berkas pada rak penyimpanan.
3.4. Mengidentifikasi  Faktor  Material  Terkait  Dengan  Faktor  Penyebab  Kerusakan  Berkas  Rekam Medis Pada Ruang Filing Di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan atau materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang diinginkan (Hadiyanti et al., 2021). Map berkas rekam medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten berukuran 23 cm x 33 cm x 9 cm, berbahan kertas glossy dengan berat kurang lebih 55,28 gram dengan laminasi warna dasar kuning. Hal ini sudah cukup terlindungi akan tetapi kapasitas
penyimpanan yang sudah menyempit, sehingga penyimpanan berkas rekam medis menjadi berdesakan dan mudah terlipat hingga hingga terjadi kerusakan. Hal ini didukung dengan hasil wawancara sebagai berikut: “Sebenarnya mapnya sudah bagus, namun tempatnya yang sudah penuh yang menyebabkan mapnya rusak terutama pada saat mengembalikan ke raknya”. (Petugas 2)
Dapat disimpulkan bahwa map berkas rekam medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten sudah cukup bagus akan tetapi kapasitas penyimpanan yang sudah penuh yang menyebabkan map rusak.
3.5. Mengidentifikasi Faktor Money Terkait Dengan Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis Pada Ruang Filing Di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten
Money merupakan  salah  satu  unsur  yang  tidak  dapat  diabaikan. Money adalah  alat tukar  dan  alat pengukur  nilai.  Besar  kecilnya  hasil  kegiatan  dapat  diukur  dari  jumlah  uang  yang  beredar  dalam perusahaan. Anggaran merupakan faktor penting bagi fasilitas kesehatan, tanpa anggaran tentunya fasilitas kesehatan  tidak  dapat  menjalankan  pelayanan  dan  melaksanakan  operasionalisasi  secara  menyeluruh. Sasaran  anggaran  dapat  dicapai  melalui  pelaksanaan  serangkaian  aktifitas  yang  telah  ditetapkan sebelumnya  dalam  bentuk  anggaran.  Dana  yang  ada  untuk  kerusakan  fisik  rekam  medis  di  RSUP  Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten sudah terpenuhi sehingga tidak ada kekurangan maupun hambatan.
3.6. Menganalisis Prioritas masalah dan menyusun upaya perbaikan faktor penyebab kerusakan berkas rekam medis menggunakan USG dan Brainstorming.
Urgency,  Seriousness,  Growth  (USG) merupakan  salah  satu alat untuk  menyusun  urutan  prioritas masalah yang harus diselesaikan dalam suatu masalah Kotler dkk dalam Sinaga,2017. Kemudian  peneliti akan menyampaikan hasil penelitiannya kepada responden, jika terdapat data yang disepakati, ditambah atau  ditolak  oleh  informan. Brainstorming dilakukan  dengan  tujuan  untuk  menemukan  gagasan, memberikan  saran  untuk  memecahkan  permasalahan  dan  sebagai  upaya  perbaikan  untuk  mengurangi terjadinya kejadian kerusakan berkas rekam medis di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten.
Tabel 3 Hasil Perhitungan USG Masalah R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 Tot al Uruta n priori tas U  S  G  U  S  G  U  S  G  U  S  G  U  S  G  U  S  G  U  S  G 1. Kurangn ya jumlah Sumber daya manusia
di  ruang filing yang menyeba bkan target belum tercapai( map rusak tidak segera diganti) 5  4  2 5  5  5 5  4  3 5  5  4  4  4  3  5  4  4  5  5  3 89 1 2. Kurang optimaln ya fasilitas filling
yaitu kurangny a  jumlah rak 5  5  5 3  5  4 5  5  4 3  3  3  5  3  3  4  3  3  4  4  2 81 2
Masalah R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 Tot al Uruta n priori tas U  S  G  U  S  G  U  S  G  U  S  G  U  S  G  U  S  G  U  S  G rekam medis 3. Tidak tersedian ya SOP mengenai pemeliha raan  dan kerusaka n berkas 3  2  2  2  1  1  3  1  1 2  1  2 2  1  1 3  2  1  1  1  1  34 4 4. Material/ bahan map yang masih kurang tebal  dan berbahan kertas 1  3  3  1  3  2  1  2  2 3  2  2 2  1  1 4  2  2  4  2  2  45 3 5. Terkenda lanya biaya persediaa n map berkas 1  0  0  1  0  0  0  0  0 1  1  0 1  1  1 2  2  1  0  0  0  12 5
Sumber : hasil wawancara dan observasi petugas filing di RSUP dr Soeradji Tirtonegoro Klaten
Berdasarkan tabel 3 dapat dilihat bahwa hasil scoring USG dengan kriteria skor 0 yaitu sangat sangat tidak  penting,  skor  1  dengan  kriteria  sangat  tidak  penting,  skor  2  dengan  kriteria  tidak  penting,  skor  3 dengan kriteria netral, skor 4 dengan kriteria penting dan skor 5 dengan kriteria sangat penting. Dari hasil skor yang di telah di dapatkan, maka prioritas penyebab masalah kejadian kerusakan berkas rekam medis di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten adalah kurangnya jumlah sumber daya manusia di ruang filing yang  menyebabkan  target belum  tercapai (map  rusak  tidak  segera diganti)  yaitu  dengan  skor  89.  Untuk memecahkan  prioritas  masalah,  pada tahap brainstorming menyimpulkan  dan  menyepakati  bahwa  yang diambil  untuk  menjadi  solusinya  yaitu  mengenai  sumber  daya  manusia.  Karena  dengan  adanya penambahan tenaga kerja di bagian filing maka beban kerja akan semakin ringan.

## 3.7. Perhitungan metode Analisis Beban Kerja Kesehatan (ABK Kes) di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten
Adapun dari keseluruhan faktor penyebab kerusakan berkas rekam medis pada ruang filing Di RSUP Dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten,  yang  menjadikan  prioritas  masalah  penyebab  utama  terdapatnya kerusakan berkas yaitu pada faktor unsur Man yaitu kurangnya jumlah sumber daya manusia di ruang filing yang menyebabkan target belum tercapai khususnya pada pergantian map berkas rekam medis yang telah rusak.  Hal  itu  perlu  adanya  penambahan  petugas  supaya  meringankan  pekerjaan  tiap  petugas filing dan petugas tidak terbebani dengan adanya double job . Oleh karena itu peneliti ingin menghitung jumlah tenaga kerja yang seharusnya terdapat di ruang filing RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten dengan menggunakan perhitungan Analisis Beban Kerja Tenaga Kesehatan (ABK Kes).
Metode Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan pada beban kerja yang dilaksanakan seuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Adapun langkah-langkah metode ABK yaitu:
1. Menetepakan fasilitas pelayanan kesehatan dan jenis SDM Kesehatan
Langkah  pertama  dalam  perencanaan  kebutuhan  tenaga  yaitu  menentukan  fasilitas  pelayanan kesehatan  yang  akan  dihitung  kebutuhan  tenaganya  dan  jenis  tenaga  kesehatannya.  Fasilitas  pelayanan Kesehatannya yaitu RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten, dengan jenis SDMK (Sumber Daya Manusia Kesehatan) adalah petugas Rekam Medis khususnya di ruang filing .

## 2. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia (WKT)
Waktu Kerja Tersedia (WKT) adalah waktu yang dipergunakan oleh SDM untuk melaksanakan tugas dan kegiatannya dalam kurun waktu satu tahun. Adapun regulasi yang mengatur waktu kerja yaitu:
a. Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintahan 37 jam 30 menit per minggu, untuk 5 hari kerja maupun 6 hari kerja
b. Peraturan  Badan Kepegawaian  Negara  Nomor  19  Tahun  2011  tentang  Pedoman  Umum  Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, Jam Kerja Efektif (JKE) antara 1192 – 1237 per tahun yang dibulatkan menjadi 1200 jam pertahun atau 72000 menit per tahun baik yang 5(lima) hari kerja ataupun 6(enam) hari kerja.

## Perhitungan Waktu Kerja Tersedia (WKT)
Tabel 4 Waktu kerja tersedia ruang filing RSUP dr Soeradji Tirtonegoro tahun 2021
No    Kode Komponen Keterangan Rumus Jumlah Satuan A B C D E F 1 A Hari kerja 5 hari kerja 52 minggu 260 Hari/tahun 2 B Cuti pegawai Ketentuan kepegawaian 12 Hari/tahun 3 C Libur Nasional Dalam 1 tahun kalender 15 Hari/tahun 4 D Waktu kerja(dalam 1 minggu) Kepres No 68/1995 37,5 Jam/minggu 5 E Jam Kerja Efektif (JKE) Permen PAN-RB No 26/2011 70 % x37,5 jam 26,25 Jam/minggu 6 WK Waktu Kerja(dalam 1 hari) 5 hari kerja/minggu E5/5 5,25 Jam/hari 7 WKT Waktu Kerja Tersedia(hari) 5 hari kerja/minggu E1-(E2+E3) 233 Hari/tahun Waktu Kerja Tersedia(jam) 5 hari kerja/minggu E1-(E2+E3) x E6 1223,25 Jam/tahun Waktu Kerja Tersedia (WKT)...dibulatkan(dalam jam) 1200 Jam/tahun Waktu Kerja Tersedia (WKT)...dibulatkan(dalam menit) 72000 Menit/tahun

## 3. Menetapkan Komponen Beban Kerja dan Norma Waktu
Komponen beban kerja adalah jenis tugas dan uraian tugas yang secara nyata diaksanakan oleh jenis SDMK  tertentu  sesuai  dengan  tugas  pokok  dan  fungsi  yang  telah  ditetapkan.  Sedangkan  norma  waktu adalah rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh sorang SDMK yang terdidik, terampil,terlatih, dan berdedikasi untuk melaksanakan suatu kegiatan secara norma sesuai kegiatan normal sesuai dengan standar pelayanan yang berlaku di fasyankes bersangkutan. Dalam hal ini fasyankes yang bersangkutan yaitu di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten.
Tabel 5 Perhitungan Norma Waktu Tugas Pokok Dan Tugas Penunjang Petugas Filing
Jenis tugas Komponen Beban kerja (Kegiatan) P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 Rata- rata Tugas Pokok Menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan (tiap 5 dokumen) 2,09 2,15 2,03 2,08 1,57 2,11 2,23 2,03 =2 Mendistribusikan dokumen rekam medik ke poli 9,08 9,46 11,13 10,39 10,22 9,32 9,56 9,88  = 10 Mengembalikan dokumen rekam medis ke rak penyimpnan (tiap 5 dokumen) 2,34 2,28 2,57 2,15 2,42 2,23 2,09 2,29  = 2 Tugas penunjang Mencari dokumen untuk penelitian, 2,04 1,46 2,32 1,52 2,12 2,44 2,07 1,99  = 2
Jenis tugas Komponen Beban kerja (Kegiatan) P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 Rata- rata asuransi, surat keterangan medis, audit
Berdasarkan tabel 5 dapat disimpulkan bahwa norma waktu pada tugas pokok dalam menyediakan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  tiap  lima  dokumen  sebesar  2  menit,  untuk  pendistribusian  dokumen rekam  medis  ke  poli  sebesar  10  menit  dan  untuk  kegiatan  pengembalian  dokumen  rekam  medis  ke  rak penyimpanan  tiap  lima  dokumen  sebesar  2  menit.  Pada  bagian  tugas  penunjang  yaitu  dalam  mencari dokumen untuk penelitian,asuransi, surat keterangan medis, audit norma waktunya sebesar 2 menit
Tabel 6 Menetapkan Komponen Beban Kerja dan Norma Waktu filing RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten
No Jenis tugas Komponen Beban kerja (Kegiatan) Norma Waktu 1 Tugas Pokok 1. Menyediakan  dokumen  rekam  medis  rawat jalan (tiap 5 dokumen) 2 menit 2. Mendistribusikan dokumen rekam medik ke poli 10 menit 3. Mengembalikan dokumen rekam medis ke rak penyimpnan (tiap 5 dokumen) 2 menit Rata-rata norma waktu 4,66 menit 2 Tugas penunjang Mencari  dokumen  untuk  penelitian,  asuransi, surat keterangan medis, audit 3 Menit

## 4. Menghitung Standar Beban Kerja
Standar Beban Kerja (SBK) adalah volume atau kuantitas pekerjaan setiap satu tahun untuk setiap jenis  SDMK.  Kegiatan  pokok  disusun  berdasarkan  waktu  yang  dibutuhkan  untuk  menyelesaikan  setiap kegiatan (rata-rata waktu atau norma waktu) dan Waktu Kerja Tersedia(WKT) yang sudah ditetapkan.
Rumus Standar Beban Kerja (SBK) : 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑇𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎 (𝑊𝐾𝑇) 𝑁𝑜𝑟𝑚𝑎 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑟 𝑘𝑒𝑔𝑖𝑎𝑡𝑎𝑛 𝑝𝑜𝑘𝑜𝑘
Perhitungan Standar Beban Kerja
SBK   = 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑇𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎 (𝑊𝐾𝑇) 𝑁𝑜𝑟𝑚𝑎 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑟 𝑘𝑒𝑔𝑖𝑎𝑡𝑎𝑛 𝑝𝑜𝑘𝑜𝑘
= 72000
4,66
= 15,45
5. Menghitung Standar Kegiatan Penunjang (STP) dan Faktor Tugas penunjang (FTP)
Tugas Penunjang adalah tugas untuk  menyelesaikan kegiatan-kegiatan baik yang langsung terikat maupun  tidak  langsung  dengan  tugas  pokok  dan  fungsinya  yang  dilakukan  oleh  seluruh  jenis  SDMK. Sdangkan Standar Tugas Penunjang (FTP) adalah proporsi waktu yang digunakan untuk  menyelesaikan setiap kegiatan per satuan waktu(per hari atau per minggu atau per bulan atau per tahun.
Tabel 7 Perhitungan Standar Kegiatan Penunjang (STP) dan Faktor Tugas penunjang (FTP)
No Jenis tugas Komponen Beban kerja (Kegiatan) Rata-rata Waktu(menit/bula) Waktu kegiatan (menit/th) WKT(mnt/th) FTP(%) 1  Tugas Penunjang Mencari dokumen untuk penelitian, asuransi, surat keterangan medis, audit 60 720 72000 720/72000x 100 = 1 FAKTOR TUGAS PENUNJANG (FTP) dalam % 1 STANDAR TUGAS PENUNJANG(STP)= (1/(1-FTP/100) 1,01

## 6. Menghitung Kebutuhan SDM
Data dan informasi yang dibutuhkan:
a. Data yang diperoleh dari angkah-langkah sebelumnya:
1. Waktu Kerja Tersedia (WKT)
2. Standar Beban Kerja (SBK)
3. Standar Tugas Penunjang (SPT)
b. Data capaian (cakupan) tugas pokok dan kegiatan tiap Fasilitas kesehatan selama kurun waktu satu tahun
Kebutuhan SDMK = 𝐶𝑎𝑝𝑎𝑖𝑎𝑛 (1 𝑡ℎ)

## 𝑆𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟 𝐵𝑒𝑏𝑎𝑛 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑥 𝑆𝑇𝑃
Capaian  satu  tahun  didapatkan  dari  jumlah  pasien  berkunjung  pasien  rawat  jalan  dan  rawat  inap RSUP  dr.  Soeardji  Tirtonegoro  Klaten  dalam  periode  1  tahun,  dimana  kunjungan  pasien  rawat  jalan  di RSUP dr. Soeardji Tirtonegoro pada tahun 2021 sebanyak 107.950 pasien, sedangkan kunjungan pasien rawat inap pada tahun 2021 sebanyak 13.010. Jadi total kujungan pasien baik rawat jalan maupun rawat inap di RSUP dr. Soeardji Tirtonegoro sebanyak 120.960 pasien. Kemuudian untuk menghitung kebutuhan SDMK yaitu sebagai berikut:
Kebutuhan SDMK = 𝐶𝑎𝑝𝑎𝑖𝑎𝑛 (1 𝑡ℎ) 𝑆𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟 𝐵𝑒𝑏𝑎𝑛 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑥 𝑆𝑇𝑃 = 120960
15,45 X 1,01
= 7,8 = 8 orang
Jadi total kebutuhan Sumber Daya Manusia Kesehatan (SDMK) petugas filing di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten berdasarkan metode Analisis Beban Kerja Kesehatan (ABK Kes) sebanyak 8 orang. Adapun kedaan saat ini, petugas bagian filing sebanyak 7 orang namun terdapat 1 orang masih melanjutkan pendidikan D4 Rekam Medis. Dapat disimpulkan bahwa masih dibutuhkan 1 pegawai agar pekerjaan dapat mencapai target.

## 4. KESIMPULAN
1. Aspek Man yaitu kurangnya jumlah sumber daya manusia di ruang filing. Sumber daya manusia pada bagian filing RSUP  Dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten  dirasa  kurang  dan  perlu  adanya  penambahan petugas. Berdasarkan perhitungan ABK Kes didapatkan hasil keseluruhan terdapat 8 pegawai, namun saat  ini  masih  terdapat  7  pegawai,    sehingga  membutuhkan  1  pegawai  lagi  supaya  meringankan pekerjaan tiap petugas filing dan petugas tidak terbebani dengan adanya double job.
2. Aspek Method : Belum tersedianya SOP-AP tentang perlindungan dan pemeliharaan rekam medis di RSUP  dr  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten  serta  petugas  kesulitan  dalam  mencari  berkas  karena  rak penyimpanan yang sudah penuh dan belum dilakukan penyusutan kembali berkas yang sudah tidak mempunyai nilai guna.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terimakasih  kepada  dosen  pembimbing,  pembimbing  lapang  di  RSUP  dr  Soeradji  Tirtonegoro Klaten,  serta teman-teman  seperjuangan  program  studi  Manajemen  Informasi  Kesehatan  angkatan  2018 yang telah membantu dalam pengerjaan laporan praktek kerja lapang ini.

## REFERENSI
Arif, R. (2018). Pengelolaan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit Aminah Tangerang . http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/handle/123456789/40622
Ayuningrum,  T.  A.,  Alfiansyah,  G.,  &  Farlinda,  S.  (2020).  Tinjauan  Pelaksanaan  Pemeliharaan  Dokumen  Rekam Medis di Ruang Filling RSUP Dr. Sardjito. J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan , 2 (1), 107– 113. https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remi/article/view/1983 Badan  Kepegawaian.  (2011). Peraturan  Kepala  Bagian  Kepegawaian  Negara  Nomor  19  Tahun  2011  tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil . 1 , 126.
Erawantini, F., A.N, K., Nuraini, N., & P., W. A. (2020). Analisis Faktor Penyebab Kerusakan Berka Srekam Medis Di Rumah Sakit Universitas Airlangga. J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan , 1 (3), 281– 287.
https://scholar.google.co.id/scholar?hl=id&as_sdt=0%2C5&q=Faktor+penyebab+kerusakan+dokumen+rekam +medis+di+ruang+rsu+mitra+sejati+medan&btnG=#d=gs_qabs&p=&u=%23p%3DGoKrikxG7YIJ Hadiyanti, R. S., Hafizan, M. I., & Setiatin, S. (2021). Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat
Jalan di Puskesmas Paseh.
Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia , 1 (10), 1334–1344. https://doi.org/10.36418/cerdika.v1i10.220
Indonesia,  P.  R.  (2001).  Keputusan  Presiden  Republik  Indonesia  Nomor  68  Tahun  1995  Tentang  Hari  Kerja  Di Lingkungan Lembaga Pemerintah. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 1Tahun 2001 , 2003 (1), 1–5. https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwj WxrKeif7eAhVYfysKHcHWAOwQFjAAegQICRAC&url=https%3A%2F%2Fwww.ojk.go.id%2Fid%2Fkan al%2Fpasar-modal%2Fregulasi%2Fundang-undang%2FDocuments%2FPages%2Fundang-undang-nomo Kemenkes.  (2016).  Permenkes  Ri  No  41  Tahun  2016  Tentang  Program  Percepatan  Peningkatan  Kualifikasi Pendidikan Tenaga Kesehatan. In Permenkes RI No 41 Tahun 2016 (pp. 1–12). Kusdamayanti,  F.  A.,  Widayanti,  M.  R.,  &  Djajanti,  C.  W.  (2020).  Gambaran  Pelaksanaan  Standar  Operasional Prosedur Pencegahan Dekubitus Pada Pasien Rawat Inap. Jurnal Penelitian Kesehatan , 10 (2), 49–55.
Permenkes  RI.  (2020).  PERATURAN  MENTERI  KESEHATAN  REPUBLIK  INDONESIA  NOMOR  3  TAHUN 2020 TENTANG KLASIFIKASI DAN PERIZINAN RUMAH SAKIT. Implementation Science , 39 (1), 1–15. https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/152506/permenkes-no-3-tahun-2020 Permenkes RI No 269/Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. (2008). permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008. In Permenkes Ri No 269/Menkes/Per/Iii/2008 (Vol. 2008, p. 7). Sebayang, B. (2019). Faktor Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan Rsu Mitra Sejati Medan. Jurnal  Ilmiah  Perekam  Dan  Informasi  Kesehatan  Imelda  (JIPIKI) , 3 (1),  386–393. https://doi.org/10.52943/jipiki.v3i1.53
Widya Sandika, T., & Ernianita. (2019). TINJAUAN PELAKSANAAN PEMELIHARAAN DOKUMEN REKAM MEDIS  DI  RUANG  FILING  RUMAH  SAKIT  JIWA  Prof.Dr.MUHAMMAD  ILDREM  MEDAN  TAHUN 2018. Jurnal  Ilmiah  Perekam  Dan  Informasi  Kesehatan  Imelda  (JIPIKI) , 4 (1),  560–566. https://doi.org/10.52943/jipiki.v4i1.77
Yuliani.  (2016).  Faktor-Faktor  Yang  Mempengaruhi  Keamanan  Berkas  Rekam  Medis  Berdasarkan  Peraturan Perundang-Undangan. INFOKES Journal , 6 (1), 55–65. http://ojs.udb.ac.id/index.php/infokes/article/view/98