## ANALISIS PENYEBAB TIDAK DITEMUKANNYA DOKUMEN REKAM MEDIK BAGIAN RISET RSUPN Dr. CIPTO MANGUNKUSUMO JAKARTA
Widiyanto 1 , Gamasiano Alfiansyah 2 , Demiawan Rachmatta Putro Mudiono 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: widyfold7@gmail.com

## Abstrak
Penyediaan  dokumen  rekam  medik  di  bagian  riset  rekam  medik  pusat    Rumah  Sakit    Dr.  Cipto Mangunkusumo  masih  tidak  sesuai  dengan  jumlah  permintaan  yang  dibutuhkan,  pada  bulan  Oktober permintaan sebanyak 4.836 tersedia sebanyak 3.953 dokumen,  bulan November permintaan sebanyak 3.823 dan yang tersedia sebanyak 2.977 dokumen, bulan Desember permintaan sebanyak 4.151 dan yang tersedia sebanyak 3.143 dokumen. Tujuan dari penelitian ini untuk menganalisis tidak ditemukannya dokumen rekam medik  pada  bagian  riset.  Jenis  penelitian  adalah  penelitian  kualitiatif  dengan  menggunakan  teknik pengumpulan  data  wawancara,  observasi  dan  dokumentasi  yang  melibatkan  3  responden.  Hasill  penelitian menunjukan  bahwa  penyebab  tidak  ditemukannya  dokumen  rekam  medik  yaitu  pengetahuan  petugas  yang masih  rendah,  sikap  petugas  yang  masih  kurang  disiplin,  sarana  dan  prasarana  penunjang  masih  kurang serta tidak adanya motivasi. Upaya perbaikan untuk mengatasi masalah tesebut yaitu memberikan pelatihan, kedisiplinan  petugas  perlu  ditingkatkan,  melakukan  perancangan  sistem,  memberikan  peghargaan  dan melakukan monitoring serta evaluasi.
Kata Kunci : penelitian, rekam medik, rumah sakit

## Abstract
Provision  of  medical  record  documents  in  the  medical  record  research  center  Dr.  Hospital  Cipto Mangunkusumo is still not in accordance with the number of requests needed, in October there were 4,836 requests,  3,953  documents  were  available,  in  November  there  were  3,823  requests  and  2,977  documents were available, in December there were 4,151 requests and 3,143 documents were available. The purpose of this  study  was  to  analyze  the  absence  of  medical  record  documents  in  the  research  section.  This  type  of research  is  a  qualitative  study  using  interview,  observation  and  documentation  data  collection  techniques involving  3  respondents.  The  results  of  the  study  showed  that  the  cause  of  the  absence  of  medical  record documents was that the officers' knowledge was still low, the attitude of the officers who were still lacking in discipline,  supporting  facilities  and  infrastructure  were  lacking  and  there  was  no  motivation.  Improvement efforts to overcome these problems are providing training, disciplinary officers need to be improved, do system design, provide awards and conduct monitoring and evaluation.
Keywords : research, medical records, hospital

## 1.  Pendahuluan
Peraturan  Mentri  Kesehatan  RI  (2008)  menyatakan  bahwa  Rumah  Sakit  adalah  sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan promotif, preventif,  kuratif  dan  rehabilitatif  yang  menyediakan  terapi  atau  rehabilitasi  yang  perlu  menginap dan  menggunakan  tempat  tidur  serta  mendapat  makanan  dan  pelayanan  perawat  secara  terus menerus. Rumah sakit harus memberikan pelayanan yang prima baik itu preventif, promotif, kuratif dan  rehabilitatif  kepada  pasien  untuk  meningkatkan  mutu  atau  kualitas  pelayanan  (Salamah  dan Rustiana, 2010).
Mutu merupakan gambaran menyeluruh dari karakteristik barang atau jasa untuk memuaskan kebutuhan pelanggan baik secara tersirat maupun tidak. Mutu pelayanan kesehatan adalah tingkat kesempurnaan  pelayanan  yang  diberikan  oleh  rumah  sakit  atau  fasilitas  pelayanan  kesehatan lainnya  untuk  memenuhi  kebutuhan  dan  harapan  masyarakat  konsumen  akan  pelayanan kesehatan  yang  sesuai  standar  profesi  dan  standar  pelayanan  dengan  menggunakan  semua potensi  sumber  daya  yang  ada  di  rumah  sakit  secara  wajar,  efisien  dan  efektif  dan    dapat dipertanggung jawabkan sesuai dengan hukum yang berlaku.
Mutu  pelayanan  kesehatan  menunjukan  derajat  kesempurnanan  pelayanan  kesehatan, semakin tinggi mutu pelayanan kesehatan maka kesempurnaan pelayanan kesehatan akan tinggi dan  kepuasan  pasien  terhadap  pelayanan  akan  tercapai  (Respati,  2015).Nurhaidah,  dkk  (2016)
menyatakan bahwa salah satu upaya untuk meningkatkan mutu sarana pelayanan kesehatan yaitu dengan meningkatkan mutu pelayanan rekam medis.
Rekam medis adalah dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien pada sarana  pelayanan  kesehatan,  maka  dokumen  rekam  medis  wajib  dijaga  kerahasiaannya (Permenkes, 2008). Rekam medik bukan hanya berfungsi sebagai catatan atau pendokumentasian untuk  menunjang  tercapainya  tertib  administrasi  dalam  rangka  upaya  peningkatan  pelayanan kesehatan, tetapi lebih luas dari semua itu (Susanto dan Sukadi, 2011).
Hufman (1994) dalam Susanto dan Sukadi (2011) menyatakan bahwa terdapat beberapa fungsi dan  kegunaan  dari  rekam  medis  seperti  aspek  administrasi,  aspek  medis,  aspek  hukum,  aspek keuangan, aspek pendidikan, aspek dokumentasi dan aspek penelitian. Rekam medis mempunyai nilai  penelitian,  karena  isinya  menyangkut  data  atau  informasi  yang  dapat  digunakan  sebagai aspek penelitian.
RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  merupakan  rumah  sakit  rujukan  pusat  nasional  sekaligus rumah  sakit  pendidikan.  sebagai  rumah  sakit  rujukan  pusat  nasional  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo  harus  memberikan  pelayanan  terbaik  kepada  seluruh  pasien  yang  berkunjung utuk menciptakan pelayanan kesehatan yang baik demi menjaga kelangsungan dan keselamatan hidup  pasien.  Sebagai  rumah  sakit  pendidikan,  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  dijadikan sebagai  tempat  atau  ladang  bagi  para  mahasiswa  atau  mahasiswi  untuk  menuntut  ilmu  dan mengaktualisasikannya dengan cara praktek langsung dilapangan berdasarkan keilmuan masing- masing.  Selain  itu,  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  juga  dijadikan  tempat  penelitian  bagi  para peneliti  untuk  menyelesaikan  tugas  akhir  dengan  memanfaatkan  dokumen  rekam  medis  sebagai bahan dalam penyusunannya.
Berdasarkan observasi yang telah dilakukan pada tanggal 24 - 25 bulan Februari tahun 2020 di Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta bagian Riset dan Penelitian didapatkan bahwa pada bulan Oktober 2019 jumlah permintaan dokumen rekam medis yang akan digunakan sebagai bahan penelitian oleh para peneliti sebanyak 4.836 dan yang dapat disediakan  oleh  bagian  riset  sebanyak  3.953  dokumen.  Pada  bulan  November  2019  jumlah permintaan dokumen rekam medis sebanyak 3.823 dan yang dapat disediaakan oleh bagian riset sebanyak 2.977 dokumen. Pada bulan Desember 2019 jumlah permintaan dokumen rekam medis sebanyak  4.151  dan  yang  dapat  disediakan  oleh  bagian  riset  sebanyak  3.143  dokumen.  Secara rinci data  tersebut dapat dilihat pada tabel 1.1
Tabel 1.1 Permintaan Rekam Medik Bagian Riset RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta Tahun 2019
No. Bulan Tahun Permintaan Ketersediaan 1. Oktober 2019 4.386 3.953 2. November 2019 3.823 2.977 3. Desember 2019 4.151 3.143
Sumber : Data Bagian Riset Rekam Medik RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta Tahun 2019
Berdasarkan  tabel  1.1  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwasannya  jumlah  ketersediaan  dokumen rekam  medis  baik  pada  bulan  Oktober  sampai  bulan  Desember  tidak  sesuai  dengan  jumlah permintaan. Tidak ditemukannya dokumen rekam medis tersebut tentunya membuat para peneliti akan  kesulitan  dalam  menyelesaikan  penelitiannya  dan  harus  menunggu  waktu  yang  lebih  lama lagi  untuk  melanjutkan  penelitian  sampai  dokumen  rekam  medik  tersebut  tersedia  atau menggantinya  dengan  dokumen  rekam  medik  yang  baru  sebagai  penggantinya,  kondisi  tersebut secara  tidak  langsung  menyebabkan  kualitas  atau  mutu  pelayanan  dibagian  riset  rendah. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Sari dan Masturoh (2017) menyatakan bahwasannya ketidak  tersediaan  rekam  medis  akan  menyebabkan  terhambatnya  pelayanan,  pelayanan  akan lebih  lama  yang  menyebabkan  pasien  atau  penggunan  menjadi  tidak  puas  sehingga  mutu pelayanan menjadi rendah.
Berdasarkan uraian permasalahan tersebut, tidak ditemukannya dokumen rekam medis dapat disebakan oleh beberapa faktor yang dapat dikaitkan dengan teori Lawrence Green (1980) dalam Notoatmodjo  (2010)  yang  meliputi predisposing  factors (faktor  predisposisi), enabling  factors
(faktor pemungkin) dan reinforcing factors (faktor penguat). Faktor predisposisi yaitu pengetahuan dan sikap petugas dalam menyediakan dokumen rekam medis. pengetahuan petugas yang rendah dan  sikap  petugas  yang  kurang  disiplin  dengan  cara  menumpuk  catatan  yang  berisikan  nomor rekam  medis  sebanyak  mungkin  kemudian  baru  dilakukan  pencarian  diruangan  filling menyebabkan penyediaan dokumen rekam medik menjadi terhambat. Sesuai dengan Moehariono (2009) dalam Wijayanti  dan  Nuraini  (2018)  kedisiplinan  atau  kepatuhan  merupakan  kesediaan untuk teratur dan tertib dalam bekerja agar tidak menghambat pelaksanaan tugas.
Faktor  pemungkin  meliputi  sarana  dan  prasarana  atau  fasilitas  yang  mendukung  dalam kegiatan penyediaan dokumen rekam medis di bagian riset dan penelitian antara lain penggunaan Komputer,  buku  ekspedisi  dan  rak  penyimpanan  rekam  medis.  Berdasarkan  hasil  observasi terdapat 2 komputer dalam kondisi baik tetapi dalam penggunaannya seringkali terkendala dalam hal accesbility yang  lambat,  dimana  2  komputer  tersebut  digunakan  secara  bergantian  oleh  3 orang  sehingga  menyebabkan  pencarian  status  rekam  medis  menjadi  lama.  tidak  adanya  buku ekspedisi dan rak penyimpanan yang kapasitasnya tidak sesuai dengan jumlah dokumen yang ada sehingga menyebabkan dokumen tersimpan secara tidak rapi dan banyak dokumen yang terletak dibawah lantai dan seringkali terjadi mistfile. kondisi yang demikian meyebabkan petugas kelulitan dalam menemukan dokumen rekam medik yang dibutuhkan. Berdasarkan penelitian Titiwiarti, dkk (2018)  menyatakan  bahwa  suatu  program  tidak  akan  berjalan  dengan  optimal  jika  sarana  dan prasarana  masih  kurang,  ketersediaan  dana  yang  belum  mencukupi  kebutuhan  pelayanan, pencatatan dan pelaporan kurang maksimal.
Faktor  penguat  meliputi  motivasi  dan  standart  operational  prosedur.  Berdasarkan  hasil wawancara  yang  telah  dilakukan,  dapat  diketahui  bahwa  petugas  dibagian  riset  masih  belum pernah  mendapatkan  motivasi  baik  oleh  kepala  rekam  medis  maupun  oleh  pihak  lain.  kondisi tersebut  memungkinkan  petugas  untuk  bekerja  kurang  maksimal  karena  tidak  ada  feedback  dari atasan atau pihak lain. Motivasi kerja dimiliki oleh setiap manusia, tetapi ada sebagian orang yang lebih  giat  bekerja  dari  pada  orang  lain  ketika  diberikan  motivasi  atau  dorongan  oleh  orang  lain. selain  itu,  tidak  adanya  sosialisasi  terkait  dengan  standart  operational  prosedur  yang menyebabkan  petugas  kurang  memahami  pekerjaanya  secara  spesifik  sehingga  mengambat petugas  dalam  melaksanakan  tugas  secara  optimal.  Oleh  sebab  itu,  perlu  adanya  pembenahan kebijakan  dan  langkah  yang  perlu  diambil  oleh  pihak  manajemen  untuk  menciptakan  lingkungan kerja yang efektif dan efisien baik sehingga mutu pelayanan bisa terjaga dan meningkat.

## 2. MetodePenelitian

## 2.1  Jenis/desainPenelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif pada  penelitian  ini  digunakan  untuk  mengidentifikasi  dan  menganalisis  penyebab  tidak ditemukannya  dokumen  rekam  medik  pada  bagian  riset  unit  rekam  medis  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo Jakarta
2.2  SubjekPenelitian
Subjek  dalam  penelitian  ini  berjumlah  3  (tiga)  orang  dengan  menggunakan  teknik puposive sampling yang  semuanya  adalah  petugas  dibagian  riset  unit  rekam  medis  RSUPN  Dr.  Cipto Mangunkusumo Jakarta

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan  wawancara,  observasi  dan dokumentasi.

## 2.4 Metode Analisis Data
Penelitan  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  wawancara, observasi dan dokumentasi yang telah dilakukan.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  Predisposising  Factors  Meliputi  Pengetahuan  Dan  Sikap  Yang Menyebabkan Tidak Ditemukannya Dokumen Rekam Medik Pada Bagian Riset Unit Rekam Medis Pusat RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  dilakukan  bahwa  pengetahuan  petugas  di  bagian  riset unit rekam medis pusat masih cukup rendah hal ini dapat diketahui dimana petugas masih belum memahami  betul  bagaimana  sistem  penjajaran  dokumen  rekam  medis  yang  digunakan  sehingga menyulitkan petugas dalam memcari dokumen rekam medis yang dibutuhkan sebagai bahan riset atau penelitian. Kondisi yang demikian menyebabkan pelayanan di bagian riset menjadi lebih lama. Menurut  Notoatmodjo  (2012)  dalam  buku  Promosi  Kesehatan  menjelaskan  bahwa  kurangnya pengetahuan bisa berdampak terhadap hasil kerja yang kurang optimal dan menyebabkan suatu pelayanan menjadi lebih lama.
Lebih  dalam  lagi,  peneliti  menemukan  bahwasannya  pengetahuan  yang  rendah  tersebut disebabkan  oleh  pendidikan  petugas    dibagian  riset  yang  tidak  memenuhi  kualifikasi  pendidikan minimal  D-III  rekam  medis,  dimana  pendidikan  terakhir  petugas  bagian  Riset  dan  Penelitian diketahui bahwa tiga petugas merupakan lulusan Sekolah Menengah Atas (SMA).Kondisi tersebut tentunya  tidak  sesuai  dengan  Kepmenkes  RI  Nomor  377/Menkes/SK/III/2007  tentang  Standar Profesi  Perekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  yang  menjelaskan  bahwa  seorang  pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan minimal D-III Rekam Medis.
Memang tidak bisa dipungkiri bahwasannya pengetahuan seseorang bukan hanya ditentukan dari  pendidikan  seseorang  saja,  tetapi  pelatihan  atau  seminar  juga  berpengaruh  terhadap pengetahuan  seseorang.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  petugas  dapat  disumpulkan bahwasannya  petugas  dibagian  riset  tidak  pernah  lagi  mengikuti  pelatihan  dan  seminar  tentang rekem  medis  sejak  tahun  2015.  Padahal  dengan  dengan  adanya  pelatihan  dapat  meningkatkan keterampilan petugas dalam penyelenggaraan rekam medis (Arimbi dkk. 2019)
Sementara  untuk  sikap,  dapat  diketahui  bahwasannya  petugas  masih  belum  disiplin  dalam melaksanakan  tugasnya,  dimana  petugas  pada  bagian  riset  menumpuk  catatan  yang  berisikan nomor  rekam  medis  sebanyak  mungkin  kemudian  baru  dilakukan  pencarian  diruangan  filling. Kondisi  tentunya  akan  menghambat  penyediaan  dokumen  rekam  medis,  dimana  penyediaan dokumen  rekam  medis  akan  semakin  lama.  Kinerja  petugas  dalam  mengambil  dokumen  rekam medis dengan menunggu tracer atau catatan menumpuk dapat menjadi penyebab keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis.

## 3.2 Mengidentifikasi enabling factors yaitu sarana dan prasarana yang menyebabkan tidak ditemukannya  dokumen  rekam  medik  pada  bagian  riset  unit  Unit  Rekam  Medis  Pusat RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta
Sarana  dan  prasarana  yang  dimaksud  dalam  identifikasi  penelitian  merujuk  pada  fasilitas- fasilitas yang mendukung dalam kegiatan penyediaan dokumen rekam medis di bagian riset dan penelitian antara lain penggunaan Komputer, buku ekspedisi dan rak penyimpanan rekam medis. Berdasarkan  hasil  observasi  didapatkan  bahwa  di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  Jakarta, terdapat  2  komputer  dengan  kondisi  komputer  yang  ada  dalam  keadaan  baik  tetapi  masalah utamanya terletak dari accesbility yang lambat sehingga menghambat proses pencarian dokumen rekam medis, Komputer tersebut juga digunakan secara bergantian oleh 3 petugas untuk mencari status  dokumen  rekam  medik  serta  menginputkan  dokumen  rekam  medik  yang  telah  ditemukan. karena  jumlahnya  terbatas,  maka  petugas  juga  seringkali  menggunakan  komputer  milik  petugas diluar ruangan riset untuk mempercepat prosen pelayanan.
Penelitian Titiwiarti, dkk (2018) menyatakan bahwa suatu program tidak akan berjalan dengan optimal  jika  sarana  dan  prasarana  masih  kurang,  ketersediaan  dana  yang  belum  mencukupi kebutuhan  pelayanan,  pencatatan  dan  pelaporan  kurang  maksimal.  Pendayagunaan  komputer  di rumah sakit harus disesuaikan dengan kebutuhan karena diharapkan akan tercipta efisiensi kerja petugas dan kecepatan dalam pelayanan pasien.
Hasil  observasi  juga  didapatkan  bahwa  petugas  riset  tidak  menggunakan  buku  ekspedisi dalam  proses  penyediaan  dokumen  rekem  medis,  melainkan  hanya  menggunakan  beberapa lembar  kertas  berisi  daftar  nomor  rekam  medis  dan  nama  pasien,  nama  dokter  dan  dapartemen mana  dokter  berasal  (diperlukan  verifikasi  jika  nomor  rekam  medis  tidak  jelas)  yang  dibutuhkan
dokter yang bersangkutan. padahal alat bantu tersebut tidak efisien karena berbahan kertas yang gampang sobek dan sering kali hilang sehingga menyulitkan petugas.
Hasil  observasi  juga  menemukan  bahwasannya  kondisi  rak  penyimpanan  masih  tertata dengan rapi dan kapasitas rak penyimpanan tidak sesuai dengan jumlah berkas keseluruhan yang ditampung saat ini sehingga menyebabkan petugas harus menyimpan dokumen rekam medis yang ada di lantai. kondisi yang demikian seringkali terjadi misfile sehingga menyulitkan petugas dalam mencari dokumen rekam medik yang dibutuhkan dan kadang kalanya dokumen rekam medis tidak ditemukan.  hal  ini  tentunya  akan  menyebabkan  pelayanan  terhambat  dan  memakan  waktu  yang cukup lama dalam proses pencariannya. penelitian Asmono (2014) tentang faktor-faktor penyebab missfile  yaitu  terjadinya  penumpukan  dokumen  rekam  medis  karena  saranan  prasarana  yang kurang  memadai.  Upaya  untuk  mengurangi  penumpukan  dokumen  rekam  medis  yaitu  perlu ditambahkan  rak  penyimpanan  sesuai  dengan  kebutuhan  dan  penyesuaian  dengan  kebutuhan ruang filing.

## 3.3  Mengidentifikasi  reinforcing  factors  meliputi  motivasi  dan  standart  operational procedure yang menyebabkan tidak ditemukannya dokumen rekam medik pada bagian riset Unit Rekam Medis Pusat RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta
Motivasi  dapat  dilakukan  dengan  cara  memberikan  sanksi  kepada  petugas  ataupun memberikan  penghargaan  berupa  penambahan  gaji  ataupun  yang  lain  kepada  petugas  yang bekerja  secara  maksimal  (Swari  dkk,  2019).  Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  telah  dilakukan, dapat  diketahui  bahwa  petugas  dibagian  riset  masih  belum  pernah  mendapatkan  motivasi  baik oleh kepala rekam medis maupun oleh pihak lain. Bukan hanya moitvasi saja, tetapi penghagaan juga tidak pernah didapatkan oleh petugas dibagian riset. kondisi tersebut memungkinkan petugas untuk bekerja kurang maksimal dikarenakan mereka berpikir bahwa dengan hasil pekerjaan yang mereka  lakukan  sekarang  sudah  diterima  oleh  kepala  rekam  medis  meskipun  hal  tersebut  bisa dikatakan tidak memenuhi target yang telah ditetapkan. motivasi dan penghargaan sangat mereka butuhkan setidaknya untuk mengapresiasi kinerja yang telah dilakukan. Motivasi dan penghargaan juga  dapat    mendororong  petugas  untuk  bekerja  lebih  baik  lagi  sehingga  kinerja  yang  dihasilkan bisa lebih baik lagi.
Motivasi kerja dimiliki oleh setiap manusia, tetapi ada sebagian orang yang lebih giat bekerja daripada orang lain apabila sudah diberikan motivasi seperti pujian dan penghargaan sebelumnya. Motivasi  sangat  penting  untuk  di  berikan  kepada  seorang  pegawai  sebagai  bentuk  apresiasi kepada  pegawai  dengan  tujuan  agar  pegawai  semakin  giat  dalam  melakukan  pekerjaan  dengan baik,  misalnya  dapat  menyediakan  dokumen  rekam  medis  penelitian  secara  cepat  atau  bahkan dapat menyediakan semua dokumen rekam medis yang diperlukan dalam penelitian.
Berdasarkan  hasil  identifikasi  di  RSUPN  Dr.  Cipto  Mangunkusumo  Jakarta,  dalam pengelolahan  rekam  medik  sudah  terdapat  atau  memiliki  Standart  Procedure  Operational  (SPO) salah  satunya  kegiatan  dibagian  riset  dan  penelitian  yaitu  SOP  tentang  penyimpanan  dan penjajaran  rekam  medis.Untuk  SOP  asli  dibagian  riset  sebenarnya  sudah  ada  tetapi  anehnya petugas  tidak  tahu  isi  spesifiknya  seperti  apa  dikarenakan  SOP  tersebut  dipegang  oleh  petugas yang  kerjanya  bukan  dibagian  riset.  Padahal  Standart  Procedure  Operational  (SPO)  dapat membantu  rekam  medik  tentang  prosedur  kerjaya.  Sehingga  ketentuan  kebijakan  penyimpanan rekam  medik  tidak  keluar  dari  jalur  yang  sudah  ditetapkan.  Menurut  Notoatmodjo  (2002) menyatakan bahwa, melakukan pekerjaan secara efisien tidak hanya tergantung pada kemampuan atau  keterampilan  pekerja  semata  tetapi  juga  dipengaruhi  oleh  beberapa  hal,  salah  satu diantaranya  adalah  standart  prosedur  kerja  yang  berisikan  uraian  tugas  yang  jelas  atau  adanya Standart ProcedureOperational (SPO).
Ketidaktahuan tersebut kemungkinan disebabkan tidak adanya sosialisai terkait dengan SOP yang ada serta SOP lain yang terkait dengan kegiatan dibagian riset dan penelitian. Oleh sebab itu sosialisasi  kepada  petugas  rekam  medis  yang  terkait  dengan  Standart  Procedure  Operational (SPO) yang ada serta SOP lain yang terkait dengan kegiatan dibagian riset dan penelitian seperti SOP  tentang  penyimpanan  dan  penjajaran  harus  rutin  dilaksanakan  atau  bisa  juga  Standart Procedure  Operational  (SPO)  tersebut  di  tempelkan  di  ruang  penyimpanan  agar  petugas  dapat dengan  mudah  membaca  jika  suatu  saat  petugas  lupa  dengan  Standart  Procedure  Operational (SPO)  tersebut.  Menurut  Zakiyatur  (2015)  sosialisasi  adalah  sebuah  proses  penamaan  atau transfer  kebiasaan  atau  nilai  dan  aturan  dari  satu  generasi  ke  generasi  lainnya  dalam  sebuah kelompok atau masyarakat sehingga kolompok atau masyarakat tersebut mengetahui tugas tugas
atau  peran  yang  harus  dilaksanakan.  Sejumlah  sosiolog  menyebut  sosialisasi  sebagai  teori mengenai  peranan  (role  theory).  Karena  dalam  proses  sosialisasi  diajarkan  peran-peran  yang harus dijalankan oleh individu.

## 3.4  Menyusun  upaya  perbaikan  tidak  ditemukannya  dokumen  rekam  medik  pada  bagian riset Unit Rekam Medis Pusat RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta
Upaya  perbaikan  tidak  ditemukannya  berkas  rekam  medis  berdasarkan  identifikasi  masalah yang telah dilakukan adalah sebagai berikut:
1.  Memberikan  pelatihan  atau  seminar  kepada  petugas  untuk  meningkatkan  pengetahuan  dan keterampilan tentang pengelolaan rekam medis,
2.  Sesegera  mungkin  bagi  petugas  riset  dan  penelitian  untuk  mencari  dokumen  rekam  medis yang  diminta,  tanpa  harus  menunggu  atau  menumpuk  catatan  yang  berisikan  nomor  rekam medis yang akan diminta
3.  Melakukan perancangan sistem Peminjaman Berkas Rekam Medis bagian Riset
4.  Peghargaan  berupa  reward  atau  motivasi  dapat  dilakukan  agar  kinerja  dari  petugas  lebih optimal lagi
5.  Dilakukan  monitoring  dan  evaluasi  terhadap  kinerja  petugas  dibagian  riset  terkait  dengan penyediaan dokumen rekam medis
4. Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
1. Predisposing  factors yang  menyebabkan  tidak  ditemukannya  dokumen  rekam  medik  pada bagian riset unit rekam medis pusat RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta meliputi: a.  Pengetahuan
Pengetahuan petugas di bagian riset unit rekam medis pusat masih cukup rendah hal ini dapat  diketahui  dimana  petugas  masih  belum  memahami  betul  bagaimana  sistem penjajaran dokumen rekam medis yang digunakan, selain itu kualifikasi pendidikan yang tidak  sesuai  dengan  kualifikasi  D-III  rekam  medik  dan  tidak  mendapatkan  pelatihan menyebabkan pengetahuan petugas yang rendah
b.  Sikap Petugas  dibagian  riset  dan  penelitian  seringkali  menunda  nunda  dalam  penyediaan dokumen rekam medik yang dibutuhkan dengan cara menumpuk catatan yang berisikan nomor  rekam  medis  sebanyak  mungkin  kemudian  baru  dilakukan  pencarian  diruangan filling sehingga menyebabkan penyediaan dokumen rekam medik yang lama
2. Enabling factors yang menyebabkan tidak ditemukannya dokumen rekam medik pada bagian riset unit rekam medis pusat RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta yaitu komputer yang sebenarnya  sudah  digunakan  secara  optimal  tetapi  seringkali  terjadi  kendala  seperti  lemot, keaadaan  tersebut  tentunya  memakan  waktu  yang  lama  sehingga  pelayanan  menjadi terganggu. kondisi rak penyimpanan yang belum rapi dan sudah tidak sesuai dengan jumlah dokumen  rekam  medis  yang  ada  sehingga  banyak  dokumen  yang  terletak  di  lantai  dan seringkali  terjadi  mistfile  yang  mengakibatkan  penyediaan  dokumen  rekam  medik  untuk keperluan  riset  dan  penelitian  terganggu  seperti  penyediaan  yang  lama  bahkan  tidak ditemukan.
3. Reinforcing  factors yang  menyebabkan  tidak  ditemukannya  dokumen  rekam  medik  pada bagian riset unit rekam medis pusat RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta meliputi:
a.  Memberikan  pelatihan  atau  seminar  kepada  petugas  untuk  meningkatkan  pengetahuan dan keterampilan tentang pengelolaan rekam medis,
b.  Sesegera  mungkin  bagi  petugas  riset  dan  penelitian  untuk  mencari  dokumen  rekam medis  yang  diminta,  tanpa  harus  menunggu  atau  menumpuk  catatan  yang  berisikan nomor rekam medis yang akan diminta
c.  Melakukan perancangan sistem Peminjaman Berkas Rekam Medis bagian Riset
d.  Peghargaan berupa reward atau motivasi dapat dilakukan agar kinerja dari petugas lebih optimal lagi
e.  Dilakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja petugas dibagian riset terkait dengan penyediaan dokumen rekam medis

## 4.2 Saran
1.  Memberikan  pelatihan  atau  seminar  kepada  petugas  untuk  meningkatkan  pengetahuan  dan keterampilan  tentang  pengelolaan  rekam  medis,  sehingga  pengetahuan  dan  keterampilan petugas  mengenai  pengelolaan  rekam  medis  bertambah  sehingga  kinerja  yang  dihasilkan menjadi lebih optimal,
2.  Sesegera  mungkin  bagi  petugas  riset  dan  penelitian  untuk  mencari  dokumen  rekam  medis yang  diminta,  tanpa  harus  menunggu  atau  menumpuk  catatan  yang  berisikan  nomor  rekam medis yang akan diminta untuk mengurangi waktu penyediaan rekam medis,
3.  Melakukan  perancangan  sistem  Peminjaman  Berkas  Rekam  Medis  bagian  Riset  dengan menu input( ditemukan) khusus pada sistem EHR guna mengetahui jumlah dokter dan berkas rekam  medis  yang  digunakan  per  satuan  waktu  sekaligus  sumber  data  pelaporan  khusunya bagian Riset dan Penelitian.
4.  Kepala rekam medik sebaiknya memberikan peghargaan berupa reward atau motivasi dapat dilakukan agar kinerja dari petugas lebih optimal lagi
5.  Evaluasi  dan  monitoring  berkala  secara  langsung  yang  dilakukan  oleh  Kepala  Unit  Rekam Medis

## Daftar Pustaka
Adi  Wijayanti.R,  dan  N.  Nuraini.  2018. Analisis  Faktor  Motivasi,  Opportunity,  Ability  Dan  Kinerja Petugas  Program  Kesehatan  Ibu  Di  Puskesmas .  Politeknik  Negeri  Jember.  Dalam  Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 6 No. 1
Asmono, D. M. 2014. Faktor-Faktor Penyebab Dan Dampak Tidak Menggunakan Tracer di Bagian Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Mata DR. Yap Yogyakarta. Universitas Gajah Mada
Departemen Kesehatan RI. No. 377/Menkes/SK/III/2007. Tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan .
Dwi  Arimbi,A.,  S.J  Swari.,  N.  Nuraini,  dan  G.  Alfiansyah.  2019. Analisis  Faktor  Kinerja  Pengisian Dokumen  Rekam  MedisRawat  Inap  Klinik  dr.  M.  Suherman  Jember .  Politeknik  Negeri Jember. Dalam Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan Vol.1 No. 2
Juwita  Swari,S.,  G.  Alfiansyah.,  R.A  Wijayanti,  dan  R.D  Kurniawati.  2019. Analisis  Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap RSUP Dr. Kariadi Semarang . Politeknik Negeri Jember. Dalam Jurnal Ilmu Kesehatan Vol.1 No.1
Notoatmodjo, S. 2010. Promosi Kesehatan . Jakarta: Rineka Cipta
Notoatmodjo, S. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan . Jakarta: Rineka Cipta
Nurhaidah,  Harijanto  Tatong  dan  Djauhari  Thontowi.  2016  . Faktor-Faktor  Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit . Malang: Universitas Muhammadiyah Malang.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  269/  MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam  Medis (2008).  Jakarta,  Indonesia.  Retrieved  Maret  20,  2019,  from https://pormiki.or.id/2015/12/29/ peraturanmenteri-kesehatan-republik-indonesia- nomor269menkesperiii 2008/.
Respati, T., B. Djoerban, dan H.Maryani. 2001. Penerapan Metode Barber Johnson Untuk Menilai Efisiensi Pelayanan Rumah Sakit di Indonesia .
Salamah  Ummu  dan  Rustiana  Erna.  2010. Meningkatkan  Mutu  Pelayanan  Medik  Melalui Koordinasi  Antar  Unit  dan  Profesionalisme  Petugas  (Studi  pada  RSU  Dr.  Slamet  -  Garut). Dalam Jurnal Pembangunan dan Kebijakan Publik. Vol 02. No 02
Sari, A.O.P., Masturoh, Imas. 2017. Gambaran Ketidaktersediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan  Di  Rsud  Dr.  Soekardjo  Tasikmalaya .  Poltekes  Kemenkes  Tasikmalaya.  Dalam  Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 5 No.1
Susanto  Gunawan  dan  Sukadi.  2011. Sistem  Informasi  Rekam  Medis  Pada  Rumah  Sakit  Umum Daerah (RSUD) Pacitan Berbasis Web Base . Pacitan: STKIP PGRI Pacitan.
Titiwiarti., Sakka, Ambo., Yunawarti, Irma dan Suhadi. 2018. Studi Tentang Pengelolaan Program Pelayanan  Antenatal  Care  Di  Puskesmas  Pasarwajo  Kabupaten  Buton  Tahun  2017 . Fakultas  Kesehatan  Masyarakat  Universitas  Halu  Oleo.  Dalam  Jurnal  Ilmiah  Mahasiswa Kesehatan Masyarakat Vol.3.No.1.
Zakiyatur. Sosialisasi dan Pembentukan Kepribadian . Jurnal. 2015