## J-REMI : Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan
Vol. 4, No. 3, Juni 2023, hlm. 148-156 EISSN: 2721-866X URL : https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remi

## Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember
Insani Dzakirah 1* , Demiawan Rachmatta Putro Mudiono 1 , Maya Weka Santi 1 , Erna Selviyanti 1
1 Manajemen Informasi Kesehatan, Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember insanibws@gmail.com, demiawanrpm@polije.ac.id, mayaweka@polije.ac.id, ernaselviyanti@polije.ac.id

## Keywords:

## ABSTRACT
Late returns of medical records, Causative factors, USG (Urgency,  Seriousness, Growth) The  standard  for  returning  outpatient  medical  records  was  1  hour  after providing  polyclinic  services  and  1  x  24  hours  after  the  patient  was discharged. Delay in returning outpatient medical records occurs if it exceeds the predetermined standard limit. The implementation of medical records at
Baladhika  Husada  Jember  Hospital  still  has  delays  in  returning  inpatient medical records. Therefore, it impacts patient waiting time to get services and the  accumulation  of  files  due  to  the  procurement  of  new  medical  record documents  for  visiting  patients  because  the  previous  medical  records  were not  in  the  filing  room.  This  research  aimed  to  analyze  the  factors  causing delays  in  returning  inpatient  medical  records.  This  type  of  research  uses qualitative research, the subject is 1 head of a medical record unit, 1 medical record officer, 3 nurses, and 2 heads of inpatient rooms. The object of this research is inpatient medical records. The results found in this study are that the  first  priority  has  not  been  socialization  related  to  SOP  (Standard Operational Procedure) regarding the return of inpatient medical records so it is determined that efforts to hold routine SOP socialization, providing SOP are posted in each inpatient room by involving all nurses and record officers related to the activity of returning medical records. Kata Kunci ABSTRAK Keterlambatan pengembalian rekam medis, Faktor penyebab, USG (Urgency,  Seriousness, Growth) Standar pengembalian rekam medis rawat jalan yaitu 1 jam setelah pemberian pelayanan  poliklinik  dan  1x24  jam  setelah  pasien  keluar.  Keterlambatan pengembalian  rekam  medis  rawat  jalan  terjadi  jika  melebihi  batas  standar yang telah ditentukan. Pelaksanaan rekam medis di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember masih terjadi keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap  sehingga  berdampak  pada  waktu  tunggu  pasien  untuk  mendapatkan pelayanan,  serta  adanya  penumpukan  berkas  akibat  pengadaan  dokumen rekam  medis  baru  untuk  pasien  yang  berkunjung  karena  rekam  medis sebelumnya  tidak  terdapat  pada  ruang  filing.  Tujuan  penelitian  ini  untuk menganalisis  faktor  penyebab  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis rawat  inap.  Jenis  penelitian  ini  menggunakan  penelitian  kualitatif,  subjek  1 kepala unit rekam medis, 1 petugas rekam medis, 3 perawat, 2 kepala ruang rawat  inap,  objek  penelitian  ini  yaitu  rekam  medis  rawat  inap.  Hasil  yang ditemukan  dalam  penelitian  ini  yaitu  prioritas  pertama  belum  diadakan sosialisasi  terkait  SOP  (Standart  Operational  Procedure)  tentang pengembalian  rekam  medis  rawat  inap  sehingga  ditentukan  upaya mengadakan sosialisasi SOP secara rutin, pemberian SOP yang ditempel di tiap ruang rawat inap dengan mengikutsertakan semua perawat dan petugas rekam medis yang berkaitan dengan kegiatan pengembalian rekam medis.
Korespondensi Penulis:
Insani Dzakirah, Politeknik Negeri Jember, Jl. Mastrip PO BOX 164 Jember
Submitted : 21-02-2023; Accepted : 14-04-2023;
Published : 28-06-2023
Copyright (c) 2023 The Author (s)
Telepon : +62 813-3661-5695 Email: insanibws@gmail.com
This  article  is  distributed  under  a  Creative  Commons Attribution-ShareAlike  4.0  International  License  (CC  BY-SA
4.0)

## 1. PENDAHULUAN
Rumah  sakit  dituntut  untuk  memberikan  pelayanan  yang  bermutu  sesuai  standart  dan  kode  etik profesi yang telah ditetapkan agar terwujud kepuasan pasien dan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya [1]. Pelayanan kesehatan yang bermutu dan berkualitas sangatlah penting dan harus disertai dengan adanya peningkatan sarana penunjang yang memadai misalnya dengan menyelenggarakan rekam medis yang baik di  setiap  pelayanan  kesehatan  [2].  Pelayanan  rekam  medis  yang  diberikan  harus  berkualitas  dan  sesuai dengan standar pelayanan yang ada [3].
Rumah  Sakit  Baladhika  Husada  Jember  merupakan  rumah  sakit  umum  di  daerah  Jember  dengan akreditasi C terhitung sejak 17 Oktober 2018. Berdasarkan survei pendahuluan pada bulan Mei 2022 di Rumah  Sakit  Baladhika  Husada  Jember,  terjadi  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  rawat  inap. Rekam medis setelah diisi oleh bagian rawat inap tidak langsung diserahkan ke unit rekam medis dalam waktu 1x24 jam sesuai yang telah disebutkan dalam pedoman penyelenggaraan rekam medis [4].
Tabel 1. Data Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember pada bulan
Februari - Maret 2022 No. No RM Ruangan Tgl Masuk Tgl Dokumen Keluar Tgl Pasien Keluar Rs Tgl Dokumen Kembali Status Terlambat 560 116219 Dahlia 02-17-2022 02-21-2022 03-21-2022 03-01-2022 Terlambat 7 hari 561 116174 Anggrek 02-17-2022 02-18-2022 02-21-2022 02-25-2022 Terlambat 3 hari 562 058447 Nusa Indah 02-17-2022 02-18-2022 02-20-2022 03-01-2022 Terlambat 8 hari 564 063805 Nusa Indah 02-17-2022 02-18-2022 02-19-2022 03-01-2022 Terlambat 9 hari 565 116212 Dahlia 02-17-2022 02-21-2022 02-19-2022 02-28-2022 Terlambat 8 hari 566 074159 Anggrek 02-17-2022 02-18-2022 02-26-2022 03-01-2022 Terlambat 2 hari 570 115818 Flamboyan 02-17-2022 02-18-2022 02-19-2022 03-04-2022 Terlambat 12 hari 571 116207 Dahlia 02-17-2022 02-17-2022 02-19-2022 02-28-2022 Terlambat 8 hari 572 088525 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-08-2022 Terlambat 17 hari 573 115652 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-19-2022 03-07-2022 Terlambat 15 hari 574 114793 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 575 114943 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 576 113967 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 577 113966 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 578 101952 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 580 114296 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 581 092530 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 582 113971 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 583 066471 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 584 115304 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 02-28-2022 Terlambat 9 hari 585 096288 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 586 115659 Flamboyan 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-07-2022 Terlambat 16 hari 587 116203 Bougenvil 02-17-2022 02-17-2022 02-20-2022 02-24-2022 Terlambat 3 hari 588 115052 Mawar 02-17-2022 02-17-2022 02-20-2022 03-04-2022 Terlambat 11 hari 591 109962 Mawar 02-17-2022 02-17-2022 02-18-2022 03-04-2022 Terlambat 13 hari
Sumber: Data Sekunder Rumah Sakit Baladhika Husada (2022)
Pada  tabel  1  dapat  diketahui  bahwa  terjadi  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  rawat  inap dengan  angka  persentase  yang  tinggi.  Dampak  yang  terjadi  akibat  keterlambatan  pengembalian  rekam medis  yaitu  dapat  menyebabkan  terganggunya  pelayanan  karena  penyediaan  rekam  medis  yang  terlalu lama, terjadinya penumpukan berkas pada rak filing karena petugas membuat berkas dengan map baru pada saat pasien mendaftar kembali ke rawat inap. Berdasarkan hasil observasi pada studi pendahuluan yang dilakukan  peneliti,  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Baladhika  Husada
disebabkan karena pengetahuan perawat yang masih belum memahami berapa waktu standar pengembalian rekam medis rawat inap, sikap perawat yang masih menunggu telepon untuk mengembalikan berkas serta perawat yang masih belum memahami SOP pengembalian rekam medis.
Keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  terjadi  dapat  disebabkan  oleh  beberapa  faktor  yang dikaitkan  dengan  teori  Lawrence  green  tentang  perilaku  seseorang  dapat  dipengaruhi  oleh  3  faktor Predisposing factor (pengetahuan dan sikap), Enabling factor (sarana dan prasarana), Reinforcing factor (pelatihan dan SOP) [5]. Hasil observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember berdasarkan pada Predisposing factor diduga karena sikap dan pengetahuan perawat dan petugas rekam medis yang masih kurang dan rendah terhadap standar waktu pengembalian rekam medis rawat  inap,  Enabling  factor  yaitu  diduga  karena  belum  adanya  alat  bantu  bagi  perawat  dalam mengembalikan berkas ke ruang filing, dan Reinforcing factor yaitu diduga karena tidak adanya pelatihan khusus terhadap petugas perihal pengembalian rekam medis, serta tidak adanya keterangan waktu maksimal pengembalian rekam medis dalam SOP pengembalian rekam medis. Hal ini sejalan dengan penelitian yang menyatakan bahwa keterlambatan pengembalian rekam medis menyebabkan terjadinya penumpukan rekam medis  sehingga  waktu  pendistribusian  rekam  medis  ke  poli  yang  dituju  melebihi  batas  waktu  yang disebutkan pada Kepmenkes No. 129 Tahun 2008 bahwa waktu pendistribusian rekam medis rawat inap ke poli yang dituju adalah ≤ 15 menit [6].
Berdasarkan  uraian  permasalahan  tersebut,  sehingga  dibutuhkan  penelitian  untuk  menganalisis faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Desain Penelitian
Desain penelitian ini merupakan penelitian kualitatif yang dilakukan dengan cara mendeskripsikan atau memberi gambaran dan menganalisis faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember.

## 2.2 Objek dan Subjek Penelitian
Objek  penelitian  ini  adalah  rekam  medis  pasien  rawat  inap  untuk  mengetahui  faktor  penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis pasien. Sedangkan subjek penelitian ini terdiri atas kepala rekam medis, perawat, petugas rekam medis dan kepala ruang rawat inap.

## 2.3 Uji Keabsahan Data
Uji keabsahan data penelitian ini menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi teknik. Triangulasi sumber  dilakukan  dengan  wawancara  terhadap  1  kepala  rekam  medis,  petugas  rekam  medis,  perawat. Triangulasi  sumber  dilakukan  untuk  menguji  validitas  sumber  variabel Predisposing  factor , Enabling factor , Reinforcing factor . Sedangkan triangulasi teknik dengan wawancara, observasi, dokumentasi pada variabel Predisposing factor , Enabling factor , Reinforcing factor .

## 2.4 Teknik Pengumpulan Data
Teknik  yang  digunakan  untuk  mengumpulkan  data  dalam  penelitian  ini  dilakukan  menggunakan observasi  dan  wawancara  untuk  variabel Predisposing  factor (sikap), Enabling  factor (sarana  dan prasarana), Reinforcing factor (pelatihan dan SOP) serta  dokumentasi SOP perihal pengembalian rekam medis rawat inap. Penelitian ini dimulai sejak bulan Januari 2022 sampai Mei 2022. Instrumen penelitian yang  digunakan  berupa  pedoman  wawancara,  pedoman  observasi,  pedoman  dokumentasi,  dan  pedoman USG dan pedoman brainstorming .
3. HASIL DAN ANALISIS
3.1 Analisis Predisposing Factor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember a. Pengetahuan
Pengetahuan  merupakan  informasi  yang  telah  diproses  dan  diorganisasikan  untuk  memperoleh pemahaman sehingga bisa diaplikasikan ke dalam masalah tertentu. Berdasarkan hasil wawancara dengan semua  responden  dapat  disimpulkan  bahwa  belum  ada  yang  mengetahui  batas  maksimal  pengembalian rekam  medis  pasien  rawat  inap  setelah  pasien  dinyatakan  pulang.  Standar  pengembalian  rekam  medis
pasien  rawat  inap  adalah  1x24  jam  [4].  Artinya,  apabila  pengembalian  rekam  medis  pasien  rawat  inap melebihi  batas  waktu  tersebut,  maka  dapat  dinyatakan  bahwa  rekam  medis  tersebut  terlambat  dalam pengembaliannya [7].
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  responden  didapatkan  data  bahwa  responden  belum mengetahui  peraturan  sesuai  yang  memuat  standar  waktu  pengembalian  rekam  medis  rawat  inap. Kurangnya  pengetahuan  bisa  berdampak  terhadap  hasil  kerja,  artinya  pengetahuan  yang  tinggi  dapat meningkatkan kualitas pekerjaan seseorang [8]. Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap akan menghambat kegiatan coding, indexing, pembuatan laporan serta memungkinkan menyebabkan hilang atau rusaknya rekam medis yang terlambat dikembalikan akan menumpuk bersama dengan rekam medis yang melakukan  pemeriksaan  pada  hari  tersebut,  sehingga  mengakibatkan  rekam  medis  yang  harus  dikoding menjadi semakin banyak [9].
Tanpa adanya pengetahuan seseorang tidak akan mempunyai dasar untuk mengambil suatu keputusan dan  menentukan  suatu  tindakan  terhadap  masalah  yang  dihadapi.  Sehingga  peneliti  berasumsi  bahwa pengetahuan perawat dan petugas rekam medis RS Baladhika Husada Jember yang kurang terhadap tata cara pengembalian rekam medis pasien rawat inap perlu mendapatkan perhatian dari pihak kepala rumah sakit dengan merencanakan pelatihan pengelolaan rekam medis khususnya kegiatan pengembalian berkas secara tepat waktu agar dapat mengurangi terjadinya keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap.

## b. Sikap
Berdasarkan  hasil  penelitian  mengenai  sikap  terhadap  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis rawat inap yang dilakukan dengan wawancara kepada responden, dapat disimpulkan bahwa keterlambatan pengembalian rekam  medis  rawat  inap terjadi  karena  pengisian dokter  yang  belum  lengkap  pada  rekam medis  pasien  dan  perawat  yang  menunggu  panggilan  dari  ruang  rekam  medis.  Penyebab  keterlambatan pengembalian  rekam  medis  pasien  rawat  inap  yaitu  tingkat  kedisiplinan  dokter  dalam  tanggung  jawab pengisian  data  rekam  medis  masih  kurang  tertib  dan  perawat  yang  menunggu  untuk  dihubungi  terlebih dahulu  oleh  petugas  ruang  filing  dalam  menyerahkan  berkas  [10].  Keterlambatan  pengembalian  rekam medis terjadi karena kurangnya sikap kesadaran dan tanggung jawab petugas terhadap pengembalian rekam medis, hal tersebut sejalan dengan penelitian Rohmawati (2021) yang menyatakan bahwa kurangnya rasa tanggung  jawab  dalam  menyelesaikan  pekerjaan  dapat  menjadi  faktor  penyebab  terlambatnya pengembalian rekam medis ke bagian Instalasi Rekam Medis [11].

## 3.2 Analisis Enabling Factor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember a. Sarana
Sarana adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai alat untuk mencapai makna dan tujuan. Sarana dalam  kegiatan  pengembalian  rekam  medis  rawat  inap  terdapat  buku  ekspedisi  sebagai  pencatatan pengembalian berkas rekam medis ke instalasi rekam medis. Namun, berdasarkan hasil observasi peneliti menemukan bahwa pengisian data-data rekam medis yang dikembalikan masih belum lengkap.
Pada formulir peminjaman rekam medis harus selalu dicantumkan tanggal peminjaman, keperluan, nama atau bagian peminjaman, serta tanggal rekam medis jatuh tempo untuk dikembalikan ke penyimpanan rekam medis guna memperkecil risiko hilangnya rekam medis yang dipinjam [4]. Setiap rekam medis yang dipinjam menjadi tanggung jawab perawat untuk mengembalikannya.

## b. Prasarana
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Berdasarkan  wawancara  dengan  responden  didapatkan  hasil  bahwa  terdapat  ruang  penyimpanan  rekam medis sebelum dikembalikan ke ruang filing yang disebut dengan nurse station. Ruangan ini memudahkan perawat dalam pengembalian berkas untuk dicek kelengkapannya dan ditumpuk sebelum dibawa ke ruang filing.  Selama  rekam  medis  berada  di  ruang  rawat  inap  atau  sedang  dipinjam  menjadi  tanggung  jawab perawat atau petugas ruangan atau instalasi yang meminjam [4]. Namun jarak antar ruang rawat inap jauh karena ruang rekam medis berada di lantai 2 dimana perawat masih harus menaiki tangga. Hal ini dapat menyebabkan lamanya pengembalian berkas dan petugas merasa kesulitan. Berdasarkan  hasil observasi, ruang rawat inap RS Baladhika Husada Jember terletak di lantai 1 dan untuk instalasi rekam medis terletak di lantai 2.
Lamanya  pengembalian  berkas  maupun  keterlambatan  penngembalian  rekam  medis  rawat  inap disebakan  karena  petugas  masih  menggunakan  tangga  sehingga  petugas  hanya  bisa  mebawa  berkas menggunakan  tangan  yang  menyebabkan  petugas  harus  bolak-balik  dari  poli  menuju  ruang  filing  [12]. Menkes  RI  (2016)  dalam  Astiningsih (2018)  tentang  persyaratan teknik  bangunan  dan  prasarana  rumah sakit  menyatakan  bahwa  prasarana  merupakan  utilitas  yang  terdiri  atas  alat,  jaringan  dan  sistem  yang membuat  suatu  bangunan  rumah  sakit  bisa  berfungsi  [8].  Dalam  hal  ini  yang  berkaitan  dengan pengembalian  rekam  medis  yaitu  jarak  bangsal,  fasilitas  bisa  berupa  alat  yang  digunakan  untuk mengembalikan berkas (troli) [13].

## 3.3 Analisis Reinforcing Factor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember a. Pelatihan
Berdasarkan  wawancara  kepada  responden  didapatkan  hasil  bahwa  belum  pernah  ada  pelatihan rekam  medis  dan  hanya  terdapat  buku  panduan  atau  orientasi  internal.  Sebab  penting  dilakukannya pelatihan  rekam  medis  adalah  untuk  meningkatkan  keterampilan  dan  pengetahuan  petugas  dalam penyelenggaraan  pelayanan  rekam  medis.  Sesuai  dengan  PP  RI  nomor  31  tahun  2006 tentang  pelatihan kerja  nasional  yang  menyatakan  bahwa  pelatihan  kerja  adalah  keseluruhan  kegiatan  untuk  memberi, memperoleh,  meningkatkan  serta  mengembangkan  keterampilan,  produktivitas,  disiplin,  sikap  kerja dan etos kerja pada tingkat keterampilan tertentu yang pelaksanaannya lebih mengutamakan praktek daripada teori. Hal itu membuat reponden beranggapan perlu diadakannya pelatihan agar saat rekam medis rawat inap  dikembalikan  ke  ruang filing sudah  terisi  dengan  lengkap  dan  benar.  Selain  itu  diperlukan  juga pelatihan agar kegiatan assembling, coding dan pengajuan klaim tidak tertunda.
Pelatihan  berkaitan  dengan  keahlian  atau  kemampuan  seseorang  untuk  melaksanakan  suatu pekerjaannya [11]. Pelatihan memiliki orientasi saat ini dan membantu pegawai untuk mencapai keahlian dan kemampuan tertentu agar berhasil dalam melaksanakan pekerjaannya [14]. Munawaroh dalam Hallatu (2021) menyatakan bahwa memberikan pelatihan tentang pengelolaan rekam medis juga dapat dilakukan agar pelaksanaan rekam medis di rumah sakit berjalan secara efisien, sehingga kegiatan pengelolaan rekam medis  dapat  berjalan  sesuai  dengan  peraturan  yang  berlaku  dengan  tujuan  akhir  dapat  memperoleh informasi kesehatan yang akurat dan berkesinambungan [15].

## b. SOP (Standart Operational Procedure)
Berdasarkan wawancara yang dilakukan kepada responden mengenai Standart Operational Procedure (SOP) terhadap pengembalian dan pengisian rekam medis rawat inap, semua responden menyatakan bahwa sudah terdapat SOP tentang pengembalian rekam medis. Hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti juga sudah terdapat SOP Pengembalian Rekam Medis di RS Baladhika Husada Jember.
Gambar 1. SOP pengembalian rekam medis
Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  yang  berperan  sebagai  acuan  bagi  para  petugas  dalam meningkatkan kinerja dan sumber daya yang ada sehingga kinerja yang dilakukan bisa berjalan dengan baik dan  efisien.  Namun  semua  responden  menyatakan  bahwa  belum  pernah  diadakan  sosialisasi  perihal pengembalian  rekam  medis  rawat  inap.  Hal  ini  menyebabkan  petugas  bingung  dan  belum  memahami bagaimana alur pengembalian rekam medis rawat inap. Pemahaman petugas terhadap SOP masih kurang karena tidak ada sosialisasi secara menyeluruh [9].
Dari  hasil  wawancara  yang  telah  dilakukan,  peneliti  berasumsi  bahwa  SOP  yang  sudah  berlaku kurang  membantu  dan  berjalan  dengan  maksimal  dikarenakan  belum  ada  sosialisasi  mengenai  prosedur pengembalian rekam medis tersebut dan tidak ditempel ditiap ruangan serta tidak tertera poin yang jelas mengenai  standar  waktu  pengembalian  rekam  medis  rawat  inap.  SOP  yang  sudah  berlaku  segera disosialisasikan ke tiap ruangan perawatan atau bangsal dan tidak hanya ke kepala ruangan namun juga semua perawat yang ada pada tiap ruangan atau bangsal [8]. Hal tersebut dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas kerja pegawai sesuai dengan SOP yang telah di tetapkan oleh rumah sakit sehingga keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dapat diminimalisir.

## 3.4 Prioritas Penyebab Masalah Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember dengan Metode Penilaian Urgency, Seriousness and Growth (USG)
Prioritas  masalah  penelitian  ini  menggunakan  metode  USG.  Diskusi  dilakukan  dengan  petugas rekam medis diperoleh beberapa permasalahan di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember yang menjadi penyebab  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  rawat  inap.  Penjumlahan  skor  dari  beberapa permasalahan yang menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Baladhika  Husada  Jember,  dapat  diketahui  ranking  dari  indikator  yang  menjadi  prioritas  utama permasalahan tersebut seperti pada tabel 2 berikut ini.
Tabel 2. Hasil perankingan dari perbandingan masalah No. Masalah Urgency  Seriousness  Growth  Total  Rangking 1 Pengetahuan  perawat  dan  petugas  rekam  medis mengenai  standar  waktu  pengembalian  rekam medis rawat inap masih kurang. 24 27 24 75 II
No. Masalah Urgency  Seriousness  Growth  Total  Rangking
2 Sikap  kerja  perawat  masih  rendah  dikarenakan masih  menunggu  telepon  dari  pihak  ruang filing untuk mengembalikan rekam medis rawat inap. 22 17 21 60 III 3 Blangko  pengembalian  rekam  medis  tidak  terisi secara lengkap. 10 9 7 26 V 4 Jarak antara ruang rawat inap dan instalasi rekam medis  cukup  jauh  dan  terletak  di  lantai  yang berbeda. 5 3 3 11 VI 5 Tidak  adanya  pelatihan  perihal  rekam  medis khususnya  dalam  pengembalian  rekam  medis rawat inap. 11 13 13 37 IV
6 Belum  diadakan  sosialisasi  mengenai Standart Operational  Procedure pengembalian  rekam
medis,  SOP  yang  berlaku  tidak  ditempel  di  tiap ruangan rawat inap serta tidak terdapat poin yang menjelaskan standar  waktu pengembalian rekam medis rawat inap 26 29 30 85 I
Berdasarkan tabel 2 dapat diketahui urutan prioritas masalah dari permasalahan-permasalahan yang menjadi faktor keterlambatan pengembalian rekam  medis rawat inap di  Rumah Sakit Baladhika Husada Jember  yaitu tidak  adanya  sosialisasi  SOP  perihal  pengembalian rekam  medis. Tidak  adanya  sosialisasi SOP pengembalian rekam medis menjadi salah satu penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis [8].  Selain  itu,  kurangnya  pengetahuan  petugas  rekam  medis  dan  perawat  mengenai  batas  waktu pengembalian  rekam  medis  rawat  inap  juga  menjadi  penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas. Kurangnya  pengetahuan  petugas  dalam  batas  waktu  pengembalian  berkas juga  sebagai  faktor  penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis tersebut [16]. Selanjutnya yaitu sikap kerja petugas masih rendah dikarenakan  kurangnya  kesadaran  dan  rasa  tanggung  jawab  dalam  mengembalikan  rekam  medis  tepat waktu  dan  tidak  melengkapi  rekam  medis  sehingga  mengakibatkan  keterlambatan.  Kurangnya  rasa tanggung  jawab  dalam  menyelesaikan  pekerjaan  dapat  menjadi  faktor  penyebab  terlambatnya pengembalian rekam medis [11].
Kemudian  tidak  adanya  pelatihan  bagi  petugas  mengenai  rekam  medis  khususnya  dalam  hal pengembalian rekam medis menjadi salah satu faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas. Belum pernah dilakukannya pelatihan dari pihak rs menjadi faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas [17].  Selanjutnya  pengisian  blangko  pengembalian  sebagai  pencatatan  peminjaman  dan  pengembalian berkas yang tidak lengkap juga menjadi salah satu faktor penyebab keterlambatan pengembalian sejalan dengan  penelitian  yang  menyatakan  bahwa  pengisian  buku  ekspedisi  yang  tidak  lengkap  menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap [8]. Lalu yang terakhir yaitu jarak yang cukup jaun antara ruang rawat inap dan instalasi rekam medis. Letak bangsal dan ruang rekam medis yang berjauhan dan beda lantai menyebabkan petugas kesulitan dan memakan waktu yang lama dalam membawa berkas- berkas yang akan dikembalikan sehingga menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap.

## 3.5 Rencana Perbaikan Terhadap Masalah Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember dengan Metode Brainstorming
Penyelesaian  masalah  yang  diperoleh  dari  diskusi  dengan  menggunakan  metode brainstorming tentang keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap, yaitu sebagai berikut:
Tabel 3. Penyelesaian masalah keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap
No Variabel Masalah Penyelesaian Masalah 1. SOP a. Belum  diadakan  sosialisasi mengenai Standart Operational Procedure pengembalian rekam medis. a. Kepala  rekam  medis  bersama  komite  rekam  medis mengadakan  sosialisasi  SOP  perihal  batas  waktu pengembalian  rekam  medis  rawat  inap  secara  rutin minimal sekali dalam sebulan supaya petugas dapat memahami, dan dalam pengoptimalannya, tiap ruang
No Variabel Masalah Penyelesaian Masalah b. SOP  pengembalian  rekam medis  tidak  ditempel  di  tiap ruangan perawat c. Tidak  terdapat  poin  yang menjelaskan standar maksimal pengembalian rekam medis rawat inap rawat  inap  diberi  lembar  SOP  yang  sudah dilaminating dan ditempel di dinding.
b. Kepala rekam medis bersama dengan petugas rekam medis  mendiskusikan  serta  membahas  poin  yang menjelaskan standar waktu pengembalian kemudian mengajukan  perbaikan  SOP  pada  pihak  komite rekam medis.
2. Pengetahuan   Pengetahuan  perawat  dan  petugas rekam  medis  mengenai  standar waktu pengembalian rekam medis rawat inap masih kurang.
Mengadakan diskusi atau sharing materi terkait rekam medis  serta  memfasilitasi  perawat  dan  petugas  rekam medis  dengan  mengikutsertakan  dalam  kegiatan pelatihan  atau  seminar  tentang  standar  waktu pengembalian rekam medis. 3. Sikap Sikap kerja perawat masih rendah dikarenakan masih menunggu telepon  dari  pihak  ruang filing untuk mengembalikan rekam medis rawat inap. Kepala  rumah  sakit  sekaligus  komite  rekam  medis dengan  tegas  memberi  teguran  kepada  perawat  yang mengembalikan rekam medis rawat inap yang melebihi batas  waktu  pengembalian.  Sesegera  mungkin  bagi petugas filing untuk  menghubungi  atau  mengingatkan perawat  di  intalasi  rawat  inap  agar  mengembalikan rekam  medis  setelah  pasien  pulang,  tanpa  harus menunggu atau menumpuk di ruang rawat inap terlebih dahulu,  karena  hal  tersebut  akan  menyebabkan keterlambatan,  lamanya  pengembalian  dan  juga penyediaan rekam medis. 4. Pelatihan Tidak  adanya  pelatihan  perihal rekam  medis  khususnya  dalam pengembalian  rekam  medis  rawat inap. Komite  rekam  medis  memberikan  atau  mengajukan pelatihan  mengenai  pengelolaan  rekam  medis  kepada Kepala Rumah Sakit untuk perawat dan petugas rekam medis secara rutin minimal sekali dalam sebulan dalam bentuk seminar atau pelatihan secara internal oleh pihak rumah  sakit  agar  meningkatkan  kemampuan  dan keahliannya dalam mengelola rekam medis 5. Sarana Blangko pengembalian rekam medis tidak terisi secara lengkap. Kepala  rekam  medis  dan  petugas  ruang filing mengingatkan dan memberi tahu kepada setiap petugas rekam  medis  dan  perawat  yang  bertanggung  jawab dalam  mengembalikan  berkas  agar  mengisi  data-data rekam  medis  secara  lengkap  dan  benar  pada  blangko pengembalian agar dapat mengetahui status berkas yang dipinjam maupun yang sudah dikembalikan.
6. Prasarana Jarak antara ruang rawat inap dan instalasi  rekam  medis  cukup  jauh dan terletak di lantai yang berbeda.
Memberikan alat bantu khusus bagi perawat dan petugas rekam medis dalam membawa berkas-berkas yang akan dikembalikan  menuju  ke  ruang filing seperti  troli  agar perawat  tidak  merasa  kesulitan  ketika  mengembalikan rekam medis dalam jumlah yang banyak.

## 4. KESIMPULAN
Faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Baladhika Husada Jember berdasarkan variabel Predisposing Factor yaitu kurangnya pengetahuan petugas terhadap batas waktu pengembalian rekam medis rawat inap, kurangnya rasa kesadaran dan tanggung jawab perawat terhadap pengembalian rekam medis rawat inap secara tepat waktu. Berdasarkan variabel Enabling Factor yaitu blangko pengembalian rekam medis rawat inap tidak terisi lengkap dan jarak antara ruang rawat inap ke  instalasi  rekam  medis  cukup  jauh.  Variabel  Reinforcing  Factor  yaitu  belum  diadakan  pelatihan  bagi perawat dan sosialisasi terkait SOP pengembalian rekam medis.
Prioritas  masalah  utama  yang  menjadi  penyebab  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  yaitu belum diadakannya sosialisasi terkait SOP pengembalian rekam medis sehingga petugas belum memahami tata cara pengembalian rekam medis rawat inap dengan benar. Upaya perbaikan yang dapat dilakukan oleh Rumah  Sakit  Baladhika  Husada Jember  berdasarkan  hasil  diskusi  adalah  mengadakan  sosialisasi  terkait
SOP pengembalian rekam  medis rawat inap secara rutin dengan mengikut sertakan semua petugas yang berkaitan dengan pengembalian rekam medis dan mengadakan evaluasi.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terima  kasih  penulis  persembahkan  kepada  pihak-pihak  yang  telah  membantu  dalam penelitian  khususnya  Rumah  Sakit  Baladhika  Husada  Jember  yang  telah  memberikan  ijin  atas terlaksananya kegiatan penelitian.

## REFERENSI
[1] Pemerintah  Indonesia, Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009  tentang  Rumah  Sakit . Jakarta: Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia, 2009.
[2] Susanto,  E.  Suparniati,  and  T.  Wardani,  “Faktor-Faktor  yang  Menyebabkan  Keterlambatan  Penyediaan Berkas  Rekam  Medis  di  Poliklinik  RS  PKU  Muhammadiyah  Yogyakarta,”  Universitas  Muhammadiyah Yogyakarta, 2012.
[3] Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis . Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2008.
[4] Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia, Buku  Pedoman  Penyelenggaraan  Rekam  Medis  Rumah  Sakit (Revisi II) . Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006.
[5] S. Notoatmodjo, Promosi Kesehatan dan Perilaku Kesehatan . Jakarta: Rineka Cipta, 2012.
[6] N. Nuraini and E. Berliani, “Analisis Akar Permasalahan Penyebab Penumpukan Berkas Rekam Medis Unit Filling Puskesmas Mojoagung,” J. Penelit. Kesehat. Suara Forikes , vol. 13, no. 1, pp. 52–57, 2022.
[7] R. F. Dilla, D. R. P. Mudiono, and G. Alfiansyah, “Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo,” J-REMI  J. Rekam Med. dan Inf. Kesehat. , vol. 1, no. 4, pp. 447–455, 2020, doi: 10.25047/j-remi.v1i4.2085.
[8] D. Astiningsih, “Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RSI Fatimah Banyuwangi,” Politeknik Negeri Jember, 2018.
[9] A. A. Zahra and L. Herfiyanti, “Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah  Sakit  Kurnia  Cilegon,” Cerdika  J.  Ilm.  Indones. ,  vol.  1,  no.  7,  pp.  761–774,  2021,  doi: 10.36418/cerdika.v1i7.118.
[10] Erlindai,  “Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Waktu  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  RS Estomihi Medan Tahun 2019,” J. Ilm. Perekam dan Inf. Kesehat. Imelda , vol. 4, no. 2, 2019.
[11] A. L. Rohmawati, F. Erawantini, and M. C. Roziqin, “Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit Pusat Pertamina,” J-REMI  J. Rekam Med. dan Inf. Kesehat. , vol. 2, no. 2, pp. 264–270, 2021, doi: 10.25047/j-remi.v2i2.2013.
[12] M. I. Lutfiah, E. T. Ardianto, A. Deharja, and S. J. Swari, “Analisis Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Rumah Sakit Tingkat III Baladhika Husada Jember,” J-REMI  J. Rekam Med. Dan Inf. Kesehat. , vol. 2, no. 3, pp. 403–413, 2021.
[13] R. A. Wijayanti and N. Nuraini, “Analisis Faktor Petugas dalam Pengisian Kartu Ibu dan Alur Rujukan Ibu Hamil Risti,” in Seminar Nasional Hasil Penelitian 2017 , Politeknik Negeri Jember, 2017, pp. 95–101.
[14] N. Puspita and A. T. Iman, “Literature Review Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan,” J. Rekam Medis dan Inf. Kesehat. , vol. 5, no. 1, pp. 1–11, 2022.
[15] K. S. Hallatu, F. Erawantini, A. Deharja, and I. Muflihatin, “Analisis Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Di  Rumah  Sakit:  Literatur  Review,” J-REMI    J.  Rekam  Med.  dan  Inf. Kesehat. , vol. 3, no. 1, pp. 96–108, 2021, doi: 10.25047/j-remi.v3i1.2454.
[16] R. U. Agustin, F. Erawantini, and M. C. Roziqin, “Faktor Keterlambatan Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUP Kariadi Semarang,” J-REMI  J. Rekam Med. dan Inf. Kesehat. , vol. 1, no. 3, pp. 141–147, 2020, doi: 10.25047/j-remi.v1i3.1985.
[17] A.  Dewi,  I.  N.  Sulrieni,  C.  Rahmatiqa,  and  F.  Yuniko,  “Literature  Review:  Analisis  Faktor  Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis di Rumah Sakit,” Indones. Heal. Inf. Manag. J. , vol. 9, no. 1, pp. 21–29, 2021, doi: 10.47007/inohim.v9i1.234.