## PERANCANGAN APLIKASI PENGADAAN BARANG PADA PT PUPUK SRIWIDJAJA (Persero) KANTOR PEMASARAN PUSRI DAERAH LAMPUNG
RIFKI PUSPA WARDANI* 1
Jl. Zainal Abidin Pagar Alam No. 26 Labuhan Ratu Bandar Lampung 35142

## Abstract
PT pupuk Sriwidjaja merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan pupuk, baik dengan cara tunai ataupun dengan cara kredit. Dalam proses penjualan secara kredit, sampai saat ini perusahaan tersebut masih menggunakan  cara  manual  sehingga  dalam  proses  pengolahan  datanya  masih  sering  terjadi  kesalahan  dan kurang cepat. Oleh karena itu penulis membuat suatu sistem yang dapat digunakan pada perusahaan tersebut. Sistem  yang  penulis  buat  menggunakan  bahasa  pemrograman  Visual  Basic  dan  menggunakan  database Microsoft  Access.  Tujuan  dari  dibuatnya  sistem  ini  yaitudapat  mempermudah  proses  pengolahan  data penjualan kredit, lalu dapat mempercepat proses pencarian data dan dalam pembuatan laporan.
Pembuatan  laporan  praktek  kerja  lapangan  ini,  penulis  menggunakan  beberapa  metode  pengumpulan  data yaitu  dengan  cara  wawancara  atau  tanya  jawab  secara  langsung  dengan  pihak  yang  mengetahui  mekanisme yang  berhubungan  dengan  masalah  yang  penulis  bahas,  kemudian  dengan  cara  pengamatan  langsung  pada perusahaan dan yang terakhir dengan cara tinjauan pustaka dari buku-buku penunjang.
Keywords :Penjualan,Kredit,Database

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang
Setiap perusahaan
menginginkan kegiatannya berjalan dengan baik. Untuk itu dalam menjalankan kegiatannya, perusahaan membutuhkan alat-alat pendukung untuk menjalankan kegiatan tersebut. Baik itu mesin atau Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  itu  sendiri,  sesuai dengan perkembangan teknologi. Sehingga diharapkan  dapat  menghasilkan  informasi  yang berguna,  yang  dibutuhkan  oleh  semua  pihak terutama  untuk  bagian  pengadaan.  Dengan  begitu pengelolahan  pengadaan  barang  pada  perusahaan tersebut dapat ditangani dengan baik.

## 2. Rumusan Masalah
Melihat  dan  memperhatikan  latar  belakang yang dikemukakan di atas, maka dapat dirumuskan suatu  permasalahan  yang  terjadi  yaitu  bagaimana system  pengadaan  barang  pada  PT  Pupuk Sriwidjaja  dengan  menggunakan  aplikasi  yang lebih  baik  dari  sebelumnya  sehingga  hasil  yang didapatkan akan semakin lebih baik.

## 2.1   Batasan Masalah
Berdasarkan  latar  belakang  yang  diuraikan di  atas,  maka  penulis  tidak  meungkin  mampu membahas semua permasalahan yang ada disebabkan  keterbatasan  waktu  dan  tenaga  maka penulis  hanya  membatasi  permasalahan  mengenai
pengadaan  barang  pada  PT  Pupuk  Sriwidjaja tersebut.

## 2.2   Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian di PT  Pupuk  Sriwijaja  (Persero)  pada  Kantor Pemasaran Pusri Daerah Lampung adalah:
1. Merancang  suatu  sistem  pengadaan  dengan menggunakan  bahasa  pemrograman Visual Basic versi  6.0  dan  dengan  menggunakan databaseMicrosoft Access 2000
2. Mengaplikasikan  sistem  pengadaan  barang yang telah penulis rancang, sehingga diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan dapat mempermudah dalam pembuatan laporan pada bagian pengadaan barang.
3. Metodologi Penelitian Keterangan yang diperoleh dalam pengumpulan data dan informasi yang aktual dalam rangka  menyusun  skripsi  ini  penulis  menggunakan beberapa metode-metode sebagai berikut:
1. Wawancara ( Interview )
Pengumpulan  data  dengan  metode interview yaitu  metode  pengumpulan  data  yang  dilakukan dengan  cara  tanya  jawab  secara  langsung  dengan pihak  yang  mengetahui  mekanismenya  dan  hal yang  berhubungan  dengan  masalah  yang  penulis bahas  sehingga  dapat  memberikan  informasi  yang jelas dan benar.
2. Pengamatan ( Observation )
Pengumpulan data dengan metode observation yaitu  pengumpulan  data  yang  dilakukan  melalui pengamatan  dan  pencatatan  secara  langsung, mempelajari  segala  sesuatu  yang  berhubungan dengan  sistem  yang  sedang  berjalan  di  perusahaan tersebut  sehingga  penulis  dapat  mengambil kesimpulan dari penelitian tersebut.
3. Tinjauan Pustaka ( Library Research )
Metode  tinjauan  pustaka  yaitu  dilakukan dengan  cara  membaca,  mencatat,  mengutip  dan mengumpulkan  data-data  secara  teoritis  dari  buku- buku yang berhubungan dengan penulisan skripsi.

## 4. LANDASAN TEORI
4.1  Konsep Dasar Sistem
4.1.2       Pengertian Sistem
Terdapat  dua  kelompok  pendekatan  di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan  sistem  yang  lebih  menekankan  pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : Menurut Jogiyanto (1999:56) “Sistem adalah suatu jaringan  kerja  dari  prosedur-prosedur  yang  saling berhubungan,  berkumpul  bersama-sama  untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

## 4.1.3 Pengertian Informasi
Pengertian  informasi  menurut  Jogiyanto (1999:8)  adalah  "Data  yang  telah  diolah  sehingga menjadi  bentuk  yang  dapat  bermanfaat  atau berguna bagi penerimanya.

## 4.1.4 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian  sistem  informasi  menurut Jogiyanto (1999:11) adalah “Suatu organisasi yang mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan menyediakan  pihak  luar  tertentu  dengan  laporan- laporan yang diperlukan”.

## 4.1.5 Karakteristik Sistem
Sistem  mempunyai  karakteristik  atau  sifat-sifat tertentu yaitu:
1. Komponen Sistem ( Component System ) Sistem  mempunyai  kumpulan  komponen- komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem ( Boundary System )
Batasan  sistem  merupakan  daerah  yang membatasi  antara  suatu  sistem  dengan  sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya.
3. Lingkungan luar Sistem ( Environment System ) Lingkungan  luar  sistem  yaitu  apapun  diluar batas  dan  sistem  yang  mempengaruhi  operasi sistem itu sendiri.
4. Penghubung Sistem ( Interface System ) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara sub sistem satu dengan sub sistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem ( Input System )
Masukansistem  yaitu  energi  yang  dimasukkan ke  dalam  sistem  yang  dapat  berupa  perawatan ( maintenance  input )  serta  masukan  signal ( signal input ).
6. Keluaran Sistem ( Output System ) Keluaran  sistem  merupakan  hasil  dari  energi yang  diolah  dan  diklasifikasikan  menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.
7. Pengolahan Sistem ( Process System ) Suatu  sistem  dapat  mempunyai  suatu  bagian pengolah yang akan berubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem ( Goal sistem )
Suatu  sistem  pasti  mempunyai  tujuan  ( goal ) atau sasaran ( objective ). Bila suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak ada  gunanya.  Sasaran  dari  sistem  sangat menentukan  sekali  masukan  yang  dibutuhkan sistem  dan  keluaran  yang  akan  dihasilkan sistem.

## 4.1.6 Pengertian Data
Data  adalah  hal,  peristiwa/kenyataan lainnya apapun yang mendukung suatu pengolahan untuk  dijadikan  dasar  guna  menyusun  keterangan, perbuatan,  kesimpulan/penetapan  keputusan.  Data ibarat  bahan  mentah  yang  melalui  pengolahan tertentu menjadi keterangan atau informasi (Moekijat: 1989:7)

## 4.1.7
Pengolahan Data Pengolahan  data  adalah  sebagai  sebuah mekanisme untuk
menerima data, mengkomunikasikan  ke  berbagai  pihak  yang berkepentingan menyimpan, memproses dan menyajikannya  dalam  berbagai  bentuk  laporan, untuk  mendukung  segenap  fungsi  dalam  sebuah perusahaan (Edi Purwono: 2002:23)
4.1.8 Pengertian Perancangan
Menurut Edi Purwono (2002:33) perancangan  sistem  merupakan  kegiatan  untuk pengembangan  sistem  dan  prosedur  baru  dalam kaitannya  dengan  sasaran-sasaran  (baru)  yang dikehendaki oleh pihak manajemen, untuk memperoleh  suatu  sistem  yang  mampu  dipakai
untuk  memanajemeni  perusahaan  secara  lebih efektif dan efisien.

## Pengertian Aplikasi
Menurut  Tim  Penyusun  Kamus  Pusat Pembinaan  dan  Pengembangan  Bahasa  (1997) "aplikasi adalah suatu program yang sudah jadi dan sudah  dapat  digunakan  atau  diterapkan  oleh pengguna/ user ".

## Pengadaan
Secara  umum  istilah  pengadaan  adalah proses  mengadakan  barang  untuk  memenuhi persediaan sesuai dengan kebutuhan untuk digunakan sendiri atau untuk dijual kembali.
MicrosoftVisual Basic 6.0 Visual Basic adalah sebuah bahasa pemograman  yang  digunakan  untuk  membuat program  aplikasi  berbasis  orientasi  objek  atau Object  Oriented  Program (OPP)  (Agung  Novian: 2004:5).
2.9.1 Lingkungan Visual Basic 6.0
Pemrograman Microsoft Access 2000 Microsoft  Access 2000  merupakan  salah  satu program  pengolah  database  yang  canggih,  yang digunakan  untuk  mengolah  berbagai  jenis  data dengan  pengoperasian  yang  mudah.  Banyak kemudahan  yang  ditawarkan Microsoft  Access misalnya  penyortiran,  pengaturan  data,  pembuatan label data serta pembuatan laporan kegiatan sehari- hari.
Bagan Alir Dokumen ( Document Flowchart ) Bagan  alir  dokumen  ( Document  Flowchart) merupakan bagian yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem  secara logika. Bagan  alir  sistem  merupakan  bagan  yang menunjukkan  arus  pekerjaan  secara  keseluruhan dari  sistem.  Bagan  ini  menjelaskan  urutan-urutan dari  prosedur-prosedur  yang  ada  di  dalam  sistem. Bagan  alir  sistem  menunjukkan  apa  yang dikerjakan sistem.
Bagan Alir Program ( Flowchart Program ) “Bagan  Alir  program  ( flowchart program ) merupakan  bagan  yang  menjelaskan  secara  rinci langkah-langkah  dari  proses  program,  dibuat  dari
verifikasi  bagan  alir  dokumen.”  (Jogiyanto:  1999: 802)
Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) Data flow diagram (DFD) adalah peralatan yang  digunakan  pada metodologi pengembangan sistem yang berfungsi menggambarkan  secara  rinci  mengenai  sistem jaringan  kerja  antar  fungsi  yang  berhubungan  satu dengan  yang  lainnya  yang  menunjukkan  dan kemana  data  alir  mengalir  serta  penyimpanannya (Leman: 2001: 122).
Entity Relation Diagram (E-R Diagram) Entity  Relation  Diagram adalah  “Berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan  relasi  yang  masing-masing  dilengkapi dengan  atribut-atribut  yang  mempresentasikan seluruh  fakta  dari  dunia  nyata  yang  kita  tinjau”. (Fathansyah, 1999:70)

## ANALISA  MASALAH  DAN  PERANCANGAN SISTEM Objek yang diteliti
Penelitian  ini,  penulis  lakukan  pada  perusahaan yang bergerak di bidang jasa penjualan pupuk yang bernama PT Pupuk  Sriwidjaja (PUSRI). PT Pupuk Sriwidjaja  (PUSRI)  adalah  salah  satu  perusahaan jasa  yang  ada  di  Bandar  Lampung.  Dalam melakukan  atau  melaksanakan  pengadaan  barang, sampai  saat  ini  PT  Pupuk  Sriwidjaja  (PUSRI) belum menerapkan sistem komputerisasi.

## Analisa Sistem Berjalan
Alur  proses  pengadaan  barang  pada  PT  Pupuk Sriwidjaja  (PUSRI)  yaitu  dimulai  dari  distributor datang  ke  kantor  Pusri  PPD  Lampung,  kemudian distributor  tersebut  membuat  surat  permohonan pembelian pupuk ke PPD di bagian penjualan.

## Uraian Masalah
Setelah  melakukan  analisis  terhadap  sistem yang  sedang  berjalan,  penulis  mengusulkan rancangan sistem pengadaan barang pada PT Pupuk Sriwidjaja  (PUSRI)  berbasis  komputer  dengan menggunakan  bahasa  Pemograman Visual  Basic 6.0,  untuk  membantumenyelesaikan  permasalahan yang  ada,  sehingga  dalam  melakukan  pembuatan laporan  pengadaaan  barang    PT  Pupuk  Sriwidjaja (PUSRI) akan lebih mudah.

## Tujuan Analisis Sistem
Analisis  sistem  ini  dilakukan  dengan  tujuan  untuk dapat  mengetahui  kelemahan  sistem  yang  sudah ada  sehingga  dapat  dicarikan  solusi  yaitu  dengan membuat  sistem  pengadaan  barang,  menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0.

## Rancangan Diagram Level 0 Sistem Baru
Data flow diagram merupakan representasi dari kebutuhan  sistem  yang  di  buat  atau  digunakan. DFD  ini  mendokumentasikan  proses  alir  dari sistem  berdasarkan  diagram  konteks  di  atas. Penjelasan  dari  sistem  pengadaan  barang  pada  PT Pupuk  Sriwidjaja  (PUSRI)  dapat  dilihat  lebih jelasnya pada Gambar 3.4 di bawah ini:

## Gambar 3.3 Diagram Level 0 Rancangan
Desain Database Desain database merupakan  desain  dari field- field pada file yang  mendukung database dari rancangan  sistem. Database sistem  .pengadaan barang  ini  terdiri  dari  lima  buah  tabel,  yang memiliki  tipe  data  yang  berbeda-beda  sesuai dengan kebutuhan pengolahan datanya.

## Relasi Antar Tabel
Relasi  Antar  Tabel  merupakan  model  basis data  yang  mudah  untuk  diterapkan  karena  model basis  data  ini  menunjukkan  suatu  cara  atau mekanisme  yang  digunakan  untuk  mengelola  data secara  fisik  dalam  memori  sekunder  yang  akan berdampak pula pada bagaimana kita mengelompokkan  dan  membentuk  keseluruhan data yang terkait dalam sistem yang kita rancang.

## Rancangan Program
Rancangan Password Rancangan password yang  akan  dibuat,  dapat dilihat dari gambar 3.7 di bawah ini:
Gambar 3.7 Rancangan Password

## ANALISA  MASALAH  DAN  PERANCANGAN SISTEM Objek yang diteliti
Penelitian  ini,  penulis  lakukan  pada perusahaan yang bergerak di bidang jasa penjualan pupuk  yang  bernama  PT  Pupuk  Sriwidjaja (PUSRI).  PT  Pupuk  Sriwidjaja  (PUSRI)  adalah salah  satu  perusahaan  jasa  yang  ada  di  Bandar Lampung.

## Analisa Sistem Berjalan
Alur proses pengadaan barang pada PT Pupuk Sriwidjaja  (PUSRI)  yaitu  dimulai  dari  distributor datang  ke  kantor  Pusri  PPD  Lampung,  kemudian distributor  tersebut  membuat  surat  permohonan pembelian pupuk ke PPD di bagian penjualan.
L o g i n E x it U se rn a m e Pa ss w or d PASSWORD

## Relasi Antar Tabel
Relasi  Antar  Tabel  merupakan  model basis  data  yang  mudah  untuk  diterapkan  karena model  basis  data  ini  menunjukkan  suatu  cara  atau mekanisme  yang  digunakan  untuk  mengelola  data secara  fisik  dalam  memori  sekunder  yang  akan berdampak pula pada bagaimana kita mengelompokkan  dan  membentuk  keseluruhan data yang terkait dalam sistem yang kita rancang.

## PEMBAHASAN Implementasi Sistem Baru
Program yang telah dibuat digunakan oleh bagian  penjualan  sesuai  dengan  fungsinya.  Bagian penjualan  menginput  data  pengandaan  barang kedalam  sistem  baru,  sehingga  dalam  pencarian data dan pembuatan laporan akan lebih mudah dan tepat waktu.

## Perangkat  Pendukung  Implementasi  Sistem
Komputerisasi Perangkat Keras Komputer ( Hardware ) Untuk pembuatan program peminjaman, menggunakan  perangkat  keras  yang  mendukung program  agar  dapat  berjalan  dengan  baik. Perangkat  keras  yang  digunakan  oleh  PT  Pupuk Sriwidjaja  (PUSRI)  PPD  Lampung  untuk  sistem pengadaan barang ini terdiri dari:
1. Komputer Pentium IV
2. Ram 256 Mb
3. Harddisk 80 GB
4. Disk Drive 3 ½ Floppy 5. CD ROM 52 x 6. Monitor 17” Flat 7. Keyboard 8. Mouse
Perangkat Lunak ( Software )
Agar  program  dapat  dijalankan,  komputer harus  dilengkapi  dengan  perangkat  lunak  yang mendukung  sistem  tersebut.  Perangkat  lunak  yang digunakan  terdiri  sistem  operasi WindowsXP Profesional , office
2003,
pemrograman
databaseMicrosoft  Access dan  program  komputer menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 .

## Implementasi Program
Form Menu Password
Gambar 4.13 FormPassword
Form  password merupakan  tampilan  awal  untuk masuk  ke  menu  utama  dengan  mengisi user dan password ,  setelah  itu  pilih login .  Bila  dalam pengisian user dan password tidak  sesuai  dengan apa  yang  seharusnya,  maka  akan  ada  tampilan pesan bahwa password yang dimasukkan salah dan tampilan  menu  utama  tidak  akan  tampil.  Tombol close digunakan  untuk  keluar  dari  program Password .
Form Menu Utama
Pada  gambar  4.14  adalah  tampilan  menu  utama yang  terdiri  dari file ,  transaksi,  cari  data  dan laporan.  Menu file berfungsi  untuk  menampilkan data-data  yang  akan  dimasukkan  yang  terdiri  dari data  barang,  data  pelanggan,  data  distributor  dan keluar. Menu Transaksi berfungsi untuk menampilkan data pemesanan, data data pengiriman .
Form Data Barang
Gambar 4.15 Form Data Barang
Form data  barang  berfungsi  untuk  memasukkan data-data barang, data-data barang terdiri dari kode barang, nama barang, tonase dan harga. Data  barang  memiliki  tombol-tombol  yang  terdiri dari  tombol  simpan  berfungsi  untuk  menyimpan data  ke database ,  tombol  ubah  digunakan  untuk memperbaiki  data  yang  telah  disimpan  di  dalam database , tombol hapus berfungsi untuk menghapus  data  yang  diinginkan,  tombol  keluar berfungsi untuk keluar dari form data barang dan kembali ke menu utama.

## Form Data Pelanggan
Gambar 4.16 Form Data Pelanggan
Form data pelanggan berfungsi untuk memasukkan data-data  Pelanggan,  data-data  pelanggan  terdiri dari  kode  pelanggan,  nama  pelanggan,  alamat, nomor telepon.
Form Data Distributor
Gambar 4.17 Form Data Distributor
Form data distributor berfungsi untuk memasukkan data-data  distributor  yang  terdiri  dari  kode distributor,  nama  distributor,  alamat,  no  telepon, fax.

## Form Data Pemesanan
Gambar 4.18 Form Data Pemesanan
Form data pemesanan berfungsi untuk memasukkan  data-data  pesanan,  data  pesanan terdiri  dari  no  faktur  pemesanan,  tanggal,  kode pelanggan,  nama  pelanggan,  alamat,  nomor telepon,  kode  barang,  nama  barang,  tonase  dan harga.

## Form Data Pengiriman
Gambar 4.19 Form Data Pengiriman Form data pengiriman berfungsi untuk
memasukkan data-data pengiriman .

## Form Cari Data Barang
Gambar 4.20 Form Cari Data Barang
Form cari  data  barang  merupakan form yang berfungsi  untuk  mencari  data  barang. Form cari data  barang  terdiri  dari  tombol  cetak  yang berfungsi  untuk  mencetak  data  yang  diinginkan, dan  tombol  keluar  berfungsi  keluar  dari form cari data barangdan kembali ke menu utama
Form Cari Data Pelanggan
Gambar 4.21 Form Cari Data Pelanggan
Form cari  data  pelanggan  merupakan form yang berfungsi untuk mencari data pelanggan. Form cari data  pelanggan  terdiri  dari  tombol  cetak  yang berfungsi  untuk  mencetak  data  yang  diinginkan, dan  tombol  keluar  berfungsi  keluar  dari form cari data pelanggandan kembali ke menu utama.
Hasil  Laporan  Data  DistributorHasil  Laporan Pesanan Barang
Gambar 4.27 Hasil Laporan Data Distributor
Gambar 4.28 Hasil Laporan Pesanan Barang
Hasil Laporan Pengadaan Barang

## SIMPULAN DAN SARAN Simpulan
Simpulan  yang  dapat  diambil  dari  pembahasan skripsi ini yaitu:
1. PT  Pupuk  Sriwidjaja  (Pusri)  merupakan perusahaan  yang  sudah  berkembang  tetapi sistem  pengolahan  data  dalam  mengadakan barang  masih  menggunakan  sistem  manual yaitu  dengan  pencatatan  dalam  buku  besar pengadaan barang.
2. Penyimpanan  data-data  pendukung  masih belum  maksimal  sehingga  tidak  efektif  dan sering terjadi kehilangan data.
3. Perancangan sistem yang penulis buat menggunakan  pembuatan data  flow  diagram , entity  relation  diagram ,  relasi  antar  tabel,  dan kamus data.

## Saran
Sistem  yang  sedang  berjalan  pada  perusahaan masih  kurang  efektif  untuk  sebuah  perusahaan besar,  maka  penulis  memberikan  saran  sebagai berikut :
1. Sebaiknya  digunakan  sistem  penjualan  secara terkomputerisasi  untuk  dapat  mempermudah proses pembuatan laporan dan penyimpanan.
2. Sistem  komputerisasi  yang  telah  penulis  buat sebaiknya  dapat  dikembangkan  kembali  oleh pihak  perusahaan  sehingga  dapat  digunakan oleh perusahaan.
3. Pembuatan rancangan sistem secara terkomputerisasi sebaiknya menggunakan proses-proses seperti yang telah penulis buat .

## DAFTAR PUSTAKA
HM,  Jogiyanto.  1999. Analisis  dan  Desain  Sistem Informasi  Pendekatan  Terstruktur  Teori dan  Praktek  Aplikasi  Bisnis .  Andi. Yogyakarta.
HM, Jogiyanto. 1999. Pengenalan Komputer . Andi. Yogyakarta. Kurniadi,  Adi.  2000. Pemrograman  Microsoft Visual  Basic  6 .  ElexMedia  Komputindo. Jakarta. Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data . Andi. Yogyakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi . Salemba Empat. Jakarta.
Sutabri, Tata. 2003. Analisis Sistem Informasi . Andi. Yogyakarta.