## ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS RJ DI RSUP DR. SOERADJI TIRTONEGORO KLATEN
Diyana Wulandari 1 , Andri Permana Wicaksono 2 , Atma Deharja 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: wulandaridiyana@gmail.com

## Abstrak
Jumlah berkas rekam medis rawat jalan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro memiliki angka keterlambatan penyediaan tertinggi terjadi pada bulan Juni 2019 yaitu sebesar 44,66% berkas. Tujuan laporan ini yaitu menganalisis  faktor  penyebab  keterlambatan  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUP  dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten.  Jenis penelitian yang digunakan adalah kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan  wawancara  dan  observasi.  Hasil  penelitian  didapatkan  faktor  penyebab  keterlambatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan adalah faktor man  yaitu ketidakdisplinan petugas filing dalam mengambil berkas rekam medis dan ketidakdisplinan petugas poli/bangsal dalam mengembalikan berkas rekam medis secara tepat waktu. Faktor material yaitu kerusakan berkas rekam medis pada bagian map, missfile,  formulir  pasien  IGD  tanpa  map,  serta  formulir  belum  terakit.  Faktor  machine  yaitu  listrik  mati secara tiba-tiba dan kurangnya fitur peminjaman dan pengembalian rekam medis pada SINERGIS. Faktor method  yaitu belum tersedianya alur pasien rawat jalan reguler di ruang pendaftaran. Faktor money yaitu tidak ada dukungan dana untuk memberikan penghargaan kepada petugas. Upaya perbaikan yang dapat dilakukan  adalah  petugas  filing  tidak  menunggu  beberapa  tracer  menumpuk  ketika  mengambil  berkas, melakukan  evaluasi  terhadap  proses  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  atau  rawat  inap  ke ruang  filing,  selalu  melakukan  penyisiran  terhadap  dokumen  yang  rusak  atau  tidak  bersampul.  Pihak  IT menambah fitur atau menu peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis pada SINERGIS. Petugas pendaftaran memasang alur pendaftaran pasien rawat jalan reguler di ruang pendaftaran.
Kata Kunci : rumah sakit, keterlambatan penyediaan, rekam medis

## Abstract
The number of outpatient medical records at RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro has the highest late provision that occurred in June 2019 by 44.66%. The purpose of this report was to analyze the factors causing late provision of outpatient medical record files at RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. This type of research was qualitative. Data collection techniques used in this report were interviews and observation. The results showed that the factors causing  late provision of outpatient medical record files was man factors, which are the indiscipline of filing staff in retrieving medical record files and the poly / ward officers' indiscipline in returning medical records in a timely manner. Material factors were damage to the medical record file on the  map,  missfile,  emergency  patient  form  without  a  folder,  and  the  form  has  not  been  assembled.  The machine factor were the sudden power failure and the lack of borrowing and returning medical records on SINERGIS. The method factor was the unavailability of regular outpatients in the registration room. The money factor is that there is no financial support to give awards to officers. Improvement efforts that can be done are filing officers not waiting for some tracers to pile up when retrieving files, evaluating the process of  returning  outpatient  or  inpatient  medical  record  files  to  the  filing  room,  always  sweeping  against damaged  or  non-bound  documents.  IT  added  features  or  menus  for  borrowing  and  returning  medical record  files  to  SINERGIS.  The  registration  officer  installs  a  regular  outpatient  registration  flow  in  the registration room.
Keywords : hospital,  late provision, medical record

## 1. Pendahuluan
Upaya  untuk  meningkatkan  kualitas  rumah  sakit  dapat  dilihat  dari  waktu  tunggu  pasien. Kegiatan  yang  mempengaruhi  waktu  tunggu  pasien  salah  satunya  yaitu  waktu  penyediaan dokumen rekam medis. Waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai  rekam  medis  disediakan  atau  ditemukan  oleh  petugas  dalam  waktu  ≤  10  menit  untuk berkas  rekam  medis  rawat  jalan  (Kemenkes  RI,  2008).  Semakin  cepat  berkas  rekam  medis sampai di poliklinik maka semakin cepat pelayanan yang diberikan kepada pasien (Supriadi dan Damayanti, 2019).
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro, terdapat berkas rekam medis rawat jalan yang memiliki waktu penyediaan tidak sesuai dengan Standar
Pelayanan  Minimal  di  RSUP  dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten  (≤10  menit)  artinya  terjadi keterlambatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan. Jumlah berkas rekam medis rawat jalan  yang  memiliki  angka  keterlambatan  tertinggi  terjadi  pada  bulan  Juni  2019  yaitu  sebesar 44,66% berkas. Hal tersebut menunjukkan bahwa sebanyak 92 dari 206 berkas rekam medis mengalami keterlambatan penyediaan. Selain itu, terdapat rata-rata waktu penyediaan berkas rekam medis lebih dari 10 menit yang ditunjukkan pada bulan Maret 2019 sebesar 10,4 menit, April  2019  sebesar  10,5  menit,  Mei  2019  sebesar  11,1  dan  Juni  2019  sebesar  10,8  menit. Selain itu, pada bulan September 2019 memiliki rata-rata waktu sebesar 10,5 menit dan Januari tahun 2020 sebesar 10,6 menit.
Permasalahan  tersebut  berdampak  pada  kegiatan  pelayanan  pasien  berikutnya  seperti terhambatnya kegiatan pemeriksaan dokter karena belum tersedianya berkas rekam medis dan dapat  mempengaruhi  waktu  tunggu  pasien  menjadi  lama.  Semakin  lama  penyediaan  berkas rekam medis, maka akan menyebabkan terjadinya penumpukan pasien yang menunggu untuk pengambilan dokumen rekam medisnya (Andria dan Sugiarti, 2015).
Berdasarkan  uraian  tersebut,  kecepatan  waktu  penyediaan  berkas  RM  rawat  jalan merupakan suatu hal yang penting karena berpengaruh terhadap mutu pelayanan rekam medis dan  waktu  tunguu  pasien.  Kristina  dan  Ambarwati  (2015)  menyatakan  waktu  tunggu  pasien terhadap  pelayanan  rekam  medis  merupakan  hal  yang  penting  yang  akan  menentukan  citra awal  pelayanan  rumah  sakit.  Tujuan  umum  dari  laporan  PKL  ini  adalah  menganalisis  faktor penyebab  keterlambatan  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUP  dr.  Soeradji Tirtonegoro  Klaten.  Tujuan  khusus  dari  laporan  ini  antara  lain  mengidentifikasi  waktu penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUP  dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten, mengidentifikasi faktor penyebab keterlambatan waktu penyediaan berkas rekam medis rawat jalan  di  RSUP  dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten,  menyusun  akar  permasalahan  keterlambatan waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUP  dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten menggunakan diagram fishbone.

## 2. Metode Penelitian
2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  yaitu  kualitatif  dengan  menggunakan  unsur  5  manajemen ( man,  material,  methode,  machine,  money )  dan  metode fishbone untuk  mencari  akar permasalahannya.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek yang digunakan adalah lima petugas filing dan dua petugas pendaftaran

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara dan observasi.

## 2.4 Metode Analisis Data
Teknik  analisis  data  yang  digunakan  antara  lain  reduksi  data,  penyajian  data,  dan  penarikan kesimpulan atau verifikasi. Mahasiswa PKL mengumpulkan data menggunakan wawancara dan observasi.  Setelah  data  terkumpul,  tahapan  selanjutnya  adalah  memilah  data  yang  sesuai dengan  tujuan  laporan,  lalu  memaparkan  hasil  berupa  uraian  singkat  agar  menjadi  sebuah informasi, dan melakukan penarikan kesimpulan.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1  Mengidentifikasi  Waktu  Penyediaan  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di  RSUP  dr.  Soeradji Tirtonegoro Klaten
Berkas rekam medis rawat jalan adalah berkas rekam medis pasien baru atau pasien lama yang  digunakan  pada  pelayanan  rawat  jalan.  Kegiatan  penyediaan  berkas  rekam  medis merupakan proses penyedian berkas rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis  disediakan/ditemukan  oleh  petugas  (Kemenkes  RI,  2008).  Mahasiswa  PKL menggunakan  rumus  Slovin  untuk  mengambil  jumlah  sampel  berkas  yang  akan  diobservasi. Jumlah  populasi  pada  laporan  ini  adalah  sebanyak  11402  berkas  rekam  medis  yang  berasal
dari  rata-rata  kunjungan  pasien  rawat  jalan  bulan  Januari  dan  Februari  tahun  2020.  Berikut adalah hasil perhitungan menggunakan rumus slovin :
𝑛 = 𝑁 1 + 𝑁 𝑒 ( 𝑛 = 11402 1 + 11402  ∗ 0.1 (

## 𝑛 =  99.13
n ≈ 99 Berkas
Sehingga, jumlah berkas yang akan diobservasi adalah sebanyak 99 berkas rekam medis rawat jalan.
Berdasarkan  hasil  observasi,  didapatkan  bahwa  hasil  rata-rata  waktu  penyediaan  berkas rekam  medis  rawat  jalan  adalah  sebesar  11  menit.  Dari  99  berkas  yang  diobservasi,  jumlah berkas yang memiliki waktu penyediaan > 10 menit adalah sebanyak 48 berkas. Hal tersebut tidak  sesuai  dengan  Standar  Pelayanan  Minimal  di  RSUP  dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten bahwa  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  adalah  ≤  10  menit  dari  pasien mendaftar sampai berkas ditemukan atau disediakan oleh petugas.
3.2  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab    Keterlambatan  Penyediaan  Berkas  Rekam  Medis Rawat Jalan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten
3.2.1  Faktor Man (Kedisiplinan Petugas)
Kedisiplinan  pegawai  dalam  suatu  instansi  kesehatan  adalah  suatu  hal  yang  penting (Arifudin dkk. 2017). Kedisiplinan petugas yang dimaksud dalam laporan ini adalah bagaimana petugas melakukan proses penyediaan berkas rekam medis dengan tepat waktu. Kedisplinan petugas filing didapatkan bahwa petugas filing menunggu tracer menumpuk terlebih dahulu, lalu mencari berkas rekam medis. Hal tersebut dapat menghambat waktu penyediaan berkas rekam medis  rawat  jalan.  Penyebab  lain  yang  menghambat  terjadinya  penyediaan  berkas  rekam medis  karenya  adanya  ketidakdisiplinan  petugas  poli  atau  bangsal  dalam    mengembalikan berkas  rekam  medis  dengan  tepat  waktu.  Pengembalian  berkas  rekam  medis  yang  terlambat dapat mengganggu aktivitas petugas dalam menyediakan berkas rekam medis (Widyastuti dkk . 2020).  Hal  tersebut  membuat  petugas  masih  harus  mencari  kembali  berkas  rekam  medis  ke bagian  sortir, assembling ,  koding  dan  indeksing.  Supriadi  dan  Damayanti  (2019)  juga menyatakan  bila  berkas  rekam  medis  yang  dibutuhkan  tidak  berada  di  tempat  sebagaimana mestinya,  maka  akan  membutuhkan  waktu  untuk  mencari  keberadaan  berkas  rekam  medis tersebut.
3.2.2  Faktor Material (BerkasRekam Medis)
Berkas rekam medis yang dimaksud pada laporan ini adalah kondisi berkas yang disediakan dalam keadaan baik, sehingga tidak ada yang mengalami kerusakan dan tercecer formulirnya. Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  yang  telah  dilakukan,  masih  ditemukan  berkas rekam  medis  yang  rusak  pada  bagian  mapnya.  Pada  saat  penyediaan  berkas  rekam  medis, petugas filing harus mengganti map yang rusak tersebut untuk menjaga nilai kerahasiaan medis pasien.  Kegiatan  pengecekan  fisik  berkas  rekam  medis  dilakukan  untuk  menjaga  nilai kerahasiaan  berkas  rekam  medis  (Alfiansyah  dkk . 2020).    Adanya  kerusakan  berkas  rekam medis dapat mempengaruhi waktu lama penyediaan berkas. Sejalan dengan Sari (2019) bahwa kendala yang terjadi di filing seperti kerusakan kertas dapat menghambat proses pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis.
Masih  banyak  ditemukan  berkas  rekam  medis  yang missfile atau  tidak  ada  di  rak penyimpanan  juga  menjadi  penyebab  dalam  lama  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis. Supriadi  dan  Damayanti  (2019)  juga  menyatakan  bila  berkas  rekam  medis  yang  dibutuhkan tidak berada di tempat sebagaimana mestinya, maka akan membutuhkan waktu untuk mencari keberadaan  berkas  rekam  medis  tersebut.  Selain  itu,  didapatkan  bahwa  berkas  rekam  medis pasien  IGD  tidak  diberikan  sampul  atau  map  rekam  medis.  Sehingga  dalam  menyediakan

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
berkas rekam medis petugas filing memberikan map terlebih dahulu, lalu ditulis nama pasien, nomor rekam medis, dan tahun kunjungan terakhir.
Penyebab  lain  juga  dikarenakan  terdapat  formulir  pasien  rawat  inap  maupun  IGD  yang masih belum dirakit bersama dengan map rekam medisnya. Dampak dari hal tersebut adalah berkas  robek,  petugas  kesulitan  dalam  menemukan  berkas,  serta  memperlama  dalam  proses pengambilan berkas rekam medis. Sesuai dengan Wati dan Nuraini (2019), dimana banyaknya berkas rekam medis yang menumpuk yang tidak diberi map pada rak filing membuat petugas kesulitan  dalam  menemukan  berkas  rekam  medis  sehingga  dapat  memakan  waktu  dalam proses pencarian berkas rekam medis.
3.2.3  Faktor Method (Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan)
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, didapatkan bahwa di ruang pendaftaran masih belum tersedia alur pendaftaran pasien rawat jalan reguler. Beberapa pasien masih mengalami kebingungan saat mendaftar di loket pendaftaran, seperti pada saat pemanggilan pasien, masih terdapat pasien yang belum membaawa persyaratan yang hendaknya harus dibawa. Sehingga pasien harus kembali ke kursi untuk mengambil dokumen yang akan dibutuhkan oleh petugas. Menurut petugas pendaftaran, hal tersebut dapat menghambat petugas dalam melayani pasien dengan  cepat.  Sejalan  dengan  penelitian  terdahulu  bahwa  kurangnya  petunjuk  arah  dan adanya  alur  yang  tidak  disertai  dengan  keterangan  dapat  membuat  pasien  kebingungan  dan akan selalu bertanya kepada petugas (Nuraini dan Wijayanti, 2018).
3.2.4  Faktor Machine (SINERGIS)
Keberadaan SINERGIS (Sistem Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  Terintegrasi)  di  RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten sangat menunjang pelayanan di rumah sakit. Namun, jika terjadi listrik mati secara tiba-tiba, SINERGIS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terintegrasi) tersebut  tidak  bisa  diakses.  Petugas  pendaftaran  biasanya  menunggu  listrik  menyala  paling lama  15  menit  setelah  listrik  padam.  Hal  tersebut  dapat  menghambat  dalam  pelayanan  dan juga  mencetak tracer .    Jika  dalam  waktu  15  menit,  listrik  tidak  menyala,  komunikasi  antara petugas pendaftaran dengan petugas filing terpaksa dilakukan dengan menggunakan whatsapp untuk meminta berkas rekam medis yang di butuhkan. Sejalan dengan Supriadi dan Damayanti (2019)  bahwa sistem error dapat mengganggu waktu penyediaan berkas.
Selain itu, pada SINERGIS belum tersedia fitur atau menu peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis. Fitur tersebut sangat berguna untuk mengontrol berkas rekam medis yang missfile . Di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro, peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis dilakukan  dengan  mencatat  pada  buku  peminjaman.  Kendalanya  yaitu  banyak  tulisan  yang tidak terbaca sehingga dapat membuat petugas kesulitan dalam mencari berkas rekam medis yang  dibutuhkan  sehingga  mempengaruhi  lamanya  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis. Ketersediaan  sumber  daya  berperan  dalam  proses  keberhasilan  sistem  informasi  (Santi  dan Deharja, 2020).
3.2.5  Faktor Money (Dukungan Dana untuk Penghargaan)
Dalam menunjang sebuah pelayanan yang ada, perlu adanya reward kepada pekerja yang sudah melaksanakan tugas dengan baik sesuai dengan standar yang ada. Sebuah reward atau penghargaan tidak harus dalam bentuk uang tunai namun juga bisa dengan pujian, piala atau sertifikat.  Bentuk  penghargaan  di  RSUP  dr.  Soeradji  Tirtonegoro  sudah  ada  setiap  tahunnya. Penghargaan  di  rumah  sakit  tersebut  diberikan  kepada  karyawan  yang  memiliki  nilai  kinerja terbaik. Namun khusus terkait waktu penyediaan berkas belum ada karena tidak ada dukungan dana dari pihak manajemen terkait hal tersebut. Sejalan dengan Mirfat dkk. (2017) bahwa faktor penyebab terjadinya keterlambatan pengembalian rekam medis dari faktor money adalah belum tersedianya  dukungan  dana  untuk reward terkait  waktu  pengembalian  rekam  medis.  Adanya dukungan  dana  untuk  memberikan  penghargaan  terkait  ketepatan  dalam  menyediaan  berkas rekam  medis  sangat  diperlukan.  Hal  ini  bertujuan  untuk  menambah  semangat  pekerja  dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan standar yang ada.
3.3  Menyusun  Akar  Penyebab  Permasalahan  Keterlambatan  Penyediaan  Berkas  Rekam Medis Rawat Jalan di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten Menggunakan Fishbone Bedasarkan hasil identifikasi bedasarkan faktor 5M yaitu ( Man, Material, Methode, Machine, Money )  akan  menentukan  akar  permasalahan  penyebab  keterlambatan  waktu  penyediaan berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUP  dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten.  Berikut  adalah penentuan akar permasalahan dengan Fishbone Diagram
Gambar 1 Diagram Fishbone
Berdasarkan  diagram fishbone tersebut  dapat  diketahui  bahwa  keterlambatan penyediaan berkas rekam medis merupakan suatu akibat dan digambarkan pada bagian kepala ikan. Sedangkan faktor man, material, methode, machine, money merupakan suatu penyebab keterlambatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan. Uraian dari faktor tersebut adalah sebagai berikut : 1.  Faktor Man a.  Ketidakdisplinan petugas filing dalam mengambil berkas rekam medis
Petugas filing dalam  mengambil  berkas  rekam  medis  menunggu  beberapa tracer menumpuk, lalu mengambil berkas rekam medis ke rak penyimpanan. Penyebabnya adalah jika petugas filing mengambil tracer satu per satu maka dapat membuat petugas harus bolak-balik ke ruang filing untuk mengambil berkas RM. Hal tersebut mengakibatkan suatu kelelahan yang dialami petugas.
b.  Ketidakdisplinan petugas poli atau bangsal dalam mengembalikan berkas rekam medis
Petugas poli atau bangsal tidak displin dalam mengembalikan berkas rekam medis secara tepat  waktu.  Penyebabnya  adalah  adanya  ketidaklengkapan  pengisian  berkas  rekam  medis seperti TTD (Tanda Tangan Dokter), DPJP (Dokter Penanggung Jawab Pasien). Selain itu, juga dikarenakan adanya pemeriksaan lanjuran yang akan dilakukan oleh pasien. Hal tersebut dapat membuat  berkas missfile sehingga  proses  pencarian  berkas  menjadi  lama  yang  berdampak pada keterlambatan waktu penyediaan berkas rekam medis 2.  Faktor Material
a.  Kerusakan map berkas rekam medis
Adanya kerusakan map rekam medis dapat meghambat proses penyediaan berkas. Petugas filing harus  mengganti  map  yang  rusak  dengan  map  baru  disertai  dengan  pencatatan  nama pasien,  nomor  rekam  medis,  dan  tahun  kunjungan  terakhir  dan  melakukan  perakitan  formulir rekam medis. Kerusakan map rekam medis disebabkan oleh berkas yang terlalu tebal dan tidak ada pelatihan khusus terkait pemeliharaan berkas rekam medis b.  Formulir IGD tanpa map
Adanya  formulir  IGD  yang  tersimpan  di  rak  penyimpanan  tanpa  map  juga  dapat menghambat proses penyediaan berkas rekam medis. Hal ini dikarenakan petugas filing harus memberikan map terlebih dahulu dengan disertai pencatatan nama pasien, nomor rekam medis dan  tahun  kunjungan  terakhir.  Adanya  formulir  IGD  yang  tersimpan  tanpa  map  dikarenakan
belum  diadakannya  kegiatan  penyisiran  berkas  rekam  medis  yang  tersimpan  dalam  rak penyimpanan.
c.  Formulir rekam medis belum terakit
Pada rak penyimpanan terdapat formulir rekam medis rawat inap yang belum terakit dengan formulir  sebelumnya.  Petugas filing melakukan  perakitan  berkas  rekam  dalam  satu  map  agar tidak  tercecer  (untuk  pasien  lama)  dan  membuatkan  map  rekam  medis  baru  disertai  dengan pencatatan nama pasien, nomor rekam medis, tahun kunjungan terakhir pasien (pasien baru). 3.  Faktor Machine a.  SINERGIS tidak bisa diakses Adanya  SINERGIS  (Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  Terintegrasi)  tentunya sangat  membantu  dan  mempercepat  petugas  dalam  melakukan  pekerjaannya.  Namun,  di rumah  sakit  sering  terjadi  mati  listrik  secara  mendadak.  Hal  tersebut  dapat  memakan  waktu proses  pekerjaan  petugas  pendaftaran  maupun  petugas filing karena  SINERGIS  (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Terintegrasi) tidak bisa diakses. b.  Kurangnya fitur atau menu peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis Pada  SINERGIS  belum  tersedia  fitur  atau  menu  peminjaman  dan  pengembalian  berkas rekam medis. Fitur tersebut sangat berguna untuk mengontrol berkas rekam medis yang miss file .  Di  RSUP  dr.  Soeradji  Tirtonegoro,  peminjaman  dan  pengembalian  berkas  rekam  medis dilakukan  dengan  mencatat  pada  buku  peminjaman.  Kendalanya  yaitu  banyak  tulisan  yang tidak terbaca sehingga dapat membuat petugas kesulitan dalam mencari berkas rekam medis yang  dibutuhkan  sehingga  mempengaruhi  lamanya  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis. Pengembangan  fitur  atau  menu  peminjaman  dan  pengembalian  berkas  rekam  medis  masih belum dilakukan.
4.  Faktor Method (Belum tersedianya alur pendaftaran pasien rawat jalan reguler)
Di  ruang  pendaftaran  masih  belum  terdaat  mengenai  alur  pendaftaran  pasien  rawat  jalan reguler,  adanya  hanya  pasien online .  Petugas  masih  belum  sempat  untuk  memasang  alur tersebut.  Beberapa  pasien  masih  sering  kebingungan  saar  mendaftar  pada  bagian  loket pendaftaran seperti tidak membawa persyaratan atau dokumen yang akan dibutuhkan petugas. Sehingga  pasien  harus  kembali  ke  kursi  untuk  mengambil  dokumen  tersebut.  Hal  tersebut dapat menghambat petugas dalam melayani pasien dengan cepat.
5.  Faktor Money (Tidak ada dukungan dana untuk penghargaan)
Dukungan  dana  untuk  memberikan  penghargaan  terkait  ketepatan  dalam  menyediaan berkas  rekam  medis  sangat  diperlukan.  Hal  ini  bertujuan  untuk  menambah  semangat  pekerja dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan standar yang ada.

## 4. Simpulan dan Saran
4.1  Simpulan
a.  Berdasarkan  hasil  observasi  yang  telah  dilakukan  mahasiswa  PKL,  rata-rata  waktu penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  adalah  11  menit.  Berkas  rekam  medis  yang memiliki rata-rata waktu penyediaan > 10 menit adalah sebayak 48 berkas dan ≤ 10 menit adalah sebanyak 51 berkas.
b.  Faktor penyebab keterlambatan penyediaan berkas rekam medis rawat jalan adalah faktor man (kedisiplinan  petugas)  yaitu  ketidakdisplinan  petugas filing dalam  mengambil  berkas rekam  medis  dan  ketidakdisplinan  petugas  poli/bangsal  dalam  mengembalikan  berkas rekam  medis  secara  tepat  waktu, material (berkas  rekam  medis)  yaitu  kerusakan  berkas rekam  medis  pada  bagian  map, missfile ,  formulir  pasien  IGD  tanpa  map,  formulir  belum terakit, machine (SINERGIS)  yaitu  listrik  mati  secara  tiba-tiba  sehingga  SINERGIS  tidak dapat  diakses  dan  kurangnya fitur peminjaman  dan  pengembalian  rekam  medis  untuk mengontrol berkas rekam medis yang keluar, method (alur pendaftaran pasien rawat jalan) yaitu  belum  tersedianya  alur  pasien  rawat  jalan  reguler  di  ruang  pendaftaran,  dan money (dukungan  dana  untuk  penghargaan)  yaitu  tidak  ada  dukungan  dana  untuk  memberikan penghargaan kepada petugas.
c.  Susunan  akar  penyebab  permasalahan  menggunakan fishobone yaitu  keterlambatan penyediaan  berkas  rekam  medis  merupakan  suatu  akibat  dan  digambarkan  pada  bagian kepala ikan. Sedangkan faktor man (kedisiplinan petugas), material (berkas rekam medis), machine , method (alur pasien rawat jalan reguler), dan money (dukugan dana) merupakan
faktor  penyebab  terjadinya  keterlambatan  penyediaan  berkas  rekam  medis  yang digambarkan pada bagian tulang ikan.

## 4.2 Saran
Berdasarkan  kesimpulan  yang  diperoleh,  saran  dari  mahasiswa  PKL  untuk  rumah  sakit adalah sebagai berikut:
a.  Petugas filing dalam mengambil berkas rekam medis ke rak penyimpanan tidak menunggu beberapa  tracer  menumpuk,  karena  dapat  mempengaruhi  lama  waktu  penyediaan  berkas rekam medis.
b.  Petugas filing melakukan  evaluasi  terhadap  proses  pengembalian  berkas  rekam  medis rawat jalan atau rawat inap ke ruang filing .
c.  Petugas filing selalu  melakukan  penyisiran  terhadap  dokumen  yang  rusak  atau  tidak bersampul agar berkas keamannya terjamin dan tersedia dengan baik.
d.  Pihak  IT  menambah  fitur  atau  menu  peminjaman  dan  pengembalian  berkas  rekam  medis pada SINERGIS
e.  Petugas  pendaftaran  memasang  alur  pendaftaran  pasien  rawat  jalan  reguler  di  ruang pendaftaran.
Dalam penyusunan laporan ini, mahasiswa PKL memiliki keterbatasan waktu karena adanya kejadian wabah COVID-19. Sehingga akar penyebab permasalahan keterlambatan penyediaan berkas  rekam  medis  belum  dibahas  dengan  lebih  rinci  dan  spesifik.  Bagi  mahasiswa  yang melaksanakan PKL selanjutnya diharapkan mampu mengembangkan laporan ini.

## Ucapan Terima Kasih
Terimakasih  kepada  bapak  Andri  Permana  W,  S.ST,MT,  selaku  dosen  pembimbing  utama dalam  penyusunan  laporan  ini,  terima  kasih  atas  segala  wawasan,  ide,  dan  selalu  sabar mengiringi  langkah  kami.  Kepada  Ibu  Yuliana  Dwi  Utami,  A.md  selaku  pembimbing  lapang  di RSUP  Dr.  Soeradji  Tirtonegoro  Klaten  yang  telah  memberi  petunjuk  dan  bimbingan  kepada kami dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapang serta seluruh staf dan semua pihak RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten yang membantu memberikan data dan informasi yang dibutuhkan dalam Praktek Kerja Lapang.

## Daftar Pustaka
Alfiansyah, G. et al. (2020) ‘Determinan Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Ruang  Filing  RS  X’, J-REMI :  Jurnal  Rekam  Medik  Dan  Informasi  Kesehatan ,  1(2),  pp. 37–51. Available at: https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remi/article/view/1961/1338.
Andria,  F.  and  Sugiarti,  I.  (2015)  ‘Tinjauan  Penyediaan  Dokumen  Rekam  Medis  di  RSUD  dr. Soerkardjo  Kota  Tasikmalaya’, Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan ,  3(2).  Available at: http://journal.vokasi.ui.ac.id/index.php/jabt/article/view/68.
Arifudin, Sudirman and Andri, M. (2017) ‘Evaluasi Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Pada Penempatan  Kerja  Petugas  di  UPT  Puskesmas  Lembasada’, Promotif  Jurnal  Kesehatan Masyarakat , 7(1). Available at: https://jurnal.unismuhpalu.ac.id/index.php/PJKM/article/view/20.
Kemenkes RI (2008) Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269 Tentang Rekam Medis . Indonesia.
Kristina,  I.  and  Ambarwati,  P.  (2015)  ‘Tinjauan  Waktu  Penyediaan  Rekam  Medis  Pelayanan Rawat Jalan di Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi’, Medhicordif , 2(1). Available at: http://akademiperekammedis.ac.id/jurnal/index.php/medicordhif/article/view/23.
Mirfat,  S.,  Andadari,  N.  and  Indah,  Y.  (2017)  ‘Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian Dokumen  Rekam  Medis  di  RS  X  Kabupaten  Kediri’, Medicoeticolegal  dan  Manajemen Rumah Sakit , 6(2). Available at: http://journal.umy.ac.id/index.php/mrs.
Nuraini,  N.  and  Wijayanti,  R.  A.  (2018)  ‘Optimalisasi  Waktu  Tunggu  Rawat  Jalan  Dengan

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
Metode  Lean  Healthcare  Di  Klinik  Pratama’, Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia , 6(1), p. 31. doi: 10.33560/.v6i1.182.
Santi, M.W; Deharja, A. (2020) ‘Analisis Kendala Penggunaan Sistem Informasi JSC with FAI di Kabupaten  Jember  berdasarkan  Theory  of  Constraint  (TOC)’, Jurnal  Penelitian Kesehatan Suara Forikes , 11(1). Available at: http://forikes-
ejournal.com/index.php/SF/article/view/632.
Sari,  I.  P.  (2019)  ‘Penerapan  Total  Quality  Management  pada  Perencanaan  Kaizen  Kualitas Plating di PT Surteckarya Indonesia dengan Metode Fishbone Berbasis Android.’, Jurnal Informatika ,  4(1).  Available  at:  https://www.semanticscholar.org/paper/Penerapan-Total- Quality-Management-Pada-Perencanaan-Sari- Mulyanto/81621de35f5aa15b0a7b6a1baccc5708791a5c0e.
Supriadi and Damayanti, D. P. (2019) ‘Tinjauan Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Rumah Sakit X di Tangerang Selatan.’, Jurnal Administrasi Bisnis Terapan , 2(1).
Wati, T. and Nuraini, N. (2019) ‘Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas  Bangsalsari.’, Jurnal  Rekam  Medis  dan  Informsi  Kesehatan ,  1(1).  Available at: https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remi/article/view/1932.
Widyastuti,  H.  N. et  al. (2020)  ‘Sistem  Informasi  Peminjaman  dan  Pengembalianrekam  Medis dengan Barcode dan Notifikasi Whatsapp di Rumah Sakit Wijaya Kusuma Lumajang’, J- REMI :  Jurnal  Rekam  Medik  Dan  Informasi  KesehatanRekam  Medik  Dan  Informasi Kesehatan ,  1(2),  pp.  61–76.  Available  at:  https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j- remi/article/view/2239/1342.