## EVALUASI KINERJA PETUGAS DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSUD DR. SAIFUL ANWAR MALANG
Najla Kamil 1 , Novita Nuraini 2 , Maya Weka Santi 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1 e-mail:najlakamil09@gmail.com 1

## Abstrak
Penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  adalah  waktu  yang  dibutuhkan  untuk  menyediakan dokumen rekam medis mulai pasien mendaftar sampai melakukan pemeriksaan. Menurut SK Menkes No. 129  tahun  2008  yang  menyatakan  bahwa  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  kurang  dari  10 menit. Berdasarkan obsrvasi waktu penyediaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Dr. Saiful Anwar Malang lebih dari 10 menit. Waktu terlama untuk penyediaan dokumen rekam medis adalah pada proses distribusi  dokumen  rekam  medis  dari  rak  distribusi  menuju  klinik  sebesar  14,84  menit.  Untuk  mmencari faktor  penyebab  terjadinya  keterlambatan  pendistribusian  makan  dilakukan  evaluasi  kinerja  petugas distribusi dengan teori kinerja Robbins yaitu Motivation (Motivasi), Opportunity (Kesempatan), dan Ability (Kemampuan).  Tujuannya  agar  mengetahui  faktor  keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis yang  menyebabkan  mutu  kualitas  pelayanan  rumah  sakit  menurun.  Berdasarkan  hasil  observasi, wawancara  dan  dokumentasi  diketahui  bahwa  faktor  penyebab  keterlambatan  pendistribusian  yaitu kurang  motivasi  dan  sanksi,  kurang  disiplinnya  petugas  serta  belum  ada  SOP  (Standart  Operating Procedure)  yang  jelas  terkait  pelaksanaan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis.  Maka  perlu  adanya pemantauan kinerja dan pembuatan SOP yang jelas terkait pelaksanaan pendistribusian dokumen rekam medis.
Kata kunci : Pendistribuaian rekam medis, Kinerja, Motivation (Motivasi), Opportunity (Kesempatan), dan Ability (Kemampuan).

## Abstract
Provision  of  outpatient  medical  record  documents  is  the  time  required  to  provide  medical  record documents from the patient registering to the examination. According to Minister of Health Decree No. 129 of 2008 which states that the provision of outpatient medical record files is less than 10 minutes. Based on the observation time of providing medical record documents at Dr. Hospital. Saiful Anwar Malang for more than 10 minutes. The longest time for providing medical record documents is in the process of distributing medical record documents from the distribution rack to the clinic for 14.84 minutes. To find the factors that cause  delays  in  the  distribution  of  food,  an  evaluation  of  the  performance  of  the  distribution  officers  is carried out with the performance theory of Motivation, Opportunity, and Ability. The aim is to determine the delay factor in the distribution of medical record documents which causes the quality of hospital services to decrease.  Based  on  observations,  interviews  and  documentation,  it  is  known  that  the  factors  causing delays in distribution are lack of motivation and sanctions, lack of discipline among officers and no clear SOP regarding the distribution of medical records. Then there is a need for clear performance monitoring and preparation of SOPs related to the distribution of medical record documents.
Keywords: Distribution of medical records, Performance, Motivation, Opportunity, and Ability.

## 1.  Pendahuluan
Fasilitas  pelayanan  kesehatan  merupakan  fasilitas  pelayanan  yang  sangat  penting  bagi masyarakat  Indonesia.  Salah  satu  fasilitas  pelayanan  kesehatan  di  Indonesia  adalah  Rumah Sakit.  Rumah  sakit  merupakan  fasilitas  pelayanan  kesehatan  yang  menyediakan  pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan  gawat darurat (Presiden RI, 2009). Menurut Peraturan Pemerintah No  47  Tahun  2916  menyatakan  bahwa  rumah  sakit  merupakan  sarana  untuk menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan  secara  promotif,  preventif,  kuratif,  dan  rehabilitatif. Penyelenggaraan  upaya  tersebut  tidak  terlepas  dari  adanya  unit-unit  penunjang  yang mendukung salah satunya adalah rekam medis (Budi, 2011).
Rekam  Medis  adalah  berkas  yang  berisi  catatan  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan, pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  diberikan  kepada  pasien  di  sarana  pelayanan kesehatan (Depkes RI, 2006). Penyelenggaraan rekam medis merupakan salah satu indikator dalam  meningkatkan  mutu  pelayanan  kesehatan  di  suatu  fasilitas  pelayanan  kesehatan. Semakin  baik  pelayanan  kesehatan  yang  diberikan  maka  akan  semakin  baik  pula  mutu
pelayanan yang dihasilkan, tidak terkecuali dengan pelayanan rekam medis (Munandar, 2014). Menurut  Munandar  (2014),  pelayanan  rekam  medis  yang  baik  dan  bermutu  dapat  dilihat  dari minimnya  waktu  penyediaan  berkas  rekam  medis  dimana  semakin  cepat  penyediaan  berkas rekam  medis  ke  klinik  yang  dituju  maka  semakin  cepat  pula  pelayanan  yang  akan  di  berikan kepada pasien.
Menurut SK Menkes No. 129 tahun 2008 tentang standart pelayanan minimal rumah sakit, waktu penyediaan rekam medis pasien rawat jalan adalah ≤ 10 menit. Berdasarkan penjelasan tersebut,  penyelenggaraan  rekam  medis  merupakan  faktor  yang  menentukan  baik  atau buruknya pelayanan di suatu fasilitas kesehatan. Tanpa adanya sistem rekam medis yang baik dan  benar,  upaya  peningkatan  mutu  pelayanan  di  rumah  sakit  menjadi  kurang  berhasil sebagaimana yang di harapkan (Arifin, 2008).
Rekam  medis  yang  bermutu  adalah  rekam  medis  yang  memiliki  4  indikator  yaitu kelengkapan  isi  rekam  medis,  kakuratan,  tepat  waktu,  dan  memenuhi  persyaratan  hukum Huffman (1994) dalam Garmelia (2010). Salah satu indikator rekam medis yang bermutu adalah tepat  waktu.  Tepat  waktu  adalah  ketepatan  pendistribusian  berkas  rekam  medis  mulai  dari pendaftaran  hingga  berkas  rekam  medis  di  distribusikan  ke  klinik.  Waktu  pendistribusian tersebut adalah tidak boleh lebih dari 10 menit.
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Saiful Anwar Malang merupakan rumah sakit kelas tipe A pendidikan yang terakreditasi SNARS Edisi 1.1 Internasional. Rumah sakit ini juga merupakan rumah sakit rujukan tersier di Jawa Timur sehingga pelayanan kesehatan yang dilakukan harus kompleks.  Pelayanan  kesehatan  yang  dilakukan  di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Dr.  Saiful Anwar  Malang  masih  sering  terdapat  masalah  yang  berkaitan  dengan  sistem  pengelolahan rekam  medisnya  khususnya  dibagian  pendistribusian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  yang sering mengalami keterlambatan.
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  oleh  peneliti  didapatkan  bahwa  adanya keterlamabatan  pendistribusian  berkas  rekam  medis  di  RSUD  Dr.  Saiful  Anwar.  Hal  tersebut kemungkinan  terjadi  karena  petugas  distribusi  menunggu  berkas  menumpuk  untuk  diantar  ke klinik  masing-masing.  Berikut  merupakan  hasil  observasi  terkait  dengan  data  waktu pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan di lima klinik dengan kunjungan terbanyak.
Tabel 1 Data Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
NO KLINIK SESI (menit) Pendaftaran Entry Awal Tracer Filing Distribusi Jumlah 1 BEDAH 3 7 2 9 25 46 2 BEDAH 3 18 3 11 22 57 3 BEDAH 2 13 3 5 4 27 4 BEDAH 1 7 2 4 10 24 5 BEDAH 2 7 3 4 11 27 6 OBG 1 8 3 4 15 31 7 OBG 6 7 3 10 17 43 8 OBG 5 6 3 10 16 40 9 OBG 4 8 3 9 16 40 10 OBG 4 9 4 8 10 35 11 ONKOLOGI TERPADU 1 8 3 4 15 31 12 ONKOLOGI TERPADU 3 8 3 7 15 36 13 ONKOLOGI TERPADU 2 6 2 8 18 36 14 ONKOLOGI TERPADU 3 5 2 7 19 35 15 ONKOLOGI TERPADU 2 5 2 5 22 36 16 DALAM WANITA 4 6 2 5 17 34 17 DALAM WANITA 3 5 2 4 17 31 18 DALAM 2 6 3 5 16 32

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
NO KLINIK SESI (menit) Pendaftaran Entry Awal Tracer Filing Distribusi Jumlah WANITA 19 DALAM WANITA 2 7 3 4 15 31 20 DALAM WANITA 1 6 2 4 15 28 21 MATA 1 8 3 5 15 32 22 MATA 4 3 2 6 7 22 23 MATA 5 3 2 6 7 23 24 MATA 5 7 3 8 13 36 25 MATA 4 8 3 7 14 36 Rata-rata 2.92 7.24 2.64 6.36 14.84 32.52 Sumber :Data Primer (2020)
Tabel  1  menunjukan  bahwa  waktu  terpanjang  pelaksanaan  penyediaan  berkas  rekam medis  rawat  jalan  adalah  pada  sesi  ditribusi  berkas  yaitu  dimulai  dari  rak  ditribusi  sampai diantar ke klinik, sehingga tidak sesuai dengan standar yang telah di tetapkan oleh SK Menkes No.  129  tahun  2008  yang  menyatakan  bahwa  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan kurang  dari  10  menit.  Pedoman  yang  mengatur  terkait  pelakasanaan  waktu  penditribusian berkas  rekam  medis  di  RSUD  Dr  Saiful  Anwar  Malang  tidak  ada,  akibatnya  kinerja  petugas kurang  maksimal.  Hal  tersebut  dapat  menimbulkan  masalah  berupa  banyaknya  kasus  pasien yang menyampaikan keluhan karena lamanya waktu tunggu untuk mendapatkan pemeriksaan sehingga kualitas mutu pelayanan rumah sakit menurun. Terlambatnya distribusi berkas rekam medis  rawat  jalan  tersebut  terjadi  dikarenakan  petugas  distribusi  menunggu  berkas  rekam medis  terkumpul  banyak  untuk  diantar  ke  klinik  masing-masing . Oleh  karena  itu  penulis  ingin mengevaluasi  kinerja  petugas  distribusi  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSUD  Dr.  Saiful Anwar  Malang  menggunakan  teori  kinerja  Robbins  (2001)  dalam  Andiyanto  (2011)  yaitu Motivation (Motivasi), Opportunity (Kesempatan),  dan Ability (Kemampuan)  untuk  mengetahui faktor penyebab keterlambatan pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan.

## 2.  Metode Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan ialah penelitian kualitatif dengan mendeskripsikan keadaan pada saat penelitian dengan tujuan memberikan gambaran yang jelas tentang kinerja petugas distribusi terhadap berkas rekam medis rawat jalan di RSUD Dr. Saiful Anwar.

## 2.1  Jenis/desain Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  penelitian  kualitatif,  dengan  cara  menganalisis  dan mengevalusi menggunakan teori kinerja yaitu Motivation (Motivasi), Opportunity (Kesempatan), dan Ability (Kemampuan).

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah petugas distribusi sebanyak 2 orang yang memiliki tanggungjawab terhadap pendistribusian berkas rekam medis.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  untuk  mengevaluasi  kinerja  petugas  distribusi  yaitu  dengan observasi waktu penyediaan berkas rekam medis rawat jalan, dokumentasi alur pendistribusian berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dan  wawancara  kepada  petugas  distribusi  dengan  daftar pertanyaan.

## 2.4  Metode Analisis Data
Penelitan ini menggunakan teknik analisis kualitatif dengan mendeskripsikan keadaan pada saat  penelitian  dengan  tujuan  memberikan  gambaran  yang  jelas  tentang  kinerja  petugas distribusi.

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan

## 3.  Hasil dan Pembahasan
3.1  Menganalisis  Kinerja  Petugas  Distribusi  Terhadap  Keterlambatan  Berkas  Rekam Medis
Motivasi  merupakan  indikator  yang  membuat  seorang  pekerja  lebih  puas  dalam menjalankan aktivitasnya. Motivasi kerja dapat menjadi pendorong yang ada dalam diri manusia dan  dapat  mengarahkan  perilakunya  untuk  melaksanakan  tugas  dan  tanggung  jawabnya (Panggalih  &  Zulaicha,  2012).  Penelitian  Raharjo,  dkk  (2014)  menyatakan  adanya  pengaruh signifikan antara variabel motivasi kerja terhadap kinerja pegawai. Motivasi kerja berpengaruh positif  terhadap  kinerja  pegawai  yang  berarti  upaya  meningkatkan  motivasi  kerja  yang  baik harus  ditingkatkan  demi  meningkatkan  kinerja  pegawai.  Beberapa  faktor  yang  dapat mempengaruhi motivasi kerja menurut J. Ravianto dalam Martoyo adalah atasan, rekan, sarana fisik,  kebijaksanaan  dan  peraturan,  imbalan  jasa  uang  dan  non  uang,  jenis  pekerjaan  dan tantangan. Sangat penting untuk membangun landasan yang kokoh bagi peningkatan motivasi karyawan. Motivasi kerja yang tinggi meningkatkan tata kelola perusahaan yang baik, dan juga menciptakan  rutinitas  yang  terfokus  pada  pencapaian  prestasi  dan  kinerja.  Disamping  itu, karyawan  yang  termotivasi  selalu  memiliki  gairah  dan  semangat  yang  tinggi  untuk mempengaruhi suasana kantor menjadi lebih proaktif dalam menuntaskan tanggung jawab, dan menemukan solusi untuk setiap masalah yang muncul (Djajendra, 2018). a. Reward Reward yang dimaksud dalam penelitian ini berkaitan dengan pujian dan penghargaan yang pernah  diberikan  pimpinan  kepada  petugas  atas  kinerja  yang  dicapai  sesuai  dengan  standar dan prosedur yang diterapkan di rumah sakit. Hasil wawancara terhadap 2 informan didapatkan bahwa  petugas  distribusi  tidak  pernah  mendapatkan  reward  dari  pimpinan  apalagi  mendapat pujian  dan  penghargaan  atas  kinerja  yang  mereka  capai  telah  sesuai  dengan  prosedur  yang ada. Reward atau  penghargaan  merupakan  suatu  bentuk  apresiasi  yang  diberikan  pimpinan atas  apa  yang  kita  kerjakan  dapat  memberi  kepuasan  tersendiri  bagi  yang  mendapatkan pelayanan  dari  kita.  Penghargaan  yang  diberikan  dapat  berupa  ucapan  terimakasih  telah melaksanakan pekerjaan dengan baik, tepat waktu dan konsisten dalam bekerja. Penghargaan dapat  berupa  pujian,  bahkan  pengharagaan  dapat  berupa  sertifikat  dan  ungkapan  yang  tidak ternilai  dengan  uang  seperti  diumumkan  dalam  rapat  atau  apel  karena  telah  melakukan pekerjaan  dengan  baik  (Hartinah,  2017).  Yasmeen  (2013)  dalam  indikator  pengharagaan menyatakan  apresiasi  dan  pengakuan  ucapan  terima  kasih  dan  pengkauan  dari  perusahaan terhadap  hasil  kerja  karyawan  untuk  lebih  termotivasi  dalam  melakukan  suatu  pekerjaannya. Sebaiknya  pimpinan  lebih  memperhatikan    tentang  pentingnya  pemberian reward terhadap kinerja  petugas  dan  dampak  yang  timbul  akibat  tidak  adanya  reward  yang  diberikan  kepada petugas.  Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut  dapat  disimpukan  bahwa  solusi  dari permasalah  tersebut  yaitu  perlu  adanya  pendekatan  seorang  pemimpin  kepada  petugas  agar lebih meningkatkan kinerja dari petugas.
b.  Sanksi
Sanksi  adalah  suatu  bentuk  hukuman  yang  diberikan  kepada  petugas  yang  tidak mengembalikan  berkas  rekam  medis  tepat  waktu.  Dalam  suatu  pekerjaan  sanksi  berperan sebagai  upaya  dalam  membangun  kedisiplinan  petugas  dan  memberikan  efek  jera  terhadap petugas yang melakukan pelanggaran disiplin atau aturan kerja. Sama halnya dengan reward, keberadaan  sanksi  di  instalasi  rekam  medis  rawat  jalan  juga  masih  kurang.  Semua  petugas mengatakan  bahwa  bentuk  sanksi  yang  mereka  terima  hanya  sebatas  mengingatkan  dan teguran saja.
Menurut Sugihen (2017), punishment atau sanksi merupakan pemberian hukuman sebagai efek  jera  yang  sengaja  diberikan  apabila  terjadi  suatu  pelanggaran  disiplin  atau  aturan  kerja yang berlaku. Adanya sanksi atau punishment memiliki peran yang sama dengan penghargaan yaitu untuk memelihara dan menghasilkan kinerja yang baik. Hal ini sesuai dengan pernyataan Suryadilaga, dkk (2016) yang menyatakan bahwa reward dan punishment adalah suatu bentuk reaksi  dan  dorongan  untuk  menghasilkan  kinerja  yang  lebih  berkualitas  sehingga  kinerja karyawan dapat meningkat. Tujuan dari penerapan sanksi atau punishment itu sendiri adalah sebagai  wadah  untuk  menjaga  peraturan  yang  berlaku  sehingga  pelaksanaan  tugas  dan tanggung jawab dapat berjalan dengan baik.
Berdasarkan  dari  hasil  penelitian,  sama  halnya  dengan reward penerapan  sanksi  juga masih  belum  optimal.  Hal  ini  dikarenakan  bentuk  sanksi  yang  terima  petugas  juga  dalam bentuk  lisan  berupa  teguran  dan  peringatan  saja.  Padahal  untuk  menghasilkan  kinerja  yang
optimal  adanya  sanksi  dalam  suatu  pekerjaan  perlu  dilakukan  untuk  mencegah  terjadinya pelanggaran  disiplin  yang  berakibat  tidak  tercapainya  tujuan  dari  suatu  pekerjaan.  Oleh karenanya  keberadaan  sanksi  dalam  suatu  pekerjaan  sangatlah  penting  yaitu  sebagai  alat pengendali  yang  mampu  mengontrol  kinerja  organisasi  agar  berjalan  dengan  baik  (Nugroho, 2015).
Pemberian  sanksi  secara  lisan  berupa  teguran  dan  peringatan  merupakan  pemberian sanksi yang tergolong dalam kelompok ringan (Suryadilaga, dkk, 2016). Bentuk sanksi seperti ini menyebabkan tujuan pemberian sanksi untuk memberi efek jera pada petugas belum bisa dicapai  dengan  maksimal.  Hal  ini  dikarenakan  kekhawatiran  petugas  untuk  melakukan kesalahan  dalam  pekerjaan  masih  lemah  sehingga  menyebabkan  keterlambatan pendistibusian  berkas  rekam  medis  dapat  terus  terjadi.  Berkaitan  dengan  itu  maka  aturan mengenai  pemberian  sanksi  perlu  untuk  dipertimbangkan.  Hal  ini  dimaksudkan  untuk memberikan  efek  jera  kepada  petugas  sehingga  diharapkan  kesalahan  dalam  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis tidak terulang kembali.
3.2  Menganalisis  Kinerja  Petugas  Distribusi  Terhadap  Keterlambatan  Berkas  Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Faktor Opportunity Di RSUD Dr Saiful Anwar Malang. Opportunity yang  dimaksud  peneliti  dalam  laporan  ini  adalah  pelatihan  yang  pernah diberikan kepada petugas dan job description dari masing-masing petugas. Pelatihan tersebut berguna  untuk  menunjang  kinerja  petugas  dalam  distribusi  berkas  rekam  medis  rawat  jalan, sedangkan untuk job description berfungsi untuk mengetahui masing-masing tugas pokok dari informan. Indikator dalam opportunity adalah sebagai berikut: a.  Pelatihan
Adapun  cara-cara  yang  dilakukan  untuk  meningkatkan  potensi  SDM  yang  bertujuan meningkatkan  kinerja  karyawan  adalah  dengan  memberikan  pelatihan  kepada  karyawan  agar karyawan  termotivasi  dan  merupakan  salah  satu  faktor  yang  mempengaruhi  produktivitas kinerja  karyawan.  RSUD  Dr.  Saiful  Anwar  Malang  telah  melakukan  pelatihan  untuk meningkatkan  motivasi  kerja  salah  satunya  yaitu  pelatihan  dasar  mengenai  rekam  medis. Pelaksanaan  pelatihan  untuk  karyawan  khususnya  petugas  rekam  medis  di  Instalasi  Catatan Medik  yaitu  apabila  terdapat  petugas  yang  mempunyai  masalah  dengan  pekerjaan  maka petugas  akan  dipanggil  untuk  berdiskusi  tentang  masalah  pekerjaannya  lalu  diberi  motivasi agar  selalu  dapat  meningkatkan  produktifitas  kerja.  Program  Peningkatan  Motivasi  Kerja Karyawan bertujuan untuk membangkitkan semangat, gairah, dan daya tahan karyawan dalam mencapai  tujuan  dan  target  perusahaan,  tanpa  pernah  menyerah.  Berdasarkan  hasil wawancara  terhadap  2  informan  dapat  disimpulkan  bahwa  selama  bekerja  petugas  belum pernah  mengikuti  pelatihan  khususnya  mengenai  rekam  medis  karena  lulusan  yang  dimiliki yaitu  SMA.  Pihak  atasan  mengatakan  pernah  dilaksanakan  outbound  tetapi  pelaksanaan penyediaan  dokumen  rekam  medis  masih  belum  maksimal.  Hal  tersebut  sangat  berpengaruh terhadap kinerja petugas dalam bekerja. Dalam pelatihan biasanya karyawan dimotivasi untuk menjadi pribadi tangguh, bermental pemenang, menang selalu, berkinerja tinggi, kuat, unggul, bergerak solid, fokus seratus persen, bertindak, mengeksekusi dengan cerdas, berani, bangkit dengan cepat ketika jatuh, tidak pernah menyerah, gembira, bugar, sehat, senang dengan yang dikerjakan, mencintai pekerjaan dan kehidupan yang dijalani, bersyukur, berterima kasih, tidak takut  gagal,  tidak  takut  mati,  dan  selalu  tampil  untuk  menang  (Djajendra,  2018).  Hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti bahwa petugas tidak menerima pelatihan terkait rekam medis.
Menurut Pasal 1 ayat 9 Undang-undang No. 13 Tahun 2003 pelatihan kerja adalah suatu kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas,  disiplin,  sikap  dan  etos  kerja  pada  tingkat  ketrampilan  dan  keahlian  tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan dan pekerjaan. Pelatihan berarti suatu perubahan yang sistematis dari knowledge, skill, attitude, dan behavior yang terus mengalami peningkatan yang dimiliki oleh karyawan sehingga dengan itu dapat meningkatkan kinerja karyawan dalam berfikir  dan  bekerja  sehingga  mudah  mendapatkan  suatu  ide-ide  baru  dan  mencapai  sasaran dan  tujuan  dari  perusahaan,  untuk  menyempurnakan  hasil  akhir  dari  pelatihan  harus  diingat bahwa proses selama pelatihan itu berlangsung harus jelas dimata peseta pelatihan, sehingga hal tersebut dapat memberikan dampak positif terhadap kinerja (Hartinah, 2017).

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan

## b.  Job Description
Job  description dalam  penelitian  ini  berkaitan  dengan  uraian  pekerjaan  pada  masing- masing  petugas.  Uraian  pekerjaan  tersebut  bertujuan  untuk  mengetahui  tugas  pokok  dan tanggungjawab  petugas  di  RSUD  Dr.  Saiful  Anwar  Malang.  Seperti  yang  diungkapkan  oleh petugas  distribusi  bahwa  sudah  disusunnya  tanggung  jawab  dan  fungsi  dari job  description tersebut.  Setiap  petugas  distribusi  juga  telah  mengetahui  tugas  dan  tanggung  jawab  masing- masing.
Menurut Hasibun 2013 dalam Hartinah 2017 menyatakan bahwa deskripsi jabatan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggungjawabnya, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan,  dan  aspek-aspek  pekerjaan  pada  suatu  jabatan  tertentu  dalam  sebuah  organisasi. Job  description  harus  dilaksanakan  dan  diterapkan  dalam  sebuah  organisasi  agar  pekerjaan dapat  dilakukan  dengan  baik  khususnya  pada  pendistribusian  berkas  rekam  medis. Job description merupakan  sebuah  indikator  terpenting  dalam  melaksanakan  suatu  pekerjaan, apabila  job  description  tidak  dilaksanakan  maka  akan  mempengaruhi  kinerja  dari  seseorang (Wijayanti,  2016). Job  description dalam  sebuah  organisasi  perlu  dilaksanakan  guna  untuk meningkatkan  kinerja  dari  petugas  (Wijayanti  2016).  Selama  dalam  melaksanakan pekerjaannya petugas distribusi masih sering mengalami hambatan.
Hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti didapatkan bahwa berkas rekam medis masih banyak yang tidak kembali dalam waktu 1x24 jam. Hal tersebut dikarenakan petugas distribusi mengambil  pengembalian  berkas  rekam  medis  di  keesokan  harinya,  sehingga  dapat menghambat  proses  koding  rawat  jalan  serta  pengembalian  berkas  tidak  sesuai  dengan prosedure.  Berdasarkan  hambatan  tersebut  perlu  adanya  suatu  evaluasi  kinerja  petugas khususnya pada bagian distribusi agar job description dapat berjalan dengan baik. c.  Jarak
Jarak  merupakan  panjang  lintasan  yang  dilalui  dari  satu  titik  menuju  titik  lainya.  Jarak penditribusian  berkas  rekam  medis  pada  setiap  sesinya  berbeda-beda.  Jarak  terpanjang lintasan  pendistribusian  berkas  rekam  medis  ada  pada  sesi  distribusi  sehingga  waktu  yang dibutuhkan akan lebih lama, namun dari hasil observasi waktu yang dibutuhkan untuk mengatar berkas rekam medis ke klinik tujuan sesuai jaraknya tidak memerlukan waktu yang cukup lama. Lamanya waktu pendistrubisan berkas rekam medis dikarenakan lamanya waktu penumpukan berkas pad rak distribusi. Sesuai observasi hanya membutuhkan rata-rata waktu 5 menit untuk mengantar  berkas  ke  klinik  dan  kenyataanya  waktu  yang  ditemukan  dalam  pendistribusian berkas rata-rata 15 menit. Berdasarkan hal tersebut diketahui bahwa jarak kurang berpengaruh terhadap keterlambatan pendistribusian berkas rekam medis.
3.3  Menganalisis  Kinerja  Petugas  Distribusi  Terhadap  Keterlambatan  Berkas  Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Faktor Ability Di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang. Abillity yang dimaksud dalam penelitian ini berkaitan dengan pengetahuan petugas tentang waktu pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan. Semakin tinggi kemampuan kerja akan meningkatkan  kinerja  pegawai.  Demikian  pula  sebaliknya  semakin  rendah  kemampuan  kerja akan menurunkan kinerja pegawai (Wijayanti dkk, 2018) a.  Pengetahuan
Pengetahuan  merupakan  sebuah  informasi  yang  diperoleh  dan  diorganisaikan  untuk memperoleh  pemahaman,  pembelajaran  dan  pengalaman  yang  terakumulasi  sehingga  dapat diaplikasikan ke dalaam pekerjaan. Pengetahuan seseorang berdasar pada aspek pengalaman kerja  dan  pendidikan  yang  bisa  didapat  dari  berbagai  macam  sumber  (Notoadmojo,  2013). Tingkat  pengetahuan  petugas  turut  menentukan  berhasil  tidaknya  pelaksanaan  tugas  yang dibebankan kepadanya, pengetahuan merujuk pada informasi dan hasil pembelajaran. Seorang petugas yang mempunyai pengetahuan yang cukup akan meningkatkan efisiensi perusahaan, namun jika petugas yang mempunyai pengetahuan cukup maka akan bekerja bersendat-sendat (Hartinah,  2017).  Perilaku  yang  didasari  oleh  pengetahuan,  kesadaran  dan  sikap  yang  positif akan lebih langgeng (long lasting) daripada perilaku yang tidak didasari oleh pengetahuan dan kesadaran  akan  tidak  berlangsung  lama  (Wijayanti  dkk,  2016).  Berdasarkan  hasil  wawancara kepada  2  informan  didapatkan  bahwa  petugas  distribusi  sudah  mengetahui  tentang  alur distribusi berkas rekam medis dan batas waktu yang dibutuhkan untuk mendistribusikan berkas rekam medis sesuai dengan peraturan Kemenkes (2008
Penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Suhartini (2015) didapatkan bahwa pengetahuan dapat mempengaruhi kinerja dari seorang karyawan. Pengetahuan dari seseorang merupakan
sebuah  peranan  yang  sangat  penting  dalam  mempersiapkan  karyawan  yang  berkualitas  dan kometitif, karena dengan pengetahuan yang memadai semua perubahan dapat disikapi dengan tepat  (Suhartini,  2015).  Prosedur  distribusi  berkas  rekam  medis  merupakan  kegiatan  yang harus  dilaksanakan  oleh  petugas  bedasarkan  Standar  Operasioanl  Prosedur  distribusi  (SOP). Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  oleh  peneliti  sudah  adanya  Standar  Operasioanl Prosedur  distribusi  (SOP)  di  RSUD  Dr.  Saiful  Anwar  Malang.  Penerapan  SOP  tersebut  juga dijelaskan  melalui  pamfet  yang  sudah  di  cetak  agar  petugas  distribusi  dapat  mengetahui  alur distribusi  dan  batas  waktu  yang  digunakan  untuk  proses  distribusi  berkas  rekam  medis  rawa jalan sesuai dengan SOP sehingga dari hal tersebut diharapkan dapat meningkatkan wawasan petugas  mengenai  proses  distribusi  berkas  rekam  medis  rawat  jalan.  Batas  waktu  distrubisi rekam  medis  tidak  dituliskan  hal  ini  mengakibatkan  petugas  kurang  menyadari  batas  waktu pendistribusian  berkas  rekam  medis.  Hasil  wawancara  kepada  4  informan  didapatkan  bahwa petugas  distribusi  sudah  memahami  akan  dampak  yang  timbul  dari  keterlambatan  distribusi berkas  rekam  medis  rawat  jalan,  sehingga  dari  hal  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa pengetahuan  mereka  mengenai  dampak  dari  keterlambatan  distribusi  berkas  rekam  medis cukup.
3.4  Mengevaluasi  Kinerja  Petugas  Distribusi  Terhadap  Keterlambatan  Berkas  Rekam Medis Rawat Jalan Di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang.
Berdasakan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan oleh peneliti didapatkan bahwa faktor yang menjadi penyebab rendanya kinerja petugas dalam distribusi berkas rekam medis  rawat  jalan  yaitu  kedisiplinan  petugas  dalam  melakukan  pendistribusian  berkas  rekam medis  rawat  jalan.  Hal  ini  juga  diperkuat  dari  hasil  observasi  data  waktu  penyediaan  berkas rekam medispada sesi distribusi sendiri memiliki rata-rata waktu 14,84 menit. Standar yang di tetapkan  oleh  SK  Menkes  No.  129  tahun  2008  yang  menyatakan  bahwa  penyediaan  berkas rekam medis rawat jalan kurang dari 10 menit, sehingga dapat disimpulkan bahwa persentase pencarian  berkas  rekam  medis  tidak  mencapai  nilaistandart.  Pedoman  yang  mengatur  terkait pelaksanaan  waktu  penditribusian  dokumen  rekam  medis  di  RSUD  Dr  Saiful  Anwar  Malang tidak  ada,  akibatnya  kinerja  petugas  kurang  maksimal.  Hal  tersebut  dapat  menimbulkan masalah berupa banyaknya kasus pasien yang menyampaikan keluhan karena lamanya waktu tunggu  untuk  mendapatkan  pemeriksaan  sehingga  kualitas  mutu  pelayanan  rumah  sakit menurun.  Terlambatnya  distribusi  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  tersebut  terjadi dikarenakan petugas distribusi menunggu berkas rekam medis terkumpul banyak untuk diantar ke  klinik  masing-masing.  Mengatasai  permasalahan  tersebut  untuk  meningkatkan  kinerja  dari petugas  distribusi  perlu  dilakukan  upaya-upaya  yang  dapat  mendukung  kinerja  petugas. Memonitoring pekerjaan petugas distribusi khususnya untuk meningkatkan job description agar petugas  lebih  memahami  dan  mengetahui  proses  dan  standar  yang  benar  dalam  proses pendistribusian berkas rekam medis dan mempertahankan kedisplinan petugas dalam bekerja.

## 4.  Simpulan dan Saran
4.1  Simpulan
a.  Faktor Motivation.
Belum adanya motivasi baik penghargaan maupun sanksi yang diberlakukan sehingga petugas  kurang  memperoleh  dorongan  untuk  menghasilkan  kinerja  yang  lebih  baik. Pemberlakuan  kedisiplinan  yaitu  diberi  sanksi  untuk  mereka  yang  kurang  mentaati peraturan rumah sakit. Sanksi dapat berupa teguran atau tindakan administratif. Untuk mengimbanginya  perlu  juga  diberikan  penghargaan  bagi  petugas  yang  mempunyai kinerja baik terutama dalam proses pendistribusian berkas rekam medis.
b.  Faktor Opportunity
Petugas distribusi belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis hal tersebut disebabkan  karena  petugas  distribusi  merupakan  lulusan  SMA,  kurang  disiplinnya petugas dalam melakukan pendistribusian berkas rekam medis di klinik, berkas rekam medis  masih  banyak  yang  tidak  kembali  dalam  waktu  1x24  jam.  Perlu diselenggarakannya  pelatihan  atau  mengikutsertakan  petugas  distribusi  dalam pelatihan rekam medis agar petugas distribusi lebih memahami terkait rekam medis.
c.  Faktor Abillity
Sudah  adanya  SOP  mengenai  distribusi  berkas  rekam  medis  sehingga  petugas memahami tentang alur distribusi berkas rekam medis namun pada SOP tidak terdapat
batas  waktu  yang  dibutuhkan  untuk  mendistribusikan  berkas  rekam  medis.  Perlu adanya  informasi  batas  waktu  pendistribusian  berkas  rekam  medis  dalam  SOP sehingga terdapat acuan yang jelas terkait batas waktu pelaksanaan distribusi berkas rekam medis.
d.  Berdasarkan hasil wawancara dan observasi Didapatkan  bahwa  faktor  utama  yang  menyebabkan  keterlambatan  distribusi  berkas rekam  medis  rawat  jalan  yaitu  kedisiplinan  petugas  dalam  melakukan  pendistribusian berkas  rekam  medis  di  klinik dan  tidak  adanya  batas  waktu  pendistribusian  berkas rekam medis.
4.2  Saran
a.  Bagi peneliti selanjutnya sebaiknya menganalisis penyebab keterlambatan dengan teori lainnya  yang  lebih  luas  agar  dapat  diketahui  penyebab  keterlambatan  pendistribusian berkas selain dari teori kinerja.
b.  Bagi  peneliti  selanjutnya  diharapkan  melakukan  penelitian  lanjutan  tentang  evaluasi kinerja petugas distribusi rekam medis agar permasalahan dapat teratasi.
c.  Peneliti selanjutnya juga dapat melakukan strategi meningkatkan pengembalian berkas rekam medis agar tidak terjadi keterlambatan pengembalian berkas.

## Daftar Pustaka
Andiyanto. 2011. Pengaruh Motivasi Kerja Dan Kepemimpinan Terhadap Kinerja Pegawai Pada
Badan  Keluarga  Berencana  Dan  Pemberdayaan  Perempuan  Kabupaten  Manggarai  – Flores Nusa Tenggara Timur. Semarang. Skripsi. http://eprints.undip.ac.id/29481/1/Skripsi004.pdf .
Arifin,  Rizal.  2008.  Tinjauan  Lama  waktu  Penyediaan  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Guna Menunjang  Kualitas  Pelayanan  di  Rumah  Sakit  Umum  Pusat  Dr.  Hasan  Sadikin Bandung.Jurnal. http://lib.poltektedc.ac.id/index.php?p=show_detail&id=2459.com .
Budi, Citra Savitri. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta. Quantum Sinergis Media.
Garmelia,  dkk.  2010.  Pedoman  Penyelenggaraan  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  Di Rumah Sakit. Jakarta.
Hartinah, Siti Ayu. 2017. Analisis Kinerja Petugas dalam Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat  Inap  di  RSUD  Waluyo  Jati  Krakasan  Tahun  2017.  Skrips.  Jember  :  Politeknik Negeri Jember.
Kemenkes    RI.  2008.  Kemenkes  RI  No.  269/MENKES/PER/III/2008  Tentang  Rekam  Medis  . Jakarta. http://www.apikes.com. Kemenkes, RI. 2008.
Suhartini,  Yati.  2015.  Pengaruh  Pengetahuan,  Keterampilan  Dan  Kemampuan  Karyawan Terhadap  Kinerja  Karyawan  (Studi  Pada  Industri  Kerajinan  Kulit  Di  Manding,  Bantul,
Yogyakarta). Jurnal. Yogyakarta : Universitas Pgri Yogyakarta. http://eprints.undip.ac.id/58492/1/07_PRIMADANTI.pdf .
Wijayanti,  R.  A.,  Novita  N.  2018.  Analisis  Faktor  Motivasi,  Opportunity,  Ability  Dan  Kinerja Petugas Program Kesehatan Ibu Di Puskesmas. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 6 No.1 https://www.jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/viewFile/178/132
Wijayanti,  R.  A.  2016.  Analisis  Faktor  Manajemen  Di  Puskesmas  Dalam  Meningkatkan  Case Detection Rate (Cdr) Tuberkulosis. Jurnal Kesehatan Vol. 4. No. 1 https://pdfs.semanticscholar.org/0d77/2d95d518aa18b835c78ec834d2a9cb238a55.pdf .
Wijayanti,  R.  A.,  Novita  N.,  Atma  D.  2016.  Pengaruh  Penyuluhan  Perilaku  Hidup  Bersih  dan Sehat (PHBS) terhadap Pengetahuan Siswa di SMP Islam Mahfilud Duror Jelbuk. Jurnal Ilmiah INOVASI, Vol. 1 No. 3 https://publikasi.polije.ac.id/index.php/jii/article/viewFile/312/297