10.20473/jlm.v6i2.2022.511-520
Open acces under CC BY-SA license
Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License

## DEVELOPMENT OF HUMAN RESOURCES TRAINING MANAGEMENT BASED ON
ADDIE SYSTEM ON APPARATUS IN THE HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT AGENCY OF EAST JAVA PROVINCE: DIGITALIZATION OF TRAINING NEEDS

## PENGEMBANGAN MANAJEMEN PELATIHAN SUMBER DAYA MANUSIA BERDASAR SISTEM ADDIE PADA APARATUR DI BADAN PENGEMBANGAN SDM PROVINSI JAWA TIMUR: DIGITALISASI TRAINING NEEDS
Jusuf Irianto 1 , Sulikah Asmorowati 2 , Yuniawan Heru Santoso 3 1&2 Departemen Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Airlangga,
3 Fakultas Vokasi Universitas Airlangga email: jusuf.irianto@fisip.unair.ac.id 1

## Abstract
Human  Resources  Development  Program  (HR)  is  very  important  in  improving  the  performance  of  the apparatus and supporting the organization to achieve its goals. Human  resource development is carried out in the form of training activities. Conceptually, training is carried out based on the ADDIE model or system, namely the stages of Training Needs Analysis, Training Design, Training Program Development, Training Implementation, and Training Evaluation. The implementation of all stages of the training cannot be separated from digital technology. The purpose of this community service is to develop applications as part  of  digital  technology  to  be  used  in  the  preparation  of  training  needs  analysis.  The  location  of  the activity is the Human Resources Development Agency (BPSDM) of the East Java Provincial Government which so far has not fully used digital technology, including in analyzing training needs. The method used is face-to-face lectures and discussions as well as Focus Group Discussions (FGD) to agree on the features that  must  be accommodated  in  the application. The  results  of  community  service  show  benefits  for  East Java BPSDM in compiling and developing a digital training needs analysis and continuous collaboration is needed to support the digitization of the apparatus HR development program.
Keywords: ADDIE system, applications, BPSDM East Java, digitization of training

## Abstrak
Program  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  sangat  penting  dalam  meningkatkan  kinerja aparatur dan mendukung organisasi mencapai  tujuannya. Pengembangan SDM dilakukan dalam bentuk kegiatan  pelatihan  ( training ).  Secara  konseptual, training dilakukan  berdasarkan  model  atau  sistem ADDIE  yaitu  tahap-tahap Training  Needs  Analysis,  Training  Design,  Training  Program  Development, Training  Implementation, dan  Training Evaluation. Pelaksanaan  semua  tahap  pelatihan  tersebut  tidak lepas  dari  teknologi  digital.  Tujuan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  adalah  untuk  mengembangkan aplikasi  sebagai  bagian  dari  teknologi  digital  untuk  digunakan  dalam  penyusunan  analisis  kebutuhan pelatihan. Lokasi  kegiatan adalah Badan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  (BPSDM)  Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang selama ini belum sepenuhnya menggunakan teknologi digital termasuk dalam menganalisis  kebutuhan  pelatihan.  Metode  yang  digunakan  adalah  ceramah  tatap  muka  dan  diskusi serta Focus  Group  Discussion (FGD)  untuk  menyepakati  fitur-fitur  (features)  yang  harus  diakomodasi dalam  aplikasi.  Hasil  pengabdian  kepada  masyarakat  menunjukkan  manfaat  bagi  BPSDM  Jawa  Timur dalam menyusun dan mengembangkan analisis kebutuhan pelatihan secara digital dan diperlukan  kerja sama secara berkelanjutan untuk mendukung digitalisasi program pengembangan SDM aparatur. Kata Kunci : aplikasi, BPSDM Jawa Timur, digitalisasi pelatihan, sistem ADDIE

## PENDAHULUAN
Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  merupakan  aset  paling  penting  atau most  value  asset (Fulmer & Ployhart, 2014) bagi organisasi. Dalam situasi krisis seperti saat ini, pengembangan SDM berperan sangat strategis dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan organisasi (Wang, Hutchins & Garavan, 2009). Karena itu, perlu ada perhatian khusus terhadap peningkatan kualitas  SDM  melalui  sistem  pelatihan  dan  pengembangan  yang  dirancang  dengan  tepat  serta efektif (Trihapsari, Mujahidah & Humairoh, 2021).
Pengembangan  SDM  dapat  diartikan  sebagai  langkah  strategis  dalam  meningkatkan kompetensi  pegawai  (Swanson,  2001)  agar  dapat  melaksanakan  pekerjaannya  secara  efektif. Unsur-unsur  kompetensi  tersebut  meliputi  (Hoffmann,  1999)  pengetahuan,  keterampilan, kemampuan, dan kompetensi lainnya. Melalui pelatihan dan pengembangan diharapkan pegawai lebih  berkualitas,  profesional  serta  mampu  beradaptasi  agar  dapat  meningkatkan  kinerjanya (Kozlowski, 2001).
Kinerja  pegawai  merupakan  kata  kunci  bagi  keberhasilan  organisasi  dalam  mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Smart & Wolfe, 2007). Tanpa dukungan kinerja tinggi pegawai dan pembelajaran di dalam organisasi, sulit bagi suatu organisasi dalam mewujudkan kemampuan daya saing (Isabel et al , 2014). Oleh karena itu, program pelatihan dan pengembangan harus dirancang secara  efektif  dan  sistematis  serta  didukung  lingkungan  kerja  kondusif  (Velada et  al ,  2007). Dengan  sistem  pelatihan  dan  pengembangan  yang  efektif,  organisasi  dapat  memetik  manfaat dalam jangka panjang.
Sebagai  suatu  sistem,  pengembangan  SDM  terdiri  dari  empat  tahapan  yaitu  analisis kebutuhan  pelatihan  ( training  needs  analysis ),  perancangan  pelatihan  ( training  design ), pengembangan  program  pelatihan  ( training  development ),  pelaksanaan  pelatihan  ( training implementation ), dan evaluasi pelatihan ( training evaluation ) . Secara konseptual, tahapan tersebut membentuk model pengembangan SDM yang disebut sebagai model ADDIE (Mayfield, 2011).
Tahapan  terpenting  terletak  pada  analisis  kebutuhan  pelatihan  (Reed  &  Vakola,  2006) yang berperan awal sebagai penentu keberhasilan program pelatihan. Tahapan ini menghasilkan berbagai  informasi  penting  sebagai  rujukan  bagi  tahap-tahap  lainnya  yakni  dalam  rangka meningkatkan  kinerja  pegawai  (Mahmud et  al ,  2019).  Jika  analisis  dilakukan  dengan  benar (Vukovic et al , 2008) akan menghasilkan data atau informasi yang benar pula sehingga program dapat dirancang, dikembangkan, dilaksanakan, dan dievaluasi dengan efektif.
Saat  ini  teknologi  digital  berkembang  dengan  sangat  pesat  termasuk  menyentuh  bidang manajemen SDM (Chytiri, 2019). Era teknologi digital mendominasi pengembangan SDM dengan munculnya  sejumlah  perangkat  lunak  yang  dikembangkan  para  ahli  (Vey et  al ,  2017).  Saat  ini telah  dikembangkan  aplikasi  digital  yang  dapat  digunakan  untuk  mempermudah  pelaksanaan tahapan  pengembangan  SDM  sebagai  alat  ( tool )  sehingga  berdampak  lebih  efisien  dan  efektif (Markaki et al , 2021). Termasuk di dalamnya adalah aplikasi untuk analisis kebutuhan pelatihan. Banyak perusahaan telah merancang sistem pengembangan SDM berbasis teknologi digital (Hendriarto,  2021)  sebagai  model  bisnis  mutakhir  untuk  berinovasi.  Namun  sayangnya,  karena berbagai  sebab  (Bjerke-Busch  &  Aspelund,  2021)  lembaga  pemerintah  belum  sepenuhnya mengadopsi  penggunaan  teknologi  digital  untuk  tujuan  efisiensi  dan  efektivitas  pengembangan SDM.  Termasuk  di  dalamnya  adalah  Badan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  (BPSDM) Pemerintah Provinsi Jawa Timur (hasil wawancara dengan Kepala BPSDM Jawa Timur).
Informasi  yang  disampaikan  oleh  Kepala  BPSDM  Pemerintah  Provinsi  Jawa  Timur menegaskan  bahwa  saat  ini  belum  digunakan  aplikasi  digital  secara  komprehensif  dalam menyusun  program  pendidikan  dan  pelatihan.  BPSDM  Pemerintah  Provinsi  Jawa  Timur bermaksud untuk menggunakan aplikasi digital dalam melaksanakan analisis kebutuhan pelatihan.
Berdasarkan  berbagai  kajian  beberapa  literatur  serta  informasi  yang  menyebut  BPSDM Jawa  Timur  belum  mengadopsi  teknologi  digital  dalam  program  pengembangan  SDM,  maka dilaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat bagi staf di BPSDM Pemerintah Provinsi Jawa Timur mendukung inisiatif penggunaan aplikasi digital untuk analisis kebutuhan pelatihan.
Kegiatan pengabdian masyarakat  dilaksanakan merujuk pada tema besar Pengembangan Manajemen Pengembangan SDM Berdasar Sistem ADDIE dengan sub-tema Penggunaan Aplikasi Digital untuk Analisis Kebutuhan Pelatihan.
Tujuan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  yang  telah  dilakukan  di  BPSDM  Jawa  Timur  adalah untuk memberi bekal kepada peserta, yakni pimpinan dan staf, berupa pengetahuan tentang sistem ADDIE  dalam  penyusunan  program  pengembangan  SDM.  Selain  itu  juga  bertujuan  untuk memberi wawasan dan keterampilan kepada peserta berupa rancangan penggunaan aplikasi digital untuk analisis kebutuhan pelatihan.
Manfaat Kegiatan pengabdian masyarakat yang telah dilakukan memberi manfaat kepada peserta dalam  bentuk  peningkatan  pengetahuan  tentang  ADDIE  sebagai  suatu  sistem  yang  populer
digunakan  dalam  penyusunan  program  pengembangan  SDM.  Manfaat  lain  yang  diperoleh  dari kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah berupa peningkatan keterampilan dalam mengadopsi teknologi digital yang dapat digunakan untuk keberhasilan tahapan analisis kebutuhan pelatihan sebagai salah satu sub-sistem dalam sistem ADDIE.
Waktu  dan  Lokasi  Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  telah  dilaksanakan  pada  hari  Selasa tanggal 23 Agustus 2022 sesuai jadwal yang telah disepakati antara pelaksana dengan pimpinan BPSDM  Jawa  Timur.  Tempat  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  adalah  Kantor  BPSDM Pemerintah  Provinsi  Jawa  Timur  yang  berlokasi  di  Jl.  Balongsari  Tama,  Gadel,  Kecamatan Tandes, Kota Surabaya.

## METODE PENGABDIAN MASYARAKAT
Adapun bentuk dan metode kegiatan ini dibagi dalam dua tahap yaitu (a) Pertemuan tatap muka dengan menggunakan metode ceramah dan diskusi, dan (b) Focus Group Discussion atau  FGD untuk  merumuskan  aplikasi  yang  paling  tepat  sesuai  kebutuhan  dan  kondisi  di  BPSDM  Jawa Timur.  Dalam  FGD  tersebut  juga  dilaksanakan  simulasi  digital  yang  dirancang  oleh  pelaksana kegiatan pengabdian masyarakat.
Peserta  yang  hadir  dalam  kegiatan  ini  adalah  pimpinan  yaitu  Sekretaris  BPSDM  Jawa Timur serta 25 (dua puluh) orang staf di BPSDM Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang ditugaskan oleh Kepala BPSDM Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Para staf dari berbagai bidang mendapat tugas khusus dari pimpinan sebagai peserta kegiatan pengabdian masyarakat.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil pelaksanaan pengabdian masyarakat terdiri dari empat bagian. Hasil pertama adalah berupa  identifikasi  masalah  berupa  tata  kelola  pelatihan  yang  selama  ini  dilaksanakan  secara manual.  Berdasarkan  hasil  identifikasi  ini  dapat  disimpulkan  bahwa  BPSDM  Jawa  Timur membutuhkan digitalisasi dalam rangka menyusun dan melaksanakan berbagai program pelatihan dan pengembangan SDM  sebagai bisnis intinya ( core business ).  Dalam pengmas ini dihasilkan aplikasi untuk melaksanakan analisis kebutuhan pelatihan ( training needs analysis/TNA ) sebagai bagian dalam proses pelatihan dengan model ADDIE .
Selanjutnya  hasil kedua dari  kegiatan  pengabdian  masyarakat  yang  telah  dilakukan menunjukkan bahwa tercapai kesepakatan di antara stakeholders untuk menyusun dan merancang aplikasi  sebagai  bagian  dari  upaya  digitalisasi  dalam  BPSDM  Jawa  Timur.  Menurut  pimpinan digitalisasi merupakan kewajiban sesuai era yang berkembang. BPSDM tidak boleh ketinggalan dalam menggunakan teknologi digital dengan segala manfaat yang ada di dalamnya.
Hasil ketiga adalah kesepakatan untuk bekerjasama dengan pelaksana pengabdian kepada masyarakat  untuk  mengembangkan  berbagai  produk  digital,  khususnya  aplikasi,  yang  dapat digunakan  untuk menyusun  analisis  kebutuhan  pelatihan  dan  kebutuhan  lainnya.  BPSDM  Jawa Timur berkomitmen untuk menjaga keberlangsungan relasi yang telah terjalin sangat baik dengan Universitas Airlangga sebagai lembaga dan pelaksana kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
Sedangkan hasil keempat adalah ditemukannya kondisi SDM di BPSDM Jawa Timur yang belum  menguasai  teknologi  digital.  Peningkatan  kemampuan  dalam  penguasaan  terhadap teknologi digital bagi staf BPSDM Jawa Timur sangat penting. Karena itulah kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini sangat penting guna meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam teknologi digital.
Selama pelaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini relatif tidak menghadapi masalah karena pimpinan dan staf sangat mendukung disebabkan belum ada tata kelola digital. Namun, tetap ada hambatan karena pengmas dilaksanakan pada jam kerja sehingga mengurangi konsentrasi peserta terpecah antara bekerja dan mengikuti pengmas.
Pada tahapan selanjutnya, ialah memperkuat serta membentuk sebuah kerjasama dengan berbagai bidang, yang kemudian, bentuk kerjasama ini akan diwujudkan dalam bentuk kemitraan antara FISIP Universitas Airlangga dengan BPSDM Jatim. Kemitraan  dalam bentuk nyata berupa pengembangan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  untuk  tahapan  pascaTNA  yaitu digitalisasi  untuk  perancangan  dan  pengembangan  program  pelatihan/pengembangan  SDM, implementasi, serta evaluasi program dan kegiatan di BPSDM Jatim dengan merujuk pada Gambar 1 berikut.
Gambar 1: Skema Model ADDIE dalam Program Pelatihan dan Pengembangan SDM
Pada  tahap  kemitraan,  program  dirancang  secara  bertahap  akan  menghasilkan  sebuah output berupa aplikasi diklat/pengembangan SDM secara komprehensif mulai dari TNA hingga evaluasi  program  pelatihan  dan  pengembangan  SDM.  Aplikasi  nantinya  akan  dapat  digunakan sebagai  model  pembelajaran  dan  pelatihan  dalam  pengembangan  kualitasi  aparatur,  baik skill, pengetahuan dan keterampilan. Tahap kemitraan sebagai salah satu dari output kegiatan ini akan membutuhkan kerja sama dengan berbagai pihak.
Gambar 2: Kegiatan Pengabdian Masyarakat di BPSDM Jatim

## PENUTUP

## Simpulan
Dari  kegiatan  yang  telah  dilaksanakan,  dapat  disimpulkan  bahwa  BPSDM  Jawa  Timur sebagai  mitra  pengabdian  kepada  masyarakat  membutuhkan  kehadiran  perguruan  tinggi  untuk merancang  proses  digitalisasi  dalam  menyusun  program  pelatihan  dan  pengembangan  SDM aparatur.
Penyusunan aplikasi untuk analisis kebutuhan pelatihan sebagai output pengabdian kepada masyarakat  sangat  bermanfaat  untuk  memastikan  bahwa  kebutuhan  pelatihan  dapat  ditentukan secara lebih tepat daripada jika menggunakan metode tradisional (manual).
Kebutuhan  penggunaan  dan  penguasaan  kebutuhan  digital  merupakan  keniscayaan  bagi BPSDM Jawa Timur. Untuk dibutuhkan kehadiran para ahli dari perguruan tinggi untuk membantu menyusun dan mengembangkan berbagai bentuk aplikasi atau produk digital lainnya. Kehadiran ahli tersebut dapat dituangkan dalam naskah berupa nota kesepakatan kerja sama

## Saran
Untuk  mencapai  tujuan  yang  lebih  efektif,  disarankan  agar  digitalisasi  menjadi  prioritas diwujudkan  dalam  penyusunan  program  pengembangan  SDM.  Dalam  kegiatan  pengmas  yang dilakukan  telah  disusun  prototipe  aplikasi  untuk  analisis  kebutuhan  diklat  atau  program
pengembangan  SDM  yang  dibutuhkan.  Selanjutnya  perlu  dilaksanakan  program  pengmas  yang bertujuan  mengembangkan  simulasi  penggunaan  aplikasi  analisis  kebutuhan  pelatihan  dan pengembangan protoype aplikasi untuk implementasi program pelatihan hingga semua program pelatihan dalam model ADDIE terintegrasikan dalam satu platform digital.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Rektor  Unair,  dekan  FISIP  Unair,  Kepala, Sekretaris,  dan  para  staf  BPSDM  Jawa  Timur,  serta  pihak2  yang  telah  membantu  kelancaran kegiatan pengmas

## DAFTAR PUSTAKA
Bjerke-Busch, L.S. & Aspelund, A. (2021). “Identifying Barriers for Digital Transformation in the Public Sector: Management for Professionals.” in: Daniel R.A. Schallmo &
Joseph Tidd (ed.). Digitalization . pp 277-290, Springer. https://doi.org/10.1007/978-3-030-69380-0_15
Chytiri,  A.P.  (2019).  Human  Resource  Managers’  Role  in  the  Digital.  Era Journal  of Economics and Business . 69(1-2): pp. 62-72.
Fulmer, IS & Ployhart, R.E. (2014). Our Most Important Asset: a Multidisciplinary/Multilevel Review  of  Human  Capital  Valuation  for  Research  and  Practice. Journal  of Management . 40(1): pp. 161–192. https://doi.org/10.1177/0149206313511271 Hendriarto,  P.  (2021).  Understanding  of  the  Role  of  Digitalization  to  Business  Model  and Innovation:  Economics  and  Business  Review  Studies. Linguistics  and  Culture Review . 5(S1): pp. 160-173. https://doi.org/10.37028/lingcure.v5nS1.1347
Hoffmann, T. (1999). The Meanings of Competency. Journal of European Industrial Training . 23(6): pp. 275-286. https://doi.org/10.1108/03090599910284650
Isabel,  M.,  Aragón,  B.,  Jiménez,  D.J.,  Valle,  R.S.  (2014).  Training  and  Performance:  The Mediating Role of Organizational  Learning. Business Research Quarterly . 17(3): pp. 161-173. https://doi.org/10.1016/j.cede.2013.05.003
Kozlowski,  S.W.J.,  Gully,  S.M.,  Brown,  K.G.,  Salas,  E.,  Smith,  E.M.,  Nason,  E.R.  (2001).
Effects  of  Training  Goals  and  Goal  Orientation  Traits  on  Multidimensional Training  Outcomes  and  Performance  Adaptability. Organizational  Behavior  and
Human Decision Processes . 85(1): pp 1-31.
https://doi.org/10.1006/obhd.2000.2930
Mahmud, K.T., Wahid, I.S., & Arif, I. (2019). Impact of Training Needs Assessment on the Performance  of  Employees:  Evidence  from  Bangladesh. Cogent  Social  Sciences . 5(1): 1705627. https://doi.org/10.1080/23311886.2019.1705627
Markaki, A., Malhotra, S., Billings, R., & Theus, L. (2021). Training Needs Assessment: Tool Utilization  and  Global  Impact.  BMC  Medical  Education.  21:  310. https://doi.org/10.1186/s12909-021-02748-y
Mayfield,  M.  (2011).  Creating  Training  and  Development  Programs:  Using  the  ADDIE Method. Development  and  Learning  in  Organizations .  25(3):  pp.19-2. https://doi.org/10.1108/14777281111125363
Reed,  J.  &  Vakola,  M.  (2006).  What  Role  Can  a  Training  Needs  Analysis  Play  in Organisational  Change? Journal  of  Organizational  Change  Management .  19(3): pp. 393-407. https://doi.org/10.1108/09534810610668382Kdkkd
Smart, D.L., &  Wolfe, R.A. (2007). The  contribution of leadership and human resources to organizational success:  An empirical assessment of performance in major league baseball. European Sport
Management Quarterly. pp.165-188. https://doi.org/10.1080/16184740308721949
Swanson,  R.A.,  (2001).  Human  Resource  Development  and  its  Underlying  Theory. Human Resource Development International . 4(3): pp. 299-312.
Trihapsari, C., Mujahidah, F., & Humairoh, N. (2021). Enhancement of the Quality of Human Resources  through  Training  and  Development  Programs  in  Schools Al-Tanzim: Jurnal  Manajemen  Pendidikan  Islam .  5(2):  pp.  145-153  Available  online  at https://ejournal.unuja.ac.id/index.php/al-tanzim/index
Velada, R., Caetano, A., Michel, J.W., Lyons, B.D., & Kavanagh, M.J. (2007). The Effects of Training Design, Individual Characteristics and Work Environment on Transfer of Training. International Journal of Training and Development . 11(4): pp. 282-294 Vey, K., Fandel-Meyer, T., Zipp, J.S., & Schneider, C. (2017). Learning & Development in Times of Digital Transformation: Facilitating a Culture of Change and Innovation. International  Journal  of  Advanced  Corporate  Learning .  10(1):  pp.  22. https://doi.org/10.3991/ijac.v10i1.6334
Vukovic, G., Zavrsnik, B., Rodic, B., & Miglic, G. (2008). The Training of Civil Servants in the  Slovene  State  Administration:  Issues  in  Introducing  Training  Evaluation.
International  Review  of  Administrative  Sciences .  74(4):  pp.  653–676. https://doi.org/10.1177/0020852308098473
Wang, J., Hutchins, H,M., & Garavan, T.N. (2009). Exploring the Strategic Role of Human Resource  Development  in  Organizational  Crisis. Management  Human  Resource Development Review . 8(1): pp.22-53 https://doi.org/10.1177/1534484308330018