## Penggunaan Perangkat Lunak Dalam  Pengelolaan  Arsip  Konvensional Dan Elektronik

## Habiburrahman
Pascasarjana Program Studi Interdisciplinary Islamic Studies Konsentrasi Ilmu Perpustakaan dan Informasi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Email: habib9692@gmail.com

## Abstrak
Kearsipan  merupakan  sesuatu  yang  tidak  bisa  dilepaskan  dari  sebuah  organisasi  atau  lembaga, arsip memliki peran yang begitu penting, ia dapat dijadikan pertimbangan pengambilan keputusan atau  menjadi  bukti  konkrit  terhadap  sesuatu  moment  yang  berlangsung  dalam  lembaga  atau organisasi  tersebut,  dalam  perkembangannya,  arsip  terus  mengikuti  perubahan  teknologi,  arsip kini tidak hanya berbentuk sebuah benda yang bisa disentuh saja, namun juga  merupakan sesuatu yang  tersimpan  secara  digital  yang  kita  sebut  dengan  arsip  digital  atau  elektronik.  Pengelolaan arsip merupakan usaha yang dilakukan oleh lembaga arsip untuk menyajikan layanan yang sesuai dengan  karakter  masyarakat  saat  ini.  Melalui  tulisan  ini  penulis  ingin  menyampaikan  tentang pengelolaan  arsip  baik  digital  maupun  konvensional,  serta  perangkat  lunak  yang  menjadi  media pengelolaan arsip modern guna mempermudah tugas serta layanan kearsipan
Kata Kunci: Arsip, Manajemn Arsip, Perangkat Lunak

## Abstract
Archival is something that can not be separated from an organization or institution, archival has such an important role, it can be considered when making a decission or be a concrete evidence. In its development, the archive keep following techonological changes, now archives are not only the  shape  of  an  object  but  also  something  that  stored  digitally  known  as  electronic  archives. Record managemet is an effort done by archival association to provide service in accordance with the  character  of  today’s  society,  through  this  article  the  writer  wants  to  convey  about  the management  of  both  digital  and  conventional  archives  as  well  as  the  software  that  became modern media in archival management in order to facilitate the task and archival services.
Keywords: Archives, Records Management, Software

## I. Pendahuluan
Dalam  kehidupan  ini,  individu  maupun  organisasi  tidak  dapat  dilepaskan  dari  arsip. Setiap  orang  akan  menghasilkan  arsip  dalam  menjalankan  aktivitas  hariannya.  Ijazah,  kartu tanda  penduduk  dan  surat  ijin  menguji  merupakan  contoh  dari  arsip  ynag  dihasilkan  dari aktivitas  harian  seseorang,  kondisi  seperti  ini  juga  dialami  oleh  organisasi,  dalam menjalankan  aktifitas  hariannya,  organisasi  juga  menghasilkan  berbagai  arsip.  Arsip  ini berfungsi  sebagai  memori  badan  korporasi,  membantu  pengambilan  keputusan  manajemen, menunjang litigasi,  menunjang   efisiensi    penggunaan   sumber   daya dan sebagai rujukan historis. ( Sulistyo Basuki, 2003).
Dewasa ini, tingkat kesadaran akan pentingnya arsip semakin meningkat, hal ini bisa dilihat dari begitu pesatnya perkembangan unit-unit kearsipan  yang berdiri  di  dalam sebuah lembaga.  Disamping  itu,  lembaga  /  badan  publik  dituntut  agar  dapat  menyajikan  informasi secara  terbuka  kepada  publik/masyarakat.  Keterbukaan  informasi  publik mempunyai  makna yang  luas  karena  semua  pengelolaan  badan-badan  publik  harus  dipertanggung  jawabkan kepada masyarakat. (Kurniatun, 2013:13). Untuk itu perlu adanya pengelolaan yang baik agar tiap fungsi serta peran lembaga arsip dapat berjalan secara maksimal.
Salah  satu  diantara  penyebab  kurang  maksimalnya  pengelolaan  arsip  ialah  penerapan sistem  kelola  yang  masih  konvensional.  Kebanyakan  lembaga  arsip  sekarang  masih menyimpan arsip di rak atau filling cabinet dan mendata arsip dengan menuliskannya secara manual. Permasalahan lain adalah volume arsip yang disimpan oleh lembaga kearsipan pada umumnya  berjumlah  besar.  Apabila  volume  arsip  cukup  banyak,  maka  penemuan  kembali arsip  dari  lokasi  simpannya  tidak  dapat  mengandalkan  daftar  arsip  manual.  Penggunaan daftar arsip manual dalam pencarian arsip membutuhkan waktu  yang lama. Oleh karena itu, diperlukan  suatu  pemanfaatan  sistem  informasi  kearsipan  baik  arsip  statis  konvensional maupun elektronik untuk menunjang pelayanan, terutama untuk penemuan kembali arsip dan untuk menampilkan arsip dalam format digital, maka penerapan teknologi menjadi salah satu metode yang tepat guna mengatasi masalah tersebut.
Pengelolaan arsip senantiasa mengikuti dinamika perkembangan teknologi yang terjadi di masyarakat.  Hal  ini  selaras  dengan  UU  No.43  Tahun  2009  tentang  kearsipan  yang menjelaskan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa  dalam berbagai bentuk dan media sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Ketika masyarakat hanya mengenal kertas sebagai media perekam  informasi,  maka arsip  yang dikelola didominasi oleh arsip tercetak. Saat  ini masyarakat  akrab  dengan  produk-produk  teknologi  informasi  dalam  mendukung  aktivitas hariannya.  Intensitas  interaksi  masyarakat  dengan  produk-produk  teknologi  menyebabkan arsip mulai diproduksi dalam format digital.
Arsip  yang  terlahir  dalam  format  digital  menyebabkan  unit  pengelola  arsip  perlu memikirkan strategi pengelolaan arsip digital. Pengelolaan arsip digital ini akan memberikan peluang lebih kepada masyarakat yang hidup di era digital dalam mengakses arsip. (Heri A.B. Hakim, 2015). Dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatka teknologi sebagai alat untuk
mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan  yang sangat menarik sekarang telah disajikan  dan  diakses  melalui  media  elektronik.  Dengan  memungkinkan  pengaksesan  yang lebih  luas,    diharapkan  arsip  merupakan  barang  bukti  yang  sekaligus  mampu  berbicara tentang  fakta  dan  peristiwa  sejarah  dan  mampu  memberikan  arti  dan  manfaat  dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip  yang dulunya hanya dapat  dilihat dan dibaca pada pusat-pusat  arsip,  kini  dapat  diakses  secara  online,  dan  bahkan  layanannya  telah  mengarah pada sistem layanan otomasi.
Dengan  penjabaran  diatas,  pengelolaan  arsip  secara  digital  dirasa  perlu  unutk dilaksanakan. Disatu sisi, fenomena masyarakat sekarang yang sudah akrab dengan teknologi memunculkan sebuah pola pengelolaan baru  yakni pengelolaan arsip elektronik, di sisi lain, arsip  konvensional  yang  kebanyakan  berbentuk  kertas-kertas  usang  tidak  bisa  begitu  saja dibiarkan  setelah  di  proses,  terkadang  masyarakat  juga  membutuhkan  bukti  otentik  atau bentuk  asli  dari  arsip  tersebut  ketimbang  berformat  digital.  Untuk  itu,  perlu  di  terapkan sebuah sistem pengelolaan elektronik yang dapat mencakup keduanya, penggunaan prangkat lunak yang tepat sesuai dengan arsip-arsip yang dikelola tiap-tiap lemabaga diharapkan dapat menjadi  salah  satu  solusi  untuk  membawa  sistem  pengelolaan  sebuah  lembaga  kearsipan menjadi lebih baik lagi.

## II. Pembahasan

## 1. Pengelolaan Arsip Konvensional
Salah  satu  cara  agar  arsip  dapat  terjamin  kegunaannya  maka  diperlukan  suatu  cara untuk  mengelolanya.  Pengelolaan  arsip  konvensional  terbagi  menjadi  dua,  sesuai  dengan penggolongan arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi: kaptur,  registrasi,  klasifikasi,  klasifikasi  akses  dan  keamanan,  identifikasi  status  keamanan, identifikasi  status  penyusutan,  penyimpanan,  penggunaan  dan  pelacakan,  serta  pelaksanaan penyusutan. Pengelolaan arsip statis ada tiga tahapan  yaitu akuisisi,  penataan dan deskripsi, serta preservasi. Akuisisi arsip adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaanya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. (  UU  No.43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan). Penataan  dan  deskripsi  dimaksudkan  untuk mengontrol khasanah arsip statis yang dimiliki suatu lembaga pengelola arsip statis. Terdapat dua jenis kontrol yakni: kontrol administratif (fisik) akan menjamin bahwa rangkaian; berkas; dan  wujud  arsip  yang  menjadi  tanggung  jawab  lembaga  tersebut  dapat  dicari  dan dipergunakan,  kontrol  intelektual  akan  memberikan  informasi  kepada  pengguna  mengenai
bahan  apa  yang  disimpan;  berkaitan  dengan  masalah  apa  dan  dimana  adanya.  (Azmi, 2008:117),
Menurut  Yohanes  Suraja  (2004:180)  Preservasi  atau  pelestarian  arsip  merupakan proses  dan  kerja  dalam  rangka  perlindungan  fisik  dan  informasi  arsip  dari  kerusakan  atau unsur  perusak  dan  restorasi/reparasi  bagian  arsip  yang  rusak  atau  arsip  yang  rusak.  Pada arsip-arsip  penting  yang  rusak  namun  tidak  dapat  diperbaiki  karena  kondisi  kerusakan  fisik yang parah, maka yang dapat dilakukan yaitu pembuatan mikrofilm atau duplikasi arsip.

## 2. Pengelolaan Arsip Elektronik
Sampai saat ini, media penyimpan arsip didominasi oleh media cetak seperti kertas. Akan tetapi perkembangan teknologi  yang terjadi menyebabkan arsip tidak hanya disimpan dalam media  cetak,  arsip  mulai  disimpan  dalam  media  elektronik  dan  dalam  format  digital. Penyimpanan  arsip  dalam  format  digital  inilah  yang  mendorong  munculnya  istilah  arsip digital atau arsip elektronik (e-arsip). (Heri A B Hakim, 2015)
Arsip digital   merupakan    simpanan   kelembagaan  yang menyimpan satu atau lebih objek  informasi  digital  dengan  tujuan  disimpan  dalam  waktu  yang  relatif  lama  dan  dapat mengakses  informasi  digital  tersebut.  Definisi  lain  menyebutkan  bahwa  arsip  digital merupakan arsip yang menyimpan informasi atau aset digital. Arsip atau aset digital tersebut disimpan  dalam  simpanan  kelembagaan  (repository)  lengkap  dengan  dokumen  dan  sistem manajeman record dan menyajikan informasi dalam berbagai format. Format-format tersebut dapat dibedakan menjadi:

## 1. Arsip digital berbasis teks
Arsip  digital  berbasis  teks  merupakan  arsip  digital  yang  didominasi  informasi dalam format teks. Arsip digital yang termasuk dalam format ini antara lain file dalam format .doc, .xls, .ppt dan .pdf.
2. Arsip digital berbasis gambar
Jenis  arsip  digital  lainnya  adalah  arsip  digital  berbasis  gambar.  Gambar dikategorikan  sebagai  salah  satu  arsip  karena  gambar  merupakan  salah  satu media  perekam  informasi.  Gambar  merekam  informasi  dalam  format  visual. Arsip  digital  berbasis  gambar  tersimpan  dalam  berbagai  format  seperti  .jpg, .bmp, .tif dan png.
3. Arsip digital berbasis audio
Ragam  arsip  berikutnya  adalah  arsip  dalam  format  audio.  Format  arsip  ini melengkapi jensi arsip berbasis teks dan gambar. Arsip berbasis audio mereka
arsip dalam format suara. Rekaman suara merupakan bentuk dari arsip jenis ini. Jenis arsip berbasis ini adalah MP3 dan MP4.
4. Jenis  arsip  yang  terakhir  adalah  arsip  berbasis  audio  video.  Arsip  jenis  ini mereka  informasi  dalam  format  suara  dan  gambar.  Rekaman  video  aktivitas kantor atau instansi merupakan menis arsi digital berbasis audio video. Ragam jenis arsip ini antara lain: MPEG, Avi, 3pg dan MP4.
Dalam  pengelolaan  arsip  elektronik,  tidak  jauh  dari  arsip  manual  yang  sama-sama membutuhkan  peralatan  dan  perlengkapan  untuk  mengelola  sebuah  arsip.  Perangkat  yang digunakan  dibagi  menjadi  dua,  yaitu hardware (perangkat  keras)  dan software (perangkat lunak)  merupakan  komponen  utama  yang  diperlukan  dalam  implementasi  sistem  kearsipan elektronik  berbasis  komputer.  Sehingga  dua  hal  yang  cukup  penting  sebelum  merancang sistem adalah menentukan dan menganalisa terlebih dahulu hardware dan software yang akan digunakan dalam sistem. (Wawan Harianto, 2013). S istem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki  konsep  yang  sama  dengan  teknik  kearsipan  konvensional.  Jika  pada  kearsipan konvensional  memiliki  kabinet  yang  secara  fisik  berfungsi  untuk  menyimpan  dokumen- dokumen  penting  yang  dimiliki  perusahaan,  maka  sitem  kearsipan  elektronik  memiliki kabinet virtual  yang di dalamnya berisi map virtual atau folder. Selanjutnya di dalam folder akan  berisi  lembaran-  lembaran  arsip  yang  telah  dikonversi  ke  dalam  bentuk  file  gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll). Fauziah Latif & A.W Pratama Proses Perubahan arsip konvensional ke arsip elektronik ialah melalui beberapa tahapan berikut:
1. Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain: waktu,. kegunaan,  Informasi  dan  penyelamatan.  Pemilihan  berdasarkan  waktu  berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan,  berarti  arsip  dipilih  berdasarkan  seberapa  tingkat    penggunaan arsip,  sering  digunakan  apa  tidak.    Pemilihan  berdasarkan  informasi  berarti pemilihan  arsip  dengan  mempertimbangkan  isi  kandungan  informasi    arsip. Dan  pemilihan  berdasar  penyelamatan  berarti    pemilihan  dengan memperhatikan  kondisi  fisik  arsip,  semakain  buruk  kondisi  fisik  arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2. Tahap Pemindaian
Arsip  setelah  dipilih  kemudian  tahap  berikutnya  dilakukan  pemindaian  arsip, pada  prinsipnya  pemindaian  arsip  hanya  dapat  dilakukan  satu  kali  saja,
sehingga  proses  pemindaian  dilakukan  dengat  cermat,  tepat  dan  dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3. Tahap Penyesuaian
Nama  file  dari  hasil  proses  pemindaian  biasanya  berupa  nama  default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama  yang  umum  adalah  “scanxxxxx”  dengan  “xxxxx”  adalah  nomor  urut pemindaian.  Nama  file  tersebut  tidak  mencerminkan  isi  dari  arsip.  Sehingga perlu  dilakukan  penyesuaian  nama  file    dengan  mengikuti  jenis  arsip,  fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.
4. Tahap Pendaftaran
Setelah  arsip  hasil  pemindaian  disesuikan  dengan    arsip  aslinya,  maka  baru dilakukan  pendaftaran  atau  pembuatan  daftar.  Dalam  daftar  yang  dibuat dicantumkan  informasi  tentang  nomor  urut  arsip  dan  disesuaikan  dengan daftar  pertelaan  arsip  (DPA).  Informasi  tersebut  diperlukan  untuk  menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan,  karena  salah  satu  ciri  arsip  yang  baik  adalah  asli  dan  autentik tercapai.
5. Tahap Pembuatan Berita Acara
Dalam  tahap  ini  adalah  pembuatan  berita  acara  proses  digitalisasi  dari  arsip konvensional  kedalam  arsip  elektronik.  Dalam  tahap  ini  mencantumkan penanggung  jawab  pelaksanaan  dan  legalisasi  dari  pejabat  yang  berwenang, jenis  perangkat  lunak  yang  digunakan  detail  dan  jenis  komputer  yang digunakan. (Muhammad Rosyid, 2009:5)
Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonik  yang mendorong sebagian  besar  organisasi  untuk  mengimplementasi-kan  manajemen  arsip  elektronik diantaranya adalah: (Muhammad Rosyid, 2009:5)
1. Cepat  ditemukan  dan  memungkinkan  pemanfaatan  arsip  atau  dokumen  tanpa meninggalkan meja kerja.
2. Pengindeksan  yang  fleksibel  dan  mudah  di  modifikasi  berdasarkan  prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.
5. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
6. Mengarsip  secara  digital,  sehingga  resiko  rusak  nya  dokumen  kertas  atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
7. Manajemen  pengawasan  yang  lebih  mudah,  cepat,  dan  lebih accountable menuju good governance.
8. Mudah  dalam  melakukan  recovery  data,  dengan  memback-up  data  kedalam media penyimpanan yang compatible.
2. Perangkat Lunak

## a. Pengertian
Perangkat Lunak ialah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer,  data  elektronik  yang  disimpan  oleh  komputer  itu  dapat  berupa  program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. Melalui sofware atau perangkat lunak  inilah  suatu  komputer  dapat  menjalankan  suatu  perintah.  ( Vicky,  2015) Perangkat lunak dapat diklasifikasikan sebagai berikut: (Melwin S Daulay, 2015)
1. Perangkat Lunak Sistem Operasi
Operating  system  software  merupakan  perangkat  lunak  yang  berfungsi  untuk mengkonfigurasikan  komputer  agar  dapat  menerima  berbagai  perintah  dasar yang  diberikan  sebagai  masukan.  Perangkat  lunak  sistem  juga  merupakan sekumpulan program yang ditulis untuk melayani program-program yang lain.
2. Perangkat Lunak Aplikasi
Perangkat lunak aplikasi merupakan program siap pakai yang digunakan untuk aplikasi  dibidang  tertentu.  Perangkat  lunak  aplikasi  yang  membantu  user sehingga dapat bekerja lebih efektif dan efisien.
Berdasarkan  jenisnya,  perangkat  lunak  dibagi  menjadi  dua, open  source dan closed source: Roby Wijaya
1. Open Source
Open  source adalah  perangkat  lunak  dimana  kode  program  terbuka  dan disediakan  oleh  pengembangnya  secara  umum  agar  dapat  dipelajari,  diubah atau  dikembangkan  lebih  lanjut  dan  disebar  luaskan.  Jika  ada  pembuat perangkat  lunak  yang  tidak  mengizinkan  kode  programnya  diubah  atau dimodifikasi,  maka  bukanlah  disebut  sebagai  open  source  walaupun  kode program dari perangkat lunak tersebut tersedia.
2. Close Source
Close Source adalah Sistem operasi  yang codenya tidak dibuka untuk umum, pemilik code yang close source bisa membagi source codenya melalui lisensi dengan  gratis  maupun  membayar.  meskipun  gratis,  lisensi  tertentu  bisa membuat sebuah sistem operasi tidak sepenuhnya open source. Misalnya jika lisensi  tersebut  ada  larangan  untuk  memodifikasi  code,  maka  sistem  operasi ini tidak open source.

## b. Perangkat lunak yang ideal untuk pengelolaan arsip
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Lisa  Spiro  (2009)  didapati  bahwa kebanyakan arsipasri di Amerika menginginkan sebuah perangkat lunak yang sudah biasa  mereka  gunakan  namun  dengan  tambahan  beberapa  fitur  guna  mendukung kegiatan  kearsipan.  Dalam  wawancaranya  dengan  beberapa  arsiparis,  ditemukan bahwa perangkat lunak yang ideal bagi arsiparis ialah sebagai berikut :
1. Terintegrasi
Arsiparis membutuhkan sebuah perangkat lunak yang yang terintegrasi dengan sebuah online  database yang  akan  memberikan  data  arsip    secara  otomatis dengan memasukkan satu kata kunci saja.
2. Memiliki fitur export data
Ketika  sebuah  perangkat  lunak  yang  dipakai  dalam  pengelolaan  arsip  sudah usah  atau  ketika  lembaga  arsip  ingin  melakukan upgrading ke  sebuah perangkat lunak yang lebih baru tentu saja fitur export data menjadi sebuah hal yang  wajib  ada.  Dengan  adanya  fitur  tersebut,  arsiparis  tidak  perlu  lagi melakukan input data etika melaksanakan upgrading.
3. Memilki fitur Web-Publishing
Dengan  adanya  fasilitas  ini,  diharapkan  arsip  dapat  memberikan  jangkuan akses  yang  lebih  luas  pada  koleksinya.  Melalui  akses  online  arsip  dapat menjadi lebih terlihat bagi seluruh kalangan.
4. Simpel namun kaya fitur
Arsiparis menginginkan program yang mudah untuk digunakan ( user friendly) namun  memilki  segudang  fitur  dan  akses  yang  berguna  dalam  pengelolaan arsip.
5. Portable
Disamping kaya fitur, perangkat lunak pengelolaan arsip juga dapat digunakan portable.  Ketika  arsiparis  tidak  sedang  berada  di  tempat  kerja  dan  ingin melakukan input kedalam sistem, maka mereka bisa mengerjakannya melalui
perangkat  komputer  di  tempat  lain  untuk  kemudian  di  upload  kedalam database.  Arsiparis  juga  berkeinginan  agar  perangkat  lunak  tersebut  bisa berfungsi antar platform dan juga tersedia di perangkat smartphone.
Dalam  memilih  perangkat  lunak  yang  tepat  dalam  sebuah  lemaga  arsip, hendaknya  melalui  proses  kolaboratif  yang  melibatkan  serta  seluruh  stakeholder (Arsiparis,  staff  teksnis,  administrasi,  peneliti,  dll)  guna  mengetahui  bagaimana mereka akan memanfaatkannya serta memberikan masukan untuk memilih perangkat lunak  yang  tepat.  Sebagai  langkah  awal,  arsiparis  harus  melakukan  penilaian kebutuhan  untuk  mengevaluasi  kesenjangan  dan  alur  kerja  saat  ini.  Disamping  itu, lembaga  arsip  juga  harus  mempertimbangkan  faktor-faktor  seperti  dukungan pengguna perangkat lunak, reputasi vendor, biaya, persyaratan teknis, ketahanan, serta kesesuaian  platform.  Salah  satu  cara  terbaik  untuk  menemukan  software  yang  ideal ialah  dengan  meminta  testimoni  dari  pengguna  software  tersebut.  Disamping  itu, kebanyakan vendor perangkat lunak sekarang ini menyediakan versi demo bagi calon penggunanya,  untuk  bisa  dicoba  sebelum  kita  benar-benar  membeli  lisensi  prangkat lunak tersebut.

## c. Beberapa perangkat lunak bagi pengelolaan arsip
Saat  ini  sudah  sangat  banyak  software  pengelolaan  arsip  digital  maupun konvensional  yang  beredar  baik  yang  bersifat open  source maupun closed  source dengan berbagai keunggulannya masing-masing, namun kembali lagi terhadap alasan memilih sebuah perangkat lunak ialah harus disesuaikan dengan fungsi dan kebutuhan tiap-tiap lembaga arsip. Diantara begitu banyak software pengelolaan arsip yang ada berikut  merupakan  yang  paling  polpuler  dan  paling  banyak  digunakan  oleh  lembaga arsip:
1. ICA-AtoM ( Saca Firmansyah, 2011)
ICA-AtoM  adalah  singkatan  dari  “International  Council  on  Archives- Access to Memory”. Ini adalah aplikasi berbasis web, dengan teknologi open source yang pembuatannya ditujukan untuk mendeskripsikan arsip dan sudah tersedia dalam berbagai bahasa (multilingual: Arab, Belanda, Inggris, Prancis, Jerman,  Portugis,  Spanyol,  dll)  juga  dapat  dikembangkan  untuk  digunakan dengan lebih dari satu tempat penyimpanan arsip (multi repository).
Aplikasi  ICA-AtoM  adalah  aplikasi  berbasis  web,  maka  dalam pengoperasiannya  menggunakan  aplikasi  internet  browser  seperti  Firefox, Safari,  Internet  Explorer,  Opera,  dll.  HTML  digunakan  untuk  menampilkan
aplikasi ini dalam web browser. Database pada server menggunakan MySQL, namun  dapat  juga  menggunakan  Postgres,  SQLite,  SQLserver,  Oracle,  dll. Bahasa Pemrograman yang dipakai oleh ICA-AtoM menggunakan php5 yang menghubungkan  antara  database-webserver-browser.  Framework  yang digunakan  adalah  Symfony  yaitu  untuk  mengelola  komponen  ICA-AtoM menggunakan  model  berorientasi  objek  dan  desain  web  yang  terstruktur. Qubit-  open  information  management  toolkit  dikembangkan  oleh  ICA-AtoM dan diubah untuk disesuaikan dengan ICA-AtoM.
Aplikasi  ini  sedang  dikembangkan  secara  aktif  oleh  ICA  dengan melakukan  beta  testing.  Aplikasi  ini  dapat  diakses  secara  online  melalui www.ica-atom.org  yang  merupakan  halaman  awal  dari  projek  ICA-AtoM. ICA-AtoM  juga  menyediakan  online  demo  bagi  praktisi  kearsipan  untuk mencobanya langsung melalui www.ica-atom.org/demo, di sini arsiparis dapat masuk dan mencoba fitur  yang ada dengan menjadi admin pada demo online ini.
Fitur-fitur dalam aplikasi ini diantaranya ialah:
 Pengguna  dapat mencari deskripsi arsip yang telah dibuat dalam ICA- AtoM  menggunakan  search  box  yang  ada.  Pengguna  juga  dapat melihat  arsip  yang  memiliki  data  digital  yang  tersimpan,  ICA-AtoM menyediakan  akses  bagi  data/  objek  digital  yang  ingin  dimasukkan dalam konten data arsip contoh file .JPEG , Flash video.
 Semua  tampilan  aplikasi  untuk  pengguna  termasuk  database  content (archival  description,  authority  record,  static  pages,  dll)  dapat diterjemahkan dalam berbagai bahasa sesuai kebutuhan pengguna.Pada versi  ini  terjemahan  bahasa  yang  tersedia  baru  Belanda,  Inggris,
Prancis, Itali, Portugis, Slovenia, dan Spanyol.
 Fitur  Import  data  dari  XML  maupun  OAI  juga  disediakan  dalam aplikasi  ini.  Begitupula  dengan  fitur  ekspor,  pengguna  juga  dapat melakukan  Ekspor  data  deskripsi  arsip  menggunakan  EAD  XML format  dan  dapat  pula  melakukan  impor  dokumen  EAD,  termasuk multilevel  deskripsi  hirarki.  ICA-AtoM  juga  dapat  beroperasi menggunakan OAI Harvesting.
2. Omeka  ( Heri A B Hakim, 2015)
Omeka  merupakan  aplikasi  publikasi  dokumen  digital  berbasis  open source. Jika  melihat berbagai  fasilitas  yang tersedia, Omeka dapat  digunakan untuk  pengelolaan  arsip,  publikasi  kegiatan  pameran,  manajemen  koleksi digital  dan  sarana  pembelajaran.  Dari  berbagai  fasilitas  yang  disediakan  oleh Omeka  maka  dapat  diketahui  bahwa  aplikasi  ini  dapat  digunakan  oleh lembaga-lembaga  pengelola  informasi  seperti  perpustakaan,  unit  arsip,  galeri dan muesum.   Aplikasi  ini  disediakan  dalam  dua  versi  yaitu  versi  instalasi offline  yang  dapat  diunduh  di  www.omeka.org  dan  versi  intalasi  yang  dapat dilakukan  secara  online  dengan  mengakses  website  www.omeka.net.  Untuk instalasi secara online ini Omeka.net menyediakan kapasitas server sebesar 64 MB.
Sebagai aplikasi yang dikembangkan dengan konsep open source , Omeka juga  dibangun  dengan menggunakan berbagai  aplikasi open source. Berbagai aplikasi  open  source  yang  digunakan  untuk  membangun  Omeka  antara  lain sistem  operasi  linux,  Apache  sebagai  webserver,  MySQL  sebagai  aplikasi database  dan  bahasa  pemrograman  PHP.  Omeka  direkomendasikan  untuk menggunakan  sistem  operasi  linux,  akan  tetapi  aplikasi  ini  juga  mampu berjalan  optimal  di  sistem  operasi  windows.  Pemanfaatkan  berbagai  aplikasi open  source  ini  memberikan  peluang  kepada  pengguna  untuk  menggunakan aplikasi  ini  secara  gratis,  mengembangkan  aplikasi  ini  lebih  lanjut  serta mendistribusikan ulang aplikasi ini.
Keunggulan dari aplikasi Omeka ialah:
 Fasilitas manajemen arsip digital
Fasilitas  utama  yang  disediakan  Omeka  adalah  fasilitas  pengelolaan arsip digital. Dengan menggunakan Omeka pengguna dapat mengelola koleksi  digital  berbasis  text,  gambar,  audio  dan  video.  Pengguna Omeka  dapat  menggunggah,  perbaikan  metadata  arsip  digital  serta menghapus  data  arsip  digital. Dengan  usaha  ini  arsip  digital  dapat diakses oleh pengguna.
 Publikasi kegiatan pameran
Fasilitas  lain  yang  disedikan  oleh  Omeka  adalah  fasilitas  pulikasi kegiatan  pemeran.  Perpustakaan  dapat  mempublikasi  pameran  yang diselenggarakan  oleh  lembaga  induk  arsip  atau  melakukan  pameran arsip secara on-line.

##  Membuat halaman web
Fasilitas berikutnya yang disediakan Omeka adalah fasilitas pembuatan halaman web.  Fasilitas ini  yang membedakan Omeka dengan  aplikasi pengelola  arsip  lainnya.  Fasilitas  ini  yang  memungkinkan  pengguna membuat  halaman  web  yang  terintegrasi  dengan  sistem  informasi pengelola  arsip  digital.  Fasilitas  ini  memungkinkan  Omeka  juga digunakan sebagai web unit pengelola arsip.

##  Fasilitas migrasi data
Fasilitas lain yang disediakan oleh Omeka adalah fasilitas migrasi data. Dengan  memfaatkan  fasilitas  ini,  pengguna  Omeka  dapat  melakukan migrasi  data  ke  dalam  Omeka.  Dengan  fasilitas  ini  memungkinkan calon pengguna Omeka yang telah menggunakan aplikasi arsip digital lainnya  melakukan  migrasi  data.  Dengan  demikian  pengelola  arsip digital  tidak  perlu  memasukkan  satu  persatu  record  arsip  ke  dalam Omeka.
 Mendukung konsep web 2.0
Omeka  termasuk  dalam  kategori  aplikasi  berbasis  web.  Sebagai aplikasi  berbasis  web,  Omeka  dikembangkan  dengan  menggunakan konsep  web  2.0.  Web  2.0  merupakan  konsep  pengelolaan  web  yang menyediakan  berbagai  fasilitas  untuk  merangsang  partisipasi pengguna. Melalui fasilitas tersebut  pengguna web dapat  memberikan masukan  bagi  pengelola  web.  Beberapa  fasilitas  web  2.0  yang disediakan  Omeka  seperti  sosial  bookmarking,  tagging,  halaman partisipasi  pengguna,  geolocation  dan  RSS.  Dengan  berbagai  fasilitas tersebut  memungkinkan  masyarakat  memberikan  masukan  serta memberikan penilaian terhadap berbagai informasi yang dipublikasikan melalui web perpustakaan.
3. SIPAS
SIPAS  (Sistem  Informasi  Pengelolaan  Arsip  Surat  )  merupakan  sebuah aplikasi yang digunakan untuk membantu dalam melakukan pengelolaan surat masuk  dan  surat  keluar  beserta  proses  distribusinya  atau  yang  biasa  disebut disposisi  surat,  selain  itu  SIPAS  juga  dapat  difungsikan  sebagai  pengarsipan surat. SIPAS memiliki fitur lengkap yang akan menunjang proses manajemen arsip statis. (http://www.sekawanmedia.com/produk/sipas)
Berbeda  dengan  kedua  aplikasi  diatas  yang  bersifat open  source ,  aplikasi menejemn  arsip  ini  bersifat close  source .  aplikasi  ini  dikembangkan  oleh sebuah perusahaan layanan  IT bernama sekawanmedia, dalam perjalanannya, mereka  telah  menciptakan  beberapa  perangkat  lunak  tidak  terbatas  dalam duinia  kearsipan  saja,  diantaranya  SIGIS  (Sistem  Informasi  Geografis)  dan SIM RS (Sistem Informasi Manejemen Rumah Sakit).
Aplikasi  Sistem  informasi  pengelolaan  arsip  surat  (SIPAS)  yang dikembangkan oleh sekawanmedia ini antara lain adalah:
 Manajemen surat
Fitur  ini  akan  mencatat  surat  masuk  maupun  surat  keluar,  dengan memiliki sistem retensi sehingga surat dapat terarsip dengan baik.
 Disposisi
Fitur  ini  berguna  untuk  mempermudah  dalam  proses  pendistribusian surat  masuk,  dengan  fitur  ini  memungkinkan  proses  distribusi  lebih efektif dan efisien
 Korespondensi
Tidak perlu repot  untuk  mencari, mencatat dan  mengingat  keterkaitan antar  setiap  surat,  dengan  fitur  ini  memungkinkan  sistem  mencatat keterkaitan antar surat yang masuk.
 Ekspedisi surat
Fitur  ini  biasa  disebut  dengan  tembusan,dengan  fitur  ekspedisi  ini sistem  akan  mencatat  setiap  proses  distribusi  surat  sampai  dengan memonitor status distribusi.
 Surat Internal
Memungkinkan  proses  surat-  menyurat  antar  pengguna  maupun  antar departemen dalam sebuah instansi dapat dilakukan tanpa menggunakan kertas ( papperless ).
 Surat Edaran
Sama halnya dengan surat internal, dengan fitur ini proses penyebaran surat  berjenis  edaran  dapat  dilakukan  ke  semua  pengguna  sistem  ini tanpa menggunakan kertas.
 Draft & Templating
Surat Salah satu fitur baru dari sipas, dengan fitur ini pengguna dapat membuat surat dengan aturan dan standar yang sudah ditentukan.

##  Memo
Fitur ini berfungsi memberikan kemudahan bagi pengguna sipas untuk memberikan catatan kecil bagi pengguna lainnya

## III. Kesimpulan & Rekomendasi
1. Saat   ini  arsip  tidak  hanya berbentuk yang konvensional saja namun sudah beralih media menjadi   arsip    elektronik   (e-arsip)   yang   membuktikan   bahwa   dunia  kearsipan-pun mengikuti perkembangan zaman yang terus berubah.
2. Dengan bertambahnya bentuk-bentuk arsip tersebut, maka pengelolaannya pun dirasa perlu untuk dirubah.  Teknologi   menawarkan   begitu   banyak    kemudahan   termasuk   dalam pengelolaan arsip, begitu banyak jenis perangkat lunak yang tersedia guna   mempermudah dan meningkatkan kualitas pengelolaan arsip baik elektronik maupun konvensional.
3. Dalam   memilih    perangkat   lunak   yang   sesuai   dalam   pengelolaan arsip, hendaknya melibatkan   seluruh   stakeholder   (arsiparis,  staff  teknis,  peneliti,  pengguna.  dsb)   dan memastikan kebutuhan lembaga sesuai dengan perangkat lunak  yang  akan  digunakan, hal ini  bertujuan  agar   nantinya   perangkat    lunak   yang   digunakan   dapat berjalan sesuai fungsinya.
4. Disamping itu, juga perlu diperhatikan dalam memilih program yang tepat,apakah lembaga ingin   mengadopsi   program   berbasis   open  source  atau close   source,  sesuai   dengan keunggulan dan kelemahannya masing-masing, hal ini berkaitan dengan  biaya  yang  akan dikeluarkan oleh suatu  lembaga  arsip   nantinya. Selain itu,  hendaknya  melibatkan  staff teknis yang  berpengalaman agar nantinya penerapan perangkat lunak dalam suatu lembaga arsip dapat berjalan secara maksimal.

## DAFTAR PUSTAKA
Budiman, Muhammad Rasyid, Dasar Pengelolaan Arsip Digital, Yogyakarta: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, 2009.
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003.
Suraja, Yohanes, Manajemen Kearsipan, Malang: Penerbit Dioma, 2004.
Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Hakim, Heri A.B, “OMEKA: Aplikasi Pengelola Arsip Digital Dalam Berbagai Format”,
Jupiter: Jurnal Bidang Kepustakawanan, Dokumentasi Informasi dan Komputerisasi
Perpustakaan Unhas , V.XIV N.2 2015.
Harianto, Wawan, , “Penerapan Arsip Elektronik Di Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur”, JPAP: Jurnaal Administrasi Perkantoran UNESA , V.1 No.3,
2013.
Kurniatun, “ Pendampingan Dan Pengembangan Records Centre Unit Kerja Sebagai Upaya
Pembinaan Kearsipan Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada ”, Khazanah: Jurnal Kearsipan Universitas Gadjah Mada ., V.6, N.2, Juli 2013.

## Latif, Fauziah.et.al, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (e arsip)
Berbasis  Microsoft  Access  Pada  PT.  Hi-test” Jurnal  akuntansi,  ekonomi  dan manajemen Bisnis Politeknik Negeri Batam , V.3 N.1, Juli 2015.
Daulay, Melwin S, Mengenal Hardware-Software dan Pengelolaan Instalasi Komputer ,Dalambhttps://www.academia.edu/912858/Mengenal_Hardware- Software_dan_Pengelolaan_Instalasi_Komputer diakses: 31-5-2015
Lisa  Spiro,  “Archival  Management  Software:  A  Report  for  the  Council  on  Library and  Informastion  Science”,  Council  On  Library  and  Informastion  Science, Washington D.C, 2009. dalam: www.clir.org/pubs/reports/spiro/spiro/spiro_Jan13.pdf `diakses: 28-5-2016.
Saca Firmansyah, “Memanfaatkan Aplikasi Open Source ICA-AtoM dalam Pengelolaan Arsip”.2011,
dalam: https://sacafirmansyah.wordpress.com/2011/07/26/memanfaatkan-aplikasi-open- source-ica-atom-dalam-pengelolaan-arsip/ diakses: 30-5-2015.
Vicky, “Pengertian Software (Perangkat Lunak) Komputer”, dalam http://belajar-komputer- mu.com/pengertian-software-perangkat-lunak-komputer/ diakses: 31-5-2015
Wijaya, Roby, “Sistem Operasi (Open Source dan Close Source)”, dalam: http://computer- ciber.blogspot.co.id/2014/06/sistem-operasi-open-source-dan-close.html  diakses:  28- 5-2016.