Abstrak — Sistem  Informasi  Dokumentasi  ISO  Pada  PT Bangun  Sarana  Baja  menjadikan  pekerjaan  lebih  berkualitas. Sistem  Informasi  ini  akan  lebih  menyederhanakan  pekerjaan dengan  memanfaatkan  teknologi  informatika  pengolahan  dan penyimpanan data sehingga pengolahan dan penyimpanan atas data-data  yang  ada  akan  lebih  cepat  dan  akurat.  Penyebaran informasi  hanya  akan  diterima  oleh  departemen  yang  terkait saja.  Penelitian  ini  akan  menguraikan  aktivitas-aktivitas  yang dihasilkan  pada  masing-masing  tahap  pengembangan.  Desain sistem  informasi  ini  dibangun  dengan  harapan  agar  dapat mempermudah  dalam  pengelolaan  data  arsip,  serta  dapat menghasilkan informasi yang diharapkan.
Kata Kunci — Sistem, Informasi, Dokumentasi, Arsip ISO

## I. P ENDAHULUAN
Kebutuhan  informasi  sekarang  semakin  meningkat seiring  dengan  perkembangan  teknologi.  Peranan  teknologi informasi  dalam  dunia  kerja  saat  ini  hampir  tidak  dapat dipisahkan.  Berkembangnya  informasi  diikuti  pula  dengan berkembangnya teknologi komputer sebagai alat pendukung. Pada  saat  ini  pengolahan    data  ISO  di  PT  Bangun  Sarana Baja masih dilakukan secara manual, dimana Sekretariat MR /  ISO  harus  langsung  ke  lapangan  untuk  mendistribusikan dokumen  atau  prosedur  mutu  ke  departemen  terkait.  Sistem yang  telah  terkomputerisasi  dalam  pengarsipan  dokumen ISO  untuk  memudahkan  pekerjaan  sangat  dibutuhkan  di  PT Bangun Sarana Baja.
PT  Bangun  Sarana  Baja  merupakan  perusahaan  yang bergerak  dalam  industri Logam Dasar Besi dan Baja. Divisi MR  /  ISO  berperan  penting  atas  data  prosedur  mutu  atau intruksi  kerja.  Oleh  karena  itu  untuk  mempermudah pengarsipan  dan  pengelolaan  data,  dibutuhkan  suatu  sistem informasi  yang  akan  membantu  mempercepat  kinerja  dalam pengarsipan serta pencarian data yang cepat, dan akurat.

## A. Pengertian Sistem  Informasi
“Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  di  dalam  suatu organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan  pengolahan transaksi  harian  yang  mendukung  fungsi  operasi  organisasi yang  bersifat  manajerial  dengan  kegiatan  strategi  dari  suatu organisasi  untuk  dapat  menyediakan  kepada  pihak  luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” [1] .

## B. Adobe Dreamweaver
Adobe dreamweaver adalah script editor profesional yang digunakan  untuk  melakukan  desain  secara  visual  dan mengelola halaman web serta pembuat aplikasi web [2] .

## C. PHP
PHP  adalah  bahasa  pemrograman  script  yang  paling banyak  dipakai  saat  ini.  PHP  banyak  dipakai  untuk memprogram  situs  web  dinamis,  walaupun  tidak  tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain .

## D. MySQL
MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL  ( General  Public  License ).  SQL  ( Structured  Query Language )  adalah  sebuah  konsep  pengoperasian  database, terutama  untuk  pemilihan  atau  seleksi  dan  pemasukan  data, yang  memungkinkan  pengoperasian  data  dikerjakan  dengan mudah secara otomatis [3] .

## E. Dokumentasi
Dokumentasi  adalah  berasal  dari  istilah  internasional, dalam  bahasa  Inggris  disebut  dengan  “ documentation ”. Sedangkan  dalam  bahasa  Belanda    disebut  dengan “ documentatie ”,  lalu  dalam  bahasa  Latin  disebut “ documentum ” yang dapat di artiken pencarian, penyelidikan,  pengumpulan,  penyusunan,  pemakaian  dan juga  penyediaan  dokumen  untuk  mendapatkan  berbagai keterangan serta penerapan-penerapan dan bukti [4].

## F. Arsip
Sambas Ali Muhidin dan Drs. Hendri Winata Di Belanda arsip  dikenal  dengan  istilah archief, di  Inggris  dikenal dengan  istilah records, di  Yunani  dikenal  dengan  istilah arche, di  Prancis  dikenal  dengan  istilah archives, dan  di Amerika  dikenal  dengan  istilah record atau archives. Kata- kata  tersebut  mengandung  arti  yang  sama,  yaitu  catatan tertulis yang tersimpan. Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip  disebut  felum  (bundle)  yang  berarti  benang  atau  tali. Kala  itu  benang  atau  tali  digunakan  untuk  mengikat kumpulan  lembaran  tulisan  atau  catatan  agar  ringkas  dan mudah  dicari  jika  diperlukan.  Dalam Undang-Undang Nomor  43  tahun  2009 dalam  Sambas  Ali  Muhidin  dan  Drs. Hendri  Winata  tentang  Kearsipan  disebutkan  bahwa  arsip adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai bentuk dan  media  sesuai perkembangan teknologi  informasi dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara [5] .Berikut adalah fungsi arsip yaitu: 1. Mendukung proses pengambilan keputusan
Rahmat Tullah 1 , Sutarman 2 , Asep Anggi Anggara Noviana 3 1,2 Dosen STMIK BinaSarana Global, 3 Mahasiswa STMIK BinaSarana Global Email : 1 rahmattullah@stmikglobal.ac.id, 2 sutarman@stmikglobal.ac.id, 3 anggi.gara@gmail.com

## Sistem Informasi Dokumentasi ISO 9001:2008 Pada PT Bangun Sarana Baja
Dalam  proses  pengambilan  keputusan,  pimpinan  dalam tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan informasi.  Ketersediaan  informasi  yang  cukup,  baik  dari segi  kualitas  maupun  kuantitas  dapat  mendukung tercapainya tujuan pengambilan keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan
Perencanaan  merupakan  suatu  proses  kegiatan  untuk memperkirakan  kondisi  yang  akan  datang,  yang  akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan  melalui serangkaian  kegiatan  yang  telah  ditentukan  dalam perencanaan. Untuk menyusun rencana rencana, dibutuhkan banyak informasi yang mendukung tercapainya  tujuan.  Informasi  tersebut  dapat  diperoleh dari arsip.
3. Mendukung pengawasan
Dalam  melakukan  pengawasan,  dibutuhkan  informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah  dilakukan,  dan  hal-hal  yang  belum  dilaksanakan. Semuanya direkam dalam bentuk arsip.
4. Sebagai alat pembuktian
Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi terekam  yang  dapat  digunakan  kembali  oleh  pengadilan tersebut.  Seluruh  informasi  ini  merupakan  arsip  yang dapat digunakan dalam proses pembuktian.
5. Sebagai memori organisasi
Seluruh  kegiatan  organisasi,  baik  berupa  transaksi, aktivitas  internal,  maupun  keluaran  yang  dibuat organisasi  dapat  direkam  dalam  bentuk  arsip.  Informasi terekam  ini  dapat  digunakan  oleh  organisasi  dalam menjalankan kegiatannya pada masa yang akan datang.
6. Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi
Kegiatan  publik  dan  ekonomi  akan  menghasilkan  dan membutuhkan informasi. Beragam informasi ini diperoleh dari berbagai sumber dan salah satunya berasal dari arsip.

## G. UML(Unified Modeling Language)
UML  ( Unified  Modeling  Language) adalah  salah  satu standar  bahasa  yang  banyak  digunakan  di  dunia  industri untuk  mendifinisikan  requirment,  membuat  analisis  dan desain,  serta  menggambarkan  diagram  yang  sangat  baik. Beberapa diagram memfokuskan diri pada ketangguhan teori object-Oriented dan  sebagian  lagi  memfokuskan  pada detail rancangan  dan  konstruksi.  Semua  dimaksudkan  sebagai sarana  komunikasi  antar team  programmer maupun  dengan pengguna [6] . Adapun jenis diagram UML yang digunakan:
1. Activity Diagram
2. Class Diagram
3. Sequence Diagram
4. Use Case Diagram.

## II. M ETODE P ENELITIAN

## A. ObjekPenelitian
PT  Bangun  Sarana  Baja  yang  didirikan  sejak  tahun  1986 di  Surabaya,  pada  awalnya  hanya  melaksanakan  pekerjaan Fabrikasi dan Instalasi untuk Konstruksi Baja dan telah lebih dari  25  tahun  memiliki  pengalaman  dalam  komprehensil  di industri baja. PT Bangun Sarana Baja adalah kontraktor baja
dengan  fasilitas  pabrikasi  terbesar  di  Indonesia  Timur  dan telah  dipercaya  untuk  membangun  proyek-proyek  prestisius seperti PLTU, Tower telekomunikasi, Tower PLN, Conveyor Tambang batu bara, Chemical plant dan lain-lain.
Pada sistem yang berjalan seorang dimana ISO Sekretariat /  MR  harus  langsung  ke  lapangan  untuk  mendistribusikan dokumen  atau  prosedur  mutu  ke  departemen  terkait. Kemudian jika terdapat perubahan alur kerja (jobdesk) maka ISO  Sekretariat  /  MR  melekukan  perubahan  dokumen (revisi) serta menerbitkan dan mengesahkan dokumen sesuai dengan  alur  kerja  (jobdesk)  yang  berlaku  saat  ini.  (Gambar 1).
Gambar1. Activity Dia gram Sistemyang Sedang Berjalan
Tabel 1. Skenario Activity Diagram ISO/MR Aktor ISO/MR Skenario Membawa dokumen prosedur mutu (ISO) untuk diberikan kepada departemen terkait. Kemudian menerbitkan dan mengesahkan prosedur mutu (ISO) yang berlaku saat ini. Tabel 2. Skenario Activity Diagram Departemen Aktor Departemen Skenario Departemen menerima dan memeriksa  prosedur  mutu  (ISO) terbaru    yang  sudah  direvisi  oleh departemen MR/ISO Sekretariat.

## B. Masalah yang Dihadapi
1. Bagaimana  Dokumentasi  ISO  yang  berjalan  pada PT Bangun Sarana Baja?
2. Apa saja upaya yang diperlukan dalam pengarsipan
dokumentasi  data-data  yang  mampu  memberikan manfaat maksimal?

## C. Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah  mengamati  dan  meneliti  dari  beberapa  permasalahan yang  terjadi  pada  sistem  yang  berjalan,  terdapat  beberapa alternative pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antaralain: 1. Merancang dan membangun sebuah sistem informasi dokumentasi  yang  lebih  baik  lagi  agar  mempermudah  dan mempercepat dalam pengarsipan data.
2. Merancang  dan membangun  sistem  informasi  dengan menggunakan bahasa pemograman php dan database mysql .

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. UsulanProsedur Yang Baru
Setelah  dilakukan  analisis  ternyata  masih  terdapat beberapa  kendala  dalam  pembuatan  laporan  yang  dilakukan oleh  seorang ISO  Secretariat ,  di  mana  selain  pembuatan laporan  masih  dilakukan  secara  manual,  informasi  tentang masalah  yang  tejadi  pada  proses  Prosedur  Mutu  (PM)  yang ditujukan  untuk  departemen  terkait  masih  membutuhkan banyak  waktu.  Penulis  mengusulkan  tentang  pengembangan sistem dokumentasi  yang sebelumnya dibuat secara  manual, menjadi sistem informasi dokumentasi ISO dengan berbasis web .
Adapun  perancangan  sistem  yang  coba  diusulkan  ini  dibuat dengan  menggunakan  UML  (Unified  Modeling  Language) diagram.  Sedangkan  pembuatan  sistem  perangkat  lunaknya dibuat  dengan  menggunakan  bahasa  pemograman  php dengan  sistem  aplikasi  database  menggunakan  program mysql.
Dan  aplikasi  ini  hanya  menggunakan  empat  diagram dalam UML diantaranya adalah: a. Use case diagram b. Activity diagram c. Sequence diagram d. Class diagram

## B. Diagram Rancangan Sistem
Use  Case  Diagram  adalah  diagarm  yang  menggambarkan tentang  sebuah  interaksi  antara  satu  atau  lebih  actor  dengan sistem informasi yang dibuat.
Gambar 2. Use Case Diagram yang diusulkan
Pada  gambar  2 Use  Case  Diagram ,  ada  beberapa  aktor yang  terlibat  dalam  sistem.  Diantaranya  adalah    Admin, Kabag HRD dan Departemen.
Tabel3. DeskripsiAktordalam Use Case No. Aktor Deskripsi 1. Admin Aktor dapat menginput, mendistribusikan, merevisi, memusnahkan, dan membuat laporan dokumen. 2.
3.
Kabag HRD Departemen Aktor hanya untuk memverifikasi dokumen.
Aktor dapat mendistribusikan, merevisi dan membuat laporan dokumen
Activity  Diagram adalah  diagram  yang  menggambarkan aliran  fungsionalitas  dari  sistem.  Pada  tahap  pemodelan sistem, diagram aktifitas dapat digunakan untuk menunjukkan  aliran  kerja  sistem.  Dapat  juga  digunakan untuk menggambarkan aliran kejadian.
Gambar 3. Diagram Activity yang diusulkan
Deskripsi  gambar  3  user    melakukan  aktifitas  login sebelum  masuk ke  sistem  informasi  dokumentasi  ISO , yaitu dengan  memasukkan usename dan password sesuai  hak akses masing-masing. Apabila username dan password valid maka  seorang  user  telah  berhasil  masuk  ke  halaman  utama informasi  dokumentasi  ISO . Namun,  jika username dan password tidak valid user akan tetap di halaman login.
Pada  setiap sequence  diagram terdapat  aksi  aktor  yang pertama  sekali  adalah  terhadap  interface. Sequence  diagram digunakan  untuk  menggambarkan  interaksi  antar  objek dalam waktu yang berurutan. Tetapi pada dasarnya sequence diagram digunakan  dalam  lapisan  abstraksi  model  objek. Kegunaannya  untuk  menunjukkan  rangkaian  pesan  yang dikirim  antar  objek,  juga  interaksi  antar  objek,  dan menunjukkan  sesuatu  yang  terjadi  pada  titik  tertentu  dalam eksekusi  sistem.  Komponen  utama squence diagram  terdiri atas objek yang dituliskan dengan kotak segiempat bernama, pesan  diwakili  oleh  garis  dengan  tanda  panah,  dan  waktu yang  ditunjukkan  dengan  proses  vertikal.  Berikut  adalah sequence diagram.
Gambar 4. Sequence Diagram Login
Pada gambar 4 diatas  sequence diagram untuk login yang diusulkan saat ini, yaitu:
1. 3 LifeLine antarmuka yang saling berinteraksi.
2. 1 Actor yang melakukan kegiatan.
3. 5 Message spesifikasi  dari  komunikasi  antar  objek yang  memuat  informasi-informasi  tentang  aktifitas atau kagiatan yang biasa dilakukan Actor. Gambar  4  diatas  merupakan Sequence  Diagram Login, proses  di  mulai  dengan  user  memasukkan username dan password .
Gambar 5. Sequence Diagram Admin
Pada gambar 5 diatas sequence diagram untuk admin yang diusulkan saat ini, yaitu:
1. 3 LifeLine antarmuka yang saling berinteraksi 2. 1 Actor yang melakukan kegiatan
3. 5 Message spesifikasi  dari  komunikasi  antar  objek yang  memuat  informasi-informasi  tentang  aktifitas atau kagiatan yang biasa dilakukan Actor. Gambar  5  diatas  merupakan Sequence  Diagram Admin, proses  dimulai  dengan  admin  memasukkan username dan password .

## C. RancanganTampilan
8. Tampilan Sistem

## Gambar 6. Tampilan Login
Pada  gambar  6  menampilkan  menu  untuk  login,  dimana terdapat  kolom userid dan password yang  harus  di  input
untuk dapat mengakses masuk ke dalam sistem.
Gambar 7. Tampilan Menu Upload Admin
Pada gambar 7 terdapat upload dokumen oleh admin agar dokumen bisa tampil pada menu departemen terkait.

## Gambar8. Tampilan Menu Departemen
Pada  gambar  8  terdapat  dokumen  yang  telah  di  upload oleh admin, departemen terkait memeriksa dokumen tersebut untuk mengetahui apakah ada revisi atau tidak.
Gambar 9. Tampilan Menu Download Dokumen
Gambar 10. Tampilan View Dokumen .
Pada gambar  9 untuk dapat  melihat dokumen  yang telah di revisi user harus mendownload dokumen tersebut. Setelah berhasil  mendownload  maka  dokumen  bisa  di  lihat  seperti gambar 10 diatas.

## IV. K ESIMPULAN
Setelah melakukan penelitian dokumentasi arsip ISO pada PT  Bangun  Sarana  Baja,  yang  dikemukakan  dalam pembahasan  bab-bab  sebelumnya,  maka  penulis  dapat menarik kesimpulan secara umum sebagai berikut:
1. Sistem  dokumentasi  pengarsipan  ISO  masih  dilakukan secara manual.
2. Merancang sistem dokumentasi pengarsipan ISO.
3. Sistem  yang  dirancang  menggunakan  metode  analisis, UML dan Prototype, dengan  mengambil data-data untuk dapat membangun suatu sistem dan menerapkanya dalam sistem komputerisasi agar lebih cepat dan akurat.
D AFTAR P USTAKA
[1]   T.Sutabri. 2016. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: CV. Andi
Offset”.
[2]  R.Maysari. www.academia.edu. Landasan Teori Website
Dreamweaver.http://www.academia.edu/11895845/bab_III_Landasan_t eori_website_Dreamweaver_HTML_XAMPP_php.
[3] A.L.K . Ratna.  2014.  Ilmuti.org.  Pengertian  PHP  dan  MySQL. http://ilmuti.org/wp-content/uploads/2014/05/Adis-Lena-Kusuma-ratna- Pengertian-PHP-dan-MySQL.pdf .
[4]  N.Sora.  2014.  Mengetahui  Pengertian  Dokumen  dan  Dokumentasi. http://www.pengertianku.net/2014/09/mengetahui-pengertian-dokumen- dan-dokumentasi.html .
[5]   Sambas Ali Muhidin, dan Hendri Winata. 2016. Manajemen Kearsipan.
Bandung: CV. Pustaka Setia
[6]   Rossa A. S & M. Salahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak , Informatika, Bandung, 2013.