## Perancangan Sistem Informasi Pelepasan Informasi Rekam Medis Rawat Jalan Di Klinik Utama Medika Antapani
Hana Fadilah, Sopie Siti Sophiah, Yuda Syahidin, Erix Gunawan, Neneng Yuniarty Jurusan Manajemen Informatika konsentrasi Informatika Rekam Medis
Politeknik Piksi Ganesha Bandung Jawa Barat, Indonesia hfadilah@piksi.ac.id, sssophiah@piksi.ac.id, yuda.syahidin@piksi.ac.id, erix.gunawan@piksi.ac.id, ne2ngyuniarty@gmail.com
Abstract- Information technology in the field of health is important, to improve the quality of health services. Every patient has the rights and obligations to the services provided at the Clinic or Hospital. Please be aware that every Health Facility has different rules, so it is with the implementation of his. The patient is entitled to the confidentiality of the disease, including the data medical resume. In the release of medical record information must be by a standard of procedure (SOP) established in each health agency, in the Clinic the Main Medika Antapani usually lasts 3-7 days, so it takes a system to save the data and documents the patient is also easier for officers in the manufacture of form and letter of release of medical record information The Information system has been created to facilitate the officer in save the document, form application and print the letter for release of information.

## Keywords: Information System, Release of Information MR
Abstrak- Teknologi Informasi di bidang kesehatan sangatlah penting, untuk meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan. Setiap pasien memiliki hak dan kewajiban dalam pelayanan di Klinik atau Rumah Sakit. Perlu diketahui bahwa setiap Fasilitas Kesehatan mempunyai aturan yang  berbeda begitu pula  dengan implementasi  nya.  Pasien  berhak atas kerahasiaan  penyakit yang diderita termasuk data resume medisnya. Dalam pelepasan informasi rekam medis harus sesuai dengan standar of procedur (SOP) yang ditetapkan di setiap instansi kesehatan, di Klinik Utama Medika Antapani biasanya berlangsung 3-7 hari, sehinggan dibutuhkan suatu  system  untuk  menyimpan  data  dan  dokumen  pasien,  juga  memudahkan  petugas  dalam  pembuatan  formulir  dan  surat pelepasan informasi rekam medis. Sistem Informasi yang telah dibuat bisa memudahkan petugas dalam menyimpan dokumen, formulir permohonan dan mencetak surat pelepasan informasi.

## Kata Kunci: Sistem Informasi, Pelepasan Informasi RM

## 1. Pendahuluan
Seiring  dengan  berkembang  nya  teknologi  dalam bidang  kesehatan,  maka  perlu  dilakukan  pembaharuan sistem. Saat ini teknologi mengalami perkembangan yang sangat cepat, dan saat ini sudah masuk ke era industri 4.0, dimana teknologi berperanan penting di berbagai bidang. Pelayanan  kesehatan  sendiri  merupakan  pemeliharaan atau  peningkatan  status  kesehatan  melalui  usaha-usaha pencegahan,  diagnosis,  terapi,  pemulihan  atau penyembuhan penyakit, cedera, serta gangguan fisik dan mental  lainnya  [1].  Pelayanan  kesehatan  biasanya dilakukan di penyedia fasilitas kesehatan seperti Rumah Sakit, Puskesmas, Klinik dll. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 9 Tahun 2014 pasal 1 ayat ( 1) “Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan  pelayanan  medis  dasar  dan/atau
spesialistik”[2] .  Menurut  Permenkes  RI  No  269  tahun 2008  “Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisi  identitas pasien,  catatan-catatan  hasil  pemeriksaan,  pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien selama pasien dirawat” [3]. Setiap pasien memiliki hak dan kewajiban dalam pelayanan di Klinik atau Rumah Sakit.  Perlu  diketahui  bahwa  setiap  Fasilitas  Kesehatan mempunyai  aturan  yang  berbeda  begitu  pula  dengan implementasi nya. Seperti dalam hal pelepasan informasi kepada  pasien,  apabila  pasien  belum  mengerti  akan kewajiban  nya  maka  pasien  berhak  untuk  menanyakan kembali  tentang  informasi  yang  disampaikan  mengenai resume  medis  nya.  Informasi  medis  mengandung  nilai kerahasiaan,  maka  dalam  kegiatan  pelepasan  informasi rekam  medis  kepada  pihak  lain  sarana  kesehatan bertanggung jawab melindungi informasi kesehatan yang

## Jurnal Sistem Informasi dan Telematika (Telekomunikasi, Multimedia dan Informatika)
ada  pada  rekam  medis  terhadap  kemungkinan  rusak, hilang,  akses  yang  tidak  sah  dan  pengaksesan  ilegal[4]. Setiap pasien memiliki riwayat berobat dan resume medis. Resume  Medis  merupakan  ringkasan  seluruh  masa perawatan  dan  pengobatan  yang  dilakukan  oleh  dokter kepada pasien. [5] Resume Medis ini meliputi, diagnosis, kode diagnosis, obat obatan saat ini, alergi obat riwayat operasi atau tindakan. Untuk menjamin terselenggaranya penanganan pasien yang berkelanjutan merupakan tujuan terselenggaranya  resume  medis.  Tanpa  adanya  resume medis, maka riwayat sebelumnya sangat berpotensi tidak terinformasi dengan baik kepada dokter berikutnya. Hal ini di jelaskan oleh PerMenKes No.269 tahun 2008, pasal 11  ayat  (1)  “Penjelasan  tentang  isi  rekam  medis  hanya boleh  dilakukan  oleh  dokter  atau  dokter  gigi  yang
merawat pasien dengan izin pasien berdasarkan peraturan perundang- undangan”  [3] .  Maka  dari  itu,  dibutuhkan sebuah  sistem  untuk  memudahkan  petugas  dalam penyampaian  informasi  dan  pemberian  resume  medis ketika pasien meminta agar tidak terjadinya keterlambatan pelepasan  informasi  dan  kehilangan  arsip  permohonan dan  permintaan  resume  medis,  dengan  hanya  melihat sitem  informasi  dan  data  base  pasien.  Dengan  adanya pekembangan  teknologi  dan  sistem  informasi,  dalam penelitian ini diharapkan adanya sebuah sistem yang dapat membantu  proses  pelepasan  informasi  resume  medis rawat  jalan  bisa  lebih  mudah  dan  efektif,  sehingga meminimalisir  terjadi  nya  miskomunikasi  dan  misfile antara petugas dan pasien.

## 2. Metodologi
A. Teknik Pengumpulan Data
1. Observasi
Observasi  merupakan  peninjauan  yang  dilaksanakan dengan cara menggunakan alat yang sudah di persiapkan sebelumnya atau secara tertentu untuk keperluan tersebut secara  tidak  langsung[6].  Pada  tahap  ini,  peneliti melakukan pengamatan dengan cara berperan serta secara langsung  dan  ikut  serta  dalam  kegiatan  rekam  medis  di Klinik  tersebut.  Dari  hasil  observasi  dan  penelitian, menemukan permasalahan yang terjadi sehingga peneliti mengumpulkan data dan informasi yang ada di lapangan kemudian bisa menghasilkan suatu kesimpulan.
2. Wawancara
Menurut  Sugiyono  studi  pendahuluan  untuk menemukan permasalahan yang akan di teliti dengan cara Teknik  pengumpulan  data  wawancara  apabila  peneliti ingin mendapatkan data dan informasi yang lebih lengkap dari  narasumber[7].  Wawancara  tersebut  dilakukan kepada kepala rekam medis yang tujuan nya adalah untuk
mendapat informasi yang diperlukan mengenai pelepasan informasi resume medis rawat jalan.
3. Studi Pustaka
Studi  pustaka  adalah  cara  pengumpulan  data  dengan melakukan pencarian terhadap literature, berbagai buku, catatan-catatan, jurnal penelitian terdahulu yang berkaitan dengan  masalah  yang  akan  dipecahkan[8].  Menemukan informasi  mengenai  masalah  yang  akan  di  pecahkan dengan tahapan ini peneliti melakukan pecarian referensi dari  buku-buku,  catata-catatan,  penelitian  sebelumnya. Diharapkan  Informasi  yang  didapat  selengkap  mungkin agar dapat menyelesaikan pemecahan masalah.

## B. Model Perancangan
Perancangan  Sistem  informasi  resume  medis  ini menggunakan  model  perancangan  perangkat  lunak waterfall.  melakukan  pendekatan  pada  perkembangan perangkat  lunak  secara  berurutan  dan  sistematis merupakan metode waterfall[4].
Gambar 1. Siklus Metode Waterfall

## 1.Requirements
Identifikasi  kebutuhan  apa  saja  yang  dibutuhkan untuk  membuat  software.  Informasi  diperoleh dengan wawancara dan diskusi dan memperoleh data- data yang akan di aplikasikan untuk merancang Sistem informasi.
2.Design Informasi  yang  diperoleh  pada  tahap  perencanaan system selanjutnya di implementasikan dan membuat design interface system informasi yang diinginkan.

## 3.Coding
Merupakan  tahapan  hasil  design  perangkat  lunak  di implementasikan ke bahasa pemrograman yang telah dipilih.
4.Testing Tahapan  selanjutnya  melakukan  pengujian  terhadap system yang telah di kembangkan.
5.Maintenance Perangkat lunak yang sudah dapat di jalankan selanjut nya di pelihara.
Tabel 1 Interpretasi Certainty Factor Uncertain Term CF Pasti tidak -1.0 Hampir pasti tidak -0.8 Kemungkinan besar tidak -0.6 Mungkin tidak -0.4 Tidak tahu -0.2 to 0.2 Mungkin 0.4 Kemungkinan besar 0.6 Hampir pasti 0.8 Pasti 1.0

## 3. Hasil dan Pembahasan

## A. Analisis Sistem Berjalan
Sebelumnya  pelepasan  informasi  di  Klinik  Utama Medika  Antapani  masih  secara  manual,  peneliti merancang  system  informasi  mengenai  pelepasan Informasi  medis.  Setelah  perancangan  system  maka pembuatan  resume  medis  di  Klinik  Utama  Medika Antapani di print secara otomatis dari system yang telah dirancang.  Petugas  pendaftaran  akan  membuat  salinan persyaratan  sebagai  arsip.  Selanjutnya  pasien  diminta kartu identitas berobat atau KTP untuk selanjutnya oleh petugas  akan  di  input  data  nya  untuk  mengisi  form permohonan  resume  medis.  Petugas  rekam  medis meminta  persetujuan  manajemen  klinik  untuk penyerahan resume medis.

## B. Gambar Sistem Yang Berjalan
System yang akan berjalan pada system ini terdiri dari perancangan Flowmap, Data Flow Diagram (DFD) Level
0,  Entitiy  Relationship  Diagram  (ERD),  Diagram Konteks, Database  Spesifications .  Gambar  menaampilkan Flowmap  system  yang  akan  berjalan.  Penelitian  ini menjelaskan  flowmap  system  yang  akan  berjalan  yaitu mulai dari pasien mengisi form permintaan resume medis dan menyerahkan persyaratan yang harus diberikan, lalu petugas akan menyiapkan berkas resume medis yang akan di  serahkan  ke  pasien/wali  melalui  persetujuan manajemen  klinik[9].  Selanjutnya  Diagram  Konteks  di atas  menjelaskan  proses  dan  mendeskripsikan  ruang lingkup sistem yang akan dirancang, berisikan proses, arus data,  entitas,  nama  entitas.  Representasi  grafik  yang mendeskripsikan  aliran  informasi  juga  transformasi informasi yang diterapkan sebagai data yang mengalir dari input  (masukan)  dan  output  (keluaran)  merupakan definisi dari Data Flow Diagram (DFD)[10].
Gambar 2. Flowmap Sistem yang akan Berjalan
Gambar 3. Diagram Konteks Sistem yang akan Berjalan
Gambar 4. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Sistem yang akan Bejalan
Gambar 5. Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem yang akan Berjalan
ERD  merupakan  model  yang  mendeskripsikan  relasi suatu model. Dalam relasi ini menyatakan yang utama dari ERD  adalah  menunjukan  Entitas  atau  objek  data  dan relasi  yang  ada  pada  entitas  selanjutnya[11].  Database yang  digunakan  untuk  sistem  yang  dibuat  ini  yaitu
menggunakan Microsoft Access, terdapat 5 tabel sebagai tempat penyimpanan data yaitu tabel user, tabel pasien, tabel  dokter,  tabel  resume  medis,  dan  tabel  permintaan resume.

## Spesifikasi Basis Data
1. Tabel User adalah  tabel  database  yang  akan  bekerja menyimpan  database  pengguna  sistem.  Tabel  1, Nama  tabel  :  tbuser,  Isi  :  data  user,  Primary  key  :
Username
2. Tabel Pasien adalah tabel untuk pasien yang berkerja untuk  menyimpan  database  pasien  yang  berobat  di Klinik. Tabel 2 Nama table : tbpasien, Isi : identitas pasien, Primary key : No_RM.
Tabel 1 Spesifikasi Basis Data User
Field Type Length  Description Username  Short text  30 Nama pengguna petugas Password Short text  30 Password petugas Jabatan Short text  20 Jabatan petugas Tabel 2 Spesifikasi Basis Data Pasien Field Type Length  Description No_RM Short Text 10 Nomor kartu identitas berobat No_KTP Short Text 20 NIK pasien Nama Short Text 30 Nama pasien Jenis Kelaimin Short Text 10 Jenis kelamin Tanggal_Lahir Date/Time  - Tanggal lahir Poliklinik Short Text 20 Poliklinik Alamat Short Text 40 Alamat pasien Pekerjaan Short Text 20 Pekerjaan pasien
3. Tabel Resume Medis merupakan tabel yang berfungsi menyimpan isi resume medis pasien. Tabel 3 Nama table : tbresumemedis, Isi : Resume medis rawat jalan pasien, Primary Key : No_RM
4. Tabel Dokter adalah tabel yang berisi database dokter yang melayani pasien dan menyimpan data doker di Klinik.  Tabel  4  Nama  table  :  tbdokter,  Isi  :  Data dokter, Primary Key : Kode_dokter
Tabel 3 Spesifikasi Basis Data Resume Medis Tabel 4 Speisfikasi Basis Data Dokter Field Type Length  Description Kode_Dokter Short Text 10 Kode dokter Nama_Dokter Short Text 30 Nama dokter Tanggal_Lahir Date/Time - Tanggal lahir dokter Spesialis Short Text 20 Spesialis Nomor_Telepon Number - Nomor telepon Alamat Short Text 30 Alamat Dokter 5. Tabel  Form  Permintaan  Resume  merupakan  tabel yang  berfungsi  untuk  pembuatan  form  permintaan resume  medis  sebagai  persyaratan.  Tabel  5  Nama
table : formresume, Isi : Formulir Permintaan Resume Medis, Primary Key : No_RM Tabel 5 Spesifikasi Basis Data Form Permintaan Resume Field Type Length  Description No_RM Short Text 10 Nomor Rekam Medis Nama_Pemohon Short Text 30 Nama Pemohon Alamat Short Text 40 Alamat No_Telp Short Text 20 Nomor Telepon Nama_Pasien Short Text 30 Nama Pasien Keperluan Short Text 25 Keperluan Tanggal Date/Time - Tanggal

## C. IMPLEMENTASI
Perancangan  sistem  dibuat  menggunakan  Microsoft Visual  Sudio  2010  dan  database  nya  menggunakan Microsoft Access.Tahap implementasi sistem merupakan tahapan  menafsirkan  perancangan  berdasarkan  hasil analisis dalam bahasa pemrograman yang dapat dipahami oleh  mesin  atau  komputer  dan  juga  implementasi
perangkat  lunak  pada  kondisi  yang  sebenarnya.  Sistem yang dibuat masih belum terintegrasi dengan Macsystem yang  dimiliki  oleh  Klinik  sehingga  beberapa  inputan masih belum berjalan. Pada system yang di rancang ketika di testing output yang dihasilkan.dari formulir permintaan resume  medis  secara  otomatis  akan  dibuat  surat permohonan dan surat pelepasan informasi rekam medis.
Field Type Length Description No_RM Short Text 10 Nomor rekam medis Nama Short Text 40 Nama pasien Umur Number - Umur pasien No_Peserta Short Text 20 Nomor peserta Jenis_Kelamin Short Text 5 Jenis kelamin Anamnesis Short Text 50 Anamnesis Pemeriksaan Short Text 70 Pemeriksaan Kelainan_yang_dit emukan Short Text 70 Kelainan Diagnosa_tambah an Short Text 70 Diagnosa tambahan Terapi Short Text 50 Terapi Tindakan Short Text 50 Tindakan yang telah diberikan Catatan Short Text 20 Catatan tambahan Kode_Dokter Short Text 10 Kode Dokter
Gambar 6. Halaman Form Login
Gambar  6  merupakan  Tampilan  Form  Login,  berfungsi  untuk  login  petugas  yang  menggunakan  Sistem  dengan menginput username dan password.
Gambar 7. Halaman Form Menu Utama
Gambar  7  Merupakan  Tampilan  Form  Menu  Utama,  untuk  mengakses  halaman  log  out,  user,  form  pasien,  form dokter, form resume medis, form permintaan resume dan laporan permintaan resume.
Gambar 8. Halaman Form User
Gambar  8  Merupakan  Tampilan  User,  berfungsi  untuk  menginput  data  pengguna  baru  untuk  masuk  ke  dalam database.
Gambar 9. Halaman Form Pasien
Gambar 9 Merupakan Tampilan Form pasien, berfungsi untuk menginput data pasien ke dalam database.
Gambar 10. Halaman Form Dokter
Gambar  10  Merupakan  Tampilan  Form  Dokter,  berfungsi  untuk  menginput  data  dokter  oleh  petugas  ke  dalam database.
Gambar 11. Halaman Form Resume Medis
Gambar  11 Merupakan  Tampilan  Form  Resume  Medis,  berfungsi  untuk  menginput  resume  medis  pasien  setelah berobat ke dalam database.
Gambar 1 . Halaman Form Permintaan Resume
Gambar 12 Tampilan Form Permintaan Resume, berfungsi sebagai form permintaan resume medis pasien yang meminta untuk keperluan tertentu untuk diinput ke dalam database.
Gambar 2. Halaman Laporan Permintaan Resume
Gambar 13 Merupakan Tampilan Laporan Permintaan Resume, brfungsi untuk mengetahui berapa banyak permintaan resume setiap bulan.
Gambar 3. Tampilan Surat Permohonan Resume Medis
Gambar 14 Tampilan Form Cetak Surat Permohonan Resume Medis, ini merupakan output dari system yang telah dibuat, hasil dari pembuatan surat permohonan resume medis pasien.
Gambar 4. Tampilan Surat Pelepasan Informasi Rekam Medis
Gambar 15 . Tampilan Surat Pelepasan Resume Medis, , ini merupakan output dari system yang telah dibuat, hasil dari pembuatan surat pelepasan resume medis pasien.

## 4. Kesimpulan
Di Klinik pelepasan informasi masih dilakukan secara manual,  pengisian  formulir  pemohonan  resume  medis yang  akan  diserahkan  masih  ditulis  tangan  dan  dalam pembuatan  surat  masih  menggunakan  Microsoft  Word, sehingga belum  optimal dan pelepasan informasi masih masih belum efektif dan efisien. Sehingga perlu dibuatkan suatu  perancangan  sistem  informasi  yang  dapat menghasilkan informasi pelepasan rekam medis menjadi efektif  dan  efisien.  Maka  perlu  dibuatkan  suatu perancangan  sistem  informasi  yang  dapat  menghasilkan informasi  pelepasan  rekam  medis  menjadi  efektif  dan efisien,  dan  menghasilkan  suatu  output  yang memudahkan petugas dalam pelepasan informasi.
5. Daftar Pustaka
[1] “Pelayanan kesehatan,” wikipedia, 2021. .
[2] Schiavo,
“PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 9 TAHUN 2014,” pp. 1– 18, 2014. [3] PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008,  “permenkes  ri
269/MENKES/PER/III/2008,” permenkes ri  no
269/menkes/per/iii/2008, vol. 2008, 2008.
[4] A. Taryanto and
L. Nur Handayani,
“Pengembangan  Sistem  Informasi  Retensi  Rekam Medis  Di  Rumah  Sakit  Dustira  Cimahi,”  J. E- Komtek,  vol.  3,  no.  2,  pp.  62 – 70,  2019,  doi:
10.37339/e-komtek.v3i2.131.
[5] F.  R.  Mangentang,  “Kelengkapan  Resume  Medis dan  Kesesuaian  Penulisan  Diagnosis  Berdasarkan ICD-10  Sebelum  dan  Sesudah  JKN  di  RSU Bahteramas,” J. ARSI, vol. 1, no. 44, pp. 159– 168,
2015.
[6] H. K. Giri, “Buku Saku Observasi Dan Interview,” p. 19, 2015.
[7] P.  D.  Sugiyono,  metode  penelitian  kuantitatif, kualitatif,dan R&D. 2016.
[8] A.  Gunawan,  U.  Islam,  N.  Sultan,  and  M. Hasanuddin, “KEPEMIMPINAN :, ” vol. 3, no. 2, pp. 172 – 186, 2020.
[9] Lisnawanty, “Perencanaan  Sistem  Informasi Kearsipan  Surat  Masuk  dan  Surat  eluar  Berbasis Multiuser,” Peranc. Sist. Inf. Kearsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbas. Multiuser, vol. 2, no. 2, pp. 161 – 175, 2014.
[10] N. Wulandari, “Sistem Informasi Monitoring Siswa Berbasis Web Dan SMS Gateway Pada SMK Negeri 37 Jakarta,” J. Tek. Komput., vol. II, no. 2, pp. 49– 55, 2016.
[11] D. Pujiwidodo, “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI  PERMINTAAN  ATK  BERBASIS
INTRANET  (STUDI  KASUS:  KEJAKSAAN NEGERI RANGKASBITUNG),” vol. III, no. 2, p. 2016, 2016.