## EVALUASI SISTEM ELEKTRONIK REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT PRIMASATYA HUSADA CITRA SURABAYA
Hayu Ning Widyastuti 1 , Dony Setiawan Hendyca Putra 2 , Efri Tri Ardianto 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: hayuwida@gmail.com

## Abstrak
Kewajiban  rumah  sakit  salah  satunya  adalah  melaksanakan  rekam  medis.  pelaksanaan  rekam  medis  di Rumah Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya telah menggunakan sistem elektronik. Aplikasi tersebut ialah Elektronik Rekam Medis (ERM) dengan berbasis website yang berjalan sejak tanggal 1 September 2018.  Semenjak  1  September  2018  hingga  saat  ini  belum  pernah  dilakukan  evaluasi  terhadap  aplikasi tersebut.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengevaluasi  ERM  menggunakan  metode  evaluasi  Human Organization Technology (HOT)-Fit Model. Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode pengumpulan  data  menggunakan  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi.  Hasil  dari  penelitian menunjukkan implementasi ERM telah berjalan dengan baik, sosialisasi dan pelatihan telah diberikan oleh organisasi, penyajian data kurang tepat, dan sarana komputer masih kurang. Saran peneliti untuk ERM di RS PHC Surabaya adalah menguji kehandalan dan keamanan sistem ERM, menambah satu perangkat komputer, dan memperbaiki penyajian data oleh sistem untuk meningkatkan kualitas sistem ERM tersebut.
Kata Kunci : evaluation, HOT-Fit, ERM

## Abstract
One  of  the  obligations  of  the  hospital  is  carrying  out  medical  records.  The  implementation  of  medical records at the Primasatya Husada Citra Surabaya Hospital has used an electronic system. The application is  an  Electronic  Medical  Record  (ERM)  with  a  website-based  that  runs  since  September  1,  2018.  Since September 1, 2018, until now there has never been an evaluation of the application. This study aims to evaluate ERM using the Human Organization Technology (HOT) -Fit Model evaluation method. This type of  research  is  qualitative  research  with  data  collection  methods  using  interviews,  observation,  and documentation.  The  results  of  the  study  indicated  that  the  implementation  of  ERM  has  been  going  well, socialization and training have been provided by organizations, the presentation of data are not right, and computer facilities are still lacking. The researcher's suggestion for ERM at PHC Surabaya Hospital is to test  the  reliability  and  security  of  the  ERM  system,  add  one  computing  device,  and  improve  the presentation of data by the system to improve the quality of the ERM system.
Keywords : evaluation, HOT-Fit, ERM

## 1.  Pendahuluan
Perkembangan  teknologi  dan  sistem  informasi  saat  ini  sangat  pesat.  Perkembangan  ini dinilai memudahkan pekerjaan manusia dibandingkan dengan proses manual yang seluruhnya dilakukan  oleh  manusia.  Perkembangan  pada  sistem  informasi  banyak  dibutuhkan  oleh perusahaan  bahkan  rumah  sakit  pada  saat  ini.  Rumah  Sakit  adalah  institusi  pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan  perorangan  secara  paripurna  yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Undang-Undang Republik Indonesia No 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit 2009).
Baik rumah sakit milik pemerintah maupun swasta berlomba-lomba menggunakan sistem informasi  dalam  membantu  melakukan  tugasnya.  Bukan  hanya  karena  tuntutan  akreditasi namun  hal  ini  dirasa  lebih  menguntungkan  dan  memudahkan  petugas  dalam  menyelesaikan pekerjaan  dan  kewajiban  rumah  sakit.  Salah  satu  kewajiban  rumah  sakit  adalah menyelenggarakan  rekam  medis  (Undang-Undang  Republik  Indonesia  No  44  Tahun  2009 Tentang  Rumah  Sakit  2009).  Rekam    medis    adalah    berkas    yang    berisikan    catatan    dan dokumen    tentang    identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,    tindakan  dan  pelayanan  lain yang    telah  diberikan  kepada  pasien  (Menteri  Kesehatan,  2008).  Proses  pengolahan  rekam medis menjadi salah satu penentu kualitas pelayanan dari seluruh fasilitas kesehatan.
Dengan  adanya  perkembangan  teknologi  maka  sangat  bermanfaat  salah  satunya  untuk proses pengolahan rekam medis. Salah satu perkembangan teknologi pada unit rekam medis adalah  sistem  informasi  rekam  medis.  Berdasarkan  pengamatan  peneliti  saat  melaksanakan praktek  kerja  lapang  di  Rumah  Sakit  Primasatya  Husada  Citra  Kota  Surabaya  telah menggunakan  sistem  informasi  rekam  medis  yaitu  Elektronik  Rekam  Medis  (ERM).  ERM
tersebut  telah  berjalan  sejak  tanggal  1  September  2018.  Maka  dari  itu  peneliti  tertarik  untuk melakukan  evaluasi  terhadap  sistem  ERM  tersebut.  Evaluasi    suatu    sistem    informasi merupakan  usaha  nyata  untuk  mengetahui  kondisi  sebenarnya  suatu  penyelenggaraan sistem  informasi  (Abda’u,  Winarno  dan  Henderi,  2018).  Evaluasi  terhadap  ERM  tesebut bertujuan  untuk  mengetahui  kekurangan  ataupun  hambatan  dari  sistem  setelah diimplementasikan selama kurang lebih 1,5 tahun.
Metode  evaluasi  yang  digunakan  oleh  peneliti  yaitu Human  Organization  Technology (HOT) -Fit  Model. Metode  ini  mengevaluasi  terhadap  tiga  aspek  yaitu Human (pengguna), Organization (organisasi), dan Technology (teknologi). Dengan metode tersebut sesuai dengan tujuan  penelitian  yaitu  memperbaiki  kekurangan  dan  permasalahan  yang  ada  pada  ERM  dan bermanfaat  untuk  pengembangan  sistem  selanjutnya.  Berdasarkan  uraian  permasalahan diatas, peneliti ingin melakukan penelitian terhadap sistem informasi yang berjalan dengan judul “Evaluasi Elektronik Rekam Medis di Rumah Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya”.

## 2.  Metode Penelitian

## 2.1  Jenis/Desain Penelitian
Jenis  penelitian  evaluasi  sistem  elektronik  rekam  medis  ini  menggunakan  penelitian kualitatif.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  yang  terlibat  dalam  penelitian  ini  yaitu  Kepala  Unit  Rekam  Medis,  Kepala  Unit  IT Development, dan dua orang petugas rekam medis di Rumah Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  adalah  wawancara,  observasi  dan dokumentasi.  Teknik  wawancara  digunakan  untuk  menggali  informasi  yang  dibutuhkan  dalam penelitian  secara  mendalam.  Teknik  observasi  digunakan  untuk  mengamati  langsung  kondisi nyata  di  lapangan.  Teknik  dokumentasi  yaitu  untuk  mendokumentasikan  pengumpulan  data dalam penelitian.
2.4  Metode Evaluasi Sistem
Metode  evaluasi  sistem  yang  digunakan  peneliti  ialah Human  Organization  Technology (HOT)-Fit Model. Menurut Yusuf et al. memberikan suatu kerangka baru yang dapat digunakan untuk  melakukan  evaluasi  sistem  informasi  yang  disebut Human  Organization  Technology (HOT)-  FIT  Model, model  ini  menempatkan  komponen  penting  dalam  sistem  informasi  yakni Manusia (Human), Organisasi (Organization) ,  dan  Teknologi (Technology) serta  kesesuaian diantaranya (Deharja dan Santi, 2018).

## 3.  Hasil dan Pembahasan

## 3.1  Gambaran Elektronik Rekam Medis di Rumah Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya
Saat ini telah banyak fasilitas pelayanan kesehatan yang menggunakan sistem informasi kesehatan atau yang disebut dengan Health Information System (HIS). HIS bermanfaat untuk pembuatan  data,  pengolahan  data,  analisis,  komunikasi  serta  pengambilan  keputusan  untuk pihak  manajemen  (Erlirianto,  2015).  Salah  satunya  di  Rumah  Sakit  PHC  telah  menggunakan ERM sebagai sistem informasi terkait rekam medis pasien rawat jalan. Elektronik Rekam Medis (ERM) di Rumah Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya diimplementasikan sejak tanggal 1 September 2018. Sistem ini telah dibuat berbasis website oleh unit IT Rumah Sakit Primasatya Husada  Citra  Surabaya.  ERM  saat  ini  masih  mencakup  rekam  medis  rawat  jalan,  sedangkan untuk  rekam  medis  rawat  inap  sedang  dalam  tahap  perancangan.  Berikut  ini  merupakan tampilan dari ERM yang ada di Rumah Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya:

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
Gambar 1. Aplikasi ERM di RS PHC Surabaya

## 3.2  Hasil Evaluasi ERM Berdasarkan Aspek Human (Pengguna) di Rumah Sakit
Primasatya Husada Citra Surabaya
a. Penggunaan Sistem
Penggunaan ERM saat ini masih mencakup pencatatan pelayanan rawat jalan. Hanya saja untuk pengolahan data pelaporannya masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel.  Petugas  rekam  medis  sebagai  pengguna  sistem  telah  sepenuhnya  memahami penggunaan  ERM  saat  ini,  sosialisasi  dan  pelatihan  serta trial  error telah  dilakukan  sebelum sistem diimplementasikan. Pihak rumah sakit telah mengadakan sosialisasi, pelatihan, dan trial error terkait ERM sebelum sistem benar-benar digunakan atau diimplementasikan.
b. Kepuasan Pengguna
Menurut pengguna terkait ERM ini, untuk kebutuhan dan harapan telah terpenuhi namun terkait  kendala  dalam  pelaksanaannya  masih  ditemui  gangguan  seperti  proses loading yang lama  dan  terkadang  mengalami error .  Tetapi  hal  tersebut  dapat  diatasi  oleh  pihak  IT  sebagai penanggungjawab penggunaan ERM.
3.3  Hasil Evaluasi ERM Berdasarkan Aspek Organization (Organisasi) di Rumah Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya
a.  Struktur
Struktur    yaitu    kedudukan    dalam    organisasi,    sebagai    petugas    pengelolah transaksi/sumber    daya    manusia,    pengambil    keputusan    statis    maupun    strategi, kepemimpinan,    perencanaan    dan    pengendalian    sistem  (Febriani,  2018).  Pemilihan  ERM disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan kemudahan penggunaannya. Dalam hal ini pihak rumah  sakit  membuat  sendiri  sistem  ERM  tersebut  oleh  unit  IT  Rumah  Sakit  PHC.  ERM tersebut telah terintegrasi dengan seluruh sistem yang digunakan di Rumah Sakit PHC seperti pada  fitur  permintaan resume medis  rawat  jalan,  sistem  di  unit  rawat  inap,  dan  sistem-sistem lainnya.
b.  Lingkungan
Lingkungan    Organisasi    yaitu    faktor-faktor    yang    dapat    mempengaruhi  berjalannya suatu    organisasi,    seperti    sumber    pembiayaan,    kebijakan    manajemen,  dan    komunikasi dalam  rangka  mendukung  penerapan  sistem  informasi  yang berjalan  di  suatu  instansi (Febriani,  2018).  Aspek  lingkungan  dalam  evaluasi  ERM  ini  adalah  ketersediaan  pendukung proses komputerisasi dan pelaksanaan monitoring ERM tersebut. Untuk ketersediaan komputer dinilai  kurang  oleh  pengguna  karena  dalam  keadaan  formasi  petugas  lengkap  terdapat  salah satu  kegiatan  yang  harus  menggunakan  komputer  secara  bergantian  yaitu  proses  sensus pasien hemodialisa. Dengan begitu, proses sensus pasien hemodialisa menjadi terhambat dan pekerjaan  menumpuk.  Pernyataan  pengguna  berharap  ada  penambahan  komputer  sebagai sarana pendukung. Monitoring sistem merupakan hal yang penting dalam penggunaan sistem. Monitoring adalah  kegiatan  mengawasi  kinerja  sistem  sehingga  apabila  ada  suatu  kendala cepat  ditemukan  dan  teratasi. Monitoring ERM  di  Rumah  Sakit  PHC  telah  dilakukan  dengan baik. Setiap ditemukan kendala dalam penggunaan sistem maka pengguna melaporkan kepada pihak IT untuk segera diperbaiki. Proses monitoring didukung dengan adanya layar monitor di

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
ruangan IT untuk me monitor kinerja seluruh sistem yang digunakan rumah sakit termasuk ERM tersebut.
3.4  Hasil Evaluasi ERM Berdasarkan Aspek Technology (Teknologi) di Rumah Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya
a. Kualitas Sistem
Kualitas  sistem  dalam  sistem informasi  di  institusi  pelayanan  kesehatan  menyangkut keterkaitan    fitur    dalam    sistem  termasuk    performa    sistem    dan    user    interface (Habiburrahman, 2015). Berdasarkan hasil wawancara dengan pengguna sistem, ERM memiliki beberapa kekurangan untuk saat ini yaitu kualitas penyajian data, kehandalan, dan keamanan sistem. Kekurangan ERM dalam penyajian data riwayat diagnosa pasien yang perlu diperbaiki adalah urutan penyajiannya yang seharusnya berdasarkan urutan waktu inputan namun sistem menyajikan  berdasarkan  urutan  abjad  kode  diagnosa  pasien.  Hal  ini  menyebabkan ketidakakuratan  pengkodean  diagnosa  pasien.  Kekurangan  ERM  terkait  kehandalan  dan keamanan sistem yaitu belum dilakukannya pengujian sistem oleh pihak yang terpercaya. Pihak manajemen  berharap  ERM  segera  dilakukan  pengujian  kehandalan  dan  keamanan  sistem walaupun hingga saat ini tidak terdapat masalah terkait hal tersebut. Hal ini berkaitan dengan sifat rekam medis yang rahasia sehingga kehandalan dan keamanan sistem harus telah lolos uji untuk mencegah bocornya informasi pasien.
b. Kualitas Informasi
Kualitas    informasi    berfokus    pada    informasi    yang    dihasilkan    oleh    sistem    informasi termasuk  rekam  medis  pasien,  laporan  dan  peresepan (Habiburrahman, 2015). Data yang dihasilkan oleh ERM tentunya tidak hanya digunakan oleh petugas rekam medis. Data tersebut juga  digunakan  oleh  manajemen  untuk  pengambilan  keputusan  dan  harus  dapat dipertanggungjawabkan.  Selama  ini  tidak  ada  kendala  dalam  hal  tersebut  dan  data  dapat diterima  dengan  baik  oleh  manajemen.  Maka  pengguna  menyimpulkan  bahwa  kualitas informasi yang dihasilkan oleh ERM sudah baik.
c. Kualitas Layanan
Kualitas  layanan  berfokus pada  keseluruhan  dukungan  yang  diterima  oleh service provider sistem  atau  teknologi (Habiburrahman, 2015). Kualitas layanan ERM yang dievaluasi dalam penelitian ini meliputi jaringan yang mendukung, keamanan sistem, pemeliharaan sistem, hardware , dan pengembangan sistem kedepannya. Jaringan yang digunakan oleh rumah sakit adalah  jaringan  LAN  ( Local  Area  Network ).  Kecepatan  akses  sistem  di  rumah  sakit  ini  sudah mencukupi  yaitu  1GB/s  dan  menggunakan  topologi  jaringan star .  Pemilihan  jenis  topologi jaringan star dianggap  lebih  baik  karena  apabila  terdapat  salah  satu  jaringan  yang  terputus maka tidak ada jaringan lainnya yang terganggu. Untuk keamanan sistem yang digunakan ERM ini sama dengan sistem pada umunya yaitu menggunakan username dan password . Terdapat tambahan keamanan pada ERM ini yaitu ketika akan menyimpan data inputan maka pengguna harus memasukkan password pengguna yang login pada ERM saat itu.
Pemeliharaan  sistem  merupakan  aspek  penting  dalam  penggunaan  sistem.  Kegiatan pemeliharaan  sistem  di  rumah  sakit  ini  telah  dilaksanakan  secara  rutin  dan  dan  tekontrol. Pemeliharaan  ERM  dilakukan  dengan  cara  mengawasi  penggunaan  ERM  seperti  kapasitas, load memori, penggunaan CPU, dan suhu server oleh pihak IT rumah sakit. Untuk pemeliaraan jaringan  secara  berkala  6  bulan  sekali.  Sedangkan  untuk hardware secara  berkala  1  tahun sekali.  Kapasitas  sistem, load memori,  pengunaan  CPU,  dan  suhu server berpengaruh terhadap  performa  sistem  yang  digunakan.  Suhu server yang  idel  adalah  16-18ºC  karena hardware yang  beroperasi  menghasilkan  panas  dan  suhu  yang  tinggi  dapat  menyebabkan kerusakan  pada  komponen.  Oleh  karena  itu  suhu server harus  dijaga  untuk  mencegah kerusakan  komponen hardware pendukung  sistem.  Apabila  terdapat  masalah  disalah  satu aspek tersebut maka sistem akan mengalami gangguan. Gangguan yang sering ditemui adalah koneksi  tidak  stabil  sehingga  proses loading lama,  ERM  macet,  dan  lain  sebagainya. Pemeliharaan hardware yang  digunakan  juga  sangat  berpengaruh.  Pihak  IT  melakukan upgrade memori  atau  penambahan  kapasitas  memori  sehingga  penyimpanan  data  aman  dan mencukupi.
3.5  Hasil Evaluasi ERM Berdasarkan Aspek Net Benefit (Manfaat) di Rumah Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya
Net  Benefits  adalah  keseimbangan  antara  dampak  positif  dan  negatif  dari pengguna (para pekerja medis, manajer, pegawai non medis, developer sistem dan semua bagian yang terkait)
(Febriani, 2018) . Net Benefit atau manfaat ERM di rumah sakit ini bagi pengguna diantaranya memudahkan petugas dalam menyelesaikan pekerjaannya, penggandaan dokumen klaim lebih mudah.  Selain  bermanfaat  bagi  petugas,  ERM  ini  juga  bermanfaat  bagi  manajemen  yaitu efisiensi  sumber  daya,  alat  tulis  kantor,  waktu,  mempercepat  pelayanan  dan  penyajian  data, meningkatkan  keakuratan  data,  serta  memudahkan  integrasi  data.  Penggunaan  sistem komputerisasi  memiliki  banyak  manfaat  dan  kemudahan  bagi  penggunanya.  Namun,  tetap memiliki kelemahan dari segi petugas sebagai pengguna dan manajemen. Bagi pengguna ERM kelemahan  proses  komputerisasi  adalah  kelelahan  mata  karena  terlalu  lama  menatap  layar komputer  dan  kelelahan  fisik  karena  sebagian  besar  dilakukan  dengan  posisi  duduk  yang memakan waktu hingga berjam-jam. Sedangkan kelemahan ERM bagi pihak manajemen ialah belum teruji dengan baik mengenai kehandalan dan keamanan sistem ERM tersebut.
4.  Simpulan dan Saran
4.1  Simpulan
a.  Implementasi ERM di Rumah Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya dinilai sudah cukup baik.  ERM  telah  digunakan  sepenuhnya  untuk  kegiatan  pelayanan  rawat  jalan. Pengoperasian  ERM  dinilai  cukup  mudah  dipahami.  Dari  segi fitur ERM  sudah  mampu dipahami  oleh  pengguna  sehingga  pengguna  tidak  merasa  kesulitan  dalam penggunaannya.
b.  Evaluasi  ERM  ditinjau  dari  aspek human ialah  pengguna  telah  memahami  penggunaan ERM dan puas terhadap ERM yang ada.
c.  Evaluasi  ERM  ditinjau  dari  aspek  o rganization ialah  pelatihan,  sosialisasi,  sarana  dan prasarana, serta monitoring telah dilaksanakan dengan baik oleh pihak manajemen.
d.  Evaluasi  ERM  ditinjau  dari  aspek technology ialah  kualitas  layanan  ERM  telah  memadai sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna.  Namun,  terdapat  beberapa  keluhan  terkait kehandalan, keamanan sistem , dan kemampuan sistem dalam mengolah data.
4.2  Saran
Berdasarkan  hasil  dan  pembahasan  evaluasi  sistem  ERM  diatas  maka  peneliti merumuskan beberapa saran sebagai berikut:
1.  Menguji kehandalan dan keamanan sistem ERM untuk melindungi data yang ada di dalam aplikasi ERM.
2.  Menambah  satu  perangkat  komputer  untuk  memenuhi  kebutuhan  pengguna  dalam melaksanakan pekerjaannya.
3.  Memperbaiki algoritma sistem pada riwayat diagnosa pasien agar urutan diagnosa sesuai dengan urutan inputan pengguna bukan dari urutan abjad kode diagnosa.

## Ucapan Terima Kasih
Tim  penelitian  dengan  judul  “Evaluasi  Elektronik  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit Primasatya Husada Citra Surabaya” mengucapkan banyak terima kasih kepada Kepala Rumah Sakit,  Kepala  Unit  Rekam  Medis,  dan  Kepala  Unit  IT  Development  Rumah  Sakit  Primasatya Husada Citra Surabaya, serta Politenik Negeri Jember atas dukungannya sehingga penelitian ini dapat terselesaikan dengan baik.

## Daftar Pustaka
Abda’u,  P.  D.,  Winarno,  W.  W.  and  Henderi,  H.  (2018)  ‘Evaluasi  Penerapan  SIMRS Menggunakan  Metode  HOT-Fit  di  RSUD  dr.  Soedirman  Kebumen’, INTENSIF:  Jurnal Ilmiah  Penelitian  dan  Penerapan  Teknologi  Sistem  Informasi ,  2(1),  p.  46.  doi: 10.29407/intensif.v2i1.11817.
Deharja, A. and Santi, M. W. (2018) ‘The evaluation of hospital information system management based on hot-fit model at rsu dr . h . koesnadi bondowoso 2018’, Proceeding Book The 1st  International  on  Food  and  Agriculture  (ICoFA) ,  pp.  486–490.  Available  at: https://publikasi.polije.ac.id/index.php/ProceedingICOFA/article/view/1335/927.
Erlirianto,  L.  M.  (2015) Implementasi  Kerangka  Kerja  Evaluasi  Human,  Organization,  And Technology-Fit  (HOT-FIT)  Pada  Sistem  Informasi  Rekam  Medis  Elektronik  (RME)  di Rumah Sakit Kristen Mojowarno, Jombang . Institut Teknologi Sepuluh Nopember.
Febriani, F. (2018) Summary for Policymakers . Jember. doi: 10.1017/CBO9781107415324.004.
Habiburrahman  (2015)  ‘Model-Model  Evaluasi  dalam  Sistem  Informasi  Perpustakaan’, Proceedings , 1(1), pp. 92–101.
Menteri Kesehatan (2008) ‘PMK No. 269 Tentang Rekam Medis’, (269), pp. 4–8. Undang-Undang Republik Indonesia No 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit (2009) ‘Undang- Undang Republik Indonesia no 44 tahun 2009’, Tentang Rumah Sakit , pp. 1–40.
Garmelia,  E.  2010. Pedoman  Penyelenggaraan  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  di Rumah Sakit . (G. Hatta, Ed.). Jakarta: UI PressM.