Direvisi : 2024-04-11, Diterima : 2024-07-12, Jurnal Ilmiah Dinamika Sosial dilisensikan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial 4.0 Internasional. (CC BY-NC 4.0) | 141
VOLUME 8 NUMBER 2, AUG 2024 | pp.141-159 | E-ISSN : 2581-2424  |  P-ISSN : 2597-3657 | Website: https://journal.undiknas.ac.id/index.php/fisip/index DOI: https://doi.org/10.38043/jids.v8i2.5461

## SISTEM PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
Widya Ramadhina 1* , Abdul Karim Batubara 2
1,2 Universitas Islam Negeri Sumatera Utara, Medan, Indonesia E-mail: 1 widya0601202044@uinsu.ac.id , 2 abdulkarimbatubara@uinsu.ac.id

## ABSTRAK
Arsip sangat penting sebagai informasi dan bukti kebenaran. Pengelolaan arsip merupakan hal yang krusial dalam setiap organisasi dan instansi. Arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan arsip dinamis aktif karena digunakan secara langsung dalam kegiatan kerja organisasi atau instansi sehari-hari. Dalam menunjukan semua kegiatan pencatatan spil pada kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Catatan  Sipil  Kota  Medan  maka  penelitian  ini  berjudul "Sistem  Pengelolaan  Arsip  Aktif  di  Dinas  Kependudukan  dan  Catatan  Sipil  Kota  Medan". Penelitian  ini  mengkaji  sistem  pengelolaan  arsip  aktif  di  Dinas  Kependudukan  dan  Catatan Sipil Kota Medan dan tantangan yang dihadapi. Penelitian kualitatif deskriptif digunakan di sini. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Dua orang pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan pada arsip dari bagian akta kelahiran, akta kematian,  akta  perkawinan,  akta  perceraian,  dan  kartu  tanda  penduduk  (KTP)  dan  kartu keluarga  akta  merupakan  informan  dalam  penelitian  ini.  Analisis  data  meliputi  reduksi, penyajian, dan kesimpulan. Keabsahan data diperiksa dengan menggunakan triangulasi sumber dan teknik. Hasil penelitian menemukan bahwa Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan  mengelola  arsip  dengan  baik.  Pada  pengelolaan  arsip:  penciptaan,  penggunaan, pemeliharaan, penghapusan. Pegawai sebagai pengguna tempat penyimpanan dokumen/arsip menghadapi  tantangan  dalam  pengelolaan  arsip  karena  lokasi  penyimpanan  yang  berbeda- beda. Fasilitas untuk penemuan kembali arsip sangat baik. Pengelolaan arsip di Dukcapil Kota Medan sudah berjalan dengan baik, namun kebersihan ruang penyimpanan arsip masih perlu ditingkatkan. Tidak menangani hal ini dengan serius dapat berakibat fatal. Untuk melestarikan arsip  dari  semua  kegiatan  yang  membantu  mencapai  tujuan  instansi,  Dukcapil  Kota  Medan harus  meningkatkan  pemeliharaan  dan  perawatan  arsip.  Debu,  jamur,  dan  serangga  dapat merusak arsip.
Kata Kunci: Pengelolaan Arsip; Arsip Aktif; Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
| 142

## ABSTRACT
Archives  are  very  important  as  information  and  evidence  of  truth.  Records  management  is crucial  in  every  organization  and  agency.  The  archives  of  the  Population  and  Civil Registration Office are active dynamic archives because they are used directly in the daily work activities of the organization or agency. In showing all spil recording activities at the Medan City Population and Civil Registration Office, this research is entitled “Active Archive Management  System  at  the  Medan  City  Population  and  Civil  Registration  Office”.  This research examines the active archive management system at the Medan City Population and Civil Registry Office and the challenges faced. Descriptive qualitative research was used here. Data were collected through observation, interviews, and documentation. Two employees of the  Population  and  Civil  Registration  Office  of  Medan  City  in  the  archives  of  the  birth certificate, death certificate, marriage certificate, divorce certificate, and identity card (KTP) and  family  card  certificate  sections  were  informants  in  this  study.  Data  analysis  included reduction,  presentation,  and  conclusion.  Data  validity  was  checked  using  triangulation  of sources  and  techniques.  The  results  found  that  the  Population  and  Civil  Registry  Office  of Medan  City  manages  archives  well.  In  archive  management:  creation,  use,  maintenance, deletion. Employees as users of document/archive storage places face challenges in archive management due to different storage locations. Facilities for archive retrieval are very good. Records management at Dukcapil Kota Medan has been going well, but the cleanliness of the archive  storage  room  still  needs  to  be  improved.  Not  taking  this  seriously  can  have  fatal consequences. To preserve the archives of all activities that help achieve the agency's goals, Dukcapil Kota Medan should improve archive maintenance and care. Dust, mold and insects can damage archives .
Keywords: Records Management; Active Records; Population and Civil Registry Office of Medan City

## PENDAHULUAN
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini sangat mempengaruhi organisasi dan instansi. Data digunakan dalam semua pekerjaan (Haryanti & Wasisto, 2018). Salah satu sumber  data  dan  informasi  adalah  arsip  kertas  lembaga  atau  instansi  (Alfianto  dkk.,  2023). Arsip memberikan bukti tertulis (Saifulloh dkk., 2021). Menurut UU No. 43 Tahun 2009, arsip adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  yang  dibuat  dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara  (Fauzi  dkk.,  2020).  Arsip  peristiwa  pemerintahan harus  ditangani  secara  legal  untuk  membangun  kerja.  Arsip,  yang  mendokumentasikan kegiatan dan kejadian kementerian, harus dikelola sesuai dengan hukum dan peraturan untuk membuktikan pekerjaan (Rismanto & Pahlevi, 2022). Pengelolaan arsip menjaga setiap arsip. Pasal 33 UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa lembaga negara dan kegiatan  yang  menggunakan  dana  negara  menghasilkan  arsip  negara  yang  harus  ditangani sesuai dengan peraturan perundang-undangan (Sudiar & Idayanti, 2020).
Kebijakan  pengelolaan  dan  pengembangan  arsip  merupakan  bagian  dari  sistem kearsipan  dengan  sumber  daya  yang  cukup.  Hal  di  atas  menunjukkan  bahwa  arsip  diatur melalui  manajemen.  Kementerian/lembaga  dan  penyelenggara  arsip  lainnya  menggunakan

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
manajemen arsip dinamis (Anas dkk., 2024). Pengelolaan arsip dinamis yang efektif meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Pengelolaan arsip dinamis terdiri dari arsip aktif dan inaktif (Hendriyani, 2021). Pengarsipan adalah sumber daya masyarakat dan pusat  memori  organisasi  selama  dokumentasi.  Hal  ini  dinyatakan  dalam  banyak  peraturan kearsipan nasional. Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 mewajibkan kearsipan untuk melestarikan dokumen-dokumen  pertanggungjawaban  nasional  tentang  perencanaan,  pelaksanaan,  dan pengorganisasian untuk kepentingan pemerintah (Syahruramadhan dkk., 2023).
Semua arsip mencakup informasi, namun tidak semua informasi adalah arsip. Sebuah buku atau database online atau offline bukanlah arsip, namun konten yang digunakan kembali bisa jadi arsip. Aktivitas menciptakan arsip, yang merekam suatu kejadian (Fitri Rosianie dkk., 2023). Arsip menggambarkan suatu peristiwa. Ada beberapa kiasan untuk ciri-ciri arsip. Salah satunya  berasal  dari  manajemen  arsip  ISO  15489.  Arsip  harus  secara  akurat mendokumentasikan apa yang disampaikan dan apa yang diputuskan atau dilakukan, sesuai dengan  manajemen  arsip  ISO.  Arsip  harus  mendukung  tindakan  yang  terkait  dan  dapat dipertanggungjawabkan (Barlian, 2019).
Individu  atau  organisasi  menghasilkan  informasi  yang  direkam.  Materi  rekaman tertentu  terbatas  pada  distribusi,  misalnya  di  kantor  atau  mungkin  hanya  untuk  individu tertentu;  beberapa  sengaja  dibagikan  agar  publik  dapat  mengaksesnya.  Materi  tertentu disimpan  selamanya;  beberapa  disimpan  sesaat  (Hendriyani,  2020).  Arsip  adalah  informasi terekam yang disimpan secara permanen; rekaman adalah informasi terekam yang dibuat atau diperoleh oleh sebuah lembaga untuk digunakan dalam kegiatan operasionalnya (E Prasetyo & Kurniawan, 2016). Juga ada buku-buku yang dimaksudkan khusus untuk pengetahuan umum. Hal ini telah menghasilkan beberapa ilmu pengetahuan yang fokusnya pada informasi yang terekam. Ilmu perpustakaan adalah ilmu yang mempelajari tentang pengetahuan yang terekam yang  dihasilkan  dari  kegiatan  manusia.  Buku,  majalah,  koran,  laporan,  atau  materi  yang direkam secara elektronik membentuk informasi yang terekam. Dewasa ini, ilmu perpustakaan sering disebut sebagai ilmu perpustakaan dan informasi. Ilmu kearsipan menyelidiki materi yang didokumentasikan yang disimpan secara permanen untuk tujuan hukum, administratif, ilmiah, atau sejarah (Basuki, 2022).
Aturan  pengelolaan,  pelestarian,  dan  pembuangan  arsip  menentukan  mengapa  dan bagaimana arsip publik dibuat dan disimpan untuk digunakan di masa mendatang (Haryanti & Wasisto, 2018). Aturan keamanan sistem dan data mencegah akses yang tidak sah. (Ardiasni & Suhartono, 2022a). Informasi pemerintah dapat membantu masyarakat dan ekonomi melalui penggunaan  aktif  dan  inovasi  (Saifulloh  dkk.,  2021).  National  Institute  of  Standards  and Technology (NIST) Amerika Serikat mendefinisikan "kegunaan" sebagai kegunaan informasi bagi pengguna yang dituju (Alfianto dkk., 2023) sedangkan "berguna" berarti konten tersebut bermanfaat, dapat digunakan, atau dapat digunakan oleh pengguna yang dituju, atau informasi tersebut membuat informasi lebih mudah diakses atau lebih mudah dibaca, dilihat, dipahami, atau diperoleh (Amin dkk., 2023).
Menurut  penelitian  dari  (Ameiliya  &  Handayani,  2023)  berjalan  dengan  lancar. Penerimaan, produksi, penggunaan, pendistribusian, pengelolaan, dan penyusutan arsip telah dilakukan  dengan  baik.  Pengelolaan  arsip  ini  telah  membantu  mengkoordinasikan  proses administrasi.  Kegiatan  dan  tujuan  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  sehari-hari didukung  oleh  nilai  administrasi  arsip  yang  efisien.  Administrasi  arsip  ini  dapat  memenuhi kebutuhan  informasi  pengguna  arsip  dan  mengefektifkan  tugas-tugas  administrasi  yang

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
berkaitan dengan surat-surat dan dokumen UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung. Tidak adanya  sumber  daya  petugas  arsip  menghambat  administrasi  kearsipan  UIN  Sayyid  Ali Rahmatullah  Tulungagung.  Dimana  lima  petugas  arsip  bekerja  sendiri-sendiri  tanpa  adanya koordinator.  Hal  ini  membatasi  waktu  dan  kapasitas  untuk  membuat  aturan  kearsipan  yang efektif. Keterbatasan ini dapat memperlambat proses administrasi. Oleh karena itu, hambatan ini harus diatasi untuk administrasi arsip yang efektif dan efisiensi administrasi. UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung membutuhkan lebih banyak staf.
Selanjutnya,  penelitian  oleh  (Nasution,  2014)  meneliti  pengelolaan  arsip  yang  baik mempengaruhi kepuasan layanan publik Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Pengelolaan arsip yang tertata dan terstruktur meningkatkan kepuasan masyarakat, dimana 85% responden memiliki  pengalaman  yang  lebih  baik  dalam  mengurus  dokumen  kependudukan.  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan yang berlokasi di Jalan Iskandar Muda No. 270, Petisah Tengah, Kecamatan Medan Petisah, Kota Medan, Sumatera Utara, menyediakan layanan  perpustakaan  dan  kearsipan  publik,  sehingga  diperlukan  pengelolaan  yang  baik. Khususnya  dalam  kearsipan.  Kearsipan  membutuhkan  fungsi-fungsi  manajemen  untuk menyelesaikan  tugas-tugas  tersebut.  Sugiarto  (2005:12)  mendefinisikan  manajemen  sebagai ruang  lingkup  pengelolaan,  yang  meliputi  planning,  organizing,  actuating,  dan  controlling untuk mencapai POAC.
Selanjutnya menurut penelitian oleh (Haryanti & Wasisto, 2018) menunjukkan bahwa Arsip  dinamis  aktif  di  Kecamatan  Mranggen  Kabupaten  Demak  diterima,  diarsipkan, disimpan, dan ditemukan kembali. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Pemerintahan dan  Pemberdayaan  Masyarakat  mengelola  arsip  dinamis  aktif  di  Kecamatan  Mranggen Kabupaten Demak. Arsip dinamis aktif di Kecamatan Mranggen dikelola dan disimpan secara manual.  Kecamatan  Mranggen  Kabupaten  Demak  mengelola  arsip  dinamis  aktif  dengan menggunakan  teknik  kearsipan.  Kecamatan  Mranggen  Kabupaten  Demak  belum  memiliki pengelolaan  arsip  dinamis.  Kecamatan  Mranggen  Kabupaten  Demak  hanya  memiliki  satu almari per bidang untuk arsip dinamis aktif, hal ini kurang memadai. Setiap bidang memiliki fasilitas tersebut. Gedung atau ruangan pengelolaan arsip dinamis aktif memiliki satu ruang kerja per bidang. Banyak arsip yang masih berkumpul di tempat kerja karena belum adanya arsiparis  atau  peran  khusus,  sehingga  Sumber  Daya  Manusia  kearsipan  belum  bisa mengimbangi arsip yang dihasilkan setiap harinya.
Dalam hal ini, berdasarkan latar belakang tersebut, maka tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip aktif Kelahiran, Kematian, Perkawinan, Perceraian, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan Kartu Keluarga (KK) di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan, serta permasalahan  dalam  pengelolaan  arsip.  Namun,  ada  beberapa  tantangan  dalam pengelolaannya,  seperti  perlunya  adaptasi  lebih  lanjut  terhadap  sistem  informasi  yang  baru diterapkan di Kota Medan, serta kondisi jaringan. Peneliti dalam penelitian ini akan meneliti pengelolaan arsip aktif di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan, yang serupa dengan  pengelolaan  arsip  dinamis  dalam  hal  penciptaan,  penggunaan,  pemeliharaan,  dan penyusutan.

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

## KAJIAN TEORI
Lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan menyimpan arsip kegiatan atau peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan  media  dalam  rangka  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara serta pengembangan teknologi informasi dan komunikasi (Rismanto & Pahlevi, 2022). Arsip dinamis disimpan dalam jangka waktu tertentu dan digunakan secara langsung oleh pencipta arsip (Kepala Arsip Nasional RI, 2011).

## Peran dan Fungsi Arsip
Setiap kegiatan operasional kantor dan lembaga pemerintahan membutuhkan data dan informasi  (Fauzi  dkk.,  2020).  Arsip  adalah  bukti  dan  catatan  dari  kegiatan  pengambilan keputusan atau transaksi. Data arsip diproses secara manual dan komputer untuk pengambilan keputusan. Pengelolaannya disesuaikan dengan pilihan yang ada (Sudiar & Idayanti, 2020). Pengarsipan melindungi dokumen akuntabilitas nasional untuk perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan nasional dan menyediakannya untuk tindakan pemerintah (Anas dkk., 2024). Menurut Barthos dalam (Hendriyani, 2021) arsip adalah "sumber informasi" dan "sebagai  alat  pengawasan"  yang  dibutuhkan  setiap  organisasi  untuk  "merencanakan", "menganalisis",  "pengembangan,  perumusan  kebijakan,  dan  kegiatan  pengendalian  setepat mungkin".  Administrasi arsip melibatkan pengendalian yang efisien, efektif, dan sistematis (Fitri Rosianie dkk., 2023). Manajemen arsip meliputi empat kegiatan: menciptakan arsip, yang meliputi  kegiatan  menangkap  informasi  dalam  sebuah  media  rekaman  untuk  disampaikan dalam  rangka  menjalankan  peran  dan  tugas  organisasi,  dan  mengatur  arsip  dari  pihak  luar. Mengarsipkan dan menerima arsip hasil produksi (Hendriyani, 2020). Arsip dimasukkan ke dalam buku agenda atau kartu kendali selama penciptaan dan penerimaan dan disebarkan.
Penggunaan arsip, termasuk menyajikan atau menggunakan arsip untuk organisasi dan menjaga keaslian, keutuhan, keamanan, dan keselamatannya (Fury Fabrianne & Husna, 2023). Pemeliharaan arsip- keaslian, keutuhan, keamanan, dan keselamatan (E Prasetyo & Kurniawan, 2016).  Pengelolaan  arsip  dinamis  meliputi  pengarsipan  arsip  aktif,  pengorganisasian  arsip inaktif, penyimpanan arsip, dan alih media arsip. Penyusutan arsip, atau pengurangan arsip, terjadi ketika arsip jarang digunakan dan memiliki nilai yang kecil. Pemindahan arsip inaktif, pemusnahan,  dan  penyerahan  arsip  statis  dapat  mengurangi  arsip.  Menurut  Penn  dalam (Ardiasni & Suhartono, 2022a) menyatakan bahwa arsip dapat berupa surat, formulir, laporan, foto, bentuk mikro, atau input/output komputer: Arsip-arsip ini dapat dibagikan secara internal dan internasional untuk pengambilan keputusan, dokumentasi, referensi, dan bantuan hukum. Dokumentasi dan arsip membantu para peneliti untuk menemukan sejarah sebelumnya. Arsip merupakan sumber utama dalam studi literatur sejarah karena arsip mewakili pengetahuan awal (Tabina, 2024). Oleh karena itu, arsip dan dokumentasi sangat penting untuk menentukan apa yang akan diteliti atau diselidiki. Penulis dapat dengan mudah mempelajari sejarah peradaban Indonesia melalui arsip dan dokumen. Allah SWT berfirman dalam surat Yasin 12:

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
| 146
اِﻧﱠ ﺎ ﻧَ ﺤْ ﻦُ ﻧُ ﺤْ ﻲ ِ ا ﻟْ ﻤَ ﻮْ ﺗٰ ﻰ وَ ﻧَ ﻜْ ﺘُ ﺐُ ﻣَ ﺎ ﻗَ ﺪﱠ ﻣُ ﻮْ ا وَ اٰﺛَ ﺎ رَ ھُ ﻢْۗ وَ ﻛُ ﻞﱠ ﺷ َ ﻲْ ءٍ اَ ﺣْ ﺼ َﯿْ ﻨٰ ﮫُ ﻓِ ﻲْٓ اِ ﻣَ ﺎ مٍ ﻣﱡ ﺒِﯿْ ﻦٍ
“Sungguh, Kamilah yang menghidupkan orang-orang yang mati, dan Kamilah yang mencatat apa yang telah mereka kerjakan dan bekas-bekas yang mereka (tinggalkan). Dan segala sesuatu Kami kumpulkan dalam Kitab yang jelas (Lauh Mahfuzh)” (Q.S yasin: 12)
Makna Ayat alquran diatas memiliki makna menyatakan bahwa sesungguhnya, Kami menghidupkan kembali orang-orang mati, dan Kamilah yang mencatat apa yang telah mereka kerjakan selama hidup di dunia ini, positif atau negatif, sedikit atau besar, agar Kami dapat memberi  balasan  yang  wajar  kepada  mereka;  selanjutnya,  hal-hal  yang  mereka  tinggalkan, khususnya perbuatan-perbuatan besar dan buruk yang mereka lakukan dan diikuti oleh orang lain atau berabad-abad setelah mereka, juga dicatat. Terlebih lagi, Kami telah mengumpulkan semuanya dalam sebuah Kitab yang tidak salah lagi, khususnya Lauh Mahfùz. Arsip, dalam konteks  manusia,  adalah  upaya  untuk  mencatat,  menyimpan,  dan  mengelola  informasi  dan dokumen penting untuk referensi di masa depan.
Konsep ini memiliki beberapa kesamaan dengan Lauh Mahfuzh dalam beberapa aspek yaitu aspek pertama yaitu pencatatan yang Teliti Sama seperti Lauh Mahfuzh yang mencatat segala  sesuatu  dengan  detail,  arsip  berfungsi  untuk  mencatat  informasi  secara  lengkap  dan teratur.  Ini  penting  untuk  menjaga  keakuratan  dan  keandalan  data  yang  disimpan.  Kedua, penyimpanan yang Aman Lauh Mahfuzh adalah simbol dari keamanan dan pemeliharaan yang sempurna  oleh  Allah  SWT.  Dalam  pengelolaan  arsip,  keamanan  dokumen  juga  menjadi prioritas utama untuk memastikan bahwa informasi yang disimpan tidak hilang atau rusak. Dan selanjutnya ketiga ketersediaan untuk Rujukan Lauh Mahfuzh mengandung catatan yang dapat diakses oleh Allah SWT kapan saja. Demikian pula, arsip berfungsi sebagai sumber informasi yang  dapat  diakses  ketika  dibutuhkan  untuk  berbagai  keperluan  administratif,  hukum,  atau sejarah.
Hubungan  arsip  dengan  surah  Yasin  ayat  12  tidak  hanya  sekedar  perintah  untuk mencatat, namun juga menentukan bagaimana catatan itu ditulis, yang sangat penting untuk keyakinan.  Ayat  ini  menunjukkan  bahwa  ketika  membangun  sebuah  arsip,  haruslah  sesuai dengan aturan Al Qur'an tentang betapa pentingnya arsip sejak awal untuk memiliki keyakinan yang besar di masa depan. Kejelasan tentang penyusunan, saksi, dan keaslian dalam pembuatan arsip yang berkaitan dengan komposisi dihasilkan dengan mengingat kembali huruf-huruf, dan ahli penandaan arsip harus yakin bahwa arsip tersebut asli. Penulis yang jujur juga tidak boleh membuat kerusakan, menurut Al Qur'an. Menurut ayat ini, ketaatan adalah ajaran agama untuk menghindari  ketidakjujuran  (Chearani  dkk.,  2024).  Perencanaan,  pengorganisasian, pengarahan, dan pengembalian merupakan bagian dari sistem manajemen, yang mengorganisir visi, teori, prinsip, dan jaringan proses yang saling terkait. Menurut Griffin (Suryanto dkk., 2023),  perencanaan  mendefinisikan  tujuan  organisasi  dan  memutuskan  bagaimana  cara mencapainya.  Perencanaan  membantu  para  manajer  untuk  tetap  sukses  dengan  memandu tindakan di masa depan. Pengorganisasian memecah sebuah peristiwa besar. Pengorganisasian membantu  manajer  mengawasi  dan  mengidentifikasi  individu  yang  diperlukan  untuk menyelesaikan tugas-tugas yang terbagi (Karunia dkk., 2023). Pengorganisasian melibatkan penetapan  tugas  apa  yang  harus  dilakukan,  siapa  yang  harus  melaksanakannya,  bagaimana tugas tersebut diorganisir, siapa yang bertanggung jawab, dan pada tingkat mana pilihan harus

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
dibuat.  Mengarahkan  anggota  kelompok  untuk  mencapai  tujuan  sesuai  dengan  strategi manajemen dan bisnis. Mengendalikan Pemantauan dan evaluasi kegiatan Proses manajemen diakhiri dengan mengatur kemauan organisasi untuk memenuhi tujuan (Haryanti & Wasisto, 2018).

## Peranan Arsip dalam Pengelolaan Kearsipan
Manajemen  arsip  dinamis  meliputi  penciptaan,  penggunaan,  pemeliharaan,  dan penyusutan.  Kegiatan  penciptaan  arsip  terdiri  dari  dua  bagian:  produksi  dan  penerimaan. Kegiatan  penciptaan  arsip  ini  tidak  termasuk  arsiparis,  oleh  karena  itu  siapa  saja  dapat menciptakan arsip (Rahayu, 2022). Orang yang bukan arsiparis boleh membuat arsip, tetapi arsiparis yang mencatatnya. Setelah menciptakan arsip, arsiparis mendaftarkannya. Arsip juga dibuat melalui penerimaan arsip, dimana arsiparis mencatat arsip yang diterima dalam sebuah buku dan memberikannya kepada orang yang bersangkutan. Arsip dinamis organisasi terdiri dari  arsip  aktif  yang  masih  digunakan  dalam  bisnis  dan  arsip  inaktif  yang  sudah  jarang digunakan.  Arsip  aktif  sangat  penting  untuk  pengambilan  keputusan,  sehingga  harus  selalu dapat diakses (Wati & Oktarina, 2019). Arsip dinamis sangat penting bagi kegiatan operasional lembaga.  Karena  lembaga  melakukan  tindakan  operasional,  maka  diperlukan  bukti  otentik yang  asli.  Arsip  dinamis  menyediakan  bukti  otentik  tersebut.  Arsip  dinamis  aktif  masih digunakan untuk kelanjutan pekerjaan. Arsip dinamis semi aktif, yang penggunaannya semakin menurun. Arsip dinamis inaktif, yang sudah jarang digunakan dalam kegiatan operasional.
Seperti yang ditunjukkan di atas, arsip dinamis dibagi ke dalam kategori aktif, semi- aktif,  dan  tidak  aktif.  Ketiga  bentuk  pembagian  arsip  dinamis  tersebut  bergantung  pada bagaimana organisasi memanfaatkan arsip. Kategori ketiga, arsip dinamis inaktif, dapat juga menjadi  statis.  Karena  arsip  dinamis  inaktif  jarang  digunakan  dalam  kegiatan  operasional sehari-hari (Fitri, 2022). Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan menciptakan, memelihara, menggunakan, dan memusnahkan arsip dinamis aktif (KTP, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran),  menyimpan,  meminjamkan,  dan  mengambil.  Arsip  dinamis  aktif  membantu lembaga  atau  organisasi  untuk  berkembang,  sehingga  menjadi  salah  satu  aset  yang  paling berharga. Definisi para ahli tentang arsip dinamis aktif. Arsip berasal dari kata "arche" yang berarti awal, tempat, kehormatan, atau kekuatan hukum dalam bahasa Yunani. Ini menjadi "to arche" - arsip, lembar bukti, lembar tanggung jawab. Arsip dalam bahasa Belanda berasal dari kata "Archief" yang berarti tempat penyimpanan atau ruang penyimpanan. Tindakan kantor menghasilkan dokumen arsip (Mawarni Puspita Dwi, 2018).
Data kependudukan dibutuhkan untuk pembangunan berkelanjutan. Sistem Informasi Administrasi  Kependudukan  Nasional  mempercepat  dan  meningkatkan  produksi  data kependudukan.  Setelah  pemutakhiran  dan  pengorganisasian  data  Sistem  Informasi Administrasi  Kependudukan,  Pemerintah  Pusat  akan  menerbitkan  Kartu  Tanda  Penduduk (KTP) dengan menggunakan PIN (Batubara, 2019). Administrasi kependudukan mengatur dan mengendalikan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi, serta pemanfaatannya untuk pelayanan publik dan sektor lainnya. Menurut S.P. Siagian dalam (Ginsu, 2018) mendefinisikan administrasi sebagai dua orang atau lebih  yang  bekerja  sama  secara  wajar  untuk  mencapai  tujuan  yang  telah  ditetapkan.  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  membantu  masyarakat  untuk  melakukan  identifikasi (Cahyono, 2021). Masyarakat Indonesia melaporkan kelahiran, kematian, dan kepindahan ke kantor desa. Kantor kelurahan mendaftarkan penduduk setempat. Kelurahan mencatat detail

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
demografis  termasuk  nama,  tanggal  lahir,  tempat  tinggal,  jenis  kelamin,  agama,  status pernikahan,  pendidikan,  dan  pekerjaan.  Kelurahan  membutuhkan  data-data  ini  untuk mengidentifikasi  warganya.  Kelurahan  menerbitkan  kartu  keluarga  untuk  memverifikasi informasi ini. Seluruh anggota keluarga tercantum dalam kartu ini. Mereka yang berusia 17 tahun ke atas atau sudah menikah melapor ke kelurahan untuk mendapatkan KTP. Identitas resmi  penduduk  Indonesia  adalah  Kartu  Tanda  Penduduk  (KTP).  Dengan  demikian,  semua warga  negara  Indonesia  (WNI)  yang  berusia  di  atas  17  tahun  dan  sudah  menikah  harus memiliki KTP (Dewi dkk., 2014).

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  penelitian  kualitatif  mengandalkan  kualitas  dan kelengkapan data. Apa, siapa, di mana, kapan, dan bagaimana selalu dipertimbangkan dalam pengumpulan data. Wawancara, observasi partisipan, dan tinjauan catatan organisasi digunakan untuk  melakukan  triangulasi  data  penelitian  kualitatif.  Penelitian  ini  mengumpulkan  data melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Wawancara dilakukan dengan dua orang staf bagian akta, kartu tanda penduduk, dan kartu keluarga di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Menurut Herdiansyah dalam (Luthfyah, 2022) mendefinisikan observasi sebagai kegiatan  pengindraan,  pengamatan,  dan  pencatatan  untuk  suatu  tujuan.  Terdapat  observasi nonpartisipan dan observasi partisipan.
Purposive  sampling digunakan  dalam  pengumpulan  data  untuk  memastikan  bahwa sampel mewakili populasi secara keseluruhan dan melibatkan Pemilihan informan dilakukan dengan  menggunakan  standar  yang  dibuat  oleh  peneliti  berdasarkan  tujuan  penelitian (Kriyantono, dalam (Brilianaza & Sudrajat, 2022). Pemilih Informan dipilih karena mereka adalah  orang-orang  dengan  pengetahuan  dan  pengalaman  dengan  isu-isu  yang  sedang diselidiki.  Dua  pegawai  dari  Dinas  Kependudukan  dan  Catatan  Sipil  Kota  Medan  yang berpartisipasi  sebagai  informan  pada  penelitian  ini.  Peneliti  menggunakan  observasi nonpartisipan dalam penelitian ini. Observasi nonpartisipan adalah observasi terencana tentang hal yang akan diamati-apa dan di mana. Peneliti kualitatif dapat memperoleh perspektif subjek melalui media tertulis atau media lainnya melalui studi dokumentasi (Asmo Sugeng, 2017). Penelitian ini menggunakan foto, kata-kata, gambar, dan data dari tim survei pengukuran dan pemetaan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Untuk temuan observasi yang lebih akurat, gunakan gambar wawancara langsung dan fasilitas ruang arsip. Penelitian harus memiliki  bukti  yang  asli,  dapat  dipercaya,  dan  obyektif  untuk  menunjukkan  dirinya.  Oleh karena  itu,  pemeriksaan  validitas  data  diperlukan.  Anda  dapat  menguji  keabsahan  melalui triangulasi.  Menurut  Moleong  dalam  (Barlian,  2019)  mendefinisikan  triangulasi  sebagai penggunaan, perbandingan, dan pengecekan silang keandalan data dari beragam periode dan teknologi.  Selanjutnya,  peneliti  kualitatif  harus  mempelajari  metodologi  triangulasi. Triangulasi  meningkatkan  kemampuan  teoretis,  metodologis,  dan  interpretatif  penelitian kualitatif.  Triangulasi  melibatkan  evaluasi  data  dari  beberapa  sumber,  metode,  dan  waktu (Amin dkk., 2023). Peneliti melakukan triangulasi data dari wawancara, dokumen, dan sumber lainnya..

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
| 149

## PEMBAHASAN
Mengarsipkan, melestarikan, dan menyusutkan melalui manajemen arsip dinamis. UU No.  43/2009  mendefinisikan  pengelolaan  arsip  dinamis  sebagai  kegiatan  pembinaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip dinamis secara efisien, efektif, dan metodis. Pengelolaan  arsip  dinamis  menjamin  ketersediaan  arsip  untuk  penyelenggaraan  kegiatan sebagai bahan pertanggungjawaban kinerja dan alat bukti yang sah sesuai dengan sistem yang berlaku di lembaga (Mandulangi dkk., 2022). Pengelolaan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan sangat penting bagi kualitas pelayanan masyarakat. Arsip yang baik dan terorganisir dapat mendukung efektivitas administrasi dan memastikan bahwa data kependudukan tersimpan dengan aman. Hal ini sangat penting bagi setiap keluarga komunal, terutama  mereka  yang  memiliki  anak,  cucu,  cicit,  dll.  Akta  kelahiran  mereka  sendiri diperlukan. Termasuk anak-anak dari pernikahan siri. Pernikahan siri adalah sah dalam Islam, dan anak-anaknya juga sah.
Menurut hukum pernikahan di Indonesia, pernikahan tersebut tidak sah karena Muslim dan non-Muslim tidak memiliki catatan pernikahan di KUA atau Kantor Catatan Sipil. Dengan demikian,  anak-anak  yang  lahir  melalui  pernikahan  siri  memiliki  status  hukum  yang  sama dengan anak-anak yang lahir di luar pernikahan resmi dan hanya memiliki hubungan hukum perdata dengan ibu biologis mereka. Akta kelahiran ini adalah dokumen resmi pemerintah yang membuktikan hubungan hukum anak dengan orang tua kandungnya. Akta kelahiran seorang anak  dapat  mengungkapkan  orang  tua  biologisnya  yang  sah.  Dengan  demikian,  pencatatan kelahiran  adalah  pengakuan  hukum  negara  atas  keberadaan  seseorang  dan  memberikan dokumentasi asli dan kontrol hukum penuh atas identifikasi mereka (Ardiasni & Suhartono, 2022b). Studi penulis tentang pengelolaan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan fasilitas arsip.

## Pengelolaan Arsip Aktif dengan Penciptaan Arsip
Langkah pertama konstruksi arsip meliputi ide, daftar, formulir, dll. Tahap ini disebut manajemen  korespondensi,  dengan  demikian  tidak  ada  manajemen  arsip,  tetapi  sangat  erat kaitannya dengan masalah kearsipan, oleh karena itu petugas kearsipan harus mempelajarinya. Penciptaan  arsip  adalah  membuat  tulsan,  foto,  atau  rekaman  kehidupan  seseorang  atau organisasi (Dewi dkk., 2014). Berdasarkan wawancara petugas pengelola arsip.
“Jenis arsip yang disimpan ini meliputi akta kelahiran, akta kematian, akta kawin, akta cerai. Dokumen tersebut bisa dibuat dengan membawa perlengkapan dokumen seperti ktp  sebagai  identitas  awal,  jika  dokumen  fisik  hilang  maka  bisa  membawa  bukti kehilangan  dari  kepolisian.  Kemudian  proses  tersebut  akan  diproses  melalui  loket pendaftaran. Ketika suatu saat akta hilang Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota  Medan  bertugas  memasukan  di  buku  register  yang  kegunaannya  untuk mengajukan/menerbitkan kutipan ke-2 sehingga ada pertinggal untuk pengguna.”
Penciptaan  Arsip  adalah  proses  perekaman  informasi  dalam  format  tertentu  untuk memenuhi  fungsi  dan  tanggung  jawab  perguruan  tinggi,  dengan  memperhatikan  beberapa faktor  penting  sebagaimana  diuraikan  dalam  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik Indonesia  Nomor  24  Tahun  2011  tentang  Pedoman  Pelaksanaan  Pengelolaan  Arsip  di Perguruan Tinggi (Amri, 2018). (1) Arsip membutuhkan konteks, organisasi, dan konten. (2)

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Teknologi dan media perekaman yang berkualitas tinggi harus digunakan untuk menciptakan arsip yang bersifat esensial atau permanen. (3) Untuk memastikan keaslian dan ketergantungan arsip,  arsip  harus  dikelompokkan  sebagai  satu  kesatuan  informasi  sesuai  dengan  penulisan surat  resmi,  klasifikasi,  klasifikasi  keamanan,  dan  peraturan  aksesibilitas.  (4)  Untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip, pembuatan arsip harus mempertimbangkan klasifikasi  keamanan  dan  aksesibilitas  sesuai  dengan  peraturan  perundang-undangan.  (5) Petugas arsip harus mendaftarkan pembuatan arsip (Basuki, 2022).
Arsip yang diarsipkan meliputi beberapa jenis arsip penting seperti akta kelahiran, akta kematian,  akta  pernikahan,  dan  akta  perceraian.  Untuk  mendapatkan  dokumen-dokumen tersebut, seseorang harus menyediakan perlengkapan dokumentasi seperti KTP sebagai bentuk identifikasi  awal.  Jika  dokumen  fisik  tersebut  hilang,  Anda  harus  melampirkan  surat keterangan  kehilangan  dari  kepolisian.  Selanjutnya,  prosedur  akan  dilakukan  melalui  loket pendaftaran  (Lubis  dkk.,  2024).  Ketika  sebuah  akta  hilang,  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kota Medan bertanggung jawab untuk mencatatnya dalam buku register, yang digunakan untuk meminta atau menyediakan duplikat dokumen, memastikan bahwa pengguna masih memiliki salinannya.

## Pengelolaan Arsip dengan Aktif Penggunaan Arsip
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi menyatakan (Arwana dkk.,  2024):  (1)  Arsip  digunakan  untuk  memperoleh  informasi  yang  diperlukan,  dengan memperhatikan penggunaan arsip aktif dan inaktif untuk kepentingan internal. (2) Pimpinan unit pengolah menjamin ketersediaan dan keabsahan arsip aktif di tempat kerjanya. (3) Atas nama  pimpinan  perguruan  tinggi,  pimpinan  unit  kearsipan  menyediakan  arsip  inaktif  untuk kepentingan internal pencipta arsip dan kepentingan publik, serta untuk digunakan dalam SIKN dan JIKN. (4) Kepala unit kearsipan II dan arsiparis menyediakan arsip aktif dan inaktif untuk rektorat, fakultas, dan unit pelaksana teknis (UPT) atau satuan pendidikan tinggi lainnya. (5) Skema kategorisasi keamanan dan akses arsip di masing-masing perguruan tinggi mengatur penggunaan arsip. Administrasi arsip yang efektif memerlukan perhatian untuk memanfaatkan waktu. Tanggapan terhadap surat yang diarsipkan harus dilakukan dalam waktu tiga hari. Arsip yang dipinjam untuk keperluan institusi harus segera dikembalikan (Hastuti, 2020).
Arsip yang disimpan dengan baik harus dapat diakses dengan mudah dan efisien. Dalam teori kearsipan, terdapat prinsip-prinsip yang berkaitan dengan penggunaan dan aksesibilitas arsip (Syahruramadhan dkk., 2023). Prinsip keterbukaan, prinsip pencarian yang mudah, dan prinsip  dokumentasi  yang  lengkap  menjadi  dasar  dalam  memastikan  arsip  dapat  digunakan dengan baik oleh pihak yang berkepentingan. Prinsip keterbukaan memastikan bahwa arsip dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan. Prinsip pencarian yang mudah mempermudah proses  pencarian  dan  penemuan  arsip  yang  dibutuhkan.  Prinsip  dokumentasi  yang  lengkap memastikan bahwa informasi yang terkandung dalam arsip terdokumentasi dengan baik.
Penggunaan  dan  aksesibilitas  arsip  yang  baik  akan  memungkinkan  pihak  yang membutuhkan  untuk  mendapatkan  informasi  yang  relevan  dengan  cepat  dan  efisien. Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian arsip akta dijelaskan bahwa,

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
“Untuk penggunaan arsip ini spesifiknya mengenai proses temu kembali yang mana dibagian  akta  berdasarkan  tanggal  kapan  membuat  dengan  klasifikasi,  kemudian dalam tempat/ alat penyimpanan arsip dibagian akta mereka memiliki penyimpanan seperti rak/ almari dengan space yang cukup besar tanpa sekat yang manfaatnya agar mudah dilihat namun, arsip akan mudah berdebu.”
Manajemen arsip sering kali menggunakan teknologi penyimpanan tegak. Ini adalah lemari arsip. Lemari arsip pada umumnya memiliki 2, 4, 5, atau 6 laci. Kualitas penting saat membeli  peralatan  ini  karena  bisnis  telah  menunjukkan  bahwa  peralatan  berkualitas  tinggi lebih tahan lama, efisien, dan hemat biaya. Lemari arsip yang kokoh dapat menampung 30-35 kg arsip. Laci harus memiliki penahan untuk menopang laci yang ditarik sepenuhnya. Rangka lemari  arsip  harus  kokoh  untuk  menahan  tarikan  dan  dorongan.  Banyak  perusahaan menyimpan informasi penting dengan lemari arsip yang tahan api. Lemari arsip terdiri dari dua jenis: 1) Lemari arsip untuk folder biasa; 2) Lemari arsip dengan folder gantung (50431)
Gambar 1. Tempat Penyimpanan Arsip di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Sumber: Hasil Dokumentasi Peneliti
Sedangkan hasil wawancara dengan bagian ktp dan kartu keluarga dijelaskan bahwa ,
“kartu  tanda  penduduk  dan  kartu  keluarga  cukup  mudah  ditemukan  karena kearsipan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan sudah dikelompokkan berdasarkan jangka waktu harian, bulan dan tahun sehingga di dokumen kartu keluarga terdapat nomor buku agenda merupakan salah satu hal yang mempermudah mencari berkas.”
Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Medan  menawarkan  situs  web "SIBISA"  sebagai  tambahan  dari  arsip  fisik.  Pemerintah  Kota  Medan  meluncurkan  sebuah aplikasi untuk mempermudah pengurusan administrasi kependudukan, khususnya bagi warga Medan.  Dengan  adanya  aplikasi  sibisa  ini,  warga  Medan  dapat  menghindari  calo  dan

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
menghindari Dukcapil untuk pelayanan administrasi kependudukan. Pelayanan Administrasi Kependudukan melalui Aplikasi Sibisa ini cepat dan menjadi alat bantu pencarian informasi. Sibisa  dapat  mengurus  dokumen  Administrasi  Kependudukan  berikut  ini:  Akta  Kelahiran, Akta Pengakuan Anak, Akta Pengesahan Anak, Akta Pengangkatan Anak, Akta Perkawinan, Akta  Perceraian,  Akta  Kematian,  Kartu  Keluarga,  Kartu  Tanda  Penduduk  (KTP),  Kartu Identitas Anak. Aplikasi ini tersedia di PlayStore dan online. Warga Medan dapat mengunjungi https://sibisa.pemkomedan.go.id/ untuk versi web. Pendaftaran diperlukan untuk administrasi kependudukan. Cukup dengan menggunakan NIK (idealnya NIK kepala keluarga), Nomor KK, dan alamat email, registrasi dapat dilakukan dengan mudah.

## Pengelolaan Arsip dengan Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan  arsip  adalah  menjaga  arsip  agar  tetap  dalam  keadaan  baik  sehingga terhindar dari kerusakan dan kehilangan (Haryanti & Wasisto, 2018). Menurut Wursanto dalam (Mawarni Puspita Dwi, 2018) mendefinisikan pemeliharaan arsip sebagai usaha-usaha yang dilakukan  untuk  memelihara  dan  menghindari  kerusakan  arsip.  Arsip  yang  tidak  dipelihara dengan baik dapat membahayakan arsip tersebut. Kerusakan fisik pada arsip dan pelanggaran kerahasiaan  arsip  dapat  membocorkan  informasi  arsip.  Arsip  yang  tidak  dipelihara  sering terjadi karena penyebaran arsip yang tidak teratur di berbagai ruangan, sehingga orang yang tak berwenang bisa dengan mudah mengaksesnya. Terdapat dua metode yang digunakan untuk menjaga  keberlanjutan  arsip,  yaitu  pemeliharaan  fisik  dan  pemeliharaan  non  fisik. Pemeliharaan fisik melibatkan upaya untuk melindungi bentuk fisik dari arsip tersebut, dengan tujuan memastikan keaslian informasi yang terdapat di dalamnya. Sementara itu, pemeliharaan non  fisik  berkaitan  dengan  menjaga  informasi  yang  terkandung  di  dalam  arsip  tersebut.  Di tahap pertama pada proses pemelihaan arsip yaitu proses penataan arsip. Penataan arsip adalah bagaimana cara mengatur dan menyusun berkas yang jarang digunakan secara langsung dalam menjalankan tugas, dengan memperhatikan urutan yang sistematis, kegunaan, bentuk, dan sifat berkas tersebut, bertujuan untuk mendukung kelancaran aktivitas perguruan tinggi (Nasution, 2014).
Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian arsip akta dijelaskan bahwa,
“Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Medan  membuat  program  dalam pemeliharaan contohnya dengan adanya penggunaan anti rayap, kapur barus, fooging, alat pemadam, membersihkan debu dengan kemoceng di ruangan dan dokumen secara rutin, penataan ulang ruangan, serta perawatan ruangan.”
Menurut Wursanto dalam  (Ameiliya & Handayani, 2023) menyarankan untuk menjaga agar  tempat  penyimpanan  arsip  tetap  kering  dan  sejuk.  Suhu  udara  yang  ideal  adalah  65°F sampai 75°F, dan kelembaban 50% sampai 60%. Pasanglah pendingin ruangan atau kipas angin 24 jam untuk mengontrol suhu dan kelembaban. Pencahayaan ruang penyimpanan arsip juga sangat penting. Ruangan arsip dapat diterangi oleh sinar matahari atau listrik (Saifulloh dkk., 2021). Karena rayap menyukai lingkungan yang suram, maka penerangan yang cukup sangat penting  untuk  menghindari  perkembangan  jamur  dan  rayap.  (Haryanti  &  Wasisto,  2018) menyarankan  agar  tidak  merokok  di  dalam  ruang  penyimpanan  arsip  dan  pemasangan  alat pemadam kebakaran yang strategis untuk keamanan. Abu rokok membuat ruang penyimpanan arsip  menjadi  tidak  bersih  dan  berdebu,  merusak  kertas  arsip,  dan  meningkatkan  bahaya

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
kebakaran  (Alfianto  dkk.,  2023).  Suparjati  dalam  (Rismanto  &  Pahlevi,  2022)  mengatakan pemeliharaan melindungi arsip. Arsip dapat rusak oleh keadaan yang melekat dan keadaan luar. Unsur-unsur intrinsik meliputi sifat-sifat arsip seperti kertas, tinta, lem, dan lain-lain. Penyebab eksternal meliputi keadaan lingkungan, makhluk pengganggu, dan ketidakbertanggungjawaban manusia.

## Pengelolaan Arsip dengan Penyusutan Arsip
Menurut  UU  No.  43  tahun  2009  tentang  kearsipan,  penyusutan  arsip  adalah pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak berguna,  dan  penyerahan  arsip  statis  ke  lembaga  kearsipan.  Sugiarto  mendefinisikan penyusutan  arsip  sebagai  pengurangan  jumlah  arsip  melalui  pemindahan,  penyerahan,  dan pemusnahan.  Undang-undang  memisahkan  pemindahan  dengan  penyerahan  informasi perusahaan.  Pemindahan  merupakan  kegiatan  internal  perusahaan.  Unit  pemrosesan memindahkan  dokumen  ke  unit  pengarsipan  di  dalam  perusahaan.  Perusahaan menyerahkannya  ke  Arsip  Nasional.  Surat-surat  perusahaan  yang  memiliki  nilai  historis penting yang digunakan dalam pemerintahan, pembangunan nasional, atau kehidupan nasional harus diserahkan ke Arsip Nasional. Sedangkan pemusnahan berarti membuat arsip menjadi tidak  ada  atau  tidak  dapat  dikenali.  Penyusutan  arsip  dapat  dilaksanakan  dengan  cara pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis (Sudiar & Idayanti, 2020). Memilih arsip yang akan dimusnahkan biasanya dilakukan dengan cara Membuat daftar arsip yang akan segera dimusnahkan. Mengumumkan acara pemusnahan arsip. Melaksanakan pemusnahan dengan disaksikan oleh Arsiparis dan dua orang saksi dari unit kerja yang berbeda. Pengawas pemusnahan dan para saksi menandatangani berita acara dan daftar pertelaan setelah pemusnahan (Fauzi dkk., 2020)
Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian arsip akta dijelaskan bahwa,
“Pada proses penyusutan dibagian akta, staf yang memberikan informasi menekankan tidak  adanya  penyusutan  dikarenakan  dokumen  akta  tersebut  akan  diperlukan dikemudian  hari  sebagai  riwayat  hidup  seseorang  dan  pastinya  dipelihara  terus menerus”
Sedangkan hasil wawancara dengan bagian ktp dan kartu keluarga dijelaskan bahwa ,
“Penyusutan  dilakukan  secara  terorganisasi  dengan  melibatkan  opd  lain  seperti bagian arsip pemerintah kota medan, yang mana dilakukan biasanya jika arsip berusia 5 tahun atau bisa dilakukan dengan cepat selama 3 tahun tergantung dengan prioritas arsip dan kapasitas penyimpanan.”
Ada  beberapa  alasan  dan  tujuan  mengapa  arsip  tidak  bisa  disusutkan  atau  dihapus, terutama  dalam  konteks  institusi  pemerintah  atau  organisasi  yang  mengelola  data  penting, seperti  Dinas  Kependudukan  dan  Catatan  Sipil.  Beberapa  upaya  atau  tujuan  tersebut  antara lain, legalitas dan kepatuhan, referensi dan bukti, transparansi dan akuntabilitas, sejarah dan penelitian, memori institusional. Implikasi dalam penelitian merujuk pada konsekuensi atau dampak  yang  mungkin  timbul  dari  temuan  atau  hasil  penelitian.  Implikasi  ini  dapat  berupa perubahan yang direkomendasikan, tindakan yang perlu diambil, atau pertimbangan yang perlu diperhatikan  berdasarkan  hasil  penelitian  tersebut.  Secara  umum,  implikasi  menjawab

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
pertanyaan "Apa arti atau dampak dari hasil penelitian ini?" dan sering kali memberikan arah atau saran untuk penelitian lebih lanjut, kebijakan, atau praktik di masa depan.
Implementasi sistem pengelolaan arsip aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan memiliki dampak sosial yang signifikan. Dengan sistem yang efisien, masyarakat dapat  mengakses  layanan  kependudukan  seperti  pembuatan  KTP,  akta  kelahiran,  dan  akta pernikahan dengan lebih cepat dan mudah. Hal ini meningkatkan kepuasan publik terhadap layanan pemerintah dan memperkuat kepercayaan masyarakat terhadap instansi pemerintahan. Selain itu, pengelolaan arsip yang baik membantu mengurangi antrean dan waktu tunggu di kantor dinas, sehingga menciptakan lingkungan pelayanan yang lebih tertib dan teratur. Dalam konteks agama, pengelolaan arsip yang baik mencerminkan nilai-nilai Islam seperti amanah, kejujuran, dan tanggung jawab. Sistem yang terorganisir dan akurat memastikan bahwa data kependudukan yang penting, seperti akta kelahiran, pernikahan, dan kematian, dikelola dengan penuh  tanggung  jawab.  Hal  ini  sejalan  dengan  ajaran  Islam  yang  menekankan  pentingnya menjaga  kepercayaan  dan  transparansi  dalam  setiap  urusan  administrasi.  Dengan  demikian, implementasi sistem pengelolaan arsip aktif tidak hanya memenuhi kebutuhan administratif tetapi  juga  mencerminkan  pelaksanaan  nilai-nilai  agama  dalam  tata  kelola  pemerintahan. Sedangkan,  dari  perspektif  ilmu  perpustakaan,  penerapan  sistem  pengelolaan  arsip  aktif  di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan menunjukkan pentingnya prinsip-prinsip pengelolaan  informasi  yang  baik.  Ini  mencakup  klasifikasi,  penyimpanan,  dan  aksesibilitas arsip  yang  efisien  dan  sistematis.  Implikasi  ini  juga  menekankan  peran  penting  teknologi informasi dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip. Penggunaan sistem digital dalam mengelola arsip aktif tidak hanya mempercepat proses pencarian dan pengambilan data tetapi juga memastikan pelestarian dokumen dalam jangka panjang. Ini merupakan penerapan praktis dari teori dan praktik ilmu perpustakaan dalam konteks administrasi publik.
Arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan arsip dinamis aktif karena digunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan  kerja  organisasi  atau  instansi  sehari-hari.  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  biasanya  mengharuskan  pemohon  untuk  memberikan surat-surat untuk akta kelahiran, KTP, kartu keluarga, akta nikah, dan lain-lain. Pengelolaan arsip  dinamis  memastikan  arsip  tersedia  untuk  mengatur  kegiatan  sebagai  bahan pertanggungjawaban kinerja dan bukti yang sah berdasarkan sistem lembaga. Sebelum menjadi arsip  seluruh  layanan  dukcapil,  pengelolaan  arsip  dinamis  melibatkan  penciptaan  di  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil.  Semua  prasyaratnya  adalah  berkas  permohonan.  Jika operator, kepala bidang, kepala seksi, dan kepala dinas menerima berkas permohonan, maka berkas  tersebut  akan  menjadi  arsip.  Arsip  juga  didokumentasikan  dengan  nomor  registrasi harian, diberi kode, dan didigitalkan untuk cadangan untuk memulihkan data setelah terjadi bencana.  Struktur,  konten,  dan  konteks  arsip  harus  dipenuhi  sejak  awal.  Arsip  dapat  dibuat dalam bentuk surat dari satu atau beberapa organisasi ke lembaga yang dikendalikan. Selain itu, membuat akta kelahiran, kartu keluarga, surat nikah, dan lain-lain untuk arsip.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, pengembangan arsip berjalan dengan baik. Arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat membantu manajemen kependudukan dan pencatatan sipil. Sistem jaringan seperti SIAK juga dapat membantu organisasi lain untuk menampilkan statistik kependudukan. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil akan bekerja sama  dengan  bank  dan  NIK  untuk  menampilkan  data  anggota  masyarakat  yang  melakukan korupsi, termasuk riwayat perjalanan dan rekening bank. Mengakses arsip kantor dengan cepat dan tidak rumit. Hal ini tidak dilakukan dengan baik di Dukcapil Kota Banjar karena arsip

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
hanya diurutkan secara kronologis dan pengelola arsip tidak membersihkan alat penyimpanan. Pemeliharaan arsip melindungi arsip dari kerusakan dan kehilangan serta menjaga keaslian, keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Pemberkasan arsip aktif merupakan salah satu cara untuk  memelihara  arsip  dinamis.  Berkas  arsip  disimpan  dalam  filling  cabinet  di  ruang penyimpanan, namun lingkungannya berdebu dan tidak lembab.
Arsip Nasional Republik Indonesia mendefinisikan penyusutan dan penghapusan arsip sebagai  pemindahan  arsip  dari  arsip  aktif  ke  arsip  inaktif  atau  dari  Unit  Pengolah  ke  Pusat Penyimpanan Arsip. Penyusutan terjadi ketika “masa simpan” arsip berakhir karena hukum, peraturan, atau proses administrasi. Karena arsip secara alamiah akan terkumpul, langkah ini harus  dilakukan  agar  arsip  tidak  menjadi  sulit  ditemukan  dan  dikelola.  Oleh  karena  itu, penyusutan  arsip  dapat  menghemat  tempat  dan  membantu  menemukan  arsip  ketika dibutuhkan. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil meminta arsip untuk disimpan selama 10 tahun sebelum dimusnahkan. Ada arsip sementara yang bersifat sementara seperti catatan kependudukan, sehingga pemusnahannya tidak pasti. Karena setiap produk memiliki jumlah yang  sedikit,  para  pemangku  kepentingan  diundang  untuk  memusnahkan  dan  meminta penghapusan dari kantor keuangan dan aset setahun sekali. Jika diterima, hubungi kantor arsip, yang  merekomendasikan  untuk  mengundang  kantor  kejaksaan  atau  kepolisian  untuk menangani berita acara pemusnahan arsip negara atau arsip kependudukan. Kertasnya dibakar dan  dicacah.  Seperti  KTP,  kepingannya  akan  terbakar  secara  otomatis.  Penyusutan  arsip dinamis  meliputi  identifikasi  dan  deskripsi  seri  arsip,  penyusunan  jadwal  retensi  dan pemusnahan, penilaian, pemusnahan, dan pemindahan arsip.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  pengamatan  dan  wawancara,  bisa  diambil  simpulan  bahwa  Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, melibatkan proses pengendalian arsip secara efisien, efektif,  dan  sistematis  yang  mencakup  penciptaan,  penggunaan,  pemeliharaan,  serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip ini bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam mendukung  penyelenggaraan  kegiatan,  memberikan  bahan  akuntabilitas  kinerja,  serta menyediakan  alat  bukti  yang  sah.  Dalam  konteks  sosial,  pengelolaan  arsip  yang  baik meningkatkan kualitas layanan publik, memungkinkan masyarakat untuk mengakses layanan kependudukan dengan lebih cepat dan mudah, serta memperkuat kepercayaan terhadap instansi pemerintah. Dalam konteks agama, pengelolaan arsip mencerminkan nilai-nilai Islam seperti amanah, kejujuran, dan tanggung jawab, yang memastikan bahwa data kependudukan dikelola dengan  penuh  tanggung  jawab  dan  transparansi.  Dari  perspektif  ilmu  perpustakaan, pengelolaan  arsip  aktif  menekankan  pentingnya  prinsip-prinsip  pengelolaan  informasi  yang baik,  termasuk  klasifikasi,  penyimpanan,  dan  aksesibilitas  arsip.  Penggunaan  teknologi informasi dalam pengelolaan arsip meningkatkan efektivitas dan efisiensi, serta memastikan pelestarian  dokumen  dalam  jangka  panjang.  Dengan  demikian,  implementasi  sistem pengelolaan  arsip  aktif  di  Dinas  Kependudukan  dan  Catatan  Sipil  Kota  Medan  tidak  hanya memenuhi kebutuhan administratif tetapi juga mencerminkan pelaksanaan nilai-nilai penting dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara.

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan

## DAFTAR PUSTAKA
Alfianto,  A.,  Lathoif,  M.  I.,  &  Adilah,  N.  (2023).  Perancangan  Sistem  Informasi  E-Arsip Berbasis Website Pada Desa Wateswinangun. Abdi Massa: Jurnal Pengabdian Nasional (e-ISSN: 2797-0493) , 3 (05), 13–20.
https://aksiologi.org/index.php/abdimassa/article/view/574
Ameiliya,  A.,  &  Handayani,  N.  S.  (2023).  Pengelolaan  Arsip  Dalam  Meningkatkan  Tertib Administrasi Di Uin Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung. Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan , 12 (1), 88–103. https://doi.org/10.24036/124537-0934
Amin,  A.,  Batubara,  A.  K.,  Parent,  P.  A.,  Maha,  S.,  Sinulingga,  S.,  &  Fauzi,  I.  (2023). Penatagunaan  dan  Kegunaan:  Prinsip-Prinsip  Kebijakan  Untuk  Transparansi  Berbasis Informasi  (Stewardship  And  Use:  Policy  Principles  For  Information-Based Transparency). Jurnal Network Media , 6 (1), 1–11.
Amri,  F.  (2018).  Kualitas  Pelayanan  Dalam  Pengurusan  Akta  Kelahiran  Di  Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kampar. Repository Uin Suska.ac.id , 13– 33.
Anas, A., Mustafa, D., Tompo, N., Dhani, A., & Nurhaedah, N. (2024). Digitization in records magament  at  Makassar  District  Court. Journal  of  Management  Science  (JMAS) , 7 (2), 290–300. https://doi.org/10.35335/JMAS.V7I2.472
Ardiasni, F., & Suhartono, B. (2022a). Pengelolaan Arsip Aktif dalam Mendukung Layanan Arsip  pada  Biro  Umum-Badan  Nasional  Pencarian  dan  Pertolongan. Jurnal Pembangunan dan Administrasi Publik , 2 (1), 48–62. https://doi.org/10.32834/JPAP.V4I2.549
Ardiasni, F., & Suhartono, B. (2022b). Pengelolaan Arsip Aktif dalam Mendukung Layanan Arsip  pada  Biro  Umum-Badan  Nasional  Pencarian  dan  Pertolongan. Jurnal Pembangunan dan Administrasi Publik , 4 (2), 22–36.
Arwana,  N.,  Batubara,  A.,  &  Fathurrahman,  M.  (2024).  Alih  Media  Arsip  sebagai  Upaya Preservasi  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Labuhanbatu  Utara. JPBB :  Jurnal Pendidikan, Bahasa dan Budaya , 3 (2), 1–17.
Asmo Sugeng, T. (2017). Pentingnya Akta Kelahiran Sebagai Identitas Anak yang Dilahirkan. Universitas Abdurachman Saleh Situbondo , 186–193.
Barlian, B. (2019). Pengelolaan Arsip Inaktif. Universitas Terbuka , 1–59.
Basuki, S. (2022). Pengantar Ilmu Kearsipan. Universitas Terbuka , 1 (1), 1–50.
Batubara, O. (2019). Sistem Pengelolaan Arsip E-KTP pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Medan. repositori.usu.ac.id . https://repositori.usu.ac.id/handle/123456789/15999
Cahyono,  T.  T.  (2021).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Aktif  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Sukoharjo. digilib.uns.ac.id .
https://digilib.uns.ac.id/dokumen/87353/Pengelolaan-Arsip-Dinamis-Aktif-di-Dinas-

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Kependudukan-dan-Pencatatan-Sipil-Sukoharjo
Chearani, A., Wolor, C. W., & Marsofiyati, M. (2024). Analisis Sistem Penyimpanan Arsip Aktif  pada  Kantor  Biro  Perencanaan  Kementerian  XYZ. Jurnal  Riset  Manajemen  dan Ekonomi (JRIME) , 2 (1), 256–264. https://doi.org/10.54066/JRIME-ITB.V2I1.1143
Dewi, S., Listyowati, D., & Napitupulu, B. E. (2014). Data Penduduk Dan E-Ktp. Jurnal Sistem Informasi Universitas Suryadarma , 5 (1), 134–139. https://doi.org/10.35968/jsi.v5i1.28
E Prasetyo, & Kurniawan, A. (2016). Manajemen Aplikasi E-Surat Dalam Pengelolaan Arsip Aktif  (Studi  Kasus  Aplikasi  E-Surat  Di  Badan  Arsip  Dan  Perpustakaan  Daerah  Kota Bogor). Jurnal Ilmu Perpustakaan , 5 (1), 201–210. https://doi.org/10.2/JQUERY.MIN.JS
Fauzi, R., Dwanoko, Y. S., & Priana, A. J. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Sistem Arsip  Digital  Dalam  Permohonan  Kehilangan  Dokumen  Di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil. RAINSTEK :  Jurnal  Terapan  Sains  &  Teknologi , 2 (3),  253–259. https://doi.org/10.21067/JTST.V2I3.4913
Fitri,  R.  (2022).  Analisis  Pengelolaan  Arsip  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kabupaten Pelalawan. repository.uin-suska.ac.id .
Fitri Rosianie, A., Salsabila Azura, A., & Basoeky, A. (2023). Evaluasi pengelolaan arsip aktif pada pusat jasa kearsipan arsip nasional republik indonesia menggunakan model evaluasi cipp  (context,  input,  process,  product). Kompleksitas:  Jurnal  Ilmiah  Manajemen,
Organisasi Dan Bisnis , 12 (1), 47–53.
https://doi.org/10.56486/KOMPLEKSITAS.VOL12NO1.339
Fury Fabrianne, A., & Husna, J. (2023). Penggunaan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS  8)  Dalam  Temu  Balik  Arsip  Aktif  Persuratan  Di  SMK  Negeri  8  Semarang. Information Science and Library , 4 (1), 18–29. https://doi.org/10.26623/JISL.V4I1.6263
Ginsu, H. M. (2018). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Akta Perkawinan pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Binjai. repositori.usu.ac.id . https://repositori.usu.ac.id/handle/123456789/4960
Haryanti, R. Y., & Wasisto, J. (2018). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kecamatan Mranggen Kabupaten Demak. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 7 (4), 161–170.
Hastuti,  S.  H.  D.  (2020).  Pentingnya  Pemanfaatan  Data  Kependudukan  Di  Era  Digital.
Teknimedia: Teknologi Informasi dan Multimedia , 1 (1), 18–21. https://doi.org/10.46764/teknimedia.v1i1.9
Hendriyani, M. (2020). Pengendalian Surat Masuk Menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di Subbagian Persuratan dan Arsip Aktif Pada Arsip Nasional Republik  Indonesia. Kompleksitas:  Jurnal  Ilmiah  Manajemen,  Organisasi  Dan  Bisnis , 9 (02), 37–46. https://doi.org/10.56486/KOMPLEKSITAS.VOL9NO02.54
Hendriyani, M. (2021). Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Di Subbagian Persuratan Dan Arsip Aktif  Pada  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (Anri). Kompleksitas:  Jurnal  Ilmiah Manajemen, Organisasi Dan Bisnis , 10 (01), 11–17.

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
https://doi.org/10.56486/KOMPLEKSITAS.VOL10NO01.80
Karunia, R. L., Darmawansyah, D., Dewi, K. S., & Prasetyo, J. H. (2023). The Importance of Good Governance in the Government Organization. HighTech and Innovation Journal ,
4 (1), 75–89. https://doi.org/10.28991/HIJ-2023-04-01-06
Kepala Arsip Nasional RI. (2011). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No.26 Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik. Jdih Anri , 7 .
Lubis, N., Batubara, A. K., & Ali, M. N. (2024). Manajemen Arsip Dinamis di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Binjai. Journal Innovation In … , 2 (1).
Luthfyah, E. N. (2022). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banjar. Jurnal Administrasi Sosial dan Humaniora (JASIORA) , 4 , 44–53. https://doi.org/10.5281/zenodo.6683762
Mandulangi, J., Makinggung, J., S Kasenda, & Luntungan, F. (2022). Sistem Manajemen Arsip Dinamis di Perpustakaan Politeknik Negeri Manado. Prosiding Seminar Nasional Produk Terapan Unggulan Vokasi , 1 (2), 124–133.
Mawarni Puspita Dwi, P. Y. Y. (2018). Pengelolaan arsip dinamis aktif di kantor perpustakaan aan Arsip Daerah Kabupaten Kendal. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 7 (2), 211–220.
Nasution,  S.  L.  (2014).  Pengaruh  Kualitas  Pelayanan  Terhadap  Kepuasan  Masyarakat  pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Labuhanbatu. ECOBISMA (Jurnal Ekonomi, Bisnis dan Manajemen) , 1 (1), 56–66. https://doi.org/10.36987/ECOBI.V1I1.41 Rahayu,  D.  P.  (2022).  Efektivitas  Pengelolaan  Arsip  Aktif  Kepegawaian  Pada  Building Management Apartemen Brooklyn. repository.stialan.ac.id .
Rismanto,  R.,  &  Pahlevi,  T.  (2022).  Pengaruh  Penggunaan  Media  Pembelajaran  Kearsipan Digital Terhadap Kemampuan Mengelola Arsip Siswa Kelas X-Otkp Smkn Mojoagung. VOX EDUKASI: Jurnal Ilmiah Ilmu Pendidikan , 13 (1), 125–139. https://doi.org/10.31932/VE.V13I1.1565
Saifulloh, S., Pamungkas, R., Saputro, T. D., & Al-ayyubi, F. R. (2021). Perancangan Prototype Pengelolaan  Arsip  Surat  di  Dinas  Lingkungan  Hidup  Kota  Madiun. Jurnal  Altifani Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat , 1 (1), 35–42. https://doi.org/10.25008/ALTIFANI.V1I1.119
Sudiar,  N.,  &  Idayanti,  I.  (2020).  Perancangan  Repositori  Arsip  Digital  Istana  Siak. Jurnal Pustaka Budaya , 7 (1), 26–32. https://doi.org/10.31849/PB.V7I1.3394
Suryanto,  A.,  Nurdin,  N.,  Irawati,  E.,  &  Andriansyah.  (2023).  Digital  transformation  in enhancing  knowledge  acquisition  of  public  sector  employees. International  Journal  of Data and Network Science , 7 (1), 117–124. https://doi.org/10.5267/J.IJDNS.2022.11.011
Syahruramadhan, S., Haruddin, H., Sukarman, S., & Harianto, H. (2023). Manajemen Arsip Dinamis  dan  Statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Kota  Bima  (NTB). Maktabatun: Jurnal Perpustakaan dan Informasi , 3 (1), 40–45.

## Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Tabina, G. (2024). Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif di PT Prima Mitra Elektrindo. Student  Scientific  Creativity  Journal , 2 (1),  48–62.  https://doi.org/10.55606/SSCJ- AMIK.V2I1.2544
Wati, R. M., & Oktarina, N. (2019). Pengelolaan Arsip Dinamis Akta (Studi Kasus di Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil    Kabupaten  Semarang  ). Economic  Education Analysis Journal , 8 (3), 925–935. https://doi.org/10.15294/EEAJ.V8I3.35009