## DESAIN DATABASE SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU PADA SELECTIVE ENGLISH COURSE

## Anisah
Program Studi Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Email: anisah@atmaluhur.ac.id

## Melati Suci Mayasari
Program Studi Manajemen Informatika STMIK Atma Luhur Email: imeal_melati@atmaluhur.ac.id

## ABSTRAK
Sistem  penerimaan  peserta  didik  baru  yang  ada  pada Selective  English  Course pada  saat  ini,  untuk pengolahan  datanya  masih  menggunakan  sistem  yang  manual  dan  belum  menggunakan  sebuah  sistem  yang terkomputerisasi. Adapun proses bisnis sistem yang berjalan saat ini meliputi proses pendaftaran dan pembayaran pendaftaran, proses placement test, proses pemilihan jadwal, dan proses pembuatan laporan pedik (Peserta Didik). Dalam penelitian ini, akan menganalisa sistem yang berjalan dan menggambarkan proses bisnis yang ada dengan menggunakan  diagram  UML  ( Unified  Modelling  Language )  yaitu Activity  Diagram .  Berdasarkan  hasil  analisa terhadap sistem yang berjalan yang tergambarkan dalam Activity Diagram tersebut, kemudian  melakukan  desain database berdasarkan  data  yang  ada  dengan  menggunakan  model  data Entity  Relationship yaitu  dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Dengan adanya proses desain database  ini,  pengolahan data yang  sebelumnya  masih  menggunakan  sistem  manual  bisa  ditingkatkan  menjadi  pengolahan  data  secara terkomputerisasi. Sehingga dengan adanya sebuah  sistem yang terkomputerisasi, kebutuhan akan informasi dapat dihasilkan dengan lebih cepat, tepat dan akurat dan proses pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat dan efektif.
Kata kunci: database, unified modelling language , entity relationship diagram.

## ABSTRACT
At this time students admission system existing on Selective English Course for data processing still using    manual  system  not  computerized.  Current  academic  system  covers  registration  processes  and registration payment, placement test process, schedule selecting process, and PEDIK (students) reporting process. In this research, the authors will analyze and describe existing business processes system using Activity Diagram and UML diagrams (Unified Modeling Language). Based on running system analyzing result  in  Activity  Diagram,  then  the  authors  make  database  design  based  on  existing  data  using  Entity Relationship data in Entity Relationship Diagram (ERD). By using this database design, data processing that  previously  using  manual  system  can  be  upgraded  to  computerized  data  processing.  We  expect  by using  computerized  system,  information  requirement  can  be  accomplish  quicker  and  accurate,  and  the decision making process can be done quickly and effectively.
Keywords: database, unified modelling language diagram, entity relationship diagram.

## 1. PENDAHULUAN
Selective English Cour se  merupakan Lembaga Kursus dan Pelatihan (LKP) yang ada dalam bimbingan dan pengawasan  Dinas  Pendidikan  yang  berstatus  lembaga  pendidikan  non  formal.  Penerimaan  peserta  didik  pada LKP Selective  English  Course ini  merupakan  kegiatan  penting  untuk  LKP  dimana  kegiatan  tersebut  sering dilakukan jika ada peserta didik yang mendaftar kursus pada LKP tersebut.
Pengolahan data yang ada pada Selective English Cour se  pada saat ini masih menggunakan sistem manual mulai dari proses pendaftaran dan pembayaran pendaftaran, proses placement test, proses pemilihan jadwal, dan proses pembuatan laporan pedik (Peserta Didik). Berdasarkan hasil analisa terhadap sistem yang berjalan terdapat permasalahan diantaranya adalah data-data yang berkaitan denga n penerimaan peserta didik baru belum disimpan secara  rapi,  sehingga  membutuhkan  waktu  yang  lama  pada  saat  ingin  menemukan  kembali  data  yang  berkaitan dengan peserta didik, selain itu, pembuatan laporan Pedik (Perserta Didik) membutuhkan waktu yang agak lama, sehingga dapat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan yang akan diambil oleh pimpinan Selective English Cour se.  Berdasarkan  masalah  yang  ditemukan  di  atas,  dirasakan  perlu  adanya  sebuah  sistem  yang
terkomputerisasi dengan harapan, proses pengolahan data yang masih menggunakan sistem yang manual dapat  ditingkatkan  menjadi  sebuah  sistem  yang  terkomputerisasi  dengan  terlebih  dahulu  melakukan desain  database  berdasarkan  data  yang  berkaitan  dengan  sistem  penerimaan  peserta  didik  baru  tersebut, sehingga  dengan  adanya  desain  database  tersebut  dapat  mempermudah  pengembang  sistem  untuk melanjutkan ke tahapan implementasi nantinya. Sehingga masalah-masalah yang ditemukan pada sistem yang berjalan tersebut dapat teratasi.
Berdasarkan  hasil  penelitian  sebelumnya  yang  berjudul  :”  Perancangan  Sistem  Informasi Penerimaan Siswa baru Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negri 3 Pacitan[1]. dimana peneliti membahas mengenai pelaksanaan kegiatan penerimaan siswa baru tersebut masih menggunakan sistem yang manual, sehingga  sering  mengalami  permasalahan,  sehingga  diusulkan  sebuah  sistem  informasi  berbasis komputerisasi dan aplikasi basis data untuk membantu penyampaian infomasi dan mempermudah dalam pelaksanaan pengolahan data yang berkaitan dengan penerimaan siswa baru tersebut.
Berdasarkan  penelitian  tersebut,  akan  dilakukan  desain  database  untuk  sistem  penerimaan  peserta didik  yang  ada  pada Selective  English  Course tersebut  sehingga  pengolahan  data  yang  dilakukan  untuk saat  ini  yang  masih  manual  bisa  ditingkatkan  menjadi  sebuah  sistem  yang  terkomputerisasi  dengan harapan dapat mengatasi permasalah yang ada pada selective English Course tersebut.
Konsep  dasar  data  dan  informasi  :  Data  dan  informasi  sering  digunakan  secara  bergantian,  data merupakan  bentuk  jamak  dari  bentuk  tuggal  datum.  Data  adalah  kenyataan  yang  menggambarkan  suatu kejadian-kejadian  dan  kesatuan  nyata.  Kejadian-kejadian  adalah  suatu  yang  terjadi  pada  saat  tertentu  di dalam dunia bisnis. Sumber dari informasi adalah data. Informasi merupakan data yang telah diproses ke dalam  suatu  bentuk  yang  mempunyai  arti  bagi  si  penerima  dan  mempunyai  nilai  nyata  dan  terasa  bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.[2]
Konsep  dasar  sistem  dan  sistem  informasi:  secara  sederhana  suatu  sistem  dapat  diartikan  sebagai suatu  kumpulan  atau  himpunan  dari  unsur,  komponen,  atau  variabel  yang  terorganisisr,  saling berinteraksi,  saling  tergantung  satu  sama  lain,  dan  terpadu.  Sedangkan  Sistem  informasi  adalah  suatu sistem  di  dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian  yang mendukung  fungsi  operasi  organisasi  yang  bersifat  manajerial  dengan  kegiatan  strategi  dari  suatu organisasi  untuk  dapat  menyediakan  kepada  pihak  luar  tertentu  dengan  laporan-laporan  yang diperlukan.[2]
Pengertian basis data dapat didefinisikan sebagai berikut : Basis data adalah sekumpulan data yang saling  berhubungan  secara  logis  beserta  deskripsinya,  yang  digunakan  secara  bersama-sama  dan dirancang untuk memenuh kebutuhan informasi di suatu tempat.[3].
Pengertian  Basis  Data relational :  Basis  data relational adalah  basis  data  yang  merepresentasikan data dalam bentuk tabel-tabel, dimana tabel-tabel tersebut dihubungkan oleh nilai-nilai yang sama/umum pada kolom terkait.[3].
Pengertian database :  “ Database adalah  kumpulan file-file yang  saling  berelasi,  relasi  tersebut ditunjukkan dengan kunci dari tiap  file  yang ada. Satu database  menunjukkan satu  kumpulan data  yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi. DBMS berisi satu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut”[4].
Pengertian peracncangan basis data dengan menggunakan model entity relationship : “Perancangan basis  data  dengan  menggunakan  model entity  relationship adalah  dengan  menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD)”[5]. Terdapat 3 notasi dasar yang bekerja pada model ER yaitu : entity Set, relationship Set, dan attributes . E-R  Model  didasarkan  atas  persepsi  terhadap  dunia  nyata  yang  terdiri  dari  sekumpulan  obyek, disebut  entitas  dan  hubungan  antar  obyek  tersebut  disebut  relasi.  Entitas  adalah  objek  di  dunia  yang bersifat unik. Setiap entitas mempunyai atribut yang membedakannya dengan entitas lainnya.
Pemodelan  data  dengan  model  E-R  menggunakan  Diagram  E-R  yang  terdiri  dari  :,  kotak  persegi panjang  yang  menggambarkan  himpunan  entitas,  elip  menggambarkan  atribut-atribut  entitas,  diamond menggambarkan  hubungan  antar  himpunan  entitas,  dan  garis  yang  menguhubungkan  antar  objek  dalam diagram  E-R.  Model  data Entity  Relationship (model  E-R)  adalah  model  data  yang  pembuatannya didasarkan pada anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari kumpulan objek dasar yang disebut entity dan relasi diantaranya.
Activity diagram menggambarkan proses bisnis dan urutan aktifitas dalam sebuah proses, yang mana dipakai pada business  modelling  untuk  memperlihatkan urutan aktifitas proses bisnis karena bermanfaat untuk membantu memahami proses secara keseluruhan dalam memodelkan sebuah proses . Activity diagram merupakan salah satu diagram yang terdapat dalam UML. “UML  adalah   bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan dan memvisualisasikan artifak dari proses analisis dan desain berorientasi obyek”[5] .

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Untuk  metodologi  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  dalam  rangka  mengumpulkan  data  yang diperlukan adalah sebagai berikut :
a. Dengan  melakukan  wawancara  untuk  mengetahui  gambaran  tentang  Sistem  penerimaan  peserta didik baru yang ada pada Selective English Course .
b. Studi  kepustakaan  untu  mencari  materi/bahan/buku  yang  menunjang  dan  berkaitan  dengan penelitian yang akan dilakukan sehingga dapat memberikan data secara teoritis.
c. Analisa  sistem  yang  berjalan  menggunakan  Diagram  UML  yaitu Activity  Diagram untuk mengetahui  alur  kerja  dari  sebuah  proses  bisnis  dan  urutan  aktifitas  dalam  sistem  penerimaan peserta didik yang ada pada Selective English Course .
d. Perancangan basis data menggunakan model Entity Relationship (model –ER) dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD).

## 3. HASIL PENELITIAN DAN PEMABAHASAN
Untuk proses  yang terjadi pada sistem  peserta didik baru    yang ada pada Selective English Course mulai dari proses pendaftaran dan pembayaran pendaftaran, proses placement test, proses pemilihan jadwal, dan proses  pembuatan  laporan  pedik  (Peserta  Didik)  digambarkan  dengan  menggunakan  diagram  UML  yaitu Activity Diagram . Adapun Activity Diagram dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
a Proses Pendaftaran Dan Pembayaran Pendaftaran
Serahkan formulir pendaftaran Terima konfirmasi persyaratan kurang lengkap Terima konfirmasi Persyaratan sudah lengkap Lakukan Pembayaran Terima Formulir Pendaftaran periksa kelengkapan persyaratan konfirmasi persyaratan kurang lengkap konfirmasi persyaratan sudah lengkap Terima Pembayaran Arsipkan formulir [ Kurang Lengkap ] [ Lengkap ] Bagian Pendaftaran Capedik
Gambar 1. Proses Pendaftaran Dan Pembayaran Pendaftaran
b Proses Placement Test
Serahkan Data Pendaftaran Terima Data Pendaftaran Serahkan Soal Test Terima Jawaban Test Terima Soal Test Mengisi dan menjawab Soal Test menyerahkan jawaban test Capedik Bagian Kurikulum Bagian Pendaftaran Gambar 2. Proses Placement Test
c Proses Pemilihan Jadwal Kursus Pilih Jadwal Kursus yang diinginkan Konfirmasi Jadwal yang dipilih Terima Jadwal Kursus Terima Konfirmasi Jadwal Kursus yang dipilih Cetak Jadwal Kursus Serahkan Jadwal Kursus Bagian Pendaftaran PesertaDidik
Gambar 3. Proses Pemilihan Jadwal Kursus

## d Proses Laporan Peserta Didik
Buat Laporan Data Peserta Didik Serahkan Laporan Data Peserta Didik Terima Laporan Data Peserta Didik Pimpinan Bagian Pendaftaran
Gambar 4. Proses Laporan Peserta Didik
Setelah  dilakukan  analisa  terhadap  proses  yang  berjalan  yang  masih  menggunakan  sistem  manual, kemudian  akan  dirancang  basis  data  sesuai  dengan  kebutuhan  yang  ada  pada Selective  English  Course . Adapun  rancangan  basis  datanya  mulai  dari Entity  Relationship  Diagram ,  Transformasi Entity Relationship  Diagram ke Logical  Record  Structure ,  tabel-tabel,  dan  skema  relasi  yang  dihasilkan  yang dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
FPendaftaran ada Kwitansi Biaya Tes Jadwal Lakukan dapat isi SESI Ruangan Instruktur punya lihat pilih NoFp TglFp NmPeserta TL
TglLahir Jenkel TP AsalSekolah Agama NoTest TglTest Nilai Periode level NoKwitansi TglKwitansi NoTest NoFp KdBiaya nmBiaya Nominal NoTest KdBiaya JmlBiaya NoFp NoTest KdJadwal TglJadwal 1 1 M N 1 2 1 M M M N M N 1 NoTest KdJadwal KdJadwal KdInstruktur KetInstruktur KdInstruktur NmInstruktur KdSesi NmSesi KdRuangan NmRuangan KdJadwal KdRuangan Jml KdJadwal KdSesi KetSesi
Gambar 5. Entity Relationship Diagram
FPendaftaran ada
Kwitansi Biaya Tes Jadwal Lakukan dapat isi SESI Ruangan Instruktur punya lihat pilih NoFp TglFp NmPeserta
TL TglLahir Jenkel TP AsalSekolah Agama NoTest TglTest Nilai Periode level NoKwitansi TglKwitansi NoTest NoFp KdBiaya nmBiaya Nominal NoTest KdBiaya NoFp NoTest KdJadwal TglJadwal 1 1 M N 1 2 1 M N M N M N 1 NoTest KdJadwal KdJadwal KdInstruktur KetInstruktur KdInstruktur NmInstruktur KdSesi NmSesi KdRuangan NmRuangan KdJadwal KdRuangan Jml KdJadwal KdSesi KetSesi
Gambar 6. Transformasi Entity Relationship Diagram ke Logical Record Structure
FPendaftaran
NoFp TglFp NmPeserta TL
Jenkel TP AsalSekolah Agama NoKwitansi
TglKwitansi NoFp NoFP Kwitansi NoKwitansi KdBiaya JmlBiaya KdBiaya nmBiaya Nominal Biaya Isi NoKwitansi KdBiaya Tes NoTest TglTest Nilai Periode Level NoFp NoFP Jadwal KdJadwal
TglJadwal NoTest
pilih KdJadwal KdRuangan Jml Ruangan KdRuangan NmRuangan Punya KdJadwal KdSesi KetSesi lihat KdJadwal KdInstruktur KetInstruktur Sesi KdSesi NmSesi Instruktur KdInstruktur NmInstruktur NoTest NoTest KdRuangan KdJadwal KdInstruktur KdJadwal KdSesi
Gambar 7. Logical Record Structure
Berdasarkan pada proses pembuatan Entity Relationship Diagram sampai dengan Logical Record Structure di atas, dapat dihasilkan  tabel-tabel diantaranya adalah :tabel F.Pendaftaran, tabel Kwitansi, tabel isi, tabel biaya, tabel tes, tabel jadawal, tabel ruangan, tabel sesi, tabel instruktur, tabel pilih, tabel punya, dan tabel lihat. Berikut ini adalah skema relasi yang dihasilkan:
a F.Pendaftaran(#Nofp, TglFp, NmPeserta, TL, Jenkel, TP, Asal Sekolah, Agama)
b Kwitansi(#NoKwitansi, TglKwitansi, @NoFp)
c Isi(@NoKwitansi, @KdBiaya, JmlBiaya)
d Biaya(#KdBiaya, nmBiaya, Nominal)
e Test(#NoTest, Tgltest, Nilai, Periode, Level, NoFp)
f Jadwal(#KdJadwal, TglJadwal, @NoTest)
g Pilih(@kdJadwal, @KdRuangan, Jml)
h Ruangan(#KdRuangan, NmRuangan)
i Lihat(@Kdjadwal, @KdInstruktur, KetInstruktur)
j Instruktur(#KdInstruktur, NmInstruktur)
k Punya(@Kdjadwal, @KdSesi, KetSesi)
l Sesi(#kdSesi, NmSesi)
Spesifikasi basis data merupakan uraian terinci dari tiap-tiap relasi/tabel. Berikut ini adalah beberapa spesifikasi basis data yang diusulkan :
a. Nama Tabel : F.Pendaftaran Primary Key: NoFp Foreign Key : - Struktur File :
Tabel 1. Struktur tabel anggota No Nama  Field Tipe Data Panjang 1 NoFp Char 5 2 TglFp date 10 3 NmPeserta VarChar 50 4 TL Char 20 5 TglLahir date 10 6 Jenkel VarChar 15 7 TP VarChar 15 8 AsalSekolah Varchar 30 9 Agama char 10 b. Nama Tabel : Kwitansi
Primary Key: NoKwitansi Foreign Key : NoFp Struktur File :
Tabel 2. Struktur tabel kwitansi No Nama  Field Tipe Data Panjang 1 NoKwitansi Char 5 2 Tglkwitansi VarChar 10 3 NoFp Char 5 c. Nama Tabel : Isi
Primary Key: NoKwitansi+KdBiaya Foreign Key : NoKwitansi+KdBiaya Struktur File :
Tabel 3. Struktur tabel isi No Nama  Field Tipe Data Panjang 1 NoKwitansi Char 5 2 KdBiaya Char 5 3 JmlBiaya Int 2
d. Nama Tabel : Biaya
Primary Key: KdBiaya Foreign Key : - Struktur File :
Tabel . Struktur tabel biaya No Nama  Field Tipe Data Panjang 1 KdBiaya Char 5 2 NmBiaya Char 25 3 Nominal Double 6
Dari  sistem  yang  masih  menggunakan  sistem  yang  manual  dapat  dikembangkan  menjadi  sebuah sistem  yang  terkomputerisasi,  sehingga  basis  data  yang  ada  dapat  mudah  untuk  diintegrasikan  dengan sistem lain yang ada pada Selective English Course tersebut seperti halnya bagian keuangan dan bagian- bagian lainnya yang ada pada S elective English Course . Untuk gambaran basis data yang ada agar mudah untuk diintegrasikan dengan sistem lainnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Kwitansi Tes Jadwal isi sesi ruang Biaya DBMS Program Aplikasi Penerimaan Pedik Baru Program Aplikasi Keuangan Keuangan Penerimaan pedik baru Pilih Instruktur lihat punya Fpendaftaran Gambar 8. Aplikasi Database

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisa  sistem  yang  berjalan  dengan  menggunakan Activity  Diagram dan  proses perancangan basis data dengan menggunakan Entity Rerlationship Diagram yang telah dilakukan, dapat diambil    kesimpulan  yaitu  terdapat  tabel-tabel  yang  dirasakan  perlu  untuk  dikembangkan  ke  tahapan implementasi  nantinya  diantaranya  meliputi  tabel  F.Pendaftaran,  tabel  kwitansi,  tabel  isi,  tabel  biaya, tabel tes, tabel jadwal, tabel ruang, tabel sesi, tabel instruktur, tabel pilih, tabel punya, dan tabel lihat yang nantinya akan disimpan dalam sebuah database, sehingga database yang ada nantinya dapat diintegrasikan dengan sistem yang lainnya yang ada pada Selective English Course tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Putri,  Lely.  (2014 ).  “Perancangan  Sistem  Informasi  Penerimaan  Siswa  Baru  Pada  Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan . “. IJNS  – Indonesian Journal on Networking and Security, Volume 3 No 4.
[2] Sutabri, Tata.(2012). “Konsep Sistem Informasi”, Yogyakarta: andi Yogyakarta.
[3] Pahlevi,  Said.  (2013).  “ Tujuh  Langkah  Praktis  Pembangunan  Basis  Data ,  Jakarta  :  PT  Elex  Media Komputindo.
[4] Kusrini.  (2007).  “ Strategi  Perancangan  dan  Pengelolaan  Basis  Data ,  Yogyakarya  :  Andi Yogyakarya.
[5] Al Fatta, Hanif. (2007 ).” Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern”, Yogyakarta: Andi Yogyakarta