## Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Front Office Pada Wisma Chandra Dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Ms. Visual Basic 6.0

## Robby Yuli Endra
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bandar Lampung Jln. Z.A. Pagar Alam No.26 Labuhan Ratu Bandar Lampung 35142 Telp. (0721) 701463, (0721) 701979 Fax. (0721) 701467 Web. www.ubl.ac.id

## Abstrak
Pada masa kini, perkembangan dan kemajuan teknologi informasi terus berjalan. Untuk dapat bersaing  sesuai dengan perkembangan zaman, Wisma Chandra Bandar Lampung diharapkan meninggalkan cara manual dalam proses penginputan data, karena akan mengurangi efektifitas kerja sehingga hasilnya kurang dirasakan optimal. Pembuatan penelitian ini bertujuan untuk merancang program aplikasi front office yang dapat membantu dalam transaksi penginputan data pada Wisma Chandra Bandar Lampung.
Penelitian  ini  akan  menggambarkan  serta  menjelaskan  rancangan  program  aplikasi  front  office  pada  Wisma Chandra.  Dalam  merancang  program,  penulis  menggunakan  tahapan-tahapan  perancangan  program  yang dijelaskan pada bagian keempat dari penelitian ini.

## 1. PENDAHULUAN
Perhotelan  adalah  salah  satu  unsur  penting  dalam dunia  kepariwisataan.  Tetapi  pihak  perhotelan sering  mengalami  kesulitan  dalam  memberikan pelayanan  yang  baik.  Hal  tersebut  disadari  oleh pengelola  hotel  karena  pada  umumnya  belum memiliki sistem informasi perhotelan yang memadai dalam mendukung kegiatannya.
Sehubungan  dengan  itu,  maka  untuk  lebih meningkatkan  kualitas  pelayanan,  sistem  informasi sangat diperlukan.
Wisma  Chandra  adalah  termasuk  golongan  hotel bintang  III.  Wisma  ini  terdiri  dari  48  kamar  dan merupakan  wisma  pertama    di  pusat  perbelanjaan yang terdapat di  Lampung.
Keberadaan  sistem  yang  sekarang  tidak  dapat mendukung  kegiatan  perhotelan  yang  semakin berkembang.  Informasi  yang  diperoleh  menjadi kurang  akurat  karena  komunikasi  antar  bagian dalam  hotel.  Misalnya  antara  bagian  resepsionis front  office dengan  reservasi,  dimana  bagian resepsionis  sering  terlambat  memberikan  informasi mengenai status kamar, sehingga hal ini menghambat kegiatan reservasi yang memberikan
pelayanan kepada tamu yang akan memesan kamar. Juga  antara  kasir front  office dengan  restorasi dimana bagian restorasi sering terlambat memberikan  informasi  mengenai  pembebanan tagihan sehingga menghambat kasir dalam memberikan  pelayanan  terhadap  tamu  yang  akan check-out. Berdasarkan  uraian  singkat  ini  maka penulis  memilih  menyusun  penelitian  dengan menggunakan bahasa pemrograman MS VisualBasic  6.0 ,  sebagai  salah  satu  bahan penelitian penulis  yang berjudul  “Analisis dan Perancangan  Sistem  Informasi  Front  Office pada  Wisma  Chandra  dengan  menggunakan Bahasa Pemrograman Ms. Visual Basic 6.0”

## 1.1 Identifikasi Masalah
Sistem yang berjalan pada Wisma Chandra ternyata masih  banyak  menimbulkan  masalah.  Berikut  ini disajikan masalah yang sering timbul :
1. Keterlambatan  mengenai  data  –  data    yang diperoleh antar bagian.
2. Laporan  yang  dihasilkan  pada  tiap  bagian yang kurang akurat.

## 1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan  identifikasi  masalah    diatas  maka permasalahan  yang  di  angkat  dalam  penelitian  ini adalah  “Menganalisa    kelemahan-kelemahan  dari sistem  lama  yang  kemudian  mengembangkan dengan  merancang  sistem  baru  pada  bagian Front Office dan  Restorasi.  Bagian Front  Office terdiri dari reservasi, resepsionis, dan kasir Front Office .

## 1.3   Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam penulisan ini adalah :
1. Kegiatan  analisis  dan  perancangan  sistem
difokuskan pada kegiatan –  kegiatan
pemesanan kamar, check – in, check – out dan transaksi yang dilakukan oleh tamu. Hal  – hal yang tidak berkaitan dengan hal – hal tersebut tidak dibahas.
2. Bahasa  pemrograman  yang  digunakan  untuk membuat sistem perancangan sistem yang baru pada  Wisma  Chandra  adalah  menggunakan Visual Basic 6.0.

## 1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan penulis dalam membuat penulisan ilmiah ini adalah:
1. meneliti  permasalahan  pada  wisma  Chandra terutama  pada front  office ,  reservasi  dan restorasi.
2. mencari  pemecahan  untuk  mengatasi  masalah tersebut.
3. mengembangkan  suatu  sistem  informasi  untuk mengatasi  masalah  dan  kelemahan  dari  sistem yang lama.
4. Sebagai  salah  satu  syarat  kelulusan  dalam menempuh  program  sarjana  komputer  S1 Fakultas  Ilmu  Komputer  Program  Studi  Sistem Informasi Universitas Bandar Lampung
5. Sebagai  bahan  penelitian  yang  dibuat  penulis sebagai  syarat  kelulusan  sarjana  S1  di  Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bandar Lampung

## 1.5 Manfaat Penelitian
Program aplikasi yang dibuat dengan menggunakan bahasa  pemrograman Visual  Basic  6.0 diharapkan dapat memberikan manfaat, diantaranya :
1. mempermudah  pengambilan  keputusan  bagi manager
2. kegiatan operasional menjadi lebih terarah
3. mendukung perkembangan hotel di masa yang akan datang
2.LANDASAN TEORI

## 2.1.   Konsep Dasar Sistem
Mempelajari suatu sistem akan lebih mengenai  bila  mengetahui  terlebih  dahulu  apakah suatu  sistem  itu.  Ada  dua  kelompok  pendekatan  di dalam  mendefinisikan  sistem,  yaitu  pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang  menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan  prosedur  sistem  sebagai  berikut  :  “ Suatu  sistem  adalah  jaringan  dan  prosedur  – prosedur  yang  saling  berhubungan,  berkumpul bersama  –  sama  untuk  melakukan  suatu  kegiatan atau  untuk  menyelesaikan  suatu  sasaran  tertentu  “. Sedangkan  pendekatan  sistem  yang  menekankan pada komponen atau elemen mendefinisikan sistem sebagai  berikut  :  “  sistem  adalah  sekumpulan elemen  yang  saling  terkait  atau  terpadu  yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. “( Abdul Kadir, 2003 : 1 - 2 )

## 2.2. Konsep Dasar Data dan Informasi
Secara  konseptual, data adalah depenelitian tentang benda,  kejadian,  aktifitas,    transaksi,  yang  tidak mempunyai  makna  tidak  berpengaruh  secara langsung  kepada  pemakai.  Data  dapat  berupa  nilai berformat, teks, audio, dan video.
McFadden, dkk ( 1999 ) mendefinisikan informasi sebagai  data  yang  telah  diproses  sedemikian  rupa sehingga  meningkatkan  pengetahuan  seseorang yang  menggunakan  data  tersebut. Shannon  dan Weaver ,  dua  orang  insiyur  listrik,  melakukan pendekatan  secara  sistematis  untuk  mendefinisikan informasi.  Menurut  mereka  informasi  adalah  “ Jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima “. Artinya, dengan adanya informasi, tingkat  kepastian  menjadi  meningkat. Menurut Davis (1999),  informasi  adalah  data  yang  telah diolah  menjadi  sebuah  bentuk  yang  berarti  bagi penerimanya  dan  bermanfaa  dalam  pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
Data  sering  kali  disebut  sebagai  bahan mentah  informasi.  Melalui  proses  suatu transformasi, data dibuat menjadi bermakna. ( Abdul Kadir, 2003 : 29 – 31 )
Data
PROSES
Informasi

## Gambar 2.1 Transformasi data menjadi informasi

## 2.3.    Siklus Informasi
Data  merupakan  bentuk  yang  masih  mentah  yang belum  dapat  bercerita  banyak  sehinngga  perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.
Data  yang  diolah  melalui  suatu  model  menjadi informasi,  penerima  kemudian  menerima  informasi tersebut,  membuat  suatu  keputusan  dan  melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain  yang  akan  membuat  sejumlah  data  kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali  lewat  suatu  model  dan  seterusnya membentuk  suatu  siklus.  Siklus  ini  oleh John Burch disebut dengan siklus informasi( information cycle ). (Jogiyanto Hartono, 1999 : 8 – 9 )

## 2.4.    Kualitas Informasi
Tidak semua informasi berkualitas. Oleh karena itu, sudah  seharusnya  dilakukan  penyaringan  terhadap informasi yang beredar atau yang dapat ditangkap. Kualitas ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu : 1. Keakuratan dan Teruji Kebenarannya Informasi  harus  bebas  dari  kesalahan  – kesalahan,  tidak  bias  dan        menyesatkan. Kesalahan- kesalahan  itu  dapat  berupa kesalahan perhitungan maupun akibat gangguan  ( noise )  yang  dapat  mengubah  dan merusak informasi tersebut.
2. Kesempurnaan  Informasi  Untuk  mendukung faktor  utama  diatas,  maka  kesempurnaan informasi      menjadi  faktor  penting,  dimana informasi disajikan lengkap tanpa pengurangan, penambahan atau pengubahan.
3. Tepat Waktu
Informasi  harus  disajiakan  secara  tepat  waktu, mengingat informasi akan menjadi dasar dalam
pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kekeliruan dalm pengambilan keputusan.
4. Relevansi Informasi  akan  memiliki  manfaat  nilai  yang tinggi,  jika  informasi  tersebut  diterima  oleh mereka  yang  membutuhkan,  dan  tidak  menjadi berguna  jika  diberikan  kepada  mereka  yang tidak membutuhkan.
5. Mudah dan Murah Kini,  cara  dan  biaya  untuk  memperoleh informasi juga menjadi bahan
pertimbangan  tersendiri.  Bilamana  cara  dan biaya  untuk  memperoleh  informasi  sulit  dan mahal,  maka  orang  menjadi  tidak  berminat untuk  memperolehnya  atau  mencari  alternative subtitusinya.  Biaya  mahal  yang  dimaksud disini,  jika  bobot  informasi  tidak  sebanding dengan  biaya  yang  harus  dikeluarkan  dan melalui  teknologi  internet,  kini  orang  atau perubahan dapat memperoleh informasi dengan mudah dan murah.

## 2.5.   Konsep Dasar Sistem Informasi
Data  yang  mengalir  tidak  semua  dapat  diolah  dan digunakan sebagai bahan pertimbangan pengambilan  keputusan  dalam  perusahaan.  Oleh karena  itu  dibutuhkan  suatu  sistem  yang  dapat mengelola data yang sedang mengalir di dalam dan di  luar  lingkungan  perusahaan.  Sistem  itu  harus dirancang  sedemikian  rupa  agar  dapat  menentukan validitas data yang berasal dari berbagai sumber.
Sistem  Informasi  (SI)  dapat  didefinisikan  sebagai kumpulan  elemen  yang  saling  berhubungan  satu sama  lain  yang  membentuk  satu  kesatuan  untuk mengintegrasikan data, memproses, dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, SI  merupakan  kesatuan  elemen  –  elemen  yang saling  berinteraksi  secara  sistematis  dan  teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang  akan  mendukung  pembuatan  keputusan  dan melakukan  kontrol  terhadap  jalannya  perusahaan. (Budi Stedjo DO, 2002:11)
Menurut Robert  A.  Leitch dan K.  Roscoe  Davis, Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan  transaksi  harian,  pendukung  operasi, bersifat  manejerial  dan  kegiatan  strategi  dari  suatu
organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar  tertentu dengan  laporan  –  laporan  yang  diperlukan.  ( Jogiyanto Hartono, 1999 : 11 )
2.6.   Komponen Sistem Informasi John  Burch dan Gary  Grudnitsk mengemukakan bahwa  sistem  informasi  terdiri  dari  kompenen  – komponen  yang  disebut  dengan  istilah  Blok Bangunan ( Building Block ), yaitu terdiri dari Blok Masukan ( Input Block ), Blok Model ( Model Block ),  Blok  Keluaran  (  Output  Block  ),  dan  Blok Kendali ( Controls Block ). Sebagai suatu sistem, ke enam  blok  tersebut  masing  –  masing  berinteraksi satu  dengan  lainnya  membentuk  satu  kesatuan untuk mencapai sasarannya.

## 2.7 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Proses pengembangan sistem  melewati beberpa tahapan mulai dari sistem direncanakan dioperasikan,  dan  dipelihara.  Bila  operasi  sistem yang  sudah  dikembangkan  masih  timbul  kembali permasalahan – permasalahan yang kritis serta tidak dapat  diatasi  dalam  tahap  pemeliharaan  sistem, maka  perlu  dikembangkan  kembali  dalam  sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang  pertama,  yaitu  tahap  perencanaan  sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem ( system life cycle ).
Tahapan  utama  siklus  hidup  pengembangan  sistem dapat  terdiri  dari  tahapan  perencanaan  sistem ( system  planning ),  analisis  sistem  ( system  analyst ), desain  sistem  ( system  design ),  seleksi  sistem ( system  selection ),  implementasi  sistem  ( system implementation )  dan  perawatan  sistem  ( system maintance ). (Jogiyanto Hartono, 1999 : 41,52 )
3. Perancangan dan Implementasi
3.1 Perancangan Input
Gambar 3.1.1 perancangan Input Tipe Kamar 3.2 Input Master Kamar

## 3.2.1 Gambar perancangan Input Master Kamar

## 3.3.Input Master Menu
Gambar 3.3.1 Perancangan Input Master Menu
Tipe Kamar
Lebar Luas Harga Add  Del ete Exit  Sim pan <| << >> |>
Exit  Fin d Tab le Rep ort Maste r Kama r
No Kamar Tipe Kamar Status Ad d Del ete Exi t Sim pan <| <<  >> |>
Exi t Fin d Tab le Rep ort
Data Men u Nam a
Menu Ha rg a S at ua n Ad d Del ete Exit  Sim pan <| << >> |>
Exit  Fin d Tab le Rep ort

## 3.4 Perancangan Output
Gambar 3.4.1 Perancangan Output Laporan Master Tamu

## 3.5 Implementasi Program
Menu Utama
3.6 Form Tamu 3.7 FormTipe Kamar
3.8 Form Master Kamar 4.1 SIMPULAN DAN SARAN 4.4.1 Simpulan Berdasarkan hasil pembahasan dari bab
sebelumnya,  maka  penulis  dapat  menyimpulkan, sebagai berikut :
1. Wisma  Chandra  dalam  aktivitas  kerja sehari-hari,  seperti  :  proses  check  in, transaksi restorasi, laundry, check out  serta pembuatan  laporan  masih  dilakukan  secara manual,  sehingga  data  kemungkinan  sering mengalami kehilangan.
2. Wisma  Chandra  masih  menggunakan  sistem informasi front office secara manual sehingga hasil  yang  didapat  kurang  optimal,  tidak efektif dan tidak efisien,
3. Wisma  Chandra  belum  mengenal  dan  belum memiliki  sistem  komputerisasi  yang  mampu
Laporan Tamu Kode Tamu Nama Tamu Alamat Tamu Contact xxxxx xxxxx xxxxx
xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
menunjang  aktivitas  kerja  untuk  mampu bersaing di dunia kepariwisataan,
4. Peralihan  ( switch  over )  perlu  dilakukan  oleh
Wisma
Chandra, dari sistem semi komputerisasi menjadi
sistem terkomputerisasi .

## DAFTAR PUSTAKA