FAKTOR TIDAK TERSEDIANYA BERKAS REKAM MEDIS SAAT PELAYANAN DI BAGIAN FILLING RUMKITAL DR. RAMELAN SURABAYA
Ani Nuraini 1* , Gamasiano Alfiansyah 1* , Indah Muflihatin 1 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1 *e-mail: nurainiani491@gmail.com

## Abstrak
Berdasarkan hasil studi pendahuluan praktek kerja lapang di RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya pada bulan Maret 2020, dilakukan pengamatan selama pelayanan rawat jalan diketahui bahwa adanya kejadian tidak tersedianya  berkas  rekam  medis  di  bagian  filling  seperti  berkas  belum  kembali  dari  poli,  berkas  belum diketahui  keberadaannya,    dan  berkas  yang  salah  letak.    Hal  tersebut  dapat  mengakibatkan  waktu penyediaan  berkas  menjadi  lebih  lama  dan  terhambatnya  pelayanan  di  poli  karena  petugas  butuh waktu untuk  menelusuri  berkas  yang  tidak  ada  pada  rak  penyimpanan.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah mengetahui faktor penyebab tidak tersedianya berkas rekam medis di rak penyimpanan. Jenis penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan data wawancara dan observasi. Hasil yang didapatkan bahwa faktor penyebab tidak tersedianya berkas rekam medis di bagian filling pada saat pelayanan dilihat dari faktor 5M, diantaranya faktor man yaitu tingkat pendidikan dan pengalaman kerja petugas.  Faktor  money  yaitu  tidak  ada  dana  khusus  untuk  penyediaan  map  berkas  yang  hilang.  Faktor method yaitu penyimpanan berkas yang salah letak (missfile). Faktor material yaitu map berkas yang rusak dan  isi  dari  map  tersebut  bisa  terlepas  dari map  berkas.  Faktor  machine  penggunaan  tracer  yang  belum maksimal.  Sehingga  agar  memudahkan  dalam  penyimpanan  dan  penjajaran  dokumen  rekam  medis disarankan untuk menambahkan kode warna pada bagian penomoran di map rekam medis.
Kata Kunci : RUMKITAL, rekam medis, 5M, filling

## Abstract
Based on a preliminary study at RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya in March 2020, there was  a problem with the unavailability of medical record files in the filling due to files not returned from poly, and there were misfiles. It caused longer file provisioning time and delayed service in poly because the officer needs time to search files that did not exist in storage. The purpose of this study was to determine the factors causing the unavailability of medical record files in storage. The type of research used a qualitative method. Data collection  techniques  used  interviews  and  observation. The  results  obtained;  the  factors  that  cause unavailability of medical record files in the filling seen from 5M factor were as follows. Based on man factor, there is education and officer work experience. The money factor, there is no special fund for providing lost file folders. The method  factor, there  is medical  record missfile. The material  factor, there  are  broken  file folders so that the contents of these folders could be separated from the file folders. The machine factor, tracer  utilization  is  not  optimal.  So,  the  suggestion  is  to  add  the  color  code  on  the  numbering  section  of medical record folder so that it will be easier to store and align medical record documents.

## Keywords : RUMKITAL, medical record, 5M,  filling

## 1. Pendahuluan
Berdasarkan  Undang-Undang  nomor  44  tahun  2009,  Rumah  Sakit  adalah  institusi pelayanan  kesehatan  bagi  masyarakat  dengan  karakteristik  tersendiri  yang  dipengaruhi  oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat  yang  harus  tetap  mampu  meningkatkan  pelayanan  yang  lebih  bermutu  dan terjangkau  oleh  masyarakat  agar  terwujud  derajat  kesehatan  yang  setinggi-tingginya . Pelaksanaan  kegiatan  di  Rumah  Sakit  dibutuhkan  rekam  medis.  Rekam  medis  adalah  berkas yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan, tindakan,  dan  pelayanan  lain  yang  diberikan  kepada  pasien  (Kemenkes  RI,  2008). Dokumen rekam medis berisi riwayat kesehatan pasien. Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan data dan pencatatan melakukan tugasnya dengan baik.
Penyelenggaraan  rekam  medis  di  suatu  rumah  sakit  dapat  menjadi  bukti  bahwa  rekam medis sangat dibutuhkan dalam pelayanan pasien. Salah satu fungsi pelayanan di rekam medis yang mendukung meningkatnya kualitas data dan pelayanan dirumah sakit adalah tersedianya berkas rekam medis saat dibutuhkan untuk pelayanan sesegera mungkin. Filling merupakan unit
kerja  Rekam  Medis  yang  berfungsi  sebagai  tempat  penyimpanan  dokumen  atas  dasar  sistem penataan tertentu sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat menyajikan secara cepat dan tepat (Pujilestari, 2016). Penyimpanan berkas rekam medis dapat terjadi salah letak ( misfile ) dan berkas  rekam  medis  tidak  ada  saat  dibutuhkan  untuk  pelayanan.  Apabila  hal  ini  terjadi  saat pelayanan  berlangsung,  maka  akan  menghambat  jalannya  pelayanan  pasien  di  rumah  sakit (Nugroho & Eddy, 2015).
RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya diketahui bahwa sistem penyimpanan yang digunakan adalah sentralisasi, sistem penomoran yaitu menggunakan unit numbering system dimana setiap pasien  yang  datang  berobat  ke  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  setiap  pasien  hanya mendapatkan satu nomor rekam medis yang bisa digunakan untuk semua pelayanan dan untuk sistem  penjajarannya  menggunakan  sistem terminal  digit  filling (sistem  angka  akhir). Berdasarkan studi pendahuluan praktek kerja lapang di RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya pada bulan Maret 2020 yang dilakukan pengamatan selama jalannya pelayanan rawat jalan, berikut adalah data berkas rekam medis yang tidak tersedia pada rak penyimpanan saat ada permintaan berkas rawat jalan.
Tabel 1: Data Berkas RM yang Tidak Tersedia Tgl Observasi No RM yang tidak tersedia Poli Tujuan Keterangan keberadaan berkas 9 Maret 2020 4096xx Gigi Belum Kembali dari poli 6421xx Gigi Belum Kembali dari poli 5601xx TKV Tidak Diketahui 6333xx Fisioterapi Belum Kembali dari poli 6402xx THT Tidak Diketahui 4966xx Gigi Belum Kembali dari poli 6363xx Bedah Orthopedi Belum Kembali dari poli 3506xx Gigi Belum Kembali dari poli 5461xx Paru File Salah Letak 4633xx Bedah Onkologi Belum Kembali dari poli 10 Maret 2020 0101xx THT File Salah Letak 487xx Bedah Onkologi Tidak Diketahui 4300xx THT Belum Kembali dari poli 6241xx TKV Tidak Diketahui 6422xx Bedah Onkologi File Salah Letak 6241xx TKV Belum Kembali dari poli 6409xx Gigi Tidak Diketahui 0412xx Paru File Salah Letak 6280xx THT Tidak Diketahui 6347xx THT Belum Kembali dari poli 11 Maret 2020 0188xx Mata Di poli Penyakit Dalam 1890xx Paru Tidak Diketahui 0643xx Gigi File Salah Letak 0327xx Jantung Tidak Diketahui 2458xx Bedah Onkologi Belum Kembali dari poli 1201xx Bedah Onkologi Belum Kembali dari poli 5395xx Anastesi File Salah Letak 6418xx Jantung Tidak Diketahui 5686xx Jantung File Salah Letak 6451xx Jantung Belum Kembali dari poli 12 Maret 2020 6433xx Jala Puspa Tidak Diketahui 6454xx Jala Puspa Tidak Diketahui 5618xx Bedah Orthopedi Belum Kembali dari poli 2854xx TKV Belum Kembali dari poli 6331xx Bedah Onkologi Belum Kembali dari poli 5618xx Bedah Orthopedi Belum Kembali dari poli 6452xx Bedahp Plastik Tidak Diketahui 6382xx Fetomaternal Tidak Diketahui 13 Maret 2020 674xx Paru Belum Kembali dari poli 843xx Jantung Belum Kembali dari poli 6440xx Bedah Onkologi Belum Kembali dari poli
Tgl Observasi No RM yang tidak tersedia Poli Tujuan Keterangan keberadaan berkas 13 Maret 2020 6377xx Kemoterapi Belum Kembali dari poli 5759xx Fisioterapi Belum Kembali dari poli 4096xx THT Belum Kembali dari poli 636xx THT Tidak Diketahui 633xx Mata Belum Kembali dari poli 6433xx Jala Puspa Tidak Diketahui 6454xx Jala Puspa Tidak Diketahui Sumber : Data Primer RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya
Berdasarkan tabel tersebut dapat diketahui bahwa tidak tersedianya berkas rekam medis karena  beberapa  faktor.  Berdasarkan  hasil  observasi  pada  tanggal  9  Maret  sampai  13  Maret 2020 diperoleh data berkas yang tidak tersedia saat pelayanan diantaranya karena berkas belum kembali dari poli, berkas yang tidak diketahui keberadaannya, dan berkas yang salah letak. Hal tersebut dapat mengakibatkan waktu penyediaan berkas menjadi lebih lama dan terhambatnya pelayanan di poli karena petugas butuh waktu lama untuk menelusuri berkas yang tidak ada pada rak  penyimpanan.  Diketahui  bahwa  di  ruang filling terdapat  berkas  rekam  medis  yang  tidak ditemukan pada saat berlangsungnya pelayanan rawat jalan. Rata-rata jumlah kunjungan pasien rawat  jalan  700  orang  per  hari  untuk  pasien  lama.  Rata-rata  berkas  rekam  medis  yang    tidak tersedia pada rak saat dibutuhkan untuk pelayanan dalam sehari yaitu antara 20-30, sehingga untuk  mengetahuinya  petugas  rekam  medis  harus  menelusuri  melalui  SIMRS  dengan  cara melihat history kunjungan pasien. Ketidaktepatan penyimpanan berkas rekam medis juga dapat menghambat  kegiatan  pelayanan.  Menurut  Nugroho  &  Eddy  (2015)  dalam  penelitiannya menunjukkan dalam  penyimpanan  berkas  rekam  medis  dapat  terjadi  salah  letak  ( misfile )  dan berkas  rekam  medis  tidak  ada  saat  dibutuhkan  untuk  pelayanan.  Apabila  hal  ini  terjadi,  maka akan menghambat jalannya  pelayanan pasien di rumah sakit . Faktor-faktor penyebab kejadian tidak tesedianya berkas rekam medis di ruang filling ini diteliti berdasarkan unsur manajemen 5M yaitu man,  money,  methode,  material, machine dan dalam penelitian (Nugroho  &  Eddy,  2015) tidak  memakai  metode  khusus  dalam  menganalisis  hanya  menggunakan  data  hasil  dari wawancara dan observasi . Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui faktor tidak tersedianya berkas rekam medis saat pelayanan di bagian filling RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian  kualitatif.  Penelitian  kualitatif  pada penelitian  ini  digunakan  untuk  menganalisis  faktor  penyebab  tidak  tersedianya  berkas  rekam medis  di  bagian filling pada  saat  pelayanan  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  dengan menggunakan lima unsur manajemen yaitu man, money, methode, material, machine.

## 2.2  Subjek Penelitian
Objek dalam penelitian ini yaitu berkas rekam medis yang keluar dari ruang filling sebanyak 50  berkas  rekam  medis  dan  subjek  penelitian  yaitu  2  orang  petugas filling karena  petugas tersebut  mengetahui  kondisi  di  bagian filling dari  proses  pengambilan  sampai  pengembalian berkas rekam medis.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penelitian ini adalah menggunakan observasi dan wawancara. Pengambilan data dilakukan pada bulan Maret 2020. Data wawancara untuk mengetahui faktor penyebab tidak tersedianya berkas rekam medis di bagian filling saat adanya permintaan berkas untuk  pelayanan.  Data  observasi  digunakan  untuk  meninjau  pelaksanaan  penelusuran  berkas rekam medis yang tidak tersedia pada rak penyimpanan

## 2.4 Metode Analisis Data
Penlitian  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  dari observasi  dan  wawancara  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti  untuk  menganalisis  faktor  tidak tersedianya  berkas  rekam  medis  di  bagian filling saat  pelayanan  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan
Surabaya dengan menggunakan lima unsur manajemen yaitu man, money, methode, material, machine.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  Faktor  Tidak  Tersedianya  Berkas  Rekam  Medis  Saat  Pelayanan  di Bagian Filling RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dari Aspek Man
Faktor penyebab tidak tersedianya berkas rekam medis adalah faktor man yang merujuk pada petugas karena sumber daya manusia adalah faktor yang sangat penting. Kejadian tidak tersedianya  berkas  rekam  medis  di  rak  penyimpanan  saat  dibutuhkan  untuk  pelayanan  dapat terjadi  akibat  dari  faktor  petugas  yang  diantaranya  dari  faktor  tingkat  pendidikan,  beban  kerja petugas, dan pelatihan yang didapat dan lamanya pengalaman kerja petugas.  Semua petugas harus  mempunyai  kesempatan  untuk  mengikuti  pendidikan  berkelanjutan  yang  berguna  untuk meningkatkan ilmu pengetahuan tentang rekam medis (Kurniawati & Supriyono, 2015).
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya diketahui  petugas  pencari  file  berjumlah  11  orang  dan  24  orang  bertugas  untuk  menyimpan kembali  berkas rekam  medis  yang  telah  kembali  dari  poli  dan  dari  ruang assembling . Masing- masing  petugas  memiliki  tanggung  jawab  menyimpan  kembali  berkas  rekam  medis  di  rak penyimpanan yang telah ditentukan bagiannya masing-masing yaitu maksimal 4 nomor sub rak untuk  1  petugas.  Petugas  tersebut  juga  merangkap  sebagai  petugas  pencari  file,  petugas pendaftaran baik rawat jalan, rawat inap, dan IGD. Pegawai bagian Administrasi Medis (Minmed) RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dari 41 petugas rekam medis diantaranya masih ada petugas rekam medis dengan tingkat pendidikan terakhir pada jenjang SMA yaitu sebanyak 27 orang dan sisanya adalah dari jenjang D3 dan D4 rekam medis. Petugas dengan tingkat pendidikan yang sesuai  standar  dan  memliki  kompetensi  dapat  dengan  cepat  melakukan  pencarian  dan pengembalian  berkas  rekam  medis  terutama  untuk  melacak  berkas  yang  belum  diketahui keberadaanya.  Hal  ini  sesuai  dengan  penelitian  Putri  dkk  (2019)  yang  menyatakan  bahwa petugas rekam medis harus memiliki pendidikan standar sesuai dengan Permenkes agar cepat dalam  melakukan  pelaksanaan  pengelolaan  berkas  rekam  medis.  Umumnya  semakin  tinggi pendidikan yang dimiliki akan meningkatkan produktivitas kerja karyawan (Simanjuntak & Sirait, 2018).
Selain tingkat pendidikan, pengalaman kerja petugas yang lebih lama pasti akan memiliki kualitas pekerjaan yang lebih baik dan mempunyai keterampilan yang lebih baik dibandingkan petugas  yang  masih  memiliki  sedikit  pengalaman  kerja  yang  belum  terbiasa  untuk  melakukan pekerjaan  di  bagian filling sehingga  dapat mempengaruhi  pelayanan.  Oleh  sebab  itu,  petugas rekam medis yang telah mempunyai jangka waktu bekerja lebih lama maka akan hanya sedikit melakukan kesalahan dalam pengambilan atau pengembalian berkas rekam medis. Berdasarkan hasil pengamatan petugas bagian filling di RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya rata-rata memiliki pengalaman  kerja  yang  cukup  lama  sehingga  para  petugas  sudah  mahir  dalam  melakukan pelacakan berkas rekam medis yang belum ditemukan. Hal ini sesuai dengan penelitian Putri dkk (2019) yang menyatakan karyawan yang memiliki pengalaman yang lebih lama akan mempunyai keterampilan  yang  lebih  tinggi  karena  jika  memiliki  pengalaman  yang  lebih  banyak  dapat mempengaruhi kecepatan dan ketepatan pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis.
Usaha  meningkatkan  mutu  pelayanan  di  bagian filling untuk  mengurangi  tingkat  berkas yang  hilang, misfile, atau  kejadian  tidak  tersedianya  berkas  rekam  medis  di  rak  penyimpanan saat dibutuhkan untuk pelayanan maka ada baiknya mengadakan pelatihan untuk petugas filling dan  memberikan  kesempatan  kepada  petugas  rekam  medis  yang  ingin  melanjutkan pendidikannya  ke  jenjang  yang  lebih  tinggi  di  bidang  rekam  medis  untuk  meningkatkan pengetahuan serta keterampilan terhadap pengelolaan dokumen rekam medis.

## 3.2  Mengidentifikasi  Faktor  Tidak  Tersedianya  Berkas  Rekam  Medis  Saat  Pelayanan  di Bagian Filling RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dari Aspek Money
Faktor  penyebab  tidak  tersedianya  berkas  rekam  medis  yaitu  dari  aspek money .  Dana adalah suatu hal yang berperan untuk mencapai pelaksanaan suatu sistem di rumah sakit agar tercapai pelayanan yang baik dan cepat sesuai dengan yang diharapkan pasien  (Kurniawati & Supriyono,  2015)  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  tidak  terdapat  dana  khusus  untuk penyediaan  map  berkas  rekam  medis  yang  hilang  sebagai  pengganti.  Oleh  karena  itu, pengadaan dana di bagian filling yang didapatkan bukan berupa uang tetapi berupa barang yaitu persediaan  map  dan  formulir.  Hal  ini  sama  seperti  penelitian    Kurniawati  &  Supriyono  (2015)
dalam penelitiannya yang didapatkan bahwa tidak ada dana secara khusus melainkan dengan adanya  penyediaan  barang  berupa  formulir  rekam  medis  siap  pakai  di  setiap  bulannya. Sebaiknya  bagian  Administrasi  Medis  (Minmed)  menganggarkan  dana  khusus  untuk  bagian filling , agar bagian filling dapat meningkatkan kualitas pengadaan peralatan pendukung di ruang filling ,  sehingga  kegiatan  di  ruang filling dapat  berjalan  dengan  baik.  Penggunan  dana  sangat diperlukan dalam hal kegiatan rekam medis agar kegiatan rekam medis dapat berjalan dengan baik dan sarana prasarana dapat mendukung kegiatan tersebut agar berjalan lebih baik lagi (Wati & Nuraini, 2019)
3.3  Mengidentifikasi  Faktor  Tidak  Tersedianya  Berkas  Rekam  Medis  Saat  Pelayanan  di Bagian Filling RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dari Aspek Method
Faktor penyebab tidak tersedianya berkas rekam medis yaitu dari aspek method . Method (metode) adalah cara yang dilaksanakan dengan tepat sehingga sangat membantu petugas filling dan pekerjaan akan menjadi lebih cepat dan efektif dalam pelaksanaan sistem yang ada di rumah sakit.  Sistem  penyimpanan  yang  digunakan  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  adalah sentralisasi  yaitu  sistem  penyimpanan  dengan  cara  menyimpan  dokumen  rekam  medis  rawat jalan, rawat inap, maupun IGD disimpan dalam satu rak  penyimpanan. Sistem penjajaran yang digunakan yaitu sistem angka akhir, file dibagi menjadi 100 bagian utama melihat dari angka akhir dimulai dengan 00 akhir dan diakhiri dengan 99. Pertama kita melihat pada bagian angka akhir sebagai digit utama yang membawa petugas rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan, kemudian  dilihat  angka  pertama  dan  kemudian  dilihat  angka  tengah.  Sistem  penomoran yang digunakan yaitu menggunakan sistem nomor unit dimana bagi pasien yang datang berobat dan nomor rekam medis  tersebut akan  tetap  digunakan  untuk  kunjungan  berikutnya.  Hanya  ada  1 folder  berkas  rekam  medis  untuk  1  pasien.  Jika  petugas  tidak dapat memahami  metode yang telah  diterapkan  di  rumah  sakit  maka  kejadian  penelusuran  berkas  rekam  medis  yang  tidak tersedia atau hilang dapat terjadi dan dapat memperlambat pelayanan pasien. Kejadian tersebut seperti berkas rekam  medis yang tidak ada pada rak penyimpanan, penyimpanan berkas yang salah ( misfile ), dan petugas yang lupa menulis di buku ekspedisi saat pengambilan berkas. Jika berkas  rekam  medis  tidak  dapat  ditemukan  maka  data  medis  pasien  yang  ada  dalam  rekam medis tidak dapat diketahui dan menjadi tidak berkesinambungan.
Berdasarkan hasil observasi masih terdapat berkas rekam medis di rak penyimpanan yang salah letak ( misfile ) sehingga saat dicari berkas tersebut tidak ada dan petugas harus lebih teliti lagi dalam melakukan pencarian berkas karena letak berkas yang dicari mungkin berada di rak yang penempatannya tidak sesuai urutan nomor rekam medisnya.  Hal ini sesuai dengan hasil penelitian Pujilestari (2016)yang menyatakan bahwa pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran berkas  rekam  medis  masih  ditemukan  adanya  berkas  rekam  medis  yang  salah  letak  ( misfile ) yang disebabkan karena ketidaktelitian petugas dalam melakukan penyimpanan.
3.4  Mengidentifikasi  Faktor  Tidak  Tersedianya  Berkas  Rekam  Medis  Saat  Pelayanan  di Bagian Filling RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dari Aspek Material
Faktor penyebab tidak tersedianya berkas rekam medis yaitu dari aspek material. Material ( bahan)  adalah  suatu  produk  atau  fasilitas  yang  digunakan  dalam  menunjang    tujuan  dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang dibutuhkan rumah sakit. Dari hasil pengamatan di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  bahan  kertas  pada  map  berkas  rekam  medis  yang digunakan  sudah  cukup  tebal  sehingga  kemungkinan  tingkat  berkas  yang  hilang  untuk  tidak ditemukan adalah sangat kecil.
Faktor peneyebab dari aspek material ini adalah tempat penyimpanan berkas rekam medis yang  terlalu  tinggi  sehingga  membuat  petugas  pencari  berkas  kesulitan  dalam  mencari  dan meletakkan  kembali  berkas  rekam  medis  yang  telah  kembali  dari  pelayanan,  sehingga  saat dibutuhkan petugas kesulitan mencari berkas yang tidak ada pada rak penyimpan karena masih ada  petugas  yang  belum  meletakkan  berkas  rekam  medis  yang  telah  kembali  dari  pelayanan sebelumnya.  Menurut  penelitian  Safitri  &  Dyah  (2013),  menyatakan  bahwa  faktor  bahan  yang tidak  memenuhi  persyaratan maka tingkat  kejadian missfile akan semakin  tinggi.  Hal  ini  dapat terjadi  misalnya  karena  banyaknya  berkas  rekam  medis  pasien  membuat  rak  file  penuh  dan mengakibatkan dokumen rekam medis berdesak-desakan dalam penyimpanan, sehingga terjadi missfile . Hal ini menyebabkan pelayanan pasien rawat jalan menjadi terhambat karena petugas harus  mencari  berkas  rekam  medis  dengan  teliti  dan  membutuhkan  waktu  yang  lama  karena kemungkinan  berkas  tersebut  belum  kembali  dari  poli,  salah  letak  saat  penyimpanan  ( misfile ),
petugas  yang  bertanggung  jawab  menyimpan  berkas belum melakukan  penyimpanan  kembali pada berkas tersebut, berkas sudah keluar dari rak penyimpanan tetapi petugas belum menulis di buku ekspedisi dan atau berkas hilang. Sebaiknya petugas yang mendapat bagian tugas dalam penyimpanan berkas rekam medis lebih teliti lagi dalam menempatkan berkas rekam medis, yaitu dengan meletakkan berkas dengan tepat waktu dan menempatkannya sesuai dengan nomor rak yang telah ditentukan bagiannya pada masing-masing petugas penyimpanan.
3.5  Mengidentifikasi  Faktor  Tidak  Tersedianya  Berkas  Rekam  Medis  Saat  Pelayanan  di Bagian Filling  RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dari Aspek Machine
Faktor  penyebab  tidak  tersedianya  berkas  rekam  medis  yaitu  dari  aspek machine. Berdasarkan  hasil  observasi  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya faktor machine yang  dapat mempengaruhi  terjadinya  kesulitan  dalam  pencarian  berkas  rekam  medis  adalah  karena penggunaan tracer yang  belum  maksimal. Tracer sebagai  alat  bantu  dalam  melakukan pengambilan  atau  pengembalian  berkas  rekam  medis  untuk  mengurangi  kejadian  salah  letak ( misfile ) dan hilangnya berkas rekam medis. Persediaan tracer di bagian filling RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya terbilang cukup banyak. Akan tetapi, di RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya telah  menggunakan  SIMRS  dalam  melakukan  pencarian  berkas  rekam  medis  yang  belum diketahui keberadaannya.
Petugas yang telah bekerja lebih lama di bagian filling akan memiliki tingkat pemahaman yang baik tentang tata letak berkas rekam medis, sehingga petugas yang sudah lama bekerja tidak memperdulikan tentang aturan penggunaan tracer . Menurut hasil penelitian Safitri & Dyah (2013)bahwa  tracer  digunakan  sebagai  kartu  pengganti  dokumen  rekam  medis  yang  diambil untuk keperluan pelayanan rekam medis dan apabila dokumen selesai digunakan dapat diambil kembali tracer tersebut.  Petugas  rekam  medis  baru  yang  tingkat  pendidikannya  rekam  medis, mereka akan kesulitan dalam pencarian berkas rekam medis karena tidak sesuai dengan teori penerapan rekam medis dan petugas baru tersebut akan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam  melakukan  pencarian  berkas.  Jika  berkas  rekam  medis  masih  belum  ditemukan  maka petugas akan terus mencari berkas tersebut di tempat tumpukan berkas rekam medis yang belum diletakkan  dalam  rak  penyimpanan  dan  seterusnya  akan  dilakukan  pencarian  sampai  berkas rekam medis yang tidak ada pada rak tersebut diketahui keberadaannya atau ditemukan. Akan tetapi, selain dengan cara penelusuran history di SIMRS penggunaan tracer sangatlah penting untuk mengetahui keberadaan berkas rekam medis terakhir keluar.
Dari  permasalahan  tidak  tersedianya  berkas  rekam  medis  saat  pelayanaan  sehingga menimbulkan  salah  satunya  adalah  berkas  salah  letak  ( misfile )  dan  petugas pencarian  berkas lama saat mencari,  sehingga peneliti mengusulkan solusi berupa pemberian kode warna pada map  rekam  medis  pada  penomoran  2  digit  angka  terakhir  untuk  memudahkan  petugas  dalam pengambilan dan penjajaran berkas rekam medis sehingga dapat meminimalisir kejadian misfile . Kode warna adalah kode yang dimaksudkan untuk memberi warna tertentu pada sampul rekam medis untuk mencegah kesalahan penyimpanan dan memudahkan mencari berkas rekam medis yang salah simpan (Depkes RI, 2006).
Gambar 1. Penerapan kode warna berkas RM
Gambar  1  merupakan  contoh  penerapan  kode  warna  pada  berkas  rekam  medis. Pemberian kode warna pada penomoran diterapkan pada 2 angka terkahir pada dokumen. Kode warna  yang  akan  diterapkan  pada  map  rekam  medis  tersebut  yaitu    terbuat  dari  stiker  kode warna.

## Gambar 2. Kode warna pada map rekam medis
Gambar 2 menunjukkan desain penambahan kode warna pada kotak penomoran berkas rekam medis tanpa merubah desain map berkas rekam medis serta letak penomoran pada map rekam medis yang sudah ada di  RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dimana pemberian nomor rekam medis dengan kode warna ini diterapkan pada 2 digit angka terakhir yaitu seperti gambar di  atas  pada  kotak  warna  merah  dan  kuning.  Setiap  angka  yang  digunakan  nantinya  akan berbeda warna sehingga jika ada  berkas rekam medis yang salah letak ( misfile ) dengan kode warna  yang  berbeda  akan  lebih  mudah  untuk  ditemukan  oleh  petugas  dan  pencarian  dan penyimpanan  berkas  rekam  medis  akan  lebih  mudah  dan  cepat.  Hal  ini  sesuai  dengan  hasil penelitian  Nissa  &  Mulyono  (2014)  yang  menyatakan  bahwa  map  rekam  medis  dengan  kode warna  dapat  menghindari  kejadian misfile atau  salah  letak  dan  untuk  memudahkan  petugas dalam mencari map rekam medis yang salah letak.

## 4. Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
a.  Faktor tidak tersedianya berkas rekam medis saat pelayanan di bagian filling RUMKITAL Dr. Ramelan  Surabaya  dari  aspek Man diantaranya  adalah  dari  tingkat  pendidikan  dan pengalaman kerja petugas.
b.  Faktor tidak tersedianya berkas rekam medis saat pelayanan di bagian filling RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dari aspek Money adalah tidak terdapat dana khusus untuk penyediaan map  berkas  rekam  medis  khusus  untuk  pengganti  berkas  yang  hilang  atau  masih  dalam proses pencarian.
c.  Faktor tidak tersedianya berkas rekam medis saat pelayanan di bagian filling RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dari aspek Method yaitu dari faktor penyimpanan berkas yang salah letak ( misfile ),  dan  petugas  yang  lupa  menulis  di  buku  ekspedisi  saat  pengambilan  maupun pengembalian berkas rekam medis.
d.  Faktor tidak tersedianya berkas rekam medis saat pelayanan di bagian filling RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dari aspek Material yaitu map berkas yang rusak karena isi berkas yang terlalu banyak sehingga isi dari map tersebut tercecer atau hilang karena terlepas dari map berkas.
e.  Faktor tidak tersedianya berkas rekam medis saat pelayanan di bagian filling RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya dari aspek Machine yaitu penggunaan tracer yang belum maksimal.

## 4.2 Saran
a.  Ada  baiknya  mengadakan  pelatihan  untuk  petugas filling dan  memberikan  kesempatan kepada  petugas rekam  medis  yang  ingin  melanjutkan  pendidikannya  ke  jenjang  yang  lebih tinggi di bidang rekam medis untuk meningkatkan pengetahuan serta keterampilan terhadap pengelolaan dokumen rekam medis.
b.  Untuk  menghindari misfile ,  petugas  melakukan  penyisiran  dokumen  rekam  medis  secara periodik  untuk mengembalikan  dokumen  rekam  medis  yang  salah  letak  tersebut  pada tempatnya  yang  benar,  sehingga  dalam  pengambilan  kembali  dokumen  rekam  medis  lebih cepat.
c.  Untuk  memudahkan  dalam  penyimpanan  dan  penjajaran  dokumen  rekam  medis menambahkan kode warna pada bagian penomoran di map rekam medis.
d.  Meningkatkan sarana dan prasarana bagian filling seperti membeli alat bantu kerja petugas di bagian filling seperti  tangga  yang  ergonomis  untuk  membantu  petugas  mengambil  berkas rekam  medis  di  rak  penyimpanan  yang  sulit  dijangkau  petugas  serta  untuk  menjaga keselamatan kerja para petugasnya.
e.  Penggunaan tracer diterapkan  secara  maksimal  sesuai  dengan  SPO  rumah  sakit  untuk mempermudah  petugas  dalam  pencarian  berkas  rekam  medis  yang  belum  diketahui keberadaannya selain melakukan pencarian melalui SIMRS.

## Daftar Pustaka
Depkes  RI.  2006. Pedoman  Penyelenggaraan  dan  Prosedur  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  di Indonesia . Jakarta: Depkes RI.
Hatta, G.R. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana  Pelayanan Kesehatan . Edisi Revisi 3. Jakarta: Universitas Indonesia Press.
Kemenkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis . Jakarta: Kemenkes RI.
.  2009. Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009.  Tentang  Rumah Sakit. Jakarta: Presiden RI.
Kurniawati, A, Supriyono A. 2015. Analisis Deskriptif Faktor Penyebab Kejadian Missfile di Bagian Filling  Rawat  Jalan  RSUD  Dr.  M.  Ashari  Pemalang  Tahun  2015 :  Jurnal. http://eprints.dinus.ac.id/17447/.pdf (1 Maret 2020)
Nissaa, K., Lestar, T. and Mulyono, S. (2014). Pengembangan Desain Map Rekam Medis (Folder) dengan Kode Warna Di RSUD Pandan Arang Boyolali . (2), p. 158.
Notoatmojo, Soekidjo. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Nugroho T, F. 2015. Faktor-Faktor Penyebab Tidak Tersedianya Berkas Rekam Medis di Bagian Penyimpanan  Rekam  Medis  pada  Saat  Pelayanan  di  Happy  Land  Medical  Centre Yogyakarta . Tugas Akhir. Universitas Gadjah Mada: Yogyakarta. http://etd.repository.ugm.ac.id/penelitian/detail/88289.pdf(4 Maret 2020)
Pujilestari  A,  dkk.  2016. Pelaksanaan  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Berdasarkan Unsur Manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta. Skripsi thesis. Publikasi Ilmiah , pp.
1 –18. Universitas Muhammadiyah Surakarta: Surakarta. http://eprints.ums.ac.id/46472/28/NASKAH%20PUBLIKASI.pdf(10 April 2020)
Putri,  W.  A,  dkk.  2019. Faktor  Penyebab  Missfile  pada  Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit .
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia. 7(2), p. 140. doi: 10.33560/jmiki.v7i2.232.
Safitri D, Dyah E. 2013. Faktor-Faktor Penyebab Kejadian Missfile di Bagian Filing Rumah Sakit Islam Kendal Periode 2013 : Jurnal. http://ir.obihiro.ac.jp/.pdf (4 Maret 2020)
Simanjuntak  E,  Lisna,  W.  2018. Faktor-faktor  Penyebab  Terjadinya  Misfile  di  Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Mitra Medika Medan Tahun 2017 . 3 (1).
https://media.neliti.com/media/publications/299192-faktor-faktor-penyebab-terjadinya- missfi-af5f745c.pdf(4 Maret 2020)
Wati,  T.G,  Novita,  N.  2019. Analisis  Kejadian  Missfile  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di Puskesmas Bangsalsari . J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan. 1 (1). https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remi/article/view/1932.pdf(14 Mei 2020)