## MULTILEVEL INDEXING PADA PROSES TEMU KEMBALI DOKUMEN DIGITAL

## Jayanta
Fakultas Ilmu Komputer, Program Studi Teknik Informatika Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta Email: anta.jayanta@gmail.com
Titin Pramiyati Sistem Informasi Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta titin.harsono@gmail.com

## ABSTRAK
Dokumen  digital  adalah  sebuah  konsep  pengumpulan,  penyimpanan  dan  pengelolaan  informasi dalam  bentuk  cetakan  atau  gambar  elektronik yang  dapat  dipakai  sebagai  bukti  atau  keterangan. Penggunaan  dokumen  digital  yang  dianggap  lebih  efisien  dalam  pengiriman  dokumen  terkait  dengan kemudahan  akses,  dan  temu  kembali  dokumen  menjadikan  dokumen  digital  menjadi  alternatif  yang digunakan  pada  proses  administrasi  kegiatan  tri  darma  perguruan  tinggi  tenaga  pendidik.  Pengambilan kembali  dokumen  menjadi  kemudahan  tersendiri  ketika  dokumen-dokumen  disimpan  dalam  bentuk elektronik  yang  dapat  digunakan  kepada  pengguna  dokumen  baik  individual  maupun  organisasi. Penyediaan  kemudahan  mendapatkan  kembali  dokumen  kegiatan  tri  darma  perguruan  tinggi  yang dilakukan  oleh  tenaga  pendidik  merupakan  masalah  yang  dibahas  dalam  penelitian  yang  dilakukan. Permasalahan  dalam  pencarian  dokumen  ini  dapat  diselesaikan  dengan  membuat  mekanisme  pencarian dokumen  secara  otomatis  dengan  memanfaatkan multilevel  indexing pada  penyimpanan  dokumen  yang diorganisasikan  berdasarkan  kategori  menjadi  topik  dalam  pembahasan  makalah  ini.  Metode  yang dilakukan  pada  penelitian  ini  terdiri  dari  tahap  analisis  penyimpanan  dokumen  digital  tenaga  pendidik, analisis  penggunaan  multilevel  indexing  untuk  penanganan  temu  kembali  dokumen  tenaga  pendidik, tahap  penyiapan  aplikasi  temu  kembali,  dan  tahap  ujicoba.  Hasil  yang  diperoleh  adalah  implementasi pencarian  dokumen  digital  tenaga  pendidik  menggunakan  multilevel  indexing,  dalam  bentuk  aplikasi temu kembali yang fleksibel.
Kata kunci: dokumen digital, temu kembali dokumen, multilevel indexing.

## ABSTRACT
Digital  documents  are  a  concept  of  collecting,  storing  and  managing  information.  This  document may be in the form of electronic prints or images that may be used as evidence, and information. There is the assumption that the use of digital documents can be more efficient in accessing, reusing documents, and  sending  documents.  The  search  for  digital  documents  automatically  becomes  an  alternative  in providing access services to the document of "Tri Darma Perguruan Tinggi" when the document will be reused.  Retrieving  documents  easily  is  a  topic  discussed  in  this  research.  Application  development  to retrieve  documents  by  applying  multilevel  indexing  techniques  becomes  an  option  to  resolve  document retrieval  issues.  Multilevel  indexing  techniques  are  used  because  the  documents  to  be  searched  are organized in categorization, therefore indexing is required. The method used in this research consisted of analysis  phase  of  digital  document  storage,  multilevel  indexing  usage  analysis  for  document  retrieval, preparation phase of retrieval document application, and test phase. The results obtained are applications that implement digital document search for educators using multilevel indexing.
Keywords: digital document, document retrieval, multilevel indexing.

## 1. PENDAHULUAN
Dokumen digital dalam proses administrasi di bidang akademik khususnya administrasi bagi tenaga pendidik  sangat  penting,  hal  ini  dikarenakan  tenaga  pendidik  yang  terdaftar  sebagai  tenaga  tetap  harus melengkapi  dokumen  akademik  yang  dimiliki  dalam  bentuk  elektronik.  Dokumen  dalam  bentuk  digital juga  dibutuhkan  dalam  proses  administrasi  tri  darma  perguruan  tinggi  yang  dilakukan  oleh  tenaga pendidik,  seperti  kegiatan  penelitian  pada  situs  sistem  penelitian  dan  pengabdian  kepada  masyarakat
(simlitabmas)  pendidikan  tinggi,  yang  mengharuskan  tenaga  pendidik  menggunakan  dokumen  digital dalam  penyampaian  proposal  penelitian  dan  pengabdian  yang  diajukan    [1].  Kebutuhan  yang  sangat penting  terhadap  ketersediaan  dokumen  digital  tenaga  pendidik  adalah  pada  proses  pembuktian  beban kinerja  dosen  yang  harus  dilaporkan  secara  berkala  tiap  semester  yang  meliputi  kegiatan  tri  darma perguruan tinggi.
Dokumen digital dapat berfungsi sebagai arsip dalam format elektronik. Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang penting bagi suatu organisasi. Infomasi yang berkaitan dengan perkembangan dan kegiatan  operasional  suatu  organisasi  akan  senantiasa  terjaga  seiring  dengan  terjaganya  arsip  organisasi tersebut. Arsip bagi suatu organisasi tidak sekedar menjadi bukti sejarah, tetapi memiliki berbagai fungsi dan  nilai  guna.  Arsip  akan  dibutuhkan  oleh  pimpinan  sebagai  bahan  pertimbangan  dalam  mengambil keputusan organisasi [2].
Berdasarkan  pada  peran  dokumen  digital  dalam  pengambilan  keputusan  dan  fungsi  dokumen kegiatan  tri  darma  yang  dapat  digunakan  untuk  berbagai  tujuan  seperti  akreditasi,  pembuatan  laporan beban  kinerja  dosen,  peningkatan  karier  dosen  dan  kebutuhan  lain,  menjadi  latar  belakang  dilakukan penelitian  untuk  membuat  teknik  pencarian  dokumen  digital  dengan  memperhatikan  cara  penyimpanan dokumen.  Sistem  informasi  tenaga  pendidik  (SIT-Didik)  UPNVJ  [3]  adalah  sistem  informasi  dokumen digital  kegiatan  tri  darma  perguruan  tinggi  di  Universitas  Pembangunan  Nasional  Veteran  Jakarta (UPNVJ).  Teknik  penyimpanan  dokumen  digital  pada  SIT-Didik  menggunakan  teknik  kategori  dengan mengadaptasi  teknik  penyimpanan file dalam directory .  Teknik  penyimpanan  dokumen  SIT-Didik digunakan  sebagai  studi  kasus  pada  penelitian  ini  dikarenakan  SIT-Didik  mengorganisasikan  dokumen digital  tenaga  pendidik  dengan  konsep tree (pohon)  untuk  mendukung  mekanisme  pencarian  yang terstruktur [4].
Penyimpanan dokumen digital pada SIT-Didik diorganisasikan berdasarkan kategori, dengan Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN) sebagai  kategori root ,  yang secara berurut diikuti oleh  kategori  kegiatan dari  tri  darma,  sub  kategori  tri  darma,  tipe  dokumen,  dan  koleksi  dokumen  ( file )  seperti  terlihat  pada Gambar 12. Berkas yang disimpan merupakan dokumen yang dibedakan sesuai dengan jenis surat, seperti surat keputusan, sertifikat, atau jenis surat lainnya.

## Gambar 12. Struktur Pohon Organisasi Penyimpanan Dokumen SIT-Didik
SIT-Didik  dibangun  untuk  memberi  kemudahan  kepada  tenaga  pendidik  dalam  mengumpulkan, menyimpan dan memelihara berkas kegiatan darma pendidikan, penelitian,  pengabdian pada masyarakat (PPM), dan kegiatan penunjang. ketersediaan dokumen digital akan memberikan informasi yang lengkap tentang kegiatan tri darma tenaga pendidik, sehingga dapat membantu dalam kegiatan peningkatan karir, pelaporan kegiatan tenaga pendidik, pengendalian kegiatan tri darma perguruan tinggi, dan distribusi data akademik  tenaga  pendidik.  Penyediaan  dokumen  digital  dimaksudkan  agar  pengelolaan  materi-materi tersebut  dapat  menjadi  lebih  baik  dan  efisien  sekaligus  sebagai  sarana knowledge  repository ,  dan knowledge sharing [5].
Temu  kembali  dokumen  pada  penyimpanan  dokumen  yang  diorganisasikan  secara  berkategori merupakan  permasalahan  yang  dijadikan  topik  makalah  ini.  Temu  kembali  dokumen  dengan  teknik pencarian  menggunakan pendekatan peng-indeksan  menjadi pilihan  untuk  menyelesaikan permasalahan. Teknik pengindeksan yang digunakan adalah multilevel indexing yang menyimpan data indeks dalam file database , sehingga data indeks menjadi lebih ringkas.
Hasil  yang  diperoleh  dari  implementasi  temu  kembali  dokumen  menggunakan multilevel  indexing memberikan  kemudahan  kepada  pengguna  sistem  untuk  mendapatkan  kembali  dokumen  digital  pada media  simpanan,  dan  teknik  pengindeksan multilevel menjadikan  penambahan  indeks  untuk  kebutuhan dengan penambahan kategori, sub kategori, tipe dokumen, dan koleksi dokumen menjadi lebih mudah.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Tahapan yang dilakukan pada penelitian ini terdiri dari tahap analisis penyimpanan dokumen digital tenaga  pendidik,  analisis  penggunaan multilevel  indexing untuk  penanganan  temu  kembali  dokumen tenaga pendidik, tahap penyiapan aplikasi temu kembali, dan tahap ujicoba, seperti terlihat pada Gambar 13 .  Tahap  analisis  penyimpanan  dokumen  digital  tenaga  pendidik  dilakukan  untuk  menentukan  teknik temu kembali dokumen yang disesuaikan dengan teknik penyimpanan dokumen yang terdapat pada SIT- Didik. Teknik temu kembali dokumen yang dianalisis adalah pencarian dokumen berdasarkan kata kunci, dan  pencarian  dokumen  berdasarkan  indeks.  Tahap  analisis  penggunaan multilevel  indexing untuk penanganan temu kembali dokumen tenaga pendidik dilakukan untuk menentukan apakah pengindeksan multilevel dapat digunakan sebagai teknik pencarian dokumen.

## Gambar 13.  Metode Penelitian
Tahap  penyiapan  aplikasi  temu  kembali  yang  dilakukan  adalah  tahap  pembangunan  aplikasi  temu kembali menggunakan teknik pengindeksan multilevel yang mudah digunakan, pada tahap ini antar muka ( interface ) yang dibuat masih belum memperhatikan estetika antar muka. Tahap ini juga dibangun dengan memperhatikan  kemudahan  dalam  penambahan  jenis  kaegori,  sub  kategori,  dan  jenis  dokumen  yang disimpan.  Tahap  ujicoba  adalah  pengujian  terhadap  aplikasi  yang  dibuat.  Hasil  akhir  dari  penelitian  ini adalah  aplikasi  temu  kembali  dokumen  digital  yang  sesuai  dengan  teknik  penyimpanan  dokumen berkategori.  Aplikasi  yang  dihasilkan  cukup  fleksibel  dalam  penambahan  spesifikasi  kategori,  sub kategori, dan jenis surat.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem  Temu  Kembali  Informasi  adalah  teknik  mencari  informasi  dalam  suatu  dokumen,  mencari dokumen  itu  sendiri,  dan  mencari  metadata  yang  menggambarkan  suatu  dokumen.  Sistem  ini berkonsentrasi  pada  representasi,  penyimpanan,  pengorganisasian,  akses,  dan  distribusi  informasi  [6]. Fungsi  dari  sistem  temu  kembali  informasi  adalah  membantu  pencarian  informasi  dengan  memberikan kumpulan  informasi  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna.  Sistem  temu-kembali  informasi  dibuat dengan teknik  pencarian dokumen atau informasi berdasarkan pada permintaan pengguna berupa query , dan jawaban dari permintaan tersebut adalah sekumpulan dokumen yang relevan.
Teknik  pencarian  dokumen  dilakukan  pada  kumpulan  dokumen  yang  sudah  ditentukan  indeksnya terlebih  dahulu  dan  ditempatkan  pada  basisdata.  Berdasarkan  indeks  ini  akan  dilakukan  pencarian dokumen  yang  relevan.  Pencarian  dokumen  dilakukan  berdasarkan  pada  permintaan  ( request )  yang diubah  menjadi query melalui  proses  operasi  teks  sehingga  akan  diperoleh term  index yang  digunakan untuk  mendapatkan  indeks  koleksi.  Hasil  pencarian  akan  diberikan  dalam  bentuk  kumpulan  dokumen yang  relevan  dengan query dan    telah  dirangking,  sebagaimana  terlihat  pada Gambar  14 .  Sistem  temu kembali  dokumen  pada  dasarnya  dibagi  dalam  dua  komponen  utama  yaitu  sistem  pengindeksan ( indexing ) yang menghasilkan database sistem, dan proses temu kembali yang merupakan gabungan dari user interface dan look-up-table .

## Gambar 14. Teknik Temu Kembali Dokumen
Saat  ini,  dokumen  digital  digunakan  atas  kesadaran  adanya  upaya  untuk  mengurangi  penggunaan kertas,  kemudahan  penyimpanan  dokumen,  pencarian  kembali  dokumen  yang  lebih  efisien,  dan penghematan biaya pemeliharaan dokumen. Dokumen kegiatan tri darma yang dilakukan tenaga pendidik dapat  disiapkan  dalam  bentuk  digital  menjadi  suatu  keharusan.  Penyimpanan  dokumen  pada  media elektronik  seperti hard  disk dalam  komputer,  membutuhkan  pengelolaan  dokumen  digital  karena  selain menyangkut  tempat  penyimpanan  juga  menyangkut  mendapatkan  kembali  ( retrieval )  dokumen  apabila akan digunakan atau dilakukan pencarian ( search ) terhadap dokumen tersebut. Sistem manajemen dokumen merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan penyimpanan dokumen digital berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat [7]. Sistem manajemen dokumen menyediakan  tempat  penyimpanan  yang  terpusat  ( centralized  repository ).  Sistem  manajemen  dokumen bermanfaat  dalam  mengefektifkan  dan  mengefisienkan  proses  bisnis.  Manfaat  utama  dari  sistem manajemen  dokumen  adalah  pengguna  dapat  menemukan  informasi  yang  dibutuhkan  dengan  cepat, sehingga proses menjadi lebih cepat, baik dan murah [8].
Indexing (pengindeksan) adalah sebuah teknik struktur data  yang digunakan untuk  mengefisienkan pengambilan record dari file database berdasarkan  pada  beberapa  atribut  yang  telah  diindeks. Pengindeksan  pada  sistem database sama  seperti  apa  yang  kita  lihat  pada  pengindeksan  buku. Indeks record terdiri  dari  nilai search-key dan pointer (penunjuk  data).  Pengindeksan multilevel ( multilevel index )  disimpan  bersama  dengan file database  dalam  satu  media  simpanan.  Ukuran  indeks  akan meningkat  seiring  dengan  peningkatan  basisdata  dimana  indeks  tersebut  digunakan.  Kebutuhan penyimpanan  indeks rekord pada  memori  utama  bertujuan  untuk  mempercepat  proses  penyimpanan. Pengindeksan multilevel membantu  dalam  memecah  pengindeksan  yang  berukuran  besar  menjadi beberapa indeks yang lebih kecil. Pengindeksan multilevel membentuk indeks terluar dengan ukuran yang kecil sehingga bisa disimpan dalam satu blok disk , yang dapat dengan mudah diakomodasi dimana saja di memori utama, Gambar 15. memperlihatkan ilustrasi pengindeksan multilevel .
Gambar 15. Pengindeksan Multilevel (sumber: https://www.tutorialspoint.com/dbms/dbms_indexing.htm)
Teknik  penyimpanan  dokumen  digital  pada  SIT-Didik  menggunakan  teknik  penyimpanan sebagaimana teknik penyimpanan file yang disimpan pada directory / folder . Nama kategori yang dijadikan sebagai root adalah NIDN tenaga pendidik. NIDN/NIK ini akan memiliki 4 sub kategori, yaitu kategori Pendidikan , Penelitian , PPM , dan Penunjang . Setiap sub kategori akan  memiliki sub-sub kategori  yang merupakan kegiatan tri darma sesuai dengan ketentuan, seperti terlihat pada Gambar 16.

## Gambar 16. Teknik Penyimpanan Dokumen SIT-Didik

## 3.1 Tahap Analisis Teknik Pencarian Dokumen
Tahap  analisis  untuk menentukan  teknik  pencarian  dokumen  yang  digunakan  terdiri  dari  analisis teknik pencarian menggunakan kata kunci dan indeks. Analisis teknik pencarian menggunakan kata kunci menghasilkan  beberapa  pertimbangan,  seperti  penggunaan  format  tertentu  untuk  nama file dokumen, penggunaan kombinasi kata kunci, dan beberapa hambatan operasional yang akan ditemui. Hasil analisis terkait  dengan  penggunaan  kata  kunci  sebagai  dasar  dalam  pencarian  dokumen  adalah  kebutuhan  akan struktur  nama  dokumen  sebagai  sebagai  nama file yang  berisi  semua  kategori.  Struktur  nama  yang dibentuk  terdiri  dari  kombinasi  urutan  kategori,  masa  dokumen  (tahun  dan  semester  saat  dokumen dikeluarkan). Penggunaan struktur ini tidak memberikan kemudahan dan kenyamanan kepada pengguna.
Tabel 1. Format kata kunci
Jenis format Kombinasi format Pengguna Unary (menggunakan  satu  kata kunci) Posisi-1 Admin Posisi-2 Admin Posisi-3 Admin Posisi-4 Admin, TP (tenaga pendidik) Binary (menggunakan  dua  kata kunci) Posisi-1 + Posisi-2 Admin Posisi-1 + Posisi-3 Admin Posisi-1 + Posisi-4 Admin, TP (tenaga pendidik) Posisi-2 + Posisi-3 Admin Posisi-2 + Posisi-4 Admin, TP (tenaga pendidik) Posisi-3 + Posisi-4 Admin, TP (tenaga pendidik) 3-ary  (menggunakan  dua  kata kunci) Posisi-1 + Posisi-2 + Posisi-3 Admin, TP (tenaga pendidik) Posisi-1 + Posisi-2 + Posisi-4 Admin, TP (tenaga pendidik) Posisi-1 + Posisi-3 + Posisi-4 Admin, TP (tenaga pendidik) Posisi-2 + Posisi-3 + Posisi-4 Admin, TP (tenaga pendidik) 4-ary  (menggunakan  dua  kata kunci) Posisi-1  +  Posisi-2  +  Posisi-3  + Posisi-4 Admin, TP (tenaga pendidik)
Penggunaan  kata  kunci  dalam  pencarian  dokumen  menggunakan  format  kata  kunci  satu  kata ( unigram ),  format  kata  kunci  2  kata  ( bigram ), 3-gram ,  dan 4-gram sebagaimana  terlihat  pada Tabel  1 . Penggunaan  kata  kunci  dapat  memudahkan  pengguna  untuk  dalam  proses  pencarian,  akan  tetapi pengguna  harus  memahami  struktur  nama  dokumen  yang  digunakan.  Penggunaan  kata  kunci  dalam teknik  pencarian  dokumen  ini  memiliki  potensi  adanya  hambatan  operasional  yang  berkaitan  dengan pemberian nama dokumen yang harus dilakukan oleh pengguna.
Analisis  penggunaan  indeks  dalam  pencarian  dokumen,  dimana  indeks  menjadi search-key dan pointer bagi dokumen dan ditempatkan dalam file . Analisis ini menghasilkan pertimbangan bahwa teknik pengindeksan  yang  digunakan  harus  sesuai  dengan  teknik  penyimpanan  dokumen  yang  digunakan  pada SIT-Didik.  Teknik  pengindeksan  yang  digunakan  adalah multilevel  indexing dengan  tingkatan pengindeksan  dimulai  dari  kategori,  sub-kategori  dan  seterusnya  sesuai  dengan pedoman  beban  kerja dosen [9] yang  masih relevan dijadikan sebagai acuan .  Teknik pencarian ini tidak  mengharuskan nama dokumen dengan format tertentu sehingga tenaga pendidik dapat dengan mudah mencari dokumen yang diinginkan.

## 3.2 Tahap Analisis Penggunakan Multilevel Indexing Pada Pencarian Dokumen Digital
Tahap  analisis  penggunaan  indeks  dalam  pencarian  dokumen,  menghasilkan  keputusan  bahwa pengindeksan yang digunakan adalah multilevel indexing . Penggunaan pengindeksan ini didasarkan pada teknik  penyimpanan  dokumen  yang  berkategori  membutuhkan  adanya  pengindeksan  yang  bertingkat. Level indeks terluar berada pada root kategori, yaitu NIDN/NIK. Ilustrasi pengindeksan multilevel pada aplikasi ini terlihat pada Gambar 17.
Multilevel  indexing memungkinkan  setiap  kategori  memiliki  blok  indeks,  seperti  terlihat  pada Gambar  17.,  kata  kunci  yang  merupakan  tipe_dokumen  akan  dibuat  blok  indeks  terdiri  kata  kunci  dan pointer.  Pointer  pada  blok  indeks  ini  digunakan  untuk  menunjuk  ke  pointer  pada  indeks  tipe-dokumen. Pointer  pada  blok  indeks  tipe_dokumen  inilah  yang  digunakan  untuk  mendapatkan  kumpulan  dokumen oleh tenaga pendidik.

## Gambar 17. Ilustrasi Multilevel Indexing Pada Pencarian Dokuem SIT-Didik

## 3.3 Penyiapan Aplikasi Temu Kembali
Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah penyiapan aplikasi, dimana tahap ini merupakan kegiatan pembangunan  aplikasi  untuk  kebutuhan  ujicoba.  Konstruksi  aplikasi  temu  kembali  ini  masih  sederhana, seperti  terlihat  pada  Gambar  18.,  merupakan  antar  muka  yang  digunakan  untuk  melakukan  pencarian dokumen.  Pencarian  dokumen  dapat  dilakukan  oleh  pengguna  berdasarkan  jenjang  kategori,  dengan pilihan awal ( default ) adalah “semua kategori”.

## Gambar 18. Antar-Muka Aplikasi Pencarian Dokumen
Antar  muka  pencarian  dokumen  juga  memudahkan  pengguna  dalam  pencarian  dokumen  tertentu. Pencarian  dokumen  tertentu  dapat  dilakukan  melalui  proses  penentuan  kategori,  subkategori,  dan  tipe dokumen seperti pada potongan program berikut:
private ListModel getSearchResult() { DefaultListModel<SearchItem> list = new DefaultListModel<>(); Category selectedCategory = (Category) categoryList.getSelectedItem(); Subcategory selectedSubcategory = (Subcategory) subCategoryList.getSelectedItem(); DocumentType selectedType = (DocumentType) typeList.getSelectedItem(); // build regex based on selected String regex = selectedCategory.code + selectedSubcategory.code + selectedType.code + "-.*"; Collection<File> listFiles = FileUtils.listFiles(new File("data"), new RegexFileFilter(regex), DirectoryFileFilter.DIRECTORY ); for (File file : listFiles) { list.addElement(new SearchItem(file)); } return list; }
Pemilihan  kategori,  sub  kategori,  dan  tipe  dokumen  akan  menjadi  bagian  dari  struktur  indeks  yang  dibangun dan  sekaligus  untuk  membentuk folder dimana  dokumen  ditempatkan.  Teknik  ini  memungkinkan  pembangunan folder disesuaikan dengan kategori dari dokumen yang disimpan. Indeks yang terbentuk akan disatukan dengan nama berkas  dari  dokumen  yang  disimpan,  dan  akan  terbentuk  nama  berkas  baru  seperti  ini: B1000JI_20151- 0308046901-411-1068-1-PB. Nama  asli  dari  dokumen  pada  struktur  indeks  diletakan  pada  posisi setelah  NIDN/NIK  pengguna  (0308046901).  Nama  berkas  ini  akan  menjadi outer  index dalam  proses pencarian dokumen.
Tipe dokumen yang dapat disimpan pada aplikasi tidak dibatasi tipenya, oleh karenanya aplikasi ini menyediakan  fasilitas  untuk  menambah  dan  mengurangi  kategori,  sub  kategori,  atau  tipe  dokumen. Teknik  untuk  fasilitas  ini  dilakukan  dengan  cara  menulis  tipe  dokumen  yang  akan  ditambahkan  pada sebuah berkas berekstensi .txt yang akan dibaca oleh program. Isi berkas type.txt yang digunakan  untuk kebutuhan pengelompokan tipe dokumen yang disimpan adalah sebagai berikut:
SK__::Surat Keputusan JI__::Jurnal Ilmiah PROP::Proposal
Berkas type.txt ini juga berfungsi untuk kebutuhan pembatasan tipe dokumen yang dapat disimpan, sehingga  pengguna  tidak  dapat  menyimpan  dokumen  yang  tidak  sesuai  dengan  ketentuan.  Berikut  ini adalah proses inisialisasi data sesuai dengan kategori dan tipe dokumen berdasarkan berkas categories.txt dan type.txt .
private void initDefaultData() { categories = Category.loadFromFile("settings/categories.txt"); documentTypes = DocumentType.loadFromFile("settings/type.txt"); subcategories = new ArrayList<>(); for (Category category : categories) { if(category.subCategories != null) { for (Subcategory subCategory : category.subCategories) { subcategories.add(subCategory); } } } }

## 3.4 Ujicoba Aplikasi
Ujicoba aplikasi temu kembali dilakukan secara terpisah dari SIT-Didik, sehingga untuk melakukan pencarian dokumen terlebih dahulu dilakukan penyimpanan dokumen untuk mengetahui pembentukan indeks dan folder dokumen yang telah ditentukan. Hasil dari proses penyimpanan seperti terlihat pada
Gambar  19.  Tipe  dokumen  yang  disimpan  adalah  dokumen  proposal  dengan  tahun  dari  dokumen adalah 2016 pada semester genap. Dokumen ini merupakan kegiatan darma penelitian (B).

## Gambar 19. Hasil Ujicoba Menyimpanan Dokumen
Ujicoba pencarian dokumen dilakukan dengan berbagai kebutuhan pencarian, dan berikut ini adalah hasil ujicoba tersebut:
a. Pilihan awal yang ditetapkan adalah “semua kategori” menampilkan semua dokumen yang telah disimpan,  seperti  terlihat  pada  Gambar  18. Penggunaan  pilihan  ini  akan  memberikan  informasi yang  cepat  karena  semua  dokumen  akan  ditampilkan.  Pilihan  “semua  kategori”  akan memberikan  pencarian  yang  efisien  jika  pengguna  terbiasa  menggunakan  nama  berkas  yang terstruktur sehingga mudah diingat oleh pengguna.
b. Pilihan pencarian dokumen  sesuai  kategori akan  membantu pencarian pada saat dokumen  yang tersimpan telah banyak sehingga tidak dapat ditampilkan dalam satu layar. Pilihan ini juga akan membantu pengguna yang tidak terbiasa menggunakan nama berkas yang mudah diingat.
Nama berkas yang ditampilkan pada proses pencarian tidak menyertakan indeks yang dibentuk sehingga memberi kemudahan kepada pengguna untuk memilih berkas yang dicari. Jika nama berkas yang ditampilkan seperti pada
c. Gambar 19., akan membuat pengguna kesulitan, karena nama berkas yang terlalu panjang.
d. Akses langsung ke dokumen tanpa melalui mekanisme menu download pada antar muka aplikasi temu  kembali  memberi  kemudahan  kepada  pengguna  untuk  dapat  memastikan  kebenaran  isi dokumen.

## 4. KESIMPULAN
Multilevel  indexing dapat  digunakan  sebagai  dasar  pencarian  dokumen  digital  yang  disimpan menggunakan teknik penyimpanan directory / folder . Aplikasi temu kembali yang dirancang dengan untuk pencarian  dokumen  dapat  dioperasikan  dengan  mudah,  dan  pemilihan  kategori,  sub  kategori,  dan seterusnya dapat mengarahkan pengguna untuk mendapatkan dokumen yang dicari dengan benar.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Kami  mengucapkan  terimakasih  kepada  UPN  Veteran  Jakarta  yang  telah  memberi  dana  bantuan penelitian sehingga penelitian ini dapat diselesaikan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] DRPM  Kemristekdikti.  (2016). Panduan  Pelaksanaan  Penelitian  dan  Pengabdian  kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi Edisi X Tahun 2016 . Edisi X. 2. DRPM Kemristekdikti.
[2] Sutirman (2015). “Manajemen Arsip Elektronik”. Lab. Adm. Perkantoran FE UNY . pp. 1–8.
[3] S.  Bakri,  H.  Mahfud,  and  T.  Pramiyati.  (2017).  “Dokumentasi  Digital:  Aplikasi  Penyimpanan  dan Pengambilan Dokumen Digital Tenaga Pendidik”. Prosiding Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia (Semnasteknomedia) 2017 . 2017th ed. pp. 79–83.
[4] H.  Meuss  and  C.  M.  Strohmaier.  (1999).  “Improving  Index  Structures  for  Structured  Document Retrieval”. 21st BCS IRSG Colloquium on IR . pp. 1–14.
[5] F.  Panduwinata.  (2010).  “Perancangan  Sistem  Manajemen  Dokumen  Elektronik  Untuk  Materi  e- learning Sebagai Sarana Knowledge Repository dan Knowledge Sharing”. Seminar Ilmiah Nasional Kommit.
[6] A.  Wibowo.  (2011).  “Pengujian  Kerelevanan  Sistem  Temu  Kembali  Informasi,” Semin.  Nas.  Ilmu Komput. no. 1. pp. 1–8.
[7] E. M. Awad, and H. M. Ghaziri. (2004). Knowledge Management . Pearson Education. Inc.
[8] T.  Suryana  and  D.  Florence.  (2013).“Sistem  Manajemen  Dokumen,” Komputa-Jurnal  Ilmiah Komputer dan Informatika . Vol.1 pp. 1–16.
[9] D.  P.  Dirjen  DIKTI.  (2010). Pedoman  beban  kerja  dosen  dan  evaluasi  pelaksanaan  tridharma perguruan tinggi .