## JURNAL SOSAINS

## JURNAL SOSIAL DAN SAINS
VOLUME 3 NOMOR 11 2023 P-ISSN 2774-7018, E-ISSN  2774-700X
PENINGKATAN DISEMINASI INFORMASI, PROMOSI, DAN CITRA POSITIF INSTITUSI MELALUI PERAN DUTA ITS
Ida Akbar, Pratino Aditya Tama, Putri Pratama Ohorella, Satria Mahardhika
Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Indonesia Email: idaakbar@its.ac.id, edapoenya@gmail.com, inoadityatama@its.ac.id, putriohorella23@gmail.com, satriam28799@gmail.com
Kata kunci: Layanan Publik,
Whistle Blowing
System,
Keterbukaan
Informasi Publik, User Experience,
User Interface Keywords:
Public Service,
Whistle Blowing System, Public
Information Openness, User Experience, User Interface
.

## ABSTRAK
Latar Belakang: Untuk mencapai visi“Membumi untuk Mendunia”, ITS memerlukan dukungan secara nyata dari seluruh civitas akademika, tanpa terkecuali mahasiswa, yang berperan sebagai Agent of Change. Peran mahasiswa sebagai Agent of Change dinilai mampu  mencerminkan  citra  institusi  karena  mahasiswa  merupakan  representasi  dari suatu Perguruan Tinggi.
Tujuan: Tujuan  penulisan  untuk  mempertahankan  citra  positif  institusi  sebagai World Class University dan salah satu PTN-BH terbaik di Indonesia. Salah satu cara yang  dapat  dilakukan  untuk  mempertahankan  citra  positif  institusi  adalah  dengan menjaring mahasiswa-mahasiswi terbaik melalui program pemilihan Duta ITS .
Metode :  Penelitian ini dibuat dengan metode  yang mengacu pada pemetaan program kerja  ITS  dan  UKP,  perancangan  strategi  sosialisasi  dan  promosi,  hingga  proses realisasinya
Hasil : kontribusi peran Duta ITS akan diwujudkan melalui program kerja yang meliputi diseminasi informasi dalam kegiatan sosialisasi dan promosi baik di dalam maupun di luar lingkungan kampus. Selain itu, peningkatan diseminasi informasi dalam kegiatan sosialisasi dan promosi untuk meningkatkan citra institusi ini sangat mendukung salah satu  poin  di  SDG-4  yakni  school  enrollment,  yang  mana  semakin  baik/positif  citra institusi, maka minat masyarakat untuk berkuliah di ITS akan semakin besar.
Kesimpulan: Penelitian  ini  mampu  menghasilkan  luaran  berupa  program  kerja  yang dilakukan secara berkelanjutan sebagai bentuk kontribusi nyata Para Duta kepada ITS

## ABSTRACT
Background:  To  achieve  the  vision  of  "Grounded  for  the  Global",  ITS  needs  real support from the entire academic community, including students, who act as Agents of Change. The role of students as Agents of Change is considered able to reflect the image of the institution because students are representatives of a university.
Purpose: The purpose of writing is to maintain a positive image of the institution as a World Class University and one of the best PTN-BH in Indonesia. One way that can be
done  to  maintain  a  positive  image  of  the  institution  is  to  capture  the  best  students through the ITS Ambassador selection program
Method: This research was made with a method that refers to mapping ITS and UKP work programs, designing socialization and promotion strategies, to the realization process.
Results:  The contribution of the role of ITS Ambassadors will be realized through work programs  that  include  information  dissemination  in  socialization  and  promotion activities  both  inside  and  outside  the  campus  environment.  In  addition,  increasing information  dissemination  in  socialization  and  promotion  activities  to  improve  the image of this institution strongly supports one of the points in SDG-4, namely school enrollment, where the better/more positive the image of the institution, the greater the public interest in studying at ITS.
Conclusion: This research is able to produce outputs in the form of work programs that are carried out on an ongoing basis as a form of real contribution of the Ambassadors to ITS.

## PENDAHULUAN
Saat  ini,  Tim  Unit  Komunikasi  Publik  dan  para  Duta  ITS  2022  telah  melakukan koordinasi terkait brainstorming kegiatan pemilihan Duta ITS mendatang. Dalam proses brainstorming tersebut, kami melakukan Focus Group Discussion (FGD) sebagai langkah awal  untuk  menetapkan timeline pelaksanaan  program,  strategi  sosialisasi  dan  promosi yang akan digunakan untuk memperkenalkan program, serta rancangan alur kegiatan yang akan diimplementasikan ke depannya (Sugarda, 2020). Langkah selanjutnya, kami mulai mempertimbangkan kriteria atau kualifikasi apa saja yang akan menjadi pedoman pada saat program pemilihan telah berjalan (Sazali & Sukriah, 2021). Selain unggul dalam bidang akademik, kami juga mengharapkan calon kandidat Duta ITS memiliki prestasi yang baik dalam bidang non akademik.
Kedua  langkah  yang  telah  dilakukan  tersebut  bertujuan  untuk  memastikan  bahwa calon kandidat Duta ITS yang terpilih nanti mampu mengemban tugas secara baik sesuai dengan  target  capaian  program.  Komitmen  dan  kerja  sama  yang  kuat  antar  pihak-pihak yang  terlibat  dalam  program  pemilihan  Duta  ITS  akan  menjadi  suatu  proses  yang transparan,  berkualitas,  dan  mampu  menghasilkan  wajah  positif  ITS  dalam memperjuangkan nilai-nilai keunggulan dan keberlanjutan. Oleh karena itu, dalam hal ini, kami telah menetapkan bahwa program pemilihan Duta ITS akan diadakan di awal hingga pertengahan tahun depan mengingat padatnya acara-acara yang sedang berjalan, khususnya tingkat institusi di akhir tahun ini (Kholisoh & Yenita, 2015) (Fitriyah, Fahrizky, & Rivaldi, 2022).

## Strategi Sosialisasi dan Promosi Pemilihan Duta ITS
Strategi  yang  digunakan  untuk  memperkenalkan  program  pemilihan  Duta  ITS adalah dengan melakukan sosialisasi dan promosi yang dilakukan secara offline dan online . Secara offline akan  dilakukan  dengan  melakukan campaign terbuka  yang  diikuti  oleh mahasiswa/i  dari  setiap  fakultas  di  lingkungan  ITS  (atau  dapat  mengirimkan perwakilannya), menyebarkan poster di setiap fakultas atau tempat umum yang dianggap ramai  (perpustakaan,  kantin  pusat,  Masjid  Manarul  Ilmi,  dll  (Sari  &  Wijaya,  2020) (Manogari & Zia, 2018).
Selanjutnya, secara online akan dilakukan dengan aktif membuat konten menarik di sosial  media.  Proses  sosialisasi  dan  promosi  melalui  sosial  media  dapat  memanfaatkan berbagai  macam platforms seperti  Instagram  (khususnya  instagram  @dutakampus_its), TikTok,  dan  YouTube.  Untuk  kepentingan  kolaborasi  dengan  Instagram  resmi @its_campus dan YouTube ITS (itseurekatv), dapat dilakukan melalui koordinasi terlebih dahulu  dengan  koordinator  dari  masing-masing  ITS  Media  Center  tersebut  (Mansir  & Purnomo, 2021).

## Alur Pemilihan Duta ITS
Alur seleksi program pemilihan Duta ITS secara umum dapat dilihat pada poin 1.1, namun kami juga mempertimbangkan hal lain, seperti halnya rencana kategori pemenang Duta ITS yang akan dibagi dalam beberapa kategori sebagai berikut (dapat ditambah):
1. Duta ITS
2. Duta SDGs
3. Duta ITS Favorite
Selain itu, jika telah terpilih sebanyak 10 orang finalis, mereka akan diberikan nomor urut  pengganti  selempang  sebagai  tanda  pengenal  selama  proses  pembekalan, deep interview ,  sampai  dengan  tiba  saatnya grand  final . Jika  telah  terpilih  sebagai  pemenang dari masing-masing kategori di atas, maka mereka akan diberikan selempang dan pakem seragam/pin (opsional) yang dapat digunakan sebagai identitas pengenal Duta ITS.

## Kriteria atau Kualifikasi Duta ITS
Untuk menyaring kandidat-kandidat terbaiknya, pihak panitia yang berasal dari Unit Komunikasi Publik ITS menentukan beberapa  kriteria atau kualifikasi yang cukup ketat, antara lain:
1. Mahasiswa/i  aktif  ITS  Angkatan  2022  (minimal)  dan  Angkatan  2021  (maksimal) jenjang S1 dan D4.
2. Memiliki komitmen belajar yang tinggi, dibuktikan dengan IPK >= 3.0.
3. Memiliki  prestasi  Akademik  dan  Non  Akademik  yang  nantinya  dapat  menginspirasi rekan – rekannya.
4. Pengalaman  kedutaan  yang  menjadi  kemampuan  fundamental  seorang  duta  kampus (lebih diutamakan).
5. Memiliki semangat yang tinggi untuk mengembangkan diri, berkontribusi bagi ITS, dan membawa dampak bagi sekitar.
6. Berpenampilan menarik, cerdas, dan berkepribadian baik.
7. Memiliki pengetahuan umum dan wawasan yang luas.
8. Memiliki kemampuan public speaking yang baik dan menguasai bahasa asing. Dengan menetapkan beberapa kriteria atau kualifikasi di atas, calon-calon kandidat
Duta ITS yang baru nantinya diharapkan mampu untuk membawa citra ITS ke arah yang lebih baik dengan prestasi dan kemampuan yang dimiliki.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode  rancangan  Panduan  Program  Pemilihan  Duta ITS yang meliputi Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan (Baharudinsyah, 2016). Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam hal ini merupakan sebuah panduan pelaksanaan sebelum  dan  sesudah  program  pemilihan  Duta  ITS  yang  meliputi  penentuan  kualifikasi atau kriteria, strategi sosialisasi dan promosi, serta program kerja jika para peserta telah terpilih menjadi Duta ITS.
Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  ini  diharapkan  dapat  menjadi  rekomendasi kebijakan yang ditetapkan oleh Unit Komunikasi Publik ITS sebagai supervisi (pengawas) kegiatan untuk mencapai luaran (output) penelitian ini.
Rancangan SOP tersebut diharapkan dapat dilakukan secara berkelanjutan/kontinu setiap  tahunnya  sebagai  panduan  pelaksanaan  sebelum  dan  sesudah  kegiatan  pemilihan Duta ITS (Winata, 2016).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  penelitian  dilaksanakan  secara  mandiri,  di  bawah  naungan  Unit Komunikasi  Publik  ITS  yang  memiliki  wewenang/otoritas  dalam  mengendalikan operasional program Duta Kampus. Dalam proses penyusunan program kerjanya, peneliti akan diawasi oleh Kepala Unit Komunikasi Publik dan Kepala Subunit Promosi dan Citra Institusi  (Qomariah,  2012),  sehingga  diharapkan  dapat  tersusun  sesuai  dengan  standar operasional yang berlaku di lingkungan ITS. Adapun dalam beberapa hal, peran mitra juga dibutuhkan untuk dapat mendukung keberlangsungan program. Peran mitra tersebut dapat mencakup beberapa hal sebagai berikut (Ningsih, 2022):
1. Pendanaan:  Mitra  dapat  berperan  sebagai  penyedia  dana  atau  sumber  daya  finansial yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan program. Dalam konteks penelitian ini, Sekretaris  Institut  berperan  sebagai  penyedia  dana  utama  penyelenggaraan  program. Selain itu, tim Unit Komunikasi Publik dapat mengajukan proposal sponsorship dengan mitra di luar ITS yang berpotensi untuk dilakukan kerjasama.
2. Akses  ke  Data  dan  Informasi:  Tim  Unit  Komunikasi  Publik  dapat  menjadi akses/jembatan ke berbagai Fakultas dan Departemen (sebagai mitra) yang ada di ITS untuk  menyediakan database atau  informasi  mengenai  mahasiswa/i  yang  berpotensi untuk menjadi Duta ITS selanjutnya (Kurniawan, 2016).
3. Pendamping Program Pemilihan Duta ITS: Direktorat Kemahasiswaan dan Direktorat Kemitraan  Global  ITS  dapat  menjadi  mitra  Unit  Komunikasi  Publik  dalam  proses penilaian  calon-calon  kandidat  Duta  ITS.  Tim  Direktorat  Kemahasiswaan  dapat mendukung  tim  Unit  Komunikasi  Publik  selaku leading  sector dalam  kegiatan kemahasiswaan, seperti pembinaan minat bakat dan pendampingan kompetisi sebagai narasumber  pada  saat  proses  Pembekalan  Duta  ITS  (Jatmiko,  2019).  Sedangkan  tim Direktorat  Kemitraan  Global  dalam  hal  ini  juga  dapat  berperan  sebagai  narasumber dalam pemberian materi Internasionalisasi untuk mewujudkan tagline ITS “Membumi untuk Mendunia”.
4. Pelatihan dan Pengembangan Duta ITS: Komunitas Sinergi Bicara menjadi salah satu mitra yang juga mendukung Program Pemilihan Duta ITS dalam memberikan pelatihan dan  pengembangan  calon-calon  Duta  ITS,  khususnya  dalam  bidang public  speaking . Public speaking sangat diperlukan bagi Duta ITS sebagai representasi atau wajah ITS dalam menyampaikan informasi yang akurat dan sesuai dengan kebijakan yang berlaku di ITS yang dapat dipertanggungjawabkan (Pratiwi, Hapsari, & Yusriana, 2019).
5. Promosi dan Publikasi: Dalam proses promosi dan publikasi, Unit Komunikasi Publik dapat meminta bantuan Direktorat Kemahasiswaan sebagai mitra promosi, khususnya pada platform sosial media @ditmawaits (Instagram).
6. Evaluasi dan Brainstorming : Duta ITS 2022, dalam hal ini, dapat menjadi mitra bagi tim Unit Komunikasi Publik untuk melakukan evaluasi pelaksaan program pada tahun sebelumnya  dan  melakukan brainstorming mengenai  hal-hal  apa  saja  yang  perlu dikembangan untuk Program Pemilihan Duta ITS di masa yang akan datang.
7. Jaringan  dan  Koneksi:  Dalam  hal  jaringan  dan  koneksi,  Duta  ITS  2022,  juga  dapat menjadi  mitra  bagi  tim  Unit  Komunikasi  Publik  untuk  melakukan screening mahasiswa/i  yang  potensial  di lingkungan  Departemen  mereka masing-masing  untuk
mengikuti seleksi Duta ITS selanjutnya. Sebagai mitra, mereka memiliki kesempatan yang lebih besar untuk menyebarluaskan informasi kepada sesama mahasiswa/i dengan memberikan  gambaran  program  berdasarkan  pengalaman  mereka  sebelumnya, sehingga targetnya akan lebih relevan (Ratnasari, 2016).
Di bawah ini merupakan beberapa realisasi kerjasama dan kontribusi yang telah dilaksanakan  oleh  Duta  ITS  selama  tahun  2022-2023  bersama  para  mitra,  baik  di lingkungan dalam dan luar ITS, antara lain:
1. Kontes Robot Indonesia 2022
2. Pengukuhan Mahasiswa Baru ITS 2022
3. Master of Ceremony GERIGI ITS 2022
4. Dies Natalis ITS 2022 dan 2023
5. Wisuda ITS 126, 127, dan 128
6. Seminar Nasional 1000 Tahun Industri Otomotif Indonesia
7. Pertemuan Orang Tua Mahasiswa Baru dan IKOMA 2022 dan 2023
8. Protokol atau Master of Ceremony acara ITS (internal dan eksternal)
9. TENNOVEX ITS 2022 dan 2023
10. Ini Lho ITS 2023
11. Content Creator Video Etika Mahasiswa
12. Partisipasi Perwakilan ITS pada Acara External
13. Talent untuk ITS Sosmed
14. Perwakilan Duta SDGs Indonesia 2022 - 2024
15. Orasi Ilmiah Pengukuhan Profesor ITS
SDGs For Youth.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  rumusan  masalah,  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  tujuan  dari penelitian  ini  adalah  untuk  menghasilkan  luaran  berupa  program  kerja  Duta  ITS  yang meliputi diseminasi informasi dalam kegiatan sosialisasi dan promosi untuk meningkatkan citra positif institusi.

## DAFTAR PUSTAKA
Baharudinsyah,  Achmad.  (2016).  Pengaruh  Efektivitas  Program  dan  Standar Operasional  Prosedur  Surabaya  Single  Window  di  dalam  Peningkatan Kualitas Pelayanan di Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA) Surabaya. Universitas Airlangga.
Fitriyah, Neka, Fahrizky, Rayhan, & Rivaldi, Aldafa. (2022). Diseminasi Informasi Potensi  Desa  Wisata  Melalui  Website:-.  Jurnal  Pengabdian  Masyarakat Indonesia, 2(3), 261–269.
Jatmiko,  Duta  Suryo.  (2019).  Citra  Institusi  Perguruan  Tinggi  Islam  Dalam Pemberitaan Media Terkait Kebijakan Cadar (Analisis Framing Citra Institusi Perguruan  Tinggi  Islam  Terkait  Kebijakan  Cadar  pada  Portal  Media  Online Republika. co. id, Detik. com, dan Kiblat. net periode Maret 2018).
Kholisoh, Nur, & Yenita, Yenita. (2015). Strategi Komunikasi Public Relations dan Citra Positif Organisasi (Kasus Public Relations Rumah Sakit “X” di Jakarta). Jurnal Ilmu Komunikasi, 13(3), 195–209.
Kurniawan,  Taufiq.  (2016).  Peran  Perpustakaan  Perguruan  Tinggi  dalam Mengembangkan Institusional Repository. Pustakaloka, 8(2), 231–243.
Manogari, Rialdo Rezeky, & Zia, Umi Khalidah. (2018). Strategi Marketing Public Relations Dinas Pariwisata Kabupaten Brebes Dalam Mempromosikan Objek Wisata  Mangrove  Pandansari.  WACANA:  Jurnal  Ilmiah  Ilmu  Komunikasi, 17(2), 225–234.
Mansir,  Firman,  &  Purnomo,  Halim.  (2021).  Pemberdayaan  Masyarakat  Melalui Digital  Marketing  dan  Media  Sosial  Sebagai  Media  Promosi  Era  Pandemi Covid-19 di UMKM Panggungharjo Sewon Bantul. Abdimas Singkerru, 1(1), 39–50.
Ningsih, Idarwati. (2022). Strategi Manajemen Humas dalam Meningkatkan Citra Sekolah Di SMPN 1 Tellu Siattinge. Jurnal Mappesona, 5(1), 11–21.
Pratiwi, Mutia Rahmi, Hapsari, Swita Amalia, & Yusriana, Amida. (2019). Refleksi Citra  Universitas  Dian  Nuswantoro  Melalui  Unggahan  di  Akun@ udinus_smg.  Jurnal  Penelitian  Pers  Dan  Komunikasi  Pembangunan,  23(2), 518337.
Qomariah,  Nurul.  (2012).  Pengaruh  kualitas  layanan  dan  citra  institusi  terhadap kepuasan dan loyalitas  pelanggan (studi  pada universitas muhammadiyah di Jawa Timur). Jurnal Aplikasi Manajemen, 10(1), 177–187.
Ratnasari, Ina. (2016). Pengaruh Kualitas Pelayanan dan Citra Institusi Terhadap Kepuasan  Mahasiswa  yang  Berdampak  pada  Word  of  Mouth  (Studi  Kasus pada  Mahasiswa  Universitas  Singaperbangsa  Karawang).  Value:  Journal  of Management and Business, 1(1).
Sari,  Elisabeth  Agita,  &  Wijaya,  Lina  Sinatra.  (2020).  Strategi  Promosi  Melalui Direct Marketing Untuk Meningkatkan Jumlah Mahasiswa Baru. Jurnal Ilmu Komunikasi, 17(1), 16–27.
Sazali,  Hasan,  &  Sukriah,  Ainun.  (2021).  Pemanfaatan  media  sosial  (instagram) oleh humas smau ct foundation sebagai media informasi dan publikasi dalam meningkatkan  citra  lembaga  pendidikan.  Jurnal  Ilmu  Komunikasi  (JKMS), 10(2), 147–160.
Sugarda,  Yanti  B.  (2020).  Panduan  praktis  pelaksanaan  focus  group  discussion sebagai metode riset kualitatif. Gramedia Pustaka Utama.
Winata,  Sheila  Vania.  (2016).  Perancangan  standard  operating  procedure  (SOP) pada chocolab. Jurnal Performa: Jurnal Manajemen Dan Start-up Bisnis, 1(1), 77–86.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.