## ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA MAGANG PADA KANTOR PERWAKILAN BANK

## INDONESIA (KPWBI) PROVINSI BANTEN

## Muhammad Faisal Syahlan
Fakultas Sains dan Teknologi, Program Studi Sistem Informasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Email: muhammad.faisal16@mhs.uinjkt.ac.id
Evy Nurmiati Fakultas Sains dan Teknologi, Program Studi Sistem Informasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Email: evy.nurmiati@uinjkt.ac.id

## ABSTRAK
Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  (KPw  BI)  Provinsi  Banten  adalah  lembaga  independen dalam menjalankan tugas dan wewenangnya. Bank Indonesia memiliki tiga tugas utama di bidang moneter, perbankan, dan sistem pembayaran. Kantor Perwakilan Bank Indonesia (KPw BI) Provinsi Banten  memiliki  beberapa  divisi,  salah  satunya  Fungsi  Koordinasi,  Komunikasi,  dan  Kebijakan (FKKK).  FKKK  merupakan  divisi  yang  salah  satu  tugasnya  untuk  mengelola  karyawan  ataupun peserta magang yang bekerja di Kantor Perwakilan Bank Indonesia (KPw BI) Provinsi Banten. Saat ini proses pengelolaan peserta magang masih  menggunakan cara manual yakni dengan menerima berkas  data  pelamar  magang  secara fisik  yang  harus  dikirimkan  langung  ke  kantor,  cara  tersebut dinilai kurang efektif dan efisien. Penelitian ini bertujuan untuk melakukan analisis dan membuat perancangan Sistem Informasi Penerimaan Peserta Magang pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia (KPw  BI)  Provinsi  Banten.  Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  RAD  ( Rapid Application  Development )  dengan  pemodelan  UML  ( Unified  Modelling  Language ).  Hasil  dari penelitian  ini  berupa  perancangan  yang  diharapkan  dapat  membantu  FKKK  dalam  mengelola penerimaan peserta magang, sehingga mempermudah FKKK dalam mengelola dan pelamar dalam mengurus dokumen yang dibutuhkan.
Kata kunci: perancangan, perekrutan, rapid application development , unified modelling language

## ABSTRACT
Bank  Indonesia  Representative  Office  Banten  Province  is  an  independent  institution  in carrying out its duties and authorities. Bank Indonesia has three main tasks in the monetary, banking and  payment  system  sectors.  Bank  Indonesia  Representative  Office  Banten  Province  has  several divisions, one of which is the Coordination, Communication and Policy Function (FKKK). FKKK is  a  division  whose  job  is  to  manage  employees  or  apprentices  who  work  in  Bank  Indonesia Representative  Offices  (KPw  BI)  Banten  Province.  At  present  the  management  process  of apprentices is still using  the manual method  by receiving physical internship  applicant  data files that must  be sent  directly to the office, this method is considered less effective and efficient. This study  aims  to  conduct  an  analysis  and  design  an  Information  System  for  Internship  Participant Acceptance at  the Bank Indonesia Representative Office (KPw BI) Banten Province. The method used  in  this  research  is  RAD  (Rapid  Application  Development)  with  UML  (Unified  Modeling Language) modeling. The results of this study are in the form of a design that is expected to assist FKKK  in  managing  the  acceptance  of  apprentices,  making  it  easier  for  FKKK  to  manage  and applicants in managing the required documents.
Keywords: system design, recruitment, rapid application development, unified modeling language

## 1. PENDAHULUAN
Teknologi informasi dewasa ini telah menjadi suatu yang sangat penting yang sudah banyak diterapkan oleh banyak organisasi, untuk mendukung kegiatan organisasi menjadi semakin efektif dan  efesien.  Dengan  sistem  yang  terkomputerisasi  secara  online  akan  mempermudah  kerja  suatu perusahaan dalam mengambil  keputusan serta memberikan kemudahan bagi  pelamar kerja dalam proses  pelamaran.  Namun  tidak  semua  instasi  pada  bagian-bagiannya  telah  menggunakan  sistem yang  telah  terkomputerisasi.  Pemanfaatan  teknologi  informasi  dalam  hal  ini  digunakan  untuk mendukung salah satu fungsi bisnis yaitu sumber daya manusia.
Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  (KPw  BI)  Provinsi  Banten  adalah  lembaga  independen dalam menjalankan tugas dan wewenangnya sesuai dengan UU No. 23 Tahun 1999 yang kemudian diamandemen dengan UU No. 3 Tahun 2004, Bank Indonesia memiliki tiga tugas utama di bidang moneter, perbankan, dan sistem pembayaran. Praktik Kerja/magang adalah model pendidikan yang memberikan  kesempatan  pada  siswa  untuk  melakukan  Praktik  nyata  di  dunia  usaha  atau  industri selama  waktu  tertentu  [1].  Dalam  hal  itu,  Kantor Perwakilan  Bank  Indonesia  (KPw  BI)  Provinsi Banten rutin mengadakan penerimaan magang dalam periode tertentu. Namun sistem penerimaan peserta magang masih bersifat manual. Pelaksanaan sistem manual ini tidak efektif dan efisien yang dapat  menyebabkan  terjadinya  kehilangan  dokumen  atau  tercampurnya  berkas  dan  tidak  adanya informasi mengenai periode jadwal magang yang tersedia dan berkas-berkas yang harus diserahkan.
Pemanfaatan sistem informasi dalam penerimaan peserta magang adalah penerimaan peserta magang  secara online atau  disebut  juga  dengan  sistem  informasi  penerimaan  peserta  magang. Dengan  dirancangnya  suatu  sistem  yang  sudah  terkomputerisasi  dan  secara online maka  suatu pekerjaan  akan  efektif  dan  efisien.  Karena  itu,  penelitian  ini  dilakukan  untuk  membuat  suatu perancangan sistem informasi penerimaan peserta magang pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia (KPw BI) Provinsi Banten.

## 2.  METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1 Metode Pengumpulan Data
Adapun metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut:

## 2.1.1 Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan dengan observasi yang dilakukan penulis dalam pengumpulan data untuk menunjang penelitian keseluruhan di Kantor Perwakilan Bank Indonesia (KPw BI) Provinsi Banten.  Penulis  juga  melakukan  pengamatan  sekaligus  peninjauan  terhadap  penggunaan  sistem untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan bagi penulis dalam menganalisis sistem yang telah berjalan serta menentukan rancangan pengembangan sistem yang baru.

## 2.1.1 Studi Kepustakaan
Penulis  mencari  referensi-referensi  yang  mendukung  materi  penulisan  ini  dengan  membaca dan mempelajari buku, jurnal, literatur, website , dan sumber-sumber lainnya yang berkaitan dengan analisis dan perancangan sistem informasi penerimaan peserta magang. Penulis juga mencari data- data sekunder yang terkait dengan masalah rekrutmen dari Kantor Perwakilan Bank Indonesia (KPw BI) Provinsi Banten.

## 2.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode  pengembangan  sistem  yang  dilakukan  penulis  adalah  dengan  menggunakan  metode Rapid Application Development (RAD), yang terdapat 2 tahap yang akan dilakukan penulis yaitu Requirements  Planning dan Workshop  Design dengan  pemodelan Unified  Modelling  Language
(UML). Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan tahapan-tahapan kegiatan analisis dan perancangan sistem informasi penerimaan peserta magang dengan mengikuti rencana kegiatan yang dibentuk  dalam  kerangka  penelitian  dengan  meliputi  metode  pengumpulan  data  dan  metode pengembangan sistem yang dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 1. Kerangka Penelitian

## 2.2.1 Rapid Application Development (RAD)
Rapid  Application  Development (RAD)  adalah  sebuah  strategi  pengembangan  sistem  yang menekankan kecepatan dalam pengembangan melalui keterlibatan pengguna dalam pembangunan secara cepat, iteratif, dan incremental dari suatu serangkaian prototype dari suatu sistem yang dapat berkembang menjadi suatu sistem akhir atau versi tertentu. [2]

## 2.2.2 Unified Modelling Language (UML)
Kesimpulan dan saran
Unified Modeling Language (UML) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di  dunia  industri  untuk  mendefinisikan requirement ,  membuat  analisis  dan  desain,  serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek. UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks- teks pendukung.[3]

## 2.2.3 Perancangan Sistem Informasi
Perancangan  merupakan  tahapan  yang  berupa  penggambaran,  perencanaan  dan  pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut  mengkonfigurasikan dari  komponen-komponen perangkat  lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.[4]

## 3.  HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Requirements Planning
Pada  tahap  ini,  penulis  mengumpulkan  data  yang  dibutuhkan  oleh  sistem  yang  akan  dibuat dengan  membatasi  permasalahan  pada  lingkup  penelitian  di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia Provinsi  Banten  dalam  melakukan  perancangan  sistem  informasi  penerimaan  peserta  magang. Dalam  sistem  informasi  penerimaan  peserta  magang  ini  dapat  mengelola  data-data  calon  peserta magang, menyediakan informasi  seputar magang dan bank sentral  secara umum, sistem ini  dapat memudahkan  bagian  Fungsi  Kordinasi,  Komunikasi  dan  Kebijakan  (FKKK)  dalam  membantu merencanakan dan mengelola data-data rekrutmen peserta magang secara lebih efektif dan efisien.
Gambar 2. Rich Picture Sistem Berjalan
Dalam  pelaksanaannya,  sistem  penerimaan  magang  saat  ini  masih  menggunakan  sistem manual,  seperti  berkas  yang  harus  dikirimkan  secara  langsung,  input  berkas  kertas  kedalam komputer, dan pengumuman yang dilakukan via telepon.
Gambar 3.  Rich Picture Sistem Usulan
Gambar diatas merupakan proses sistem informasi penerimaan peserta magang yang diusulkan untuk  Fungsi  Koordinasi,  Komunikasi,  dan  Kebijakan  (FKKK)  pada  Kantor  Perwakilan  Bank Indonesia (KPw BI) Provinsi Banten adalah sebagai berikut:
1. Pelamar  melihat  informasi  perusahaan,  serta  melihat  lowongan  dan  persyaratan  yang dibutuhkan via website .
2. Pelamar membuat berkas yang dibutuhkan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia (KPw BI) Provinsi Banten.
3. Berkas tersebut diunggah ke website .
4. Berkas yang telah diunggah akan otomatis masuk ke dalam database yang tersedia.
5. FKKK  mengelola  informasi  perusahaan  dan  persyaratan  yang  dibutuhkan  terkait lowongan dan periode dengan keadaan terkini.
6. Informasi akan diupdate dan ditampilkan pada website .
7. FKKK akan mengumumkan pelamar yang lolos pada website ini.

## 3.2 Workshop Desain
Pada  tahap  ini,  penulis  memberikan  rancangan  sistem  yang  diajukan  guna  mengatasi permasalahan-permasalahan sistem yang telah disebutkan sebelumnya.

## 3.2.1 Use Case Diagram
Use case diagram merupakan diagram yang menjelaskan apa yang dilakukan oleh sistem yang akan dirancang dan siapa saja yang akan berinteraksi dengan sistem.
Gambar 4. Use Case
Pada Gambar 4 adalah use case diagram sistem informasi penerimaan peserta magang yang diusulkan pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Banten, yang terdiri dari 4 aktor dan 13 aktivitas yang dilakukan oleh aktor pada sistem.

## 3.2.2 Interface
a. Halaman Lihat Informasi (Halaman Utama)
<< Include>> << Extend>> << Extend>> << Extend>>
Gambar 5. Halaman Lihat Informasi
b. Halaman Login
Gambar 6. Halaman Login
c. Halaman Periode Jadwal Magang
Gambar 7. Halaman Periode Jadwal Magang
d. Halaman Profil (ubah Profil)
Gambar 8. Halaman Profil
e. Halaman Upload Berkas
Gambar 9. Halaman Upload Berkas

## 4.  KESIMPULAN
Berdasarkan uraian dan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan bahwa:
1. Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Penerimaan  Peserta  Magang  pada  Kantor  Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Banten, FKKK dapat dengan mudah mengelola data para pelamar yang melamar magang ke Kantor Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Banten.
2. Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Penerimaan  Peserta  Magang  ini  maka  mengurangi kesalahan/kehilangan  data  pelamar  yang  telah  melamar  magang  apabila  FKKK memasukkan  data  secara  manual,  dan  mengurangi  terjadinya  hilang  atau  rusaknya dokumen.
3. Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Penerimaan  Peserta  Magang  ini  maka  FKKK  dapat meminimalkan waktu dalam pencarian pelamar dan dalam mengumumkan hasil seleksi.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Petrus,  E.,2004 Mensyiasati  Praktik  kerja  industry  untuk  sekolah  menengah  kejuruan . Bandung: CV Moefh Design.
[2] Bentley, L., dan Whitten, J. 2007. Analysis and Design for the Global Enterprise Seventh Edition . New York: McGraw-Hill.
[3] Rosa,  A.,  dan  Shalahuddin,  M.2014. Rekayasa  Perangkat  Lunak  Terstruktur  dan Berorientasi Objek . Bandung: Penerbit Informatika.
[4]   Zakir,  S.2015."  Desain  Dan  Implementasi  Networking  Security  Memanfaatkan  Security Configuration Wizard (Scw)". Jurnal Ilmiah Media Processor 10, 2, 1–9.