ANALISIS PENYEBAB KETERLAMBATAN  BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN MANAJEMEN PUSKESMAS DI PUSKESMAS

## LABRUK KIDULKABUPATEN LUMAJANG
Sri Mahahayu Bimantari Nugroho * , Novita Nuraini, Atma Deharja, Veronika Vestine Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia *email: srimahahayu@gmail.com

## Abstract
Labruk Kidul Health Center has carried out medical record management activities, but there are still problems. The problem is the delay in returning the inpatient medical record files. There are 255 files from 271 files with a  delay  percentage  of  94.20%. Delays  in  returning  medical  record  documents  impact the  decline  of  medical record  quality  services,  hamper  the  assembling  and  storing  of  medical  record  files.  This  study  aimed  to analyze  the  causes  of  delays  in  inpatient  medical  record  files  based  on  the  Puskesmas  management approach  (5M).  This  type  of  research  is  qualitative.  The  methods  used  for  data  collection  are  interviews, observation, and documentation. The subjects in this study were the Head of Labruk Kidul Health Center, one medical record officer, and two inpatient nurses. The results  show that the causes of delay in medical record files returning were as follows: the lack of knowledge and training (Man), inadequate infrastructure (Machine), no any standard operational procedures and socialization (Method), unrealized funds (Money), the absence of inpatient  expedition  books  (Materials)  and  the  absence  of  a  planning  strategy  so  that  there  is  no  delay  in returning  inpatient  medical record  files.  The  agreed  solution from the  brainstorming  method  is  as  follows: To create a standard operating procedure and flow of medical record documents that will be informed to related units, periodic planning, handing over funds or goods to the health department for supporting the activities of medical  record  returning,  as  well  as  making  inpatient  expedition  books  to  search  for  incoming  and  outgoing medical record documents.
Keywords: Delay, Returns, Medical Record Files

## Abstrak
Puskesmas  Labruk  Kidul  telah  melakukan  kegiatan  pengelolaan  rekam  medis,  namun  masih  terdapat permasalahan.    Permasalahanya  yaitu  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap. Terdapat  255  berkas  dari  271  berkas  dengan  persentase  keterlambatan  94,20%.  Keterlambatan pengembalian  dokumen  rekam  medis  berdampak  pada  menurunnya  kualitas  pelayanan  rekam  medis, terhambatnya  perakitan,  dan  penyimpanan  berkas  rekam  medis.  Tujuan  penelitian  ini  yaitu  untuk menganalisis penyebab keterlambatan berkas rekam medis rawat inap berdasarkan pendekatan manajemen puskesmas (5M). Jenis penelitian ini adalah kualitatif. Metode yang digunakan untuk pengumpulan data yaitu wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi.  Subjek  pada  penelitian  ini  yaitu  Kepala  Puskesmas  Labruk  Kidul, satu  orang  petugas  rekam  medis,  dan  dua  orang  perawat  rawat  inap.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  adalah  karena  kurangnya  pengetahuan  dan pelatihan (Man), sarana prasarana yang kurang memadai (Machine), tidak ada standart operasional prosedur dan  sosialisasi  (Method),  dana  yang  belum  terealisasi  (Money),  tidak  adanya  buku  ekspedisi  rawat  inap (Materials)  dan  tidak  adanya  strategi  perencanaan  agar  tidak  terjadi  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  inap.  Solusi  yang  disepakati  dari  metode  brainstorming  adalah  membuat  standar operasional prosedur dan alur dokumen rekam medis yang akan diinformasikan ke unit terkait, perencanaan secara berkala, penyerahan dana atau barang ke dinas kesehatan untuk mendukung kegiatan pengembalian rekam  medis,  serta  seperti  membuat  buku  ekspedisi  rawat  inap  untuk  mencari  dokumen  rekam  medis  yang masuk dan keluar.
Kata kunci: Keterlambatan, Pengembalian, Berkas Rekam Medis.

## 1. Pendahuluan
Pusat  Kesehatan  Masyarakat  yang  dikenal  dengan  sebutan  Puskesmas  adalah  Fasilitas Kesehatan  Tingkat  Pertama  (FKTP)  yang  bertanggung  jawab  atas  kesehatan  masyarakat  di wilayah  kerjanya  pada  satu  atau  bagian  wilayah  kecamatan.  Puskesmas  berfungsi  untuk menyelenggarakan  Upaya  Kesehatan  Masyarakat  (UKM)  dan  Upaya  Kesehatan  Perseorangan (UKP) tingkat pertama yang dimaksud adalah dalam bentuk rawat jalan, pelayanan gawat darurat, pelayanan  satu  hari  ( one  day  care ), home  care ,  dan  atau  rawat  inap  berdasarkan  pertimbangan
kebutuhan  pelayanan  kesehatan  (Kemenkes  RI,  2014).Puskesmas  berkewajiban  untuk menyelenggarakan suatu pelayanan yang tercatat dan terdokumentasi, oleh karena itu puskesmas harus menyelenggarakan rekam medis untuk menunjang tertib administrasi.
Rekam medis yaitu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pengobatan,  pemeriksaam,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada  pasien (Kemenkes RI, 2008). Berdasarkan studi pendahuluan yang telah dilakukan di Puskesmas Labruk Kidul  Lumajang  pada  tanggal  5  Oktober  2019  diidentifikasi  adanya  permasalahan  yaitu  terdapat keterlambatan pengembalian berkas rekam medis di pelayanan rawat inap. Berikut data sekunder keterlambatan pengembalian berkas rekam medik rawat inap triwulan keempat yang diperoleh dari buku register kunjungan pasien rawat inap disajikan pada Tabel 1.

## Tabel 1: Data Sekunder Triwulan Keempat Laporan Keterlambatan Pengembalian Berkas  Rekam Medis Rawat Inap Tahun 2019
No. Bulan Total Jumlah Berkas Total Jumlah Berkas Terlambat Presntase 1 Oktober 103 97 94,17 % 2 November 92 85 92,39 % 3 Desember 76 73 96,05 % Jumlah 271 255 94,20 %
Sumber: Laporan Kunjungan Pasien Rawat Inap Puskesmas Labruk Kidul Tahun 2019
Tabel  1  menjelaskan  bahwa  pada  bulan  Oktober  sampai  bulan  Desember  tahun  2019 jumlah  rekam  medis  rawat  inap  yang  terlambat  sebanyak  255  berkas  (94,20%)  dari  271  berkas yang  harus  dikembalikan  ke  unit  rekam  medis.  Menurut  penelitian  Syamsudin  (2016),  bahwa keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap yang tinggi dapat beresiko terhadap hilang  atau  rusaknya  dokumen  rekam  medis  karena  tidak  disimpan  pada  tempat  penyimpanan dokumen rekam medis. Apabila hal itu terus terjadi maka dapat menghambat kegiatan berikutnya jika dokumen rekam medis itu dibutuhkan untuk keperluan hokum (Syamsudin, 2016).
Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  diduga  memiliki  beberapa  perawat  yang  kurang memahami  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  yang  seharusnya  dikembalikan 2x24 jam setelah pasien dinyatakan pulang. Pada instalasi rawat inap hanya terdapat dokter dan perawat  yang  mengutamakan  pelayanan  terhadap  pasien  rawat  inap.  Keterbatasan  jumlah petugas  ( Man )  dan  pelengkapan  berkas  pasien  BPJS  menyebabkan  berkas  rekam  medis  rawat inap  harus  menumpuk  dan  belum  bisa  dilakukan  pengolahan  berkas  selanjutnya.  Tidak  adanya sarana  prasarana  ( Machine )  untuk  membawa  berkas  dari  rawat  inap  ke  unit  rekam  medis  serta tidak ada buku ekspedisi rawat inap yang memiliki fungsi sebagai buku petunjuk untuk memonitor dan  mengetahui  berkas  rekam  medis  yang dipinjam  maupun  yang  sudah  dikembalikan  pada  unit rekam medis (Nuryati, 2014).
Selain itu, diduga tidak adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) yang jelas mengenai alur pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke bagian assembling mengakibatkan petugas rawat  inap  kurang memperhatikan  prosedur pengembalian  berkas  rekam  medis ( Method ).  Dalam pengadaan  dana  diduga  untuk  memenuhi  peralatan  pendukung  harus  diusulkan  terlebih  dahulu kepada dinas kesehatan daerah, sehingga dana belum tentu terealisasi sesuai dengan kebutuhan puskesmas  ( Money ).  Berkas  rekam  medis  yang  tidak  dikembalikan  tepat  waktu  diduga  dapat menyebabkan  menumpuk  di  unit  rekam  medis  sehingga  rak  menjadi  penuh  hal  ini  dikarenakan terbatasnya  rak  penyimpanan  berkas  Rekam  Medis  di  unit  rekam  medis  ( Material ).  Menurut Fardaningrum  dan  Prasetya  (2013)  menjelaskan  bahwa  faktor  penyebab  keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  adalah  kurangnya  petugas  dibagian  rekam  medis rawat  inap  dan  petugas  bagian  rawat  inap  kurang  mengetahui  SOP  yang  sudah  ditetapkan  oleh Rumah  Sakit.  Mengingat  dari  dampak  keterlambatan  disebabkan  karena  sikap  petugas  yang kurang maksimal dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap (Sidik, 2008).
Berdasarkan  uraian permasalahan  yang  terjadi  pada  puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang, keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  dapat  dapat  dikaitkan  dengan pendekatan  unsur  manajemen  puskesmas  (Wijayanti  dkk.,  2019)  dengan  (P1  (perencanaan)  dan P2  (pelaksanaan)  dengan  menggunakan  5M  ( Man,  Money,  Method,  Machine,  Material ).  Oleh karena  itu,  penulis  tertarik  untuk  mengambil  judul  “Analisis  Penyebab  Keterlambatan  Berkas Rekam  Medis  Rawat  Inap  Menggunakan  Pendekatan  Manajemen  Puskesmas  di  Puskesmas Labruk Kidul Lumajang”.
2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif. Metodologi kualitatif merupakan  prosedur  penelitian  yang  menghasilkan  data  deskriptif  yaitu  bertujuan  untuk mendeskripsikan  faktor  penyebab  keterlambatan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  dengan menggunakan pendekatan manajemen puskesmas di puskesmas Labruk Kidul Lumajang.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek dalam penelitian ini adalah 4 responden yang terdiri dari 1 petugas rekam medis, 2 perawat rawat inap, dan kepala puskesmas.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan  wawancara  mendalam, observasi dan dokumentasi. Pengambilan data dilakukan pada bulan Oktober - Desember 2020.

## 2.4 Metode Analisis Data
Penelitan  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  dari wawancara, observasi  dan dokumentasi  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti  dan melakukan  upaya perbaikan dengan brainstorming .

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  Penyebab  Berdasarkan  5  Unsur  Manajemen  (Man,  Method,  Money, Material,  Machine)  YangMenyebabkan  Keterlambatan  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap Menggunakan Pendekatan Manajemen Puskesmas Di Puskesmas Labruk Kidul Lumajang
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Puskesmas Labruk Kidul Lumajang dengan menggunakan  5  unsur  manajemen  ( Man,  Method,  Money,  Material,  Machine )  memiliki  5  kamar rawat inap di antaranya yaitu 4 kamar dewasa (R.Laki-laki dan R.Perempuan), 1 kamar anak-anak dengan 12 bed tempat tidur. Tidak ada perbedaan untuk pasien umum dan BPJS. Pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  dilakukan  oleh  perawat bagian  rawat  inap  ke  ruang  rekam  medis.  Adapun  tingkat  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  inap  di  Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  dapat  dilihat  pada  Tabel  4.1  di bawah ini.

## Tabel 2: Data  Sekunder Triwulan Keempat Laporan Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Tahun 2019
No. Bulan Total Jumlah Berkas Total Jumlah Berkas Terlambat Persentase 1 Oktober 103 97 94,17 % 2 November 92 85 92,39 % 3 Desember 76 73 96,05 % Jumlah 271 255 94,20 % Sumber: Laporan Kunjungan Pasien Rawat Inap Puskesmas Labruk Kidul, 2019
Berdasarkan  hasil  studi  wawancara  dan  observasi  menunjukan  bahwa  pengembalian berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  masih  banyak  yang terlambat pada bulan Oktober sampai bulan Desember tahun 2019 jumlah rekam medis rawat inap yang  terlambat  sebanyak  255  berkas  (94,20%)  dari  271  berkas  yang  harus  dikembalikan  ke  unit rekam  medis.  Hal  ini  sesuai  dengan  hasil  wawancara  bahwa  pengembalian  berkas  rekam  medis rawat  inap  yang  dikembalikan  lebih  dari  2x24  jam  setelah  pasien  dinyatakan  pulang,  sehingga pengembalian berkas rekam medis rawat inap di puskesmas Labruk Kidul Lumajang belum sesuai dengan  standar.  Dengan  adanya  berkas  rekam  medis  rawat  inap  yang  terlambat  dikembalikan dengan  waktu  pengembalian  2x24  jam  setelah  pasien  dinyatakan  pulang,  hal  tersebut  dapat menghambat  pelayanan  rekam  medis.  Berikut  identifikasi  penyebab  keterlambatan  berdasarkan unsur 5M ( Man, Money, Method, Materials, Machine).

## 3.1.1 Mengidentifikasi Penyebab Keterlambatan Ditinjau Dari Variabel Man
Man yang dimaksud dalam identifikasi penelitian merujuk pada sumber daya manusia yaitu petugas yang terlibat secara langsung dalam kegiatan pengembalian dokumen rekam medis yang berpengaruh  terhadap  keterlambatan  pengembalian  dokumen  rekam  medis  yaitu  perawat  Rawat Inap. Dengan sub variabel Pengetahuan, pelatihan dan pendidikan.
a. Pengetahuan
Berdasarkan  hasil  wawancara  diketahui  bahwa  masih  ada  perawat  yang  belum mengetahui  batas  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  ke  ruang  rekam  medis. Ketika ada perawat yang telah mengetahui bahwa batas waktu pengembalian berkas rekam medis rawat  inap  2x24  jam  namun  masih  terlambat  dikarenakan  berkas  yang  akan  dikembalikan  ke ruang rekam medis masih belum lengkap dan masih dalam pengerjaan klaim BPJS. b. Pelatihan
Berdasarkan hasil wawancara dengan responden terdapat beberapa petugas yang belum mengikuti seminar atau pelatihan terkait dengan rekam medis. Menurut Kepmenkes RI  Nomor 377/Menkes/SK/III/2007  menyatakan  peningkatan  pengetahuan  dan  kemampuan  professional, baik  anggota  maupun  organisasi  dituntut  untuk  meningkatkan  pengetahuan,  kemampuan profesi melalui penerapan  ilmu  dan  teknologi  yang berkaitan  dengan  perkembangan  di  bidang Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan.  Terkait  permasalahan  tersebut  sebaiknya  pihak Puskesmas  bisa  mempertimbangkan  adanya  seminar  tentang  pengisian  dokumen  rekam medis.  Dengan  adanya  seminar  yang  diikuti  diharapkan  bisa  meningkatkan  ketrampilan, pengalaman  dan  pengetahuan  serta  dapat  memberi  dampak  positif  bagi  rumah  sakit  dalam memberi pelayanan kesehatan.
c.  Pendidikan
Hasil  wawancara  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  petugas  rekam  medis  adalah lulusan  D-IV  Rekam  medis  dalam  artian  telah  sesuai  dengan  standart  yang  ditetapkan  oleh Puskesmas Labruk Kidul Lumajang yang tercantum pada surat keputusan Kepala Puskesmas. Dengan  diperkuat  dengan  adanya  ijazah  masing-masing  responden  serta  surat  keputusan kepala  puskesmas  Labruk  Kidul  tentang  persyaratan  kompetensi  kepala  puskesmas, penangging  jawab,  pengelola  dan  pelaksana  upaya  kesehatan  Puskesmas  Labruk  Kidul  yang tertera  pada  lampiran.  Hal  tersebut  sesuai  dengan  Undang-undang  Nomor  20  Tahun  2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

## 3.1.2  Mengidentifikasi  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Dokumen  Rekam  Medis Ditinjau Dari Variabel Methods
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  telah  dilakukan  peneliti  menunjukkan  bahwa Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  belum  memiliki  standar  operasional  prosedur  mengenai pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap.  Namun  dalam  perencanaan  dibuat  SOP  serta disosialisasi ke unit terkait. Tidak adanya SOP menyebabkan perawat tidak mengetahui alur serta
mengimplementasikan dari pengembalian berkas rekam medis rawat inap sehingga berkas sering terlambat  bahkan  dikembalikan  hingga  mencapai  satu  bulan  sekali  disetiap  awal  bulan. Standart Operational  Procedure (SOP)  adalah  standar  yang  harus  dijadikan  acuan  dalam  memberikan pelayanan (Natasia, 2013).
Tidak adanya SOP mengenai pengembalian berkas rekam medis rawat inap di Puskesmas Labruk Kidul Lumajang, berkas rekam medis pasien rawat inap seharusnya dikembalikan ke ruang rekam  medis  dalam  kurun  waktu  2x24  jam  setelah  pasien  dinyatakan  pulang  untuk  dilakukan kegiatan  selanjutnya  sampai  dengan  penyimpanan  di  rak filing dan  dibuatkan  laporan  bulanan maupun tahunan. Untuk selanjutnya masih direncanakan pembuatan SOP pengembalian dokumen rekam  medis  rawat  inap.  Pernah  dilakukan  sosialisasi  saat  akreditasi  Puskesmas  namun  tidak adanya prosedur menyebabkan berkas terlambat kembali ke unit rekam medis.

## 3.1.3  Mengidentifikas  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Dokumen  Rekam  Medis Ditinjau Dari Variabel Machines.
Berdasarkan  pemaparan  wawancara  di  atas  responden  mengatakan  bahwa  belum terdapat  buku  ekspedisi  rawat  inap  melainkan  buku  ekspedisi  rawat  jalan  di  Puskesmas  Labruk Kidul  Lumajang.  Buku  ekspedisi  merupakan  buku  petunjuk  untuk  mengetahui  dan  memonitor berkas  rekam  medis  rawat  jalan  yang  sedang  dipinjam  atau  sudah  dikembalikan.  Keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  dapat  disebabkan  oleh  tidak  adanya  buku  ekpedisi.  Hal  itu dapat  dilihat  pada  Gambar  1  di  bawah  ini  bahwa  hanya  ada  buku  ekspedisi  rawat  jalan  di Puskesmas Labruk Kidul Lumajang
Gambar 2. Dalam Buku Ekspedisi Rawat jalan
Gambar 3. Contoh Buku Ekspedisi Rawat Inap
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan bahwa buku ekspedisi sangat berguna untuk  mengetahui  berkas  rekam  medis  itu  berada  serta  untuk  mendapatkan  pelayanan  yang maksimal instansi harus menyediakan sarana yang dapat menunjang kinerja dengan tenaga yang terampil
3.2.4  Mengidentifikasi  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Dokumen  Rekam  Medis Ditinjau Dari Variabel Materials.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di Puskesmas Labruk Kidul Lumajang untuk rak  penyimpanan  rekam  medis  masih  kurang,  karena  berkas  rekam  medis  rawat  inap  masih menumpuk hingga tidak cukup.

## 3.2.5  Mengidentifikasi  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Dokumen  Rekam  Medis Ditinjau Dari Variabel Money.
Berdasarkan  hasil  wawancara  di  atas  dapat  diketahui  bahwa  untuk  anggaran  dalam penyediaan  alat  atau  barang  di  Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  apabila  membutuhkan  suatu barang  maka  melakukan  pengajuan  permintaan  terhadap  kebutuhan  yang  diperlukan  kemudian mengirimnya  ke  bagian  renbang.  Setelah  renbang  menerima  laporan  tersebut,  maka  bendahara yang  memutuskan,  jika  bendahara  setuju  maka  pengajuan  permintaan  peralatan  diterima.  Pihak yang  membutuhkan  kebutuhan  penunjang  atau  peralatan  akan  menerima  sesuai  dengan permintaan kebutuhannya tanpa diketahui nominal yang dikeluarkan.  Subagia (2017) menyatakan lebih  baik  jika  penyusunan  anggaran  sebaiknya  dilakukan  per  tahun,  sehingga  apa  saja  yang dibutuhkan  untuk  kegiatan  operasional  setiap  tahunnya  sudah  terencana  dengan  baik. Penyusunan  anggaran  operasional  yang  bersifat  insidental  atau  mendadak  bisa  menyulitkan  unit rekam  medis  apabila  kebutuhan  yang  diminta  tidak  terealisasikan  oleh  Dinas  Kesehatan  Daerah setempat dan hal itu dapat mengganggu kegiatan operasional rekam medis.

## 3.2  Mengidentifikasi  Proses  P1  (Perencanaan)  Di  Puskesmas  Terkait  Permasalahan Keterlambatan  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Menggunakan  Pendekatan  Manajemen Puskesmas Di Puskesmas Labruk Kidul Lumajang
Perencanaan  ( planning )  didasarkan  pada  pemilihan  prioritas  kebijaksanaan,  hasil  yang diharapkan  dan  analisis  dari  situasi  sekarang.  Langkah-langkah  perencanaan  meliputi penentuan masalah  dan  prioritas  masalah,  mencari  sebab  masalah  yang  timbul,  meneliti  sebab  yang  paling mungkin, kemudian menyusun langkah perbaikan .

## 3.2.1 Analisis Situasi
Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas petugas rekam medis  yang telah dilakukan pada tahap analisis situasi mengenai faktor-faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam  medis,  penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  dengan  identifikasi menggunakan 5M disebabkan oleh beberapa hal yaitu:
1.  Kurangnya pengetahuan perawat terkait pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
2.  Belum terdapat SOP tentang pengembalian dokumen rekam medis rawat inap.
3.  Tidak ada sarana prasarana seperti buku ekspedisi.
4.  Kurangnya rak penyimpanan berkas rekam medis di ruang filling.
5.  Segala  kebutuhan  yang  diperlukan  unit  rekam  medis  harus  diajukan  terlebih  dahulu  kepada dinas kesehatan setempat hingga kebutuhan itu terealisasi.
6.  Belum terdapat alur tentang pengembalian berkas.
7.  Berkas terlambat dikarenakan masih dalam pengerjaan, perlengkapanberkas rekam medis dan pengklaiman ke aplikasi P Care.
Puseksmas  Labruk  Kidul  Lumajang  belum  melakukan  perencanaan  (P1)  terkait permasalahan  keterlambatan  serta  belum  memiliki  SOP  mengenai  pengembalian  berkas  rekam medis pasien rawat inap yang seharusnya dikembalikan ke ruang rekam medis dalam kurun waktu 2x24  jam  setelah  pasien  dinyatakan  pulang untuk  dilakukan  kegiatan  selanjutnya  sampai  dengan penyimpanan  di  rak filing dan  dibuatkan  laporan  bulanan  maupun  tahunan.  Untuk  selanjutnya masih  direncanakan  pembuatan  SOP  pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat  inap.  Pernah diarahkan  dan  diberi  sosialisasi  sekilas  saat akreditasi  Puskesmas namun  tidak  adanya  prosedur menyebabkan berkas terlambat kembali ke unit rekam medis.

## 3.2.2 Rencana Usulan Kegiatan (RUK) atau Plan of Action (PoA).
Penyusunan  rencana  usulan  kegiatan  didasarkan  pada  hasil  identifikasi  faktor  penyebab keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  menggunakan  5M  dengan  pendekatan puskesmas  perencanaan  (P1)  dan  pelaksanaan  (P2)  kemudian  dilaksanakan brainstorming  yaitu
Pembuatan SOP dan alur dilakukan sebagai perencanaan (P1) yang nantinya diharapkan petugas dapat  melakukan  pengembalian  berkas  rekam  medis  sesuai  dengan  alur  dan  prosedur  yang berlaku yaitu berkas dikembalikan 2x24 jam setelah pasien dinyatakan pulang. Apabila SOP sudah jadi  maka  nantinya akan  disosialisasikan  kepada  petugas  dan  dilaksanakan  (P2).  Sesuai dengan kespakatan yang nantinya dimonitoring perkembangan selanjutnya dan dilakukan evaluasi kembali oleh kepala Puskesmas terkait permasalahan yang ada.
Evaluasi  sangat  penting  dilakukan,  Mubarak  dan  Chayatin  (2009)  berpendapat  bahwa kegiatan  evaluasi  adalah  kegiatan  untuk  menentukan  tujuan  yang  sudah  ditentukan  sebelumnya, salah satunya dengan bersikap sesuai prosedur yang berlaku yaitu dengan mengembalikan berkas tepat  waktu  agar  dampak  pada  pelayanan  juga  dapat  diminimalisir,  berkas  tidak  menumpuk. Pembuatan SOP dan alur pengembalian tersebut diharapkan dapat membantu dalam pelaksanaan evaluasi  dan  perbaikan  mutu  rekam  medis.  Salah  satu  parameter  yang  dapat  dilihat  untuk mengetahui  mutu  rekam  medis  di  rumah  sakit  khususnya  yang  melibatkan  kegiatan assembling adalah ketepatan waktu pengembalian (Budi, 2011).
Selanjutnya dari hasil evaluasi tersebut dapat dilakukan pembinaan dan pengawasan, hal tersebut  sejalan  dengan  penelitian  yang  telah  dilakukan  oleh  Hutama  dan  Santosa  (2016)  yang menyatakan  bahwa  pembinaan  bisa  dilakukan  dengan  sosialisasi  dan  pelatihan.  Perlengkapan pengisian  rekam  medis  dapat  digunakan  untuk  menindaklanjuti  pengguna  yang  tidak  lengkap dalam  hal  pengisian  rekam  medis.  Sehingga  dari  hal  ini  maka  diharapkan  agar  tenaga  medis terkait  dapat  segera  melengkapi  berkas  rekam  medis  dan  proses  pengembalian  berkas  rekam medis dapat dilakukan tepat waktu.

## 3.3.3 Rencana Pelaksanaan Kegiatan .
Rencana  pelaksanaan  kegiatan    pada  puskesmas  Labruk  Kidul  sudah  dilakukan  namun untuk  permasalahan  keterlambatan  belum  dilakukan  perencanaan    /  PoA    untuk  meminimalisir terjadinya  keterlambatan  hingga  kurun  waktu  satu  bulan.  Pada  rencana  usulan  kegiatan  disusun berdasarkan hasil brainstorming dari usulan yang diberikan oleh peneliti dan mendapat tanggapan dari  pihak  rekam  medis  Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  yang  nantinya  dalam  pelaksanaan kegiatan  akan  dilaksanakan  setelah  pembuatan  SOP  dan  alur  yang  dibuatkan  peneliti  dan didiskusikan bersama petugas rekam medis. Dapat ditarik kesimpulan sehingga pihak puskesmas belum melakukan perencanaan (PoA) terkait permasalahn keterlambatan pengembalian melainkan sudah melakukan PoA dengan membahas kesenjangan terkait kelengkapan DRM RM.  sehingga dalam  pelaksanaan  kegiatan  belum  terimplementasikan  dengan  baik.  Namun  telah  disepakati bersama  dengan  adanya brainstorming perencanaan  kedepan  yaitu  pembuatan  SOP  dan  alur terkait  pengembalian  DRM  RI  dengan  harapan  dapat  tercapai  sesuai  dengan  tujuan  yang  telah disepakati.

## 3.3  Mengidentifikasi  Proses  P2  (Pelaksanaan)  Di  Puskesmas  Terkait  Permasalahan Keterlambatan  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Menggunakan  Pendekatan  Manajemen PuskesmasDi Puskesmas Labruk Kidul Lumajang
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  responden  belum  adanya  alur  pengembalian dokumen rekam medis secara spesifik dapat menyebabkan berkas kembali terlambat dikarenakan petugas kurang memahami apabila tidak terdapat alur pengembalian dokumen rekam medis rawat inap. Puskesmas Labruk Kidul memiliki SPO tentang akses rekam medis dimana dalam prosedur tertulis  memungkinkan  seseorang  mendapatkan  data  yang  dibutuhkan  dalam    rekam  medis  yang didalamnya  juga  terdapat  tata  cara  peminjaman  serta  dicatatnya  di  buku  ekspedisi  sampai pengembalian  dokumen  rekam  medis  namun    dalam    kolom  unit  terkait  terdapat  unit  rawat  inap, hal  ini  kurang  sesuai  dengan  pedoman  penyelenggara  rekam  medis  2006  alur  pengembalian dokumen  rekam  medis  rawat  inap  yaitu  2x24  jam  setelah  pasien  dinyatakan  pulang  sedangkan pada  SPO  lebih  mengarah  pada  rawat  jalan.  Tidak  adanya  alur  dan  SOP  yang  spesifik  di
Puskesmas Labruk Kidul dapat menyebabkan terjadinya keterlambatan. Berikut alur yang terdapat pada SPO akses rekam medis di Puskesmas Labruk Kidul Lumajang.
Terdapat  perbedaan  alur  yang  tertera  pada  SPO  pada  Gambar  4.4  dan  alur  yang  dibuat peneliti  dan  disepakati  dengan  pihak  Puskesmas  Labruk  Kidul  pada  Gambar  4.5  yaitu  pada  alur pengembalian  DRM  RI  dimulai  dari  pendaftaran  pasien  sampai  data  di  inputkan  oleh  petugas, dirujuk/pulang,  hingga  pengembalian  berkas  melalui assembling lalu  dilakukan  pengolahan  data dibagian  unit  rekam  medis  termasuk  koding,  indexing  sampai  penyimpanan (filing) .  Berdasarkan pedoman  penyelenggaraan  rekam  medis  2006  berkas  rekam  medis  dikembalikan  ke  unit assembling yaitu  2x24  jam  setelah  pasien  dinyatakan  pulang  dari  faskes.  Berbagai  kendala  di lapangan  seperti  masih  dalam  perlengkapan  berkas  sedangkan  SDM  juga  terbatas  membuat berkas rekam medis terlambat hingga 1 bulan.
Hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat  inap  di Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  sebagian  besar  dokumen  dikembalikan  dalam  kurun  waktu satu  bulan.  Dokumen  rekam  medis  yang    dikembalikan  harus  dilengkapi  terlebih  dahulu  oleh perawat atau tenaga medis lain yang terkait. Setelah dikembalikan dan lengkap seharusnya berkas ditulis pada buku ekspedisi, namun Puskesmas Labruk Kidul belum memiliki buku ekspedisi rawat inap sehingga berkas yang telah kembali menumpuk di bagian unit rekam medis dan dikembalikan setelah  dilengkapi  maka  dokumen  dikembalikan.  Hasil  penelitian  ditemukan  salah  satu  kendala dari  petugas  karena  banyak  berkas  yang  menumpuk  terkadang  petugas  RM  tidak  sempat  untuk mengecek  satu persatu  berkas  RM  yang  kembali.  Pada Tabel  4.1 dijelaskan bahwa  berkas  yang terlambat mencapai 94, 20% dengan jumlah 271 berkas yang terlambat.
3.4 Mengidentifikasi Prioritas Penyebab Permasalahan Dan Menyusun Upaya Rekomendasi Terkait  Dengan  Keterlambatan  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Menggunakan  Pendekatan Manajemen  PuskesmasDi  Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  Dengan  Menggunakan

## Brainstroming
Hasil  akhir  dari  penelitian  ini  adalah  melakukan  kegiatan  skoring  (1-5)  untuk  penetuan prioritas  masalah  dan brainstorming .  Dimana  pada  tahap  ini  menyusun  upaya  penyelesaian  atau solusi  dari  permasalahan  yang  menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis rawat jalan di Puskemas Labruk Kidul Lumajang. Penyusunan upaya rekomendasi atau solusi dari permasalahan di atas dapat dilihat pada Tabel 3 berikut ini:
Tabel 3: Hasil Skoring Untuk Menentukan Prioritas Masalah Dan Penyusunan Upaya Solusi Variabel Kepala Puskesmas (Responden 1) Petugas Rekam Medis (Responden 2) Perawat RI 1 (Responden 3) Perawat RI 2 (Responden 4) Total Man 2 2 2 2 8 Money 1 3 3 3 10 Method 5 5 5 5 19 Materials 4 3 4 3 14 Machine 3 4 2 4 13 Perencanaan (P1) 4 2 2 2 20 Pelaksanaan (P2) 5 5 5 5 18 Sumber: Data Primer, 2020
Dapat  diketahui  prioritas  masalah  dari  skoring  yang  telah  disepakati  yaitu  Perencanaan (P1).  Hal  ini  perencanaan  terkait  permasalahan  keterlambatan  berkas  rekam  medis  belum dilakukan  sehingga  dalam  pelaksanaan  belum  terlaksana  sesuai  harapan,  meskipun  dalam pelaksanaan  sudah  diberi  peringatan  untuk  mengembalikan  dokumen  rekam  medis  rawat  inap 2x24  jam  setelah  pasien  dinyatakan  pulang.  Agar  mencapai  tujuan  sesuai  perencanaan  yang disepakati saat brainstorming maka dibuatkan SOP dan alur pengembalian dokumen rekam medis rawat inap.
Tabel 4: Hasil Diskusi dan Solusi berdasarkan prioritas masalah bersama Responden No Istilah Masalah Solusi 1. Perencanaan (P1) belum dilakukannya perencanaan agar berkas rekam medis tidak terlambat. 1.  Pihak puskesmas melakukan perencanaan dan evaluasi terkait permasalahan keterlambatan pengembalian berkas rekam  medis  rawat  inap saat rapat rutin dilakukan. 2.  Pembuatan  SOP  (standar operasional prosedur) terkait pengembalian dokumen rekam medis rawat  inap  yang  nantinya diharapkan  petugas  dapat mengembalikan berkas rekam  medis  tepat  waktu sesuai  dengan  prosedur yang berlaku. 3.  Membuat alur pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke unit  rekam  medis  dan disosialisasikan kepada petugas  yang  terlibat  agar memahami  tentang  alur dan prosedur pengembalian dokumen rekam medis rawat inap.

## Sumber: Data Primer, 2020
Dari tabel 4 hasil dan solusi berdasarkan prioritas yang telah dilakukan dengan responden, salah satu faktor penyebab berkas terlambat dikembalikan yaitu belum dilakukannya perencanaan (P1)  sehingga  solusi  yang  telah  disepakati  bersama  responden  adalah  pihak  puskesmas melakukan perencanaan serta evaluasi  pada saat rapat rutin dilakukan, pembuatan SOP (Standar Operasional  Prosedur)  terkait  pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat  inap  yang  nantinya diharapkan  petugas  dapat  mengembalikan  berkas  rekam  medis  tepat  waktu  sesuai  dengan prosedur yang berlaku, membuat  alur pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke unit rekam medis  dan  disosialisasikan  kepada  petugas  yang  terlibat  agar  memahami  tentang  alur  dan prosedur pengembalian dokumen rekam medis rawat inap.

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
Berdasarkan  hasil  dan  pembahasan  penelitian  maka  dapat  ditarik  kesimpulan  sebagai berikut:
1)  Unsur Man , pengetahuan petugas terkait pengembalian berkas rekam medis rawat inap masih kurang  hal  ini  dikarenakan  petugas  belum  pernah  mengikuti  pelatihan  terkait  pengembalian dokumen  rekam  medis  rawat  inap.  Unsur Machine ,  sarana  yang  ada  di  Puskesmas  Labruk Kidul  Lumajang  belum  terdapat  buku  ekspedisi  yang  dapat  membantu  dalam  menunjang pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  ke  Unit  Rekam  Medis.  Unsur Methods ,  belum tersedianya SOP pengembalian dokumen rekam medis rawat inap. Unsur Materials , kurangnya rak  penyimpanan  DRM  RI  sehingga  menyebabkan  berkas  yang  kembali  dari  unit  rawat  inap menumpuk  di  ruang  filling  dan  lemari  pendaftaran.  Unsur Money ,  penyediaan  anggaran  di Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  harus  diajukan  terlebih  dahulu  ke  Dinas  Kesehatan Kabupaten  Lumajang,  sehingga  kebutuhan  yang  diperlukan  oleh  puskesmas  belum  tentu disetujui langsung oleh pihak dinas kesehatan.
2)  Belum  dilakukannya  perencanaan  (P1),  agar  berkas  rekam  medis  rawat  inap  dapat dikembalikan  ke  unit  rekam  medis  sesuai  dengan  protap  maka  dalam  penelitian  ini  sudah disepakati untuk perencanaan (P1) kedepanakan dibuatkan SOP terkait pengembalian DRM RI dan alur pengembalian DRM RI.
3)  Dalam pelaksanaan dan pergerakan (P2) di Puskesmas Labruk Kidul Lumajang belum terdapat alur pengembalian DRM RI, sehingga pelaksanaan yang dilakukan di Puskesmas Labruk Kidul Lumajang  belum  sesuai  protap  pada  umumnya,  yaitu  2x24  jam  setelah  pasien  dinyatakan pulang.
4)  Berdasarkan  hasil brainstroming dan  skoring  telah  disepakati  bahwa  perlu  adanya  SOP pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat  inap  dan  alur  pengembalian  DRM  RI.  Hal  ini diharapkan agar kedepannya petugas dapat mengembalikan dokumen rekam medis rawat inap sesuai dengan prosedur dan alur yang berlaku.
4.2 Saran
1)  Pihak  Puskesmas  Labruk  Kidul  Lumajang  sebaiknya  menambahkan  fasilitas  yaitu  buku ekspedisi  rawat  inap  untuk  menunjang  proses  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap, memberikan penghargaan (reward) kepada perawat yang mengembalikan berkas rekam medis rawat  inap  dengan  tepat  waktu  sehingga  petugas  akan  merasa  dihargai  dan  lebih  semangat dalam  melakukan  pekerjaannya,  mengadakan  sosialisasi  serta  pembuatan  SOP  terkait  alur pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inapagar  petugas  dapat  memahami  isi  serta  alur pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  ke  unit  rekam medis.  Menyediakan  dana  untuk keperluan  mendadak,  yaitu  dana  insentif  tambahan  dan  pembelian  alat  yang  segera dibutuhkan.  Misalnya  rak  penyimpanan  rekam  medis  di  bagian filling masih  kurang  hal  ini sangat  diperlukan  karena  berkas  rekam  medis  menumpuk  di  bagian  unit  rekam  medis (filling) dan lemari bagian pendaftaran.
2)  Pihak Puskesmas Labruk Kidul Lumajang untuk melakukan perencanaan dan  melakukan rapat rutin  setiap  bulan  pada  minggu  terakhir  dengan  unit  terkait  melakukan  evaluasi  serta membahas  mengenai  ketepatan  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  untuk mengurangi angka keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke unit rekam medis.
3)  Dalam  pelaksanaan  perlunya  pembuatan  alur  pengembalian  dokumen  rekam  medis  agar petugas  mengetahui  langkah-langkah  dalam  pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat  inap ke unit rekam medik dengan benarPihak Puskesmas Labruk Kidul Lumajang khususnya kepala rekam  medis  harus  menyusun  perencanaan  untuk  didiskusikan  saat  rapat  rutin  dan  memberi teguran  dengan  tegas  kepada  perawat  yang  mengembalikan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan yang terlambat.

## Daftar Pustaka
Antara,  A.  2013.  Faktor –  Faktor  Yang  Berhubungan  Dengan  Tingkat  Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Dari Instalasi Rawat Inap Ke Instalasi Rekam Medis Di RSUD Wangaya Kota Denpasar Tahun 2013. Community Health , 1 (2), 112 –121.
Aryanti,  F.  A.  2014.  Analisa  Kelengkapan  Pengisian  Berkas  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap Rsau  Dr  .  Esnawan  Antariksa  Halim  Perdana  Kusuma  Jakarta  Tahun  2014. Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia , 2 –19.
Athoillah, A. 2013. Dasar - Dasar Manajemen . Bandung: CV Pustaka Setia.
Atmoko,  T.  2011. Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  dan  Akuntabilitas  Kinerja  Instansi Pemerintah . Bandung: Universitas Padjajaran.
Baumeister, R. F. 2007. Brainstorming. Encyclopedia of social psychology .
Budi, S. C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis . Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Bustami. 2011. Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan & Akesptabilitasnya . Padang: Erlangga.
Cognoscenti  Consulting  Group.  2016.  Standar  Internasional  ISO  9001:2015  Sistem  Manajemen Mutu - Persyaratan. Jurnal Sipil Statik , 0 –60.
Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia.  2006.  Pedoman  Penyelenggaraan  dan  Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II Tahun 2006. Depkes RI , pp. 13 –15.
Ernawati, F. 2012. Pengaruh Pendidikan Kesehatan Terhadap Peningkatan Pengetahuan Tentang Diare  Pada  Anak  Jalanan  Di  Semarang. Jurnal  Imiah :  Program  Pendidikan  Sarjana
Kedokteran Fakultas Kedokteran Universtias Diponergoro . Retrieved from http://eprints.undip.ac.id/37536/
Fardaningrum,  A.,  &  Prasetya,  J.  S.  2013.  Aspek  Pengendalian  Tingkat  Keterlambatan Pengembalian  Dokumen  Rekam  Medis  Dari  Rawat  Inap  Ke  Assembling  Di  Rumah  Sakit Bhayangkara  Semarang  Periode  Februari  Tahun  2013. Universitas  Dian  Nuswatoro Semarang .
Fauziah,  U.,  &  Sugiarti,  I.  2014.  Gambaran  Pengembalian  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Inap Ruang  Vii  Triwulan  Iv  Tahun  2013  Di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Tasikmalaya. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia , 2 (1). https://doi.org/10.33560/.v2i1.42
Hapsari,  R.  2010.  Analisis  Pengelolaan  Sampah  dengan  Pendekatan  Sistem  Di  RSUD  Dr Moewardi Surakarta. In Institutional Repositori .
Heri Maulana Sidik. 2008. Unsur 9M Dalam Kepemimpinan, Keorganisasian Dan Kemasyarakatan Sebagai Pengembangan Dari Unsur 5M Manajemen. Journal of Chemical Information and Modeling , 53 (9), 287. https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004
Hikmah,  F.,  Wijayantin,  R.  A.,  &  Rahmadtullah,  Y.  P.  2019.  Penentu  Prioritas  Dan  Perbaikan Masalah Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap DI RSD Kalisat.
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia , 7 (1), 58.
https://doi.org/10.33560/jmiki.v7i1.214