Prosedur Peminjaman Arsip Statis Di Dinas Kearsipan DanPerpustakaanProvinsi Sumatera Barat Menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)

## Rania Puteri Redhalia
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Negeri Padang dan Email: raniaputeri1506@gmail.com

## Elva Rahmah
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Negeri Padang dan Email: va_leo2006@yahoo.com
Received  : 8 April 2020
Review : 28 May 2020 Accepted  : 29 May 2020 DOI :

## Abstract
This  article aims  to  find  out the  Static  Archive  Loan  Procedure  in  the Office of Archives and Library of West Sumatra Province Using SIKS Applications.  This  research  method  is  qualitative  and  the  type  of research is descriptive. The research subject is the application of SIKS and the object of research is the Office of Archives and Library of West Sumatra  Province.  Data  collection  methods  used  are  observation, interviews  and  documentation. The results  of  this  study  are how  users carry out the Static Archive Loan procedure at the Archive Service and West  Sumatra  Province  Library  Using  SIKS  Applications.  SIKS  aims to facilitate the provision of archive services to the public.
Keywords: SIKS, service, static archive

## PENDAHULUAN
Perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  sekarang  ini  sudah  sedemikian  kuat mempengaruhi  sendi-sendi  kehidupan.  Keberadaan  teknologi  dan  informasi  hampir dibutuhkan  oleh  setiap  kalangan  masyarakat  baik  itu  dari  kalangan  tua  hingga  muda sekalipun. Keberadaan teknologi menjadi salah satu pemicu  perkembangan ilmu pengetahuan berembang  snagat  pesat.  Hampir  disetiap  pekerjaan  menggunakan  media  teknologi  sebagai alat untuk mempermudah pekerjaan.Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa penggunaan teknologi khusunya  computer  sangat  membantu  tercapainya  tujuan  organisasi  atau  instansi  baik pemerintah maupun swasta serta pelaksanaan administrasi menjadi efektif dan efisien.
Ilmu  teknologi  dan  informasi  setiap  mengalami  perkembangan  yang  cukup pesat.Setiap  hari penggunaan teknologi dipakai untuk  mempermudah pekerjaan  manusia.Hal
ini  sejalan  dengan  tujuan  dari  system  administrasi  di  suatu  instansi  atauorganisasi  manapun. Dengan  adanya  perkembangan  teknolgi  dan  pperkembangan  dunia  globalisasi  berdampak besar  terhadap  aspek  kehidupan  manusia  yang  menuntut  adanya  profesionalisme  dalam melaksanakan  setiap  aktifitas  organisasi  baik  intansi  swasta  maupun  pemerintah,  dengan adanya hal ini maka pelayanan kearsipan akan mengikuti kemajuan teknologi.
Dalam  melayani  masyarakat  seorang  arsiparis  haruslah  memiliki  kemampuan melayani  dengan  baik.Seiring  perkembangan  teknologi  yang  sudah  semakin  maju  banyak sekali  tugas  dan  peran  seseorang  dalam  melayani  dan  memberikan  jasa  kepada  masyarakat digantikan oleh komputer.
Menurut  Basir  Barthos  (2000:1)  arsip  merupakan  catatan  tertulis  maupun  dalam bentuk  gambar  ataupun  bagan  yang  membuat  keterangan  mengenai  suatu  pokok  persialan atau  peristiwa  yang  dibuat  orang.  Sedangkan  menurut  Undang-undang  nomor  7  tahun  1971 tentang  ketentuan  pokok  kearsipan  menyebutkan  arsip  adalah  a)  naskah-naskah  yang  dibuat dan  diterima  oleh  lembaga-lembaga  Negara  dan  badan  pemerintahan  dalam  bentuk  corak apapun,  baik  dalam  keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam  rangka  pelaksanaan kegiatan pemerintah, b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan perorangan, dalam  bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal  maupun  berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehiduapan kebangsaan.
Layanan  adalah  suatu  tindakan  sukarela  dari  satu  pihak  ke  pihak  lain  dengan  tujuan membantu  atau  adanya  permintaan  kepada  pihak  lain  atau  pihak  tertentu  demi  memenuhi kebutuhannya  secara  sukarela.  Dalam  memberikan  pelayanan  kepada  para  pencari  informasi terkhususnya  arsip, seorang arsiparis harus  mampu melayani dengan baik.Terkadang banyak sekali tantangan serta kendala yang dihadapi, misalnya SDM. SDM yang kurang memadai bisa  menjadi  salah  satu  factor  mengapa  pelayanan  menjadi  buruk.  Untuk  mengatasi  hal tersebut  maka  diciptakanlah  suatu  media  untuk  mewakili  SDM  tersebut  yang  didasari  oleh kemajuan teknologi.
Dilihat  selama  ini  pelayanan  yang  dilakukan  oleh  Dinas  Kearsipan  Provinsi  Sumatera Barat  masih  menggunakan  carayang  manual  seperti  mengisi  buku  tamu,  mengisi  form peminjaman arsip dan mencari arsip yang dibutuhkan melalui senarai arsip. Hal ini tentu akan mengalami waktu yang cukup panjang.
Untuk  mempermudah  dalam  memberkan  layanan  kepada  masyarakat  Dinas  Kearsipan Provinsi  Sumatera  Barat  membuat  suatu  system  berbasis  aplikasi  dengan  maksud
memudahkan  oara  oencari  informasi  arsip  tanpa  perlu  menggunakan  waktu  yang  lama  serta dapat diakses dimana saja dan kapan sja.System applikasi yang di buat oleh Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ini disebut dnegan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS).
Dengan  adanya  perkembangan  teknologi  di  atas  maka  Dinas  Kearsipan  Provinsi Sumatera Barat akan mulai melakukan kegiatan peminjaman arsip statis menggunakan system aplikasi ini. Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) merupakan perangkat untuk menyusun database  dan  meng-up  load  kedalam  sistem  jaringan.  Dengan  adanya  aplikasi  SIKS  ini layanan  arsip  yang  semula  masih  menggunakan  sarana  manual  dengan  senarai,  daftar,  atau inventaris  arsip  nantinya  dapat  dilakukan  dengan  otomatis  menggunakan  sarana  komputer, bahkan  direncanakan  akan  dihubungkan  dengan  Jaringan  Informasi  Kearsipan  Nasional (JIKN).

## METODE PENELITIAN
Metode  yang  digunakan  adlaah  metode  deskriptif,  yaitu  dnegan  menggunakan  data penelitian  yang  dilakukan  melalui  pengamatan  secara  langsung  dan  wawancara  dengan arsiparis  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat.Objek  penelitian adalah aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Prosedur  Peminjaman  Arsip  Statis  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat Menggunakan Aplikasi SIKS
Untuk  memperoleh  ketersediaan  informasi  berupa  arsip,  seseorang  atau  badan organisasi terlebih dahulu harus mengetahui apa  saja prosedur untuk melakukan peminjaman arsip. Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat untuk saat ini masih menggunakan  cara  manual  dalam  temu  kembali  arsip.  seorang  peminjam  arsip  harus  datang dan mengisi buku tamu kemudian di lanjutkan dengan pengisian form peminjaman arsip dan mencari arsip di senarai arsip.
Namun  hal  tersebut  membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  dalam  memberikan pelayanan  kepada  masyarakat  karena  masih  bersifat  manual.  Untuk  itu,  dinas  kearsipan  dan perpustakaan  provinsi  sumatera  barat  menciptakan  suatu  system  aplikasi  yang  membantu memudahkan para peminjam arsip dalam penelusuran khasanah arsip dimana saja dan kapan saja.
Aplikasi  SIKS  sendiri  merupakan  aplikasi  yang  digunakan  untuk  otomatisasi pengelolaan  arsip  statis,  dan  menjalankan  fungsi  pencarian  informasi  dan  pelayanan  arsip statis  bagi  semua  pengguna.Sistem  Informasi  Kearsipan  Statis  (SIKS)  merupakan  perangkat untuk menyusun database dan meng-upload kedalam sistem jaringan. Dengan adanya aplikasi SIKS  ini  layanan  arsip  yang  semula  masih  menggunakan  sarana  manual  dengan  senarai, daftar,  atau  inventaris  arsip  nantinya  dapat  dilakukan  dengan  otomatis  menggunakan  sarana komputer,  bahkan  akan  dihubungkan  dengan  Jaringan  Informasi  Kearsipan  Nasional  (JIKN) sebagai jaringan yang menghubungkan secara nasional ke seluruh wilayah Indonesia.
Hal yang pertama harus dilakukan oleh peminjam arsip adalah mengakses web arsip di www.siks.sumbarprov.go.id kemudian akan muncul tampilan seperti ini.

## Gambar 1.Tampilan Utama System SIKS
Setelah muncul beranda seperti gambar diatas pengguna terlebih dahulu harus melakukan registrasi agar dapat melakukan penelusuran informasi.

## New user registration

## Gambar 2.Pengentrian Data ke System SIKS
Setelah semua data terisi klik tombol register kemudian akan muncul menu seperti ini. Seperti dilihat pada gambar ada beberapa katergori yang harus diisi oleh pengguna yaitu:
1.  Email : Berisikan alamat email pengguna 2.  Username : Berisikan nama pengguna yang digunakan 3.  Password : Berisikan kata sandi yang mudah di ingat 4.  Confirm Password : Berisikan kata sandi untuk di ulangi 5.  Nama Lengkap : Berisi nama lengkap pengguna 6.  Alamat : Berisi alamat lengkap pengguna 7.  Kode Pos : Berisi kode pos si pengguna 8.  No Hp : Berisikan nomor handphone si pengguna 9.  No Fax : Berisikan nomor fax si pengguna 10. No KTP/SIM : Berisikan no KTP atau SIM 11. Negara : Asal negara si pengguna 12. Jenjang Pendidikan : Berisikan jenjang pendidikan terakhir si pengguna 13. Tujuan Pencarian : Berisikan tujuan dari pencarian arsip
14. Sekolah/Universitas  : Berisikan dimana di pengguna bersekolah
15. Jurusan : Jurusan dari si pengguna 16. No Registrasi : Berisi no urut si pengguna 17. Tujuan Penelusuran  : Berisi tujuan dilakukan penelusuran 18. Tanggal selesai : Berisi tentang selesainya  dilakukan penelusuran

## Gambar 3.Tampilan Registrasi Berhasil
Langkah selanjutnya yaitu pengguna melakukan proses log in terlebih dahulu sebelum masuk. Masukan username dan password pengguna. Username berisikan alamat email yang di registrasikan  pada  website  tersebut  serta  berfungsi  sebagai  tanda  pengenal  untuk  masuk  ke suatu  objek.  Sedangkan  password  meurpakan  jumoulan  karakter  yang  digunakan  oleh pengguna  jaringan  untuk  memverifikasi  identitas  dirinya  kepada  system  keamanan  yang dimiliki oleh jaringan atau system tersebut.

## Gambar 4.Log in
Setelah  log  in  maka  akan  muncul  tampilan  berupa  dashboard  dan  menu  statis. Dashboard  merupakan  sebuah  user  interface  yang  cukup  unik,  ia  berada  di  antara  data  dan desain.  Tujuan  utama  dashboard  yaitu  membantu  user  untuk  membuat  keputusan  yang  tepat
dan cepat berdasarkan dari data yang ada.Sedangkan pada menu statis berisikan beberapa item pilihan yaitu peminjaman arsip dan daftar arsip.

## Dashboard   Menu Statis    Peminjaman Arsip    Daftar Statis

## Gambar 5.Tampilan Menu
Apabila  telah  tampil  menu  tersebut  pengguna  dapat  mengikut  langkah selanjutnya.Langkah  selanjutnya  yaitu  dengan  klik  peminjaman  arsip  pengguna  tinggal memasukkan  keyword tentang  arsip  yang  di  inginkan.Pada  menu  tersebut terdapat  3  pilihan tombol yang pertama yaitu:
1. Search yaitu untuk memulai penelusuran informasi arsip
2. Refresh yaitu untuk membersihkan riwayat pencarian daftar arsip
3. Pinjam yaitu untuk melakukan peminjaman arsip

## Pencarian

## 1             2              3

## Gambar 6.Tampilan Penelusuran Khazanah Arsip
Setelah  mengklik  search  maka  akan  muncul  struktur  inventaris.  Yang  mana  struktur inventaris  tersbeut  berisikan  tentang  arsip  yang  pengguna  cari.Menurut  Peraturan  Kepala Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  21  Tahun  2011  tentang  Standard  Elemen  Data Arsip  Dinamis  Dan  Statis  Untuk  Penyelenggaraan  System  Informasi  Kearsipan  Nasional, struktur inventaris terdiri dari fond, seri, berkas, item:
1. Fond merupakan keseluruhan arsip, apapun format dan medianya, yang diciptakan atau dihimpun secara orgamik dan digunakan oleh pencipta arsip dalam rangka
2. pelaksanaan fungsi dan kegaitan pencipta arsip yang bersangkutan.
3. Seri  merupakan  arsip  yang  ditata  berdasarkan  system  pemberkasan  atau dipelihaara  sebagai  satu  unit  karena  arsip-arsip  tersebut  dihasilkan  dari penghimpunan atau pemberkasan yang sama atau kesamaan kegiatan.
4. Berkas merupakan
5. Item merupakan unit arsip terkecil yang tidak dapat dibagi lagi secara intelektual.

## Struktur inventaris        1             2                3         4

## Gambar 7.Tampilan Hasil Penelusuran Arsip
Kemudian klik arsip yang ingin di pilih maka akan muncul daftar metadata inventaris file. Yang berisikan kode, no ruangan, no inventaris, tahun, jumlah, keterangan, media, bulan scan, scan.
Daftar metadata inventaris file
Gambar 8.Daftar Metadata Inventaris File
Selanjutnya  pilih  scan,  yang  mana  nantinya  adalah  hasil  scan  dari  arsip  yang  di  cari. Setelah itu apabila sesuai dengan yang di inginkan maka klik tombol pinjam.

## Gambar 9.Contoh arsip
Kemudian para pengguna juga bias meliat riwayat peminjaman arsip yang diperlukan. Jika  arsip  yang  diperlukan  lebih  dari  satu  maka  bisa  menambah  subyek  nya  setelah  selesai menambahkan kemudian klik selesai.
Gambar 10.Tampilan Menambah Arsip Baru Yang Akan Dipinjam
Langkah  terakhir  maka  akan  muncul  pada  daftar  data    peminjaman  nama  pengguna yang  meminjam  arsip.  Apabila  arsiparis  menyetujui  peminjaman  maka  klik  tombol  setujui peminjaman.Dengan itu pengguna dapat meminjam arsip.

## Gambar 11.Daftar Data Peminjam

## 2. Keuntungan Penggunaan System SIKS:
Adapun  keuntungan  yang  diperoleh  dari  penggunaan  system  SIKS  bagi  pengguna arsip yaitu:
a. Memudahkan dalam penelusuran informasi karena terkoneksi secara online
b. Mengehmat waktu dan tenaga dalam penlusuran informasi
c. Mempermudah pekerjaan karena dibantu oleh kemajuan teknologi
d. Memberikan kenyamanan dalam pelaksanaan penelusuran informasi
e. Membeiksn data dan informasi yang akurat serta tepat.
Adapun keuntungan yang diperoleh bagi staf dan arsiparis adalah:
a. Menghemat waktu dan tenaga dalam memberikan layanan informasi arsip
b. Mempermudah pekerjaan
c. Meningkatkan kualitas pelayanan mandiri
d. Memberikan kemudhaan dalam pelaksanaan kerja

## 3. Kendala yang dihadapi dalam Penerapan Aplikasi SIKS:
Pengguna  system  SIKS  ini  tidak  hanya  memberikan  dampak  posistif  bagi  para pengguna  dan  staff  beserta  arsiparis  tetapi  juga  memiliki  kendala  dalam  penerpaan  aplikasi ini. Adapun kendala yang dihadapi dalam penerapan aplikasi ini yaitu:
a. Beberpa  daftar  senarai  arsip  masih  banyak  yang  belum  dialih  mediakan  sehingga beberpa akses untuk pencarian arsip masih belum bisa dilakukan
b. System  yang  belum  spenuhnya  selesai  mengakibatkan  proses  pelaksanaan pelayanan berbasis online menjadi terganggu
c. Penggunaan system SIKS terkadang mengalami pemberhentian system dikarenakan sering terjadi kesalahan gangguan jaringan
d. Perlu    adanya  ruang  penyimpanan  dan  kapasitas  yang  mendukung  dalam pelaksanaan system SIKS ini
e. System  SIKS  yang  ada  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  belum  berjalan sebagaimana mestinya dikarenakan masih mengalami  perubahan pada sistemnya
f. Untuk melakukan registrasi system ini memerlukan proses yang cukup lama dalam menganalisis data.
Dengan  menelusuri  arsip  pada  www.siks.sumbarprov.go.idakan  memudahkan  kita untuk  dapat  mencaru  dan  menemukan  informasi  arsip  statis  yang  kita  inginkan.  Informasi arsip  statis  yang  di  dapat  oleh  pengguna  arsip  dapat  pula  dipinjamkan  kepada  penggunanya dengan  cara  datang  langsung  ke  Dinas  Kearsipan  dan  perpustakaan  provinsi  sumatera  barat jalan pramuka V. No.2 Khatib Sulaiman Padang.

## PENUTUP

## Simpulan
Berdasarkan pembahasan di atas kesimpulan yang di dapatkan yaitu Dinas Kearsipan dan  Perpustakaan  Provinsi  Sumatera  Barat  telah  menciptakan  sebuah  media  yang  bertujuan untuk  mempermudah  dalam  memberikan  layanan  arsip  statis  kepada  masyarakat.  Sistem  ini diberi nama Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS).
Sistem  ini  memberikan  kemudahan  bagi  para  pencari  informasi  berupa  arsip  dnegan berbasis  online.  Pengguna  tidak  hanya  saja  dimudahkan  dalam  penelusuran  informasi  tetapi juga dimudahkan dlaam proses akses karena dapat diakses dimana saja dan kapan saja.Selain
itu sistem ini memiliki keunggulan dalam pelaksanaan kerjanya yaitu sistem ini menyediakan daftar  senarai  arsip  yang  berbentuk  digital  sehingga  para  pencari  informasi  berupa  arsip dengan mudah mengakses informasi yang telah disediakan.

## Saran
Berdasarkan  hasil  praktek  kerja  lapangan  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan Provinsi  Sumatera  Barat  penulis  menyarankan  agar  pelaksanaan  sustem  SIKS  ini  dapat berjalan  dengan  baik  dan  telah  rampung  sebagaimana  mestinya,  sebab  sistem  ini  belum sepenuhnya  rampung  dan  bias  digunakan  dengan  bai.  Sebaiknya  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat lebih memerhatikan lagi serta mendukung pihak-pihak yang ingin mengembangkan sistem ini

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2011 tentang Standard Elemen  Data  Arsip  Dinamis  Dan  Statis  Untuk  Penyelenggaraan  System  Informasi Kearsipan Nasional.