## ANALISIS PELAKSANAAN FASILITAS PRESERVASI ARSIP STATIS GUNA MENINGKATKAN TATA KELOLA BIDANG KEARSIPAN PEMERINTAHAN

## Ndaru Ramadhan
Program Studi D-IV Administrasi Pemerintahan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran Email: ndaru21001@mail.unpad.ac.id

## Jovanscha Qisty Adinda FA
Program Studi D-IV Administrasi Pemerintahan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran Email: jovanscha@unpad.ac.id
Received  : 26 September 2023 Revised     : 28 September 2023 Accepted   : 10 October 2023 DOI :10.30829/jipi.v8i2.17579

## Abstract
This  research  aims  to  find  out  and  analyze  how  the  facilitation  of  static archive  preservation  is  implemented  and  the  obstacles  in  the  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta.  The research method used is a qualitative method with a descriptive approach. The collection techniques used in this research are observation, interviews, and documentation. The data analysis techniques used are data reduction, data presentation, and conclusions. The results of this research show that how the facilitation of static archive preservation includes several stages,
namely  sorting,  coding,  checking  ink  for  cartographic  archives,  making deacidification  fluid,  applying  Methyl  Cellulose  glue,  drying  archives,
pressing  archives,  and  storing  archives.  However,  there  are  still  several obstacles, namely the condition of the archives, which are damaged or parts of the archives are incomplete; limited human resources, which affect the division of employee work; limited facilities and infrastructure in the form of  drying  places;  and  budget  limitations,  which  cause  the  number  of archives to be preserved to be limited. This research is expected to increase knowledge  regarding  static  archive  preservation  and  serve  as  corrective material for agencies to improve their excellent archival services.
Keywords: archive, archive preservation, static archive

## PENDAHULUAN
Merujuk pada Pasal 5 ayat (3) Peraturan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Urusan Pemerintahan yang Menjadi Kewenangan Daerah Istimewa Yogyakarta, terdapat beberapa urusan pemerintahan yang bersifat wajib dan tidak berkaitan  dengan  pelayanan  dasar,  salah  satunya  yaitu  bidang  kearsipan.  Bidang  kearsipan menjadi salah satu urusan pemerintahan yang bersifat wajib dikarenakan kearsipan bertujuan agar kegiatan pemeriksaan catatan terkait langkah-langkah yang telah dilakukan oleh sebuah organisasi dapat dilaksanakan secara transparan. Selain itu, menurut Basuki (2023:2.30) arsip yang  ditata  dengan  rapih  memiliki  kegunaan  yang  utama  yaitu  untuk  sumber  dokumenter pembuktian.
Pada  Pasal  1  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan  dijelaskan  mengenai  pengertian  arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga
pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sedangkan definisi arsip statis berdasarkan Pasal 1 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,  dan  berketerangan  dipermanenkan  yang  telah  diverifikasi  baik  secara  langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah merupakan perangkat daerah yang mempunyai tugas  dalam  menyelenggarakan  urusan  pemerintahan  di  bidang  perpustakaan  dan  bidang kearsipan.  Untuk  melaksanakan  tugas  tersebut,  Badan  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah memiliki beberapa fungsi diantaranya yaitu pengelolaan, pelestarian, dan pemanfaatan bahan pustaka  dan  arsip,  pengelolaan  arsip  sesuai  ketentuan  peraturan  perundang-undangan,  dan pelindungan,  pelestarian,  pengembangan  pemanfaatan  bahan  pustaka  dan  dokumen/arsip sebagai  warisan  budaya  seperti  yang  tercantum  dalam  Pasal  5  Peraturan  Gubernur  Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 97 Tahun 2022 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Sesuai  dengan  amanat  Pasal  63  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan,  demi  menjamin  keselamatan  dan  kelestarian  arsip  statis  maka  perlu dilaksanakannya  preservasi  arsip  statis.  Azmi  (2019:1.28)  dalam Deskripsi  dan  Penataan Arsip Statis mengatakan bahwa definisi dari preservasi yaitu seluruh proses untuk melindungi arsip  statis  dari  kerusakan  dan  memperbaiki  arsip  yang  rusak.  Selain  itu,  tujuan dilaksanakannya  preservasi  arsip  statis  yaitu  sebagai  upaya  perlindungan  terhadap  fisik maupun informasi dari arsip statis untuk memberikan ketahanan arsip yang maksimal. Selain untuk  menjaga  keselamatan  dan  kelestarian  fisik  arsip  dan  informasi  arsip,  pelaksanaan fasilitasi pengelolaan kearsipan berupa preservasi arsip yang baik dan sesuai dengan peraturan juga  bertujuan  untuk  meningkatkan  kuantitas  arsip  statis  yang  dilestarikan,  mendukung penyediaan  informasi,  akes,  dan  layanan  kearsipan,  meningkatkan  tata  kelola penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang perpustakaan dan kearsipan.
Dijelaskan dalam beberapa penelitian terkait kendala yang dihadapi oleh instansi atau organisasi dalam pelaksanaan preservasi arsip statis. Febriyanti dan Handayani (2022:13-14) berkata bahwa dalam penelitian terkait pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan di Komisi Pemilihan  Umum  Kabupaten  Tulungagung  terdapat  beberapa  kendala  yaitu  keterbatasan kompetensi  arsiparis  dan  sarana  dan  prasarana  yang  belum  memadai.  Akbar  (2022:58-61) mengatakan  di  Perpustakaan  Museum  Ranggawarsita  terdapat  kendala  berupa  sarana  dan
prasarana  yang  sangat  kurang  memadai  dan  sumber  daya  manusia  yang  kurang  maksimal. Pratiwi (2021:62-64) dalam Preservasi dan Konservasi Arsip di Perpustakaan Resko Pustoko Mangkunegaran Surakarta mengatakan bahwa keterbatasan dana mengakibatkan keterbatasan pada  alat  dan  bahan  pada  proses  preservasi  arsip  di  Perpustakaan  Resko  Pustoko Mangkunegaran  Surakarta.  Selain  itu,  terdapat  pula  kendala  waktu  yang  diperlukan  untuk melakukan preservasi dan konservasi arsip di Perpustakaan Resko Pustoko Mangkunegaran Surakarta cukup lama karena jumlah arsip yang banyak.
Berdasarkan  permasalahan  di  atas,  maka  peneliti  tertarik  dan  merasa  perlu  untuk melakukan  penelitian  mengenai  “Pelaksanaan  Fasilitasi  Preservasi  Arsip  Statis  di  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta.”  Rumusan  masalah  dalam penelitian  ini  yaitu  (1)  Bagaimana  pelaksanaan  fasilitasi  preservasi  arsip  statis  di  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  dan  (2)  Apa  kendala  yang dihadapi dalam pelaksanaan fasilitasi preservasi arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta.  Penelitian  ini  dilakukan  dengan  tujuan  untuk mengetahui dan menganalisis bagaimana pelaksanaan fasilitasi preservasi arsip statis di Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta.  Selain  itu,  tujuan  dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui apa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan fasilitasi preservasi arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.

## KAJIAN TEORI
Pelestarian  arsip  menggunakan  unsur  pengelolaan,  keuangan,  penyimpanan,  alat bantu, ketenagakerjaan hingga metode disebut preservasi (Lasa H.S dalam Purnomo, 2018: 682).  Menurut  Sudarsana  (2019:  1.5),  definisi  preservasi  yaitu  aktivitas  yang  memiliki perencanaan dan pengelolaan yang baik dengan tujuan agar bahan koleksi tidak mudah rusak dan  dapat  dimanfaatkan  selama  mungkin.  Berdasarkan  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional Republik  Indonesia  Nomor  23  Tahun  2011  tentang  Pedoman  Preservasi  Arsip  Statis, preservasi terbagi menjadi beberapa tahapan perbaikan, antara lain:
1. Menerima arsip yang akan dipreservasi;
2. Memotret kondisi arsip sebelum dipreservasi;
3. Memberi nomor;
4. Memeriksa kondisi arsip;
5. Membersihkan arsip;
6. Menentukan metode restorasi arsip;
7. Membuat laporan dari dokumentasi kondisi fisik arsip;
8. Melakukan deasidifikasi;
9. Melakukan preservasi arsip;
10. Memotret kondisi arsip setelah dipreservasi;
11. Membuat daftar yang berisi arsip-arsip yang telah dipreservasi.

## METODE
Cara  pengumpulan  data,  analisis  data,  hingga  peneliti  mendapatkan  hasil  berupa konfirmasi terhadap teori yang sudah ada atau discovery disebut dengan  metode  penelitian (Tarumingkeng dalam Raco, 2010: xii). Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Metode penelitian berfungsi sebagai pengarah  pemikiran  sehingga  penelitian  yang  dihasilkan  bersifat  objektif  (Irina,  2017). Menurut Raco (2010: 61), metode kualitatif menekankan pada proses sehingga dapat dilihat bagaimana kondisi sebenarnya sebuah peristiwa terjadi dan karakteristik data kualitatif yang bersifat  deskriptif  sehingga  data  terkait  tempat  dan  situasi  dapat  disampaikan  secara  rinci sebagai  fakta.  Subjek  dalam  penelitian  ini  yaitu  arsiparis  muda  dan  arsiparis  mahir  Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Sedangkan objek penelitian ini yaitu  pelaksanaan fasilitasi  preservasi  arsip  statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Sumber  data  dalam  penelitian  ini  merupakan  sumber  data  primer  yang  diperoleh melalui  wawancara  dengan  informan.  Selain  itu,  sumber  data  melalui  kajian  literatur  juga digunakan  dalam  penelitian  ini.  Teknik  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  dilakukan melalui  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi.  Setelah  data  penelitian  terkumpul,  maka dianalisis dengan cara reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan Fasilitasi Preservasi Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Berdasarkan  Pasal  4  Peraturan  Gubernur  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  Nomor  97 Tahun 2022 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah,  tugas  dari  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah Istimewa Yogyakarta yaitu membantu gubernur melaksanakan urusan pemerintahan bidang perpustakaan  dan  urusan  pemerintahan  bidang  kearsipan.  Bidang  kearsipan  di  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  kemudian  dibagi  menjadi  2 bidang lagi seperti pernyataan Arsiparis Muda bahwa:
“Terus kalau di kearsipan ada dua bidang, kalau di perpustakaan ada dua bidang. Kemudian bidang kearsipan ini ada bidang pembinaan dan pengawasan kearsipan, satunya bidang pengelolaan arsip statis” (M, 15/08/2023).
Tugas dari bidang pengelolaan arsip statis yaitu bertanggung jawab atas pelaksanaan pengelolaan, pelestarian, dan layanan arsip. Bidang pengelolaan arsip statis memiliki banyak fungsi salah satunya yaitu fungsi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis.
Syahfitri (2023:15) dalam Strategi Preservasi dan Konservasi Bahan Pustaka Tercetak di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  DIY  mengatakan  bahwa  tujuan  dilaksanakannya preservasi  yaitu  memaksimalkan  pemanfaatan  koleksi.  Preservasi  juga  bertujuan  untuk menjaga nilai informasi dan memberikan kemudahan bagi masyarakat untuk mengakses arsip (Akbar,  2022:43).  Fungsi  preservasi  atau  pelestarian  dapat  dibagi  menjadi  2  (dua)  yaitu pelestarian fisik arsip dan pelestarian informasi arsip. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Arsiparis Mahir bahwa:
“Ya kalau e opo lubang itu hurufnya masih ditemukan ya kita kembalikan. Tapi kalau udah  nda  ada  ya  cuma  ini  apa  ya  kita  penyelamatan  untuk  fisiknya.  Jadi  bukan penyelamatan isi informasinya” (MAP, 15/08/2023).
Penyelamatan  fisik  arsip  dilakukan  apabila  terdapat  bagian  arsip  yang  hilang  atau rusak berat. Seorang petugas preservasi dilarang untuk mereka gambar atau tulisan pada arsip. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Arsiparis Mahir bahwa:
“Iya, jadi kita tidak boleh woh iki mungkin kita tahu sambungannya digaris, tidak boleh.  Jadi  kita  sesuai  apa  adanya  pas  kita  ketemu  saja.  Jadi  mungkin  kalau sobekannya ini mungkin ada di opo mungkin biasanya kan digulungan mungkin masih di dalemnya, mungkin kita kembalikan lagi. Kalau udah nda ketemu ya apa adanya” (MAP, 15/08/2023).
Larangan  bagi  petugas  preservasi  untuk  mereka  gambar  atau  tulisan  pada  arsip bertujuan untuk menjaga keaslian atau keotentikan dari arsip yang akan dipreservasi.

## Tahapan  Pelaksanaan  Fasilitasi  Preservasi  Arsip  Statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Akbar  (2022:44)  dalam  Preservasi  Sumber  Informasi  di  Perpustakaan  Museum Ranggawarsita  menjelaskan  bahwa  preservasi  tidak  hanya  dilakukan  dengan  pembersihan sumber  informasi  saja.  Tahapan  pelaksanaan  kegiatan  preservasi  arsip  statis  di  Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah dibagi menjadi beberapa tahapan berikut.
a. Penyortiran Kondisi Arsip yang akan Direstorasi.
Berdasarkan Pasal 5 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2019  tentang  Pedoman  Penilaian  Kerusakan  Arsip  Kertas  dijelaskan  mengenai kategori  dan  tingkat  kerusakan  arsip  kertas.  Kerusakan  arsip  kertas  dapat dikategorikan menjadi  5  yaitu  kerusakan  pada  jilidan dan  blok  teks,      kerusakan karena kimia, kerusakan karena mekanis, kerusakan karena hama, dan  kerusakan karena air. Sedangkan tingkat kerusakan arsip kertas dikategorikan menjadi 3 yaitu kerusakan ringan, kerusakan sedang, dan kerusakan berat.
b. Penomoran atau Pengkodean.
Tahap  penomoran  atau  pengkodean  merupakan  tahapan  yang  penting  dalam pelaksanaan  preservasi.  Penomoran  bertujuan  agar  memudahkan  petugas preservasi dalam mengurutkan kembali arsip setelah proses preservasi arsip selesai. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Arsiparis Mahir bahwa:
“Jadi itu dikasih nomor sesuai sampulnya sama nomor urut. Jadi jangan sampai nanti  urutannya  kalau  tidak  ada  nomor  urutnya  bisa  kebolak-balik” (MAP, 15/08/2023).
Selain memudahkan petugas preservasi dalam mengurutkan kembali arsip setelah proses  preservasi  arsip  selesai,  penomoran  pada  arsip  juga  bertujuan  agar pengembalian arsip ke depo penyimpanan arsip menjadi lebih mudah.
Gambar 1. Penomoran atau Pengkodean pada Arsip

## c. Melakukan Pengecekan Tinta pada Arsip Kartografi
Pada  tahap  pengecekan  tinta  pada  arsip  kartografi,  apabila  ditemukan  tinta  yang luntur, maka tidak dapat dilakukan penyemprotan magnesium karbonat. Sehingga, untuk  proses  deasidifikasi  dilakukan  dengan  metode  kering  yaitu  pencampuran magnesium  karbonat  dengan  lem  methyl  cellulose.  Pada  arsipkartografi  yang
mengalami tinta luntur juga akan ditutup dengan lilin. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Arsiparis Mahir bahwa:
“Kalau ada tinta yang mblobor, jadi biasanya kalau warna-warna mencolok itu kita akan cek dulu. Jadi itu nanti akan apa luntu atau nda. Kalau tidak luntur ya tapi kalau luntur kita lapisi dengan lilin” (MAP, 20/07/2023).
Metode deasidifikasi metode kering untuk mencegah arsip yang akan dipreservasi justru rusak karena tinta luntur akibat proses deasidifikasi metode basah. Pelapisan lilin  juga  bertujuan  untuk  menghindari  kerusakan  arsip  akibat  tinta  yang  luntur sehingga tidak akan memperparah kondisi arsip.
Gambar 2. Proses Pelapisan Lilin pada Arsip Berwarna

## d. Pembuatan Cairan Deasidifikasi dari Magnesium Karbonat
Proses pembuatan cairan deasidifikasi dari magnesium karbonat perlu diperhatikan oleh  petugas  preservasi.  Hal  tersebut  bertujuan  agar  cairan  deasidifikasi  yang dibuat dapat berfungsi maksimal. Arsiparis Mahir menjelaskan mengenai takaran dalam pembuatan cairan deasidifikasi bahwa:
“Makanya  kita  netralisir  atau  kita  mengurangi  keasaman  dengan  larutan magnesium  carbonat  yang  udah  kita  larutkan  dengan  air  nanti  opo  bentuknya bubuk itu 1 gram magnesium kita campur dengan 1,5 liter  air nanti diendapkan yang  bening  kita  ambil  kita  e  menggunakan  sprayer  kita  semprotkan.  Jadi menggunakan  ari  suling  atau  air  proses  atau  air  apa  air  kemasan  itu  jadi  yang udah  diproses  jadi  tidak  ada  kandungan  apa  lumut  kandungan  bakteri  dan sebagainya. Air kemasan air mineral bisa” (MAP, 20/07/2023).
Berdasarkan  pernyataan  tersebut,  beberapa  hal  yang  perlu  diperhatikan  dalam pembuatan  cairan  deasidifikasi  yaitu  takaran  bubuk  magnesium  seberat  1  gram dicampur  dengan  air  sebanyak  1,5  liter.  Air  yang dipergunakan juga tidak boleh
sembarang, melainkan menggunakan air yang telah diproses terlebih dahulu seperti air suling dan air mineral kemasan.
Gambar 3. Proses Penyaringan Cairan Deasidifikasi
e. Mengoleskan Lem Methyl Cellulose
Pengolesan  lem  methyl  cellulose  perlu  didukung  dengan  proses pressing .  Hal tersebut  bertujuan  agar  arsipdapat  kering  secara  bersamaan  seperti  pernyataan Arsiparis Mahir bahwa:
“Ndak papa, Cuma  kalau ini kan tebel jadi keringnya lama. Kalau  ini  kan  jadi lemnya  rata.  Mungkin  tapi  kan  ada  yang  sini  tebel  ada  yang  tipis  nah  mungkin pengeringannya  nda  bareng.  Kalau  ini  kan  nanti  bisa  bareng.  Nah  tadi  kan ngelemnya manual, nah mungkin ada e opo tempat-tempat yang tebel tipis” (MAP, 23/08/2023).
Melakukan  proses pressing setelah  mengoleskan  lem  methyl  cellulose  perlu dilakukan untuk meratakan lem pada arsip sehingga arsip yang dipreservasi dapat kering secara bersamaan.
Gambar 4. Pengolesan Lem Methyl Cellulose
f. Proses Pengeringan Arsip
Setelah  proses  pengolesan  lem  methyl  cellulose  dilakukan,  maka  proses selanjutnya  yaitu  proses  pengeringan  arsip.  Lama  proses  pengeringan  arsip bergantung  pada  bahan material  arsip. Hal tersebut  didukung  dengan  pernyataan Arsiparis Mahir bahwa:
“Kalau  yang  untuk  tekstual  paling  setengah  hari  kering.  Terus  kalau  yang kartografi  paling  dua  hari,  dua  hari  sampai  tiga  hari.  Kadang-kadang  kalau bahannya yang semi plastik itu keringnya lama. Jadi bener-bener kayak plastik gitu jadi karena lama kan tidak opo tidak ada pori-pori nah itu susah. Kadang-kadang malah  kita  lepas.  Jadi  setelah  mungkin  kita  perkirakan yang  ini  kan kalau  yang luar kan mungkin bisa kering karena bahannya kan cuma kertas sama kertas. Tapi kalau  yang  ada  apa  yang  bahannya  plastik  kan  tidak  ada  pori-pori  untuk penguapan jadi pas belakang masih basah. Nah kita lepas, yang penting ini udah kering yang sekeliling ini, kita balik biar nanti keringnya dari belakang. Karena kalau opo kalau kita tunggu kering nanti akan opo e nanti setelah beberapa hari kan  kualitas  lemnya  kan  berkurang.  Jadi  biasanya  tidak  akan  malah  tidak  akan bisa nempel” (MAP, 15/08/2023).
Berdasarkan  pernyataan  tersebut,  dapat  disimpulkan  bahwa  lama  proses pengeringan  arsip  pada  proses  preservasi  bergantung  pada  bahan  material  arsip. Untuk arsip tekstual berbahan kertas, proses pengeringan setengah hari. Untuk arsip kartografi, proses pengeringan 2 hari sampai 3 hari.
Gambar 5. Proses Pengeringan Arsip
g. Melakukan Pressing Arsip
Setelah arsip kering, maka proses selanjutnya yaitu pressing arsip dan pemotongan.
Arsiparis Mahir mengatakan tujuan dilakukannya pressing arsip bahwa:
“Jadi  nanti  setelah  direstorasi  nanti  dipress  biar  nanti  opo  lurus  rapih  atau mungkin arsipnya ada yang bergelombang lalu dipress setelah selesai tapi setelah dilepas dari plastiknya. Setelah itu baru dipotong di sini” (MAP, 15/08/2023).
Proses pressing arsip dilakukan setelah arsip kering dengan tujuan apabila terdapat arsip yang bergelombang atau tidak rata selama proses pengeringan, maka dapat diratakan  kembali  dengan  proses pressing .  Pada  arsip  kartografi  juga  dilakukan pemotongan pada bagian pinggir list yang kurang rapih.
h. Penyimpanan arsip.
Pratiwi (2021:51) dalam Preservasi dan Konservasi Arsip di Perpustakaan Resko Pustoko Mangkunegaran Surakarta mengatakan bahwa kerusakan fisik arsip dapat dipengaruhi oleh tempat penyimpanan arsip. Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah  Istimewa  Yogyakarta  menyimpan  arsip  di  depo  arsip.  Seperti  yang dijelaskan oleh Arsiparis Mahir bahwa:
“Nanti  kita  kembalikan.  Jadi,  e  ini  kita  ambil  dari  lantai  5  untuk  tempat penyimpanan, nah kan karena korosi ya karena mungkin paperclip ini. Jadi kita ambil  dari  lantai  nganu  nanti  e  kita  kembalikan  setelah  selesai  kegiatan  kita kembalikan lagi sesuai urutan nomernya” (MAP, 15/08/2023).
Pernyataan  tersebut  kemudian  diperinci  oleh  Arsiparis  Mahir  terkait  tempat penyimpanan arsip.
“Kalau untuk yang kartgrafi di lantai 4, terus untuk yang tekstual di lantai 5. Kalau yang pakai ini yang kartografi. Terus kalau yang apa tekstual, pakai almari apa roll opack yang almari besi. Terus kalau yang untuk masih aktif-aktif, rak biasa ini” (MAP, 15/08/2023).
Gambar 6. Almari Penyimpanan Arsip Kartografi
Bahan  material  dari  tempat  penyimpanan  arsip  juga  perlu  diperhatikan  untuk menghindari kerusakan arsip pada saat penyimpanan. Arsiparis Mahir mengatakan bahwa:
“Kalau kita kalau untuk yang arsip tekstual, itu menghindari kayu karena kalau kayu kan istilahnya mengundang rayap. Terus kalau yang untuk media baru, kita malah menghindari untuk yang metal atau besi. Karena itukan magnetik to, kalau yang  opo  kayak  CD  kalau  yang  apa  itukan  sifatnya  magnetik.  Jadi  kalau  kena besikan mungkin bisa” (MAP, 15/08/2023).
Selama  proses  penyimpanan  arsip  perlu  juga  dilakukan  fumigasi.  Selain  untuk mematikan jamur, Arsiparis Mahir juga menjelaskan bahwa:
“Ya untuk menghilangkan selain jamur juga kalau ada kayak rayap, mungkin ada silverfish  yang  mungkin  yang  pemakan  kertas  biar  steril.  Jadi  nanti  setelah difumigasi baru disimpan di depo untuk penyimpanan. Jadi jangan sampai nanti ada penyerahan arsip itu udah membawa apa serangga-serangga pemakan kertas itu nantikan akan istilahnya di atas akan makan yang lain. Jadi, kita masuk udah steril dulu baru disimpan di” (MAP, 15/08/2023).
Proses  fumigasi  juga  dapat  dilakukan  dalam  beberapa  metode.  Arsiparis  Mahir menjelaskan bahwa:
“Ada  beberapa  metode  jadi  kita  lewat  rekanan.  Jadi  ada  yang  disemprot  itu  e cuman kayak gas itu ya, jadi bukan disemprot pake nah itu dan sifatnya gas itu opo e  tergantung  jenis  obatnya  ada  yang  cuman  seperti  kapsul  itu  nanti  ditaruh  di wadah itu dan itu akan opo istilahnya pecah dan menguap. Terus ada yang dengan cairan, cairan itu nanti diuapkan, dipanasi akan jadi uap terus ada selang. Jadi tergantung mau pake yang jenis apa obatnya tergantung nanti rekanannya. Terus setahun sekali” (MAP, 15/08/2023).
Dari beberapa pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa proses penyimpanan arsip setelah dipreservasi tidak hanya meletakkan arsip di ruang penyimpanan arsip saja.  Banyak  hal  yang  perlu  diperhatikan  mulai  dari  bahan  material  tempat penyimpanan arsip dan perawatan arsip seperti fumigasi untuk mencegah serangan hama yang dapat merusak arsip.
Kendala  dalam  Pelaksanaan  Fasilitasi  Preservasi  Arsip  Statis  di  Dinas  Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
Dalam  pelaksanaan  kegiatan  preservasi  arsip  statis,  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  tentunya  mengalami  berbagai  kendala.  Setidaknya
terdapat 5 kendala utama yang dihadapi oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dalam pelaksanaan kegiatan preservasi arsip statis yaitu kondisi arsip statis yang akan dipreservasi, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, pembagian kerja, serta  penganggaran.  Kendala-kendala  tersebut  dapat  dijelaskan  lebih  lanjut  dalam pembahasan berikut ini.

## a. Kondisi Arsip Statis
Kondisi  arsip  statis  yang  hendak  dipreservasi  menjadi  permasalahan  bagi petugas preservasi. Selain itu, berdasarkan hasil wawancara menurut Arsiparis Muda di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  daerah  Istimewa  Yogyakarta  dijelaskan bahwa:
“Karena  problem-nya  itu  kalau  pembinaan  wis  ora  bener,  nanti  ketika penyerahan itu arsip e itu mung ketemu sirahe tok atau ketemu kepalane tok, badane tok, atau sikile tok gitu” (M, 15/08/2023).
Pernyataan tersebut didukung dengan pernyataan dari Arsiparis Muda bahwa: “Ya kondisi arsipnya. Jadi kalau kondisi arsipnya parah ya itu e prosesnya lama  karena  harus  merekonstruksi  ulang  sesuai  kondisi  awalnya.  Itukan banyak  yang  udah  patah-patah  gitu  harus  mengumpulkan  atau  memasang lagi.  Itu  yang  lama  itu  karena  kita  harus  menyatukan  atau  opo  yo  kayak masang puzzle itu lho. Lha terus kadang-kadang ada yang ketemu ada yang tidak. Kalau yang tidak ketemu ya bolong” (MAP, 15/08/2023).
Dari  kedua  pernyataan  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  penemuan  arsip dengan bagian-bagian yang terpisah atau hilang seperti ditemukan hanya kepala arsip, badan  arsip,  maupun  kaki  arsip  saja.  Kondisi  arsip  seperti  itu  tentu  membutuhkan waktu  yang  lama  untuk  petugas  preservasi  merekonstruksi  ulang  seperti  kondisi aslinya. Terdapat pula arsip yang beberapa bagiannya hilang sehingga dalam proses preservasinya dilakukan sesuai dengan kondisi arsip tersebut ditemukan. Selain itu, kerapuhan yang menjadi kelemahan kertas dapat disebabkan oleh kelembaban, kadar keasaman  kertas,  dan  suhu  sehingga  kertas  mudah  patah,  pecah,  hingga  putus (Fatmawati, 2018:18).

## b. Sumber Daya Manusia
Fatmawati (2018:29-30) dalam Preservasi, Konservasi, dan Restorasi Bahan Pustaka mengatakan  bahwa  sumber  daya  manusia  menjadi  unsur  utama  dan penggerak  dalam  upaya  pelestarian  bahan  pustaka.  Kuantitas  dari  sumber  daya
manusia  dalam  hal  ini  petugas  preservasi  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta menjadi sebuah kendala. Seperti yang disampaikan oleh Arsiparis Mahir bahwa:
“Jadi dulu kita pernah melaksanakan itu terus ya karena SDM nya terbatas itu  ya  terus  kita  tetep  opo  kegiatan  di  Arsip  Nasional,  kita  bawa  ke  sana” (MAP, 15/08/2023).
Pernyataan tersebut diperjelas dengan pernyataan Arsiparis Mahir bahwa:
“Iya  seharusnya  ada  opo  alat  untuk  mendeteksi  itu  seperti  pensil  itu  nanti kalau  di  anu  warnanya  apa  ungu  warna  kuning  dan  sebagainya  nanti  bisa dilihat kandungan asamnya. Tapi kita opo repot” (MAP, 15/08/2023).
Berlandaskan  kedua  keterangan  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  sumber daya  manusia  memegang  peranan  penting  dalam  preservasi  arsip  statis  di  Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Sumber daya manusia yang  terbatas  menyebabkan  adanya  pengalihan  pekerjaan  yang  seharusnya  dapat dikerjakan  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta harus dialihkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Selain itu, keterbatasan jumlah sumber daya  manusia juga menyebabkan beberapa  tahapan pekerjaan dalam hal ini tahapan  pengukuran  derajat  keasaman  arsip  tatis  yang  akan  dipreservasi  menjadi terlewatkan.  Keterbatasan  sumber  daya  manusia  dapat  mengakibatkan  sebuah pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan mandiri oleh instansi harus bergantung pada pihak ketiga (Nugraha dan Laugu, 2021:115).

## c. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana yang kurang memadai menjadi salah satu kendala dalam pelaksanaan  kegiatan  preservasi  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah Istimew  Yogyakarta.  Febrianty  dan  Handayani  (2022:13-14)  dalam  Analisis Pengelolaan  Arsip  Dinasmis  Sebagai  Bahan  Informasi  yang  Autentik:  Studi  Kasus Komisi  Pemilihan  Umum  Kabupaten  Tulungagung  mengatakan  bahwa  sarana  dan prasarana  di  Komisi  Pemilihan  Umum  Kabupaten  Tulungagung  dan  juga  menjadi kendala bagi beberapa instansi pemerintahan, termasuk Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta.  Hal  tersebut  didukung  dengan  pernyataan Arsiparis Muda bahwa:
“Jadi mejo segitu tu kartone mung ukuran sing A0 itu yo mung nggo loro” (M, 15/08/2023).
Pernyataan tersebut senada dengan pernyataan Arsiparis Mahir bahwa:
“Kalau yang kita tergantung pengeringannya. Iya kalau ini kan meja ini kan udah kepake untuk karto jadi paling dua dua meja itu. Terus kalau untuk yang tekstual  ya  cuma  ini.  Kalau  penuh  ini  udah.  Untuk  pengeringnya” (MAP, 23/08/2023).
Meskipun memiliki beberapa kendala sarana dan prasarana khusunya tempat pengeringan  arsip,  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa Yogyakarta  juga  memiliki  sarana  dan  prasarana  yang  detail  seperti  pernyataan Arsiparis Mahir bahwa:
“Ya kita apa istilahnya e ya kita memenuhi kebutuhan. Jadi kita butuh apa ya kadang  sampai  hairdryer  itu  kita  punya....Terus  kita  juga  ada  setrika.  Nah sama,  setrika  itu  juga  untuk  manasi  itu.  Jadi  se  apa  se  mungkin  itu  juga frekuensi  penggunaan  juga  tidak  banyak,  kasusnya  itu  jarang  jadi  mungkin setahun sekali belum opo istilahnya mungkin nda dipakai juga, tapi kita punya. Jadi,  sarana  prasarana  yang  se  mungkin  sedetail  se  walaupun  tidak  harian digunakan kita ada, apalagi yang itu digunakan untuk proses harian tetep kita harus ada. Jadi kita opo untuk sarprasnya yang standar” (MAP, 15/08/2023).
Dari  beberapa  pernyataan  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa  meskipun  Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta memiliki kendala terkait sarana dan prasarana khususnya tempat pengeringan arsip setelah proses preservasi, dinas  juga  memiliki  sarana  dan  prasarana  yang  mendetail  walaupun  memiliki frekuensi penggunaan yang jarang. Akbar (2022:59) mengatakan bahwa sarana dan prasarana  berguna  sebagai  penunjang  kegiatan  dan  ketepatan  dalam  pelaksanaan preservasi.

## d. Pembagian Kerja
Dalam menunjang ketercapaian tujuan organisasi, selain diperlukan pegawai yang  terampi,  berwibawa,  dan  cakap,  diperlukan  pula  pembagian  kerja  yang  jelas. Setiap tahunnya, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta memiliki  target dalam  pelaksanaan  kegiatan  preservasi seperti pernyataan  Arsiparis Mahir bahwa:
“Karena  jumlahnya  kita  tidak  mampu.  Kalau  ada  pengadaan  SDM  lagi mungkin bisa. Kita membawa 5000 berkas opo 5000 lembar arsip statis. Kalau
ini  udah  opo  pas  pandemi  itu  udah  turun  targetnya.  Terus  pas  sebelum pandemi itu 15.000” (MAP, 23/08/2023).
Pernyataan tersebut didukung dengan pernyataan lain Arsiparis Mahir bahwa: “Jadi  kita  juga  nyambi-nyambi  kegiatan  yang  lain.  Jadi  tidak  fokus.  Kalau fokus di sini opo targetnya yang di bawa ke ANRI barang kita mampu padahal cuma berdua. Kalau kita fokus lho” (MAP, 23/08/2023).
Terkait pembagian kerja, dapat disimpulkan bahwa di Dinas Perpustakaan dan Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  tepat  dikarenakan  kekurangan  sumber daya manusia sehingga terjadi penurunan target tahunan preservasi arsip. Hal tersebut senada  dengan  pernyataan  Hermawan  (2018:77)  bahwa  pembagian  kerja  perlu dilakukan dengan tepat untuk mencapai tujuan organisasi.

## e. Penganggaran
Anggaran merupakan satu hal yang penting untuk diperhatikan dalam proses pelaksanaan  preservasi  arsip.  Menurut  Kinanthi  (2023:86),  kunci  pelaksanaan pelestarian  nilai  informasi  yaitu  anggaran.  Pelaksanaan  preservasi  membutuhkan dukungan anggaran yang banyak (Sulistyoningtyas, 2021:46). Hal tersebut dibuktikan dengan pernyataan Arsiparis Mahir bahwa:
“Ya kan opo karena kertasnya ini kan bebas asam, jadi lebih mahal daripada kertas  biasa.  Terus  tisunya  juga  tidak  apa  ya  harus  di  anu  dari  Jepang langsung. Jadi tidak ada bahan-bahan lokal untuk dulu pernah ada dari apa ya pabrik kertas itu tebel jadi nda bisa tipis itu tur getas” (MAP, 15/08/2023).
Penganggaran dalam pelaksanaan preservasi juga dijelaskan lebih lanjut oleh Arsiparis Mahir berikut.
“Ya kita menyesuaikan penganggarannya. Jadi umpama tahun ini target kita berapa berapa lembar. Jadi itu menentukan opo untuk penganggarannya. Jadi umpama target tahun 23 ini umpama 1000 lembar. Nah 1000 lembar itu bisa dihitung untuk sarana prasarananya. Jadi satu roll tisu itu bisa digunakan 400 lembar.  Jadi  paling  nda  kalau  1000  kan  tiga  tiga  roll.  Nah  terus  lemnya berapa.  Lemnya  paling  1  roll  itu  mungkin  sekilo.  Nah  mungkin  3  kilo  dan sebagainya.  Terus  kalau  untuk  opo  untuk  kartografi  begitu  juga.  Jadi penganggarannya kan biasanya kan e setahun sebelumnya. Jadi target berapa dengan sarprasnya berapa. Kan ini nanti ada daftarnya jadi arsip yang opo laporan itukan daftar yang arsip yang direstorasi. Lha pokoknya nanti untuk penggandaan  itu  fotokopi  dan  sebagainya  itu  kan  harus  dianggarkan  juga, untuk  cetak.  Sebetulnya  ada  beberapa  buku  nanti  daftar  nanti  ada  yang
disimpen  ada  yang  untuk  pemeriksaan  dan  sebagainya.  Jadi  anggaran restorasi tidak hanya untuk sarpras, untuk apa sarana dan prasarana aja. Tapi hubungannya dengan nanti membuat laporan dan sebagainya kan harus ada biaya cetak, biaya jilid, dan sebagainya. Terus untuk opo ATK juga kan harus dianggarkan untuk itu. Terus baru prosesnya. Mungkin kalau harus ngundang apa  istilahnya  pendamping  itu  juga  harus  dianggarkan  lagi.  Jadi penganggarannya kan untuk apa istilahnya dana-dana pendamping itu juga. Tidak ada yang dipakai untuk proses saja, kan untuk ATK, SPJ barang itu kan juga  harus  dianggarkan  untuk  apa  tinta  printer  dan  sebagainya” (MAP, 15/08/2023).
Berdasarkan  kedua  kutipan  di  atas,  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah Daerah  Istimewa  Yogyakarta  mengalami  kendala  terkait  penganggaran  untuk pelaksanaan  preservasi  arsip.  Kendala  tersebut  menyebabkan  jumlah  arsip  yang dipreservasi menjadi terbatas. Nugraha dan Laugu (2021:116) mengatakan kegiatan belum maksimal dikarenakan anggaran yang terbatas.

## PENUTUP

## Simpulan
Pelaksanaan  fasilitasi  preservasi  arsip  statis  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah Daerah  Istimewa  Yogyakarta  mencakup  beberapa  tahapan,  antara  lain:  (1)  Penyortiran kondisi  arsip,  (2)  Pengkodean,  (3)  Pengecekan  tinta  bagi  arsip  kartografi,  (4)  Pembuatan cairan deasidifikasi, (5) Pengolesan lem Methyl Cellulose, (6) Pengeringan arsip, (7) Pressing arsip, dan (8) Penyimpanan arsip. Dalam proses pelaksanaan fasilitasi preservasi arsip statis tersebut,  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta  mengalami beberapa  kendala seperti kondisi  arsip yang rusak atau bagian  arsip tidak  lengkap,  sumber daya manusia yang terbatas sehingga berpengaruh terhadap pembagian kerja pegawai, sarana dan  prasarana  berupa  tempat  pengeringan  yang  terbatas,  dan  keterbatasan  anggaran  yang menyebabkan jumlah arsip yang dipreservasi juga terbatas.

## Saran
Dengan adanya penelitian ini, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta diharapkan mampu mengatasi kendala-kendala yang dialami dalam pelaksanaan fasilitasi  preservasi  arsip  statis.  Permasalahan  terkait  kondisi  arsip  yang  rusak  atau  bagian arsip tidak lengkap, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dapat melakukan  tindakan  preventif  melalui  sosialisasi  dan  pendampingan  pengelolaan  arsip  di
desa/kalurahan hingga instansi pemerintah seperti yang telah dilakukan sebelumnya. Sumber daya manusia memegang peranan penting dalam pelaksanaan fasilitasi preservasi arsip statis sehingga perlu dilakukan pengadaan pegawai di bidang preservasi karena hal tersebut akan berpengaruh terhadap kinerja pegawai dan pencapaian target preservasi. Terkait pencapaian target preservasi, perlu juga pengadaan sarana dan prasarana, khususnya tempat pengeringan arsip sehingga target dapat tercapai dan didukung dengan penganggaran yang mencukupi.

## DAFTAR PUSTAKA
Akbar, H. A. (2022). Preservasi Sumber Informasi di Perpustakaan Museum Ranggawarsita . Azmi. (2016). Deskripsi dan Penataan Arsip Statis . Universitas Terbuka.
Basuki, S. (2023). Pengantar Ilmu Kearsipan (4th ed.). Universitas Terbuka.
Fatmawati, E. (2018). Preservasi, Konservasi, dan Restorasi Bahan Pustaka . Libria.
Febriyanti,  N.,  &  Handayani,  N.  S.  (2022). Analisis  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Sebagai Bahan  Informasi  yang  Autentik:  Studi  Kasus  Komisi  Pemilihan  umum  Kabupaten Tulungagung . Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 6(1), 1–16.
Hermawan,  T.  (2018). Pengaruh  Pembagian  Kerja  Oleh  Kepala  Terhadap  Produktivitas Kerja Pegawai di Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten Ciamis . Dinamika: Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi Negara.
Irina, F. (2017). Metode Penelitian Terapan . Parama Ilmu.
Kinanthi,  E.  D.  (2023). Strategi  Pelestarian  Nilai  Informasi  Koleksi  Local  Content  di Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah .
Nugraha,  H.  C.,  &  Laugu,  N.  (2021). Pelestarian  Naskah  Kuno  dalam  Upaya  Menjaga Warisan Budaya Bangsa di Perpustakaan Museum Dewantara Kirti Griya Tamansiswa Peraturan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  4  Tahun  2019  tentang  Pedoman Penilaian Kerusakan Arsip Kertas.
Peraturan Daerah  Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor  3  Tahun  2017  tentang Pelaksanaan Urusan Pemerintahan yang Menjadi Kewenangan Daerah Istimewa Yogyakarta.
Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 97 Tahun 2022 tentang Kedudukan, Susunan  Organisasi,  Tugas,  Fungsi,  dan  Tata  Kerja  Dinas  Perpustakaan  dan  Arsip Daerah.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis.
Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pratiwi,  I.  F.  C.  (2021). Preservsi  dan  Konservasi  Arsip  di  Perpustakaan  Rekso  Pustoko Mangkunegaran Surakarta .
Purnomo.  (2018). Preservasi  Sebagai  Upaya  Untuk  Menjaga  Kelestarian  dan Memperpanjang Usia Arsip Statis Konvensional . Jurnal Pustaka Ilmiah.
Raco,  J.  R.  (2010). Metode  Penelitian  Kualitatif  Jenis,  Karakteristik,  dan  Keunggulannya . Gramedia.
Sudarsana, U. (2019). Preservasi dan Konservasi Media Informasi . Universitas Terbuka.
Sulistyoningtyas, N. (2021). Strategi Preservasi dan Konservasi Bahan Pustaka Tercetak di Perpustakaan STIE AUB (Adi Unggul Bhirawa) Surakarta .
Syahfitri, I. O. (2023). Strategi Preservasi dan Konservasi Bahan Pustaka Tercetak di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY .
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Yogyakarta .  Lentera  Pustaka:  Jurnal  Kajian  Ilmu  Perpustakaan,  Informasi,  Dan Kearsipan.