Journal of Mandalika Literature, Vol. 5, No. 3, 2024, e-ISSN: 2745-5963 Accredited Sinta 5, https://sinta.kemdikbud.go.id/journals/profile/12219
Available online at: http://ojs.cahayamandalika.com/index.php/jml

## Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pegawai
Secara Multiuser Pada Universitas SAFIN Pati

## Bayu Hartono
Universitas Safin Pati, Jl. Raya Tayu Jl. Raya Pati - Tayu No. Km 13, Ketanen, Kec. Trangkil, Kabupaten Pati, Jawa Tengah 59153 , Indonesia
* bayuhartono2020@gmail.com Article History
Received: 2-6-2024 2
Revised: 5-8-2024 Published: 24-8-2024 Keywords: Multiuser Information System  Design,  Employee Payroll KataKunci : Perancangan Sistem Informasi, Penggajian Pegawai, Secara Multiuser Abstract: Safin Pati University is one of the educational institutions in Pati Regency that has developed rapidly. Along with this development, followed by an increase in Human Resources. At the end of every month, Safin Pati University pays salaries to all  its  employees.  The  payroll  system  includes  several  interrelated  parts,  namely general  administration  is  responsible  for  attendance  recaps,  financial administration  is  responsible  for  salary  management  and  the  Chair  of  Safin  Pati University is the person in charge. The payroll system is still done manually so the salary calculation process takes a long time. Safin Pati University needs a Payroll Information System Design to overcome this problem. The scope of the problem in this project is a discussion of the payroll system including employee data, recording attendance, overtime and calculating employee salaries. The aim of this project is to design  a  payroll  information  system  that  can  assist  financial  administration  in carrying out the recitation process up to reporting monthly salaries to level leaders. From  the  research  conducted  by  the  author,  a  multiuser  employee  payroll information  system  application  program  was  produced  which  contains  employee data  reports,  position  data,  class  data,  attendance  data,  overtime  data,  excess teaching hours data, and salary reports.
Abstrak:  Universitas  Safin  Pati  adalah  salah  satu  lembaga  pendidikan  di Kabupaten  Pati  yang  telah  berkembang  pesat.  Seiring  dengan  perkembangan tersebut,  diikuti  dengan  bertambahnya  Sumber  Daya  Manusia.  Pada  setiap  akhir bulan  Universitas  Safin  Pati  melakukan  penggajian  kepada  seluruh  pegawainya. Sistem  penggajian  meliputi  beberapa  bagian  yang  saling  berkaitan  yaitu administrasi  umum  bertanggungjawab  mengenai  rekap  kehadiran,  administrasi keuangan  bertanggungjawab  mengenai  pengelolaan  gaji  dan  Ketua  Universitas Safin Pati sebagai penanggung jawab. Sistem penggajian tersebut masih dilakukan secara  manual  sehingga  proses  penghitungan  gaji  membutuhkan  waktu  yang lama.Universitas  Safin  Pati  membutuhkan  suatu  Rancangan  Sistem  Informasi Penggajian  untuk  mengatasi  permasalahan  tesebut.  Cakupan  masalah  dalam proyek  ini  adalah  pembahasan  sistem  penggajian  termasuk  data  pegawai, pencatatan absensi, lembur dan penghitungan gaji pegawai.Tujuan dari proyek ini yaitu  membuat  rancangan  sistem  informasi  penggajian  yang  dapat  membantu administrasi  keuangan  dalam  melakukan  proses  pengajian  sampai  dengan pelaporan  gaji  bulanan  kepada  pimpinan  berjenjang.Dari  penelitian  yang dilakukan  penulis  dihasilkan  suatu  program  aplikasi  sisitem  informasi  penggajian pegawai secara multiuser yang memuat laporan data karyawan, data jabatan, data golongan,  data  presensi, data  lembur , data  kelebihan  jam mengajar, dan laporan penngaji

## PENDAHULUAN
Dalam  setiap  lembaga  baik  lembaga  pemerintahan  maupun  swasta  tidak  akan terlepas  dari  sistem  penggajian,  baik  dilakukan  secara  manual  maupun  secara komputerisasi. Kondisi yang ada saat ini masih banyak instansi maupun lembaga yang
masih  menggunakan  sistem  penggajian  secara  manual,  sehingga  membutuhkan  tenaga dan waktu yang lebih.
Agar  proses  pembayaran  gaji  berjalan  lancar,  diperlukan  sistem  yang mendukung  kegiatan  ini.  Hal  ini  akan  membantu  mengurangi  kesalahan  dalam perhitungan gaji dan mencegah keterlambatan dalam pemberiannya.
Universitas Safin Pati dalam melakukan proses penggajian masih menggunakan sistem  penggajian  secara  manual.  sehingga  penulis  mencoba  melakukan  penelitian dengan  perumusan  masalah  “bagaimana  merancang  sistem  informasi  penggajian pegawai secara multiuser pada Universitas Safin Pati.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  membuat  suatu  sistem  informasi  penggajian yang  mampu  membantu  administrasi  keuangan  dalam  proses  penggajian  baik pemberian gaji kepada karyawan maupun pembuatan laporan penggajian kepada atasan berjenjang.

## METODE PENELITIAN
Pada  tahap  ini,  dilakukan  evaluasi  terhadap  sistem  yang  akan  diteliti  untuk mengamati serta mendalami dan menganalisis masalah yang terdapat dalam sistem yang sedang  berjalan.  Untuk  mendukung  penelitian,  diperlukan  data  yang  diperoleh  dari sumber penelitian.
Penelitian ini penulis mengambil lokasi di Universitas Safin Pati yang beralamat di Jl. Solo-Jogja KM.5 Ngaran, Mlese, Ceper, Klaten. Sedangkan data yang diperlukan penulis untuk penelitian ini diperoleh dengan melakukan survey langsung di Universitas Safin Pati.
Metode  yang  digunakan dalam  penelitian  ini dilakukan dengan  berbagai  teknik yaitu
1. Teknik Wawancara
Metode  tanya  jawab  merupakan  metode  yang  secara  langsung  mencari informasi dengan cara meminta keterangan pada bagian administrasi
2. Teknik Observasi Yaitu melakukan pengamatan langsung bagaimana proses penggajian pegawai.
Pengamatan  yang penulis lakukan adalah  mengamati proses perhitungan  yang dilakukan secara manual dan laporan apa saja yang dibuat.
3. Yaitu Studi Pustaka
dengan  cara  mencari  referensi  atau  teori  yang  diperlukan  melalui  buku  atau jurnal  ilmiah  yang  ada  kaitannya  dengan  masalah-masalah  pembuatan  sistem penggajian pegawai secara multiuser.
Referensi  yang  penulis  gunakan  antara  lain  pengertian Visual basic  dari  buku Budiarto  yang  berjudul  Aplikasi  Database  dengan  SQL  Server  dan  Visual  Basic, pengertian  SQL  Server  dari  buku  Arif  Ramadhan  yang  berjudul  SQL  Server  200 dan Visual Basic.
Tahap berikutnya dalam metode penelitian yaitu
1. Tahap  Perencanaan  yaitu  peneliti  merancang  aplikasi  sistem  pakar  yang  terdiri dari pengelompokan data master dan data laporan.
2. Tahap Analisa  Sistem  yaitu  pembahasan  langkah pembuatan  sistem  penggajian pegawai  secara  multiuser.  Dalam  tahap  ini  terdiri  dari  tahap  intelligent,  tahap design, dan tahap implementasi.
3. Tahapan  Disain Aplikasi  yaitu  peneliti  membuat  disain  sistem  yang terdiri dari Context  Diagram  adalah  suatu  diagram  alir  yang  tingkat  tinggi  yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran., HIPO, Diagram Arus Data, Disain Database, Disain input-output, dan disain teknologi.

## TINJAUAN PUSTAKA
Sistem  adalah  hubungan  atau  interaksi  yang  berlangsung  diantara  satu kesatuan ataupun komponen secara teratur sehingga tujuan maupun sasaran sistem dapat dicapai. (Jogiyanto, HM, 2002, 5)
Sistem  adalah  sekumpulan  elemen,  baik  yang  bersifat  fisik  maupun  non- fisik, yang saling terhubung dan berinteraksi untuk mencapai satu atau lebih tujuan, sasaran, atau hasil akhir dari sistem tersebut (M.J. Alexander, 2000).
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk  yang bermanfaat bagi penerima dan memiliki nilai nyata atau aplikatif dalam pengambilan keputusan saat ini atau di masa depan (Erwan Arbie, 2000). Informasi merujuk pada data yang telah  diolah  dengan  baik  sehingga  berguna bagi  pengguna.  Data  dianggap  sebagai informasi  jika  telah  diproses  sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna  (Jogiyanto.  HM, 2002).
Sistem  informasi  adalah  sistem  dalam  suatu  organisasi  yang  memenuhi kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian,  mendukung  kegiatan  operasional,  dan fungsi  manajerial  organisasi,  serta  mempermudah  penyediaan  laporan  yang diperlukan (Erwan Arbie, 2000).
Sistem informasi adalah kumpulan data yang dikumpulkan, dikelompokkan, dan  diolah  sedemikian  rupa  sehingga  membentuk  satu  kesatuan  informasi  yang saling terhubung dan  mendukung, sehingga menjadi informasi yang berharga bagi penerimanya (Tafri D. Muhyuzir, 2001).
Siklus hidup sistem (System Life Cycle – SLC) adalah proses evolusi yang diikuti  dalam  penerapan  sistem  atau  subsistem  informasi  berbasis  komputer.  SLC sering  dikenal  dengan  pendekatan  air  terjun  (waterfall  approach)  dalam pengembangan  dan  penggunaan  sistem,  yang  terdiri  dari  lima  tahap:  Tahap Perencanaan,  Tahap  Analisis,  Tahap  Rancangan,  Tahap  Penerapan,  dan Penggunaan. Berikut adalah gambaran siklus hidup tersebut:
Gambar 3.1 Siklus Hidup Sistem
(Sumber: Modul 8 Metodologi Siklus Hidup Sistem STMIK Sinar Nusanrastara
Surakarta)
Berdasarkan  Undang-Undang  Ketenagakerjaan  No.  13  Tahun  2003,  Bab  1, Pasal  1,  upah  adalah  hak  pekerja  yang  diterima  dalam  bentuk  uang  sebagai kompensasi  dari  pengusaha  atau  pemberi  kerja.  Upah  ditetapkan  dan  dibayarkan sesuai dengan perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, dan mencakup  tunjangan  bagi  pekerja  dan  keluarganya  untuk  pekerjaan  atau  layanan yang telah atau akan dilakukan.
Menurut Dewan Penelitian Pengupahan Nasional, upah didefinisikan sebagai penerimaan  yang  diberikan  sebagai  imbalan  atas  pekerjaan,  yang  berfungsi  untuk memastikan  kelangsungan  hidup  yang  layak  dan  produktifitas.  Upah  ini  dinyatakan dalam  bentuk  nilai  atau  format  yang  ditetapkan  sesuai  dengan  persetujuan  undang- undang dan peraturan yang berlaku, serta dibayarkan berdasarkan ketentuan tersebut. suatu perjanjian kerja antara pemberi kerja dengan penerima kerja.
Menurut  Hadi  Purwono,  gaji  (salary)  merujuk  pada  kompensasi  yang diberikan  kepada  pimpinan,  pengawas,  dan  staf  administrasi  di  kantor  atau  manajer lainnya.  Gaji  umumnya  lebih  tinggi  dibandingkan  dengan  upah  (wages)  yang dibayarkan  kepada  pekerja  upahan.  Upah,  di  sisi  lain,  adalah  pembayaran  yang diberikan  kepada  karyawan  atau  pekerja  berdasarkan  jumlah  jam  kerja  mereka,  dan biasanya  diterima  oleh  mereka  yang  tidak  memiliki  jaminan  pekerjaan  yang berkelanjutan (Hadi Purwono, 2003).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Universitas  Safin  Pati  merupakan  instansi  pendidikan  kesehatan  yang  berada dibawah  naungan  Yayasan  Safin  Bina  Bangsa.  Instansi  ini  merupakan  salah  satu bidang usaha yang dimiliki oleh Yayasan Safin Bina Bangsa. Universitas Safin Pati mempunyai 16 (enam belas) program studi.
Narasi sistem penggajian pada Universitas Safin Pati sebagai berikut : Bagian administrasi  umum  setiap  tanggal  26  melakukan  rekap  daftar  hadir  setiap  pegawai. Rekap  kehadiran  dimintakan  persetujuan  kepada  Ka.  Bag.  Tata  Usaha,  setelah disetujui  rekap  kehadiran  pegawai  diserahkan  kepada  administrasi  keuangan  untuk dilakukan  peghitungan  jumlah  gaji  yang  diterima  pada  bulan  tersebut  kemudian dimintakan  persetujuan  pimpinan  USP  dan  diteruskan  kepada  Yayasan  Safin  Bina Bangsa.
Disain  sistem  sistem  informasi  penngajian  pegawai  secara  multiuser  pada Universitas Safin Pati digambarkan pada diagaram konteks sebagai berikut :
Gambar 4.1 : Diagram Konteks Sistem Penggajian
Diagram  konteks  adalah  diagram  yang  menggambarkan  sistem  penggajian secara keseluruhan dengan entitas-entitas yang terlibat didalamnya.
Gambar 4.2 : DFD Level 0 Sistem Penggajian Diagram  DFD  level  0  diatas  adalah  diagram  sistem  usulan  yang menceritakan aliran data dalam sistem penggajian secara terkomputerisasi.

## Kamus Data
Berikut ini adalah kamus data dari sistem informasi penggajian  yang dirancang antara lain:
1. Data Gologan
2. Data Jabatan
3. Data Karyawan
4. Data Presensi
5. Data Lembur / Data Kelebihan Jam
6. Gaji

## Perancangan Output
Perancangan output dirancang dengan menggunakan Crystal Report yang terdiri dari:
1. Perancangan Laporan Data Pegawai
2. Perancangan Laporan Data Apsensi
3. Perancangan Laporan Data Lembur
4. Perancangan Laporan Daftar Penggajian
5. Perancangan Slip Gaji

## Perancangan Input
Perancangan input dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic. Yang terdiri dari :
1. Perancangan Input Data Golongan
2. Perancangan Input Data Jabatan
3. Perancangan Input Data Karyawan
4. Perancangan Input Data Presensi
5. Perancangan Input Data Daftar Lembur / Kelebihan Jam
6. Perancangan Input Data Slip Gaji

## Perancangan Data Base
Perancangan  database  dirancang  dengan  menggunakan  Microsoft  Access.  Desain database  dimaksudkan  untuk  mendefenisikan  isi  atau  struktur  dari  tiap-tiap  file  yang telah diidentifikasikan.

## PENUTUP
Beberapa kesimpulan yang diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Sistem  penggajian  yang  digunakan  oleh  Universitas  Safin  Pati  masih  dilakukan secara manual dalam perhitungan gaji dan penyajian laporan gaji.
2. Dengan  menerapkan  sistem  penggajian  yang diusulkan,  informasi penggajian  yang dihasilkan  akan  menjadi  lebih  lengkap,  efisien,  cepat,  dan  akurat  dibandingkan dengan  sistem  sebelumnya,  yang  sering  mengalami  keterlambatan  dalam menyajikan laporan penggajian.
3. Sistem informasi penggajian pegawai secara multiuser yang dirancang oleh penulis menampilkan daftar tabel karyawan, jabatan, golongan, presensi, lembur, kelebihan jam mengajar dosen dan laporan pengajian karyawan.
Adapun Beberapa saran yang diambil oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Rancangan  Sistem  penggajian  yang  digunakan  oleh  Universitas  Safin  Pati  masih dilakukan secara manual dalam perhitungan gaji dan penyajian laporan gaji.
2. Diharapkan program yang telah dirancang oleh penulis dapat mempermudah proses perhitungan gaji dan memungkinkan laporan gaji diakses dengan cepat serta tersedia sesuai kebutuhan kapan saja.
3. Sistem informasi penggajian pegawai secara multiuser yang dirancang oleh penulis menampilkan daftar tabel karyawan, jabatan, golongan, presensi, lembur, kelebihan jam mengajar dosen dan laporan pengajian karyawan.

## DAFTAR PUSTAKA
Arbie,  E.,  2000,  Pengantar  Sistem  Informasi  Manajemen,  Edisi  Ke-7,  Jilid  1,  Bina Alumni Indonesia, Jakarta.
Armstrong,  M.,  dan H,  Murlis.,  1995,  Sistem  Penggajian,  Seri Manajemen Ke-48,  PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.
Baridwan,  Z.,  2001,  Sistem  Akuntansi  Penyusunan  Prosedur  dan  Metode,  Cetakan Kelima, Edisi Ke-5, Penerbit BPFE, Yogyakarta.
Kadir, A., 2002, Konsep Tuntunan Praktis Basis Data, Edisi Ke-5, Andi Yogyakarta.
Kendall, K.E.,  dan  J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh  Thamir  Abdul  Hafedh  Al-Hamdany,  Jilid  Ke-1,  Edisi  Ke-5,  PT. Prenhallindo, Jakarta.
Kendall, K.E.,  dan  J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh  Thamir  Abdul  Hafedh  Al-Hamdany,  Jilid  Ke-2,  Edisi  Ke-5,  PT. Prenhallindo, Jakarta.
Manullang, M. dan Marihot M, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia II, Erlangga, Jakarta.
Moekijat,  2001,  Pengantar  Sistem  Informasi  Manajemen,  Edisi  Ke-5,  Jilid  1,  Penerbit
PT. Remaja Rosdakarya, Bandung.
Modul Analis Kinerja Sistem STMIK Sinar Nusantara Surakarta, 2013. Muhyuzir  T.D.,  2001,  Analisa  Perancangan  Sistem  Pengolahan  Data,  Cetakan  Kedua,
PT. Elex Media Komputindo, Jakarta Mulyadi,  2001,  Sistem  Akuntansi,  Edisi  Ke-5,  Penerbit  Bagian  Penerbitan  Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
Nitisemito, A.S., 2002, Majemen Personalia, Edisi-3, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta Timur.
Oetomo,  B.S.D.,  2002,  Perencanaan  dan  Pembangunan  Sistem  Informasi,  Andi Yogyakarta, Edisi Ke-3, Yogyakarta.
Purwono. H., 2003, Sistem Personalia, Edisi Ke-3, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Swastha, dan Sukotjo., 2000, Manajemen Personalia, Edisi KE-5, BPFE-Yogyakarta.