## FAKTOR KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RSUP KARIADI SEMARANG
Riza Umami Agustin 1 , Feby Erawantini 2 , Mochammad Choirur Roziqin 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: umamirzh@gmail.com

## Abstrak
Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  dapat  menghambat  proses  pelayanan  rekam medis  seperti  kegiatan  assembling,  filling,  koding,  serta  kemungkinan  menyebabkan  hilang  atau  rusaknya berkas  rekam  medis.  Pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  RSUP  Dr.  Kariadi  Semarang  masih mengalami  keterlabatan.  Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  yang  dilakukan  oleh  peneliti  terjadi keterlambatan dibagian PJRM atau Assembling . Tujuan dari penelitian ini adalah melaksanakan menganalisis faktor  apasaja  yang  menyebabkan  terjadinya  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap. Jenis  penelitian  yang  digunakan  yaitu  kualitatif.  Penelitian  ini  menggunakan  teori  Lawreens  Green  dengan variabel Predisposing  Factors,  Enabling  Factors,  Reinforcing  Factors dan  keterlambatan  pengembalian berkas  rekam  medis  yang  dilakukan  melalui  wawancara,  observasi.  Teknik  pengumpulan  data  terdiri  dari wawancara  dan  observasi.  Hasil  penelitian  menunjukkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis rawat  inap  disebabkan  oleh  kompetensi  individu  yaitu  pengetahuan  serta  sikap  petugas  terhadap pengembalian  berkas  rekam  medis,  yang  kedua  disebabkan  oleh  sarana  dan  prasarana  yang  sangat mendukung namun masih saja terjadi keterlambatan pengembalian serta kurangnya motivasi yang diberikan kepada  petugas.  Menyikapi  hal  tersebut  perlu  diadakan  rapat  rutin  yang  khusus  membahas  tentang keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  agar  tidak  terjadi  masalah  keterlambatan  berkas  rekam medis.
Kata Kunci : Berkas Rekam Medis, Keterlambatan, Pengembalian.

## Abstract
That  delay  file  medical  record  in-patient  could  impede  the  service  event  assembling,  medical  record  filling, koding, cause to be lost or damaged and probably file. medical recordThat file medical record in-patient rsup. drAre  still  experiencing  keterlabatan.  kariadi  semarangBased  on  the  observations  and  the  interviews conducted  by  researchers  implementation  has  been  delayed  at  pjrm.  assembling  orThe  purpose  of  this research  is  conducting  apasaja  analyzing  the  factors  that  cause  the  repayment  record.  in-patient  medical fileThe  kind  of  research  used  the  qualitative.This  study  using  theory  lawreens  green  variable,  predisposing factors  enabling,  factors  reinforcing  factors  and  the  repayment  of  file  medical  record  by,  through interviews. The  research  results  show  delays  in  the  repayment  of  file  medical  record  in-patient  caused  by individual  competence  the  attitude  the  repayment  of  knowledge  and  the  officer  to  file  medical  record  ,  the second  caused  by  of  facilities  and  infrastructure  who  are  supporting  yet  there  still  implementation  has  been delayed  return  and  the  lack  of  a  motivation  that  granted  to  officers  .In  reaction  to  this,  should  be  created  a routine meeting that special committee to discuss about delays in the repayment of medical record file so that they do not file medical record delays there was a problem .
Keywords: Delay, Health center, Medical Record File

## 1. Pendahuluan
Menurut  Kemenkes  No.  129  Tahun  2008  Standar  Pelayanan  Minimal  Rumah  Sakit,  rekam medis  yang  lengkap  adalah  rekam  medis  yang  telah  diisi  lengkap  oleh  dokter  dalam  waktu maksimal  1x24  jam  setelah  selesai  pelayanan  rawat  jalan  atau  setelah  pasien  rawaat  inap diputuskan untuk pelang, yang meliputi identitas pasien, anamnesis, rencana asuhan, pelaksanaan asuhan,  tidnadk  lanjut  dan  resume.  Menurut  Depkes  RI  Dirjen  Yamed  2006  menjelaskan  bahwa Standart pengembalian rekam medis pasien pulang rawat adalah maksimal 2x24 jam. Waktu 2 hari adalah  waktu  maksimum  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  dari  unitpelayanan  ke  unit rekam medis. Rekam medis sebagai catatan perjalanan penyakit pasien merupakan berkas rekam medis  penting  yang  pengisiannya  harus  terjamin  terisi  secara  lengkap  sebelum  dikembalikan  ke unit rekam medis. Keterlambatan berkas rekam medis pada pelayanan akan mengakibatkan waktu pengcodingan  dan  grouping  jadi  tejeda  dikarenakan  harus  menunggu  berkas  dari  unit  PJRM. Langkah yang dapat dilakukan untuk menghindari beberapa dampak yang ada adalah rumah sakit harus menerapkan sasaran mutu 100% untuk pengembalian berkas rekam medis, tidak terkecuali RSUP Dr. Kariadi Semarang.
Keterlambatan  berkas  rekam  medis  dari  ruang  PJRM  ke  Ruang  Coding  atau  Casemix dikarenakan belum terisinya berkas rekam medis dengan lengkap. Pengisian kelengkapan berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr. Kariadi dilakukan   oleh   dokter   dan   perawat   dan   harus kembali   ke   ruang   PJRM (Penanggung Jawab RM/ Assembling ) 1x24 jam setelah pasien keluar rumah  sakit.  Apabila  berkas  rekam  medis  belum  terisi  secara  lengkap,  maka  berkas  akan dikembalikan ke bangsal masing-masing untuk dilengkapi dalam kurun waktu 1x24 jam berikutnya. Berkas rekam medis rawat inap berbeda dengan rekam medis rawat jalan maupun  gawat darurat yang hanya terdiri dari beberapa formulir saja. Sedangkan berkas rekam medis rawat inap memiliki banyak  formulir  sehingga  dalam  pengisiannya  memerlukan  ketelitian  agar  tidak  ada  item dalam  formulir  yang  terlewat.  Berdasarkan  hasil  pendahuluan  berikut  merupakan  persentase keterlambatan berkas rekam medis rawat inap yang pada bulan Januari 2020 :
Tabel 1: Persentase Keterlambatan Berkas Rekam Medis RSUP Dr. Kariadi Bulan Januari 2020.
No Keterangan N % 1 Kembali < 2x24 jam 1224 79% 2 Kembali > 2x24 jam 331 21% Total 1555 100%
Sumber: Sub Bagian Rekam Medis RSUP Dr. Kariadi, 2020.
Berdasarkan  tabel  1  dapat  diketahui  bahwa,  dari  1555  berkas  rekam  medis  pada  bulan Januari  2020  terdapat  331  berkas  rekam  medis  yang  megalami  keterlambatan  pengembalian  ke unit  rekam  medis  dengan  persentase  21%  dan  1224  berkas  rekam  medis  yang  tidak  mengalami keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  ke  unit  rekam  medis  dengan  persentase  79%. Data  tersebut  didapat  berdasarkan  berkas  rekam  medis  yang  mengalami  keterlambatan  melebihi batas waktu maksimal yaitu 2x24 jam setelah pasien pulang. Rekam medis dikatakan tepat waktu apabila  rekam  medis  yang  telah  diisi  lengkap  seluruhnya  oleh  dokter  dalam  waktu  1x24  jam setelah pasien pulang dan waktu maksmimal pengembalian berkas rekam medis 2x24 jam dari unit pelayanan ke bagian rekam medis.
Dampak  yang  dapat  ditimbulkan  dari  keterlambatan  berkas  rekam  medis    rawat    inap beragam,    dapat    dilihat    dari    sisi    pembiayaan    dan    efisiensi  pelayanan  serta  mutu  pelayanan kesehatan. Dampak yang timbul dari segi pembiayaan  adalah  berkas  rekam  medis  yang  belum lengkap  tidak  dapat diserahkan ke bagian casemix untuk diberi kode diagnosa, maka bagi RSUP Dr.  Kariadi  yang  sebagian  besar  pasiennya  merupakan  pasien  BPJS  dapat  mengalami  kerugian karena adanya keterlambatan klaim. Selain itu  dampak keterlambatan  berkas  rekam  medis rawat inap  juga  berdampak  pada  beban  petugas  yang  meningkat  dikarenakan  harus  melembur  untuk melakukan  proses  coding  penyakit  serta  proses  grouping. Tentu  saja  dampak  dari permasalahan pengembalian berkas rekam medis rawat inap yang terlambat akan mengganggu mutu pelayanan kesehatan di RSUP Dr. Kariadi Semarang (Tyassari, 2015).
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  menganalisis    keterlabatan  berkas    rekam    medis    pasien rawat inap di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Kariadi Semarang serta mengetahui faktor-faktor yang dapat menyebabkan keterlambatan berkas rekam medis rawat inap tahun 2020. Berdasarkan data dan  permasalahan  di  atas  maka  penting  untuk  mengambil  judul  tentang  Faktor  Keterambatan Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RSUP Kariadi Semarang.

## 2. Metode Penelitian
Metode yang digunakan adalah metode kualitatif untuk menganalisis faktor-faktor yang dapat menyebabkan keterlambatan berkas rekam medis rawat inap bulan Februari tahun 2020.

## 2.1  Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yaitu  penelitian  kualitatif.  Penelitian  kualitatif  dilakukan  untuk  mengeksplor fenomena-fenomena  yang  tidak  dapat  dikuantifkan  yang  bersifat  deskriptif  dengan  menganalisis faktor-faktor  yang  dapat  menyebabkan  keterlambatan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  bulan Januari  tahun  2020  menggunakan  3  faktor  utama  yang  mempengaruhi  perilaku  yaitu  Faktor Presdisposisi  ( Presdisposing  Factors ),  Faktor  Pemungkin  ( Enabling  Factors )  dan  Faktor  Penguat ( Reinforcing Factors ) (Notoatmojo, 2010).

## 2.2  Subjek Penelitian
Peneliti dalam membuat laporan ini menggunakan 2 sampel, yaitu sampel subjek dan sampel objek.  Sampel  subjek  yang  terdiri  dari  2  orang  petugas  PJRM  (Penanggung  Jawab  RM).    Selain sampel  subjek,  peneliti  juga  menggunakan  sampel  objek  berupa  berkas  rekam  medis  rawat  inap bulan Januari 2020.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  pada  penelitian  ini  yaitu  teknik  dokumentasi  dan  wawancara dengan  disertai pedoman wawancara  berupa  pertanyaan-pertanyaan  yang  telah  disiapkan sebelumya  untuk  ditanyakan  kepada  responden  terkait  keterlambatan  pengembalian  berkas  rawat inap pada bulan Januari 2020.

## 2.4  Metode Analisis Data
Penelitian  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  menjelaskan  hasil  dari dokumentasi dan wawancara yang sudah dilakukan peneliti, kemudian menganalisis terkait  faktor- faktor penyebab masalaah dan solusi untuk masalahan yang telah terjadi.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Menganalisis  Predisposisi  Factors  (Pengetahuan,  Sikap)  yang  Menyebabkan Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  RSUP  Dr  Kariadi Semarang
Predisposing  Factors pada  penelitian  ini  meliputi  pengetahuan  dan  sikap  petugas  yang diduga  dapat  menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  RSUP Dr Kariadi Semarang.

## 3.1.1 Pengetahuan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan kepada responden mengenai pengetahuan terhadap pengembalian berkas rekam medis rawat inap adalah sebagai berikut :
“Sudah  mengetahuai  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medisnya,  waktu  pengembalian berkas ke bagian casemix itu 2 x24jam”.
Berdasarkan hasil wawancara tersebut semua  petugas PJRM atau  petugas Assembling  dan petugas  Casemix  sudah  mengetahui  batas  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  yaitu keterlambatan melebihi batas waktu maksimal yaitu 2x24 jam setelah pasien pulang. Rekam medis dikatakan tepat waktu apabila rekam medis yang telah diisi lengkap seluruhnya oleh dokter dalam waktu  1x24  jam  setelah  pasien  pulang  dan  waktu  maksimal  pengembalian  berkas  rekam  medis 2x24  jam  dari  unit  pelayanan  ke  bagian  rekam  medis.  Hal  tersebut  dikarenakan  masih  adanya berkas  yang  belum  diisi  dengan  lengkap  oleh  pihak  perawat,  akhirnya  petugas  PJRM  harus mengembalikan  lagi  berkas  rekam  medis  tersebut  kebagian  perawat  yang  mengisi  kelengkapan berkas  rekam  medis.  Penelitian  oleh  Fitria  (2015)  menyatakan  bahwa  ketidaktepatan  waktu pengembalian  rekam  medis  rawat  inap  dikarenakan  dokter  belum  mengisi  resume  medis  dan diagnose.  pihak  PJRM  akan  mengembalian  berkas  rekam  medis  ke  bagian  Casemix  untuk dilakukan  pengkodingan  apabila  berkas  sudah  dinyatakan  lengkap,  dan  bagian  casemix  akan melakukan  pengkodingan  serta  melakukan  grouping  klaim  ke  BPJS.  Menurut  Kemenkes  No. 129 Tahun 2008 pengisian berkas rekam medis harus memenuhi angka 100% dalam kurun waktu 1x24 jam setelah pasien pulang atau selesai melakukan rawat inap.
Dampak yang terjadi apabila  berkas rekam  medis terlambat  dikembalikan kebagian casemix adalah  dapat  menghambat  proses  klaim  yang  dilakukan  petugas  casemix  hal  tersebut  sesuai dengan wawancara sebagai berikut :
“Bisa mempengaruhi batas waktu klaim dibagian casemix dan pengiriman ke BPJS mundur” Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  berkas  rekam  medis mengalami terlambat pengembalian akan menghambat proses selanjutnya seperti klaim BPJS dan akan  menambah  beban  kerja  petugas  casemix.  Kemudian  dapak  yang  ditimbulkan  bagi  pasien tidak  ada,  sebab  berkas  rekam  medis  rawat  inap  tidak  langsung  berdampak  bagi  pasien.  Berkas rekam medis dinyatakan terlambata apabila sudah melebihi batas 2x24 jam dimana meskipun SOP tertulis  1x24jam  tapi  dikembalikan  2x24jam  itu  bagi  pihak  casemix  masih  dimaklumi,  namun apabila  sudah  lebih  dari  2x24jam  itu  menjadi  permasalahan  utama.  Pentingnya  pengetahuan petugas  tentang  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dengan  tepat  waktu  bisa
berdampak terhadap hasil kerja, artinya pengetahuan yang tinggi dapat meingkatkan kualitas kerja dalam hal ini keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan dapat dikurangi.

## 3.1.2 Sikap
Berdasarkan  hasil  dari  penelitian  yang  telah  dilakukan  kepada  responden  mengenai  sikap terhadap pengembalian berkas rekam medis rawat inap sebagai berikut :
“Kurang setuju, karena sudah tidak sesuai dengan SOP yang tertera” Berdasarkan  hasil  wawancara  diatas  bahwa  responden  pertama  tidak  menyetujui  apabila berkas  rekam  medis  dikembalikan  lebih  dari  1x24jam  dikarenakan  pihak  PJRM  menyesuaikan dengan SOP yang sudah tertulis dengan jelas Petuga lainnya mengatakan hal yang berbeda yaitu:
“Setuju,  karena  kami  masih  memaklumi  jika  terlambat  2x24jam,  lebih  dari  itu  kami  tidak setuju”
Petuga  menyetujui  hal  tersebut  dan  masih  memaklumi  apabila  berkas  rekam  medis dikembalikan  lebih  dari  1x24jam  yaitu  hanya  boleh  dikembalikan  2x24jam  saja,  diatas  waktu 2x24jam pihak casemix tidak memaklumi hal tersebut dan akan menjadi beban petugas casemix.
Berkas  rekam  medis  yang  dikembalikan  kebagian  casemix  harus  dalam  kondisi  lengkap meskipun telah  diterapkan  RME di RSUP Dr  Kariadi,  hal tersebut juga sesuai dengan  penerapan dalam wawancara sebagai berikut :
“ iya harus dikembalikan lengkap untuk memudahkah pro ses selanjutnya”
Namun  hal  yang  berbeda  yang  diutarakan  responden  kedua,  dimana  didala  wawancara beliau  menjawab  bahwa  berkas  dikembalikan  dalam  kondisi  tidak  lengkap  diperbolehkan dikarenakan sudah adanya ERM, hal tersebut diperkuat dalam wawancara sebagai berikut:
“Setuju, karena sekarang sudah menggunakan RME”
Dari  pemaparan  kedua  pihak  yang  berbeda  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  berkas  tidak boleh  dikembalikan  dalam  kondisi  tidak  lengkap  sebagaimana  telah  putuskan  dalam  SOP  terkait kelengkapan  berkas,  berkas  rekam  medis  harus  dikembalikan  dibagian  casemix  harus  dalam kondisi  lengkap  meskipun  sudah  diterapkannya  ERM  ( Electronic  Healt  Record )  untuk  menjaga mutu  rumah  sakit  sekaligus  mutu  bagian  rekam  medis.  Mutu  rekam  medis  dinyatakan  bagus apabila  semua  pekerjaan  dalam  kondisi  baik  baik  saja  tanpa  ada  kendala  yang  menghalangi petugas maupun kondisi berkas itu sendiri (Nuraini, 2018).
Petugas  PJRM  dan  petugas  casemix  sudah  saling  mengingatkan  satu  sama  lain  terkait pengembalian berkas rekam medis rawat inap, naun yang sering menjadi kendala adalah perawat yang  masih  saja  ada  yang  tidak  segera  mengembalian  berkas  rekam  medis  dikarenakan  kondisi pasien  yang  membludak  pada  suatu  ruang  tertentu.  Diberikan  teguran  sangat  penting  untuk perawat karena sebagai efek jera bagi mereka agar tidak terlambat mengembalikan berkas rekam medis  pasien  yang  sudah  dinyatakan  pulang  dari  rumah  sakit,  hal  tersebut  sesuai  dengan wawancara dibawah ini :
“Setuju, agar bisa jadi efek jera bagi mereka”
Teguran  atau  peringatan  bagi  petugas  sangat  dibutuhkan  agar  petugas  tidak  lalai  dalam pekerjaannya,  namun  pada  keadaan  yang  ada  masih  saja  ada  petugas  yang  masih  terlambat dalam  mengembalikan  berkas  rekam  medis  pasien  yang  sudah  dinyatakan  pulang  dari  rumah sakit.
3.2  Menganalisis  Enabling  Factors  (Sarana  dan  Prasarana)  yang  Menyebabkan Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  RSUP  Dr  Kariadi Semarang
Enabling  Factors pada  penelitian  ini  adalah  prasarana  atau  fasilitas  yang  diduga  dapat menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  RSUP  Dr  Kariadi Semarang.
3.2.1 Sarana dan Prasarana
Berdasarkan  hasil  dari  penelitian  yang  telah  dilakukan  kepada  responden  mengenai  sarana dan  prasarana  terhadap  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  yang  dilakukan  dengan wawancara didapatkan hasil sebagai :
”Buku ekpedisi sudah tersedia”
Dari pemaparan diatas bahwa di RSUP Dr Kariadi sudah adanya buku ekspedisi pada bagian PJRM dan juga pada bagian casemix. Buku ekspedisi merupakan buku petunjuk untuk mengetahui dan  memonitor  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  yang  sedang  dipinjam  atau  sudah  dikembalikan.
Buku  ekspedisi  dibagian  casemix  sudah  digunakan  dengan  baik  oleh  petugas,  dimana  petugas casemix  ketika  mengambil  berkas  dibagian  PJRM  nanti  akan  dicatat  dalam  buku  ekspedisi tersebut  dan  dapat  diketahui  berkas  mana  saja  yang  belum  dikembalikan  pada  tanggal pemulangan pasien tersebut. Begitupun pada pihak PJRM, buku ekspedisi juga digunakan apabila berkas  akan  dikembalikan  ke  bagian  casemix.  Silfani  dan  Achadi  (2014)  mengatakan  bahwa segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat atau media yang disediakan oleh rumah sakit yang digunakan  untuk  membantu  menunjang  kegiatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap. Hal  tersebut  sudah  sesuai  dengan  yang  ada  di  RSUP  Dr  Kariadi  dimana  buku  ekspedisi dipergunakan dengan baik dan benar.
3.3  Menganalisis  Reinforcing  Factors  (Motivasi,  Standart  Operasional  Prosedure)  yang Menyebabkan Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUP Dr Kariadi Semarang
Reinforcing  Factors pada  penelitian  ini  adalah  motivasi  dan standart  operasional  procedure yang diduga dapat menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUP  Dr Kariadi Semarang.
3.3.1 Motivasi
Berdasarkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan kepada responden mengenai motivasi terhadap  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dilakukan  dengan  wawancara  sebagai berikut :
“Selalu memberi dorongan dan dukungan untuk kami”
Berdasarkan  pemaparan  tersebut sudah  adanya  motivasi  maupun  dukungan  kepada  semua pihak  yang  terkait  oleh  ketua  rekam  medis.  Motivasi  berasal  dari  basaha  Latin  yang  berarti to move .  Secara  umum  mengacu  pada  adanya  kekuatan  dorongan  yang  menggerakan  kita  untuk berperilaku  tertentu    (Notoatmojo,  2010).  Menurut  Wijayanti  (2018)  motivasi  kerja  dimiliki  oleh setiap  manusia,  tetapi ada  sebagian  orang  yang  lebih  giat  bekerja  daripada  orang  lain. Kebanyakan  orang  mau  bekerja  lebih  keras  jika  tidak  menemui  hambatan  dalam  merealisasikan apa yang diharapkan. Dilakukannya motivasi dari ketua rekam medis untuk semua petugas rekam medis  dari  petugas  rekam  medis  rawat  jalan  dan  rawat  inap  karena  agar  dapat  mencapai  target sesuai  yang  sudah  ditetapkan  didalam  RSUP  Dr  Kariadi,  dimana  target  yang  digunakan  adalah 1x24  jam  dan  apabila  melebihi  waktu  target  tersebut  maka  berkas  dinyatakan  telah  terlambat pengembaliannya dan menjadi masalah bagi petugas rekam medis.
Adanya  saling  memberikan  dukungan  antar  petugas  juga  menjadi  acuan  bagian  petugas untuk  bekerja  sesuai  ketentuan  yang  berlaku,  hal  tersebut  juga  diutarakan  dalam  wawancara sebagai berikut :
“Saling mengucapkan terima kasih karena sudah bekerja sama dengan baik” Dari  hasil  wawancara  tersebut  dukungan  antar  petugas  sangat  diutamakan  dalam  bekerja karena  dapat  saling  membantu  pekerjaan  satu  sama  lain  dan  saling  mendukung  pekerjaan  yang dikerjakan.  Dukungan  yang  dilakukan  di  RSUP  Dr  Kariadi  Semarang  adalah  dengan  cara  saling mengucapkan terima kasih antar petugas seperti petugas assembling ke petugas casemix maupun sebaliknya  karena  dapat  menutup  klaim  dengan  tepat  waktu  jika  tanpa  kendala  keterlambatan, namun  yang  terjadi  sebaliknya  masih  adanya  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis. Terjadinya  keterlambatan  waktu  pengembalian  menjadi  masalah  bagi  RSUP  Dr  Kariadi,  dimana petugas  casemix  menjadi  kesulitan  dalam  menutup  klaim  periode  Januari  karena  masih  adanya berkas yang mengalami keterlambatan pengembalian ke  bagian casemix, keterlambatan tersebut disebabkan karena  belum  lengkapnya isi dari berkas  rekam medis pasien rawat inap yang sudah dinyatakan keluar dari rumah sakit padahal harusnya perawat mengembalikan berkas rekam medis ke  ruang  PJRM  untuk  dilakukan  cek  kelengkapan  sebelum  2x24  jam,  namun  yang  terjadi  masih banyak berkas yang belum dikembalikan oleh perawat karena kendala kelengkapan isi dari rekam medis rawat inap. Motivasi yang dilakukan hanya kepada antar petugas rekam medis saja, namun kepada perawat dan petugas yang sering meminjam berkas rekam medis tidak dilakukan motivasi akibatnya perawat kurang mengetahui batas waktu pengembalian berkas rekam medis itu sendiri. Menurut  Nafisatun  (2011)  petugas  yang  memiliki  motivasi  rendah  akan  cenderung mengembaliakan  berkas rekam medis lebih  dari standar waktu yang telah  ditentukan.  Sebaliknya petugas yang memiliki  motivasi yang tinggi akan mengembalian berkas rekam  medis tepat waktu sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

## 3.3.2 Standar Operasional Procedure
Berdasarkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan kepada responden mengenai standart operasional procedure terhadap pengembalian berkas rekam medis rawat jalan dilakukan dengan wawancara sebagai berikut :
“SOP sudah ada untuk pengembalian”
Berdasarkan hasil wawancara diatas menunjukkan bahwa RSUP Dr Kariadi  Semarang telah memiliki standart procedure operasional mengenai pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Sebagai  acuan  dasar  untuk  bekerja  SOP  pengembalian  RSUP  Dr  Kariadi  Semarang  juga  telah dilakukan  sosialisasi  setiap  minggunya  agar  petugas  selalu  ingat  isi  dari  SOP  yang  tertera,  hal tersebut juga sesuai dengan wawancara dibawah ini :
“Tentu ada, dilakukan setiap seminggu sekali”
Hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa sosialisasi SOP selalu dilakukan di dalam RSUP  Dr  Kariadi  Semarang  karena  sebagai  acuan  petugas  melakukan  tugasnya,  dan  RSUP  Dr Kariadi  selalu  melakukan  sosialisasi  selama  seminggu  sekali  agar  petugas  selalu  mengingat  isi dari  SOP  tersebut.  Sosialisasi  dilakukan  untuk  memberitahu  petugas  tentang  peraturan pengembalian  berkas  rekam  medis  agar  menjadi  tepat  waktu  sebelum  waktu  pengembalian berakhir  dengan  harapan  agar  petugas  perawat  mengembalikan  berkas  rekam  medis  rawat  inap menjadi tepat waktu sesuai prosedur yang telah ditetapkan (Hikmah, 2019)
Sosialisasi SOP tentang pengembalian masih belum dilakukan kepada perawat dan petugas lainnya yang sering meminjam berkasn rekam medis akhirnya pengembalian berkas rekam medis masih  menjadi  masalah  di  RSUP  Dr  Kariadi  Semarang.  Terjadinya  keterlambatan  pengembalian ke  ruang  casemix  dikarenakan  kendala  perawat  belum  menyelesaikan  isi  rekam  medis  pasien rawat  inap  dengan  lengkap,  dilakukannya  peringatan  agar  memiliki  efek  jera  untuk  perawat menjadi  tanggungjawab  petugas  PJRM  karena  petugas  harus  terus  mengingatkan  perawat  agar segera dikembalikan sebelum waktu pengembalian terlewat.

## 4. Simpulan dan Saran
4.1  Simpulan
1. Pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr Kariadi Semarang masih terlambat dengan jumlah berkas rekam  medis sebanyak 331  berkas dari  1553 atau 21%  dengan rata- rata waktu pengembalian yaitu 1x24 jam atau 1 hari.
2. Petugas  perawat  dan  petugas  yang  sering  meminjam  berkas  rekam  medis  masih  belum mengetahui  batas  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  ke  ruang  rekam medis sehingga masih terdapat berkas rekam medis rawat inap yang terlambat.
3. Sikap  petugas  masih  kurang  baik  terkait  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  ke ruang rekam medis
4. Tidak  adanya  motivasi  yang  diberikan  kepada  perawat  dan  petugas  yang  sering  meminjam berkas rekam medis mengenai ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap
5. Sudah  terdapat  Standart  Operasional  Procedure  (SOP)  atau  kebijakan  yang  mengatur pengembalian  berkas  rekam  medis  ke  ruang  rekam  medis  di  RSUP  Dr  Kariadi  Semarang, namun belum pernah disosialisasikan ke petugas perawat sehingga masih ada perawat yang belum  mengetahui  alur  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap,  sehingga  masih terdapat keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.

## 4.2  Saran
a. Sering  melakukan  sosialisasi  secara  berkelanjutan  antar  ksm  dan  petugas  tentang pengembalian  berkas  rekam  medis  agar  petugas  seperti  DPJP,  Residen,  Perawat,  Ahli  gizi, Farmasi mengetahui standar pengembalian berkas rekam medis yaitu 1x24 jam.
b. Memberikan sanksi kepada petugas seperti DPJP, Residen, Perawat, Ahli gizi, Farmasi yang sering  mengembalikan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  melebihi  waktu  pengembalian,  juga memberikan  sanksi  kepada  petugas  yang  mengembalikan  berkas  dengan  kondisi  tidak lengkap.
c. Memberikan  motivasi  seperti  saling  berterima  kasih  telah  mengembalikan  berkas  dalam kondisi  lengkap  dan  juga  tidak  terlambat  dari  waktu  pengembalian  serta  tidak  saling menambah beban kerja untuk petugas rekam medis seperti menambah jam kerja dikarenakan harus mengecek kelengkapan berkas serta melakukan proses coding. .

## Daftar Pustaka
Depkes.  (2006).  Pedoman  Penyelenggaraan  Dan  Prosedur  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Di Indonesia.
Fitria,  I.  (2015).  Tinjauan  Ketepatan  Waktu  Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Ke  Unit Rekam Medis Di Rumah Sakit QADR Tangerang Tahun 2015.
Hikma,  F.  (2019). ‘Penentuan  Priorita  dan  Perbaikan  Masalah  Keterlambatan  Pengembalian Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Di  RSD  Kalisat’,  Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia.
Kemenkes (2008) ‘Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Ru mah Sakit’.
Nafisatun.  (2011).  Analisis  Faktor-Faktor  Yang  Berhubungan  Dengan  Pengembalian  Dokumen Rekam  Medis  Rawat  Inap  Reguler  Di  RSUD  Dr.  Moewardi  Surakarta.  Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Nuraini, N. (2018). ‘Peningkatan Mutu Pelayanan Rawat Inap Melalui Penanggulangan Phlebitis di Klinik Dr. M. Suherman Jember’, Prodising Jember.
Notoatmojo, S. (2010). Promosi Kesehatan. Jakarta : Renika.
Silfani,  W.  E.  dan  Achadi  A.  (2014).  ‘Analisis  Faktor  Ketidaklengkapan  Waktu  Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RS Omni Medical Center Tahun 2014’.
Tyassari, Tesalonika. (2015). Dampak Ketidaklengkapan  Pengisian Resume Medis Pasien Rawat Inap Setelah 1x24 Jam di RS Lestari Raharja. Magelang.
Wijayanti, R. A. (2018). ‘Analisis Faktor Motivasi, Opportunity, Ability dan Kinerja Petugas Program Kesehatan Ibu di Puskesmas’, Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia .