## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

## Fajar Nugraha
Dosen Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi Universitas Muria Kudus Email: fajar.noeg@gmail.com

## ABSTRAK
Dunia pendidikan tidak lepas dari keberadaan koleksi bahan pustaka yang dimiliki. Semakin meningkatnya atau bertambahnya  koleksi bahan pustaka,  kebutuhan informasi  yang  berkaitan dengan  bahan pustaka  yang ada, keterbatasan  petugas  pelayanan  perpustakaan  merupakan  beberapa  permasalahan  yang  seringkali  timbul  dalam pengelolaan perpustakaan. Tujuan penelitian ini adalah membuat sistem informasi untuk menangani proses tersebut agar  dapat  meningkatkan  pelayanan  kepada  para  pengguna  perpustakaan.  Dengan  rancangan  sistem  informasi perpustakaan  ini,  diharapkan  dapat  memberikan  pelayanan  yang  maksimal  kepada  pengguna  perpustakaan  dan meminimalkan kesalahan dalam pengolahan data. Sistem informasi  perpustakaan dimulai dari pendataan anggota, pendataan  buku,  peminjaman  buku,  pengembalian  buku,  pemberian  surat  bebas  perpustakaan  dan    pembuatan laporan meliputi laporan data anggota, laporan data buku, laporan peminjaman buku, laporan pengembalian buku serta  laporan  penerimaan  denda.  Manfaat  sistem  informasi    perpustakaan  ini  diharapkan dapat  meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dan memperlancar proses administrasi menjadi lebih cepat dan akurat.
Kata kunci: sistem informasi, pelayanan, perpustakaan.

## ABSTRACT
Education can not be separated from the existence of a collection of library materials owned . The increasing library  collections  ,  information  needs  relating  to  the  existing  library  materials  ,  library services officer limitations are some of the issues that often arise in the management of the library . The purpose  of  this  research  is  to  create  an  information  system  to  handle  the  process  in  order  to  improve services  to  library  users  .  With  a  library  information  system  design  is  expected  to  provide  maximum service  to  library  users  and  minimize  errors  in  data  processing  .  Library  information  systems  starting from the collection of members, collection of books, borrowing books ,returning books , giving the library a  free  letter  and  report  includes  data  reports  members  ,  report  data  book  ,  report  borrowing  books  , returning books and reports a fine reception reports . Benefits of library information system is expected to improve services to library users and facilitate the administrative process to be faster and accurate.
Keywords: information system, service, library.

## 1. PENDAHULUAN
Perpustakaan  adalah  institusi  pengelola  koleksi  karya  tulis,  karya  cetak,  dan atau  karya  rekam  secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi  para pemustaka [1]. Pepustakaan sebagai salah satu  bagian dari tempat pendidikan mempunyai  peranan yang  sangat  penting  untuk  menambah  wawasan  dan  pengetahuan  pelajar.  Bermacam-macam  sumber  informasi ilmiah, buku-buku, literatur dari segala jenis media perpustakaan, mampu disebarluaskan dengan sistem tertentu. Pelajar seharusnya mampu memanfaatkan perpustakaan dengan sebaik-baiknya mengingat ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini terus berkembang  dengan sangat cepat, sehingga dibutuhkan pula sumber daya manusia  yang mampu menguasai tentang semua hal tidak hanya pada bidang tertentu tetapi di segala bidang.
Fokus  utama  dalam  kegiatan  perpustakaan  adalah  pengguna.  Kegiatan  yang  dimulai  dari collecting, processing, distributing dan preserving dilakukan semata-mata untuk memberikan kepuasan kepada pengguna [2]. Berbagai permasalahan seringkali timbul dalam pengelolaan perpustakaan, misalnya dengan meningkatnya atau penambahan  koleksi  bahan  pustaka maka  diperlukan  proses pendataan  yang efektif serta efisien terutama dalam memberikan  informasi  yang  berkaitan  dengan  bahan  pustaka  yang  ada, katalog buku  yang baik yang  akan memudahkan dalam  hal  pencarian  buku  yang  diperlukan. Selain  itu terbatasnya jumlah  petugas  pelayanan perpustakan dan juga tenaga-tenaga yang profesional dan berkualitas maupun pengembangan sistem pelayanan dan pengolahan  data, pemanfaatan  sumber  daya  komputer  masih  belum optimal,  yakni    hanya  digunakan  untuk
pembuatan  identitas  buku  (label  buku)  sehingga  kurang  dapat  memaksimalkan  manfaat  sumber  daya  komputer yang ada.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1 Analisa Sistem
Analisa  sistem  adalah  panguraian  dari  suatu  sistem  informasi  yang  utuh  kedalam  bagian-bagian komponennya  dengan  maksud  untuk  mengidentifikasikan  dan  mengevaluasi  permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,  hambatan-hambatan  yang  terjadi  dan  kebutuhan-kebutuhan  yang  diharapkan  sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan [3].

## 2.2 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kerangka kerja  yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran – sasaran perusahaan [5].

## 2.3 Perpustakaan
Perpustakaan  adalah  koleksi  yang  terdiri  dari  bahan-bahan  yang  tertulis,  tercetak  ataupun  grafis  lainnya seperti film, slide, piringan hitam, tape, dalam ruangan atau gedung yang diatur dan diorganisasikan dengan sistem tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan studi, penelitian, pembacaan dan lain-lain [6].

## 2.4 Istilah-istilah dalam Perpustakaan
a. Klasifikasi
Penggolongan buku-buku dan bahan-bahan pustaka lainnya menurut sistem tertentu dangan tujuan  agar buku- buku  mudah  ditemukan  apabila  diperlukan  dan  supaya  buku-buku  tersebut  dapat  disimpan  kembali  dengan mudah.
b. Katalogisasi
Merupakan  proses  mengolah  buku  (termasuk    majalah  berjilid,  atlas  dan  lain-lain)  mulai  dari  buku  diterima sampai buku disimpan dalam rak dan kartu-kartunya disusun dalam katalog perpustakaan. c. Labelisasi
Pencantuman nomor penempatan (call number) yang ditempatkan pada punggung buku. d. Filling
Suatu  metode  mengurutkan  atau  menyusun  catatan-catatan  yang  akan  digunakan  pada  suatu  waktu  dengan tepat dan cepat.
e. Shelving
Penempatan atau penyusunan buku di rak buku sehingga apabila diperlukan dapat ditemikan dengan mudah dan cepat [5].

## 3. METODOLOGI PENELITIAN

## 3.1 Bahan Penelitian
Bahan penelitian yang digunakan dalam proses penelitian ini antara lain data perpustakaan yang meliputi data keanggotaan,  buku, transaksi peminjaman  dan  pengembalian buku  yang dapat  mendeteksi terhadap pelaksanaan peraturan perpustakaan seperti penerapan denda yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian buku serta pemberian surat bebas perpustakaan.

## 3.2 Jalan penelitian
Untuk menghasilkan sistem informasi  perpustakaan ini dilakukan beberapa tahapan pekerjaan yang dimulai dari analisa masalah, analisa kebutuhan dan desain sistem.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1 Analisa masalah
Analisa  masalah  dilakukan  untuk  mendapatkan  gambaran  secara  lengkap  mengenai  permasalahan  dalam perpustakaan  terutama  pada  tahap  pendataan  keanggotaan,  pendataan  buku,  transaksi  peminjaman  serta pengembalian buku serta penerapan denda dan pelaporan.

## 4.2 Analisa kebutuhan Sistem
Manfaat dari perancangan sistem informasi  perpustakaan ini antara lain :
a. Untuk  mengurangi  kesulitan-kesulitan  yang  terjadi  khususnya  dalam  proses  pengelolaan  data  dan  dalam pembuatan laporan dalam operasional kegiatan perpustakaan.
b. Untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada para pengguna perpustakaan.
Hasil analisa tersebut kemudian dilanjutkan pada aktivitas dengan tahapan mulai dari pembuatan perancangan sistem.

## 4.3 Context Diagram
Context diagram merupakan gambaran umum dari sistem informasi  perpustakaan yang terdiri dari beberapa terminator  yang berperan sebagai penyedia data bagi kebutuhan sistem dan pengguna informasi  yang dihasilkan oleh sistem [4].  Secara detail dapat dijelaskan pada gambar 1.
0 Sis tem Informasi Perpustakaan Anggota Koordinator perpustakaan Data pinjam Lap peminjaman Lap denda Data anggota Kartu anggota Data k embali Data denda Surat_bebas _perpus Daftar buku Daftar anggota Lap buku Lap pengembalian Projec t Name: Project Path: Chart File: Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By: Sistem Informasi Perpustakaan
f:\smt\skripsi\ dfd00001.dfd
Context Diagram
Jun-25-2004 Fajar Nugraha Jul-13-2004
Fajar Nugraha
Gambar 1. Context Diagram sistem informasi perpustakaan
4.4 Dekomposisi 0 Sistem Informasi Perpustakaan 1 Pendataan 2 Transaksi 3 Laporan 1.1 Pendataan Anggota 1.2
Pendataan Buku
2.2
Pengembalian 3.1 Laporan Anggota 3.2 Laporan Buku 3.3 Laporan Peminjaman 3.4 Laporan Pengembalian 3.5 Laporan Denda Top Level Level 0 Level 1 2.1 Pinjaman 2.3 Surat Bebas
Perpus
2.2.1 Kembali 2.2.2 Denda Level 2
Gambar 2. Dekomposisi sistem informasi perpustakaan
Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014 ISSN: 2252-4983

## 4.5 DFD Level 0
Anggota
1 Pendataan 2 Transak si 3 Laporan Koordinator perpustakaan Anggota Buku Pinjam Kembali Denda Anggota Lap denda Data anggota Kartu anggota Anggota Buku Daftar buku Anggota Buku Kartu anggota Data pinjam Data k embali Data denda Surat_bebas _perpus Pinjam Kembali Denda Denda Pinjam Kembali Anggota Buku Daftar anggota Lap buku Lap peminjaman Lap pengembalian Projec t Name: Project Path: Chart File: Chart Name:
Created On: Created By: Modified On: Modified By: Sistem Informasi Perpustakaan f:\smt\skripsi\ dfd00002.dfd
Level 0
Jun-25-2004 Fajar Nugraha
Jul-13-2004 Fajar Nugraha

## Gambar 3. DFD Level 0 sistem informasi perpustakaan

## 4.6 DFD Level 1 Pendataan
Anggota Koordinator perpustakaan
1.1 Pendataan anggota
1.2 Pendataan buku Anggota Buku Daftar buku Data anggota Kartu anggota Anggota Buku Projec t Name: Project Path: Chart File: Chart Name:
Created On: Created By: Modified On: Modified By: Sistem Informasi Perpustakaan f:\smt\skripsi\ dfd00003.dfd Level 1 Pendataan Jun-25-2004 Fajar Nugraha Jul-12-2004 Fajar Nugraha Anggota Koordinator perpustakaan 1.1 Pendataan anggota
1.2 Pendataan buku Anggota Buku Daftar buku Data anggota Kartu anggota Anggota Buku Projec t Name: Project Path: Chart File:
Chart Name:
Created On: Created By: Modified On: Modified By: Sistem Informasi Perpustakaan f:\smt\skripsi\ dfd00003.dfd Level 1 Pendataan Jun-25-2004 Fajar Nugraha Jul-12-2004
Fajar Nugraha Gambar 4. DFD Level 1 pendataan 4.7 DFD Level 2 Pengembalian
Anggota
2.2.1 Kembali 2.2.2 Denda Anggota Buku Pinjam Kembali Denda Kartu anggota Data k embali Buku Kembali Anggota Pinjam Pinjam Kembali Data denda Denda Projec t Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On:
Created By: Modified On:
Modified By: Sistem Informasi Perpustakaan f:\smt\skripsi\ dfd00005.dfd Level 2 Pengembalian Jun-25-2004 Fajar Nugraha Jul-13-2004 Fajar Nugraha
Gambar 5. DFD Level 2 pengembalian

## 4.8 DFD Level 1 Transaksi
Anggota
2.1 Transak si peminjaman 2.2 Transak si pengembalian 2.3 Surat bebas perpus Anggota Buku Pinjam Kembali Denda Kartu anggota Data pinjam Anggota Buku Pinjam Anggota Buku Kembali Pinjam Kartu anggota Data k embali Data denda Denda Surat_bebas _perpus Pinjam Kembali Projec t Name: Project Path: Chart File: Chart Name:
Created On:
Created By: Modified On: Modified By: Sistem Informasi Perpustakaan f:\smt\skripsi\ dfd00004.dfd Level 1 Transak si
Jun-25-2004 Fajar Nugraha
Jul-13-2004 Fajar Nugraha
Gambar 6. DFD Level 1 transaksi

## 4.9 DFD Level 1 Laporan
Koordinator perpustakaan 3.1
Laporan anggota
3.2 Laporan
buku
3.3 Laporan
peminjaman
3.4
Laporan pengembalian 3.5 Laporan denda Anggota Buku Pinjam Denda Kembali Buku Anggota Daftar anggota Buku Buku Anggota Pinjam Pinjam Anggota Buku Kembali Denda Kembali Lap buku Lap peminjaman Lap pengembalian Lap denda Projec t Name: Project Path: Chart File:
Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By: Sistem Informasi Perpustakaan f:\smt\skripsi\ dfd00006.dfd Level 1 Laporan Jun-25-2004 Fajar Nugraha Jun-26-2004
Fajar Nugraha
Gambar 7. DFD Level 1 laporan
ISSN: 2252-4983

## 4.10 Relasi Tabel

## ANGGOTA
No_anggota  * Nm_anggota Kelas Jenis_kel

## BUKU
No_buku       * Judul_buku
Pengarang Balik_nama Penerbit Tahun_terbit
Jenis Kategori Jumlah_buku Status PINJAM No_trans_pinjam    *
No_anggota          ** No_buku               ** Tgl_pinjam

## KEMBALI
No_trans_kembali   * No_trans_pinjam   ** No_anggota          ** No_buku               ** Tgl_kembali

## DENDA
No_bukti_denda       * No_trans_pinjam    ** No_trans_kembali  ** Jumlah_denda

## Gambar 8. Relasi tabel

## 5. KESIMPULAN
Dari hasil  penelitian  dan  pembahasan  yang telah dilakukan  terhadap sistem informasi   perpustakaan  maka didapat  suatu kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi  perpustakaan yang dibuat dapat digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait mengenai bahan pustaka yang dimiliki beserta kondisinya secara akurat dan lengkap serta perkembangan bahan pustaka yang dimiliki.
2. Proses  yang  yang  dilakukan antara lain  pendataan  buku, pendataan anggota,  pencarian  bahan  pustaka, cetak kartu anggota, cetak surat keterangan bebas perpustakaan, cetak labelisasi buku, transaksi peminjaman  maupun transaksi pengembalian buku perpustakaan beserta penerapan denda.
3. Informasi  yang  dihasilkan  meliputi  laporan  koleksi  bahan  pustaka, laporan  data  anggota,  laporan  transaksi peminjaman dan pengembalian serta laporan penerimaan denda.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Undang – undang RI. No. 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan.
[2] Damayani  N.A.,  2005.  “ Interpersonal  Skill  dalam  pelayanan  perpustkaan ”. Jurnal Studi  Perpustakaan  dan
Informasi, Vol. 1, No. 1.
[3] Jogiyanto.  2001. Analisis  dan  desain,  Sistem  Informasi:  Pendekatan  terstruktur  Teori  dan  Praktek Aplikasi Bisnis, Yogjakarta: Andi Offset.
[4] Kadir Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
[5] Pohan. 1997. Pengantar Perancangan Sistem. Jakarta: Erlangga.
[6] Sumardji, P, 1998. Perpustakaan Organisasi dan Tata kerjanya. Yoyakarta: Kanisius.