## JURNAL

## SOSAINS

## JURNAL SOSIAL DAN SAINS
VOLUME 2 NOMOR 12 2022 P-ISSN 2774-7018, E-ISSN  2774-700X
TINJAUAN LAMA WAKTU PENDISTRIBUSIAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT KANKER DHARMAIS
Wahyu Darmansyah 1 , Siswati 2 , Nanda Aula Rumana 3 ,
Liliy widjaja 4
Universitas Esa Unggul, Indonesia Email : wahyudarmansyah@student.esaunggul.ac.id, siswatiaries@yahoo.com, nanda.rumana@esaunggul.ac.id, puteri.fannya@esaunggul.ac.id
Kata kunci:
Lama waktu, Waktu
Pendistribusian,
Rekam medis,
Rawat jalan.
Keywords: Length of time, Distribution Time, Medical record, Outpatient.

## ABSTRAK
Latar Belakang  : Waktu  pendistribusian rekam  medis pasien rawat jalan merupakan bagian  dari  indikator  mutu  pelayanan  rekam  medis.  Semakin  cepat  pendistribusian rekam medis sampai ke poliklinik maka semakin cepat pula pelayanan yang diberikan kepada pasien.
Tujuan : Tujuan penelitian ini adalah mengetahui waktu pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan di Rumah Sakit Kanker Dharmais.
Metode :  Penelitian  ini  menggunakan  metode  deskriptif  kuantitatif  dengan  tujuan untuk menjelaskan fenomena dengan menggunakan angka yang mewakili karakteristik subjek penelitian. Sampel penelitian ini adalah rekam medis pasien rawat jalan klinik kandungan  berjumlah  105  rekam  medis,  menggunakan  teknik  pengambilan  sampel (Incidental/Convenience Sampling).
Hasil :  Hasil  dari  penelitian  dapat  diketahui  dari  37  (35,23%)  rekam  medis  sudah memenuhi  waktu  pendistribusain  rekam  medis  yang  sesuai  dengan  SPM  (Standar Pelayanan  Minimal)  ≤  10  menit,  sedangkan  68  (64,76%)  rekam  medis  belum memenuhi  SPM,  Waktu  tercepat  dalam  pendistribusian  rekam  medis  yaitu  5  menit, sedangkan waktu terlama dalam pendistribusian rekam medis adalah 20 menit.
Kesimpulan: Kesimpulan  dari  penelitian  ini  adalah  Rumah  Sakit  Kanker  Dharmais telah memiliki SPO tentang pendistribusian yang di terbitkan pada 12 november 2019, namun  belum  menyebutakan  standar  waktu  distribusi  rekam  medis.  Dari  105  rekam medis rawat rawat jalan ditemukan 37 rekam medis tepat waktu, dan 68 rekam medis terlambat  dalam  melakukan  pendistrbusian,  Faktor  yang  paling  berpengaruh  dalam keterlambatan  distribusi  rekam  adalah  rekam  medis  tidak  ditemukan  dalam  rak penyimpanan.

## ABSTRACT
Background : The distribution time of outpatient medical records is part of the quality indicator of medical record services. The faster the distribution of medical records to the polyclinic, the faster the services are provided to patients.
Purpose: The purpose of this study was to determine the distribution time of outpatient medical records at Dharmais Cancer Hospital.
Method: This study uses a quantitative descriptive method to explain the phenomenon by using numbers that represent the characteristics of the research subject. The sample
of this study was the medical records of outpatients in obstetrical clinics totaling 105 medical records, using a sampling technique (Incidental/Convenience Sampling).
Results: The  results of  the  study can  be  seen  from  37 (35.23%)  medical  records  that have  met  the  distribution  time  of  medical  records  in  accordance  with  the  SPM (Minimum Service Standards) 10 minutes, while 68 (64.76%) medical records have not met the SPM, the fastest time in the distribution of medical records is 5 minutes, while the  longest  time  in  the  distribution  of  medical  records  is  20  minutes.  Based  on  the results of the study entitled "Review of Outpatient Medical Record Distribution Time at Dharmais  Cancer  Hospital"  aims  to  describe  the  length  of  time  for  distribution  of outpatient medical records at Dharmais Cancer Hospital in 2022.
Conclusion: The  conclusion  of  this  study  is Dharmais Cancer  Hospital  has  had  The SPO  regarding  distribution  published  on  12  November  2019  but  has  not  stated  the standard time for distributing medical records. Of 105 outpatient medical records, 37 medical records were found on time, and 68 medical records were late in distribution. The most influential factor in the delay in the distribution of records was that medical records were not found in the storage rack.

## PENDAHULUAN
Rumah  Sakit  adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan pelayanan  kesehatan  perorangan  secara  paripurna  yang  menyediakan  pelayanan  rawat inap,  rawat  jalan,  dan  gawat  darurat.  Dalam  menyelenggarakan  semua  kegiatan  rumah sakit  wajib  melakukan  pencatatan  dan  pelaporan  dalam  bentuk  Sistem  Informasi Manajemen  Rumah  Sakit.  Pencatatan  dan  pelaporan  terhadap  penyakit  wabah  atau penyakit  tertentu  lainnya  yang  dapat  menyebabkan  wabah,  dan  pasien  penderita ketergantungan  narkotika  dan/atau  psikotropika  dilaksanakan  sesuai  dengan  ketentuan peraturan  perundang-undangan.  Pencatatan  dan  pelaporan  terhadap  penyakit  atau  wabah disebut dengan rekam medis (Kemenkes RI, 2019).
Rekam medis adalah berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, kapan dan  bagaimana  pelayanan  yang  diperoleh  seorang  pasien  selama  dirawat  atau  menjalani pengobatan.  Rekam  Medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah diberikan kepada pasien (Kemenkes RI, 2008).
Dalam  menjalankan  pelayanan  rekam  medis  diperlukan  pendistribusian  rekam medis.  Pendistribusian  adalah  proses  pengiriman  berkas  rekam  medis  ke  klinik  yang dituju  untuk  dilakukan  pelayanan  kesehatan.  Pendistribusian  atau  pengiriman  berkas dilakukan setiap kali ada permintaan dari Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) berdasarkan keinginan  pasien  menuju  klinik  yang  di  inginkan.  Penyelenggaraan  rekam  medis  yang baik,  salah  satunya  harus  didukung  oleh  sistem  pendistribusian  berkas  rekam  medis. Pendistribusian berkas rekam medis yang baik adalah pendistribusian berkas rekam medis yang cepat, tepat dan efisien (Gemala R.Hatta, 2008).
Berdasarkan  PERMENKES  129  TAHUN  2008  Pendistribusian  berkas  rekam medis  memiliki  Standar  Pelayanan  Minimal  (SPM)  rumah  sakit.  SPM  pada  hakekatnya merupakan  jenis-jenis  pelayanan  rumah  sakit  yang  wajib  dilaksanakan  oleh pemerintah/pemerintah  provinsi/pemerintah  kabupaten/kota  dengan  standar  kinerja  yang ditetapkan.  Mengingat  SPM  sebagai  hak  konstitusional  maka  seharusnya  SPM  menjadi prioritas  dalam  perencanaan  dan  penganggaran  daerah.  Dengan  disusunnya  Standar Pelayanan  Minimal  Rumah  Sakit  diharapkan  dapat  membantu  pelaksanaan  penerapan Standar Pelayanan Minimal di rumah sakit.
Volume 2, Nomor 12, December 2022 p-ISSN 2774-7018 ; e-ISSN 2774-700X
Standar  pelayanan  minimal  SPM  ini  dapat  dijadikan  acuan  bagi  pengelola  rumah sakit  dan  unsur  terkait  dalam  melaksanakan.  standar  untuk  waktu  penyedistribusian rekam  medis  rawat  jalan  adalah  kurang  dari  atau  sama  dengan  10  menit  (<10  menit) sedangkan standar waktu pendistribusian rekam medis rawat inap adalah kurang dari atau sama denagan 15 menit (<15 menit) (Kemenkes RI, 2008).
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Ferlina  Mauren  di  RSJ  Dr SOEHARTO  HEERDJAN  di  Jakarta  pada  tahun  2014  dapat  diketahui  bahwa  masih didapatkan  keterlambatan  pendistribusian  rekam  medis  di  RSJSH  dengan  rata-rata  lama waktu  13  menit,  antara  lain  karena  kurangnya  petugas  rekam  medis  khususnya  bagian pendistribusian  serta  lokasi  pelayanan  yang  berbeda  lantai  dengan  ruang  penyimpanan sehingga  menyebabkan  keterlambatan  pendistribusian  rekam  medis  ke  unit  pelayanan (Mauren, 2014).
Menurut  penelitian  yang  dilakuan  Valentina  di  RSU  IMELDA  pada  tahun  2016 dapat  diketahui  bahwa  dari  73  menunjukkan  bahwa  33  berkas  rekam  medis  (34,25%) telah    memenuhi  standar  kurang  dari  <  10  menit,  dan  48  berkas  rekam  medis  (65,75%) belum  memenuhi  standar  pelayanan  minimal  (>  10  menit),  dengan  rata-rata  lama  waktu pendistribusian 12,30 menit (Valentina, 2016).
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Afrida  Yeni  di  RSUD  KOJA  pada tahun  2015  dapat  diketahui  bahwa  dari  92  sampel  rekam  medis  pendistribusian  rekam medis  rawat  jalan  terjadi  keterlambatan,  terhitung  dari  waktu  pendaftaran  hingga  rekam medis  sampai  di  poliklinik.  Dari  hasil  pengamatan  di  dapat  waktu  pengambilan  rekam medis  disediakan  /ditemukan  petugas  rata  rata  18  menit  46  detik,  dan  setelah  rekam medis  ditemukan  dikumpulkan  dirak  sortir  kemudian  didistribusikan  ke  poliklinik  yang dituju  dengan  rata – rata  waktu  21  menit  36  detik  jadi  total  waktu rata-rata  40  menit  22 detik.  Hal  itu  dikarenakan  beberapa  faktor  yang  menyebabkan  lama  waktu pendistribusian,  antara  lain  hanya  tersedia  1  mesin  printer  untuk  mencetak  bukti pendaftaran  yang  terhubung  dari  9  loket  pendaftaran  dan  masih  bersifat  manual,  belum tersedianya tracer sebagai petunjuk rekam medis keluar dari rak penjajaran, pengembalian rekam medis yang tidak sesuai dengan standar yaitu untuk rawat jalan (Yeni, 2015). Rumah  Sakit  Kanker  Dharmais  merupakan  Rumah  Sakit  khusus  Kanker  tipe  A yang berlokasi di Jl. Letjen S Parman Kav 84-86 Slipi, kota Jakarta Barat. dengan jumlah tempat tidur 400 tempat tidur rawat inap dan mempunyai poliklinik sebanyak 8 poliklinik yang terdiri dari Poliklinik Ongkologi 1, dan 2 Poliklinik Diagnostik Terpadu, Poliklinik Cendana,  Radioterapy,  Anyelir  1,  dan  Anyelir  2.  kunjungan  pasien  rawat  tiap  bulan sebanyak 1298 dengan rata rata 46 pasien/hari, kunjungan paseien rawat jalan tiap bulan sebanyak 16626 pasien dengan rata rata 593 pasien/hari.
Berdasarkan  hasil  observasi  awal  di  Rumah  Sakit  Kanker  Dharmais  terhadap  25 rekam  medis  pasien  rawat  jalan.  Sebanyak  10  rekam  medis  (40%)  belum  memenuhi standar  waktu  pendistribusian  yang  sesuai  dengan  SPM  (Standar  Pelayanan  Minimal), sedangkan  sisanya  sebanyak  15  rekam  medis  (60%)  waktu  pendistribusiannya  sudah memenuhi SPM yang telah ditetapkan KEMENKES RI pada tahun 2008.
Penulis  juga  memperoleh  informasi  dari  kepala  instansi  rekam  medis  di  Rumah Sakit Kanker Dharmais bahwa terdapat beberapa permasalahan di  dalam pendistribusian rekam  medis  yaitu  kurangnya  SDM  khususnya  dibagian  pendistribusian  total  seluruh pegawai  instalasi  rekam  medis  sebanyak  61  staf  yang  terdiri  dari  1  kepala  istalasi  3 KASUB isntalasi dan 57 staff.
Didapatkan informasi bahwa pelaksanaan pendistribusian rekam medis rawat jalan mengalami keterlambatan dalam proses pencarian atau tidak  ditemukannya rekam  medis didalam  rak  penyimpanan  sehingga  menyebakan  terjadinya  penumpukan  pasien  pada ruang  rawat  jalan  dan  pelayanan  pada  pasien  menjadi  terlambat.  Keterlambatan  tersebut
terjadi  karena  berbagai  hal  diantaranya  masih  ada  rekam  medis  yang  tercecer  dilantai, ruang penyimpanan rekam medis yang hampir penuh mengakibatkan rekam medis terlalu menempel  dan  menjadi  sulit  dicari,  tidak  adanya  petugas  khusus  pendistribusian  dan belum  dikembalikannya  rekam  medis  oleh  rawat  jalan  terkait.  Lama  waktu pendistribusian  rekam  medis  pun  bervariasi  mulai  dari  20  menit  sampai  30  menit. Masalah  tersebut  sangat  mempengaruhi  citra  Unit  Rekam  Medis  dan  dan  citra  Rumah Sakit yang berpengaruh terhadap kepuasan pasien.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode  deskriptif  kuantitatif  dengan  tujuan  untuk menjelaskan  fenomena  dengan  menggunakan  angka  yang  mewakili  karakteristik  subjek penelitian.  Untuk  mempelajari  hal  ini  dilakukan  secara  langsung  dan  bertujuan  untuk menentukan  periode  dimana  rekam  medis  akan  tersedia  untuk  pasien  rawat  jalan  di Rumah Sakit Kanker Dharmais. Pengambilan populasi pada penelitian ini adalah seluruh rekam medis pasien rawat jalan Rumah Sakit kanker Dharmais pada bulan Febuari 2022.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa rumah Sakit Kanker Dharmais memiliki  standar  prosedur  operasional  tentang  pendistribusian  yang  diterbitkan  pada tanggal  12  november  2019  namun  didalam  isi  SPO  tersebut  tidak  dituliskan  secara spesifik  tentang  berapa  lama  waktu  yang  harus  dibutuhkan  dalam  melakukan pendistribusian  rekam  medis  Jumlah  rekam  medis  pada  penelitian  ini  berjumlah  105 rekam  medis,  rata  rata  waktu  penyedian  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Kanker  Dharmais adalah  12,34  menit.  Dapat  diketahui  bahwa  37  (35,23%)  rekam  medis  sudah  memenuhi waktu pendistribusain rekam  medis yang sesuai dengan SPM ≤ 10 menit, sedangkan 68 (64,76%)  rekam  medis  belum  memenuhi  SPM  atau  terlambat  dalam  melakukan pendistribusain rekam medis. Waktu tercepat dalam pendistribusian rekam  medis yaitu 5 menit,  sedangkan  waktu  terlama  dalam  melakukan  pendistribusian  rekam  medis  adalah 20  menit.  Berdasarkan  dari  hasil  data  yang  diperoleh  dari  observasi  penulis  dan wawancara  terhadap  kepala  instalasi  rekam  medis  Rumah  Sakit  Kanker  Dharmais didaptakan  kesimpulan  hal-hal  yang  menyebabkan  keterlabatan  waktu  pendistribusian sebagai berikut:
a. Banyak rekam medis yang menumpuk yang belum di distribusiakan karena kurangnya petugas filing khusus untuk bagian pendistribusian rekam medis, Rumah Sakit Kanker Dharmais  adalah  Rumah  Sakit  yang  besar  sehingga  instalasi  rekam  medis membutuhakan lebih banyak tenaga khusus filing pada bagian pendistribusian.
b. Tidak di temukannya rekam medis pada rak penyimpanan, tidak ditemukannya rekam medis  di  rak  penyimpanan  terjadi  karena  masih  dalam  pengolahan  oleh  ruang  rawat jalan yang meminjam dan masih berada pada bagian prosedur diagnostik.
c. Terjadinya  salah  cetak  dan  ada  kesalahan  penempelan  nomor  primer  di  rak penyimpanan.
d. Tidak  adanya  standar  waktu  di  dalam  SPO  Rumah  Sakit  Kanker  Dharmais  sehingga petugas  tidak  mengetahui  berapa  standar  waktu  yang  di  perlukan  dalam  melakukan pendistribusian rekam medis rawat jalan.
Waktu  Penyedian  Rekam medis Jumlah  Presentase Tepat waktu (≤ 10 menit ) 37 35,23 % Terlambat ( ≥ 10 menit ) 68 64,76 %
Volume 2, Nomor 12, December 2022 p-ISSN 2774-7018 ; e-ISSN 2774-700X
Jumlah  rekam  medis  pada  penelitian  ini  berjumlah  105  rekam  medis,  rata  rata waktu  penyedian  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Kanker  Dharmais  adalah  12,34  menit. Dapat diketahui bahwa 37 (35,23%) rekam medis sudah memenuhi waktu pendistribusain rekam medis yang sesuai dengan SPM ≤ 10 menit, sedangkan 68 (64,76%) rekam medis belum  memenuhi  SPM  atau  terlambat  dalam  melakukan  pendistribusain  rekam  medis. Waktu  tercepat  dalam  pendistribusian  rekam  medis  yaitu  5  menit,  sedangkan  waktu terlama dalam melakukan pendistribusian rekam medis adalah 20 menit.
Rumah  sakit  kanker  dahrmais  sudah  memiliki  SPO  namun  dalam  SPO  tersebut tidak ada standar waktu yang ditentukan  dalam  melakukan pendistribusian rekam  medis, dari  105  Rekam  Medis    didapatkan  total  waktu  pendistribusian  1296  menit  dengan  rata rata  waktu  12  menit  34  detik,  terdapat  37  rekam  medis  (35,23%)  yang  waktu penyediaannya ≤ 10 menit yang telah memenuhi SPM (tepat waktu) dan 68 rekam medis (64,76%)  yang  waktu  penyediaannya  ≥10  menit  mengalami  keterlambatan  dalam melakukan  pendistribusian  rekam  medis.  Waktu  tercepat  dalam  melakukan pendistribusain  rekam  medis  yaitu  5  menit  sedangkan  waktu  telama  dalam pendistribusian rekam medis yaitu 20 menit. Adapula beberapa faktor yang menyebabkan keterlambatan pendistribusian rekam medis:
a. Terjadinya salah cetak.
b. Tidak adanya rekam medis pada rak penyimpanan.
c. Banyaknya rekam medis yang menumpuk sebelum di antarkan.
d. Tidak adanya SPO tentang waktu pendistribusian rekam medis.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  Rumah  Sakit  Kanker  Dharmais  telah  memiliki  SPO tentang  pendistribusian  yang  di  terbitkan  pada  12  november  2019,  namun  belum menyebutakan standar waktu distribusi rekam medis.
Dari  105  rekam  medis  rawat  rawat  jalan  ditemukan  37  rekam  medis  tepat  waktu, dan  68  rekam  medis  terlambat  dalam  melakukan  pendistrbus  waktu  tercepat  distribusi rekam medis adalah 5 menit sedangkan terlama 20 menit. Faktor yang paling berpengaruh menyebabkan  keterlambatan  distribusian  rekam  adalah  rekam  medis  tidak  ditemukan dalam rak penyimpanan. Hal ini disebabkan rekam  medis  masih dalam  kelengkapan dan analisis.

## DAFTAR PUSTAKA
Gemala  R.Hatta.  (2008) . Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Di  Sarana Pelayanan Kesehatan . Universitas Indonesia. Gultom, A. O. (2013). Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan Ke Klinik Anak Dan Jantung Di RSUP Persahabatan . 2013.
Indri, I. (2021). Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan . 1 (7), 815–820. Kemenkes  RI.  (2008a) . Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  129  Tahun  2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit (P. 287). Kemenkes  RI.  (2008b). Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis (P. 7). Kemenkes RI. (2013). Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor.55 Tahun 2013 . 14–27.
Kemenkes RI. (2019). Peraturan Mentri Kesehatran RI No.30 . 52 (1), 1–5. Lily Widjaja. (2015). Manajemen Informasi Kesehatan I . Universitas Esa Unggul.
Mauren,  F.  (2014). Tinjauan  Lama  Waktu  Pendistribusian  Rekam  Medis  Dilihat  Dari
Total 105 100 %
Lokasi Penyimpanan Di RSJ Dr.Soeharto Heerdjan .
Rustam,  S.  (2019). Tinjauan  Lama  Waktu  Penyediaan  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit Jantung Harapan Kita.
Seilandra, A. (2015). Langkah -Langkah Praktis Membuat SOP . Setyawan, F. E. B., & Supriyanto, S. (2020). Manajemen Rumah Sakit (P. 23). Valentina.  (2016). Tinjauan  Lama  Waktu  Pendistribusian  Rekam  Medis  Pada  Pasien Rawat  Jalan  Di  Rsu  Imelda  Pekerja  Indonesia  Medan  Tahun  2016. Jurnal  Iilmiah Perekam  Dan  Iinformasi  Kesehatan;  Vol  2  No  1  (2016):  Jurnal  Ilmiah  Perekam Dan Informasi Kesehatan , 2 (1), 248–254. Yanmed,  D.  (2006). Pedoman  Pengelolaan  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Di  Indonesia (P. 25).
Yeni,  A.  (2015). Tinjauan  Lama  Waktu  Pendistribusian  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Di RSUD Koja .
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.