## Disain Sistem Informasi Retensi Rekam Medis Pasien Rawat Inap
Hikmah Ramadhanti, Yuda Syahidin, Dina Sonia Manajemen Informatika Konsentrasi Informatika Rekam Medis Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Indonesia hikmahramadhanti98@gmail.com, yuda.syahidin@piksi.ac.id, nasoniaonya.ds@gmail.com
Abstract- Medical records are activities that contain the medical records of each patient resulting from each patient's outpatient or inpatient  treatment.  Retention  Information  System  is  an  activity  of  grouping  medical  records  into  active  and  inactive  medical records that will be continued into the process of destroying useless medical record files. Rumah sakit Islam Arafah Jambi still has weaknesses in managing the retention system and the storage of medical records files is still not neatly organized based on the need for the development of information systems to help the problem. Software development method using Software Development Life Cycle (SDLC) technique which is waterfall method, this method has the advantage in conducting analysis and system design activities deta.il. Implementation in this system implementation activity by using Microsoft Visual Studio. With the activities of designing retention information system provides hope in the management of medical records to comply with the standardization of medical record activities in the hospital.

## Keywords: Design, Information System, Retention
Abstrak- Rekam medis adalah kegiatan yang berisikan catatan medis setiap pasien yang dihasilkan dari setiap pasien berobat jalan atau rawat inap. Sistem Informasi Retensi merupakan kegiatan mengelompokan rekam medis menjadi rekam medis aktif dan inaktif yang akan dilanjutkan kedalam proses pemusnahan berkas rekam medis yang tidak berguna. Rumah Sakit Islam Arafah Jambi masih ada kelemahan dalam mengelola sistem retensi serta penyimpanan berkas rekam medis masih belum tertata dengan rapi berdasarkan hal itu diperlukan pengembangan sistem informasi untuk membantu permasalahan tersebut. Metode pengembangan perangkat lunak menggunak teknik Software Development Life Cycle (SDLC) yaitu metode waterfall, metode ini memiliki keunggulan dalam melakukan  kegiatan  analisis  dan  perancangan  sistem  secara  deta.il.  Implementasi  dalam  kegiatan  penerapan  sistem  ini  dengan menggunakan Microsoft visual studio. Dengan adanya kegiatan merancang sistem informasi retensi memberikan harapan dalam pegelolaan rekam medis agar sesuai dengan standarisasi kegiatan rekam medis didalam rumah sakit.

## Kata Kunci: Perancangan, Sistem Informasi, Retensi

## 1. Pendahuluan
Masyarakat  yang  sejahtera  adalah  masyarakat  yang sehat jasmani, rohani, dan sosialnya serta dapat menjalani kehidupan  yang  produktif  secara  sosial  dan  ekonomi. Namun,  masalah  kesehatan  sering  terjadi  di  lingkungan kita  karena  kurangnya  rasa  hormat  terhadap  faktor lingkungan,  gaya  hidup  dan  pola  makan  di  mana  kita hidup. Bantuan eksternal lainnya kepada individu, seperti sarana  dan  prasarana  medis,  tenaga  medis  dan  bantuan medis,  juga  diperlukan  untuk  mencegah  dan  mengatasi masalah  kesehatan  tersebut.  Rumah  sakit  merupakan pelayanan  kesehatan  yang  harus  memiliki  sarana  dan prasarana yang lengkap. Rumah sakit umum menyediakan masyarakat dengan perawatan medis yang berkualitas dan terjangkau. Rumah Sakit memiliki fungsi dan tujuan untuk dicapai    dalam  hal  yang  utamanya  adalah
menyelenggarakan  pelayanan  medis  dan  penunjang. Perawatan  pasien  serta  pelayanan  rehabilitasi  dan pencegahan  pandemi,  berkelanjutan,  dapat  diterima, rasional, dapat diakses, dan berkualitas tinggi [1].
Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan, pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah diberikan  kepada  pasien.  Setiap  rumah  sakit  harus membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan maupun rekam medis rawat inap [2], [3]. Retensi adalah suatu kegiatan yang memisahkan rekam medis aktif dari rekam medis tidak aktif, dan mengurangi jumlah formulir, akta  kelahiran,  dan  nyawa  yang  terdapat  dalam  berkas dengan  dilakukan  pemilahan  nilai  guna  dari  ringkasan formulir, penyimpanan, resume, dan perintah

## Jurnal Sistem Informasi dan Telematika (Telekomunikasi, Multimedia dan Informatika)
pembedahan,  Persetujuan  dan  Formulir  Kematian  [4]. Apabila data dan informasi dalam rekam medis yang tidak digunakan  dalam  kurun  waktu  5  (lima)  tahun  terakhir sejak  tanggal  pengobatan  terakhir  atau  dalam  waktu  5 (lima) tahun setelah kematian, maka rekam medis tersebut dinyatakan tidak aktif/tidak aktif [3], [5].
Penelitian  sebelumnya  yang  melakukan  penelitian mengenai Sistem Informasi Retensi seperti Alfauzain dkk [6]  melakukan  studi  literatur  mengenai  aplikasi  retensi yang menggunaan microsoft access dengan meneliti dari sisi penggunakan dan kepentingan aplikasi retensi untuk unit  rekam  medis.  Taryanto,  Ardi,  dkk  [7]  melakukan penelitian  dengan  mengembangan  sistem  informasi retensi  dari  proses  pengisian  data  sampai  dengan pembuatan  pelaporan.  Junaidi,  Ahmad,  dkk  [8] melakukan penelitian dengan membuat sistem informasi retensi  dengan  melakukan  penyimpanan  data  rekam medis dan formulir rekam medis pasien disimpan dalam bentuk  image  yang  sewaktu-waktu  dapat  digunakan kembali.  Penelitian  yang  dilakukan  di  RS  Islam  Arafah
Jambi  terdapat  permasalahan  utama  yaitu  penimbunan dan  penyimpanan  rekam  medis  di  ruangan  belum dilaksanakan  secara  optimal.  Penjelasan  belum  optimal dengan cara memilih rekam medis secara satu persatu dan memisahkan  file  aktif  dari  file  tidak  aktif  dan  file  tidak aktif, dan setelah disortir semuanya, input data file rekam medis secara manual ke dalam komputer.
Berdasarkan uraian di atas, permasalahan utama yang dapat  dikemukakan  adalah  bahwa  penimbunan  rekam medis rawat inap dan pelestarian rekam medis rawat inap di  RS  Islam  Arafah  Jambi  masih  belum  sepenuhnya terkomputerisasi. Diharapkan dengan adanya perancangan  sistem  informasi  berbasis  komputer  dapat membantu  menyelesaikan  permasalahan  yang  terjadi [9],[10]. Pengembangan sistem ini akan digunakan sebagai masukan  kepada  unit  rekam  medis  dalam  melakukan pemeliharaan  rekam  medis  dalam  bentuk  sistem informasi  retensi  berbantuan  komputer  untuk  pasien yang sudah di rawat inap.

## 2. Metodologi
Dalam  penelitian  ini  menggunakan  metode  penelitian kualitatif,  yaitu  metode  penelitian  naturalistik  karena penelitiannya dilakukan dengan kondisi alamiah [11].

## A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Dalam  mengembangkan  sistem  yang  akan  rancang metode  pengembangan  perangkat  lunak  menggunakan metode Waterfall dikarenakan  metode  ini  lebih  teratur,
dari satu tahap ke tahap berikutnya karena dalam tahapn pengerjaannya mirip dengan air terjun dengan melakukan beberapa tahapan dalam pengembangan perangkat lunak. Metode Waterfall adalah  suatu  proses  pengembangan perangkat lunak berurutan, di mana kemajuan dipandang sebagai  terus  mengalir  ke  bawah  (seperti  air  terjun) melewati fase-fase perencanaan, pemodelan, implementasi (konstruksi), dan pengujian, berikut gambar 1: [12][13].
Gambar 1. Metode Waterfall [12]
B. Pengujian Perangkat Lunak Teknik  pengujian  terhadap software yang  sudah dirancang  dengan  menggunakan  teknik  pengujian black box testing dengan tujuan untuk mengecek perangkat lunak secara  fungsionalitas  agar  mengetahui  output  yang diharapkan [14]. Dibawah ini adalah gambar 2 mengenai testing black box.
Gambar 2. Black Box Testing [12]

## 3. Hasil dan Pembahasan

## A. Analisis Sistem
Flowmap merupakan gambaran dari alur prosedur sistem yang sedang dilakukan analisis [15]. Berikut ini gambar 3. menjelaskan sistem retensi.
Gambar 3. Flowmap Prosedur Retensi Diagram  aliran  data  merupakan  proses  bisnis  yang menjelaskan  alur  data  dan  informasi  berbasis  diagram dalam  kegiatan  analisis  maupun  perancangan  sistem informasi  berbasis  struktural[16].  Dibawah  ini  adalah penjelasan  mengenai  proses  dan  entitas  apa  saja  yang terlibat  dalam  analisis  sistem  informasi  retensi  yang sedang berjalan yaitu:
1. Proses  pengisian  data  untuk  digunakan  dalam pelaporan Retensi Rekam Medis Rawat Inap.
2. Alur Data dalam sistem tersebut adalah KIB, Pasien dan  Rekam  Medis  Pasien  sebagai  Input.  Pasien, KIB, Laporan Retensi sebagai Ouput.
3. Entitas Luar, terdiri dari :
a. Bagian Pendaftaran : Mengisikan KIB dan data Pasien.
b. Bagian  Rekam  Medis  :  Mendapatkan  Data Medis Pasien dan Laporan Retensi.
c. Pasien : memberikan data pasien dan KIB
Berikut ini gambar 4 Diagram Konteks Sistem Informasi Retensi dan gambar 5 Diagram Level 0 Sistem Informasi Retensi
Gambar 4. Diagram Kontek Sistem Informasi Retensi
Gambar 5. Diagram Level 0 Sistem Informasi Retensi
Bedasarkan  tahapan  hasil  analisa  yang  dilakukan dalam penelitian ini dapat diidentifikasi masalah yang ada di Rumah Sakit Islam Arafah Jambi, yaitu:
1. Sistem  informasi  yang  belum  sempurna,  merupakan bentuk
sebenarnya dari prosedur yang terkomputerisasi, membutuhkan penyortiran manual oleh  petugas  untuk  memisahkan  rekam  medis  aktif, tidak aktif, dan tidak aktif di ruang penyimpanan.
2. Berkas rekam medis terkadang tersimpan secara tidak sengaja setelah digunakan atau tidak disimpan dengan urutan  nomor  rekam  medis,  sehingga  menimbulkan kesulitan  dalam  pencarian  rekam  medis  pada  saat dibutuhkan.
3. Tempat penyimpanan yang tidak cukup memadai dan tidak
mencukupi tempat penyimpanan
mengakibatkan  seringnya  terjadi  overloading  pada ruang penyimpanan.

## B. Perancangan Sistem
1. Rancangan Proses
Perancangan  proses  berisi  gambaran  umum  dari rancangan  proses  sistem,  dan  rekomendasi  akan  dibuat dengan  menggunakan  pemodelan  DAD  (Data  Flow Diagram)  [16],  [15].  Sistem  Informasi  yang  dirancang diharapkan  dapat  membantu  kegiatan  Bagian  Rekam Medis  RS  Islam  Arafah  Jambi  khususnya  retensi  dan pemusnahan rekam medis rawat inap. Berikut ini adalah gambar 6 Diagram Konteks Sistem dan gambar 7  DFD Level 0 Sistem Informasi Retensi.
Gambar 6. Diagram Konteks Sistem Informasi Retensi
Gambar 7. DFD Level 0 Sistem Informasi Retensi

## 2. Rancangan Basis Data
Entity  Relationship  Diagram merupakan  hubungan  antar entitas  yang  dihubungkan  dengan  suatu  simbol  relasi untuk  menjelaskan  keterkaitan  antara  entitas  tersebut sebagai dasar untuk menurunkan entitas tersebut menjadi file berdasarkan aturan kardinalitas [17]. Pada gambar 8 akan  menjelaskan  mengenai Entity  Relatioship  Diagram
yang  dirancang  dan  Tabel  1,  Tabel  2  dan  Tabel  3 menjelaskan mengenai spesifikasi tabel.
Dibawah  ini  spesifikasi  tabel  hasil  penurunan  dari rancangan  basis  data  yang  ditampilkan  adalah  tabel memiliki kepentingan dengan sistem informasi retensi.
Tabel 1 Spesifikasi Tabel Pasien Nama Field Tipe Data  File Size NoRM Text 6 NPasien Text 100 JKelamin Text 15 TLahir Text 30 TglLahir Date/Time - Umur Text 20 Alamat Text 200 Status Text 20 Pekerjaan Text 20 Agama Text 20 Asuransi Text 20 Rujukan Text 50 Telp Text 15
Tabel 2 Spesifikasi Tabel Rekam Medis Nama Field Tipe Data  File Size NoRM Text 6 NPasien Text 100 JKelamin Text 15 TLahir Text 30 TglLahir Date/Time - Alamat Text 200 Asuransi Text 20 PoliRawat Text 20 NamaDokter Text 50 TerakhirBerobat  Date/Time - StatusRM Text 8 Diagnosa Text 100 Tabel 3 Spesifikasi Tabel Berita Acara Nama Field Tipe Data File Size NoBeritaAcara Text 6 JumlahRM Text 4 TahunTerakhir Text 4 Tanggal Date/Time -
Gambar 8. ERD Sistem Informasi Retensi Rekam Medis

## 3. Implementasi dan Pengujian Sistem
Dalam  tahapan  ini  melakukan  implementasi  kedalam pemrograman  .Net framework dengan  menggunakan Microsoft Visual Studio 2012 [18][19]. Pada pembahasan
implementasi  ini,    hanya  menampilkan    beberapa user interface saja  yaitu :
Gambar 9. Form Login
Gambar 10. Menu Utama
Gambar 11. Form Rekam Medis
Gambar 12. Menu Laporan Retensi
Gambar 13. Laporan Retensi Inaktif
Gambar 14. Laporan Retensi Non Aktif
Gambar 15. Laporan Berita Acara
Pengujian  sistem  adalah  proses  yang  bertujuan  untuk memastikan apakah semua fungsi sistem bekerja dengan baik  dan  mencari  kesalahan  yang  mungkin  terjadi  pada sistem.
Tujuan dari pengujian adalah untuk mendeteksi kesalahan sebagai berikut [12]:
1. Kesalahan  yang  diakibatkan  oleh  penulisan  dalam penulisan sintaks.
2. Kesalahan  yang  terjadi  ketika  program  dijalankan. Kesalahan  ini  akan  menyebabkan  proses  program terhenti sebelum waktunya untuk berhenti.
3. Kesalahan  yang  disebabkan  oleh  logika  program yang  dibuat.  Kesalahan  ini  sulit  ditemukan  karena tidak ada pemberitahuan letak kesalahannya.
Pendekatan dalam melakukan pengujian software ini yaitu menggunakan pendekatan black-box testing . Pendekatan ini
melakukan  pengujian  dengan  lebih  memfokuskan terhadap kebutuhan fungsional dari software [14].
Pengujian  sistem  informasi  retensi  berkas  rekam  medis rawat  inap  menggunakan  data  uji  berupa  sebuah  data
masukan yang berupa rekam medis pada program aplikasi yang  telah  dibuat.  Berikut  adalah  rencana  pengujian sistem informasi retensi berkas rekam medis rawat inap dalam bentuk Tabel 4:

## Tabel 4
Pengujian Perangkat Lunak Yang Diuji Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian Tombol Login Memasukkan username , password an memilih tipe user dengan benar. Kemudian klik tombol login . Menu Utama Administrator / Petugas akan tampil, dan Menu Halaman Awal akan disembunyikan ( hide ). Diterima [Y] Memasukkan username ,
password dan memilih tipe user dengan salah. Kemudian klik tombol login . Pesan kesalahan akan tampil dan tidak bisa dilanjutkan ke proses selanjutnya. Tetapi,
akan dikembalikan kepada kondisi awal untuk mengulang kembali pengisian username , password dan tipe user yang benar. Diterima [Y] Tombol Keluar Klik tombol Keluar. Muncul Message Box untuk konfirmasi, selanjutnya  keluar program. Diterima [Y] Link Daftar Klik link tulisan DAFTAR. Menu Data User akan tampil dan Menu Halaman Awal akan disembunyikan ( hide ). Diterima [Y] Tombol Menu Data User
Klik tombol Menu Data User . Menu Data User akan tampil dan Menu
Utama Administrator akan disembunyikan ( hide ). Diterima [Y] Tombol Menu Data Dokter Klik tombol Menu Data Dokter. Menu Data Dokter akan tampil dan Menu Utama Administrator akan disembunyikan ( hide ). Diterima [Y] Tombol Menu Data Pasien Klik tombol Menu Data Pasien. Menu Data Pasien akan tampil dan Menu Utama Administrator akan disembunyikan ( hide ). Diterima [Y] Tombol Menu Data RM Klik tombol Menu Data RM. Menu Data RM akan tampil dan Menu Utama Administrator akan disembunyikan ( hide ). Diterima [Y] Tombol Menu Retensi Klik tombol Menu Retensi. Menu Retensi akan tampil dan Menu Utama Administrator Diterima [Y]
Yang Diuji Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian akan disembunyikan ( hide ). Tombol Menu Berita Acara Klik tombol Menu Berita Acara. Menu Berita Acara akan tampil dan Menu Utama Administrator akan disembunyikan ( hide ). Diterima [Y] Tombol Keluar Klik tombol Keluar. Muncul Message Box untuk konfirmasi, selanjutnya  keluar program. Diterima [Y] Tombol Logout Klik tombol Logout . Menu Halaman Awal akan muncul dan Menu Utama Administrator akan tertutup. Diterima [Y] Tombol Cari Memasukkan Nomor RM pada textbox cari. Klik tombol Cari. Pesan konfirmasi akan ditampilkan dan beberapa data pada database akan otomatis tampil pada setiap textbox yang nonaktif, kecuali pada textbox Poli Rawat, Nama Dokter, Terakhir Berobat, Status RM, dan Diagnosa yang harus diisikan sendiri. Diterima [Y]
Tombol Simpan Memasukkan data dengan lengkap pada seluruh textbox . Klik tombol Simpan. Seluruh data akan otomatis tersimpan dan muncul pada Data Grid View . Diterima [Y] Memasukkan data tidak lengkap, salah satu textbox belum diisi. Klik tombol Simpan. Pesan kesalahan akan tampil dan tidak bisa dilanjutkan ke proses selanjutnya. Tetapi, akan dikembalikan kepada kondisi awal untuk mengulang kembali pengisian seluruh data yang lengkap. Diterima [Y] Tombol Batal Klik tombol Batal.
Kondisi Menu Data Rekam Medis akan kembali seperti awal. Diterima [Y] Tombol Edit
Melakukan double click pada data yang akan
di edit di Data Grid View terlebih dahulu. Setelah data muncul pada seluruh textbox dan melakukan perubahan data, klik tombol Edit . Pesan konfirmasi akan ditampilkan yang menyebutkan bahwa data terbaru telah
ter update pada database dan Data Grid View . Setelahnya, kondisi
Menu Data Rekam Medis akan kembali seperti awal. Diterima [Y] Tombol Hapus Melakukan pencarian Nomor RM terlebih dahulu. Pesan konfirmasi akan ditampilkan yang menyebutkan bahwa data telah dihapus dari Diterima [Y]
Yang Diuji Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian Setelah data muncul, klik tombol Hapus. database dan Data Grid
View . Setelahnya, kondisi Menu Data Rekam Medis akan kembali seperti awal.

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit  Islam  Arafah  Jambi  dapat  disimpulkan  bahwa penimbunan  dan  penyimpanan  berkas  medis  di  tempat penyimpanan masih dilakukan dengan mengkategorikan rekam medis satu per satu. Dari file tidak aktif dan tidak aktif.  mengajukan.  Berkas  rekam  medis  tidak  disimpan dalam urutan nomor rekam medis, sehingga sulit untuk mencari pada saat diperlukan. Dengan merancang sistem informasi  Retensi  rekam  medis  rawat  inap  yang diimplementasikan  dengan  Visual  Basic  .NET  dan mengembangkan  sistem  informasi  Retensi  dan
pemusnahan  yang  sepenuhnya  terkomputerisasi  untuk memenuhi  efisiensi  waktu  dan  kebutuhan  informasi, Harapan  yang  dapat  diberikan  adalah  berupaya  untuk mengoptimalkan kecepatan kegiatan retensi berkas rekam medis  rawat  inap  dan  mempercepat  proses  pelaporan, yang  terpenting  adalah  pemutakhiran  seluruh  sistem informasi  file  data,  termasuk  sistem  penyimpanan  file rekam  medis  rawat  inap,  sehingga  kinerja  unit  rekam medis  dapat  lebih  optimal,  terintegrasi,  terkoordinasi, efisien dan efektif.

## 5. Daftar Pustaka
[1] Undang-Undang  Nomor  44  Tahun  2009  tentang Rumah Sakit., “Undang -Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.,” 2009.
[2] Menteri  Kesehatan  RI,  “Peraturan  Menteri
Kesehatan RI Nomor
269/MENKES/PER/III/2008,  tentang  Rekam Medis,” 2008.
[3] G.  R.  Hatta,  “Pedoman  Manajemen  Informasi Kesehatan  Disarana  Pelayanan  Kesehatan  (Revisi 2),” Jakarta Univ. Indones., 2013.
[4] D.  R.  D.  YanMed,  Pedoman  Pengelolaan  Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, Jakarta : DepKes,. Indonesia, 2006.
[5] Direktorat  Jenderal  Bina  Pelayanan  Medik, “Pedoman  penyelenggaraan  dan  prosedur  rekam medis rumah sakit,” 2006.
[6] M. R. Alfauzain, Berly Nisa Srimayarti, Dian Novita, “APLIKASI RETENSI REKAM MEDIS
MENGGUNAKAN  MICROSOFT  ACCESS,”  J. Kesehat., vol. 5, no. April, hal. 446 – 456, 2021, doi: 10.1007/978-0-230-00107-7_33.
[7] A. Taryanto dan L. Nur Handayani, “Pengembangan  Sistem  Informasi  Retensi  Rekam Medis  Di  Rumah  Sakit  Dustira  Cimahi,”  J.  E - Komtek,  vol.  3,  no.  2,  hal.  62 – 70,  2019,  doi:
10.37339/e-komtek.v3i2.131.
[8] A.  Junaidi,  K.  Zaman,  U.  Putra,  dan  I.  Yptk, “Journal of Information Technology and Computer Science,”  Ranc.  Bangun  Sist.  Inf.  Retensi  Rekam Medis Dengan Metod. Imaging Berbas. Web, vol. 2, hal. 33 – 39, 2019.
[9] Sukamto  & shalahuddin,  “Analisa  dan  Design Sistem Informasi,” 2013.
[10] I.  P.  A.  E.  Pratama,  “Sistem  Informasi  Dan Implementasinya, Penerbit Informatika, Bandung.,” 2014.
[11] S.  Nasution,  “Metode  Research  Penelitian  Ilmiah, cet,” VIII, Jakarta Bmi Aksara, 2006.
[12] R.  Pressman,  Software  Engineering  -  A Practitioners  Approach.  New  York:  McGraw-Hill Education, 2015.
[13] Ian  Gorton,  Essential  Software  Architecture Second Edition. Springer-Verlag Berlin Heidelberg, 2011.
[14] P.  C.  Jorgensen,  Software  testing:  A  craftsman’s approach, third edition. 2013.
[15] Jogiyanto,  Analisis  dan  Desain  Sistem  Informasi. ANDI OFFSET, Yogyakarta., 2005.
[16] bin A.- B. Ladjamudin, “Analisis dan Desain Sistem Informasi Edisi Kedua, Graha Ilmu, Yogyakarta.,” 2013.
[17] A.  Silberschatz,  Database  System  Concepts  Sixth Edition. McGraw-Hill, 2006.
[18] A. Sur, Visual Studio 2012 and . NET 4 . 5 Expert.
.
[19] R. Banks, Visual Studio 2012 Cookbook. 2012.