## PERANGKAT LUNAK SISTEM MANAJEMEN ASET DALAM PENANGANAN ASET IT

## Agus Nursikuwagus
Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Sains dan Teknologi Indonesia Email: agus235032@yahoo.com
Taufik Juliana Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Sains dan Teknologi Indonesia Email: opycalipse@gmail.com

## ABSTRAK
Manajemen aset IT merupakan suatu praktek bisnis yang melibatkan aset IT dalam hal inventarisasi yang bersifat akurat dalan hal pemeliharaan dan perlindungan aset perangkat keras serta  perangkat lunak digunakan  oleh  suatu  organisasi.  Penggunaan  pengelolaan  aset  dalam  suatu  sistem  akan  membantu mengoptimalkan penggunaan aset IT sebagai sistem kontrol aset IT secara spesifik. Tujuan penelitian ini adalah  melakukan  implementasi  sistem  aset  IT  dengan  menggunakan  standarisasi  pengelolaan  asset  IT. Penelitian  ini  dibantu  dengan  menggunakan  alat  perancangan  UML  (unified  modeling  language)  dan metodologi  spiral  dalam  pengembangan  sistem  .  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  suatu  perangkat  lunak pengelolaan  aset  IT  dengan  bantuan  komputer.  Adapun  pengelolaan  sistem  asset  IT  ini  disesuaikan dengan  proses  bisnis  yang  sudah  ada.  Sedangkan  keluaran  dari  sistem  ini  adalah  laporan  mengenai penggunaan perangkat keras khususnya komputer yang bisa diketahui oleh pihak manajemen organisasi.
. Kata kunci: manajemen, aset, hardware , inventaris, sistem.

## ABSTRACT
IT asset management is business activity that including IT  Asset  with  specific  task in  maintenance and protection. The managing asset of IT in one organization will aid the organization to optimally use asset of IT as a specific control of IT system. The use of IT must control and manage by role and policy of IT management. So, it is important to help the management for simplifying the process. Consequently, we must  to  create  the  application.  For  continuing  the  objective,  we  have  constructed  the  research.  The purpose  of  this  research  is  analysis  and  implementation  system  of  asset  IT  that  uses  standardize  of managing  asset  IT.  This  research  is  deployed  by  the  methodology  of  spyral  which  including  determine objectives,  identify  and  resolve  risks,  development  and  test,  and  plan  the  next  iteration.  Every  stage  in spiral  is  designed  by  UML  that  including  use  case  diagram,  class  diagram,  and  state  diagram.  We designed  logically  model  process  by  process.  After  word,  the  result  of  this  research  is  software  for managing  asset  of  IT  that  aligining  with  current  business  process.  The  software  has  an  output  such  as report that uses of hardware which known by management of organization.
Keywords: management, asset, software, inventory.

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  di  era  globalisasi  seperti  sekarang  ini,  hampir  semua  kegiatan  manusia tidak lepas dari teknologi informasi  yang  sudah  menjadi suatu kebutuhan. Besarnya  kebutuhan  manusia akan  informasi  juga  memicu  perkembangan  komputer  sebagai  alat  bantu  untuk  mempermudah  manusia dalam pengolahan data  [1]. Melihat besarnya  manfaat  komputer dalam dunia  usaha  maka Institusi  yang bergerak  di  bidang  Tekstil  khususnya  pada  bagian  IT  memanfaatkan  sistem  komputer  sebagai  media penunjang kegiatan operasional perusahaan.
Bagian IT sebagai penyedia layanan di bidang Teknologi Informasi melakukan kinerja pada layanan pengadaan,  pengolahan,  dan  manajemen  perangkat  keras  dan  perangkat  lunak  di  institusi.  Dengan berkembangnya  perusahaan  dan  bertambahnya  sumber  daya  manusia  maka  kebutuhan  perangkat  keras semakin  meningkat.  Dengan  begitu hardware IT  di  perusahaan  menjadi  aset  yang  penting  untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan.
Bila  pengelolaan  aset  IT  begitu  penting  maka  aset  berupa  barang  bagi  kelancaran  operasional perusahaan  maka  aset  tersebut  harus  dikelola  dengan  baik  dan  menghindari  terjadinya  penyalahgunaan
aset oleh  pihak tertentu. Melihat kurang optimalnya perushaan dalam pengelolaan aset berupa hardware IT  dalam  hal  akurasi  inventarisasi  aset,  fungsi  kontrol  pemeliharaan  dan  perlindungan  aset,  serta dokumentasi informasi lisensi aset yang saat ini masih dikelola secara manual dan sederhana.
Proses  alir  data  aset hardware sudah  berbantuan  komputer  namun  jalur  yang  dilalui  data  tersebut masih melalui beberapa aplikasi yang tidak terintegrasi dan tidak dinamis. Layaknya aplikasi spreadsheet yang  digunakan  untuk  penyimpanan  suatu  data approval .  Kejadian  menjadikan  alur  prosesnya menggunakan  tiga database yang  berbeda  yang  akan  lebih  baik  nya  dalam  satu database untuk memaksimal  proses.  Maka  dari  itu  penelitian  ini  berinisiatif  membuat  suatu  aplikasi  sistem  manajemen aset yang mengelola aset IT dalam lingkup hardware komputer.
Maksud  dari  pembuatan  aplikasi  ini  adalah  untuk  mengaplikasikan  sistem  manajemen  aset  dalam bidang IT khususnya hardware . Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah membangun Sistem Manajemen Aset IT Hardware pada suatu Institusi yang mempunyai kemampuan untuk mengelola data aset hardware komputer, serta menyediakan fasilitas pengajuan aset.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Di  dalam  pengembangan  sistem  selalu  dibutuhkan  acuan  dan  pedoman  pengembangan,  terdapat berbagai  macam    metodologi  pengembangan  perangkat  lunak  beserta  kelebihan,  kekurangan  dan kecocokannya masing-masing terhadap suatu projek perangkat lunak.
Salah  satu  model  pengembangan  perangkat  lunak  yang  merupakan  evolusi  dari  model Linear Sequential dan    model  pengembangan prototyping yang  memiki  kapasitas  yang  sangat  baik  dalam mengelola  resiko  kegagalan  pengembangan  perangkat  lunak  adalah  pengembangan  perangkat  lunak dengan  model  spiral.  Maka  pengembangan  sistem  dalam  penalitian  ini  menggunakan  pendekatan pengembangan sistem spiral

## Gambar  1. Proses Pengembangan Spiral [2]
Model  spiral  adalah  model  proses  pengembangan  perangkat  lunak  yang  diusung  oleh  Barry  W. Boehm  dengan  model  spiral,  proses  pengembangan  perangkat  lunak  dikembangkan  dalam  serangkaian pengembangan  inkremental  [2].  Selama  awal  iterasi,  produk  yang  dihasilkan  dapat  menjadi  sebuah purwarupa yang dapat menjadi acuan pengembangan berikutnya. Model spiral memiliki tiga hingga enam region sebagai  tahapan-tahapan  proses  pengembangan  perangkat  lunak.  Setiap region merupakan sekumpulan  kegiatan  proses  pengembangan  perangkat  lunak.  Model  spiral  menggunakan  purwarupa sebagai mekanisme pengurangan risiko kesalahan penangkapan kebutuhan.
Sedangkan tools yang  digunakan  untuk  merancang  sistem  ini  adalah  UML Unifed  Modelling Language )  dan  menggunakan  beberapa  diagram  dari  UML  tersebut,  seperti: Use  case  Diagram,  Class Diagram, dan Sequensial Diagram [3].
Manajemen  aset  IT  merupakan  suatu  praktek  bisnis  yang  melibatkan  serta  menjaga  suatu  aset  IT dalam  hal  inventaris  akurat,  informasi  lisensi,  pemeliharaan,  dan  perlindungan  aset  perangkat  keras  dan perangkat  lunak  digunakan  oleh  suatu  lembaga.  Penggunaan  pengelolaan  aset  dalam  suatu  suatu  akan membantu mengoptimalkan penggunaan aset IT sebagai sistem kontrol aset IT secara spesifik.
Adapun standar dalam Pengelolaan Aset IT hardware yang di keluarkan oleh COV ( Commonwealth Of  Virginia )  mengharuskan  lembaga  untuk  mengontrol  dan  mengumpulkan  informasi  tentang  aset  IT. Setiap perangkat keras yang memiliki nilai untuk badan, yang membutuhkan pemeliharaan dan dukungan, atau  menciptakan  risiko  potensial  dalam  hal  kerugian  finansial,  kehilangan  data  atau  paparan  harus didokumentasikan dan dikendalikan untuk memenuhi persyaratan COV keamanan [4].

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Hasil
Hasil  dari  penelitian  adalah  dengan  dibuatnya  implementasi  dari  perancangan  yang  telah dipersiapkan.  Implementasi  ini  menggunakan  bahasa  pemrograman PHP untuk  membangun  aplikasi berbasis WEB .  Implementasi  yang  dikerjakan  terbagi  atas  tiga  bagian  yaitu  implementasi  proses  yaitu membuat setiap operasi pada class menjadi suatu program yang bisa digunakan oleh user, implementasi antarmuka  yaitu  sistem  pemenuan  yang  bisa  membantu  user  untuk  memahami  penggunaan  sistem,  dan implementasi database yaitu  penyimpan  yang  mengintegrasikan  seluruh  data  yang  ada  pada  sistem pengajuan internal [5,6]. Berikut hasil yang telah diperoleh dalam penilitian ini.

## Gambar  2. Halaman Daftar Pengajuan
Gambar  2,  merupakan  hasil  dari  proses  daftar  pengajuan  aset  IT,  setiap  bagian  yang  ingin  mengajukan peminjaman  dapat  menggunakan  menu  pada  gambar  2.  Pada  gambar  2,  formulir  tersebut  hanya  menangani pengajuan aset yang sudah tedaftar dalam data aset. Sedangkan untuk pengajuan baru, menggunakan formulir pada gambar 3.
Gambar  3. Halaman Pengajuan Baru

## Gambar  4. Halaman Daftar Aset IT Hardware
Gambar 4, merupakan daftar dari aset IT yang sudah ada terekam dalam file. Setiap bagian bisa melihat aset IT  yang  digunakan  pada  masing-masing  bagian.  Sehingga  bila  ingin  melakukan  peminjaman hardware  IT, bisa melihat lebih dahulu apakah aset tersebut digunakan oleh bagian lain atau tidak.

## Gambar  5. Halaman Tambah Pengajuan Aset IT Hardware
Gambar  5,  merupakan  hasil  implementasi  formulir  untuk  mengajukan  tambahan  aset  IT.  Formulir ini akan digunakan jika adanya pengajuan lebih dari sekali.

## 3.2 Pembahasan
Proses alir data aset hardware proses-nya sudah berbantuan komputer namun jalur yang dilalui data tersebut  melalui  beberapa  aplikasi  yang  tidak  terintegrasi  dengan  baik  dikarenakan  aplikasi  yang  ada berdiri  sendiri  dan  tidak  dinamis.  Seperti  aplikasi spreadsheet yang  digunakan  untuk  penyimpanan  data approval . Sehingga dari alur proses yang ada digunakanlah tiga database berbeda, hal ini akan lebih baik jika disatukan satu database untuk memaksimalkan proses.
Aplikasi  yang  digunakannya  antara  lain  :  a)  SPI  (Sistem  Pengajuan  Internal),  merupakan  aplikasi berbasis web dengan bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk melayani Pengajuan layanan dari user  yang  ditujukan  untuk  bagian  IT  meliputi  divisi  software, hardware ,  dan  jaringan;  b) Database inventaris,  merupakan  aplikasi  yang  digunakan  untuk  menyimpan  data  inventarisasi  komputer  yang dipakai  user;  c) Microsoft  Excel ,  merupakan  aplikasi spreadsheet ini  digunakan  untuk  mengolah  data gudang  atau approval .  Ketiga  aplikasi  tersebut,  digunakan  dalam  mengolah  administrasi  IT hardware , namun  dengan  menggunakan  tiga  sistem  yang  terpisah  ini,  proses  pengadaan hardware yang  diajukan oleh user dilakukan menjadi lambat sehingga butuh waktu lama dalam hal input, hapus, dan update data aset  serta  pelaporan  administrasi  data.  Dari  kejadian  ini    maka  dibutuhkan  suatu  aplikasi  yang  dapat mengintegrasikan fungsi dari ketiga aplikasi tersebut.
Bentuk  administrasi  sebagai  salah  satu  bagian  dari  pengontrolan  suatu  aset  di  organsasi,    saat  ini sudah  menggunakan  komputer  dan  tidak  menggunakan  media  kertas  sebagai  media  pencatatan  serta approval layanan dari system yang berjalan. Namun data tersebut masih statis, seperti berada pada sheet aplikasi spreadsheet yang  ada.  Jadi  dalam  hal  pencarian  dan  pengupdatean  data  terjadi  kendala  karena hanya sebagian saja yang sudah dalam bentuk database .
Gambar  6. Work Flow Current Pengajuan Internal
Berjalannya  proses  manajemen  asset IT  hardware pada  organisasi  tersebut,  dapat  digambarkan dengan  menggunakan work  flow pada  gambar  6.  Layanan  yang  diberikan  Subseksi hardware sebagai penyedia infrastructure IT dimulai dari pengajuan user sebagai pemakai perangkat perusahaan dalam hal pengadaan  perangkat  keras  komputer  yang  diajukan  ke  subseksi hardware .  Pengajuan  tersebut menggunakan  aplikasi  Pengajuan  yang  ditujukan  ke  IT,  dari  pengajuan  tersebut  didapatkan  informasi kebutuhan perangkat yang diajukan user.
Tim hardware memproses  kebutuhan  tersebut  dengan  melihat  data approval yang  berupa  sheet- sheet  pada  aplikasi  spreadsheet  untuk  melihat  stok  pengadaan  tersebut,  apabila  stok-nya  ada  dan memenuhi  kebutuhan  serta  disetujui  oleh  beberapa  user  yang  terkait  maka  pengadaanya  direalisasikan, namun apabila stok nya tidak ada maka akan melakukan pembelian sesuai kebutuhan tersebut.
Pengaturan  sebuah  aset  dari  organisasi  dalam  satu  sistem  akan  memudahkan  beberapa  transaksi standar  dan  mengsikronisasi  proses  alur  kerja    dan  petunjuk  evaluasi,  mengurangi  ketidakefisienan  dan meningkatkan transparasi, transaksi dan perhitungan aset yang lebih akurat.
State diagram pada gambar 7, merupakan  proses kegiatan dalam pengelolaan aset IT hardware pada sistem  yang  sedang  berjalan.  Dapat  diketahui  pada  gambar  7,  ada  3  objek  yang  terlibat  yaitu  user, inventory  staff, dan  manajer.  Dimulai  dari  pengajuan  aset  oleh  pengguna  ( user ),  kemudian  dicek  oleh inventory  staff, selanjutnya  akan  di- approve oleh  manajer.  Beberapa state yang  diperoleh  dari  sistem existing, jika dilihat dari ajuan asal, dimulai dari user yang mengerjakan pengajuan, melakukan follow-up dan  menerima  hasil  dari follow-up. Sedangkan  dari  bagian inventory, yang  dilakukan  adalah  mengecek inbox  pengajuan,  apakah  ada  atau  tidak,  jika  ada  maka  dilanjutkan  untuk  proses approval. Selanjutnya akan  dicek  dokumen  pada  file spreadsheet, dan  akan  dilakukan update atau append pada  file  database access.  Setelah  selesai  baru  realisasi  kebutuhan.  Pada  objek  manajer  (gambar  7)  hanya  melakukan approval saja terhadap pengajuan yang dilakukan oleh user
Gambar 7. State Diagram Pengelolaan Aset Hardware
Sistem  yang  akan  dibangun  adalah  integrasi  dari  ketiga  aplikasi  yang  dipakai.  Ketiga  aplikasi tersebut  akan  dibuat  dalam  satu  sistem  dan  satu database .  Dengan  mengintegrasikannya  maka  akan memperlancar proses pengaturan terhadap aset di lingkungan IT. Kecepatan dan ketepatan serta layanan yang  baik  kepada  pengguna  karena  disisi  lain  bagian  IT  sebagai  dukungan  terhadap  perusahaan  dalam memberikan layanan sistem informasi aset perusahaan.
Pada  sistem  yang  baru,  staff approval dan  manajer  hanya  perlu  mengakses  satu  database  untuk mengolah dan memperoleh data. Staff approval hanya perlu mengakses program yang telah dibuat untuk melakukan approval terhadap pengajuan yang dilakukan user dalam bentuk Pengajuan untuk diajukan ke manajer.
DBUser DBInventoryStaff DBManajerApproval AccessCenter : DBAccessCenter * * * * * *

## Gambar  8. Arsitektur Pengelolaan Data
Gambar 8, menggambar gabungan ketiga database yang ada pada user , inventory staff , dan manajer. Sehingga  mudah  untuk  menentukan  otoritas  akses  terhadap  suatu database .  Untuk  menggambarkan proses  yang  terintegrasi  dari  ketiga  proses  pada  gambar  7,  maka  dibuatlah  penggambar  sistem  baru dengan menggunakan konsep use case diagram . Use case diagram ini, akan melihat proses yang terjadi dalam suatu perangkat lunak yang dibuat. Use case diagram yang terbentuk dapat dilihat pada gambar 9.
Login
Pengaduan Feedback Pengaduan Kelola Akun Approval Kelola Inventory Kelola Departemen Inventory Staff User Manajer Aset IT * * * * * * «extends» * * «uses» * * * * * * * * * * Gambar  9. Use case Sistem Terintegrasi
Gambar 9, menjelaskan gambaran sistem secara menyeluruh yang terkait antara aktor dan use case . Terdapat  tujuh  buah  use  case  untuk  perangkat  lunak  ini.  Selain  proses  yang  dibentuk,  perancangan  ini juga  membuat  interaksi  antar  objek  yang  dibicarakan  tadi.  Objek  tersebut  digambarkan  dengan menggunakan class diagram, agar mempermudah dalam implementasi nantinya.
+AddUser() +DeleteUser() +EditUser() +AppUser() -UserID -GroupID -DeptID -UserName -Pass -email ClassUser +AddInvent() +AppInvent() +EdiInvent() +DelInvent() -InvenID -HardID -UserId -TglPakai -Status -Letak ClassInventoryStaff +AddHard() +DelHard() +AppHard() +EditHard() -HardID -Jenis -Merk -SerNum -Spec ClassHard +AddDept() +EditDept() +DelDept() +AppDept() -DeptID -UserID -DepName -Ket ClassDept +AddUsul() +EditUsul() +DelUsul() +ApprovUsul() -TicketID -GroupID -DeptID -UserID -Subject -Pesan ClassUsul +AddGrup() +EditGrup() +DelGrup() +DeletTicket() +CreateTicket() -GrupID -GrupName -DeptID ClassGroup +ApprovUsul() ClassManajer 1 0..* 1 *

## Gambar  10. Class Diagram Sistem Aset IT
Pada gambar 10, menerangkan keterkaitan antara class yang ada pada suatu sistem. Kelas ClassDept dan ClassUser merupakan  komponen  kelas  dari  kelas ClassGrup .  Sedangkan ClassInventoryStaff dan ClassManajer merupakan  spesifikasi  dari  user  yang  menggunakan  sistem.  Untuk  kelola  pengajuan pencataan  aset  dikelola  oleh  Kelas ClassUsul ,  dimana  didalamnya  terdapat  operasi ApprovUsul yang merupakan operasi yang sama pada kelas ClassManager . Asosiasi yang terjadi antara ClassManager dan ClassUsul adalah dalam hal persetujuan usulan pencatatan aset IT hardware .

## 4. KESIMPULAN
Hasil  dari  pembahasan  yang  telah  dituliskan,  maka  penelitian  ini  bisa  mengambil  beberapa  kajian penting  yang  merupakan  simpulan  dari  proses  pengerjaan  suatu  penelitian  dalam  membuat  perangkat lunak sistem manajemen asset IT Hardware. Meninjau kembali dari tujuan, maka dapat diketahui bahwa implementasi  perangkat  lunak  yang  diharapkan  telah  terwujud  dengan  kesesuaian  proses  bisnis  yang dikaji dengan menggunakan UML . Beberapa proses berhasil dibuat seperti integrasi database, keamanan sistem,  otomasi  dalam  pengajuan  pendataan  aset,  dan  persetujuan  bahwa  aset  IT  Hardware  disimpan dalam  tabel inventory, serta  otoritas  akses  terhadap database .  Semua  proses  tersebut  dibantu  dengan antarmuka  (pemenuan)  agar  pengguna  lebih  memahami  jalannya  proses.  Sebagai  saran,  penelitian  ini dapat dikembangkan dengan menambahkan pengelolaan aset suatu organisasi. Aset tersebut bisa bersifat tangible dan intangible .

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Juansyah.  4  September  2012. Apa  itu  Manajemen ,  (Online).  (http://juansyah.wordpress.com/apa- itu-manajemen/ diakses pada 4 September 2012)
[2] Boehm, Barry W. A Spiral Model for Software Development and Enhancment. Journal  volume 21 (61-72)
[3] [3]  Boch,  Grady,  James  Rumbraugh,  Ivan  Jacobson.  1999. Unified  Modeling  Language (UML). OMG Modeling.
[4] V.I.T  Agency,  2009. Information  Technology  System  Asset  Management  Guideline, Virginia, Commonwealth of Virginia, (Online).(http://www.vitagency.com)
[5] Syafii, 2005, Membuat Aplikasi Database Dengan PHP , Yogyakarta, Penerbit Andi
[6] Prihatna,  Hengky.    2005. Kiat  Praktis  Menjadi  Webmaster  Profesional, Jakarta,  PT.  Elex  Media Komputindo.