## Journal of Industrial Engineering
Scientific Journal on Research and Application of Industrial System Volume 06 No 2 – September 2021 http://e-journal.president.ac.id/presunivojs/index.php/journalofIndustrialEngineerin ISSN 2527-4139 ( online ) – ISSN 2503-3670 ( print )
Perbaikan Proses Bisnis Pembuatan Laporan Produksi Harian untuk Memperpendek Lead Time pada Perusahaan Manufaktur Mobil
Anastasia L. Maukar 1 , Nathalia Tjan 1 , Fitri Marisa 2 , Anik Vega Vitianingsih 3 , Erri Wahyu Puspitarini 4 1) Faculty of Engineering, Industrial Engineering Department, President University
2) Teknik Informatika, Universitas Widyagama, Malang
3) Teknik Informatika, Universitas Dr. Soetomo, Surabaya 4) Teknik Informatika, STMIK Yadika Bangil, Pasuruan Email: almaukar@president.ac.id, nathalia.tjhan@gmail.com, vega@unitomo.ac.id, fitrimarisa@widyagama.ac.id, www.erri@stmikyadika

## ABSTRACT
This research was conducted at a four-wheeled vehicle manufacturing company located in Jakarta. The average lead time for making the Plant 2 Daily Production Report is currently around 12 minutes. With the long reporting time, this process is considered less efficient. In this research, business process improvement will  be  carried  out  by  identifying  non-value-added  activities  and  using  business  process  improvement methodology. In improving the reporting process, Excel Macros will be used. After the implementation of business  process  improvements,  the  average  time  for  making  Daily  Production  Reports  is  reduced  to  4 minutes or there is a time saving of 67%.
Keywords: lead  time , non  value-added  activity,  business  process  improvement  methodology, production report, macro excel.

## ABSTRAK
Penelitian ini dilakukan pada perusahaan manufakur kendaraan roda empat yang berlokasi di Jakarta. Rata-rata l ead time pembuatan Laporan Produksi Harian plant 2 saat ini sekitar 12 menit. Dengan lamanya waktu  pembuatan  laporan,  maka  proses  ini  dianggap  kurang  efisien.  Dalam  penelitian  ini  akan  dilakukan perbaikan bisnis proses dengan cara mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah ( non value-added activity ) dan menggunakan business process improvement methodology . Dalam perbaikan proses pembuatan laporan akan digunakan Macro Excel . Setelah dimplementasi perbaikan proses bisnis maka rata-rata waktu pembuatan Laporan Produksi Harian berkurang menjadi 4 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 67%.
Kata  kunci: lead  time , non  value-added  activity,  business  process  improvement  methodology , laporan produksi, macro excel .

## 1. Pendahuluan
Proses biasanya didefiniskan sebagai serangkaian kegiatan yang harus diselesaikan untuk mencapai sesuatu, atau rangkaian peristiwa atau kejadian yang menghasilkan sesuatu yang dibutuhkan. Proses membutuhkan input dan menghasilkan output. Output ini akan dikonfirmasikan dan bisa digunakan untuk proses berikutnya (Bellgran  &  Säfsten,  2010).  Salah  satu  tujuan  perusahaan  adalah  membuat  waktu  pekerjaan  pemrosesan sesingkat mungkin. Waktu pemrosesan pekerjaan yang cukup singkat dapat mempersingkat waktu tunggu. Hal ini disebabkan tenaga kerja dapat memproses pekerjaan-pekerjaan berikutnya atau  lainnya lebih awal sehingga pekerjaan-pekerjaan berikutnya itu tidak mengantri terlalu lama.
Selain  itu lead  time yang  singkat  juga  bermanfaat  bagi  perusahaan  dan  juga  merupakan  suatu  ukuran efisiensi.  Jika  pemrosesan  pekerjaan  dapat  menghemat  waktu,  maka  dapat  memperpendek lead  time ( Metzinger & Latif, 2003). Lead time yang jauh lebih pendek dapat menghemat biaya, dalam hal ini adalah biaya  lembur,  karena  jam  lembur  dapat  dikurangi.  Ini  berarti  bahwa  biaya  lembur  untuk  tenaga  kerja berkurang yang sangat berguna bagi perusahaan karena anggaran lembur tidak murah. Apalagi itu berdampak
besar ketika pekerjaan itu diproses secara teratur. Pekerjaan itu juga akan diproses lebih cepat oleh proses berikutnya  yang  mempengaruhi  proses  terakhir  yang  merupakan  pelanggan.  Akhirnya,  kebutuhan  dan kepuasan pelanggan dapat terpenuhi. Semua itu adalah manfaat dari pengurangan lead time . Manfaat dari delivery lead time yang lebih pendek hanya dianggap menguntungkan jika dapat dicapai tanpa pengorbanan pada aspek lain seperti, kualitas dan throughput (Srinivasan K A & Shrehari J, 2017) .
Pembuatan  Laporan  Produksi  Harian  adalah  salah  satu  kegiatan  atau  aktivitas  penting  karena  laporan tersebut akan dikirim ke Pusat Toyota (Jepang), kantor pusat (Asia Pasifik), dan semua divisi terkait di pabrik Indonesia.  Laporan  tersebut  mencakup  data  pencapaian  produksi,  efisiensi,  lembur,  dan  masalah  harian produksi. Laporan dibuat dengan mengubah format dari pabrik di Karawang menjadi format yang dibutuhkan perusahaan. Untuk membuat Laporan Produksi Harian, diperlukan file yang dikembangkan di Microsoft Excel. Mengenai  fungsi  pekerjaan  yang  menggantikan  format  dari  sisi  pabrik  ke  dalam  format  yang  diperlukan. Kegiatan ini membutuhkan beberapa Langkah proses dan ada beberapa langkah adalah kegiatan yang tidak bernilai  tambah.  Mengacu  pada  tujuan  perusahaan  yaitu  memproses  suatu  pekerjaan  secara  efektif  dan efisien, aktivitas yang tidak bernilai tambah ini harus dihilangkan (Hossain, Bissenova, & Kim, 2019).  Contoh aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah ( non-value added activity) dalam penggunaan Ms. Excel seperti menyalin data dari satu sel ke dalam sel lain.
Tujuan  utama  penelitian  ini  adalah  untuk  memperpendek  proses lead  time pembuatan  Laporan  Produksi Harian. Lead  time dalam  hal  ini  adalah  saat  laporan  produksi  diterima  dari  pabrik  sampai  selesai  diolah menjadi  Lapran  Produksi  Harian.  Untuk  memperpendek  waktu  pembuatan  laporan,  maka  akan  dilakukan perbaikan  proses  bisnis  dengan  mengidentifikasikan  aktivitas-aktivitas  yang  tidak  memiliki  nilai  tambah (Rashid & Ahmad, 2013).

## 2. Metode
Observasi  dilakukan  di  di  bagian  Perencanaan  dan  Pengendalian  dari car  manufacturing  company ,  yang berlokasi di Jakarta. Saat ini, bagian ini memiliki pekerjaan perencanaan kendaraan berfokus pada produk in- house yang  sebagian  besar  informasinya  berasal  dari  Pabrik  yang  berlokasi  di  Karawang.  Bagian  ini bertanggung jawab untuk merencanakan kuantitas produksi dan lembur karyawan, dan lain-lainya.
Dalam penelitian ini digunakan metodologi untuk melakukan perbaikan proses bisnis. Metodologi perbaikan proses  bisnis  terdiri  dari  tujuh  tahapan,  yaitu:  memahami  proses  saat  ini,  memodelkan  proses  saat  ini, memvalidasi  proses  saat  ini,  menganalisis  dan  mengevaluasi  proses  saat  ini, redesign proses  saat  ini, mengevaluasi  hasil redesigned proses,  dam  mengimplementasikan redesigned proses  (Aburub,  2014). Adapun Langkah-langkah perbaikan proses bisnis untuk memperpendek lead time dapat dilihat pada Gambar 1.

## Gambar 1. Diagram Alir Penelitian
Sebagai langkah awal dalam perbaikan proses bisnis, adalah memahami proses saat ini dengan melakukan interview dengan departemen produksi dan bagian yang terkait serta melakukan observasi di lapangan.  Dari tahapan ini didapatkan bahwa dalam setahun terakhir, pembuatan laporan belum diproses secara efisien dan efektif.  Pekerjaan  pembuatan  laporan  adalah  pekerjaan  sehari-hari  yang  harus  dilakukan.  Pembuatan laporan  dilakukan  menggunakan  Microsoft  Excel.  Proses  pengumpulan  data  dilakukan  pada  bagian Perencanaan Produksi. Data yang terkumpul berupa laporan produksi kendaraan harian.
Setelah semua data terkumpul, penelitian dimulai dari mempelajari Laporan Produksi Harian, pentingnya dan fungsinya. Selanjutnya dilakukan analisis dan evaluasi proses saat ini dengan menggambarkan diagram alir dari proses bisnis pembuatan laporan untuk kondisi saat ini. Pembuata diagram alir (flowchart) merupakan salah  satu  kegiatan  awal  dalam  perbaikan  proses  bisnis.  Diagram  alir  proses,  sangat  berguna  untuk pemahaman  yang  jelas  tentang  proses,  membantu  mengidentifikasi  operasi  yang  tidak  bernilai  tambah, memfasilitasi  kerja  tim  dan  komunikasi,  memastikan  semua  orang  yang  terlibat  dalam  perbaikan  proses bisnis  memiliki  pemahaman  yang  sama  (Halseth,  2018). Flowchart dapat  menunjukkan  redundansi,
Memahami dan Memodelkan Proses Saat
Ini Menganalisis dan Mengevaluasi Proses Saat Ini Merancang ulang Proses Mengimpleme ntasikan dan Evaluasi dari Perbaikan Proses Memvalidasi Proses Perancnagan Ulang
penundaan, jalan buntu, dan jalur tidak langsung yang jarang diperhatikan atau bahkan diabaikan. Diagram alir  merupakan  salah  satu  alat/ tool untuk  yang  dapat  digunakan  dalam  proyek  perbaikan  proses  dengan memahami arus informasi, orang, dan sumber daya (Prasad, Brian Neal, 2014). Adapun lambang atau simbol dari diagram alir/ flowchart beserta artinya dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Simbol dan Arti dari Diagram Alir Simbol Arti Comtoh Aktivitas Data diinput PO disetujui Keputusan Ya/Tidak Setuju/Tidak Pass/Fail Dokumen Purchase Requisition Klaim Biaya Transaction Record Input/Output Input data Start/Stop Dari/Ke Konektor Go To ke bagian lain dari flowchart Panah Menunjukkan  arah  dari proses menuju ke simbol atau proses lainnya Delay/ Penundaan Menunggu untuk diproses Laporan  menunggu  di meja Sumber: Prasad, Brian Neal, 2014, p.6
Kemudian,  data  tentang  rencana  perbaikan  yang  akan  dilakukan  yang  berkaitan  dengan  perangkat lunak/ software .  Rencana  perbaikan  dilakukan  dengan  berdiskusi  dengan  ahlinya.  Setelah  dilakukan perbaikan dan dirancang ulang proses bisnisnya, maka akan digambarkan ulang diagram alir proses setelah perbaikan. Kemudian dilakukan perhitungan rata-rata dari waktu pemrosesan dihitung berdasarkan kondisi saat ini dan kemudian menganalisisnya. Selanjutnya, merancang perbaikan dengan memperbaiki proses bisnis dan mengembangkan Macro-Excel. Ini menggunakan Visual Basic yang kodenya harus direfleksikan dengan rumus  yang  tepat  agar  sistem  di  Excel,  tidak  diperlukan  instalasi.  Hasil  akhirnya  adalah  berupa pengembangan pera ngkat lunak, user manual, software documentation serta dilakukan perbandingan sistem saat ini dan sistem yang diusulkan.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Laporan Produksi Harian adalah laporan yang terdiri dari produksi harian yang terkait dari Plant 1 dan Plant 2 yang  berisi  pencapaian  dan permasalahan  (jika ada).  Dalam laporan ini, laporan  pabrik 2  akan  digunakan untuk  menganalisis  untuk  perbaikan.Permasalahan  yang  dilaporkan  biasanya  berkaitan  dengan  kualitas, peralatan, pasokan, body full, kekurangan body, atau lainnya. Permasalahan tersebut menciptakan line stop yang berdampak pada efisiensi, kuantitas, dan lembur. Laporan ini merupakan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan analisis perbandingan antara kondisi aktual dan perencanaan.
Pertama,  laporan  produksi  dikirim  dari  pabrik  ke  Departemen  Produksi  dan  Kontrol  atau Production  and Control  Department (PCD).  Format  Laporan  Karawang  dapat  dilihat  pada  Gambar  2.  Kemudian,  PCD memproses laporan tersebut dengan menggunakan data dari plant sebagai sumber dan membuat 'Laporan Produksi  Harian'  dengan  format  PCD  seperti  yang  ditunjukkan  Gambar  3  satu  hari  kemudian  setelah  hari produksi. Setelah selesai, laporan akhirnya dikirimkan ke Headquater Asia Pasifik dan Headquater Jepang, dan beberapa departemen terkait yang membutuhkan informasi produksi.
Laporan  Produksi  Harian  atau Daily  Production  Report (DPR)  diformat  dalam  Microsoft  Excel.  Proses pembuatan laporan perlu diperbaiki karena ada beberapa tahapan yang tidak memiliki nilai tambah. Data diinput (format DPR) dan diambil (format Karawang) di tempat yang sama. Apalagi Laporan Produksi Harian atau DPR adalah pekerjaan tetap dan rutin yang diproses setiap hari selama produksi berjalan terus-menerus. Oleh karena itu, perlu dilakukan perbaikan dalam pengurangan waktu pemrosesan Laporan Produksi Harian.
Gambar 2. Contoh Laporan Produksi Harian dari Plant 2
Gambar 3. Contoh Laporan Produksi Harian sesuai Format PCD

## 3.1 Analisis Proses Pembuatan Laporan Produksi Harian Saat ini
Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4 yang merupakan flowchart sebelum perbaikan atau proses saat ini, terdapat  enam  langkah  pemasukan  data.  Proses  input  pertama  adalah  input  data  unit  produksi  yang direncanakan dan aktual dari “ Sheet Day ” to sheet ‘ KRW Base ’ ke bagian assembly, delivery, painting , dan welding  pada  hari  itu.  Langkah  ini  sebagai  acuan  untuk  fungsi  lain.  Kemudian,  lembar  ' Summary ”  atau Ringkasan,  mengacu pada yang proses input sebelumnya, akan diinput untuk perencanaan dan aktual unit produksi bulanan (kumulatif) dan harian.
Data  lain  yang  harus  diinput  dari  “ Sheet  Day ”  ke  dalam  Lembar Summary adalah  rencana  dan  aktual lembur/ overtime , l ine stop , dan efisiensi dan stock/ persediaan. Lembar Summa ry/Ringkasan adalah laporan yang disampaikan kepada semua departemen dan berisi serta menyimpulkan setiap poin penting.
Gambar 4. Diagram Alir Proses Pembuatan Laporan Produksi Harian Saat Ini
Langkah-langkah  yang  disebutkan  sebelumnya  menghabiskan  waktu  pemrosesan  lebih  tinggi  dari  proses lainnya. Dalam hal ini, input berarti memindahkan data dengan menyalin nilai dari beberapa sel ke sel yang dituju  di  lembar  yang  berbeda.  Langkah  itu  tidak  memiliki  nilai  tambah  yang  harus  dihilangkan  untuk mendapatkan proses yang lebih efisien dan efektif.
Berdasarkan hasil pengambilan sampel, waktu rata-rata untuk memproses Laporan Produksi Harian Plant 2 saat ini adalah  11 menit 53 detik, atau dibulatkan menjadi 12 menit. Selain itu, dari hasil pengamatan juga ditemukan  kondisi  kesalahan  saat  memproses  Laporan  Produksi  Harian.  Hal  ini  dapat  disebabkan  oleh berbagai  hal  seperti  implementasi  perangkat  lunak  tidak  selalu  berjalan  lancar,  seperti  lamanya  waktu pemuatan saat membuka file karena datanya kelebihan beban.

## 3.2 Usulan Perbaikan dan Implementasi Perbaikan
Usulan  perbaikan  adalah  mengembangkan  proses  pembuatan  Laporan  Produksi  Harian  secara  otomatis dengan  menggunakan  Macro-Excel  dan  VBA.  Semua  perhitungan  dan  rumus-rumus  yang  digunakan  akan diprogramkan dengan menggunakan Macro-Excel dan VBA. Tersedia dua buah tombol yang akan digunakan. Tombol  pertama  berada  id  lembar/  sheet  ‘KRW  Base’,  berisi  coding  untuk  melakukan copy  dan  paste beberapa  sel  dari Sheet  Day , Dialog  box mengacu  pada  nomor  kolom  yang  harus  diisi.  Selain  itu, ditambahkan If-function untuk  melakukan double  checking ,  terutama  untuk  data  yang  diakumulasikan. Akumulasi dari sheet ‘KRW Base’ Harus sama dengan  kumulatif  MTD dari sheet ‘DAY’ untuk semua proses pada bagian assembly, delivery , painting, dan welding.
Selanjutnya,  tombol  kedua digunakan  untuk  menerjemahkan sheet “ Summary ” .  Sistem  otomatis  berjalan berdasarkan  tanggal  produksi  dan  sel  mengacu  pada  lembar  asli  dari sheet “ Day ”. Jika  tombol  pertama diklik maka akan tampil juga input box yang digunakan untuk mengisi data perencanaan dan aktual produksi yang berupa data unit produksi harian dan bulanan yang diapatkan dari sheet ‘KRW Base’ yang n semuanya akan  diringkas  menjadi sheet “ Summary ” .  Demikian  pula  data  lainnya  akan  diinput,  seperti  data lembur/ overtime , line stop , efisiensi dan stock . Untuk mempermudah pemakai, pada penelitian ini dilakukan penyusunan user manual untuk pembuatan Laporan Produksi Harian.
Setelah dilakukan perbaikan, proses pemasukan data secara manual dihilangkan. Perbedaan  dengan sistem saat  ini  atau  sebelum  dilakukan  perbaikan  adalah  data  harus  diinput  secara  manual  pada  lembar 'Ringkasan/ Summary ' yang memiliki banyak data yang harus diisi.
Dimulai dari lembar 'KRW Base' yang sebelumnya memakan waktu lebih lama dalam memasukkan data satu per  satu,  dengan  sistem  baru  setelah  perbaikan,    cukup    dengan  menekan  satu  tombol,  maka  datanya otomatis  terinputkan.  Kemudian,  kotak  dialog  muncul  untuk  nomor  kolom  yang  wajib  diisi.  Nomor  kolom sesuai dengan tanggal produksi kolom.
Kemudian,  sistem  akan  memeriksa  apakah  ada  perbedaan  di  antara  data  'akumulatif'  yang  dirumuskan dengan mengisi data dengan yang asli. Jika ada error , itu harus diiperbaiki secara manual. Jika tidak ada error /kesalahan,  lanjutkan  ke  langkah  berikutnya.  Adapun  diagram  alir  dari  proses  pembuatan  Laporan Produksi Harian setelah perbaikan dapat dilihat pada Gambar 5.
Tabel 2 menyajikan data dari 15 sampel observasi yang diambil secara acak setelah dilakukan perbaikan dan waktu  rata-rata  pembuatan  laporan  lebih  rendah  dari  4  menit.  Berdasarkan  Tabel  2,  dida[atkan penghematan lead time pembuatan Laporan Produksi Harian sebesar sekitar 8 menit (12 menit – 3,66 menit) atau sebesar 66,67 persen.
Tabel 2 . Lead Time Pembuatan Laporan Produksi Harian Setelah Perbaikan Obs Waktu (dtk) Obs Waktu (dtk) Obs Waktu (dtk) 1 146 6 225 11 237 2 213 7 242 12 217 3 267 8 134 13 236 4 258 9 268 14 243 5 199 10 233 15 173 Rata-rata 219,4
Berdasarkan pengamatan dan analisis yang dilakukan sebelum dan sesudah perbaikan, dimulai dari diagram alir proses bisnis, dapat dilihat bahwa diagram alir saat ini memiliki banyak bentuk jajaran genjang, yang menunjukkan  kegiatan  memasukkan  data  secara  manual.  Setelah  dilakukan  observasi,  kegiatan  tersebut Kegiatan  memasukkan  data  secara  manual  membutuhkan  waktu  yang  signifikan  dan  tidak  memiliki  nilai tambah, sehingga dalam perbaikan aktivitas tersebut berhasil dihilangkan.
Gambar 5. Diagram Alir Proses Pembuatan Laporan Setelah Perbaikan

## 4. Simpulan
Dalam penelitian ini telah digunakan metodologi perbaikan proses bisnis, Masalah dan tujuan penelitian ini yang telah ditentukan dapat diselesaikan dengan menggunakan Excel macro dan dilakukan perbaikan proses bisnis dalam langkah-langkah pembuatan Laporan Produksi Harian. Dengan dilakukan perbaikan bisnis proses dan penggunakan Excel Macro maka waktu proses pembuatan laporan dapat dikurangi sebesar 67%. Dari hasil evaluasi didapatkan ketika terjadi perubahan format, mungkin ada satu atau beberapa sel yang tidak bisa diinput secara otomatis. Oleh karena itu, perlu adanya perbaikan untuk menangani masalah itu.

## Daftar Pustaka
1. Aburub,  F.  (2014).  Business process improvement methodology  based  on  business  process  modelling: Case study from healthcare sector. WEBIST 2014 - Proceedings of the 10th International Conference on Web Information Systems and Technologies , 1 (June), 310 – 317. Retrieved from https://www.researchgate.net/publication/288117928_Business_process_improvement_methodology_b
ased_on_business_process_modelling_Case_study_from_healthcare_sector
2. Bellgran,  M.,  &  Säfsten,  K.  (2010). Production  Development:  Design  and  Operation  of  Production Systems . Verlag London: Springer. https://doi.org/10.1016/B978-0-12-800102-8.02001-4
3. Halseth, K. (2018). Process modelling and mapping: The basics . The Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (Vol. 2). Retrieved from http://c.ymcdn.com/sites/www.bfma.org/resource/resmgr/articles/08_64.pdf
4. Hossain,  M.  A.,  Bissenova,  A.,  &  Kim,  J.  R.  (2019).  Investigation  of  wasteful  activities  using  lean methodology:  In  perspective  of  kazakhstan’s  construction  industry. Buildings , 9 (5). https://doi.org/10.3390/buildings9050113
5. Metzinger,  A.,  &  Latif,  N.  (2003).  Lean  manufacturing  techniques  reduce  lead  time  for  implant production. ASEE Annual Conference Proceedings , 323 – 332. https://doi.org/10.18260/1-2--12531
6. Prasad,  Brian  Neal,  S.  (2014).  A  Flowchart  Based  Methodology  for  Process  Improvement. Quality Conc epts’93 World Class Manufacturing Proceedings , (October 1993), 53 – 74. https://doi.org/10.13140/RG.2.1.2559.4327
7. Rashid,  O.  A.,  &  Ahmad,  M.  N.  (2013).  Business  Process  Improvement  Methodologies :  An  Overview.
Journal of Information System Research Innovation , 5 , 45 – 53. Retrieved from http://seminar.utmspace.edu.my/jisri/
8. Srinivasan  K A,  R., & Shrehari J,  J. (2017).  Applied  Procedures  for  Lead  Time  Reduction: A  Review. International Journal of Engineering
Trends and Technology , 43 (3), 169 – 172. https://doi.org/10.14445/22315381/ijett-v43p228