Aspek Psikologi Pendelegasian Manajemen dan Manajemen Biaya Pabrik Roti “Yes” di UPK PIK Pulo Gadung Jakarta Timur
Hanif Hanif 1) , Mulyani Mulyani 2) , Supriyanto Karya 3) , Morryessa Brandinie 4)
12) Program Studi Akuntansi, Institut Bisnis dan Informatika Kwik Kian Gie hanif.ismail@kwikkiangie.ac.id mulyani@kwikkiangie.ac.id
3) Program Studi Sistem Informasi Institut Bisnis dan Informatika Kwik Kian Gie supriyanto.karya@kwikkiangie.ac.id
4) Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis Institut Bisnis dan Informatika Kwik Kian Gie morryessa_brandinie@kwikkiangie.ac.id

## ABSTRAK
Tujuan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  adalah  untuk  melakukan  pendampingan  dalam rangka membantu pelaku usaha menyusun strategi guna menyelesaikan masalah dalam pengelolaan bisnis. Pendekatan yang digunakan adalah observasi, wawancara dan diskusi dengan pendiri/pemilik usaha.  Tempat  kegiatan  adalah  di  salah  satu  unit  bisnis  di  bawah  Unit  Pengelola  Kegiatan  Pusat Industri Kecil (PIK) , yaitu Pabrik Kue “Yes”.  Pelaksana kegiatan berhasil menggali beberapa masalah di unit bisnis tersebut, yang terkait dengan pembukuan, pendelegasian kerja dan perancangan sistem pengendaliannya,  pemanfaatan  manajemen  biaya  seperti  perhitungan  unit  cost,  pengendalian  biaya dan analisis break event point, dan kebijakan bagi hasil.  Pelaksana kegiatan juga memberikan solusi yang  bersifat mampu-laksana  yang dapat dieksekusi oleh perusahaan.
Kata-kata Kunci: Pembukuan, Pendelegasian Kerja, Sistem Pengendalian, Unit Cost, Break Event Point

## ABSTRACT
The  purpose  of  this  program  is  to  provide  assistance  in  order  to  help  businesses  to  solve  their problems in business management. The approach used is observation, interview and discussion with the  business  founder/owner.  The  place  is  in  the  one  of  the  business  unit  under  the  Unit  Pengelola Kegiatan  Pusat Industri Kecil (PIK), namely ” Yes" Cake Factory.  The team managed and explored several  problems  in  the  business  unit,  which  are  related  to  book-keeping,  work  delegation  and  the control  system  planning,  utilization  of  cost  management  such  as  unit  cost  calculations,  cost  control and  break  event  point analysis,  and  profit-sharing  policy.    The  team  also  provides  a  doable  solution that can be implemented by the company.
Keywords : Book-keeping, Work Delegation, Control System, Unit Cost, Break Event Point

## 1. PENDAHULUAN
Beberapa  kendala  dalam  pendelegasian  manajemen  dalam  bisnis  keluarga, khususnya  yang  bermula  dari  usaha  rumah  tangga  yang  masuk  dalam  kelompok  Usaha Mikro  Kecil  dan  Menengah  (UMKM)  dapat  diuraikan  sebagai  berikut:  (a)  bisnis  keluarga- UMKM  biasanya  di mulai  dari  “nol”,  artinya  usaha  yang  benar-benar  berangkat  dari semangat  juang  untuk  memperbaiki  kehidupan.    Salah  satu  cirinya  adalah  semuanya dikerjakan  sendiri  oleh  pendiri/pemilik  usaha,  tanpa  karyawan  karena  meminimalkan  biaya dan risiko; (b) pengelolaan bisnis dilakukan secara otodidak; (c) energi pengelola dicurahkan untuk  mencari  pasar,  dengan  fokus  utama  mencari  pelanggan;  (d)  akibatnya  segi administrasi umumnya terabaikan.

## Academics in Action Journal
Ketika  volume  usaha  meningkat,  maka  beragam  kebutuhan  pekerjaan  mulai  muncul. Pada  saat  seperti  ini  dibutuhkan  karyawan  yang  dapat  membantu  pelaksanaan  pekerjaan dan  pendelegasian  pekerjaan  sudah  harus  dimulai.    Pendelegasian  pekerjaan membutuhkan  keahlian  tersendiri,  yakni  keahlian  dalam  mencapai  tujuan  perusahaan melalui tangan-tangan orang lain, yang merupakan konsep hakiki dari manajemen (Anthony, Govindarajan  &  Dearden,  2007).    Namun,  meskipun  teori  manajemen  mengatakan demikian,  dalam  pelaksanaannya  tidaklah  mudah.    Pekerjaan  yang  sudah  terbiasa dikerjakan  sendiri,  bahkan  sudah  mendarahdaging  dalam  diri  pendiri,  kini  harus didelegasikan  kepada  orang  lain.    Untuk  itulah  mengetahui  bagaimana    pendelegasian manajemen  dapat  terlaksana  di  lapangan  dan  mengetahu  kendala-kendala  dalam mengimplementasikannya menjadi sangat penting.
Terkait  dengan  hal  tersebut,  permasalahan  yang  saat  ini  dihadapi  oleh  Pabrik  Kue “Yes”,  yang  terletak  di  kawasan  Pulo  Gadung,  adalah  (a)  ada  keengganan  pendiri/pemilik usaha  untuk  melaksanakan  inti  dari  manajemen,  yakni  pendelegasian  pekerjaan  yang diiringi  dengan  sistem  pengendalian  manjemen  yang  memadai,  termasuk  pendelegasian pembukuan;  (b)  belum  dilakukannya  pengendalian  biaya  kecuali  mengandalkan kemampuan kontrol langsung dari pendiri/pemilik usaha;  (c)  manajemen Pabrik Kue “Yes” belum dapat memanfaatkan secara maksimal kehadiran sosial media untuk pengembangan bisnis, terutama dalam kegiatan marketing .
Guna  membantu  terselenggaranya  manajemen  bisnis  yang  lebih  baik,  sesuai dengan  kaidah  pengelollan  bisnis  sebagaimana  mestinya,  maka  kegiatan  pengabdian kepada  masyarakat  ini  dilaksanakan  oleh  para  dosen  dari  beberapa  progran  studi  di lingkungan Institut  Bisnis dan  Informatika Kwik Kian Gie pada Pabrik Kue “Yes”.  Kegiatan ini dilaksanakan pada Semester Genap 2017/2018.

## 2. METODE PELAKSANAAN
Kegiatan dimulai dengan melakukan observasi pada Pabrik Kue “Yes”, dan dilanjutkan dengan  wawancara  dan  diskusi  dengan  pendiri/pemilik  usaha.    Observasi  dimaksudkan untuk  mendapatkan  gambaran  atas  masalah  pendelegasian  wewenang  dan  praktik manajemen perusahaan pada saat ini.  Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi langsung dari pendiri/pemilik sekaligus mengkonfirmasi temuan dari hasil observasi.  Diskusi dilakukan untuk menyusun solusi dan memperoleh konfirmasi kesiapan pendiri/pemilik atas rumusan solusi  yang akan diusulkan oleh tim pelaksana.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pabrik  Kue  “Yes”  didirikan  pada  tahun  1998  oleh  seorang  wanita  yang  saat  ini berusia  50  tahun.    Berada  pada  kondisi  krisis  ekonomi  yang  sangat  sulit,  wanita  tersebut
berupaya  untuk keluar  dari  tekanan  ekonomi.    Berbekal kemauan  yang keras,  modal  yang terbatas  dan  hobi  yang  ditekuninya,  wanita  tersebut  memulai  bisnisnya  dengan  membuat kue (roti).  Dua puluh tahun kemudian, bisnisnya telah berkembang dan kini mempekerjakan 50  orang  karyawan.    Wanita  ini  menguasai  A  sampai  Z  seluruh  aspek  manajemen  pada perusahaannya,  meliputi  aspek  produksi,  pemasaran,  operasi  dan  keuangan.    Meskipun tidak memiliki latar belakang pendidikan bisnis, karena telah menekuni bisnisnya selama 20 tahun  maka  dia  mengetahui  persis  seluruh  kegiatan  di  perusahaannya.    Kemampuannya belajar  sendiri  (otodidak)  dan  kemauannya  untuk  menerima  masukan  dari  pihak  lain, menjadikan  perusahaannya  tumbuh  dan  berkembang  hingga  saat  ini.    Namun  pada beberapa  tahun  terakhir,  pertumbuhannya  melambat  seiring  dengan  terbatasnya  daya kendali yang dimilikinya.  Hambatan lainnya adalah adanya trauma psikologis yang dialami oleh  pendiri/pemilik  karena  pernah  gagal  mengembangkan  inovasi  dan  ditipu  oleh karyawannya.    Oleh  karenanya,  diperlukan  bantuan  pihak  lain  untuk  mengatasi  hambatan tersebut.
Pada saat ini Pabrik Kue “Yes” memiliki dua pabrik, masing-masing berlokasi di dalam dan di luar Kawasan PIK Pulo Gadung.  Lokasi di luar Kawasan  PIK Pulo Gadung menyatu dengan toko kue.  Lokasi ini terdiri dari 200 m2 pabrik, 50m2 toko kue, dan sebuah ruang tamu yang dapat menampung 10 orang.  Toko kue dirancang dengan menggunakan dinding kaca  agar  lebih  mudah  dilihat  oleh  pelanggan  dan  calon  pelanggan.    Ruang  tamu dipersiapkan untuk menerima supplier, calon pelanggan, agen penjual, dan tamu lainnya.
Kunci  sukses  dar i  Pabrik  Kue  “yes”  adalah  terus  menerus  berinovasi  dalam  produk dan layanan kepada pelanggan.  Pemilik menyadari sepenuhnya bahwa di dalam bisnis kue, menjaga  rasa,  menciptakan  variasi  produk  dan  harga  produk  yang  bersaing  adalah  kunci dalam  memenangkan persaingan.   Terkait dengan harga produk, pendiri telah sadar  biaya ( cost  consciousness )  dan  menyadari  pentingnya  pengelolaan  biaya  ( cost  management ). Namun  hingga  saat  ini  pengelolaan  biaya  belum  dilakukan  sebagaimana  mestinya. Pembukuan belum dilakukan sebagaimana mestinya.  Perusahaan juga belum menerapkan prinsip-prinsip akuntansi dalam costing, hanya berdasarkan memory accounting.
Belum ada karyawan yang bekerja untuk hal ini.  Alasannya adalah, “…menghadirkan orang  yang  ahli  itu  mahal,  biaya  lagi,  biaya  lagi …sehingga  nanti  akan  membengkakkan pengeluaran biaya sehin gga berdampak pada harga jual…”. Keengganan mempekerjakan karyawan di bagian pembukuan disebabkan oleh trauma psikologis yang pernah dialaminya ketika mengembangkan website perusahaan.  Karyawan  yang dipekerjakannya melakukan praktek  penipuan  dengan  mencantumkan  nomor  rekening  bukan  milik  perusahaan  untuk menerima  pembayaran  dari  pelanggan.    Ketika pelanggan  telah  mentransfer  uang,  barang segera dikirim.  Namun uang pembayaran tidak kunjung masuk ke rekening perusahaan.
Pemikil  terlibat  pada  seluruh  jenis  pekerjaan.    Hal  ini  terungkap  dalam pernyataannya,  “..... Semua  pekerjaan  saya tangani  sendiri…  ya…semuanya,  produksi, pemasaran,  dan  keuangan …lagi  pula  pendelegasian  tidak  mudah  untuk  saya,  dulu  ada orang  yang  saya  rekrut  untuk  membantu  di  bidang  IT  untuk  membuat  web,  tetapi  hanya sebagai  konsultan ,…akhirnya  tidak  jalan,  saya  sendiri  karena  kemampuan  saya  kurang  di bidang web,  jadi tidak dapat secara langsung mengarahkan…hasilnya ketergantungan saya sangat tinggi pada orang itu, sementara setiap ada permasalahan  web harus kontak orang itu, …lama-lama,  karena  kerjaan  ini  sambilan  untuk  orang  itu,  ….  Akhirnya  web  tidak jalan ,…dan  ada penipuan pula, ….jadi saya trauma merekrut orang-orang pintar itu… ”
Trauma  psikologis  tersebut  mengandung  kelebihan  dan  sekaligus  kekurangan. Kelebihannya  adalah  pengalaman  jatuh  bangun  dalam  menjalankan  usaha  adalah  modal besar  untuk mengawal  dan mengembangkan usaha.  Hal ini merupakan  salah satu  faktor yang  menyebabkan Pabrik  Kue  “Yes”  dapat  bertahan  dan  berkembang  dalam  lingkungan bisnis  yang  sangat  dinamis.    Sedangkan  kelemahannya  adalah  menjadikan  pendiri/pemilik usaha  sulit  dan  tidak  mudah  percaya  dengan  hal-hal  baru  yang  membutuhkan  keahlian tertentu,  misalnya  pentingnya  pembukuan  dan  pemanfaatan  teknologi  informasi  untuk mendukung kegiatan bisnis.  Termasuk kepercayaan kepada anak-anaknya sendiri.
Dengan  kemampuannya  sendiri,  pendiri/pemilik  usaha  terus  berinovasi.    Salah satunya adalah menerapkan sistem beli putus dengan agen penjualnya.  Terbukti sistem ini mampu meningkatkan volume penjualan.  Di samping itu, perusahaan juga sudah mulai aktif mengikuti pameran kuliner yang diselenggarakan oleh badan-badan pemerintah.  Tentu saja harapannya adalah meningkatnya volume bisnis perusahaan.  Peningkatan volume bisnis ini tentu  saja  harus  diikuti  dengan  perubahan  pola  pikir  ( mindset )  dari  pendiri/pemillik.
Pengelolaan  bisnis  secara  profesional  dengan  mengikuti  kaidah  manajemen  yang  standar harus mulai diterapkan.
Melihat  perkembangan  tersebut,  maka  melalui  diskusi  dengan  pendiri/pemilik  usaha, tim  pelaksanaka  kegiatan  ini  telah  menyusun  solusi  yang doable yang  dapat diimplementasikan segera namun bertahap.  Solusi tersebut adalah:
(a)  Mulai  menerapkan  pembukuan  sesuai  dengan  kaidah  yang  berlaku.    Hal  ini  akan membantu  perusahaan  untuk  melakukan  penganggaran,  menghitung unit  cost, menetapkan  harga  jual  yang  tepat,  serta  dapat  menjadi  dasar  dalam  pengambilan keputusan bisnis lainnya.
(b)  mulai  melakukan  analisis unit  cost agar  harga  jual  yang  ditetapkan  mampu  bersaing  di pasar.
(c)  Mulai  melakukan  analisa break  even  point untuk  meningkatkan  efisiensi  produksi  dan menambah  kapasitas  produksi  jika  diperlukan  penambahan  volume  produksi  dan perluasan pasar.
(d)  Mulai  menggunakan  teknologi  informasi  untuk  mendukung  kegiatan  operasional  dan kegiatan pemasaran.
Mengenai  tertib  administrasi  dan  semua  hal  yang  terkait  dengan  akuntansi (pembukuan,  analsis unit  cost ,  analisis break  even  point ,  pengendalian  biaya,  dan penetapan  harga  kompetitif)  sudah  harus  mulai  didelegasikan  kepada  ahlinya.    Untuk menghemat  biaya,  dapat  dimulai  dengan  bekerjasama  Institut  Bisnis  dan  Informatika  Kwik Kian  Gie  (IBI-KKG)  melalui  program  mahasiswa  magang  dengan  didampingi  oleh  dosen pembimbing  magang.    Mahasiswa  Program  Studi  Akuntansi  telah  dibekali  kemampuan untuk melakukan hal-hal tersebut dengan mengadopsi berbagai analisis untuk kepentingan internal  manajemen  perusahaan  (Blocher,  Stout,  Juras,  &  Cokins,  2013;  Hilton,  2008; Hansen & Mowen, 2005).  Penerapan prinsip-prinsip tersebut akan menghasilkan keputusan dan  kebijakan  yang  dapat  meningkatan  produktivitas  perusahaan  (Hanif,  Rakhman  & Nurkholis, 2018).
Pendiri/pemilik  usaha  sebagai  entrepreneur  sudah  melakukan  tindakan  yang  tepat dengan  menerapkan  konsep  beli  putus  untuk  mendongkrak  penjualan.    Konsep  bagi-hasil sesungguhnya  juga  dapat  diterapkan  karena  didalamnya  mengandung  konsep  berbagi risiko.    Konsep  ini  merangsang  para  agen  penjual  untuk  bekerja  keras  menghasilkan pendapatan, sehingga mampu memotivasi para pekerja untuk produktif karena penghasilan yang  akan  diterimanya  tergantung  pada  volume  penjualan  (Hanif,  Ludigdo,  Rahman,  & Baridwan, 2015; Hanif, 2015a; Hanif, 2015b; Hanif, 2017; Hanif, et. al., 2018).
Teknologi  informasi  dapat  diadopsi    untuk  mendukung  kegiatan  operasional  dan kegiatan pemasaran.  Pemasaran dengan memanfaatkan  sosial media, tidak hanya melalui WEB, tetapi juga Instagram, Twiiter, Line, WA Group, dan lain-lain dapat mulai diterapkan. Untuk memulainya kerjasama dengan IBI-KKG dapat dilakukan juga, namun kali ini dengan mahasiswa Program Studi Teknik Informatika dan atau Program Studi Sistem Informasi.

## 4. KESIMPULAN
Di tengah perkembangan usahanya, Pabrik Kue “Yes” masih menghadapi hambatan. Hambatan  tersebut  adalah  (a)  pemilik  belum  memiliki  keberanian  untuk  melaksanakan  inti manajemen  yakin  pendelegasian kerja  dengan  diiringi  sistem  pengendalian  yang memadai termasuk di bidang pembukuan; (b) belum dilakukan tertib administrasi dalam pengendalian biaya,  perhitungan unit  cost dan  perhitungan break  event  point ;  (c)  ada  trauma  psikologis dalam upaya pemanfaatan  teknologi informasi.

## Academics in Action Journal
Saran  yang  disampaikan  untuk  mengatasi  hambatan  bisnis  dan  mengantisipasi pertumbuhan bisnis di masa yang akan datang adalah (a) segera melakukan pendelegasian wewenang,  yang  dapat  dimulai  dengan  mahasiswa  magang  di  bawah  bimbingan  dosen pembimbing  magang;  (b)  segera  melaksanakan  proses  administrasi  perusahaan sebagaimana  mestinya;  (3)  segera  menggunakan  teknologi  informasi  dan  sosial  media untuk mendukung kegiatan operasional dan kegiatan pemasaran.
Penerapan  saran-saran  tersebut  dapat  dilakukan  secara  bertahap  dengan pendampingan  dari  IBI-KKG,  baik  oleh  dosen  maupun  mahasiswa  magang.    Dengan demikian  kepercayaan  diri  dari  pendiri/pemilik  usaha  dapat  ditumbuhkembangkan. Diperlukan  kerjasama  dan  saling  percaya  diantara  kedua  pihak  agar  hasilnya  dapat dirasakan secara nyata.

## 5. REFERENSI
Anthony,  R.  N.,  Govindarajan,  V.,  &  Dearden,  J.  (2007). Management  Control Systems (Vol.12).  New  York: McGraw-Hill.
Blocher, E. J., Stout, D. E., Juras, P. E., & Cokins, G.  (2013). Cost Management: A Strategic Emphasis (7th Ed.). New York: McGraw-Hill.
Hanif,  Ludigdo,  U.,  Rahman,  A. F.,  &  Baridwan,  Z.  (2015). Akuntansi  Bagi-Hasil Sistem Mato:Etnografi Bisnis Restoran Padang . Jakarta: Mitra Wacana Media.
Hanif.  (2015a).  Introducing Mato Based Profit-Sharing Accounting and its Synergy with Cooperative and Sharia. Procedia  -  Social  and  Behavioral  Sciences ,  211, 1223 –1230. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.1016/j.sbspro.2015.11.163
Hanif.  (2015b).  Management Control System Design: An Interpretive Ethnography.
Procedia - Social and  Behavioral  Sciences ,  211,  119 –126.
https://doi.org/http://dx.doi.org/10.1016/j.sbspro.2015.11.018
Hanif.   (2017).  (Re)konstruksi  Akuntansi  Keuangan  Bagi  Hasil  Sistem  Mato. Jurnal Akuntansi Multiparadigma ,  8(2),  1 –15. http://jamal.ub.ac.id/index.php/jamal/article/view/505
Hanif, Rakhman, A., Nurkholis, M.  (2018).  New Productivity Concept Based on Local Wisdom: Lessons from Indonesia. Journal of Management and Marketing Review. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3267325
Hansen, D. R. & Mowen, M. M.  (2005). Management Accounting (7th Ed.). Singapore: Thomson South-Western.
Hilton, R W.  (2008). Managerial Accounting: Creating Value in a Dynamics Environment . New York: McGraw-Hill;

## LAMPIRAN
Foto Kegiatan