e-ISSN 2745-7265 p-ISSN 2088-5555 EXPERT Vol. 11 No. 2

## Aplikasi Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk Berbasis Filing System
Wiwin Susanty * , Fikri Rahman, Taqwan Thamrin Program Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bandar Lampung Lampung, INDONESIA
wiwin.susanty@ubl.ac.id*, fikri.17411032@student.ubl.ac.id, taqwanthamrin@ubl.ac.id
Abstract – This study aims to facilitate the organizers or staff or administrative staff to make an efficient and effective schedule.  The  benefit  of  this  research  is  that  it  can  improve  the  ease  of  scheduling  and  minimize  problems  for organizers in scheduling activities. This research method uses  a Filing System which is an indicator of looking for letters based on the calendar, subject, letter number, and others when the letter is needed or needed. The data collection technique uses an approach technique or commonly called a qualitative technique, namely by means of observation to ensure that the company still performs scheduling activities manually. Then conducted interviews with the authorities in the correspondence section. The research location is at the Department of Culture and Sports of Bandar Lampung City. The result of  this research is that if  the organizer does the scheduling, it can save time, energy, and storage. because everything is done computerized.
Keywords: Organizer; Mail Management; Incoming Mail; Outgoing Mail; Filing System.
Abstrak – Penelitian ini bertujuan untuk memudahkan  agendaris atau  staf atau staf administrasi untuk  melakukan pengagendaan  yang  efisien  dan  efektif.  Manfaat  dari  penelitian  ini  adalah  dapat  meningkatkan  kemudahan  dalam pengagendaan  dan  meminimalkan  masalah  bagi  agendaris  dalam  kegiatan  pengagendaan.  Metode  penelitian  ini menggunakan sistem filing yang merupakan indikator pencarian surat berdasarkan penanggalan, subjek, nomor surat, dan lain-lain pada saat surat dibutuhkan. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik kualitatif yaitu dengan cara observasi  untuk  memastikan  bahwa  instansi  masih  melakukan  kegiatan  pengagendaan  secara  manual.  Kemudian dilakukan  wawancara  dengan  pihak  yang  berwenang  di  bagian  korespondensi.  Lokasi  penelitian  berada  di  Dinas Kebudayaan  dan  Olahraga  Kota  Bandar  Lampung.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  jika  agendaris  melakukan pengagendaan  maka  dapat  menghemat  waktu,  tenaga,  dan  penyimpanan  karena  semuanya  dilakukan  secara komputerisasi.
Kata Kunci: Agendaris; Pengelolaan Surat; Surat Masuk; Surat Keluar; Filing System.

## 1. Pendahuluan
Surat keluar dan surat masuk merupakan komunikasi antar instansi atau organisasi yang sangat penting dalam keadministasian.  pengelolaan  agenda  surat  keluar  dan surat masuk pada instansi yang masih menggunakan cara manual  atau  kovensional  seperti  menyimpan  surat  atau mencatat  data  data  dalam  bentuk  agenda  pembukuan yang disusun bertumpuk  tumpuk, sehingga hal tersebut dapat  menyebabkan  kerusakan  dan  hilang  pada  berkas dan proses pencarian berkas memakan waktu bahkan bisa membuat kesulitan jika berkas sudah jangka waktu yang cukup lama.
Selain  itu  surat  yang  dicatat  di  agenda  pembukuan menggunakan tulisan tangan yang dapat mengakibatkan pengulangan nomor surat, penanggalan yang salah. untuk mengatasi  permasalahan  yang  ada  peneliti  membuat aplikasi sederhana yang menunjang kegiatan agenda surat keluar dan masuk menjadi lebih efisien dan efektif.
Pada  aplikasi  ini  akan  dibuat  dalam  bentuk website dengan  menggunakan  bahasa  pemerograman php dan penyimpanan  menggunakan Database Xampp .  metode
yang  digunakan  adalah Filing  System yang  menjadi indikator  pencarian  berdasarkan  penanggalan,  perihal, nomor  surat,  dan  lain-lain.  Diharapkan  aplikasi  agenda surat  keluar dan  surat  masuk  sebagai  aplikasi  pencarian surat, pengelolaan surat, dan menjadi media penyimpanan yang lebih mudah dan terstruktur.

## 2. Landasan Teori
Penelitian [1] mengimplementasi  rancang  bangun sistem  infomrasi  surat  yang  pada  awalnya  masih menggunakan  cara  konvensional  menjadi  sistem informasi surat keluar dan masuk menggunakan metode SDLC  dengan  model waterfall (air  terjun),  sistem  ini dirancang  guna  mempermudah  dalam  proses  surat menyurat.
Penelitian [2] sistem  manajemen  dokumen paperless efektif  dan  berguna    untuk  mengefektifkan  proses dokumentasi di kantor. Keuntungan utama adalah dapat memudahkan  pencarian  informasi  yang  dibutuhkan. Dengan Document  Management  System  based  on  Paperless dapat  mempercepat  dan  meningkatkan  proses,
Terakreditasi SINTA Peringkat 5 Surat Keputusan Menristek / Kepala BRIN No. 200/M/KPT/2020
Masa berlaku mulai Vol. 8 No. 1 tahun 2018 s.d. Vol. 12 No. 2 tahun 2022 Terbit online pada laman web jurnal http://jurnal.ubl.ac.id/index.php/expert
e-ISSN 2745-7265 p-ISSN 2088-5555 EXPERT Vol. 11 No. 2
mengurangi  biaya  dan  mengurangi  dampak  lingkungan (Green Computing) . Penelitian [3] untuk meningkatkan keakuratan dan ke efesiensi  pengambilan  kembali  dalam  rangka  kegiatan investigasi maupun referensi kedinasan maka dibutuhkan sebuah  sistem  pengelolaan  surat.  Dan  metode  yang digunakan dalam metode ini adalah Alphabetical Filing dan Chronology  System digunakan  dalam  pengimplementasian sistem dikarnakan mudah dan sederhana.
Penelitian [4] untuk  mendapatkan  informasi pengetahuan  tentang  pengelolaan  surat  di  perpustakaan kampus  dibutuhkan  pengelolaan  surat  tersebut.  Proses pengelolaan  ini  lebih  bertujuan  untuk  kegiatan komunikasi surat keluar dan surat masuk dari pihak yang bersangkutan.
Fungsi    dari Filing  System adalah    untuk    sebuah instansi  maupun  organisasi  jadi  lebih  mempermudah dalam  pencarian  arsip  serta  menghemat  tempat penyimpanan  arsip.  Kesimpulan  fungsi Filing  System yaitu akan  membantu  agendaris  menghemat  waktu  dan tenaga  dalam  pengagendaan surat menyurat [5] . Basis  data  adalah  sekumpulan  fakta-fakta  berupa uraian  tabel  yang  saling      berkaitan      dan      simpan kedalam   penyimpanan   media   digital [6], [7] . Structure  Query  Language  (SQL) adalah  aplikasi komputer  pengonsepan  RDBMS  ( Relation  Database Management  System ),  terstuktur  dengan  Bahasa  yang sederhana  untuk  membangun  sebuah    basis  data [8] . MySQL  adalah  aplikasi  DBMS  ( Database  Management System ) untuk menjalankan fungsi pengolahan data [10] . Chronoligcal  Filing  System adalah  berkas  sistem pencarian berdasarkan pertanggalan baik itu tahun, bulan atau  hari.  Disusun  urut  dan  diklompokan  sesuai pertanggalan. Alphabetic Filling System adalah berkas sistem pencarian berdasakan huruf abjad A-Z dalam surat keluar dan  surat  masuk  diurutkan  sesuai  prihal,  keterangan, nomor surat [9] .

## 3. Metodologi
Metode  penelitian  adalah  pemaparan  proses pembuatan  apliasi  surat  keluar  dan  masuk  dengan menggunakan  software  visual  studio  code  sebagai  text editor  yang  dipakai  lalu  Bahasa  pemerograman hypertext preprocessor (PHP) dan framework Laravel , kemudian dengan penentuan alur menggunakan flowchart , UseCase , Diagram activity .  Untuk  basis  data  yang  dipakai  kedalam  aplikasi adalah  menggunakan MySQL dengan  software pendukung yaitu Xampp. Pengumpulan data menggunakan pendekatan kualitatif peneliti memperoleh data  data  dengan  observasi  mendatangi  langsung  ke instansi yang bersangkutan dengan penelitian ini berupa wawancara,  form  pertanyaan  dan  surat  balasan  dari instansi tersebut.
Analisis  software  dan  hardware  kebutuhan  dalam proses pembuatan aplikasi yaitu: (a) Software; Vs Code (text editor) , Xampp (MySQL dan Apache), dan PHP (Bahasa Pemerograman);  (b) Hadrware; Laptop  Thinkpad  T430,
Processor intel core i5-3320M CPU 2.60 GHz, Memory 8,00 GB, dan Mouse dan Keyboard.
Analisis  kebutuhan  sistem  dan  perancangan  sistem sendiri  yaitu  instalasi software  Xampp untuk  membuat database dan sekaligus membuat table yang dibutuhkan untuk  membuat  sebuh  fitur  dimana  aplikasi  dapat menjalankan kegiatan CRUD (Create Read Update Delete) . Analisis  basis  pengetahuan  adalah  proses pengumpulan  data  menggunakan  teknik  interakti  dan pendekatan  kualitatif  seperti  wawancara,  observasi  dan lembaran balasan proses wawancara. Peneliti melakukan proses  penelitian  ke  Dinas  Kepemudaan  dan  Olahraga Kota  Bandar  Lampung  Provinsi  Lampung,  Indonesia melihat proses kegiatan masih dilakukan secara manual. Wawancara  dilakukan  secara  langsung  kepada  pihak Dinas  Kepemudaan  dan  Olahraga  Kota  Bandar Lampung.  Hal-hal  yang  dikumpulkan  adalah  informasi tentang  kegiatan  surat  menyurat;  proses  kegiatan  surat menyurat;  kendala  dan  masalah  yang  dialami  ketika menggunakan  proses  secara  manual,  dan  pengubahan proses manual menjadi aplikasi.
Analisis  perancangan  sistem  adalah  hal  hal  yang dibutuhkan untuk perancang sebuah apikasi surat keluar dan surat masuk sekaligus ada beberapa tahap yang perlu dilakukan  untuk  mencapai  kebutuhan  perancangan sebuah aplikasi.

## 4. Hasil dan Pembahasan

## A. Alur Sistem
Alur sistem adalah sebagai gambaran berupa simbol simbol  yang  saling  berkaitan  satu  sama  lain  memiliki fungsi disetiap simbolnya, bertujuan sebagai alur proses aplikasi yang akan berjalan sesuai apa yang dirancang dan dibuat. Alur pada Gambar 1 adalah alur sistem (flowchart) dari keseluruhan yang ada pada aplikasi yang akan dibuat.
Use Case adalah aktor adat pihak yang bersangkutan yang akan menggunakan aplikasi sebagai User . Dalam hal ini User /  penggunanya  adalah  agendaris  atau  staff  atau staff administrasi pada instansi dinas kepemudaan  Kota Bandar Lampung. Pengguna (User) yang akan melakukan pengelolaan  atau  pengarsipan  terkait  agenda  surat baiksurat  masuk  maupun  surat  keluar,  surat  resmi maupun non resmi yang berhubungan dengan kedinasan pada  Instansi  dinas  Kepemudaan  di  Kota  Bandar Lampung. Sehingga  dengan adanya aplikasi pengelolaan agenda    surat  ini  yang  sudah  terkomputerisasi  dapat memudahkan  kegiatan  pengarsipan  serta  merapihkan berkas dan sudah ada databasenya, Gambar 2 . Diagram  activity adalah  alur  aktifitas  yang  akan dilakukan User dalam  hal  ini  adalah  agendaris/  staff/ pelaksana.  Dalam  hal  ini  aktifitas  yang  dilakukan  oleh staff/pelaksana  sudah  terorganisir  dan  prosedurnya sudah  jelas step  by  step apa  yg  harus  dilakukan.  Jadi pekerjaan/kegiatan  yang  dilakukan  sesuan  dengan  unit dan  jobdesnya  masing-masing  dan  aplikasi  dapat dijalankan  dan  digunakan  sesuai  dengan  pengolahan datanya  serta  terstruktur.  Aplikasi  ini  sesuai  dengan DBMS dan Konsep RDBMS, Gambar 3 .
e-ISSN 2745-7265 p-ISSN 2088-5555 EXPERT Vol. 11 No. 2
Gambar 1. Flowchart Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Filing System
e-ISSN 2745-7265 p-ISSN 2088-5555 EXPERT Vol. 11 No. 2
Gambar 3. Activity Diagram Agenda Surat Berbasis Filing System
B. Design Interface Sistem
Login menu yang paling umum yang ada di aplikasi apapun  untuk  mengendalikan  isi  dari  aplikasi  tersebut tetap  terjaga. Gambar  4 merupakan  form  login  untuk admin, dan staf atau agendaris. Pada form ini, staf harus login  dengan  akun  yang  sudah  didaftarkan  sebelumnya lalu kelik masuk. Menu   ini  adalah  menu  utama  ketika agendaris  ingin  melakukan kegiatan  penagendaan  harus masuk  kemenu  login  dulu  agar  dapat  masuk ke  menu beranda.  Menu  ini  juga  akan  tampil  ketika  kita pertama  kali  daftar  akun  ketika  sudah  ada  akun  kita tidak perlu login lagi karna sudah otomatis.
Pada  halaman  ini Gambar  5 menampilkan list masuk  untuk  melihat  semua data surat yang masuk pada hari  itu  juga. List surat    masuk    adalah    menu    daftar dimana  surat  yang  sudah diinputkan akan tampil dimenu ini.  Menu  ini  adalah list surat  masuk  dimana menampilkan  beberapa  surat  masuk  yang  sudah agendaris  inputkan  dimenu  ini  juga  kita  dapat melakukan  pencarian  fiter  searching,  dengan  metode Filing  System .  Fungsi    dari Filing  System adalah   untuk sebuah  instansi  maupun  organisasi  jadi  lebih mempermudah  dalam  pencarian  arsip  serta  menghemat tempat  penyimpanan  arsip.
Gambar  6 merupakan form  input data  surat  masuk. Menu  ini  adalah  menu  penginputan  surat  keluar  ketika instansi meminta surat balasan kepada instansi tersebut. Menu  ini  adalah  menu  yang  menampilkan  beberapa surrat keluar, dimenu  ini  juga  agendaris  dapat  mencari surat keluar yang  diperlukan dengan mudah karna sudah dilengkapi  fitur  search.  Menu  ini  adalah  menu penginputan surat masuk ketika perusahaan atau instansi mendapatkan surat masuk dari instansi lain. Input  surat masuk  fitur  utama  pengagendaan  surat  masuk  biasanya surat undangan, edaran, lamaran, dan lain lain.
List surat  keluar (Gambar  7) adalah  menu  daftar dimana  surat  yang  sudah  diinputkan  akan  tampil dimenu ini. Pada  halaman  ini,  m e n a m p i l k a n   form list surat  keluar  pada  priode  tertentu  yang  sudah diinputkan. Menu  ini  adalah  menu  yang  menampilkan beberapa surrat keluar, dimenu  ini  juga  agendaris  dapat mencari  surat  kelaur  yang  diperlukan  dengan  mudah karna sudah dilengkapi fitur search .  adapun  surat  keluar mencakup  pencatatan  surat,  kosep surat kedalam buku agenda khusus surat keluar yang dikirim ke instansi lain.
e-ISSN 2745-7265 p-ISSN 2088-5555 EXPERT Vol. 11 No. 2
Gambar 4. Tampilan Login Aplikasi Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk Berbasis Filing System
Gambar 5. Tampilan Data Surat Masuk Aplikasi Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk Berbasis Filing System
Gambar 6. Tampilan Input Surat Masuk Aplikasi Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk Berbasis Filing System
e-ISSN 2745-7265 p-ISSN 2088-5555 EXPERT Vol. 11 No. 2
Gambar 7. Tampilan Data Surat Keluar Aplikasi Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk Berbasis Filing System
Gambar 7. Tampilan Input Surat Keluar Aplikasi Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk Berbasis Filing System
List Surat  Keluar (Gambar 7) adalah menu daftar dimana  surat  yang  sudah  diinputkan  akan  tampil dimenu  ini.  Pada  halaman  ini,  menampilkan  form list surat keluar pada priode tertentu yang sudah diinputkan. Menu  ini  adalah  menu  yang  menampilkan  beberapa surrat keluar, dimenu  ini  juga  agendaris  dapat  mencari surat kelaur yang  diperlukan dengan mudah karna sudah dilengkapi fitur search .  adapun  surat  keluar  mencakup pencatatan  surat,  kosep  surat  kedalam  buku  agenda khusus surat keluar yang dikirim ke instansi lain.
Input  Surat  Keluar (Gambar    8) sama  seperti  fitur input surat masuk, hanya saja surat keluar biasanya surat balasan atau surat yang ditujukan untuk instansi lain. Pada halaman  ini,  menampilkan  penginputan  surat  keluar bisa dalam bentuk edaran, undangan, atau surat balasan dll. Menu  ini  adalah  menu  penginputan  surat  keluar ketika  instansi  meminta  surat  balasan  kepada  instansi tersebut.

## 5. Kesimpulan
Dari penelitian ini disimpulkan bahwa aplikasi surat keluar  dan  surat  masuk  berbasis Filing  System ini  dapat mempermudah  proses  kegiatan  pengagendaan  dalam instansi. Dengan aplikasi ini juga dapat menghemat media penyimpanan,  waktu,  dan  tenaga  tanpa  repot  mencari berkas di lemari dan dibongkar kaerna aplikasi ini dapat menyimpan hardcopy dengan  cara  di scan lalu  di upload , penyimpanan big space database sehingga  tanpa  harus bertumpuk di lemari penyimpanan.
6. Daftar Pustaka
[1]  Charis, M. (2009). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Keluar Dengan Visual Foxpro 8.0. Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Keluar Dengan Visual Foxpro 8.0 , 22 - 30.
e-ISSN 2745-7265 p-ISSN 2088-5555 EXPERT Vol. 11 No. 2
[2]   Susanty, W., Thamrin, T., Erlangga, E., & Cucus, A. (2012, June). Document management system based on paperless. In International Conference on Engineering and Technology Development (ICETD).
[3]     Firman, A., Wowo, H. F., & Najoan, X. (2016). Sistem Informasi Perpustakaan Online B   Berbasis Web. Sistem Informasi Perpustakaan Online Berbasis Web , 29-36.
[4]    Ishak, R., Setiaji, Akbar, F., & Safudin, M. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall. 198-209.
[5]   mbizmarket, p. (2020, juni 10). ini perbendaan Filing System dan filing cabinet . Retrieved from mbizmarket: https://www.mbizmarket.co.id/news/filling- cabinet/
[6] Nur’aini. (2019). Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Perpustakaan Stipap   Medan. 22- 34.
[7]  Priyadi. (2014). Basis Data. , 10_BAB-II ,
[8]    Priyadi. (2014). Structure Query Language (SQL). 10_BAB-II , 82 .
[9]   Septiani, N. A., & Haitami, D. (2020). Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan  Surat Keluar pada Desa Kampung Besar Menggunakan Metode Alphabetical Filing dan Chronology System. 514- 518.
[10]  Sibero. (2013). MySQL. 10_BAB-II , 97.