## SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DATA KEPEGAWAIAN PADA BAGIAN PERSONALIA PT. XYZ

## Putri Kurnia Handayani
Dosen Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi Universitas Muria Kudus Email: kurnia.putri86@gmail.com

## ABSTRAK
Sistem   informasi   personalia adalah suatu sistem  yang saling berhubungan dan berinteraksi dengan orang bekerja dalam suatu organisasi  untuk  mencapai  tujuan  tertentu. Sistem kepegawaian di PT. XYZ sebagian sudah menggunakan komputer tetapi masih bersifat stand alone , sehingga pemakaian data secara bersamaan tidak dapat dilakukan. Diperlukan sebuah sistem yang dapat membantu masalah ini yaitu sebuah sistem informasi administrasi kepegawaian  yang  bersifat client  server ,  sehingga  penggunaan  data  secara  bersamaan  dapat  dilakukan. Perancangan sistem menggunakan oriented modelling language (OMT), sedangkan untuk perancangan basis data menggunakan entity relationship diagram (ERD). Berdasarkan perancangan yang telah dilakukan berhasil dibuat sebuah  sistem  informasi  administrasi  kepegawaian  berorientasi  objek  di  Personalia  PT.  XYZ  yang  dapat menampung semua data yang menjadi tugas bagian personalia. Selain itu kemungkinan duplikasi data dapat diatasi dan juga membantu mempercepat kegiatan yang ada pada Personalia.
Kata kunci: sistem informasi personalia, OMT.

## ABSTRACT
Personnel  information  system  is  a  system  of  interconnected  and  interacting  with  people  working  in  an organization to achieve certain goals. Staffing system in PT. XYZ some already use a computer but still stand alone, so the use of data simultaneously can not be done. Required a system that could help this problem is an information system  of  personnel  administration  that  is  client  server,  so  the  use  of  data  can  simultaneously  be  carried  out. Designing  the  system  using  oriented  modeling  language  (OMT),  while  for  the  database  design  using  the  entity relationship  diagram  (ERD).  Based  on  the  design  has  been  done  successfully  created  a  system  of  personnel administration object-oriented information in Personnel PT. XYZ is able to hold all the data from the tasks of the personnel. Besides the possibility of data duplication can be overcome and also help speed up existing activities in Personnel.
Keywords: personnel information system, OMT.

## 1. PENDAHULUAN
Pengolahan  data  yang  dilakukan  dengan  baik  dan  benar  akan  menghasilkan  informasi  yang  baik  dan bermanfaat bagi penggunanya. Pengolahan data yang baik ini tentunya harus diimbangi dengan pengelolaan data yang  baik  pula.  Jangan  sampai  data  yang  telah  diolah  dengan  baik  ternyata  tidak  memberikan  kemudahan  dan manfaat bagi pengguna.
Pemanfaatan  sistem  informasi  elektronik  dapat  membantu  suatu  instansi/perusahaan  untuk  memudahkan pengguna  dalam  melakukan  pengelolaan  data  sehingga  kegiatan  administrasinya  dapat  berjalan  dengan  lebih produktif,  transparan,  tertib,  tepat,  mudah,  akurat,  terpadu,  aman  dan  efisien.  Hal  ini  sejalan  dengan  pergeseran paradigma dari regulasi menghambat ( wall regulations ) menuju regulasi mendorong (enabling regulation) . Sistem  informasi  administrasi  data  kepegawaian  yang  berjalan  pada  bagian  personalia  PT.  XYZ  saat  ini masih dilakukan secara manual. Walaupun sebagian sudah ada yang dilakukan secara komputerisasi tetapi masih bersifat stand alone sehingga pemakaian data secara bersamaan pada masing-masing unit tidak dapat dilakukan. Hal  ini  tentunya  akan  mengakibatkan  lambatnya  proses  yang  berjalan  di  bagian  personalia.  Padahal  bagian personalia  menangani data pegawai yang jumlahnya cukup banyak. Administrasi data kepegawaian di sini meliputi data pegawai, absensi, mutasi karyawan, laporan kesehatan, training dan surat peringatan.
Personalia    mendukung    area    lain    dengan    membantu    mendapatkan  personil    baru.  Dapat  disimpulkan bahwa    personalia  merupakan    salah    satu  sumber    daya    fisik    yang    mengalir    melalui    perusahaan    dan departemen  sumber  daya,    mempersiapkan    personil    untuk    melakukan    tugasnya    dan  menangani  semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai baru dan lama.
Sistem   informasi   personalia adalah   suatu   sistem   yang   saling berhubungan dan berinteraksi dengan orang bekerja dalam suatu  organisasi    untuk    mencapai    tujuan    tertentu.    Selain    itu    sistem    informasi
personalia  dapat  didefinisikan  sebagai  sistem  untuk  mengumpulkan  dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data menjadi informasi dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.
Object  Oriented  Development (OOD)  adalah  suatu  cara  pengembangan  perangkat  lunak  dan  sistem informasi berdasarkan abstraksi objek-objek. OOD yang digunakan adalah OMT ( Oriented Modelling Technique ). OMT merupakan metode pengembangan perangkat lunak (atau sistem informasi) dengan metode grafis yang relatif mudah dipahami [1].

## 2. METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1 Tahapan Penelitian
Tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah pengumpulan data, perencanaan sistem, analisis sistem, perancangan sistem, pengembangan sistem dan implementasi sistem.
a. Pengumpulan data
Data dalam penelitian ini diperoleh melalui observasi, wawancara dan studi kelayakan di bagian personalia. Studi  kelayakan  yang  dilakukan  meliputi  aspek  organisasi,  ekonomi  dan  teknologi.  Selain  itu  juga berdasarkan studi kepustakaan melalui buku yang relevan dengan tema penelitian.
b. Perencanaan sistem
Kegiatan  yang  dilakukan  pada  tahap  perencanaan  adalah  identifikasi  permasalahan  yang  ada  di  bagian personalia. Setelah itu diberikan alternatif solusi yang diusulkan kemudian menentukan prioritas pemecahan masalah  yang  ada  dan  terakhir  merekomendasikan  sistem  informasi  administrasi  kepegawaian  berorientasi objek sebagai solusi untuk memecahkan masalah yang ada.
c. Analisis sistem
Menganalisis  sistem  yang  sudah  ada  dan  mencari  teori  pendukung  yang  berhubungan  dengan  proses administrasi kepegawaian.
d. Perancangan sistem
Menyusun gambaran sistem yang akan dibuat meliputi paparan sistem, menentukan kelas-kelas dari paparan sistem untuk kemudian dibuat class diagram dan merencanakan konfigurasi sistem.
e. Implementasi sistem
Kegiatan  yang  dilakukan  adalah  mempersiapkan  semua  kegiatan  untuk  menerapkan  aplikasi  yang  telah dihasilkan meliputi merancang basis data, menerapkan kelas ke dalam struktur program dan menguji aplikasi yang dihasilkan.

## 2.2 Penelitian Terdahulu
Penelitian  yang  telah  dipublikasikan  dalam  jurnal  berkaitan  dengan  sistem  informasi  kepegawaian diantaranya sebagai berikut:
a. Pembangunan  Sistem  Informasi  Data  Kepegawaian  pada  Dinas  Koperasi  Perindustrian  dan  Perdagangan Kabupaten  Pacitan  yang  diteliti  oleh  Keyko  Riskian  Perdana,  dkk  menghasilkan  sebuah  sistem  informasi kepegawaian  yang  pengelolaannya  dilakukan  secara  komputerisasi.  Penelitian  ini  menggunakan  bahasa pemrograman PHP dan perancangan menggunakan DFD  [2].
b. Sistem Informasi Kepegawaian dan Gaji Madrasah Tsanawiyah Negeri (MTSN) 2 Simo Kab Boyolali oleh Shalihin  Miftah,  dkk  menghasilkan  sebuah  sistem  informasi  kepegawaian  dan  penggajian.  Sistem  dibuat dengan menggunakan bahasa pemgrograman Microsoft Visual Basic 6.0 , perancangan menggunakan UML dan database menggunakan Microsoft Access [3].
c. Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian (Studi Kasus PKIS SEKAR TANJUNG Pasuruan) diteliti oleh  Rokhmad  Fadhlul  Wafi,  dkk  menghasilkan  sebuah  sistem  informasi  kepegawaian  yang  mampu memanajemen pegawai yang berjumlah 604 pegawai. Perancangan sistem menggunakan UML [4].

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Bagan Alir Sistem Baru yang Diusulkan
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Gambaran sistem baru  yang diusulkan dibuat dalam bentuk flowchart (gambar 1). Flowchart atau bagan  alir adalah bagan ( chart ) yang menunjukkan alir ( flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir ( flowchart ) digunakan  terutama  untuk  alat  bantu  komunikasi  dan  untuk  dokumentasi.Sistem  yang  diusulkan  dibuat  sesuai kebutuhan di lapangan tanpa mengurangi fungsi dan tujuan sistem yang berjalan saat ini.
Karyawan Input Data Karyawan Input Data SP
Input Data Mutasi
Input Data Absensi Input Data Promosi
Input Data Medical
Proses Validasi
Proses Validasi Proses Validasi
Proses Validasi
Proses Validasi Proses Validasi SP Medical Promosi Mutasi Absensi Karyawan Pembuatan Laporan Pembuatan
Laporan Pembuatan Laporan Pembuatan Laporan Pembuatan Laporan Pembuatan
Laporan
Laporan Karyawan Laporan
Mutasi Laporan Absensi Laporan Promosi Laporan Medical
Laporan SP
Gambar 1. Flowchart sistem yang diusulkan

## 3.2 Class Diagram Sistem Baru
Kelas didefinisikan sebagai kumpulan/himpunan objek dengan atribut/properti yang mirip, perilaku (operasi) yang  mirip,  serta  hubungan  dengan  objek  lain  dengan  cara  yang  mirip  (5). Class  diagram menggambarkan hubungan antar kelas di dalam sebuah sistem. Berikut adalah class diagram untuk mutasi karyawan (gambar 2).
Gambar 2. Class diagram mutasi karyawan

## 3.3 Use Case Diagram
Use  Case diagram  menggambarkan  secara  grafis  perilaku software aplikasi.  Digram  tersebut  memberikan gambaran mengenai software aplikasi menurut perspektif user dari software aplikasi tersebut (5). Alur sistem untuk mutasi  karyawan  (gambar  3)  dimulai  dari  personalia  unit  mengusulkan  mutasi  karyawan  ke  personalia  pusat. Kemudian personalia pusat memeriksa kondisi di lapangan. Apabila memang mutasi tersebut diperlukan dan sesuai maka dilakukan proses seleksi karyawan yang diusulkan mutasi. Apabila lolos maka dikeluarkan SK mutasi oleh personalia  pusat,  kemudian  diserahkan  ke  personalia  unit  untuk  selanjutnya  diserahkan  kepada  karyawan  yang dimutasi.
Gambar 3. Use case diagram mutasi karyawan

## 3.4 Diagram State
Diagram  state  menghubungkan event-event dan state-state . Event adalah  sesuatu  yang  terjadi  pada  waktu yang terbatas. Event tidak memiliki durasi. Sedangkan state adalah abstraksi dari nilai atribut dan link dalam sebuah objek (5).

## Gambar 4. Diagram state mutasi karyawan
Diagram state mutasi karyawan dimulai dari personalia pusat menerima laporan usulan mutasi karyawan dari personalia  unit,  kemudian  personalia  pusat  meninjau  lapangan  untuk  kemudian  dilakukan  seleksi  karyawan. Berdasarkan  hasil  seleksi  dapat  diketahui  karyawan  layak  mutasi  atau  tidak.  Jika  layak  maka  dikeluarkan  SK mutasi dan diserahkan kepada karyawan (gambar 4).

## 3.5 Sequece Diagram
Sequence  diagram atau  diagram  rangkaian  atau  satu  set  diagram  rangkaian,  langkah-langkah  grafik  untuk melengkapi  kasus  yang  lebih  spesifik  termasuk  “berbagai  alternatif  lain  atau  cara”  dengan  tanpa  menggunakan kasus (5). Diagram lengkap untuk mutasi karyawan dapat dilihat pada (gambar 5).

## 3.6 ERD
Diagram hubungan entitas pada dasarnya adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam  suatu  sistem  serta  hubungan-hubungan  (relasi)  antar  entitas  tersebut.  ERD  yang  dihasilkan  terdiri  dari  5 entitas dan 4 relasi. Masing-masing entitas memiliki atribut dan primary key (gambar 6).
karyawan nik nama st_marital tgl_tetap jml_anak alamat agama no_astek gol_darah tgl_lahir tgl_masuk st_kerja gaji aktivasi telp absensi tgl_abs melakukan kode_kary * 1 ket kode_kary 1 bagian jabatan SP diberikan no_SP tgl_SP sanksi pelanggaran kode_kary 1 mutasi dilakukan 1 1 periksa medical tgl_sakit ket kode_kary 1 1 no_mut tgl_mut kode_mut kode_kary
Gambar 6. Entity relationship diagram

## 3.7 Form Hasil Perancangan
Sistem  informasi  administrasi  kepegawaian  terdiri  dari  menu  master,  transaksi  dan  laporan. Tampilan  awal  menu  utama  (gambar  7).  Data  master  meliputi  data  karyawan  (gambar  8),  absensi  dan medical. Transaksi meliputi form mutasi, form promosi dan form surat peringatan (gambar 9).
Gambar 7. Menu utama
Gambar 8. Form data karyawan
Pada  form  karyawan  ini  disediakan  fasilitas  pencarian  nama  karyawan  untuk  memudahkan pencarian data karyawan. Jika diketikkan huruf pada text nama, maka pada list akan muncul nama yang mengandung  huruf  yang  diketikkan  pada  text  nama.  Kemudian  data  muncul  pada  form  inputan.  Jika
ternyata  tidak  ada  nama  yang  mengandung  unsur  huruf  tersebut,  maka  muncul  pesan  “Data  tidak ditemukan”.
Jika    ingin  menginput  data  karyawan  baru,  maka  kita  mengisi  kode  karyawan.  Jika  ternyata  kode karyawan  yang  diisikan  telah  ada  maka  akan  muncul  pesan  “Data  sudah  ada”,  kemudian  data  muncul pada form. Jika ingin mengubah data yang telah ada, maka tinggal mengubahnya kemudian diklik tombol save . Jika ingin menghapus data yang telah ada klik tombol delete . Jika kode karyawan belum ada, maka setelah  kita  ketik  kode  karyawan  kursor  akan  set  fokus  pada  nama.  Kemudian  kita  klik  tombol save . Untuk  membatalkan  perintah  kita  pilih  tombol cancel. Untuk  keluar  dari form ,  pilih close .  Jadi  disini tombol save juga berfungsi sebagai tombol edit .
Gambar 9. Form data surat peringatan
Fom surat peringatan digunakan untuk menyimpan data karyawan yang mendapat SP. Setelah data diinput pilih tombol save untuk menyimpan, cancel untuk membatalkan perintah. Untuk edit ketik kode karyawan  yang  akan  diedit  kemudian  simpan.  Atau delete untuk  menghapus  data. Preview untuk mencetak dan close untuk keluar dari form.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  perancangan  yang  telah  dilakukan  telah  berhasil  dibuat  Sistem  Informasi  Administrasi  Data Kepegawaian  pada  Bagian  Personalia  PT.  XYZ.  Adanya  sistem  informasi  ini  diharapkan  bagian  Personalia mempunyai  media  penyimpanan/database  khusus  yang  digunakan  untuk  menampung  semua  data  yang  menjadi tugas  bagian  Personalia/Umum.  Selain  itu  kemungkinan  duplikasi  data  dapat  diatasi  dan  juga  membantu mempercepat  kegiatan  yang ada pada Personalia/Umum sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat, tepat waktu dan akurat. Semakin cepat informasi yang dihasilkan, tentu akan mempercepat pimpinan untuk menentukan suatu keputusan dan tentunya pelayanan terhadap karyawan dapat lebih baik

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Nugroho  A.  Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi  dengan  Metodologi  Berorientasi  Objek Bandung: Informatika; 2002.
[2] Perdana KR, Purnama BE, Iriani S. Pembangunan Sistem Informasi Data Kepegawaian pada Dinas Koperasi  Perindustrian  dan  Perdagangan  Kabupaten  Pacitan.  Indonesian  Journal  of  Network  & Security (IJNS). 2013.
[3] Miftah  S,  Irianto  T,  Kusanti  J.  Sistem  Informasi  Kepegawaian  dan  Gaji  Madrasah  Tsanawiyah Negeri (MTSN) 2 Simo Kab Boyolali. Journal Speed  - Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi. 2014; 6.
[4] Wafi RF, Wurijanto T, Soebijono T. Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian (Studi Kasus Pkis Sekar Tanjung Pasuruan). JSIKA - Jurnal Sistem Informasi. 2013; 2.
[5] Kristanto A. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya Yogyakarta: Gava Media; 2003.