## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN BERBASIS SMS GATEWAY UNTUK MEMPERBAIKI INFORMASI PERSEDIAAN (STUDI KASUS : PT INDOTIRTA JAYA ABADI SEMARANG)
Sriyanto
Fakultas Teknik, Program Studi Teknik Industri Universitas Diponegoro Email: sriyanto@undip.ac.id
Ni Putu Sriyusielani Fakultas Teknik, Program Studi Teknik Industri Universitas Diponegoro Email: yusielani1991@gmail.com

## ABSTRAK
Dengan perkembangan  teknologi  informasi dan komunikasi saat ini yang kian meningkat khususnya pada internet  dan SMS  Gateway ,  memungkinkan  beberapa  terobosan  pada  proses  bisnis  perusahaan.  Salah  satunya adalah  pemanfaatan  teknologi  tersebut  untuk  bertukar  informasi  atau  sarana  pelayanan  pemesanan  barang  pada perusahaan. Dengan ketidaktersediaan informasi persediaan produk khususnya dalam suatu jaringan distribusi akan mengakibatkan terhambatnya aktivitas perencanaan dan penjadwalan produksi maupun distribusi. Dalam penelitian ini  dilakukan  perancangan  dan  pembangunan  aplikasi  pemesanan  berbasis  SMS  Gateway.  Dari  sistem  ini  akan dihasilkan  suatu  informasi  ketersediaan  produk  yang  telah  didistribusikan  oleh  perusahaan  ke  masing  –  masing agen  untuk  melancarkan  kegiatan  penjadwalan  produksi  dan  distribusi.  Pengujian  sistem  dilakukan  dengan menampilkan  hasil  simulasi reply  SMS  Gateway .  Hasil  pengujian  menunjukkan  bahwa  sistem  telah  mampu memberikan informasi yang lebih akurat mengenai jumlah persediaan produk di setiap agen, hasil pengalokasian yang lebih baik, dan memperbaiki informasi persediaan di agen dan perusahaan.
Kata kunci: sistem informasi pemesanan, ketersediaan produk, SMS Gateway.

## ABSTRACT
With  the  development  of  information  and  communication  technologies  is  currently  increasing especially in using of internet and SMS Gateway, allow several innovations in business processes. One of them  is  the  used  of  such  technology  for  exchanging  information  or  service  on  ordering  goods  in  the company. To the unavailablity of product’s inventory information especially in a distribution network will give  the  inhibition  of  the  activity  of  planning  and  scheduling  of  production  and  distribution.  In  this reserach will produce design and development of a SMS Gateway application ordering. This system will produce a product information which was distributed by the company to each dealer used for schedulling of  production  and  distribution  activities.  Test  result  od  this  system  is  done  by  displaying  the  results  of simulations reply SMS Gateway. The results show that the system has been able to provide information more  accurate  about  the  number  of  product  in  each  dealer’s  inventories,  better  allocation  results,  and improve inventory information on agent and company.
Keywords: ordering information system, produk availability, SMS gateway.

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang
PT. Indotirta Jaya Abadi Semarang merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak pada bidang penyedia  air  mineral  dan  minuman  berasa.  PT.  Indotirta  Jaya  Abadi  sendiri  telah  memiliki  sejumlah  agen  yang tersebar di beberapa kota daerah Jawa Tengah, Jawa Timur dan Jawa Barat. Agen-agen tersebut memiliki variasi permintaan ( demand ), on hand stock agen baik untuk produk isi Indoteh ataupun botol kosong Indoteh.
Namun  dalam  sistem  pemesanan  di  PT  Indotirta  Jaya  Abadi  memiliki  kelemahan  yaitu  tidak  adanya pencatatan secara rutin dari aktivitas pemesanan produk ke agen. Hal tersebut membuat perusahaan tidak memiliki data  pasti  yang  dapat  dijadikan  suatu  pedoman  dalam  melakukan  perencanaan  produksi  ataupun  penjadwalan penarikan botol kosong di agen. Pemesanan yang terjadi pada perusahaan hanya melalui telepon sehingga informasi
yang masuk ke dalam perusahaan terkadang tidak valid karena tidak terdapat catatan pemesanan. Seperti informasi demand yang  diberikan  dalam  bentuk  bulanan,  sehingga  jika  departemen  PPIC  ingin  mengetahui demand per minggu harus merinci data tersebut. Dengan informasi seperti ini menyebabkan data hasil breakdown PPIC berbeda dengan data demand yang sebenarnya dari agen.
Selain itu, informasi mengenai kondisi persediaan yang terdapat di agen, tidak dapat diketahui secara rinci oleh  setiap  departemen  terkait.  Terjadi  ketidakseimbangan  antara  jumlah  botol  yang  diterima  dan  yang  dikirim, sehingga timbul suatu kondisi dimana terlalu banyak botol-botol kosong yang beredar dan belum ditarik di agen. Kondisi botol-botol tersebut juga tidak dapat diketahui apakah botol tersebut masih terdapat di agen ataukah hilang ketika  dijual  kepada  konsumen.  Hal  ini  menyebabkan  perusahaan  kekurangan  botol  tanpa  diketahui  penyebab secara pasti kekurangan botol tersebut sehingga dengan adanya kondisi dimana perusahaan kekurangan botol untuk lantai produksi, perusahaan melakukan pembelian botol baru setiap tahun pada bulan Juni dan September dimana pada  bulan-bulan  tersebut demand dari  agen  sedang  meningkat.  Perusahaan  melakukan  pembelian  botol  kaca sebesar 87.466 botol dengan harga per  botolnya adalah sebesar Rp. 625,00 sehingga pembelian total botol kaca setiap  tahun  adalah  sebesar  Rp  54.666.250,00  yang  seharusnya  dapat  diminimalisir  jika  perusahaan  dapat mengetahui stock agen setiap periode nya. Dengan hal ini, perusahaan dapat meminimalisir jumlah pembelian botol baru setiap tahunnya.
Salah  satu  upaya  yang  dapat  dilakukan  yaitu  dengan  memanfaatkan  kemajuan  teknologi  informasi  yang sedang berkembang secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Sebagai alternatif adalah melalui Short Message Service (SMS) yang merupakan suatu alat atau jasa yang menawarkan transit SMS; megrubah pesan ke lalu lintas jaringan mobile dari media lainnya, atau sebaliknya, memungkinkan pengiriman atau penerimaan pesan SMS dengan ataupun tanpa penggunaan telepon  seluler  [1].  Dengan  jumlah  penggunaan internet dan  telepon seluler  di Indonesia yang kian meningkat,  maka  tak  menutup  kemungkinan  untuk  terus  mengembangkan  teknologi  komunikasi  ini.  Selain  itu, telepon  genggam  memiliki  kelebihan  tersendiri  yaitu  bersifat  fleksibel,  mudah  penggunaannya,  mudah  dibawa kemana saja, lebih efektif, sehingga dapat berkomunikasi dengan cepat tanpa peduli waktu ataupun tempat.
Dengan  adanya  teknologi  informasi  yang  dibangun  dengan  menggunakan  sistem  berbasis  web  dan  SMS Gateway diharapkan dapat memberikan informasi kebutuhan perusahaan mengenai demand dan stock agen dengan lebih akurat. Sistem pemesanan melalui SMS ini dinilai lebih efektif dibandingkan sistem pemesanan yang sedang berlangsung di perusahaan saat ini, dimana agen harus melakukan pemesanan melalui telepon ke pihak marketing, tanpa adanya pencatatan yang pasti dan informasi lebih terbuka kepada setiap departemen terkait di perusahaan.

## 1.2 Perumusan Masalah
Permasalahan yang terjadi adalah tidak terdapatnya suatu sistem yang mampu memberikan informasi secara akurat mengenai kondisi persediaan botol teh dan permintaan riil di setiap agen kepada perusahaan PT Indotirta Jaya Abadi, khususnya pada  departemen terkait. Hal ini menyebabkan informasi yang mengalir ke departemen- departemen  tersebut  bukanlah  data real  demand agen  di  setiap  periode.  Selain  itu  dengan  ketiadaan  informasi mengenai persediaan botol di agen  mengakibatkan ketika terjadi kekurangan botol di lantai produksi, perusahaan melakukan pembelian botol baru yang sebenaranya tidak perlu dilakukan.

## 1.3 Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk :
a. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dari sistem pemesanan produk Indoteh.
b. Merancang alur sistem pemesanan dengan basis teknologi SMS Gateway .
c. Membangun dan mengembangkan aplikasi sistem pemesanan produk Indoteh dengan berbasis SMS Gateway untuk memberikan informasi riil demand dan stock .

## 1.4 Pembatasan Masalah
Pembatasan permasalahan yang akan dibahas pada penelitian ini meliputi :
a. Sistem  Informasi  yang  dirancang  pada  penelitian  didasarkan  pada  sistem  pemesanan  produk  Indoteh  PT Indotirta Jaya Abadi Semarang.
b. Produk yang dijadikan objek penelitian adalah produk Indoteh.
c. Tidak melibatkan departemen produksi sehingga tidak diketahui kapankah stock produk Indoteh itu ada.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1  Sistem Informasi
Menurut Whitten, sistem informasi adalah suatu pengaturan dari manusia, data, proses dan teknologi informasi  yang  saling  berinteraksi  untuk  mengumpulkan,  memproses,  menyimpan  dan  menyediakan informasi sebagai output yang dibutuhkan untuk mendukung organisasi [2].

## 2.2   Basis Data
Basis  data  merupakan  suatu  sekumpulan  data  yang  saling  berelasi.  Data  sendiri  merupakan  fakta mengenai  obyek,  orang,  dan  lain  –  lain.  Data  dinyatakan  dengan  nilai  (angka,  deretan  karakter,  atau simbol).
Basis  data  dapat  mempercepat  upaya  pelayanan  kepada  pelanggan,  sehingga  dapat  menghasilkan informasi  dengan  cepat  dan  tepat  sehingga  membantu  pengambil  keputusan  untuk  segera  memutuskan suatu masalah berdasarkan informasi yang telah diketahui [3].

## 2.3   Order Management System (OMS)
Sistem  manajemen  pemesanan  atau Order  Management  System (OMS),  mengatur  kontak  awal dengan  konsumen  pada  saat  pendataan  dan  penempatan  produk  sehingga  ketersediaan  barang  terjamin. Kemudian,  memeriksa  fasilitas  kredit  yang  akan  digunakan  dan  kemudian  membuat  faktur,  akhirnya, harus  mengalokasikan  produk  untuk  konsumen.  Sistem  manajemen  order  tidak  dapat  dipisahkan  dari sistem informasi lain di perusahaan [4].

## 2.4   SMS Gateway
SMS  Gateway didefinisikan  sebagai  sebuah  perangkat  lunak  tambahan  yang  digunakan  untuk mempermudah  pengiriman  dan  penerimaan  teks  atau binary  short  message melalui  jaringan  telepon selular digital  dari sebuah komputer atau pada sebuah jaringan.
SMS  Gateway tidak  hanya  dapat  mengirimkan  pesan  saja  tetapi  juga  dapat  dipergunakan  untuk berbagai  kepentingan  lainnya,  seperti  melakukan  perhitungan polling ,  melakukan  transaksi  perbankan, bahkan melacak keberadaan seseorang [1].

## 2.5   Gammu
Gammu  merupakan  salah  satu  aplikasi  yang  dapat  digunakan  untuk  mengontrol  komunikasi (telepon).  Utilisasi  dari  perintah  Gammu  menyediakan  akses  ke  berbagai  fitur  telepon  selular.  Namun, tingkat  dukungan  dari  ponsel  ke  ponsel  akan  berbeda.  Umumnya,  fitur  yang  didukung  adalah  sebagai berikut [5]:
a. Daftar panggilan, inisiasi dan penanganan
b. Pengambilan, backup dan pengiriman SMS
c. Pengambilan MMS
d. Daftar buku telepon ( export-import , dengan format standart seperti vCard )
e. Kalendar dan daftar tugas ( export-import , dengan format standart seperti vCalendar atau iCalendar ) f. Pengambilan informasi telepon dan jaringan informasi
g. Akses ke file system telepon
2.6   SDLC Waterfall
SDLC ( System  Development  Life  Cycle ) Waterfall adalah  daur  hidup  pengembangan  sistem perangkat lunak dimana tahapannya dilakukan secara berurutan, kemajuan akan dianggap sebagai aliran yang semakin kebawah melalui tahapan yang harus dijalankan untuk membangun sebuah perangkat lunak komputer. Gambar 1 berikut adalah gambaran tahapan SDLC Waterfall .

## Gambar 1. Tahapan SDLC waterfall [6]

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian merupakan suatu proses berfikir untuk menentukan masalah, mengumpulkan data  baik  melalui  studi  literatur  maupun  melalui  studi  lapangan,  melakukan  pengolahan  data  hingga memberikan  kesimpulan  dari  permasalahan  yang  diteliti.  Dengan  metodologi,  maka  siklus  pemecahan masalah  pada  penelitian  dapat  dilaksanakan  secara  baik  dan  terstruktur.  Adapun  metodologi  dalam penelitian ini ditunjukkan pada Gambar 2.
MULAI IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Tidak terdapatnya suatu sistem yang dapat memberikan informasi mengenai kondisi persediaan dan permintaan di setiap agen kepada seluruh departemen terkait dengan lebih akurat dan cepat. Menyebabkan informasi yang mengalir ke departemen – departemen terkait bukanlah data real agen dan perusahaan di setiap periode FORMULASI TUJUAN · Mengidentifikasi kebutuhan informasi dari sistem pemesanan produk Indoteh. · Merancang alur sistem pemesanan dengan basis teknologi SMS Gateway. · Membangun dan mengembangkan aplikasi sistem pemesanan produk Indoteh dengan berbasis SMS Gateway.untuk memberikan informasi demand dan stock real STUDI LITERATUR Perancangan SMS Gateway Berbasis Web STUDI PENDAHULUAN Aktivitas Pemesanan Produk Indoteh PT Indotirta Jaya Abadi dengan Agen PENGUMPULAN DATA Pengambilan data dilakukan dengan : · Pengamatan · Pengumpulan data sekunder ANALISIS SISTEM · Analisis Sistem Pemesanan Produk · Analisis Teknologi Informasi DESAIN KESIMPULAN DAN SARAN SELESAI DESAIN DATABASE DESAIN PROSES MODEL DATA MODEL PROSES IMPLEMENTASI yes no
Gambar 2. Metodologi penelitian

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1   Analisis
Analisis  sistem  merupakan  aktivitas  mengidentifikasi,  mengevaluasi  permasalahan  dan  kebutuhan yang diharapkan dari user-user terkait. Berikut ini adalah deskripsi aktivitas user : a User Marketing
Pihak  marketing  menjalankan  sistem  pemesanan  produk  dan  berhubungan  langsung  dengan  agen, dan menentukan jumlah pengiriman yang akan di kirim oleh perusahaan ke setiap agen dengan tetap memperhatikan jumlah stock yang ada.
b User Logistik
Pihak  logistik  bertugas  untuk  mengupdate  jumlah stock produk  isi  dan stock botol  kosong  yang berada di lingkup perusahaan. Selain itu, pihak logistik berhak mengakses laporan stock setiap agen untuk mengetahui peredaran botol yang dimiliki perusahaan. Laporan tersebut juga akan digunakan untuk  menjadwalkan  penarikan  botol  kosong  yang  beredar  di  agen  sehingga  dapat  memenuhi kebutuhan botol kosong ketika kegiatan produksi berjalan.
c User PPIC
Pihak  PPIC  berhak  untuk  mengakses  laporan stock setiap  agen,  laporan stock perusahaan,  dan laporan aktivitas pemesanan produk Indoteh. Hal tersebut diguanakan untuk mengetahui persebaran produk  secara  detail,  melihat  pola demand agen  dan stock yang  terdapat  di  agen.  Dengan  hasil laporan  tersebut,  pihak  PPIC  dapat  menjadikannya  untuk  salah  satu  landasan  dalam  melakukan perencanaan produksi pada periode berikutnya.
d User Quality Control (QC)
Departemen QC berhak untuk menginput jumlah botol kosong yang diterima oleh perusahaan setiap harinya. Departemen QC mengecek kondisi botol-botol yang masuk ke perusahaan apakah termasuk ke dalam botol standar ataukah reject (gumpil, pecah, dan merk lain) dari agen. Botol standar akan dapat digunakan kembali ke lantai produksi.
Analisis  ini  menghasilkan  spesifikasi  sistem  berupa  model  proses  dan  model  data.  Model  proses digambarkan  dalam Data  Flow  Diagram seperti  pada  Gambar  3  dan  Gambar  4,  sedangkan  model  data digambarkan melalui Entity Relationship Diagram seperti Gambar 5.
APLIKASI ORDERING SYSTEM CUSTOMER/AGEN LOGISTIK MARKETING Data Login Informasi Stok Persedian Data Konfirmasi P es an R eq u es t Informasi Report Pilihan Data Login Data Stok Persediaan Informasi Report Pilihan B al as an P es an R eq u es t In fo rm as i T ex t ADMINISTRATOR Setup Konfigurasi Sistem Setting User Informasi Report Pilihan PPIC Inf orm asi Re po rt P ilih an Da ta Log in QC Data Log in Stoc k Bo tol K oson g Sta nda rt + R ejec t
Gambar 3. Diagram konteks
LOGISTIK Kirim SMS KELOLA PESAN SMS VALIDASI LOGIN DATABASE ORDER ORDER BARANG STOK PERSEDIAAN DATA REPORT MARKETING CUSTOMER/AGEN DATABASE Stok Barang Data Stok Input DaTa Stok Data Login Data Konfirmasi Input Data Order Akan Kirim Informasi Text Data SMS Pesan Data Order DATABASE AGEN Cek stok Data Jumlah Order Dikirim Data SMS Reg Data Report Arsip Order Data Report Stok di IJA Data Report Stok di Agen SMS Konfirmasi Kirim Data Report Pilihan Data Report Pilihan DATABASE FORMAT SMS Kirim SMS ke Agen Request Report Pilihan ADMINISTRATOR Data Login Setting & Konfigurasi Input Setup DATABASE User, Konfigurasi, Setting Setup & Admin Data SMS Reg DATABASE LOG SMS PPIC Data login Terima SMS Setup Konfigurasi Sistem Informasi Report Pilihan Informasi Report Pilihan Data Login Informasi Stok Perusahaan Informasi Report Pilihan Informasi Report Pilihan Data Stok Perusahaan QC Data Login Stok Botol Kosong QC DATABASE Stok Botol Kosong
Gambar 4. Data flow diagram level 1
Kode Agen Nama Agen Pemilik Alamat No Handphone AGEN memesan ORDER USER diterima Nama Password Username memiliki STOCK BARANG Stok Botol Kosong Stok Produk Isi ADMIN mengolah KONFIGURASI DATA BOTOL KOSONG Botol Standart Botol Reject
Gambar 5. Entity relationship diagram

## 4.2   Desain
Tahapan  disain  SDLC  merupakan  penterjemahan  hasil  analisis  ke  dalam  disain  berdasarkan alternatif  teknologi  yang  ada. Dari  hasil Entity  Relationship  Diagram kemudian  ditentukan  disain database  berdasarkan  DBMS  MySQL.  Tabel  1  berikut  merupakan  kumpulan  tabel  database  yang dibentuk.
Tabel 1. Tabel database sistem pemesanan Nama Tabel Deskripsi tbl_admin data pengguna tbl_agen data agen tbl_order data pemesanan tbl_ konfigurasi data konfigurasi aplikasi tbl_ formatsms data format sms tbl_log_sms data log SMS tbl_barang data stok tbl_botolkosong_terima data botol kosong yang diterima dari agen hasil test QC Inbox data SMS yang diterima Outbox data SMS yang akan dikirim Sentitems data SMS yang telah dikirim
Adapun  dari  model  proses,  kemudian  didisain  antarmuka  perangkat  lunak  berupa  disain  website. Gambar 6 berikut menunjukkan contoh antarmuka untuk bagian Marketing.
Gambar 6. Halaman dashboard marketing

## 4.3   Implementasi
Disain kemudian diimplementasikan menggunakan aplikasi PHP, dan dilakukan pengujian terhadap sistem dibangun. Aplikasi SMS Gateway Ordering System diuji untuk mengetahui apakah aplikasi telah mampu  menjalankan  fungsi-fungsi  yang  didisain  termasuk  fungsi  SMS Gateway .  Program  diuji  untuk menampilkan  hasil  reply  SMS  Gateway  dari  proses  registrasi  hingga  pemesanan  produk  Indoteh,  serta proses pelaporan data-data yang dibutuhkan oleh user marketing, PPIC dan logistik.
Pada gambar 7 ditunjukkan hasil SMS registrasi agen, sedangkan gambar 8 menunjukkan hasil SMS pemesanan produk Indoteh. Adapun gambar 9 menunjukkan konfirmasi jumlah pesanan yang dikirimkan, dan gambar 10 menampilkan informasi ketersediaan stok.
Gambar 7. SMS registrasi agen berhasil
Gambar 8. SMS pemesanan produk Indoteh
Gambar 9. SMS konfirmasi pengiriman produk Indoteh
Gambar 10. SMS konfirmasi stock produk Indoteh habis

## 5. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
a) Dalam  Sistem  Informasi  Pemesanan di  PT Indotirta Jaya Abadi Semarang mencakup beberapa  hal utama,  pendataan  dan  registrasi  agen  PT  Indotirta  Jaya  Abadi  Semarang,  pemesanan  produk Indoteh,  pengiriman  produk  Indoteh,  pendataan  dan  pelaporan demand , stock produk  Indoteh,  dan stock botol kosong di agen, dan pendataan hasil uji QC botol kosong yang diterima dari agen.
b) Sistem  Informasi  Pemesanan  dengan  berbasis SMS  Gateway dapat  mereduksi  jumlah  pembelian botol  baru  yang  tidak  perlu  setiap  tahunnya  dengan  tetap  menjamin  ketersediaan  botol  untuk kegiatan lantai produksi.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Katankar,  Veena  K;  Thakare,  V.M..  2010. “Short  Message  Service  Using  SMS  Gateway,  International Journal on Computer Science and Engineering” Vol. 02. No. o4,  pp 1487-1491.
[2] Whitten, Jeffrey L. (2007). System Analysis and Design Methods , 7 th edition , McGraw-Hil
[3] Kusrini. (2007). Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data . Yogyakarta: Penerbit Andi.
[4] Siagian, Yolanda M. (2004). Aplikasi Supply Chain Management dalam Dunia Bisnis. Jakarta: Grasindo.
[5] wammu.eu/gammu/ diakses pada Jumat, 23 Agustus 2013 pukul 09.10 WIB.
[6] Rais, Isra Al. (2008). Sistem Informasi Penjualan Pakaian di Volltus Distro Bandung . Bandung.