## Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Bangsalsari
Try Ganjar Wati 1 , Novita Nuraini 2*
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia, 1,2 *e-mail: novita_nuraini@polije.ac.id

## Abstract
Based on preliminary research at Bangsalsari Public Health Center were found that on December 2018 to March  2019  for  53  out  of  200  medical  record  files  were  misplaced  or  misfiling.  The  misplaced  file  or misfiling  could  inhibit  and  led  into  delay  on  the  patient  service  process.  In  addition,  a  new  file  would  be created to replace the missing medical record file and affected the unsustainable medical record files. The aim  of  this  research  was  to  analyze,  determine  the  priority  causes  and  to  fix  the  problem  of  misfiling incident  using  USG  (Urgency,  Seriousness,  Growth)    and  brainstorming  in  Bangsalsari  Public  Health Center.  This  research  is  qualitative  research  and  collecting  the  data  using  interview,  observations, documentation,  questionnaire,  and  brainstorming.  The  result  of  this  research  were  the  priority  causes  of mis  filing  incident  coming  from  the  broken  folders  and  stacking  files  which  had  no  folders.  The improvement efforts for the problem are made by replacing the broken folders, duplicating medical record folders,  gradually  providing  folders  on  medical  record  files, adding  some  filing cabinets  to  avoid stacking files, and separating inactive files.
Keywords: Public Health Center , Medical Record, Misfiling , Storage

## Abstrak
Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan  yang  dilakukan  di  Puskesmas  Bangsalsari  diketahui  bahwa  pada bulan Desember sampai Maret 2019 sebanyak 53 berkas dari 200 berkas rekam medis mengalami  salah letak  atau  hilang  (missfile).  Berkas  yang  salah  letak  atau  hilang  (missfile)  dapat  menghambat  proses pelayanan  pasien  dan  menyebabkan  keterlambatan  dalam  proses  pelayanan  pasien,  selain  itu  rekam medis yang hilang  akan dibuatkan rekam medis baru sehingga isi dari berkas rekam medis tersebut tidak berkesinambungan.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis,  menentukan  prioritas  penyebab  serta menyusun  upaya  perbaikan  masalah  kejadian missfile menggunakan  USG (Urgency,  Seriousness, Growth)  dan  brainstorming di  Puskesmas  Bangsalsari.  Jenis  penelitian  ini  menggunakan  kualitatif  dan pengumpulan data dengan wawancara, observasi, dokumentasi, kuesioner dan brainstorming. Hasil yang didapatkan  bahwa  prioritas  penyebab  masalah kejadian missfile yaitu  map  rusak dan  berkas  menumpuk yang tidak diberi map. Upaya perbaikan masalah tersebut yaitu bahwa melakukan penggantian map yang rusak,  mengadakan  penggandaan  map  rekam  medis,  pemberian  map  berkas  rekam  medis  dilakukan secara  bertahap,  penambahan  rak  penyimpanan/  filing  agar  berkas  tidak  menumpuk,  berkas  yang  yang tidak aktif di pisahkan (inaktif).
Kata Kunci : Penyimpanan, Missfile , Rekam Medis, Puskesmas

## 1. Pendahuluan
Pengelolahan  sistem  penyimpanan  yang  tidak  sesuai  akan  menyebabkan missfile karena dipengaruhi  oleh  faktor  sumber  daya  manusia,  serta  sarana  dan  prasarana  yang  ada  (Uma, 2016). Missfile merupakan  berkas  rekam  medis  yang  hilang  dan  salah  letak  pada  rak penyimpanan  berkas  rekam  medis  di  ruang filing. Berkas  rekam  medis  dikatakan  salah  letak atau  hilang  ( missfile )  apabila  berkas  tersebut  dibutuhkan  akan  tetapi  pada  rak  penyimpanan berkas  tersebut  tidak  tersedia  atau  tidak  ada.  Hal  ini  mungkin  dapat  terjadi  karena  tidak tercatatnya  berkas  yang  keluar  pada  buku  ekspedisi  dan  tidak  adanya  alat  berupa tracer sehingga berkas tersebut hilang atau salah letak (Kurniawan, 2016). Missfile berkas juga dapat menyebabkan  duplikasi  berkas  rekam  medis  dimana  hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  yang dilakukan  oleh  Mutiara  (2018)  yang  menyatakan  bahwa missfile berkas  rekam  medis  dapat menyebabkan  duplikasi  berkas  rekam  medis    dimana  satu  pasien  memiliki  dua  nomor  rekam medis  karena  hal  tersebut  menyebabkan  tidak  tercapainya  hasil  pemeriksaan  pasien  yang berkesinambungan karena terpisahnya penempatan catatan riwayat pasien sebelumnya.
Studi  pendahuluan  yang  dilakukan  pada  sistem  penyimpanan  berkas  rekam  medis  di bagian pendaftaran rawat jalan Puskesmas Bangsalsari pada tanggal 13 Maret 2019 diketahui bahwa, pada sistem penyimpanan di Puskesmas Bangsalsari terdapat kendala seperti missfile.
Berikut  merupakan  data missfile berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Bangsalsari  yang  dapat dilihat pada tabel 1:
Tabel 1. Data Missfile Berkas Rekam Medis Puskesmas Bangsalsari Desember  2018 sampai Maret 2019 Bulan No. RM No. RM yang hilang Persentase Desember 15000-15050 16 32% Januari 15350-15400 13 26% Februari 15871- 15921 14 28% Maret 16100- 16150 10 20%
Sumber : Data Primer Puskesmas Bangsalsari Tahun 2019
Tabel  1  menunjukan  bahwa  peneliti  menghitung  Peneliti  menghitung  secara  acak  4 tumpukan  berkas  rekam  medis,  setiap  1  tumpukan  diambil  pada  50  berkas  rekam  medis. Jumlah  berkas  yang  hilang  pada  bulan  desember  sebanyak  16  berkas  dari  50  berkas  dengan persentase  32%,  bulan  januari  jumlah  berkas  yang  hilang  pada  sebanyak  13  berkas  dari  50 berkas  dengan  persentase  26%,  bulan  februari  jumlah  berkas  yang  hilang  pada  sebanyak  14 berkas  dari  50  berkas  dengan  persentase  28%,  dan  bulan  maret  jumlah  berkas  yang  hilang pada  sebanyak  10  berkas  dari  50  berkas  dengan  persentase  20%.  Dampak  yang  ditimbulkan dari  hal  tersebut  adalah  lamanya  pelayanan  pada  bagian  pendaftaran  karena  petugas  harus mencari berkas yang hilang dan lamanya waktu penyediaan berkas rekam medis, berdasarkan hasil  observasi  studi  pendahuluan  pada  tanggal  13  maret  2019  waktu  penyediaan  berkas  15 menit karena petugas masih mencari berkas rekam medis  yang hilang. Hal  ini sejalan  dengan penelitian  yang  dilakukan  oleh  Subagia  (2017)  yang  menyatakan  bahwa  berkas  yang  salah letak  atau  hilang  ( missfile )  dapat  menghambat  proses  pelayanan  pasien  dan  menyebabkan keterlambatan  dalam  proses  pelayanan  pasien,  selain  itu  rekam  medis  yang  hilang    akan dibuatkan  rekam  medis  baru  sehingga  isi  dari  berkas  rekam  medis  tersebut  tidak berkesinambungan.
Hasil  studi  pendahuluan  yang  dilakukan  di  Puskesmas  Bangsalsari bahwa  belum  adanya pelatihan yang diikuti oleh petugas rekam medis di Puskesmas Bangsalsari. Salah satu upaya dalam  mewujudkan  mutu  penyelenggaraan  pelayanan    rekam  medis  yaitu  dengan menyelenggarakan  pelatihan  sumber  daya  manusia    yang  dapat  memungkinkan  petugas memanfaatkan  segala  kemampuan  yang  dimilikinya  (Cholifah  dalam  Werdani,  2013).    Rak penyimpanan  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Bangsalsari  hanya  tersedia  satu  rak penyimpanan  sehingga  masih  banyak  berkas  yang  diletakkan  diatas  meja,  selain  itu  masih belum tersedianya  tracer dan penggunaan buku ekspedisi. Menurut Oktavia (2017) salah satu faktor penyebab missfile yaitu penggunan buku ekspedisi yang kurang maksimal dan tidak ada tracer atau petunjuk keluar. Hal  ini sejalan  dengan  penelitian  yang dilakukan oleh Novalin dan Prasetya  (2013)  dalam  Oktavia,  2017  bahwa  dampak  yang  ditimbulkan  jika  tracer  tidak digunakan  adalah  petugas  kesulitan  saat  mengembalikan  dokumen  rekam  medis  ke  tempat penyimpanan  dan  dokumen  yang  dipinjam  keberadaannya  tidak  diketahui  sehingga menyebabkan  proses  pelayanan  menjadi  terhambat  karena  lamanya  proses  pengambilan dokumen  rekam  medis  dan  lamanya  waktu  tunggu.  Beberapa  berkas  rekam  medis  tidak diberikan  map  kemudian  ditumpuk  di  meja  tanpa  diberikan  map  melainkan  hanya  lembaran dokumen rekam medis.
Ruang penyimpanan di Puskesmas Bangsalsari suhu ruangannya panas dan luas ruangan yang kurang memadai yang menyebabkan banyaknya berkas rekam medis yang disimpan pada meja  karena  pada  ruangan  hanya  bisa  memuat  satu  rak  penyimpanan.  Ruang  penyimpanan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian  terhadap keselamatan petugas  serta  luas  ruangan  yang  memadai  (Depkes,  2006).  Faktor  pendorong  petugas  dalam melakukan  kegiatan  seperti  adanya  motivasi  external  atau  dorongan  yang  di  berikan  oleh kepala  puskesmas.  Menurut  Hasibuan  (2003)  motivasi  adalah  pemberian  daya  penggerakan yang menciptakan kegairahan kerja seseorang agar mereka mau bekerja sama, bekerja efektif dan terintegrasi dengan daya dan upayanya untuk mencapai kepuasan. Dana atau biaya yang dikeluarkan pihak puskesmas dalam melaksanakan kegiatan terkait sistem penyimpanan  yang bertujuan  untuk  mengurangi  kejadian  missfile.  Menurut  Oktavia  (2017)  apabila  dana  tidak
memenuhi  dalam  pengadaan  peralatan  pendukung  dampak  yang  ditimbulkan  adalah  tingkat kejadian missfile semakin tinggi.
Penelitian  mengenai  kejadian missfile berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  Puskesmas Bangsalsari diteliti berdasarkan unsur manajemen 7M  yaitu man, money, materials, machines, methode,  motivation,  media. Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah menganalisis  kejadian missfile berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  Puskesmas  Bangsalsari . Peneliti  melakukan  prioritas masalah  menggunakan  USG (urgency,  seriousness,  growth) dan  upaya  perbaikan menggunakan brainstoriming
2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif.  Penelitian kualitatif  pada  penelitian  ini  digunakan  untuk  menganalisis missfile berkas  rekam  medis  rawat jalan  Puskesmas  Bangsalsari  dengan  menggunakan  tujuh  unsur  manajemen  ( man,  money, method, machine, material, motivation, media ), prioritas masalah menggunakan USG ( Urgency, Seriousness, Growth) dan perbaikan masalah menggunakan brainstorming.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek dalam penelitian ini berjumlah 7 orang  yaitu 2 orang petugas rekam medis rawat jalan, kepala puskesmas, dan 4 orang petugas poli Puskesmas Bangsalsari.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan  kuesioner,  wawancara mendalam,  observasi  dan  dokumentasi.  Pengambilan  data  dilakukan  pada  bulan  September- November 2019.

## 2.4 Metode Analisis Data
Penelitan  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  dari  kuesioner, wawancara,  observasi  dan  dokumentasi  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti  selanjutnya menganalisis  prioritas  penyebab  masalah  dengan  metode  USG  dan  melakukan  upaya perbaikan dengan brainstorming .
3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Mengidentifikasi  unsur  “Man” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan
Faktor man dalam  penelitian  ini  yaitu  mengidentifikasi  berdasarkan  pengetahuan petugas,  disiplin  kerja  dan  pelatihan  petugas.  Faktor  pengetahuan  petugas  dapatkan  bahwa bahwa  kurangnya  pengetahuan  petugas  tentang  sistem  pengendalian  disebabkan  karena tingkat  pendidikan  petugas  yang  bukan  lulusan  rekam  medis.  Hal  tersebut  sesuai  dengan penelitian Kurniawati (2015) yang menyatakan bahwa semakin tinggi pendidikan petugas maka makin rendah angka kejadian missfile , namun apabila pendidikan petugas rendah maka angka kejadian missfile akan semakin tinggi.
Petugas   tidak pernah mengikuti  pelatihan terkait kegiatan  pengelolaan  rekam medis, selama  ini  kegiatan  pelatihan  yang  dilakukan  hanya  kepada  dokter    dan  perawat  sedangkan untuk  pelatihan  rekam  medis  belum  pernah  dilakukan.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  yang dilakukan  oleh  Anggraeni  (2013)  yang  menyatakan  bahwa  apabila  petugas  belum  pernah mengikuti  pelatihan  tentang  rekam  medis  maka  wawasan  mereka  tidak  berkembang  tentang rekam medis, sehingga  petugas tidak memiliki pengetahuan  yang cukup tentang rekam medis hal tersebut yang menyebabkan missfile terjadi di Bhayangkara Semarang.
Kedisiplinan  petugas  didapatkan  bahwa  terdapat  2  poli  yang  tidak  disiplin  dalam mengembalikan  berkas  rekam  medis  yang  disebabkan  karena  belum  mengisikan  data  pasien kebuku  register  dan  jumlah  petugas  yang  hanya  berjumlah  2  orang,    dan  satu  poli  tidak mengisikan  buku  ekspedisi  ketika  meminjam  berkas  rekam  medis.  Jika  buku  ekspedisi  tidak digunakan dengan maksimal maka akan kesulitan melacak dokumen rekam medis saat terjadi missfile (Andanriyanto,  2015).  Pranata  (2014)  menyatakan  bahwa  disiplin  kerja  adalah  sikap ketaatan dan kesetiaan petugas terhadap peraturan tertulis/ tidak tertulis yang tercermin dalam bentuk tingkah laku dan  perbuatan pada instansi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
3.2 Mengidentifikasi  unsur  “Money” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan
Penyediaan  dana  atau  anggaran  di  Puskesmas  Bangsalsari  tersedia  akan  tetapi pelaksanaannya belum sepenuhnya didanai seperti pengadaan rak penyimpanan berkas rekam medis  sehingga  belum  optimalnya  kegiatan  rekam  medis  serta  diperlukan  penggunan  dana dalam  hal  kegiatan  rekam  medis  lebih  optimal  agar  kegiatan  rekam  medis  dapat  berjalan dengan  baik  dan  sarana  prasarana  yang  mendukung  kegiatan  tersebut  dapat  berjalan  lebih baik lagi. Hal tersebut sesuai dengan penelitian Oktavia (2017) yang menyatakan apabila dana tidak  memenuhi  dalam  pengadaan  peralatan  pendukung  dampak  yang  ditimbulkan  adalah tingkat kejadian missfile semakin tinggi.

## 3.3  Mengidentifikasi    unsur    “Materials”  kejadian  missfile  berkas  rekam  medis    rawat
jalan
Faktor material didapatkan  bahwa banyaknya berkas rekam medis yang menumpuk yang tidak  diberi  map  pada  rak filing .  Dampak  yang  ditimbul  dari  berkas  rekam  medis  yang  tidak diberikan  map  yaitu  sebagian  besar  berkas  rekam  medis  robek  karena  tidak  diberikan  map sebagai  pelindung  berkas  rekam  medis  serta  petugas  kesulitan  menemukan  berkas  rekam medis  karena  berkas  tersebut  rusak  dan  banyaknya  berkas  yang  menumpuk  berhimpitan sehingga  menyulitkan  petugas  dalam  mencari  berkas  rekam  medis  dimana  petugas  harus mencari satu persatu nomor rekam medis. Satrio (2017) menyatakan bahwa petugas sebaiknya mengganti  map  dokumen  yang  sudah  rusak  agar  tidak  terjadinya  kerusakan  yang  lebih  parah dan melakukan pengontrolan terhadap arsip rekam medis secara rutin.
3.4  Mengidentifikasi unsur    “Machines”  kejadian  missfile  berkas  rekam  medis  rawat jalan
Machines yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  yaitu  rak filing , tracer dan  buku  ekspedisi. Hasil  wawancara  dan  observasi  didapatkan  bahwa  jumlah  rak  yang  tersedia  di  Puskesmas Bangsalsari  tidak  cukup  untuk  menyimpan  berkas  rekam  medis  sehingga  banyaknya  berkas rekam medis yang menumpuk pada meja dan kursi di ruang penyimpanan (filing) serta petugas kesulitan  mencari  berkas  yang  menumpuk  karena  tidak  tertata  dengan  baik  dan  tidak  terletak pada  rak filing .  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Asmono  (2014)  yang menyatakan  bahwa  faktor-faktor  penyebab missfile yaitu  terjadinya  penumpukan  dokumen rekam  medis  karena  saranan  prasarana  yang  kurang  memadai.  Berkas  rekam  medis  yang keluar dari rak filing tidak menggunakan tracer yang mengakibatkan petugas tidak mengetahui beberapa  nomor  rekam  medis  yang  keluar  dari  rak filing karena  tidak  ada  alat  kontrol.  Hal  ini sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Oktavia  (2017)  salah  satu  faktor  penyebab missfile tidak ada tracer atau petunjuk keluar. Pelaksanaan pengisian buku ekspedisi pada saat peminjaman  dan  pengembalian  berkas  beberapa  poli  sudah  melakukan  pengisian  akan  tetapi beberapa  poli  juga  belum  melaksanakan  pengisian  atau  penggunaan  buku  ekspedisi  ketika meminjam berkas. Jika buku ekspedisi tidak digunakan dengan maksimal maka akan kesulitan melacak dokumen rekam medis saat terjadi missfile (Andanriyanto, 2015).
3.5 Mengidentifikasi  unsur  “Method” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan Standart  Operational  Procedure (SOP)  di  Puskesmas  Bangsalsari  sudah  terdapat  SOP yang  mengatur  tentang  penyimpanan  berkas  rekam  medis,  akan  tetapi  belum  ada  SOP  yang mengatur  tentang  peminjaman,  pengembalian  dan  pengendalian  yang  menyebabkan  kendala petugas dalam bekerja karena tidak ada acuan, langkah- langkah atau pedoman petugas dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga mengalami kesulitan dalam bekerja sehingga diperlukan adanya  SOP  terkait  pengembalian,  peminjaman  dan  pengendalian  berkas  rekam  medis  agar petugas  terarah  dalam  melaksanakan  pekerjaannya  dan  mengurangi  kejadian missfile berkas rekam  medis  rawat  jalan.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Oktavia  (2017)  yang  menyatakan dokumen rekam medis yang tidak diketahui keberadaannya karena  tidak adanya instruksi SOP ( Standard Operational Procedure ).
3.6 Mengidentifikasi  unsur  “Media” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan
Kondisi ruangan  yang sempit sehingga  petugas  masih  merasa  tidak  nyaman sehingga perlunya  memperluas  ruang  penyimpanan  dan  terpisah  dengan  ruang  pendaftaran,  diberi  AC serta ventilasi yang cukup agar petugas nyaman dalam bekerja serta dapat menampung jumlah
rak filing .    Hal    tersebut  dikarenakan  ruangan  yang  cukup  sempit,  penuh  dengan  rak penyimpanan dan tumpukan berkas. Giyana (2012) menyatakan bahwa sarana dan prasarana yang diperlukan untuk menunjang terlaksananya pelayanan kepada pasien yaitu ruangan yang mudah dijangkau atau diakses dan dilengkapi dengan sarana yang sesuai dengan kebutuhan.
3.7 Mengidentifikasi    unsur    “Motivation”  kejadian  missfile  berkas  rekam  medis  rawat jalan
Faktor motivation didapatkan  bahwa  adanya  motivasi  yang  diberikan  oleh  kepala puskesmas  kepada  petugas  rekam  medis  maupun  petugas  poli  yang  mendukung  semangat kerja  petugas  dalam  bekerja.  Suhaemi  (2016)  mengatakan  bahwa  motivasi  yang  tinggi  dapat membuat  karyawan  menikmati  pekerjaannya,  bekerja  tanpa  unsur  keterpaksaan  dan menghasilkan  suatu  kualitas  kerja  yang  tinggi.  Pemberian reward dan punishment selama  ini tidak  di  berikan  oleh  kepala  puskesmas  karena  kepala  puskesmas  belum  dapat mengkategorikan petugas disiplin dan tidak disiplin. Hal ini dapat menjadi salah satu penyebab missfile karena  petugas  yang  tidak  disiplin  dalam  melakukan  pekerjaan  seperti  pengembalian berkas rekam medis yang terlambat, berkas tidak diberi map, penggunaan buku ekspedisi yang tidak  optimal  tidak  pernah  mendapat  teguran  maupun  sanksi,  sehingga  diperlukan  adanya punishment maupun reward kepada petugas yang disiplin maupun yang tidak disiplin
3.8  Menganalisis  prioritas  masalah  dan  menyusun  upaya  perbaikan  missfile berkas rekam medis rawat jalan menggunakan USG dan Brainstorming
Kegiatan  USG  dan Brainstroming . Urgency,  Seriousness,  Growth (USG)  merupakan  salah satu  alat  untuk  menyusun  urutan  prioritas  masalah  yang  harus  diselesaikan  dalam  suatu masalah  (Kotler  dkk dalam Sinaga,2017).  Selanjutnya  peneliti  akan  menyampaikan  hasil penelitiannya kepada responden, jika terdapat data yang disepakati, ditambah atau ditolak oleh informan. Brainstorming dilakukan  dengan  tujuan  untuk  menggali  ide,  memberikan  saran  dan kesepakatan  yang dihasilkan untuk memecahkan permasalahan dan sebagai upaya perbaikan untuk mengurangi terjadinya kejadian missfile berkas rekam medis di Puskesmas Bangsalsari. Langkah  pertama  yang  dilakukan  oleh  peneliti  adalah  menjelaskan  informasi  terkait  analisis faktor  kejadian missfile berkas  rekam  medis  rawat  jalan  berdasarkan  unsur  manajemen  7M ( man,  method,  machine,  material,  media,  motivation,  money )  dan  menjelaskan  tujuan penelitian.  Peneliti  memaparkan  permasalahan  berdasarkan  hasil  penelitian.  Hasil  dari identifikasi permasalahan terkait penyebab kerusakan berkas adalah sebagai berikut:
1.  Tidak adanya pelatihan petugas terkait sistem pengelolaan rekam medis
2.  Tidak adanya SOP peminjaman, pengembalian dan pengendalian
3.  Berkas rekam medis menumpuk tidak diberi map
4.  Kurangnya rak filing yang hanya berjumlah 1 rak
5.  Tidak adanya tracer
6.  Belum optimalnya penggunaan buku ekspedisi
7.  Tidak adanya reward dan punishment yang diberikan kepada petugas
Langkah kedua yaitu memberi kesempatan kepada responden untuk melakukan prioritas masalah  menggunakan  teknik  USG  ( Urgency,  Seriousness,  Growth )  sekaligus  memberikan saran  dan  pendapat  mengenai  prioritas  permasalahan  yang  didapat.  Hasil scoring USG didapatkan  bahwa  prioritas  penyebab  masalah  kejadian missfile berkas  rekam  medis  rawat jalan  di  Puskesmas  Bangsalsari  adalah  berkas  rekam  medis  menumpuk  tidak  diberi  map dengan  skoring  tertinggi  yaitu  78  dan  yang  kedua  adalah  tidak  adanya  tracer  dengan  skoring 72,  prioritas  kedua  dilakukan  karena  permintaan  dari  reponden  yang  ingin  masalah  kedua diselesaikan.
Berdasarkan  prioritas  penyebab  permasalahan  yang  telah  dilakukan,  peneliti memberikan  kesempatan  kepada  informan  untuk  menanggapi  dan  memberikan  saran mengenai  upaya  penyelesaian  permasalahan  tersebut  dengan  melakukan brainstroming dengan  responden  yang  dilakukan  melalui  tahap pemberian  informasi,  tahap  identifikasi  pada tahap  ini  peneliti  memberi  kesempatan  kepada  audien  untuk  memberikan  saran  pemikiran sebanyak-banyaknya  semua  saran  akan  ditampung  dan  di  tulis  namun  tidak  dapat  dikritik, tahap  klasifikasi  peneliti  mengarahkan  kembali  audien  untuk  mengklasifikasi  saransaran  yang sudah  diajukan,  tahap  verifikasi  peneliti  mengarahkan  kembali  audien  untuk  melihat  kembali kesepakatan  yang  dibuat.  apabila  ada  saran  yang  kurang  relevan  dengan  permasalahan  bias
dicoret, tahap konklusi
pada  tahap  ini  kelompok  brainstorming  menyimpulkan  butir-butir alternative pemecahan masalah  yang  disetujui  setelah  semua  sepakat,  maka  diambil  kesepakatan  terakhir  dianggap cocok dan tepat. Hasil brainstorming tersebut dapat dilihat pada tabel 2
Tabel 2 Hasil Brainstorming No Masalah Upaya Perbaikan 1. Berkas menumpuk tidak diberi map 1.  Petugas  mengganti  map  berkas  rekam  medis  yang rusak dengan map berkas rekam medis yang baru 2.  Bagian  aset  melakukan  penggandaan  map  rekam medis.
3.  Pemberian  map  dilakukan  oleh  petugas  secara bertahap setiap minggu 200 berkas (1 Tumpukan).
4.  Setiap  pasien  baru  diberikan  map  pada  berkas rekam medisnya.
5.  Penambahan rak agar berkas tidak menumpuk.
6.  Berkas yang lama (inaktif) di pisahkan
2. Tidak adanya tracer 1.  Desain  tracer  berwarna  hijau  menggunakan  bahan yang tidak mudah terlipat 2.  Beracuan  pada  nomor  rekam  medis,  tanggal keluar dan poli yang dituju serta
3.  Dibuatkan SOP tracer .
Tabel 2 dapat disimpulkan bahwa upaya perbaikan petugas melakukan penggantian map berkas  rekam  medis  yang  rusak  dengan  map  berkas  rekam  medis  yang  baru  agar  dapat melindungi  berkas  rekam  medis  dan  mengurangi  kejadian missfile berkas  rekam  medis  rawat jalan,  mengadakan  penggandaan  map  rekam  medis,  pemberian  map  berkas  rekam  medis dilakukan  secara  bertahap  setiap  minggu  1  tumpukan  yang  berisi  200  berkas,  setiap  pasien baru yang datang berobat langsung diberikan map pada berkas rekam medisnya, penambahan rak  penyimpanan  atau filing agar  berkas  tidak  menumpuk,  berkas  yang  yang  tidak  aktif  di pisahkan ( inactive ). Upaya perbaikan kedua yaitu desain tracer dengan desain tracer berwarna hijau menggunakan bahan yang tidak mudah terlipat yang beracuan pada nomor rekam medis, tanggal keluar dan poli yang dituju serta dibuatkan SOP tracer .
4. Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
a.  Hasil identifikasi unsur man sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan  yaitu  petugas  belum  pernah  mengikuti  pelatihan  terkait  pengelolaan  rekam  medis, kurang disiplinnya dua poli dalam mengembalikan berkas rekam medis.
b.  Hasil  identifikasi  unsur money sebagai  penyebab  kejadian missfile berkas  rekam  medis rawat  jalan  yaitu  belum  optimalnya  pendanaan  kegiatan  rekam  medis  dengan  baik  di Puskesmas Bangsalsari.
c.  Hasil  identifikasi  unsur material sebagai  penyebab  kejadian missfile berkas  rekam  medis rawat jalan yaitu adanya beberapa berkas yang tidak diberi map
d.  Hasil identifikasi unsur machines sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat  jalan  yaitu  kurangnya  jumlah  rak,  tidak  digunakaannya tracer, serta  penggunaan buku ekspedisi yang belum optimal.
e.  Hasil  identifikasi  unsur method sebagai  penyebab  kejadian missfile berkas  rekam  medis rawat jalan tidak adanya SOP peminjaman pengendalian dan pengembalian.
f. Hasil  identifikasi  unsur media sebagai  penyebab  kejadian missfile berkas  rekam  medis rawat jalan ruang filing yang sempit serta menjadi satu dengan ruang pendaftaran.
g.  Hasil identifikasi unsur motivation sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan tidak adanya reward maupun punishment yang diberikan kepada petugas.
h.  Hasil  analisis  prioritas  masalah missfile berkas  rekam  medis  rawat  jalan  yaitu  berkas menumpuk tidak diberi map dan tidak adanya tracer.
i. Hasil rekomendasi upaya perbaikan kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu penggantian,  penggandaan,  pemberian  map  berkas  rekam  medis  yang  dilakukan  secara bertahap.  Pasien  baru  yang  datang  berobat  langsung  diberikan  map  pada  berkas  rekam
medisnya, penambahan rak filing serta melakukan retensi. Rekomendasi perbaikan kedua yaitu desain tracer dengan desain tracer berwarna hijau menggunakan bahan  yang tidak mudah terlipat serta dibuatkan SOP tracer .
4.2 Saran
a.  Pihak puskemas sebaiknya mengadakan pelatihan kepada petugas agar dapat menambah pengetahuan  petugas  terkait  rekam  medis  baik  itu  penyimpanan,  pengendalian, peminjaman serta pengembalian.
b.  Pihak  puskesmas  sebaiknya  melakukan  rapat  rutin  yang  terjadwal  dengan  tujuan  untuk mengevaluasi atau menilai kinerja petugas dalam pengelolahan rekam medis.
c.  Pihak  puskesmas  sebaiknya  membuat  dan  menerapkan  SOP  sebagai  acuan  atau pedoman petugas dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
d.  Pihak  puskesmas  sebaiknya  memberikan  penghargaan  maupun  sanksi  sebagai  bentuk motivasi petugas dalam melaksanakan pekerjaan.
e.  Pihak  puskesmas  sebaiknya  mempertimbangkan  solusi  atau  rekomendasi  yang  telah didiskusikan untuk mengatasi masalah kajadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Bangsalsari.

## Daftar Pustaka
Andriyansyah, R. (2017). Analisis Pelaksanaan Fungsi-Fungsi Manajemen Untuk Meningkatkan Aksesibilitas Penyandang Disabilitas Pada Pilkada Serentak 2015 .http://digilib.unila.ac.id/25097/2/SKRIPSI%20TANPA%20BAB%20PEMBAHASAN.p df [20 September 2019].
Anggraeni, R. 2013. Tinjauan Pengendalian Missfile Dokumen Rekam Medis Di Filing  Rawat  Jalan  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Semarang  Tahun  2013.  Semarang. . Skripsi. Universitas Dian Nuswantoro Semarang:Semarang
http://eprints.dinus.ac.id/7893/1/jurnal_12979.pdf[5 Mei 2019]
Asmono,  D.  M.  2014. Faktor-Faktor  Penyebab  Dan  Dampak  Tidak  Menggunakan  Tracer  di Bagian  Penyimpanan  Dokumen  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Mata  DR.  Yap  Yogyakarta . Universitas Gajah Mada
Budi, Savitri. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis . Yogyakarta: Quantum Sinergi Media.
Depkes, Permenkes RI, No. 269/MenKes/Per/III/2008, Tentang Rekam Medis. (Jakarta : Depkes RI. 2008).
--------------- , 2014. ”Pusat Kesehatan Masyarakat”. Jakarta.
--------------- , 2002. ” Persyaratan Kesehatan Lingkungan Kerja
Perkantoran Dan Industri”. Jakarta.
Gaspersz, V. 2007. Team Oriented Problem Solving. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Giyana,  F.  2015. Analisis  Sistem  Pengelolaan  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Rumah  Sakit
Umum Daerah Kota Semarang . Jurnal Kesehatan Masyarakat . https://www.neliti.com/publications/18739/analisis-sistem-pengelolaan-rekam-medis- rawat-inap-rumah-sakit-umum-daerah-kota [20 maret 2019].
Karlina, D. 2016. Kejadian Misfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis Sebagai Pemicu  Ketidaksinambungan  Data  Rekam  Medis . Jurnal  kesehatan Vokasional . https://journal.ugm.ac.id/jkesvo/article/view/27477 [5 mei 2019].
Kurniawati, A. 2015. Analisis Deskriptif Faktor Penyebab Kejadian Missfile Di Bagian  Filling  Rawat  Jalan  Rsud  Dr.  M.  Ashari  Pemalang  Tahun  2015. Pemalang. http://eprints.dinus.ac.id/17447/1/jurnal_16220.pdf [19 April 2019]
Laxmi, A. 2010. Tingkat Kejadian Missfile Dan Faktor-Faktor Penyebabnya Di
Bagian  Filing  Unit  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Panti  Wilasa  Dr.  Cipto  Semarang. Semarang. http://eprints.dinus.ac.id/7815/1/jurnal_12630.pdf [29 mei 2019]
Loak, Julce Novalin. 2013. Tingkat Kejadian Missfile Dan Faktor - Faktor Penyebab di Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2013 . Semarang.
Oktavia, Nova, Djusmalinar, dan Damayanti. 2017. Analisis Penyebab Terjadinya  Missfile  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di  Ruang  Penyimpanan (Filling)  RSUD  Kota  Bengkulu  Tahun  2017 .  J urnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan. https://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/190 [5  maret 2019].
Pujilestari, Anik. 2016. Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan  Unsur  Manajemen  5m  Di  RSKIA  Permata  Bunda  Yogyakarta .  Skripsi. Universitas Muhammadiyah Surakarta:Surakarta.
http://eprints.ums.ac.id/46472/28/NASKAH%20PUBLIKASI.pdf [30 April 2019].
Romadoni, Sarif. 2014. Efektivitas Penerapan Metode Brainstorming Terhadap
Peningkatan  Minat  Dan  Prestasi  Belajar  Ekonomi  Siswa  Kelas  X  Smk  Ypkk  3 Sleman .Universitas Negeri Yogyakarta. https://eprints.uny.ac.id/16057/1/SKRIPSI%20FULL_09404241049.pdf[28 April 2019]
Satrio, Dimas. 2018. Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Pada Rumah  Sakit  dr.  Suryoto. Universitas  Islam  Negeri  Syarif  Hidayatullah  Jakarta. http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS%20SATRIO- FAH.pdf[30 September 2019].
Suaib, Suhaemi. 2016. Pentingnya Motivasi Kerja dalam Meningkatkan
Peoduktivitas  Kerja  Pegawai  Kantor  Urusan  Agama  di  Kecamatan  Bontomarannu Kabupaten Gowa. Skripsi. Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar. http://repositori.uin-
alauddin.ac.id/4517/1/M.%20Suhaemi%20Suaib.pdf [31 September 2019].
Sugiyono. 2016. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Cetakan ke 3. Bandung: Alfabeta Bandung.
Uma, G. S. 2016. Evaluasi Pengelolaan Filing Dalam Rangka Meningkatkan
Mutu Pelayanan Di Rumah Sakit Islam Kendal Tahun 2016 . Kendal. http://mahasiswa.dinus.ac.id/docs/skripsi/jurnal/18513.pdf [5 mei 2019]
Wijono,Djoko.1999. Manajemen  Mutu  Pelayanan  Kesehatan .  Surabaya:  Airlangga  University Press.