## FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN WAKTU PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP
Faizah Wardhina 1* , Nina Rahmadiliyani 2
Prodi Perekam dan Informasi Kesehatan, STIKes Husada Borneo, Indonesia 1,2 *e-mail: fwardhina@gmail.com

## Abstract
The activity of returning medical record files for inpatients at Mawar Hospital has a standard return time of 1 x 24 hours after the patient returns. Medical records that experience delays in returning will have an impact on the  delay  in  data  processing,  delays  in  submitting  insurance  claims,  and  delays  in  service  to  patients.  The purpose of this research was to determine the factors causing the delay in returning inpatient medical record files at Mawar Hospital. The research method used is qualitative. The research subjects were the head nurse of  the  inpatient  room  and  the  head  of  the  medical  record,  also  called  the  main  informant.  In  this  study,  the validity  of  the  data  was  also  carried  out  by  triangulation  to  other  informants,  an  inpatient  nurse.  The conclusions of this study are the factors that cause delays in returning the medical record files of inpatients at Mawar Hospital: man factor are doctors or nurses, the material factor is an incomplete filling of medical record files,  the  method  factor  is  incomplete  standard  operating  procedures,  the  money  factor  is  no  budget  for granting rewards for doctors or nurses in carrying out their duties.

## Keywords: late, return, inpatient medical record

## Abstrak
Kegiatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  inap  di  RSU  Mawar  memiliki  standar  waktu pengembalian  yaitu  1 x  24 jam  setelah  pasien pulang.  Rekam  medis  yang  mengalami  keterlambatan  dalam pengembalian akan berdampak pada terhambatnya proses pengolahan data, lambat dalam pengajuan klaim asuransi  serta  terhambatnya  pelayanan  terhadap  pasien.  Tujuan  dilaksanakannya  penelitian  ini  adalah mengetahui  faktor  penyebab  keterlambatan  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  RSU Mawar  Banjarbaru.  Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  kualitatif.  Subjek  penelitian  adalah  kepala perawat  ruang  rawat  inap  dan  kepala  rekam  medis,  disebut  juga  informan  utama.  Pada  penelitian  ini dilakukan  juga  validitas  data  dengan  triangulasi  kepada  informan  lain  yaitu  satu  oarng  perawat  ruang  rawat inap.  Simpulan  penelitian  ini  adalah  faktor  yang  menjadi  penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam  medis  pasien  rawat  inap  di  RSU  Mawar:  man  adalah  dokter  atau  perawat,  material  adalah  pengisian berkas  rekam  medis  yang  tidak  lengkap,  method  adalah  SPO  yang  kurang  lengkap,  money  adalah  tidak adanya anggaran untuk pemberian reward kepada petugas dalam melaksanakan tugasnya .
Kata kunci: keterlambatan, pengembalian, rekam medis rawat inap

## 1. Pendahuluan
Rumah  sakit,  menurut  Permenkes  RI  nomor  3  tahun  2020,  adalah  institusi  pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan  perorangan  secara  paripurna  yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat  (Mishbahuddin, 2020). Sesuai Permenkes  Nomor  4  tahun  2018  pasal  2  ayat  (1)  huruf  h,  setiap  rumah  sakit  wajib menyelenggarakan rekam medis (Permenkes RI No.4 Tahun 2018, 2018).
Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada  pasien (Gunarti  &  Muchtar,  2019).  Berkas  rekam  medis  pasien  adalah  suatu  sumber  informasi  utama mengenai  proses  asuhan  dan  perkembangan  pasien,  sehingga  merupakan  alat  komunikasi  yang penting.  Agar  informasi  ini  berguna  dan  mendukung  asuhan  pasien  keberlanjutan,  maka  perlu tersedia  selama  pelaksanaan  asuhan  pasien  dan  setiap  saat  dibutuhkan,  serta  dijaga  dan  selalu diperbaharui ( up to date ) (Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar, 2014). Pelayanan rekam medis terdiri dari pelayanan rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat.
Pelayanan  rawat  inap  adalah  pelayanan  rumah  sakit  yang  diberikan  tirah  baring  di  rumah sakit.  Dokumen  rekam  medis  rawat  inap  adalah  dokumen  rekam  medis  pasien  baru  atau  pasien lama  yang  digunakan  pada  pelayanan  rawat  inap  (Permenkes  129,  2008).  Setelah  pasien  keluar dari  rumah  sakit,  berkas  rekam  medis  pasien  segera  dikembalikan  dalam  waktu  24  jam  setelah
pasien  keluar  secara  lengkap  dan  benar  bersamaan  dengan  sensus  harian  rawat  inap. Pengembalian berkas rekam medis rawat inap selambat-lambatnya 2 x 24 jam (Wijaya and Dewi, 2017).
Pengembalian dokumen rekam medis yang tidak tepat waktu dapat menjadi beban petugas dalam  pengolahan  data.  Karena  data  yang  diperoleh  sudah  mengalami  keterlambatan,  maka dalam pengolahannya juga akan mengalami keterlambatan. Hal ini akan mempengaruhi informasi yang  disampaikan  kepada  pimpinan  rumah  sakit  menjadi  tidak  tersaji  tepat  waktu  yang  berguna sebagai  pengambilan  keputusan  manajemen  secara  efektif  serta  menyebabkan  keterlambatan pembuatan  laporan  yang  dikerjakan  oleh  petugas.  Sedangkan  bagi  pasien  akan  mempengaruhi pengobatan selanjutnya yang akan dijalani oleh pasien dan pasien terhambat dalam mendapatkan informasi  yang  seharusnya  dapat  diperoleh  dari  data  yang  ada  di  dalam  dokumen  rekam  medis miliknya (Winarti and Supriyanto, 2013).
Faktor – faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari hasil  penelitian  terdahulu  (Lieskyantika  and  Purwanti,  2018)  yaitu  kurangnya  ketelitian  dan kepatuhan  tenaga  kesehatan  dalam  pengisian  kelengkapan  berkas  rekam  medis,  belum  terdapat petugas  khusus  untuk  memantau  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap.  Hasil penelitian  lainnya  (Yuliawati,  2017)  menyatakan  bahwa  ketepatan  waktu  dalam  pengembalian berkas rekam medis dipengaruhi oleh tanggungjawab perawat yang kurang dan kadang – kadang menyisakan pekerjaan di dalam laci.
Rumah Sakit Umum (RSU) Mawar Banjarbaru merupakan rumah sakit swasta dengan tipe D yang  memberikan  pelayanan  kesehatan  kepada  masyarakat  di  wilayah  Kota  Banjarbaru.  RSU Mawar memiliki 50 tempat tidur yang terbagi dalam 4 kelas ruang perawatan (VIP, Kelas I, Kelas II, dan Kelas III). RSU Mawar juga telah berkerjasama dengan beberapa asuransi kesehatan swasta lainnya  dan  telah  berperan  aktif  dalam  menyukseskan  program  Jaminan  Kesehatan  Nasional (JKN)  melalui  kerjasama  dengan  Badan  Penyelenggara  Jaminan  Sosial  (BPJS)  Kesehatan  sejak November tahun 201 7 .
Berdasarkan hasil studi pendahuluan, diketahui bahwa di RSU Mawar berkas rekam medis pasien  rawat  inap  yang  pulang  atau  meninggal  seharusnya  dikembalikan  ke  ruang  rekam  medis dalam  waktu  1  x  24  jam.  Permasalahan  yang  terjadi  adalah  sering  terjadi  keterlambatan  dalam pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  inap  (>  1  x  24  jam)  karena  pengisian  berkas rekam  medis  belum  lengkap.  Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  akan memperlambat proses verifikasi berkas untuk pengajuan klaim ke asuransi, swasta atau BPJS. Hal ini akan sangat merugikan rumah sakit.
Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian yang bertujuan untuk  mengetahui  faktor  penyebab  keterlambatan  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis pasien rawat inap di RSU Mawar.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode pendekatan kualitatif.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  penelitian  ini  berjumlah  2  orang,  yaitu  kepala  rekam  medis  dan  kepala  ruang  rawat inap, disebut dengan informan utama.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Teknik  pengumpulan  data  dilakukan  melalui  wawancara  dan  observasi  menggunakan pedoman wawancara dan pedoman observasi.

## 2.4 Metode Analisis Data
Analisis  data  pada  penelitian  ini  menggunakan  metode  analisis  isi,  meliputi:  reduksi  data, verifikasi  dan  penyajian  data  serta  menarik  kesimpulan.  Validitas  data  dengan  menggunakan triangulasi sumber (informan triangulasi), yaitu 1 orang perawat ruang rawat inap.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1  Hasil
Informan  yang  menjadi  sumber  data  penelitian  ini  berjumlah  3  orang  dengan  karakteristik yang dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 1: Karakteristik Informan No  Kode Umur (tahun) JK Pendidikan Jabatan Informan Utama 1 IU1 28 P DIII Rekam Medis Kepala Rekam Medis 2 IU2 27 P DIII Kebidanan Kepala Perawat Ruang Rawat Inap Informan Triangulasi 3 IT 27 P DIII Kebidanan Perawat Ruang Rawat Inap
Sumber: Hasil wawancara dengan informan.
Berdasarkan  data  pada  tabel  1  diketahui  bahwa  informan  utama  dalam  penelitian  ini berjumlah  2  orang,  yaitu  1  orang  petugas  rekam  medis  dan  1  orang  kepala  perawat  ruang  rawat inap  RSU  Mawar.  Latar  belakang  pendidikan  kepala  rekam  medis  adalah  DIII  Rekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan,  sedangkan  latar  belakang  kepala  perawat  dan  perawat  ruang  rawat  inap adalah  DIII  Kebidanan.  Hal  ini  disebabkan  karena  dahulu  RSU  Mawar  adalah  RS  Bersalin  dan Anak, sehingga bidan senior diangkat menjadi kepala perawat.

## a. Faktor Man
Pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  dari  ruang  rawat  inap  ke  instalasi  rekam medis berdasarkan Standar Prosedur Operasional di RSU Mawar dengan waktu 1 x 24 jam, tetapi dengan adanya aturan yang mengatur tentang pengembalian berkas tersebut masih sering terjadi keterlambatan.  Pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien  di  RSU  mawar  dilaksanakan  dengan cara  petugas  rekam  medis  mengambil  ke  ruang  rawat  inap  jika  ada  pasien  yang  pulang  atau meninggal.
Berdasarkan  hasil  wawancara  diketahui  bahwa  penyebab  keterlambatan  pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap di RSU Mawar adalah belum lengkapnya pengisian berkas rekam  medis  oleh  dokter  atau  perawat,  karena  dokter  tidak  sempat  mengisi  atau  terburu –  buru ingin  pulang  dan  ada  keperluan  ke  luar  daerah.  Hal  ini  disampaikan  oleh  kedua  informan  utama, seperti kutipan wawancara pada kotak 1.
Kotak 1:
“biasanya ada yang dokternya ga ada, kadang tu… ada yang dokternya ga ada pasiennya lagi. biasanya nunggu sehari.”
“mungkin  yang  di  resume  medis  aja  yang  ga  diisi  sama  dokter……  kadang  semua…  iya  dari  identitas sampai tandatangan. Ada yang kadang tandatangan aja, resume medisnya ga diisi ” (IU1) “sejauh ini jadi kendala kadang dokter atau perawat lupa mengisi tanggal pulang di resume medis. jadi kadang dikembalikan… kadang dokter cepet buru-buru mau pulang jadi ya udah nanti aja ditumpuk aja dulu yang mana yang kurang- kurang nanti saya isi di pertemuan selanjutnya gitu.” (IU2)
Pendapat  di  atas  didukung  juga  oleh  informan  triangulasi  yang  mengatakan  bahwa penyebab  pengembalian  rekam  medis  pasien  rawat  inap  selama  ini  karena  pengisian  yang  tidak lengkap  diisi  oleh  dokter,  karena  dokter  terburu – buru tidak cukup waktu untuk mengisi dan ada keperluan ke luar daerah seperti petikan wawancara pada kotak 2.
Kotak 2:
“ paling cuman karena  dokternya  itu kadang kan  buru- buru untuk lebih lengkap…susahnya itu kalo sidin lama di luar kota, kalau di sini aja ga terlalu lama biasanya 1 x 24 jam sudah kembali. ” (IT)
Berdasarkan  hasil  wawancara,  dapat  disimpulkan  bahwa  faktor man yang  menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap di RSU Mawar adalah dokter dan perawat.

## b. Faktor Material
Pengembalian rekam medis pasien rawat inap di RSU Mawar bergantung pada kelengkapan isi  dari  berkas  rekam  medis  itu  sendiri  (resume  medis).  Petugas  rekam  medis  yang  mengambil berkas  pasien  pulang  langsung  melakukan  pengecekan  terhadap  pengisian  berkas  rekam  medis. Jika  tidak  lengkap,  langsung  dikembalikan  ke  ruang  rawat  inap  agar  dapat  diisi  kelengkapannya
oleh  dokter.  Ketidaklengkapan  pengisian  terdapat  pada  lembar  resume  medis,  dari  identitas sampai tanda tangan dokter. Hal ini seperti yang disampaikan oleh informan utama 1 dan 2 seperti petikan wawancara pada kotak 3.
Kotak 3:
“kalau misalkan yang ga lengkap tu kami kembalikan lagi ke perawat untuk diisi resume medisnya.” “mencek juga kelengkapannya diisi apa ga resume medisnya. Kenyataannya banyak yang ga…. sehari dua hari mungkin.”
“mungkin  yang  di  resume  medis  aja  yang  ga  diisi  sama  dokter……  kadang  semua…  iya  dari  identitas sampai tandatangan. Ada yang kadang tandatangan aja, resume medisnya ga diisi ” (IU1) “Rekam medis mengembalikan ke perawat untuk dokter mengisi… sejauh ini jadi kendala kadang dokter atau perawat lupa mengisi tanggal pulang di resume medis, jadi kadang dikembalikan.” (IU2)
Pendapat  di  atas  didukung  juga  oleh  informan  triangulasi  yang  mengatakan  bahwa penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  adalah  karena  berkas  yang dikembalikan tidak lengkap sehingga berkas dikembalikan ke ruang perawat untuk dilengkapi oleh dokter.  Jika  dokter  sedang  ke  luar  kota  maka  pengisian  kelengkapan  berkas  rekam  medis  bisa lebih lama, menunggu dokter pulang. Hal ini terlihat dari petikan wawancara pada kotak 4.
Kotak 4:
“biasanya dikembalikan lagi ke perawatan buat mengingatkan dokternya.” “ paling cuman karena  dokternya  itu kadang kan  buru- buru untuk lebih lengkap…susahnya itu kalo sidin lama di luar kota, kalau di sini aja ga terlalu lama biasanya 1 x 24 jam sudah kembali. ” (IT)
Berdasarkan hasil wawancara, dapat disimpulkan bahwa faktor material yang menyebabkan keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  inap  di  RSU  Mawar  adalah ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis itu sendiri.

## c. Faktor Method
Kebijakan yang diterapkan di RSU Mawar terkait pengembalian berkas rekam medis antara lain: pengembalian dokumen rekam medis jangka waktunya 1 x 24 jam  atau 1 hari setelah pasien pulang  atau  meninggal,  dan  pengembalian  rekam  medis  harus  ada  serah  terima  dengan menggunakan  buku  ekspedisi.  RSU  Mawar  juga  telah  memiliki  Standar  Prosedur  Operasional (SPO)  tentang  pengembalian  dokumen  rekam  medis.  Berdasarkan  studi  dokumen  SPO  tersebut, diketahui bahwa prosedur pengembalian terdiri atas:
1.  Setelah  dokumen  rekam  medis  digunakan  baik  dari  rawat  inap  maupun  rawat  jalan, dikembalikan ke unit rekam medik
2.  pengembalian maksimal 1 x 24 jam,
3.  selanjutnya dilakukan verifikasi rekam medik,
4.  Lakukan penyusunan rekam medik sesuai no urut
5.  Pemberian kode penyakit dan input data ke aplikasi
6.  Jika sudah selesai dilakukan input data
7.  Dokumen rekam medis dapat disimpan ke rak filling sesuai sistem penomoran angka tengah.
Hasil  studi  dokumen  terhadap  SPO  di  atas  berbeda  dengan  hasil  wawancara  kepada informan.  Pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  inap  di  RSU  Mawar  tidak  dilakukan oleh  perawat  ruang  rawat  inap,  tetapi  petugas  rekam  medislah  yang  akan  mengambil  berkas pasien pulang ke ruang perawat rawat inap setelah mendapatkan informasi adanya pasien pulang. Hal ini tidak tertulis di dalam SPO pengembalian dokumen rekam medis.
Petugas  rekam  medis  akan  mengambil  berkas  rekam  medis  pasien  pulang  setiap  hari. Setelah itu dilakukan pengecekan terhadap kelengkapan isi berkas rekam medis, jika tidak lengkap akan  dikembalikan  ke  ruang  perawat  untuk  dilengkapi.  Setelah  lengkap,  berkas  akan  diambil kembali  oleh  petugas  rekam  medis  dengan  batas  waktu  1 –  2  hari  setelah  pengembalian, tergantung  keberadaan  dokter.  Jika  dalam  2  hari  tidak  dilengkapi,  petugas  rekam  medis  akan datang  ke  ruang  perawat  untuk  meminta  langsung  dokter  melengkapi  pengisian,  seperti  kutipan pada kotak 5.
Kotak 5:
“Ada. Kami biasanya…. biasanya kan 1 x 24 jam, kalau misalkan yang ga lengkap tu kami kembalikan lagi ke perawat untuk diisi resume medisnya.”
“bisanya sih tergantung kaya gitu kan karena biasanya ada yang dokternya ga ada kadang tu, ada yang dokternya  ga  ada  pasiennya  lagi.  biasanya  nunggu  sehari.  kalo  misalnya  dalam  1  hari  atau  2  hari resume medisnya ga diisi sama dokternya, kami yang datang untuk meminta pengisian resume medis ke dokter.”
“biasanya  rekam  medis  yang  mengambil  sih,  setiap  hari.  Mencek  juga  kelengkapannya  diisi  apa  ga resume medisnya.” (IU1)
“Alur pengembalian rekam medis.. rekam medis mengambil ke ruang rawat inap setiap hari, biasanya e.. pasien yang pulang itu kita punya grup untuk info pasien jadi misalnya pasien pulang malam besok pagi mereka udah ngambil.”
“kalau pasien pulang diinfokan sama resepsionis ya, berarti kalau RM dia udah tau jadi pagi itu mereka menanyakan ke perawat pasien pulang minta statusnya, nanti di bawa.”
“Rekam medis mengembalikan ke perawat untuk dokter mengisi… sejauh ini jadi kendala kadang dokter atau perawat lupa mengisi tanggal pulang di resume medis, jadi kadang dikembalikan.” (IU2)
Hal serupa juga dinyatakan oleh informan triangulasi, dimana petugas rekam medislah yang mengambil berkas rekam medis pasien rawat inap setiap hari setelah mendapatkan informasi dari grup Whatsapp (WA).  Perawat  memberi  informasi  tentang  pasien  pulang  di  grup  WA.  Jika  ada ketidaklengkapan  pengisian  pada  berkas  rekam  medis,  petugas  rekam  medis  akan mengembalikan  ke  ruang  perawat  untuk  diisi  kelengkapannya.  Hal  ini  terlihat  dari  petikan wawancara pada kotak 6.
Kotak 6:
“Biasanya di sini dari rekam medisnya sendiri yang ngambil ke ruangan gitu… kami cuman.. ee.. ada satu tempat gitu buat naro rekam medis yang pulang- pulang nanti bagian rekam medis yang ngambil.” “setelah  pasien  pulang  langsung  kami  masukkan  terus  kami  langsung  informasikan  ke  bagian  rekam medisnya, nanti rekam medisnya langsung mengambil.”
“Kami ada kebetulan ada grup WA jadi di situ disampaikan kalo pasien atas nama siapa pulang kaya gitu nanti bagian re kam medis yang ngambil”.
“biasanya dikembalikan lagi ke  perawatan buat  mengingatkan  dokternya.  Biasanya  ya  misalnya  hari ini dikasih kalo bisa besok pagi minimal sudah harus dikembalikan.” (IT)
Berdasarkan  hasil  wawancara  kepada  informan  dan  observasi  terhadap  SPO,  dapat disimpulkan  bahwa  terdapat  perbedaan  antara  jawaban  informan  dan  isi  SPO.  SPO  kurang lengkap, tidak ada penjelasan secara rinci tentang prosedur pengembalian berkas rekam medis.

## d. Faktor Machine
Pengambilan  berkas  rekam  medis  di  RSU  Mawar  tidak  menggunakan  alat  bantu  berupa trolly atau keranjang. Alat yang digunakan untuk prosedur pengambilan hanya buku ekspedisi yang berisi catatan dan bukti pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap berupa tanda tangan serah terima berkas. Dalam pengambilan berkas tidak menggunakan alat bantu berupa trolly atau keranjang  karena  berkas  yang  dibawa  dalam  jumlah  sedikit,  sehingga  cukup  dibawa  dengan tangan. Selain itu dalam hal komunikasi, petugas rekam medis dan perawat menggunakan media grup Whatsapp untuk bertukar informasi terkait pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Hal ini terlihat dari petikan wawancara pada kotak 7.
Kotak 7:
“tidak ada ka, soalnya berkas yang diambil sedikit aja jadi dipegang aja.” “pakai tanda tangan serah terimanya di buku ekspedisi.” (IU1)
“biasanya e.. pasien yang pulang itu kita punya grup untuk info pasien jadi misalnya pasien pulang malam besok pagi mereka ud ah ngambil.” (IU2)
“Kami ada kebetulan ada grup WA jadi di situ disampaikan kalo pasien atas nama siapa pulang kaya gitu nanti bagian rekam medis yang ngambil”. (IT)
Berdasarkan hasil wawancara kepada semua informan, dapat disimpulkan bahwa alat yang digunakan  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  di  RSU  Mawar  adalah  buku  ekspedisi  dan tidak ada alat bantu untuk membawa berkas rekam medis karena jumlahnya sedikit, berkas cukup di  bawa  dengan  tangan.  Selain  itu  dalam  hal  komunikasi,  petugas  rekam  medis  dan  perawat menggunakan media grup Whatsapp untuk bertukar informasi terkait pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Hal ini bukan merupakan faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap.
e. Faktor Money
Berdasarkan  wawancara  kepada  informan  utama,  tidak  ada  pemberian reward terhadap ketepatan  waktu  dalam    pengembalian  berkas  rekam  medis  di  RSU  Mawar.  Hal  ini  dapat  dilihat pada petikan wawancara di kotak 8.
Kotak 8: “setau ulun tidak ada sih ka.” (IU1) “ tidak ada ”. (IU2) “ tidak ada ”. (IT)
Berdasarkan hasil wawancara kepada semua informan, dapat disimpulkan bahwa tidak ada anggaran  yang  disiapkan  untuk  pemberian reward kepada  tenaga  kesehatan  (dokter/  perawat) yang disiplin (ketepatan waktu) dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap.

## 3.2  Pembahasan

## a.  Faktor Man
Variabel man adalah sumber daya manusia, yaitu petugas yang terlibat dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Berdasarkan hasil  penelitian, dokter atau  perawat menjadi  faktor man yang  menyebabkan  keterlambatan  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien  rawat inap di RSU Mawar.
Hal  ini  didukung  dengan  hasil  penelitian literature  review yang  menyatakan  bahwa berdasarkan  hasil  penelitian  Berkas  dkk  (2019),  Rohman  (2019),  Al  Aufa,  (2018),  Imelda  (2019), Rusdiana (2018) menyatakan bahwa faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis  yaitu  dokter  dan  perawat  yang  tidak  melengkapi  berkas  rekam  medis  sehingga  terjadi keterlambatan dalam pengembalian (Nurdin, 2020).
Penelitian literature  review lainnya  juga  menyatakan  hal  yang  sama,  sebanyak  19  artikel (95%)  dari  20  artikel  terpilih  menyebutkan  faktor  ketidakdisiplinan  tenaga  kesehatan  dalam pengisian  dan  pengembalian  rekam  medis  rawat  inap  sebagai  faktor  penyebab  keterlambatan pengembalian  rekam  medis  rawat  inap.  Rekam  medis  rawat  inap  harus  dilengkapi  sebelum dikembalikan ke ruang rekam medis. Namun dalam pelaksanaannya, setelah pasien pulang dokter dan perawat tidak langsung melengkapi rekam medis rawat inap. Jika rekam medis belum lengkap maka  rekam  medis  tidak  dikembalikan  ke  ruang  rekam  medis  sehingga  akan  mengakibatkan keterlambatan rekam medis rawat inap(Prasetia et al. , 2021). b.  Faktor Material Material yaitu  bahan  setengah  jadi (raw  material )  dan  bahan  jadi.  Berdasarkan  hasil penelitian,  bahan  yang  menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  pasien rawat  inap  di  RSU  Mawar  adalah  kelengkapan  pengisian  berkas  rekam  medis  itu sendiri.  Berkas sebelum  diolah  oleh  petugas  rekam  medis  harus  dipastikan  lengkap  dahulu  isinya.  Jika  tidak lengkap harus dikembalikan untuk dilengkapi oleh dokter atau perawat di ruang rawat inap.
Hal  ini  sesuai  dengan  hasil  penelitian literature  review yang  menyatakan  bahwa  rata-rata pengembalian rekam medis terlambat disebabkan oleh  formulir rekam medis yang belum lengkap ( material )  (Dewi et  al. ,  2021).  Penelitian  lain  juga  menyatakan  hal  yang  sama,  faktor  berkas dimana kurang cepatnya  pengisian berkas RM untuk  dilengkapi sehingga admisi rawat  inap tidak segera mengembalikan berkas ke bagian assembling, hal ini dikarenakan dokter penanggungjawab  tidak  cepat  mengisi  berkas  rekam  medis  pasien  yang  pulang  (Hikmah, Wijayantin and Rahmadtullah, 2019).
Kelengkapan  dokumen  rekam  medis  sangat  penting  karena  berpengaruh  terhadap  proses pengobatan  pasien  dan  klaim  asuransi  (Wirajaya  and  Nuraini,  2019).  Selain  itu  kelengkapan pengisian  rekam  medis  24  jam  setelah  selesai  pelayanan  merupakan  salah  satu  indikator  untuk melihat  kualitas  mutu  rekam  medis  sesuai  standar  pelayanan  minimum  rumah  sakit  (Siswati  and Maryati, 2017).
c.  Faktor Method
Berdasarkan  hasil  penelitian, method atau  prosedur  pengembalian  berkas  rekam  medis pasien  rawat  inap  di  RSU  Mawar  telah  tertulis  di  dalam  SPO  Pengembalian  Dokumen  Rekam Medis  yang  telah  disahkan  oleh  direktur  rumah  sakit  sejak  2019.  Namun  pada  pelaksanaannya, prosedur yang  dijalankan belum sesuai dengan SPO tertulis. SPO tidak  menjelaskan secara rinci tentang prosedur pengembalian berkas rekam medis.
Metode  atau  prosedur  yang  digunakan  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat inap  yaitu  dengan  acuan  dari Standard  Operational  Procedure (SOP)  mengenai  pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Protap atau  SOP dapat  menjadi salah satu faktor keterlambatan pengembalian rekam medis kembali ke ruang penyimpanan berkas rekam medis  (Haqqi, Nur Aini and Permana Wicaksono, 2020).
Hasil  penelitian  ini  juga  didukung  oleh  penelitian literature  review yang  menyatakan  bahwa faktor metode atau cara kerja antara lain; tidak adanya pembagian job description , jarak antara unit rekam  medis  dan nurse  station terlalu  jauh,  kurangnya  sosialisasi  mengenai  standar  minimal Pengembalian  rekam  medis,  tidak  adanya  pelatihan  untuk  petugas assembling ,  serta  alur pengembalian rekam medis yang belum sesuai SOP (Standar Operasional Prosedur) (Dewi et al. , 2021). Penelitian literature  review lainnya  juga  menyatakan  hal  yang  sama,  sebanyak  8  artikel (40%)  dari  20  artikel  terpilih  menyebutkan  faktor  sosialisasi  Standar  Prosedur  Operasional  (SPO) pengembalian  rekam  medis  rawat  inap  sebagai  faktor  penyebab  keterlambatan  pengembalian rekam  medis  rawat  inap.  Sosialisasi  Standar  Prosedur  Operasional  (SPO)  pengembalian  rekam medis  perlu  dilakukan  kepada  para  petugas  untuk  membantu  petugas  memaksimalkan  kinerja pengembalian  rekam  medis.  Keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  rawat  inap  dapat  terjadi akibat  kurangnya  sosialisasi  Standar  Prosedur  Operasional  (SPO)  pengembalian  rekam  medis. Kurangnya  sosialisasi  berdampak  pada  pengetahuan  dokter  dan  perawat  terkait  waktu pengembalian  rekam  medis  rawat  inap.  Standar  yang  berlaku  di  rumah  sakit  yaitu  1  x  24  jam setelah  pasien  pulang  namun  karena kurangnya  sosialisasi  Standar  Prosedur  Operasional  (SPO) yang berlaku maka dokter dan perawat menganggap waktu pengembalian rekam medis 2x24 jam setelah  pasien  pulang  sehingga  terjadi  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  rawat  inap. Selain itu kurangnya sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) pengembalian rekam medis menyebabkan  perawat  memiliki  persepsi  bahwa  rekam  medis  dikembalikan  secepat  mungkin, semakin  cepat  dikembalikan  maka  akan  semakin  baik  tanpa  mengetahui  standar  waktu pengembalian yang ditetapkan (Prasetia et al. , 2021). d.  Faktor Machine Machine (mesin) terdiri  atas  alat  dan  bahan  termasuk  juga  sarana  dan  prasarana.  Sarana dan prasarana merupakan semua benda yang bergerak maupun tidak bergerak  (Daryanto, 2011). Berdasarkan  hasil  penelitian,  alat  yang  digunakan  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  di RSU Mawar adalah buku ekspedisi dan tidak ada alat bantu untuk membawa berkas rekam medis karena jumlahnya sedikit, berkas cukup di bawa dengan tangan. Selain itu dalam hal komunikasi, petugas rekam  medis dan  perawat menggunakan media  grup Whatsapp untuk  bertukar informasi terkait  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap.  Hal  ini  bukan  merupakan  faktor  penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap.
Berbeda  dengan  hasil  penelitian  sebelumnya  yang  menyatakan  bahwa  faktor  penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis salah satunya adalah faktor komunikasi dimana belum digunakannya sarana telepon yang ada secara maksimal untuk mempermudah komunikasi di  bagian  filling  dengan  admin  rawat  inap  sehingga  petugas  filling  masih  perlu  keliling  untuk mengambil  berkas  rawat  inap  (Hikmah,  Wijayantin  and  Rahmadtullah,  2019).  Selain  itu,  hasil penelitian  lain  juga  menyatakan  bahwa  faktor  mesin  bisa  menjadi  penyebab  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis yaitu pengadaan sarana dan prasarana yang belum maksimal, seperti komputer dan rak rekam medis (Dewi et al. , 2021).
Hasil  penelitian  lain  memberikan  kesimpulan  bahwa  dari  variabel machine ditemukan beberapa  permasalahan.  Dukungan  dari  atasan  yang  kurang  terkait  pengadaan  failitas  yang dikhususkan  untuk  bagian filing .  Fasilititas  yang  dikhususkan  dapat  membuat  pekerjaan  petugas lebih optimal terkait pengembalian berkas rekam medis rawat inap yang tepat waktu dan  lengkap (Haqqi, Nur Aini and Permana Wicaksono, 2020).
e.  Faktor Money Unsur money yang  diteliti  adalah  ada  tidaknya  anggaran  dana  untuk  pemberian reward dalam  proses pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap di RSU Mawar. Berdasarkan penelitian  ini,  tidak  ada  anggaran  untuk  pemberian reward kepada  dokter,  dan  perawat  yang disiplin dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap (tepat waktu dan mengisi lengkap).
Penelitian  ini  didukung  oleh  peneliti  sebelumnya  yang  menyatakan  bahwa  diperlukan  anggaran untuk reward untuk menambah semangat petugas melaksanakan tugasnya sesuai SOP yang ada. Menurut  Mirfat,  dkk  (2017)  dukungan  dana  untuk  reward  terkait  waktu  pengembalian  DRM  dapat mempengaruhi kinerja petugas dalam melaksanakan tugas dalam pengembalian DRM (Haqqi, Nur Aini  and  Permana  Wicaksono,  2020).  Hasil  penelitian  ini  juga  didukung  oleh  penelitian literature review yang  menyatakan  bahwa  faktor  keuangan,  hanya  5,5%  hasil  penelitian  menyebutkan bahwa  dana/  keuangan  menjadi  salah  satu  faktor  penyebab  keterlambatan  Pengembalian  rekam medis, yaitu keterbatasan dalam anggaran biaya untuk perencanaan unit rekam medis (Dewi et al. , 2021).

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
1.  Faktor man yang menjadi penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat  inap  di  RSU  Mawar  adalah  dokter  atau  perawat  yang  tidak  lengkap  dalam  mengisi berkas rekam medis.
2.  Faktor material yang  menjadi  penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis pasien rawat inap di RSU Mawar adalah pengisian berkas rekam medis yang tidak lengkap.
3.  Faktor method yang  menjadi  penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis pasien  rawat  inap  di  RSU  Mawar  adalah  SPO  yang  kurang  lengkap,  tidak  ada  penjelasan secara rinci tentang prosedur pengembalian berkas rekam medis. Pelaksanaan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap berbeda dengan isi SPO.
4.  Faktor machine tidak  menjadi  penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis pasien  rawat  inap  di  RSU  Mawar.  Alat  yang  digunakan  dalam  pengembalian  berkas  rekam medis  pasien  rawat  inap  adalah  buku  ekspedisi  dan  media  grup Whatsapp (WA).  Hal  ini dirasa cukup untuk membantu dalam proses pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap di RSU Mawar.
5.  Faktor money yang  menjadi  penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis pasien  rawat  inap  di  RSU  Mawar  adalah  tidak  adanya  anggaran  untuk  pemberian reward kepada petugas dalam melaksanakan tugasnya.

## 4.2 Saran
Perlu dibuat kebijakan terkait pemberian reward dan punishment kepada tenaga kesehatan (dokter  dan  perawat)  yang  berkaitan  dengan  kelengkapan  isi  dan  ketepatan  waktu pengembalian berkas  rekam  medis  pasien  rawat  inap,  serta  perlu  perbaikan  terhadap  SPO  yang  ada  dan dilakukan  sosialisasi  kepada  dokter  dan  perawat,  agar  prosedur  pelaksanaan  pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap dapat dilaksanakan sesuai SPO yang menjelaskan secara rinci bagaimana prosedur pengembalian berkas sesungguhnya.

## Ucapan Terima Kasih
Terimakasih  kepada  Yayasan  Husada  Borneo  dan  STIKes  Husada  Borneo  yang  telah memberikan  hibah  dana  untuk  kegiatan  penelitian  ini.  Terimakasih  juga  kepada  direktur,  staf manajemen, dan perawat RSU Mawar Banjarbaru yang telah memberikan izin dan dukungan atas terlaksananya kegiatan penelitian ini.

## Daftar Pustaka
Daryanto. (2011). Media Pembelajaran . Sarana Tutorial Nurani Sejahtera.
Dewi,  A.,  Sulrieni,  I.  N.,  Rahmatiqa,  C.,  &  Yuniko,  F.  (2021).  Literatur  Review:  Analisis  Faktor Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit. Indonesian  of Health Information Management Journal , 9 , 1.
Direktorat  Bina  Upaya  Kesehatan  Dasar.  (2014). Standar  Akreditasi  Puskesmas .  Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan RI.
Haqqi, A., Nur Aini, N., & Permana Wicaksono, A. (2020). Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  Di  Rs  Universitas  Airlangga. J- REMI :
Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan , 1 (4), 492 –501.
Hikmah,  F.,  Wijayantin,  R.  A.,  &  Rahmadtullah,  Y.  P.  (2019).  Penentu  Prioritas  Dan  Perbaikan Masalah  Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  DI  RSD  Kalisat.
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia , 7 (1), 58.
https://doi.org/10.33560/jmiki.v7i1.214
Lieskyantika,  Y.,  &  Purwanti,  E.  (2018).  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Pengembalian  Berkas Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  RS  Tk.  II.  Dr.  Soedjono  Magelang. Tugas  Akhir.  Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta , 1 –9. http://repository.unjaya.ac.id/2474/
Mishbahuddin.  (2020). Meningkatkan  Manajemen  Pelayanan  Kesehatan  Rumah  Sakit .  Tangga Ilmu.
Nurdin, R. A. (2020). Literature Review Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap. STIKES Panakkukang Makassar .
Permenkes  129.  (2008).  Tentang  Standar  Pelayanan  Minimal  Rumah  Sakit  (Permenkes  Nomor 129 Tahun 2008). Majalah Kesehatan Masyarakat Aceh (MaKMA) .
Permenkes  RI.  (2018).  Permenkes  No.4  Tahun  2018  Tentang  Kewajiban  Rumah  Sakit  dan Kewajiban Pasien. Energies , 6 (1), 1 –8.
Prasetia, S. E., Santi, M. W., Wijayanti, R. A., & Gamasiano, A. (2021). Kajian Literatur Penyebab Keterlambatan  Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  Rumah  Sakit. Jurnal  Penelitian Kesehatan Suara Forikes , 12 (April), 173 –178.
Siswati, & Maryati, Y. (2017). Manajemen Mutu Informasi Kesehatan II : Akreditasi dan Manajemen Risiko . PPSDM Kemenkes RI.
Wijaya,  L.,  &  Dewi,  R.  D.  (2017). Bahan  Ajar  RMIK  MIK  II:  Sistem  dan  Sub  Sistem  Pelayanan RMIK .
Winarti, & Supriyanto, S. (2013). Analisis Kelengkapan Pengisian dan Pengembalian Rekam Medis Rawat  Inap  Rumah  Sakit. Jurnal  Administrasi  Kesehatan  Indonesia , 1 (4),  345 –351. http://journal.unair.ac.id/download-fullpapers-jakic9989245fafull.pdf
Wirajaya, M. K., & Nuraini, N. (2019). Faktor Faktor yang Mempengaruhi Ketidaklengkapan Rekam Medis  Pasien  pada  Rumah  Sakit  di  Indonesia. Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia , 7 (2), 165. https://doi.org/10.33560/jmiki.v7i2.225
Yuliawati, F. (2017). Pengaruh Motivasi Perawat terhadap Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD Kota Madiun Tahun 2017: STIKES Bhakti Husada Mulia Madiun .