## Transfer Pengetahuan dalam Upaya Pengembangan Kapasitas Organisasi Pengelola OJS Jurnal Pertanian Terpadu
Titis Hutama Syah 1)* , Suharlina 2) , Dhani Aryanto 3) , Istikomah 4)
1),2),3),4) Sekolah Tinggi Pertanian Kutai Timur Jl. Soekarno-Hatta, Sangatta Utara, Kutai Timur, Kalimantan Timur, 75683 *Email Penulis Koresponden: titis@stiperkutim.ac.id
Received : 13/06/24; Revised: 01/08/24 ; Accepted: 08/08/24

## Abstrak
Jurnal Pertanian Terpadu merupakan jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh Sekolah Tinggi Pertanian Kutai  Timur,  yang  telah  bertransformasi  dari  penerbitan  berbasis  cetak  menjadi  penerbitan  digital secara daring. Dalam operasionalnya, Jurnal dijalankan menggunakan OJS (Open Journal System) dan dilaksanakan  oleh  Dewan  Redaksi.  Kompleksitas  pengelolaan  saat  transformasi  menghasilkan peningkatan  kapasitas  pengetahuan  editorial.  Prinsip  yang  dipegang  Jurnal  Pertanian  Terpadu sebagai  organisasi  adalah  learning  by  doing.  Secara  perlahan  dan  pasti  langkah  tersebut  dapat meningkatkan  kemampuan  para  pengelola  jurnal.  Pengetahuan  tersebut  dikuasai  oleh  individu- individu  didalam  organisasi  dan  bersifat  tacit.  Pengetahuan  ini  belum  teridentifikasi  dan terdokumentasi. Pengetahuan ini belum bersifat eksplisit.  Ada kemungkinan beberapa pengetahuan telah  hilang  dari  memori  organisasi.  Hal  ini  dikarenakan  adanya  pergantian  individu  didalam organisasi.  Oleh  karena  itu,  transfer  pengetahuan  di  dalam  organisasi  diperlukan  untuk  mencegah terjadinya amnesia organisasi. Kegiatan transfer pengetahuan di dalam pengelolaan jurnal bersifat internal, namun secara tidak langsung mempengaruhi kualitas artikel dan kemampuan penulis yang mengirimkan  artikel.  Edukasi  secara  tidak  langsung  juga  merupakan  tugas  para  editor  dalam mengelola jurnal. Tulisan ini merangkum ulang kegiatan-kegiatan transfer pengetahuan yang pernah dilakukan. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi proses transfer pengetahuan di dalam pengelolaan jurnal. Hasil evaluasi menunjukkan pola transfer pengetahuan yang pernah dilakukan masih berlaku hingga saat ini. Pengelolaan jurnal tetap dapat berjalan meskipun terdapat pengetahuan yang belum sepenuhnya  menjadi  pengetahuan  organisasi.  Kegiatan  yang  efektif  untuk  melakukan  transfer pengetahuan adalah secara informal antar individu dalam bentuk wawancara.  Meskipun demikian, hasil  evaluasi  menunjukkan  bahwa  Jurnal  Pertanian  Terpadu  memiliki  perilaku  pembelajaran organisasi  yang  bersifat  self-mastery,  dicirikan  dengan  individu-individu  yang  berkomitmen  tinggi dalam mengembangkan organisasi.
Kata kunci : Jurnal Ilmiah, Manajemen Jurnal, Pengetahuan Eksplisit, Pengetahuan Tacit, Pembelajaran Organisasi.

## Abstract
The Jurnal Pertanian Terpadu is a scientific journal published by the Sekolah Tinggi Pertanian Kutai Timur, which has transformed from a print-based publication to an online digital journal. The journal is  run  using  OJS  (Open  Journal  System)  and  is  implemented  by  the  Editorial  Board.  They  manage complexity during transformation, which increases editorial knowledge capacity. The principle held by the editorial board as an organisation is learning by doing. Slowly and surely, these steps can improve the abilities of journal managers. Individuals within the organisation control this knowledge, which is tacit. This knowledge has not been identified and documented or is not yet explicit. Knowledge may have been lost from organisational memory due to individual organisational changes. Therefore, knowledge transfer within the organisation is necessary to prevent organisational amnesia. Knowledge transfer activities in journal management are internal but indirectly affect the quality of articles and the ability of authors to submit articles. Indirect education is also the task of editors in managing journals. This article summarises the knowledge transfer activities that have been carried out. The aim is to evaluate
the knowledge transfer process in journal management. The evaluation results show that the knowledge transfer patterns are still in run today. Practical activities for transferring knowledge are carried out informally between individuals in the form of interviews. However, the evaluation shows that the Jurnal Pertanian Terpadu has self-mastery learning behaviour which is characterized by individuals who have high commitment and are committed to developing the organization.
Keywords : Explicit knowledge, Journal management, Organization learning, Scientific journal, Tacit knowledge.

## 1. PENDAHULUAN
Pengelolaan  jurnal  ilmiah  merupakan  kegiatan  yang  memproduksi  naskah-naskah  yang bernilai  ilmiah  dan  memerlukan  kepakaran  sesuai  dengan  ruang  lingkup  (scope)  terbitannya. Untuk memberikan impact factor terhadap keilmuan yang diusung, penerbit memerlukan individu yang paham akan keilmuan itu sendiri. Individu – individu  tersebut pada akhirnya akan menjadi orang  dibelakang  layar  yang  berperan  besar  dalam  kesuksesan  suatu  artikel.  Menilik  kondisi tersebut, pengelolaan jurnal ilmiah dikategorikan sebagai kegiatan pengabdian masyarakat dalam tri  dharma  perguruan  tinggi.  Hal  ini  seperti  tercantum  dalam  pedoman  operasional  penilaian angka  kredit  dosen  (Direktorat  Jenderal  Sumberdaya  IPTEK  dan  DIKTI,  2019)  dan  pedoman operasional  beban  kerja  dosen  (Pedoman  Operasional  Beban  Kerja  Dosen,  2021).  Pada  setiap artikel,  pengelola  jurnal  mencurahkan  tenaga,  waktu,  dan  pikirannya  dalam  menyunting  atau menyeleksi artikel untuk diterbitkan. Hal ini dapat terjadi secara simultan seiring dengan sirkulasi peredaran  artikel  yang  keluar  masuk.  Pada  titik  ini  pengelola  jurnal  berpotensi  mengalami kesenjangan  pengetahuan  jika  pengelolaan  pengetahuan  organisasinya  tidak  berjalan  dengan baik.  Dinamika  pengelolaan  jurnal  membutuhkan  adanya  transfer  pengetahuan  antar  individu untuk menjembatani perbedaan pengetahuan dalam kinerja organisasi.
Pengetahuan  organisasional  yang  diperlukan  dalam  pengelolaan  jurnal  tidak  hanya berbasiskan  kepakaran.  Dewasa  ini  pengelolaan  jurnal  ilmiah  dituntut  untuk  menjadi  terbitan daring (online). Untuk ini, pengetahuan tentang sistem informasi berbasis website perlu dikuasai secara organisasional. Jurnal ilmiah yang berbasis kertas saat ini mulai ditinggalkan. Penggantinya adalah  artikel-artikel  yang  diterbitkan  secara  daring.  Salah  satu  platform  terkenal  dan  banyak digunakan adalah sistem manajemen konten (content management system / CMS) berbasis web, yaitu OJS (Open Journal System)(Public Knowledge Project, 2024b). Meskipun banyak CMS lain yang  beredar  dan  dikembangkan,  namun  OJS  menjadi  popular  karena  kepraktisannya  dalam mengelola  artikel  ilmiah  untuk  diterbitkan.  Pengembangan  OJS  sendiri  juga  dapat  memenuhi kebutuhan  standar  dalam  digitalisasi  artikel  ilmiah,  seperti  pencantuman  DOI  (Digital  Online Identifier), indeksasi database karya ilmiah yang diakui, bahkan sistem pembayaran otomatis. OJS terus berkembang dari tahun ke tahun, dengan demikian organisasi penggunanya harus mampu beradaptasi menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi yang ada.
Pengelolaan  jurnal  ilmiah  pada  umumnya  dijalankan  oleh  sekumpulan  editor  (disebut redaksi pada beberapa jurnal). Peran dari setiap editor dapat beragam sesuai dengan kapasitas masing-masing personil. Di dalam OJS telah diberikan garis-garis besar yang diperlukan dalam mengelola terbitan ilmiah secara daring. Secara umum, OJS membagi tipe editorial berdasarkan fungsinya, yaitu bagian yang memastikan sistem OJS berjalan dengan baik (site administrator dan journal manager), dan bagian yang mengontrol kualitas artikel sesuai dengan capaian reputasi yang  diinginkan  (editor  dan  section  editor)(Public  Knowledge  Project,  2024a).  Editor  bertugas untuk menilai kecukupan logika empiris suatu artikel dari penulis sebelum diterbitkan, sedangkan section  editor  bertugas  untuk  menjembatani  antara  kebutuhan  editor  dan  penulis,  khususnya dalam  tahap  review.  Fitur-fitur  tersebut  telah  tersedia  di  OJS  dan  dapat  disesuaikan  dengan kebutuhan. Fungsi-fungsi tersebut sangat diperlukan dalam mengelola jurnal daring. Meskipun memiliki  fungsi  yang  spesifik,  tugas-tugas  tersebut  dapat  dijalankan  oleh  seorang  atau  sedikit editor  yang  memiliki  keahlian  ganda,  yaitu  kepakaran  dan  keahlian  mengembangkan  website. Fenomena  keterbatasan  sumberdaya  dan  kapasitas  tersebut  terjadi  dalam  Jurnal  Pertanian Terpadu (Jpt.). Salah satu langkah yang dapat diupayakan mengatasi keterbatasan sumberdaya, khususnya  diantara  editor,  adalah  internalisasi  pengetahuan  didalam  organisasi  yang  dapat
berjalan secara informal(Suhendra & Laksmi, 2021).
Pokok  permasalahan  yang  diangkat  dalam  pengabdian  ini  adalah  bagaimana  para  editor beradaptasi  dalam  penggunaan  OJS  dan  bagaimana  cara  kerja  editorialnya  ditransmisikan  ke anggota organisasi yang lain. Pada umumnya, untuk pengoperasiannya dilakukan terlebih dahulu pelatihan-pelatihan  yang  ditujukan  kepada  pengelola  jurnal  (Alam,  2021).  Namun,  evaluasi operasional pengelolaan jurnal, khususnya yang berbasis berbagi pengetahuan jarang diketahui. Dengan  demikian,  tujuan  dari  pengabdian  ini  adalah  untuk  mengevaluasi  proses  transfer pengetahuan dalam kegiatan pengelolaan Jurnal Pertanian Terpadu dalam mendukung penerbitan artikel-artikel  ilmiah  yang  berkualitas.  Diharapkan  dengan  adanya  tulisan  ini  dapat  menjadi pembelajaran bersama dalam mengelola jurnal ilmiah.

## 2. METODE PELAKSANAAN PENGABDIAN
Tulisan ini berfokus pada bagaimana manajemen Jpt (Jurnal Pertanian Terpadu) melakukan transfer pengetahuan semenjak bertransformasi ke ranah digital menggunakan OJS. Oleh karena itu, kegiatan ini dilakukan dengan cara meninjau kembali peristiwa-peristiwa yang terjadi pada masa lampau  maupun  yang  sedang  terjadi  pada  saat  ini.  Bentuk  pembelajaran  ini  dapat  dikategorikan kedalam  organizational  learning  dan  pendekatan  yang  digunakan  adalah  konsep  transfer pengetahuan dalam organisasi (Dalkir, 2011). Peristiwa yang ditinjau diawali dari proses instalasi dan pengembangan OJS hingga terbit pertama kali (Juni 2017), serta cara transfer pengetahuan yang kini berjalan di lingkup manajemen. Transfer pengetahuan yang terjadi dalam manajemen Jpt. ini dapat digolongkan sebagai pengembangan kapasitas tak langsung (indirect capacity building) yang mengedepankan pembelajaran sembari melakukan (learning by doing), perenungan, penyesuaian, dan percobaan yang berproses (Brix, 2019).

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1   Transformasi ke OJS
Jurnal Pertanian Terpadu sebelum terbit secara daring, telah telebih dahulu terbit dalam format cetak sejak Mei 2013. Bahkan, hingga awal operasi Jpt. secara daring, pola penerbitan lama masih diikuti.  Cara  kerja  yang  dilakukan  yaitu  mengumpulkan  artikel  dari  jejaring  yang  ada  dan mengefektifkan penggunaan email dan telepon untuk berkomunikasi. Kondisi tersebut merupakan pijakan untuk terbit secara daring. Dalam pengertian sederhana, OJS yang digunakan hanya sekedar untuk  meletakkan  artikel  secara  daring.  Seiring  waktu,  pengelolaan  Jpt.  bertransformasi  menjadi jurnal ilmiah yang menerbitkan artikel secara daring. Terbitan online Jpt. mulai memperoleh reputasi setelah terindeks pada beberapa sistem indeks yabg terpercaya (Gambar 1). Setelah itu, kepercayaan penulis kepada Jpt. semakin meningkat setelah memperoleh akreditasi tingkat nasional.
OJS  mempermudah  sirkulasi  penerbitan,  dari  proses  seleksi  artikel  hingga  mempermudah dalam  administrasi  pengelolaan  jurnal.  Sistem  administrasi  Jpt.  sebelum  menggunakan  OJS menggunakan sistem kearsipan yang sederhana (Gambar 2). Demikian juga cara berkomunikasi, pada tahap  awal  transformasi  belum  sepenuhnya  memanfaatkan  sistem  yang  ada  di  OJS  (Gambar  3). Setelah memanfaatkan OJS meskipun tidak secara penuh, pengelola menerima submisi artikel dari kalangan yang lebih luas. Namun, pada tahap ini artikel yang diterima editor membutuhkan banyak perbaikan, terkhusus yang berkaitan dengan etika publikasi.
Editor secara tidak langsung melakukan proses edukasi kepenulisan ilmiah kepada para penulis tentang proses-proses yang perlu dilalui dalam penerbitan ilmiah. Pemahaman para penulis tentang artikel  ilmiah  ditemui  banyak  yang  masih  kurang.  Sering  ditemui  bahwa  artikel  yang  dikirimkan masih menggunakan format penulisan bawaan dari hasil skripsi, tesis, atau laporan penelitian yang berlaku  lokal  dan  bertentangan  dengan  tata  cara  penulisan  di  Jpt.  Pada  tahap  ini  editor  sering berhadapan dengan ego penulis bahwa cara penulisan yang mereka terapkan telah baku dan berlaku umum  untuk  semua  terbitan.  Editor  juga  berhadapan  dengan  para  penulis  yang  tidak  memahami proses review artikel, meskipun penulis tersebut sudah dikenal berpengalaman dan memiliki reputasi
akademik  yang  tinggi  (Gambar  4).  Kemampuan  komunikasi  editor  berperan  penting  dalam memecahkan kebuntuan antara penulis dan kepentingan produksi.
Gambar 1. Tangkapan layar Jurnal Pertanian Terpadu terdaftar dan beroperasi sejak tahun 2013, terbit daring sejak 2017(atas), dan mulai terindeks pada tahun-tahun berikutnya(bawah).
Gambar 2. Papan kontrol produksi Jpt. yang digunakan hingga  masa awal-awal penyelenggaraan jurnal secara online, kendali produksi belum sepenuhnya menggunakan OJS.
Gambar 3. Tangkapan layar komunikasi dengan penulis tentang tata cara penulisan artikel, terutama yang berkaitan dengan etika publikasi.
Gambar 4. Tangkapan layar penilaian oleh reviewer pada tahap awal (atas) dan proses review yang terjadi saat ini(bawah).
Permasalahan  yang  dihadapi  editor  saat  bertransformasi  menggunakan  OJS.  tidak  hanya berkaitan dengan kualitas artikel, tetapi berhadapan juga dengan teknis pengoperasian OJS itu sendiri. Pengelola jurnal memilih OJS versi 3 untuk instalasi Jpt. secara daring, yang pada saat itu baru dirilis oleh pengembangnya dan belum banyak panduan cara pengoperasiaannya. Dengan prinsip learning by doing , pengelola menerbitkan Jpt. dengan OJS versi terbaru meskipun pada akhirnya menyisakan banyak  kesalahan  teknis  didalam  sistem  itu  sendiri,  terkhusus  pada  permasalahan  dengan cyber security (Marcelina et al., 2022) yang belum dipahami benar oleh pengelola. Namun, kondisi tersebut tidak menghalangi penerbitan artikel.
Permasalahan- permasalahan diatas merupakan beberapa contoh kendala umum yang terjadi pada saat awal transformasi menggunakan OJS. Kendala-kendala tersebut tidak terhenti tetap dan terus  bermunculan  tantangan-tantangan  lain  seiring  dengan  terus  meningkatnya  standar  kualitas pengelolaan  jurnal.  Hingga  kini  pengelola  jurnal  berusaha  terus  menyesuaikan  dengan  standar pengelolaan  yang  ada.  Untuk  mengatasi  kendala  pada  setiap  tantangan  yang  muncul  saat mengoperasikan  OJS,  pengelola  jurnal  mengandalkan  kemampuan  individu  dari  pengelola  jurnal. Kemampuan  tersebut  dimiliki  oleh  masing-masing  individu  berdasarkan  dari  pengalaman  dan inisiatif. Untuk menjadikan pengetahuan individual tersebut menjadi pengetahuan organisasi yang berkelanjutan  merupakan  tantangan  tersendiri  seiring  dengan  kemampuan  antar  individu  yang berbeda-beda.

## 3.2   Pembelajaran organisasi
Pengelola jurnal dituntut untuk terus melakukan evaluasi dan perbaikan. Diantaranya adalah melakukan transfer pengetahuan  agar  kemampuan  yang  terdapat  pada  individu-individu  dapat menjadi  sebuah  pembelajaran  bagi  organisasi  pengelola.  Hal  ini  diperlukan,  mengingat  tuntutan peningkatan  kualitas  Jpt.  mengharuskan  pergantian  pengelola.  Dalam  proses  itu  Jpt.  melakukan pergantian  kepengurusan dan  susunan  editorial.  Pergantian  ini juga  merupakan  respon  pengelola untuk  beradaptasi  dengan  prasyarat  akreditasi  jurnal  nasional,  yang  mensyaratkan  editor  jurnal ilmiah sebanyak 5 -10 orang yang memiliki kepakaran ilmu dengan rekam jejak publikasi yang baik (Lukman et al., 2020). Editor tersebut dapat berperan sebagai (Elsevier, 2024):
1. editor-in-chief , sebagai pimpinan tertinggi jurnal
2. associate editor , sebagai pemberi masukan kepada editor-in-chief atas kualitas suatu terbitan
3. guest editor , membantu terbitan khusus
4. editorial board member, yang berperan untuk review artikel, mempromosikan jurnal, memberi masukan tentang strategi dan pengembangan jurnal.
Pada tahap awal pengembangan OJS Jpt. hal tersebut tidak dapat dipenuhi, sehingga diperlukan rekrutmen  untuk  mengisi  dan  mengganti  kekosongan  kapasitas.  Dalam  transformasi  tersebut, terdapat transfer pengetahuan antara yang digantikan dan yang menggantikan. Meskipun demikian, transfer pengetahuan juga terjadi antara individu-individu yang terlibat di dalam Jpt., bersumber dari individu yang memiliki kapasitas terhadap pengetahuan tersebut (Gambar 5).
Gambar 5. Penyerahan sertifikat akreditasi dari pengelola jurnal kepada lembaga induk (kiri), dan proses transfer pengetahuan yang dilakukan antar individu (kanan).
Cara transfer pengetahuan yang tepat untuk menggambarkan kondisi di Jpt., adalah transfer pengetahuan  secara  diskusi  (wawancara)  terstuktur  individual  dengan  pakar  (orang berpengalaman),  dan sering  terjadi pada tingkat  individual.  Pada  cara  ini, personel  yang memiliki keinginan  ( willingness )  belajar  akan  memperoleh  pengetahuan  tentang  tata  cara  operasional, pengalaman anekdoktal (pengamatan pribadi non sistematis), Pelajaran terpetik ( lesson learned ), best practice , serta cara mencari pengetahuan dan pakar lainnya(Dalkir, 2011). Bagaimanapun juga, Jpt. sebagai organisasi memiliki pembelajaran tersendiri dalam pengelolaan OJS. Adanya pembelajaran tersebut  dapat  digunakan  untuk  mengambil  benang  merah  pengalaman  pada  masa  lalu  untuk diaplikasikan pada masa sekarang. Untuk menjadi sebuah organisasi yang sukses, sebuah organisasi perlu mengimplementasikan pembelajaran dan pengelolaan organisasi yang baik. Kombinasi antara lesson learned dan best practice menghasilkan pembelajaran yang berharga untuk disimpan di dalam memori organisasi.
Pembelajaran organisasi yang terdapat pada Jpt.  bersifat self-mastery . Karakter ini dicirikan dengan  kemampuan  untuk  secara  jujur  dan  terbuka  melihat  kenyataan  organisasi  apa  adanya berdasarkan  visi  pribadi  seseorang.  Sisi  positif  dari  kondisi  ini  adalah  memiliki  personel  dengan komitmen yang besar terhadap organisasi dan pekerjaan, kinerja tidak terpengaruh adanya peristiwa negatif,  memiliki  kemampuan  untuk  menghadapi  keterbatasan,  berusaha  melakukan  peningkatan, dan mampu menghadapi perubahan (Dalkir, 2011). Karakter penguasaan pengetahuan yang terdapat dalam Jpt. cenderung individualistik, yang menunjukkan bahwa kemampuan organisasi tergantung dari  pengetahuan  1-2  orang  saja.  Pengelolaan  pengetahuan  secara  organisasional  di  Jpt.  perlu ditingkatkan  dan  didokumentasikan.  Hal  ini  diperlukan  untuk  mencegah  terjadinya  amnesia organisasi, yaitu fenomena suatu organisasi gagal mengambil manfaat dari pengalaman masa lalunya yang disebabkan oleh kesalahan manajemen pengetahuan. Kondisi ini disebabkan oleh pengetahuan yang  tidak  terdistribusi,  pekerja  yang  inkompeten,  dan  ketiadaan  pengetahuan  untuk  dapat digunakan (Sadat & Lin, 2021). Gambar 6 menunjukkan langkah-langkah yang dilakukan Jpt. dalam pembelajaran organisasi.
Gambar 6. Pembelajaran organisasi yang dilakukan melalui rapat-rapat, salah satunya melalui online meeting.
Proses produksi Jpt. sempat terkendala karena transfer pengetahuan pada tingkat organisasi yang  belum  selesai.  Hal  ini  menyebabkan  capaian  target  produksi  yang  tidak  tepat  sasaran. Pembelajaran  penting  dapat  ditarik  dari  kejadian  tersebut,  ketiadaan  dokumentasi  mengaburkan pengetahuan tacit yang  dipendam seseorang.  Meskipun demikian,  dokumentasi  pengetahuan  baik tacit maupun  eksplisit  bukan  pekerjaan  yang  mudah.  Setidaknya,  dalam  pengelolaan  OJS, pengetahuan-pengetahuan inti seperti yang tercantum pada Tabel 1 dapat didokumentasikan untuk menunjang sustainabilitas produksi.
Tabel 1. Pengetahuan Tacit yang Utama dalam operasional OJS Jpt. Komponen inti Deskripsi kapasitas Pengetahuan Tacit Pengembangan Web Menyiapkan hosting  provider yang sesuai  dengan  kebutuhan  dan perubahannya Website ramah pengguna dan dapat berkerja dengan  baik  sesuai  kebutuhan  indeks  dan akreditasi. Operasional OJS Penggunaan  OJS  sepenuhnya  untuk sirkulasi dan administrasi penerbitan Bersikap cepat tanggap merespon pertanyaan, keluhan, dan permasalahan yang muncul dari penulis, reviewer , maupun editor. Editorial Memastikan  produksi  jurnal  sesuai dengan target terbitan Melakukan perolehan artikel yang berkulitas baik  dengan  kemandirian  penulis  mengikuti alur OJS. Promosi Artikel,  terbitan,  pengumuman,  dan informasi lainnya mampu menjangkau penulis dan pembaca. Meningkatkan kualitas indeks untuk meningkatkan  daya  tarik  kontributor  dan pembaca. Rekrutmen Dibutuhkan  penulis, reviewer ,  dan editor  yang  memiliki  kapabilitas Tingkat nasional. Memanfaatkan  jejaring  untuk  memperoleh artikel yang berkualitas dari kontributor yang bereputasi. Akreditasi Memperoleh  peringkat  akreditasi nasional Meningkatkan akreditasi dan berpacu dengan standar penilaian yang semakin tinggi 3.3   Evaluasi transfer pengetahuan
Keterbatasan  sumberdaya  dan  kapasitas  memunculkan  inisiatif  dalam  menggapai  target pengelolaan  jurnal  secara online dan  mandiri.  Adanya  keterbatasan  tidak  menghalangi  Jpt.  untuk bertransformasi  dalam  mengelola  jurnal  menggunakan  OJS.  Tabel  2  menunjukkan  bahwa  terjadi transformasi pengelolaan jurnal dari format cetak ke format digital yang diterbitkan secara online . Secara  teoritis,  konsep  ini  dikenal  dengan  istilah self-direct  learning ,  yaitu  proses  suatu  individu mengambil  inisiatif,  dengan  atau  tanpa  bantuan  orang  lain,  dalam  mendiagnosis  kebutuhan, merumuskan tujuan, mengidentifikasi sumber daya manusia dan materi, memilih dan melaksanakan strategi yang tepat, dan mengevaluasi dari hasil pembelajaran yang diperolehnya (Ellinger, 2004). Dalam  metode  ini  individu-individu  yang  bersangkutan  bertanggung  jawab  atas  perencanaan, pelaksanaan, dan pengalaman mereka sendiri. Sebuah konsep yang perlu diteruskan kepada suksesor jurnal  sebagai  sebuah  resiko.  Dalam  hal  ini,  dapat  dikatakan  bahwa  para  pengembang  jurnal bertanggung jawab atas apa yang mereka kerjakan dan menanggung penuh dampaknya terhadap diri sendiri maupun organisasi. Fenomena ini sering terjadi dan menyebabkan kurangnya dukungan dari organisasi induk pengelola jurnal oleh karena sifat trial and error yang dijalani memiliki resiko yang besar.
Tabel 2 . Transformasi kapasitas online Jpt. Atribut Pokok Kapasitas awal Proses Transformasi Kapasitas saat ini Media Cetak kertas Online , Mempertahankan versi cetak Full online Penulis Kalangan  sendiri  dan terbatas Promosi keluar Tersebar di Indonesia Penyerahan Naskah Face to face , email Campuran, menyesuaikan  dengan permintaan penulis Full online Tata cara penulisan Penyesuaian template oleh editor Penyesuaian template dipandu editor. Sesuai template Editor Berasal dari internal Rekrutmen editor eksternal Editorial Multi instansi Reviewer Editor Introduksi review ke penulis Double blind review Objek sunting Berbasis teks artikel Introduksi proses review Penyuntingan scope, materi, dan teks Proses penerbitan Penulis harus aktif menghubungi editor Pemantauan proses mandiri  atau  dipandu oleh editor Penulis mandiri Sirkulasi Terbatas, bergantung dengan koneksi. Dipromosikan bahwa tersedia  versi online kepada koneksi Full Online Indeksasi Tidak ada saluran Introduksi  indeks  ke editor Terindeks, bereputasi nasional
Transfer  pengetahuan  didalam  maupun  antar  pengelola  dilaksanakan  secara  informal  dan berorientasi target. Pendekatan ini dapat dipadankan dengan 6 prinsip agile yang dapat digunakan secara  luas  (Isaacs,  2022).  Jika  pendekatan agile digunakan  untuk  mengidentifikasi  pembelajaran lampau pada manajemen OJS Jpt. maka tersaji deskripsi seperti pada Tabel 3.
Tabel 3 . Evaluasi transfer pengetahuan OJS Jpt. menggunakan padanan strategi agile Prinsip agile terpilih Kapasitas transfer pengetahuan
Terkadang pekerjaan tidak terlihat seperti itu bekerja.
Brainstorming ,  bahkan  berbicara  bermain-main dengan  anggota  tim  terkadang  menghasilkan  ide-ide terbaik dan solusi.
Sharing pengetahuan  tentang  OJS  Jpt.  seringkali dilaksanakan  secara  informal,  menyesuaikan  dengan kondisi dan waktu anggota tim.
Berikan  nilai  lebih  awal  dan  sering.  Merencanakan, mengembangkan,  menyelesaikan,  menguji,  dan melepaskan. Lalu, ulangi.
Pengetahuan  tentang  fungsi  dan  peran  penting  OJS disampaikan dari awal tim editor terbentuk dan sering disinggung pada setiap bentuk ;pertemuan. Pembagian  kerja.  Membagi  kerja  menjadi  bagian- bagian kecil yang dapat dikelola. Memprioritaskan dan menangani satu bagian dalam satu waktu.
Pada  OJS  terdapat  sistem  pembagian  kerja berdasarkan tugas dan fungsi. Kendala umum adalah keterbatasan sumberdaya dan kapasitas Memecahnya.  Bagilah  pekerjaan  menjadi  bagian- bagian  yang  dapat dikelola.  Prioritaskan dan  tangani satu bagian pada satu waktu.
Diperlukan  inisiasi  untuk  mendiskusikan  bahwa  OJS memiliki  fitur-fitur  yang  sudah  terbagi-bagi  guna mempermudah pekerjaan
Fokus  pada  kapasitas,  bukan  kecepatan.  Kapasitas adalah seberapa banyak yang dapat dilakukan dalam jangka waktu tertentu secara berkelanjutan. Kapasitas diukur berdasarkan sumber daya. Jika kecepatan tidak mencukupi  untuk  sumber  daya  tertentu,  diperlukan lebih banyak sumber daya.
Alasan  adanya  pergantian  tim  adalah  keterbatasan kapasitas  dan  tuntutan  persyaratan  standar  editor. Sharing pengetahuan menyesuaikan dengan kapasitas tim.
Kapan  proyek  tersebut  akan  selesai?  Tidak  pernah. Inilah “keteguhan yang luar biasa.” Tidak ada hal yang selesai; hanya ada perbaikan.
Penerbitan  artikel  jurnal  di  Jpt.  berjalan  dengan reguler  dua volume dalam  setahun  dan  belum  ada rencana penghentian proses produksi.
Metode agile bersifat  empiris.  Kita  belajar  tentang melakukan pekerjaan saat kita melakukan pekerjaan. Setiap  perusahaan  harus  menemukan  apa  yang berhasil untuk proyek dan timnya.
Tim  menentukan  target  dan  ukuran  pencapaian berdasarkan pencapaian akreditasi
Pengembangan  OJS  Jpt.  pada  tahap  awal  tidak  memiliki  metode  baku.  Apa  yang  dilakukan pengelola secara teoritis dapat dikategorikan sebagai metode learning by doing, sebuah cara belajar dari pengalaman yang dihasilkan  langsung  dari tindakan sendiri  (Reese,  2011). Learning  by  doing merupakan pembelajaran model hibrida yang menerapkan teori-teori yang relevan secara empiris dan menggabungkan pembelajaran  sambil melakukan pekerjaan,  yang  bersifat  pembelajaran pasif (Thompson,  2010).  Dari  kedua  definisi  diatas,  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa learning  by  doing merupakan pembelajaran dari pengalaman yang bersifat pasif. Demikian juga dalam mengembangkan OJS Jpt., pengelola terdahulu melakukan penerbitan jurnal daring sesuai dengan kapasitasnya saat itu, yang  kemudian  memberikan  pengalaman  yang  bersifat trial  and  error .  Pengalaman  ini  perlu dijabarkan pada suksesor jurnal sebagai kebijakan organisasi untuk mencegah dan mengantisipasi tindakan-tindakan yang berpotensi keliru baik pada masa lalu maupun pada masa mendatang.
Pengetahuan  yang  di transfer dan  diterima  oleh  tim  umumnya  bersifat  tacit.  Sedangkan, pengetahuan eksplisit jarang ditemukan. Pada prinsipnya, terdapat 2 sifat pengetahuan, yaitu tacit dan  eksplisit.  Pengetahuan  tacit  secara  umum  disebut  pengetahuan  yang  “ know-how ”,  yaitu pengetahuan  yang  hanya  ada  dalam  pikiran  individu  dan  tidak  dapat  dipadankan  dalam  bentuk tangible yang lain. Pengetahuan eksplisit disebut dengan istilah pengetahuan yang “ know-what ”, yaitu aspek pengetahuan yang berhubungan erat dengan informasi dan data (Gamble, 2020). Pengetahuan tacit  sulit  untuk  didokumentasikan  melalui  ungkapan,  tulisan,  maupun  gambar.  Sedangkan, pengetahuan  eksplisit  dapat  diterima  dengan  kata-kata,  rekaman,  maupun  gambar. Transfer pengetahuan tacit hanya dapat dilakukan dengan tatap muka langsung, satu-persatu (Dalkir, 2011). Untuk mengubah pengetahuan tacit menjadi eksplisit dapat digunakan metode SECI. Luaran dari cara ini adalah pengetahuan yang terdokumentasikan sehingga dapat ditiru oleh orang lain.
Metode  SECI  memiliki  empat  tahap,  yaitu  Sosialisasi,  Eksternalisasi,  Kombinasi,  dan Internalisasi  (Nugraha  et  al.,  2015).  Proses  tersebut  merupakan  siklus  yang  menerangkan  bahwa dalam Sosialisasi terjadi transfer pengetahuan tacit dari seorang individu ke individu lain. Sedangkan, pengetahuan  menjadi  eksplisit  setelah  terjadi  Eksternalisasi,  dan  terbentuk  dokumentasi pengetahuan. Melalui Kombinasi pengetahuan dapat disimpulkan best practice yang dapat dilakukan. Tahap  internalisasi  merupakan  tahapan  pengetahuan  eksplisit  menjadi  tacit,  yaitu  kondisi  yang menunjukkan  seseorang  ahli  dalam  pekerjaan  setelah  menerapkan best  practice .  Berdasarkan pendekatan  ini,  dapat  disimpulkan  bahwa transfer pengetahuan  di  Jpt.  hanya  sampai  pada  tahap sosialisasi, yaitu pengetahuan telah disampaikan kepada anggota tim dan belum terdokumentasi. Hal ini menyebabkan pengetahuan disampaikan secara berulang-ulang ( redundant ) setiap kali individu lain ingin memperoleh akses atas pengetahuan. Kondisi ini menyita banyak waktu, tenaga, dan pikiran terlebih jika terjadi perubahan besar disusunan pengelola. Hal kecil yang perlu mulai dilakukan adalah mencatat  setiap  tindakan  yang  dilakukan  oleh  masing-masing  individu  pengelola.  Dokumentasi seperti ini jika dikumpulkan dan dikelola secara organisasi akan menghasilkan log book organisasi yang dapat diakses kembali jika diperlukan. Dengan demikian pengetahuan tacit individu-individu pengelola perlahan-lahan dapat menjadi pengetahuan yang eksplisit.

## 4. KESIMPULAN
Kapasitas  pengelolaan  OJS  Jpt.  mengalami  peningkatan.  Hal  ini  ditunjukkan  dengan penguasaan  penggunaan  OJS  dalam  pencapaian  target  publikasi  maupun  reputasi.  Namun, pengetahuan  dalam  pencapaian  ini  masih  bersifat  individualistik.  Transfer  pengetahuan  telah dilakukan,  meskipun  masih  bersifat  sosialisasi  antara  satu  individu  ke  individu  lain  didalam manajemen.  Pengetahuan  didalam  tim  masih  bersifat  tacit,  dan  belum  ada  upaya  untuk mendokumentasikan  dan  mengubahnya  ke  dalam  bentuk  pengetahuan  yang  bersifat  eksplisit.
Keberlangsungan  dan  sustainabilitas  Jpt.  tergantung  pada  bagaimana  cara  pengelola  mengambil pembelajaran (lesson learned) dari pengalaman yang sudah terjadi dan mengubahnya menjadi best practice  untuk  organisasi.  Namun,  pengetahuan  tersebut  tidak  akan  dapat  mengangkat  nilai  dan kinerja Jpt. jika pengetahuan yang diperoleh tidak dapat diteruskan dan disampaikan kepada orang lain yang terlibat dalam pengelolaan. Terutama pada saat pergantian personel didalam manajemen. Oleh karena itu, upaya pendokumentasian pengetahuan di dalam Jpt. perlu di inisiasi untuk menjaga dan meningkatkan keberlanjutannya hingga masa mendatang.

## DAFTAR PUSTAKA
Alam, A. T. (2021, March 21). Pelatihan OJS, Tingkatkan Kemampuan Pengelolaan Jurnal Bagi Dosen - Berita :: IGMTVnews.com . https://www.igmtvnews.com/2021/03/pelatihan-ojs-tingkatkan- kemampuan-pengelolaan-jurnal-bagi-dosen/
Brix,  J.  (2019).  Innovation  capacity  building:  An  approach  to  maintaining  balance  between exploration and exploitation in organizational learning. Learning Organization , 26 (1), 12 – 26. https://doi.org/10.1108/TLO-08-2018-0143/FULL/PDF Dalkir, K. (2011). Knowledge management in theory and practice (Second edition). The MIT Press. Direktorat Jenderal Sumberdaya IPTEK dan DIKTI. (2019). Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit  Kenaikan  Jabatan  Akademik/Pangkat  Dosen .  Kementerian  Riset,  Teknologi  dan Pendidikan Tinggi. https://pak.kemdikbud.go.id/portalv2/download/2868/ Ellinger, A. D. (2004). The Concept of Self-Directed Learning and Its Implications for Human Resource Development.
Http://Dx.Doi.Org/10.1177/1523422304263327 , 6 (2), 158 – 177. https://doi.org/10.1177/1523422304263327
Elsevier. (2024). Resources for editors . https://www.elsevier.com/editor Gamble, J. R. (2020). Tacit vs explicit knowledge as antecedents for organizational change. Journal of Organizational Change Management , 33 (6), 1123 – 1141. https://doi.org/10.1108/JOCM-04- 2020-0121
Isaacs,  T.  (2022).  Agile  Teaching  and  the  Agile  Manifesto. Pedagogicon  Conference  Proceedings . https://encompass.eku.edu/pedagogicon/2021/buckleup/2 Pedoman Operasional Beban Kerja Dosen, Pub. L. No. 12/E/KPT/2021, Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi  Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (2021).
Lukman, Istadi, & Wiryawan, K. G. (2020). Panduan Editorial Pengelolaan Jurnal Ilmiah . Direktorat Pengelolaan  Kekayaan  Intelektual  Deputi  Bidang  Penguatan  Riset  dan  Pengembangan Kementerian Riset Teknologi/ Badan Riset dan Inovasi Nasional. https://arjuna.kemdikbud.go.id/
Marcelina,  D.,  Suryati,  S.,  &  Yulianti,  E.  (2022).  WORKSHOP  TEKNOLOGI  INFORMASI    â€œDASAR CYBER  SECURITYâ€ •  PADA  SMK  PGRI  TANJUNG  RAJA  OGAN  ILIR  (OI). Jurnal  Abdimas Mandiri , 6 (2). https://doi.org/10.36982/JAM.V6I2.2285 Nugraha, N. W., Kurniawati, A., & Yunan, U. (2015). Perancangan Konten E-learning Pada Kegiatan Alih Media Dan Preservasi Berdasarkan Knowledge Conversion Di Pdii Lipi Dengan Metode Seci Dan Addie. EProceedings of Engineering , 2 (2). https://openlibrarypublications.telkomuniversity.ac.id/index.php/engineering/article/vie w/1849 Public Knowledge Project. (2024a). Available Roles within OJS . PKP Docs. https://docs.pkp.sfu.ca/learning-ojs-2/en/available_roles_within_ojs Public Knowledge Project. (2024b). Open Journal Systems (OJS) - Software . https://pkp.sfu.ca/software/ojs/
Reese, H. W. (2011). The learning-by-doing principle. Behavioral Development Bulletin , 17 (1), 1 – 19. https://doi.org/10.1037/H0100597
Sadat,  A.  M.,  &  Lin,  M.  L.  (2021).  Investigating  The  Effect  Of  Organizational  Amnesia  On  The Performance  Of  Small  And  Medium  Sized  Enterprises. International  Journal  of  Electronic Commerce Studies , 12 (2), 245 – 258. https://doi.org/10.7903/IJECS.1891
Suhendra, M. F., & Laksmi, L. (2021). Transfer Tacit Knowledge dalam Mendukung Pengembangan Karier  Profesional  Editor  Di  LIPI  Press. BACA:  JURNAL  DOKUMENTASI  DAN  INFORMASI , 42 (2), 179 – 194. https://doi.org/10.14203/J.BACA.V42I2.790
Thompson, P. (2010). Learning by Doing. Handbook of the Economics of Innovation , 1 (1 C), 429 – 476. https://doi.org/10.1016/S0169-7218(10)01010-5