## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DI SOURCI INDONESIA
Fadly Febriya S.SI., M.Kom 1
1 Program Studi Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Bandung Email: febriyastudy@gmail.com

## ABSTRAK
Berkembangnya IoT memberikan efek yang luar biasa besar dan mempermudah berbagai akses, salah  satunya akses  untuk  ekspor  impor  barang  dari  satu  Negara  ke  Negara  lain.  Sourci  merupakan  perusahaan  solusi pengadaan  sumber  daya  terkemuka  di  Australia  dan  memiliki  tim  di  berbagai  Negara  termasuk  Indonesia. Meskipun  perusahaan  sudah  berkembang  dengan  baik,  tapi  system  informasi  kearsipannya  masih  terdapat beberapa  permasalahan  sehingga  terdapat  duplikasi  pekerjaan  dan  pengelolaan  arsip  yang  lambat.  Untuk memperbaiki kelemahan tersebut, pada perancangan system informasi ini menggunakan metodologi Scrum yang diharapkan  dapat  menjadi  solusi  yang  tepat.  Hasil  dari  penelitian  ini  merancang  sistem  informasi  kearsipan dapat  meminimalisir  duplikasi  pekerjaan  dan  mempermudah  pekerjaan  seorang  arsiparis  dan  mempermudah bagi para pengguna (user) dalam mengelola kearsipan dengan lebih efektif dan efisien. Sistem Kearsipan dapat dikelola dengan berbasis web agar mempermudah pengelolaan dan pencarian arsip sehingga bermanfaat bagi para penggunanya.
Kata Kunci: Scrum, Internet of Things, Sistem Informasi, Arsip, Sourci
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan sistem informasi semakin berkembang  dengan  cepat,  hal  itu  berdampak  bagi banyak  aspek  di  berbagai  institusi.  Dengan berkembangnya  sistem  informasi  tersebut  dapat memberikan kemudahan dalam pendataan, pengolahan  data  dan  lain  sebagainya.  Penggunaan sistem  informasi  yang  tepat  akan  berdampak  juga dalam kemudahan meraih tujuan institusi.
Berkembangnya  IoT  pun  memberikan  efek  yang luar biasa besar dan mempermudah berbagai akses, salah satunya akses untuk ekspor impor barang dari satu Negara ke Negara lain.
Sourci  merupakan  perusahaan  solusi  pengadaan sumber  daya  terkemuka  di  Australia  dan  memiliki tim di berbagai Negara termasuk Indonesia. Tujuan institusi  menjadikan bisnis Australia & NZ sebagai pabrikan  terbaik  &  hasil  yang  paling  mengubah permainan.  Perusahaan  percaya  bahwa  saat  ini pemasok  luar  negeri  terbaik  bahkan  tidak  terlihat oleh  sebagian  besar  bisnis  yang  berbasis  di Australia  &  Selandia  Baru.  Ini  adalah  misi  untuk menyediakan  ekosistem  sumber  murni  yang didorong nilai kepada klien.
Salah  satu  tantangan  bagi  Sumber  Daya  Manusia (SDM) di unit kearsipan yakni mengelola arsip dari mulai  membuat,  menerima,  mendistribusikan, menyimpan,  menemukan  kembali  arsip,  dan memusnahkan arsip dengan batas waktu yang telah ditetapkan.
Sourci memiliki berbagai unit di dalamnya. Saat ini unit  kearsipan  yang  mengelola  arsip  di  Sourci Indonesia dirasa belum berjalan dengan efektif dan efisien,  dikarenakan  masih  banyaknya  duplikasi
pekerjaan  sehingga  kegiatan  mengelola  arsip berjalan lamban serta dalam pembuatan,
pencatatan, penerimaan, pendistribusian, penyimpanan  menjadi  penyebab  masalah  dan  yang utama.
Berdasarkan  penuturan  yang  telah  dijelaskan sebelumnya, terdapat beberapa permasalahan, yaitu:
1. Sistem  kearsipan  berjalan  tidak  efisien  karena banyaknya duplikasi pekerjaan.
2. Sulitnya  mencari  dan  mengelola  data  arsip yang sesuai dengan kebutuhan.
Tujuan  yang  ingin  dicapai  dalam  pengembangan sistem informasi ini antara lain:
1. Meminimalisir duplikasi pekerjaan dan merancang  sistem  kearsipan  dengan  proses bisnis  yang  lebih  efisien  dengan  berbasis  web di Sourci Indonesia.
2. Mempermudah  pengelolaan  dan  pencarian arsip  agar  dapat  bermanfaat  bagi  para pengguna arsip di Sourci Indonesia.
Pada  penelitian  ini  terdapat  batasan  permasalaan yang ada yaitu sebagai berikut:
1. Perancangan  Sistem  Informasi  Kearsipan  Pada Sourci Indonesia.
2. Membahas  sistem  informasi  kearsipan  pada Unit  Arsip  dan  Ekspedisi  (UAE)  di  Sourci Indoensia yang saat ini dan perancangan sistem informasi kearsipan yang diharapkan berdasarkan  aspek  bisnis,  data,  aplikasi,  dan teknologi dengan menggunakan metode pengembangan  sistem  Scrum  dan  metode perancangan  yang  akan  digunakan  dalam
penyelesaian  masalah  penelitian  ini  adalah metode berorientasi objek.
3. Pada  perancangan  sistem  informasi  kearsipan ini berfokus pada surat masuk dan surat keluar di Sourci Indonesia.
Terdapat  beberapa  kegunaan  atau  manfaat  dalam pembuatan sistem informasi kearsipan ini baik bagi penulis maupun perusahaan yaitu:
1. Bagi Penulis:
Dapat  memberikan  pemahaman  terkait  analisa kearsipan.
2. Bagi Perusahaan:
Untuk  membantu  organisasi  atau  lembaga instansi dalam mengelola arsip. Memanfaatkan teknologi  komputerisasi  sebagai  sarana  yang efisien untuk menunjang aktivitas bisnis.

## 1.2. Tinjuan Pustaka

## 1.2.1. Sistem Informasi
Menurut  Tata Sutabri  (2012:6)  pada  bukunya  yang berjudul  Analisis  Sistem  Informasi  pada  dasarnya “sistem  adalah  sekelompok  unsur  yang  erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.”
Menurut McLeod (2004) dikutip oleh Yakub dalam bukunya yang berjudul Pengantar Sistem Informasi (2012:1) mendefinisikan
“sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan  tujuan  yang  sama  untuk  mencapai  tujuan.” Sistem  juga  merupakan  suatu  jaringan  kerja  dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul  bersama-sama  untuk  melakukan  suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu.
Menurut McLeod yang dikutip oleh yakub (2012:3) menjelaskan  bahwa  terdapat  terdapat  elemen-elem sistem,  tetapi  tidak  semua  sistem  memiliki kombinasi  elemen-elemen  yang  sama,  tetapi susunan dasarnya sama.

## 1.2.2. Arsip
Menurut  Odgers  (2005)  dalam  Sukoco  (2007:82) mendefinisikan  “Manajemen  arsip  merupakan proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen  serta  arsip,  baik  dalam  bentuk  kertas maupun media elektronik.”
Menurut  Barthos  (2007)  dalam  bukunya  yang berjudul  Manajemen  Kearsipan  pengertian  arsip adalah:
“Arsip  adalah  Setiap  catatan  tertulis  baik  dalam bentuk  gambar  ataupun  bagan  yang  memuat keterangan-keterangan  mengenai  subjek  (pokok persoalan)  ataupun  peristiwa  yang  dibuat  untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan  rekaman  asli  (original  record),  atau salinannya,  sehingga  rekaman  tersebut  dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan.”
Dari pendapat tersebut disimpulkan bahwa pengertian  arsip  merupakan  proses  pengawasan, penyimpanan,  dan  pengamanan  dokumen  baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik yang memuat  keterangan-keterangan  mengenai  peristiwa untuk dijadikan sebuah informasi bagi penerimanya dan  kejadian  tersebut  dapat  disimpan  dan  dapat ditemukan kembali dengan mudah sewaktu diperlukan.

## 1.3. Metodologi Penelitian
Menurut  Kenneth  S.  Rubin  (2013,  pp.1  -  3) Scrum merupakan  sebuah  pendekatan  dari agile yang dilakukan  untuk  mengembangkan  produk  serta layanan agar lebih inovatif .
Scrum menekankan  pada  penggunaan scalable , pentingnya  penggunaan scrum dalam  suatu  tim yang  diorganisir  secara  perorangan  setelah  itu diuraikan  oleh  masing-masing  manajemen  didalam setiap proses dalam tim tersebut.
Pola pengembangan software dengan menggunakan metode scrum meliputi Product  backlog yang merupakan kebutuhan projek yang diutamakan atau fitur  yang  menyediakan  nilai  bisnis  untuk pengguna.  Fitur  dapat  ditambah  ke backlog setiap saat  yang  disebut  sebagai Product  Backlog  Item . Product  Backlog memiliki product  owner yang bertugas  sebagai  pengawas  dalam product  backlog untuk
melakukan
penambahan ataupun pengurangan  yang  dilakukan  secara  terus  menerus dalam product backlog.

## Gambar 1. Scrum Product Backlog
(Sumber : Essential Scrum: A Practical Guide To The Most Popular Agile Proses, 2013 pp. 19 )
2. PEMBAHASAN
2.1. Aliran Proses
Dalam  sub  bab  ini  dijelaskan  mengenai  proses- proses  yang  ada  pada  sistem  informasi  kearsipan dan informasi yang dimodelkan sebagai berikut:

## Use Case Diagram
Use  Case  Diagram ini  menjelaskan  apa  saja  yang dapat  dilakukan  oleh  aktor  yang  terkait  terhadap sistem seperti pada gambar 2, tabel 1, tabel 2, tabel 3, tabel 4 dan tabel 5 berikut ini.
Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Infomasi

## Kearsipan
Tabel 1. Use Case Scenario Mengelola User NO UC-01 Nama Use Case Mengelola user Description Melakukan pengelolaan user Aktor Admin Pre-condition User mendaftar untuk mendapatkan account Post-condition User mempunyai account dan hak akses user Use case scenario Aksi Aktor Reaksi Aplikasi 1. Berhasil login 3. Menampilkan data account user 2. Masuk ke halaman daftar user 4. Menampilkan  pilihan hak akses user 5. Menambahkan user baru 8. Data user tersimpan 6. Memilih hak akses user 9. Menampilkan data user 7. Menyimpan data user baru 11. Menyimpan perubahan data 10. Melakukan ubah data user 12. Menampilkan perubahan  data 13.  Melakukan penghapusan user 14. Menghapus user dari sistem 15. Menampilkan user Tabel 2. Use Case Scenario Mengelola Laporan NO UC-02 Nama Use Case Mengelola laporan Description Mengelola administrasi
laporan Aktor Unit UAE Trigger Adanya data dari surat masuk maupun surat keluar. Pre-condition Memilih menu laporan dan sudah berhasil login . Post-condition 1. User dapat  memilih laporan surat. 2. User dapat  melihat laporan  berdasarkan tanggal. Use case scenario Aksi Aktor Reaksi Aplikasi 1. Berhasil login 2.  Menampilkan halaman utama 3. Memilih menu laporan 4.  Menampilkan sub sub laporan 5. Pilih berdasarkan tanggal yang ditentukan user 6. Menampilkan hasil laporan. Tabel 3. Use Case Scenario Klasifikasi Surat NO UC-04 Nama Use Case Mengklasifikasikan surat Description Klasifikasi sistem surat Aktor Unit UAE Trigger 1. Memenuhi kebutuhan penyimpanan arsip 2. Memenuhi  penemuan kembali arsip Pre-condition Memilih menu klasifikasi arsip dan sudah berhasil login . Post-condition Arsip dapat disimpan berdasarkan klasifikasi Use case scenario Aksi Aktor Reaksi Aplikasi 1. Berhasil login 2. Menampilkan daftar kode klasifikasi arsip 3. Memilih menu klasifikasi 4.Pilih kode klasifikasi
5. Menampilkan data arsip surat masuk dan surat keluar Tabel 4. Use Case Scenario Mengelola Surat Masuk NO UC-02 Nama Use Case Mengelola surat masuk Description Kelola admin surat masuk
laporan surat masuk laporan surat keluar mengelola laporan <<extend>> <<extend>> mengklasifikasikan surat Unit UAE Unit terkait mengelola surat masuk mengelola surat keluar Sekpus mengelola user Admin
Aktor 1. Unit UAE 2. Sekpus Trigger Adanya undangan, permohonan rekanan, permintaan kerja praktek, keputusan, pengumuman dari pihak terkait. Pre-condition Memilih menu Administrasi Surat dan sudah berhasil melakukan login Post-condition 1. User menginput  keterangan surat  masuk  dan  dapat mengirim data surat masuk.
2. User menyimpan  data  surat masuk
Use case scenario Aksi Aktor Reaksi Aplikasi 1. Berhasil login 2. Menampilkan halaman utama 3. Memilih menu surat masuk 4. Menampilkan form surat masuk 5. Menginput data surat masuk 5.Menampilkan nomor agenda otomatis
6. Melakukan scan surat
7.Menyimpan data surat masuk
8. Melakukan ubah data surat masuk 9. Menampilkan data surat masuk 11. Menghapus data dari sistem 10. Melakukan hapus data surat masuk 12.Menampilkan daftar surat masuk Tabel 5. Use Cse Scenario Mengelola Surat Keluar NO UC-03 Nama Use Case Mengelola surat keluar Description Mengelola administrasi surat keluar Aktor 1. Unit UAE 2. Sekpus
3. Unit terkait Trigger Adanya surat yang harus di tanggapi terhadap surat yang masuk Pre-condition Memilih menu Administrasi Surat dan sudah berhasil melakukan login Post-condition 1. User dapat  menginput keterangan  surat  keluar dan dapat mengirim data surat keluar. 2. User dapat  menyimpan data surat keluar Use case scenario Aksi Aktor Reaksi Aplikasi 1. Berhasil login 2.Menampilkan halaman utama 3.Memilih menu surat keluar 4. Menampilkan form surat keluar 6.Menginput data surat keluar 5.Menampilkan nomor agenda otomatis 7. Melakukan  scan surat 8.Menyimpan data surat keluar 9.Melakukan perubahan data surat keluar 10.Menyimpan perubahan data surat keluar 11.Melakukan hapus data surat keluar 12.Data surat keluar telah terhapus 13.Menampilkan daftar surat keluar

## Activity Diagram
Workflow (alir  kerja)  atau  aktivitas  yang  terjadi dalam  sistem  informasi  kearsipan  yang  akan digambarkan  dalam Activity  Diagram seperti  pada gambar 2 dan gambar 3 berikut.
Gambar 3. Activity Diagram Mengelola Surat Masuk
Gambar 4. Activity Diagram Mengelola Surat
Keluar Class Diagram
Class  Diagram ini  menggambarkan  sekumpulan class object , antarmuka ( interface ) dan hubungannya seperti terlihat pada gambar 4.
Gambar 5. Class Diagram Sistem Informasi

## Kearsipan

## 2.2. Impelentasi Dan Pengujian
Implementasi
Tahap  implementasi  sistem  merupakan  kegiatan yang  dilakukan  setelah  tahap  perancangan  sistem selesai dilaksanakan. Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem, implementasi dilakukan dengan menggunakan framework Code Igniter (CI), sehingga  dapat  dijalankan  pada  komputer  dengan sistem  berbasis  web.  Kegiatan-kegiatan  yang
dilakukan pada tahap implementasi ini yaitu seperti pada tabel 6 sebagai berikut:

## Tabel 6. Gantt Chart Rencana Implementasi
Lingkup dan Batasan Implementasi Adapun batasan-batasan dari  implementasi  tersebut adalah sebagai berikut:
1. Perancangan sistem informasi kearsipan dirancang  dengan  berbasis  web  untuk  lebih memudahkan  pimpinan  dalam  mengambil keputusan  dan  mengevaluasi  hasil  kinerja pegawai.
2. Pada  perancangan  sistem  informasi  kearsipan ini menggunakan framework Code Igniter (CI) dan menggunakan database MySQL. 3. Aplikasi yang diimplementasikan menggunakan localhost .
4. Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini adalah metode Scrum.
5. Data  yang  digunakan  dalam  perancangan sistem kearsipan ini bersumber dari Unit Arsip dan Ekspedisi di Sourci Indonesia.

## 2.3. Implementasi Antarmuka
Berikut  merupakan  implementasi  antarmuka  utama pada sistem informasi kearsipan sebagai berikut.

## Gambar 6. Antarmuka Menu Login
Pada gambar 6, Klik tombol Login, jika benar akan masuk ke tampilan menu utama.
User dapat memilih menu surat sesuai kebutuhannya  dengan  cara  kllik  menu  surat  yang dipilih.
Gambar 7. Antarmuka Menu Surat Masuk

## Gambar 8. Antarmuka Menu Surat Keluar
Pada  gambar  7  dan  gambar  8, user dapat  memilih jenis  surat  yang  akan  dikelola. User harus  mengisi agenda  surat  masuk  sesuai  dengan  surat  yang diterima. User melakukan scan surat  dengan komputer  telah  terhubung  pada scanner . User memilih file surat telah di scan . Jika ada perubahan pengisian  pada form agenda  surat,  maka  klik tombol  Kembali.  Jika  pengisian form agenda  surat sudah lengkap, maka klik tombol simpan.
Gambar 9. Antarmuka Menu Laporan Surat
Masuk
Gambar 10. Antarmuka Menu Utama Surat Keluar
Pada gambar 9 dan gambar 10, User dapat melihat  laporan  surat  masuk  ataupun  surat  keluar. Laporan  dapat  dipilih  berdasarkan  periode  yang ditentukan oleh user .

## 2.4. Pengujian
Pada sub bab  ini berisi uraian mengenai penjelasan yang  meliputi  cara,  langkah-langkah  pengujian Sistem  Informasi  Kearsipan,  hasil  implementasi, baik  secara  modular  maupun  sistem.  Pengujian yang dilakukan dengan menggunakan jenis pengujian blackbox seperti pada tabel 7 berikut ini. Tabel 7. Hasil Pengujian Modul Yang Diuji Hasil Yang Diharapkan Hasil Uji Login Menampilkan halaman utama pada sistem ketika user berhasil login. Berhasil Muncul pesan error peringatan bahwa user name dan password yang diinputkan tidak sesuai atau belum terdaftar dalam database Berhasil Surat Masuk Biasa dan Undangan Menampilkan daftar surat masuk dan data surat yang masuk bisa dilihat oleh user yang bersangkutan sesuai dengan tujuan disposisi atau alamat aksi. Berhasil Surat Keluar Biasa dan Undangan Menampilkan daftar surat keluar dan data surat keluar ditujukan kepada tujuan surat itu dikirim. Berhasil Klasifikasi Menampilkan daftar klasifikasi surat dengan kode klasifikasi atau kode surat yang sesuai. Berhasil Alamat aksi Pengguna dapat memilih alamat aksi yaitu surat yang akan dituju Berhasil Aksi Pengguna dapat memilih aksi yaitu surat yang akan ditindak lanjuti. Berhasil Laporan surat masuk biasa dan laporan surat masuk undangan Sistem menampilkan daftar jumlah laporan surat masuk biasa maupun surat masuk undangan. Berhasil Laporan surat keluar biasa dan laporan surat keluar Sistem menampilkan daftar jumlah laporan surat keluar biasa maupun surat keluar Berhasil
Modul Yang Diuji Hasil Yang Diharapkan Hasil Uji undangan undangan. Referensi Pengguna Menampilkan daftar pengguna (user) yang terkait pada sistem kearsipan beserta hak akses nya. Berhasil

## 3. KESIMPULAN
Dengan  diterapkannya  sistem  informasi  kearsipan di  Sourci  Indonesia  didapat  kesimpulan  sebagai berikut:
1. Sistem informasi kearsipan di Sourci Indonesia sangat  diperlukan  agar  seorang  arsiparis  dan pengguna (user) dapat  lebih  mudah  dalam mengelola kearsipan sehingga duplikasi pekerjaan  dapat  diminimalisir,  namun  harus disertai  dengan  sumber  daya  manusia  yang dapat mengoperasikannya agar pekerjaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
2. Sistem informasi kearsipan di Soruci Indonesia dapat  dikelola  dengan  berbasis  web  agar mempermudah pengelolaan dan pencarian arsip sehingga bermanfaat bagi para penggunanya.
Sistem  informasi  kearsipan  masih  dirancang  dalam bentuk prototype ,  sehingga  perlu  dikembangkan kembali  ke  dalam  sistem  yang  sesungguhnya seperti:
1. Sistem  yang  dirancang  masih  sederhana, sehingga  perlu  dibuat  sistem  yang  lebih kompleks  agar  para  pengguna  kearsipan  dapat lebih  mudah  mengakses  surat  layaknya  seperti berkirim e-mail.
2. Dalam  perancangan  ini  hanya  menggunakan localhost untuk  menjalankan  programnya sehingga belum terhubung atau belum menggunakan hosting untuk  mengaksesnya. Untuk  pengembangan  selanjutnya,  sistem kearsipan  ini  dapat  dijalankan  secara online dan mobile.

## PUSTAKA
Agus  Mulyanto.  2009, Sistem  Informasi  Konsep dan Aplikasi. , Pustaka Pelajar, Yogyakarta. Subhan,  M.  2012, Analisan  Perancangan  Sistem. ,
Lentera Ilmu Cendekia, Jakarta.
Satzinger,  W,  J.,  Jackson,  B,  R.,  dan  Burd,  D,  S. 2009. Systems  Analysis  and Design  In  A Changing World. Boston : Cengage Learning Satzinger,  W,  J.,  Jackson,  B,  R.,  dan  Burd,  D,  S. 2012. Systems  Analysis  and  Design  with  the unified process. Boston: Cengage Learning Sutabri, Tata. 2012, Analisis Sistem Informasi. CV Andi Offset, Yogyakarta.
Yakub.  2012, Pengantar  Sistem  Informasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. Sukoco,  Badri  M.  2007, Manajemen  Administrasi Perkantoran Modern . Erlangga, Jakarta.
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan . Bumi Aksara, Jakarta.
Sedermayanti.  2015. Tata  Kearsipan  Dengan Memanfaatkan  Teknologi  Modern .  CV Mandar Maju, Bandung.
Asropudin, Pipin. 2013. Kamus Teknologi Informasi Komunikasi. Titian Ilmu. Bandung.
Sibero,  F.K.  Alexander.  2014. Web  Programming Power Pack. MediaKom. Yogyakarta. Betha  Sidik.,  2012, Pemrograman  Web  dengan PHP, Informatika,Bandung. Hakim,Lukmanul. 2010. Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter . Lokomedia. Yogyakarta
Tata  Sutabri.2016. Sistem  Informasi  Manajemen. CV ANDI OFFSET. Yogyakarta. Dedi  Kusbianto.  2010, Analisis  dan  Perancangan Sistem Informasi , STMIK Yadika Bangil.
R.  A.S  dan  M.Shalahudin , 2015 Rekayasa Perangkat Lunak, Informatika. Bandung.
D.  Naisa,  2016. Bikin  Framwork  PHP  Sendiri Dengan Teknik OOP & MVC , CV Lokomedia. Yogyakarta.
Rubin,  Kenneth  S.  (2013), “Essential  Scrum” , Pearson Education Inc.