## Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Berkas Badan Eksekutif Mahasiswa Institut Shanti Bhuana
Charley Orilya Grasselly Alfa Delfiny Hartoyo Uray 1 , Essya 2
1 Teknologi Informasi, Institut Shanti Bhuana
2 Teknologi Informasi, Instiut Shanti Bhuana
1 charleyorilya2@gmail.com, 2 essyaesa0709@gmail.com
Abstract— Education is a right and obligation that must be  fulfilled  by  every  individual.  Student  participation  in student  organizations  provides  valuable  experience  and important  opportunities  for  personal  development.  The Student  Executive  Council  is  one  of  the  student organizations  on  campus  and  plays  an  important  role  in carrying out administrative and other functions within the campus  environment.  The  Student  Executive  Council generally consists of several fields or divisions with different roles  in  managing  the  internal  and  external  affairs  of  the university. Fields in the Student Executive Council play an important role in supervising and coordinating all activities of the academic community in tertiary institutions. In order for  the  Student  Executive  Council  to  carry  out  its  duties properly, it must be properly organized in various aspects, including  its  operations.  The  use  of  an  appropriate technology system is very necessary in supporting the filing of  files  in  the  Student  Executive  Council  of  the  Shanti Bhuana  Institute.  This  file  filing  system  is  designed  to facilitate  effective  and  efficient  file  management.  System design for the organization of the Shanti Bhuana Institute's Student Executive Council was built to meet the functional needs  of  filing  incoming  and  outgoing  files  within  the organization.
Keyword — archiving information system, file management, student organizations, Student Executive Council (BEM).
Intisari — Pendidikan merupakan hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh setiap individu. Partisipasi mahasiswa dalam organisasi kemahasiswaan memberikan pengalaman berharga dan peluang penting bagi pengembangan  pribadi.  Badan  Eksekutif  Mahasiswa (BEM) merupakan salah satu organisasi kemahasiswaan di kampus  dan berperan penting dalam menjalankan fungsi administrasi  dan  lainnya  di  lingkungan  kampus.  Badan Eksekutif  Mahasiswa  (BEM)  umumnya  terdiri  dari beberapa bidang atau divisi dengan peran berbeda dalam mengelola urusan internal dan eksternal perguruan tinggi. Bidang – bidang dalam Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) memegang  peranan  penting  dalam  mengawasi  dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan civitas akademika di perguruan  tinggi.  Agar  Badan  Eksekutif  Mahasiswa (BEM)  dapat  menjalankan  tugasnya  dengan  baik,  maka harus ditata dengan baik dalam berbagai aspek, termasuk operasionalnya.  Penggunaan  sistem  teknologi  yang  sesuai sangat diperlukan dalam mendukung pengarsipan berkas dalam Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Institut Shanti
Bhuana.  Sistem  pengarsipan  berkas  ini  dirancang bertujuan  untuk  memfasilitasi  pengelolaan  berkas  yang efektif  dan  efisien.  Perancangan  sistem  untuk  organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Institut Shanti Bhuana dibangun  untuk  memenuhi  kebutuhan  fungsional  dalam pengarsipan  berkas  masuk  dan  keluar  dalam  organisasi tersebut.
Kata  Kunci—sistem  informasi  pengarsipan,  pengelolaan berkas,  organisasi  kemahasiswaan,  Badan  Eksekutif Mahasiswa (BEM).

## I. P ENDAHULUAN
Pendidikan adalah salah satu hak dan kewajiban terpenting dalam  kehidupan  saat  ini.  Keberlangsungan  nilai-nilai kebangsaan  sangat  dipengaruhi  oleh  pendidikan  karakter masyarakat.  Bangsa  yang  memiliki  pendidikan  karakter  yang kuat serta integritas dan moralitas yang tinggi cenderung lebih dihormati  dan  dihargai  di  mata  dunia.  Cita-cita  tersebut merupakan  cita-cita  bangsa  Indonesia  yang  tertuang  dalam pembukaan  UUD  1945.  Hal  ini  sesuai  dengan  fungsi pendidikan  nasional  sebagaimana  diatur  dalam  Undang  – Undang  No.  20  Tahun  2003  tentang  Sistem  Pendidikan Nasional.  Partisipasi  mahasiswa  dalam  organisasi  mahasiswa dapat  menjadi  alat  yang  ampuh  untuk  membentuk  karakter, keterampilan dan kepemimpinan mahasiswa. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) merupakan organisasi mahasiswa di dalam kampus  yang  memiliki  peran  dan  fungsi  yang  mirip  dengan pemerintahan. Badan  Eksekutif  Mahasiswa  (BEM)  biasanya terdiri dari beberapa cabang dengan peran yang berbeda dalam mengelola urusan internal dan eksternal suatu universitas atau jurusan.  Bidang  –  bidang  dalam  Badan  Eksekutif  Mahasiswa (BEM) berperan penting dalam mengawasi dan mengkoordinasikan  seluruh  kegiatan  civitas  akademika  di perguruan tinggi. Seiring perkembangan kebutuhan informasi dan  kemajuan  teknologi,  penggunaan  komputer  untuk memenuhi  kebutuhan  organisasi  dan  bisnis  telah  menjadi  hal yang biasa.  Dengan evolusi kebutuhan informasi dan kemajuan teknologi, penggunaan computer membuat teknologi komputasi  semakin  canggih,  membawa  banyak  manfaat  bagi organisasi  dan  bisnis  dalam  hal  efisiensi,  pengurangan  biaya, waktu dan tenaga.

## II. T INJAUAN P USTAKA
Definisi  tentang  sistem  menurut  Sutabri  dalam  bukunya (2012:15) menggambarkan sistem  sebagai bentuk  integrasi di antara komponen – komponen yang ada [1]. Dalam konteks ini
“integrasi” merujuk pada komponen – komponen yang berbeda, tetapi  saling  bekerjasama  untuk  menciptakan  suatu  kesatuan yang  lebih  besar  dan  lebih  fumgsional.  Definisi  ini mencerminkan bahwa sistem terdiri dari elemen – elemen yang saling  berinteraksi  dan  bergantung  satu  sama  lain  guna mencapai tujuan atau fungsi tertentu. Dari buku Jogiyanto HM (1999:692) dikemukakan bahwa definisi informasi adalah hasil dari pengolahan data yang berasal dari fakta – fakta yang ada atau terjadi [2]. Proses pengolahan ini mengubah data menjadi bentuk yang lebih bermanfaat dan memiliki arti bagi penerima informasi. Tujuan akhir dari pengolahan ini adalah memberikan pegangan  atau  dasar  bagi  penerima  informasi  dalam mengambil  keputusan.  Jadi,  sistem  informasi  adalah  suatu rangkaian  komponen  yang  bekerja  bersama  –  sama  untuk mengumpulkan,  memproses,  menyimpan  dan  menyebar informasi  yang  dibutuhkan  untuk  mendukung  operasi  suatu organisasi  atau  perusahaan  [3].  Dari  ketiganya,  sistem informasi  terdiri  dari  berbagai  komponen  yang  saling berhubungan dan bekerja sama untuk mendukung pengambilan keputusan,  koordinasi,  dan  pengendalian,  serta  memberikan gambaran  aktivitas  dalam  suatu  perusahaan  atau  organisasi. Banyak komponen dalam sistem informasi  mengikuti prosedur formal    untuk  mengumpulkan,  mengolah,  dan  menyebarkan data  menjadi  informasi  yang  berguna  bagi    pengguna.  Arsip dapat  diartikan  sebagai  dokumen  resmi  yang  dihasilkan  dan diterima oleh seluruh unit organisasi dalam suatu lembaga atau departemen [4] . Arsip  dapat  diartikan  sebagai  arsip  yang diketik atau ditulis dalam bentuk huruf, angka atau foto yang memiliki  arti  dan  tujuan  sebagai  bahan  komunikasi  atau informasi.  Pengarsipan  file  berarti  menyimpan  dokumen penting dalam sistem pengarsipan.

## Fungsi Badan Ekseskutif Mahasiswa (BEM)
a. Membangun  hubungan  organisasi  yang  harmonis antara departemen dan dewan inti.
b. Memberikan  pembinaan  kepada  anggota  sebagai sarana pengembangan bakat [5].
Karakteristik Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
a. Mengikuti aturan yang berlaku.
b. Menyelesaikan tugas-tugas yang diatur dalam struktur organisasi BEM [6].
Pengambilan  keputusan  dalam  pemilihan  pengurus  Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) yang kompeten dilakukan secara selektif  [7].  Mengingat  perkembangan  teknologi  dan  ilmu pengetahuan  saat  ini,  kemampuan  beradaptasi  dan  merespon dengan cepat menjadi kualitas penting bagi seorang pimpinan Badan  Eksekutif  Mahasiswa  (BEM).  Salah  satu  tanggung jawab  utama  Badan  Eksekutif  Mahasiswa  (BEM)  adalah memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk menyampaikan saran dan keinginannya, serta berperan sebagai ujung  tombak  untuk  mewakili  kepentingan  mahasiswa  di lingkungan kampus. Agar Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) dapat  menjalankan  tugasnya  dengan  baik,  maka  harus  ditata dengan  baik  dalam  berbagai  aspek,  termasuk  operasionalnya. Penggunaan sistem teknologi tepat guna sangat penting untuk mendukung  penyerahan  berkas  kepada  Badan  Eksekutif Mahasiswa (BEM) Institut Shanti Bhuana. Sistem
pemberkasan  menjadi  suatu  kebutuhan  yang  harus  dipenuhi dengan perkembangan organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM).  Inovasi dalam sistem pengarsipan dapat memberikan manfaat  positif  bagi  Badan  Eksekutif  Mahasiswa  (BEM) sebagai  cara  baru  dalam  menjalankan  organisasinya. Mengingat  perkembangan  teknologi  dan  ilmiah  saat  ini, penting  bagi  organisasi  untuk  dapat  beradaptasi  [8].  Tujuan utama dari sistem  pengarsipan berkas yang dirancang dengan baik  adalah  untuk  memudahkan  pengelolaan  berkas  yang masuk  dan  keluar  sehingga  terarsip  dengan  baik  secara terstruktur  sesuai  dengan  peraturan  yang  berlaku  di  Institut Shanti  Bhuana.  Sistem  penyimpanan  berkas  ini  dirancang khusus  untuk  kebutuhan  fungsional  dalam  organisasi  Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM).

## Tools yang Digunakan
a. XAMPP :  XAMPP  adalah  perangkat  lunak  server Apache  yang  populer  dan  mudah  digunakan  [9]. XAMPP  adalah  singkatan  dari  "cross-platform  (X), Apache (A), MariaDB (M), PHP (P), dan Perl (P)".
b. Sublime Text :  Sublime  Text  memiliki  model lisensi  berbayar  dengan  versi  gratis  yang  didukung oleh komunitas pengembang yang luas. Sublime Text adalah  editor  teks  yang  sangat  populer  di  kalangan pengembang dan desainer. Sublime Text adalah editor teks populer untuk bahasa pemrograman PHP.
c. PHPMyAdmin :  Jika  Anda  sudah  menggunakan paket  perangkat  lunak  server  web  XAMPP,  Anda tidak perlu menginstal PHPMyAdmin secara terpisah. [8]. PHPMyAdmin adalah alat yang mudah digunakan untuk mengelola database MySQL Anda secara visual.

## III. M ETODOLOGI P ENELITIAN
Penulis  mengambil  objek  penelitian  pada  Badan  Eksekutif Mahasiswa  (BEM)  Institut  Shanti  Bhuana  yang  terletak  di Bengkayang, Kalimantan Barat. Jenis dan sumber data :
a. Data primer
Data  primer  adalah  data  yang  diperoleh  secara langsung  dari  individu  atau  perseorangan  melalui metode  seperti  wawancara,  kuesioner,  observasi,  dan eksperimen  yang  dilakukan  oleh  penulis  atau  peneliti. Sebagai  sekretaris  dari  Badan  Eksekutif  Mahasiswa (BEM)  Institut  Shanti  Bhuana,  penulis  pertama memiliki akses langsung dan dapat mengumpulkan data primer secara individu.
b. Data Sekunder Data  sekunder  mengacu  pada  data  yang dikumpulkan  dari  pihak  lain  atau  sumber  yang  sudah ada  sebelumnya.  Data  sekunder  untuk  laporan  ini diperoleh  dari  berbagai  referensi  seperti  artikel  yang diterbitkan, jurnal dan penelitian pihak lain yang telah dipublikasikan.
Teknik pengumpulan data :
a. Studi Pustaka Penulis  mencari  bahan  referensi  melalui browsing dan searching di internet.
b. Riset Lapangan
Penulis  pertama  bertanggung  jawab  langsung mengurus  administrasi  berkas-berkas  sebagai  sekretaris Badan  Eksekutif  Mahasiswa  (BEM)  Institut  Shanti Bhuana.
Dalam  artikel  ini,  penulis  menggunakan  metode kualitatif  untuk  melakukan  analisis  data. Metode  kualitatif menggunakan data berupa teks, narasi, wawancara, observasi, dan  dokumen  bukan  berupa  angka  atau  statistik Dalam menganalisis  data  kualitatif,  penulis  menggunakan  teori  dari berbagai referensi literatur sebagai kerangka untuk memahami dan menginterpretasikan data yang diperoleh.
Metode kualitatif digunakan untuk menganalisis obyek yang  tidak  dapat  diukur  dengan  angka  atau  ukuran  eksak. Penelitian  kualitatif  dapat  diartikan  sebagai  penelitian  yang bersifat  deksriptif,  di  mana  tujuan  utamanya  adalah  untuk memahami  dan  menjelaskan  fenomena  yang  sedang  diteliti secara mendalam. Penelitian kualitatif dapat diartikan sebagai penelitian  deskriptif  yang  tujuan  utamanya  adalah  untuk memperoleh pemahaman dan penjelasan yang lebih mendalam tentang  fenomena  yang  diteliti.  Penelitian  kualitatif  biasanya menggunakan  pendekatan  induktif  di  mana  data  pertama  kali dikumpulkan dan kemudian dianalisis untuk mengidentifikasi pola,  tema,  dan  hubungan  yang  muncul  dari  data  tersebut. Sebelum  merancang  dan  membangun  sebuah  sistem,  pada bagian  ini  akan  dijelaskan  alur  untuk  merancang  dan membangun  sistem  yang  akan  dibuat.  Dengan  adanya  desain awal sistem, penulis dapat lebih memilih fungsi atau fitur yang perlu diterapkan dalam sistem yang akan dibangun.
Dalam  merancang  sistem,  penting  untuk  menyusun tabel  kebutuhan fungsional  dan non  – fungsional  yang sesuai dengan kebutuhan di lapangan. Kebutuhan fungsional meliputi fungsi dan karakteristik yang dibutuhkan oleh pengguna sistem, sedangkan kebutuhan non fungsional menentukan kualitas dan karakteristik yang dibutuhkan oleh sistem. Dengan menganalisis  kebutuhan  pengguna,  perangkat  keras,  dan perangkat  lunak,  penulis  dapat  lebih  memahami  persyaratan sistem  secara  keseluruhan  dan  merancang  solusi  yang  sesuai. Persyaratan non – fungsional dan fungsional sistem tercantum pada tabel 1 dan tabel 2 di bawah ini.

## Tabel 1 Kebutuhan Fungsional
No Kebutuhan Fungsional Keterangan 1. Login Berfungsi untuk mengakses sistem menggunakan kredensial  yang  valid seperti  username  dan password. 2. Melihat berkas Fitur yang memungkinkan pengguna untuk
melihat berkas  dalam sistem. 3. Merekap berkas Fitur yang digunakan untuk mengelola berkas dalam sistem. 4. Mencetak berkas Fitur yang memungkinkan pengguna untuk mencetak berkas atau dokumen  yang  ada dalam sistem. 5. Memberi  persetujuan berkas  masuk  dan keluar Fitur yang memungkinkan pengguna untuk memvalidasi dan memberikan persetujuan  terhadap berkas  yang  masuk dan  keluar  dalam sistem. 6. Logout Fitur yang memungkinkan pengguna untuk keluar  dari  sistem dengan aman. Tabel 2 Kebutuhan Nonfungsional No Kebutuhan Non Fungsional Keterangan 1. Dapat  dioperasikan  di semua  perangkat  yang memiliki web browser . Sistem dapat diakses dan dioperasikan melalui web browser pada berbagai  perangkat seperti komputer, laptop,  tablet  dan smartphone.
2. Mudah dioperasikan. Kemudahan penggunaan sistem.
Agar  sistem  dapat  berfungsi  sesuai  dengan kebutuhan, ada aktor yang terlibat.  Aktor yang terlibat dalam  penggunaan  sistem  ini  adalah  Sekretaris,  Ketua dan Wakil Ketua Badan  Eksekutif Mahasiswa (BEM), serta Bagian Kemahasiswaan Institut Shanti Bhuana.
Tabel 3 Aktor yang Terlibat No.  Aktor Peran Hak Akses 1. Sekretaris Organisasi Badan Eksekutif Bertanggung jawab  untuk menhelola berkas masuk dan Melihat berkas. Mengelola berkas.
Mahasiswa (BEM). keluar dari organisasi, seperti  surat resmi,  surat undangan atau dokumen lainnya. 2. Ketua dan Wakil Ketua Organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM). Memiliki wewenang untuk memberikan validasi  atau persetujuan terhadap berkas masuk dan keluar. Memberi persetujuan berkas masuk  dan keluar. Melihat berkas. 3. Bidang Kemahasiswaan Institut  Shanti Bhuana. Bertanggung jawab sebagai pihak  yang menerima arsip  berkas Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM). Melihat berkas.
Mengelola berkas.

## Desain Produk
1. Use Case Diagram Utama
Tujuan  utama  dari    use  case  diagram  adalah untuk menunjukkan secara visual  interaksi antara aktor (pengguna  sistem)  dan  proses  yang  terjadi  di  dalam sistem.
Gambar 1 Use Case Diagram Utama
Alur proses berjalannya sistem informasi pengarsipan  berkas  pada  Badan  Eksekutif  Mahasiswa (BEM)  Institut  Shanti  Bhuana.  Pertama,  Sekretaris mengisi  informasi  yang  diperlukan  pada form berkas masuk  atau  keluar.  Sistem  akan  menyimpan  berkas masuk  dan  keluar,  kemudian  Ketua  dan  Wakil  Ketua kemudian  menggunakan  tombol  Validasi  untuk menyetujui  atau  menolak  berkas.  Setelah  mendapat validasi,  berkas  masuk  atau  keluar  akan  tersimpan  di form  rekap  berkas  untuk  dipantau  atau  dikelola  oleh Sekretaris  dan  Bidang  Kemahasiswan  secara  berkala sesuai  kebutuhan  dan  prosedur  yang  berlaku  di organisasi  BEM.  Setiap  kali  diperlukan,  berkas  dapat dicetak.

## 2. Use Case Diagram Pengisian Berkas Masuk dan Keluar
Gambar 2 Use Case Diagram Pengisian Berkas Masuk dan
Keluar
Tabel 4 Deskripsi Use Case Diagram Pengisian Berkas Masuk dan Keluar Use Case Name Use Case Pengisian Berkas Masuk dan Keluar Primary Actor User : sekretaris organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), bidang kemahasiswaan Institut Shanti Bhuana Stakeholder and Interest  User : Mengisi form berkas masuk dan keluar Sistem : Menyimpan berkas yang diunggah oleh pengguna. Brief Description User : mengisi form pengisian  berkas  masuk dan keluar. Relationship Association : User (Sekretaris organisasi BEM atau bidang kemahasiswaan) dan sistem. Include :  Proses  mengisi form pengisian berkas masuk dan keluar.
Normal Flow Event 1. User mengakses sistem dan memulai proses  pengisian  berkas masuk. 2. Sistem menampilkan form yang diperlukan  untuk  mengisi berkas. 3. Setelah  mengisi
form pengisian  berkas masuk  dan  keluar, user mengklik tombol simpan. 4. Sistem akan menyimpan data berkas. Alternate/Exception Flow Sistem tidak akan menyimpan  berkas  masuk dan keluar yang telah diisi oleh user, jika user tidak
mengklik tombol simpan.
Precondition Halaman form pengisian berkas masuk dan keluar Post Condition Halaman berkas
3. Activity  Diagram  Pengisian  Berkas  Masuk  dan Keluar

## Gambar 3 Activity Diagram Pengisian Berkas Masuk dan Keluar
User (Sekretaris  organisasi  BEM)  menekan tombol  “Berkas  Masuk”  atau  “Berkas  Keluar”  pada halaman  sistem,  kemudian  sistem  akan  menampilkan halaman  pengisian  berkas  masuk  dan  keluar. User (Sekretaris  organisasi  BEM)  mengisi  informasi  yang diperlukan pad form pengisian berkas masuk dan keluar, setelah  selesai  mengisi form , user menekan  tombol “Unggah”.
4. Sequence  Diagram  Pengisian  Berkas  Masuk  dan Keluar
Gambar 5 Sequence Diagram Pengisian Berkas Masuk dan Keluar
User (Sekretaris  organisasi  BEM)  menekan tombol  “Berkas  Masuk”  dan  “Berkas  Keluar”,  sistem akan  merespons  dan  menampilkan  halaman/ form pengisian  berkas  masuk  dan  keluar.  Setelah  selesai mengisi form, user menekan  tombol  “Unggah”.  Data berkas disimpan dalam database yang dapat diakses dan dikelola oleh sistem.
5. Use  Case  Diagram  Memberikan  Persetujuan

## Berkas Masuk dan Keluar
Gambar 6 Use Case Diagram Memberikan Persetujuan Berkas
Masuk dan Keluar
Tabel 5 Deskripsi Use Case Diagram Memberikan
Persetujuan Berkas Masuk dan Keluar
Use Case Name Use Case Memberikan Persetujuan  Berkas  Masuk dan Keluar Primary Actor User :  Ketua  dan  Wakil Badan  Eksekutif  Mahasiswa (BEM) Stakeholder and Interest User :  Memberi  persetujuan berkas masuk dan keluar.
Sistem  :  Mengubah  status ACC  berkas  masuk  dan keluar. Brief Description User memberi persetujuan/validasi  berkas masuk  dan  keluar  dengan menekan  tombol approve, kemudian sistem akan mengubah status ACC berkas masuk dan keluar. Trigger Ketua  dan  wakil  organisasi BEM  menggunakan  sistem untuk memberikan persetujuan terhadap pengarsipan  berkas  selama masa jabatannya. Relationship Association : User, System Include  : Tekan  tombol Approve. Normal Flow Event 1. User memilih  surat yang  akan  diberi persetujuan/validasi 2. User menekan tombol  konfirmasi untuk  memberikan persetujuan. 3. Sistem mengubah status berkas masuk dan  keluar  sesuai dengan  persetujuan yang diberikan. Alternate/Exception Flow Jika user tidak  menekan tombol approve ,  sistem tidak akan  mengubah  status  ACC berkas masuk dan keluar. Precondition Halaman utama user Post Condition Halaman approval berkas
masuk dan keluar

## 6. Activity Diagram Memberikan Persetujuan Berkas
Masuk dan Keluar
Gambar 7 Activity Diagram Memberikan Persetujuan Berkas Masuk dan Keluar
User memilih  menu approval pada  sistem  dan sistem  menampilkan daftar berkas masuk dan keluar yang  menunggu  persetujuan/validasi. User memilih berkas masuk dan keluar dari daftar yang ditampilkan dan user akan  memilih approve untuk  memberikan persetujuan  pada  berkas  yang  dipilih.  Kemudian, sistem  mengubah  status  ACC  tersebut  menjadi approval .

## 7. Sequence  Diagram  Memberikan  Persetujuan Berkas Masuk dan Keluar
Gambar 8 Sequence Diagram Memberikan Persetujuan Berkas Masuk dan Keluar
User memilih menu “ approval ” dan sistem akan menampilkan  daftar  berkas  masuk  dan  keluar  yang menunggu validasi. User menekan memilih “ approve ”. Sistem mengubah status berkas menjadi approval dalam database berkas masuk dan keluar.
8. Use  Case  Diagram  Mengelola  Berkas  Masuk  dan

## Keluar
Gambar 8 Use Case Diagram Mengelola Berkas Masuk dan Keluar
Tabel 6 Deskripsi Use Case Diagram Mengelola Berkas Masuk dan Keluar Use Case Name Use Case Mengelola Berkas Masuk dan Keluar Primary Actor User : Sekretaris Organiasasi Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), Bidang Kemahasiswaan Institut Shanti Bhuana
Stakeholder and Interest User :  Memilih  berkas masuk dan keluar, kemudian memilih tindakan. Sistem  :  Melakukan  aksi sesuai  dengan  tindakan yang dipilih. Brief Description User memilih berkas msauk  dan  keluar  dari daftar yang tersedia. Setelah  memilih  berkas, user kemudian  memilih tindakan yang ingin dilakukan terhadap berkas tersebut. Sistem akan merespons dengan melakukan aksi yang sesuai  dengan  tindakan yang dipilih user. Trigger User ingin  menggunakan sistem  untuk  mengelola berkas  masuk  dan  keluar yang terkai dengan organisasi tersebut. Relationship Association : User, System Include :  Data  berkas masuk  dan  keluar  yang terkait organisasi BEM. Normal Flow Event 1. User memilih berkas masuk. 2. User menekan tombol  tindakan yang ingin dilakukan  pada berkas tersebut. 3. Sistem menerima tindakan yang dipilih user. 4. Sistem melakukan  aksi sesuai dengan tindkan yang dipilih. Alternate/Exception Flow 1. Jika user tidak menekan  tombol tindakan,  maka sistem tidak akan melakukan  aksi apapun. 2. Sistem tetap menampilkan berkas masuk yang dipilih user , namun
tidak
melakukan
tindakan apa pun terhadap  berkas tersebut. Precondition Halaman utama Post Condition Halaman  berkas  masuk dan  keluar  yang  akan menampilkan status terbaru dari berkas tersebut.
9. Activity  Diagram  Mengelola  Berkas  Masuk  dan

## Keluar
Gambar 6 Activity Diagram Mengelola Berkas Masuk dan Keluar User (Sekretaris BEM dan Bidang
Kemahasiswaan) menekan tombol “Berkas Masuk” atau “Berkas  Keluar”, kemudian sistem  akan menampilkan daftar berkas masuk dan keluar. User (Sekretaris BEM dan  Bidang  Kemahasiswaan)  memilih  antara  berkas masuk atau keluar dan menekan tombol tindakan, sistem akan melakukan aksi sesuai tindakan yang dipilih.
10. Sequence  Diagram  Mengelola  Berkas  Masuk  dan Keluar
Gambar 7 Sequence Diagram Mengelola Berkas Masuk dan Keluar
11. Class Diagram
Gambar 8 Class Diagram
IV. H ASIL DAN PEMBAHASAN Gambar 9 Halaman Login
Halaman  ini  memvalidasi  nama  pengguna  dan  kata  sandi sehingga  hanya  pengguna  yang  diautentikasi  yang  dapat mengaksesnya.
Gambar 10 Halaman Dashboard
Halaman ini memiliki semua fungsi yang dapat dilakukan dalam sistem.
Gambar 11 Halaman Pengisian Berkas Masuk dan Keluar
Halaman ini digunakan untuk mengisi informasi terkait berkas masuk atau keluar dalam sistem.
Gambar 11 Halaman Validasi Berkas
Halaman ini digunakan untuk melakukan proses validasi terhadap berkas masauk atau keluar dari sistem.

## Gambar 10 Halaman Mengelola Berkas
Halaman ini digunakan untuk mengelola berkas yang telah dipilih atau diproses dalam sistem.

## V. K ESIMPULAN DAN S ARAN
Perancangan  sistem  pengarsipan  berkas  Badan  Eksekutif Mahasiswa  (BEM)  Institut  Shanti  Bhuana  memiliki  peran penting  dalam  meningkatkan  pengelolaan  berkas  masuk  dan keluar dalam organisasi tersebut. Melalui sistem ini, Sekretaris organisasi  BEM  dan  Bidang  Kemahasiswaan  dapat  dengan
mudah  mengelola  berkas  masuk  dan  keluar,  memberikan validasi, serta mencetak berkas yang diperlukan.
Sistem  pengarsipan  berkas  dapat  ditingkatkan  dengan adanya  fitur  –  fitur  lain  yang  memudahkan user dalam mendapatkan  berkas  yang  dibutuhkan  dengan  cepat.  Untuk meningkatkan  keamanan  data,  dapat  dilakukan  penerapan mekanisme  otentikasi  dan  otorisasi  yang  tepat  untuk memastikan  hanya  pengguna  yang  berwenang  yang  dapat mengakses  dan  mengelola  berkas.  Selain  itu,  sistem  harus diperbarui  secara  berkala  untuk  meningkatkan  fungsinya  dan mengikuti perkembangan teknologi terkini.

## U CAPAN T ERIMA K ASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Tuhan  Yang Maha Esa dan pihak-pihak terkait lainnya yang telah membantu dalam  penulisan  ini.  Semoga  artikel  Perancangan  Sistem Pengarsipan  Berkas  Badan  Eksekutif  Mahasiswa  (BEM) Institut Shanti Bhuana dapat memberikan manfaat yang besar bagi para pembaca.

## R EFERENSI
[1] K.  KEZALDO  and  S.  ABRIANTORO,  “Perancangan  Sistem Informasi  Pengrekrutan  Anggota  Bem  Berbasis  Web  Di  Institut Bisnis Muhammadiyah Bekasi,” Jupiter J. Comput. Inf. Technol. , vol. 2, no. 1, pp. 51–62, 2021, doi: 10.53990/cist.v2i1.116.
[2] A. Nur and G. Sutjahjo, “Analisis Dan Perancangan Pengarsipan Di Kantor Pelayanan Pajak Madya Batam,” Zo.  Komput.  Progr.  Stud. Sist. … , vol. 9, no. April, 2019.
[3] E.  Putri  Primawanti  and  H.  Ali,  “Pengaruh  Teknologi  Informasi, Sistem  Informasi  Berbasis  Web  Dan  Knowledge  Management Terhadap Kinerja Karyawan (Literature Review Executive Support Sistem (Ess) for Business),” J. Ekon. Manaj. Sist. Inf. , vol. 3, no. 3, pp. 267–285, 2022, doi: 10.31933/jemsi.v3i3.818.
[4] Y. Hidayah and S. Sunarso, “Penguasaan civic skills aktivis badan eksekutif  mahasiswa  (studi  di  Universitas  Negeri  Yogyakarta),” Harmon. Sos. J. Pendidik. IPS , vol. 4, no. 2, pp. 153–164, 2018, doi: 10.21831/hsjpi.v4i2.9862.
[5] S. Yıldırım, “IMPLEMENTASI KARAKTER KEJUJURAN DAN TANGGUNG  JAWAB  DALAM  KANTIN  KEJUJURAN  BAGI ANGGOTA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA,” no. 21, pp. 1– 9, 2018.
[6] D.  Oktarina  and  Fitri,  “Sistem  Pendukung  Keputusan  Penentuan
Jabatan Organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Menggunakan Metode Forward Chaining dan TOPSIS,” J. Mhs. Apl. Teknol. Komput. dan Inf. , vol. 2, no. 3, pp. 113–120, 2020.
[7] D.  R.  P.  Dipta  Arsyani  Febby  Suare,  “Rancang  Bangun  Sistem Informasi  Pengelolaan  Administrasi  Persuratan  berbasis  Website menggunakan Metode Scrum,” J. Emerg. Inf. Syst. Bus. Intell. , vol. 3, no. 2, pp. 29–40, 2022.
[8] A.  B.  Putra  and  S.  Nita,  “Perancangan  dan  Pembangunan  Sistem Informasi  E-Learning  Berbasis  Web  (  Studi  Kasus  Pada  Madrasah Aliyah Kare Madiun ),” Semin. Nas. Teknol. Inf. dan Komun. 2019 , vol. 1, no. 1, pp. 81–85, 2019.
[9] A. T. Martadinata and I. Zaliman, “Perancangan dan Implementasi Sistem  Informasi  E-Commerce  dengan  menggunakan  Content Management  System  (CMS),  WooCoomerce  dan  Xendit  Pada Koperasi  Universitas Bina  Insan,” Sigmata  J.  Manaj.  dan  Inform. , vol. 9, no. 1, pp. 16–21, 2021.