## BUDAYA PEDULI ARSIP  DALAM PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL BERBASIS WEB:  STUDI KASUS PADA KANTOR LEMBAGA LAYANAN PENDIDIKAN TINGGI  WILAYAH VI JAWA TENGAH
Sumarno 1 , Titiek Suliyati 2
1 LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah, Jl.  Pawiyatan Luhur I / 1 , Bendan Dhuwur, Semarang
2 Departemen Sejarah , Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia *Corresponding author: -
Abstract . Creating  A  Culture  Of  Archives  Care  Through  Web- Based  Digital  Archives  Management.  This  article  is  the  result  of research  on  web-based  digital  archive  management,  which  was conducted at the Higher Education Service Institute (LLDIKTI) Region VI  Central  Java.  In  the  digital  era,  such  as  when  technology  is indispensable  in  managing  archives.  Records  management  with  the support  of  information  technology  can  be  carried  out  quickly  and efficiently.  Success  in  digital  archive  management  will  solve  the problem  of  space  limitations.  This  research  was  conducted  using  a descriptive  qualitative  method  that  is  very  appropriate  to  solve  the problems studied, especially to examine case studies. The problem to be  studied  is  how  the  management  of  web-based  digital  archives  in LLDIKTI  Region  VI  Central  Java  is  carried  out  efficiently.  Data collection  is  done  by  observation,  in-depth  interviews,  literature studies and documents. Data analysis was carried out with the stages of  data  reduction,  data  presentation  and  data  verification  or conclusions.  The  results  show  that  web-based  digital  archive management  in  LLDIKTI  Region  VI  Central  Java  still  needs  to  be developed,  especially  in  the  Archives  Unit,  which  is  the  center  for archiving services. For maximum results in web-based digital archive management,  it  requires  the  commitment  of  the  leadership  and  all available  resources  so  that  archive  management  can  be  carried  out effectively and efficiently.

## Keyword:
Culture, archive care, management, digital archives, WEB

## Article Info
Received: 15 October 2021 Accepted: 6 December 2021 Published: 9 December 2021

## 1. Pendahuluan
Perkembangan  teknologi  informasi  yang  sangat  pesat  yang  ditandai  dengan  lahirnya

## ENDOGAMI:
E-ISSN: 2599-1078

## JURNAL ILMIAH KAJIAN ANTROPOLOGI
revolusi  industry  4.0  yang  sedang  kita  hadapi  saat  ini,  meskipun  masih  dalam  tahapan proses  pembenahan  tetapi  sudah  dapat  kita  rasakan  dampaknya.  Revolusi  Industri  4.0 adalah tranformasi menyeluruh dari semua aspek produksi yang menggunakan teknologi digital dan  internet untuk mengembangkan industri konvensional (Merkel, 2014: 300) [1]. Kondisi  ini  telah  menimbulkan  dampak  terhadap  segala  sektor  menyangkut  seluruh kebidupan  manusia  termasuk  dalam  aktivitas  melakukan  pengelolaan  dokumen.  Suatu organisasi  atau  lembaga  yang  melakukan  pelayanan  kepada  publik,  pasti  menghasilkan dokumen  disamping  sebagai  akuntabilitas  kinerja  juga  sebagai  bahan  informasi  dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
Undang-Undang  Nomor  43  tahun  2009[2]  telah  memberikan  penjelasan  bahwa  arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara.  Hal  ini  menunjukkan  bahwa  seluruh  aktivitas organisasi  atau  lembaga  negara  khususnya  dalam  melakukan  tugas  dan  fungsinya  akan terus menghasilkan dokumen / arsip secara terus menerus.
Arsip  disamping  berfungsi  untuk  menilai    akuntabilitas  kinerja,  sekaligus  sebagai sumber  informasi  bagi  lembaga  dalam  mewujudkan  visi  dan  misi  organisasi  tersebut. Dengan  demikian  peran  arsip  sangat  penting  bagi  kelangsungan  hidup  sebuah  lembaga baik saat ini, maupun di masa yang akan datang.  Masih banyak dijumpai lembaga-lembaga yang  mengelola  arsipnya  secara  manual,  dengan  menggunakan  kertas,  disimpan  dalam ordner dan dimasukan dalam almari,  disusun pada rak-rak yang tidak memenuhi standar sebagai  tempat  penyimpanan  arsip,    sebagaimana  amanah  Undang-undang  kearsipan. Inilah kondisi yang ada di beberapa lembaga, yang merupakan sebuah tantangan bahwa di era teknologi informasi seperti sekarang ini lembaga dituntut untuk mengelola arsip atau dokumen-dokumen  yang  dihasilkan  dalam  menjalankan  tugas  dan  fungsi  secara  baik, dengan  memanfaatkan  teknologi. Hakim  (2015)  [3]  menyatakan  bahwa,  sejalan  dengan perkembangan  teknologi,  informasi  tidak  hanya  disimpan  dalam  format  tercetak,  akan tetapi juga disimpan dalam format digital. Pengelolaan arsip digital merupakan usaha yang dilakukan lembaga untuk menyajikan layanan yang sesuai dengan karakteristik kebutuhan lembaga  saat  ini.  Pengelolaan  arsip  secara  digital  saat  ini  sudah  menjadi  keharusan  di setiap lembaga. Proses digitalisasi arsip  harus dipahami setiap tahapannya oleh pengelola arsip (arsiparis), tidak hanya sekedar melakukan pemindaian arsip atau dokumen,  tetapi juga  harus  memperhatikan  proses  pencarian  arsip  yang  mudah  dan  efisien  agar  arsip dapat didistribusikan cepat  kepada yang membutuhkan (Sholeh & Hartono, 2018) [4].
Sikap  peduli  terhadap  semua  hal  yang  terjadi  di  instansi  perlu  ditumbuhkan  dan dikembangkan,  termasuk  sikap  peduli  terhadap  arsip.    Budaya  kerja  yang  baik  akan menghasilkan kualitas pelayanan kepada masyarakat yang prima.  Pengelolaan arsip, baik secara  maual  maupun  digital,  telah  menjadi  kebutuhan  dan  syarat  tercapainya  mutu pelayanan  prima.  Kecepatan  dan  ketepatan  pelayanan  tergantung  dari  berbagai sumberdaya, salah satunya adalah sumberdaya kearsipan, khususnya arsip digital Salah  satu  lembaga  yang  cukup  besar  yaitu Lembaga  Layanan  Pendidikan  Tinggi (LLDIKTI) Wilayah VI Jawa Tengah  yang mengelola arsip cukup banyak, baik arsip dinamis aktif,  arsip  dinamis  inaktif,  maupun  arsip  statis.  Permasalahan  yang  ada  saat  ini  adalah belum  ada  sistem  informasi  kearsipan  yang  terintegrasi.  Saat  ini  masing-masing  fungsi yang  ada  sudah  menggunakan  sistem  aplikasi  seperti; Si  jago, PD  DIKTI,  Sister,  Beasiswa
KIP  Kuliah,  Beasiswa  UKT,  Sicantik,  Simlemkerma,  persuratan  online  dan  lainnya.  Semua sistem    ini  masih  berada  dalam  fungsi-fungsi  yang  tersebar  di  lingkungan  Lembaga Layanan  Pendidikan  Tinggi  Wilayah  VI.  Untuk  mengelola  arsip  secara  baik  diperlukan Sistem  Informasi  Manajemen  Arsip  yang  dapat  bermuara  pada  efisiensi  kinerja  lembaga secara keseluruhan.

## 2. Metode
Artikel ini merupakan hasil penelitian tentang pengelolaan arsip digital berbasis web di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah-Semarang, yang terletak di  Jalan Pawiyatan Luhur I No.1, Bendan Duwur, Kecamatan  Gajahmungkur Semarang.
Metode  yang  digunakan  dalam  penulisan  atikel  hasil  penelitian  ini  adalah    metode kualitatif  deskriptif.    Metode  kualitatif  adalah  metode  penelitian  yang  mengkaji  secara mendalam fakta-fakta dan fenomena yang menjadi obyek penelitian (Moleong, 2007: 6) [5]. Fokus  penelitian  kualitatif  adalah  seluruh  masalah  yang  terkait  dengan  personal  para subyek  (arsiparis/pengelola  arsip),  seperti  perilaku,  persepsi,  motivasi,  dan  tindakan. Selain itu fokus penelitian juga pada kondisi obyek yang berupa benda, yang dalam hal ini adalah  arsip/dokumen.    Creswell  (2008)  [6]  menyebutkan,  bahwa  metode  kualitatif digunakan untuk mengungkap permasalahan penelitian secara mendalam dan detail.
Menurut Poerwandari (2005) [7], data yang dihasilkan dari penelitian kualitatif  adalah data yang sifatnya deskriptif, seperti transkripsi wawancara dan observasi.  Kaelan (2005) [8]    menyebutkan,  bahwa  metode  deskriptif  adalah  metode  yang  digunakan  untuk menggambarkan  kondisi  faktual  dan  fenomena  yang  terjadi  secara  detail,    objektif  dan sistematis.    Penulis  menggunakan  metode  deskriptif  untuk  membantu  mendeskripsikan secara  detail  keterkaitan  fakta-fakta  dan  instrumen  yang  diteliti.  Analisa  data  dengan berbagai metode ilmiah menghasilan data yang detail,   yang didiskripsikan  dalam susunan kalimat dapat dipahami (Moleong, 2007: 49) [9]. Penelitian kualitatif lebih mengutamakan makna penelitian  daripada generalisasi ( Sugiyono 2008:14) [10].
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  studi  kasus,  yaitu  kasus  pengelolaan  arsip digital berbasis di LLDIKTI Wilayah VI Semarang.  Studi kasus ini digunakan untuk meneliti dan  memahami  masalah  pengelolaan  arsip  digital  berbasis  web  di  LLDIKTI  Wilayah  VI Semarang  dengan  cara    mengumpulkan  berbagai  macam  informasi  yang  dianalisa    untuk menemukan  solusi  dan  cara  bagaimana  arsip  digital  berbasis  web  dapat  dikelola  dengan baik. Penelitian dengan pendekatan studi kasus  memiliki ciri pada kedalaman analisisnya yang  lebih  spesifik.  Rahardjo  &  Gudnanto  (2011:  250)  [11]    menjelaskan,  bahwa  studi kasus merupakan suatu metode untuk memahami masalah yang terjadi, dilakukan secara integratif  dan komprehensif agar diperoleh pemahaman yang mendalam tentang masalah yang    diteliti,  sehingga  diperoleh  solusi  untuk  memecahkan  masalah  diteliti.  Metode penelitian  studi  kasus  sangat  tepat  untuk  menganalisis    masalah  yang  spesifik  di  suatu tempat tertentu dan dalam waktu tertentu pula.
Data penelitian diperoleh melalui observasi, wawancara mendalam serta studi pustaka dan  dokumen.  Kegiatan  observasi  dilakukan  di  Unit  Kearsipan  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa Tengah.  Wawancara  mendalam  dilakukan  secara  bebas  dan  menggunakan  pedoman wawancara. Wawancara dilakukan terhadap responden, yang  merupaka petugas/pegawai yang menangani bidang kearsipan. Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari  pustaka yang  berkaitan  dengan  ilmu  dan  pengetahuan  kearsipan,  pengelolaan  arsip  digital  dan arsip  elektronik  serta    dokumen  yang  berupa  peraturan-peraturan  kearsipan,  undang- undang kearsipan.
Proses  analisis  data  kualitatif  dilakukan  melalui  tiga    tahapan  yaitu  reduksi  data, penyajian data dan kesimpulan atau verifikasi. Reduksi data adalah memilah dan memilih data yang  sesuai dengan topik dan masalah penelitian. Data yang tidak sesuai dengan topik dan  masalah  penelitian,  tidak  digunakan    (Sugiyono, 2009  :  338)  [12].  Data-data  yang sesuai dengan topik dan masalah penelitian,  disusun secara sistematis, sehingga memberi gambaran  yang  jelas  tentang  topik  dan  masalah  penelitian.  Penyajian  data,  yaitu menampilkan  data-data  yang  sudah  tersusun  sebagai  informasi  yang  digunakan  sebagai dasar penarikan  kesimpulan  (Idrus,  2009  :  151)  [13].  Pada  tahap  penyajian  data peneliti menyajikan  data  yang  telah  dikelompokkan  sesuai dengan  pokok  permasalahan penelitian.  Tahap  akhir  dalam  analisis  data  adalah  penarikan  kesimpulan  atau  verifikasi. Pada tahap ini peneliti membuat kesimpulan dari data-data yang telah disajikan, sehingga sampai  pada  tahap  penentuan  pemecahan    permasalahan  penelitian.  Hasil  penelitian difokuskan  pada  makna  penelitian  ini  dan  tidak  bisa  digeneralisasi.  Hasil  analisis digunakan  untuk  mencari  solusi  dalam  pengelolaan  arsip  digital  yang  efisien  agar  dapat menunjang pelayanan kepada masyarakat luas.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1. Pengelolaan Arsip di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah.
LLDIKTI adalah satuan kerja di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan  Teknologi  yang  mempunyai  tugas  dan  fungsi  dalam  bidang  peningkatan  mutu penyelenggaraan  pendidikan  tinggi  di  Wilayah  Jawa  Tengah.  Hal  ini  sesuai  dengan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 15 Tahun 2018 tentang Organisasi  dan  Tata  Kerja  Lembaga  Layanan  Pendidikan  Tinggi.  Lembaga  Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI saat ini melayanai 237  Perguruan Tinggi Swasta dan  13.600 dosen  tetap  yayasan  yang  tersebar  di  seluruh  wilayah  Jawa  Tengah.  Dalam  upaya memberikan pelayanan kepada masyarakat, khususnya Perguruan Tinggi Swasta yang ada di  Jawa  Tengah,  LLDIKTI  Wilayah  VI  telah  membentuk  rayon-rayon  dalam  upaya mendekatkan layanan  kepada Perguruan  Tinggi Swasta yang  kondisi geografisnya sangat beragam.
Dari  aktivitas  layanan  yang  diberikan  kepada  masyarakat  inilah  yang  menghasilkan dokumen-dokumen atau arsip yang semakin lama semakin bertambah.  Sampai akhir tahun 2020,  arsip  atau  dokumen  yang  ada  di  LLDIKTI  Wilayah  VI  belum  dikelola  secara  baik, karena    keterbatasan-keterbatasan  yang  dimiliki.  Arsip  inaktif  dan  arsip  aktif    disimpan menjadi satu di salah satu gedung, yang berfungsi sebagai Unit Kearsipan, yang kondisinya sangat  tidak  mendukung  sebagai  tempat  pengelolaan  arsip  atau  dokumen.  Kondisi  ini sangat  menyulitkan  ketika  instansi  membutuhkan  suatu  arsip  dan  harus  mencari  dalam waktu  yang  cukup  lama.  Seringkali  arsip  yang  dibutuhkan  tidak  ditemukan.  Beberapa permasalahan dalam mengelola dokumen atau arsip di LLDIKTI Wilayah VI antara lain :
a. Kurangnya perhatian para pegawai terhadap pentingnya arsip.
Kondisi  ini  disebabkan  oleh  anggapan  bahwa  bidang  kearsipan  kurang  penting dibandingkan    dengan  bidang  dan  kegiatan  rutin  lainnya.  Arsip  dianggap  sebagai sesuatu  yang  tidak  memiliki  nilai.  Arsip  hanya  sekedar  disimpan,  tidak  terpikirkan bahwa  arsip  itu  memiliki  informasi  yang  sangat  berguna  di  masa-masa  yang  akan datang.  Dengan  demikian  maka  konsentrasi  dan  fokus  pada  pemanfaatan  arsip  belum efektif,  dan  pengelolaan  kearsipan  dalam  mendukung  tujuan  organisasi  tidak  berjalan secara optimal.

## b. Sumber Daya Manusia terbatas.
Mengelola arsip tidak terlepas dari sumber daya manusia yang mumpuni, artinya bahwa pengelola  arsip  harus  memiliki  kemampuan  dan  kualifikasi  yang  memadai  di  bidang kearsipan.  Karena  sistem  pengelolaan  arsip  yang  rumit,  sehingga  memerlukan pengetahuan yang baik dalam mengelola arsip. Hal ini didasarkan pada tanggung jawab dan  fungsi  dari  manajemen  pengelolaan  arsip.  LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah merupakan  salah  satu  organisasi  atau  Lembaga  yang  kurang  memperhatikan  masalah pentingnya  arsip  ini.  Pengelola  arsip  masih  menggunakan  standar  pengetahuan  yang sederhana  dalam menyimpan arsip atau dokumen. Pada kenyataannya bahwa petugas kearsipan harus memiliki wawasan yang luas  dalam mengelola  kearsipan, tidak hanya menyimpan dan mencari arsip saja akan tetapi diperlukan pemahaman yang lebih baik dalam  menganalisa  perkembangan  arsip,  perencanaan  pengelolaan  arsip  di  masa mendatang, retensi arsip dan masih banyak lagi hal yang harus dipahami oleh pengelola kearsipan.
c. Pertumbuhan arsip yang kurang diperhatikan
Permasalahan yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip adalah kurangnya antisipasi dalam  volume  penambahan  arsip  dari  waktu    ke  waktu.  Hal  ini  meyebabkan ketersediaan tempat penyimpanan arsip terus berkurang atau bahkan arsip tidak dapat tertampung  lagi.  Hal  ini  didasarkana  pada  kurangnya  perhitungan  terhadap pertumbuhan arsip dalam instansi sehingga menyebabkan kurangnya antisipasi dalam persiapan  ruang  penyimpanan  arsip.  Dengan  mempertimbangkan  pertambahan  dan perkembangan  arsip  maka  kita  mampu  mengantisipasi  kebutuhan  ruang  dan  tempat dalam sebuah manajamen pengelolaan kearsipan.
d. Pedoman pengelolaan arsip belum ada.
Pedoman  pengelolaan  kearsipan  berfungsi  sebagai  standar  baku  dalam  pengelolaan kearsipan sehingga setiap petugas ataupun pengguna dalam sistem kearsipan itu sendiri mempunyai keseragaman dalam melaksanakan pekerjaannya, hal ini terkait dengan tata cara  pengelolaan,  proses  peminjaman  arsip,  perawatan  arsip,  keamanan  dan  faktor  - faktor lainya.
e. Proses penyusutan arsip belum dilaksanakan.
Penyusutan  arsip  mempunyai  peranan  yang  penting  dalam  sebuah  manajemen pengelolaan  kearsipan.  Hal  ini  didasarkan  pada  efisiensi  ruang  penyimpaanan  dan pengelolaan  arsip.  Proses  penyusutan  arsip  secara  berkala  maka  akan  memberikan manfaat bagi pengelolaan arsip secara umum baik dalam segi ruang maupun pencarian kembali informasi. penyusutan ini pada dasarnya merupakan proses penghilangan arsip yang sudah tidak terpakai atau sudah habis masa retensinya dalam sebuah manajemen pengelolaan  arsip.  Dengan  menyusutkan  arsip  yang  sudah  tidak  terpakai  maka  secara otomatis  akan  menambah  ruang   dan  mempermudah  pencarian  kembali  informasi karena  informasi  yang  tidak  berguna  atau  sudah  habis  masa  retensinya  sudah  di hilangkan (HTTPS://arsipmu.COM/ Permasalahan Dalam Pengelolaan Kearsipan) [14]
Dari  uraian  tersebut,  menunjukkan  bahwa  pengelolaan  arsip  bukanlah  sebuah  tugas yang  mudah,  dibutuhkan  rencana,  implementasi,  evaluasi,  dan  antisipasi  terhadap kemungkinan  timbulnya  permasalahan  dalam  tatakelola  arsip.  Unit  kearsipan  berfungsi sebagai jembatan lembaga  dalam mengelola arsipnya agar dapat digunakan sesuai dengan tujuan.  Dengan  perencanaan  yang  baik,  komitmen  pimpinan  yang  didukung  oleh  sarana dan prasarana yang  memadai, maka pengelolaan kearsipan dapat berjalan dengan efektif
dan efisien.

## 3.2. Teknologi Informasi
Perkembangan  teknologi  di  era  digital  saat  ini  begitu  pesat  sehingga  segala  macam aktivitas  manusia  sangat  bergantung  pada  kemajuan  teknologi.  Kegiatan  administrasi digital telah merambah ke segala sektor kehidupan modern, termasuk dalam pengelolaan kearsipan.  Arsip  sangat  penting  bagi  suatu  lembaga,  baik  negeri  maupun  swasta.  Oleh karena  itu  arsip  harus  dikelola  dengan  baik  dan  benar  (  S.  Shofiyah,  2011)  [15]. Kelengkapan  dan  bonafiditas  data  dan  informasi    sangat  tergantung  dari  sistem kearsipannya.  E-arsip  adalah  salah  satu  upaya  untuk  menjembatani  agar    permasalahan pengelolaan arsip efektif dan efisien. (Nilawati,dkk, 2019 ) [16].
Pengelolaan arsip secara baik dan benar memungkinkan para pegawai mengembangkan secara  efektif  proses  penyimpanan  dan  pencarian  arsip.  Arsip  merupakan  sarana administratif  utama  untuk    perencanaan  dan  perkembangan  suatu  lembaga  (  R.  Andika, 2011) [17], karena arsip merupakan sumber data dan informasi bagi lembaga baik swasta maupun  negeri.  Arsip  akan  berperan  dinamis  dalam  organisasi  bilamana  para administrator  menganggap  penting  dan  perlu  melaksanakan  kegiatan  kearsipan  secara baik.  Arsip  yang  diperlukan  oleh  lembaga  dalam  upaya  memperlancar  administrasi sebagaimana  diuraikan  di  atas,  di  dalam  dunia  kearsipan  disebut  sebagai  arsip  dinamis, yaitu  arsip  yang  masih  aktual  dan  berlaku  untuk  penyelenggaran  kerja  lembaga  (  S. Lestanti and A. D. Susana, 2016) [18].
Seiring  dengan  kemajuan  teknologi,  bidang    kearsipan  saat  ini    tidak  hanya  terpaku pada  kertas  lusuh  yang  tertumpuk  dan  berbau  menyengat.  Bidang  kearsipan  kini  telah memanfaatkan  teknologi  sebagai  alat  untuk  mengelola,  mengakses  dan  menyebar  serta melestarikan  arsip.  Arsip-arsip  lama  yang  memiliki  nilai  informasi  sejarah  dan  keunikan sekarang dapat diakses karena telah disajikan melalui media elektronik ( Khoirul & Riasti, 2013)  [19].    Arsip-arsip  yang  dahulu  hanya  dapat  dibaca  dan  dilihat  pada  pusat penyimpana arsip, sekarang dapat diakses secara online.
Pengarsipan data adalah proses memindahkan data yang tidak aktif lagi digunakan ke perangkat  penyimpanan  terpisah  untuk  jangka  panjang.  Data  arsip  terdiri  dari  data  lama yang  masih  penting  bagi  lembaga  dan  mungkin  diperlukan  untuk  referensi  di  kemudian hari, serta data yang harus dipertahankan untuk kepatuhan terhadap peraturan. Arsip data diindeks  dan  memiliki  sistem  pencarian  sehingga  arsip  dapat  dengan  mudah  ditemukan dan diambil.
Di    LLDIKTI  Wilayah  VI  Jawa  Tengah    saat  ini  seluruh  informasi  yang  disampaikan kepada masyarakat sudah memanfaatkan laman https://www.\\.kopertis6.or.id, termasuk beberapa layanan sudah menggunakan layanan on line ,  seperti usulan jabatan fungsional akademik dari Asisten Ahli dan Lektor hingga Profesor dengan “Si Jago” ( Sistem Informasi Jabatan fungsional go online). Sistem Si Jago ini adalah memberikan kepastian layanan yang diberikan dalam usulan jabatan fungsional akademik dosen, termasuk di dalamnya adalah untuk  melakukan  pelacakan  atas  usulan  jabatan  yang  telah  dilakukan  oleh  para  dosen melalui  perguruan  tinggi  swasta  sebagai homebase dosen  pengusul.  Dengan  system  ini seorang dosen tidak perlu lagi datang ke Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI dalam  mengusulkan  jabatan  akademiknya,  termasuk  Surat  Keputusan  dan  penetapan angka kreditnya sudah dapat di akses secara online .
Pelayanan  secara  daring  yang  dilakukan  oleh  LLDIKTI  Wilayah  VI  ini  sudah  dimulai sejak  tahun  2018,  dan  setelah  pelayanan  secara  daring  dilakukan  maka  seluruh  layanan
yang  ada  dilakukan  secara online ,  seperti;  laporan  beasiswa,  laporan  penelitian  dan pengabdian  masyarakat,  laporan  absensi  dosen,  Beban  Kinerja  Dosen  (BKD)  bagi  yang sudah  bersertifikasi,  layanan  surat  menyurat  dan  layanan  lainnya  sudah  berbasis  web. Dengan layanan online ini, maka tugas pokok LLDIKTI Wilayah VI sudah dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

## 3.3. Kelebihan  dan  Kekurangan  Pengelolaan  Arsip  Digital  Berbasis  Teknologi Informasi
Kelebihan mengelola arsip digital dibanding arsip manual adalah ebih efektif dan efisien. Maksudnya adalah bahwa pengelolaan arsip digital dapat menghemat waktu, tenaga, biaya, dan tempat sekaligus. Kelebihan mengelola arsip digital antara lain sebagai berikut : a. Proses  pencarian/temu  balik  dokumen  lebih  cepat,  tanpa  harus  meninggalkan  meja kerja.
b. Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena arsip digital hanya dapat dilihat di layar monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.
c. Menghemat tempat penyimpanan karena menggunakan media penyimpanan digital.
d. Kerusakan  dokumen  arsip  digital  dapat  diminimalisir  karena  tersimpan  secara elektronik.
e. Berbagai pengolahan dokumen dapat dilakukan secara mudah dengan memanfaatkan teknologi informasi (internet).
f. Keamanan terjaga, karena arsip digital dapat di protect atau password sesuai keinginan pengelolanya, maka orang lain yang tidak mempunyai otoritas dan tidak dapat untuk mengaksesnya tanpa ijin pengelola.
g. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara memback-up data kedalam media penyimapanan yang compatible .
Dalam  pengelolaan  arsip  digital  ada  beberapa  kekurangan  dibandingkan  dengan pengelolaan arsip secara  manual di antaranya adalah:
a. Membutuhkan  sumberdaya  manusia  yang  berkompeten  dibidang  kearsipan  dan menguasai teknologi Informasi.
b. Kemungkinan  kerusakan file dapat  terjadi  setiap  saat,  misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya file secara permanen kerena tidak sengaja.
c. Adanya kemungkinan terjadi manipulasi arsip/ file apabila proteksi tidak kuat.
d. Terkadang  media  penyimpanan file tidak comfortable/support dengan  teknologi informasi baru atau software sesuai perkembangan tatakelola arsip terbaru. (Machsun Rifauddin, 2016) [20]
3.4. Pengelolaan Arsip Digital Berbasis Web di LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah Layanan informasi yang sudah terintegrasi melalui sistem yang ada di LLDIKTI Wilayah VI  Jawa  Tengah  saat  ini  merupakan  sebuah  keniscayaan  dan  kebutuhan.  Seiring  dengan perkembangan  teknologi  informasi  saat  ini  dokumen  atau  arsip  yang  dihasilkan  oleh pencipta arsip juga sudah berupa arsip digital yang disimpan dalam sistem aplikasi masing- masing fungsi yang ada sesuai layanan yang diberikan.
Untuk  mengatasi keterbatasan  dalam  pengelolaan  kearsipan  diperlukan  sumber  daya manusia  (SDM)  pengelola  kearsipan  yang  andal.  Sementara  sebagian    SDM  pengelola kearsipan adalah personal yang jauh dari sentuhan teknologi, sehingga kemajuan teknologi justru  jadi  faktor  penghambat.    Pengelolaan  kearsipan  melalui  media  baru  dan  arsip
elektronik  tumbuh  dengan  sangat  cepat,  sedangkan  pengetahuan  SDM  kearsipan  tentang teknogi  khususnya  teknologi  informasi  atau  komputer  dapat  dikatakan  stagnan.  Upaya terus  menerus  yang  dilakukan  oleh  pimpinan  dan  pemangku  kepentingan  sangat diharapkan  dalam menumbuhkan  budaya  tertib  arsip,  terutama  dalam  pengelolaan  arsip elektronik.
Elektronic  Archive ( e-Archive )  atau  digitalisasi  arsip  adalah  suatu system atau  tata  cara mengumpulkan  informasi  dalam  bentuk  dokumen  yang  direkam  dan  disimpan  melalui teknologi  komputer  berupa  dokumen  elektronik  ( Document  Management  System/E- Documents ). Pengelolaan e-documents bertujuan supaya dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan  dan  digunakan.  Karena    arsip  merupakan suatu  hal  yang  vital  dan penting sehingga  pengelolaan  arsip  harus dilaksanakan  secara  efektif  dan efisien.  Dalam bidang  kearsipan, manajemen  kearsipan  memiliki tugas  utama  untuk  menyediakan atau melayani  kebutuhan informasi  bagi  manajemen  lembaga.  Oleh  karena  itu   manajemen kearsipan dalam sebuah lembaga akan membantu menjalan tugas dan fungsinya. Manajemen  kearsipan  pada tahap  proses  didefinisikan sebagai  suatu  kegiatan pengelolaan  seluruh  daur  hidup arsip  ( life  cycle  of  records )  dari proses  penciptaan ( creation ), penggunaan  ( use ),  pemeliharaan ( maintenance )  sampai  dengan arsip  tersebut disusutkan ( disposal ).  Oleh  karena  itu  melalui  dukungan  teknologi  informasi  diharapkan pengelolaan  arsip  tersebut  dapat  dilaksanakan  secara  lebih  efektif dan  efisien.  Dengan terciptanya  arsip  digital  yang  ditempatkan  pada hosting  web ,    maka  akan  memudahkan pengguna untuk melakukan akses data dan informasi oleh stakeholder dalam mendukung tugas dan fungsi organisasi dalam hal ini Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI Jawa Tengah.
Arsip  yang  tercipta  di  lingkungan  LLDIKTI  Wilayah  VI  berasal  dari  4  (empat  )  bagian yaitu; Kelembagaan, sumber daya perguruan tinggi, kemahasiswaan, akademik dan bagian umum,  dan  ini terdiri  dari  fungsi-fungsi  yang  melakukan  pelayanan secara online . Sistem persuratan online ,  system  ini  sudah  digunakan  oleh  semua  bagian  dan  fungsi  dalam melakukan  layanan  maupun  untuk  melakukan  pemantauan  baik  surat  masuk  maupun keluar, disposisi, proses penomoran semua surat sudah terpusat dalam system ini, da nada kewajiban  untuk  meng  upload  dokumen  dalam  bentuk  PDF  setelah  proses  persuratan selesai. Sistem kelembagaan seperti profil perguruan tinggi dan program studi juga sudah dilakukan secara online, layanan ini berada di fungsi kelembagaan dan kerjasama. Layanan beasiswa PPA/BPPP/Bantuan  UKT dan beasiswa KIP Kuliah, tracer study dilakukan oleh fungsi  kemahasiswaan  dan  sudah  dilakukan  secara online .  Penelitian  dan  pengadian masyarakat  yang  dilakukan  oleh  fungsi  akademik,  dari  usulan  proposal,  review,  laporan hasil  sudah  dilakukan  secara  online,  termasuk  layanan  lainnya  seperti  layanan  PIN  sivil. Layanan  keuangan  secara  internal  juga  sudah  dilakukan  secara online ,  melalui  system Sicantik,  honorarium,  gaji,  uang  makan,  perjalanan  dinas,  pelaksanaan  kegiatan  dan pelaporan  kegiatan  semuanya  sudah  dilayani  secara online .  Layanan  usulan  jabatan fungsional akademik dosen dan beban kinerja dosen dengan system Si Jago, telah dilakukan oleh  fungsi  Sumber  daya  perguruan  tinggi.  Sedangkan  absensi  pegawai  dan  dosen  PNS DPK, tenaga kontrak juga sudah dilakukan secara online oleh fungsi Hukum, Kepegawaian dan Tatalaksana.
Selanjutnya,  dari  seluruh  layanan  yang  ada  dengan  menggunakan  sistem  yang dimanfaatkan  oleh  masing-masing  fungsi/bagian  yang  ada  masih  bersifat  desentralisasi, artinya  sistem  layanan  yang  dipakai  sekaligus  dipakai  sebagai  penyimpan  arsip  berupa arsip  digital.  Arsip  belum  dikelola  sesuai  dengan  ketentuan  perundangan  yang  berlaku,
seperti disebutkan di atas bahwa masih adanya keterbatasan sumber daya manusia terkait kompetensi  kearsipan  yang  tidak  dimiliki  sementara  Unit  Kearsipan  yang  baru  saja dibentuk  mengelola  arsip-arsip  yang  ada  di  gedung  arsip  yang  sama  sekali  belum  diolah. Hal inilah yang menjadi  masalah dalam pengelolaan arsip digital di LLDIKTI Wilayah VI. Arsip sudah tercipta tetapi belum diolah sebagaimana mestinya, karena belum ada sistem informasi manajemen arsip secara terintegrasi yang di pusatkan di  Unit Kearsipan.  Arsip masih  disimpan  di  masing-masing  fungsi  dengan  sistem  kearsipan  yang  belum  memadai sehingga  sering  menghambat  pelayanan.  Kendala  lainnya  adalah  belum  terbangunnya sistem  informasi  manajemen  arsip  secara  terintegrasi  yang  ideal    sebagaimana  yang diharapkan.

## 4. Simpulan
Arsip adalah data dan informasi yang dapat memberilakn manfaat bagi keberlangsungan organisasi.  Tatakelola  arsip  yang  baik  akan  memudahkan stakeholder melakukan  akses dengan cepat dan efisien. Dukungan teknologi informasi di era digital seperti sekarang ini, sudah merupakan kebutuhan organisasi sebagai alat ( tool ) dalam mendukung pembuatan keputusan  ( Decision-making ).  Terciptanya  arsip  digital  yang  di  masing-masing fungsi/bagian  belum  dilakukan  pengelolaan  sebagaimana  mestinya.  Untuk  mengatasi permasalahan yang ada di LLDIKTI Wilayah VI dalam melakukan pengelolaan arsip digital perlu dibangun Sistem Informasi Manajemen Arsip secara terintegrasi dan ini tidaklah sulit karena sarana dan prasarana seperti Hosting dan internet yang ada sudah cukup memadai untuk mengelola arsip digital secara terintegrasi.
Budaya  peduli  arsip  perlu  ditingkatkat  untuk  mencapai  tujuan  pelayan  prima  kepada masyarakat.  Peranserta  seluruh  komponen  di  LLDIKTI  Wilayah  VI  perlu  ditingkatkan untuk mencapai tujuan tersebut.

## Referensi
[1]  Merkel, A .2014. The Chancellor and Her World. Alma Books.
[2]  Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
[3]  Hakim, H. A. 2015. OMEKA: Aplikasi Pengelola Arsip Digital. JUPITER Vol. XIV No.2, 31- 37.
[4]  Sholeh, M & Hartono. 2018. Pengelolaan Arsip Berbasis Digital dengan Menggunakan Tanda  Tangan  Elektronik  dan  Implementasi  Aplikasi  Arsip  Menggunakan  Arteri. Jurnal  Dharma  Bakt i-LPPM  IST  AKPRIND  Yogyakarta  ISSN:  2614-2929Vol.  1  No.  2 Edisi Oktober 2018
[5]  Moleong,  Lexy  J.  2007.  Metodologi  Penelitian  Kualitatif.  Edisi  Revisi.  Bandung  :  PT Remaja Rosdakarya.
[6]  Creswell,  John  W.  2008.  Educational  Research,  planning,  conduting,  and  evaluating qualitative dan quantitative approaches. London: Sage Publictions.
[7]  Poerwandari,  K,  2005. Pendekatan  Kualitatif  untuk  Penelitian  Perilaku  Manusia . Jakarta : Fakultas Psikologi UI
[8]  Kaelan. 2005. Metode Penelitian Kualitatif Bidang Filsafat. Yogyakarta: Paradigma.
[9]  Moleong,  Lexy  J.  2007.  Metodologi  Penelitian  Kualitatif.  Edisi  Revisi.  Bandung  :  PT Remaja Rosdakarya.
[10]  Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung : Alfabeta [11]  Rahardjo,  S  &  Gudnanto.201. Pemahaman  Individu  Teknik  Non  Tes .  Kudus:  Nora Media Enterprise.
[12]  Sugiyono, 2009, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D, Bandung : Alfabeta [13]  Idrus,  Muhammad.  2009.  Metode  Penelitian  Ilmu  Sosial,  Pendekatan  Kualitatif  dan Kuantitatif, Jakarta : Erlangga
[14]  Diakses  dari  laman  HTTPS://arsipmu.COM/  Permasalahan  Dalam  Pengelolaan Kearsipan,
[15]  Shofiyah,  S.2011.  Pembuatan  Aplikasi  Pengarsipan  Laporan  Kepolisian  Polresta Surakarta. Universitas Sebelas Maret, Surakarta.
[16]  Nilawati , E F., Mohammad Rizal , Eko Hari Rachmawanto , De Rosal Ignatius Moses Setiadi , Christy Atika Sari. 2019. Implementasi E-arsip Untuk Penyimpanan Dokumen Digital Pada PT BPD Jateng, Tecno.COM , Vol. 18, No. 4, November 2019: 299-31 [17]  Andika, R. 2011. Penerapan CI (Codeigniter) dalam Pengembangan Sistem Informasi Manajemen  Surat  Dan  Pengarsipan  (Studi  Kasus:  PT.  Semen  Padang).  UIN  Syarif Hidayatullah Jakarta: Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah, Jakarta.
[18]  Lestanti,  S.,    Susana,  A.  D.  2016.  Sistem  Pengarsipan  Dokumen  Guru  Dan  Pegawai Menggunakan  Metode  Mixture  Modelling  Berbasis  Web. Antivirus  :  Jurnal  Ilmiah Teknik Informatika , vol. 10, no. 2, pp. 84-92, 2016.
[19]  Tjendrowasono,  Khoirul  M.T.  I.  ,  Riasti,  B.  K.  2013.  Aplikasi  Pengelolaan  Data Kearsipan Pada Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Mlonggo Jepara Berbasis Multiuser. Indonesian Journal of Network & Security , pp. 1-11, 2013.
[20]  Rifauddin,  M.  2016.  Pengelolaan  arsip  elektronik  berbasis  teknologi. Khizanah  Al- Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan , 4(2), 168-178