Abstrak —  Membangun  suatu  sistem  informasi memerlukan  pemahaman  yang  jelas  mengenai  sistem yang  akan  digunakan  baik  itu  dalam  prosedur  sistem, masukan, keluaran maupun hal-hal yang mempengaruhi kinerja  sistem  untuk  jangka  pendek  maupun  jangka panjang.  Oleh  karena  itu,  pada  kesempatan  ini  penulis melakukan  penelitian  mengenai  sistem  Informasi  Biaya Perjalanan  Dinas  CSE  yang  berjalan  pada  saat  ini.  PT. Teknika  Sarana  Gardian  adalah  salah  satu  perusahaan berkembang,  yang  bergerak  di  bidang  jasa service  & maintenance , yaitu pengadaan, pemasangan dan pemeliharaan  beberapa  produk  IT,  baik hardware maupun software .  Dimana  sistem  informasi biaya perjalanan  dinas  CSE  sangat  dibutuhkan  disana,  pada sistem  informasi biaya  perjalanan  dinas  yang  sedang berjalan,  masih  bersifat  manual  dan  masih  sangat sederhana terutama dalam pencatatan permintaan biaya perjalanan  dinas  CSE  dan  penginputan  kedalam sistemnya. Dan juga  masih banyak data yang tidak valid karena  sistem  pencatatan  biaya  masih  berupa  tulisan tangan  pada form yang  disediakan,  sehingga  seringkali terjadi  kesalahan  pada  jumlah  nominal  yang  ditulis. Karena  alasan  diatas,  maka  dibutuhkan  suatu  sistem yang  dapat membantu  dalam pembuatan  biaya perjalanan  dinas  CSE  tersebut.  Metodologi  yang digunakan  yaitu  SDLC  ( System  Development  Life  Cycle ), metode  pengumpulan  data  menggunakan  observasi, wawancara, dan studi pustaka. Untuk aplikasi  dibangun menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dan  MySQL untuk desain database,  untuk desain  illustrator menggunakan adobe  dreamweaver dan  untuk  model sistem UML menggunakan Astah. Dengan adanya sistem biaya perjalanan dinas berbasis web ini diharapkan  bisa membantu  Divisi  Operasional  dan Finance untuk mempermudah  dan  mempercepat  pengolahan  data  agar lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci : Biaya, Perjalanan Dinas, Sistem Informasi.

## I. P ENDAHULUAN
Sistem  informasi  dan  teknologi  komputer  berkembang sangat  pesat  sejalan  dengan  besarnya  kebutuhan  terhadap
informasi. Perkembangan teknologi infomasi tidak lepas dari pesatnya perkembangan teknologi komputer, karena komputer  merupakan  media  yang  dapat  memberikan kemudahan  bagi  manusia  dalam  menyelesaikan  suatu pekerjaan.  Perubahan  dan  dinamika  masyarakat  yang semakin  cepat  seiring  dengan  perkembangan  jaman  dan teknologi  sehingga  memerlukan  kualitas  informasi  yang akurat,  cepat  dan  tepat.  Teknologi  informasi  adalah  salah satu  contoh  produk  teknologi  yang  berkembang  pesat  yang dapat  membantu  manusia  dalam  mengolah  data  serta menyajikan sebuah informasi yang berkualitas.
Untuk  menyediakan  informasi  tersebut,  diperlukan  suatu alat  bantu  atau  media  untuk  mengolah  beraneka  ragam  data agar  dapat  disajikan  menjadi  sebuah  informasi  yang bermanfaat  dengan  kemasan  yang  menarik  dan  berpedoman pada  kriteria  informasi  yang  berkualitas.  Setiap  instansi perusahaan, pemerintah maupun pendidikan pasti membutuhkan  suatu  sistem  informasi  didalam  menjalankan aktivitas  kerjanya  sehingga  lebih  teratur  dan  terarah  dengan waktu yang lebih efisien. PT. Teknika Sarana Gardian (TSG) adalah  perusahaan  yang  menyediakan  serangkaian  layanan, dimulai  dari  perawatan  perangkat  keras  untuk  mesin  ATM, terutama  untuk  merek  terkemuka.  Sejalan  dengan  tuntutan layanan  IT yang terus  menerus, TSG telah semakin berubah dan  menjadi  penyedia  solusi  IT  total  dengan  menawarkan berbagai layanan IT. Layanan tersebut mulai dari pengadaan, pemasangan, serta layanan dan pemeliharaan untuk beberapa produk IT, baik hardware maupun software .
Saat  ini,  sebagai  penyedia  solusi  IT  total,  menghadapi perubahan  yang  sangat  cepat  atau  kondisi  yang  sangat dituntut  di  era  informasi.  TSG  kini  menawarkan  berbagai layanan  IT  seperti  solusi  produk  IT  beserta  sistem  jaringan untuk  membantu  perusahaan  dalam  mencapai  tujuan bisnisnya, untuk itu PT. Teknika Sarana Gardian merupakan salah  satu  perusahaan  IT  yang  telah  memakai  sistem informasi  berupa  pemakaian  perangkat  komputer  dalam menjalankan aktivitas kerjanya, tetapi dalam penggunaannya belum  secara  menyeluruh,  seperti  halnya  dalam  pembuatan biaya  perjalanan  dinas  CSE  yang  masih  manual  (ditulis tangan)  sehingga  terkadang  permintaan  biaya  perjalanan tersebut  masih  ada  yang  belum  tertulis  pada form “ Voucher Payment ”  yang  dapat  menyebabkan  terganggunya  CSE dalam melakukan perjalanan onsite ke customer karena tidak
Dedi 1 , Ika Nuraeni Kusumawardani 2 , Lastiar Apriliani Sihombing 3 1,2 Dosen STMIK Bina Sarana Global, 3 Mahasiswa STMIK Bina Sarana Global Email : 1 dedi@stmikglobal.ac.id , 2 ikanuraini88@gmail.com, 3 sihombinglastiarapriliani@gmail.com

## Perancangan Sistem Informasi Biaya Perjalanan Dinas CSE ( Customer Service Engineer ) Pada PT Teknika Sarana Gardian
adanya  biaya    perjalanan  dari  perusahaan.  Proses-proses manual  yang  menyebabkan  kendala  saat  ini  dapat  diatasi dengan  menggunakan  sistem  yang  terkomputerisasi,  dimana pembuatan  biaya  perjalanan  dinas  CSE  dilakukan  secara terstruktur melalui komputer.

## A. Pengertian Sistem
“sistem  adalah  kumpulan  dari  elemen  yang  berinteraksi untuk mencapai  suatu  tujuan  tertentu.  Sistem  ini menggambarkan  suatu  kejadian  dan  kesatuan  yang  nyata, seperti  tempat,  benda,  serta  orang-orang  yang  ada  dan terjadi.” [1]

## B. Pengertian Data
Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia  menjelaskan,  “Data diartikan  sebagai  kenyataan  yang  ada,  yang  berfungsi sebagai  bahan  sumber  untuk  menyusun  suatu  pendapat, keterangan  yang  benar,  dan  keterangan  atau  bahan  yang dipakai untuk penalaran dan penyelidikan.” [2]

## C. Pengertian Informasi
“Informasi  merupakan  hasil  dari  pengolahan  data,  akan tetapi    tidak  semua  hasil  dari  pengolahan  tersebut  bisa menjadi  informasi,  hasil  pengolahan  data  yang  tidak memberikan  makna  atau  arti  serta  tidak  bermanfaat  bagi seseorang  bukanlah  merupakan  informasi  bagi  orang tersebut.” [3] D. Pengertian Analisa Sistem
“Analisa sistem  merupakan penguraian dari suatu sistem informasi  yang  utuh  kedalam  bagian-bagian  komponennya dengan  maksud  untuk  mengidentifikasi  dan  mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan  yang  terjadi  dan  kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.” [4]

## E. Pengertian Database
“Database  adalah  suatu  kumpulan  data  terhubung ( interrelated data ) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data ( controlled redundancy ) dengan cara tertentu  sehingga  mudah  digunakan  atau  ditampilkan kembali;  dapat  digunakan  oleh  satu  atau  lebih  program aplikasi  secara  optimal;  data  disimpan  tanpa  mengalami ketergantungan  pada  program  yang  akan  menggunakannya; data  disimpan  sedemikian  rupa  sehingga  penambahan, pengambilan, dan modifikasi dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.” [5]

## F. Pengertian MySQL
“MySQL  adalah  sebuah  perangkat  lunak  sistem manajemen  basis  data  SQL  ( database  management  system ) atau  DBMS  yang multithread , multi-user ,  dengan  sekitar  6 juta instalasi di seluruh dunia.” [6]

## G. Pengertian Bahasa Pemrograman
“Bahasa  Pemrograman  adalah  perangkat  lunak  yang digunakan  untuk  menerjemahkan atau  menuliskan algoritma dalam  bentuk  teks  perintah-perintah  yang  dapat  dimengerti oleh komputer untuk menyelesaikan suatu masalah.” [7]

## H. Pengertian PHP
“PHP  atau Personal  Home  Page adalah  pemrograman ( interpreter )  adalah  proses  penerjemahan  baris  sumber menjadi  kode  mesin  yang  dimengerti  komputer  secara langsung pada saat baris kode dijalankan.” [8]

## I. Pengertian UML
“UML  ( Unified  Modeling  Language )  adalah  salah    satu standar  bahasa  yang  banyak  digunakan  di  dunia  industri untuk  mendefinisikan requirement ,  membuat  analisis  dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek.” [9]
J. Pengertian Perjalanan Dinas
PT. Kereta Api Indonesia menjelaskan, “Perjalanan Dinas adalah  perjalanan  keluar  dari  tempat  kedudukan  untuk kepentingan  dinas  atas  perintah  pejabat  yang  berwenang dalam  waktu  yang  sesingkat-singkatnya  dan  dengan  beban yang  sehemat-hematnya  bagi  PT.  Kereta  Api  Indonesia (Persero) dengan tidak mengurangi efisien dan efektifitas.” [10]
K. Pengertian CSE (Customer Service Engineer)
Wikipedia menjelaskan,“CSE ( Customer Service Engineer )  adalah  pekerja  yang  ruang  lingkup  pekerjaan utamanya  adalah  memberikan  layanan  kepada  pelanggan yang  telah  menandatangani  kontrak  dengan  perusahaan. Awalnya,  istilah  ini  digunakan  oleh  IBM,  tetapi  sekarang Customer Service Engineer juga digunakan oleh perusahaan lain.” [11]

## II. M ETODE P ENELITIAN

## A. Objek Penelitian
CV.  Karya  Bumen  merupakan  objek  pada  penelitian  ini. Fokus  peneltian  ini  yaitu  pada  sistem  administrasi  yang terdapat pada perusahaan tersebut.
Adapun  sistem  pembuatan  biaya  perjalanan  dinas  CSE yang  masih  manual  (ditulis  tangan)  sehingga  terkadang permintaan  biaya  perjalanan  tersebut  masih  ada  yang  belum tertulis  pada form “ Voucher  Payment ”  yang  dapat menyebabkan terganggunya CSE dalam melakukan perjalanan onsite ke customer karena  tidak  adanya  biaya perjalanan  dari  perusahaan.  Proses-proses  manual  yang menyebabkan  kendala  saat  ini  dapat  diatasi  dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, dimana pembuatan  biaya  perjalanan  dinas  CSE  dilakukan  secara terstruktur melalui komputer.
Gambar 1. Activity Dia gram Sistem Yang Sedang Berjalan

## B. Masalah yang Dihadapi
Dari  sistem  yang  berjalan  diatas,  maka  peneliti menyimpulkan  permasalahan  yang  dihadapi  yaitu  sebagai berikut :
a. Proses pencatatan biaya perjalanan dinas CSE yang masih manual dengan form sederhana sehingga bisa menyebabkan  waktu  yang  lama  dalam  proses  pencairan dana perjalanannya. Sehingga
menimbulkan keterlambatan onsite pada customer .
b. Adanya  kesalahan  dalam  jumlah  biaya  perjalanan  CSE akibat kesalahpahaman antar departemen terkait.
c. Proses pembuatan laporan yang memerlukan waktu yang lama sehingga kinerja CSE tidak maksimal.

## C. Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah tersebut diatas penulis memberikan alternatif pemecahan masalah yaitu sebagai berikut :
1. Diperlukan  sistem  yang  mencakup  seluruh  kegiatan sistem  pembuatan  biaya  perjalanan  CSE  sehingga  tidak ada lagi kegiatan manual.
2. Sistem  yang  diperlukan  mampu  memberikan  informasi yang  akurat  tentang  laporan  dan report pekerjaan  yang jelas.
3. Adanya sistem yang dapat digunakan di mana saja, kapan saja dan tidak memakan waktu lama.

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Usulan Prosedur Yang Baru
Berdasarkan  penjelasan  pada  bab  sebelumnya,  penulis mengusulkan  untuk  membangun  sebuah  sistem  informasi biaya  perjalanan  dinas  CSE  yang  saat  ini  berjalan  pada  PT.
Teknika  Sarana  Gardian  masih  menggunakan  sistem  yang manual  yaitu  dengan  cara  pencatatan  tertulis  pada Voucher Payment  Form .  Oleh  sebab  itu  penulis  mengusulkan  untuk membuat  sistem  informasi  biaya  perjalanan  dinas  CSE secara  terkomputerisasi bertujuan  untuk memperbaiki sistem yang lama dengan memberi gambaran atau pandangan yang jelas  menurut  proses design sistem  dari  awal  hingga  akhir penelitian.
B. Diagram Rancangan Sistem
Untuk  merancang  dan  menganalisa  sistem  yang diusulkan,  pada  penelitian  ini  digunakan  program Astah Community untuk  menggambarkan Use  Case  Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram .
Gambar 2. Use Case Diagram yang Diusulkan
Pada  gambar  2. Use  Case  Diagram yang  diusulkan,  ada beberapa aktor yang terlibat dalam sistem. Diantaranya :

## Tabel 1. Deskripsi Aktor dalam Use Case
No. Aktor
Deskripsi
1. 2. 3. 4. 5. Admin Teknisi Manager Finance Pimpinan Aktor  yang  memiliki  hak  akses dalam  mengelola  data  karyawan,
data user , dan permohonan dana.
Aktor  yang  memiliki  hak  akses dalam pengajuan permohonan dana. Aktor  yang  memiliki  hak  akses dalam menyetujui data
permohonan dan pencairan dana.
Aktor  yang  mempunyai  hak  akses dalam  memproses pencairan  dana, menyiapkan  nomor voucher dan membuat laporan.
Aktor  yang  mempunyai  hak  akses melihat  semua  informasi  laporan keuangan yang dikelola
Operational dan Finance .
Activity  Diagram (diagram  aktivitas)  adalah  diagram aktivitas  adalah  tipe  khusus  dari  diagram  status  yang memperlihatkan aliran dari suatu suatu aktivitas  ke aktivitas lainnya  dalam  suatu  sistem.  Diagram  ini  terutama  penting dalam  pemodelan  fungsi-fungsi  suatu  sistem  dan  memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.
Gambar 3. Activity Diagram yang Diusulkan
Berdasarkan Gambar 3. Activity  Diagram diatas, aktivitas yang terjadi adalah : a.  Admin memilih form user . b.  Kemudian sistem akan menampilkan form user .
c.  Admin akan mengelola data user ( edit , save , delete ). d.  Sistem akan menyimpan ke database.
e.  Kemudian sistem akan menampilkan data user .
Pada  setiap sequence  diagram terdapat  aksi  aktor  yang pertama  sekali  adalah  terhadap  interface. Sequence  diagram digunakan  untuk  menggambarkan  interaksi  antar  objek dalam waktu yang berurutan.

## Gambar 4. Sequence Diagram User
Berdasarkan  Gambar  4. Sequence  Diagram  User yang diusulkan terdapat :
a.  1 Actor yang  melakukan  kegiatan,  yaitu  Admin.
b.  6  Life Line  antarmuka  yang  saling  berinteraksi.
c.  6  Message  spesifikasi  dari  komunikasi  antar  objek  yang memuat  informasi-informasi  tentang  aktivitas  yang terjadi. Kegiatan yang  bisa dilakukan oleh aktor.

## C. Rancangan Tampilan

## 2. Tampilan Sistem
Gambar 5. Tampilan Form Login
Pada  gambar  5. tampilan form  login difungsikan  untuk masuk kedalam sistem  yang  dirancang dengan  memasukkan username dan password , selanjutnya klik tombol login .
Gambar 6. Tampilan Form Permohonan Dana
Pada  gambar  6. terdapat form permohonan  dana difungsikan  untuk  memasukkan  nilai  nominal  permintaan dana yang dibutuhkan.

## Gambar 7. Tampilan Form List Permohonan Dana
Pada  gambar  7. form  list permohonan  dana  difungsikan untuk  menampilkan  daftar  permintaan  dana  CE  yang  akan melakukan onsite ke customer .
Gambar 8. Tampilan Form Permohonan Dana yang di Approval .
Pada  gambar  8.  tampilan form permohonan  dana  yang  di approval difungsikan  untuk  memasukkan  jumlah  dana  yang disetujui oleh pimpinan untuk di- transfer ke CE.
Gambar 9. Tampilan Form List Permohonan Dana yang di Approval
Pada  gambar  9.  didalam  tampilan form  list permohonan dana  yang  di approval ,    sistem    akan    menampilkan  daftar jumlah permintaan dana yang sudah disetujui oleh pimpinan.
Gambar 10. Tampilan Form Data Pencairan Dana yang Akan Ditransfer
Pada  gambar  10.  didalam form tampilan  data  pencairan dana  yang  akan  ditransfer,  sistem  akan  menampilkan  data- data CE yang akan ditransfer.
Gambar 11. Tampilan Form Voucher yang Akan Ditransfer
Pada  gambar  11.  didalam  tampilan form  voucher yang akan  ditransfer,  sistem  akan  menampilkan  nomor voucher tersebut beserta tanggal, NIK, total ACC, dsb.
Gambar 12. Tampilan Form Laporan
Pada  gambar  12.  didalam  tampilan form laporan,  Sistem akan  menampilkan  data-data  laporan  sesuai  dengan kebutuhan masing-masing pihak.

## IV. K ESIMPULAN
Setelah  dilakukan  penelitian,  maka  penulis  dapat menyimpulkan  beberapa  hal  dari  data-data  diatas,  sebagai berikut :
a. Untuk  menganalisa  sistem  yang  berjalan  di  dalam  PT. Teknika  Sarana  Gardian,  penulis  membutuhkan  informasi dari  dalam  perusahaan.  Setelah  mendapatkan  informasi, penulis dapat membuat kesimpulan dan merancang sebuah program  yang  dapat  digunakan  oleh  perusahaan  untuk dapat  membantu  dalam  melakukan  pembuatan  dan pencairan biaya perjalanan dinas dengan cepat dan efisien. Kendala-kendala  yang  dihadapi  pada  sistem  informasi biaya  perjalanan  dinas  CSE  pada  saat  pembuatan  laporan biaya  perjalanan  dinas  belum  akurat  dan  tidak  sesuai dengan  data-data  yang  ada,  hal  ini  disebabkan  karena adanya  kesalahpahaman  antara  Divisi  Operasional, Finance , dan  juga  CSE  dan  proses  pencatatan  permintaan biaya  perjalanan  dinas  masih  dilakukan  secara  manual, proses ini dilakukan dengan cara dicatat satu per satu pada form yang tersedia.
b. Penerapan  teknologi  informasi  dapat  membantu  Tim Operasional  dan  Tim Finance dalam melakukan pembuatan  biaya  perjalanan  dinas  CSE,  sehingga  dengan adanya  sistem  tersebut  dapat  memberi  kemudahan  pada CSE dalam melakukan perjalanan dinas ke customer .
Berdasarkan  kesimpulan  yang  telah  diuraikan  di  atas, maka  saran  yang  dapat  diberikan  penulis  yaitu  sebagai berikut :
a. Perlu adanya tenaga ahli yang menguasai bidang komputer untuk  mengolah  data  melalui  sistem  komputer  yang  telah dikembangkan  atau  meningkatkan  sumber  daya  manusia dengan  memberikan  pelatihan  kepada  personil  yang berkaitan.
b. Dengan  adanya  sistem  informasi  biaya  perjalanan  dinas CSE yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem, agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan dapat diperbaiki.
c. Sumber  Daya  Manusia  yang  menangani  sistem  informasi biaya  perjalanan  dinas  CSE  harus  memiliki  kualitas  yang memadai karena kesalahan-kesalahan yang terjadi biasanya  disebabkan  karena  kurangnya  kemampuan user dalam pengoperasian sistem.
d. Sistem  ini  dianjurkan  hanya  dapat  dipergunakan  oleh pegawai  yang  memiliki  otoritas  dalam    pembuatan  dan pengelolaan data.
e. Pengembangan  sistem  lebih  lanjut  dapat  dikembangkan dengan  terintegrasi  langsung  dengan  sistem  penggajian perusahaan.
f. Evaluasi sistem secara bekala diperlukan untuk menghindari  terjadinya error  system dan  harus  sering dilakukan back up data untuk mem- back up data pada saat terjadinya  kerusakan  sistem  akibat error  system maupun virus.

## D AFTAR P USTAKA
[1] J.  Hartono. Analisis  &  Desain  Sistem  Informasi  :  Pendekatan Terstruktur  Teori  dan  Praktik  Aplikasi  Bisnis. Yogyakarta  :  Andi Offset . 2014 .
[2] D. Darmawan, dan K. Nur Fauzi. Sistem Informasi Manajemen . Jakarta : PT Remaja Rosdakarya . 2013 .
[3] T.  Sutabri. Sistem  Informasi  Manajemen .  Yogyakarta  :  Andi  Offset. 2016.
[4] B.  Haqi. Membuat  Aplikasi  Antrean  Dengan  Java  Netbeans  dan Database MySQL . Bandung : PT Elex Media Komputindo . 2017 .
[5] Sahyar  . Algoritma  dan  Pemrograman  Menggunakan  Matlab  (Matrix Laboratory) . Jakarta : Kencana . 2016 .
[6] Sibero. Pemrograman  Web  Dengan  Menggunakan  PHP  dan Framework Codeigniter. Yogyakarta : Deepublish . 2016 .
[7] Rosa  dan  M.  Shalahuddin  . Rekayasa  Perangkat  Lunak  Struktur  dan Berorientasi Objek . Bandung : Informatika Bandung . 2016
[8] D.  Setiawan Buku  Sakti  Pemrograman  Web .  Yogyakarta  :  Start  Up  . 2017 .
[9] H.  Tohari Analisis  Serta  Perancangan  Sistem  Informasi  Melalui Pendekatan UML. Yogyakarta : Andi Offset. 2014 .
[10] S. Mulyani Sistem Informasi Manajemen . Bandung: Informatika, 2016.
[11] J. Hutahaean. Konsep Sistem Informasi . Yogyakarta : CV Budi Utama . 2014 .