## ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSU HAJI SURABAYA
Mitha Amelia Rahmawati 1 , Novita Nuraini 2 , Donny Adhasari Hasan 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1 Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Jember, Indonesia 2 Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Airlangga, Indonesia 3 *e-mail: mithaamelia1909@gmail.com (email koresponden Author)

## Abstrak
Rata-rata  akumulasi  waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit Umum  Haji  Surabaya  berkisar  24,39  menit.  Menurut  Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit bahwa waktu yang teapat untuk penyediaan dokumen rekam  medis  rawat  jalan  adalah  <10menit.  Hal  tersebut  bahwa  terdapat  kesenjangan  atau masalah  terkait  keterlambatan  waktu  dalam  proses  penyediaan  dokumen  rekam  medis. Keterlambatan  dalam  proses  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  disebabkan  oleh beberapa  fakor  diantaranya  adalah  faktor  dalam  unsur  manajemen  5M  yang  meliputi  man, machine,  matherial,  money,  methode.  Faktor  man  yang  dapat  menyebabkan  keterlambatan penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  yaitu  pengetahuan  petugas  kurang  terkait penyediaan rekam medis rawat jalan kerena  masih ada petugas dengan kualifikasi pendidikan SMA,  kedisiplinan  petugas  kurang  dalam  hal  waktu  peneydiaan  dokumen  rekam  medis,  dan kurangnya  pelatihan  yang  perlu  dilakukan  oleh  pihak  RS  guna  menambah  pengetahuan petugas.  Faktor    machine  yaitu  kurangnya  jumlah  rak  penyimpanan  dokumen  rekam  medis rawat  jalan,  komputer  sering  terjadi  lemot,  dan  kurangnya  troly  untuk  distribusi  rekam medis.Faktor  method  yaitu  belum  ada  Standart  Operasional  Prosedur  (SOP)  terkait peneydiaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  dan  belum  pernah  dilakukan  evaluasi  terkait ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Faktor matherial yaitu banyak dokumen  rekam  medis  yang  tidak  masuk  dalam  rak  penyimpanan.  Faktor    money    yaitu anggaran dana disediakan oleh pihak pengadaan, tetapi sampai saat ini belum digunakan untuk pengadaan rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan.
Kata Kunci : penyediaan, dokumen rekam medis, keterlambatan, unsur manajemen 5M

## Abstract
The average accumulation time of providing outpatient medical record documents at Surabaya Haji  General  Hospital  is  around  24.39  minutes.  According  to  the  Regulation  of  the  Minister  of Health of the Republic of Indonesia regarding Minimum Service Standards for Hospitals that the available  time  for  providing  outpatient  medical  records  is  <10  minutes.  There  are  gaps  or problems related to time delays in the process of providing medical record documents. Delay in the  process  of  providing  outpatient  medical  record  documents  is  caused  by  several  factors including  factors  in  the  5M  management  elements  which  include  man,  machine,  material, money, method. Man factors that can cause delays in the provision of outpatient medical record documents  are  lack  of  staff  knowledge  related  to  the  provision  of  outpatient  medical  records because there are still officers with high school education qualifications, less disciplined officers in terms of providing medical record documents, and lack of training that needs to be done by the parties Hospital in order to increase the knowledge of officers. Machine factor is the lack of shelf  storage  of  outpatient  medical  record  documents,  computers  often  occur  slowly,  and  the lack of troly for distribution of medical records. Factor methods namely there are no Standard Operational Procedures (SOPs) related to the provision of outpatient medical record documents and  no  evaluation  has  been  carried  out  the  timeliness  of  providing  outpatient  medical  record documents.  Matherial  factor  is  that  many  medical  record  documents  are  not  included  in  the storage rack. The money factor is that the budget is provided by the procurement party, but until now it has not been used to procure outpatient medical record document storage shelves
Keyword : provision, medical records, delays, management elements 5M

## 1. Pendahuluan
Pelaksanaan pelayanan kesehatan di rumah sakit harus mengadakan rekam medis untuk menunjang pelayanan dan pengolahan informasi pasien. Rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien di sarana pelayanan kesehatan (Depkes, 2008). Informasi yang terdapat dalam rekam medis dapat dijadikan sebagai bukti pelayanan yang telah diberikan petugas terhadap seorang pasien. Mengingat betapa pentingnya rekam  medis, maka diperlukan seksi rekam medik berperan dalam penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis.
Berdasarkan  Standar  Pelayanan  Minimal  rumah  sakit  terdapat  empat  indikator  sasaran mutu  rekam  medis  yakni  waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan,  waktu penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  inap,  kelengkapan informed  concent ,  dan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap 2x24jam (Depkes, 2008). Standar kecepatan pendistribusian rekam medis terhitung mulai pasien melakukan registrasi di pendaftaran sampai dokumen tersedia atau ditemukan. Semakin cepat penyediaan dokumen rekam medis sampai ke  poliklinik  maka  semakin  cepat  pelayanan  yang  diberikan  kepada  pasien.  Penyediaan dokumen  rekam  medis  dihitung  mulai  saat  pasien  selesai  registrasi  pendaftaran  sampai dokumen rekam medis tersebut tersedia di poli. Waktu yang tepat dalam penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan berdasarkan standar pelayanan minimal rekam medis adalah ≤ 10 menit (Kotimah, 2017).
Rumah Sakit Umum (RSU) Haji Surabaya adalah rumah sakit milik pemerintah Provinsi Jawa  Timur . Rumah  Sakit  Umum  Haji  berada  di  kota  Surabaya.  Rumah  Sakit  Umum  Haji Surabaya  merupakan  rumah  sakit  umum  tipe  B  pendidikan.  Rumah  sakit  ini  merupakan rumah  sakit  yang  melayani  semua  golongan  masyarakat  dan  berbagai  tingkat  sosio  ekonomi dengan mengunakan BPJS maupun umum.  Waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSU Haji Surabaya terhitung mulai saat pasien mendaftar hingga dokumen rekam medis tersebut sampai  ke  poli  yang  dituju  oleh  pasien.  Berikut  merupakan  rata–rata  waktu  penyediaan dokumen rekam medis pada tahun 2019 sebagai berikut :
Gambar  1Rata  –  Rata  Waktu  Penyediaan  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  RSU  Haji Surabaya Tahun 2019.
Gambar 1 : Unit Rekam Medik  Rumah Sakit Umum Haji Surabaya
Berdasarkan  gambar  1  dapat  diketahui  bahwa  rata  –  rata  waktu  penyediaan  dokumen rekam  medis  pada  tahun  2019  adalah    >10menit.  Rata-rata  akumulasi  berdasarkan  grafik tersebut  bahwa  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  Umum  Haji Surabaya  memiliki  waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medis  di  rawat  jalan  berkisar  24,39 menit.  Menurut  Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  tentang  Standar  Pelayanan  Minimal  Rumah Sakit  bahwa  waktu  yang  teapat  untuk  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  adalah <10menit. Hal tersebut bahwa terdapat kesenjangan atau masalah terkait keterlambatan waktu
22,6 33,65 20,05 25,15 35,59 23,33 22,77 21,62 22 21,6 21,81 22,54 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Jan ua ri Fe br ua ri Ma ret Ap ril Me i Jun i Jul i
Ag us tus Se pt em be r Ok tob er No ve mb er
De se mb er Lam a W ak tu
Pen yed iaan
D ok um en Re ka m M edi s Ra w at Ja la n / m eni t Rata - Rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis
Rawat Jalan Tahun 2019

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
dalam proses penyediaan dokumen rekam medis. Sistem penyediaan dokumen rekam medis untuk  rawat  jalan  juga  belum  adanya  SPO  rumah  sakit  yang  mengatur  waktu  penyediaan secara tepat adalah <10menit. Waktu tersebut terhitung mulai pasien melakukan pendaftaran hingga rekam medis dikirim dan tersedia di poli tujuan pasien (Raja, PA, Setya, 2014).
Hasil penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh (Yusuf, Windiyaningsih and Soepangat, 2020) yaitu faktor yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan  pasien  lama  berdasarkan man (SDM), material (bahan), method (cara kerja), money (uang),  dan machines (mesin).  Beban  kerja  yang  tinggi  disebabkan oleh  kurangnya  jumlah petugas  rekam  medis  yang  berdampak  pada  keterlambatan petugas  dalam  mencari  berkas rekam  medis.  Selain  itu,  penempatan  rak  yang terlalu  tinggi  dan  berdempetan  menyulitkan petugas dalam mengambil berkas, standar pelayanan yang belum tercapai, pengadaan sarana prasarana
serta
seringnya  mesin  pencetak tracer macet  menjadi  penyebab  dari  keterlambatan penyediaan berkas rekam medis. Diperlukan suatu upaya penyelesaian permasalahan  terhadap  efektivitas  kinerja  petugas  yang  nantinya  dapat  berdampak pada mutu pelayanan kesehatan.
Dampak  dari  permasalahan  tersebut  akan  menimbulkan  penumpukan  pasien  karena waktu tunggu pelayanan yang lama di poliklinik akan berakibat terhadap kepuasaan pasien. Hal ini  sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  (Hakam,  2018)  yaitu  keterlambatan  penyediaan berkas  rekam  medis  berpengaruh  terhadap  pelayanan  medis  kepada  pasien.  Waktu penyediaan berkas rekam medis yang lama maka semakin lama juga waktu pelayanan medis yang  diberikan  kepada  pasien.  Lamanya  penyediaan  rekam  medis  juga  akan  mempengaruhi mutu  pelayanan  kesehatan  (Valentina,  2018)  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  melakukan analisis  f a k t o r   penyebab  keterlambatan  waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat jalan di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya.

## 2. Metode Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan subjek penelitian meliputi petugas pendaftaran,  petugas  distribusi,  petugas tracer, petugas  riwayat  dan  petugas filling .  Teknik pengumpulan  data  yang  digunakan  adalah  observasi  dan  wawancara.  Pendekatan  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  pendekatan  unsur  manajemen  5M  yang  meliputi man, money, matherial, method, machine .

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Penelitian menggnakan jenis/desain penelitian kualitatif yang digunakan untuk melakukan analisis  f a k t o r   penyebab  keterlambatan  waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat jalan di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  penelitian  berjumlah  5  informan  yang  bertugas  dalam  proses  penyediaan  dokumen rekam  medis  rawat  jalan  di  RSU  Haji  Surabaya  meliputi  responden  1  petugas  pendaftaran, responden  2  petugas  distribusi,  responden  3  petugas tracer, responden  4  petugas  riwayat, responden 5 petugas filling 2.3 Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  wawancara  dan observasi.  Wawancara  yang  dilakukan  kepada  petugas  yang  bertugas  dalam  proses penyediaan dokumen rekam medis di RSU Haji Surabaya. Teknik observasi dilakukan dengan mengamati proses dalam penyediaan dokumen rekam medis.

## 2.4 Metode Analisis Data
Metode  analisis  data  dalam  penelitian  ini  adalah  melakukan  wawancara  dan  observasi  terkait fakor-faktor yang menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dengan  menggunakan  unsur  manajemen  5M  yaitu man,  money,  matherial,  machine, dan method.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Mengidentifikasi Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Man di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya Man yang dimaksud dalam penelitian ini merujuk pada sumber daya manusia yang terlibat atau berperan secara langsung dalam kegiatan sistem penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan,  dimana  sumber  daya  manusia  yang  berpengaruh  terhadap  penyediaan  dokumen  rekam medis  adalah  petugas  rekam  medis  khususnya  dibagian  pendaftaran,  mencetak  kitir  dan melakukan  riwayat  berkas  rekam  medis. Berikut  merupakan  hasil  wawancara  terkait  tingkat pendidikan petugas :
Tabel 1 Tingkat Pendidikan Petugas Penyedia Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan RSU Haji
Surabaya. Tingkat Pendidikan Petugas R1 R2 R3 R4 R5 D3 Rekam Medis SMA S1 Psikologi S1 Keperawatan D3 Rekam Medis Sumber : Data Primer (2020)
Berdasarkan  tabel  1  bahwa  hasil  wawancara  kepada  responden  2,  menunjukkan  jika masih ada petugas rekam medis yang bertugas menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan bukan  merupakan  lulusan  rekam  medis,  melainkan  kualifikasi  pendidikannya  adalah  SMA, sehingga  dapat  mempengaruhi  terkait  masalah  rekam  medis  khususnya  dibagian  proses penyediaan  dokumen  rekam  medis.  Responden  1  dan  4  memiliki  kualiikasi  pendisikan  terakhir DIII rekam medis berarti telah sesuai. Responden 3 dan 4 dengan kualififikasi pendidikan terakhir bukan  jurusan  rekam  medis,  yang  artinya  unit  rekam  medis  masih  belum  sesuai  standart  yang telah  ditetapkan,  dimana  pegawai  rekam  medis  harus  memiliki  kualifikasi  pendidikan  formal minimal DIII Rekam Medis. Menurut Wijayanti and Nuraini (2017) bahwa pengetahuan sesorang dapat di hasilkan dari tingkat pendidikan. Tingkat pendidikan petugas, berpengaruh besar dalam tingkat  pengetahuan  tentang  proses  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan.  Petugas rekam medis yang baik harus memiliki kompetensi yang baik pula yaitu dengan lulusan perekam medis. Selain pengetahuan faktor lain adalah disiplin kerja.
Disiplin  kerja  dalam  penelitian  ini  yaitu  disiplin  petugas  dalam  melaksanakan  tata  cara pada kegiatan terkait  pengelolaan berkas rekam medis. Pengiriman dokumen rekam medis tidak langsung  dilakukan  pendistribusiah  hal  tersebut  mengingat  bahwa  jumlah  poli  banyak  dan  juga tempatnya  jauh  dari  ruang  rekam  medis  pusat.  Kedisiplinan  petugas  terkait  waktu  penyediaan dokumen  rekam  medis  <10  menit  masih  kurang.  Berdasarkan  hasil  wawancara  kepada responden  menunjukkan  bahwa  petugas  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  tidak langsung melakukan pencarian dokumen rekam medis di rak filling tetapi masih menunggu kitir terkumpul baru dilakukan pencarian. Selanjutnya, dokumen rekam medis yang  sudah ditemukan tidak  langsung  dikirim  ke  poli  yang  dituju  pasien,  namun  masih  menunggu troly sebagai  alat bantu untuk proses distribusi.
Pelatihan  petugas  juga  sebagai  faktor  penyebab  keterlambatan  dalam  penyediaan dokumen rekam medis. Pelatihan digunakan untuk mengembangkan kemampuan petugas terkait proses dalam menyediakan dokumen rekam medis. Berikut merupakan hasil observasi :
Tabel 2 Observasi Pelatihan Petugas Rekam Medis dibagian Filling Kategori Pelatihan Iya Tidak Keterangan Sertifikat yang didapatkan selama pelatihan  terkait  kegiatan  berkas rekam medis. √ Tidak  adanya  sertifikat  pelatihan  karena  petugas belum mengikuti pelatihan

## Sumber : Data Primer (2020)
Berdasarkan  hasil  observasi  pada  tabel  3.2  didapatkan  bahwa  belum  pernah  diadakan pelatihan  untuk  petugas  tentang  rekam  medis  yang  berkaitan  dengan  penyediaan  dokumen rekam medis rawat jalan.Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh (Sari, Trisna and Trisna,  2019)  yang  menyatakan  bahwa  apabila  petugas  belum  pernah  mengikuti  pelatihan tentang rekam medis maka wawasan mereka tidak berkembang tentang rekam medis, sehingga petugas tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang rekam medis.
5.2  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Penyediaan  Dokumen  Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Machine di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya
Machine atau mesin merupakan suatu alat yang digunakan untuk memberikan kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar sera menciptakan efisiensi kerja (Syah, 2015). Alat  yang  digunakan  juga  mempermudah  petugas  dalam  penyediaan  dokumen  rekam  medis adalah rak penyimpanan berkas ( roll o’pac ), komputer dan printer, serta troly . Berikut merupakan hasil wawancara terkait ketersediaan rak penyimpanan dokumen rekam medis:
Tabel 3Ketersediaan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Ketersediaan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis R1 R2 R3 R4 R5 Belum, masih banyak DRM aktif yang tidak masuk rak Masih kurang banyak rekam medis tercecer Belum, perlu pengadaan rak lagi Perlu penambahan jumlah rak agar tidak bingung saat mencari rekam medis Belum memadahi, rak perlu ditambah agar penyediaan lebih cepat
Sumber : Data Primer (2020)
Berdasarkan  hasil  wawancara  didapatkan  jumlah  rak  yang  tersedia  untuk  menampung berkas rekam medis masih belum memadahi. Dokumen rekam medis aktif yang masih digunakan banyak  yang  diletakkan  diatas  meja  dan  didalam  kardus.  Hal  ini  tentunya  akan  menimbulkan berkas  tersebut  tercecer. Machine yang  digunakan  selain  rak  penyimpanan  berkas  adalah komputer  serta  printer.  Alat  tersebut  berfungsi  untuk  mempermudah  dalam  proses  penyediaan dokumen  rekam  medis.  Alat  selanjutnya  yang  digunakan  untuk  melakukan  proses  penyediaan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  adalah troly .  Distribusi  rekam  medis  dilakukan  dengan menggunakan troly. Penggunaan troly ini dilakukan karena banyaknya jumlah kunjungan pasien disertai dengan banyaknya pelayanan poli dan letaknya jauh dari ruang rekam medis pusat rawat jalan.  Namun, troly yang  disediakan  untuk  proses  distribusi  tersebut  jumlahnya  hanya  3  dan dirasa masih kurang.
5.3  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Penyediaan  Dokumen  Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Method di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya
Method merupakan suatu tata cara kerja atau metode yang baik dan akan memperlancar jalannya  pekerjaan.  Berdasarkan  hasil  observasi  terhadap  petugas  rekam  medis,  bahwa  pada RSU Haji Surabaya tidak terdapat SOP terkait proses penyediaan dokumen rekam medis, tetapi menggunakan  standar  SPM  rumah  sakit  yang  terdapat  pada  Peraturan  Menteri  Kesehatan. Standart  operasional  prosedur  (SOP)  adalah  pedoman  atau  acuan  untuk  melaksanakan  tugas dan  pekerjaaan  sesuai  dengan  fungsi  dari  pekerjaan  tersebut,  dengan  adanya  SPO  semua kegiatan  di  suatu  perusahaan  dapat  terancang  dengan    baik    dan    dapat    berjalan    sesuai kemauan    perusahaan.  Berikut  merupakan  hasil  wawancara  terkait  ketersediaan  SOP  di  RSU Haji Surabaya :
Tabel 3.4 Ketersediaan SOP Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Ketersediaan SOP Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan R1 R2 R3 R4 R5 Belum ada Tidak ada Belum ada Tidak ada Tidak ada
Sumber : Data Primer (2020)
Standar  prosedur  operasional  harus  tetap  ada  agar  dapat  menjadi  pedoman  bagi para petugas yang berhubungan dengan  proses penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan agar menjadi  lebih  patuh  dalam  menyediakan berkas rekam medis <10menit.  SOP tersebut sebagai  acuan  dalam  melakukan  proses  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  dan juga  dapat meminimalisir keterlambatan waktu penyediaan rekam medis. Standart operasional prosedur  (SOP)  adalah  pedoman  atau  acuan.  SOP  memberikan  lanhkah  yang  benar  dalam melaksanakan  berbagai  kegiatan  dan  fungsi  pelayanan  yang  dibuat  oleh  sarana  pelayanan kesehatan  berdasarkan  standar  profesi  (Swari et  al. ,  2019).  Jadi    dapat    disimpulkan  bahwa faktor method yaitu    dengan    tidak    adanya    SOP    mengenai    penyediaan  dokumen  rekam medis  rawat  jalan  pada  RSU  Haji  Surabaya  dan  juga  belum  pernah  dilakukan  evaluasi  terkait ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan, sehingga dapat mempengaruhi keterlambatan  penyediaan  rekam  medis  rawat  jalan  dengan  begitu  perlu  diadakannya  SOP penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  agar  petugas  lebih  mematuhi  kebijakan  yang  telah ditentukan (Gabriele, 2018).

## 5.4 Mengidentifikasi Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis
Rawat Jalan Berdasarkan Material di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya Material terdiri  atas  bahan  setengah  jadi  dan  bahan  jadi.  Dalam  dunia  usaha  untuk mencapai  hasil  yang  lebih  baik,  selain  manusia  yang  ahli  dalam  bidangnya,  juga  harus  dapat menggunakan  bahan/materi-materi  sebagai  salah  satu  sarana.  Dokumen  rekam  medis  rawat jalan belum semuanya tersedia di rak filling , tetapi ada juga yang diletakkan diatas meja maupun kardus  sehingga  ada  yang  terselip.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Wati  and  Nuraini  (2019) bahwa    jika  berkas  rekam  medis  banyak  yang  terselip  maka  dampak  yang  ditimbulkan  adalah lamanya waktu penyediaan dokumen rekam medis. Dokumen rekam medis yang berada diluar rak penyimpanan seperti diatas meja atau didalam kardus yang terletak dilantai tersebut sangat memungkinkan  untuk  terjadi  terselipnya  dokumen  reakm  medis.  Hal  ini  dapat  menimbulkan dampat  terhadap  keterlambatan  peneydiaan  dokumen  rekam  medis  untuk  rawat  jalan.  Berikut merupakan hasil wawancara terkait ketersediaan dokumen rekam medis pada rak penyimpanan rawat jalan di RSU Haji Surabaya :
Tabel 5 Ketersediaan Dokumen Rekam Medis pada Rak Penyimpanan
Ketersediaan Dokumen Rekam Medis pada Rak Penyimpanan R1 R2 R3 R4 R5 Tidak semua Banyak yang tercecer Ada juga yang di lantai jadi harus bongkar lagi Belum semua masuk di rak filling Ada juga yang masih ditaruh di atas meja Sumber : Data Primer (2020)
Waktu yang tepat untuk penyediaan dokumen rekam medis adalah <10 menit berkas itu sudah  tersedia  di  poli  yang  dituju  oleh pasien. Material lain  yang  berpengaruh  terhadap  waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah adalah aplikasi SIMRS atau yang biasa disebut  dengan healty  plus .  Penggunaan  aplikasi healty  plus tersebut  dianggap  oleh  petugas yang menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan adalah mempermudah proses.
5.5  Mengidentifikasi  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Penyediaan  Dokumen  Rekam Medis Rawat Jalan Berdasarkan Money di Rumah Sakit Umum Haji Surabaya
Money atau  uang  merupakan  salah  satu  unsur  yang  tidak  dapat  diabaikan,uang merupakan  alat  tukar  dan  alat  pengukur  nilai.  Anggaran  merupakan  faktor  yang  sangat menentukan  bagi  rumah  sakit,  tanpa  anggaran  tentunya  rumah  sakit  tidak  dapat  menjalankan pelayanan,  dan  melaksanakan  operasionalisasi  secara  menyeluruh.  Sasaran  anggaran  dapat dicapai  melalui  pelaksanaan  serangkaian  aktifitas  yang  telah  ditetapkan  sebelumnya  dalam bantuk anggaran (Agusalim, 2013). Berikut merupakan hasil wawancara terkait anggaran dana dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSU Haji Surabaya :
Tabel 6 Ketersediaan Anggaran Dana Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Ketersediaan Anggaran Dana Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan R1 R2 R3 R4 R5 Pasti ada, dikarenakan pihak pengadaan yang mengurus Iya pasti ada tentunya Kurang tau yaa, tapi pasti ada Iya pasti ada Tidak mengerti
Sumber : Data Primer (2020)
Anggaran  dalam  penyediaan  dokumen  rekam  medis  tersebut  berdasarkan  hasil wawancara sebenarnya ada yang mengadakan adalah pihak pengadaan namun sampai saat ini belum  berjalan.  Dapat  disimpulkan  bahwa  faktor money menyebabkan  keterlambatan penyediaan dokumen  berkas rekam medis rawat jalan, karena anggaran diberikan oleh pihak pengadaan  yang  berupa  penyediaan.  Proses  penganggaran  di  rumah  sakit  merupakan  salah satu proses yang manajemen keuangan yang sangat penting. Kepentingan dari proses ini dapat dilihat  dari  fungi  suatu  anggaran  bagi  rumah  sakit,  yaitu  sebagai  alat  perencanaan  dan pengendalian  kegiatan  operasional  rumah  sakit.  Terpenuhinya  fungsi  dari  anggaran  tersebut akan  membantu  pengelola  rumah  sakit  dalam  mencapai  efisiensi  dan  efektifitas  pengelolaan secara keseluruhan (Andini, 2007).

## 4. Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
Berdasarkan  hasil  dan  pembahasan  tentang  analisis  faktor  penyebab  keterlambatan penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  Umum  Haji  Surabaya,  peneliti dapat memberikan kesimpulan yaitu :
a. Faktor man yang  dapat  menyebabkan  keterlambatan  penyediaan  dokumen  rekam  medis rawat jalan yaitu pengetahuan petugas kurang terkait penyediaan rekam medis rawat jalan kerena  masih ada petugas dengan kualifikasi pendidikan SMA, kedisiplinan petugas kurang dalam  hal  waktu  peneydiaan  dokumen  rekam  medis,  dan  kurangnya  pelatihan  yang  perlu dilakukan oleh pihak RS guna menambah pengetahuan petugas.
b. Faktor machine yang  dapat  menyebabkan  keterlambatan  penyediaan  dokumen  rekam medis  rawat  jalan  yaitu  kurangnya  jumlah  rak  penyimpanan  dokumen  rekam  medis  rawat jalan, komputer sering terjadi lemot, dan kurangnya troly untuk distribusi rekam medis.
c. Faktor method yang dapat menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat  jalan  yaitu  belum  ada  Standart  Operasional  Prosedur  (SOP)  terkait  peneydiaan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  dan  belum  pernah  dilakukan  evaluasi  terkait  ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan.
d. Faktor matherial yang  dapat  menyebabkan  keterlambatan  penyediaan  dokumen  rekam medis  rawat  jalan  yaitu  banyak  dokumen  rekam  medis  yang  tidak  mausk  dalam  rak penyimpanan.
e. Faktor money yang  dapat  menyebabkan  keterlambatan  penyediaan  dokumen  rekam medis rawat jalan yaitu anggaran dana disediakan oleh pihak pengadaan, tetapi sampai saat ini belum digunakan untuk pengadaan rak penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan.

## 4.2 Saran
Berdasarkan  hasil  dan  pembahasan  tentang  analisis  faktor  penyebab  keterlambatan penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  Umum  Haji  Surabaya,  peneliti dapat memberikan kesimpulan yaitu :
a. Faktor Man
1.  Dilakukannya  sosialisasi  kepada  petugas  terkait  penyediaan  dokumen  rekam  medis rawat jalan.
2.  Dilakukannya  evaluasi  yang  terjadwal  untuk  melihat  ketepatan  waktu  peneydiaan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan.  Sehingga  dapat  dilakukan  dengan  pemberian reward pada petugas yang tepat dalam melakukan penyediaan dokumen rekam medis dan punishment terhadap  petugas  yang  diketahui  tidak  tepat  dalam  menyediakan dokumen rekam medis.
b. Faktor Machine
1.  Menambah  jumlah  rak  sesuai  kebutuhan  agar  semua  dokumen  rekam  medis  dapat tersedia di rak penyimpanan.
2.  Melakukan maintenance komputer setiap bulan untuk meminimalisir terjadinya lemot.
3.  Menambah  jumlah troly untuk  mencegah  terjadinya  keterlambatan  dalam  peneydiaan dokumen rekam medis rawat jalan.
c. Faktor Method
Membuat  SOP  terkait  penyediaan  dokumen  rekam  medis  dan  dilakukan  sosialisasi  terkait SOP tersebut.
d. Faktor Material
Menambah jumlah rak sesuai kebutuhan agar semua dokumen rekam medis dapat tersedia di rak penyimpanan.
e. Faktor Money
1.  Pihak  RS  mengadakan  pelatihan  khusus  bagi  petugas  rekam  medis  guna meningkatkan kinerja petugas serta pengetahuan petugas.
2. Dilakukan pengajuan operasional untuk rak penyimpanan dokumen rekam medis.

## Ucapan Terima Kasih
Terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses penelitian ini karena peneliti tidak  mampu  untuk  proses  penyelesaian  seorang  diri  tanpa  ada  bantuan  dari  beberapa  pihak.
Terimakasih  diuapkan  kepada  Ibu  dr.  Novita  Nuraini,  MARS  selaku  dosen  pembimbing  lapang dalam  pelaksanaan  PKL  di  RSU  Haji  Surabaya  yang  selalu  membimbing  saya  dan  memberikan arahan serta motivasi dalam pembuatan laporan praktek kerja lapangan ini, kepada Ibu Rossalina Adi  Wijayanti,  S.KM.  M.Kes  sebagai  penguji  yang  telah  membantu  dalam  penyusunan  penelitian ini,  dan  kepada  direktur  RSU  Haji  Surabaya  Ibu Dr.  drg.  Sri  Agustina  Ariandani,  M.Kes dan  tak lupa kepada seluruh staff di RSU Haji Surabaya khususnya petugas rekam medis baik rawat jalan, rawat  inap,  IGD,  maupun  casemix,  dan  rekanrekanku  yang  telah  membantu  dalam  pelaksanaan penelitian ini.

## Daftar Pustaka
Agusalim,  I.  dan  A.  (2013)  ‘Analisis  Mekanisme  Penganggaran  Sebagai  Alat  Pengendalian Keuangan  Studi  Kasus  Rumah  Sakit  Umum  Anutapura  Palu  Tahun  2011  Budget’, Jurnal AKK , 2(1), pp. 8–17. ANDINI, P. (2007) ‘( STUDI KASUS RUMAH SAKIT UMUM PALANG MERAH INDONESIA ( RSU PMI ) BOGOR ) Oleh PRITA ANDINI DEPARTEMEN MANAJEMEN’, Skripsi . Depkes  (2008) Keputusan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Tentang  Standar  Pelayanan Minimal Rumah Sakit .
Gabriele  (2018)  ‘Analisis  Penerapan  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  Di  Departemen Marketing dan HRD PT. Cahaya Indo Persada’, Jurnal AGORA , 6(1), pp. 1–10.
Hakam,  F.  (2018)  ‘Jalan  Berdasarkan  Standar  Operasional  Prosedur  (  Sop  )  Di  Puskesmas  X’, Jurnal Manajemen Informasi dan Administrasi Kesehatan (J-MIAK) , 01(01), pp. 11–15.
Kotimah,  D.  (2017)  ‘Waktu  Penyediaan  Dokumen  Rekam  Media  Rawat  Jalan  Di  RSUD  Wates Tahun 2017’, Ekp , 13(3), pp. 1576–1580. Raja, PA, Setya, H. (2014) ‘Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan’, Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia , Vol 2 No 1, pp. 1–6.
Sari, T. P., Trisna, W. V. and Trisna, W. V. (2019) ‘Analisis Pengetahuan Petugas Rekam Medis Tentang  Terminologi  Medis  dI  RSUD  Petala  Bumi  Provinsi  Riau’, Jurnal  Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia , 7(1), p. 64. doi: 10.33560/jmiki.v7i1.206. Swari, S. J. et al. (2019) ‘Analisis Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap RSUP  Dr.  Kariadi  Semarang’, ARTERI :  Jurnal  Ilmu  Kesehatan ,  1(1),  pp.  50–56.  doi: 10.37148/arteri.v1i1.20.
Syah, M. Z. S. (2015) ‘Manajemen Citra Kampung Jetis Sebagai Sentra Batik Di Sidoarjo’. Valentina (2018) ‘Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Pada Pasien Rawat Jalan Di  Rsu  Imelda  Pekerja  Indonesia  Medan  Tahun  2016’, JURNAL  ILMIAH  PEREKAM  DAN INFORMASI  KESEHATAN;  Vol  2  No  1  (2017):  Jurnal  Ilmiah  Perekam  dan  Informasi Kesehatan , 2(1),
pp. 248–254. Available at:
http://ojs.stikes- imelda.ac.id/index.php/jipdik/article/view?path=.
Wati, T. G. and Nuraini, N. (2019) ‘Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Bangsalsari Try’, Rekam Medik dan Informasi Kesehatan , 1(1), pp. 23–30. Wijayanti,  R.  A.  and  Nuraini,  N.  (2017)  ‘Analisis  Faktor  Petugas  dalam  Pengisian  Kartu  Ibu  dan Alur Rujukan Ibu Hamil Risti’, pp. 95–101.
Yusuf, N. I., Windiyaningsih, C. and Soepangat, S. (2020) ‘Determinan Penyebab Keterlambatan Rekam Medis Pada Poli Penyakit Dalam Di RSAU DR. Esnawan Antariksa Jakarta Tahun 2019’, Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit (MARSI) Volume 4 no 1, April 2020 E-ISSN: 2865-6583 P-ISSN: 2865-6298 , 4(1).