RANCANG BANGUN SISTEM PENDAFTARAN MAHASISWA MAGANG PADA PROGRAM STUDI SARJANA SOSIOLOGI FISIP UNIVERSITAS INDONESIA DEPOK
Mulia Rahmayu Program Studi Sistem Informasi STMIK Nusa Mandiri Email: mulia.mlh@nusamandiri.ac.id
Rosi Kusuma Serli Program Studi Tehnik Informatika STMIK Nusa Mandiri Email: rosi.rsk@bsi.ac.id
Reynold Anthonie Program Studi Sistem Informasi STMIK Nusa Mandiri

## ABSTRAK
Sumber  daya  manusia  merupakan  salah  satu  faktor  penting  dalam  mendukung  kemajuan  dan kelangsungan  sebuah  instansi  atau  perusahaan  yang  juga  didukung  oleh  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  pada  era  globalisasi  sekarang  ini.  Program  Studi  Sarjana  Sosiologi  Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik  (FISIP) Universitas  Indonesia Depok merupakan salah satu program studi sarjana  sosiologi  yang  merupakan  bagian  dari  Departemen  Sosiologi  Universitas  Indonesia  yang menerapkan  pelaksanaan  kegiatan  magang  bagi  para  mahasiswa  jurusan  sosiologi  membutuhkan  suatu sistem informasi yang dapat mengolah dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para mahasiswa . Penelitian  ini  merancang  sistem  informasi  magang  mahasiswa  program  studi  sarjana  sosiologi  FISIP Universitas  Indonesia  yang  berbasis  web  sehingga  dengan  adanya  sistem  magang  ini  diharapkan  akan lebih  membantu  para  mahasiswa  dan  seluruh  pihak-pihak  yang  terkait  di  dalam  sistem  magang  ini sehingga  dapat  lebih  aman,  efektif  dan  efisien  dalam  menunjang  aktifitas  pada  Program  Studi  Sarjana FISIP  Universitas  Indonesia  di  mana  sistem  ini  akan  mengubah  model  paper-based  menjadi  model digital-based.
Kata kunci: perancangan; sistem informasi; magang; web.

## ABSTRACT
Human resources are one of the important factors in supporting the progress and continuity of an agency  or  company  that  is  also  supported  by  the  development  of  information  and  communication technology in the current era of globalization. The Bachelor of Sociology Study Program at the Faculty of  Social  and  Political  Sciences  (FISIP)  University  of  Indonesia  Depok  is  one  of  the  sociology undergraduate  study  programs  that  are  part  of  the  Department  of  Sociology  of  the  University  of Indonesia  which  implements  the  implementation  of  internships  for  students  majoring  in  sociology requiring  an  information  system  that  can  process  and  provide  information  needed  by  students.  This research  designed  a  web-based  apprenticeship  information  system  for  students  at  the  University  of Indonesia sociology undergraduate study program so that with this apprenticeship system it is hoped that it will help students and all parties involved in the apprenticeship system so that they can be safer, more effective and efficient support activities in the University of Indonesia Bachelor of Social Sciences Study Program where this system will transform paper-based models into digital-based models.
Keywords: design ; information systems; internships; web.

## 1. PENDAHULUAN
Sumber  daya  manusia  merupakan  salah  satu  faktor   yang  sangat  penting  dalam  mendukung kemajuan dan kelangsungan sebuah instansi atau perusahaan. Perusahaan swasta, instansi pemerintahan,
maupun  lembaga-lembaga  swadaya  masyarakat  merupakan  dunia  kerja  nyata  yang  nantinya  akan dimasuki  oleh  mahasiswa  kelak  setelah  mereka  menyelesaikan  studinya  dari  suatu  jenjang  universitas maupun perguruan tinggi. Bertitik tolak dari pemikiran tersebut maka lembaga penyelenggara universitas sangat  perlu  memberikan  kesempatan  kepada  para  mahasiswa-mahasiswanya  untuk  terjun  langsung  ke dunia kerja melalui kegiatan magang.
Kegiatan Magang merupakan bagian dari mata kuliah yang harus ditempuh sebagai salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa dan mahasiswi Program Studi Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Indonesia. Tujuan kegiatan ini dilaksanakan adalah sebagai salah satu bentuk pengaplikasian ilmu-ilmu  secara  teoritis  yang  telah  diperoleh  selama  perkuliahan  yang  pengimplementasiannya dilakukan  dalam  kegiatan  ini.  Dalam  kegiatan  magang  yang  dilakukan  oleh  para  mahasiswa  maupun mahasiswi  juga  dapat  memupuk  disiplin  kerja  dan  profesionalisme  dalam  dunia  kerja  dan  bermanfaat khususnya bagi para mahasiswa dan mahasiswi Program Studi Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universita Indonesia.
Kegiatan Magang yang diikuti oleh para mahasiswa dan mahasiswi sangat penting kerena mengingat kebutuhan  saat  ini  bukan  hanya  sekedar  ilmu-ilmu  yang  sifatnya  teoritis,  melainkan  dari  sisi  interaksi sosial para mahasiwa dan mahasiswi yang mengikuti kegiatan magang juga dapat lebih berkembang.
Setiap tahun jumlah mahasiswa yang mengikuti kegiatan magang cukup banyak. Sampai pada saat ini semua proses kegiatan yang dilakukan pada Program Studi Sarjana Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu  Politik  Universitas  Indonesia  sudah  baik  khususnya  dalam  sistem  pendaftaran  magang  bagi mahasiswa  namun  belum  maksimal  dalam  memanfaatkan  sumberdaya  teknologi  informasi  dan komunikasi  yang  ada  untuk  mengembangkan  sistem  pendaftaran  magang  bagi  para  mahasiswa  yang mengambil program studi sarjana Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia.
Pada  penelitian  dengan  judul  :  “Rancang  Bangun  Aplikasi  Magang  dan  Analisis  Data  Magang (Studi Kasus : Politeknik Negeri Batam)” (Sembiring, Mufida, and Risanto 2017)[5]. Penelitian tersebut menjelaskan  bahwa  magang  merupakan  salah  satu  matakuliah  yang  dilaksanakan  di  Politeknik  Negeri Batam  untuk  mengenalkan  dan  membantu  proses  adaptasi  mahasiswa  di  dunia  kerja.  Kegiatan  magang juga  melatih  mahasiswa  untuk  mengimplementasikan  matakuliah  etika  profesi  dunia  kerja  dan mendokumentasikan hasil magang dalam bentuk laporan. Adanya berbagai pihak yang berperan penting dalam  pelaksanaan  matakuliah  magang  sehingga  tidak  terlepas  dari  berbagai  permasalahan  yaitu:  (1) kompleksitas  data  dan  prosedur  yang  harus  dikelola;  (2)Pengelolaan  data  magang  dan  penanganan permasalahan magang sampai pengelolaan materi, ujian dan evaluasi; (3)Memantau pelaksanaan magang serta rekapitulasi dokumen magang; (4)Analisis dan evaluasi data magang setiap semester. Penelitian ini menggunakan  pendekatan waterfall untuk  menghasilkan  produk  (aplikasi)  yang  dapat  membantu pengelolaan  data  pelaksanaan  magang  dan  media  pemantuan  pelaksanaan  magang.  Selain  aplikasi pengelolaan magang, output dari penelitian adalah hasil analisis data  magang yang menerapkan metode analisis  data  non-statistik  (kualitatif)  untuk  mengevaluasi  pelaksanaan  magang  mahasiswa.  Penelitian menghasilkan  aplikasi  magang  berbasis  web  sehingga  kontribusi  penelitian  dapat  dimanfaatkan  oleh beberapa pihak yang terlibat dalam pelaksanaan magang yaitu: (1) Membantu semua pihak yang terlibat dalam  kegiatan  magang  untuk  mengelola  data  magang;  (2)  Membantu  mahasiswa  untuk  mengakses informasi  pelaksanaan  magang;  (3)Memberikan  kontribusi  kepada  jurusan  yaitu:  evaluasi  kurikulum khusus matakuliah magang, etika profesi dunia kerja dan pelaporan kerja.
Pada  penelitian  lainnya  dengan  judul  :  “Aplikasi  Pengelolaan  Presensi  Mahasiswa  Magang  Di Perpustakaan  Universitas  Muria  Kudus”(Hartono  2015)[3].  Penelitian  ini  membahas  Sebuah  apliaksi pengelolaan  presensi  mahasiswa  magang  dengan  menggunakan  web  berfungsi  untuk  mendeteksi kehadiran  mahasiswa  magang  melalui  absen.  Hal  yang  dideteksi  pada  sistem  presensi  ini  antara  lain tanggal  dan  jam  mahasiswa  tersebut  hadir.  Sehingga  akan  terekap  secara  efektif  dan  efisien,  berguna mengetahui  tingkat  kedisiplinan  mahasiswa  magang  dalam  mengikuti  program  magang.  Karakteristik barcode yang unik dalam menyandikan sejumlah data di gunakan dalam kartu ID, berguna untuk proses absen  masuk  dan  absen  pulang,  menggunakan  metode prototype dalam  pembuatan  sistem. Prototype adalah  adalah  implementasi  bagian  dari  produk software yang  secara typical fungsinya  di  batasi, reliabilitsnya  rendah,  tampilannya  miskin,  dan  kurang  ketegasan.  Sebuah  sistem  untuk  mempermudah proses absen, perekapan presensi mahasiswa magang dengan tingkat keamanan yang cukup aman dalam sebuah sistem.
Penelitian  dengan  judul  :  “Sistem  Informasi  Pengelolaan  Magang  guna  Mempermudah  Proses Administrasi (Studi Kasus : Jurusan Hama dan Penyakit Tumbuhan Universitas Brawijaya)”(Purwitasari 2015)[4]. Penelitian ini  menjelaskan  magang kerja  merupakan  salah satu  mata  kuliah  wajib yang  harus ditempuh  oleh  mahasiswa  Fakultas  Pertanian  Universitas  Brawijaya,  begitu  juga  mahasiswa  yang  telah memilih  minat  studi  Hama  dan  Penyakit  Tumbuhan  yang  berada  dibawah  naungan  Fakultas  Pertanian. Pengelolaan magang dari mulai pendaftaran hingga pengumuman nilai yang sebelumnya dilakukan secara manual  mendorong  dibangunnya  sebuah  sistem  terkomputerisasi  secara  online.  Sistem  Informasi
Pengelolaan Magang menyediakan fasilitas olah data internal yang berhubungan dengan kegiatan magang yang dilaksanakan oleh Jurusan Hama dan Penyakit Tumbuhan dan diperuntukkan bagi semua pihak yang berinteraksi  langsung  dengan  aktifitas  tersebut.  Dengan  adanya  sistem  ini  diharapkan  dapat  membantu pengelolaan dan pelaksanaan magang kerja.
Penelitian  dengan  judul  :  “Aplikasi  Penerimaan  Mahasiswa  Magang  Berbasis  Objek  Pada  Perum Bulog  Divre  Sumatra  Selatan”  (Azdy  2016)[3].  Penelitian  ini  memaparkan  bahwa  beberapa  Perguruan Tinggi  menjadikan  Praktik  Kerja  Lapangan  (magang)  sebagai  salah  satu  syarat  dalam  pengambilan langkah  berikutnya  pada  proses  pendidikan,  seperti  untuk  dapat  melakukan  pengambilan  skripsi  atau sebagai sayarat dalam memperoleh ijazah. Perum Bulog merupakan perusahaan umum milik negara yang bergerak  di  bidang  logistik  pangan  yang  sering  dijadikan  sasaran  oleh  Perguruan  Tinggi  dalam mengajukan  tempat  magang.  Sejauh  ini  belum  ada  aplikasi  yang  dapat  memudahkan  mahasiswa  dalam mengajukan  kegiatan  magang  di  Perum  Bulog  karena  proses  pengajuan  yang  berjalan  saat  ini  adalah mahasiswa  dapat  mengantarkan  surat  tugasnya  secara  langsung.  Pada  penelitian  ini  dibahas  rancang bangun  aplikasi  menggunakan  konsep Object-Oriented  Programming (OOP)  dengan  mengamati  objek yang dimanipulasi oleh aplikasi. Dengan menggunakan OOP, pengembangan aplikasi dapat memudahkan modifikasi dari pengkodean  yang  telah ada. Hasil dari  penelitian  ini adalah  sebuah aplikasi  yang dapat digunakan  untuk  pengajuan  magang  oleh  mahasiswa  melalui  web.  Selain  itu,  penelitian  juga  dapat memudahkan pegawai Perum BULOG dalam merekapitulasi mahasiswa yang pernah melakukan magang di Perum BULOG.
Berdasarkan dari permasalahan tersebut dan acuan dari penelitian sebelumnya maka Program Studi Sarjana Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Indonesia Depok menerapkan pelaksanaan  kegiatan  magang  bagi  para  mahasiswa  jurusan  sosiologi  membutuhkan  suatu  sistem informasi  yang  dapat  mengolah  dan  memberikan  informasi  yang  dibutuhkan  oleh  para  mahasiswa . Penelitian  ini  merancang  sistem  informasi  magang  mahasiswa  program  studi  sarjana  sosiologi  FISIP Universitas  Indonesia  yang  berbasis  web  sehingga  dengan  adanya  sistem  magang  ini  diharapkan  akan lebih  membantu  para  mahasiswa  dan  seluruh  pihak-pihak  yang  terkait  di  dalam  sistem  magang  ini sehingga  dapat  lebih  aman,  efektif  dan  efisien  dalam  menunjang  aktifitas  pada  Program  Studi  Sarjana FISIP  Universitas  Indonesia  di  mana  sistem  ini  akan  mengubah  model  paper-based  menjadi  model digital-based.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Metode  penelitian  adalah descriptive  qualitative menggunakan  teknik  penelitian  berupa  wawancara, pengamatan langsung, dokumentasi, studi pustaka dan pengembangan perangkat lunak ( system development life cycle ) menggunakan metode waterfall .

## 2.1 Teknik Pengumpulan Data
Untuk  proses  pengumpulan  data  yang  diperlukan  dalam  penelitian  ini  menggunakan  beberapa metode pengumpulan data diantaranya adalah :
a. Metode Observasi (Pengamatan Langsung)
Metode observasi merupakan metode pengamatan dan penelitian secara langsung terhadap objek yang diteliti. Dalam hal ini  yaitu  mengunjungi Departemen Sosiologi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia yang menjadi objek observasi.
b. Metode Wawancara
Metode wawancara merupakan proses tanya jawab langsung dan sistematis kepada narasumber yang mengetahui tentang permasalahan yang sedang diamati untuk meyakinkan hal-hal kegiatan observasi  yang  telah  dilakukan.  Dalam  hal  ini  yaitu  melakukan  wawancara  dengan  sekertaris program studi sosiologi Universitas Indonesia.
c. Metode Studi Pustaka
Untuk  menunjang  dalam  penelitian    ini  penulis  mempelajari  dan  mengumpulkan  bahan-bahan dari  buku-buku  untuk  membantu  dalam  kebutuhan  penelitian  dan  juga  dalam  pembuatan perancangan sistem.

## 2.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode  yang  digunakan  pada  pengembangan  perangkat  lunak  ini  menggunakan  metode waterfall . Model  SDLC  air  terjun (waterfall) sering  juga  disebut  model  sekuensial  linier (sequential  linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Tahapan metode waterfall ditunjukan pada Gambar 1 :
Analisis
Pengujian Pengodean Sistem/ rekayasa Informasi Desain
Sumber : (A.S, Rosa, Shalahuddin 2013)

## Gambar 1. Tahapan Metode Waterfall [5]
Gambar 1  menjelaskan tahapan  metode  waterfall  yang digunakan dalam penelitian  ini  yaitu tahap analisis  kebutuhan  sistem,  desain  sistem,  pengcodean  sistem  dan  pengujian  sistem.  Berikut  ini  tahapan yang dilakukan:
a. Analisis Kebutuhan Sistem
Pada tahap ini pengumpulan informasi yang berkaitan dengan proses data yang diperlukan oleh sistem  serta  keterkaitannya  diperlukan  untuk  mengidentifikasi  dan  menentukan  kebutuhan pengguna  sistem (user) secara  garis  besar  termasuk  menspesifikasi  kebutuhan  perangkat  lunak agar  dapat  dipahami  apa  saja  yang  menjadi input sistem, output sistem,  dan  antarmuka (interface) yang  sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna  sistem (user) dalam  sistem  pendaftaran magang  mahasiswa  pada  Program  Studi  Sosiologi  Fakultas  Ilmu  Sosial  dan  Ilmu  Politik Universitas Indonesia .
b. Desain Sistem Tahap  ini  dilakukan  sebelum  melakukan coding. merupakan  tahap  translasi  dari  analisis kebutuhan ke representasi desain untuk diimplementasikan pada tahap selanjutnya, dalam hal ini memberikan gambaran dari alur sistem yang dirancang termasuk bagaimana tampilan antarmuka (interface) serta  menspesifikasikan hardware dan  sistem  dan  mendefinisikan  arsitektur  secara keseluruhan dalam perancangan sistem pengolahan  magang  mahasiswa  yang berdasarkan pada diagram alir data (data flow diagram) dan perancangan basis data.
c. Pengcodean Sistem
Pada  tahapan  ini  sistem  akan  dibuat  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dengan Dreamweaver CS6 dan XAMPP.
d. Pengujian Sistem
Pada  tahapan ini penulis  melakukan pengujian software dengan  menggunakan  teknik blackbox testing untuk  meminimalisir  kesalahan  ( error )  dan  menghasilkan software yang  sesuai  dengan kebutuhan pengguna ( user ).

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Prosedur Sistem Berjalan
Adapun  prosedur  pendaftaran  magang  mahasiswa  program  studi  sosiologi  di  Fakultas  Ilmu  Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pengajuan Proposal Magang
Mahasiswa  program  studi  sosiologi  yang  ingin  mengikuti  kegiatan  magang  di  sebuah  instansi atau  perusahaan  diwajibkan  membuat  proposal  magang  yang  terdiri  dari  2  rangkap  yaitu proposal  magang  dalam bentuk hardcopy dan proposal  magang dalam bentuk softcopy dimana proposal  magang tersebut akan diserahkan kepada bagian akademik fakultas. Bagian akademik fakultas akan menyerahkan proposal magang hardcopy untuk meminta persetujuan kepada dosen program studi setelah proposal  magang hardcopy tersebut mendapatkan persetujuan dari dosen program  studi,  proposal  magang hardcopy akan  dikembalikan  kepada  mahasiswa,  sedangkan proposal magang softcopy diarsipkan oleh bagian akademik fakultas.
b. Prosedur Pengambilan Formulir Permohonan Surat Keterangan Magang Proses  pengambilan  formulir  permohonan  surat  keterangan  magang  dilakukan  oleh  mahasiswa dengan  berdasarkan  data  proposal  magang softcopy yang  telah  diarsipkan  sebelumnya  oleh
bagian  akademik.  Bagian  akademik  fakultas  mengeluarkan  formulir  permohonan  surat keterangan magang dalam bentuk 2 rangkap dan diserahkan kepada mahasiswa untuk diisi dan dilengkapi. Formulir permohonan surat keterangan magang rangkap 1 yang telah diisi diserahkan kepada  bagian  akademik  untuk  diarsipkan  sedangkan  formulir  permohonan  surat  keterangan magang  rangkap  2  yang  telah  diisi  dipegang  oleh  mahasiswa  untuk  proses  mendapatkan  surat permohonan magang.
c. Prosedur Pengambilan Surat Permohonan Magang
Setelah  mahasiswa  mengisi  dan  melengkapi  formulir  permohonan  surat  keterangan  magang rangkap  2  mahasiswa  diwajibkan  meminta  persetujuan  formulir  permohonan  surat  keterangan magang rangkap 2  yang telah diisi dan dilengkapi tersebut kepada  ketua  program studi. Ketua program studi akan menyetujui  formulir permohonan surat keterangan magang rangkap 2 yang telah diisi berdasarkan proposal magang softcopy yang telah diarsipkan sebelumnya oleh bagian akademik  fakultas  untuk  dicocokan  datanya.  Setelah  proses  persetujuan  selesai  maka  formulir permohonan surat keterangan magang yang telah disetujui oleh ketua program studi diserahkan kepada  bagian  akademik  untuk  dibuatkan  surat  permohonan  magang  yang  akan  diserahkan kepada  mahasiswa  bersama  dengan  formulir  permohonan  surat  keterangan  magang  yang  telah disetujui  oleh  ketua  program  studi  agar  mahasiswa  dapat  mengajukan  kepada  instansi  atau perusahaan yang ingin dituju.
3.2 Diagram  Alir  Data  Sistem  Pendaftaran  Magang  Mahasiswa  Program  Studi  Sosiologi  FISIP Universitas Indonesia
Dosen Program Studi Mahasiswa Ketua Program Studi PM hardcopy PM hardcopy, PM Softcopy, FPSKM dilengkapi rangkap 1, FPSKM dilengkapi rangkap 2 FPSKM dilengkapi rangkap 2 FPSKM ACC PM hardcopy ACC Keterangan PM : Proposal Magang FPSKM : Formulir Permohonan Surat Keterangan Magang
SPM
: Surat Permohonan Magang
Sistem Pendaftaran Magang 0 PM hardcopy ACC, FPSKM 2 rangkap, FPSKM ACC, SPM

## Gambar 2. Diagram Konteks
Gambar  2  menjelaskan  diagram  konteks  diagram  alir  data  sistem  berjalan  sistem  pendaftaran magang  mahasiswa  Program  Studi  Sosiologi  FISIP  Universitas  Indonesia  dengan external  entity terdiri dari dosen program studi, mahasiswa, dan Ketua Program Studi.

## 3.3 Kamus Data Sistem Berjalan
Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara terinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data yang dicari.
1. Dokumen Masukan
a. Nama Arus Data : Proposal Magang Softcopy Alias : PM Softcopy Bentuk Data : Cetakan Manual Arus Data : Mahasiswa - Proses 1.0 - Arsip PM Softcopy Penjelasan : Untuk mengetahui tempat pelaksanaan magang mahasiswa Periode : Setiap 1 tahun Volume : 1 kali dalam 1 tahun Struktur Data : Header+isi Header =Nama_Universitas+Judul_Proposal+Nama_Mahasiswa+ NIM+Nama_Fakultas+Bulan+Tahun Isi = Latar_Belakang+
Kaitan_Pemilihan_Tempat_Magang_Dengan_Sosiologi+
Deskripsi_Kegiatan+Tujuan+Lokasi_dan_Waktu_Magang+
Identitas_Mahasiswa+Indikator_Keberhasilan_Kerja+ Tabel_Indikator_Keberhasilan_Kerja

## 3.4 Permasalahan Pokok
Prosedur  sistem  berjalan  pada  proses  pendaftaran  magang  mahasiswa  program  studi  sosiologi Universitas  Indonesia  yang  masih  cukup  rumit  dan  masih  menerapkan  sistem  manual  menimbulkan berbagai masalah diantaranya adalah :
a. Sistem  pendaftaran  magang  mahasiswa  yang  masih  cukup  rumit  akan  memakan  waktu  yang cukup lama dalam proses pengolahan dokumen masukan maupun dokumen keluaran.
b. Sistem  pendaftaran  magang  mahasiswa  yang  masih  dengan  cara  manual  kurang  efektif  dan efisien  untuk  pengolahan  data  dan  informasi  ke  tahap  selanjutnya  dalam  sistem  manajemen fakultas universitas indonesia.
c. Sistem  pendaftaran  magang  yang  masih  manual  dan  bentuk  dokumen-dokumen  yang  masih dalam  berupa  lembaran-lembaran  kertas  menyebabkan  rentanya  dokumen-dokumen  tersebut terhadap ancaman kecelakaan atau kejadian yang tidak terduga.
d. Minimnya informasi mengenai tempat magang baik instansi, lembaga, maupun perusahaan yang menyediakan  lowongan  magang  yang  diketahui  mahasiswa,  sehingga  mahasiswa  mengalami kebingungan akibat keterbatasan informasi mengenai tempat magang yang ingin dituju. Karena kurangnya  informasi  yang diketahui  mahasiswa  tentang perusahaan, lembaga,  maupun  instansi yang menyediakan lowongan magang bagi mahasiswa.

## 3.5 Pemecahan Masalah
Pemecahan  masalah  pada  sistem  pendaftaran  magang  mahasiswa  program  studi  sosiologi Universitas  Indonesia  lebih  terletak  pada  masalah  teknis,  sumber  daya  manusia  serta  sistem  yang dijalankan  pada  kegiatan  akademik  khususnya  untuk  mata  kuliah  magang  mahasiswa,  sehingga manajemen  Departemen  Sosiologi  Fakultas  Ilmu  Sosial  dan  Ilmu  Politik  Universitas  Indonesia  harus melakukan tindakan efektif dan juga efisien terhadap permasalahan yang timbul serta dapat  mengambil langkah-langkah  yang  sesuai  dengan  kemampuan  serta  kebutuhan  dari  Departemen  Sosiologi  Fakultas Ilmu  Sosial  dan  Ilmu  Politik  Universitas  Indonesia  agar  dapat  dapat  lebih  maju  dalam  hal  kegiatan akademik  program  studi  sosiologi  khususnya  pada  mata  kuliah  magang.  Adapun  pemecahan  masalah adalah sebagai berikut :
a. Membenahi sistem manajemen program studi sosiologi FISIP Universitas Indonesia khususnya dalam sistem pendaftaran magang mahasiswa program studi sosiologi.
b. Mengarahkan pihak-pihak yang terkait khususnya dalam sistem pendaftaran magang mahasiswa program studi sosiologi Universitas Indonesia  untuk  mengikuti berbagai  pelatihan dan seminar khususnya  yang  berhubungan  dengan  teknologi  informasi  guna  memberikan  dampak  positif untuk paradigma pihak-pihak yang menjalankan sistem pendaftaran magang mahasiswa
c. Beralih  dari  ke  sistem  manual  ke  sistem  komputerisasi  berbasis  web  khususnya  pada  sistem pendaftaran magang mahasiswa program studi sosiologi Universitas Indonesia agar lebih efektif dan efisien serta meminimalisir dari berbagai resiko.
d. Beralih  dari  sistem  manual  ke  sistem  yang  terkomputerisasi  berbasis  web  diharapkan  dapat membantu  mahasiswa  yang  mengalami  kesulitan dalam  memperoleh informasi tempat  magang seperti  perusahaan,  instansi,  maupun  lembaga  yang  menyediakan  lowongan  magang  bagi mahasiswa. dimana  informasi tempat  magang tersebut dapat diperoleh mahasiswa  melalui web yang dirancang untuk keperluan sistem pendaftaran magang mahasiswa program studi sosiologi FISIP Universitas Indonesia.

## 3.6 Prosedur Sistem Usulan
Adapun  prosedur  pendaftaran  magang  mahasiswa  program  studi  sosiologi  di  Fakultas  Ilmu  Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pengajuan Proposal Magang
Mahasiswa  program  studi  sosiologi  yang  ingin  mengikuti  kegiatan  magang  di  sebuah  instansi atau perusahaan diwajibkan membuat proposal magang dalam bentuk softcopy dimana proposal magang  tersebut  akan  di upload ke  dalam  sistem  pendaftaran  magang  untuk  selanjutnya  data proposal  magang softcopy yang  telah  di upload oleh  mahasiswa  akan  konfirmasi  oleh  dosen program studi untuk disetujui. Setelah disetujui oleh dosen program studi maka bagian akademik fakultas  akan  mengeluarkan  nomor  pendaftaran  magang  untuk  mahasiswa  dimana  nomor pendaftaran  magang  tersebut  digunakan  sebagai security  key untuk  membuka  halaman  web formulir permohonan surat keterangan magang mahasiswa, proposal magang softcopy yang telah disetujui akan disimpan ke dalam file proposal magang softcopy .
b. Prosedur Pengisian Formulir Permohonan Surat Keterangan Magang Proses  pengisian  formulir  permohonan  surat  keterangan  magang  dilakukan  oleh  mahasiswa melalui website dengan  terlebih  dahulu  memasukan  nomor  pendaftaran  magang  yang sebelumnya diberikan kepada  mahasiswa  untuk mengakses pilihan menu formulir permohonan surat  keterangan  magang  yang  terdapat  di  dalam  halaman  web.  Mahasiswa  mengisi  dan melengkapi  formulir  permohonan  surat  keterangan  magang,  selanjutnya  formulir  permohonan surat  keterangan  magang  yang  telah  diisi  dan  dilengkapi  oleh  mahasiswa  akan  tersimpan  ke dalam file formulir permohonan surat keterangan magang.
c. Prosedur Pengambilan Surat Permohonan Magang
Setelah  mahasiswa  mengisi  dan  melengkapi  formulir  permohonan  surat  keterangan  magang maka  mahasiswa  akan  memperoleh  surat  permohonan  magang.  Surat  permohonan  magang tersebut dikeluarkan oleh bagian akademik fakultas berdasarkan file formulir permohonan surat keterangan magang yang telah disimpan sebelumnya. Mahasiswa memperoleh surat permohonan magang tersebut dengan cara mengakses web program studi sosiologi serta dapat mencetak surat permohonan  magang tersebut yang ada  di dalam  web agar mahasiswa  dapat  mengajukan surat permohonan magang tersebut kepada instansi atau perusahaan yang ingin dituju.
d. Prosedur Pembuatan Laporan Bagian  akademik  fakultas  membuat  laporan  magang  mahsiswa  yang  akan  ditujukan  kepada ketua  program  studi  dimana  laporan  magang  mahasiswa  tersebut  dapat  dilihat  oleh  ketua program  studi  melalui  web.  Laporan  magang  mahasiswa  tersebut  nantinya  akan  dilihat  dan disetujui oleh ketua program studi dan akan di simpan ke dalam file laporan magang mahasiswa.

## 3.7 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Dosen Program Studi Mahasiswa Ketua Program Studi PM softcopy PM softcopy, Nomor pendaftaran magang, FPSKM dilengkapi Nomor pendaftaran magang, FPSKM, SPM LMM LMM ACC PM softcopy ACC Sistem Pendaftaran Magang 0 Keterangan PM : Proposal Magang FPSKM : Formulir Permohonan Surat Keterangan Magang
SPM : Surat Permohonan Magang LMM : Laporan Magang Mahasiswa

## Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Usulan
Gambar  3  menjelaskan  diagram  konteks  diagram  alir  data  sistem  berjalan  sistem  pendaftaran magang  mahasiswa  Program  Studi  Sosiologi  FISIP  Universitas  Indonesia  dengan external  entity terdiri dari dosen program studi, mahasiswa, dan Ketua Program Studi.

## 3.8 Kamus Data Sistem Usulan
Pada  kamus  data  sistem  usulan  ini  terdapat  keterangan  tertulis  mengenai  suatu  data  secara  terinci yang diambil dari rancangan sistem usulan yang dibuat oleh penulis.
1. Dokumen Masukan
Nama Arus Data : Proposal Magang Softcopy Alias : PM Softcopy Arus Data : Mahasiswa - Proses1.0 - Dosen Program Studi – File PM softcopy Bentuk Data : Cetakan Otomatis Penjelasan : Untuk mengetahui tempat pelaksanaan magang mahasiswa Periode : Setiap 1 tahun Volume : 1 kali dalam 1 tahun Struktur Data : Header+isi Header = Nama_Universitas+Judul_Proposal+Nama_Mahasiswa+ NIM +Nama_Fakultas+Bulan+Tahun Isi = Latar_Belakang+
Kaitan_Pemilihan_Tempat_Magang_Dengan_Sosiologi+
Deskripsi_Kegiatan+Tujuan+Lokasi_dan_Waktu_Magang+
Identitas_Mahasiswa+Indikator_Keberhasilan_Kerja+ Tabel_Indikator_Keberhasilan_Kerja

## 3.9 Entity Relationship Diagram
Mahasiswa LMM menghasilkan npm alamat nm_mhs jenis_kelamin departemen tgl_lahir program_studi telepon nm_instansi program_studi nm_mhs npm judul no_formulir nm_mhs npm departemen program_studi alamat telepon alamat_instansi nm_instansi tgl_pelaksanaan jenis_magang no_laporan no_formulir nm_mhs npm program_studi jenis_magang nm_instansi tgl_pelaksanaan 1 1 1 1 1 1 FPSKM mengisi mengajukan PM Softcopy

## Gambar 4. Entity Relationship Diagram
Gambar 4 menggambarkan Entity Relationship Diagram (ERD) dimana terdapat entitas Mahasiswa, PM  Softcopy,  Formulir  Permohonan  Surat  Keterangan  Magang  (FPSKM)  dan  LMM.  Setiap  entitas memiliki atribut masing-masing. Kardinalitas setiap entitas pada gambar 4 adalah One to One.

## 3.10 Logical Record Structure

## Mahasiswa
npm nm_mhs departemen program_studi alamat tgl_lahir jenis_kelamin telepon PM Softcopy
judul nm_mhs npm program_studi nm_instansi FPSKM no_formulir nm_mhs npm departemen program_studi alamat telepon nm_instansi alamat_instansi jenis_magang tgl_pelaksanaan LMM no_laporan no_formulir nm_mhs npm program_studi nm_instansi jenis_magang tgl_pelaksanaan 1 1 1 1 1 1

## Gambar 5. Logical Record Structure
Gambar  5  menggambarkan Logical  Record  Structure yang  terdiri  dari  tabel  Mahasiswa,  PM Softcopy , FPSKM dan LMM. Hubungan kardinalitas setiap tabel adalah One To One .

## 3.11 Tampilan Interface
a. Tampilan Form Login

## Gambar 6. Tampilan Form Login
Gambar 6 menggambarkan tampilan untuk Form Login. Pada Form Login terdapat username dan password yang harus diisi. Jika benar, maka form login dapat dijalankan.
b. Halaman Pengajuan Proposal

## Gambar 7. Halaman Pengajuan Proposal
Gambar  7  menggambarkan  form  halamana  pengajuan  proposal.  Halaman  ini  berfungsi  untuk menampilkan  halaman  menu  pengajuan  proposal  magang.    Pada  menu  pengajuan  proposal terdapat fungsi instruksi telusuri, unggah dan batal.

## c. Halaman Formulir PSKM

## Gambar 8. Halaman Formulir PSKM
Gambar  8  menggambarkan  halaman  formulir  PSKM.  Form  ini  berfungsi  untuk  menampilkan halaman menu formulir PSKM. Pada menu formulir PSKM terdapat fungsi instruksi Simpan dan Batal.

## 3.12 Pengujian Sistem
Pengujian  terhadap  program  yang  dibuat  menggunakan black  box  testing yang  fokus  terhadap proses masukan dan keluaran program.
Tabel 1. Hasil pengujian black box testing form login No Skenario Pengujian Test Case Hasil yang diharapkan Hasil Pengujian Kesimpu lan 1 Username  dan password  tidak diisi  kemudian klik tombol login Username (kosong) Password (kosong) Sistem akan menolak askses user dan menampilkan  tulisan “Maaf,  Anda  Gagal Login” Sesuai harapan Valid 2 Mengetik  username  dan password  tidak  diisi kemudian  klik  tombol login Username (mahasiswa) Password (kosong) Sistem akan menolak akses user dan menampilkan  tulisan “Maaf,  Anda  Gagal Login” Sesuai harapan Valid 3 User tidak diisi (kosong) dan password diisi kemudian klik tombol login Username (kosong) Password (mhs123) Sistem akan menolak akses user dan menampilkan  tulisan “Maaf,  Anda  Gagal Login” Sesuai harapan Valid 4 Mengetikan  salah  satu kondisi salah pada username  atau password kemudian  klik  tombol login Username: aaa (salah) Password: mhs123 (benar) Sistem akan menolak akses user dan menampilkan  tulisan “Maaf,  Anda  Gagal Login” Sesuai harapan Valid 5 Mengetikan username dan  password  dengan data  yang  benar  serta memilih hak akses kemudian  klik  tombol login Username: mahasiswa( benar) Password: mhs123 (benar) Sistem akan menerima akses login  dan  kemudian langsung menampilkan  menu utama Sesuai harapan Valid

## 4. KESIMPULAN
Setelah menguraikan sistem pendaftaran magang mahasiswa program studi sosiologi fakultas ilmu sosial dan ilmu politik Universitas Indonesia maka dapat diambil kesimpulan secara keseluruhan bahwa:
a. Dalam kegiatan pendaftaran magang mahasiswa program studi sosiologi fakultas ilmu sosial dan ilmu  politik  Universitas  Indonesia  pengolahan  datanya  masih  dilakukan  secara  manual,  hal  ini dapat menimbulkan kurangnya efektifitas dan efisiensi dalam pengolahan data dan informasi.
b. Dengan adanya sistem baru yang terkomputerisasi khususnya berbasis web yang dirancang pada sistem  pendaftaran  magang  mahasiswa  program  studi  sosiologi  fakultas  ilmu  sosial  dan  ilmu politik  Universitas  Indonesia,  bahwa  sistem  baru  yang  dirancang  untuk  keperluan  kegiatan magang  mahasiswa  program  studi  sosiologi  sangatlah  membantu  mempermudah  pengguna (user) dalam  penginputan  dan  pengolahan  data  tanpa  harus  melakukan  seluruhnya  dengan manual  serta  memiliki  tingkat  keamanan  yang  lebih  terjamin  dalam  melindungi  data-data  dan file-file penting yang tentunya berhubungan dengan kegiatan magang mahasiswa program studi sosiologi  dan  sangat  berguna  khususnya  untuk  mahasiswa  program  studi  sosiologi  ingin mengikuti kegiatan magang.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]    A.S, Rosa, Shalahuddin, M. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek . Bandung: Informatika.
[2]    Azdy, Rezania. 2016. “Aplikasi Penerimaan Mahasiswa Magang Berbasis Objek Pada Perum Bulog Divre Sumatra Selatan.” Eksplora Informatika 6 1: 33–43.
[3]     Hartono, Puji. 2015. “Aplikasi, Absen, Barcode, Prototype. 1.” : 395–98.
[4]      Purwitasari,  Adhita.  2015.  “Sistem  Informasi  Pengelolaan  Magang  Guna  Mempermudah  Proses Administrasi  (Studi  Kasus :  Jurusan  Hama  Dan  Penyakit  Tumbuhan  Universitas  Brawijaya).” Journal of Information and Technology 3. 1: 1–6.
[5]      Sembiring,  Evaliata  Br,  Khusna  Mufida,  and  Firchan  Risanto.  2017.  “Rancang  Bangun  Aplikasi Magang Dan Analisis Data Magang ( Studi Kasus : Politeknik Negeri Batam ).” 2(1): 19–25.