## Analisis Sistem Distribusi Obat di Instalasi Farmasi Rawat Inap Jogja International Hospital

## Analysis Of Inpatien Drug Distribution in The Pharmacy Installation Jogja International Hospital
TRI WIJAYANTI 1,* , SULANTO SALEH DANU 2 , INAYATI 3
1 Fakultas Farmasi, Universitas Setia Budi Jln. Letjen Sutoyo-Mojosongo Surakarta-57127 Telp. 0271-852518
2 Universitas Gadjah Mada
Jln. Sekip Utara, Yogyakarta, Indonesia 55281 Telp 0274-6492662
3 RS PKU Muhammadiyah
* Korespondensi: jeng_yantie_apt@yahoo.com
(Diterima 18 Februari 2011, disetujui 2 Maret 2011)

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem distribusi obat yang telah dijalankan di instalasi rawat inap Jogja International Hospital serta mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi sistem distribusi  obat  di  Instalasi  rawat  inap  Jogja  International  Hospital.  Penelitian  ini  menggunakan metode  observasional  dengan  rancangan case  study dan  bersifat  deskriptif-analitik  dengan pendekatan kualitatif. Data diambil secara retrospektif dan prospektif, dilakukan dengan wawancara mendalam  dan  mengumpulkan  data  dari  dokumen  pendistribusian  obat  serta  survei  resep  di Instalasi Farmasi Rawat Inap Rumah Sakit Jogja International Hospital (JIH). Berdasarkan penelitian ini, sistem distribusi obat ke pasien yang digunakan di JIH adalah UDDS , individual prescription, floorstock dan emergency kit. Penggunaan sistem distribusi UDDS di instalasi rawat inap banyak memberikan keuntungan terutama bagi pasien sebagai konsumen dan sistem ini dapat berjalan baik dengan dukungan manajemen yang baik dan terpadu dimana dalam hal ini di JIH telah berjalan dengan bak. Pengelolaan obat-obat floorstock dan emergency kit yang ada di setiap nurse station dilakukan petugas perawat yang dipantau penggunaannnya oleh petugas farmasi. Sedangkan untuk instalasi rawat jalan, digunakan sistem individual prescription. Sistem pendistribusian obat yang digunakan di instalasi farmasi rawat inap jogja international hospital adalah unit dose sispensing system. Penggunaan UDDS di JIH masih belum memiliki kendala dikarenakan jumlah pasien dan tenaga kefarmasian masih mencukupi.
Kata kunci : instalasi farmasi rawat inap, sistem distribusi obat, unit dose dispensing system.
ISSN: 1693-8615 Jurnal Farmasi Indonesia, Maret 2011, hal 20-27

## Abstract
The research was to determine the drug distribution system used in pharmacy installation Jogja International Hospital and to know the factors that effect the drug distribution system in pharmacy installation  Jogja  International  Hospital.  This  study  used  observasional  method  by  case  study design. The data was collected by retrospektif and prospektif, with interview and collection data from drug distribution document and the recipe survey in pharmacy installation Jogja International Hospital (JIH). The results showed that drug distribution system used in JIH was UDDS, individual prescription, floorstock and emergency kit. The UDDS used in JIH was not have problem.
Keywords : pharmacy installation, drug distribution system, unit dose dispensing system.

## Pendahuluan
Instalasi  Farmasi  di  Rumah  Sakit (IFRS)  merupakan  satu-satunya  unit  yang mengadakan  barang  farmasi,  mengelola dan  mendistribusikannya  kepada  pasien, bertanggungjawab atas semua barang farmasi  yang  beredar  di  rumah  sakit  serta bertanggungjawab  atas  pengadaan  dan penyajian informasi obat yang siap pakai bagi semua  pihak  di  rumah  sakit,  baik  petugas maupun pasien. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) harus memiliki organisasi yang memadai serta dipimpin oleh seorang apoteker dengan personalia lain, meliputi para apoteker, asisten apoteker,  tenaga  administrasi  serta  tenaga penunjang  teknis.  Untuk  melaksanakan  tugas dan  pelayanan  farmasi,  IFRS  mempunyai berbagai  fungsi  yang  dapat  digolongkan menjadi  fungsi  non  klinik  dan  fungsi  klinik. Lingkup  fungsi  farmasi  non  klinik  adalah perencanaan, penetapan spesifikasi produk dan pemasok,  pengadaan,  pembelian,  produksi, penyimpanan,  pengemasan  dan  pengemasan
kembali,  distribusi  dan  pengendalian  semua perbekalan  kesehatan  yang  beredar  dan digunakan di rumah sakit secara keseluruhan. Lingkup  fungsi  farmasi  klinik  adalah pemantauan terapi obat, evaluasi penggunaan obat,  pelayanan  di  unit  perawatan  kritis, pemeliharaan  formularium,  pengendalian infeksi di rumah sakit, dan pelayanan informasi obat (Siregar 2004).
Jogja  International  Hospital  (JIH)  adalah sebuah rumah sakit swasta yang secara hukum berada di bawah PT Unisia Medika Farma (UMF). Seluruh kepemilikan PT UMF berada di tangan Badan Wakaf Universitas Islam Indonesia (BW UII). JIH berdiri pada tanggal 31 Maret 2007. Dalam proses pendiriannya, berbagai gagasan telah  dikembangkan  dan  akhirnya  disepakati gagasan untuk mendirikan sebuah rumah sakit yang  sepenuhnya  mengutamakan customer focus dengan kawalan nilai-nilai islam. Untuk memenuhi  gagasan  tersebut,  operasionalisasi
JIH  akan  mengikuti international  standard
dalam  layanan  dan  penerapan  syariah  islam yang  nilai-nilainya  harus  diikuti  oleh  semua elemen yang ada (Wijayanti et al 2009).
Proses pendistribusian obat di JIH dimulai dari  gudang  farmasi  yang  dikepalai  oleh seorang  apoteker  serta  dibantu  oleh  1  orang apoteker  pendamping  dan  1  orang  assisten apoteker. Yang kemudian akan di distribusikan ke instalasi farmasi yang di kepalai oleh seorang apoteker  yang  menjabat  sebagai  manajer farmasi  yang  membawahi  apotek  rawat  inap dan  apotek  rawat  jalan  yang  masing-masing dikepalai  oleh  seorang  apoteker  dan  dibantu oleh 8 orang tenaga assisten apoteker. Masing- masing  apotek  akan  melayani  permintaan pasien  baik  itu  pasien  rawat  jalan  maupun pasien rawat inap.
Sebagai rumah sakit non pemerintah yang relatif  sangat  baru,  JIH  memerlukan  sistem pendistribusian  yang  baik  demi  peningkatan pelayanan  kesehatan  kepada  pasien.  Dengan sarana  dan  prasarana  yang  dimiliki  JIH  saat ini  sistem  distribusi  obat  belum  banyak menimbulkan  permasalahan.  Namun  sejalan dengan berkembangnya persaingan di bidang pelayanan  kesehatan  di  sektor  swasta,  JIH tentunya harus meningkatkan mutu pelayanan kepada  pasien.  Di  JIH  sendiri  semenjak  di dirikan hingga saat ini belum pernah dilakukan evaluasi  secara  menyeluruh,  sehingga  belum dapat diketahui apakah sistem pendistribusian obat  di  JIH  telah  dapat  dikatakan  efektif  dan efisien.  Oleh  karena  itu  peneliti  bermaksud untuk  mengevaluasi  sistem  distribusi  yang telah dijalan kan di JIH.

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  metode observasional dengan rancangan case study dan bersifat  deskriptif-analitik  dengan  pendekatan kualitatif. Secara deskriptif karena penelitian ini dilakukan  untuk  memotret  suatu  kondisi  atau fenomena  yang  terjadi  pada  suatu  kelompok subyek  tertentu.  Penelitian  analitik  bertujuan untuk  mengkaji  kausa  atau  determinan dari  suatu  fenomena.  Data  diambil  secara retrospektif  dan  prospektif,  dilakukan  dengan wawancara  mendalam  dan  mengumpulkan data  dari  dokumen  pendistribusian  obat  serta survei resep di Rumah Sakit Jogja International Hospital  (JIH).  Penelitian  ini  dilakukan  di Rumah  sakit  JIH  Yogyakarta.  Dengan  subyek penelitian  adalah  Manajer  farmasi,  Kepala gudang,  Petugas  distribusi  obat  rawat  jalan dan rawat inap, Kepala ruangan. Data primer yang  telah  didokumentasikan  dalam  transkrip wawancara  dianalisis  isinya  dan  disajikan dalam  bentuk  narasi.  Data  sekunder  yang bersifat  kualitatif  diolah  dan  dianalisis  secara deskriptif,  sedangkan  data  yang  bersifat kuantitatif  dilakukan  penghitungan  untuk tiap  indikator  penelitian  dan  disajikan  dalam bentuk tabel dan narasi.

## Hasil dan Pembahasan
Pendistribusian
perbekalan farmasi dilakukan  atas  dasar  jenis  perbekalannya. Terdapat dua golongan yaitu perbekalan farmasi habis  pakai  atau  yang  lazim  disebut  barang habis pakai (BHP) serta obat dan alkes. Contoh
BHP  adalah handscoen , Water  for  injection (WFI), alkohol, kasa, masker, reagen dll. Untuk jenis BHP, setiap petugas di nurse station dapat langsung  mengadakan  permintaan  ke  gudang dengan menggunakan buku permintaan. Buku tersebut berisi nomor, nama perbekalan, jumlah yang dibutuhkan, jumlah yang diberikan oleh gudang, dan tanda tangan petugas dari masing- masing  depo.  Biasanya  permintaan  dilakukan untuk  stok  selama  satu  bulan,  namun  jika dalam  satu  bulan  tersebut  kekurangan,  maka dapat mengadakan permintaan lagi langsung ke gudang. Pemesanan ini dinamakan permintaan cito dan  gudang  harus  segera  memenuhi permintaan tersebut.
Alur  distribusi  obat  dan  alkes  yang dilaksanakan ke apotek rawat inap dan apotek rawat  jalan  adalah  sama  yaitu  masing-masing apotek  membuat  Laporan  pemesanan  barang dan ditandatangani oleh masing-masing kepala apotek. Laporan dikirim ke gudang, ada respon penerimaan  barang  dan  cek  barang  yang diminta serta menyetujui barang yang diminta kemudian  pihak  gudang  menyiapkan  barang yang diminta setelah itu pendistribusian barang dan pembuatan laporan pendistribusian barang oleh gudang. Jika barang yang dipesan tidak ada maka  pihak  gudang  obat  akan  menghubungi supplier.  Keuntungan  letak  JIH  yang  strategis di  tengah  kota  menjadi  kemudahan  bagi supplier untuk mengantarkan barang pesanan menjadi lebih cepat. Karena seringkali pesanan barang bersifat cito . Selain dari PBF, obat yang dibutuhkan di JIH juga ada yang dibeli langsung di  apotek  ataupun  rumah  sakit  baik  negeri maupun swasta di Yogyakarta terlebih lagi jika
obat  yang  diinginkan  bersifat cito biasanya dari pihak gudang ataupun apotek rawat jalan atau  rawat  inap  yang  membuka  layanan  24 jam  dapat  membeli  langsung  obat  di  rumah sakit  atau  apotek  terdekat  yang  menyediakan obat yang diinginkan. Pembelian obat dengan cara  ini  biasanya  terjadi  di  malam  hari  ini dikarenakan  gudang  obat  hanya  dibuka  pagi sampai sore hari, dilakukan dengan pembelian langsung dengan bantuan kurir dan keesokan harinya pihak yang membeli obat (apotek rawat jalan  atau  apotek  rawat  inap)  menyerahkan kuitansi  pembayaran  kepada  bagian  logistik dan pembayaran.
Dari apotek rawat jalan obat & alkes dapat didistribusikan ke Unit Gawat Darurat (UGD), hemodialisa  (HD)  dan  poliklinik.  Sedangkan dari  apotek  rawat  inap  didistribusikan  ke ICU/ICCU,  OK  dan  setiap nurse  station .  Alur distribusi obat dan alkes di RS JIH dapat dilihat dari gambar 1.
Obat bebas hanya didistribusikan ke apotek rawat jalan, jika apotek rawat inap mendapat resep  yang  terdapat  obat  bebas  maka  dapat meminta ke apotek rawat jalan dan mencatatnya di buku ekspedisi dan demikian sebaliknya jika apotek  rawat  jalan  membutuhkan  suatu  obat tetapi  tidak  ada  disana  maka  dapat  meminta di  apotek  rawat  inap.  Hal  ini  dimungkinkan karena  tidak  semua  jenis  obat  yang  terdapat di kedua apotek tersebut sama karena sifatnya saling melengkapi dan menyesuaikan dengan kebutuhan  di  apotek  masing-masing  yang cenderung tidak sama.
Sistem distribusi ke pasien yang digunakan di JIH adalah sebagai berikut:

## Unit Dose Dispensing System (UDDS)
Merupakan  metode  pelayanan  yang diterapkan  di  JIH  dimana  sediaan  farmasi obat  oral  dan  injeksi  pada  pasien  rawat  inap dalam  bentuk  dosis  tunggal  dan  diserahkan untuk  sekali  pemakaian  selama  pengobatan berlangsung.  Sistem  distribusi  ini  berlaku di  Pelayanan  Rawat  Inap.  Setelah  apotek menerima  resep  dan  melakukan  screening resep,  petugas  lalu  mencatat  obat-obat  yang digunakan di dalam catatan penggunaan obat yang  berbeda  di  tiap  pasien  dan  obat  akan disiapkan sesuai jadwal pemberiannya. Petugas mengatur  jadwal  minum  obat  sesuai  dengan signa (aturan  pakai  obat)  yang  tertulis  pada resep. Untuk obat oral diberikan langsung oleh apoteker/  asisten  apoteker  rawat  inap  sesuai jadwal, sedangkan untuk obat-obat parenteral
Gudang Farmasi Apotek Rawat Jalan Apotek Rawat Inap UGD POLIKLINIK LAB UNIT HEMODIALISA BANGSAL ICU/ICCU PICU/NICU KAMAR OPERASI Sistem distribusi Individual Prescription Sistem distribusi UDDS dan floor stock
Gambar 1. Alur distribusi obat dan alkes RS JIH.
dikirim  ke nurse  station menggunakan pneumatic tube dan  diberikan  oleh perawat.
Obat  dan  alkes  yang dibayar pasien hanya yang telah  digunakan  dan  hal ini sangat menguntungkan bagi  pasien  terutama  dari segi  biaya.  Ketika  pasien pulang  akan  diresepkan untuk obat-obat yang terapinya dilanjutkan di rumah.
Alur  pelayanan  obat  dan  alkes  sistem UDDS RS JIH dapat dilihat dari Gambar 2.

## Individual Prescription
Merupakan pelayanan sediaan farmasi obat dan  alkes  kepada  pasien  secara  individual dengan resep yang telah diberikan oleh dokter kepada  pasien  tersebut.  Sistem  distribusi  ini berlaku  di  Pelayanan  Farmasi  Rawat  Jalan serta  pasien  rawat  inap  yang  mendapat resep  saat  pulang.  Setelah  apotek  menerima resep  dan  mengecek  kelengkapannya, petugas menghitung harga obat dan meminta persetujuan pasien. Petugas menyiapkan obat kemudian  memberikan  obat  tersebut  dengan memberikan penjelasan penggunaan obat serta informasi  yang  berkaitan  dengan  obat.  Alur pelayanan  obat  dan  alkes  sistem Individual prescription RS JIH dapat dilihat dari Gambar 3.

## Floor Stock
Floor stock (FS) adalah stok obat yang ada di setiap nurse station yang berisi bahan medis dan  alkes dissposible yang  digunakan  habis pakai  dan  merupakan  bagian  dari  pelayanan keperawatan. Distribusi floor stock berasal dari logistik melalui kepala layanan keperawatan.
Pelayanan rawat inap JIH juga menggunakan  sistem  distribusi Floor  Stock
(FS) untuk alkes dispossible dan bahan medis yang  digunakan  habis  pakai  dan  merupakan bagian dari pelayanan keperawatan. Distribusi FS berasal dari apotek rawat inap. Setiap nurse station mengirimkan permintaan FS ke apotek rawat  inap  melalui pneumatic  tube .  Dengan menggunakan  sistem  distribusi  FS  dapat meniadakan  pengembalian  obat  yang  tidak terpakai,  serta  mengurangi  jumlah  tenaga  di apotek  rawat  inap  dan  kecepatan  pelayanan pada kondisi emergency .
Alur pelayanan obat dan alkes sistem Floor stock RS JIH dapat dilihat dari gambar 4.

## Emergency Kit
Obat-obatan  yang  ada  di emergency  kit adalah  obat-obatan  yang  bersifat live  saving (mempertahankan  hidup)  dan  diperlukan segera  untuk  pertolongan  pasien  yang mengalami penurunan status kesehatan dengan
Resep Masuk Entri Data Obat Pasien Meracik Obat Pasien Resep Dokter Perawat Apotek Rawat Inap Petugas Meracik Obat Petugas Entri data status Sediaan Parenteral Sediaan Oral PASIEN PERAWAT PNEUMATIC TUBE PNEUMATIC TUBE
Gambar 3. Alur distribusi obat dan alkes dengan sistem individual prescription di RS JIH.
Gambar 2. Alur Distribusi Pelayanan Obat Dan Alkes dengan Sistem UDDS di RS JIH.
tiba-tiba.  Obat  yang  ada  di emergency  kit selalu dipertahankan dalam jumlah yang sama seperti semula. Emergency kit dan FS dikelola oleh  perawat  dan  dipantau  oleh  petugas Farmasi  yang  terkait  yang  dapat  digunakan langsung untuk menolong pasien darurat dan menyelamatkan  hidup  pasien. Emergency  kit dan FS ditempatkan di pelayanan Emergency , pelayanan Rawat Intensif, pelayanan Rawat Inap dan Operating Theater . Di RS JIH emergency kit tersedia  di  setiap nurse  station pada  tiap bangsal  sehingga  pasien  yang  membutuhkan pertolongan dapat segera mendapat perawatan dengan segera.
Macam  dan  jenis  perbekalan  farmasi  baik pada Floor  Stock maupun Emergency  Kit ditentukan oleh kepala pelayanan keperawatan dan  selalu  diupayakan  berjumlah  sama  di nurse  station pada  tiap  bangsal,  setiap  waktu pengecekan  obat  ( stock  opname )  kepala pelayanan apotek rawat inap akan mengeceknya
di  tiap nurse  station untuk  memastikan  obat dan alkes yang ada disana dalam keadaan baik, tidak rusak dan tidak kadaluarsa serta jumlah yang  ada  sesuai  dengan  permintaan  dimana jika jumlahnya kurang akan ada penambahan jumlah  obat-dan  alkes  dan  sebaliknya  jika berlebih  maka  obat  dan  alkes  yang  ada  akan diambil kembali.

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  Instalasi Farmasi RS JOGJA INTERNATIONAL
HOSPITAL  mengenai  distribusi  obat  pada tahun  2009  dapat  disimpulkan  bahwa  sistem distribusi  yang  ada  di  instalasi  rawat  inap adalah unit dose dispensing system, floorstock, Individual  prescribtion  dan  emergency  stock . Kesesuaian penggunaan sistem distribusi obat di instalasi farmasi belum mengalami kendala
Gambar 4. Alur distribusi obat dan alkes dengan sistem Floor stock di
RS JIH. Sediaan Obat dan Alkes di bangsal Pemakaian Obat Oleh Pasien Pencatatan Pemakaian Obat dan Alkes Rekap Harian Pemakaian Obat dan Alkes Laporan Harian Pemakaian Obat dan Alkes Entri data Penggunaan Obat Oleh Pasien Apotek Rawat Inap Penggantian Obat dan alkes 26 ~ WIJAYANTI
dikarenakan Jogja international hospital masih baru dalam pengoperasiannya.

## Daftar Pustaka
Hassan  WE.  1986. Hospital  Pharmacy . Philadelphia: Lea & Febiger.
Quick  JD,  Hume  ML.  Ranking  JR.  O’Connor RW.  1997. Managing  Drug  Supply.
Second edition, revised and expanded. West Harford: Kumarian Press.
Siregar  C.  2004. Farmasi  Rumah  Sakit  Teori dan Penerapan . Jakarta
Wijayanti T, Ichtiarto VN, Djuria RF, Pujianti N,  Kamrin  I,  Anugrah,  Saleh  A.  2009.
Laporan  Praktik  Kerja  Profesi  Apoteker di Rumah Sakit JIH. Yogyakarta.