## Peran Protokoler Sekretariat Daerah Dalam Menunjang Kegiatan Seremonial
Gubernur Kalimantan Timur

## Wildan Taufik
Alumni Mahasiswa Program Magister Ilmu Administrasi Negara Fisipol Universitas Mulawarman Samarinda
Abstact: The purpose of this study is to describe and analyze the role of the Regional Secretariat Protocol in  supporting  the Performance of the  Governor  of East Kalimantan. Defined research focuses are : The Protocol role as a regulator of events, the Protocol role as  a  regulator  of the  working  visit,  and  the Protocol role as the reception of local government and also the supporting factors and obstacle factors of the Protocol role in supporting the performance of the Governor of East Kalimantan. Sources  of the data  taken  from  the  key  informants such  as  The  Assistant  Public Welfare,  Head  of  the  protocol,  Head  of  Public  Relations  and  also  informant  such  as Head of the Sub-part of the  ceremony and trip leader, Head of the sub reception  of local  government  and  some  staff  protocols. Analisis  data  used  interactive  model developed by Milles, Huberman and Saldana through the stages.
Keywords: Role of Protocol, Ceremonial Activities.
Abstrak: Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan dan menganalisis peran protokoler  Sekretariat  Daerah  dalam menunjang  kegiatan  seremonial  Gubernur Kalimantan  Timur.      Fokus  penelitian  yang  ditetapkan  :  Peran  protokoler  sebagai pengatur  acara,  Peran  protokoler  sebagai  pengatur  kunjungan  kerja,  dan  Peran protokoler  sebagai  penerima  tamu  pemerintah  daerah  serta  faktor  pendukung  dan penghambat  peran  protokoler  dalam  menunjang  kelancaran  kegiatan  seremonial Gubernur  Kalimantan  Timur.  Sumber  data  diambil  dari  key  informan  seperti  Asisten Kesejahteraan Rakyat, Kepala Biro Humas dan Protokol, Kepala Bagian Kehumasan dan Kepala  Bagian  Protokol  serta  informan  lain  yaitu  Kasubbag  Upacara  dan  Perjalanan Pimpinan,    Kasubbag  Penerimaan  Tamu  Pemerintah  Daerah,  dan  beberapa  staf  di bagian protokol serta didukung data sekunder.  Analisis data yang digunakan adalah model interaktif yang dikembangkan Milles, Huberman dan Saldana.
Kata Kunci : Peran Protokoler, Kegiatan Seremonial.
Pada era pembangunan dewasa ini, pemerintah telah berupaya memperbaiki dan meningkatkan peran masing-masing aparatur dalam  organisasi pemerintahan agar  mampu  melaksanakan  tugas  pokok  dan  fungsinya  dengan  baik  dan memberikan nilai manfaat bagi organisasi atau masyarakat lainnya. Tidak terkecuali aparatur  Protokol  pada  Biro  Humas  dan  Protokol  Sekretariat  Daerah  Provinsi Kalimantan  Timur  yang  memiliki  peranan  diantaranya  melaksanakan  ketentuan keprotokolan  yang  meliputi  aturan  mengenai  tata  tempat,  tata  upacara  dan  tata penghormatan sesuai Undang-undang Nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan. Dalam  lingkup  pemerintahan  saat  ini,  setiap  kegiatan  yang  bersifat seremonial    seperti  upacara  bendera  atau  bukan  upacara  bendera,  pelantikan- pelantikan,  acara  resmi  ( formal ),  acara  setengah  resmi  ( semi  formal ),    acara  tidak resmi ( non formal ), perjalanan pimpinan, kunjungan kerja, penerimaan  tamu-tamu
pemerintah  daerah,  tamu-tamu    audiensi,  penandatanganan  perjanjian  kerjasama, rapat-rapat  pimpinan  dan  kegiatan  lainnya  selalu  diatur  secara  protokoler  agar dapat  terlaksana  dengan  baik  dan  lancar. Kelancaran  suatu  acara  dapat memperlihatkan kesiapan suatu organisasi pemerintahan dalam menyelenggarakan sebuah  acara  resmi  yang  prosedur  pelaksanaannya  sudah  merupakan  suatu ketentuan  yang  diatur  dalam  undang-undang  sehingga  bersifat  mengikat  secara hokum.
Undang-undang  Nomor  9 Tahun 2010 tentang keprotokolan atau disingkat UUK,  menjelaskan  arti  keprotokolan.  Secara  kongkrit  sebagaimana  disebutkan dalam  pasal  1  angka  1  menyebutkan  bahwa  keprotokolan  adalah  serangkaian kegiatan  yang  berkaitan  dengan  aturan  dalam  acara  kenegaraan  atau  acara  resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan  kepada  seseorang  sesuai  dengan  jabatan  dan/atau  kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat. Semua orang yang menduduki posisi atau jabatan strategis dalam kenegaraan mulai dari pusat sampai ke daerah, seluruh kelembagaan  negara  beserta  lambang  dan  pejabat  termasuk  tokoh  masyarakat tertentu  wajib  diberikan  perlakuan  yang  bersifat  khusus,  berbeda  dengan  warga negara biasa pada umumnya.
Mengingat  banyaknya  tugas-tugas  Gubernur  Kalimantan  Timur  dalam menjalankan roda pemerintahan, terutama berkenaan dengan kegiatan seremonial seperti  acara-acara/  upacara,  perjalanan  pimpinan  atau  kunjungan  kerja,  dan penerimaan  tamu-tamu    pemerintah  daerah,  maka  dibutuhkan  peran  protokoler Sekretariat  Daerah  dalam  menunjang  tugas-tugas  tersebut  yang  hasilnya  akan memberikan  kemudahan  dan  kelancaran  kegiatan  gubernur  selaku kepala  daerah. Sedangkan  jika  ditinjau  dari  tugas  pokok  dan  fungsinya,  bagian  protokol  bukan hanya  melaksanakan  penyiapan  bahan,  kebijakan,  koordinasi,  tetapi  juga pembinaan,  bimbingan,  pengendalian  bidang  penerimaan  tamu  pemerintahan daerah,  upacara dan perjalanan dinas pimpinan serta tata usaha biro.
Peran Protokoler: Sebuah Kerangka Teoritis Istilah peran menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia mempunyai arti pemain sandiwara (film), tukang lawak pada permainan makyong, perangkat tingkah yang diharapkan  dimiliki  oleh  orang  yang  berkedudukan  di  masyarakat.  Menurut Soekanto (2002 : 243), peran adalah merupakan aspek dinamis kedudukan (status), apabila  seseorang  melaksanakan  hak  dan  kewajibannya  sesuai  dengan kedudukannya,  maka  ia  menjalankan  suatu  peranan.  Peran  merupakan  aspek dinamis  dari  kedudukan  (status)  yang  dimiliki  oleh  seseorang,  sedangkan  status merupakan  sekumpulan  hak  dan  kewajiban  yang  dimiliki  seseorang  apabila seseorang  melakukan  hak-hak  dan  kewajiban-kewajiban  sesuai  dengan kedudukannya, maka ia menjalankan suatu fungsi.
Hakekatnya peran juga dapat dirumuskan sebagai suatu rangkaian perilaku tertentu yang ditimbulkan oleh suatu jabatan tertentu. Kepribadian seseorang juga mempengaruhi bagaimana peran itu harus dijalankan. Peran yang dimainkan pada hakekatnya tidak ada perbedaan, baik yang dimainkan/ diperankan pimpinan tingkat atas, menengah maupun bawah akan mempunyai peran yang sama.
Peran merupakan tindakan atau perilaku yang dilakukan oleh seseorang yang menempati suatu posisi di dalam status sosial, maka setidaknya menurut Levinson dalam Soekanto (2009 : 213) mengatakan peran mencakup 3 hal, yaitu (1) peranan meliputi  norma-norma  yang  dihubungkan  dengan  posisi  atau  tempat  seseorang dalam  masyarakat.  Peranan  dalam  arti  ini  merupakan  rangkaian  peraturan- peraturan  yang  membimbing  seseorang  dalam  kehidupan  bermasyarakat,  (2) peranan merupakan suatu konsep tentang apa yang dapat dilakukan oleh individu dalam  masyarakat  sebagai  organisasi,  (3)  peranan  juga  dapat  dikatakan    sebagai perilaku individu yang penting bagi struktur sosial masyarakat.
Manusia  sebagai  makhluk  sosial  memiliki  kecenderungan  untuk  hidup berkelompok. Dalam kehidupan berkelompok akan terjadi interaksi antara anggota masyarakat  yang  satu  dengan  anggota  masyarakat  yang  lainnya.  Tumbuhnya interaksi  diantara  mereka  ada  saling  ketergantungan.  Dalam  kehidupan bermasyarakat itu muncullah apa yang dinamakan peran (role) .
Dari  beberapa  pandangan  para  ahli  di  atas  penulis  berpendapat    bahwa peran  adalah  suatu  sikap  atau  perilaku  yang  diharapkan  oleh  banyak  orang  atau sekelompok  orang  terhadap  seseorang  yang  memiliki  status  atau  kedudukan tertentu.
Selanjutnya  dalam  hal  ini  kita  perlu  juga  memahami  apa  yang  dimaksud dengan  protokoler. Secara  estimologis  istilah  protokol  dalam  bahasa  Inggris disebutkan protocol ,  bahasa  Perancis protocole ,  bahasa  Latin protocoll(um) dan bahasa  Yunani protocollon . Sedangkan  dalam  kamus  Bahasa  Inggris  Oxford disebutkan, “Protocol  is  the  code  of  ceremonial  forms  or  courtesies  used  in  official dealings,  as  between  heads  of  state  or  diplomats.” Sedangkan  istilah  protokol menurut    “Kamus  Umum  Bahasa  Indonesia”  adalah  (a)  surat-surat  resmi yang memuat  hasil-hasil  perundingan  /  persetujuan,  (b)  peraturan-peraturan  upacara  di Istana Kepala Negara, dan (c) berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu Negara. (W.J.S. Poerwadarminta, 2003).
Menurut Cahyono (2012 : 7) bahwa Protokol berasal dari bahasa Yunani yaitu “pro  tos”  yang  artinya  lembar  pertama  dan  “kola”  yang  artinya  melekatkan.  Jadi pada  mulanya  protokol  berarti  lembar  pertama  yang  dilekatkan  pada  suatu dokumen berisi persetujuan yang bersifat nasional maupun internasional. Kemudian arti  protokol  berkembang  sehingga  arti  dan  pengertian  protokol  adalah  catatan resmi  yang  dibuat  pada  akhir  setiap  sidang  dan  ditandatangani  oleh  segenap peserta sidang, atau dapat disebut “perjanjian internasional”.
Menurut  Romli  (2014)  bahwa  protokol  tidak  merujuk  pada  manusia  atau orang  tetapi  protokol  merupakan  “sistem”  atau  “aturan”.  Dalam  Kamus  Besar Bahasa Indonesia (KBBI) disebutkan bahwa protokol sebagai peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara, dan sebagainya,  dan  tata  cara  yang  secara  internasional  berlaku  dalam  hubungan diplomatik.
Dalam bahasa percakapan sehari-hari disebutkan arti protokol yang merujuk pada  orang  yang  bertugas  mengatur  jalannya  upacara.  Sementara  pendapat  yang hampir  sama  disampaikan Arifien  (2004)  yang  menyebutkan  bahwa  protokoler
adalah suatu julukan yang bersifat filosofis terhadap seseorang atau institusi yang melaksanakan ketentuan keprotokolan sebagaimana mestinya.
Cahyono (2012 : 12) berpendapat bahwa protokol memiliki peran yang sangat vital yaitu bagaimana memainkan figur sentral pada suatu organisasi pemerintahan yaitu  terhadap  pimpinan  atau  kepala  daerah  itu  sendiri.  Sehingga  diperlukan kesiapan  para  petugas  protokoler.  Jika  melakukan  kesalahan,  petugas  protokoler harus siap dikoreksi. Untuk itu juga diperlukan teamwork atau kerjasama tim yang solid, jangan sampai saling menyalahkan diantara sesama petugas. Terlebih lagi citra negatif  yang  terjadi  akan  sulit  untuk  dihilangkan.  Lebih  lanjut  dijelaskan  bahwa dalam  situasi  gawat atau  genting,  protokol  harus  cepat  mengambil  sikap. Contohnya  ketika  dalam  suatu  acara  resmi  atau  upacara  terdapat  pejabat  utama atau pejabat lainnya yang berpakaian tidak sesuai undangan dan bentuk acara yang sedang  berlangsung,  maka  harus  segera  diingatkan  bahkan  dapat  diganti  dengan pejabat  yang  lain.  Dalam  hal  ini  protokoler  memiliki  kewenangan  untuk  mengatur pakaian  yang  dikenakan  seseorang  sesuai  dengan  acara  tersebut,  termasuk protokoler di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur. Pengaturan ini bertujuan agar pakaian yang digunakan dalam sebuah acara resmi bisa seragam dalam artian menyesuaikan dengan bentuk acara protokoler yang sedang dilakukan.

## Komunikasi Protokoler
Manusia  dalam  kehidupannya  harus  berkomunikasi,  artinya  memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk salin berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok  ataupun  organisasi  selalu  terdapat  bentuk  kepemimpinan  yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan  dan  bawahan.  Suatu  organisasi  terdiri  dari  unit-unit  komunikasi  dalam hubungan  hierarkis  antara  yang  satu  dengan  lainnya  dan  berfungsi  dalam  suatu llingkungan.
Secara  umum  menurut  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia,  komunikasi  adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan atau informasi antara dua individu atau lebih dengan efektif sehingga dapat dipahami dengan mudah. Pendapat ahli Cragan dan Shields (1998 : 23) menyebutkan bahwa teori komunikasi merupakan hubungan di antara konsep teoritikal yang membantu, memberi secara keseluruhan ataupun sebagiannya,  keterangan,  penjelasan,  penerangan,  penilaian  ataupun  ramalan tindakan manusia  berdasarkan  komunikator  (orang)  berkomunikasi  (bercakap, menulis,  membaca,  mendengar,  menonton  dan  sebagainya)  untuk  jangka  masa tertentu melalui media.
Sedangkan Stoner (2001 : 13) mengatakan bahwa komunikasi adalah proses seseorang  berusaha  memberikan  pengertian  dengan  cara  pemindahan  pesan. Komunikasi  dapat  dibagi  menjadi  dua  bentuk  yaitu  ;  a)  Interpersonal Communication  /  komunikasi  antar  pribadi,  dimana  proses  pemindahan  informasi serta  pemindahan  pengertian  antara  dua  orang  atau  lebih  dalam  suatu  kelompok kecil  manusia,  b)  Organization  Communication,  adalah  proses  dimana  pembicara secara  sistematis  memberikan  informasi  dan  memindahkan  pengertian  kepada
orang banyak dalam organisasi dan kepada pribadi-pribadi dan lembaga di luar yang ada hubungan (Widjaya, 1993 : 8).

## Seremonial Sebagai  Sebuah Kegiatan Wajib Bagi Gubernur
Dalam  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia  (2009)  disebutkan  bahwa  arti seremonial  adalah  sesuatu  yang  bersifat  seremoni  atau  upacara.  Sebagian masyarakat berpendapat bahwa seremonial adalah hal-hal  yang sekedar perayaan tanpa  mengandung  makna  apapun.  Atau  diartikan  bahwa  seremonial  berarti merayakan acara-acara khusus. Contohnya ; pidato penghormatan, inspirasi, pujian, bersulang, pengenalan, membuat dan menerima penghargaan, dan pidato setelah makan malam.
Kegiatan  seremonial  dalam  lingkungan  pemerintahan  provinsi merupakan kegiatan  yang  tidak  terpisahkan  dengan  peran  gubernur  atau  kepala  daerah  atau pejabat dalam suatu instansi dalam menjalankan fungsinya sebagai penyelenggara pemerintahan. Sehubungan dengan arti seremonial yang dikemukakan diatas, maka kegiatan  seremonial  Gubernur  adalah  segala  kegiatan  gubernur  yang  bersifat seremonial  sebagaimana  tercantum  dalam  Buku  Pedoman  Teknis  Keprotokolan (2009  :  5)  yaitu  penerimaan  tamu/ audiensi,  kunjungan  tamu  (dalam  dan  luar negeri),  perjalanan  daerah,  pengaturan  rapat/  sidang,  penyelenggaraan  upacara- upacara  seperti  :  Hari  Besar  Nasional,  Hari  Besar  Keagamaan,  Peresmian  Proyek, HUT Instansi/ organisasi, Upacara Bendera, Pengucapan Sumpah, Pelantikan, Serah Terima  Jabatan,  Penandatanganan  Kerjasama,  Peresmian  Pembukaan/penutupan seminar,  Penyematan  Tanda  Kehormatan  dan  penghargaan,  Temu  Wicara, Pemakaman,  Peletakan  Karangan  Bunga,  dan  lain-lain,  maka  penulis  merangkum berbagai kegiatan seremonial tersebut dalam tiga jenis kegiatan yang berhubungan dengan  peran  protokoler  sendiri  yaitu  ;  kegiatan  acara,  kunjungan  kerja  dan penerimaan tamu pemerintah daerah.

## Metode Penelitian
Jenis  penelitian  yang  dilakukan  dalam  penelitian  ini  termasuk  penelitian  deskriptif dan akan dianalisis dengan menggunakan metode kualitatif. Fokus penelitian yang ditetapkan  :  Peran  protokoler  sebagai  pengatur  acara,  Peran  protokoler  sebagai pengatur  kunjungan  kerja,  dan  Peran  protokoler  sebagai  penerima  tamu pemerintah  daerah  serta  faktor  pendukung  dan  penghambat  peran  protokoler dalam  menunjang  kelancaran  kegiatan  seremonial  Gubernur  Kalimantan  Timur. Sumber  data  diambil  dari  key  informan  seperti  Asisten  Kesejahteraan  Rakyat, Kepala  Biro  Humas  dan  Protokol,  Kepala  Bagian  Kehumasan  dan  Kepala  Bagian Protokol  serta  informan  lain  yaitu  Kasubbag  Upacara  dan  Perjalanan  Pimpinan, Kasubbag  Penerimaan  Tamu  Pemerintah  Daerah,  dan  beberapa  staf  di  bagian protokol serta didukung data sekunder.
Analisis  data  yang  digunakan  adalah  model  interaktif  yang  dikembangkan Milles, Huberman dan Saldana melalui tahapan-tahapan kondensasi data, penyajian data dan pengambilan kesimpulan dan verifikasi.
Peran  Protokoler  Sekretariat  Daerah  Dalam  Menunjang Kegiatan  Seremonial Gubernur Kalimantan Timur

## Peran Protokoler Sebagai Pengatur Acara
Protokoler  merupakan  unsur  pelaksana  yang  mengatur  acara-acara gubernur, sehingga semua aktivitasnya dapat dilaksanakan lebih terarah dan efektif. Apalagi  dilihat  perkembangannya  mengenai  tugas  gubernur  yang  semakin  padat maka  kehadiran  petugas  protokol  sangatlah  diperlukan.  Terutama  berkenaan dengan kegiatan seremonial seperti upacara atau acara-acara resmi dan tidak resmi, yang  harus memenuhi  standar  keprotokolan sesuai  dengan  aturan  mengenai keprotokoleran yang diatur dalam undang-undang.
Dari  hasil  observasi  menunjukkan  bahwa  beberapa  masalah  yang  muncul bukan  praktis  merupakan  kelalaian  protokoler  saja,  tetapi  diantaranya  karena perubahan  jadwal  gubernur,  ketidaksiapan  aparatur  protokoler  di  lapangan, keinginan  pimpinan,  kompetensi  protokoler  yang  kurang,  kondisi  di  tempat  acara dan  faktor  lainnya.    Namun  karena  adanya  kesigapan  dan  koordinasi  yang  baik selama ini maka kesenjangan yang terjadi dapat diselesaikan dan tidak menimbulkan masalah yang berarti.
Dalam  kurun  waktu  satu  tahun  terakhir  (2014),  acara-acara  Gubernur Kalimantan  Timur  yang  diatur  oleh  protokoler  termasuk  cukup  besar  yaitu  745 kegiatan baik berupa acara formal, semi formal dan non formal . Jika dibuat rata-rata kegiatan perbulan maka dapat disimpulkan bahwa dalam satu bulannya terdapat 62 acara  Gubernur  Kalimantan  Timur    yang  diatur  dan  disiapkan  petugas  protokoler termasuk  di  hari  kerja,  hari  libur  atau  di  luar  jam  kerja  seperti  pada  acara-acara malam  hari.  Sementara  dalam  realita di  lapangan  terkadang  dalam  satu  hari terdapat  tiga,  empat,  lima  kegiatan  bahkan  lebih.  Keadaan  demikian  dapat membawa konsekuensi terhadap pimpinan baik kabag dan kasubbag protokol yang kesulitan untuk mengatur staf protokoler yang bertugas di lapangan.
Sesuai  informasi  yang  diperoleh  dari  narasumber  bahwa  protokoler Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur masih kekurangan tenaga khususnya sebagai pembawa acara resmi dan tidak resmi terutama yang  berskala besar atau level internasional yang dihadiri pejabat negara seperti presiden dan wakil presiden, seperti  acara  Pembukaan  Kejuaraan  Nasional  Olahraga,  Peresmian  atau Ground Breaking Proyek-proyek Pembangunan Pemerintah, Malam Pisah Sambut atau Temu Kenal  Pejabat  Daerah, Welcome  Party atau  Jamuan Makan  bersama  Duta  Besar negara sahabat dan investor asing, yang tentunya melibatkan pembawa acara yang mampu berbahasa asing sesuai dengan acara yang sedang dilaksanakan.
Sedangkan untuk kegiatan acara yang bersifat upacara baik upacara bendera atau bukan upacara bendera, maka petugas protokol melakukan koordinasi dengan pihak  terkait  pelaksanaan  kegiatan,  mengatur  kelengkapan  upacara  (pejabat, pelaku,  petugas  upacara),  mempersiapkan  perlengkapan  upacara  (peralatan  dan logistik), membuat rencana upacara, susunan acara,  juklak upacara, lay out tempat acara,  menentukan  pakaian  upacara,  mengatur  pelaksanaan  gladi  kotor  dan  gladi bersih,  melaporkan  segala  persiapan  kepada  Gubernur  Kalimantan  Timur  untuk diketahui,  dipelajari  dan  dikoreksi  untuk  dijadikan  panduan  kegiatan.  Untuk
menunjang  kelancaran  tugas-tugas  tersebut  maka  diperlukan  petugas  protokol yang profesional.

## Peran Protokoler Sebagai Pengatur Kunjungan Kerja
Dalam  rangka  efektivitas  perjalanan  pimpinan/  gubernur  ke    luar  daerah maka  diperlukan  petugas  protokol  yang  mampu  menjalankan  perannya  secara efektif, sebab akan membawa konsekuensi terhadap kegiatan seremonial gubernur. Dari  hasil  observasi  menunjukkan  bahwa  kegiatan  perjalanan  pimpinan  atau kunjungan kerja Gubernur Kalimantan  Timur menurut data tahun 2014 sebanyak 174 kali  perjalanan  dengan  rincian  ke  dalam  daerah  sebanyak  121  kali,  ke  luar  daerah sebanyak 53 kali. Sedangkan perjalanan pimpinan terbanyak pada bulan Maret dan September yaitu 23 kali, dan perjalanan paling sedikit pada awal tahun bulan Januari dan  akhir  tahun  bulan  Desember  yang  masing-masing  sebanyak  7  kali  perjalanan. Dapat  dimaklumi  bahwa  kondisi  ini  dipengaruhi  kesiapan  dan  ketersediaan anggaran perjalanan di awal tahun anggaran baru dan di akhir menjelang tutupnya anggaran  pada  tahun  tersebut,  sehingga  jumlah  perjalanan  pimpinan  mengalami pengurangan dan penyesuaian dengan skala prioritas pimpinan.
Sebagaimana  yang  dijelaskan  pada  bab  sebelumnya  bahwa  kegiatan perjalanan  pimpinan/  gubernur  telah  diatur  berdasarkan  pedoman  protokol,  dan dalam hal ini dibagi menjadi dua bagian, antara lain ;

## 1. Perjalanan dalam daerah (Kabupaten/ Kota)
Kunjungan ini meliputi peninjauan proyek-proyek pembangunan pemerintah, kunjungan sidak (operasi mendadak) atau kunjungan kerja biasa ke beberapa Satuan  Kerja  Perangkat  Daerah  Provinsi  Kalimantan  Timur  beserta  unit pelaksana  di  kabupaten/  kota,  dan  pemberian  bantuan-bantuan  sosial, pendidikan,  pertanian,  perikanan  dan  sebagainya  baik  secara  langsung  ke masyarakat atau melalui jajaran pemerintah setempat.
2. Perjalanan luar daerah (luar provinsi) Kunjungan  ini  menyangkut  kehadiran  pimpinan  dalam  menghadiri  undangan rapat-rapat  dengan  pemerintah  pusat,  agenda  pertemuan  nasional  seperti Raker  Gubernur  Se-Indonesia,  Musrenbangnas,  peringatan  hari-hari  besar nasional,  konsultasi  dengan  pemerintah  pusat,  studi  banding  ke  daerah  lain, dan sebagainya.
Jika  dibuat  rata-rata  kegiatan  perjalanan  pimpinan  baik  ke  dalam  dan  luar daerah yang di atur secara protokoler yaitu 14 kali perjalanan dinas perbulan dengan pembagian  rotasi  protokoler  pada  Sub  Bagian  Upacara  dan  Perjalanan  Pimpinan sejumlah 6 orang ditambah 1 orang kasubbag UPP, maka kegiatan tersebut  perlu didukung    staf  protokol  dari  sub  bagian  lainnya.  Untuk  perjalanan  pimpinan  ke dalam daerah yang bersifat kunjungan kerja meninjau proyek-proyek pembangunan pemerintah  daerah  yang  memerlukan  waktu  beberapa  hari  dengan  jarak  tempuh dan rute yang cukup berat sampai ke wilayah pedalaman dengan agenda kegiatan yang  cukup  padat,  tidak  bisa  hanya  menugaskan satu  orang  saja,  tetapi  dua  atau bahkan tiga orang petugas protokoler di lapangan. Tujuannya untuk mempermudah koordinasi  dan  pembagian  tugas  masing-masing  agar  kegiatan  gubernur  dapat berjalan  lancar  dan  terlayani  dengan  baik.  Sebagai  pengatur  perjalanan pimpinan
yang  berkenaan  dengan  kunjungan  kerja,  maka  yang  harus  dilakukan  protokol antara lain ; (a) menyiapkan dan menyusun rundown kegiatan perjalanan pimpinan atau  kunjungan  kerja  dari  awal  hingga  akhir,  (b)  melakukan  peninjauan  awal  dan reservasi  akomodasi  dan  transportasi  di  tempat  kunjungan,  (c)  mendampingi gubernur selama kunjungan.
Dalam  kegiatan    kunjungan  ke  daerah  maka  yang  perlu  dipertimbangkan adalah  faktor  kemudahan  dan  kesulitan  ke  tempat  tujuan.  Karena  itu  perlu menentukan jumlah staf protokoler yang bertugas. Terkadang di beberapa daerah untuk mencapai tujuan tidak tersedia akomodasi yang  representatif, namun kondisi ini  tentunya  harus  perlu  dipahami  oleh  pimpinan  termasuk  masalah  transportasi yang  terbatas  di  daerah.  Protokoler  harus  bisa  menentukan  jalur  mana  yang dianggap  mudah  dan  lancar  serta  berisiko  kecil.  Ironisnya  terkadang  gubernur menghadiri  acara  yang  jalurnya  ditempuh  melalui  jalur  sungai  dan  menggunakan speed  boat  atau  kapal  kecil  dengan  kapasitas  terbatas.  Tentunya  keadaan  yang demikian  protokoler  dapat  mempertimbangkan  konsekuensi  logis  yang  mungkin terjadi. Melihat fenomena yang terjadi berkenaan dengan peran protokoler sebagai pengatur  kunjungan  kerja  ke  beberapa  daerah,  maka  perlu  mempertimbangkan secara  tepat  guna,  mengingat  letak  geografis  yang  penuh  resiko,  tentunya  perlu kesiapan  sarana  transportasi  yang  memadai,  baik  ditinjau  dari  segi  kapasitas maupun keselamatan gubernur beserta pejabat lainnya sehingga dapat ke tempat tujuan dengan selamat. Sesuai tugas di lapangan bahwa protokoler mengarahkan, mengatur  dan  mengendalikan  selama  dalam  perjalanan  hingga  sampai  tempat tujuan  atau  pelaksanaan  acara.  Sebagaimana  yang  dikemukakan  Osborn  dan Gabreal  (2008  :  218)  bahwa  keberhasilan  sesuatu  kegiatan  akan  ditentukan  oleh kemampuan  seseorang  dalam  melakukan  pengarahan,  pengaturan  dan pengendalian. Karena itu dalam setiap kegiatan apapun dibutuhkan seseorang yang mampu  mengarahkan,  mengatur  dan  mengendalikan  faktor  pendukung  sehingga tujuan yang direncanakan dapat dicapai sesuai yang diharapkan.

## Peran Protokoler Sebagai Penerima Tamu Pemerintah Daerah
Penerimaan dan pelayanan tamu resmi pemerintah daerah atau tamu-tamu Gubernur  Kalimantan  Timur  semuanya  diatur  secara  keprotokolan.    Dalam  hasil penelitian disebutkan bahwa bagian penerimaan tamu telah merekap jadwal selama satu  tahun  yaitu  tahun  2014  ke  dalam  tiga  bentuk  penerimaan  tamu  yaitu  :  1) kunjungan tamu luar negeri, 2) kunjungan tamu dalam negeri dan, 3) tamu audiensi. Jumlah  secara  keseluruhan  yaitu  310  kunjungan  tamu, dengan  rincian  tamu  luar negeri  sebanyak  11  kunjungan,  tamu  dalam  negeri  sebanyak  69  kunjungan,  dan tamu-tamu audiensi sebanyak 230 kunjungan audiensi.
Kunjungan-kunjungan tamu audiensi tersebut belum termasuk tamu-tamu di luar jam kerja yang lebih banyak diatur oleh ajudan atau Sekretaris Pribadi Gubernur yang bisa dilaksanakan pada malam hari atau di hari libur yang kebanyakan bersifat non  protokoler.    Kunjungan  tamu  resmi  gubernur  terbanyak  terjadi  pada  bulan September yaitu 13 kunjungan tamu dalam negeri, sedangkan kunjungan tamu luar
negeri berkisar 1 dan 2 kunjungan tamu saja, bahkan di bulan Maret, November dan Desember tidak ada kunjungan tamu dari luar negeri.
Berdasarkan  penugasannya  maka  pendampingan  tamu  pemerintah  daerah yang  berkunjung  dengan rombongan  besar  akan  melibatkan  dua  atau  tiga protokoler  yang  bertugas  di  lapangan  seperti  kunjungan presiden  atau  wakil presiden dengan  rombongan  kementerian  serta  perangkat  kepresidenan  yang jumlahnya  bisa  mencapai  20  orang  bahkan  lebih  seperti  ajudan, Protokol  Istana, Paspampres  (Pasukan  Pengamanan  Presiden)  yang  dulu  dikenal  dengan  sebutan Paswalpres  (Pasukan  Pengawal  Presiden).  Kedatangan  tamu-tamu  dalam  jumlah besar memerlukan perhatian lebih terutama dalam mengatur rundown kegiatan di daerah,  pengaturan  penjemputan  dan  penghantaran,  transportasi,  akomodasi, pengamanan dan sebagainya.
Dalam  kunjungan  tamu  ke  daerah,  protokoler  tamu  senantiasa  melakukan koordinasi  dengan  pihak  tamu  karena  terkadang rundown kunjungan  tidak  sesuai dengan  kondisi  daerah,  sehingga  harus  disusun  menyesuaikan  kondisi  daerah  dan masyarakat  setempat  yang  masih  memiliki  karakter  dan  keragaman  adat  istiadat yang  berbeda-beda.  Sedangkan  tamu-tamu  audiensi  baik  resmi  atau  tidak  resmi lebih  mudah  diatur  mengingat  didalamnya  terlibat  juga  ajudan  dan  Sekretaris Pribadi  gubernur  yang  memonitor  dan  mengatur  jadwalnya.  Tamu  audiensi gubernur  diantaranya  dari  kalangan  instansi  pemerintah,  swasta,  investor, organisasi masyarakat, tokoh agama (Toga), tokoh adat (Todat), tokoh masyarakat tertentu  (Tomastu),  Organisasi  Kepemudaan  (OKP)  dan  tamu  lainnya.  Terkait kunjungan tamu-tamu audiensi gubernur terkadang masih ditemui salah komunikasi atau misscommunication dalam  pengaturannya  sehingga  terkadang  berbeda  antar jadwal protokoler dan Sekretaris Pribadi (Sespri) Gubernur yang harus diatur ulang agar teratur dan tidak berbenturan.
Saat ini parameter keberhasilan peran protokoler Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur sebagai penerima tamu pemerintah daerah dapat diketahui dari lancarnya pengaturan dalam setiap kunjungan tamu gubernur dan tidak ada keluhan yang  berarti  yang  mengganggu  kewibawaan  pimpinan.  Sehubungan  hal  tersebut maka  staf protokoler  harus  memahami  setiap kegiatan  yang  dilakukan,  dan  di sisi lain  harus  memiliki goodwill untuk  berperilaku  positif  dalam  semua  aktivitas, termasuk dalam menangani acara  organisasi, pengetahuan dan penerapan  norma keprotokolan yang akan  mempengaruhi  kegiatan  seremonial gubernur dan  citra pemerintah daerah.
Pada hakekatnya tujuan pengaturan keprotokolan adalah untuk terciptanya situasi  yang  menyenangkan “to  create  a  pleasant  situation ”.  Semata-mata  untuk menjaga  harga  diri  dan  kewibawaan  pemimpin    serta  organisasi.  Sebab  baik buruknya  dalam  penyambutan  tamu  akan  berkesan  pada  tamunya  dan  akan berimplikasi  terhadap  pimpinan. Dengan  demikian  sudah  selayaknya  jika  petugas protokoler menunjukkan kegiatan seremonial yang baik agar citra gubernur selaku tuan  rumah yang  baik  dapat  terjaga  dengan  baik  pula. Seiring  dengan  perannya sebagai  penerima  tamu daerah,  maka staf  protokoler  harus  mampu  mengatur setiap  tamu  daerah  yang  datang  berkunjung  ke  Kalimantan  Timur  dalam  rangka urusan pemerintahan dan kaitannya dengan kepentingan kepala daerah.
Dalam  rangka  optimalisasi  peran  protokoler  maka  perlunya  peningkatan kualitas dan kuantitas tenaga protokoler. Sedangkan secara faktual keberadaan staf protokoler di Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur masih kurang, sehingga diperlukan pemikiran yang cermat, karena setiap saat bisa terjadi ketidakselarasan antara  tamu  yang  dilayani  dengan  petugas  protokoler  yang  berujung  pada ketidakpuasan  tamu. Banyak  kegagalan  acara  atau  kegiatan  disebabkan  karena buruknya  protokoler  mengatur  acara  atau  kegiatan  tersebut.  Itulah  sebabnya lembaga  pemerintah  menyusun  protokoler secara  rapi  dengan  menempatkan beberapa  orang  yang  diberi  tugas  khusus  untuk  mengerjakan  kegiatan keprotokolan.
Selama ini jumlah tenaga protokoler di bagian tamu pada Sekretariat Daerah Provinsi  Kalimantan  Timur  kurang  sebanding  dengan  jumlah  tamu  yang  dilayani, sehingga Kepala Bagian Protokol atau Kasubbag terkait mengalami kesulitan dalam mengaturnya.  Fenomena  tersebut  nampak  diterima  teori,  seperti  yang dikemukakan Siagian (2006 : 127) bahwa untuk terselenggaranya tugas yang efektif manakala  didukung  dengan  sumberdaya  manusia  yang  memadai,  baik  secara kuantitas  maupun  kualitas.  Dengan  demikian  jelaslah  bahwa  apabila  peran protokoler dapat dilakukan secara efektif maka perlu didukung dengan jumlah staf protokoler sesuai kualifikasi yang dibutuhkan.

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  sebagaimana  yang  telah dikemukakan, maka penulis akan menarik beberapa kesimpulan, sebagai berikut: 1. Peran  Protokoler  Sekretariat  Daerah  Provinsi  Kalimantan  Timur,  baik    ditinjau sebagai  pengatur  acara,  sebagai  pengatur  kunjungan  kerja  maupun  sebagai penerima  tamu  pemerintah  daerah  secara  implementatif  dapat  menunjang kegiatan  seremonial  Gubernur  Kalimantan  Timur.  Meskipun  perannya  telah mampu memberikan kontribusi terhadap kegiatan seremonial gubernur, tetapi belum semuanya dapat berjalan sesuai yang diharapkan. Secara aplikatif peran tersebut secara rutinitas dapat dilaksanakan, meski demikian secara akumulatif peran tersebut kurang optimal.
2. Faktor yang mendukung peran protokoler Sekretariat Daerah dalam menunjang kegiatan  seremonial  Gubernur  Kalimantan  Timur  adalah  :  adanya  Undang- Undang Nomor  9 Tahun  2010  tentang Keprotokolan  sebagai  acuan  untuk melaksanakan tugas-tugas keprotokolan untuk meningkatkan perannya dalam kegiatan  acara,  kunjungan  kerja  dan  penerimaan  tamu  pemerintah  daerah, dengan  mengacu  pada  tata  upacara,  tata  tempat  dan  tata  penghormatan, adanya  kesadaran  protokoler  sebagai teamwork sehingga  saling  bekerjasama dan  saling  menutupi  kekurangan  yang  ada,  dan  kuatnya  komitmen    dan dukungan pimpinan  untuk  meningkatkan  kualitas  dan  kuantitas  bagian protokoler.
3. Faktor  penghambat  peran  protokoler  diantaranya  kurangnya  aparatur protokoler  yang  memiliki  kompetensi  sebagai  pembawa  acara,  terbatasnya jumlah  personil  protokoler  dibandingkan  padatnya acara-acara,  terbatasnya kesempatan  mengikuti  pelatihan-pelatihan  keprotokolan,  kurangnya  sarana
kendaraan  dinas  untuk  tamu-tamu  VIP  Pemerintah  Daerah,  dan  kurangnya kedisiplinan protokoler dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

## Saran-saran
Berdasarkan beberapa  uraian  pada  kesimpulan  di  atas,  maka  penulis  akan mencoba untuk memberikan saran-saran, sebagai berikut: 1. Mengingat  banyaknya  kegiatan  yang  dihadapi  secara  rutinitas,  sedangkan petugas  protokoler  tidak  sebanding  dengan  volume  kegiatan,  maka  perlunya menambah  petugas  protokoler  maupun  peningkatan  kualitasnya  dengan memberikan  kesempatan  mengikuti  pendidikan  dan  pelatihan  keprotokolan atau  bimtek  pembawa  acara  yang  dibiayai  melalui  anggaran  pendapatan  dan belanja daerah.
2. Mengingat  banyaknya  kegiatan kunjungan  tamu  pemerintah  daerah  Provinsi Kalimantan  Timur,  sedangkan  sarana  operasional  masih  terbatas,  maka  perlu penambahan  sarana  operasional  terutama  kendaraan  dinas  tamu-tamu  VIP melalui usulan pada anggaran pendapatan dan belanja daerah.
3. Meningkatkan  kemampuan  berkomunikasi  internal  (pimpinan  dan  sesama pegawai) dan eksternal (masyarakat umum atau pihak luar) dan meningkatkan kompetensi petugas protokol yang sudah ada dengan memberikan kesempatan bertugas  pada  acara-acara  besar  atau  acara  yang  dihadiri  pejabat  pusat  di daerah.
4. Meningkatkan  disiplin  petugas  protokoler  sebaiknya  dipertegas  dengan instruksi  pimpinan  dan  sanksi  yang  jelas  agar  protokoler  merasa bertanggungjawab  atas  tugas  yang  dibebankan  kepadanya  dan  hendaknya melaporkan  kepada  pimpinan  terkait  suatu  kegiatan  baik  sebelum  atau sesudahnya agar semua berjalan dengan lancar tidak ada keluhan dari gubernur selaku kepala daerah.

## Daftar Pustaka
Anonim,  Undang-undang  Nomor  09  Tahun  2010,  tentang Keprotokolan  (Lembaran Negara  republik  Indonesia  Tahun  2010  Nomor  125 ,  Tambahan  Lembaran Negara Nomor 5166) Abdul  Wahab,  Solichin.  2001. Analisis  Kebijakan:  Dari  Formulasi  ke  Implementasi Kebijaksanaan Negara . Jakarta: Bumi Aksara.
Cahyono, Bambang. 2012. Buku Praktis Pedoman Keprotokolan . Yogyakarta: Cyrillus Publisher.
Hasibuan. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia , Edisi Revisi. Jakarta: Bumi Aksara. Keban,  Yeremias  T. 2004. Enam  Dimensi  Strategis  Administrasi  Publi k.  Jakarta: Pustaka Publishment.
Miles,  Mattew  B.,  Huberman,  A.  Michael,  Johnny  Saldana. 2014. Qualitative Data Analysis  3 rd Edition:  Source  book  of  Bew  Methods . Baverly  Hills:  SAGE Publications Inc.
Pasolong, Harbani. 2007. Teori Administrasi Publik. Bandung: Alfabeta.
Poerwadarminta,  W.J.S.  2003. Kamus  Umum  Bahasa  Indonesia .  Jakarta: Balai Pustaka.
Romli,  Asep  Syamsul  M.  2014. Perbedaan  Pembawa  Acara,  MC,  protokol  dan protokoler . Diunduh dari http://www.romeltea.com . pada 20 Januari 2014.
Siagian P. Sondang. 2006. Manajemen Sumberdaya Manusia . Jakarta: PT.Gunung. Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Penerbit Alfabeta.
Winarno, Budi. 2001. Teori dan Proses Kebijakan Publik. Yogyakarta: Media Pressindo.