## REORIENTASI SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (Studi Kasus di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta  Tahun 2017)

## Iskandar, S.Sos.,M.A.
Dosen Ilmu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Mataram Email: iskandarngali94@gmail.com

## Abstrak
Penelitian ini berjudul Reorenatasi Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis (Studi Kasus di UIN Sunan Kalijaga  Yogyakarta,   peneliti   menganalisis  pengelolaan   dan   pemanfaatan   arsip   dinamis   dalam penyelenggara   sistem   administarasi   di  Univeristas   Islam   Negeri   Sunan   Kalijaga   Yogyakarta. Penelitian   ini   bertujuan   untuk   menjelaskan   bagaimana  Reoreantasi   Sistem   Pengelolaan  Arsip Dinamis di  UIN  Sunan Kalijaga Yogyakarta . Penelitian ini  menggunakan    metode penelitiaan kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti, maka hasilnya adalah  Arsip dinamis yang ada di bagian Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta berupa Surat keluar dan masuk, Notulen Rapat, Surat keputusan Rektor (SK), Laporan keuangan, penggunaannya harus  terlebih dahulu mendapatkan ijin dari pimpinan institusi. belum dikelola dengan baik dan belum memiliki standar operasional (SOP) yang baku dalam perawatan arsip, belum dilakukan proses penyusutan arsip karena standar acuan dalam penyelolaannya belum diatur dalam sistem kelembagaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Sehingga dapat menjadi acuan dalam pengelolaan arsip.
Kata Kunci: Reorientasi, Pengelolaan,  Arsip Dinamis,

## Abstract
This research entitled Reorenatasi  Dynamic Archive Management  System (Case Study at UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, the researcher analyze the management and utilization of archives in organizational system administrator in State Islamic University of Sunan Kalijaga Yogyakarta.This research aims to explain how Reoreantasi Dynamic Archive Management System in UIN Sunan Kalijaga  Yogyakarta  This research  uses qualitative research  method with descriptive approach From the result of research conducted by the researcher, the result is dynamic archive in UIN Sunan Kalijaga Administrative Division of Yogyakarta in the form of outgoing and incoming letter, Minutes of Meeting, Decree of Rector (SK ), The financial statements, its use must first obtain permission from the head of the institution, has not been well managed and has not had standard operational standard (SOP) in archive maintenance, has not done the process of depreciation of the archive because the reference standard in its management has not been regulated in the institutional system of UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. So that can be a reference in the management of archives.
Keywords: Reorientation, Management, Dynamic Archive

## PENDAHULUAN
Keberadaan arsip di dalam suatu institusi organisasi merupakan sesuatu yang   penting   dalam   menentukan   jalannya   roda   organisasi.   Arsip   merupakan keseleruhan dari rekaman kegiatan atau pristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima   oleh   lembaga   Negara,   pemerintah   daerah,   lembaga   pendidikan,
perusahaan,   organisasi  politik,   organisasi   kemasyarakat,  dan   perorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 1
Mengingat begitu pentingnya fungsi arsip sehingga dijadikan sebagai dasar dalam   setiap   pengambilan   keputusan.   Proses   arsip   dimulai   dari   kegiatan penciptaan,   penerimaan,   pengumpulan,   perawatan,   penyimpanan,   dan   evaluasi dengan   menggunakan   aturan   atau   sistem   tertentu.   Perkembangan   sistem   kerja organisasi   membuat   pertumbuhan   arsip   semakin   banyak   sehingga   sistem pengelolaannya harus dilakukan secara tersistimatis oleh sumber daya manusia yang memiliki kompotensi dalam ilmu kearsipan.
Dibeberapa seperti di bagian tata usaha UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang menjadi objek studi kasus dalam makalah ini, pengelolaan arsipnya belum dilakukan oleh arsiparis yang memang secara keilmuan memahami pengelolaan arsip baik toeritis maupun praktek. Sehingga sistem pengarsiapanya masih campur dengan pengelolaan administrasi lainnya. Hal ini dapat menganggu jalannya roda organisasi.
Permasalahn   yang   sering   terjadi   pada   organisasi   mengenai   pengelolaan arsip   juga   dipengaruhioleh   kurangnya   upaya   pengkajian   terhadap   pengelolaan arsip   disetiap   lembaga   ataupun   organisasi   baik   secara   toeritis   maupun   teknis. Pengkajian   mengenai   pengelolaan   arsip   penting   untuk   dilakukan   agar   terjadi proses sinergitas antara keilmuan arsip dengan pengaplikasian arsip secara teknis disitiap   organisasi   baik   dalam   instansi   pemerintah   maupun   pada   perusahaan swasta.   Pada   makalah   ini   pembahasan   yang   dilakukan   lebih   fokus   pada pengelolaan arsip dinamis karena   di tempat kami melakukan studi kasus, arsip yang dikelola lebih kepada arsip dinamis baik yang aktif maupun in aktif.

## METODELOGI PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam  penelitiaan  ini  adalah  metode  kualitatif. Definisi penelitian kualitatif menurut Moleong, yaitu,  penelitian kualitatif adalah penelitian yang digunakan untuk memahami fenomena yang dialami oleh subjek penelitian,   seperti   perilaku,   persepsi,   motivasi,   tindakan,   dan   lain   sebagainya secara   holistik,   dan   dalam   bentuk   deskripsi   kata-kata   mengenai   suatu   konteks
1 Undang-undang Republik Indonesia No 43 tahun 2009 Tentang Kearspan. Arsip Nasional Republik Indonesia
tertentu yang alamiah, serta menggunakan metode yang alamiah. 2 Adapun jenis penelitian   yang   digunakan   adalah   studi   kasus.   Sulistyo-Basuki   mengatakan bahwa, “studi kasus merupakan kajian mendalam tentang peristiwa, lingkungan, dan situasi tertentu yang memungkinkan mengungkapkan atau memahami suatu hal”. 3 Menurut   Shavelson   dan   Townes,   studi   kasus   tepat   digunakan   untuk menjelaskan keadaan dari hasil penelitian, survei, dan   menggambarkan sebuah cerita dari sebuah keterangan. 4
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitan adalah dengan menggunakan   wawancara   dengan   orang-orang   yang   dianggap   memiliki pemahaman tentang pengembangan koleksi di perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Disamping wawancara peniliti juga menggunakan dokumen primer. Menurut   Sulistyo-Basuki   dokumen   primer   yaitu   dokumen   yang   berisi   hasil penelitian,  penjelasan,  atau penerapan sebuah teori, misalnya disertasi, laporan penelitian, kartu informasi, makalah lokakarya dan pertemuan sejenis, monograf. 5 Pada   penelitian   ini   dokumen   yang   digunakan   adalah   berbagai   laporan   hasil penelitian,   seperti   jurnal,   disertasi,   skripsi,   tesis;   serta   berbagai   buku   yang berkaitan dengan topik yang akan dibahas yang diperoleh dari koleksi buku yang ada di perpustakaan, jurnal online, dan hasil-hasil penelitian yang ada di internet.

## KERANGKA TEORI

## 1. Definisi, jenis, dan Kegunaan Arsip
a. Definisi Arsip
Arsip   adalah   informasi   terekam,   melalui   media   atau karakteristiknya,   yang   dibuat   atau   diterima   oleh   suatu   organisasi   yang berguna   dalam   kegiatan   suatu   organisasi. 6 Arsip   juga   dapat   diartikan sebagai   dokumen,   tempat   menyimpan   dokumen   dan   lembaga   yang
2 Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2005), hlm,  6.
3 Sulistyo-Basuki, Metode Penelitian (Jakarta: Wedatama Widya Sastra, 2006), 13 4 Shavelson dan Townes dalam Yin Robert K, Case Study Research: Design and Methods , – Ed. 3, Vol. 5 (London: SAGE Publication, 2003),  hlm, 3
5 Sulistyo-Basuki, Metode Penelitian… , 128.
6 Krihanta, 2014. Pengelolaan Arsip Vital . Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka, hlm.
1.4
bertanggung jawab mengelola dokumen atau menyelenggarakan program kearsipan. 7
Arsip dinamis (records) artinya informasi terekam, termasuk data dalam system komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. 8
Arsip   dinamis   (records)   menurut   William   Shaffady   yaitu   berisi informasi yang terekam dalam format, media serta metode apapun, baik manual   maupun  otomatis.   Informasi  yang  dimaksud  seperti  data  dalam system computer, dibuat atau diterima, dan dikelola oleh organisasi atau perorangan dalam rangka transaksi kegiatan atau melakukan pekerjaan dan disimpan sebagai alat bukti kegiatan. 9 Dari definisi diatas dapat dipahami bahwa   arsip   dinamis   adalah   format   data   yang   berisi   informasi   baik berbentuk manual atau digital yang terbentuk karena adanya suatu kegiatan atau transaksi yang disimpan sebagai alat bukti.
Syarat   arsip   dinamis   yaitu   lengkap,   cukup,   bermakna, komprehensif,   tepat   dan   tidak   melanggar   hokum.   Bentuk   dari   arsip dinamis dapat berupa: kertas, microfilm, elektronik, berkas, peta, gambar, audio dan video. Arsip dinamis yang tidak berstruktur seperti surat atau arsip dinamis yang berstruktur semacam formulir atau borang.
b. Jenis arsip
Frekuensi   pemakaian   arsip   apabila   dikaitkan   dalam   aktifitas sehari-hari dari suatu lembaga,  arsip dibedakan menjadi  dua bagian yaitu:
 Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam   perencanaan,   pelaksanaan,   penyelenggaraan   kehidupan kebengsaan pada umumnya atau yang digunakan secara langsung
7 Mirmani, anon. 2009. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka, hlm. 1.7
8 Sulistyo basuki, 2003. Manajemen Arsip Dinamis , Jakarta: PT Gramedia pustaka utama, hlm. 13 9 Krihanta, 2014. Pengelolaan Arsip Vital ….  hlm. 1.4
dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis ditinjau dari kegunaanya dibedakan atas:
 Arsip  aktif   yaitu   arsip   yang   secara   langsung   dan  terus   menerus diperlukan   dan  digunakan  dalam   melakukan   administrasi   sehari- hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.
 Arsip   inaktif   yaitu   arsip   yang   tidak   secara   langsung   dan   tidak secara   terus   menerus   di   perlukan   dan   digunakan   dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat kearsipan.
Jadi arsip dinamis dan statis mempunyai nilai penting dari segi pemprosesanya dalam penggunaan arsip tersebut bagi penyelengaraan administrasi suatu lembaga atau badan korporasi. 10
Contoh arsip dinamis aktif adalah berkas pegawai yang masih bekerja,   tagihan   pada   tahun   aggaran   yang   sedang   berjalan, korespondensi   dan   tugas   kreatif   yang   sedang   berlangsung.   Arsip dinamis   inaktif   contohnya   adalah   berkas   karyawan   yang   sudah diberhentikan, tagihan yang sudah dibayar pada tahun anggaran masa lampau, proyek yang sudah selesai, dan cek yang sudah dilunasi.

## PEMBAHASAN
Arsip   yang   dikelola   oleh   Bagian   Tata   Usaha   UIN   Sunan   Kalijaga Yogyakarta   adalah   merupakan   arsip   dinamis.   Berupa   surat-surat,   SK,   dan laporan   keuangan.   Pengelolaan   arsip   dinamis   menurut   Peraturan   Menteri Komunikasi   dan   Informatika   Republik   Indonesia   Nomor   12   Tahun   2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
1. Penciptaan
Penciptaan atau pengadaan arsip dikerjakan langsung oleh kasubag tata usaha dan atas bantuan 5 karyawan dibawahnya yang memiliki tugas dan fungsi masing-masing. Arsip yang dikelola bagian tata usaha meliputi
10 Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swata, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Kanisius, hlm.4
arsip surat (keluar-masuk), notulen rapat, SK rektor dan laporan perjalanan dinas.
a. Surat Masuk
Surat masuk menurut Ida Nuraida “ surat masuk adalah surat yang masuk   ke   dalam   suatu   instansi/perusahaan   atau   bagian   dalam   suatu instansi/perusahaan, baik yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama”. 11
cara pengelolaan surat masukmenurut Basir Barthos, yaitu:
1. Petugas penghimpun
2. Penyortiran
3. Pencatat
4. Pengarah
5. Pengolah
6. Penata arsip 12
Pengelolaan surat masuk di bagian tata usaha adalah sebagai berikut:
(1) Penerimaan surat
a) Surat   masuk   yang   diterima   disortir   terlebih   dahulu   kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk.
b) Memeriksa kebenaran alamat surat.
c) Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju.
d) Mengelompokkan surat terbuka dan tertutup.
e) Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat tersebut.
f) Membubuhkan   stempel   tanggal   dan   waktu   surat   diterima   di
belakang surat.
(2) Pengarahan surat
Mengarahkan surat kepada pimpinan instansi/kantor/perusahaan atau unit pengolah.
(3) Penilaian surat
Pengelompokan atas surat penting, surat rahasia, atau surat biasa.
(4) Pencatatan surat
11 Ida Nuraida. (2012). Manajemen Administrasi Perkantoran . Yogyakarta: Kanisius, hlm.76
12 Barthos. Basir,  (2007). Manajemen Kearsipan . Jakarta : PT Bumi Aksara, hlm.19
a) Surat masuk dilampirkan dan dicatat pada lembar disposisi.
b) Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat dalam tiga rangkap dengan warna yang berbeda.
c) Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap.
d) Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap.
(5) Penyimpanan surat
Surat   masuk   yang   telah   didistribusikan   dan   mendapatkan tanggapan dari pengolah, disimpan ke dalam rak sesuai dengan kode klasifikasi.
b. Surat keluar
Surat   keluar   adalah   surat   yang   dikirim   oleh   suatu instansi/perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditujukan   kepada   instansi/perusahaan   lain   atau   ke   bagian   lain   dalam instansi/perusahaan   yang   sama”. 13 langkah-langkah   pengelolaan   surat keluar adalah sebagai berikut:
a) Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan.
b) Membuat konsep surat.
c) Mencatat pada buku registrasi keluar
d) Mengetik surat dalam bentuk akhir e) Meminta tanda tangan pemimpin f) Mengecek surat yang akan dikirim g) Mendistribusikan surat 14
Dalam  penanganan  surat keluar  diperlukan  prosedur yang sudah ditentukan   dan   harus   ditaati,   sehingga   tidak   terjadi   kekacauan   dalam administrasi dokumen yang masuk maupun yg keluar. Surat-surat keluar setelah   selesai   diproses   kemudian   disimpan   di   Bagian  Tata   Usaha   dan disusun   berdasarkan   klasifikasi   arsip   tersebut.   Penerimaan   arsip   surat keluar disusun dan diatur seperti halnya surat masuk ,hal tersebut bertujuan
13 Ida Nuraida. (2012). Manajemen Administrasi Perkantoran …. hlm.78
14 Wursanto, Ig. (2007). Kearsipan 2 . Yogyakarta : Kanisius, hlm.111
untuk memudahkan proses pencarian surat apabila hilang atau surat tidak sampai kepada lembaga yang dituju surat tersebut.
Pengelolaan   arsip   surat   masuk   dan   keluar   sudah   menggunakan sistem   komputerisasi   dan   hanya   bisa   di   akses   oleh   bagian   tata   usaha. Setiap staf tata usaha memiliki pasword atau pin untuk mengecek surat menyurat sesuai tupoksi kerja mereka masing-masing. Jadi setiap orang yang ingin mendapatkan arsip surat harus berhubungan langsung kepada kasubag tata usaha.
c. Notulen rapat
Notulen   rapat   adalah   merupakan   catatan   hasil   dari   pada   rapat, ataupun   diskusi   pimpinan   di   UIN   Sunan   Kalijaga   Yogyakarta   yang didalamnya adalah keseluruhan semua hasil pertamuan, yang dibuatkan berita   acaranya   secara   resmi   dan   ditandatangani   oleh   pimpinan   yang berwewenang.
d. SK Rektor
Salah satu arsip yang dikelola oleh bagian Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga adalah berupa surat keputusan Rektor bersumber dari semua hasil keputusan   rektor   yang   baik   untuk   kepentingan   internal   di   UIN   Sunan Kalijaga Yogyakarta maupun dalam hal kepentingan keluar.
e. Laporan perjalanan dinas
Arsip   yang   dikelola   juga   oleh  bagian   Tata   Usaha   UIN   Sunan Kalijaga   adalah   laporan   perjalanan   dinas,   baik   berisi   surat   maupun laporang   keuangan.   Dosen-dosen   yang   melakukan   tugas   keluar   baik dalam mewakili pimpinan maupun dalam urusan seminar dan kegiatan kedinasan   lainnya   wajib   menyerahkan   laporannya   kepada   bagian  Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

## 2. Penggunaan
Sebagai   sumber   informasi   penting   keberadaan   arsip   sangat dibutuhkan   dalam   baik   mengembangankan   organisasi   maupun   dalam mengevaluasi kerja organisasi. Di bagian Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga arsip sangat diperhatikan penggunaannya. Arsip yang tersimpan di UIN
Sunan Kalijaga Yogyakarta ketika ingin diakses oleh mahasiswa maupun dosen harus bersurat secara resmi terutama  arsip mengenai  SK Rektor, Pelaporan   Keuangan,   dan   Notulensi   Rapat.   Untuk   surat   undangan   baik yang   masuk   maupun   yang   keluar   untuk   internal   pegawai   maupun mahasiswa   tidak   perlu   mengajukan   surat   ketika   ingin   mengakasesnya. Hanya dengan melapor pada petugas mengenai keperluar
Penggunaan arsip penting (SK Rektor, Laporan Keuangan, Nutulen rapat)  bisa  dilakukan   peminjaman   dengan  melakukan   foto  copy.  Untuk surat mengurat lain yang tidak terlalu dianggap penting bisa langsung di foto copykan.   Proses peminjaman secara toeritis adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasannya sendiri, teman se unit kerja,
ataupun oleh kolega sekerja dari unit lain dalam organisasi. 15 Disamping peminjaman di Bagian Tatan Usaha UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta juga dilakukan proses penemuan kembali terhadap arsip-arsip yang hilang baik melalui   buku  kendali   maupun   langsung   ke  fakultas-fakultas.   Penemuan kembali arsip dalam hal ini adalah kegiatan memastikan dimana warkat atau arsip yang akan dipergunakan disimpan dalam kelompok berkas apa disusun menurut sistem apa dan bagaimana cara mengambilnya 16
Secara   keseluruhan   proses   penggunaan   arsip   di   bagian   Bagian Tatan Usaha UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta belum tersistematis. Ketika ingin   mengakakses   arsip   tidak   dibuatkan   Standar   Operasional   Prosedur (SOP) yang mengaturnya secara jelas. Sehingga memungkinan teradinya kesalahan penggunaan arsip.

## 3. Pemeliharaan
Dalam   pemeliharaan   arsip   Bagian   Tatan   Usaha   UIN   Sunan Kalijaga Yogyakarta masih belum memiliki aturan yang baku, arsip yang ada tidak ditempatkan pada satu tempat, melainkan dibagi lagi bagiannya sesuai   dengan   tupoksi   staf   yang   ada.   Sehingga   proses   pengelolaannya suatu waktu ketika terjadi pemindahan pegawai ataupun bencana alam bisa
15 Dorotul Yatimah. (2009). Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran .
Bandung : Pustaka Setia. Hlm,208
16 Wursanto, Ig. (2007). Kearsipan 2 .... Hlm, 187
berdampak   terhadap   keberadaan   arsip.   Padahal   secara   toeritis pemeiliharaan   arsip   dalam   keberlangsungan   suatu   organisasi   menjadi sesuatu hal yang penting untuk dilaksanakan. Menurut Sularso Mulyono (1985)   dalam   pemeliharaan   arsip   harus   memperhatikan   pengaturan ruangan,   tempat   penyimpanan,   penggunaan   bahan-bahan   pencegah kerusakan, kebersihan, larangan-larangan tentang keamanan, kerapian, dan kebersihannya. 17
Dalam   pemeliharaan   arsip   Bagian   Tatan   Usaha   UIN   Sunan Kalijaga Yogyakarta sudah melakukan proses digitalisasi untuk arsip yang dianggap sangat penting. Proses setiap arsip yang masuk di scan. Akan tetapi  itu  untuk  dokumen  yang  memiliki   halaman   yang  banyak   hanya sampulnya   saja   yang   di   scan   tidak   semua   isinya   di   lakukan   proses digitalisasi.
Problem   yang   dihadapi   oleh   bagian     Tatan   Usaha   UIN   Sunan Kalijaga Yogyakarta dalam pemeliharaan arsip adalah tidak adanya tenaga arsiparis yang seharusnya bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip di UIN   Sunan   Kalijaga  Yogyakarta.   Padahal   UIN   Sunan   Kalijaga   adalah merupakan kampus besar dan diperhitungkan di Yogyakarta.
4. Penyusutan
Di bagian Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta berdasarkan yang kami obervasi belum sangat spesifi dalam proses penyusutan arsip belum dilakukan secara secara spesifik. Aturan penentuan masa aktif arsip tidak dipahami secara spesifik oleh bagian pengelola arsip.
Dalam   pengelolaan   arsip   pengusutan   menjadi   salah   satu   proses yang   sangat   penting   untuk   dilakukan   oleh   suatu   institusi.   Menurut pendapat   Sularso,   dkk   (1985)     maka   akan   diperoleh   hal-hal   sebagai berikut:
a. Arsip-arsip aktif tidak akan tersimpan bersama-sama dengan arsip inaktif b. Memudahkan penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan 17 Mulyono, Sularso dkk. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty, hlm.49
c. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan d. Efisiensi kerja meningkat e. Memudahkan pemindahan arsip yang bernilai permanen ke Arsip Nasional f. Menyelamatkan arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan Penyusutan arsip juga digunakan untuk menilai arsip berdasarkan
jenisnya, fisiknya, maupun informasi. Penilaian arsip (terutama dari segi informasinya) adalah sangat penting dalam rangka menentukan tindakan penyusutan selanjutnya. 18
Proses penyusutan arsip yang dilakukan dibagian Tata Usaha UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta belum dipahami secara baik. Sehingga arsip yang disimpan tidak tidak dilakukan proses evaluasi secara baik.

## PENUTUP

## Simpulan
Keberadaan   arsip   dinamis   di   bagian   Tata   Usaha   UIN   Sunan   Kalijaga Yogyakarta memiliki fungsi yang sangat penting dalam menjaga keberlangsungan proses   pendidikan.   Dari   hasil   studi   kasus   yang   dilakukan   tentang   sistem pengelolaan   arsip   dinamis   di   bagian   UIN   Sunan   Kalijaga   Yogyakarta   dapat simpulan sebagai berikut :
1. Arsip   dinamis   yang   ada   di   bagian   Tata   Usaha   UIN   Sunan   Kalijaga Yogyakarta   berupa   Surat   keluar   dan   masuk,   Notulen   Rapat,   Surat keputusan Rektor (SK), Laporan keuangan.
2. Arsip   yang   ada   di   bagian  Tata   Usaha   UIN  Sunan   Kalijaga  Yogyakarta dapat digunakan oleh siapapun dengan terlebih dahulu mendapatkan ijin dari pimpinan institusi.
3. Arsip   yang   ada   di   bagian  Tata   Usaha   UIN  Sunan   Kalijaga  Yogyakarta belum dikelola dengan baik dan belum memiliki standar operasional (SOP) yang baku dalam perawatan arsip
4. Proses   pengelolaan   arsip   belum   dilakukan   proses   penyusutan   karena standar   acuan   dalam   penyelolaannya   belum   diatur   dalam   sistem
18 Mulyono, Sularso dkk. 1985. Dasar-dasar Kearsipan… hlm.56
kelembagaan   UIN  Sunan   Kalijaga  Yogyakarta.   Sehingga   dapat   menjadi acuan dalam pengelolaan arsip.

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swata, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Kanisius, 2007.
Barthos, Basir, Manajemen Kearsipan . Jakarta : PT Bumi Aksara, 2007.
Ida, Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran . Yogyakarta: Kanisius, 2012.
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif . Bandung: PT Remaja Rosdakarya,
2005.
Mirmani, Anon. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.

## Jakarta: Universitas Terbuka, 2009.
Mulyono, Sularso dkk, Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty, 1985.
Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital . Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014.
Sulistyo-Basuki, Metode Penelitian . Jakarta: Wedatama Widya Sastra, 2006.
Shavelson dan Townes K, Case Study Research: Design and Methods , – Ed. 3, Vol. 5. London: SAGE Publication, 2003.
Undang-undang Republik Indonesia No 43 tahun 2009 Tentang Kearspan. Arsip Nasional Republik Indonesia
Wursanto, Ig, Kearsipan 2 . Yogyakarta : Kanisius, 2007.
Yatimah, Dorotul, Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran . Bandung : Pustaka Setia, 2009.