## Abdimas Galuh

## SOSIALISASI DAN WORKSHOP PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PENELUSURAN DATA ALUMNI BERBASIS WEB BAGI 6 SMK PUSAT KEUNGGULAN

## SOCIALIZATION AND WORSKHOP OF THE DATA TRACKING ALUMNUS INFORMATION SYSTEM FOR 6 VOCATIONAL SCHOOLS OF CENTERS OF ADVANTAGE USE OF WEB-BASED
Winanti*, Ara Riswara, Nana Supiana, Nurasiah, Adiyanto, Marhaendro Purno, Istajib Kulla Himmy’azz, Dwi Ferdiyatmoko Cahya Kumoro, Karnawi Kamar, Yayah Yulia, Yusuf, Bayu Suseno, Yoga Prihastomo, Widya Hapsari, Riyani
Universitas Insan Pembangunan Indonesia *Email: winanti12@ipem.ac.id (Diterima 15-02-2023; Disetujui 14-03-2023)

## ABSTRAK
Salah satu kendala yang dihadapi oleh Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) adalah sulitnya mendapatkan data alumni  yang  cepat  yang  disebabkan  oleh  banyaknya  alumni  yang  berpindah  alamat,  pekerjaan,  dan  posisi jabatan tanpa memberikan informasi ke  pihak SMK. Kebanyakan alumni putus komunikasi setelah mereka lulus, dan SMK jarang sekali melakukan penelusuran alumni secara khusus mengingat aktivitas pembelajaran di SMK sudah cukup padat. Kegiatan dilakukan melalui media zoom meeting mengingat kondisi waktu itu masih pandemi Covid-19 dan masih pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat (PPKM) di  Indonesia. Tujuan sosialisasi ini untuk memperkenalkan dan mengimplementasikan sistem penelusuran alumni berbasis web di 6 SMK Pusat Keunggulan yang secara khusus didampingi oleh kampus Universitas Insan Pembangunan Indonesia.  Hasil  sosialisasi  diharapkan  dapat  membantu  SMK  untuk  memahami  manfaat  sistem  dan mengimplementasikan sistem penelusuran alumni sehingga mempermudah sekolah dalam memperoleh data alumni secara cepat.
Kata Kunci: Sosialisasi, Workshop , Sistem Informasi, Penelusuran Alumni, Website

## ABSTRACT
Some of the obstacles faced by Vocational High Schools or Vocational Schools, one of which is the difficulty of obtaining fast alumni data caused by the large number of alumni who change addresses, jobs, and positions without providing information to the SMK. Most alumni drop out of communication after they graduate and Vocational Schools rarely conduct special tracing of alumni considering that learning activities at Vocational Schools are already quite dense. The activity was carried out through a media zoom meeting considering the conditions at that time were still the Covid-19 pandemic and restrictions on community activities (PPKM) were still in place in Indonesia. The purpose of this socialization is to introduce and implement a WEB-based alumni tracing system at  6 SMK  Centers of  Excellence which are  specifically assisted by the  Insan  Pembangunan Indonesia University. The results of the socialization are expected to help SMKs understand the benefits of the system and implement an alumnus tracking system so that it makes it easier for schools to quickly obtain alumni data
Keywords Socialization, Workshop, Information System, Alumnus Search, Website

## PENDAHULUAN
Penelusuran alumni menjadi permasalahan yang sering dihadapi banyak SMK yang selama ini masih kesulitan dalam pendataan dan pelacakan alumni yang disebabkan karena perpindahan  alamat  karena  menikah,  bekerja,  dan  nomor  kontak  yang  sudah  tidak  dapat dihubungi.  Pekerjaan  alumni  yang  sudah  menyebar  ke  berbagai  daerah  juga  menjadi penyebab penelusuran alumni semakin sulit. Penelusuran data alumni masih menggunakan
buku alumni yang biasanya diberikan di saat kelulusan. Pencairan data alumni juga semakin sulit jika  lulusan  dengan jumlah  yang  besar.  buku  kelulusan  semakin  lama juga  semakin usang (Suwita, 2011)
Sistem  penelusuran  alumni  dibutuhkan  untuk  mengukur outcome lulusan  yang dihasilkan, sebagai tolok ukur kompetensi lulusan dan untuk memonitor adaptasi lulusan di dunia  kerja.  Penelusuran  alumni  juga  berdampak  pada  pemetaan  penyebaran  lulusan, kredibilitas SMK, dan tingkat kompetensi lulusan. Bagi industri data  penelusuran alumni dapat dimanfaatkan untuk melihat informasi mendalam mengenai lulusan SMK, dan sebagai acuan  dalam  membuat  pelatihan  dan  perekrutan  yang  sesuai.  Semakin  diakuinya  lulusan oleh  masyarakat  dapat  diketahui  dari  penelusuran  alumni.  Penelurusan  ini  juga  sebagai jembatan pihak sekolah dan industrI untuk mengadakan kerja sama, baik untuk pemadanan dan benckmarking kurikulumm dengan DUDI, serta untuk perekrutan lulusan (Situmorang, 2018). Diskusi seputar alumni tidak akan ada habisnya, karakteristik alumni yang komplek dan permasalahan keterbatasan sumber daya yang memahami teknologi IT yang jumlahnya terbatas menjadikan sistem penelurusan alumni perlu dirancang dan dibuat dengan matang.

## Gambar 1 Manfaat Sistem Penelusuran alumni
Manfaat sistem penelusuran alumni terlihat pada gambar 1 dimana penelusuran alumni digunakan untuk menelusuri keberadaan alumni setelah lulus dari SMK (Setiawan & Putra, 2015). Bagi sekolah sistem penelusuran alumni menjadi database alumni yang dapat diakses sewaktu-waktu,  dan  sebagai  nilai  tambah  saat  akreditasi  sekolah.  Sistem  juga  dapat dimanfaatkan sebagai profil kompetensi lulusan SMK setempat (Setiawan & Putra, 2015). Untuk mengetahui relevansi kurikulum dengan dunia industrI juga dapat dilihat dari data alumni yang bekerja sesuai bidangnya atau tidak (Haerudin  et al., 2020). Sistem ini juga bermanfaat sebagai media penghubung antara pihak sekolah dengan para alumni sehingga ikatan antara sekolah dengan alumni akan terus terjalin meskipun sudah lulus.

## Abdimas Galuh
Tujuan  dari  pelatihan  ini  antara  lain  untuk  menghasilkan  data  alumni  yang  akurat, cepat,  dan  dapat  digunakan  sebagai  pengambilan  keputusan  oleh  pihak  sekolah  setelah diperoleh hasil penelusuran alumni. Penelusuran data alumni dibuat dengan menu tampilan dan fitur yang telah disesuaikan dengan kebutuhan user serta bersifat dinamis yang sewaktu- waktu ada penambahan atau perbaikan dapat dilakukan dengan mudah

## BAHAN DAN METODE
Sistem penelusuran data alumni menjadi aplikasi kedua yang diberikan kepada ke 6 SMK pusat keunggulan yang didampingi oleh Universitas Insan Pembangunan Indonesia.
Dimana  aplikasi  pertama  yang  diberikan  adalah  penggunaan system  library  management (SLiM),  dan  yang  kedua  adalah  sistem  penelurusan  alumni  (Yunita  et  al.,  2017).  Kedua sistem tersebut dianggap paling urgent saat ini dan layak diberikan dalam kondisi persaingan antar  SMK  yang  semakin  ketat.  Sosialisasi  dilakukan  secara  virtual  melalui  media  zoom meeting dengan host Universitas Insan Pembangunan.
Kegiatan  sosialisasi  dilakukan  pada  hari  Jumát,  26  November  2021  secara  daring menggunakan virtual zoom meeting diikuti secara serentak ke enam SMK. Sedangkan untuk workshop dan  kunjungan  mengenai  penelusuran  tamatan  dilakukan onsite sesuai  dengan kesiapan dan kesediaan waktu masing-masing SMK. Sistem penelusuran alumni dibangun dan  dikembangkan  oleh  mahasiswa  program  studi  Sistem  Informasi  yang  didampingi langsung  oleh  2  orang  dosen  yang  kompeten  di  bidang  sistem  informasi.  Manfaat  bagi mahasiswa, sistem yang dibangun dapat dipergunakan sebagai tugas akhir atau skripsi, dan sistem ini akan mempermudah sekolah dalam menelusuri dan mengelola data alumni yang dari tahun ke tahun terus bertambah (Rohimah et al., 2018).
Sistem yang dibangun tidak memerlukan alat atau spek komputer yang besar, sistem dibuat  fleksibel  dan  dapat  di update sewaktu-waktu  sesuai  dengan  kebutuhan  dari  SMK.
Sistem  dapat  ditambahkan  dan include di  website  sekolah  masing-masing atau cukup  di- link -kan  dengan website .  Semakin  canggihnya  teknologi,  penggunaan  sistem  menjadi sebuah keharusan, selain untuk mempercepat pekerjaan juga sebagai tolok ukur kemajuan sebuah organisasi (Winanti et al., 2019).
Proses  kegiatan  sosialisasi  sampai  dengan workshop melalui  beberapa  tahapan.
Kegiatan diawali dengan pembentukan tim mahasiswa dan dosen yang dipilih sesuai dengan kompetensi di bidang sistem informasi. Tim dibentuk melibatkan juga struktural dan dosen yang bidang keahliannya manajemen agar deadline waktu dan lainya dapat sesuai. Sebelum pengembangan  sistem  maka  dilakukan  FGD  dengan  semua  tim  untuk  menentukan
permasalahan  yang  dihadapi  SMK,  khususnya  yang  berkaitan  dengan  alumni;  sekaligus menentukan ketua  tim  dan  penanggung jawab  kegiatan.  Setelah ditemukan  permasalahan dan  kebutuhan  maka  tim  melakukan  perancangan  sistem  dan  dilanjutkan  dengan testing sistem  dan  evaluasi,  dan  kegiatan  selanjutnya  sosialisasi  kepada  6  SMK  dan  kegiatan terakhir adalah workshop penelusuran tamatan.

## Gambar 2. Alur proses Kegiatan Sosialisasi dan Workshop

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Peserta kegiatan terdiri atas 13 peserta dari 6 SMK yang didampingi oleh Universitas Insan  Pembangunan  dalam  program  SMK  Pusat  Keunggulan  tahun  2021.  Pelatihan dilakukan melalui zoom meeting mengingat di tahun 2021 covid-19 sedang merebak dan pemberlakuan  pembatasan  kegiatan  masyarakat  (PPKM  oleh  pemerintah.  Meskipun dilakukan secara virtual, tetapi 6 SMK hadir dan mengikuti acara sampai dengan selesai.
Narasumber  sosialisasi  kegiatan  ini  perwakilan  pimpinan  Universitas  Insan Pembangunan  dan  mahasiswa  program  studi  Sistem  Informasi  yang  membangun  dan membuat sistem penelusuran data alumni ini. Para narasumber menyampaikan materi yaitu narasumber pertama perwakilan dari pimpinan kampus menjelaskan mengenai pentingnya pendataan  alumni  sebagai  salah  satu  profil  sekolah  dan  sebagai  bahan  pengambilan
Pembentukan team internal (Dosen &
Mahasiswa)
Menganalisis kebutuhan sistem Merancang Sistem Penelusuran Alumni Validasi & Ujicoba Sistem Penelusuran Alumni Sosialisasi Sistem Penelusuran Alumni Evaluasi Hasil Kegiatan Worshop Penelusuran Alumni
Focus Group Discussion

## Abdimas Galuh
keputusan  termasuk  sebagai  evaluasi  kurikulum  yang  melibatkan  DUDI  tempat  alumni bekerja.  Narasumber  kedua  yaitu  mahasiswa  program  studi  Sistem  Informasi  yang membangun sistem dengan menjelaskan dan mempraktikkan langsung penggunaan sistem penelusuran  alumni  mulai  dari  registrasi  akun,  login,  proses  penginputan  sampai  dengan proses pelaporan data alumni.
Tabel 1. Peserta Kegiatan Sosialisasi
No  Peserta Jumlah  Persentase 1 SMK N 7 Kabupaten Tangerang 3 11% 2 SMK N 4 Kabupaten Tangerang 3 11% 3 SMK N 1 Malingping 3 11% 4 SMK Al Badar Tangerang 3 11% 5 SMK Permata Kemiri Tangerang 3 11% 6 SMK Saintek Nurul Muslimin Karawang 4 15% 7 Struktural dan Dosen Insan Pembangunan 7 26% 8 Mahasiswa Kampus Insan Pembangunan 1 4% Total Peserta 27 100%
Hasil kegiatan berupa implementasi sistem penelusuran data alumni pada 6 SMK Pusat Keunggulan.  Data  alumni  dapat  terjadi  dalam  bentuk  laporan  yang  sewaktu-waktu  dapat dibuka dan dicetak apabila dibutuhkan. Jejaring dengan alumni akan terjalin dengan baik dengan  adanya  sistem  penelurusan  data  alumni  karena  alumni  dapat  meng update data apabila ada perpindahan tempat kerja dan posisi jabatan terakhir, juga dapat dipantau dengan mudah.  Sekolah  memiliki database yang  dapat  digunakan  sebagai  bahan  pengambilan keputusan oleh pihak sekolah.
Sistem  alumni  juga  dibuat  fleksibel  yang  dapat  dirubah  dan  disesuaikan  dengan kondisi serta kebutuhan sekolah. Untuk ke depannya sistem ini akan dikembangkan berbasis android sehingga para-alumni yang mengisi dan update data alumni bisa dilakukan dengan mudah  melalui  android.  Pengembangan  sistem  akan  dilakukan  dalam  waktu  dekat  guna mendukung  penggunaan platform teknologi  pada  6  SMK  pusat  keunggulan  yang  di dampingi oleh kampus Universitas Insan Pembangunan Indonesia.

## Gambar 3 Dokumen kegiatan Sosialisasi
Setelah kegiatan sosialisasi selesai, setiap sekolah diberikan aplikasi secara lengkap dan selain cara penggunaan sistem juga diajarkan mengenai edit tampilan/ layout sistem, dan penambahan menu atau fitur. Sistem dibuat simpel dan fleksibel dengan bahasa pemograman PHP MySQL dengan database . Selain data alumni, dalam sistem juga difasilitasi dengan menu  lowongan  kerja,  dimana  alumni  dapat  meng uploud dan sharing lowongan  kerja, sehingga  bagi  alumni  lain  yang  ingin  mencari  pekerjaan  baru  dapat  dengan  mudah memperoleh informasi mengenai lowongan kerja.
Peserta diberikan kesempatan untuk bertanya dan berdiskusi secara langsung dengan narasumber  (Fayzhall  et  al.,  2022)  tentang  penggunaan  sistem  penelusuran  alumni  ini. Pertanyaan seputar penginputan data yang dilakukan oleh user menjadi diskusi yang paling panjang (Asnaini et al., 2022). Tidak sedikit peserta yang menanyakan mengenai pelaporan
data  alumni  yang  dapat  berupa  angka  dan  grafik  yang  dapat  dilihat  oleh  admin  sebagai pengelola dan pihak sekolah yang memiliki otorisasi terhadap sistem.
Setelah  kegiatan  secara  online  melalui  virtual  zoom  meeting,  dilanjutkan  dengan workshop penelusuran  tamatan  di  masing-masing  SMK  secara onsite atau  tatap  muka.
Kegiatan workshop penelusuran tamatan dilakukan dengan jadwal yang disesuaikan dengan kesiapan masing-masing SMK. Berhubung terdapat 6  SMK dengan lokasi yang berbeda- beda, dan ada dua SMK yang terletak di luar kota maka dibentuk tim khusus untuk workshop.
Gambar 4. Kegiatan Workshop dan kunjungan
Kegiatan  sosialisasi  dan workshop telah  terlaksana  dengan  lancar,  kegiatan  ini diharapkan  dapat  memecahkan  permasalahan  yang  dihadapi  (Gosestjahjanti  et  al.,  2023) oleh  keenam  SMK  dalam  menangani data alumni.  Ke  depannya  kegiatan  lain akan tetap dilakukan dengan ke enam SMK di atas mengingat Universitas Insan Pembangunan telah melakukan  kerja  sama  yang  dituangkan  dalam  MOU  bidang  guru  tamu,  pelatihan, sosialisasi, workshop , dan kegiatan pelatihan-pelatihan lain yang berhubungan dengan ilmu manejemen, akuntansi, sistem informasi, dan teknologi informasi (Basuki et al., 2022).

## KESIMPULAN DAN SARAN
Sosialisasi sistem penelusuran alumni dilakukan pada 6 SMK dengan peserta sebanyak 17 peserta baik laki-laki maupun perempuan. Peserta mengikuti kegiatan sampai selesai dan masing-masing SMK diberikan aplikasi untuk diujicobakan dan diimplementasikan di SMK. Setiap peserta diberikan kesempatan untuk berdiskusi dan bertanya secara langsung mulai
dari proses penginputan data, proses dan pembuatan laporan data alumni. Peserta difasilitasi dengan media WA group untuk berdiskusi jika ada kendala dalam mengimplementasikan sistem. Kegiatan ini bertujuan untuk membantu 6 SMK dalam pengimplementasian platform teknologi dan membantu pihak sekolah dalam menelusuri alumni yang dapat dilaukan secara online dan dapat diisi dimana saja serta kapan saja tanpa ada pembatasan jarak dan waktu. Peserta  sangat  antusias  dalam  mengikuti  sosialisasi  terbukti  dengan  peserta  mengikuti sosialisasi hingga selesai. Diharapkan dengan kegiatan ini ke enam SMK dapat menelusuri alumni dengan mudah, cepat dan akurat.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Kegiatan terselenggara dengan adanya pendampingan SMK Pusat keunggulan tahun 2021  dimana  kampus  Insan  Pembangunan  menjadi  salah  satu  perguruan  tinggi  yang mendampingi  6  SMK.  Terima  kasih  yang  tidak  terhingga  kepada  segenap  pimpinan Universitas  Insan  Pembangunan  yang  telah  mendorong  terselenggaranya  kegiatan  ini.
Kepada  Dirjen  Vokasi  yang  telah  memberikan  pendanaan  dan  kesempatan  kepada Universitas  Insan  Pembangunan  dalam  program  pendampingan  SMK  Pusat  Keunggulan. Kepada tim pendampingan, terima kasih yang tidak terhingga karena dengan kerja samanya dan teamwork yang sulit kegiatan pendampingan dapat terlaksana dengan maksimal.

## DAFTAR PUSTAKA
Asnaini,  S.  W.,  Hulu,  P.,  Simorangkir,  Y.  N.,  Sudiyono,  R.  N.,  &  Radita,  F.  R.  (2022). Sosialisasi pembuatan Nomor Induk Berusaha (NIB) untuk Pengembangan UMKM di Bumdes Serdang Tirta Kencana Melalui Online Single Submission. MULIA , 1 (2), 73– 83.
Basuki, S., Winanti, Goestjahjanti, F. S., Lestari, S., Fayzhall, M., Karyadi, N., Laeli, B., Rahmadani, N. Y., Rosi, M., & Tiara, B. (2022). Workshop Penguatan Inovasi Umkm Dan Produk Unggulan Kampung Tematik Kabupaten Tangerang. Bangun Rekaprima , 08 (2), 135–141. Fayzhall, M., Winanti, Lestari, S., Basuki, S., Goestjahjanti, F. S., Kariyadi, N., Lael, B., Nugroho, A. P., Mulyani, R., Rahmandani, N. Y., & Aulia, A. R. (2022). Pelatihan Strategi Pemasaran Berbasis Digital Produk Umkm Kampung Tematik Drum Bujana, Tigaraksa, Tangerang . 2 (2), 128–135. Gosestjahjanti, F. S., Basuki, S., & Lestari, S. (2023). Meningkatkan Produktivitas UMKM dan  Ketahanan  Pangan  Melalui  Pelatihan  dan  Penanaman  Pohon  pada  Kampung Tematik Drum Bujana Kabupaten Tangerang . 6 (1), 139–145.
Haerudin, H., Syaripudin, A., Punkastyo, D. A., Nurlaila, F., & Riyanto, J. (2020). Sistem Tracer  Study  dan  Monitoring  Alumni  Universitas  Pamulang. Jurnal  Informatika Universitas Pamulang , 5 (4), 498–505.
http://openjournal.unpam.ac.id/index.php/informatika/article/view/7086 Rohimah, S., Winanti, & Nuryanti, Y. (2018). Perancangan Sistem Informasi Pengolahan

## Abdimas Galuh
Data Penagihan Delivery Order Pada Ekspedisi Ilham Putra. Jurnal IPSIKOM , 6 (1), 1–4.
Setiawan, I.  N. A. F., &  Putra,  D. M. D. U. (2015). Pengembangan Sistem Tracer Study Berbasis  Web  Pada  STMIK  STIKOM  Indonesia. S@Cies , 5 (2),  118–126. https://doi.org/10.31598/sacies.v5i2.67
Situmorang, R. (2018). Laporan Penelitian Studi Penelusuran Alumni ( E-Tracer Study ) Penguatan Kompetensi Lulusan Program Studi Teknologi Pendidikan . Suwita, J. (2011). Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Alumni Di Jurusan Sistem Informasi Pada Stmik Insan Pembangunan. Pengantar Teknologi Informasi , 4 (1), 1–
5.
Winanti, Gaol, F. L., Napitupulu, T. A., Soeparno, H., & Trisetyarso, A. (2019). Learning Framework  in  the  Industrial  Age  4.0  in  Higher  Education. 1st  2018  Indonesian Association  for  Pattern  Recognition  International  Conference,  INAPR  2018  - Proceedings . https://doi.org/10.1109/INAPR.2018.8627039
Yunita,  E.,  Winanti,  &  Ipang,  S.  (2017).  Sistem  Informasi  Perpustakaan  dengan menggunakan Barcode pada SMP Negeri 1 Pasar Kemis. Ipsikom , 5 (2), 1–14.