## PENTINGNYA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI

## Muslih Fathurrahman
Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Email: muslih.fath@gmail.com

## Abstrak
Arsip,  merupakan  salah  satu  sumber  informasi  penting  yang  dapat  menunjang  proses  kegiatan administrasi maupun birokrasi. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk  kepentingan  organisasi  yang  lain.  Berdasarkan  fungsi  arsip  yang  sangat  penting  tersebut maka  harus  ada  manajemen  atau  pengelolaan  arsip  yang  baik  sejak  penciptaan  sampai  dengan penyusutan.  Arsip  sebagai  sumber  informasi  sudah  bukan  saatnya  lagi  bersifat  tertutup.  Dunia tanpa  arsip  adalah  dunia tanpa  memori,  tanpa  kepastian hukum, tanpa  sejarah,  tanpa  kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Makalah ini merupakan kajian pustaka, yang mana penulis mengumpulkan data dari literatur-literatur yang berkaitan dengan arsip sebagai sumber informasi. Tujuan dari makalah ini adalah untuk meriview kembali hakikat-hakikat sebuah arsip sebagai sumber informasi, terutama bagi lembaga yang menaunginya.
Kata Kunci : Arsip, Sumber Informasi

## Abstract
Archives  is  one  of  the  important  resources  that  can  support  the  process  of  administration  and bureaucracy.  For  recorded  information  on  all  activities  of  the  organization,  serves  as  the  central archive memory, decision-making tools, evidence of the existence of the organization and for the benefit of other organizations. Based on the archive function is very important that there should be management or records management is good since the creation of up to shrink age. Archives as the source of the information is not the time to be closed. Without the archive world is a world without memory,  without  legal  certainty,  without  history,  without  culture  and  without  knowledge,  and without  a  collective  identity.  This  paper  is  a  literature  review,  which  the  authors  gathered  data from the literature relating to the archive as a source of information. The purpose of this paper is to review  the  nature  of  an  archive  as  a  source  of  information,  especially  for  the  institutions  that shelter it.
Keyword: Archieves, Resources

## PENDAHULUAN
Pada  setiap  kegiatan  diperlukan  bantuan  data  dan  informasi.  demikian  pula  pada pengambilan  keputusan.  Informasi  menjadi  kebutuhan  mutlak  bagi  setiap  organisasi,  baik organisasi  pemerintah  maupun  swasta.  Keseluruhan  kegiatan  organisasi  pada  dasarnya membutuhkan  informasi.  Oleh  karena  itu,  informasi  menjadi  bagian  yang  sangat  penting untuk  mendukung  proses  kerja  administrasi  dan  pelaksanaan  fungsi-fungsi  manajemen  dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Dengan bantuan data dan informasi yang benar dan teliti maka pengambilan keputusan dapat dihasilkan  secara  efisien  dan  efektif.  Di  dalam  sistem  informasi  data  diolah  menjadi
informasi. informasi menjadi bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan pada suatu lembaga atau organisasi. ( Zulkifli Amsyah, 1996: 9)
Arsip, merupakan salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan  administrasi  maupun  birokrasi.  Sebagai  rekaman  informasi  dari  seluruh  aktivitas organisasi,  arsip  berfungsi  sebagai  pusat  ingatan,  alat  bantu  pengambilan  keputusan,  bukti eksistensi  organisasi  dan  untuk  kepentingan  organisasi  yang  lain.  Berdasarkan  fungsi  arsip yang  sangat  penting  tersebut  maka  harus  ada  manajemen  atau  pengelolaan  arsip  yang  baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang  kearsipan  suatu  instansi  atau  organisasi,  pimpinan  yang  memandang  sebelah  mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh  pengelola  kearsipan  dengan  beban  kerja  yang  ditanggungnya.Untuk  itu,  hakikat arsip  sebagai  sumber  informasi  khususnya  bagi  organisasi  yang  menaunginya  sangatlah penting.  Berdasarkan  penjelasan  diatas,  tujuan  makalah  ini  adalah  untuk  mengetahui  serta mereview ulang makna hakiki dari arsip sebagai sumber informasi.

## PEMBAHASAN

## Pengertian dan Ruang Lingkup Kearsipan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan  hal  tersebut,  dapat  diartikan  bahwa  tidak  semua  surat  dikatakan  arsip.  Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi syarat sebagai  berikut:
 Surat  tersebut  harus  masih  mempunyai  kepentingan  (bagi  lembaga,  organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa akan datang.
 Surat  tersebut,  karena  masih  mempunyai  nilai  kepentingan  harus  disimpan  dengan mempergunakan  suatu  sistem  tertentu  sehingga  dengan  mudah  dan  cepat  ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. ( Wursanto,  2004: 13)
Sedangkan  menurut Kamus  Administrasi  Perkantoran ,  arsip  merupakan  kumpulan warkat  yang  disimpan  secara  teratur  berencana  karena  mempunyai  suatu  kegunaan  agar setiap  kali  diperlukan  dapat  dengan  cepat  ditemukan  kembali.  Selanjutnya  menurut Atmosudirdjo  dalam Wursanto  (2004:  14) ,  sebagaimana  yang  dikutip  oleh  Wursanto  bahwa arsip  berasal  bahasa  Belanda  yaitu archief yang  mempunyai  beberapa  pengertian  sebagai berikut:
 Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam- piagam,  surat-surat,  keputusan-keputusan,  akte-akte,  daftar-daftar,  dokumen- dokumen, peta-peta.
 Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kearsipan tersebut.
 Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Sulistyo-basuki  menegaskan  bahwa arsip  yang kita kenal  saat  ini sebenarnya  berasal dari  kata  Belanda archief yang  bersumber  pada  kata  Yunani archeion artinya  gedung  kota, kuno,  atau archivum (bahasa  latin)  artinya  gedung.  Dari  kata archivum muncullah  kata archives dalam bahasa Inggris, archivio (Italia), archief (Belanda), archiv (Jerman), dan arsip (Indonesia).  Dari  kata  dasar  arsip,  berkembanglah  kata  imbuhan,  seperti  kearsipan, pengarsipan, arsiparis, dan ilmu kearsipan. ( Sulistyo-Basuki, 2013:  3).
Sebelum  istilah arsip diterima umum, Indonesia  sudah  mengenal  istilah  lainya. Yang pertama  adalah kintaka yang  banyak  digunakan  pada  tahun  1950-an  sebagai  pedanan  istilah arsip.  Misalnya,  pada  tahun  1950-an,  di  Kementerian  Pendidikan,  Pengajaran,  dan Kebudayaan  (sekarang  Departemen Pendidikan Nasional) ada seksi kintaka yang mengurus surat.  Istilah  tersebut  kurang  tepat  karena kintaka artinya  surat,  padahal  arsip  tidak  selalu terbatas pada surat. Istilah lain yang dahulu digunakan adalah warkat yang mana artinya juga surat.  Di  Indonesia  sendiri,  kearsipan  telah  di  atur  dalam  undang-undang  No.43 tahun  2009 tentang  kearsipan.  Dalam  undang-undang  tersebut,  dinyatakan  bahwa  arsip  adalah  sebagai berikut:
a. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip
b. Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang  melakukan  segala  kegiatan  pencatatan  penanganan,  penyimpanan,  dan  pemeliharaan surat-surat  yang  mempunyai  arti  penting  baik  ke  dalam  maupun  ke  luar,  baik  yang menyangkut  soal-soal  pemerintahan  maupun  non-pemerintahan  dengan  menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Di  Amerika  Serikat  yang  dinamakan  arsip  (archives),  adalah  berkas/dokumen  yang sudah  diserahkan  dan  dikelola  oleh  Federal  Archive.  Sedangkan  berkas-berkas  yang  masih
ada  pada  departemen  atau  instansi  baik  swasta  maupun  pemerintah,  disebut  “record”.  Di Indonesia  yang  sudah  diserahkan  kepada  Arsip  Nasional  RI  disebut  arsip  statis,  sedangkan berkas  yang  masih  digunakan  oleh  instansi  disebut  arsip  dinamis  aktif,  yaitu  yang  masih berguna  untuk  menunjang  kegiatan  administrasi  sehari-hari  unit  organisasi  yang bersangkutan.  Dan  arsip  dinamis  inaktif  merupakan  arsip  yang  frekuensinya  telah  menurun dalam menunjang kegiatan administrasi sehari-hari. ( Moeftie Wiriadihardja, 1998: 2).
Hal senada juga disampaikan oleh Sulistyo-Basuki (2013:5) yang menyatakan bahwa, istilah arsip yang disimpan di Kantor pemerintah maupun swasta masih kurang tepat apabila masih  berpegang  pada  definisi  arsip  menurut  fungsinya.  Di  Indonesia  istilah  arsip  dari  segi fungsi  mencakup  arsip  dinamis  dan  statis.  Adapun  yang  disimpan  di  kantor  pemerintah maupun  swasta  untuk  menunjang  kegiatan  kantor  tersebut    bukanlah  arsip  dalam  arti  luas, melainkan arsip dinamis. Dalam bahasa inggris, arsip dinamis dikenal sebagai record dalam bahasa Indonesia diterjemahkan menjadi “arsip dinamis”. Arsip dinamis atau record ini yang sudah tidak lagi digunakan untuk kepentingan sehari-hari, kemudian disimpan dan statusnya menjadi  arsip  dinamis  inaktif.  Arsip  dinamis  inaktif  ini  sesudah  jatuh  waktu  sesuai  dengan jadwal  retensi  akan  dimusnahkan  atau  disimpan  permanen.  Arsip  dinamis  yang  disimpan permanen  ini  disebut  arsip  statis  atau  “arsip”  saja,  yang  dalam  bahasa  inggris  disebut archives .
Menelusuri  sejarah  arsip,  sama  tuanya  dengan  peradaban  anak  manusia  yang merangkak  di  pelataran  bumi.  Sedikit  menoreh  ke  belakang,  bahwa  pada  abad  ke-4  SM, bangsa  Yunani  menyimpan  dokumen  berharga  di  Kuil  Metroan,  terletak  penuh  jumawa  di alun–alun  kota  Athena.  Dokumen  berkategori  hightquality  itu,  secara  substansial  memuat titah, perjanjian, norma hukum, notulen dan dokumen lain milik negara. Saking berharganya secarik  dokumen,  diawetkan  dalam  bentuk  gulungan  daun  papyrus.  Masih  catatan  sejarah, bangsa Mesir Kuno dan bangsa Romawi ( 2400 SM ) juga menggunakan papyrus (serat buluh dianyam  berbentuk  lembaran  )  sebagai  media  pencatat  arsip.  Sekitar  105  SM,  Cina memelopori  menumbuk  tumbuh–tumbuhan  menjadi  gumpalan,  dan  kemudian  mengolahnya secara  apik,  meski  masih  bersistem  manual.  Dan,  itulah  benda  yang  sekarang  kita  kenal dengan  kertas.  Pada  abad  ke-7,  bangsa  Arab  melakukan  semacam  transfer  teknologi  dari Cina,  dan  merakitnya  dengan  teknik  baru,  lalu  memboyongnya  ke  Spanyol  guna  dijadikan industri.  Menurut  Majohan  (2016)  Kertas  yang  diproduksi  Arab  dengan  kiat  lebih  modern, merambah hingga ke daratan Eropa, sekitar paruh abad ke–7. Kertas pun menjadi kebutuhan primer bangsa–bangsa di bumi Eropa.

## Peranan Arsip
Kearsipan  mempunyai peranan  yang penting sebagai pusat  ingatan serta sebagai alat pengawasan  yang  sangat  diperlukan  dalam  setiap  organisasi  dalam  rangka  kegiatan perencanaan,  menganalisa,  pengembangan,  perumusan  kebijakan,  pengambilan  keputusan, pembuatan  laporan,  pertanggungjawaban,  penilaian,  dan  pengendalian  setepat-tepatnya. ( Basir Barthos, 2007: 2).
Setiap  kegiatan  tersebut,  baik  dalam  organisasi  pemerintahan  maupun  swasta  selalu ada  kaitannya  dengan  masalah  arsip.  Arsip  mempunyai  peranan  penting  dalam  proses penyajian  informasi  bagi  pimpinan  untuk  membuat  keputusan  dan  merumuskan  kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Kenyataan bahwa  bidang kearsipan  belum  mendapatkan perhatian  yang wajar dalam jaringan  informasi tersebut,  maka dipandang perlu  untuk segera  memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.
Dalam  pasal  3  Undang-undang  No.  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan,  disebutkan bahwa tujuan dari kearsipan adalah sebagai berikut:
a. menjamin  terciptanya  arsip  dari  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  lembaga  negara, pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan,  dan  perseorangan,  serta  ANRI  sebagai  penyelenggara  kearsipan nasional.
b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c. menjamin  terwujudnya  pengelolaan  arsip  yang  andal  dan  pemanfaatan  arsip  sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
d. menjamin  pelindungan  kepentingan  negara  dan  hak-hak  keperdataan  rakyat  melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya
e. mendinamiskan  penyelenggaraan  kearsipan  nasional  sebagai  suatu  sistem  yang komprehensif dan terpadu
f. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
g. menjamin  keselamatan  aset  nasional  dalam  bidang  ekonomi,  sosial,  politik,  budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h. meningkatkan  kualitas  pelayanan  publik  dalam  pengelolaan  dan  pemanfaatan  arsip yang autentik dan terpercaya
Dari  pengertian  tersebut  tampak  bahwa  arti  pentingnya  kearsipan  mempunyai jangkauan  yang  amat  luas,  yaitu  baik  sebagai  alat  untuk  membantu  daya  ingatan  manusia, maupun  dalam  rangka  pelaksanaan  kegiatan  pemerintahan  dan  pelaksanaan  kehidupan kebangsaan.
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha- usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik, dan teratur.
Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan di atas maka untuk melaksanakan  tugas  pemerintahan  dan  tugas  pembangunan  dengan  baik  maka  perlu diusahakan  peningkatan  dan  penyempurnaan  kearsipan  secara  optimal  agar  dapat  berfungsi dengan baik, berdaya guna, dan bertepat guna.
Selain  itu  menurut  Ana  Pujiastuti  (2016)  bahwa  fungsi  arsip  dapat  dikelompokkan dalam 4 kepentingan, yaitu:
1. Arsip  merupakan  kebutuhan  hidup  manusia.  Kehidupan  modern  menuntut  ketersediaan dokumen  yang  menyertai  kehidupan  seseorang.  Karena  keberadaan  dokumen  tersebut sebagai representasi pemiliknya. Missal:  akta kelahiran,  ijazah, passport, KTP, SIM dll. Dalam  hal  ini arsip  melekat pada individu  yang  bersangkutan. Bisa dikatakan  jika arsip bertransformasi menjadi kebutuhan pokok setelah sandang, papan dan pangan.
2. Arsip  merupakan  urat  nadi  administrasi  Organisasi  sebagai  suatu  bentuk  administrasi tidak  mungkin  mengabaikan keberadaan arsip. Oleh karena  itu  muncullah arsip sebagai produk organisasi. Dengan kata lain arsip  merupakan sumber data informasi serta  pusat ingatan  dari  seluruh  aktivitas  yang  dilakukan  oleh  suatu  organisasi.11  Tidak  jarang dalam  berbagai  perselisihan  antara  organisasi  yang  bersangkutan  dengan  pihak  lain terbela atau terpecahkan dengan ketersediaan arsip.
3. Arsip merupakan bukti dan sumber informasi otentik Kehidupan modern dapat dikatakan bertumpu pada ketersediaan arsip. Status, kewenangan, hak, kewajiban, identitas maupun hasil  kegiatan  dari  suatu  organisasi  atau  individu  tertumpu  pada  arsip  yang  tersedia sebagai  bukti  otentik.  Dikatakan  sebagai  bukti  otentik  dan  sumber  informasi  otentik karena  arsip  merupakan  data  yang  tercipta  paling  dekat  dengan  kegiatan  atau  peristiwa yang mengiringi.
4. Rekaman  kegiatan/peristiwa  kehidupan  modern  yang  memiliki  kecanggihan  teknologi yang  cukup  mengagumkan  semakin  memberi  kemungkinan  untuk  menempatkan  arsip sebagai  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa.  Arsip  tekstual  cenderung  memiliki  nilai formalitas  yang  cukup  tinggi  sebagai  bukti  kegiatan  atau  peristiwa  tetapi  arsip  dalam
bentuk non tekstual lebih memberi kemungkinan untuk merekam berbagai kegiatan atau peristiwa. Apalagi ada kecenderungan terjadinya peristiwa yang tidak terencana misalnya bencana  alam.  Kecanggihan  teknologi  yang  kepemilikannya  tidak  terbatas  menjadikan semakin tersedianya bukti kegiatan ataupun bukti suatu peristiwa.
5. Catatan  kinerja  Dalam  pelaksana  operasional  organisasi,  baik  bisnis  maupun  publik, senantiasa bertumpu pada ketersediaan data. Demikian halnya dengan prestasi kerja yang telah dicapai. Setiap kegiatan dalam suatu organisasi didasarkan pada catatan. Demikian halnya hasil dari kegiatan tersebut akan dituangkan dalam bentuk catatan. Catatan inilah yang  menjadi  dasar  penilaian  prestasi  kerja.  Secara  lebih  terperinci  fungsi  arsip  dalam pelaksanaan  manajemen  meliputi  beberapa  hal,  yaitu:  mendukung  proses  pengambilan keputusan,  menunjang  proses  perencanaan,  mendukung  pelaksanaan  pengawasan, sebagai alat bukti, sebagai pusat ingatan dan menunjang kegiatan ekonomi.

## Arsip Sebagai Sumber Informasi
Perkembangan teknologi saat ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi setiap organisasi,  baik  pemerintah  maupun  swasta.  Karena  pada  dasarnya  keseluruhan  kegiatan organisasi    membutuhkan  informasi    sebagai  pendukung  proses  kerja  administrasi  dan pelaksanaan  fungsi  manajemen.  Salah  satu  sumber  informasi  yang  dapat  menunjang  proses kegiatan  administrasi  adalah  arsip.  Sebagai  rekaman  informasi  dari  seluruh  aktivitas organisasi,  arsip  bukan  hanya  sekedar  hasil  dari  kegiatan  organisasi,  arsip  diterima  dan diciptakan  oleh  organisasi  dalam  rangka  pelaksanaan  kegiatan  dan  disimpan  sebagai  bukti kebijakan dalam aktivitasnya. (Harto Juwono, 2016)
Sejak  SAA  (Society  American  Arvhivists)  muncul  sebagai  asosiasi  profesional  pada tahun  1936,  arsiparis  telah  mencoba  untuk  mendefinisikan  identitas  serta  misi  profesional mereka.  Dimulai  oleh  sejarawan,  profesi  arsip  awal  mulai  menempa  peran  yang  terpisah  di dua  wilayah  penting  yang  berbeda:  (1)  melindungi    hukum,  administrasi,catatandansejarah organisasi;  dan  (2)  menjaga  bukti  dokumenter  dariwarisan  budaya  dan  memori  sosial. ( Randall C. Jimerson, Vol. 20 Iss 1,11 – 14).
Misi  yang  paling  penting  dari  organisasi  kearsipan  adalah  melindungi  bahan-bahan arsip  yang  mereka  mempertahankan.  Tapi,  selain  misi  penting  tersebut,  menyediakan  dan meningkatkan  kualitas  layanan  juga  penting  bagi  lembaga  kearsipan  sebagai  perusahaan pelayanan  dan  kepuasan  pengguna  adalah  elemen  strategis  untuk  meningkatkan  kualitas layanan di lembaga kearsipan. ( BurcakSenturk, 2011, 66 – 72)
Setiap  kegiatan  administrasi  yang  dilaksanakan  akan  menghasilkan  suatu  arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada suatu organisasi semakin  hari akan semakin  bertambah. Dengan  bertambahnya arsip,  jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna, sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu- waktu  diperlukan.  Dengan  demikian  diperlukan  berbagai  usaha  pengaturan  volume  arsip. Penyusutan  arsip  yang  sudah  tidak  memiliki  nilai  guna  merupakan  salah  satu  usaha mengendalikan arsip. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari berbagai permasalahan yang akan  ditimbulkan,  seperti  permasalahan  yang  berkenaan  dengan  penyediaan  anggaran, ruangan,  tenaga  serta  perlengkapannya.  Berdasarkan  kegunaan  arsip  yang  sangat  penting, maka diperlukan adanya penataan arsip yang teratur dan menyeluruh. Kearsipan yang teratur dan  menyeluruh  merupakan  alat  informasi  dan  referensi  sistematik  yang  dapat  membantu pimpinan  pada  lembaga-lembaga  pemerintah  maupun  swasta  guna  memperlancar kegiatannya. Selain  itu, penataan arsip  yang baik  dan  benar akan  memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang nantinya akan dikerjakan.
Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, pemerintah Indonesia  memberlakukan  Undang-undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009 tentang Kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,  pelaksanaan,  dan  penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  yang  harus  dijaga keutuhan,  keamanan,  dan  keselamatannya.  Terkait  dengan  adanya  undang-undang  khusus tentang  kearsipan  tersebut,  arsip  dalam  suatu  organisasi/instansi  merupakan  bahan pertanggungjawaban tertentu dan memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan pemerintah. Oleh sebab itu sebuah lembaga/pencipta arsip memiliki tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. Karena arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan atau dipakai secara langsung  dalam  kegiatan  sehari-hari,  maka  lembaga  yang  bersangkutan  diharapkan  untuk dapat mempertahankan arsip dinamis untuk masa tertentu.
Kegiatan  organisasi  maupun  pemerintahan  akan  selalu  bertitik  tolak  pada  informasi yang bersumber dari arsip, baik dalam perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan  pilar  utama  dalam  kegiatan  organisasi.  Pengambilan  keputusan  selalu  bertumpu pada kegiatan yang pernah dilakukan, dan evaluasi kegiatan yang ada, dan hal itu akan selalu berhubungan  dengan  kegiatan  pengarsipan  yang  dilakukan  oleh  organisasi  tersebut.  Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan pemerintahan maupun organisasi jelas mempunyai peran yang strategis. Dengan demikian pengelolaan arsip sebagai sumber informasi sangatlah
penting.  Pada  akhirnya  arsip  sebagai  bukti  otentik  pertanggungjawaban  kegiatan pemerintahan. ( Machmoed Effendhie , 2001).
Dalam  sebuah  kantor  arsip  diperlukan  untuk  memberi  pelayanan  kepada  pihak  lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal dalam kantor tersebut. Oleh karena itu  arsip  sangat  berpengaruh  pada  seluruh  kegiatan  yang  berhubungan  dengan  pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor  tersebut  sehingga  dapat  ditentukan  sasaran  yang  akan  dicapai  dengan  menggunakan potensi  yang  ada  secara  maksimal.  Informasi  yang  diperoleh  melalui  arsip  juga  dapat menghindarkan  salah  komunikasi,  mencegah  adanya  duplikasi  pekerjaan  dan  membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Dipandang  dari  nilai  pentingnya  arsip,  semua  orang  akan  mengatakan  penting  atau sangat  penting  bahkan  seorang  pakar  kearsipan  mengungkapkan  bahwa  dunia  tanpa  arsip adalah  dunia  tanpa  memori,  tanpa  kepastian  hukum,  tanpa  sejarah,  tanpa  kebudayaan  dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. ( Sulistyo-Basuki, 2003:23). Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan  pembangun  identitas  kolektif  suatu  bangsa  jika  tidak  diikuti  dengan  upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai  informasi  lebih  dari  sekedar byproduct kegiatan  organisasi.Pengelolaan  arsip  secara baik  yang  dapat  menunjang  kegiatan  administrasi  agar  lebih  lancar  seringkali  diabaikan dengan  berbagai  alasan  dan  berbagai  kendala  seperti  kurangnya  tenaga  arsiparis  maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah  maupun swasta. Kondisi  semacam  itu diperparah dengan kesan  yang  selalu  menempatkan  bidang  kearsipan  sebagai  “bidang  pinggiran”  diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Kantor  pemerintah  pada  umumnya  berfungsi  melayani  kepentingan  umum,  dimana salah  satu  di  antaranya  memerlukan  pengelolaan  arsip  dinamis  yang  sebaik-baiknya.  Dalam upaya  memberikan pelayanan,  instansi tersebut dituntut bertindak  cepat dan akurat. Instansi pemerintah  harus  mengolah  data  secara  cepat  dan  cermat,  sehingga  akan  menghasilkan informasi  yang  akurat,  karena  informasi  yang  dihasilkan  tersebut  akan  dapat  digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan (decision making).

## PENUTUP Simpulan
Dalam  sebuah  organisasi,  arsip  sebagai  rekaman  informasi  dari  seluruh  aktivitas  organisasi, arsip  berfungsi  sebagai  pusat  ingatan,  alat  bantu  pengambilan  keputusan,  bukti  eksistensi organisasi  dan  untuk  kepentingan  organisasi    yang  lain.  Sebagai  rekaman  informasi,  dapat dibayangkan  jika  sebuah  organisasi  tanpa  memiliki  rekaman  informasi  aktivitas  organisasi. Organisasi tersebut akan menemui banyak kendala, baik dalam pelaksanaan kegiatan maupun dalam  pengembangan  organisasinya  dan  tanpa  arsip  bisa  jadi  eksistensi  organisasi  tersebut juga dipertanyakan.
Arsip  merupakan  catatan  sejarah  perjalanan  sebagai  memori  kolektif  keberadaan suatu  lembaga.  Arsip  yang  tertata  rapi  dan  mudah  ditemukan  kembali  merupakan  sebuah prestasi  dari  lembaga  kearsipan  suatu  organisasi.  Arsip  sebagai  sumber  informasi  sudah bukan  saatnya  lagi  bersifat  tertutup,  namun  menjadi  sumber  informasi  yang  terbuka  bagi siapa  saja  yang  membutuhkan  sesuai  dengan  aturan-aturan  yang  berlaku.  Pentingnya  arsip sebagai  sumber  informasi  seharusnya  sudah  menjadi  perhatian  bagi  para  pemegang kekuasaan sebagai lembaga pengelola kearsipan. Karena dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori,  tanpa  kepastian  hukum,  tanpa  sejarah,  tanpa  kebudayaan  dan  tanpa  ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli, Manajemen Kearsipan , Jakarta: PT. Gramedia Pustaka, 1996.
Barthos,Basir, ManajemenKearsipan , Cetakan ke-6, Jakarta: Bumi Aksara, 2007.
Effendhie , Machmoed, Peran  Lembaga  Kearsipan  sebagai  Penyedia  Informasi  di  Era  otonomi Daerah ,  Makalah  disampaikan  dalam  Seminar  Lembaga  Kearsipan  dalam  Perspektif  Otonomi Daerah, di BAPEDALDA Provinsi DIY, 2001.
Jimerson,  C.  Randall,  “The  Future  ofArchivesandManuscripts” Emerald  Insight: International Digital LibraryPerspectives , Vol. 20 Iss 1, Tahun 2004.
Juwono,Harto,  “Arsip:  Sumber  Informasi  Abadi”,  dalam www.petra.ac.id/library/foi/paper ,  diakses tanggal 13 Juni 2016.
Marjohan, “EksistensiArsipdiEraGlobalisasi”,  dalam www.padang-today.com , diakses tanggal 27 Mei 2016.
Pujiastuti,Ana,“Lembaga Kearsipan:  Upaya Pengelolaan Arsip Secara Kolektif di Perguruan Tinggi”, dalam www.eprints.uad.ac.id , diakses tanggal 26 Mei 2016.
Senturk,Burcak,  “The  ConceptofUserSatisfaction  in  ArchivalInstitutions”, Emerald  Insight: LibraryManagement , Vol.33 Iss ½, Tahun 2011.
Sulistyo-Basuki, Pengantar  Ilmu  Kearsipan, Edisi  ke-2,  Tangerang  Selatan:  Universitas Terbuka, 2013.
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia, 2003.
Undang-undang 87 Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, www.anri.go.id , diakses pada tanggal 2016.
Wiriadihardja,Moeftie, BeberapaMasalahKearsipandiIndonesia ,  Jakarta:  Balai  Pustaka, 1998.
Wursanto, Kearsipan-1 , Cetakan ke-9, Yogyakarta: Kanisius, 2004.