## TRANSFORMASI PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA LEMBAGA KEARSIPAN MELALUI PENERAPAN RiC: MENUJU INTEROPERABILITAS DAN OPEN DATA KEARSIPAN

## Tri Yekti Mufidati
Program Magister Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia Email: mufidati2013@gmail.com

## Nina Mayesti
Dosen Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia Email: nina.mayesti@ui.ac.id
Received  : 12 Januari 2022
Revised : 13 March 2022 Accepted  : 11 April 2022 DOI :

## Abstract
This  research  was  aimed  to  examine  how  the  work  system  of  archival institutions in terms of the management of archives must be transformed into digital/electronic  systems  in  the  current  era  of  information  and communication  technology  advancements. Archival  descriptions  have  an important  role  in  processing  archives  at  archival  institutions.  However, archive  descriptions  are  not  organized  efficiently  and  effectively  in  a  digital environment.  Metadata  of  archive  is  often  lacking  in  archive  descriptions  of digital  formats,  making  it  difficult  for users  to  locate  and  access  archives  of digital  formats. This  research  uses  a  qualitative  approach  with  literature studies.  Relevant  sources  are  collected,  processed,  selected,  and  used  to analyze  the  standard  concept  of  records  in  contect  (RiC)  descriptions  and digital  archive  representations in the  processing  of  digital-based  archives  at archival institutions. The result of this research showed that the application of RiC  description  standards  in  digital  archive  processing  provides  more accurate and quality archive representations, thereby increasing accessibility and retrieval of digital archive at archival institutions.
Keywords: Archival  institution,  arrangement  and  description,  description standard, digital records, RiC.

## PENDAHULUAN
Kebutuhan  informasi  bagi  sistem  manajemen  pada  setiap  organisasi  saat  ini dipengaruhi  oleh  pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  (TIK)  sebagai wahana  interaksi  dan  transaksi.  Perkembangan  TIK  di  Era  Revolusi  Industri  4.0, Post Truth ,  dan  disrupsi  Pandemi  Covid-19  merupakan  tantangan  sekaligus  peluang  yang harus  disikapi  dengan  bijak  oleh  lembaga  kearsipan  ( archival  institution )  di  Indonesia dalam  menjalankan  fungsi  dan  tugasnya.  Semua  aktivitas  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa,  dan  bernegara  sudah  serba  digital,  tidak  terkecuali  dalam  bidang  kearsipan sehingga  sistem  kerja  lembaga  kearsipan,  dalam  hal  pengelolaan  arsip  statis  harus bertransformasi ke sistem digital/elektronik.
Pengelolaan  arsip  statis  adalah  pengendalian  arsip  statis  secara  efisien,  efektif, dan  sistematis  meliputi  akuisisi,  pengolahan,  preservasi,  akses  dan  pemanfaatan  arsip statis.  Salah  satu  kegiatan  strategis  dalam  pengelolaan  arsip  statis  pada  lembaga kearsipan  agar  khazanah  arsip  dapat  diakses  dan  dimanfaatkan  untuk  berbagai kepentingan  oleh  masyarakat  pengguna  arsip  ( archives  user )  dari  berbagai  latar belakang  dan  profesi  adalah  pengolahan  arsip  statis  ( arranggement  and  description ). Pengolahan  arsip  statis  merupakan  proses  pengelompokan  arsip  menjadi  unit  yang bermakna dan mengelompokkan unit itu dalam hubungan yang bermakna satu sama lain (Roe, 2005).
Pengolahan  arsip  statis  dilakukan  melalui  dua  kegiatan,  yakni  penataan  dan deskripsi  arsip  ( arranggement  and  description ).  Penataan  dilakukan  untuk mengidentifikasi  pola  intelektual  yang  ada  dalam  materi  arsip,  dan  memastikan organisasi  fisiknya.  Selanjutnya,  deskripsi  arsip  yang  merupakan  pembuatan ringkasan/indeks yang merupakan representasi atau alat akses yang mencakup informasi tentang konteks di mana materi arsip dibuat, karakteristik fisik dan konten informasinya (Williams, 2006).
Dalam  Pasal  60  ayat  (2)  Undang-Undang  Nomor  43  tentang  Kearsipan disebutkan bahwa pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis. Produk  akhir    kegiatan  pengolahan  arsip  statis  pada  lembaga  kearsipan  adalah tertatanya informasi, fisik, dan tersusunnya sarana bantu temu balik arsip statis ( finding aids ).  Selanjutnya finding  aids ini  disajikan  sebagai  alat  untuk  menelusuri  dan menemukan arsip statis yang tersimpan dalam gedung penyimpanan arsip statis (depot) pada  lembaga  kearsipan  dalam  rangka  pelayanan  arsip  statis  kepada  pengguna  arsip statis (Azmi , 2019). Agar arsip tidak lepas dari konteksnya maka pengolahan arsip statis harus  berpijak  pada  dua  prinsip  pokok  kearsipan,  yaitu:  prinsip  asal  usul  ( principle  of provenance ) dan prinsip aturan asli ( principle of original order ).
Prinsip asal usul ( principle of provenance ) adalah prinsip yang digunakan untuk menjaga  arsip  tetap  terkelola  dalam  satu  kesatuan  pencipta  arsip  ( provenance ),  tidak dicampur  dengan  arsip  yang  berasal  dari  pencipta  arsip  lain,  sehingga  arsip  dapat melekat  pada  konteks  penciptaannya.  Prinsip  aturan  asli  ( principle  of original  order ) prinsip  yang  digunakan  untuk  menjaga  arsip  tetap  ditata  sesuai  dengan  pengaturan aslinya  ( original  order )  atau  sesuai  dengan  pengaturan  ketika  arsip  masih  digunakan untuk  pelaksanaan  kegiatan  pencipta  arsip  (Azmi,  2019).  Pengaturan  arsip  yang didasarkan pada aturan asli dimaksudkan untuk menjaga keutuhan dan reliabilitas arsip.
Prinsip  kearsipan  berdasarkan priciple  of provenance dan priciple  of original order telah  diterapkan  dalam  pengelolaan  arsip  selama  bertahun-tahun  sebagai  prinsip yang  mapan.  Namun  perkembangan  lingkungan  digital  menjadi  tantangan  tersendiri bagi  lembaga  kearsipan  terkait  bagaimana  mempertahankan  konteks  kearsipan  seiring dengan  pengembangan  akses  arsip  pada  lingkungan  digital.  Pada  lingkungan  digital arsip statis dikonversi dari format konvensional/analog ke dalam  format digital. Hal ini juga  mendorong  lahirnya  format  baru  arsip  dalam  format  digital  ( born  digital  and reborn  digital ).  Dengan  demikian,  akses  arsip  statis  pada  lembaga  kearsipan  dapat dijangkau dengan cepat dan lebih luas karena dilakukan secara online .
Tantangan dalam mempertahankan konteks arsip muncul dari dilema penerapan prinsip  asal  usul ( priciple  of provenance )  dimana  akses  arsip  kaya  dengan  konteks tetapi  miskin  konten.  Meskipun  hal  ini  dibutuhkan  untuk  nilai  pembuktian  dan pemahaman  ilmiah,  tetapi  bukan  kemampuan  untuk  ditemukan.  Sementara  akses terhadap asal-usul arsip ( provenance ), penting karena merupakan proses tidak langsung karena  untuk  menentukan  bahwa  asal  dan  konteks  dimana  arsip  itu  dibuat  harus dipahami sebelum isinya dapat ditafsirkan.
Akses  arsip  dalam  lingkungan  digital  menjadi  peluang  dan  tantangan  bagi lembaga  kearsipan  ( archival  institution )  sebagai  pengelola  arsip  statis  dalam mengadopsi  sistem  deskripsi  arsip  yang  dapat  merepresentasikan  arsip  statis  dalam format digital.  Standar deskripsi  arsip  diperlukan  dalam  sistem pengelolaan arsip statis berbasis digital pada lembaga kearsipan guna penyeragaman, peningkatkan aksesibilitas arsip sesuai dengan kaidah kearsipan, dan memberikan kepastian hukum.
Deskripsi  arsip  memainkan  beberapa  peran  dalam  bidang  kearsipan  untuk memahami  dan  mengelola  arsip  statis  pada  lembaga  kearsipan  Azmi,  2019).  Namun, deskripsi  arsip  tidak  diatur  secara  efisien  dan  efektif  di  lingkungan  digital.  Secara khusus, konteks arsip seringkali  kurang dalam  deskripsi arsip statis  format digital  saat ini,  sehingga  menyulitkan  pengguna  dalam  mencari  dan  mengakses  arsip  statis  format digital pada lembaga kearsipan. International Council on Archive (ICA) yanga awalnya menganut  prinsip-prinsip  manajemen  arsip  tradisional,  saat  ini  sedang  beradaptasi dengan ekosistem digital yang telah muncul.
Hal  tersebut  dimaksudkan  untuk  mengembangkan  standar  teknis  untuk  rekod. Artikel  ini  ditujukan  untuk  menganalisis  struktur records  in  contect (RiC)  yang mencerminkan  perubahan  dalam  lingkungan  informasi.  Secara  khusus,  RiC-CM,
merupakan  sebuah  model  konseptual,  dengan  berlandaskan  pada  keempat  standar teknis  ICA  yang  ada.  Hal  ini  dimaksudkan  untuk  mewujdukan  integrasi  pada  struktur desain  database  tunggal  untuk  kemudian  akan  dinormalisasi.  Artinya,  entitas  yang diperlukan  untuk  pengelolaan  arsip  diklasifikasikan  sebagai  arsip,  kumpulan  arsip, aktor,  dan  lain-lain.  Hal  tersebut  terlihat  dari  proses  mendefinisikan  properti  untuk mewakili  setiap  entitas. Setiap  objek  memiliki  data  yang  dapat  membangun  jaringan dengan data lainnya.
Bertolak  dari  pemikiran  di  atas,  dalam  penelitian  ini  akan  mendeskripsikan bagaimana  penerapan  RiC  sebagai  standar  deskripsi  arsip  dalam  pengolahan  arsip  statis berbasis  digital,  sehingga  arsip  statis  format  digital  dapat  direpresentasikan  untuk mewujudkan  aksesibilitas  arsip  statis  pada  lembaga  kearsipan  dengan  lebih  efisien  dan efektif.

## METODE
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode pengumpulan data yang  digunakan  adalah  tinjauan  literatur.  Metodologi  penelitian  berdasarkan  tinjauan literatur  dapat  memberikan  kontribusi  yang  signifikan  untuk  pengembangan  konseptual, metodologis,  dan  tematik  dari  domain  yang  berbeda  (Hulland  &  Houston,  2020).  Artikel relevan  yang  menjadi  data  primer,  berkontribusi  dalam  pembuatan  ulasan  serta  memberi pemahaman  mutakhir  tentang  topik  penelitian,  membantu  mengidentifikasi  hal  yang  dapat dikaji,  dan  memberi  rekomendasi  bagi  pengembangan  keilmuan  di  masa  depan.  Dengan kata  lain,  tinjauan  literatur,  khususnya,  memberikan  pemahaman  kritis  mengenai  tema penelitian  dengan  mengintegrasikan  literatur  yang  ada,  mensintesis  studi  sebelumnya, mengidentifikasi  kesenjangan  pengetahuan,  dan  mengembangkan  kerangka  teori  baru (Marabelli & Newell, 2014).
Sumber  relevan  dikumpulkan,  diolah,  dipilih,  dan  digunakan  untuk  menganalisis konsep  standar  deskripsi  RiC  dan  representasi  arsip  digital  dalam  pengolahan  arsip  statis berbasis  digital  pada  lembaga  kearsipan.  Penelitian  ini  menggunakan  konsep  dasar  standar deskripsi  RiC  dan  representasi  arsip  digital  untuk  menghasilkan  finding  aids  yang  dapat memprsestasikan  arsip  statis  sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna  arsip  statis  dari  berbagai latar  belakang  dan  profesi  pada  lembaga  kearsipan.  Penggunaan  istilah  arsip  statis  dalam tulisan  ini  merujuk  pada  nilai  informasi  arsip  yang  memiliki  nilai  kesejarahan  ( historical value )  yang  dikelola  oleh  lembaga  kearsipan  sebagaimana  disebutkan  dalam  Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kerangka pembahasan  dalam penelitian  ini  terkait bagaimana  menyusun repersentasi arsip  digital  dengan  mengadopsi  standar  deskripsi  yang  diperlukan  dalam  sistem pengelolaan  arsip  yang  terpadu  berbasis  teknologi  informasi  dan  komunikasi  (TIK)  guna penyeragaman,  peningkatkan  aksesibilitas  arsip  sesuai  dengan  kaidah  kearsipan,  dan memberikan  kepastian  hukum.  Standar  deskripsi  merupakan  sebuah  pedoman  dan  tolok ukur dalam pendeskripsian arsip agar bisa memastikan pembuatan deskripsi yang konsisten, sesuai dan  jelas,  memfasilitasi pengambilan dan  pertukaran informasi tentang  materi arsip, memungkinkan sharing of authority data, dan memungkinkan integrasi deskripsi dari lokasi yang berbeda ke dalam sistem informasi terpadu.
Standar  deskripsi  arsip  menjadi  standar  untuk  mendeskripsi  dan  mengatur  informasi arsip  statis  dalam  rangka  penyusunan finding  aids .  Standar  deskripsi  arsip  diperlukan sebagai  aturan  yang  digunakan  dalam  menggambarkan  informasi  atau  perincian  informasi yang  terkandung  dalam  arsip  statis. International  Council  on  Archives (ICA)  mengadakan Invitational  Meeting  of  Experts  on  Descriptive  Standards pada  tahun  1988,  yang menyimpulkan  bahwa  standar  deskriptif  merupakan  prioritas  utama,  ICA  membentuk Komisi  Ad  Hoc  tentang  standar  deskripsi  untuk  mengembangkan  aturan  deskripsi  arsip yang  dapat  diterapkan  secara  internasional  yang  menyediakan  seperangkat  prinsip  umum untuk  mendukung  deskripsi  arsip  dan  seperangkat  elemen  data  dasar  dan  aturan  untuk deskripsi.  Tahun  1996  Komisi  Ad  Hoc  mulai  mengembangkan  standar  internasional  untuk lembaga, perusahaan dan lainnya dimana sebuah standar yang dirancang untuk memberikan panduan  dalam  pembuatan  catatan  kontekstual  dan  otoritas  untuk  arsip.  Beberapa  standar deskripsi  arsip  internasional  yang  diterbitkan  ICA terdiri  dari International  Standard Archival  Description:General (ISAD:G), International  Standard  Archival  Authority Records : Corporate Bodies, Person and Family (ISAAR :CPF), International Standard for Describing  Function (ISDF),  dan International  Standard  for  Describing  Institution  with Archival Holding (ISDIAH).
Selanjutnya,  standar  deskripsi  mengalami  perkembangan  dengan  pengembangan standar deskripsi baru oleh Expert Group on Archival Description (EGAD) sejak 2012 yang mengembangkan  konsep  standar  baru  untuk  deskripsi  arsip  berdasarkan  prinsip-prinsip kearsipan,  yaitu Records  in  Contexs (RiC).  Dalam  perjalanan  pekerjaannya  telah mempertimbangkan kritik terhadap praktik saat ini, model konseptual nasional yang mapan
dan berkembang serta melibatkan komunitas profesional, dan peluang yang muncul dengan adanya  teknologi  komunikasi  baru.  Tujuan  dari  standar  ini  adalah  untuk  merekonsiliasi, mengintegrasikan,  dan  membangun  empat  standar  arsip  yang  sudah  ada  yaitu  ISAD-  G, ISAAR, ISDF dan ISDIAH.

## RiC sebagai Standar Deskripsi dalam Representasi Arsip Digital
Records in Contexts (RiC) dikembangkan dengan mengintegrasikan dan menormalkan empat standar teknis ICA, dimana keempatnya merupakan standar teknis internasional. RiC mengubah  teknologi  berbasis  data  secara  multidimensi  dan  mengungkapkan  konteks  data. Hal  tersebut  memberikan  keuntungan  berupa  pengamanan  terhadap  interoperabilitas  data ditengah  sistem  yang  heterogen  (Pratama,  2020). Dalam  penelitian  ini,  RiC  digunakan sebagai  alat  utama  untuk  desain  sistem  arsip,  dan  'data  logis'  dalam  implementasi  sebuah media  temu  kembali  basis  data.  RiC,  dapat  digunakan  sebagai  model  referensi  data,  maka dimungkinkan untuk mengembangkan model data yang memenuhi kebutuhan pengguna.
Pada  tahun  2016,  Draft  RiC  (RiC-CM  v0.1)  diterbitkan.  Sejak  itu,  'standar  teknologi rekaman' ICA telah dikembangkan oleh EGAD atau dapat dikenali sebagai komunitas pakar deskripsi  arsip.  Komunitas  ini  juga  melakukan  riset  dalam  menentukan  referensi  yang melengkapi  RiC  serta  dalam  mendukung  penerapan  RiC.  Semua  materi  dan  konten  yang terkait  dengan  RiC  (spesifikasi  rinci  objek,  properti,  dan  hubungan  dalam  file  sufiks,  dan materi  lain)  dapat  diperiksa  serta  dimutakhirkan.    Integrasi  untuk  memastikan interoperabilitas  dari  sebelum  RiC  telah  dilakukan  khususnya  dalam  pengembangan deskripsi  baru, dan telah terjadi di  Australia, Selandia Baru, Payne, serta Perpustakaan dan Museum Nasional dan Dunia Finlandia. Adapun standar yang dapat ditemui terkait dengan deskripsi arsip diantaranya, ISAD, ISAAR, ISDF, ISDIAH. Saat ini, RiC menduduki posisi puncak karena memfasilitasi deskripsi data secara efektif (Pratama, 2020).
Berdasarkan  perspektif  arsiparis,  entitas  yang  diidentifikasi  dianggap  penting  dalam menyediakan  konteks  intelektual  yang  berpengaruh  terhadap  manajemen  fisik,  pelestarian, penemuan,  penggunaan,  dan  pemahaman  rekaman  selama  sejarahnya  (Pratama,  2020). Entitas arsip  inti adalah entitas  yang  mendeskripsikan arsip dan konteks di dalam rekaman muncul dan digunakan seiring waktu. Dengan demikian, deskripsi entitas ini meng- capture asal-usul rekaman dan riwayat berkelanjutannya. Informasi  yang direkam  merupakan  bukti pelaksanaan  aktivitas.    Entitas  inti  selaras  dengan  standar  deskriptif  profesional  yang  ada seperti, ISAD, ISAAR, dan ISDF serta standar manajemen arsip ISO 23081-11. Akan tetapi
berdasarkan keempat standar  yang telah diterbitkan, International  Standard for Describing Functions (ISDF) merupakan standar yang memiliki pengaruh besar terhadap RiC (Pratama, 2020).  ICA  mempersiapkan  munculnya  RiC  dengan  menjadikan  “ functional  provenance ” serta “ series systems ” sebagai kerangka pemikirannya. Adapun hierarki entitas yang dimuat dalam RiC, ditampilkan pada Gambar 2, dibawah ini:
Gambar 2
Hierarki Entitas pada RiC
Sumber : International Council on Archives. 2015
Untuk memahami dan mendeskripsikan resource record , penting untuk mendokumentasikan konteks di mana resource record tersebut dibuat, diakumulasikan, dan dikelola  melalui  ruang  dan  waktu. Peran  relasi  dalam  RiC  yakni  dalam  mendeskripsikan hubungan  antara  entitas  yang  berkontribusi  pada  konteks  pembuatan,  penyimpanan,  serta mengekspresikan karakteristik penting dari sejarah dan pengelolaan deskripsi arsip.  Relasi yang didefinisikan dalam model ini harus memberikan fondasi dasar untuk deskripsi arsip.
RiC-CM  dengan  jelas  menjabarkan  tujuan  esensial  deskripsi  arsip  dalam  konteks pascamodern  saat ini. ICA mengedepankan  tiga  peran mendasar:  Manajemen Arsip; Pelestarian  Arsip  dan  Penggunaan  dan  Arsip  yang  Berkelanjutan,  (ICA, 2016). Seperti  dapat  dicatat,  deskripsi  disesuaikan  dengan  perkembangan  zaman,  dimana representasi  informasi  arsip  merupakan  faktor  penentu  dalam  pengelolaan,  pelestarian  dan interoperabilitas  arsip  melalui  semantik  data  di  web. Definisi  metadata  deskriptif  dalam sistem  manajemen  arsip  memastikan  representasi  yang  tepat  dari  konteks,  isi  dan  struktur arsip, yang pada gilirannya memastikan manajemen jangka pendek, menengah dan panjang (International Standards Office, 2016).
Menurut RiC-CM, deskripsi juga menjamin pelestarian informasi arsip dalam konteks digital.  Menggambarkan  entitas  untuk  mempertahankan  keaslian  dan  kebenaran  dari
deskripsi  melalui  tindakan  menggambarkan  konteks  di  mana  arsip  dibuat,  diakumulasikan, dan  dipelihara  dilestarikan.  Merekam  konteks  dengan  menggambarkannya  sangat  penting untuk  pelestarian  arsip  (ICA,  2016).  Di  masa  sekarang,  strategi  pelestarian  fokus  pada pengamanan  dan  pemeliharaan  paket  metadata,  dan  penting  untuk  digarisbawahi  bahwa metadata  deskriptif  (konten,  konteks  dan  struktur)  merupakan  faktor  penentu  untuk pelestarian memori dunia.
Akhirnya,  model  internasional  menguraikan  pentingnya  deskripsi  untuk  penggunaan kembali  data  arsip  di  lingkungan  web.  Konsep  penggunaan  kembali  terkait  dengan implementasi  model  konseptual  dan  struktur  data  (properti  atau  atribut);  jadi  model deskripsi  internasional  memposisikan  basis  arsip  untuk  mendapatkan  keuntungan  dari keunggulan  teknologi  web  semantik  sehubungan  dengan  interoperabilitas,  penggunaan kembali data, dan layanan berbasis LOD ( level of detail ).
Berdasarkan  hal  tersebut  RiC-CM  menyatakan:  deskripsi  arsip  yang  dibuat  untuk memfasilitasi  pengelolaan  dan  pelestarian  juga  melayani  mereka  yang  tertarik  pada  arsip sebagai  saksi  kehidupan  dan  aktivitas  kerja,  orang,  peristiwa  buatan  manusia  dan  alam, benda  yang dibuat, benda  yang dipelajari, benda  dilakukan, dan  banyak  lagi.  Apa pun dan segala  sesuatu  dapat  menjadi  subjek  catatan.  Bagi  orang  yang  ingin  menggunakan  arsip sebagai  bukti  untuk  tujuan  ilmiah,  bisnis,  pribadi,  atau  lainnya,  deskripsi  memfasilitasi penemuan,  penempatan,  pengidentifikasian,  pengambilan,  evaluasi,  dan  pemahamannya. Penggunaan  dan  penggunaan  kembali  arsip  secara  terus-menerus  menjadi  bagian  dari sejarah arsip serta dapat mengontekstualisasikan kembali arsip.
Penggunaan  dan  penggunaan  kembali  menghasilkan  catatan  lain,  sehingga memperluas  jaringan  dokumen  sosial.  (ICA,  2016).  Model  internasional  juga  menetapkan entitas mana yang akan diwakili dan saling terkait dalam sistem informasi kearsipan. Entitas deskripsi  yang  didefinisikan  dalam  RiC-CM  adalah  RiC-E1:  Record,  RiC-E2:  Record Component,  RiC-E3:  Record  Set,  RiC-E4:  Agent,  RiC-E5:  Occupation,  RiC-E6:  Position, RiC-E7, Function, RiC-E8: Function (Abstract), RiC-E9: Activity, RiC-E10: Mandate, RiC- E11: Documentary Form, RiC-E12: Date, RiC-E13: Place, RiC-E14: Concept/Thing
Deskripsi  arsip  dalam  RiC-CM  disajikan  dalam  bentuk  net  dan  bukan  sebagai  model hierarkis,  sehingga  memungkinkan  deskripsi  koleksi  individu  dengan  asumsi  representasi dari  berbagai  lapisan  konteks  yang  ada  antara  koleksi  tersebut  dan  lainnya. Skema multidimensi ini menyajikan deskripsi record dan record set , keterkaitannya dengan entitas
lain  (agen,  fungsi,  aktivitas,  norma). RiC  mengakui  “ respect ”  terhadap  Koleksi  sekaligus mengizinkan  pekerjaan  dengan  kumpulan  rekaman  dari  asal  yang  kompleks  (complex origin) (ICA, 2016).
Sebuah  analisis  rinci  dari  model  menunjukkan  bahwa  meskipun  subtipe  tidak didefinisikan  untuk  entitas  seperti  kumpulan  catatan,  agen,  fungsi,  pekerjaan,  kegiatan, mandat atau tempat, mereka dikategorikan dalam definisi properti. Menggunakan Tipe RiC- P,  tipologi  atau  subtipe  masing-masing  didefinisikan. Misalnya,  jenis  RiC-P23  untuk kumpulan arsip didefinisikan sebagai: koleksi, bagian, seri, file, koleksi, proyek, antara lain: jenis  RiC-P32  untuk  agen  didefinisikan  dan  dicontohkan  sebagai:  individu,  kelompok, keluarga, lembaga, konferensi, agen delegasi, dan otoritas yang tidak diketahui.
Jenis  RiC-P55  untuk  mandat  didefinisikan  sebagai:  keputusan,  undang-undang, aturan,  surat  penunjukan  serta  entitas  lain  seperti  pekerjaan,  jabatan,  fungsi,  kegiatan  atau bentuk  dokumen. Ini  menunjukkan  bahwa  model  tidak  sepenuhnya  mengesampingkan deskripsi  hierarkis  meskipun  mempertahankan  deskripsi  berdasarkan  struktur  entitas terkait. Hubungan adalah aspek penentu lain dalam model konseptual. Relasi adalah asosiasi dari jenis  apa  pun yang  dibuat  dengan  entitas yang  didefinisikan  dalam model. Mendefinisikan  jenis  hubungan  secara  akurat  dan  luas  menjamin  peningkatan kapasitas  pencarian  di  kemudian  hari  dari  sistem  serta  pengambilan  dan  penggunaan informasi.
Ada  792  relasi  yang  terbentuk  di  RiC-CM,  sebuah  angka  yang  mungkin  bertambah ketika  versi  final  dari  model  tersebut  diterbitkan. Definisi  berbagai  jenis  hubungan  antar entitas  berarti  lebih  banyak  informasi  dapat  saling  terkait,  yang  memfasilitasi  penggunaan kembali  data  yang  saling  terkait. Beberapa  penulis  menganggap  bahwa  kunci  semantik antara  konten  sumber  informasi  terletak  pada  keterkaitan  ini  (Sheth  et  al.,  2004),  dan karenanya,  penting  untuk  membangun  serangkaian  hubungan  yang  luas  dalam  model  dan penggunaan selanjutnya skema pengkodean membuatnya dapat dibaca antar komputer.
Interlinked dari  hub  pusat  yang  disediakan  oleh  model  dan  sebagai  hasilnya memungkinkan  penemuan  dan  berbagi  lebih  banyak  informasi  dalam  pemodelan bersih. Hubungan  dalam  contoh  ini  muncul  dalam  satu  arah,  tetapi  bisa  dalam  arah  yang terbalik. Model  konseptual  ini  menempatkan  arsip  di  jalan  menuju  interoperabilitas semantik  yang  terdesentralisasi  dan  tidak  didasarkan  pada  pertukaran  skema metadata. Pengembangan ontologi model ini, berdasarkan Resource Description Framework
(RDF),  merupakan  langkah  selanjutnya  dalam  memposisikan  sumber  daya  arsip  dalam dinamika  publikasi  langsung  di web,  Linked  Open  Data ,  penggunaan  kembali  data  dan interoperabilitas antarsistem Informasi.

## Konsep Representasi Arsip dalam Deskripsi Arsip di Lingkungan Digital
Konsep  representasi  arsip  pada  lingkungan  digital  sebagaimana  penelitian  (Jane, 2012)  mengungkapkan  bahwa  konsep  representasi  arsip  diadopsi  untuk  menggambarkan struktur  dan  fungsi  sistem  temu  kembali  arsip.  Pengaturan  dan  deskripsi  arsip  sebagai representasi  merupkaan  proses  yang  melibatkan  konstruksi  sosial  yang  dibangun  oleh pencipta  arsip,  arsiparis,  sistem  kearsipan  dan  pengguna  arsip.  Representasi  merupakan kenyataan  yang  bersifat  universal.  Representasi  merupakan  hal  yang  penting  dalam kehidupan  manusia.  Representasi  menurut  Kamus  Oxford  didefinisikan  sebagai  sebuah gambaran, kemiripan, atau reproduksi dalam beberapa hal yang dapat terjadi dalam pikiran, bahasa, sastra/literatur, gambar, multimedia, komputer dan sistem politik.
Masih menurut hasil penelitian (Jane, 2012), bahwa sistem representasi dalam bidang kearsipan  terkait  dengan  sistem  penemuan  kembali  arsip  yang  dibentuk  oleh  variabel klasifikasi, indeks, metadata, sistem penyimpanan arsip serta teknologi jaringan yang dapat membantu  akses  ke  sumber  informasi.  Representasi  selalu  dipengaruhi  oleh  objek  yang diwakili  dan  subjek  yang  melakukan  representasi.  Representasi,  dan  cara  segala  sesuatu direpresentasikan  dipengaruhi  oleh  tradisi  atau  ideologi  informasi  yang  perlu  dibuat reprsesentasinya sebelum dapat diakses dan kualitas representasi informasi secara langsung mempengaruhi  kualitas  pencarian  dan  penemuan  informasi  terutama  dalam  lingkungan digital.
Konsep representasi  membantu  menghubungkan system traditional ke system digital. Representasi  arsip  merupakan  inti  dari  deskripsi  arsip  yang  dihasilkan  untuk  memfasilitasi akses ke  materi arsip di  latar belakang pembuatannya dan sejarah custodian . Dalam sistem deskripsi arsip tradisional terdapat 3 komponen representasi  yaitu  sumber dari  mana bahan arsip dibuat (representasi asal arsip), urutan di mana arsip bahan diatur (representasi urutan arsip), dan pembuatan access point yang diidentifikasi untuk menggambarkan isi informasi arsip (representasi konten arsip).
Perdebatan  tentang  representasi  arsip  tradisonal  jika  diterapkan  di  lingkungan  digital antara lain disebabkan oleh kompleksitas penciptaan arsip di era digital dimana arsip sering dibuat,  diakumulasikan,  dan  digunakan  oleh  berbagai  lembaga,  dan  akibatnya  serangkaian arsip  sering  berpindah-pindah  dari  satu  organisasi  ke  organisasi  lainnya.  Kompleksitas
realitas  penciptaan  rekaman  telah  menghasilkan  perbedaan  dalam  menetapkan  batas-batas pengelompokan tingkat tertinggi dari catatan arsip. Terkait dengan kondisi ini ada beberapa pendapat  tentang  pendekatan  yang  dapat  memberi  jalan  tengah  dalam  mengatasi  dilema tersebut.
a. Michel Duchein menyampaikan tentang pendekatan posisi maksimalis dan minimalis. Dalam penelitian terdahulu mendefinisikan fonds sebagai level tertinggi, mengingat kesatuan fungsi yang sebenarnyaterletak di level paling tinggi. Penelitian berikutnya mengurangi fonds "ke level" fungsional terkecil yang mungkin.
b. Peter Scott mengabaikan kelompok arsip catatan itu berdasarkan asal tunggal "sebagai kategori utama klasifikasi" dan menggunakan "seri arsip sebagai elemen independen yang tidak terikat konteks administratif.”
c. Chris Hurley memperluas konsepnya menjadi provenance parallel
d. Terry Cook mengadopsi pendekatan konseptual sehingga asal usul arsip “bukan lagi hal fisik” tetapi “serangkaian hubungan yang saling berhubungan yang multipel dan dinamis antara arsip dan konteksnya.
e. Laura Miller berpendapat bahwa kegiatan penciptaan arsip tidak boleh dibatasi oleh ruang dan waktu.
f. Peter Horsman menyerukan untuk kembali ke makna dasar dari "kelompok arsip sebagai konstruksi kustodian, tidak kurang dan tidak lebih. Kelompok arsip seperti itu pada dasarnya akan menjadi hasil dari serangkaian kegiatan pencatatan dan intervensi terhadap arsip.”
Representasi provenance merupakan  struktur  eksternal  asal  arsip,  sedangkan representasi original order merupakan struktur internal yang menunjukkan hubungan antara arsip  seperti  yang  diatur  oleh  agen  yang  mengumpulkannya.  Representasi original  order menunjukkan  struktur  urutan  asli  arsip.  Dalam  praktiknya,  representasi  tatanan  arsip berbentuk multilevel sistem hierarkis dari tingkatan series, file , dan item.
Representasi original  order (urutan  asli)  tidak  terlalu  menjadi  perdebatan.    Hal  ini karena  prinsip  urutan  arsip  merupakan  sesuatu  yang  bersifat  obyektif  dimana  arsip  tetap dipertahankan  sebagaimana  penciptanya  dalam  menggunakan  dan  menemukan  kembali arsip  dengan  lebih  mudah.  Dengan  kata  lain  prinsip  urutan  arsip  memberikan  bukti  dan memfasilitasi akses kontekstual arsip sehingga mampu mempertahankan nilai kebuktian dari arsip.
Menurut  Frank  Boles  proses  penciptaan,  penggunaan  dan  pengorganisasian  arsip merupakan kegiatan sekunder karena arsip sering diatur dan dipelihara oleh pihak lain. Oleh
karena  itu, Schellenberg  juga berpendapat bahwa prinsip aturan asli  mempunyai kontribusi yang  kecil  dalam  sebagian  besar  sistem  pengarsipan  modern  untuk  pemahaman  tentang aktivitas  organik.  Item  arsip  diatur  dalam  urutan  tertentu,  yaitu,  berdasarkan  abjad, kronologis, numerik, atau berdasarkan subjek, atau di bawah kombinasi dari berbagai sistem ini biasanya tidak menunjukkan bagaimana catatan itu terakumulasi dalam kaitannya dengan kegiatan yang berkaitan dengannya.
Schellenberg  juga  menegaskan  bahwa  dari  sudut  pandang  arsip,  tidak  ada  sistem pengarsipan  modern  yang  sepenuhnya  mencerminkan  kegiatan  pencipta  arsip,  sehingga mengarah  pada  kesimpulan  bahwa series tersebut  harus  tetap  utuh,  tetapi  tidak  perlu perintah yang diberikan untuk mencatat arsip pada level item .
Selanjutnya,  representasi  konten  arsip  terkait  dengan  permasalahan  ketidakpastian sistem pengarsipan dalam memfasilitasi konten arsip yang diperlihatkan dalam studi tentang bahasa  dan  teori  klasifikasi.  Dalam  mengejar  makna  linguistik,  semantik,  dan  relevansi filosofis  dalam  pencarian  informasi,  John  M.  Budd  mengutip  karya  Patrick  De  Gramont dalam upaya untuk membedakan antara makna kategoris dan makna konten.
Menurut De Gramont, “makna sebuah file” (yaitu, makna kategoris yang dimilikinya sehingga  item  dapat  dilampirkan  padanya)  tidak  sama  dengan  makna  konten  di  dalam file tersebut; kategorisasi, sebagai teknik pengorganisasian, tidak efektif sebagai indikator yang berarti  dari  konten  tertentu.  Penyebab  kesulitan  ini,  terletak  pada  sistem  dan  bahasa  yang digunakannya.  Sistem  di  mana  informasi  diajukan  diarahkan,  bukan  untuk  informasi  itu sendiri, tetapi untuk tujuan tersembunyi.
Penggunaan  bahasa  untuk  tujuan  kategorisasi  (klasifikasi  arsip)  cenderung  menjadi aplikasi  aturan  proses,  dan  tidak  harus  terkait  dengan  makna.  Mary  Jo  Pugh  membahas masalah yang sama dari sudut pandang seorang arsiparis. Dia menyatakan bahwa aturan asli yang  dibuat  untuk  digunakan  oleh  pembuatnya,  tidak  selalu  mengungkapkan  kepada pengguna di luar departemen pembuatnya.
Hal ini karena (1) sistem klasifikasi arsip yang diwarisi oleh arsiparis sering kali tidak dipahami  dengan  baik,  tidak  dirawat  dengan  baik,  dan  bergantung  pada  petugas  arsip,  dan (2)  “judul  berkas  yang  diwarisi  sering  kali  tidak  bermakna  dan  mengulanginya  dalam inventaris  arsip  yang  tidak  selalu  bermanfaat  bagi  pengguna.”  Mary  Jo  Pugh  berkomentar bahwa inventaris arsip tradisional, terlalu sering berisi daftar seperti korespondensi direktur, A-Z"  yang cenderung hanya  menangkap urutan, bukan substansi, dari  arsip. Dengan hanya rekapitulasi  urutan  arsip,  inventaris  arsip  tradisional  hanya  menawarkan  “akses unidimensional melalui pengaturan”, bukan representasi konten multidimensi.
Sistem arsip tradisional secara inheren terbatas dalam representasi subjek karena  hal ini adalah tradisi arsip yang merekam, berbeda dengan buku dan artikel, adalah bagian dari transaksinya.  Richard  Lytle  menjelaskan  dua  metode  yang  umumnya  diadopsi  untuk mendapatkan akses subjek ke arsip.
Metode  pertama  adalah  "metode Provenance atau  P"  yang  menyediakan  pencarian kembali  subjek  dengan  "menghasilkan  petunjuk  ke  file  yang  dicari  dengan  menggunakan struktur  internalnya.  Metode  kedua  adalah  "Pengindeksan  Konten  atau  Metode  CI"  yang "mencocokkan  kueri  subjek  dengan  istilah  dari  indeks  atau  katalog."  Lytle  menjelaskan metode CI tradisional, adalah "melalui koleksi, sepotong demi sepotong dan seringkali tanpa memperhatikan  logika  koleksi,  menerapkan  istilah  subjek  yang  muncul  sebagai  entri tambahan  subjek  dalam  katalog  kartu."64  Masalah  dengan  metode  CI,  Lytle  menjelaskan lebih  lanjut,  adalah  bahwa  metode  tersebut  akan  gagal  “[ketika  [ketika  konsep  yang diinginkan  tidak  terwakili  dalam  kosakata  sistem.”  Dalam  situasi  ini,  “lebih  baik  dengan prosedur ad hoc Metode P.
Studi  Lytle  memandang  metode P  dan  metode  CI  sebagai  titik  akses  informasi  arsip yang  saling  melengkapi.  Ide  titik  akses  paralel  dan  terintegrasi  dibahas  lebih  lanjut  dalam makalah yang ditulis bersama oleh Bearman dan Lytle. Bagi mereka, mendeskripsikan dan merepresentasikan bahan arsip adalah  membuat koleksi arsip dapat  digunakan  melalui titik akses  yang  terintegrasi  pada  berbagai  tingkat  kekhususan.  Untuk  memperluas  kekuatan pengambilan berbasis asalnya, informasi asal harus dilihat sebagai "titik akses pengambilan" dalam  fungsi  yang sama "seperti  jenis titik akses  lainnya seperti  informasi kronologis  atau geografis  atau  subjek."  Bentuk  materi  harus  dianggap  sebagai  "deskriptor  konten intelektual" karena,  jika ditetapkan dengan  benar,  mereka sebenarnya adalah  indikator dari "kategori informasi."
Pandangan yang lebih tradisional menganggap jalur akses konten arsip tambahan dan sekunder  dari  deskriptif  berbasis  system  provenance.  Misalnya,  Schellenberg  tidak  secara langsung menghubungkan indeks dengan inventaris tetapi menganggapnya sebagai jenis alat bantu  penemuan  khusus.  File  representasi  berbasis  provenance,  seperti  yang  ditunjukkan Michael  Cook,  “harus  didukung  oleh  file  representasi  tambahan  yang  dapat  memberikan berbagai bentuk akses ke informasi.
Mary Jo Pugh juga  menganggap penting untuk dimilikinya  inventaris deskriptif  yang baik  ditambah  dengan  sistem  pengindeksan”  untuk  membantu  arsiparis  referensi  dalam memberikan “layanan yang memadai bagi pengguna. Wendy M. Duff dan Kent M. Haworth menjelaskan  bahwa  setelah  representasi  urutan  arsip  tercapai,  “akses  fisik  dan  intelektual
dapat  terpisah."  Akibatnya,  deskripsi  ganda  dari  arsip  yang  sama  dapat  dibuat  dan  diatur dengan cara yang berbeda, sehingga dapat meningkatkan akses."
Hal  ini  menjelaskan  mengapa  istilah  akses  subjek  sering  dikaitkan  dengan pembahasan  titik  akses  non-asalnya.  Survei  alat  bantu  temuan  yang  dilakukan  oleh Canadian Working Group on Archival Descriptive Standard tahun 1992 menemukan bahwa "indeks subjek (atau topik)" adalah "jenis  indeks yang paling umum." Selain  itu, "arsiparis juga  telah  mengindeks  nama  pribadi,  perusahaan,  dan  geografis  sebagai  sarana  untuk menyediakan akses subjek.
Akibatnya,  seperti  yang  direkomendasikan  oleh  peneliti  lain,  ruang  lingkup  akses subjek dalam konteks arsip harus diperluas, "termasuk tidak hanya topikal subjek tetapi juga nama diri, bentuk materi, periode waktu, tempat geografis, pekerjaan, dan fungsi. Penelitian lain  juga  menegaskan  bahwa  bentuk,  genre,  dan  karakteristik  fisik  merupakan  hal  yang penting yang dapat digabungkan dengan "informasi lain seperti nama lembaga asal, subjek, tempat,  dan  tanggal"  dan  menjadi  "alat  temu  kembali  yang  kuat  seperti  halnya  reprsentasi arsip dalam MARC (Machine Readable Catalogue)
Dalam  implementasi  MARC,  representasi  arsip  yang  digunakan  adalah  istilah geografis,  diikuti  oleh  nama  pribadi,  istilah  kronologis,  dan  terakhir  nama  perusahaan. Representasi konten berdasarkan topik dari khazanah arsip sangat penting untuk penemuan informasi  arsip,  terlebih  lagi  dalam  lingkungan  digital.  Praktik  pengorganisasian  dan representasi  arsip  di  lingkungan  digital  juga  dicontohkan  dalam  tiga  kasus  implementasi sistem  kearsipan  digital,  yaitu    PSF  ( president  secretary  file )  pada  Arsip  Digital Perpustakaan  Franklin  D.  Roosevelt  (khazanah  arsip  bernilai  pembuktian),  khazanah  arsip Dorothy  Hill  yang  dikelompokkan  berdasarkan  asalnya,  dan  khazanah  arsip  digital Ekspedisi Beruang.
Pengelolaan  khazanah  arsip  tersebut  membuktikan  bahwa  prinsip provenance, original order dan content yang diterapkan dalam sistem kearsipan tradisional bisa diadopsi dalam pengelolaan arsip di lingkungan digital. Dari studi kasus itu ditemukan bahwa urutan arsip direpresentasikan dalam daftar hierarki dan deskripsi bertingkat yang terdiri dari level series,  file ,  dan item .  Konten  arsip  diwakili  dalam  akses  tambahan  yang  dikembangkan untuk  membantu  menemukan  informasi  arsip  kemudian  disematkan  dalam  deskripsi kontekstual, series, file , dan item tersebut.
Dalam studi kasus tersebut juga menunjukkan adanya keunggulan prinsip provenance yang ditunjukkan dalam pengelolaan arsip PSF ( file secretary president ) pada Arsip Digital Perpustakaan  Franklin  D.  Roosevelt,  khazanah  arsip  Dorothy  Hill  juga  dikelompokkan
berdasarkan  asalnya,  serta  kazanah  arsip  Digital  Ekspedisi  Beruang  yang  juga dikelompokkan  dan  diberi  nama  oleh  sumber  dari  mana  mereka  dibuat  atau  dikumpulkan. Selain  itu,  dalam  studi  kasus  ini  juga  menunjukkan  adanya  implementasi pluralization  of access points, yaitu pada khazanah arsip digital Ekspedisi Beruang Kutub dimana titik akses tambahan  seperti  nama,  lokasi,  unit  militer,  jenis  media,  dan  subjek,  diadopsi  untuk menunjuk  ke  deskripsi  khazanah  arsip  digital  berdasarkan  urutan  arsip  yang  bertindak sebagai  titik  pencarian  akses  utama  ke  objek  digital  individu.  Sedangkan  dalam  khazanah arsip Dorothy Hill, beberapa titik akses seperti orang, tempat, suku, gelar, dan subjek, tidak tergantung pada representasi urutan arsip sama sekali.
Hal lain yang ditunjukkan dari hasil tinjauan kasus tersebut merefleksikan bahwa fitur representasi  asal,  urutan,  dan  konten  perlu  dipahami  untuk  meningkatkan  pemahaman  dan interpretasi  kita  tentang  representasi  arsip  digital,  sehingga  dapat  merancang  sistem  akses arsip yang lebih efektif. Sistem akses yang digambarkan dalam penelitian ini adalah dengan mengubah  model  hirarkis  tradisional  ke  karakteristik  sistem  representasi  arsip  baru  yang multiple dari segi  jalur akses dan seri  virtual. Ketika konten arsip digital direpresentasikan oleh berbagai  aspek,  maka file ke konten dapat  dicapai dari salah satu aspek. Sebagaimana juga dikatakan Weinberger, bahwa tiga tatanan dalam sistem akses arsip terdiri dari tatanan fisik, representasi fisik, dan representasi virtual.
Pentingnya  penerapan  representasi  dalam  deskripsi  arsip  juga  ditunjukkan  dari  hasil penelitian  (Zou,  2019).  Dalam  hasil  penelitian  tersebut  deskripsi  arsip  memainkan  peran ganda  dalam  memahami  dan  mengelola  arsip  dalam  arsip.  Namun,  deskripsi  arsip  tidak diatur  dan  disajikan  secara  efisien  di  Web.  Secara  khusus,  konteks  arsip  sering  kurang dalam deskripsi saat ini, yang menyulitkan pengguna untuk mencari dan mengakses catatan. Untuk  mengatasi  tantangan  deskripsi  arsip  saat  ini  di  lingkungan  web,  konteks  arsip  dapat ditingkatkan untuk pencarian, penggunaan, dan pemahaman di  lingkungan web. Selain  itu, perlu dibangun model konseptual/operasional untuk merepresentasikan dan merestrukturisasi konteks arsip dan informasi asal deskripsi arsip.
Deskripsi  arsip  adalah  sekumpulan  informasi  yang  menggambarkan  tentang  (konten) arsip  yang  meliputi  informasi  tentang  kapan,  di  mana,  dan  bagaimana  arsip  dibuat  dan digunakan. Deskripsi arsip adalah proses pembentukan kontrol administratif dan intelektual atas kepemilikan arsip. Dengan deskripsi arsip dapat menunjukkan pencipta dan penciptaan arsip  dengan  jelas,  serta  lingkungan  sosial  dan  lingkungan  (konteks)  penggunaan  dan pengelolaan  arsip.  Oleh  karena  itu  deskripsi  arsip  dianggap  sebagai  produk  inti  penilaian dan  pengaturan  yang  dihasilkan  dari  proses  arsip  yang  menggambarkan  tentang  informasi
penting  tentang  bukti,  yang  menunjukkan  asal  atau  sumber  sesuatu  dan  berisi  informasi mengenai asal-usul, hak asuh, dan kepemilikan khzanah arsip. (Pearce-Moses, 2005, seperti dikutip oleh Zou, 2019).
Oleh  karena  itu,  konteks  kearsipan  menjadi  bagian  penting  dalam  fondasi  deskripsi arsip.  Hal  ini  karena  konteks  arsip  merupakan  pembuktian  tentang  keaslian  arsip  melalui deskripsi  arsip  yang  berisi  sejumlah  besar  informasi,  yang  memainkan  beberapa  peran dalam  memahami  dan  mengelola  rekaman  dalam  arsip.  Secara  khusus,  deskripsi  arsip berfungsi  sebagai  pengganti  antara  pengguna  dan  arsip  dengan  menyediakan  jalan  masuk bagi pengguna untuk mengakses arsip.
Dari  hasil  penelitian  Qing  Zou,  2019  dapat  diidentifikasi komponen  penting  untuk konteks  arsip  dan  hubungannya  dalam  deskripsi  arsip,  dan  dapat  mengeksplorasi  apakah konteks  arsip  dapat  secara  eksplisit  diwakili  dan  dimodelkan  menggunakan  teknologi ontologi.  Dengan  melakukan  analisis  isi  deskripsi  arsip,  pengembangan  ontologi  berbasis peristiwa, dan evaluasi kegunaan ontology menunjukkan adanya sepuluh entitas penting dari deskripsi  arsip  telah  diidentifikasi  sebagai  agen,  artefak,  peristiwa,  fitur,  fungsi,  tempat, hubungan, peran, situasi, dan waktu.
Selanjutnya  melalui  pendekatan  menthologi,  lima  tahapan  dilakukan  yaitu: mengidentifikasi kebutuhan ontologi pada tahap spesifikasi, mengidentifikasi hubungan dan konsep  pada  tahap  konseptualisasi,  mengembangkan  ontologi  pada  tahap  implementasi, menyelaraskan  dengan  ontologi  lain  berdasarkan  Basic  Formal  Ontology  pada  tahap formalisasi, dan untuk memvalidasi ontologi pada tahap evaluasi. Hasilnya, Event Ontology for Archival Context (EOAC) dikembangkan dengan 233 kelas dan 87 properti, yang secara eksplisit diformalkan dalam OWL (Web Ontology Language) untuk implementasi.
Pada  evaluasi  tentang  kegunaan  ontology  tersebut  dapat  diketahui  tentang  kelebihan dan  kekurangan  model  deskripsi  sebelumnya  dengan  menghasilka  temuan  yang  mengarah pada  pengembangan  model  konseptual  yang  komprehensif  untuk  konteks  arsip.  Model  ini terdiri  dari  tiga  level,  yaitu  (1)  level  mikro  dengan  tampilan  statis,  (2)  tingkat  menengah ( middle )  dengan  tiga  konteks  terpisah  (yaitu,  penciptaan,  deskripsi,  dan  konteks penggunaan); dan (3) tingkat makro dengan serangkaian sistem aktivitas.
Dengan  mengintegrasikan  ketiga  level  tersebut,  EOAC  menyediakan  cara  eksplisit dan  komprehensif  untuk  mengubah  konteks  arsip  menjadi  bentuk  entitas  yang  lebih terstruktur,  terhubung,  dan  interaktif.  Penelitian  ini  mengadopsi  pendekatan  inovatif  yang berpusat  pada  peristiwa  dan  menekankan  bahwa  peristiwa  sama  pentingnya  dengan  objek. Model  konseptual  tiga  tingkat  untuk  konteks  arsip  menyediakan  kerangka  kerja  untuk
memperdalam  pemahaman  tentang  konteks  arsip.  Ontologi  EOAC  menyediakan  cara  baru untuk  mengubah  konteks  arsip  menjadi Linked  Open  Data ,  yang  dapat  digunakan  untuk meningkatkan pencarian dan pengambilan deskripsi arsip dan memenuhi harapan pengguna.

## PENUTUP

## Simpulan
Standar deskripsi arsip dalam transformasi pengelolaan arsip statis di era digital terkait dengan  perubahan  tata  kelola  yang  awalnya  secara  konvensional.  Inovasi  baru,  terutama dalam  kearsipan  perlu  menjadi  perhatian  penting  terlebih  penggunaan  sistem  pemanfaatan teknologi  informasi  yang  masif.  Dengan  diwakilkan  proses  digitalisasi  arsip  maka representasi  sistem  penemuan  kembali  arsip  yang  ditentukan  oleh  variabel  klasifikasi, indeks, metadata, sistem penyimpanan arsip, dan teknologi  jaringan dapat  membantu akses ke sumber informasi.
Informasi perlu dibuat representasinya sebelum dapat diakses dan kualitas representasi informasi secara langsung yang mempengaruhi kualitas pencarian dan penemuan informasi terutama  dalam  lingkungan  digital.  Dengan  demikian,  interoperabilitas  antar  sistem Informasi  sebagai  standar  deskripsi  dalam  representasi  arsip  digital  dapat  disepakati  dan berjalan sesuai dengan khazanah pengelolaan arsip digital.

## Saran
Standar deskripsi arsip statis menentukan proses pengolahan arsip statis pada lembaga kearsipan untuk menghasilkan finding aids yang memberikan representasi arsip statis  lebih akurat,  sehingga  aksesibilitas  dan  temu  balik  arsip  statis  lebih  tinggi.  Proses  pengolahan arsip statis format digital yang dilakukan berdasarkan standar deskripsi records in contectx (RiC)  memberikan  representasi  arsip  statis  lebih  akurat  dan  berkualitas,  sehingga aksesibilitas dan temu balik arsip statis format digital pada lembaga kearsipan lebih efisien dan efektif. Standar deskripsi RiC mempresentasikan konteks arsip statis yang memberikan kemudahan  dalam  proses  penemuan  kembali  arsip  statis  format  digital  pada  lembaga kearsipan  menjadi  tinggi.  Proses  pengolahan  arsip  yang  dilakukan  tanpa  RiC  menjadikan arsip  statis  format  digital  kehilangan  konteks  yang  menghubungkan  arsip  dengan  asal- uslulnya ( provenance ).
Prinsip-prinsip  dasar  dalam  pengolahan  arsip  statis  seperti Respect  des  Fonds, Provenance, dan Original  Order merupakan  suatu  hal  yang  mutlak  diperlukan  dalam pengolahan arsip statis format digital . Hal ini dilakukan untuk menjaga konteks penciptaan
arsip digital. Selain itu, proses pengolahan format digital juga harus memperhatikan konteks fungsi dan administratif arsip yang menunjukkan hubungan antara arsip statis format digital dengan asal-usulnya ( provenance ).
Oleh  karena  itu,  standar  deskripsi  RiC  disarankan  dalam  pengolahan  arsip  statis format digital pada lembaga kearsipan untuk dapat menghasilkan metadata yang mempunyai tingkat interoperability yang  tinggi  seperti Dublin  Core  Metadata  Element  Set ,  sehingga lembaga  kearsipan  dapat  melakukan  pertukaran  metadata  antar  sistem,  baik  di  dalam institusi ataupun dengan institusi lainnya.

## DAFTAR PUSTAKA
Azmi,  A.  (2019).  Scenario  Planning  Peningkatan  Kinerja  Lembaga  Kearsipan  dalam Pengolahan  Arsip  Statis  Guna  Meningkatkan  Akses  dan  Pelayanan  Publik. Jurnal Kearsipan , 8 (1), 7-41. Retrieved from
http://jurnalkearsipan.anri.go.id/index.php/ojs/article/view/84
------- (2019). Strategi Preservasi Arsip Statis dalam rangka Menjamin Kelestarian Arsip Statis Sebagai Memori Kolektif Bangsa Pada Lembaga Kearsipan. Jurnal
Kearsipan , 7 (1), 131-148. Retrieved from
http://jurnalkearsipan.anri.go.id/index.php/ojs/article/view/99
------- (2019). Menjadikan ANRI sebagai Lembaga Kearsipan Kelas Dunia melalui Kinerja Pengelolaan Arsip Statis. Jurnal Kearsipan , 9 (1), 6-28. Retrieved from http://jurnalkearsipan.anri.go.id/index.php/ojs/article/view/77
Hulland,  J.,  &  Houston,  M.  B.  (2020).  Why  systematic  review  papers  and  meta-analyses matter:  An  introduction  to the  special  issue  on  generalizations  in  marketing.  Journal  of the  Academy  of  Marketing  Science,  48,  351–359. https://doi.org/10.1007/s11747-  020- 00721-7
Marabelli, M., & Newell, S. (2014). Knowing, power and materiality: A critical review and reconceptualization  of  absorptive  capacity.  International  Journal  of  Management Reviews, 16(4), 479–499.
International Council on Archives. 2015. Records in Contexts: An International Standard for Archival Description, Progress Report. Cleveland: International Council on Archives.
-----.  2016.  Records  in  Contexts:  A  Conceptual  Model  (Consultation  Draft).  1 st Version. Paris: International Council on Archives.
-----.  2019.  Records  in  Contexts:  A  Conceptual  Model  (Consultation  Draft  Preview). 2 nd Version. Paris: International Council on Archives.
-----.  2019.  Records  in  Contexts:  Ontology.  1 st Version.  Paris:  International  Council  on Archives.
Padron, Dunia Llanes & Sanchez, Antonio Juan. (2017). Records in Contexts: The Road of Archives to Semantic Interoperability. Program, Vol.51 Issue 4, 387-405. Retrived from https://doi.org/10.1108/PROG-03-2017-0021 .
Pratama, Raistiwar  (2020).  Merayakan Records in Contexts:  Latar dan Kandungan Standar Deskripsi  Arsip  Terbaru  Keluaran  International  Council  on  Archives. Jurnal  Kearsipan Terapan , 4 (1), Retrieved from https://journal.ugm.ac.id/diplomatika/article/view/61050#
Roe ,  D. Kathleen (2005), Arranging  &  Describing  Archives  &  Manuscripts , Archival Fundamentals Series II : The Society of American Archivists.
Shin, M., Kim, I.(2019). A Study in the Data Modeling for Archive System Applying RiC. Journal  of  Korean  Society  of  Archives  and  Records  Management,  19(1),  23-67, http://dx.doi.org/10.14404/JKSARM.2019.19.1.023
Williams,  Caroline  (2006),  Managing  Archives.  Foundations,  Principles  and  Practice, Oxford England: Chandos Publishing (Oxford) Limited .
Zhang,  Jane  (2012).  Archival  Representation  in  Digital  Age.  Journal  of  Archival Organization, 10:1, 45-68, DOI: 10.1080/15332748.2012.677671.
Zou,Qing.  (2019). The  representation  of  archival  descriptions:  An  ontological approach. School of Information Studies, McGill University Montreal, Quebec, Canada.