Copyright ©2021, ISSN: 2302-4666 print/ 2540-9638 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/lpustaka doi: 10.14710/lenpust.v7i1.32911

## Peran Pengelolaan Dokumen Kepemilikan Aset Berbasis ISO 9001: 2015 Terhadap Upaya Revitalisasi Jalur Kereta Api di Indonesia
Rina Rakhmawati 1* ; Ichwan 2 ; Elya Riska Dwi Wahyuni 1
1 Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada
2 Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero)
*Korespondensi: rinaarsip@ugm.ac.id

## Abstract
This study aims to describe the management of railroad asset documents based on ISO 9001: 2015 regarding the Quality Assurance System in supporting the revitalization program of several railway lines in Indonesia. In the process of revitalizing the railroad tracks, documents are needed as the main reference. Asset documents used in the  railroad  revitalization  activities  are  documents  in  the  form  of  technical  drawings,  ownership  assets documents,  and  cartography.  The  data  used  in  this  study  are  primary  data,  which  were  obtained  from participatory  observations  in  2019,  in-depth  interviews,  and  review  of  document  asset  document  management activities.  Secondary  data  were  obtained  from  literature  reviews  in  the  form  of  books,  legislation,  scientific articles, and literature extracted from internet sources. These data are processed by data triangulation analysis. The benefit of this research is to describe document management based ISO9001:2015 and to analyze the impact of  the  document  management  model  on  the  revitalization  program  for  Indonesian  railroad  tracks.  The conclusion is that asset document management based on ISO 9001: 2015 has an important role in supporting the railroad  revitalization  program  in  Indonesia.  This  is  because  in  revitalizing  the  railway  line,  a  guideline  is needed  to  reconstruct  the  structure  of  the  railroad  track  when  the  line  was  still  actively  used.  If  the  asset documents  are  in  a  damaged  condition,  both  physical  and  informational,  then  the  reconstruction  process  will require greater costs and longer time.
Keywords: managing; document; asset; separated; railway

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan mendeskripsikan pengelolaan dokumen aset kereta api yang didasarkan pada ISO 9001: 2015  tentang  Sistem  Jaminan  Mutu  dalam  mendukung  program  revitalisasi  beberapa  jalur  kereta  api  di Indonesia. Dalam proses revitalisasi jalur kereta tentunya dibutuhkan  dokumen sebagai acuan utama. Dokumen aset  yang  digunakan  dalam  kegiatan  revitalisasi  jalur  kereta  api  adalah  dokumen  yang  berupa  gambar  teknik, dokumen aset kepemilikan, dan kartografi. Data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data primer, yang diperoleh  dari  observasi  partisipasi  pada  tahun  2019, in-depth  interview ,  dan  pengkajian  terhadap  dokumen kegiatan  pengelolaan  dokumen  aset.  Data  sekunder  diperoleh  dari  kajian  pustaka  berupa  buku,  perundang- undangan,  artikel  ilmiah,  maupun  literatur  yang  digali  dari  sumber  internet.  Data-data  tersebut  diolah  dengan analisis triangulasi data. Manfaat dari penelitian ini yaitu untuk mendeskripsikan pengelolaan dokumen berbasis ISO, serta menganalisis dampak model pengelolaan dokumen tersebut terhadap program revitalisasi jalur kereta api  di  Indonesia.  Adapun  kesimpulan  yang  diperoleh  yaitu  pengelolaan dokumen  aset  dengan  basis  ISO  9001: 2015 memiliki peran penting mendukung program revitalisasi jalur kereta api di Indonesia. Hal ini disebabkan dalam merevitalisasi jalur kereta api dibutuhkan pedoman untuk merekonstruksi ulang struktur jalur kereta pada masa  jalur  tersebut  masih  aktif  dipergunakan.  Apabila  dokumen  aset  dalam  kondisi  rusak,  baik  fisik  maupun informasinya, maka proses rekonstruksi ulang akan membutuhkan biaya lebih besar dan waktu yang lebih lama.
Kata Kunci: pengelolaan; dokumen; aset; jalur kereta api

## PENDAHULUAN
Kereta  api  merupakan  salah  satu  moda  transportasi  angkutan  darat  yang  kini  banyak digemari  oleh  masyarakat  Indonesia.  Kereta  api  juga  menjadi  salah  satu  penanda  zaman masuknya pengaruh revolusi industri yang terjadi di Eropa ke Indonesia. Keberadaan moda kereta api  dimulai  dengan  pembangunan  jalur  rel  kereta  sejak  masa  kolonial  Belanda  lebih  dari  150 tahun  yang  lalu.  Tujuan utama pembangunan  jalur rel  kereta beserta pengadaan angkutan kereta adalah  kemudahan  dalam  pengangkutan  hasil  bumi  dari  pedalaman  menuju  pelabuhan  sehingga dapat  diperdagangkan  lintas  negara.  Selain  itu,  kereta  juga  digunakan  sebagai  sarana  untuk keperluan perang mengangkut tentara dan mobilisasi peralatan perang. Pembangunan jalur kereta
api, pada mulanya dilakukan melalui  konsesi.  Proposal  konsesi  kereta  api pertama  kali diajukan oleh  pengusaha  perkebunan  yaitu  W  Poolman,  A  Fraser  dan  EH  Kol  kepada  Pemerintah  Hindia Belanda dengan jalur Semarang-Pecarongan-Gubuk-Purwodadi-Surakarta-Yogyakarta Pada tahun 1860  (Raap,  2018).  Dua  tahun  setelah  pengajuan  tersebut,  Gubernur  Jendral  Hindia  Belanda LAJW  Baron  Sloet  van  den  Beele  menyetujui  proposal  Poolman  dkk  dengan  perubahan  jalur Semarang-Solo-Yogyakarta-Brosot ditambah jalur cabang Kedungjati-Ambarawa (Fort Willem I). Selanjutnya  mereka  pada  tahun  1863,  mendirikan  perusahaan  kereta  api  pertama  yang  bernama Nederlandsch Indische Spoorweg Maatschappij (NISM). Jalur kereta api tersebut mulai dibangun tahun  1864  dan  beroperasi  tahun  1867  menghubungkan  Stasiun  Samarang  ke  Stasiun  Tanggung sejauh  24,7  km.  Selanjutnya  pembangunan  jalur  dilanjutkan  ke  arah  Solo  sampai  dengan Yogyakarta.
Dinamika sejarah perkeretaapian tersebut didokumentasikan dalam arsip yang dikelola oleh PT.  Kereta  Api  Indonesia  (Persero).  Arsip,  dalam  konteks  perusahaan,  selain  merujuk  pada Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan,  juga  masih  mengacu  pada  istilah dokumen  perusahaan.  Menurut  Undang-Undang  Nomor  8  Tahun  1997  tentang  Dokumen Perusahaan,  definisi  dari  dokumen  perusahaan  adalah  data,  catatan,  dan  atau  keterangan  yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas  kertas  atau  sarana  lain  maupun  terekam  dalam  bentuk  corak  apapun  yang  dapat  dilihat, dibaca,  atau  didengar.  Dalam  tulisan  ini  selanjutnya  akan  menggunakan  dokumen  dalam penyebutan arsip di perusahaan.
Keberadaan  perusahaan  kereta  api  di  Indonesia  sudah  lebih  dari  150  tahun  yang  lalu.  Di mulai  dari  tahun  1864  dan  terdiri  dari  banyak  perusahaan  kereta  api  baik  milik  pemerintah maupun  swasta  dengan  lebih  dari  20  perusahaan  yang  tersebar  di  Sumatera,  Jawa,  Madura  dan Sulawesi.  Pada  masa  itu  pengelolaan  dokumen  pada  perusahaan  kereta  api  telah  dilaksanakan dengan  baik  hal  ini  bisa  dibuktikan  dengan  masih  tersimpannya  dokumen-dokumen  tersebut khususnya  perusahaan  swasta  di  National  Archives  of  The  Netherlands  (NAN)  di  Den  Haag sampai saat ini. Hanya saja seiring dengan dinamika yang terjadi pada masa pendudukan Jepang, perang  kemerdekaan,  pergolakan  politik  1965  dan  perubahan  beberapa  kali  status  perusahaan menjadikan  penyelenggaran  dokumen  sempat  terabaikan  sehingga  dokumen  sebagian  rusak, hilang dan kurang dirawat sebagaimana mestinya. Turning point penyelenggaraan dokumen di PT Kereta  Api  Indonesia  dimulai  kembali  pada  tahun  2009  dengan  dibentuknya  Unit  Corporate Document Management (USD) yang secara spesifik mengurusi semua dokumen perusahaan.
Seiring  dengan  transformasi  bisnis  dalam  skala  massif  yang  dilakukan,  manajemen perusahaan  merasa  bahwa  problem  besar  yang  menghambat  ekspansi  bisnis  berikut  peningkatan pelayanannya  saat  itu  banyak  disebabkan  oleh  problem  kepemilikan  aset  perusahaan  yang ternyata  berawal  dari  buruknya  pengelolaan  dokumen.  Solusinya  bisa  dilakukan  melalui pengelolaan  dokumen  yang  baik  agar  dapat  memutus backlog pengelolaan  dokumen  sekaligus membuka ruang untuk pengembangan kedepan agar bisa membawa pada daya saing perusahaan. Untuk  itu  dibuatlah roadmap penyelenggaraan  dokumen  sebagai  panduan  penyamaaan  visi berikut langkah-langkah yang dilakukan, tentunya dengan sumber daya yang terbatas dan tuntutan kinerja  yang  yang  tinggi  diharapkan  semuanya  dapat  meningkatkan  ketersediaan  dokumen  yang diperlukan  dalam  bisnis (availability) dan  selanjutnya  secara  bertahap  yang  dilakukan  untuk memenuhi aspek kepatuhan pada peraturan (compliance) , konsisten dalam pelayanan (consistency of  services) dan  selalu  melakukan  peningkatan  kualitas  ( continualy  improvement )  tentunya menurut skala prioritas yang ditentukan.
Dokumen  kepemilikan  aset  yang  dikelola  oleh  USDA  Kantor  Pusat  PT  Kereta  Api Indonesia  (Persero)  dikategorikan  sebagai  arsip  vital.  (Franks,  2018)  menyebutkan  konsep pengelolaan arsip vital terdiri dari planning a vital records program , vital records inventory , vital
records analysis , dan vital records protection . Implementasi konsep pengelolaan arsip vital, salah satunya  dilakukan  oleh  kantor  notaris  (Hayati,  N.&Noviani,  2019),  dengan  tahapan  penggunaan arsip,  pemeliharaan  arsip,  dan  penyimpanan  arsip.  Model  pengelolaan  dokumen  vital  juga dianalisis dengan pendekatan kontinum dokumen yang menyimpulkan bahwa dokumen vital tidak dapat dimusnahkah (Novanti, D, & Hermintoyo, 2019). Selain aspek teknis pengelolaan, dampak pengelolaan  dokumen  vital  juga  telah  dikaji  dari  beberapa  perspektif,  seperti  penilaian  risiko (Vannia,  2019),  kebutuhan  informasi  (Pamungkas,  D.A&Kurniawan,  2019),  penyelamatan informasi  (Qowam,  P.A&Permata,  2019),  kebencanaan  (Nurtanzila,  2018),  dan  pelestarian melalui  digitalisasi  (Elmawati&Ismiyati,  2017).  Makalah  ini  difokuskan  pada  pengelolaan dokumen  kepemilikan  aset  kereta  api  yang  berbasis  pada  ISO  9001:  2015  tentang  Sistem Manajemen  Mutu.  Adapun  manfaat  yang  diperoleh  dari  penerapan  ISO  9001:  2015  tentang Sistem Manajemen Mutu adalah:
1. Kemampuan  untuk  menyediakan  produk  dan  jasa  secara  konsisten  yang  memenuhi kebutuhan pelanggan dan persyaratan hukum serta peraturan yang berlaku;
2. Memfasilitasi peluang untuk meningkatkan kepuasan pelanggan;
3. Menangani risiko dan peluang yang terkait dengan konteks dan tujuannya;
4. Kemampuan  untuk  menunjukkan  kesesuaian  terhadap  persyaratan  sistem  manajemen mutu yang ditentukan.
Mulyadi (2017) dalam kajiannya mendeskripsikan model pengelolaan dokumen transportasi dan  prosedur  layanan  yang  diberlakukan.  Namun  demikian,  kajian  tersebut  belum  menganalisis dan  mendeskripsikan  dampak  pengelolaan  dokumen  terhadap  upaya  merevitalisasi  jalur  kereta api. Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, maka pertanyaan penelitian yang diajukan dalam tulisan ini adalah:
1. Bagaimana  model  pengelolaan  dokumen  aset  kereta  api  dengan  basis  ISO  9001:  2015 tentang Sistem Manajemen Mutu?
2. Bagaimana  peran  pengelolaan  dokumen  aset  kereta  api  dalam  program  revitalisasi  jalur kereta api di Indonesia?

## METODE PENELITIAN
Tulisan  ini didasarkan pada hasil penelitian  yang bersifat  kualitatif,  yaitu mendeskripsikan analisis  pengaruh  program  pelestarian  dokumen  jalur  kereta  api  terhadap  keberhasilan  upaya revitalisasi  jalur  kereta  api.  Data  yang  digunakan  terdiri  dari  data  primer  dan  data  sekunder (Moleong,  2014).  Data  primer  dikumpulkan  melalui  observasi  partisipasi  dan  wawancara  tidak terstruktur. Wawancara tidak terstruktur melibatkan 2 narasumber dari pegawai Kantor Pusat PT Kereta  Api  Indonesia  (Persero).  Kedua  narasumber  tersebut  dipilih  berdasarkan  penguasaan terhadap  objek penelitian dan pengalaman  kerja dalam menangani dokumen di Kantor Pusat PT Kereta  Api  Indonesia  (Persero).  Sedangkan  data  sekunder  dilakukan  dengan  mengkaji  berbagai bahan  pustaka,  baik  berupa  buku,  jurnal,  maupun  produk  hukum.  Data  tersebut  kemudian dilakukan  validasi  dengan  pendekatan  triangulasi  data.  Data  diperiksa  keakuratan  dan kredibilitasnya  dengan  cara  menyelaraskan  hasil  observasi,  wawancara,  dan  tinjauan  pustaka. Langkah  selanjutnya  adalah  mengorganisir  data,  kemudian  memberi  makna  pada  konteks  data. Langkah  terakhir  adalah  peneliti  menginterpretasikan  data  yang  telah  diperoleh  untuk menghasilkan kesimpulan yang valid (Moleong, 2014).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Model pengelolaan dokumen di PT Kereta Api Indonesia (Persero) didasarkan pada konsep pengelolaan  pada  Unit  Corporate  Document  Management  (USD)  yang  dituangkan  dalam  suatu roadmap . Roadmap menjadi panduan dalam penyelenggaraan dokumen perusahaan  yang  terbagi
dalam  tiga  tahap:  Tahap  I  (2009-2015):    Mobilisasi  Sumberdaya,  untuk  mencapai  standarisasi (standardization) penyelenggaraan dokumen perusahaan dan ketersediaan (availability) dokumen untuk  pelayanan,  Tahap  II  (2015-2020):  Efektifitas-efisiensi  pada  proses  dan  delivery penyelenggaraan  dokumen  perusahaan,  untuk  mencapai  kecukupan  ( adequation )  dan  kepatuhan (compliance) dalam  pelayanan  agar  pengelolaan  dokumen  semakin  beradaptasi  dengan  risiko ( safety  and  security) dengan  terus  melakukan  upaya  perbaikan  yang  berkelanjutan (continualy improvement) ,  Tahap  III  (2020  -  ...): Document  Integration  System ,  untuk  mencapai penyelenggaraan dokumen berkelas dunia (world class document management).
Kerangka model tersebut adalah Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Menurut narasumber 1 (wawancara tanggal 19 Juli 2019 di USDA Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia), melalui  sistem  tersebut  penyelenggaraan  dokumen  perusahaan  diarahkan  pada  kualitas  hasil pengelolaan yang sistematis yang berorientasi pada pelayanan dokumen yang semakin baik terkait teknis  pengelolaan  dokumen  arsip  untuk  mendukung  bisnis  perusahaan  yang  mapan . Dalam implementasinya  pada  tahun  2009  hingga  2015,  USD  menetapkan  kebijakan  pengelolaan dokumen  berikut  aturan  turunannya,  melengkapi  sarana  dan  prasarana  secara  bertahap, membangun  sumber  daya  manusia  yang  berkompeten  dan  professional  dan  penguatan kelembagaan.  Hal  tersebut  dilakukan  dalam  rangka  menjamin  ketersediaan  dokumen  dan sekaligus  peningkatkan  kualitas  pengelolaan  dokumen  perusahaan.  Dalam  kaitannya  dengan kebijakan  pengelolaan  tersebut,  PT  Kereta  Api  Indonesia  (Persero)  mengacu  pada  Undang- Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan  berikut  aturan  turunannya  seperti  Peraturan Pemerintah yang terkait dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai pedoman penyelenggaraan kearsipan nasional. Berdasarkan undang-undang tersebut, penyelenggaraan  kearsipan  mencakup  ruang  lingkup  keseluruhan  penetapan  kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh  sumber  daya  manusia,  prasarana  dan  sarana,  serta  sumber  daya  lainnnya.  Seiring  dengan kematangan  unit  USD  dalam  mengimbangi  kompleksitas  bisnis  di  perusahaan,  pada  tahun  2016 berhasil memperoleh Akreditasi A (sangat baik) dari ANRI. Pada saat yang bersamaan dilakukan juga migrasi dalam implementasi SMM ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001: 2015.
Orientasi pada  implementasi SMM  ISO 9001:2015  adalah  memperluas ruang  lingkup dari yang  sebelumnya  pengelolaan  dokumen  menjadi  penyelenggaraan  dokumen.  Berdasarkan penjelasan narasumber 1, pengelolaan dokumen merujuk pada tahapan pengelolaan dokumen aset berdasarkan  siklus  hidup.  Adapun  penyelenggaraan  dokumen  dimaksudkan  sebagai  pengelolaan dokumen dengan pendekatan manajemen ( Plan-Do-Act-Check ) (wawancara tanggal 19 Juli 2019 di  USDA  Kantor  Pusat  PT  Kereta  Api  Indonesia).  Perubahan  ini  mutlak  diperlukan  agar  terjadi peningkatan  kecukupan  dan  kepatuhan  terhadap  standarisasi  yang  sudah  tersedia  untuk tercapainya  efektivitas  dan  efisiensi  pengelolaan  dengan  memasukan  unsur  risiko (risk  based thinking) .  Secara  spesifik  juga  dikembangkan  model  pengelolaan  dokumen  era  Hindia  Belanda pada  pengelolaan  dokumen  kepemilikan  aset  perusahaan  yang  dirumuskan  dalam pengorganisasian  dan  SDM,  preservasi,  pelayanan  dan  monitoring  dan  audit.  Sejak  diterapkan dari  2015  ini  model  sudah  mengalami  dua  kali  perkembangan.  Model  yang  pertama  telah diperkenalkan  pada  lomba  arsiparis  teladan  non  PNS  yang  diselenggarakan  ANRI  yang disampaikan  oleh  Asman  Land  Ownership,  Erna  Purwatiningsih  berhasil  mendapatkan  Juara  I. Model selanjutnya semakin disempurnakan seiring dengan migrasi SMM ISO 9001:2015 dengan terpilih sebagai salah satu paper yang dipresentasikan (call for paper) pada International Seminar of Archives UGM 2017 oleh Manager Asset Ownership Document and Files, Ichwan. Model ini terus  dikembangkan  dan  dianggap  berhasil  dengan  tiga  indikator  sebagai  berikut  :  (1)  Tingkat (score) kepuasan pelanggan semakin baik dan dapat stabil “sangat puas” (konstan diatas 90%), (2)
Mendapatkan  pengakuan  dan  penghargaan  dari  lembaga  yang  kompeten,  (3)  Mendapatkan komentar positif dari stakeholders.

## Model  Pengelolaan  Dokumen  Kepemilikan  Aset  Berbasis  ISO  9001:  2015  tentang  Sistem Manajemen Mutu
Dokumen  kepemilikan  aset  dapat  dikategorikan  sebagai  dokumen  vital.  Sebagaimana dijelaskan  oleh  (Franks,  2018)  bahwa  dokumen  dikategorikan  sebagai  vital  apabila  “… essential for  the  continuation  of  an  organization  during  and  after  an  emergency  as  well  as  those  that protect  the  legal  and  financial  rights  of  the  organization  and  individuals  affected  by  its activities”. Dalam  perkembangannya,  model  pengelolaan  dokumen  vital,  khususnya  yang diimplementasikan di  Indonesia,  dinilai sudah tidak relevan dengan dinamika bisnis perusahaan. Oleh  sebab  itu,  PT  Kereta  Api  Indonesia  (Persero)  berpendapat  perlunya  perbaikan  model pengelolaan  dokumen  yang  kontekstual  dan  relevan.  Adapun  model  pengelolaan  dokumen kepemilikan  aset  yang  diimplementasikan  oleh  Unit Assets  Ownership  Document  and  Files (USDA) Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero) dapat dicermati pada gambar 1.

## Gambar 1

## Model Pengelolaan Dokumen Kepemilikan Aset PT Kereta Api Indonesia (Persero)
Sumber: Ichwan
Adapun  basis  dalam  mengimplementasikan  pengelolaan  dokumen  kepemilikan  aset  adalah  ISO 9001:  2015  tentang  sistem  manajemen  mutu.  Oleh  sebab  itu,  tujuan  akhir  dari  pengelolaan dokumen  kepemilikan  aset  PT  Kereta  Api  Indonesia  (Persero)  adalah  terpenuhinya  kebutuhan pelanggan dan stakeholders atas informasi yang terekam dalam dokumen kepemilikan aset sesuai persyaratan  perundang-undangan  maupun  peraturan  lainnya  terkait  dokumen  maupun  informasi. (Mulyadi,  2017)  menyebutkan  beberapa  faktor  yang  melatarbelakangi  perlunya  dokumen kepemilikan aset dikelola dengan model tersebut, yaitu:
a. Usia fisik dokumen sudah tua, rapuh, namun unik karena proses penciptaannya pada kisaran abad 18 dan abad 19;
b. Tingkat kekerapan penggunaan dokumen yang cenderung tinggi;
c. Terdapat dokumen yang harus diolah;
d. Perlunya upaya digitalisasi , khususnya pada dokumen kepemilikan aset tanah;
e. Media dokumen yang bervariasi meliputi kertas biasa, kalkir, karton, dan kain kanvas;
Risk Based Thinking •Risk Assesment •Root Cause Analysis •Safety Action Plan Acreditation •Adequation (Instruments for Compliance) •Standard and Availability MODEL  PENGELOLAAN DOKUMEN YANG PAS  YANG BERNILAI TAMBAH  DAN BERDAYA SAING PROGRAM ARSIP VITAL ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS $ Pengorganisasian dan SDM Preservasi : (1) Penyediaan Sarpras, (2) Identifikasi, (3) Perlindungan dan Pengamanan, (4) Penyelamatan dan Pemulihan, (5) Safety  Action Plan Pelayanan (1) Internal ( In/Out Dokumen,   Supervisi dan Pendampingan  Unit Kerja dan Unit Dokumen Daerah) (2) Eksternal (Narasumber, Benchmarking, Studi Banding, magang Monitoring  dan Audit MODEL PENGELOLAAN TRIGGERS MODEL INDIKATOR Denhaag,  7 Augustus  2018 TAHAP I : MOBILISASI RESOURCES TAHAP II : SAFETY – SECURITY & CONTINUALLY IMPROVEMENT TAHAP III : SISTEM DOKUMEN TERINTEGRASI STANDARDISATION : AVALIABILITY EFEKTIVITAS – EFISIENSI PROSES & DELIVERY : KECUKUPAN DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM : WORLD CLASS VISI : Menjadi penyedia jasa dokumen terbaik yang memenuhi harapan stakeholdes 2017 2016 2015 2018 2019 Penyelenggaraan meliputi penetapan kebijakan yang adaptif, pembinaan yang komprehensif, pengelolaan yang sesuai dengan dinamika bisnis perusahaan dengan memobilisasi seluruh sumberdaya yang dimiliki
f. Memerlukan ruang simpan khusus;
g. Memerlukan perlakukan khusus dalam pengelolaannya.
Tahapan pengelolaan dokumen kepemilikan aset terdiri dari:
1. Pengorganisasian dan SDM, merujuk pada ISO 9001: 2015 tentang Sistem Manajemen Mutu, pengorganisasian  dan  SDM  dikategorikan  dalam  ruang  lingkup  kepemimpinan,  khususnya bagian  peran  organisasi,  tanggung  jawab,  dan  otoritas.  Dalam  konteks  pengelolaan  dokumen kepemilikan aset, aspek tersebut dimaknai sebagai pembagian tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan  pengelolaan  dokumen  kepemilikan  aset.  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  dalam melaksanakan pengelolaan dokumen kepemilikan aset meliputi pejabat struktural (manajer dan asisten  manajer)  sebagai  perencana,  penyusun  program,  pengaturan,  pengendali  pelaksanaan kegiatan,  koordinator  monitoring  dan  evaluasi;  serta  staff  sebagai  pelaksana  pengelolaan dokumen  aset  (Mulyadi,  2017).  Staff  sebagai  pelaksana  pengelolaan  dokumen  kepemilikan aset,  secara  umum  belum  memiliki  latar  belakang  pendidikan  kearsipan.  Latar  belakang pendidikan  formal  pelaksana  tersebut  antara  lain:  SMA,  SMK  Pertanian,  SMK  Grafika,  S1 Manajemen, S1 Teknik Mesin, S1 Teknik Geodesi, dan D3 Kearsipan. Terkait SDM pengelola dalam  ISO  9001:  2015,  juga  memperhatikan  ruang  lingkup  dukungan,  terutama  bagian kompetensi. Dalam salah satu poinnya disebutkan bahwa “… the organization shall determine and provide the persons necessary for the effective  implementation of its quality management system and for the operation and control of its processes” . Narasumber 1 menguraikan  lebih lanjut  bahwa  (wawancara  tanggal  19  Juli  2019  di  USDA  Kantor  Pusat  PT  Kereta  Api Indonesia)  untuk  dapat  menyelaraskan  dengan  persyaratan  ISO  tersebut,  maka  USDA  PT Kereta  Api  Indonesia  (Persero)  juga  memfasilitasi  sumber  daya  manusia  dengan  pendidikan dan pelatihan, serta pendidikan lapangan secara bertahap dan berjenjang bagi seluruh pegawai, terutama terkait pengelolaan dokumen dan safety action plan .
2. Preservasi dokumen, merupakan prosedur melestarikan fisik dokumen (Bettington, 2008) yang meliputi:
a. Pemenuhan  sarana  simpan,  seperti  ruangan,  gedung  dan  fasilitas  pendukung  lainnya.  Hal ini  diselaraskan  dengan  ruang  lingkup  dukungan  pada  ISO  9001:  2015,  bagian infrastruktur, yang menyebutkan bahwa “… The organization shall determine, provide and maintain  the  infrastructure  for  the  operation  of  its  processes  to  achieve  conformity  of products and services” ;
b. Mengidentifikasi  dokumen,  meliputi:  seleksi,  sortir,  klasifikasi,  penyusunan  daftar dokumen kepemilikan aset;
c. Tahap perlindungan dan pengamanan dokumen dengan memperhatikan media dan kondisi ruang simpan;
d. Penyelamatan dan pemulihan dengan teknik restorasi dan enkapsulasi dokumen;
e. Program safety action plan .
3. Pelayanan  dokumen,  sebagai  upaya  meningkatkan  pemanfaatan  dokumen  kepemilikan  aset untuk  kebutuhan  pengembangan  perusahaan  (Megill,  2005),  bukti  hukum,  dan  pengambilan keputusan. Bentuk layanan dokumen kepemilikan aset terdiri dari:
a. Pelayanan  internal,  meliputi  layanan  penerimaan  dokumen  dari  berbagai  Daerah  Operasi (DAOP)  dan  Divisi  Regional  (Divre),  terutama  di  Pulau  Jawa  dan  Sumatera;  layanan permintaan  salinan  dokumen  melalui  persetujuan Vice  President  Corporate  Document Management dan manajer USDA;  layanan peminjaman dokumen  asli  melalui persetujuan direktur  utama, Vice  President  Corporate  Document  Management dan  manajer  USDA dengan waku peminjaman 1 bulan dan dapat diperpanjang atas persetujuan Vice President Corporate Document Management ; serta layanan supervise pendampingan pada unit kerja. Beberapa persetujuan tersebut dilakukan sebagai upaya implementasi ISO 9001: 2015 pada ruang  lingkup  operasi,  yaitu  “… When  determining  the  requirements  for  the  products  and services to be offered to customers, the organization shall ensure that the requirements for the products and services are defined, including: any applicable statutory and regulatory requirements and those considered necessary  by the organization. …” ;
b. Pelayanan eksternal, antara lain magang mahasiswa, studi banding, narasumber.
4. Monitoring dan audit, merupakan aktivitas evaluasi yang berkesinambungan untuk memastikan pelaksanaan pengelolaan dokumen kepemilikan aset selaras dengan aturan dan pedoman yang digunakan  sehingga  dapat  meraih  tujuan  yang  telah  ditetapkan.  Tahapan  ini  merupakan implementasi  dari  ISO  9001:  2015  pada  ruang  lingkup performance  evaluation. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan saat evaluasi tersebut, berdasarkan ISO 9001: 2015, antara lain:
“… what  needs  to  be  monitored  and  measured ; the  methods  for  monitoring,  measurement, analysis  and  evaluation  needed  to  ensure  valid  results;  when  the  monitoring  and  measuring shall be performed; when the results from monitoring and measurement shall be analysed and evaluated.. ”. Bentuk  evaluasi  kinerja  yang  diimplementasikan  selain  monitoring  dan  audit internal, adalah kepuasan pelanggan. Evaluasi tersebut dilakukan setelah pelaksanaan kegiatan layanan dokumen. Menurut narasumber 2 (wawancara tanggal 4 Februari 2020 di Kantor Pusat PT  Kereta  Api  Indonesia  Persero),  monitoring  yang  dilaksanakan  USDA  yaitu  pelaporan capaian kinerja setiap akhir pekan kerja, dan pelaporan capaian kinerja bulanan manajer untuk mengukur  pelaksanaan  kegiatan  telah  berjalan  sesuai  dengan  target  yang  telah  ditentukan. Adapun  audit  yang  dilaksanakan  di  USDA  terdiri  dari  audit  internal  dan  eksternal.  Audit internal implementasi ISO 9001: 2015 dilaksanakan minimal 1 tahun sekali oleh Unit Quality Assurance . Audit eksternal meliputi audit survilance y ang dilaksanakan  oleh SAI Global, dan audit pengawasan yang dilaksanakan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Peran  Pengelolaan  Dokumen  Kepemilikan  Aset  terhadap  Keberhasilan  Program Revitalisasi Jalur Kereta Api
Berdasarkan Review Rencana  Induk  Perkeretaapian  Nasional  (Dirjenka-Departemen Perhubungan) yang  diterbitkan  pada  tahun  2018,  terdapat  enam  sasaran  pengembangan  jaringan dan layanan perkeretaapian yang ditargetkan tercapai pada 2030, yaitu:
1. Jaringan perkeretaapian nasional mencapai 10.524 km (yang tersebar di Pulau Jawa dan Bali,  Sumatera,  Kalimantan,  Sulawesi,  dan  Papua),  termasuk  jaringan  kereta  api  kota atau perkotaan sepanjang 3.755 km;
2. Sarana angkutan penumpang dengan jumlah lokomotif sebesar 2839 unit, kereta api antar kota 27.949 unit, dan perkotaan sejumlah 6.229 unit;
3. Sarana angkutan barang dengan jumlah lokomotif sebesar 2.475 unit dan gerbong 48.364 unit;
4. Peningkatan ekonomi wilayah tiap daerah;
5. Peningkatan konektivitas;
6. Penurunan angka kecelakaan transportasi darat.
Untuk dapat mencapai sasaran tersebut,  khususnya  di Pulau Jawa, pengembangan  jaringan dan layanan perkeretaapian lebih dititikberatkan pada optimalisasi jaringan yang sudah ada. Salah satu  kegiatan  optimalisasi  jaringan  tersebut  adalah  reaktivasi  atau  revitalisasi  jalur  kereta  api. Dalam  kajiannya,  (Purwoko,  A.&Haradongan,  2015)  menjelaskan  beberapa  pertimbangan  untuk mengaktifkan  jalur  kereta  api  yang  tidak  beroperasi,  diantaranya:  hemat  energi,  meminimalisasi tingkat  polusi,  mampu  mengangkut  secara  massal,  dan  mengurangi  beban  angkutan  jalan,  baik untuk  mengangkut  penumpang  maupun  barang.  Selain  itu,  secara  aspek  perekonomian  regional, reaktivasi  jalur  kereta  pun  diharapkan  mampu  mempercepat  gerak  investasi  bagi  daerah-daerah yang  dilalui  jalur  kereta  tersebut  (Dwiatmoko,  2019).  Adapun  permasalahan  yang  kemudian dihadapi  terkait  reaktivasi  jalur  kereta  api  adalah  banyaknya  jalur  kereta  api  yang  telah  berubah penggunaanya (sebagian berubah fungsi menjadi perumahan, area bisnis, dll) dan prasarana jalur kereta api yang rusak. Oleh sebab itu, selain diperlukan koordinasi dengan melibatkan pemerintah daerah,  swasta,  maupun  masyarakat  sesuai  peraturan  yang  berlaku,  juga  didukung  dengan keberadaan dokumen.
Dokumen  yang  dimanfaatkan  dalam  upaya  merevitalisasi  jalur  kereta  api  dikategorikan sebagai  dokumen  vital.  Dalam  perspektif  kearsipan,  merujuk  pada  Undang-Undang  Nomor  43 Tahun  2009  tentang  Kearsipan,  dokumen  vital  adalah  arsip  yang  keberadaannya  merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan  apabila  rusak  atau  hilang.  Menurut  (Franks,  2018),  arsip  vital  dapat  dikategorikan dalam  dua  jenis,  yaitu  arsip  yang  berkaitan  dengan  hak  dasar  warga  negara  dan  informasinya berada  dibawah  kewenangan  pemerintahan  suatu  negara,  sebagai  contoh  akta  kelahiran,  buku nikah, surat kematian, dan sejenisnya; jenis kedua arsip yang berkaitan dengan keberlanjutan dan eksistensi suatu organisasi, memuat informasi yang merujuk pada perlindungan secara hukum dan finansial, baik organisasi maupun pihak-pihak terkait.
Oleh  sebab  itu,  dalam  pengelolaannya  diperlukan  upaya  khusus  agar  dokumen  vital  tidak mudah  rusak  atau  hilang.  Pengelolaan  dokumen  kepemilikan  aset  tidak  hanya  dimaknai  sebatas pada hal-hal teknis, namun juga memiliki cakupan yang lebih luas sehingga dapat pula dimaknai sebagai suatu kebijakan yang harus diimplementasikan. Menurut (Purwanto, E.A, dan Sulistyatuti, 2012),  proses  implementasi  bermula  sejak  kebijakan  ditetapkan  atau  memiliki  payung  hukum yang sah. Pasca penetapan  kebijakan, tahapan  implementasi dimulai dari membentuk  organisasi, mengerahkan orang, sumberdaya, teknologi, menetapkan prosedur, dan seterusnya dengan tujuan agar  kebijakan  yang  telah  ditetapkan  dapat  diwujudkan.  (Purwanto,  E.A,  dan  Sulistyatuti,  2012) menegaskan  bahwa  dampak  kebijakan  yang  paling  nyata  adalah  perubahan  kondisi  yang dirasakan oleh kelompok sasaran, yaitu dari kondisi yang satu ke kondisi lain yang lebih baik.
Tahapan  implementasi  model  pengelolaan  dokumen  kepemilikan  aset  dimulai  saat pembentukan unit USD pada 2009. USD, sebagai unit yang baru saja dibentuk, dihadapkan pada suatu tantangan besar  yaitu menyelesaikan backlog pengelolaan dokumen perusahaan khususnya dokumen  kepemilikan  aset  dan  partisipasi  nyata  yang  sesegera  mungkin  terlibat  dalam
transformasi  bisnis  yang  sedang  dilaksanakan  perusahaan.  Pada  waktu  itu  manajemen  melihat bahwa  salah  satu  problem  terbesar  yang  menghambat  bisnis  karena  buruknya  pengelolaan dokumen  khususnya  dokumen  kepemilikan  aset.  Banyak  aset  digunakan/diduduki  pihak  diluar perusahaan tidak sesuai ketentuan perusahaan sangat membelenggu bisnis. Menurut narasumber 1 (wawancara  tanggal  19  Juli  2019  di  USDA  Kantor  Pusat  PT  Kereta  Api  Indonesia),  dengan kondisi tersebut disusunlah roadmap unit agar langkah yang diambil bisa cepat, tepat dan terukur untuk segera berperan seperti yang diharapkan perusahaan.
Tahap  I  road  map  memobilisasi  semua  sumberdaya  yang  dimiliki  dengan  cara  melakukan standarisasi untuk menjamin  ketersediaan dokumen  untuk dilayankan. Pada awalnya kinerja unit secara  gradual  mengalami  peningkatan  yang  cukup  signifikan  dalam  pelayanan  dokumen.  Akan tetapi peningkatan  yang telah dicapai dirasa belum  bisa  konsisten  karena beberapa  faktor seperti ketergantungan  kepada  beberapa  staf  tertentu,  cara  pandang  berbeda  dalam  kerjasama  tim  dan vakum  dalam  improvement.  Penulis  sebagai  salah  satu  Manager  baru  di  unit  USD  menginisiasi penyusunan ulang bisnis proses dalam pelayanan dokumen melalui penyusunan SOP dan IK dan sesegera mungkin mengadopsi suatu sistem kerja  yang sudah  terbukti membawa  konsistensi dan improvement  dalam  pelayanan.  Selanjutnya  secara  mudah  unit  berhasil  mendapatkan  sertifikat ISO 9001:2008 karena banyak prasyarat telah pararel dibuat sebelumnya.
Implementasi  ISO  9001:2008  dengan  ruang  pengelolaan  dokumen  kontrak  dan  dokumen legal  lainnya,  dokumen  kepemilikan  aset  dan  korespondensi.  Seiring  dengan  perjalanan  waktu, kematangan  unit,  kompleksitas  pelayanan  dokumen  dan  perkembangan  ISO  9001,  pada  tahun 2016,  implementasinya  mengalami  migrasi  menjadi  ISO  9001:2015  dengan  ruang  lingkup  yang lebih  luas  yaitu  penyelenggaraan  dokumen  perusahaan  yang  meliputi  pembuatan  kebijakan, pengembangan  (manajemen)  dokumen,  pengelolaan  korespondensi-pengarsipan  dokumen  umum dokumen elektronik dan telegraf, manajemen dokumen kepemilikan aset dan manjemen dokumen legal serta pusat arsip.
Adapun  pelatihan  yang  dilaksanakan  sebagai  dasar  dalam  membangun  kompetensi  staf dilakukan dengan cara pendidikan latihan (diklat) dan pendidikan lapangan (diklap). Diklat terdiri dari  internal  yang  dilakukan  oleh  perusahaan  melalui  unit  Traning  and  Education  berupa  diklat dasar administrasi perkantoran dan diklat eksternal dengan mengikuti diklat/bimtek/seminar yang dilakukan  oleh  Pusdiklat  ANRI  maupun  lainnya.  Demikian  juga  dilakukan  internal  yaitu dilakukan  sendiri  sebagai  bentuk  penambahan  kompetensi  secara  tematis  maupun  refreshing kompetensi.
Untuk  memastikan  terpenuhinya keys  performance  indicator (KPI)  pada  setiap  kegiatan dilaksanakan  monitoring  secara  berkala.  Monitoring  dilaksanakan  secara  berkala  setiap  pekan yang  terdiri  dari  laporan  kinerja  setiap  akhir  pekan  secara  tertulis  berjenjang  berikut  reviewnya yang  dilaksanakan  oleh  Asman  secara  bergilir  mewakili  Manager.  Selain  itu  untuk  memastikan review berjalan  baik  juga  dilaksanakan briefing untuk  membuka  komunikasi  langsung  dan mengharmoniskan  kerjasama  tim  dengan  melibatkan  seluruh  staf  yang  dipimpin.  Manager membahas  tentang  catatan  pencapaian  dan  penyelesaian  permasalahan  (jika  ada),  informasi, penambahan  wawasan/ refreshing pengetahuan  dari  manager  dan  penyampaian  usulan/aspirasi improvement.  Melengkapi  monitoring  juga  dilakukan  evaluasi  kinerja  dalam  periode  bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan.
Hal lain terkait dengan usaha pemenuhan KPI juga dilaksanakan melalui audit baik internal maupun eksternal terkait aspek keuangan, surveillance/pengawasan atas diraihnya Sertifikasi ISO 9001 dan Akreditasi A Kearsipan. Audit internal dilaksanakan oleh unit di dalam perusahaan yaitu unit  Internal  Auditor  (SPI)  secara  random  dan  audit  implementasi  ISO  9001  oleh  unit  Quality Assurance  (USQ)  setiap  setahun  sekali.  Sedangkan  audit  eksternal  dilaksanakan  oleh badan/organisasi  di  luar  perusahaan  untuk  memastikan  implementasi  ISO  9001  berjalan  dengan
baik  oleh  lembaga  yang  menerbitkan  sertifikasi  ISO  9001  (SAI  Global)  dalam  bentuk  audit surveillace  setiap  tahun  dan  audit  resertifikasi  setiap  tiga  tahun  dan  audit  pengawasan  atas akreditasi kearsipan oleh ANRI yang direncanakan setahun sekali.
Penyempurnaan  pengelolaan  dokumen  khususnya  preservasi  juga  dilaksanakan  dengan melibatkan  pihak  eksternal  dalam  bentuk  hubungan  antar  lembaga  yang  saling  menguntungkan, baik  yang  diikat  dengan  nota  kesepahaman  (MoU)  ataupun  tidak  pada  beberapa  bidang, diantaranya:  pengolahan  dokumen  (LAPAN,  ANRI,  NAN),  preservasi/konservasi  (Dinas  Arsip Yogyakarta,  Kraton  Ngayogyakarto  Hadiningrat,  Museum  Sono  Budoyo,  ANRI,  NAN,  Arsip Bank  Mandiri,  Arsip  Bank  Indonesia,  Arsip  UGM),  penelusuran  dokumen  (ANRI,  NAN), archival science (UGM, UI, ANRI, NAN). Unit USD mendapat banyak kesempatan untuk belajar dalam bentuk benchmarking, undangan pelatihan maupun magang dari institusi tersebut.
Berapa rencana yang akan dilakukan dalam rangka menuju Tahap III (2020 - ...): Document Integration  System ,  untuk  mencapai  penyelenggaraan  dokumen  berkelas  dunia (world  class document  management), Unit  USD  berencana  untuk  melengkapi  standar  pengelolaan  dokumen dengan  mengimplementasikan Sistem Rekod Manajemen  ISO 30300 series dengan terlebih dulu mengadopsi  standar  Manajemen  Rekod  ISO  15489:2016  dan  juga  standar  lain  yang  terkait manajemen dokumen secara bertahap. Hal  ini dimaksudkan agar sustainabilitas penyelenggaraan dokumen semakin baik agar bisa membawa nilai tambah dan daya saing bagi bisnis perusahaan.
Salah  satu  contoh  peran  pengelolaan  dokumen  kepemilikan  aset  berbasis  ISO  9001:2015 dokumen jalur kereta api terhadap keberhasilan program revitalisasi jalur kereta api yang saat ini ada  adalah  reaktivasi  jalur  kereta  api  legendaris  Cibatu  –  Garut  -  Cikajang  yang  dimulai  tahun 2019.  Jalur  Garut-Cikajang  yang  dibangun  1930  akhirnya  ditutup  pada  September  1982 sedangkan  jalur  Cibatu  -  Garut  yang  dibangun  1889  akhirnya  ditutup  menyusul  pada  Desember 1983. Sekilas informasi bahwa Garut pada zaman Hindia Belanda mempunyai julukan Swiss van Java karena memiliki panorama  yang sangat  indah  dan menjadi salah satu tempat peristirahatan terbaik di zamannya sehingga banyak tokoh penting mengunjunginya seperti D. Fock, Gubernur Jenderal Hindia Belanda, George Clemenceu, Perdana Menteri Prancis, Louis Couperus,  novelis dan penyair Belanda, Pangeran Leopold III, bangsawan Belgia, Putri Astrid, bangsawan Swedia, Renate  Muller  dan  hans  Albers,  artis  Jerman  dan  Charlie  Chaplin,  sutradara  dan  artis  film  bisu Inggris, sampai dua kali mengunjungi Garut, dan lain-lain.
Di  Jawa  Barat  selain  reaktivasi  jalur  Cibatu  –  Garut  (19,4  km)  –  Cikajang  (47,5km), rencananya juga akan dilakukan pada jalur Rancaekek – Tanjungsari (11,5 km, aktif periode 1921 - 1978), jalur Banjar – Pangandaran – Cijulang (82 km, aktif periode 1916 - 1982) jalur Bandung –  Ciwidey  (37,8  km,  aktif  periode  1921  -  1982).  Pada  saat  tulisan  ini  disusun  reaktivasi  untuk tahap  pertama  reaktivasi  jalur  Cibatu  –  Garut  sepanjang  19,4  km  dengan  jalur  tunggal (single track) sudah sampai pada tahap finalisasi pekerjaan dan pengujian sertifikasi prasarana  jalan rel, jembatan, persinyalan dan fasilitas lainnya dan beroperasi pada Februari 2020.
Untuk mendukung upaya tersebut tercatat dalam periode 2018 – 2019, 17 unit di PT. Kereta Api  Indonesia  (Persero)  yang  terkait  dengan  kegiatan  langsung  maupun  tak  langsung  reaktivasi membutuhkan  pelayanan  dokumen  yang  terdiri  dari  kepemilikan  tanah,  jalan  rel  dan  jembatan telah dilayani oleh unit USDA dengan lebih dari 750 dokumen. Dokumen yang rata-rata diatas 90 tahun  tersebut  dilayankan  dalam  bentuk softcopy maupun hardcopy .  Unit-unit  yang  berhasil dilayani  tersebut  kemudian  diukur  tingkat  kepuasannya  dan  diperoleh  nilai  lebih  dari  91%  atau sangat puas (4 skala pengukuran).

## SIMPULAN
Dokumen  merupakan  aset  vital  bagi  suatu  organisasi,  tak  terkecuali  PT  Kereta  Api Indonesia  (Persero)  sebab  mengandung  informasi  terkait  kerja  vital  menyediakan  sarana transportasi  yang  handal bagi  masyarakat  Indonesia. Informasi  yang terkandung dalam dokumen arsip  tersebut  haruslah  dapat  didayagunakan.  Semakin  baik  suatu  organisasi  dalam mendayagunakan  informasi  yang  dikelola,  maka  informasi  tersebut  akan  semakin  bernilai  guna. Dokumen  kepemilikan  aset  memiliki  standarisasi  pengelolaan  yang  berbeda  dengan  jenis  aset lainnya. Oleh sebab itu, PT Kereta Api Indonesia (Persero) menggunakan pendekatan manajerial berbasis ISO dalam upaya pengelolaan dokumen kepemilikan asetnya. Dalam timeline yang telah dirancang dan tengah diimplementasikan, PT Kereta Api  Indonesia (Persero) menggunakan  ISO 9001  sebagai  dasar  pijakan.  Dalam  perkembangan  selanjutnya,  PT  Kereta  Api  Indonesia (Persero), secara bertahap, mengadopsi standar ISO 15489:2016 terkait Records and Information Management menuju ISO 30300.
Model  pengelolaan  dokumen  kepemilikan  aset,  khususnya  di  Unit Asset  Ownership Document and Files , berupaya mengintegrasikan pengelolaan arsip dinamis, arsip statis, dan arsip vital.  Kegiatan  pelestarian  dokumen  menjadi  bagian  tak  terpisahkan  dalam  model  pengelolaan tersebut.  Model  pelestarian  dokumen  kepemilikan  aset  terdiri  dari:  penyediaan  sarana  dan prasarana, identifikasi, perlindungan dan pengamanan, penyelamatan dan pemulihan, serta safety action  plan .  Untuk  dapat  menjamin  kegiatan  pengelolaan  dokumen  kepemilikan  aset  berjalan sesuai dengan standard, dilakukan monitoring dan audit sebagai upaya mengevaluasi pengelolaan arsip  yang  tengah  berjalan.  Pada  dasarnya,  model  pengelolaan  tersebut  menitik-beratkan  pada upaya  pelestarian  informasi  dengan  konsep  yang  mendekati  pada  model records  continuum . Untuk dapat menyimpulkan bahwa model pengelolaan dokumen arsip di PT Kereta Api Indonesia (Persero)  telah  menganut  model records  continuum ,  masih  perlu  dilakukan  pengkajian  lebih dalam dan komprehensif. Meski demikian, terkait dengan pelestarian dokumen arsip, model yang tengah  diimplementasikan  hingga  saat  ini  oleh  PT  Kereta  Api  Indonesia  (Persero)  dinilai  telah mampu  menunjang  keberhasilan  program  revitalisasi  jalur  kereta  api  di  Indonesia.  Hal  ini  dapat dibuktikan dengan semakin banyaknya jalur kereta api yang direaktivasi dengan tujuan membuka meningkatkan  pertumbuhan  ekonomi  kawasan  sepanjang  jalur  kereta  api  yang  direaktivasi melalui terbukanya aksesibilitas, berkembangnya industri dan pariwisata.

## DAFTAR PUSTAKA
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  (2009).  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Bettington,  J.  (n.d.). Keeping  Archives .  Australian  Society  of  Archivists  Inc.  Diunduh  dari https://www.archivists.org.au/learning-publications/keeping-archives-3rd-ed
Cognoscenti  Consulting  Group.  (2015).  Standar  Internasional  ISO  9001:  2015  tentang  Sistem
Manajemen Mutu - Persyaratan. Diunduh dari http://qms.pom.go.id/sites/default/files/4.%20Standard%20ISO%209001_2015%202%20ba hasa.pdf
Dwiatmoko, H. (2019). Peran Infrastruktur Perkeretaapian Bagi Pertumbuhan Ekonomi Wilayah. Jurnal Manajemen Aset Infrastruktur&Fasilitas , 3 (2), 89–98.
Elmawati  &  Ismiyati.  (2017).  Preservasi  Arsip  Vital  (Studi  Kasus  di  Biro  Umum,  Hukum,  dan Kepegawaian  Universitas  Negeri  Semarang). Economic  Education  Analysis  Journal , 6 (3), 912–922.
Franks,  P.  C.  (2018). Records  and  Information  Management  2nd  Edition .  American  Library Association.
Hayati, N.&Noviani, G. . (2019). Pengelolaan dan Jaminan Keamanan Arsip Vital Kantor Notaris. Al Maktabah: Jurnal Komunikasi Dan Informasi Perpustakaan , 18 (1), 22–36.
Megill, K. . (2005). Corporate Memory: Records and Information Management in the Knowledge
Age . Munchen: K.G.Saur. Diunduh dari https://library.oapen.org/bitstream/handle/20.500.12657/31666/626355.pdf?sequence=1
Moleong, L. J. (2014). Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi Revisi . Bandung: Rosda Karya.
Mulyadi,  I.  (2017).  Pengelolaan  Dokumen  Transportasi  Kereta  Api  1864-1942  dan  Layanan  di Unit Corporate Document Management PT Kereta  Api  Indonesia. Prosiding Internasional Kearsipan , 125.
Novanti,  D,  &Hermintoyo,  M.  (2019).  Pengelolaan  Arsip  Vital  Sertifikat  Tanah  Dengan  Model Kontinum  Dokumen  Di  Kantor  Pertanahan  Kota  Semarang. Jurnal  Ilmu  Perpustakaan , 6 (3), 1–10.
Nurtanzila, L. (2018). Penerapan Disaster Recovery and Contingency Planning Pada Perlindungan Arsip  Vital  di  BPN  DIY. Diplomatika:  Jurnal  Kearsipan  Terapan , 1 (2),  82–92. https://doi.org/https://doi.org/10.22146/diplomatika.32123
Pamungkas,  D.A&Kurniawan,  A.  .  (2019).  Pengaruh  Pengelolaan  Arsip  Vital  Terhadap Pemenuhan Kebutuhan Informasi Pegawai PT Pelindo III Cabang Tanjung Emas Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 6 (3), 51–60.
Purwanto,  E.A,  dan  Sulistyatuti,  D.  .  (2012). Implementasi  Kebijakan  Publik:  Konsep  dan Aplikasinya di Indonesia . Yogyakarta: Gava Media.
Purwoko,  A.&Haradongan,  F.  (2015).  eaktivasi  Jalur  Kereta  Api  Lintas  Rangkasbitung- Pandeglang-Labuan. Jurnal Penelitian Transportasi Darat , 17 (3), 171–182.
Qowam,  P.A&Permata,  R.  .  (2019).  Upaya  Penyelamatan  Informasi  Arsip  Vital  Melalui Digitalisasi  Arsip  Register  Akta  Kelahiran  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kabupaten Boyolali. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 6 (3), 171–180.
Raap, O. J. (n.d.). Sepoer Oeap di Jawa Tempo Doeloe . Jakarta: Kompas Gramedia.
Vannia,  A.  M.  &Alamsya.  (2019).  Penilaian  Resiko  Arsip  Vital  Oleh  Jasa  Aldas  (Adaro  Land Documentation  and  Archiving  Services)  Dan  Petugas  Kearsipan  Di  PT.  Adaro  Persada Mandiri: Studi Komparasi. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 8 (3), 108–117.
Wahyuni,  E.  R.  .  (2020). Prosedur  Monitoring  dan  Audit  Internal  di  Unit  Assets  Ownership Document  and  Files  (USDA)  Oleh  Unit  Quality  Assurance  Kantor  Pusat  PT  Kereta  Api Indonesia (Persero) .