Available at: http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/index

## Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Tertib Administrasi Di Uin Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung
Amy Ameiliya 1 , Nurul Setyawati Handayani 1
1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam , UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung
* Corresponding author, e-mail: ameiliyaamy341@gmail.com

## Abstract
UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung encounters obstacles in its archival management due to a shortage of human resources. The objective of this research is to illustrate how the management of  archives  can  be  improved  to  promote  better  administrative  structure  at  UIN  Sayyid  Ali Rahmatullah  Tulungagung  and  identify  the  challenges  it  faces.  This  study  utilizes  a  descriptive approach  to  qualitative  research  methodology.  Data  collection  involves  observation,  interviews with one archivist and two archive users, and documentation. The validity of the data is ensured through  the  triangulation  technique.  The  research  findings  reveal  that  archive  management  at UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung operates effectively, adopting a decentralized approach where  each  faculty  assumes  responsibility  for  receiving,  recording,  distributing,  and  retrieving archives. The implementation of digital systems such as Sistem Informasi Tata Naskah Dinas (Si- TANDA) has made a significant contribution to maintaining well-organized administration. In the future,  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  needs  to  prioritize  the  augmentation  of  its human resources.
Keywords : Archive management, Si-TANDA, UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2018 by author.

## Introduction
Arsip  ialah  hasil  rekaman  kegiatan  yang  dilakukan  individu  maupun  organisasi  sebgai  proses pelaksanaan  aktivitas  yang  dibuat  dan  diterima  untuk  membantu  ingatan  penciptanya.  Kearsipan  di Indonesia tercantum pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, yang menyebutkan jika    kearsipan  ialah  suatu  hal  yang  memiliki  kaitan  dengan  arsip.  Dalam  pandangan  Zulkifli  Amsyah (2003:3), arsip merujuk kepada setiap bentuk tulisan, cetakan, atau representasi simbolik seperti huruf, angka,  atau  gambar  yang  memiliki  arti  dan  tujuan  khusus  sebagai  materi  untuk  komunikasi  dan penyampaian  informasi  yang  dicatat  dalam  berbagai  media  seperti  kertas  (seperti  kartu  dan  formulir), film (seperti slide, film-strip, dan mikrofilm), media komputer (seperti pita tape, piringan, rekaman, dan disk), fotokopi kertas, dan sejenisnya.
Pengelolaan  arsip  adalah  serangkaian  langkah  yang  melibatkan  pengaturan,  penyimpanan, peminjaman, pencarian kembali, pemeliharaan, keamanan, dan penyusutan dokumen, baik dalam bentuk fisik  maupun  elektronik,  dengan  fokus  pada  kemampuan  administrasi  (Sukoco,  2007:  82).  Menurut Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Kegiatan Kearsipan,  pengelolaan  arsip  meliputi  pengendalian  yang  efisien,  efektif,  dan  sistematis  terhadap  arsip dinamis  dan  statis,  termasuk  penciptaan,  penggunaan,  pemeliharaan,  dan  penyusutan  arsip.  Kearsipan dalam  konteks  administrasi  merupakan  penyusunan  dokumen  secara  sistematis  untuk  memastikan kemudahan  dalam  mencari  dokumen  tersebut  saat  diperlukan  (Sugiarto,  2005:  2).  Arsip  tidak  dibuat dengan  sengaja,  namun  terbentuk  dengan  cara  alami  sebagai  bukti  pelaksanaan  kegiatan  atau administrasi  yang  mengandung  informasi.  Ketertiban  administrasi  di  suatu  lembaga  berpengaruh terhadap  proses  pengambilan  keputusan  dan  peningkatan  kualitasnya.  Administrasi  yang  tertib melibatkan penetapan tujuan dan pelaksanaan kegiatan administratif yang sistematis dan teratur sesuai dengan peraturan agar dokumen dan data bisa  diakses dengan mudah.  Dengan melakukan manajemen arsip  yang  efektif,  pengambilan  keputusan  dan  pemenuhan  informasi  dapat  dilakukan  dengan  efisien. Selain itu, tata kelola administrasi dapat dijalankan dengan teratur sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Universitas  Islam  Negeri  (UIN)  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  berperan  penting  dalam memajukan  peradaban  bangsa  sesuai  dengan  amanat  tiga  fungsi  Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi,  yang terdiri  dari  pendidikan,  penelitian,  dan  pengabdian  pada  masyarakat.  Ketika  menjalankan  amanat tersebut, UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung akan menghasilkan banyak arsip seiring berjalannya waktu.  Maka  dari  itu,  tujuan  pengelolaan  arsip  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  mencakup beberapa hal seperti penemuan arsip yang cepat, akurat, dan lengkap, serta mengurangi kesalahan dalam penyimpanan.  Pengelolaan  arsip  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  menggunakan  asas disentralisasi, di mana setiap fakultas bertanggung jawab dalam menerima, mencatat, mendistribusikan, dan  mengeluarkan  arsip.  Penyelenggaraan  kearsipan  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung dilakukan  oleh  petugas  kearsipan  yang  disebut  sebagai  arsiparis.  Dalam  pengelolaan  kearsipan,  UIN Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  menghadapi  kendala  di  mana  arsiparis  juga  memiliki  tanggung jawab  di  bidang  lain  selain  kearsipan.  Kondisi  tersebut  dikarenakan  oleh  keterbatasan  sumber  daya manusia,  di  mana  arsiparis  merupakan  hasil  penyetaraan  jabatan  dan  belum  sepenuhnya  dapat  fokus pada  tugas  utamanya  sebagai  arsiparis.  Para  staf  arsiparis  masih  banyak  menghadapi  tugas-tugas  yang sebelumnya mereka tangani.
Studi sebelumnya telah dilakukan dalam konteks yang serupa, seperti (1) penelitian karya Yunda, N. R., Sukaesih, S., & Prahatmaja, N. (2022) yang berjudul “Pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang tertib administrasi  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Bandung”  peneli tian  tersebut  membahas Pengelolaan  arsip  dinamis  juga  mencakup  pembaruan  dan  pemutakhiran  data  secara  berkala, penghapusan  arsip  yang  sudah  tidak  relevan,  serta  pengendalian  keamanan  dan  aksesibilitas  terhadap arsip  yang  sensitif.  Selain  itu,  penerapan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  dapat  mempercepat  dan mempermudah  proses  pengelolaan  arsip  dinamis,  sehingga  memberikan  kontribusi  positif  dalam meningkatkan  tertib  administrasi  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Bandung.  (2)  Penelitian karya Martinu s, M., Sihaloho, N. T. P.,  & Shadrina, D. N. (2022) yang berjudul “Archives Management in SupportOfficial Administration in TohoSubdistrict Head Office, Mempawah Regency” penelitian tersebut membahas Kajian ini juga merekomendasikan bahwa kantor harus mengadopsi sistem pengarsipan yang terstruktur dengan baik untuk memastikan kualitas layanan administrasi. (3) Penelitian karya Hayatin, L., & Hastuti, S. M. (2023). yang berjudul “Analisis Manajemen Kearsipan dan Kualitas Sumber Daya Manusia terhadap Mutu Pel ayanan Administrasi di Universitas Islam Negeri Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung” yang membahas mengenai Kajian ini juga menyarankan agar pengelolaan arsip dan kualitas sumber daya manusia dapat ditingkatkan dengan menyediakan sumber daya, infrastruktur, dan fasilitas yang memadai. Studi  tersebut  merekomendasikan  agar  universitas  mengadopsi  sistem  pengarsipan  yang  terstruktur dengan  baik  dan  mengikuti  prosedur  pengarsipan  yang  wajar  dan  benar  untuk  memastikan  kualitas layanan administrasi.
Dari  ketiga  referensi  penelitian  diatas  terdapat  perbedaan  yang  mendasar  yaitu  pada  penelitian  ini akan membahas pengelolaan arsip dalam meningkatkan tertib administrasi di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung. Berikut  pertanyaan yang diberikan oleh  peneliti yang  nantinya jawaban tersebut  akan di analisa  oleh  peneliti.  (1)  Bagaimana  pengelolaan  arsip  dapat  meningkatkan  tertib  administrasi  di  UIN Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung?  (2)  Apa  kendala  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan  arsip  di  UIN Sayyid Ali Rahmatullah  Tulungagung dan upaya yang  dilakukan untuk mengatasinya? Hal ini dilakukan dengan  tujuan  untuk  menjelaskan  pengelolaan  arsip  untuk  meningkatkan  tertib  administrasi  di  UIN Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung,  serta  mengidentifikasi  kendala  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan arsip di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung.

## Method
Peneliti menerapkan metode kualitatif pada penelitian ini dengan jenis pendekatan deskriptif. Metode kualitatif  dikenal  sebagai  metode  penelitian  naturalistik  yang  dilakukan  dalam  kondisi  alami  (Sugiyono 2009:  8).  Penelitian kualitatif  bertujuan untuk memahami  pandangan  manusia tentang suatu fenomena yang  diteliti  (Tohirin,  2012:  2).  Oleh  karena  itu,  peneliti  akan  menyajikan  data  apa  adanya.  Teknik pengumpulan  datanya  menggunakan;  (1)  melakukan  observasi  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah Tulungagung,  (2)  melakukan  wawancara  dengan  satu  arsiparis  dan  dua  pengguna  arsip  dengan persyaratan  informan  merupakan  petugas  dan  pengguna  arsip  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah Tulungagung serta informan bersedia untuk diwawancara sebagai bagian dari penelitian. (3) melakukan dokumentasi berupa tulisan dan gambar untuk memperoleh data. Uji keabsahan data pada penelitian ini ialah triangulasi teknik, yang mana data pengamatan dibandingkan data wawancara, dan data wawancara dibandingkan  dengan  isi  dokumen  terkait.  Sedangkan  metode  dan  teknik  analisis  data  yang  digunakan
pada riset ini yakni, (1) reduksi data dengan melakukan prmilihan dan menggolongkan data. (2) penyajian data dimana data diuraikan secara singkat secara sistematis. (3) Penarikan kesimpulan.

## Results and Discussion
Institut  Agama  Islam  Negeri  Tulungagung  telah  resmi  bertransformasi  menjadi  Universitas  Islam Negeri Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung, berdasarkan Peraturan Presiden. Tujuan transformasi adalah untuk memenuhi tuntutan iptek dan mengintegrasikan Islam dengan ilmu-ilmu lain untuk menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas. Nama Sayyid Ali Rahmatullah dipilih dari salah satu dari sembilan wali  yang  menyebarkan  Islam  di  Pulau  Jawa.  Nama  baru  universitas  ini  bertujuan  untuk  melestarikan sejarah  dan  akar  lembaga  tersebut,  karena  bermula  dari  Fakultas  Tarbiyah  IAIN  Sunan  Ampel  Cabang Tulungagung  dan  bertransformasi  menjadi  Institut  Agama  Islam  Negeri  pada  tahun  2013  sebelum menjadi UIN pada tahun 2021.
Visi dari UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung adalah untuk membentuk masyarakat ilmiah yang menjunjung  tinggi  prinsip-prinsip  ilmu  pengetahuan,  memiliki  nilai-nilai  etika,  dan  mewujudkan semangat  Islam,  yang  menekankan  rohmatan  lil’alamin  bagi  seluruh  umat  manusia.  Sedangkan  untuk misinya yaitu; (1) Mengembangkan sistem pendidikan yang menumbuhkan pemikiran kritis, kreativitas, dan  inovasi  di  antara  individu.  (2)  Menghasilkan  pemimpin  bangsa  yang  mewujudkan  nilai-nilai kebangsaan,  ketaqwaan,  dan  berjiwa  wirausaha.  (3)  Memperkuat  aspek  fundamental  kemajuan  ilmu pengetahuan untuk mendorong transformasi sosial budaya. 4) Mendirikan kampus sebagai wadah untuk memelihara moralitas pribadi dan publik. (5) Meningkatkan kapasitas kelembagaan untuk memfasilitasi pengembangan  keterampilan  dan  pembangunan  karakter.  (6)  Memantapkan  posisi  kampus  sebagai promotor  pembangunan  masyarakat  yang  berakar  pada  nilai-nilai  toleransi  dan  moderasi.  (7) Menumbuhkan komunitas kampus untuk menjadi agen perubahan sosial yang positif.
Pengelolaan arsip memainkan peran penting dalam sebuah instansi atau organisasi. Hal ini disebabkan karena  Pengelolaan  arsip  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  dilakukan  sebagai  cara  untuk menjamin akuntabilitas kinerja dan sebagai bukti yang sah bagi institusi tersebut. Upaya ini sesuai dengan ketentuan  yang  terdapat  dalam  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan,  yang  menegaskan  bahwa  pengelolaan  arsip  dilakukan  untuk  memastikan  adanya  arsip  yang otentik dan dapat diandalkan sebagai alat bukti yang sah. Berikut adalah  langkah-langkah yang diambil dalam pengelolaan arsip di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung:
1. Penciptaan Arsip
Penciptaan  arsip  adalah  langkah  pertama  dalam  proses  pembentukan  arsip  dan  menentukan apakah  informasi  tersebut  pantas  disimpan  sebagai  arsip.  Penciptaan  arsip  mencakup  pembuatan, penerimaan, registrasi, dan penyebaran arsip. Tahap awal dalam siklus hidup arsip adalah penciptaan. Pada tahap ini, arsip dapat terbentuk baik dari dalam maupun luar instansi (Muhidin & Winata, 2016: 15).  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  Informan  1  mengenai  penciptaan  arsip  dari  internal lembaga bahwa,
“Arsip  yang  diciptakan  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  tercipta  murni  karena diciptakan oleh lembaga” (LH, wawancara, 1 Maret 2023 ).
Pembuatan Arsip, ialah Proses mencatat informasi pada format rekaman tertentu dalam rangka memenuhi  fungsi  dan  tanggung  jawab  perguruan  tinggi,  dengan  memperhatikan  beberapa  aspek penting  sebagaimana  diatur  dalam  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  24 Tahun 2011 tentang Panduan Pelaksanaan Pengelolaan Arsip di Institusi Pendidikan Tinggi, (1) Arsip yang dibuat harus memiliki konteks, struktur, dan konten yang sesuai. (2), Pembuatan arsip vital atau tetap harus dilakukan dengan menggunakan peralatan dan media rekam berkualitas tinggi. (3), Untuk menjaga  keaslian  dan  keandalan  arsip,  pengelompokan  arsip  sebagai  satu  kesatuan  informasi  harus mengikuti aturan penulisan surat resmi, klasifikasi, serta klasifikasi keamanan dan aksesibilitas arsip. (4),  Pembuatan  arsip  harus  mempertimbangkan  klasifikasi  keamanan  dan  aksesibilitas  arsip  sesuai dengan  peraturan  hukum  untuk  menentukan  tingkat  keterbukaan  atau  kerahasiaan  arsip.  (5), Pembuatan arsip harus didokumentasikan melalui proses regitrasi yang dilakukan oleh petugas arsip.
Dalam konteks pembuatan  arsip di UIN Sayyid Ali Rahmatullah  Tulungagung,  pengelompokkan arsip  didasarkan  pada  sifatnya,  seperti  arsip  dinamis  yang  digunakan  secara  langsung  pada perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan instansi, serta arsip statis yang tak perlu
digunakan  secara  langsung  pada  kegiatan  tersebut.  Pengelompokkan  ini  mengacu  pada  Undang- Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Penerimaan  Arsip , menurut  Wursanto (1991:  32), Penerimaan surat  mencakup segala macam surat  yang  diterima  dari  instansi,  perusahaan,  atau  individu,  baik  melalui  layanan  pos  maupun pengiriman  oleh  kurir  menggunakan  buku  pengiriman.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan Informan 1 mengenai penciptaan arsip dari eksternal lembaga dijelaskan bahwa,
“Arsip  yang  diciptakan  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  tercipta  atas  dasar  adanya surat masuk, baik yang butuh tindak lanjut ataupun surat masuk yang tidak butuh tindak lanj ut” (LH, wawancara, 1 Maret 2023 ).
Proses penerimaan arsip melibatkan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar, baik individu maupun  organisasi.  Dalam  melakukan  proses  penerimaan  arsip,  terdapat  beberapa  hal  yang  perlu diperhatikan, sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24  Tahun  2011  mengenai  Pedoman  Penyelenggaraan  Kearsipan  di  Lingkungan  Perguruan  Tinggi. Pertama,  arsip  harus  diterima  dalam  kondisi  yang  aman,  tepat,  lengkap,  dan  mudah  dibaca.  Kedua, arsip  dianggap  sah  diterima  setelah  diterima  oleh  petugas  yang  berwenang  untuk  menerima  arsip. Ketiga, jika arsip diterima dalam bentuk faksimili, maka arsip dianggap sah setelah dicetak oleh mesin faks  yang  digunakan  oleh  petugas  penerima  arsip.  Keempat,  arsip  dianggap  sah  diterima  setelah sampai pada penerima yang berhak, dan proses penerimaan arsip harus didokumentasikan melalui registrasi yang dilakukan oleh unit yang bertanggung jawab atas fungsi persuratan. Registrasi ini akan kemudian  ditindaklanjuti  oleh  unit  pengolah.  Pendokumentasian  penerimaan  arsip  dilakukan  oleh arsiparis dengan tujuan untuk menjaga, menyimpan, dan memanfaatkan arsip tersebut.
Registrasi Arsip , merupakan Proses pengarsipan kegiatan pencatatan arsip yang dihasilkan atau diterima oleh UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung ke dalam sistem kearsipan memiliki beberapa poin  penting  yang  harus  diperhatikan,  sebagaimana  yang  tertulis  pada  Peraturan  Kepala  Arsip Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  24  Tahun  2011  tentang  Panduan  Pelaksanaan  Kearsipan  di Lingkungan Perguruan Tinggi. Pertama, registrasi harus dilakukan secara menyeluruh dan konsisten, sehingga  semua  informasi  terdokumentasi  dengan  baik.  Kedua,  registrasi  dilaksanakan  dengan memberi  kode  yang  digunakan  guna  mencatat  ringkasan  informasi  terkait  arsip.  Ketiga,  data registrasi  tidak  boleh  diubah-ubah,  kecuali  dalam  situasi  kesalahan  teknis  yang  memerlukan perubahan.  Dalam  hal  ini,  perubahan  tersebut  harus  dicatat  secara  terperinci.  Berdasarkan  hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Arsip  terutama  dibagian  Umum  telah  disimpan  dalam  sua tu  sistem  online  bernama  Sistem Informasi Tata Naskah Dinas (SITANDA). Proses registrasi arsip, pendistribusian arsip, penggunaan arsip,  pemeliharaan  arsip,  dan  pengamanan  arsip  sudah  masuk  ke  dalam  sistem  tersebut” (LH, wawancara, 25 Mei 2023 ).
Pada  proses  pendaftaran,  dilakukan  pencatatan  dokumen  dengan  mencatat  data  arsip  sesuai dengan  pedoman  metadata  arsip  yang  diatur  dalam  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik
Gambar 1Tampilan Aplikasi Si-TANDA
Indonesia  Nomor  24  Tahun  2011  tentang  Panduan  Pelaksanaan  Pengelolaan  Arsip  di  Lingkungan Perguruan Tinggi. Data yang dicatat minimal mencakup nomor dan tanggal pendaftaran, nomor dan tanggal  dokumen  arsip,  tanggal  penerimaan  dan  pengiriman,  institusi  penerima  dan  pengirim, ringkasan konten, dan kode klasifikasi.
Klasifikasi  arsip  melibatkan  pengumpulan  arsip  dengan  menggunakan  pola  klasifikasi  tertentu yang  sudah  ditentukan  pada  Keputusan  Rektor  IAIN  Tulungagung  Nomor  482  Tahun  2018  tentang Kode Klasifikasi Surat di Lingkungan IAIN Tulungagung. Di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung, digunakan sistem klasifikasi berdasarkan subjek/masalah dan hal tersebut sudah otomatis di Sistem Informasi  Tata  Naskah  Dinas  (Si-TANDA).  Dalam  sistem  ini,  setiap  arsip  ditentukan  berdasarkan kesamaan  isinya.  Sistem  klasifikasi  arsip  membantu  dalam  memberikan  penjelasan,  mengatur,  dan mengontrol arsip. Tujuan dari proses ini adalah untuk mencapai pengelolaan arsip yang efektif dan efisien  dalam  memahami  kegiatan  setiap  unit  kerja  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung. Kemampuan  sistem  klasifikasi  arsip  dalam  mengontrol  bahasa  digunakan  sebagai  cuan  untuk memberikan judul atau membuat indeks arsip, sehingga memudahkan penataan arsip.
Pendistribusian  Arsip, Proses  pendistribusian  arsip  melibatkan  serangkaian  kegiatan  seperti penerimaan atau pengiriman, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan arsip (Suraja, 2006: 89). Pendistribusian arsip adalah proses pengiriman dan pengawasan perpindahan arsip dari satu  unit  kerja  ke  unit  kerja  lain  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung.  Dalam  proses  ini, perhatian utama diberikan sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi, yaitu: (1) Pendistribusian arsip hanya dilakukan setelah memastikan bahwa arsip terkait sudah lengkap. (2) Pendistribusian arsip harus dilakukan dengan cepat, akurat, lengkap, dan aman. (3) Pendistribusian arsip harus diawasi dengan ketat untuk mengendalikan pergerakan arsip di lingkungan UIN Sayyid Ali Rahmatullah  Tulungagung.  Pendistribusian  arsip  dilakukan  melalui  prosedur  yang  meliputi pengantaran  arsip  ke  unit  kerja  di  dalam  universitas,  pengawasan  arsip,  pengantaran  arsip  kepada pimpinan, dan pengendalian perpindahan arsip di perguruan tinggi.
Penerimaan surat masuk adalah proses menerima komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi dari entitas lain atau individu. Surat masuk mencakup berbagai jenis surat yang diterima, baik itu berasal dari individu maupun perusahaan/organisasi lain (Vidada, 2018: 57). Pengelolaan  surat  masuk  melibatkan  lima  tahap  utama  yang  meliputi  penerimaan  surat, pengelompokan surat, membuka surat, mencatat surat, dan mengarahkan surat. Berdasar pada hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Apabila  ada  surat  masuk,  langkah -langkahnya:  (1)  Surat  akan  discan  oleh  resepsionis  untuk dimasukkan  di  Si-TANDA.  (2)  Dilakukan  pengisian  formulir  surat  dengan  mencantumkan  kode berkas dan  kode  klasifikasi. (3)  Surat didisposisikan kepada Wakil Rektor 2. (4) Surat diteruskan kepada pihak yang dituju” (LH, wawancara, 28 Maret 2023).
Secara  umum,  pengelolaan  surat  masuk  pada  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung melibatkan beberapa proses, yaitu:
(1) Penerimaan Surat
Surat  masuk  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  dilakukan  di  sub  bagian  umum  dan kepegawaian yang bertindak sebagai pusat penerimaan. Terdapat dua sistem penerimaan surat, yaitu sistem  penerimaan  langsung  dan  sistem  penerimaan  melalui  e-mail,  faximile,  atau  Whatsapp Document. Pada sistem penerimaan langsung, surat diterima dalam bentuk fisik berupa hardfile yang dikirim oleh organisasi atau instansi lain, sedangkan pada sistem penerimaan melalui e-mail, faximile, atau Whatsapp Document, surat diterima dalam bentuk softfile.
(1) Penyotiran Surat
Surat-surat yang diterima akan diperiksa kebenaran alamatnya. Surat masuk yang tak punya  alamat akan  disatukan  pada  sampul  yang  tidak  beralamat  lalu  yang  beralamat  akan  dikumpulkan  sesuai subjek. Berdasarkan teori yang disampaikan oleh Syamsi (2004:40-41), surat-surat dinas yang masuk dibedakan  menjadi  surat-surat  terbuka,  surat-surat  tertutup  atau  rahasia  dan  surat-surat  biasa. Berdasar  hasil    penelitian    yang  dilaksanakan  oleh  peneliti  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah Tulungagung proses pengelompokan surat di bedakan menjadi  isi surat tersebut.
(2) Pencatatan Surat,
Proses pencatatan surat masuk di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung dilakukan menggunakan Sistem Informasi Tata Naskah  Dinas (Si-TANDA). Dalam proses pencatatan ini surat akan sekaligus disimpan  di  Si-TANDA  maupun  di  ruang  penyimpanan  arsip.  Menurut  penelitian  Nur  Sholeh  & Sutirman  (2016:447),  pencatatan  surat  merupakan  kegiatan  mencatat  berbagai  informasi  terkait surat  masuk,  seperti  identitas  pengirim,  tanggal  surat,  nomor  surat,  perihal  surat,  dan  informasi lainnya.
(3) Disposisi Surat,
Surat yang diterima pertama kali oleh bagian administrasi umum atau tata usaha, yang berasal dari lembaga dalam maupun pihak eksternal, akan diarahkan ke bagian Wakil Rektor 2. Setelah itu, Wakil Rektor  2  akan  mengalihkan  surat  tersebut  ke  bagian  yang  dituju,  dan  kemudian  surat  akan dikembalikan  ke  bagian  administrasi  umum  dan  kepegawaian.  Setelah  tiba  kembali  di  bagian tersebut, staf bagian administrasi umum akan mengirimkan surat kepada bagian yang telah ditunjuk oleh  Rektor  atau  Wakil Rektor  2.  Dalam  Sistem  Informasi  Tata  Naskah  Dinas  (Si-TANDA),  disposisi surat masuk juga dapat dilihat, tanpa melibatkan fisik surat yang diberikan kepada pihak penerima surat.

## (4) Tindak  Lanjut
Ada dua jenis tindak lanjut yang dilakukan terhadap surat yang masuk ke bidang tersebut. Pertama, surat  tersebut  akan  ditindaklanjuti  dan  disimpan.  Kedua,  surat  tersebut  akan  ditindaklanjuti  akan disimpan.  Sebelum  melakukan  tindak  lanjut  atau  penyimpanan,  surat  harus  dicatat  terlebih  dahulu dalam Si-TANDA. Untuk surat masuk yang  perlu  ditindak lanjuti, Wakil Rektor 2 akan memberikan instruksi kepada staf atau kepala sub-bidang yang bertanggung jawab di bidang tersebut.
(5) Penyimpanan
Penyimpanan surat masuk di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung akan dilakukan di setiap unit kerja,  di  satu  tempat  yang  disediakan  untuk  seluruh  arsip.  Penggunaan  rak  arsip  akan  digunakan dalam  penyimpanan  tersebut,  yang  tersedia  di  setiap  bidang.  Untuk  klasifikasi  kode  arsip  dalam penyimpanan  surat  masuk,  akan  mengacu  pada  pedoman  Keputusan  Rektor  IAIN  Tulungagung Nomor  482  Tahun  2018  tentang  Kode  Klasifikasi  Surat  di  Lingkungan  IAIN  Tulungagung. Penyimpanan surat masuk akan dilakukan berdasarkan subjek atau masalah yang terkait.
Hal  tersebut  serupa  dengan  prosedur      surat      masuk  menurut  (Suraja,      2006:  69)    sebagai berikut:  (1)  Penerimaan  surat:  Langkah  ini  meliputi  menerima  surat  dari  pengantar,  memeriksa kebenaran  alamat,  memberi  tanda  paraf,  menyortir  surat,  membuka  amplop,  dan  menyampaikan surat pada pengarah. (2) Pengarahan surat: Langkah ini mencakup menentukan unit pengolah yang akan  memproses  surat  sesuai  dengan  kontennya,  selanjutnya  melakukan  disposisi.  (3)  Pencatatan surat:  Langkah  ini  melibatkan  pencatatan  nomor  surat,  maksud  surat,  dan  penerima  surat.  (4) Pengendalian  surat:  Langkah  ini  melibatkan  pengiriman  surat  kepada  pihak  yang  dituju.  (5) Penyimpanan surat: Langkah ini melibatkan penyimpanan surat dalam lemari katalog.
Surat  keluar  yakni  komunikasi  tertulis  yang  diterima  oleh  suatu  instansi,  perusahaan,  atau perorangan  Wursanto  (1991:  44).  Pengelolaan  surat  keluar  melibatkan  proses  pengiriman  surat kepada  organisasi  atau  instansi  lain  dengan  tujuan  menyampaikan  informasi  atau  memberikan respons  terhadap  surat  sebelumnya  yang  diterima  dari  instansi  atau  organisasi  eksternal.  Surat keluar merupakan surat kepada organisasi atau instansi lain, penting untuk memastikan bahwa surat tersebut  telah  dilengkapi  seperti,  mencakup  kop  surat  yang  mencantumkan  nama  organisasi  atau instansi,  alamat  lengkap,  nomor  telepon,  faksimile  atau  kotak  pos,  alamat  e-mail,  serta  lambang organisasi. Leher surat harus mencakup informasi tanggal, nomor, lampiran, hal/perihal, sifat surat, dan  alamat  penerima.  Bagian  isi  surat  terdiri  dari  salam  pembuka,  kalimat  pembuka,  isi  surat,  dan kalimat penutup. Pada bagian kaki surat, terdapat salam penutup, nama dan jabatan penandatangan, tanda tangan, tembusan, stempel, serta inisial pembuat surat. Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Untuk surat keluar UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung menggunakan 2 cara yaitu, Sistem Manual  dan  Sistem  Elektronik.  Untuk  sistem  manual  (1)  penkonsepan  di  masing-masing  unit.  (2) Kepala bagian atau Kepala Biro. (3) Wakil Rektor 2. (4) Tanda Tangan Rektor. (5) Penomoran dan, (6)  Pengiriman.  Sedangkan  surat  keluar  sistem  elektronik  (1)  Penomoran.  (2)  Soft  File  PDF.  (3) Tanda  Anchor  atau  Tanda  Letak  Tanda  Tangan  Elektronik.  (4)  Upload  konsep  surat  ke  sistem
aplikasi  Tanda  Tangan  Elektronik.  (5)  Kepala  Bagian  atau  Kepala  Biro.  (6)  Wakil  Rektor  2.  (7) Tanda Tangan Rektor, dan (8) Pengiriman” (LH, wawancara, 25 Mei 2023).
Secara  umum,  pengelolaan  surat  keluar  pada  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung melibatkan beberapa proses, yaitu:
(1) Penkonsepan
Pelaksana  di  bidang  yang  memerlukan  surat  keluar  atau  berdasarkan  disposisi  surat  masuk  dari Rektor  bertanggung  jawab  dalam  mengembangkan  rencana  dasar  surat  keluar.  Hal  ini  dilakukan dengan maksud untuk merancang surat yang akan dikirim dengan cermat, sehingga isi surat sesuai dengan  kebutuhan  dan  preferensi  Rektor.  Dalam  pembuatan  konsep  surat,  digunakan  Personal Computer  (PC)  yang  tersedia  di  bidang  tersebut.  Meskipun  setiap  unit  pengolah  surat  memiliki kewenangan  untuk  membuat  konsep  surat  yang  diperlukan,  tetap  harus  mematuhi  pedoman  yang berlaku dalam tata naskah dinas di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung, yaitu Keputusan Rektor UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  Nomor  577  Tahun  2021  tentang  Pedoman  Tata  Naskah Dinas di Lingkungan UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung.
(2) Persetujuan  berjenjang
Persetujuan  berjenjang dalam penandatanganan naskah  dinas diatur  dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014. Setiap konsep surat yang dibuat oleh bidang harus meminta persetujuan secara berjenjang, dimulai dari Kepala Bagian/Kepala Biro hingga Wakil Rektor 2/Rektor  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung.  Surat  yang  akan  dikirim  akan  diperiksa  oleh Rektor,  dan  jika  terdapat  kesalahan,  konsep  surat  akan  diperbaiki  oleh  pelaksana  bidang.  Konsep surat yang sudah diperbaiki akan digandakan dan mendapatkan paraf dari kepala bidang/kepala biro serta Wakil Rektor/Rektor sebelum sampai pada Rektor, yang akan menandatangani surat yang telah disetujui.
(3) Rektor  dan  Kepegawaian,
Setelah  mendapatkan  persetujuan  dari  Rektor,  surat  akan  diteruskan  ke  sub  bagian  umum  dan kepegawaian  untuk  mendapatkan  nomor  surat  dan  dicatat  dalam  sistem.  Penomoran  surat  di  UIN Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  mengacu  pada  Keputusan  Rektor  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah Tulungagung Nomor 577 Tahun 2021 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan UIN Sayyid Ali  Rahmatullah  Tulungagung.  Pencatatan  surat  keluar  dilakukan  melalui  Sistem  Informasi  Tata Naskah Dinas (Si-TANDA).
(4) Penyimpanan
Penyimpanan  surat  keluar  dilakukan  melalui  dua  metode,  yaitu  secara  manual  dan  elektronik, tergantung pada kebutuhan bidang yang bersangkutan. Arsip surat keluar disimpan dengan cara yang serupa  dengan  penyimpanan  surat  masuk,  yakni  oleh  bidang  terkait  dan  disatukan  menjadi  satu tempat.
(5) Pendistribusian,
Setelah  surat  diperiksa  untuk  memastikan  kelengkapannya  dan  mendapatkan  persetujuan  dari Rektor,  surat  akan  didistribusikan  sesuai  dengan  alamat  tujuan.  Pendistribusian  surat  dilakukan melalui  dua  metode,  yaitu  pengiriman  fisik  surat  melalui  kurir  atau  penggunaan  teknologi  modern seperti  Email,  Faximile,  dan  Whatsapp  Document.  Sebelum  surat  dikirim,  fisik  surat  harus  diubah menjadi bentuk softfile dengan menggunakan alat pemindai.
Hal tersebut serupa dengan prosedur   surat keluar menurut (Suraja,   2006:70)  sebagai   berikut: (1) Mencatat surat keluar. (2) Menyampaikan surat kepada pihak yang dituju. (3) Menyimpan surat. (4)  Memeriksa  surat  yang  masih  dalam  proses  penyelesaian  dan  menyampaikan  surat  yang  telah selesai dikelola kepada petugas penyimpanan.
Sistem  Informasi  Tata  Naskah  Dinas  (Si-TANDA)  merupakan  program  internal  UIN  Sayyid  Ali Rahmatullah  Tulungagung  untuk  menyimpan  dan  mengelola  arsip  dinamis  di  UIN  Sayyid  Ali Rahmatullah  Tulungagung.  Dengan  menggunakan  aplikasi  Si-TANDA,  pengguna  dapat  melakukan berbagai  tindakan  seperti  pembuatan  naskah  dinas,  pengeditan,  penandatanganan  digital,  serta penyebaran  naskah  dinas  ke  pihak-pihak  terkait  dengan  cepat  dan  efisien.  Aplikasi  ini  juga
menyediakan  fitur  untuk  melacak  status  dan  riwayat  naskah  dinas,  termasuk  pemantauan  tindak lanjut, pengiriman ulang, dan arsipisasi naskah dinas.
2. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan  arsip  adalah  upaya  untuk  menjaga  keberlangsungan  dan  keberadaan  arsip  agar tetap dalam kondisi baik, sehingga risiko kerusakan dan kehilangan arsip dapat dicegah (Anggrawati, 2005:  17).  Sedangkan  Menurut  Wursanto  (2003:220),  pemeliharaan  arsip  merujuk  pada  tindakan yang  dilakukan  untuk  mempertahankan  integritas  dan  keberlangsungan  arsip  serta  mencegah kerusakan  dan  kehilangan  arsip.  Arsip  yang  tak  dipelihara  dapat  menyebabkan  dampak  yang merugikan pada arsip itu sendiri. Dampak negatif itu seperti kerusakan fisik arsip dan pelanggaran terhadap  kerahasiaan  arsip,  yang  dapat  mengakibatkan  kebocoran  informasi  yang  terdapat  dalam arsip.  Arsip  yang  tidak  dipelihara  sering  terjadi  karena  penyebaran  arsip  yang  tidak  teratur  di berbagai ruangan, sehingga orang yang tak berwenang bisa dengan mudah mengaksesnya.
Terdapat  dua  metode  yang  digunakan  untuk  menjaga  keberlanjutan  arsip,  yaitu  pemeliharaan fisik dan pemeliharaan non fisik. Pemeliharaan fisik melibatkan upaya untuk melindungi bentuk fisik dari  arsip  tersebut,  dengan  tujuan  memastikan  keaslian  informasi  yang  terdapat  di  dalamnya. Sementara itu, pemeliharaan non fisik berkaitan dengan menjaga informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Di tahap pertama pada proses pemelihaan arsip yaitu proses penataan arsip. Penataan arsip adalah bagaimana cara mengatur dan menyusun berkas yang jarang digunakan secara langsung dalam menjalankan tugas, dengan memperhatikan urutan yang sistematis, kegunaan, bentuk, dan sifat berkas  tersebut,  bertujuan  untuk  mendukung  kelancaran  aktivitas  perguruan  tinggi.  Berdasar  pada hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan jika,
“Penataan Arsip di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung diurutkan sesuai asal -usul unit kerja dan kode berkas (masalahnya)” (LH, wawancara, 25 Mei 2023).
Secara  umum,  penataan  arsip  pada  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  melibatkan beberapa proses, yaitu:
(1) Pemeriksaan
Arsiparis melakukan pemeriksaan terhadap arsip sebelum dilaksanakan penyimpanan. Pemeriksaan dilaksanakan  dengan  mencari  kepastian  apakah  arsip  tersebut  sudah  lengkap,  sesuai  dengan tujuannya, dan telah  selesai diproses. Biasanya, status  disposisi  arsip diperiksa di  Sistem Informasi Tata Naskah Dinas (Si-TANDA) untuk mengetahui status proses surat tersebut.
(2) Penyotiran
Penyotiran merupakan kegiatan pengelompokan arsip sesuai dengan klasifikasinya. Pengelompokan dilakukan  dengan  cara  mengategorikan  arsip  sesuai  dengan  kriteria  yang  telah  ditentukan.  Di  UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung kriteria pengelompokan berdasarkan subjek atau masalah dan asal-usul unit pengolah.
(3) Pelabelan
Pelabelan merupakan proses penulisan kode  klasifikasi dan indeks sebagai identifikasi berkas yang tertera  pada  laci,  panduan,  atau  maps.  Di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung,  pelabelan dilakukan dengan memberikan label pada setiap map atau wadah penyimpanan arsip.
(4) Penyimpanan
Proses akhir dalam penataan adalah menempatkan arsip ke dalam tempat penyimpanan yang sesuai. Di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung,  arsip  yang  telah  melalui  tahapan  sebelumnya  akan ditempatkan dalam tempat penyimpanan seperti ordner map.
Hal tersebut  serupa dengan penataan arsip menurut  Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia  Nomor  24  Tahun  2011  tentang  Pedoman  Penyelenggaraan  Kearsipan  di  Lingkungan Perguruan Tinggi dimana, 1) Penataan arsip yang tidak aktif di Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan I dilakukan  berdasarkan  prinsip  asal  usul  dan  asas  aturan  asli,  melalui  serangkaian  kegiatan  seperti pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip yang tidak aktif. 2) Daftar arsip yang tidak aktif minimal mencakup metadata seperti pencipta arsip,  nomor urut, kode klasifikasi, uraian informasi, tahun, jumlah, dan keterangan.
Tahapan  selanjutnya  setelah  melakukan  penataan  arsip,  yaitu  dengan  proses  penyimpanan. Penyimpanan  arsip  adalah  upaya  untuk  menjaga  arsip  dengan  menempatkannya  di  tempat penyimpanan yang disusun secara sistematis, baik itu melalui penggunaan alat atau ruangan khusus. Penyimpanan  arsip  dilakukan  dengan  cara  mengatur  arsip  sesuai  dengan  aturan  tertentu,  proses tertentu,  dan menggunakan alat-alat khusus sesuai dengan format arsip.  Penyimpanan arsip  di UIN Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  dibagi  menjadi  menjadi  dua  yaitu,  penyimpanan  secara elektronik di Sistem Informasi Tata Naskah Dinas (Si-TANDA) dan secara manual. Penyimpanan arsip secara elektronik dilakukan pada arsip elektronik maupun arsip dari hasil alih media. Arsip elektronik mengacu  pada  kumpulan  informasi  yang  direkam  dan  diproses  menggunakan  teknologi  komputer sebagai dokumen elektronik. Arsip elektronik juga bisa merujuk kepada semua bentuk dokumen yang dibuat  dengan  menggunakan  media  elektronik,  seperti  komputer,  dan  disimpan  dalam  bentuk  file digital. Sedangkan, jika arsip asli telah diubah ke dalam format digital melalui proses pemindaian atau pengambilan foto, dan disimpan dalam bentuk file digital, maka itu juga dapat disebut sebagai arsip elektronik. Berdasar pada hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan jika,
“Pemeliharaan  arsip  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  mulai  2014  hingga  sekarang sudah mulai diperbaiki kedalam bentuk digital dan elektronik. Digital artinya arsip diubah bentuk dari Hardfile ke bentuk Softfile dan ini telah mulai dilakukan untuk arsip statis semisal SK Rektor dsb.  Arsip  secara  Elektronik  juga  sudah  mulai  diterapkan  di  kampus  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah Tulungagung sejak 1 tahun yang lalu, yaitu melalui adanya Kerjasama dengan Kementerian Agama pusat  yang  melibatkan  Badan  Sandi  Negara  dalam  penerbitan  sertifikat  elektronik  pada  Tanda Tangan Elektronik (TTE). Arsip terutama dibagian Umum telah disimpan dalam suatu sistem online bernama  Sistem  Informasi  Tata  Naskah  Dinas  (Si-TANDA)  dan  Sistem  Informasi  Arsip  Digital. Sehingga arsip bisa diakses secara online yang dilengkapi dengan fitur upload file, sehingga arsip asli tidak lagi tersentuh banyak tangan, jadi aman dari debu maupun hal yang bisa merusak fisik arsip” (LH, wawancara, 1 Maret 2023).
Sedangkan untuk penyimpanan arsip secara manual dilakukan pada arsip lama yang diciptakan atau diterima sebelum adanya Sistem Informasi Tata Naskah Dinas (Si-TANDA) dan Sistem Informasi Arsip Digital. Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Tempat  penyimpanannya  lumayan  luas,  sudah  anti  kebaran,  meskipun  belum  ada  penyejuk ruangan, tapi suhu ruangan tidak terlalu kering maupun lembab dan pencahayaan cukup terpenuhi karena  sinas  cahaya  matahari  bisa  masuk  dan  lampu  sebagai  sumber  penerangan  utama.” (LH, wawancara, 28 Maret 2023).
Namun, menurut Wursanto (2003:221), penting untuk  menjaga kelembaban dan suhu  udara di dalam ruangan penyimpanan arsip agar tetap kering dan tak begitu lembab. Rentang suhu udara yang ideal berkisar antara 65° F sampai 75° F, sementara kelembaban udara sebaiknya berkisar antara 50% hingga  60%.  Untuk  mengatur  suhu  dan  kelembaban  udara,  dapat  dipasang  air  penyejuk  yang beroperasi  selama  24  jam  atau  menggunakan  kipas  angin.  Selain  itu,  penerangan  dalam  ruangan penyimpanan  arsip  juga  sangat  penting.  Menurut  Daryana  (2007:4.10),  penerangan  dalam  ruangan arsip  dapat  berasal  dari  cahaya  matahari  dan  lampu  listrik.  Penerangan  yang  memadai  diperlukan untuk  mencegah  pertumbuhan  rayap  dan  jamur,  karena  rayap  cenderung  tumbuh  di  tempat  yang gelap. Untuk menjaga keamanan, Razak (1992:29) melarang merokok di ruangan penyimpanan arsip dan  menyarankan  penempatan  alat  pemadam  kebakaran  yang  strategis.  Merokok  dalam  ruangan penyimpanan  arsip  dapat  menyebabkan  kerusakan  dan  meningkatkan  risiko  kebakaran,  seperti membuat  ruangan  menjadi  kotor  dan  berdebu  akibat  abu  rokok,  merusak  kertas  arsip,  dan meningkatkan kemungkinan terjadinya kebakaran.
Dalam  penyimpanan  dan  pencarian  kembali  arsip,  serta  mengurangi  risiko  kerusakan  atau kehilangan  arsip,  tidak  luput  dari  penggunaan  peralatan  dan  perlengkapan  pengolahan  arsip. Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Sarana  dan  prasar ana  yang  tersedia  hanya  mencukupi  pada  tingkat  yang  memadai,  seperti  rak lemari, kabinet penyimpanan, dan sejenisnya” (LH, wawancara, 28 Maret 2023).
Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono  (2005:  76)  mengemukakan  bahwa  terdapat  tiga  tipe  perangkat penyimpanan  yang  digunakan  untuk  menyimpan  arsip  dalam  jumlah  yang  besar.  Pertama,  terdapat perangkat penyimpanan vertikal (file vertikal) yang umumnya digunakan dalam pengelolaan arsip dan sering  disebut  sebagai  filing  cabinet.  Filing  cabinet  standar  memiliki  beberapa  laci  yang  bervariasi,
mulai dari 2 hingga 6 laci. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu (a) untuk folder biasa dan (b) untuk folder gantung.  Selain  itu,  terdapat  juga  rak  arsip  terbuka  (open  self  file)  sebagai  opsi  alternatif.  Kedua, terdapat perangkat penyimpanan lateral (file lateral). Meskipun arsip tetap diletakkan secara vertikal, perangkat ini disebut file lateral karena map-mapnya ditempatkan secara menyamping di dalam laci. Dengan  demikian,  file  ini  lebih  efisien  dalam  penggunaan  ruang  dibandingkan  filing  cabinet.  Ketiga, terdapat  perangkat  penyimpanan  berat  (power  file).  Penggunaan  file  elektrik  semakin  populer  di berbagai kantor. File elektrik memiliki harga yang lebih mahal dan terdiri dari tiga model dasar: (a) file kartu untuk menyimpan kartu atau formulir dengan ukuran tertentu, (b) file struktural untuk semua jenis  dan  ukuran  formulir  atau  arsip,  dan  (c)  file  mobil  yang  dapat  bergerak  di  atas  rel  untuk memudahkan pergerakan ke depan dan ke belakang.
Selain  Agar  dapat  menyimpan  arsip  dengan  baik,  selain  menggunakan  peralatan  penyimpanan, juga  diperlukan  perlengkapan  yang  tepat.  Menurut  Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono  (2005:  79), berikut adalah beberapa perlengkapan yang dibutuhkan: (1) Penyekat: Digunakan untuk memisahkan arsip-arsip yang disimpan. Penyekat ini dapat terbuat dari karton atau tripleks, dan dilengkapi dengan label  yang  mencerminkan  kata  kunci  yang  sesuai  dengan  sistem  penyimpanan  yang  digunakan.  (2) Map  (folder):  Tersedia  dalam  berbagai  model  dan  bahan.  Jumlah  dan  jenis  dokumen  yang  akan ditempatkan  di  dalamnya  harus  dipertimbangkan  saat  memilih  folder  yang  tepat.  (3)  Penunjuk (guide): Berfungsi sebagai petunjuk untuk memandu dan mempermudah akses ke tempat-tempat yang diinginkan dalam file. (4) Kata tangkap: Merupakan judul yang tertera  pada bagian luar folder. Kata tangkap harus dibuat secara singkat agar mudah dibaca dan dipahami dengan cepat. (5) Perlengkapan lainnya: Termasuk di dalamnya adalah label. Label adalah stiker yang digunakan untuk memberikan kode  tertentu  pada  bagian-bagian  tertentu  dalam  penyimpanan  arsip.  Dengan  menggunakan perlengkapan tersebut,  pengaturan dan  penyimpanan  arsip dapat dilakukan secara  lebih  efisien dan mudah diakses.
Langkah lanjutan sesudah melaksanakan penyimpanan arsip, yakni melalui proses pemeliharaan arsip. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009,  disebutkan  jika  pemeliharaan  arsip  merupakan  tindakan untuk  memastikan  keselamatan,  keutuhan,  dan  keamanan  arsip,  baik  dalam  bentuk  fisik  maupun informasinya. Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Biasanya  membersihkan  dan  menghilangkan  debu  secara  berkala  menggunakan  kemoceng  dan memberi kapur barus agar tidak dimakan tikus” (LH, wawancara, 28 Maret 2023).
Menurut Suparjati dan rekannya (2004: 30),  tujuan dari pemeliharaan ialah menjaga agar arsip tetap terjaga dan tidak mengalami kerusakan. Kerusakan pada arsip dapat timbul karena dua faktor, yaitu faktor intrinsik dan ekstrinsik. Faktor intrinsik berkaitan dengan karakteristik arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, tinta, penggunaan lem, dan sebagainya. Sementara itu, faktor ekstrinsik terkait dengan faktor dari luar arsip, seperti kondisi lingkungan fisik, kehadiran organisme pengganggu, dan kelalaian manusia.
Tahapan terakhir dalam proses pemeliharaan arsip yaitu tahap pengamanan. Pengamanan arsip Pengamanan  bertujuan  untuk  melindungi  arsip  agar  tidak  hilang  atau  rusak.  Berdasarkan  hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Arsip  hanya  bisa  diakses  dan  dipinjamkan  hanya  melalui  arsiparis” (LH,  wawancara,  28  Maret 2023).
Ketentuan tersebut bertujuan untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi dalam arsip. Hal  ini  diatur  dalam  UU  No.  7  Tahun  1971  Bab  V  Pasal  11  (Wursanto,  1991:  20),  yang  menyatakan bahwa  memiliki  arsip  secara  melawan  hukum  dapat  dikenai  hukuman  penjara  maksimal  10  tahun, serta  menyimpan  arsip  dan  memberikan  informasi  tentang  isi  arsip  pada  pihak  ketiga  yang  tak memiliki hak dapat dikenai hukuman penjara maksimal 20 tahun atau penjara seumur hidup.
3. Penggunaan Arsip
Penggunaan  arsip  merupakan  tahapan  penting  dalam  memperoleh  informasi  yang  diperlukan, dengan memperhatikan seperti dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi, yaitu: (1) Penggunaan arsip digunakan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan, dengan memperhatikan penggunaan arsip aktif dan arsip inaktif untuk kepentingan internal perguruan tinggi dan masyarakat.
(2)  Kepala  unit  pengolah  bertanggung  jawab  terhadap  ketersediaan  dan  keaslian  arsip  aktif  di lingkungan  kerjanya.  (3)  Kepala  unit  kearsipan,  atas  nama  pimpinan  perguruan  tinggi,  bertanggung jawab terhadap ketersediaan arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal oleh pencipta arsip dan kepentingan publik, serta penggunaan informasi arsip dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)  dan  Jaringan  Informasi  Kearsipan  Nasional  (JIKN).  (4)  Penyediaan  arsip  untuk  kepentingan akses aktif  dan  arsip  inaktif  di  satuan  kerja  rektorat,  fakultas,  dan  unit  pelaksana  teknis  (UPT)  atau nama lain di perguruan tinggi menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan II, dan pelaksanaannya dilakukan oleh arsiparis. (5) Penggunaan arsip dilakukan sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yang berlaku di masing-masing perguruan tinggi. Agar pengelolaan arsip efektif, perlu memperhatikan waktu penggunaannya. Surat arsip harus ditindak lanjuti dalam waktu maksimal tiga hari setelah diterima. Peminjaman arsip untuk keperluan lembaga harus segera dikembalikan setelah selesai digunakan (Suraja, 2006: 97).
Peminjaman  arsip,  peminjaman  terjadi  ketika  arsip  keluar  dari  penyimpanan  karena  dipinjam oleh  atasan,  rekan  kerja  dalam  unit  yang  sama,  atau  kolega  dari  unit  kerja  lain  di  organisasi.  Untuk memastikan  transparansi  dan  pemantauan,  peminjaman  arsip  harus  dicatat  secara  terperinci, mencatat  siapa  yang  melakukan  peminjaman  dan  di  mana  arsip  itu  berada  saat  dipinjam.  Proses peminjaman  arsip  melibatkan  penggunaan  kartu  pinjam  arsip  yang  berfungsi  sebagai  bukti  bahwa arsip sedang dipinjam. Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Pertama  mengisi  formulir  layanan  peminjaman  arsip  selanjutnya  arsiparis  mencari  arsip  yang dimaksud,  lalu  arsip  tersebut  akan  dikirim  filenya  melalui  WhatsApp.  Bila  pengguna  arsip meminjam  arsip  hardfile,  arsiparis  akan  meminjam  jaminan  yang  ada  fotonya,  seperti  id  card karyawan” (LH, wawancara, 28 Maret 2023).
Hal tersebut diperkuat dengan pernyataan Informan 2 dijelaskan bahwa,
“Pertama mengisi blanko peminjaman sebelum mengajukan permintaan. Blanko tersebut kemudian diberikan ke arsiparis” (DS, wawancara, 29 Maret 2023).
Pernyataan serupa juga dari Informan 3 dijelaskan bahwa,
“Mengisi  formulir  peminjaman  arsip  kemudian  diserahkan  kepada  arsiparis,  lalu  dikirim” (AW, wawancara, 29 Maret 2023).
Kartu pinjam arsip diisi oleh peminjam arsip dan diserahkan kepada petugas arsip untuk mencari arsip  yang  diminta.  Kartu  pinjam  arsip,  menurut  Basir  Barthos  (2013:  213),  ialah  kartu  yang digunakan  guna  meminjam  arsip.  Tiap  pejabat  yang  membutuhkan  arsip  perlu  mempunyai  kartu pinjam arsip ini. Kartu tersebut dibuat dalam tiga rangkap, sendiri-sendiri  untuk: (1) disertakan pada surat  yang  dipinjam,  (2)  ditempatkan  di  tempat  arsip  (sebagai  pengganti  arsip  sementara),  dan  (3) sebagai pengingat pada berkas.
Peminjaman  arsip  memiliki  batas  waktu  maksimal  yaitu  tiga  hari  jika  arsip  tersebut  akan digunakan  untuk  pekerjaan  di  dalam  kota,  dan  tujuh  hari  jika  arsip  tersebut  akan  digunakan  untuk pekerjaan di luar kota. Jika ada pejabat yang membutuhkan arsip dalam jangka waktu yang lebih lama, misalnya satu  bulan, sehingga bisa dibuatkan salinan arsip  tersebut  atau di fotokopi (Sutarto, 1997: 248). Hasil wawancara dengan Informan 1 menjelaskan bahwa,
“Karena  file,  jadi  tidak  dikembalikan.  Kalau  laporan  dibandel  akreditasi  selama  2  bulan.  Kalau meminjam  laporang  dibandel  meminta  jaminan  yang  ada  fotonya  seperti  id  card  pegawai” (LH, wawancara, 28 Maret 2023).
Hal tersebut diperkuat dengan pernyataan Informan 2 dijelaskan bahwa,
“Sehari langsung dikembalikan” (DS, wawancara, 29 Maret 2023).
Pernyataan serupa juga Informan 3 dijelaskan bahwa,
“Tidak dikembalikan” (AW, wawancara, 29 Maret 2023).
Temu  Balik,  proses  peminjaman  arsip  memiliki  hubungan  dengan  penemuan  kembali  arsip. Menurut Sedarmayanti (2015:79), tujuan utama dari penemuan kembali arsip atau yang juga dikenal sebagai  sistem  penemuan  kembali  arsip  (Retrieval  system)  ialah  untuk  menemukan  informasi  yang terdapat pada surat atau arsip itu, bukan hanya sekedar menemukan arsip itu sendiri.
Penemuan  kembali  arsip  memiliki  tujuan  guna  mendapat  informasi  yang  terkait  dengan  arsip tersebut.  Berdasar  pada  teori  kearsipan  mengenai  penemuan  kembali  arsip,  arsip  dapat  ditemukan melalui  beberapa  metode  seperti  menggunakan  kartu  kendali,  buku  agenda,  atau  dengan menggunakan  kode  sistem  arsip.  Menurut  Liang  Gie  (2007:  125),  para  ahli  kearsipan  secara  umum setuju bahwa waktu yang ideal guna menemukan kembali arsip adalah kurang dari satu menit, asalkan sistem  penyimpanan  yang  tepat  digunakan,  maka  tak  membutuhkan  waktu  yang  lama.  Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Kegiatan temu balik arsip di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung sudah terinput di Si-TANDA. Temu balik arsip sudah cukup baik karena terlihat dari angka kecepatannya kurang dari 5 menit” (LH, wawancara, 28 Maret 2023).
Hal tersebut diperkuat dengan pernyataan Informan 2 dijelaskan bahwa,
“Kurang dari 5 menit” (DS, wawancara, 29 Maret 2023).
Pernyataan serupa juga dari Informan 3 dijelaskan bahwa,
“Biasanya, ya 3 - 5 menit” (AW, wawancara, 29 Maret 2023).
Menurut  Yatimah  (2009:  209),  kecepatan  dan  akurasi  dalam  proses  penemuan  kembali  arsip sangat dipengaruhi oleh beberapa  faktor, antara lain: (1) Keterangkasan informasi yang diminta. (2) Kesesuaian  pengklasifikasian  yang  digunakan.  (3)  Efisiensi  dan  ketepatan  sistem  indeks.  (4) Ketersediaan  tenaga  kerja  yang  punya  pengetahuan  dan  keterampilan  yang  memadai.  Proses penemuan  kembali  arsip  melibatkan  langkah-langkah  peminjaman,  pencarian  berkas,  dan pengembalian arsip Thomas Wiyasa (2003: 72).
Berdasarkan  hasil  pengamatan  dan  wawancara  diatas,  arsip  yang  dibutuhkan  UIN  Sayyid  Ali Rahmatullah kebanyakan berupa dokumen Surat Keputusan (SK) rektor dan Surat Perjanjian Kontrak, yang selalu menjadi referensi dalam pengambilan keputusan. Hal yang sama berlaku untuk surat yang diterima dan surat yang dikirimkan kepada resepsionis dalam konteks pembahasan dengan pejabat di lingkungan  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah.  Surat-surat  tersebut  diperiksa  terlebih  dahulu  untuk mengetahui  isi  surat  masuk,  dan  tujuan  dari  surat  keluar.  Dengan  demikian,  penggunaan  arsip disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuannya.
Arsip dinamis  UIN  Sayyid Ali Rahmatullah  dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam pengambilan  keputusan.  Faktanya,  dengan  adanya  informasi  dan  data  yang  tersedia  dalam  bentuk arsip dinamis, proses merumuskan masalah dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan menjadi lebih mudah. Tanpa akses ke data yang terdapat dalam arsip tersebut, pengambilan keputusan dapat terhambat  dan  tertunda.  Oleh  karena  itu,  penting  bagi  Rektor  untuk  memperoleh  informasi  yang akurat agar dapat membuat keputusan yang tepat. Keputusan yang baik dapat dicapai ketika Rektor memiliki akses kepada informasi yang baik pula.
Dalam  mendukung  berbagai  kegiatan  sehari-hari  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung, arsip  digunakan  dalam  proses  dokumentasi,  tanggapan,  referensi,  dan  kebutuhan  hukum.  Arsip berfungsi sebagai sumber informasi yang merupakan aset, dengan aset tersebut berupa dokumentasi. Dalam  mendukung  akuntabilitas,  arsip  dinamis  dapat  digunakan  sebagai  bukti  yang  benar,  sah,  dan kuat,  terutama  dalam  konteks  akreditasi  atau  kegiatan  lainnya  dan  persyaratan  hukum  yang mengharuskan adanya bukti yang valid. Arsip ini memiliki peran penting sebagai bukti yang memuat informasi tentang pengambilan keputusan sesuai dengan prosedur yang berlaku.  Selain itu, arsip ini juga  merupakan  dokumen  otentik  yang  dapat  digunakan  sebagai  bukti  hukum  yang  sah,  dengan adanya  tanda  tangan  asli  menggunakan  tinta  untuk  menegaskan  keabsahan  konten  yang  terdapat dalam arsip tersebut.
Hal tersebut seperti kegunaan arsip menurut Sedarmayanti (2015: 104), kegunaan arsip menurut Sedarmayanti dibagi 2 yakni:  Nilai guna primer, meliputi: (1) Nilai guna administrasi, (2) Nilai guna hukum,  (3)  Nilai  guna  keuangan,  (4)  Nilai  guna  ilmiah  dan  teknologi.  Dan  Nilai  guna  sekunder, meliputi: (1) Nilai guna kebuktian, (2) Nilai guna informasial.
4. Penyusutan Arsip
Setiap  perguruan  tinggi  menghasilkan  dokumen  arsip  yang  terus  meningkat  volumenya.  Untuk menjaga keseimbangan antara ruang penyimpanan dan volume arsip yang dihasilkan, perlu dilakukan kegiatan pengurangan arsip. Menurut  Hapsari  dan  Suharso (2021:  33), Penerapan penyusutan arsip
bertujuan untuk melakukan tiga hal. Pertama, menghancurkan arsip yang tidak memiliki nilai historis dan tidak  bersifat permanen.  Kedua, memindahkan arsip yang telah  melewati masa aktifnya ke unit kearsipan dengan kemungkinan penggunaan kembali di masa depan. Ketiga, menyerahkan arsip yang telah mencapai masa retensi kepada lembaga kearsipan, walaupun penciptanya tetap mempunyai nilai historis.
Putri  dan  Setyawan  (2020:  53)  menyatakan  bahwa  definisi  penyusutan  arsip  dapat  ditemukan dalam Pasal 1 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009. Penyusutan arsip ialah langkah mengurangi jumlah arsip,  termasuk  memindahkan  arsip  yang  tidak  aktif  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan, menghancurkan arsip yang tak punya nilai praktis, dan menyerahkan arsip yang bersifat statis kepada lembaga  kearsipan.  Menurut  penelitian  tersebut,  organisasi  umumnya  memiliki  keterbatasan  dalam melaksanakan penyusutan arsip dengan tepat dan benar. Hal ini disebabkan oleh kurangnya program dan  jadwal  retensi  arsip  yang  memadai,  kekurangan  tenaga  kerja  yang  bertanggung  jawab  atas pengelolaan arsip, serta anggaran terbatas untuk melaksanakan penyusutan arsip secara teratur. Hasil wawancara dengan Informan 1 menegaskan hal ini.
“Penyusutan arsip dinamis di UIN SATU berdasarkan aturan terkait jadwal retensi arsip atau JRA, namun  karena  keterbatasan  tenaga  arsiparis  sampai  saat  ini  belum  pernah  melakukan pemusnahan  arsip.  Karena  fokus  arsiparis  saat  ini  adalah  menyelamatkan  arsip  statis  berupa  SK Rektor  dan  sejenisnya  melalui  program  digitalisasi  arsip.  Penyusutan  arsip  harusnya  dilihat  dari JRA, apabila berketerangan Musnah harus segera diusulkan musnah, dan kalaupun berketerangan Permanen harus segera dikirim ke Record Centre.” (LH, wawancara, 1 Maret 2023).
Dalam  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Sugiarto  pada  tahun  2005  (halaman  73),  dikemukakan bahwa  penyusutan  arsip  melibatkan  berbagai  kegiatan,  termasuk  pemindahan,  penyerahan,  dan pemusnahan, yang bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip. Dalam konteks undang-undang, terdapat perbedaan  antara  pemindahan  dan  penyerahan  dokumen  perusahaan.  Pemindahan  ialah  proses internal di dalam perusahaan di mana dokumen dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan di perusahaan  itu  sendiri.  Di  sisi  lain,  penyerahan  merupakan  tindakan  eksternal  di  mana  dokumen perusahaan diserahkan kepada Arsip Nasional. Dokumen perusahaan yang punya nilai historis terkait dengan  kegiatan  pemerintahan,  pembangunan  nasional,  atau  kehidupan  kebangsaan  harus  wajib diserahkan kepada Arsip Nasional. Pemusnahan, di sisi lain, merujuk pada upaya untuk menghilangkan arsip sehingga tak bisa dikenali lagi.
Pengelolaan arsip di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung menghadapi kendala yang harus segera ditangani  dengan  segera.  Salah  satu  kendala  utamanya  adalah  kurangnya  sumber  tenaga  petugas  arsip. Seorang  arsiparis  ialah  individu  yang  punya  keahlian  dalam  bidang  kearsipan  dimana  dari  konteks pendidikan formal, pelatihan arsip, atau gabungan keduanya, merupakan sumber pengetahuan di bidang kearsipan. Tugas utama arsiparis ialah menjalankan kegiatan kearsipan sesuai dengan fungsi, tugas, dan tanggung  jawab  yang  ditetapkan  dalam  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Kearsipan  di  UIN  S ATU  cara  kerja  nya  masih  bersifat  individualis,  artinya  masing  masing  arsiparis bekerja  secara  individual,  tanpa  arahan  seorang  koordinator  kearsipan,  arsiparis  yang  berjumlah  5 orang  tersebar  di  unit  kearsipan  masing-masing  dan  bekerja  sesuai  kondisi  arsip  di  unit  kearsipan masing-masing.  Arsiparis  masih  merangkap  dibanyak  tugas  selain  bidang  kearsipan,  karena keterbatasan  sumber  daya  manusia  yang  ada;  belum  adanya  koordinator  kearsipan  yang  bisa memberikan  arahan  atupun  aturan  yang  lebih  spesifik  dibidang  kearsipan;  serta  tenaga  sumber  daya manusia  arsiparis  yang  merupakan  hasil  penyetaraan  jabatan,  masih  belum  mampu  menyesuaikan dengan tugas utamanya selaku arsiparis dan masih banyak menangani tugas lamanya” (LH, wawancara, 1 Maret 2023).
Hal tersebut diperkuat dengan pernyataan Informan 2 dijelaskan bahwa,
“Keterbatasan  jumlah  tenaga  menyebabkan  terkadang  tidak  dapat  langsung  memberikan  pelayanan karena  hanya  terdapat  satu  orang,  sehingga  terkadang  harus  menunggu  karena  tidak  ada  pengganti yang tersedia,” (DS, wawancara, 29 Maret 2023).
Pernyataan serupa juga dari Informan 3 dijelaskan bahwa,
“Hanya  terdapat satu petugas yang  bertanggung jawab, sehingga  fokusnya  terpusat pada satu orang” (AW, wawancara, 29 Maret 2023).
Perihal  ini  berdampak  pada  waktu  yang  terbatas  bagi  arsiparis  untuk  mengembangkan  kebijakan kearsipan  yang  efektif.  Saat  ini,  hanya  ada  lima  orang  petugas  arsiparis  yang  memiliki  tanggung  jawab guna melakukan pengelolaan pada seluruh arsip di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung. Keadaan ini semakin  diperparah  dengan  ketiadaan  koordinator  kearsipan  yang  dapat  memberikan  arahan  dan panduan  yang  lebih  spesifik  dalam  pengelolaan  arsip.  Kendala  ini  berpotensi  menghambat  proses kegiatan  administrasi  secara  keseluruhan.  Dengan  mengatasi  kendala-kendala  tersebut,  diharapkan pengelolaan  arsip  di  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah  Tulungagung  dapat  berjalan  dengan  lebih  efisien  dan mendukung kelancaran proses administrasi. Upaya ini akan memastikan keamanan dan keterjangkauan arsip, serta mempermudah akses dan penggunaan informasi yang terdapat dalam arsip tersebut.
Untuk mengatasi kendala kurangnya sumber daya arsiparis dalam pengelolaan arsip di UIN Sayyid Ali Rahmatullah  Tulungagung,  telah  dilakukan  beberapa  upaya  nyata.  Pertama,  dengan  mengusulkan penambahan  jumlah  staf  arsiparis  guna  mengatasi  kekurangan  tersebut.  Dengan  demikian,  diharapkan akan ada lebih banyak tenaga yang dapat ditugaskan untuk menangani tugas kearsipan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan 1 dijelaskan bahwa,
“Upaya  yang  dilakukan  biasanya  meliputi  (1)  mengikut  sertakan  dalam  diklat,  (2)  menambah  jumlah sumber  daya  manusia,  berbagi  pengalaman  melalui  grup  WhatsApp,  (3)  melakukan  studi  banding  di perguruan tinggi atau di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) ” (LH, wawancara, 1 Maret 2023).
Upaya  tersebut  dilakukan  dengan  tujuan  untuk  mencapai  kualitas  sebagai  petugas  arsip  yang kompeten. Oleh karena itu, terdapat minimal empat faktor yang diperlukan, yakni akurasi, kecerdasan dan pemahaman umum, keahlian praktis, serta keteraturan (Madiana, 1999: 17).

## Conclusion
Berdasarkan pengamatan dan wawancara, bisa diambil simpulan jika tata kelola arsip  di UIN Sayyid Ali  Rahmatullah  Tulungagung  telah  berjalan  dengan  cukup  baik.  Proses  penerimaan,  penciptaan, penggunaan,    pendistribusian,  pemeliharaan,  dan  penyusutan  arsip  telah  dilaksanakan  dengan  baik. Pengelolaan  arsip  ini  telah  memberikan  kontribusi  yang  signifikan  dalam  mendukung  kegiatan administrasi  yang  teratur.  Arsip  tersebut  memiliki  nilai  administrasi  yang  efektif  dan  efisien  dalam pelaksanaan  kegiatan,  sehingga  membantu  mencapai  kelancaran  aktivitas  sehari-hari  dan  tujuan  UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung. Pengelolaan arsip ini cukup mampu memenuhi kebutuhan informasi untuk pengguna arsip, serta kelancaran kegiatan administrasi yang melibatkan berbagai dokume maupun surat yang dikirim oleh UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung kepada pihak lain.Pengelolaan arsip di UIN Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung menghadapi kendala yaitu hal kurangnya sumber daya petugas arsip. Dimana terdapat lima petugas arsiparis  yang bekerja secara individual tanpa adanya koordinator kearsipan.  Sehingga  mengakibatkan  keterbatasan  waktu  dan  kemampuan  dalam  mengembangkan kebijakan kearsipan yang efektif. Kendala ini dapat menghambat proses administrasi secara keseluruhan. Oleh  karena  itu,  penting  untuk  mengatasi  kendala  ini  supaya  tat  kelola  arsip  bisa  berlangsung  dengan efisien  dan  mendukung  kelancaran  proses  administrasi.  Kedepannya  UIN  Sayyid  Ali  Rahmatullah Tulungagung perlu menambah sumber daya manusia.

## Acknowledgment
Penulis berharap jurnal artikel ini dapat memberikan kontribusi dalam pengembangan pengetahuan akademik  tentang  pengelolaan  arsip  dalam  meningkatkan  tertib  administrasi.  Hasil  penelitian  ini  bisa dimanfaatkan  sebagai    sumber  literatur  maupun  sumber  referensi  dalam  riset-riset  selanjutnya  pada bidang yang sama.

## References
Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Anggrawati, D. (2004). Membuat Dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas. Bandung: CV. Armico.
Barthos, Basir. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Daryana, Y. (2014). Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
Gie, The Liang, 1932-. (2007). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Hapsari,  Y.  A.,  &  Suharso,  P.  (2021).  Analisis  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Di  Kantor  Kelurahan  Pojoksari Kecamatan Ambarawa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, Dan Informasi, 5(4), 555-568.
Hayatin,  L.,  &  Hastuti,  S.  M.  (2023).  Analisis  Manajemen  Kearsipan  dan  Kualitas  Sumber  Daya  Manusia Terhadap  Mutu  Pelayanan  Administrasi  di  Universitas  Islam  Negeri  Sayyid  Ali  Rahmatullah Tulungagung. Otonomi, 23(1), 111-121.
Madiana, dkk. (1999). Kearsipan Jilid 1 Kelompok Bisnis Dan Manajemen. Bandung: CV. Armico.
Martinus,  M.,  Sihaloho,  N.  T.  P.,  &  Shadrina,  D.  N.  (2022).  Archives  Management  In  Support  Official Administration  In  Toho  Subdistrict  Head  Office,  Mempawah  Regency.  Ilomata  International Journal Of Social Science, 3(1), 22-28.
Muhidin, S. A., Winata, H., & Sontani, U. T. (2016). Manajemen Kearsipan: Untuk Organisasi Publik. Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka Setia.
Nursholeh, Y., & Sutirman, S. (2016). Pengelolaan Surat Elektronik (E-Mail) di Kantor Disperindag Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran-S1, 5(5), 443-452.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  24  Tahun  2011  Tentang  Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan Di Lingkungan Perguruan Tinggi.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Putri, A. E., & Setyawan, H. Urgensi Implementasi Jadwal Retensi Arsip dalam Rangka Menuju Efisiensi dan Efektivitas  Organisasi  Studi  Kasus  di  Universitas  Negeri  Yogyakarta.  Khazanah:  Jurnal Pengembangan Kearsipan, 13(1), 34-46.
Razak, M., Anggarini, R., & Supriyanto. (1992). Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Jakarta: Diterbitkan dengan dukungan dana dari Yayasan Ford oleh Program Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip.
Read, J., & Ginn, M. L. (2011). Records Management. Australia : South-Western, Cengage Learning.
Sedarmayanti, H. (2015). Tata Kearsipan : Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:  Mandar Maju.
Situs  Resmi  Uin  Satu  Tulungagung.  (N.D.).  Retrieved  From Https://www.uinsatu.ac.id/ diakses  pada  15 Mei 2023.
Sugiyono.  (2009.).  Metode  Penelitian  Pendidikan  :  (Pendekatan  Kuantitatif,  Kualitatif  Dan  R  &  D).
Bandung: Alfabeta.
Sukoco, B. M. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007. Jakarta: Erlangga.
Suparyati, Dkk. (2004). Tata Usaha Dan Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.
Suraja, Y. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.
Sutarto. (1997). Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Syamsi, I. (2004). Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja. Jakarta: PT. Bumi Aksara.
Tohirin,  D.,  &  Pd,  M.  (2012).  Metode  Penelitian  Kualitatif  dalam  Pendidikan  dan  Bimbingan  Konseling. Jakarta: Rajawali Pers.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan.
Vidada,  Y.  M.  (2018).  Analisis  Tugas  Sekretaris  dalam  Penangan  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar.  Jurnal Akrab Juara 3.4 , 194-200.
Wahyono, T., & Sugiarto, A. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
Wiyasa, T. (2003). Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat Dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.
Wursanto, H. (1991). Pembimbing Administrasi dan Surat-Menyurat. Yogyakarta: Andi.
Wursanto, H. (2003). Kearsipan 1. Yogyakarta: Andi:.
Yatimah,  D.,  &  Pd,  M.  (2009).  Kesekretarisan  Modern  Dan  Administrasi  Perkantoran.  Bandung:  Pustaka Setia.
Yunda, N. R., Sukaesih, S., & Prahatmaja, N. (2022). Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Tertib Administrasi  Di  Dinas  Perpustakaan  Dan  Kearsipan  Kota  Bandung.  Nautical:  Jurnal  Ilmiah Multidisiplin Indonesia, 1(7), 638-648.