## ANALISIS KEBUTUHAN DAN DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI TIRAS DAN TRANSAKSI BAHAN AJAR UNIVERSITAS TERBUKA

## Unggul Utan Sufandi
Prodi Sistem Informasi, Universitas Terbuka, Indonesia email: unggul@ecampus.ut.ac.id

## Abstrak
Sistem  Informasi  Tiras  dan  Transaksi  Bahan  ajar  atau  disingkat  SITTA  adalah  sebuah  sistem  layanan bahan  ajar  yang  dikelola  unit  Pusat  Layanan  Bahan  Ajar  (Puslaba)  Universitas  Terbuka  dengan  tugas melaksanakan  penyiapan  penerimaan,  penyimpanan,  pengamanan,  dan  pendistribusian  bahan  ajar (modul cetak) ke mahasiswa. SITTA telah diimplementasikan mulai awal tahun 2018 dan memiliki sebuah aplikasi berbasis website. Selama SITTA diimplementasikan, belum pernah dilakukan dokumentasi sistem sebelumnya.  Oleh  karena  itu  penelitian  ini  bertujuan  untuk  melakukan  analisis  dan  dokumentasi  pada SITTA.  Penelitian  ini  terdiri  dari  tahapan  awal  berupa  pembuatan  dokumentasi  sistem  yang  sedang berjalan  ( existing  system ),  analisis  dan  identifikasi  masalah  dari  sistem  berjalan,  serta  membuat rancangan  alur  diagram  sistem  baru  yang  telah  disesuaikan  dengan  hasil  analisis  identifikasi  masalah sebagai  bentuk  usulan  pengembangan  dan  evaluasi  SITTA  selanjutnya.  Instrumen  penelitian  yang digunakan  untuk  melalukan  analisis  kebutuhan  sistem  yaitu  dengan  menggunakan  observasi  dan wawancara  mendalam  ( In  Depth  Interview )  yang  ditujukan  kepada  staf  dan stakeholder ( user  system ) sebagai  narasumber  yang  memberikan  informasi.  Penelitian  ini  menghasilkan  daftar  rekomendasi perbaikan  proses  sistem  dari  SITTA.  Dengan  adanya  penelitian  ini  diharapkan  dapat menjadi  gambaran dan evaluasi untuk pengembangan SITTA di kemudian hari.
Kata kunci: SITTA, Sistem Informasi, Analisis Sistem, Dokumentasi Sistem

## Abstract
The Information System for Teaching Materials and Transactions Transaction or abbreviated as SITTA is a teaching materials service system managed by the Teaching Materials Service Center (Puslaba) at the Open  University  with  the  task  of  carrying  out  the  preparation  for  receiving,  storing,  securing,  and distributing  teaching  materials  (printed  modules)  to  students.  SITTA  has  been  implemented  since  early 2018 and has a website-based application. As long as SITTA is implemented, there has never been any documentation of the system before. Therefore, this study aims to analyze and document the SITTA. This research  consists  of  the  initial  stages  in  the  form  of  making  documentation  of  the  existing  system, analyzing  and  identifying  problems  from  the  current  system,  as  well  as  making  a  new  system  flow diagram  design  that  has  been  adapted  to  the  results  of  the  problem  identification  analysis  as  a  form  of proposal  for  further  development  and  evaluation  of  SITTA.  The  research  instrument  used  to  carry  out system requirements analysis is by using observation and in-depth interviews (In Depth Interview) aimed at  staff  and  stakeholders  (user  system)  as  resource  persons  who  provide  information.  This  research produces a list of recommendations for system process improvement from SITTA. With this research, it is hoped that it can be an illustration and evaluation for the development of SITTA in the future.
Keywords : SITTA, Information Systems, Systems Analysis, System Documentation
Diterima Redaksi: 30-12-2021 | Selesai Revisi: 04-04-2022 | Diterbitkan Online: 31-07-2022 DOI: https://doi.org/10.23887/janapati.v11i2.42966
Menurut  informasi  dari  laman  resmi Universitas Terbuka (UT), UT adalah salah satu Perguruan Tinggi Negeri (PTN) yang diresmikan oleh  Keputusan  Presiden  RI  Nomor  41  tahun 1984 sebagai Perguruan Tinggi Negeri ke 45 di Indonesia, Sistem belajar jarak jauh dan terbuka diterapkan  di  UT.  Hal  itu  karena  UT  memiliki sistem  pendidikan  PTJJ  (Pendidikan  Tinggi Jarak  Jauh).  Istilah  jarak  jauh  adalah  sistem belajar  tidak  dilakukan  secara  tatap  muka, melainkan  menggunakan  sarana  media.  Media tersebut dapat berupa media cetak (modul) dan non-cetak (audio/video, komputer/ internet , siaran radio, dan televisi). Istilah terbuka adalah tidak  ada  batasan  waktu  registrasi,  usia,  masa belajar,  tahun  ijazah,  dan  frekuensi  dalam mengikuti  ujian.  Syarat  yang  ada  hanya  setiap calon  mahasiswa  UT  yang  akan  mendaftar, sudah menyelesaikan pendidikan sekolah menengah atas (SMA atau sederajat)[1].
Dengan  sistem  PTJJ,  UT  memiliki  sistem yang  berbeda  dengan  intitusi  pendidikan  tatap muka.  Perbedaan  tersebut  membuat  UT memiliki  39  kantor  layanan  UPBJJ  (Unit Program  Belajar  Jarak  Jauh)  UT  yang  tersebar di seluruh Indonesia dan satu Pusat Pengelolaan  Mahasiswa  Luar  Negeri.  Kantor Pusat  sekaligus  Pusat  Pengelolaan  Mahasiswa UT  Luar  Negeri  beralamat  di  Jl.  Cabe  Raya, Pondok  Cabe,  Tangerang  Selatan.  Penerapan sistem  belajar  terbuka  dan  jarak  jauh  tersebut membuat  UT  memiliki  fasilitas  layanan  Bahan Ajar  (BA).  BA  cetak  (modul)  adalah  BA  utama yang  didesain  untuk  dapat  digunakan  oleh mahasiswa  UT  secara  mandiri  tanpa  bantuan tutor.  Bahan  ajar  dan  bahan  ujian  UT dikembangkan  oleh  para  penulis  yang  ahli dalam bidangnya yang merupakan dosen-dosen dari  Perguruan  Tinggi  di  Indonesia.  Terkait kualitas  bahan  ajar  UT,  bahan  ajar  UT  telah dikenal  oleh  masyarakat  luas  dan  telah  banyak digunakan  oleh  Perguruan  Tinggi  lainnya  di Indonesia.  Bahan  ajar  UT  dapat  dibeli  oleh mahasiswa  UT  dan  umum  melalui  pemesanan online di  web  Toko  Buku  Online  (TBO)  yang dikelola  oleh  Koperasi  Karunika  UT.  Web  toko buku online Karunika UT tersebut dapat diakses pada laman http://tbo.karunika.co.id/.
Bahan  ajar  UT  menjadi  hal  yang  utama bagi mahasiswa UT untuk menunjang kebutuhan  belajar  mandiri.  Bahan  ajar  untuk mahasiswa UT dapat diperoleh saat mahasiswa melakukan  registrasi  matakuliah.  UPBJJ-UT, memiliki  salah  satu  tugas  dan  tanggung  jawab untuk  mendistribusikan  bahan  ajar  kepada mahasiswa  UT  di  seluruh  wilayah  Indonesia. UPBJJ  mendistribusikan  bahan  ajar  untuk mahasiswa  dengan  mengajukan  permintaan bahan  ajar  kepada  unit  Pusat  Pengelolaan
Bahan  Ajar  UT-Puslaba  UT.  Puslaba  memiliki tugas yaitu
menyiapkan
penerimaan,
penyimpanan,
pengamanan, dan pendistribusian bahan ajar cetak dan non-cetak, termasuk  bahan  ajar  digital,  bahan  ujian,  dan bahan ajar pendukung akademik lainnya [2].
Untuk mengelola dan melayani bahan ajar mahasiswa,  UT  telah  menggunakan  sebuah sistem  informasi  dengan  nama  SITTA  (Sistem Informasi  Tiras  dan  Transaksi  Bahan  Ajar). SITTA  merupakan  sistem  informasi  yang digunakan  sebagai  sarana  untuk  menunjang aktivitas  pengelolaan  dan  distribusi  bahan  ajar ke  mahasiswa.  SITTA  memiliki  sebuah  aplikasi berbasis web yang dapat diakses melalui laman web yaitu https://distribusi.ut.ac.id/. Aplikasi web pada  SITTA  berjalan  dengan  menggunakan jaringan intranet/private  network yang  telah digunakan pada sejak tahun 2018. SITTA dapat melakukan  proses  pengelolaan  dan  distribusi bahan  ajar  berdasarkan  permintaan  bahan  ajar oleh  UPBJJ,  unit  terkait  misalnya  permintaan dari Fakultas dan umum (mahasiswa).
Hingga  saat  ini,  SITTA  belum  memiliki dokumentasi  sistem.  Dalam  merancang  dan membuat  sebuah  sistem,  dokumentasi  sistem dilakukan  sebagai  media  komunikasi  dan diskusi antara perancang, analisis, dan programmer sistem  untuk  menjadi  dasar  dalam pengembangan  sistem  lebih  lanjut.    Hal  ini dapat  membantu  ketika  selanjutnya  akan melakukan  pengembangan,  suatu  sistem  dapat diketahui kelemahan, keunggulan dan pengendalian  terhadap  sistem  yang  saat  ini berjalan.
Dari  permasalahan  tersebut,  diperlukan penelitian untuk membuat analisis dan dokumentasi  sistem  berjalan  sehingga  dapat diketahui  proses  mana  saja  pada  sistem  yang membutuhkan  perbaikan  dan  pengembangan ke  depannya  dan  sekaligus  diharapkan  dapat membantu manajemen strategis untuk menetapkan  kebijakan  pengembangan    sistem supaya  memiliki  kinerja  yang  baik  dikemudian hari. Penelitian ini bertujuan untuk mendokumentasikan
sistem berjalan, melakukan  analisis  dan  identifikasi  masalah pada  SITTA  saat  ini.  Hasil  pada  penelitian  ini yaitu  berupa  dokumentasi  sistem  berjalan, usulan  perancangan  diagram  alur  sistem  baru beserta  catatan  rekomendasi  perbaikan  sistem pada  setiap  alur  proses  sistem  berjalan  yang memerlukan  perbaikan  dan  pengembangan sebagai  upaya  evaluasi  SITTA  ke  depannya. Rumusan  masalah  pada  penelitian  ini  adalah bagaimana sistem layanan bahan ajar UT dapat didokumentasikan dengan diagram alur sistem.

## METODE
Metode  penelitian  yang  digunakan  pada penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif.  Hal  itu dikarenakan  data  yang  diperoleh  didapatkan melalui  hasil  observasi  (pengamatan  secara langsung)  dan  wawancara.  Wawancara  yang digunakan  pada  penelitian  ini  adalah  dengan wawancara  mendalam  atau  teknik in-depth interview (wawancara  mendalam).  Tujuannya agar  diperoleh  pemahaman  secara  mendalam terhadap  masalah  yang  dihadapi  pada  layanan bahan  ajar  UT  melalui  informasi  yang  diberikan oleh responden wawancara sebagai narasumber (informan).
Jenis penelitian kualitatif ini menggunakan pengamatan  secara  alami  dengan  melakukan observasi menyeluruh pada sistem. Oleh karena itu  kehadiran  peneliti  memiliki  peran  penting sebagai  alat  penelitian.  Penelitan  kualitatif merupakan  suatu  metode  penelitian  yang digunakan  oleh  peneliti  pada  kondisi  objek alamiah, dengan eksperimen sebagai lawannya. Dimana  peneliti  bertindak  sebagai  instrument kunci dan dilakukan secara triangulasi (gabungan)  dengan  sifat  induktif  pada  analisis data  dan  hasil  penelitian  ini  menekankan  pada makna generalisasi [7].
Tahapan  penelitian  yang  dilakukan  pada penelitian seperti pada Gambar 2.
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Berikut merupakan penjelasan dari masing-masing tahapan penelitian:
A. Tahap Perencanaan.
Pada  tahap  ini  dilakukan  identifikasi masalah untuk mengetahui solusi dari permasalahan  yang  ada.  Identifikasi  masalah dilakukan
melalui
agenda pertemuan ( Information  Gathering )  yang  berupa Forum Group  Discussion. FGD  dilakukan  oleh  para stakeholder dan  pengembang  SITTA  yaitu sebagai berikut:

## Tabel 1. Daftar Anggota FGD
No Anggota FGD 1 Kepala Unit Pusat Layanan
Bahan Ajar
2 Koordinator Bidang Pengembangan dan Aplikasi
Program pada Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi 3 Penanggung  Jawab  Bidang Pemeliharaan pada Unit Pelaksana  Teknis  Teknologi Informasi dan Komunikasi
4 Penanggung  Jawab  Bidang Sistem Informasi dan Data
5 Perwakilan  Tim  Pengembang Aplikasi SITTA Kegiatan  FGD  ini  menghasilkan  diskusi penyamaan persepsi untuk menjadwalkan agenda  yang  membahas  mengenai  kendala- kendala yang ada selama SITTA diimplementasikan. Identifikasi  masalah  dilakukan untuk mencari,  menemukan,  dan  mengumpulkan berbagai  informasi  dan  permasalahan  yang dihadapi  oleh  pengguna  sistem  dan  aplikasi SITTA.
B. Tahap Studi Literatur.
Pada  tahap  ini  dilakukan  studi  literatur dengan mencari referensi penelitian sebelumnya seperti  jurnal/paper  yang  relevan  dengan penelitian yang dilakukan, mempelajari teori-teori terkait  dengan  dokumentasi  dan  analisis  sistem dari berbagai jurnal dan buku, mencari referensi metode  yang  digunakan  yaitu  teori  penelitian analisis dan dokumentasi sistem serta buku dan artikel  digital  lainnya  untuk  melengkapi  teori konsep pada tinjauan Pustaka.
C. Tahap Pengumpulan Data. Pada  tahap  ini  dilakukan  penentuan instrumen  penelitian  yang  akan  digunakan
sebagai acuan untuk mencapai tujuan penelitian dari hasil data yang digunakan.
Instrumen penelitian yang digunakan yaitu dengan  melakukan  observasi  secara  langsung ke  lokasi  unit  layanan  bahan  ajar  UT  (Puslaba) dan  wawancara  mendalam  ( indepth  interview ). Wawancara  dilakukan  oleh  tim  peneliti  kepada pengguna  sistem  (user)  dan stakeholder yang menangani pekerjaan layanan
D. Tahap Analisis Sistem.
Pada tahap ini dilakukan analisis masalah pada  sistem  berjalan  dan  kebutuhan  akan sistem layanan bahan ajar yang belum terpenuhi berdasarkan  hasil  identifikasi  masalah  yang telah dilakukan sebelumnya.
E. Tahap Perancangan Sistem Pada tahap ini dilakukan proses pembuatan  rancangan  flow(alur)  diagram  dari sistem  berjalan  beserta  narasi  dan  membuat desain flow diagram sistem baru sebagai usulan dan hasil alur proses sistem tersebut yang telah disesuaikan dengan
saran/rekomendasi perbaikan sistem oleh tim peneliti dan berdasarkan  saran  dari  responden  ketika melakukan proses wawancara.
F. Hasil Analisis dan Dokumentasi Sistem Pada  tahap  ini  dilakukan  pencatatan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem layanan  bahan  ajar  pada  tiap  masing-masing proses  kegiatan  yang  perlu  untuk  dilakukan evaluasi dan pengembangan SITTA di kemudian hari.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A.  Hasil Analisis Identifikasi Masalah Sistem Berjalan
Berdasarkan
hasil observasi dan wawancara terhadap permasalahan yang terjadi pada  layanan  dan  pengelolaan  bahan  ajar  di UT, di temukan beberapa masalah, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Perlu  adanya optimasi  fitur tracking pengiriman  BA  ( tracking keberadaan  BA saat  dikirim  oleh  kurir  pengiriman  saat pengiriman  berlangsung)  yang  dapat  di lacak  /  pantau  oleh  mahasiswa  yang bersangkutan.
2. Perlu dilakukan  pengembangan  rancangan aplikasi mobile
SITTA untuk mengoptimalkan fungsi kerja aplikasi untuk dapat  membantu  pekerjaan  operasional
menjadi  lebih  efektif  dan  efisien.  Evaluasi dan rancangan pengembangan yang dilakukan  diantaranya  adalah  dengan memaksimalkan  fungsi  yang  telah  ada pada  aplikasi  dan  merancang  usulan  fitur pada aplikasi yang belum tersedia.

## B.  Pembuatan  Alur  Diagram  (Dokumentasi) Sistem Berjalan
Sebagai  sistem  yang  mengelola  layanan bahan ajar bagi mahasiswa Universitas Terbuka, SITTA dijalankan oleh unit sebagai berikut:
1.  Unit  Program  Belajar  Jarak  Jauh (UPBJJ-UT)
2.  Pusat Layanan Bahan Ajar (Puslaba) 3.  Lembaga Pengembangan dan Penjaminan Mutu Pendidikan (LPPMP)
4.  Kelompok  Kerja  Pengadaan Bahan  Ajar (BA)
5.  Pusat  Pengembangan  Multi  Media (PPMM)
6.  Unit lain selain UPBJJ (Fakultas)
Secara garis besar, alur SITTA yang saat ini berjalan  dimulai  dari  proses  melakukan  prediksi kebutuhan  bahan  ajar  yang  dilakukan  oleh UPBJJ dan Puslaba. Dari hasil prediksi tersebut kemudian  dilakukan  rapat  tiras  bahan  ajar  (BA) untuk  kebutuhan  pengaadan  BA  yang  telah melalui  proses  penyesuain  data  master  BA  di unit PPMM.
Proses  pemesanan  BA  dilakukan  di  unit UPBJJ  dan  unit  selain  UPBJJ  (fakultas/umum) yang  harus  dilakukan  validasi  pemesanan telebih  dahulu  oleh  unit  LPPMP.  Setelah pemesanan  dilakukan  validasi,  maka  LPPMP akan  menerbitkan  nomor  pemesanan  yang berupa  nomor Delivery  Order (DO)  dan dilakukan  validasi  kembali  untuk  selanjutnya  di proses di unit Puslaba dengan melalui beberapa proses yaitu
mutasi DO, proses belanja/pengambilan buku di gudang BA, proses kemas/ packing BA  sampai  dengan  pengiriman BA ke mahasiswa UT.
Pada  pross  penerimaan,  retur,  pemecahan, penataan  dan  perakitan  bahan  ajar  keduanya sama-sama  dilakukan  di  UPBJJ  dan  Unit Puslaba.  Penerimaan  bahan  ajar  di  UPBJJ merupakan  penerimaan  yang  berasal  dari  Unit Puslaba  dan  untuk  penerimaan  bahan  ajar  di Puslaba  adalah  penerimaan  dari  vendor/PT Penerbit  Percetakan  bahan  ajar  yang  bekerja sama dengan UT.
Alur  sistem  yang  sedang  berjalan  telah dirancang oleh peneliti dengan hasil  yang dapat dilihat seperti pada Gambar 2 berikut:

## C.  Pembuatan Diagram Sistem Baru (Sistem Usulan)
Hasil  dari  kegiatan  mendokumentasikan  sistem berjalan,  melakukan  proses  identifikasi  dan analisis  masalah  terhadap  kebutuhan  sistem berjalan,  maka  peneliti  memperoleh  hasil rancangan  alur/diagram  proses  kegiatan  sistem yang baru (sebagai usulan/rekomendasi).
Keterangan blok warna pada alur diagram di Gambar  2  dan  3  memiliki  keterangan  sebagai berikut:
1.  Blok  proses  warna  putih  adalah  proses yang sedang berjalan
2.  Blok  proses  warna orens  adalah  proses yang  tersedia  melalui  aplikasi mobile
SITTA tetapi masih perlu untuk dilakukan evaluasi
3.  Blok proses warna kuning adalah proses yang  diusulkan  untuk  menggunakan aplikasi  SITTA  versi mobile dengan dukungan  fitur  akses  laporan  dan qrcode scanner.
4.  Blok  proses  warna  biru  tua  adalah proses  yang  menggunakan  dukungan proses  secara  aplikasi  melalui  web SITTA
5.  Blok  proses  warna  biru  muda  adalah proses  yang  akan  diajukan  untuk menggunakan aplikasi.
Diagram  alur  yang  telah  dibuat  merupakan hasil dari analisis dan dokumentasi sistem yang telah  dilakukan  peneliti  sebagai  gambaran proses mana saja yang memerlukan pengembangan SITTA kedepan. Hasilnya adalah  untuk  setiap  proses  yang  berhubungan dengan  fisik  barang/bahan  ajar  (buku)  perlu dilakukan  proses qr  code agar  pergerakan  fisik barang/bahan  ajar  (buku)  dapat  diketahui secara sistem.
Alur  diagram  proses  SITTA  sebagai  usulan dapat dilihat seperti pada Gambar 3 berikut.
Alur Sistem Pengelolaan BA Berjalan (Bahan Ajar) – Universitas Terbuka PUSLABA
P2M2 LPPMP Kelompok Kerja Pengadaan BA UPBJJ Unit Selain UPBJJ
(1a) Prediksi Kebutuhan BA (2a) Pemesanan BA (3a) Penerimaan  BA (1b) Prediksi Kebutuhan BA (3b) Penerimaan  BA (7a) Penataan BA (7b) Penataan BA (5b) Pemecahan BA (5a)
Pemecahan BA (6a) Perakitan BA
(6b) Perakitan BA
(11a) Inventory Count BA (11b) Inventory Count BA (8) Pengeluaran  BA (22) Validasi DO
(19) Validasi Pemesanan  BA
(21)
Penerbitan DO (Delivery Order) (14) Mutasi DO (15) Order Picking BA (17) Penerbitan UT –
03 (25) Pendataan Master Bahan Ajar (2b) Pemesanan BA
(26) Pembuatan Laporan-laporan (26) Pembuatan Laporan-laporan (24) Pengadaan Bahan Ajar (18) Pengiriman BA (16) Order Packing BA (10b) Rekonsiliasi BA (4b) Retur BA (10a) Rekonsiliasi BA (4a) Retur BA
(23) Tiras BA (20)
Penerbitan Surat Relokasi (12) Pendataan Pelaporan Aset ke Negara (13) Pengusulan Penghapusan BA NA
(9) Relokasi BA (26) Pembuatan Laporan-laporan (26) Pembuatan Laporan-laporan (26) Pembuatan Laporan-laporan (26) Pembuatan Laporan-laporan
Gambar 2. Dokumentasi Alur Diagram SITTA

## D.  Daftar  Rekomendasi  Perbaikan  Proses
SITTA.
Rekomendasi berikut
ini dibuat berdasarkan  hasil  identifikasi  dan  analisis masalah  pada  sistem  berjalan.  Selain  itu  juga diperoleh  dari  hasil  observasi  dan  wawancara yang  dilakukan  antara  tim  peneliti  dengan pengguna sistem dan stakeholder yang mengelola layanan bahan ajar UT.
Rekomendasi perbaikan sistem tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Proses  pemesanan  bahan  ajar  oleh
UPBJJ-UT. Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan  adalah  data  yang  telah  diinput pada  proses  permintaan  penambahan kuota dapat  dijadikan  sebagai  data  dasar  pada proses  pembuatan  pesanan,  sehingga proses  pemesanan  lebih  efektif  dan  tidak terjadi proses input ulang.
2. Proses penerimaan bahan ajar di UPBJJ.
Usulan perbaikan dan rekomendasi
kedepan adalah dapat menggunakan aplikasi  SITTA  versi mobile ,  dimana nantinya  fitur  penerimaan  bahan  ajar  pada aplikasi  mobile  dapat  terintegrasi  dengan sistem  SITTA  versi  web.  Diharapkan dengan  aplikasi mobile tersebut,  proses penerimaan melalui aplikasi dapat dilakukan bersamaan dengan proses pengecekan fisik (agar tidak terjadi gap/kesenjangan waktu antara penerimaan barang  dengan  pendataan  penerimaan menggunakan aplikasi melalui SITTA).
3. Proses penerimaan bahan ajar di Puslaba. Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan adalah dapat menggunakan aplikasi  SITTA  versi mobile ,  dimana nantinya  fitur  penerimaan  bahan  ajar  pada aplikasi mobile dapat  terintegrasi  dengan sistem  SITTA  versi  web.  Diharapkan dengan  aplikasi mobile tersebut,  proses penerimaan melalui
aplikasi dapat
Usulan Flow Sistem Pengelolaan BA (Bahan Ajar) – Universitas Terbuka PUSLABA P2M2 LPPMP Pokja Pengadaan UPBJJ Unit Selain UPBJJ
(1) Registrasi Mahasiswa (2a)
Pemesanan BA
(3a) Penerimaan  BA
(11) Prediksi Kebutuhan BA
(3b) Penerimaan  BA (7) Penataan BA (7b) Penataan BA (5b)
Pemecahan BA
(5a)
Pemecahan BA (6a) Perakitan BA
(6b) Perakitan BA
(10a) Inventory Count BA (10b) Inventory Count BA (22) Validasi DO (19) Validasi
Pemesanan  BA (21) Penerbitan DO (Delivery Order) (14) Mutasi DO (15) Order Picking BA (17) Penerbitan UT – 03
(25) Pendataan Master Bahan Ajar (2b) Pemesanan BA (24)
Pengadaan Bahan Ajar (18) Pengiriman BA (16) Order Packing BA (9b) Rekonsiliasi BA (4b) Retur BA (9a) Rekonsiliasi BA (4a) Retur BA (23) Tiras BA (20) Penerbitan Surat Relokasi (12) Pendataan Pelaporan Asset ke Negara (13b) Pengusulan Penghapusan BA NA Pusat (8) Pengeluaran  BA (26) Pembuatan Laporan-laporan (1)
Registrasi Mahasiswa (26)
Pembuatan Laporan-laporan
(26) Pembuatan Laporan-laporan (26) Pembuatan Laporan-laporan (26) Pembuatan Laporan-laporan (26) Pembuatan Laporan-laporan
(13a) Pengusulan Penghapusan BA NA UPBJJ
Gambar 3. Alur Diagram Proses SITTA sebagai Usulan
dilakukan bersamaan dengan proses pengecekan fisik (agar tidak terjadi gap/kesenjangan waktu antara penerimaan barang  dengan  pendataan  penerimaan menggunakan aplikasi melalui SITTA).
4. Proses  penurunan  bahan  ajar  di  Gudang Puslaba. Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan  adalah  hendaknya  pihak  ke-tiga saat  pengiriman  bahan  ajar  ke  Puslaba menggunakan standar pallet Puslaba sehingga dapat mempermudah dan mempercepat proses yaitu dapat menggunakan fork-lift . Selain itu juga pallet sesuai  standar  Puslaba  maka  dapat langsung  digunakan  tanpa  harus  ada proses  pemindahan  barang  dari pallet pihak ke-tiga ke pallet Puslaba.
5. Proses  retur  bahan  ajar  di  Puslaba  dan  di UPBJJ-UT.
Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan adalah dapat menggunakan aplikasi  SITTA  versi mobile ,  dimana nantinya fitur penerimaan barang hasil retur bahan  ajar  pada  aplikasi mobile dapat terintegrasi  dengan  sistem  SITTA  versi web.  Diharapkan  dengan  aplikasi mobile tersebut,  proses  penerimaan  barang retur melalui aplikasi dapat dilakukan bersamaan dengan proses pengecekan fisik (agar tidak terjadi  gap/kesenjangan  waktu  antara penerimaan barang
retur dengan pendataan penerimaan barang retur menggunakan aplikasi melalui SITTA).
6. Proses  pemecahan  bahan  ajar  di  UPBJJ dan Puslaba.
Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan  adalah  aplikasi  SITTA  dapat memberikan  notifikasi  jika  di  UPBJJ  dan Puslaba tersebut terdapat paket bahan ajar yang  non  aktif.  Hal  ini  diperlukan  karena kebutuhan  item  barang  untuk  setiap  paket BA  beragam,  sehingga  menyulitkan  jika petugas  harus  memilih  secara  manual paket  BA  yang  harus  dipecah  karena dibutuhkan oleh paket BA yang lain.
7. Proses  penempatan  bahan  ajar  hasil pemecahan di Puslaba.
Diusulkan  untuk  menggunakan  aplikasi SITTA  versi mobile ,  sehingga  pada  saat penempatan  item  hasil  proses  pemecahan dapat  ditempatkan  sesuai  dengan  lokasi baik  secara  fisik  maupun  aplikasi  secara
realtime (agar tidak
terjadi
gap/kesenjangan waktu
antara
penempatan  item  hasil  pemecahan  barang dengan  pendataan  menggunakan  aplikasi melalui SITTA).
8. Proses perakitan bahan ajar di UPBJJ dan di Puslaba. Usulan perbaikan dan rekomendasi
kedepan adalah dapat menggunakan aplikasi  SITTA  versi mobile ,  dimana nantinya  pada  saat  proses  pengambilan item  dan  proses  penempatan  hasil  rakitan yang  ditempatkan  sesuai  dengan  form perakitan  tidak  terjadi  gap/kesenjangan waktu antara pengambilan item dan proses penempatan hasil rakitan dengan pendataan  pengambilan  item  dan  proses penempatan  hasil  rakitan  menggunakan aplikasi melalui SITTA.
9. Optimasi  proses  perakitan  bahan  ajar  di UPBJJ.
Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan  adalah  apabila  tersedia  bahan ajar  untuk  merakit  suatu  paket  maka aplikasi SITTA dapat memberikan notifikasi. Hal ini diperlukan karena kebutuhan  item  barang  untuk  setiap  paket BA  beragam,  sehingga  menyulitkan  jika petugas  harus  memilih  secara  manual paket BA yang harus dirakit.
10.  Proses  penempatan/pengambilan  bahan ajar di UPBJJ.
Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan adalah dapat menggunakan aplikasi  SITTA  versi mobile .  Dengan penerapan qrcode pada  saat  proses penempatan  dan  pengambilan  bahan  ajar diharapkan meminimalisasi kesalahan pengambilan  bahan  ajar  di  lokasi  yang tertera dalam form pengambilan.
11.  Fasilitas dalam Gudang di UPBJJ. Diharapkan  setiap  UPBJJ  memiliki  rak tempat  penyimpanan  bahan  ajar,  di  mana setiap rak memiliki kode lokasi, hal tersebut untuk  memudahkan  proses  penataan, penempatan dan pengambilan bahan ajar.
12.  Penempatan bahan ajar di Gudang Puslaba.
Untuk  penempatan  hasil  perakitan  set bahan  ajar  siap  pesan  diharapkan  dapat disusun  berdasarkan  tren  penjualan  bahan ajar  agar  pada  saat  proses order  picking , waktu  yang  digunakan  lebih  efektif  dan efisien.
13.  Proses pengeluaran bahan ajar di UPBJJ.
Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan adalah dapat menggunakan aplikasi SITTA versi mobile dengan qrcode pada  saat  proses  pengeluaran  bahan  ajar, untuk  mempercepat  proses  pengeluaran bahan  ajar.  Diharapkan  dengan  aplikasi mobile tersebut, proses pengeluara barang melalui aplikasi dapat dilakukan bersamaan dengan  proses  pengeluaran  barang  fisik (agar  tidak  terjadi  gap/kesenjangan  waktu antara pengeluaran barang dengan pendataan pengeluaran barang menggunakan aplikasi melalui SITTA).
14.  Proses  rekonsiliasi  bahan  ajar  di  UPBJJ dan Puslaba.
Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan adalah dapat menggunakan aplikasi SITTA versi mobile untuk mempermudah proses pelaksanaan rekonsiliasi.
15.  Proses inventory  count bahan  ajar  di UPBJJ dan Puslaba.
Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan adalah dapat menggunakan aplikasi  versi mobile untuk  mempermudah proses pelaksanaan inventory count .
16.  Proses  mutasi  DO  khususnya  untuk  DO Wajib  Beli  dan  DO  TBO  yang  melalui  SIA (Sistem Informasi Akademik)
Usulan  perbaikan  yang  dapat  dilakukan adalah  menggunakan  teknik batching sistem dengan memperhatikan pengelompokkan DO berdasarkan:
a.  Tanggal Pembayaran
b.  Kesamaan jenis pemesanan bahan ajar antar DO
17.  Proses order  picking bahan  ajar  yang dilakukan  di  Puslaba.  Sebagai  usulan perbaikan adalah:
 Menggunakan  aplikasi mobile dengan fitur route  maps (petunjuk  lokasi pengambilan bahan ajar). Hal tersebut bertujuan  untuk  mempermudah  dan mempercepat  waktu  proses order picking .
 Perlunya  dilakukan  dengan order batching  system (melakukan order picking berdasarkan  rekap  per batch ) agar  pekerjaan  menjadi  efektif  dan efisien.
18.  Proses  pengarungan,  pengebokan,  atau pengemasan paket dalam persiapan pengiriman BA ke UPBJJ-UT. Usulan perbaikan dan rekomendasi kedepan  adalah  proses  dapat  dilakukan
secara otomatis oleh SITTA. Dalam hal ini, sistem dapat melakukan menentuan jumlah bok,  jumlah  karung  yang  dibutuhkan,  bok mana  saja  yang  ada  pada  karung  tertentu dan  berat  per  karung.  Setiap  karung dilengkapi  dengan  label  karung  berisi identitas dan daftar isi bok.
19.  Serah  terima  bahan  ajar  siap  kirim  ke penyedia jasa pengiriman.
Usulan  perbaikan  yang  dapat  dilakukan adalah  menggunakan  aplikasi  SITTA  versi mobile berupa  fitur  pengiriman  bahan  ajar dengan  penerapan qrcode yang  bertujuan untuk  memastikan  kesesuaian  bahan  ajar yang  akan  dikirim  serta  tidak  terjadi gap/kesenjangan waktu
antara pengeluaran  barang  dengan  pendataan pengeluaran barang menggunakan aplikasi melalui SITTA.
20.  Proses pendataan BA hasil order picking. Perlu  ditambahkan  opsi  menggunakan qrcode  scanner dalam  pendataan  varang hasil order  picking untuk  mempercepat proses. Pada system yang sedang berjalan,  setiap  barang  hasil order  pickign akan  didata  menggunakan  aplikasi  SITTA. Namun  proses  ini  masih  memerlukan pemeriksaan  secara  manual  sehingga  ada resiko  kesalahan  pembacaan  kode  barang yang  mengakibatkan  salah  pendataan barang.
21.  Jaminan  ketersediaan  stok  di  Gudang Puslaba.
Untuk  menjamin  ketersediaan  stok  bahan ajar selama proses layanan, dapat dipertimbangkan  untuk  menerapkan buffer stock/safety stock dan reorder point.
Dapat  juga  dipertimbangkan  menerapkan metode  Economic  Order  Quantity  (EOQ). Dengan EOQ, perusahaan dapat menghitung  jumlah  pemesanan  optimal sehingga  mengurangi  biaya  pemesanan dan  penyimpanan.  Perusahaan  juga  dapat mengetahui  jumlah  persediaan  pengaman ( safety  stock )  dan  kapan  harus  melakukan pemesanan kembali ( reorder point ) [9] [10].
22.  Perlu dipertimbangkan kemungkinan penerapan Long-range RFID. Dapat  dipertimbangkan  penerapan Long- range RFID  untuk  mempercepat  waktu proses  dari  beberapa  aktifitas  dalam Gudang [11] [12].
23.  Penentuan penyedia jasa pengiriman bahan ajar.
Perlu menggunakan metode tertentu misalnya Simple  Multi  Attribute  Rating Technique (SMART) [13] dalam penentuan penyedia  jasa  pengiriman  yang  akan digunakan  dalam  mengirim  bahan  ajar sesuai wilayah.
Sesuai  Gambar  4,  yaitu  diagram  alur sistem  usulan  dan  sesuai  dengan  penjelasan diatas, maka untuk proses nomor 3a, 3b, 4a, 4b, 5a, 5b, 6sa, 6b, 7, 7b, 8, 9a, 9b, 10a, 10b, 15,16 dan  18  memerlukan  pengembangan  aplikasi mobile SITTA  dan  penerapan barcode atau qrcode . Penggunaan aplikasi mobile , barcode / qrcode dalam  pergudangan  sudah umum  seperti  dijelaskan  dalam  [14],  [15],  dan [16].  Secara  lebih  rinci  berikut  daftar  kebutuhan penyesuaian  dokumen/identitas  barang  terkait penerapan  qrcode/barcode  jika  pengembangan aplikasi mobile SITTA dilakukan:

## Tabel 2. Daftar Proses SITTA dan Implementasi
Penerapan QR code Nomor Proses Proses Penerapan Qrcode 3a Penerimaan BA di UPBJJ  Label Karung dilengkapi barcode 3b Penerimaan BA Di Puslaba  Surat Jalan/Faktur Pengiriman dilengkapi barcode  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 4a Retur BA di UPBJJ  DO dilengkapi barcode  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 4b Retur BA di Puslaba  DO dilengkapi barcode  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 5a Pemecahan Set/Paket BA di UPBJJ  Form pemecahan dilengkapi barcode  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 5b Pemecahan set/Paket BA di Puslaba  Form pemecahan dilengkapi barcode Nomor Proses Proses Penerapan Qrcode  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 6a Perakitan set/Paket BA di UPBJJ  Form perakitan dilengkapi barcode  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 6b Perakitan set/Paket BA di Puslaba  Form perakitan dilengkapi barcode  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 7 Penataan BA di UPBJJ  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 7b Penataan BA di Puslaba  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 8 Pengeluaran BA di UPBJJ  DO dilengkapi barcode 9a Rekonsiliasi BA di UPBJJ  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 9b Rekonsiliasi BA di Puslaba  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 10a Inventory Count BA di UPBJJ  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 10b Inventory Count BA di Puslaba  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 15 Order Picking  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 16 Order Packing/Pendataan barang hasil order picking  DO dilengkapi barcode  Item barang/paket BA dilengkapi qrcode 18 Pengiriman barang oleh Puslaba  DO dilengkapi barcode  UT03 dilengkapi barcode

## KESIMPULAN
Kesimpulan  yang  dapat  diperoleh  dari hasil  penelitian  ini  adalah  telah  dapat  dilakukan dokumentasi  sistem  berjalan  pada  SITTA, melakukan identifikasi dan analisis masalah dari proses  SITTA  yang  sedang  berjalan.  Diperoleh hasil pembuatan rancangan usulan alur diagram SITTA yang baru dan dapat dijadikan gambaran untuk pengembangan fitur-fitur aplikasi yang ada pada  proses  SITTA.  Penelitian  ini  juga  telah dapat  memberikan  rekomendasi  berupa  daftar perbaikan  proses  SITTA.  Dengan  adanya analisis  dan  dokumentasi  sistem  ini  diharapkan dapat  berguna  untuk  mengevaluasi  kelemahan dan  keunggulan  SITTA  dan  menjadi  media diskusi  serta  komunikasi  oleh desainer sistem, analis sistem dan programmer untuk pengembangan SITTA kedepan .

## REFERENSI
[1] Universitas  Terbuka, “ Tentang  UT, ” www.ut.ac.id , 2019. .
[2] Puslaba-UT, “ Selamat Datang Di Puslaba - LPPMP, ” www.puslaba.ut.ac.id , 2019. .
[3] H. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi ,  IV.  Yogyakarta:  Andi  Offset, 2010.
[4] H.  M.  Jogiyanto, Analisis  &  Desain Sistem Informasi . 2009.
[5] D. L. Rhodes,
“ The Systems
Development  Life  Cycle  (SDLC)  as  a Standard :  Beyond  the  Documentation,”
SAS  Glob.  Forum  2012  Plan.  Support , 2012.
[6] Nurasiah, “ Perencanaan Pengembangan
Sistem  Informasi  Pembayaran  Uang Kuliah Dengan Metode  SDLC Waterfall, ”
J.  Teknol.  dan  Rekayasa ,  vol.  19,  no.  3, pp. 72 – 81, 2014.
[7] Sugiyono, Metode  Penelitian  Pendidikan (Pendekatan  Kuantitatif,  Kualitatif,  dan
R&D) . Bandung: Alfabeta, 2011.
[8] Y.  Bassil, “ Simulation  Model  For  The
Waterfall  Software  Development  Life, ”
Int. J. Eng. Technol. , vol. 2, no. 5, 2012.
[9] R.  Rahmawati,  A.  A.  G.  Agung,  and  F. Sukmawati,
“ Aplikasi
Perhitungan Persediaan Bahan Baku dengan Metode Economic  Order  Quantity  Berdasarkan Varian  Produk, ” J.  Nas.  Pendidik.  Tek. Inform. ,  vol.  5,  no.  1,  p.  34,  2016,  doi: 10.23887/janapati.v5i1.9915.
[10] G.  G.  Prabawa,  I.  G.  M.  Darmawiguna, and I. M. A. Wirawan, “ PENGENDALIAN PERSEDIAAN BARANG

## MENGGUNAKAN METODE ECONOMIC
ORDER  QUANTITY  (  EOQ  )  DAN  MIN- MAX BERBASIS WEB ( STUDI KASUS : APOTEK  SAHABAT  QITA  )  Jurnal Nasional Pendidikan Teknik Informatika | 108, ” Janapati ,  vol.  7,  no.  2,  pp.  107 – 120, 2018.
[11] S.  F.  Pane,  R.  M.  Awangga,  and  B.  R. Azhari, “ Qualitative  evaluation  of  RFID implementation
on warehouse management system, ” Telkomnika
(Telecommunication  Comput.  Electron. Control. ,  vol.  16,  no.  3,  pp.  1303 – 1308, 2018, doi: 10.12928/TELKOMNIKA.v16i3.8400.
[12] D.  A.  Detasari,  A.  Y.  Ridwan,  and  B. Santosa, “ Perancangan Sistem Realtime Monitoring  Stok  Berbasis  Teknologi RFID, ” vol. 7, no. 2, pp. 1 – 34, 2020.
[13] N.  Shodik,  N.  Neneng,  and  I.  Ahmad, “ Sistem Rekomendasi Pemilihan Smartphone Snapdragon 636 Menggunakan  Metode  Simple  Multi
Attribute  Rating  Technique  (Smart), ” J. Nas. Pendidik. Tek. Inform. , vol. 7, no. 3, p. 219, 2019, doi: 10.23887/janapati.v7i3.15727.
[14] A.  Mulyani,  Dale, “ Aplikasi  Warehouse Controling Berbasis Android, ” J. Inf. Syst. Applied,  Manag.  Account.  Res. ,  vol.  2, no. 4, pp. 46 – 54, 2018.
[15] J. Wijaya and I. Irwan, “ Sistem Informasi Pengendalian  Stok  Berbasis  Mobile Menggunakan  Metode  ABC, ” J.  Mhs. Apl. Teknol. Komput. dan Inf. , vol. 3, no.
1, pp. 20 – 28, 2021.
[16] N. P. Dewi and R. A. Fadlillah, “ Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Manajemen Inventori  Berbasis Web  Dan Android, ” J. Teknol. Informasi) , vol. 5, no. 1, 2021.