http://ejournal.poltekkes-smg.ac.id/ojs/index.php/link

## PENDAMPINGAN PROSES TRANSFORMASI SISTEM PENJAJARAN REKAM MEDIS MENGGUNAKAN TERMINAL DIGIT FILING
Kori Puspita Ningsih a*) ; Angga Eko Pramono b ; Dian Budi Santoso c ; Laili Rahmatul Ilmi d ; Heri Hernawan e
a, d, e Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan;Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;Jl.Brawijaya Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, DIY
b, c Program Studi Manajemen Informasi Kesehatan; Universitas Gadjah Mada; Sekip Unit 1, Catur Tunggal, Depok , Sleman, DIY

## Abstrak
Puskesmas  sebagai  penyedia  sarana  pelayanan  kesehatan  dituntut  untuk  memberikan  pelayanan kesehatan  yang  cepat,  tepat  dan  akurat.  Oleh  karena  itu,  puskesmas  harus  mampu  mengelola  rekam medis  dengan  baik  sehingga  rekam  medis  dapat  disediakan  dengan  cepat  dan  tepat  saat  dibutuhkan. Puskesmas  Gondokusuman  2  Kota  Yogyakarta  menerapkan  sistem  penyimpanan  berkas  rekam  medis berdasarkan  wilayah.  Adanya  peningkatan  signifikan  pada  kunjungan  pasien  baru  dari  luar  daerah menyebabkan  penumpukan  berkas  rekam  medis  pada  satu  lokasi  saja.  Tujuan  Pengabdian  Kepada Masyarakat (PKM) ini adalah melakukan transformasi sistem penjajaran rekam medis menggunakan TDF . Metode  dalam  kegiatan  ini  dengan  pendekatan  difusi  ipteks,  melalui  rangkaian  kegiatan  penyuluhan, pelatihan dan demonstrasi sistem penjajaran rekam medis, pengadaan sarana proses transformasi sistem penjajaran  berupa  rak  kayu  serta  pendampingan  proses  transformasi  dari  penjajaran  rekam  medis berdasarkan  wilayah  menjadi  TDF  dengan  sasaran  petugas  rekam  medis  yang  dilaksanakan  selama  3 bulan.  Hasil  pengabdian  ini  adalah  penerapan Terminal  Digit  Filing yang  mampu  menyimpan  rekam medis tersebar ke dalam semua section rak penyimpanan, sehingga mampu  meningkatkan efisiensi  dan efektivitas  kegiatan  penjajaran  rekam  medis.  Diharapkan  program  evaluasi  dan  monitoring pendampingan  proses  transformasi  sistem  penjajaran  TDF  dapat  dilakukan  pada  program  PKM berikutnya untuk menjamin keberhasilan proses transformasi.
Kata kunci : rekam medis; sistem penyimpanan angka akhir; sistem penjajaran

## Abstract
[ MEDICAL  RECORD  TRANSFORMATION  SYSTEM  ASSISTANCE  USING  DIGIT  FILING TERMINALS ] Puskesmas as a provider of health service facilities are required to provide fast, precise and accurate health services. Therefore, puskesmas must be able to manage medical records properly so that medical  records  can  be  provided  quickly  and  precisely  when  needed.  Puskesmas  Gondokusuman  2 Yogyakarta  City  implements  a  file  storage  system  for  medical  records  based  on  regions.  There  is  a significant increase in new patient visits from outside the area causing the accumulation of medical record files at one location only. The purpose of Community Service (PKM) is to transform the medical record alignment system using TDF. The method in this activity is the science and technology diffusion approach, through a series of outreach activities, training and demonstration of the medical record alignment system, and  assistance  in  the transformation  process  from aligning  medical  records  by  region  to  TDF  targeting medical record officers who are implemented. for 3 months. The result of this service is the application of a Digit  Filing  Terminal  which  is  able  to  store  medical  records  spread  into  all  sections  of  storage  racks, thereby increasing the efficiency and effectiveness of medical record alignment activities. It is hoped that the  evaluation and  monitoring  program  for  the  assistance of  the  TDF  alignment  system transformation process can be carried out in the next PKM program to ensure the success of the transformation process.
Keywords: Medical record; terminal digit filing system; the aligment system
1. Pendahuluan
Di  bidang  kedokteran  dan  kedokteran  gigi,
rekam medis merupakan salah satu bukti tertulis tentang  proses  pelayanan  yang  diberikan  oleh dokter  dan  dokter  gigi.  Rekam  medis  berisi  data klinis  pasien  selama  proses  diagnosis  dan
*) Correspondence Author (Kori Puspita Ningsih) E-mail: puspitakori@gmail.com
pengobatan  ( treatment ).  Oleh  karena  itu,  setiap kegiatan  pelayanan  medis  harus  mempunyai rekam  medis  yang  lengkap  dan  akurat  untuk setiap  pasien  dan  setiap  dokter  dan  dokter  gigi wajib  mengisi  rekam  medis  dengan  benar, lengkap,  dan  tepat  waktu    (Hatta,  2017; Kemenkes RI, 2008).
Pengelolaan  sistem  penjajaran  yang  tidak sesuai  akan  menyebabkan missfile karena dipengaruhi  oleh  faktor  sumber  daya  manusia, serta sarana dan prasarana yang ada (Mirna et al., 2011;  T.  G.  Wati  &  Nuraini,  2019).  Sistem Penjajaran  yang  paling  tepat  untuk  menghindari kesalahan  dalam  penjajaran  ( missfile )  yaitu menggunakan  sistem  penjajaran  berdasarkan  2 angka  kelompok  terakhir  ( Terminal  Digit  Filling System ) (Sri Nani Purwaningrum etal, 2017; O. M. Wati et al., 2011).
Puskesmas sebagai penyedia sarana pelayanan kesehatan dituntut untuk memberikan pelayanan kesehatan yang cepat, tepat dan akurat. Oleh  karena  itu,  puskesmas  harus  mampu mengelola  rekam  medis  dengan  baik  sehingga rekam medis dapat disediakan dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan.
Saat  ini,  Puskesmas  Gondokusuman  2  Kota Yogyakarta sedang menerapkan sistem penjajaran rekam  medis  berbasis  wilayah.  Rekam  medis disimpan  berdasarkan  kelurahan  yang  menjadi wilayah  kerja  Puskesmas.  Khusus  untuk  pasien yang berasal dari luar daerah (luar wilayah kerja puskesmas),  rekam  medisnya  akan  disimpan menjadi  satu  tempat  di  rak  rekam  medis.  Akan tetapi,  dengan  bertambahnya  jumlah  kunjungan pasien  dari  luar  daerah,  kapasitas  tempat penyimpanan menjadi semakin terbatas. Penambahan rekam medis yang disimpan di satu section rak  khususnya  untuk  pasien  luar  daerah semakin  padat  dan  mulai  tidak  mencukupi. Menumpuknya  rekam  medis  baik  rekam  medis aktif  maupun  inaktif  berdampak  pada  ruangan penyimpanan rekam medis yang menjadi penuh, sehingga  ruangan  dan  rak  rekam  medis  tidak mampu  lagi  menyimpan  rekam  medis  baru (Susanto et al., 2018). Hal ini yang melatarbelakangi tim Pengabdian Kepada Masyarakat  (PKM)  untuk  membantu  Puskesmas Gondokusuman  2  Kota  Yogyakarta  dalam melakukan  perubahan  sistem  penjajaran  rekam medis berdasarkan wilayah menjadi sistem angka akhir  ( Terminal  Digit  Filing  system )  yang memungkinkan  rekam  medis  dapat  disimpan tersebar ke dalam semua section rak penyimpanan.

## 2. Metode
Metode  yang  digunakan  dalam  kegiatan pengabdian  kepada  masyarakat  ini  dengan pendekatan  difusi  ipteks,  berupa  penyuluhan, pelatihan  dan  demonstrasi  sistem  penjajaran rekam  medis  serta  pendampingan  proses transformasi  (perubahan)  dari  penjajaran  rekam medis  berdasarkan  wilayah  menjadi Terminal Digit  Filing  System (TDF).  Dengan  adanya kegiatan  difusi  ipteks  tersebut  diharapkan  dapat meningkatkan  pengetahuan  masyarakat  tentang sistem penjajaran rekam medis yang efektif untuk diterapkan  di  puskesmas.  Kegiatan  PKM dilaksanakan  di  Puskesmas  Gondokusuman  2 Kota  Yogyakarta,  yang  beralamat  di  Terban, Gondokusuman, Kota Yogyakarta, DIY. Kegiatan PKM  ini  melibatkan  Pimpinan  Tingkat  Atas Puskesmas,  Koordinator  dan  petugas  rekam medis yang berjumlah sekitar 5 orang.
Pelaksanaan  pengabdian  ini  merupakan bentuk  implementasi  kerjasama  tridharma perguruan tinggi antara Prodi Rekam Medis dan Informasi  Kesehatan  (D-3)  Fakultas  Kesehatan Universitas  Jenderal  Achmad  Yani  dengan  Prodi Manajemen  Informasi  Kesehatan  (D-4)  Sekolah Vokasi  Universitas  Gadjah  Mada.  Kegiatan  PKM ini  dilaksanakan  dalam  kurun  waktu  3  (tiga) bulan dari bulan Oktober-Desember 2020. Berikut kegiatan difusi ipteks pada kegiatan PKM ini:
a. Tahap persiapan Kegiatan  diawali  dengan  observasi  di  unit kerja rekam medis Puskesmas Gondokusuman 2  Kota  Yogyakarta.  Identifikasi  masalah dengan metode wawancara dilakukan kepada koordinator
rekam medis Puskesmas Gondokusuman 2 Kota Yogyakarta.
Selanjutnya, tim pengabdian kepada masyarakat  mulai  merumuskan  masalah untuk  selanjutnya  disusun  dalam  bentuk proposal  Pengabdian  Kepada  Masyarakat. Pengurusan ijin dilaksanakan demi kelancaran proses pengabdian  kepada masyarakat. Mulai dari  kegiatan  observasi  hingga  perijinan  ini berlangsung kurang lebih 2-3 minggu.
b. Tahap pelaksanaan Pada  tahap  pelaksanaan  pengabdian  kepada masyarakat  ini  berlangsung  kurang  lebih  4-5 minggu  dan  dilaksanakan  rangkaian  kegiatan sebagai berikut:
1) Kegiatan  penyuluhan  dengan  materi sistem  penjajaran  rekam  medis  yang disampaikan  oleh  Ketua  Tim  PKM  dari Universitas  Gadjah  Mada.  Tim  PKM memberikan  souvenir  kepada  peserta,
guna meningkatkan keaktifan saat diskusi berlangsung.
2) Kegiatan  dilanjutkan  dengan  pelatihan dan  demontrasi  cara  penjajaran  rekam medis dengan Terminal Digit Filing System oleh  Ketua  Tim  PKM  dari  Universitas Jenderal  Achmad  Yani  Yogyakarta.  Tim PKM  melatih  satu  persatu  petugas  rekam medis  dengan  metode role  play dan masing-masing  petugas  rekam  medis mencoba  kembali  mendemonstrasikan penjajaran  rekam  medis Terminal  Digit Filing System .
3) Hibah  pengadaan  rak  kayu  terbuka diberikan  guna  mendukung  keberhasilan transformasi  dari  sistem  penjajaran wilayah  menjadi Terminal  Digit  Filing
System.
4) Selanjutnya  dilakukan  pendampingan pemindahan  berkas  rekam  medis  dari sistem penjajaran wilayah menjadi
Terminal Digit Filing System . c. Tahap akhir
Kegiatan  pendampingan  transformasi  yang dilakukan pada tim Puskesmas
Gondokusuman  2,  yang  semula  kondisi  awal sistem  penjajaran  rekam  medis  tersimpan penuh pada section kelompok wilayah tertentu menjadi  tersebar  secara  merata  ke  seluruh section rak penyimpanan pad a roll o’pack.
Bahan  yang  digunakan  pada  kegiatan pengabdian  kepada  masyarakat  ini  adalah handout sistem  penjajaran  rekam  medis  yang berisi  materi  yang  berkaitan  dengan  proses transformasi  sistem  penjajaran Terminal  Digit Filing yaitu  rekam  medis,  sistem  penyimpanan, sistem  penomoran,  sistem  penjajaran,  tracer  dan retrieval rekam medis. Alat yang digunakan pada kegiatan PKM ini adalah laptop, jaringan internet, LCD,  kamera,  video, sound  system,  tracer, rekam medis dan roll o’pack.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Kegiatan  diawali  dengan  memberikan penyuluhan  dengan  sistem  penjajaran  rekam medis kepada Pimpinan Tingkat Atas Puskesmas, Koordinator  dan  petugas  rekam  medis  yang berjumlah  sekitar  5  orang  (gambar  1).  Hal  ini dilatarbelakangi  oleh  pentingnya  pemahaman pimpinan  tingkat  atas,  koordinator  dan  petugas rekam  medis  pada  penerapan  sistem  penjajaran rekam  medis  yang  paling  efektif  dan  efisien untuk diterapkan di puskesmas.
Sistem  penjajaran  merupakan  sistem  yang digunakan  untuk  melakukan  penyimpanan
rekam  medis  di  dalam  rak  dengan  cara  dijajar. Berdasarkan  cara  penjajaran  menurut  nomor rekam  medis,  maka  sistem  penjajaran  dapat dikelompokkan  menjadi  sistem  nomor  langsung ( Straight  Numerical  Filing ),  sistem  angka  tengah ( Middle Numerical Filing ), dan sistem angka akhir ( Terminal  Digit  Filing )  (Lily  Widjaja  dan  Deasy Rosmala Dewi, 2017; Sayles, 2013).
Gambar 1 . Tim PKM bersama tim Puskesmas
Sistem  penjajaran  yang  sangat  disarankan adalah Terminal  Digit  Filing (TDF).  Hal  ini dikarenakan  sistem  TDF  memudahkan  dalam pengambilan dan penyimpanan kembali dokumen  rekam  medis  ((O.  M.  Wati  et  al.,  2011) dan  menjaga  kerahasiaan  berkas  rekam  medis pasien  (Hutama  &  Santosa,  2016).  Kelebihan  lain dari  sistem  TDF  adalah  (a)  pertambahan  jumlah rekam medis yang tersebar merata ke seluruh rak penyimpanan;  (b)  petugas  saat  mengambil  atau menyimpan  kembali  rekam  medis  tidak berdesak-desakan  di  satu  tempat;  (c)  pekerjaan terbagi rata pada setiap sectio n; (d) memudahkan pengambilan rekam medis inaktif; (e) penambahan  jumlah  rekam  medis  pada  setiap section terkontrol  sehingga  dapat  dihindari adanya  rak  kosong,  memudahkan  perencanaan peralatan  penyimpanan  rekam  medis;  (f) meminimalkan  kekeliruan  penyimpanan;  (g) sistem  TDF  lebih  efektif,  efisien  dan  mudah diterapkan  dibandingkan  sistem  SNF  dan  MDF (Hatta, 2017; Kornelia Aso, Sudalhar, 2019) .
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat dilanjutkan  dengan  pelatihan  dan  demontrasi cara  penjajaran  TDF  oleh  Ketua  Tim  PKM  dari Universitas  Jenderal  Achmad  Yani  Yogyakarta. Tim  PKM  melatih  satu  persatu  petugas  rekam medis dengan metode role play dan masing-masing  petugas  rekam  medis  mencoba kembali mendemonstrasikan cara penjajaran TDF (gambar 2).
Gambar 2 . Demontrasi sistem penjajaran Terminal Digit Filing
Penjajaran  rekam  medis  dengan  sistem  TDF dilakukan dengan cara petugas melihat dua digit angka  secara  bertahap,  dimulai  dua  digit  angka primer  (terakhir)  untuk  menemukan  letak  rak penyimpanan selanjutnya melihat angka sekunder (kedua) untuk menemukan sub rak dan diakhiri  dengan  angka  tersier  (ketiga)  untuk menyimpan  rekam  medis.  Cara  penjajaran  TDF tersebut meminimalkan kekeliruan penyimpanan (Anwar  et  al.,  2019;  Hatta,  2017)  Sedangkan menurut  (Ningsih  et  al.,  2020)  disampaikan bahwa Terminal  Digit  Filing  System beresiko terjadinya  kesalahan  pengambilan  rekam  medis pada  saat  proses  pencarian  rekam  medis  lama apabila  fasilitas  pelayanan  kesehatan  tidak  tertib dalam menggunakan tracer.
Kegiatan pengabdian
masyarakat ini dilakukan dengan menyediakan rak penyimpanan  yang  digunakan  untuk  menyekat roll  o  pack  yang  ada  di  Puskesmas.  Rak  terbuat dari  kayu  dengan  ukuran  60  x  35  x  27  cm sebanyak 40 unit (gambar 3).
Gambar 3 . Penyerahan rak penyimpanan
Rak  terbuka  ( open  self  file  unit ),  dan  roll o’pack yang berbahan kayu atau be si merupakan alat  penyimpanan  dokumen  rekam  medis  yang umum  dipakai  (Budi.,  2011),  dan  penambahan rak  kayu  diperlukan  untuk  mencegah  rekam medis agar tidak tercecer (Anwar et al., 2019). Rak kayu  tersebut  kemudian  dimasukkan  ke  dalam shaft  pada  roll  o’pack  yang  berfungsi  sebagai pemisah  (sekat)  antar-seksi  penjajaran  rekam medis (gambar 4).
Gambar 4 . Pemasangan rak kayu di roll o’pack
Setelah rak kayu selesai dibuat dan dipasang pada  roll  o ’ pack,  kegiatan  selanjutnya  adalah proses perubahan sistem penyimpanan berdasarkan  penjajaran  dari  berbasis  wilayah menjadi Terminal Digit Filing System (TDF). Proses perubahan sistem dibarengi dengan pendampingan  terhadap  petugas  oleh  tim pengabdian  kepada  masyarakat  (gambar  5).  Hal ini dilakukan agar petugas mengenal sistem yang diberlakukan dan berkompeten untuk melaksanakan dan mengelola sistem penyimpanan yang baru.
Gambar 5 . Rekam medis sudah dijajarkan dengan sistem TDF
4. Simpulan dan Saran
Kegiatan pengabdian ini berupa difusi ipteks pada transformasi sistem penjajaran rekam medis menggunakan Terminal Digit Filing di Puskesmas Gondokusuman  2  Kota  Yogyakarta.  Kegatan  ini dilakukan  sebagai  bentuk  pengabdian  untuk membantu  Puskesmas  Gondokusuman  2  Kota Yogyakarta  dalam  hal  persiapan,  pengadaan  rak kayu  dan  pendampingan  pada  saat  dilakukan transformasi  (perubahan)  sistem  penjajaran rekam  medis  dari  berdasarkan  wilayah  menjadi sistem angka akhir ( Terminal Digit Filing), sebagai akibat dari tuntutan kebutuhan sistem penjajaran rekam  medis  secara  merata  pada  seluruh section rak  penyimpanan  dan  keterbatasan  ruang penyimpanan.  Hasil  pengabdian  ini  adalah penerapan Terminal  Digit  Filing yang  mampu menyimpan  rekam  medis  tersebar  ke  dalam semua section rak  penyimpanan.  Peningkatan efisiensi  dan  efektivitas  kegiatan  penjajaran rekam  medis  di  Puskesmas  Gondokusuman  2 Kota  Yogyakarta  ditandai  dengan  kerapian penjajaran  rekam  medis  yang  tersebar  secara merata pada seluruh section sehingga memudahkan  pembagian  tugas  dan  tanggung jawab petugas rekam medis di kelompom section dan terciptanya kemudahan petugas rekam medis dalam  menemukan  kali  rekam  medis  pasien lama.
Keterbatasan kegiatan PKM ini adalah hanya sampai pada proses transformasi perubahan dari sistem wilayah menjadi TDF. Sehingga diharapkan pada program PKM berikutnya dapat melaksanakan  program  evaluasi  dan  monitoring transformasi  sistem  penjajaran  TDF  untuk menjamin keberhasilan proses transformasi.

## 5. Ucapan Terima Kasih
Kami ucapkan terima kasih kepada Program studi  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan Univresitas  Jenderal  Achmad  Yani  Yogyakarta yang telah mendukung kegiatan ini, dan Program Studi  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Sekolah Vokasi  Universitas  Gadjah  ada  yang  menjadi mitra  pada  kegiatan  pengabdian  kepada masyarakat di Puskesmas Gondokusuman 2 Kota Yogyakarta.

## 6. Daftar Pustaka
Anwar, A. C., Anggryani, F., & Juwita,  R. (2019). Analisa mutu sistem penyimpanan dokumen  rekam  medis  di  rumah  sakit umum  pindad  turen. Prosiding  Call  For Paper SMIKNAS , 116 – 124.
Budi.,  S.  C.  (2011). Manajemen  Unit  Kerja  Rekam Medis.  Yogyakarta .  Quantum  Sinergis Media.
Hatta,  G.  R.  (2017). Pedoman  Manajemen  Informasi Kesehatan  di  Sarana  Pelayanan  Kesehatan .
Universitas Indonesia.
Hutama,  H.,  & Santosa,  E.  (2016).  Evaluasi  Mutu Rekam Medis Di Rs Pku 1 Muhammadiyah Yogyakarta: Studi Kasus Pada Pasien Sectio Caesaria.
Jurnal Medicoeticolegal Dan
Manajemen  Rumah  Sakit , 5 (1),  25 – 34. https://doi.org/10.18196/jmmr.5103 Kemenkes RI. (2008). Pemenkes 269/PER/III/2008  tentang  Rekam  Medis.
In Kemenkes RI (pp. 1 – 7).
Kornelia  Aso,  Sudalhar,  T.  W.  Y.  P.  (2019). Tinjauan  Pelaksanaan  Sistem  Penjajaran Dokumen Rekam meids Pada Bagian Filing UPTD  Puskesmas  Bojonegoro. Jurnal Hpospita Science , 3 (1), 103 – 108.
Lily  Widjaja  dan  Deasy  Rosmala  Dewi.  (2017). Manajemen  Informasi  Kesehatan  II:  Sistem dan  Sub  Sistem  Pelayanan  RM.  In Bahan Ajar RMIK . PPSDM Kemenkes.
Mirna,  R.,  Lestari,  T.,  &  Mulyono,  S.  (2011). Tinjauan  Pelaksanaan  Sistem  Penjajaran Dokumen  Rekam  Medis  Di  Ruang  Filling Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R. Soedjati Soemodiharjo  Kabupaten  Grobogan. Jurnal Kesehatan , V (2), 66 – 82.
Ningsih, K. P., Tunnisa, U., & Erviana, N. (2020). Manajemen  Resiko  Redesign  Sistem Penjajaran  Rekam  Medis  dengan  Metode Failure Mode and Effect Analysis ( FMEA ). Indonesian of Health Management Journal , 8 (1), 8 – 20.
Sayles,  N.  B.  (2013). Health  Information
Management Technology:An applied approach.American Health Information
Management Association . 4 Ed .
Sri  Nani  Purwaningrum  etal.  (2017).  Rancangan Manajmen  Filing  Dan  Desain  Formulir Pelayanan Kesehatan Umum Di Puskesmas Sunyaragi  Kota  Cirebon. Jurnal  Pengabdian Kepada  Masyarakat  Poltekkes  Kemenkes Tasikmalaya , 1 – 7.
Susanto,  E.,  Windari,  A.,  Irmawati,  I.,  Risyanti,  I. P., Prakoso, Y. T., Akbar, J. A., Nugroho, R. F.,  Krisnanita,  A.  I.,  &  Kristiyani,  B.  R. (2018). Retensi Rekam Medis Dalam Upaya Efisiensi Rak Penyimpanan. Link , 14 (2), 106. https://doi.org/10.31983/link.v14i2.3770
Wati,  O.  M.,  Pujihastuti,  A.,  &  Riyoko.  (2011). Tinjauan  Pelaksanaan  Penyimpanan  dan Penjajaran  Dokumen  Rekam  Medis  di Ruang  Filing  RSUD  Dr  Moewardi. Jurnal Kesehatan , V (2), 20 – 28.
Wati,  T.  G.,  &  Nuraini,  N.  (2019).  Analisis
Kejadian  Missfile  Berkas  Rekam  Medis Rawat Jalan di Puskesmas Bangsalsari Try. Rekam  Medik  Dan  Informasi  Kesehatan , 1 (1), 23 – 30.