## RANCANG BANGUN APLIKASI KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEGAWAI HONORER PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT KABUPATEN
Gerry Aris Munandar 1) , Amarudin 2)
1),2) Informatika, Universitas Teknokrat Indonesia Jl. H.ZA Pagaralam, No 9-11, Labuhanratu,Bandarlampung Email : hokhy_banget@yahoo.com 1) , amarudin@tekknokrat.ac.id 2)

## Abstrak
Pengelolaan data administrasi kepegawaian dalam suatu organisasi  maupun  instansi  memegang  peranan  penting dalam  proses  administrasi.  Dalam  hal  ini  sistem administrasi kepegawaian menjadi salah satu faktor yang berpengaruh  Badan Kepegawaian  dan Diklat Kabupaten Pesawaran, sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan  administrasi  kepegawaian  dalam  pelayanan pengajuan  dapat  dilakukan  dengan  cepat  dan  efisien. Dengan  adanya  perancangan  sistem  administrasi kepegawaian  berbasis  web  dapat  memudahkan  admin dalam penginputan data administrasi, mengurangi  waktu yang  cukup  lama,  memperkecil  kemungkinan  terjadinya kesalahan  dalam  pencatatan  dan  mempercepat  proses pencarian.
Implementasi Berdasarkan Analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan  Service)  sistem  administrasi  kepegawaian  berbasis web ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Delphi 7 dan database MySQL. Rancangan menggunakan  UML  (Unified  Modelling  Language) seperti  Use  Case  Diagram,  Class  Diagram,  Squence Diagram  dan  Activity  Diagram.  Metode  pengembangan sistem yang digunakan adalah metode waterfall.
Hasil  rancang  bangun  aplikasi  kepegawaian  pegawai negeri sipil dan pegawai honorer, dapat membantu admin dalam  pengelolaan  data  administrasi  kepegawaian. Mengelola  data  pengajuan  administrasi.  Melalui  proses pengajuan  administrasi  tersebut  dapat  menghasilkan laporan dan surat pengantar, menyimpan data administrasi  ke  dalam  basis  data  MySQL  secara  mudah dan  cepat  sekaligus  mengamankan  data  administrasi tersebut agar tidak bisa diakses semua orang.
Kata  kunci :  Rancangan,  Administrasi,  Kepegawaian, Delphi 7.

## 1. Pendahuluan
Menurut peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 23  th  2014  Pembangunan  aparatur  pemerintahan diarahkan  untuk  makin  terwujudnya  keberhasilan  dalam mencapai pembangunan yang mensejahterakan masyarakat. Untuk itu dukungan administrasi negara yang mampu  menjamin  kelancaran  dan  keterpaduan  tugas  dan fungsi  penyelanggaraan  pemerintahan negara  dan pembangunan  untuk  mewujudkan  sistem  administrasi negara  yang  handal,  profesional,  efektif  dan  efisien  serta tanggap  dengan  kondisi  masyarakat  dalam  dinamika pembangunan.  Dalam  upaya  peningkatan  sumber  daya
aparatur  pemerintahan  negara  agar  mampu  mendukung tugas  pada  bidangnya  maka  hendaklah  diciptakan pegawai yang mempunyai keterampilan yang handal serta didukung  oleh  aplikasi  yang  dapat  membantu  kinerja pegawai  sehingga  dalam  menjalankan  tugasnya  dapat dilakukan dengan cepat dan efisien.
Badan  Kepegawaian  dan  Diklat  (BKD)  Kabupaten Pesawaran  merupakan  salah  satu  aparatur  pemerintahan yang  terletak  di  Komplek  Perkantoran  Pemerintah Kabupaten  Pesawaran  Jl.  Raya  Kedondong  Binong  Desa Waylayap  Gedong  Tataan.  Badan  Kepegawaian  dan Diklat  (BKD)  Kabupaten  Pesawaran  memiliki  empat bidang  yaitu  bidang  dokumentasi  dan  kesejahteraan pegawai,  bidang  mutasi  dan  kepangkatan,  bidang pengadaan  dan  pengembangan  serta  bidang  pendidikan dan pelatihan.
Sampai  saat  ini  Badan  Kepegawaian  dan  Diklat  (BKD) Kabupaten  Pesawaran,  masih  menggunakan  aplikasi microsoft  excel dan  pengarsipan  secara  manual  yaitu disimpan  ke  dalam  map  dan ordner/binder .  Hal  ini berdampak  pada  kurang  efektif  dan  efisien,  karena membuat  petugas ( admin ) kesulitan  untuk  mencari kembali  data-data  yang  diperlukan  dan  mengontrol keamanan  data  karena  berkas  tersebut  bisa  diakses  oleh siapa  saja.  Kehilangan  data,  kesalahan  pendataan  dapat mengakibatkan data  yang terdahulu tertimpa dengan data yang baru menjadi masalah yang harus diatasi.

## 1.1. Rumusan Masalah
Berdasarkan  penjabaran  latar  belakang  maka  dapat diambil rumusan masalah yaitu:
1. Pada  peroses  pendataan  Pegawai  Negeri  Sipil  (PNS) dan  Pegawai  Honorer  masih  dilakuakan  secara manual,  sehingga  menyebabkan  lambat  dalam pengimputan  di  dalam  proses  pelayanan  Pegawai Negeri  Sipil  (PNS)  dan  Pegawai  Honorer  dalam pembuatan  laporan  dan  kegiatan  lainnya  yang  saling berhubungan.
2. Proses  pendataan  Pegawai  Negeri  Sipil  (PNS)  dan Pegawai  Honorer  pada  Badan  Kepegawaian  dan Diklat  Kabupaten  Pesawaran  belum  memiliki    sistem aplikasi  data  yang  program  dengan  baik  jadi  masih banyak  penyimpanan  data  yang  tidak  teratur  dan terdapatnya beberapa data yang sama.

## 1.2. Batasan Masalah
Adapun  batasan  pembahasan  dalam  penelitian  ini adalah:
3. Pembahasan  fokus  pada  peroses  pendataan  Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Honorer.
4. Proses  pembenahan  penyimpanan  data  pendataan Pegawai  Negeri  Sipil  (PNS)  dan  Pegawai  Honorer pada  Badan  Kepegawaian  dan  Diklat  Kabupaten Pesawaran yang belum teratur.

## 1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Merancang sistem aplikasi pendataan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Honorer menggunakan Basis Data Sehingga penyimpanan data dapat terstruktur.
2. Menghasilkan sistem aplikasi pendataan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Honorer untuk Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten Pesawaran dengan menggunakan bahasa pemograman borland delphi 7 .
2. Metodologi Penelitian
2.1. Objek Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  di  Badan  Kepegawaian  dan Diklat Kabupaten Pesawaran.

## 2.2. Jalannya Penelitian
Metode  pengumpulan  data  yang  dipakai  dalam penelitian  ini  untuk  memperoleh  data-data  penelitian meliputi:
1. Pengamatan (Observasi)
Pada  penelitian  ini  dilakukan  di  BKD  Pesawaran terhitung  mulai  tanggal  1  Agustus  2014  sampai dengan  tanggal  14  September  2014.  Pengamatan dilakukan  secara  langsung  terhadap  sistem  berjalan dan kendala atau masalah yang ada.
2. Studi Pustaka ( Study library )
Studi pustaka didapat dari penelitian-penelitian serupa yang  pernah  dilakukan  sebelumnya  guna  mendukung penelitian  ini. Selain dari penelitian sebelumnya  yang berupa  jurnal  juga  diambil  dari  buku-buku  yang mendukung penelitian.
3. Wawancara
Metode  ini  dilakukan  untuk  mengumpulkan  data dengan cara melakukan tanya jawab/ interview secara langsung  yang  dilakukan  kepada  Kepala  BKD Pesawaran  untuk  mendaptkan  data  yang  diperlukan. Data yang didapatkan berupa alur sistem berjalan dan kelemahan sistem yang sedang berjalan.

## 2.3. Alat Penelitian
Dalam mengembangkan sistem ini  diperlukan software dan hardware sebagai  penunjang  kebutuhan pembuatan sistem tersebut diantaranya:
2.3.1. Perangkat Keras ( Hardware )
Perangkat  keras  ( hardware )  yang  digunakan  dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Processor Intel Core i3
2. Memory RAM 2 GB
3. Harddisk 500 GB
4. Monitor dengan resolusi 1366 x 768 pixels 5. Keyboard
6. Mouse
7. Kabel UTP
8. Konektor RJ 45
2.3.2. Perangkat Lunak ( Software )
Perangkat  lunak  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Ultimate 2. Borland Delphi 7
3. SQL Server 2000
4. Crystal report 8.5

## 2.4. Tahapan Penelitian
Sistem  informasi  pengolahan  data  kenaikan  pangkat pegawai negeri sipil pada Badan Kepegawaian dan Diklat Kabupaten  Pesawaran  dianalisa  dengan  menggunakan analisis  PIECES  ( Performance,  Information,  Economic, Control,  Efficiency,  and  Service )  sebagai  dasar  untuk memperoleh  pokok-pokok  permasalahan  yang  lebih  jelas dan  spesifik.  Kemudian  berdasarkan  hasil  analisa  ini nantinya  dapat  dirancang  usulan-usulan  untuk  diterapkan dalam sistem yang baru.
1. Analisis Kinerja ( Performance )
Sangat berkaitan dengan peningkatan terhadap kinerja (hasil  kerja).  Sistem  Informasi  yang  baru  menjadi  lebih efektif  dan  lebih  cepat  dalam  peng- input -an  dan  dalam membuat  laporan.  Dalam  hal  ini  sistem  informasi  yang berjalan  kurang  memberikan  kinerja  yang  maksimal, karena  sistem  informasi  pengolahan  datanya  dilakukan dengan  program microsoft  excel ,  sehingga  memerlukan waktu  yang  cukup  lama  sekitar  5  –  10  menit  dalam pembuatan  laporan  atau  rekapitulasi  baik  secara  periodik maupun secara berkala.
2. Analisis Informasi ( Information ) Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan  bahkan  kesalahan-kesalahan  informasi yang  diberikan  mengakibatkan  kesalahan  laporan. Penyimpanan data masih menggunakan program microsoft  excel dan  berkas  masih  dalam  bentuk  arsip- arsip,  mengakibatkan  informasi  yang  diberikan  kepada pimpinan terjadi kerusakan atau kehilangan berkas dalam bentuk arsip tersebut.
3. Analisis Ekonomi ( Economy )
Persoalan  ekonomi  berkaitan  dengan  masalah  biaya dan manfaat. Dengan adanya kelemahan-kelemahan yang ada pada aplikasi yang lama maka akan  mungkin terjadi biaya yang tidak dapat diramal atau dikenal.
Pengembangan  aplikasi  diharapkan  dapat  memberikan banyak  manfaat  dan  ketidak  efisienan  biaya  yang  terjadi bisa diminimalisasi sekecil mungkin.
4. Analisis Pengendalian ( Control)
Kontrol  atau  pengendalian  dalam  sebuah  sistem informasi sangat diperlukan yaitu untuk menghindari dan mendeteksi  secara  dini  terhadap  kesalahan-kesalahan yang  terjadi  serta  untuk  menjamin  keamanan  data  atau informasi. Dengan adanya pengendalian maka tugas-tugas atau  kinerja  yang  mengalami  gangguan  bisa  diatasi.
Media penyimpanan masih belum terproteksi dengan baik dan belum adanya batasan hak akses/ pengguna aplikasi.
5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )
Efisiensi  berhubungan  dengan  bagaimana  sumber daya  tersebut  digunakan  secara  optimal  meliputi  waktu, biaya,  dan  peralatan  sehingga  tidak  terjadi  pemborosan. Dengan adanya analisis ini ada upaya untuk meningkatkan  efisiensi  dalam  operasional  dengan menggunakan  sumber  daya  yang  tersedia.  Tidak  dapat dipungkiri  lagi  kalau  tingkat  ketelitian  dan  kemampuan manusia  cukup  terbatas  sedangkan  pengolahan  data  dan laporan  masih  mengandalkan  pada  kemampuan  manusia. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam pengolahan data yang masih dilakukan dengan menggunakan program microsoft  excel menyebabkan  efisiensi  dari  sistem  ini masih kurang dan kesalahan dalam pencatatan double .
6. Analisis Pelayanan ( Service )
Peningkatan  terhadap  pelayanan  yang  diberikan  oleh sistem informasi berhubungan dengan kepuasan dari user dan  juga  kepuasan  dari  masyarakat  yang  mendapat pelayanan.  Pelayanan  dari  segi  informasi  mempunyai sasaran  baik  bagi  pihak  pemerintah,  pegawai  maupun masyarakat  yang  membutuhkan. Koordinasi  yang belum teratur  mengenai  pengolahan  data,  penyimpanan  laporan serta  dokumentasi  akan  menurunkan  kualitas  pelayanan yang pada akhirnya akan mengakibatkan kerja dari bagian tersebut  menjadi  terganggu  sehingga  pelayanan  perlu ditingkatkan.

## 2.5  Desain
Membagi  kebutuhan  perangkat  keras  dan  perangkat lunak  dilakukan  pada  tahap  ini.  Dengan  demikian  dapat menghasilkan  arsitektur  sistem.  Pada  tahapan  ini  peneliti menggambarkan alur sistem ke tahap perancangan sistem menggunakan Use  Case  Diagram,  Class  Diagram, dan Sequence  Diagram yang  detail  sehingga  memberikan kemudahan  dalam  pengimplementasikan  kedalam  bahasa pemograman.
a) Use Case Diagram
Gambar 3.3. Diagram Activity Admin
b) Perancangan Aplikasi
b.1 Perancangan Form Menu Utama
Menu  utama  dimaksudkan  untuk  memudahkan pengguna mengakses semua form pengolahan data. Untuk masuk  ke  menu  utama  diharuskan  berhasil  melakukan login terlebih dahulu.
Gambar 3.6. Rancangan Form Menu Utama
b.2 Perancangan Form Login
Form  login merupakan  langkah  awal  untuk  masuk kemenu  utama  program  yaitu  dengan  mengisi  identitas pengguna  dan  password.  Jika  identitas  atau password tidak benar maka form login akan ditutup.
Gambar 3.7. Rancangan Form Login

## b.3 Perancangan Form Pegawai
Gambar 3.8. Rancangan Form Pegawai
b.4 Form SK Kenaikan Pangkat
Gambar 3.9. Rancangan Form Kenaikan Pangkat

## b.5 Pembuatan Kode Program
Setelah  desian  kemudian  dilakukan  pengkodean program  pada  tahap  ini  peneliti  mengimplementasikan hasil  dari  desian  ke  dalam  bahasa  pemograman Delphi 7 dengan database  MySQL .  Setelah  pengkodean  selesai dilakukan testing/running .
b.6 Pengujian (Testing)
Setelah tahap coding selesai dibuat, testing merupakan tahapan  selanjutnya  yang  harus  dilakukan  dalam pembuatan  sistem  informasi  pengolahan  data  kenaikan pangkat.  Metode testing yang  digunakan  adalah  metode ujicoba blackbox . Metode ujicoba blackbox memfokuskan pada  keperluan  fungsional  dari  aplikasi. Blackbox merupakan  pengujian  dengan  metode  tes  dari  persfektif eksternal,  tidak  ada  informasi  mengenai  struktur  internal software atau  aplikasi  baik  desain  maupun source  code program.  Fungsi testing ini  adalah  untuk  mengetahui kemungkinan terjadinya kesalahan dan untuk memastikan fungsi-fungsi  yang  terdapat  dalam  aplikasi  berjalan dengan baik.
Tabel 1. Hasil Pengujian Black-Box NO  TEST CASE HASIL HARAPAN HASIL KELUARAN KET 1 Menginput data login dengan benar Sistem menerima data login dan tampil form data pegawai Jika sesuai harapan Sukses Tidak sesuai harapan Gagal 2 Mengimput data login dengan salah Sistem menolak akses login dan disuruh memasukan data dengan benar Jika sesuai harapan Sukses Tidak sesuai harapan Gagal 3 Input semua input yang  ada dalam form Menyimpan data dan menampilkann ya dalam grid serta tidak menyimpan apabila semua form tidak di Jika preview data terlihat dalam grid Sekses Jika preview data tidak terlihat Gagal
NO  TEST CASE HASIL HARAPAN HASIL KELUARAN KET entri dalam grid 4 Input NIP pada kenaikan pangkat di  tahun yang sama Penolakan karena sudah ikut serta dalam kenaikan pangkat Jika muncul pesan bahwa NIP sudah ikut serta Sukses
Jika tidak muncul pesan bahwa NIP sudah ikut serta
Gagal 5 Menu keluar Keluar dari aplikasi Jika Sesuai harapan Sukses Tidak Sesuai harapan Gagal b.7 Pendukung ( support ) atau pemeliharaan
( maintenance )
Tahap ini tidak dilakukan karena keterbatasan waktu dan kebijakan instansi.
b.8 Fase Evaluasi Evaluasi Aplikasi Menggunakan Black-Box Testing
Tabel 2. Lembar Uji Coba Input Sistem (1)
Nama Form Input Pengamatan Kesimpulan Ya* Tidak* 1. Form Login Dapat  masuk  ke form utama untuk  pengguna  yang  sudah ditentuhkan hak akses,
dengan  lengkap  dan  benar dan berfungsi sesuai dengan  yang  diharapkan, apa  bilia  salah  mesakukan password  atau  user  maka akan ada pemberitauan dari sistem.
 2. Form Menu Utama User Dapat tersimpan jika semua  data  yang  di- input terisi dengan benar tetapi  jika  data  ada  yang kosong  maka  data  tidak dapat  tersimpan  data  ada pemberitahuan  data  yang belum terisi.

3. Form Data PNS Dapat tersimpan jika semua  data  yang  di- input terisi dengan benar tetapi  jika  data  ada  yang kosong  maka  data  tidak dapat  tersimpan  data  ada pemberitahuan  data  yang belum terisi.

Tabel 3. Lembar Uji Coba Input Sistem (2) Nama Form Input Pengamatan Kesimpulan Ya*  Tidak * 1. Form Naik Pangka t Dapat  tersimpan  jika semua  data  yang  di- input terisi  dengan benar tetapi jika data  ada  yang  kosong maka data tidak dapat tersimpan  data  ada pemberitahuan data yang belum terisi  2. Form Mutasi PNS Dapat  tersimpan  jika semua  data  yang  di- input terisi  dengan benar tetapi jika data  ada  yang  kosong maka data tidak dapat tersimpan  data  ada pemberitahuan data yang belum terisi  Tabel 4. Lembar Uji Coba Proses Sistem (3) Nama Form Input Pengamatan Kesimpulan Ya*  Tidak * 1. Form Pegawai Honorer Dapat tersimpan jika semua data yang di- input terisi  dengan  benar tetapi jika data ada yang kosong maka data tidak dapat tersimpan data ada pemberitahuan data yang belum terisi

2. Form Cetak SK Proses  cetak  surat SK tidak ada masalah  dan  tombol cetak berfungsi sesuai 
3. Simpulan dan Saran
3.1. Simpulan
Dengan adanya Rancang Bangun Aplikasi
Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Honorer pada  Badan  Kepegawaian  dan  Diklat  Pemerintah Kabupaten  Pesawaran  yang  menggunakan  pendekatan Waterfall dan dibangun menggunakan bahasa pemograman Delphi serta  basis  data MySQL sebagai tempat  penyimpanan  dan  pengelolaan  data  Pegawai Negeri  Sipil  dan  Pegawai  Honorer  menjadi  lebih  efisien dibandingkan dengan sebelumnya yang masih menggunakan Microsoft Exel .

## 3.2. Saran
Berdasarkan  simpulan  dari  hasil  penelitian  yang telah  diuraikan,  maka  saran  yang  dapat  diberikan  untuk pengembangan lebih lanjut dari Rancang Bangun Aplikasi Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Honorer pada  Badan  Kepegawaian  dan  Diklat  Pemerintah Kabupaten Pesawaran, antara lain:
1. Perlu adanya pemeliharaan sistem serta penyempurnaanya, maka evaluasi dalam jangka waktu dibutuhkan, misalnya satu tahun atau lebih.
2. Evaluasi  menyangkut  kemungkinan  pengembangan kembali  fasilitas  sistem  yang  disesuaikan  dengan perkembangan dan kemajuan proses pengelolaan  data pemohon.

## Daftar Pustaka
[1] Ariyadi,  2010, Rancang  Bangun  Perangkat  Lunak Tes  Kompetensi  Bidang  Komputer  Calon  Pegawai Negeri  Sipil  (CPNS)  Polri  Berbasis  Local  Area Network , Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.
[2] Jogiyanto,  HM,  2005, Analisis  dan  Desain  Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta.
[3] Mahendra  Yoga  Purnama,  2011, Pembuatan Aplikasi Pengolahan Data Pegawai pada Disnakertranssos Kabupaten Boyolali dengan
Menggunakan Netbeans 6.9 , Amikom Yogyakarta.
[4] Nugroho,  Bunafit,  2008, Latihan  Membuat Aplikasi Web  PHP  dan  MySQL  dengan  Dreamweaver  MX (6,7,2004) dan 8. Gava Media. Yogyakarta.
[5] Pressman,  Roger  S,  2010, Software  Engineering  A Practitioner’s  Approach  Seventh  Edition, Penerbit McGraw-Hill, New York.
[6] Santi  Nasution,  2008, Sistem  Informasi  Pengolahan Data  Gaji  Pegawai  pada  Kantor  Dinas  Perikanan dan  Kelautan  Labuhan  Ratu  dengan  Menggunakan Visual  Basic  6.0 ,  Universitas  Sumatera  Utara Medan.
[7] Shalahudin,  Muhammad  dan  Rosa  Ariani  S.  2011. Modul  Pembelajaran  Rekayasa  Perangkat  Lunak Terstruktur  dan  Berorientasi  Objek .  Modula. Bandung.
[8] Teknokrat.    2014. Panduan  Penulisan  Laporan Praktek Kerja Lapangang (PKL). Tugas  Akhir. Proposal dan Skripsi. Bandar Lampung.
[9] Undang-Undang  nomor  43  tahun  1999  tentang Pokok  –  Pokok  Kepegawaian,  Jakarta,  Presiden  RI dan DPR RI.
[10] Undang-Undang  nomor  21  tahun  2014  tentang Pemberhentian  Pegawai  Negeri  Sipil,  Jakarta, Presiden RI dan DPR RI.