## PENYUSUNAN INDEKS BERANOTASI DAN KLIPING ARTIKEL DALAM MAJALAH TRIBRATA NEWS DI PERPUSTAKAAN KEPOLISIAN DAERAH SUMATERA BARAT
Fitri Wahyuni 1 , Malta Nelisa 2
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang Email: fitriwahyuni077@gmail.com

## Abstract
The  purpose  of  this  study  were  to  describe  of  making  an  annotated  index  and clipping of Tribrata News magazine articles in the Library of Police Regional West Sumatera  and  can  be  used  to  find  information  needed  quickly  and  easily.  The method used in this study is descriptive method. With data collection techniques through direct observation. In making an annotated index there are nine stage is: (1)  collecting  magazines;  (2)  the  selection  of  magazines;  (3)  the  selection  of magazine  articles;  (4  )the  creating  clippings  of  magazine  articles;  (5)  article description creation; (6) article annotation creation; (7) keyword determination ; (8)preparation  of  index  of  magazine  articles;  (9)  typing  of  index  of  magazine article .
Keywords: annotated index; article; magazine

## A. Pendahuluan
Di  era  ini  semua  orang  membutuhkan  informasi  untuk  memenuhi  beragam kebutuhannya. Tidak hanya kebutuhan, tetapi dengan adanya informasi setiap orang tentu dapat  menambah  wawasan  dan  pengetahuannya  terhadap  suatu  informasi  yang  diakses dan didapatkan.
Perpustakaan  Kepolisian  Daerah  Sumatera  Barat  merupakan  salah  satu  lembaga yang  memiliki  perpustakaan  khusus  yang  berada  di  Kota  Padang.  Perpustakaan  ini memberikan  pelayanan  kepada  pemustaka  khususnya  di  lingkungan  Polda  Sumbar  yang mencari informasi sesuai dengan kebutuhannya.
Majalah  adalah  kumpulan  dari  beberapa  artikel  yang  menyajikan  banyaknya sumber  informasi.  Banyaknya  sumber  informasi  dan  artikel  pada  majalah  menyebabkan pemustaka akan merasa kesulitan, untuk itu diperlukannya sarana penelusuran informasi agar memberikan kemudahan bagi pemustaka untuk mencari informasi secara cepat dan tepat yaitu indeks.
Sulistyo-Basuki  (2004:163)  menyatakan  indeks  adalah  nama,  subjek,  kata  kunci atau  topik  lain  yang  disusun  menurut  urutan  tertentu  untuk  memudahkan  proses  temu balik dokumen/informasi.
Indeks  menurut  Lasa  (2009:110)  adalah  petunjuk  berupa  angka,  huruf,  maupun tanda  lain  untuk  memberikan  pengarahan  kepada  pencari  informasi  bahwa  informasi yang  lebih  lengkap  maupun  informasi  yang  lebih  terkait  dapat  ditemukan  pada  sumber yang ditunjuk tadi.
1 Mahasiswa penulis makalah Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode September 2018.
2 Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Menurut  Purwono  (2010:125)  pengertian  indeks  mengandung  tiga  unsur  yakni: (a) petunjuk atau referensi tentang item atau konsep (informasi atau data); (b) data dan informasi  tersebut  disusun  secara  sistematis  dalam  entri-entri;  (c)  entri-entri  indeks disusun  secara  sistematis:  secara  alfabetis,  kronologis,  atau  numerikal,  agar  dapat dipahami dan ditelusur.
Rahayu  (2014:332)  mengemukakan  fungsi  indeks  umumnya  adalah:  (a) memberikan  pengarahan  kepada  pembaca  bahwa  informasi  yang  lengkap  dapat ditemukan  pada  sumber  yang  ditunjuk  itu;  (b)  mengungkapkan  suatu  masalah  secara lengkap dan detail, karena indeks disusun untuk mengungkapkan suatu subjek topik yang mungkin terdapat di berbagai sumber.
Jenis-jenis  indeks  menurut  Sulistyo-Basuki  (2004:243)  terbagi  atas  2  kelompok besar  yakni:  (a)  indeks  prakoordinasi  adalah  pengindeksan  yang  dilakukan  pada  saat mengolah  dokumen,  jadi  sebelum  pemakai  melakukan  penelusuran;  (b)  indeks pascakoordinasi  ialah  indeks  yang  dibuat  sewaktu  menelusur.  Dengan  kata  lain  pada indeks  prakoordinasi,  kombinasi  tajuk  indeks  dilakukan  pada  waktu  pembuatan  tajuk indeks  untuk  dokumen  sedangkan  indeks  pascakoordinasi  istilah  indeks  dimanipulasi, dikombinasikan atau dikoordinasikan pada waktu menelusur.
Sulistyo-Basuki (2004:165) menjelaskan untuk membuat indeks maka pengindeks perlu  menentukan  terlebih  dahulu  hal-hal  berikut:  (a)  cakupan  terbitan  berseri;  (b) susunan  indeks;  (c)  peraturan  penentuan  nama  pengarang;  (d)  peraturan  penulisan  dan penentuan judul artikel; (e) ketentuan tentang singkatan judul terbitan berseri; (f) unsur yang akan dicakup.
Sophia  (2000:7)  menyatakan  langkah-langkah  pengindeksan  adalah  sebagai berikut:  (a)  menyeleksi  majalah  yang  akan  diindeks  sesuai  dengan  kriteria  yang ditentukan; (b) membuat deskripsi artikel/majalah yakni sebagai berikut: (1) menentukan tajuk entri utama artikel; (2) judul artikel; (3) judul majalah yang memuat artikel-artikel tersebut;  (4)  volume  (nomor),  tahun  terbit  majalah  yang  memuat  artikel  tersebut;  (5) nomor halaman majalah di mana artikel tersebut dapat dijumpai. (c) menentukan subjek- subjek yang terkandung di dalam artikel.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa indeks adalah adalah  alat  penelusuran  informasi  berupa  nama,  subjek,  kata  kunci  atau  topik  lain  yang disusun  secara  sistematis  untuk  memberikan  kemudahan  kepada  pemustaka  dalam proses  temu  kembali  informasi.  Penyusunan  indeks  ini  mengadopsi  pendapat  Sulistyo- Basuki dengan Sophia.
Berdasarkan  uraian  di  atas,  tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mendeskripsikan penyusunan indeks beranotasi artikel majalah serta untuk mendeskripsikan kendala dan upaya yang terdapat dalam proses penyusunan indeks beranotasi artikel majalah Tribrata News di Perpustakaan Kepolisian Daerah Sumatera Barat.

## B. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah metode deskriptif. Menurut  Nazir  (2011:6)  metode  deskriptif  adalah  metode  dalam  meneliti  status sekelompok  manusia  suatu  objek,  suatu  kondisi,  suatu  sistem  pemikiran,  ataupun  suatu peristiwa  pada  masa  sekarang.  Dalam  penyusunan  indeks  beranotasi  artikel  majalah Tribrata News di Perpustakaan Kepolisian Daerah Sumatera Barat data diperoleh dengan observasi  langsung  dari  sumber  aslinya,  yaitu  majalah  Tribrata  News  di  Perpustakaan Kepolisian Daerah Sumatera Barat dan pengumpulan data ke lapangan dengan tujuan agar dapat memperoleh data yang benar-benar akurat.

## C. Pembahasan

## 1. Penyusunan Indeks Beranotasi Artikel Majalah
Langkah-langkah  dalam  penyusunan  indeks  beranotasi  artikel  majalah  dalam penelitian ini ada 9 yakni: pengumpulan majalah; penyeleksian majalah; pemilihan artikel majalah;  pembuatan  kliping  artikel  majalah;  pembuatan  deskripsi  artikel;  pembuatan anotasi  artikel;  penentuan  kata  kunci;  penyusunan  indeks  artikel  majalah;  pengetikan indeks beranotasi artikel majalah.
Pertama, pengumpulan  majalah  dilakukan  dengan  cara  penelusuran  langsung koleksi yang akan dijadikan penyusunan indeks beranotasi artikel majalah, yaitu dengan mengumpulkan koleksi majalah dengan cara melihat langsung dokumen aslinya. Hasil dari pengumpulan  tersebut  didapatkan  keadaan  koleksi  majalah  masih  bercampur  dengan buletin  dan  jurnal.  Untuk  itu,  pengumpulan  antara  majalah,  buletin  dan  jurnal  harus dipisahkan dan disusun berdasarkan jenis koleksinya.
Kedua, penyeleksian  majalah.  Koleksi  majalah  yang  ada  pada  Perpustakaan Kepolisian  Daerah  Sumatera  Barat  ada  11,  tetapi  hasil  penyeleksian  majalah  kemudian diambil  salah  satu  judul  majalah  yakni  majalah  Tribrata  News.  Hal  ini  dikarenakan majalah  Tribrata  News  merupakan  yang  paling  banyak  di  akses  dan  paling  banyak jumlahnya di Perpustakaan Kepolisian Daerah Sumatera Barat. Selain itu, tahun terbitnya terbaru dibandingkan dengan majalah lain yang tahun terbitnya sudah lama.
Ketiga, pemilihan  artikel  majalah  yang  diambil  yakni  rubrik  laporan  utama  dan opini. Laporan utama merupakan salah satu rubrik dalam majalah yang dijadikan sebagai sajian  utama  atau  disebut  sebagai  wajah  majalah  dari  edisi  majalah  yang  diterbitkan. Laporan utama dianggap sebagai berita spesial atau berita andalan yang dilaporkan pada majalah  tersebut.  Laporan  utama  juga  memuat  topik  yang  hangat  dalam  1  bulan  sesuai dengan  frekuensi  terbitan  majalah selama  1  bulan  sekali, sehingga  pembaca  mengetahui kasus yang hangat dibicarakan saat itu. Kemudian opini merupakan penilaian dari massa terhadap  suatu  peristiwa.  Melalui  opini  tergambar  sikap  dan  pemikiran  masyarakat terhadap masalah aktual yang terjadi.
Keempat, proses  pembuatan  kliping  artikel  majalah  sebagai  berikut.  Pertama, merancang  konsep  kliping  di  Microsoft  Word  yang  mencantumkan:  (1)  judul  artikel majalah;  (2)  nama  pengarang;  (3)  isi  artikel;  (4)  nama  majalah,  nomor  majalah, keterangan  terbit  serta  halaman  artikel.  Kedua,  menggunting  artikel  dengan  rapi  dan teratur. Ketiga, artikel diberi lem dan tempelkan pada kertas HVS ukuran A4.
Kelima, pembuatan  deskripsi  artikel  majalah  dilakukan  dengan  mencatat  data indeks  beranotasi.  Adapun  keterangan  yang  dicatat  yakni  judul  majalah,  judul  artikel, nama  pengarang,  volume  (nomor),  bulan  dan  tahun  terbit  majalah,  dan  nomor  halaman artikel  majalah.  Deskripsi  bibliografi  tersebut  menggunakan  style  MLA.  Pencatatan dilakukan sesuai judul majalah dapat dilihat pada contoh di bawah ini.
Judul majalah : Tribrata News Judul artikel : Polri Menjamin Kasus Ahok sampai ke Sidang Pengadilan Nama pengarang : Hastuti, Yanuarita Puji Volume : No. 11 Bulan : November Tahun : 2016
Nomor halaman artikel : 12-13 Keenam ,  dalam  melakukan  penyertaan  anotasi  untuk  penyusunan  indeks  sangat berguna  untuk  memberikan  gambaran  topik  yang  dibahas  kepada  pemustaka.  Adapun langkah-langkah  pembuatan  anotasi  dengan  membaca  dan  memahami  keseluruhan  isi artikel tersebut. Adapun contoh pembuatan anotasi artikel dapat dilihat sebagai berikut.
Contoh: 001 Hastuti, Yanuarita Puji. “Polri Menjamin Kasus Ahok sampai  ke  Sidang  Pengadilan”. Tribrata  News .  11
(November 2016): 12-13.
Artikel  ini  membahas  jaminan  terhadap  kasus  Ahok  serta tanggapan Polri terkait isu akan diadakannya Aksi Bela Islam Jilid III  yang  akan  di  gelar  pada  2  Desember  mendatang  sebagai tuntutan  oleh  massa  agar  Presiden  ikut  campur  dalam  proses hukum  kasus  dugaan  penistaan  agama  yang  dilakukan  oleh  Ahok. Habib  Rizieq  selaku  ketua  Front  Pembela  Islam  (FPI)  berharap aparat  kepolisian  dapat  menegakkan  hukum  kepada  penista  dan pelindung-pelindungnya. Menanggapi hal tersebut Kapolri Jenderal Tito  Karnavianpun  menjamin  bahwa  kasus  penistaan  agama  yang dilakukan Ahok akan dibawa ke Kejaksaan Agung RI.
Kata kunci: Ahok; Tito Karnavian; penistaan agama
Ketujuh, kata  kunci  adalah  kata  yang  mewakili  keseluruhan  pokok  permasalahan dalam  sebuah  artikel.  Tujuan  dari  pencantuman  kata  kunci  untuk  menggambarkan konsep-konsep  yang  ada  dalam  artikel  serta  mempercepat  dan  mempermudah penelusuran informasi. Kata kunci yang dibuat diambil dari judul dan isi artikel majalah.
Contoh:
001 Hastuti, Yanuarita Puji. “Polri Menjamin Kasus Ahok sampai  ke  Sidang  Pengadilan”. Tribrata  News .  11
(November 2016): 12-13.
Artikel  ini  membahas  jaminan  terhadap  kasus  Ahok  serta tanggapan  Polri  terkait  isu  akan  diadakannya  Aksi  Bela  Islam  Jilid III  yang  akan  di  gelar  pada  2  Desember  mendatang  sebagai tuntutan  oleh  massa  agar  Presiden  ikut  campur  dalam  proses hukum  kasus  dugaan  penistaan  agama  yang  dilakukan  oleh  Ahok. Habib  Rizieq  selaku  ketua  Front  Pembela  Islam  (FPI)  berharap aparat  kepolisian  dapat  menegakkan  hukum  kepada  penista  dan pelindung-pelindungnya. Menanggapi hal tersebut Kapolri Jenderal Tito  Karnavianpun  menjamin  bahwa  kasus  penistaan  agama  yang dilakukan Ahok akan dibawa ke Kejaksaan Agung RI
Kata kunci: Ahok; Tito Karnavian; penistaan agama
Kedelapan, penyusunan  indeks  dalam  tugas  akhir  ini  yakni  indeks  pengarang, indeks kata kunci dan indeks judul. Adapun cara penyusunan indeks dapat dilakukan: (a) indeks harus diikuti dengan nomor entri; (b) letak indeks pada halaman terakhir, dimulai dari indeks pengarang, indeks kata kunci dan indeks judul artikel majalah; (c) penyusunan indeks berdasarkan abjad. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh berikut.
Untuk  indeks  pengarang,  buatkan  nama  pengarang  yang  disusun  secara  abjad, tetapi  untuk  penulisan  namanya  dibalikkan  ( inverted  name) serta  diikuti  dengan  nomor entri. Contoh:
Indeks Pengarang Nomor Entri Atsnan, Muh Fajaruddin 001
Anotasi
Kata kunci
Hastuti, Yanuarita Puji 002 Untuk  indeks  kata  kunci,  juga  disusun  berdasarkan  abjad  disertai  dengan nomor entrinya. Indeks Kata Kunci Nomor Entri Narkoba 001 Penistaan agama 002 Pada  indeks  judul  artikel,  buatkan  judul  artikel  yang  disusun  secara  abjad disertai dengan nomor entrinya. Contoh: Indeks Judul Artikel Nomor Entri Integritas Aparat dan Optimisme Perangi Narkoba 001 Polri Menjamin Kasus Ahok sampai ke Sidang Pengadilan 002
Kesembilan, indeks  artikel  majalah  ini  diketik  dengan  menggunakan  komputer. Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam pengetikan indeks mencakup: (a) pengetikan nama  pengarang  yang  ditulis  dengan  dibalikkan  ( inverted  name) ;  (b)  pengetikan  judul artikel  majalah;  (c)  pengetikan  nama  majalah;  (d)  pengetikan  keterangan  terbit  (nomor, bulan  dan  tahun  terbit);  (e)  pengetikan  nomor  halaman  ditulis  dalam  kurung  ();  (f) pengetikkan anotasi; dan (g) pengetikkan kata kunci.
Contoh:
Artikel  majalah  karangan  Yanuarita  Puji  Hastuti  dimuat  dalam  Majalah Tribrata News No. 11 November 2016, contoh indeksnya sebagai berikut.
001 Hastuti, Yanuarita Puji. “Polri Menjamin Kasus Ahok sampai ke Sidang Pengadilan”. Tribrata News .
11 (November 2016): 12-13.
Artikel ini membahas jaminan terhadap kasus Ahok serta tanggapan  Polri  terkait  isu  akan  diadakannya  Aksi  Bela Islam  Jilid  III  yang  akan  di  gelar  pada  2  Desember mendatang  sebagai  tuntutan  oleh  massa  agar  Presiden ikut  campur  dalam  proses  hukum  kasus  dugaan penistaan agama yang dilakukan oleh Ahok. Habib Rizieq selaku ketua Front Pembela Islam (FPI) berharap aparat kepolisian dapat menegakkan hukum kepada penista dan pelindung-pelindungnya. Menanggapi hal tersebut Kapolri  Jenderal  Tito  Karnavianpun  menjamin  bahwa kasus penistaan agama yang dilakukan Ahok akan dibawa ke Kejaksaan Agung RI
Kata kunci: Ahok; Tito Karnavian; penistaan agama
Judul majalah
No. Entri Judul artikel No. majalah Kata kunci Nama pengarang Bulan dan tahun terbit No. halaman Anotasi

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
2. Kendala dan Upaya Penyusunan Indeks Beranotasi Artikel Majalah
Kendala dan upaya dalam penyusunan indeks beranotasi artikel majalah Tribrata News di Perpustakaan Kepolisian Daerah Sumatera Barat yakni: majalah masih bercampur dengan  koleksi  buletin,  majalah  masih  bercampur  dengan  koleksi  jurnal,  penyusunan majalah terlalu berdempetan, majalah masih bercampur dengan judul majalah lain, majalah yang baru datang hanya ditumpuk saja.
Pertama, kendala dalam majalah masih bercampur dengan koleksi buletin. Hal ini akan  menghambat  penulis  dalam  pengumpulan  majalah. Upaya  yang  dapat  dilakukan untuk  mengatasi  kendala  tersebut  dengan  memisahkan  antara  majalah  dan  buletin berdasarkan jenis koleksinya.
Kedua, kendala  dalam  majalah  masih  bercampur  dengan  koleksi  jurnal.  Hal  ini akan  menghambat  penulis  dalam  pengumpulan  majalah. Upaya  yang  dapat  dilakukan untuk  mengatasi  kendala  tersebut  dengan  memisahkan  antara  majalah  dan  buletin berdasarkan jenis koleksinya.
Ketiga, kendala  dalam  penyusunan  majalah  terlalu  berdempetan.  Hal  ini  akan menyulitkan pustakawan maupun pemustaka dalam mengambil majalah di rak. Upaya yang dapat  dilakukan  untuk  mengatasi  kendala  tersebut  adalah  penyusunan  majalah  disusun tidak berdempet agar pustakawan maupun pemustaka mudah mengambil buku di rak.
Keempat, kendala dalam majalah masih bercampur dengan judul majalah lain. Hal ini  juga  menghambat  penulis  dalam  pengumpulan  majalah.  Upaya  yang  dapat  dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut dengan memisahkan majalah per judul.
Kelima, kendala  dalam  majalah  yang  baru  datang  hanya  ditumpuk  saja.  Hal  ini akan menghambat penulis dalam penyeleksian majalah. Upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi  kendala  tersebut  dengan  dengan  pemberian  label  majalah,  lalu  pendataan majalah yang baru datang serta meletakkan majalah pada rak majalah.

## D. Simpulan dan Saran
Dapat  disimpulkan  bahwa: Pertama, langkah-langkah  dalam  penyusunan  indeks beranotasi  artikel  majalah  yaitu:  (1)  pengumpulan  majalah  yang  dilakukan  dengan memisahkan  antara  majalah,  buletin  dan  jurnal;  (2)  penyeleksian  majalah  yang didapatkan  yaitu  majalah  Tribrata  News;  (3)  pemilihan  artikel  majalah  dengan  rubrik laporan utama dan opini berjumlah 19 nomor majalah dengan 74 artikel; (4) pembuatan kliping  artikel  majalah  yang  mencantumkan  judul  artikel,  nama  pengarang,  isi  artikel, nama  majalah,  nomor  majalah,  keterangan  terbit,  dan  nomor  halaman  artikel;  (5) pembuatan  deskripsi  artikel  dengan  unsur  nama pengarang,  judul  artikel,  judul  majalah, volume  (nomor),  keterangan  terbit,  halaman,  serta  nomor  entri  secara  berurutan;  (6) pembuatan  anotasi  artikel  dengan  membaca  dan  memahami  keseluruhan  isi  artikel;  (7) penentuan  kata  kunci  dengan  mengambil  dari  judul  dan  isi  artikel  yang  mewakili keseluruhan  artikel;  (8)  penyusunan  indeks  artikel  diawali  dengan  indeks  pengarang, indeks kata kunci dan indeks judul; (9) pengetikan indeks beranotasi menggunakan jenis huruf Times New Roman, ukuran huruf 12, jarak antar ketikan 1,15 spasi dan jarak antar 2 spasi.
Kedua, kendala  dan  upaya  adalah:  (1)  majalah  masih  bercampur  dengan  buletin, upaya  yang  dilakukan  dengan  pemisahan  berdasarkan  jenis  koleksi;  (2)  majalah  masih bercampur  dengan  jurnal,  upayanya  dengan  pemisahan  berdasarkan  jenis  koleksi  ;  (3) penyusunan majalah terlalu berdempetan, upayanya dengan penyusunan majalah jangan terlalu  berdempetan;  (4)  majalah  masih  bercampur  dengan  judul  lain,  upayanya  dengan pemisahan  majalah  per  judul;  (5)  majalah  yang  baru  datang  hanya  ditumpuk  saja, upayanya dengan penyimpanan langsung ke rak.
Catatan: Artikel ini disusun berdasarkan makalah tugas akhir penulis dengan pembimbing Malta Nelisa, S.Sos., M.Hum.

## Daftar Rujukan
Lasa HS. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia . Yogyakarta: Pustaka Book Publisher. Nazir, M. 2011. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia. Purwono. 2010. Dokumentasi . Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sophia,  Sulastuti  dan  Nunung  Faenusah.  “Petunjuk  Ringkas  Cara  Pengindeksan  Majalah dan Monograf Analitik” . Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian:http://pustaka.litbang.pertanian.go.id/pustakawan/file-asli/juknis10.pdf diunduh 10 Mei 2018.
Sulistyo-Basuki. 2004. Pengantar Dokumentasi. Bandung: Rekayasa Sains. Rahayu, Lisda. 2014. Materi Pokok Layanan Perpustakaan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.