## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERALATAN BENGKEL BERBASIS WEB DENGAN SMS

## GATEWAY DI POLITEKNIK NEGERI SEMARANG
Idhawati Hestiningsih, Wahyu Sulistiyo, Isty Ayu Cahyani Program Studi Teknik Informatika Politeknik Negeri Semarang Jl. Prof. H. Soedarto, S.H., Tembalang, Semarang, Telp. (024) 7473417 E-mail : hestidha@gmail.com, w4hyu5@yahoo.com, ayuisty@gmail.com

## ABSTRAK
Dalam manajemen pemeliharaan peralatan bengkel, Politeknik Negeri Semarang masih menggunakan cara manual dan mengakibatkan lambatnya penanganan pada alat yang membutuhkan  perawatan  atau  perbaikan.  Tujuan  dari  dibuatnya  sistem  informasi manajemen  peralatan  bengkel  berbasis  web  di  Politeknik  Negeri  Semarang  untuk mengetahui  adanya  kerusakan  pada  alat-alat  bengkel  dan  memudahkan  teknisi  dalam melakukan pemeliharaan alat bengkel dengan teknologi SMS Gateway sebagai sarana pemberitahuan jadwal pemeliharaan. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan metode waterfall,  bahasa  pemrogaman  PHP  dan  HTML  serta  database  MySQL  yang  dapat dijalankan  pada  web  browser.  Melalui  sistem  ini  teknisi  dapat  menerima  jadwal pemeliharaannya  melalui  sms  dari  sistem,  sehingga  memudahkan  kerja  teknisi  dalam mengingat jadwal pemeliharaan masing-masing.
Kata kunci : pemeliharaan, perbaikan, peralatan, sms gateway

## 1. PENDAHULUAN
Proses kegiatan belajar mengajar di Politeknik Negeri Semarang menggunakan segala  fasilitas  peralatan  sebagai  alat  pendukungnya.  Manajemen  pemeliharaan memiliki  peran  penting  dalam  kelancaran  segala  kegiatan  pada  sebuah  perusahaan atau  instansi.  Manajemen  pemeliharaan (maintenance) didefinisikan  sebagai  suatu kegiatan  yang  dilakukan  untuk  merawat  dan  memperbaiki  setiap  fasilitas  agar  tetap dalam keadaan yang dapat diterima menurut standar yang berlaku pada tingkat biaya yang  wajar  [1].  Hal  ini  juga  membutuhkan  manajemen  yang  baik  agar  kegiatan pemeliharaan dapat berlangsung secara efektif dan efisien.
Dengan suatu sistem manajemen pemeliharaan yang teratur, dapat diperkirakan adanya  kemungkinan-kemungkinan  terjadinya  kerusakan  fasilitas  di  Politeknik Negeri  Semarang  pada  masa  yang  akan  datang  dengan  memperhatikan  data pemeliharaan  pada  masa  sebelumnya.  Namun  dalam  manajemen  pemeliharaan peralatan bengkel, Politeknik Negeri Semarang masih menggunakan cara manual dan kurangnya  koordinasi  antar  pihak  yang  bersangkutan.  Hal  tersebut  dapat mengakibatkan lambatnya penanganan pada alat yang membutuhkan perawatan atau perbaikan,  sehingga  proses  belajar  mengajar  menjadi  terhalang  oleh  tidak berfungsinya  sebuah  alat.  Berdasarkan  hal  inilah,  penulis  membuat  sebuah  sistem informasi manajemen peralatan bengkel yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi  berbasis  web  dengan  menggunakan sms  gateway. Pada  sistem  tersebut diharapkan  dapat  mengurangi  permasalahan  di  atas,  sehingga  dapat  membantu kinerja  teknisi  dan  semua  pihak  yang  bersangkutan  dalam  hal  melakukan  jadwal pemeliharaan alat dan mengetahui adanya kerusakan alat.

## 2. KAJIAN PUSTAKA
2.1  Sistem Manajemen Pemeliharaan
Anggapan  tentang  istilah  pemeliharaan  secara  tradisional  adalah  untuk memperbaiki  komponen  peralatan  yang  rusak  sehingga  dengan  demikian  kegiatan pemeliharaan  terbatas  pada  tugas-tugas  reaktif  tindak  perbaikan  atau  penggantian komponen peralatan.  Pendekatan   ini   dengan   demikian   lebih   dikenal   dengan perawatan   reaktif, pemeliharaan  kerusakan  atau  pemeliharaan  korektif.  Pandangan yang  lebih  baru  mengenai  pemeliharaan  didefinisikan  s emua      kegiatan      yang ditujukan   untuk   menjaga   suatu   item   dalam,   atau mengembalikan  ke,  keadaan fisik  yang  dianggap  perlu  untuk  memenuhi  fungsi produksi [2].
Manajemen   pemeliharaan   ( maintenance   management )    dan    kerekayasaan pemeliharaan  ( maintenance  engineering )  membutuhkan  perhatian    yang  lebih karena    dapat  meningkatkan  produktivitas  dan  menurunkan  biaya  mesin  untuk proses    produksi  [3].    Dengan    pemeliharaan    yang    teratur    dapat  diperkirakan kemungkinan  terjadinya  kerusakan  fasilitas  peralatan  pada  masa  yang  akan  datang dengan memperhatikan data pemeliharaan pada masa lalu.
Adanya      sistem      yang      dapat      memprediksikan      kemungkinan      terjadinya kerusakan  dapat  mempermudah  kegiatan  pemeliharaan  fasilitas  peralatan  sehingga kerugian  karena  tidak  berjalannya  fasilitas  peralatan  dapat  dikurangi.  Untuk membantu  manajemen  dalam  menganalisis  pemeliharaan  alat  maka  diperlukan sistem    informasi    yang    mampu    memberikan    informasi    kondisi    alat  serta perencanaan  penjadwalan  pemeliharaan  alat.  Dengan  tersedianya  sistem  informasi pemeliharaan  alat  maka  diharapkan  kerusakan-kerusakan  alat  dapat  diprediksi sehingga  tidak  mengganggu  kelancaran  penggunaan alat.

## 2.2 Pengertian SMS Gateway
SMS gateway adalah sebuah perangkat yang menawarkan layanan transit SMS, mentransformasikan  pesan  ke  jaringan  selular  dari  media  lain,  atau  sebaliknya, sehingga   memungkinkan  pengiriman  atau  penerimaan  pesan  SMS  dengan  atau tanpa  menggunakan  ponsel.  SMS Gateway merupakan    perpaduan    antara layanan    telepon    seluler    dengan  komputer,    dimana  komputer  akan  merespon secara  otomatis  setiap  ada request perintah    yang    didapat    via    SMS,    dan komputer  akan   mengirim   jawaban   dari request via   SMS   jika   sesuai   dengan format   yang   dapat   diterjemahkan   oleh komputer. SMS Gateway adalah  aplikasi SMS  dimana  pesan  yang  diterima  dan  dikirimkan menggunakan  bantuan Gateway Device terintegrasi  dengan database  server yang  dapat  mendistribusikan  pesan SMS secara otomatis [4].
Gambar 1 Alur dalam SMS Gateway
Cara   kerja   SMS Gateway dibagi   menjadi   dua   yaitu   pengiriman   pesan dan  pembalasan  pesan  secara  otomatis.  Cara  kerja  pengiriman  pesan    yaitu
-  Calon Muzakki -  Muzakki Non Member -  Muzakki Member LAN Admin  LAZiS Jateng
misalnya  mengirim  pesan  sms  dengan format  tertentu  ke  nomor  yang  ditentukan, maka  pesan  akan  melewati  jalur  jaringan  selular    kemudian    pesan  tersebut diterima  oleh Gateway SMS  yang berupa GSM  modem.  Untuk  pembalasan pesan secara otomatis, di  dalam  sistem aplikasi  pesan  yang  dikirim  akan  dihubungkan dengan database server.  Di database  server itulah  semua  pesan  balasan disiapkan. Program  akan   mengambil   data   simpanan   di   dalam database   server lalu  mengirimkan  pesan  balasan   secara  otomatis  melalui device  gateway yaitu GSM modem.

## 3. METODE PENELITIAN
Dalam  pembuatan  sistem  ini,  yaitu  SIMAPEL  (Sistem  Informasi  Manajemen Peralatan Bengkel), metode penelitian yang digunakan meliputi software requirment analysis, design and coding dan testing / verification [5].

## 3.1 Gambaran Umum Sistem
Gambar 2. Gambaran Umum Sistem
Prinsip   kerja   sistem   ini   pada   umumnya   sama   dengan   prosedur   yang digunakan  Unit  Pelaksana  Teknis  Perawatan  dan  Perbaikan  di  Politeknik  Negeri Semarang   sebelumnya.   Perbedaannya   adalah   dalam   proses-proses   yang   ada, teknisi  tidak  lagi  melihat  jadwal   pemeliharaan  alat-alat  bengkel  secara  manual melalui  kertas  yang  ditempelkan  di  ruang  Unit  Pelaksana  Teknis  Perawatan  dan Perbaikan  namun  teknisi  dapat  menerima  jadwal   pemeliharaannya  melalui sms dari    sistem.    Hal    ini    memudahkan    kerja    teknisi    dalam    mengingat    jadwal pemeliharaan  masing-masing.  Terdapat  dua  proses  utama  dalam  menu    teknisi, yaitu   proses   perawatan   dan   perbaikan   yang   masing-masing   diaplikasikan   ke dalam   menu  pemeliharaan  dan  menu  perbaikan.  Sedangkan  di  dalam  sisi user yang  meliputi  dosen  dan  teknisi  dapat  menginputkan  adanya  kerusakan  alat  secara langsung  ke  dalam website tanpa   harus  mengisikan  ke  form  keluhan  kerusakan alat.

## 3.2 Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis  sistem  merupakan  tahapan  untuk  menguraikan  suatu  sistem  yang
Admin User Admin Teknisi Pengunjung/Dosen INTRANET Operator Seluler Web Server Web Berbsis PHP Database MySQL
Sistem Informasi Manajemen Peralatan Bengkel Admin Teknisi Kepala_Unit UsernameA, passwordA, data_alat, data_user,data_jadwal, laporan_kerusakan, laporan_pemeliharaan, Hak_akses_admin, daftar_alat, daftar_user, daftar_jadwal, pesan, data_alatb, data_alatu, data_alath, data_jadwalb, data_jadwalu, data_jadwalh, data_stafb, data_stafu,data_stafh UsernameT, passwordT, data_pemeliharaan, data_perbaikan Hak_akses_teknisi,  sms_jadwal, data_alat_rusak, status_alat_baru, data_alat_rusakb, data_pemeliharaanb, Data_perbaikanb UsernameKU, passwordKU Hak_akses_kepUn, rekap_laporan_kerusakan, rekap_laporan_pemeliharaan, rekap_laporan_pemeliharaan Pengunjung Pesan_pemberitahuan No_inv, link, nama_pelapor, jurusan, nama_mesin, lokasi, tanggal_masuk, jenis_kerusakan
utuh  ke  dalam    bagian-bagian  komponennya  dengan    tujuan    untuk mengidentifikasi    dan  mengevaluasi    permasalahan  yang  terjadi  dan  kebutuhan yang  diharapkan yaitu :
a. melihat grafik aktivitas kerusakan peralatan bengkel b. proses input kerusakan alat c. proses Login , meliputi : proses cek username dan password , proses cek level pengguna, dan proses manajemen data yaitu manajemen data admin, manajemen data jadwal pemeliharaan, manajemen data perbaikan.
d. proses pembuatan laporan, meliputi : laporan rekap kerusakan alat dan laporan kegiatan kerja pegawai.
e. proses kelola jadwal pemeliharaan menggunakan sms gateway
f.  proses  lihat  detail  data,  meliputi  :  data  alat,  data  pegawai,  data  jadwal,  data kerusakan,  data  pemeliharaan,  proses  olah  kerusakan  alat,  proses  olah pemeliharaan alat
Pada  tahap  ini  pemodelan  yang    digunakan  adalah  pemodelan  terstruktur Data Flow  Diagram  (DFD) .  Gambar  3  adalah  diagram  konteks dari  SIMAPEL  (Sistem Informasi Manajemen Peralatan Bengkel), sedangkan Gambar 4 menunjukkan DFD Level 0 dari SIMAPEL.
Gambar 3. Diagram Konteks

## Gambar 4. DFD Level 0
Entity    Relationship    Diagram atau    ERD    yaitu    suatu    model    untuk menjelaskan  hubungan  antar    data  dalam  basis  data  berdasarkan  objek-objek dasar  data  yang mempunyai  hubungan  antar  relasi.  ERD  dalam  perancangan SIMAPEL  dapat dilihat pada Gambar 5.

## Gambar 5. ERD SIMAPEL

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1 Implementasi Sistem
Setelah  dilakukan  analisis  dan  perancangan,  tahap  selanjutnya  adalah  implementasi dan  pengujian  sistem.  Gambar  6  menunjukkan  halaman  awal  SIMAPEL.  Seluruh pengunjung   SIMAPEL   dapat   mengakses   menu-menu   yang   ada   pada halaman utama  yaitu  menu  Beranda,  Keluhan,  dan  menu  Grafik.  Gambar  7  menunjukkan tampilan  menu  Keluhan  yang  berisi  form  keluhan  kerusakan  alat  bengkel  yang dapat  diisi  oleh  pengunjung,  dan  Gambar  8  menunjukkan  tampilan  menu  Grafik yang  dapat  digunakan  oleh  pengunjung  untuk melihat   aktivitas   kerusakan   alat bengkel   dalam   periode tertentu.
Gambar 6. Halaman Awal SIMAPEL
Gambar 7. Tampilan Menu Keluhan
Gambar 8. Tampilan Menu Grafik
Tampilan  dan  menu  pada  SIMAPEL  d a p a t   dibedakan  menurut  hak  akses  masing- masing user . Ketika user login dengan username dan password sebagai seorang admin maka otomatis  akan  diarahkan  untuk  mengolah  data  master seperti data alat, data staf teknisi dan data jadwal.  Gambar 9 menunjukkan tampilan halaman Tambah Data Alat.
Gambar 9. Tampilan Manajemen Alat untuk Tambah Data Alat
Ketika user  login dengan username dan password sebagai  seorang  teknisi  maka otomatis  akan  diarahkan  untuk  mengolah  data  pemeliharaan  dan  perbaikan  alat bengkel,  diantaranya  seperti  pada  Gambar  10  yang  menunjukkan  tampilan  halaman Data Pemeliharaan dan Gambar 11 tampilan halaman Form Perbaikan.

## Gambar 10. Tampilan Halaman Data Pemeliharaan
Gambar 11. Tampilan Halaman Form Perbaikan
Ketika user  login dengan username dan password sebagai  seorang  kepala  unit maka  otomatis  akan  diarahkan  untuk  melihat  laporan  pemeliharaan,  kerusakan  dan perbaikan    alat    bengkel,  diantaranya  tampilan  seperti  pada  Gambar  12  tampilan Menu  Laporan  Pemeliharaan  dan  Gambar  13  tampilan  Laporan  Data  Pemeliharaan dengan tanggal sesuai yang dipilih sebelumnya. Laporan  tersebut  dapat didownload atau disimpan sebagai arsip.
Gambar 12. Tampilan Menu Laporan Pemeliharaan
Gambar 13. Tampilan Laporan Data Pemeliharaan
Gambar    14  implementasi    sms    jadwal    pemeliharaan  setiap  harinya.    Jadwal pemeliharaan  alat  bengkel  akan  dikirim  sistem  ke  nomor   koordinator  setiap  tim teknisi.  Sms  tersebut  berisi  nama  tim  yang  bertugas, jam mulai sampai dengan jam selesai dan lokasi lab.
Gambar 14. Tampilan SMS Jadwal Pemeliharaan

## 4.2 Pengujian Sistem
Pengujian  SIMAPEL  dilakukan  melalui  aplikasi  Google  Chrome  dan  bertujuan untuk mengetahui  apakah   menu-menu   yang   dirancang   dapat   berfungsi   sesuai dengan harapan atau tidak. Hasil pengujian  fungsionalitas  dilakukan  dengan   cara menjalankan    semua    menu    yang  terdapat  dalam  SIMAPEL  dan  melihat  apakah sudah berjalan dan berfungsi sesuai yang diinginkan. Hasil pengujian fungsionalitas SIMAPEL ini dapat dilihat pada Tabel 1.

## Tabel 1. Hasil Pengujian Fungsionalitas
No Pengujian Tujuan Indik ator Hasil pengujian 1 Masuk sistem  Mengecek proses masuk sistem Masuk digunakan   untuk syarat masuk halaman pengguna ( administrator , teknisi dan kepala Berhasil 2 Pengoperasian menu dengan hak akses administrator Mengecek pengoperasia n menu  pada level administrator Tampilan halaman administrator dan
memilih  menu – menu  yang tersedia untuk  melakukan
olah data pada SIMAPEL , hak akses yang diberikan Berhasil 3 Pengoperasian menu dengan hak teknisi Mengece k pengoperasia n menu  pada level teknisi Tampilan  halaman  teknisi  dan memilih  menu-menu  yang tersedia. Hak akses yang diberikan  adalah lihat, tambah dan edit pada  menu- menu Berhasil 4 Pengoperasian menu dengan hak kepala UPT Mengecek pengoperasia n menu  pada level  kepala UPT Tampilan  halaman  teknisi  dan memilih  menu-menu  yang tersedia. Hak akses yang diberikan  adalah lihat laporan. Berhasil 5 Pengoperasian menu pada halaman umum Mengecek pengoperasian menu pada halaman pengunjung umum Tampilan halaman awal dan memilih menu-menu  yang tersedia bisa diakses oleh semua pengunjung dan anggota. Hak akses yang diberikan Berhasil 5 Keluar Sistem  Mengecek proses keluar Keluar sistem Berhasil
Untuk  pengujian  sistem  ke  pengguna  dilakukan  dengan  pemberian  kuesioner dengan  daftar  pertanyaan  seperti  pada  Tabel  2.  Dengan  indikator  penilaian seperti pada Tabel 3.
Tabel 2  Daftar Pertanyaan Kuesioner Kode Pertanyaan A Tampilan SIMAPEL B Kemudahan dalam pengoperasian SIMAPEL C Manfaat SIMAPEL D Kesesuaian dengan kebutuhan E Kelengkapan menu/aplikasi

## Tabel 3  Indikator Penilaian
Indikator Nilai Sangat Setuju  (SS) 5 Setuju (S) 4 Netral (C) 3 Kurang Setuju (KS) 2 Tidak Setuju (TS) 1
Dari hasil kuesioner tingkat kepuasan pengguna diperoleh 76%  menyatakan bahwa sistem informasi yang dibuat sesuai dengan yang diharapkan.

## 5. Simpulan
a. Sistem    berhasil  dibuat  dan  mampu    untuk  digunakan    sebagai    alat    bantu melakukan penjadwalan,  pemeliharaan   dan   perbaikan  alat   bengkel   di   UPT. Perawatan  dan Perbaikan Politeknik Negeri Semarang.
b. Sistem  ini  dilengkapi  dengan  aplikasi  SMS  gateway  sebagai  alat  untuk mengimplementasikan penjadwalan kegiatan pemeliharaan.
c.  Sistem  ini  telah  menerapkan security  system ,  dengan  diterapkannya management user dan session login.
d.  Berdasarkan  hasil  kuesioner  yang  diberikan  didapat  nilai  76%  dari  tingkat kepuasan pengguna dalam menggunakan sistem ini.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Gani,  A.Z. Maintainance  Management ,  Institut  Teknologi  Bandung,  Bandung, 1985.
[2] Gits,  C.  W. Design  of  Maintenance  Concepts ,  International  Journal  of  Production Economics, 1992.
[3] Coetzee,  J.L. A  Holistic  Approach  To  The  Maintenance  Problem ,  Journal  of Quality in Maintenance Engineering, Vol 5 No 3, 1999.
[4] Budiyono,  Agung. SMS  Gateway  Overview , http://Belajarkomputerdaninternet . com, 2010.
[5] Pressman, Roger. Software Emgineering. -5th Edition, McGraw-Hill Companies, New York, 2001.