## ANALISIS PELAKSANAAN RETENSI DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMKITAL DR RAMELAN SURABAYA
Eltigeka Devi Apriliani 1 , Indah Muflihatin 2 , Niyalatul Muna 3
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: gekaelti@gmail.com

## Abstrak
Pelaksanaan  retensi  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  pertama  kali  tahun  2008.  Berdasarkan  data kunjungan  pasien  tahun  2015  sampai  2019  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  mengalami  peningkatan jumlah  kunjungan,  dapat  menyebabkan  rak  penyimpanan  aktif  tidak  bisa  menampung  berkas  rekam  medis. SPO (Standar Prosedur Operasional) tentang pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya tidak ada ketentuan penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya dengan melakukan identifikasi menggunakan unsur 5M (Man, Money, Material, Machine, Method)  dan  metode  USG  (Urgency,  Seriousness,  Growth)  untuk  menentukan  prioritas  masalah.  Jenis penelitian ini menggunakan kualitatif dan metode pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara dan  dokumentasi.  Subjek  penelitian  ini  adalah  1  petugas  bagian  scan  berkas  rekam  medis  dan  2  petugas rekam  medis.  Hasil  penelitian  ini  terdapat  3  prioritas  masalah  dalam  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan berkas rekam  medis  adalah  unsur  method,  material  dan  machine.  Upaya  penyelesaian  permasalahan  yaitu melakukan perbaikan SPO (Standar Prosedur Operasional) dan menerapkan sistem informasi retensi.
Kata Kunci : retensi, pemusnahan, rekam medis

## Abstract
The  first  time  retention  at  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  were  conducted  in  2008.  Based  on  data patient visits of Dr. RUMKITAL Ramelan Surabaya from 2015 to 2019 had increased it caused the storage shelf  could  not  accommodate  medical  record  files.  SPO  (Standard  Procedure  Operational)  about implementation of retention and destruction of medical records in Dr. RUMKITAL Ramelan Surabaya not found  provisions  of  the  storage  inaktif  medical  record  file.  The  aim  of  this  research  was  to  analyze  the implementation of retention and destruction medical record files in Dr. Ramelan Surabaya with identifying using 5M (Man, Money, Material, Machine, Method) and the USG method (Urgency, Seriousness, Growth) to  determine  the  priority  of  problem.  This  research  is  qualitative  research  and  collecting  the  data  using observations, interview, and documentation. The subject of study is 1 scan officer of medical record and 2 officer of medical record. The results of this research is got 3 priority cause of problem the implementation of  retention  and  destruction  of  medical  record  are  elements  of  method,  material  and  machine.  The suggestion of this problem are improving the SPO (Standard Procedure Operational) and implementation the system information of retention.
Keywords : retention, destruction, medical record

## 1. Pendahuluan
Kegiatan  retensi  merupakan  suatu  pengurangan  berkas  rekam  medis  pasien  dari  rak penyimpanan aktif ke inaktif. Pelaksanaan retensi berkas rekam medis harus dilakukan dengan cara memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak file aktif ke rak file inaktif, memilah pada rak  file  penyimpanan  sesuai  dengan  tahun  kunjungan,  memusnahkan  berkas  rekam  medis yang telah disimpan dan melakukan scaner pada berkas rekam medis (Depkes, 2006). Faktor permasalahan  retensi  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  dari  segi  SDM  (Sumber  Daya Manusia), SPO (Standar Prosedur Operasional) tentang pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis pasien yang ada belum mendeskripsikan kegiatan retensi secara lengkap, dan  pengelolaan  manajemen  rekam  medis.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian Hariyanti  (2018) menyatakan  bahwa  faktor  terjadinya  masalah  retensi  adalah  dari  segi  SDM  (Sumber  Daya Manusia) yang cukup dan pengelolaan manajemen rekam medis.
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan pada tanggal 5 maret 2020 dengan petugas rekam  medis  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya,  diketahui  Pelaksanaan  retensi  dimulai pertama  kali  pada  tahun  2008.  Petugas  melakukan  retensi  yang  memiliki  kewajiban  menjaga rak  dan  sudah  ditentukan  oleh  rumah  sakit.  Pelaksanaan  retensi  saat  ini  dilakukan  sesuai kebutuhan tempat rak dan saat petugas memiliki waktu luang. Petugas melaksanakan retensi
rekam  medis  ketika  memiliki  waktu  luang  dalam  bekerja,  apabila  tidak  memiliki  waktu  luang akan  menyebabkan  berkas  rekam  medis  bertambah  banyak.  Berkas  rekam  medis  bertambah tergantung kunjungan pasien yang berobat. Data kunjungan pasien di RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya yang dapat dilihat pada tabel 1, sebagai berikut:
Tabel 1. Data Kunjungan Pasien Tahun 2015 sampai 2019 di RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya
No Tahun Jumlah Kunjungan 1 2015 250.713 2 2016 238.578 3 2017 255.872 4 2018 280.396 5 2019 388.606 Sumber : Data sekunder bagian laporan, 2020.
Tabel 1 menunjukan data kunjungan pasien dari tahun 2015 sampai 2019 di RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya yang mengalami peningkatan jumlah kunjungan setiap tahun. Berdasarkan data kunjungan pasien dapat diketahui bahwa pada tahun 2015 sampai tahun 2016 mengalami penurunan  jumlah  kunjungan  sebanyak  12.135  pasien,  tahun  2017  mengalami  peningkatan jumlah  kunjungan  sebanyak  17.294  pasien,  tahun  2018  mengalami  peningkatan  jumlah kunjungan sebanyak 24.524 pasien, dan tahun 2019 mengalami peningkatan jumlah kunjungan sebanyak  108.210  pasien.  Dapat  diketahui  bahwa  terdapat  jumlah  kunjungan  terendah  pada tahun  2016  dan  jumlah  kunjungan  tertinggi  pada  tahun  2019.  Jumlah  kunjungan  setiap  tahun mencapai rata-rata 282.833 pasien dan dapat menyebabkan rak penyimpanan aktif tidak bisa menampung  berkas  lagi  jika  tidak  dilakukan  retensi.  Data  kunjungan  pasien  dapat mempengaruhi  penyimpanan  rak  berkas  rekam  medis  aktif  dimana  hal  ini  sejalan  dengan penelitian yang dilakukan oleh Masauty (2018) yang menyatakan bahwa data kunjungan dapat diketahui total pertambahan berkas rekam medis baru pertahun.
Penyimpanan  berkas  rekam  medis  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  mengunakan sistem  sentralisasi  dimana  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  jalan,  rawat  inap  dan  instalasi gawat darurat disimpan menjadi satu terletak di file atas dan file bawah. Berkas rekam medis kematian dan berkas rekam medis yang sudah nilai guna diletakkan tersendiri di ruang retensi. Berkas  rekam  medis  inaktif  diletakkan  pada  pojok  ruangan  rak  penyimpanan  berkas  rekam medis  aktif  yang  dapat  mengakibatkan  berkas  rekam  medis  menumpuk  di  penyimpanan  rak aktif.  Satu  rencana  yang  pasti  tentang  pengelolaan  rekam  medis  inaktif  harus  ditetapkan, sehingga selalu tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang baru, rak penyimpanan berkas  rekam  medis  inaktif  diletakkan  diruang  tersendiri  yang  terpisah  dari  rak  penyimpanan berkas rekam medis aktif, hal ini untuk mencegah pencarian pada sewaktu-waktu rekam medis inaktif diperlukan (Kemenkes, 2010).
RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  tidak  menggunakan  tabel  jadwal  retensi  dan  tidak  ada ketentuan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif  sehingga  petugas  tidak  mengetahui  lebih jelas tentang retensi rekam medis dan masih ada yang bertanya dengan petugas lain. Elemen yang diperlukan dalam retensi rekam medis adalah jadwal retensi rekam medis yang berisikan daftar  formulir  rekam  medis  yang  akan  disimpan,  jangka  waktu  penyimpanan  sesuai  dengan kegunaan  dan  dijadikan  pedoman  resmi  jadwal  retensi  rekam  medis  yang  berlaku  di  rumah sakit  (Depkes,  2006).  Tentang  penggunaan  jadwal  retensi  dimana  hal  ini  sejalan  dengan penelitian  yang  dilakukan  oleh  Susanto et  al (2018)  yang  menyatakan  bahwa  jadwal  retensi arsip  tidak  ada,  sehingga  petugas tidak  mengetahui  tentang  retensi  rekam  medis  dan  waktu untuk penyimpanan rekam medis.
Diketahui  SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang  pelaksanaan  retensi  dan pemusnahan  berkas  rekam  medis  pasien,  berkas  rekam  medis  yang  telah  dinilai  guna  akan segera  dimusnahkan  dilihat  dari  kunjungan  terakhir  ≥  5  (lima)  tahun  dari  rak  berkas  rekam medis pasien aktif. Berdasarkan observasi di RUMKITAL Dr. Ramelan Surabaya pada tanggal 9 Maret sampai dengan 13 Maret 2020 terdapat berkas rekam medis yang telah dinilai guna lebih dari  5  tahun  belum  dimusnahkan  karena  masih  dalam  proses scan .  Peneliti  menemukan  169 berkas  rekam  masih  dalam  proses scan dan  belum  dimusnahkan . Pelaksanaan  pemusnahan berkas  rekam  medis  harus  sesuai  SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang  pelaksanaan retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  pasien  untuk  membantu  kelancaran  proses
retensi,  memudahkan  mengolah  penyimpanan  file  aktif  dan  inaktif.  Hal  ini  sejalan  dengan penelitian  Hariyanti  (2018)  menyatakan  bahwa  pemusnahan  berkas  rekam  medis  untuk membantu kelancaran kegiatan retensi.
Penelitian  mengenai  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  di RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  diteliti  berdasarkan  unsur  manajemen  5M  yaitu man, money,  material,  machines,  method .  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  menganalisis pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  RUMKITAL  Dr  Ramelan Surabaya.  Peneliti  menentukan  prioritas  masalah  menggunakan  USG (Urgency,  Seriousness, Growth) dan menentukan alternatif solusi terkait pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif  digunakan  untuk  menganalisis  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam medis  di  RUMKITAL  Dr  Ramelan  Surabaya  dengan  menggunakan  unsur  5M (Man,  Money, Material,  Machine,  Method) dan  metode  USG (Urgency,  Seriousness,  Growth) untuk menentukan prioritas masalah.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek penelitian ini berjumlah 3 orang yaitu 1 petugas bagian scan berkas rekam medis dan 2 petugas rekam medis. Subjek tersebut dipilih karena bertanggungjawab dengan proses pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan Surabaya.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
2.3.1 Wawancara
Wawancara  dilakukan  kepada  petugas  yang  berhubungan  dengan  retensi  dan pemusnahan  yaitu  1  petugas  bagian scan berkas  rekam  medis  dan  2  petugas  rekam  medis. Peneliti mengumpulkan informasi terkait alur dan proses pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya.
2.3.2 Observasi
Observasi  dilakukan  secara  pasif  dengan  memperhatikan  dan  mengamati  kegiatan petugas  terkait  proses  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya.
2.3.3 Dokumentasi
Dokumentasi  dilakukan  untuk  memperoleh  data  secara  benar  dan  disertakan  bukti gambar yang ada terkait proses pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya.
2.3.4 USG (Urgency, Seriousness, Growth) Metode  USG (Urgency,  Seriousness,  Growth) merupakan  cara  untuk  menentukan prioritas  masalah  dengan  melihat  urgensi,  keseriusan  dan  berkembangnya  masalah  terkait proses pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya.  Penentuan  solusi  dengan  metode  USG (Urgency,  Seriousness,  Growth) dapat melibatkan penanggungjawab terkait permasalahan (Syahrani et al , 2019). Pelaksanaan USG melibatkan  1  petugas scan berkas  rekam  medis  dan  2  petugas  rekam  medis  karena mengetahui lebih dan bertanggungjawab tentang proses pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya.

## 2.4 Metode Analisis Data
Penelitian  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  dari wawancara,  obervasi,  dokumentasi  serta  menentukan  prioritas  masalah  dengan  metode  USG (Urgency, Seriousness, Growth) dan menentukan alternatif solusi permasalahan.

## J J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  Pelaksanaan  Retensi  dan  Pemusnahan  Berkas  Rekam  Medis Menggunakan Unsur Man
Faktor man dalam  penelitian  ini  yaitu  mengidentifikasi  berdasarkan  pendidikan  petugas, pengetahuan petugas dan jumlah petugas. Faktor pendidikan petugas berdasarkan daftar SDM (Sumber  Daya  Manusia)  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  yang  memiliki  tugas  retensi, terdapat petugas lulusan SMA 19 orang, D3 rekam medis 2 orang, D4 rekam medis 1 orang, dan  S1  bukan  lulusan  rekam  medis  2  orang.  Menurut  Erawantini et  al (2017)  menyatakan bahwa  pendidikan  pengelolaan  rekam  medis  berkaitan  dengan  pengelolaan  rekam  medis antara  lain assembling,  coding,  indeksing,  filling ,  serta  retensi  dan  pemusnahan.  Petugas retensi sudah terdapat kualifikasi pendidikan rekam medis, sehingga petugas dari rekam medis dapat  mengarahkan  dan  membantu  petugas  lainnya  jika  kebingungan  dalam  melaksanakan retensi rekam medis. Hal tersebut sesuai dengan penelitian Masauty (2018) yang menyatakan bahwa  segi  pendidikan  merupakan  bagian  yang  tidak  terpisahkan  dalam  menentukan  cara terbaik untuk memulai proses perubahan perilaku, dengan pendidikan maka akan semakin luas pertambahan  pengetahuan,  hal  ini  akan  menjadi  dasar  petugas  untuk  lebih  memahami  tugas sebagai tanggungjawabnya.
Berdasarkan data daftar nama SDM (Sumber Daya Manusia) di Unit kerja rekam medis di RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  dari  faktor man terdapat  24  orang  yang  melaksanakan retensi  sesuai  tanggungjawab  rak  berkas  rekam  medis  yang  telah  ditentukan  dan  merangkap pekerjaan lain seperti di bagian loket. Terdapat 1 orang saja yang bertanggung jawab atas scan berkas  rekam  medis  yang  telah  bernilai  guna  dan  merangkap  pekerjaan  lain  di  bagian  SHRI (Sensus  Harian  Rawat  Inap).  Dapat  dilihat  dari  jumlah  petugas  retensi  berkas  rekam  medis sudah mencukupi.
Petugas  retensi  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  belum  pernah  mengikuti  pelatihan atau  seminar  tentang  rekam  medis  terutama  yang  berkaitan  dengan  kegiatan  retensi  dan pemusnahan  berkas  rekam  medis.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Hariyanti  (2018) menyatakan bahwa pelatihan atau seminar bagian dari investasi sumber daya manusia untuk meningkatkan kemampuan, keterampilan kerja dan meningkatkan kinerja petugas.
3.2  Mengidentifikasi  Pelaksanaan  Retensi  dan  Pemusnahan  Berkas  Rekam  Medis Menggunakan Unsur Money Menurut  Rusdarti  (2008) dalam Pujilestari  (2016)  menyatakan  bahwa money merupakan satu  unsur  yang  tidak  dapat  diabaikan,  alat  tukar  dan  alat  pengukur  nilai  besar  kecilnya  hasil kegiatan  dapat  diukur  dari  jumlah  uang  yang  beredar  dalam  perusahaan.  Berdasarkan  data anggaran  triwulan  Unit  kerja  rekam  medis  Bagian  Administrasi  Medis  di  RUMKITAL  Dr. Ramelan  Surabaya  terdapat  biaya  khusus  untuk  menunjang  pelaksanaan  retensi  dan pemusnahan. Diketahui bahwa petugas rekam medis melakukan penyusunan atau pembuatan surat  permohonan  dalam  mengajukan  anggaran  operasional  yang  terencana.  Peralatan  atau fasilitas kegiatan pengelolaan rekam medis diajukan setiap tahun untuk penyediaan anggaran operasional  tersebut,  sehingga  apa  saja  yang  dibutuhkan  untuk  kegiatan  operasional  setiap tahunnya  sudah  terencana  dengan  baik.  Hal  tersebut  sejalan  dengan  penelitian  Wati et  al (2019)  menyatakan  bahwa  penggunaan  dana  dalam  hal  kegiatan  rekam  medis  lebih  optimal untuk  dapat  berjalan  dengan  baik  dan  sarana  prasarana  yang  mendukung  kegiatan  tersebut dapat berjalan lebih baik lagi.

## 3.3  Mengidentifikasi  Pelaksanaan  Retensi  dan  Pemusnahan  Berkas  Rekam  Medis Menggunakan Unsur Material
Berdasarkan  wawancara  pada  bagian  retensi  tidak  terdapat  penyimpanan  khusus  rak berkas rekam medis inaktif. Petugas setelah melakukan retensi akan meletakkan berkas rekam medis inaktif di bagian pojok berkas rekam medis aktif file atas dan file bawah. Penyimpanan berkas  rekam  medis  kematian  dan  berkas  rekam  medis  yang  telah  dilakukan  nilai  guna  akan disimpan  rapi  di  ruang  retensi  untuk  proses scan. Keterbatasan  penyimpanan  untuk  berkas rekam medis inaktif masih disimpan dalam satu ruangan terdapat solusi alternatif yaitu memberi pemisah atau tanda pada berkas rekam medis aktif atau inaktif dan diusulkan untuk penyediaan ruang  penyimpanan  untuk  berkas  rekam  medis  inaktif  (Masruro,  2017).  Menurut Kemenkes
(2010)  menyatakan  bahwa  satu  rencana  tentang  pengelolaan  rekam  medis  inaktif  harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang baru dan rak penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif  diletakkan  diruang  tersendiri  terpisah  dari  rak penyimpanan berkas rekam medis aktif, untuk mencegah pencarian pada sewaktu-waktu rekam medis inaktif diperlukan.
3.4  Mengidentifikasi  Pelaksanaan  Retensi  dan  Pemusnahan  Berkas  Rekam  Medis Menggunakan Unsur Machine Faktor machine terdapat sarana dan prasarana seperti 2 buah alat scan , 2 buah komputer, printer yang  terletak  di  ruang  retensi  dan  file  atas  berkas  rekam  medis  aktif.  Berdasarkan observasi  di  RUMKITAL  Dr  Ramelan  Surabaya,  diketahui  pelaksanaan  retensi  dan pemusnahan  berkas  rekam  medis  belum  dilakukan  dengan  SIMRS  (Sistem  Informasi Manajemen  Rumah  Sakit).  Proses  retensi  masih  dilakukan  secara  manual  membuka  dan memilah isi berkas rekam medis satu per satu diilihat kunjungan ≥ 5 tahun dan dapat membuat beban  kerja  petugas,  diharapkan  RUMKITAL  Dr  Ramelan  Surabaya  menggunakan  sistem informasi rekam medis untuk kegiatan retensi. Hal ini sejalan dengan penelitian Farlinda et al (2017)  menyatakan  bahwa  perlu  adanya  sistem  informasi  rekam  medis  unit filing untuk mengontrol  dokumen  rekam  medis,  dapat  mengetahui  dengan  mudah  dokumen  rekam  medis aktif atau inaktif secara komputerisasi.
Alat scan merupakan salah satu perangkat keras jaringan komputer yang memiliki cara kerja sama  dengan  mesin  untuk  proses fotocopy .  Peralatan  elektronik scan memiliki  fungsi  dasar penggandaan berkas atau alat yang dapat memindahkan beberapa objek yang terdapat diatas lensa scaner ke  dalam  memori  penyimpanan  komputer  dan  hasil  dari scan berupa  file  pdf berkas  rekam  medis  yang  telah  dinilai  guna.  Komputer  untuk  proses  pengolahan  data  retensi digunakan  untuk  mengolah  data  berkas  rekam  medis  yang  telah  dinilai  guna  dan  sebagai tempat penyimpanan berupa file pdf. Printer untuk proses pengolahan data retensi digunakan untuk  bukti  nyata  berkas  rekam  medis  yang  telah  dinilai  guna  jika  dibutuhkan  lagi  untuk  hal tertentu. Proses pemusnahan rekam medis menggunakan pihak luar oleh pabrik kertas pakerin tjiwi.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Masauty  (2018)  menyatakan  bahwa  mesin  merupakan alat  retensi,  alat  pengarsipan (scaning), dan  alat  untuk  mengolah  data  berkas  rekam  medis seperti komputer.
3.5  Mengidentifikasi  Pelaksanaan  Retensi  dan  Pemusnahan  Berkas  Rekam  Medis Menggunakan Unsur Method
Pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  belum  optimal  di  RUMKITAL Dr.  Ramelan  Surabaya  karena  SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang  pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis pasien yang telah ditetapkan belum sepenuhnya dilaksanakan  dengan  baik.  Unsur method yang  dapat  mempengaruhi  kegiatan  retensi  adalah belum  mendeskripsikan  kegiatan  retensi  secara  lengkap  misalnya  pada  kegiatan scan berkas rekam  medis  yang  telah  dinilai  guna  belum  dicantumkan  pada  SPO (Standar  Prosedur Operasional) tentang  penyusutan  dan  penghapusan  berkas  rekam  medis  pasien.  Menurut ketentuan SPO/183/IX/2019 tentang penyusutan dan penghapusan berkas rekam medis pasien belum  sesuai  dengan  kenyataan  yang  ada  di  rumah  sakit,  jadi  perlu  secara  lengkap mendeskripsikan jenis formulir serta kode formulir yang harus dinilai guna untuk mempermudah petugas  dalam  pelaksanaan  retensi.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  Masauty  (2018) menyatakan  bahwa  prosedur  kerja  dalam  pelayanan  kesehatan  adalah  berupa  SOP (Standar Operasional  Prosedur) ,  SPM  (Standar  Pelayanan  Minimal),  dan  prosedur  tindakan  medis lainnya.
Berdasarkan  wawancara  kepada  bagian  retensi,  tidak  mempunyai  penyimpanan  khusus berkas rekam medis inaktif. Petugas setelah melakukan pemindahan berkas rekam medis aktif ke  inaktif  biasanya  disimpan  pada  bagian  pojok  rak  aktif  dan  tidak  mencantumkan  ketentuan penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif  atau  jadwal  retensi.  Menurut  Kemenkes  (2010) menyatakan bahwa perencanaan pengelolaan rekam medis inaktif sangat penting diperhatikan, ruangan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif  harus  tersedia  untuk  mengetahui  volume rekam  medis  dan  dapat  mudah  diambil  apabila  diperlukan.  Diketahui  SPO (Standar  Prosedur Operasional) tentang  penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif,  terdapat  penjelasan  bahwa
berkas  rekam  medis  pasien  inaktif  harus  disimpan  terpisah  dengan  rak  berkas  rekam  medis aktif selama waktu tertentu sesuai aturan retensi.
3.6  Menentukan Prioritas Masalah Terkait Pelaksanaan Retensi dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Metode  USG (Urgency,  Seriousness,  Growth) merupakan  cara  untuk  menetapkan  urutan prioritas  masalah  dengan  memperhatikan  urgensi,  keseriusan,  dan  adanya  kemungkinan berkembangnya  masalah  semakin  besar  (Hariyanti,  2018).  USG (Urgency,  Seriousness, Growth) adalah  salah  satu  alat  untuk  menyusun  urutan  prioritas  permasalahan  yang  harus diselesaikan. Cara menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan permasalahan dengan  memberi  skor  nilai  1-5.  Menurut  Santoso  (2017)  menyatakan  bahwa  metode  USG (Urgency,  Seriousness,  Growth) untuk  memprioritaskan  masalah  dilakukan  dengan  observasi dan  wawancara  dengan  petugas.  Permasalahan  yang  memiliki  total  skor  tertinggi  merupakan prioritas masalah. Langkah pertama yang dilakukan peneliti adalah menganalisis pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis dengan menggunakan unsur 5M (Man, Money, Material, Machine, Method) berdasarkan observasi dan wawancara dengan petugas. Hasil dari identifikasi  permasalahan  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  adalah sebagai berikut:
a.  Petugas rekam medis bagian retensi belum pernah mengikuti pelatihan atau seminar tentang kegiatan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis
b.  Tidak  terdapat  ruangan  penyimpanan  khusus  rak  rekam  medis  inaktif,  biasanya petugas setelah di retensi diletakkan pada pojok rak penyimpanan aktif dan ditali.
c.  Proses  retensi  dilakukan  secara  manual  dan  tidak  menggunakan  SIMRS  (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit)
d.  SPO (Standar Prosedur Operasional) tentang pelaksanaan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis pasien belum mendeskripsikan kegiatan retensi secara lengkap, terdapat berkas rekam medis lebih dari 5 tahun tidak segera dimusnahkan dan tidak mencantumkan ketentuan
Langkah  kedua  peneliti  menentukan  prioritas  masalah  menggunakan  metode  USG (Urgency,  Seriousness,  Growth) terkait  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam medis  dengan  memberi  skor.  Hasil  skor  didapatkan  bahwa  3  prioritas  penyebab  masalah pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  di  RUMKITAL  Dr  Ramelan Surabaya adalah unsur method SPO (Standar Prosedur Operasional) tentang penyusutan dan penghapusan  berkas  rekam  medis  pasien  masih  belum  mendeskripsikan  kegiatan  retensi secara  lengkap  tentang  tidak  ada  prosedur scan berkas  rekam  medis dengan  skor  14,  unsur material tidak terdapat ruangan penyimpanan khusus rak rekam medis inaktif dengan skor 12 dan  unsur machine proses  retensi  dilakukan  secara  manual  dan  tidak  menggunakan  SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) dengan skor 10.
3.7  Menentukan  Alternatif  Solusi  Terkait  Pelaksanaan  Retensi  dan  Pemusnahan  Berkas Rekam Medis
3.7.1  Alternatif Solusi Unsur Method Penyebab  permasalahan  unsur method adalah  SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  pasien  masih  belum mendeskripsikan kegiatan retensi secara lengkap misalnya pada kegiatan scan berkas rekam medis  yang  telah  dinilai  guna  belum  dicantumkan,  terdapat  berkas  rekam  medis  lebih  dari  5 tahun  tidak  segera  dimusnahkan  karena  masih  dalam  proses scan dan  tidak  ada  ketentuan penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Sehingga didapatkan alternatif penyelesaian masalah yaitu  dilakukan  penyusunan  atau  perbaikan  SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  pasien  serta  menentukan penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Hal ini sejalan dengan penelitian KARS (2000) dalam Masruro (2017) menyatakan bahwa SPO (Standar Prosedur Operasional) memberikan langkah yang  benar  dan  terbaik  untuk  melaksanakan  berbagai  kegiatan  dan  fungsi  pelayanan  yang dibuat  oleh  sarana  pelayanan  kesehatan  berdasarkan  standar  profesi,  sehingga  perlu disusunnya  SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang  pelaksanaan  retensi  dan

## J J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
pemusnahan berkas rekam medis pasien untuk mengurangi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan.
Berdasarkan  permasalahan  yang  ada,  peneliti  mengusulkan  solusi  berupa  perubahan SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang  penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif sehingga  permasalahan  berkas  rekam  medis  menumpuk  di  rak  aktif  akan  berkurang  dan mengusulkan  perubahan  SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang  pelaksanaan  retensi dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  pasien  diharapkan  petugas  lebih  memahami  tentang prosedur  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis,  sehingga  permasalahan  yang  ada tidak terjadi lagi.
3.7.2  Alternatif Solusi Unsur Material Penyebab  permasalahan  unsur material adalah  tidak  terdapat  ruangan  khusus penyimpanan  rak  berkas  rekam  medis  inaktif  dan  dapat  mengakibatkan  berkas  rekam  medis inaktif menumpuk di penyimpanan rak berkas rekam medis aktif. Dari penyebab permasalahan tersebut  didapatkan  alternatif  penyelesaian  permasalahan  yaitu  dengan  menambah  ruangan penyimpanan  khusus  rak  berkas  rekam  medis  inaktif  untuk  mengurangi  penumpukan  di penyimpanan  rak  berkas  rekam  medis  aktif.  Keterbatasan  penyimpanan  untuk  berkas  rekam medis inaktif masih disimpan dalam satu ruangan terdapat solusi alternatif yaitu mengusulkan untuk  penyediaan  ruang  penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif  (Masruro,  2017).  Menurut Kemenkes  (2010)  menyataan  bahwa  perencanaan  pengelolaan  rekam  medis  inaktif  penting diperhatikan,  ruangan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif  harus  tersedia  untuk mengetahui volume rekam medis dan dapat mudah diambil apabila diperlukan.
3.7.3  Alternatif Solusi Unsur Machine
Proses  retensi  berkas  rekam  medis  di  RUMKITAL  Dr  Ramelan  Surabaya  masih dilakukan  secara  manual  dan  belum  menggunakan  sistem  informasi  retensi.  Unsur machine untuk pelaksanaan retensi berkas rekam medis masih dilakukan secara manual, membuka dan memilah  isi  berkas  rekam  medis  satu  per  satu  diilihat  kunjungan  ≥  5  tahun  dari  rak  berkas rekam  medis  pasien  aktif.  Sistem  informasi  retensi  RUMKITAL  Dr  Ramelan  Surabaya  yang telah dibuat peneliti dapat memudahkan pekerjaan petugas untuk melakukan kegiatan retensi tepat  waktu  dan  tidak  adanya  penumpukan  berkas  rekam  medis  lagi.  Hal  ini  sejalan  dengan penelitian  Farlinda et  al (2017)  menyatakan  bahwa  pembuatan  sistem  informasi filing terdiri nama, nomor rekam medis, tanggal masuk, tanggal keluar, diagnosa akhir, serta tindakan jika ada agar mempermudah saat pelaksanaan retensi. Peneliti mengusulkan solusi berupa sistem informasi retensi yang telah dibuat oleh peneliti, sebagai berikut :
Gambar 1. Halaman Login
Gambar 1 menunjukan tampilan halaman login, pada desain interface terdapat tampilan berupa username , password dan  terdapat  tombol login untuk  menggunakan  sistem  informasi retensi.  Sistem  informasi  retensi  ini  diharapkan  dapat  terintegrasi  dengan  SIMRS  (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) untuk mempermudah dalam input data pasien yang telah berobat  di  RUMKITAL  Dr  Ramelan  Surabaya.  Pengguna  atau  hak  akses  sistem  informasi retensi hanya petugas rekam medis bagian retensi di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya.

## J J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan

## Gambar 2. Halaman Utama Sistem Informasi Retensi
Gambar 2 menunjukan tampilan halaman utama sistem informasi retensi RUMKITAL Dr Ramelan  Surabaya,  terdapat  data  peringatan  kepada  petugas  retensi  bahwa  berkas  rekam medis  harus  di  inaktifkan  dan  retensi.  Peringatan  inaktif  digunakan  untuk  pemindahan  berkas rekam  medis  yang  masih  menggunakan  kertas  dari  rak  aktif  ke  rak  inaktif.  Peringatan  retensi digunakan sebagai tanda bahwa berkas rekam medis telah disimpan pada rak inaktif, dilakukan penilaian guna, proses scan, dan dimusnahkan.

## Gambar 3. Halaman Data Berkas Rekam Medis Aktif
Gambar 3 menunjukan tampilan halaman data berkas rekam medis aktif merupakan data pasien  yang  sering  berobat  selama  5  tahun  di  RUMKITAL  Dr  Ramelan  Surabaya.  Terdapat tabel  yang  berisikan  nomor  rekam  medis,  nama  pasien,  alamat,  diagnosa,  kunjungan  terakhir dan  status  berkas.  Terdapat  kolom  pencarian  dengan  nomor  rekam  medis  dan  tombol  cetak yang berguna untuk mencetak data pasien tersebut.

## Gambar 4. Halaman Data Berkas Rekam Medis Inaktif
Gambar  4  menunjukan  tampilan  halaman  data  berkas  rekam  medis  inaktif  merupakan data  pasien  yang  telah  berobat  lebih  dari  5  tahun  di  RUMKITAL  Dr  Ramelan  Surabaya  dan akan disimpan pada data inaktif selama 2 tahun. Terdapat tabel yang berisikan nomor rekam medis, nama pasien, alamat, diagnosa, kunjungan terakhir dan status berkas. Terdapat kolom pencarian  dengan  nomor  rekam  medis  dan  tombol  cetak  yang  berguna  untuk  mencetak  data pasien tersebut.

## J J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan

## Gambar 5. Halaman Data Berkas Rekam Medis Kematian
Gambar  5  menunjukan  tampilan  halaman  data  berkas  rekam  medis  kematian  Halaman data  berkas  rekam  medis  kematian  merupakan  data  pasien  yang  telah  berobat  meninggal  di RUMKITAL  Dr  Ramelan  Surabaya  dan  akan  disimpan  selama  5  tahun.  Terdapat  tabel  yang berisikan  nomor  rekam  medis,  nama  pasien,  alamat,  diagnosa,  tanggal  meninggal  dan  status berkas. Terdapat kolom pencarian dengan nomor rekam medis dan tombol cetak yang berguna untuk mencetak data pasien tersebut.
Gambar 6. Halaman Data Berkas Rekam Medis Retensi
Gambar  6  menunjukan  tampilan  halaman  data  berkas  rekam  medis  retensi  merupakan data pasien yang telah disimpan selama 2 tahun atau sesuai ketentuan retensi di RUMKITAL Dr Ramelan  Surabaya  dan  akan  dilakukan  nilai  guna,  proses scan serta  pemusnahan.  Terdapat tabel  yang  berisikan  nomor  rekam  medis,  nama  pasien,  alamat,  diagnosa,  kunjungan  terakhir dan  status  berkas.  Terdapat  kolom  pencarian  dengan  nomor  rekam  medis  dan  tombol  cetak yang berguna untuk mencetak data pasien tersebut.
Berdasarkan desain interface sistem informasi retensi RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya yang  telah  dibuat  peneliti  dapat  memudahkan  pekerjaan  petugas  retensi  untuk  melakukan kegiatan retensi tepat waktu dan tidak adanya penumpukan berkas rekam medis lagi.

## 4. Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
a.  Identifikasi  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  Di  RUMKITAL  Dr  Ramelan  Surabaya terdapat  SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang  pelaksanaan  retensi  dan pemusnahan berkas rekam medis pasien, pertama kali dilakukan retensi pada tahun 2008 dan pemusnahan dilakukan oleh pihak luar rumah sakit.
b.  Pelaksanaan retensi dan pemusnahan Di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya berdasarkan unsur man , SDM (Sumber Daya Manusia) sudah cukup dengan petugas retensi berjumlah 24 orang dan terdapat petugas yang kualifikasi pendidikan rekam medis, sehingga petugas dari  rekam  medis  dapat  mengarahkan  dan  membantu  petugas  lainnya  jika  kebingungan dalam  melaksanakan  retensi  rekam  medis.  Petugas  khusus scan berkas  rekam  medis hanya 1 orang dan merangkap pekerjaan lainnya.
c.  Pelaksanaan retensi dan pemusnahan Di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya berdasarkan unsur money , peralatan atau fasilitas-fasilitas kegiatan pengelolaan rekam medis diajukan setiap tahun untuk penyediaan anggaran operasional, sehingga apa saja yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional setiap tahunnya sudah terencana dengan baik.
d.  Pelaksanaan retensi dan pemusnahan Di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya berdasarkan unsur materia l,  tidak  terdapat  ruangan  penyimpanan  khusus  rak  rekam  medis  inaktif,

## J J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
petugas setelah melakukan retensi akan meletakkan berkas rekam medis inaktif di pojok bagian  file  atas  dan  file  bawah.  Penyimpanan  berkas  rekam  medis  kematian  dan  berkas rekam medis yang telah dinilai guna sudah disimpan rapi di gudang kematian.
e.  Pelaksanaan retensi dan pemusnahan Di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya berdasarkan unsur machine ,  terdapat  sarana  dan  prasarana  retensi  seperti  2  buah  alat scan ,  1  alat printer,  2  buah  komputer  yang  terletak  pada  gudang  kematian  dan  file  atas.  Proses pemusnahan  rekam  medis  menggunakan  pihak  luar  yaitu  pabrik  kertas  pakerin  tjiwi. Proses retensi berkas rekam medis di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan sistem informasi retensi.
f. Pelaksanaan retensi dan pemusnahan Di RUMKITAL Dr Ramelan Surabaya berdasarkan unsur method ,  SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang  pelaksanaan  retensi  dan pemusnahan  berkas  rekam  medis  pasien  masih  belum  mendeskripsikan  kegiatan  retensi secara lengkap, terdapat berkas rekam medis lebih dari 5 tahun tidak segera dimusnahkan dan tidak mencantumkan ketentuan penyimpanan berkas rekam medis inaktif.
g.  Berdasarkan  hasil  penilaian  dengan  metode  USG (Urgency,  Seriousness,  Growth) didapatkan  3  prioritas  masalah  penyebab  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas rekam medis yaitu method, material dan machine.
h.  Alternatif  solusi  terkait  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  yaitu melakukan  perbaikan  SPO (Standar  Prosedur  Operasional) tentang  pelaksanaan  retensi dan pemusnahan berkas rekam medis pasien, menambah ruangan penyimpanan khusus rak  berkas  rekam  medis  inaktif,  dan  menerapkan  proses  retensi  elektronik  atau  sistem informasi retensi.

## 4.2 Saran
a.  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  dapat  memperbaiki  SPO (Standar  Prosedur Operasional) tentang  pelaksanaan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  pasien serta menentukan ketentuan penyimpanan berkas rekam medis inaktif.
b.  Unit  kerja  rekam  medis  di  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  dapat  menambah  ruangan penyimpanan  khusus  rak  berkas  rekam  medis  inaktif  untuk  mengetahui  volume  rekam medis inaktif dan mudah diambil apabila diperlukan lagi.
c.  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  dapat  menerapkan  retensi  elektronik  atau  sistem informasi  retensi  untuk  mempermudah  proses  pencarian  berkas  rekam  medis  aktif,  data kematian,  memberikan  peringatan  untuk  berkas  rekam  medis  inaktif,  dan  petugas  dapat melakukan retensi tepat waktu.
d.  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  dapat  mengadakan  pelatihan  atau  seminar  tentang kegiatan  retensi  dan  pemusnahan  berkas  rekam  medis  kepada  petugas  retensi  untuk menambah pengetahuan.

## Ucapan Terima Kasih
Peneliti mengucapkan terima kasih kepada Ibu Indah Muflihatin, S.Si.T., M.Kes., selaku dosen pembimbing utama. Bapak Elly Sugiantoro,. A.Md. selaku pembimbing lapang di RUMKITAL Dr. Ramelan  Surabaya.  Seluruh  staf  dan  semua  pihak  RUMKITAL  Dr.  Ramelan  Surabaya  yang telah membantu memberikan data dan informasi yang dibutuhkan dalam Praktek Kerja Lapang.

## Daftar Pustaka
Depkes. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Revisi II . Jakarta.
Erawantini, F. dan I. Nurmawati. 2017. Pendidikan dan Pelatihan Pada Petugas Rekam Medis sebagai  Persiapan  Menjadi Clinical  Instructure (CI)  di    Puskesmas  Jelbuk.  Seminar Nasional Hasil Pengabdian kepada Masyarakat 2017, ISBN : 978-602-14917-4-4.
Farlinda, S., R. Nurul., dan S. A. Rahmadani. 201 7. Pembuatan Aplikasi Filling Rekam Medis Rumah Sakit. Jurnal Kesehatan Vol. 5. No. 1, April 2017,  ISSN : 2354-5852.
Hariyanti,  I.  N.  C.  2018.  Analisis  Penyebab  Tidak  Terlaksananya  Retensi  dan  Pemusnahan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Daerah Kalisat Jember. Skripsi. Jember : Politeknik

## J J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
Negeri Jember.
Kemenkes.  2010.  Pedoman  Penyelenggaraan  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  di Rumah Sakit. Revisi 1. Jakarta.
Masauty,  E.  U.  2018.  Analisis  Faktor  Penyebab  Ketidaksesuaian  Pelaksanaan  SOP  Retensi Dokumen  Rekam  Medis  Inaktif  di  RSUD  Dr.  H.  Slamet  Martodirjo  Kabupaten Pamekasan. Skripsi. Jember : Politeknik Negeri Jember.
Masruro,  N.  2017.  Analisis  Sistem  Pelaksanaan  Penyusutan  dan  Pemusnahan  Dokumen Rekam Medis Inaktif di Puskesmas Maesan Bondowoso Tahun 2016. Skripsi. Jember : Politeknik Negeri Jember 2019.
Pujilestari,  A.  2016.  Pelaksanaan  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Berdasarkan  Unsur Manajemen  5M  di  RSKIA  Permata  Bunda  Yogyakarta.  Publikasi  Ilmiah.  Surakarta  : Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Santoso, A. C. 2017. Strategi Pemasaran dengan Mengurangi Komplain Konsumen Pada UKM SKD. Prosiding Seminar Nasional Multi Disiplin Ilmu dan Call For Papers UNISBANK Ke- 3,  ISBN: 9-789-7936-499-93.
Susanto,  Edy., et  al. 2018.  Tinjauan  Pelaksanaan  Pemusnahan  Rekam  Medis  di  Puskesmas Pandanaran  Semarang . Jurnal  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  Vol.  1  No.  1, Maret 2018.
Syahrani,  F.,  D.  I.  Rinawati.,  dan  D.  Pujotomo.  2019.  Penerapan Lean  Healthcare untuk Mereduksi  Waktu  Tunggu  Pelayanan  Resep  Obat  Jadi  Pada  Depo  Farmasi  Merpati RSUP Dr. Kariadi Semarang. Industrial Engineering Online Jurnal, Vol. 7, No. 4, Januari 2019 .
Wati, T. G. dan N. Nuraini. 2019. Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Bangsalsari. J-REMI : Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1, Desember 2019.