## Penyusunan Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Proyek Berdasarkan Kerangka Kerja ITIL V3 dan PMBOK 5 th
Erna Hikmawati
Program Studi Manajemen Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Nasional PASIM Jl. Dakota No. 8A Bandung, Indonesia erna.hikma@gmail.com

## Abstrak
Dalam hal pengelolaan proyek, ada suatu standar yang dikeluarkan oleh Project Management Institute (PMI) yaitu Project  Management  Body  of  Knowledge (PMBOK)  yang  berisi  mengenai  standar  dalam  mengelola  sebuah  proyek. Selain itu, ada juga kerangka kerja ( framework ) yang memberikan best practice dalam manajemen layanan IT yaitu IT Infrastructure  Library (ITIL).  PT.  Pasim  Sentra  Utama  merupakan  salah  satu  perusahaan IT  Consultant di  Bandung yang belum memiliki Prosedur Operasional Standar (POS) dalam pengelolaan proyek. Untuk meningkatkan daya saing dan  performa  dari  perusahaan,  maka  sebaiknya  PT.  Pasim  Sentra  Utama  menyusun  POS  yang  standar  dalam  hal pengelolaan proyek. Melihat kondisi yang ada saat ini, maka penyusunan POS di PT. Pasim Sentra Utama sangat cocok menggunakan  metode Business  Process  Reengineering (BPR).  Hasil  dari  penelitian  ini  berupa  10  proses  bisnis pengelolaan  proyek  di  PT.  Pasim  Sentra  Utama  yang  dapat  diselaraskan  dengan  proses-proses  yang  ada  pada  standar PMBOK 5 th dan kerangka kerja ITIL sehingga setiap aktivitas di dalamnya menjadi lebih efektif, efisien, dan terarah.
Kata  kunci: Prosedur  Operasional  Standar  (POS), PMBOK,  ITIL, Business  Process  Reenginering (BPR) , proyek IT

## Abstract
In  project  operational,  there  is  a  standard  established  by  Project  Management  Institute  (PMI)  known  as  Project Management  Body  of  Knowledge  (PMBOK)  containing  standards  in  managing  a  project.  In  addition,  there  is  also framework  which  describes  best  practice  in  IT  service  management  i.e.  IT  Infrastructure  Library  (ITIL).  PT.  Pasim Sentra  Utama  is  one  of  IT  consultant  in  Bandung  having  project  experiences  and  clients  from  many  kinds  of  fields. Nonetheless,  the  company  has  not  possessed  SOP  in  project  management.  In  order  to  improve  company’s competitiveness and performances, the SOP has to be established. According to this condition, the arrangement of SOP in the company is assumed to be done by using Business Process Reengineering (BPR) methods. The result of this thesis shows  that  there  are  ten  business  process  of  project  management  in  the  company  which  can  be  synchronized  to  the process on PMBOK 5 th standards and ITIL framework. Therefore, the standard operational procedures are arranged based  on  the  requirement  of  input,  process,  equipment,  technic,  output,  resources,  related  parties,  and  also infrastructures  need  mentioned  in  PMBOK  5 th standards  and  ITIL  V3  framework.  This  caused  all  activities  become more directional, effective, and efficient.
Keywords: Standard  Operational  Procedures  (SOP),  PMBOK,  ITIL,  Business  Process  Reengineering  (BPR),  IT projects

## I. P ENDAHULUAN
Perkembangan teknologi saat ini secara otomatis memberikan  pengaruh  yang  besar  terhadap  semua bidang  kehidupan.  Kebanyakan  organisasi  yang belum siap mengembangkan sistemnya sendiri pasti melibatkan  pihak  ketiga  dalam  bentuk  proyek.
Alangkah  baiknya  jika  setiap  perusahaan software house maupun IT  Consultant memiliki  Prosedur Operasional  Standar  (POS)  berdasarkan  kerangka kerja  dan  standarisasi  yang  umum  sehingga pengelolaan  proyek  akan  lebih  terarah.  Dalam  hal pengelolaan  proyek,  ada  suatu  standar  yang dikeluarkan  oleh Project  Management  Institute
(PMI)  yaitu Project  Management  Body  of Knowledge (PMBOK) yang berisi mengenai standar dalam mengelola sebuah proyek. Selain itu ada juga kerangka  kerja  ( framework )  yang  memberikan best practice dalam  manajemen  layanan  IT  yaitu IT Infrastructure Library (ITIL).
PT.  Pasim  Sentra  Utama  merupakan  salah  satu perusahaan IT  Consultant di  Bandung  yang memiliki  pengalaman  proyek  dan client dari berbagai  bidang.  Tetapi  pada  saat  ini  PT.  Pasim Sentra  Utama  belum  memiliki  POS  dalam pengelolaan  proyek.  Untuk  meningkatkan  daya saing dan performa dari perusahaan maka sebaiknya PT. Pasim Sentra Utama perlu menyusun POS yang standar dalam hal pengelolaan proyek.
Terdapat beberapa penelitian yang telah dilakukan  berkaitan  dengan  SOP,  ITIL  dan PMBOK tetapi terdapat beberapa perbedaan dengan penelitian  yang  saat  ini  dilakukan.  Penelitian  yang dilakukan  pada  [1]  menghasilkan  dokumen  SOP berdasarkan  standar  ITIL  dan  kebutuhan  serta kebijakan dari pihak-pihak terkait, struktur organisasi service desk PT. XYZ, kebijakan eskalasi, Service  Level  Agreement, instrument  pendukung SOP berupa form-form yang digunakan, dan usulan desain  pembuatan  aplikasi knowledge  base. Terdapat  penelitian  lain  yang  juga  menghasilkan suatu prosedur, lebih tepatnya prosedur penanganan insiden infrastruktur jaringan sesuai COBIT 4.1 dan ITIL  V3  [2].  Kemudian  terdapat  penelitian  yang hanya  memberikan review yang  sistematis  dan pertimbangan dari konsep ITIL untuk mengidentifikasi  cara-cara  dan  kesempatan  untuk menghasilkan ide dan interprestasi yang baru dalam penerapan  projek  manajemen  [3].    Selain  itu, terdapat  penelitian  yang  menghasilkan  pemetaan dan  integrasi  antara process  group PMBOK  dan tahapan ITIL [4].
Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  yaitu menyusun  POS  untuk  pengelolaan  proyek  di  PT. Pasim  Sentra  Utama  sehingga  setiap  aktivitas  di dalamnya  menjadi  terarah  dan  sesuai  dengan standar PMBOK 5 th serta mengikuti kerangka kerja ITIL  V3  baik  dari  sisi input ,  proses,  teknik,  alat, output, sumber  daya  yang  digunakan,  pihak  yang terkait  maupun  kebutuhan  infrastrukturnya.  Selain itu,  pada  penelitian  ini  dilakukan Business  Process Reengineering (BPR) dalam hal pengelolaan proyek untuk menyusun SOP yang sesuai dengan kerangka kerja ITIL V3 dan standar PMBOK 5 th .
Penelitian  ini  dikatakan  berbeda  dari  penelitian- penelitian sebelumnya karena sampai saat ini belum ada  yang  melakukan  penelitian  untuk  penyusunan POS  untuk  pengelolaan  proyek  dengan  mengaitkan dua  standar  secara  langsung,  yaitu  ITIL  dan PMBOK.

## II. L ANDASAN T EORI

## A. Prosedur Operasional Standar (POS)
POS  merupakan  suatu  dokumen  yang  berisi mengenai  semua  keterangan  tentang  suatu  proses bisnis,  mulai  dari  siapa  yang  mengerjakan, kewenangannya  apa,  sampai  kepada  instruksi- instruksi  atau  langkah-langkah  terhadap  suatu proses bisnis tersebut [5].

## B. Proyek
Proyek  adalah  usaha/pekerjaan  sementara  yang dilakukan  untuk  membuat  sebuah  produk,  servis, atau hasil yang unik [6].

## C. IT Infrastructure Library (ITIL)
Information  Technology  Infrastructure  Library (ITIL) merupakan kerangka kerja yang menggambarkan best  practice dalam  penerapan manajemen layanan teknologi informasi. IT Service Management merupakan  suatu  proses  untuk mengelola  suatu  layanan  IT  baik  berupa  produk ataupun jasa secara efektif dan efisien dalam rangka peningkatan kualitas layanan IT. ITIL menyediakan serangkaian  model  proses  dan  fungsi  yang  dapat digunakan sebagai panduan dalam usaha penyelarasan  proses  IT  dan  proses  bisnis,  terutama yang berkaitan dengan manajemen layanan IT [1].

## D. PMBOK
Project  Management  Body  of  Knowledge (PMBOK)  adalah  kumpulan  pengetahuan  khusus mengenai pengelolaan proyek [7].

## E. Business Process Reengineering
Business Process Reengineering (BPR) merupakan  suatu  proses  merubah  proses  bisnis secara  radikal  dan  dramatis  agar  bisnis  proses tersebut  menjadi  lebih  efektif  dan  efisien  tanpa adanya  perubahan  pada  struktur  organisasi  dan fungsi bisnis proses itu sendiri.

## III. O BJEK DAN M ETODE P ENELITIAN

## A. Objek Penelitian
Penelitian ini dilakukan untuk  PT. Pasim Sentra Utama  yang  merupakan  sebuah  perusahaan  yang bergerak  di  bidang  teknologi  informasi  dan konsultan  multimedia  di Kota  Bandung.  PT.  Pasim Sentra  Utama  didirikan  pada  tahun  2001  sehingga telah  lebih  dari  15  tahun  berpengalaman  dalam dunia teknologi informasi. PT. Pasim Sentra Utama mengembangkan  dan  membangun  sistem  informasi sebagai  sebuah  solusi  yang  digunakan  seperti pemerintah,  militer,  perusahaan  swasta,  dan pendidikan.  PT.  Pasim  Sentra  Utama  telah
mengikuti puluhan bahkan ratusan proyek di dalam bidang  IT  baik  itu  berupa  pengadaan hardware , pembangunan  sistem  informasi,  maupun  solusi- solusi lain yang terkait dengan teknologi informasi.

## B. Prosedur Pengelolaan Proyek Saat Ini
Saat  ini  PT.  Pasim  Sentra  Utama  belum memiliki  prosedur  tetap  yang  dijadikan  acuan  dan pedoman  dalam  hal  pengelolaan  proyek.  Setiap aktivitas  yang  dilakukan  bersifat  spontan  dan dilakukan  berdasarkan  pengalaman-pengalaman proyek yang sebelumnya. Selain itu, setiap aktivitas dan proses bisnis sangat bergantung kepada personil senior  yang  telah  berpengalaman  dalam  hal pengelolaan  proyek.  Dampak  negatifnya  yaitu  jika personil  tersebut  tidak  hadir  di  kantor  atau  bahkan sudah tidak bekerja lagi, perusahaan akan kesulitan menjalankan semua proses bisnisnya. Ketergantungan  ini  harus  dihilangkan  agar  setiap aktivitas  dan  pekerjaan  yang  dilakukan  tidak terbatas  dari  segi  ruang  dan  waktunya.  Salah  satu caranya  yaitu  dengan  menyusun  POS  pengelolaan proyek  yang  dapat  dijadikan  pedoman  dan  acuan dalam setiap aktivitasnya.

## C. Tahapan Penelitian
Pada  penelitian  ini,  tahapan  yang  dilakukan adalah  perumusan  masalah,  menentukan  proses yang akan dibuatkan POS-nya, analisis kondisi saat ini, melakukan BPR pada bisnis proses pengelolaan proyek, dan proses penyusunan POS. Lebih jelasnya lagi,  gambaran  dari  tahapan  penelitian  yang dilakukan dapat dilihat pada Gambar 1. Pada tahap analisis kondisi saat ini, terdapat beberapa kegiatan yang  dilakukan  seperti  digambarkan  pada  Gambar 2.  Kemudian  pada  tahap  melakukan  BPR  pada bisnis  proses  pengelolaan  proyek  juga  terdapat beberapa  kegiatan  yang  dilakukan  seperti  pada Gambar 3.
Mulai Menentukan Proses yang akan dibuatkan SOP-nya Selesai Analisis Kondisi saat ini Melakukan BPR pada bisnis proses pengelolaan proyek Penyusunan SOP Perumusan Masalah Gambar 1. Metodologi penelitian Analisis Kondisi saat ini wawancara observasi
Pembuatan flow map bisnis proses saat ini

## Gambar 2. Analisis kondisi saat ini
Melakukan BPR pada bisnis proses pengelolaan proyek Menghilangkan aktifitas yang tidak mempunyai nilai tambah Mempermudah semua aspek kerja dengan melibatkan IT Mengintegrasikan semua proses Mengotomatisasi aktivitas jika perlu Menyelaraskan bisnis proses dengan Process Group
PMBOK dan tahapan pada
ITIL
Gambar 3. Metode melakukan BPR pada bisnis proses pengelolaan proyek

## IV. H ASIL P ENELITIAN

## A. BPR pada Proses Bisnis Pengelolaan Proyek
BPR  dilakukan  agar  proses  bisnis  yang  ada sesuai  dengan  standar  PMBOK  dan  kerangka  kerja ITIL.  Selain  itu  agar  proses  bisnis  yang  dilakukan dapat lebih efektif dan efisien baik dari sumber daya yang digunakan maupun dari sisi infrastruktur yang mendukungnya.  Dalam  melakukan  BPR  ini  terdiri dari 5 proses utama yaitu:
1) Menyelaraskan proses bisnis dengan Process  Group  pada  PMBOK  dan  tahapan  pada ITIL: terdapat  10  proses  bisnis  pengelolaan  proyek di  PT.  Pasim  Sentra  Utama  yang  akan  dibuatkan POS-nya. Proses  pertama  yang  dilakukan  adalah dengan  mengidentifikasi  keselarasan  antara  proses bisnis  yang  ada  dengan Process  Group pada PMBOK  dan  tahapan  pada  ITIL  agar  proses  bisnis pengelolaan  proyek  ini  menjadi  berurutan  dan sesuai  dengan  aturannya. Hasil  dari  pemetaan  pada proses ini dapat dilihat pada Tabel 1.
2) Menghilangkan aktivitas yang tidak mempunyai  nilai  tambah: pada  tahap  ini  dilakukan streamlining walaupun  tidak  semua  cara  dari streamlining diimplementasikan. Hal ini dikarenakan ada beberapa cara yang tidak mungkin diterapkan pada proses bisnis pengelolaan proyek di PT.  Pasim  Sentra  Utama. Streamlining yang diterapkan yaitu Bureaucracy Elimination (Eliminasi  Birokrasi), Duplication  Elimination (Eliminasi  Duplikasi), Value-Added  Assessment (Evaluasi  Nilai  Tambah), Process  Cycle  Time Reduction (Pengurangan  waktu  perputaran  proses),
Upgrading,  Standardization,  Automation,  and/or Mechanization.
3) Mempermudah  semua  aspek  kerja  dengan melibatkan  IT: untuk  mempermudah  semua  aspek pekerjaan  dalam  pengelolaan  proyek  di  PT.  Pasim Sentra  Utama  diperlukan  aplikasi  atau  sistem informasi  yang  dapat  membantu  mengelola  data proyek.
4) Mengintegrasikan semua proses: salah satu cara  untuk  mengintegrasikan  semua  proses  adalah dengan  menyediakan  sistem  informasi  manajemen proyek  terpadu  yang  menyimpan  dan  mengelola data  proyek  secara  detail.  Selain  itu,  sistem informasi ini dapat diintegrasikan dengan Knowledge  Management  System perusahaan  yang berisi  data  legalitas,  pengalaman  dan  administrasi perusahaan.  Dengan  adanya  integrasi  proses  ini maka  setiap  proses  bisnis  yang  dilakukan  akan berpacu dan berpedoman pada data yang terkontrol dan tidak diragukan lagi kebenarannya.
Tabel 1. Pemetaan proses bisnis pada Process Group PMBOK dan tahapan ITIL V3 [8]-[13]
No. Proses Bisnis Tahapan ITIL V3 PMBOK Process Group 1 Proses  bisnis mengikuti lelang Service Strategy Initiating, Planning 2 Proses  bisnis penyusunan struktur organisasi dan kebutuhan SDM proyek Service Design Planning 3 Proses  bisnis pembuatan jadwal pelaksanaan proyek 4 Proses  bisnis penyusunan rencana anggaran  dan biaya proyek 5 Proses  bisnis pengajuan kebutuhan dana Service Operation Monitoring and Controlling 6 Proses  bisnis pelaksanaan kegiatan mendadak Service Operation Executing, Monitoring and Controlling 7 Proses bisnis uji fungsi hasil pekerjaan Service Transition Monitoring and Controlling 8 Proses  bisnis pelaporan kemajuan hasil pekerjaan Continual Service Improvement 9 Proses  bisnis permintaan perubahan hasil pekerjaan 10 Proses  bisnis serah  terima hasil pekerjaan Service Retirement Closing
5) Mengotomatisasi aktivitas jika perlu: dalam pengelolaan  proyek,  banyak  sekali  aktivitas- aktivitas  yang  dapat  diotomatisasi.  Otomatisasi disini  bukan  berarti  setiap  proses  bisnis  dijalankan oleh sistem, tetapi otomatisasi berarti mempermudah  rangkaian  proses  yang  terjadi dengan menggunaan aplikasi atau alat bantu lainnya
tetapi  masih  tetap  dalam  perintah  dan  pengawasan manusia.

## B. Penyusunan POS
Dalam  proses  penyusunan  POS  terdiri  dari beberapa  proses  yang  akan  dijelaskan  pada  poin- poin berikut [14].
1) Menentukan batasan/lingkup proses: langkah  pertama  dalam  penyusunan  POS  adalah menentukan batasan atau ruang lingkup dari proses bisnis  agar  setiap  POS  yang  ada  tidak  saling berbentur ataupun bertolak-belakang satu sama lain.
2) Menentukan  jenis  dokumen  yang  akan dibuat: tahap  selanjutnya  adalah  menentukan  jenis dokumen  POS  yang  akan  dibuat.  Ada  beberapa jenis  dokumen  yang  dapat  digunakan  untuk  POS yaitu format narasi, visual, atau multimedia.
3) Penyesuaian  proses  dengan  aturan-aturan dan  pedoman  pada standar  PMBOK  dan  kerangka kerja  ITIL: Langkah  selanjutnya  pada  penyusunan POS  ini  adalah  menyesuaikan  proses  bisnis  yang ada dengan aturan-aturan dan pedoman pada standar PMBOK  dan  kerangka  kerja  ITIL.  Hal-hal  yang disesuaikan  mulai  dari  istilah  yang  digunakan, penanggung  jawab  proses,  pihak  terkait,  pejabat yang menyetujui POS, input , urutan langkah proses, output , faktor pengambilan keputusan, dan indikator keberhasilan untuk semua proses bisnis.
4) Membuat draft diagram alir proses: setelah dilakukan penyusunan urutan langkah proses bisnis, maka  tahap  selanjutnya  dibuatkan  diagram  alir untuk prosedur yang baru.
5) Melakukan  wawancara  dengan  individu yang  terlibat  dan  pihak  terkait: wawancara  telah dilakukan  kepada  semua  pihak  yang  terkait.  Hasil dari  wawancara  disesuaikan  dengan draft diagram alir, dan ternyata hasilnya sudah sesuai dengan yang diharapkan oleh seluruh pihak terkait.
6) Membuat  diagram  alir  detail: dikarenakan semua  proses  dalam  draft  diagram  alir  sudah disetujui oleh pihak yang terkait dan individu yang terlibat maka tidak dibuat ulang diagram alir detail.
7) Membuat narasi  dokumen: narasi dokumen disini  merupakan  penjelasan  untuk  setiap  proses bisnis  yang  ada.  Nantinya  narasi  dokumen  akan diinputkan pada dokumen POS pada poin tujuan.
8) Mengecek  kesesuaian  POS: seluruh  POS yang  telah  dibuat  kemudian  dicek  kesesuaiannya dan  dikonfirmasi  oleh  seluruh  pihak  yang  terlibat. Selain itu, juga  diadakan  sosialisasi  mengenai  POS yang  baru  dan  penjelasan-penjelasan  mengenai istilah,  proses,  dan  jenis  dokumen  yang  terdapat dalam setiap POS.
9) Pengesahan  dokumen  oleh  pejabat  yang berwenang: setelah  diadakan  pengecekan  antara kesesuaian  POS  dengan  kondisi  perusahaan  dan
hasilnya sudah sesuai, maka seluruh pihak terutama Direktur  menyetujui  untuk  menerapkan  seluruh POS yang telah dibuat.

## V. K ESIMPULAN
Dengan  disusunnya  POS  pengelolaan  proyek  di PT.  Pasim  Sentra  Utama  membuktikan  bahwa antara  ITIL  V3  dan  PMBOK  5 th dapat  saling menguatkan  satu  sama  lain  pada  penerapannya dalam  pengelolaan  proyek  serta  membuat  setiap aktivitas  di  dalamnya  menjadi  lebih  efektif,  efisien dan  terarah.  Terdapat  10  proses  bisnis  pengelolaan proyek  di  PT.  Pasim  Sentra  Utama  yang  dapat diselaraskan  dengan  proses-proses  yang  ada  pada standar  PMBOK  5 th dan  kerangka  kerja  ITIL sehingga  POS  yang  disusun  sesuai  dengan ketentuan input , proses, teknik, alat, output, sumber daya  yang  digunakan,  pihak  yang  terkait,  maupun kebutuhan  infrastruktur.  Penyusunan  POS  di  PT. Pasim  Sentra  Utama  paling  efektif  dilakukan dengan  menggunakan  metode  BPR  karena  kondisi awal dari PT. Pasim Sentra Utama yang sama sekali belum memiliki POS dalam hal pengelolaan proyek.

## R EFERENSI
[1] R.  Annisa,  T.  D.  Susanto,  A.  Herdiyanti, “Pembuatan  Standard  Operating  Procedure  (SOP) Service Desk Berdasarkan Kerangka Kerja ITIL V3 dengan  Menggunakan  Metode  Analisis  Gap Layanan  (Studi  Kasus:  PT.  XYZ,  Tangerang),” JURNAL TEKNIK POMITS, Vol. 3, No. 2, 2014.
[2] Priotomo, R. Okky. Ganinda,  “Pembuatan Prosedur Penanganan  Insiden  Infrastruktur  Jaringan  dengan COBIT  4.1  dan  ITIL  V3  pada  Bidang  Pengelolaan Infrastruktur  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi Diskominfo”. Institut Teknologi Sepuluh November, Surabaya. 2011.
[3] Palvolgyi,  Dr.  Lajos  PMP.  PMBOK  Guide  versus ITIL – what can we learn?. Originally published as a part of 2007 PMI Global Congress Proceedings  – Budapest. 2007.
[4] Al-Maghraby,  rania  PMP,  ITIL,  M.Sc.  A  Project Management  Perspective  on  ITIL  V3.  Originally published  as  a  part  of  2008  PMI  Global  Congress EMEA  Proceedings  –  St.  Julians,  Malta.  Egypt. 2008.
[5] Soemohadiwidjojo,  Arini  T.  Mudah  Menyusun SOP. Penebar Plus. Jakarta. 2014.
[6] Schwalbe,  Kathy.  Information  Technology  Project Management. 2012.
[7] Project  Management  Institute.  A  Guide  to  the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Fifth Edition. USA. 2013.
[8] Budihardjo, M. Ir. Panduan Praktis Menyusun SOP. Raih Asa Sukses. Jakarta. 2014.
[9] Office  of  Government  Commerce.  Continual Service Improvement. Norwich. 2007.
[10] Office  of  Government  Commerce.  Service  Design. Norwich. 2007.
[11] Office of Government Commerce. Service
Operation. Norwich. 2007 .
[12] Office of Government Commerce. Service Strategy. Norwich. 2007.
[13] Office of Government Commerce. Service Transition. Norwich. 2007.
[14] Office  of  Government  Commerce.  The  Official Introduction  to  the  ITIL  Service  Lifecycle. Norwich. 2007.