## Pengelolaan Arsip Digital
Sambas Ali Muhidin Hendri Winata Budi Santoso
Universitas Pendidikan Indonesia
Email : sambas@upi.edu
Abstract : In a paper-based records management practices, many problems faced, so as to provide space in the electronic media as an alternative in the management of archives. In the terminology of archival, electronic media is classified as a new media archive. One new form of archive storage media is digital media. Digital media typically requires tools such as computers, because it can not be read directly. Archives are stored in digital form can include images, sound, video, text or any other that can be used as a data  in binary form (binary), can be processed in a computer program and stored in a digital data storage media.
Key word: archives, electronic, digita l
Abstrak  : Dalam  praktik  pengelolaan  arsip  berbasis  kertas,  banyak  permasalahan  yang dihadapi,  sehingga  memberikan  ruang  pada  media  elektronik  sebagai  alternatif  dalam pengelolaan arsip. Dalam terminologi kearsipan, media elektronik dikelompokan sebagai arsip media baru. Salah satu bentuk penyimpanan arsip media baru adalah media digital. Media digital biasanya memerlukan alat bantu berupa komputer, karena tidak dapat dibaca secara langsung.  Arsip  yang disimpan dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau lainnya yang dapat dijadikan sebuah data dalam bentuk biner ( binary ), dapat  diolah  dalam  program  komputer  dan  disimpan  dalam  media  penyimpanan  data digital.
Kata Kunci : arsip, elektronik, digital
Perkembangan  ilmu  pengetahuan  di  bidang Tekonologi  Informasi  dan  Komunikasi  (TIK) memberikan pengaruh yang cukup besar dalam kegiatan  organisasi,  khususnya  terkait  arsip, diantaranya:  (1)  perubahan  cara  bekerja,  (2) perubahan  cara  berkomunikasi,  (3)  perubahan persepsi tentang efisiensi, (4) perubahan dalam penciptaan,  pengelolaan  dan  penggunaan informasi/arsip,  dan  (5)  perubahan  bagi arsiparis dalam mengelola arsip. (Desi Pratiwi, 2012).
Dengan  demikian  perkembangan  TIK sekarang ini berdampak pada pengelolaan arsip yang  dapat  dilakukan  secara  elektronik. Disadari  atau  tidak  perkembangan  TIK memberikan  peluang  bagi  pengelolaan  arsip dilakukan  secara  elektronik.  Beberapa  alasan perlunya  penanganan  arsip  secara  elektronik adalah: (1) Perkembangan kehidupan sekarang ini  berada  dalam  lingkungan  teknologi, misalnya kartu ‐ kartu identitas dengan barcode
untuk  bertransaksi  dengan  bank  (ATM)  atau perpustakaan,  kereta  api,  dan  pesawat.  (2) Semakin  tinggi  pertumbuhan  volume  arsip dalam  organisasi,  sehingga  membutuhkan banyak  tempat.  (3)  Semakin  bervariasi  jenis teknologi  informasi  yang  digunakan  oleh pegawai dan staf seperti word processing , text retrieval ,  email,  basis  data.  (Sambas  dan Hendri, 2016: 425)
Selain  alasan  di  atas,  di  Indonesia, perlunya  pengelolaan  arsip  berbasis  TIK  ini merujuk  pada  beberapa  perundang-undangan yang  dikeluarkan  oleh  pemerintah,  yang menjadi  landasan  dalam  pengelolaan  arsip elektronik,  antara  lain:  (Sambas  dan  Hendri, 2016: 425-426) yang dapat dilihat pada gambar 1.
1. Instruksi  Presiden  Nomor  3  Tahun  2003 tentang  Kebijakan  dan  Strategi  Nasional Pembangunan E-Government, bahwa: ”Pemerintah harus mampu memanfaatkan
kemajuan  teknologi  informasi  untuk menciptakan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi  dan pelayanan publik.” 2. Undang-Undang  Nomor  11  Tahun  2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik,  Pasal  5  ayat  (3), bahwa:
”Informasi  elektronik  dan/atau  Dokumen
Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan  sistem  elektronik  sesuai dengan  ketentuan  yang  diatur  dalam undang-undang ini.”
3. Undang-Undang  Nomor  14  Tahun  2008 tentang  Keterbukaan  Informasi  Publik, Pasal 7, bahwa:
(1) Badan  publik  wajib  menyediakan, memberikan,  dan/atau  menerbitkan informasi  publik  yang  berada  di bawah kewenangannya kepada Pemohon  informasi  publik  selain informasi  publik  yang  dikecualikan sesuai ketentuan
(2) Badan  publik  wajib  menyediakan informasi  publik  yang  akurat,  benar, dan tidak menyesatkan.
(3) Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (2), badan  publik  harus  membangun  dan mengembangkan  sistem  informasi dan  dokumentasi  untuk  mengelola Informasi  Publik  secara  baik  dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah.
4. Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009 tentang  Kearsipan,  Pasal  40  ayat  (1), bahwa:  ”Pengelolaan  arsip  dinamis dilaksanakan
untuk
menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan  sebagai  bahan  akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: (a)  andal;  (b)  sistematis;  (c)  utuh; menyeluruh; dan (d) sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.”

## PEMBAHASAN

## Konsep Arsip Digital
Apakah  yang  dimaksud  arsip  digital?  Jika dilihat  dari  arti  kata,  dalam  Kamus  Besar Bahasa  Indonesia,  bahwa  istilah  digital “ berhubungan  dengan  angka-angka  untuk sistem  perhitungan  tertentu ”.  Sementara  jika dikaitkan dengan istilah digitalisasi, digitalisasi adalah  “ proses  pemberian  atau  pemakaian sistem  digital .”  Berdasarkan  arti  kata  dari digital/digitalisasi,  maka  kaitan  antara  istilah digital/digitalisasi  dengan  arsip  adalah  dalam konteks medianya. Dimana penyimpanan arsip dilakukan  dalam  bentuk  digital,  sehingga menjadi  arsip  digital/disebut  sebagai  arsip digital.
Dengan  demikian  yang  dimaksud arsip digital  adalah  data  (arsip)  yang  dapat disimpan  dan  ditransmisikan  dalam  bentuk terputus-putus,  atau  dalam  bentuk  kode-kode biner  yang  dapat  dibuka,  dibuat  atau  dihapus dengan  alat  komputasi  yang  dapat  membaca atau  mengolah  data  dalam  bentuk  biner, sehingga  arsip  dapat  pergunakan  atau dimanfaatkan . Biner  ( binary )  dalam  Bahasa Inggris  adalah  “kembar  atau  pasangan  atau sepasang”.  Dalam  Kamus  Besar  Bahasa Indonesia,  biner  artinya  “terjadi  dari  atau ditandai oleh dua benda atau dua bagian.”
Data-data yang dapat diolah dalam bentuk digital  dapat  berupa  gambar,  suara,  video, tulisan  atau  data  lainnya  yang  dapat  dijadikan sebagai  sebuah  data  dalam  bentuk  biner, sehingga dapat diolah dalam program komputasi  dan  disimpan  dalam  penyimpanan data digital.
Media yang dapat menyimpan data digital memiliki  bentuk  yang  berbeda  dengan  fisik arsip aslinya. Media tersebut tidak dapat dibaca secara langsung tanpa menggunakan alat bantu pembaca  media  digital,  seperti  komputer  atau lainnya. Media pembaca data digital yang saat ini  populer  antara  lain: Hard  Disk  Drive (HDD),  kartu  penyimpanan,  SSD  atau  bentuk lainnya. Sementara media penyimpanan digital yang  sekarang  umum  digunakan  adalah menggunakan harddisk ,  karena  memiliki kapasitas yang besar, harga yang relatif murah, daya  tahan  yang  cukup  baik,  dan  dapat dintegrasikan ke dalam sistem server komputer.

## Kedudukan Arsip Digital
Kedudukan  arsip  digital  dapat  dilihat dalam dua perspektif, yaitu (1) dalam perspektif media  penyimpanan  arsip,  dan  (2)  dalam persepektif  proses  kegiatan  pengelolaan  arsip. Dalam  persepektif  media  penyimpanan  arsip , kedudukan  arsip  digital  termasuk  dalam kelompok arsip media baru, yaitu arsip yang isi informasi  dan  bentuk  fisiknya  direkam  dalam media  magnetik  menggunakan  perangkat elektronik  atau  dalam  bentuk  media  citra bergerak,  gambar  statik  dan  rekaman  suara yang  diciptakan  dalam  rangka  pelaksanaan kegiatan  organisasi,  maupun  perorangan  (Euis Syariasih, 2012). Dengan demikian arsip digital termasuk  pada  kelompok  arsip  elektronik. Arsip  elektronik adalah arsip  yang  diciptakan, digunakan,  dan  dipelihara  sebagai  bukti transaksi,  aktivitas  dan  fungsi  lembaga  atau individu  yang  ditransfer  dan  diolah  dengan sistem  komputer (Sambas  dan  Hendri, 2016:426). Read and Ginn (2010:12) menyebutkan bahwa: “ An electronic record is a record stored on electronic media that can be readily  accessed  or  changed.  A  piece  of equipment is required to view and read or listen to  electronic  records .  Sementara  International
Council on Archives/ICA (1997:24) menyebutkan bahwa: “ an electronic record is a record  that  is  suitable  for  manipulation, transmission  or  processing  by  a  digital computer ”.
Sementara  dalam  persepektif  proses kegiatan pengelolaan arsip , kegiatan pengelolaan arsip digital termasuk pada sistem pengelolaan  arsip  manual  dan  elektronik ( hybrid  system )  atau  otomatisasi  pengelolaan arsip.  Pengelolaan  arsip  sistem  hibrid  ini, sebagaian dilakukan melalui media manual/kertas dan sebagian lagi melalui media elektronik yang dapat dilihat pada gambar 2.

## Tahapan Pengelolaan Arsip Digital
Kegiatan pengelolaan arsip digital setidaknya  meliputi  dua  hal,  yaitu:  (1) penyimpanan arsip dan (2) penemuan kembali arsip.  Kegiatan  penyimpanan  arsip  digital merupakan  kegiatan  pengelolaan  arsip  yang dimulai  dari  kegiatan  alih  media  arsip  sampai pada  penataan  arsip  dalam  media  baru.    Alih media  arsip  adalah  proses  pengalihan  media
arsip  dari  satu  bentuk  media  ke  bentuk  media arsip  lainnya,  dengan  menggunakan  alat pemindai ( scanner ) dalam rangka penyelamatan fisik dan informasi arsip. Dalam Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012 Pasal  40,  disebutkan  bahwa  alih  media  arsip merupakan  salah  satu  cara  (kegiatan)  dalam pemeliharaan  arsip  dinamis.  Jika  dilihat  dari tujuannya, setidaknya ada dua tujuan dilakukannya alih media arsip, yaitu (1) untuk mempercepat layanan akses (aktif dan inaktif), dan  (2)  untuk  pelestarian  arsip  (statis  statis). Tujuan  alih  media  arsip  untuk  mempercepat layanan  akses  arsip,  dilakukan  terkait  tujuan pengelolaan  arsip  yang  efektif  dan  efisien. (Sambas dan Hendri, 2016: 411).
Sementara penemuan kembali arsip merupakan  kegiatan  penemuan  kembali  arsip- arsip  yang  dibutuhkan  untuk  kepentingan pelaksanaan kegiatan organisasi.
Berikut  adalah  tahapan  yang  dapat dilakukan  dalam  kegiatan  penyimpanan  arsip digital, khususnya yang terkait alih media arsip dari  media  kertas  ke  media  elektronik (komputer) yang dapat terdapat pada gambar 3 adalah: (Sambas dan Hendri, 2016: 412)
1. Menyiapkan  surat/naskah  dinas  yang  akan dialihmedia.
2. Melakukan scanning terhadap naskah/surat.
3. Membuat  folder-folder  pada  komputer, sebagai  tempat  penyimpanan  surat  atau naskah dinas yang telah di- scan .
4. Membuat hyperlink yaitu  menghubungan antara daftar arsip dengan arsip hasil scan.
5. Membuat  kelengkapan  administrasi    alih media,  yang  terdiri  dari:  (a)  Surat Keputusan Tim Alih media, (b) Berita acara persetujuan  alih  media,  (c)  Berita  acara legalisasi  alih  media,  (d)  Daftar  arsip  usul alih media, dan (e) Daftar Arsip Alih media.
Sementara penemuan kembali arsip digital dapat  dilakukan  melalui  tahapan  sebagai berikut:
1. Menyiapkan  perangkat  komputer,  dimana arsip digital tersimpan.
2. Membuka folder daftar  arsip  yang menyimpan file arsip yang akan dicari.
3. Melakukan pencarian file arsip pada daftar arsip.
4. Membuka file arsip yang sudah ditemukan, melalui fasilitas hyperlink.
5. Melakukan pencetakan ( print ) arsip.

## Masalah dalam Pengelolaan Arsip Digital
Pengelolaan  arsip  digital  membutuhkan kehati-hatian dan ketelitian yang lebih, karena dalam  praktik  pengelolaan  arsip  digital (elektronik), sering ditemukan banyak masalah yang dihadapi, diantarnya (Desi Pratiwi, 2012):
1. Sangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas  arsip  elektronik.  Hal  ini dikarenakan  arsip  elektronik  mudah dimanipulasi dan rusak, serta pengaksesan dan pengkopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya dikontrol.
2. Keberadaan arsip elektronik sangat tergantung pada lingkungan elektroniknya. Keusangan  teknologi,  baik  perangkat lunak  dan  keras,  sangat  cepat terjadi.  Hal ini  dikarenakan  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi juga berkembang sangat cepat.
3. Kontroversi  aspek  legal  dari  arsip elektronik.
4. Kegagalan  organisasi  dalam  menjalankan arsip elektronik. Kegagalan ini disebabkan oleh dua faktor yaitu:
a. Berkaitan  dengan  manajemen  dan teknologi,  diantaranya:  (1)  Kurang koordinasi  antara  manajemen  arsip kertas  dan  arsip  elektronik,  (2) Ketidakmampuan  atau  tidak  praktis dalam memelihara standar khusus, (3)
Kehilangan akses terhadap arsip dinas, (4)  Kehilangan  arsip,  (5)  Cepatnya penyebaran  kontrol  dokumen  kepada
pengguna ( user ) ,
(6) Peningkatan  penggunaan  sarana
komunikasi  baru,  (7)  Peningkatan munculnya media campuran
b. Berkaitan dengan fungsi staf, diantaranya: (1) arsiparis atau staf yang bekerja di kearsipan dinamis dan statis sering  tidak  memiliki  keahlian  dalam teknologi  informasi  modern,  (2)  staf teknologi  informasi  tidak  memiliki keahlian  dalam  teknologi  informasi berbasis teks, manajemen arsip dinamis  dan  statis,  (3)  staf  teknologi informasi  tidak  sensitif  terhadap kebutuhan arsip lembaga, (4)
berkurangnya kontrol sekretariat terhadap  arsip  kertas  dan  sistem  arsip kertas,  (5)  pengguna  tidak  sadar terhadap perubahan perannya.
5. Problem  yang  dihadapi  secara  umum, diantarnya: pengaturan hukum, pelindungan hukum bagi konsumen dalam transaksi,  pelindungan  data  pribadi,  dan pengakuan  keabsahan  dalam  perspektif hukum pembuktian.
6. Problem  yang  dihadapi  dalam  bidang kearsipan,  diantaranya:  bermacam  media yang akan disimpan, teknologi mesin yang akan  dipakai,  sistem  pengolahan,  sistem penyimpanan,  sistem  penemuan  kembali, dan  migrasi  dari  media  generasi  lama  ke generasi baru.
Selain permasalahan yang mungkin muncul,  terdapat  pula  ancaman  musibah  yang mungklin  terjadi  terhadap  keberadaan  arsip elektronik  (arsip  digital),  diantaranya:    (1) Bencana  alam,  misalnya  gempa,  banjir,  atau badai.  (2)  Kerusakan  bangunan,  misalnya kebocoran  atap,  atau  kabel listrik  yang  buruk. (3)  Kecelakaan  industri,  misalnya  kebocoran nuklir atau bahan kimia. (4) Musibah teknologi, misalnya  virus  komputer,  atau  kerusakan peralatan  komputer.  (5)  Tindakan  kriminal, misalnya  pencurian,  spionase,  atau  terorisme. (6)  Kesalahan  manusia,  kondisi  penyimpanan yang  tidak  stabil,  misalnya  menyimpan  media magnetik  dekat  dengan  peralatan  yang menghasilkan  medan  magnet  kuat;  dan  (7) kualitas  material  yang  buruk,  misalnya  korosi pada compact  disk yang  jelek  kualitasnya. (Irwanto, 2013).

## SIMPULAN
Arsip digital adalah arsip yang dapat disimpan dan  ditransmisikan  dalam  bentuk  terputus- putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat  dibuka,  dibuat  atau  dihapus  dengan  alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data  dalam  bentuk  biner,  sehingga  arsip  dapat pergunakan  atau  dimanfaatkan . Penyimpanan arsip dalam bentuk digital merupakan salah satu alternatif  solusi  dalam  praktik  pengelolaan arsip manual/berbasis kertas. Hal ini dimungkin karena penyimpanan arsip dalam bentuk digital memberikan  banyak  keuntungan  dalam  hal peningkatan efisiensi dan efektifitas
pengelolaan  arsip.Media  penyimpanan  arsip digital, biasanya memiliki bentuk yang berbeda dengan  fisik  arsip  aslinya.  Oleh  karena  itu biasanya dilakukan proses alih media arsip, dari media  aslinya  ke  media  baru.  Selain  itu,
karakteristik dari arsip digital adalah arsip tidak bisa  dibaca  secara  langsung.  Biasanya  agar arsip digital ini bisa dibaca atau dipergunakan memerlukan alat bantu seperti komputer.

## DAFTAR RUJUKAN
Judith,  R.  and  Mary  Lea  Ginn.  2010. Records Management. South-Western USA:
Cengage Learning.
Kamus Besar Bahasa Indonesia. [online].
Muhidin,  S.  A  dan  Hendri  Winata.  2016.
Manajemen Kearsipan: untuk Organisasi Publik,  Bisnis,  Sosial,  Politik,  dan Kemasyarkatan .  Bandung:  CV.  Pustaka Setia.
Peraturan  Pemerintah  Republik  Indonesia
Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan  Undang-Undang Nomor  43 Tahun  2009  Tentang  Sistem  Kearsipan
Nasional.
Pratiwi,  D.  2012. Pengelolaan  Arsip  Berbasis Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi . Bahan Pendidikan dan Latihan Pengelolaan  Arsip  Dinamis.  Bogor,  30 April - 5 Mei 2012.
Saputro,  I.  E.  2013. Bahan  Pelatihan
Manajemen  Arsip  Elektronik .  Bandung: 10 Oktober 2013.
Shariasih, E. 2012. Pelestarian dan Perawatan Arsip Media Baru. Bahan Pendidikan dan Latihan  Arsiparis  Tingkat  Ahli,  2  April 2012.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 1
Tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik.
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.

## Sumber: Desi Pratiwi (2012)
Gambar 1. Pengelolaan Arsip Berbasis TIK
Teknologi Informasi dan Komunikasi Otomasi Pengelolaan Arsip Pengelolaan Arsip Arsip Elektronik
Sumber: Desi Pratiwi (2012) Gambar 2. Model Pengelolaan Arsip Berbasis TIK
Sumber: Sambas dan Hendri (2016: 413) Gambar 3. Tahapan Alih Media Arsip

## PROSES KEGIATAN
Manual
Elektronik
Manual dan Elektronik Sistem Pengelolaan Arsip manual Arsip Non- Elektronik Sistem Pengelolaan Arsip Elektronik (Berbasiss TIK)
Arsip Elektronik Sistem Pengelolaan Arsip “Hibrid” (Berbasis TIK) Otomasi Pengelolaan Arsip
Menyiapkan arsip  yang akan dialih media  Surat keputusan tim alih media
 Berita acara persetujuan alih media
 Berita acara legalisasi alih media
 Daftar arsip usul alih media
 Daftar arsip alih media
Melakukan scanning Membuat folder penyimpanan di komputer Membuat
hyperlink
Membuat kelengkapan administrasi