## SISTEM INFORMASI AGENDA PEKERJAAN TATA USAHA         PRODI TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS IBN KHALDUN BOGOR BERBASIS WEBSITE
Lievia Anjhelina Maharani 1 , Saffarudin Hidayat Al-Ikhsan 2 Universitas Ibn Khaldun Bogor E-mail : lievia@gmail.com 1

## Abstrak
Perkembangan teknologi dari waktu kewaktu semakin pesat di segala bidang. Bidang pendidikan pun tidak luput dari perkembangan teknologi. Website merupakan salah satu dari sekian banyak teknologi  yang  dikembangkan  di  Indonesia.  Website  dapat  digunakan  untuk  mencari  informasi dengan  mudah  dan  dapat  diakses  dimana  saja  dan  kapan  saja.  Tujuan  penelitian  ini  yaitu merancang  dan  membangun  sistem  agenda  pekerjaan  Tata  usaha  berbasis website .  Adapun manfaat  penelitian  Memberikan  pengingat  kepada  Tata  Usaha  yang  dapat  memudahkan  pihak Tata Usaha menggerjakan tugas dan tidak ada yang terlewat. Serta memudahkan Mahasiswa dan Dosen dalam meminta surat yang diperlukan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Analisis kebutuhan, perancangan sistem, perancangan Database, pengujian sistem.

## Kata kunci : Website, sistem
Abstract
The  development  of  technology  from  time  to  time  is  growing  rapidly  in  all  fields.  The  field  of education  is  also  inseparable  from  technological  developments.  Website  is  one  of  the  many technologies developed in Indonesia. Websites can be used to find information easily and can be accessed anywhere and anytime. The purpose of this research is to design and build a website- based  administrative  work  agenda  system.  The  benefits  of  research  provide  reminders  to  the administration  that  can  make  it  easier  for  the  administration  to  carry  out  tasks  and  nothing  is missed. And make it easier for students and lecturers to ask for the necessary letters. The method used in this research is requirements analysis, system design, database design, system testing. Keywords: Website, system

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  dari  waktu kewaktu  semakin  pesat  di  segala bidang. Bidang pendidikan pun tidak luput  dari  perkembangan  teknologi. Setiap  sekolah  maupun  perguruan tinggi  telah  menerapkan  sistem secara  digital.  Informasi  yang dibutuhkan  dapat  diakses  melalu website.  Website  merupakan  salah satu  dari  sekian  banyak  teknologi
yang  dikembangkan  di  Indonesia. Website  dapat  digunakan  untuk mencari  informasi  dengan  mudah dan  dapat  diakses  dimana  saja  dan kapan saja.
Universitas  Ibn  Khaldun  adalah Universitas  yang  memiliki  22 program studi dan 6 fakultas. Semua program  studi  telah  menerapkan sistem  administrasi  secara  digital. Salah  satunya  adalah  Program  Studi
Teknik  Informatika  yang  berada  di Fakultas  Teknik  dan  Sains.  Program Studi Teknik Informatika memiliki 5
Laboratorium  Riset  yaitu  Rekayasa Perangkat  Lunak,  Sistem  Informasi, Geoinformatika, Net Centric Computing, dan Artificial Inteligence.
Setiap  program  studi  memiliki  Tata Usahanya  masing-masing.  Hampir semua  informasi  dan  kebutuhan dikelola  oleh  Tata  Usaha  secara manual. Banyaknya mahasiswa yang membuat  sebagian  informasi  dan kebutuhan  terhambat.  Maka  dari  itu diperlukannya  sistem  yang  dapat memberikan  kemudahan  bagi  pihak Tata  Usaha,  Mahasiswa  maupun Dosen.
Solusi  yang  dapat  diberikan  untuk mengatasi  masalah  tersebut  adalah membuat  “Sistem  Informasi  Agenda Pekerjaan Tata Usaha Program Studi Teknik Informatika”. Aplikasi berbasis website ini dapat memberikan  pemberitahuan  kepada pihak  Tata  Usaha  bahwa  ada mahasiswa atau dosen yang memerlukan  surat  atau  kebutuhan tertentu.  Untuk  Mahasiswa  maupun Dosen bisa mengajukan
kebutuhannya  lewat  aplikasi  ini.
Ketika  permintaan  sudah  selesai
Mahasiswa  ataupun  Dosen  dapat datang  ke  Tata  Usaha  untuk mengambil permintaan tersebut.
Tujuan penelitian ini yaitu merancang  dan  membangun  sistem agenda pekerjaan Tata usaha berbasis website .  Adapun  manfaat
penelitian  Memberikan  pengingat kepada  Tata  Usaha  yang  dapat memudahkan  pihak  Tata  Usaha menggerjakan  tugas  dan  tidak  ada yang  terlewat.  Serta  memudahkan Mahasiswa  dan  Dosen  dalam meminta surat yang diperlukan.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  yang  digunakan  dalam penelitian  ini  ada  beberapa  tahapan diantaranya adalah Analisis kebutuhan  Dalam  laporan  ini terdapat beberapa analisis kebutuhan yaitu  analisis  kebutuhan  pengguna dan  analisis  kebutuhan  proses  bisnis sistem. Selanjutnya adalah perancangan sistem informasi agenda  pekerjaan  Tata  usaha,  dalam tahap  ini  dilakukan  pembuatan diagram konteks ,  diagram use  case, diagram activity. setelah  itu  tahap perancangan Database pada tahap ini dibuatlah  database  yang  dibutuhkan dalam  pembuatan  sistem,  dan  yang terakhir adalah pengujian sistem.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap  hasil  dan  pemabahasan merupakan tahap penciptaan perangkat  lunak,  tahap  kelanjutan dari  kegiatan  perancangan  sistem [11].  Tahap  ini  merupakan  tahap dimana sitem siap untuk dioprasikan yang  terdiri  dari  penjelasan  tentang implementasi program. Di bawah ini terdapat implementasi interface sistem di antaranya:
a. Pada  halaman  ini  menampilkan form  login  untuk  masuk  kedalam sistem.
Tampilan  implementasi  interface
halaman  login  terdapat  pada gambar 1.
Gambar 1. Tampilan halaman Login

## b. Implementasi  Interface  Halaman
Logout Halaman ini menampilkan sebuah popup  pertanyaan  apakan  benar ingin  keluar  dari  akun.  Tampilan implementasi  interface  halaman logout disajikan pada Gambar 2
Gambar 2. Tampilan halaman logout
c. Implementasi Interface Halaman Pilih Jenis User
Halaman ini menampilkan pilihan kepada  user  sebelum  membuat akun.  Jika  user  mahasiswa  pilih jenis  user  mahasiswa,  jika  dosen maka  pilih  dosen.  Pada  Gambar
4.15
terdapat
tampilan implementasi  interface  halaman
pilih jenis user.
Gambar 3. Tampilan halaman pilih jenis user
d. Implementasi  Interface  Halaman Registrasi Admin
Halaman  ini  menampilkan  form registrasi  jika  ada  admin  baru. Tampilan  implementasi  interface halaman  registrasi  admin  terdapat pada Gambar 4.
Gambar 4. Tampilan halaman registrasi admin
e. Implementasi  Interface  Halaman Register Mahasiswa Halaman  ini  menampilkan  form registrasi untuk mahasiswa.
Tampilan  implementasi  interface halaman  registrasi  mahasiswa disajikan pada Gambar 5
Gambar 5 . Tampilan halaman registrasi Mahasiswa
f. Implementasi  Interface  Halaman Registrasi Dosen Halaman  ini  menampilkan  form registrasi  untuk  dosen.  Tampilan interface halaman registrasi dosen terdapat pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan halaman registrasi Dosen.
g. Implementasi  Interface  Halaman Form Mahasiswa
Halaman  ini  terdapat  pada  akun admin  untuk  menampilkan  data dari  mahasiswa  yang  telah mengisi  form  kebutuhan,  pada halaman  ini  juga  admin  dapat mengupload  file  surat  yang  telah selesai  dibuat,  setelah  itu  admin dapat mengubah status dari belum selesai  menjadi  selesai.  Pada Gambar  7  terdapat  tampilan implementasi  interface  halaman form mahasiswa.
Gambar 7. Tampilan halaman form mahasiswa
h. Implementasi Interface Halaman
Form Dosen
Halaman ini terdapat pada akun admin  untuk  menampilkan  data dari  dosen  yang  telah  mengisi form kebutuhan,  pada  halaman ini juga admin dapat mengubah status  dari  belum  selesai menjadi selesai dan  admin juga dapat  mengunduh  berkas  yang sudah  di upload oleh  dosen. Pada  halaman  admin form dosen ini juga dapat meng upload  file jika  admin sudah selesai mengerjakan surat. Tampilan implementasi interface halaman form dosen  terdapat pada Gambar 8.
Gambar 8. Tampilan halaman form Dosen
i. Implementasi  Interface  Halaman Data Mahasiswa Selesai
Halaman ini terdapat pada akun admin  untuk  menampilkan  data dari  mahasiswa  yang  telah diproses  kebutuhkannya  oleh tata  usaha,  pada  halaman  ini juga  admin  dapat  menghapus data.  Tampilan  implementasi interface halaman data mahasiswa selesai terdapat pada Gambar 9.
Gambar 9. Tampilan halaman data mahasiswa selesai
j. Implementasi  Interface  Halaman Data Dosen Selesai
Halaman ini terdapat pada akun admin  untuk  menampilkan  data dari  dosen  yang  telah  diproses kebutuhkannya  oleh  tata  usaha,
pada  halaman  ini  juga  admin dapat menghapus data. Tampilan implementasi
interface  halaman  data  dosen selesai  terdapat  pada  Gambar
10.
Gambar 10 . Tampilan halaman data dosen selesai
k. Implementasi  Interface  Halaman Status Surat Mahasiswa
Halaman ini terdapat pada akun mahasiswa  untuk  menampilkan status  dari  permintaan  surat.
Halaman ini juga dapat mendownload  file  surat  yang sudah di upload oleh admin jika statusnya  sudah  bertuliskan selesai.  Tampilan  Implementasi
Interface  halaman  status  surat mahasiswa terdapat pada Gambar 11.
Gambar 11. Tampilan halaman status surat mahasiswa
l. Implementasi  Interface  Halaman Input Form Mahasiswa
Halaman ini terdapat pada akun mahasiswa  untuk  menampilkan form  yang  harus  diisi  untuk mengajukan kebutuhan. Tampilan Implementasi Interface  halaman  input  form mahasiswa terdapat pada Gambar 12.
Gambar 12. Tampilan halaman input form (mahasiswa)
m. Implementasi Interface Halaman Status Surat Dosen
Halaman ini terdapat pada akun dosen untuk menampilkan status  dari  permintaan  surat. Halaman ini juga dapat men download  file surat  yang sudah di upload oleh admin jika statusnya  sudah  bertuliskan
selesai.  Tampilan  Implementasi Interface halaman  status  surat dosen terdapat pada Gambar 13.
Gambar 13 . Tampilan halaman status surat dosen
n. Implementasi  Interface  Halaman Input Form Dosen
Halaman ini terdapat pada akun dosen untuk menampilkan form yang harus diisi untuk mengajukan kebutuhan. Tampilan Implementasi Interface  halaman  input  form dosen terdapat pada Gambar 14.
Gambar 14. Tampilan halaman input form dosen
o. Implementasi  Interface  Halaman Memo
Halaman ini terdapat pada akun admin untuk menampilkan form memo dan menampilkan catatan jika  ada  catatan  dari  salah  satu admin.  Tampilan  Implementasi Interface halaman memo terdapat pada Gambar 15. Gambar 15 . Tampilan halaman memo
p. Implementasi  Interface  Halaman Notifikasi
Halaman  ini  terdapat  dalam akun admin untuk menampilkan notifikasi  jika  ada  mahasiswa atau  dosen  yang  menginputkan form  kebutuhan.  Notifikasi  ini berupa  sebuah  pemberitahuan seperti  nama  mahasiswa  atau dosen dan surat yang diperlukan. Halaman implementasi interface halaman notifikasi terdapat pada Gambar 16.
Gambar 16. Tampilan halaman Notifikasi
q. Implementasi  Interface  Halaman
Tambah Surat Mahasiswa Halaman  ini  terdapat  pada halaman admin, dimana admin  dapat  menambah  data surat  yang  dapat  dipilih mahasiswa  saat  mengisi  data
form kebutuhan. Pada
Gambar  17  terdapat  tampilan interface  tambah  data  surat mahasiswa.
Gambar  17. Tampilan  halaman tambah surat mahasiswa
r. Implementasi  interface  Halaman Tambah Surat Dosen
Halaman  ini  terdapat  pada halaman admin, dimana admin  dapat  menambah  data surat yang dapat dipilih dosen saat  mengisi  data  form kebutuhan. Tampilan implementasi interface halaman  tambah  surat  dosen terdapat pada Gambar 18.
Gambar 18 . Tampilan halaman tambah surat dosen Pengujian Sistem Agenda

## Pekerjaan Tata Usaha
Pada  tahap  ini  menguji  sistem apakah  sistem  sudah  berhasil  di uji  coba  dan  dapat  dijalankan atau  dioprasikan  dengan  baik atau  masih  perlunya  perbaikan pada  sistem  tersebut.  Penjabaran hasil  pengujian  sistem  terdapat pada Tabel 1. Form Uji Skenario Uji Hasil Yang Diharapkan Hasil Uji
Login Admin Masukan email dan password yang benar 1. Apabila  seluruh form diisikan dengan  benar  dan  mengklim tombol  masuk  maka  akan langsung  masuk  kedalam  sistem atau halaman admin.
2. Ketika  salah  mengisikan email
dan password maka akan muncul alert (email dan password salah ) [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Logout Klik tombol keluar Ketika  tombol  keluar  di  klik,  maka akan keluar dari sistem [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Form Mahasiswa Klik menu form mahasiswa pada halaman admin Ketika menu form mahasiswa di klik maka  akan  muncul  data  mahasiswa yang  telah  mengisi form kebutuhan mahasiswa. [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Form Dosen Klik  menu form dosen pada halaman admin Ketika menu form dosen di klik maka akan  muncul  data  dosen  yang  telah mengisi form kebutuhan dosen [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Konfirmasi Data Selesai Mahasiswa Klik tombol selesai lalu simpan pada form mahasiswa 1. Ketika  admin  memilih  selesai pada  field  status,  maka  akan muncul  pop  up  “apakah  anda akan  mengubah  status?”  jika mengklik  ok  maka  data  akan pindah  ke  menu  data  selesai mahasiswa  dan  muncul alert
bahwa data sudah selesai dikerjakan. 2. Ketika admin tidak memilih atau data  belum  selesai  dikerjakan maka  data  tetap  ada  pada form mahasiswa. [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Konfirmasi Data Selesai Dosen Klik tombol selesai  lalu simpan pada form dosen 1. Sebelum mengklik tombol selesai admin  dapat  mengunduh  file yang telah di upload oleh dosen.
2. Ketika  admin  memilih  selesai pada  field  status,  maka  akan muncul  pop  up  “apakah  anda akan  mengubah  status?”  jika mengklik  ok  maka  data  akan [  √ ] Berhasil [  ] Gagal
pindah  ke  menu  data  selesai mahasiswa  dan  muncul alert bahwa data sudah selesai dikerjakan. 3.  Ketika  admin  tidak  memilih  atau data  belum  selesai  dikerjakan maka  data  tetap  ada  pada  form mahasiswa. Data Selesai  Klik menu data selesai Terdapat  2  menu  pada  data  selesai yaitu, mahasiswa dan dosen. [  √ ] Berhasil [  ] Gagal Hapus Data Selesai Klik tombol hapus Ketika tombol hapus di klik data yang berada pada data selesai akan hilang dan berkurang. [ √  ] Berhasil [  ] Gagal Notifikasi Klik icon lonceng Setiap  ada  data  yang  masuk  admin akan  mendapatkan  pemberitahuan yang akan tampil pada icon lonceng. [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Registrasi Mahasiswa Klik tombol buat akun pada halaman login Jika semua form disisi dengan benar maka mahasiswa bisa langsung login dan masuk ke dalam akun mahasiswa.
[ √ ] Berhasil [  ] Gagal Login Mahasiswa Masukan email dan password yang benar 1. Apabila  seluruh form diisikan dengan  benar  dan  mengklim tombol  masuk  maka  akan langsung  masuk  kedalam  sistem atau halaman mahasiswa.
2. Ketika  salah  mengisikan email
dan password maka akan muncul
alert (email dan password salah ) [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Melihat Status Surat Klik menu halaman awal Ketika  menu  di  klik  maka  terdapat data yang menunjukan status surat apakah menunggu atau selesai. [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Input Form Klik menu input form 1. Ketika menu diklik maka akan muncul form yang harus di isi. 2. Ketika  semua  sudah  di  isi,  lalu klik tombol kirim. [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Registrasi Dosen Klik tombol buat akun pada halaman login Jika semua form disisi dengan benar maka dosen bisa langsung login dan masuk ke dalam akun dosen.
[ √ ] Berhasil [  ] Gagal
Login Dosen Masukan email dan password yang benar 1. Apabila  seluruh form diisikan dengan  benar  dan  mengklim tombol  masuk  maka  akan langsung  masuk  kedalam  sistem atau halaman dosen.
2. Ketika  salah  mengisikan email
dan password maka akan muncul alert (email dan password salah ). [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Logout Klik tombol keluar . Ketika  tombol  keluar  di  klik,  maka akan keluar dari sistem. [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Melihat Status Surat Klik menu halaman awal Ketika  menu  di  klik  maka  terdapat data yang menunjukan status surat apakah menunggu atau selesai. [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Input Form Klik menu input form Ketika  menu  diklik  maka  akan muncul form yang harus di isi Ketika  semua field sudah  di  isi  klik tombol kirim. [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Download File Klik tombol download file Tombol  ini  terdapat  pada  halaman admin,  mahasiswa  dan  dosen.
Tombol  ini  dapat  digunakan  untuk men download  file yang  sudah  di upload. [ √ ] Berhasil [  ] Gagal Upload File Klik tombol upload file Tombol ini terdapat pada halaman admin  dan  dosen  yang  digunakan untuk meng upload file surat [ √ ] Berhasil [  ] Gagal

## 4. KESIMPULAN
Sistem  Agenda  Pekerjaan  Tata  usaha  ini dapat  membantu  mengingatkan  staf  tata usaha  bila  ada  mahasiswa  atau  dosen yang  memerlukan  surat  tertentu.  Sistem ini  memudahkan  mahasiswa  dan  dosen dalam meminta surat. Mahasiswa maupun  dosen  dapat  menginputkan  data pada  form  yang  tersedia  pada  sistem, setelah  itu  akan  ada  status  surat  yang berisikan  surat  yang  diminta  sudah selesai  atau  belum  selesai  dibuat. Pembuatan  aplikasi  ini  terbilang  sangat lama, dikarenakan ada fitur pada aplikasi
yang  menjadi  kendala  penulis  dalam menerapkannya.  Kendala  tersebut  ialah pada  saat  pembuatan  notifikasi  untuk pemberitahuan kepada tata usaha jika ada data  yang  masuk.  Semoga  dengan selesainya  pembuatan  sistem  ini  dapat memudahkan  seluruh  pihak  Program Studi Teknik Informatika dalam kebutuhan administrasi.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1] C. Octavianti, “Pengertian sistem,
informasi, sistem informasi”, 3 Januari 2013,http://cynthia- octavianti92.blogspot.com/2013/01/pengertian- sistem- informasi-dan-sistem.html, [Diakses pada 27 juni 2020 pukul 03.30].
[2] Ahmad, “Pengertian Sistem Informasi”, 15 febuari 2020, [Online]. Tersedia:
https://www.yuksinau.id/pengertian-sistem- informasi/, [Diakses pada 27 Juni 2020 pukul 04.00]
[3] G. Ardiansyah, “Pengertian Tata Usaha”, 16 Juni 2020, [Online]. Tersedia: https://guruakuntansi.co.id/tata-usaha/ [Diakses pada 27 Juni 2020 pukul 00.00].
[4] Q. J. A. Mara Destiningrum, “Sistem Informasi Penjadwalan Dokter Berbasis Web Dengan Menggunakan Framework Codeigniter (Studi Kasus: Rumah Sakit Yukum Medical Center)” dalam Jurnal TEKNOINFO, Vol. 11, No. 2, 2017, 30-37. ISSN 1693 0010 (print). 2017.
[5] F. E. Rasjid, “Bahasa Pemrograman Populer PHP”, 29 September 2014 ,https://www.ubaya.ac.id/2018/content/articles_d etail/144/Bahasa- Pemrograman-Populer-PHP, [Diakses pada 13 januari 2020 pukul 22.00].
[6] Hadi, Diki Alfarabi. “Codeigniter Part 1: Pengertian dan Cara Menggunakan Codeigniter”,https://www.malasngoding.com/pe ngertian-dan-cara- menggunakan-codeigniter,
[Diakses pada 13 januari 2020 pukul 22.15].
[7]
T.A.S Purnomo. 2017. “Pemetaan Kekuatan Pemilihan Kepada Daerah (Pilkada) Menggunakan Sms Gateway Dan Freamwork Codeigniter (Studi Kasus Kabupaten Klaten)”
dalam skripsi sekolah tinggi manajemen informatika dan komputer. Yogyakarta.
[8] D. A. Hadi, “Bootstrap Part 1:
Pengertian dan Cara Menggunakan Bootstrap”, 2018,https://www.malasngoding.com/pengertian -dan-cara-menggunakan- bootstrap/, [Diakses pada 13 januari 2020 pukul 22.30].
[9] Staf Unja, “Pengertian MySQL”, 2016,
[Online]. Tersedia:
http://edel.staff.unja.ac.id/blog/artikel/Pengertian -MySQL.html, [Diakses pada 13 januari 2020
23.00].
[10] S. Dharwiyanti dan R. S. Wahono, “Pengantar Unified Modeling Language (UML)”, IlmuKomputer.Com. 2013. [11] S. D. Pamungkas, 2015.
“Pengembangan Aplikasi Web Location Based Service Untuk Spbu Dan Bengkel Di Kota Bandung”, Universitas Pasudan. Bandung. Skripsi.