## JTIM : Jurnal Teknologi Informasi dan Multimedia
p-ISSN : 2715-2529 e-ISSN : 2684-9151 https://journal.sekawan-org.id/index.php/jtim/

## PENGEMBANGAN ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGE- MENT SYSTEM UNTUK MODEL BISNIS PENDIDIKAN TINGGI
Puji Ratwiyanti 1 , Harisno Harisno 2
1 Politeknik STMI Jakarta; ratwiyantipuji@stmi.ac.id
2 Universitas Bina Nusantara; harisno@binus.edu * Korespondensi: ratwiyantipuji@stmi.ac.id ;
Abstract: The  purpose  of  this  study  is  to  design  and  develop  architecture  and  application  of Knowledge Management System (KMS) with a deep and comprehensive analysis at XYZ Univer- sity. To get a deep and comprehensive analysis, several tools and methods are needed. The collab- oration is contained in the stages of this study, starting from the business area analysis to map the subjects  needed  in  making  databases,  current  condition  analysis  by  mapping  the  needs  of knowledge and measuring KM Readiness with Rao scale. Both analyzes produce centralized KMS architectural recommendations, website -based KM application designs accompanied and cost ben- efits  analysis.  The  conclusion  obtained  is  the  Knowledge  Management  System  is  one  of  the  real solutions for the organization in giving contributions to improvement of governance and human resources in the organization, the readiness of the organization in implementing knowledge man- agement also affects the process of developing knowledge management systems, technology is one aspect  which  contributes  to  the  development  of  knowledge  management,  besides  that  the Knowledge Manage-Ment System can be developed into tools to assist management in assessing employee activity aspects.
Keywords: Knowledge ; Knowledge Management ; Knowledge Management System, KM Readiness, KM Ar- chitecture
Abstrak: Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan mengembangkan arsitektur dan aplikasi Knowledge Management System (KMS) dengan analisa yang dalam dan menyeluruh pada Universitas XYZ. Untuk mendapatkan analisa yang dalam dan menyeluruh dibutuhkan kolabolasi beberapa tools dan metode. Kolaborasi tersebut tertuang pada tahap – tahap penelitian ini, mulai dari Busi- ness Area Analysis untuk memetakan subyek data yang diperlukan pada pembuatan database, An- alisis Current Condition dengan memetakan kebutuhan pengetahuan dan mengukur KM Readiness dengan Skala Rao. Kedua analisa tersebut menghasilkan rekomendasi arsitektur KM yang terpusat ( Centralized ) serta Rancangan Aplikasi KM berbasis Websit e dengan disertai dengan pertimbangan cost benefit analysis . Kesimpulan yang didapatkan yaitu Knowledge Management System merupakan salah satu solusi nyata bagi organisasi dalam memberi kontribusi untuk perbaikan Tata kelola serta Sumber Daya Manusia dalam organisasi, Kesiapan organisasi dalam menerapkan Knowledge Man- agement turut berpengaruh pada proses pengembangan Knowledge Management System , Teknologi merupakan  salah satu  aspek yang  berkontribusi  terhadap pengembangan knowledge  management , selain itu Knowledge Management System dapat dikembangkan menjadi tools untuk membantu ma- najemen dalam menilai aspek keaktifan karyawan.
Sitasi: Ratwiyanti,  P.;  Harisno Harisno, H.. ( 2023 ).    Pengembangan Arsitektur  Knowledge  Management System Untuk Model Bisnis Pendidi- kan  Tinggi.  JTIM:  Jurnal  Teknologi Informasi  Dan  Multimedia,  5(1),  34- 47. https://doi.org/10.35746/jtim.v5i1.332
Copyright: ©  2023 oleh  para penulis.  Karya  ini  dilisensikan  di bawah Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License. (https://creativecommons.org/license
s/by-sa/4.0/).
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1 35  of 47
Kata  kunci: Knowledge ; Knowledge  Management ; Knowledge Management  System,  KM  Readiness , KM Architecture

## 1. Pendahuluan
Alasan fundamental  mengapa perusahaan Jepang sukses, karena  ketrampilan dan pengetahuan  mereka  terdapat  pada  penciptaan knowledge organisasi.  Penciptaan knowledge dicapai melalui  pengenalan  hubungan  sinergik antara tacit knowledge dan ex- plicit knowledge [1]. Knowledge yang dimiliki oleh masing – masing karyawan yang meru- pakan  aset  berharga  bagi  perkembangan  sebuah  institusi  atau  organisasi.  Karyawan cenderung sulit berkembang apabila distribusi knowledge tidak berjalan dengan baik yang berdampak pula pada perkembangan institusi, sehingga pengeloalaan knowledge sangat diperlukan.
Objek penelitian ini adalah sebuah institusi dengan model bisnis pendidikan tinggi yaitu Universitas XYZ dimana knowledge sangat berperan penting dalam proses bisnis dan perkembangan Institusi tersebut. Data dari bagian PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia) Universitas  XYZ tercatat jumlah  karyawan  serta dosen sebanyak 133 dengan perincian 21 Karyawan tetap, 50 Karyawan Kontrak, 10 Karyawan Outsourcing , 20 Dosen Tetap, 32 Dosen Kontrak.
Proyek  atau  Penelitian  ini  penting  dilakukan  mengingat  sulitnya  penyebaran knowledg e  di  Universitas  XYZ  karena  penerapan Knowledge  Management Purwokerto masih minim, Penyimpanan atau Knowledge Repositories masih terbatas Work Instruction yang  disusun  oleh  Pihak  Manajemen  untuk  didistribusikan  pada  karyawan  masing – masing bagian dalam bentuk Hardcopy . Work Instruction ini juga hanya menampung garis besar tugas dari masing – masing staff tanpa menyertakan standar – standar detail dari tugas masing – masing staff, sehingga cara penyelesaian tugas atau masalah rutin yang terjadi pada perusahaan diketahui oleh staff melalui pengalamannya bekerja, bukan ka- rena dibantu SOP dari perusahaan.
Pengetahuan  atau Knowledge tersebut  masih  bersifat Tacit ,  dimana  ada  dalam  diri masing – masing staff. Tacit Knowledge masih ditularkan secara dari personel ke personel lainnya melalui komunikasi pribadi dengan cara mengamati, mencontoh dan melatih na- mun tidak mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge tersebut.
Selain itu pengelolaan knowledge yang kurang baik, menjadi salah satu faktor kurang baiknya Tata Kelola Manajemen pada instansi. Yang berimbas pada Sering terjadi masa- lah yang berulang dalam penyelesaian sebuah tugas diakibatkan kurangnya pengetahuan dan sulitnya mendapatkan penegetahuan yang diperlukan.
Sebelumnya telah dilakukan penelitian dengan judul Investigating the relationship be- tween knowledge sharing and improvement in the employee performance based on the ACHIEVE Model (Isfahan Steel Company as a case study) yang menemukan bahwa ada hubungan yang signifikan antara berbagi pengetahuan dan peningkatan kinerja karyawan lewat Pengum- pulan data menggunakan kuisioner. koefisien 0,89 menunjukan realibilitas kuesioner. Hal ini  menunjukkan bahwa ada Ada hubungan  yang  signifikan antara masing-masing di- mensi kinerja karyawan dan berbagi pengetahuan [2].
Penelitian dengan judul Knowledge Management Systems Generic Architectures: Enhanc- ing  Uniformity  and  Inter-Operability  of  Technological  Tools  for  Knowledge  Management . Menghasilkan  menghasilkan  Uraian  kebutuhan  untuk  sistem  manajemen  pengetahuan generik  dan  apa  yang  harus  dipertimbangkan  dalam  hal  teknis  serta  tujuan  organisasi ketika mengembangkan KM . Saran Terbaik KM disediakan dalam bentuk arsitektur sis- tem  manajemen  pengetahuan  generik,  yang  akan  memandu  semua  implementasi teknologi untuk KM [3]. Dalam penelitian berjudul Building a Knowledge Repository: Linking Jordanian Univer- sities  E-library  in  an  Integrated  Database  System menghasilkan  Pendekatan  untuk
membangun  Knowledge  Repository  untuk  menyimpan,  mencari,  mengakses  dan mengambil  sumber  pengetahuan  berdasarkan  kerangka  yang  diusulkan  yang menyarankan mengintegrasikan Universitas Yordania e-library dalam satu sistem database yang  memungkinkan  dan  memudahkan  akses  para  pencari  pengetahuan  dan  peneliti pengetahuan untuk login ke database melalui berbagai teknologi informasi alat kapan saja dan dari mana saja 24 jam 7 hari seminggu, akses bisa bebas atau akses berlangganan yang ditunjuk  untuk  pengguna  dan  pengelola.  Kesimpulan  dari  penelitian  ini  adalah  Mem- bangun Knowledge Repository sangat tergantung pada mengintegrasikan e-library di salah satu  sistem  database  yang  dapat  memungkinkan  siswa,  peneliti,  akademisi  dll  untuk mengakses  dan  meng-upload  atau  mempublikasikan  karya-karya  mereka  untuk  me- lestarikan repositori pengetahuan dalam jangka panjang. Oleh karena itu, keberhasilan repositori pengetahuan akan terpenuhi jika Universitas Yordania setuju dalam menginte- grasikan e-library mereka dalam satu sistem database. Oleh karena itu pentingnya e-library atau perpustakaan digital telah diakui oleh banyak negara di dunia [4].
Dalam penelitian dengan judul Framework for a Knowledge Management System for Cur- riculum Development Process berhasil membangun Kerangka Kerja KM dan Kerangka Re- pository KM untuk Kurikulum. Kesimpulan yang didapatkan adalah KMS dapat mem- bantu untuk meningkatkan kecepatan kurikulum revisi dan memperkenalkan baru ku- rikulum  menjaga  kecepatan  dengan  persyaratan  profesional  dan  teknologi  baru.  Itu pengembang kurikulum tidak akan harus mulai dari awal untuk merancang kurikulum karena usabilitas dari sebelumnya bekerja dalam sistem untuk menghindari pengulangan pekerjaan. Itu akan memfasilitasi desain kurikulum interdisipliner karena ketersediaan dan aksesibilitas informasi yang diperlukan dari disiplin ilmu lainnya [5].
Dalam  penelitian  berjudul  “Perancangan  Prototype  Aplikasi  Knowledge  Manage- ment Pada Divisi Management Automation Informastion Untuk Mendukung Oracle Fi- nancial”  menghasilkan  Menghasilkan Prototype  Aplikasi  Knowledge  Management ,  dan  di- tarik  kesimpulan prototype aplikasi knowledge  management dapat  menyimpan knowledge dan  pengalaman  karyawan  yang  bermanfaat  baik  pada  saat  ini  ataupun  di  masa  yang akan datang, dengan penggunaan prototype aplikasi knowledge management dapat mengu- rangi waktu yang dibutuhkan untuk pemecahan kasus, karena dapat menggunakan so- lusi yang tersimpan pada knowledge base dan riset hanya dilakukan untuk masalah-masa- lah  baru,  perancangan prototype  knowledge management  yang  dikembangkan  telah mampu menjawab semua permasalahan dalam proyek yang telah dijelaskan sebelumnya [6].
Dalam penelitian berjudul “ Creation of a Knowledge Space by Semantically Linking Data Repository and Knowledge Management System – a Use Case from Production Engineering ” ber- tujuan untuk menghasilkan desain dari sistem untuk penyimpanan data dan dokumen- tasi proses penelitian mulai dari pembuatan, pemrosesan, analisis dan penggunaan kem- bali data dalam jumlah besar. Penyajian desain dalam penelitian ini menggunakan anotasi semantic dan menhubungkan Use case dari langkah dan rantai proses dari pembentukan teknologi yang disesuaikan. Dengan langkah tersebut penelitian ini berhasil menyajikan RDMS yang terdiri dari penyimpanan data dan knowledge management system untuk menangani data penelian dan informasi kontekstual pada pembuatan data dalam bentuk sampel, protokol, mesin dan alat [7].
Dalam penelitian berjudul “ Integration of Industry 4.0 technologies and Knowledge Man- agement  Systems  for  Operational  Performance  Improvement ”  yang  bertujuan  untuk me- nyelidiki  potensi Knowledge  Management sebagai  mediator  pada  hubungan  antara teknologi industri 4.0 dan kinerja operasional. Penelitian ini menggunakan metode survei dalam  mengumpulkan  data  dari  112  karyawan  level  manajerial  dari  manufaktur  yang berlokasi di Brazil. Hasil penelitian ini menemukan bahwa ada hubungan langsung dan positif antara teknologi industri 4.0, proses KM spesifik dan kinerja operasional. Namun
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1 37  of 47
pendekatan umum untuk KM tidak dapat serta merta digunakan dan harus dilakukan refleksi khusus atau mengacu pada masing-masing perusahaan secara konteks maupun situasi [8].
Dalam penelitian berjudul “ Building an effective knowledge management system in Saudi Arabia using the principles of good governance ” yang bertujuan untuk mengidentifikasi di- mensi tata kelola yang dapat membantu Arab Saudi membangun Knowledge Manage- ment yang Efektif sebagai sarana untuk mecapai pembangunan berkelanjutan. Penelitian ini dilakukan dengan menganalisis data sekunder yang dikumpulkan di Arab Saudi dari tahun 1996 hingga 2017 untuk mengeksplorasi dan memprediksi hubungan antara per- tumbuhan ekonomi, yang diukur dengan Pertumbuhan Produk Domestik Bruto (PDB), yang telah dihitung dari tahun 1970 dan seterusnya; kompleksitas ekonomi, yang diukur dengan  Indeks  Kompleksitas  Ekonomi  ( ECI ),  yang  dihitung  dari  tahun  1970  dan  se- terusnya; dan tata kelola yang baik, yang diukur dengan enam dimensi tata kelola, yang telah dihitung sejak tahun 1996 dan seterusnya: Pengendalian Korupsi ( CC ); Efektivitas Pemerintah ( GE ); Stabilitas Politik dan Ketiadaan Kekerasan/Terorisme ( PV ), Regulatory Quality (RQ); Rule of Law (RL), dan Voice and Accountability (VA), bersama dengan Collective Good Governance (IQ) , yang diestimasikan sebagai penjumlahan skor untuk keenam faktor tersebut. Temuan dalam penelitian ini menyoroti pentingnya meningkatkan produktivi- tas sektor publik, memerangi korupsi, dan memungkinkan sistem supremasi hukum se- bagai faktor kunci dalam menciptakan Knowledge Management System yang berkualitas di Arab Saudi [9].
Dalam penelitian berjudul “ Development of Knowledge management system to Support Knowledge  Sharing  Among  Lecturers ”  yang  bertujuan  untuk mempermudah  penyebaran pengetahuan  berhasil  membangun  prototype knowledge  management yang  cocok  untuk digunakan sebagai media pendukung kegiatan knowledge sharing antar dosen. Penelitian ini  dilakukan  dengan  2  kombinasi  metode,  yaitu Framework  KM Amrit  Tiwana  dan penyesuaian Teknik pengujian sistem User Aceptance Test (UAT) [10]. Penelitian dengan judul “ The Development of The Knowledge Management System to Im- prove Employees’s Capabilities and Performances: A Case Study at Jupiter Department PT. XYZ Coal ” memiliki tujuan untuk melakukan pemetaan terhadap pengetahuan dalam rangka mendapatkan  gambaran  umum  pengetahuan  dari  organisasi  dan  menganalisis  penge- tahuan  kritis  dari  masing-masing  bagian  organisasi.  Peneltian  ini  mengkombinasikan metode knowledge mapping dan gap analisis. Hasil penelitian ini adalah kesimpulan bahwa seluruh karyawan telah dapat belajar dari kesalahan sehingga minim kesalahan berulang, selain itu Knowledge Management System membuat karyawan dalam departemen bekerja lebih efektif dan mengurangi kesalahan berulang [11] .
Penelitian berjudul “ The Impact of Knowledge Management, Data Culture and the Devel- opment  of  Data  Innovation  on  the  Quality  of  the  Business  Insights  Framework ” mengkaji seberapa  besar  pengaruh Knowledge  Management  Process,  Information  Culture  dan  Infor- mation  Technology  Maturity terhadap  kualitas  sistem business  intelligence .  Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif analitik dengan metode statistik SEM-PLS . Hasil  penelitian  menunjukkan  adanya  pengaruh  positif  antara Knowledge  Management Process,  Information  Culture dan Information  Technology  Maturity secara  parsial  terhadap kualitas Sistem Business Intelligence [12].
Penelitian berjudul “ Aligning strategy with knowledge management system for im- proving innovation and  business performance ” bertujuan untuk  menegtahui pengaruh Strategic Knowledge Management System Alignment (SKMSA) terhadap indikator seperti ino- vasi  dan  kinerja  bisnis.  Penelitian  ini  mengadaptasi  model  yang  kuat  untuk  mengek- splorasi  bagaimana SKMSA ,  dalam  dimensi  penghargaan,  kepercayaan,  peta  penge- tahuan, dan kodifikasi pengetahuan, berdampak pada inovasi dan kinerja bisnis perus- ahaan  menggunakan  pendekatan  pemodelan  persamaan  struktural  kuadrat  terkecil
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1
parsial. Penelitian ini menghasilkan temuan bahwa SKMSA memiliki dampak positif dan signifikan  terhadap  kinerja KM dan  kinerja KMS .  Selanjutnya,  kinerja KM dan  kinerja KMS ditemukan memiliki hubungan positif yang signifikan dengan kinerja inovasi dan kinerja  bisnis.  Temuan  studi  ini  akan  membantu  manajer  mengembangkan  strategi SKMSA dan meningkatkan inovasi dan kinerja bisnis [13]. Penelitian berjudul “ The role of digital innovation in knowledge management systems: A systematic literature review ” bertujuan untuk mempelajadi literatur tentang inovasi digital pada Knowledge Management System untuk memahami perannya dalam tata kelola bisnis. Metode yang diterapkan adalah analisis bibliometric pada database termasuk artikel yang diterbitkan  dalam  3  dekade  terakhir  (1990-2020).  Hasil  penelitian  ini  adalah  temuan berupa penelitian yang dipublikasikan pada topik ini memiliki implikasi pada model dan kinerja bisnis [14] .
Penelitian berjudul “ Application of Knowledge Management Tools: Comparative Analysis of  Small,  Medium,  And  Large  Enterprises ”  memiliki  tujuan untuk  menganalisis  per- bandingan inisiatif Knowledge Management pada perusahaan kecil, menengah dan besar yang beroperasi Di Ukraina, mentoroti karakteristik khusus dari kebijakan KM dan ruang lingkup serta alat untuk KM . Metodologi yang diusung adalah konsep penelitian yang dikembangkan  berdasarkan  perspektif  sosio-teknis  integrative.  Data  empiris  diperoleh melalui survei kuesioner di antara 90 manajer perusahaan Ukraina kecil, menengah, dan besar  dan  dianalisis  secara  statistic.  Penelitian  ini  menemukan  bahwa  perusahaan,  ter- lepas  dari  ukurannya,  menunjukkan  kesadaran  yang  tinggi  akan  pentingnya  penge- tahuan/ KM untuk bisnis mereka, perbedaan yang signifikan antara perusahaan kecil dan besar ditemukan sehubungan dengan kebijakan KM mereka, ruang lingkup aplikasi alat KM lanjutan,  dan  intensitas  beberapa aplikasi  alat KM tradisional  dan  lanjutan.  Dalam semua  kasus,  perusahaan  besar  menunjukkan  tingkat  karakteristik  yang  lebih  tinggi dibandingkan  dengan  perusahaan  kecil,  sedangkan  perusahaan  menengah  lebih  mirip dengan perusahaan besar [15].
Dalam penelitian berjudul “ Knowledge management system requirements to support En- gineering-To-Order manufacturing of SMEs ” yang menganalisis Knowledge Management Sys- tem yang mendukung Enggineer-To-Order dalam UKM memperkenalkan alat berbasis TI untuk mendukung penerapan Knowledge Management System guna meningkatkan kinerja manufaktur Engineer-To-Order .  Penelitian  ini  mengidentifikasi  seperangkat  persyaratan sistem  manajemen  pengetahuan,  tiga  studi  kasus  mendalam  tentang  perusahaan  kecil dan menengah Italia dibahas. Penelitian ini mengusulkan serangkaian persyaratan KMS untuk  mendukung  kebutuhan ETO dalam  konteks  UKM.  Juga,  ini  menyediakan seperangkat persyaratan untuk alat TI yang dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut [16].

## 2. Bahan dan Metode
Kerangka pikir peneliti dalam proyek ini dapat dilihat pada Gambar 1 :
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1
Business Area Analysis Business Function Vs Organization Unit Business Function Vs
Data Subject Organization Unit Vs Data Subject Current Condition Analysis Core Knowledge Analysis KM Readiness KMS Recomendation KMS Architecture Web KM Design Cost Benefit Analysis
Gambar 1 Kerangka Pikir Penelitian

## A. Business Area Analysis
Tahap  ini  melakukan  pendefinisian  kondisi  awal  arsitektur  bisnis. Selanjutnya  menentukan  model  atau  aktifitas  bisnis  yang  diinginkan  sesuai dengan skenario bisnis. Analisis dilakukan pada proses bisnis yang terdapat pada  organisasi.  Fungsi  dari  tahap  ini  adalah  untuk  mengetahui  kondisi aktifitas  yang  dilakukan  oleh  organisasi.  Tujuan  pada  tahap  ini  adalah memotret  kondisi  organisasi  dengan  melihat core bisnis,  sehingga  dapat dipetakan  kebutuhan  system  dan  teknologi  informasi  untuk  mendukung pengelolaan  pengetahuan  atau  menentukan  aspek  layer  yang  tepat  dalam arsitektur Knowledge  Management  System .  Tahap  ini  meuat  transformasi matriks,  dimulai  dari  matriks Business  Function Vs  Organization  Unit yang menghasilkan pemetaan tugas dan tanggungjawab dari masing – masing area bisnis, matriks Business Function Vs Data Subject yang menghasilkan pemetaan kebutuhan  data  dan  informasi  dari  masing – masing  fungsi  bisnis,  hingga matriks Organization  Unit  Vs  Data  Subject yang  menghasilkan  pemetaan  hak akses atas data dan informasi dari seluruh area organisasi.

## B. Current Condition Analysis
Terdiri  dari  pengukuran  terhadap Knowledge  Management  Readiness dan pemetaan core knowledge . Tahap ini berfungsi Untuk mengetahui seberapa siap Instansi ini dalam menerapkan Knowledge Management System serta mengetahui pengetahuan apa saja yang nantinya dikelola dalam aplikasi KM yang dibangun. Dalam tahap ini 3 aspek dalam Knowledge Management System yaitu abstract, soft, hard diukur  dengan  menggunakan  kuesioner  yang  dibagikan  pada  sampel populasi.  Hasil  dari  penilaian  kuesioner  tersebut  menghasilkan  tingkat/level kesiapan KM yang divisualisasikan lewat skala maturity KM Readiness Level [17],
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1 40  of 47
yaitu 1 untuk Not Ready, 2 untuk Preliminary, 3 untuk Ready, 4 untuk Receptive, 5 untuk Optimal . Setelah  dilakukan  pengukuran  terhadap  kesiapan  organisasi dalam  penerapan Knowledge  Management dilakukan  pengukuran  kesenjangan antara kondisi awal dan kondisi ideal dari organisasi.

## C. Rekomendasi Pengembangan Sistem
Rekomendasi yang dihasilkan dalam penelitian ini terdiri dari 3 yaitu:
a) Knowledge  Management  System  Architectur e  tahap  ini  menjelaskan  model arsitektur  yang  direkomendasikan.  Mengadopsi  konsep  arsitektur  dari Ronald Maier [18] Pada tahap ini ditentukan 7 layer aspek yang dibutuhakan pada  arsitektur KMS ,  seperti Knowledge  Worker,  Personalization  services, knowledge  services,  Integration  services,  infrastructure  services dan data  and knowledge sources.
b) Web  KM  Design :  tahap  ini  menjelaskan  turunan  yang  lebih  teknis,  setelah gambaran platform dan infrastrukur sudah muncul pada tahap sebelumnya, maka disusunlah rancangan prototype dari platform yang akan mendukung pengelolaan pengetahuan ( knowledge management system). Tahap ini dibantu dengan Unified Modeling Language yang terdiri dari: Use Case Diagram, Class Diagram, dan Sequence Diagram [19] .
c) Cost  Benefit  Analysis : Tahap  ini  dilakukan  untuk  mengukur  kelayakan pengembangan  dan  implementtasi  proyek knowledge  management  system. Terdapat 2 metode yang digunakan yaitu Return of Investment (ROI) dan Net Per Value (NPV) [20] .

## 4. Pembahasan
Dalam melakukan pengembangan arsitektur Knowledge Management System pada universitas XYZ dilakukan tahap berikut ini:
A. Business Area Analysis
Tahap  ini  dapat  dilakukan  setelah  Setelah  mengenal  tugas  dari  masing – masing Bagian atau Divisi dari instansi, dilakukan dengan lewat tahap berikut ini:
1) Pemetaan Fungsi Bisnis terhadap Unit Organisasi
Hasil Pemetaan menemukan 40 fungsi bisnis yang harus ditangani oleh 14 unit organisasi.  Pemetaan  dilakukan  lewat  matriks function  vs  organization  unit, sebagaimana gambar berikut ini:
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1
Gambar 2. Matriks Pemetaan Fungsi Bisnis terhadap Unit Organisasi

## 2) Pemetaan Kebutuhan Subyek Data terhadap Fungsi Bisnis
Hasil Pemetaan menemukan 33 kebutuhan dokumen standar dan cara kerja dari 40  Proses  bisnis  yang  ada.  Pemetaan  dilakukan  lewat  matriks data  subject  vs function, sebagaimana gambar berikut ini:
Gambar 3. Matriks Pemetaan Subyek Data terhadap Fungsi Organisasi

## 3) Kebutuhan Subyek Data terhadap Fungsi Bisnis Ternormalisasi
Setelah  Subyek  Data  dipetakan,  lalu  dilakukan  proses  penelompokkan  sesuai dengan  unit  kerja  yang  bertanggungjawab,  hal  ini  sebagaimana  terlihat  pada Gambar 3.
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1
Gambar 4. Matriks Pemetaan Subyek Data terhadap Fungsi Organisasi dan
Unit Organisasi
B. Current Condition Analysis
1) Core Knowledge Analysis
Tahap pertama dalam Core Knowledge Analysis adalah Identify core business and knowledge  requirement, hal  ini  dapat  dilaksanakan  setelah  seluruh  tahapan  pada Business Area Analysis telah dilaksanakan. Pada tahap pertama ini mengklasifikasi pengetahuan  apa  saja  yang  dibutuhkan  pengguna  nantinya  pada Knowledge Management System yang dibangun, hal ini didasarkan pada unit organisasi, fungsi bisnis dan subjek data. Tahap ini menemukan bahwa dari 10 unit organisasi yang ada membutuhkan sebanyak 96 pengetahuan yang harus dikelola. Tahap kedua dalam Core  Knowledge  Analysis  adalah Define  Knowledge  Domain. Dari  96  penge- tahuan yang berhasil dipetakan dibagi menjadi 6 Domain pengetahuan.
Tahap ketiga dalam Core Knowledge Analysis adalah Review Knowledge Capabili- ties, dimana ini dilaksanakan dengan mengukur Gap kondisi terkini dan kondisi ideal. Pada tahap ini menghasilkan beberapa saran dan langkah yang dapat di- adopsi  dalam  menghasilkan  rekomendasi KMS diantaranya:  Menambah dukungan  IT/IS  untuk  pengelolaan  pengetahuan.  (Dokumentasi,  sharing  dan Pengelolaan,  Pembelajaran,  dan  Publikasi  pengetahuan),  Membuat  Database lengkap  mengenai  kompetensi dan keahlian  Dosen dan karyawan, Mengkomu- nikasikan Standar dan Cara Pengelolaan Data dan Manajemen ke seluruh bagian Organisasi, Memberikan Training untuk menambah kompetensi Karyawan, Men- dokumentasikan  dan  mengelola  Pengetahuan  dan  Penyelesaian  Masalah,  Men- golah Pengetahuan untuk pembaruan tata cara untuk efektifitas pengelolaan Data dan Manajemen. Membuat Aplikasi Knowledge Management untuk pengelolaan pengetahuan  (Dokumentasi,  sharing  dan  Pengelolaan,  Pembelajaran,  dan  Pub- likasi pengetahuan) (Dukungan IS), Menyiapkan Tim Pengelola KM pada perus- ahaan,  Membuat  program  Training  sesuai  kompetensi  staff,  Menyimpan  dan memperbaharui  informasi  kompetensi  karyawan  dalam  Database  secara  rutin.
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1
Tahap keempat adalah Defining Core Knowledge diamana pengetahuan didefin- isikan dengan membanginya kepada 2 kategori yaitu Basic Core Knowledge yaitu adalah pengetahuan utama yang dihasilkan, dibagikan dan di akses ataupun di kelola oleh seluruh karyawan, dari 6 domain knowledge yang telah diketahui 3 di- antaranya  masuk  dalam Basic  Core  Knowledge dan  3  diantaranya  masuk  dalam Strategic Core Knowledge.

## 2) Pengukuran Keisapan Penerapan Knowledge Management System (KMS Readiness)
Responden berjumlah 100 orang terdiri dari seluruh staff dari seluruh bagian di  Universitas  XYZ.  Hasil  Analisis  Aspek  abstrak  yaitu  74,452  %  yang menunjukkan  bahwa  melalui  aspek  Abstrak,  Instansi  dalam  level  3  yaitu Ready untuk mengimplementasikan KMS.
Hasil  Analisis  Aspek Soft yaitu  50,29  %  yang  menunjukkan  bahwa  melalui aspek Soft , Instansi dalam level 2 Preliminary untuk mengimplementasikan KMS.
Hasil  Analisis  Aspek  abstrak  yaitu  61,77  %  yang  menunjukkan  bahwa  melalui aspek  Abstrak,  Instansi  dalam  level  3  yaitu Ready untuk  mengimplementasikan KMS.
Kesiapan implementasi KMS di Universitas XYZ mencapai 63,36 % atau sudah mencapai  level  3  ( Ready ),  artinya  Universitas  XYZ  cukup  siap  untuk mengimplementasi  KM  namun  belum  terlalu  stabil,  kegiatan-kegiatan  yang mendukung sebagian sudah dilaksanakan, namun masih membutuhkan beberapa perbaikan untuk mendukung keberhasilan implementasi knowledge management di organisasi.

## C. Rekomendasi Pengembangan Sistem
Rekomendasi yang dihasilkan dalam penelitian ini terdiri dari 3 yaitu:
1) Knowledge Management System Architectur e
Rencana KMS yang dibangun adalah KMS dengan arsitektur centralized yaitu terpusat,  jadi  apabila  perusahaan  melakukan  pengembangan  perusahaan pengambilan  keputusan  atas  pengelolaan KMS serta server untuk  menyimpan knowledge tetap  ada  di  kantor  pusat.  Selain  mempermudah  pengguna  berbagi pengetahuan, dan mendokumentasikan pengetahuannya KMS ini juga membantu manajemen  sebagai Decission  Support Dalam  penyedia  data  pendukung  untuk mengetahui  kemampuan  Staff  serta  dosen  dalam  pemecahan  masalah  teknis sebagai  salah  satu  penilaian  kinerja.  Gambar  4.5  adalah  Arsitektur Knowledge Management System terpusat ( Centralized ) yang dirancang untuk Universitas XYZ .
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1
I – Access services
Berbasis Website
Akses dengan browser
Melalui PC atau mobile phone

## Knowledge Worker
II – Personalization Services Terbagi menjadi 3 tipe pengguna :
Administrator : mengelola sistem secara keseluruhan
Manager : mengakses knowledge , mengelola forum dan melihat data User (knowledge worker) : melihat knowledge yang telah diolah
III – Knowledge Services Lewat Application Layer dengan fitur yang berfungsi untuk : Discovery ( view dan search knowledge ), Publication (publikasi pembaruan pengetahuan dan kegiatan), Collaboration ( Sharing knowledge dan mendokumentasikan knowledge ), Learning (lewat sharing maupun sumber eksternal)
IV – Integration Services Terbagi atas pengetahuan general dan pengetahuan divisi Pengetahuan divisi masih terbagi lagi sesuai divisi yang ada dalam perusahaan
V – Infrastruktur Services
Menggunakan Internet untuk Akses dan pengelolaan
R ep o si to ri es K n o w le d ge D at a Ek st er n al fr o m o n lin e d at ab as es A p lik as i O n lin e la in d al am P er u sa h aa n
Gambar 5. KMS Architecture Universitas XYZ
2) Web KM Design : Tahap ini dibantu dengan Unified Modeling.
a. Use Case
Berikut ini merupakan gambaran interaksi admin, user dan manager dengan aplikasi Knowledge Management yang dibangun
MANAGER USER ADMIN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Universitas XYZ Update Menu Corprate Update Konten Knowledge Submit Status Pada Forum Submit Pengumuman Submit Berita Mengelola Forum Submit Komentar Pada Forum Submit Artikel (Corner) Submit Catatan Harian Mengelola_FAQ Submit komentar pada artikel (Corner) Mengelola Account Mendapatkan Laporan Keaktifan Mendapatkan Laporan Komposisi Staff
Gambar 6. Use Case rancangan aplikasi Knowledge Management Universitas XYZ.
45  of 47

## b. Sequence Diagram
Detail dari interaksi yang terjadi antara pengguna dengan aplikasi Knowledge Management ,  digambarkan  melalui sequence.  Sequence aplikasi knowledge Management terbagi  atas  3  bagian  yaitu  hak  akses  admin,  manager  dan karyawan.  Pada  aplikasi knowledge  Management ,  terdapat  beberapa  fitur aplikasi, yang dapat diakses penuh oleh setiap pengguna. Karena hal tersebut, pada fitur-fitur tersebut gambar sequence yang dibuat tidak dibedakan antara admin,  manager  dan  user.  Sedangkan  pada  fitur-fitur  penggunaannya dibedakan atas admin, manager dan user maka gambar sequence akan dibuat berbeda. Terdapat 12 sequence dari setiap fitur aplikasi knowledge management diantaranya: Sequence  Log  In,  Sequence Ubah  Password, Sequence Ubah  Data Akun, Sequence Tambah  Pertanyaan, Sequence Tambah  Komentar, Sequence Tambah Konten Catatan Harian, Sequence Tambah Konten Knowledge (Admin), Sequence Kelola Account  (Admin),  Sequence Kelola  Forum/Kolom  Sharing (Admin), Sequence Kelola  Catatan  Harian  (Admin), Sequence Kelola Account (Manager), Sequence Kelola Forum/Kolom Sharing (Manager).

## c. Class Diagram
Setelah  dilakukan  pemetaan Field yang  diperlukan  pada  rancangan Database ,  selanjutnya  adalah  menentukan  hubungan  antar  tabel  dalam Class Diagram Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan  objek  beserta  hubungan  satu  sama  lain  seperti  containment,  pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. seperti yang terlihat pada Gambar 7 dibawah ini adalah gambar class diagram rancangan aplikasi Knowledge Management Universitas XYZ.
Account
*NIK :int **Id_Bagian :int Nama :char
Posisi :char Email :char Nomor_telp Tempat_Tanggal_Lahir :char Pendidikan :char
Kompetensi/Keahlian :char
Penghargaan_yg_telah_diraih :char Status_Karyawan :char Jumlah_Posting Jumlah_Komentar
Jumlah_Catatan_Harian
Password :char Corporate
*Id_Document_Corporate :int Tanggal_Unggah :datetime
Tanggal_Relevan :datetime Profil :char Visi_Misi :char Struktur_Organisasi :char
Target_Perusahaan :char Peraturan_Perusahaan :char Forum_Divisi *ID_Pertanyaan_Divisi:char **Id_Bagian:int Isi_Pertanyaan_Divisi:char tanggalpertanyaan :datetime Komentar_Divisi:char tanggalkomentar :datetime Komentar_terbaik_Divisi:char Bagian *Id_Bagian: int Nama_bagian :char Konwledge Content
*ID_Dokumen :int **Id_Bagian
Nama_Dokumen :char
Tanggal_Upload :datetime Tanggal_Relevan :datetime Forum_General *ID_Pertanyaan_General: int **Id_Bagian: int Isi_Pertanyaan_General :char Tanggalpertanyaan :datetime Komentar_General :char
Tanggalkomentar :datetime
Komentar_terbaik_General :char Berita *ID_Berita :int Judul_Berita:char
Isi Berita :char Tanggal_Upload :char Pengumuman_Divisi *ID_Pengumuman_Divisi :int **ID_Bagian :int Tanggal_Pengumuman :datetime Judul_Pengumuman :char Isi Pengumuman :char
Catatan Harian *Id_Catatan :int **Id_Bagian :int Tanggal_catatan
Isi_Catatan :char
Isi_KasusSolusi :char Pengumuman_General
*ID_Pengumuman_General: int **ID_Bagian: int Tanggal_Pengumuman:datetime Judul_Pengumuman :char Isi Pengumuman :char
FAQ *ID_Pertanyaan :int Kata Kunci :char
Pertanyaan :char Jawaban :char Corner *ID_Artikel :int Jenis_Artikel :char Isi_Artikel :char Komentar_artikel :char Memiliki memiliki memiliki memiliki memilik akses akses akses akses akses akses
Gambar 7. Class diagram rancangan aplikasi Knowledge Management Universitas
XYZ.
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1 46  of 47 3) Cost Benefit Analysis
a. Return Of Investment ( ROI ), dengan
𝑅𝑂𝐼 = Rp. 12.961.426 Rp. 8.393.428 × 100% = 1,54%
Dari perhitungan ROI diatas besarnya keuntungan yang bisa diperoleh yaitu 1,54  %  selama  periode  waktu  yang  telah  ditentukan  untuk  menjalankan proyek  yaitu  5  tahun,  maka  proyek  ini  dikategorikan  layak  karena  angka diatas 0%. Perhitungan ROI belum memperhitungkan faktor nilai waktu dari uang.  Sehingga  selain ROI digunakan  pula  perhitungan Net  Present  Value (NPV)
b. Net Present Value (NPV) memperhitungkan faktor tersebut untuk mendekati kenyataan  di  dunia  keuangan  dan  investasi  mengingat  nilai  uang  berbeda dari waktu ke waktu. Maka sebagai perbandingan untuk keperluan analisis kelayakan,  digunakan  metode  NPV.  Perhitungan  NPV  ternyata menghasilkan  nilai  positif  sebesar  Rp.  Rp.  48.698.551  sehingga  jika  NPV dipakai  sebagai  bahan  pertimbangan  untuk  melanjutkan  investasi,  karena nilai yang cukup besar, investasi aman untuk tingkat inflasi yang lebih tinggi, maka investasi dapat diterima dan layak untuk terus dikembangkan .

## 5. Kesimpulan
Dari hasil pengembangan Knowledge Management di Universitas XYZ, maka dapat diperoleh beberapa kesimpulan sebagai yaitu: Knowledge Management System meru- pakan salah satu solusi nyata bagi Universitas XYZ dalam memberi kontribusi untuk perbaikan tata kelola serta Sumber Daya Manusia dalam organisasi. Kesiapan dalam menerapkan  Knowledge  Management  turut  berpengaruh  pada  proses  perancangan dan pengembangan Knowledge Management System pada Universitas XYZ. Aplikasi Knowledge Management System merupakan salah satu solusi yang berkontribusi ter- hadap pengembangan knowledge management di Universitas XYZ, aplikasi ini layak diterapkan  secara  ekonomi  dan  fitur  yang  dirancang  memungkinkan  menjadi  alat bantu bagi staff untuk menyimpan, membagikan dan menyebarkan pengetahuannya. Fitur pada aplikasi Knowledge Management System dapat digunakan sebagai sarana mengembangkan  serta  memperbaharui  Knowledge-nya,  selain  itu  Knowledge  Man- agement System dapat dikembangkan menjadi tools untuk membantu manajemen da- lam menilai aspek keaktifan karyawan.
Adapun  saran  untuk  penelitian  selanjutnya  adalah:  perlu  dilakukan  evaluasi Knowledge Management System setelah diterapkan untuk mengukur apakah budaya mendokumentasi knowledge dan sharing knowledge telah terbentuk ditandai dengan adanya peningkatan jumlah staff yang yang aktif mengkontribusikan ide-ide pada fo- rum maupun catatan harian. Pada pengembangan berikutnya disarankan ada penam- bahan  fitur  chatting  berbasis  artificiall  intelegence  pada  aplikasi  agar  user  dapat mengakses knowledge dengan lebih praktis.
JTIM 2023 , Vol. 5 , No. 1

## Referensi
[1] T. I. Nonaka, The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics In Innovation, New York: Oxford University Press, 1995.
[2]    T. Deve and D. G. Hapanyengwi, " Knowledge Management Systems Generic Architectures: Enhancing Uniformity and In-ter-Operability of Technological Tools for Knowledge Management," Electronic Journal of Knowledge Manage- ment, pp. 206-218, 2014, vol. 12, no. 3, pp. 206-218, 2014.
[3]    N. Venkatesh and S. Kalpavalli, "Building Knowledge Management-based Systems: Initiatives at Research," DESIDOC Journal of Library & Information Technology, vol. 34, no. 4, pp. 304-308, 2014.
[4]    Faleh and A. Alhawary, "Building a Knowledge Repository: Linking Jordanian Universities E-library in an Integrated Database System," International Journal of Business and Management, vol. 6, no. 4, pp. 129-135, 2011.
[5]    S. A. Tarnekar, "Framework for a Knowledge Management System for Curriculum Development Process,"  Journal of Information & Knowledge Management, vol. 13, no. 4, pp. 1-37, 2014.
[6]    Gema, C. Liawan and G. Polla, "Perancangan Prototype Aplikasi Knowledge Management Pada Divisi Management Automation Informastion Untuk Mendukung Oracle Financial," CommIT, vol. 4, no. 2, pp. 90-97, 2010.
[7]    T. Shevelva, M. L. Wawer and P. Oladzimi, "Creation of a Knowledge Space by Semantically Linking Data Repository and Knowledge Management System – a Use Case from Production Engineering,"  IFAC PapersOnLine, vol. 55, no. 10, pp. 2030-2035, 2022.
[8]    A.  P.  Lista  and  G.  L.  Tortorella,  "Integration  of  Industry 4.0  technologies  and  Knowledge  Management  Systems  for Operational Performance Improvement," IFAC PapersOnLine, vol. 55, no. 10, pp. 2042-2047, 2022.
[9]    B. A. Albassam, "Building an effective knowledge management system in Saudi Arabia using  the principles of good governance," Resources Policy, vol. 64, no. 1, pp. 1-8, 2019.
[10]    E. Adityarini, "Development of Knowledge management system to Support Knowledge Sharing Among Lecturers: Case Study at STMIK Antar Bangsa," SYSTEMATICS, vol. 3, no. 3, pp. 324-335, 2021.
[11]    D. Pringgabayu, H. d. Keizer and F. Waruwu., "The Development of The Knowledge Management System to Improve Employees’s Capabilities and Performances: A Case Study at Jupiter Department PT. XYZ Coal," Jurnal Ekonomi dan Bisnis, vol. 9, no. 2, pp. 97-103, 2022.
[12]    L. A. Fatah, L. A. Fatah and J. Dewanto, "The Impact of Knowledge Management, Data Culture and the Development of Data Innovation on the Quality of the Business Insights Framework," Linguistics and Culture Review, vol. 6, no. 1, pp. 824-838, 2022.
[13]    J.-Y. Lai, J. Wang, K. R. Ulhas and C.-H. Chang, "Aligning strategy with knowledge management system for improving innovation and business performance," Technology Analysis & Strategic Management, vol. 34, no. 4, pp. 474-487, 2022.
[14]    A. D. Vaio, R. Palladino, A. Pezzi and D. E. Kalisz, "The role of digital innovation in knowledge management systems: A systematic literature review," Journal of Business Research , vol. 123, no. 1, pp. 220-231, 2021.
[15]    N. Sytnik and M. Kravchenko., "Application of knowledge management tools: Comparative analysis of small, medium, and large enterprises," Journal of Entrepreneurship, Management and Innovation, vol. 17, no. 4, pp. 121-156, 2021.
[16]    P. Cocca, G. Schiuma and M. V. &. F. Floreani, "Knowledge management system requirements to support Engineering- To-Order manufacturing of SMEs," Knowledge Management Research & Practice, vol. 20, no. 1, pp. 814-827, 2021.
[17]    M. Rao, Knowledge Management Tools and Technique: practitioners and experts evaluate KM solutions, Butterworth Heinemann: elsevier, 2005.
[18]    R. Maier, Knowledge Management Systems Information and Communication Technologies for Knowledge Manage- ment Third Edition, New York: Springer, 2007.
[19]    J. Martin, Information Engineering Book 1 Introduction, London: Prentice Hall International, 1990.
[20]    D. Remenyi, The Effective Measurement and Management of ICT, Burlington, USA: Cima, 2007.