## Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar (Studi Kasus : Ma Darul Ihya Bogor)
Sintia Mahmudah 1 , Lisda Widiastuti 1 , Siti Ernawati 2*
1 Fakultas Teknologi Informasi, Sistem Informasi Akuntansi PSDKU Bogor, Universitas Bina Sarana Informatika, Jakarta, Indonesia
2 Sistem Informasi, STMIK Nusa Mandiri, Jakarta, Indonesia Email: 1 sintiamahmudah@gmail.com, 1 lisda.ltt@bsi.ac.id, 2* siti.ste@nusamandiri.ac.id

## Abstrak
Pada MA Darul Ihya Bogor surat menyurat merupakan sarana yang penting dalam berkomunikasi. Salah satu permasalahan dalam pengelolaan surat di MA Darul Ihya Bogor ketidakefisienan pengarsipan data surat yang masih menggunakan sistem manual. Dengan banyaknya jumlah surat masuk dan surat keluar setiap harinya membuat tumpukan surat yang ada didalam arsip sehingga pencarian  menjadi tidak  efisien dikarnakan tidak semua arsip tersusun dengan baik. Salah satu upaya  untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan membuat sistem informasi manajemen surat masuk dan keluar. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode System Development Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall. Model air terjun  (waterfall)  sering  juga  disebut  model  sekuensial  linier  (sequential  liniear).  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  membuat sistem informasi manajemen berbasis website ini dapat mempermudah bagian tata usaha dalam proses penginputan data surat masuk  dan  surat  keluar,  pencarian  data  surat  masuk  dan  keluar,  pembuatan  laporan  data  surat  masuk  dan  keluar  sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.
Kata Kunci: Arsip, Surat Masuk, Surat Keluar, SDLC, Model Air Terjun

## Abstract
At MA Darul Ihya Bogor correspondence is an important means of communication. One of the problems in managing letters at the MA Darul Ihya Bogor is the inefficient filing of mail data that still uses a manual system. With the number of incoming letters and outgoing letters each meeting makes a letter that is in the archive so that the search becomes inefficient because not all files are arranged properly. One effort to overcome this problem is to create an in and outgoing mail management information system. The research method used in this study is the method of Lifecycle Development (SDLC) with the Waterfall model. The waterfall model (waterfall) is often also called a linear sequential (linear sequential) model. The results of this study are to make this site-based management information system can facilitate business administration in the process of inputting incoming and outgoing mail data, searching for incoming and outgoing mail data, making reports of incoming and outgoing mail data producing the required information quickly and accurately.
Keywords : Archives, Inboxes, Outgoing Letters, SDLC, Waterfalls

## 1. PENDAHULUAN
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang  Kearsipan  yang  menyatakan bahwa  arsip adalah rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara[1].
Setiap kegiatan atau pekerjaan didalam suatu instansi atau organisasi diharuskan melakukan pengarsipan data  dan  pengelolaan  data  menjadi  informasi  yang  bermanfaat  bagi  instansi  atau  organisasi  tersebut,  baik digunakan sebagai bukti atau legalitas maupun sebagai bahan dalam proses pengambilan suatu keputusan.
Salah  satu  permasalahan  yang  timbul  dalam  studi  kasus  pada  MA  Darul  Ihya  Bogor    adalah ketidakefisienan  dalam  manajemen  pengarsipan  data  surat,  baik  surat  masuk  maupun  surat  keluar  yang  masih menggunakan  sistem  manual.  Jika  sewaktu-waktu  surat  tersebut  dibutuhkan,  bagian  Tata  Usaha  akan  mencari dengan  membuka  tumpukan  surat  yang  ada  didalam  arsip  sehingga  kesulitan  saat  melakukan  pencarian  surat karena tidak semua arsip tersusun dengan baik, maka hal ini menyebabkan proses pencarian surat menjadi lambat. Permasalahan lain yang timbul, Saat penyimpanan surat tersebut tidak sesuai dengan jenis surat atau kategori surat, maka hal ini menyebabkan proses pencarian surat menjadi lambat, bahkan tak jarang surat yang dimaksud tidak ditemukan padahal sebenarnya surat itu ada[2].
Berdasarkan uraian latar belakang masalah tersebut perlu dibuatnya suatu sistem untuk memanajemen surat masuk dan surat keluar agar dapat  memudahkan bagian Tata Usaha dalam pengarsipan sehingga  menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.
Penyimpanan  arsip-arsip  tersebut  akan  berupa  file  atau  softcopy  dengan  disertai  kode-kode  tertentu sehingga memungkinkan kemudahan dan kenyamanan dalam hal pencarian dan tidak rusak dimakan waktu[3].
Penggunaan  sistem  informasi  manajemen  yang  terkomputerisasi  dirasakan  akan  sangat  bermanfaat  bagi instansi pemerintahan  maupun  swasta. Terutama  pada bagian pengarsipan dikarenakan pengarsipan  merupakan ujung tombak dari sebuah informasi yang sangat berkualitas[4].

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Pengumpulan Data
Dalam rangka pengumpulan data untuk penelitian ini ada tiga macam metode yaitu:
a. Interview / Wawancara
Wawancara  yang  dilakukan  ini  bertujuan  untuk  mendapatkan  informasi  secara  lengkap,  dengan  cara melakukan metode tanya jawab secara langsung kepada Bapak Kepala Sekolah MA Darul Ihya Bogor.
b. Pengamatan ( Observasi )
Penulis melakukan pengamatan secara langsung aktivitas pengarsipan di MA Darul Ihya Bogor. Metode ini akan memberikan gambaran awal tentang skema pengelolaan surat yang saat ini digunakan di MA Darul Ihya Bogor.
c. Studi Pusaka
Penelitian ini bertujuan untuk mengumpulkan data dan mempelajari buku-buku, jurnal serta mencari informasi yang diperlukan.

## 2.2. Model Waterfall
Metode yang digunakan pada penelitian ini menggunakan model waterfall[5] yaitu:
a. Analisis Kebutuhan
Pada  tahap  ini  penulis  menjelaskan  kebutuhan  awal  dalam  sistem  yang  sedang  berjalan.  Pengguna membutuhkan  aplikasi  yang  dapat  membantu  proses  pengelolaan  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar serta pembuatan laporan.
b. Desain
Desain sistem adalah merancang sistem baru yang terkomputerisasi, Pada tahap ini desain pembuatan program sistem menggunakan rancangan yang meliputi usecase diagram, activity diagram, class diag ram, ERD, LRS, sequence diagram .
c. Pembuatan kode program
Pengkodean merupakan upaya dalam pengimplementasian desain menjadi perangkat lunak. Dalam tahapan ini, penulis  melakukan  pembuatan  kode  program  dengan  menggunakan  java  application  dan  MySQL  dalam pembuatan database.
d. Pengujian
Pengujian merupakan upaya dalam menelusuri lebih lanjut terhadap perangkat lunak yang telah dibuat untuk mendapatkan informasi mengenai kualitas perangkat lunak yang sedang diuji. Dalam tahapan ini, metode yang digunakan untuk pengujian yaitu metode black box testing penulis melakukan pengujian yang berfokus pada perangkat lunak dari segi logik dan fungsional.
e. Pendukung ( support ) atau pemeliharaan ( maintenance )
Pendukung  merupakan kegiatan  yang dilakukan dalam perawatan dan pengubahan atau pengembangan dari perangkat  lunak  yang  telah  dibuat  dan  tidak  terdeteksi  saat  tahapan  pengujian.  Dalam  tahapan  ini,  penulis melakukan  perawatan  terhadap  perangkat  lunak  secara  berkala,  pengubahan  atau  pengembangan  dilakukan apabila terjadi kesalahan di dalam perangkat lunak yang tidak terdeteksi pada saat pengujian.
Namun,  penulis  hanya  menggunakan  beberapa  tahapan  dalam  metode  waterfall  yang  terdiri  dari  perencanaan, analisis dan perancangan saja dikarenakan penulis melakukan fokus pada perancangan sistem.

## 3. ANALISA DAN PEMBAHASAN
Berikut ini akan dijelaskan perancangan sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada sekolah MA Darul Ihya Bogor, dalam sistem ini sebenarnya tidak mengalami perubahan dari sistem berjalan, hanya saja penambahan pengguna komputer lebih dioptimalkan.

## 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem menguraikan kebutuhan sistem agar dapat memberikan gambaran tentang sistem yang diamati  yang saat ini sedang berjalan. Data yang  dijadikan  bahan uji dan analisis didapatkan dari  hasil analisis sistem lama untuk pembangunan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.

## 3.2 Analisa Kebutuhan Pengguna
Dalam aplikasi pengarsipan ini terdapat dua pengguna yang dapat mengakses sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yaitu bagian tata usaha dan kepala sekolah, kedua pengguna tersebut memiliki karakteristik interaksi dengan sistem yang berbeda-beda dan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda seperti berikut: a.   Skenario kebutuhan bagian tata usaha
1. Menginput surat masuk
2. Menginput surat keluar
3. Menginput buku ekspedisi surat keluar

## b.   Skenario bagian kepala sekolah
Kepala sekolah dapat melihat laporan surat

## 3.2 Rancangan Basis Data
Berikut uraian penelitian mengenai rancangan basis data: a. Use Case Diagram
Gambar 1. Use Case Utama
b. Activity Diagram
Gambar 2. Activity Diagram
c. Dokumen Sistem Usulan
Adapun rancangan dokumen keluaran sistem usulan adalah:
1.   Nama dokumen : laporan surat masuk Fungsi : sebagai laporan surat masuk Sumber : tata usaha Tujuan : kepala sekolah Media : cetakan komputer/softcopy file Jumlah : 1 kertas Frekuensi : setiap akhir periode 2.  Nama dokumen : laporan surat keluar Fungsi : sebagai laporan surat keluar Sumber : tata usaha
uc ArsipSuratEA Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Tata Usaha Masuk Kedalam Sistem Informasi Kepala Sekolah Masukan Data Surat Masuk Masukan Surat Masuk Keluar Melihat Tentang Sekolah Keluar Sistem Informasi Masukan Username dan Passw ord Melihat Rekap Surat Masuk Melihat Rekap Surat Keluar «include» «extend» «extend»
Tujuan : kepala sekolah Media : cetakan kompter/softcopy file Jumlah : 1 kertas Frekuensi : setiap akhir periode 3.   Nama dokumen : laporan ekspedisi surat keluar Fungsi : sebagai laporan surat masuk Sumber : tata usaha Tujuan : kepala sekolah Media : cetakan komputer/softcopy file Jumlah : 1 kertas Frekuensi : setiap akhir periode
d. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 3. Entity Relationship Diagram
e. Logical Record Structure (LRS)
f. Class Diagram
Gambar 5. Class Diagram
g. Sequence Diagram
Gambar 6. Sequence Diagram Pengarsipan

## 4. IMPLEMENTASI
Adapun tahap pengujian terhadap sistem informasi manajemen pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada MA Darul Ihya Bogor:
a. Halaman Masuk Sistem Informasi
Gambar 7. Halaman Masuk Sistem Informasi
b. Halaman Beranda
Gambar 8. Halaman Beranda
c. Halaman Surat Masuk
d. Halaman Surat Keluar
Gambar 10. Halaman Surat Keluar
e. Halaman Rekap Surat Masuk
Gambar 11. Halaman Rekap Surat Masuk
f. Halaman Rekap Surat Keluar
Gambar 11. Halaman Rekap Surat Keluar

## 5. KESIMPULAN
Pada dasarnya penulis tidak merubah sistem berjalan yang sudah ada pada MA Darul Ihya Bogor melainkan hanya pencatatan dan penyimpanan saja yang terkomputesisasi. Dari hasil penelitian yang telah penulis lakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis website dapat mempermudah memanajemen surat sehingga dapat lebih efektif dan efisien dalam penyimpanannya serta dapat mempermudah dalam pembuatan laporan sesuai dengan kebutuhan.

## REFERENCES
[1] Pemerintah Indonesia. 2009. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kerasipan. Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2009 Nomor 152. Sekretariat Negara RI. Jakarta.
[2]    Srirahayu, 2016, Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Smk Negeri 5 Tanggerang. Eksplora Informatika,  5, 138–146.
[3]    Masykur,  Fauzan  &  Ibnu  Makruf,  P.  2015,  Sistem  Administrasi  Pengelolaan  Arsip  Surat  masuk  dan  Surat  keluar  Berbasis  Web. Indonesia Journal on Networking and Security, 1-7.
[4]    Meilinda, E, 2016, Perancangan Aplikasi Kearsipan Surat Menyurat Pada Badan Pemerintahan. Jurnal Khatulistiwa Informatika, Iv(2), 144–152.
[5] Sukamto & Shalahuddin, 2014, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.