## ANALISA SYSTEM APPLICATION AND PROCESSING PADA INVENTORY LOGISTICS PT.SIMONE ACCESSARRY COLLECTION
Fesa Asy Syifa Nurul Haq 1*) , Kurniati Asmar 2) , Cian Ramadhona Hassolthine 3) , Moh Anna’im 4) , Melati Indriani 5) , Syahrul Nur Armansyah 6) 1,2,4,5,6 Prodi PJJ Sistem Informasi, Universitas Siber Asia, Jl. Harsono RM No.1 RT09/04, RT.9/RW.4, Ragunan, Pasar Minggu, South Jakarta City, Jakarta 12550
3 Prodi PJJ Informatika, Universitas Siber Asia, Jl. Harsono RM No.1 RT09/04, RT.9/RW.4, Ragunan, Pasar Minggu, South Jakarta City, Jakarta 12550
Email: 1 fesasyifa2607@gmail.com, 2 kurniatiasmar@lecturer.unsia.ac.id,
3 cianhassolthine@lecturer.unsia.ac.id, 4 muhammadannaim@gmail.com , 5 melaindr@gmail.com,
6 Syahrulnurarmansyah@gmail.com

## Abstract
Faster economic development increases competition. Companies compete to  improve their performance  and  gain  a  competitive  advantage.  One  widely  used  technology  is  System Application and Product in Data Processing (SAP), which allows all entities in a company to access a single database. The aim of this research is to assess how PT Simone Accessarry Collection  can  use  SAP  to  improve  the  efficiency  of  their  stock  management  system  and enhance  communication  between  employees  and  system  users.  The  research  will  use  a qualitative  approach,  including  in-depth  interviews  with  key  informants  such  as  the Information Technology Manager, Logistics Manager, Production Manager, and Warehouse Admin. The interview results were analysed using UML and BPMN. The SAP implementation test  at  PT.  SAC  showed  that  the  system  integrates  and  documents  activity  data  more effectively  than  the  previous  manual  process,  resulting  in  accurate  stock  and  availability reports.  It is recommended that the company provide user training for operating SAP.

## Keywords: System Application and Processing, inventory logistics, UML, BPMN

## Abstrak
Perkembangan ekonomi yang semakin cepat menyebabkan tingkat kompetisi dan persaingan semakin ketat.  Perusahaan  saat  ini  berlomba-lomba  menggunakan  berbagai  cara  untuk  meningkatkan keunggulan  kompetitif  dan  efisiensi  kinerja  perusahaan  sehingga  dapat  meningkatkan  efektivitas. Salah  satu  teknologi  informasi  yang  sangat  banyak  digunakan  pada  perusahaan  saat  ini  adalah System Application and Product in Data Processing (SAP), sistem yang menjalankan bisnis dengan satu  basis  data  yang  dapat  diakses  oleh  semua  entitas  di  perusahaan.  Tujuan  penetilian ini  untuk melakukan evaluasi penerapan dari penggunaan SAP yang dilakukan oleh  PT. Simone Accessarry Collection  membuat  sistem  lebih  efektif  dan  menciptakan  efisiensi  waktu  dalam  mengatur  stock barang. Juga memperbaiki komunikasi antar pegawai  dan user sistem agar semua data terkontrol dengan baik, menggunakan pendekatan kualitatif dengan melakukan wawancara mendalam kepada informan  yaitu  Manajer  Teknologi  Informasi,  Manajer  Logistik,  Manajer  Produksi  dan  Admin Warehouse. Hasil wawancara dianalisa menggunakan UML juga BPMN. Hasil dari uji penerapan SAP pada PT. SAC, dengan adanya sistem tersebut semua data dari setiap kegiatan menjadi lebih terintegrasi  dan  terdokumentasi  dengan  baik  dibandingkan  dengan  proses  manual yang  dilakukan sebelumnya. Sehingga dapat menghasilkan laporan stok/persediaan secara akurat. Saran yang dapat diberikan yaitu perusahaan seharusnya memberikan user pelatihan dalam mengoperasikan SAP.
Kata kucnci: System Application and Processing, inventory logistics, UML, BPMN

## 1. PENDAHULUAN
Teknologi  informasi  berkembang  sangat pesat  saat  ini,  dimana  dapat  memberi  banyak
kemudahan  pada  berbagai  aspek  (Wahyono, 2019). Penggunaan teknologi informasi dapat membantu  proses  dan  kegiatan  untuk  bisa menghemat  tenaga,  waktu  dan  lebih  akurat (Sakinah & Anistyasari, 2021). Era bisnis saat
ini  menuntut  perusahaan-perusahaan  untuk menggunakan  teknologi  informasi  guna menunjang  kinerja  dalam  melaksanakan proses,  kegiatan  operasional  dan  membantu menyelsaikan  pekerjaan  (Yusuf,  Afrizal,  & Budiarto, 2021).
Sistem  informasi  yang  diterapkan  dalam bidang  pendataan  persediaan  barang  menjadi salah  satu  pemanfaatan  dari  teknologi informasi (Rianto, Mubarok, & Aradea, 2019).
Sistem pendataan persediaan barang ( inventory system ) menjadi sistem pengelolaan persedian  barang  di  gudang  (Handayani, Faizah,  Aayulya,  Rozan,  Wulan,  &  Hamzah, 2023),  persediaan  ini  merupakan  komponen yang  sangat  penting  dalam  bisnis  karena persediaan akan terus dijual untuk memastikan kelancaran bisnis (Qadafi & Wahyudi, 2020).
Dalam  perusahaan  tata  kelola  yang  baik diperlukan untuk memfasilitasi aktivitas bisnis (Zufria, Fauzi, Wicaksono, & Nasution, 2020). Biasanya  perusahaan  memiliki  beberapa sistem,  diantaranya  adalah  sistem  informasi persediaan.  Penggunaan  sistem  ini  untuk membantu pengelola gudang dalam mengatur ketersediaan.  Permintaan  barang  terkadang dilakukan  secara  manual,  sehingga  petugas gudang melakukan pengecekan secara manual dan satu per satu. Sehingga pencatatan sampai pelaporan  dilakukan  secara  manual  (Hakim, Sakuroh, & Awaludin, 2019).
Sistem  inventarisasi  diartikan  sebagai berbagai rangkaian kebijakan
dan pengendalian yang bisa dilakukan pemantauan jumlah  dan  tingkat  persedian  yang  harus dijaga,  harus  tersedia,  dan  besar  order  yang harus dilakukan, sehingga menjamin tersedianya sumber daya, kuantitas, dan waktu yang tepat (Suyono, Agustin, & Efendi, 2018). PT. Simone Acc Collection (SAC) yang terletak  di  Jl.  Barokah,  Gn.  Putri  adalah perusahaan  swasta  yang  bergerak  di  bidang produksi  tas  dengan  menjual  produk  merk Michael  Kors,  DKNY,  dan  Marc  Jacobs. Dalam  mempertahankan  sistem  pengendalian persediaan  bahan  baku,  PT.  Simone  Acc Collection sudah menggunakan System Application and Processing (SAP), akan tetapi pelaksanaannya  kerap  terjadi  kendala  pada saat  menggunakan  sistem  tersebut  yang membuat  pengelolaan  terhadap  persediaan bahan  baku  terhambat  dan  tidak  sesuai. Berdasarkan  hal  tersebut,  dilakukan  analisa penggunaan SAP yang diterapkan pada sistem inventory logistics PT. Simone Acc Collection
agar  tidak  terjadi  banyak  kendala  dalam pengoperasiannya.

## 2. METODE PENELITIAN
System Application and Processing (SAP) pada Inventory Logistics Sistem yang sedang berjalan  saat  ini  adalah  gambaran  dan  untuk mempelajari  sistem  yang  ada  (Soleh  & Vikalina, 2020). Analisa ini diperlukan untuk menggambarkan arus informasi dari departemen-departemen  terkait,  digunakan untuk  mengidentifikasi  dan  mengevaluasi permasalahan maupun hambatan yang terjadi, sehingga  bisa  didapatkan  usulan  perbaikan yang  akan  dilakukan  atau  digunakan  dalam sistem  tersebut.    Penelitian  ini  menggunakan pendekatan  semi  kulitatif,  dengan  jenis penelitian deskriptif, dimana dalam mengumpulkan  data  dengan  melakukan observasi  dan  wawancara  kepada  informan yaitu  Manajer  Umum,  Manajer  logistik  dan Staff Warehouse/User SAP Inventory Logistics  PT.  Simone  Accessarry  Collection. Dalam  penelitian  semi  kualitatif  ini  kegiatan yang dilakukan (gambar 1) sebagai berikut:

## Gambar 1. Kegiatan yang dilakukan
Kegiatan  yang  dilakukan  dalam penelitian ini  yang  pertama  adalah  melakukan  studi literatur  terkait  analisa  sistem  maupun pengembangan  sistem.  Stelah  itu  melakukan pengambilan data dimana terdiri dari wawancara  dan  observasi  pada  perusahaan
Haq , Analisa System Application And Processing Pada Inventory Logistics
PT.Simone Accessarry Collection, , 344-349 | 346
yang akan diteliti, kemudian dilakukan analisa dari hasil pengumpulan dan pengambilan data, sehingga  dapat  ditarik  kesimpulan  maupun saran yang baik untuk perusahaan yang diteliti.
Sementara  itu,  model  yang  digunakan dalam penelitian ini adalah model konseptual. Model  tersebut  merupakan  gambaran  dari literatur  yang  digunakan,  untuk  melihat fenomena  yang  menjadi  pusat  penelitannya. Selain itu model ini dibangun untuk membantu dalam  mengelompokan  masalah,  identifikasi beberapa  faktor  relevan  dan  memberikan koneksi  sehingga  dibuat  lebih  mudah  dalam memetakan  permasalahan.  Model  konseptual yang digunakan seperti gambar 2.

## Gambar 2. Model Konseptual Penelitian

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil observasi dan
wawancara  yang  telah  dilakukan  di  PT.
Simone Accessarry Collection terdapat beberapa  permasalahan  pada penerapan System  Application  and  Product (SAP)  pada logistik inventarisasi. Beberapa permasalahan yang  terjadi  dalam  penerapan  SAP  dalam logistik inventarisasi seperti yang disampaikan oleh Ahmad dkk, diantara ada beberapa faktor yang  mempengaruhi  (Soleh  &  Vikalina, 2020):
a. Man (manusia/karyawan)
b. Method (cara kerja)
c. Material (bahan baku)
d. Environment (lingkungan)
Dari  faktor-faktor  tersebut  ditemukan adanya  ketidaksinkronan  data  dan  aktual barang dikarenakan masalah dalam komunikasi  antar  pengguna  SAP  dan  staf
gudang/warehouse.  Sehingga  dibuatlah  teori pendukung  menggunakan  usecase  diagram dan  diagram  BPMN  sebagai  penguat  dalam pembahasan sesuai dengan topik yang diteliti (gambar  3).  Penggunaan  usecase  diagram  ini ditujukan  untuk melihat  fungsional  dari  antar pengguna/ user terhadap sistem yang digunakan atau dijalankan.
Gambar 3. Usecase diagram kebutuhan pengguna
Dari  interaksi  yang  dilakukan System
Application and Product (SAP) pada inventarisasi  logistik,  terdapat  dua  pengguna yang  saling  berhubungan  didalam  sistem tersebut,  sehingga  dibuatlah  kebutuhan  yang digambarkan dengan usecase diagram (gambar 3).  Kebutuhan  akan  pengguna  pada  sistem terdiri dari kebutuhan manajer warehouse dan kebutuhan staf warehouse .
Kebutuhan manajer warehouse diantaranya adalah melihat order number dan persediannya, melihat dan mencetak perencanaan  produksi,  melihat  pemakaian material  dalam  satu  wadah,  dan  melihat transaksi material ke produksi.
Kebutuhan untuk staf warehouse
diantaranya adalah melihat order number dan persediannya, melihat dan mencetak perencanaan  produksi,  melihat  pemakaian material  dalam  satu  wadah,  melihat  transaksi material  ke  produksi,  melakukan  input  data material, dan mengatur persediaan material.
Logistik Inventory (persediaan) Kinerja Inventory Logistics (persediaan) PT. Simone Acc Collection Penerapan SAP PT. Simone Acc Collection
Keterlibatan  dari  pengguna  SAP  yang dimana  terdiri  dari  manajer  dan  staf  karena berkaitan  dengan  pemantau,  pengoperasian, dan  penggunaan  sistem  informasi  yang memberikan  dampak  pada  manajemen  serta ikut  dalam  menentukan  tingkat  kesuksesan perusahaan  untuk  memperoleh sustainable competitive advantages (Frisdayanti, 2019).
Kemudian  dibuatlah  rancangan  untuk memperbaiki sistem yang pernah ada, dengan digambarkan dengan Business Process Model and Notation (BPMN). BPMN menggambarkan proses bisnis untuk digunakan  dan  dapat  dipahami  oleh  semua individu  yang  ikut  terlibat  dalam  bisnis, sehingga  dari  berbagai  tingkat  manajemen yang  terlibat  dapat  membaca  dan  memahami proses diagaram dengan cepat dan membantu dalam  proses  pengambilan  keputusan  (Fatia, Safitri, Galuh, Yaqin, & Fauzan, 2022).
Gambar 4. Business Process Model and

## Notation
Pada  BPMN  yang  telah  dibuat,  proses pengeluaran barang sampai ke produksi dalam sistem  dan  warehouse  melibatkan  3  entitas yaitu User SAP, Warehouse Staf dan Produksi. Proses  yang  berlangsung  dalam  sistem inventory logistik PT SAC sebagai berikut :
1. berawal dari User SAP yang menerima surat permohonan Pre-Order (PO) yang masuk/dikirimkan
oleh
User Purcashing dan memeriksa kesesuaian
PO  dengan  pesanan  dalam  sistem jika tidak  ada  revisi  kemudian  dilanjutkan dengan aktivitas Warehouse Staff
2. Warehouse /gudang staff yang  akan memeriksa  aktual  barang  dengan  data dalam sistem sampai kepada menyiapkan  barang  untuk  produksi. Apabila  barang  atau  bahan  yang
dibutuhkan  jumlah  kurang  dari  yang dibutuhkan, maka pada sistem warehouse akan  menyampaikan  pada user SAP untuk melakukan pemesanan kepada supplier/pemasok melalui user requestment .
3. Jika  barang/bahan  yang  tersedia  di warehouse mencukupi, maka warehouse  staff  akan  menerima  bon permintaan untuk diproduksinya barang  sesuai  dengan  PO,  dan menyiapkan  barang  tersebut  agar  bisa diteruskan kebagian staf produksi.
4. Selama penyiapan barang untuk diproduksi,  akan  bersamaan  dengan dikeluarkannya bon/bukti barang keluar  warehouse  oleh  user  SAP sebagai bukti bahwa ada barang keluar yang disimpan pada gudang.
5. Lalu staf warehouse akan memberikan barang  yang  diminta  pada  staf produksi.
6. Staf  produksi  yang  akan  memproses barang yang diminta, jika sudah selesai proses,  produksi  akan  melakukan  cek. Jika  sudah  sesuai,  maka  barang  yang diproduksi  siap  siap  diekspor.  Jika tidak,  maka  staf  produksi  akan mengirimkan  bon/nota defect /rusak kepada staf gudang untuk memberikan barang  produksi  baru  dan  diolah menjadi  produk  yang  siap  untuk diekspor.
Dari  proses  tersebut  dapat  terlihat  bahwa, kerap  terjadi  kesalahan  dalam  pengoperasian SAP  pada  saat  melakukan  transaksi  yang berkaitan  dengan  stok/persediaan  yang  ada pada  invetarisasi  logistik.  Terkadang  saat adanya  request/permohonan  barang,  tidak terecord pada sistem SAP yang ada, sehingga jumlah  yang  ada  pada  sistem  tidak  sesuai dengan  yang  tersimpan  langsung  pada warehouse.

## 4. SIMPULAN
Berdasarkan  identifikasi  masalah  dan analisa  dari  penerapan  dan  pengujian  SAP dalam  inventarisasi  logistik  PT  SAC,  maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Hasil dari uji  penerapan SAP pada PT. SAC,  dengan  adanya  sistem  tersebut semua data dari setiap kegiatan menjadi
Haq , Analisa System Application And Processing Pada Inventory Logistics
PT.Simone Accessarry Collection, , 344-349 | 348
lebih  terintegrasi  dan  terdokumentasi dengan  baik  kedalam  sistem,  dan lebih cepat  dibandingkan  dengan  proses manual  yang  dilakukan  sebelumnya. Sehingga  dapat  menghasilkan  laporan stok/persediaan secara akurat.
2. Kendala  pada  penerapan  SAP  ini  lebih kepada  penggunaan  sistem,  sehingga user mengalami  kendala  dan  kesulitan dalam memasukkan laporan/data sehingga kerap terjadi kesalahan dalam memasukkan data.
Dari  kesalahan-kesalahan  yang  dilakukan tersebut,  perusahaan  harus  terus  melakukan pelatihan SAP kepada karyawan (user) dalam mengoperasikan  sistem,  penggunaan  sistem dalam  pekerjaan  staf  gudang  dan  produksi masih kurang efektif dan diperlukan pembaharuan  sistem  yang  lebih  efektif sehingga  setiap  persediaan  yang  masuk maupun  keluar  dari  gudang  terdata  dengan baik,  akurat,  dan  real  time.  Untuk  penelitian berikutnya  dapat  melakukan  evaluasi  hasil penerapan  usulan  perbaikan  pada  penelitian ini.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
Fatia, S., Safitri, A. H., Galuh, Y., Yaqin, M. A.,  &  Fauzan,  A.  C.  (2022).
Pemodelan  Proses  Bisnis  Organisasi Sekolah  Berbasis  Work  Breakdown StructureBerdasarkan Standar Nasional  Pendidikan. Journal  of Computer Science and Applied
Informatics , 216-241.
Frisdayanti,  A.  (2019).  Peranan  Brainware
Dalam Sistem Informasi Manajemen.
Jurnal  Ekonomi  dan  Manajemen Sistem Informasi , 2686-4916.
Hakim,  Z.,  Sakuroh,  L.,  &  Awaludin,  S.
(2019).  Sistem  Informasi  Persediaan Barang Berbasis Web pada CV Telaga Berkat. Jurnal SISFOTEK Global , 69- 74.
Handayani, H., Faizah, K. U., Aayulya, A. M., Rozan, M. F., Wulan, D., & Hamzah,
M.  L.  (2023).  Designing  A  Web- Based  Inventory  Information  System Using The Agile Software Development Method. Jurnal Testing dan  Implementasi  Sistem  Informasi , 29-40.
Qadafi,  A.  F.,  &  Wahyudi,  A.  D.  (2020). Sistem  Informasi  Inventory  Gudang Dalam  Ketersediaan  Stok  barang Menggunakan  Metode  Buffer  Stok. Jurnal  Informatika  dan  Rekayasa Perangkat Lunak (JATIKA) , 174-182. Rianto, R., Mubarok, H., & Aradea, A. (2019).
Pelatihan  Penerapan  Sistem  Layanan Administrasi Penduduk Desa Berbasis Teknologi Informasi. Jurnal Pengabdian Siliwangi , 86-72. Sakinah,  C.,  &  Anistyasari,  Y.  (2021).  Studi Literatur  Pemanfaatan  Website  Balai Latihan Kerja Sebagai Media
Informasi  Kegiatan  Pelatihan. Jurnal IT-EDU , 425-432.
Soleh,  A.,  &  Vikalina,  R.  (2020).  Analisis penerapan  System  Application  and Product  in  Data  Processing  pada Sistem Inventory Logistics PT. Haier Sales  Indonesia,  Jakarta  Utara  . Operations Excellence , 124-130.
Suyono, B., Agustin, W., & Efendi, Y. (2018).
Pengelolaansistem  Inventori  Pada  Pt. Indomarco
Pristamamenggunakan Analisis  Economic  Order  Quantity.
Journal  Of  Information  System  And Informatics Engineering , 1-9.
Wahyono, H. (2019). Pemanfaatan Teknologi Informasi  dalam  Penilaian  Hasil Belajar pada Generasi Milenial di Era Revolusi  Industri  4.0. Proceeding  of Biology Education , 192-201.
Yusuf, D., Afrizal, T., & Budiarto, A. (2021).
Perancangan Sistem Aplikasi Pemesanan Lapangan Futsal Berbasis Java Pada Wirabujana Futsal Indramayu. Journal  of  information System, Applied, Management, Accounting and Research , 125-131. Zufria,  I.,  Fauzi,  A.,  Wicaksono,  D.  W.,  & Nasution,  E.  (2020).  Analisis  Tata Kelola  Teknologi  Informasi  Bidang Manajemen  Produksi  Menggunakan Framework Cobit 5. Jurnal Teknologi Informasi , 314-320.