Journal of Healthcare Technology and Medicine Vol. 10 No. 1 April 2024 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X

## Hubungan Sistem Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Pasien di RSUD Dr. R.M Djoelham
The Relationship of Archive System in Increasing the Quality of Patient Service at the Hospital DR. R.M Djoelham
Sapriadi 1* , Astrid Pratiwi 2 , Aida Sulisna
1 Dosen S1 Administrasi Rumah Sakit, Institut Kesehatan Helvetia, Medan, Indonesia
2 Mahasiswa S1 Administrasi Rumah Sakit, Institut Kesehatan Helvetia, Medan, Indonesia
3 Dosen S1 Administrasi Rumah Sakit, Institut Kesehatan Helvetia, Medan, Indonesia Koresponding Penulis: sapriadi@helvetia.ac.id

## Abstrak
Pendahuluan; Pengelolaan  arsip  sering  disebut  dengan  manajemen  arsip  yang  pelaksanaanya  harus dilakukan secara tertib dan menyeluruh. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik  dan  benar,  kemungkinan  tertib  administrasi  rumah  sakit  akan  sulit  berhasil  sebagaimana  yang diharapkan.  Berdasarkan  survei  awal,  dari  10  petugas  rekam  medis,  6  petugas  menyatakan  cara penyimpanan  dan  penataan  arsip  data  rekam  medis  berbeda  dan  4  petugas  menyatakan  sistem  yang digunakan menggunakan numerical filling sistem. Tujuan; Untuk mengetahui hubungan sistem kearsipan dalam meningkatkan kualitas pelayanan pasien di RSUD Dr. R.M Djoelham. Metode; Penelitian ini bersifat  kuantitatif  dan  dirancang  sebagai  survei  analitik  menggunakan  pendekatan crossectional. Penelitian ini melibatkan 32 petugas rekam medis total, dan 32 sampel diambil dengan  teknik  total  sampling.  Analisis  data  menggunakan  analisis  univariat  dan  bivariat, menggunakan  statistik  uji chi-square . Hasil; Sistem  kearsipan  memiliki  nilai p =  0,013  <  0,05. Artinya ada hubungan sistem kearsipan dengan kualitas pelayanan pasien di RSUD Dr. R.M Djoelham. Kesimpulan; Ada hubungan sistem kearsipan dengan kualitas pelayanan pasien.

## Kata Kunci : Sistem Kearsipan, Kualitas Pelayanan, Pasien

## Abstract
Background;  Archive  management  is  often  referred  to  as  archive  management,  the implementation of which must be carried out in an orderly and thorough manner. Without the support of a good and correct medical record management system, it is likely that the orderly administration of the hospital will be difficult to succeed as expected. Based on the initial survey, out of 10 medical record officers, 6 officers stated that the way to store and organize medical record data archives was different and 4 officers stated that the system used used a numerical filling system. Objectives;  The relationship between the filing system in improving the quality of patient care at Dr. R.M Djoelham in Hospital 2022. Method; This  type  of  research  is  quantitative  with  an  analytic  survey  design  using  a  cross-sectional approach.  The population of  this  study  was all  medical  record  officers  as  many  as 32  people  with  a sample of 32 people who were taken using the total sampling technique. Data analysis used univariate and  bivariate  analysis  with  the  chi-square  test  statistic. Result; The  filing  system  has  a  value  of  p  = 0.013 <0.05. This means that there is a relationship between the filing system and the quality of patient care  at  Dr.  R.M  Djoelham  Hospital  in  2022.  Conclusion; There  is  a  relationship between  the  archive system and the quality of patient service.
Keywords : Filing System, Service Quality, Patients

## PENDAHULUAN
Untuk  meningkatkan  kualitas  pelayanan  Rumah  Sakit  perlu  adanya  sistem  kearsipan,  sistem kearsipan  adalah  kegiatan  ketatausahaan yang  meliputi  peneriman  dan  pencatatan  arsip, penyimpanan,  kerusakan,  dan  pemusnahan  arsip.  Pengelolaan  arsip  juga  sering  disebut manajemen arsip, dan prosesnya harus dilakukan dengan hati-hati. Rumah sakit adalah bagian penting dari sistem sosial dan kesehatan yang berfungsi untuk memberikan pelayanan kepada
masyarakat secara keseluruhan melalui pengelolaan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif).  Selain  itu,  rumah  sakit  juga  berfungsi  sebagai  pusat  pelatihan  tenaga  kesehatan untuk  meningkatkan  pengetahuan  dan  kemampuan  mereka  dalam  memberikan  layanan kesehatan (1).
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009      bahwa Rumah Sakit adalah institusi  pelayanan  kesehatan  bagi  masyarakat  dengan  karateristik  tersendiri  yang  dipengaruhi  oleh perkembangan ilmu pengetahuan tentang kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat.  Rumah  sakit  tetap  harus  mampu  meningkatkan  mutu  pelayanan  yang  lebih  baik  dan terjangkau bagi masyarakat untuk mencapai derajat kesehatan yang tinggi (2).
Kualitas pelayanan sangat penting untuk mencapai keberhasilan dalam berbagai aspek bisnis atau aktivitas bisnis yang bergerak di bidang jasa karena didefinisikan sebagai "kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang  dengan orang lain atau mesin secara fisik dan menyediakan  kepuasan  pelanggan".  Dalam  masyarakat  di  mana  ada  persaingan,  pelayanan  sangat penting (2).
Untuk  meningkatkan  mutu  pelayanan,  rumah  sakit  di  Indonesia  wajib  melakukan  akreditasi secara berkala minimal 3 (tiga) tahun sekali, sebagaimana dijelaskan dalam pasal 40 UU No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit. Standar akreditasi terbaru terdiri dari 4 (empat) kelompok standar dan sasaran yang  salah  satunya  adalah  standar  pelayanan  berfokus  pada  pasien.  Yang  tergolong  dalam  standar pelayanan terhadap pasien diantaranya adalah hak pasien dan keluarga.(3)
Menurut undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan dengan pengertian yaitu rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk yang di buat dan diterima oleh Lembaga pemerintah maupun swasta yang berkaitan langsung dengn kegiatan berbangsa dan bernegara. Pada instansi terhadap dalam instansi swasta dan negara arsip sering, di dalam instasi  swasta dan negara arsip sering disebut dengan nama dokumen ( file) (4) .
Rekam medis pasien harus dimiliki oleh sebuah fasilitas kesehatan. Rekam medis mencakup catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  dan  tindakan kesehatan lainnya yang diberikan kepada pasien. Salah satu bagian administrasi dari  layanan kesehatan rumah sakit adalah rekam medis. Rekam medis, seperti arsip, bersifat rahasia dan berisi hasil diagnosis pasien, catatan tentang prosedur medis yang dilakukan dokter dan tenaga kesehatan, dan semua rekaman kegitan medis yang dilakukan pasien selama perawatan (5). Tujuan  rekam  medis  berdasarkan  Permenkes  No.  749a  adalah  untuk  mendukung  tercapainya tertib adminitrasi sebagai bagian dari upaya untuk meningkatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tidak mungkin administrasi rumah sakit yang tertib akan berhasil sebagaimana diharapkan jika tidak ada sistem pengelolaan rekam medis yang solid dan efektif. Namun, kualitas pelayanan kesehatan di rumah sakit sangat penting (5).
Untuk  melindungi  arsip  secara  fisik  agar  dapat  bertahan  lama  dan  mudah  ditemukan  kembali secara cepat, tepat, dan lengkap, diperlukan prosedur dan peraturan untuk menyimpannya (2).
Pasien dan keluarganya berhak atas informasi tentang diagnosis dan prosedur tindakan medis, tujuan tindakan medis, alternatif tindakan, risiko dan komplikasi yang mungkin terjadi, dan  prognosis.  Mereka  juga  berhak  untuk  memberikan  persetujuan  atau  penolakan  atas tindakan yang akan dilakukan oleh tenaga kesehatan terhadap penyakit yang diderita pasien dan keluarganya (2).
Berdasarkan  Survei  awal  yang  telah  dilakukan  penulis,  dengan  melakukan  wawancara  kepada petugas  rekam  medis.  Dari  10  petugas  rekam  medis  yang  diwawancarai,  6  petugas  menyatakan  cara penyimpanan data berbeda yaitu penataan arsip yang berdasarkan permasalahan dan kemudian masing- masing setiap masalah diberikan nomor, petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadinya kekeliruan. Dan 4 petugas menyatakan sistem yang digunakan di Rumah Sakit Umum Daerah Djoelham Binjai menggunakan Numerical filling sistem. Pada Rumah Sakit  Djoelham Rekam Medis tidak buka 24 jam maka dari itu jika ada pasien IGD datang pasien lama berobat seharusnya di statusnya ke Rekam Medis.
Tujuan  dalam  penelitian  ini  yaitu  untuk  mengetahui  hubungan  sistem  kearsipan  dalam meningkatkan kualitas pelayanan pasien di RSUD Dr. R.M. Djoelham Binjai.

## METODE
Penelitian  ini  bersifat  kuantitatif  dan  menggunakan  desain  cross-sectional  (8).  Penelitian  ini melibatkan 32 petugas rekam medis total, dan 32 sampel diambil menggunakan teknik total sampling. Analisis data menggunakan analisis univariat dan bivariat, menggunakan statistik uji chi-square.

## HASIL
Dari 32 responden, 20 di antaranya atau 62,5% adalah perempuan, sementara 12 responden atau 37,5% adalah laki-laki, seperti yang tercantum dalam Tabel 1. Dalam kategori usia, jumlah responden yang  berusia  25-28  tahun  adalah  2  orang  (6,3%),  29-32  tahun  adalah  5  orang  (15,6%),  33-36  tahun adalah 3 orang (9,4%), 37-40 tahun adalah 8 orang (25,0%), 41-44 tahun adalah 8 orang (25,0%) dan 45-48  tahun  adalah  6  orang  (18,8%).  Dari  segi  pendidikan,  29  responden  (90,6%)  memiliki  latar belakang  pendidikan  D3  rekam  medis,  sementara  2  responden  (6,3%)  memiliki  latar  belakang pendidikan S1 Kesehatan Masyarakat, dan sisanya memiliki latar belakang pendidikan S1 Ekonomi.

## Tabel 1.
Distribusi Frekuensi Karakteristik Responden di RSUD Dr. R.M. Djoelham
Karakteristik f % Jenis Kelamin Perempuan 20 62,5 Laki-Laki 12 37,5 Umur 25-28 Tahun 2 6,3 29-32 Tahun 5 15,6 33-36 Tahun 3 9,4 37-40 Tahun 8 25,0 41-44 Tahun 8 25,0 45-48 Tahun 6 18,8 Jumlah 32 100 Tabel 1. Lanjutan Karakteristik f % Pendidikan f % D3 Rekam Medis 29 90,6 S1 Kesehatan Masyarakat 2 6,3 S1 Ekonomi 1 3,1 Jumlah 32 100
Tabel  2.  analisis  univariat  pada  variabel  sistem  kearsipan  menunjukkan  bahwa  dari  32 responden  yang  menyatakan  Ya  tentang  sistem  kearsipan  sebanyak  11  responden  (34,4%)  dan  tidak sebanyak  21  responden  (65,6%).  Pada  variabel  kualitas  pelayanan  menunjukkan    dari  total  32 responden, 15 responden (46,9%) mengungkapkan kepuasan terhadap kualitas layanan yang diberikan, sementara 17 responden (53,1%) menyatakan ketidakpuasan terhadap kualitas layanan tersebut
Tabel 2.
Distribusi Frekuensi Responden Berdasarkan Sistem Kearsipan dan Kualitas Pelayanan di RSUD Dr. R.M. Djoelham Variabel f % Sistem Kearsipan Ya 11 34,4 Tidak 21 65,6 Kualitas Pelayanan Ya 15 46,9 Tidak 17 53,1 Jumlah 32 100
Tabel 3. tabulasi silang antara sistem kearsipan dengan kualitas pelayanan diketahui bahwa dari
32  responden,  11  responden  (34,4%)  menyatakan  Ya  tentang  sistem  kearsipan,  dimana  sebanyak  9 responden  (28,1%)  menyatakan  Ya  tentang  kualitas  pelayanan  dan  sebanyak  2  responden  (6,3%) menyatakan Tidak tentang kualitas pelayanan. Selanjutnya dari 21 responden (65,6%) yang menyatakan Tidak  tentang  sistem  kearsipan,  sebanyak  6  responden  (18,8%)  menyatakan  Ya  tentang  kualitas pelayanan  dan  sebanyak  3  responden  (9,4%)  menyatakan  Tidak  tentang  kualitas  pelayanan. Berdasarkan hasil uji chi-square memperlihatkan nilai sig-p = 0,013 < 0,05. Hal ini membuktikan ada hubungan sistem kearsipan dengan kualitas pelayanan pasien di RSUD Dr. R.M Djoelham
Tabel 2.
Hubungan Sistem Kearsipan dengan Kualitas Pelayanan Pasien di RSUD Dr. R.M Djoelham
Sistem Kearsipan Kualitas Pelayanan Total Sig-p Ya Tidak f % f % f % Ya 9 28,1 2 6,3 11 34,4 0,013 Tidak 6 18,8 15 46,9 21 65,6 Total 15 46,9 17 53,1 32 100

## PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil penelitian tentang sistem kearsipan dengan kualitas pelayanan diketahui bahwa dari 32 responden, 11 responden (34,4%) menyatakan Ya tentang sistem kearsipan, dimana sebanyak 9 responden  (28,1%)  menyatakan  Ya  tentang  kualitas  pelayanan  dan  sebanyak  2  responden  (6,3%) menyatakan Tidak tentang kualitas pelayanan. Selanjutnya dari 21 responden (65,6%) yang menyatakan Tidak  tentang  sistem  kearsipan,  sebanyak  6  responden  (18,8%)  menyatakan  Ya  tentang  kualitas pelayanan dan sebanyak 3 responden (9,4%) menyatakan Tidak tentang kualitas pelayanan. Berdasarkan hasil  uji chi-square memperlihatkan  nilai sig-p =  0,013  <  0,05.  Hal  ini  membuktikan  ada  hubungan sistem kearsipan dengan kualitas pelayanan pasien di RSUD Dr. R.M Djoelham.
Sejalan  dengan  penelitian  yang  telah  dilakukan  oleh  Esraida  Simanjuntak  tahun  2018  dengan judul Pengaruh Kinerja Petugas dalam Sistem Pengarsipan Berkas Rekam Medis terhadap Peningkatan Mutu Pelayanan di Rumah Sakit. dari hasil penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar responden menyatakan kinerja kedua petugas sebanyak 3 orang (27,3%) dan minoritas yang mengatakan kinerja petugas  kurang  baik  sebanyak  8  orang  (72,7%).  pengaruh  antara  petugas  kinerja  dalam  sistem pengarsipan berkas rekam medis terhadap peningkatan mutu pelayanan dapat dilihhat dari uji statistik dengan analisis uji chi-square p = 0,001 < 0,05 (6).
Kearsipan  sangat  dibutuhkan  dalam  pelaksanaan  administrasi  karena  arsip  merupakan  pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu organisasi. Peranan pada arsip sangat penting bagi pelaksanaan kerja suatu instansi, karena arsip merupakan suatu alat kontrol bagi pelaksanaan kegiatan suatu instansi. Selain itu, arsip arsip sebagai sumber dokumen dapat digunakan untuk mengingatkan karyawan yang lupa  mengenai  suatu  persoalan  yang  menyangkut  dengan  arsip.  Dengan  demikian  maka  pengertian orders di sini merefleksikan penggunaan arsip bagi kepentingan proses penyelesaian pekerjaan dengan pola penggunaan yang beraneka ragam, sehingga tidak mungkin lagi hanya merupakan representasi dari arsip yang pengaturannya disusun secara fisik. Pengaturan semacam ini menjadi penting sebagai akibat dari  kemungkinan  penggunaan  data  yang  lebih  luas  guna  melayani  para  pengguna  yang  memiliki perbedaan kepentingan (2)(7).
Dalam  bentuk  fisik,  media  penyimpanan  arsip,  apakah  itu  kertas  atau  film,  memiliki  tiga komponen penting: struktur, isi, dan konteks. Pada perkembangannya, media arsip berubah menjadi data yang disimpan di berbagai tempat, bahkan dalam berbagai jenis perangkat lunak. Oleh karena itu, arsip berubah  dari  bentuk  fisik  menjadi  data  yang  diorganisir  melalui  metadata.  Maka,  informasi  yang terdapat dalam satu media akan digabungkan kembali melalui metadata untuk membuktikan aktivitas atau fungsi organisasi. Secara prinsip, manajemen arsip melibatkan beberapa komponen utama seperti yang  dijelaskan  oleh  Amsyah bahwa manajemen  arsip  terdiri  dari  tahapan  penciptaan,  penyimpanan, penemuan kembali, dan pemeliharaan (2).
Dikarenakan  pentingnya  manfaat  arsip,  maka  diperlukan  tata  kelola  arsip  yang  teratur  dan menyeluruh. Arsip yang tertata dengan baik adalah sarana and referensi yang bisa membantu pimpinan
Journal of Healthcare Technology and Medicine Vol. 10 No. 1 April 2024 Universitas Ubudiyah Indonesia e-ISSN : 2615-109X
di  instansi  pemerintah  atau  swasta  untuk  melancarkan  aktivitas  mereka.  Pengaturan  arsip  yang  tepat juga akan meningkatkan kelancaran komunikasi dan pelaksanaan tugas yang dijalankan (3).
Menurut asumsi peneliti sistem kearsipan memiliki hubungan dengan kualitas pelayanan pasien. Sistem kearsipan yang baik akan membuat proses pemberian pelayanan kepada pasien dilakukan secara cepat, sehingga pasien akan merasa puas terhadap pelayanan yang diberikan. Namun hasil penelitian menunjukkan bahwa masih ada responden yang kurang atau belum puas dengan sistem kearsipan yang telah ada di RSUD Dr. R.M Djoelham karena masih terdapat banyak ketidaklengkapan dalam pengisian berkas rekam medis.
Usaha  untuk  memberikan  pengertian  terhadap  pentingnya  rekam  medis  diisi  dengan  lengkap selama ini memang masih kurang dilakukan, dan juga pengelolaan rekam medis yang baik tentu akan menunjang  semakin  baik  kualitas  pelayanan  Rumah  Sakit  dan  bermanfaat  apabila  informasi  yang terkandung didalamnya lengkap dan akurat. Selain itu sarana dan prasarana dalam menunjang sistem kearsipan rekam medis juga belum memadai, sehingga membuat peningkatan kualitas pelayanan pasien menjadi tidak puas.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisis  data  dan  pembahasan  tentang  hubungan  sistem  pengarsipan  dalam meningkatkan kualitas pelayanan pasien dapat ditarik kesimpulan bahwa ada hubungan sistem kearsipan dengan kualitas pelayanan pasien di RSUD Dr. R.M Djoelham, dengan nilai p = 0,013.

## DAFTAR PUSTAKA
1.   World Health Organization. New Measles Surveillance Data From WHO. WHO. 2019.
2.   Suparyanto. Mutu Pelayanan Kesehatan. Jakarta: EGC; 2017.
3.   Noor setiyadi A. No Title. 2019.
4.   Savitri BC. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis; 2020.
5.   Irmawati  M.  Manajemen  Informasi  Kesehatan :  Pengelolaan  Dokumen  Rekam  Medis.  J. Community Engagem. Heal. 2018.
6.   Simanjuntak  E.  Pengaruh  Kinerja  Petugas  dalam  Sistem  Pengarsipan  Berkas  Rekam  Medis terhadap Peningkatan Mutu Pelayanan di Rumah Sakit. 2018;1(1).
7.   Muldiana I. Analisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Duplikasi Penomoran Rekam Medis Di Rumah Sakit Atma Jaya 2016. J. INOHIM. 2016;4:48.