Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E- ISSN 2503-2933 1430

## Perancangan Aplikasi E-Surat Berbasis Mobile Pada Pemerintahan Desa Kedunggede Kecamatan Lumbir
Gustin Setyaningsih* 1 , Muhamad Awiet Wiedanti Prasetyo 2 , Luky Rafi Anuggilarso 3 , Palupi Pandanarum 4 , Rizky Bangkit Bachtiar 5 , Hanun Karomatunnisa 6 1,2,3,4,5,6 Universitas Amikom Purwokerto; Jl. Letd Jend Pol Sumarto 1,2,4.5.6 Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Amikom Purwokerto
3 Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Amikom Purwokerto e-mail: * 1 gustin@amikompurwokerto.ac.id, 2 mawp@amikompurwokerto.ac.id,
3 luckyrafi13@gmail.com, 4 palupipandan@gmail.com, 5 rizkybbangkit13@gmail.com,
6 hanunkaromatunnisa@gmail.com

## Abstrak
Teknologi  informasi  mengalami  perkembangan  yang  semakin  pesat  pada  berbagai bidang seperti Pendidikan, Kesehatan, perbankan, pemerintahan dan bidang lainnya. Pesatnya teknologi  informasi  mempengaruhi  prosedur  administrasi  dalam  pemerintahan.  Oleh  karena itu,  prosedur  administrasi  pemerintahan  harus  dapat  beradaptasi  dengan  menerapkan teknologi  informasi  di  segala  aspek  pemerintahan.  Prosedur  administrasi  pemerintah  salah satunya  yaitu  pengurusan  surat-surat.  Dalam  mengurus  surat-surat  seperti  surat  pengantar, masyarakat harus membawa surat pengantar dari ketua RT dan ketua RW setempat kemudian ke  Kantor  Desa  Kedunggede  dengan  membawa  persyaratan  sesuai  ketentuan  dan  mengantri dengan  masyarakat  lainnya.  Jika  berkas  persyaratan  yang  dibawa  kurang  lengkap,  maka masyarakat  harus  kembali  kerumah  untuk  melengkapi  berkas  tersebut,  kemudian  kembali  ke Kantor  Desa  Kedunggede.  Hal  tersebut  tidak  efisien  dan  akan  menembah  antrian  di  Kantor Desa  Kedunggede.  Terlebih  di  kondisi  pandemic  covid-19  sekarang  ini,  pemerintah menghimbau  untuk  menjaga  jarak  dan  tidak  berkerumun.  Maka,  dibuatlah  aplikasi  e-Surat berbasis  mobile  di  Kantor  Desa  Kedunggede  untuk  menyelesaikan  permasalahan  tersebut. Penelitian  ini  menggunakan  metode  waterfall  yang  memiliki  pendekatan  alur  hidup  software yang  sistematis.  Dengan  aplikasi  e-Surat  ini,  masyarakat  Desa  Kedunggede  dapat  melakukan pengajuan  surat-surat  kapan  saja,  dimana  saja  tanpa  harus  keluar  rumah  dan  mengantri  di Kantor  Desa  sehingga  mengurangi  kemungkinan  timbulnya  kerumunan  di  kantor  desa  untuk mengurangi resiko peningkatan Coronavirus Disease (Covid-19).
Kata kunci — surat pengantar, waterfall, covid-19

## Abstract
Information  technology  is  experiencing  rapid  development  in  various  fields  such  as education, health, banking, government and other fields. The rapid development of information technology  affects  administrative  procedures  in  government.  Therefore,  government administration  procedures  must  be  able  to  adapt  by  applying  information  technology  in  all aspects of government. One of the government administrative procedures is the management of documents. In dealing with letters such as cover letters, the community must bring a cover letter from  the  head  of  the  RT  and  the  local  RW  head  then  to  the  Kedunggede  Village  Office  by bringing  the  requirements  according  to  the  provisions  and  waiting  in  line  with  other communities.  If  the  required  documents  are  incomplete,  the  community  must  return  home  to complete  the  file,  then  return  to  the  Kedunggede  Village  Office.  This  is  inefficient  and  will increase  the  queue  at  the  Kedunggede  Village  Office.  Especially  in  the  current  state  of  the COVID-19  pandemic,  the  government  urges  people  to  keep  their  distance  and  not  to  gather together. So, a mobile-based e-Surat application was made at the Kedunggede Village Office to
1431 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
solve  this  problem.  This  study  uses  the  waterfall  method  which  has  a  systematic  software lifeflow approach. With this e-Surat application, the people of Kedunggede Village can submit letters anytime, anywhere without having to leave the house and queue at the Village Office so as  to  reduce  the  possibility  of  crowds  forming  at  the  village  office  to  reduce  the  risk  of increasing Coronavirus Disease (Covid-19).
Keywords — recommendation letter, waterfall, covid-19

## 1. PENDAHULUAN
esa  adalah    desa  dan  desa  adat/yang  disebut  dengan  nama  lain,  selanjutnya  disebut  desa, adalah  kesatuan  masyarakat    hukum  yang  memiliki  batas  wilayah  berwenang  untuk mengatur  dan  mengurus  urusan  pemerintah,  kepada  masyarakat  setempat  berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal usul, dan hak tradisional yang diakui dan dihormati dalam system pemerintah Negara Kesatuan Republik Indonesia[1]. E- Government merupakan salah satu aspek yang  dipakai  dalam  membangun  desa  cerdas  dengan  memanfaatkan  teknologi  informasi  dan komunikasi oleh aparatur pemerintah dalam menjalankan tugasnya mengelola pemerintahan dan menyediakan layanan publik [2].
Teknologi  informasi  dan  komunikasi  sangat  berguna  dalam  mendukung  proses  bisnis berupa  data,  informasi,  fakta,  distribusi,  dan knowledge  management .  Pendukung  pelayanan masyarakat  oleh  instansi  pemerintah  dari  tingkat  rukun  tetangga  samapi  kabupaten  salah satunya  menyediakan  aplikasi  administrasi  pelayanan  masyarakat  terutama  pengajuan  surat. Penyelenggara  pelayanan  publik  merupakan  upaya  negara  untuk  memenuhi  kebutuhan  dasar setiap  warga  negara.  Penyedia  layanan  publik  menyediakan  barang,  jasa,  dan  layanan administrasi [3]. Penyelenggara pengabdian kepada masyarakat oleh instansi pemerintah dapat mempermudah masyarakat dalam berkirim surat, dan salah satunya penyajuan surat pengantar. Surat  pengantar  adalah  surat  yang  ditujukan  kepada  seseorang  atau  pejabat,  yang  digunakan untuk  menyampaikan  surat,  dokumen,  dan  barang  (Muslichah,  2014)  [4].  Dalam  pengurusan surat  masyarakat,  masyarakat  harus  datang  dan  disetujui  ketua rukun  tetanggan  sampai  kepala desa.  Dengan  situasi  pandemi  seperti  ini  pemerintah  menghimbau  masyarakat  untuk  tidak berkerumun.  Sehingga,  tidak  memungkinkan  prosedur  tersebut  untuk  dilakukan  dikarenakan dapat meningkatkan mata rantai penyebaran covid-19.
“Pandemi”  adalah  kondisi dunia  saat  ono,  dimana World  Hralth  Organization (WHO) telah menyepakai dengan menyampaikan pernyataan bahwa Covid-19 adalah kondisi pendemi. Masa pandemi ini menyebabkan seluruh masyarakat dunia harus memahami dalam menentukan arah  kebijakan  dan  juga  sikap  manusia  dalam  menanggulanginya  [5]. Social  distancing ditetapkan  oleh  pemerintah  untuk  diterapkan  kepada  seluruh  masyarakat  dunia,  menyebabkan pergerakan social masyarakat harus terbatasi. Adanya pandemic, seluruh aktifitas baik individu maupun organisasi harus sesuai dengan protocol. Selain permasalahan mengurangi berkerumun, seringkali  masyarakat  saat  mengajukan  surat  tanpa  persetujuan  ketua  RT/RW  karena  sulit ditemui,  namun  Kantor  Desa  tetap  mentoleransi  dan membuatkan  suratnya.  Hal  tersebut  tidak sesuai  dengan  Undang-Undang  Republik  Indonesia  yaitu  Pemerintah  kabupaten/kota berkewajiban  dan  bertanggung  jawab  menyelenggarakan  urusan  Administrasi  Kependudukan [6], dimana seharusnya surat yang telah dibuat harus disetujui Ketua RT/RW. Surat adalah alat komunikasi  tertulis  yang  dibuat  oleh  satu  pihak  dan  ditujukan  kepada  pihak  tertentu  untuk menyampaikan  suatu  informasi.  Fungsi  surat  yaitu  sebagai  sarana  dalam  penyampaian  pesan tertulis,  surat  berperan  untuk  mencapai  tujuan  suatu  instansi  atau  organisasi  dalam  menjalin Kerjasama antar organisasi/instansi [7].
D
Jatisi                             ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933 1432
Teknologi  berkembang  pesat  sehingga  masyarakat  dapat  memilih  aplikasi  yang  sudah ada  untuk  memenuhi  kebutuhan  individu/organisani.  Faktor  utama  yang  mendukung penggunaan  komputer  oleh  banyak  instansi  pemerintahan/swasta  yaitu  menghasilkan pengelolaan data/informasi dengan cepat, tepat, dan akurat.
Gambar 1. Statistik TIK Tahun 2015 - 2018 di Indonesia (Sumber: BPS dan Kemkominfo)
Berdasarkan  Gambar  1.  Statistik  TIK  Tahun  2015-2018  di  Indonesia,  menyatakan pengguna TIK semakin meningkat. Pengguna telepon seluler pada tahun 2018 sebesar 121,04. Pengguna  internet  meningkat  pada  tahun  2015  dari  21.98  menjadi  39,90  pada  tahun  2018. Pelanggan mobile  broadband sebesar  88,12  pada  tahun  2018.  Berdasarkan  perkembangan indicator Teknologi Informasi dan Komunikasi tahun 2015-2018 di Indonesia [8]. Samapi tahun 2018  pengguna  TIK  di  Indonesia  sebesar  57,33%.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk membangaun  aplikasi  e-surat  yang  dapat  digunakan  oleh  masyarakat  dalam  melakukan pengajuan  surat  ke  ketua  RT  sampau  Kantor  Desa.  e-Surat  merupakan  fitur  tambahan  dari aplikasi  yang  telah  dibuat  pada  penelitian  sebelumnya  yaitu  monitoring  laporan  aduan masyarakat  [9]  yang  berfungsi  untuk  memonitoring  aduan  masyarakat  ke  Pemerintah  Desa.  e- Surat  memudahkan  masyarakat  desa  dalam  pengajuan  surat  dengan  persetujuan  lengkap  dari ketua  RT  sampai  Kantor  Desa.  Dengan  begitu,  Pemerintah  Desa  dapat  memproses  surat kebutuhan masyarakat tanpa bertemu secara langsung. Aplikasi mobile adalah perangkat lunak yang  berjalan  diperangkat seluler .  Aplikasi mobile dapat  diunduh  dan  multifungsi, meningkatkan  fungsionalitas  perangkat mobile tersebut.  Keunggulannya  antara  lain  dapat menunjang  produktivitas  pekerjaan,  hiburan,  belajar,  dan  lain  sebagainya.  Pengguna  dapat mengunduh  aplikasi mobile yang  diinginkan  memalui operating  system yang  terpasang  pada mobile tertentu, baik android maupun iOS . Pengguna android dapat mengunduh aplikasi yang di perlukan melalui Google Play , dan pengguna iOS dapat mengunduh aplikasi yang diinginkan melalui iTunes [10].
State  of  The  Art yang  berhubungan  dengan  penelitian  ini  seperti  Sistem  Informasi Pelayanan Masyarakat Pada Kantor Kelurahan Gunung Paikta Banjarbaru, sistem ini mengenai pengguna aplikasi berbasis web mobile untuk mendukung sistem layanan administrasi desa [11]. Pada  jurnal  Sistem  Informasi  “KIFORM”  Berbasis Android ,  pembuatan  Aplikasi  KIFORM untuk  meningkatkan  Efektifitas  Pelayanan  Publik  Terhadap  Masyarakat  Pada  Kelurahan Sukasari.  Sistem  informasi  “KIFORM”  merupakan  aplikasi mobile berbasis  android  yang dirancang untuk mempermudah warga Kelurahan Sukasari dalam mengakses informasi seputar pelayanan publik [12]. Sistem informasi yang terkait telah dibuat, yaitu Sistem Informasi Surat
1433 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Pengantar  Berbasisi  Web  (Kelurahan  Sukasari  Tangerang),  sistem  ini  dapat  membantu masyarakat  dan  mempermudah  staff  kelurahan  Sukarasi,  Tangerang  dalam  proses  pembuatan kualitas public menjadi  lebih  baik  [13].  Penelitian  terkait  dari  sistem  informasi  surat  dengan judul  Rancang  Bangun  Aplikasi  Pengelolaan  Surat di  Desa Tanjung Kamuning,  menghasilkan analisis  bahwa  aplikasi  tersebut  dapat  mencetak  laporan  serta  dapat  menyimpan  laporan  lebih tertata pada direktori penyimpanan [14]. Adapun Sistem Informasi Pengurusan Surat Pengantar Berbasis Framework Codeigniter Guna Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kepada Masyarakat. Sistem  ini  dibuat  agar  pengurusan  surat  pengantar  ankan  lebih  cepat  dan  menghilangkan pelanggan terhadap Undang-Undang No 24 Tahun 2013 Tentang Administraso Kependudukan [15].
Rancangan  sistem  surat  dan  sistem  terkait  yang  telah  berhasil  dibuat  seluruhnya memanfaatkan  teknologi  internet  untuk  memudahkan  masyarakat  dalam  kebutuhan  akses informasi.  Informasi  dapat  diakses  melalui  teknologi  internet  secara real  time kapanpun  dan dimanapun.  Penelitian  ini  berbeda  dengan  penelitian  sebelumnya  karena  dalam  hal pengembangan,  penelitian  sebelumnya  menggunakan  web,  sedangkan  penelitian  ini menggunakan  hak  akses  pengguna  lain  yaitu  RT,  RW  pada  aplikasi mobile dalam  prosedur pengajuan  surat  hingga  warga  mendapat  persetujuan  surat  dari  kelurahan  Desa  Kedunggede. Maka sistem surat ini akan sangat membantu masyarakat dan pihak yang berkepentingan dalam urusan pengajuan surat kapanpun dan dimanapun tanpa harus saling bertemu.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  merupakan  algoritma  seorang  peneliti  dalam  melakukan  penelitian secara  keseluruhan.  Gambar  2.  Metode  Penelitian,  merupakan  diagram  metode  penelitian. Berdasarkan  gambar  tersebut,  dijelaskan  ada  tiga  tahapan  yang  menjadi  tujuan  penelitian  ini yaitu identifikasi, pengumpulan data, dan metode pengembangan.

## Gambar 2. Metode Penelitian

## 2.1 Indentifikasi Masalah
Proses  penelitian  dalam  mengidentifikasi  masalah  merupakan  tahap  penting  untuk merumuskan  permasalahan  yang  menjadi  latar  belakang  penelitian.  Masalah  yang  diangkat yaitu  bagaimana  masyarakat  dapat  melakukan  pengajuan  surat  ke  Desa  dengan  mudah  tanpa
Jatisi                             ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933 1434
berpergian dan berkerumun atau bertemu secara langsung saat masa pandemic Covid-19. Selain itu masyarakat mendapatkan konfirmasi persetujuan surat secara lengkap dari ketua RT sampai Kantor Desa dengen efektif dan efisien.

## 2.2 Metode Pengumpulan Data
Wawancara  yang  dilakukan  kepada  Bapak  Sutomo  selaku  Kepala  Desa  Kedunggede dengan  kegiatan  tanya  jawab  secara  lisan  bertujuan  untuk  memperoleh  data  yang  dapat melengkapi  data  dan  menjawab  penelitian.  Dari  hasil  wawancara  tersebut,  kami  mendapatkan permasalahan yaitu pengajuan surat oleh warga yang didapatkan belum tentu telah disetujui oleh semua  pihak  secara  lengkap  dan  tidak  efektif  serta  efisien.  Kepustakaan  dilakukan  untuk memperkuat  landasan  teori  penelitian  dengan  memanfaatkan  beberapa  buku  dan  jurnal  yang dapat  mendukung  kebutuhan  teori-teori  penelitian.  Teori-teori  pendukung  penelitian  tersebut adalah undang-undang tentang administrasi kependudukan, pengertian aplikasi mobile , android dan surat.
Peneliti  mengumpulkan  referensi  berupa  buku-buku  pemerintahan  desa  khususnya pelayanan  surat  masyarakat  dan  jurnal  penelitian  yang  terkait.  Observasi  dilakukan  dengan menijau  keadaan  masyarakat  Desa  Kedunggede  secara  langsung  yang  nantinya  akan  menjadi pengguna  aplikasi  e-Surat.  Saat  pandemic,  masyarakat  berkunjung  langsung  untuk  melakukan pengajuan  surat  kepada  ketua  RT  sanpai  Kantor  Desa.  dokumentasi  berkas  diperoleh  dari informasi  yang  akurat  berupa  bukti  foto  surat-surat  yang  masih  manual  dalam  pengajuannya, diperkuat  dengan  adanya  bukti  surat  pengantar  hinggan  stampel  pengesahan  yang  masih dilakukan secara manual dalam mendapatkannya.

## 2.3   Metode Pengembangan Sistem
Gambar 3. Metode Watelfall
Metode waterfall merupakan metode yang digunakan untuk pengembangan aplikasi e- Surat Desa Kedunggede yang  memiliki keuntungan dapat menyediakan pendekatan alur hidup perangkat  lunak  terurut  dan  secara  sistematis  dalam  membangun  sistem  e-Surat  Desa Kedunggede tersebut. Sistem yang dihasilkan dari metode waterfall akan memiliki kualitas yang baik,  dikarenakan  pengembangan  sistem  dilakukan  terhadap,  tidak  hanya  focus  pada  tahap tertentu [16]. Tahapan yang dilakukan terdapat dalam metode waterfall adalah tahapan analisis kebutuhan perangkat lunak, melalui tahap analisi kebutuhan perangkat lunak secara mendalam, untuk  memahami  jenis  perangkat  lunak  yang  dibutuhkan  pengguna  untuk  menyelesaikan masalah yang ada. Tahap ini perlu dilakukan pencatatan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak yang dilakukan oleh pengguna. Tahapan selanjutnya adalah desain perangkat lunak, yaitu proses desain  layer,  termasuk  struktur  data,  arsitektur  perangkat  lunak,  rendering  antarmuka,  dan prosedur  pengkodean.  Tahap  ini  menjelaskan  kebutuhan  perangkat  lunak  dari  tahap  analisis
1435 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
kebutuhan  hingga  tampilan  desain  sehingga  dapat  diimplementasikan  sebagai  kode  program pada  tahap  selanjutnya.  Kemudian  tahap  coding  (coding/menulis  kode  program)  desain diterjemahkan  ke  dalam  rancangan  program  system  dengan  perintah-perintah  bahasa pemrograman.  Hasilnya  adalah  program  computer  dan database berdasarkan  tampilan  desain yang  dibuat  selama  fase  desain.  Setelah  itu,  logika  dan  fungsi  diuji  dengan  menguji  aplikasi untukmemastikan bahwa semua komponen sesuai dengan desain dan fungsi yang dirancang. Hal itu  sangat  diperlukan  untuk  meminimalisir  kesalahan (eror )  dan  aplikasi  dapat  berjalan  sesuai yang  dikehendaki.  Analisis  pengujian  yang  dilakukan  oleh  penulis  menggunakan  pengujian black box, pengujian ini bertujuan untuk mengetahui logic dan fungsionalitas sistem telah sesuai dengan rancangan yang telah ditetapkan sebelumnya. Berikut Tabel 1. Tabel Pengujian Aplikasi e-Surat warga yang menampilkan pengujian fungsionalitas e-Surat warga telah sesuai harapan:
Tabel 1. Pengujian Aplikasi e-Surat User Warga Aksi Reaksi Sistem Hasil Melakukan Login  Jika username dan password sudah benar, masuk ke menu utama aplikasi e-Surat.
Jika username atau password salah/keduanya  salah,  maka muncul peringatan yang menunjukkan bahwa username/password salah. Sesuai Harapan Memilih salah satu jenis surat pada menu utama Menampilkan  form  pengisian  data  sesuai  jenis  surat  pengajuan yang  dipilih user pada  halaman  utama  dan  list  persyaratan upload bukti gambar pendukung sesuai jenis surat. Sesuai Harapan Mengisi data pengajuan Menampilkan data sesuai pengsisian user Sesuai Harapan Klik tombol kirim e-Surat  mengirim  data  pengajuan  suart  ke user RT lalu  ke user RW jika  ada  data  yang  belum  terisi,  maka  akan  menampilkan peringatan ‘isikan data dengan lengkap’ Sesuai Harapan
Table  2.  Pengujian  Aplikasi  e-Surat  User  RT/RW  yang  menampilkan  pengujian  segi fungsionalitas e-Surat User RT/RW telah sesuai dengan harapan:
Tabel 2. Pengujian Aplikasi e-Surat Aksi Reaksi Sistem Hasil Melakukan Login Jika username dan password sudah  benar  masuk  ke  menu utama aplikasi e-Surat user RT/RW. Jika  antara username dan password salah/keduanya  salah, maka akan menampilkan peringatan salah username/password. Sesuai Harapan Memilih fitur “Surat Masuk” Menampilkan  data  surat  pengajuan  yang  telah  diinput  dan dikirim oleh user dan harus klik “Setuju” atau  “Tidak Setuju” menyesuaikan kelengkapan persyaratan. Sesuai Harapan Memilih fitur “Surat Keluar” Menampilkan data surat yang telah disetujui oleh RT/RW. Sesuai Harapan
Pada tahap terakhir, meskipun sistem dapat diimplementasikan, jika ada kesalahan yang tidak  terdeteksi  selama  pengujian,  perubahan  dapat  terjadi  pada  tahap  ini.  Pada  proses pemeliharaan  peneliti  mempunyai  pengembangan  sistem  yang  telah  ada  dapat  berjalan  secara maksimal.
Jatisi                             ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933 1436

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1   Pembuatan Aplikasi
Sistem yang dibangun adalah aplikasi mobile dengan tiga tipe user atau pengguna, yaitu user warga  Desa  Kedunggede,  admin  RT,  dan  admin  RW.  Admin  yang  dimaksud  merupakan desa yang berhak menyetujui pengajuan surat dari warga desa.

## 3.2 Diagram Rancang Sistem
Proses  perancangan  akan  dibentuk  berupa  penggambaran  proses  elemen-elemen  dari salah  satu  komponen,  proses  perancangan  ini  merupakan  tahapan  awal  dari  perancangan Aplikasi e-Surat Desa Kedunggede Kecamatan Lumbir. Hasil dari perancangan Aplikasi e-Surat ini  yang  didapatkan  dari  tinjauan  Pustaka  dan  pengumpulan  data  menghasilkan usecase diagram , activity diagram , sequence diagram , dan class diagram .
3.3   Use Case Diagram
Usecase menggambarkan  interaksi  antara  satu  atau  lebih actor dengan  informasi  dari aplikasi yang akan dibuat. Secara umum usecase digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada pada sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakannya.
Gambar 4. Use Case User Surat
Pada Gambar 4. Use Case User Surat dari sistem terdapat: a. Satu actor yang melakukan kegiatan yaitu user
b. Satu sistem yang mencakup kegiatan Aplikasi e-Surat
c. Satu UseCase yang dilakukan oleh user yaitu, Login dan berbagai jenis macam surat.
1437 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Gambar 5 . Use Case Admin Surat
Pada Gambar 5. Use Case Admin Surat dari sistem terdapat: a. satu actor yang melakukan kegiatan yaitu admin
b. satu sistem yang mencakup kegiatan Aplikasi e-Surat c. satu UseCase yang dilakukan oleh actor yaitu Login , surat-surat masuk dan keluar.

## 3.4   Activity Diagram
Activity  Diagram adalah workflow (aliran  kerja)  atau  aktifitas  setiap  fitur  dari  sistem informasi aplikasi yang ada pada perangkat lunak.
Jatisi                             ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933 1438

## Gambar 6 . Activity Surat User
Pada  Gambar  6. Activity  Surat  User proses  dimulai  dari user membuka  menu  surat maka  sistem  akan  menampilkan  menu  utama, user memilih  jenis  surat  yang  akan  dibuat,  lalu mengisi  keterangan  pengajuan  dan  menggunggah  dokumen  pendukung.  Ketika  tahapan semua sudah  terisi  maka user klik  tombol  kirim  kemudian  secara  otomatis  sistem  akan  menyimpan data user .
1439 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Gambar 7. Activity Diagram Surat Admin
Pada  Gambar  7. Activity  Diagram Surat  Admin  prosesnya  diawali  dengan  admin membuka  menu  surat,  kemudian  sistem  akan  menampilkan  menu  surat  kemudian  sistem menampilkan  daftar  pengajuan  surat  yang  telah  diajukan  oleh user .  Admin  memproses pengajuan  yang  disetujui  RT  &  RW  selanjutnya  sistem  memproses  surat  pengantar  sesuai kehendak admin.

## 3.5   Sequence Diagram
Sequence Diagram menggambarkan aktivitas objek dalam use case dengan menjelaskan siklus hidup objek dan pesan yang dikirim dan diterima antar objek.
Jatisi                             ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933 1440

## Gambar 8. Sequence Surat User
Pada  Gambar  8. Squence  Surat  User , user memilih  salah  satu  jenis  surat  pada  menu utama,  lalu  muncul  formular  data  dan  persyaratan  untuk  pengajuan  surat  yang user pilih. Kemudian  jika user telah  mengisi  data  dan  klik  tombol  kirim,  maka  data  akan  tersimpan  di database dan dapat dilihat oleh admin RT/RW.
Gambar 9. Sequence Surat Admin
1441 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Pada Gambar 9. Sequence Surat Admin, proses diawali dengan admin masuk ke menu login lalu  pilih  data  pengajuan  maka  aplikasi  akan  menampilkan  halaman  tersebut,  admin memproses data pengajuan yang telah di proses oleh user sesuai dengan kebutuhan. Pada saat proses  dalam  status  pengajuan  tidak  disetujui  makan  akan  kembali  ke  menu  awal  dan  ketika status pengajuan disetujui akan diproses dan dicetak oleh sistem.
3.6   Class Diagram
Class  Diagram mendeskripsikan  sistem  sesuai  dengan  deskripsi class yang  akan dijalankan untuk membangun informasi aplikasi.
Gambar 10. Class Diagram
Pada  Gambar  10. Class  Diagram, menampilkan class  diagram dari  Aplikasi  e-Surat yang terdiri dari 3 tabel yaitu login , halaman utama, dan surat.

## 3.7   Rancangan Tampilan Sistem
Jatisi                             ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933 1442

## Gambar 11. Layar Login
Pada Gambar 11. Layar Login , merupakan layer untuk login sistem sebelum user warga maupun  admin  RT/RW  menggunakan  aplikasi.  Untuk  masuk  ke  aplikasi, user maupun  admin harus menginputkan username berupa NIK masing-masing dan password .
1443 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Gambar 12. Layar Utama User
Pada  Gambar  12.  Layar  Utama User ,  menampilkan  beberapa  pilihan  jenis-jenis  menu surat  yang  dibutuhkan  oleh  masyarakat  Desa  Kedunggede,  masyarakat  dapat  memilih  sesuai dengan kebutuhan yang ada.
Jatisi                             ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933 1444
Gambar 13. Layar Input Data User
Pada  Gambar  13.  Layar Input Data User ,  menampilkan  halaman input data  kategori menu  surat  pengantar  untuk  user  melakukan  pengajuan  surat  pengantar.  Terdapat  data  NIK, Nama,  Jenis  Surat  sesuai  kehendak user ,  lalu  tombol  unggah  gambar  untuk  bukti  pendukung sesuai  persyaratan  kebutuhan  surat  pengantar  dan  tombol  kirim  untuk  pengajuan  surat persetujuan RT dan RW.
1445 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Gambar 14. Halaman Utama RT/RW
Pada Gmabar 14. Halaman Utama RT/RW, menampilkan  menu surat-surat masuk dan surat-surat keluar yang didapat dari data yang diperoleh dari pengajuan surat masyarakat Desa Kedunggede.
Gambar 15. Tampilan Surat Masuk RT/RW
Pada Gambar 15. Tampilan Surat Masuk RT/RW, menampilkan data surat masuk hasil pengajuan surat masyarakat Desa Kedunggede. Berikut merupakan detail data untuk keputusan RT/RW dalam menyetujui pengajuan surat guna proses lanjut kepada Desa Kedunggede.
Jatisi                             ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933 1446
Gambar 16. Tampilan Detail Surat Masuk RT/RW
Pada Gambar 16. Tampilan Detail Surat Masuk RT/RW ini menampilkan NIK, Nama, Jenis  Surat,  dan  Gambar  Pendudukan. User RT  maupun  RW  wajib  memeriksa  gambar pendukung  sesuai  dengan  persyaratan  masing-masing  jenis  surat  yang  diajukan  warga.  Jika seluruh  data  benar  dan  dapat  disetujui,  maka user RT/RW  klik  tombol  “Setuju”,  begitu  pula sebaliknya.
1447 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisis  pengelolaan  administrasi  Desa  Kedunggede  mengenai pembuatan surat -surat, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa proses pengajuan surat pengantar masih  dilakukan  secara  konvensional  dengan  cara  persetujuan  RT/RW,  lalu  datang  dan mengantri di Kelurahan. Disituasi pandemi seperti ini, tidak  memungkinkan bagi warga untuk berkerumun  disuatu  ruangan  untuk  mengantri  pada  saat  proses  pengajuan  surat  yang  beresiko meningkatkan mata rantai penyebaran covid-19. Dengan banyaknya antrian dapat menyebabkan kesulitas  pencarian  data  warga,  menimbulkan  kemukinan  kesalahan  dalam  pencatatan  data warga  dan  terlupa  untuk  mengisi  buku  kependudukan  serta  membutuhkan  waktu  yang  cukup lama.  Pada  aplikasi  e-Surat  yang  dirancang  ini  mempermudah  masyarakat  Desa  Kedunggede dalam mengajukan surat pengantar seperti pembuatan KTP, pembuatan KK, pembuatan SKCK, penghasilan  orang  tua  dan  sebagainya,  yang  disesuaikan  dengan  kebutuhan  masyarakat  Desa Kedunggede.  Selain  itu  dengan  adanya  aplikasi  ini,  dapat  meminimalisir  kerumunan  dan mendukung upaya social distancing di masa pandemi Covid-19.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Kami  ucapkan  terima  kasih  kepada  Universitas  Amikom  Purwokerto  telah  memberi dukungan  penuh  pada  tim  penelitian  kami  melalui  program  hibah  penelitian  dosen  muda amikom pada tahun 2021.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa,” No. 1. 2014.
[2] M. P. Damanik and E. H. Purwaningsih, “E-Government dan Aplikasinya Dilingkungan Pemerintah  Daerah,” J.  Petrol. ,  Vol.  369,  No.  1,  pp.  1689–1699,  2013,  doi: 10.1017/CBO9781107415324.004.
[3] F.  Noviyanto,  T.  Setiadi,  and  I.  Wahyuningsih, “Implementasi  SIKADES  (Sistem Informasi Kependudukan Desa) Untuk Kemudahan Layanan Administrasi Desa Berbasis WEB Mobile,” Vol. 8, No. 1, pp. 858–869, 2014.
[4] B.  M.  Sulthon, “Analisa  Sistem  Informasi  Surat  Pengantar  Masyarakat  (SPM)  di Kelurahan Tomang Berbasis Web,” Vol. 11, No. 2, pp. 129–137, 2018.
[5] R.  T.  Handayani,  D.  Arradini,  A.  T.  Darmayanti,  A.  Widiyanto,  and  J.  T.  Atmojo, “Pandemi Covid-19, Respon Imun Tubuh, dan Herd Immunity,” Vol. 10, No. 3, pp. 373– 380, 2020.
[6] Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  23  Tahun  2006  Tentang  Administrasi Kependudukan , Vol. 15. 2006, p. 151.
[7] H.  T.  SIHOTANG, “Sistem  Informasi  Pengagendaan  Surat  Berbasis  Web  pada Pengadilan Tinggi Medan,” Vol. 3, No. 1, pp. 6–9, 2019, doi: 10.31227/osf.io/bhj5q.
Jatisi                             ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 2, Juni 2022, Hal. 1430-1448 E-ISSN 2503-2933 1448
[8] “Indeks  Pembangunan  Teknologi,  Informasi,  dan  Komunikasi/Ict  Development  Index 2018 ISBN.” .
[9] G. Setyaningsih, H. Fitra, H. Karomatunnisa, and P. Pandanarum, “Aplikasi Monitoring Laporan Aduan Masyarakat pada Desa Kedunggede Kecamatan Lumbir,” Vol. 20, No. 1, 2020, doi: 10.30812/matrik.v20i1.829.
[10]  M.  Irsan, “Rancang  Bangun  Aplikasi  Mobile  Notifikasi  Berbasis  Android  Untuk Mendukung Kinerja di Instansi Pemerintahan.”
[11]  Soegiarto,  E.  C.  Kirana,  and  Bahar, “Sistem  Informasi  Pelayanan  Masyarakat  pada Kantor  Kelurahan  Guntung  Paikat  Banjarbaru,” Vol.  5662,  No.  November,  pp.  24–34, 2018.
[12]  E.  Suryana,  M.  D.  Adiansyah,  and  I.  Fatimatun, “Perancangan  Aplikasi  Mobile  Sistem Informasi  ‘KIFORM’  Berbasis  Android  Untuk  Meningkatkan  Efektifitas  Pelayanan Publik  Terhadap  Masyarakat  pada  Kelurahan  Sukasari,” Vol.  2,  No.  2,  pp.  226–235, 2016.
[13]  J.  I.  Saputro,  P.  I.  Wati,  and  R.  Octipany, “Sistem  Informasi  Surat  Pengantar  Berbasis WEB (Studi Kasus: Kelurahan Sukasari Tangerang).”
[14]  R. Guntari and R. Setiawan, “Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat,” No. 1, pp. 269–274.
[15]  E.  Setyawati,  Suyudi,  F.  A.  Gunantara,  and  H.  Wijoyo, “Sistem  Informasi  Pelayanan Administrasi  Surat  Pengantar  Berbasis  Website  Dengan  Framework  Codeigniter  Guna Meningkatkan Kualitas Pelayanan pada Desa Tambaksari Kidul Kabupaten Banyumas,” Pap. Knowl. Towar. a Media Hist. Doc. , 2014.
[16]  R. Wahyuni, Y. Irawan, and Y. Devis, “Aplikasi Pengolahan Data Balita dan Ibu Hamil di  Posyandu  Kasih  Ibu  Desa  Penyawasan  Kecamatan  Kampar  Berbasis  WEB,” Vol.  9, No. 2, pp. 1–8, 2020.