ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA PRIMKOPTI JAKARTA SELATAN
Novi Pramono 1) , Joko Sutrisno 2)
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : pramononovi@gmail.com 1) , joko.sutrisno@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Dalam  penulisan  penelitian  ini,  penulis  melakukan  penelitian  tentang  bagaimana  proses  administrasi kepegawaian pada PRIMKOPTI Jakarta Selatan. Permasalahan dalam penelitian ini adalah tidak adanya bukti nilai pegawai sehingga mengakibatkan nilai pegawai sulit diketahui, tidak adanya surat penugasan untuk pegawai sehingga mengakibatkan sulitnya mengetahui detil informasi pengusan, sulit mengetahui jumlah cuti yang tersisa karena  tidak  adanya  informasi  cuti  yang  pernah  diambil  pegawai,  informasi  untuk  manajemen  dalam  hal pengangkatan, penugasan, cuti, pensiun dan pengunduran diri sulit diketahui saat dibutuhkan. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengangkat permasalahan tersebut sebagai judul penelitian. Pada penulisan penelitian ini, jenis metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah metode wawancara, studi pustaka, pengamatan dan dokumentasi  kepada  pihak  yang  bersangkutan.  Pada  pemodelan  sistem,  penulis  menggunakan  metode perancangan sistem informasi dengan alat bantu yaitu, UML (Unified Modeling Language). Untuk perancangan basis data digunakan relasi tabel dan ERD (Entity Relationship Diagram). Dari hasil penelitian, penulis ingin memberikan  alternatif  pemecahan  berupa  rancangan  sistem  usulan  yang  telah  terkomputerasi  dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic.NET 2008, dan database menggunakan MySQL yang mana  dapat  menghasilkan  sistem  dengan  membuatkan  surat  nilai,  surat  penugasan,  bukti  surat  cuti,  bukti pengunduran diri, laporan pengangkatan, laporan penugasan, laporan cuti, laporan pengunduran diri, laporan pensiun  dan  laporan  rekapitulasi  cuti.    Oleh  karena  itu  melalui  penulisan  ini,  diharapkan  dapat  membantu mengatasi permasalahan yang ada pada  PRIMKOPTI  Jakarta Selatan.
Kata kunci : sistem informasi, administrasi, kepegawaian, PRIMKOPTI

## 1. PENDAHULUAN
PRIMKOPTI Jakarta selatan merupakan badan usaha yang bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan  hidup  anggota  pada  khususnya  dan masyarakat pada umumnya. Demi kelancaran usaha- usaha pencapaian tujuan tersebut diperlukan tenaga pegawai  yang  cakap  dan  terampil.  Agar  pegewai dapat  menjalankan  tugas  dan  tanggungjawabnya dengan  baik  dalam  suatu  organisasi,  maka  harus dibutuhan  sistem  kepegawaian  yang  efektif  dan efisien.  Sistem  kepegawaian  didalam  sebuah organisasi  baik  itu  pemerintahan  ataupun  swasta adalah untuk menunjang kelancaran tugas organisasi dan  menjadi  unsur  pendukung  dalam  pelaksanaan fungsi dari manajemen sebuah organisasi.
Untuk  saat  ini  dalam  pengolahan  data kepegawaian  pada  PRIMKOPTI  jakarta  selatan masih kurang efektif, dikarenakan masih menggunakan  aplikasi  berupa  Ms.Word,  Ms.Excel dalam  implementasinya.  Aplikasi  ini  tidak  bisa menunjang  proses  kerja  dengan  cepat  dan  mudah. Selain  itu  masalah  yang  dihadapi  saat  ini  adalah informasi pada kepegawaian tidak mudah didapatkan, seperti tidak adanya bukti nilai pegawai, Tidak adanya surat penugasan untuk pegawai  yang akan ditugaskan ke luar kota, tidak adanya informasi jumlah sisa cuti pegawai yang mengakibatkan tidak
diketahuinya  jumlah  cuti  yang  tersisa  untuk pegawai.
Masalah  pada  sistem  yang  berjalan  saat  ini masalah yang sering dihadapi adalah:
a. Tidak  adanya  bukti  nilai  pegawai  sehingga mengakibatkan nilai pegawai sulit diketahui.
b. Tidak  adanya  surat  penugasan  untuk  pegawai sehingga  mengakibatkan  sulitnya  mengetahui detil informasi pengusan.
c. Sulit mengetahui jumlah cuti yang tersisa karena tidak adanya informasi cuti yang pernah diambil pegawai.
d. Informasi untuk manajemen dalam hal pengangkatan,  penugasan,  cuti,  pensiun  dan pengunduran diri sulit diketahui saat dibutuhkan.
Tujuan Penulisan
a. Memberikan informasi yang menampilkan unsur nilai  beserta  nilai  pegawai  dengan  adanya  surat nilai.
b. Memberikan informasi yang menampilakan detil penugasan  pegawai  dengan  adanya  surat keputusan penugasan.
c. Memberikan informasi cuti yang pernah diambil pegawai dengan adanya surat keputusan izin cuti.
d. Memberikan informasi-informasi yang menampilkan data-data mengenai pengangkatan, penugasan,  cuti,  pensiun  dan  pengunduran  diri serta dengan adanya laporan-laporannya.
Batasan masalahnya sebagai berikut : Proses pengangkatan  sementara,  Proses  absen,  Proses penilaian,  Proses  pengangkatan  tetap,  Proses penugasan,  Proses  cuti,  Proses  pensuin,  Proses pembuatan laporan yang dibutuhkan.

## 2. METODE PENELITIAN
a) Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah adalah proses terpenting  dalam  sebuah  penelitian  selain  latar belakang  dan  perumusan  masalah.  Begitu pentingnya,  bahkan  suatu  kegiatan  tidak dikatakan  sebagai  sebuah  penelitian  jika identifikasi  masalah  yang  dibuat  asal-asalan. Dalam metodologi penelitian ini, penulis terlebih dahulu  melakukan  identifikasi  masalah  dalam sistem kepegawaian yang pada PRIMKOPTI.
b) Studi Literatur
Pada tahap studi literatur penulis mempelajari  dan  memahami  teori-teori  yang menjadi  pedoman  dan  referensi  yang  diperoleh dari berbagai buku, guna menyelesaikan masalah yang  di  bahas  dalam  tugas  akhir  ini  dan mempelajari  penelitian  yang  relevan  dengan masalah yang diteliti. Seperi:
(1) Pengertian Konsep Dasar Sistem Informasi Konsep sistem informasi adalah perpaduan
dari  beberapa  manusia,  perangkat  keras  dan lunak, jaringan-jaringan komunikas, dan sumber daya  data  yang  mampu  mengumpulkan, mengedit  dan  menyebarkan  informasi  pada sebuah organisasi ataupun instansi [1].
(2) Pengertian  Manajemen  Sumber  Daya
Manusia Menejeman  sumber  daya  manusia  adalah pendayagunaan  sumber  daya  manusia  di  dalam sebuah instansi atau organisasi [2].

## c) Pengumpulan Data
Untuk menyelesaikan penelitian ini diperlukan pengumpulan data yang berhubungan dengan  masalah  yang  dibahas.  Tujuannya sebagai  sumber  landasan  pembahasan  dan pembuatan rancangan sistem.

## d) Analisa Data
Penulis  hanya  berpatokan  pada  dokumen- dokumen  yang  ada,  sehingga  pada  pembuatan sistem informasi kepegawaian ini data yang akan dikelola.
(1) Query dan Report. Teknik ini menganalisa hasil  isi  dari  data  dengan  cara  melihatnya dalam bentuk report.
(2) Analasia  sistem  Workflof.  Teknik  ini digunkan untuk mencermati, dimana mengacu  pada  dokumen  atau  form  yang ada,  sehingga  data  yang  diinputkan  dapat
dipastikan  telah  tervalidasi  dengan  baik tanpa melanggar aturan organisasi.

## e) Pengembangan Sistem
Dalam  mengerjakan  sebuah  penelitian  ini, terdapat  metode  pengembangan  sistem  yang mengacu  pada  model  waterfall  atau  sering disebut juga dengan model air terjun.

## f) Pembuatan Laporan
Penulis  membuat  laporan  dari  penelitian yang  berisikan  laporan  penelitian  terhadap masalah-masalah dan solusi yang ada pada objek yang diteliti oleh penulis yaitu sistem informasi administrasi  kepegawaian  menggunakan  object oriented pada PRIMKOPTI jakarta selatan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a) Activity Diagram Sistem Berjalan
(1) Proses Pengangkatan Sementara Pegawai HRD Sekretaris Ketua Membuat SK Pengangkatan Sementara Menyetujui SK Pengangkatan Sementara Menandatangani SK Pengangkatan Sementara Mengembalikan SK Pengangkatan Sementara Menyerahkan SK Pengangkatan Sementara Menerima SK Pengangkatan Sementara Mengarsipkan SK Pengangkatan Sementara Melegalisir SK Pengangkatan Sementara Gambar 1. Proses Pengangkatan Sementara

## (2) Proses Absen
Pegawai Datang ke koperasi Meghampiri mesin absen finger Meletakan salah satu jari ke mesin absen
Gambar 2. Proses Absen
(3) Proses Penilaian
Pegawai HRD
Sekretaris
Memantau dan Menilai Pegawai Sementara [ Baik ] [ Tidak Baik ]
Memberi Info diperpanjang Memberi Info Tidak diperpanjang Menyampaikan Informasi Menerima informasi Memberitahu Informasi Gambar 3. Proses Penilaian
(4) Proses Pengnagkatan Tetap Pegawai HRD Sekretaris Ketua Membuat SK Pengangkatan Tetap Menyetujui SK Pengangkatan Tetap Menandatangani SK Pengangkatan Tetap
Mengembalikan SK Pengangkatan Tetap Menyerahkan SK Pengangkatan Tetap Menerima SK Pengangkatan Tetap Mengarsipkan SK Pengangkatan Tetap Melegalisir SK Pengangkatan Tetap Gambar 4. Proses Pengnagkatan Tetap
(5) Proses Penugasan Pegawai
HRD Sekretaris Menginformasikan Penugasam Memberitahu Informasi Penugasan Menerima informasi Penugasan Ketua Mennyampaikan Informasi Penugasan Gambar 5. Proses Penugasan

## (6) Proses Cuti
Pegawai HRD
Sekretaris Ketua
Membuat Surat Cuti Menyerahkan Surat Cuti Mengirim Surat Cuti Menyetujui Surat Cuti Menandatangani Surat Cuti Mengembalikan Surat Cuti Mengarsipkan Surat Cuti Memberitahu Diizinkan atau Tidak Dizinkan Menerima Pemberitahuan Menerima Surat Cuti Memberitahu Tidak Diizinkan [ Tidak Diizinkan ] [ Diizinkan ] Gambar 6. Proses Cuti
(7) Proses penisun
Pegawai HRD Sekretaris Ketua
Membuat SK Pensiun
Menyetujui SK Pensiun Menandatangani SK Pensiun
Mengembalikan SK Pensiun Menyerahkan SK Pensiun Menerima SK Pensiun Mengarsipkan SK Pensiun Melegalisir SK Pensiun Gambar 7. Proses Penisun (8) Proses Pembuatan Laporan HRD
Sekretaris
Mencetak Laporan Absen
Menyerahkan Laporan Absen
Menerima Laporan Absen Pegawai Gambar 8. Proses Pembuatan Laporan b) Use Case Diagram HRD Entry Data Pegawai Entry Data Jabatan Entry Data Unsur Nilai Entry Data Jenis Cuti Gambar 9. Use Case Diagram Master HRD Cetak Surat Keputusan Pengangkatan Sementara Cetak Surat Penugasan Cetak Surat Nilai Entry Absen Cetak Bukti Surat Cuti Cetak Bukti Surat Pengunduran Diri Cetak Surat Keputusan Pensiun Pegawai Cetak Surat Keputusan Pengangkatan Tetap Gambar 10. Use Case Diagram Transaksi
HRD Cetak Laporan Pengangkatan Sementara Cetak Laporan Cuti Cetak Laporan Pengangkatan Tetap Cetak Laporan Absen Cetak Laporan Pengunduran Diri Cetak Laporan Pensiun Cetak Laporan Rekapitulasi Cuti Sekretaris Cetak Laporan Penugasan Gambar 11. Use Case Diagram Laporan c) Class Diagram UnsurNilai <<PK>>-KdUN -NmUN +Get KdUN() +simpan() +Get unsurnilai() +ubah() +hapus() Absen -TglAbsen -JamMasuk -JamPulang -Telat -JamKerja -KetAben <<PK>>-KdPeg +simpan() +ubah() Pegawai <<PK>>-KdPeg -Nm -TmpLhr -TglLhr -JenKel -Agama -Alamat -Lulusan +Get KdPeg() +simpan() +Get pegawai() +ubah() +hapus() Jabatan <<PK>>-KdJbt -NmJbt +Get KdJbt() +simpan() +Get jabatan() +ubah() +hapus() Berisi <<PK>>-NoSNa <<PK>>-KdUN -Sebutan +simpan() +Get berisi() SKSementara <<PK>>-NoSKS -TglSKS -DrTglSKS -SdTglSKS -KdPeg -KdJbt +Get NoSKS() +simpan() +Get sksementara() SuratTugas <<PK>>-NoSTgs -TglSTgs -NmTgs -Tujuan -DrTglTgs -SdTglTgs -KdPeg +Get NoSTgs() +simpan() +Get surattugas() JenisCuti <<PK>>-KdJC -NmJC -Kuota +Get KdJC() +simpan() +Get jeniscuti() +ubah() +hapus() SuratCuti <<PK>>-NoSC -TglSC -DrTglCuti -SdTglCuti -KdPeg -KdJC +Get NoSC() +simpan() +Get suratcuti() BuktiSuratCuti <<PK>>-NoBSC -TglBsc -JmlHariCuti -SisaHariCuti -NoSC +Get NoBSC() +simpan() +Get bsc() SKTetap <<PK>>-NoSKT -TglSKT -KdPeg -KdJbt +Get NoSKT() +simpan() +Get sktetap() SuratPengunduran <<PK>>-NoSPndr -TglSPndr -Alasan -KdPeg +Get NoSPndr() +simpan() +Get suratpengunduran() BuktiSuratPengunduran <<PK>>-NoBSP -TglBSP -NoSPndr +Get NoBSC() +simpan() +Get bsp() SKPensiun <<PK>>-NoSKPen -TglSKPen -TglRptPen -KdPeg +Get NoSKPen() +simpan() +Get skpensiun SuratNilai <<PK>>-NoSN -TglSN -Kesimpulan -KdPeg +Get NoSN() +simpan() +Get suratnilai() 1 1 1..* 1..* 1..* 1..* 1 1 1 1 1..* 1 1 1 1..* 1 1..* 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Gambar 12. Class Diagram
d) Struktur Tampilan
Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Primer Koperasi Produsen Tempe Tahu Indonesia (PRIMKOPTI) Jakarta Selatan Transaksi Master Laporan Cetak Laporan Pengangkatan Tetap Cetak Laporan Cuti Cetak Laporan Pengunduran Cetak Laporan Penugasan Cetak Laporan Pengangkatan Sementara Cetak Laporan Absen Entry Absen Cetak SK Pengangkatan sementara Cetak Surat Nilai Cetak SK Pengangkatan Tetap Entry Data Pegawai Entry Data Jabatan Entry Data Unsur Nilai Entry Data Jenis Cuti
Cetak Surat Penugasan
Cetak Bukti Surat Cuti Cetak Bukti Surat
Pengunduran
Cetak SK Pensiun
Cetak Laporan Pensiun Cetak Laporan Rekapitulasi Cuti

## Gambar 13. Struktur Tampilan
e) Rancangan Layar
Entry Data Pegawai Entry Data Pegawai
Entry Data Pegawai
ID Pegawai Nama Pegawai
Tempat Lahir Tanggal Lahir
Jenis Kelamin Agama <<autonumber>> X-50-X X-50-X
X-30-X
DD/MM/YYYY Laki-Laki Perempuan <<pilih>> CARI Alamat Lulusan X-4-X SIMPAN
UBAH HAPUS BATAL KELUAR Gambar 14. Form  Entry Data Pegawai Cetak Surat Nilai Cetak Surat Nilai Cetak Surat Nilai No. Surat Nilai Tgl Surat Nilai <<autonumber>> CETAK BATAL KELUAR DD/MM/YYYY Data Pegawai ID Pegawai Nama Pegawai <<tampil>> <<tampil>> CARI Data Unsur Nilai Kode Jabatan Nama Jabatan <<tampil>> X-30-X
CARI
<<pilih>> Sebutan TAMBAH Kesimpulan <<pilih>> Kode Unsur Nilai
<<tampil>>
<<tampil>> Nama Unsur Nilai
<<tampil>>
<<tampil>> Sebutan
<<tampil>>
<<tampil>>
Gambar 15. Form Cetak Surat Nilai
Cetak Laporan Rekapitulasi Cuti Cetak Laporan Rekapitulasi Cuti

## Cetak Laporan Rekapitulasi Cuti
Periode s/d
CETAK KELUAR DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY Gambar 16. Form  Cetak Laporan Rekapitulasi Cuti

## f) Sequence Diagram
Gambar 17.  Entry Data Pegawai
Gambar 18. Cetak Surat Nilai
Gambar 19.  Cetak Laporan Rekapitulasi Cuti

## 4. KESIMPULAN
Setelah  dilakukan iju  coba  terhadap aplikasi sistem informasi administrasi kepegawaian pada PRIMKOPTI jakarta selatan, maka  mampu  membantu  mengelolah  data-data kepegawai  yang  juga  dapat  menghasilkan laporan yang dibutuhkan  guna membantu pihak pengurus Primkopti dalam mengambil keputusan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]
[2]
Indrajani. Bedah  Kilat  1  Jam  Pengantar  dan Sitem  Basis  Data .  Jakarta:  Elex  Media Komputindo, 2014. Marwansyah, Manajemen Sumber Daya Manusia, 2nd ed . Bandung: Alfabeta, 2010.