Alamat Penyunting / Tata Usaha : Fakultas Farmasi UGM, Sekip Utara, Yogyakarta Telp. (0274) 522 956 Fax. (0274) 522 956
Rekening : BNI Cab. UGM Yogya, No. Rek. : 0227634699 a/n : Bpk. Satibi SSi, Apt, MSi E-Mail : jmpf@ugm.ac.id Homepage-site http : //jmpf.farmasi.ugm.ac.id
Mitra Bestari : Dr. Umi Athiyah, MSi,.Apt. Penerbit dan Distribusi : Pascasarjana Fakultas Farmasi
Universitas Gadjah Mada
Setting / Layout :
Supriyatna, A.Md. PIMPINAN UMUM / PENANGGUNG JAWAB Prof. Dr. Marchaban, DESS.,Apt. Dewan Penyunting Ketua Sekretaris Anggota : : : Dr. Satibi, SSi.,MSi.,Apt. Anna Wahyuni, S.Farm.,M.PH.,Apt.
- Prof. Dr. Achmad Fudholi, DEA.,Apt.
- Prof. Dr. Suwaldi, MSc.,Apt.
- Prof. Dr. Djoko Wahyono, SU.,Apt. - Prof. Dr. Zullies Ekawati, Apt. - Prof. Dr. Subagus Wahyuono, MSc.,Apt. - Prof. Dr. Sudibyo Martono, MS.,Apt.
- Dr. Akhmad Kharis N, MSi.,Apt.
- Dr. Triana Hertiani, MSi., Apt.
- Drs. Wakhid S. Ciptono,MBA.,MPM.,PhD.
- Dr. Tri Murti Andayani, Sp.FRS.,Apt.

## ANALISIS PENGELOLAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH TEMANGGUNG TAHUN 2006, 2007 DAN 2008

## DRUG MANAGEMENT ANALYSIS IN PHARMACY DEPARTEMENT OF PKU MUHAMMADIYAH TEMANGGUNG HOSPITAL IN PERIOD 2006, 2007, AND 2008
Akhmad Fakhriadi 1 , Marchaban 2 , Dwi Pudjaningsih 3 1 MM Farmasi, Fakultas Farmasi, Universitas Gadjah Mada
2 Fakultas Farmasi, Universitas Gadjah Mada
3 RS PKU Muhammadiyah Temanggung

## ABSTRAK
Pengelolaan obat di rumah sakit meliputi tahap selection, procurement, distribution, dan use. Ketidakefisienannya dapat  berdampak  negatif  secara  medik,  sosial  maupun  ekonomi.  Hasil  observasi  pendahuluan  menunjukkan sejumlah permasalahan pengelolaan obat di Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Temanggung. Untuk itu, perlu upaya perbaikan pengelolaan obat beserta pendukung manajemennya di Instalasi Farmasi tersebut. Tujuan penelitian  adalah  untuk  mengetahui  efisiensi  pengelolaam  obat  di  IFRS  PKU  Muhammadyah  Temanggung  dan gambaran manajemen pendukungnya.
Rancangan  penelitian  deskripsi  data  diambil  secara  retrospektif  dan concurrent .  Data  berupa  kualitatif  dan kuantitatif disertai wawancara dengan pihak terkait. Seluruh tahap pengelolaan obat diukur efisiensinya dengan menggunakan  indikator  WHO,  Pudjaningsih,  dan  Depkes  RI  kemudian  dibandingkan  dengan  nilai  terbaik  hasil penelitian terpilih.
Hasilnya menunjukkan bahwa  pengelolaan obat belum efisien di tahun 2006, 2007 dan 2008 pada tahap Selection terlihat belum efisien dari indikator kesesuaian item obat yang tersedia dengan DOEN 2005; pada tahap Procurement juga belum efisien ditinjau dari frekuensi pengadaan obat dan jumlah item obat yang disediakan  namun sudah efisien pada alokasi dana obat dan  ketertundaan pembayaran faktur. Pada tahap d istribution, belum efisien pada ketepatan data kartu stok; dan nilai kadaluwarsa obat di tahun 2008, sedangkan nilai TOR sudah efisien. Untuk tahap use , belum efisien pada jumlah item perlembar resep rawat inap di tahun 2007 dan 2008; peresepan obat generik rawat  inap  dan  jalan;  peresepan  antibiotika  di  rawat  jalan;  peresepan  injeksi  di  rawat  inap  dan  jalan;  peresepan sesuai standar obat rumah sakit di rawat inap dan jalan; serta persentase obat yang diserahkan di rawat inap, namun sudah efisien pada jumlah item perlembar resep rawat inap di tahun 2006 dan rawat jalan di tahun 2006, 2007 dan 2008; peresepan antibiotika di rawat inap; kecepatan pelayanan sediaan; persentase obat yang diserahkan di rawat jalan; dan kelengkapan label obat. Hasil pengamatan pada pendukung manajemennya menunjukkan bahwa: IFRS belum memiliki visi dan misi tersendiri, namun sudah berfungsi sebagai revenue center bagi rumah sakit, manajemen informasi IFRS sudah terkomputerisasi, dan sudah ada upaya dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia di IFRS.
Kata kunci : Pengelolaan obat, indikator, efisiensi, Instalasi Farmasi Rumah Sakit.

## ABSTRACT
Drug management cycle consist of selection, procurement, distribution, and use. Its inefficiency can induce bad condition for medical, social and economical aspect. The preliminary observation in Pharmacy Departement of PKU Muhammadiyah Temanggung Hospital, showed that it was found some problems in its drug management cycle. Therefore, it needs investigation to fix drug management cycle and its management support in the departement. The study was aimed to know the profile of drug management efficiency and its management support in Pharmacy Departement of PKU Muhammadiyah Temanggung Hospital in 2006, 2007 and 2008 repectively.
This study was conducted by a descriptive observational design using retrospective and concurrent analysis. Qualitative and quantitative data was obtained as well as interview data from relevance department. Efficiency in all of drug management stages were measured using indicators from WHO, Pudjaningsih, and Health Department, then compared with the the best result of different researches.
The result showed that in selection, availability adjustment of drug with NEDL (National Essential Drug List) item is inefficient. Procurement, inefficient yet in frequency of drug purchasing, and sum of item of drug supplied; whereas  it  was  efficient  in  drug  funding  allocation,  and  delay  in  invoice  payment.  For  distribution,  it  has  not efficient yet in accuracy of stock card and percentage of expired drug in 2008; whereas value of TOR was efficient. Use,it has not efficient yet in average number of drugs per encounter for inpatient in 2007 and in 2008; percentage of  prescribing  in  generic  name  for  inpatient  and  outpatient;  percentage  of  antibiotic  encounters  for  outpatient; percentage of injection encounters for inpatient and outpatient; percentage of drug prescribed from hospital drug list for inpatient and outpatient; and percentage of drugs dispensed for inpatient, but it was efficient for average

## PENDAHULUAN
Pengelolaan  obat  merupakan  salah  satu segi manajemen rumah sakit yang sangat penting dalam  penyediaan  pelayanan  kesehatan  secara keseluruhan,  karena  ketidakefisienan  dan ketidaklancaran pengelolaan obat akan memberi dampak negatif terhadap rumah sakit, baik secara medik,  sosial  maupun  secara  ekonomi.  Instalasi farmasi  rumah  sakit  adalah  satu  –  satu  unit  di rumah  sakit  yang  bertugas  dan  bertanggung jawab  sepenuhnya  pada  pengelolaan  semua aspek  yang  berkaitan  dengan  obat  /  perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan di rumah sakit (Siregar dan Amalia, 2003).
Rumah  Sakit  PKU  Muhammadiyah Temanggung  merupakan  salah  satu  bentuk perwujudan Amal Usaha Organisasi
Muhammadiyah  di  bidang  kesehatan.  Dalam pengelolaan  obat  di  Rumah  Sakit  PKU Muhammadiyah Temanggung terdapat sejumlah permasalahan di instalasi farmasinya, yaitu belum adanya  perencanaan  kebutuhan  obat  secara tetap,  masih  ada  kekosongan  obat,  obat  rusak  / kadaluwarsa,  dan  masih  adanya  selisih  waktu pelunasan  tagihan  pembelian  obat,  serta  belum adanya  evaluasi  terhadap  penggunaan  obat  di rumah sakit.
Quick  dkk  (1997)  menyebutkan  bahwa siklus  pengelolaan  obat  meliputi  empat  fungsi dasar,  yaitu  seleksi (selection) ,  perencanaan  dan pengadaan (procurement), distribusi (distribution), dan penggunaan (use) yang memerlukan dukungan dari  organisasi (organization) ,  ketersediaan pendanaan (financing  sustainability) ,  pengelolaan informasi (information management) dan pengembangan  sumber  daya  manusia (human resources management) yang ada di dalamnya.
Mengingat  ketidakefisienan  dan  ketidak- lancaran  pengelolaan  tersebut  dapat  memberi dampak  negatif  terhadap  rumah  sakit,  maka perlu dilakukan penelusuran terhadap gambaran pengelolaan  serta  pendukung  manajemennya agar  dapat  diketahui  permasalahan  dan  ke- lemahan  dalam  pelaksanaannya  sehingga  dapat
dilakukan  upaya  perbaikan  dalam  rangka meningkatkan  pelayanan  kesehatan  kepada masyarakat.  Departemen  Kesehatan  RI  dalam Pedoman  Supervisi  Dan  Evaluasi  Obat  Publik dan  Perbekalan  Kesehatan  (2002),  Pudjaningsih (1996),  dan  WHO  (1993)  menetapkan  beberapa indikator  pengelolaan  obat.  Sejumlah  indikator pengelolaan obat yang dipilih dapat dilihat pada tabel  I.
Dari  hasil  perhitungan  dengan  indikator tersebut  kemudian  dinilai  efisiensinya  lewat sejumlah nilai pembanding, yaitu nilai terbaik dari berbagai  hasil  penelitian.  Hasil  penelitian  yang dapat dipilih yaitu penelitian dari Hudyono dan Andayaningsih  (1990),  estimasi  hasil  penelitian WHO  terhadap  sejumlah  negara  (WHO,  1993), penelitian  Pudjaningsih  (1996),  penelitian  WHO terhadap 20 sarana kesehatan di Indonesia (Quick, 1997) dan penelitian Depkes RI (2006).

## METODOLOGI Bahan
Data diambil  dari data secara retrospektif di tahun 2006, 2007 dan 2008 serta data pada saat penelitian  dilakukan.  Bahan  penelitian  meliputi data primer yang diperoleh dari observasi waktu pelayanan, kartu stok dan resep, sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen berupa laporan keuang-an,  laporan  pembelian,  surat  pesanan dan  faktur  pengiriman  obat.  Pengambilan  data retrospektif dilakukan pada indikator kesesuaian obat  terhadap  DOEN,  persentase  alokasi  dana obat,  frekuensi  pengadaan  tiap  item  obat pertahun,  frekuensi  kurang  lengkapnya  surat pesanan,  frekuensi  tertundanya  pembayaran tagihan  obat,  persentase  jumlah  item  obat  yang diadakan, Turn  Over  Ratio ,  persentase  dan nilai  obat  rusak,  persentase  stok  mati,  tingkat ketersediaan  obat,  jumlah  item  obat  perlembar resep,  persentase  obat  dengan  nama  generik, persentase peresepan antibiotika dan injeksi dan persentase peresepan sesuai standar rumah sakit, sedangkan pengambilan data concurrent dilakukan
number of drugs per encounter for inpatient in 2006 and outpatient; percentage of antibiotic encounters for inpatient; average dispensing time; percentage of drugs dispensed for outpatient; and percentage of drugs actually labeled for outpatient. Observation result for management supports showed that the pharmacy department had not build its vision and mission yet; the positions of pharmacy department was as revenue center for the hospital; The information management in pharmacy department had been computerized; and there were actions to improve the quality of human resources in pharmacy department.
Keywords: Drug management, indicator, efficiency, hospital’s pharmacy departement.

## Vol. 1 No. 2 / Juni 2011
Tabel I. Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat di Rumah Sakit.
Tahapan Indikator Tujuan Nilai pembanding Selection 1. Kesesuaian item obat yang tersedia dengan DOEN (Depkes RI, 2002) Untuk mengetahui tingkat penggunaan obat esensial 49% (Depkes RI, 2006) Procurement 1. Persentase alokasi dana pengadaan obat (Depkes RI, 2002)) Untuk mengetahui seberapa jauh persediaan dana RS memberikan dana kepada farmasi 30 – 40% (Hudyono dan Andayaningsih, 1990) 2.  Frekuensi pengadaan tiap item obat pertahun (Pudjaningsih, 1996)) Untuk mengetahui berapa kali obat – obat tersebut dipesan dalam setahun Rendah < 12x/tahun Sedang 12 – 24x/tahun Tinggi > 24x/ tahun (Pudjaningsih, 1996) 3.  Frekuensi kurang lengkapnya surat pesanan / kontrak (Pudjaningsih, 1996) Untuk mengetahui berapa kali terjadi kesalahan faktur 1 – 9 kali (Pudjaningsih,1996)
4.  Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati (Pudjaningsih, 1996) Untuk mengetahui kualitas pembayaran rumah sakit 0 – 25 kali (Pudjaningsih, 1996) 5.  Persentase jumlah item obat yang diadakan dengan yang direncanakan (Pudjaningsih, 1996) Untuk mengetahui ketepatan perencanaan 100% – 120% (Pudjaningsih, 1996) Distribution 1.  Ketepatan data  jumlah obat pada kartu stok (Pudjaningsih, 1996) Untuk mengetahui ketelitian petugas gudang 100% (Pudjaningsih, 1996) 2. Turn Over Ratio (Pudjaningsih, 1996) Untuk mengetahui perputaran modal dalam satu tahun persediaan 10 – 23 kali /tahun (Pudjaningsih) 3.  Sistem penataan gudang (Pudjaningsih, 1996) Untuk menilai sistem penataan gudang 100% FIFO/FEFO (Pudjaningsih, 1996) 4.  Persentase dan nilai obat yang kadaluwarsa dan atau rusak (Pudjaningsih, 1996) Untuk mengetahui besarnya kerugian rumah sakit ≤ 0,2% (Pudjaningsih, 1996) 5.  Persentase stok mati (Depkes
RI, 2002) Untuk mengetahui sediaan yang tidak mengalami pergerakan 0% 6.  Tingkat ketersediaan obat (Depkes RI, 2002) Untuk mengetahui kisaran kecukupan obat Minimal sejumlah safety stock Use 1.  Jumlah item obat perlembar resep (WHO, 1993) Untuk mengukur derajat polifarmasi 1,3 – 2,2 (WHO, 1993) 3,3 (Quick, 1997) 2.  Persentase obat dengan nama generik (WHO, 1993) Untuk mengukur kecenderungan untuk meresepkan obat generik 82% - 94% (WHO, 1993) 59% (Quick, 1997) 3.  Persentase peresepan obat antibiotik (WHO, 1993) Untuk mengukur penggunaan antibiotika < 22,70% (WHO, 1993) 43% (Quick, 1997) 4.  Persentase peresepan injeksi (WHO, 1993) Untuk mengukur penggunaan injeksi Seminimial mungkin (WHO, 1993)
17% (Quick, 1997) 5.  Persentase obat yang masuk daftar obat rumah sakit (WHO,
1993) Untuk mengukur tingkat kepatuhan dokter terhadap standar obat di rumah sakit 100% (Depkes, 2007) 6.  Rata-rata kecepatan pelayanan resep (WHO, 1993) Untuk mengetahui tingkat kecepatan pelayanan farmasi rumah sakit ≤60 menit (racikan),            ≤30 menit (sediaan jadi) (Depkes, 2007) 7.  Persentase obat yang dapat diserahkan (WHO, 1993) Untuk mengetahui cakupan pelayanan rumah sakit 76 – 100 % (Pudjaningsih, 1996)
8.  Persentase obat yang dilabeli dengan lengkap (WHO, 1993) Untuk besarnya kelengkapan informasi pokok yang harus ditulis pada etiket 100%
pada  indikator  ketepatan  data  kartu  stok, penataan  gudang,  kecepatan  waktu  pelayanan resep, persentase obat yang dapat diserahkan dan persentase  obat  yang  dilabeli  dengan  lengkap. Sebagai subjek penelitian adalah Instalasi Farmasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Temanggung.

## Prosedur penelitian

## Selection
Tahapan selection dianalisis  menggunakan indikator  kesesuaian  item  obat  yang  disediakan di  rumah  sakit  terhadap  Daftar  Obat  Essensial Nasional (DOEN) tahun 2005.

## Procurement
Analisis pada tahap procurement dilakukan dengan  indikator  persentase  alokasi  dana  pe- ngadaan obat, frekuensi pengadaan tiap item obat pertahun,  frekuensi  kurang  lengkapnya  surat pesanan/kesalahan faktur, frekuensi tertundanya pembayaran  obat  oleh  rumah  sakit  terhadap waktu yang sudah disepakati, persentase jumlah item  obat  yang  direncanakan  dengan  yang diadakan.

## Distribution
Analisis  pada  tahap distribution dilakukan dengan  indikator  persentase  ketepatan  data jumlah fisik obat pada kartu stok, sistem penataan obat, persentase stok mati, Turn Over Ratio , nilai kadaluwarsa obat, dan tingkat ketersediaan obat.

## Use
Pengukuran  dalam  tahap use terbagi kedalam  delapan  indikator  yaitu  rata  –  rata jumlah  item  obat  perlembar  resep,  persentase obat  dengan  nama  generik,  persentase  resep antibiotika,  persentase  resep  injeksi,  persentase peresepan  daftar  obat  rumah  sakit,  rata  –  rata waktu  pela-yanan  resep,  persentase  obat  yang dapat  diserahkan,  persentase  sediaan  obat  yang dilabeli dengan lengkap.

## Management support
Penggambaran management  support di- peroleh  dari  pengamatan  selama  penelitian  dan data – data pendukung yang terkait.

## HASIL PENELITIAAN DAN PEMBAHASAN Selection
Persentase  kesesuaian  obat  yang  tersedia dengan  DOEN  2005  pada  tahun  2006,  2007  dan 2008 berturut - turut adalah 15,69%; 17,40% dan 19,10%.  Kenaikan  persentase  tersebut  selain karena peningkatan kesesuaian (faktor pembilang) juga karena adanya penurunan jumlah item obat pertahunnya (faktor penyebut). Jika dibandingkan dengan hasil penelitian Depkes RI (2006) dengan persentase  minimal  49%  untuk  rumah  sakit swasta di Indonesia, maka pengelolaan obat pada indikator tersebut belum efisien.

## Procurement

## Persentase alokasi dana pengadaan obat
Persentase  dana  pengadaan  obat  pada tahun 2006, 2007 dan 2008 berturut - turut adalah 39,00%;  40,00%  dan  36,00%.  Jika  dibandingkan dengan  hasil  penelitian  Hudyono  dan Andayaningsih  (1990)  dengan  persentase  30% -  40%,  maka  pengelolaan  obat  pada  indikator tersebut sudah efisien.

## Frekuensi pengadaan tiap item obat pertahun
Frekuensi  pengadaan  tiap  item  obat  pada kenyataannya  dari  tahun  2006,  2007  dan  2008 berturut  –  turut  adalah  7,7  kali;  10,1  kali;  dan 11,6 kali. sedangkan untuk frekuensi pengadaan terhitung melalui metode Economic Order Quantity (EOQ)  dari  tahun  2006,  2007  dan  2008  berturut –  turut  adalah  12,2  kali;  13,9  kali;  dan  14,8  kali. Masih besarnya selisih dari frekuensi pengadaan sesuai  kenyataan  dengan  frekuensi  pengadaan sesuai  EOQ,  maka  pengelolaan  obat  pada indikator tersebut belum efisien dan tergolong ke dalam frekuensi rendah.

## Frekuensi kurang lengkapnya surat pesanan / kesalahan faktur
Analisis  pengelolaan  obat  dengan  in- dikator  ini  tidak  dapat  dilakukan  karena  belum adanya  pendokumentasian  yang  lengkap  dan jelas  terhadap  data  surat  pesanan  dan  faktur pengiriman obat.

## Vol. 1 No. 2 / Juni 2011
Tabel II. Hasil Pengambilan Data Tahun 2006,2007 dan 2008 Tahapan Indikator Nilai pembanding 2006 2007 2008 Selection 1. Kesesuaian item obat yang tersedia dengan DOEN 2005 (Depkes RI, 2002) 49% (Depkes RI, 2006) 15,69% 17,40% 19,10% Procurement 1. Persentase alokasi dana pengadaan obat (Depkes RI, 2002)) 30 – 40% (Hudyono dan Andayaningsih, 1990) 39,00% 40,00% 36,00% 2. Frekuensi pengadaan tiap item obat pertahun (Pudjaningsih, 1996)) Rendah (< 12x/tahun) Sedang (12 – 24x/tahun) Tinggi (> 24x/tahun) (Pudjaningsih, 1996) 7,7  kali 10,1 kali 11,6 kali Economic Order Quantity (EOQ) 12,2 kali 13,9 kali 14,8 kali 3. Frekuensi kurang lengkapnya surat pesanan / kontrak (Pudjaningsih, 1996) 1 – 9 kali (Pudjaningsih,1996) - - - 4. Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati (Pudjaningsih, 1996) 0 – 25 kali (Pudjaningsih, 1996) 11,8 hari 7,82 hari 10,06 hari 5. Persentase jumlah item obat yang diadakan dengan yang direncanakan (Pudjaningsih, 1996) 100% – 120% (Pudjaningsih, 1996) 163,00% 153,11% 142,27% Distribution 1.  T urn Over Ratio (Pudjaningsih, 1996) 10 – 23 kali /tahun (Pudjaningsih) 10,89 kali 12,87 kali 13,10 kali 2.  Persentase dan nilai obat yang kadaluwarsa dan atau rusak (Pudjaningsih, 1996) ≤ 0,2% (Pudjaningsih, 1996) 1,79% Use 1. Jumlah item obat perlembar resep (WHO, 1993) 1,3 – 2,2 (WHO, 1993) 3,3 (Quick, 1997) 3,2 (ranap) 3,4 (ranap) 3,9 (ranap) 2,5 (ralan) 2,6 (ralan) 2,9 (ralan) Keterangan :   - ralan: rawat jalan - ranap: rawat inap Tabel III. Hasil Pengambilan Data Saat Penelitian Dilakukan. Tahapan Indikator Nilai pembanding Hasil Distribution 1. Ketepatan data  jumlah obat pada kartu stok (Pudjaningsih, 1996) 100% (Pudjaningsih, 1996) 55,92% 2.. Sistem penataan obat di gudang (Pudjaningsih, 1996) 100% FIFO/FEFO (Pudjaningsih, 1996) 100% FIFO 3.  Persentase stok mati (Depkes RI, 2002) 0% - 4.  Tingkat ketersediaan obat (Depkes RI, 2002) Minimal sejumlah safety stock - Use 1.  Persentase obat dengan nama generik
(WHO, 1993)
82% - 94% (WHO, 1993) 59% (Quick, 1997) 32,14% (ranap) 32,23% (ralan) 2.  Persentase peresepan obat antibiotik (WHO,
1993)
< 22, % (WHO, 1993) 43% (Quick, 1997) 32,45% (ranap) 43,38% (ralan) 3.  Persentase peresepan injeksi (WHO, 1993) Seminimial mungkin (WHO, 1993) , 17% (Quick, 1997) 31,43% (ranap) 29,86% (ralan) 4.  Persentase obat yang masuk daftar obat rumah sakit (WHO, 1993) 100% (Depkes, 2007) 80,25% (ranap) 85,30% (ralan) 5.  Rata-rata kecepatan pelayanan resep
(WHO, 1993) ≤60 menit (racikan)     ≤30
menit (sediaan jadi) (Depkes,
2007) Shift I 7 mnt sediaan jadi 15 mnt sediaan racikan Shift II 9 mnt sediaan jadi 17 mnt sediaan racikan 6.  Persentase obat yang dapat diserahkan (WHO, 1993) 76 – 100 % (Pudjaningsih, 1996) 99,86% (ranap) 100,00% (ralan) 7.  Persentase obat yang dilabeli dengan lengkap (WHO, 1993) 100% 100% Keterangan :   - ralan: rawat jalan
- ranap: rawat inap
Frekuensi tertundanya pembayaran faktur obat terhadap waktu yang sudah disepakati
Rata–rata  tertundanya  pembayaran  ter- besar  terjadi  pada  tahun  2006  yaitu  selama  11,8 hari.  Keterlambatan  dalam  pelunasan  faktur bukan  disebabkan  oleh  ketidakmampuan  dari pihak  rumah  sakit  untuk  melunasi  tagihan, akan tetapi disebabkan oleh adanya kesepakatan tidak  tertulis  dengan  pihak  PBF  dimana  untuk mengefisienkan waktu pembayaran, maka faktur –faktur  yang  telah  masuk  akan  dibayar  secara rangkap  dengan  faktur  lainnya  yang  menyusul dari  PBF  yang  sama.  Kondisi  ini  kemudian dianggap  sebagai  ketertundaan  rumah  sakit dalam  melunasi  hutangnya.  Jika  dibandingkan dengan hasil penelitian Pudjaningsih (1996) yang menunjukkan frekuensi maksimal 25 hari, maka pengelolaan  obat  pada  indikator  tersebut  sudah efisien.

## Persentase jumlah item obat yang diadakan dengan yang direncanakan
Keberadaan  Standar  Obat  Rumah  Sakit (SORS) dalam penelitian dianggap sebagai suatu perencanaan  non  formal  obat  di  rumah  sakit. Dari  table  2,  Persentase  ketepatan  perencanaan melebihi  100%,  yaitu  163,00%  (tahun  2006); 153,11% (tahun 2007); dan 142,27 (tahun 2008), hal itu karena jumlah item obat yang diadakan selalu melebihi dari yang direncanakan disamping tidak adanya  perubahan  dalam  jumlah  perencanaan (tidak  ada  revisi  SORS).  Jika  dibandingkan dengan hasil penelitian Pudjaningsih (1996) yang menunjukkan  persentase  maksimal  120%,  maka pengelolaan  obat  pada  indikator  tersebut  belum efisien.

## Persentase ketepatan data jumlah fisik obat pada kartu stok
Tabel  III dapat terlihat bahwa kesesuaian antara  data  jumlah  obat  di  kartu  stok  terhadap jumlah  obat  sebenarnya  adalah  sebesar  55,92%, berarti  terdapat  ketidaksesuaian  sebesar  44,08%. Hal  itu  disebabkan  kurangnya  ketelitian dan  kedisiplinan  karyawan  dalam  mencatat jumlah  sebenarnya  pada  saat  pengeluaran  dan pemasukan obat. Jika dibandingkan dengan hasil penelitian Pudjaningsih (1996) yang memberikan persentase minimal 100%, maka pengelolaan obat pada indikator tersebut belum efisien.

## Turn Over Ratio (TOR)
Seperti  yang  terlihat  pada  table  II,  TOR mengalami  kenaikan  dari  tahun  2006,  2007  dan 2008 yaitu 10,89 kali, 12,87 kali dan 13,10 kali. Hal itu  berarti  telah  terjadi  peningkatan  distribusi obat  di  rumah  sakit  serta  peningkatan  efisiensi penjualan  obat  yang  pada  akhirnyanya  juga akan  menambah  keuntungan  rumah  sakit  dari penjualan  persediaan  obat.  Jika  dibandingkan dengan hasil penelitian Pudjaningsih (1996) yang memberikan  nilai  frekuensi  10  –  23  kali,  maka pengelolaan pada indikator tersebut sudah efisien.

## Sistem penataan obat
Penataan  obat  seluruhnya  menggunakan sistem  FIFO  (tabel  III)  yaitu  obat  yang  terlebih dahulu digunakan adalah obat yang lebih dahulu masuk  dalam  penyimpanan.  Selain  dengan sistem  FIFO,  penataan  obat  juga  dikombinasi berdasarkan  bentuk  sediaan  dan  alfabetis  nama obat.

## Persentase nilai obat kadaluwarsa.
Hasil  pengamatan  di  tahun  2008  me- nunjukkan  masih  adanya  kerugian  rumah  sakit sebesar Rp.8.492.686,- atau sebesar 1,79%. Adanya obat kadaluwarsa dalam persediaan kemungkinan besar merupakan obat – obat yang sudah ada sejak satu hingga tiga tahun yang lalu yang telah rusak atau pengembalian dari pasien yang sudah dalam bentuk tidak utuh sehingga tidak dapat diretur ke pihak distributor. Jika dibandingkan dengan hasil penelitian Pudjaningsih (1996) yang memberikan persentase  maksimal  0,20%,  maka  pengelolaan obat pada indikator tersebut belum efisien.

## Use
Rata – rata jumlah item obat perlembar resep Dari  hasil  penelititan  di  tabel  II  diketahui jumlah  item  obat  perlembar  resep  untuk  pasien rawat  inap  pada  tahun  2006,  2007,  dan  2008 berturut – turut adalah 3,2; 3,4; dan 3;9, sedangkan untuk pasien rawat jalan pada tahun 2006, 2007, dan 2008 berturut – turut adalah 2,5; 2,6; dan 2,9. Nilai  tersebut  masih  lebih  besar  daripada  nilai estimasi hasil penelitian WHO (1993) untuk negara berkembang yaitu 1,3 – 2,2. Tingginya nilai rata – rata  jumlah  item  obat  perlembar  resep  beresiko pada  kejadian  pemberian  obat  yang  berlebihan dari  pada  yang  diperlukan.  Jika  dibandingkan

## Vol. 1 No. 2 / Juni 2011
dengan hasil penelitian WHO di Indonesia (Quick dkk,  1997)  yang  memberikan  jumlah  maksimal 3,3 item perlembar resep, maka pengelolaan obat pada indikator tersebut sudah efisien untuk rawat inap tahun 2006 dan rawat jalan tahun 2006, 2007 dan 2008, namun belum efisien untuk rawat inap tahun 2007 dan 2008.

## Persentase obat dengan nama generik
Pada tabel III terlihat bahwa ada persentasi peresepan obat generik untuk pasien rawat inap adalah  32,14%  dan  untuk  pasien  rawat  jalan adalah  32,23%.  Rendahnya  persentase  tersebut disebakan oleh pola kebiasaan para dokter yang merasa  lebih  mudah  untuk  mengingat  nama branded daripada nama generik dan untuk pasien tertentu  yang  sudah  merasa  cocok  pada  suatu obat branded akan  lebih  memilih  obat  tersebut daripada obat generik. Jika dibandingkan dengan hasil  penelitian  WHO  di  Indonesia  (Quick  dkk, 1997)  yang  memberikan  nilai  sebesar  59,00%, maka  pengelolaan  obat  pada  indikator  tersebut belum  efisien  baik  untuk  rawat  inap  maupun rawat jalan.

## Persentase peresepan antibiotika
Tabel  III  menunjukkan  bahwa  persentase resep antibiotika untuk pasien rawat inap adalah 32,45%  dan  untuk  pasien  rawat  jalan  adalah 43,38%,  keduanya  berada  diluar  nilai  terbaik menurut penelitian WHO (1993), yaitu kurang dari 22,70%.  Nilai  ini  menjelaskan  besarnya  kejadian penyakit  infeksi  dan  resiko  resistensi  penyakit yang dapat terjadi akibat penggunaan antibiotika yang berlebihan dan tidak tepat di rumah sakit. Jika dibandingkan dengan hasil penelitian WHO di Indonesia (Quick dkk, 1997) yang memberikan nilai sebesar 43,00%, maka pengelolaan obat pada indikator tersebut sudah efisien untuk rawat inap, namun belum efisien untuk rawat jalan.

## Persentase peresepan injeksi
Hasil  penelitian  seperti  yang  tercantum dalam table 3, menunjukkan besarnya jumlah resep injeksi  untuk  pasien  rawat  inap  adalah  31,43% dan  untuk  pasien  rawat  jalan  adalah  29,86%. Tingginya  penggunaan  sediaan  injeksi  dapat berdampak  pada  tingginya  biaya  pengobatan jika  dibandingkan  dengan  pengobatan  secara oral.  Jika  dibandingkan  dengan  hasil  penelitian WHO di Indonesia (Quick dkk, 1997) dengan nilai peresepan  sediaan  injeksi  sebesar  17,00%,  maka
pengelolaan  obat  pada  indikator  tersebut  belum efisien baik untuk rawat inap maupun rawat jalan.

## Persentase peresepan sesuai standar obat rumah sakit
Dari  tabel  III,  terlihat  bahwa  persentase kesesuaian peresepan dengan standar obat rumah sakit  untuk  pasien  rawat  inap  adalah  80,25% dan  untuk  pasien  rawat  jalan  adalah  85,30%. Tingginya nilai ini mengindikasikan bahwa obat yang  disediakan  oleh  rumah  sakit  merupakan obat yang memang diperlukan dalam pelayanan kesehatannya.  Jika  dibandingkan  dengan  nilai yang diharapkan Depkes RI (2007) sebesar 100%, maka  pengelolaan  obat  pada  indikator  tersebut belum  efisien  baik  untuk  rawat  inap  maupun rawat jalan.

## Rata – rata kecepatan pelayanan resep
Hasil pengamatan (seperti yang terlihat di tabel  III)  di  rawat  jalan  menunjukkan  kecepatan pelayanan  resep  pada shift I  adalah  7  menit untuk  sediaan  jadi  dan  15  menit  untuk  sediaan racikan,  sedangkan  pada shift II  adalah  9  menit untuk  sediaan  jadi  dan  17  menit  untuk  sediaan racikan.  Kecepatan  pelayanan  yang  paling  lama terletak  pada shift II  baik  dalam  pelayanan  obat jadi  maupun  obat  racikan.  Jika  dibandingkan dengan  nilai  yang  diharapkan  Depkes  RI  (2007) untuk sediaan racikan 60 menit dan sediaan jadi 30 menit, maka pengelolaan obat pada indikator tersebut sudah efisien.

## Persentase obat yang dapat diserahkan
Tabel III menunjukkan dari 1428 item obat untuk resep rawat inap sebanyak 1426 item dapat diserahkan kepada pasien (99,86%) dan dari 1204 item obat untuk resep rawat jalan sebanyak 1204 item dapat diserahkan (100%). Jika dibandingkan dengan  hasil  penelitian  Pudjaningsih  (1996) sebesar  100%,  maka  pengelolaan  obat  pada indikator tersebut sudah efisien untuk rawat jalan, namun belum efisien untuk rawat inap.

## Persentase sediaan obat berlabel lengkap
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  tabel  III, bahwa kelengkapan informasi yang dicantumkan dalam  etiket  obat  sudah  mencapai  nilai  100%. Besarnya  nilai  ini  mengindikasikan  adanya upaya instalasi farmasi dalam mewujudkan cara pengobatan yang baik dan benar sehingga dapat
tercapai  derajat  kesehatan  yang  optimal  dalam diri pasien.

## Management Support Organization
Instalasi farmasi berada pada level fungsional rumah sakit. Fungsi manajer / pengelola pada level ini  lebih  ditekankan  dalam  perencanaan  kerja ( work planning ) sebagai perencanaan yang bersifat jangka  pendek,  berfokus  pada  aktivitas  dan tugas kerja yang spesifik untuk waktu satu tahun kedepan  (Quick  dkk,  1997).  Instalasi  farmasi juga  belum  memiliki  visi  dan  misi  tersendiri yang  mencerminkan  peran  serta  pelayanannya di  rumah  sakit.  Hal  itu  berarti  penggunaan manajemen strategis masih sebatas pada tingkat rumah sakit.

## Financing
Hasil  pengamatan  menunjukkan  besarnya persentase  dana  yang  disediakan  oleh  rumah sakit  untuk  pembelian  obat  adalah  sebanding dengan  persentase  pendapatan  rumah  sakit untuk  penjualan  obat  tersebut.  Adapun perbandingannya  untuk  tahun  2006,  2007,  dan
2008 berturut – turut adalah 1:1,3; 1:1,3 dan 1:1,4. Hal itu berarti selama periode 2006 – 2008 instalasi farmasi  berada  pada  posisi revenue  center bagi rumah  sakit..  Namun  demikian  perbandingan tersebut  bukanlah  merupakan  nilai  keuntungan bersih yang sebenarnya diperoleh rumah sakit.

## Information Management
Manajemen  informasi  sepenuhnya  sudah terorganisir ke dalam suatu sistem informasi yang berbasis  komputer  / Computer  Based  Information System (CBIS).  Penggunaan  sistem  informasi di  instalasi  farmasi  meliputi  input  data  pasien, data  pemakaian  obat,  data  harga  obat  dan  data penyimpanan  obat.  Data  –  data  tersebut  diolah menjadi suatu informasi sebagai bahan pembuatan
laporan untuk diserahkan kepada pihak – pihak yang berkepentingan di rumah sakit.

## Human Resources
Dalam  pengelolaannya  sehari  –  hari instalasi  farmasi  dipimpin  oleh  seorang apoteker yang dibantu oleh satu orang apoteker pendamping  sebagai  koordinator  pelaksana teknis harian, satu orang asisten apoteker sebagai koordinator  gudang  dan  enam  orang  asisten apoteker sebagai pelaksana teknis harian. Dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusianya, instalasi farmasi memberi kesempatan bagi para anggotanya  untuk  dapat  mengikuti  berbagai program seminar pendidikan dan pelatihan yang ditawarkan oleh pihak rumah sakit.

## KESIMPULAN
1. Pada  tahap selection, nilai  kesesuaian  item obat  yang  tersedia  dengan  DOEN  2005 menunjukkan  hasil  yang  belum  efisien  di tahun 2006, 2007 dan 2008.
2. Pada tahap procurement :
a.  Nilai persentase alokasi dana pengadaan obat  menunjukkan  hasil  yang  sudah efisien di tahun 2006, 2007 dan 2008.
b.  Jumlah  frekuensi  pengadaan  tiap item obat tergolong rendah dan belum efisien di tahun 2006, 2007 dan 2008.
c.   Besarnya  frekuensi  kesalahan  faktur belum dapat ditentukan.
d . Lama  waktu  pembayaran  faktur  obat sudah  efisien  di  tahun  2006,  2007  dan 2008.
e.   Persentase  jumlah item obat  yang diadakan  terhadap  jumlah  yang direncanakan  belum  efisien  di  tahun 2006, 2007 dan 2008 .
3. Pada tahap distribution :
a . Persentase  ketepatan  data  jumlah  fisik obat di kartu stok belum efisien (kurang dari 100%).
b.  Nilai Turn  Over  Ratio (TOR)  sudah efisien di tahun 2006, 2007 dan 2008.
c.   Sistem  penataan  obat  seluruhnya berdasarkan First In First Out (FIFO).
d . Persentase nilai obat yang kadaluwarsa belum efisien di tahun 2008.
Tabel IV. Perbandingan antara Persentase Dana Obat terhadap Persentase Pendapatan Penjualan Obat Tahun
2006, 2007, dan 2008. Tahun Dana Pendapatan Perbandingan 2006 39,00% 52,70% 1:1,3 2007 40,00% 51,70% 1:1,3 2008 36,00% 51,60% 1:1,4 Rata – rata 38,00% 52,00% 1:1,4 Sumber data : Bagian Keuangan Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Temanggung.

## Vol. 1 No. 2 / Juni 2011
e.   Persentase  besarnya  stok  mati  belum dapat ditentukan.
f.   Nilai  tingkat  ketersediaan  obat  belum dapat ditentukan.
4. Pada tahap use :
a.   Jumlah item obat perlembar resep sudah efisien untuk rawat inap tahun 2006 dan rawat jalan tahun 2006, 2007 dan 2008, namun belum efisien untuk rawat inap tahun 2007 dan 2008.
b.  Persentase  peresepan  obat  generik belum  efisien  untuk  rawat  inap  dan rawat jalan.
c.   Persentase  resep  antibiotika  sudah efisien untuk rawat inap, namun belum efisien untuk rawat jalan.
d.  Persentase  resep  injeksi  belum  efisien untuk rawat inap maupun rawat jalan.
e.   Persentase  peresepan  sesuai  Standar Obat Rumah Sakit (SORS) belum efisien untuk rawat inap dan rawat jalan.
f.   Kecepatan pelayanan resep rawat jalan sudah efisien untuk sediaan dan racikan.
g.  Persentase obat yang dapat diserahkan pada  pelayanan  rawat  jalan  sudah efisien,  namun  belum  efisien  untuk rawat inap.
h.  Persentase kelengkapan label obat pada pelayanan rawat jalan sudah efisien.
5.  Pengamatan pada management support :
a.   Instalasi  farmasi  belum  memiliki  visi dan misi tersendiri dalam kegiatan pela- yanannya  sehingga  belum  ada  upaya untuk menerapkan manajemen strategis di dalamnya.
b.  Peranan instalasi farmasi di rumah sakit sebagai revenue center telah terpenuhi.
c.   Manajemen  informasi  di  instalasi farmasi  sudah  berdasarkan  sistem informasi komputer.
d.  Pengelolaan  di  instalasi  farmasi dipimpin  oleh  seorang  apoteker dengan  dukungan  seorang  apoteker pendamping  dan  tujuh  orang  asisten apoteker.

## DAFTAR PUSTAKA
Departemen  Kesehatan  RI,  2002, Pedoman Supervisi  Dan  Evaluasi  Obat  Publik  dan Perbekalan  Kesehatan,  Direktorat  Bina  Obat Publik  Dan  Perbekalan  Kesehatan ,  8  –  15, Direktorat Jenderal pelayanan Kefarmasian dan Alat kesehatan, Departemen Kesehatan RI, Jakarta.
Departemen  Kesehatan  RI,  2006, Kebijakan  Obat Nasional ,  8,  Departemen  Kesehatan  RI, Jakarta.
Hudyono,  J.,  dan  Andayaningsih,  1990, Studi Pengelolaan Obat dan Sumber Daya Manusia, 15,  Direktorat  Jenderal  Pengawasan  Obat dan  Makanan,  Departemen  Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
Pudjaningsih, D., 1996, Pengembangan Indikator
Efisiensi  Pengelolaan  Obat  di  Farmasi  RS, Tesis, 40,  Program  Pasca  Sarjana,  Fakultas Kedokteran,  Universitas  Gadjah  Mada, Yogyakarta.
Quick, J.D., Rankin, J.R., Laing, R.O., O’Connor, R.W.,  Hogerzeil,  H.V.,  Dukes,  M.N.G., Garnett,  A.,  1997, Managing  Drug  Supply, Second  edition,  revised  and  expanded,  4, 14, 33, Kumarian Press, West Harford.
Siregar, C.J.P., dan Amalia, L., 2003, Farmasi Rumah Sakit, Teori Dan Penerapan , 7, Penerbit Buku Kedokteran EGC, Jakarta.
World  Health  Organization.,  1993, How  to Investigate  Drug  Use  in  Health  Facilities, Selected Drugh Use Indicator , Action Program on Essential Drug, 46 – 52, WHO, Geneva