## Aplikasi Pengelolaan Dokumen dan Arsip berbasis Web untuk mengatur Sistem kearsipan dengan menggunakan Metode Waterfall
Ridwanto, Dwi Ade Handayani Capah Program Studi Sistem Informasi Universitas Mercu Buana Jakarta, Indonesia 41816310062@student.mercubuana.ac.id, dwi.ade@mercubuana.ac.id
Abstract- Archives or documents have an important role in the effectiveness of activities in companies and organizations as a source of information and references. Not a few companies that have hundreds of archives stored in the company up to a lot of cabinets or shelves used to store records and documents, but the system used in archival storage is still relatively ineffective because there are still many companies that use manual systems in storing and borrowing records . This causes the archive is often found messy and not stored in place even difficult to find when needed so that the work becomes less effective. Not a few employees take arbitrary records and documents. Problems like this are found in the filing system of large companies or organizations. In large companies it is definitely saving a lot of important records that will be needed or borrowed from time to time. The problem is because many of their archives and irregular archive storage will take time making it less efficient in PT and archive lending without any memorandum or proof of lending at risk of missing archives or broken. From the problems above, an application was made to manage documents and archives. The application uses the waterfall method so that the system can run more orderly and neatly. With this application it is expected that the filing system can run more regularly. And it is also expected to develop this application.

## Keyword : Archives, Time, Web
Abstrak- Beberapa faktor menyebabkan rendahnya kualitas dan produktivitas kopi di Indonesia. Alasan utama permasalahan ini adalah gangguan hama dan penyakit. Sebagian besar petani kopi di Indonesia, khususnya di Provinsi Lampung adalah petani kopi yang  tidak  terdidik.  Para  petani  masih  menggunakan  cara  tradisional  dalam  mengidentifikasi  hama  dan  penyakit.  Dengan menggunakan sistem pakar diharapkan petani dapat melakukan diagnosis hama dan penyakit kopi secara akurat. Tujuan utama dari penelitian  ini  adalah  membangun  sistem  pakar  berbasis  web  untuk  mendiagnosis  hama  dan  penyakit  tanaman  kopi.  Untuk mengidentifikasi hama dan penyakit tanaman kopi, teknik Breadth First Search digunakan. Data terdiri dari 5 hama, 5 penyakit, dan 28 gejala dari hama dan penyakit pada tanaman kopi. Certainty Factor digunakan untuk menentukan bobot setiap gejala dan nilainya ditentukan oleh pakar dan pengguna. Selanjutnya Certainty Factor secara iteratif dihitung oleh sistem untuk mengukur persentase hasil diagnosis. Untuk mengevaluasi sistem ini, 30 pengguna dipilih dan dikelompokkan menjadi 3 kelompok (pakar kopi,  petani dan mahasiswa Fakultas Pertanian, mahasiswa jurusan Ilmu Komputer). Pengguna diminta untuk menilai sistem dengan mengisi kuesioner. Pengguna menyimpulkan bahwa sistem pakar berjalan dengan baik dengan persentase masing-masing 75.56%, 73,78% dan 83.39%.
Kata Kunci: Arsip, Waktu, Web

## 1. Pendahuluan
Kearsipan  merupakan  suatu  rangkaian  kerja  yang teratur,  mulai  dari  proses  penciptaan,  penerimaan, pengumpulan,  pengaturan,  pengendalian,  pemeliharaan dan  perawatan  serta  penyimpanan  suatu  dokumen menurut  sistem  tertentu  sehingga  saat  diperlukan  arsip tersebut  dapat  ditemukan  dengan  cepat  dan  tepat.  Saat dibutuhkan,  suatu  arsip  dapat  ditemukan  dengan  cepat
dan tepat. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting dalam efektifitas kegiatan dalam sebuah perusahaan atau suatu organisasi. Yakni  sebagai  sumber  informasi  dan  sebagai  sumber referensi bagi suatu perusahaan organisasi. Mengingat arti pentingnya  kearsipan  atau Filling  system ,  pemerintah Indonesia bahkan menaruh  perhatian yang cukup besar

## Jurnal Sistem Informasi dan Telematika (Telekomunikasi, Multimedia dan Informatika)
terhadap kearsipan. Hal ini dapat terlihat dengan adanya peraturan  dan  perundangan  yang  mengatur  tentang kearsipan Nasional.[1]
Namun  Sistem  penyimpanan  arsip  dan  dokumen  pada perusahaan-perusahaan besar saat ini masih banyak yang manual hingga sering sekali arsip berantakan dan bahkan sulit ditemukan pada saat dibutuhkan sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif. Dan tidak sedikit pula karyawan yang mengambil arsip dan dokumen secara sembarangan. Pada  perusahaan  besar  sudah  pasti  menyimpan  banyak sekali arsip penting yang sewaktu-waktu akan diperlukan atau dipinjam. Masalahnya adalah karena banyak nya arsip dan  penyimpanan  arsip  tidak  teratur  akan  memakan waktu sehingga kurang efisien di pt dan peminjaman arsip tanpa  ada  nota  atau  bukti  peminjaman  berisiko  arsip hilang ataupun rusak.   Dapat  disimpulkan  bahwa solusi untuk mengatasi masalah diatas adalah dengan dibuatnya suatu aplikasi untuk mengelola dokumen dan arsip pada PT.Pos  Indonesia  agar  Sistem  kearsipan  dapat  berjalan lebih teratur.

## 2. Metodologi

## A. Metode Pengumpulan Data
Teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  dalam penelitian ini adalah 1. Observasi
Dalam penelitian ini, peneliti melakukan observasi pada Subbag  Arsip  Bagian  Administrasi  Biro  Umum  pada suatu  perusahaan  di  jakarta  untuk  mendapatkan  data tentang  perangkat  sistem  kearsipan,  proses  kearsipan secara  elektronik,  dan  proses  kearsipan  secara konvensional.

## 2. Studi Pustaka
Selain  dengan  melakukan  observasi,peneliti  juga melakukan  studi  pustaka  dengan  mengumpulkan  data data yang dibutuhkan untuk referensi penulisan Penelitian dengan membaca buku, jurnal dan karya ilmiah lainnya, yang  berhubungan  dengan  system  kearsipan  dan dokumen didapatkan melalui berbagai media baik media cetak maupun internet.

## 3. Kuesioner
Kuesioner yang dilakukan melalui platform Google Form yang  ditujukan  kepada  karyawan-karyawan  yang diperusahaannya  terdapat  arsip-arsip  penting  dan mengetahui  system  kearsipan  yang  diterapkan  oleh perusahaan tempat mereka bekerja. Ini bertujuan untuk perbandingan  dengan  Sistem  kearsipan  yang  telah dirancang oleh peneliti, serta meminta pendapat tentang rencana  pembuatan  aplikasi  pengelolaan  dokumen  dan arsip berbasis web.

## B. Metode Pengembangan
Salah  satu  faktor  yang  harus  diperhatikan  ketika  ingin membangun  sebuah  aplikasi  adalah  pada  tahap
pengembangan. Peneliti menggunakan metode waterfall, metode ini menggambarkan pendekatan yang sistematis dan berurutan pada pengembangan perangkat lunak, yang memiliki tahapan-tahapan seperti berikut ini:

## a. Tahapan Desain
Pada tahapan desain ini peneliti menggunakan  software Adobe  XD  untuk  membuat  tampilan  antar  muka  atau Interface sistem.  Tahapan  desain  ini  mengacu  pada  hasil analisis yang telah dilakukan. Dalam tahapan ini, penulis melakukan  desain  tampilan  yang  diharapkan  mudah untuk  digunakan  oleh  pengguna  manapun.  Mulai  dari tampilan awal, tampilan tombol-tombol, hingga tampilan input dan output yang akan ditampilkan.

## b. Tahapan Pengkodean / Coding
Tahapan pengkodean merupakan tahapan yang berkaitan dengan tahapan desain, tahapan ini menggunakan Software Sublime  Text  sebagai  script  editor,  serta  penyimpanan database yang menggunakan MySQL.
c. Tahapan Pengujian / Testing
Setelah  tahapan  pengkodean  selesai  maka  akan  masuk pada tahapan pengujian/testing. Sebelum digunakan oleh User  System akan  diuji  terlebih  dahulu  apakah  Sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau ada kendala maupun masalah yang terjadi pada Sistem. Serta melihat apakah  fungsi  dari  system  berjalan  dengan  baik  dan lancar.

## d. Tahapan Maintenance
Pada  tahapan  ini  Perangkat  lunak  yang  sudah  selesa dibuat  kemudian  dijalankan    serta  mengacu  pada perbaikan dan pemeliharaan.termasuk dalam memperbaiki  kesalahan  yang  tidak  di  temukan  pada tahapan  sebelumnya.  Juga  melakukan  pengembangan pada fitur-ftur yang ada dalam Sistem. Pada tahapan ini juga  dilakukan  apabila  ada  kritikan  dan  saran  dari pengguna Sistem.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Sistem kearsipan pada perusahaan-perusahaan besar yang ada pada saat ini kebanyakan masih menggunakan metode manual hingga sering sekali arsip berantakan dan bahkan sulit ditemukan pada saat dibutuhkan sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif. dan tidak sedikit pula karyawan yang mengambil arsip dan dokumen secara sembarangan. Maka  dibuat  Aplikasi  pengelolaan  arsip  sebagai  media untuk mengatur system kearsipan agar lebih teratur.

## A. Use Case Diagram
Penjelasan  tentang  Use  Case  Diagram  yang  diusulkan pada pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut :
Pada  gambar  1  terdapat  2  aktor  yaitu  Admin  dan User . Admin  dapat  melakukan  Login  kedalam  aplikasi  dan dapat  mendaftarkan User agar User dapat  mengakses aplikasi.  Selain  itu  admin  juga  dapat  mengelolah  data
divisi, data karyawan dan data arsip. Setelah didaftarkan oleh Admin, User dapat login aplikasi dan dan melakukan transaksi arsip. User dapat melakukan penyimpanan arsip, Peminjaman  Arsip,  dan  Pencarian  arsip.  Setelah User melakukan  transaksi  arsip  maka  Admin  akan mengkonfirmasi transaksi  arsip.  Admin  dapat mengkonfirmasi  Request  penyimpanan  arsip,  request peminjaman  arsip  dan  pengembalian  arsip.  Admin  juga dapat mengupload file-file non kearsipan ke aplikasi yang dapat didownload oleh User /Karyawan.  Setelah transaksi dan  konfirmasi  kearsipan  sudah  selesai  makan  admin dapat  membuat  laporan  kearsipan  untuk  diberikan kepada  atasan.  Laporan  kearsipan  terdiri  dari  laporan
penyimpanan,  laporan  peminjaman  dan  laporan pengembalian.

## B. Activity Diagram
Pada  gambar  2  activity  diagram  ini  lebih  memfokuskan pada  proses  ketika User melakukan  transaksi  arsip  yaitu penyimpanan arsip,peminjaman arsip dan pengembalian arsip.

## C. Class Diagram
Pada gambar 3 merupakan rancangan class diagram yang akan digunakan dalam membangun aplikasi Pengelolaan Dokumen dan Arsip berbasis web ini.
Gambar 1. Use Case Diagram
Gambar 2. Activity Diagram
Gambar 3. Class Diagram

## D. Hasil
Hasil dari penelitian ini adalah akan dihasilkannya sebuah aplikasi  pengelolaan  dokumen  dan  arsip  berbasis  web dengan fitur utama yaitu transaksi arsip. Pada Gambar 4 merupakan  tampilan  login(admin).tampilan  yang  sama juga terdapat pada aplikasi User untuk dapat mengakses aplikasi.
Pada  Gambar  5  merupakan  halaman  form  register. Pelanggan melakukan isi data registrasi agar mendapatkan akun dan bisa login kedalam aplikasi
Gambar 4. Halaman Login
Gambar 5. Halaman Utama
Pada Gambar 6 merupakan halaman Penyimpanan Arsip dan dokumen. User memasukkan data arsip untuk di kirim ke akun admin. Pada  Gambar  7  merupakan  halaman  Pencarisan  dan Peminjaman Peminjaman Arsip. Pelanggan
User /Karyawan  mencari  arsip  yang  akan  dipinjam  dan melakukan transaksi peminjaman arsip.
Gambar 6. Tampilan Penyimpanan Arsip
Gambar 7. Tampilan Peminjaman Arsip

## 4. Kesimpulan
Dengan  dibuatnya  aplikasi  pengelolaan  dokumen  dan arsip berbasis web ini dapat membantu system kearsipan pada  prusahaa-perusahaan  besar  atau  organisasi  yang memiliki banyak arsip agar system kearsipannya berjalan lebih  teratur  dan  terkonsep,  Untuk  mengurangi  risiko pencarian arsip yang memakan waktu, Kerusakan arsip, Kehilangan  arsip  serta  penyimpanan  arsip  yang berantakan dan tidak tersimpan pada tempatnya. Aplikasi
ini diharapkan dapat membuat jalannya proses pekerjaan menjadi lebih efisien.
5. Daftar Pustaka
[1] Rinandi  Awan  Sagita  dan    Hari  Sugiarto, “Penerapan  Metode  Waterfall  Pada  Sistem
Informasi  Penjualan  Furniture  Berbasis  Web”, Jurnal Networking, vol.5 p.4, Oktober 2016.
[2] Dian  Novianto,”Implementasi  sitem  informasi pegawai  (simpeg)  berbasis  web  menggunakan frame  work  dan  bootstrap”,  Atma  Luhur  ,jurnal ilmiah informatika, vol.7 p.1, 2016
[3] M.  Destiningrum  and  Q.  J.  Adrian,  "Sistem Informasi  Penjadwalan  Dokter  Berbasis  Web dengan  Menggunakan  Framework  Codeigniter (Studi  Kasus:  Rumah  Sakit  Yukum  Medical Centre)," Jurnal Teknoinfo, vol. 11, p. 32, 2017.
[4] Recki  ari  Wijaya,Bambang  Budi  Wiyono,Ibrahim Bafadal , “ Pengelolaan kearsipan ”. Jurnal administrasi dan manajemen pendidikan , Vol 1, P.2, Oktober 2018.
[5] Fauzan Maskyur,Ibnu Makruf Pandu
atmaja .“ Sistem administrasi pengelolaan arsip surat masuk  dan  surat  keluar  berbasis  web”. Jurnal jaringan dan keamanan . Vol. 4, P.3, 2015.
[6] Sri Lestanti, Ardina Desi Susana “ Sistem pengarsipan dokumen guru  dan  pegawai  menggunakan  metode mixture  modelling  berbasis  web ” . Jurnal  ilmiah tehnik informatika Vol. 10, P.2, November 2016.
[7] Heri  Abi  Burachman  Hakim “OMEKA -Aplikasi pengelola  arsip  digital  dakam  berbagai  format” . Jurnal pengembangan kearsipan, Vol. 9, P.1, 2016.