## Rancang Bangun Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk Organisasi Kemahasiswaan
Taufiqotul Bariyah 1 , Catur Wulandari 2
1 Informatika, Universitas Internasional Semen Indonesia
2 Sistem Informasi, Universitas Internasional Semen Indonesia
1 taufiqotul.bariyah@uisi.ac.id*, 2 catur.wulandari @uisi.ac.id

## Abstract
The  dynamic  of  student  organizations  made  documentation  and  recording  of  organizational  activities  not  well  organized. Documentation and recording are carried out separately by each department in the organization resulting in obstruction of the evaluation of activities that have been carried out during the management period, as well as difficulty in monitoring ongoing activities. This problem can be overcome by building an Enterprise Resource Planning (ERP) system that has been adapted for student organizations. The ERP concept can be applied to realize data centralization, furthermore the web-based ERP model allows easy access to information including access to all features for documentation and recording. The existence of an ERP system for the organization, can enable documentation and evaluation of the organization more efficiently and allows real-time monitoring of all members of the organization. Based on the test results obtained, the ERP4HIMA system can be accepted by its users as measured in terms of benefits, satisfaction, convenience in use, and ease of learning with a percentage of 90.91%. Based on the validation test results obtained, the ERP4HIMA application has met all the functional requirements of the system.
Keywords: document, erp, information system, integrated, data centralization

## Abstrak
Dinamisnya  organisasi  mahasiswa  membuat  dokumentasi  dan  pencatatan  kegiatan  organisasi  tidak  tertata  dengan  baik. Dokumentasi  dan  pencatatan  dilakukan  secara  terpisah  oleh  setiap  departemen  yang  ada  dalam  organisasi  mengakibatkan terhambatnya  evaluasi  kegiatan  yang  telah  terlaksana  selama  periode  kepengurusan,  serta  sulitnya  pengawasan  terhadap kegiatan yang tengah berjalan. Permasalahan ini dapat diatasi dengan membangun sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang sudah disesuaikan untuk organisasi mahasiswa. Konsep ERP dapat diterapkan untuk mewujudkan sentralisasi data, lebih lanjut  lagi  model  ERP  berbasis  web  memungkinkan  kemudahan  akses  informasi  termasuk  akses  semua  fitur-fitur  untuk dokumentasi dan pencatatan. Adanya sistem ERP untuk organisasi, dapat memungkinkan dokumentasi dan evaluasi organisasi secara  lebih  efisien  serta  memungkinkan  pengawasan  dari  semua  anggota  organisasi  secara  real-time.  Berdasarkan  hasil pengujian  didapatkan,  sistem  ERP4HIMA  dapat  diterima  oleh  penggunanya  yang  diukur  dari  segi  manfaat,  kepuasan, kenyamanan  dalam  penggunaan,  dan  kemudahaan  untuk  dipelajari  dengan  persentase  sebesar  90.91%.  Berdasarkan  hasil pengujian validasi yang didapatkan, aplikasi ERP4HIMA telah memenuhi seluruh kebutuhan fungsional dari sistem.
Kata kunci: dokumen, erp, sistem informasi, integrasi, sentralisasi data.

## 1. Pendahuluan
Organisasi  kemahasiswaan  merupakan  organisasi  yang beranggotakan para mahasiswa. Organisasi kemahasiswaan  dapat  terdiri  dari  organisasi  intra kampus  yang  dibatasi  oleh  kampus  tempatnya  berada, dan organisasi ektra kampus yang merupakan organisasi di luar birokrasi kampus [1]. Organisasi kemahasiswaan intra  kampus  umumnya  terdiri  dari  Badan  Eksekutif Mahasiswa (BEM) dan Himpunan Mahasiswa Jurusan. Setiap  perguruan  tinggi  memiliki  struktur  organisasi kemahasiswaan  yang  berbeda.  Hal  dasar  yang  dimiliki oleh sebuah organisasi pada umumnya adalah visi, misi yang diwujudkan ke dalam sebuah program kerja [2].
Proses  pendokumentasian  program  kerja  mulai  dari penentuan program kerja hingga pelaksanaan umumnya dilakukan secara manual oleh masing-masing divisi atau departemen  dalam  organisasi.  Hal  ini  menyebabkan kurang transparannya pelaksanaan program kerja sebab program-program kerja antar divisi tidak dapat dipantau oleh seluruh anggota organisasi. Kurangnya transparansi pelaksanaan  program  kerja  mengakibatkan  lemahnya
monitoring  terhadap  pelaksanaan  kegiatan-kegiatan yang  telah  direncanakan  sebagai  pendukung  dari tercapainya  visi  dan  misi  organisasi.  Pelaksanaan program-program  kerja  juga  erat  kaitannya  dengan kondisi  keuangan  organisasi  dimana  anggaran  dapat langsung  dipantau  pada  setiap  pelaksaan  kegiatan program kerja.
Selain  dari  sisi  pelaksanaan  program  kerja,  belum adanya  monitoring  evaluasi  yang  terukur  pada segmen keaktifan  sumber  daya  manusia.  Anggota  organisasi dapat  dengan  mudah  tidak  aktif  kapan  pun.  Kinerja setiap  anggota  pun  belum  terukur,  misalnya  seberapa sering  mereka  hadir  pada  kegiatan-kegiatan  yang dilakukan oleh organisasi.
Oleh  karena  itu  perlu  dibuat sebuah  sistem  terintegrasi yang dapat mengakomodasi kebutuhan pemantauan dan pengarsipan  segala  kegiatan  serta  semua  komponen penunjang,  yaitu  sumber  daya  manusia  dan  keuangan yang  ada  pada  organisasi.  Dengan adanya  sistem  yang terintegrasi  akan  dapat  memotong  proses  bisnis  yang selama ini dilakukan secara manual menjadi lebih efisien
dengan  didukung  oleh  sistem  teknologi  informasi. Sistem  yang  dapat  dikembangkan  untuk  menjawab tantangan  tersebut  adalah  sebuah  konsep  sistem  yang dinamakan Enterprise Resource Planning (ERP).
Istilah  ERP  biasa  digunakan  untuk  merujuk  sebuah sistem  terpadu  yang  menyatukan  seluruh  departemen yang  ada  dalam  sebuah  perusahaan  sehingga  seluruh kebutuhan  spesifik  departemen  yang  berbeda  dapat terakomodasi  [3].  ERP  sendiri  telah  banyak  digunakan dalam perusahaan baik perusahaan skala besar maupun beberapa  usaha  kecil  menengah  (UKM)  [4].  Meski demikian,  ERP  umumnya  digunakan  pada  perusahaan besar  dan  berkembang  karena  dianggap  mampu membantu  proses  efisiensi  data  sehingga  mampu meningkatkan kinerja perusahaan [5].
Pada  proses  pengembangan  sistem  ERP  ini  akan digunakan  kerangka  kerja prototype .  Selanjutnya  akan dilakukan  evaluasi  terhadap prototype sistem  yang dibuat  dengan  menggunakan  pengujian usability dan pengujian  fungsionalitas  ( black-box  testing )  sistem. Usability merupakan analisa kuantitatif untuk menentukan kemudahan penggunaan suatu aplikasi oleh user [6]. Sehingga pengujian usability adalah pengujian yang  dilakukan  untuk  mengukur  efektivitas,  efisiensi, dan  kenyamanan  sebuah  sistem  dengan  menggunakan skala  tertentu  [7].  Adapun  pengujian  fungsionalitas ( black-box testing ) adalah pengujian yang lebih berfokus pada  fungsionalitas  yang  dikembangkan  dalam  sebuah sistem  [8].  Pengujian  fungsionalitas  memungkinkan pengembang sistem untuk membuat input yang berguna melatih fungsional sistem [9].

## 2. Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  akan  digunakan  yaitu  dengan mengaplikasikan  metode  pembuatan  perangkat  lunak menggunakan  proses  model  evolusi  dengan  aplikasi kerangka  kerja prototype .  Model prototype cocok digunakan untuk mengembangkan  sistem yang menuntut pengembangan kembali [10]. Kerangka kerja diawali  dengan  proses  rekayasa  kebutuhan  perangkat lunak  yang  terdiri  dari  elisitasi  kebutuhan  perangkat lunak  dan  pembuatan scenario use  case,  kemudian dilanjutkan pada tahap pembuatan prototype sistem, dan langkah terakhir adalah evaluasi perangkat lunak. Proses ini akan diiterasi hingga perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan serta batasan perangkat lunak [11].
2.1. Elisitasi Kebutuhan
Kebutuhan  sistem  pada  penelitian  ini  didapatkan  dari wawancara terhadap stakeholder yang akan menggunakan sistem. Dalam pengembangan sistem ini, terdapat empat actor yang mempunyai wewenang yang berbeda pada masing-masing fitur dalam sistem. Actor yang terlibat dalam sistem ini yaitu actor Umum, actor Mahasiswa, actor Dosen, dan actor Admin. Ilustrasi use case diagram sistem ini ditunjukkan oleh Gambar 1.

## Gambar 1. Diagram Use Case Sistem
Pada Gambar 1 terlihat bahwa sistem ini memiliki empat actor  dan  enam  use  case.  Masing-masing  actor  ini memiliki hubungan dengan use case yang berbeda sesuai dengan  fungsionalitas  yang  dibutuhkan  oleh  masing- masing  actor  tersebut.  Actor  Umum  adalah  pengguna situs secara umum. Actor Mahasiswa adalah mahasiswa himpunan  yang  terdaftar  dalam  sistem.  Actor  Admin adalah  admin  yang  bertugas  memanajemen  dan melakukan  perawatan  sistem.  Actor  Dosen  merupakan dosen  yang  terkait  dalam  pembimbingan  kegiatan himpunan mahasiswa.
Selain  diagram  use  case,  dalam  kegiatan  elisitasi kebutuhan,  didapatkan  pula  kebutuhan  fungsionalitas sistem  yang  akan  dibuat.  Spesifikasi  kebutuhan  ini digunakan  sebagai  acuan  dasar  kebutuhan  pengguna berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  stakeholder. Daftar  kebutuhan  fungsionalitas  dapat  dilihat  dalam Tabel 1.
Tabel 1. Kebutuhan Fungsionalitas Sistem Kebutuhan Use case Fitur ini dapat digunakan oleh mahasiswa untuk membuat status di linimasa homepage website . Membuat status
Fitur ini dapat digunakan oleh mahasiswa untuk membuat status yang dapat disiarkan ( broadcast ) ke seluruh anggota himpunan.
Membuat status siaran Fitur ini dapat digunakan mahasiswa untuk membuat kerangka acuan kegiatan (KAK). Membuat KAK Fitur ini dapat digunakan oleh mahasiswa dan dosen untuk membaca KAK yang telah dibuat mahasiswa. Membaca KAK Fitur ini dapat digunakan oleh dosen untuk menyetujui KAK yang diajukan oleh mahasiswa, Menyetujui KAK

## 2.2. Arsitektur Desain Sistem
Sistem yang dikembangkan merupakan sistem informasi berbasis  web  dengan  domain  dari website ini  adalah http://himasisforuisi.com/.  Desain  perancangan  sistem informasi ini terdiri dari dua sisi, yaitu client dan server . Client terdiri dari pengguna yang merupakan actor yang
telah  ditentukan  pada  tahap  elisitasi  kebutuhan,  yaitu umum, mahasiswa, dan dosen. Pengguna pada sisi client dapat  mengirimkan request yang  berupa  pengajuan KAK  serta  verifikasi  KAK.  Sedangkan  di  sisi server terdapat  admin  yang  bertugas  melakukan maintenance dan update website . Arsitektur sistem ini diilustrasikan oleh Gambar 2.
Gambar 2. Arsitektur Desain Sistem

## 3.   Hasil dan Pembahasan
Rangkaian  hasil  penelitian  berdasarkan  urutan/susunan logis  untuk  membentuk  sebuah  cerita.  Isinya menunjukan fakta/data dan jangan diskusikan hasilnya. Dapat  menggunakan  Tabel  dan  Angka  tetapi  tidak menguraikan  secara  berulang  terhadap  data  yang sama dalam gambar, tabel dan teks. Untuk lebih memperjelas uraian, dapat mengunakan sub judul.
Pembahasan  adalah  penjelasan  dasar,  hubungan  dan generalisasi  yang  ditunjukkan  oleh  hasil.  Uraiannya menjawab  pertanyaan  penelitian.  Jika  ada  hasil  yang meragukan maka tampilkan secara objektif.
3.1. Implementasi Sistem
Implementasi  sistem  dalam  bentuk  tampilan  halaman antarmuka  atau user  interface yang  menghubungkan sistem  terbagi  menjadi  beberapa  bagian.  Beranda merupakan halaman utama yang akan ditampilkan saat pengguna  mengakses  URL  http://himasisforuisi.com. Halaman ini ditunjukkan oleh Gambar 3.

## Gambar 3. Tampilan Halaman Beranda
Halaman  selanjutnya  adalah  halaman  Profil  Hima. Halaman ini akan menampilkan informasi terkait profil himpunan mahasiswa sistem informasi UISI, seperti visi dan  misi,  makna  lambang  himpunan,  dan  sejarah himpunan. Halaman ini ditunjukkan oleh Gambar 4.

## Gambar 4. Tampilan Halaman Profil Hima
Halaman Mahasiswa merupakan halaman yang memuat informasi  nama  anggota  himpunan  jurusan  sistem informasi  UISI.  Tampilan  halaman  ini  sebagaimana yang terlihat pada Gambar 5.

## Gambar 5. Tampilan Halaman Mahasiswa
Halaman  yang  ditunjukkan  oleh  Gambar  6  merupakan halaman  Galeri.  Halaman  ini  berisi  foto  kegiatan  yang telah  dilaksanakan  oleh  anggota  himpunan  jurusan sistem informasi UISI.

## Gambar 6. Tampilan Halaman Galeri
Sebelum anggota himpunan mampu mengunggah KAK kegiatan  yang  akan  diajukan,  terlebih  dahulu  anggota himpunan tersebut harus masuk (login) ke dalam sistem. Apabila  anggota  himpunan  tersebut  belum  mempunyai akun,  maka  anggota  himpunan  dapat  melakukan pendaftaran  di  halaman  Pendaftaran  Akun.  Halaman Login dan halaman Pendaftaran Akun ditampilkan oleh Gambar 7 dan Gambar 8.
Gambar 7. Tampilan Halaman Login
Gambar 8. Tampilan Halaman Pendaftaran Akun

## 3.2. Pengujian Fungsionalitas Sistem
Pengujian  fungsionalitas  sistem  dilakukan  untuk mengetahui  apakah  aplikasi  yang  telah  dibuat  telah memenuhi  seluruh  kebutuhan  fungsional  yang  telah didefinisikan  pada  tahap  perancangan.  Pengujian fungsionalitas  ini  menggunakan  kasus  uji  yang disesuaikan dengan kebutuhan fungsional dari aplikasi. Tabel  2  menunjukkan  hasil  pengujian  fungsionalitas sistem.
Tabel 2. Hasil Pengujian Fungsionalitas No Skenario Ekspektasi Hasil Ket. 1 Mahasiswa membuat status Mahasiswa dapat membuat status yang akan ditampilkan di linimasa halaman beranda website.
Pass
2 Mahasiswa membuat status siaran Mahasiswa dapat membuat status yang akan disiarkan ( broadcast ) ke anggota himpunan yang lain.
Pass 3 Mahasiswa membuat KAK Mahasiswa dapat membuat dan mengajukan KAK.
Pass
4 Mahasiswa membaca KAK Mahasiswa dapat membaca KAK yang telah dibuat. Pass 5 Dosen membaca KAK Dosen dapat membaca KAK yang dibuat dan diajukan mahasiswa. Pass
6 Dosen menyetujui KAK Dosen dapat melakukan persetujuan KAK yang dibuat dan diajukan oleh mahasiswa. Pass 3.3. Pengujian Usability Sistem
Pengujian usability dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang dibangun dapat memenuhi usability sistem. Pengujian  ini  dilakukan  dengan  mengumpulkan  poin pernyataan melalui kuesioner kepada pengguna website . Pernyataan  yang  dibagikan  dalam  kuesioner  dapat dilihat dalam Tabel 3.
Tabel 3. Pernyataan dalam Kuesioner No Pernyataan 1 ERP4HIMA membantu pekerjaan saya lebih efektif. 2 ERP4HIMA membantu saya menjadi lebih produktif 3 ERP4HIMA menyediakan apa yang saya butuhkan dalam menyelesaikan KAK 4 ERP4HIMA memiliki fitur yang saya harapkan 5 ERP4HIMA mudah digunakan 6 ERP4HIMA menyediakan langkah yang lebih sederhana dalam pengajuan KAK 7 Penggunaan ERP4HIMA mudah dipelajari
8 ERP4HIMA bekerja sesuai dengan yang saya

## harapkan
Nilai persentase didapat dengan melakukan perhitungan total skor dari masing-masing pernyataan menggunakan Persamaan (1).
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑆𝑘𝑜𝑟 = ∑ 𝑆 𝑛 × 𝑛 𝑛 𝑖=1 (1)
dengan n adalah jumlah responden, dan Sn adalah skor likert.
Dari  total  skor  yang  didapat  dengan  menggunakan Persamaan (1), kemudian dihitung persentase keseluruhan  jawaban  menggunakan  Persamaan  (2). Tabel  4  menunjukkan  hasil  perhitungan  total  skor  dan persentase  keseluruhan  jawaban  dari  responden  yang berhasil dikupulkan.
𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠𝑒 = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑆𝑘𝑜𝑟 𝑆𝑘𝑜𝑟 𝑙𝑖𝑘𝑒𝑟𝑡 𝑡𝑒𝑟𝑡𝑖𝑛𝑔𝑔𝑖 ×𝑛 × 100% (2)
Tabel 4. Hasil Jawaban Kuesioner No Level of Agreement Total Skor % 1 2 3 4 5 1 0 0 0 2 9 53 0.96 2 0 0 0 3 8 52 0.95 3 0 0 0 2 9 53 0.96 4 0 0 0 2 9 53 0.96 5 1 1 0 5 4 43 0.78 6 0 0 0 2 9 53 0.96 7 1 3 0 3 4 39 0.71 8 0 0 0 1 10 54 0.98
Hasil  dari  masing-masing  pernyataan  dalam  kuesioner dapat disimpulkan bahwa aplikasi telah memiliki faktor Usefulness , Satisfaction , Ease  of  use ,  dan Ease  of learning yang  merupakan  parameter  pengukuran  dari
pengujian usability . Sehingga agar dapat diketahui hasil pengujian usability yang dilakukan, maka perlu dihitung persentase rata-rata seluruh pernyataan dengan menggunakan Persamaan (3).
𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 = ∑ 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠𝑒(%) 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑛𝑦𝑎𝑡𝑎𝑎𝑛 (3)
𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 = 0.96 + 0.95 + 0.96 + 0.96 + 0.78 + 0.96 + 0.71 + 0.98 8
= 90.91%
Berdasarkan hasil perhitungan tersebut, didapatkan nilai 90,91%  yang  berarti  responden  setuju  dengan  seluruh pernyataan  yang  disertakan  dalam  kuesioner  pengujian usability .

## 4.   Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  pembahasan  “Rancang  Bangun Sistem  Enterprise  Resource  Planning  untuk  Organisasi Kemahasiswaan”,  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa implementasi sistem berbasis web dan dilakukan dengan menggunakan  kerangka  kerja  pengembangan  sistem prototype dengan tingkat kesesuaian dengan kebutuhan fungsional  dan usability sistem  yang  cukup  baik,  yaitu 90.91%.
Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem ERP4HIMA ini antara lain dapat dilakukan penambahan fitur  sehingga  mampu  meningkatkan  pelayanan  sistem yang sudah ada, serta dilakukan pengembangan aplikasi agar  sistem  dapat  berjalan  dalam  aplikasi  mobile berbasis Android maupun IOS.

## Ucapan Terimakasih
Terima  kasih  kepada  LPPM  UISI  yang  telah memberikan  dukungan  berupa  dana  hibah  penelitian sehingga mampu mendukung terselenggaranya penelitian ini.

## Daftar Rujukan
[1] Y.  Hadijaya,  Organisasi  Kemahasiswaan  dan  Kemampuan Manajerial Mahasiswa, Medan: Perdana Publishing, 2015.
[2] A.  U.  Satari,  Organisasi  Sosial  dan  Kepemimpinan,  Jakarta: Universitas Terbuka, 2006.
[3] S. Wibisono, "Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi," Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, vol.  X,  no.  3,  pp.  150-159,  2005.  Tersedia  pada: https://www.unisbank.ac.id/ojs/index.php/fti1/article/view/24
[4] K.  Falgenti  and  S.  M.  Pahlevi,  "Evaluasi  Kesuksesan  Sistem Informasi  ERP  pada  Usaha  Kecil  Menengah  Studi  Kasus: Implementasi SAP B1 di PT. CP," Jurnal Manajemen Teknologi, vol.  12,  no.  2,  pp.  161-183,  2013.  Tersedia  pada: https://www.neliti.com/publications/ 116752/evaluasi- kesuksesan-sistem-informasi-erp-pada-usaha-kecil-menengah- studi-kasus-i
[5] R.  Al  Aziz,  F.  Amalia  and  A.  H.  Brata,  "Pembangunan  Sistem Enterprise  Resource  Planning  pada  Griya  Laundry,"  Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, vol. 2, no.  6,  pp.  2278-2285,  2018.  Tersedia  pada:  http://j- ptiik.ub.ac.id/index.php/j-ptiik/article/view/1580
[6] N.  R.  Riyadi,  "Pengujian  Usability  untuk  Meningkatkan Antarmuka  Aplikasi  Mobile  myUMM  Students,"  Jurnal SISTEMASI,  vol.  8,  no.  1,  pp.  226-232,  2019.  Tersedia  pada: http://sistemasi.ftik.unisi.ac.id/ index.php/stmsi/article/view/346
[7] H. Rachmi and S. Nurwahyuni, "Pengujian Usability Lokamedia Website Menggunakan  System  Usability  Scale,"  AL- KHIDMAH,  vol.  1,  pp.  86-92,  2018.  Tersedia  pada: http://openjurnal.unmuhpnk.ac.id/index.php/alkhidmah/article/v iew/1155
[8] S. R. Jan, S. T. U. Shah, Z. U. Johar, Y. Shah and F. Khan, "An Innovative  Approach  to  Investigate  Various  Software  Testing Techniques and Strategies," IJSRSET, vol. 2, no. 2, pp. 682-689, 2016. Tersedia pada: https://www.researchgate.net/publication/303280520_An_Innov ative_Approach_to_Investigate _Various_Software_Testing_ Techniques_and_Strategies
[9] T. S. Jaya, "Pengujian Aplikasi dengan Metode Blackbox Testing Boundary  Value  Analysis  (Studi  Kasus:  Kantor  Digital Politeknik  Negeri  Lampung),"  Jurnal  Informatika:  Jurnal Pengembangan IT (JPIT), vol. 3, no. 2, pp. 45-48, 2018. Tersedia pada: https://ejournal.poltektegal.ac.id/index. php/informatika/article/view/647
[10] D.  Purnomo,  "Model  Prototyping  Pada  Pengembangan  Sistem Informasi," JIMP - Jurnal Informatika Merdeka Pasuruan, vol. 2, no. 2, pp. 54-61, 2017. Tersedia pada: http://ejurnal.unmerpas.ac.id/index.php/informatika/article/view /67
[11] R.  S.  Pressman,  Rekayasa  Perangkat  Lunak  (Pendekatan Praktisi) Edisi 7 : Buku 1, Yogyakarta: AndiPublisher, 2012.