## Identifikasi Kebutuhan Fungsional Perangkat TI pada Proses Stakeholder Engagement
Harry Fitriyanto, Geronimo Shah W. , Say Shio, Diana Wangsa Heryanto Universitas Prasetiya Mulya, Cilandak Campus, Jl. RA. Kartini (TB Simatupang), Cilandak Barat, Jakarta Selatan 12430
Keywords: strategy execution services, stakeholder engagement, functional requirements, information technology tools, engagement experience
Kata kunci: layanan strategy execution , stakeholder engagement , kebutuhan fungsional, perangkat teknologi informasi, pengalaman engagement
Corresponding author: harry@gmail.com

## ABSTRACT
The  main  purpose  of  strategy  execution  services  is  to  assist  companies  in realizing  business  strategies  in  order  to  achieve  the  desired  results.  The main thing that supports the achievement of these goals is the support from each  external  stakeholder  in  each  phase  of  stakeholder  engagement.  This study  seeks  to  identify  the  functional  requirements  of  information technology  tools  through  the  elaboration  of  strategy  execution  activities with  the  help  of  an  engagement  framework.  The  results  of  this  study  are very  important  to  strengthen  related  services.  In  order  to  present comprehensive  results,  the  author  uses  several  study  approaches: literature  study,  studies  with  qualitative  and  quantitative  methods.  The scope  of  external  stakeholders  involved  is  only  national  companies.  This research succeeded in concluding in detail the functional requirements of information  technology  tools  in  each  phase  of  stakeholder  engagement. The advantages of stakeholder engagement and strategy execution services are also presented in this study.

## ABSTRAK
Tujuan  utama  dari  layanan strategy  execution yaitu  untuk  membantu perusahaan  dalam  merealisasikan  strategi  bisnis  guna  mencapai  hasil  yang diinginkan.  Hal  utama  yang  menunjang  pencapaian  tujuan  tersebut  yaitu adanya dukungan dari masing-masing stakeholder eksternal pada setiap fase stakeholder  engagement. Penelitian  ini  berusaha  untuk  mengidentifikasi kebutuhan  fungsional  perangkat  teknologi  informasi  melalui  elaborasi kegiatan strategy  execution dengan  bantuan  kerangka  kerja engagement. Hasil  studi  ini  sangat  penting  untuk  menguatkan  layanan  terkait.  Guna menyajikan  hasil  yang  komprehensif,  penulis  menggunakan  beberapa pendekatan  studi:  studi  pustaka,  kajian  dengan  metode  kualitatif  serta kuantitatif.  Adapun  lingkup stakeholder eksternal  yang  dilibatkan  yaitu hanya  perusahaan  nasional.    Peneliatan  ini  berhasil  menyimpulkan  secara rinci  kebutuhan  fungsional  perangkat  teknologi  informasi  di  setiap  fase stakeholder  engagement. Keuntungan  dari stakeholder  engagement dan layanan strategy execution juga disajikan dalam penelitian ini.

## PENDAHULUAN
Layanan strategy  execution dikembangkan  untuk  membantu  perusahaan  memelihara  fokus bisnis  mereka  dan  menyelaraskan  proses  realisasi  inisiatif  stratejik  guna  mencapai  hasil  yang diinginkan. Layanan ini dilakukan dengan berbasis proyek atau diluar proses operasional, seperti mengembangkan  produk/layanan/pasar  baru.  Adapun  gabungan  dari  beberapa  proyek  disebut dengan  program,  serta  rangkaian  beberapa  program  disebut  sebagai  portofolio  perusahaan. Layanan strategy execution yang sukses  membutuhkan penyelarasan yang erat antara portofolio dengan strategi perusahaan.
Agar strategy  execution berhasil,  dukungan stakeholder terkait  juga  penting  untuk  didapatkan. Menurut  Survei  kelima McKinsey  Global tentang stakeholder engagement ,  keterlibatan dengan stakeholder eksternal merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan pemimpin perusahaan [1].  Keikutsertaan stakeholder secara  positif, mampu  menyukseskan  proses engagement, yang kemudian  menunjang  keberhasilan strategy  execution. Stakeholder  engagement harus  diawali dengan  memahami  karakteristik  pihak-pihak  yang  terlibat  dalam  siklus  proyek.  Proses pemahaman  ini  tidak  cukup  dilakukan  dengan  mengumpulkan  informasi  saja,  melainkan  harus diikuti dengan komunikasi dan interaksi dengan tiap stakeholder.
Dalam  penelitian  ini,  penulis 1.) mengeksplorasi  fase engagement dan 2.) mengidentifikasi kebutuhan  fungsional  perangkat  teknologi  informasi  (TI)  yang  dapat  menjembatani  interaksi dengan stakeholder eksternal secara kolaboratif.
Penelitian  ini  disusun  sebagai  berikut. Pertama, latar  belakang  penelitian. Kedua, tinjauan literatur mengenai manajemen engagement , customer engagement , dan stakeholder engagement . Ketiga, uraian pertanyaan penelitian. Keempat, rincian metode penelitian yang terdiri atas tiga pendekatan  utama. Terakhir, kesimpulan  yang  berisi  rangkuman  kebutuhan  fungsional perangkat TI di tiap fase engagement untuk mengelola stakeholder eksternal.

## TINJAUAN LITERATUR
Stakeholder memiliki  tiga  definisi  pada  studi  manajemen  proyek  [2]:  (1)  Sebagai  entitas  yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek (2) Sebagai entitas yang berkepentingan pada hasil proyek; atau (3)  Kombinasi  dari  dua  definisi  yang  telah disebutkan. Setelah teridentifikasi, stakeholder dikategorikan berdasar peran dan kepentingan dalam proyek, seperti: 1.) pelanggan, 2.) pemilik proyek, 3.) sponsor proyek, dan 4.) anggota proyek.
Gambar  1  memetakan  ragam stakeholder secara  garis  besar,  sesuai  dengan stakeholder engagement pada  program  manajemen  pasokan  [3].  Dalam  gambaran  tersebut, stakeholder eksternal  dibagi  menjadi  tiga  tingkatan  guna  mempresentasikan  hubungan  masing-masing kelompok  dengan  program  yang  dilakukan.  Pemetaan  ini  berguna  untuk  mengidentifikasi kelompok stakeholder pada strategy execution secara agregat.
Gambar 1.  Peta ragam stakeholder secara garis besar
Terkait stakeholder  engagement ,  aktivitas  ini  dilakukan  untuk  mendapatkan  keterlibatan stakeholder guna  mencapai  hasil  yang  diinginkan.  Dalam  lingkup strategy  execution , stakeholder akan dilibatkan sejak perencanann, implementasi, hingga pengelolaan proyek. Setiap stakeholder memiliki  peran  penting  dalam  mencapai  tujuan  pelaksanaan.  Untuk  menjaga keterlibatan stakeholder , aktivitas ini membutuhkan waktu, sumber daya, dan komitmen[4].
Gambar  2  mengilustrasikan  fase stakeholder engagement yang dikembangkan perusahaan kami untuk  memberikan  layanan strategy  execution .  Dalam  gambaran  ini,  penulis  mengkategorikan fase engagement menjadi  lima  tingkatan  untuk  mengidentifikasi  aktivitas  utama  mengelola hubungan dengan stakeholder eksternal.

## Gambar 2. Fase stakeholder engagement
Dalam  merumuskan  pertanyaan  penelitian  secara  lebih  spesifik,  berbagai  penelitian  terkait lingkup berikut telah ditinjau: customer engagement, engagement management, dan stakeholder engagement [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12]. Sesuai dengan hasil tinjauan, tidak ada  pendekatan yang  cocok  untuk  semua  penerapan  terkait engagement .  Untuk  memanfaatkan  perangkat  TI dalam  mendukung stakeholder  engagement ,  fitur  yang  ditawarkan  harus  disesuaikan  berdasar sifat, lokasi, dan skala engagement [13].

## Pertanyaan Penelitian
Penelitian  ini  dirancang  untuk  mengeksplorasi  kebutuhan  fungsional  perangkat  pendukung stakeholder  engagement guna  memperkuat  layanan strategy  execution .  Penelitian  serupa  yang pernah  diadakan,  membahas  penggunaan  perangkat  visualisasi  komunikasi  dalam  tahap stakeholder  engagement di  area  pengelolaan  perikanan  [14].  Perangkat  TI  yang  diterapkan  di empat  negara  berbeda  ini  mampu  mewakili  komunikasi  tatap  muka  1.)  antar  individu  dan  2.) dari individu ke banyak individu lainnya.
Pada  penelitian  ini,  eksplorasi  perangkat stakeholder  engagement didasarkan  pada  fase engagement .  Adapun  ruang  lingkup  yang  digunakan  yaitu  layanan strategy  execution di
perusahaan  nasional.  Oleh  karena  itu,  secara  spesifik,  pertanyaan  penelitian  ini  yaitu:  Apa kebutuhan fungsional utama yang dibutuhkan perangkat TI pada tahap stakeholder engagement guna mendukung layanan strategy execution di perusahaan nasional?

## METODE DAN TEMUAN PENELITIAN
1.1 Studi Pustaka
Gambaran Metode
Gambar 3. Studi literatur terkait perusahaan nasional
Gambar 4. Studi literatur terkait perusahaan multinasional
Tinjauan  penulis  didasarkan  atas  10  situs  web  perusahaan  (nasional  dan  multinasional)  yang menyediakan  layanan  serupa  berbasis  proyek.  Penulis  mengidentifikasi  kebutuhan  fungsional yang  digunakan  untuk  mendapatkan  keterlibatan stakeholder .  Data  yang  terkumpul ditabulasikan  ke  dalam  dua  tabel  terpisah  1.)  perusahaan  nasional  dan  2.)  perusahaan multinasional, seperti yang tertera pada Gambar 3 dan Gambar 4.

## Temuan
Gambar  5  merangkum  kebutuhan  fungsional  serta  fitur  utama  yang  dapat  diimplementasikan pada perangkat TI guna mendukung proses stakeholder engagement berdasar studi Pustaka.

## Gambar 5. Ringkasan temuan studi pustaka

## 1.2 Pendekatan Kualitatif
Gambaran Metode
Pendekatan  kualitatif  bertujuan  untuk  memahami  dan  menginterpretasikan  pandangan stakeholder berdasar pengalaman  yang dimiliki  [15]. Tiga metode pendekatan  yang  digunakan yaitu: 1.) wawancara, 2.) observasi, dan 3.) tinjauan dokumen.
Metode: Wawancara
Wawancara  dilakukan  dengan  pemilik  proyek  dan  sponsor  proyek  di  beberapa  perusahaan: Medco Energy ,  Pertamina  Indonesia,  dan  Pertamina  Hulu  Energi.  Berdasar  wawancara  yang dilakukan, penulis dapat memperoleh informasi dengan bertanya secara langsung ke responden.

## Metode: Observasi
Observasi  dilakukan  pada  proyek  yang  sedang  berjalan  dan  proyek  yang  sedang  dalam  tahap perancangan  ide.  Adapun  perusahaan  yang  terlibat  yaitu  Mitratel  dan  Angkasa  Pura  2.  Data dikumpulkan melalui pengamatan pada diskusi  yang dilakukan tim dan pimpinan proyek, serta melalui tinjauan langsung pada aktivitas proyek yang sedang dilakukan.

## Metode: Tinjauan Dokumen
Tinjauan  dokumen  dilakukan  dengan  menelaah  beberapa  dokumen  utama  terkait  proses implementasi proyek.

## Temuan
Gambar  6  merangkum  kebutuhan  fungsional  serta  fitur  utama  yang  dapat  diimplementasikan pada  perangkat  TI  guna  mendukung  proses stakeholder  engagement berdasar  pendekatan kualitatif.

## Gambar 6. Ringkasan temuan pendekatan kualitatif

## 1.3 Pendekatan Kuantitatif
Gambaran Metode
Guna  mengonfirmasi  temuan  pada  pendekatan  kualitatif,  sebuah  survei  dilakukan  untuk memperoleh umpan balik dari tim dan pemimpin proyek, serta pengguna di departemen terkait. Adapun  umpan  balik  tersebut    diharapkan  mampu  menggambarkan  fase stakeholder engagement dalam layanan strategy execution sehingga dapat digunakan untuk mendefinisikan kebutuhan fungsional perangkat TI di setiap tahapan proses.  Responden pada survei ini (n=37) bekerja  di  beberapa  perusahaan  nasional:    Telkom  Indonesia,  Mitratel,  Pertamina  Indonesia, Pertamina Hulu Energi, Medco Energy, Angkasa Pura 2, dan Pelita Air Service .
Temuan
Gambar 7. Kebutuhan fungsional utama: fase sebelum perancangan ide
Gambar 8. Kebutuhan fungsional utama: fase perancangan ide
Gambar 9. Kebutuhan fungsional utama: fase penemuan solusi yang sesuai
Gambar 10. Kebutuhan fungsional utama: fase proyek Gambar 11. Kebutuhan fungsional utama: fase setelah proyek
Dengan dikelompokkan berdasar fase engagement , Gambar 7 hingga Gambar 11 menunjukkan bahwa kebutuhan fungsional utama dari perangkat TI telah terverifikasi. Hasil temuan ini dapat digunakan untuk meningkatkan pengalaman stakeholder engagement .

## KESIMPULAN DAN PROSES KEDEPANNYA

## Kesimpulan
Pelanggan  menyambut  baik  inisiatif  perusahaan  untuk  mengembangkan  perangkat  TI  guna meningkatkan  pengalaman stakeholder engagement .  Perangkat  TI  dianggap  sebagai  cara  yang inovatif  untuk  memperkuat  nilai  dan  daya  saing  perusahaan  dalam  memberikan  layanan strategy execution .
Berdasar  studi  pustaka  dan  pendekatan  kualitatif,  empat  kategori  utama  terkait  kebutuhan fungsional  perangkat  TI  yang  dapat  digunakan  untuk  mendukung  proses stakeholder engagement yaitu:
1. Tempat penyimpanan dokumen Dapat digunakan untuk mengelola dokumen penawaran, kontrak, lingkup pekerjaan, hasil proyek yang harus diberikan ke pelanggan, dan evaluasi paska proyek.
2. Perangkat kolaborasi Dapat digunakan untuk mengirim pesan, surel, serta meninjau dokumen.
3. Perangkat komunikasi dan pelaporan Dapat digunakan untuk merencanakan, memantau kemajuan melalui dasbor, melihat profil para ahli, serta memberikan penilaian.
4. Pengelola engagement media sosial
Dapat digunakan untuk memantau berita dan media sosial melalui dasbor.
Mengenai  gaya kolaborasi  yang teramati  saat  studi ini berlangsung, komunikasi proyek dengan stakeholder di perusahaan nasional masih memprioritaskan pertemuan secara langsung dari pada menggunakan media online (konferensi audio & video).
Sesuai hasil survei/pendekatan kuantitatif, temuan di pendekatan kualitatif dapat diverifikasi dan diharapkan mampu mendukung aktivitas di layanan strategy execution . Tak hanya menggunakan sudut pandang agregat, verifikasi dapat dilakukan hingga ke kebutuhan sub-fungsional, seperti yang tertera di Gambar 12.
Gambar 12. Kategori utama kebutuhan fungsional perangkat TI
Proses Kedepannya Melalui  penggunaan  perangkat  TI  pada stakeholder engagement ,  perusahaan  dapat mengumpulkan data pelanggan sebagai referensi untuk meningkatkan pengalaman stakeholder , memperkuat kepercayaan pelanggan, dan akhirnya membangun loyalitas pelanggan.
Survei lanjutan terkait UI/UX perlu dilakukan untuk memperkuat desain tampilan perangkat TI sehingga mudah untuk digunakan seluruh stakeholder .

## Ucapan Terima Kasih
Penulis  mengucapkan  terima kasih  kepada pihak-pihak  yang telah  memberi masukan  berharga selama penelitian ini berlangsung: Pak Agus, VP Operation & Service Pertamina Indonesia; Pak
Faisal, VP Operasi  Medco Energy :  Pak  Rizaldi, GM Pertamina  Hulu  Energi;  dan  Pak  Andry, SM Pertamina Hulu Energi.

## REFERENSI
ADB. (2018). Indonesia: Enhancing Productivity through Quality Jobs.
Badri, M. A., Mohaidat, J., Ferrandino, V., & El Mourad, T. (2013). The social cognitive model of job satisfaction among teachers: Testing and validation.
Berry, A., Rodriguez, E., & Sandee, H. (2001). Small and medium enterprise dynamics in Indonesia. Bulletin of Indonesian Economic Studies.
Bloom, N., Mahajan, A., McKenzie, D., & Roberts, J. (2010). Why do firms in developing countries have low productivity? .
Dartanto, T., Rezki, J. F., Pramono, W., Siregar, C. H., Usman, & Bintara, H. (2016). Participation of Informal Sector Workersin Indonesia’s National HealthInsurance System. Daskin, M., & Tezer, M. (2012). Organizational politics and turnover: An empirical research from hospitality industry.
Dawson, M. (2014). Preparing students to fit within the hospitality industry culture: Does the educational background make a difference?
De Ruyter, A., Singh, A., Warnecke, T., & Zammit, A. (2009). Core vs. Non-Core Standards, Gender and Developing Countries: A Review with Recommendations for Policy. Direktorat Ketenagakerjaan dan Analisis Ekonomi. (2004).
Duffy, R. D., Austin, K. L., & Bott, E. M. (2015). Work volition and job satisfaction: Examining the role of work meaning and person-environment fit.
Folkerth, J., & Tonia, W. (2011). Organizing Informal Labor in India and Indonesia. Food and Agriculture Organization of the United Nations Rome. (2003). The informal food sector Municipal support policies for operators .
Freyd, M. (1926). The statistical viewpoint in vocational selection. Gardner, W. L., Reithel, B. J., Cogliser, C. C., & Walumbwa, F. O. (2012). Matching personality and organizational culture: Effects of recruitment strategy and the five factor model on subjective person-organization fit.
Hardin, E. E., & Donaldson, J. R. (2014). Predicitng job satisfaction: A new perspective on person-environment fit.
Harris-White, B. (2010). Work and wellbeing in informal economies: The regulative roles of institutions of identity and the state.
ILO. (2010). Ekonomi Informal di Indonesia: Ukuran, Komposisi dan Evolusi. ILO(International Labour Organization). (2013). Women and Men in the Informal Economy: A Statistical Picture.
International Labor Organization (ILO). (2002). Women and Men in the Informal Economy: A

## Statistical Picture.
La Porta, R., & Shleifer, A. (2008). The unofficial economy and economic development . Miles, A., & Sadler-Smith, E. (2014). "With recruitment I always feel I need to listen to my gut": The role of intuition in employee selection.
Pervin, L. (1968). Performance and satisfaction as a function of individual-environment fit. Pitoyo, A. J. (2007). DINAMIKA SEKTOR INFORMAL DI INDONESIA Prospek, Perkembangan, dan Kedudukannya dalam Sistem Ekonnomi Makro.
Racey, T. (2017). Employee Selection Strategies in Casual Dining Restaurants. Resmi, S. (2004). Gali Tutup Lubang Itu Biasa: Strategi Buruh Menanggulangi Persoalan dari Masa ke Masa. Bandung.
Roberts, C., & Shea, L. J. (t.thn.). Dining Behaviors: Considering a foodservice theory of in- home, local community, and eating while traveling .
ROTHENBERG, A. D., GADUH, A., BURGER, N. E., CHAZALI, C., TJANDRANINGSIH, I., RADIKUN, R., . . . WEILANTA, S. (2015). Rethinking Indonesia’s Informal Sector.
Rungroekrit, C. (2001). Improving the Situations of the Urban Street Food Vendors in Thailand. Setia M, R., & Rahardjo, U. (2009). Dunia yang Dinamis:  Studi Kasus Para Pekerja Informal di Kota Bandung .