## Tinjauan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Puskesmas Ulak Karang Berdasarkan Standar Akreditasi Puskesmas
Annisa Nada Shabrina 1 , Deni Maisa Putra 2 *, Dicho Zhuhriano Yasli 3 , Devid Leonard 4 1,2 Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Dharma Landbouw Padang
3,4 Praktisi Bidang Ilmu Kesehatan Administrasi Rumah Sakit *Coresponding author: denimaisaputra@gmail.com
Info Artikel Abstrak Disubmit 9 Maret 2023 Direvisi 30 November 2023 Diterbitkan 31 Mei 2024
Kata Kunci: Standar Akreditasi Puskesmas, Sistem
Penyimpanan Berkas Rekam Medis P-ISSN : 2086-3292 E-ISSN : 2655-9900
Latarbeakang;  Sistem  penyimpanan  rekam  medis  menjadi  salah  satu penilaian dalam standar akreditasi puskesmas. Sistem penyimpanan rekam medis  sangat  peting  untuk  dilakukan  dalam  penilaian  intitusi  pelayanan kesehatan. Karena sistem penyimpanan dapat memudahkan berkas rekam medis yang akan disimpan di rak penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan  melindungi  berkas  rekam  medis  dari  pencurian.  Tujuan:  Untuk diketahuinya  Sistem  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Puskesmas  Ulak Karang  Menurut  Standar  Akreditasi  Puskesmas.  Metode:  Penelitian  ini adalah  kualitatif  dengan  pendekatan  fenomenologi,  penelitian  dilakukan dengan  cara  wawancara  kepada  1  kepala  puskesmas,  1  petugas  rekam medis,  dan  1  staff  puskesmas.  Analisis  pengolahan  data  menggunakan metode  colaizzi.  Hasil:  Berdasarkan  hasil  penelitian  dalam  pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis masih ditemukan permasalahan seperti masih adanya missfile dalam penyimpanan, masa retensi yang tidak ada  hal  ini  tidak  sesuai  dengan  standar  akreditasi  kriteria  8.4.3  yaitu adanya  kebijakan  dan  prosedur  tentang  masa  retensi.  Serta  kurangnya sarana  dan  prasarana  ruang  penyimpanan  rekam  medis.  Simpulan; Berdasarkan  penelitian  diatas  maka  disimpulkan  bahwa  dalam  sistem penyimpanan  berkas  rekam  medis  masih  ada  terjadi  missfile.  Dan  belum dilakukan  pemusnahan  karena  untuk  masa  retensi  puskesmas  menurut permenkes  nomor  269  tahun  2008  pasal  9  ayat  (1)  rekam  medis  pada sarana pelayanan kesehatanan non rumah sakit wajib disimpan sekurang- kurangnya 2 tahun  teritung saat pasien terakhir  berobat. Dan disarankan untuk petugas melakukan pembinaan untuk menambah ketelitian petugas rekam medis serta membuat kebijakan tentang masa retensi.

## Abstract
Keywords: Health  Center  Accreditation Standards,  Medical  Record File Storage System background; The medical record storage system is one of the assessments in  the  puskesmas  accreditation  standards.  The  medical  record  storage system is very important to be carried out in the assessment of health care institutions.  Because  the  storage  system  can  make  it  easier  for  medical record  files  to  be  stored  on  storage  racks,  easy  to  return,  and  protect medical record files from theft. Purpose: To find out the Ulak Karang Health Center  Medical  Record  File  Storage  System  according  to  the  Puskesmas Accreditation  Standards.  Methods:  This  research  was  a  qualitative phenomenological approach. The research was conducted by interviewing 1 head of a puskesmas, 1 medical record officer, and 1 staff of a puskesmas. Analysis of data processing using the colaizzi method. Results: Based on the research  results  in  the  implementation  of  the  medical  record  file  storage system, problems were still found such as missing files in storage, retention periods that did not exist, this was not in accordance with the accreditation standard  criterion  8.4.3,  namely  policies  and  procedures  regarding

## MEDIA INFORMASI

## Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Tasikmalaya
https://ejurnal2.poltekkestasikmalaya.ac.id/index.php/bmi
retention  periods.  As  well  as  the  lack  of  facilities  and  infrastructure  for storing  medical  records.  Conclusion;  Based  on  the  research  above,  it  is concluded  that  in  the  medical  record  file  storage  system  there  are  still missfiles.  And  the  destruction  has  not  been  carried  out  because  for  the retention period of the puskesmas according to Permenkes number 269 of 2008 article 9 paragraph (1) medical records at non-hospital health service facilities  must  be  kept  for  at  least  2  years  counting  from  the  time  the patient  was  last  treated.  And  it  is  recommended  for  officers  to  carry  out coaching  to  increase  the  accuracy  of  medical  record  officers  and  make policies regarding the retention period.

## PENDAHULUAN
Pusat  Kesehatan  Masyarakat  ialah  fasyankes  yang  menyelenggarakan  upaya  kesehatan masyarakat  dan  upaya  kesehatan  perorangan  tingkat  pertama  yang  bertugas  melakukan  upaya promotif dan preventif serta kuratif demi mencapai derajat kesehatan setinggi-tingginya. Puskesmas merupakan  penyelenggara  pelayanan  kesehatan  tingkat  pertama  yang  dituju  masyarakat  dengan menyediakan pelayanan pasien rawat jalan, rawat inap dan darurat, sehingga ketika terdapat pasien gawat  darurat  harus  segera  mendapatkan  pelayanan  dan  penanganan  terlebih  dahulu,  agar  dapat dilakukan  pelayanan  secara  maksimal,  maka  sarana  pelayanan  kesehatan  hendaknya menyelenggarakan rekam medis (Permenkes RI, 2014).
Puskesmas merupakan salah satu ujung tombak dalam hal pelayanan kesehatan yang optimal. Salah satu program puskesmas adalah peningkatan usaha kesehatan pribadi berupa pengobatan dasar. Ada  beberapa  faktor  yang  dapat  membantu  kelancaran  proses  pelayanan  kesehatan  kepada  pasien. Salah  satunya  adalah  rekam  medis  (Permenkes  RI  No,  2019). Berdasarkan  (Permenkes  RI  NO.269 tahun  2008  tentang  rekam  medis.pdf,  n.d.)    Rekam  Medis  merupakan  berkas  berisi  dokumen  dan catatan  tentang  identitas  pasien,  pengobatan,  pemeriksaan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah diberikan kepada pasien. Keberadaan rekam medis sangat dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan pelayanan kesehatan. Setiap layanan kesehatan pada pasien semestinya dicatat pada berkas rekam medis agar terwujud data rekam medis yang berkesinambungan dan harus terakreditasi sangat baik.
Akreditasi merupakan suatu bentuk pengakuan lembaga independen penyelenggara Akreditasi yang  ditetapkan  Menteri  terhadap  fasilitas  pelayanan  kesehatan  yang  telah  memenuhi  standar. Akreditasi  dilakukan  oleh  Komisi  Akreditasi  Fasilitas  Kesehatan  Tingkat  Pertama  (FKTP)  yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan melalui KEPMENKES Nomor HK. 02/Menkes/59/2015. Puskesmas harus  diakreditasi  ulang  minimal  tiga  tahun  sekali.  Tujuan  utama  dari  akreditasi  Puskesmas  adalah untuk mempromosikan peningkatan kualitas operasional melalui perbaikan berkelanjutan dari sistem manajemen,  sistem  manajemen  mutu,  sistem  dan  program  pemberian  layanan,  dan  praktik manajemen  risiko.  Yang  diutamakan  adalah  sistem  penataan,  pengelolaan  dan  penyimpanan  rekam medis yang sangat biak.
Sistem  penyimpanan  berdasarkan  lokasi  penyimpanan  terdiri  dari  sentralisasi  dan desentralisasi.  Sedangkan  berdasarkan  cara  penjajaran  dibagi  menjadi  3  yaitu, Straight  Numerical Filing (SNF)  atau  sistem  penomoran  langsung; Midle Digit Filing (MDF)  atau  sistem  angka  tengah; Terminal Digit Filing (TDF) atau menggunakan angka akhir (Budi, 2011).
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh (Valentina, 2019), (Putra, 2021) terkiat akreditas berdampak pada peningkatan mutu kualitas pelayanan salah satunya yaitu pada sistem penyimpanan rekam  medis.  Sistem filing RM  pada  Puskesmas  mengadopsi family  folder ,  penjajaran  RM menggunakan Straight  Numerical  Filling (SNF),  pengambilan  BRM  selalu  dilakukan  oleh  petugas dengan  menggunakan  tracer,  peminjaman  BRM  tidak  menggunakan  buku  ekspedisi  serta  sistem pengembalian  BRM  tidak  dipulangkan  pada  akhir  jam  kerja.  Hal  ini  akan  menyebabkan  terjadinya informasi yang tidak berkesinambungan.
Pada sistem penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Ulak Karang tidak adanya masa retensi  penyimpanan  sehingga  hal  tersebut  tidak  sesuai  dengan  (PERMENKES  RI  No 269/MENKES/PER/III/2008, 2008) pada bab 4 pasal 9 ayat (1) menyatakan bahwa rekam medis pada sarana  pelayanan  kesehatan  non  rumah  sakit  wajib  disimpang  sekurang-kurangnya  untuk  jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Output merupakan hasil langsung dari pemrosesan input dan output, bisa menjadi efek suatu guna dalam jangka panjang yang disebut
sebagain income . Setelah melakukan input dan proses maka di dapatkan hasil dan efek jangka panjang bagi puskesmas terkhususnya dalam mutu akreditasi puskesmas tersebut .
Berdasarkan  hasil  survei  awal  yang  telah  dilakukan  bahwa  Puskesmas  Ulak  Karang  sudah terakreditasi  madya  dan  sistem  pengolahan  yang  digunakan  adalah  sistem  sentralisasi  yang  mana rekam  medis  rawat  jalan  dan  rekam  medis  rawat  inap  disatukan  dalam  satu  ruangan  filing  dengan sistem  penomoran  family  folder  yaitu  satu  BRM  digunakan  oleh  1  keluarga  yang  diberikan  kode khusus  pada  setiap  folder.  Sedangkan  sistem  penyimpanan  yang  digunakan  adalah  sistem penyimpanan  langsung (Straight  Numerical  Filing) yaitu  sistem  penyimpanan  BRM  dengan menjajarkan BRM sesuai urutan nomor RM nya secara langsung pada rak penyimpanan.
Menurut (PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008, 2008) pada bab 4 pasal 9 ayat (1) menyatakan bahwa rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpang sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Di  Puskesmas  Ulak  Karang  masa  penyimpanan  ( retensi )  pada  BRM  belum  dilaksanakan  dan  dapat diartikan  bahwa  berkas  yang  sudah  di  simpan  mininmal  dua  tahun  masih  ada  pada  ruang penyimpanan ( filing ) maka menurut standar akreditasi puskesmas 8.4.3 elemen penilaian poin ketiga tentang masa retensi RM belum terpenuhui.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk meneliti lebih lanjut tentang “Tinjauan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Puskesmas Ulak Karang Berdasarkan  Standar Akreditasi Puskesmas”

## METODE
Jenis  penelitian  ini  adalah  kualitiatif  dengan  menggunakan  pendekatan  fenomenologi,  yaitu metode pendekatan yang bersifat universal yang dialami oleh kehidupan sehari-hari. Bertujuan untuk menelihat  sistem    penyimpanan  berkas  rekam  medis  puskesmas  ulak  karang  berdasrkan  standar akreditasi puskesmas. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan data Data  primer melalui wawancara kepada kepalap puskesmas, petugas rekam medis dan staf puskesmas dan Data sekunder didapatkan  sesui  kebutuhan  di  tempat  penelitian  (Sugiyono,  2014).  Teknik  pengumpulan  data  yang digunakan  untuk  penelitian  ini  adalah  tabel  observasi  dan  pedoman  wawancara  serta  dokumentasi terhadap SK dan SOP yang berlaku  sesuai dengan standar akreditaasi puskesmas. Dan Analisis data yang dilakukan pada penelitian ini menggunakan model colaizzi (Streubert, 2003).

## HASIL DAN PEMBAHASAN HASIL Kerakteristik Informan
Berdasarkan  hasil  wawancara  mengenai  sumber  daya  manusia  terhadap  3  informan  yaitu  1 kepala puskesmas, 1 petugas rekam medis dan 1 staff puskeasmas.
Tabel 1 Kerakterisitk informan Informan Jabatan JK Pendidikan terakhir 1 Kepala Puskesmas P Kedokteran 2 Petugas Rekam Medis P D3 RMIK 3 Staff Puskesmas P D3 RMIK

## SDM (Sumber Daya Manusia)
Berdasarkan  hasil  observasi  sumber  daya  manusia  di  Puskesmas  Ulak  Karang  untuk  petugas pengelolaan rekam medis sudah cukup yaitu 3 orang petugas yang semuanya sudah lulusan D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Tabel 2 Hasil observasi Sumber Daya Manusia Rekam Medis No Pengamatan Observasi 1. Petugas rekam medis lulusan  D3  RMIK  dan kebutuhan SDM Petugas rekam medis sudah lulusan D3 RMIK dan  petugas  rekam  medis  terdapat  3  orang petugas.

## Sarana dan Prasarana
Berdasarkan  hasil  wawancara  mendalam  terhadap  2  informan,  hasil  yang  didapatkan  dalam proses penyimpanan rekam medis mengenai sarana dan prasarana masih  belum mencukupi seperti kurangnya rak penyimpanan dan pendingin ruangan. Hal tersebut dapat dilihat dari hasil wawancara mendalam peneliti dibawah ini:
“belum, karena disini kami masih kekurangan fasilitas, untuk diruang RM hanya ada kipas angin dan tangga kecil” (informan 2)
Tabel 3 Hasil observasi Sarana dan Prasarana Rekam Medis No Pengamatan Keterangan 1. Rak penyimpanan Rak penyimpanan yang kurang 2. Kipas angin Hanya terdapat 1 kipas angin 3. Buku ekspedisi Tidak memiliki buku ekspedisi
Berdasarkan  hasil  observasi  sarana  dan  prasarana  masih  ada  fasilitas  penunjang  untuk penyimpanan  berkas  rekam  medis  yang  kurang  seperti  rak  penyimpanan,  kipas  angin  dan  buku ekspedisi.  Hal  ini  terlihat  saat  peneliti  masuk  ke  ruang  penyimpanan  dan  memenukan  rak penyimpanan berkas rekam medis kurang yang menyebabkan berkas rekam medis masih terletak dan tertumpuk di lantai.

## Gambar 1 Berkas Rekam Medis di Lantai

## Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  wawancara    mengenai  pelaksanaan  pengelolaah  rekam  medis  terhadap  1 informan  didapatkan  tentang    adakah  SK  kepala  puskesmas  yang  mengatur  tentang  pengelolaan rekam medis berdasarkan standar akreditasi puskesmas kriteria 8.4 . Hal tersebut dapat dilihat dari ungkapan partisipan sebagai berikut
“ada.. kalo ada SK tentu ada SOP tentang pengelolaan rekam medis”(informan 1)
Tabel 4 Hasil observasi SK dan SOP Pengelolaan Rekam Medis No Pengamatan Keterangan 1. SK pengelolaan rekam medis Ada 2. SK pelayanan rekam medis dan metode identifikasi Ada 3. SK pelayanan rekam medis memuat tentang sistem pengokodean, penyimpanan, dokumentasi rekam medis Tidak ada 4. SK pelayanan rekam medis yang memuat kebijakan penyimpanan dan masa retensi rekam medis Tidak ada 5. SOP penyimpanan rekam medis Ada 6. SOP kerahasiaan rekam medis Ada 7. SOP tentang akses rekam medis Ada
Berdasarkan  standar  akreditasi  puskesmas  kriteria  8.4.3  yang  memuat  tentang  SK  pelayanan rekam medis tentang sistem pengkodean, penyimpanan, dokumentasi rekam medis dan SK pelayanan reka  medis  yang  memuat  kebijakan  dan  masa  retensi  rekam  medis    tidak  ada,  hal  ini  dapat mengakibatkan  belum  dilakukannya  pemusnahan  pada  berkas  rekam  medis  yang  masa  retensinya melebihi 2 tahun.

## Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara mengenai sistem  penyimpanan berkas rekam medis terhadap 1 informan  didapatkan  bahwa  masih  terjadinya  missfile  pada  pelaksanaan  pengelolaan  dan penyimpanan  berkas  rekam  medis.  Hal  tersebut  dapat  dilihat  dari  ungkapan  partisipan  sebagai berikut :
“Menurut  saya  sistem  penyimpanan  di  sini  sudah  sesuai  dengan  SOP  yang  berlaku  tetapi  untuk kehilangan status masih ada tapi jarang terjadi biasanyan untuk status yang hilang kami buatkan kembali status yang baru” (informan 2)

## Tabel 5 Hasil observasi Penyimpanan Rekam Medis
No   Pengamatan   Keterangan
1. Penomoran Sistem penomoran family folder menggunakan satu berkas rekam medis digunakan satu kepala keluarga. 2. Penjajaran Stright Numerical Filing (SNF) masih menggunakan sistem penyimpanan sehingga terjadi tertukar tempat pada urutan penomoran. 3. Sistem Penyimpanan Berkas rekam medis rawat jalan dan pasien IGD disimpan dalam satu ruangan yang dikenal dengan sistem penyimpanan secara sentralisasi
Berdasarkan  pengamatan  peneliti  sistem  penyimpanan  berkas  rekam  medis  Puskesmas  Ulak Karang  yang  dikelola  secara  terpusat  menggunakan  sistem  penyimpanan Stright  Numerical  Filing (SNF) dengan sistem nomor family folder .
Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan  hasil  wawancara  terhadap  1  informan  pengambilan  berkas  rekam  medis.  Hal tersebut dapat dilihat dari hasil wawancara mendalam dibawah ini :
“untuk pengambilan berkas rekam medisnya dilakukan oleh petugas rekam medis dek ”(informan 3)
Tabel 6 Hasil observasi Pengambilan Berkas Rekam Medis No Pengamatan Keterangan 1. Pengambilan berkas rekam medis dilakukan oleh petugas Perawat poli sesekali mengambil sendiri berkas rekam medis yang dibutuhkan
Berdasarkan  pengamatan  peneliti  terhadap  penelusuran  rekam  medis  di  Puskesmas  Ulak Karang,  penelusuran  rekam  medis  meskipun  jarang  dilakukan  tidak  hanya  dilakukan  oleh  rekam medis, tetapi juga oleh petugas Poli pada saat jam sibuk. Hal ini menunjukkan bahwa ada sesuatu yang harus dilakukan.

## Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis
Hasil  wawancara  terhadap  1  informan  mengenai  pengembalian  berkas  rekam  medis.  Hal tersebut dapat dilihat dari hasil wawancara dibawah:
“hhmm untuk pengembalian dek dilakukan oleh orang yang bertugas di poli dan dilakukan 1 jam sebelum  waktu  kepulangan,  dan  diletakan  di  map  nya  setelah  itu  baru  di  simpan  keesokan paginyaa” (informan 3)
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  peneliti  lakukan  tentang  pengembalian  rekam  medis  di Puskesmas Ulak  Karang, petugas mengurutkan  berkas  rekam  medis  sesuai  nomor  rekam  medisnya, tetapi  pengembalian  berkas  rekam  medis  ke  dalam  rak  tidak  dilakukan  satu  jam  diakhir  jam  kerja melainkan keesokan harinya.
Tabel 7 Hasil observasi Pengembalian Berkas Rekam No Pengamatan Keterangan 1. Pengembalian berkas rekam medis diakhir jam kerja Jika poli mengembalikan berkas rekam medisnya keesokan harinya maka berkas rekam medisnya disusun ke rak penyimpanan pada keesokan harinya.
Berdasarkan hasil observasi yang peneliti lakukan tentang pengembalian  berkas rekam medis di  Puskesmas  Ulak  Karang,  petugas  rekam  medis  mengurutkan  berkas  rekam  medis  sesuai  nomor rekam  medisnya,  tetapi  pengembalian  berkas  rekam  medis  ke  dalam  rak  tidak  dilakukan  satu  jam diakhir jam kerja melainkan keesokan harinya.

## Akses Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara terhadap 1 informan bahwa akess terhadap ruang penyimpanan rekam medis. Berdasarkan standar akreditasi kriteria 8.4.2  yang elemen penilaian menyatan bahwa SK dan SOP tentang akses rekam medis. Hal tersebut dapat dilihat dari hasil wawancara dibawah ini : “seharusnya kan dek yang masuk hanya boleh petugas rekam medis tapi karena orang poli lagi butuh tapi kaminya juga lagi sibuk ada beberapa petugas poli juga masuk dek ”(informan 2)
Tabel 6 Hasil observasi Akses Rekam Medis No Pengamatan Keterangan 1. Petugas rekam medis yang bisa mrngakses ruang penyimpanan (filling) Selain petugas rekam medis sering masuk ke ruang penyimpanan ( filling ) seperti petugas poli.
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  peneliti  lakukan  tentang  akses  rekam  medis  di  Puskesmas Ulak  Karang,  petugas  rekam  medis  yang  hanya  bisa  masuk  ke  ruang  penyimpanan  tapi  masih  ada petugas poli yang keluar masuk ruang penyimpanan ( filling ).

## Monitoring
Berdasarkan  hasil  wawancara  mengenai  monitoring  terhadap  1  informan  didapatkan  bahwa monitoring telah dilakukan dan SOP kerahasiaan rekam medis sudah ada . Hal tersebut dapat dilihat dari hasil wawancara   dibawah ini :
“untukmonitoring  terhadap  pelaksanaan  pelayanan  rekam  medis  ada  dilakukan  tapi  jarang karena kami sebagai perekam medis hanya ada 3 orang dan untuk SOP kerahasiaan rekam medis tentunya ada” (informan 2)
Tabel 7 Hasil observasi Pelayanan Rekam Medis No Pengamatan Keterangan 1.  Pelaksanaan pelayanan rekam medis Pelaksanaan pelayanan rekam medis sudah dilakukan sesuai dengan SOP yang berlaku.
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  peneliti  lakukan  monitoring  pelaksanaan  pelayanan  rekam medis  di  Puskesmas  Ulak  Karang,  monitoring  sudah  lakukan  karena  petugas  rekam  medis  hanya  3 orang petugas maka monitoring mudah dilakukan.

## PEMBAHASAN 1. Komponen Input Sumber Daya Manusia (SDM)
Berdasarkan  wawancara  dan  observasi  kepada  semua  informan  mengatakan  bahwa  jumlah petugas  pengelolaan  rekam  medis  berjumlah  3  orang  lulusan  D3  rekam  medis,  yaitu  satu  kepala ruangan dan dua orang anggota petugas rekam medis. Kebutuhan sumber daya manusia terkhususnya petugas rekam medis di Puskesmas Ulak Karang sudah cukup.
Sumber daya manusia adalah potensi yang terkandung didalam diri manusia untuk mewujudkan peranan sebagai makhluk sosial yang adaptif dan transformatif yang mampu mengelola dirinya sendiri
serta seluruh  potensi  yang  terkandung  di alam  menuju  tercapainya  kesejahteraan  kehidupan dalam tatanan  yang  seimbang  dan  berkelanjutan.  Sumber  daya  manusia  merupakan  salah  komponen  yang mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan sebuah sistem. Dalam upaya pelaksanaan sistem informasi kesehatan  diperlukan  adanya  kemampuan  dan  motivasi  sumber  daya  manusia  untuk  dapat mempergunakan sarana yang dipakai, serta dukungan dari manajemen sangat berperan penting untuk meningkatkan  kinerja  petugas  dalam  pelayanan  kesehatan  tersebut  (Putra  &  Hunna,  2022) (Sudarmato, 2011).
Sumber  daya  manusia  merupakan  salah  satu  komponen  yang  mempengaruhi  keberhasilan pelaksanaan  sebuah  sistem,  sumber  daya  manusia  yang  handal  dibutuhkan  dalam  pelaksanaan pengkodean  agar  mendukung  kualitas  rumah  sakit  menjadi  lebih  baik  dan  terarah.  Berdasarkan tinajuan peneliti yang menyatakan bahwa sumber daya manusia dalam pelaksanaan pengelolaan dan penyimpanan berkas rekam medis sudah mencukupi tapi dalam pembagian kerja belum ada seperti petugas bertugas secara bergantian di pendaftaran, penyimpanan dan pengembalian.

## Sarana Dan Prasarana
Berdasarkan wawancara dan observasi kepada informan mengenai sarana dan prasarana pada pelaksanaan pengelolaan dan penympanan berkas rekam medis terdapat kekurangan terutama pada ruang  filling  seperti  rak  penyimpanan  yang  menyebabkan  rekam  medis  ditumpuk  dan  tidak  di letakkan  pada  rak  penyimpanan  hal  ini  dapat  mempersulit  petugas  dalam  pencarian  serta pengambilan  berkas  rekam  medis.  Di  Puskesmas  Ulak  Karang  belum  menjalankan  buku  ekspedisi sehingga sewaktu berkas rekam medis diantarkan ke setiap poli tidak dicatat di buku ekspedisi.
Hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh  (Valentina,  2019)  tentang  tinjauan  sistem  penyimpanan rekam medis menurut standar akreditasi puskesmas di puskesmas sukaramai tahun 2019 menyatakan bahwa sarana dan prasarana dalam pelaksanaan pengelolaan dan penyimpanan rekam medis masih kurang karena tidak adanya pengunaan trecer dan berjalannya buku ekspedisi untuk peminjaman dan pemulangan berkas rekam medis (Deni Maisa Putra, Yulfa Yulia, Rahmadhani, 2021).
Menurut kamus besar bahasa indonesia (KBBI) sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai  alat  dalam  mencapai  maksud  atau  tujuan.  Sedangkan  prasarana  adalah  segala  sesuatu  yang merupakan  penunjang  utama  terselenggaranya  suatu  proses  (usaha,  pembangunan,  dan  proyek). untuk lebih memudahkan membedakan keduanya. Sarana lebih ditujukan untuk benda - benda yang bergerak  seperti  komputer  dan  mesin  -  mesin,  sedangkan  prasarana  lebih  ditujukan  untuk  benda  - benda yang tidak bergerak seperti gedung.
Berdasarkan  tinjauan  peneliti  didapatkan  bahwa  sarana  dan  prasarana    sudah  ada  seperti leptop, internet, rak penyimpanan, kipas angin dan tangga kesil untuk mengambil berkas rekam medis di  rak  penyimpanan  bagian  atas.  Namun  rak  penyimpanan  berkas  rekam  medis masih  kurang  yang mengakibatkan berkas rekam medis yang menumpuk yang bisa membuat petugas sulit menemukan berkas rekam medis dan buku ekspedisi belum ada sehingga tidak ada pencatatan di buku ekspedisi jika berkas sudah diantarkan.

## 2. Komponen Proses
Sistem  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Puskesmas  Ulak  Karang  Berdasarkan  Standar Akreditasi Puskesmas pada Kriteria 8.4.2 tentang Akses Terhadap RM Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  observasi  peneliti  kepada  informan  bahwa  dalam  akses terhadap  rekam  medis  di  Puskesmas  Ulak  Karang  hanya  petugas  rekam  medis  yang  diperbolehkan masuk ke ruang filling (penyimpanan) serta memeriksa status pasien apakah resume medisnya sudah lengkap atau belum. Di Puskesmas Ulak Karang masih terdapat petugas poli yang langsung masuk ke ruang  filling  (penyimpanan)  bahkan  ada  beberapa  petugas  poli  yang  mengambil  rekam  medis langsung di rak penyimpanan padahal di pintu masuk ruang filing sudah di berikan peringatan hanya petugas yang boleh masuk. Hal ini tidak sesuai dengan SK dan SOP akses terhadap rekam medis yang terdapat pada standar akreditasi puskesmas kriteria 8.4.2 tentang akses terhadap rekam medis.
Berdasarkan  buku  Instrumen  Survei  Akreditasi  Puskesmas  (2017)  standar  akreditasi puskesmas bab 8 yang membahas tentang manajemen informasi rekam medis sehubung dengan judul yang peneliti ambil terdapat pada kriteria 8.4 yaitu kebutuhan data dan informasi asuhan bagi petugas kesehatan, pengelola serana dan pihak terkait diluar organisasi dapat dipenuhi melalui proses baku. Pada  Kriteria  8.4.2  Petugas memiliki  akses  informasi  sesuai  dengan  kebutuhan  dan  tanggung  jawab
pekerjaan.  Adapun  Elemen  penilaian,  ditetapkan  kebijakan  dan  prosedur  akses  petugas  terhadap informasi  medis.  Dokumen  berupa  SK  dan  SOP  tentang  akses  terhadap  rekam  medis  (1).  Akses terhadap  informasi  dilaksanakan  sesuai  dengan  kebijakan  dan  prosedur.  Di  Puskemas  Ulak  Karang SOP tentang akses rekam medis sudah ada.
Berdasarkan  tinjauan  peneliti  didapatkan  bahwa  sistem  penyimpanan  berkas  rekam  medis sesuai  standar  akreditasi  puskesmas  pada  kriteria  8.4.2  tentang  akses  rekam  medis.  Bahwa  di Puskesmas  Ulak  Karang  masih  adanya  petugas  selain  petugas  rekam  medis  yang  masuk  ke  ruang penyimpanan (filing). Di Puskesmas Ulak Karang SOP tentang akses rekam medis sudah ada.
Sistem  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Puskesmas  Ulak  Karang  Berdasarkan  Standar Akreditasi  Puskesmas  pada  Kriteria  8.4.3  tentang  Sistem  Penyimpanan  dan  Pemrosesan  RM pada Kebijakan Penyimpanan dan Masa Retensi RM Berdasarkan hasil wawancara mendalam dan observasi peneliti kepada informan bahwa dalam pelaksanaan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  di  Puskesmas  Ulak  Karang  menggunakan  sistem penyimpanan  sentralisasi.  Sistem  sentralisasi  merupakan sistem  penyimpanan  yang  menyatukan semua dokumen rekam medis baik pasien rawat jalan, rawat darurat dan rawat inap dalam sebuah tempat penyimpanan. Sistem penomoran di Puskesmas Ulak Karang menggunakan sistem penomoran family  folder  dimana  satu  keluarga  yang  terdiri  dari  ayah,  ibu,  dan  anak,  dan  keluarga  terdekat memiliki  satu  nomor  rekam  medis  dan  satu  kartu  berobat  yang  wajib  dibawa  jika  berobat  oleh siapapun anggota keluarga dengan nama KK yang sama. Sistem penjajaran rakam medis di Puskesmas Ulak Karang menggunakan sistem angka langsung ( Straight Digit Filling ), dengan menggunakan 6 digit nomor dan dikelompokkan menjadi 2 bagian.
Dalam  pelaksanaan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  masih  ditemukan  missfile  atau  status pasien  tidak  ditemukan  dalam  hal  ini  petugas  akan  membuatkan  status  yang  baru  dan  masih  ada beberapa  rekam  medis  yang  di  kembalikan  keesokan  paginya  yang  seharusnya  rekam  medis dikembalikan  satu  jam  sebelum  kepilangan  jam  puskesmas  (Putra  et  al.,  2020).  Masa  retensi (penyimpanan)  pada  puskesmas  menurut  (PERMENKES  RI  No  269/MENKES/PER/III/2008,  2008) pada bab 4 pasal 9 ayat (1) menyatakan bahwa rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah  sakit wajib disimpang sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal  terakhir  pasien  berobat. Di  Puskesmas Ulak  Karang masa  penyimpanan  (retensi)  pada  BRM belum  dilaksanakan  dan  dapat  diartikan  bahwa  berkas  yang  sudah  di  simpan  mininmal  dua  tahun masih ada pada ruang penyimpanan (filing) maka menurut standar akreditasi puskesmas 8.4.3 elemen penilaian poin ketiga tentang masa retensi RM belum terpenuhui. Di Puskesmas Ulak Karang SK dan SOP tentang masa retensi belum ada.
Berdasarkan  buku  Instrumen  Survei  Akreditasi  Puskesmas  (2017)  standar  akreditasi puskesmas bab 8 yang membahas tentang manajemen informasi  rekam medis sehubung dengan judul yang peneliti ambil terdapat pada kriteria 8.4 yaitu kebutuhan data dan informasi asuhan bagi petugas kesehatan, pengelola serana dan pihak terkait diluar organisasi dapat dipenuhi melalui proses baku. Pada Kriteria 8.4.3 Adanya sistem yang memandu penyimpanan dan pemrosesan rekam medis. Pokok pikiran pada kriteria ini merupakan puskesmas menetapkan dan melaksanakan suatu kebijakan yang menjadi pedoman retensi berkas rekam medis pasien dan data serta informasi lainnya. Berkas rekam medis  klinis  pasien,  serta  data  dan  informasi  lainnya  disimpan  (retensi)  untuk  suatu  jangka  waktu yang  mencukup  dan  mematuhi  peraturan  dan  perundang-undangan  yang  berlaku  guna  mendukung asuhan  pasien,  manajemen,  dokumentasi  yang  sah  secara  hukum,  riset  dan  pendidikan.  Kebijakan tentang  penyimpanan  (retensi)  konsisten  dengan  kerahasiaan  dan  keamanan  informasi  tersebut. Ketika  periode  retensi  terpenuhui,  maka  berkas  rekam  medis  klinis  pasien  dan  catatan  lain  pasien, data  serta  informasi  dapat  dimusnakhkan  dengan  semestinya  (Deni  Maisa  Putra  &  Dila  Vadriasmi, 2020).
Berdasarkan tinjauan yang dilakukan peneliti menyatakan bahwa sistem penyimpanan berkas rekam  medis  sesuai  standar  akreditasi  puskesmas  kriteria  8.4.3  tentang  masa  retensi  belum dilaksanakan dikarenankan tidak adanya SK dan SOP tentang masa retensi di Puskesmas Ulak Karang hal  ini  tidak  sesuai  dengan  permenkes  nomor  269  tahun  2008  pada  bab  4  pasal  9  ayat  (1).  Hal  ini dapat dilihat pada ruang penyimpanan yang masih menyimpan berkas rekam medis yang pasiennyua sudah lama tidak berobat dalam jangka waktu lebih dari 2 tahun.
Pada standar akreditasi puskesmas kriteria 8.4.3 yang memuat tentang SK pelayananan rekam medis dan metode identifikasi pada elemen penilaian poin pertama, di Puskesmas Ulak Karang sudah terdapat SK pelayanan rekam medis dan metode identifikasi. Namun pada poin penilaian kedua dan ketigas  yaitu  SK  pelayanan  rekam  medis  yang  memuat  tentang  sistem  pengkodean,  penyimpanan, dokumentasi rekam medis, di Puskesmas Ulak Karang tidak ada SK yabg bersangkutan. Dan untuk SK pelayanan rekam medis memuat tentang kebijakan penyimpanan dan masa retensi tidak ada. Hal ini menyebabkan  di  Puskesmas  Ulak  Karang  belum  melakukan  pemusnahan  pada  berkas  rekam  medis yang sudah masa retensinya melebihi 2 tahun maka menurut  permenkes nomor 269 tahun 2008 pada bab 4 pasal 9 ayat (1) menyatakan bahwa rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpang sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.

## Sistem  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Puskesmas  Ulak  Karang  Berdasarkan  Standar Akreditasi Puskesmas pada Kriteria 8.4.4 tentang SOP Kerahasiaan RM
Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  observasi  peneliti  kepada  informan  bahwa  dalam kerahasiaan  rekam  medis  di  Pukesmas  Ulak  Karang  sudah  sesuai  dengan  permenkes  yang  berlaku, yang bisa melihat rekam Medis hanya dokter, pasien dan petugas rekam medis. Menurut (PERMENKES RI  No  269/MENKES/PER/III/2008,  2008)  bab  4  tentang  penyimpanan,  pemusnahann  dan kerahasiaan, pasal 10 ayat (1) yaitu informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan,  dan  riwayat  pengobatan  pasien  harus  dijaga  kerahasiaanya  oleh  dokter,  dokter  gigi, tenaga  kesehatan  tertentu,  petugas  pengelola  dan  pimpinan  sarana  pelayanan  kesehatan.  Di Puskesmas Ulak Karang SOP kerahasiaan RM sudah ada, pada prosedur nomor 3 menyatakan petugas memastikan  bahwa  selain  petugas  yang  berwenang  dan  berkepentingan  dilarang  masuk  ke  ruang penyimpanan.
Berdasarkan  buku  Instrumen  Survei  Akreditasi  Puskesmas  (2017)  standar  akreditasi puskesmas bab 8 yang membahas tentang manajemen informasi rekam medis sehubung dengan judul yang peneliti ambil terdapat pada kriteria 8.4 yaitu kebutuhan data dan informasi asuhan bagi petugas kesehatan, pengelola serana dan pihak terkait diluar organisasi dapat dipenuhi melalui proses baku. Pada  Kriteria  8.4.3  rekam  medis  berisi  informasi  yang  memadai  dan  dijaga  kerahasiaannya  tentang identifikasi pasien, dokumentasi prosedur kajian, masalah, kemajuan pasien dan hasil asuhan. Pokok pikiran  pada  kriteria  ini  merupakan  kelengkapan  isi  rekam  medis  diperlukan  untuk  menjamin kesinambungan pelayanan, memantau kemajuan pasien terhadap asuhan yang diberikan. Puskesmas menetapkan prosedur dan kebijakan kelengkapan rekam medis (1). Privasi dan kerahasiaan data serta informasi  wajib  dijaga,  terutama  data  dan  informasi  yang  sensitif.  Keseimbangan  antara  berbagi (sharing)  data  dan  kerahasiaan  data  perlu  diatur.  Perlu  ditetapkan  tingkat  privasi  dan  kerahasiaan yang  harus  dijaga  untuk  kategori  beragam  informasi.  Elemen  penilaian  yaitu  tersedia  prosedur menjaga kerahasiaan rekam medis (Putra & Alfauzain, 2021).
Berdasarkan  tunjauan  peneliti  menyatakan  bahwa  kerahasiaan  rekam  medis  di  Puskesmas Ulak Karang sudah terjaga karena yang dapat melihat berkas rekam medis hanya dokter, pasien, dan petugas  rekam  medis  hal  ini  terdapat  Menurut  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia Nomor 269 tahun 2008 bab 4 tentang penyimpanan, pemusnahann dan kerahasiaan, pasal 10 ayat (1). Di Puskesmas Ulak Karang sudah terdapat SOP tentang kerahasiaan rekam medis.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Sistem  penyimpanan  yang  dilakukan  di  Puskesmas  Ulak  Karang  menggunakan family  folder, sistem penjajaranya menggunakan Straight Numerical Filling (SNF). Jika ada berkas rekam medis yang hilang  (missfile)  maka  berkas  akan  dibuat  baru.  Kurangnya  fasilitas  pada  ruangan  penyimpanan seperti  rak  penyimpanan  dan  buku  ekspedisi.  Dan  Akses  terhadap  ruang  penyimpanan  masih dimasuki  oleh  petugas  poli  yang  seharusnya  hanya  petugas  rekam  medis  yang  boleh  masuk  dan mengakses.  Disarankan  Memberikan  pembinaan  secara  rutin  pada  petugas  rekam  medis.  Adanya penerapan yang jelas waktu pengembalian berkas rekam medis. Membuat SK pelayanan rekam medis memuat  tentang  sistem  pengodean,  penyimpanan,  dokumentasi  rekam  medis.  SK  pelayanan  rekam medis  memuat  kebijakan  penyimpanan  dan  masa  retensi  karena  hal  ini  terdapat  pada  standar penilaian  akreditasi  puskesmas  kriteria  8.4.3.  yang  dapat  meningkatkan  mutu  puskesmas  terkait
dengan standar akreditasi puskesmas. Menambahkan rak penyimpanan pada ruang penyimpanan agar berkas  rekam  medis  tidak  menumpuk,  terletak  dilantai,  dan  menyediakan  serta  menjalan  buku ekspedisi.

## DAFTAR PUSTAKA
Budi. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis . Yogyakarta: Quantum Sinergis Media. Deni Maisa Putra, Yulfa Yulia, Rahmadhani, A. H. (2021). RELATIONSHIP BETWEEN THE ACCURACY OF MEDICAL TERMINOLOGY AND THE ACCURACY OF CODING BASED ON ICD-10 IN HOSPITAL, A LITERATURE REVIEW. Oceana Biomedicina Journal , 4 (1), 38–52. Deni  Maisa  Putra  &  Dila  Vadriasmi.  (2020). ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH  SAKIT  (SIMRS)  DI  TPPRJ  MENGGUNAKAN  METODE  UTAUT  DI  RS  TK.III  DR. REKSODIWIRYO PADANG . 1 (1), 10–18.
Permenkes RI, N. 28. (2014). PERMEN Nomor 28 Tahun 2014 .
Permenkes  RI  NO.269  tahun  2008  tentang  rekam  medis.pdf.  (n.d.).  PERMENKES  269.pdf.  In UU RI NO.44 tahun 2009 .
PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008. (2008). Permenkes RI 269/MENKES/PER/III/2008.
In Permenkes Ri No 269/Menkes/Per/Iii/2008 (Vol. 2008, p. 7).
Permenkes  RI  No,  43.  (2019).  Peraturan  Mentri  Kesehatan  Republik  Indonesia  No.  43  Tahun  2019 Tentang Puskesmas. Kementerian Kesehatan RI , 8 (5), 55. Putra,  D.  M.  (2021). Tinjauan  Pelaksanaan  Kerahasiaan  Rekam  Medis  Di  Puskesmas  Kuranji  Padang . 6 (1), 58–66.
Putra, D. M., & Alfauzain, A. (2021). Design Of Tracer Using Microsoft Access Unit In Medical Record Primary  Health  In  Padang. International  Journal  of  Engineering,  Science  and  Information Technology , 1 (3), 64–74. Putra,  D.  M.,  &  Hunna,  C.  M.  F.  W.  (2022). Analisis Pelaksanaan SIMRS Pada Unit Kerja Rekam Medis Dengan  Metode  Technology  Acceptance  Model  (  TAM  )  Analysis  Of  Implemetation  Of  SIMRS  In Medical  Recording  Unit  With  Technology  Acceptance  Model  (  TAM  )  Method  Rekam  Medis  dan Informasi Kesehatan STIKE . 5 (1), 47–58. Putra, D. M., Yasli, D. Z., Leonard, D., & Yulia, Y. (2020). PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PUSKESMAS (SIM-PUS) PADA UNIT REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN DI PUSKESMAS LUBUK BUAYA KOTA PADANG . August 2019 , 67–72.
Streubert,  Carpenter,  Dona  R.  Speziale,  H.  J.  (2003). Qualitative  research  in  nursing :  advancing  the humanistic imperative (Penelitian Kualittatif di Keperawatan) . Sugiyono. (2014). METODE PENELITIAN KUANTITATIF, KUALITATIF DAN R&D . Alfabate. Valentina.  (2019).  Tinjauan  Sistem  Penyimpanan  Rekam  Medis  Menurut  Standar  Akreditasi Puskesmas  Di  Puskesmas  Sukaramai  Tahun  2019. Jurnal  Ilmiah  Perekam  Dan  Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI) , 4 (1), 554–559. https://doi.org/10.52943/jipiki.v4i1.76