Analysis Of Finished Goods Inventory Information System In An Effort To Improve The Effectiveness Of Gray Warehouse PT. XXX
Analisis  Sistim  Informasi  Persediaan  Barang  Jadi  Dalam  Upaya  Meningkatkan Efektivitas Gudang Grey PT. XXX
Olivia Deborah Gultom 1* , Tiris Sudrartono 2 Politeknik Piksi Ganesha Bandung 1,2 gultomdebby0200@gmail.com 1 , tiris.sudrartono@gmail.com 2
* Corresponding Author

## ABSTRACT
This  study  aims  to  determine  the  finished  goods  information  system  in  an  effort  to  improve  the effectiveness of PT XXX's gray warehouse. PT XXX is a company that stands in the field of textiles such as quality  fabrics,  sarongs,  prayer  mats,  and  clothing  POLRI  this  company  is  located  in  Bandung.  The research method used is qualitative descriptive. The data collection technique used is by observation and interviews  to  find  out  what  problems  are  faced,  from  the  research  conducted,  it  was  found  that  the problem was the lack of information systems in the WEB program used by PT XXX so that the relevant department came to the field to find out the final results. From the efforts made by PT XXX to overcome this problem, namely by adding items to the WEB program, these items can see the final result of the finish section so as to make work more effective and speed up time.
Keywords: Finished Goods, Information, Inventory, System

## ABSTRAK
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  sistim  informasi  barang  jadi  dalam  upaya meningkatkan efektivitas gudang grey PT XXX. PT XXX merupakan perusahaan yang berdiri dalam bidang tekstil  seperti  kain-kain  yang  berkualitas,  sarung,  sajadah,  dan  pakaian  POLRI  perusahaan  ini bertempatan di bandung. Penelitian kualitatif deskriptif digunakan untuk penelitian ini. Observasi dan wawancara  digunakan  sebagai  metode  pengumpulan  data  untuk  mengidentifikasi  masalah.  Temuan penelitian mengungkapkan bahwa kurangnya sistem informasi pada program WEB yang digunakan oleh PT  XXX  sehingga  membuat  bagian  yang  bersangkutan  mendatangi  lapangan  untuk  mengetahui  hasil akhir tersebut. Dari usaha yang dilakukan oleh PT XXX untuk mengatasi permasalahan ini yaitu dengan menambahkan item pada program WEB item ini dapat melihat hasil akhir dari bagian finish sehinngga membuat pekerjaan lebih efektif dan mempercepat waktu.
Kata Kunci: Barang Jadi, Informasi, Persediaan, Sistem

## 1. Pendahuluan
Istilah “gudang” sering digunakan disektor manufaktur atau industri, yang memiliki arti penting bagi bisnis besar. Dalam dunia perdagangan barang, khususnya pada bagian produksi dan barang industri, gudang merupakan sesuatu yang tidak dapat dipisahkan dari perusahaan apapun. Menurut (Warman 2004) gudang (kata benda) adalah struktur yang digunakan untuk menyimpan  di  pusat  distribusi.  Jadi  pusat  distribusi  adalah  tempat  yang  digunakan  untuk menyimpan  produk  sebagai  komponen  mentah,  bahan  setengah  jadi,  atau  barang  jadi.  Arti gudang  di  pusat  distribusi  adalah  tindakan  yang  berhubungan  dengan  gudang  kembali (Ramadhani et al., 2019)
Tempat penyimpanan baik bahan baku yang akan melalui proses pembuatan maupun bahan  jadi  yang  siap  untuk  dijual  dikenal  dengan  pergudangan.  Pemasukan  barang  hasil produksi  atau  pembelian  barang  hanya  merupakan  salah  satu  aspek  dari  kegiatan pergudangan, selain itu, kegiatan pergudangan memerlukan pelaksanaan suatu perencanaan, pengorganisasian,  pemeliharaan  barang,  pencatatan  persediaan,  dan  pengendalian,  baik
secara  teknis  maupun  administratif,  untuk  menjamin  kelancaran  kegiatan  tersebut  dan kelangsungan setiap kegiatan kerja dalam suatu organisasi .
Menurut  Priyambodo  (2007)  Gudang  yang  baik  adalah  adalah  memiliki  metodologi (protap) yang tepat yang mengarahkan teknik fungsi pusat distribusi termasuk meliputi cara mendapatkan barang dagangn, menyimpan dan menyebarluaskan produk atau barang, gudang harus cukup besar, terang dan siap untuk menyimpan bahan dalam keadaan kering, pada suhu sesuai Kebutuhan, bersih dan tepat, harus ada tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah  terbakar  atau  tidak  stabil  (misalnya  alcohol  ataupelarut-pelarut  organic),  harus  ada tempat khusus untuk barang atau bahan di 'karantina' dan status 'diberhentikan', pengiriman material harus menggunakan aturan FIFO ( First In First Out ) atau FEFO ( First Expired First Out ) (Sihombing, 2020) Selain itu perlu di perhatikan dengan adanya sistem informasi pergudangan yang  berfungsi  membantu  pengolahan  barang-barang  yang  ada  digudang.  Menurut  Davis (1999)  dalam  buku  Kadir  (201345)  “Data  akan  menjadi  informasi  yang  telah  diolah  menjadi suatu struktur yang berarti bagi penerima manfaat dan berguna secara dinamis sekarang atau nanti dalam pengambilan keputusan”
Konsep  Sistem    Informasi  untuk  mendukung  lancarnya  suatu  sistem  informasi dibutuhkan  beberapa  komponen  yang  berfungsi  sangat  virak  didalam  sistem  informasi (Kristanto, 2008:13) terdiri dari input, proses, teknologi, output, basis data dan kendali (Tiris & Nadya,  2021)  Hal  ini  menyebabkan  kebutuhan  Gudang  sangatlah  penting  bagi  setiap perusahaan, seperti di PT. XXX adalah perusahaan yang bertempat di jalan Jendral Sudirman no.123  yang  bergerak  dibidang  industri  textile  yang  memproduksi  kain-kain  yang  memiliki kualitas kain yang tinggi dan awet dipakai untuk jangka waktu yang lama, sarung, sajadah, dan menerima pesanan berupa pakaian dinas lapangan untuk instansi TNI dan POLRI.
PT  XXX  memiliki  beberapa  Gudang  yang  menampung  bahan  baku.  Gudang-gudang bahan baku yang terdapat pada PT XXX antara lain Gudang induk ( bahan baku), Gudang grey (kain  setengah  jadi)  dan  Gudang  jadi.  PT  XXX  khususnya  untuk  bagian  Gudang  grey  dalam pengolahan data mengunakan sebuah program WEB yang dimiliki PT XXX secara online mudah di pantau oleh bagian yang lain untuk mengetahui pencatatan dan melihat posisi kain sudah dikerjakan sejauh mana.
Pengolahan data menggunakan program WEB memiliki ketidakefektivitasan, Menurut Ravinato  (2014:11)  Efektivitas  adalah  seberapa  baik  pekerjaan  yang  dilakukan,  sejauh  mana orang menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan, artinya apabila suatu pekerjaan dapat  diselesaikan  sesuai  dengan  perencanaan,  baik  dalam  waktu,  biaya  maupun  mutunya maka dapat dikatakan efektif (SUDRARTONO, 2019)
Sedangkan  Menurut  Mulyadi  (2014,  h  99)  yang  dimaksud  dengan  persedian  adalah produk yang dibeli oleh perusahaan dengan harapan untuk dijual kembali (stok), atau masih dalam  siklus  produksi  yang  selanjutnya  akan  diproses  menjadi  barang  dagangan  jadi  dan selanjutnya  dijual  (sedang  dikerjakan)  atau  akan  digunakan  dalam  interaksi  produksi  barang dagangan yang kemudian dijual (Siahaan & Muhidin, 2020). Berikut adalah aplikasi online yang digunakan PT XXX dalam penyimpanan barang di gudang.
TABEL 1. Jenis Informasi Online yang digunakan di PT XXX
No  Jenis Menu Fungsi 1 Master Data Greige Group Untuk  Informasi  motif  dan  quality  per  batch,  jenis kain,lebar kain dan gramasi kain Greige Untuk mengetahui stok Avaliable di Gudang Greige 2 Working Order Untuk melihat kode DO yang diturunkan oleh Marketing 3 Gudang Stock Fresh Greige Untuk  menginput  stok  greige  dari  packing  list  Inspekting Greige yang sudah serah terima
Greige Beli Greige Untuk menginput stok kain luar hasil pembelian kain Greige Keluar Untuk mengeluarkan stok yang dikirim, di jual, dimakloon 4 Rekap Order WO actual  Untuk melihat sisa order yang belum terselesaikan 5 Gudang pfp Masuk pfp Melihat stock kain hasil makloon 6 Memo Memo data Untuk perubahan data yang akan diperbaharui oleh IT 7 Kartu Proses Pfp Untuk  membuat  kartu  proses  Printing  sesuai  nomor  DO yang  sudah  turun  dari  marketing  dan  melihat  informasi kain yang sudah selesai dibuat Dyeing Untuk  membuat  kartu  proses  Dyeing  sesuai  nomor  DO yang  sudah  turun  dari  marketing  dan  melihat  informasi kain yang sudah selesai dibuat
Sumber : Diolah oleh Penulis, 2023
Berdasarkan data tabel 1 yang didapat dari perusahaan PT XXX diduga tidak terlihatnya hasil grade akhir dalam sebuah program WEB menyebabkan admin dan karyawan bagian lain harus  mendatangi  lapangan  bagian  produksi  untuk  melihat  hasil  grade  tersebut.  Untuk mengetahui  permasalahan  tersebut  maka  penulis  bertujuan  meneliti    judul  “Analisis  sistem informasi persedian barang jadi dalam upaya meningkatkan efektivitas gudang grey PT XXX” dengan  tujuan  untuk  mengetahui  permasalah  tersebut  dengan  upaya-upaya  yang  dilakukan dalam rangka meningkatkan efektivitas pekerja dengan menggunakan aplikasi ini.

## 2. Metode Penelitian
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  deskriptif  kualitatif  Menurut Sugiyono  (2017)  Metode  penelitian  adalah  cara  ilmiah  untuk  memperoleh  informasi  dengan tujuan dan kegunaan yang tertentu. Berkaitan dengan hal tersebut ada empat kata kunci yang perlu diperhatikan, yaitu cara ilmiah, informasi, alasan dan kemudahan penggunaan (Indrawan & Kaniawati Dewi, 2020) Sifat dari penelitian yang digunakan ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran  serta  informasi  yang  lebih  mendalam  mengenai  sistem  informasi  dalam  suatu gudang agar menjadi lebih efektif dalam bekerja.
Menurut Saryono (2010: 49) penelitian kualitatif merupakan penelitian yang digunakan untuk  menyelidiki,  menemukan,  menggambarkan,  dan  memaknai  ciri-ciri  atau  unsur-unsur dampak  sosial  yang  tidak  dapat  dimaknai,  diperkirakan  atau  ditarik  melalui  metodologi kuantitatif ( BAB 3 , n.d.)
Deskriptif  kualitatif  (QD)  adalah  istilah  yang  digunakan  dalam  penelitian  kualitatif untuk  suatu  kajian  yang  bersifat  deskriptif.  Jenis  penelitian  ini  umumnya  dipakai  dalam fenomenologi  sosial  (Polit  &  Beck,  2009,  2014)  (Yuliani,  2018)  Salah  satu  penelitian  sosial tersebut berkaitan dengan penelitian bimbingan dan konseling. Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sumber data secara langsung dari tempat penelitian.
Metode penelitian ini juga menggunakan pengumpulan data primer, sumber data yang didapat  dari  lapangan  dengan  melakukan  penelitian  lapangan  seperti  obsevasi/pengamatan dan wawancara secara langsung.

## 3. Hasil Dan Pembahasan
Sistem  informasi  gudang  sangat  penting  untuk  memperoleh  informasi  yang dibutuhkan  setiap  saat  untuk  melakukan  suatu  pengambilan  keputusan  secara  cepat  dan tepat. PT XXX adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri tekstil yang didirikan dengan nama PT ABC perusahaan didirikan pada tahun 1970 yang berlokasi di jalan Jendral Sudirman No  123  di  pusat  kota  Bandung,  Jawa  Barat,  Indonesia.  Seiring  berjalannya  waktu  PT  ABC melakukan  perubahan  nama  menjadi  PT  XXX  hal  ini  dilakukan  untuk  lebih  mencerminkan
produk  yang  dibuat  berkembang  tidak  hanya  membuat  produk  sarung  berkualitas  tetapi produk-produk kain lainnya dengan variasi yang lebih banyak.
Analis sistem yang sedang berjalan pada perusahaan PT XXX merupakan  langkah awal sebelum melakukan pengembangan sistem dengan memberikan gambaran mengenai proses yang terjadi didalam penelitian, berikut penjelasan yang mengenai sistem yang berjalan:
a. Penerimaan Material  Masuk dari Inspekting
Posisi  penempatan  kain  yang  sudah  di  inspek  berada  dibawah  sedangkan  gudang  berada diposisi atas berdekatan dengan inspekting, jika barang sudah penuh dipalet sesuai batas yang ditentukan, berkisar 5000 meter – 7000 meter palet akan dipersiapkan oleh operator inspekitng  untuk  di  naikkan  kegudang  menggunakan  hidrolik,  didalam  palet  sudah  ada sebuah kertas  packing list yang berupa jumlah gulungan kain dan meteran kain tersebut, dan  ada  sebuah  kode  berupa  nomor  lapak  agar  tidak  terjadi  kekeliruaan,  apabila  sudah sesuai  setelah  itu  terjadi  lah  serah  terima  barang,  admin  gudang  akan  menginput  data sesuai  barang  yang  datang,  setelah  itu  produk  diangkut  dari  area  kenaikkan  barang  awal dan  dimasukkan  kedalam  gudang  dan  diletakkan  pada  posisi  yang  sudah  ditentukan  oleh bagian  gudang  menurut  layout  yang  sudah  sudah  ditentukan.  Setiap  seminggu  3  kali operator inspekting akan mengirim barang ke gudang sebanyak 27 palet, terkadang lebih melihat situasi barang gudang yang mulai berkurang.
b. Penanganan material  masuk
Proses  penanganan  material  tediri  dari  3  kegiatan  utama  yaitu:  penerapan  metode  FIFO dan LIFO, stok op name, pengedalian lapangan. Metode yang digunakan pada gudang ada 2 metode yaitu FIFO ( First In-First Out ) menurut Jerry J. Weygandt, (2007) Sesuai dengan nama metode ini yaitu masuk pertama keluar pertama, penilaian persediaan diambil dari mengasumsikan  unit  persediaan  yang  pertama  dibeli  akan  dijual  atau  digunakan  terlebih dahulu  sehingga  unit  yang  tertinggal  dalam  persedian  akhir  adalah  yang  dibeli  atau  yang sedang diproduksi kemudian (Mathematics, 2016)
Sedangkan  metode  LIFO  (  Last  in  first  out  )  yang  berarti  masuk  terakhir  keluar  pertama, mengasumsikan  unit  persediaan  yang  dibeli  pertama  akan  dikeluarkan  dikemudian  hari, artinya unit yang pertama kali dicatat saat penjualan adalah unit terakhir kali masuk. Dari kedua metode ini yang digunakan yaitu keduanya melihat dari kualitas dan bahan baku kain jika  kain  yang  bahan  baku  rayon  akan  menggunakan  metode  LIFO  sedangkan  kain  yang menggunakan  bahan  polyester  dan  yang  lainnya  menggunakan  kedua  metode  LIFO  dan FIFO, stok op name adalah catatan stok fisik merupakan aktivitas melakukan verifikasi fisik dengan menghitung jumlah persedian yang ada digudang kegiatan ini untuk meminimalisir resiko  terjadinya  perbedaan  stok  fisik  dan  pencatatan  stok  yang  dilakukan,  pengedalian lapangan ialah sebuah aktivitas kebersihan dilapangan dan pencegahan kain rusak seperti kelembaban  atau  hewan  yang  merusak  produk/kemasan  produk,  kegiatan  ini  dilakukan menjaga kualitas produk agar tetap optimal ketika diserahkan kepada bagian selanjutnya.
c. Pengeluaran material Marketing akan membuat nomor Delivery Order yaitu suatu pesanan kosumen yang akan di input oleh bagian marketing ke program WEB yang di miliki PT XXX sehingga admin gudang dapat melihat pesanan yang akan disiapkan serta mengecek stok barang yang diminta, lalu mempersiapkan barang untuk dikirim ke bagian selanjutnya, dalam mempersiapkan barang operator gudang grey akan mempersiapkan sesuai yang ada di nomor DO permintaan kain harus  dicek  sebuah  grade  serta  kain  tersebut  tidak  dalam  kategori  kain  salur  (kain  salur akan  membuat  hasil  akhir  jadi  down  grade  walaupun  kain  tersebut  memiliki  grade  yang bagus). Dalam pemilihan kain, operator gudang harus memilih grade AB sebanyak 70% dan
grade CD sebanyak 30 %, pencatatan dilakukan disebuah kertas yang sudah disediakan oleh PT XXX  selanjutnya akan diinput oleh admin gudang ke program WEB agar bagian dyeing atau printing dapat melihat proses kain sudah dikirim, sebelum kain dikirim admin gudang akan mencatat stok barang yang keluar, sehingga barang siap dikirim kebagian selanjutnya.
Dari penjelasan informasi cara kerja gudang, diketahui masalah yang kerap kali terjadi dalam pergudangan PT XXX diantaranya tidak terlihatnya grade hasil akhir kain tersebut yang di  input  oleh  bagian  printing  ke  program  WEB  yang  membuat  karyawan  harus  turun  ke lapangan  untuk  melihat  hasil  grade  akhir,  sehingga  membuat  kurang  efektif  dalam  bekerja. Berdasarkan permasalahan diatas, penulis memiliki usulan untuk memecahkan permasalahan tersebut  yang  diharapkan  dapat  mengurangi  permasalahan  agar  gudang  di  PT  XXX  ada peningkatan ke efektivitasan kerja bagi admin gudang dan admin lain yang ingin mengetahui hasil barang.
Usulan tersebut adalah sistem informasi barang pada PT XXX akan lebih di perbaharui dengan menambahkan sebuah item dalam program web tersebut sehingga bagian lain dapat melihat  hasil  kain,  penambahan  item  akan  di  perbaharui  oleh  petugas  IT  pada  program tersebut.  Dalam  hal  ini  untuk  menambahkan  sebuah  item  dalam  sebuah  sistem  informasi persediaan barang yang berkualitas maka, perlu diperhatikan kebutuhan sistem antara lain:
1. Dibutuhkan  sebuah  sistem  yang  dapat  menghemat  waktu,  tenaga  dengan  cepet menghasilkan informasi persedian barang
2. Dibutuhkan sistem yang dapat bekerja secara online agar dapat di pantau hasilnya untuk bagian marketing mengetahui dan melakukan semua transaksi persedian barang
3. Dibutuhkan data yang akurat untuk di input dalam program untuk menghidari kecurangan atau kesalahan dalam sebuah informasi sebuah barang.
Situasi  saat  ini,  Berdasarkan  hasil  wawancara  oleh  manager  diketahui  proses  sistem berikut adalah:

## Gambar 1.

## 4. Penutup Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  diatas,  dapat  diambil  kesimpulan Analisis sistim informasi persediaan barang jadi dalam upaya meningkatkan efektivitas gudang grey  PT  XXX  Secara  keseluruhan  berjalan  dengan  lancar  dan  efektif  dalam  aktivitas  yang dilakukan  di  gudang  seperti  penerima,  memindahkan,  menyimpan,  pengambilan  barang, pengiriman.  Serta  dalam  hasil  akhir  yang  sudah  dilakukan  dalam  pembaharuan  sistem
informasi  memberikan  manfaat  yang  baik  untuk  setiap  karyawan  yang  bersangkutan, memudahkan dalam bekerja dan menjadi lebih cepat dalam memberikan informasi.

## Saran
Saran  yang  dibuat  berdasarkan  temuan  penelitian  ini  untuk  meberikan  manfaat  dan kemajuan pada sistem informasi ini ada beberapa yaitu:
1. Untuk memaksimalkan program tersebut maka pegawai yang mengoprasionalkan program WEB harus diberikan pelatihan secara berkala sehingga tingkat disiplin dan ketelitian dalam input data meningkat.
2. Admin  juga  diharuskan  untuk  selalu  melakukan  back  up  data  agar  data  tidak  rusak  dan kehilangan.
3. Sangat dipentingkan juga koneksi yang stabil karena jika koneksi tidak stabil program tidak akan bisa berjalan, sehingga bagian admin bekerja sama dengan bagian IT untuk masalah koneksi agar melancarkan kerja ditiap bagian dalam menggunakan program WEB
4. Keamanan  dalam  data-data  yang  ada  di  server  agar  selalu  di  jaga,  supaya  tidak sembarangan di akses oleh orang yang tidak bertanggung jawab dengan cara setiap admin yang  bersangkutan  pada  program  ini  di  berikan  password  yang  beda-beda  pada  setiap admin yang untuk log-in ke program

## Daftar Pustaka
Indrawan,  B.,  &  Kaniawati  Dewi,  R.  (2020).  Pengaruh  Net  Interest  Margin  (NIM)  Terhadap
Return on Asset (ROA) Pada PT Bank Pembangunan Daerah Jawa Barat Dan Banten Tbk Periode 2013-2017. Jurnal E-Bis (Ekonomi-Bisnis) , 4 (1), 78–87.
https://doi.org/10.37339/e-bis.v4i1.239 Mathematics, A. (2016). 済無 No Title No Title No Title . 1–23.
Ramadhani,  T.  S.,  Suryadi,  S.,  &  Irmayani,  D.  (2019).  Sistem  Informasi  Stok  Gudang  Pada
Platinum Hotel Berbasis Web. Jurnal Informatika , 6 (2), 35–40.
https://doi.org/10.36987/informatika.v6i2.745
Sihombing,  T.  Y.  S.  S.  (2020).  Analisis  Kualitas  Pelayanan  Pergudangan  pada  PT  Agility International  Cabang  Surabaya. Jurnal  Bisnis  Dan  Pemasaran , 10 (2),  1–11. https://ejurnal.poltekpos.ac.id/index.php/promark/article/view/1026/704 BAB 3 . (n.d.). Siahaan, M., & Muhidin, A. T. (2020). Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Persediaan Barang Jadi  Pada  PT.  Denso  Manufacturing  Indonesia. INOBIS:  Jurnal  Inovasi  Bisnis  Dan Manajemen Indonesia , 3 (4), 558–568. https://doi.org/10.31842/jurnalinobis.v3i4.159 SUDRARTONO, T. (2019). Efektivitas Strategi Bauran Pemasaran Terhadap Daya Saing Produk
Boneka  (Studi  Kasus  pada  Sentra  Industri  Boneka  Sukamulya  Bandung). Business Innovation and Entrepreneurship Journal , 1 (3), 203–209. https://doi.org/10.35899/biej.v1i3.65
Tiris, S., & Nadya, F. (2021). Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Benang Rajut Menggunakan Bahasa Pemograman PHP dan MYSQL di CV Kunia Baru Bandung. Jurnal Ilmiah Akuntansi Dan Keuangan , 04 (01), 27–39. Yuliani, W. (2018). Quanta Metode Penelitian Deskriptif Kualitatif Dalam Perspektif Bimbingan Dan Konseling . 2 (2). https://doi.org/10.22460/q.v2i1p21-30.642