Analisis kebutuhan rak filling terhadap efektivitas penyimpanan berkas rekam medis
Analysis of needed for filling racks on  effectiveness of storing medical record files
Erni Masruroh 1* Helmi Nurlaili 2
1* Politeknik  Dharma  Patria  Kebumen,  Jl.  Letnan  Jendral  Suprapto  No.  73  Kranggan,  Bumirejo,  Kebumen, Jawa Tengah, email: ernimasruroh18@gmail.com,  Indonesia
2 Politeknik  Dharma  Patria  Kebumen,  Jl.  Letnan  Jendral  Suprapto  No.  73  Kranggan,  Bumirejo,  Kebumen, Jawa Tengah, email: helminurlaili@gmail.com, Indonesia

## ABSTRACT
Background: the system of using individual medical records and the RM storage system with the numerical alignment method at the Pejagoan Health Center Kebumen increases the number of shelves as a place to store RM files Objective: the  purpose  of  this  study  was  to  determine  and  analyze  the  need  for  filling  racks  on  the effectiveness of storing RM files at Pejagoan Healt Center Kebumen. this study, measurements were made of the filling rack and RM file to determine the length, width and thickness.
Methods: the study is a descriptive quantitative approach, a sample of 30 files consisting of 15 inpatient files and  15  outpatient  files  taken  randomly,  and  conducted  interviews  with  the  head  of  medical  records  and implementation of medical records.
Results: the number of shelves used is one open shelf with two bases and in each row of racks contains 196  RM  file.  in  fact  in  the  puskesmas  each  row  of  shelve  contains  296  RM  file  so  that  the  storage  is  less effectiviness.
Conclusion: the lack of effectiviness of RM files storage in each row of racks exceeding the proper capacity. So it requires an additional 2 shelves for each year so that the projected storage shelf needs for 3 years are 6 shelves.
Keywords: File RM, shelf filling, storage effectiveness.

## PENDAHULUAN
Pusat  Kesehatan  Masyarakat  atau disebut puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat
dan upaya kesehatan perseorangan  tingkat  pertama  dengan  lebih mengutamakan  upaya  promotif  dan  preventif di  wilayah  kerjanya.  Tidak  hanya  pelayanan medis  puskesmas  juga  harus  mampu menyediakan  informasi  kesehatan  berupa rekam medis. 1
Rekam medis berisi catatan dokumen tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan, pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain yang  diberikan  kepada  pasien  dari  sarana kesehatan.  Rekam  medis  menjadi  bukti utama  yang  mampu  membenarkan  adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan  berbagai  pemeriksaan  dan pengobatan  di  sarana  pelayanan  kesehatan. Bagi  puskesmas,  rekam  medis  menjadi pedoman untuk menganalisis dan megevaluasi mutu pelayanan. 2
Media Ilmu Kesehatan Vol. 10, No. 3, Desember 2021
Rekam  medis  adalah  catatan  tertulis kondisi  pasien  dan  termasuk  golongan  arsip vital yang keberadaanya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta  arsip.  Arsip  vital  tidak  dapat diperbaharui  dan  tidak  tergantikan  apabila rusak  atau  hilang.  Arsip  vital  disebut  juga arsip kelas satu. 3
Setiap  sarana  pelayanan  kesehatan wajib  menyelenggarakan  kegiatan  rekam medis yang terdiri dari, perakitan (assembling), kodefikasi  penyakit (koding), indeks  kode (indexing) ,  dan  penyimpanan
(filling) .  Sebagai  salah  satu  unit  kerja perekam  medis, filling berperan  dalam melindungi  berkas  rekam  medis.  Kegiatan filling akan terlaksana efektif apabila tersedia sarana penunjangnya seperti, ruang penyimpanan.  Ruang  penyimpanan  rekam medis  hendaknya  cukup  luas  bersih,  dan memiliki  pencahayaan  yang  baik  guna menghindari  terjadinya  kerusakan  berkas rekam  medis.  Suhu  ruangan  diatur  pada suhu  ruangan  standar  yang  tidak  lebih  dari 27 0 c.  Penggunaan  alat  pembersih  ruangan seperti  alat  vector  debu  guna  menjaga kebersihan ruangan. 4
Efektivitas kegiatan filling juga
dipengaruhi oleh ketersediaan rak penyimpanan  berkas  rekam  medis.  Kegiatan filling yang  efektif  berarti  penyimpanan berkas  rekam  medis  dilakukan  sesuai kapasitas  rak.  Tidak  hanya  sebagai  tempat penyimpanan rak juga berperan sebagai alat
pelindung  berkas  rekam  medis.  Rak penyimpanan  dapat  berupa  rak  terbuka ataupun  rak  tertutup  (elektrik  dan  mekanik). Jenis bahan rak yang sering digunakan yaitu kayu atau alumunium .5
Penyediaan ruang penyimpanan rekam  medis  menjadi  suatu  hal  yang terabaikan.  Banyak  ruang  penyimpanan  di fasilitas  kesehatan  yang  tidak  nyaman  dan sangat  terbatas.  Oleh  karena  itu,  peneliti tertarik  untuk  menganalisis  kebutuhan  rak filling terhadap  efektivitas  penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Pejagoan.

## BAHAN DAN CARA PENELITIAN
Penelitian  ini  merupakan  deskriptif dengan pendekatan kuantitatif yang dilakukan di
Puskesmas Pejagoan Kabupaten  Kebumen  pada  Juni  2021. Sampel  penelitian  sebanyak  30  berkas  RM yang  terdiri  dari  15  berkas  RM  rawat  jalan dan  15  berkas  RM  rawat  inap  yang  diambil secara  acak.  Peneliti  juga  mewawancarai dua  responden  yaitu  kepala  bagian  rekam medis dan pelaksana rekam medis.
Analisis  data  dilakukan  dengan terlebih  dahulu  mengukur  berkas  rekam medis  dan  rak  penyimpanan.  Pengukuran dilakukan  dengan  alat  bantu  mistar  dan  pita ukur.  Kedua  data  ini  menjadi  dasar selanjutnya mengetahui efektivitas penyimpanan berkas rekam medis.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Ukuran berkas rekam medis Tabel 1. Ukuran Rekam Medis Ukuran Cm Panjang 33,5 Lebar 27 Sumber : Data Diolah,2021 Tabel 2. Ketebalan Berkas RM Pasien Rawat Inap Kode RM Tebal (cm) 1 0,5 2 0,3 3 1,2 4 0,4 5 0,5 6 0,3 7 1,3 8 0,5 9 0,4 10 0,5 11 0,5 12 0,8 13 0,6 14 0,4 15 0,9 Tebal rata- rata 0,606666667

## Sumber : Data Diolah,2021
Tabel  2  menunjukan  ketebatan  rata-rata berkas  rekam  medis  rawat  inap  yaitu  0,60 cm.
Tabel 3. Ketebalan Berkas RM Pasien
Rawat Jalan Kode RM Tebal (cm) 16 0,2 17 0,3 18 0,2 19 0,2 20 0,3 21 0,2 22 0,3
Kode RM Tebal (cm) 23 0,2 24 0,1 25 0,2 26 0,2 27 0,1 28 0,3 29 0,2 30 0,3 Tebal rata-rata 0,22
Sumber : Data Diolah,2021
Tabel  3  menunjukan  ketebalan  rata-rata berkas  rawat  jalan  yaitu  0,22  cm..    Untuk mengetahui rata-rata ketebalan berkas rekam medis yaitu :
Tebal rata-rata berkas =
Tebal rata-rata rawat inap+tebal rata-rata rawat jalan 2
Tebal rata-rata = 0,6+0,2 2
Tebal rata-rata = 0,4 cm
Dari  tabel  1  diketahui  panjang  dan lebar  berkas,  sedangkan  pada  tabel    2 diketahui tebal rata-rata berkas rekam medis pada  pasien  rawat  jalan,  dan  3  diketahui tebal  rata-rata  berkas  rekam  medis  pada pasien rawat inap. Dari 3 tabel tersebut dapat diketahui  ukuran    berkas  rekam  medis  di Puskesmas  Pejagoan  yaitu  memiliki  panjang 33,5 cm, lebar 27 cm, tebal 0,4 cm.
Pada  kelompok  pasien  rawat  inap, berkas  yang  paling  tebal  milik  pasien gangguan  jiwa,  yaitu  1,3  cm  dan  berkas paling  tipis  milik  pasien  hipertensi,  yaitu  0,3 cm. sedangkan pada kelompok pasien rawat jalan,  berkas  paling  tebal  milik  pasien  jiwa,
Media Ilmu Kesehatan Vol. 10, No. 3, Desember 2021
yaitu  0,3  cm  dan  berkas  paling  tipis  milik pasien influenza ringan yaitu 0,1 cm.
Kapasitas rak penyimpanan berkas rekam medis
Jenis rak dan volume rak mempengaruhi kapasitas penyimpanan berkas  rekam  medis.  Rak  penyimpanan  di Puskesmas  Pejagoan  merupakan  jenis  rak terbuka  dengan  dua  basis  atau  dua  muka dan delapan baris disetiap basis.
Diketahui ukuran rak :

## Gambar 1. Ilustrasi Rak Penyimpanan
Berdasarkan  penjelasan  terdahulu bahwa  tebal  rata-rata  rekam  medis  adalah 0,4  cm,  maka  diperkirakan  kapasitas  rak penyimpanan satu baris yaitu:
Kapasitas = !"#$"#% !"#$ !"#$% !"# !"#$% !"#$%&
= 78,5 cm / 0,4 cm
= 196 Berkas
Satu  basis  rak  penyimpanan  terdiri dari  delapan  baris,  maka  estiasi  kapasitas tiap basis yaitu 196 x 8 = 1568 berkas. Satu sub  rak  penyimpanan  terdiri  dari  dua    basis,
maka  kapasitas  dalam  satu  sub  rak  yaitu 1568 x 2 = 3136 berkas rekam medis.
Rak  penyimpanan  di  Puskesmas Pejagoan  digunakan  untuk  menyimpan  296 berkas  rekam  medis  tiap  barisnya.  Hal  ini berbeda  jauh  dengan  hasil  perhitungan estimasi  kapasitas,  yaitu  196  berkas  rekam medis.  Kondisi  tersebut  terjadi  karena kurangnya  rak  penyimpanan  yang  dimiliki. Kapasitas penyimpanan yang berlebih mengakibatkan kurang efektifnya
penyimpanan berkas RM. Kapasitas  dalam 1 rak  penyimpanan  maksimal  mencapai  3.136 berkas rekam medis.

## Proyeksi kunjungan pasien
Puskesmas  Pejagoan  merupakan puskesmas  yang  menaungi  13  desa  dengan jumlah  penduduk  mencapai    54.247  jiwa. Sebagai  penyedia  pelayanan  kesehatan, Puskesmas Pejagoan memiliki layanan rawat jalan dan juga rawat inap umum. Puskesmas Pejagoan  juga  memiliki  ruang  perawatan rawat inap jiwa. 6

## Tabel 4. Prediksi Kunjungan Pasien
Bulan Kunjungan(Y) X YX X 2 Januari 3269 0 0 0 Februari 3451 1 3451 1 Maret 3592 2 7184 4 April 1657 3 4971 9 Mei 1262 4 5048 16 Juni 2543 5 12715 25 Juli 2546 6 15276 36 Agustus 2139 7 14973 49 September 2344 8 18752 64
Bulan Kunjungan(Y) X YX X 2 Oktober 2093 9 18837 81 November 2138 10  21380 100 Desember 2173 11  23903 121 29207 146490  506 Sumber : Data Diolah,2021
Prediksi  kunjungan  pasien  dapat  dihitung dengan rumus:
Y = a + bx Keterangan : Y= Kunjungan pasien a= nilai konstanta b= nilai koefisiensi regresi x= jumlah bulan a = ∑ Y / n = 29207 / 12 = 2433,9 = 2433 (dibulatkan) b = ∑ XY / n = 146490 / 506
= 289,5 = 290 (dibulatkan)
Y (2021) = 24336+ (290 x 12) = 5913
Sistem penyimpanan Puskesmas Pejagoan  adalah  sentralisasi,  maka  rak penyimpanan  yang  dibutuhkan  sebanyak 5913  /  3136  =  2  rak  tiap  tahun.  Oleh  karena itu,  proyeksi  kebutuhan  rak  penyimpanan untuk  tiga  tahun  yang  akan  datang  yaitu sebanyak 6 rak.
Kurangnya  rak  penyimpanan  berkas rekam  medis  banyak  ditemukan    di  fasilitas pelayanan  kesehatan  lain  seperti  di  Rumah Sakit X, dimana rekam medis di Rumah Sakit X memiliki panjang 22 cm, lebar 34cm, dana
rata-rata  ketebalan  yaitu  0,8  cm.  jumlah penambahan  berkas  rekam  medis  sebanyak 171.036  dokumen.  Sehingga  dibutuhkan  rak penyimpanan  sebanyak  6  rak.  Pemakaian rak besi terbuka dengan satu muka, panjang 2,5 meter, lebar sub rak 40 cm dan tinggi rak 2 meter. 7
Pada  Rumah  Sakit  Umum  Madani  Medan yang hanya memiliki tiga sub rak penyimpanan.  Hal  ini  berbeda  jauh  dengan kebutuhan di lapangan  yaitu sebanyak tujuh rak.  Oleh  karena  itu  perlu  penambahan empat  sub  rak  untuk  menampung  seluruh berkas rekam medis. 8
Berdasarkan  perhitungan  prediksi kebutuhan  rak  penyimpanan  rekam  medis aktif pasien rawat inap tahun 2020-2024 RSU Pindad  Bandung  membutuhkan  28  rak penyimpanan, saat ini RSU Pindad Bandung sudah memiliki 18 rak jado perlu menambahkan  10  rak  penyimpanan  guna memenuhi  kebutuhan.  Akibat  kurangnya jumlah rak penyimpanan dapat menyebabkan berbagai  masalah  atau  kendala  dalam kegiatan penyimpanan salah satunya mengakibatkan  lamanya  proses  pencarian dokumen rekam medis. 9
Kondisis yang sama juga terjadi pada Rumah  Sakit  Umum  PKU  Muhammadiyah Delangu,  dimana  berkas  rekam  medis memiliki  rata-rata  tebal  0,8  cm.  Kapasitas satu  rak  adalah  1552  cm,  serta  memiliki diensi  rak    dengan  panjang  230  cm,  tinggi 172 cm, dan lebar rak 60 cm. jenis rak yang digunakan yaitu rak semi manual terbuka dua
Media Ilmu Kesehatan Vol. 10, No. 3, Desember 2021
sisi yang berbahan kayu. Prediksi kebutuhan rak  sampai  tahun  2022  sebanyak  113  rak. Dengan    jumlah  24  rak  yang  sudah  dimiliki maka dibutuhkan tambahan rak sebanyak  89 rak. 10

## KESIMPULAN
Perlu adanya penambahan rak penyimpanan  berkas  rekam  medis  sebanyak 2 rak untuk setiap tahun. Proyeksi kebutuhan rak  penyimpanan  berkas  rekam  medis  tahun 2021-2023 sebanyak 6 sub rak.

## TERIMA KASIH
Peneliti menyampaikan apresiasi dan mengucapkan  terima  kasih  kepada  semua pihak  yang  telah  mendukung  dan  membantu dalam penelitian ini :
1.  UPTD  Puskesmas  Pejagoan  Kebumen, email: puskesmasjagoan@gmail.com
2.  Politeknik  Dharma  Patria  kebumen, email: politeknik.online@yahoo.com

## KEPUSTAKAAN
1.   Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia  Nomor  43  Tentang  Pusat Kesehatan Masyarakat. Sustain [Internet].  2019;11(1):1–14.  Available from:
http://scioteca.caf.com/bitstream/handle/
123456789/1091/RED2017-Eng- 8ene.pdf?sequence=12&isAllowed=y%0 Ahttp://dx.doi.org/10.1016/j.regsciurbeco. 2008.06.005%0Ahttps://www.researchga te.net/publication/305320484_SISTEM_ PEMBETUNGAN_TERPUSAT_STRATE GI_MELESTARI
2.   Permenkes  N  26.  Permenkes  No.
269/Menkes/Per/III/2008::Rekam  Medis [Internet].  2008.  p.  7.  Available  from:
https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q =&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&u act=8&ved=2ahUKEwjbwLn7haDsAhUT XisKHQ7DDg0QFjACegQIAhAC&url=htt p://www.apikes.com/files/permenkes-no- 269-tahun-
2008.pdf&usg=AOvVaw02nHMl7- dwACkYbg4eeHYc 3.   Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tentang Kearsipan. 2009; 4.   Maimunah  S.  Analisis  Kebutuhan  Rak Penyimpanan Guna Menunjang Efektivitas  Penyimpanan  Rekma  Medis Rumah  Sakit  Khusus  Ibu  Anak  Wisma Rukti  Kebumen  2015.  Politeknik  Piksi Ganesha Bandung;
5.   Sangadji  MED,  Sopiah.  D.  Metodologi Penelitian  Pendekatan  Praktis  dalam Penelitian Edisi 1. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET.20210; 2015.
6.   Profil Puskesmas Pejagoan Kebumen.
7.   Alifah  U.  Analisis  Kebutuhan  Rak Dokumen Rekam Medis Guna
Menunjang  Efektifitas  Penyimpanan  Di Rumah Sakit X. 2021;3(2):6.
8.   Ritonga  ZA,  Ritonga  NA,  Medis  R. Analisa  Kebutuhan  Rak  Penyimpanan Berkas  Rekam.  J  Ilm  Perekam  Dan  Inf Kesehat Imelda. 2018;3(1):417–24.
9.   Jend  J,  Soebroto  G,  Bandung  N.  SAKIT UMUM  PINDAD  BANDUNG 1 Vera  Dwi Astuti  , 2 Silviani 12 Program  Studi  Rekam Medis  dan  Informasi  Kesehatan  , Politeknik Piksi Ganesha Jurnal
INFOKES-  Politeknik  Piksi  Ganesha  97 A  .  Jurnal  INFOKES-  Politeknik  Piksi Ganesha 98. 2020;2024(1):97–108.
10.  Fanny N, Azhari AM. Analisis Kebutuhan Rak  Penyimpanan  Dokumen  Rekam Medis  Aktif  di  Rumah  Sakit  Umum  PKU Muhammadiyah Delanggu tahun 2022. J Ilm  Rekam  Medis  dan  Inf  Kesehat. 2019;volume 9(1):37–44.