Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3569-3578 E- ISSN 2503-2933 3569

## Penerapan SAP Untuk Mendukung Invoice Travel Agent

## Pada PT Freeport Indonesia
Eti Paulina Saflembolo 1 , Melkior N. N. Sitokdana 2
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana, Jalan Diponegoro No. 52-60, Salatiga 50711, Jawa Tengah, Indonesia e-mail:  682018148@student.uksw.edu,  melkior.sitokdana@uksw.edu

## Abstrak
Penggunaan dan penerapan teknologi informasi dengan berbagai tahapan yang dilakukan suatu badan usaha pada hakekatnya bertujuan mendapatkan informasi yang akurat  sebelum  pengambilan  keputusan  dilakukan.  Penggunaan  ERP  dan  SAP  pada perusahaan  dinilai  sangat  sesuai  untuk  mendukung  perusahaan  dalam  mendapatkan informasi  yang  cepat,  tepat  dan  akurat.  Pada  PT.  Freeport  Indonesia  SAP  digunakan untuk  mengelola  data  Invoice.  Perbedaan  data  pada  invoice  akan  mengakibatkan tagihan  invoice  tidak  terbaca  di  sistem  LTMS  pada  sistem  SAP,  sehingga  invoice tersebut  harus  diinput  secara  manual.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  meningkatkan penerapan proses reconcile paysourse, agar pembayaran faktur tagihan (invoice) dapat dilakukan  sesuai  dengan  tagihan  yang  diajukan  dari  pihak  agen  perjalanan  (travel agent)  ke  Departemen  Finance  dan  Accounting  PT.  Freeport  Indonesia  (PTFI). Penelitian  yang  menggunakan  pendekatan  kualitatif  ini  menghasilkan  hasil  penelitian, yaitu pengendalian Enteprise Resource Planning (ERP) yang menggunakan sistem SAP pada  PT.  Freeport  Indonesia  dinilai  sudah  efektif,  dimana  invoice  yang  diajukan  oleh agent perjalanan sesuai dengan tagihan Departemen Finance dan Accounting.
Kata kunci — System Enterprise Resource Planning (ERP), SAP, Administrasi, Kualitatif

## Abstract
The use and application of information technology with various stages carried out by a business entity essentially aims to obtain accurate information before decision making  is  carried  out.  The  use  of  ERP  and  SAP  in  companies  is  considered  very suitable  to  support  companies  in  obtaining  fast,  precise  and  accurate  information.  At PT Freeport Indonesia SAP is used to manage invoice data. The difference in data on the invoice will result in the invoice bill not being read in the LTMS system in the SAP system,  so  that  the  invoice  must  be  input  manually.  This  study  aims  to  improve  the implementation of the reconcile paysourse process, so that payment of invoices can be made  in  accordance  with  the  bills  submitted  from  the  travel  agent  to  the  Finance  and Accounting Department of PT Freeport Indonesia (PTFI). This research, which uses a qualitative  approach,  produces  research  results,  namely  Enteprise  Resource  Planning (ERP) controls using the SAP system at PT Freeport Indonesia are considered effective, where  invoices  submitted  by  travel  agents  are  in  accordance  with  the  bills  of  the Finance and Accounting Department.
Keywords — System Enterprise Resource Planning (ERP), SAP, Administration, Qualitative
3570 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3569-3578 E-ISSN 2503-2933
Eti , et., al [ Penerapan SAP Untuk Mendukung Invoice Travel Agent pada PT Freeport Indonesia] IJCCS Vol. x, No

## 1. PENDAHULUAN
Penggunaan  teknologi  informasi  diera  ini  sangat    pesat  dan  menjadi  kebutuhan  penting untuk  mencapai  visi  dan  misi  setiap  perusahaan  dalam  berkompetisi  dan  menjaga keberlangsungan  bisnis    [1].  Perusahaan  yang  melakukan  penerapan  teknologi  informasi  yang efektif  dan  efisien  akan  berdampak  pula  pada  kinerja  perusahaan  [2]. Penggunaan  dan penerapan teknologi informasi dengan berbagai tahapan yang dilakukan suatu badan usaha pada hakekatnya  bertujuan  mendapatkan  informasi  yang  akurat  sebelum  pengambilan  keputusan dilakukan  [3].
Organisasi  atau  badan  usaha  yang  menghasilkan  sebuah  informasi  dengan  sukses  akan perlu untuk memodifikasi proses bisnis mereka supaya cocok dengan proses atau tahapan yang sesuai  dengan  harapan,  sehingga  perlu  memodifikasi  proses  agar  sesuai  dengan  tujuan  utama perusahaan tersebut [4].  Proses modifikasi untuk menghasilkan sebuah informasi tak luput dari kemajuan teknologi informasi di era ini. ERP ( Enterprise Resource Planning ) merupakan suatu aplikasi atau software yang mengedepankan integrasi antara fungsi dan real time transaction di dalam perusahaan.
Enterprise  Resource  Planning (ERP)  merupakan  sistem  informasi  yang  diperuntukkan untuk  mengintegrasikan  sumber  daya  yang  ada  diperusahaan  secara  efektif  dan  efisien  [5]. Enterprise  Resource  Planning (ERP)  menyediakan best  practice yang  dapat  meminimalisir terjadinya  silo  informasi  pada  perusahaan  sehingga  tujuan  perusahaan  dapat  tercapai  dengan baik. Enterprise Resource Planning (ERP) yang diterapkan oleh perusahaan adalah sistem SAP ( System,  Application  and  Products  in  Data  Processing ).  Sistem  SAP  menyediakan  banyak modul  yang  dapat  membantu  kelancaran  proses  bisnis  dalam  perusahaan  salah  satunya  adalah modul accounting management metode reconcile paysourse agar terintegrasi antara tagihan dan pembayaran.
Kompleksitas dalam PTFI  menuntut perusahaan untuk  menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP) pada  sistem  SAP  agar  proses  bisnis  perusahaan  selaras  antara  departemen akunting  dan  pihak travel  agent .  Metode reconcile  paysource adalah  suatu  proses  kumpulan data  tagihan invoice dari travel  agent yaitu vayatour ,  bayu  buana  dan  kencana tour yang  di reconcile agar sesuai  (balance) sehingga pembayaran  (payment) dilakukan . Data  tagihan invoice diantaranya (1) tagihan invoice berupa PO (purchase order) , (2) invoice LTMS staff, (3) invoice komisi,  (4 )  invoice  refund  credit  note .  Berikut  keterangan  tahapan reconcile (1)  data diambil berdasarkan data pada business object report berupa data proforma travel invoice yang dieksport  ke  data excel untuk  disamakan  data  tagihan invoice dengan  fisik invoice yang diterima.  Tahapan reconcile (2)  data  diambil  berdasarkan  data  pada  sistem  LTMS  ( Leave  and Travel  Management  System )  yang  diinput  pada t-code  FBL1N sistem  SAP  dalam  periode  1 minggu (dari hari kamis – selasa). Tahapan reconcile (3) yaitu inputan data komisi CAS pada new non order invoice accounting .
Penerapan  penggunaan  sistem  di  departemen Finance  &  Accounting PT.  Freeport Indonesia mengaju pada business process mapping antara Sistem ERP dan sistem SAP. Dimana sistem  SAP  menyediakan  modul  -  modul  yang  dapat  membantu  kelancaran  proses  bisnis  [6] salah  satunya  adalah  modul management  accounting dengan  metode reconcile  paysourse . Diakses  melalui  sistem  LTMS  ( Leave  and  Travel  Management  System )  dan Business  Object Report sehingga  proses  bisnis  perusahaan  selaras  antara  departemen Finance  &  Accounting , Group  Leave  &  Travel dan  pihak  agen  perjalanan.  Namun  tidak  semua  proses  ERP  dapat berjalan  dengan  lancar,  banyak  tantangan  dan  ancaman  dalam  setiap  proses  penerapannya. Salah satu permasalahan yang sering terjadi yaitu ditemukan adanya selisih nominal pada fisik invoice dan  data business  object  report dalam  list  data proforma  invoice ,  sehingga invoice
Jatisi                            ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 4, Desember 2948, Hal. 3569-3578 E- ISSN 2503-2933 3571
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
tersebut  harus  dikembalikan  ke HR  Travel untuk  direview  kembali  dan  tagihan invoice tidak terbaca  di  sistem  LTMS  pada  sistem  SAP,  sehingga invoice tersebut  harus  diinput  secara manual  melalui  CAS  pada new  non  order  invoice  accounting. Adanya  permasalahan  dalam pembayaran ( payment ) invoice , pada departemen accounting PT. Freeport maka harus dilakukan kajian  dengan  mengevaluasi  penerapan  sistem  ERP  dan  sistem  SAP  untuk  membantu kelancaran proses bisnis.
Berdasarkan  penelitian  terdahulu  yang  berjudul  Evaluasi  Penerapan  Modul Plant Maintenance pada  ERP  untuk  proses  pemeliharaan  dengan metode  Analisis  Event  Log di  PT. Freeport  Indonesia.  Hasil  penelitiannya  yaitu  proses  implementasi  modul plant  maintenance ERP  pada  PT.  Freeport  Indonesia  sudah  sebagian  besar  sesuai  dengan  72.82%  kesesuaian terhadap  standar  SAP. Namun,  masih  terdapat  beberapa  ketidaksesuaian  terhadap  proses  yang tidak  sesuai  sehingga  mengakibatkan  beberapa  masalah  terhadap  proses  maintenance  [7], sedangkan  penelitian  yang  saya  lakukan  sama-sama  tentang  penerapan  sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan SAP, hanya saja penelitiannya pada bidang reconcile paysource payment invoice travel agent pada administrasi accounting. Menurut  Edi  Sudiarto  seorang Project  Officer  of SAP  dari  Universitas  Widyatama Bandung,  menegaskan  bahwa  SAP  dapat  membantu  meningkatkan  kinerja  perusahaan  dengan menyediakan  informasi  secara  cepat,  tepat,  dan  akurat.  Dalam  tulisannya  pada  harian kompas.com  (2009)  Edi  Sudiarto  juga  menegaskan  bahwa  penggunaan  produk  SAP  di indonesia    telah  meningkat  dua  kali  lipat  dari  tahun  sebelumnya,  yaitu  dari  120  perusahaan menjadi 250 perusahaan yang menggunakan perangkat lunak SAP. Adapaun modul SAP yang digunakan diantaranya: FI (Financial Accounting) untuk mengelola Keuangan, MM ( Materials Management ) untuk pengelolaan bagian Gudang, dan Human Resource untuk bagian SDM. Penerapan  ERP  pada  perusahaan  juga  sangat  membantu  meningkatkan  kualitas perusahaan. Menurut Verdi (2013), ERP dapat digunakan untuk mengintegrasikan setiap proses bisnis.  Dengan  menerapkan  ERP,  perusahaan  dapat  meminimalisir  kerugian  biaya  operasional seperti  biaya  inventori  dan  biaya  akibat  kesalahan  teknis.  Verdi  juga  menegaskan  bahwa penerapan  ERP  pada  perusahaan  dapat  menjadi  investasi  dan  tulang  punggung  perusahaan dalam membangun bisnis yang lebih efisien.
Untuk  meningkatkan  kualitas  dan  kinerja  perusahaan,  kualitas  SDM  perusahaan  juga perlu  diperhatikan.  Setiap  individu  dalam  perusahaan  harus  mampu  mengadopsi  kecanggihan teknologi informasi untuk mendukung kualitas kecepatan layanan, seperti yang ditegaskan oleh Vivi (2006), penggunaan teknologi informasi (TI) oleh individu akan memberikan manfaat jika TI  tersebut  digunakan  sesuai  dengan  tugasnya.  Selain  itu,  Hamzah  (2009)  dalam  Lindawati (2012)  juga  menyatakan  bahwa  suatu  tugas  harus  sesuai  dengan  kemampuan  individu  yang disertai dukungan fungsi-fungsi teknologi sistem informasi.
Penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan penerapan proses reconcile paysourse , agar pembayaran faktur tagihan ( invoice) dapat dilakukan sesuai dengan tagihan yang diajukan dari pihak  agen  perjalanan  ( travel  agent) ke  Departemen  Finance  dan  Accounting  PT.  Freeport Indonesia  (PTFI).  Jika  terjadi  ketidaksesuaian  maka  akan  dicari  penyebab  terjadinya ketidaksesuaian tersebut yang dapat dipakai untuk mengoptimalkan penggunaan software sistem SAP. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif dilakukan dengan wawancara dan survei langsung terhadap sistem yang dipakai dan terlebih khusus menggunakan data sekunder dari perusahaan.
3572 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3569-3578 E-ISSN 2503-2933
Indentifikasi Masalah
Studi Literatur Pengumpulan Data Penulisan Analisa Data

## 2. LANDASAN TEORI
2.1. Enterprise Resources Planning (ERP)
ERP adalah singkatan dari Enterprice Resource Planning atau perencanaan sumber daya perusahaan.  ERP  merupakan  sistem  informasi  atau software yang  digunakan  untuk mengintegrasikan dan mengelola proses bisnis secara otomatis. departemen-departemen berbeda dalam  satu  perusahaan.  Penggunaan  ERP  menjadi  semua  sistem  didalam  suatu  perusahaan menjadi  satu  sistem  yang  terintegrasi  dengan  satu  database,  sehingga  beberapa  departemen menjadi mudah dalam berbagi data, dan komunikasi. ERP dapat mendukung fungsi-fungsi yang terdapat  pada  perusahaan  seperti  manajamen  sumber  daya  manusia,  keuangan  dan  fungsi lainnya [8]. Terdapat beberbagai jenis produk ERP yang dapat digunakan, salah satunya adalah SAP.

## 2.2    System Application and Product in data processing (SAP)
SAP  merupakan software yang  dapat  mengintegrasikan  data  untuk  mengelola  sumber daya  perusahaan.  SAP  pertama  kali  dikembangkan  di  Jerman  pada  tahun  1972.  Tujuan pengembangan Software SAP  adalah  untuk  membantu  perusahaan  dalam  merumuskan pengembangan sumber daya. Adapun pendiri Software SAP yang merupakan mantan karyawan perusahaan  IBM  diantaranya:  Dietmar  Hopp,  Claus  Wellenreuther,  Hasso  Plattner,  Kluas Tsehira, dan Hans-Werner Hector pada tahun 1972 di Jerman [9].

## 2.3   Travel Agent
Travel  agent (Biro  Perjalanan)  merupakan  sebuah  perusahaan  jasa  yang  bergerak dibidang  pariwisata  untuk  membantu customer dalam  mengurus  segala  bentuk  dokumen perjalanan,  seperti  pemesanan  tiket,  akomodasi,  transportasi,  dan  sebagainya.  Adapun  produk oleh  perusahaan  Biro  Perjalanan  berupa  tiket  perjalanan,  tiket  akomodasi,  jasa  pengurus dokumen, dan voucher .

## 3. METODE PENELITIAN

## 3.1 Tahapan Penelitian
Penelitian  yang  menggunakan  pendekatan  kualitatif  ini  memiliki  beberapa  jenjang  atau tahapan dalam menunjang penelitian. Jenjang atau tahapan yang dimaksud dalam penelitian ini dilakukan secara terstruktur dan sistematis oleh peneliti. Dalam pelaksanaan penelitian, proses penelitian yang dilakukan akan tetap pada prinsip tahapan penelitian seperti Gambar 1 berikut:
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Penjelasan dari gambar 1 tentang alur penelitian adalah :
a) Identifikasi masalah
Identifikasi masalah yang dilakukan pada Department Finance dan Akunting PT. Freeport
Jatisi                            ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 4, Desember 2948, Hal. 3569-3578 E- ISSN 2503-2933 3573
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Eti , et., al [ Penerapan SAP Untuk Mendukung Invoice Travel Agent pada PT Freeport Indonesia]
Indonesia  (PTFI) untuk  mengetahui  permasalahan  apa  yang  terjadi  khususnya  pada penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada sistem SAP dalam proses reconcile paysource payment travel agent .
b) Studi literatur
Pencarian literatur, yang dilakukan dengan mencari artikel tentang penelitian atau topik yang terkait dengan penelitian saat ini untuk lebih memperdalam dan mengembangkan topik yang dibahas oleh peniliti dalam penelitian ini. Peneliti lain atau artikel ilmiah.
c) Pengumpulan Data
Pada  tahap  pengumpulan  data  menggunakan  metode  wawancara,  survei  langsung terhadap  sistem  yang  dipakai  dan  terlebih  khusus  menggunakan  data  sekunder  dari perusahaan.
d) Analisis data.
Pada  tahap  ini  akan  dilakukan  analisis  pada  data  yang  sudah  terkumpul,  dengan melakukan dan pengolahan data  pada  proses  bisnis pemprosesan faktur  tagihan  invoice sampai pada fileling invoice.
e) Penulisan
Pada  tahap  terakhir  dalam  melakukan  penulisan  berdasarkan  data  yang  telah  diolah untuk melihat peran ERP pada sistem SAP dari proses bisnis yang ada pada Departemen Finance dan Accounting PT. Freeport    Indonesia (PTFI).

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Proses Bisnis Pembayaran Faktur Tagihan Invoice Pada Agen Perjalanan
Penga mbilan dokume n di offi ce service Received tanggal terima invoice Je ni s Tagihan: Proforma, LTMS TA , Refund & Komisi Proses Da ta  :: SAP FBL1N, SA P BO Report,  GCAS-NOI Mulai Invoice dikirim da ri HRD T rave l Proses  Reconcile Revisi tagi han invoi ce Ekspor  Data dari SAP ke excel Summary & payment approva l perve ndor agen perjalana nI Tidak Ya Email konfirmasi final payme nt ke vendor age n perjalana n Payment melalui wire Le pa s Faktur Paja k & be rikan ke T ax Depa rtemen File & Fi leling Faktur invoice yang sudah  selesai di bayar Selesai
Gambar 2. Alur Proses Bisnis Pembayaran Tagihan Invoice
3574 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3569-3578 E-ISSN 2503-2933
Pada  gambar  2, invoice dikirim  dari  team  Departemen  HRD  Travel,  pengambilan dokumen invoice ke office  service,  received tanggal  penerimaan invoice ,  jenis  faktur  tagihan ( invoice )  yang  diterima  diantaranya invoice Proforma, invoice LTMS  Transmittal  TA  staff, invoice Refund  dan invoice Komisi  dari  vendor  agent  perjalanan  Vayatour,  Bayu  Buana  dan Bersehati  Mutiara  Wisata.  Proses  reconcile  faktur  tagihan invoice diakses  dari retrieve  open invoice SAP t-code FBL1N , Report Business Object SAP TRV 05 – Proforma Travel Invoice, GCAS-NOI, data report dari retrieve sistem SAP yang diexport ke excel untuk di reconcile nilai invoice ,  menyusun commercial  invoice berdasarkan  nomor invoice atau  referensi  sistem  SAP diantaranya  kode invoice ”LT”  untuk  faktur  tagihan invoice LTMS  Transmittal  TA  Staff  dan kode invoice “L/T” untuk faktur tagihan invoice Proforma ( travel order ), jika nominal invoice tidak  sesuai invoice akan  dikeluarkan  dari  list  excel  dan  akan  dikonfirmasi  ke  HRD  Travel, invoice yang  di reconcile sesuai  akan  dilanjut  ketahap  selanjutnya  dengan  proses summary pervendor  agen  perjalanan,  membuat payment  approval ,  proses  pembayaran  melalui  wire dengan aplikasi Biz Channel dari bank niaga, konfirmasi ke agen perjalanan final pembayaran, lampiran faktur pajak pada fisik faktur tagihan invoice LTMS Transmittal TA staff dan invoice proforma ( travel order ) vendor agen perjalanan Vayatour dilepas 1 lampiran dan diserahkan ke admin Tax Departemen, file dan fileling.

## 4.2   Faktur Tagihan Invoice TO (travel order)
Invoice  TO  (travel  order) merupakan  proses  pembelian  travel  order  agen  perjalanan disediakan  untuk  karyawan  Freeport  dan  tanggunggan  yang  memenuhi  syarat,  Kontraktor maupun  Stakeholder  yang  memenuhi  syarat,  akibat  karena  kekurangan  tunjangan  perjalanan atau benefit perjalanan.
Setiap faktur tagihan invoice dilampiri copy travel order . Pada bagian kanan atas invoice ada inforomasi nomor travel order atau travel authorization . Seperti: From: HRD-Travel@fmi.com [mailto: HRD-Travel@fmi.com], Sent: Friday, December 30, 2005 2:55 PM, To: Airfast Booking NS TPRA, Cc: HRD-Travel; Sugianto-ACCT; Muis, Abdul; Mulyono, Eko (U/G MTC) dan Subject: 0000005562  -  EKO  MULYONO  (U/G  MTC)  Travel  Authorization.  Adapun  faktur tagihan invoice tersebut dapat dilihat pada gambar 3 berikut.
Gambar 3. Tampilan Travel Benefit
Jatisi                            ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 4, Desember 2948, Hal. 3569-3578 E- ISSN 2503-2933 3575
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Eti , et., al [ Penerapan SAP Untuk Mendukung Invoice Travel Agent pada PT Freeport Indonesia]

## 4.3 Faktur Tagihan Invoice Proforma
Invoice Proforma  adalah  transaksi  yang  telah  terinput  ke  LTMS  ( Leave  and  Travel Management System) dalam penggunaan tiket ke agen perjalanan. Fisik faktur tagihan invoice diterima  dari  HRD  Travel  di  Tembagapura  yang  sudah  direview.  Fisik  faktur  tagihan invoice yang  diterima  untuk  tiga  agen  perjalanan  yaitu:  Vayatour,  Bayu  Buana  dan  Bersehati  Mutiara Wisata.

## 4.4   Faktur tagihan invoice TA (travel allowance) LTMS Staff perjalanan
Fisik  faktur  tagihan  invoice  diterima  dari  HRD  Travel  di  Tembagapura  yang  sudah direview.  Fisik  faktur  tagihan invoice yang  diterima  untuk  tiga  agen  perjalanan  diantaranya yaitu: Vayatour, Bayu Buana dan Bersehati Mutiara Wisata (kencana tour). Pada setiap invoice travel allowance staff LTMS dilampiri email seperti berikut pada gambar 4:
From: berni_sitorus-material@fmi.com [mailto:berni_sitorus-material@fmi.com] Sent: Friday, December 30, 2005 2:46 PM To: Vayatour_ESS Cc: Sitorus-MATMAN, Berni; Sugianto-ACCT; Abdullah, Jufri; Suwito; Hamboro, Yoga; Tendur, Fredy; Tambanie, Ronald; Nugroho, Eko; Seba, Helmia; Grandy, Sisca Subject: BERNI SITORUS (0000005375) - Travel Authorization No.005375-051230-D-29915.
Gambar 4. Faktur Tagihan Invoice

## 4.5 Proses Retrieve Open Invoice LTMS TA STAFF
Fisik tagihan invoice diterima dari HRD travel  untuk semua agent travel yaitu: Vayatour, Bayu  Buana  &  Bersehati  Mutiara  Wisata  (kencana  tour).  Dalam  mengerjakan invoice LTMS TA  Staff  ini  dapat  dikerjakan  pada  sistem  SAP  dengan  menggunakan  t-code  FBL1N.  Dimana dalam t-code FBL1N ini harus menyiapkan nomor vendor account untuk ketiga agen perjalanan yaitu:  Vayatour  vendor account :  122071,  Bayu  Buana  Vendor accoun t  :  124345,  Bersehati Mutiara : 124987 dan untuk company code diisi ”1460”. Gambar 5 berikut merupakan tampilan vendor line item .
3576 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3569-3578 E-ISSN 2503-2933
Gambar 5. Tampilan Vendor Line Item

## 4.6 Faktur Tagihan Invoice Komisi AFE
Invoice  komisi  merupakan  invoice  yang  diajukan  dari  agen  perjalanan  Vayatour  karena telah  memberikan  jasa  penerimaan  pembayaran  case  lewat  kasir  Vayatour  kepada  karyawan yang  menggunakan flight perjalanan  Airfast.  Yang  mana  pihak  agen  Vayatour  akan  pendapat 2% dari komisi pendapatan.

## 4.7   Faktur tagihan invoice refund (credit note)
Faktur  tagihan invoice  refund ( credit  note) adalah  transaksi  yang  dilakukan  pada  saat terjadi  beberapa  kondisi  –  kondisi  tertentu.  Salah  satu  kondisi  yang  dimaksud  adalah  terjadi perubahan jadwal perjalanan dinas dan cuti karyawan perusahaan. Perubahan perjalanan terjadi apabila  terdapat  situasi  yang  mengharuskan  karyawan  kembali  bekerja  karena  ada  pekerjaan urgent. Sehingga mengharuskan karyawan harus kembali mengajukan permohonan pembatalan dan  di  jadwalkan  kembali,  sesuai  dengan  prosedur  perusahaan.  Inputan invoice  refund ini berlaku untuk semua travel agent,namun pada pelaksanaannya kebanyakan tagihan refund dari travel  agent  Vayatour.  Proses  inputan  refund  dimulai  dari  pengecekkan  kembali Cost  Center dan GL pada sistem SAP.

## 4.8   Maintain Adjustmen Sistem SAP T-Code FB65
Adjustmen  pada  t-code  FB65  merupakan  kelebihan  pembayaran  yang  dilakukan  oleh employee karyawan  staff  pada  saat  melakukan  pembayaran travel  order atau travel  allowance yang berupa tiket pesawat, hotel pada sistem LTMS ( Leave and Travel Management System ).
Jatisi                            ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 4, Desember 2948, Hal. 3569-3578 E- ISSN 2503-2933 3577
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Eti , et., al [ Penerapan SAP Untuk Mendukung Invoice Travel Agent pada PT Freeport Indonesia]

## 4.9   Summary Reconcile
Kumpulan faktur tagihan invoice yang disatukan setelah proses reconcile antara beberapa faktur  tagihan  diantaranya  proforma,  LTMS,  refund  dan  komisi  faktur  tagihan  guna mempermudah  proses  pembayaran.  Proses  ini  berlaku  untuk  ketiga  agen  perjalanan  yaitu Vayatour, Bayu Buana dan Bersehati Mutiara Wisata.

## 4.10   Proses Reconcile Paysource
Proses reconcile paysource adalah menyamakan data reference dan total amount dari data yang  terposting  di  sistem  SAP  dari  HRD  travel  dengan  data  summary  yang  direkap  data berdasarkan  faktur  tagihan  invoice  dari  agen  perjalanan.  Reconcile  payment  travel  akan dimaintain pada sistem SAP t- code FBL1N.

## 4.11   Maintain t-code F110 pada sistem SAP
T-code F110 adalah t-code yang dipakai untuk running payment transaksi invoice travel. Dengan memasukan kode identification F2461 otomotis akan muncul tampilan parameter transaksi.

## 4.12   Wire Transfer
Wire Transfer adalah metode transfer dana secara elektronik yang dilakukan melalui jaringan yang disediakan oleh bank. Dana yang ditransfer juga bisa langsung diambil secara tunai di bank. Wire transfer yang digunakan untuk pembayaran invoice travel adalah Biz Channel dari bank Niaga.

## 4.13   File dan Fileling
Setelah faktur tagihan invoice agen perjalanan selesai dibayar, fisik invoice akan difile dan difileling.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
Hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh  peneliti  menyatakan  bahwa  peran  pengendalian Enteprise  Resource  Planning (ERP)  pada  sistem  SAP  dapat  meningkatkan  proses reconcile paysourse pembayaran  faktur  tagihan  ( invoice) berjalan  sesuai  dengan  tagihan  yang  diajukan pihak  agen  perjalanan  ke  Departemen  Finance  dan  Accounting  PT.Freeport  Indonesia.  Saran dalam penelitian ini yaitu, manajemen dapat melakukan penghematan sumberdaya dengan tidak memakai  lagi  tenaga  setelah  sistem  SAP  diimplementasikan.  Mengedepankan  integrasi  antara fungsi  dan  real  time transaction di  dalam  perusahaan    dan  pada  penelitian  selanjutnya diharapkan  pengumpulan  data  dapat  dilakukan  dari  banyak  kasus  agar  data  penelitian  lebih beragam  sehingga  lebih  menarik  untuk  dianalisa  dan  melakukan  penelitian  kuantitatif  dengan dukungan data para pengguna sistem ERP.
3578 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 4, Desember 2022, Hal. 3569-3578 E-ISSN 2503-2933
Eti , et., al [ Penerapan SAP Untuk Mendukung Invoice Travel Agent pada PT Freeport Indonesia] IJCCS Vol. x, No

## DAFTAR PUSTAKA
[1] P. Widodo, J. Komputer, G. B. Sulistyo, D. Pemrograman, and W. Programming, Buku Ini Diterbitkan Atas Kerjasama Dengan Universitas Bina Sarana Informatika . 2020.
[2] T. Metode, “Faktor-faktor yang Mempengaruhi Sistem Informasi Manajemen”.
[3] D.  R.  Gunawan, “Penerapan  Sistem  E-Budgeting  Terhadap  Transparansi  dan Akuntabilitas  Keuangan  Publik  (Studi  pada  Pemerintah  Kota  Surabaya),” AKRUAL  J. Akunt. , Vol. 8, No. 1, p. 72, 2016, doi: 10.26740/jaj.v8n1.p72-102.
[4] A.  Rektiani,  S.  Rahayu,  S.  P.  Yudowati, “Kinerja  Keuangan  dan  Kapabilitas Perusahaan  Sebelum  dan  Sesudah  Implementasi  Enterprise  Resource  Planning  (ERP) (Studi  pada  Perusahaan  Manufaktur  Pengguna  Enterprise  Resource  Planning  yang Terdaftar di Bursa Efek Indonesia Tahun 2008-2016), Vol 4, No. 3, p. 2830, 2017, doi: 10.1017/CBO9781107415324.004.
[5] A. D. A. N. Perancangan, “Bab 3 Analisis dan Perancangan 3.1,” pp. 45–130, 2007.
[6] Y.  Putri,  A.  Y.  Ridwan,  and  R.  W.  Witjaksono, “Pengembangan  Sistem  Informasi Berbasis  Enterprise  Resource  Planning  Modul  Purchasing  (MM-PUR)  pada  SAP Dengan Metode Asap Di PT. Unggul Jaya Sejahtera,” J. Rekayasa Sist. Ind. , Vol. 3, No. 04, p. 108, 2017, doi: 10.25124/jrsi.v3i04.279.
[7] A.  P.  Aristio,  M.  Mudjahidin,  and  A.  P.  Ramadhansyah, “Evaluasi  Penerapan  Modul Plant  Maintenance  pada  ERP  Untuk  Proses  Pemeliharaan  Dengan  Metode  Analisis Event  Log  (Studi  Kasus  PT.  Freeport  Indonesia),”  Sisfo ,  Vol.  09,  No.  02,  2020,  doi: 10.24089/j.sisfo.2020.01.005.
[8] T.  Febrianto  and  D.  Soediantono, “Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  and Implementation Suggestion to The Defense Industry: A Literature Review,” J. Ind. Eng. Manag. Res. , Vol. 3, No. 3, pp. 1–16, 2022, [Online]. Available: http://www.jiemar.org
[9] D. Dessyana and Y. Yolanda, “… Informasi Terhadap Kepuasan Pengguna Enterprise Resource  Planning-System  Application  and  Product  In  Data  Processing  (ERP-SAP) pada  PT.  Inalum  (Persero) …,” JIMAT  (Jurnal  Ilm.  Mhs.  … ,  pp.  259–270,  2022, [Online].
Available:
https://ejournal.undiksha.ac.id/index.php/S1ak/article/view/41017%0Ahttps://ejournal.un diksha.ac.id/index.php/S1ak/article/viewFile/41017/21414