PERAN e-Catalogue DALAM PROSES PENGADAAN ELEKTRONIK
Dian Endianingsih 1
Jurnal Kalibrasi Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@sttgarut.ac.id
1 mydianku@yahoo.com
Abstrak – Saat  ini  teknologi  informasi  telah  banyak  dimandaatkan  dalam  kegiatan  pengadaan barang/jasa  di  pemerintah.  Salah  satu  bagian  penting  dalam  sistem  pengadaan  elektronik  (e- procurement) adalah modul katalog produk (e-catalogue). Modul ini menyimpan informasi produk dan  jasa  dengan  spesifikasi  yang  dibutuhkan  oleh  pengguna.  Peranan e-Catalogue sangat  penting karena  menjadi  dasar  dalam  komporasi  spesifikasi  barang/jasa  yang  akan  diadakan.  Tulisan  ini membahas secara lebih luas peranan dari modul e-Catalogue dalam sistem e-procurement yang ada. Melalui  penerapan e-Catalogue yang  baik,  pengguna  e-procurement  akan  memperolah  manfaat nyata yang diwujudkan dalam bentuk efisiensi dan efektifitas proses pengadaan yang dijalankan.
Kata Kunci – e-procurement, e-catalogue.

## I. PENDAHULUAN
Kemajuan  teknologi  informasi  terjadi  sedemikian  pesatnya  sehingga  data,  informasi,  dan pengetahuan  dapat  diciptakan  dengan  teramat  sangat  cepat  dan  disebarkan  di  seluruh  lapisan masyarakat.  Kemajuan teknologi  informasi bukan hanya di  bidang perdagangan saja melainkan  di berbagai  bidang,  misalnya,  bidang  pendidikan,  keamanan  sosial  dan  pemerintahan.  Teknologi informasi dipergunakan di pemerintahan karena memiliki kelebihan-kelebihan yang menguntungkan daripada cara tradisional.
Pengadaaan  barang  dan  jasa  atau  yang  lebih  dikenal  dengan  lelang  dilakukan  pada  semua pihak baik dari pemerintah maupun swasta. Menurut Keppres No 80 Tahun 2003 tentang  pedoman pelaksanaan  pengadaan  barang  dan  jasa  pemerintah,  lelang  adalah  proses  pengadaan  barang  dan jasa  yang  dilakukan  oleh  pemerintah  buat  penyedia  dan  kontraktor.  Selama  ini  pengadaan  barang dan  jasa  dilakukan  dengan  langsung  mempertemukan  pihak-pihak  yang  terkait  seperti  penyedia barang dan jasa, proses yang dilakukan secara fisik ini memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan.
Kelebihan  yang  didapat  yaitu  para  pengguna  dan  penyedia  barang  dan  jasa  bersama-sama mengetahui alur pelelangan. Tetapi kelemahan dari tahap-tahap pelaksanaan pengadaan barang dan jasa konvesional dan Nepotisme (KKN) berkembang, waktu yang dilakukan lama hingga bila para penyedia  barang  dan  jasa  banyak  menimbulkan  antrian  yang  dipandang  menyia-nyiakan  waktu. Berkaitan dengan banyaknya peluang penyimpangan dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah,  Komisi  Pemberantasan  Korupsi  (KPK)  yang  juga  bertugas  dalam  bidang  pencegahan korupsi berkonsentrasi untuk ikut memecahkan masalah tersebut.
E-procurement  adalah  suatu  bentuk  sistem  baru  dalam  pengadaan  barang  dan  jasa  yang mampu membentuk pemerintah dalam hal transparansi informasi serta layanan masyarakat berbasis web.    E-Procurement    saat  ini    merupakan  salah    satu  pendekatan  terbaik  dalam  mencegah terjadinya  korupsi  dalam  pengadaan  barang  dan  jasa  pemerintah.  Sesuai  dengan    Pedoman Pelaksanaan  Pengadaan  Barang  dan  Jasa  Pemerintah  sebagaimana  diatur  dalam  Kepres  No  80 Tahun  2003  tentang  pedoman  pelaksanaan  pengadaan  barang  dan  jasa  pemerintah,  dengan    e- Procurement    peluang  untuk  kontak  langsung  antara  penyedia  barang  dan  jasa  dengan  panitia pengadaan  menjadi  semakin  kecil,  lebih  transparan,  lebih  hemat  waktu  dan  biaya  serta  dalam
pelaksanaannya mudah untuk melakukan pertanggung jawaban keuangan.
Pemilihan  penyedia  barang  dan  jasa  dengan  menggunakan  sistem  e-Procurement diaplikasikan  untuk  mewujudkan  tujuan  pelaksanaan  pengadaan  barang  dan  jasa  pemerintah  yang efektif,  efisien,  transparan,  adil,  tidak  diskriminatif  dan  akuntabel.    Berdasarkan  kelebihan- kelebihan  yang  ada  pada  e-Procurement    tersebut  maka  Komisi  Pemberantasan  Korupsi    (KPK) mendorong  seluruh  instansi  pemerintah  untuk  secara  bertahap  menerapkan  e-Procurement  dalam sistem pengadaan barang dan jasanya.

## II. URAIAN PENELITIAN

## A. Sistem Pengadaan Elektronik (e-Procurement)
E-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Demikian definisi yang tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang ditetapkan pada tanggal 6 Agustus 2010.
Sementara pengertian Transaksi Elektronik yang tertulis dalam dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transasksi Elektronik yang diundangkan pada tanggal 21 April 2008, adalah perbuatan hukum yang dilakukan dengan menggunakan komputer, jaringan komputer, dan/atau media elektronik lainnya.
Pengadaan secara elektronik atau e-procurement tersebut diperlukan agar Pengadaan Barang/Jasa yang  diselenggarakan  Pemerintah  dapat  terlaksana  dengan  baik,  sehingga  dapat  meningkatkan  dan menjamin  terjadinya  efisiensi,  efektifitas,  transparansi  dan  akuntabilitas  dalam  pembelanjaan  uang negara.  Dengan  demikian  ketersediaan  barang/jasa  dapat  diperoleh  dengan  harga  dan  kualitas  terbaik, proses  administrasi  yang lebih mudah dan cepat, serta dengan biaya  yang lebih rendah, sehingga akan berdampak pada peningkatan pelayanan publik
Secara  spesifik,  dalam  pasal  107  Peraturan  Presiden  Nomor  54  Tahun  2010  dijelaskan  bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik bertujuan untuk:
1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas;
2. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat;
3. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan;
4. Mendukung proses monitoring dan audit; dan
5. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.
Hal  tersebut  sejalan  dengan  upaya  Percepatan  Pemberantasan  Korupsi  yang  dilaksanakan  oleh Pemerintah  Indonesia.  Bahkan  secara  spesifik  Presiden  RI  melalui  Instruksi  Presiden  Nomor  5  Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi yang dikeluarkan pada tanggal 9 Desember 2004, telah menginstruksikan  secara  tegas  kepada  (1)  Para  Menteri  Kabinet  Indonesia  Bersatu,  (2)  Jaksa  Agung Republik Indonesia, (3) Panglima Tentara Nasional Indonesia, (4) Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia,  (5)  Para  Kepala  Lembaga  Pemerintah  Non  Departemen,  (6)  Para  Gubernur,  dan  (7)  Para Bupati  dan  Walikota:  Untuk  melaksanakan  Keputusan  Presiden  Nomor  80  Tahun  2003  tentang Pengadaan  Barang/Jasa  Pemerintah  secara  konsisten  untuk  mencegah  berbagai  macam  kebocoran  dan pemborosan  penggunaan  keuangan  negara,  baik  yang  berasal  dari  Anggaran  Pendapatan  dan  Belanja Negara maupun Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah.
Perlu  pula  dijelaskan  bahwa  dengan  adanya  Peraturan  Presiden  Nomor  54  Tahun  2010  tentang Pengadaan  Barang/Jasa  Pemerintah  yang  ditetapkan  pada  tanggal  6  Agustus  2010,  maka  Keputusan Presiden  Nomor  80  Tahun  2003 tentang  Pengadaan  Barang/Jasa  Pemerintah,  yang  telah  beberapa  kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2007, dinyatakan tidak berlaku lagi sejak tanggal 1 Januari 2011, dan diganti dengan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010.
Beberapa istilah yang perlu diketahui terkait dengan e-procurement.
 Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disebut LPSE adalah unit kerja Kemen- terian/Lembaga/Satuan  Kerja  Perangkat  Daerah/Institusi  (K/L/D/I)  yang  dibentuk  untuk  menye- lenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik.
 E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat  diikuti  oleh  semua  Penyedia  Barang/Jasa  yang  terdaftar  pada  sistem  pengadaan  secara  el- ektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan.
 Katalog elektronik atau E-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah.
 E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik.
 Portal Pengadaan Nasional adalah pintu gerbang sistem informasi elektronik yang terkait dengan informasi  Pengadaan  Barang/Jasa  secara  nasional  yang  dikelola  oleh  Lembaga  Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
 Sistem  Pengadaan  Secara  Elektronik  (SPSE)  adalah  aplikasi  e-procurement  yang  dikembangkan oleh LKPP untuk digunakan oleh LPSE di instansi pemerintah seluruh Indonesia.
Sistem  pengadaan  yang  saat  ini  berjalan  di  pemerintahan,  pada  umumnya  telah  menggunakan system e-Procurement di mana proses pendaftaran peserta serta penyampaian dokumen dilakukan secara elektronik melalui media internet. Saat ini, kebijakan pengadaan secara elektronik telah dikoordinasikan oleh  Lembaga  Kebijakan  Pengadaan  Barang/Jasa  Pemerintah  (LKPP).  Untuk  setiap  Kementerian/ Lembaga/Satuan  Kerja  Perangkat  Daerah/  Instansi  Lainnya  yang  menyelenggarakan  pengadaan  secara elektronik, perlu menetapkan pengelola Layanan Pengadaan secara Elektronik (LPSE) yang bertanggung jawab dalam pengelolaan tersebut.
Dari sisi  tahapan, perbedaan antara pengadaan secara manual dan secara elektronik dapat dilihat pada tabel sebagai berikut :
No. Tahapan Manual Elektronik 1. Pembuatan user ID dan password untuk Panitia Pengadaan Barang/Jasa (PPBJ) Tidak Ada Panitia PBJ mengajukan pem- buatan user ID dan password kepada admin agency 2. Penyusunan jadwal dan Dokumen Pengadaan Jadwal yang telah disusun oleh PPBJ disampaikan kepada PPK, Dokumen Pengadaan juga disampaikan kepada PPK untuk ditandatangani PPK Jadwal dan Dokumen Pengadaan yang telah disusun oleh PPBJ, disampaikan kepada PPK agar disetujui PPK, melalui komunikasi online 3. Penetapan HPS Dilakukan oleh PPBJ Dilakukan oleh PPK 4. Pengumuman Pelelangan Melalui website instansi dan media cetak Melalui website instansi, aplikasi e-Procurement, dan Portal Pengadaan Nasional 5. Pendaftaran Lelang  dan Pengambilan Dokumen Pengadaan oleh peserta lelang Datang langsung (tatap muka) Pendaftaran melalui aplikasi e- Procurement Dokumen Pengadaan dapat di- download melalui aplikasi e- Procurement 6. Penjelasan pekerjaan (aanwijzing) dan Pengambilan Berita Acara aanwijzing Datang langsung (tatap muka) Melalui komunikasi/tanya ja- wab online pada aplikasi e- Procurement. Berita Acara aanwijzing dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi e-
Procurement
7. Pengambilan Perubahan Dokumen Penga- daan/Adendum (jika ada) oleh peserta lelang Datang langsung (tatap muka) Dapat di-download melalui aplikasi e-Procurement 8. Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran Datang langsung (tatap muka) Berbentuk dokumen elektronik yang disandikan (encrypt) dan dikirim (upload) melalui ap- likasi e-Procurement dan dibu- ka (decrypt) secara elektronik 9. Pengambilan Berita Acara Evaluasi Penawaran oleh peserta lelang Datang langsung (tatap muka) Dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi e- Procurement 10.  Pengambilan Berita Acara Hasil Pelelangan oleh peser- ta lelang Datang langsung (tatap muka) Dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi e- Procurement 11.  Pengumuman Pemenang Lelang Media pengumuman kantor serta dikirimkan juga me- lalui faks kepada seluruh peserta lelang Melalui website instansi dan aplikasi e-Procurement serta dikirimkan juga melalui e-mail kepada seluruh peserta lelang 12.  Sanggah Hasil Lelang Datang langsung (tatap muka) atau surat menyurat Melalui komunikasi online atau mengirim file sanggahan melalui aplikasi e-Procurement B. Peran e-Catalog ue e-Catalogue dapat  didefinisikan  sebagai  sebuah  tempat  penyimpanan  elektronik  informasi tentang barang, produk, atau pun jasa. Sebagai bagian dari e-Procurement, e-Catalogue memainkan peranan  yang  penting  karena  berisikan  daftar  item,  spesifikasi  dan  harga  yang  menjadi  rujukan dalam  komparasi  berbagai  produk  sejenis.  Melalui  e-Catalogue,  pengguna  jasa  dapat  memastikan bahwa penawaran yang disampaikan oleh vendor telah memenuhi atau tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Manajemen katalog memainkan peran penting dalam menciptakan siklus implementasi penuh dari  Solusi  E-Procurement.  Katalog  berarti  "Sebuah  pencacahan  lengkap  item  disusun  secara sistematis  dengan  rincian  deskriptif". e-Catalogue adalah  dokumen  elektronik  yang  membawa spesifikasi  produk,  daftar  dan  informasi  secara  detail. e-Catalogue dapat  diakses  kepada  para pelanggan  dan  mitra  melalui  internet.  Sebuah  manajemen  katalog  sukses  meningkatkan  hubungan kerja  antara  pembeli  dan  pemasok  juga  secara  otomatis  menyediakan  bagian  untuk  produk bersumber, pemasok dan proses pemesanan. Selain ini mereka menyediakan link ke review produk dan informasi industri.
e-Catalogue mengatur  informasi  rinci  mengenai  produk  dan  layanan  yang  ditawarkan, mengklasifikasikan,  mengkategorikan  dan  mendistribusikan  informasi  produk  dengan  benar. e- Catalogue tidak  terbatas  hanya  menyediakan  informasi  rinci  tetapi  juga  memberikan  manfaat sebagai berikut :
 Membantu pemasok dalam menciptakan, menganalisis dan memvalidasi konten katalog.
 Mengarahkan dan dapat  melakukan pemantauan dan pemeliharaan semua komunikasi antara semua pihak yang terlibat.
 Melakukan validasi terhadap konten format data, logika bisnis dan struktur coding.
 Pemantauan semua proses manajemen katalog.
 Memperbarui  daftar  pada  saat  yang  produk  baru  di  pasar  dengan  membuatnya  tersedia  bagi pelanggan.
 Memberikan  perbandingan  fitur  produk,  memeberikan  masukan  terkait  produk  dan  produk dan layanan alternatif untuk pelanggan.
Manfaat menggunakan e-Catalogue adalah :
 Penanganan  katalog  manual  sangat  melelahkan  dan  membosankan  pilihan  karena mengkonsumsi banyak ruang dan waktu dan juga terbukti menjadi mahal. Tapi katalog online memungkinkan data diperbarui dan diakses dengan cepat dan mudah.
 Katalog online juga lebih mudah dicari dan membantu pemulihan instan.
 Struktur  katalog  akan  membantu  pengguna  untuk  mengelompokkan  barang/produk  menjadi jauh lebih mudah sehingga membuatnya mudah diakses.
 Memberikan  peluang  menerima  order  pembelian  secara  online  yang  akan  mengakibatkan penghematan biaya.
 Hal  ini  meningkatkan  keakuratan  order  karena  mengurangi  waktu  yang  sebelumnya digunakan  untuk  mengkonfirmasi  tanda  kutip  dan  harga  atau  singkatnya  kita  dapat mengatakan  itu  mengurangi  waktu  percakapan  dengan  menghadirkan  detail  produk  dan spesifikasi panjang penuh.
 Pembelian dibuat dengan memilih item dari katalog on-line.
 Pemasok dapat menerima pesanan pembelian sebagai order elektronik di pasar.
 Datanya  lebih  akurat  sehingga  mengurangi  tingkat  kesalahan  ketidaksesuaian  antara  faktur dan pesanan pembelian.
 Solusi  manajemen  katalog  dapat  meningkatkan  efisiensi  dalam  proses  pengadaan  yang  ada organisasi yang terdiri dari proses desain, manajemen perubahan dan komunikasi
III.  Implementasi e-Catalogue
e-Catalogue adalah    hal    yang    dianggap    paling    kritis    dalam    e-procurement    yang memberikan  pengaruh  secara  maksimal  pada    seluruh    sistem. e-Catalogue berdasarkan  internet dibutuhkan oleh pengguna barang secara langsung. Dengan pedoman yang jelas e-Catalogue akan memberikan  keleluasaan  dan    fleksibilitas  untuk  para  pengguna  atau    pemakai    barang,    sehingga memungkinkan  pembelian  yang  cepat  dan terkonsolidasi. Ada beberapa alternatif pilihan strategi untuk implementasi e-Catalogue sebagai berikut.
 Unified (Common) E-Catalogue Strategy.
Dengan  strategi  ini,  UC  akan  menciptakan  master,  yang  dibuat berdasarkan persetujuan yang    tersedia  untuk    semua    afiliasi.    Strategi  ini  umumnya  digunakan  untuk  katalog  yang digunakan bersama dan disarankan untuk  kontrak yang  sudah  ada untuk grup  jenis barang- barang yang digunakan oleh sebagian besar unit organisasi.
 Coordinated E-Catalogue Strategy.
Dengan    strategi    ini,    UC    akan    menggunakan    secara    lokal,    yang  mencakup    kebutuhan khusus  dari  tiap-tiap  institusi.  Kebutuhan khusus  ini  termasuk  jenis  barang,  dan  syarat- syarat  kontrak pembelian.
 Guided E-Catalogue Strategy.
Dengan  strategi  ini,  tiap-tiap  institusi  UC  akan  bebas  akan mengembangkan  sendiri  atau akan  menggunakan  master  catalog yang dipergunakan pusat.
Pelaksanaan    e-procurement    menyangkut    transformasi    dari    kebiasaan    pembelian  dengan sistem  lama  ke  proses  pembelian  baru  yang  interaktif,  berbasis  internet,  yang  dikelola  secara  real time baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Memilih e-Catalogue yang  ditawarkan  harus  juga melihat    kebutuhan    bisnis    lembaga    dan    berbagai  implementasi  yang  ada.  Pertimbangan implementasi  yang  paling  penting  yang  perlu  dipertimbangkan    ialah cooperative    purchasing, established    network,    deployment    catalog  solution,    catalog    standarization dan coordinated order  placement. Dikaitkan  dengan alternatif-alternatif  katalog  yang  ditawarkan,  maka  dapat dibuat  matriks  sebagai berikut ini.

## Gambar 1 Matriks e-Catalogue

## Pilihan Manajemen Katalog.
Melalui    sistem e-Catalogue yang    baik,    dengan    mudah,    cepat    dan    akurat    pengguna barang dapat menseleksi dan memesan barang. Barang-barang yang ada di katalog telah  ditentukan harga  dan  waktu  penyerahannya  melalui  perundingan  dan negosiasi  sebelumnya. Ada  beberapa pendekatan  untuk  menciptakan, memelihara  dan mengakses  isi  katalog  ini.  Ada  lima  pilihan yang  disodorkan  oleh  konsultan mengenai manajemen katalog ini, yaitu :
 Buyer Centric,
Pada    dasarnya,    dalam    pilihan    ini    semua    kegiatan  mengenai    katalog  dilakukan  di perusahaan pembeli.
 Seller Centric,
Dalam    opsi   ini,   semua    kegiatan    mengenai    katalog    dilakukan    atau  dikonsentrasikan  di perusahaan penjual.
 Third Party Content Aggregation, Di sini kegiatan mengenai katalog dilakukan oleh pihak ketiga, yang menawarkan barang dari berbagai penjual.
 Distributed Seller,
Disini    manajemen    katalog    dilakukan    berdua,    dimana    penjual  merencanakan    pengisian atau  pemutakhiran  katalog,  dan  minta persetujuan pembeli terlebih dahulu.
 Distributed Buyer.
Dalam manajemen  jenis  ini,  dengan  penggunaan  hubungan  internet yang terbuka, penjual melakukan kegiatan terhadap katalog, sehingga pembeli tidak perlu memutakhirkan katalog.

## V. KESIMPULAN
Penerapan e-procurement di Indonesia masih terus tumbuh dan berkembang. Penyempurnaan berbagai  aspek  yang  terkait  dengan  sistem  berbasis  teknologi  informasi  ini  tentunya  akan  tetap diperlukan  dan  disesuaikan  dengan  perkembangan  kebutuhan  penggunanya,  salah  satunya  dengan implementasi  e-Catalague  yang  baik  dan  mengakomodasi  pihak-pihak  yang  terlibat  dalam  e- Procurement.
Nightisabha,  Ita  Akyuna.  2009.    Persepsi  Pengguna  Layanan    Pengadaan  Barang  dan  Jasa Pemerintah  Kota  Yogyakarta  Terhadap  Implementasi  Sistem    E-Procurement.  Jurnal  Siasat Bisnis, (Online),Volume 13, Nomor 2 (http://journal.uii.ac.id,  diakses 08/11/2014)
Sari, Sherlya Ayu Nidya. 2009.  Evaluasi e-procurement Dalam Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah di Kota Surabaya, Online http://ejournal.unesa.ac.id/ diakses 08/11/2014.
Indrajit, Richardus Eko. Dasar, Prinsip, Teknik dan Potensi Pengembangan e-Procurement, Penerbit Dinastindo, Jakarta, 2003.
LKPP, Rancangan Pedoman Umum Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di Lingkungan Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi Lainnya, Lembaga Kebijakan Pengadaaan Barang/Jasa Pemerintah.