## Perancangan Sistem Penataan Arsip Berbasis Website
Sugiyamta 1 , Isworo Nugroho 2 , Fahmi Fata Rayhan 3 , Muji Sukur 4 , Teguh Khristianto 5 1,2,3,4,5 Sistem Informasi, Universitas Stikubank, Indonesia e-mail: 1 sugiyamtagik@edu.unisbank.ac.id, 2 isworo@edu.unisbank.ac.id,
3 fahmifata374@gmail.com, 4 Muji.sukur@edu.unisbank.ac.id, 5 Teguh khris @edu.unisbank.ac.id

## Abstract
Archives have an important role in an agency or company to support administrative processes or activities carried out in the company. If the archives that are owned are not managed properly, it can  make  it  difficult  to  find  the  stored  information  and  eventually  can  hinder  the  next  process. Therefore,  archives  must  be  managed  properly  and  properly.  This study  discusses  how  to  design, implement  the  system  and  maintain  and  document  security  to  avoid  damage.  This  system  was created using the PHP MySQL application. The system is built to be able to support the process of storing and retrieving the required documents in a fast and precise time.
Keywords: Web, Php, Arsip, Mysql

## Abstrak
Arsip  memiliki  peranan  penting  dalam  suatu  instansi  atau  perusahaan  untuk  mendukung proses atau kegiatan administrasi yang dilakukan di perusahaan tersebut. Jika arsip-arsip yang dimiliki tidak dikelola dengan baik, dapat mempersulit pencarian informasi yang tersimpan dan akhirnya dapat  menghambat  proses  selanjutnya.  Oleh  karena  itu,  arsip  harus  dikelola  dengan    baik  dan benar.  Penelitian  ini  membahas  bagaimana  merancang,  mengimplementasikan  sistem  dan pemeliharaan  dan  keamanan  dokumen  untuk  menghindari  kerusakan.  Sistem  ini  dibuat menggunakan  aplikasi  PHP  MySQL.  Sistem  yang  dibangun  untuk  dapat  mendukung  proses penyimpanan dan pengambilan  dokumen yang dibutuhkan dalam waktu yang cepat dan tepat.
Kata Kunci: Web, Php, Arsip, Mysql

## 1. PENDAHULUAN
Peranan  arsip  begitu  penting  untuk  kegiatan  suatu  organisasi,  maka keberadaan  arsip  perlu  mendapatkan  perhatian  khusus  dan  untuk  menjaga keaslian  arsip  perlu  dilakukan  proses  penyimpanan  yang  baik.  Penyimpanan arsip  berarti  melindungi  arsip  agar  tetap  sebagai  pusat  ingatan  dan informasinya berguna bagi instansi atau organisasi  [1]. Arsip merupakan salah satu  sumber  informasi  yang  memiliki  fungsi  penting  untuk  menunjang  proses kegiatan  administrasi  dan  pengelolaan  suatu  instansi.  Semua  kegiatan  yang dilakukan oleh instansi, baik berupa surat menyurat, maupun dokumen lainnya, yang  akan  diarsipkan.  Informasi  yang  terekam  tersebut  merupakan  bukti  dan dokumentasi atau ingatan bagi instansi yang bersangkutan [2].
Sedangkan  konsep  kearsipan  sebenarnya  merupakan  sumber  informasi yang lengkap baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang. Oleh karena itu  peneliti  bertujuan  untuk  membuat  suatu  sistem  untuk  menganalisis permasalahan  kearsipan  agar  dapat  diakses  secara  online,  sehingga
memudahkan  dalam  proses  penyimpanan  dan  meminimalisir  terjadinya kerusakan  dan  kehilangan,  atau  hal-hal  yang  sering  terjadi  pada  sistem penyimpanan arsip yang masih manual. Arsip dokumen akan terus berkembang seiring  berjalannya  waktu  dan  semakin  kompleksnya  aktivitas  dan  fungsi instansi.  Oleh  karena  itu,  kearsipan  perlu  dikelola  dengan  baik  melalui komputerisasi  untuk  membangun  pengelolaan  organisasi  yang  efektif,  efisien, dan produktif demi kemajuan instansi. Tentunya harus sesuai dengan tata cara pengarsipan  yang  benar  agar  arsip  tetap  terjaga  keutuhan  informasi  dan fisiknya.  Ketika  informasi  telah  terkomputerisasi,  maka  untuk  mengaksesnya akan lebih mudah dan cepat. Hal ini merupakan keuntungan teknologi informasi bagi penggunanya [3].

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian merupakan representasi dari langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan penelitian, pada produk ini penulis membagi pengembangan aplikasi menjadi beberapa tahapan yaitu :

## 2.1. Metode Pengumpulan Data
a) Studi  Kepustakaan,  yaitu  mengumpulkan  data  dengan  mempelajari artikel  ilmiah,  untuk  mendapatkan  pemahaman  lebih  lanjut  tentang produk yang akan dibuat.
b) Wawancara, yaitu pengumpulan data dengan melakukan tatap muka dan tanya jawab langsung dengan pemangku kepentingan.

## 2.2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Pada  penelitian  ini  perancangan  sistem  akan  menggunakan  model perangkat  lunak Waterfall atau  sering  juga  disebut  dengan  Linear  Sequential Model  karena  sangat  cocok  untuk  merancang  dan  mengembangkan  suatu sistem. Berikut ini adalah struktur dari metode waterfall :
Gambar 1. Metode Waterfall
Berikut keterangan dalam metode waterfall :
a) System Information and Engineering Modeling
Permodelan  ini  diawali  dengan  mencari  kebutuhan  dari  keseluruhan sistem  yang  akan  diaplikasikan  ke  dalam  bentuk  software.  Hal  ini  sangat penting,  mengingat  software  harus  dapat  berinteraksi  dengan  elemen-elemen yang lain seperti hardware, database  dan sebagainya. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition

## b) Software Requirements Analysis
Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan  pada software. Untuk  mengetahui  sifat  dari  program  yang  akan  dibuat,  maka  para  software engineer  harus  mengerti  tentang  domain  informasi  dari  software,  misalnya fungsi  yang  dibutuhkan,  user  interface,  dan  lain-lain.  Dari  2  aktivitas  tersebut (pencarian  kebutuhan  sistem  dan  software)  harus  didokumentasikan  dan ditunjukkan kepada pelanggan.

## c) Design
Proses  ini  digunakan  untuk  mengubah  kebutuhan-kebutuhan  diatas menjadi  representasi  ke  dalam  bentuk  “blueprint”  software  sebelum  coding dimulai.  Desain  harus  dapat  mengimplementasikan  kebutuhan  yang  telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.

## d) Coding
Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin,  yaitu  ke  dalam  bahasa  pemrograman  melalui  proses  coding.  Tahap  ini merupakan  implementasi  dari  tahap  design  yang  secara  teknis  nantinya dikerjakan oleh programmer.

## e) Testing / Verivication
Sesuatu  yang  dibuat  haruslah  diujicobakan.  Demikian  juga  dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus sesuai dengan kebutuhan.

## f) Maintenance
Pemeliharaan  suatu  software  diperlukan,  termasuk  di  dalamnya  adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika  dijalankan  mungkin  saja  masih  ada  error  kecil  yang  tidak  ditemukan sebelumnya,  atau  ada  penambahan  fitur-fitur  yang  belum  ada  pada  software tersebut.  Pengembangan  diperlukan  ketika  adanya  perubahan  dari  eksternal perusahaan  seperti  ketika  ada  pergantian  sistem  operasi,  atau  perangkat lainnya. [4]

## 2.3. Analiisis dan Perancangan
Analisis data digunakan untuk mengolah data menjadi informasi sehingga karakteristik  data  tersebut  bisa  dipahami  dan  bermanfaat  untuk  solusi permasalahan,  tertutama  masalah  yang  berkaitan  dengan  penelitian.Atau
definisi lain dari analisis data yaitu kegiatan yang dilakukan untuk merubah data hasil dari penelitian menjadi informasi yang nantinya bisa dipergunakan dalam mengambil kesimpulan, dengan menggunakan teknik reduksi data, display data, dan pengampilan keputusan dan verifikasi.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Perancangan  sistem  dilakukan  setelah  tahap  analisis  sistem  selesai dilakukan.  Tujuan  utama  dari  perancangan  sistem  secara  umum  adalah  untuk memberikan  gambaran  kepada  user  mengenai  sistem  (aplikasi)  yang  akan digunakan.  Perancangan  aplikasi  dibuat  bersifat object  oriented (berorientasi objek) dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML) sebagai bahasa pemodel.
3.1. Perancangan Use Case Admin
Use Case Diagram Use Case Diagram yaitu diagram yang menggambarkan dan mempresentasikan aktor, Use Case s, dan dependencies suatu proyek dimana tujuan  dari  diagram  ini  adalah  untuk  menjelaskan  konsep  hubungan  antara sistem dengan dunia luar [5].

## Gambar 2. Use Case Diagram
Gambar  2  menunjukkan  bahwa  admin  dapat  berinteraksi  pada  halaman pertama yaitu dashboard yang menampilkan semua item yang ada pada aplikasi, serta dapat menambahkan operator yang ingin jadi pengguna pada program, Use Case diatas  juga  dapat  mengelola  ataupun  menambah  surat  masuk  ataupun keluar dan melihat daftar surat yang telah dimasukkan kedalam sistem ataupun surat  keluar,  dan  administrator  mampu  membuat  laporan  surat  yang  telah tersimpan kedalam sistem sesuai kebutuhan.

## 3.2. Activity Diagram
Activity  Diagram menggambarkan  proses  bisnis  dari  aplikasi  yang dibangun dan urutan aktivitas dalam sebuah proses yang dilakukan [6]. Activity Diagram pada perancangan sistem inrformasi sebagai berikut:
a) Activity Diagram (Admin) pada perancangan sistem penataan arsip pekerjaan Gambar 3 menjelaskan bahwa pada halaman utama admin terdapat menu login, pada menu login ini hanya admin yang dapat mengakses. Pada menu login ini  admin  dapat  mengelola  user,  admin  juga  dapat  mengkelola  dokumen  dan mengkelola  data  letak  setelah  mengkelola  data  letak  akan  keluar  hasil  output sistem kearsipan.
Gambar 3. Activity Diagram (admin)
b) Activity Diagram (Pengguna)
Gambar  menjelaskan  bahwa  pada  halaman  utama  pengguna  terdapat halaman  beranda,  pada  menu  halaman  beranda  ini  pengguna  bisa  melihat dokumen,  lihat  letak  dokumen  dan  mencetak  dokumen,  setelah  mencetak dokumen  pengguna  dapat  melihat  hasil  output  tampilan  dan  menu  sistem informasi  arsip. Activity  Diagram (Pengguna)  pada  perancangan  sistem penataan arsip pekerjaan ditunjukan seperti Gambar 4.
Gambar 4. Activity Diagram (pengguna)

## 3.2. Sequence Diagram
Sequence  Diagram Sequence  Diagram adalah  salah  satu  dari  diagram- diagram  yang  ada  pada  UML. Sequence  Diagram ini  adalah  diagram  yang menggambarkan  kolaborasi  dinamis  antar  sebuah  objek.interaksi  antar  objek [7].
a) Sequence Diagram Admin
Pada  perancangan  sistem  penataan  arsip  pekerjaan  ditunjukan  seperti Gambar 5.
Gambar 5. Sequence Diagram admin
Pada  Gambar  5  menjelaskan  admin  dapat  mengkelola  user,  admin  juga dapat mengkelola dokumen arsip dan mengkelola data letak dokumen.

## b) Sequence Diagram Pengguna
Sequence  Diagram Pengguna  pada  perancangan  sistem  penataan  arsip pekerjaan  ditunjukan seperti Gambar 6.
Gambar 6. Sequence Diagram pengguna
Pada Gambar 6 menjelaskan pengguna dapat mengakses melihat dokumen, mengakses lihat letak dokumen, dan mengakses cetak dokumen.

## 3.3. Tabel Database.
Tabel  1  di  bawah  ini  adalah  ilustrasi  dari  tabel  yang  dibuat  untuk mendukung system yang dibangun. Meskipun tampak sangat sederhana, namun pengelolaan  surat  lebih  baik  dilakukan  dengan  aplikasi  database  yang mendukung akurasi dan kecepatan data retrieval .
a) Tabel User
Pada  tabel  user  digunakan  untuk  menyimpan  data  admin  dan  pengguna aplikasi.  Implementasi  database  tabel  users  pada  basis  data.  “db_arsip”  dapat dilihat pada gambar 7 dengan nama tabel “users” dan primary key “user_id”.
Gambar 7. Struktur Tabel User

## b) Tabel Dokumen

## Gambar 8. Struktur Tabel Dokumen

## 3.4. Hasil Implementasi
Berikut  ini  merupakan  hasil  implementasi  dari  perancangan  sistem Penataan Arsip Pekerjaan.
a) Tampilan Login
Yaitu  tampilan  untuk  menginputkan  nama  user  maupun  password  yang telah didaftarkan oleh administrator agar dapat masuk kedalam system, Seperti pada Gambar 9.

## Gambar 9. Login Admin
Jika  admin  atau  pengguna  berhasil  login  maka  selanjutnya  dapat  masuk kedalam sistem sesuai akses. Untuk akses admin dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 10. Halaman Awal Admin
Apabila  email  dan  password  pengguna  salah  maka  sistem  akan menampilkan  notifikasi  bahwa  email  dan  password  salah.  Apabila  pengguna memasukan  email  dan  password  yang  tidak  terdaftar  pada  database  maka sistem akan menampilkan notifikasi bahwa email dan password tidak terdaftar. Admin  dapat  menambahkan  data  pengguna  dengan  cara  memilih  menu  user kemudian  klik  ikon Tambah  Pengguna. Setelah  form  tambah  pengguna  terisi kemudian pilih button save untuk menyimpan data user.
b) Halaman User/Pengguna
Pada  halaman  menu  pengguna  menampilkan  sub  menu  yang  dapat dikelola oleh admin antara lain:
1) Data pengguna
Tampilan  Halaman  Kelola  Data  Pengguna  berupa  halaman  yang menampilkan tabel data pengguna/admin yang terdaftar.

## Gambar 11. Halaman Pengguna
2) Rak Dokumen Tampilan  Halaman  Rak  Dokumen  berupa  halaman  yang  menampilkan tabel data rak yang telah ditambahkan oleh admin.
Gambar 12. Halaman Rak Dokumen

## 3) Kategori Dokumen
Tampilan Halaman Kategori Dokumen berupa halaman yang menampilkan tabel data kategori yang telah ditambahkan oleh admin.

## Gambar 13. Halaman Kategori Dokumen
4) Halaman Arsip Tampilan  Halaman  Arsip  berupa  halaman  yang  menampilkan  tabel  data dokumen arsip yang telah ditambahkan oleh admin.

## Gambar 14. Halaman Arsip

## 4. SIMPULAN
Berdasarkan pembahasan tentang sistem informasi pengarsipan dokumen berbasis  web  pada  perumnas-  regional  I  Medan,  maka  diambil  kesimpulan bahwa  dengan  adanya  sistem  pengarsipan  berbasis  web  penataan  dokumen tersusun  rapi  dan  menggunakan  waktu  yang  lebih  efektif.  Sistem  ini  dapat memudahkan proses pekerjaan lebih terstruktur sehingga memudahkan proses
penyimpanan  dan  pencarian  dokumen.  Dalam  pengembangan  sistem selanjutnya  ditambahkan  fitur  pengelompokan  arsip  berdasarkan  retensi  yang perlu  dimusnahkan  mengingat  setiap  tahunnya  dokumen  arsip  semakin bertambah.  Perlu  dipertimbangkan  adanya  penambahan  fitur report  by  grade untuk melihat arsip yang paling sering digunakan. Untuk pengembangan sistem selanjutnya  disarankan  penambahan  fitur  untuk  dokumen  surat  masuk  atau keluar dan dokumen yang sering digunakan .

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Resti, R.., Listiyoko, L., Saragih ,M., Presillia, A., 2020, “Sistem Pengelolaan Dokumen  Surat  Menggunakan  Metode  Alphabetical  Filing  Dan Chronology System,” J. Komput. dan Inform., vol. 15, no. 1, pp. 192– 200,
[2] Linda,  Ulu.,  Rusmawati,  Titis.,  Anggraeiny,  Rosa.,  Arifin,  M.Z.,  2019, “Sistem  Pengelolaan  Arsip  di  Kantor  Kelurahan  Sidodadi  Kecamatan Samarinda” eJournal Administrasi Negara, Volume 7, Nomor 1,  pp. 8484- 8498.
[3] Simangunsong,  A.,  2018,  “Sistem  Informasi  Pengarsipan  Dokumen Berbasis Web,” J. Mantik Penusa, vol. 2, no. 1, pp. 11–19,.
[4] Tristianto, C., 2018, “Penggunaan Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem  Monitoring  Dan  Evaluasi  Pembangunan  Pedesaan,”  ESIT,  vo;.12, no. 1, pp. 8–22,
[5] Mulyani,  S.,  2016,  “Metode  Analisis  dan  Perancangan  Sistem.  Bandung”, Abdi Sistematika.
[6] Chen,  M.  2009,  “UML Activity  Diagram Based  Automatic  Test  Case Generation For Java Programs,” Comput. J., pp. 545–556,
[7] Hendini,  A.,  2016,  “Pemodelan  UML  Sistem  Informasi  Monitoring Penjualan  dan  Stok  Barang  (Studi  Kasus :  Distro  Zhezha  Pontianak),” Jurnal Katulistiwa Informatika, vol. 4, No 2, pp. 107-116