Indonesian of Health Information Management Journal

## Kinerja Petugas Rekam Medis di Rumah Sakit Bhakti Mulia Tahun 2019
Siva Maulia Fauziah 1 , Nanda Aula Rumana 2 , Deasy Rosmala Dewi 3 , Laela Indawati 4 1 Unit Rekam Medis Rumah Sakit Bhakti Mulia Jakarta 2,3,4 Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Universitas Esa Unggul, Jakarta, Indonesia Jalan Arjuna Utara No. 9 Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11510 Korespondesi E-mail: nanda.rumana@esaunggul.ac.id
Submitted: 6 Juni 2020, Revised: 11 Desember 2020, Accepted: 18 Desember 2020

## Abstract
Medical records are important units in hospitals; therefore, the organization of medical records must be managed by personnel who are competent in their fields.  The purpose of this research is to know the description of the characteristics and performance of officers.The research method uses descriptive quantitative analysis, the number of respondents was 26 officers.  The results of the study, obtained by officers in the medical record unit who came behind medical record education (35%), the last education was SMA/SMK (50%), never attended training (75%), the average length of service of the officer was 38 months, average age of officers 24 years, gender of female officers (63%), high knowledge (100%).  In the case mix unit, there were officers who did not graduate from medical records (44.4%), the last education was a diploma (44.4%), never attended training (88.9%), the average length of work 24 months a month, the sex of female officers (100%), average age of staff 24 years, high knowledge (100%).  In the TPP unit, officers who have not graduated from medical records (100%), the last education of officers are SMA / SMK (100%), never attended training (100%), the average length of service of officers is 18 months, the sex of female officers (100%), high knowledge (55.6%).  The average performance of officers in the medical record unit (55.41%), case mix (56.29%), and TPP (55.18%).  It is recommended to Bhakti Mulia Hospital to provide education or training to officers on medical record knowledge, officers can manage time so that they can complete work on time.
Keyword: characteristic, performance, medical record officers.

## Abstrak
Rekam medis adalah unit penting di rumah sakit, oleh karena itu pelaksanaan kegiatan rekam medis harus dikelola oleh orang yang kompeten dibidangnya. Tujuan dalam penelitian ini adalah mengetahui gambaran karakteristik dan kinerja  petugas.  Metode  penelitian  menggunakan  analisis  kuantitatif  deskriptif,  jumlah  responden  sebanyak  26 petugas. Hasil penelitian, didapat petugas di unit rekam medis yang berlatang belakang pendidikan rekam medis (35%),  pendidikan  terakhir  adalah  SMA/SMK  (50%),  tidak  pernah  mengikuti  pelatihan  (75%),  rata-rata  lama bekerja  petugas  adalah  38  bulan,  rata-rata  usia  petugas  24tahun,  jenis  kelamin  petugas  perempuan  (63%), pengetahuan tinggi (100%). Pada unit casemix terdapat petugas bukan lulusan rekam medis (44,4%), pendidikan terakhir adalah diploma (44,4%), tidak pernah mengikuti pelatihan(88,9%), rata-rata lama bekerja petugas 24 bulan, jenis kelamin petugas perempuan (100%), rata-rata usia petugas 24 tahun, pengetahuan tinggi (100%). Di unit TPP petugas yang bukan lulusan rekam medis (100%), pendidikan terakhir petugas adalah SMA/SMK (100%), tidak pernah  mengikuti  pelatihan(100%),  rata-rata  lama  bekerja  petugas  adalah  18  bulan,  jenis  kelamin  petugas perempuan (100%), pengetahuan tinggi (55,6%). Rata-rata kinerja petugas di unit rekam medis (55,41%), casemix (56,29%),  dan  TPP  (55,18%).  Disarankan  kepada  Rumah  Sakit  Bhakti  Mulia  agar  memberikan  edukasi  atau pelatihan  kepada  petugas  tentang  pengetahuan  rekam  medis,  petugas  dapat  memanajemen  waktu  agar  dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
Kata Kunci : karakteristik, kinerja, petugas rekam medis.

## Pendahuluan
Rumah sakit adalah  fasilitas kesehatan yang mengadakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan secara  paripurna  dimana  pelayanan  yang  tersedia  diantaranya  pelayanan  rawat  jalan,  rawat    inap,  dan instalasi gawat darurat (1). Selain itu rumah sakit juga menjadi tempat pelatihan untuk tenaga kesehatan dan pusat pelatihan medis (2). Rekam medis adalah sebuah unit yang penting dan tidak bisa dihilangkan dalam sebuah rumah sakit, dengan perkembangan ilmu kedokteran, hukum kesehatan, perkembangan teknologi  serta  pola  fikir  pasien  atau  masyarakat  yang  semakin  kritis  dalam  menanggapi  hak-haknya, sehingga pelaksanaan rekam medis harus dikelola dengan petugas kesehatan yang professional (3).
Menurut  Permenkes  No.  55  Tahun  2013  pasal  1  Perekam  Medis  adalah  orang  menyelesaikan pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan (4). Seorang  Perekam  medis  mempunyai  tujuh  kompetensi  yang  harus  dijalankan  fungsi-fungsinya  oleh organisasi profesinya. Ketujuh kompetensi tersebut adalah: (1) Klasifikasi dan Kodifikasi Penyakit dan Masalah  Terkait  serta  Tindakan  Medis,  (2)  Aspek  Hukum  dan  Etika  Profesi,  (3)  Manajemen  Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, (4) Menjaga Mutu Rekam Medis, (5) Statistik Kesehatan, (6) Manajemen Unit Kerja Rekam Medis, (7) Kemitraan Profesi. Berdasarkan 7 kompetensi tersebut menunjukan bahwa seorang  petugas  di  unit  rekam  medis  diharapkan  mampu  menjalankan  fungsinya  dari  klasifikasi  dan kodifikasi  penyakit,  masalah-masalah  yang  berkaitan  dengan  kesehatan  dan  tindakan  medis  sampai dengan kemitraan profesi (5).
Saat ini masih banyak rumah sakit yang petugas rekam medisnya bukan lulusan dari Rekam Medis dan  Informasi  Kesehatan.  Hal  tersebut  dapat  dilihat  dari  beberapa  penelitian  diantaranya,  penelitian Sudra terdapat sebanyak 52,6%, Budiyanti sebesar 77,78% (6), dan Renada sebesar 83,3% presentase petugas yang bukan lulusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (7).
Tingginya presentase petugas yang bukan lulusan rekam medis dapat mempengaruhi pengetahuan. Menurut penelitian Budiyanti menginformasikan bahwa terdapat ≤80% presentase pengetahuan petugas rekam  medis  yang  belum  memenuhi  standar  (6).  Dalam  penelitian  Aquila  juga  menjelaskan  bahwa terdapat  58,5%  petugas  dengan  pengetahuan  kurang  baik  (8).  Dan  penelitian Ifalahmah  menjelaskan bahwa terdapat 71,4% petugas rekam medis yang kinerja nya tidak baik (9).
Pengetahuan  yang  rendah  dapat  berpengaruh  terhadap  kinerja  petugas  di  unit  rekam  medis. Menurut penelitian Sukaesih sebanyak 63,6% petugas di unit rekam medis dengan pengetahuan yang kurang  baik.  Dengan  rendahnya  pengetahuan  petugas  dapat  berpengaruh  terhadap  hasil  kinerja  dari petugas di unit rekam medis. Hal tersebut dibuktikan dengan presentase kinerja sebesar 54,5% kinerja petugas yang kurang baik (10).
Kinerja petugas rekam medis menjadi faktor yang sangat  penting dalam penyelenggaraan rekam medis. Namun masih banyak petugas rekam medis yang kinerjanya kurang baik. Berdasarkan penelitian Oktamianiza  &  Andriani  menyatakan  bahwa  terdapat  61,7%  kinerja  petugas  unit  rekam  medis  yang kurang di bagian pengolahan berkas (11). Hal tersebut didukung juga dengan penelitian Sukaesih yang menyebutkan bahwa terdapat 54,5% kinerja petugas yang kurang baik (10). Rumah Sakit Bhakti Mulia memiliki 26 petugas di Unit Rekam Medis, Casemix,dan Tempat Pendaftaran Pasien (TPP). Terdapat 23% petugas dengan lulusan Diploma III Rekam Medis dan Informasi kesehatan, dan 77% petugas yang bukan lulusan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Selain itu ada beberapa bagian pada rekam medis yang tercecer dan tidak pada tempatnya sebanyak 611  rekam  medis,  penyimpanan  berkas  rekam  medis  yang  masih  salah  atau misfile sehingga  dapat mengakibatkan hilang dan rusaknya rekam medis, waktu tunggu yang melebihi standar, rekam medis tidak lengkap sehingga tidak bisa dibaca ataupun dipahami, beberapa berkas salah dalam mengkoding menyebabkan  berkas  dikembalikan  lagi  ke  bagian  Casemix.  Hal  tersebut  membuat  penulis  tertarik membuat  penelitian  tentang  Tinjauan  Kinerja  Petugas  di  Unit  Rekam  Medis,  Casemix,  dan  Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) Rumah Sakit Bhakti Mulia Tahun 2019.

## Metode Penelitian
Peneliti menggunakan metode analisis kuantitatif observasional deskriptif. Analisis tersebut adalah analisis data dengan cara memantau saat observasi langsung tanpa memberikan pengarahan dengan cara mendeskiripsikan  atau  menggambarkan  data  yang  telah  terkumpul.  Responden  dalam  penelitian  ini berjumlah 26 petugas di Unit Rekam Medis, Casemix, dan Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) Rumah Sakit Bhakti Mulia tahun 2019. Kuisioner yang digunakan terdiri dari umur, jenis kelamin, latar belakang pendidikan, pendidikan terakhir, masa kerja, 5 pertanyaan tentang pengetahuan, dan pelatihan.
Lembar observasional terdiri dari dimensi kualitas pekerjaan (konsentrasi dalam bekerja,  pekerjaan yang dilakukan selalu benar, penampilan petugas yang selalu rapih, kesesuaian hasil kerja dengan tugas yang  diberikan),  kuantitas  pekerjaan  (ketepatan  waktu  pekerjaan,  dapat  menyelesaikan  tugas  dengan rentang  waktu  yang  telah  ditentukan,  inisiatif  dalam  melaksanakan  pekerjaan  tanpa  perintah  atasan, bersedia lembur bila pekerjaan tidak diselesaikan tepat waktu), supervisi (pengawasan, pengarahan, dan
evaluasi  pekerjaan),  kehadiran  (kehadiran  petugas  yang  tepat  waktu,  dan  pulang  selalu  tepat  waktu), konservasi (pemeliharaan peralatan yang ada dari kerusakan).

## Hasil dan Pembahasan
Petugas yang mengerjakan pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Bhakti Mulia terbagi kedalam tiga unit berbeda, yaitu unit rekam medis, unit case mix dan unit tempat pendaftaran pasien. Jumlah petugas dalam masing-masing unit memiliki jumlah yang hamper sama. Terbanyak adalah unit tempat pendaftaran pasien  yang  bertugas menerima  pasien  yang  datang  berkunjung baik  ke  pelayanan  rawat jalan, rawat inap dan pelayanan gawat darurat. Selanjutnya adalah unit case mix yang mengerjakan coding dan pemberkasan baik rawat jalan dan rawat inap sebanyak 34% dan sisanya unit rekam medis sebanyak 31%. Data tersebut tergambar dalam Gambar 1 berikut ini:

## Gambar 1. Jumlah petugas di Rumah Sakit Bhakti Mulia
Identifikasi Gambaran Karakteristik Petugas Rekam Medis di Rumah Sakit Bhakti Mulia Gambaran  karakteristik  pada  latar  belakang  Pendidikan,  terdapat  petugas  dengan  latar  belakang pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (23%), Non Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (77%),  dan  pendidikan  terakhir  petugas  terbanyak  adalah  Diploma  (57,7%).  Hal  tersebut  belum sepenuhnya mengacu pada PermenKes No.55 pasal 1 yang menyatakan bahwa Perekam Medis adalah orang  yang  telah  menyelesaikan  pendidikan  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan  sesuai  dengan peraturan perundang-undangan  (4).
Sebagian  besar  petugas  menyatakan  belum  pernah  mengikuti  pelatihan  (79%).  Pelatihan  adalah indikator yang berperan penting dalam meningkatkan kinerja petugas (12) Banyak nya petugas yang tidak pernah  mengikuti  pelatihan  dapat  berdampak  pada  kurang  maksimalnya  kinerja  petugas  dalam memberikan pelayanan kepada pasien. Mayoritas jenis kelamin petugas adalah perempuan (88,5%), dan laki-laki  (11,5%).  Terkadang  tingkat  produktifitas  perempuan  lebih  tinggi  dibanding  laki-laki.  Dalam bekerja biasanya perempuan memiliki kesabaran dan ketelitian yang tinggi  (13).
31% 34% 35% Jumlah Petugas Unit Rekam Medis Unit Case Mix TPP
Tabel 1.

## Gambaran Karakteristik Petugas di Rumah Sakit Bhakti Mulia
Variabel N % 1. Latar Belakang Pendidikan a. Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 6 23,1% b. Non Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 20 76,9% 2. Pendidikan Terakhir a. SMA/SMK 2 7,7% b. Diploma 15 57,7% c. S1 8 30,8% d. S2/S3 1 3,8% 3. Pelatihan a. Pernah 3 21% b. Tidak Pernah 23 79% 4. Jenis Kelamin a. Laki-laki 3 11,5% b. Perempuan 23 88,5%
Rata-rata lama bekerja petugas adalah 26 bulan, minimum 8 bulan, dan maksimum 120 bulan atau 10 tahun. lama bekerja dapat mempengaruhi kinerja petugas, lama nya seorang individu bekerja akan memberikan berbagai pengalaman di bidang pekerjaan tersebut (14). Rata-rata usia petugas adalah 23 tahun, median sebesar 21 tahun. Usia termuda petugas adalah 18 tahun dan usia tertua petugas adalah 40 tahun. Usia merupakan salah satu variabel yang dapat mempengaruhi kinerja petugas. Usia yang masih muda tentunya memiliki tingkat produktifitas lebih tinggi di banding usia yang sudah tua. Karena petugas yang memiliki usia yang lebih tua akan cepat mengalami kelelahan (15)

## Tabel 2.

## Gambaran Karakteristik Petugas di Rumah Sakit Bhakti Mulia
Variabel N Mean Med Min Max Lama Bekerja 26 26,85 24 8 120 Usia 26 23,08 21 18 40
Pengetahuan petugas dapat dikategorikan menjadi pengetahuan tinggi (84,6%), dan pengetahuan rendah  (15,4%).  Pengetahuan  dapat  berpengaruh  terhadap  hasil  kerja  sesorang  (10).  Petugas  dengan pengetahuan  rendah  dapat  berpotensi  melakukan  kesalahan  dibanding  petugas  yang  memiliki pengetahuan tinggi, hal tersebut dapat berpengaruh terhadap kualitas pelayanan kesehatan yang akan diberikan kepada pasien. Gambaran pengetahuan petugas dijelaskan pada Tabel 3 seperti berikut ini:

## Tabel 3.

## Gambaran Pengetahuan Petugas di Rumah Sakit Bhakti Mulia
Pengetahuan Jumlah Persentase Tinggi 22 84,6% Rendah 4 15,4% Total 26 100%

## Identifikasi Gambaran Kinerja Petugas Rekam Medis di Rumah Sakit Bhakti Mulia
Kinerja petugas rekam medis dalam tiga unit berbeda. Hasil penelitian kinerja petugas di unit rekam  medis  (Tabel  4)  memiliki  rata-rata  55,41%,  kinerja  petugas  di  unit  casemix  memiliki  rata-rata 56,29%, dan kinerja petugas di unit tempat pendaftaran (TPP) memiliki rata-rata 55,18%. Dari 3 unit tersebut terlihat bahwa skor kinerja masih rendah. Unit casemix memiliki skor yang paling tinggi, unit ini merupakan unit yang bertanggung jawab terhadap ketepatan koding penyakit di sebuah rekam medis. Kinerja dalam unit ini harus baik karena output dari koding dapat digunakan dalam laporan rumah sakit (16).
Tabel 4 Kinerja Petugas di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Bhakti Mulia Unit Jumlah Mean Std. Deviasi Min Max Rekam medis 8 55,41% 3 53,3% 60% Casemix 9 56,29% 7 50% 66,67% TPP 9 55,18% 5 50% 66,67%
Kinerja petugas rekam medis selain dibuat dalam hasil terpisah masing-masing unit, dibuat pula gabungan kinerja dari seluruh petugas rekam medis (26). Tabel 5 menunjukkan bahwa rata-rata kinerja petugas adalah 97,56% median 96,6%, standar deviasi 3, minimal kinerja 86,67%, dan maksimal kinerja 100%.    Kinerja  merupakan  implementasi  kerja  yang  dibuat  oleh  suatu  lembaga/institusi  serta diaplikasikan oleh seluruh stakeholder baik pimpinan dan karyawan (SDM)  sehingga dapat mencapai tujuan organisasi (17). Setiap orang memiliki potensi untuk bertindak dalam berbagai kegiatan/aktivitas. Kemampuan tersebut didapat oleh manusia baik secara alamiah (sejak lahir) atau dipelajari. Meskipun manusia  memiliki  potensi  untuk  berperilaku  tertentu  yang  disebut ability (kemampuan),  sedangkan ekspresi  dari  potensi  ini  kita  kenal  sebagai performance kinerja  (18).  Kinerja  yang  baik  dari  petugas Kesehatan akan menghasilkan kualitas pelayanan yang baik, cepat, dan memuaskan kepada pasien.
Tabel 5.
Kinerja Petugas di Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Bhakti Mulia
Variabel N Mean Med Std. Deviasi Min Max Kinerja 26 97,56% 96,6% 3 86,67% 100%

## Kesimpulan
Rumah Sakit Bhakti Mulia memiliki petugas di Unit Rekam Medis, Casemix, dan TPP dengan latar belakang pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (23%), pendidikan terakhir petugas yang paling  tinggi  adalah  diploma  (57,7%),  sebanyak  79%  petugas  menyatakan  tidak  pernah  mengikuti pelatihan, sebesar 15,4% pengetahuan petugas masih rendah, rata-rata lama bekerja petugas adalah 26 bulan, mayoritas jenis kelamin petugas adalah perempuan (79%), dan rata-rata usia petugas adalah 23 tahun. Di unit rekam medis, di ketahui bahwa rata-rata kinerja petugas adalah 55,41%. Di unit casemix rata-rata  kinerja  petugas  adalah  56,29%.  Di  unit  tempat  pendaftaran  pasien  rata-rata  kinerja  petugas adalah 55,18%. Berdasarkan data tersebut terlihat bahwa kinerja petugas rekam medis di RS Bhakti Mulia masih  rendah.  Sebaiknya  pihak  manajemen  rumah  sakit  memberikan  pelatihan  atau  edukasi  kepada petugas  tentang  pengetahuan  seputar  rekam  medis  terutama  tentang  tujuan  rekam  medis.  Selain  itu, petugas  seharusnya  dapat  berkonsentrasi  saat  bekerja  sehingga  dapat  mengerjakan  pekerjaan  dengan benar.

## Ucapan Terimakasih
Penulis  mengucapkan  terima  kasih    kepada  seluruh  stakeholder  yang  telah  membantu  dalam kegiatan penelitian ini sehingga dapat terlaksana dengan baik, yaitu Lembaga penelitian dan Pengabdian Masyarakat Universitas Esa Unggul yang  memfasilitasi kegiatan penelitian skema mandiri.

## DaftarPustaka
1. Kemenkes RI. Undang-undang No.44 Tahun 2009 [Internet]. Vol. 27. 2009 [cited 2018 Nov 14]. p. xv – xv. Available from: http://www.dpr.go.id/dokjdih/document/uu/UU_2009_40.pdf
2. Rikomah SE. Farmasi Rumah Sakit [Internet]. 1st ed. Yogyakarta: Deepublish; 2017.
3. Ismainar  H.  Manajemen  Unit  Kerja:Untuk  Perekam  Medis  dan  Informatika  Kesehatan  Ilmu Kesehatan Masyarakat Keperawatan dan Kebidanan [Internet]. Yogyakarta: Deepublish; 2018.
4. Kemenkes  RI.  Permenkes  No  55  Tahun  2013  [Internet].  2013.  p.  55 – 60.  Available  from: http://pelayanan.jakarta.go.id/download/regulasi/peraturan-menteri-kesehatan-nomor-55- tahun-2013-tentang-pekerjaan-perekam-medis.pdf
5. Kemenkes RI. Etika Profesi Rekam Medis [Internet]. 2007 [cited 2018 Nov 14]. Available from: https://rusmanefendi.files.wordpress.com/2010/11/standar-profesi-perekam-medis.pdf
6. Budiyanti  H,  Damayanti  NA.  Penilaian  Kebutuhan  Pelatihan  Pada  Tingkat  Individu  Petugas Rekam Medis. 2015;119(3):859{\textendash}867.
7. Renada  M.  Gambaran  Kemampuan  Kerja  Petugas  di  Unit  Rekam  Medis  Ru mah  Sakit  “X”
[Internet]. Esa Unggul; 2013. Available from: http://digilib.esaunggul.ac.id/pdfviewer.php?id=4664&fn=19693&j=6&hal=2
8. Rumana NA, Aquila F, Viatiningsih W, Dewi DR. Kontribusi Karakteristik terhadap Kinerja Karyawan Unit Rekam Medis RSUD Chasabullah Abdul Madjid Bekasi. 2019;
9. Ifalahma D. Hubungan pengetahuan Coder dengan Keakuratan Kode Diagnosis Pasien Rawat Inap Jaminan Kesehatan Masyarakat Berdasarkan ICD-10 di RSUD Simo Boyolali. J Ilm Rekam Medis dan Inform Kesehat. 2013;3(2):14 – 26.
10. Sukaesih F. Hubungan karakteristik petugas dengan kinerja petugas rekam medik di rumah sakit umum daerah rokan hulu. Universitas Sumatera Utara; 2008.
11. Oktamianiza,  Andriani  S.  Tinjauan  kondisi  fisik  ruangan  terhadap  kinerja  petugas  dalam pengolahan rekam medis. 2008;(269):83 – 7.
12. Werdani KE. Pencapaian Standar Pengolahan Rekam Medis Sebelum. 2016;4(1):62 – 6.
13. Mahendra AD. Analisis Pengaruh Pendidikan, Upah, Jenis Kelamin, Usia dan Pengalaman Kerja terhadap Produktivitas Tenaga Kerja. Universitas Diponegoro; 2014.
14. Susanti T. Studi Tentang Kinerja Petugas Rekam Medis di Rumah Sakit Persatuan Djamaah Haji Indonesia  Yogyakarta.  Stud  Tentang  Kinerja  Petugas  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  Persat Djamaah Haji Indones Yogyakarta. 2013;
15. Fatma  NE,  Setyowati  M.  Tinjauan  Lingkungan  Kerja  yang  Menimbulkan  Keluhan  Subyektif Petugas di Filing RSUD Ungaran Tahun 2015. 2015;
16. Widjaya  L,  Rumana  NA.  Faktor-Faktor  Yang  Mempengaruhi  Keakurasian  Koding  Ibu Melahirkan dan Bayi di Beberapa Rumah Sakit Tahun 2014. Indonesian of Health Information Management Journal (INOHIM). 2014;2(2):114-22.
17. Abdullah MM. Manajemen dan Evaluasi Kinerja Karyawan. Yogyakarta: Aswaja Pressindo; 2014. 3-4 p.
18. Brahmasari IA, Suprayetno A. Pengaruh Motivasi Kerja , Kepemimpinan dan Budaya Organisasi Terhadap Kepuasan Kerja Karyawan serta Dampaknya pada Kinerja Perusahaan ( Studi kasus pada PT . Pei Hai International Wiratama Indonesia ). 2008;(1996):124 – 35.