## ANALISIS PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENGELOLAAN ARSIP SURAT UKUR TANAH DI BADAN PERTANAHAN NASIONAL KABUPATEN PESISIR SELATAN
Herru Nurrachman 1 , Marlini 2
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang email: herrunurrachman27@gmail.com

## Abstract
The  study  of  this  research  in  about  procedures  for  carrying  out  archival storage  and  management  in  the  Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten Pesisir  Selatan.  The  purpose  is  to  describe  about  file  storage  procedures  and archive  management  in  the  Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten  Pesisir Selatan.  This  research  was  carried  out  by  descriptive  method  by  visiting directly  to  the  Badan  Pertanahan  Nasional  in  Pesisir  Selatan  Regency  to observe  and  conduct  interviews.  After  the  data  has  been  analyzed,  the conclusions  explain  several  steps  in  the  file  storage  and  management procedures for records in the offices of Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir  selatan:  (1)  survey  of  archives;  (2)  recording  the  land  measuring number; (3) sorting archives; (4) archive bindings; (5) submission of archives; (6) archive storage.
Keywords : archive, procedures, storage.

## A. Pendahuluan
Tanah  merupakan  arti  penting  bagi  kehidupan  bangsa  Indonesia.  Hal  ini dikarenakan bahwa Negara Indonesia merupakan negara agraris. Sehingga setiap kegiatan yang  dilakukan  oleh  rakyat  Indonesia  senantiasa  membutuhkan  dan  melibatkan  soal tanah.  Bahkan  pada  sebagian  besar  masyarakat,  tanah  dianggap  sebagai  simbol  status sosial yang dimilikinya. Tanah dibutuhkan oleh banyak orang sedangkan jumlahnya tidak bertambah  atau  tetap,  sehingga  tanah  yang  tersedia  tidak  lagi  mampu  memenuhi kebutuhan  yang  terus  meninggkat  terutama  kebutuhan  tanah  untuk  membangun perumahan  sebagai  tempat  tinggal,  untuk  pertanian  serta  untuk  membangun  fasiilitas umum,  dalam  rangka  memenuhi  kebutuhan  tuntutan  terhadap  kemajuan  diberbagai bidang.
Menginngat  pentingnya  tanah  bagi  kelangsungan  hidup  masyarakat  maka diperlukan pengaturan yang lengkap dalam hal penggunaan, pemanfaatan, pemilikan, dan pembuatan  hukum  yang  berkaitan  dengan  hal  tersebut.  Semua  itu  bertujuan  untuk menghindari  terjadinya  persengketaan  tanah.  Jaminan  kepastian  hukum  dan  kepastian akan hak atas tanah Undang-Undang Agraria Nomor 5 Tahun 1960 dalam ketentuan pasal 19 ayat (1) berbunyi sebagai berikut: “Untuk menjamin kepastian hukum hak dan tanah
1 Mahasiswa penulis makalah Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode Desember 2018.
2 Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang.
oleh  pemerintah  diadakan  pendaftaran  tanah  di  seluruh  wilayah  Republik  Indonesia menurut ketentuan yang diatur dengan peraturan pemerintah"
Sedangkan  Pengelolaan  arsip  statis  dilaksanakan  untuk  menjamin  keselamatan arsip  sebagai  pertanggungjawaban  nasional    bagi  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa, dan  bernegara.  Arsip  statis  merupakan  jenis  arsip  yang  memiliki  nilai  guna  kesejarahan dan  sebagai  bahan  pertanggungjawaban  nasional  atas  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. .
Berdasarkan pengamatan penulis di Kantor Badan pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir  Selatan  penyimpanan  dan  pengelolaan  arsip  belum  dilaksanakan  secara  optimal dalam  mengelola  arsip.  Mengingat  pentingnya  arsip  sebagai  sumber  informasi,  maka diperlukan penanganan pengelolaan dan prosedur penyimpanan yang baik. Arsip sebagai bukti  pertanggung  jawaban  nasional  bagi  kehidupan  bermasyarakat  berbangsa  dan bernegara  perlu  dijamin  keselamatan  arsipnya  baik  secara  fisik  dan  informasinya sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang.
Melihat  kenyataan  tersebut  dan  menyadari  betapa  pentingnya  peran  arsip  bagi bangsa  atau  Negara,  maka  penulis  perlu  mengadakan  penelitian  dengan  judul  Analisis Prosedur Penyimpanan dan Pengelolaan Arsip di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan.
Menurut  Sulistyo-Basuki  (1996:13)  arsip  memiliki  fungsi  yaitu  membantu pengambilan  keputusan,  menunjang  perencanaan,  mendukung  pengawasan,  sebagai  alat pembuktian,  memori  perusahaan,  efisiensi  instansi/lembaga,  menyediaan  informasi produk,  sesuai  dengan  ketentuan  perundangan-undangan,  sebagai  rujukan  historis, menyelamatkan diri, serta untuk menelusur silsilah.
Menurut Martono (1992:9) arsip dalam bahasa belanda disebut ‘’ Archief’’ sedang dalam bahasa ingris disebut ‘’ Archieve’’, kata inipun berasal dari bahasa yunani yaitu dari kata ‘’Arche’’ yang berarti ‘’permulaan’’. Kemudian kata ‘’ arche’’ ini berkembang menjadi kata ‘’ Archia’’ yang berarti ‘’catatan’’. Selanjutnya dari kata ‘’ Archia’’ berubah lagi menjadi kata    ‘’ Ar-cheion’’ yang  berarti’’  gedung  pemerintahan’’,  sedangkan  dalam  bahasa  latin disebut ‘’ Archivum’’ dan dalam bahasa Indonesia disebut ‘’ Arsip’’.
Menurut  Basir  Barthos  (2009:  10  )  arsip  merupakan  naskah-naskah  yang  dibuat dan  diterima  oleh  lembaga-lembaga  Negara  dan  badan-badan  pemerintah  dalam  bentuk corak  apapun,  baik  dalam  keadaan  tunggal  maupun  berkelompok,  dalam  rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Muhidin  (2016:3)  menyatakan  berbagai  fungsi  arsip  sebagai  berikut:  Mendukung proses  pengambilan  keputusan.  Dalam  proses  pengambilan  keutusan  pimpinan  dalam tingkat  manajeral  mana  pun  pasti  membutuhkan  informasi  (b)  Menunjanag  proses perencanaan.  Perencanaan  merupakan  suatu  proses  kegiatan  untuk  memperkirakan kondisi  yang  akan  datang  yang  akan  dicapai  (c)  Melakukan  pengawasan.  Dalam melakukan  pengawasan,  dibutuhkan  informasi  terekam  tentang  rencana  yang  telah  di susun,  hal-hal  yang  dilakukan  dan  hal-hal  yang  belum  dilaksanakan  (d)  Sebagai  alat pembuktian.  Institusi  pengadilan  akan  mengahasilkan  banyak  informasi  terekam  yang digunakan  kembali  oleh  pengadilaan  tersebut,  (e)  Sebagai  memori  organisasi.  Seluruh kegiatan  organisasi  baik  berupa  transaksi,  aktifitas  internal,  maupun  keluaran  yang  di buat organisasi dapat direkam dalam bentuk arsip.
Fungsi arsip menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 dibedakan menjadi dua yaitu: (a) arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,  penyelenggaraan  kehidupan  kebangasaan  pada umunya  atau  dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraaan adminitsrasi Negara. (b) arsip statis, arsip statis yang  tidak  dipergunakan  secara  langsung  untuk  perencanaan,  penyelenggaraan, kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya,  untuk  penyelenggaraan  sehari-hari  administrasi Negara.
Menurut  Sugiarto  (2014:28)  pengelolaan  arsip  memegang  peran  penting.  Bagi jalanannya  organisasi,  yaitu  sebagai  sumber  informasi  dan  sebagai  pusat  ingatan organisasi  yang  dapat  bermanfaat  untuk  bahan  penelitian,  mengambil  keputusan,  atau menyususun program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan.
Menurut  Barthos  (2014:2)  menjelaskan  bahwa  arsip  pentingnya  arsip  ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia,  maupun  dalam  rangka  pelaksanaan  kegiatan  pemerintah  dan  pelaksanaan kehidupan  nkehidupan  kebangsaan. Selain  itu arsip  juga  sebagai salah satu  bahan  untuk penelitian ilmiah.
Amsyah (2005:3) menjelaskan terdapat 2 jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundangan-undangan,  yaitu  (1)  arsip  otentik  adalah  arsip  yang  diatasnya  terdapat tanda tangan asli dengan dengan tinta (buku fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari  isi  arsip  bersangkutan;(2)  arsip  tindak  otentik  adalah  arsip  yang  di  atasnya  tidak terdapat tangan-tangan asli dengan tinta.
Menurut Sugiarto (2015:10) menjelaskan bahwa arsip dibedakan menjadi beberapa jenis  yaitu:  (a)  arsip  menurut  subjek  atau  isinya,  seperti:  arsip  kepegawaian, keunagan,pemasaran,  pendidikan;  (b)  arsip  menurut  bentuk  dan  wujud  fisik,  seperti: surat,  pita  rekaman,  microfilm  disket, compact  disk (CD);  (c)  rsip  menurut  nilai  atau kegunaanya,  seperti:arsip  bernilai  informasi,  hukum,  administrasi,  sejarah,  keuangan, pendidika;  (d)  arsip  menurut  sifat  kepentingannya,  seperti:  arsip  tidak  berguna (nonesensial),  arsip  berguna,  arsip  penting,  arsip  vital;  (e)  arsip  menurut  fungsinya, seperti  :arsip  dinamis  dan  statis;  (f)  arsip  menurut  tempat/  tingkat  pengelolaannya, seperti:arsip  pusat,  arsip  unit  ;  (g)  arsip  menurut  tempat  keaslianya,  seperti:  arsip  asli, arsip  tembusan,  arsip  salinan,  arsip  petikan;  (h)  arsip  menurut  hukum,  seperti:  arsip otentik, arsip tidak otentik.
Menurut Amsyah (2008:5) langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut : (1) Pemeriksaan Arsip adalah langkah persiapan menyimpan arsip  dengan  cara  memeriksa  setiap  lembar  arsip  untuk  memperoleh  kepastian  bahwa arsip-arsip  tersebut  sudah  siap  untuk  disimpan,  (2)  Mengindeks  Arsip  adalah  pekerjaan yang  menentukan  pada  nama  atau  subjek  apa,  atau  kata  tangkap  lainnya  surat  akan disimpan,  (3)  Memberi  Tanda  langkah  ini  disebut  pengkodean,  dilakukan  secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada  kata  lengkap  yang  sudah  ditentukan  pada  langkah  pekerjaan  mengindeks,  (4) Menyortir  Arsip  adalah  mengelompokan  warkat-warkat  untuk  persiapan  kelangkah terakhir,  yaitu  penyimpanan,  (5)  Menyimpan  arsip  adalah  menempatkan  dokumen  atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
Sedangkan  menurut  Nuraida  (2014:115)  menyatakan  bahwa  langkah-langkah  dari prosedur  penyimpanan  arsip  adalah  (a)  pemeriksaan  dokumen,  (b)  pemberian indeks/klasifikasi  arsip  dan  pencatatanya,  (c)  pembuatan cross-reference ,  (d) penyimpanan.  Rosalin  juga  menyatakan    bahwa  langkah-langkah  dari  prosedur penyimpanan  arsip  adalah  (a)  mempersiapkan  alat  dan  bahan;  (b)  membuat  daftar klasifikasi, (c) menyiapkan surat yang akan diarsipkan dan menuliskan kode, (d) membuat guide, (e) memasukan surat kedalam ordner.
Menurut  Amsyah  (2009  :71)  “sistem  penyimpanan  adalah  sistem  yang dipergunakan  pada  penyimpanan  warkat  agar  kemudahan  kerja  penyimpanan  dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dengan ditemukan bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”
Menurut  Ernawati  (2004)  Sistem  penyimpanan  adalah  cara  pengaturan  atau penyimpanan  arsip  secara  logis  dan  sistematis  dengan  memakai  abjad,  numerik,  nomor, huruf,  ataupun  kombinasi  huruf  dan  nomor  sebagai  identitas  arsip  yang  terkait.  Sistem penyimpanan  didefinisikan  sebagai  sistem  pengelolaan  dan  penemuan  kembali  arsip berdasaran  pedoman  yang  telah  dipilih  untuk  meningkatkan  efektifitas  dan  efisiensi
pengunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur mencerminkan  keberhasilan  suatu  pengelolaan  kegiatan  dimasa  lalu  yang  akan  besar pengaruhnya terhadap pengembangan dimasa mendatang.
Rosalin  (2017:176)  dalam  bukunya  yang  berjudul  Manajemen  Arsip  Dinamis berpendapat,  tujuan  dari  penyimpanan  arsip  adalah  :  (a)  Arsip  yang  disimpan  dapat ditemukan kembali dengan cepat dan informasi yang dicari sesuai/tepat. (b) melindungi agar dokumen yang penting dari resiko hilang, (c) efisien dalam penggunaan ruangan dan peralatan,  (d)  menunjang  terlaksananya  penyusutan  arsip  dengan  berdaya  guna  dan berhasil guna.
Martono  (1981)  dalam  bukunya  yang  berjudul  Rekod  Manajemen  dan  Filing  dalam Praktek Perkantoran Modern, berpendapat bahwa tujuan dari dilakukannya penyimpanan arsip adalah: (a) menyediakan warkat jika diperluka; (b) menghindari pemborosan waktu dalam pencarian; (c) mengumpulkan dan mengelompokan warekat yang satu dengan;yang lain.  (d)  mengamankan  warkat  yang  penting  dari  bahaya  pencurian  dan  kebakaran;  (e) memanfaatkan  tempat  penyimpanan;  (f) melindungi  serta menjaga  kerahasian informasi yang  terkandung  dalam  warkat,  khususnya  warkat  yang  karena  sifatnya  harus dirahasiakan.
Menurut  Handoko  (2002:8)  pengelolaan  atau  manajemen  adalah  proses perencanaan,  pengorganisasian,  pengarahan,  dan pengawasan  usaha-usaha  para  anggota organisasi  dan  penggunaan  sumber  daya.  Sedangkan  Mulyadi  (2012:5)  menyatakan pengelolaan  arsip  adalah  proses  pengendalian  arsip  dinamis  dan  arsip  statis  secara efisien, efektif dan sistematis pada unit pengolah, unit kearsipan, dan lembaga kearsipan.
Handoko  (2003:23)  berpendapat  bahwa  fungsi-funsi  pengelolaan  adalah  sebagai berikut: (a) Perencanaan, adalah penetapan tujuan-tujuan organisasi, b. pengorganisasian, adalah  penentuan  sumber  daya  dan  kegiatan  yang  dibutuhkan  untuk  mencapai  tujuan tertentu  organisasi;  (c)  penyusunan  personalia,  adalah  penarikan  pelatihan  dan pengembangan  serta  penempatan  dan  pemberian  orientasi  para  karyawan  dalam lingkungan  kerja  yang  menguntungkan  dan  produktif,;  (d)  pengarahan,  adalah  membuat atau  mendapatkan  para  karyawan  melakukan  apa  yang  diinginkan,  dan  harus  mereka lakukan;  (e)  pengawasan,  adalah  penemuan  dan  penetapan  cara  dan  peralatan  untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Dalam  undang-undang  Nomor  7  tahun  1971  pasal  3  dinyatakan  bahwa  tujuan kerasipan  adalah  untuk  menjamin  keselamatan  bahan  pertanggung  jawaban  nasional tentang  perencanaan,  pelaksanaan,  dan  penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  serta untuk menyediakan bahan-bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah.

## B. Metodologi Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penulisan  makalah  tugas  akhir  ini  adalah penelitian  deskriptif  dengan  teknik  pengumpulan  data  melalui  pengamatan  langsung  ke lokasi  dan  wawancara  serta  pengumpulan  data  dengan  cara  membaca  dan  mempelajari sumber-sumber  berupa  buku,  literatur,  dan  bahan  kuliah  yang  berkaitan  dengan permasalahan yang dibahas dalam makalah ini.
Menurut  Nazir  (2014:54)  “  tujuan  dari  penelitian  deskriptif  adalah  untuk  membuat deskripsi,  gambaran,  atau  lukisan  secara  sistematis,  faktual,  dan  akurat  mengenai  fakta- fakta, sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki.

## C. Pembahasan

## 1. Arsip yang ada di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan
Sebagai akibat dari pendaftaran suatu bidang tanah,  akan menghasilkan berbagai jenis dokumen yang harus diarsipkan, pada pasal 33 PP No. 24 Tahun 1997 menyatakan bahwa  jenis  dokumen  tersebut  dalam  daftar  umum  meliputi:  (a)  peta  bidang  tanah;  (b) Surat Ukur Tanah; (c) Buku Tanah.
Analisis  Prosedur  Penyimpanan  Dan  Pengelolaan  Arsip  Surat  Ukur  Tanah  Di  Badan  Pertanahan  Nasional Kabupaten Pesisir Selatan – Herrru Nurrachman, Marlini
Pertama, Peta  Bidang  Tanah,  adalah  hasil  pemetaan  1  (satu)  bidang  tanah  atau lebih  pada  lembaran  kertas  pada  suatu  skala  tertentu  yang  batas-batasnya  telah ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dan digunakan untuk pengumuman data fisik.

## Gambar 1 Contoh Peta Bidang Tanah
Kedua, Surat  Ukur,  adalah  dokumen  yang  memuat  data  fisik  suatu  bidang  tanah dalam bentuk peta dan uraian.

## Gambar 2 Contoh Surat Ukur Tanah
Ketiga, Buku Tanah, adalah dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis dan data fisik suatu obyek pendaftaran yang sudah ada haknya.

## Gambar 3 Contoh Buku Tanah

## 1. Prosedur Penyimpanan Arsip
Dalam  makalah  ini  dibahas  tentang  Analisis  Prosedur  Penyimpanan  Arsip  Surat Ukur  Tanah  di  Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten  Pesisir  Selatan.  Adapun  prosedur pelaksanaan  penyimpanan  arsip  statis  di  Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten  Pesisir selatan  secara  garis  besarnya  dimulai  dari  (1)  Tahanp  pemeriksaan  arsip  Surat  Ukur Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan. (2) Tahap Pencatatan Nomor Surat ukur Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan. (3) Tahap penyortiran arsip Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten  Pesisir  Selatan.  (4)  Tahap  Penjilidan  Surat  ukur Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan. (5) Tahap penyampulan himpunan surat ukur Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan. (6) Tahap Penyimpanan Arsip Surat Ukur Tanah.
Langkah  Pertama, Langkah  awal  yang  digunakan  dalam  prosedur  pelaksanaan penyimpanan  arsip  adalah  pemerikasaan  arsip.  Langkah  ini  dilakukan  pada  arsip  untuk mengetahui bagaimana kondisi arsip itu sendiri, dimulai dari  kondisi fisik arsip  sampai informasi  yang  terdapat  didalam  arsip.  Kegitan  pemeriksaam  pada  arsip  ini  ditunjukkan untuk  melakukan  identifikasi,  mengetahui  tanggal  penerbitan  surat  ukur,  luas  bidang, nomor  identifikasi  bidang  (NIB),  peta  pendaftaran  tanah,  nomor  gambar  ukur,  dan keterangan lainya.  Pada gambar yang dibawah menjelaskan  hasil identifikasi pada tahap pemeriksaan arsip, ini bentuk buku pencatatan Surat Ukur yang ada di Badan Pertanahan Nasional  Kabupaten  Pesisir Selatan,  yang  terdiri  dari  1. Nomor  Surat Ukur,  2.  Tanggal  3. Luas bidang, 4. Nomor Identifikasi Bidang (NIB), 5. Nomor DL 302. 6. Keterangan.
Langkah  Kedua, Surat  ukur  yang  sudah  memiliki  nomor  di  bagian  atas,  kemudian dicatat  kembali  pada  buku  daftar  pencatatan  nomor  surat  ukur  yang  sesuai  dengan daerahnya,  nomor  surat  ukur  juga  dijadikan  sebagai  kode  untuk  proses  pengkodean. Kegiatan ini dilakukan guna memudahkan nantinya pencarian surat ukur tersebut dengan pengecekan  terlebih  dahulu  di  buku  daftar  pencatatan  nomor  surat  ukur  ini.  Gambar bertanda  merah  dibawah  ini  menunjukan  lokasi  Nomor  Surat  Ukur  yang  juga  menjadi Kode untuk arsiparis.

## Gambar 4 Buku Daftar Surat Ukur
Langkah  ketiga, Surat  ukur  yang  sudah  melalui  prosedur  pengkodean  selanjutnya dilkukan penyortiran sebagai langkah pengelompokan berkas-berkas arsip, kegiatan yang dilakukan  pada  tahap  ini  adalah  pengelompokan  surat  ukur  tanah  berdasarkan kenagarian  (desa)  setelah  dikelompokan  per  kenagarian  (desa)  kemudian  surat  ukur  di ikat  atau  diletakan  kedalam  kardus  guna  persiapan  untuk  langkah  penjilidan  dan penyampulan.
Langkah keempat, Surat ukur yang sudah melalui prosedur pencatatan nomor surat ukur,  kemudian  dijilid  dengan  arsip  surat  ukur  lainya  yang  terdapat  dalam  satu  wilayah desa.  dijilid  maupun  diikat  dengan  tali  agar  arsip  surat  ukur  tanah  ini  terhimpun.  Pada kegiatan  ini  arsip  surat  ukur  yang  telah  dikumpulkan  kemudian  dihimpun  dalam  satu bendel  dan  diberikan  sampul,  kegiatan  ini  dilakukan  untuk  mempermudah  penemuan kembali  arsip  surat  ukur,  jika  sewaktu-waktu  dibutuhkan  kembali  kegunaannya,  selain terlihat rapi penyampulan ini juga membuat arsip lebih aman dan tidak tercecer.

## Gambar 5 Surat Ukur yang Sudah Dijilid
Langkah kelima, Penyampulan Himpunan Surat Ukur. Pada kegiatan ini arsip surat ukur  yang  telah  dikumpulkan  kemudian  dihimpun  dalam  satu  bendel  dan  diberikan sampul, kegiatan ini dilakukan untuk mempermudah penemuan kembali arsip surat ukur, jika  sewaktu-waktu  dibutuhkan  kembali  kegunaannya,  selain  terlihat  rapi  penyampulan ini juga membuat arsip lebih aman dan tidak tercecer.
Langkah  keenam, Penyimpanan  Arsip  ke  Ruangan  Penyimpanan  Arsip  surat  ukur yang sudah melalui proses penyampulan himpunan surat ukur, kemudian yang dilakukan
adalah  proses  penyimpanan  kedalam  lemari  besi  yang  telah  tersedia  pada  ruangan penyimpanan  arsip  surat  ukur  tanah  yang  berukuran  4  X  3  meter.  Gambar  dibawah  ini menunjukan ruangan penyimpanan arsip surat ukur tanah yang berantakan.

## Gambar 6 Ruang Penyimpanan Arsip Surat Ukur

## 2. Pengolahan Arsip Badan Pertanahan Nasional
Adapun pengolahan arsip di kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir selatan  adalah;  (a)  pencatatan  penerimaan  arsip  (b)  penyimpanan  arsip,  (c)  pencarian arsip, (d) peminjaman dan pengembalian arsip,
Pertama, pencatatan  penerimaan  arsip.  Pencatatan  penerimaan  dokumen pendaftaran  tanah  untuk  diarsipkan  di  ruang  penyimpanan  kantor  pertanahan  setelah permohonan  penerbitan  sertipikat  selesai,  oleh  Sub  Seksi  Pendaftaran  Hak  dengan melakukan  pembukuan  semua  arsip  dengan  susunan  berdasarkan  nomor  Hak  dan  Kode Kenagarian/Desa.  Kemudian  arsip  tersebut  langsung  dimasukan  kedalam  ruang penyimpanan  sesuai  dengan  bundel  dan  letak  penyimpanan  dalam  lemari  arsip berdasarkan nomor hak dan kenagarian/desa.
Kedua, penyimpanan  arsip.  Media  penyimpanan  arsip  berupa  file  elektrik  mobil (bergerak),  yaitu  file  yang  dapat  bergerak  yang  terletak  diatas  semacam  rel  yang memudahkan gerakan kedepan dan kebelakang. File elektrik  mobil ini terdiri dari 2 (dua) file, masing-masing memiliki 6 (enam) kolom penyimpanan dan tiap kolom terdiri dari 4 (empat)  baris  rak.  Dengan  demikian  kapasitas  penyimpanan  arsip  surat  ukur  maupun buku  tanah  kedua  file  tersebut  mampu  menampung  sebanyak  36.000  s/d  39.600  arsip. Sistem  penyimpanan  ini  berdasarkan  nomor  hak  dan  kenagarian/desa  tempat  dimana letak  bidang  tanah  itu  berada.  Gambar  dibawah  ini  memperlihatkan  bentuk  dan  kondisi file  elektrik  mobil  (bergerak)  yang  berada  di  ruangan  penyimpanan  arsip  kantor  Badan Pertanahan Nasional (BPN) kabupaten Pesisir Selatan.
Analisis  Prosedur  Penyimpanan  Dan  Pengelolaan  Arsip  Surat  Ukur  Tanah  Di  Badan  Pertanahan  Nasional Kabupaten Pesisir Selatan – Herrru Nurrachman, Marlini
Ketiga, pencarian  arsip.  Pencarian  arsip  dilakukan  oleh  petugas  arsip,  petugas langsung  mencari  arsip  berdasarkan  nomor  hak  kenagarian/desa.  Tidak  terdapat  media lain  yang  lebih  mempermudah  dan  mempercepat  ditemukannya  arsip  yang  dicari, sehingga peranan petugas tersebut sangat dibutuhkan. Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan ini mempunyai dua orang arsiparis saja. Dalam pencarian arsip yang dibutuhkan memakan waktu yang cukup lama.
Keempat, peminjaman  dan  pengembalian  arsip.  Peminjaman  dan  pengembalian arsip  di  kantor  Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten  Pesisir  Selatan  ini  dilayani  oleh petugas  arsip  dengan  melakukan  pencatatan  pada  buku  agenda  setiap  adanya peminjaman  dan  pengembalian.  Peminjaman  arsip  ini  oleh  pegawai  pertanahan,  dalam rangka  pendaftaran  tanah.  Masyarakat  umum  tidak  diperbolehkan  untuk  meminjam karena arsip di kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan yang tercipta dari suatu proses pendaftaran suatu bidang tanah dianggap sebagai dokumen negara yang harus dijaga kerahasiaannya.
Kelima, pemeliharaan  arsip.  Usaha  pemeliharaan  arsip  berupa  melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut informasinya (isinya), serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Cara-cara pemeliharaan arsip  di  kantor  Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten  Pesisir  Selatan  meliputi:  (a) Ruangan  arsip  di  kantor  Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten  Pesisir  Selatan  ini diterangi cahaya lampu 45 watt. Dan oleh karena itu pintu dan jendela menghadap timur dan  barat,  tetapi  sinar  matahari  tidak  jatuh  secara  langsung  pada  bendel-bendel  arsip. Sinar matahari yang jatuh secara langsung pada bendel-bendel arsip dapat menyebabkan kertas  arsip  cepat  rapuh  sehingga  arsip  mudah  rusak.  Ruangan  arsip  diberi  ventilasi, sehingga dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan agar udara tidak terlalu lembab. Ruangan arsip terpisah dari tempat lain. Ruangan arsip di kantor ini terdapat dua ruangan  Pembersihan  ruangan  dengan  menggunakan  sapu  dan  kemoceng  Pembersihan arsip  dari  debu  menggunakan  kemoceng  Arsip-arsip  yang  rusak  dipisahkan  dari  lain, kemudian diserahkan kepada petugas yang berwenang untuk diperbaiki.

## 2. Simpulan dan Saran
Berdasarkan  pembahasan  pada  bab  sebelumnya    dapat  disimpulkan  sebagai berikut. Pertama, prosedur penyimpanan dan pelaksanaan penyimpanan arsip di  Badan Lembaga  Kearsipan  Kabupaten  Pesisir  Selatan  kurang  baik.  Hal  ini  terlihat  dari  kondisi arsip  yang  ada  di  Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten  Pesisir  Selatan  masih  belum tertata  rapi,  dan  cukup  lamanya  proses  temu  balik  arsip  yang  dibutuhkan  juga dikarenakan  tidak  ada  indeks,  walaupun  Badan  Pertanahan  Nasional  Kabupaten  Pesisir Selatan menerapkan sistem penyimpanan sistem geografis. Kedua, kendala yang dihadapi dalam  prosedur  penyimpanan  dan  pelaksanaan  penyimpanan  arsip,  adalah  kurang telitinya arsiparis dalam mendata dan mencatat informasi dari arsip yang akan disimpan, kurangnya dana dan alat dalam perawatan arsip, sehingga perawatan yang dilakukan oleh Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan dengan alat yang seadanya seperti kemoceng,  dan  sapu.  Masih  banyak  arsip  yang  belum  dijilid  karena  tidak  ada  anggaran seperti  tahun  sebelumnya,  Kemudian  ruangan  yang  makin  sempit  karena  kekurangan ruangan  penyimpanan  sehingga  arsip-arsip  terpaksa  diletakan  langsung  di  lantai,  dan rawan rusak. Ketiga, Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Pesisir Selatan, upaya dalam penyimpanan  dan  pengelolaan  arsip  dengan  diberikan  perawatan  pada  arsip  misalakan arsip yang berdebu dibersihkan. Sudah diberikan penerangan yang cukup. Ventilasi yang cukup  Perawatan  yang  dilakukan  oleh  arsiparisnya  memberikan  kapur  supaya  arsip terbebas dari kutu buku dan binatang yang lainya.
Berdasarkan  simpulan  dapat  disarankan  sebagai  berikut. Pertama lembaga sebaiknya menyediakan alat yang memadai, dan ruangan yang lebih luas untuk arsip yang
di lembaganya,menginggat arsip yang ada semakin bertambah sehingga penyimpanan dan pengelolaan  arsip  yang  dilakukan  oleh  arsiparisnya  berjalan  dengan  baik  dan  sehingga arsip bisa terawat dengan baik. Serta menganggarkan dana untuk keperluan penyimpanan arsip. Kedua arsiparis  harus  memberikan  perhatian  dan  lebih  teliti  dalam  penyimpanan arsip  dan  menjaga  keamanan  dan  perawatan  pada  arsip,  sehingga  arsip  bisa  bertahan lama.dan tersusun rapi. Ketiga pendidikan, seharusnya tenaga professional ditambah dan tamatan arsiparis, agar prosedur penyimpanan dan pelaksanaan penyimpanan arsip dapat berjalan dengan baik.
Catatan: Artikel  ini  disusun  berdasarkan  makalah  tugas  akhir  penulis  dengan pembimbing Elva Rahmah, S.Sos., M.I.Kom.

## Daftar Rujukan
Amsyah, Zulkifi. 2005 Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Bambang, P. Widodo. (2009). Akusisi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka
Basir Barthos. (2009). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Basir  Barthos.  (2014). Manajemen  kearsipan:  untuk  lembaga  Negara,  swasta,  dan  perguruan tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Martono,  Boedi  1992. Penataan  berkas  dalm  manajemen  kearsipan .  Jakarta  pustaka  sinar harapan
Martono,  Boedi.  (1997). Penyusutan  dan  Pengamanan  Arsip  Vital  dalam  Manajemen Kearsipan. Jakarta: Sinar Harapan.
Muhidin, S. A. (2016). Manajemen Kearsipan . Bandung: Pustaka Setia
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2011 Tentang Tata Cara Akusisi Arsip Statis.
Peraturan kepala ANRI No. 31 tahun 2011 tentang tata cara akusisi arsip statis.
Sambas Ali Muhidin dan Winata Hendri (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung:CV Pustaka Setia.
Sugiarto, A. (2015). Manajemen Kearsipan Modern . Yogyakarta: Gava Media
Sugiarto,  Agus.,  dan  Teguh  wahyono.  2014. Manajemen  kearsipan  elekronik .    Yogyakarta: Gava media.
Sulistiyo basuki (1996. pengatar kearsipan , jakarta: universitas terbuka deplikbud.
Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Yayan  Daryan  dan  hardi  Suhardi  (1998). Terminologi  Kearsipan  Indonesia. Jakarta-Bandung: Sigma Cipta Utama.