## Studi Kelayakan Implementasi SAP R/3 Modul Penjualan untuk Perusahaan Distributor

## Nurlina
Jurusan Sistem Informasi, School of IS, Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia nurlina@binus.edu

## Diterima 1 Mei 2013
Disetujui 31 Mei 2013
Abstrak— Sistem aplikasi yang mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan proses bisnis perusahaan sehingga mampu menyediakan sebuah informasi yang cepat dan akurat adalah sistem aplikasi yang umumnya dibutuhkan oleh banyak perusahaan. Oleh sebab itu, diperlukan sebuah solusi terbaik bagi perusahaan untuk melihat status kelayakan dari rencana pengimplementasian sistem perusahaan. SAP R/3 6.0 yang merupakan salah satu software ERP dengan berbagai modul pilihan layak dipertimbangkan sebagai salah satu solusi dalam menjawab kebutuhan perusahaan. Pada hasil analisa studi kelayakan fit/gap analysis dinyatakan implementasi SAP R/3 6.0 modul penjualan mampu memenuhi seluruh kebutuhan sistem atau dinyatakan layak, Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam mengambil strategi implementasi SAP R/3 modul penjualan adalah dari segi cost dan benefit dilihat dari segi payback period, ROI, dan NPV memberikan hasil yang menyatakan bahwa pengambilan strategi implementasi SAP R/3 modul penjualan adalah layak, Berdasarkan hasil analisa dan penelitian dengan menggunakan dua metode diatas maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan layak untuk mengimplementasikan SAP R/3 modul penjualan.
Kata kunci — studi kelayakan, implementasi sistem, penjualan

## I.  P ENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang pesat menjadikan teknologi informasi sebagai alat dalam meningkatkan  efisiensi  dan  mencapai  efektifitas dari suatu kinerja manusia di dalam berbagai aspek kehidupan termasuk pada dunia bisnis dan industri. Teknologi informasi dapat menangani berbagai kompleksitas dari proses-proses bisnis yang tedapat pada perusahaan. Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi maka perusahaan menjadikan teknologi informasi sebagai sesuatu yang harus diterapkan di dalam perusahaan untuk mencapai visi dan misi yang ditetapkan. Teknologi informasi pada saat ini telah dapat mengintegrasikan berbagai aspek dan sistem didalam perusahaan sehingga dapat memberikan suatu laporan atau informasi real time yang  dapat  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas kinerja perusahaan.
Enterprise Resource Planning ( ERP )  merupakan
salah contoh sistem yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan dalam mengintegrasikan dan mengotomatisasi seluruh area fungsional bisnis yang ada, yang bisa membantu dalam memperlancar arus informasi dari seluruh proses bisnis. Penerapan ERP yang tepat didalam perusahan dapat menjadikannya sebagai aspek penting dalam memajukan perusahaan dan meningkatkan daya saing didalam perusahaan.
Pada saat ini sudah tedapat banyak vendor yang menawarkan sistem ERP , dengan best practice yang beraneka ragam dalam mendukung proses bisnis perusahaan. SAP ( System, Aplication and Products in Data Processing ) merupakan salah satu vendor ERP yang terkenal dan besar didalam bidangnya. SAP juga melakukan pengembangan terhadap produk- produknya dengan mengikuti kebutuhan sistem didalam dunia bisnis industri pada saat ini.

## II. M ETODE P ENELITIAN
Metode–metode pengumpulan data yang digunakan selain studi kepustakaan, yakni dari literatur-literatur yang membahas konsep SAP R/3 6.0, Fit/Gap analysis dan pembahasan biaya dan manfaat.
Metode analisis yang digunakan adalah metode fit/ gap analysis dan metode cost and benefit analysis .

## III. T INJAUAN P USTAKA
Menurut Whitten (2004, p402), studi kelayakan adalah proses untuk mengukur seberapa besar manfaat pengembangan sistem informasi bagi suatu organisasi. Sedangkan menurut O’Brien (2005, p515), studi kelayakan adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat, dan kelayakan proyek yang diusulkan. Tujuan diadakan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi solusi sistem alternatif dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan paling diinginkan untuk dikembangkan.
Menurut Whitten (2004, p382), ada 4 kategori pen gujian kelayakan :
a.  Operational feasibilitiy / kelayakan operasional

## ISSN 2085-4579
adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem/proyek tersebut. Aspek kelayakan operasional yang harus dipertimbangkan adalah :
• Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat untuk menyelesaikan suatu masalah?
• Bagaimana pendapat pengguna akhir dan manajemen mengenai masalah (solusi) itu?
b.  Technical feasibility / kelayakan teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu dan ketersediaan sumber dan pakar teknis. Aspek kelayakan teknis ditujukan pada tiga masalah pokok :
• Apakah teknologi atau solusi yang diajukan cukup praktis?
• Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai?
• Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?
c.  Schedule feasibility / kelayakan jadwal adalah ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek tersebut. Kelayakan jadwal ditujukan pada masalah “Apakah tenggat waktu proyek cukup masuk akal?”
d.  Economic feasibility / kelayakan ekonomis adalah ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya.  Kelayakan  ekonomis  didefinisikan sebagai analysis  cost  benefit . Bagaimana biaya dan keuntungan diperkirakan? Bagaimana biaya dan keuntungan dibandingkan untuk menentukan kelayakan ekonomis?
Williams (2008, p2), SAP ( System, Aplication and Products in Data Processing ) merupakan produk software ERP (entreprise resource planning) yang secara baik mengintegrasikan berbagai macam fungsi bisnis seperti, penjualan, persediaan dan produksi.
SAP menyediakan banyak fungsi didalam bisnis area tanpa mengorbankan kenyamanan dari sistem yang terintegrasi.
Aplikasi SAP memperbaharui dan melakukan proses transaksi secara real-time , memungkinkan pengintegrasian dan komunikasi di antara area bisnis yang kelihatannya sukar.  Contohnya, user dapat membuat billing document dan merilisnya ke accounting dan mengamati nilai billing yang telah diperbaharui dalam sebuah analisa customer secepat mungkin, tanpa menunggu pemrosesan pada akhir bulan atau akhir hari.
SAP terdiri dari berbagai macam produk, diantaranya yaitu :
1. MySAP business suite adalah paket lengkap dari
open enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi dan proses dan  oleh  karena  itu  meningkatkan  efektifitas dari hubungan bisnis. MySAP business suite menawarkan  solusi  bisnis  yang  fleksibel  untuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah pengguna yang besar dan proses secara konstan berubah(SAP AG, 2006, p1-14).
2. MySAP all-in-one adalah prepackaged versi spesifikasi  industri  dari mySAP business suite dengan built-in content , peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi mySAP all-in- one menawarkan  kombinasi    fleksibel out-of-the- box dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia(SAP AG, 2006, p1-25).
3. SAP business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan ukuran karyawan antara 10 sampai beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat,  menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktivitas pelanggan (SAP AG, 2006, p1- 27).

## IV. P EMBAHASAN
SAP R/3 6.0 yang merupakan salah satu software ERP dengan berbagai modul pilihan layak dipertimbangkan sebagai salah satu solusi dalam menjawab kebutuhan perusahaan. Beberapa pertimbangan perusahaan ketika bermaksud untuk melakukan implementasi sistem baru adalah sebagai berikut :
• Pengurangan Biaya Operasional
Adanya pengurangan biaya operasional pada perusahaan, karena pada umumnya diawal proses bisnis perusahaan dilakukan secara manual dan menggunakan kertas sebagai media transaksi. Setelah menggunakan sistem aplikasi terintegrasi maka data-data disimpan ke dalam sistem sehingga dapat mengurangi penggunaan kertas.
• Meningkatkan kinerja perusahaan Peningkatan kinerja perusahaan setelah adanya sistem aplikasi adalah kemudahan dalam pengaksesan data sehingga sistem dapat memberikan respon yang lebih baik bagi perusahaan.
• Mengurangi resiko kesalahan Kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi akibat dari proses bisnis yang masih dikerjakan secara manual yang dapat disebabkan oleh kesalahan karyawan-karyawan perusahaan dapat dikurangi.
• Meningkatkan keamanan Peningkatan Keamanan yang dimaksud pada point ini adalah keamanan data, dimana dalam
proses bisnis yang manual data-data yang ada dapat diambil secara gampang oleh pegawai- pegawai yang tidak berkepetingan, sedangkan dengan adanya sistem akan memberikan authorize data. Jadi hanya karyawan-karyawan pada bagian tertentu yang mempunyai hak akses pada data.
• Kemudahan dalam menyimpan dan mengakses data
Penyimpanan data menjadi lebih gampang dan teratur sehingga dapat mempermudah dan mempercepat proses pecarian data-data yang diperlukan oleh perusahaan.
• Adanya integrasi data Integrasi data-data pada perusahaan dapat meningkatkan kinerja karyawan-karyawan di dalam perusahaan sehingga data-data dapat dinformasikan secara cepat dan mudah kepada karyawa-karyawan yang membutuhkan data.
Untuk melakukan migrasi sistem maka perlu dilakukan beberapa evaluasi terhadap sistem perusahaan yang sedang berjalan untuk memperkirakan seberapa jauh migrasi ke sistem baru diperlukan dan memperhitungkan keuntungan serta kerugian yang terdapat pada sistem yang sudah berjalan dan sistem baru . Untuk melihat nilai tambah dari migrasi ke sistem SAP R/3 6.0, maka harus dilakukan studi kelayakan atau feasibility study terhadap sistem SAP
R/3  6.0 yang akan diimplementasi pada perusahaan.
Berdasarkan hasil analisis dari metode Fit Gap
Analysis dan metode Cost Benefit Analysis didapatkan:
• Hasil Fit/Gap Analysis menyatakan SAP mampu memenuhi 100% dari kebutuhan atau requirement yang ada dalam perusahaan.
• Hasil Cost Benefit Analysis menyatakan :
- Hasil Payback Period memberikan nilai pengembalian investasi adalah 3tahun 7 bulan. Nilai tersebut dibawah nilai tahun investasi yang diisyaratkan oleh perusahaan
yakni 5 tahun, sehingga hasil tersebut dinyatakan dapat diterima atau layak.
- Hasil Return On Investment (ROI) memberikan nilai sebesar 32,36% dari nilai rata – rata 20% selama 5 tahun. Hasil tersebut dapat diterima atau layak.

## V. P ENUTUP
Berdasarkan penelitian dan hasil analisa maka dapat disimpulkan hal-hal seperti berikut :
• Pada hasil analisa studi kelayakan fit/gap analysis dinyatakan implementasi SAP R/3 6.0 modul penjualan mampu memenuhi seluruh kebutuhan sistem atau dinyatakan layak.
• Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam mengambil strategi implementasi SAP R/3 modul penjualan adalah dari segi cost dan benefit dilihat dari segi payback period, ROI, dan NPV memberikan hasil yang menyatakan bahwa pengambilan strategi implementasi SAP R/3 modul penjualan adalah layak.
Berdasarkan hasil analisa dan penelitian dengan menggunakan dua metode diatas maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan layak untuk mengimplementasikan SAP R/3 modul penjualan.
D aftar P ustaka [1]  ASAP91 Implementation . SAP AG. Jerman, 2000.
[2]  Brady, J., Monk., E dan Wagner, B. 2001. Entreprise Resource Planning. Course Technology, Boston. [3]  O’Brien, James A., 2005. Introduction to Information System, McGraw-Hill, New York.
[4]  Remenyi, D dan Arthur M,T. 2001. Effective Measurement and Management of IT Cost and Benefit . Butterworth Heinemann Ltd, Oxford.
[5]  Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C.2004. Metode Desain dan Analisis Sistem . Andi, Yogyakarta.
[6]  William, Glynn C, 2008. Implementing SAP ERP Sales & Distribution : Essential Skills for SAP Professionals , McGraw-Hill.

## ISSN 2085-4579
Tabel 1. Pemenuhan Fit/ Gap Analysis
Operasional (FIT) Total Strategis(FIT) Total High Med Low High Med Low SAP R/3 6 6 0 12 1 5 0
6 18
Tabel 2. Pemenuhan Fit/ Gap Analysis dalam Persentase
Operasional(FIT) Total Strategis(FIT) Total Strategis FIT Grand Total FIT High Medium Low High Low SAP R/3 33,33% 33,33% 0% 66,66% 27,77% 0% 33,33% 99,99% Tabel 3. Biaya Implementasi SAP Jenis Biaya Keterangan Jumlah SAP License Untuk 24 user Rp. 726.012.000,- Konsultan Biaya Konsultan Rp. 1.059.002.000,- Hardware server dan hardware yang sudah tersedia - 17% / tahun dari total biaya lisensi untuk user SAP Rp. 123.422.040,-
Total Biaya Rp. 1.908.436.040,-