ANALISIS FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP DI RS UNIVERSITAS AIRLANGGA
Abdul Haqqi 1 , Novita Nur Aini 2 , Andri Permana Wicaksono 3
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 e-mail: haqqi1808@gmail.com 1

## Abstrak
Salah  satu  kewajiban  rumah  sakit  ialah  menyelenggarakan  rekam  medis.  Penyelenggaran  rekam  medis yang  baik  atau  buruk  merupakan  gambaran  kualitas  mutu  rumah  sakit.  Standar  pelayanan  minimal pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari pasien selesai mendapatkan pelayanan medis sampai berkas rekam medis kembali ke ruangan rekam medis dalam waktu 2x24 jam. Pengembalian berkas rekam medis rawat inap pada RS Universitas Airlangga memakan waktu lebih dari 2 X 24 jam, bahkan bisa sampai 1  minggu  dihitung  sejak  pasien  pulang  dan  berkas  belum  terisi  lengkap  100%.  Masalah  tersebut  akan mengakibatkan keterlambatan pelaporan, penyediaan berkas rekam medis pasien lama masih harus dicari lokasi  terakhir  peminjam  berkas  rekam  medis  jika  tidak  ditemukan  di  rak  filing.  Masih  adanya  waktu pengembalian  yang  belum  dicatat  dalam  buku  ekspedisi.  Adanya  permasalahan  terkait  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap, maka perlu adanya untuk mengidentifikasi permasalahan tersebut, hal ini bertujuan untuk memperbaiki atau meminimalkan potensi masalah yang masih ada. Metode identifikasi yang digunakan yaitu metode obsevasi dan wawancara. Observasi dilakukan pada sumber data yang dikumpulkan baik data primer atau data sekunder yang berkaitan dengan penyebab keterlamabatan pengembalian berkas rekam medis.  Wawancara dilakukan oleh peneliti kepada petugas yang berkaitan dengan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Penelitian ini menggunakan metode 5M (Man, Machine, Method, Material, dan Money) oleh Harrington Emerson.
Kata kunci : keterlambatan, rekam medis, rawat inap, rumah sakit

## Abstract
One  of  the  hospital's  obligations  is  to  organize  a  medical  record.  Good  or  bad  medical  record-up  is  a description of the quality of the hospital. The minimum service standard for the patient's return of the patient's medical record is completed by obtaining medical services until the medical record file returns to the medical record room within 2x24 hours. The return of an inpatient medical record in Universitas Airlangga Hospital takes more than 2 X 24 hours, even up to 1 week is calculated since the patient returned home and the file has  not  been  completed  100%.  Such  problems  will  result  in  delayed  reporting,  provision  of  old  patient medical record files should still be sought in the last location of the borrower's medical record file if not found in the filing rack. There is still an unrecorded return time in the expedition book. There is a problem with the delay in the return of an inpatient medical record so that it is necessary to identify the problem that aims to correct  or  minimize  potential  problems.  The  identification  methods  used  are  observation  and  interview methods.  Observations  are  performed  on  data  sources  collected  either  primary  data  or  secondary  data related to the cause of the return of the medical record file. The interview is conducted by the researcher to the officer related to the late return of the inpatient medical record file. The study uses the 5M method (Man, Machine, Method, Material, and Money) by Harrington Emerson.
Keywords: delays, medical records, inpatient, hospital

## 1.  Pendahuluan
Rumah sakit merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat jalan, rawat inap, dan  gawat  darurat.  Salah  satu  kewajiban  rumah  sakit  ialah  menyelenggarakan  rekam  medis (Kemenkes RI, 2018). Penyelenggaran rekam medis yang baik atau buruk merupakan gambaran kualitas mutu rumah sakit (Hatta, 2014).
Rekam medis adalah suatu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang  identitas diri  pasien,  hasil  pemeriksaan,  pengobatan  yang  diberikan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang diberikan kepada pasien melalui sarana pelayanan kesehatan. Rekam medis pasien merupakan
aspek penting dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan rumah sakit  (Trisnawati, 2012). Hal tersebut karena rekam medis merupakan salah satu standar yang harus dipenuhi oleh instansi atau rumah sakit untuk mendapatkan predikat akreditasi (Simbolon, 2015). Data-data yang harus dimasukkan dalam rekam medis dibedakan untuk pasien yang diperiksa di unit rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat. Isi dokumen rekam medis rawat inap dapat dibuat rekam medis dengan data-data yang dimasukkan yaitu data klinis dan data administrasi yang lengkap dan akurat (Kemenkes RI, 2008b).
Standar  pelayanan  minimal  pengembalian  berkas  rekam  medis  dari  pasien  selesai mendapatkan pelayanan medis sampai berkas rekam medis kembali ke ruangan rekam medis dalam waktu 2x24 jam, sedangkan untuk pengisisan berkas maksimal 1 x 24 jam dalam keadaan lengkap. Kelengkapan pengisian rekam medis adalah lengkapnya pada pengisian rekam medis khususnya pada lembar resume medis dalam waktu 24 jam setelah selesai pelayanan dengan standar pengisian 100%. Resume medis adalah ringkasan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan selama masa perawatan hingga pasien keluar setelah pelayanan dan dikembalikan ke Unit Kerja Rekam Medis (UKRM) (Kemenkes RI, 2008a).
Pengembalian  berkas  rekam  medis  merupakan  sistem  yang  cukup  penting  di  unit  rekam medis, pengembalian rekam medis dimulai dari berkas berada di ruang rawat sampai kembali ke unit rekam medis sesuai dengan kebijakan waktu pengembalian yaitu 2x24 jam (Hatta, 2014). Abdelhak dkk, (2001) menyatakan bahwa rekam medis dikatakan bermutu apabila rekam medis tersebut.  akurat,  dapat  dipercaya,  valid,  tepat  waktu  dan  lengkap.  Tepat  waktu  berarti  rekam medis harus segera dibuat dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan. Rekam medis yang telah lengkap harus dikembalikan sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan dalam standart operasional prosedur yang ada. Pengembalian berkas rekam medis tepat waktu akan dapat tercapai jika petugas memiliki kinerja yang baik.
Rumah Sakit Universitas Airlangga (RS UNAIR) Surabaya didirikan pada 14 Juni 2011 oleh Universitas Airlangga yang berawal dari Rumah Sakit Pendidikan Universitas Airlangga. Rumah Sakit  Universitas  Airlangga  merupakan  rumah  sakit  pendidikan  tipe  B  dengan  akreditasi paripurna  oleh  Komite  Akreditasi  Nasional  (KARS)  dan  telah  tersetifikasi Joint  Commision Internasional (JCI). RS UNAIR memiliki beberapa layanan-layanan seperti Instalasi Rawat Inap, Laboratorium, Radiologi, Rehabilitas Medik, Unit Rawat Jalan, Farmasi, Medical Check Up , dan IGD 24 Jam.
Berdasarkan hasil survei pendahuluan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke instalasi rekam medis masih mengalami keterlambatan, dimana berkas rekam medis setelah melayani pasien rawat inap tidak langsung kembali ke tempat penyimpanan berkas rekam medis sehingga  melebihi  waktu  yang  telah  ditetapkan  yaitu  2x24  jam  dari  pasien  pulang.  Keadaan tersebut  tidak  sesuai  dengan  Standar  Prosedur  Operasional  (SPO)  di  Rumah  Universitas Airlangga yang menyatakan bahwa berkas rekam medis rawat inap harus dikembalikan 2x24 jam setelah pasien pulang. Menurut Dirjen Yanmed (1997) pengisian lembar rekam medis selambat- lambatnya  ditulis  dalam  waktu  1x24  jam  dengan  ditandatangani  oleh  dokter  atau  tenaga kesehatan  lainnya  yang  sesuai  dengan  kewenangannya  dengan  dibubuhi  nama  dan  tanggal. Seseorang  yang  menerima  dan  meminjam  rekam  medis  berkewajiban  untuk  mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu 2x24 jam setelah pasien keluar rumah sakit.
Hasil survei pendahuluan dengan wawancara kepada petugas rekam medis pengembalian berkas  rekam  medis  dari  ruangan  perawat  kembali  ke  ruangan  rekam  medis  masih  sering terlambat. Pengembalian berkas rekam medis tersebut memakan waktu lebih dari 2 X 24 jam, bahkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis bisa sampai 1 minggu dihitung sejak pasien pulang, dan berkas belum terisi lengkap 100%. Masalah tersebut akan mengakibatkan keterlambatan pelaporan (morbiditas dan mortalitas), penyediaan berkas rekam medis menjadi lama jika pasien berkunjung lagi untuk kontrol, ataupun opname ulang, sehingga petugas rekam medis  harus  masih  mencari  dahulu  lokasi  terakhir  peminjam  berkas  rekam  medis  jika  tidak ditemukan di rak filing.
Dalam penelitian Hikmah, dkk (2019) mengungkapka indikator faktor masalah keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  RSD  Kalisat  terdapat  3  faktor.  Faktor-faktor tersebut diantaranya man (manusia/tenaga kesehatan), method (prosedur), machines (sarana), dan materials (berkas  RM).  Faktor man (manusia/tenaga  kesehatan)  yang  memiliki  keluaran kinerja  sangat  dipengaruhi  oleh  tingkat  pendidikan  petugas.  Faktor method (prosedur)  pada
penelitian  tersebut  ialah  dipengaruhi  oleh  jarak  antara  ruang  rawat  inap  dengan  ruang  rekam medis.  Faktor machines (sarana)  yang  dapat  mempemudah  komunikasi  ialah  dengan disediakannya  telepon  di  bagian  filing  untuk  menghubungi  ruang  rawat  inap.  Faktor materials (berkas  RM)  ialah  dikarenakan  dokter  yang  bertugas  mengisi  kelengkapan  berkasnya  tidak konsisten dalam kerjanya dalam mengisi secara tepat waktu.
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut peneliti tertarik untuk meneliti faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis di Rumah Sakit Universitas Airlangga ditinjaui dari faktor man , faktor method , faktor machines , faktor materials , dan faktor money menggunakan teori Harrington Emerson tentang unsur-unsur manajemen.
2.  Metode Penelitian
Jenis  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif  yang  mendeskripsikan  faktor  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis secara terperinci.

## 2.1  Jenis/desain Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif  pada  penelitian  ini  digunakan  untuk  mengetahui  faktor  pengembalian  berkas  rekam medis  berdasarkan  5M (Man,  Machine,  Method,  Marterial, dan Money) di  RS  Universitas Airlangga.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek penelitian yang digunakan pada penelitian ini berjumlah 5 orang yaitu 5 orang petugas filing .

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  pada  penilitian  ini  adalah  menggunakan  observasi,  wawancara  dan dokumentasi. Pengambilan data dilakukan pada bulan Februari sampai Maret 2020.

## 2.4  Metode Analisis Data
Penelitan  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  observasi, wawancara  dan  dokumentasi  kemudian  menganalisis  faktor  penyebab  keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis,  saran  solusi  penyelesaian  serta  saran draft SOP pengembalian  berkas  rekam  medis  berdasarkan  5M (Man,  Machine,  Method,  Marterial, dan Money) di RS Universitas Airlangga
3.  Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  permasalahan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap berdasarkan variabel man
Manajemen  berdasarkan  variabel  manusia  (man)  pada  penelitian  ini  adalah  sumber  daya manusia yaitu petugas rekam medis yang terlibat dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Man yang digunakan dalam penelitian ini yaitu pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja dari sumber daya manusia yang terlibat dalam kegiatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Berikut ini tabel sumber daya manusia yang ada pada unit filing :
Tabel 1. Sumber daya manusia unit filing No Pendidikan Pelatihan Pengalaman Kerja 1 D3 RMIK Belum pernah Lama kerja 9 bulan, belum bekerja rekam medis sebelumnya 2 D3 RMIK Belum pernah Lama kerja 6 bulan, sebelumnya pernah bekerja di 3 rumah sakit lain selama 2,5 tahun 3 SMA Belum pernah Lama kerja 4 tahun, belum bekerja rekam medis sebelumnya 4 D3 RMIK Belum pernah Lama kerja 1 tahun, belum bekerja rekam medis sebelumnya 5 SMA Belum pernah Lama kerja 5 tahun, belum bekerja rekam medis sebelumnya
Sumber : Rumah Sakit Universitas Airlangga
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  telah  dijelaskan  pada  tabel  1  menyatakan  bahwa terdapat 2 petugas yang bukan lulusan rekam medis dan belum pernah dilakukannya pelatihan perekam medis. Menurut Kemenkes RI (2013) sumber daya rekam medis minimal berpendidikan D3  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan.  Petugas  rekam  medis  harus  memahami kompetensinya.  Salah  satu  kompetensi  pendukung  yang  dimiliki  perekam  medis  adalah menerapkan latihan bagi staf yang terkait dalam sistem data pelayanan kesehatan (Kemenkes RI,  2007).  Irawan  (2013)  menyatakan  tenaga  kerja  yang  lebih  terlatih  dinilai  akan  memiliki produktivitas yang lebih tinggi di dunia kerja dan dunia usaha sehingga pada akhirnya mampu meningkatkan  pendapatan,  kesejahteraan  dan  kualitas  hidupnya.  Tujuan  utama  diadakannya pelatihan  adalah  untuk  menambah  wawasan  para  karyawan  agar  lebih  profesional  dalam pekerjaanya.
Menurut Marfungah (2013) lama bekerja adalah suatu kurun waktu atau lamanya tenaga kerja itu bekerja di suatu tempat. Lama kerja dikategorikan menjadi dua, meliputi :
a) Lama kerja kategori baru ≤ 3 tahun
b) Lama kerja kategori lama > 3 tahun
Kesimpulan dari variabel man ditemukan beberapa permasalahan.  beberapa petugas bukan lulusan kompetensi rekam medis dan informasi kesehatan. Belum pernah dilakukan pelatihan  terkait  kompetensi  rekam  medis  khususnya  terkait  pengembalian  berkas  rekam medis rawat inap. Adanya petugas yang lama kerjanya  ≤ 3 tahun dikategorikan belum memiliki pengalaman  yang  cukup  ditambah  belum  adanya  pelatihan  dapat  membuat  pengetahuan petugas kurang optimal.
Menurut  peneliti  pelatihan  sangat  penting  bagi  para  pegawai  karena  dapat  menambah wawasan  dan  keterampilan  agar    dapat  bekerja  secara  profesional  dan  memiliki  produktivitas yang  tinggi.  Sehingga  dengan  mengikuti  pelatihan  mengenai  rekam  medis,  pengisian  dan pengembalian berkas rekam medis diharapkan dapat menambah pengetahuan, meningkatkan keterampilan bagi petugas dan dapat menunjang kegiatan pengisian dan pengembalian berkas rekam  medis  serta  dapat  meminimalkan  kejadian  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis rawat inap di RS Universitas Airlangga.
3.2  Mengidentifikasi  permasalahan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap berdasarkan variabel machine
Fasilitas  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  sangat  diperlukan  agar pengembalian tepat waktu dan lengkap. Berdasarkan hasil wawancara yang telah dijabarkan di bab 4 bahwasanya perlu adanya fasilitas sendiri khusus dibagian filing agar petugas lebih optimal dalam  menggunakannya.  Berdasarkan  Larinse  dkk  (2019),  yang  dapat  mempengaruhi berjalannya suatu sistem. Seperti sumber pembiayaan, kebijakan manajemen, dan komunikasi dalam rangka mendukung penerapan sistem informasi yang berjalan di suatu instansi. Kebijakan sendiri merupakan faktor terpenting yang mengatur prosedur pelaksaan dari sebuah sistem yang dapat  diwujudkan  maka  dari  itu  kebijkaan  dalam  pembaruan  sistem  seperti  software  dan hardware sangatlah penting untuk menjamin sistem informasi yang baik.
Rumah Sakit Universitas Airlangga menggunakan beberapa fasilitas yang digunakan untuk mendukung  kegiatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  yang  terdiri  dari  buku ekspedisi, telepon, dan komputer. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara kepada setiap responden terkait fasilitas yang digunakan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap, yaitu;
“Ada buku ekspedisi dan telepon tapi teleponnya gabung dengan yang bagian depan dek (bagian assembling, pelaporan, dan koding), kalau tracer belum ada”
(Narasumber 1,2, dan 5, 2020)
“Ada buku ekspedisi , telepon yang gabung sama bagian depan (bagian assembling, pelaporan, dan koding), dan komputer yang berfungsi sebagai tracer dek, tapi komputernya gabung sama bagian depan (bagian pelaporan, dan koding) dek”
(Narasumber 3 dan 4, 2020)
“Kita catat identitas pasien, no rekam medis, identitas dan tanda tangan peminjam, sama tanggal peminjaman dan pengembaliannya”
(Narasumber 5, 2020)
Berdasarkan hasil wawancara dengan narasumber 5 dapat dijabarkan bahwasanya yang harus dicatat dalam buku ekspedisi ialah identitas pasien, no rekam medis, identitas peminjam, tanda  tangan  peminjam,  tanggal  peminjaman  dan  pengembalian.  Pihak  RSUA  sudah memfasilitasi telepon, komputer, dan buku ekspedisi agar pengembalian berkas rekam remdis rawat inap tepat waktu dan lengkap, akan tetapi dalam sistem masih saja mengalami gangguan, hal ini karena adanya beberapa fasilitas yang digunakan dengan bagian lain.
Adanya telepon meskipun gabung dengan bagian lain juga dapat membantu mempermudah pekerjaan petugas, misalnya memudahkan dalam menghubungi dokter agar segera melengkapi berkas  agar  mengembalikan  berkas  rekam  medis  tepat  waktu.  Namun  pada  kenyataannya, telepon yang menjadi satu dengan bagian lain dalam kondisi baik dan petugas menggunakannya sesuai dengan kebutuhan, masih saja terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.
Bagian filing juga disediakan komputer yang berfungsi sebagai tracer untuk mencari dan mengingatkan  petugas  terkait  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap.  Namun karena komputer tersebut jadi satu dengan bagian lain seperti pelaporan dan koding membuat petugas filing jarang menggunakannya.
Kesimpulan dari variabel machine ditemukan beberapa permasalahan. Dukungan dari atasan yang kurang terkait pengadaan failitas yang dikhususkan untuk bagian filing . Fasilititas yang dikhususkan dapat membuat pekerjaan petugas lebih optimal terkait pengembalian berkas rekam medis rawat inap yang tepat waktu dan lengkap.
3.3  Mengidentifikasi  permasalahan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap berdasarkan variabel method
Metode atau prosedur yang digunakan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap yaitu dengan acuan dari Standard Operational Procedure (SOP) mengenai pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Menurut penelitian Rachmani (2010) protap atau SOP dapat merupakan salah  satu  faktor  keterlambatan  pengembalian  rekam  medis  kembali  ke  ruang  penyimpanan berkas rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara kepada narasumber tekait pemahamannya terhadap SOP diperoleh sebagai berikut;
“Gatau berapa lama batas pengembalian berkas rekam medis rawat inap”
(Narasumber 1, 2020)
“Ga ada batas waktunya dek”
(Narasumber 3, 2020)
“Batas waktu pengembalian berkas rekam medis rawt inap 3x24 jam”
(Narasumber 2, 2020)
“2x24 jam”
(Narasumber 4 dan 5, 2020)
“SOP kita buat sendiri, inisiatif temen-temen bagian filing”
(Narasumber 3 dan 4, 2020)
“SOP tidak ditempel disini dek (ruang filing), jadi petugas gatau”
(Narasumber 2, 2020)
“SOP ada disampaikan ke koordinator filing, baru koordinatornya nanti yang nyampein ke teman-teman”
(Narasumber 5, 2020)
“Pertama saat pengembalian berkas rekam medis rawat inap pastinya kita siapkan dulu buku ekspedisnya setelah ngambil dari atas (ruang perawatan), lalu kita cocokin tuh identitas pasien
dengan nomor rm nya, terus minta tanda tangan peminjamnya itu. Kalo ada yang belum lengkap kita telpon dokternya kesini untuk ngisi, kalo gabisa asisten dokternya yang suruh ngisi”
(Narasumber 5, 2020)
Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  petugas  masih  belum mengetahui terkait standar pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Petugas masih ada yang belum mengetahui terkait batas waktu pengembalian yaitu 2x24 jam setelah pasien pulang. Dikarenakan dokter yang belum tanda tangan dan dokter tidak selalu berada di ruang rawat inap juga  merupakan  faktor  keterlambatan  tersebut.  Hal  ini  menyebabkan  berkas  tidak  segera dikembalikan ke instalasi rekam medis karena masih menunggu berkas rekam medis lengkap.
Hal tersebut menggambarkan bahwa masih kurang sosialisasi SOP terkait pengembalian dan  pengisian  berkas  rekam  medis  terhadap  petugas.  Menurut  Devi,  dkk  (2016)  sosialisasi tentang SOP pengembalian dokumen rekam medis memberikan kejelasan bagi seluruh perawat rawat  inap  untuk  mengembalikan  dokumen  rekam  medis  tepat  waktu.  Selain  itu  pada  setiap ruangan rawat inap tidak terdapat SOP terkait pengembalian maupun pengisian berkas rekam medis rawat inap. Hal ini sejalan dengan penelitian Anggraini (2014) yang menyatakan bahwa di RSD Kalisat tidak memiliki SOP pengembalian berkas rekam medis di masing – masing ruang rawat inap, sehingga responden kurang mengetahui mengenai isi dari SOP tersebut. Tidak hanya itu, ruang rawat inap maupun instalasi rekam medis tidak memiliki SOP pengembalian berkas rekam  medis.  Instalasi  rekam  medis  hanya  memiliki  SOP  pengisian  berkas  rekam  medis  dan SOP pengembalian berkas rekam medis tidak lengkap.
Menurut  Undang-Undang  No.29  tahun  2004  tentang  Praktik  Kedokteran  pasal  50  yang dimaksud  dengan  Standar  Prosedur  Operasional  (SPO)  adalah  suatu  perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu. Standar  prosedur  operasional  atau  SOP  memberikan  langkah  yang  benar  dan  terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi. Direktur rumah sakit wajib  membuat  prosedur  kerja  tetap  penyelenggaraan  rekam  medis  di  rumah  sakit  masing- masing  (Dirjen  Yanmed,  1997).  Sejalan  dengan  teori  tersebut  petugas  diharuskan  untuk menjadikan SOP sebagai pedoman dalam bekerja untuk menyelesaikan proses kerja rutin dalam hal ini pengembalian berkas rekam medisrawat inap agar dapat berjalan dengan baik.
Menurut  peneliti  dalam  kegiatan  pengembalian  berkas  rekam  medis,  adanya  SOP  dan sosialisasinya  akan  sangat  membantu  petugas  dalam  menyelesaikan  pekerjaannya  sesuai dengan peraturan atau prosedur yang berlaku, dalam hal ini SOP yang dimaksud adalah SOP mengenai  pengisian  dan  pengembalian  berkas  rekam  medis  agar  berkas  dikembalikan  tepat waktu  sesuai  dengan  SOP  yang  sudah  ditentukan  di  RS  Universitas  Airlangga.  Peneliti berpendapat  bahwa  dengan  adanya  SOP  pengembalian  dan  pengisian  berkas  rekam  medis disetiap ruang rawat inap dan dengan mengadakan sosialisasi secara rutin dapat meningkatkan kesadaran  petugas  dalam  melaksanakan  tugasnya  dengan  baik,  sehingga  dapat  diharapkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap dapat di minimalisir .
3.4  Mengidentifikasi  permasalahan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap berdasarkan variabel material
Material yang  digunakan  adalah  ketidaklengkapan  isi  berkas  rekam  medis  rawat  inap. Menurut Wirajaya dan Nuraini (2019) kelengkapan dokumen rekam medis sangat penting karena berpengaruh  terhadap  proses  pengobatan  pasien  dan  klaim  asuransi.  Selain  itu  kelengkapan pengisian rekam medis merupakan salah satu indikator untuk melihat kualitas mutu pelayanan rumah  sakit  (Gafur,  2003).  Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan  kepada  5  responden mengenai  ketidaklengkapan  berkas  rekam  medis  yang  menyebabkan  keterlambatan pengembalian  berkas  dengan  menggunakan  alat  ukur  wawancara  didapatkan  hasil  sebagai berikut:
“Kalau  itu  sudah  jelas  bisa  menyebabkan.  Kalau  ndak  lengkap  kan  ndak  bisa  segera dikembalikan”
“Yang paling sering tidak di isi itu pada tanda tangan dokternya”
“Dokternya kan kadang juga ga cuma praktek disini saja, terutama dokter luar itu”
(Narasumber1,2,3,4,dan 5 2020)
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan kepada narasumber tentang upaya yang telah dilakukan  tekait  ketidaklengkapan  pengisian  berkas  rekam  medis  didapatkan  hasil  sebagai berikut:
“Dokternya dipanggil ke ruang filing untuk melengkapi, jika tidak ada respon kita ke atas. Kalau dokternya gak ada kita minta asisten dokternya untuk melengkapi”
(Narasumber 5, 2020)
Berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui bahwa masih ada berkas rekam medis yang belum diisi lengkap selama 2x24 jam setelah pasien plang. Hal tersebut tidak sesuai terkait kelengkapan pengisian  rekam medis 24 jam setelah selesai pelayanan dengan standar 100% (Kemenkes  RI,  2008a).  Ketidaklengkapan  berkas  rekam  medis  yang  sering  terjadi  ialah  pada pengisian tanda tangan dokter. Alasan dokter tidak melengkapi berkas yaitu karena sibuk dan yang paling sering pada dokter luar yang juga praktek di RS UNAIR.
Hal  tersebut  sejalan  dengan  hasil  penelitian  sebelumnya  oleh  Ridho,  dkk  (2013)  yang menyatakan bahwa kelengkapan tanda tangan dan nama dokter menjadi masalah karena pada aspek ini merupakan aspek ketidaklengkapan terbesar di Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan UMY.  Tanda  tangan  dan  nama  dokter  pada  rekam  medis  sifatnya  sangat  penting  karena merupakan legalitas dan bentuk tanggung jawab terhadap pasien. Kelengkapan pengisian berkas rekam medis akan berpengaruh terhadap proses pelayanan yang dilakukan oleh petugas medis dan mempengaruhi kualitas dari pelayanan suatu rumah sakit tersebut. Menurut Kemenkes RI (2008b)  menyatakan  bahwa  setiap  pencatatan  ke  dalam  rekam  medis  harus  dibubuhi  nama, waktu dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan secara langsung.
Peneliti  berpendapat  bahwa  penyebab  ketidaklengkapan  pengisian  berkas  rekam  medis tersebut karena ketidakdisiplinan petugas pencatatan dalam mengisi berkas rekam medis rawat inap.  Dengan  berkas  rekam  medis  yang  lengkap  dan  tepat  waktu  maka  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap dapat di minimalisir.
3.5  Mengidentifikasi  permasalahan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap berdasarkan variabel money Unsur money yang digunakan adalah anggaran dana yang di butuhkan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Berikut ini hasil wawancara kepada narasumber terkait money : “Tidak ada kesulitan mbak, karena kami tidak tahu masalah itu. Itu kan wewenang Rumah Sakit. Menurut saya sudah cukup mbak, tidak ada masalah”
(Narasumber 1, 2, 3, 4, dan 5, 2020)
“Tidak  ada  penghargaan  atau  hadiah  khusus  sih  buat  petugas,  ada  sih  dari  koordinator  filing sendiri biasanya traktir temen-temen yang kerjanya bagus”
(Narasumber 2, 2020)
Berdasarkan  wawancara  dengan  narasumber  2  dapat  dijabarkan  bahwasanya  diperlukan anggaran  untuk reward untuk  menambah  semangat  petugas  melaksanakan  tugasnya  sesuai SOP  yang  ada.  Menurut  Mirfat,  dkk  (2017)dukungan  dana  untuk  reward  terkait  waktu pengembalian  DRM  dapat  mempengaruhi  kinerja  petugas  dalam  melaksanakan  tugas  dalam pengembalian DRM.
Menurut  Sukoco  (2007)  anggaran  adalah  rencana  detail  mengenai  perolehan  dan penggunaan  keuangan  maupun  sumber  daya  organisasi  lainnya  pada  periode  yang  telah ditentukan.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan kepada narasumber yang ada pada bab 4, tidak ada masalah anggaran keuangan yang berhubungan dengan pengembalian berkas rekam medis rawat inap secara langsung karena proses penyusunan anggaran  telah dilakukan oleh pihak direksi Rumah Sakit melalui bagian perencanaan dan pengembangan (renbang). Menurut Kemenkes  RI  (2007)  tentang  standar  profesi  perekam  medis  hal  yang  harus  dilaksanakan
diantaranya  menyusun  anggaran.  Penyusunan  anggaran  diharapkan  dapat  membantu  dalam menjelaskan kebutuhan dana yang dibutuhkan dalam suatu kegiatan.
Menurut peneliti, kepala rekam medis tidak mengalami kesulitan dalam hal anggaran dana yang  telah  di  sediakan  dan  tidak  memiliki  dampak  yang  berarti  dalam  proses  pengembalian berkas rekam medis. Hanya saja berdasarkan hasil wawancara pada bab 4 dapat disimpulkan bahwa diperlukannya penganggaran terkait reward bagi petugas, dan pengadaan fasilitas khusus petugas filing .

## 4.  Simpulan dan Saran

## 4.1  Simpulan
Berdasarkan uraian hasil dan pembahasan dari penelitian tentang analisis faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RS Universitas Airlangga dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Unsur Man, pengetahuan yang dimiliki oleh petugas terkait pengembalian dan pensukoco gisian berkas rekam medis masih kurang, hal ini dikarenakan kurangnya pelatihan bagi petugas terkait rekam medis seperti pengisian dan pengembalian berkas rekam medis serta  kurangnya  kesadaran  petugas  akan  pentingnya  sebuah  pelatihan.  Masa  kerja petugas rata-rata kurang dari 3 tahun yang artinya pengalamannya masih kurang.
2. Unsur Machines, telepon  dalam  kondisi  baik  dan  sudah  digunakan  sesuai  dengan kebutuhan walaupun gabung dengan bagian lain. Komputer yang digunakan bersama bagian  lain  membuat  petugas  tidak  menggunakannya  untuk  tracer  karena  digunakan bagian lain mengakibatkan terhambatnya pengembalian berkas rekam medis. Pada buku ekspedisi  tidak  terdapat  kolom  lengkap  atau  tidak  saat  dikembalikan  yang  dapat digunakan sebagai evaluasi terkait permasalahan.
3. Unsur Methods, SOP pengisian yang tidak terdapat di setiap ruang rawat inap dan tidak ada SOP pengembalian berkas rekam medis rawat inap di ruang filing . Sosialisasi SOP tersebut di belum dilakukan secara rutin sehingga petugas kurang mengetahui isi dari SOP tersebut.
4. Unsur Material , ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis terutama pada tanda tangan dokter dapat menghambat proses pengembalian berkas rekam medis.
5. Unsur Money ,  penggunaan  dana  yang  digunakan  pada  proses  pengembalian  berkas berkam  medis  sepenuhnya  menjadi  kewenangan  pihak  Rumah  Sakit  yaitu  pihak Perencanaan  dan  Pengembangan.  Untuk  anggaran  yang  digunakan  tidak  menjadi hambatan saat proses pengembalian berkas rekam medis.

## 4.2  Saran
Berdasarkan  hasil  penelitian  tentang  analisis  faktor  penyebab  keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  inap  di  RS  Universitas  Airlangga  maka  peneliti merekomendasikan beberapa saran sebagai berikut :
1. Memberikan sanksi seperti teguran atau jika masih berlanjut bisa dengan memberikan surat peringatan kepada petugas pencatatan akan ketidaklengkapan pengisian berkas rekam  medis  dan  kepada  petugas  distributor  yang  tidak  menjalankan  tugas  sesuai SOP.
2. Dibuatkannya SOP pengembalian berkas rekam medis pada setiap ruangan rawat inap (saran draft SOP terlampir).
3. Mengadakan  sosialisasi  SOP  tentang  pengisian  dan  pengembalian  berkas  rekam medis  rawat  inap  beserta  evaluasinya  secara  rutin  (satu  bulan  sekali)  dan mengikutsertakan semua petugas terkait seperti petugas rekam medis, perawat, bidan, dokter, dan bagian asuransi dalam sosialisasi tersebut.
4. Mengikutsertakan  petugas  dalam  pelatihan  tentang  rekam  medis,  pencatatan  dan pengembalian berkas rekam medis sesuai dengan bidangnya masing-masing terutama terkait pengisian, peminjaman, dan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.

## Daftar Pustaka

## J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan
Abdelhak, M. et al. 2001. Health Information : Management of A Strategic Resource . 2nd edn. Philadelphia: W.B Sunders Company.
Anggraini,  D.  M.  2014. Evaluasi  Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Pasien Rawat Inap Pada Unit Rekam Medis Bagian Assembling Berdasarkan Metode Fishbone Di RSD Kalisat Jember . Jember: Politeknik Negeri Jember.
Devi,  S.  S.,  Rini,  N.  S.  H.  and  Hakim,  L.  2016.  ‘Pengaruh  Implementasi  Standar  Prosedur Operasional  Pengembalian  Rekam  Medis  di  RSJ  Dr.  Radjiman  Wediodiningrat Lawang’, Jurnal Kedokteran Brawijaya , 29(3). doi: 10.21776/ub.jkb.2016.029.03.5.
Dirjen Yanmed. 1997. ‘Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi I’. Gafur,  K.  M.  A.  (2003) Pentingnya  Peningkatan  Profesionalisme  Rekam  Medis  dalam  Upaya Peningkatan  Mutu  Pelayanan  Kesehatan .  Jakarta:  Kumpulan  Makalah  Seminar Nasional dalam Kongres dan Rakernas I-III PORMIKI.
Hatta, G. R. 2014. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan . Jakarta: UI-Press.
Hikmah,  F.,  Wijayanti,  R.  A.  and  Rahmadtullah,  Y.  P.  2019.  ‘Penentu  Prioritas  dan  Perbaikan
Masalah  Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis  Rawat  Inap  di  Rumah Sakit Daerah Kalisat’, Manajemen Informasi Kesehatan , 7(1). doi: 10.33560/jmiki.v7il.214.
Irawan,  A.  2013.  ‘Pentingnya  Pelatihan  Dalam  Persoalan  Kinerja  SDM’.  Available  at: https://repository.fe.unjani.ac.id/pdf/01_Pentingnya_pelatihan_Kajian_Il miah_Andri_Irawan_Revisi_Andri.pdf.
Kemenkes  RI.  2007.  ‘Keputusan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor 377/MENKES/SK/III/2007 tentang  Profesi  Perekam  Medis  Dan  informasi  kesehatan’. Jakarta : Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
____________.  2008a. Keputusan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008  tentang  Standar  Pelayanan  Minimal  Rumah  Sakit .  Jakarta  : Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
____________.  2008b. Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis . Jakarta : Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
____________. 2013. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang  Penyelenggaraan  Pekerjaan  Perekam  Medis .  Jakarta  :  Menteri  Kesehatan Republik Indonesia.
____________. 2018. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2018 tentang Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien . Jakarta : Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
Marfungah,  S.  2013. Hubungan  Antara  Lama  Kerja  Dengan  Kinerja  Bidan  Dalam  Pelayanan Antenatal Care (Anc) Di Wilayah Surakarta . Surakarta : Universitas Negeri Surakarta.
Mirfat,  S.,  Andadari,  N.  and  Nusaria  Nawa  Indah,  Y.  (2017)  ‘Faktor  Penyebab  Keterlambatan Pengembalian  Dokumen  Rekam  Medis  di  RS  X  Kabupaten  Kediri’, Jurnal Medicoeticolegal  dan  Manajemen  Rumah  Sakit ,  6(2),  pp.  149–158.  doi: 10.18196/jmmr.6140.
Rachmani, E. (2010) ‘Analisa Keterlambatan Penyerahan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap Di Rumah Sakit Polri dan TNI Semarang’, Jurnal Visikes , 9(2), pp. 107–117.
Ridho,  K.,  Rosa,  E.  and  Suparniati,  E.  (2013)  ‘Analisis  Faktor-Faktor  Yang  Mempengaruhi Kepatuhan Pengisian Rekam Medis Di Rumah Sakit Gigi Dan Mulut Pendidikan Umy’, Jurnal  Medicoeticolegal  dan  Manajemen  Rumah  Sakit , 2(2).Yogyakarta  :  Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Simbolon,  S.  A.  2015.  ‘KAJIAN  YURIDIS  TERHADAP  KEDUDUKAN  REKAM  MEDIS ELEKTRONIK  DALAM  PEMBUKTIAN  PERKARA  PIDANA  MALPRAKTEK  OLEH DOKTER’, Lex Crimen , 4(6), pp. 152–161. doi: 10.1145/3132847.3132886. Manado : Universitas Sam Ratulangi.
Sukoco, B. M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern . Edited by W. C. Kristiaji, W.
Hardani, and S. Saat. Jakarta: Erlangga.
Trisnawati, F. 2012. Asuhan Kebidanan . 1st edn. Jakarta: PT. Prestasi Pustakarya.
Wirajaya,  M.  K.  and  Nuraini,  N.  2019.  ‘Faktor  Faktor  yang  Mempengaruhi  Ketidaklengkapan Rekam  Medis  Pasien  pada  Rumah  Sakit  di  Indonesia’, Jurnal  Manajemen  Informasi Kesehatan  Indonesia ,  7(2).  doi:  10.33560/jmiki.v7i2.225.  Denpasar  :  Insititut  Ilmu Kesehatan Medika Persada Bali.