## STRATEGI PERCEPATAN WAKTU DISTRIBUSI DOKUMEN REKAM MEDIS DI RSU dr. H. KOESNADI BONDOWOSO
Isye Isyanti Dewi*, Feby Erawantini, Novita Nuraini, Gamasiano Alfiansyah Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia *e-mail : isyedewi50@gmail.com

## Abstract
Distribution  of  the  medical  record  document  distributes  the  medical  record  document  to  the  polyclinic  after patient  registration. The  delay  in  the medical record  document  distribution  is still common. The time  limit for the  distribution  of  outpatient  medical  record  document  at  RSU  Dr.  H.  Koesnadi  Bondowoso  is  less  than  or equal  to  10  minutes  after  patient  registration.  A  preliminary  survey  in  November  2019  shows  that  delayed distribution  is  reaching  53,5%.  This  research  aimed  to  develop  a  strategy  for  overcoming  the  delayed distribution  of  outpatient  medical  records  at  RSU  dr.  H.  Koesnadi  Bondowoso  Hospital.  This  qualitative research used the action research method. Data was collected by using in-depth interviews, observation, and brainstorming. The result showed the causative factor for delayed distribution were as follows: The officer had a  lack  of  knowledge  about  SOP  (Standard  Operational  Procedure)  and  discipline,  no  special  officer  on  the medical  record  distribution,  the  tracer  was  not  available  on  the  storage  rack,  filling  distribution  never  got  a reward, and socialization about medical record SOP had never been held. From the causes above, RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso Hospital must revise the SOP and do socialization on their officer.

## Keywords: Distribution, Outpatient Medical Record, Hospital

## Abstrak
Pendistribusian  dokumen  rekam  medis  adalah  suatu  kegiatan  mendistribusikan  dokumen  rekam  medis  ke poliklinik  setelah  pasien  registrasi.  Keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  sering dijumpai  pada  kegiatan  penyelenggaraan  rekam  medis.  Batas  waktu  pendistribusian  dokumen  rekam  medis rawat  jalan  di  RSU  dr.  H.  Koesnadi  Bondowoso  yaitu  ≤  10  menit  setelah  pasien  mendaftar.  Data keterlambatan  yang  dilakukan  pada  survey  awal  bulan  November  2019  mencapai  53,5%.  Tujuan  dari penelitian  ini  adalah  menyusun  strategi  untuk  melakukan  perbaikan  keterlambatan  pendistribusian  dokumen rekam  medis  rawat  jalan  di  RSU  dr.  H.  Koesnadi  Bondowoso.  Penelitian  ini  merupakan  penelitian  kualitatif dengan metode Action Research. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara mendalam, observasi dan  brainstorming.  Hasil  penelitian  ini  diketahui  bahwa  faktor  penyebab  keterlambatan  pendistribusian dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  yaitu  kurangnya  pengetahuan  petugas  tentang  SPO  (Standar  Prosedur Operasional), kedisiplinan petugas yang masih kurang disiplin, tidak terdapat petugas khusus pendistribusian dokumen rekam medis, tidak terdapat tracer pada rak penyimpanan, petugas filing tidak pernah mendapatkan reward  dari  pimpinan  dan  belum  pernah  diadakan  sosialisasi  SPO.  Berdasarkan  hal  tersebut  upaya penyelesaian masalah yang peneliti sarankan pada pihak RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso dengan merevisi SPO dan sosialisasi SPO secara berkala.

## Keywords: Distribusi, Rekam Medis Rawat Jalan, Rumah Sakit

## 1. Pendahuluan
Rumah  sakit  adalah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Rumah Sakit sebagai salah satu sarana penyedia layanan kesehatan dituntut agar dapat memberikan pelayanan yang terkait dengan kebutuhan pasien secara mudah, cepat, akurat dengan  biaya  terjangkau.  Pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit  bertujuan  untuk  meningkatkan derajat  kesehatan  masyarakat.  Pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit  terdiri  dari  beberapa pelayanan. Salah satu pelayanan kesehatan tersebut adalah pelayanan rekam medis (Rustiyanto, 2010)  dalam  (Maryati,  2015).  Rumah  sakit  harus  memiliki  rekam  medis  sebagai  suatu  standar pelayanan  di  bidang  kesehatan  yang  berguna  untuk  peningkatan  kualitas  dalam  memberikan pelayanan yang optimal terhadap seluruh masyarakat (Nugraheni, 2015).
Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien,  hasil  pemeriksaan,  pengobatan  yang  telah  diberikan,  serta  tindakan  dan  pelayanan  lain yang  telah  diberikan  kepada  pasien.  Catatan  pada  rekam  medis  merupakan  tulisan-tulisan  yang dibuat  oleh  dokter,  dokter  gigi  atau  tenaga  kesehatan  lain  mengenai  tindakan  yang  diberikan
kepada pasien. Selain itu, rekam medis merupakan keterangan yang tertulis maupun yang terekam tentang  identitas,  anamnesa,  penentuan  fisik  laboratorium,  diagnosa  dan  tindakan  medis  yang diberikan  kepada  pasien  dan  pengobatan  baik  yang  dirawat  inap,  rawat  jalan,  maupun  gawat darurat (Dewi dan Agustina, 2017).
Rekam medis dikatakan baik dan bermutu apabila memenuhi indikator-indikator kelengkapan, keakuratan,  tepat  waktu  dan  memenuhi  aspek  hukum  (Huffman,  1994)  dalam  (Styowati,  2018). Salah  satu  dalam  indikator  rekam  medis  yang  bermutu  adalah  tepat  waktu,  berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 129/Menkes/ SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah  Sakit  yang  menyatakan  bahwa  penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  adalah kurang  dari  10  menit,  hal  ini  dihitung  dari  pasien  melakukan  registrasi  di  pendaftaran  sampai dokumen rekam medis  didistribusikan  ke  poliklinik.  Waktu  pendistribusian  dokumen  rekam  medis adalah tidak boleh lebih dari 10 menit.
RSU  dr.  H.  Koesnadi  Bondowoso  merupakan  salah  satu  rumah  sakit  umum  yang  ada  di Kabupaten  Bondowoso  yang  memiliki  akreditasi  paripurna,  namun  dalam  RSU  dr.  H.  Koesnadi Bondowoso  masih  sering  terdapat  masalah  keterlambatan  yang  berkaitan  dengan  sistem pengolahan rekam medis khususnya dibagian pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan. Sistem pendistribusian dokumen rekam medis yang dilakukan di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso diawali  dengan  kegiatan  pendaftaran  pasien  rawat  jalan  yang  dilakukan  di  tempat  pendaftaran pasien  rawat  jalan  (TPPRJ),  petugas  pendaftaran  melakukan print  out tracer untuk  pasien  baru atau pasien lama yang langsung tercetak di ruang filing .
Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  oleh  peneliti  didapatkan  bahwa  adanya keterlamabatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  di  RSU  dr.  H.  Koesnadi  Bondowoso.  Hal tersebut  kemungkinan  terjadi  karena  petugas  distribusi  menunggu  dokumen  rekam  medis menumpuk  untuk  diantar  ke  poliklinik  masing-masing.  Berikut  merupakan  hasil  observasi  terkait dengan  data  waktu  pendistribusian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dengan  menggunakan  200 sampel dokumen rekam medis rawat jalan.

## Tabel 1. Data Keterlambatan Distribusi Dokumen Rekam Medis

## Sumber: Data Primer, 2019
Tabel  1  Menunjukkan  bahwa  53,5%  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  yang  distribusinya terlambat.  Artinya,  di  RSU  dr.  H.  Koesnadi  Bondowoso  menunjukkan  bahwa  masih  tinggi  angka keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis.  Mengingat  bahwa  SPO  pada  RSU  dr.  H. Koesnadi  Bondowoso  tentang  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  yaitu  Rekam medis didistribusikan dalam waktu kurang dari 10 menit setelah pasien mendaftar. Dengan adanya keterlambatan pendistribusian dokumen rekam medis ini, akan menjadi dampak negatif pada mutu pelayanan kesehatan yang diberikan oleh suatu instansi rumah sakit.
Berdasarkan  studi  pendahuluan,  peneliti  menduga  faktor  keterlambatan  pendistribusian dokumen rekam medis berkaitan dengan unsur 5 Management ( man, money, materials, machine, method ),  meliputi  pengetahuan  petugas filing tidak  mengetahui  adanya  SPO  (Standar  Prosedur Operasional).  Kedisiplinan  petugas filing yang  tidak  mendistribusikan  dokumen  rekam  medis dengan  tepat  waktu.  Anggaran  untuk  menunjang  kegiatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis
No Tanggal Jumlah Berkas Distribusi dokumen rekam medis > 10 menit Presentase 1. 8 November 2019 50 21 42% 2. 15 November 2019 50 32 64% 3. 22 November 2019 50 26 52% 4. 29 November 2019 50 28 56% Jumlah 200 107 53,5%
Presentasi keterlambatan seluruh DRM = 53,5 %
rawat  jalan  yang  dirasa  kurang  dan  belum  memenuhi  kebutuhan.  Tracer  yang  seharusnya  ada yang digunakan untuk mengetahui dokumen rekam medis yang tidak berada pada tempatnya. Alat transportasi  yang  digunakan  petugas filing yang  mendistribusikan  dokumen  rekam  medis  rawat jalan  yaitu  bisa  dengan  trolly  atau  lift,  pada  RS  tersebut  menggunakan  tangan.  Sosialisasi  SPO pendistribusian  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  yang  belum  pernah  dilakukan.  Pelaksanaan SPO yang faktanya belum dilakukan sesuai SPO.
Instalasi  rekam  medis  pernah  melakukan  strategi  sebelumnya  untuk  meminimalisir keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis,  berdasarkan  wawancara  dengan  kepala pelayanan  rekam  medis  rawat  jalan  bahwa  strategi  tersebut  tidak  berjalan  dengan  maksimal  dan sudah  terdapat  SPO  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  tetapi  SPO  tersebut  masih  kurang jelas  dan  tidak  terdapat  keterangan  yang  menunjukkan  berapa  batas  waktu  pendistribusian. Sehingga  petugas  filing  tidak  tahu  tentang  batas  waktu  pendistribusian.  Oleh  karena  itu  peneliti ingin  melakukan  strategi  perbaikan  keterlambatan  distribusi  dokumen rekam  medis rawat  jalan  di RSU  dr.  H.  Koesnadi  Bondowoso  menggunakan  metode Action  Research .  Tujuan  dari  penelitian ini adalah menyusun strategi percepatan distribusi dokumen rekam medis di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso.

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian  kualitatif.  Penelitian  kualitatif  adalah prosedur  pemecahan  masalah  dengan  menggambarkan  suatu  keadaan  berdasarkan  fakta-fakta sebagaimana  adanya  yang  terkait  dengan  strategi  perbaikan  masalah  keterlambatan pendistribusian  dokumen  rekam  medis  dengan  menggunakan  metode Action  research ,  kemudian dianalisis dan diintrepretasikan.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek dalam penelitian ini yaitu sebanyak 3 (tiga) informan yang terdiri dari 6 petugas filing , 3 petugas poliklinik dan 1 kepala pelayanan rekam medis rawat jalan.

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penelitian ini adalah menggunakan wawancara mendalam dengan daftar  pertanyaan,  observasi  waktu  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  dan dokumentasi alur pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan.

## 2.4 Metode Analisis Data
Penelitan  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  dari wawancara, observasi dan dokumentasi yang telah dilakukan oleh peneliti selanjutnya melakukan strategi perbaikan masalah keterlambatan pendistribusian dokumen rekam medis.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  unsur “Man”  penyebab  keterlambatan  dokumen  rekam  medis  rawat jalan
Faktor  man  dalam  penelitian  ini  yaitu  mengidentifikasi  berdasarkan  pengetahuan  petugas, kedisiplinan  dan  jumlah  petugas.  Faktor  pengetahuan  petugas  didapatkan  bahwa  kurangnya pengetahuan  petugas  tentang  SPO  pendistribusian  dokumen  rekam  medis,  petugas  tidak mengetahui  adanya  SPO  pendistribusian dokumen  rekam medis rawat  jalan.  Menurut  Alisan  dan Serang  (2018),  pengetahuan  petugas    dalam  menjalankan  tugasnya  sangat  penting  dan berpengaruh  dalam  bekerja  karena  pengetahuan  yang  dimiliki  akan  dapat  meningatkan  kinerja melalui  penyelesaian  pekerjaan  yang  diberikan  sehingga  pekerjaan  dapat  terselesaikan  dengan baik.
Kedisiplinan  untuk  mendistribusikan  tepat  waktu  masih  sangat  kurang,  petugas menumpuk dokumen  rekam  medis  terlebih  dahulu  agar  sekali  antar  dan  sibuknya  petugas  masih  mencari dokumen  rekam  medis  yang  ketlisut  atau  hilang.  Menurut  Hadikusumah  (2001)  disiplin  adalah suatu  alat  yang  digunakan  para  manajer  untuk  berkomunikasi  dengan  karyawan  agar  mereka bersedia untuk mengubah suatu perilaku dengan melakukan pelatihan yang mengarah pada upaya membenarkan  dan  melibatkan  pengetahuan  sikap  dan  perilaku  petugas  sehingga  ada  kemauan pada diri  petugas  untuk  menuju  pada  kerjasama maupun  prestasi  yang  lebih  baik.  Di  RSU  dr.  H. Koesnadi  Bondowoso seharusnya  meningkatkan  kedisiplinan  dengan  cara  menyelesaikan masalah dengan di diskusikan bersama kepala rekam medis.
Jumlah petugas di filing berkurang, tidak ada petugas khusus yang mempunyai tugas untuk mendistribusikan dapat mencari dan mendistribusikan dokumen rekam medis. Jumlah yang sangat kurang menyebabkan kurang optimal dalam pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan di RSU  dr.  H.  Koesnadi  Bondowoso.  Hal  ini  sesuai  dengan  pernyataan  Roviq  et  al.,  (2020)  yang menyatakan  bahwa  kurangnya  jumlah  SDM  dan  minimnya  pelatihan  petugas  pendistribusian dokumen rekam medis mempengaruhi waktu distribusi dokumen rekam medis ke poliklinik.
3.2  Mengidentifikasi  unsur “Money” penyebab keterlambatan dokumen rekam medis rawat

## jalan
Faktor  money  didapatkan  bahwa  pimpinan  belum  pernah  memberikan  reward  kepada petugas. Menurut Mulyadi (2009) dalam Kanang dan Syahrul (2018) mengatakan bahwa dampak reward  bersifat  jangka  panjang.  Perasaan  bahagia  oleh  reward  yang  bertahan  lama  di  ingatan penerima akan menghasilkan nilai yang lebih tinggi sehingga mengurangi stress akibat pekerjaan. Dapat  disimpulkan  bahwa  harus  ada  reward  atau  punishment  yang  di  anggarkan  oleh  kepala rekam medis untuk menunjang kinerja dalam pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso.
3.3  Mengidentifikasi  unsur “Materials”  penyebab  keterlambatan  dokumen  rekam  medis rawat jalan
Faktor material  didapatkan  bahwa petugas  kebingungan  jika  dokumen  rekam  medis  belum dikembalikan dan pada rak tidak terdapat tracer jika rekam medis dipinjam atau tidak berada pada tempatnya,  sehingga  mudah  terjadi missfile .  Menurut  Oktavia  (2017)  salah  satu  faktor  penyebab missfile  yaitu  tidak  ada  tracer  atau  petunjuk  keluar.  Pada  saat  kondisi  petugas  mengalami kelelahan  kerja,  motivasi  kerja  menurun,  dan  berpotensi  dokumen  rekam  medis  tidak  dapat dijangkau oleh petugas kemudian dokumen rekam medis dinyatakan missfile, maka pada saat itu juga  petugas  langsung  melakukan  pencarian  dan  memakan  waktu  yang  lama.  Hal  ini  dapat menyebabkan  keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam  medis.  Berikut  hasil  wawancara yang telah didapat terkait tracer :
Penggunaan tracer di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso hanya sebagian. Pada saat peneliti melakukan  observasi,  terlihat  petugas  tidak  menggunakan tracer dalam  pengambilan  dokumen rekam  medis  yang  dipinjam oleh poliklinik. Tracer hanya  digunakan  untuk  dokumen  rekam  medis yang  di  pinjam  oleh  ruang  rawat  inap.  Hal  ini  sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh Novalin  dan  Prasetya  (2013)  dalam  Wati  dan  Nuraini  (2019)  bahwa  jika tracer tidak  digunakan akan  berdampak  pada  petugas  kesulitan  saat  mengembalikan  dokumen  rekam  medis  ke  tempat penyimpanan  dan  dokumen rekam  medis  yang  dipinjam  keberadaannya  tidak  diketahui  sehingga menyebabkan  proses  pelayanan  menjadi  terhambat  karena  lamanya  proses  pengambilan dokumen rekam medis.

## 3.4  Mengidentifikasi  unsur
“Machines”  penyebab  keterlambatan  dokumen  rekam  medis rawat jalan
Machines yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu alat transportasi dokumen rekam medis. Hasil  wawancara  dan  observasi  didapatkan  bahwa  tidak  terdapat  alat  transportasi  berupa  trolly untuk  mendistribusikan  dokumen  rekam  medis  ke  poliklinik,  petugas  mengantar  dengan  cara  di bawa  dengan  tangan  saja.  Menurut  Kembuan,  dkk  (2019)  menyatakan  bahwa  alat  transportasi dapat  menurunkan  tingkat  keterlambatan.  Namun  berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan kepada  responden  dapat  diketahui  bahwa  responden  tidak  mempermasalahkan  tentang  alat transportasi dokumen rekam medis yang ada di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso.

## 3.5 Mengidentifikasi unsur
“Method” penyebab keterlambatan dokumen rekam medis rawat jalan
Method  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  yaitu  sosialisasi  SPO  dan  pelaksanaan  SPO. RSU  dr.  H.  Koesnadi  Bondowoso  telah  mempunyai Standar  Operating  Prosedure  (SPO) tentang pendistribusian  dokumen  rekam  medis  sebagai  pedoman  kerja.  Namun  untuk  sosialisasi  terkait SPO  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  belum  pernah  dilaksanakan.  Sosialisasi dilakukan  agar  petugas  dapat  memahami  standar  untuk mendistribusikan  dokumen  rekam  medis ke  poliklinik.  Penelitian  dari  Shinta  (2016)  menyimpulkan  bahwa  pengaruh  sosialisasi  SPO memberikan pengaruh signifikan terhadap jumlah dokumen rekam medis yang terlambat.
Pelaksanaan  SPO  belum  terlaksana  dengan  baik  karena  petugas  tidak  tahu  adanya  SPO dan  tidak  sesuai  dengan  standar  waktu  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  dalam pelaksanaannya.  Hal  ini  sesuai  dengan  penelitian  dari  Raja  dan  Haksama  (2014)  menyatakan bahwa  faktor  utama  yang  menyebabkan  keterlambatan  waktu  pendistribusian  dokumen  rekam medis  pelayanan  rawat  jalan  yaitu  pada  faktor  kepatuhan  pasien  dalam  pelaksanaan  SPO. Kepatuhan  petugas  dalam  menjalankan  SPO  mempunyai  pengaruh  terhadap  waktu  pelayanan penyediaan  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  karena  SPO  maupun  buku  pedoman penyelenggaraan  rekam  medis  merupakan  petunjuk  bagi  petugas  agar  menjaga  konsistensi, mempertegas  alur  tugas,  wewenang,  dan  tanggung  jawab  dari  petugas  terkait  dan  untuk menghindari  terjadinya  kesalahan.    Maka  dari  itu,  perlu  di  adakan  sosialisasi  SPO  tentang pendistribusian dokumen rekam medis untuk mengingatkan kembali atau menambah pengetahuan untuk  yang  belum  mengerti  tentang  SPO  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso.

## 3.6  Menyusun  Strategi  Percepatan  Waktu  Dokumen  Rekam  Medis  menggunakan  Action Research dan Brainstorming
1) Diagnosing action
Peneliti  memaparkan  permasalahan  berdasarkan  hasil  penelitian.  Hasil  dari  identifikasi permasalahan terkait penyebab keterlambatan pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan menggunakan 5M ( man, money, materials, machine, method) adalah sebagai berikut:
1.  Petugas tidak mengetahui tentang SPO pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan
2.  Petugas filing cenderung menunggu dokumen rekam medis sampai menumpuk
3.  Tidak terdapat petugas khusus pendistribusian
4.  Reward belum pernah dilakukan.
5.  Dokumen rekam medis yang tidak berada pada tempatnya membuat petugas lama dalam mendistribusikan dokumen rekam medis
6.  Tidak terdapat troly
7.  Belum pernah dilakukan sosialisasi SPO pendistribusian dokumen rekam medis
8.  SPO tidak terlaksana karena petugas tidak mengetahui SPO pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan.
Dari  penyebab  masalah  yang  ada  dipilih  dan  disepakati  oleh  semua  responden.  Hasil brainstorming  didapatkan  bahwa  prioritas  penyebab  keterlambatan  pendistribusian  dokumen rekam medis rawat jalan di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso adalah sosialisasi SPO.
2) Planning action
Dari  kesepakatan brainstorming ,  untuk  proses planning  action telah  disepakati  sosialisasi SPO dan untuk menunjang penelitian ini agar lebih optimal dalam hasilnya, peneliti menambahkan plan yaitu merevisi SPO pendistribusian dokumen rekam medis yang belum lengkap dan jelas, lalu mensosialisasikannya.  Dalam  pelaksanaan planning  action ,  peneliti  diberikan  waktu  1  minggu untuk merevisi SPO pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan yang dibantu oleh Kepala Rekam Medis, kemudian disosialisasikan kepada petugas filing .

## 3) Taking action
Setelah  merevisi  SPO  pendistribusian  dokumen  rekam  medis,  peneliti  melakukan  sosialisasi SPO pendistribusian dokumen rekam medis, sosialisasi dilakukan satu kali dengan sasaran yaitu 6 petugas filing .  Selama  proses taking  action ,  peneliti  melihat  proses  pendistribusian  dokumen rekam medis sesuai dengan SPO pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso. Kegiatan taking action dilaksanakan selama 1 bulan di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso.
4) Evaluating action
Pada  tahap  ini  peneliti  mengevaluasi  apakah  rencana  yang  disusun  telah  mencapai  tujuan yang  diinginkan  dengan  cara  melihat  data  angka  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  rawat jalan selama 1 bulan. Hasil observasi yang didapatkan menunjukkan bahwa angka keterlambatan pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan persentasenya turun menjadi 42% dikarenakan petugas filing telah  mengerti,  memahami  dan  berusaha  menerapkan  SPO  yang  telah  direvisi  dan disosialisasikan.
4. Simpulan dan Saran 4.1 Simpulan
Dari  hasil  uraian  serta  pembahasan  dari  penelitian  tentang  Strategi  Percepatan  Waktu  Distribusi Dokumen Rekam Medis di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso didapatkan kesimpulan:
1. Masalah yang ditimbulkan dari faktor Man, Money, Material, Machine, Method yaitu:
a)  Pengetahuan petugas tentang SPO yang kurang
b)  Petugas tidak pernah mendapat reward dari pimpinan
c)  Tidak terdapat tracer sehingga dokumen rekam medis mudah terjadi missfile
d)  Kedisiplinan petugas yang kurang disiplin dalam mendistribusikan dokumen rekam medis
e)  Tidak pernah dilakukan sosialisasi SPO pendistribusian dokumen rekam medis sehingga pelaksanaan SPO tidak terlaksana dengan baik
2. Strategi untuk menyelesaikan masalah keterlambatan pendistribusian dokumen rekam medis yang  diambil  melalui  brainstorming  yaitu  dengan  merevisi  SPO  lalu  mempelajarinya untuk  di sosialisasikan kepada petugas filing
3. Pelaksanaan kegiatan implementasi yaitu melakukan sosialisasi SPO yang dibuat oleh peneliti kepada  petugas filing pada  saat  jam  istirahat  supaya  tidak  mengganggu  pelayanan  serta melaksanakan  implementasi  dari  SPO  yang  sudah  di  sosialisasikan  selama  satu  bulan dengan  tujuan  untuk  mengetahui  hasil  implementasi  dari  SPO  pendistribusian  dokumen rekam medis rawat jalan.
4. Berdasarkan  hasil  evaluasi  diketahui  bahwa  setelah  dilakukan  implementasi  SPO pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso dapat menurunkan angka keterlambatan pendistribusian dokumen rekam medis.

## 4.2 Saran
1. Kepala  rekam  medis  dapat  mengadakan  sosialisasi  mengenai  pendistribusian  dokumen rekam medis secara berkala minimal 3 bulan sekali untuk mengingatkan kembali tentang SPO
pendistribusian  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  untuk  dapat  mendorong  kinerja  petugas filing supaya  lebih  semangat  dalam  menaati  SPO  yang  telah  ada  serta  menambah pengetahuan  petugas  akan  dampak  dari  keterlambatan  pendistribusian  dokumen  rekam medis.
2. Kepala  rekam  medis  perlu  melakukan  pengawasan  serta  evaluasi  terhadap  kinerja  petugas dalam  pendistribusian  dokumen  rekam  medis  untuk  tetap  menjaga  mutu  pelayanan  dengan melibatkan atasan secara langsung.
3. Penelitian  selanjutnya  bisa  memperbaiki  masalah  keterlambatan  dengan  merancang  sistem informasi menggunakan sistem barcode mengenai pendistribusian dokumen rekam medis .

## Daftar Pustaka
Maryati, W. (2015). Beban Kerja Petugas Filing Terhadap Rata-Rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan . 89 –95.
Nugraheni, R. (2015). Analisis Pelayanan Rekam Medis Di Rumah Sakit X Kediri Jawa Timur . 2 (2),
169 –175.
Permenkes, RI. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis . (Jakarta: Menkes RI. 2008)
Dewi, F. N. dan K. Agustin. (2017). Analisis Sistem Pelayanan Rekam Medis Rawat Inap di RSUP Dr. Kariadi Semarang Tahun 2016 .
Kemenkes, RI. (2008). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 129/MENKES/SK/II/2008  Tentang  Standar  Pelayanan  Minimal  Rumah  Sakit .  (Jakarta: Menkes RI. 2008) .
Alisan., Serang, S. (2018). Pengaruh Pengetahuan, Sikap Kerja dan Pengalaman Kerja Terhadap Kinerja Karyawan. 1 (1), 83-97.
Hadikusumah Grace M dan Roch. Mutyati Hamzah. (2001). Manajemen Personalia: Segi Manusia Dalam Organisasi . Jakarta : PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Roviq, A. et al. (2020). Determinan Penyebab Keterlambatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat  Jalan  Poli  Gigi  dan  Mulut  di  RSAU  dr.  Esnawan  Antariksa  Jakarta  Tahun  2019 . Jurnal Manajemen Dan Administrasi Rumah Sakit. 4 (1), 89-96.
Kanang,  Sri  W.H  dan  Syahrul,  S.  (2018). Dampak  Pemberian  Reward  Perawat  Terhadap Pelayanan di Rumah Sakit: Literatur Review . 9 (2), 90-100.
Mulyadi. (2009). Sistem perencanaan dan Pengendalian Manajemen: Sistem Pelipatganda Kinerja Perusahaan. Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat
Oktavia,  Nova,  Djusmalinar,  dan  Damayanti.  (2017). Analisis  Penyebab  Terjadinya  Missfile Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di  Ruang  Penyimpanan  (Filling)  RSUD  Kota Bengkulu Tahun 2017 . Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan. 6 (2), 79-86
Nuraini, Novita., Wati, T. G. 2019. Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas  Bangsalsari .  Jurnal  Rekam  Medik  Dan  Informasi  Kesehatan  (J-REMI). 1 (1), 23-30.
Kembuan,  dkk.  (2019). Faktor-faktor  yang  Berhubungan  dengan  Keterlambatan  Kedatangan Pasien Stroke di RSUPProf. Dr. R. D. Kandou Manado . 7 (1), 1-6.
Shinta  SD.,  Nurul  SHR  dan  Lukman  H.  (2016). Pengaruh  Implementasi  Standar  Prosedur Operasional Pengembalian Rekam Medis di RSJ Dr. Radjiman Wediodiningra Lawang . Raja,  P.A  dan  Haksama,  S.  (2014). Analisis  Faktor  Penyebab  Keterlambatan  Waktu  Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan. 2 (1),42-47.