## SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN IZIN PRAKTEK KERJA LAPANGAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN SECARA ONLINE DI STT GARUT
Aneu Suci Nurjanah 1 , Dede Kurniadi 2
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@sttgarut.ac.id
1 1306017@sttgarut.ac.id
2 dede.kurniadi@sttgarut.ac.id
Abstrak  – Proses  bisnis  pada  Sekolah Tinggi  Teknologi  Garut  sudah  dilengkapi  dengan  berbagai sistem  informasi  untuk  menunjang  kinerja,  baik  pembelajaran  maupun  pengadministrasian,  akan tetapi  masih  ada  beberapa  proses  bisnis  yang  masih  menggunakan  proses  manual  artinya  belum tersentuh  oleh  sebuah  sistem  terkomputerisasi  salah  satunya  yaitu  pada  proses  bisnis  pengelolaan izin  praktek  kerja  lapangan,  yang  menjadi  masalah  dalam  hal  ini  adalah  proses  pengelolaan  izin yang  dilakukan  secara  manual  akan  menyulitkan  bagi  siswa  yang  tempat  tinggalnya  jauh  untuk mendaftarkan  diri  menjadi  peserta  praktek  kerja  lapangan  di  Sekolah  Tinggi  Teknologi  Garut, sehingga  diperlukan  sebuah  sistem  untuk  bisa  mengatasi  permasalahan  tersebut.  Tujuan  dari penelitian ini adalah untuk membuat sebuah sistem informasi pendaftaran online agar bisa memberi kemudahan  bagi  siswa  yang  akan  mendaftarkan  diri  untuk  melakukan  kegiatan  praktek  kerja lapangan  di  STT  Garut.  Metode  pengembangan  perangkat  lunak  yang  digunakan  yaitu  metode berorientasi  objek  dengan  pendekatan Rational  Unified  Process dari  tahap inception hingga construction ,  serta  menggunakan  metode Black Box Testing untuk  pengujian  sistem . Pembuatan sistem  pengelolaan  izin  praktek  kerja  lapangan  ini  memakai  dukungan  perangkat  lunak xampp , database MySql,  dan  menggunakan Argo  UML  untuk  menggambarkan  perancangan  sistem  serta PHP sebagai bahasan pemrogamannya.
Kata Kunci: sistem informasi, pendaftaran online , praktek kerja lapangan, Rational Unified Process

## I. PENDAHULUAN
“Pemanfaatan  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  (TIK)  terutama  penerapan  penggunaan sistem  informasi  pada  bidang  layanan  administrasi  akademik  di  perguruan  tinggi  saat  ini  menjadi suatu kebutuhan wajib supaya dapat meningkatkan daya saing perguruan tinggi. [1]”
Berdasarkan kutipan diatas maka Sekolah Tinggi Tekonologi Garut (STT Garut) sebagai salah satu perguruan tinggi berbasis teknik, harus bisa menerapkan segala sistem inoformasi di berbagai layanan  administrasi  maupun  akademiknya.  Berdasarkan  hasil  survei  langsung  serta  wawancara dengan staff administrasi diketahui bahwa di STT Garut pengelolaan izin Praktek Kerja Lapangan masih belum menggunakan Sistem Informasi berbasis komputer, kegiatan Praktek Kerja Lapangan memuat  beberapa  hal  yakni  pendataan,  penyeleksian,  penerimaan,  penempatan,  dan  penilaian. Rangkaian proses diatas jika dilakukan secara manual  akan memiliki beberapa kekurangan selain itu tidak efektif dan efisien.
Penelitian  ini  mengacu  pada  penelitian  sebelumnya  yang  berjudul  “Sistem  Informasi Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan Berbasis Web pada Jurusan D-3 Ilmu Komputer Departemen Matematika  Universitas  Sumatera  Utara”  [2],  penelitian  tersebut  memuat  segala  hal  yang  dapat menunjang  pelaksanaan  kegiatan  praktek  kerja  lapangan,  akan  tetapi  penelitian  tersebut
menghasilkan sebuah sistem yang hanya dipakai oleh admin saja selain itu proses yang dimuat pada sistem  tersebut  dilakukan  setelah  siswa/i  pendaftar  memulai  kegiatan  praktek  kerja  lapangannya sehingga  untuk  proses  pendaftaran  praktek  kerja  lapangannya  tidak  di  kendalikan  atau  tidak difasilitasi dalam sistem tersebut.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  membangun  sistem  informasi  pendaftaran  praktek  kerja lapangan untuk mempermudah proses pendaftaran bagi siswa/i yang akan melakukan praktek kerja lapangan  di  STT  Garut.  Diharapkan  penelitian  ini  bisa  menghasilkan  sebuah  sistem  pendaftaran online praktek kerja lapangan yang bisa memudahkan staff administrasi dalam mengelola izin, serta membantu  calon  peserta  praktek  kerja  lapangan  untuk  mendaftarkan  diri  secara  online  kemudian mendapatkan hasil keputusan diterima atau tidaknya lebih cepat lewat sistem tersebut.

## II. TINJAUAN PUSTAKA

## A. Definisi Sistem Informasi
Sistem  merupakan  sekumpulan  elemen-elemen  kemudian  berinteraksi  satu  dengan  yang lainnya demi mencapai sebuah tujuan tertentu [3]. Informasi ialah hasil dari pengolahan data yang kemudian dikemas dalam bentuk yang lebih bermanfaat dan lebih berguna bagi penerima informasi, informasi dapat berupa penggambaran kejadian nyata yang kemudian digunakan kejadian tersebut dijadikan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan terhadap sesuatu hal [4]. Menurut Robert A. Leitch  dan  K.  Roscoe  Davis  dalam  buku  jogiyanto  mengatakan  bahwa  Sistem  informasi  adalah sebuah sistem pada suatu organisasi yang dapat mengatasi kebutuhan pengolahan data harian, dan pendukung informasi [3].

## B. Definisi Praktek Kerja Lapangan
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan merupakan salah satu bentuk pembelajaran kepada murid dengan  cara  membiarkan  murid  mendapatkan  pengalaman  bekerja  dengan  instansi  atau  lembaga pemerintahan  maupun  swasta,  misalnya  Lembaga  BUMN,  BUMD,  Perusahaan  Swasta,  dinas daerah setempat, dan Instansi Pemerintahan [5].

## C. Tujuan Dan Manfaat Praktek kerja lapangan
Adapun tujuan dan manfaat dari kegiatan kerja praktek yang dilakukan oleh siswa/i sekolah menengah kejuruan menurut fitri amanah [5] dalam websitenya yaitu :

## 1. Tujuan Praktek kerja lapangan
Diadakannya  kegiatan  praktek  kerja  lapangan  tentu  memiliki  beberapa  tujuan  baik  itu  bagi siswa/i maupun lembaga, diantaranya yaitu kegiatan praktek kerja lapangan membuka peluang untuk  murid  untuk  mengenal  dan  mengetahui  secara  langsung  tentang  instansi  yang  mereka jadikan tempat pelaksanaan kegiatan praktek kerja lapangan, kegiatan ini juga merupakan salah satu upaya untuk menerapkan kedisiplinan dari murid tersebut agar setelah benar-benar masuk ke  dunia  kerja  mereka  bisa  menjalankan  tugasnya  dengan  baik,  juga  bertujuan  untuk mengembangkan karir dan menerapkan bidang ilmu yang mereka kuasai.
Selain  itu  kegiatan  kerja  praktek  ini  juga  merupakan  salah  satu  upaya  untuk  meningkatkan kerjasama  antara  lembaga  sekolah  dengan  instansi  yang  dijadikan  tempat  berlangsungnya kegiatan praktek kerja lapangan, kualitas sebuah lembaga sekolah juga akan dapat terukur lewat kualitas murid yang melaksanakan kegiatan praktek kerja lapangan tersebut.
2. Manfaat Praktek kerja lapangan
Adapun  manfaat  dari  kegiatan  praktek  kerja  lapangan  bagi  murid  yaitu  dengan  kegiatan praktek kerja lapangan murid akan memperoleh keterampilan kerja langsung dari instansi yang mereka  jadikan  tempat  praktek  kerja  lapangan,  mereka  juga  akan  sedikit  mengetahui  tentang permasalahan-permasalahan yang akan mereka hadapi di dunia kerja, jelas lewat permasalahan- permasalahan  tersebut  akan  menumbuhkan  rasa  tanggung  jawab  pada  diri  mereka.  Kemudian ada juga manfaat kegiatan praktek kerja lapangan untuk lembaga sekolah yaitu dengan kegiatan
ini lembaga sekolah bisa mempromosikan keberadaan sekolahnya di tengah-tengan dunia kerja, sedangkan  manfaat  bagi  tempat  praktek  kerja  lapangan  yaitu  instansi  tersebut  bisa  memenuhi kebutuhan  tenaga  kerja  yang  berwawasan  akademik,  serta  nantinya  laporan  praktek  kerja lapangan yang didapat oleh instansi bisa dijadikan sebagai salah satu sumber informasi perihal situasi umum dari instansi tersebut.

## D. Definisi Online
Sesuatu dapat dikatakan online apabila terkoneksi atau terhubung kedalam suatu jaringan atau sistem  yang  besar.  Dalam  konteks  ini  biasanya  mengarah  pada  internet,  sehingga  makna  ‘online‘ menjelaskan bahwa sesuatu tersebut dapat diakses melalui internet. [6]

## III. METODOLOGI
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah Rational  Unified  Process (RUP)  yang terdiri dari 4 tahap penelitian, yaitu inception , elaboration , costruction , dan transition, akan tetapi tahapan  pada  penelitian  ini  hanya  dibatasi  hingga  tahap construction .  Ditinjau  berdasarkan  studi literatur  serta  tahapan  pada  metode  RUP,  maka  dapat  digambarkan Work  Breakdown  Structure (WBS) berikut agar proses penelitian lebih terorganisir tahap demi tahapnya :
Gambar 1. Work Breakdown Structure

## A. Inception
Inception merupakan  tahapan  paling  awal  dalam  metode  RUP,  tahap  ini  dilakukan  untuk menetapkan kasus bisnis pada sistem yang akan dibangun, kemudian membatasi ruang lingkup dari proyek,  pada  tahap  ini  seluruh  aktor  di  identifikasi  dengan  sistem  mana  ia  memiliki  hubungan. Inception memiliki  beberapa  aktifitas  yakni  :  (1)  spesifikasi  kebutuhan  sistem,  spesifikasi kebutuhan sistem dilakukan untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan sistem dalam perancangan nya.  Spesifikasi  kebutuhan  sistem  meliputi hardware dan software dari  komputer  yang  akan digunakan baik untuk pengembangan sistem pengelolaan izin praktek kerja lapangan maupun untuk penerapannya. (2) Identifikasi aktor, identifikasi aktor digunakan untuk mengetahui siapa saja aktor yang nantinya akan terlibat kedalam sistem. (3) membuat Use Case diagram, pembuatan use case
diagram  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  alur  kerja  dari  sistem,  serta  untuk  mengetahui  secara singkat  hubungan  antara aktor dengan sistem. (4) Membuat Activity Diagram,  pembuatan activity diagram adalah untuk mengetahui aktifitas apa saja yang dilakukan aktor terhadap sistem.

## B. Elaboration
Elaboration merupakan tahap pengelolaan hasil akhir dari serangkaian proses yang terjadi pada tahap inception ,  aktifitas elaboration adalah  gambaran  awal  dan  rincian  sistem  tersebut.  aktifitas yang  dilakukan  pada  tahap elaboration yakni  sebagai  berikut  :  (1)  Membuat sequence diagram, pembuatan  sequence  diagram  adalah  untuk  mengetahui  bagaimana  objek  saling  berinteraksi  satu sama lain dengan bantuan pesan eksekusi. (2) Membuat Class diagram, perancangan class diagram dibuat  untuk  menggambarkan  struktur  dari  sebuah  sistem,  dengan  mendefinisikan  menurut  kelas- kelas yang akan dibuat untuk membangun suatu sistem. Ada 3 bagian utama dari kelas, yaitu name , attribute ,  dan operation .  Seluruh  kelas  yang  ada  harus  dapat  berfungsi  berdasarkan  kebutuhan sistem.  (3)  Membuat  Struktur  Menu,  pembuatan  sktruktur  menu  dilakukan  untuk  mengetahui bagaimana  alur  dan  struktur  menu  dari  suatu  sistem.  (4)  Membuat  Rancangan Layout ,  rancangan layout menitik beratkan kepada desain antar muka secara kasar dari sebuah sistem yang dibangun.

## C. Construction
Construction melibatkan  proses  antara  perancangan  sistem  dengan  pengimplementasian kedalam  bahasa  pemrograman  yang  dipakai, construction tidak  memaparkan  detail  proses pembuatan sistem, hanya saja bisa di buktikan dengan desain sistem secara nyata.

## D. Pengujian
Pengujian sebuah sistem ada 2(dua) metode, yaitu dengan blackbox testing dan whitebox testing , keduanya  memiliki  kelebihan  dan  kekurangan  masing-masing,  akan  tetapi  untuk whitebox testing jarang digunakan karena pengujian dengan metode ini sangat terperinci,  melibatnya sistem secara keseluruhan  tidak  hanya  fitur  luarannya  saja  akan  tetapi  sampai  ke  database  nya  pun  dilakukan tahap pengujian. Sehingga penelitian kali ini penulis memakai metode blackbox testing .

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Identifikasi aktor
Identifikasi  aktor  dilakukan  untuk  menentukan  siapa  yang  akan  terlibat/menggunakan  sistem. Adapun aktor  yang teridentifikasi  untuk  sistem  yang akan dibangun  adalah staff administrasi  dan siswa/i pendaftar praktek kerja lapangan.
Tabel 1 . Aktivitas Aktor Aktor Aktivitas
Staf Administrasi • Melakukan login .
• Meninjau data yang telah di input siswa/i
• Menginput data pendaftar
• Memberikan  status  penerimaan  untuk  siswa/i  yang  sudah  mendaftar tentang diterima dan tidaknya.
• Melihat  kembali  status  penerimaan  yang  dikeluarkan  untuk verifikasi data saat siswa/i tersebut memulai Praktek Kerja Lapangan.
• Melihat laporan data pendaftar keseluruhan
• Melihat laporan data pendaftar berdasarkan tanggal daftar
• Melihat laporan data pendaftar berdasarkan status daftar
• Mengisi jumlah kuota penerimaan peserta praktek kerja lapangan
Siswa/i
• Membuat username & password
• Mengisi  formulir  pendaftaran  disertai  dengan  mengupload  surat pengantar dari sekolah
• Melihat status penerimaan, diterima atau tidaknya melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan di STT Garut
• Mencetak surat balasan

## B. Use Case Diagram
Untuk  mengetahui  alur  proses  dari  tiap  aktor  ke  sistem  sistem  pengelolaan  izin  praktek  kerja lapangan, maka dibuatkanlah perancangan use case diagram yang tergambar dalam gambar berikut ini :
Gambar 2. Perancangan Use case Diagram sistem praktek kerja lapangan
C. Class Diagram
Class diagram dirancang dari database sistem serta keterkaitannya dengan interface sistem, berikut pemaparan dari class diagram sistem pengelolaan izin praktek kerja lapangan :
Gambar 3. Perancangan Class Diagram sistem praktek kerja lapangan

## D. Struktur Menu
Pada sistem pengelolaan izin praktek kerja lapangan dibangun 2(dua) perancangan struktur menu untuk membedakan struktur menu admin dan user , berikut hasil perancangannya :
1. Front end
Front end merupakan sebutan untuk struktur menu user
2. Back end
Back end adalah penamaan struktur menu untuk admin

## Gambar 5. Struktur Menu admin

## E. Rancangan Layout Versi Beta
Berikut  adalah  tampilan  antarmuka  sistem  informasi  pengelolaan  izin  praktek  kerja  lapangan sebagai pengimplementasian dari desain antar muka serta perancangan sistem dari tahap inception hingga elaboration .
(A) (B) (C) (D)
(E) (F) (G) (H) (I) (J)
Gambar 6. (A) Tampilan awal, (B) Tampilan menu about , (C) Tampilan home untuk admin , (D) Tampilan home untuk user , (E) Tampilan menu status daftar pada user , (F) Tampilan menu data pendaftar untuk admin, (G) Tampilan menu seleksi pendaftar pada admin, (H) Tampilan menu data member pada admin, (I) Tampilan menu laporan pendaftaran pada admin, (J) Tampilan menu kuota penerimaan pada admin.

## V. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  dan  pembahasan  yang  telah  dipaparkan  sebelumnya,  kesimpulan  yang diambil dari hasil penelitian dengan judul Sistem informasi pengelolaan izin praktek kerja lapangan untuk  sekolah  menengah  kejuruan  secara online di  STT  garut  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa penelitian ini dapat menyelesaikan masalah penelitian diantaranya sebagai berikut:
1. Penelitian ini dapat menghasilkan sebuah sistem informasi baru yang bisa diterapkan di STT Garut untuk mempersingkat proses pendaftaran bagi siswa/i yang akan mengajukan praktek kerja lapangan di STT Garut.
2. Rangkaian proses kerja untuk user dimulai dari melakukan mengisi data akun dan data diri di formulir pendaftaran, mengupload surat pengantar, melihat status daftar, kemudian mencetak surat balasan.
3. Rangkaian proses kerja  untuk  admin dimulai dari melakukan login , melihat data pendaftar, meninjau  surat  balasan,  melakukan  seleksi  penerimaan,  menlihat  data  member,  melihat laporan pendaftaran, hingga pengisian jumlah kuota penerimaan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   D. Kurniadi dan A. Mulyani,  “Implementasi  Pengembangan Student  Information Terminal  (S- IT)  Untuk  Pelayanan Akademik  Mahasiswa,” Jurnal  Algoritma, vol.  13,  no.  1,  pp.  437-442, 2016.
[2]   A.  S.  Sinambela,  “Sistem  Informasi  Pelaksanaan  Praktek  Kerja  Lapangan  Berbasis Web  Pada Jurusan D3 Ilmu Komputer Departemen Matematika Universitas Sumatera Utara,” Tugas Akhir, pp. 17-22, 2008.
[3]   H. Jogiyanto, Analisis dan Desain, Yogyakarta: Andi, 2005.
[4]   H.  Jogiyanto, Analisis  dan  Desain  Sistem  Informasi  Pendetakat  Terstruktur  Teori  dan  Praktik Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Andi, 1999.
[5]   F.  Amanah,  “Pengertian  Praktek  Kerja  Lapangan,”  30  mei  2015.  [Online].  Available: http://fitripsikologblog.blogspot.co.id/2015/05/pengertian-praktek-kerja-lapangan.html.
[6]   E. Astuti, “Definisi Online,” 26 february 2014. [Online]. Available:
http://erni92.ilearning.me/kkp-bab-ii/2-11-definisi-online/.