ABSTRACT – Vital archives are vital records and also records the class that requires special treatment both in terms of security and protection, because the information  it  has is closely related to the existence  and  survival  of the organization. Therefore,  there  is  no  reason  whats- over for the organization to ignore  the existence of these vital records. Vital  records protection is a preventive action  performed before  the  occurrence  of an event that affects the damaged and destruction of records. This  is  what  lies  behind the  author to reveal about the  protection    of vital records    at    the  National Library  and Regional Archives  in Yogyakarta. As this  study aims to  determine  the general protection of vital records at the National Library and Regional Archives in Yogyakarta. Based on the results of this study concluded  that,  protection  of  archives vital con- ducted  by  the  National Library  and  Regional Archives  in Yogyakarta,  which  prefer the  physical archive vital itself to remain  intact  saved  and survived  the  disaster, and archive vital is stored on each work unit always use it.
Keywords: Protection, archive,vital records
ABSTRAK - Arsip    vital    merupakan arsip dinamis dan juga arsip kelas satu yang memerlukan  perlakuan khusus  baik  dalam hal pengamanan maupun perlindungan, karena informasi yang  dimilikinya  sangat terkait dengan keberadaan  dan kelangsungan organisasi.  Oleh karenanya,  tidak ada alasan apapun  bagi organisasi  untuk  mengabaikan keberadaan arsip vital  ini. Proteksi arsip  vital  merupakan  tindakan preventif yang dilakukan sebelum terjadinya suatu peristiwa yang  ber- dampak  kepada rusak dan musnahnya arsip. Inilah yang  melatarbelakangi penulis untuk mengungkap tentang proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
di  Yogyakarta. Adapun  penelitian  ini  secara umum bertujuan untuk mengetahui proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan  bahwa,  proteksi arsip  vital yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan dan  Arsip Daerah di Yogyakarta, yaitu lebih mengutamakan fisik  dari arsip  vital  itu  sendiri  supaya tetap  utuh tersimpan dan selamat dari berbagai bencana, dan arsip vital tersebut disimpan pada setiap unit kerja yang selalu memanfaatkannya.
Kata kunci: Pemeliharaan, arsip, arsip vital

## PENDAHULUAN
Kondisi sekarang menuntut semakin dikembangkannya  sistem pelayanan  informasi yang  sesuai  dengan  tuntutan  dan  kebutuhan masyarakat. Informasi tidak lagi dianggap sebagai barang bebas yang siapa saja bisa mengambil dan mengaksesnya, karena alasan  diperlukan  biaya dan  keahlian  tertentu    untuk    mendapatkannya. Namun, ada informasi yang  tergolong  masih bebas diakses oleh orang  tanpa  persyaratan tertentu.    Dengan adanya  kenyataan ini maka profesi di bidang  kearsipan dan  informasi menjadi semakin berkembang.
Widyawan    mengatakan bahwa informasi adalah sesuatu yang dapat memberikan pemahaman,  baik berupa  komunikasi tertulis,
Musrifah 1
1 Program Studi D-3 Ilmu Perpustakaan Universitas Tanjungpura 1 musrifah23@yahoo.com

## PROTEKSI ARSIP VITAL PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DI YOGYAKARTA
lisan, foto,  seni,  musik, atau segala sesuatu yang bisa  diamati (Widyawan,  2012). Dalam dunia akademis, orang memfokuskan informasi sebagai bahan yang  disimpan dan  dapat mendidik kita dalam memahami  dunia      dengan lebih baik. Informasi  dapat  didokumentasikan dalam bentuk apa saja yang  kemudian dirujuk sebagai  sarana pemahaman dan  untuk  menciptakan  informasi baru. Jumlahnya  banyak sekali dan sering  sulit dicari  kembali, tentu saja  untuk menafsirkan informasi ini penuh tantangan.
Informasi tidak lagi dianggap sebagai sesuatu yang hanya berfungsi  sebagai keterangan yang bisa  dijadikan alat      menambah pengetahuan,
tetapi  lebih      dari      itu,      informasi      berfungsi banyak dalam kehidupan manusia  di zaman ini. Apalagi pentingnya  informasi pada zaman teknologi seperti  sekarang  ini maka justru informasilah yang  menduduki bagian yang amat menentukan dalam hampir  segala  kegiatan di masyarakat. Di dunia  bisnis  dan ekonomi, informasi merupakan  komuditas yang sangat mengagumkan.
Mirmani mengatakan  bahwa salah    satu informasi    terekam yang      dikenal banyak orang adalah dalam bentuk atau istilah kata yang disebut arsip;    istilah    ini    berhubungan erat dengan  kegiatan  sehari-hari yang  dijalani  banyak (Mirmani,  2011). Misalnya surat menyurat antar kantor, surat perjanjian jual  beli di antara pelaku bisnis, bukti pembayaran PBB  (Pajak Bumi  dan Bangunan), rekening  pembayaran listrik, daftar nilai semester mahasiswa  di  suatu  perguruan tinggi,  dan  lain  sebagainya.  Kegiatan tersebut yang  dilakukan akan  berhubungan  dengan  kertas
atau    media    lain, yang  mengandung informasi dan mencakup rentang waktu tertentu, baik kegiatan yang baru terjadi maupun rentang waktu kegiatan yang sudah lama terjadi.
Keberadaan arsip  dengan  informasi yang dimiliki bagi setiap organisasi merupakan tulang punggung manajemen organisasi. Arsip merupakan  sumber acuan organisasi,  baik  pada sebelum maupun sesudah melakukan kegiatan. Informasi yang  terekam  dalam arsip  merupakan informasi  berharga yang tidak hanya digunakan untuk  merencanakan suatu kegiatan,      tetapi juga sebagai bukti yang  terekam dari adanya suatu kegiatan.
Menurut  Rustam arsip  merupakan memori korporat bagi  organisasi yang  menciptakannya (Rustam,  2014). Arsip  memberikan  bukti  bagi tindakan,  keputusan dan komuniksi serta meru- pakan  bahan akuntabilitas  dari  instansi yang memilikinya. Arsip lebih dari sekedar berisi data karena arsip  merupakan  bukti dari tindakan  dan keputusan.   Untuk dianggap sebagai arsip, suatu dokumen harus memiliki isi, struktur dan konteks. Suatu arsip yang memiliki atribut ini disebut arsip yang  lengkap. Namun demikian, agar dapat dijadikan  bukti, arsip  tidak  hanya harus  lengkap, tetapi juga dapat diakses, reliable, otentik, akurat dan tidak dapat diganggu gurat.
Krihanta mengatakan  bahwa arsip  vital merupakan arsip  dinamis yang    memerlukan perlakuan  khusus  baik  dalam  hal  pengamanan maupun  perlindungan karena informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan kelangsungan  organisasi itu  sendiri (Krihanta, 2013).  Oleh karenanya,  tidak ada alasan apapun
bagi organisasi  untuk  mengabaikan keberadaan arsip  vital  ini. Selanjutnya Sulistyo Basuki mengatakan  bahwa arsip  vital atau vital records adalah arsip yang  penting  bagi kegiatan  instansi atau perusahaan. (Basuki, 2003).
Arsip  vital disebut juga arsip  kelas  1.  Arsip vital dapat berwujud berbagai media, seperti kopi makas (hard copy),  media  magnetis, mikro bentuk atau  bentuk  mikro  (microform),  dan cakram  optic (optical disc).  Apapun bentuk mediannya atau tingkat hidupnya, informasi yang terekam    dalam rekod  vital  diperlukan demi kelangsungan  instansi atau  perusahaan. Oleh sebab  itu,  maka  perlu adanya proteksi atau perlindungan  terhadap arsip  vital,  dikarenakan arsip vital  merupakan arsip yang penting dan merupakan arsip  tingkat atau  kelas satu  untuk kelangsungan aktivitas suatu organisasi.
Menurut Krihanta, kesadaran akan pentingnya perlindungan arsip  vital sebagai “ darah ” -nya organisasi diharapkan mampu mencegah timbulnya risiko yang berupa kerugian atau hilangnya  kesempatan memperoleh keuntungan  oleh  organisasi  maupun  perusahaan (Krihanta,  2013). Setiap  organisasi  menyadari bahwa  upaya  perlindungan  terhadap arsip  vital diharapkan mencegah segala risiko kerugian yang lebih  luas,  bukan  lagi  kepentingan  unit  kerja tetapi juga organisasi.
Salah satu cara  mengantisipasi hal  tersebut maka  diperlukan suatu peren- canaan      terhadap perlindungan arsip  vital. Sebagaimana yang dikatakan  oleh  Kallberg dalam    jurnalnya yang berjudul “ Archivists 2.0: Redefining The
Archivist ’ s  Profession in The  Digital  Age ” . Seorang arsiparis, baik arsiparis  tradisional maupun arsiparis IT,  harus  menyimpan dan melindungi atau men- jaga  serta  melestarikan record untuk jangka panjang, karena record/arsip berisi  informasi yang  sangat  penting. Selain    itu, record    harus    bisa    diakses  oleh  masyarakat, kecuali record/arsip yang sifatnya sangat rahasia (Kallberg, 2012).
Berdasarkan hal di atas, maka penulis tertarik untuk  mengkaji bagai- mana  proteksi arsip vital pada  Badan Perpustakaan  dan Arsip  Daerah  di Yogyakarta. Sehingga penulis meng- ambil judul “ Proteksi Arsip Vital pada Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah di Yogyakarta ” .
Untuk menjawab rumusan masa- lah tersebut maka  perlu dirumuskan  beberapa pertanyaan yang meliputi:
1. Bagaimana proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan  dan  Arsip Daerah di Yogyakarta?
2. Bagaimana ciri-ciri dan fungsi arsip vital pada  Badan Perpustakaan dan  Arsip Daerah di Yogyakarta?
3. 3. Faktor-faktor apa yang        mem- pengaruhi penetapan metode arsip  vital pada  Badan Perpustakaan dan  Asrip Daerah di Yogyakarta?
4. Bentuk-bentuk metode    seperti apakah yang  digunakan untuk  melindungi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta?
5. Bagaimanakah    proteksi arsip elek- tronik  vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta?

## TINJAUAN PUSTAKA
Menurut Betty  R.Ricks dalam  Krihanta, proteksi arsip vital merupakan tindakan preventif yang dilakukan sebelum terjadinya suatu peristiwa yang berdampak kepada rusak  dan musnahnya arsip (Krihanta, 2013). Harus diakui bahwa setiap proteksi yang baik dan aman selalu membutuhkan biaya yang besar dan waktu yang lebih lama karena memerlukan tenaga operasional yang  terus-menerus secara  intensif melak- sanakan  tugasnya Terdapat beberapa kriteria dalam  melakukan  proteksi arsip  vital (Krihanta, 2013), yaitu sebagai berikut:
1. Memperioritaskan fisik arsip      vital agar  tetap utuh tersimpan dan ter- selamatkan  oleh  organisasi  dari segala bencana.
2. Informasi arsip  vital  tersimpan  pada setiap satuan unit kerja yang senan- tiasa memanfaatkan arsip vital tersebut.
3. Mudah      melakukan pemulihan terhadap arsip  vital apabila terjadi suatu bencana.
4. Apapun tingkat perkembangan arsip
vital, tetap dilakukan secara khusus. Menurut Undang-Undang Republik
Indonesia    Nomor 43    Tahun    2009  Tentang
Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa  dalam  berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,  lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi  kemasyarakatan, dan  perseorangan dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Selanjutnya Lasa HS, mengemukakan bahwa arsip merupakan  sumber  informasi utama  bagi kehidupan  pemerintah  maupun swasta,  karena menyediakan dasar untuk merumuskan, menerapkan dan menjaga agar suatu kebijakan itu efektif, menjaga akun- tabilitas,  melindungi hak karyawan dan  warganegara  serta  melestarikan kesi- nambungan  pengetahuan  sepanjang  masa (HS,  2009). Selain  itu, arsip adalah naskah- naskah yang  dibuat dan diterima oleh  lembaga- lembaga  Negara  dan badan-badan  pemerintahan dalam bentuk corak apapun,  baik  dalam keadaan tunggal  maupun  berkelompok,  dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan (Barthos, 1997).
Sedangkan arsip  vitalpada  dasarnya  berasal dari arsip dinamis yang memer- lukan pengamanan  dan  perlindungan  secara  khusus karena informasi dalam arsipnya sangat menentukan  kelangsungan bagi setiap  organisasi (Krihanta,  2013). Adapun  pengertian arsip vital yang  dikemukakan  oleh pakar kearsipan yaitu sebagai berikut:
a. Ira Penn mengatakan arsip vital adalah arsip  dinamis yang esensial dan mempunyai fungsi berkelanjutan  pada suatu prganisasi, baik sebelum  maupun sesudah adanya keadaan darurat (emergency)  dan arsip  tersebut    harus dilindungi    secara    baik  karena terkait
dengan organisasi,  pekerja,  pimpinan sebagai penentu  kebijakan,  konsumen dan masyarakat.
b. Marry Robek, arsip vital sama dengan arsip tingkat kelas satu, merupakan arsip yang  diperlukan  untuk kelangsungan aktivitas  suatu  organisasi setelah adanya suatu keadaan darurat. c. William Saffady, arsip    vital adalah arsip tertentu yang berisi informasi yang sangat  diperlukan bagi kelangsungan misi kegiatan penting, yaitu  proses bisnis/kegiatan dan aktivitas  penting bagi pencapaian tujuan dan  kewajiban organisasi.
Berdasarkan  pengertian arsip  vital  dari beberapa ahli di atas, dapat dilihat adanya beberapa aspek penting      dari arsip vital (Krihanta, 2013), yaitu:
1) Aspek Fungsi,  dalam  konteks arsip  vital maka  informasinya masih  berfungsi
dinamis, yaitu arsip yang  informasinya masih dipergunakan  secara langsung oleh organisasi  pencipta arsip dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
2) 2) Aspek Situasi,  dalam  konteks arsip
vital, keberadaan informasi haruslah ada dalam situasi apapun selama
organisasi itu ada. Oleh  sebab  itu,
keberadaan arsip tersebut harus
senantiasa ada, apa dan  bagaimanapun peristiwanya,  tidak  terkecuali adanya situasi bencana.
3) Aspek  Risiko, akan mudah dicerna  dan dipahami apabila kita mencoba melakukan pendekatan dari segi pembiayaan. Menganalisis besarnya biaya  untuk mendapatkan/menciptakan arsip ataupun memelihara arsip, bagaimana risiko yang  ditimbulkan dari upaya untuk mendapatkan/menciptakan arsip  bandingkan dengan  memelihara arsip.
Selanjutnya agar dapat    melindungi arsip vital secara tepat, layak dilakukan  dengan perencanaan yang  matang,  dengan  melakukan analisis resiko atau  juga dapat disebut dengan perkiraan risiko (Mirmani,  2011).  Dalam  hal  ini menentukan  dan  mengevaluasi risiko yang dapat menyebabkan kerusakan, kehancuran atau kehilangan arsip  hasil analisis risiko  dapat digunakan sebagai  dasar perlindungan  terhadap arsip  vital  serta  penetapan pengelolaan arsip lainnya.
Analisis risiko dilakukan dengan cara melihat jenis ancaman bahaya yang  kemungkinan menyebabkan kerusakan atau kehilangan informasi.  Adapun ciri-ciri arsip    vital, yaitu harus ada  demi kelangsungan hidup  organisasi, fisik dan informasinya memerlukan perlindungan dan  peng- amanan, fisik arsipnya  tidak dapat tergantikan, merupakan asset  bagi  organisasi, memiliki fungsi  dinamis, dan  diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu. Sedangkan fungsi arsip  vital yaitu arsip  vital  sebagai  memori organisasi, arsip  vital  sebagai bukti  hukum      dan menunjang      litigasi,      aset arsip    vital    sebagai
aset    untuk  melindungi  kepentingan  hak  pribadi maupun hak lainnya (Krihanta, 2013).
Jadi,  berdasarkan ciri-ciri dan fungsi arsip vital yang telah disebutkan  di atas  dapat disimpulkan, arsip  vital  harus ada dan bernilai guna  untuk kelangsungan  hidup  organisasi, yang secara proporsional untuk kepentingan
pertanggungjawaban dalam situasi apapun. Sedangkan faktor yang berperan mempengaruhi seleksi ataupun pemilihan  metode proteksi arsip    vital (Krihanta,  2013) ada tiga (3) faktor yaitu sebagai berikut:
1. Kebutuhan    Akses, arsip    vital    harus disesuaikan dengan kepentingan organisasi, misalnya arsip-arsip vital yang terkait dengan pembuktian ataupun kepentingan hukum harus disajikan fisik arsip vitalnya, berbeda dengan arsip vital yang  di luar  kepentingan  pembuktian hukum,  mungkin bisa  disajikan dalam bentuk yang lain.
2. Lamanya Masa Simpan, tidak semua arsip  vital akan  disimpan  selamanya, informasi arsip  vital akan  menurun begitu tercipta informasi arsip yang baru dan  ditetapkan  sebagai arsip  vital. Dan perbedaan masa  simpan arsip vital bisa berimbas kepada bentuk   proteksi arsip vital yang  dipilih sesuai dengan masa simpan dari setiap arsip vital. Ada  2 (dua) macam penyimpanan  arsip (Amsyah, 2003) yaitu sebagai berikut:
a. Penyimpanan
Sementara (File
Pending), adalah file yang  digunakan
untuk  penyimpanan  sementara sebelum suatu warkat selesai diproses.
b. Penyimpanan Tetap (Permanent File), langkah-langkah atau pro- sedur penyimpanan tetap ini, meliputi pemeriksaan, mengindeks, memberi tanda, menyortir,  dan  menyimpan.  3. Kualitas Fisik  Arsip,  setiap arsip  vital yang dimanfaatkan oleh pengguna apabila disajikan dalam bentuk yang asli, maka    lambat    laun fisik arsip  vital tersebut juga  mengalami penurunan  dari segi kualitas.
Menurut Krihanta  bentuk-bentuk      metode proteksi arsip vital di antaranya sebagai berikut (Krihanta, 2013):
1. Duplikasi    (duplication), atau peng- gandaan merupakan  salah  satu cara untuk membuat salinan arsip aslinya serta  mengantisipasi keberadaan arsip yang hilang serta sebagai sarana pencegahan.
2. Pemencaran, terdapat beberapa cara pemencaran/penyebaran arsip  vital yang bisa dilakukan yaitu sebagai berikut: a. Exiting dispersal, pemencaran atau  penyebaran arsip  vital  telah diprogramkan sehingga saat duplikasi  sudah  diketahui jumlah atau tempat penyimpanan arsip yang disimpan di tempat lain.
b. Improvised dispersal, pemen- caran atau  penyebaran arsip  vital dibuat akibat adanya  situasi atau kebutuhan organisasi sehingga
penambahan  duplikasi dapat  terjadi di luar rencana terutama  pada
tempat yang terpisah.
c. Pemindahan  (transfer),  sumber asli arsip  vital dipindahkan  ke  tempat penyimpanan arsip  vital (records central), biasanya yang dipindahkan dari  tempat semula adalah arsip vital  dinamis inaktif.
d. Peralatan khusus (vaulting),
peralatan khusus yang  dimaksud adalah sarana  penyimpanan yang tahan api, tahan air serta  tahan benturan keras sehingga  mem- berikan  perlindungan dari  ba- haya (hazard)  terbuat  dari  besi (vauts) jika perlu berada dalam lokasi ruang bawah tanah.
e. Penyimpanan di pusat arsip (records center), sebagai
tempat penyimpanan arsip  vital karena memiliki kemampuan untuk menyimpan arsip-arsip yang disimpan  dalam  jangka waktu yang lama,  termasuk adanya  jaminan keamanan fisik dan informasi karena bangunannya telah dirancang ksusus sesuai konstruksi tahan bencana.
Bentuk perlindungan yang  lain adalah melakukan preventif terhadap  kerusakan arsip, sebagaimana yang  dikemukakan    oleh Patricia E. Wallace  dalam  Krihanta  mengemukakan bahwa bentuk-bentuk yang  dianjurkan dalam
melakukan perlindungan arsip (Krihanta, 2013), misalnya berikut ini:
Tabel 1. Bentuk-Bentuk Perlindungan Arsip No Ancaman Bahaya Perlindungan yang dianjurkan 1 Pencurian Menggunakan sistem 2 Penempatan yang salah Membatasi jalan masuk arsip  ke  penyimpanan arsip 3 Kebocoran informasi Membatasi pengguna yang mengakses arsip 4 Air Jangan menyimpan arsip vital di area lantai dasar serta  memeriksa secara rutin kebocoran 5 Serangga & hewan pengerat Memelihara dan mengoptimalkan sarana pembasmi hewan 6 Jamur, lumut dan kelembaban yang berlebihan Memberikan temperature yang layak berjarak  65  sampai  57 derajat Fahrenheit serta menjaga kelembaban sekitar 40%-50% 7 Debu Menggunakan pembersih  udara untuk mengurangi debu 8 Cahaya Membatasi  pintu  dan jendela yang mengarah ke ruang penyimpanan 9 Bahan kimia yang berbahaya Hanya digunakan untuk  duplikasi arsip vital
Sumber: (Krihanta, 2013)
Selain itu, Mirmani  mengemukakan bahwa ada berbagai  macam pengukuran umum  untuk melindungi semua rekod (Mirmani, 2011), yaitu sebagai berikut:
a. Pengawasan dan mengatur  suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan.
b. Pembatasan cahaya.
c. Menyaring  udara untuk mengurangi polusi udara  dan mengurangi polutan dari wilayah penyimpanan arsip.
d. Melindungi arsip dari bencana banjir.
e. Mencegah tumbuhnya jamur.
f. Mengurangi serangan serangga dan tikus.
g. Melindungi rekod dari      kesalahan penanganan atau kejahatan.
Adapun prosedur pelaksanaan program rekod vital,    standar    operasional  prosedur  harus dikembangkan dan dituliskan untuk menyakinkan bahwa  perlindungan rekod vital  dijalankan dengan  sesungguhnya. Dalam prosedur  harus mencakup:
1. Siapa yang bertanggung      untuk memelihara program rekod vital, dan siapa yang boleh mengakses rekod vital.
2. Sistem untuk  program rekod  vital,  di mana dan    bagaimana rekod    dicatat, bagaimana rekod diakses  dan bagai- mana rekod itu disimpan.
4) Prosedur  untuk  memastikan rekod vital baru yang  diidentifikasi dan  tercakup dalam program.
5) Prosedur  untuk  pemindahan rekod atau kopi untuk penyimpanan yang aman dan fasilitasnya
6) Informasi yang  dicatat tentang rekod vital
Pada dasarnya arsip vital elektronik  sangat rentan  terhadap kerusakan yang  diakibatkan adanya bencana. Ada beberapa  metode  proteksi arsip  vital elektronik (Krihanta,  2013), yaitu sebagai berikut:
1. Metode    Rekaman    Data, metode    ini mengharuskan setiap arsip vital eletronik direkam pada  beberapa  media  tertentu dan dilakukan secara periodik mengingat sarana apapun yang  digunakan untuk merekam data elektronik itu tidak terlalu lama, bahkan menurut National Bureau of Standar media  lain hanya mampu menyimpan secara berkualitas    tidak lebih dari 7 tahun.
2. Microforms sebagai Sumber  Cadangan (Back-up Source), peng- gunaan microform mempunyai beberapa keuntungan sebagai ca- dangan back-up data arsip  vital elektronik. Microform merupakan  salah satu media  terbaik untuk menyimpan data vital yang meng- utamakan masa  simpan arsip yang  lebih lama maupun ruang penyim- panan yang terbatas.
3. Perlindungan File-File    EDP,    perlin- dungan file-file  EDP sangat berhu- bungan dengan lokasi  dari computer. Penempatan komputer yang  menyim- pan file-file  EDP harus bebas dari ancaman kerusakan arsip yang secara fisik menimpa komputer, baik itu bahaya dan ancaman api dan air.
Sedangkan menurut Sulistyo- Basuki
perlindungan arsip elektronik, memerlukan perlengkapan (Basuki, 2003) yaitu:
a. Analisis  Aplikasi  Komputer, masing- masing aplikasi komputer harus dianalisis      dan      dipisahkan      karena takut bila terjadi bencana.
b. Penyusunan Prosedur, prosedur perlindungan mencakup rencana
membuat cadangan,      siapa yang menunjang  sistem, frekuensi pelak- sanaan dan di mana  informasi cadangan disimpan.
c. Lokasi Alternatif,  untuk menentukan lokasi alternatif  setelah terjadi  bencana, yang perlu dipertimbangkan yaitu
metode,  karakteristik,  keun- tungan dan kerugian.
d. Rencana Tindakan, dibuat harus mencakup: petugas yang  bertang- gung jawab, siapa yang  meninjau  prosedur, siapa yang  mengambil alih  pimpinan bila  terjadi bencana,  prosedur      sesudah terjadi bencana, apa yang perlu dilakukan secara  sistematis,  di  mana, bagaimana,  mengapa, dan bagaimana arsip dinamis vital dilindungi, dan proses pe- mulihan yang  dilakukan sesudah bencana.
e. Uji      Kesiagaan,
Setelah rencana menghadapi bencana dibuat maka rencana tersebut harus diuji. Uji ini harus dilakukan  sebelum terjadi  bencana sesungguhnya. Uji kesia- gaan harus dilakukan secara berkala  dan prosedur penanggulangan ben- cana harus  selalu dimutakhirkan.
METODE PENELITIAN
Metode yang  digunakan  untuk  memperoleh data  dalam penelitian ini adalah  metode deskriptif dengan  pendekatan penelitian kualitatif.  Adapun  teknik-teknik yang peneliti gunakan  dalam upaya pengumpulan data yaitu, observasi, wawancara mendalam dan dokumentasi.
Hasil pengumpulan data selanjutnya dianalisis  dengan  menggunakan analisis deskriptif.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penulis akan  menyajikan  teori- teori untuk mendukung data yang  diperoleh  dari  hasil wawancara  dengan bapak Suhardo  seorang arsiparis Ahmadia di Badan Perpustakaan  dan Arsip Daerah (BPAD) Daerah Istimewa
Yogyakarta. Sistematika  pembahasan  ini akan dipaparkan secara  deskriptif  sesuai dengan rumusan masalah.
1. Proteksi Arsip      Vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip  Daerah di Yogyakarta
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan Bapak Suhardo,  pengelolaan arsip vital lebih menekankan kepada  metode  bagaimana upaya  untuk melindungi arsip  vital.    Karena arsip vital  itu  ibarat mata  uang yang  tidak bisa  dipisahkan,  maksudnya arsip vital  itu tidak bisa  dipisahkan dengan  organisasi. Arsip  vital adalah arsip yang sangat penting sekali  pengaruhnya terhadap  masyarakat, bangsa dan negara, di dalam Undang-Undang pun  lebih  mengutamakan kepada penjagaan atau  perlindungan terhadap arsip  vital  itu
sendiri. Karena apabila arsip  tersebut musnah, rusak atau  hilang  maka    organisasi itu akan    terhenti aktivitasnya. Dan ketika organisasi  tersebut  melakukan aktivitas transaksi maka akan menghasilkan suatu bukti-bukti yang akan  disimpan dalam file- file.
Bukti-bukti itu nanti ada arsip kelas satu (1) yang dinamakan vital, arsip kelas dua (2) yang  dinamakan  penting, arsip  kelas  tiga (3) yang  dinamakan  berguna, dan arsip  kelas empat (4) yang  dinamakan  tidak  berguna. Dan arsip  vital  tersebut  informasinya masih berfungsi dina- mis,  maksudnya arsip yang infor- masinya  masih digunakan secara langsung  oleh organisasi pencipta arsip dalam rangka  untuk mencapai  tujuan yang diinginkan oleh organisasi.
Apabila arsip vital itu tidak  dilindungi, maka organisasi itu akan kehilangan asetnya, kehilangan  kekayaanya, kehilangan hak- haknya, dan tidak bisa melakukan operasionalnya, makanya  di dalam record manajemen ada  program- program untuk menyelamatkan arsip  vital  tersebut. Arsip senantiasa berfungsi dan dipergunakan untuk kepentingan  operasional ataupun aktivitas suatu  organisasi, yaitu  sebagai alat    dasar manajemen yang  meliputi  kepentingan administrasi,  hukum,  keuangan,  penelitian, pen- didikan atau ilmu pengetahuan (Krihanta, 2013).
Menurut Bapak Suhardo,  da- lam
melakukan perlindungan atau proteksi terhadap
arsip      vital di Badan
Perpustakaan    dan    Arsip  Daerah  (BPAD) Daerah Istimewa  Yogyakarta (DIY), yaitu lebih meng- utamakan fisik dari arsip vital itu sendiri supaya tetap utuh tersimpan  dan selamat dari berbagai bencana, dan arsip vital itu  disimpan pada  setiap  unit  kerja yang selalu memanfaatkan arsip vital tersebut. Selanjutnya Bapak Suhardo,  mengemukakan bahwa  dalam mem- proteksi atau melindungi arsip vital  di Badan Perpustakaan dan  Arsip Daerah  (BPAD) Daerah Istimewa  Yogyakarta, dilakukan perencanaan yang  matang,  di buat suatu  prosedur  supaya apabila  terjadi regulasi atau perubahan kepemimpinan, arsiparis selanjutnya  bisa melihat langsung  prosedur tersebut. Di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah  (BPAD)  Daerah Istimewa Yogyakarta, juga  melakukan analisis resiko.  Maksud- nya dengan  melihat jenis  bahaya apa yang akan terjadi bila informasi atau arsip  vital  itu  hilang atau  musnah.  Apabila  hal tersebut terjadi, maka akibatnya akan besar sekali,  baik  dari  segi  biaya untuk  mendapatkan/  menciptakan kembali arsip tersebut,  maupun      waktu yang      lebih      lama karena memerlukan tenaga operasional yang terus menerus secara  intensif  melaksanakan tugas tersebut.  Adanya analisis resiko  ini  maka ditetapkan  suatu perlindungan baik  perlindungan terhadap arsip vital itu sendiri atau  pengelolaan arsip lainnya, seperti arsip statis dan dinamis.
2. Ciri-Ciri  dan Fungsi  Arsip Vital  pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta
Berdasarkan    hasil    wawancara  dengan Bapak Suhardo, ciri-ciri arsip  vital yang
dilindungi atau diamankan di Badan Perpustakaan dan  Arsip  Daerah  (BPAD)  di Daerah Istimewa  Yogyakarta, yaitu ciri- cirinya,  per- tama, arsip    tersebut    sangat penting  dan  berpengaruh  bagi kelangsungan organisasi.  Kedua, arsip  itu  tidak  dapat digantikan dengan arsip atau  informasi yang lainnya. Ketiga, arsip  itu  merupakan  suatu aset bagi  organisasi, karerna apabila aset tersebut hilang, maka  organisasi atau
lembaga akan merasa kehilangan kekayaannya,  kehilangan  hak-haknya,    dan tidak  bisa melakukan opera- sional.
Dan  terakhir, arsip  tersebut  dianggap sebagai arsip kelas  satu  (arsip yang  sangat penting). Hal  tersebut  sesuai dengan apa yang  dikemukakan    oleh Krihanta  bahwa ciri-ciri arsip vital yaitu: harus ada  demi kelangsungan  hidup  organisasi, fisik  dan informasinya memerlukan perlindungan   dan pengamanan, fisik arsipnya  tidak dapat tergantikan, merupakan asset bagi organisasi, memiliki fungsi dinamis, dan diklasifikasikan sebagai arsip  tingkat/kelas  satu (Krihanta, 2013).
Sedangkan fungsi  dari arsip  vital itu
menurut Bapak Suhardo di Badan
Perpustakaan  dan  Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa  Yogyakarta, Sebagai aset organisasi dan sebagai memori organisasi, di mana aktivitas yang dilakukan oleh organisasi  dapat  menghasilkan  bukti- bukti yang akan disimpan dalam file-file, dan file-file  tersebut akan  berfungsi    bagi
organisasi    di    masa yang akan mendatang. Karena arsip  vital fungsinya  sebagai bukti hukum,  serta  melindungi kepentingan hak individu ataupun  hak-hak yang  lainnya, misalnya arsip tentang surat tanah, dan arsip lainnya.
3. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Penetapan  Metode Arsip  Vital  pada Badan Perpustakaan  dan  Asrip Daerah di Yogyakarta
Faktor yang  mempengaruhi  penetapan metode arsip vital pada Badan Perpustakaan dan    Arsip  Daerah  (BPAD)  di Daerah Istimewa Yogyakarta, adalah karena kebutuhan akses, dan yang boleh mengakses arsip  tersebut hanyalah orang-orang  tertentu saja, dan  sebelum  mengakses  orang  tersebut harus meminta izin dulu kepada penciptanya. Kebutuhan akses  ini harus disesuaikan dengan  kebutuhan  organisasi. Seperti arsip- arsip yang  berhubungan dengan pembuktian hukum,      harus      disajikan  dalam  bentuk fisiknya, beda halnya dengan arsip vital yang di luar  kepentingan hukum, bisa  disajikan dalam  bentuk media  komputer dengan cara arsiparis memperlihat- kannya saja.
Selain  itu  menurut Bapak Suhardo, faktor yang mempengaruhi penetapan metode arsip  vital  itu adalah  lamanya masa simpan, dan Bapak Suhardo, juga mengatakan bahwa arsip vital tidak selamanya akan disimpan, apabila tercipta arsip yang baru. Arsip vital juga  bisa musnah, disiang atau disusupkan apabila
sudah tidak penting  lagi. Dan  dalam memusnahkan arsip vital ini tidak  ditentukan jadwal retensi,  karena tergantung  pada penting atau tidaknya arsip vital tersebut.
Dan faktor yang  terakhir adalah karena kualitas fisik dari arsip vital  tersebut. Sebab apabila arsip  vital  tersebut  selalu  disajikan dalam  bentuk fisik kepada  pengguna, maka lama-kelamaan arsip  vital yang  berbentuk fisik tersebut akan menjadi rusak, oleh sebab itu  diadakan  penetapan untuk  memproteksi atau melindungi arsip  vital  tersebut supaya terhindar dari kerusakan.
4. Bentuk-Bentuk    Metode yang    Digu- nakan untuk Melindungi Arsip Vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta Menurut Bapak Suhardo bentuk metode yang digunakan untuk melindungi arsip vital pada  Badan Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa  Yogya- karta, yaitu  menggunakan  beberapa  metode, yang pertama, metode  duplikasi,      maksudnya arsip      vital yang ada  di BPAD  di duplikasi atau digandakan untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan. Kedua, dilakukan pemencaran atau penyebaran arsip vital ke tempat lain yang aman.  Ketiga, pemindahan (transfer), dalam  mentransfer arsip  vital ini dipindahkan ke  tempat penyimpanan pusat arsip (record center) atau lembaga komersial (lembaga yang bergerak di bidang kearsipan).
Selain  menggunakan metode  tersebut, banyak perlindungan yang  dilakukan  oleh Badan Perpustakaan  dan  Arsip Daerah
(BPAD)  di Daerah Istimewa  Yogyakarta, untuk men- cegah arsip  vital  itu rusak, misalnya dari segi fisik. Badan Perpustakaan dan  Arsip Daerah  (BPAD)  di  Daerah Istimewa Yogyakarta melakukan pengawasan dan mengatur kelembaban ruang penyimpanan,  serta  mengatur pencahayaan, menyaring udara untuk  mengurangi polusi udara terhadap penyimpanan arsip, melindungi arsip  dari  bencana banjir, kebakaran,  serangga atau hewan, tumbuhnya jamur, dan yang  terakhir melindungi arsip dari manusia yang  menyalahgunakan arsip tersebut.
5. Proteksi  Arsip  Vital  Elektronik  pada Badan Perpustakaan  dan  Asrip Daerah di Yogyakarta
Proteksi atau    perlindungan yang dilakukan terhadap arsip vital elektronik pada Badan Perpustakaan  dan  Arsip Daerah (BPAD)  di  Daerah Istimewa  Yogyakarta yaitu dengan cara cadangan (back-up) arsip vital elektronik  tersebut supaya apabila terjadi kerusakan atau  bencana  sekaligus musibah yang  lainnya,  informasinya masih bisa  tetap  diselamatkan, dan disimpan ke dalam server yang berbeda-beda. Selain itu diusahakan direkam pada  beberapa  media tertentu,    dan    menjauhkan  media atau alat elektronik misalnya  komputer yang  di dalamnya berisi  tentang arsip  vital dari bahaya yang akan  menimpa seperti air dan api.
1. Proteksi atau  perlindungan  terhadap arsip vital yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah  (BPAD) Daerah Istimewa  Yogyakarta  (DIY), yaitu lebih  mengutamakan fisik  dari arsip  vital  itu sendiri  supaya tetap  utuh    tersimpan    dan selamat    dari  berbagai bencana, dan arsip vital itu disimpan pada setiap unit kerja yang selalu    memanfaatkan arsip    vital  tersebut. Selain  itu,  juga melakukan analisis resiko dengan melihat  jenis  bahaya apa yang akan terjadi bila  informasi atau arsip vital itu hilang atau musnah.
2. Adapun ciri-ciri arsip      vital yang
dilindungi atau yang  diamankan yaitu pertama, arsip  tersebut sangat  penting  dan berpengaruh bagi  kelangsungan organisasi. Kedua, arsip  itu  tidak  dapat  digantikan dengan arsip atau    informasi yang    lainnya. Ketiga, arsip  itu  merupakan  suatu asset  bagi organisasi.  Keempat, arsip  tersebut  dianggap sebagai arsip  kelas  satu. Sedangkan fungsi yaitu sebagai asset  organisasi,  sebagai memori  organisasi,  sebagai bukti hukum, serta  untuk  melindungi  kepentingan  hak pribadi ataupun hak-hak yang lainnya.
3. Adapun faktor yang mempengaruhi penetapan metode arsip vital  pada Badan Perpustakaan dan Arsip  Daerah  (BPAD)  di Daerah Istimewa  Yogyakarta, adalah karena kebutuhan akses, lamanya masa simpan, dan faktor yang  terakhir adalah  karena  kualitas fisik  dari arsip  vital tersebut. Sedangkan bentuk metode yang  digunakan untuk
melindungi arsip  vital yaitu  menggunakan metode duplikasi, pemencaran atau penyebaran arsip  vital  ke  tempat lain yang aman. Ketiga, pemindahan (transfer), ke tempat penyimpanan pusat arsip  (record center) atau lembaga komersial.
4. BPAD Daerah Istimewa  Yogyakarta juga melakukan pengawasan dan mengatur kelembaban ruang  penyimpanan,  mengatur pencahayaan, menyaring udara untuk mengurangi  polusi  udara,  melindungi arsip dari bencana   banjir, kebakaran, serangga atau hewan, jamur, dan yang  terakhir melindungi arsip dari manusia yang menyalah gunakan arsip
5. Untuk proteksi terhadap arsip vital elektronik yaitu dengan cara mem-back-up dan disimpan  ke  dalam server yang berbeda- beda. Selain  itu  diusahakan direkam  pada beberapa  media  tertentu, dan menjauhkan media atau alat elektronik yang di  dalamnya berisi tentang arsip  vital dari  bahaya yang akan menimpa seperti air dan api.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah,  Z.  (2003). Manajemen  Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Barthos,  B.  (1997). Manajemen  Kearsipan:
Untuk  Lembaga  Negara,  Swasta,  dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Basuki,  S.  (2003). Manajemen  Arsip  Dinamis.
Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
HS, L. (2009). Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta:  Pustaka  Book Publisher.
Kallberg,  M.  (2012). Archivists  2.0:  Redefining The  Archivist’s  Profession  in  The  Digital
Age. Retrieved Maret 2015, from
Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga .
Krihanta.  (2013). Pengelolaan  Arsip Vital.
Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
Mirmani,  A.  (2011). Pengantar  Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Rustam, M. (2014). Pengelolaan Arsip Elektronik. Tanggerang  :  Universitas
Terbuka.
Widyawan,  R.  (2012). Pelayanan  Referensi Berawal Dari Senyuman. Bandung: Bahtera Ilmu.
