## ANALISIS FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KEJADIAN MISFILE DI PUSKESMAS KADEMANGAN KABUPATEN BONDOWOSO
Desi Syahbaniar 1 , Rossalina Adi Wijayanti* 1 , Feby Erawantini 1 , Efri Tri Ardianto 1
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1 *e-mail: Rossa@polije.ac.id

## Abstrak
Berdasarkan hasil observasi pada bagian penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Kademangan Bondowoso  ditemukan  sebanyak  51  berkas  rekam  medis  yang  salah  letak  atau  hilang  (misfile)  dari  366 berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dalam  kurun  waktu  seminggu.  Dampak  dari  misfile  adalah terlambatnya pelayanan pasien pada pencarian rekamam medis, terjadi duplikasi nomor rekam medis serta isi dokumen rekam  medis  menjadi  tidak  berkesinambungan.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis  faktor-faktor penyebab  kejadian  misfile  di  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso.  Penelitian  ini  menggunakan  metode kualitatif  dan  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  melalui  wawancara,  observasi  dan  USG  (Urgency, Seriousness,  Growth).  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  memperoleh  prioritas  masalah  penyebab  kejadian misfile  yaitu  motivasi  pimpinan  yang  kurang  berupa  reward  dan  punishment.  Alternative  solusi  yang disepakati  yaitu  memberikan  punishment  maupun reward kepada  petugas rekam medis  khususnya pada bagian  penyimpanan  sehingga  diharapkan  terciptanya  kedisiplinan  petugas  dalam  mengerjakan pekerjaannya.  Terciptanya  kedisiplinan  petugas  penyimpanan  dalam  melakukan  pekerjaan  dapat membuat kegiatan pengelolahan rekam medis bagian penyimpanan berjalan dengan maksimal.
Kata Kunci : puskesmas, misfile rekam medis, USG

## Abstract
The observation results of the medical record filing unit in Kademangan Public Health Service Bondowoso found that, in a week, 51 of 366 outpatient medical records were on the wrong location or lost (misfile) The impact  of  misfiling  is  the  delay  of  service  patients  in  search  of  medical  records,  duplication  of  numbers record  the  medical,  and  the  contents  of  medical  records  document  become  not  sustainable.  This  study aimed  to  analyze  the  factors  that  cause  medical  records  misfile  in  Kademangan  Public  Health  Service Bondowoso. This study used qualitative methods and data obtained through an interview, observation, and USG (Urgency, Seriousness, Growth) method. The results of the research showed that the priority problem of misfile’s causes was the less of leadership motivation such as reward and punishment. The alternative solutions  were  giving  punishment  or  reward  to  medical  record  officers,  especially  to  the  filling  officer  to create their discipline in doing their work. The discipline of the filing officers in conducting work makes the management of filing medical records run optimally.

## Keywords: public health service, misfile medical record file, USG

## 1. Pendahuluan
Puskesmas  Kademangan merupakan  puskesmas  dengan  akreditasi dasar  yang  terletak di  Kecamatan  Bondowoso,  Kabupaten  Bondowoso.  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso masih terus berusaha untuk meningkatkan pelayanan  kesehatan dengan salah satu cara yaitu meningkatkan pengelolaan penyelenggaraan rekam medis. Menurut Simanjuntak, E. dan Sirait (2018)  penyelenggaraan  rekam  medis  yang  baik  tidak  hanya  dilihat  dari  kelengkapan pecatatannya  saja,  tetapi  juga  dapat  dilihat  dari  pengelolaan  data  yang  baik  pula.  Salah  satu bagian dari pengelolaan data rekam medis adalah bagian unit penyimpanan ( Filing ). Filing merupakan  kegitan  penyimpanan rekam  medis  guna  mempermudah  pengambilan kembali  berkas  rekam  medis  (Rustiyanto  dan  R.,  2011).  Lokasi filing di  Puskesmas Kademangan  terletak  di  sebelah  loket  pendaftaran.  Berdasarkan  hasil  observasi  diketahui ukuran  ruang filing sebesar  2  m  x  1,5  m  yang  dilengkapi  dengan  fasilitas  berupa  1  laci penyimpanan. Keadaan laci penyimpanan dapat dilihat pada Gambar 1.

## Gambar 1.Keadaan laci penyimpanan (Puskesmas Kademangan, 2019)
Gambar  1  menunjukkan  kondisi  pada  laci  penyimpanan  di  Puskesmas  Kademangan yang terbagi menjadi 20 sub laci. Sub laci dibagi berdasarkan poli-poli yang ada di Puskesmas Kademangan seperti poli gigi, poli umum dan poli KIA. Dokumen rekam medis pada setiap sub laci  diurutkan  dari  nomor  yang  terkecil.  Kondisi  laci  penyimpanan di  Puskesmas  Kademangan sudah  tidak  dapat  menampung  seluruh  dokumen  rekam  medis  yang  ada  sehingga  petugas meletakkan dokumen rekam medis yang telah lama ke rak penyimpanan. Hal ini menyebabkan dokumen  rekam  medis  mengalami  penumpukan.  Menurut  Anggraeni  (2013)  penumpukan dokumen rekam medis merupakan salah satu faktor yang menyebabkan misfile . Simanjuntak,  E.  dan  Sirait  (2018)  mengartikan misfile adalah  kesalahan  dalam penempatan dokumen rekam medis saat proses penyimpanan berkas rekam medis atau tidak ditemukannya  berkas rekam  medis  di  tempat  penyimpanan  saat  di  butuhkan.  Kejadian misfile dapat  mengakibatkan  waktu  pelayanan  menjadi  lama  dan  data  pasien  menjadi  tidak berkesinambungan (Oktavia, Djusmalinar and Fitrah, 2018). Menurut Cahyaningtias (2016) data pasien yang tidak berkesinambungan akan berdampak pada pelayanan perawatan medis yang kurang efektif. Berdasarkan study pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti selama 5 hari kerja di  Puskesmas  Kademangan  dihasilkan  data  yang  menunjukkan  kejadian misfile dalam penyelenggaraan  berkas  rekam  medis.  Berikut  adalah  data  kejadian misfile di  Puskesmas Kademangan.
Tabel 1 Data Kejadian Misfile Berkas Rekam Medis Tanggal Pengamatan Jumlah Dokumen RM yang Diminta Jumlah Dokumen RM yang Tersedia Jumlah Dokumen RM yang Misfile % Misfile 4 Maret 2019 81 74 7 8.64% 5 Maret 2019 63 52 11 17.46% 6 Maret 2019 76 70 6 7.89% 8 Maret 2019 89 74 15 16.85% 9 Maret 2019 57 45 12 21.05% Jumlah 366 315 51 13.93% Sumber : Puskesmas Kademangan, 2019
Tabel  1  menjelaskan  tentang  angka  kejadian misfile yang  berubah-ubah  setiap  harinya selama  satu  minggu.  Jika  di  total  selama  seminggu  dengan  5  hari  kerja  telah  terjadi misfile sebesar 13, 93 % . Hal ini menunjukkan bahwa di Puskesmas Kademangan Bondowoso masih terdapat  banyak  kejadian misfile .  Kejadian misfile ternyata  bukan  hanya  terjadi  di  Puskesmas Kademangan,  hal  ini  ditunjukkan  dari  hasil  penelitian  yang  ditemukan  oleh  Anggraeni  (2013) bahwa  di  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Semarang  terjadi misfile sebesar  4,3%    dan  berdampak pada  terlambatnya  pelayanan  pasien  pada  pencarian  DRM,  terjadi  duplikasi  nomor  RM, keterlambatan pengembalian DRM dan kesalahan dalam memasukkan DRM. Faktor penyebab misfile dapat  disebabkan  karena  beberapa  aspek  yaitu  aspek  petugas  ( man ),  aspek  bahan ( material ), aspek alat ( machine ) dan aspek metode ( methode ) (Kurniawati dan Asfawi, 2015).
Berdasarkan  hasil  observasi  di  Puskesmas  Kademangan  diduga  yang  menjadi  faktor penyebab terjadinya misfile adalah kinerja petugas ( man ) rekam medis. Menurut Mangkunegara (2010) kinerja adalah kesediaan seseorang atau kelompok dalam melaksanakan kegiatan dan tanggung jawabnya sehingga menghasilkan hasil seperti yang diharapkan. Timpe (1992) dalam Mangkunegara  (2010)  menyampaikan  bahwa  terdapat  dua  faktor  yang  mempengaruhi  kinerja petugas yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal berhubungan dengan sifat-sifat seseorang  seperti  salah  satunya  kedisiplinan.  Sedangkan  faktor  eksternal  adalah  faktor  yang berasal  dari  lingkungan  kerja  petugas  yang  dapat  mempengaruhi  kinerja  petugas  dapat dikaitkan dengan fasilitas kerja serta evaluasi dari pimpinan serta pedoman pelaksanaan (SOP) di unit rekam medis.
Puskesmas  Kademangan  memiliki  petugas  rekam  medis  sebanyak  3  orang  yang merangkap sebagai petugas pendaftaran dan petugas filing dengan latar belakang pendidikan terakhir  SMA  sebanyak  2  orang  dan  D-IV  Rekam  Medik  sebanyak  1  orang.  Kondisi  ini  tidak sesuai  dengan  peraturan  Kementrian  Kesehatan  (2013)  dimana  kualifikasi  perekam  medis adalah  minimal  Diploma  tiga  sebagai Ahli  Madya  Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan (RMIK).  Kurniawati  dan  Asfawi  (2015)  mengatakan  bahwa  tingkat  pendidikan  terakhir  petugas dapat  menjadi  faktor  terjadinya misfile karena  pemahaman  terhadap  pengelolaan  dokumen rekam medis masih kurang.
Berdasarkan  studi pendahuluan ditemukan  bahwa  dalam  peminjaman  dan  pengambilan berkas petugas tidak menggunakan tracer . Petugas langsung mengambil berkas rekam medis yang  dibutuhkan  di  rak  maupun  laci  penyimpanan.  Petugas  rekam  medis  mengatakan  alasan tidak  digunakannya tracer karena  petugas  menganggap tracer dapat  memperlambat  proses penyediaan  berkas  rekam  medis.  Hal  ini  tidak  sesuai  dengan  SOP  yang  ada  di  Puskesmas Kademangan yang menjelaskan bahwa dalam pengambilan berkas dari rak penyimpanan harus menggunakan tracer guna  mengetahui  keberadaan  berkas  rekam  medis.  Hal  ini  diperkuat dengan  pendapat  Budi  (2011)  yang  mengatakan  bahwa tracer dapat  meningkatkan  efisiensi dan  akurasi  yaitu  dengan  menunjukkan  keberadaan  dokumen  rekam  medis  disimpan  saat kembali.
Faktor  lain  yang  diduga  menjadi  penyebab  terjadinya misfile adalah  sarana  dan prasarana  yang  ada  di  Puskesmas  Kademangan  kurang  memadai.  Hal  ini  dibuktikan  dengan pernyataan  petugas  yang  mengatakan  bahwa  tidak  adanya  SOP  yang  jelas  mengenai  sistem telusur berkas rekam medis yang hilang sehingga apabila terdapat berkas yan hilang atau tidak ada pada tempatnya maka petugas akan membuat rekam medis yang baru. Tidak adanya SOP tidak sesuai dengan ketentuan yang ada yaitu setiap pelayanan kesehatan dalam menjalankan kegiatan  harus  disertai  SOP  yang  jelas  (Kemenkes,  2014).  Menurut  Kurniawati  dan  Asfawi, (2015)  membuat  dokumen  rekam  medis  yang  baru  untuk  dokumen  yang  mengalami misfile dapat mengakibatkan riwayat penyakit pasien menjadi tidak berkesinambungan.
Ruang  penyimpanan  serta  rak  penyimpanan  juga  menjadi  salah  satu  faktor  yang menyebabkan  terjadi misfile (Anggraeni,  2013).  Hasil  studi  pendahuluan  didapatkan  ukuran ruangan  hanya  sebesar  2  m  x  1,5  m  dan  hanya  terdapat  1  laci  penyimpanan  dan  1  rak penyimpanan yang penuh dan dokumen rekam medis berdesakan di dalam rak penyimpanan. Hal  ini  diperkuat  dengan  pernyataan  petugas  yang  mengatakan  bahwa  petugas  mengalami kesulitan dalam melihat nomor rekammedis dengan jelas. Hal ini dikarenakan letak berkas yang saling  berdempetan  dan  sesak.  Berdasarkan  standar  Depkes  RI  (2006)  alat  penyimpanan berkas  hendaknya  menggunakan  rak  terbuka  ( Open  Self  File  Unit )  agar  petugas  dapat mengambil dan menyimpan berkas rekam medis lebih cepat.
Berdasarkan hasil studi  yang telah dilakukan peneliti dapat dirumuskan faktor penyebab dugaan  sementara  terjadinya misfile adalah  Disiplin  petugas,  (Faktor  Internal)  dan  fasilitas kerja  dan  motivasi  (Faktor  eksternal).  Peneliti  berinisiatif  untuk  melakukan  penelitian  dengan judul  “Analisis  Faktor    Penyebab  Kejadian Misfile di  Puskesmas  Kademangan  Kabupaten Bondowoso”.  Diharapkan  dengan  adanya  penelitian  ini  dapat  mengetahui  penyebab  kejadian misfile dari  faktor  eksternal  dan  internal  petugas.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk menganalisis  faktor-faktor  penyebab  kejadian misfile yang  terjadi  di  Puskesmas  Kademangan Bondowoso dari faktor eksternal dan internal petugas.

## 2. Metode Penelitian
2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif. Penelitian kualitatif pada yang digunakan pada penelitian ini adalah untuk menganalisis faktor- faktor  penyebab missfile berkas  rekam  Puskesmas  Kademangan  berdasarkan  teori  kinerja menurut  Mangkunegara  (2010)  yaitu  dari  faktor  eksternal  dan  faktor  internal  petugas  yang meliputi  disiplin  petugas,  fasilitas  kerja  serta  motivasi  dari  pimpinan,  prioritas  masalah menggunakan USG ( Urgency, Seriousness, Growth) .

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kepala rekam medis, petugas filing berjumlah 1 orang dan petugas pendaftaran berjumlah 2 orang

## 2.3 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan pada penelitian ini menggunakan teknik wawancara, observasi dan USG  ( Urgency,  Seriousness,  Growth ).  Observasi  disertai  dengan  pedoman  observasi  yang dilakukan kepada subjek yang bertujuan untuk menggali dan mencatat informasi terkait kinerja petugas  pendaftaran  dan filing .  Wawancara  digunakan  untuk  mengumpulkan  data  secara mendalam  dimana  dilakukan  dengan  cara face  to  face antara  peneliti  dengan  responden. Dokumentasi  yang  merupakan  bukti  penunjang  dari  wawancara  dan  observasi  yang  telah dilakukan  serta  USG  ( Urgency,  Seriousness,  Growth )  digunakan  untuk  menentukan  prioritas penyebab masalah misfile .

## 2.4 Metode Analisis Data
Penelitan  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  dari wawancara,  observasi  dan  dokumentasi  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti  selanjutnya menganalisis  prioritas  penyebab  masalah  dengan  metode  USG  dan  melakukan  upaya perbaikan.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Menganalisis  Faktor  Internal  sebagai  Faktor  Penyebab  Kejadian  Misfile  dalam Kegiatan Penyimpanan di Puskesmas Kademangan Bondowoso.
Faktor  internal  merupakan  keadaan  yang  berasal  dari  dalam  diri  seseorang  yang menyangkut  sifat  seseorang, misal  kinerja  seseorang  baik  karena orang  tersebut  memiliki  tipe pekerja  keras  yang  dalam  hal  ini  dapat  dikaitkan  dengan  kedisiplinan  petugas  karena seseorang  yang  disiplin  mampu  mengerjakan  tugas  dengan  baik.  Hal  ini  sesuai  dengan  hasil penelitian  Pande  dan  Mulyawan  (2013)  yang  menyatakan  bahwa  disiplin  adalah  salah  satu contoh  dari  faktor  internal  kinerja  petugas.  Disiplin  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  adalah kesadaran dan kesediaan seseorang menaati semua peraturan atau pedoman yang ada terkait penyimpanan  berkas  rekam  medis.mAdapun  prosedur  atau  SOP  dari  pengambilan  dan penyimpanan berkas adalah menggunakan tracer.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diketahui bahwa pada petugas rekam medis khususnya  bagian  penyimpanan  di  Pusekasmas  Kademangan  Bondowoso  belum melaksanakan  kegiatan  penyimpanan  dan  pengambilan  berkas  rekam  medis  sesuai  dengan SOP secara maksimal. Hal ini dikarenakan berdasarkan hasil wawancara hanya ada 1 petugas yang  melaksanakan  kegiatan  penyimpanan  dan  pengambilan  berkas  rekam  medis  sesuai dengan  SOP  yang  ada  yaitu  menggunakan  tracer  sedangkan  petugas  lainnya  masih  belum menggunakan  tracer.  Berdasarkan  hasil  observasi  didapati  bahwa  petugas  kurang  disiplin karena  dalam  penyimpanan  berkas  rekam  medis  petugas  tidak  menggunakan  tracer  sesuai dengan  pedoman  atau Standart  Operational  Procedure (SOP)  penyimpanan  berkas  rekam medis  yang  ada  di  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso.  Salah  satu  alasan  ketidakdisiplinan petugas dalam menggunakan tracer karena petugas sudah terbiasa tidak menggunakan tracer. Kebanyakan  petugas  juga  beranggapan  bahwa  penggunaan  tracer  akan  membuat  proses kegiatan  pelayanan  menjadi  lama.  Hal  tersebut  menyebabkan  menyebabkan  berkas  rekam medis  yang  mengalami misfile bertambah  dari  hari  ke  hari  karena  petugas  tidak  mengetahui berkas  rekam  medis  yang  keluar  sudah  kembali  atau  belum.  Hal  ini  sesuai  dengan  penelitian
Budi  (2011)  yang  menyatakan  bahwa  salah  satu  dampak  tidak  digunakannya  tracer  adalah misfile.
Berdasarkan  wawancara  diketahui  bahwa  petugas  masih  belum  dapat  menggunakan tracer  secara  maksimal,  dengan  kata  lain   disiplin  kerja petugas terkait penggunaan tracer masih  kurang.  Menurut  Wibowo  (2010)  disiplin  sangat  penting  untuk  pertumbuhan  organisasi, digunakan terutama untuk memotivasi   pegawai   agar   dapat   mendisiplinkan   diri   dalam melaksanakan  pekerjaan  didalam  suatu  organisasi.  Jusman  (2013)  juga  menyatakan  bahwa disiplin  petugas  yang  baik  dalam  bekerja  dapat  meningkatkan  mutu  pelayanan  sehingga penting  bagi  petugas  rekam  medis  khususnya  petugas  penyimpanan  untuk  dapat melaksanakan  pekerjaannya  dengan  disiplin.  Salah    satu    cara    dalam    peningkatan  disiplin petugas  adalah  melalui  pendidikan  pelatihan.    Keberhasilan  pelatihan  untuk  pengembangan kualitas sumber daya manusia akan dapat meningkat dan berkembang.

## 3.2  Menganalisis  Faktor  Eksternal  Sebagai  Faktor  Penyebab  Kejadian  Misfile  dalam Kegiatan Penyimpanan di Puskesmas Kademangan Bondowoso
Faktor  eksternal  merupakan  faktor  yang  berasal  dari  lingkungan  seseorang  yang  dapat mempengaruhi  kinerja  seseorang,  salah  satunya  adalah  fasilitas  kerja  dan  motivasi  pimpinan (Mangkunegara,  2010).  Fasilitas  dalam  hal  ini  dapat  dikaitkan  dengan Standart  Operational Procedure (SOP),  ruang  penyimpanan  ( filing) serta  rak  penyimpanan.  Selanjutnya  akan dijelaskan satu persatu mengenai faktor eksternal pada uraian berikut:
3.2.1 . Standart Operational Procedure (SOP) Puskesmas  Kademangan  telah  memiliki  SOP  yang  berhubungan  dengan  sistem pengelolaan  berkas  rekam  medis  khususnya  peminjaman  berkas  rekam  medis.  Berdasarkan hasil  wawancara  dapat  diketahui  bahwa  saat  ini  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso  belum memiliki  SOP  yang  mengatur  tentang  pengembalian  berkas  rekam  medis.  Sehingga  dalam pengembalian berkas rekam medis tidak ada peraturan yang lebih ketat dalam penjagaannya. Hal  ini  tidak  sesuai  dengan  ketentuan  yang  ada  yaitu  setiap  pelayanan  kesehatan  dalam menjalankan kegiatan harus disertai SOP yang jelas (Kemenkes, 2010) .
Perlu    diingat  meskipun  prosedur  kerja  yang  dibuat  sudah  baik,  apabila  orang  yang melaksanakannya  belum  mengerti  atau  belum  berpengalaman  maka  hasilnya  juga  tidak  akan memuaskan.  Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  juga  diketahui  di  Puskesmas kademangan  meskipun  terdapat  SOP  terkait  peminjaman  berkas  rekam  medis  tetapi  petugas masih belum memahami dan mengerti isi dari SOP tersebut. Penyebab petugas belum mengerti terkait SOP yaitu karena belum pernah dilakukannya sosialisasi terkait SOP.
SOP  untuk  bisa  dilakukan  dengan  baik  perlu  dilakukan  pengenalan,  salah  satunya dengan  sosialisasi  SOP.  Sosialisasi  SOP  merupakan  proses  memperkenalkan  atau mengajarkan  tata  cara  atau  langkah-langkah  suatu  prosedur.  Sosialisasi  SOP  penting dilaksanakan  secara  berkala    untuk    meningkatkan    pemahaman    pelaksana    sehingga penerapan  SOP dapat berjalan dengan baik (Nugraheni and Budiatmo, 2014). Oleh karena itu agar  proses  pekerjaan  terlaksana  dengan  baik  maka  perlu  diadakan  sosialisasi  rutin  kepada petugas  rekam  medis  di  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso.  Sosialisai  tentang  Standart Operational  Procedure  (SOP)  dapat  membantu  untuk  mengoptimalkan  kinerja  petugas  dalam mengelolah dokumen rekam medik tersebut. Hal ini dimaksud untuk menghindari kemungkinan terjadi  kesalahan  dalam  mengelolah  berkas  rekam  medis  salah  satunya  terjadiya  kejadian misfile (Kesalahan letak dan kehilangan berkas rekam medis).
3.2.2 .  Ruang Penyimpanan ( Filing )
Ruang  penyimpanan  merupakan  sebuah  ruangan  yang  digunakan  untuk  menyimpan dokumen  rekam  medis.  Ruang  penyimpanan  di  Puskesmas  kademangan  Bondowoso menggunakan  system  sentralisasi  dimana  dokumen  rekam  medis  rawat  inap,  rawat  jalan  dan Unit Gawat Darurat (UGD) dijadikan satu di dalam satu ruangan. Lokasi ruang penyimpanan di Puskesmas  Kademangan  bersebelahan  dengan  loket  pendaftaran  rawat  jalan.  Hal  ini  sesuai dengan  persyararatan  Kemenkes  (2014)  yang  menyatakan  bahwa  letak  ruang  rekam  medis harus  memiliki  akses  yang  mudah  dan  cepat  ke  poli  maupun  IGD.  Meskipun  ruang penyimpanan rekam medis berdekatan dengan loket pendaftaran, terdapat hambatan lain yang menyebabkan proses pencarian dokumen rekam medis menjadi terhambat.
Salah satu hambatan lain yaitu kondisi ruang penyimpanan di Puskesmas Kademangan Bondowoso yang tidak luas serta masih digunakan  sebagai tempat penyimpanan barang yang tidak  ada  kaitannya  dengan  rekam  medis.  Berdasarkan  hasil  wawancara  diketahui  bahwa dampak  dari  kondisi  ruang  penyimpanan  tersebut  yaitu  petugas  merasa  kesusahan  dan  tidak nyaman  dalam  melakukan  pekerjaan  di  ruang  penyimpanan  di  Puskesmas  Kademangan Bondowoso.  Berdasarkan  hasil  observasi  yang  dilakukan  oleh  peneliti  menunjukkan  bahwa jarak dua buah rak untuk lalu lalang di ruang rekam medis adalah kurang lebih 70 cm dengan rak  rekam  medis  yang  tidak  berhadapan.  Rak  berkas  rekam  medis  memiliki  tinggi  5  laci. Menurut  Depkes  (2006)  bahwa  jarak  antara  2  (dua)  buah  rak  untuk  lalu  lalang  dianjurkan selebar  90  cm,  jika  menggunakan  lima  laci  satu  baris.  Hal  tersebut  menyebabkan  petugas menjadi  kesulitan  berlalu  lalang  sehingga  menjadi  salah  satu  faktor  terjadinya misfile di Puskesmas  Kademangan  Bondowoso.  Pernyataan  tersebut  sejalan  dengan  penelitian  Oktavia (2018) yang menyatakan bahwa dampak dari ruang penyimpanan yang sesuai dengan standar dapat  mengurangi  kenyamanan  petugas  dalam  kegiatan  penyimpanan  berkas  rekam  medis sehingga dapat menjadi penyebab meningkatnya kejadian misfile . 3.2.3 .  Rak Penyimpanan
Rak  penyimpanan  digunakan  untuk  menyimpan  berkas  berkas  rekam  medis  yang masih aktif. Rak penyimpanan untuk rawat jalan di Puskesmas Kademangan berupa laci yang terdiri  dari  20  sub.  Setiap  sub  laci  tidak  memiliki  ketentuan  khusus  dalam  kapasitas penyimpanan  berkas  rekam  medis,  biasanya  terisi  kurang  lebih  hingga  1000  berkas. Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  petugas  mengatakan  bahwa  rak  penyimpanan masih  kurang  untuk  menyimpan  berkas  rekam  medis  karena  kunjungan  pasien  baru  yang semakin  hari  semakin  meningkat.  Berdasarkan  hasil  wawancara  diketahui  bahwa  faktor  lain yang  menyebabkan  rak  penyimpanan  penuh  yaitu  belum  dilakukannya  retensi  atau pemusnahan  sejak  tahun  2008  hingga  saat  ini.  Keadaan  tersebut  tidak  sesuai  dengan ketentuan  Depkes  RI  (2008)  yang  berbunyi  rekam  medis  pada  sarana  pelayanan  kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya dua tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien berobat, setelah melampaui dua tahun maka berkas dapat dimusnahkan.
Dampak  dari  rak  penyimpanan  yang  berisi  banyak  berkas  ialah  petugas  merasakan kesusahan  ketika  mencari  berkas  karena  berkas  yang  ada  saling  berdempatan.  Hal  tersebut dapat menyebabkan petugas kesulitan dalam mencari berkas. Hal ini sejalan dengan penelitian Oktavia  (2018)  yang  mengatakan  bahwa  rak  penyimpanan  menjadi  factor  penyebab misfile karena  rak  penyimpanan  yang  terlalu  banyak  menyimpan  dokumen  rekam  medis  dapat menyusahkan petugas sehingga petugas kurang teliti dalam melakukan proses pencarian.

## 3.2.4 .  Motivasi Pimpinan
Sikap  pemimpin  yang  dapat  mendorong  pegawai  dalam  melakukan  pekerjaan  disebut motivasi.  Motivasi  yang  dimaksud  pada  penelitian  ini  adalah  motivasi  yang  berasal  dari pimpinan  yang  dapat  berupa punishment ataupun reward. Berdasarkan  hasil  wawancara kepada  petugas  bahwa  di  Puskesmas  Kademangan  Kabupaten  Bondowoso  belum  pernah mendapatkan reward dalam bentuk apapun seperti insentif, penghargaan ataupun pujian begitu pula dengan punishment. Menurut petugas punishment diberikan apabila melakukan kesalahan maka  pemimpin  hanya  memberikan  teguran  dan  peringatan  tanpa  adanya  sanksi  khusus sedangkan untuk evaluasi tidak secara rutin dilakukan begitu juga dengan penghargaan.
Pengelolaan  rekam  medis  di  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso  mengenai  sikap kepemimpinan  dari  pemimpin  masih  belum  sesuai  dengan  keinginan  petugas.  Hal  tersebut dapat  mempengaruhi  kinerja  petugas  dalam  bekerja  khususnya  pada  bagian  penyimpanan berkas rekam  medis.  Dengan  tidak  adanya peraturan  yang  kuat  serta  tidak  di  dukung  dengan motivasi  pimpinan,  petugas  dapat  bertindak  sewenang-wenangnya  bahkan  kebijakan  yang telah di buat tidak akan terlaksana dengan dan petugas juga akan sering melakukan kesalahan khususnya  dalam  kegiatan  penyimpanan  rekam  medis  ( filing). Hal  tersebut  sejalan  dengan penelitian  Subagia  (2017)  yang  menyatakan  bahwa  motivasi  juga  dapat  berakibat misfile karena kebijakan atau procedure yang di buat tidak dapat terlaksana dengan baik dikarenakan sikap  pimpinan  yang  kurang  tegas  seperti  tidak  adanya punishment atau  hukuman  atau pendorong semangat petugas dalam bekerja seperti reward atau motivasi.
3.3  Menganalisis  Faktor  Prioritas  Dan  Upaya  Penyelesaian  Penyebab  Kejadian  Misfile dalam Kegiatan Penyimpanan Di Puskesmas Kademangan Bondowoso Tahap  terakhir  dalam  penelitian  ini  adalah  penentuan  prioritas  penyebab  masalah kejadian misfile menggunakan  metode Urgency,  Seriousness,  Growth (USG).  Metode  ini merupakan  satu  alat  untuk  menyusun  urutan  prioritas permasalahan  yang  harus diselesaikan. Caranya  dengan  menentukan  tingkat  kegawatan,  keseriusan,  dan  perkembangan permasalahan.  Berdasarkan  uraian  permasalahan  yang  telah  dibahas  sebelumnya permasalahan  yang  terdapat  di  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso  yang  menjadi  faktor penyebab kejadian misfile bagian filing berkas rekam medis adalah sebagai berikut :
1.  Disiplin petugas masih kurang
2.  SOP yang tersedia tidak lengkap
3.  Pelaksanaan SOP di Puskesmas Kademangan khususnya SOP terkait peminjaman berkas rekam medis tidak pernah disosialisasikan
4.  Luas ruang penyimpanan yang sempit
5.  Rak penyimpanan yang berupa laci dan sulit untuk dibuka
6.  Sikap pemimpin yang kurang memberikan evaluasi, punishment dan reward Langkah  berikutnya  adalah  melakukan scoring .  Permasalahan  yang  ditemukan  selama penelitian  kemudian  akan  dilakukan  perbandingan  untuk  mendapatkan  urutan  prioritas permasalahan  dengan  menggunakan  metode  USG  ( Urgency,  Seriousness,  Growth ). Perbandingan tersebut kemudian akan dilakukan penjumlahan skor. Skor tersebut didapat dari masing-masing  permasalahan  untuk  mengetahui  permasalahan  yang  menjadi  prioritas  utama penyebab  masalah.  serta  memberikan  saran  mengenai  prioritas  masalah  yang  didapat. Berdasarkan  hasil scoring tersebut  nantinya  dapat  diketahui  rangking  dari  indikator  yang menjadi  prioritas  utama  permasalahan  tersebut.  Berikut  merupakan  hasil scoring beserta rangking:
Tabel 2. Hasil scoring Prioritas Permasalahan Masalah Urgency Seriousness Growth Total  Rangking Disiplin  petugas  yang  masih kurang 13 11 14 38 II SOP yang tersedia tidak lengkap 7 7 3 17 VI Pelaksanaan  SOP  di  Puskesmas Kademangan  khususnya  SOP terkait  peminjaman  berkas  rekam medis tidak pernah disosialisasikan 11 9 11 31 III Luas  ruang  penyimpanan  yang sempit 8 9 8 25 V Rak  penyimpanan  yang  berupa laci dan sulit untuk dibuka 7 9 10 26 IV Sikap  pemimpin  yang  kurang memberikan evaluasi, punishment dan reward 14 14 14 42 I
Berdasarkan  hasil scoring USG  di  dapatkan  bahwa  prioritas  penyebab  masalah terjadinya misfile di  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso  adalah  motivasi  pimpinan  yaitu dalam  memberikan  dukungan  atau reward maupun punishment apabila  petugas  tidak menjalankan  tugas  sesuai  dengan  SOP  yang  berlaku dengan  jumlah  skor  42  .  Kurangnya motivasi  pimpinan  dapat  menyebabkan  petugas  kurang  disiplin  dalam  mengerjakan pekerjaannya. Berdasarkan prioritas  penyebab  masalah,  peneliti  memberikan  kesempatan kepada  informan  untuk  menanggapi  serta  memberi  saran  mengenai  upaya  penyelesaian masalah tersebut.
Solusi  yang  di  sepakati  oleh  peserta  diskusi  di  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso adalah  pimpinan  diharapkan  dapat  memberikan reward yang  dapat  berupa  bonus  (insentif), penghargaan  atapun  sekedar  pujian  kepada  petugas  yang  dapat  melakukan  pekerjaannya dengan tepat khususnya di bagian penyimpanan berkas rekam  serta adanya punishment yang dapat  berupa  teguran  atau  sanksi  lainnya  terhadap  petugas  yang  melakukan  kesalahan  saat bekerja.  Memberikan punishment maupun reward kepada  petugas  rekam  medis  khususnya pada  bagian  penyimpanan  sehingga  diharapkan  terciptanya  kedisiplinan  petugas  dalam mengerjakan  pekerjaannya.  Terciptanya  kedisiplinan  petugas  penyimpanan  dalam  melakukan
pekerjaan  dapat  membuat  kegiatan  pengelolahan  rekam  medis  bagian  penyimpanan  berjalan dengan maksimal. Solusi lain dari hasil diskusi adalah pimpinan diharapkan melakukan evaluasi secara rutin dengan membuka forum pendapat yaitu berupa diskusi maupun dengar pendapat antara  pimpinan  dan  bawahan  agar  tercipta  suasana  yang  musyawarah  serta  tidak  adanya kesenjangan  antara  petugas  dan  pimpinan.  Hal  ini  diharapkan  mampu  mengurangi  kejadian misfile di Puskesmas Kademangan.

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
Berdasarkan  uraian  dari  hasil  dan  pembahasan  dari  penelitian  tentang  Analisis  Faktor- Faktor  Penyebab  Kejadian Misfile di  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso  dapat  diambil kesimpulan sebagai berikut :
a.  Masalah  yang  ditimbulkan  dari  faktor  internal  adalah  kedisiplinan  petugas  di  Puskesmas Kademangan Bondowoso masih kurang.
b.  Masalah yang di timbulkan dari faktor eksternal (Fasilitas Kerja) yaitu SOP yang tersedia di Puskesmas  Kademangan  Bondowoso  tidak  lengkap,  pelaksanaan  SOP  khususnya  SOP peminjaman  yang  tidak  pernah  disosialisasikan  sebelumnya  oleh  pimpinan,  luas penyimpanan  yang  sempit  serta  tidak  sesuai  standar,  rak  penyimpanan  yang  berupa  laci dan sulit untuk di buka.
c.  Masalah  yang  ditimbulkan  dari  faktor  eksternal  (Motivasi  pimpinan)  yaitu  sikap  pemimpin yang kurang memberikan evaluasi, punishment , dan reward d.  Berdasarkan  hasil  metode  USG  ( Urgency,  Seriousness,  Growth) prioritas  permasalahan yang  menyebabkan misfile pada  bagian  penyimpanan  di  Puskesmas  Kademangan  adalah sikap pemimpin yang kurang memberikan evaluasi, punishment, dan reward.

## 4.2 Saran
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  tentang  Analisis  Faktor-  Faktor  Penyebab Kejadian misfile di Puskesmas Kademangan Bondowoso, maka peneliti merekomendasikan beberapa saran sebagai berikut :
a.  Diterapkan  peraturan  yang  tegas  guna  mendisiplinkan  petugas  sehingga  semua  pekerjaan akan terlaksanan dengan optimal sehingga mutu pelayanan akan meningkat
b.  Menyusun SOP terkait penyimpanan atau pengembalian berkas rekam medis di Puskesmas Kademangan Bondowoso
c.  Mensosialisasikan  kepada  petugas  rekam  medis  yang  terkait  dengan  Standart  Procedure Operational (SPO) peminjaman secara rutin dilaksanakan setiap 1 sampai 3 bulan sekali.
d.  Pihak puskesmas sebaiknya memindahkan barang yang tidak ada kaitannya dengan rekam medis  pada  ruang  penyimpanan  berkas  rekam  medis  serta  mempertimbangkan penambahan ruang penyimpanan
e.  Pihak  puskesmas  Kademangan  Bondowoso  sebaiknya  mempertimbangkan  penambahan jumlah rak penyimpanan berkas rekam medis
f.  Pimpinan  diharapkan  rutin  memberikan  evaluasi, reward dan punishment kepada  petugas rekam medis untuk meminimalkan terjadinya misfile di ruang filing .
g.  Penelitian    selanjutnya    diharapkan    mampu    untuk    dapat    menyusun    rencana  strategis sebagai upaya menurunkan angka kejadian misfile di Puskesmas Kademangan Bondowoso.

## Ucapan Terima Kasih
Ucapan  terima  kasih  saya  sampaikan  kepada  Puskesmas  Kademangan  Bondowoso beserta seluruh petugas rekam medis yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian sehingga saya mendapatkan ilmu baru dan dapat menyelesaikan penelitian ini. Ucapan terima kasih  juga  saya  sampaikan  kepada  ibu  Rossalina  Adi  Wijayanti,S.KM,M.Kes  selaku pembimbing  saya  yang  telah  membimbing  saya  hingga  saya  dapat  menyelesaikan  penelitian ini.

## Daftar Pustaka
Anggraeni,  R.  I.  A.  2013. Tinjauan  Pengendalian  Missfile  Dokumen  Rekam  Medis  Di  Filing Rawat  Jalan  Rumah  Sakit  Bhayangkara  Semarang  tahun  2013. Skripsi.  UDINus Repository. http://eprints.dinus.ac.id/7893/ [19 Februari 2019].
Budi, C. 2011 Manajemen Unit Rekam Medis . Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Cahyaningtias,  H.  2016. Evaluasi  Pengelolaan  Filing  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Untuk Pencegahan  Missfile  Di  RSUD  Majenang  Kabupaten  Cilacap  Tahun  2016 .  Skripsi. UDINus Repository . http://eprints.dinus.ac.id/20271/ . [27 Januari 2019]
Depkes RI. 2006. Buku Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis . Jakarta.
Depkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis . Jakarta.
Kemenkes.  2010. Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor  340  tentang  Klasifikasi  Rumah  Sakit . Jakarta
Kemenkes. 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tentang Puskesmas . Jakarta.
Kurniawati,  A.  dan  Asfawi,  S.  2015.  Analisis  Deskriptif  Faktor  Penyebab  Kejadian  Missfile  di Bagian  Filling  Rawat  Jalan  RSUD  Dr.  M.  Ashari  Pemalang  Tahun  2015.  Skripsi. UDINus Repository . http://eprints.dinus.ac.id/17447/ . [20 Februari 2019].
Mangkunegara, A. P. (2010) Evaluasi Kinerja SDM . Bandung: Rfika Aditama.
Nugraheni,  R.  dan  Budiatmo,  A.  2014. Pengaruh  Standar  Operasional  Prosedur  Dan Pengawasan Terhadap Kinerja Pramuniaga Pasaraya Sriratu Pemuda Semarang . Jurnal Ilmu Administrasi Bisnis Vol 3. No. 2.
https://ejournal3.undip.ac.id /index.php/jiab/article/view/5194/5000. [9 Mei 2019].
Oktavia,  N.,  Djusmalinar  dan  Fitrah.  2018. Analisis  Penyebab  Terjadinya  Missfile  Dokumen Rekam  Medis  Rawat  Jalan  Di  Ruang  Penyimpanan (Filling)  RSUD  Kota  Bengkulu  Tahun 2017. Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Indonesia,  Vol.  6  No.2  Oktober  2018. https://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/190. [15 Februari 2019].
Pande, K. dan Mulyawan. 2013. Hubungan Faktor Internal Dengan Kinerja Pegawai Di Rumah Sakit  Umum  Daerah  Wangaya  Kota  Denpasar.  Artikel  Penelitian  Community  Health Volume  1  No.  3  Juli  2013. https://www.neliti.com/publications/44358/hubungan-faktor- internal-dengan-kinerja-pegawai-di-rumah-sakit-umum-daerah-wanga    [20  November 2019].
Rustiyanto,  E.  and  R.,  W.  A.  2011. Manajemen  Filing  Dokumen  Rekam  Medis  dan  Informasi Kesehatan . Yogyakarta: Permata Indonesia.
Simanjuntak,  E.  dan  Sirait,  L.  W.  O.  2018. Faktor-Faktor  Penyebab  Terjadinya  Missfile  Di Bagian  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Medan  Tahun 2017 . Jurnal ilmiah perekam dan informasi kesehatan IMELDA vol 3, No.1 Februari 2018 . http://ojs.stikes-  imelda.ac.id/index.php/jipdik/article/view/48. [8 Maret 2019].
Subagia,  M.  2017 Analisis  Prioritas  Faktor  Penyebab  Kejadian  Misfile  Di  Bagian  Filling  Unit Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Ibu  dan  Anak  Srikandi  IBI  Jember .  Skripsi.  Politeknik  Negeri Jember.
Wibowo. 2010 Manajemen Kinerja . Jakarta: Rajawali Press.