## PROTOTYPE SISTEM PELAYANAN PUBLIKDINASKEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPILBERBASIS WEB
David Budi Hartanto, S.Kom
Universitas Pesantren Tinggi Darul Ulum Jombang, , Indonesia dvdbudil@gmail.com

## ABSTRAK
Kepuasan  masyarakat  sangat  perlu  diperhatikan  oleh  aparat  untuk  mengetahui  kualitas pelayanan  yang  baik.  Inilah  yang  menjadi  salah  satu  tugas  dari  Dinas  Kependudukan  dan Catatan Sipil (dispendukcapil).  Sistem  yang ada di dinas tersebut  lebih terfokus pada  proses pembuatan,sedangkan  untuk  pelayanan  misalnya  pendaftaran  sering  terjadi  lonjakan  jumlah antrian  yang  relatif  besar  dan  mengakibatkan  tidak  terlayaninya  permohonan  dengan  baik. Prototype  sistem  pelayanan  ini  dirancang  untuk  menambah  nilai  pelayanan  dinas  kepada masyarakat.  Prototype  sistem  yang  dibangun  ini  mempunyai  fitur  diantaranya  permohonan pengajuan  Akta  Kelahiran,  Kartu  Tanda  Penduduk  dan  Kartu  keluarga.  Apabila  petugas menyetujui  pengajuan  maka  pemohon  menerima  jadwal  validasi  atau  verifikasi  sehingga pemohon  mengetahui  status  pengajuan  dan  kepastian  waktu  proses  validasi  atau  verifikasi yang  harus  dilakukan.  Prototype  sistem  pelayanan  berbasis  web  ini  dapat  digunakan  oleh dinas untuk mengatur penjadwalan pengajuan dokumen kependudukan dan dapat bermanfaat bagi  masyarakat  dalam  mengetahui  tingkat  kepastian  dari  proses  pengajuan  yang  telah dilakukan.
Kata Kunci:Dispendukcapil, sistem pelayanan, jadwal, web.

## ABSTRACT
Satisfaction of community is very need to be considered by officials to know the good service quality.  This has become one of the tasks of the Office of Population and Civil Registration (dispendukcapil).  Systems  the  existing  in  the  agency  more  focused  on  manufacture  process, while  for  eg  the  registration  service  often  occur  hikes  the  number  of  queues  that  relatively large and  result not served the petition by either. Prototype service system is designed to add value  service  agencies  to  the  community.  The  prototype  constructed  system  has  features among others the petition submission of a birth certificate, National Identity Card and Family Card.when  the  officers  approve  the  submission  of  then  the  applicant  receives  schedule  the validation  or  verification    so  that  the  applicant  know  the  the  filing  status  and  certainty  of validation  time  or  verification  process  that  must  performed.Prototype  web-based  service system can be used by the department for scheduling the filing of civil documents and can be beneficial to the community in knowing the the level of certainty of the process of filing which have been carried out.
Keywords: Dispendukcapil, system service, schedule, web

## Pendahuluan
Pada  dasarnya  setiap  manusia membutuhkan    pelayanan,    bahkan secaraekstrim  dapat  dikatakan  bahwa pelayanan tidak dapat dipisahkan dengankehidupan manusia.
Masyarakatsetiap  waktu  selalu  menuntut pelayanan  publik  yang  berkualitas  dari birokrat, meskipun tuntutan tersebut sering tidak
sesuaidengan harapan.
Kecenderunganseperti  itu  terjadi  karena masyarakat  masih  diposisikan  sebagai pihak “melayani”bukan yang dilayani. Hal ini menimbulkan dampak buruk terhadapperkembangan  kualitas  pelayanan (Sinambela,2006).
Kepuasan  masyarakat  sangat  perlu di  perhatikan  oleh  aparat  demi  pemberian pelayanan  untuk  mengetahui  kualitas pelayanan  yang  baik.  Inilah  yang  menjadi salah satu tugas dari Dinas Kependudukan dan  Catatan  Sipil  misalnya  di  bidang pelayanan dokumen kependudukan.
Usaha-usahapun  telah  dilakukan  mulai penataan  ruang  yang  nyaman  dan  fasilitas yang  menunjang  untuk  mempermudahkan petugas  melakukan  pekerjaan  dengan menerapkan sistem yang telah terkomputerisasi.  Sistem  komputerisasi yang  ada  di  pelayanan  lebih  terfokus  pada proses pembuatan. Sedangkan untuk pelayanan  misalnya  pendaftaran  sering terjadi jumlah antrian yang panjang.
Berikut adalah kutipan  jurnal mengenai masalah administrasi kependudukan dalam pendaftaran
kelahiran di Indonesia: “Enam dari sepuluh anak di bawah usia lima tahun di Indonesia tidak diakui keberadaannya secara sah oleh Pemerintah Indonesia. Anak-anak ini tidak memiliki  identitas  secara  sah  yang dituangkan dalam akta kelahiran. Padahal,
akta  kelahiran  memiliki  arti  penting  bagi eksistensi  anak  sebagai  warga  negara  di muka  hukum.  Ironisnya,  menurut  data SUSENAS 2007, hanya 42 persen anak di bawah  usia  lima  tahun  (0-4  tahun)  yang memiliki  akta,  sisanya  58  persen  belum memiliki  akta  kelahiran”  (Kementrian Pemberdayaan  Perempuan  dan  Anak RI:2009).
Salah  satu  solusi  dari  masalah  di atas  adalah  dengan  dibangunya  sebuah prototype sistem  pelayanan  yang  dapat digunakan  secara online untuk  melakukan pengajuan  dokumen  kependudukan,  yang dimaksud prototype di  sini  adalah  sebagai model  awal  dari  suatu  sistem  yang  akan ditingkatkan terus menerus sesuai kebutuhan pemakai sistem.Sistem pelayanan  publik  di  dinas  kependudukan dan  catatan  sipil  dapat  membantu  dan meningkatkan  pelayanan  dinas  kepada masyarakat, serta petugas dapat menjadwalkan atau mengatur waktu pengambilan dokumen kependudukan sehingga masyarakat atau pemohon mendapat suatu kepastian untuk memvalidasi pengajuan dokumennya.
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Penyelenggaraan Catatan Sipil pada jaman Pemerintah Hindia Belanda ditangani  oleh  Lembaga  “Burgerlijk Stand”  atau  disingkat  “BS”  yang  artinya Catatan  Kependudukan/Lembaga  Catatan Sipil. Lembaga Catatan Sipil adalah “suatu lembaga  yang  bertujuan  mengadakan pendaftaran,  pencatatan  serta  pembukuan yang  selengkap-lengkapnya  dan  sejelas- jelasnya,  serta  memberi  kepastian  hukum yang  sebesar-besarnya  atas  peristiwa “kelahiran,  pengakuan,  perkawinan  dan kematian”.  (Hock,  1961:1).Sedangkan  E. Subekti dan R. Tjitrosoedibio berpendapat,
bahwa “Catatan Sipil mempunyai
pengertian  sebagai  suatu  lembaga  yang ditugaskan  untuk  memelihara  daftar  atau catatan  guna  pembuktian  status  atau peristiwa  penting  bagi  warga  negara seperti :
“kelahiran, kematian, perkawinan”.  Pada  masa  pemerintahan Hindia  Belanda,  kantor  Burgerlijk  Stand (Kantor  Catatan  Sipil)  bertugas  mencatat keadaan  penduduk  dari  segi  kelahiran, perkawinan  dan  kematian.  Selanjutnya pemerintah  Hindia  Belanda  mewajibkan semua warga golongan eropa
mendaftarkan diri atas peristiwa kelahiran, perkawinan,  perceraian  dan  kematian (Staatblad  1849  No.25).  Melalui  upaya  ini pemerintah Hindia Belanda dapat
mengetahui  secara  pasti  berapa  banyak orang Eropa dan berapa pertambahannya.
Banyak  sekali  dokumen-dokumen yang  dikerjakan  oleh  dinas  kependudukan anrata lain : akta kelahiran, kartu keluarga, kartu  tanda  penduduk,  dan  lain-lain.  Akta Kelahiran  adalah  bukti  mengenai  status dan  peristiwa  kelahiran  seseorang  yang dikeluarkan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.Bayi yang dilaporkan kelahirannya  akan  terdaftar  dalam  kartu keluarga dan diberi Nomor Induk Kependudukan  (NIK)  sebagai  dasar  untuk memperoleh pelayanan masyarakat
lainnya.  Dari  pusat  layanan    publik  untuk indonesia menjelaskan bahwa KTP Elektronik adalah dokumen kependudukan yang memuat sistem keamanan /
pengendalian  baik  dari  sisi  administrasi ataupun teknologi informasi dengan berbasis  pada  database  kependudukan nasional.  Penduduk  hanya  diperbolehkan memiliki  1  (satu)  KTP  yang  tercantum Nomor  Induk  Kependudukan  (NIK).  NIK merupakan identitas tunggal setiap
penduduk  dan  berlaku  seumur  hidup. Sedangkan  Kartu  Keluarga  adalah  kartu identitas  keluarga  yang  memuat  data tentang  susunan,  hubungan  dan  jumlah anggota  keluarga  kita.  Wajib  dimiliki  oleh setiap  keluarga,  kartu  ini  berisi  data lengkap mengenai identitas Kepala Keluarga  beserta  anggota  keluarganya. Kartu  keluarga  dicetak  rangkap  3,  yang masing-masing  dipegang  oleh  Kepala Keluarga,  Ketua  RT,  Kantor  Kelurahan, dan Suku Dinas.
Tugas Pokok Dispenduk Capil .
Tugas  pokok  dan  fungsi  organisasi merupakan landasan dari satu instansiuntuk  melaksanakan  tugas  dan wewenangnya.  Berdasarkan  Keputusan Bupati  Jombang  No.  26  tahun  2001  telah dijabarkan Tupoksi Jabatan structural pada Kantor  Kependudukan  dan  Catatan  Sipil Kabupaten  Jombang.  Tugas  pokok  dari Kantor  Kependudukan  dan  Catatan  Sipil adalah “Membantu Bupati dalam menyelenggarakan  sebagian  kewenangan daerah dibidang Kependudukan dan
Catatan Sipil“. Fungsi Dispendukcapil Adapun fungsi Kantor Kependudukan Dan Catatan Sipil kabupatenjombang adalah sebagai berikut : a. Perumusan kebijakan tentang perencanaan teknis pembangunan danpengendalian  dibidang  Kependudukan, Catatan  Sipil  yang  meliputi  :Administrasi Kependudukan Dan Catatan Sipil.
b. Perumusan  dan  pemantauan  kegiatan pelayanan kepada masyarakat
dibidangKependudukan Dan Catatan Sipil.
c. Pengawasan  pelaksanaan  bimbingan, penyuluhan dan pengendalian
teknisdibidang administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil.
d. Perumusan  dan  penyusunan  petunjuk
teknis Perundang – undangan yangberkaitan dengan kegiatan yang meliputi bidang Kependudukan,
pelayananakta  –  akta  Catatan  Sipil, penyuluhan  dan  evaluasi  dalam  rangka penyusunandata dan pelaporan.
e. Pelaksanaan  koordinasi  dan  kerjasama dengan instansi
terkait dibidangKependudukan Dan Catatan sipil. f. Pelaksanaan
pengelolaan ketata
usahaan. g. Pelaksanaan  tugas  –  tugas  lain  yang diberikan oleh Bupati melalui SekretarisDaerah.
Standar Pelayanan Publik (SPP)
Pengertian pelayanan menurut Kotler  dalam  Sinambela  (2006:4)  adalah “setiap  kegiatan  yang  menguntungkan dalam  suatu  kumpulan  atau  kesatuan  dan menawarkan keputusan meskipun hasilnya tidak  terkait  pada  suatu  produk  secara fisik”. Pelayanan publik dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh birokrasi publik untuk memenuhi kebutuhan masyarakat (Dwiyanto,  2005:141),  bahwa  pelayanan umum merupakan kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah dalam memenuhi kewajibannya, akan tetapi tidak disebabkan  oleh  hal  itu  saja  melainkan pemerintah  memang  harus  memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Secara  Teoritis,  tujuan  pelayanan publik  pada  dasarnya  adalah  memuaskan masyarakat  untuk  mencapai  kepuasan  itu dituntut  kualitas  pelayanan  prima  yang tercermin  dari  asas-asas  pelayanan  publik berdasarkan  Surat Keputusan  Mentri Pendayagunaan  Aparatur  Negara  Nomor (Kepmen PAN) No.63 Tahun 2003, dalam sinambela (2006:5) yaitu :
a. Transparasi, yaitu  bersifat  terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang  membutuhkan  dan  diseiakan  secara memadai serta mudah dimengerti b. Akuntabilitas, yaitu dapat
dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
c. Kondisional, yaitu  sesuai  dengan kondisi  dan  kemampuan  pemberi  dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsif efisiensidan efektivitas .
d. Partisipatif, yaitu  mendorong  peran serta  masyarakat  dalam  penyelenggaraan pelayanan  publik  dengan  memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat. e. Kesamaan Hak, yaitu tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku,  ras,  dan  agama,  golongan,  gender dan status ekonomi
f. Keseimbangan  Hak  dan  Kewajiban  : pelayanan  yang  mempertimbangkan  aspek keadilan  antara  pembeli  dan  penerima pelayanan

## Analisis Sistem
Pada  analisis  sistem  ini  digunakan untuk  menggambarkan  analisis  kejadian atau  sistem  yang  sedang  berjalan  pada dinas  kependudukan  dan  catatan  sipil  dan sisitem  pelayanan  publik  yang  dibangun. Pada  Dinas  Kependudukan  dan  Catatan Sipil  proses  pendaftaran  dilakukan  secara manual  dengan  sistem  antrian,  pemohon yang akan datang meminta form permohonan  dokumen  kepada  petugas, setelah  itu  pemohon  diminta  mengisi form pengajuan dokumen dan diminta melengkapi dokumen persyaratan pengajuan,  kemudian    pemohon  diminta mengumpulkan  dokumen  pengajuan  dan mengambil nomer antrian. Selama
mengantri  petugas  akan  memvalidasi pengisian data dan dokumen persyaratannya,  apabila  pengajuan  sudah benar  maka  pemohon  akan  di  beri form untuk  pengambilan  dokumen,  dan  apabila masih ada kesalahan maka pemohon harus membenahi  kesalahanya  dan  kembali mengantri  sampai  permohonan  tersebut benar dan divalidasi petugas.
Untuk  gambaran  sistem  pelayanan publik  adalah  sebagai  berikut,  sistem berjalan  secara online, dispenduk  capil  ini merupakan  sebuah prototype media web untuk  melakukan  permohonan  dokumen kependudukan masyarakat. Pada sistem ini pemohon  harus  memiliki login ,  apabila tidak  memiliki  maka  pemohon  dapat membuat user  login terlebih  dahulu. Setelah melakukan login pemohon memilih jenis pengajuan, dan mengisi form
tersebut serta melengkapi dokumen-
dokumen  yang  telah  di scan kemudian di upload pada website ini. Data permohonan  tadi  akan  di  proses  dan diterima oleh dinas berupa pengajuan yang akan  divalidasi,  setelah  data  sudah memenuhi  syarat  maka  pemohon  akan menerima  sebuah form validasi,  dengan form tersebut  pemohon  mendapatkan kepastian bahwa dokumen yang diajukannya sudah benar dan diterima oleh dinas, setelah itu pemohon dapat datang ke dinas dan memvalidasi pengajuan dokumennya.
Pada  Dinas  Kependudukan  dan Catatan Sipil proses pendaftaran dilakukan secara  manual  dengan  sistem  antrian, pemohon  yang  akan  datang  meminta form permohonan  dokumen  kepada  petugas, setelah  itu  pemohon  diminta  mengisi form pengajuan dokumen dan diminta melengkapi dokumen persyaratan
pengajuan,  kemudian    pemohon  diminta mengumpulkan  dokumen  pengajuan  dan mengambil nomer antrian. Selama mengantri  petugas  akan  memvalidasi pengisian data dan dokumen persyaratannya,  apabila  pengajuan  sudah benar  maka  pemohon  akan  di  beri form untuk  pengambilan  dokumen,  dan  apabila masih ada kesalahan maka pemohon harus membenahi  kesalahanya  dan  kembali mengantri  sampai  permohonan  tersebut benar dan divalidasi petugas.
Sistem yang diusulkan
Sistem online dispenduk  capil  ini merupakan  sebuah prototype media web untuk  melakukan  permohonan  dokumen kependudukan masyarakat.
Berikut gambaran rich  picture dari  sistem  yang akan dibuat.
5. admin menyetujui dan mengitim email Server Komputer Petugas Print Pemohon Database E-mail ADMIN 1. Melakukan Permohonan register 2. Data register tersimpan 4. Server mengambil data register 3. Melihat pengajuan register 6. Pengiriman Email 7. Pemohon mendapatkan email beserta link validasi 8. Melakukan validasi dan login 9. pemohon melakukan permohonan dokumen 10. Data permohonan disimpan Computer 12. Mengambil data permohonan 13. Melihat pengajuan 14. Pengubahan status pengajuan 15. Memvalidasi pengajuan dan menentukan jadwal validasi 16. Pengubahan data permohonan 16. Melihat status pengajuan 17.Pengajuan divalidasi 18. Mencetak bukti pengajuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil 19. Pemohon datang ke dinas
Gambar 1. Rich Picture Proses Sistem Gambar  1  :  Pada  program  ini  pemohon harus  memiliki login ,  apabila  tidak memiliki  maka  pemohon  dapat  membuat user login terlebih dahulu. Setelah melakukan login pemohon  memilih  jenis pengajuan, dan mengisi form tersebut serta melengkapi  dokumen-dokumen  yang  telah di scan kemudian  di upload pada website ini.Data  permohonan  tadi  akan  di  proses dan  diterima  oleh  dinas  berupa  pengajuan yang  akan  divalidasi,  setelah  data  sudah memenuhi  syarat  maka  pemohon  akan menerima  sebuah form validasi,  dengan form tersebut  pemohon  mendapatkan kepastian bahwa dokumen yang diajukannya sudah benar dan diterima oleh
dinas, setelah itu pemohon dapat datang ke dinas dan memvalidasi pengajuan dokumennya.
Definisi Kebutuhan
Dalam melakukan pembuatan sistem  maka  dibutuhkan  beberapa    data sebagai berikut :
Tabel 1 : data input dibutuhkan untuk data awal  yang  akan  diproses  untuk  kebutuhan dokumen-dokumen yang diperlukan.
Tabel 1 . Tabel Kebutuhan Input Input Keterangan Data Register Digunakan  untuk  membuat membuat user baru  untuk pengajuan dokumen
Data form pengajua n Berisi  pentanyaan  tentang pembuatan  dokumen  yang diisi oleh pemohon Data Scan atau gambar Data ini di perlukan sebagai syarat pengajuan pembuatan dokumen Tabel  2  :  Data  kebutuhan  proses  berasal dari data input yang di olah yang kemudian akan menghasilkan output sesuai
kebutuhan. Tabel 2 Tabel Kebutuhan Proses Proses Keterangan Memasukka n data diri pemohon Proses  memasukan  ini untuk pembuatan username dan password untuk pemohon pengajuan dokumen Proses  ini  di  lakukan untuk membuat pengajuan kepada dinas dengan  mengisi  data dan  persyaratan  secara lengkap Validasi pengajuan Proses  dilakukan  oleh admin  dengan  melihat apakah data yag dimasukkan telah sesuai dan  semua  syarat  telah terpenuhi
Tabel  3  :  Kebutuhan output merupakan sebuah  hasil  berupa  print  out  dan  laporan mengenai pengajuan yang dilakukan pemohon.
Tabel 3. Tabel Kebutuhan Output Output Keterangan Laporan form Pengajuan Berisi  laporan form pengajuan beserta syaratnya sebagai arsip dinas Form Validasi Sebuah form yang menunjukkan pemohon dapat mengvalidasi permohonanya ke dinas.

## Hasil Penelitian
Metode ini digunakan untuk menguji hasil perancangan. Berikut tampilan  beranda  dari  sistem  pelayanan publik dinas kependudukan.
Gambar 2. Halaman Register
Gambar 2 : Sebelum User dapat mengakses  suatu  pengajuan  maka  user harus  melakukan  register  atau  pengajuan user agar dapat memperoleh akses pemohon.
Gambar 3. Halaman Hasil Input Data Gambar  3  :  Saat  melakukan  pengajuan pemohon  diminta  untuk  mengisikan  data- data,  Halaman  ini  merupakan  hasil  dari semua nputan data yang di view .
Gambar 4. Halaman Upload Gambar Gambar  4  :  Dalam  pengurusan  dokumen kependudukan dibutuhkan upload beberapa  dokumen  gambar  sebagai  bukti kebenaran  data  pengajuan  yang  dilakukan dan  nantinya  sebagai  arsip  untuk  pihak dinas.
Gambar 5. Dokumen Validasi
Gambar  5  :  Pada  pengajaun  terdapat  pada menu  pengajuan  di  setujui,  pada  tombol
print Pemohon dapat mengklik dan mendapatkan form validasi  tersebut, form tersebut  bisa  langsung  dicetak  atau disimpan, form pengajuan tersebut sebagai tanda  bukti  bahwa  pengajukan  telah divalidasi oleh petugas dan permohonanya dapat  diajukan    kepada  dinas  untuk ditindak lanjuti.

## Kesimpulan
Dari  pembahasan  sistem  maka dapat  disimpulkan  sebagai  berikut  bahwa Sistem  pelayanan  publikini  sistem  ini dapat melakukan pendaftaran secara online dan multiuser . Prototype  Web pelayanan publik  dinas  kependudukan  dan  catatan sipil  dapat  mengatur  jadwal  permohonan pengajuan dokumen kependudukan, dimana  pemohon  mendapatkan  kepastian tentang  jadwal  pengajuanya  dan  pemohon mengetahui  kepastian  untuk  melakukan validasi/verifikasi pengajuan, sehingga pelayanan dinas akan lebih optimal karena meningkatkan pelayanan dan mendapatkan kepercayaan dari penduduknya.

## Daftar Pustaka
Asmuni, I. (2006). Kajian Teoritis Pendekatan Prototyping dan Relevansinya Terhadap Perkembangan Sistem Informasi Bisnis , 49-51. Fowler,  Martin.  2005.  UML  Destilled  3th Ed. Panduan Singkat Bahasa Pemodelan  Objek  Standar.  ANDI.
Jogjakarta.
Khairani,  S.  I.  (2012).  Efektifitas  Pasal  9 Peraturan  Daerah  Kota  Malang
Nomor 15 , 5.
Kristaung,  R.  (2011).  Metodologi  penelitian sistem  informasi  dan  manajemen informatika . Jakarta:  Mitra  wacana media.