e-ISSN: 2686-0643 doi: 10.35316/assidanah.v6i1.205-215 p-ISSN: 2656-5161 https://journal.ibrahimy.ac.id/index.php/assidanah As-sidanah

## PENYUSUNAN PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BIDANG PENDIDIKAN TINGGI PONDOK PESANTREN SALAFIYAH SYAFI’IYAH SUKOREJO
Maskuri Maskuri 1 *, Ach. Zubairi 2
1 *Pendidikan Agama Islam, Universitas Ibrahimy, Jawa Timur 68374, Indonesia
2 Manajemen dan Bisnis Syariah, Universitas Ibrahimy, Jawa Timur 68374, Indonesia
1* masykuri.ismail@gmail.com , 2 dsn.fsei01@gmail.com
Abstract : Here are two communication methods within organizational and institutional communities, namely oral and  written  communication.  Oral  communication  is  commonly  carried  out  by  everyone  involved  in  the institution/organization, such as everyday communication without standardized guidelines, not bound normatively, all conducted in a relaxed and familial atmosphere. Meanwhile, written communication is conducted through standardized forms, types, and formats. Official documents serve as a written communication tool to convey information to stakeholders so that what is written can be understood correctly and effectively. Mistakes in composing official documents can result in misunderstandings  for  the  message  recipients.  Through  this  assistance,  the  aim  is  for  all  involved  parties,  especially personnel within the Higher Education Division of Salafiyah Syafi'iyah Islamic Boarding School Sukorejo, along with all its coordinating  areas, to understand the protocol for official document drafting. The absence of drafting guidelines prompted us to conduct this assistance. The method used in the assistance implementation involves guidance on technical aspects  of  drafting  official  letters,  practice  in  creating  official  documents  in  various  forms,  types,  and  formats. Additionally, we conducted observations, interviews, and collected necessary official document samples. The expected final outcome is the development of a drafting protocol as a guideline for administrative management. All participants in the training workshops and discussions showed enthusiasm, thus facilitating the tangible realization of the expected official document drafting protocol draft.
Keywords : Document Protocol; Drafting Guidelines; Official Documents .
Copyright (c) 2024 Maskuri Maskuri, Ach. Zubairi.
* Corresponding author :
Email Address : masykuri.ismail@gmail.com (Universitas Ibrahimy, Situbondo) Received : February 17, 2024; Revised : March 31, 2024; Accepted : April 25, 2024; Published : April 30, 2024

## PENDAHULUAN

## Isu dan Fokus Pengabdian
Hampir  semua  orang  yang  terlibat  dalam  kegiatan  organisasi  tahu  akan  pentingnya  surat menyurat. Dengan adanya surat dapat diketahui informasi atau pesan yang diterima 1 . Masyarakat umum  ketika  mengadakan  kegiatan,  baik  perorangan  maupun  kelompok,  hampir  pasti  ada kegiatan surat menyurat. Hajatan perkawinan, kegiatan keagamaan, kemasyarakatan, dan lainnya yang  berkembang  di  tengah  masyarakat  sudah  barang  tentu  membutuhkan  surat  sebagai  sarana komunikasi 2 .  Apalagi  kegiatan  yang  dilaksanakan  oleh  organisasi  atau  instansi,  badan  publik
1 Ermina Sari, Surya Dailiati, and Trio Saputra, “Evaluasi Kebijakan Tata Naskah Dinas Di Universitas Lancang Kuning,” Jurnal Niara 10, no. 2 (2018): 45 – 54.
2 N Ainiyah - Jurnal Pendidikan Islam Indonesia and undefined 2018, “Remaja Millenial Dan Media Sosial: Media
Penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Bidang.....
maupun  swasta.  Menjadi  sangat  urgen  kebutuhan  surat  di  tengah  arus  informasi  yang  cepat sebagai  konsekuensi  berkembangnya  teknologi  informasi.  Namun  apa  pun  bentuknya, keberadaan  surat  menjadi  kebutuhan  yang  tidak  bisa  dianggap  sepele.  Adanya  percepatan informasi melalui media informasi, model dan bentuk surat, keberadaannya tetap dipertahankan sebagai  keniscayaan  dalam  penyampaian  informasi 3 .  Untuk  itu,  pengelolaan  surat  sebagai  salah satu  bentuk  kegiatan  tata  naskah  dinas  harus  dikelola  dengan  baik  dan  tepat,  sehingga  dapat menunjang kegiatan organisasi dengan efektif dan efisien 4 .
Kegiatan surat menyurat melalui berbagai aplikasi sudah banyak dilakukan oleh organisasi dan  instansi  pemerintahan 5 .  Secara  sederhana,  aplikasi  dapat  dijelaskan  sebagai  suatu  perangkat lunak  yang  ada  di  komputer  untuk  mempercepat  dan  mempermudah  tugas  yang  diinginkan 6 .
Kejelasan  dan  ketepatan  informasi  bagi  organisasi  sangat  penting  agar  ada  kepastian  bagi  siapa pun yang mendapat tugas dan tanggung jawab. informasi yang sulit dipahami mengakibatkan para pelaksana  kebijakan  mengalami  kebingungan  dan  ketidakpastian  dalam  mengemban  amanah 7 . Kebutuhan  naskah  dinas  dalam  bentuk  surat  bukan  hanya  berfungsi  sebagai  alat  komunikasi, tetapi bisa sebagai bukti tertulis, pengingat pesan, bukti historis, dan tentu pedoman pelaksanaan kegiatan  bagi suatu  organisasi 8 .  Komunikasi  yang  dilakukan secara  produktif  melalui  tata  kelola naskah dinas akan menciptakan hubungan antara satu pihak dengan pihak lainnya berjalan secara baik 9 .
Keniscayaan  kebutuhan  naskah  dinas  dalam  bentuk  surat  juga  menjadi  kebutuhan  bagi pondok  pesantren.  Memang  sering  dikatakan  sebagai  lembaga  tradisional  yang  kurang  respon terhadap  dinamika  perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi 10 .  Pengelolaan  atau
Sosial Sebagai Media Informasi Pendidikan Bagi Remaja Millenial,” ojs.pps-ibrahimy.ac.idN AiniyahJurnal Pendidikan Islam Indonesia, 2018•ojs.pps -ibrahimy.ac.id 2, no. 2 (2018), accessed March 31, 2024, https://www.ojs.pps- ibrahimy.ac.id/index.php/jpii/article/view/76.
3 Herman Setyawan, “Strategi Organizational Development Melalui Aplikasi Persuratan Dan Kearsipan Elektronik My Office Di Universitas Negeri Yogyakarta,” Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan 2, no. 1 (2018): 34.
4 Fitria Agustina, “Analisis Implementasi Tata Naskah Dinas Dalam Pembuatan Surat Dinas Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada (UGM),” Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan 12, no. 2 (2019): 120.
5 Yuli Syafitri, Reni Astika, and Lusia Septia Eka Esti Rahayu, “Peningkatan Pengelolaan Arsip Surat Menyurat Melalui Aplikasi Berbasis Web Dengan Metode First in First Out,” Jurnal Informasi dan Komputer 10, no. 1 (2022): 01 – 07.
6 Ahmad Rafie and Hero Yudo Martono, “Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik,” Transformasi dan Inovasi : Jurnal Pengabdian Masyarakat 1, no. 1 (2021): 1 – 7.
7 Awang Sugiarto, “Efektifitas Pemanfaatan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Terhadap Tata Persuratan Elektronik (Paperless Office System) (Studi Kasus: Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang),” Jusifo 6, no. 1 (2020): 45 – 54. 8 Oleh Lalu et al., “ Pelatihan Penulisan Surat Dinas Bagi Guru SDN 11 Sakra  Kabupaten Lombok Timur ,” Jurnal Pengabdian Mandiri 1, no. 10 (2022): 2011 – 2020, accessed March 31, 2024, https://bajangjournal.com/index.php/JPM/article/view/5452.
9 Sari, Dailiati, and Saputra, “Evaluasi Kebijakan Tata Naskah Dinas Di Universitas Lancang Kuning.”
10 Awaludin Pimay and Fania Mutiara Savitri, “Dinamika Dakwah Islam Di Era Modern,” Jurnal Ilmu Dakwah 41, no. 1 (2021): 43 – 55.
manajemen surat dalam naskah dinas di pesantren sering dikeluhkan banyak orang. Padahal kita tahu  bahwa  pesantren  banyak  bersinggungan  dengan  pihak  lain,  terutama  pemerintah.  Sudah barang tentu membutuhkan tata kelola surat dinas yang baik, mudah dipahami, cepat dan tepat. Pondok  pesantren  Salafiyah  Syafi’iyah  Sukorejo  yang  sudah  berusia  lebih  dari  100  tahun  (sejak berdiri tahun 1914), yang di dalamnya menyelenggarakan pendidikan tinggi, tentu membutuhkan tata  kelola  naskah  dinas,  terutama  surat.  Selain  penyelenggaraan  bidang  pendidikan  tinggi, pesantren  Salafiyah  Syafi’iyah  juga  menyelenggarakan  pendidikan  dasar  dan  menengah,  dan bidang  lain  sesuai  kebutuhan  layanan  pesantren.  Kegiatan  pengabdian  Masyarakat  yang  saya laksanakan  difokuskan  pada  rencana  penyusunan  pedoman  tata  naskah  dinas  di  Bidang Pendidikan Tinggi Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah. Bidang lain yang ada di pesantren dan pengelola surat di sekretariat melengkapi informasi dan data yang dibutuhkan dalam dampingan yang saya lakukan.

## Alasan memilih dampingan
Peningkatan layanan kepada masyarakat sebagai pengguna lulusan pesantren sudah banyak dilakukan  oleh  Pesantren  Salafiyah  Syafi’iyah  Sukorejo.  Berbagai  langkah  inovasi  dan pengembangan  terus  diupayakan  untuk  merespon  apa  yang  menjadi  kebutuhan  perkembangan zaman  dan  tuntutan  masyakat.  Langkah  inovasi  atau  pengembangan  pesantren  merupakan pemenuhan  harapan  masyarakat.  Tidak  perlu  menjadi  perdebatan  panjang  dalam  hal  merespon harapan umat. Justru berbenah dan meningkatan mutu layanan akan menjadi wujud nyata hidmat bagi pesantren. Maka berbenah dalam seluruh sektor layanan di pesantren menjadi keniscayaan yang harus dilaksanakan dengan mewujudkan langkah-langkah nyata 11 .  Sejak berdirinya layanan bidang  pendidikan  tinggi  di  pesantren,  secara  normatif  memang  belum  disusun  pedoman  tata naskah.  Fakta  surat  menyurat  yang  diselenggarakan  bidang  pendidikan  tinggi  memang  sudah banyak  kemajuan  dan  inovatif,  salah  salah  satunya  melalui  aplikasi  SIPASTI  (Sistem  Informasi Pengelolaan Arsip dan Surat Bidang DIKTI). Layanan aplikasi sipasti tersebut dilakukan dalam rangka  mempercapat  layanan 12 .  Tidak  lagi  diantar  secara  fisik  melalui  ekspedisi  dengan memberikan  tugas  pada  seseorang  untuk  mengantarkan  surat  ke  sesama satuan  organisasi  yang ada di bawah koordinasi bidang pendidikan tinggi.
Pemilihan  lokasi  dampingan  dalam  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  karena  ada
11 Maskuri Maskuri, “Pendampingan Pengembangan Mutu Penyelenggaraan Pesantren Pada Lembaga Penjaminan Mutu (Lpm) Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’Iyah Sukorejo,” As-Sidanah : Jurnal Pengabdian Masyarakat 1, no. 1 (2019): 68 – 95. 12 Indah Purnama Sari et al., “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital Berbasis Web Untuk Mengatur Sistem Kearsipan Di SMK Tri Karya,” Wahana Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat 1, no. 1 (2022): 18 – 24.
Penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Bidang.....
kebutuhan  pembenahan  tata  naskah  dinas  yang  dikelola  oleh  bidang  pendidikan  tinggi.  Dan, sampai  beberapa  tahun  belakangan  ini  memang  belum  ada  pedoman  baku  yang  dibuat  oleh bidang  pendidikan  tinggi.  Padahal  layanan  yang  dikoordinasikan  oleh  bidang  pendidikan  cukup padat  dan  membutuhkan  kepastian.  Masih  belum  ada  keseragaman  bentuk,  format,  jenis,  dan bahasa yang digunakan dalam penyusunan surat pada naskah dinas. Banyak surat yang bentuk dan formatnya sangat variatif dan menimbulkan banyak tafsir tidak bisa disalahkan kepada pengurus atau  staf  yang  melaksanakan  kegiatan  surat  menyurat.  Sebagai  contoh  penggunaan  jenis  surat rekomendasi,  namun  materinya  bukan  rekomendasi  tetapi  permohonan  persetujuan.  Tentu berbeda  antara  persetujuan  dan  rekomendasi.  Bisa  saja  untuk  menuju  proses  persetujuan dibutuhkan  rekomendasi,  dan  itu  memiliki  makna  bahwa  rekomendasi  bukan  akhir  dari persetujuan, karena rekomendasi sendiri memiliki arti catatan dari bawahan yang diberikan kepada atasan sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

## Kondisi Dampingan Saat Ini
Selain  alasan  belum  ada  pedomana  baku,    layanan  surat  di  bidang  pendidikan  tinggi  juga bukanlah pintu akhir dari keseluruhan prosedur yang harus dilalui. Masih ada proses lanjutan yang harus ditempuh dalam layanan surat, yaitu harus diteruskan ke atasan, sekretariat pesantren atau pengasuh pesantren sebagai pemimpin tertinggi di pesantren. Pun demikian juga surat-surat yang harus ditindaklanjuti ke bawah, sebagai pelaksanaan kebijakan yang sudah ditetapkan. Kebutuhan untuk  melengkapi  tata  kelola  administrasi  surat  menyurat  agar  dapat  memastikan  dan mempercepat  layanan  sangat  penting.  Semua  unsur  atau  perangkat  dalam  bidang  pendidikan tinggi  masih  merasakan  kesulitan  menyamakan  persepsi  bagi  unsur  satuan  organisasi  di  bawah koordinasinya.
Beragam bentuk atau format naskah surat yang terjadi di bidang pendidikan tinggi kadang membuat  kesulitan  ketika  harus  menjelaskan  ke  atasan.  Sebut  saja laporan pertanggungjawaban pelaksanaan  kegiatan.  Idealnya  kegiatan  harus  dibarengi  dengan  perencanaan  dan  kemampuan anggaran  yang  harus  dikeluarkan.  Bukti-butki  surat  sebagai  pertanggungjawaban  yang  sering dikenal  dengan  SPJ  (surat  pertanggungjawaban)  disusun  sesuai  selera  pengguna  anggaran  dan pelaksana kegiatan. Tidak bisa disalahkan, karena mereka yang ada dalam satuan organisasi belum sepenuhnya memahami secara detail. Padahal laporan kegiatan dan keuangan harus rigid, detail, dan rinci, sehingga mudah untuk dilakukan pemeriksaan. Belum lagi mengenai format permohoan pencairan keuangan yang menyertai pelaksanaan kegiatan. Banyak surat-surat yang disusun oleh staf  dan  karyawan  dalam  lingkungan  bidang  pendidikan  tinggi  bermacam  bentuknya.  Fakta  ini tidak  bisa  dipandang  sebagai  kesalahan  kolektif,  belum  adanya  pedoman  yang  baku  dalam  tata
naskah dinas bisa menjadi alasan. Keseragaman bentuk dan format tata naskah bisa menjadi salah satu  indikator  kerja  pada  sebuah  lembaga.  Ketika  ada  monitoring  atau  akreditasi  lembaga, kelengkapan administrasi menjadi pintu masuk utama dan pertama untuk menggambarkan etos kerja dan tertib penyelenggaraan layanan administrasi.

## Kondisi yang Diharapkan
Setelah  mencermati  kondisi  dan  fakta  yang  terdapat  pada  lokasi  dampingan,  bidang pendidikan  tinggi,  tentu  ada  harapan  yang  ingin  dicapai.  Memberikan  pendampingan  bukan sekedar  melihat,  mengobservasi,  tetapi  memberikan  bimbingan  dalam  tata  kelola  naskah  dinas sehingga  peningkatan  etos  kerja  dan  layanan  administrasi  mengalami  perubahan  inovatif  yang signifikan. Sebagai perbandingan pelaksanaan pengabdian masyarakat tentang tata naskah, peneliti perlu menyampaikan temuan beberapa peneliti. Seperti yang dilakukan oleh Marie C Tahalele dan Jean R Asthenu, dua peneliti memberikan dampingan di  Pemerintah Desa Pada Kantor Negeri Soya Kecamatan Sirimau Kota Ambon. Tujuan yang diharapkan adalah (1) melakukan sosialisasi Peraturan Walikota Ambon Nomor 10 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah  Kota  Ambon,  dan  (2)  memberikan  pemahaman  dan  pengetahuan  tentang  tata cara membuat surat yang baik dan benar sesuai pedoman yang ditetapkan.
Temuan  yang  dihasilkan  dari  penelitian  Marie  C,  antara  lain  :  teknik  pengetikan  naskah belum sesuai aturan, penulisan tempat asal surat terdapat perbedaan, ada yang bertempat di Soya dan  ada  yang  bertempat  di  Ambon,  dan  penulisan  singkatan  dalam  surat,  seperti    a/n  masih terdapat  kekeliruan.  Kondisi  tersebut  menjadi  catatan  kesimpulan,  ternyata  pembuatan  surat belum  dilakukan  secara  baik  dan  banar  oleh  staf  administrasi,  salah  satu  penyebabnya  karena belum  merata  pemahaman  terhadap  peraturan  tata  naskah  yang  ditetapkan  oleh  Pemerintah Kota 13 .
Ada  juga  pendampingan yang  dilakukan  oleh  Sulaiman  Zuhdi,  Prihati,  dan  Adia  Ferizko. Secara  kolektif,  menyimpulkan  bahwa  pendampingan  melalui  Bimbingan  Teknis  Tata  Naskah Dinas  Surat  yang  dilakukan  di  Kantor  Desa  Tarai  Bangun  Kecamatan  Tambang  Kabupaten Kampar,  terdapat  beberapa  temuan.  Peserta  bimbingan  Teknik  mendapat  pengetahuan  tentang tata  naskah  yang  baik  dan  benar.  Sebagai  buktinya,  post  tes  yang  dilakukan  menunjukkan mayoritas  peserta  dapat  mempraktikkan  tata  cara  dan  teknik  membuat  surat  sesuai  dengan pedoman tata naskah dinas. Dengan demikian, sesuai harapan yang diinginkan, penyelenggaraan
13 Marie C Tahalele and Jean R Asthenu, “Pelatihan Penanganan Tata Naskah Dinas Pemerintah Desa Pada Kantor Negeri Soya Kecamatan Sirimau Kota Ambon 1)” 02, no. 01 (2019): 52– 57.
Penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Bidang.....
administrasi pemerintah desa berjalan dengan efektif dan efisien 14 .
Dua  pendampingan  tersebut  dapat  dijadikan  sebagai  perbandingan,  antara  tujuan  dan harapan bisa saja terjadi ketidaksesuaian. Untuk itu, dalam pendampingan yang kami lakukan, ada beberapa  harapan  yang  ingin  dicapai,  yaitu:  a.  memberikan  bimbingan  dan  teknik  pembuatan surat yang baik dan benar sesuai asas dan pedoman umum tata naskah, b. memberikan pelatihan para peserta untuk membuat surat sebagaimana materi yang sudah diterima, dan c. tersusunnya pedoman  tata  naskah  yang  dapat  dijadikan  dasar  dalam  tata  kelola  administrasi  di  bidang pendidikan tinggi.

## METODE PENELITIAN
Secara  singkat,  sebagaimana  latar  belakang,  kondisi  dampingan,  dan  poin  harapan  yang ingin dicapai, maka pendampingan dilakukan melalui tiga metode, yaitu:
1. Memberikan bimbingan teknik penyusunan surat yang baik dan benar melalui kegiatan Forum Group Discution (FGD),
2. Latihan membuat surat-surat dinas sesuai dengan materi yang sudah diterima
3. Menyusun rancangan draft pedoman tata naskah yang berlaku bagi seluruh pengelola dalam penyelenggaraan administrasi persuratan.
Selain  tiga  metode  tersebut,  kami  juga  melakukan  observasi  dan  pengumpulan  dokumen surat-surat atau tata kelola layanan administrasi yang selama ini dilakukan oleh staf dan karyawan. Dokumen dan data yang kami peroleh menjadi acuan untuk memberikan dampingan sesuai tiga metode dan tujuan yang diharapkan.  Selanjutnya kami melakukan analisis data sesuai temuan dan dikomparasikan  dengan  penelitian  terdahulu  serta  kajian  teoritis,  sehingga  pendampingan  akan berjalan sesuai tujuan dan harapan.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

## Hasil Penelitian
Seperti dijelaskan di atas, kegiatan pendampingan ini menghasilkan beberapa poin penting sebagai  bahan  kajian  dan  pertimbangan  dalam  pengambilak  kebijakan  tata  naskah.  Poin-poin penting tersebut yaitu:
a)  Peserta yang telah mengikuti kegiatan bimbingan teknik (bimtek) penyusunan naskah dinas dalam  bentuk  surat  dan  administrasi  lainnya,  terlihat  sangat  antusias.  Mereka  mengikuti
14 Sulaiman Zuhdi, . Prihati, and Adia Ferizko, “Bimbingan Teknis Tata Naskah Dinas Surat Di Kantor Desa Tarai Bangun Kecamatan Tambang Kabupaten Kampar,” Kumawula: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat 3, no. 2 (2020):
246.
dengan  penuh  semangat,  hadir  sesuai  dengan  jumlah  peserta  yang  direncanakan.  Ada wawasan  dan  pengetahuan,  baik  secara  teori  maupun  praktik.  Kegiatan  pembuatan  surat sebagai  bentuk  penyelenggaraan  administrasi  sejatinya  sudah  biasa  dilakukan.  Itu  pekerjaan sehari-hari  mereka,  namun  setelah  mengikuti  bimtek,  para  staf  dan  karyawan  seakan menemukan sesuatu yang baru. Ketika mereka diminta menunjukkan surat-surat, baik dalam bentuk  naskah  dinas  korespondensi  (internal/eksternal),  maupun  lainnya,  mereka  berani “menyalahkan  diri”  apa  yang  selama  ini  dilakukan.  Misalnya  dalam  membuat  surat rekomendasi. Secara teori, rekomendasi diartikan sebagai catatan dalam bentuk naskah yang akan dijadikan bahan pertimbangan pejabat di atasnya. Sebagai tambahan, disebutkan dalam Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  1  Tahun  2023  tentang  Pedoman  Tata  Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerinta Daerah, pasal 15 ayat (17), bahwa rekomendasi merupakan naskah dinas berisi keterangan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal yang untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.
b)  Kegiatan  melatih  peserta  untuk  membuat  surat-surat  ternyata  menjadi  bahan  evaluasi  diri. Mereka  bisa  memahami  dan  membedakan  mana  rekomendasi,  permohonan  persetujuan, pengkatan  tenaga  kependidikan,  pencairan  keuangan,  dan  bentuk  surat  lainnya  denga  napa yang  sudah  dikerjakan  selama  ini.  Tidak  ada  keraguan  untuk  menyampaikan  pertanyaan karena keingintahuannya.
c)  Setelah  bimtek  dilaksanakan  dan  latihan  membuat beberapa surat  atau  naskah  dinas  dalam berbagai bentuk, jenis, dan format, dilalui. Peserta diajak secara bersama-sama melalui FGD, dengan  menghadirkan  beberapa  fasilitator  yang  biasa  mengerjakan  surat-surat,  untuk menyusun buku pedoman tata naskah. Dengan cara mendengarkan, melihat hasil latihan, dan dokumen  pendukung  lainnya.  Forum  menghasilkan  drafta  tata  naskah  dikoordinir  oleh pimpinan bidang pendidikan tinggi.

## Pembahasan
Ada  tiga  poin  penting  yang  akan  dibahas  dalam  pendampingan  ini,  yang  sekaligus  kajian penelitian. Memadukan atau mengkomparasikan antara temua dengan teori. Untuk itu, beberpa poin penting tersebut akan kami bahas satu persatu.
Pertama, perlu dijelaskan secara terminologi tentang naskah dinas dan tata naskah. Seperti disebutkan  dalam  Permendagri  Nomor  1  Tahun  2023  tentang  Tata  Naskah  Di  Lingkungan Pemerintah Daerah pasal 1 angka 13, yang dimaksud dengan tata naskah dinas adalah pengaturan tentang  jenis,  susunan  dan  bentuk,  pembuatan,  pengamanan,  pejabat  penandatanganan,  dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Sementara naskah dinas, sebagaimana
Penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Bidang.....
Permendagri yang sama, pasal 1 angka 14, yang dimaksud dengan naskah dinas adalah informasi tertulis  sebagai  alat  komunikasi  kedinasan  yang  dibuat  dan/atau  dikeluarkan  oleh  pejabat  yang berwenang  di  lingkungan  Pemerintah  Daerah.    Betapa  pentingnya  pemahaman  konsep  tata naskah  tersebut  berfungsi  untuk  menjaga  dan  memelihara  kekhasan  suatu  instansi.  Ini  bis  kita lihat  dari  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Istiqomah,  bahwa  Tata  Naskah  Dinas  memiliki perbedaan tersendiri antara satu instansi pemerintah dengan lainnya, ada ciri khasnya sendiri. Itu dibuat dalam rangka memberikan keamanan dan sekaligus untuk menjaga autentifikasi surat-surat yang ada 15 .
Sebenarnya  naskah  dinas  merupakan  alat  komunikasi  kedinasan  dalam  suatu  organisasi 16 , publik  maupun  swasta.  Ada  dua  cara  komunikasi,  yaitu  lisan  dan  tulisan.  Komunikasi  lisan dilakukan dalam berbagai forum, seperti rapat, saluran telepon, dan komunikasi sehari-hari yang dilakukan  secara  informal 17 .  Komunikasi  tulisan  dalam  bentuk  naskah  dinas  dilakukan  untuk menunjang  komunikasi  lisan.  Kedua  cara  komunikasi  tersebut  merupakan  satu  kesatuan  yang saling mendukung. Strategi dan metode yang dipilih dalam komunikasi tulisan sangat penting bagi pejabat atau pengurus dalam suatu jabatan, tugas dan tanggung jawab instansi. Fungsi komunikasi kedinasan  menjadi strategis bagi siapa pun yang mengemban amanah dalam jabatan. Efektifitas dan efisiensi komunikasi sangat berharga dan bernilai manakala semua memiliki kesadaran akan peran dan fungsi komunikasi kedinasan 18 .
Agar  tidak  terjadi  bias,  perlu  dijelaskan  juga  macam-macam  jenis,  bentuk,  dan  susunan naskah dinas. Ada tiga jenis naskah dinas, yaitu naskah dinas arahan, korespondensi, dan khusus. Naskah dinas arahan terdiri atas pengaturan, penetapan, dan penugasan. Masing-masing memiliki jenis yang  terdiri  atas  peraturan  (pengaturan),  Keputusan  (penetapan),  dan surat  perintah,  surat tugas,  dan  surat  perjalanan  dinas  (merupakan  jenis  dari  penugasan).    Para  peserta  mendapat pengetahuan tentang apa yang dimaksud dengan jenis, bentuk, dan susunan naskah dinas.
Kedua, pengetahuan seputar tata naskah dan naskah dinas yang diikuti oleh peserta bimtek tentu  harus  dibarengi  dengan  latihan.  Tahapan  ini  dilakukan  untuk  melihat  sejauhmana  peserta memahami  dan  mempraktikan  cara  membuat  surat  dinas.  Sekaligus  evaluasi  forum,  agar
15 Istiqomah S.H., “Implementasi Tata Naskah Dinas Pada Kantor Kementerian Agama Kota Batam,” Jurnal Kearsipan 16, no. 2 (2022): 115 – 132.
16 Riskyta Rahmansari, “Penggunaan Aplikasi WhatsApp Dalam Komunikasi Organisasi Pegawai Dinas Lingkungan Hidup Dan Kebersihan Sidoarjo,” Jurnal Ilmiah Manajemen Publik dan Kebijakan Sosial 1, no. 2 (2018): 77 – 90.
17 K Efendi, Menyusun Dan Menandatangani Naskah Dinas:: 4 Jenis Naskah Dinas Sehari-Hari (Memorandum, Nota Dinas, Surat Dinas, Telaahan Staf) , 2019, accessed March 22, 2024, https://books.google.com/books?hl=id&lr=&id=mrauDwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PR5&dq=Khalid+Efendi,+Men yusun+dan+Menandatangani+Naskah+Dinas,+(Yogyakarta,+2019),+1-2.&ots=SRfMng- 8JI&sig=hMVDKj2a9HPa93SrXJyiE_KQdLw.
18 Ibid.
pelaksanaan  kegiatan  bimtek  ini  benar-benar  dirasakan  oleh  seluruh  peserta,  yang  sehari-hari memiliki  tugas  dan  tanggung  jawab  penyelenggaran  administrasi.  Seperti  dikatakan  oleh  Dwi Ridho  Aulianto  dalam  penelitiannya,  bahwa  kebijakan  dalam  suatu  organisasi  harus  dilakukan pengawasan.  Kegiatannya  dilakukan  dalam  bentuk  evaluasi  kebijakan  untuk  memastikan efektifitas  pelaksanaan  kebijakan 19 .    Forum  ini  merupakan  kebijakan  bidang  pendidikan  tinggi, sehingga  evaluasi  kegiatan  melalui  latihan    membuat  surat  menjadi  penting,  untuk  mengetahui efektifitas  pelaksanaan  kegiatan,  sekaligus  evaluasi  terhadap  kebijakan  tata  administrasi  yang selama ini dilakukan.
Ketiga,  menyusun  draft  pedoman  tata  naskah  sebagai  hasil  forum  bimtek  merupakan langkah  strategis.  Tahap  pelaksanaan  kegiatan  dampingan  ini  merupakan  bentuk  nyata  tindak lanjut  dari  bimtek  atau  FGD.  Dengan  adanya  pedoman,  seluruh  staf,  karyawan,  dan  pimpinan yang memiliki tanggung jawab kedinasan akan berjalan dengan efektif. Seperti sudah disampaikan di  atas,  bahwa  naskah  dinas  merupakan  sarana  komuniasi  yang  sangat  efektif  dan  efisien. Pembakuan, kepastian, dan ketepatan dalam pembuatan naskah dinas harus menjadi konsensus forum. Pedoman dibuat untuk menjadi alat memberikan arah, pengertian yang jelas, pemahaman seragam  bagi  pelaksana  dan  pengelola  dalam  urusan  penyelenggaraan  administrasi.  Semangat peserta  mengikuti  bimtek  menjadi  modal  dalam  penyusunan  pedoman  tata  naskah  bidang pendidikan tinggi.
Beberapa  catatan  penting  yang  menjadi  kesepakatan  dalam  asas  penyusunan  tata  naskah adalah  asas  efesiensi  dan  efektif,  asas  pembakuan,  asas  akuntabilitas,  asas  keterkaitan,  asas kecepatan  dan  ketepatan,  dan  asas  keamanan 20 .  Masing-masing  asas  dijelaskan  dalam  ketentuan berikutnya.  Selain  itu,  dalam  salah  satu  pertimbangannya  (konsideran),  bahwa  pedoman  tatas naskah  ini  disusun  dalam  rangka  efisiensi  dan  efektifitas  penyelenggaraan  administrasi  di lingkungan bidang pendidikan tinggi.
Hampir  seluruh  instansi  telah  memiliki  pedoman  tata  naskah,  tak  terkecuali  Lembaga pendidikan tinggi. Seperti yang telah dilakukan oleh Universitas Indonesia, pedoman tata naskah disusun  sebagai  acuan  dalam  menyusun,  mengelola,  dan  mengendalikan  seluruh  kegiatan komunikasi  kedinasan  melalui  komunikasi  resmi  dan  tertulis 21 .  Oleh  UI,  pedoman  tersebut digunakan oleh seluruh satuan kerja yang ada. Demikian juga dengan pedoman yang disusun oleh bidang pendidikan tinggi akan digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tata naskah pada satuan
19 Dwi Ridho Aulianto, “Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Unit Pengolah Di Sekretariat Utama Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia,” Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan 8, no. 1 (2022):
25 – 36. 20 Agustina, “Analisis Implementasi Tata Naskah Dinas Dalam Pembuatan Surat Dinas Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada (UGM).”
21 “Tata Naskah Dinas Universitas Indonesia,” accessed March 22, 2024, https://arsip.ui.ac.id/tnd.
Penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Bidang.....
kerja yang ada dalam lingkungan koordinasinya.

## KESIMPULAN
Efesiensi dan efektifitas penyelenggaraan administrasi dalam satuan organisasi memerlukan kepastian, sehingga seluruh komponen yang terlibat dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab berjalan secara produktif. Komunikasi internal dan eksternal organisasi akan berjalan dengan baik dan  benar  manakala  ada  pedoman  resmi  dan  tertulis  sebagai  pijakan  dalam  menjalakan  tugas layanan  administrasi.  Bidang  pendidikan  tinggi,  sebagai  salah  satu  perangkat  kepengurusan  di pondok  pesantren  salafiyah  syafi’iyah,  harus  men jadi  role  model  dalam  penyelenggaraan  tata naskah. Kami tahu, bahwa di pesantren ternyata belum memiliki pedoman tata naskah yang baku. Langkah  taktis  bidang  pendidikan  tinggi  dengan  menyelenggarakan  bimtek  dan  FGD  yang melibatkan  seluruh  tenaga  kependidikan  dan  pengelola  administrasi,  patut  diapresiasi.  Kami memberikan  dampingan  agar  apa  yang  menjadi  tujuan  dan  cita-cita  mulia  bidang  pendidikan tinggi dalam meningkatkan layanan administrasi, sebagai bagian dari bentuk peningkatan hidmat di pesantren berjalan terarah.
Seluruh peserta yang terlibat dalam kegiatan bimtek dan FGD sangat antusias, ada banyak pengetahuan  dan  informasi  baru  yang  diterima,  sekalipun  sesungguhnya  kegiatan  tata  kelola administrasi  biasa  dilakukan.  Sebagai  bentuk  nyata  dampingan  tersusunlah  draft  pedoman  tata naskah bidang pendidikan tinggi. Terima kasih kami sampaikan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam  proses  pengabidan  masyarakat.  Panitia  dan  fasilitator  dari  kalangan  bidang  pendidikan tinggi kami sampaikan doa, jazakumullah ahsanal jazaa. Semoga penyelenggaraan dan pengelolaan administrasi naskah dinas terus mengalami peningkatan.

## DAFTAR REFERENSI
Agustina, Fitria. “Analisis Implementasi Tata Naskah Dinas Dalam Pembuatan Surat Dinas Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada (UGM).” Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan 12, no. 2 (2019): 120.
Aulianto, Dwi Ridho. “Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Unit Pengolah Di Sekretariat Utama  Lembaga  Ilmu  Pengetahuan  Indonesia.” Lentera  Pustaka:  Jurnal  Kajian  Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan 8, no. 1 (2022): 25 – 36.
Efendi,  K. Menyusun  Dan  Menandatangani  Naskah  Dinas::  4  Jenis  Naskah  Dinas  Sehari-Hari (Memorandum,  Nota  Dinas,  Surat  Dinas,  Telaahan  Staf) ,  2019.  Accessed  March  22,  2024. https://books.google.com/books?hl=id&lr=&id=mrauDwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PR5&d q=Khalid+Efendi,+Menyusun+dan+Menandatangani+Naskah+Dinas,+(Yogyakarta,+201 9),+1-2.&ots=SRfMng-8JI&sig=hMVDKj2a9HPa93SrXJyiE_KQdLw.
Indonesia,  N  Ainiyah  - Jurnal  Pendidikan  Islam,  and  undefined  2018.  “Remaja  Millenial  Dan Media  Sosial:  Media  Sosial  Sebagai  Media  Informasi  Pendidikan  Bagi  Remaja  Millenial.”
ojs.pps- ibrahimy.ac.idN AiniyahJurnal Pendidikan Islam Indonesia, 2018•ojs.pps -ibrahimy.ac.id 2, no. 2
(2018). Accessed March 31, 2024. https://www.ojs.pps- ibrahimy.ac.id/index.php/jpii/article/view/76.
Lalu, Oleh, Purnama Zulkarnain, Farida Fitriani, Mi " Rajus, Subyan Rahmat, Prodi Seni Rupa, Budaya Manajemen, and Dan Bisis. “ Pelatihan Penulisan Surat Dinas Bagi Guru SDN 11 Sakra  Kabupaten Lombok Timur.” Jurnal Pengabdian Mandiri 1, no. 10 (2022): 2011 – 2020. Accessed March 31, 2024. https://bajangjournal.com/index.php/JPM/article/view/5452.
Maskuri,  Maskuri.  “Pendampingan  Pengembangan  Mutu  Penyelenggaraan  Pesantren  Pada Lembaga  Penjaminan  Mutu  (Lpm)  Pondok  Pesantren  Salafiyah  Syafi’Iyah  Sukorejo.” As- Sidanah : Jurnal Pengabdian Masyarakat 1, no. 1 (2019): 68 – 95.
Pimay, Awaludin, and Fania Mutiara Savitri. “Dinamika Dakwah Islam Di Era Modern.” Jurnal Ilmu Dakwah 41, no. 1 (2021): 43 – 55.
Rafie, Ahmad, and Hero Yudo Martono. “Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik.” Transformasi dan Inovasi : Jurnal Pengabdian Masyarakat 1, no. 1 (2021): 1 – 7.
Rahmansari,  Riskyta.  “Penggunaan  Aplikasi  WhatsApp  Dalam  Komunikasi  Organisasi  Pegawai Dinas  Lingkungan  Hidup  Dan  Kebersihan  Sidoarjo.” Jurnal  Ilmiah  Manajemen  Publik  dan Kebijakan Sosial 1, no. 2 (2018): 77 – 90.
S.H.,  Istiqomah.  “Implementasi  Tata  Naskah  Dinas  Pada  Kantor  Kementerian  Agama  Kota Batam.” Jurnal Kearsipan 16, no. 2 (2022): 115 – 132.
Sari,  Ermina,  Surya  Dailiati,  and  Trio  Saputra. “Evaluasi  Kebijakan  Tata  Naskah  Dinas  Di Universitas Lancang Kuning.” Jurnal Niara 10, no. 2 (2018): 45 – 54.
Sari,  Indah  Purnama,  Ismail  Hanif  Batubara,  Al-Khowarizmi  Al-Khowarizmi,  and  Pipit  Putri Hariani.  “Perancangan  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Arsip  Digital  Berbasis  Web  Untuk Mengatur Sistem Kearsipan Di SMK Tri Karya.” Wahana Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat 1, no. 1 (2022): 18 – 24.
Setyawan,  Herman.  “Strategi  Organizational  Development  Melalui  Aplikasi  Persuratan  Dan Kearsipan  Elektronik  My  Office  Di  Universitas  Negeri  Yogyakarta.” Diplomatika:  Jurnal Kearsipan Terapan 2, no. 1 (2018): 34.
Sugiarto, Awang. “Efektifitas Pemanfaatan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Terhadap Tata Persuratan  Elektronik  (Paperless  Office  System)  (Studi  Kasus:  Universitas  Islam  Negeri Raden Fatah Palembang).” Jusifo 6, no. 1 (2020): 45 – 54.
Syafitri,  Yuli,  Reni  Astika,  and  Lusia  Septia  Eka  Esti  Rahayu.  “Peningkatan  Pengelolaan  Arsip Surat  Menyurat  Melalui Aplikasi  Berbasis  Web  Dengan  Metode  First  in  First  Out.” Jurnal Informasi dan Komputer 10, no. 1 (2022): 01 – 07.
Tahalele, Marie C, and Jean R Asthenu. “Pelatihan Penanganan Tata Naskah Dinas Pemerintah Desa Pada Kantor Negeri Soya Kecamatan Sirimau Kota Ambon 1)” 02, no. 01 (2019): 52– 57.
Zuhdi,  Sulaiman,  .  Prihati,  and  Adia  Ferizko. “Bimbingan  Teknis  Tata  Naskah  Dinas  Surat  Di Kantor  Desa  Tarai  Bangun  Kecamatan  Tambang  Kabupaten  Kampar.” Kumawula:  Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat 3, no. 2 (2020): 246.
“Tata Naskah Dinas Universitas Indonesia.” Accessed March 22, 2024. https://arsip.ui.ac.id/tnd.