## ANALISIS FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA DUPLIKASI NOMOR REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI PUSKESMAS KENCONG KABUPATEN JEMBER
Esa Amanda Setiawan 1 , Rossalina Adi Wijayanti 2 , Atma Deharja 3 , Selvia Juwita Swari 4
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2 *e-mail: EsaAmandaS08@gmail.com

## Abstrak
Duplikasi yang terjadi di Puskesmas Kencong Kabupaten Jember sebanyak 46 berkas pada bulan Februari 2019, yang berdampak pada aspek legalitas berkas rekam medis terganggu apabila terjadi kasus hukum dan kesalahan dalam melakukan tindakan dikarenakan diagnosa terakhir atau tindakan terakhir yang tertera di  berkas  rekam  medis  bukan  terakhir  dipergunakan  pada  saat  pasien  mendapatkan  pelayanan  medis. Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis  dan  menentukan  prioritas  penyebab  masalah  terjadinya duplikasi  menggunakan  USG  ( Urgency,  Seriousness,  Growth) .  Jenis  penelitian  adalah  kualitatif  dengan pengumpulan data wawancara, observasi, dokumentasi dan brainstorming . Hasil penelitian yang didapatkan bahwa  prioritas  penyebab  masalah  dengan    menggunakan  metode  USG  yaitu  Pendidikan  petugas  yang belum sesuai kualifikasi D3 Rekam Medis. Upaya penyelesaian masalah tersebut adalah merekrut petugas dengan  lulusan  minimal  D3  Rekam  medis dan  perlu  rekomendasi  tentang  kelanjutan  pendidikan  bagi petugas yang kurang dalam ilmu pengetahuan di bidang rekam medis
Kata kunci : duplikasi, rekam medis, puskesmas, USG

## Abstract
Duplication that occurred in the Kencong Public Health Center was 46 files on February 2019, this could be extremely powerful on legality aspect of medical record file interrupted if it happens the legal case. The aim of this research was to analyze and decide the priority causes of the happening duplication by using USG. The  variety  of  this  research  is  qualitative  one  by  using  the  collection  of  interviewing  data,  observation, documentation and brainstorming. The result of this research stated that the case causing priority is by using USG method namely, the education of officer whose education qualification is Diploma D3 degree of Medical Record  had  been  appropriated.  The  trial  solving  that  trouble  is  recruiting  the  officers  whose  education Diploma D3 degree of Medical Record and they need to have the recommendation about more education especially for the officers who still have the minimal education or knowledge about medical record side.
Keywords: duplication, medical records, public health center, USG .

## 1. Pendahuluan
Sistem Penomoran adalah pemberian nomor rekam medis untuk pasien saat berobat di puskesmas (Budi, 2011). Hasibuan (2016) menyatakan sistem penomoran rekam medis sangat berperan  penting  dalam  memudahkan  pencaharian  berkas  rekam  medis,  apabila  sistem penomoran tidak dikelola dengan baik maka akan terjadi duplikasi nomor rekam medis. Duplikasi nomor rekam medis adalah suatu nomor rekam medis ganda yang dimiliki pasien maupun satu nomor rekam medis dimiliki oleh beberapa pasien (Septi, 2017). Duplikasi nomor rekam medis merupakan  bentuk  dari  kinerja  petugas  rekam  medis,  apabila  kinerja  petugas  dalam  sistem penomoran  kurang  baik,  maka  akan  menyebabkan  terjadinya  duplikasi  nomor  rekam  medis (Hasibuan, 2016).
Puskesmas  Kencong  merupakan  puskesmas  dengan  akreditasi  tingkat  utama  yang terletak di Kabupaten Jember. Puskesmas tersebut melaksanakan akreditasi dan memiliki usaha untuk  mempertahankan  akreditasi.  Adanya  usaha  tersebut  maka  sistem  pengelolaan  rekam medis  menjadi  utama  yang  harus  diperhatikan,  akan  tetapi  dalam  pelaksanaannya  masih terdapat  beberapa  permasalahan  yaitu  pada  pengelolaan  sistem  penomoran  berkas  rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas rawat jalan di Puskesmas kencong, sistem penomoran yang digunakan di Puskesmas Kencong adalah Unit Numbering System (UNS). Menurut buku pedoman pengelolaan rekam medis (2006) Unit Numbering System (UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien  berobat  jalan  maupun  pasien  rawat  inap  dan  gawat  darurat  serta  bayi  baru  lahir.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  petugas  pendaftaran  rawat  jalan,  masih  ditemukan beberapa berkas yang mengalami duplikasi. Hal ini ditunjukkan pada Tabel 1.
Tabel 1 : Jumlah Duplikasi Berkas Rekam Medis Pada Tahun 2019 di Puskesmas  Kencong Kabupaten
Jember No. Bulan Berkas yang duplikasi Total Berkas Jumlah Presentase 1. Januari 42 2,3% 1797 2. Februari 46 2,7% 1677 3. Maret 44 3,3% 1439
Sumber : Data di Puskesmas Kencong Kabupaten Jember (2019).
Tabel  1  menunjukkan  bahwa  adanya  kejadian  duplikasi  di  Puskesmas  Kencong.  Hal tersebut tidak sesuai dengan Standart Operating Procedure (SOP ) di Puskesmas Kencong yang menyatakan  bahwa  penyimpanan  rekam  medis  rawat  jalan  dan  rawat  inap  serta  UGD menggunakan 1 nomor. Apabila hal tersebut terus dibiarkan akan menjadikan mutu pelayanan yang  kurang  baik.  Hal  tersebut  sesuai  dengan  penelitian  Basofi  (2013)  tentang  dampak  dari duplikasi dari segi fungsi yaitu menurunnya mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis. Hasil wawancara  didapatkan  bahwa  duplikasi  dapat  menyebabkan  mutu  pelayanan  di  Puskesmas Kencong  menurun, karena dengan  adanya duplikasi  maka penyediaan dokumen rekam medis menjadi lama yaitu lebih dari 10 menit, penyediaan dokumen rekam medis merupakan salah satu indikator mutu di Puskesmas Kencong.
Penelitian  mengenai  kejadian  duplikasi  nomor  rekam  medis  rawat  jalan  di  Puskesmas Kencong diteliti berdasarkan faktor individu, faktor kepemimpinan, faktor kelompok, faktor sistem dan  faktor  situasi.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah menganalisis  faktor  penyebab  terjadinya duplikasi  nomor rekam  medis  rawat  jalan  di  Puskesmas  Kencong  Kabupaten  Jember . Peneliti melakukan  prioritas  masalah  menggunakan  USG (urgency,  seriousness,  growth) dan  upaya perbaikan menggunakan brainstoriming

## 2. Metode Penelitian

## 2.1 Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif.  Penelitian kualitatif  pada  penelitian  ini  digunakan  untuk  mengidentifikasi  dan  menganalisis  kejadian duplikasi nomor rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kencong.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek dalam penelitian ini berjumlah 3 orang yaitu 1 orang petugas filing, 1 orang petugas pendaftaran rawat jalan dan 1 orang kepala rekam medis.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan  wawancara,  observasi  dan dokumentasi. Pengambilan data dilakukan pada bulan Agustus- November 2019.

## 2.4 Metode Analisis Data
Penelitan  ini  menggunakan  teknik  analisis  kualitatif  dengan  memaparkan  hasil  wawancara, observasi  dan  dokumentasi  kemudian  menentukan  prioritas  penyebab  masalah  dengan menggunakan metode USG dan brainstorming.

## 3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  faktor  individu  melalui  pendidikan  dan  perilaku  petugas  sebagai penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kencong Faktor  Individu  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  merujuk  pada  sumber  daya  manusia yaitu  petugas  rekam  medis  dengan  mengidentifikasi  berdasarkan  pendidikan  petugas  dan perilaku  petugas.  Faktor  pendidikan  petugas  didapatkan  bahwa  semua  petugas  rekam  medis bukan  lulusan  dari  rekam  medis,  sehingga  kemungkinan  besar  dapat  mempengaruhi pengelolahan rekam medis khusunya pada penyimpanan dokumen rekam medis. Pengelolahan
rekam medis yang belum optimal dapat mengakibatkan terjadinya suatu masalah salah satunya kejadian  duplikasi. Hal  ini  sesusai  dengan  penelitian  Hikmah  dkk.,  (2013)  yang  menyatakan bahwa  apabia  petugas  rekam  medis  bukan  lulusan  rekam  medis  maka  petugas  tersebut  bisa dikatakan sebagai penyebab dari duplikasi nomor rekam medis.
Perilaku  petugas  didapatkan  bahwa  apabila  ada  pasien  yang  tidak  membawa  KIB  maka petugas  langsung  membuatkan  nomor  rekam  medis  baru  tanpa  mencari  berkas  rekam  medis pasien  lama  tersebut.  Perilaku  yang  dilakukan  oleh  petugas  tersebut tidak  dibenarkan,  karena akan berakibat terjadinya duplikasi nomor rekam medis. Hal ini sesuai dengan penelitian Susanti (2016) yang menyatakan bahwa apabila pasien lama tidak membawa KIB  dan dibuatkan nomor rekam medis baru, hal ini dapat menyebabkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis. Duplikasi nomor rekam medis yaitu satu pasien memiliki beberapa nomor rekam medis, atau satu nomor rekam medis dimiliki oleh beberapa pasien.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  petugas  didapatkan  bahwa  petugas  membiarkan apabila terjadi duplikasi nomor rekam medis. Perilaku petugas tersebut dapat berdampak kepada lamanya waktu pencarian berkas rekam medis sehingga waktu tunggu pasien juga menjadi lama. Hal ini sesuai dengan penelitian Muldiana (2016) yang menyatakan bahwa akibat dari terjadiya duplikasi nomor rekam medis adalah pelayanan terhambat karena lamanya dalam pencaharian berkas rekam medis.

## 3.2  Mengidentifikasi   faktor kepemimpinan melalui  evaluasi serta bimbingan dari  atasan sebagai penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kencong
Faktor  kepemimpinan  yang  dimaksud  pada  penelitian  ini  adalah  merujuk  kepada  sumber daya  manusia  yaitu  atasan  dengan  mengidentifikasi  melalui  evaluasi  serta  bimbingan  kepada petugas  rekam  medis.  Evaluasi  yang  dimaksud  pada  penelitian  ini  yaitu  cara  atasan  dalam menilai  hasil  kerja  dari petugas  rekam  medis  terkait  dengan  pengelolaan  berkas  rekam  medis pasien. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas rekam medis didapatkan bahwa atasan tidak pernah menilai  atau  mengevaluasi hasil kerja mereka terkait dengan pengelolaan berkas rekam  medis  yang  dapat  berdampak  terhadap  duplikasi  nomor  rekam  medis.  Hal  ini  sesuai dengan penelitian Budi (2011) yang menyatakan bahwa apabila atasan tidak pernah melakukan evaluasi atau menilai hasil kerja petugas rekam medis terkait dengan pengelolaan berkas rekam medis dapat berdampak pada terjadinya duplikasi nomor rekam medis.
Bimbingan  merupakan  proses  pendidikan  yang  diberikan  kepada  individu  agar  dapat mencapai  perkembangan  yang  optimal  (Natawidjaja,  2008).  Berdasarkan  hasil  wawancara kepada petugas rekam medis didapatkan bahwa petugas tidak pernah mendapatkan bimbingan mengenai  sistem  penomoran  rekam  medis.  Hal  ini  dapat  berakibat  pada  kesalahan  petugas dalam menuliskan urutan nomor rekam medis yang dapat mengakibatkan berkas tidak ditemukan dan  mengakibatkan  terjadinya  duplikasi  nomor  rekam  medis.  Petugas  juga  tidak  pernah mendapatkan bimbingan terkait sistem penjajaran berkas rekam medis kedalam rak filing. Hal ini dapat berdampak pada kesalahan petugas dalam memasukkan berkas rekam medis ke rak filing, sehingga dapat mengakibatkan berkas tidak ditemukan saat pasien lama ingin berobat kembali, hal ini dapat mengakibatkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis.

## 3.3  Mengidentifikasi faktor kelompok sebagai penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kencong.
Faktor kelompok yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu merujuk kepada kualitas dukungan petugas  rekam  medis  apabila  terjadi  duplikasi  nomor  rekam  medis.  Dukunga  rekan  kerja didefinisikan  sebagai  dorongan  dan  bantuan  yang  diterima  petugas  dari  rekan  kerja  mereka (Blanchard  dan  Thacker,  2010).  Dukungan  rekan  kerja  dalam  hal    ini  adalah  saling  berbagi masalah dan solusi antar petugas agar dapat mencegah atau menghindari terjadinya duplikasi nomor rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara didapatkan bahwa kualitas dukungan rekan kerja masih belum optimal dikarenakan antar petugas masih sering terjadi perbedaan pendapat sehingga  masih  kurang  dalam  bekerjasama  antar  tim  dan  jika  ada  masalah  terkait  duplikasi penomoran, petugas pendaftaran tidak mengkomunikasikan kepada petugas filing. Hal ini dapat menyebabkan  tidak  terpecahnya  masalah  duplikasi  sehingga  kejadian  duplikasi  di  Puskesmas Kencong masih terus ada.
3.4  Mengidentifikasi  faktor  sistem  sebagai  penyebab  terjadinya  duplikasi  nomor  rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kencong.
Faktor sistem yang dimaksud dalam penelitian ini merujuk kepada sistem kerja dan fasilitas yang  diberikan  oleh  puskesmas  kencong  untuk  rekam  medis  agar  mengurangi  terjadinya duplikasi nomor rekam medis. Sistem Kerja merupakan suatu tatanan atau alur yang dibuat untuk melaksanakan  pekerjaan  (Jogiyanto,  2011).  Sistem  kerja  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini yaitu SOP (Standart Operasional Prosedur). SOP  memberikan langkah yang benar dan terbaik dalam  rekam  medis  berdasarkan  konsensus  bersama  untuk  melaksanakan  berbagai  kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi (Swari dkk, 2019). SOP dalam penelitian ini adalah SOP penomoran yang rinci, mudah dipahami, dan  telah  dilakukan  sosialisasi.  Hasil  wawancara  didapatkan  bahwa  sudah  terdapat  SOP  dan sudah  dilakukan  sosialisasi  kepada  petugas  di  Puskesmas  Kencong.  Sosialisasi  tentang Standard Operating  Procedure (SOP) sangat  penting supaya petugas mengetahui dan  paham terhadap  penomoran  yang  sehari-hari  diberikan  kepada  pasien,  selain  sosialisasi,  SOP penomoran  juga  harus  rinci  dan  mudah  dipahami.  Rinci  yang  dimaksud  yaitu  petugas  sudah mengerti  tentang  tata  cara  pemberian  nomor  rekam  medis  hanya  dengan  membaca  SOP penomoran.
Fasilitas merupakan Sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh petugas rekam medis agar  meminimalisir  terjadinya  duplikasi  nomor  rekam  medis  (Surakhmad,  2012).  Sarana  dan prasarana yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu ketersediaan SIMPUS. SIMPUS merupakan suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses  pelayanan  Puskesmas  dalam  bentuk  jaringan  koordinasi,  pelaporan  dan  prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem  Informasi  Kesehatan.  SIMPUS  bertujuan  meningkatkan  efisiensi,  efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan Puskesmas (Depkes, 2013). Namun, hasil wawancara  didapatkan  bahwa  di  Puskesmas  Kencong  tidak  terdapat  SIMPUS.  Hal  ini  juga didukung oleh observasi peneliti bahwa di bagian pendaftaran rawat jalan Puskesmas Kencong Jember  tidak  terdapat  SIMPUS.  Di  bagian  pendaftaran  hanya  terdapat  komputer  untuk  BPJS saja.
Penggunaan  SIMPUS  sebenarnya  sangat  membantu  petugas  dalam  melakukan penginputan  data  dan  meminimalisir  terjadinya  duplikasi  penomoran  rekam  medis.  Hal  ini diperkuat  oleh  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Sari,  dkk  (2016)  yang  menyatakan  bahwa penggunaan  SIMPUS  dipersepsikan  memberikan  dampak  pada  pelayanan  yaitu  membantu meningkatkan response  time pelayanan  pasien,  memudahkan  pemantauan  pasien  serta mengurangi  risiko  salah  identitas  dan  salah  baca.  Sehingga  besar  kemungkinan  terjadinya duplikasi  penomoran  rekam  medis  dikarenakan  tidak  adanya  SIMPUS.  Menurut  Djohar,  dkk (2018)  menyatakan  bahwa  manfaat  menggunakan  SIMPUS  diantaranya  dapat  memudahkan pekerjaan petugas rekam medis di bagian administrasi yaitu dapat mencari keberadaan dokumen rekam  medis  yaitu  dengan  cara  menampilkan  dimana  pasien  terakhir  berobat  dan  mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu.
Terkait  tidak  adanya  SIMPUS,  di  Puskesmas  Kencong  Kabupaten  Jember  dalam pemberian  nomor  rekam  medis  menggunakan  bank  nomor.  Berdasarkan  hasil  observasi  yang dilakukan peneliti, bank nomor didapatkan dari bagian informasi. Apabila nomor rekam medis di loket pendaftaran rawat jalan habis maka petugas pendaftaran akan meminta kelanjutan nomor rekam  medis  ke  bagian  informasi.  Kemudian  petugas  bagian  informasi  akan  memberikan kelanjutan  nomor  rekam  medis  di  buku  bank  nomor.  Apabila  pasien  baru  datang  berobat  ke Puskesmas Kencong Kabupaten Jember maka nomor rekam medis yang sebelumnya terpakai akan dicoret. Namun pada kenyataannya, petugas pendaftaran sering kali lupa untuk mencoret nomor  rekam  medis  yang  sudah  digunakan  sehingga  nomor  rekam  medis  tersebut  digunakan lagi  oleh  pasien  yang  lain.  Kejadian  tersebut  dapat  disebabkan  karena  petugas  mengalami kelelahan  akibat  beban  kerja  yang  tinggi.  Sesuai  dengan  penelitian  Muldiana  (2016)  yang menyatakan bahwa kejadian duplikasi berkas rekam medis dapat disebabkan karena kelelahan petugas akibat beban kerja yang tinggi, sehingga menyebabkan kesalahan kerja pada saat jam pelayanan, khususnya pada saat menuliskan nomor rekam medis di map berkas rekam medis.
3.5  Mengidentifikasi  faktor  situasi  sebagai  penyebab  terjadinya  duplikasi  nomor  rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kencong.
Faktor  situasi  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  adalah  lingkungan  kerja  eskternal  dan lingkungan kerja internal di Puskesmas Kencong yang dapat mengakibatkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis. Lingkungan kerja internal dalam penelitian ini yaitu bagaimana hubungan antara  petugas  rekam  medis  dengan  petugas  rekam  medis  lainnya  serta  kepala  rekam  medis sehingga  merasa  nyaman  agar  dapat  meminimalisir  tentang  terjadinya  duplikasi  nomor  rekam medis.  Berdasarkan  hasil  wawancara  tersebut  menjelaskan  bahwa  hubungan  antar  petugas sangat  baik.  Hal  ini  akan  berpengaruh  terhadap  kejadian  duplikasi  nomor  rekam  medis  rawat jalan  karena,  apabila  hubungan  antar  petugas  baik  serta  membuat  nyaman  akan  dapat meminimalisir terjadinya duplikasi nomor rekam medis (Lena, 2015).
Suatu  hubungan  yang  baik  pasti  tidak  luput  dengan  adanya  konflik.  Berdasarkan  hasil wawancara dengan petugas di Puskesmas Kencong didapatkan bahwa di Puskesmas Kencong masih  sering  terdapat  konflik  salah  satunya  yaitu  perbedaan  pendapat  antar  petugas.  Hal  ini sesuai dengan penelitian Ludiana (2016) yang menyatakan bahwa didalam suatu hubungan yang baik di lingkungan organisasi tidak luput dengan adanya konflik.
Lingkungan kerja eksternal merupakan faktor dari luar yang dapat menyebabkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis rawat jalan. Faktor dari luar sangat berpengaruh terhadap kinerja petugas. Lingkungan eksternal dalam penelitian ini merupakan faktor dari luar puskesmas yang dapat  menyebabkan  terjadinya  duplikasi  nomor  rekam  medis.  Faktor  dari  luar  tersebut  yaitu masih  terdapat  pasien  yang  sering  tidak  membawa  KIB  (Kartu  Indeks  Berobat)  sehingga menyulitkan petugas dalam mencari nomor rekam medis pasien. KIB merupakan komponen yang penting  dalam  pelayanan  di  Puskesmas,  apabila  pasien  tidak  membawa  KIB  dan  petugas kesulitan dapat mencari nomor rekam medis, maka petugas membuatkan nomor rekam medis baru  untuk  pasien  yang  tidak  membawa  KIB.  Hal  ini  sesuai  dengan  penelitian  Susanti  (2016) yang menyatakan bahwa apabila pasien lama tidak membawa KIB dan dibuatkan nomor rekam medis baru, hal ini yang menyebabkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis.
3.6  Menganalisis  dan  menentukan  prioritas  penyebab  utama  terjadinya  duplikasi  nomor rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kencong.
Urgency,  Seriousness,  Growth (USG)  merupakan  salah  satu  alat  untuk  menyusun  urutan prioritas masalah yang harus diselesaikan dalam suatu masalah (Kotler dkk dalam Sinaga,2017). Selanjutnya  peneliti  akan  menyampaikan  hasil  penelitiannya  kepada  responden,  jika  terdapat data  yang  disepakati,  ditambah  atau  ditolak  oleh  informan. Brainstorming dilakukan  dengan tujuan  untuk  menggali  ide,  memberikan  saran  dan  kesepakatan  yang  dihasilkan  untuk memecahkan permasalahan dan untuk mengurangi terjadinya kejadian  duplikasi  nomor  rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kencong. Langkah pertama yang dilakukan oleh peneliti adalah menjelaskan informasi terkait analisis faktor kejadian  duplikasi nomor rekam medis rawat jalan berdasarkan  faktor  individu,  faktor  kepemimpinan,  faktor  kelompok,  faktor  sistem  dan  faktor situasi  serta  menjelaskan  tujuan  penelitian.  Peneliti  memaparkan  permasalahan  berdasarkan hasil penelitian. Hasil dari identifikasi permasalahan terkait penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam medis rawat jalan adalah sebagai berikut:
1.  Pendidikan petugas yang belum sesuai kualifikasi D3 rekam medis
2.  Perilaku petugas yang belum sesuai prosedur
3.  Tidak adanya evaluasi dari atasan
4.  Tidak adanya bimbingan dari atasan mengenai pengelolaan rekam medis
5.  Kurangnya kualitas dukungan antar rekan kerja
6.  Tidak Adanya SIMPUS
7.  Seringnya pasien tidak membawa KIB pada saat berkunjung kembali ke Puskesmas
Langkah kedua yaitu memberi kesempatan kepada responden untuk melakukan prioritas masalah  menggunakan  teknik  USG  ( Urgency,  Seriousness,  Growth )  sekaligus  memberikan saran  dan  pendapat  mengenai  prioritas  permasalahan  yang  didapat.  Hasil scoring USG didapatkan  bahwa  prioritas  penyebab  masalah  terjadinya  duplikasi  nomor  rekam  medis  rawat jalan di Puskesmas Kencong adalah pendidikan petugas yang belum sesuai kualifikasi D3 rekam medis dengan hasil skoring yaitu 42. Hal tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2: Hasil Skoring Metode USG ( Urgency, Serousness, Growth)
Berdasarkan prioritas penyebab permasalahan yang telah dilakukan, peneliti memberikan kesempatan  kepada  informan  untuk  menanggapi  dan  memberikan  saran  mengenai  upaya penyelesaian permasalahan tersebut dengan melakukan brainstroming dengan responden yang dilakukan melalui tahap pemberian informasi, tahap identifikasi pada tahap ini peneliti memberi kesempatan  kepada  audien  untuk  memberikan  saran  pemikiran  sebanyak-banyaknya  semua saran  akan  ditampung  dan  di  tulis  namun  tidak  dapat  dikritik,  tahap  klasifikasi  peneliti mengarahkan  kembali  audien  untuk  mengklasifikasi  saransaran  yang  sudah  diajukan,  tahap verifikasi peneliti mengarahkan kembali audien untuk melihat kembali kesepakatan yang dibuat. apabila  ada  saran  yang  kurang  relevan  dengan  permasalahan  bisa  dicoret,  tahap  konklusi pada tahap ini kelompok brainstorming menyimpulkan butir-butir alternative pemecahan masalah yang disetujui setelah semua sepakat, maka diambil kesepakatan terakhir dianggap cocok dan tepat. Hasil brainstorming tersebut dapat dilihat pada Tabel 3. Tabel 3 : Hasil brainstorming No. Masalah Solusi 1. Pendidikan  petugas  yang  belum sesuai kualifikasi D3 rekam medis 1.  Pihak Puskesmas sebaiknya merekrut petugas dengan lulusan minimal D3 Rekam medis 2.  Petugas rekam medis sebaiknya perlu
mendapatkan  rekomendasi  tentang  kelanjutan pendidikan  bagi  petugas  yang  kurang  dalam ilmu pengetahuan dibidang rekam medis 3.  Pihak Puskesmas sebaiknya perlu mengadakan pelatihan  terhadap petugas  rekam  medis yang ada Huruf Masalah 1 2 3 Total U S G U S G U S G A Pendidikan petugas  yang belum  sesuai kualifikasi  D3 rekam medis. 5 5 4 4 4 4 5 5 6 42 B Perilaku petugas  yang belum  sesuai dengan prosedur 1 2 2 2 3 1 4 3 4 22 C Tidak  adanya evaluasi dari atasan 3 1 3 3 3 4 2 3 1 23 D Tidak  adanya bimbingan  dari atasan mengenai pengelolaan rekam medis 3 3 2 3 4 4 1 2 2 24 E Kurangnya kualitas dorongan antar rekan kerja 3 4 5 2 3 1 5 2 3 28 F Tidak  Adanya SIMPUS 4 3 1 5 1 2 1 3 4 24 G Seringnya pasien tidak membawa  KIB pada saat berkunjung kembali ke Puskesmas 2 3 4 2 3 4 3 3 1 26
4.  Pihak Puskesmas sebaiknya harus mengadakan  bimbingan  tentang  pengelolaan rekam medis kepada petugas rekam medis. 5.  Pihak  Puskesmas  khususnya  bagian  rekam medis  harus  melakukan  rapat  rutin  yang terjadwal  dengan  tujuan  untuk  mengevaluasi atau menilai kinerja petugas dalam pengolahan rekam medis
Berdasarkan  hasil brainstorming dalam  menentukan  solusi  masalah  faktor  penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam medis yang utama yaitu pendidikan petugas yang belum sesuai kualifikasi D3 rekam medis. Pendidikan petugas yang belum sesuai kualifikasi D3 rekam medis dapat  menyebabkan  pengetahuan  petugas  mengenai  pengelolaan  rekam  medis  berkurang. Solusi  yang  diharapkan  adalah  penambahan  petugas  dengan  cara  merekrut  petugas  dengan lulusan minimal D3 rekam medis, perlu rekomendasi tentang kelanjutan pendidikan bagi petugas yang  kurang  dalam  ilmu  pengetahuan  di  bidang  rekam  medis,  melakukan  pelatihan  terhadap petugas rekam medis yang ada dengan harapan agar petugas rekam medis yang bukan lulusan rekam  medis,  mendapatkan  pelatihan  agar  mereka  paham  tentang  pengelolaan  rekam  medis agar  tidak  terjadi  lagi  duplikasi  nomor  rekam  medis,  sering  diadakan  bimbingan  tentang pengelolaan rekam medis kepada petugas rekam medis, hal ini diharapkan mampu mengurangi terjadinya  duplikasi  nomor  rekam  medis.  Pihak  puskesmas  khususnya  rekam  medis  harus melakukan  rapat  rutin  yang  terjadwal  dengan  tujuan  untuk  mengevaluasi  atau  menilai  kinerja petugas dalam pengelolahan rekam medis.

## 4. Simpulan dan Saran

## 4.1 Simpulan
a.  Penyebab duplikasi nomor rekam medis rawat jalan berdasarkan faktor individu yaitu petugas rekam  medis  yang  memiliki  kualifikasi  pendidikan  bukan  D3  rekam  medis  dan  Perilaku petugas  yang  selalu  membuatkan  nomor  baru  kepada  pasien  lama  yang  berkasnya  tidak ditemukan dapat menyebabkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis.
b.  Penyebab duplikasi nomor rekam medis rawat jalan berdasarkan faktor kepemimpinan yaitu tidak adanya evaluasi serta bimbingan dari atasan menyebabkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis.
c.  Penyebab  duplikasi  nomor  rekam  medis  rawat  jalan  berdasarkan  faktor  kelompok  yaitu kurangnya kualitas dorongan antar petugas rekam medis menyebabkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis.
d.  Penyebab  duplikasi  nomor  rekam  medis  rawat  jalan  berdasarkan  faktor  sistem  yaitu  tidak adanya SIMPUS menyebabkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis
e.  Penyebab  duplikasi  nomor  rekam  medis  rawat  jalan  berdasarkan  faktor  situasi  pada  sub variabel  lingkungan  eksternal  yaitu  seringnya  pasien  tidak  membawa  KIB  menyebabkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis.
f.  Prioritas penyebab masalah dengan menggunakan metode USG terkait terjadinya duplikasi nomor rekam  medis rawat jalan yaitu pendidikan  petugas yang belum sesuai kualifikasi D3 rekam medis
4.2 Saran
a.  Pihak Puskesmas sebaiknya merekrut Petugas dengan lulusan minimal D3 Rekam medis b.  Petugas  rekam  medis  sebaiknya  perlu  mendapatkan  rekomendasi  tentang  kelanjutan pendidikan bagi petugas yang kurang dalam ilmu pengetahuan di bidang rekam medis
c.  Pihak Puskesmas sebaiknya mengadakan pelatihan terhadap petugas rekam medis yang ada d.  Pihak  Puskesmas  sebaiknya  mengadakan  bimbingan  tentang  pengelolaan  rekam  medis kepada petugas rekam medis.
e.  Pihak Puskesmas khususnya bagian rekam medis harus melakukan rapat rutin yang terjadwal dengan tujuan untuk mengevaluasi atau menilai kinerja petugas dalam pengelolahan rekam medis.

## Daftar Pustaka
Budi,  Savitri  Citra,  M.PH.  2011. Manajemen  Unit  Kerja  Rekam  Medis .  Yogyakarta:  Quantum Sinergi Media.
Depkes, 2013. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis . Diakses:
http://pelayanan.jakarta.go.id/download/regulasi/peraturan-menteri-kesehata  n-nomor-55- tahun-2013-tentang-pekerjaan-perekam-medis.pdf. [15 September 2019].
____.  2013. Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  82  Tahun  2013  tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit . Diakses: https://www.kemhan.go.id/itjen/2017/03/13/peraturan-menteri-kesehatan-re publik-
indonesia-nomor-82-tahun-2013-tentang-sistem-informasi-manajem  en-rumah-sakit.html. [04 Juni 2019].
Djohar, D., dkk. 2017. Analisis Penyebab Terjadinya Missfile Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di Ruang Penyimpanan(Filling) RSUD Kota Bengkulu Tahun 2017’, Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia , 6(2), p. 79. doi: 10.33560/.v6i2.190.
Hardjana, A. M. 2003. Komunikasi Intrapersonal & Komunikasi Interpersonal . Yogyakarta: Kanisius
Hasibuan, A.  S.  2016. Faktor- faktor  Yang Menyebabkan Terjadinya Duplikasi di Rumah Sakit
Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016.
https://www.neliti.com/publications/299159/faktor-faktor-yang-menyebabkan-terjadinya- duplikasi-penomoran-berkas-rekam-medis.
Hikmah, F, D. Damayanti, dan L. Fitrianingsih. 2013. Analisis Faktor-faktor Penyebab Duplikasi Nomor  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  Daerah  Balung  Jember  Periode  2012.  Diaksses: https://www.academia.edu/102755
88/ANALISIS_FAKTOR_FAKTOR_PENYEBAB_DUPLIKASI_NOMOR_REKAM_MEDIS_ DIRUMAH_SAKIT_DAERAH_BALUNG_JEMBER_PERIODE_2012. [15 Februari 2019].
Muldiana, I. 2016.Analisis Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Duplikasi Penomoran Rekam Medis di Rumah Sakit Atma Jaya 2016.http://digilib.esaunggul.ac.id/public/UEU-Undergraduate- 7775-JURNAL.pdf.
Notoatmodjo, S. 2014. Ilmu Perilaku Kesehatan . Jakarta: PT Rineka Cipta.
Oktavia,  N.,  dkk.  2017.  Analisis  Penyebab  Terjadinya  Missfile  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat Jalan  di  Ruang  Penyimpanan  (Filling)  RSUD  Kota  Bengkulu  Tahun  2017.  Diakses: https://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki /article/download. [04 Juni 2019].
Sari,  M.  M.,  dkk.  2016.  Evaluasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  (SIMRS)  dengan
Kerangka HOT-FIT. Diakses:
http://is.its.ac.id/pubs/oajis/index.php/file/download_file/1665.
Swari, S.J., G. Alfiansyah, R.A. Wijayanti, R.D. Kurniawati. 2019. Analisis Kelengkapan Pengisian Berkas  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap  RSUP  Dr.  Kariadi  Semarang.  Dalam  Jurnal Jurnal Ilmu Kesehatan Vol. 1, No. 1, Nopember 2019, hlm. 50-56
Surakhmad,  W.  2001. Pengantar  Interaksi  Mengajar-Belajar  Dasar  dan  Tekhnik  Methodologi Pengajaran . Bandung: Tarsito
Wibowo. 2010. Manajeman Kinerja . Jakarta: Rajawali Pers
Wijayanti, R.A. dan N. Nuraini. 2017. Analisis Faktor Petugas dalam Pengisian Kartu Ibu dan Alur Rujukan Ibu Hamil Risti. Dalam Seminar Nasional Hasil Penelitian 2017.