## SISTEM INFORMASI INDEKS UNTUK REKAM MEDIS
Desi Budiarti 1 , Jerhi Wahyu Fernanda 2 , Meida Cahyo Untoro 3 1,2,3 Institut Ilmu Kesehatan Bhakti Wiyata Kediri desi.budiarti.db@gmail.com 1,2,3

## Abstract
hospitals,  information technology is used  in  managing  medical records. Most of the  medical records  in record information system that is able to produce disease index, operation index, doctor index and patient
index, doctor index and patient index. Besides indexes for medical records, this application can also generate reports 10 major diseases and procedures both inpatient and outpatient.

## Keywords: Information Systems, Medical Record, Index

## Abstrak
Teknologi informasi saat ini menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi masyarakat termasuk dalam bidang kesehatan.  Di Rumah  sakit, teknologi informasi  dimanfaatkan dalam mengelola rekam medis.  Sebagian besar unit rekam medis di Indonesia mengelola rekam medis secara manual. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan gambaran sebuah  model sistem informasi rekam medis  yang  mampu  menghasilkan indeks penyakit, tindakan, dokter dan pasien. Aplikasi ini dibuat berbasiskan  web dengan  menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai basis datanya. Dalam pembuatannya, aplikasi ini disesuaikan dengan kebutuhan rekam medis pada umumnya dengan melakukan wawancara terhadap petugas rekam medis. Hasil dari aplikasi ini dapat membuat indeks penyakit, indeks tindakan, indeks dokter dan indeks pasien secara otomatis. Selain indeks-indeks untuk rekam  medis, aplikasi ini juga dapat menghasilkan laporan 10 besar penyakit dan tindakan baik rawat inap maupun rawat jalan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Rekam Medis, Indeks

## PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  informasi  saat  ini berkembang sangat pesat. Saat ini informasi menjadi kebutuhan  yang sangat  penting bagi  masyarakat. Perkembangan dan pemanfaatan teknologi komputer juga sudah ada di berbagai bidang, yaitu di bidang perdagangan,  bidang  pertanian,  bidang  industri, bidang  pendidikan,  dan  bidang  lainnya termasuk juga dalam bidang Kesehatan.
Rumah sakit sebagai salah satu institusi pelayanan kesehatan membutuhkan keberadaan suatu sistem
informasi  yang  akurat  dan  andal,  serta  cukup memadai untuk meningkatkan pelayanannya kepada para pasien serta lingkungan yang terkait lainnya.
Pengelolaan data di rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam mewujudkan suatu sistem informasi di rumah sakit. Pengelolaan data dimaksudkan untuk menghasilkan laporan-laporan internal dan eksternal rumah sakit. Pengelolaan data secara manual, mempunyai banyak kelemahan, selain membutuhkan  waktu  yang  lama,  keakuratannya juga kurang  dapat diterima,  karena kemungkinan kesalahan sangat besar (Handoyo, 2008).
Seiring  dengan  kemajuan  teknologi  informasi dan kesehatan serta tuntutan akan kebutuhan data yang  cepat  dan  tepat,  rumah  sakit  saat  ini  terus mengembangkan dan memanfaatkan rekam medis untuk  menjadi  alat  yang  dapat  merekam  dan menampilkan  data secara  cepat dan  tepat (Hatta, 2010). Sistem  Informasi rekam medis merupakan sebuah  sistem  yang  mencakup  hampir  seluruh kegiatan  di  rumah  sakit.  Keterangan  mengenai pasien  secara  lengkap  meliputi  identitas  pribadi, sosial,  dan  semua  keterangan  lain  menyangkut pasien terdapat dalam rekam medis (Markus, 2010). Namun dari sistem informasi rekam medis tersebut, masih terdapat beberapa kelemahan, salah satunya adalah  tidak  tercakupnya  pelaksanaan  indeksing yaitu  membuat  tabulasi  sesuai  kode  yang  sudah dibuat  ke  dalam  indeks-indeks,  yang  berguna memberikan referensi kepada pengguna. Indeksing masih  dilakukan  secara yaitu memasukkan  manual  kedalam  aplikasi  pengolah data seperti Ms. Word atau Ms. Excel , hal ini pula yang terjadi pada Rumah Sakit X di Kediri. Rumah Sakit X menggunakan Sistem Informasi Rumah Sakit berbasis desktop dimulai dari  pendaftaran hingga pelaksanaan  kodefikasi  penyakit  namun  belum mencakup pelaksanaan indeksing.
Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis tertarik untuk membuat  sistem yang  dapat menghasilkan indeks-indeks  yang  terintegrasi  dengan  sistem informasi rumah sakit sehingga mudah diakses oleh berbagai pihak yang membutuhkan seperti tenaga medis atau pihak perencanaan rumah sakit dll.
Adapula tujuan dari penelitian ini, yaitu Menghasilkan aplikasi sistem informasi berbasis web dinamis yang mampu  mengolah  data-data  masukan  menjadi
indeks-indeks yang dibutuhkan didalam Unit Rekam Medis  dan    diharapkan  dapat  bermanfaat  dalam pengembangan Rekam Medis Elektronik.

## METODE
Desain  penelitian  yang  digunakan  adalah  Survei deskriptif dengan teknik sampling Simple Random Sampling .  Sampel  penelitian  ini  adalah  petugas rekam medis sebagai informan yang memberikan informasi agar sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan di lapangan.

## Diagram Konteks Sistem
Diagram konteks adalah diagram yang memberikan gambaran umum terhadap kegiatan yang berlangsung dalam sistem.
Entitas  luar yang  terlibat  langsung  dalam  sistem ini adalah Admin, Pendaftaran dan Rekam Medis. Berikut  merupakan  pembagian privilages untuk masing-masing entitas:
a Admin memiliki hak akses tertinggi sehingga ia  dapat  mengontrol  semua  pengguna  yang ada dibawahnya yaitu Pendaftaran dan Rekam Medis. Admin ini biasanya  digunakan untuk seorang  yang  melakukan  pemeliharaan ( maintenance ) sistem. b Pendaftaran memiliki akses untuk menambah dan mengubah informasi pasien serta melakukan perubahan ( update ) pelayanan pasien.
c Rekam Medis memiliki akses untuk pengolahan rekam medis seperti assembling, Koding dan mencetak Indeks. Selain itu petugas juga dapat memanajemen data Penyakit dan Tindakan.
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem

## DFD Level 1 Sistem
Gambar 2. DFD Level 1 Sistem

## DFD Level 2 Sistem
Gambar 3. DFD Level 2 Proses Login
Gambar 5. DFD Level 2 Proses Pendaftaran
Gambar 6. DFD Level 2 Proses Assembling
Gambar 7. DFD Level 2 Proses Koding
Gambar 8. DFD Level 2 Proses Pencarian Indeks

## HASIL

## HASIL
1. Sistem Penamaan Menggunakan sistem penamaan langsung sesuai dengan tanda pengenal pasien.

## 2. Sistem Penomoran
Menggunakan  sistem  penomoron Unit Numbering  System ,  yaitu  memberikan  satu nomor rekam medis baik kepada pasien baru maupun pasien lama. Sehingga berkas rekam medis disimpan dalam satu folder dengan nomor rekam medis yang sama.
3. Sistem Penyimpanan dan penjajaran. Menggunakan sistem penyimpanan  sentralisasi dan sistem penjajaran
4. Sistem Pendaftaran Kegiatan pendaftaran di Rumah Sakit X sudah menggunakan  aplikasi  berbasis visual basic . Petugas  hanya  perlu  mencari  data  pasien didalam database jika itu pasien lama, namun jika pasien  adalah pasien baru, petugas akan dan  meng- input -kan  data  tersebut  kedalam database .
5. Assembling Rekam Medis Setiap berkas rekam medis yang telah selesai dipergunakan di Ruang inap akan di Assembling dan dianalisa kelengkapannya. Untuk berkas yang  belum  lengkap  akan  dikembalikan  ke ruang inap untuk dilengkapi maksimal 14 hari. Setelah dilengkapi, petugas Assembling akan untuk  di  kode  dan  dikembalikan  ke filing.
Bagian assembling akan menghasilkan laporan analisa  kelengkapan  setiap  3  bulan  sekali dan akan dilaporkan ke Komite Medis untuk peningkatan  kualitas  dan  kuantitas  rekam medis.
oleh Sistem Informasi Rumah Sakit X hanyalah rawat inap hanya dikode di dokumen rekam medis tanpa memasukkan ke dalam database Sistem Informasi Rumah Sakit.

## 7. Indeksing
Instalasi  rekam  medis  menyediakan  indeks pasien, dokter, penyakit, operasi/ tindakan dan kematian. Indeks pasien, sudah dilakukan secara elektronik dan tersimpan pada database rumah sakit. Sementara indeks lainnya masih dilakukan secara manual menggunakan Ms. Excel .
Petugas  koding  akan  merangkap  membuat indeks dengan cara memasukkan data pasien ke  dalam form di Ms.Excel . Form tersebut berisi nomor rekam medis, umur, jenis kelamin, diagnosa, tindakan, lama dirawat, dokter, jenis pasien, kamar, lama dirawat.
Dari  data  yang  dimasukkan  kedalam form tersebut, akan menghasilkan laporan 10 besar penyakit dan tindakan yang dilaporkan setiap bulan kepada Direktur dan Komite Medik.

## PEMBAHASAN
Dari  hasil  penelitian  dan  perancangan,  Sistem Informasi Indeks  ini  memiliki  3 level atau status pengguna  yaitu  pendaftaran,  rekam  medis  dan administrator.  Status  pendaftaran  hanya  dapat mengakses  menu  Home,  Pendaftaran  dan  Edit Data Pasien saja, untuk status rekam medis dapat mengakses menu Home, Assembling, Koding dan Indeks  sementara Administrator dapat mengakses keseluruhan sistem tersebut.

## Tampilan Sistem
Tampilan halaman login akan muncul saat aplikasi pertama kali dibuka. Pengguna harus memasukkan username  dan  password.  Sistem  akan  masuk  ke menu selanjutnya sesuai status yang telah terdata di database aplikasi.

## Gambar 9. Halaman Login
Gambar 10. Halaman Hak Akses Pendaftaran
Gambar 11. Menu Pendaftaran
Gambar 12. Menambahkan Pasien Baru
Gambar 13. Mendaftarakan Pelayanan Pasien
Gambar 15. Halaman Hak Akses Rekam Medis
Gambar 16. Halaman Assembling
Gambar 17. Halaman Koding
Gambar 18. Menu Indeks
Gambar 19. Pencarian Indeks Dokter
Gambar 20. Hasil Pencarian Indeks Dokter

## SIMPULAN
Dari penelitian pembuatan Sistem Informasi Indeks Untuk  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  ini  dapat diambil beberapa kesimpulan, antara lain:
1. Sistem Informasi Indeks ini dapat mendukung pelaksanaan  kegiatan  rekam  medis  pada umumnya, dimulai dari kegiatan Pendaftaran, Assembling , Koding dan Indeksing.
2. Sistem Informasi Indeks ini dapat menghasilkan 4  indeks  yang  dibutuhkan  oleh  Unit  Rekam Medis yaitu  Indeks Pasien,  Indeks Penyakit, Indeks  Tindakan  dan  Indeks  Dokter  dalam periode 1 tahun.
3. Sistem Informasi Indeks ini dapat menghasilkan Laporan 10 besar penyakit dan tindakan baik rawat inap maupun rawat jalan dalam periode 1 tahun.

## DAFTAR PUSTAKA
Andi. 2012. Adobe Dreamweaver CS6 dan PHP- MySQL  untuk  pemula . Yogyakarta  : Andi OFFSET.
Handoyo,  E.  2008. Aplikasi  Sistem  Informasi.
Aplikasi  Sistem  Informasi  Rumah  Sakit Berbasis  Web  Pada  Sub-Sistem  Farmasi Menggunakan Framework Prado , 7(1), 13.
Desi Budiarti , dkk. Sistem Informasi Indeks untuk Rekam Medis
Hatta, G. R. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia.
Kadir, Abdul. 2014. Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi . Yogyakarta: Andi OFFSET.
Markus, S. N. 2010. Master Plan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit .
Yogyakarta : Poltekes Permata Indonesia.
Notoatmodjo,S. 2012. Metode Penelitian Kesehatan . Jakarta: Rineka Cipta.
Paillin, D. B. 2012. Perancangan Sistem Informasi . 6(1), 69-70.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia no. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis.
Depkes  RI.  1997. Pedoman  Pengelolaan  Rekam Medis Rumah  Sakit di  Indonesia . Revisi I . Jakarta : Dirjend Yanmed.
Rustiyanto, E.  2014. Buku Ajar Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit . Yogyakarta  :  PI Press.
Solichin, A. 2010. http://achmatim.net/2010/01/30/ buku-gratis-mysql-5-dari-pemula-hingga- mahir/ . [Diakses tanggal 28 Nopember 2014. Pukul 04.41 WIB].
Tohari, H. 2014. Astah Analisa Serta Perancangan Sistem Informasi Melalui Pendekatan UML . Yogyakarta : Andi OFFSET.
Undang Undang Republik Indonesia no. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.