## RANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN KOPERASI PAGUYUBAN KARYAWAN DEKABE JAWA TIMUR
Titin Nur Hidayah Universitas Hayam Wuruk
Hariadi Yutanto Universitas Hayam Wuruk Perbanas
Ellen Theresia Sihotang Universitas Hayam Wuruk Perbanas ellen@perbanas.ac.id

## ABSTRACT
The  rapid  development  of  information  technology  has  brought  changes  to  all  aspects  of individuals and organizations, one of which is cooperatives. The Cooperative Association of Pakar  Dekabe  employees  (Pakar  Dekabe  Cooperative),  has  trading  and  service  business activities.  Its  trading  business  activities  are  related  to  buying,  selling,  and  managing merchandise  inventory  that  require  recording  and  reporting.  Recording  sales  as  inventory expenditure is still done manually. Inventory is updated at the end of the current month period. This has an impact on inventory information that is not up-to-date and there is the potential for physical discrepancies to occur in recording. In this regard, the purpose of this study is to develop an inventory accounting information system through the Excel for Accounting (EFA) application to produce financial information accurately and qualified for stakeholders. The result of this study is the design of the EFA with the development of the number of working sheets from three become 11 sheets in order to detail the recording transactions, avoid the occurrence of physical discrepancies and recording inventory and also simplify the process of preparing financial reports as part of the internal control implementation.
Keywords: Cooperative; EFA; Internal Control; Inventory

## ABSTRAK
Perkembangan teknologi informasi yang pesat telah membawa perubahan pada segenap tatanan kehidupan individu maupun organisasi, salah satunya adalah  Koperasi. Koperasi Paguyuban karyawan Dekabe atau  Koperasi Pakar Dekabe memiliki aktivitas usaha dagang dan jasa. Usaha dagang meliputi pembelian, penjualan, dan pengelolaan persediaan barang dagangan  sedangkan  bidang  jasa  adalah  peminjaman  dana  yang  keduanya  memerlukan pencatatan dan pelaporan. Pencatatan penjualan sebagai pengeluaran persediaan barang dagangan masih dilakukan secara manual, termasuk pengkinian jumlah persediaan pada akhir periode bulan berjalan. Hal tersebut berdampak pada informasi persediaan yang tidak terkini  dan  ada  potensi  terjadi  selisih  fisik  terhadap  pencatatan.  Berkaitan  dengan  hal tersebut  maka  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  mengembangkan  sistem  informasi akuntansi  persediaan  melalui  aplikasi Excel  for  Accounting (EFA)  untuk  menghasilkan informasi keuangan yang akurat dan berkualitas bagi para pemangku kepentingan. Hasil dari  penelitian  ini  adalah  rancangan  aplikasi  EFA  dengan  mengembangkan  kertas  kerja yang  awalnya  tiga  menjadi  11    kertas  kerja  dalam  rangka merinci  pencatatan  transaksi, menghindari  terjadinya  selisih  fisik  maupun  pencatatan  pada  persediaan  dan  juga mempermudah  proses  penyusunan  laporan  keuangan  sebagai  bagian  dari  implementasi pengendalian internal.
Kata kunci       : EFA; Koperasi; Pengendalian Internal; Persediaan Klasifikasi JE  : M41

## 162 | Bina Ekonomi

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang cukup pesat telah membawa perubahan pada  seluruh  tatanan  kehidupan  individu  maupun  organisasi.  Teknologi  informasi  pada perkembangannya  menjadi  kebutuhan  yang  sangat  penting  bagi  individu  maupun  non individu. Contoh non individu adalah organisasi bisnis maupun non bisnis yang bernaung dalam suatu lembaga tertentu. Keberadaan teknologi informasi diperlukan sebagai bagian dari mempertahankan keberlangsungan kegiatan dari organisasi tersebut.
Pesatnya perkembangan teknologi informasi menciptakan suatu sistem informasi yang  dikemas  dengan  program  aplikasi  berbasis  komputer.  Sistem  informasi  tersebut menjadi  solusi  alternatif  yang  diharapkan  dapat  membantu  memecahkan  permasalahan yang  dihadapi  oleh  suatu  organisasi  tertentu. Suatu  organisasi  yang menerapkan  sistem informasi pada proses kegiatannya mengharapkan adanya informasi yang cepat, akurat dan efisien sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang lebih efektif serta tepat guna (Marliani &  Santoso,  2018).  Pada  perkembangannya  organisasi  bisnis  secara  khusus  memerlukan sistem  informasi  agar  menghasilkan  pekerjaan  yang  lebih  efektif  dan  efisien  (Thottoli, 2021),  secara  khusus  pada  elemen-elemen  biaya  dalam  rangka  meningkatkan  kinerja keuangannya . Berkaitan dengan kinerja keuangan tersebut maka tidak terlepas dari bidang ilmu  akuntansi  dan  sistem  informasinya,  sehingga  keberadaan  dari  Sistem  Informasi Akuntansi (SIA) juga sangat diperlukan.
Suatu mekanisme akuntansi yang memanfaatkan bagian dari teknologi informasi untuk membantu me monitoring kegiatan keuangan organisasi merupakan penjelasan dari SIA  (Ali, 2020; Ali & Abu-AlSondos, 2020). SIA merupakan seperangkat aktivitas, dokumen dan teknologi yang saling terkait dan dirancang untuk mengumpulkan data,  memproses serta  melaporkan  informasi  bagi  pihak  internal  dan  eksternal  organisasi  dalam  rangka pengambilan  keputusan  sebagai  bagian  dari  proses  akuntansi  dan  keuangan  transaksi moneter  yang  berlangsung  melalui  suatu  sistem  informasi  (Fitrios,  2016;  Sari  & Purwanegara, 2016). Pada perkembangannya SIA diperlukan pada pengelolaan persediaan suatu entitas, karena persediaan merupakan sumber daya yang dikuasai oleh entitas dan tercantum  pada  posisi  keuangan  (Arlindayani  et  al.,  2022).  Persediaan  menjadi  elemen laporan keuangan yang diinformasikan kepada para pemangku kepentingan dalam rangka pengambilan keputusan. Berkaitan dengan pelaporan tersebut maka SIA memiliki peran penting  pada  proses  pencatatan,  penyesuaian  sampai  dengan  pengikhtisaran  sebagai bagian  dari  proses  penyajian  laporan  keuangan.  Peran  SIA  pada  implementasinya berhubungan dengan pengelolaan  elemen-elemen laporan keuangan. Salah satunya adalah meminimalkan terjadi risiko selisih kurang maupun lebih pada pencatatan dan jumlah fisik dari  persediaan,  yang  kadang  kala  dapat  terjadi  berulang-ulang.  Selain  itu  melalui  EFA risiko  selisih  pencatatan  maupun  fisik  dapat  dengan  segera  diketahui  dan  diselesaikan dengan segera sehingga berfungsi juga sebagai bagian dari pengendalian internal.
Beberapa program komputer yang dapat digunakan untuk pengelolaan persediaan adalah microsoft excel , microsoft access, accurate, MYOB Accounting dan Excel for Accounting (EFA). Program-program tersebut dapat menyajikan laporan keuangan secara sederhana. EFA  dapat  diimplementasikan  pada  Koperasi  terkait  dengan  implementasi  SIA  yang menyajikan laporan keuangan bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam pengambilan keputusan. Koperasi merupakan bentuk badan usaha dengan anggota perorangan maupun badan hukum sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan pada asas kekeluargaan (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 Tentang Perkoperasian, 1992).
Salah satu Koperasi di kota Surabaya yang juga menggunakan aplikasi EFA adalah Koperasi  Paguyuban  Karyawan  Dekabe  yang  disingkat  dengan  nama  Pakar  Dekabe. Koperasi tersebut berdiri pada 2017 dan bertempat di jalan Manyar Kertoarjo III,  No. 52. Aktivitas utama dari Koperasi Pakar Dekabe adalah usaha jasa dan perdagangan.  Usaha jasa berkaitan dengan jasa pinjaman uang. Usaha dagangnya menjual makanan ringan, minuman kemasan,  rokok  dan  kebutuhan  sembilan  bahan  pokok.  Keempat  jenis  barang  dagangan tersebut menjadi persediaan Koperasi Pakar Dekabe. Pengertian persediaan mengacu pada Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No 14, pasal 6 mendefinisikan sebagai aset yang akan dijual kembali pada kegiatan usaha biasa, proses produksi maupun berupa bahan perlengkapan  dan  pemberian  jasa  (Ikatan  Akuntan  Indonesia,  2018).  Berdasarkan  pada penjelasan  tersebut  maka  persediaan  disajikan  dalam  laporan  posisi  keuangan  sebagai bagian  dari  laporan  keuangan.  Pada  penyajian  laporan  keuangan  maka  persediaan memerlukan pencatatan. Metode pencatatan persediaan secara konsep terdiri dari sistem pencatatan  secara  perpetual  dan  periodik  (Khan  et  al.,  2018)  dengan  metode  penilaian terdiri  dari metode First in  First  Out (FIFO)  dan metode  rata-rata  tertimbang  ( Weighted Average Cost/ WAC) (Kieso et al., 2018). Akuntansi pencatatan persediaan pada Koperasi Paguyuban Karyawan Dekabe  menggunakan metode pencatatan secara periodik. Namun, belum  sepenuhnya  tersistem  sehingga  terdapat  beberapa  kelemahan.  Pertama,  belum adanya  prosedur  baku  terhadap  pembelian  dan  penjualan  barang  dagangan.  Kedua, persediaan  barang  yang  laku  terjual  tidak  dicatat  melalui  komputer  tetapi  pencatatan dilakukan  secara  manual  menggunakan  buku,  selanjutnya  rekapitulasi  tersebut  di  input pada  program  EFA. Sistem  pencatatan  tersebut  menyebabkan  tidak  dapat  diketahuinya jumlah persediaan barang secara terkini ( up to date ) dan apabila terjadi selisih fisik dengan pencatatan  maka  diperlukan  waktu  untuk  melakukan  penelusuran  terhadap  penyebab terjadinya selisih.
Koperasi  Pakar  Dekabe  menggunakan  EFA  untuk  membantu  menyederhanakan proses  penyusunan  laporan  keuangannya.  EFA  merupakan  aplikasi  lembar  kerja ( spreadsheet )  yang  dibuat  dan  didistribusikan  oleh Microsoft  Corporation untuk  sistem operasi Microsoft Windows dan Mac Operating System (OS) yang dilengkapi  dengan fitur kalkulator  serta  pembuatan  grafik  (Ahmar,  2021;  Aprilia  Nita  &  Ahmar,  2015;  Kania  & Irawan, 2021). Aplikasi EFA dapat mengolah data dengan mudah, cepat dan akurat sehingga dapat menghemat waktu, aktivitas maupun kegiatan operasional entitas bisnis (Al-Delawi & Ramo, 2020; Yusmaniarti & Ekowati, 2019). Pada penggunaan EFA terdapat empat logika yaitu berkas induk, transaksi, proses dan laporan (Wulanditya & Aprillianita, 2018). Empat logika tersebut terinci dalam berbagai fungsi yang meliputi fungsi SUM, SUMIF, IF, VLOOKUP, INDEX, MATCH serta fungsi IFERROR (Kania & Irawan, 2021). Berdasarkan hasil observasi awal  dan  logika  dasar  EFA,  Koperasi  Pakar  Dekabe  menerapkan  tiga  kertas  kerja  dasar ( sheet ), yaitu sheet database persediaan yang berisi saldo awal persediaan, total pembelian, harga  pokok  persediaan  dan  beban  pokok  penjualan. Sheet kedua  adalah  rekapitulasi persediaan  dan  yang  terakhir adalah sheet transaksi jual-beli.  Tiga  kertas  kerja  tersebut secara khusus belum menyajikan informasi persediaan secara akurat sehingga memerlukan penambahan kertas kerja sebagai pengembangan dari aplikasi EFA pada Koperasi Pakar Dekabe.
Aplikasi EFA pada umumnya memiliki kelebihan sebagai berikut, pertama, memiliki beragam  rumus  sehingga  dapat  memudahkan  pengguna  ( user )  untuk  input  data.  Kedua memiliki fitur field pada setiap sheet sehingga apabila terjadi kesalahan pada proses input data maka pengguna dapat dengan segera menemukan kesalahan melalui fitur find atau

## 164 | Bina Ekonomi
fitur filter .    Kelebihan  yang  ketiga  adalah  lembar  kerja  berupa sheet dapat  disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Namun demikian, EFA juga memiliki kelemahan yaitu tidak semua  pengguna  dapat  memahami  pengoperasiannya  karena  terbatasnya  pengetahuan akan  EFA  sehingga  memerlukan  waktu  yang  lama  pada  proses  pengoperasiannya (Monarasi & Yutanto, 2021)
Berdasarkan pada permasalahan yang dihadapi oleh Koperasi Pakar Dekabe terkait dengan  penggunaan  aplikasi  EFA  yang  masih  belum  optimal  yaitu  masih  sebatas  pada pengelolaan persediaan belum tersaji kertas kerja yang terhubung dengan proses penyajian laporan  keuangan  secara  lengkap,  berdasarkan  kendala  tersebut  maka  diperlukan penelitian  yang  berkaitan  dengan  SIA  untuk  mengembangkan  aplikasi  EFA  melalui perancangan  pengembangan  kertas  kerja  ( sheet ).    Perancangan  tersebut  mencakup prosedur  dan  sistem  pencatatan  persediaan  beserta  penyusunan  laporan  keuangan sehingga  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  merancang  SIA  yang  dapat  diterapkan secara  efektif  pada  pengelolaan  persediaan  barang  dagangan  beserta  laporan  keuangan Koperasi Pakar Dekabe.

## 2. METODE DAN DATA
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yaitu serangkaian teknik interpretatif yang mendeskripsikan fenomena tertentu dari suatu organisasi melalui pendekatan dasar eksplorasi  (Cooper  &  Schindler,  2014:144).  Pengumpulan  data  awal  dilakukan  melalui observasi  atau  pengamatan  lapangan  pada  Koperasi  Pakar  Dekabe  selama  kurun  waktu lebih  dari  dua  bulan.  Teknik  pengumpulan  data  selanjutnya  adalah  wawancara  dengan bentuk  pertanyaan semi terstruktur.  Pertanyaan-pertanyaan  tersebut  lebih  dulu melalui tahapan validasi penampang ( face validity ) sebelum diajukan kepada sejumlah informan penelitian. Validasi penampang sejumlah pertanyaan terbuka dilakukan oleh pihak yang berkompeten pada bidang akuntansi dan sistem informasi. Informan pada penelitian ini adalah  ketua,  satu  orang  bendahara  dan  satu  orang  anggota  pengawas  Koperasi  Pakar Dekabe.  Wawancara  berlangsung  selama  kurang  lebih  60  menit  untuk  masing-masing individu.  Penelitian  ini  berfokus  pada  usaha  dagang  yang  dikelola  oleh  Koperasi  Pakar Dekabe,  secara  khusus  pada  pengelolaan  akun  persediaannya.  Tahapan-tahapan  pada penelitian ini diawali dengan pengamatan secara langsung pada  Koperasi Pakar Dekabe, untuk mengetahui permasalahan utama yang dihadapi oleh Koperasi tersebut. Tahap kedua adalah melakukan studi literatur yang bersumber dari berbagai artikel penelitian maupun beberapa  buku  sistem  informasi  akuntansi.   Studi  literatur  dilakukan  untuk  mengetahui teori  yang  digunakan  pada  penelitian  ini.  Tahapan  ketiga  adalah  perancangan  sistem berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara.  Tahapan  yang  keempat  adalah  melakukan analisis perancangan sistem berupa SIA persediaan dilengkapi dengan diagram alur ( flow chart ) dan aplikasi EFA. Tahapan akhir pada penelitian ini adalah pengujian aplikasi dan implementasi.
Data primer pada penelitian ini berdasarkan pada hasil observasi dan wawancara kepada  pihak-pihak  yang  secara  langsung  maupun  tidak  langsung  mengelola  Koperasi Pakar  Dekabe.    Data  sekunder  berupa  pencatatan  persediaan  dan  laporan  keuangan. Pengujian data menggunakan triangulasi, yaitu membandingkan hasil wawancara maupun observasi dengan laporan pencatatan persediaan maupun laporan keuangan (Carter et al., 2014; Farquhar et al., 2020)

## 3. PEMBAHASAN
Pada  saat  dilakukan  wawancara dengan  Ketua  Koperasi  Pakar  Dekabe  diperoleh informasi bahwa ada  satu  orang petugas yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan persediaan di toko mulai dari pembelian, penjualan dan pencatatan setiap harinya. Namun, petugas tersebut telah berhenti bekerja sehingga pengelolaan persediaan menjadi tanggung jawab dari Ketua Koperasi.  Berdasarkan hasil wawancara dengan Ketua Koperasi diperoleh keterangan sebagai berikut,  “... persediaan pada Koperasi ini dicatat dengan pendekatan periodik, pada akhir bulan dilakukan stock opname untuk mengetahui nilai persediaan akhir dan  harga  pokok  persediaan  dinilai  dengan  rata-rata  tertimbang  yang  dihitung menggunakan Excel for Accounting .” Wawancara pada bendahara juga menyatakan bahwa pencatatan  menggunakan  sistem  periodik  dan  penetapan  harga  pokok  persediaan menggunakan  metode  rata-rata  tertimbang.  Berdasarkan  informasi  tersebut  maka prosedur  pencatatan  persediaan  pada  Koperasi  Pakar  Dekabe  menggunakan  sistem periodik dengan metode rata-rata untuk penetapan harga pokok persediaannya. Informasi tersebut sejalan dengan hasil penelitian sebelumnya (Khan et al., 2018; Lucy Onyekwelu et al., 2014).
Hasil  wawancara  dengan  Ketua  Koperasi  tersampaikan  beberapa informasi  yang berkaitan  dengan  persediaan  pada  Koperasi  Pakar  Dekabe,  “...terdapat  beberapa  barang yang dijual di toko Koperasi berupa makanan ringan, minuman dingin, sembako, rokok dan kebutuhan  rumah  tangga.  Pengadaan  barang-barang  tersebut  dengan  pembelian  secara tunai  dan  konsinyasi  (barang  titipan).  Pembelian  dilakukan  secara  grosir  dan  tidak  ada patokan khusus untuk jumlah barang yang dibeli....hanya kira-kira, persediaan bisa habis dalam  satu  bulan.  Kalau  belum  satu  bulan  persediaan  sudah  habis  maka  bisa  dilakukan pembelian  kembali.  Pada  barang  konsinyasi,  penerimaan  barangnya  dilakukan  melalui persetujuan dengan penitip kemudian dicatat kedalam Excel for Accounting sama petugas sebagai persediaan barang masuk,  lalu diletakkan ( display ) pada etalase toko. Transaksi penjualan  dicatat  manual  pada  buku  khusus.  Khusus  untuk  karyawan  PT  Duta  Karya Bersatu sebagai pelanggan penjualan dilakukan secara non tunai dengan pencatatan secara mandiri pada buku tersebut.” Pernyataan bendahara Koperasi adalah sebagai berikut, “... barang yang dijual di Koperasi adalah barang yang dibeli dan ada barang titipan. Barang titipan  sifatnya  ada  kesepakatan  dengan  penitip  dan  dicatat  pada Excel  for  Accounting sebagai  barang  masuk,  baru  diletakkan  di  etalase  toko.  Penjualan  barang  dagangan umumnya secara tunai namun khusus untuk sejumlah karyawan PT Duta Karya Bersatu dilakukan secara non tunai dan dicatat manual oleh masing-masing karyawan pada buku khusus.” Berdasarkan informasi dari kedua informan tersebut diketahui bahwa pencatatan kepada pelanggan dilakukan sendiri sehingga ada kemungkinan jumlah persediaan yang terjual tidak tercatat dan mengakibatkan adanya perbedaan jumlah persediaan secara fisik dengan  pencatatan.  Wawancara  dengan  kedua  informan  tersebut  juga  memberikan gambaran terkait dengan alur persediaan barang masuk dan keluar dan secara sederhana tercantum pada Gambar 1.
Sumber: Hasil Wawancara

## Gambar 1. Alur Persediaan Barang Masuk dan Keluar
Alur persediaan barang masuk dan keluar seperti pada Gambar 1, memberikan informasi bahwa proses pembelian barang dagangan maupun barang titipan  belum dikelola secara sistematis dan peran sistem informasi belum digunakan. Prosedur baku  pembelian maupun penjualan  barang  secara  rinci  belum  ada,  sehingga  rancangan  alur  prosedur  pembelian secara rinci adalah sebagai berikut:
a. Pemasok  menyerahkan  faktur  pembelian  pada  saat  barang  dibeli  kepada  bagian gudang untuk dilakukan pengecekan barang. Pada rancangan ini tidak menerapkan sistem pesanan karena pembelian dilakukan apabila persediaan sudah terjual. Jenis barang  yang  dijual  juga  tidak  terlalu  beragam  sehingga  dibeli  secara  langsung kepada  pemasok  yang  telah  memberikan  harga  lebih  murah,  artinya  jumlah pemasok  juga  tidak  beragam.  Pembelian  barang  dagangan  masih  menjadi  tugas bendahara  karena  keterbatasan  jumlah  sumber  daya  manusia  sebagai  pengurus koperasi.
b. Apabila barang yang dibeli tidak sesuai, maka bagian gudang akan mengkonfirmasi kepada  pemasok  dan  menyerahkan  kembali  faktur  pembelian    dan  barang  yang telah dibeli. Namun, apabila barang yang dibeli telah sesuai maka bagian gudang melakukan  verifikasi  dengan  membubuhkan  paraf  atau  tanda  tangan  untuk diserahkan kepada bagian administrasi
c. Faktur  pembelian  yang  telah  diterima  oleh  bagian  administrasi  diarsip  pada  file pembelian
d. Bagian  administrasi  selanjutnya  mencetak  dan  menyerahkan  bukti  pembelian beserta  laporan  pembelian  sebanyak  tiga  rangkap  kepada  bagian  bendahara Koperasi untuk dicetak kembali sebelum diserahkan kepada Ketua Koperasi
e. Ketua  Koperasi  menandatangani  bukti  dan  laporan  pembelian.  Rangkap  satu diarsipkan  oleh  Ketua  Koperasi.  Rangkap  dua  diserahkan  kepada  bendahara Koperasi dan rangkap tiga diberikan kepada bagian administrasi
Gambaran  singkat  terkait  rincian  rancangan  prosedur  pembelian  berdasarkan  hasil wawancara dengan Ketua Koperasi  tercantum pada Gambar 2, perihal Alur Prosedur Pembelian
Pemasok Gudang Administrasi Bendahara Koperasi Ketua Koperasi Bukti & Lap. Pembelian Bukti & Lap. Pembelian Input data Barang Bukti & Lap. Pembelian File Beli Faktur Beli Cek Barang Faktur Beli Faktur Beli Ya Tidak TTD Faktur Beli 1 2 3 1 2 3 2 3 Faktur Beli 1 1 2 3 1 2 3 1 2 3 TTD Bukti & Lap. Pembelian 1 Bukti & Lap. Pembelian Bukti & Lap. Pembelian 2 3 1 2 3

## Sumber: Hasil Wawancara

## Gambar 2. Alur Prosedur Pembelian
Rancangan  prosedur  alur  penjualan  sebagai  transaksi  barang  persediaan  yang keluar secara rinci adalah sebagai berikut:
a. Daftar  pembelian  pelanggan  diinput  oleh  bagian  administrasi  dan  disimpan pada file penjualan
b. Bagian administrasi selanjutnya melakukan cetak laporan penjualan sejumlah tiga  rangkap  dan  diserahkan  kepada  bendahara  Koperasi  untuk  dilakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada Ketua Koperasi
c. Ketua Koperasi menandatangani laporan penjualan yang selanjutnya rangkap satu diarsip oleh Ketua Koperasi. Rangkap dua dan rangkap tiga masing-masing dikembalikan kepada bagian bendahara dan administrasi Koperasi.
Rancangan alur prosedur penjualan secara ringkas tercantum pada Gambar 3.

## 168 | Bina Ekonomi
Pelanggan Administrasi Bendahara Koperasi Ketua Koperasi Daftar Pembelian dari Pelanggan Daftar Pembelian dari Pelanggan
Laporan Penjualan Laporan Penjualan Penjualan Kredit dan Tunai Laporan Penjualan File Jual 1 2 3 1 2 3 1 2 3 TTD Laporan Penjualan 1 Laporan Penjualan 2 Laporan Penjualan 3
Sumber: Hasil Wawancara Gambar 3. Alur Prosedur Penjualan
Berdasarkan rancangan alur prosedur pembelian dan penjualan barang dagangan tersebut,  selanjutnya  dilakukan  pengembangan  pada  kertas  kerja  ( sheet )  dari  EFA. Pengembangannya  berupa  penambahan sheet EFA  yang  semula  berjumlah  tiga sheet menjadi  11 sheet .  Kertas  kerja  ( sheet )  tersebut  adalah sheet  home , sheet petunjuk, sheet master data pemasok, sheet master data pelanggan, sheet transaksi pembelian, sheet master persediaan, sheet transaksi  penjualan, sheet rekapitulasi  persediaan, sheet laporan pembelian, sheet laporan penjualan, dan sheet dashboard persediaan.  Aplikasi EFA pada Koperasi  Pakar  Dekabe  sebelumnya  belum  menyediakan  kode master sehingga  inputan database berupa nilai persediaan menjadi kurang tepat. Sheet master yang dikembangkan pada  penelitian  ini  berjumlah  tiga  yaitu sheet master  data  pemasok, sheet master  data pelanggan, dan sheet master persediaan.  Berbeda dengan hasil penelitian sebelumnya yang hanya merancang sheet master pelanggan dan sheet master barang (Monarasi & Yutanto, 2021), sedangkan penelitian lainnya hanya merancang satu master barang (Perdana, A J, Anjaswani, M, Prasetyo, A, Solecha, 2022). Penelitian ini merancang tiga sheet master data karena  Koperasi  Pakar  Dekabe  memiliki  barang  dagangan  konsinyasi  yang  dicatat  pada sheet master data pemasok.  Koperasi Pakar Dekabe juga memiliki  pelanggan tetap yaitu sejumlah karyawan dari PT  Duta Karya Bersatu  yang master datanya dicatat pada sheet master  data  pelanggan,  sedangkan sheet master  persediaan  digunakan  untuk  mencatat sejumlah  persediaan  barang  dagangan  yang  siap  dijual  dari  pengadaan  melalui  grosir dengan pembayaran secara tunai. Informasi tersebut berdasarkan hasil wawancara dengan Ketua Koperasi dengan pernyataan sebagai berikut, “... Koperasi pengadaan barangnya ada
dari  titipan  dan  juga  beli  secara  partai  dari  grosir  induk.  Barang  yang  dibeli  dari  grosir dalam  jumlah  banyak  dan  langsung  dibayar.  Barang  titipan  kesepakatan  penitip  dengan pihak Koperasi. Pembayaran dilakukan jika barang titipan sudah laku terjual. Barang titipan yang belum laku terjual selam a satu satu bulan akan dikembalikan ke pihak penitip.” Hasil wawancara dengan petugas bendahara juga menyatakan bahwa pengadaan barang berasal dari pembelian dalam partai besar dan titipan. Pembayaran dilakukan secara tunai untuk pembelian dengan jumlah besar sedangkan barang titipan akan dibayar jika barang telah terjual. Apabila barang titipan selama satu bulan belum terjual maka akan dikembalikan kepada  pihak  penitip.  Rincian  aplikasi  EFA  yang  dikembangkan  dan  selanjutnya diimplementasikan pada Koperasi Pakar Dekabe adalah sebagai berikut:
1. Sheet home berisi sejumlah menu yang terdapat dalam EFA. Setiap menu pada sheet home telah  diaplikasikan  dengan hyperlink sehingga  memudahkan  pengguna  untuk  menuju sheet selanjutnya. Apabila pengguna melakukan klik pada salah satu menu yang tersedia pada sheet  home maka  pengguna  akan  langsung  menuju sheet yang  dituju  dan  dapat kembali ke menu home .  Gambar sheet master home Koperasi Pakar Dekabe tercantum pada Gambar 4.
Sumber: Rancang Bangun Sistem-Hasil Wawancara
Gambar 4. Sheet Home Master
2. Sheet petunjuk penggunaan berisi petunjuk penggunaan aplikasi EFA sehingga mudah dioperasikan.  Penelitian ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Monarasi & Yutanto  (2021),  karena  aplikasi  EFA  memerlukan  petunjuk  yang  rinci  pada penggunaannya dan menu pada setiap aplikasi EFA berbeda tergantung dari kebutuhan pengguna pada entitas bisnis tertentu. Sheet petunjuk penggunaan EFA pada Koperasi Pakar  Dekabe  dirancang  dalam  rangka  memberikan  kemudahan  pengoperasian pengembangan  aplikasi  EFA (Jusoh  &  Ahmad,  2019) . Sheet petunjuk  tersebut  juga dapat dijadikan sebagai media pembelajaran terhadap sejumlah fungsi kertas kerja baru sebagai pengembangan aplikasi EFA (Willis, 2016)
3. Sheet master terdiri dari sheet master data pemasok, pelanggan, dan persediaan. Sheet master dapat  diubah  sesuai  dengan  kebutuhan  dari  pengguna. Sheet master  data pemasok merupakan menu untuk mengisi data pemasok seperti kode pemasok, nama barang, nomor telepon dan keterangan lainnya.
4. Sheet master  data  pelanggan  terdiri  dari  kolom  data  pelanggan  seperti  nama,  kode pelanggan,  lokasi,  nomor  telepon  dan  keterangan  lainnya.  Data  pelanggan  mayoritas adalah karyawan PT Duta Karya Bersatu, sehingga informasi yang membedakan pada setiap pelanggan dari perusahaan tersebut adalah informasi unit kerjanya.
5. Sheet master  data persediaan  berisi  nama,  kode,  kategori  persediaan,  pemasok  serta harga  jual  satuan  dari  masing-masing  barang  dagangan.  Data  persediaan  awal  dan transaksi pembelian tidak perlu diisi secara manual, karena pada kolom persediaan awal

## 170 | Bina Ekonomi
secara otomatis akan terisi dari saldo akhir persediaan pada periode sebelumnya. Kolom pembelian juga akan terisi secara otomatis dari sheet transaksi pembelian, sehingga yang perlu  dilakukan  verifikasi  adalah  master  data  persediaan  pada  kolom  harga  jual  dan harga  pokok  persediaan.  Transaksi  pembelian  pada sheet master  data  persediaan menggunakan  rumus SUMIF pada  kolom  pembelian,  sedangkan  perhitungan  harga pokok persediaan menggunakan fungsi IF dan AVERAGE
6. Setiap transaksi pembelian diinput pada kertas kerja ( sheet ) pembelian. Isian pada sheet pembelian  adalah  tanggal  pembelian,  nama  persediaan,  jumlah  barang  dan  nama pemasok.  Pengguna  tidak  perlu  mengisi  kode  persediaan,  harga  beli,  total  harga pembelian dan kode pemasok karena akan muncul secara otomatis. Transaksi pembelian oleh  karyawan  PT  Duta  Karya  Bersatu  secara  khusus  dilakukan  secara  non  tunai. Pembayaran  dilakukan  setelah  karyawan  pada  perusahaan  tersebut  memperoleh  gaji dan/atau upah.
7. Transaksi  penjualan  diinput  pada sheet penjualan.  Pengguna hanya  perlu  mengisikan informasi  terkait  tanggal  transaksi  penjualan,  nama  barang  dagangan,  jumlah  unit barang yang terjual, nama pelanggan dan status bayar. Selain informasi tersebut semua informasi muncul secara otomatis
Rancangan  aplikasi  EFA  pada  Koperasi  Pakar  Dekabe  dalam  bentuk Entity  Relationship Diagram (ERD) tercantum pada Gambar 5.

## Sumber: Rancang Bangun Sistem-Diolah
Gambar 5. ERD EFA Koperasi Pakar Dekabe
Aplikasi EFA berisi tiga master data penting yaitu master data pelanggan, master data  pemasok  dan  master  data  persediaan.  Ketiga  master  data  tersebut  sebagai  dasar penerapan pengendalian internal Koperasi. Master data pelanggan menghasilkan laporan penjualan yang mencantumkan sejumlah unit barang yang terjual secara tunai maupun non tunai dilengkapi dengan nama pembeli (pelanggan). Laporan penjualan secara non tunai akan diberikan kepada PT Duta Karya Bersatu pada unit kerja Sumber Daya Manusia bagian pengelolaan upah dan gaji. PT Duta Karya Bersatu merupakan pelanggan Koperasi Dekabe yang  memberikan  fasilitas  kepada  karyawannya  untuk  berbelanja  di  Koperasi  dengan pemotongan  upah  dan/atau  gaji  pada  akhir  bulan.  Pada  laporan  penjualan  tersebut dilengkapi  juga  dengan  menu  filter untuk  memilih  periode  bulan  atau  nama  pelanggan untuk memastikan jenis pembayaran pelanggan, secara khusus transaksi non tunai agar
segera dapat ditagihkan kepada sejumlah pelanggan. Bentuk laporan penjualan pada sheet EFA tercantum pada Gambar 6.
Sumber: Rekapitulasi Penjualan Koperasi Pakar Dekabe Jan 2021

## Gambar 6. Laporan Penjualan
Master data pemasok menghasilkan laporan berupa rekapitulasi pembelian dalam bentuk sheet yang  berisi  informasi  jumlah  persediaan  yang  dibeli  pada  periode  waktu tertentu  .  Bentuk  laporan  pembelian  persediaan  dalam  bentuk sheet tercantum  pada Gambar 7.
Sumber: Rekapitulasi Pembelian Koperasi Pakar Dekabe Per Maret 2021

## Gambar 7. Laporan Pembelian Persediaan
Rekapitulasi  pembelian  menjadi  master  data  barang  persediaan  Koperasi  yang nantinya  akan  dijual  kembali  kepada  sejumlah  pelanggan.  Master  data  persediaan menghasilkan  laporan  rekapitulasi  persediaan  yang  berisi  informasi  persediaan  awal, pembelian dan penjualan, persediaan akhir dan informasi keuntungan dari setiap barang dagangan.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  Ketua  Koperasi  terkait  transaksi pembelian barang dagangan disampaikan sebagai berikut, ”....pencatatan persediaan barang dagangan  pake  buku  dan microsoft  excel .  Transaksi  pembelian  langsung  dicatat  pada microsoft excel , untuk penjualan selama sebulan dari tanggal 26 sampai tanggal 25 bulan

## 172 | Bina Ekonomi
selanjutnya dicatat manual pada buku, baru setelah itu input ke komputer microsoft excel. ” Pernyataan yang sama juga disampaikan oleh salah satu anggota pengawas Koperasi yang menyatakan bahwa bentuk pengendalian internal dari sistem pencatatan secara periodik maka setiap tanggal 25  dilakukan stock opname . Berkaitan dengan aktivitas perhitungan fisik persediaan ( stock opname ) tersebut maka pengguna hanya perlu mengisi jumlah fisik persediaan pada akhir periode pada kolom cek fisik, sehingga akan dapat dengan segera diketahui  selisih  fisik  dan  pencatatan  persediaan.    Laporan  rekapitulasi  persediaan tercantum pada Gambar 8.
Sumber: Rekapitulasi Persediaan Koperasi Pakar Dekabe, Per Maret 2021

## Gambar 8. Rekapitulasi Persediaan
Rekapitulasi  persediaan  menjadi  dasar  pembuatan dashboard persediaan  yang diklasifikasikan berdasarkan kategori jenis barang. Rekapitulasi persediaan  bermanfaat bagi pengguna untuk mengetahui jumlah persediaan yang masih tersisa pada saat ini ( up to date )  dan  dapat  digunakan  untuk  pengambilan  keputusan  terkait  dengan  pelaksanaan penyediaan kembali persediaan barang dagangan untuk dijual ( restock ). Jumlah minimal persediaan yang tersedia adalah lima unit sehingga ketentuan tersebut diatur pada menu pengaturan  ( setting ).  Apabila  jumlah  barang  persediaan  yang  tersedia  kurang  dari  lima maka tampilan persediaan pada dashboard akan berwarna merah. Tampilan dari dashboard persediaan tercantum pada Gambar 9.
Sumber: Rekapitulasi Saldo Persediaan Akhir Per Maret 2021

## Gambar 9. Dashboard Persediaan

## 4. SIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi EFA pada Koperasi  Pakar  Dekabe  sebagai  penerapan  SIA  maka  beberapa  kesimpulan  penelitian adalah sebagai berikut:
a. Pengadaan  persediaan  barang  dagangan  Koperasi  Pakar  Dekabe  berasal  dari pembelian secara tunai dan konsinyasi.
b. Koperasi Pakar Dekabe menggunakan sistem pencatatan persediaan periodik dengan  metode  perhitungan  harga  pokok  persediaan  adalah  rata-rata tertimbang.
c. Rancangan  pengembangan  aplikasi  EFA  Koperasi  Pakar  Dekabe  merupakan modifikasi dari kertas kerja yang sebelumnya telah ada, namun beberapa kertas kerja  dilakukan  pemisahan  untuk  memperoleh  informasi  yang  lebih  akurat. Kertas  kerja  yang  dipisahkan  tersebut  terdiri  dari  kertas  kerja master ( worksheet master ), kertas kerja transaksi ( worksheet transaction ) dan kertas kerja laporan ( worksheet reporting ).
d. Kertas  kerja master terdiri  dari master data  pemasok,  pelanggan  dan persediaan. Kertas kerja transaksi meliputi transaksi pembelian, penjualan dan rekapitulasi  persediaan,  sedangkan  kertas  kerja  laporan  merupakan  luaran yang berupa laporan rekapitulasi seluruh persediaan yang tersedia.
e. Pengembangan  kertas  kerja  pada  aplikasi  EFA  pada  penerapannya  menjadi pembenahan bagi pihak manajemen Koperasi Pakar Dekabe secara khusus pada

## 174 | Bina Ekonomi
fungsi  keuangan  dan  fungsi  pengendalian  internal.  Pada  fungsi  pengendalian internal selisih fisik dan pencatatan terhadap persediaan dapat dengan segera diketahui. Karyawan Koperasi juga dapat dengan segera melakukan pengadaan barang dagangan berdasarkan reorder point . Pada jajaran manajemen Koperasi dapat  mengetahui  kinerja  Koperasi  yang  tercermin  dari  laporan  laba  rugi berdasarkan  periode  tertentu.  Pengelolaan  yang  tersistem  tersebut  dapat memberikan informasi yang lebih akurat dan terkini.

## DAFTAR PUSTAKA
Ahmar, N. (2021). Aplikasi EFA (Excel For Accounting) untuk Laporan Keuangan Pesantren. CAPACITAREA :  Jurnal  Pengabdian  Kepada  Masyarakat , 1 (02),  104 – 109. https://doi.org/10.35814/capacitarea.v1i02.2022
Al-Delawi, A. S., & Ramo, W. M. (2020). The Impact of Accounting Information System on Performance  Management. Polish  Journal  of  Management  Studies , 21 (2),  36 – 48. https://doi.org/10.17512/pjms.2020.21.2.03
Ali, B. J. A. (2020). Information Quality and Data Quality in Accounting Information System: Implications on the  Organization Performance. International Journal of Psychosocial Rehabilitation , 24 (5), 3258 – 3269. https://doi.org/10.37200/ijpr/v24i5/pr202034
Ali,  B.  J.  A.,  &  Abu-AlSondos,  I.  A.  (2020).  Operational  Efficiency  and  The  Adoption  of Accounting  Information  System  (AIS):  A  Comprehensive  Review  of  The  Banking Sectors. International Journal of Management , 11 (6), 221 – 235.
Aprilia Nita, R., & Ahmar, N. (2015). The Writing, Observing and Getting Approach dalam
Menciptakan Keunggulan Kompetitif Praktik Akuntansi Berbasis Excel for Accounting. Jurnal Riset Akuntansi & Perpajakan (JRAP) , 2 (02).
https://doi.org/10.35838/jrap.v2i02.109
Arlindayani, E. V., Yutanto, H., & Sihotang, E. T. (2022). Nominal: Barometer Riset Akuntansi dan Manajemen . 11 (1).
Carter,  N.,  Bryant-Lukosius,  D.,  Dicenso,  A.,  Blythe,  J.,  &  Neville,  A.  J.  (2014).  The  Use  of Triangulation  in  Qualitative  Research. Oncology  Nursing  Forum , 41 (5),  545 – 547. https://doi.org/10.1188/14.ONF.545-547
Cooper, D. R., & Schindler, P. S. (2014). Business Research Methods 12th Edition. In Business Research Methods (Twelfth Ed). McGraw-Hill Companies, Inc, NY.
Farquhar, J., Michels, N., & Robson, J. (2020). Triangulation in Industrial Qualitative Case Study Research: Widening The Scope. Industrial Marketing Management , 87 (5), 160 – 170. https://doi.org/10.1016/j.indmarman.2020.02.001
Fitrios, R. (2016). Factors That Influence Accounting Information System Implementation And Accounting Information Quality. International Journal of Scientific & Technology Research , 5 (4), 192 – 198.
Ikatan  Akuntan  Indonesia.  (2018).  Pernyataan  Standar  Akuntansi  Keuangan  No.  14 Persediaan. Jakarta: Dewan Standar Akuntansi Keuangan , 14 (14).
Jusoh, S. N., & Ahmad, H. (2019). Usage Of Microsoft Excel Spreadsheet As Accounting Tools
In SME Company. INWASCON Technology Magazine , 1 , 23 – 25. https://doi.org/10.26480/itechmag.01.2019.23.25
Kania,  E.,  &  Irawan,  A.  (2021).  Penyusunan  Laporan  Keuangan  UMKM  Berdasarkan SAK EMKM  Berbantuan  Microsoft  Excel  Pada  UMKM  Uncal  Co. Indonesian  Accounting Literacy Journal , 01 (02), 338 – 352.

## 176 | Bina Ekonomi
Khan, D. A. K., Faisal, Dr. S. M., & Aboud, D. O. A. Al. (2018). An Analysis of Optimal Inventory Accounting  Models  -  Pros  and  Cons. European  Journal  of  Accounting,  Auditing  and Finance Research , 6 (3), 65 – 77.
Kieso, D. E., Kimmel, P. D., & Weygandt, J. J. (2018). Financial Accounting: Tools for Business Decision Making (4th ed.). John Wiley & Sons, Inc.
Lucy Onyekwelu, U., Lucy, U., & Ugwuanyi Boniface, U. (2014). Effects of IFRS Adoption on Inventory Valuation and Financial Reporting In Nigeria. European Journal of Business and Management , 6 (8), 29 – 34.
Marliani, R., & Santoso, K. (2018). Perancangan Sistem Informasi Persediaan di Koperasi Brimob Polda Jabar Jatinangor I. AIMS: Jurnal Accounting Information System , 1 (1), 32 – 48. https://doi.org/10.32627/aims.v1i1.24
Monarasi, S., & Yutanto, H. (2021). Rancang Bangun Penyusunan Laporan Keuangan Bagi UMKM  Somano  Berbasis  EFA  (Excel  For  Accounting). Wahana , 73 (2),  103 – 118. https://doi.org/10.36456/wahana.v73i2.4358
Perdana,  A  J,  Anjaswani,  M,  Prasetyo,  A,  Solecha,  K.  (2022).  Rancang  Bangun  Sistem Informasi  Akuntansi  Dengan  Metode  Waterfall  Untuk  Memudahkan  Laporan  Pada Koperasi  Warung  Kita  Pamijahan  Bogor. Journal  of  Accounting  Information  System ,
2 (1), 10 – 17.
Sari, N., & Purwanegara, H. (2016). The Effect of Quality Accounting Information System in Indonesian Government (BUMD at Bandung Area). Decision-Making , 7 (2), 176 – 187.
Thottoli, M. M. (2021). Knowledge and Use of Accounting Software: Evidence From Oman. Journal of Industry-University Collaboration , 3 (1), 2 – 14. https://doi.org/10.1108/jiuc- 04-2020-0005
Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  25  Tahun  1992  Tentang  Perkoperasian, Lembaran Negara Republik Indonesia (1992).
Willis,  V.  F.  (2016).  A  Model  for  Teaching  Technology:  Using  Excel  in  an  Accounting Information  Systems  Course. Journal  of  Accounting  Education , 36 (9),  87 – 99. https://doi.org/10.1016/j.jaccedu.2016.05.002
Wulanditya,  P.,  &  Aprillianita,  R.  (2018).  The  Development  Of  Accounting  Information System  Based  On  Excel  in  Helping  CV.  Ladi  Collection  Preparing  Their  Financial Statement. JEMA:  Jurnal  Ilmiah  Bidang  Akuntansi  Dan  Manajemen , 15 (01),  71 – 84. https://doi.org/10.31106/jema.v15i01.778
Yusmaniarti, Y., & Ekowati, S. (2019). Laporan Keuangan Koperasi Berbasis Media Excel For Accounting  (EFA). Jurnal  Pengabdian  Masyarakat  Bumi  Raflesia , 2 (1),  127 – 137. https://doi.org/10.36085/jpmbr.v2i1.294