## Analisis Perencanaan Terhadap Kebutuhan Obat di Instalasi Farmasi RS Kartika Pulomas
Desy Kartika Ningsih, Dicky Dewanto Tjatur, Yanuar Jak, Djajang, Fresley Hutapea Universitas Respati Indonesia Email: dicky_dewanto@urindo.ac.id

## ABSTRAK
Perencanaan obat adalah upaya penetapan jenis, jumlah, dan mutu obat sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Kartika Pulo Mas dilakukan oleh Kepala IFRS dengan menggunakan metode  konsumsi yaitu dengan data dari pemakaian sebelumnya. Dengan hanya menggunakan metode konsumsi tidak dapat diketahui obat apa saja yang harus diprioritaskan dalam perencanaan, juga tidak dapat diketahui  kapan  saatnya  memesan  obat  yang  tepat.  Penelitian  ini  menggunakan rancangan  penelitian  deskriptif  dengan  pendekatan  kualitatif  melalui  teknik in-depth interview . Data diperoleh dari perencanaan kebutuhan obat yang ada di Instalasi farmasi Rumah Sakit Kartika Pulo Mas selama 3 bulan. Tujuan penelitian ini  Untuk mengetahui proses  perencanaan  kebutuhan  obat  di  Instalasi  Farmasi  RS  Kartika  Pulo  Mas.  Hasil penelitian  menunjukkan  bahwa  perencanaan  kebutuhan  obat  di  Rumah  Sakit  Kartika Pulo Mas  belum  berjalan dengan  baik  sehingga  masih  terjadi  kekosongan  obat,  belum terbentuk  Komite  Farmasi  dan  Terapi,  belum  tersusunnya  formularium.  Perencanaan belum berjalan dengan baik dikarenakan belum ada sistem informasi rumah sakit yang dapat  menyebabkan  data  kebutuhan  obat  tidak  optimal  sehingga  sering  terjadi keterlambatan pihak  farmasi membuat usulan kebutuhan obat,  sehingga dalam proses perencanaan kebutuhan obat selalu berubah-ubah.
Kata Kunci : Farmasi, perencanaan, Kebutuhan obat

## ABSTRACT
Drug  planning  is  an  effort  to  determine  the  type,  quantity,  and  quality  of  the  drug  as needed. Drug planning in Pharmacy Installation of Kartika Pulo Mas Hospital is done by Head  of  IFRS  by  using  consumption method  that  is with  data  from  previous  usage.  By using only  the  consumption method can not  know  what drugs should be  prioritized in the  planning,  also  can  not  know  when  to  order  the  right  medicine.This  research  uses descriptive  research  design  with  qualitative  approach  through  in-depth  interview technique.  The  data  were  obtained  from  the  medication  requirement  planning  in Pharmacy  Installation  of  Kartika  Pulo  Mas  Hospital  for  3  months.  The  purpose  of  this study was to find out the process of planning the needs of drugs in Pharmacy Installation RS Kartika Pulo Mas. The results showed that the planning of medicinal needs in Kartika Pulo Mas Hospital has not been running well so there is still medicine vacuum, not yet formed  Pharmacy  and  Therapy  Committee,  not  yet  formularium.  information  system that  can  cause  the  data  needs  of  drugs  is  not  optimal  so  often  there  is  a  delay  in  the pharmaceutical drug proposed needs, so that  in  the process of drug needs planning is always changing.
Keyword
: Pharmacy, Planning, Drug Demand

## PENDAHULUAN
Instalasi  farmasi  rumah  sakit (IFRS)  adalah  suatu  bagian,  unit,  devisi, atau  fasilitas  di  rumah  sakit,  tempat semua  kegiatan  pekerjaan  kefarmasian yang  ditujukan  untuk  keperluan  rumah sakit  itu  sendiri.  Seperti  diketahui pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan,  termasuk  pengendalian mutu  sediaan  farmasi,  pengamanan pengadaan, penyimpanan, dan
distribusi  obat,  pengelolaan  obat, pelayanan  obat  atas  resep  dokter,
pelayanan informasi obat, serta pengembangan  obat,  bahan  obat,  dan obat tradisional (25).
Pelayanan  kefarmasian  sebagai salah  satu  unsur  dari  pelayanan  utama di rumah sakit, merupakan bagian yang tidak  dapat  dipisahkan  dari  sistem pelayanan di rumah sakit yang berorientasi  kepada  pelayanan  pasien,
penyediaan obat yang bermutu,
termasuk  pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan
masyarakat. Praktek pelayanan kefarmasian merupakan kegiatan terpadu, dengan tujuan untuk
mengidentifikasi, mencegah
dan menyelesaikan  masalah  yang  berkaitan dengan obat dan kesehatan.
Pelayanan  farmasi  merupakan pelayanan  penunjang  dan  sekaligus merupakan revenue  center utama.  Hal tersebut  mengingat  bahwa  lebih  dari 90%  pelayanan  kesehatan  di  RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan,  bahan  kimia,  bahan radiologi,  bahan  alat  kesehatan  habis, alat  kedokteran,  dan  gas  medik),  dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari  pengelolaan  perbekalan  farmasi (32). Untuk itu, jika masalah perbekalan farmasi  rumah  sakit  tidak  dikelola secara  cermat  dan  penuh  tanggung jawab  maka  dapat  diprediksi  bahwa pendapatan rumah sakit akan mengalami penurunan. Untuk mengatasi permasalahan yang
menyangkut  perbekalan  farmasi  rumah sakit,  maka  dibutuhkan  pengelolaan perbekalan  farmasi  dengan  melakukan perencanaan sebelum melakukan tahap pengadaan.
Perencanaan  kebutuhan  farmasi merupakan  proses  kegiatan  dalam pemilihan  jenis,  jumlah  dan  harga perbekalan  farmasi  yang  sesuai  dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari  kekosongan  obat  dengan menggunakan  metode  yang  dapat dipertanggung  jawabkan  dan  dasar- dasar perencanaan yang telah
ditentukan antara lain konsumsi,
epidemiologi, kombinasi metode konsumsi  dan  epidemiologi  disesuaikan dengan anggaran yang tersedia (9).

## METODE
Penelitian ini menggunakan kualitatif dengan pendekatan penelitian studi  kasus.  Penelitian  studi  kasus adalah studi yang mengeksplorasi suatu masalah  dengan  batasan  terperinci, memiliki pengambilan data yang mendalam,  dan  menyertakan  berbagai sumber informasi. Penelitian ini dibatasi oleh waktu dan tempat, dan kasus yang dipelajari  berupa  program,  peristiwa, aktivitas, atau individu.
Peneliti  melakukan  pengambilan data  sekunder  maupun  primer  dan melakukan wawancara mendalam dengan para petugas rumah sakit untuk mengetahui pendapat mereka mengenai perencanaan kebutuhan
obat, sehingga dapat menjawab pertanyaan penelitian.
Penelitian ini di laksanakan di RS. Kartika  Pulomas  bulan  Maret-Mei  2017 Metode  yang  di  gunakan  adalah wawancara mendalam.
Adapun pelaksanaannya menggunakan alat bantu quesioner dan di catat secara langsung hal-hal intinya.
Waktu  pelaksanaanya  di  laksanakan setelah ada kesepakatan terlebih dahulu dengan informan untuk menjaga kerahasiannya.  Instrumen  penelitian adalah  suatu  alat  yang  di  gunakan mengukur  fenomena  alam  maupun sosial yang di amati.
Instrumen penelitian yang digunakan  adalah human  instrument
atau  peneliti  sendiri  dengan  cara wawancara mendalam kepada informan. Subjek penelitian kualitatif ini sebanyak  lima  informan,  terdiri  dari satu  informan  direksi,  satu  informan apoteker,  dan  tiga    informan  petugas farmasi. Penelitian ini peneliti menggunakan metode
purposive sampling yaitu  informan  yang  sudah  di anggap  tahu  dan  paham  tentang  apa yang yang kita harapkan.

## HASIL
Penelitian mengenai analisis perencanaan  kebutuhan  obat  RS.
Kartika  Pulomas  tahun  2017 setelah melakukan wawancara mendalam terhadap semua informan, maka ditemukan  tema-tema  besar  dan  disini peneliti  membagi  pada  sembilan  faktor yang di lakukan untuk ditanyakan ketika wawancara yaitu faktor yang
mempengaruhi : Perencanaan kebutuhan  obat  Di  RS.  Kartika  Pulomas Tahun 2017. Setelah dilakukan langkah- langkah  analisis  dari  hasil  wawancara terlihat  bahwa  dari  setiap  informan masing-masing  mempunyai  jawaban yang  sama,  tetapi  ada  juga  yang memang  dari  jawabannya  berbeda, selain  itu  dari  hasil  analisis  terdapat bahwa  perencanaan  kebutuhan  obat berasal dari Instalasi Farmasi berdasarkan  penggunaan  seminggu yang lalu, kemudian dilakukan pengadaan melalui bagian logistik.
Dari hasil penelitian dapat diketahui bahwa perencanaan
kebutuhan  obat  harus  disusun  sesuai dengan  SOP.  Standar  operasional prosedur  yang  belum  tersedia  karena masih  dalam  proses  penyusunan. Seluruh  kegiatan  kefarmasian  yang berjalan  tidak  didasarkan  pada  standar prosedur,  sehingga  masih  terdapat kendala yang ditemukan dalam kegiatan perencanaan  maupun  pengendalian obat.
Sebagian  besar  dari  mereka mengatakan  orang  yang  membuat perencanaan kebutuhan obat di Instalasi  Farmasi  ialah  informan  B yaitu seorang  apoteker,  setiap  satu  minggu
sekali  dengan  menggunakan  metode konsumsi satu minggu yang lalu.
Salah  satu  informan  mengatakan bahwa  perencanaan  dibuat  setiap  hari senin  satu  minggu  sekali.  Untuk menentukan jumlah obat yang dibutuhkan dengan menggunakan metode  konsumsi  satu  minggu  yang lalu.
Sedangkan  dari  hasil  penelitian bahwa  tidak  terdapat  anggaran  khusus untuk  perencanaan  kebutuhan  obat. Standar  operasional  prosedur  yang belum  tersedia  karena  masih  dalam proses  penyusunan.  Seluruh  kegiatan kefarmasian yang berjalan tidak didasarkan  pada  standar  prosedur, sehingga  masih  terdapat  kendala  yang ditemukan dalam kegiatan perencanaan maupun pengendalian obat.
Selain  itu,  belum  terbentuknya
Komite Farmasi dan Terapi menyebabkan belum adanya
penyusunan  formularium  RS  Kartika Pulo  Mas  menjadi  kekurangan  dalam pelaksanaan  prosedur  di  rumah  sakit. Formularium  rumah  sakit  merupakan daftar  obat  yang  disepakati  oleh  staf medis, disusun oleh Komite Farmasi dan Terapi  (KFT)  yang  ditetapkan  oleh pimpinan rumah sakit. Evaluasi terhadap  formularium  rumah  sakit
harus  secara  rutin  dan  dilakukan  revisi sesuai  kebijakan  dan  kebutuhan  rumah sakit.
Berdasarkan  telaah  dokumen pada  bulan  Maret  2017  terdapat  7 orang jumlah tenaga kefarmasiaan di RS Kartika  Pulo  Mas.  Dimana  tenaga Apoteker di Instalasi Farmasi RS Kartika Pulo Mas berjumlah 1 orang dan tenaga asisten  Apoteker  berjumlah  7  orang. Menurut  Permenkes  No  72  tahun  2016 bahwa idealnya rasio Apoteker di rawat jalan  yaitu  1  :  50  pasien  dan  rasio Apoteker  di  rawat  inap  yaitu  1  :  30 pasien.
Sedangkan rasio tenaga Apoteker di RS Kartika Pulo Mas yaitu 1 Apoteker :  80  pasien  untuk  rawat  jalan.  Hal  ini menunjukkan bahwa rumah sakit belum memiliki  tenaga  apoteker  yang  cukup dalam melakukan pelayanan kefarmasiaanya di rumah sakit. Berdasarkan perhitungan diatas
diketahui  bahwa  tenaga  apoteker  di  RS
Kartika  Pulo  Mas  masih  kurang  dan belum mencukupi dengan standar ideal yang ditetapkan Kemenkes.
Apabila RS tidak memiliki
formularium  dan  dokter  tidak  memiliki panduan terapi obat-obat yang tersedia di  rumah  sakit.  Instalasi  farmasi  akan sulit  menentukan  obat  apa  yang  akan
disediakan.  Apalagi  bila  kemudian dokter menulis obat yang berbeda-beda dan mendapat penawaran dari perusahaan farmasi yang begitu gencar. Resikonya  adalah  akan  terjadi  banyak obat  yang  kadaluarsa,  dan  rumah  sakit akan  rugi  secara  material,  pelayanan pasien  akan  jatuh  pada  titik  terendah karena  pengelolaan  obat  yang  tidak bagus (30).
Pertimbangan dalam perencanaan ini sesuai dengan ketentuan  PMK  No  58  tahun  2014 bahwa perencanaan harus memperhatikan anggaran yang
tersedia,  sisa  persediaan,  kapasitas gudang,  data  pemakaian  periode  lalu, waktu tunggu dan penetapan prioritas.
Berdasarkan  wawancara  dengan informan bahwa dalam kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan ini  terdapat  beberapa  hal  yang  harus diperhatikan dan dipertimbangkan diantaranya dana anggaran, stock akhir, pertimbangan  kemampuan  penyedia, dan kepastian dalam penyimpanan.
Kendala  atau  hambatan  dalam kegiatan  perencanaan  yaitu  belum  ada bufer  stock,  belum  tersusun  nya formularium, data stock komputer yang tidak  bisa  terbaca  apabila  stock  obat kosong atau tidak datang dan
perencanaan  yang  tidak  sesuai  dengan
realisasi. Masalah yang dapat menyebabkan  terjadinya  stock  out dalam  proses  perencanaan  diantaranya ketidaksesuaian realisasi
dengan
perencanaan,  meningkatnya  jumlah pasien  dan  pola  konsumsi  yang berubah.  Hal  ini  belum  sesuai  dengan ketentuan pedoman pengelolaan perbekalan  farmasi  milik  Dirjen  Bina Kefarmasian  dan  Alat  Kesehatan  tahun 2008 bahwa metode konsumsi
merupakan metode yang dapat dilakukan  dalam  penentuan  kebutuhan dengan  didasarkan  pada  data  real konsumsi periode sebelumnya.
Dari hasil penelitian yang dilakukan  dapat  disimpulkan  di  RS Kartika  Pulo  Mas  belum  sesuai  dengan prosedur dan ketetapan Depkes. Namun dalam pelaksanaannya terkadang  terdapat  masalah  yang berkaitan  data  stock  dalam  komputer yang  tidak  terbaca  apabila  stock  obat
kosong atau tidak datang dan
perencanaan  yang  tidak  sesuai  dengan realisasi.  Data  stock  yang  tidak  terbaca ini akan mengakibatkan tidak dipesannya  obat  yang  sebenarnya dibutuhkan di rumah sakit.

## SIMPULAN
Dari hasil penelitian dan pembahasan ditemukan :
1. Perencanaan belum berjalan dengan baik  dikarenakan  belum  ada  sistem informasi  rumah  sakit  yang  dapat menyebabkan  data  kebutuhan  obat tidak optimal sehingga sering terjadi keterlambatan pihak farmasi membuat  usulan  kebutuhan  obat, sehingga  dalam  proses  perencanaan kebutuhan  obat  selalu  berubah- ubah;
2. Perencanaan  kebutuhan  obat  di Rumah Sakit Kartika Pulo Mas belum berjalan dengan baik sehingga masih terjadi kekosongan obat;
3. Belum  terbentuk  Komite  Farmasi dan  Terapi,  belum  tersusunnya formularium  sehingga  belum  dapat diterapkan  perencanaan  kebutuhan obat berdasarkan formularium;
4. Belum  adanya  sistem  informasi Rumah Sakit (SIRS), sehingga perencanaan  perbekalan  farmasi masih bersifat manual;
5. Jumlah  SDM  RS  Kartika  Pulo  Mas belum  memenuhi  standar  RS  tipe  C, dari  hasil  penelitian  jumlah  tenaga apoteker hanya ada 1 orang, tenaga asisten Apoteker berjumlah 7 orang

## DAFTAR PUSTAKA
1. Aditama  TY.,  2007. Manajemen administrasi  rumah  sakit .  Penerbit
Universitas Indonesia (UI-Pres).
Jakarta.
2. Adikoesoemo,  2003. Manajemen rumah  sakit .  Jakarta  :  Pustaka  Sinar Harapan.
3. Anief,  Moh.,  1997. Manajemen farmasi .  Gajah  Mada  University Press, Yogyakarta.
4. Anonim, 2002a.
Drug and Therapeutics  Committee  Training Course, 60-69, Management
Sciences for Health, Arlington.
5. Ardiansyah  Y.  D.,  2014. Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat Berdasarkan  Metode  Pareto  (ABC)  – VEN  (vital,  essensial,  non  essensial)
Pada  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit Paru Jember Tahun 2012 . Jember.
6. Bogadenta,  A.,  2012. Manajemen Pengelolaan  Apotek , Edisi  I.  D- Medika, Yogyakarta.
7. Bowersox,  D.J,  2006. Manajemen
Logistik Integrasi Sistem-sistem
Manajemen  Distribusi  Fisik  dan Manajemen  Material . Jakarta:  PT. Bumi Aksara.
8. Budiyanti,  Herni,  2012. Penetapan Safety  Stock  di  Gudang  Farmasi  RS
Risa  Sentra  Medika,  tahun  2012 ,
FKM UI Diakses pada 23 Maret 2017, Sumber : http://lib.ui.ac.id/file- digital/20314392-T31291-
Penetapan%20safety.pdf .
9. Febriawati  Henni. 2013. Manajemen logistik farmasi rumah sakit . Gosyen
Publishing, Yogyakarta. 10. Fitra Farmasi, 2011. Otengfitraone.blogspot.com  diakses tanggal 08 April 2017. 11. Gugum Pamungkas, Dewi Nurhasanah, 2016. Analisis Penyebab Kekosongan Obat Kusta di
RS. X Tahun 2014 . Bandung.
12. Greef,  Judith  A.,  1996. Komunikasi Kesehatan  dan  Perubahan  Perilaku .
Djokjakarta: Gadjah Mada University Press.
13. Hartono  Puji  Joko.,  2007. Analisis Proses Perencanaan Kebutuhan Obat Publik  Untuk  Pelayanan  Kesehatan Dasar (PKD) di Puskesmas se wilayah
Kerja Dinas Kesehatan Kota
Tasikmalaya . Semarang.
14. Keputusan  Menteri  Kesehatan  No. 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang
Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.
15. Maimun  Ali.,  2008. Perencanaan Obat antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi Dengan
Analisis  ABC  dan  Reorder  Point Terhadap  nilai  Persediaan  dan  Turn Over  Ratio  di  Instalasi  Farmasi  RS Darul  Istiqomah  Kaliwungu  Kendal .
Semarang.
16. Modeong, N., 2012. Evaluasi
Perencanaan Obat Berdasarkan Metode  ABC  di  Instalasi  Farmasi
Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Dr.  M.
M.  Dunda  Kabupaten  Gorontalo
Tahun  2011 . Karya  Tulis Ilmiah . Program Studi D3 Farmasi, Universitas Negeri Gorontalo,
Gorontalo.
17. Moleong  J.  Lexy.,  2008. Metodologi Penelitian  Kualitatif .  PT.  Remaja
Rosdakarya. Bandung.
18. Muninjaya, Gde AA, 2004.
Manajemen Kesehatan , ed.2. Jakarta
: EGC.
19. Mudjia  Rahardjo. Triangulasi  Dalam
Penelitian Kualitatif . http://mudjiarahardjo.com/artikel/2
70.htm?task=view ,  diakses  tanggal 25 Maret 2017.
20. Notoatmojo,  Soekidjo.,  1997. Ilmu Kesehatan  Masyarakat .  Jakarta  : Rineka Cipta.
21. Notoatmojo  S.,  2005. Metodologi Penelitian  Kesehatan ,  Jakarta  :
Rineka Cipta.
22. Pamungkas  Gugum,  Nurhasanah Dewi.,  2014. Analisis  Penyebab Kekosongan  Obat  Kusta  di  RS  X .
Bandung.
23. Patton, M.Q. (2001). Qualitative Research  and  Evaluation  Methods . Thousand Oaks, CA: Sage Publications. 24. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 284/Menkes/Per/III/2007 tentang apotek rakyat .
25. Siregar  Charles,  J.P.,  Lia  Amalia., 2004. “ Teori dan Penerapan Farmasi
Rumah Sakit ”, Penerbit Buku Kedokteran, EGC.
26. Subagya  M.  S.,  1994. Manajemen Logistik . Haji Masagung, Jakarta.
27. Suciati  Susi,  Adisasmito.,  2006.
Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan  ABC  Indeks  Kritis  di
Instalasi farmasi . Jakarta.
28. Sugiyono,  2014. Metode  Penelitian Kombinasi  (mixedmethods)  Alfabeta
: Bandung.
29. Yanti,  Farida.,  2016. Analisis  ABC dalam  Perencanaan  Obat  Antibiotik di Rumah Sakit Ortopedi . Surakarta.
30. Yudihardis,  2014.  Masih  Perlukah Formularium RS, Sumber : http://www/kompasiana.com/yudih ardis/masih-perlukah-formularium-
rs_ 55b0b5f6ea8342c1b552clf
31. Yustina,  Sulasmono.,  2011. Praktik
Kefarmasian; ulasan peraturan
tentang bidang kerja apoteker.
32. Yusmainita. Pemberdayaan  Instalasi Farmasi  Rumah  Sakit  Bagian  I , diambil dari http://www.tempo.co.id/medika/ars ip/012002/top1.htm.Tanggal 30 Januari 2017 . 33. Wijaya Hadi., 2012. Analisis Pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal  (SPM)  Rumah  Sakit  Bidang Farmasi  Rumah  Sakit  Tugu  Ibu . Depok