## ANALISA DAN PERANCANGAN OTOMATISASI SURAT PENGANTAR RT BERBASIS SMS GATEWAY SEBAGAI PENERAPAN KONSEP PAPERLESS OFFICE
Yudie Irawan Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi Universitas Muria Kudus Email: yudie.irawan@umk.ac.id

## ABSTRAK
Paperless merupakan  salah  satu  upaya  dalam  mengurangi  dampak  negatif  kerusakan  lingkungan,  yang berimplikasi pada kelestarian hutan.  Teknologi informasi dan komunikasi telah banyak membantu mewujudkan konsep paperless pada  instansi  pendidikan,  industri  swasta  maupun  pemerintahan.    Pada  instansi  pemerintahan belum  banyak  diterapkan  konsep paperless ini  karena  terbentur  aturan  dan  birokrasi  yang  mengharuskan pembuatan dokumen dengan menggunakan kertas.  Salah satu rutinitas surat menyurat yang dilakukan oleh instansi pemerintahan adalah pada tingkat Rukun Tetangga (RT) .  Pada saat warga ingin membuat surat kependudukan maka harus melalui tingkat RT untuk mendapatkan surat pengantar sebagi syarat ke tingkat kelurahan.  Pembuatan surat pengantar oleh RT sebenarnya dapat digantikan dengan fungsi aplikasi SMS Gateway karena nomor telepon genggam saat ini telah memiliki fungsi sebagai identitas diri.  Teknologi SMS Gateway memungkinkan staf RT mengirimkan  pesan  singkat  ke server kelurahan  yang  akan  diterima  sebagai  data  pemicu  pembuatan  surat kependudukan.    Data  yang  ada  dapat  di  integrasikan  dengan  data  pemohon  sehingga  format SMS tidak  terlalu panjang.  Melalui metode ini maka pemohon tidak membutuhkan waktu yang lama untuk menunggu surat – surat kependudukan yang dibutuhkan karena saat staf RT mengirimkan SMS maka staf di kelurahan dapat memproses surat tersebut saat itu juga.  Metode penelitian pada pengembangan sistem ini berdasarkan metode pengembangan sistem Waterfall model,  sedangkan  dalam  level  desain  menggunakan  metode  perancangan  sistem Unified Modelling  Language .    Hasil  penelitian  berupa  pemodelan  sistem  yang  disajikan  dalam Business  Use  Case Diagram,  Use  Case  Diagram dan Class  Diagram ,  sedangkan  perancangan  basisdata  ditampilkan  dalam  ER diagram.
Kata kunci: analisa, perancangan , otomatisasi, surat pengantar, rukun tetangga, paperless

## ABSTRACT
Paperless  is  an  effort  to  reduce  the  negative  impact  of  environmental  degradation,  which  has implications  for  conservation  of  the  forest.  Information  and  communication  technologies  have  been helped to implement the concept of the paperless such as in educational institutions, private industry or government. In government agencies, the concept of paperless have not been widely implemented due to the  hard  rules  and  bureaucracy  that  requires  to  using  paper  for  many  document.  One  routine correspondence  that  has  became a  frequently  duty  by  government  agencies  is  at  the  level  of  the  Rukun Tetangga (RT). When people want to make a settlement letter then they have to go through the RT level to obtain a cover letter as a regulations to the village level. Making the cover letter by RT actually can be replaced with SMS Gateway application functions as a cell phone number now has been a wide function as an identity label. SMS Gateway technology may the staff of  RT sending short messages to the server that will be accepted as a trigger of a letter. Existing data can be integrated with the applicant data so that the field of the applicant is not too long in the SMS format. Through this method, the applicant does not require a long time to wait for the letter. Since the staff RT sending the message, the village staff can immediately  process  the  letter.  The  process  of  analysis  and  design,  this  development  system  is  using development  method  Waterfall models,  while the  level design using  Unified  Modeling  Language system design. The results of this research activity is a system models that show in Business Use Case Diagram, Use Case Diagrams and Class Diagrams and ER Diagram.
Keywords: analysis, design, automation, cover letter, rukun tetangga(RT), paperless.

## 1. PENDAHULUAN
Kerusakan lingkungan sangat berdampak pada manusia, hal ini akan meningkat resiko bencana alam.  Oleh karena itu kita harus selalu memelihara ekosistem yang ada antara lain menjaga hutan, tanah, air serta udara untuk
mempertahankan kelangsungan sumber daya alam yang mendukung kehidupan manusia.  Salah satu usaha untuk menjaga hutan adalah dengan mulai memperkenalkan filosofi paperless .  Konsep Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Karena idealnya hampir tidak mungkin untuk kantor tidak memakai kertas.  Konsep Paperless ini dapat dilakukan dengan mengubah dokumen atau penggunaan kertas lainnya kebentuk digital [1].  Kita harus mulai mengurangi penggunaan kertas karena bahan utama kertas adalah kayu, dan untuk memproduksi 1 rim kertas diperlukan 1 batang pohon usia 5 tahun.  Proses produksi kertas juga  akan  menghasilkan  limbah  yang  berbentuk  cair,  gas  dan  padat  yang  harus  dikelola  dengan  baik  untuk mengurangi dampaknya pada kerusakan lingkungan.
Institusi pendidikan merupakan sektor terbanyak dalam menggunakan metode paperless .  Hal ini dapat dilihat dari berkembangnya situs-situs yang menyediakan e-book sebagai referensi dalam sumber belajar [2].  Pada bidang akademik, paperless juga sudah digunakan pada pengerjaan tugas dan ujian.  Dalam bidang pemerintahan konsep paperless diwujudkan dalam e-perkantoran( e-office ) yaitu sebuah layanan untuk mendukung kegiatan perkantoran khususnya  administrasi. E-office di  Indonesia  saat  ini  lebih  banyak  digunakan  oleh  kalangan  swasta.  Untuk  di kalangan pemerintahan, e-office belum terlalu dikenal dan dikembangkan pemanfaatannya [3]. Keberadaan Rukun Tetangga (RT) dibutuhkan masyarakat untuk urusan pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP),  Kartu  Keluarga  (KK),  surat  pidah/domisili,  ijin  nikah  dan  ijin  keramaian,  kematian,  dan  perkara  teknis- administratif  lainnya.  [4].    Tugas  pembuatan  surat  –  surat  tersebut  semuanya  menggunakan  kertas  sebagai dokumen.  Penulis melihat adanya peluang dalam pemanfaatan teknologi untuk mengurangi penggunaan kertas, sekaligus membantu meningkatkan pelayanan masyarakat di tingkat RT.
Perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  telah  menjadi  pilihan  dalam  mengurangi  penggunaan kertas.  Salah satu teknologi yang murah dan mudah digunakan adalah aplikasi sms gateway .  Pada beberapa artikel sebelumnya, sms gateway digunakan  sebagai  alat  penyebaran  informasi,  pemesanan  produk  atau  layanan, permintaan layanan informasi, pendataan administrasi dan sistem monitoring.
Berdasarkan  permasalahan  diatas  perlu  dikembangkan  pemanfaatan sms gateway menjadi  pengganti  surat pengantar sebagai upaya mengurangi penggunaan kertas dan meningkatkan kualitas pelayanan surat menyurat di tingkat RT. SMS gateway adalah solusi penerapan sistem yang murah dan mudah untuk dikembangkan di tingkat RT.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1 Sumber Data Primer
Sumber  data    primer  adalah  data    yang    diperoleh    langsung    dari    objek  penelitian,    baik  melalui pengamatan maupun pencatatan terhadap obyek penelitian, meliputi :
a. Observasi
Observasi    adalah    pengumpulan    data    melalui    pengamatan    dan    pencatatan  terhadap gejala/peristiwa  yang  diselidiki  pada  objek  penelitian  secara langsung. Observasi dilakukan kepada warga dan staf RT dilingkungan penulis.
b. Wawancara
Wawancara  adalah  Pengumpulan  data  melalui  tatap  muka  dan  tanya  jawab  langsung  dengan sumber  data  atau  pihak-pihak    yang    berkepentingan  pada  bagian  sekretariat.      Wawancara dilakukan  secara  langsung  kepada  beberapa  responden  yang  mewakili  warga,  staf  RT  dan petugas Kelurahan.

## 2.2 Sumber Data Sekunder
Sumber  data  sekunder  adalah    data    yang  diambil    secara    tidak    langsung    dari  objek    penelitian. Data  ini  diperoleh  dari  buku–buku,  dokumentasi,  dan  literatur–literatur. Meliputi :
a. Studi Kepustakaan
Studi    Kepustakaan    adalah    pengumpulan    data    dari    buku–buku    yang    sesuai  dengan    tema SMS Gateway dan Paperless . b. Studi Dokumentasi
Studi    Dokumentasi  adalah    pengumpulan    data    dari    literatur–literatur    dan  dokumentasi  dari Internet, diktat, dan/atau  sumber informasi lain..

## 2.3 Metode Pengembangan Sistem
Metode   pengembangan  sistem  yang  digunakan  dalam  perancangan   sistem    ini    adalah Watterfall Model .  Metode ini mudah dipahami dan digunakan karena memiliki konsep linear-sequential life cycle
model. Metode ini direkomendasikan untuk projek yang sederhana dan memiliki permintaan yang sangat jelas[5], seperti pada projek penelitian ini. Waterfall model [6] terdiri  dari beberapa tahap meliputi :
a. Perencanaan Sistem
Perencanaan    ini    meliputi    pendefinisian    tujuan-tujuan    pembuatan    program    dan  fasilitas- fasilitas yang akan dilibatkan dalam pembuatan program.  Dalam tahap ini peneliti berkosultasi dengan stakeholder [7],  berkaitan  dengan  layak  atau  tidaknya  program  yang  akan  dibuat. Stakeholder adalah  pihak  –  pihak  yang  memiliki  kepentingan  pada  sistem  yang  telah  ada maupun sistem yang baru. Stakeholder terdiri dari tenaga teknis dan tenaga non-teknis.
b. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Proses    menganalisis    dan    pengumpulan    kebutuhan    sistem    yang    sesuai    dengan  domain informasi  tingkah  laku,  unjuk  kerja,  dan  antar  muka  ( interface ) yang diperlukan. Proses  ini  dilakukan  setelah  memahami  permasalahan  dan  memutuskan  teknologi  yang  dipilih sebagai  solusi  dari  permasalahan  yang  dingin  dipecahkan.    Pada  tahapan  ini  dilakukan  analisa perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem.
c. Desain
Proses    desain    akan    menerjemahkan    syarat    kebutuhan    ke    sebuah    perancangan  perangkat lunak  yang  dapat  diperkirakan  sebelum  dibuat coding .  Proses  ini berfokus pada : struktur data,  arsitektur  perangkat  lunak,  representasi interface ,  dan  detail  (algoritma)  prosedural. Implementasi    Sistem    Merupakan    prosedur    yang    digunakan    untuk  menyelesaikan  desain sistem yang sudah dirancang.  Setelah kebutuhan pengembangan sistem terpenuhi maka langkah yang  dilakuka  peneliti  adalah  membuat  blue  print  sistem.    Pada  penelitian  ini  desain  sistem disajikan  dengan Unified  Modelling  Language .  [8],  [9],  sedangkan  desain database menggunakan model Entity Relationship [10] , [11]. d. Pengkodeaan ( Coding )
Pengkodean    merupakan    prses    menerjemahkan    desain    ke    dalam  suatu    bahasa  yang  bisa dimengerti  oleh  komputer.  Pengkodean  dilakukan  sesuai  dengan  desain  yang  telah  ada, walaupun  pada  pelaksanaannya  terdapat  peluang  untuk  menambah  maupun  mengurangi rancangan  sistem  untuk  mendapatkan  hasil  akhir  yang  lebih  baik.  Selain  perancangan  aplikasi, perancangan database juga  diimplementasikan  dari  bentuk  akhir  desain  fisik  ke  tabel  fisik. Aplikasi sms gateway yang akan digunakan adalah  Gammu.
e. Pengujian
Proses  pengujian  dilakukan  pada  logika internal  untuk  memastikan  semua pernyataan  sudah diuji.  Pengujian  eksternal  fungsional  untuk  menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input akan memberikan hasil yang aktual sesuai yang dibutuhkan.  Baik metode white box maupun black  box ,  tujuannya  adalah  untuk  menemukan  jumlah  maksimum  kesalahan  dengan jumlah usaha dan waktu yang minimum. [5].
f. Pemeliharaan
Perangkat    lunak    yang    sudah    disampaikan    kepada    pelanggan    pasti    akan    mengalami perubahan.  Perubahan  tersebut  bisa  karena  mengalami  kesalahan karena  perangkat  lunak harus  menyesuaikan  dengan  lingkungan  ( peripheral atau  sistem  operasi  baru)  baru,  atau karena  pelanggan  membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja .

## 3. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Proses  perancangan  otomatisasi  surat  pengantar  RT/RW  berbasis sms  gateway sebagai  penerapan konsep paperless office , menghasilkan modul sesuai dengan fungsi yang dibutuhkan antara lain:
a. Pengolahan data user
Pada pengolahan data user terdapat fungsi untuk memberikan level kewenangan pada tiga level. Tiga kewenangan dalam sistem tersebut meliputi Administrator yang dilaksanakan oleh Petugas Kelurahan,  Operator  RT  yang  dilaksanakan  oleh  Petugas  RT,  dan  Kepala  Kelurahan  sebagai pimpinan  kelurahan  yang  menerima  laporan.  Level  administrator  adalah  level  tertinggi  yang bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh data yang ada.  Level ini juga memiliki kemampuan mengatur setting sistem sesuai dengan kebutuhan.  Level operator RT, adalah level yang dapat mengirim sms sesuai  permintaan  surat  pengantar  yang  dibutuhkan  warga  dan  melihat  data historis  surat  pengantar  yang  pernah  dibuat.    Level  untuk  Kepala  Kelurahan  berfungsi  untuk melihat  laporan  yang  telah  dibuat  oleh  petugas  kelurahan.    Kepala  kelurahan  dapat  melakukan evaluasi terhadap laporan yang ada.
b. Pengolahan Surat Pengantar
Modul  ini digunakan  untuk  mengolah  data SMS yang dikirimkan  oleh  petugas  RT,  yang  berisi nomor surat dan keperluan surat pengantar. SMS ditentukan dalam format yang baku dan sesuai dengan field yang dibutuhkan dalam pembuatan surat seperti pada gambar 1.
Gambar 1. Contoh Formulir Surat Pengantar
c. Pencetakan Surat Warga
Modul ini berfungsi untuk mencetak surat permohonan warga, seperti pengantar akte kematian, pengantar  akte  kelahiran,  pengantar  SKCK  dan  lain  sebagainya  berdasarkan  surat  pengantar yang dikirimkan melalui SMS dari petugas RT.
d. Laporan
Modul ini digunakan untuk menyajikan laporan surat pengantar dan surat keluar kelurahan yang dapat  ditampillkan  sesuai  dasar  permintaan  periodik,  jenis  surat,  nama  pemohon  dan  laporan secara keseluruhan.
Analisa data dan informasi yang dibutuhkan sistem ini adalah : a. Kebutuhan data :
1. Data warga
2. Data Kartu Keluarga
3. Data Petugas Kelurahan
4. Data Petugas RT
5. Data Surat Pengantar
6. Data  Surat
7. Data Surat Keluar
b. Kebutuhan informasi  :
1. Laporan Penggunaan Sistem
2. Laporan Pemohon
3. Laporan Surat Pengantar
4. Laporan  Surat  Keluar  : (1) Kelahiran,  (2)  Kematian,  (3)  Pindah, (4)  Pernikahan,  (5)  Kartu Keluarga(KK), (6) KTP, (7) Ijin keramaian
5. Laporan Petugas RT
Hasil analisa sistem disajikan dalam desain sistem yaitu Business Use Case Diagram dan Use Case Diagram .  Pada Business Use Case Diagram terdapat tiga business worker dan dua business actor. Pada sistem ini memerlukan aktifitas login untuk mengenali kewenangan masing  – masing user. Kewenangan user seperti telah diterangkan sebelumnya memiliki 3 level.  Pada Business Use Case Diagram dijelaskan bahwa business  actor Warga  secara  manual  terlibat  dalam  pembuatan  surat  pengantar  dan  surat (kelurahan) seperti terlihat pada gambar 2.
Gambar 2. Business Use Case Diagram Sistem Otomatisasi Surat Pengantar RT
Kegiatan  otomatisasi  tersistem  dimulai  saat  Petugas  RT  mengirimkan SMS berformat  ke server di kelurahan yang berisi NIK pemohon, keperluan dan tanggal surat.   Dalam proses ini staf RT tidak perlu membuatkan surat pengantar  yang harus dibawa warga ke kelurahan,  sehingga mengurangi penggunaan kertas.    Data  wilayah  RT  dan  RW  pemohon  diperoleh  dari  nomor  telepon  genggam  Petugas  RT,  yang sekaligus sebagai media pengesahan dan validasi pengirim.  Proses selanjutnya Petugas Kelurahan akan mendapatkan alert pengiriman SMS pada  sistem  dan  membuka  permintaan  surat  yang  masuk  sesuai dengan  data  yang  dikirmkan  melalui SMS .    Verifikasi  format SMS akan  melalui  aplikasi  Gammu  dan apabila ada kesalahan penulisan format akan direspon secara otomatis.  Petugas kelurahan membuat surat yang  diinginkan  sesuai  dengan  data  yang  diterima  dari SMS dan  dimintakan  pengesahan  oleh  Kepala Kelurahan.  Proses ini memungkinkan warga langsung menerima surat yang diminta saat mereka datang ke Kelurahan tanpa menunggu lama.  Hal ini lebih efisien karena memangkas birokrasi dan memangkas tahapan manual yang ada.  Proses otomatisasi dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Use Case Diagram Sistem Otomatisasi Surat Pengantar RT
Identifikasi objek yang digunakan dalam sistem ini dijabarkan dalam Class Diagram .  Dari diagram ini  dapat  membantu  menganalisa  data  –  data  yang  perlu  disimpan  dalam  storage  yang  diterjemahkan dalam  bentuk table .    Beberapa class mewakili  objek  penyimpanan  data,  seperti  data  surat  pengantar,
Sm s Se rve r M e m ve ri fi ksi  SM S Pen gan tar M e nd ata i de nti ta s p en guru s RT M e m bu at l a po ran Ke pa l a  Ke l u ra ha n/De sa M e m bu at su rat <<i ncl u de >> Wa rg a M e ng i ri m  SM S Pen ga ntar <<i ncl u de >> Pe tuga s Kel ura han Pe tuga s RT M e l i h at data  sura t
surat,  petugas  kelurahan,  warga,  KK,  petugas  RT  dan  kepala  kelurahan.    Hubungan  antar class dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Class Diagram Sistem Otomatisasi Surat Pengantar RT.
Pemodelan ER kadang-kadang dianggap sebagai pendekatan yang lengkap untuk merancang skema database tingkat logic . Hal ini tidak benar karena diagram ER hanya deskripsi perkiraan data, dibangun melalui  evaluasi  yang  sangat  subjektif  dari  informasi  yang  dikumpulkan  selama  analisis  kebutuhan. Namun  model  ER  nyaman  untuk  mewakili  awal  desain database ,  mengingat  diagram  ER  mampu menggambarkan database ,  dan  sudah  ada  pendekatan  standar  untuk  menghasilkan  skema database relasional.[11].  Perancangan basis data dalam penelitian ini dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. ER Diagram Sistem Otomatisasi Surat Pengantar RT User KK S_Pengantar Membuat Mendata NoSP IdUser NIK NOKK 1 ... * Memiliki 1 Warga 1 1 1 ... * 1 Membuat NoSurat 1 ... *
Surat
Berisi 1

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN

## 4.1 Kesimpulan
Hasil dari perancangan ini dapat disimpulkan antara lain :
a. Analisa  dan  perancangan  Sistem  Otomatisasi  Surat  Pengantar  RT  menggunakan  metode pengembangan sistem Waterfall Model .
b. Perancangan Sistem Otomatisasi Surat Pengantar RT menggunakan metode perancangan sistem Unified  Modelling  Language, meliputi Business  Use  Case,  Use  Case  Diagram  dan  Class Diagram . Sedangkan perancangan basis data menggunakan ER Diagram.
c. Hasil penelitian Sistem Otomatisasi Surat Pengantar RT berupa pemodelan sistem yang disajikan dalam Business Use Case , Use Case Diagram , Class Diagram dan ER Diagram .

## 4.2 Saran
Peneliti    menyadari    keterbatasan    pengetahuan    dan    pengalaman    yang    dimiliki,  walaupun demikian    akan    mencoba    memberi  saran    yang    mungkin    akan  dapat  membangun.  Adapun  saran tersebut antara lain :
a. Hasil perancangan ini dapat dilanjutkan pada tahap implementasi dengan harapan akan mampu menyempurnakan desain database .
b. Implementasi  yang  akan  dilakukan  sebaiknya  menggunakan sample yang  ada  di  lapangan sehingga akan mendapatkan hasil yang lebih optimal.
c. Aplikasi SMS sebaiknya  dapat  dilengkapi  dengan  fitur digital  signature untuk  memastikan keamanan data yang diterima sesuai dengan data yang dikirim.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Dewi,  Kania  Evita.,  Sufa'atin.  Widianti,  Utami  Dewi.  2007.  ”Kajian  Dokumentasi  Surat  Menuju  Arah Paperless Unikom”. Majalah Ilmiah UNIKOM.; Vol.12 No. 1: p. 61 - 68 .
[2] Sim G, Tay AC, Priyanto I, Hickok J. 2014 . “Usage and Challenges of E-Books & E-Readers in Southeast Asia:A Current Snapshot of the Issue. E-Books and E-Readers: Leveling the Playing Field or Widening the Digital Gap?
[3] Indrajit RE., 2005. E-goverment in Action . 1st ed. Yogyakarta: Andy Publisher.
[4] Launa., 2005. “Peluang Dan Tantangan Otonomi Daerah:(Studi Awal Tentang Pemberdayaan Peran Rukun Tetangga, Rukun Warga dan Dewan Kelurahan di Provinsi DKI Jakarta)”. INSANI. 2005 Februari; No.8.
[5] Stoica,  Marian.,    Mircea,  Marinela.,  Ghilic-Micu,  Bogdan.,  2013.  “Software  Development:  Agile  vs. Traditional”. Informatica Economicăvol. 17, no. 4/2013
[6] Pressman  RS,  Maxim  B.,  2014. Software  Engineering,  a  Practitioner's  Approach .  8th  ed.  New  York: McGraw-Hill.
[7] Whitten  ,  Jeffrey  L.  B,  Lonnie.D  D,  Kevin.C.,  2001. Systems  Analysis  and  Design  Methods New  York: McGraw publishers.
[8] Roques.,  2004., UML  in  Practice : The  Art  of  Modeling  Software  Systems  demonstrated  through  Worked Examples and Solutions . New Jersey: Wiley publishers.
[9] A.  Suhendar,  H.  Gunadi.,  2002. Visual  Modelling  menggunakan  UML  dan  Relational  Rose  Bandung : Informatika;.
[10] AlBahra LB. 2005, . Analisis dan Desain Sistem Informasi . Yogyakarta: Graha Ilmu.
[11] Ramakrisnan R, Gehrke J., 2003. Database Management System New York : McGraw Hil publisher