## Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Pengabdian Masyarakat Berbasis Web di Politeknik Elektronika Negeri Surabaya
Kholid Fathoni 1 , Ira Prasetyaningrum 1 , Franciscus Anggara Pradana Herdi Praja 2
1 Departemen Teknologi Multimedia Kreatif, Teknologi Game, Politeknik Elektronika Negeri Surabaya, Surabaya, Indonesia
2 Departemen Teknik Informatika dan Komputer, Teknik Informatika, Politeknik Elektronika Negeri Surabaya, Surabaya, Indonesia
Email: 1 kholid@pens.ac.id, 1 ira@pens.ac.id , 2 anggaraphp@gmail.com

## Abstrak
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat sebagaimana yang disebutkan di dalam Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang sistem  Pendidikan  Nasional,  Pasal  20  merupakan  salah  satu  amanat  Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi,  termasuk  Politeknik Elektronika Negeri Surabaya (PENS). Pengelolaan pengabdian masyarakat di Pusat Penelitian  dan  Pengabdian  Masyarakat (P3M)    masih  bersifat  manual  dalam  mengumpulkan,  menyimpan,  dan  mengolah  data  pengabdian.  Sistem  tersebut menimbulkan beberapa permasalahan diantaranya keterlambatan, ketidakakuratan serta beban kerja berlebih bagi administrator dan  operator  serta  para stakeholder dalam  mengolah  dan  mengakses  data  pengabdian.  Oleh  karena  itu  perlu  dibuat  suatu aplikasi  sistem  informasi  berbasis  multiplatform  untuk  menangani  transaksi  serta  pengelolaan  berbagai  data  pengabdian masyarakat.    Aplikasi  ini  menangani  pengumpulan  data  proposal,  laporan  kemajuan  dan  laporan  akhir  serta  menangani transaksi seleksi proposal, monitoring dan evaluasi laporan kemajuan, serta seminar hasil, termasuk di dalamnya adalah plotting reviewer pengabdian.  Sistem  ini  menggunakan  PHP framework serta  sistem  manajemen  basisdata  MySQL.  Hasil  ujicoba menunjukkan bahwa  semua  fungsi  aplikasi berjalan    dengan  baik serta  memudahkan  semua stakeholder pengabdian untuk mengelola kegiatan pengabdian masyarakat.
Kata Kunci: Pengabdian Masyarakat, Sistem Informasi, Aplikasi, Mutiplatform, Framework , Sistem Manajemen Basisdata

## Abstract
Community service activities as mentioned in  Undang-Undang of Indonesia State No. 20 of 2003 concerning the National Education system, article 20 is one of the mandates of the Tri Dharma of Higher Education, including the Politeknik Elektronika Negeri Surabaya (PENS). Management of community service in the Research and Community Service Center (P3M) is still manual in collecting, storing and processing service data. The system raises several problems including delays, inaccuracies and  excessive  workload  for  administrators  and  operators  and  stakeholders  in processing  and  accessing  data  of  community service. Therefore it is necessary to make an application for a multiplatform-based information system to handle transactions and management of various community service data. This application handles the collection of proposal data, progress reports and final reports and handles proposal selection transactions, monitoring and evaluating progress reports, as well as seminar results,  including  the  plotting  of  service  reviewers.  This  system  uses  PHP  framework  and  MySQL  database  management system. The test results show that all application functions are running well and make it easy for all service stakeholders to manage community service activities.
Keywords : Community Service, Information System, Application, Multiplatform, Framework, Database Management System

## 1. PENDAHULUAN
Sehubungan dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang disebutkan di dalam Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Pasal 20, bahwasanya kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat merupakan kewajiban perguruan tinggi untuk menyelenggarakannya, di samping melaksanakan pendidikan.
Politeknik Elektronika Negeri Surabaya (PENS) sebagai salah satu perguruan tinggi wajib melaksanakan Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi  diantaranya  adalah  menyelenggarakan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat. PENS  selama  ini  masih  melaksanakan  banyak  kegiatan  penelitian  dan  pengabdian  kepada  masyarakat  secara swadaya dan swadana. Selain itu selama ini pengolahan data P3M masih menyebar dan masih konvensional, tidak terpusat  dalam  satu  tempat  yang  menyebabkan  sulitnya  untuk  pengaksesan  dan  pencarian  data  yang diinginkan.Sehingga  pengabdian  masyarakat  membutuhkan  suatu  sistem  yang  membantu  mengelola  data pengabdian dengan mudah, cepat dan akurat.
Dengan  perkembangan  teknologi  informasi  [1]  yang  sangat  cepat,  penyampaian  informasi  pun  dapat dilakukan  ke  banyak  pengguna  internet  dalam  waktu  yang  singkat.  Sistem  Informasi  adalah  kumpulan  dari interelasi komponen yang mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan menyebarkan data dan informasi dan menyediakan sebuah mekanisme timbal balik untuk mencapai tujuan[2]. Sistem informasi merujuk tidak hanya pada  penggunaan  organisasi  teknologi  informasi  dan  komunikasi  (TIK),  tetapi  juga  untuk  cara  di  mana  orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.[3]
Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki  komponen  TIK.  Hal  ini  terutama  berkaitan  dengan  tujuan  pemanfaatan  teknologi  informasi.  Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis.[4]
Sistem informasi merupakan tipe khusus dari sistem kerja dimana sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia  dan/atau  mesin  melakukan  pekerjaan  dengan  menggunakan  sumber  daya  untuk  memproduksi  produk tertentu  dan/atau  jasa  bagi  pelanggan.  Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  kerja  yang  kegiatannya  ditujukan untuk  pengolahan  (menangkap,  transmisi,  menyimpan,  mengambil,  memanipulasi  dan  menampilkan) informasi.[5]  Salah  satu  teknologi  tersebut  yaitu  sistem  informasi  manajemen,  yang  mempunyai  tujuan  utama untuk menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen [6].
Kegiatan pengabdian masyarakat membutuhkan suatu sistem dalam bentuk  sistem informasi manajemen diantaranya  karena  kebutuhan  terhadap  pengelolaan  data-data  master  pengabdian  berupa:  data  pelaksana pengabdian, data kategori kegiatan pengabdian, serta data usulan pengabdian dan lain-lain. Selain itu sistem ini juga diperlukan memroses transaksi unggah proposal/laporan kemajuan/laporan akhir. Selanjutnya sistem ini juga digunakan dalam seleksi proposal, penilaian monitoring evaluasi serta penilaian seminar hasil. Hasil dari penilaian ini nantinya menentukan kebijakan manajemen dalam mengambil keputusan terkait dengan proposal terpilih; hasil MONEV  serta  pengabdian  masyarakat  yang  digunakan  untuk  penentuan  pelaksana  pengabdian  pada  periode berikutnya. Oleh karena itu PENS sangat membutuhkan suatu sistem informasi manajemen kegiatan pengabdian masyarakat  untuk  mengelola  kegiatan  pengabdian  masyarakat  dengan  mudah,  cepat  dan  akurat  sehingga meningkatkan pelayanan serta kinerja PENS dalam kegiatan pengabdian masyarakat.
Sistem  ini  dikembangkan  berbasis  multiplatform  agar  dapat  digunakan  secara  online.  Sistem  online membutuhkan web server. Secara umum web server sudah dilengkapi dengan mesin penerjemah bahasa skrip yang memungkinkan web server menyediakan layanan web dinamis dengan memanfaatkan pustaka tambahan seperti PHP [7]. Aplikasi ini dikembangkan dengan sistem database yang merupakan suatu sistem yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam[8]. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi web ini adalah PHP. Tujuan dari penggunaan bahasa scripting seperti PHP ini adalah untuk membuat aplikasi – aplikasi yang  dijalankan  di  atas  teknologi  web  browser,  tetapi  prosesnya  secara  keseluruhan  dijalankan  di  atas  web server[9]. Untuk meningkatkan reusability serta pengembangan sistem aplikasi ini di masa depan, pemrograman aplikasi ini menggunakan framework codeigniter.  Framework merupakan kumpulan perintah yang membentuk aturan tertentu dan saling berinteraksi satu sama lain sehingga programmer tidak perlu memikirkan kode perintah / fungsi dasar dalam pengembangan web[10].
Penelitian  terkait  sudah  dilakukan  oleh  Almas  Rahmah  Arimi  Shodiq  yang  membangun  aplikasi  sistem informasi  penelitian  dan  pengabdian  masyarakat  dengan  standar  BAN-PT  berbasis  web  menggunakan  metode waterfall[11]. Sistem yang dikembangkan lebih fokus untuk kebutuhan standar penelitian dan pengabdian sesuai dengan pedoman BAN-PT yang berbeda dengan kebutuhan sistem informasi pengabdian di Perguruan Tinggi.
Selain  itu  penelitian  terkait  lainnya  dilakukan  oleh  Ivan  Williandy  dkk  yang  mengembangkan  sistem informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat fakultas Teknik universitas lampung menggunakan php dan MySQL berbasis waterfall [12]. Penelitian ini berfokus pada penyimpanan data-data utama saja namun tidak menangani transaksi seleksi proposal pengabdian, termasuk di dalamnya pemilihan reviewer .
Penelitian terkait lainnya dikembangkan oleh Desi Ratnasari dkk yaitu analisis dan perancangan aplikasi sistem informasi penelitian dan pengabdian masyarakat LPPM STT TERPADU NURUL FIKRI[13]. Penelitian ini hanya berfokus pada penyimpanan data administrasi  penelitian dan pengabdian, namun  tidak memiliki  fitur yang dapat  menangani  transaksi  seleksi  penilaian  proposal  kegiatan pengabdian termasuk di  dalamnya plotting reviewer .  Sistem  yang  dikembangkan  oleh  penulis  dalam  penelitian  adalah  sistem  informasi  pengabdian  yang menangani  data-data  master  pengabdian  termasuk  pengumpulan  data  proposal,  laporan  kemajuan  dan  laporan akhir  serta  menangani  transaksi  seleksi  proposal  pengabdian  termasuk plotting  reviewer ,  unggah  laporan kemajuan/akhir, termasuk di dalamnya adalah plotting reviewer pengabdian.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Sistem Informasi Manajemen
Sistem  Informasi  Manajemen  (SIM)  merupakan  sistem  berbasis  komputer  yang  menyediakan  informasi  terkait perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai hal-hal di masa lalu, masa kini dan kemungkinan di masa depan  bagi  beberapa  pengguna  yang  memiliki  kebutuhan  yang  sama[14].  Pihak  manajemen  mendapatkan informasi  yang tepat waktu  dan  dapat dipercaya, sehingga dapat  digunakan dalam  pengambilan keputusan bagi perencanaan, pengawasan, dan operasional organisasi yang lebih efektif[15]. SIM memuat interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian[16].

## 2.2 PHP Framework
Framework merupakan kumpulan dari fungsi/prosedur dan class untuk tujuan tertentu yang sudah siap digunakan sehingga bisa lebih mempermudah dan mempercepat pekerjaan seorang programmer, tanpa harus membuat fungsi atau class dari awal[17]. Kelebihan penggunaan framework diantaranya:
1. Mempercepat dan mempermudah pembangunan sebuah aplikasi web.
2. Relatif memudahkan dalam proses maintenance karena sudah ada pola tertentu dalam sebuah framework (dengan syarat programmer mengikuti pola standar yang ada).
3. Menyediakan fasilitas-fasilitas yang umum dipakai sehingga kita tidak perlu membangun dari awal.
4. Memberikan kebebasan dalam pengembangan jika dibandingkan CMS.
Di  antara  pendekatan  struktur  dalam  framework  adalah  konsep  Model  View  Controller  (MVC).  MVC merupakan  suatu  konsep  pembangunan  aplikasi  web  yang  memisahkan  pengembangan  aplikasi  berdasarkan komponen  utama  yang  membangun  sebuah  aplikasi  meliputi:  manipulasi  data,  user  interface,  dan  kontrol aplikasi[17]. Terdapat 3 jenis komponen yang membangun suatu MVC pattern dalam aplikasi:
1. View,  merupakan  bagian  yang  menangani  presentation  logic.  Pada  suatu  aplikasi  web  bagian  ini  biasanya berupa  file  template  HTML,  yang  diatur  oleh  controller.  View  berfungsi  untuk  menerima  dan merepresentasikan data kepada user. Bagian ini tidak memiliki akses langsung terhadap bagian model.
2. Model,  biasanya  berhubungan  langsung  dengan  database  untuk  memanipulasi  data  (insert,  update,  delete, search), menangani validasi dari bagian controller, namun tidak dapat berhubungan langsung dengan bagian view.
3. Controller,  merupakan  bagian  yang  mengatur  hubungan  antara  bagian  model  dan  bagian  view,  controller berfungsi  untuk  menerima  request  dan  data  dari  user  kemudian  menentukan  apa  yang  akan  diproses  oleh aplikasi.
Dengan  menggunakan  prinsip  MVC  suatu  aplikasi  dapat  dikembangkan  sesuai  dengan  kemampuan developernya,  yaitu  programmer  yang  menangani  bagian  model  dan  controller,  sedangkan  designer  yang menangani bagian view, sehingga penggunaan arsitektur MVC dapat meningkatkan maintanability dan organisasi kode.  Salah  satu  framework  PHP  yang    berbasis  MVC  adalah  Codeigniter.  Kelebihan  CodeIgniter  (CI) dibandingkan dengan Framework PHP lain diantaranya: performa aplikasi yang sangat cepat, konfigurasi aplikasi yang sangat minim (nearly zero configuration), memiliki banyak komunitas, serta dokumentasi paket yang sangat lengkap[17]. Ada beberapa komponen pada aplikasi web berbasis Codeigniter:
1. Index.php berfungsi sebagai controller depan, menginisialisasi sumber dasar yang dibutuhkan untuk menjalankan Codeigniter.
2. Router ini meneliti permintaan HTTP untuk menentukan apa yang harus dilakukan selanjutnya.
3. Jika file cache ada, maka dikirim langsung ke browser, melewati eksekusi sistem biasanya.
4. Keamanan. Sebelum controller aplikasi dimuat, permintaan HTTP dan setiap data pengguna difilter untuk keamaanan.
5. Controller memanggil model, core library, helper, dan sumber daya lain yang diperlukan untuk memproses permintaan khusus.
View  yang  terakhir  ditampilkan  ke  browser  untuk  dapat  dilihat.  Jika  caching  diaktifkan,  view  akan disimpan dulu, sehingga pada permintaan selanjutnya dapat dipanggil kembali.
Gambar 1 . Application Flowchart

## 2.3 Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PKM)
PkM  merupakan  kegiatan  sivitas  akademika  dalam  mengamalkan  dan  membudayakan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi  untuk  memajukan  kesejahteraan  umum  dan  mencerdaskan  kehidupan  bangsa[19].  Tujuan  PkM  di perguruan tinggi diantaranya: (a)melaksanakan PkM yang sesuai dengan PERMENRISTEKDIKTI No.50 Tahun 2018  tentang  Standar  Nasional  Pendidikan  Tinggi,  (b)mengembangkan  model  pemberdayaan  masyarakat, (c)meningkatkan kapasitas PkM, (d)memberikan solusi  berdasarkan kajian akademik atas kebutuhan, tantangan atau persoalan yang dihadapi  masyarakat, baik secara langsung maupun tidak langsung, (e)melakukan kegiatan yang mampu memberdayakan masyarakat pada semua strata ekonomi, politik, social dan budaya, (f)melakukan alih teknologi, ilmu dan seni kepada masyarakat untuk pengembangan martabat manusia berkeadilan gender dan inklusi  social serta kelestarian sumber daya alam[20]. PkM  di  PENS terdiri  dari  3 skim yaitu :  PkM Berbasis Program Studi, PkM Berbasis Grup Riset dan PkM Berbasis Pusat Riset.
JURNAL MEDIA INFORMATIKA BUDIDARMA, Vol 3, No 4, Oktober 2019 ISSN 2614-5278 (media cetak) ISSN 2548-8368 (media online) Hal 274-283 | DOI: 10.30865/mib.v3i4.1351

## 3. ANALISA DAN PEMBAHASAN
Alur pengguna dalam sistem ini dimulai ketika pada tahap awal dosen mengisi data diri untuk memudahkan Sistem Informasi dalam mengolah data pengabdian masyarakat yang akan dilakukan. Setelah itu, dosen dapat mengupload proposal  kegiatan  yang  nantinya  akan  di  seleksi  oleh  reviewer.  Setelah  mengupload  proposal,  dosen  mengisi anggota tim  PkM.  Kemudian data dosen, proposal  dan anggota tim dosen yang akan melakukan kegiatan  PkM disimpan  ke  dalam  database  sistem  informasi.  Pada  tahap  ini,  operator  akan  memilih  reviewer  yang  akan menyeleksi proposal yang sudah di upload oleh dosen. Reviewer juga berkewajiban untuk memberikan nilai dan range dana yang nantinya akan dipertimbangkan kembali oleh pimpinan P3M. Setelah diseleksi oleh reviewer dan diberikan  ke  pimpinan  P3M,  hasil  pengumuman  proposal  yang  disetujui  akan  diumumkan,  dan  tim  yang proposalnya  lolos  akan  diberi  Surat  Keputusan  dana  yang  telah  disetujui  oleh  pimpinan  P3M  PENS.  Setelah proposal  diterima,  tim  pengabdian  masyarakat  melakukan  kegiatan  sesuai  isi  proposal.  Dosen  yang  sudah melaksanakan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  akan  mengupload  laporan  akhir  kegiatan.  Setelah  itu  tim pengabdian  masyarakat  akan  mendapatkan  Surat Keputusan  pengabdian  masyarakat  yang  langsung  dibuat  dari sistem informasi yang ada. Gambaran diagram alurnya ditunjukkan gambar 1 berikut ini.

## Gambar 2 . Alur Pengguna Sistem
Dalam  pengumpulan  data, informasi  umum  mengenai  pengabdian  masyarakat  dan  sumber  daya  didapat dari P3M PENS. Data – data yang dibutuhkan meliputi : (a)data sumber daya pengabdi masyarakat, (b)data grup riset, (c)data pusat riset, (d)data kriteria penilaian, (e) data program studi di PENS, (f)data form penilaian proposal dan MONEV PkM, (g)data skim PkM di PENS[21].

## 3.1 Perancangan Perilaku Sistem
Perancangan sistem dibuat berdasarkan hasil analisis pada sistem menggunakan Use Case Diagram. Ada beberapa actor yang terlibat yaitu: admin, dosen, operator, staf dan reviewer. Aktor admin memiliki keseluruhan hak akses terhadap  sistem  ini,  diantaranya  seperti  mengelola  user,  mengelola  data  dosen  dan  prodi,  mengelola  berita  , mengelola  SK  dan  Log.  Operator  merupakan  aktor  yang  memiliki  beberapa  hak  akses  untuk  mengelola  user, seperti mengelola reviewer. Pengunjung biasa yang mengakses website dengan melakukan login terlebih dahulu sebagai dosen. User ini memiliki hak akses seperti mengupload proposal untuk kegiatan pengabdian masyarakat, mengelola data pribadinya, mengupload laporan akhirnya dan mendapatkan SK. Reviewer merupakan suatu aktor dengan  hak  khusus  juga  yang  diberikan  oleh  pihak  Operator  P3M  kepada  Dosen  yang  ditunjuk,  mempunyai wewenang  untuk  melakukan  penilaian  secara  substantif  dan  juga  memberikan  masukan  kepada  Dosen  yang melakukan  kegiatan  pengabdian  masyarakat,  selain  itu  juga  dapat  menentukan  range  dana  yang  disetujui  yang nantinya  akan  di  setujui  oleh  pimpinan  P3M  PENS.  Staf  merupakan  perilaku  dari  aktor  untuk  mengolah  data kegiatan  yang  ada.  Pada  perilaku  ini  aktor  dapat  menambahkan,  memodifikasi,  melihat  dan  menghapus  data kegiatan tersebut. Data yang ada seperti nama kegiatan, deskripsi, mulai dan selesainya kegiatan, tipe kegiatan serta status kegiatan.
Gambar 3. Use Case Manajemen Kegiatan
Use case yang didapat, ditemukan dengan mengajukan pertanyaan informasi apa yang akan diberikan oleh sistem kepada aktor dan sebaliknya di atas, dapat dilihat deskripsinya di tabel berikut.
Tabel 1. Use Case pada SIM Pengabdian PENS
No. Use Case Deskripsi 1 Mengelola kegiatan Pengabdian masyarakat Merupakan perilaku dari aktor untuk mengolah data kegiatan yang ada. Pada perilaku ini  aktor  dapat  menambahkan,  memodifikasi,  melihat  dan  menghapus  data  kegiatan tersebut.  Data  yang  ada  seperti  nama  kegiatan,  deskripsi,  mulai  dan  selesainya kegiatan, tipe kegiatan serta status kegiatan. 2 Melihat hasil penilaian Merupakan  suatu  perilaku  aktor  yang  melihat  hasil  penilaian  dari  pengajuan pengabdian  kepada  masyarakatnya.  Di  dalamnya  termasuk  penilaian  proposal,  dan laporan akhir. 3 Mengelola data pribadi Merupakan suatu perilaku aktor yang mengelola data pribadinya seperti memperbarui informasi nama, alamat, NIP, gelar, kontak yang dapat dihubungi, dan tempat tanggal lahir. 4 Mendapatkan
Surat Keputusan Merupakan perilaku yang akan mendapatkan generate surat keputusan dari sistem yang telah  dikerluarkan  berkaitan  dengan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  yang dilaksanakan. 5 Mengelola pengajuan pengabdian Merupakan perilaku dari aktor yang memasukkan data baru berupa pengajuan proposal kegiatan pengabdian masyarakat. 6 Mengelola User Merupakan  perilaku  dari  aktor  administrator  untuk  mengelola user yang  ada  pada sistem.  Pada  perilaku  ini  aktor  dapat  menambahkan,  memodifikasi,  melihat  dan menghapus data dari user.
7 Mengelola berita Merupakan  perilaku  untuk  menambahkan  berita  baru,  memodifikasi,  melihat,  dan menghapus berita yang ada. Berisi seperti judul berita, isi, dan tanggal.
8 Mengelola data dosen Merupakan  perilaku  aktor  yang  mengelola  semua  data  dosen  seperti  memodifikasi, melihat, dan menghapus, juga dapat menambahkan data baru ke dalam sistem. 9 Mengelola data Prodi Merupakan  perilaku  aktor  yang  mengelola  semua  data  prodi  seperti  memodifikasi, melihat, dan menghapus, juga dapat menambahkan data baru ke dalam sistem. 10 Mengelola SK Merupakan  perilaku  yang  berkaitan  dengan  manajemen  surat  keputusan  yang dikeluarkan berkaitan dengan pengabdian kepada masyarakat tertentu.
11 Mengelola log Merupakan perilaku yang dapat melihat dan menghapus log yang diterima dari setiap aktivitas user yang ada pada sistem.

## 3.2 Data Flow Diagram
Terdapat  lima  entitas  yang  berhubungan  dengan  sistem  ini,  yaitu  administrator,  Staf  P3M,  pimpinan  P3M, Reviewer  dan  dosen.  Entitas  Administrator  bertugas  untuk  melakukan  kontrol  penuh  terhadap  sistem  dan memberikan  data  data  yang  diperlukan.  Entitas  Staf  P3M  bertugas  untuk  melayani  entitas  Dosen, memberikan informasi  terbaru  tentang  P3M  dari  berupa  berita  sampai  pengumuman.  Entitas  Pimpinan  P3M  melakukan pengawasan  terhadap  semua  kegiatan  penelitian  dan  dapat  melakukan  rilis  dan  konfirmasi  terhadap  hasil  dari kegiatan  penilaian  proposal  usulan  pengabdian  masyarakat.  Entitas  Dosen  dapat  melakukan  proses  pengajuan pengabdian  masyarakat  dan  mendapatkan  Surat  Keputusan.  Berikut  merupakan  gambar Context  Diagram dari sistem informasi manajemen kegiatan pengabdian masyarakat PENS.

## Gambar 4. DFD SIM Pengabdian PENS
DFD level 1 dari sistem informasi pengabdian masyarakat terdapat kurang lebih enam proses yang utama yaitu  proses  informasi  civitas  yang  merupakan  proses  untuk  melakukan  manajemen  dosen  dan  prodi.  Proses pengolahan  surat  keputusan  yang  menangani  surat  keputusan  yang  telah  disetujui  oleh  pimpinan  P3M.  Proses kegiatan  P3M  meliputi  manajemen  kegiatan  secara  umum  yang  dilaksanakan  dalam  lingkup  P3M  PENS. Selanjutnya ada pengolahan proposal, proposal akan disimpan dalam database . Untuk proses penilaian, pertama operator  menentukan reviewer yang  akan  menilai  proposal  yang  kemudian  divalidasi  oleh  pimpinan  P3M. Diagram alir data level 1 ditunjukkan gambar berikut.

## 3.3 Entity Relationship Diagram
ERD SIM Pengabdian melibatkan 20 tabel diantaranya tabel dosen, user, role, berita, kontrak, jurusan, reviewer, berkas, penilaian, reminder, anggaran, log, kegiatan, tipe, menu, ajar, Pengabdian, ArsipAbdi, seminar dan  topik.  Daftar  tabel  beserta  fungsinya  ditunjukkan  pada  tabel  2.  Relasi  antar  tabel  dalam  bentuk  Entity Relationship Diagram (ERD) ditunjukkan pada gambar 6.
Tabel 2. Daftar Tabel No Nama Tabel Fungsi 1 Dosen Menyimpan data master dosen 2 User Menyimpan data master pengguna 3 Role Menyimpan data kategori pengguna 4 Berita Menyimpan data/informasi berita 5 Kontrak Menyimpan data kontrak pengabdian 6 Jurusan Menyimpan data program studi dan jurusan di PENS 7 Reviewer Menyimpan data reviewer pengabdian 8 Berkas Menyimpan data berkas seminar hasil 9 Penilaian Menyimpan data transaksi penilaian oleh reviewer 10 Reminder Menyimpan data reminder pengabdian terhadap pelaksana 11 Anggaran Menyimpan data anggaran pengabdian 12 Log Menyimpan laporan transaksi aktivitas yang dilakukan oleh pengguna 13 Kegiatan Menyimpan data kegiatan pengabdian 14 Tipe Menyimpan data tipe kegiatan 15 Menu Menyimpan data menu 16 Ajar Menyimpan data buku/bahan ajar sebagai luaran pengabdian 17 Pengabdian Menyimpan data master pengabdian 18 Arsip Menyimpan arsip pengabdian 19 Seminar Menyimpan data seminar sebagai luaran pengabdian 20 Topik
Menyimpan data topik kegiatan pengabdian
ERD SIM PkM melibatkan banyak tabel master dan transaksi yang ditunjukkan gambar 6 berikut.
JURNAL MEDIA INFORMATIKA BUDIDARMA, Vol 3, No 4, Oktober 2019 ISSN 2614-5278 (media cetak) ISSN 2548-8368 (media online) Hal 274-283 | DOI: 10.30865/mib.v3i4.1351

## 4. IMPLEMENTASI

## 4.1 Antarmuka Aplikasi
Hasil dari rancang bangun sistem informasi manajemen pengabdian kepada masyarakat berbasis web dituangkan ke  dalam  bentuk  antarmuka  sistem.  Di  antara  fitur  penting  adalah  pemilihan  reviewer.  Tampilan  halaman manajemen reviewer dapat dilihat pada gambar 8a. User dapat melakukan tambah, modifikasi dan hapus data yang hanya bisa dilakukan oleh user operator dan administrator. Sedangkan penilaian proposal PkM ditunjukkan pada gambar 7b.
(a) Manajemen Reviewer (b)Penilaian Proposal PkM
Gambar 7. Proses Review

## 4.2. Pengujian Sistem
Hasil dari pengujian blackbox ditunjukkan pada tabel 3. Sedangkan aspek fungsional antarmuka, performa sistem dapat dilihat pada tabel 4.
Tabel 3. Hasil Pengujian Validasi No. Kasus Uji Kondisi Hasil 1. Register User admin dapat mendaftarkan username dan password bagi pengguna yang belum pernah terdaftar. Valid 2. Login User dapat melakukan login dengan username dan password yang telah terdaftar. Valid 3. CRUD User User admin dapat menambah, merubah dan menghapus data user . Valid 4. Dashboard Admin Proses  menampilkan  dashboard  user  admin  yang  dapat  melihat  statistik jumlah kegiatan pengabdian per tahun dalam bentuk grafik dan per skim kegiatan pengabdian Valid 5. Log Admin Proses  menampilkan  halaman  log  admin  yang  dapat  melihat  riwayat aktivitas semua pengguna pada aplikasi SIM pengabdian Valid 6. Laporan Admin Proses menampilkan halaman laporan dari user admin yang dapat melihat semua laporan PkM yang diunggah oleh dosen Valid 7. CRUD Dosen User admin dapat menambah, mengubah dan menghapus data dosen. Valid 8. Dashboard Operator Proses  menampilkan  halaman  dashboard  operator  yang  dapat  melihat statistik jumlah pengabdian berdasarkan skim dan tahun Valid 9. Laporan Operator Proses  menampilkan  halaman  laporan  dari  operator  yang  dapat  melihat semua laporan PkM yang diunggah oleh dosen. Valid 10. Unduh Laporan Proses mengunduh laporan PkM yang telah diunggah oleh dosen Valid 11. Ekspor Laporan Proses mengekspor laporan dalam bentuk file excel dan pdf Valid
12. Unggah Panduan User operator mengunggah panduan PkM yang selanjutnya dapat dilihat oleh user dosen Valid 13. Plotting Reviewer User operator menampilkan halaman daftar judul proposal PkM dan dapat melakukan plotting 2 reviewer untuk tiap judul proposal PkM Valid 14. List Reviewer Proses menampilkan daftar reviewer yang dapat dipilih sebagai reviewer untuk suatu judul proposal PkM Valid 15 Dashboard Dosen Proses menampilkan dashboard dosen dan dapat melihat riwayat kegiatan PkM yang pernah dilakukan dosen tersebut Valid 16 Halaman Notifikasi Dosen Proses  menampilkan  halaman  notifikasi  dosen  dan  user  dosen  dapat melihat semua status aktivitas dosen yang bersangkutan Valid 17 Usulan PkM Proses menampilkan halaman pengusulan proposal PkM dan dosen dapat mengisi data usulan PkM serta mengunggah proposal PkM Valid
No. Kasus Uji Kondisi Hasil 18 Laporan User dosen dapat mengunggah laporan Valid
Aspek  kegunaan  dalam  desain  antarmuka  sistem  yang  melibatkan  evaluasi  antarmuka  dan  kesesuaian dengan prinsip-prinsip usability dari 10 heuristic evaluation yang dikembangkan oleh Jacob Nielsen menghasilkan beberapa hasil evaluasi yang ditunjukkan pada tabel 4.
Tabel 4. Pengujian Heuristik No. Prinsip Ada? Bagaimana? 1. Visibility  of  system status Ya Sistem  sudah  memberikan  pemberitahuan  ketika  sukses  melakukan create , update , dan delete .
2. Match between system  and  the  real world Ya Sistem  menggunakan  bahasa  Indonesia  yang  familiar  dan  mudah dipahami. 3. User control and
freedom Ya User dapat menambah, mengubah, dan menghapus data. Tetapi belum terdapat sistem untuk mengembalikan data yang telah dihapus. 4. Consistency and
standards Ya Setiap tombol, teks, warna, tampilan pada suatu halaman sama dengan halaman yang lain. 5. Error prevention
Ya Terdapat pesan error pada setiap user yang melakukan entri data yang salah seperti salah memasukkan data konfirmasi password
6. Recognition rather than recall Ya User tidak  perlu  mengingat  tampilan  menu  halaman,  karena  sudah terdapat tombol yang sesuai fungsinya. 7. Flexibility and efficiency of use Ya User  diberikan  kemudahan  untuk  memasukkan  data  seperti: memasukkan  data  departemen  melalui  combo  box  sehingga  user tinggal memilih data yang tersedia. 8. Aesthetic and minimalist design Ya Desain sudah dibuat dengan sederhana seperti pewarnaan yang tidak terlalu kontras. 9. Help  users recognize, diagnose, and recover
from errors
Ya Terdapat  pesan error serta  info  kesalahan  apabila  pengguna melakukan  kesalahan  seperti  ketika  user  salah  mengisi  konfirmasi password , kemudian sistem memberikan pesan kesalahan
10. Help and documentation
Tidak  Tidak  terdapat  menu  bantuan  dan  dokumentasi.  Dokumentasi  hanya berbentuk buku.

## 5. KESIMPULAN
Sistem Informasi  Pengabdian Masyarakat  di  P3M PENS  memudahkan pihak P3M sendiri  dan pihak pengguna dalam  mengelola  data  kegiatan  pengabdian  dan  atributnya.  Permasalahan  yang  dapat  ditangani  oleh  sistem informasi pengabdian masyarakat yaitu: (a)mempermudah dalam pendataan kegiatan pengabdian terutama dalam hal berkas dan data penting, (b)mempermudah dan mempercepat proses pengajuan usulan pengabdian baru serta pelaporan data yang dilakukan secara berkala, (c)mempermudah untuk menetapkan tim penilai, (d)mempermudah dalam penyimpanan data pengabdian dan kegiatannya, (e)mempermudah dan mempercepat pengumpulan laporan- laporan  pengabdian, (f)mempermudah  pengawasan  terhadap  kegiatan  pengabdian  lokal, (g)data  dapat  diekspor menjadi  berkas dokumen lain seperti pdf maupun xls serta dapat  dicetak langsung, yang menjadikan pengguna tidak perlu membuat dokumen baru dari awal lagi.
Dalam rangka pengembangan sistem ke depan, penulis menyarankan agar sistem yang ada ditambahkan fitur berbasis mobile sehingga dapat diakses oleh pengguna dan dapat dimonitor oleh pihak manajemen dengan lebih mudah.

## REFERENCES
[1] J. H. Mustakini, Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Yogyakarta: Andi, 2005.
[2] Stair Ralph, Reynold Goerge. (2008).Principles of Information System a Managerial. Thomson course Technology : Canada.
[3] Kroenke, D M. (2008). Experiencing MIS. Prentice-Hall, Upper Saddle River, NJ
[4] O'Brien, J A. (2003). Introduction to information systems: essentials for the e-business enterprise. McGraw-Hill, Boston, MA
[5] Alter, S. The Work System Method: Connecting People, Processes, and IT for Business Results. Works System Press, CA
[6] E.  Hartati,  "WEBSITE  PELAPORAN  KINERJA  PENELITIAN  DAN  PENGABDIAN  MASYARAKAT  PADA  LEMBAGA PENELITIAN  DAN  PENGABDIAN  MASYARAKAT  STMIK  PALCOMTECH  PALEMBANG,"  Sistem  Informasi,  STMIK PalComTech Palembang, p. 1, 2014.
[7] Solichin, Achmad. 2010. Pemrograman Web dengan PHP dan MySQL. Universitas Budi Luhur, Jakarta. 122 hlm.
[8] Kadir, Abdul. 2004. Mudah mempelajari database MySQL. Penerbit ANDI, Yogyakarta. 220 hlm.
[9] Lerdorf, Rasmus. 2002. PHP – Advanced Tutorial Gulev. Veracruz, Mexico. 80 hlm.
[10] Wardana, S.Hut., M.Si.,2010, “Menjadi master PHP dengan Framework Codeigniter”. Jakarta: Elex Media.
[11] Almas Rahmah Arimi Shodiq “Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat sesuai Standar BAN-PT”, Tugas Akhir, Teknik Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi UIN Maulana Malik Ibrahim, Malang, 2013.
[12] Ivan Williandy, Helmy Fitriawan, Raden Arum SP3 “Rancang Bangun Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Fakultas Teknik Universitas Lampung Menggunakan PHP dan MySQL” ELECTRICIAN – Jurnal Rekayasa dan Teknologi Elektro,
Volume 10, No. 3, September 2016.
[13] Desi Ratnasari, Hilmy Abidzar Tawakal, “Analisis Dan Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat LPPM STT TERPADU NURUL FIKRI” , Jurnal Informatika Terpadu, STT Nurul Fikri, 2017.
[14] Raymon Mc.Leod. Jr. (1995). Sistem informasi manajemen, ed I. Jakarta: Prenhallindo
[15] Mu’alimah  /  D03205017  /  Kependidikan  Islam  (Manajemen  Pendidikan)  Peran  Sistem  Informasi  Manajemen  Dalam  Peningkatan Layanan Pendidikan Di SMA Darul Ulum 2 Unggulan BPPT – RSBI Jombang.
[16] Pangestu, D.W. (2007). Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen. IlmuKomputer.com
[17] Wikipedia, “CodeIgniter,” 2 Agustus 2019. [Online]. Available: http://id.wikipedia.org/wiki/CodeIgniter. [Diakses 2 Agustus 2019].
[18] Codeigniter, “Application Flow Chart,” [Online]. Available: http://www.codeigniter.com/user_guide/overview/appflow.html. [Diakses 2 Agustus 2019].
[19] Pemerintah  Indonesia.  2012.  Undang-Undang Nomor  12  Tahun  2012  tentang  Pendidikan Tinggi.  Lembaran  Negara RI  Tahun  2012 Nomor 5336. Jakarta: Sekretariat Negara.
[20] Tim Penyusun. 2018. Panduan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Edisi XII: Edisi Revisi 2019. Jakarta: Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat, DIRJEN RISBANG, KEMENRISTEKDIKTI.
[21] Tim Penyusun. 2018. Panduan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat PENS. Surabaya: Pusat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, PENS.