## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol. 8 No. 1, Februari 2023, pp. 87-93 ISSN: 2597-7156 (Online), 2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 87
Tinjauan Perancangan Tracer (Outguide) Pada Unit Penyimpanan Rekam Medis Di RSU Imelda Pekerja Indonesia Tahun 2022
Siddik Karo Karo 1 , Marjones Hardy H. Sihombing 2
1,2 Program Studi D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan
Article Info ABSTRACT Article history: Received Dec 02, 2022 Revised Feb 22, 2023 Accepted Feb 25, 2023 Tracer  (outguide)  is  a  substitute  for  medical  records  that  will  be removed  from  storage  for  any  purpose.  A  good  tracer  should  be made of strong and colorful materials. The function of the tracer is to show  where  medical  record  documents  are  when  they  are  not  in storage.  Tracers  can  also  improve  efficiency  and  accuracy  by showing  where  medical  records  are  stored  when  they  return.  The purpose  of  this  study  was  to  redesign  the  tracer  at  Imelda  Workers' Hospital in Indonesia by replacing  materials, shapes, and designs to make it easier for officers to carry out their duties, namely inserting tracers  into  the  shelves  between  the  densely  packed  medical  record files.  The  research  method  used  is  descriptive  qualitative  research. And  the  research  instruments  used  are  interview  guidelines  and observation  check  lists.  The  tracer  (outguide)  at  Imelda  Workers' Hospital in Indonesia has not been used for about a year because all tracers  (outguides)  have  been  damaged.  The  tracer  (outguide)  was damaged  because  the  material  was  too  stiff  and  broke  easily  when the officer inserted the tracer into the storage rack between the dense medical  record  files.  RSU  Imelda  Workers  Indonesia  requires  a tracer (outguide)  made of  strong, durable,  not easily damaged, torn, broken  and  researchers  have  redesigned  the  tracer  (outguide)  as  the results  in  the  design  above,  namely  by  using  flexible  mica  plastic material  with  a  thickness  of  0.70  mm,  and  the  color  chosen  by  the researcher  in  this  design  is  black.  The  shape  and  size  of  the  tracer (outguide)  in  this  design  is  the  same  as  the  shape  and  size  of  the previous tracer (outguide) in  Imelda Workers'  Hospital in Indonesia medical devices with new materials and designs such as the results in this design.
Keywords: Tracer Filing Room Medical Record This is an open access article under the CC BY-SA license.

## Corresponding Author:
Siddik Karo Karo, Program Studi D-3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan,
Jl. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur, Medan - Sumatera Utara. Email: siddikzidane85@mail.com
88

## 1. PENDAHULUAN
Rekam medis merupakan aspek penting yang harus ada dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit. Hal ini berdasarkan pada [1] Rekam medis ialah berkas yang isinya catatan, dokumen  semua  identitas  pasien,  pemeriksaan,  tindakan  yang  layanan  pasien  lainnya. Menurut [2], Rekam  medis  kategori baik  mempunyai  data  yang berkesinambungan mulai awal  sampai  akhir  perawatan  ataupun  sejak  pasien  mendaftar  pertama  kalinya  menjadi pasien inaktif. Kesinambungan data rekam medis mutlak untuk menjaga nilai rekam medis dalam  mendukung  untuk  penyembuhan  secara  maksimal.  Ketersediaan  berkas  rekam medis  yang  cepat  dan  membantu  pelayanan  kesehatan  yang  diberi  pada  pasien,  hingga masalah  berkas  harus  diperhatikan.  Suatu  sistem  penyimpanan  berkas  yang  digunakan tidak baik akan menimbulkan masalah yang mengganggu kesediaan berkas lain. Beberapa fasilitas  ruang  penyimpanan  meliputi  (a).  Ruang  dengan  suhu  ideal  untuk  menyimpan rekam medis dan keamanannya (b). Alat penyimpanan rekam medis menggunakan Roll o pack, rak terbuka dan cabinet filling (c). Tracer  yang digunakan sebagai pengganti rekam medis di rak filling untuk menelusur keberadaan rekam medis.
Lebih lanjut menurut [2], Tracer ( outguide ) yaitu pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan  dari  penyimpanan.  Tracer  yang  baik  terbuat  dari  bahan  kuat  dan  bewarna. Fungsi tracer ialah untuk menunjukan dimana dokumen yang tidak ada pada penyimpanan dan  dapat  meningkatkan  efisien  dan  akurat  dengan  menunjukan  dimana  rekam  medis disimpan  kembali.  Filling  ialah  unit  kerja  pada  rekam  medis  yang  di  resmikan  oleh Departemen Kesehatan yang mempunyai fungsi sebagai tempat mengatur dan menyimpan dokumen  dalam  dasar  sistem  penataan  tertentu  melalui  prosedur  yang  sistematis  [3]. Dalam kegiatan filling terdapat masalah  yang menghambat pelayanan pada pasien berupa pencarian  rekam  medis  lama,  nomor  rekam  medis  ganda,  rekam  medis  yang  hilang  dan kurangnya rak untuk  menyimpan  [4]. Berdasarkan penelitian  [3],  yang dilakukan petugas rekam  medis  di  Rumah  Sakit  TNI-AD  Malang  menemukan  kendala  dalam  sistem penyimpanan  rekam  medis  yaitu  tracer  di  rumah  sakit  TNI-AD  yang  digunakan  baik menurut  petugas,  jumlah  yang  terbatas  maka  dari  itu  petugas  tidak  menggunakan  tracer. Dengan    tidak  menggunakan  tracer  yang  baik,  makan  rekam  medis  sering  terjadinya missfile,  hal  ini  menghambat  pencarian  rekam  medis.  Ketentuan  pokok  yang  harus dipenuhi  dan  ditaati  pada  tempat  penyimpanan  ialah  tidak  satupun  rekam  medis  boleh keluar dari ruang filling tanpa tanda keluar atau kartu peminjaman [5]. Hasil penelitian dari [6] bahwa petugas rekam medis mengeluh tidak adanya tracer sehingga membuat mereka kesulitan mengembalikan rekam medis yang keluar dari penyimpanan.
Dari wawancara dengan empat orang petugas rekam medis pada bagian filling RSU Imelda  Pekerja  Indonesia,  maka  peneliti  menemukan  kendala  dalam  sistem  penyimpanan rekam  medis  yaitu  tracer  tidak  digunakan  skurang  lebih  1  tahun,  dikarenakan  tracer dirumah  sakit  rusak.  Rusaknya  tracer  karena  bahan  mudah  sekali  patah  disaat  petugas menggunakan  sebagai  pengganti  rekam  medis  yang  keluar  dengan  menyisipkan  tracer  ke rak  diantara  rekam  medis  yang  padat  dan  terjadinya missfile .  Hal  ini  akan  menghambat dalam pencarian dan pengembalian rekam medis ke dalam rak penyimpanan. Oleh karena itu  peneliti  mengangkat  judul  “Tinjauan  Perancangan  Tracer (Outguide) Pada  Unit Penyimpanan  Rekam  Medis  di  RSU  Imelda  Pekerja  Indonesia”.  Dari  hasil  penelitian  ini diharapkan nantinya penulis dapat merancang tracer ( Outguide ) dengan desain, bahan dan bentuk yang baik dan efisien sehingga dapat membantu petugas filing dalam menjalankan tugasnya.
89

## 2. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  dilaksanakan  pada  bulan  1  Mei  2022  sampai  dengan  30  September 2022  di  RSU  Imelda  Pekerja  Indonesia  yang  beralamat  Jl.  Bilal  No:  24,  Kelurahan  Pulo Brayan Darat I, Kecamatan Medan Timur, Kota Medan, Sumatera Utara.
Jenis  penelitian  ini  adalah  deskriptif  kualitatif.  Dengan  pendekatan  deskriptif kualitatif dapat dideskripsikan keadaan tracer (outguide) yang ada di RSU Imelda Pekerja Indonesia. Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara. Menurut [6] bahwa penelitian kualitatif pada  dasarnya  merupakan suatu proses penyelidikan yang mirip dengan pekerjaan detektif.
Penelitian  mengenai  perancangan  tracer (outguide) di  laksanakan  menggunakan metode perancangan. Data-data ini bisa berupa naskah wawancara, catatan lapangan, foto, video, dokumen pribadi, memo ataupun dokumen resmi lainnya [7].

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Hasil
A. Tracer (outguide) Rekam Medis di RSU Imelda Pekerja Indonesia
Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  observasi  yang  dilakukan  oleh  peneliti  kepada kepala  rekam  medis  di  RSU  Imelda  Pekerja  Indonesia  bahwa  penulis  memperoleh informasi  yaitu tracer (outguide) yang  ada di  rumah sakit tersebut  sudah tidak digunakan lagi  selama  kurang  lebih  satu  tahun  karena  sudah  rusak.  Rusaknya  tracer (outguide) tersebut karena bahan sebelumnya terbuat dari plastik kaku yang mudah sekali rusak/patah saat  petugas  menyisipkannya  diantara  rekam  medis  yang  padat.  Adapun  bentuk  tracer (outguide) RSU Imelda Pekerja Indonesia adalah berbentuk persegi panjang dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 25 cm, dan tidak memiliki kantong untuk tempat menyimpan bon peminjamannya, dan desain tracer ( outguide ) tersebut polos (tidak terdapat tulisan maupun logo RSU  Imelda Pekerja  Indonesia). Warna tracer ( outguide )  yang dimiliki RSU Imelda Pekerja  Indonesia  sebelumnya  yaitu  berwarna  biru  dan  berbeda  dengan  warna  isi  rekam medisnya  yaitu  warna  putih.  Jenis  tracer  sebagai  petunjuk  keluarnya  rekam  medis  di bagian  filing  yang  baik  adalah  biasanya  ukurannya  sama  atau  sedikit  lebih  besar  dari rekam medis [8].
Di bawah ini gambar tracer (outguide) RSU Imelda Pekerja Indonesia:
Gambar 1. Tracer (outguide) RSU Imelda Pekerja Indonesia
B. Rancangan Pembuatan Tracer (outguide) dan Bon Peminjaman Rekam Medis Perancangan  tracer (outguide)  baru yang  digunakan  peneliti  untuk  RSU  Imelda Pekerja  Indonesia  dengan  membuat  1  contoh  tracer (outguide) dengan  bahan  yang  awet
90
dan  memiliki  kantong  dan  1  contoh  bon  peminjaman  untuk  disisipkan  ke  dalam  kantong tracer (outguide).
Tahap-tahap dalam merancang tracer (outguide) sebagai berikut:
a. Membuat  bentuk  draf  tracer (outguide) dengan  menggunakan software  computer microsoft word 2010.
b. Kemudian menentukan ukuran dan bahan.
c. Menyiapkan bahan.
d. Kemudian menentukan ukuran pada tracer dengan panjang 35 cm dan lebar 25 cm.
e. Memberi warna hitam pada tracer (outguide) .
f. Bahan yang digunakan untuk perancangan tracer ini adalah terbuat dari plastik mika kaku lentur dengan tebal 0.70 mm.
g. Selanjutnya  membuat  bentuk  kantong  untuk  penyimpanan  bon  peminjaman permintaan rekam medis dengan ukuran panjang 12 cm dan lebar 10 cm.
h. Kemudian membuat tulisan pada tracer (outguide) dengan menggunakan jenis huruf times new roman .
i. Langkah terakhir yaitu membuat bon peminjaman rekam medis dengan ukuran 8 cm dan lebar 8 cm.
Setelah drafracer ( outguide) selesai  maka  peneliti  melakukan  perwujudan  tracer sesuai  dengan draftracer tersebut.  Dibawah  ini  hasil  dari  perancangan draftracer (outguide) dan draft bon peminjaman sebagai berikut :
35 cm
Gambar 2. Draft Tracer (Outguide)
RSU Imelda Pekerja Indonesia
Jl. Bilal no.24 Pulo Brayan Darat I Kec. Medan
12 cm TRACER REKAM MEDIS SISIPKAN LEMBARAN INI SEBAGAI PENGGANTI REKAM MEDIS YANG KELUAR KANTONG 2 5 cm 1 0 cm

## 8 cm

## Gambar 3. Draft Bon Peminjaman
Di  bawah  ini  merupakan  gambar  tracer (outguide) dan  bon  peminjaman  rekam medis yang sudah dicetak oleh peneliti sebagai berikut:
Gambar 4. Hasil Rancangan Tracer (outguide) Rekam Medis
Gambar 5. Hasil Rancangan Bon Peminjaman Pada Rekam Medis Rancangan tracer (outguide) ini berbentuk persegi panjang. Ukuran pada tracer ini yaitu  dengan  panjang  35  cm  dan  lebar  25  cm,  dan  terdapat  kantong  untuk  tempat  bon peminjaman  rekam  medis  agar  bon  peminjaman  tidak  mudah  hilang,  kantong  tersebut
(peminjam) (Petugas yang meminjamkan) : Nama dan Tanda Tangan : : : Nama pasien Nomo R M Tanggal pinjam Tanggal kembali: Keperluan

## BON PEMINJAMAN
8
92
berukuran  panjang  12  cm  dan  lebarnya  10  cm.  Warna  tracer (outguide) yang  dipilih perancang adalah warna hitam, dan bahan yang dipilih untuk perancangan tracer (outguide) ini  adalah  terbuat  dari  plastik  mika  kaku  lentur  dengan  tebal  0,70  mm.  Dengan menggunakan  bahan  ini  maka  akan  menghasilkan  tracer (outguide) yang  kuat,  awet,  dan mudah  digunakan  karena  tidak  akan  mudah  terlipat  saat  disisipkan  diantara  kumpulan rekam medis pada rak penyimpanan. Dan untuk ukuran rancangan bon peminjaman rekam medis yang dibuat peneliti dengan ukuran panjang 8 cm dan lebar 8 cm yang terbuat dari bahan  kertas  jeruk,  karena  bahan  tersebut  sedikit  tebal  dan  mudah  menyisipkannya kedalam kantong tracer ( outguide ) tersebut.
Tabel 1. Spesifikasi Rancangan Akhir Tracer (outguide) Pada Penyimpanan Rekam Medis No Spesifikasi Keterangan 1 Bentuk Berbentuk  persegi  panjang,  memiliki  logo  rumah  sakit  dan tulisan  di  dalam  tracer  tersebut,  ukuran  sama  dengan  map rekam medis RSU Imelda Pekerja Indonesia agar mempermudah    cepat    ditemukannya    kembali    tracer  tersebut dan terdapat kantong untuk menyimpan bon peminjaman. 2 Ukuran Ukuran tracer tersebut dengan panjang 35 cm dan lebar 25 cm, dan  terdapat  kantong  dengan  ukuran  panjang  12  cm  dan  lebar 10  cm  untuk  tempat  bon  peminjaman  rekam  medis  agar  bon tidak mudah hilang. 3 Warna Berwarna  hitam  karena  warna  hitam  tidak  digunakan  sebagai sampul  atau  map  rekam  medis  di  RSU  Imelda  Pekerja Indonesia  dan  merupakan  saran  dari  responden  agar  warna lebih mencolok. 4 Bahan Bahan plastik mika kaku lentur dengan tebal 0,70 mm, dengan menggunakan  bahan  ini  maka  akan  menghasilkan  tracer  yang kuat,  awet,  dan  mudah  digunakan  serta  tidak  akan  mudah terlipat saat disisipkan diantara kumpulan rekam medis.
5 Estimasi harga  Rp.25.000/tracer (outguide).
Spesifikasi  rancangan  pada  tabel  1  diatas  sesuai  dengan  standar  operasional prosedur  yang  berlaku  di  RSU  Imelda  pekerja  Indonesia  yaitu  SOP  tentang  desain  Map dan Tracer ( Outguide ) di RSU Imelda Pekerja Indonesia.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan penelitian yang berjudul “Tinjauan Perancangan Tracer ( Outguide ) Pada Unit Penyimpanan Rekam Medis RSU Imelda Pekerja Indonesia” maka  dapat  disimpulkan  bahwa  RSU  Imelda  Pekerja  Indonesia  membutuhkan  tracer (outguide) yang berbahan kuat,  awet, tidak mudah rusak,  robek, patah dan peneliti sudah merancang  ulang  tracer (outguide) seperti  hasil  pada  rancangan  di  atas,  yaitu  dengan menggunakan  bahan  plastik  mika  kaku  lentur  dengan  tebal  0.70  mm,  dan  warna  yang dipilih  peneliti  pada  rancangan  ini  ialah  warna  hitam.  Dengan  hasil  dari  rancangan  yang dibuat  peneliti  yaitu  petugas  tersebut  merasa  puas  karena  bahan  yang  digunakan  dalam perancangan ini menurutnya sudah bagus karena  tidak mudah patah, dan  dari segi  desain hasil  rancangan  tracer (outguide) yang  dibuat  peneliti  menurut  petugas  tersebut  sudah bagus dibandingkan dengan desain polos tracer yang ada di RSU Imelda Pekerja Indonesia sebelumnya.
93

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  berterima  kasih  kepada  Pimpinan  dan  Pegawai  RSU  Imelda  Pekerja Indonesia  untuk dukungan yang diberikan dalam terselesaikannya penelitian ini.

## REFERENCES
[1] PERMENKES
RI No 269/MENKES/PER/III/2008,
Permenkes RI
269/MENKES/PER/III/2008 , vol. 2008. Jakarta, 2008, p. 7.
[2] Adnyani,  N. K. Sari, and D. A. E. Agustini,  “Perancangan Outguide Dalam  Upaya Optimalisasi  Pengelolaan  Dokumen  Rekam  Medis  Di  Puskesmas  Bareng  Kota Malang.,” Pengabdi. Pada Masy. , vol. 2, no. 2, pp. 80–96, 2020.
[3] F.  R.  Ikawati,  A.  J.  Rusdi,  R.  D.  Prisusanti,  R.  A.  R.  Ularan,  A.  Ansyori,  and  M. Anshori, “Redesain Out Guide (Tracer) Sebagai Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Bantuan  TNI-AD  05.08.02  Malang,” J.  Train. Community  Serv.  Adpertisi ,  vol.  2,  no.  1,  2022,  [Online].  Available: https://jurnal.adpertisi.or.id/index.php/JTCSA/article/view/187
[4] i, Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Family Folder di Puskesmas B E. Mardyawat ayan Lombok Utara . Yogyakarta: Universitas Gajah Mada, 2016.
[5] IFHIMA,  “Education  Module  For  Health  Record  Practice:  Module  3  –Record Identification  System,  Filling  and  Retention  Of  Health  Record,”  Jakarta:  Dirjen Yanmed, 2012.
[6] A. Pujilestari, Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis  Berdasarkan Unsur Manajemen  5M  di  RSKIA  Permata  Bunda  Yogyakarta .  Surakarta:  Universitas Muhamaddiyah, 2016.
[7] Moelong  and  J.  Lexy, Metodelogi  Penelitian  Kualitatif .  Bandung:  PT  Remaja Rosdakarya, 2014.
[8] J.  Rofi’ah,  “Perencanaan  Penggunaan  Tracer  (Outguide)  Pada  Unit  Penyimpanan Rekam  Medis  Di  RSUD  Kebumen  Perencanaan  Penggunaan  Tracer,”  Politeknik Dharma Patria Kebumen, 2015.
[9]    Miles,    B.   Mathew   dan   Michael    Huberman. 1992. Analisis  Data  Kualitatif Buku SumberTentang Metode-metode Baru. Jakarta : UIP
[10]  Farlinda.  (2017).  Pembuatan  Aplikasi  Filling  Rekam  Medis  Rumah  Sakit.  Jurnal Kesehatan.https://jurkes.polije.ac.id/index.php/journal/article/view/47

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Siddik  Karo-Karo,  S.Kom,  M.Kom, Lulusan  Magister  Teknik  Informatika  dari  Fakultas  Ilmu Komputer  dan  Teknologi  Informatika  (Fasilkom-TI)  Universitas  Sumatera  Utara  (USU). Memperoleh gelar Sarjana komputer dari Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKom) Medan. Saat ini aktif sebagai dosen tetap di prodi D-III Perekam dan Informasi Kesehatan Universitas Imelda Medan.
Marjones  Hardy  H.  Sihombing,  S.Kom,  M.Kom, Lulusan  Magister  Teknik  Informatika  dari Fakultas  Ilmu  Komputer  dan  Teknologi  Informatika  (Fasilkom-TI)  Universitas  Sumatera  Utara (USU).  Memperoleh  gelar  Sarjana  komputer  dari Sekolah  Tinggi Ilmu  Komputer  Sisimangaraja Medan.  Saat  ini  aktif  sebagai  dosen  tetap  di  prodi  D-III  Perekam  dan  Informasi  Kesehatan Universitas Imelda Medan.