RANCANG BANGUN APLIKASI PENGOLAHAN SURAT PERNYATAAN MASIH MENGAJAR DI LEMBAGA PENDIDIKAN MA’ARIF GARUT
Nurhayati 1 , H.Bunyamin 2
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@sttgarut.ac.id
1 1106081@sttgarut.ac.id
2 sukses651@gmail.com
Abstrak – Pengelolaan surat pernyataan masih mengajar diperlukan bagi kelangsungan kerja para pegawai  yang berada di bawah naungan Lembaga Pendidikan Ma’arif Garut. Pengelolaan surat pernyataan  masih  mengajar  ini  terdiri  dari  kegiatan  pembuatan,  pengarsipan,  dan  pembuatan laporan mengenai Surat Pernyataan yang dibuat dalam satu tahun ajaran. Sistem pengolahan surat pernyataan masih mengajar yang sedang berjalan kurang efektif dan memakan banyak waktu. Hal ini dikarenakan dari sistem yang selama ini digunakan masih bersifat manual dengan memasukan data  satu  persatu  kedalam  blangko  surat.  Dengan  sistem  yang  manual  maka  proses  untuk memperoleh informasi tidak dapat diperoleh dengan cepat dan tepat waktu. Solusi yang diharapkan mampu  mengatasi  permasalahan  tersebut  yaitu  dengan  menerapkan  sebuah  aplikasi  pengolahan surat pernyataan masih mengajar. Adapun metode yang digunakan dalam penelitian tugas akhir ini yaitu  Traditional  System  Development  Metodology  (Waterfall)  yang  dikemukakan  oleh  Sandra Donalson Dewitz (1996) dengan dibantu oleh beberapa pemodelan  sistem seperti : Block Diagram , Flowmap, DFD, ERD. Aplikasi pengolahan surat pernyataan masih mengajar yang dirancang ini diharapkan  dapat  meningkatkan  pelayanan  terhadap  tenaga  pendidik  dan  tenaga  kependidikan dalam  hal  pelayanan  pembuatan  surat  pernyataan  masih  mengajar  pengangkatan,  dan mempercepat dalam perekapan data.
Kata  Kunci  - Perangkat  Lunak,  Analisis  dan  Desain,  Traditional  System  Development Methodology.

## I. PENDAHULUAN
Lembaga Pendidikan Ma’arif Cabang Garut merupakan aparat departentasi Nahdlatul Ulama (NU) yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan-kebijakan pendidikan Nahdlatul Ulama yang ada di  tingkat  pengurus  cabang  Garut.  LP  Ma’arif  NU  Garut  dalam  perjalanannya  secara  aktif melibatkan  diri  dalam  proses  pengembangan  pendidikan  di  kabupaten  garut,  LP  Ma’arif  NU  juga mendirikan satuan-satuan pendidikan mulai dari tingkat dasar, menengah, hingga perguruan tinggi, sekolah yang bernaung di Departemen Nasional RI maupun Depatemen Agama RI.
Sekertaris  LP  Ma’arif  mempunyai  tanggung  jawab  dalam  bidang  administrasi  dan kesektariatan  yang  mana  salah  satunya  yaitu  pembuatan  surat  pernyataan.  Untuk  memudahkan pengelolaan kearsipan maka selain melakukan kegiatan kearsipan secara manual, maka dibutuhkan suatu  aplikasi  sistem  yang  dapat  menangani  penyimpanan  arsip  yang  telah  dibuat,  dan  lain sebagainya yaitu dengan sebuah sistem aplikasi pengolahan Surat Pernyataan masih mengajar.
Mengingat pentingnya surat-surat yang diarsipkan tersebut terutama arsip yang terkait dengan Surat  pernyataan  masih  mengajar  yang  akan  dan  telah  diterbitkan,  maka dibutuhkan  suatu  konsep pengolahan  penyimpanan  arsip  secara  digital  di  lingkungan  Lembaga  Pendidikan  Ma’arif  Garut agar  kelak  dapat  memudahkan  dalam  pencarian  kembali,  dapat  diakses  oleh  pimpinan  pada  saat
dibutuhkan  secara real  time serta mengurangi  resiko  terjadinya kehilangan  data  yang telah dibuat. Sebelumnya pernah ada penelitian Tugas Akhir dengan tema yang sama mengenai pengolahan surat yaitu  dengan  judul  Pengembangan  Sistem  Informasi  Administrasi  Surat  Dinas  Kantor  BAPPEDA Kabupaten Garut (Budi : 2010) dengan metode penelitian SDLC.
Berdasarkan  uraian  diatas,  maka  dalam  Proposal  Tugas  Akhir  ini  penulis  akan  melanjutkan penelitian  dengan  mengambil  judul:  ” RANCANG  BANGUN  APLIKASI  PENGOLAHAN SURAT PERNYATAAN MASIH  MENGAJAR PADA LEMBAGA  PENDIDIKAN MA’ARIF GARUT“.

## II. LANDASAN TEORI

## 2.1 Perangkat Lunak
Adapun beberapa definisi dari perangkat lunak, yaitu sebagai berikut (Pressman, 2002: 10):
1. Perintah (program komputer) yang bila dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan.
2. Struktur data yang memungkinkan program memanipulasi informasi secara proporsional, dan
3. Dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan program.

## 2.2 Metodelogi Pengembangan Perangkat Lunak
Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan yaitu Traditional (waterfall) System Development Methodology. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan yaitu sebagai berikut (Sandra, 1996 : 95 ):
1. Preliminary  Investigation ,  yaitu  mempunyai  tujuan  untuk  mengidentifikasikan  hal-hal  yang berkaitan dengan sistem yang akan dirancang atau dikembangkan.
2. System Analysis , yaitu tahap setelah survei, maka digabungkan atau diklasifikasikan data hasil survei dan dianalisis menggunakan beberapa pemodelan dan pemrosesan yang akan dirancang untuk sistem baru.
3. System Design , yaitu tahap merancang sistem, dimana dilakukan dengan pemilihan data atau peralatan perangkat lunak dan perangkat keras.
4. System Implementation , yaitu tahap setelah merancang dilanjutkan dengan membuat program dengan mengimplementasikannya menggunakan pemrograman yang telah ditentukan.

## 2.3 XAMPP
XAMPP adalah software web server apache yang di dalamnya tertanam server MySQL yang didukung  dengan  bahasa  pemrograman  PHP  untuk  membuat  website  yang  dinamis. (“ http://www.pusatdesainweb.com/2014/06/29/pengertian-dan-kegunaan-xampp/ ”). Didalam XAMPP terdapat tiga komponen utama yaitu web server Apache, PHP, dan MySQL:
1. Apache
Apache merupakan web server yang digunakan untuk menampilkan website di internet seperti menggunakan Mozilla fire fox, Google Crome, IE, Safari, dll berdasarkan kode-kode yang di tulis di dalam website tersebut baik menggunakan bahasa pemrograman HTML maupun PHP yang mengambil suatu database
yang
dibangun di MySQL
(“ http://www.pusatdesainweb.com/2014/06/29/pengertian-dan-kegunaan-xampp/ ”).
2. MySQL
MYSQL  adalah  sebuah  program database server  yang  mampu  menerima  dan  mengirimkan datanya dengan cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language) (Bunafit, 2005: 1).

## 3. PHP ( Hypertext Preprocessor)
PHP  merupakan  script  untuk  pemrograman  script  web  server-side,  script  yang  membuat dokumen HTML secara on the fly , dokumen HTML yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen  HTML  yang  dibuat  dengan  menggunakan  editor  teks  atau  editor  HTML  (Betha, 2004: 3).

## III. KERANGKA KERJA KONSEPTUAL

## 3.1 Metode Pengumpulan Data
Untuk  menunjang  dalam  melakukan  penelitian,  maka  dilakukan  beberapa  teknik  pengum- pulan data, yaitu sebagai berikut:
1. Teknik Wawancara
2. Studi Dokumentasi
3. Observasi
4. Studi Kepustakaan

## 3.2 Metode Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan yang digunakan yaitu Traditional (waterfall) System Development Methodology. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan yaitu  sebagai berikut (Sandra, 1996 : 95 ):
Gambar 3.1 Traditional (waterfall) System Development Methodology
( Sandra  Donalson Dewitz, 1996 : 95  )

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Preliminary Investigation
4.1.1 Mengidentifikasi Sasaran, Batasan dan Ruang Lingkup
1. Identifikasi Sasaran Adapun sasaran yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
1. Dapat  memberikan  pelayanan  yang  baik  kepada  satuan  pendidikan  yang  berada  di  bawah naungan LP Ma’arif Cabang Garut
2. Dapat  memberikan  kemudahan  kepada  Sekretaris  dalam  pembuatan  serta  pengolahan  surat pernyataan masih mengajar di LP Ma’arif Cabang Garut.
3. Dapat  menyediakan laporan-laporan  yang berkaitan dengan pengolahan data mengenai  surat pernyataan masih mengajar di LP Ma’arif Cabang Garut.
4. Dapat  mengontrol  informasi  data  anggota  yang  mengajukan  permohonan  Surat  pernyataan masih mengajar.
2. Identifikasi Batasan Adapun batasan permasalahannya sebagai berikut:
1. Proses  pembuatan  dan  pengelolaan  surat  oleh  Sekretaris  sudah  menggunakan  perangkat komputer, tetapi pengolahan surat tersebut masih belum dilakukan dengan cepat.
2. Proses  pembuatan  surat  dan  perekapan  laporan  register  pembuatan  surat  pernyataan  masih mengajar  di  LP  Ma’arif  Cabang  Garut    masih  belum  dilakukan    dengan  cepat,  dikarenakan belum paham dengan penggunaan software aplikasi pendukung.

## 3. Identifikasi Ruang Lingkup
Adapun  ruang  lingkup  dari  sistem  pengolahan  surat  pernyataan  masih  mengajar  pada Lembaga Pendidikan Ma’arif Garut ini meliputi:
1. Ketua
2. Sekertaris
3. Pemohon
4.1.2 Dokumen Sasaran, Batasan  dan Ruang Lingkup

## 1. Dokumen Sasaran Yang Berhubungan Dengan Sistem
Dokumen yang menjadi sasaran dalam aplikasi pengolahan surat pernyataan masih mengajar yaitu:
a. Data  Surat  pernyataan  masih  mengajar  di  LP  Ma’arif  Cabang  Garut  yaitu  data  mengenai pembuatan  Surat pernyataan masih mengajar di LP Ma’arif Cabang Garut.
b. Rekapitulasi data pembuatan surat pernyataan masih mengajar pertahun.

## 2. Dokumen Batasan Yang Berhubungan Dengan Sistem
Dokumen yang menjadi  batasan untuk diolah dalam  Surat pernyataan masih mengajar di  LP
Ma’arif Cabang Garut  adalah:
1. Surat pernyataan masih mengajar di LP Ma’arif Cabang Garut.
2. Daftar pembuatan Surat pernyataan masih mengajar.

## 3. Dokumen Ruang Lingkup Yang Berhubungan Dengan Sistem
Ruang  lingkup  dokumen  yang  berhubungan  dengan  sistem  pengolahan  surat  pernyataan masih mengajar di LP Ma’arif Cabang Garut meliputi:
a. Data input mencakup data surat pernyataan masih mengajar di LP Ma’arif Cabang Garut.
b. Data Output mencakup  surat  pernyataan  masih  mengajar  di  LP  Ma’arif  Cabang  Garut, daftar  pembuatan surat pernyataan masih mengajar di LP Ma’arif Cabang Garut.
4.2 System Analysis (Analisis Sistem) Visi Misi LP Ma’arif Garut
 Dengan mengembangkan sistem pendidikan dan terus berupaya mewujudkan pendidikan yang mandiri  dan membudayakan (civilitize), LP Ma’arif NU akan menjadi  pusat pengembangan pendidikan  bagi  masyarakat,  baik  melalui  sekolah,  madrasah,  perguruan  tinggi,  maupun pendidikan masyarakat.
 Mempresentasikan  perjuangan  pendidikan  NU  yang  meliputi  seluruh  aspeknya,  kognitif, afektif, maupun psikomotorik.
 Menciptakan  komunitas  intutisional  yang  mampu  menjadi  agent  of  educational  reformation dalam upaya mencerdaspan kehidupan bangsa dan pembangunan masyarakat beradab.
4.3 Analysis Existing System
4.3.1 Physical Analysis (PPDSH) Tabel 4.1. Analisis Fisik (PPDSH) People Procedure Data S/W H/W
Sekretaris   Membuat,  mengelola,  merekap  surat pernyataan masih mengajar di LP Ma’arif Cabang  Garut  dan  mencatat  pembuatan surat  pernyataan  masih  mengajar  di  LP Ma’arif Cabang Garut. Data pemohon Ms. Office - Buku Agenda pembuatan surat. People Procedure Data S/W H/W
Ketua Menerima, memeriksa dan menandatangani  surat  pernyataan  masih mengajar di LP Ma’arif Cabang Garut. Data pemohon - Alat tulis Pemohon Menyerahkan persyaratan Data pemohon - - Alat tulis

## 4.3.2 Logical Analysis (IPOSC)
Adapun  proses  pengolahan  surat  pernyataan  masih  mengajar  seperti  yang  digambarkan dibawah ini:
1. Mencatat Data Permohonan Pernyataan masih mengajar
Gambar 4.2 Block Diagram Proses pembuatan surat pernyataan masih mengajar

## 4.4 Desain Secara Umum

## 4.4.1 Spesifik Secara Logis (IPOSC)
Spesifik  secara  logis  (IPOSC)  berikut  digambarkan  berupa flowmap pengolahan  surat pernyataan masih mengajar pada Lembaga Pendidikan Ma’arif Garut:
Gambar 4.3 Flowmap Sistem Baru Pengolahan Surat Pernyataan masih mengajar

## 4.5 Tahap Perancangan
4.5.1 Perancangan  Aplikasi  Pengolahan  Surat  Pernyataan  masih  mengajar  pada  Lembaga Pendidikan Ma’arif Garut

## 4.5.2 Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD)
Pemohon : Merupakan guru/tenaga kependidikan maupun pihak yang mengajukan permohonan Surat pernyataan masih mengajar.
Sp  (Surat  pernyataan  masih  mengajar)  :  Merupakan  surat  yang  berisikan  data  pemohon  yang mengajukan permohonan Surat pernyataan masih mengajar.
Jabatan : Merupakan keterangan untuk menentukan blangko surat yang akan digunakan. Sekolah : Merupakan tempat dimana pemohon mengajukan pembuatan sp.

## 4.5.3 Perancangan Struktur Menu
Memasukan data kedalam blangko surat pernyataan masih mengajar Sekertaris
Data pemohon Surat pernyataan

## 4.6 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.7  Tampilan Menu Utama

## V. KESIMPULAN
Dari  hasil  pembahasan  terhadap  perancangan  aplikasi  pengolahan  surat  pernyataan  masih mengajar di LP Ma’arif Cabang Garut , serta berdasarkan teori  yang ada maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Perubahan  sistem  pengolahan  surat  manual  menjadi  suatu  sistem  yang  terkomputerisasi dilakukan agar dapat menunjang dalam keefektipan waktu dalam pembuatan serta perekapan data.
2. Dalam  proses  yang  sedang  berjalan,  pengolahan  surat  pernyataan  masih  mengajar  di  LP Ma’arif Cabang Garut menggunakan Ms. Word.
3. Aplikasi pengolahan surat pernyataan masih mengajar di LP Ma’arif Cabang Garut dirancang untuk  mengatasi  kelemahan  dan  kekurangan  serta  mempermudah  dalam  pembuatan  serta perekapan data Surat pernyataan masih mengajar.
4. Perangkat lunak ( Software) pendukung yang digunakan yaitu XAMPP dan Edraw-Max.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Dewitz,  Sandra, “ System  Analysis  and  Design  and  The  Transition  to  Object ”, McGraw- Hill, Singapore, 1996.
[2] Nugroho,  Bunafit, “Database  Relasional  Dengan  MySQL”, Andi  Offset  :  Yogyakarta, 2005.
[3] Pressman,  Roger  S.  Ph.D. “Rekayasa  Perangkat  Lunak:  Pendekatan  Praktisi  (Buku Satu)”. Andi, Yogyakarta, 2002.
[4] Sidik,  Betha, “Pemrograman  Web  Dengan  PHP  “,  “ Informatika  Bandung”,  Bandung, 2004.
[5] “Surat”, http://soeratku.blogspot.com/2013/11/pengertian-surat.html , diakses pada tanggal 15 Maret 2015.
[6] “XAMPP”, http://www.pusatdesainweb.com/2014/06/29/pengertian-dan-kegunaan-xampp/ , diakses pada tanggal 15 Maret 2015.