## SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DI KANTOR CAMAT KOTO XI TARUSAN PESISIR SELATAN
Muhammad Hafizh 1 , Malta Nelisa 2
Program Studi Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang Email: muhammadhafizh0101@gmail.com

## Abstract
Writing  this  paper  aims  to  describe:  1)  Archive  storage  facilities,  2) Archive storage system, 3) obstacles and efforts in archive storage system in  Koto  XI  Sub-Bereau  Head  Office  of  South  Pesisir.  The  method  used  is descriptive  method.  Data  collected  through  abservation  and  interview. The observation was done directly at Koto XI Sub-Bereau Head Office of South Pesisir.Based  on  the  result  of  these  studies  can  be  summarized  as follows. First, the archive storage facility in the Offcie of the Sub-District Head Koto XI South Coast using archival storage boxes and filing cabinets. Secondly,  the  archive  storage  system  at  the  South  Coast  Koto  XI  Sub- Dictrict  Head  Office  uses  an  alphabetical  storage  system  and  uses chronological  and  systematic  problems  and  storage  systems  or  dates. Third,  the  obstacles  and  efforts  encountered  in  the  implementation  of achival  storage  is  less  precise  storage  space,  lack  of  professionals  and archivists  archive  professionals  in  the  Office  of  the  Koto  XI  Sub-District Head South Coast Pusan.
Keyword : archive, filling system, means of archiving, Filing system.

## A. Pendahuluan
Setiap  kantor  pasti  memerlukan  suatu  unit  yang  mengelola  sesuatu  yang berhubungan  dengan  kegiatan  administrasi,  kegiatan  admnistrasi  pada  suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Salah satu  sumber  informasi  adalah  arsip.  Arsip  menjadi  sumber  informasi  bagi  setiap yang  memilikinya.  Dari  semua  aset  organisasi  yang  ada,  arsip  adalah  salah  satu aset yang berharga.Arsip merupakan warisan dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara  dan  dilestarikan.Tingkat  peradaban  suatu  instansi  dapat  dilihat  dari pemeliharaan  dan  pelestarian  terhadap  arsipnya  tak  terkecuali  dalam  suatu instansi.Berkaitan  dengan  hal  tersebut  arsip  perlu  dikelola  dengan  baik  dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu  sebagai  sumber  informasi  dan  sebagai  pusat  ingatan  bagi  organisasi. Mengingat  arti  pentingnya  kearsipan,  pemerintah  Indonesia  menaruh  perhatian
1 Mahasiswa penulis Makalah Prodi Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode Maret 2018
2 Pembimbing, dosen FBS Universitas Negeri Padang
yang cukup besar terhadap arsip.Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peratuan  perundangan  yang  mengatur  tentang  kearsipan  Nasional,  seperti Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan. Arsip  yang  akan  diolah  menjadi  sebuah  informasi  mempunyai  peranan  penting dalam  proses  penyajian  informasi,  oleh  sebab  itu  untuk  dapat  menyajikan informasi  yang  akurat,  tepat  waktu  (cepat),  relevan  dan  lengkap  haruslah  ada sistem  dan  prosedur  kerja  yang  baik  dalam  prosedur  pemberkasan  arsip.  Sistem penyimpanan  arsip  yang  baik,  merupakan    kunci  dari  keberhasilan  suatu perusahaan agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Sistem  pemberkasan  arsip  ini  bertujuan  untuk  menemukan  kembali informasi dengan cepat dan tepat danmempermudah penyusutan arsip. Mengingat peranan  arsip  yang  begitu  penting  bagi  kehidupan  berorganisasi,  sampai  saat  ini masih  banyak  instansi  yang  belum  melakukan  prosedur  pemberkasan  arsip dengan  baik.  Hal  ini  dapat  dilihat  dengan  masih  banyaknya  instansi  yang melakukan  pemberkasan  arsip  dengan  cara  yang  tidak  sesuai  dengan  ketentuan kearsipan,  seperti  arsip  dibiarkan  bertumpuk,  sistem  penyimpanan  yang  masih salah,  dan  pemeliharaan  dan  perawatan  terhadap  arsip.  Sehingga  menyebabkan arsip yang ingin dicari sulit ditemukan dan arsip tersebut mudah rusak.
Dalam  proses  pemberkasan  arsip  harus  didukung  juga  dengan  sarana  dan prasarana  yang  memadai  sesuai  dengan  standar.  Hal  tersebut  bertujuan  supaya dalam  proses  penemuan  kembalinya  tidak  mengalami  kendala  sehingga  dapat dilakukan secara cepat dan tepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  merupakan  salah  satu  instansi  pemerintah yang  bertugas  untuk  mengurus  masayakat  di  kecamatan  atau  daerah  tersebut. Oleh  sebab,  itu  diperlukan  arsip  untuk  menyimpan  dokumen-dokumen  penting milik  masyarakat  seperti  penyimpanan  dokumen  pembuatan  E-KTP,  KK  (Kartu keluarga), akta kelahiran dan lain-lain. Beberapa fakta yang menyebabkan Kantor Camat Koto XI Tarusan belum melakukan pemberkasan arsip dengan baik antara lain:  (1)  kurangnya  kesadaran  pegawai  akan  pentingnya  sistem  pemberkasan arsip;  (2)  kurangnya  pengetahuan  pegawai  terhadap  sistem  pemberkasan  arsip; (3) kurang profesionalnya tenaga arsiparis.
Bertambahnya  jumlah  arsip  tentu  akan  menambah  jumlah  arsip  yang disimpan  di  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  oleh  sebab  itu  diperlukan  prosedur pemberkasan arsip yang baik, dan ketentuan kearsipan. Dalam penyimpanan dan penataan  arsip  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan,  arsip  masing-masing  dimasukkan dalam  map  dan  disimpan  dalam  lemari  arsip.  Sedangkan,  sistem  pemeriksaan menggunakan sistem abjad yaitu arsip disusun berdasarkan abjad nama.
Pelaksanaan prosedur pemberkasan arsip diKantor Camat Koto XI Tarusan belum  sepenuhnya  terlaksana  dengan  baik.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari  sistem penyimpanananya,  yaitu  ruangan  penyimpanan  yang  tidak  efektif  karena  Kantor Camat  Koto  XI  Tarusan  tidak  memiliki  ruangan  khusus  sebagai  penyimpanan arsip-arsip yang dikelola dari instansi tersebut.

## B. Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  makalah  ini  adalah  metode deskriptif.  Menurut  Nazir  (20011:54)  metode  deskriptif  adalah  suatu  metode dalam meneliti status sekelompok manusia, subjek objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk mendeskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis,  faktual  dan  akurat  mengenai  fakta-fakta,  sifat-sifat  serta  hubungan antar fenomena yang diselidiki.

## C. Pembahasan

## 1. Sarana Penyimpanan Arsip di Kantor Camat Koto XI Tarusan
Keberadaan  arsip  sangat  berperan  sebagai  bukti  yang  akurat  dari  suatu kegiatan.Pada  dasarnya  keberadaan  arsip  sangat  bergantung  pada  tempat penyimpanan arsip. Sebuah ketersediaan informasi yang terdapat pada arsip tidak akan  berjalan  dengan  baik  tanpa  tersedianya  tempat  penyimpanan  arsip  dengan tata ruang (sarana) dan fasilitas fisik yang mendukung. Sehingga penyelenggaraan kearsipan dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.
Ruangan  penyimpanan  arsip  di  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  memiliki gudang  untuk  menyimpan  arsip,  akan  tetapi  gudang  tersebut  digunakan  untuk penyimpanan  arsip  yang  sudah  lama  jangka  waktunya.  Kantor  Camat  Koto  XI Tarusan meletakkan arsip mereka sesuai dengan nama mapnya seperti ‘Keuangan’ maka  ditempatkan  diruangan  bagian  keuangan.  Begitupun  beberapa  bagian lainnya.  Penyimpanan  arsip  di  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  tidak  memiliki ruangan  khusus  untuk  penyimpanan  arsip,  maka  untuk  kesalahan  pada  arsip tersebut susah didapatkan karena setiap arsip berbeda-beda.
Berikut  adalah  pemaparan  perlengkapan  yang  digunakan  oleh  Kantor Camat Koto XI Tarusan berdasarkan wawancara dan pengamatan.
a. Menggunakan  map  yang  digunakan  untuk  menyimpan  semua  arsip-arsip  yang berhubungan dengan keperluan masyarakat di Koto XI Tarusan.
b. Petunjuk  diletakkan  dengan  cara  menempelkan  nama  masing-masing  ke punggung map, yang berfungsi sebagai tanda dalam proses pencarian arsip. Jika system  kearsipan  petunjuk  terletak  pada  tonjolan guide, yang  terdapat  pada map,  namun  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  melakukan  dengan  cara  yang berbeda  yaitu  dengan  menempelkannya  pada  punggung  map.  Meskipun menggunakan  cara  tata  letak  yang  berbeda,  cara  tersebut  tetap  bisa  diterima karena memiliki fungsi yang sama.
c. Kotak  boks/ box  file, perlengkapan  ini  digunakansebagai  tempat  untuk meletakkan  map-map  tersebut.  Setiap  kotak  boks  diletakkan  beberapa  map, tergantung  tebal  atau  banyaknya  arsip  di  map  tersebut.  Biasanya  satu  kotak boks  bisa  terdapat  5  atau  4  buah  map  dan  bisa  juga  terdapat  3  buah  map, tergantung  tebal  dan  banyaknya  arsip  tersebut.  Selain  itu,  di  kotak  boks  juga ditempelkan nama-nama orang yang terdaftar di Kantor Camat Koto XI Tarusan yang  map  arsipnya  diletakkan  di  dalam  kotak  boks  tersebut.  Hal  ini  juga berfungsi  sebagai  petunjuk  atau  kata  tangkap  dalam  memudahkan  pencarian arsip.
Hal penting lainnya yang perlu dilakukan dalam penyimpanan arsip adalah cara  memelihara  arsip  tersebut.  Pemeliharaan  arsip  merupakan  suatu  kegiatan untuk  melindungi,  merawat,  melestarikan,  mengawasi  dan  mengambil  langkah- langkah  agar  terjaminnya  keselamatan  arsip  baik  fisik  maupun  informasi  yang terkandung didalamnya.

## 2. Sistem Penyimpanan Arsip di Kantor Camat Koto XI Tarusan
Kantor Camat Koto XI Tarusan merupakan salah satu kantor yang terletak di  Pesisir  Selatan,  Sumatera  Barat  dan  bergerak  di  bidang  pelayanan  masyarakat terutama dalam mengurus hal-hal yang berkaitan dengan sebuah surat menyurat. Kantor Camat Koto XI Tarusan mempunyai unit khusus dalam penyimpanan surat menyurat  yaitu  sebuah  sistem  yang  tersusun  rapi  untuk  temu  kembali  sebuah arsip.  Sistem  penyimpanan  arsip  di  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  memiliki beberapa  tempat  penyimpanan  karena  setiap  bagian  di  Kantor  Camat  Koto  XI Tarusan  menyimpan  arsip  di  beberapa  ruangan/bagian  seperti  bagian  umum, keuangan,  kepagawaian,  fungsional,  dll.  Ini  dilakukan  demi  kelancaran  sebuah kantor agar tidak terjadi kesalahan ataupun kehilangan terhadap arsip yang telah disimpan  karena  masyarakat  sewaktu-waktu  memerlukan  sebuah  arsip  yang terletak di Kantor Camat Koto XI Tarusan tersebut.
Sistem  penyimpanan  adalah  langkah-langkah  pekerjaan  yang  dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu arsip. Dalam prosedur penyimpanan arsip,  dokumen  perlu  dicatat,  diberkaskan,  disimpan  dan  disimpulkan  untuk keperluan  pemakai.Kegiatan  tersebut  tentunya  memerlukan  perlengkapan  dan peralatan  penyimpanan  beserta  prosedur  pengelolaannya.  Pengelolaan  arsip merupakan  suatu  kegiatan  yang  sangat  penting  dilakukan  dalam  sebuah  kantor atau instansi. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam penemuan kembali dan proses  pengelolaannya.Sistem  penyimpanan  arsip  menurut  ketentuan  arsip  ada lima  macam  seperti  yang  telah  dijelaskan  sebelumnya.  Kantor  Camat  Koto  XI Tarusan  juga  memiliki  tata  penyimpanan  seperti  ketentuan  arsip  tersebut  tetapi tidak  semua  yang  ada  pada  ketentuan  arsip  dimiliki  oleh  Kantor  Camat  XI  Koto Tarusan.
a. Penyimpanan dengan metode abjad dari A-Z
Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  menyimpan  arsip  dengan  mengurutkan sesuai dengan abjad, tetapi penyimpanan yang dilakukan oleh Kantor Camat Koto XI  Tarusan  memiliki  ide  yang  bagus  karena  setiap  bidang/bagian  yang  ada  pada Kantor  Camat  Koto  XI  memiliki  penyimpanan  arsip  yang  berbeda,  maka  dari  itu untuk  temu  kembali  arsip  pada  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  dapat  ditemukan dengan mudah atau tidak memerlukan waktu yang lama.
b. Penyimpanan sistem masalah ( subject filing system ) Sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam  arsip  Arsip  diklasifikasikan  berdasarkan  kegiatan-kegiatan  yang  berkaitan dengan  masalah-masalah  yang  berhubungan  dengan  perusahaan.  Masalah- masalah  tersebut  dikelompokkan  menjadi  satu  subjek  yang  disusun  dalam  suatu daftar  yang  bernama  daftar  indeks.  Pada  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalah seperti ini dilakukan terhadap bidang-
bidang tertentu. Karena masyarakat tidak selalu memiliki urusan di bagian umum, bisa saja masyarakat memiliki keperluan di bidang keuangan atau bidang lain yang ada  pada  kantor  camat  tersebut.  Penyimpanan  arsip  pun  dilakukan  dengan  cara yang  sederhana  dan  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  juga  tidak  memiliki  daftar indeks seperti ketentuan kearsipan.
c. Penyimpanan sistem kronologis/tanggal ( chronological filing system ) Sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan urutan waktu/kronologis  dari  tanggal,  bulan,  dan  tahun  penerimaan  arsip.  kegiatan penyimpanan arsip seperti  ini telah dilakukan oleh kantor camat  koto xi tarusan. karena  kantor  camat  koto  xi  tarusan  selalu  mencatat  tanggal,  bulan  serta  tahun kapan masuknya arsip yang baru.
Penyimpanan  sistem  wilayah  ( geographical  filing  system) ,yaitu  sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman pada  daerah,  kota,  negara,  atau  nama  wilayah  tertentu  lainnya  sebagai  pokok permasalahannyasedangkanpenyimpanan sistem nomor ( numerical  filing system, yaitu  sistem  penyimpanan  atau  penataan  arsip  berdasarkan  nomor,  arsip dikelompokkan berdasarkan permasalahan, kemudian  masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
Sistem  ini  digunakan  dengan  alasan  dapat  mempermudah  dan mempercepat  proses  temu  kembali  arsip,  namun  kekurangan  dari  system  ini adalah  jika  terdapat  nama  ganda  yang  sama  maka  proses  temu  kembalinya  akan terhambat  dan  sedikit  memerlukan  waktu.  Tetapi  untungnya  karena  setiap penyimpanan  arsip  memiliki  beberapa  ruangan  penyimpanan  karena  setiap ruangan memiliki arsip tersendiri.

## 3. Kendala dan Upaya yang Dihadapi dalam Pelaksanaan Penyimpanan Arsip di Kantor Camat Koto XI Tarusan
Faktor-faktor  penyebab  kerusakan  arsip  di  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan biasanya adalah:(1)Faktor instrinsik (dari dalam) berupa: tinta dan kualitas kertas, penulis menemukan beberapa arsip yang tulisan kabur atau tinta tulisannya telah memudar.  Selain  itu,  pada  kualitas  kertas,  penulis  juga  menemukan  arsip  yang berubah  warna  dan  mudah  robek.Ini  menunjukkan  bahwa  tinta  dan  kertas  yang digunakan  masih  belum  berkualitas,  meskipun  juga  terdapat  arsip  yang  memiliki kualitas  kertas  dan  tinta  yang  baik.  Hal  ini  akan  menyebabkan  informasi  yang terdapat pada arsip tidak bisa terbaca dan hilangnya nilai arsip tersebut. (2)Faktor ekstrinsik  (dari  luar)  berupa  temperatur,  kelembaban  udara,  pencahayaan,  debu, jamur,  dan  sejenisnya,  dan  kelalaian  manusia.  Berdasarkan  pengamatan  penulis, bahwa  dalam  pemeliharaan  arsip  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  tidak menggunakan AC dalam pengaturan temperatur dan kelembaban udaranya.Selain itu,  pencahayaan  hanya  dilakukan  pada  jam  kerja  dan  terdapat  juga  arsip  yang rusak atau robek karena kelalaian manusia.
Dalam proses pemeliharaan arsip, tidak ada proses tertentu yang dilakukan. Arsip  yang  sudah  lama  diletakkan  di  gudang,  yaitu  arsip  yang  didapat  dari berbagai  bidang-bidang  yang  ada  di  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan.Setiap  satu bulan  sekali  dilakukan  pemeriksaan.  Pemeriksaan  dilakukan  berfungsi  untuk melihat  keadaan  arsip  apabila  ada  serangga  atau  jenis  binatang  yang  dapat
merusak  arsip-arsip  tersebut.Berdasarkan  pengamatan  penulis  selama  observasi di  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan,  maka  penulis  menemukan  beberapa  kendala dalam proses prosedur penyimpanan arsip, diantaranya:
a. Ruangan penyimpanan yang tidak tepat
Ruangan  penyimpanan  merupakan  salah  satu  faktor  yang  sangat  penting dalam pengelolaan arsip.Dalam pemilihannya setiap instansi, perusahaan maupun organisasi  berhak  harus  memiliki  ruangan  khusus  untuk  penyimpanan  arsip  dari semua  kegiatan  yang  ada  di  Kantor  tersebut.  Pemilihan  ruangan  penyimpanan yang tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan akan bermanfaat untuk mempercepat dan mempermudah proses temu kembali arsip.
Pada  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan,  ruangan  yang  digunakan  hanya ruangan dari setiap bidang yang ada pada kantor tersebut. Hal ini akan membuat arsip  yang  masuk  akan  terus  menumpuk,  sedangkan  arsip  yang  lama  tidak  ada kejelasan  kapan  akan  dipindahkannya  ke  gudang.  Tentu  saja  proses  seperti  ini akan  merusak  arsip  yang  lama,  apalagi  akan  sulit  untuk  menemukan  arsip  lama yang  akan  dicari  apabila  pengguna  informasi  meminta  arsipnya,  sedangkan  arsip tersebut  hanya  menumpuk  dengan  tidak  jelas.  Ini  akan  membahayakan  kantor, karena  kantor  adalah  Kantor  Camat  yang  akan  melayani  masyarakat. Bertambahnya  arsip  kebagian  arsip  tanpa  adanya  penyusutan  sehingga  tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
b. Kurang Proesionalnya Tenaga Profesional Arsiparis
Pengelolaan  arsip  di  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  hanya  dilakukan  oleh pegawai atau karyawan unit Kantor Camat Koto XI Tarusan.Sementara itu, dalam unit  tidak  ada  satupun  karyawan  yang  memiliki  latar  belakang  dibidang kearsipan.Namun,  sebaiknya  hal-hal  yang  berhubungan  dengan  kegiatam kearsipan  khusus  pengelolaan  arsip  dilakukan  oleh  arsiparis.Hal  ini  disebabkan arsiparis  merupakan  tenaga  ahli  yang  professional  dan  mengetahui  tindak- tindakan  yang  harus  dilakukan  dalam  pemeliharaan  arsip.  Apabila  pengelolaan arsip dilakukan oleh karyawan yang tidak memiliki latar bealkang khusus dibidang kearsipan  maka,  proses  pengelolaan  arsip  pun  tidak  akan  dilakukan  secara  baik dan kurang efektif.
Berdasarkan  kendala-kendala  dijelaskan  di  atas,  adapun  upaya  dilakukan dalam mengatasi kendala pada prosedur penyimpanan pengelolaan arsip di Kantor Camat  Koto  XI  Tarusan  sebagai  berikut:  Upaya  mengatasi  kendala  dalam  sistem penyimpanan  arsip  memiliki  beberapa  faktor  (1)  Faktor  Instrinsik  merupakan kerusakan  dari  dalam,    sebaiknya  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  harus  melihat atau  memeriksa  keadaan  arsip  yang  telah  lama  disimpan  dan  melakukan perawatan  terhadap  arsip  yang  telah  lama  tersebut  agar  data  yang  terdapat  di arsip  itu  tidak  hilang.    Karena  sebuah  arsip  dapat  rusak  karena  tidak  dijaga  atau tidak  dirawat.(2)  Faktor  Ekstrinsik  merupakan  kerusakan  dari  luar  contohnya seperti  barang-barang  yang  dipakai  tidak  berkualitas.    Sebaiknya  hal  ini  perlu diperhatikan  karena  penting  bagi  sebuah  kantor  memiliki  barang  yang  bermutu dalam  kategori  surat  menyurat.    Karena  surat  menyurat  tidak  hanya  ditulis  saja melainkan  untuk  disimpan  dan  dijaga  agar  dapat  berguna  untuk  kedepannya. Maka dari itu perlulah untuk memilih dan memakai barang yang berkualitas.
a) Memberikan Ruangan Khusus Penyimpanan Arsip
Sebaiknya  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  membuat  ataupun  memberi sebuah ruangan khusus untuk penyimpanan arsip, bukan gudang yang meletakkan arsip  dalam  jangka  waktu  yang  lama.Karena  ini  sangat  diperlukan  di  sebuah instansi,  ruangan  ini  sangat  berguna  bagi  instansi  yang  sangat  berkaitan  dengan surat-menyurat.  Ruangan  yang  hanya  menyimpan  arsip  pada  ruangan  disetiap bagian  sebenarnya  efisien,  tetapi  kantor  camat  tidaklah  sedikit  dalam  proses penyimpanan sebuah arsip.
b) Pelatihan untuk pegawai arsiparis.
Sebagai  suatu  kantor  yang  bergerak  dibidang  surat  menyurat  dan pelayanan masyarakat dan mengelola arsip, maka  Kantor Camat Koto XI Tarusan haruslah  mempunyai  tenaga  ahli  yang  memiliki  pengetahuan  dan  keterampilan dalam  bidang  kearsipan,  yaitu  arsiparis.  Hal  ini  dapat  dilakukan  dengan  cara merekrut  pegawai  baru  yang  ahli  di  bidang  kearsipan  (arsiparis),  yaitu  sekitar  2 arsiparis  untuk  mengelola  arsip.  Mengingat  arsip  merupakan  arsip  yang berhubungan  dengan  nilai  keuangan  dan  memiliki  nilai  yang  sangat  penting.Oleh sebab  itu,  arsip  tersebut  harus  dikelola  dengan  baik.Jika  pengelolaan  arsip  bisa dilakukan dengan baik, maka nilai arsip dapat terjaga dengan baik.
Selain itu, untuk karyawan yang tidak berlatar belakang di bidang kearsipan maka, hal yang dapat dilakukan untuk menambah pengetahuan karyawan tentang pengelolaan  arsip  adalah,  yaitu:  (a)  Mengikuti  seminar  pelantikan  tentang kearsipan;  (b)  Mengirim  pegawai  atau  petugas  untuk  belajar  ilmu  kearsipan  di perguruan tinggi, sehingga dapat memahami tentang ilmu kearsipan.

## D. Simpulan dan Saran
Berdasarkan  pembahasan  yang  telah  dijelaskan,  maka  dapat  disimpulkan bahwa  sistem  penyimpanan  arsip  di  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  sebagai berikut: Pertama , Kantor Camat Koto XI Tarusan belum memiliki ruangan khusus untuk    menyimpan  arsip  tersebut,  karena  sistem  penyimpanan  arsip  di  Kantor Camat  Koto  XI  Tarusan  menyimpan  arsip  hanya  ditempat  ruangan  para  pegawai. Kedua, sistem penyimpanan arsip di Kantor Camat Koto XI Tarusan belum dikelola sesuai dengan ketentuan kearsipan. Ketiga , kendala-kendala yang dihadapi dalam penyimpanan arsip: (1) ruangan penyimpanan yang kurang tepat. (2) perlu adanya pelatihan  khusus  tentang  profesional  arsiparis.  Adapun  upaya  yang  dilakukan untuk  mengatasi  kendala  dalam  penyimpanan  arsip:  (a)  membuat  atau memberikan sebuah ruangan khusus penyimpanan arsip agar temu kembali arsip dapat  dilakukan  dengan  mudah,  (b)  menyediakan  pelatihan  tentang  kearsipan untuk  pegawai.  Berdasarkan  kesimpulan  yang  disampaikan  diatas,  terdapat beberapa  saran  yang  penulis  ajukan  kepada  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  agar: (1) pimpinan Kantor Camat Koto XI Tarusan menanamkan arti penting arsip bagi semua  pegawai,  (2)  sistem  penyimpanan  arsip  di  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan sebaiknya  dilakukan  dengan  baik  dan  benar  sesuai  dengan  ketentuan  kearsipan, (3)  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  sebaiknya  melakukan  penerimaan  karyawan atau  pegawai  baru  yang  lebih  difokuskan  pada  lulusan  bidang  kearsipan (arsiparis), yang mempunyai kemampuan melaksanakan tugas dibidang kearsipan secara  professional,  (4)  Kantor  Camat  Koto  XI  Tarusan  perlu  melakukan
peningkatan  kemampuan  pegawai  yang  bertanggung  jawab  di  bidang  kearsipan, baik melalui diklat maupun melalui pelatihan dan seminar, (5) Kantor Camat Koto XI Tarusan harus menyediakan ruangan khusus tempat penyimpanan arsip.
Catatan: artikel  ini  disusun  berdasarkan  makalah  tugas  akhir  penulis  dengan pembimbing Malta Nelisa, S.Sos., M.Hum.

## Daftar Rujukan
Barthos,  Basir.  2014. Manajemen  Kearsipan:  untuk  Lembaga  Negara,  Swasta,  dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Handayani, A. (2016). Prosedur Pemberkasan Arsip . Dikutip dari anitanet:anitanet:http//anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/-fungsional- arsiparis-ahli-prosedur-pemberkasan-arsip/
Martono,  Boedi.  1994. Penataan  Berkas  dalam  Manajemen  Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar.
Muhidin, S. A.,& Winata, H. 2016. Manajemen Kearsipan . Bandung: Cv Pustaka Setia. Mulyadi, 1997. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Fakultas Ekonomi YKPN. Muhidin, S. A.,& Winata, H. 2016. Manajemen Kearsipan . Bandung: Cv Pustaka Setia Indonesia. 2010. UU Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan UU  Republik  Indonesia  No.  43  Tahun  2007  Tentang  Perpustakaan. Jakarta: Pustaka SInar Harapan.
Serdamayanti.(2003). Dasar-Dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran.
Bandung: Mandar Maju.
Sugiarto,  Agus.,  dan  Teguh  Wahyono.  2014. Manajemen  Kearsipan  Elektronik. Yogyakarta : Gava Media.
Sugiarto,  Agus.,  dan  Teguh  Wahyono.  2015. Manajemen  Kearsipan  Modern:  dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta : Gava Media. Sulistyo-Basuki.  1996. Pengantar  Kearsipan .  Jakarta:  Universitas  Terbuka,
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Widjaja, A.W. 1990. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali. Yogiyanto. 1996. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Fakultas Ekonomi YKPN.