## ANALISIS PROSEDUR PENGELOLAANARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL PESISIR SELATAN
Mega Zalma, Armida S, Menik Kurnia Siwi Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
Jalan Prof. Dr. Hamka Kampus Air Tawar, Padang, Sumatera Barat, Indonesia, 235131 Email: megazalma@gmail.com

## ABSTRACT
The  purpose  of  this  research  is  to  know  the  active  dynamic  archives  management  procedure,  in  the Department  of  Population  and  Civil  Registry  of  the  South  Coast.  This  method  of  this  research  is  descriptive qualitative method, the source data of this research determined by purposive sampling. Validity test of data used Triangulation Technique. The result of this research showed that creation, management, re-invention and archive storage space not compatible with SOP. This happens because there is no archivist or special officer performing archive management and filing facility still not adequate. Based on the research the author give some suggestion for the employers and the leaders of Departement of Population and Civil Registry of the South Coast can give more attention and providing archive storage space equipped.

## Keyword: Analysis, Management, Active Dynamic Archives

## PENDAHULUAN
Dalam  suatu  kantor  sangat  diperlukan  suatu  sistem  teknologi  informasi  yang  dapat  memudahkan  dalam menemukan  data  ataupun  dalam  hal  penyimpanan  data  agar  jika  suatu  saat  diperlukan  dapat  secara  cepat ditemukan.  Arsip  juga  sebagai  jantung  dari  sebuah  organisasi.  Arsip  tercipta  secara  terus  menerus  selama organisasi  itu masih hidup dan  dapat menjadi  acuan untuk mengambil  keputusan.  Di  dalam  sebuah  organisasi, arsip  sangatlah  penting  bagi  kelangsungan  hidup  organisasi  tersebut.  Salah  satu  dari  pentingnya  arsip  yaitu sebagai informasi dan bahan pertanggungjawaban. Menurut Undang-undang tentang kearsipan nomor 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2:
“Arsip  adalah rekaman  kegiatan  atau  peristiwa dalam  berbagai  bentuk  dan media  sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa  dan bernegara.”
Arsip  dinamis  aktif  yang  digunakan  secara  langsung  dalam  proses  administrasi  sehari-hari  dikantor merupakan  penunjang  dalam  setiap  kegiatan  organisasi  yang  selalu  harus  siap  dan  cepat  di  temukan  kembali, kalau tidak demikian akan timbul kemacetan dalam proses administrasi tersebut. Arsip menurut fungsinya terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis.  Arsip dinamis merupakan arsip yang intensitas penggunaannya sangat tinggi karena  sangat  dibutuhkan  demi  kelancaran  administrasi  sebuah  organisasi.  Sedangkan  Arsip  statis  merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari.
Ditinjau  dari  tingkat  kepentingan  dan kegunaannya,  arsip  dinamis  dibedakan  atas  arsip  dinamis aktif  dan arsip  dinamis  inaktif.  Arsip  aktif  yaitu  arsip  dinamis  yang  masih  berada  dalam  proses  penyelesaian  sehingga masih  sering  digunakan.  Arsip  inaktif  yaitu  arsip  dinamis  yang  sudah  selesai  diproses  tetapi  kadang-kadang masih  digunakan.  Jadi,  arsip  dinamis  aktif  intensitas  penggunaannya  masih  sangat  tinggi  maka  dari  pada  itu perlu usaha yang maksimal dalam hal pengelolaan arsip tersebut. Karena apabila pengelolaan arsip dinamis ini tidak dilakukan secara maksimal akan menghambat kegiatan organisasi. Dalam pengelolaan arsip dinamis aktif terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan mulai dari tahap penciptaan arsip, penggunaan arsip, faktor-faktor yang  mempengaruhi  pengelolaan  arsip  sampai  pada  tahap  penyusutan  dan  pemusnahan  arsip.  Salah  satu organisasi  atau  kantor  yang  tidak  terlepas  dalam  pengelolaan  arsip  yaitu  kantor  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan,  Kantor  ini  merupakan  kantor  yang  melayani  kepentingan  masyarakat terkhususnya  dalam  bidang  kependudukan  dan  pencatatan  sipil  seperti  pembuatan  kartu  keluarga,  KTP,  akta
kelahiran  dan  lain-lain.  Dokumen-dokumen  tersebut  nantinya  akan  diarsipkan.  Oleh  sebab  itu,  diperlukan arsiparis atau tenaga khusus dalam pengelolaan arsip.
Di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pesisir Selatan, dalam pengelolaan arsip dinamis aktif belum memiliki karyawan yang berlatarbelakang sebagai arsiparis atau karyawan khusus yang ditugaskan dalam pengelolaan  arsip.  Pengelolaan  arsip  dilakukan  oleh  karyawan  yang  memiliki  waktu  luang  dan  yang  tidak memiliki  pekerjaan  yang  padat.  Berikut  ini  merupakan  latar  belakang  pendidikan  pegawai  di  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pesisir Selatan.
Tabel 1. Data Latar Belakang Pendidikan Pegawai Kantor Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pesisir Selatan
Latar Belakang Pendidikan Jumlah Presentase (%) Magister (S2) Sains 5 18 Sarjana (S1) Ekonomi 7 25 Sarjana (S1) Sosiologi 2 7 Sarjana (S1) Hukum 5 18 Sarjana (S1) Komunikasi 2 7 Diploma 1 4 Lain-lain (SMA-Sederajat) 6 21 28 100
Sumber : Staff Kesekretariatan dan Kepegawaian Umum 2018
Pengelolaan arsip yang tidak optimal tersebut terlihat dari beberapa permasalahan yang terjadi diantaranya masih  terdapat  arsip  yang  menumpuk  dikarenakan  tidak  adanya  ruangan  khusus  penyimpanan  arsip,  sehingga arsip yang dihasilkan dimasukkan ke dalam karung. Pada saat penulis melakukan wawancara dengan Sekretaris dari  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  tersebut  beliau  sangat  berharap  terdapatnya ruangan khusus penyimpan arsip di kantor tersebut agar arsip yang dihasilkan tidak menumpuk lagi.
Selain  itu  permasalahan  yang  terjadi  adalah  sistem  penyimpanan  arsip  yang  dilakukan  di  Kantor Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  belum  sesuai  dengan  prosedur  yang  seharusnya.  Pegawai menyimpan  arsip  tidak  menggunakan  pengklasifikasian  (abjad,  nomor,  subyek,  wilayah  dan  geografis)  dalam sistem  penyimpanan  arsip.Sistem  penyimpanan  arsip  yang  digunakan  hanya  berdasarkan  tingkat  kepentingan arsip  yaitu  biasa,  penting  dan  rahasia.  Sehingga  dalam  penemuan  kembali  arsip  pegawai  mengalami  kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama dalam penemuan kembali  arsip. Penemuan kembali arsip yang efektif dan efisien  hanya  membutuhkan  waktu  2  menit  sedangkan  di  kantor  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir Selatan dalam penemuan arsip membutuhkan waktu 5-10 menit. Hal ini menyebabkan tertundanya kegiatan lain yang dapat dilakukan pegawai.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip dinamis aktif, sumber daya manusia yang  melaksanakan  kegiatan  kearsipan,  dan  untuk  mengetahui  hambatan-hambatan  dalam  melakukan pengelolaan arsip dinamis aktif pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pesisir Selatan.

## METODE PENELITIAN
Metode penelitian ini yaitu deskriptif kualitatif. Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Dinas Kependudukan dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan.  Teknik  pengampilan  sampel  yang  digunakan  yaitu Purposive  Sampling . Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Instrument penelitian yang  digunakan  adalah  pedoman  wawancara  dan  alat  perekam.  Sumber  data  dari  penelitian  ini  adalah  data primer  dan  data  sekunder.  Data  primer  diperoleh  dari  objek  penelitian  yang  peneliti  kumpulkan  dari  informan melalui hasil wawancara dan pengamatan langsung terhadap objek penelitian sedangkan data sekunder diperoleh dari  dokumen-dokumen  yang  bersifat  mendukung  terhadap  penelitian.  Untuk  menguji  keabsahan  data  peneliti menggunakan  triangulasi  teknik,  data  yang  diperoleh  melalui  sumber  yang  sama  dengan  berbagai  teknik  yang dilakukan  yaitu  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi.  Proses  penelitian  yang  akan  peneliti  lakukan  Peneliti membandingkan data dari hasil observasi mengenai Analisis Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Pesisir Selatan dengan data hasil wawancara yang peneliti lakukan dan setelah itu peneliti  membandingkan  data  hasil  wawancara  dengan  dokumen  yang  berkaitan  dengan  pengelolaan  arsip dinamis  aktif  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  serta  peneliti  membandingkan dokumen  yang  berkaitan  dengan  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  Pesisir  Selatan  dengan  Peraturan  Peundang- Undangan yang mengatur kegiatan kearsipan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  penelitian  ini  dapat  dijelaskan  melalui  beberapa  tenuan  penelitian  yang  dianalisis  melalui  kegiatan pengelolaan  arsip  dinamis  aktif,  hambatan-hambatan  dalam  kegiatan  kearsipan  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Pesisir Selatan.
Prosedur  pengelolaan  arsip  terkhususnya  arsip  dinamis  aktif  membutuhkan  sarana  dan  prasana  kearsipan yang  lengkap  dan  memadai.  Kegiatan  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  meliputi  kegiatan  penciptaan  arsip, peyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, hingga pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis aktif.
Penciptaan arsip dinamis aktif meliputi kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar yang mana kedua hal  ini  merupakan  kegiatan  yang  selalu  ada  dalam  suatu  kantor  atau  organisasi.  Pengurusan  surat  masuk  pada Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  belum  sesuai  dengan  alur  pengurusan  surat  masuk. Surat masuk tidak melalui penyortiran surat. Surat rahasia tidak diberi lembar pengantar surat rahasia sedangkan untuk pengurusan surat keluar di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pesisir Selatan sudah hampir sesuai  dengan  alur  pengurusan  surat  keluar.  Surat  keluar  sudah  melalui  tahap  pembuatan  konsep  surat, pengetikan konsep surat dan pengiriman surat.
Penyimpanan  arsip  bertujuan agar arsip  dinamis  aktif  yang terdapat  di  suatu  kantor atau  organisasi  dapat tertata  dengan  rapi  dan  teratur  sesuai  dengan  system  yang  dipergunakan.  Penataan  arsip  dinamis  aktif  harus memperhatikan klarifikasi arsip dinamis aktif agar dapat mempermudah dalam penemuan kembali arsip apabila diperlukan  pada  suatu  waktu.  System  penyimpanan arsip  yang  digunakan  di  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  menerapkan  system  penyimpanan  arsip  berdasarkan  system  kronologis,  abjad, dan wilayah serta berdasarkan klasifikasi surat yaitu surat biasa, surat penting dan surat rahasia.
Arsip  dinamis  aktif  merupakan  arsip  yang  digunakan  secara  langsung  dan  terus  menerus  diperlukan  dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolahan. Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan akan menentukan baik tidaknya system kearsipan dalam kantor atau organisasi. Penemuan  kembali  arsip  bukan  hanya  sekedar  menemukan  berkas-berkas  dari  tempat  penyimpanannya,  akan tetapi  yang  lebih  penting  adalah  informasi  yang  terkandung  dalam  arsip  tersebut.    Proses  penemuan  kembali arsip  yang  dibutuhkan  akan  menentukan  baik  tidaknya  sistem  kearsipan  dalam  suatu  kantor  atau  organisasi. Proses penemuan kembali arsip menurut teori kearsipan tidak lebih dari dua menit setiap dokumen. Pada Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  dalam  penemuan  kembali  arsip,  karyawan  membutuhkan waktu +15 menit setiap penemuan sebuah dokumen. Hal ini terjadi karena kurang tepatnya system penyimpanan arsip  yang  diterapkan  serta  sumber  daya  manusia  pengelola  arsipnya  belum  berlatarbelakang  sebagai  arsiparis dan masih kurangnya pengetahuan serta kemampuan karyawan mengenai kearsiapan.
Agar terhindar dari kerusakan dan kemusnahan, maka arsip dinamis aktif harus dipelihara dan diperhatikan keamanannya.  Pada  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  belum  tersedia  fasilitas pemeliharaan  arsip  terkhususnya  arsip  dinamis  aktif  yang  memadai  dan  canggih  seperti  alat  pengukur  suhu udara, alat pengukur kelembaban udara, serta vacuum cleaner . Alat-alat ini belum tersedia karena harga dari alat tersebut lumayan mahal. Kebersihan ruangan arsip dibersihkan dengan menggunakan sapu dan kemoceng, akan tetapi  sebenarnya  penggunaan  kedua  hal  ini  tidak  diianjurkan  karena  penggunaan  kedua  alat  ini  dapat menyebabkan debu berpindah dan berterbangan dari tempat satu ke tempat yang lain.
Kebersihan  ruangan  arsip  di  Kantor  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  dibersihkan dengan menggunakan sapu dan kemoceng, penggunaan kedua alat ini tidak disarankan karena jika menggunakan kedua alat ini hanya mengakibatkan debu akan berpindah dan beterbangan dari tempat yang satu ke tempat yang lainnya.  Oleh  karena  itu  untuk  membersihkan  ruangan  arsip  dari  debu  sangat  dianjurkan  untuk  menggunakan vacuum cleaner agar debu yang menempel dalam arsip dapat dibersihkan secara maksimal.
Usaha  pengamanan  arsip  dinamis  aktif  yang  dilakukan  di  kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil Pesisir Selatan belum dilakukan dengan optimal, hal ini terbukti dengan filing cabinet yang tidak terkunci dan arsip masih diletakkan di dalam lemari biasa. Hal ini dapat menyebabkan serta membuka peluang hilangnya arsip  karena  mempermudah  akses  bagi  orang  yang  tidak  berkepentingan  untuk  membuka  atau    melihat  arsip tersebut.  Oleh  karena  itu  agar  terhindarnya  dari  penyalahgunaan  arsip  serta  terjaganya  keamanan  arsip terkhususnya arsip dinamis aktif, petugas kearsipan diharuskan untuk mengunci setiap rak di filing cabinet atau lemari yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif.  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pesisir Selatan dalam  melakukan  pemeliharaan  dan  Pengamanan arsip dilakukan  dengan  cara menyimpan  arsip  secara digital sedangkan arsip fisiknya dimasukkan ke dalam karung.
Hambatan-hambatan  yang  dihadapi  selama  melakukan  pengelolaan  terhadap  arsip  terkhususnya  arsip dinamis aktif di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pesisir Selatan diantaranya  yaitu kurangnya fasilitas  penyimpanan  arsip  dinamis aktif  sehingga  masih dibutuhkan  penambahan  karena  kurang mamadainya fasilitas  serta  sarana  dan  prasarana  ruang  penyimpanan  arsip.  Dengan  tersedianya  fasilitas  kearsipan  yang memadai, maka kegiatan kearsipan akan berjalan dengan lancer sehingga dapat mencapai hasil yang maksimal, begitupun  sebaliknya  jika  fasilitas  kearsipan  yang  tersedia  kurang  memadai  maka  kegiatan  pengelolaan  arsip dinamis aktif dapat terganggu sehingga pada saat proses penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Fasilitas  kearsipan  yang  tersedia  di  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan belum  memadai  baik  dari  kualitas  maupun  kuantitas.  Hal  ini  terbukti  dengan  masih  banyaknya  alat  yang dibutuhkan tetapi belum terpenuhi seperti alat sortir surat, alat pengukur kelembapan udara, serta alat pemadam kebakaran.  Alat-alat  tersebut  sangat  penting  keberadaannya  dalam  pengelolaan  arsip.  Alat  sortir  surat  berguna untuk memilah antara surat biasa, surat pentingm dan surat rahasia. Adanya alat ini maka kegiatan pengurusan surat  masuk  dapat  terselesaikan  dengan  cepat.  Alat  pengukur  kelembapan  udara  digunakan  dalam  mengukur kelembapan  udara  dalam  suatu  ruangan,  apabila  ruangan  terlalu  panas  maka  dapat  berpengaruh  terhadap keawetan  arsip,  maka  hal  ini  dapat  menyebabkan  kertas  menjadi  mudah  rusak,  begitupun  sebaliknya  jika ruangan terlalu  dingin  atau lembab  maka  dapat menyebabkan arsip  yang  disimpan tersebut  menjadi  ditumbuhi jamur dan sejenisnya. Alat pemadam kebakaran digunakan ketika hal yang tidak diinginkan seperti terbakarnya kertas  atau  arsip  secara  tidak  sengaja,  sehingga  alat  pemadam  kebakaran  tersebut  sangat  dibutuhkan keberadaannya dalam suatu ruangan penyimpanan arsip untuk mengantisipasi terjadinya kebakaran tersebut.
Selain hal diatas yang menjadi penghambat dalam kegiatan kearsipan adalah tidak adanya petugas khusus yang  melaksanakan  pengelolaan  kearsipan.  Keberhasilan  pengelolaan  arsip  sangat  dipengaruhi  oleh  petugas kearsipan.  Seorang  petugas  kearsipan  harus  memiliki  kompetensi  dibidang  kearsipan  yang  diperoleh  melalui pendidikan  formal  atau  pelatihan  khusus mengenai  kearsipan.  Pada  Dinas  Kependudukan dan  Pencatatan  Sipil Pesisir  Selatan  belum  terdapat  sumber  daya  manusia  yang  berlatarbelakang  sebagai  Arsiparis  atau  karyawan khusus yang melakukan pengelolaan terhadap arsip khususnya arsip dinamis aktif sehingga hal ini menyebabkan kurang  optimalnya  serta  terhambatnya  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif,  oleh  karena  itu  sangat  diperlukan penambahan arsiparis atau petugas kearsipan agar terciptanya pengelolaan arsip dinamis aktif yang lancar, cepat dan tepat.
Dinas  kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  belum  memiliki  arsiparis  atau  petugas  khusus yang  melakukan  kegiatan  kearsipan.  Keberhasilan  pengelolaan arsip  terkhususnya arsip  dinamis  aktif di  dalam suatu kantor atau organisasi sangat dipengaruhi oleh tenaga yang melakukan pengelolaan kearsipan atau petugas kearsipan.  Sesuai  dengan  Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Kearsipan  pasal  151  ayat  1 menyatakan bahwa arsiparis merupakan seseorang yang memiliki kedudukan hukum sebagai tenaga professional yang memiliki kemandirian dan indenpenden dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Seorang arsiparis yang professional, handal serta rajin akan berpengaruh terhadap keberhasilan pengelolaan arsip, begitupun sebaliknya jika arsiparisnya  kurang  cakap  dan rajin maka  dapat  menghambat  kelancaran  pengelolaan arsip.  Arsip  dinamis aktif  harus  dikelola  oleh  seorang  arsiparis  agar  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  dapat  terkelola  dengan  baik. Untuk menjadi petugas kearsipan yang baik, diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat, hal ini disampaikan oleh Gie  (2009:  150-151)  yaitu  ketelitian  dalam  membedakan  perkataan,  nama,  angka,  kecerdasan  dalam menggunakan  pikiran,  kecekatan  terlebih  dalam menggunakan  kedua tangannya  dalam mengambil  warkat  dari
berkasnya  secara  cepat  serta  kerapian  dalam  menyusun  arsip  agar  arsip  yang  ada  dapat  tersusun  dengan  rapi sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat menjadi lebih mudah.
Widjaja  (1993:  104)  juga  menyatakan  untuk  menjadi  petugas  kearsipan  terdapat  beberapa  syarat  yang harus  dipenuhi  yaitu  memiliki  pengetahuan  umum,  terutama  mengenai  masalah  surat  menyurat  dan  arsip, memiliki  pengetahuan  tentang  seluk  beluk  instansi  atau  kantor,  memiliki  pengetahuan  khusus  tentang  tata kearsipan,  memiliki  keterampilan  untuk  melaksanakan  teknik  tata  kearsipan  yang  sedang  dijalankan, berkepribadian yaitu memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat meyimpan rahasia organisasi.
Selain  petugas  kearsipan  hal  penentu  dalam  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  yaitu  ruangan  penyimpanan arsip.  Ruang  penyimpanan arsip  pada  Kantor  Dinas  Kependudukan dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  belum memadai, hal ini tampak pada belum adanya alat pengukur kelembaban udara, alat pemadam kebakaran, lemari arsip  yang  digunakan  merupakan  lemari  kaca  biasa  dan  masih  banyaknya  arsip  yang  tidak  dapat  disimpan  di dalam lemari  arsip  sehingga arsip  tersebut disimpan di  dalam  karung.  Alat  pengukur  kelembaban  udara  sangat dibutuhkan  di  dalam  ruang  penyimpanan  arsip,  karena  hal  ini  berpengaruh  terhadap  keberlangsungan  hidup arsip.  Seperti  yang  disampaikan  oleh  Amsyah  (1995:  197) bahwa  temperature ruangan arsip  yang  ideal  adalah antara 60 o – 75 o F dengan kelembaban relative antara 50 – 60%.
Menurut  Sugiorto  dan  Wahyono  (2015:  65)  menyatakan  bahwa  terdapat  beberapa  kriteria  ruangan penyimpanan arsip yang baik agar terhindar dari kerusakan arsip yaitu ruangan arsip harus terpisah dari ruangan kerja karyawan dan memiliki luas yang cukup untuk menyimpan arsip, kontruksi bangunan tidak dari kayu yang langsung  menyentuh  tanah  agar  terhindar  dari  rayap,  ruangan  dilengkapi  dengan  penerangan,  pengetur temperature  ruangan,  dan air  conditioner (AC)  yang  bermanfaat  untuk  mengendalikan  kelembaban  udara  di dalam ruangan, serta ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok, maupun sisa makanan.
Arsip  dinamis  aktif  berperan  pentng  bagi  keberlangsungan  kegiatan  administrasi  sebuah  kantor  atau organisasi,  oleh  karena  itu  arsip  dinamis  aktif  harus  ditata  agar  arsip  yang  terdapat  dalam  sebuah  organisasi kantor  tersebut  dapat  tertata  dengan  rapi  dan  teratur  sesuai  dengan  system  yang  dipergunakan  dalam penyimpanan arsip. System penyimpanan arsip memiliki pengaruh besar untuk mempermudah dalam penemuan kembali  suatu arsip  dengan  cepat  apabila  dibutuhkan, agar penyimpanan  arsip  dapat tertata  dengan  baik  maka diperlukan  suatu  cara  atau  system  untuk  melaksanakan  penyimpanan  arsip  secara  efektif,  hal  ini  seperti  yang disampaikan  oleh  Sugiorto  dan  Wahyono  (2015:  45)  bahwa  sistem  penyimpanan  arsip merupakan  sistem  yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah lama disimpn dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-sewaktu dibutuhkan.  Mengenai  system  penyimpanan  arsip  yang  baik,  terdapat  lima  sistem  penyimpanan  arsip  yang disampaikan  oleh  Gie  (2009:  120)  yaitu  penyimpanan  menurut  abjad,  penyimpanan  menurut  pokok  (subjek) penyimpanan menurut  wilayah,  penyimpanan menurut nomor,  dan  penyimpanan menurut  tanggal  (kronologis). Berdasarkan  wawancara  yang  telah  peneliti  lakukan  dengan  informan,  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  dapat  disimpulkan  bahwa  dalam  menyimpan  arsip  karyawan  menggunakan system penyimpanan kronologis, wilayah dan abjad serta dengan klasifikasi surat yaitu surat biasa, surat penting dan surat rahasia.
Dengan  penggunaan  system  penyimpanan  yang  kurang  tepat, hal  ini  berdampak terhadap  lamanya  waktu yang  dibutuhkan  dalam  penemuan  kembali  sebuah  arsip.  Penemuan  kembali  arsip  merupakan  salah  satu  alat ukur baik atau tidaknya pengelolaan kearsipan dalam suatu kantor atau instansi. Penemuan kembali arsip bukan hanya  sekedar  menemukan  berkas-berkas  dari  tempat  penyimpanannya,  akan  tetapi  yang  lebih  penting  adalah informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut dapat ditemukan guna pengambilan keputusan dalam suatu permasalahan.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  informan  di  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil Pesisir Selatan proses penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang lama yaitu lebih dari 15 menit. Proses penemuan kembali arsip ini terlalu lama karena idealnya penemuan kembali arsip atau sebuah dokumen cukup membutuhkan  waktu  maksimal  2 menit.  Hal  ini  sesuai  dengan  yang  disampaikan  oleh  Gie  (2007:  126) bahwa  penilaian  efisiensi  penyimpanan  suatu  warkat  adalah  dalam  jangka  waktu  penemuan  kembali  sebuah warkat itu tidak lebih dari 2 menit.
Penemuan  kembali  arsip  juga  dipengaruhi  oleh  petugas  yang  mengelola  kearsipan,  karena  petugas kearsipan  tersebut  memegang  peranan  penting  dalam  penemuan  kembali  arsip  agar  dalam  penemuan  kembali arsip  dapat  dilakukan  dengan  cepat  dan  tepat.  Seperti  yang  diungkapkan  oleh  Wursanto  (2007:  193)  bahwa terdapat beberapa factor yang harus diperhatikan dalam penemuan kembali arsip yaitu system penemuan kembali arsip harus mudah, yaitu jika disesuaikan dengan kebutuhan sipemakai dan sistem penyimpanan dokumen yang diterapkan,  sistem  penemuan  kembali  arsip  harus  didukung  dengan  peralatan  yang  sesuai  dengan  system penataan  berkas  yang  digunakan,  faktor  personil  juga  memegang  peranan  penting  dalam  penemuan  kembali arsip,  tenaga-tenaga  dibidang  kearsipan  harusnya  terdiri  dari  tenaga-tenaga  yang  terlatih,  mempunyai  daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, mau dan suka bekerja secara detail tentang kearsipan.
Hal  lain  yang  harus  diperhatikan  dalam  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  yaitu  penciptaan  arsip  dinamis aktif. Penciptaan arsip merupakan sebuah aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media  apapun  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi.  Di  dalam  pengelolaan  arsip dinamis aktif menuntut adanya penataan arsip yang baik agar nantinya dapat membantu kelancaran komunikasi tertulis dalam perusahaan atau organisasi dan tugas-tugas yang akan dilaksanakan nantinya. Salah satu dari jenis arsip  dinamis  aktif  adalah  surat.  Surat  dianggap  penting  karena  merupakan  sarana  komunikasi  tertulis  utama yang  digunakan  untuk  menyampaikan  informasi  dari  suatu  pihak  ke  pihak  lain  dalam  suatu  instansi.  Hal  ini merujuk  kepada  Wursanto  (2004:  22)  surat  merupakan  setiap  lembar  kertas  yang  berisi  informasi  atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
Agar  terciptanya  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  yang  optimal  maka  dibutuhkan  fasilitas  kearsipan  yang lengkap serta memadai. Fasilitas kearsipan merupakan salah satu faktor penting dalam menentukan keberhasilan pengelolaan  arsip  setiap  organisasi  atau  instansi.  Wursanto  (2004:  32)  menyatakan  bahwa  yang  termasuk kedalam  alat-alat  kearsipan  yaitu map, guide, folder,filing cabinet, almari  arsip, meja,  kursi,  berkas  kotak  ( box file ),  rak  arsip,  cardex  ( card  index ),  file  yang  dapat  dilihat,  serta  mesin-mesin  kantor  (mesin  ketik,  mesin fotocopy, mesin pengganda, mesin film kecil, mesin baca film kecil, mesin cetak film kecil, mesin  baca cetak film kecil, komputer, mesin penghancur kertas, penjepit kertas, pelubng kertas).
Berdasarkan wawancara dengan informan penelitian di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pesisir  Selatan,  fasilitas  kearsipan  masih  belum  memadai  baik  itu  dari  kualitas  maupun  kuantitas.  Dari  segi kualitas seperti masih banyaknya alat yang belum memenuhi standar. Hal ini ditunjukkan dengan terdapatnya rak arsip  yang terbuat  dari  kayu  biasa  dan kaca, hal  ini  dapat menimbulkan  kerusakan arsip  jika terjadi kebakaran nantinya. Filing cabinet harus difungsikan sesuai dengan fungsinya  yaitu sebagai tempat menyimpan dokumen atau  arsip.  Akan  tetapi Filing  cabinet digunakan  sebagai  tempat  menyimpan  barang-barang  milik  pegawai seperti  tas,  laptop,  alat  tulis  kantor,  hal  ini  tidak  dibenarkan  karena  ini  merupakan  salah  guna  dari  fasilitas kearsipan.  Sedangkan  dalam  segi  kuantitas  yaitu  masih  banyaknya  alat  yang  dibutuhkan  dalam  kegiatan kearsipan akan tetapi tidak diadakan oleh Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pesisir Selatan, hal ini  terjadi  karena  kurangnya  dana  dalam  pengadaan  alat-alat  kearsipan  tersebut.  Alat-alat  tersebut  seperti  alat sortir  surat,  alat  pengukur  kelembapan  udara, alat  pemadam  kebakaran.  Alat  ini  sangat  penting  keberadaannya untuk  kegiatan  pengelolaan  arsip.  Alat  sortir  surat  digunakan  untuk  memilah  antara  surat  biasa,  surat  penting, dan  surat  rahasia.  Dengan  adanya  alat  sortir  surat  tersebut  maka  kegiatan  pengurusan  surat  masuk  dapat terselesaikan  dengan  cepat.  Alat  pengukur  kelembapan  udara  digunakan  untuk  mengukur  kelembapan  udara dalam suatu ruangan, jika ruangan terlalu panas maka dapat berpengaruh terhadap keawetan arsip, hal ini dapat menyebabkan kertas menjadi mudah rusak, begitupun sebaliknya jika ruangan terlalu dingin atau lembab maka arsip  akan  ditumbuhi  jamur.  Alat  pemadam  kebakaran  digunakan  ketika  terjadi  hal-hal  yang  tidak  diinginkan seperti  terbakarnya  kertas  arsip  baik  secara  tidak  sengaja.  Dari  penjelasan  diatas  dapat  disimpulkan  bahwanya fasilitas  kearsipan  yang  tersedia  di  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan  masih kurang  memadai  baik  dari  segi  kualitas  maupun  kuantitas.  Oleh  karena  itu  penulis  menyarankan  perlu diadakannya penambahan fasilitas kearsipan untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip dinamis aktif.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  peneliti  lakukan  mengenai  analisis  prosedur  pengelolaan  arsip dinamis  aktif  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan,  maka  dapat  ditarik  kesimpulan
sebagai  berikut:  (1)  Prosedur  Pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Pesisir  Selatan  belum  terlaksana  secara  maksimal  khususnya  pada  kegiatan  penciptaan  arsip  dinamis  aktif terkait  pengurusan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  belum  terlaksana  dengan  benar,  penataan  arsip  dinamis aktif  yang masih belum berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip penataan arsip dinamis aktif, penemuan kembali arsip  yang  masih  membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  yaitu  lebih  dari  15  menit,  pemeliharaan  dan pengamanan arsip dinamis aktif yang belum terlaksana dengan maksimal, fasilitas kearsipan yang masih kurang memadai baik dari segi kualitas maupun kuantitas, ruangan penyimpanan arsip yang masih kurang memadai dan tidak  dilengkapi  dengan  sarana  dan  prasarana  yang  lengkap  serta  belum  terdapatnya  petugas  kearsipan  yang berlatar  belakang  pendidikan  sebagai  arsiparis atau  petugas  khusus  yang  melakukan  pengelolaan arsip  dinamis aktif,  (2)  Hambatan  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Pesisir Selatan yaitu fasilitas kearsipan yang masih kurang lengkap dan memadai baik itu dalam segi  kualitas  maupun  kuantitas,  belum  adanya  arsiparis  atau  karyawan  khusus  yang  melakukan  pengelolaan terhadap  arsip  dinamis  aktif  serta  kurang  nya  pemahaman  dan  kemampuan  petugas  mengenai  kearsipan  serta masih kurangnya ruangan penyimpanan arsip yang tersedia.
Demi  meningkatkan  kualitas  pelayanan arsip  dinamis  aktif di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Pesisir  Selatan,  berdasarkan hasil  penelitian  maka  peneliti memberikan  saran  yaitu  sebagai  berikut:  (1)  Dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis aktif hendaknya berdasarkan Standar Operasional Prosedur yang berlaku, yaitu  UU  Nomor  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan  yang  diajadikan  sebagai  pedoman  dalam  melaksanakan kegiatan kearsipan, (2) Untuk Sumber Daya Manusia yang melakukan pengelolaan kearsipan haruslah seseorang yang  memiliki  latar  belakang  sebagai  arsiparis  atau  seseorang  yang  pernah  mengikuti  pelatihan  atau  diklat khusus  mengenai  kearsipan,  menggunakan  sistem  penyimpanan  arsip  yang  benar  (sistem  abjad,  kronologis, nomor,  wilayah,  dan  subjek),  (3)  Lembaga  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Pesisir  Selatan meningkatkan  pengetahuan  Sumber  Daya  Manusia  yang  melakukan  pengelolaan  arsip  terkhususnya  arsip dinamis  aktif,  memiliki  ruang  penyimpanan  arsip  yang  dilengkapi  dengan  fasilitas  yang  memadai,  sarana  dan prasarana kearsipan yang lengkap, serta mengoptimalkan proses penemuan kembali arsip agar dalam penemuan kembali  arsip  tidak  membutuhkan  waktu  yang  lama,  memiliki  Standar  Operasional  Prosedur  yang  dijadikan sebagai pedoman dalam kegiatan kearsipan, perlu melakukan pemeliharaan arsip yang dilakukan secara rutin dan terjadwal, agar arsip yang tersimpan dapat terjaga  dan terhindar dari kerusakan arsip sehingga arsip lebih awet dan ruang penyimpanan arsip menjadi lebih rapi dan bersih serta factor-faktor yang menjadi penghambat dalam pengelolaan  arsip  dinamis  aktif  dapat  ditangani  dengan  baik  oleh  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Pesisir Selatan agar hal tersebut tidak menjadi factor penggagal dalam pengelolaan arsip dinamis aktif.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1995. Manajemen Kearsipan . Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta : Liberty.
Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta : Liberty.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 tahun 2012 tentang Kearsipan.
Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern : Jogjakarta. Gava Media
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Widjaja. A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar . Jakarta: Grafindo Persada
Wursanto. 2004. Kearsipan 1 . Yogyakarta: Kanisius
Wursanto. 2007. Kearsipan 1 . Yogyakarta: Kanisius