## MERANCANG SISTEM INFORMASI
PENGADAAN ALAT TULIS KANTOR STUDI KASUS CV.PREMA JAYA TEXTILE DAN TAILOR BERBASIS DESKTOP
Sigit Eko Wibowo S 1) , Samsinar 2)
1) Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1)2) Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : sigitwibowo155@gmail.com 1) , samsinar@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
CV.Prema Jaya Textile dan Tailor adalah sebuah toko bergerak bidang penjualan bahan textile dan mempunyai produksi bahan textile tersebut yang berlokasi di  Mayestik, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Pada toko Prema Jaya penulis  melakukan analisa  dan mencari tahu permasalahan Pengadaan alat tulis kantor pada toko tesebut. Dimana pada proses bisnis pengadaan alat tulis kantor pada toko Prema Jaya masih manual dan dokumen tidak tersusun rapi, keterlambatan pengambilan keputusan kapan penambahan jumlah stok atk akan ditambah. Dengan era  yang    sudah  berkembang  pesat,  teknologi  ini  mungkin  bisa  mendukung  proses  bisnis  pengadaan  alat  tulis kantor  pada  toko  Prema  Jaya  lebih  berkembang  dan  maju.  Dengan  cara  sistem  pengadaan  alat  tulis  kantor  ini diharapkan  memberikan hasil  informasi  yang bermutu,tepat dan akurat, sehingga pengadaan ATK tersebut  bisa membuat  dampak  positif  bagi  toko  Prema  Jaya  Textile  dan  Tailor,  dan  dapat  mengatur  pengeluaran  stok  atk menjadi  mudah  dan  berjalan  dengan  lancar.  Penulis  membuat  sistem  dengan  menggunakan  aplikasi  atau software Visual  Basic.NET 2008  sebagai  aplikasi  sistem  dan  menggunakan database MySQL sebagai penyimpanan data. Penulis membuat sistem pengadaan alat tulis kantor pada toko Prema Jaya Textie dan Tailor berharap  membantu  permasalahan  pengadaan  ATK  di  toko  tersebut  bisa  teratasi  dengan  baik  dan  sistem pengadaan  alat  tulis  kantor  tidak  lagi  dilakukan  secara  manual  namun  sudah  terkomputerisasi  sehingga  lebih mudah dan cepat dalam pengelolaannya.
Kata Kunci : Sistem Informasi Pengadaan Alat Tulis Kantor, ATK

## 1. PENDAHULUAN
Teknologi  informasi  yang  semakin  maju menuntut  suatu  kinerja  dalam  sebuah  perusahaan ataupun  instansi  yang  relatif  cepat  dan  tepat  untuk menghasilkan  informasi  yang  yang  dibutuhkan. penggunanaan  teknologi informasi  cenderung menjadi  sebuah  kebutuhan  bagi  instansi  sehingga membantu  dalam  proses  bisnis  dan  proses manajemennya,  salah  satu  upaya  yang  harus diperhatikan adalah aktivitas pengolahan pengadaan alat tulis kantor.
Berdasarkan  wawancara  kepada  staf  gudang CV.Prema  Jaya  Textile  dan  Tailor,  ternyata  sistem pengadaan barang yang saat ini masih diolah secara manual  dan  kegiatan  pengadaan  alat  tulis  kantor yang  digunakan  saat  ini  belum  terkontrol  dengan baik,  semua  data  masih  disusun    dalam  bentuk Dokumen berjalan namun proses itu memperlambat pegawai  dalam  pengolahan  data  pengadaan  alat tulis  kantor  karena.  Saat  ini  pengelolaannya  hanya terbatas  namun  proses  itu  memperlambat  pegawai dalam pengelolaan data pengadaan alat tulis kantor, karena  tidak  memiliki Database  Management System  (DBMS) dikarenakan  banyaknya  informasi data  sehingga  sulit  mengatur  pengadaan  stok  ATK yang  diakibatkan  kondisi  keterlambatan  proses penyusunan  laporan Rekapitulasi  ATK  yang  sering dipesan.  Dari  uraian  permasalahanya  yang  terjadi pada  instansi  tersebut,  dengan  solusi  yang  dapat menangani    masalah  adalah  dengan  menambahkan sistem  komputerisasi  pengadaan  alat  tulis  kantor
(ATK)  pada  CV.  Prema  Jaya  Textile  dan  Tailor untuk  itu  penulis  ingin  melakukan  Riset  dan Analisis  hanya  fokus  pada  sistem  pengadaan  alat tulis  kantor,  agar  dari  hasil  Riset  dan  Analisis  ini dapat digunakan sebagai mana mestinya.
2. STUDI PUSTAKA
2.1 Analisa  dan  Perancangan  Berorientasi Obyek
Di  dalam  penelitian  dan  perancangan  sistem informasi  terdapat  konsep  yang  dapat  dijadikan sebagai  panduan  dan  landasan,  dimana  konsep- konsep  tersebut  merupakan  penjelasan  yang berhubungan  dengan  permodelan  serta  pemecahan masalah  yang  ada.  Menurut    Sistem  secara sederhana  dapat  dirancang  secara  mudah  dengan sekelompok  elemen  yang  berhubungan  sehingga dapat  berinteraksi  satu  dengan  yang  lainnya, Konsep umum sistem adalah sekelompok komponen  yang  saling  berhubungan,  kerja  keras untuk  mencapai  informasi  dan  tujuan  dan memperoleh input serta menghasilkan output dalam proses tranformasi yang teratur”. [1]

## 2.2 Konsep Dasar Berorientasi Obyek
Perancangan  sistem  adalah  suatu  kegiatan membuat  teknis  berdasarkan  kegiatan  pada  waktu proses analisis. [6]
Perancangan  adalah  proses  pengembangan spesifikasi  baru  berdasarkan  rekomendasi  hasil analisa sistem. [5]
Sedangkan  Perancangan  sistem  adalah  sebuah karya ilmiah yang merancang
dan meminformasikan dengan mengolah sistem informasi  tersebut  dengan  menganalisa  dan  dapat memenuhi user interface , data dan aktivitas proses.
[4]
2.3 Analisa  dan  Perancangan  Berorientasi Obyek Pengertian UML (Unified Modelling
Language) menurut  adalah  sebuah  “bahasa”  yang telah  menjadi  diapaki  secara  umum  dalam  industri secara  visualisasi,  perancagan  dan  dokumentasi sistem piranti lunak UML . [7]

## 2.4 Pengertian Pengadaan
Pengadaan  barang  dan  jasa  adalah  upaya mendapatkan  barang  dan  jasa  yang  atas pemikiran yang  sangat  jelas  dan  simple (the  system  of thought), mengikuti  normal  dan  beretika  yang, berdasarkan  metode  dan  proses  pengadaan  yang baku. [2]
2.5 Refrensi Jurnal / Prosiding
Sistem  Informasi  Persedian  Barang  Peralatan Kantor  adalah  alat-alat  yang  dipergunakan  sampai habis  dalam  pekerjaan  sehari-hari  dari  pegawai, pelajar sebagai tata usaha. Yang tergolong supplier misalnya  pembelian  pensil,  pulpen  dan  tinta,  dobel polio.  Saat  ini  sistem  persedian  barang  peralatan kantor yang sedang berjalan di Amik “Tri Dharma” kurang  optimal,  karena  laporan  pada    sistem  ini tidak  dibuat  dengan  aturan  yang  sebenarnya, misalnya dalam pemasukan barang peralatan kantor tidak  memberikan  laporan  pemasukan  barang, hanya  menuliskan  dikartu  stok  yang  masih  manual dalam  artian  belum  memiliki  aplikasi  tersendiri karena  Persedian  Barang  Peralatan  Kantor  pada AMIK  “Tri  Dharma”  Pekanbaru  masih  secara manual  menggunakan  kartu  stok.  Hasil  penelitian ini berupa Software yang nantinya diharapkan dapat membantu  pihak  kampus  untuk  menyelesaikan pekerjaan  untuk  persediaan  barang  peralatan tersebut, dan juga bisa menampilkan laporan sesuai permintaan pimpinan. [8]
Sistem  Inventori  Alat  Tulis  Kantor  Sebagai Penunjang Keputusan Bagian Logistik di Perguruan Tinggi  Raharja.  Perancangan  Sistem  Informasi yang  saat  ini  terkomputerisasi  di  Perguruan  Tinggi sangat penting pada era globalisasi saat ini. Website merupakan salah satu  media  informasi  yang sangat efektif  dalam  menyajikan  informasi,  termasuk untuk  Perguruan  Tinggi  Raharja.  Masalah  yang dihadapi user pada  sistem  pengadaan  alat  tulis kantor  (ATK)  di  Perguruan  Tinggi  Raharja  adalah kurangnya dukungan sistem yang mampu mempermudah  dalam  mengambil  keputusan  untuk persediaan alat tulis kantor.  Sistem Pengadaan atau persedian  ATK  yang  masih  menggunakan  sistem informasi  yang  sudah  terkomputerisasi  masih  ada
data  yang  masih  belum  disusun  dengan  rapi  dan rusak.  Hal  ini  membuat  proses  pengelolaan  data menjadi  lambat,  begitu  pula  saat  penyediaan informasi saat dibutuhkan. [3]

## 3. METODE PENELITIAN
Berikut tahapan dalam melakukan penelitian ini :
a. Wawancara Dalam penelitian ini memberikan pertanyaan untuk memperoleh informasi tentang
perusahaan. Pada tahap ini langsung mengajukan  pertanyaan-pertanyaan  kepada  Staf Gudang CV.Prema Jaya Textile dan Tailor.
b. Observasi
Setelah  bertanya  informasi  ,  pada  tahapan berikutnya  akan  diberi  tahu  tentang  observasi secara  langsung  untuk  mendapatkan  informasi proses  bisnis  yang  ada  di  CV.  Prema  Jaya Textile dan Tailor.
c. Studi Kepustakaan Penelitian ini dilakukan dengan mengumpulkan informasi dari penelitian seorang  mengenai  sistem  yang akan dibuat atau dirancang  maupun  catatan  perkuliahan  lainya yang dapat dijadikan pendukung dalam penyusunan penelitian ini.
d. Studi Dokumentasi Merupakan  tentang  informasi  pengumpulan data  atau  arsip-arsip  yang  ingin  dijadikan sistem.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Profil Organisasi
CV.  Prema  Jaya  Textile  dan  Tailor  adalah usaha  yang  didirikan  pada  tahun  1976  sampai dengan saat ini, di Jakarta. Pendiri CV. Prema Jaya Textile  dan  Tailor  berawal  dari  2  orang  yaitu  1 orang pemodal usaha dan 1 orang karyawan. Usaha CV.  Prema  Jaya  Textile  dan  Tailor  ini  bergerak  di bidang penjualan bahan pakaian eceran.

## 4.2 Analisa Sistem
Berikut  ini  adalah  uraian  kegiatan-kegiatan atau proses  bisnis sistem berjalan pengadaan ATK:
1) Proses Permintaan ATK Divisi  dapat  melakukan  permintaan  alat  tulis kantor  (ATK)  kepada  staf  gudang  dengan  cara menemui  langsung.  Staf  gudang  akan  memberikan surat  permintaan  alat  tulis  kantor  (SPATK).  Divisi akan  mengisi  dan  menyerahkan  surat  permintaan alat tulis kantor kepada staf gudang, kemudian akan mengecek  ATK  yang  ada  digudang,  ATK  yang diinginkan  tersedia  maka  staf  gudang  akan memberikan  ATK  tersebut  dan  menandatangani surat  permintaan  alat  tulis  kantor.  Jika  ATK  yang diinginkan  tidak  tersedia  staf  gudang  akan mengumpulkan  surat  permintaan  alat  tulis  kantor yang nantinya untuk dibuatkan pesanan.
Gambar 1. Activity Diagram Proses Permintaan ATK
2) Proses Pemesanan ATK
Staf gudang akan membuatkan surat permintaan  penawaran  harga  (SPPH)  berdasarkan stok  gudang  yang  sudah  menipis.  Kemudian  staf gudang  akan  mengirimkan  surat  permintaan penawaran  harga  kepada  supplier  via  email  atau fax.  Setelah  supplier  menerima  surat  permintaan penawaran  harga,  supplier  akan  mengirimkan  surat penawaran  harga  (SPH).  Kemudian  staf  gudang akan  membuatkan  purchase  order  (PO)  yang  telah disetujui  dan  ditanda  tangani  oleh  pimpinan  untuk dikirimkan kepada supplier via email atau fax.
Gambar 2. Activity Diagram Proses Pemesanan ATK
3) Proses Penerimaan ATK
Supplier mengirimkan alat tulis kantor, beserta dengan  surat  jalan  (SJ)  dan  invoice.  Kemudian staf  gudang  akan  mengecek  apakah  alat  tulis kantor yang dikirim sesuai atau tidak berdasarkan invoice. jika alat tulis kantor yang dipesan sesuai, maka  staf  gudang  akan  menandatangani  surat jalan  dan  menerima  invoice  serta  melakukan pembayaran.  Jika  alat  tulis  kantor  yang  dipesan tidak sesuai, maka staf gudang akan menghubungi supplier  melalui  telepon  tentang  ketidak  sesuaian alat  tulis  kantor  yang  dikirim,  kemudian  supplier akan  mengirimkan  kembali  alat tulis  kantor  yang kurang.

## Gambar 3. Activity Diagram Proses Penerimaan ATK
4) Proses Laporan ATK
Setiap  akhir  bulan  bagian  staf  gudang  akan membuat  laporan  stok  alat  tulis  kantor  yang nantinya  akan  diserahkan  kepada  pimpinan CV.PREMA JAYA TEXTILE DAN TAILOR .
Gambar 4. Activity Diagram Laporan  ATK

## 4.3 Analisis Masalah

## Gambar 4. Fishbone Diagram
4.4 Identifikasi Kebutuhan
Mengidentifikasi kebutuhan merupakan rangkupan  hasil  dari  menganalisa  kebutuhan  yang diperoleh oleh sistem yang akan datang.
Berdasarkan  hasil  penelitian  terhadap  proses  bisnis yang  berjalan  dapat  mengetahui  bahwa  sistem tersebut  belum  mampu  untuk  memenuhi  keperluan dan  kebutuhan  dan  masih  dilakukan  perbaikan.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka diperlukan sistem terkomputerisasi.

## 4.5
Use Case Diagram
Use  case  diagram adalah  diagram  yang menggambarkan penanganan sistem dari permasalahan  dari  proses  bisnis  pada  sistem. Rancangan  hasil  analisa  tersebut  adalah  sebagai berikut :
a) Use Case Diagram Master Pada gambar Use Case dibawah ini terdapat gambaran    atau  penjelasan  tentang  staf  gudang menginput/mengisi  data  pada Entry Data  Divisi, Entry Data ATK dan Entry Data Supplier.
Gambar 5. Use Case Diagram Master
b) Use Case Diagram Transaksi Pada  gambar Use  Case dibawah  ini  adalah ringkasan  tentang  proses  selanjutnya  setelah mengisi  data  master  yaitu  dengan Entry SPATK, Cetak  SBPATK,  Cetak  SPPH, Entry SPH,  Cetak PO, Entry TTATK.
Gambar 6. Use Case Diagram Transaksi ATK c) Use Case Diagram Laporan Setelah  menginput  data  pada  transaksi selanjutnya staf gudang mencetak laporan .
Gambar 7. Use Case Diagram Laporan ATK
4.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

## Gambar 8. Entity Relationship Diagram (ERD)
Langkah-langkah  dalam  pembentukan  ERD  adalah sebagai berikut :
a) Mengidentifikasi  dan  memperoleh  seluruh himpunan  data  antar  entitas  yang  akan disusun.
b) Menyusun  atribut-atribut key dari  masing masing himpunan entitas.
c) Menentukan primary-key pada tiap-tiap entitas.
d) Menetukan derajat dan cardinality rasio untuk setiap  himpunan  relasi  berdasarkan  proses bisnis yang sudah berjalan.
Cara membaca uraian singkat ERD a) (1:1) One to One. Hubungan entitas SPPH dengan entitas SPH (1) 1 SPPH memberikan 1 PSH
(2) 1 SPH diberikan 1 SPPH
Hubungan entitas SPH dengan entitas PO (1) 1 SPH memesan 1 PO (2) 1 PO dipesan 1 SPH
Hubungan entitas PO dengan TTATK
(1) 1 PO mendapatkan 1 TTATK
(2) 1 TTATK didapatkan dari 1 PO.
Hubungan  entitas  SPATK  dengan  entitas SBPATK
(1) 1 SPATK mencetak 1 SBPATK.
(2) 1 SBPATK didapat 1 SPATK.
b) (1:M) One to Many atau (M:1) Many to One. Hubungan entitas Divisi dengan entitas SPATK
(1) 1 Divisi bisa mengajukan banyak SPATK
(2) 1 SPATK diajukan 1 Divisi
Hubungan entitas Supplier dengan entitas SPPH
(1) 1 Supplier bisa mengirim banyak SPPH.
(2) 1 SPPH bisa dikirim 1 Supplier

## 4.7 Spesifikasi Basis Data
Berikut  ini  merupakan spesifikasi  basis data yang  menginformasikan  secara  rinci  dari  basis data  yang  digunakan  dalam  sistem  Pengadaan ATK CV.Prema Jaya Textile dan Tailor.
Gambar  9  berikut  merupakan  struktur  menu atau  struktur  tampilan  yang  digunakan  dalam sistem  pengadaan  ATK  CV.Prema  Jaya  Textile dan Tailor :
Gambar 9. Struktur Tampilan
4.9 Rancangan Form
1) Rancangan Form Master Entry Data Divisi Pada form entry data divisi terdapat kode divisi akan muncul otomatis karena autonumber pada textbox kod  divisi.  Untuk memasukkan  nama  divisi,  ketik  pada textbox nama  divisi.  Untuk  memasukkan  nama  staf, ketik pada textbox nama staf. Staf  menyimpan data  klik  tombol simpan .  Jika  staf  mencari data  klik  tombol cari data,  Jika  staf  ingin mengubah  data  klik ubah dan  untuk menghapus  klik hapus .  Jika  staf  ingin membatalkan  klik  pilih batal dan  bila  ingin keluar  dari form  entry data  divisi  mengklik tombol keluar .
Gambar 10. Rancangan Form Master Entry Data Divisi
2) Rancangan Form E ntry SPATK
Form ini  digunakan  untuk  meng- input dan  menghitung  jumlah  permintaan  ATK. Kode  SPATK  akan  muncul  dengan  otomatis pada form .  Lalu user memilih  data  divisi dengan  cara  klik  tombol cari. User memilih data ATK dengan cara  mengklik tombol  pada button cari , lalu akan muncul popup pada data ATK, lalu pilih data ATK  yang  ingin di- input data  permintaannya.  Kemudian user mengisi berapa  banyak  jumlah  yang  diminta  ATK  di dalam textbox jumlah  minta,  setelah  data  siap
untuk  disimpan, user perlu  mengklik  tombol tambah untuk memindahkan data ATK ke list view detil permintaan. Untuk menyimpan data permintaan  ATK  klik  tombol simpan. Jika staf ingin  batalkan data klik tombol batal dan jika  ingin  keluar  dari form entri  permaintaan obat klik tombol keluar .
Gambar 11 Rancangan Form Entry SPATK 3) Rancangan Form Cetak Laporan Permintaan ATK Pada Form Cetak  Laporan  Permintaan ATK  terdapat  periode  awal  dan  akhir Permintaan,  tombol cetak ,  tombol keluar . Terlebih  dahulu user memilih  periode  awal dan  akhir  Permintaan.  Setelah  itu  klik  tombol Cetak cetak  laporan  yang  diperlukan.  Jika ingin  keluar  cetak  laporan  Permintaan  ATK, maka klik tombol keluar .

## Gambar 12 Rancangan Form Cetak Laporan Permintaan ATK
4) Laporan  Rekapitulasi  ATK  Yang  Sering dipesan
1) Sequence  Diagram Master Entry Data
Divisi
Gambar 14. Sequence Diagram Master Entry Data Divisi
2) Sequence Diagram Transaksi Entry

## SPATK

## Gambar 15. Sequence Diagram Transaksi Entry SPATK
3) Sequence  Diagram Laporan  Permintaan ATK
Gambar 16. Sequence Diagram Laporan Permintaan ATK

## 5. KESIMPULAN
Dari  uraian  diatas  dapat  diambil  kesimpulan sebagai berikut:
a. Dengan disediakannya Form Pengambilan ATK sehingga  dapat  memudahkan  Staf  Gudang dalam penyimpanan data pengambilan ATK dan pencarian data.
b. Informasi  mengenai  stok  ATK  dapat  dengan mudah diketahui melalui laporan stok ATK  dan dalam  pembutannya  laporan  stok  ATK  menjadi lebih akurat dan efisien.
c. Dengan  adanya  informasi  laporan  rekapitulasi ATK  yang  sering  dipesan,  memudahkan pimpinan mengambil keputusan untuk penambahan  jumlah  stok  ATK  yang  sering dipesan.
d. Tersedianya informasi laporan permintaan ATK dapat memudahkan pimpinan untuk mengetahui ATK yang diminta.
e. Dengan  adanya  informasi  laporan  pengambilan ATK,  dapat  memudahkan  pimpinan  untuk mengetahui ATK apa saja yang telah diambil.
Tersedianya  infomasi  laporan  pemesanan  ATK dapat memudahkan pimpinan untuk mengetahui ATK  apa  saja  yang  dipesan  ke supplier dalam periode tertentu.
f. Dengan  adanya  informasi  laporan  penerimaan ATK,  dapat  memudahkan  pimpinan  untuk mengetahui  ATK  apa  saja  yang  telah  diterima dari supplier .

## 6. DAFTAR PUSTAKA
[1]  Indrajani ,  (2011), Perancangan  Basis  Data  Dalam All in 1 , Jakarta: Alex Media Komputindo.
[2]  Marbun,  R.  (2012), Tanya  Jawab  Seputa  Cara Pengadan  Barang/Jasa  Pemerintaha n.  Jakarta: Visimedia.
[3]  Rahayu,  S.,  Nurhaeni,  T.,  &  Rohmah,  M.  (2015). Sistem  Persediaan  Alat  Tulis  Kantor  Sebagai Penunjang  Pengambilan  Keputusan  Bagian Logistik  di  Perguruan  Tinggi  Raharja ,  CCIT, ISSN: 1978 – 8282, VIII (2) , 91-101 . [4] Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D (2012), System  Analys  and  Design  with  The  Unified Proces s.  USA:  Cource  Technology,  Cengage
Learning.
[5]  Subhan,  M.  (2012), Analisa  Perancangan  Sistem, Jakarta: Lentera Ilmu Cendikia.
[6]  Sugianto.  (2013), Metode  Penelitian  Manajemen. Bandung: Alfabeta.
[7]  Sugiarti,  Y.  (2013), Analisis  Perancangan  UML (Unified  Modeling  Language), Yogyakarta: Graha Ilmu.
[8]  Syahrul,  &  Mulyati,  R.  (2018). Sistem  Informasi Persediaan  Barang  Peralatan  Kantor  Pada AMIK  Tri  Dharma  Pekanbaru.  JSR  -    Jaringan Informasi Robotik,, ISSN : 2356 – 2137, II (1), 62-67 .