EFEKTIVITAS SISTEM KEARSIPAN DINAMIS (SIKD) SEBAGAI SARANA TEMU KEMBALI ARSIP DI DINAS ARSIP, PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI (ARPUSDOK) KOTA PALEMBANG

## Mulyadi
Mahasiswa Program Doktor Ilmu Perpustakaan dan Informasi (IPII) Sunan Kalijaga dan Dosen Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Raden Fatah Palembang E-mail : Mulyadi_uin@radenfatah.ac.id

## Abstrak
Tolak  ukur  kemajuan  sebuah  lembaga  kearsipan  adalah  ketika  pengguna  itu  sudah  menggunakan  layanan  teknologi informasi  (komputer)  dalam  hal  ini  melakukan  layanan  penelusuran  arsip  dengan  menggunakan  Sistem  Kearsipan Dinamis  (SIKD).    Dan  di  zaman  era  teknologi  informasi  semua  layanan  sudah  dilakukan  secara  elektronik  dengan menggunakan komputer, karena layanan manual sudah tidak relevan lagi di masa sekarang ini, karena banyak menyita waktu, tenaga, fikiran, tempat dll. Dengan menggunakan layanan arsip akan menemukan kemudahan. Melihat dari latar belakang  tersebut  muncul  sebuah  permasalahan  yaitu  bagaimana  sistem  penerapan  layanan,  tingkat  keefektivitasan dalam  menemukan  arsip  di  Dinas  Arsip,  Perpustakaan,  dan  Dokumentasi  (ARPUSDOK)  kota  Palembang.  Yang  akan diteliti  adalah  sejauh  mana  efektivitas  layanan  dalam  hal  temu  balik  arsip  dengan  melihat  recall  (perolehan)  dengan precision  (ketepatan)  dalam  mencari  arsip  yang  ada  di  dinas  arsip  perpustakaan  dan  dokumentasi  kota  palembang. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan dan efektivitas layanan dalam hal temu balik arsipi yang dilakukan oleh pengguna yang berkunjung ke dinas arsip perpustakaan dan dokumentasi kota palembang.Temuan dari penelitian ini  adalah  bahwa  masih  dirasakan  kurang  efektif  dikarenakan  masih  sedikitnya  sarana  penelusuran  oleh  karena  itu dibutuhkan  sinergisitas  antara  sistem  dan  penyusunan  yang  ada  dibarengi  dengan  sarana  dan  prasarana  yang dibutuhkan dalam penelusuran tersebut. Kemudian kendala yang dihadapi adalah karena sistem ini sudah ofline maka jaringan kabel yang ada masih belum memadai sehingga perlu penanganan yang serius dari semua pihak.
Kata kunci : Arsip, Sistem Kearsipan Dinamis, Temu Kembali Arsip.

## Abstract
A benchmark for the progress of a filing institution is when the user is already using an information technology service (computer) in this case performing archive search services using the Dynamic Filing System (SIKD). And in the era of the information technology era all the services have been done electronically by using the computer, because the service manual is  no longer  relevant in  the present, because it  takes  a  lot  of  time,  energy,  mind,  place  etc.  Using  the  archive service will find it easy. Seeing from the background there is a problem that is how the system of service implementation, the  level  of  effectiveness  in  finding  the  archives  in  the  Archives,  Library,  and  Documentation  Office  (ARPUSDOK)  of Palembang. Which will be examined is the extent to which the effectiveness of services in terms of retrieval archive by looking  at  recall  (acquisition)  with  precision  (accuracy)  in  searching  the  archive  in  the  archive  library  and documentation of the city of Palembang. This research reveals that still felt less effective due to the lack of trace means therefore  needed  synergy  between  the  system and the  existing  arrangement  coupled  with  the  means  and infrastructure needed in the search. Then the obstacle faced is because this system is already offline then the existing cable network is still not adequate so that serious handling from all parties.
Keywords: Archive, Dynamic Filing System, Archive Retrieval .

## PENDAHULUAN
Perkembangan  informasi  yang  begitu  pesat,  sehingga  sering  disebut  dengan  era  informasi. Informasi  telah  menjadi  suatu  komoditas  yang  memegang  peranan  penting  dalam  perkembangan suatu bangsa. Informasi merupakan sumber daya yang strategis sepanjang hidup manusia. Kebutuhan ( need ) informasi menjadi semakin mendesak dikarenakan tuntutan zaman dan pengetahuan. Apalagi bagi  ilmuwan  atau  orang-orang  yang  berkecimpung  di  dunia  pendidikan,  informasi  menjadi  amat
penting  dan  harus  selalu  terus  diikuti  perkembangannya.  Seiring  dengan  meningkatnya  kebutuhan tersebut,  maka  perpustakaan  sebagai  salah  satu  sumber  informasi  akan  sangat  bermanfaat  apabila mampu  menyediakan  layanan  informasi  dengan  mudah  dan  cepat.(Zulaikha,  2000:1)  Setiap Lembaga  atau  Instansi  dalam  pelaksanaan  kegiatan  administrasi  sehari-hari  tidak  dapat  lepas  dari proses  penciptaan  arsip,  karena  pada  dasarnya  arsip  merupakan  catatan  atau  rekaman  dari  setiap kegiatan  yang  dilakukan.  Catatan  ini  secara  umum  disebut  naskah  atau  dokumen  atau  informasi terekam,  yang  dalam  realisasinya  dapat  berupa  tulisan,  gambar  ataupun  suara.  Perkembangan teknologi  yang  begitu  pesat  belakangan  ini  di  satu  sisi  mempunyai  dampak  positif  terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.  Mengapa  informasi  direkam  oleh  manusia?  Apa  hubungan  informasi  terekam  dengan data, dokumen, rekod atau arsip? Untuk apa informasi terekam tersebut harus dikelola atau diurus? Jawabnya adalah informasi direkam oleh manusia sejak adanya mesin cetak, karena beberapa alasan berikut:
Personal, rekod atau arsip  yang  berhubungan dengan personal karena adanya kehidupan  baik secara  individual  maupun  keluarga. Adanya  karakter  sosial ,  organisasi  sosial  akan menghasilkan  rekod  dan  arsip  kegiatan  partisipasi  individu  seperti  keanggotaan,  catatan pertemuan,  program  khusus  dan  dokumen  kegiatan  sosial  lainnya. Motif  ekonomi, sumber informasi  tentang  pemasukan,  pengelolaan  dan  pengeluaran  keuangan  menghasilkan  jumlah informasi  yang  besar  dan  berguna  dalam  penyediaan  data  baik  secara  indovidu  maupun organisasi. Masalah  hukum, pemerintah  menciptakan  rekod  atau  arsip  dalam  rangka melindungi  hak  warga  negaranya. Sifatnya  fungsional  dan  instrumental, informasi  gambar arsitek atau blue print diciptakan untuk kebutuhan praktik dalam tujuannya untuk membangun gedung. Simbolic  purposes, ijazah  dan  sertifikat  merupakan  simbol  bahwa  seseorang  telah menyelesaikan pendidikannya.(Minarni, 2000:1.1-1.2)
Sistem  pengarsipan  otomatis  telah  berkembang  sehingga  mempunyai  banyak  variasi  dan membawa  kemudahan  dalam  melaksanakan  tugas-tugas  kearsipan.  Untuk  kantor-kantor  yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan  volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan  meringankan  atau  mempermudah  pengelolaan  arsip.  Pemanfaatan  teknologi  modern  dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh  mereka  di  antaranya  adalah  dengan  sistem document  imaging .  Pengertian  istilah  ini  dalam bahasa  Inggris  adalah  sebagai  berikut:  “ Document  imaging  is  the  process  of  scanning  pages  or importing  files  into  a  database  that  will  display  the  scanned  page  and  ASCII  text  on the  sreen  for later  viewing ”.  Dalam  kaitan  ini,  pengguna database mesti  men-scan  atau  mengimpor file yang
nantinya  diharapkan  dapat  ditelusur  dan  ditemukan  kembali  dalam database tersebut  pada  saat diperlukan kemudian. Dengan demikian, hal  itu sangat memudahkan dan  mempercepat pengelolaan kearsipan.  Program  ini  memungkinkan  pengguna  dapat  mengindeks,  menelusur  dan  menemukan kembali ( retrieval ) secara full-text dokumen yang dikelolanya. Contoh merk document imaging yang telah  beredar  di  pasaran,  antara  lain Adaptec , Canon,  Fujitsu,  JVC,  Laserfiche,  Liberty,  Panasonic, Plextor, Ricoh, Sony, UMAX, Yamaha , dan lain-lain.
Sistem  penyimpanan  yang  sederhana  tidak  pasti  memudahkan  menemukan  kembali  arsip, tetapi  sebaliknya  pula  sistem  penyimpanan  yang  sulitpun  belum  tentu  mempercepat  penemuan kembali  arsip.  Sebaiknya  memang  sistem  penyimpanan  arsip  harus  disesuaikan  dengan  situasi setempat  dan  selaras  pula  dengan  sistem  penemuan  kembalinya.  Beberapa  faktor  yang  menunjang dan  perlu  diperhatikan  atau  dipenuhi  dalam  rangka  memudahkan  dalam  penemuan  kembali  arsip adalah sebagai berikut:
1) Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip  berdasarkan  sistem  yang  berlaku  baik  arsip  yang  bersifat  kedinasan  maupun  arsip pribadi pimpinan.
2) Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain :
1. Kesederhanaan. Sistem penyimpanan arsip yang dipilih dan diterapkan harus sederhana, supaya mudah dimengerti.
2. Ketepatan Menyimpan Arsip. Berdasarkan sistem yang digunakan harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
3. Penempatan  Arsip.  Hendaknya  diusahakan  pada  tempat  yang  strategis,  maksudnya adalah  agar  tempat  penyimpanan  mudah  dicapai  oleh  setiap  unit  atau  yang memerlukannya tanpa membuang waktu dan tenaga.
4. Petugas Arsip. Perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
3) Unit arsip harus mengadakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik- baiknya.
4) Mencatat  dan  menyimpan  pidato  serta  peristiwa  penting  yang  terjadi  setiap  hari,  lengkap dengan  tanggal  kejadiannya  agar  dapat  dijadikan  alat  bantu  untuk  menemukan  atau mempertimbangkan kembali bial sewaktu-waktu diperlukan.
5) Mengadakan  pengontrolan  arsip  secara  periodik  agar  dapat  memahami  seluruh  media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.( Sedarmayanti, 1992:79)
Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang banyak, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat banyak  membantu.  Teknologi  komputer  yang  berkembang  saat  ini  telah  memungkinkan penyimpanan  keseluruhan  tulisan  yang  terdapat  pada  suatu  dokumen  secara  lengkap,  atau penyimpanan  data  tertentu  saja,  tergantung  kepada  kebutuhan  dan  kemampuan  komputer  yang dipergunakan.  Sejalan  dengan  uraian  di  atas,  maka  dalam  merencanakan  manajemen  kearsipan secara modern atau otomasi kearsipan perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Apakah arsip yang dikelola jumlahnya banyak dan terus berkembang secara cepat.
2. Apakah arsip yang akan dikelola dengan sistem modern memang merupakan informasi yang masih dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi.
3. Apakah yang akan ditangani adalah arsip baru yang akan diterima, atau termasuk pula arsip lama  yang  masih  termasuk  jenis  arsip  aktif,  inaktif,  statis,  atau  arsip  yang  sudah  akan dimusnahkan.  Hal  ini  perlu  dipertimbangkan  karena  pengelolaan  secara  modern  biasanya dimulai sesudah institusi mempunyai koleksi arsip yang banyak, bukan pada waktu institusi baru mulai berdiri.
4. Untuk  institusi  baru  maka  arsip  yang  akan  dikelola  secara  modern  haruslah  arsip  penting dan arsip vital yang baru diterima ataupun akan diterima.
5. Perlu dipertimbangkan apakah seluruh arsip akan dimasukkan ke komputer atau document imaging system, atau cukup data tertentu saja. Jika hanya data tertentu saja, apakah perlu disertakan pula ringkasan (abstrak) dari isi dokumen yang bersangkutan.
6. Pada umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih disimpan, walau seluruh isinya sudah dimasukkan dalam komputer sekalipun. Demikian pula dokumen yang memang  hanya  data tertentu  saja  yang  di-file  dalam  komputer,  niscaya  fisik  asli  dokumen bersangkutan  harus  tetap  disimpan  menurut  sistem  yang  disesuaikan  dengan  kode  yang diprogramkan melalui komputer.
7. Umumnya  pemanfaatan  komputer  dilakukan  secara  sentralisasi,  walaupun  tidak  tertutup kemungkinan  penggunaan  komputer  secara  desentralisasi.  Jika  memungkinkan  dapat dibangun  sistem  komputer  sentral  dengan  terminal-terminal  atau  pemanfaatan  komputer dengan kombinasi mikrofis.( Amsyah, 1991:11)
Tujuan yang utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem penemuan kembali arsip ( Retrieval system ) adalah penemuan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi  bukan  sistem  semata-mata  menemukan  arsipnya.  Penemuan  kembali  sangat  erat  hubungannya dengan  sistem  penyimpanan  ( filing  system )  yang  kita  pergunakan,  sebab  itu  biasanya  sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip sangat erat kaitannya, kalau  sistem penyimpanan
salah  maka  dengan  sendirinya  penemuan  kembali  arsip  itu  akan  sulit.  Media  elektronik  dalam pengelolaan arsip salah satunya yaitu penggunaan aplikasi e-surat SIKD. Surat yang dikelola dalam aplikasi  e-surat  SIKD  terdiri  dari  surat  masuk,  surat  keluar,  sampai  pemberkasannya  secara elektronik.  Aplikasi  e-surat  merupakan  salah  satu  implementasi e-government di  lingkungan pemerintah  kota  Palembang,  khususnya  di  dalam  tata  kelola  administrasi  pemerintahan  yang memenuhi  azas efektif, efisien dan akuntabilitas, serta untuk memudahkan proses komunikasi antar SKPD  di  lingkungan  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Kota/Kabupaten.  Sistem  Informasi  Kearsipan Dinamis  (SIKD)  adalah  aplikasi  berbasis  web,  untuk  menggunakan  aplikasi  ini  harus  melalui web browser ,  salah  satu web  browser yang  dapat  digunakan  untuk  membuka  SIKD  adalah Mozilla Firefox .(Mulyadi,  2016:285).  SIKD  (Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis)  diperoleh  dari  Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Dalam  mencapai  tingkat  keefektivfan  recall-precision  yang  ideal  memang  sulit  karena keduanya  berdasarkan  ukuran  relevansi  yang  amat  lentur  dan  dinamis.  Untuk  itu  peneliti  ingin mengupas  dan  meneliti  sejauh  mana  efektivitas  kerja  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  sebagai sarana temu kembali Arsip dengan menggunakan aspek tingkat recall, precision pada software SIKD sebagai  penyedia  layanan  agar  kebutuhan  informasi  arsip  dapat  akurat  dan  tepat  sesuai  dengan keinginan  pengguna  di  Badan  Arsip,  Perpustakaan  dan  Dokumentasi  (ARPUSDOK)  kota Palembang.
Berdasarkan  latar  belakang  yang  telah  diuraikan  di  atas,  maka  rumusan  masalah  yang  akan dibahas  dalam  penelitian  ini  adalah  sebagai  berikut:  Bagaimana  penerapan  Sistem  Kearsipan Dinamis (SIKD) di Dinas Arsip, Perpustakaan, dan Dokumentasi (ARPUSDOK) kota Palembang ?, Sejauh  mana  tingkat  keefektivan  kinerja  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD) di  Dinas  Arsip, Perpustakaan,  dan  Dokumentasi  (ARPUSDOK)  Kota  Palembang  dalam  hal  temu  kembali  arsip  ?, Bagaimana  Upaya  yang  dilakukan    oleh    Dinas  Arsip,  Perpustakaan,  dan  Dokumentasi (ARPUSDOK) kota Palembang terhadap peningkatan akses temu balik Arsip ?.
Penelitian ini dilaksanakan selama 185 hari (± 6  bulan) terhitung  mulai  tanggal  1 Maret   s/d 1 Oktober  2017.  Dengan 5  hari  kerja setiap pekannya yaitu mulai hari Senin s/d Jum’at. Penelitian ini  dilaksanakan  di  Dinas  Arsip  Perpustakaan  dan  Dokumentasi  (ARPUSDOK)  kota  Palembang Jalan Jendral Bambang Utoyo Kelurahan 5 Ilir Palembang.

## METODE
Penelitian  ini adalah penelitian kualitatif. Sumber data di dapat  melalui observasi, wawancara mendalam, dan metode dokumentasi. Penelitian ini dianalisa dengan mereduksi data, penyajian data, verifikasi dan  menarik kesimpulan. Dalam teknik analisis data ini penulis  menggunakan dua teknik
analisis,  yaitu analisis data kualitatif dan perhitungan nilai recall dan precision. Dengan penjabaran sebagai berikut :
1. Teknik  Analisa  Data  Kualitatif.  Teknik  analisa  data  kualitatif  yang  dilakukan  dalam penelitian  ini  adalah  analisa  data  kualitatif  mengikuti  konsep  Miles  dan  Hubeman  yang  dikutip oleh  Sugiono  dalam  bukunya “Memahami  Penelitian  Kualitatif”. Aktivitas  dalam  analisa  data kualitatif  dilakukan  dengan  cara  interaktif  dan  berlangsung  secara  terus-menerus  pada  setiap tahapan penelitian.(Moleong, 2009:12) Proses analisa tersebut dilakukan dalam tiga tahap yaitu : Reduksi  Data (data  reduction), Penyajian  data    (data display, dan  Penarikan  Kesimpulan ( verification).
2. Analisis  Data  Perhitungan  Penentuan  Nilai recall dan precission. Untuk  menganalisis  data hitungan  nilai recall dan precission, peneliti  menghitung  nilai  keefektifan  kinerja  Sistem Kearsipan  Dinamis  (SIKD)menggunakan  rumus recall dan precission. Efektivitas  temu  kembali informasi dapat diukur melalui : Nilai perolehan ( recall). Nilai ketepatan ( precision) dan jatuhan semu ( fallout) (Lasa HS., 2009:338
Peneliti  mencoba  mengukur  tingkat  keefektivan  dari  software  Sistem  Kearsipan  Dinamis (SIKD) dengan menggunakan beberapa aspek penilaian yaitu :
No.
Aspek Penilaian 1. Recall and Precision Jumlah koleksi yang relevan di perolah dari sistem
Recall =                                                                                   X 100 Jumla koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan
Jumlah koleksi yang relevan ditemukan di rak Recall =                                                                                   X 100

## Jumla koleksi yang diperoleh sistem
Efektivitas, adalah  suatu  tingkat  hingga  dimana  suatu  tindakan  atau  efektivitas  menunjukan tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan. Sedangkan menurut kamus besar bahasa Indonesia (2005) pengertian efektivitas adalah ada efek, kiat pengaruh, kesan yang dapat membawa hasil guna (usaha dan  tindakan).(Departemen  Pendidikan  Nasional,  2012:285) .  Kinerja, berasal  dari  pengertian performance. Adapula yang memberikan performance sebagai hasil kerja atau prestasi kerja. Namun sebenarnya  kinerja  mempunyai  makna  yang  lebih  luas,  bukan  hanya  hasil  kerja  tetapi  termasuk bagaimana  proses  pekerjaan  berlangsung.  Menurut  Amstrong  dan  Baron  Kinerja  merupakan  hasil pekerjaan  yang  mempunyai  hubungan  kuat  dengan  strategis  organisasi,  kepuasan  konsumen  dan memberikan  kontribusi  pada  ekonomi.(  Wibowo,  2012:7) . Sistem  temu  kembali  informasi  adalah suatu  kegiatan  yang  dilakukan  secara  sistematis  untuk  mengetahui  lokasi  sumber  dokumen, informasi,  maupun  subjek  secara  manual  maupun  menggunakan  teknologi  informasi.(Lasa  HS.,
2009:337)  Sebagai  sebuah  sistem,  maka  sistem  simpan  dan  temu  kembali  informasi  dan  temu kembali  informasi  ( information  storage  and  retrieval  system) perlu  dikaji  apakah  memenuhi keinginan  pengelolaannya  maupun  pemakaiannya.  Keberhasilan  sebuah  sistem  temu  kembali informasi  dapat  dilihat  dari  segi  efektivitasnya  serta  efesiennya.  Dari  segi  efektivitas  melihat  dari kinerja  sebuah  sistem  sedangkan  efesien  melihat  dari  fungsi  waktu  dan  biaya.  Berbagai  parameter digunakan  untuk  evaluasi  sistem  dalam  temu  kembali  informasi  guna  mengukur  kemampuan  nyata sebuah sistem dalam temu kembali dokumen dan rujukannya.
Sulistyo  Basuki  menggambarkan  parameter  utama  dalam  mengukur  sebuah  sistem  temu kembali informasi adalah sebagai berikut :(Basuki, 2004:251-253)
D Dokumen non relevan 1. Senyap Dokumen Relevan Dokumen yang di A.  Jawaban yangditerima temu Kembali A. Derau Dokumen non relevan D
Kedua  parameter  seperti  yang  ditunjukan  pada  gambar  adalah  perolehan  ( recall) dan  ketepatan ( precision). Kedua parameter tersebut digunakan untuk mengukur keberhasilan kinerja sebuah upaya temu kembali informasi di pusat dokumentasi dan Dinas informasi lainnya.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Konsep Sistem Kearsipan
Dalam sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi yang masing-masing memiliki aktivitas dan deskripsi  pekerjaan  yang  berbeda  satu  sama  lain.  Masing-masing  aktivitas  tersebut  akan menghasilkan data dan informasi. Data adalah kumpulan fakta yang merepresentasikan keadaan atau aktivitas  pekerjaan  sebelum  diolah  dan  diorganisasikan  keadaan form yang  dapat  dipahami  oleh orang  lain,  sedangkan  informasi  merupakan  data  yang  telah  diubah  kedalam  form  yang  dapat dipahami  dan  berguna  bagi  organisasi.  Sementara  itu,  pendapat  lain  disampaikan  oleh  Raymond Mcleod dalam  buku Hendi Haryadi   yang  mengatakan  bahwa  Sistem adalah himpunan dari unsur- unsur  yang  saling  berkaitan  sehingga  membentuk  suatu  kesatuan  yang  utuh  dan  terpadu.( Haryadi,

## 2009:23-24)
Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau sub sistem  yang  bersatu  untuk  mencapai  tujuan  yang  sama.( James  A.,  2001:5) Sistem  merupakan  suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan  yang disusun sesuai dengan suatu skema
yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.( Baridwan, 1991:1) Sistem  adalah  serangkaian  sasaran  organisasi  yang  kemudian  mempengaruhi  penentuan tindakan  komprehensif  untuk  mencapai  sasaran  yang  telah  ditentukan,    sistem  sebagai  sekelompok unsur  yang  erat  berhubungan  satu  dengan  lainnya,  yang  berfungsi  bersama-sama  untuk  mencapai tujuan  tertentu. (Mulyadi,  2001:2) Subsistem  yang  saling  berhubungan  dalam  komputer  yaitu Hardware (perangkat  keras  komputer), Software (perangkat  lunak  komputer), Brainware (manusia sebagai  perangkat  akal), Procedure dan  sumber  daya.(Sugharto,  2005:127)  Selain  itu  terdapat beberapa sistem yang terintegrasi dalam otomasi perkantoran yang mencakup penggunaan pengolah kata,  penyimpanan  dan  penemuan  informasi,  dan  sistem  komunikasi  elektronik . ( Sumner,  1992:5) Teknologi  informasi  selain  dapat  memberikan  kemudahan  dan  kecepatan  kepada  organisasi  dalam pelaksanaan  kegiatan  administrasi  juga  menawarkan  efektivitas  dan  efisiensi  kerja  dalam  mencapai tujuan organisasi.
Jadi  sistem  merupakan  gabungan  beberapa  unsur  yang  saling  berkaitan  yang  bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Disisi lain kata sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan), tetapi dapat juga berarti  macam  perlengkapan  yang  dipergunakan,  organisasi  penyusun  tenaga  kerja,  dan  metode- metode yang dipergunakan apabila meminjam dan mengembalikan surat.( Moekijat, 2008:118) . Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membentuk pencapaian tujuan. Pada saat  prosedur  diperlukan  untuk  melengkapi  beberapa  proses  pekerjaan,  maka  metode  berisi  tentang aktivitas  oprasional  atau  teknis  yang  akan  menjelaskannya.  Jadi,  organisasi  sebagai  sistem merupakan kesatuan dimana bagian terkecil dari sistem merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang  digunakan.  Menurut  Laudon,  Laodun  dan  Odgers    dalam  buku  Irra  Chrisyanti,  sistem  terdiri dari beberapa unsur antara lain :
1. Input (jenis input seperti data, informasi dan material yang diperoleh dari dalam maupun luar organisasi). 2. Processing (pemprosesan dari input menjadi output melibatkan metode dan prosedur dalam sistem).
3. Output (berupa  informasi  pada  kertas  atau  dokumen  yang  tersimpan  secara  elektronik,  kemudian didistribusikan ke bagian yang membutuhkan).
4. Feedback (mutlak diperlukan karena dapat mengevaluasi efektivitas output yang dihasilkan).
5. Controling (dilakukan melalui dimensi internal dan eksternal).
Menurut Mcleod dan Schell dalam buku Irra Chrisyanti , bahwa sistem yang baik memiliki karateristik sebagai berikut :
1. Fleksibel (sistem dibuat lebih fleksibel agar memudahkan keadaan yang sering berubah).
2. Adaptif (sistem harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi yang baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun fungsi utamanya).
3. Sistematis (sistem dibuat tidak mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada).
4. Fungsional (sistem dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan).
5. Sederhana (sistem harus lebih sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan).
6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal (sistem dirancang dengan baik sehingga penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat optimal pemanfaatannya).(Dewi, 2011:31)
Pendekatan sistem dalam organisasi terbukti dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi organisasi  dengan  mengembangkan  sistem  baru  atau  memodifikasi  sistem  yang  telah  ada.  Menurut Quible dalam buku Irra Chrisyanti, ada beberapa tahapan pengembangan sistem yaitu:
1. membatasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.
2. memberi rencana tentang isi dan proses yang berjalan.
3. menganalisis proses yang sedang berjalan.
4. merencanakan proses yang dikembangkan.
5. membuat proses baru.(Dewi, 2011:23)
Sistem otomasi kearsipan adalah sistem yang memanfaatkan teknologi informasi (TI) terutama penggunaan  komputer  untuk  melaksanakan  kegiatan  yang  rutin  sehari-hari  dilakukan  di  unit kearsipan/lembaga kearsipan secara terpadu.

## Pengertian Arsip
Arsip  merupakan  data  yang  akan  diolah  menjadi  sebuah  informasi.  Dengan  semakin meningkatnya  aktivitas  dan  dinamika  organisasi,  maka  akan  membawa  kecenderungan bertambahnya  kebutuhan  akan  informasi  dalam  mendukung  proses  pencapaian  tujuan  dalam  suatu organisasi.  Arsip  sebagaimana  yang  tertuang  di  UU  Nomor  43  Tahun  2009  merupakan  rekaman kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  Lembaga  Negara,  Pemerintah  Daerah, Lembaga  Pendidikan,  Perusahaan,  Organisasi  Politik,  Organisasi  bermasyarakat,  berbangsa  dan bernegara.(UU  No.43,  2009:3)  Seminar  dokumentasi/Arsip  Kementerian-kementerian  yang diselenggarakan  di  Jakarta  23  Februari  sampai  2 Maret  1957  merumuskan  pengertian  arsip  sebagai berikut:
1. Arsip  adalah  kumpulan  surat-menyurat  yang  terjadi  karena  pekerjaan,  aksi,  transaksi,  tindakan- tindakan documenter ( documentaire  handeling )  yang  disimpan  sehingga  pada  saat  dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
2. Arsip  adalah  suatu  badan  yang  mengadakan  pencatatan,  penyimpanan  serta  pengolahan- pengolahan  tentang  segala  surat-surat  baik  dalam  soal  pemerintahan  maupun  soal  umum,  baik kedalam  maupun ke luar dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.(A.W. Widjaja, 1986:100)
Dalam  undang-undang  Nomor  7  Tahun  1971  pada  Bab  I,  pasal  1  dikatakan  bahwa  ‘arsip’  ialah: (Laksmi, 2015:175)
1. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  Lembaga-lembaga  Negara  dan  Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
2. Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  Badan-badan  Swasta  dan/atau  perorangan,  dalam bentuk  corak  apapun,  baik  dalam  keadaan  tunggal  maupun  berkelompok,  dalam  rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Arsip  yang  timbul  karena  kegiatan  suatu  organisasi  berdasarkan  golongan  arsip  perlu disimpan  dalam  waktu  tertentu.  Arsip  sementara  disimpan  sampai  satu  tahun,  satu  sampai  lima tahun, lima sampai sepuluh tahun dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya cukup tinggi.  Arsip  yang  disimpan  di  unit  kearsipan  adalah  arsip-arsip  yang  frekuensi  penggunaannya sangat  rendah.  Arsip  dapat  digolongkan  atas  berbagai  jenis  atau  macam,  tergantung  dari  sisi peninjauannya, antara lain:
1. Berdasarkan Fungsi. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip  dinamis,  Arsip  dinamis  adalah  :  Arsip  yang  masih  diperlukan  secara  langsung  dalam perencanaan,  pelaksanaan,  dan  penyelenggaraan  kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya  atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.(Barthos,1989:4)  Sementara  itu,  Badri  Munir  Sukoco  mendefinisikan  Arsip  dinamis adalah merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima  oleh  organisasi  atau  perorangan  dalam  transaksi  kegiatan  atau  melakukan  tindakan sebagai  bukti  aktivitas  tersebut.(Badri,  2006:84)  Anglo-Saxon  yang  dikutip  oleh  Sustiyo Basuki,    mendefinisikan  Arsip  dinamis  adalah  dokumen  yang  masih  digunakan  untuk perencanaan,  pengambilan  keputusan,  pengawasan,  dan  keperluan  lain.(Basuki,  2003:14) Dengan  beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis,  maka dapat kita pahami  bahwa arsip dinamis adalah arsip  yang  memiliki  nilai penting karena dipergunakan secara  langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip  dinamis  sendiri  dibedakan  atas  dua  pembagian  jenis  arsip  yakni  arsip  aktif  dan  arsip inaktif. Arsip dinamis aktif adalah : Arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan  digunakan  dalam  penyelenggaraan  administrasi  sehari-hari  serta  masih  dikelola  oleh  unit pengelolah, dan arsip  inaktif adalah arsip  yang tidak secara  langsung dan tidak terus-menerus diperlukan  dan  digunakan  dalam  penyelenggaraan  administrasi  sehari-hari  serta  dikelola  oleh pusat arsip.(Barthos, 1989:25) Dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif memiliki peranan
yang  aktif  dalam  proses  penyelenggaraan  administrasi  Negara  karena  keberadaannya  sangat diperlukan  bagi  kelancaran  kegiatan  organisasi  yang  frekuensi  kegunaannya  sebagai  berkas kerja  yang  tinggi,  sementara  arsip  dinamis  inaktif,  keberadaannya  tidak  secara  langsung diperlukan  dalam  proses  administrasi  Negara.  Menurut  Suistyo  dan  Basuki,  instansi menganggap pentingnya pengelolaan arsip dinamis karena :
1) Sebuah  badan  atau  perorangan  perlu  mengandalkan  pada  akses  yang  efisien  terhadap informasi  yang  benar.  Menejemen  arsip  dinamis  memerlukan  informasi  yang  tepat  untuk keperluan  membentu  pengambilan  keputusan,  sarana  umum,  sebagai  bukti  kebijakan, aktivitas dan menunjang litigasi.
2) Instansi  memiliki  tanggung  jawab  hokum,  profesional,  dan  etis  untuk  menciptakan  arsip dinamis  tertentu.  Instansi  juga  disyaratkan  mempertahankan  arsip  dinamis  jenis  tertentu untuk masa tertentu dan hal ini dilaksanakan oleh menejemen arsip dinamis.
3) Instansi  perlu  mengontrol  volume  informasi  yang  diciptakannya  dan  disampaikannya.  Hal ini  dilakukan  karena  alas  an  ekonomis  mengingat  penyimpanan  arsip  dinamis  kertas memerlukan  ruangan  penyimpanan  yang  besar  dan  alasan  efisiensi  operasional  mengingat lebih  sulit  menemukan  informasi  yang  relevan  bila  informasi  tersebut  terkubur  pada informasi yang sudah using. Maka tugas menejemen arsip dinamis meliputi pengembangan control  pemusnahan  arsip  dinamis  serta  pemisahan  arsip  dinamis  aktif  dari  yang inaktif.(Basuki, 2003:15)
b. Arsip  statis,  yaitu  arsip  yang  tidak  dipergunakan  lagi  secara  langsung  dalam  perencanaan, pelaksanaan,  atau  penyelenggaraan  administrasi  perkantoran,  atau  sudah  tidak  dipakai  lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2. Berdasarkan Nilai Guna. Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
a. Nilai  guna  primer,  yaitu  nilai  arsip  yang  didasarkan  pada  kegunaan  untuk  kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
1) Nilai  guna  administrasi ,  yaitu  nilai  guna  arsip  yang  didasarkan  pada  kegunaan  untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
2) Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
3) Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
4) Nilai  guna  ilmiah dan teknologi  yaitu  arsip  yang  mengandung  data  ilmiah  dan  teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b. Nilai  guna  sekunder,  yaitu  nilai  arsip  yang  didasarkan  pada  kegunaan  arsip  sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi  pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:
1) Nilai  guna  pembuktian,  yaitu  arsip  yang  mengandung  fakta  dan  keterangan  yang  dapat digunakan  untuk  menjelaskan  tentang  bagaimana  lembaga/isntansi  tersebut  diciptakan, dikembangkan,  diatur  fungsinya,  dan  apa  kegiatan-kegiatan  yang  dilaksanakan,  serta  apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
2) Nilai  guna  informasi,  yaitu  arsip  yang  mengandung  informasi  bagi  kegunaan  berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
B. Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
1. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
2. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.
C. Berdasarkan  tingkat  penyimpanan  dan  pemeliharaannya.  Menurut  tingkat  penyimpanan  dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
1. Arsip  sentral ,  yaitu  arsip  yang  disimpan  pada  suatu  pusat  arsip  (depo  arsip),  atau  arsip  yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
2. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu  pada  Lembaga  Arsip  Nasional  Pusat  yang  disebut  dengan  nama  ANRI  (Arsip  Nasional Republik  Indonesia).  Sedangkan  lembaga  pemerintah  yang  menyimpan  dan  memelihara  arsip pemerintah  di  daerah  yaitu  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah.  Arsip  sentral  disebut  juga  Arsip makro  atau  arsip  umum,  karena  merupakan  gabungan  ataupun  kumpulan  dari  berbagai  arsip unit.
3. Arsip  unit , yaitu arsip  yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam  suatu organisasi. Arsip unit disebut  juga arsip  mikro atau arsip khusus, karena khusus  hanya  menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
D. Berdasarkan keasliannya. Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
E. Berdasarkan  subyeknya.  Berdasarkan  subyek  atau  isinya,  arsip  dapat  dibedakan  atas  berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip pemasaran, arsip penjualan, dan sebagainya.
F. Berdasarkan  bentuk  dan  wujudnya.  Menurut  bentuk  atau  wujudnya,  arsip  terdiri  dari  berbagai macam,  misalnya surat (arsip  korespondensi)  yang  dalam  hal  ini  diartikan  sebagai  setiap
lembaran  kertas  yang  berisi  informasi  atau  keterangan  yang  berguna  bagi  penyelenggaraan kehidupan organisasi,  seperti:  Naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb. G. Berdasarkan  sifat  kepentingannya.  Menurut  sifat  kepentingannya,  arsip  dapat  dibedakan  atas, arsip  nonesensial,  yaitu  arsip  yang  tidak  memerlukan  pengolahan,  dan  tidak  mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip  penting yaitu  arsip  yang  mempunyai  nilai  hukum,  pendidikan,  keuangan, dokumentasi,  sejarah,  dan  sebagainya.  Arsip  yang  demikian  masih  dipergunakan  atau  masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang  lama, akan tetapi tidak  mutlak permanen. Arsip  vital ,  yaitu arsip  yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

## H. Berdasarkan Media.
1. Arsip  Berbasis  Kertas  ( Conventional  Archives/Records ).  Merupakan  arsip  yang  berupa  teks atau gambar atau numerik yang tertuang di atas kertas.
2. Arsip  Lihat-Dengar  ( Audio-Visual  Archives/Records ).  Merupakan  arsip  yang  dapat  dilihat dan didengar. Contohnya: Kaset video, film, VCD, cassette recording , foto.
3. Arsip  Kartografik  dan  Arsitektual  ( Cartographic  and  Architectural  Archives/Records ). Merupakan  arsip  berbasis  kertas  tetapi  isinya  memuat  gambar  grafik,  peta,  maket,  atau gambar  arsiptek  lainnya,  dan  karena  bentuknya  unik  dan  khas  maka  dibedakan  dari  arsip berbasis kertas pada umumnya.
Arsip Elektronik. Arsip elektronik  merupakan arsip  yang dihasilkan oleh teknologi  informasi, khususnya komputer ( machine readable ).

## Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Berbasis Web.
Adanya  perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  saat  ini  menyebabkan  perubahan  di segala  aspek  kehidupan.  Salah  satu  dampak  terbesar  dari  kemajuan  teknologi  yang  dialami  bidang kearsipan  saat  ini  adalah  pengelolaan  arsip  elektronik.  Arsip  elektronik  merupakan  informasi  yang direkam  dan  disimpan  dalam  media  elektronik  dengan  wujud  digital.  Seperti  halnya  arsip konvensional,  arsip  elektronik  juga  memiliki  daur  hidup  mulai  dari  tahap  penciptaan  sampai  pada tahap  penyusutan  dan  pemusnahan.  Penggunaan  media  elektronik  dalam  pengelolaan  arsip  akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan akan lebih hemat.
Media  elektronik  dalam  pengelolaan  arsip  salah  satunya  yaitu  penggunaan  aplikasi  e-surat SIKD. Surat yang dikelola dalam aplikasi e-surat SIKD terdiri dari surat masuk, surat keluar, sampai
pemberkasannya  secara  elektronik.  Aplikasi  e-surat  merupakan  salah  satu  implementasi e- government di  lingkungan  pemerintah  kota  surabaya,  khususnya  di  dalam  tata  kelola  administrasi pemerintahan yang memenuhi azas efektif, efisien dan akuntabilitas, serta untuk memudahkan proses komunikasi  antar SKPD di  lingkungan Badan  Arsip dan Perpustakaan Kota/Kabupaten.  Dua sistem yang  digunakan,  yaitu  E-Surat  dan  SIKD.  Namun  kedua  sistem  ini  digabung  menjadi  satu  dalam proses kegiatan kearsipannya, dengan nama esurat SIKD. E-surat ini singkatan dari elektronik surat, dimana sistem e-surat ini diperoleh dari Dinas Komunikasi dan Informatika, sedangkan untuk SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) diperoleh dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Sebelum kita menuju kepada langkah-langkah detil instalasi, ada beberapa hal yang harus kita perhatikan  agar  aplikasi  SIKD    yang  terinstall  nantinya  dapat  berjalan  dengan  baik.    Aplikasi  ini merupakan  web-based  application  yaitu  aplikasi  yang  berbasis  web,  serta  berjalan  pada  platform Sistem  Operasi Microsoft (MS)  Windows  seperti  yang  akan  diuraikan  pada  Buku  Panduan  ini, meskipun dalam pengembangannya dapat berjalan pula pada sistem operasi berbasis Linux dan Apple Macintosh .  Oleh  sebab  itu  secara  ideal  untuk  menanggulangi  membengkaknya  basis  data,  maka seharusnya  disediakan  sebuah  komputer server yang  memadai  pemrosesan  data  ,  baik  secara hardware (perangkat  keras)  maupun  secara  software  (perangkat  lunak).    Untuk  Implementasi  Ideal dapat menggunakan MS Windows Server Family , namun untuk keperluan simulasi , dapat pula kita gunakan  komputer  standar  dengan  sistem  operasi  MS Windows standar  yaitu  MS  Windows  XP Professional, MS Windows Vista & MS Windows 7.

## Penerapan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) di Dinas Arsip, Perpustakaan, dan Dokumentasi (ARPUSDOK) kota Palembang
Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD).  Untuk  mengetahui  cara  kerja  Sistem  Kearsipan  Dinamin (SIKD), kita akan mempelajari  bagaimana  merancang  bangun program Sisteam  Kearsipan Dinamin (SIKD)  dari  mulai  instalasi  software  sampai  pada  desain,  cara  melakukan  aploud  berkas,  dan pelaporan.

## 1. Instalasi Web Server Pada Microsoft Windows
Proses instalasi yang harus dilakukan setelah Sistem Operasi terinstal adalah melakukan instalasi Web Server . Web Server yang dipergunakan adalah Apache Web Server dengan bantuan aplikasi XAMPP .

## 2. Instalasi Web Browser-Mozilla Firefox
Dalam folder Software Pendukung didalam CD Aplikasi. Cari file Firefox Setup . Klik kiri dua kali file tersebut untuk menginstal (Jika didalam komputer anda sudah terdapat Mozilla Firefox maka seluruh proses instalasi Mozilla Firefox tidak perlu dilakukan).
3. Setting Aplikasi SIKD pada Server/Komputer
a. Cari folder SIKD_pemda yang terdapat didalam CD Aplikasi. Copy kedalam komputer drive C: Folder Xampp/htdocs
b. Kemudian buka browser Mozilla Firefox .
c. Ketik alamat situs dibagian kiri atas: localhost/sikd_pemda .

## d. Kemudian muncul halaman sebagai berikut :
Nama Instansi : [Diisi dengan nama instansi yang bersangkutan]
Contoh : Arsip Nasional Republik Indonesia
Alamat Server Database : [Diisi dengan alamat server database ]
Default : localhost
Username Database : [Diisi dengan user yang mempunyai akses kedalam database ] Default : root
Password User Database : [Diisi password dari user database , disesuaikan pada saat instalasi database ]
Default : (kosong)
Pada  Pilihan  Metode  Instalasi,  pilih  Instalasi  Baru,  Kemudian  Klik  Tombol Mulai  Proses Konfigurasi Aplikasi.
Petunjuk  Pemakaian  Aplikasi  SIKD  Menu  Admin.  Sistem  Informasi  Kearsipan  Dinamis (SIKD)  adalah  aplikasi  berbasis  web,  untuk  menggunakan  aplikasi  ini  harus  melalui web  browser , salah satu web browser yang dapat digunakan untuk membuka SIKD adalah Mozilla Firefox .
1. Aktifkan Mozilla Firefox yang terdapat di desktop dengan melakukan double klik icon atau klik Start, All Programs , Mozilla Firefox kemudian pilih Mozilla Firefox .
2. Setelah  muncul Mozilla  Firefox ,  pada  bagian  alamat url ketikkan  alamat  yang  diberikan  oleh administrator .
3. Muncul form  login ke  aplikasi.  Masukkan Nama  Pengguna dan Password yang  telah  diberikan  oleh administrator . Pengguna Default : admin. Kata Sandi Default : 123.
4. Atau  dalam  contoh  aplikasi  Pemda  :  Setelah  muncul Mozilla  Firefox ,  pada  bagian  alamat  url  ketikkan alamat yang diberikan oleh administrator . Misalny a: localhost/sikd_pemda
5. Login  Admin  :  Akan  muncul form  login ke  aplikasi.  Masukkan Pengguna dan Kata  Sandi yang  telah diberikan oleh administrator. Pengguna Default : admin. Kata Sandi Default : 123. Dan masukkan Kode Verifikasi sesuai yang tertera di layar. Kemudian tekan tombol masuk.
6. Apabila anda  memasukkan Pengguna, Kata Sandi dan Kode dengan benar, maka akan  muncul  halaman utama aplikasi SIKD untuk  menu  Admin. Sebagai admin, hal  yang pertama kali  harus dilakukan adalah melakukan  konfigurasi  awal  pada  aplikasi  SIKD,  dengan  mengisi  beberapa  pengaturan  yang  ada  di aplikasi  ini.  Pengaturan  yang  harus  diisi  pada  awal  konfigurasi  aplikasi  yaitu  Unit  Kerja  &  Pengguna, Pengaturan Umum, dan Klasifikasi & Berkas.
7. Pengaturan Unit Kerja. Pada Unit Kerja & Pengguna, pilih Pengaturan Unit Kerja. Pengaturan Unit Kerja ini  berfungsi  untuk  menambahkan  unit  kerja  sesuai  dengan  struktur  organisasi  dan  tata  kerja  di  instansi atau daerah masing-masing.
8. Tambahan Unit Kerja. Untuk menambah unit kerja, klik Unit Kearsipan sampai berwarna biru, kemudian tekan tombol Tambah. Isi Jabatan dan Unit Kerja. Misalnya Jabatan : Kepala Badan, Unit Kerja : Kepala Badan. Status Aktif dichecklist. Kemudian tekan tombol Simpan. Kemudian setelah itu muncul tampilan Data Berhasil Disimpan ! Klik tombol OK untuk melanjutkan.
9. Ubah  Unit  Kerja.  Untuk  melakukan  perubahan  Jabatan  dan  atau  Unit  Kerja,  klik  di  Unit  Kerja  yang diinginkan  untuk  diubah  sampai  berwarna  biru,  kemudian  tekan  tombol  Ubah.  Ubah  Jabatan  dan  Unit Kerja.  Misalnya  Jabatan  :  Kepala,  Unit  Kerja  :  Kepala.  Kemudian  tekan  tombol  Simpan.  Kemudian setelah itu muncul tampilan Data Berhasil Disimpan ! Klik tombol OK untuk melanjutkan.
10. Hapus  Unit  Kerja.  Untuk  menghapus  Jabatan  dan  atau  Unit  Kerja,  klik  di  Unit  Kerja  yang  diinginkan untuk  dihapus  sampai  berwarna  biru,  kemudian  tekan  tombol  Hapus.  Kemudian  setelah  itu  muncul tampilan apakah anda yakin akan menghapus data ini ? Klik tombol OK untuk melanjutkan.
11. Pengaturan  Pengguna.    Pada  Unit  Kerja  &  Pengguna,  klik  Pengaturan  Pengguna.  Pengaturan  Pengguna ini  berfungsi  untuk  menambahkan  pengguna  aplikasi  sesuai  dengan  struktur  organisasi  dan  tata  kerja  di instansi atau daerah masing-masing yang telah diinput pada Pengaturan Unit Kerja sebelumnya.
12. Tambah Pengguna Untuk menambah Pengguna, klik tombol Tambah, kemudian tekan tombol Tambah. 13. Setelah muncul tampilan Entry Data Pengguna langkah selanjutnya pengisiannya.
14. Ubah Pengguna : Untuk melakukan perubahan data Pengguna, klik icon di sebelah kanan Pengguna yang diinginkan  untuk  diubah.  Setelah  muncul form  Entry data  pengguna,  ubah  data  Pengguna  yang diinginkan, kemudian tekan tombol simpan.
15. Hapus Pengguna. Untuk menghapus Pengguna, checklist di sebelah kiri pengguna yang diinginkan untuk dihapus. Kemudian tekan tombol Hapus. Kemudian setelah itu muncul tampilan apakah anda yakin akan menghapus data ini ? klik tombol OK untuk melanjutkan.
16. Pengaturan  Umum.  Pengaturan  Umum  berfungsi  untuk  mengatur  komponen  parameter  umum  aplikasi, terdapat menu sebagai berikut:
17. Tambah  Klasifikasi.  Pada  Klasifikasi  &  Berkas,  Pengaturan  Klasifikasi.  Berfungsi  untuk  mengatur klasifikasi  yang  digunakan  pada  instansi  atau  daerah  masing-masing  (biasanya  mengacu  pada Permendagri).  Klik  di  SK-Semua  Klasifikasi  sampai  berwarna  biru,  kemudian  tekan  tombol  Tambah. Masukkan Kode, Nama Klasifikasi, Deskripsi dari Klasifikasi tersebut, Retensi Aktif dan Retensi InAktif (mengacu pada Jadwal Retensi Arsip). Klik tombol Simpan untuk menyimpan klasifikasi tersebut.
18. Laporan.  Laporan  merupakan  fitur  dalam  menu  admin  yang  berfungsi  memuat  laporan  umum,  laporan arsip terjaga, laporan arsip terbuka, laporan arsip tertutup, laporan arsip vital, laporan arsip aktif, laporan arsip  inaktif,  laporan  arsip  usul  musnah,  laporan  arsip  usul  serah,  laporan  arsip  dinilai  kembali,  laporan arsip musnah, laporan arsip serah, dan laporan arsip berdasarkan petugas registrasi. Untuk menampilkan dan mencetak laporan, pilih jenis laporan yang ingin ditampilkan, pilih periodenya kemudian klik tombol tampilkan laporan.
19. Setelah  muncul  halaman  laporan  yang  diinginkan,  pilih  jenis  printer  yang  diinginkan  beserta  halaman yang akan dicetak, kemudian tekan tombol OK.
Local  Area  Networking.  Sistem  Jaringan  komputer  meliputi  jaringan  komputer  secara  LAN ( local area network ). Peralatan jaringan utama untuk LAN terdiri switching hub untuk jaringan yang besar dan hub untuk mendukung hubungan pada jaringan yang kecil (kurang dari 12 node). Jaringan Local Area Network (LAN) diharapkan dapat mengatasi kebutuhan komunikasi data antara satu unit/ departemen  dengan  unit/departemen  lainnya.  Selain  itu  juga  diharapkan  jaringan  menggunakan sistem operasi jaringan yang handal dalam mendukung komunikasi data, dengan karakteristik: sistem otorisasi  yang  baik,  tidak  mudah  terserang  virus  komputer.  Sistem  jaringan  juga  mempunyai kemudahan  dalam  pengoperasian,  sistem  pengamanan  data  yang  baik,  pemusatan  pengawasan jaringan  serta  memiliki  kompatibilitas  dengan  aplikasi-aplikasi  yang  berkembang  saat  ini.  Sistem jaringan  juga  harus  dilengkapi  dengan  sistem  keamanan  yang  handal  yaitu  dengan  tersedianya fasilitas firewall baik inbound maupun outbound .  Dengan  adanya  fasilitas  tersebut  transaksi  yang dikirimkan  melalui  jaringan  intranet  akan  terlindungi  dari  akses  dari  pihak  yang  tidak  berhak. Disamping  itu  pengaturan  wewenang  dan  akses  terhadap  jaringan  akan  diatur  sesuai  dengan fungsinya masing-masing.
Jaringan  komputer  adalah  hubungan  antara  dua  atau  lebih  komputer  melalui  saluran komunikasi  data  menggunakan  suatu  protokol  tertentu,  dimana  komputer  yang  terhubung  tersebut bisa  saling  menukarkan  data/informasi.(Mulyadi,  2016:136)  Jaringan  komputer  menjadi  prasyarat utama  dalam  pembangunan  otomasi  perpustakaan.  Dengan  tersedianya  jaringan  maka  berbagai sumber  daya  dapat  dimanfaatkan  secara  bersama-sama  oleh  pihak-pihak  yang  berkepentingan, sehingga  dapat  meningkatkan  efisiensi  waktu,  ruang,  dan  tenaga.  Perangkat  jaringan  atau  LAN
terdiri  atas  komputer,  LAN card ,  terminal  kabel  ( hub ),  dan  kabel  data.  Untuk  meningkatkan  akses yang  lebih  luas  ke  luar  gedung  diperlukan  tambahan  perangkat,  yaitu  saluran  telepon  dan  modem. Ada dua jenis komputer dalam jaringan, yaitu komputer penyimpan data yang dikenal dengan nama server , dan komputer pengakses data yang dikenal dengan nama workstation.
Untuk  mendukung  aplikasi  Sistem  Informasi  Kearsipan  yang  terintegrasi  diperlukan infrastruktur  yang  memenuhi  kriteria  jaringan  komputer  yang  baik,  yaitu  berunjuk  kerja  tinggi, sederhana  dan  mudah  dikelola,  mempunyai  kompatibilitas  tinggi,  handal,  mengacu  sesuai  standar, mudah  dikembangkan  sesuai  dengan  kebutuhan  maupun  karena  perkembangan  teknologi  dengan biaya  yang  efisien.  Aplikasi  ini  harus  mampu  dioperasikan  dalam  Intranet,  yang  berbasiskan  suatu jaringan lokal (LAN) dengan protokol Ethernet/TCP-IP serta diakses pada extranet yang berbasiskan Internet  Virtual  Private  Networking. Jaringan  lokal  yang  diinginkan  adalah  jaringan  lokal  dengan sistem perkabelan terstruktur yang didukung dengan backbone berteknologi kombinasi dari Ethernet atau Fast  Ethernet (yang  mempunyai  unjuk  kerja  10  kali  lebih  cepat  daripada  teknologi Ethernet biasa) dengan teknologi Fiber Optic . Instalasi sistem perkabelan terstruktur memberikan kemudahan dalam  pengelolaan  dan  pemeliharaan  jaringan,  handal  dalam  mendukung  komunikasi  data,  dengan karakteristik: sistem otorisasi yang baik, tidak mudah terserang virus komputer, memiliki fasilitas e- mail  system ,  mudah  dalam  pengoperasian,  sistem  pengamanan  data  yang  baik,  pemusatan pengawasan jaringan, menyediakan fasilitas untuk jaringan Intranet/Internet/extranet serta memiliki kompatibilitas dengan aplikasi-aplikasi yang berkembang saat ini. Dengan jaringan internet ini, maka proses  pengolahan  dan  pengaksesan  dan  pertukaran  data  dapat  dilakukan  lebih  cepat  sehingga mengurangi  waktu  proses  yang  dibutuhkan  untuk  menyelesaikan  suatu  pekerjaan  dan  kinerja perusahaan dapat ditingkatkan.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : Komputer sebagai server dan klien , Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, dan modem. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
1. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN).
2. Lokasi dari hardware : komputer,  kabel, panel distribusi, dan sejenisnya.
3. Protokol komunikasi yang digunakan.
4. Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
Pengelolaan  kearsipan  berbasis  otomasi  dapat  diterapkan  pada  lingkungan  non  jaringan. Konfigurasi ini terdiri dari satu atau beberapa micro komputer yang bekerja secara terpisah. Sebuah konpigurasi jaringan pada Pengelolaan kearsipan berbasis otomasi bisa menggunakan jaringan Local Area  Networking (LAN).  LAN  adalah  jaringan  komputer  yang  mencakup  daerah  geografis  yang kecil  seperti,  di  rumah,  kantor  atau  beberapa  gedung  misalnya  sekolah.(Atwell,  2009:244)  Pada
jaringan  LAN,  software  Pengelolaan  kearsipan  berbasis  otomasi  disimpan  di server jaringan. Keuntungan jaringan LAN adalah komputer bisa terhubung dari satu ke yang lainnya, bahkan apabila menggunakan  internet  bisa  diakses  dari  manapun,  sehingga  informasi  surat  masuk  dan  keluar  bisa digitalisasikan  dan  diarsipkan,  dan  apabila  arsip  diperlukan  bisa  di  dapatkan  dengan  cepat. Administrator jaringan adalah seseorang  yang dapat membangun  jaringan ,  mulai dari perancangan alat,  instalasi  jaringan,  menentukan  sistem  operasi,  mengoperasikan  jaringan  dan  menjaga  jaringan komputer itu sendiri.
Berikut  berbagai hardware yang  digunakan  dalam  jaringan  (LAN/WAN)  untuk  menjalankan pengelolaan arsip berbasis otomasi :
1. Komputer Server ,  komputer Server adalah  istilah  komputer  yang  menanggani  dan  mengeksekusi permintaan dari komputer client. Pada komputer server inilah pengelolaan arsip berbasis otomasi  diinstall. Kalau  lembaga/organisasi  tidak  cukup  dana  membeli  komputer server dapat  menggunakan  komputer standar yang difungsikan sebagai server pengelolaan arsip berbasis otomasi.
Komputer Client -Komputer Standar,   Komputer Client digunakan  untuk  mengakses  pengelolaan arsip berbasis otomasi, penerimaan surat masuk dan keluar serta pada akhirnya diarsipkan. 2. Kabel  UTP,  Kabel  UTP  ( Unshield  Twister  Pair )  adalah  kabel  twisted  pair  yang  tidak  diberi  pelindung setiap ujung nya. Kabel ini digunakan untuk menghubungkan hardware di jaringan.
3. Jack RJ45 (Registered Jack 45) , Kalau ada kabel pasti ada jack. Jack digunakan untuk  konektor kabel ke hardware.
4. SwitchHub , SwitchHub digunakan untuk mengatur lalu lintas data dijaringan LAN.
Desain  Arsitektur  Jaringan,  Sebelum  instalasi  jaringan  pengelolaan  arsip  berbasis  otomasi  dibangun sebaiknya  kita  rancang    dulu  arsitektur  jaringan  berkaitan  dengan  fungsi  dan  letak  komputer  di  ruang perpustakaan.  Dengan  mengetahui  apa  saja  kebutuhan  jaringan  Kita  dapat  merancang  dana  yang  dibutuhkan untuk implementasi pengelolaan arsip berbasis otomasi pada perpustakaan.
1. Paket hemat pengelolaan arsip berbasis otomasi, Jika ingin berhemat dapat menggunakan :
a. 1  Komputer  yang  difungsikan  sebagai  server  pengelolaan  arsip  berbasis  otomasi  (administrator), sekaligus menerima surat masuk dan keluar.
4. 1 Komputer yang difungsikan untuk pengguna/pengelola lainnya.
5. 1  Komputer  yang  difungsikan  untuk  pimpinan  yang  bisa  melakukan  disposisi  kepada  administrator, pengguna dan pengelola lainnya.
6. SwithHub.
7. Kabel UTP plus Jack RJ45 .

## Berikut desain arsitektur nya
Hardware dan Seting IP :
1. Tinggal colokan-hubungkan semua node/ hardware ke swithhub .
2. Seting IP komputer, dengan kelas yang sama.
3. Pastikan apache dan mysql jalan.
4. Untuk akses LAN buka browser , pangil nomor IP garis miring folder SIKD. Misal di komputer server ber IP  192.168.1.1  dan  alamat  SIKD nya http://localhost/sikd .  Maka  akses  pada  client alamat  SIKD nya http://192.168.1.1/sikd .
Dengan  mengetahui  perancangan  LAN  ini,  pengelolaan  arsip  berbasis  otomasi  dapat dilaksanakan dengan anggaran biaya pengadaan yang bisa terjangkau.
Keefektivan  Kerja  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  sebagai  Sarana  Temu  Balik  Informasi dalam mencapai Reccal dan Precision.
Registrasi Surat Masuk
Registrasi Surat Keluar
Dengan  menggunakan  registrasi  naskah  surat  masuk  dan  keluar  maka  efektivitas  penelusuran dan  temu  balik  arsip  dapat  dilaksanakan  dengan  baik.  Berdasarkan  tujuan  penelitian  yaitu  untuk mengetahui  efektivitas  Kerja  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  sebagai  sarana  temu  balik  arsip  di badan  arsip,  perpustakaan  dan  dokumentasi  kota  Palembang,  maka  untuk  mengetahuinya  dapat dilihat pada hasil penelitian yang dipaparkan berikut ini :
Dari hasil penelitian sebanyak 50 responden yang datang untuk membuat dan meminjam arsip melalui  data  yang  didapat  menjunjukan  bahwa  responden  yang  menanyakan  tujuan  ke  badap  arsip, perpustakaan dan dokumentasi kota Palembang untuk mengantar dan membuat surat  dalam 2 bulan terakhir  sebanyak  13  orang  atau    26  %,  sedangkan  yang  menanyakan  dan  meminjam  arsip  untuk kebutuhan  lembaga  atau  pribadi  sebanyak  10  responden  atau  20  %.  Kemudian  responden  yang menyatakan  gabungan  kedua-duanya  atau  membuat  sekaligus  meminjam  arsip  untuk  kepentingan lembaga atau individu sebanyak 27 responden atau 54 %. Responden yang menyatakan mengetahui tujuan  dan  fungsi  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  sebanyak    30  responden  atau  60  %,  yang menyatakan  kurang  mengetahui  sebanyak  14  responden  atau  28  %  yang  menyatakan  tidak mengetahui  6  responden  atau  12  %.  Responden  yang  menyatakan  menyadari  kegunaan  Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) sebagai sarana temu balik dari 40 responden atau 80 % dan sebanyak 10 responden  yang  tidak  mengetahui  kegunaan  atau  20  %.  Responden  yang  melakukan  penelusuran Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) sebanyak 25 responden atau 50 %, dan yang tidak menggunakan sebanyak 25 responden atau 50%. Responden yang menyatakan setuju untuk melakukan penelusuran melalui Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD), seinbang 50%, 50%. Gambaran tentang penemuan arsip dan  surat  setelah  melakukan  penelusuran  sekitar  90  %  dapat  ditemukan  sisanya  hanya  kesalahan ketik dan letak surat.
Gembaran bahwa termotivasi untuk melakukan penelusuran dengan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD), hampir semuanya yaitu sebanyak 95%. Dari semua responden kebanyakan menyatakan puas apabila  dilakukan  layanan  dengan  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD),  yaitu  sebanyak  97  %.  Dari hasil  penelitian  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  pemanfaatan  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD) sangat dibutuhkan tetapi dalam pelaksanaanya masih seimbang ada yang melakukan dengan manual, dan ada juga yang melakukan dengan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD), tetapi mereka termotivasi lebih  mudah  untuk  melakukan  penelusuran  dan  temu  balik  informasi  dengan  Sistem  Kearsipan Dinamis (SIKD).

## PENUTUP

## Simpulan
Masih ade sebagian pengguna yang berkunjung ke Dinas Arsip yang belum mengetahui tujuan dan  fungsi  layanan  digital  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD).    Ini  semua  disebabkan  karena masyarakat  mengganggap  bahwa  layanan  arsip  masih  manual  seperti  dulu  ditambah  minimnya sosialisai  yang  dilakukan  oleh  pihak  Dinas  Arsip,  Perpustakaan  dan  Dokumentasi  kota  Palembang. Bagi pengguna  yang  mengetahui  keuntungan bila melakukan penelusuran  dengan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD), mereka sangat terbantu dalam memperoleh data. Dengan melakukan proses terlebih dahulu  masuk  pada  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  sebelum  melakukan  penelusuran  kejajaran arsip  lebih  banyak  dibandingkan  dengan  mahasiswa  yang  tidak  mengetahui  namun  demikian perbedaan tidak signifikan. Dalam Pemanfaatan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) pada dinas arsip sebagai  sarana  temu  kembali  informasi,  pengguna  pada  umumnya  melakukan  penelusuran  melalui judul surat. Melalui hasil penelitian ternyata judul arsip yang ditemukan saat melakukan penelusuran pada SIKD tidak semua nya pada jajaran arsip atau filing arsip. Hal yang memotivasi pengguna arsip untuk  memanfaatkan  SIKD  dalam  penelusuran  arsip  adalah  memudahkan  untuk  menemukan  arsip yang  dibutuhkan  dan  lebih  efesien  serta  lebih  efektif.  Berdasarkan  hasil  penelitian  teryata pemanfa’atan SIKD sebagai sarana temu kembali informasi di Badan Arsip merupakan hal penting, hal  ini terbukti dari pengguna  yang di dominasikan oleh  jawaban sangat penting dan penting.  Pada umumnya pengguna merasa puas terhadap pemanfaatan SIKD sebagai sarana temu kembali arsip.

## Saran
Dalam  mengoptimalkan  layanan  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  di  badan  arsip, perpustakaan dan dokumentasi kota Palembang ada beberapa  saran dan upaya yang harus dilakukan oleh dinas arsip kota Palembang diantaranya :
1. Memberikan  pendidikan  atau  diklat  dan  worksop  secara  berkala  ini  sudah  diprogramkan  dan dianggarkan  biasanya  di  akhir  tahun  sebelumnya  dan  juga  mengadakan  kerjasama  dengan lembaga lainnya yang terkait.
2. Mengoptimalkan  Sistem  Kearsipan  Dinamis  (SIKD)  sebagai  sarana  temu  balik  arsip  dengan memperbaiki sarana dan prasarana terutama komputer dan jaringan.
3. Mengarahkan pengguna untuk melakukan penelusuran dahulu sebelum meminjam surat sehingga bisa menghemat waktu walaupun masih dipandu oleh arsiparis karna ada sebagian komputer yang tidak bisa digunakan langsung oleh pengguna.

## REFERENSI
Anom Minarni. 2011. Pengantar Kearsipan, Cet.8, Ed.2. Jakarta: Universitas Terbuka.
A.W Widjaja. 1986. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar , Jakarta: Rajawali.
Basir Barthos. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Bumi Aksar.
Departemen  Pendidikan  Nasional.  2012. Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia. Ed.1. Jakarta:  Balai Pustaka.
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi . Jakarta: Salemba Empat.
Irawan Orasetya. 1999. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: SETIA-LAN.
Lasa HS. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia . Yogyakarta: Pustaka Book Publisher.
Laksmi, Dkk. 2015. Manajemen Perkantoran Modern , Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Lexy J. Moleong. 2009. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Moekijat. 2008. Administrasi Perkiantoran . Bandung : CV. Mandar Maju.
Mulyadi. 2016. Pengelolaan Otomasi Perpustakaan Berbasis Senayan Library Management System (SLiMS). Jakarta: Rajawali Pers.
Pawit  M.  Yusuf.  2010. Teori  dan  Praktek  Penelusuran  Informasi:  Inforation  Retrival. Jakarta: Kencana.
Sedarmayanti.  1992. Tata  Kearsipan  dengan  Memanfaatkan  Teknologi  Modern .  Bandung:  Ilham Jaya Offset.
Sukoco M. Badri. 2006. Manajemen Administarsi Perkantoran Modern. Jakarta:Erlangga
Sulistyo Basuki. 2004. Pengantar Dokumentasi. Bandung: Rekayasa Sains.
UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Zaki Baridwan. 1991. Sistem Akuntansi . Yogyakarta: BPFE.
Zulaikha,  Sri  Rohyanti.  2000. “Eksistensi  Perpustakaan  di  Era  Information  Society  (masyarakat Informasi)” . Dalam Media Informasi Vol. XIII.
Zulkifli Amsyah. 1991. Manajemen Kearsipan . Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.