## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASRAMA PADA YAYASAN CITRA BINA INSAN MANDIRI
Gerlan A. Manu, ST, MKom
Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan Citra Bina Nusantara
gerlanmanu@cbn.ac.id

## Abstrak
Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang mengolah data menjadi informasi  yang  berguna  bagi  para  pengguna  yang  memiliki  kebutuhan  yang  serupa.  Yayasan  Citra Bina Insan Mandiri (CBIM) memiliki sebuah asrama putri yang dihuni oleh mahasiswa dari STIKES CHMK  dan  STKIP  CBN.  Kedua  Sekolah  Tinggi  ini  berada  di  bawah  naungan  Yayasan  CBIM. Dengan  daya  tampung  asrama  yang  cukup  besar sebanyak  200-250  orang,  maka  dalam  pengelolaan asrama  Yayasan  CBIM  memerlukan  manajemen  asrama  yang  baik.  Saat  ini  pencatatan  pembayaran Uang Asrama oleh penghuni Asrama/mahasiswa ditulis atau dicatat di sebuah buku jurnal umum oleh manajer asrama kemudian diserahkan ke bendahara setiap Sekolah Tinggi (STIKES CHMK & STKIP CBN)  pada  setiap  akhir  semester.  Dengan  pencatat  yang  bersifat  manual  seperti  ini  menyebabkan terdapat  beberapa  masalah  seperti  adanya  Penghuni  Asrama/mahasiswa  yang  tidak  membayar  uang Asrama selama berbulan-bulan. Juga terdapat beberapa masalah lainnya seperti tidak terdata dengan baik jumlah mahasiswa yang tinggal di Asrama dan juga tidak terkontrol pembayaran Uang Asrama oleh  Orang  Tua  Penghuni  Asrama/Mahasiswa.  Oleh  karena  itu  maka  Yayasan  CBIM  memerlukan suatu  Sistem  Informasi  Manajemen  Asrama  untuk  dapat  membantu  Yayasan  dan  juga  manajer Asrama  dalam  mengelola  Asrama  CBIM  ini.  Maka  peneliti  membuat  rancangan  desain  Sistem Informasi  Manajemen  Asrama  CBIM,  merancang  basis  data  ( database ),  merancang  arsitektur jaringan dan juga membuat Sistem Informasi Manajemen Asrama CBIM dengan Bahasa Pemrogram PHP yang akan dibahas dalam laporan penelitian ini.
Kata Kunci : sistem informasi manajemen, manajemen asrama

## 1. PENDAHULUAN
Sistem Informasi Manajemen (SIM)  atau  Management  Information System  (MIS)  didefinisikan  sebagai suatu  sistem  berbasis  komputer  yang membuat  informasi  tersedia  bagi  para pengguna  yang  memiliki  kebutuhan informasi yang serupa. Informasi yang disediakan  oleh  SIM  memberikan pandangan pada suatu perusahaan atau organisasi tentang  apa yang terjadi di masa  lalu,  apa  yang  sedang  terjadi, dan  apa  yang  kemungkinan  akan terjadi di masa depan.  Informasi  yang cepat dan akurat yang disediakan oleh SIM  ini  memberikan  manfaat  bagi
manajemen  suatu  perusahaan  atau organisasi.
Yayasan Citra Bina Insan Mandiri (CBIM) memiliki  dua Sekolah Tinggi yaitu Sekolah Tinggi Kesehatan
(STIKES CHMK) dan Sekolah Tinggi
Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP  CBN).  Yayasan  CBIM  ini juga  memiliki  Asrama  yang  dapat menampung  200  mahasiswa  putri (mahasiswi).  Dengan  daya  tampung yang  cukup  besar  ini,  Yayasan memerlukan  manajemen  asrama  yang baik.  Saat  ini  pencatatan  pembayaran Uang Asrama oleh penghuni
Asrama/mahasiswa ditulis atau dicatat
di  sebuah  buku  jurnal  umum  oleh manajer  asrama  kemudian  diserahkan ke  bendahara  setiap  Sekolah  Tinggi (STIKES  CHMK  &  STKIP  CBN) pada  setiap  akhir  semester.  Dengan pencatat  yang  bersifat  manual  seperti ini  menyebabkan  terdapat  beberapa masalah  seperti  adanya  Penghuni
Asrama/mahasiswa yang tidak membayar uang Asrama selama berbulan-bulan. Juga terdapat
beberapa masalah lainnya seperti tidak terdata dengan baik jumlah mahasiswa yang tinggal di Asrama dan juga tidak terkontrol  pembayaran  Uang  Asrama oleh Orang Tua Penghuni
Asrama/Mahasiswa.
Oleh  karena  itu  maka  Yayasan
CBIM  memerlukan  suatu  Sistem Informasi  Manajemen  Asrama  untuk dapat  membantu  Yayasan  dan  juga manajer  Asrama  dalam  mengelola Asrama  CBIM  ini.  Maka  peneliti membuat  rancangan  desain  Sistem Informasi  Manajemen Asrama CBIM, merancang  basis  data  (database), merancang  arsitektur  jaringan  dan membuat Sistem Informasi
Manajemen  Asrama  CBIM  dengan Bahasa  Pemrogram  PHP  yang  akan dibahas dalam penelitian ini.
Sistem  Informasi  adalah  suatu sistem  didalam  suatu  organisasi  yang mempertemukan kebutuhan, pengelolaan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat
manejerial,  dan  kegiatan  strategi  dari suatu  organisasi  dan  menyediakan pihak  luar  tertentu  dengan  laporan- laporan  yang dibutuhkan. (Hutahaean, 2014)
Sistem  informasi  terdiri  dari komponen-komponen  yang  disebut
dengan istilah blok masukan (building block) yaitu (Hutahaean, 2014) : 1.  Blok masukan (input block)
2.  Blok model (model block)
3.  Blok keluaran (output block)
4.  Blok teknologi (technologi block)
5.  Blok basis data (database block)
6.  Blok kendali (control block)
Sistem Informasi Manajemen (Management  Information  System  – MIS)  adalah  suatu  sistem  berbasis komputer  yang  membuat  informasi tersedia  bagi  para  pengguna  yang memiliki  kebutuhan  serupa.  Para pengguna  SIM  biasanya  terdiri  atas entitas-entitas organisasi formal- perusahaan atau sub-unit anak perusahaannya.  Informasi  diberikan oleh  SIM  menjelaskan  perusahaan atau  salah  satu  sistem  utamanya dilihat  dari  apa  yang    telah  terjadi  di masa  lalu,  apa  yang  sedang  terjadi, dan  apa  yang  kemungkinan  akan terjadi  di  masa  depan  (McLeod  Jr, 2008).
Ada dua macam kelompok arsitektur  jaringan,  yaitu  Peer-to-peer (P2P)  dan  Client-server.  Masing- masing  arsitektur  tersebut  memiliki perbedaan dalam derajat koneksitasnya, maupun bentuk hubungan antara Server dengan terminalnya. Namun, semua arsitektur tersebut berfungsi menciptakan hubungan  antarterminal  yang  ada  dan menentukan fungsi serta peran masing-masing terminal yang
terkoneksi satu sama lain.
Gambar 1 Arsitektur Jaringan
Perancangan  basis  data  secara konseptual  merupakan  upaya  untuk membuat  model  yang  masih  bersifat konsep. Perancangan basis data secara logis merupakan tahapan untuk memetakan  model  konseptual  ke model  basis  data  yang  akan  dipakai (model relasional, hirarkis, atau jaringan). Namun sebagaimana halnya perancangan basis data secara konseptual,  perancangan  ini  tidak bergantung  pada  DBMS  yang  akan dipakai.  Itulah  sebabnya  perancangan basis  data  secara  logis  terkadang disebut pemetaan model data. Perancangan  basis  data  secara  fisik merupakan tahapan untuk
menuangkan  perancangan  basis  data yang  bersifat  logis  menjadi  basis  data fisik  yang  tersimpan  pada  media penyimpanan eksternal (Kadir, 2002). Data Flow Diagram (DFD) sering diterjemahkan menjadi Diagram Aliran  Data  (DAD).  DFD  atau  DAD merupakan  alat  yang  biasa  dipakai untuk mendokumentasikan proses dalam sistem. DAD menekankan pada fungsi-fungsi  di  dalam  sistem,  cara menggunakan informasi
yang tersimpan  dan  pemindahan  informasi antar  fungsi  di  dalam  sistem  (Kadir,
2002).
2. METODE PENELITIAN
2.1 WAKTU DAN

## TEMPAT PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  selama  3 bulan  pada  bulan  Februari  2016  s/d April  2016.  Tempat  Penelitian  adalah di  Yayasan  Citra  Bina  Insan  Mandiri (CBIM) yang bertempat di Jln Manafe
No.17 Kelurahan Kayu Putih, Kecamatan  Oebobo,  Kota  Kupang  –
NTT.

## 2.2 METODE TAS (TOTAL ARCHITECTURE SYNTESIS)
Penelitian  ini  menggunakan  Metode Total  Architecture  Syntesis  (TAS). Dimana  prinsip  dari  metode  TAS adalah  memenuhi  semua  kebutuhan yang ada. Metode TAS adalah metode perancangan sistem yang menggunakan  pendekatan  iteraktif dalam mengumpulkan kebutuhan sistem,  mendefiniskan  proses  bisnis dan  mendefinisikan  arsitektur  dari sebuah sistem.
Dengan  penggunaan  Metode  TAS, proses  pengumpulan  informasi  akan kebutuhan  Yayasan  CBIM  tentang manajemen  asrama  dilakukan  secara iteraktif dengan aktifitas proses bisnis manajemen  asrama  yang  ada.  Sistem Informasi Manajemen Asrama dirancang  dan  dibuat  sesuai  dengan kebutuhan manajemen asrama saat itu juga.  Berikut  adalah  tahap-tahap perancangan  sistem  dengan  Metode Total Architecture Syntesis (TAS) :
1.  Menentukan Batasan sistem
2.  Menentukan Kebutuhan sistem
3.  Mendesain Arsitektur Proses Bisnis 4.  Mendesain Arsitektur Sistem
5.  Mengevaluasi Arsitektur

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 ARSITEKTUR JARINGAN
Berdasarkan  analisis  masalah  dan kebutuhan  sistem  maka  peneliti  dapat membuat  suatu  desain  Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Manajemen Asrama sebagai berikut :

## Gambar 2 Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Asrama CBIM
Data Flow Diagram mendokumentasikan proses dalam system,  digambar  bertahap  mulai  dari Diagram
Berjenjang, Diagram
Konteks,  Diagram  Level  0,  Diagram
Level  1  untuk  setiap  proses  yang  ada.
Diagram  Berjenjang  mengambarkan tingkatan proses dalam sistem. Gambar 3 Diagram Berjenjang
Diagram  Konteks  menampilkan  alir data utama dari SIM Asrama CBIM ke User atau Pengguna Sistem.
3.3 Diagram Konteks
Gambar 4 Diagram Level 0
DFD  Level  0  adalah  turunan  dari Diagram  Konteks,  menggambarkan detail  alir  data  dari  SIM  Asrama CBIM  ke  User/Pengguna  Sistem  dan Basis Data DFD Level 1 adalah turunan dari DFD Level  0  pada  masing-masing  proses. Menggambarkan  detail  proses  dari gambaran  proses  sebelumnya  yang tergambar pada DFD Level 0.
Gambar 5 DFD Level 1 Proses 1.
Pendaftaran Pendaftaran Penghuni Asrama dilakukan oleh Manajer Asrama bukan oleh  mahasiswa.  Mahasiswa  wajib melaporkan  terlebih  dahulu  kepada kampus  bahwa  mahasiswa  tsb  akan tinggal di asrama. Sebagai persyaratan
dari kampus, mahasiswa wajib
menandatangani surat pernyataan akan mengikuti  peraturan  di  Asrama.  Surat pernyataan ini diberikan kepada
Manajer  Asrama,  kemudian  Manajer Asrama menambahkan
data
mahasiswa  tersebut  sebagai  Penghuni
Asrama.
Gambar 6 DFD Level 1 Proses 2. Manajemen Kamar
Setelah mahasiswa telah terdata sebagai  Penghuni  Asrama,  Manajer Asrama  dapat  melihat  kamar  Asrama yang  kosong  untuk  menempatkan Penghuni  Asrama  baru  tersebut  pada kamarnya.  Gedung  Asrama  yang masih dalam pengembangan memungkinkan Manajer Asrama untuk  juga  menambahkan  data  kamar
Asrama jika terdapat kamar baru, yang sudah siap digunakan.
Gambar 7 DFD Level 1 Proses 4.
Pencarian
Gambar 8 DFD Level 1 Proses 5. Pelaporan
Laporan  diproses  oleh  SIM  Asrama CBIM  yang  dapat  diakses  oleh Manajer  Asrama,  Bendahara  Kampus, dan  Pengurus  Yayasan.  Laporan tersebut  adalah  Laporan  Penghuni
Asrama per Kamar, Laporan
Pembayaran Uang Asrama oleh
Penghuni Asrama, setiap bulan, semester dan setiap tahun.
Berdasarkan  Data  Flow  Diagram diatas  maka  dapat  dirancang  suatu struktur database sebagai berikut :
Tabel  1  Rincian  nama  tabel  dan deskripsi  tabel  dalam  basis  data  SIM Asrama CBIM
Struktur  tabel  dan  relasi  tabel  dapat dilihat pada gambar 9 dibawah ini :

## Gambar 9 Relasi Tabel
Akses  ke  dalam  sistem  oleh  para pengguna  sistem  seperti  :  Manajer Asrama,  Penghuni  Asrama,  Yayasan dan  Bendahara  Kampur  masing  akses melalui login sistem dengan username dan  password  masing-masing.  Setiap jenis  user  memiliki  hak  akses  yang berbeda.
Manejer  Asrama  memiliki  beberapa hak akses sebagai berikut :
a.  Dapat melihat, menambah, mengedit, dan menghapus data penghuni asrama.
b.  Dapat melihat, menambah,
mengedit  dan  menghapus  data  kamar asrama.
c.  Dapat  melihat,  menambah,  dan menghapus  data  tagihan  pembayaran asrama
d.  Dapat melihat data laporan pembayaran  asrama  per  masing- masing penghuni asrama
e.  Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per bulan.
f.  Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per tahun. g.  Dapat  melihat,  menambah  dan menghapus  data  user  untuk  penghuni asrama. Bendahara  memiliki  beberapa  hak akses sebagai berikut : a.  Dapat melihat data tagihan pembayaran asrama b.  Dapat  menambah  data  validasi pembayaran asrama c.  Dapat melihat data laporan pembayaran  asrama  per  masing- masing penghuni asrama d.  Dapat melihat data laporan
pembayaran asrama per bulan.
e.  Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per tahun.
Penghuni  Asrama  memiliki  beberapa hak akses sebagai berikut :
a.  Dapat melihat data tagihan pembayaran asrama. b.  Dapat  menambah  data  konfirmasi pembayaran asrama.
c.  Dapat melihat data laporan pembayaran  asrama  miliknya  yang telah dikonfirmasi.
Pengurus  Yayasan  memiliki  beberapa hak akses sebagai berikut :
a.  Dapat melihat data laporan pembayaran  asrama  per  masing- masing penghuni asrama b.  Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per bulan.
c.  Dapat melihat data laporan pembayaran asrama per tahun.
Username dan Password untuk Manejer  Asrama,  Bendahara  dan Yayasan  dibuat  oleh  administrator sistem.
Setiap  data  penghuni  asrama  dientri oleh manajer asrama. Mahasiswa yang akan  menjadi  calon  penghuni  asrama wajib menandatangani
berkas/ dokumen  persetujuan,  yang  isinya
adalah penghuni asrama akan mengikuti  aturan-aturan  yang  berlaku di  asrama.  Dan  sudah  melakukan pembayaran uang asrama bulan pertama. Gambar 10 Halaman Pendaftaran Penghuni Asrama Gambar 11 Halaman Data Penghuni
Asrama
Gambar 12 Halaman Manajemen
Kamar Asrama
Gambar 13 Detail Halaman Manajemen Kamar Asrama – bagian1
Gambar 3.14 Detail Halaman Manajemen Kamar Asrama – bagian2
Gambar 14 Halaman Pembayaran Uang Asrama
Pada  halaman  ini  menampilkan  data pembayaran  semua  penghuni  asrama, yang  sudah  Lunas  maupun  yang
Belum.  Pada  bagian  bawah  halaman terdapat  tombol  pencarian  untuk bendahara atau manjer asrama
melakukan  pencarian  nama  penghuni asrama yang belum melakukan pembayaran uang asrama.
Gambar 15 Pencarian Pembayaran Asrama
Berdasarkan  Data  pembayaran  Uang Asrama,  jika  tertulis  pada  Kolom Lunas  yaitu  Belum  dengan  warna merah,  maka  hal  ini  berarti  Penghuni Asrama  tersebut  belum  melakukan pembayaran.  Atau  pembayaran  belum
dikonfirmasi.  Penghuni  Asrama  perlu melakukan  login  ke  sistem  dan mengunggah bukti pembayaran asrama  yang  telah  dilakukan.  Setiap Konfirmasi yang  dilakukan  oleh Penghuni  Asrama  akan  dikonfirmasi lagi  oleh  Bendahara  Kampus  dan mengedit Keterangan Lunas pada data pembayaran Asrama.
Gambar 16 Contoh pencarian data
pembayaran asrama

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan
penelitian yang dilakukan maka peneliti dapat menyimpulkan  beberapa  hal  sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Manajemen Asrama ini menggunakan Jaringan Local  Area  Network  untuk  akses Yayasan dan Bendahara, sedangkan Jaringan  Internet  untuk akses Manajer Asrama dan Penghuni Asrama/Orang Tua.
2. Sistem Informasi Manajemen Asrama ini menggunakan Database MySQL.
3. Sistem Informasi Manajemen
Asrama ini dibuat dengan menggunakan Framework Codeigniter.
Adapun  saran  yang  dapat  disampaikan peneliti  bagi  penelitian  selanjutnya  adalah sebagai berikut :
1. Pada  sistem  ini  bagian  registrasi mahasiswa menjadi penghuni asrama,  masih  dilakukan  oleh manajer asrama, hal ini disesuaikan dengan  SOP  yang  berlaku  di Yayasan  Citra  Bina  Insan  Mandiri. Namun pada pengembangan selannjutnya  registrasi  sebaiknya dapat  dilakukan  sendiri  oleh  calon penghuni asrama dengan mengunggah  bukti  pembayaran asrama bulan pertama dan mencentang  persetujuan  aturan-
aturan  Manajemen  Asrama  yang ada.
2. Pada  penelitian  selanjutnya  dapat dilakukan  integrasi  pembayaran asrama  dari  bank  ke  sistem, sehingga  mengurangi  proses  kerja
Bendahara seperti selalu
mengkonfirmasi
pembayaran asrama  yang  telah  dilakukan  oleh penghuni asrama.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Gaol,  L,  Jimmy.  2008. Sistem
Informasi  Manajemen  Pemahaman dan Aplikasi . Jakarta : Penerbit PT
Grasindo
[2] Hutahaean Jeperson. 2014. Konsep Sistem  Informasi .  Yogyakarta  :
Penerbit Deepublish
[3] Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain
Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur,  Teori  dan  Praktik

## Aplikasi  Bisnis.  Ypgyakarta:  CV
Andi Offset
[4] Kadir  Abdul.  2014. Pengenalan
Sistem  Informasi .  Yogyakarta  :

## Penerbit ANDI
[5] Kadir  Abdul.  2002. Konsep  &
Tuntunan  Praktis  Basis  Data .
Yogyakarta : Penerbit ANDI
[6] McLeod  Jr  Raymond,  George  P. Schell.  2007. Sistem  Informasi Manajemen .  Jakarta  :  Penerbik
Salemba Empat.