## STUDI KASUS PENGOLAHAN KOLEKSI JURNAL CETAK DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS PSIKOLOGI UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA

## Machsun Rifauddin
Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam, Fakultas Ushuluddin Adab dan Dakwah, IAIN Tulungagung Email: machsunr@yahoo.com

## Habiburrahman
Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Jurusan Bahasa dan Sastra Indonesia dan Daerah, UNP Email: habiburrahman@fbs.unp.ac.id
Received  : 15 June 2020
Revised : 13 April 2021 Accepted  : 18 May 2021 DOI :

## Abstract
This study was conducted to analyze the processing of printed journals in  the  library  of  psychology  at  the  Gadjah  Mada  University.  The research  method  used  qualitative  research  approach  to  field  research. Results  showed  library  faculty  of  Psychology  UGM  manage  print journals by manual and electronic. Steps are done in the processing of journal  started  from  the  examination  and  granting  of  library  stamp, recording, inputting, binding, labeling and preparation of the collection in  the  shelf.  The  Problems  facing  libraries  in  the  processing  of  print journals is still a large number of collections of printed journals that are not  yet  input into  Library  System  Information   (SIPUS  Simaster) and does  not  include  the  second  name  of  journal  and  does  not  write  the abstract. Library Faculty of psychology should add technical personnel or  librarian  to  input  the  identity  of  journals  that  have  not  been incorporated into SIPUS Simaster and re-edit a journal of identity that has  been  already  inputted  by  completing  the  journal  identity  of  the second author's name as well as abstract.
Keywords: Printed  Journal,  Information  management,  Academic libraries.

## PENDAHULUAN
Koleksi  dan  pelayanan  perpustakaan  menjadi  tolak  ukur  kepuasan  pemustaka  dalam memanfaatkan informasi  yang ada didalam  perpustakaan. Kemudahan akses  informasi di era sekarang  memungkinkan  seseorang  lebih  memilih  internet  dibanding  perpustakaan  untuk mendapatkan  informasi.  Perpustakaan  sebagai  lembaga  penyedia  informasi  harus  dapat memberikan  pelayanan  terbaik  kepada  pemustakanya  apabila  tidak  ingin  ditinggalkan. Perpustakaan  yang  menyediakan  berbagai  koleksi  untuk  civitas  akademika  di  Perguruan Tinggi  adalah  Perpustakaan  Perguruan  Tinggi.  Perpustakaan  Perguruan  Tinggi  merupakan suatu unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan  Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi  dengan  cara  memilih,  menghimpun,  mengolah,
merawat,  dan  melayankan  sumber  informasi  kepada  lembaga  induknya  pada  khususnya  dan masyarakat akademis pada umumnya (Qalyubi, 2007: 10).
Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2007  tentang  Perpustakaan menjelaskan bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi harus memiliki koleksi, baik jumlah judul maupun  jumlah  eksemplarnya,  yang  mencukupi  untuk  mendukung  pelaksanaan  pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (Undang-Undang tentang Perpustakaan, 2007). Perpustakaan  Fakultas  Psikologi  Universitas  Gadjah  Mada  merupakan  Perpustakaan Perguruan Tinggi  yang terintegrasi dengan Perpustakaan Pusat  Universitas  Gadjah Mada  dan berfungsi  sebagai  penyedia  informasi  bagi  segenap  civitas  akademika  untuk  menunjang kegiatan  belajar  mengajar  dan  penelitian.  Berdasarkan  data  yang  didapatkan  melalui  Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS, 2016) pada saat ini perpustakaan telah memiliki koleksi buku sebanyak  16312  judul,  terbitan  berkala  sebanyak  10351  ekslemplar  dan  laporan  penelitian sebanyak 1319 judul.
Salah  satu  kriteria  penilaian  layanan  perpustakaan  yang  bagus  adalah  dilihat  dari kualitas koleksinya. Setiap kegiatan di perpustakaan akan bergantung pada pemilikan koleksi perpustakaan  yang  bersangkutan  (Kohar,  2003:  16).  Menurut  Sutarno  (2006,  113)  koleksi perpustakaan  merupakan  salah  satu  faktor  utama  (pilar)  sebuah  perpustakaan, oleh  sebab  itu tugas  utama  perpustakaan  ialah  membangun  koleksi  yang  kuat  untuk  kepentingan pemustakanya. Salah satu koleksi perpustakaan yang termasuk dalam kategori terbitan berkala adalah  jurnal.  Jurnal  yang  dilanggan  oleh  sebuah  perpustakaan  yang  melayani  ilmuan merupakan  salah  satu  tolak  ukur  kualitas  layanan  perpustakaan  tersebut  (Yulia  &  Mustafa, 2011: 1.35).
Evolusi  cepat  dari  teknologi  web  selama  beberapa  dekade  terakhir  memunculkan berbagai  jurnal  dalam  bentuk  elektronik  bersama  cetak.  Sekarang  para  peneliti  di  negara- negara  berkembang  memiliki  akses  ke  sumber  daya  informasi  global,  khususnya  melalui internet dan berbagai konsorsium perpustakaan (Gupta: 2011, 213). Dewasa ini jurnal menjadi sumber informasi yang banyak digunakan para akademisi untuk menulis karya ilmiah, namun beberapa  mahasiswa  mengaku  lebih  memilih  jurnal  cetak  sebagai  sumber  rujukan  karena mudah  didapatkan  di  perpustakaan  dan  isinya  lebih  up  to  date  dibanding  buku.  Beberapa mahasiswa  juga  mengaku  masih  mencari  informasi  dari  jurnal  cetak,  oleh  sebab  itu  koleksi jurnal cetak harus diolah dengan baik.
Saya lebih senang mencari informasi dari jurnal cetak di perpustakaan dibanding harus akses secara online, selain  isinya  yang up to  date, dan kebanyakan  jurnal-jurnal  APA ( American  Psychology  Association )  itu  berbentuk  cetak  (Wawancara  25  Oktober 2016).
Saya  sudah  terbiasa  baca  buku  cetak,  jadi  kalau  baca  jurnal  itu  lebih  nyaman  jurnal cetaknya daripada yang berbentuk elektronik, selain itu aksesnya juga gak perlu online. (Wawancara 25 Oktober 2016)
Koleksi  perpustakaan  harus  diolah  dan  diatur  sedemikian  rupa  sehingga  informasi yang terdapat dalam koleksinya dapat disimpan dan ditemukan kembali secara cepat dan tepat bagi  siapa  saja  yang  membutuhkannya  (Yulia  &  Mustafa,  2011:  1.1).  Baik  itu  jurnal  cetak ataupun  jurnal  online  harus  diolah  sebaik-baiknya  karena  pemustaka  masih  menggunakan keduanya  sebagai  sumber  informasi.  Berdasarkan  sumber  data  yang  diakses  dari  Sistem Informasi  Perpustakaan  (SIPUS,  2016)  Perpustakaan  Fakultas  Psikologi  UGM  telah melanggan  jurnal  nasional  tercetak  maupun  jurnal  internasional  tercetak  sebanyak  10351 ekslemplar sampai saat ini, namun berdasarkan hasil pengamatan peneliti, dari sekian banyak jumlah jurnal cetak yang dilanggan, hanya sekitar 20% saja yang telah terinput kedalam sistem informasi perpustakaan.
Penelitian  sebelumnya  menjelaskan  berbagai  masalah  dalam  pengolahan  jurnal  di perpustakaan,  seperti  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Wahyuni  (2013)  di  perpustakaan  UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Permasalahan yang dihadapi dalam mengelola jurnal adalah dana, masalah  regulasi  atau  prosedur  birokrasi,  SDM,  dan  belum  tersusunya  kebijakan pengembangan  koleksi  elektronik.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Hartanto  (2011)  di Perpustakaan Universitas Mercu Buana Jakarta Barat menunjukkan pengolahan koleksi jurnal belum  berjalan baik, karena masih  banyak  yang  belum diolah,  jumlah SDM dan waktu yang diperlukan  dalam  menentukan  subjek  baru  dalam  pengolahan  koleksi.  Penelitian  Supriyono (2015)  di  Perpustakaan  UGM  menunjukan  bahwa  dalam  manajemen  jurnal  cetak  dan elektronik  perlu  pengelompokan  tugas  dan  fungsi,  verifikasi  data  alat  bantu  masih  kurang sehingga sulit memilih data yang mau ditransipkan.
Berdasarkan  penelitian  terdahulu,  Pengelolaan  jurnal  di  beberapa  perpustakaan perguruan  tinggi  belum  dilakkan  dengan  maksimal.  Penelitian  ini  akan  difokuskan  pada pengolahan koleksi  jurnal dimana pengolahan  merupakan bagian dari pengembangan koleksi perpustakaan.  Penelitian  ini  disusun  dengan  tujuan  untuk  menganalisis  pengolahan  jurnal cetak di Perpustakaan Fakultas Psikologi UGM. Hasil penelitian diharapkan dapat bermanfaat bagi  pihak  pengelola  Perpustakaan  Fakultas  Psikologi  UGM  guna  meningkatkan  kualitas pengolahan jurnal cetak di perpustakaan tersebut.

## LANDASAN TEORI

## 1. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut  IFLA  ( International  of  Library  Associations  and  Institutions )  dalam Basuki  (2003:  15)  perpustakaan  adalah  kumpulan  bahan  tercetak  dan  non  tercetak  dan atau sumber informasi dalam komputer yang tersusun secara sistematis untuk kepentingan pemakai.  Perpustakaan  Perguruan  Tinggi  adalah  perpustakaan  yang  melayani  seluruh kebutuhan  civitas  akademika  di  perguruan  tinggi  tertentu (akademi,  universitas,  institut, sekolah tinggi, politeknik) yang bertujuan untuk menunjang pencapaian tujuan perguruan tinggi  yang  bersangkutan  dalam  melaksanakan  Tri  Dharma  Perguruan  Tinggi (Rahayuningsih,  2007:7).  Keberadaan  sebuah  perpustakaan  di  perguruan  tinggi  sangat penting,  oleh  karena  itu  perpustakaan  perpustakaan  sering  disebut  dengan  jantungnya perguruan  tinggi.  Pada  hakikatnya  perpustakaan  perguruan  tinggi  juga  dapat  diartikan sebagai  tempat  penyedia  informasi  bagi  seluh  civitas  akademika  di  perguruan  tinggi sebagai  penunjang  proses  pendidikan,  kegiatan  penelitian  dan  pengabdian  kepada masyarakat.

## 2. Koleksi Perpustakaan
Koleksi  merupakan  aset  utama  dan  merupakan  salah  satu  unsur  penting  di perpustakaan.  Pengertian    koleksi  menurut  Lasa  Hs  yaitu  “koleksi  perpustakaan  adalah semua  informasi  dalam  bentuk  karya  tulis,  karya  cetak,  dan/atau  karya  rekam  dalam berbagai  media  yang  mempunyai  nilai  pendidikan,  yang  dihimpun,  diolah  dan dilayankan” (Lasa, 2009:176). Sedangkan menurut Kohar (2003:6) koleksi perpustakaan adalah  yang  mencakup  berbagai  format  bahan  sesuai  dengan  perkembangan  dan kebutuhan  alternatif  para  pemakai  perpustakaan  terhadap  media  rekam  informasi. Berdasarkan beberapa  pernyataan di atas dapat  disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka dalam berbagai bentuk baik tercetak maupun non cetak yang dapat  dimanfaatkan  untuk  memenuhi  kebutuhan  informasi  pemustaka.  Koleksi perpustakaan  harus  disesuaikan  dengan  kebutuhan  informasi  pemustaka  yang dilayaninya,  sehingga  koleksi  tersebut  dapat  dimanfaatkan  oleh  pemustaka  dan keterpakaian koleksi tersebut menjadi tolak ukur kualitas koleksi di perpustakaan.

## 3. Koleksi Terbitan Berkala
Terbitan  berkala  merupakan  publikasi  yang  direncanakan  terbit  secara  terus menerus  tanpa  dibatasi  waktu,  berisi  informasi  baru  yang  menarik,  dan  ditulis  oleh beberapa  orang.  Publikasi  tersebut  diterbitkan  oleh  sekelompok  orang,  yayasan,  atau organisasi  profesi  yang  membentuk  susunan  redaksi  sebagai  penanggung  jawab  (Lasa, 2009:  59).  Terbitan  berkala  adalah  publikasi  yang  diterbitkan  dalam  jangka  waktu
tertentu,  dapat  tidak  teratur,  namun  pada  umumnya  teratur  (Rahayuningsih,  2007:  24). Yulia  dan  Sudjana  (2011:  1.29)  juga  menjelaskan  pengertian  terbitan  berkala  adalah terbitan  yang  dipublikasikan  dalam  bagian-bagian  yang  berturut-turut  dengan  tenggang waktu tertentu  dan  dimaksudkan  untuk  terbit  terus  menerus  dalam  waktu  tidak  terbatas. Mengacu  pada  beberapa  pengertian  diatas  yang  dimaksud  terbitan  berkala  adalah  suatu terbitan  yang  memiliki  format  yang  bervariasi,  waktu  terbit  bisa  teratur  bisa  tidak,  dan direncanakan terbit dalam jangka waktu tak terbatas, dan dikelola oleh sekelompok orang, instansi  atau  lembaga.  Fungsi  terbitan  berkala  menurut  Yulia  dan  Sudjana  (2011:  1.29) antara  lain:  1).  Memberikan  ruang  untuk  menampung  ide,  gagasan,  dan  pengalaman seseorang.  2).  Sebagai  media  untuk  menyampaikan  gagasan  dan  penemuan  baru  dalam bidang tertentu.
Menurut  Yulia  dan  Sudjana  (2011:  1.29)  sebuah  koleksi  dapat  dikatakan  sebagai terbitan berkala apabila memenuhi kriteria atau ciri-ciri sebagai berikut:
1) Dalam  satu  kali  terbit  memuat  beberapa  artikel  atau  tulisan  yang  ditulis  oleh beberapa orang.
2) Artikel  yang  menjadi  isi dari terbitan  ini  biasanya tidak terlalu panjang dibanding buku dan monograf.
3) Tulisan tersebut menyampaikan informasi seperti berita, peristiwa, penemuan atau gagasan-gagasan baru.
4) Terbitan ini dikelola oleh sekelompok orang (dikenal dengan nama redaksi).
5) Merupakan bentuk artikel ilmiah yang telah diketahui masyarakat umum
6) Terbit  terus  menerus  dengan  memiliki  waktu  terbit  (harian,  mingguan,  bulanan, tahunan).
7) Memiliki sistem kontrol internasional (dikenal dari nomer ISSN).

## 4. Koleksi Jurnal
Jurnal  merupakan salah satu bentuk koleksi bahan pustaka terbitan berkala karena bahan  pustaka  tersebut  direncanakan  untuk  diterbitkan  terus  dengan  jangka  waktu terbit tertentu. Jurnal  adalah  terbitan  berkala  yang  berisi  tulisan  ilmiah  yang  diterbitkan  pada waktu  tertentu,  biasanya  berupa  hasil  penelitian,  artikel  ilmiah,  maupun  ringkasan akademik.  Menurut  Lasa  Hs  jurnal  merupakan  Publikasi  Ilmiah  yang  memuat  informasi tentang  hasil  kegiatan  dalam  bidang  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  minimal  harus mencakup kumpulan/kumulasi pengetahuan baru, pengamatan empiris, dan pengembangan  gagasan  (Lasa,  2009:  128).    Sebagian  besar  jurnal  diterbitkan  oleh institusi  pendidikan  maupun  lembaga-lembaga  penelitian,  sehingga  sebuah  jurnal
umumnya  memiliki  reputasi  yang  baik  dan  informasinya  dapat  dipertanggung  jawabkan (Saleh, 1996: 11).
Jurnal  dapat  didefinisikan  sebagai  tulisan  atau  karya  ilmiah  yang  diterbitkan  oleh sebuah  instansi  atau  lembaga  dalam  jangka  waktu  yang  telah  ditentukan  dan  terus menerus  dan  biasanya  berupa  hasil  penelitian  maupun  artikel  yang  ditulis  oleh  seorang atau  kelompok.  Kebanyakan  jurnal  memuat  hasil  penelitian  dan  artikel-artikel  terbaru, sehingga  informasi  yang  disajikan  dalam  jurnal  sangat up  to  date .  Kevalidan  informasi dalam  jurnal  juga  dapat  dipertanggung  jawabkan  apabila  telah  mendapatkan  ijin  dan memiliki  sistem  kontrol  internasional  yaitu  nomor  ISSN  ( International  Standard  Serial Number ).

## 5. Pengolahan Koleksi Jurnal
Pengolahan  merupakan  bagian dari siklus pengembangan koleksi di perpustakaan. Pengolahan  koleksi  jurnal  cetak  menurut  Rahayuningsih  (2007:  76)  dapat  dilakukan sebagaimana berikut:
a. Pemeriksaan  dan  pemberian  cap  perpustakaan:  Merupakan  kegiatan  mengecek kelengkapan  asal  dan  bahan  tambahan  yang  disertakan  dalam  jurnal,  meliputi pengecekan  alamat  rujukan  jurnal,  memeriksa  adanya  bonus  yang  menyertai  jurnal, pemeriksaan kelengkapan isi dan asal terbitan.
b. Pencatatan:  Bertujuan  agar  perpustakaan  memiliki  dokumen  jurnal  yang  dimiliki, menetahui  urutan  kedatangan  jurnal,  dapat  mengecek  jurnal  yang  belum  datang  dan mengetahui masa berlaku langganan.
c. Persiapan  penjilidan.  Dilakukan  dengan  mengumpulkan  terbitan-terbitan  yang  siap dijilid (lengkap  satu tahun edisi),  memeriksa kelengkapan volume, nomor dan tahun, mengurutkan dan  menyusun terbitan  berkala dari  nomor yang terkecil, dan  mencatat instruksi-instruksi penjilidan (judul, nomer kelas, tahun, volume, dsb ).
d. Pengiriman  ke  bagian  penjilidan.  Dilakukan  apabila  jurnal  sudah  disusun  sesuai dengan yang diinginkan.
e. Pelabelan.  Merupakan  proses  pemberian  label  nomer  panggil  pada  punggung  jurnal atau sampul.
f. Indeks  artikel.  Dilakukan  dengan  menggunakan  salah  satu  program  komputerisasi pengelolaan perpustakaan. Fungsi utama pengindeksan tersebut adalah agar informasi yang terkandung di dalam jurnal mudah ditemukan oleh pemustaka.
Penelitian  ini  menggunakan  metode  penelitian  kualitatif  deskriptif  ( Qualitatif Descriptive ) dan termasuk kategori penelitian lapangan ( field research ) . Penelitian kualitiatif adalah penelitian  yang  bermaksud untuk  menggambarkan dan  memahami  fenomena tentang apa  yang  dialami  oleh  subjek  penelitian  (Moleong,  2012:  6).  Peneliti  menggunakan  metode penelitian  ini  untuk  mengeksplorasi  fenomena  yang  terjadi  di  lapangan  secara  lebih mendalam  dan  menganalisisnya.  Lokasi  penelitian  di  Perpustakaan  Fakultas  Psikologi Universitas Gadjahmada Yogyakarta. Instrumen penelitian ini adalah peneliti sendiri, karena peneliti  melakukan  praktikum  dan  terlibat  langsung  dalam  setiap  aktifitas  yang  terjadi dilapangan selama 1 bulan.
Teknik  pengumpulan  data  menggunakan  observasi  langsung,  dilengkapi  dengan wawancara dan dokumentasi. Menurut Moleong (2012:  247) analisis data dilakukan dengan cara menelaah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber; mereduksi data dan membuat rangkuman  inti,  proses,  dan  pernyataan-pernyataan;  menyusun  dalam  satuan-satuan kemudian dikategorikan sesuai jenis dan kebutuhan; memeriksa keabsahan data; menafsirkan data  dan  menuliskan  hasil  analisis  kedalam  laporan.  Keabsahan  data  dalam  penelitian  ini dilakukan  dengan  cara  perpanjangan  waktu  penelitian  dan  membandingkan  data  hasil observasi,  wawancara,  dan  dokumen,  selanjutnya  mengkroscek  ulang  data-data  yang  telah diperoleh.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengolahan  jernal  cetak  di  Perpustakaan  Fakultas  Psikologi  UGM  dilakukan  dengan cara  manual  dan  elektronik.  Perpustakaan  masih  memanfaatkan  buku  cetak  untuk  mencatat koleksi  jurnal  atau  disebut  dengan  buku  kendali  jurnal.  Perpustakaan  juga  telah memanfaatkan  komputer  sebagai  media  untuk  pengolahan  jurnal,  dengan  memanfaatkan fasilitas  Sistem  Informasi  Perpustakaan  (SIPUS  Simaster).  Langkah-langkah  pengolahan jurnal  cetak  di  Perpustakaan  Fakultas  Psikologi  UGM  sesuai  dengan  langkah-langkah pengolahan jurnal cetak menurut Rahayuningsih (2007: 76), yaitu:
1. Pemeriksaan dan pemberian cap perpustakaan.
Pemeriksaan  jurnal  yang  datang  dilakukan  dengan  mengecek  kembali kesesuaian  judul  jurnal,  volume,  dan  kelengkapan  lainnya.  Pemeriksaan  ini  dilakukan pada  saat  pertama  kali  jurnal  datang  dan  pemeriksaan  dilakukan  berdasarkan  Standar Operasional  Prosedural  (SOP)  yang  telah  disusun  sebelumnya.  Pemeriksaan  juga mencakup  kondisi  fisik  koleksi  jurnal,  apakah  ada  halaman  yang  hilang,  sobek  atau rusak.  Pemberian  cap  atau  stempel  perpustakaan  diletakkan  pada  bagian  belakang
sampul utama, setiap halaman 15 dan kelipatannya, seperti pada halaman 15, 30, 45 dan seterusnya.  Penentuan  cap  perpustakaan  pada  halaman-halaman  tersebut  menandakan ciri atau tanda kepemilikan koleksi dan telah ditentukan sebelumnya oleh perpustakaan. 2. Pencatatan.
Pencatatan  jurnal  di  perpustakaan  Fakultas  Psikologi  UGM  dilakukan  dengan manual  dan  elektronik.  Pencatatan  manual  dilakukan  pada  buku  kendali  jurnal  yang meliputi  tanggal,  penerbit,  tahun,  bulan,  volume,  nomor  jurnal,  nomor  inventaris  dan judul jurnal. Sedangkan pencatatan elektronik dilakukan pada komputer dengan format MsWord dan MsExel dengan mencantumkan identitas judul jurnal, tahun, volume, asal penerbit, kode panggil dan ISBN.
Tabel 1: Contoh Pencatatan Jurnal Secara Manual
Sumber: Perpustakaan Fakultas Psikologi UGM, 2016.
Tabel 2: Contoh Pencatatan Jurnal Secara Elektronik
Sumber: Perpustakaan Fakultas Psikologi UGM, 2016.

## 3. Penginputan/ Entri Jurnal
Penginputan  jurnal  di  Perpustakan  Fakultas  Psikologi  UGM  menggunakan fasilitas  Sistem  Informasi  Perpustakaan  (SIPUS  Simaster)  yang  dapat  diakses  melalui laman  resmi  perpustakaan http://sipus.simaster.ugm.ac.id/sipus/index.php. Sistem informasi  ini  terkoneksi  dan  terintegrasi  dengan  Perpustakaan  Pusat  UGM,  dan  setiap pustakawan  memiliki  kode  /  pasword  untuk  mengaksesnya.  Penginputan  jurnal  yang dilakukan di Perpustakaan Fakultas Psikologi UGM sebagaimana berikut:
a) Dimulai  dari  pengecekan  koleksi  terbitan  berkala  di  Perpustakaan  Fakultas Psikologi UGM dengan men-ceklis kemudian pilih cari. Apabila judul koleksi jurnal tidak ditemukan berarti jurnal tersebut belum terinput, maka selanjutnya pilih menu “tambah” untuk menambahkan judul jurnal baru.
Tgl. Penerbit Tahun Bulan
Vol. No. No. Inv. Judul 6/10/2016 Washington: APA 2016 Agustus- Desember 108- 123 6-5 1323/Maj/Pb/20 16 Development al Psychology Judul Jurnal: DEVELOPMENTAL PSYCHOLOGY Th. Vol. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Asal No. Kode: 159.922.6 Dev 2010 46 1 1 1 1 1 1 6 APA 2011 47 1 1 1 1 1 1 6 2012 48 1 1 1 1 4 Subs.: 2013 49 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 10 Gift. 2014 50 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12 Renewed 2015 51 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 10 ISBN 0012-1649 2016 52 1 1+1 1+1 1 1 1 1 1 1 1
Published Bimonthly and monthly
b) Langkah  Selanjutnya  adalah  mengisikan  identitas  jurnal  yang  meliputi  judul,  kode alias, ISSN, bahasa, rumpun,  jenis, tempat terbit, penerbit,  frequensi terbit, catatan umum dan selanjutnya simpan.
c) Setelah  identitas  jurnal tersimpan  maka  yang  harus dilakukan di  laman selanjutnya adalah  mengisi  keterangan  jurnal  sesuai  volume,  nomor  edisi,  tanggal/bulan/tahun dan  cover.  Setelah  semua  keterangan  tersimpan  maka  akan  muncul  daftar  volume majalah untuk selanjutnya diolah untuk menentukan jumlah ekslemplar.
d) Langkah  selanjutnya  adalah  penginputan  no.  Barcode,  no.  Inventaris,  asal  jurnal, harga, keterangan, kondisi dan sub. layanan.
e) Setelah proses penginputan identitas jurnal selesai maka langkah selanjutnya adalah menginput isi jurnal yang meliputi penulisan judul, pengarang, subjek dan abstrak.
4. Penjilidan.
Penjilidan  dilakukan  apabila  koleksi  jurnal  telah  lengkap  satu  tahun  edisi. Sebelum melakukan penjelidan terlebih dahulu memeriksa kelengkapan volume, nomor dan  tahun,  selanjutnya  mengurutkan  dan  menyusun  terbitan  dari  nomor  yang  terkecil. Apabila  jurnal  sudah  disusun  sesuai  dengan  yang  diinginkan  maka  baru  dilakukan penjilidan.  Perpustakaan  Fakultas  Psikologi  UGM  memiliki  kebijakan  sendiri  dalam penjilidan  jurnal  ilmiah.  Sementara  ini  penjilidan  hanya  dilakukan  pada  jurnal internasional  yang  dilakukan  setahun  sekali.  Penjilidan  jurnal  internasional  tersebut berdasarkan  jumlah  nomor  pada  volume.  Jurnal  yang  terbit  dua  bulan  sekali  dijilid setelah lengkap tiga nomer atau satu semester, sedangkan jurnal yang terbit enam bulan sekali  dijilid  satu  volume  atau  satu  tahun.  Pada  proses  pelabelan  ini  juga  dilakukan pemasangan  index  pada  halaman  belakang  jurnal  dan  dari  penerbit  biasanya  telah melampirkan  daftar  index  jurnal  dalam  paket  jurnal  yang  dibeli  atau  di  langgan. Sedangkan  pada  jurnal  nasional  tidak  dilakukan  penjildan  dan  tidak  ada  pengindexan karena  rata-rata  hanya  terbit  setahun  dua  kali  dan  jumlah  halamnnya  tidak  terlalu banyak.
5. Pelabelan dan penyusunan kedalam rak.
Pelabelan  dilakukan  setelah  jurnal  selesai  dijilid  menjadi  satu  kesatuan. Pelabelan dilakukan dengan pemberian label nomer panggil pada punggung jurnal atau sampul,  dan  posisi  label  berada  pada  tiga  cm  dari  batas  tepi  bawah  jurnal.  Setelah pelabelan selesai maka jurnal ditaruh kedalam rak penyimpanan dan dilayankan kepada pemustaka.  Penempatan  jurnal  pada  rak  berdasakan  kategori  subjek  dan  bukan
berdasarkan  no  klasifikasi.  Hal  ini  bertujuan  untuk  mengurutkan  edisi  jurnal  yang dilanggan dan memudahkan dalam pencarian kembali.
Secara keseluruhan proses pengolahan jurnal cetak di Perpustakaan Fakultas Psikologi UGM  telah  dilakukan  dengan  baik,  namun  masih  ditemukan  beberapa  koleksi  jurnal  cetak yang  belum  terinput  kedalam  Sistem  Informasi  Perpustakaan  (SIPUS  Simaster).  Peneliti mendapati  pemustaka  yang  mengaku  masih  kesulitan  untuk  mencari  jurnal-jurnal  di Perpustakaan  Fakultas  Psikologi  melalui  sistem  temu  kembali  OPAC,  sehingga  mahasiswa harus  mencari  jurnal  secara  manual dengan pencarian  langsung di rak. Pemanfaatan koleksi jurnal ilmiah sebagai suatu bahan rujukan dalam penelitian maupun pendidikan adalah wajib bagi kalangan akademisi. Sebagian besar mahasiswa lebih senang menjadikan jurnal sebagai bahan referensi, namun kenyataannya  mahasiswa masih  merasa kesulitan untuk menemukan koleksi  jurnal  secara  cepat  di  Perpustakaan  Fakultas  Psikologi  UGM.  Hal  yang  demikian dapat  berimbas  pada  rendahnya  kepuasan  pemustaka  terhadap  pelayanan  perpustakaan. Perpustakaan  adalah  unit  yang  bergerak  dibidang  layanan,  dan  segala  bentuk  kebutuhan pemustaka  terhadap  informasi  harus  mendapatkan  pelayanan  yang  memuaskan  dari perpustakaan.  Sebagaimana  pendapat  Lasa  (1994:  122)  bahwa  pelayanan  pepustakaan mencakup semua kegiatan pelayanan kepada pengguna  yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan  koleksi  perpustakaan  dengan  tepat  guna  dan  tepat  waktu  untuk  kepentingan pengguna  perpustakaan.  Pustakawan  dituntut  untuk  meningkatkan  profesionalitas  pelayanan melalui  sistem  manajemen  layanan  yang  baik,  cepat,  cermat  dan  tepat.  Sistem  informasi perpustakaan diharapkan juga menjadi fasilitator bagi pemustaka dalam mencari koleksi yang dibutuhkan dengan lebih cepat dan tepat.
Berdasarkan  hasil  pengamatan  penelitian,  jurnal  cetak  yang  terinput  kedalam  Sistem Informasi  Perpustakaan  (SIPUS  Simater)  rata-rata  merupakan  jurnal  terbitan  tahun  2014 sampai  sekarang,  sedangkan  jurnal-jurnal  terbitan  sebelum  tahun  2014  masih  banyak  yang belum  terinput  kedalam  SIPUS.  Masalah  tersebut  terjadi  akibat  dari  peralihan  pengolahan jurnal  dari  yang  sebelumnya  manual  menjadi  terotomasi  dengan  komputer.  Otomasi Perpustakaan  merupakan  suatu  proses  pengelolaan  perpustakaan  dengan  memanfaatkan teknologi  informasi  (Yuniwati  &  Suwondo,  2012:  1).  Pemanfaatan  sistem  otomasi  tersebut dapat  meningkatkan  pengembangan  layanan    seperti: e-book,  e-journal ,  bank  soal,  artikel, laporan, grey  literature ,  modul  pembelajaran,  repository, library  link ,  dsb.  Upaya  yang dilakukan perpustakaan sudah cukup tepat, karena bagaimanapun semua koleksi yang ada di perpustakaan  harus  dapat  diakses  oleh  pemustaka.  Penginputan  dan  pengindeksan  kembali
bahan  pustaka  kedalam  sistem  otomasi  merupakan  jalan  panjang  yang  harus  ditempuh  dan diselesaikan oleh pustakawan.
Salah  satu  kendala  dalam  proses  otomasi menurut  Amekuede  (2005:  450)  adalah manajemen  perpustakaan  yang  kurang  baik.  Manajemen  perpustakaan  yang  baik  dapat diwijudkan  antara  lain  melalui  visi,  misi  dan  tujuan  perpustakaan, skill yang  memadai, sumber  daya  yang  sesuai,  rencana  kerja  yang  matang,  insentif  yang  layak,  serta  perubahan sikap dan penampilan tugas (Lasa, 2005:  52). Perpustakaan Fakultas Psikologi UGM terdiri dari  lima  orang  staff  dan  karyawan.  Jumlah  staff  dan  karyawan  demikian  dirasa  kurang seimbang  dengan  banyaknya  jumlah  koleksi  yang  dimiliki  oleh  perpustakaan  Fakultas Psikologi  UGM.  Berdasarkan  hasil  pengamatan  dan  wawancara  ditemukan  hasil  bahwa sumberdaya  manusia  yang  dimiliki  perpustakaan  Fakultas  Psikologi  UGM  merasa  kualahan dan  membutuhkan  waktu  lama  untuk  menginput  jurnal-jurnal  cetak  kedalam  SIPUS, sehingga  hanya  jurnal  mulai  dari  terbitan  tahun  2014  yang  sudah  terinput  kedalam  SIPUS. Mengingat  minimnya  sumberdaya  manusia  yang  ada  di  dalam  perpustakaan,  maka permasalahan  yang  terjadi  akan  sulit  diselesaikan.  Komposisi  SDM  Perpustakaan  menurut Pedoman  Penyelenggaraan  Perpustakaan  Perguruan  Tinggi  yang  diterbitkan  oleh  Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi adalah 1:3:5 (Saleh & Yulia: 2010), dan itu berarti Perpustakaan Fakultas Psikologi UGM  belum  memiliki komposisi  tenaga  pustakawan  yang  ideal.  Dan  itu artinya  perpustakaan  perlu  mempertimbangkan  untuk  melakukan  penambahan  tenaga pustakawan dan tenaga teknis.
Permasalahan  dalam  pengolahan  koleksi  jurnal  juga  terjadi  pada  proses  penginputan jurnal  kedalam  Sistem  Informasi  Perpustakaan  (SIPUS).  Hampir  sebagian  besar  data  yang terinput  kedalam  sistem  hanya  nama  pengarang  pertama,  nama  pengarang  kedua  dan selajutnya tidak terinput. Hal ini berimbas pada ketepatan sistem temu kembali OPAC dalam menelusuri  koleksi  jurnal.  Akibatnya  pemustaka  tidak  dapat  menemukan  koleksi  yang diinginkan  apabila  ia  mencari  berdasarkan  nama  pengarang  kedua.  Selain  itu  juga penginputan  abstrak  kedalam  sistem  tidak  dilakukan,  sehingga  alternatif  pencarian menggunakan OPAC semakin sempit. Pustakawan dapat mengedit kembali konten yang telah dimasukkan  kedalam  SIPUS  dan  melengkapi  identitas  jurnal  secara  tepat  termasuk memasukkan  nama  pengarang  kedua  dan  selanjutnya  dan  melengkapi  abstrak.  Pemanfaatan sistem  otomasi  harus  benar-benar  dimaksimalkan oleh  pustakawan.  Sebagaimana  dijelaskan Yuniwati  dan  Suwondo  (2012:  7)  bahwa  otomasi  perpustakaan  dimaksudkan  untuk  dapat mempermudah kegiatan dan pekerjaan di perpustakaan sehingga dapat tersedia koleksi yang koprehensif baik untuk koleksi tercetak maupun elektronik.
Langkah  penginputan  jurnal  kedalam  sistem  otomasi  perpustakaan  cukup  tepat,  dan bisa dijadikan sebagai program berkelanjutan. Pengelola perpustakaan harus lebih teliti dalam memanfaatkan sistem otomasi di perpustakaan, sehingga proses penginputan jurnal tidak sia- sia  karena  pemustaka  tidak  dapat  menemukan  koleksi  sesuai  dengan  kebutuhannya. Pelayanan  yang  baik  dengan  memanfaatkan  sistem  otomasi  yang  benar  dalam  pengolahan koleksi  jurnal  cetak  di  perpustakaan  akan  meningkatkan  kepuasan  pemustaka,  karena pemustaka  dapat  menemukan  koleksi  jurnal  cetak  dengan  cepat  tepat  dan  akurat  melalui OPAC di Perpustakaan.

## PENUTUP
Perpustakaan Fakultas Psikologi UGM mengolah jurnal cetak dengan cara manual dan elektronik.  Langkah-langkah  yang  dilakukan  dalam  pengolahan  jurnal  dimulai  dari pemeriksaan dan pemberian cap perpustakaan, pencatatan, penginputan, penjilidan, pelabelan dan  penyusunan  koleksi  dalam  rak.  Permasalahan  yang  dihadapi  perpustakaan  dalam pengolahan  jurnal  cetak  adalah  masih  banyaknya  koleksi  jurnal  cetak  yang  belum  terinput kedalam  Sistem  Informasi  Perpustakaan  (SIPUS  Simaster)  dan  peroses  penginputan  jurnal tidak  memasukkan  nama  pengarang  kedua  dan  selanjutnya  serta  tidak  menuliskan  abstrak. Namun  upaya  yang  dilakukan  pustakawan  dalam  penginputan  jurnal  sudah  cukup  tepat, karena harapan pemustaka dapat menemukan koleksi yang ada di perpustakaan dengan cepat dan  tepat  menggunakan  OPAC.  Pengelola  perpustakaan  harus  mempertimbangkan penambahan tenaga pustakawan ataupun tenaga teknis untuk menginput identitas jurnal yang belum  dimasukkan  kedalam  SIPUS  Simaster  dan  mengedit  kembali  identitas  jurnal  yang sudah  terlanjur  diinput  dengan  melengkapi  identitas  jurnal  dari  nama  pengarang  kedua  dan selanjutnya serta abstrak.

## DAFTAR PUSTAKA
Amakuedee,  J.  O.  2015. “An  Evaluation  Automation  in  Some  Ghanaian  University Libraries” . The Electronic Library; Oxford, 23 (4), 442 - 452.
Gupta,  Dinesh  K.  2011.  “Use  pattern  of  print  and  electronic  journals  at  the  Kurukshetra University, India”. Program: electronic library and information systems , 45 (2), 213 – 230.
Hartanto,  Adhitya  Dwi.  2011. Pengolahan  Koleksi  di  Perpustakaan  Universitas  Mercu Buana Jakarta Barat. Skripsi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Hasil Pengamatan Lapangan di Perpustakaan Fakultas Psikologi UGM. 25 Oktober, 2016.
Kohar,  Ade.  2003. Teknik  Penyusunan  Kebijakan  Pengembangan  Koleksi  Perpustakaan: Suatu Implementasi Studi retrospektif. Jakarta: UI Press.
Perpustakaan  fakultas  Psikologi  UGM,  dalam  http://sipus.simaster.ugm.ac.id/.  diakses  2 November, 2016.
Lasa Hs. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia . Yogyakarta: Pustaka Book Publiser.
................ 2009. Manajemen Perpustakaan Sekolah . Yogyakarta: Pinus Book.
Moleong, Lexi J. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosyada karya.
Qalyubi,  Syihabuddin. 2007. Dasar-Dasar  Ilmu  Perpustakaan  dan  Informasi. Yogyakarta: Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga.
Rahayuningsih F. 2007. Pengelolaan Perpustakaan . Yogyakarta: Graha Ilmu.
Saleh,  Abdul  Rahman.  1996. Pengelolaan  Terbitan  Berseri .  Jakarta:  Universitas  Terbuka Depdikbud.
Saleh, Abdul Rahman dan Yulia, Yuyu. 2010. Kajian Kebutuhan SDM Perpustakaan Pasca 2010:  Kasus  Perpustakaan  IPB ,  http://perpusnas.go.id/magazine/kajian-kebutuhan- sdm-perpustakaan-pasca-2010-kasus-perpustakaan-ipb/, diakses 10 Januari, 2017.
Sistem  Informasi  (SIPUS)  SIMASTER  Perpustakaan  Fakultas  Psikologi  UGM,  dalam http://sipus.simaster.ugm.ac.id/sipus/index.php, diakases 2 November, 2016.
Sulistyo-Basuki. 2003. Pengantar Ilmu Perpustakaan . Jakarta: Universitas Terbuka.
Supriyono. 2015. Managemen Jurnal  Cetak, Elektronik dan Bahan Khusus di  Perpustakaan UGM ,  dalam  http://prisekip.blog.ugm.ac.id/files/2010/02/MANAJEMEN-JURNAL- CETAK-DAN-ELEKTRONI-2.pdf. diakses 21 November 2016.
Sutarno NS. 2006. Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Sagung Seto.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.
Wahyuni.  2013. Pengembangan  Koleksi  Jurnal  (Study  Kasus  Di  Perpustakaan  UIN  Sunan Kalijaga Yogyakarta). Tesis, Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Wawancara dengan mahasiswa X jurusan Psikologi UGM. 25 Oktober, 2016.
Wawancara dengan mahasiswa Y jurusan Psikologi UGM. 25 Oktober, 2016.
Yulia,  Yuyu  dan  Mustafa,  B.  2011. Pengolahan  Bahan  Pustaka .  Jakarta:  Universitas Terbuka.
Yulia, Yuyu dan Sudjana, Janti G. 2011. Pengelolaan  Terbitan Berseri . Jakarta: Universitas Terbuka.
Yuniati dan Suwondo. Otomasi
Perpustakaan. dalam http://eprints.undip.ac.id/45037/1/PENG_OTOMASI_PERPUSTAKAAN_sekolah.pd f, diakses 7 Januari 2017.