## PENGEMBANGAN APLIKASI PENGARSIPAN SURAT DI BAGIAN INFORMATIKA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN GARUT UNTUK KEMUDAHAN DALAM PENDISPOSISIAN SURAT
Umar Abdul Aziz 1 , Rinda Cahyana 2

## Jurnal Algoritma
Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@sttgarut.ac.id
1 1106119@sttgarut.ac.id
2 rindacahyana@sttgarut.ac.id
Abstrak – Perusahaan atau instansi pemerintah saat ini sangat mengutamakan teknologi terutama dibidang  komputer.  Di  Sekretariat  Daerah  Bagian  Infromatika  Kabupaten  Garut  juga  teknologi informasi  sangat  penting  bagi  instansi  tersebut.  Dilihat  dari  latar  belakang  aplikasi  pengolahan pengarsipan  surat  masih  terdapat  berbagai  kendala,  seperti  pada  saat  pembuatan  laporan  dan pendisposisian  surat  oleh  pimpinan  bagian  informatika.  Dengan  adanya  penelitian  ini  dapat memberikan solusi bagi permasalahan yang ada dengan mengacu pada proses perancangan yang sudah dilakukan sebelumnya, yaitu dapat mempermudah staf bagin umum informatika Kabupaten Garut dalam melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar seperti membuat laporan surat masuk  dan  surat  keluar  dan  mempermudah  pimpinan  bagian  informatika  untuk  melakukan pendisposisian. Metodologi yang dipakai dalam perancangan ini adalah dengan Unified Software Development  Process  dengan  Unified  Modelling  Language  yang  dikembangkan  Oleh  Graddy Booch,  Ivar  Jacobson  dan  James  Rumbaugh.  Pemodelan  ini  memiliki  beberapa  tahapan  yaitu Model  Analisis,  Model  Perancangan,  Model  Implementasi,  Model  Penyebaran  dan  Model Pengujian.  Dalam  tahap-tahapan  tersebut  menghasilkan  use-case,  activity  diagram,  sequence diagram yang akan mempermudah dalam pembuatan aplikasi, sehingga aplikasi pengarsipan surat ini  dapat  mempermudah  staf  Bagian  Umum  Sekretariat  Daerah  Bagian  Informatika  dalam melakukan pembuatan laporan surat masuk, surat keluar dan dapat mepermudah pimpinan dalam melakukan pendisposisian karena aplikasi yang digunakan akan bersifat online.
Kata  Kunci  – Basis  Data,  Sistem  Basis  Data,  Rekayasa  WEB,  Analisi  dan  Desain,  Rekayasa Perangkat Lunak, Sistem Informasi

## 1. PENDAHULUAN
SETDA  (Sekretariat  Daerah)  Kabupaten  Garut  merupakan  unsur  staf  daerah  yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada bupati dan mempunyai tugas dan kewajiban membantu  bupati  dalam  menyusun  kebijakan  dan  mengkoordinasikan  perangkat  daerah.  Dalam melaksanakan tugas dan kwajibannya sekretariat daerah kabupaten Garut menyelenggarakan fungsi yaitu  penyusunan  kebijakan  pemerintah  daerah,  pengkoodinasian  pelaksanaan  tugas  perangkat daerah, pemantau dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah, pembina adminstrasi dan apartur pemerintah daerah dan pelaksaan tugas lain yang diberikan oleh bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bagian  Informatika  dipimpin  oleh  seorang  Kepala  Bagian  yang  berada  dibawah  dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Daerah melalui asisten administrasi umum, mempunyai tugas pokok  pelayanan  staf  untuk  perencanaan,  perumusan,  pelaksanaan,  pengendalian,  pemantauan, evaluasi  dan  pelaporan  kebijakan  serta  fasilitasi,  pembinaan  teknis  dan  analisis  kebijakan  umum lingkup  Publikasi  dan  Dokumentasi,  Pemberdayaan  dan  Aplikasi  Informatika,  serta  Sandi  dan
Telekomunikasi. Salah satu  kedudukan tugas dan fungsi  di  Sekretariat daerah  Bagian  Informatika dimana membawahi bagian umum urusan tata usaha yang bertugas untuk mengelola pengearsiapan surat baik itu surat keluar ataupun surat masuk.
Dalam  era  globalisasi  dimana  semakin  berkembangnya  teknologi  yang  menuntut  kecepatan penghematan  waktu  dan  tempat  dalam  menyimpan  informasi  serta  dukungan  teknologi  dalam menunjang  keputusan,  suatu  organisasi  sangat  membutuhkan  teknologi  komputer  dalam mendapatkan  atau  mengelola  informasi  yang  dibutuhkan.  Salah  satu  pengelolaan  data  yang melibatkan  komputer  adalah  pengarsipan  surat. Aplikasi  pengarsipan  surat  merupakan  salah  satu contoh menggunakan komputer, dimana data dimasukkan untuk penghematan tempat penyimpanan dan mempermudah dalam pembuatan laporan.
Nuryani    [1] telah melakukan penelitian  yang mengkaitkan di  pengelolaan surat  masuk dan surat  keluar  berbasis  desktop,  dengan  keterbatasan  akses  kepada  aplikasi  yang  hanya  dapat dijalankan  pada  satu  komputer  saja. Apabila  diterapkan  di  bagian  informatika  akan  menyulitkan pimpinan  dalam  melakukan  pendisposisian  surat,  karena  pimpinan  sering  diluar  kantor.  Dan aplikasi  yang  di  hasilkan  penelitian  tidak  menyediakan  akses  jarak  jauh  secara  online  bagi pimpinan, sehingga akan terjadi penumpukan surat. Maka dari itu penelitian tentang pengembangan aplikasi pengarsipan surat penting dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

## 2. LANDASAN TEORI
Aplikasi adalah kumpulan perintah program yang di buat untuk melakukan pekrjaan - pekrjaan tertentu  [2],  yang  dibuat  untuk  melayani  kebutuhan  akan  beberapa  aktivitas  seperti  sistem perniagaan,  game,  pelayanan  masyarakat,  periklanan,  atau  semua  proses  yang  hampir  dilakukan manusia. [3]
Surat  menurut  [4]  adalah  model  komunikasi  tertulis  yang  memungkinkan  seseorang  untuk bertukar  ide  atau  infromasi  baik  untuk  diri  sendiri  ataupun  orgranisasi.  Sedangkan  arsip    adalah kumpulan  surat-surat  yang  disimpan  secara  sistematis  karena mempunyai  suatu  kemanfaatan apabila    dibutuhkan    dapat    secara    cepat    ditemukan  kembali  [4].  Jadi  intinya  arsip  artinya pengumpulan  dan penyimpanan surat-surat. Tata kearsipan  yang  sempurna  apabila  semua  surat dan  dokumen-dokumen  lainnya tersimpan  pada  suatu  tempat  tertentu  dan  teratur  rapi,  serta dapat    dengan    mudah  ditemukan  kembali  walau  surat-surat  tersebut  telah  tersimpan  lama. Pengarsipan  yang  baik  sangat  berguna,  terutama  membantu  kelancaran  dan  kerapian  Organisasi pada khususnya, serta membantu perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya.
Oleh  karena  itu Aplikasi  pengarsipan  surat  dapat  diartikan  sebagai  kumpulan  elemen-elemen yang saling berkaitan dengan proses administrasi perkantoran  antara satu instansi  dengan instansi lain  atau  hubungan  pimpinan  dengan  bawahan  untuk  mencapi  tujuan  yang  telah  ditentukan  dan mengolah data tersbut menjadi informasi di dalam suatu organisasi atau instansi.

## 3. KERANGKA KERJA KOSEPTUAL
Penelitian  yang  akan  dilakukan  memiliki  tahapan-tahapan  aktivitas  dimana  tahapan-tahapan tersebut merupakan cara untuk mencapai tujuan dalam penelitian, tahapan dalam aktivitas  ini dimulai dari  latar belakang masalah, merumuskan masalah yang muncul dari sistem yang sedang berjalan,  rumusan  masalah  tersebut  dijadikan  acuan  untuk  tujuan  penelitian,    setelah  tujuan penelitian dirumuskan maka tahapan selanjutnya adalah studi literatur yang di dapat dari beberapa literatur  dan  dimaksudkan  untuk  mendukung  tujuan  penelitian  dari  sisi  ilmiah,  Work  Breakdown Structure  (WBS)  yang  telah  dirancang  dan  didapatkan  dari  studi  literatur.  Setelah  WBS  dibuat kemudian melakukan pembahasan dari tahapan penelitian, melakukan penelitian Activity sequence dan detail  activity lalu diterapkan ke dalam tahapan penelitian, Dari semua aktifitas menghasikan suatu kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan ini.
Berdasarkan tujuan dan literatur yang telah diuraikan sebelumnya, WBS dengan tahapan pada
metode USDP dapat digambarkan seperti pada gambar di bawah ini.

## Gambar 1: Work Breakdown Structure

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Pencapaian Tujuan
Tujuan  pengembangan  aplikasi  pengarsipan  surat  di  bagian  informatika  sekretariat  daerah kabupaten  garut  untuk  kemudahan  dalam  pengarsipan  surat  dan  pendisposisian  surat.  Dalam melakukan pengembangan aplikasi tersebut digunakan tahapan-tahapan atau model-model dengan menggunakan  metode  pengembangan  USDP  (Unified  Software  Development  Process)  yang meliputi  :  Model  Analisis  / Analysis ,  Model  Perancangan  / Design ,  Model  Implementasi / Implementation ,  Model  Penyebaran/ Deployment dan  Model  Pengujian  / Testing .  Pada  setiap tahapan  tersebut  menghasilkan  keluaran  seperti  yang  terdapat  pada  WBS  pada  kerangka  kerja konseptual sebelumnya.
Adapun proses tercapainya tujuan dalam penelitian, hasil yang diperoleh dari tahapan-tahapan USDP Metode Pengembangan Perangkat Lunak serta mengikuti susunan kerangka kerja konseptual yang  terdapat  pada  kerangka  kerja  konseptual  dan  dapat  dilihat  pada  tabel  1.  Tabel  rincian  hasil tahapan  tersebut,  disesuaikan  dengan  teknis  pembuatan  model  pada  metode Unified  Software Development Process yang dibahas pada sub bab sebelumnya.

## Table 1 : Hasil Tahapan Pengembangan Aplikasi
Tahapan Pengembangan USDP Hasil 1. Model Analisis a. Requirement Analysis dengan wawancara b. Use case Diagram 1) Use case diagram Surat Masuk dan Surat Keluar 2) Use case diagram Disposisi 3) Use case diagram laporan 2. Model Perancangan a. Activity Diagram 1) Activity Diagram surat masuk dan surat keluar 2) Activity Diagram disposisi 3) Activity Diagram laporan b. Sequence Diagram 1) Sequence Diagram surat masuk dan surat keluar 2) Sequence Diagram disposisi 3) Sequence Diagram laporan c. Class Diagram 1) Class Akun, Class Akun ini memuat data Akun untuk login 2) Class  Unit,  Class  ini  memuat  data  instnasi  dari  mana  surat berasal 3) Class Jenis Surat, Class ini memuat data jenis surat 4) Class Surat Masuk, Class ini memuat data surat masuk 5) Class Surat Keluar, Class ini memuat data surat keluar 6) Class Disposisi, Class ini memuat data disposisi d. Relasi 1) Satu jenis surat memiliki banyak surat masuk, karena jenis surat merupakan data yang akan direlasikan ke data surat masuk.
2) Satu jenis surat memiliki banyak surat keluar, karena jenis surat merupakan data yang akan direlasikan ke data surat keluar.
e. Perancangan Antar Muka
a. Antarmuka Halaman Surat Masuk
b. Antarmuka Halaman Disposisi 3. Model Implementasi a. Model  Implementasi  dengan  menggunakan  PHP  sebagi  bahasa pemrograman
b. MySql pembuatan database c. Apache sebagai web server
4. Model Penyebaran a. Pada  tahap  penyebaran  ini  digunakan deployment  diagram menggambarkan  arsitektur  dari  perangkat  lunak,  dimana  aplikasi tersebut basisdatanya disimpan di server.
5. Model Pengujian
a. Model  pengujian  menggunakan black  box  testing yang  bertujuan apakah  fitur  yang  disediakan  dapat  berjalan  dengan  baik  serta memenuhi kebutuhan pengguna
Model  perancangan  yang  telah  dijelaskan  diatas,  merupakan  acuan  dalam  pembuatan prototype  aplikasi  yang  dihasilkan  pada  penelitian  ini.  Fitur-fitur  yang  tersedia  sesuai  dengan identifikasi permasalahan yang ada pada SETDA bagian informatika.
Aplikasi pengarsipan surat dibuat untuk menyelesaikan masalah-masalah yang teridentifikasi pada sistem yang berjalan, Aplikasi pengarsipan surat ini dapat mempermudah staf Bagian Umum SETDA  Bagian  Informatika  dalam  melakukan  pengarsipan  Surat  Masuk,  dan  Pimpinan  dapat melakukan pendisposisian surat dimana saja dan kapan saja, karena aplikasi ini akan bersifat online .
Gambar 2: Cetak laporan surat masuk atau keluar
Gambar 3: Cetak lembar disposisi
Pada  gambar  2  dan  3  Pencetakkan,  penyimpan  laporan  surat  masuk  dan  pencetakan  lembar disposisi  diatas,  merupakan  tampilan  dalam  melakukan  pencetakkan  laporan  dan  penyimpanan laporan yang terdapat pada aplikasi pengarsipan surat yang di sesuaikan dengan hasil observasi dan dokumentasi  yang berada di  SETDA  Bagian  Informatika Kab. Garut.  Adapun untuk  perancangan tersebut dapat digambarkan dalam diagram use case seperti berikut :
Bag. Umum
Laporan surat surat masuk atau surat keluar Pimpinan Pilih Cetak Laporan Data surat masuk atau Surat Keluar Gambar 4: use case diagram laporan :
Deskripsi use-case diagram Laporan :
a. Bagian umum memilih data surat masuk atau surat keluar
b. Bagian umum memilih laporan surat masuk atau surat keluar
c. Bagian umum memilih tombol cetak laporan pada table surat masuk atau surat keluar untuk mendapatkan laporan.
d. Pimpinan menerima hasil laporan surat masuk dan surat keluar
Bag. Umum Laporan Disposisi Pilih Data disposisi Kasubbag Cetak lembar disposisi
Gambar 5: use case diagram cetak disposisi : Deskripsi use-case diagram disposisi :
a. Bagian umum memilih data disposisi
b. Bagian  umum  mencetak  lembar  disposisi  kemudian  menyerahkan  lembar  disposisi  kepada kasubbag
c. Kasubbag menerima laporan berupa lembar disposisi.
Gambar 6: Activity diagram proses simpan dan cetak laporan surat masuk
Adapun penjelasan dari diagram aktivitas proses simpan dan cetak laporan surat masuk sebagai berikut :
a. Sistem menampilkan halaman utama
b. Bagian Umum memilih menu surat masuk.
c. Sistem menampilkan data surat masuk
d. Bagian umum memilih tombol cetak untuk mencetak laporan
e. Sistem akan langsung mencetak laporan.
f. Bagian umum memilih tombol simpan untuk menyimpan laporan.
g. Sistem akan menyimpan laporan dengan format pdf
Gambar 7: Activity diagram cetak disposisi
Dan untuk penjelasana aktivitas diagram cetak disposisi yaitu sebagai berikut :
a. Sistem menampilkan halaman utama
b. Bagian umum memilih menu data disposisi
c. Sistem menampilkan data disposisi
d. Bagian umum memilih data disposisi yang akan dicetak
e. Bagian umum memilih tombol cetak disposisi
f. Sistem mencetak data disposisi dalam bentuk lembar disposisi. Adapun untuk sekuensial diagram simpan dan cetak laporan surat masuk yaitu sebagai berikut
:
Untuk penjelasan dari sekuensial diagram di atas yaitu sebagai berikut :
a. Terlebih dahulu bagaian umum memilih menu data surat masuk.
b. Kemudian secara otomatis system akan menampilkan data laporan surat masuk
c. Bagian umum memilih tombol cetak laporan untuk mencetak laporan.
d. Sistem akan mencetak laporan.
e. Bagain umum memilih tombol simpan untuk menyimpan laporan dalam bentuk pdf.
f. Sistem akan meynimpan laporan dalam bentuk pdf.
Gambar 9 Sequence diagram Cetak Disposisi
Berikut penjelasan dari sequence diagram cetak disposisi :
a. Bagian umum memilih menu data disposis
b. Sistem menampilkan data disposisi
c. Bagian umum memilih tombol cetak pada data disposis yang akan di cetak
d. System menampilkan data disposisi yang akan di cetak dalam bentuk lembar disposisi.
e. Bagian milih tombol cetak dokumen untuk mencetak lembar disposisi
f. Sistem secara otomatis akan mencetak dokumen.
Dengan demikian,aplikasi pengarsipan surat ini dapat mengatasi masalah-masalah yang ada pada instansi tersebut.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN

## A. Kesimpulan
Melihat dari teori beserta penyelesaian masalah terhadap perancangan, analisis dan pengujian program aplikasi pengarsipan surat di SETDA Bagian Informatika Kabupaten Garut, dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Dengan  adanya  aplikasi  tersebut,  dapat  mempermudah  staf  Bagian  Umum  SETDA  Bagian Informatika dalam melakukan pengarsipan surat.
2. Aplikasi  dapat  melakukan  penyimpanan,  dan  pencetakan  laporan  data  surat  masuk,  surat keluar dan pendisposisian.
3. Pimpinan SETDA Bagian Informatika dapat melakukan pendisposisian surat dimana saja dan kapan saja karena aplikasi pengarsipan surat diterapakan secara online.
4. Staf Bagian Umum Bagian Informatika SETDA Kabupaten Garut dapat lebih mengefektifkan waktunya, dalam melakukan pelaporan terkait surat masuk, surat keluar dan pendisposisian.

## B. Saran
Adapun saran dari hasil perancangan dan analisis program aplikasi pengarsipan surat ini yaitu
agar hasil pendisposisian yang telah dilakukan dapat langsung disampaikan melalui e-mail kepada kepala subbag di Bagian Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten Garut.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  bapak  dan  ibu  tercinta  yang  telah  memberikan dukungan  moril  dan  materil  kepada  penulis  dari  sejak  dalam  kandungan  hingga  sampai  saat  ini. Juga  untuk  Bapak  Rinda  Cahyana,  MT  selaku  pembimbing  yang  telah  memberikan  pengarahan, fikiran, waktu dan tenaganya selama proses bimbingan menyelesaikan tugas akhir.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Nuryani,  S.  (2010).  “ Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat  di  Dinas  Ketenagakerjaan Kabupaten Garut ”. Garut :STT-Garut [2]  Hendrayudi.  (2010).  “ VB  2008  Untuk  Berbagai  Keperluan  Pemrograman ”.  Jakarta  :  Elex Media Komputindo
[3]  Pramana,  H.W  (2007).  “ Kunci  Sukses  Penjualan  Access  2003 ”.  Jakarta  :  Elex  Media Komputindo
[4]  Sopyan, I. (2008)“ Manajemen Administrasi Perkantoran ”. Kanisius : Yogyakarta