## Jurnal Informatika Terpadu
https://journal.nurulfikri.ac.id/index.php/JIT ISSN ONLINE : 2460-8998

## ANALISIS DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SDM BERBASISKAN ORANGEHRM DI SDIT AL QUDWAH
Afifah Sausan 1 , Rusmanto 2
1, 2 Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri Jakarta Selatan, DKI Jakarta, Indonesia 12640 afifahsausan96@gmail.com , rusmanto@gmail.com

## Abstract
Human Resource Information System (HRIS) is an information system to support the activities of managers in the human resource function. This function was formerly known as the function of the personnel department, which is now renaming the  HR  function  to  show  that  people  in  the  organization  are  an  essential  economic  resource (Jogiyanto  HM,  2005: 249). This  study  aims  to  implement  an  HR  Information  System  using  OrangeHRM  to  document  data,  especially  on employee performance appraisals at SDIT Al-Qudwah , knowing the results of implementing HR Information Systems using OrangeHRM regarding employee performance appraisal SDIT Al-Qudwah to reduce paper use and direct meetings. With the  teacher  being  assessed  and  knowing  the  value  of  the  benefits  of  OrangeHRM  for  employee  performance  appraisal at SDIT Al-Qudwah . The stages in this research are a preliminary study, analysis and design, implementation, testing, and concluding.  The  results  of  this  study  are  the  implementation  of  OrangeHRM  in  the  HR  department  of SDIT  Al- Qudwah can  document  data,  especially  teacher  performance  appraisal  data  in  the  Performance  and  PIM  modules, OrangeHRM can reduce the process of meeting directly with the teacher in question in the performance appraisal process with the number of answers agreeing 64%, reducing paper usage, reducing teacher performance appraisal process time and OrangeHRM is very useful in the teacher performance appraisal process at SDIT Al-Qudwah .
Keywords: Teacher Performance Assessment, Human Resource Information System, OrangeHRM, SDIT Al-Qudwah

## Abstrak
Human  Resource  Information  System  (HRIS) adalah  sistem  informasi  untuk  mendukung  kegiatan-kegiatan  manajer  di fungsi  sumber daya manusia.  Fungsi  ini  dulunya  bernama fungsi  departemen  personalia,  yang  sekarang diubah  namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukkan bahwa manusia di dalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting (Jogiyanto  HM,  2005:249).  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengimplementasikan  Sistem  Informasi  SDM  menggunakan OrangeHRM  untuk  mendokumentasikan  data  khususnya  pada  penilaian  kinerja  karyawan  di  SDIT  Al-  Qudwah, mengetahui  hasil  dari  implementasi  Sistem  Informasi  SDM  menggunakan  OrangeHRM  dalam  hal  penilaian  kinerja karyawan  di  SDIT  Al-Qudwah  untuk mengurangi  penggunaan  kertas  dan  pertemuan  langsung  dengan guru yang dinilai, dan  mengetahui  nilai  manfaat  dari  OrangeHRM  untuk  penilaian  kinerja  karyawan  di  SDIT  Al-Qudwah.  Tahapan  dalam penelitian ini adalah studi pendahuluan, analisis dan perancangan, implementasi, uji coba, dan penarikan kesimpulan. Hasil dari  penelitian  ini  adalah  Implementasi  OrangeHRM  di  bagian  SDM  SDIT  Al-Qudwah  dapat  mendokumentasikan  data khususnya  data  penilaian  kinerja  guru  di  dalam  modul Performance dan  PIM,  OrangeHRM  dapat  mengurangi  proses pertemuan  langsung  dengan  guru  yang  bersangkutan  pada  proses  penilaian  kinerja  dengan  jumlah  jawaban  setuju  64%, mengurangi penggunaan kertas, mengurangi waktu proses penilaian kinerja guru dan OrangeHRM sangat bermanfaat pada proses penilaian kinerja guru di SDIT Al-Qudwah.
Kata Kunci: Penilaian Kinerja Guru, Human Resource Information System, OrangeHRM , SDIT Al-Qudwah

## 1. PENDAHULUAN
Human  Resource  Information  System  (HRIS) adalah sistem  informasi  untuk  mendukung  kegiatan-  kegiatan manajer  di  fungsi  sumber  daya  manusia.  Fungsi  ini dulunya  bernama  fungsi  departemen  personalia,  yang sekarang  diubah  namanya  menjadi  fungsi  SDM  untuk menunjukkan  bahwa  manusia  di  dalam  organisasi  adalah sumber  daya  ekonomis  yang  penting  [1].  Salah  satu lembaga  pendidikan  yang  memiliki  bidang  manajemen SDM adalah SDIT Al- Qudwah. Manajemen SDM adalah suatu  proses  menangani  berbagai  masalah  pada  ruang lingkup  karyawan,  pegawai,  buruh,  manajer  dan  tenaga kerja  lainnya  untuk  dapat  menunjang  aktivitas  organisasi atau  perusahaan  demi  mencapai  tujuan  yang  telah ditentukan  [2].  Berdasarkan  informasi  yang  telah diberikan  oleh  Manajer  SDM  SDIT  Al-Qudwah  saat  ini bagian  SDM  SDIT  Al-Qudwah  masih  menggunakan metode  manual  dalam  pengelolaannya  dan  belum menggunakan sistem informasi.
Penilaian  kinerja  merupakan  evaluasi  atau  penilaian formal  terhadap  prestasi  atau  kinerja  karyawan.Penilaian tersebut  dapat  dilakukan  secara  informal,  misal  manajer menegur  kesalahan  karyawan  atau  memuji  karyawan apabila  berhasil    menyelesaikan  suatu  pekerjaan  dengan baik. Informasi informal seperti ini mempunyai keuntungan  karena  karyawan  dapat  memperoleh  umpan balik dengan cepat, langsung setelah karyawan melakukan kesalahan  atau  berhasil  menjalankan  tugas  [3].  Sampai saat  ini,  metode  yang  dilakukan  oleh  bagian  SDM  untuk menilai  kinerja  karyawan  masih  menggunakan  rapor manual  yang  berbentuk  buku.  Sehingga  memungkinkan sesuatu yang tidak diinginkan terjadi seperti rusak, hilang, tercecer,  dan  lain  sebagainya  terhadap  penilaian  kinerja tersebut karena masih berbentuk buku dan tidak memiliki dokumentasi  yang  baik.  Selain  itu,  Manajer  SDM  juga harus  bertemu  langsung  dengan  guru  yang  dinilai  untuk melakukan  pengecekan  sesuai  dengan  penilaiannya.  Hal ini  cukup  menyulitkan    Manajer  SDM  untuk  membagi waktu bertemu dengan setiap guru yang dinilai.
Salah  satu  cara  agar  penilaian  kinerja  karyawan  di  SDIT Al-Qudwah  dapat  terlaksana  dan  terdokumentasi  dengan baik  yaitu  dengan  cara  mengimplementasikan  sistem informasi  pada  bidang  SDM.  Sistem  Informasi  SDM adalah  sistem  terintegrasi  yang  menyediakan  informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu pegawai dimasukkan ke dalam sistem, dan pengurangan  yang  sesuai  da  penyesuaian  karyawan lainnya  akan  tercermin  dalam  cek  gaji  akhir  [4].  Dengan implementasi  tersebut,  semua  data  baik  data  pribadi  guru dan  data  penilaian  terdokumentasi  dalam  satu  sistem. Dengan demikian bagian SDM tidak membutuhkan kertas ataupun  buku  rapor  lagi  dan  memiliki  dokumentasi  yang
baik  dalam  penilaian  kinerja  karyawan  serta  dapat memangkas waktu untuk bertemu langsung dengan setiap guru yang dinilai.
Implementasi  sistem  informasi  yang  digunakan  adalah OrangeHRM. OrangeHRM merupakan solusi open source yang ditemukan, dimana solusi ini sangat relevan dengan kebutuhan  pengelolaan  HR (Human  Resource) atau sumber  daya  manusia.  OrangeHRM  adalah  generasi terbaru sistem pengelolaan SDM (Sumber Daya Manusia) berbasis web .  OrangeHRM  akan  membantu  dalam mengelola  aset  terpenting  perusahaan,  yaitu  sumber  daya manusia [5].
Rumusan  masalah  dari  penelitian  ini  adalah  “Bagaimana OrangeHRM  dapat  mendokumentasikan  data  khususnya pada  penilaian  kinerja  karyawan  di  SDIT  Al-Qudwah?”, Apakah OrangeHRM dapat mengurangi proses pertemuan langsung  dengan  guru  yang  dinilai  untuk  melakukan pengecekan  sesuai  penilaiannya  pada  penilaian  kinerja karyawan  di  SDIT  Al-Qudwah?”  dan  “Bagaimana  nilai manfaat  dari  OrangeHRM  untuk  penilaian  kinerja karyawan  di  SDIT  Al-Qudwah?”.  Setelah  penelitian  ini dilakukan  diharapkan  dapat  mengurangi  penggunaan kertas  pada  penilaian  kinerja  karyawan  di  bagian  SDM SDIT Al-Qudwah, penilaian kinerja karyawan terdokumentasi  dengan  baik  dalam  Sistem  Informasi SDM,  data  karyawan  terintegrasi  dengan  baik  dan mengurangi  proses  penilaian  kinerja  melalui  pertemuan langsung  dengan  guru  yang  dinilai  untuk  pengecekan penilaian.

## 2. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  menggunakan  metode diagram  alir  yang  terdiri  dari  studi  pendahuluan  berupa wawancara  dengan  manajer  SDM  SDIT  Al-Qudwah, analisis hasil wawancara kemudian melakukan perancangan  sistem  sesuai  hasil  analisis.  Selanjutnya implementasi sistem.
Tahapan selanjutnya adalah uji coba dengan menggunakan  metode Black  Box .  Kemudian  tahapn diakhiri  dengan  penarikan  kesimpulan  dan  rekomendasi dari  penelitian  yang  sudah  dilakukan  agar  dapat melakukan penelitian yang lebih baik dalam implementasi Sistem  Informasi  Sumber  Daya  Manusia  di  SDIT  Al- Qudwah.
Penelitian  ini    termasuk    ke    dalam    jenis  penelitian implementasi  sistem.  Sistem  yang  diimplementasikan yaitu  Sistem  Informasi  SDM  dengan  menggunakan OrangeHRM.  Metode  penelitian  ini  adalah  kuantitatif deskriptif. Penelitian dilakukan di SDIT Al-Qudwah.

## 3. HASIL PENELITIAN
Pada  bab  ini  akan  dibahas  mengenai  analisis  hasil  studi lapangan, analisis masalah, analisis usulan perbaikan, dan perancangan yang terdiri dari SRS (Software Requirement Spesification) dan Use Case Diagram.
3.1   Analisis Hasil Studi Lapangan
Pada  bagian  ini  akan  dibahas  hasil  dari  studi  lapangan proses  penilaian  kinerja  yang  terjadi    pada  saat  ini  di SDIT  Al-Qudwah.  Selain  itu sub  bab  ini  juga  membahas kebutuhan  SDIT  Al-  Qudwah  terhadap  sistem  informasi SDM  untuk  menangani  proses  penilaian kinerja  gurunya. Selama ini proses penilaian kinerja karyawan di SDIT Al- Qudwah  menggunakan  cara  manual  yang  disebut  raport guru.  Setiap  semester  Manajer  SDM  SDIT  Al-Qudwah melakukan  supervisi  (monitoring  dan  evaluasi)  bagi  para karyawannya  dan  dari  supervisi  tersebut  menghasilkan nilai  yang  akan  dijadikan  rekomendasi  kepada  yayasan misalnya  dari  satu  guru  yang  telah  disupervisi  dan mendapat nilai baik maka gajinya akan dinaikkan. Selain itu,  Manajer  SDM  SDIT  Al-Qudwah  dapat  memberikan pelatihan yang tepat bagi setiap guru.
Supervisi  dilakukan  oleh  Manajer  SDM  SDIT  Al- Qudwah  dengan  merujuk  kepada  KPI  yang  sudah ditentukan.  KPI (Key  Performance  Indicator) terbagi menjadi  4  kompetensi  yaitu  kompetensi  professional, kompetensi pedagogi, kompetensi pribadi dan kompetensi sosial. Dari hasil wawancara dengan Manajer SDM SDIT Al-Qudwah  proses  penilaian  diawali  dengan  melihat presensi setiap guru sehingga mendapatkan total presensi dan  kemudian  dari  total  presensi  tersebut  dilanjutkan dengan  penilaian  kinerja  terhadap  4  kompetensi  yang menjadi  KPI (Key  Performance  Indicator) .  Misalkan setiap kompetensi maksimal memiliki nilai 10 berarti nilai yang harus dipenuhi oleh guru maksimal 40.
Penilaian  tersebut  dilakukan  oleh  Kepala  Unit  kemudian dilaporkan  ke  Manajer  SDM  sehingga  dapat  mengetahui total  gaji  yang  didapatkan  bulan  tersebut,  prestasi  yang dihasilkan  dan  pelatihan  yang  dibutuhkan  oleh  guru. Selain  penilaian  yang  dilakukan  oleh  Kepala  Unit  dan Manajer  SDM,  siswa  juga  menilai  melalui  observasi selama  proses  belajar  mengajar  di  kelas.  Observasi  yang dilakukan  siswa  hanya  tambahan  penilaian  saja. Observasi  tersebut  bertujuan  untuk  menemukan  sesuatu yang dilakukan oleh guru ketika di kelas.
Setelah  dilakukan  penilaian  oleh  Manajer  SDM,  guru akan  mendapatkan  jumlah  nilai  dengan  kesimpulan sebagai  berikut  :  tidak  sesuai,  sesuai  sebagian  dan  sesuai seluruhnya. Kemudian diberikan komentar atau rekomendasi  terhadap  RPP  (Rencana  Pelaksanaan Pembelajaran)  secara  umum.  Sepuluh  bagian  penilaian tersebut  terbagi  menjadi  4  KPI (Key  Performance
Indicator) yang  sudah disebutkan  sebelumnya.  Setelah dilakukan  penilaian  kemudian  dilakukan  pengecekan langsung kepada guru yang dinilai.

## 3.2 Analisis Masalah
Berdasarkan  hasil  analisis  proses  penilaian  kinerja  yang ada  di  SDIT  Al-Qudwah,  masih  terdapat  beberapa permasalahan di antaranya sebagai berikut.
1. Tidak  adanya  dokumentasi  yang  baik  untuk penilaian  kinerja  guru  dan database guru  karena masih menggunakan kertas;
2. Memerlukan  waktu  untuk  tatap  muka  dengan  guru yang bersangkutan ketika proses penilaian agar guru yang bersangkutan dapat mengecek langsung;
3. Proses  penilaian  tidak  sesuai  dengan  waktu  yang telah  ditentukan  karena  membutuhkan  waktu  cukup lama  ketika  proses  penilaian,  sehingga  yang seharusnya  dilakukan  tiga  kali  penilaian  menjadi hanya satu kali penilaian.
3.3 Analisis Usulan Perbaikan
Usulan pemecahan masalah terhadap pengelolaan SDM di SDIT Al-Qudwah, anatar lain:
1. Menggunakan  OrangeHRM  dalam  mengelola  SDM di  bagian  SDM  SDIT  Al-Qudwah  dengan  modul PIM, ESS, Time dan Performance.
2. Melakukan  presensi  pada  modul Time agar terdokumentasi dengan baik.
3. Melakukan penilaian dengan modul Performance.
4. Menyimpan data personal guru pada modul PIM.

## 3.4 Perancangan
Perancangan dilakukan setelah penulis selesai melakukan analisis  masalah  tersebut.  Perancangan  yang  dilakukan terdiri  dari  SRS (Software  Requirement  Spesification) diantaranya  kebutuhan  fungsional,  kebutuhan  non fungsional  dan  kebutuhan  data.  Kemudian Use  case Diagram dan Activity Diagram .
Berdasarkan  kebutuhan  fungsional  terdiri  dari  dua  aktor yang terlibat dari penelitian ini yaitu Manajer SDM yang juga sebagai admin dapat melakukan login , mengatur role user ,  melakukan  penilaian  dan  membuat  data  personal guru.  Kemudian  actor  selanjutnya  yaitu  Guru  yang  dapat melakukan login ,  melakukan  presensi  dan  melakukan penilaian  terhadap  dirinya  dan  melihat  penilaian  yang dilakukan oleh Manajer SDM SDIT Al- Qudwah.
Selanjutnya  terdapat Use  Case utama  dari  aplikasi OrangeHRM  yang  sesuai  dengan  SRS  yang  telah ditentukan  di  perancangan  sebelumnya. Use  Case utama tersebut  merupakan  acuan  untuk  merancang Activity Diagram yang merupakan rincian aktivitas dari setiap Use case.

## 4. IMPLEMENTASI
Berikut  merupakan  hasil    implementasi  OrangeHRM  di SDIT  Al-Qudwah.  Implementasi  tersebut  memiliki  tiga fitur utama yaitu sebagai berikut.
1. Memasukkan data personal guru ke dalam OrangeHRM dengan modul PIM.
Gambar 1. Memasukkan data personal guru ke dalam OrangeHRM dengan modul PIM
Pada  tampilan  ini,  manajer  SDM  dapat  memasukkan data  personal  guru  SDIT  Al-Qudwah.  Setelah  data tersebut  dimasukkan,  maka  bagian  SDM  SDIT  Al- Qudwah  memiliki database data  guru  yang  baik karena terdokumentasi dalam OrangeHRM.

## 2. Melakukan penjadwalan penilaian guru

## Gambar 2. Melakukan penjadwalan penilaian
Sebelum  melakukan  penilaian,  Manajer  SDM  harus membuat  jadwal  penilaian  guru.  Kemudian  setelah jadwalnya,  maka  Manajer  SDM  dapat  melakukan penilaian selama masa penilaian.
3. Melakukan Penilaian
Gambar 3. Melakukan Penilaian (1)
Gambar 4. Melakukan Penilaian (2)
Pada  tampilan  ini,  Manajer  SDM  SDIT  Al-Qudwah dapat  melakukan  penilaian  yang  sesuai  dengan  KPI yang  telah  dimasukkan  ke  dalam  OrangeHRM.  Hasil akhirnya berupa Final Rating, komentar dan pelatihan yang dibutuhkan serta prestasi apa yang didapatkan.

## 5. DISKUSI DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan dari hasil implementasi yang telah dilakukan, maka terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika akan  memasukkan  data  personal  guru  ke  dalam OrangeHRM  yaitu  admin  harus  memasukkan  data personal  dengan  selengkap-lengkapnya  sesuai  aplikasi OrangeHRM.  Selain  itu,  seringnya  lupa  untuk  mengisi bagian Report-to. Hal  itu  menyebabkan  menghambatnya ketika  proses  penilaian  guru.  Karena Report-to itu biasanya  tidak  diperhatikan  oleh  admin  karena  terfokus dengan  data  personal  lainnya  seperti Personal  Detail, Contact Detail, Job dan Salary.
Selain  itu  ketika  admin  memberikan username dan password dalam  modul  Admin  kepada  setiap  guru, hendaknya disesuaikan  dengan  keinginan  guru  agar  tidak terjadi  hal  yang  tidak  diinginkan  seperti  lupa username guru  karena  tidak  dicatat  terlebih  dahulu.  Tetapi  akan berbeda  halnya  ketika  guru  yang  menentukan username sendiri  maka  akan  menjadi  tanggung  jawab  bagi  setiap guru tersebut.
Pada saat melakukan penilaian pada modul Performance, harus  dibuat  jadwal  penilaian  terlebih  dahulu  oleh  admin kepada  guru  yang  akan  dinilai.  Karena  jika  tidak
diberikan  jadwal  penilaian,  maka  tidak  akan  dapat dilakukan penilaian oleh admin.

## 6. KESIMPULAN DAN SARAN
Penelitian yang telah dilakukan menghasilkan kesimpulan bahwa  implementasi  OrangeHRM  di  bagian  SDM  SDIT Al-Qudwah  dapat  mendokumentasikan  data  penilaian kinerja  guru  dengan  modul Performance dan  data personal  guru  dengan  modul  PIM,  OrangeHRM  dapat mengurangi  pertemuan  langsung  dengan  guru  yang bersangkutan  dalam  proses  penilaian  kinerja  guru  dan OrangeHRM  bermanfaat  dalam  proses  penilaian  kinerja guru di SDIT Al-Qudwah.
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  dilakukan  penulis, terdapat beberapa saran untuk penelitian selanjutnya yaitu memperbanyak  target  karyawan  yang  akan  dikelola menggunakan OrangeHRM seperti Tata Usaha dan Office Boy. Selain  itu  diharapkan  pada  penelitian  selanjutnya, implementasi  sistem  informasi  SDM  menggunakan OrangeHRM lebih luas lagi, tidak hanya membatasi pada modul Performance, Time, Admin dan PIM saja tapi juga Recruitment dan Leave .

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Rusmanto, “Analisis  Implementasi  Sistem Informasi  Manajemen  SDM  OrangeHRM,  Studi Kasus  Bagian  Kepegawaian  STT  NF,”  Jurnal Informatika Terpadu, 2015.
[2] Amirullah,  “Pengantar  Manajemen,”  Jakarta: Mitra Wacana Media, 2015.
[3] I.  K.  Rachmawati,  “Manajemen  Sumber  Daya Manusia,” Yogyakarta: C.V Andi OFFSET, 2008.
[4] Sedarmayanti, “Manajemen Sumber Daya Manusia  Reformasi  Birokrasi  dan  Manajemen Pegawai Negeri Sipil,” Edisi Revisi, Bandung: PT Refika Aditama, 2017.
[5] J.  Luhukay,  “Analisis  Penerapan  Aplikasi OrangeHRM  pada  Departemen Human  Resource Development (Studi  Kasus:  Departemen  HRD Bakrie Microfinance Indonesia),” 2012.