e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Manfaat Record Management untuk Penulisan Karya Ilmiah Studi Penerimaan Metadata Reference Management Software Zotero di UIN Malang
Benefits of Record Management for Scientific Writing (Study of Metadata Reception of Zotero Reference Management Software in UIN Malang)
Moch. Fikriansyah Wicaksono 1 & Muhammad Rifky Nurpratama Program Studi Manajemen Informasi dan Perpustakaan Sekolah Pascasarjana, Universitas Gadjah Mada

## Abstrak
Semakin banyak penciptaan arsip oleh individu atau organisasi, ditambah pula dengan bentuk record yang mengalami perubahan dari cetak ke elektronik hingga ke bagian terkecilnya yaitu metadata. Metadata sendiri menjadi bagian dari sebuah record sebagai profil record tersebut. Maka  dari  itu,  keperluan  untuk  melakukan  record  management  metadata,  khususnya  bagi mahasiswa yang memiliki kebutuhan pencatatan referensi dan sitasi. Untuk membantu record management metadata,  dapat  menggunakan  alat  atau  software  yaitu  reference  management software,  salah  satunya  bernama  zotero.  Tujuan  artikel  ini  adalah  menggambarkan  manfaat record management untuk penulisan karya ilmiah bagi mahasiswa khususnya pada program studi  biologi  di  UIN  Malik  Ibrahim  Malang.  Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah deskritpif  dengan  pendekatan  kuantitatif.  Untuk  menambah  kedalaman  jawaban  dari responden,  kita  menggunakan  tambahan  data  dengan  melakukan  wawancara.  Populasi  yang dipilih adalah mahasiswa angkatan 2012 hingga 2014 sebanyak 322. Kriteria tersebut dipilih karena pengenalan dan penggunaan reference management software zotero dilakukan mulai tiga tahun tersebut. Teknik pengambilan sampel menggunakan systematic random sampling. Responden  dalam  penelitian  ini  sebanyak  80,  yang  didadapat  dari  rumus  yamane.  Hasil penelitian ini didapat bahwa sebesar 70% menyatakan setuju bahwa menggunakan reference management  software dapat  menghemat  waktu  dan  tenaga  dalam  menyimpan  metadata  file digital mereka, 71% menyatakan setuju apabila metadata digital dapat dengan cepat disimpan kedalam RMS, 65% menyatakan setuju mengenai kemudahan menyimpan metadata ke dalam reference  management  software ,  sebesar  70%  menyatakan  setuju  ketika  mendapatkan kemudahan  mengkonfersikan  metadata  menjadi  kutipan  dan  daftar  pustaka,  56,6% menyatakan setuju bahwa metadata yang tersimpan di dalam reference management software dapat  di  edit,  73,8%  menyakan  setuju  bahwa  menggunakan  metadata  akan  mempermudah penulisan kutipan dan daftar pustaka
Kata kunci : manajemen rekod, metadata, perangkat lunak manajemen referensi, zotero
1 Korespondensi:  Moch.  Fikriansyah  Wicaksono.  Program  Studi  Manajemen  Informasi  dan Perpustakaan, Sekolah Pascasarjana, Universitas Gadjah Mada. Jalan Teknika Utara, Sleman, Yogyakarta. Email: fikriansyahw24@gmail.com
e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL

## Abstract
Record creation and management by individuals or organizations grows rapidly, particularly the  change  from  print  to  electronics,  and  the  smallest  part  of  record  (metadata).  Therefore, there is  a need to  perform  record management  metadata,  particularly  for students  who have the  needs  of  recording  references  and  citation.  Reference  management  software  (RMS)  is  a software  to  help  reference  management,  one  of  them  named  zotero.  The  purpose  of  this article is to describe the benefits of record management for the writing of scientific papers for students,  especially  on  biology  study  program  in  UIN  Malik  Ibrahim  Malang.  The  type  of research used is descriptive with quantitative approach. To increase the depth of respondents' answers,  we  used  additional  data  by  conducting  interviews.  The  selected  population  is  322 students,  class of 2012 to 2014, using random  sampling. The  selection  criteria were chosen because the introduction and use of reference management software, zotero have started since three years ago.  Respondents in this study as many as 80 people, which is obtained from the formula  Yamane.  The  results  showed  that  70%  agreed  that  using  reference  management software saved time and energy in managing digital file metadata, 71% agreed that if digital metadata can be quickly stored into  RMS, 65% agreed on the ease of storing metadata  into the reference management software, 70% agreed when it was easy to configure metadata to quote  and  bibliography,  56.6%  agreed  that  the  metadata  stored  in  reference  management software  could  be  edited,  73.8%  agreed  that  using  metadata  will  make  it  easier  to  write quotes and bibliography.
Keyword : record management, metadata, reference management software, zotero
Penciptaan  record  saat  ini  menghasilkan  beragam  bentuk,  mulai  dari  cetak  hingga elektronik.  Tidak  hanya  bentuknya  yang  beragam,  tetapi  juga  kuantitas  penciptaannya  yang semakin  banyak.  Penciptaan  record  seperti  itu,  dialami  oleh  semua  individu  dan  organisasi, salah  satunya  para  akademisi.  Mereka  akan  selalu  memproduksi,  memperoleh  arsip  dan rekaman  baru  setiap  perkuliahan  atau  semacamnya.  Dengan  seiringnya  tuntutan  dan penggunaan  teknologi  informasi  saat  ini, record yang  mereka  ciptakan  maupun  dapatkan cenderung  bersifat  digital,  contoh  arsip  yang  dihasilkan  seperti  foto,  email,  artikel  jurnal, poster bahkan hingga komponen terkecil dari record tersebut yaitu metadata.
Bentuk record atau  rekaman  digital  yang  dikelola  dengan  baik  akan  memberikan pengaruh  positif  pada  individu  ataupun  organisasi,  mulai  dari  pencarian,  penemuan, pengolahan  hingga  penggunaannya.  Bagian  terkecil  dari  sebuah  rekaman  yang  memiliki bentuk digital adalah metadata, dimana metadata ini berfungsi untuk menjelaskan dari data- data  yang  dicari,  disimpan  dan  dikelola  oleh  individu  atau  organisasi.  Metadata  menurut ISO15489-1 Information  and  Documentation  -  Records  Management standar  pengelolaan catatan internasional pertama, mendefinisikan metadata sebagai “data  yang menggambarkan konteks,  konten,  dan  struktur  catatan  dan  pengelolaannya  sepanjang  waktu”  (Franks,  Ph,  & Kunde, 2006). Secara detail, menurut National Information Standards Organization metadata adalah  informasi  terstruktur  yang  mendeskripsikan,  menjelaskan,  menempatkan,  atau membuat  lebih  mudah  untuk  mengambil,  menggunakan,  atau  mengelola  sebuah  sumber informasi.
Ada  alat  untuk  memudahkan  mengelola record yaitu  melalui reference  management software , di dalam reference management software terdapat elemen penting berupa metadata. Reference management software sendiri merupakan istilah yang muncul sekitar 25 tahun lalu

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
yang  fungsinya  memungkinkan  pengguna  untuk  melakukan  kegiatan  pengelolaan  referensi (sitasi dan daftar pustaka) dengan baik. Hal ini sangat berbeda ketika peneliti, dosen ataupun akademisi  menuliskan  daftar  pustaka  dan  kutipan  secara  manual  tanpa  adanya  alat  bantu. Sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan penulisan masih sangat tinggi. Pendapat tersebut didukung dengan penelitian tentang ketepatan penggunaan citation dan reference pada 3 jenis jurnal  yang  dilakukan  oleh  Gatten  (dalam  Wicaksono,  2015).  Hasil  penelitian  tersebut melaporkan  bahwa  49%  dari  217  artikel  jurnal  yang  diverifikasi  dengan  sumber  aslinya (judul,nama pengarang, judul jurnal, pemberian nomor, volume dan tahun) terjadi kesalahan dalam  penulisannya.  Penelitian  lain  yang  dilakukan  Aronsky,  Ransom,  &  Robinson  (2005) menyatakan  bahwa reference  management  software mengurangi  pekerjaan  yang menyusahkan bagi  para  peneliti untuk  mengedit, memeriksa bacaan dan  menghindari error . Hasil  studi  ini  menunjukkan  bahwa reference  management  software dapat  membuat  lebih akurat dalam pembuatan referensi dan sitasi daripada sistem manual.
Bagaimanakah  kaitan  antara record  management dengan reference  management software ini?.  Dimulai  dari,  pengertian record  management menurut  Hasugian  &  Si  (2003) yaitu  tentang  mengendalikan  catatan  dalam  kesatuan  komprehensif  yang  terdiri  dari kebijakan,  prosedur,  sistem,  proses  dan  perilaku.  Bersama-sama  memastikan  bahwa  bukti tindakan  dan  keputusan  yang  dapat  diandalkan  disimpan  dan  tetap  tersedia  untuk  referensi dan penggunaan bila diperlukan. Record Management beroperasi pada tingkat yang berbeda, pada  tingkat  pribadi, record management  adalah  tentang  individu  yang  menyimpan  catatan pekerjaan sehari-hari mereka, mengelola email mereka, hingga dokumen penting lainnya dan melakukannya  pengelolaan  sedemikian  rupa  sehingga  catatan  mereka  tetap  bisa  ditemukan dan digunakan saat dibutuhkan, bagi diri sendiri ataupun orang lain.
Praktek record  managament pada  tingkat  pribadi,  memiliki  keterkaitan  dengan reference management software, dimana alat ini lebih cenderung pada tingkat individu dalam mengelola  hasil  pekerjaan  mereka  atau  mencatat  referensi  yang  mereka  butuhkan  dan dapatkan,  terutama  terletak  pada  pengelolaan record yaitu  metadata  di  dalam reference management  software. Fungsi  utama  dari  sebuah  software  ini  adalah  mengambil  dan mengolah  metadata  dari  sumber-sumber  referensi online yang  kemudian  disimpan  dan digunakan  sebagai  alat  bantu  menuliskan  daftar  pustaka.  Secara  objektif  ada  semacam kesamaan  antara  kegiatan record  management dan reference  management  software yakni, mengumpulkan, mengolah dan menggunakannya kembali  untuk  keperluan individu  ataupun organisasi.
Di dalam penelitian ini, penulis secara khusus ingin melihat gambaran manfaat record management khususnya  metadata  dari reference  management  software zotero  oleh mahasiswa  Biologi  Universitas  Islam  Negeri  Maulana  Malik  Ibrahim.  Pemilihan reference management  software jenis  zotero  sendiri  dikarenakan  beberapa  alasan.  Zotero  merupakan salah  satu  model references  management  sofware yang free dengan  didukung  keuntungan ruang  penyimpanan  yang  besar.  Dari  segi import referensi,  model  zotero  tidak  serumit EndNote dan RefWork dan Zotero sangat compatible untuk berbagi referensi dengan sesama anggota. Pernyataan diatas didukung data perbandingan model-model RMS sebagai berikut :
e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Gambar 1. Perbandingan Model Reference Management Software (RMS). Sumber : (Böhner, Stöber, & Teichert, 2013)

## Metode Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  deskritpif  dengan pendekatan  kuantitatif,  dan  juga  untuk  menambah  kedalaman  jawaban  dari  responden, peneliti menggunakan tambahan data dengan melakukan wawancara. Lokasi penelitian yaitu pada  mahasiswa  biologi  Universitas  Islam  Negeri  Maulana  Malik  Ibrahim  Malang,  dengan popolasi  mahasiswa  angkatan  2012  hingga  2014  sebanyak  322.  Kriteria  tersebut  dipilih karena pengenalan dan penggunaan reference management software zotero dilakukan mulai tiga tahun tersebut. Sedangkan teknik pengambilan sampel menggunakan systematic random sampling. Kemudian  untuk  menentukan  jumlah  sampel  dalam  penelitian  ni  menggunakan rumus Yamane dengan hasil yang didapatkan sebanyak 80 responden.

## Hasil

## Record Management
Record merupakan informasi  yang dicatat dari hasil yang diciptakan, diterima dalam aktifitas  organisasi,  tanpa  melihat  apa  bentuk  dan  karakteristiknya.  Hasugian  &  Si  (2003) mengatakan  bahwa record adalah  setiap  lembaran  (catatan,  bahan  tertulis,  daftar,  rekaman dsb) dalam bentuk apapun yang berisi keterangan atau informasi sebagai bahan pembuktian ( nilai evidence). Menurutnya  ada  perbedaan  diantara record dan  dokumen,  secara  singkat dapat dibedakan bahwa semua record adalah dokumen namun tidak semua dokumen adalah record .  Untuk  menjaga  kelangsungan record tersebut  dan  menjaga  nilai evidence maka dilakukan record management .  Lalu  mengapa  hanya  sebuah record perlu  untuk  dikelola?, Hofman  (2000)  mengungkapkan  bahwa  ketika record tidak  terkelola,  maka  rata-rata  staff atau  individu  menghabiskan  waktu  hingga  10%  hanya  untuk  mencari  informasi  serta  ada resiko keamanan seperti terhapus, hilang atau rusak (corrupt) . Dengan  adanya  pernyataan  diatas, record  management menjadi  penting  untuk dilakukan. Record management dilakukan  untuk  menjalankan  proses  yang  konsisten  dalam memelihara  dan  melestarikan record tertentu,  terutama  yang  menyangkut  penelitian  ilmiah, data,  analisis  yang  bersifat  sensitif. Record  management juga  memberikan  pedoman penanganan dokumen untuk menghindari masalah terbuang, terhapus, hilang, terselip karena kesalahan media maupun kesalahan individu pengelolanya.
e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Fungsi  paling  utama  dari record management adalah  harus  mempertimbangkan elemen  praktis  dari  catatan  dengan  menghilangkan  beberapa  hambatan  seperti  kompleksitas prosedur akses atau banyak interpretasi isi record di masyarakat. Fungsi tersebut disesuaikan dengan bentuk dan karakteristik record baik cetak ataupun eletronik. Di era saat ini, bentuk yang  lebih  dominan  cenderung  pada record electronic yang  mana  diciptakan,  diakses  dan disimpan  pada  media  elektronik.  Jenis  dari record electronic contohnya  email, e-book , e- journal termasuk kontekstual record sesuai informasi yaitu metadata.

## Metadata di dalam Record Management
Metadata  didefinisikan  menurut  Kementrian  Komunikasi  dan  Informasi  Republik Indonesia  (dalam  Hofman,  2000)  adalah  informasi  berupa  atribut  mengenai  format  dan struktur  data  yang  telah  distandarisasi  untuk  mendeskripsikan  kandungan,  lokasi  dan  nilai data. Jika didefinisikan secara singkat, menurut Kennedy & Schauder (dalam Atkinson, 2002) metadata  adalah  sebuah  deskripsi  atau  profil  dari  sebuah  dokumen  atau  informasi  lain  dari sebuah objek. Bahkan  Department of Education  LINC Tasmania (2015)  menyatakan bahwa metadata  dan  pemetaan  apapun  adalah  “kontrol”  dari  sebuah record. Dapat  disimpulkan bahwa  metadata  merupakan  bagian  terkecil  dari  sebuah record yang  berupa  informasi mengenai profil record tersebut, yang berfungsi sebagai “kontrol” dari sebuah record. Pada umumnya, setiap individu yang memiliki dan menyimpan record bahkan hingga individu  pengelola record ,  cenderung  mengabaikan  apa  yang  namanya  metadata.  Dengan kata  lain,  berfokus  pada  seseorang  yang  memiliki  sebuah record ,  akan  selalu  berpikir bagaimana  menyimpan,  memilah,  mengelompokkan,  dan  mengelola  isi  hingga  bentuk  dari record tersebut, tanpa memperhatikan nilai evidence (bukti) dari record tersebut yaitu berupa metadata yang berisi judul, pengarang, hingga waktu dimana record tersebut diciptakan dan di revisi.
Pada dasarnya metadata  yang berisi  informasi detail  mengenai record tersebut  akan sangat  membantu  penentuan  paruh  hidup  hingga  sebagai  bukti  legalitas  dari  sebuah record . Mengapa  juga  diperlukan record  management metadata?,  seperti  yang  dikatakan  oleh Hofman  (2000)  bahwa  ada  dua  perspektif  mengenai  metadata  berhubungan  dengan record yaitu, pertama adalah metadata yang memposisikan dokumen atau catatan sebagai bagian dari proses  bisnis  (keduanya  dikomunikasikan  dan  digunakan),  dan  kedua  adalah  metadata  yang menunjukkan  pengelolaan  catatan  (yang  ditangkap  dan  disimpan).  Perspektif  tersebut  jelas terlihat  ketika  disaat  ini,  jenis  dan  bentuk record yang  berubah  dari  cetak  ke  elektronik, dimana sifat dari bentuk elektronik sendiri sangat mudah untuk dirubah atupun hilang.
Fungsi  dari record  management metadata  menurut  Department  of  Education  LINC Tasmania  (2015)  adalah  dapat  digunakan  untuk  mengidentifikasi,  mengotentikasi  dan mengkontekstualisasikan  catatan,  proses  dan  sistem  yang  menciptakan,  mengelola  dan menggunakannya.  Dengan  kata  lain record  management metadata  sebagai  cara  mengontrol record. Record  management metadata  mungkin  tidak  selalu  perlu  dibuat,  namun  hanya diidentifikasi pada sistem dan aplikasi perangkat lunak yang ada dan kemudian dikelola dari waktu ke waktu.
Melihat fungsi bahkan manfaat record management metadata diatas, maka diperlukan dan diharapkan ada kesadaran khususnya pada tiap-tiap individu  yang memiliki record dari hasil  rutinitasnya,  contoh  spesifiknya  adalah  mahasiswa  atau  akademisi,  untuk memperhatikan  dan  memasukkan  pengelolaan  metadata  dalam  aktifitas record management yang dilakukannya. Untuk membantu aktifitas record management metadata yang dilakukan tiap-tiap  individu  khususnya  akademisi,  dengan  bentuk record yang  populer  saat  ini  yaitu

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
elektronik,  maka  dapat  digunakan  alat  berupa  software  untuk  membantu.  Mengapa demikian?,  menurut  Hofman  (2000)  di  dalam  lingkungan  digital,  metadata  dikelola  dan disimpan  sebagian  besar  di  sistem  lain,  bukan  layaknya  tercetak  yang  otomatis  tertulis  di dokumen  tersebut.  Softaware  khusus  untuk  membantu  mengelola  metadata  dari record electronic yang  dimiliki  seperti  artikel  jurnal,  buku,  majalah  dan  file-file  berformat  pdf lainnya,  dengan  tujuan  mencatat  referensi,  populer  disebut  sebagai reference  management software.

## Reference Management Software
Munculnya Reference Management Software (RMS) sejak 25 tahun lalu atau dikenal juga  sebagai personal  bibliographic  software,  bibliographic  citation  management  software, citation manager telah  memberikan banyak kemudahan bagi  peneliti, dosen dan mahasiswa untuk  melakukan  kegiatan  pengelolaan  referensi  (Basak,  2014).  Perangkat  manajemen referensi  seperti  ini  bertujuan  untuk  memelihara  referensi  dari  metadata  digital  dan menggunakan  metadata  tersebut  untuk  menciptakan  bibliografi.  Hal  ini  tentu  sangat memudahkan  bagi  penulis  sebuah  karya  ilmiah  untuk  membaca,  menyimpan  daftar referensinya yang biasanya terdiri dari nama penulis, tahun terbit, dan judul jurnal artikel.
Tujuan  dari  manajemen  referensi  untuk  menyimpan,  mengatur  dan  memformat referensi  dalam  sebuah  teks  karya  ilmiah  dan  memudahkan  bagi  peneliti  untuk  melacak literatur  ilmiah  yang  sudah  didapatkan,  kemudian  membaca  dan  menggunakannya  dalam penulisan  bibliografi  karya  ilmiah.  Menurut  Aronsky,  Ransom,  &  Robinson  (2005)  (dalam Basak,  2014)  RMS  mengurangi  pekerjaan  yang  menyusahkan  bagi  para  peneliti  untuk mengedit, memeriksa bacaan, dan menghindari eror. Hasil studi Basak (2014) menunjukkan bahwa  RMS  dapat  membuat  lebih  akurat  dalam  pembuatan  referensi  dan  sitasi  daripada sistem  manual.  Berdasarkan  penelitian  Gatten  (2010)    melaporkan  bahwa  49%  dari  217 artikel  jurnal  yang diverifikasi  dengan sumber aslinya (judul, nama pengarang, judul jurnal, pemberian nomor, volume dan tahun) terjadi kesalahan dalam penulisan.
Reference  Management  Software dalam  membantu  para  penulis  dan  peneliti  adalah memiliki tiga fungsi dasar yaitu penelusuran, penyimpanan dan penulisan karya tulis ilmiah. Menurut McGeachin (2004) fitur-fitur yang tersedia dalam Reference Management Software memiliki  fungsi  antara  lain:  Menciptakan record  database dari  berbagai  jenis  sumber informasi  ilmiah  (artikel,buku, e-resources ,  prosiding,  bahan  pustaka,  audio  visual,  dll); Mengimpor record yang  terseleksi  dari  database  bibliografi  elektronik;  Menelusur  dan menemukan  kembali record dari database bibliografi  dan  catalog  online;  Memformat  sitasi dari berbagai jurnal  yang berbeda  yang memiliki berbagai  gayasitasi  yang berbeda pula dan menghasilkan  bibliografi record yang  lengkap  dalam  berbagai style ;  Mengintegrasikan dengan word prosessing seperti MS Word.
Kemudian  pada  tahun  2011,  perkembangan  fungsionalitas  RMS  terus  mengalami peningkatan  seperti  digambarkan  oleh  Gilmour  &  Cobus-Kuo  (2011)  bahwa  RMS  telah memiliki  fungsi-fungsi  yang  lebih  kompleks,  antara  lain:  Mengimpor  sitasi  dari  database bibliografi  dan  website;  Mengumpulkan  dan  mengambil  metadata  dari  file-file  PDF.; Menyediakan  organisasi  sitasi  dalam reference  manager  database; Menyediakan  anotasi sitasi;  Menyediakan  sharing database dengan  kolega;  Menyediakan  pertukaran  data  dengan hasil reference  manager lainnya  melalui  standart  metadata;  Menghasilkan  sitasi  terformat dalam  berbagai style; Menggunakan word  processing  software untuk  memfasilitasi in-text citation.
e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL

## Metadata di Reference Management Software Zotero
Menindaklanjuti record  management metadata  oleh  mahasiswa  melalui reference management  software zotero.  Penulis  fokus  pada  bagaimana  aksesibilitas  penggunaan reference  management sehingga  bermanfaat  bagi  mahasiswa  dalam  aktifitas record management metadata berupa sitasi referensinya. Ada 4 temuan penting dalam penelitian ini yaitu  kemudahan  menyimpan  metadata,  kemudahan  mengkonversikan  metadata  menjadi kutipan/daftar  pustaka,  kemudahan  mengedit  metadata  dan  kepercayaan  pada  penggunaan metadata. Lebih rinci akan dijelaskan pada tabel dibawah ini.
Tabel 1. Kemudahan Menyimpan Metadata Keterangan STS (1) TS (2) R (3) S (4) SS (5) Total Jml % Jml % Jml % Jml % Jml % Jml % Menghemat waktu dan tenaga menyimpan metadata file 0 0 2 2,5 22 27,5 47 58,8 9 11,3 80 100 Lebih cepat input metadata file ke zotero 0 0 7 8,8 16 20 44 55 13 16,3 80 100 Memudahkan menyimpan metadata file 0 0 4 5 23 28,8 43 53,8 10 12,5 80 100
Dari tabel di atas kita dapat diketahui bahwa sebanyak 56 responden atau sebesar 70% menyatakan  setuju  bahwa  menggunakan reference  management  software dapat  menghemat waktu dan tenaga dalam menyimpan metadata file digital mereka. Penggunaan software RMS ini  menghemat  waktu  pengguna, karena mereka  hanya  perlu melakukan  satu  klik pada fitur yang  disediakan  untuk  menyimpan  metadata.  Banyaknya    jawaban  setuju  dan  sangat  setuju didukung dengan data wawancara pada responden 1 sebegai berikut:
“itu  kadang  kalau  artikel  ilmiah  internasional  itu  ada  yang namanya  DOI  mas,  itu  kayak  kode  internasional  untuk  suatu artikel,  laa  kalau  pakai  zotero  itu  mudah  banget  nyimpen metadatanya, tinggal klik kanan atas di Mozilla semua informasi terkait  artikel  itu  otomatis  masuk  dalam  zotero  mas,  mulai pengarang, judul, tanggal, DOI nya jua, URL nya juga mas, jadi mudah banget semisal nyimpen metadata ini mas.”
Kemudian  pernyataan  kedua  mengenai  kecepatan  menggunakan reference management  software untuk  menyimpan  metadata  mendapat  respon  positif  dari  responden. Dimana responden sebanyak 57 atau 71% menyatakan setuju apabila metadata digital dapat dengan cepat  disimpan kedalam RMS. Temuan ini  diperdalam dengan data wawancara dari responden sebagai berikut:
“Iya mas lebih cepet kok, kalau semisal ninput data buku manual gitu  tinggal  nulis  aja  dikolomnya  mas,tapi  lumayan  lama
e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
waktunya,  harus  teliti  jg  jangan  sampai  salah,  kalau  yang  input dari  artikel  online  itu  tinggal  klik  simpan  aja  mas,  otomatis sudah tersimpan.”
Kemudian  pernyataan  ketiga  mengenai  kemudahan  menyimpan  metadata  ke  dalam reference management software. Pernyataan tersebut, ditanggapi sebanyak 53 responden atau sebesar  65%  yang  menyatakan  setuju.  Temuan  ini  diperdalam  dengan  data  wawancara  dari responden sebagai berikut:
“kalau  kita  nulis  daftar  pustaka  itukan  butuh  kayak  nama pengarang, judul buku, tahun terbitnya, penerbit, laa semisal kita pakek zotero itu nanti kalau nemuin artikel ilmiah di internet itu mudah  banget  disimpan  mas,  tinggal  klik  aja  gitu,  nanti  semua metadata itu akan tersimpan.”
Tabel 2. Kemudahan Mengkonversi Metadata Menjadi Kutipan/Daftar Pustaka Keterangan STS (1) TS (2) R (3) S (4) SS (5) Total Jml % Jml % Jml % Jml % Jml % Jml % Waktu singkat untuk import metadata menjadi daftar pustaka 0 0 0 0 24 30 38 47 18 22,5 80 100
Dari tabel di atas kita dapat mengetahui bahwa, sebanyak 56 responden atau sebesar 70% menyatakan setuju ketika mendapatkan kemudahan mengkonversikan metadata menjadi kutipan  dan  daftar  pustaka.  Mengingat  pentingnya  peran  metadata  dalam  menghasilkan bantuan  pada  penulisan  kutipan  dan  daftar  pustaka,  maka  tidak  heran  jika  para  responden sangat  setuju  dengan  pernyataan  ini.  Untuk  memperoleh  data  yang  lebih  mendalam  peneliti juga melakukan wawancara yang hasilnya seperti di bawah ini:
“iya  sama  juga  cepetnya  mas,  kalo  kita  udah  punya  metadata nya di zotero terus dipoakek buat daftar pustaka tinggal klik aja menu yang ada, otomatis keluar, nggak sampek semenit jadi mas, itu  lebih  efisien  banget  kalo  daftar  referensi  kita  banyak  mas, tinggal klik-klik aja, udah urut juga”
Tabel 3. Metadata Reference Management Software Dapat Diedit Keteranga n STS (1) TS (2) R (3) S (4) SS (5) Total Jml % Jml %
Jml % Jml % Jml % Jml % Metadata zotero dapat di edit 0 0 8 10 26 32,5 39 48,8 7 8,8 80 100
Berdasar  tabel  di  atas  kita  dapat  mengetahui  bahwa,  sebanyak  46  responden  atau sebesar  56,6%  menyatakan  setuju  bahwa  metadata  yang  tersimpan  di  dalam reference
e-ISSN 2442-5168                                                                                 Volume 3, Nomor 2, Juli – Desember  2017

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
management software dapat di edit, baik ditambah, diganti, dikurangi ataupun dihapus. Data ini juga diperdalam hasil wawancara dengan responden sebagai berikut:
“bisa diedit kok, jadi zotero ini menurutku fleksibel banget mas, semisal  mau  di  edit  gampang,  baik  metadata  dari  internet  atau yang manual mas”
Tabel 4. Kepercayaan Menggunakan Metadata Reference Management Software Keterangan STS (1)  TS (2) R (3) S (4) SS (5) Total Jm l %  Jm l %  Jml % Jm l % Jml % Jm l % Akan selalu menggunakan RMS dalam memasukkan metadata otomatis/manual 0 0 0 0 21 26,3 53 66,3 6 7,5 80 100
Dari  data  di  atas  dapat  diketahui  bahwa  responden  memiliki  respon  positif  terkait penggunaan metadata reference management software . Dimana sebanyak 59 responden atau sebesar  73,8%  menyakan  setuju  bahwa  menggunakan  metadata  akan  mempermudah menulisakan  kutipan  dan  daftar  pustaka.  Banyaknya  mahasiswa  yang  merasa  setuju menunjukkan  bahwa  para  responden  merasa  yakin  dan  nyaman  ketika  memasukkan metadata,  baik  manual  ataupun  otomatis  ke  dalam reference  management  software .  Hasil data ini juga didukung dengan wawancara pada responden sebagai berikut:
“jadi gini mas, kalo menurutku kalo pakai zotero kan sudah jelas fungsi  dan  kegunaannya,  walaupun  masukkan  metadata  itu otomatis atau manual tetep saya lakuin soalnya ben mudah nulis daftar pustakanya mas”.
Berdasar  keseluruhan  hasil  jawaban  dari  responden  di  atas  menunjukkan  bahwa, responden  setuju  dan  menganggap reference  management  software memberikan  kegunaan dan  hasil  yang  didapatkan  untuk  mengelola  metadata  menjadi  referensi  dari record yang mereka miliki.

## Simpulan
Di  era  saat  ini,  penciptaan record begitu  masif  dan  dapat  diciptakan  oleh  semua golongan baik individu maupun organisasi. Apalagi dengan hadirnya teknologi yang semakin memudahkan penciptaan record serta membuat jenis record semakin berkembang dari cetak ke  elektronik.  Perubahan  jenis record cetak  ke  elektronik  ini  menjadikan  record  semakin mudah  diciptakan  serta  mudah  hilang  atau  rusak.  Fungsi record  management menjadi penting, khususnya bagi individu seperti mahasiswa yang memiliki record dari hasil rutinitas setiap  hari,  serta  kebutuhannya  untuk  mencatat  referensi. Reference  management  software menjadi  solusi  dalam  praktek record  management, khususnya  pada  tingkat  pribadi  atau individual.  Salah  satunya  bagi  mahasiswa,  yang  berkaitan  dengan  praktek record management metadata  dalam  keperluan  pencatatan  dan  pengelolaan  referensi  yang  mereka butuhkan.
Hasil yang didapatkan dari penelitian ini sebesar 70% mahasiswa menyatakan setuju bahwa  menggunakan reference  management  software dapat  menghemat  waktu  dan  tenaga dalam menyimpan metadata file digital  mereka,  71% mahasiswa menyatakan setuju  apabila metadata  digital  dapat  dengan  cepat  disimpan  kedalam  RMS,  65%  mahasiswa  menyatakan

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
setuju  tentang  kemudahan  menyimpan  metadata  ke  dalam reference  management  software , sebesar 70% mahasiswa menyatakan setuju ketika mendapatkan kemudahan mengkonversikan  metadata  menjadi  kutipan  dan  daftar  pustaka,  56,6%  mahasiswa menyatakan setuju bahwa metadata yang tersimpan di dalam reference management software dapat  di  edit,  73,8%  mahasiswa  menyatakan  setuju  bahwa  menggunakan  metadata  akan mempermudah penulisan kutipan dan daftar pustaka.
Berdasarkan  hasil  di  atas,    membuktikan  bahwa reference  management  software (zotero)  menjadi  solusi  bagi  mahasiswa  dengan  manfaat  yang  didapat  karena  aksesibilitas pengelolaan  metadata  dari  sebuah record untuk  dijadikan  referensi  yang  mudah  dilakukan, mulai  dari  aspek  kemudahan  penyimpanan,  mengkonversi  metadata  menjadi  referensi, editing metadata,  hingga  kepercayaan  menggunakan  metadata  dari  hasil reference management software.

## Referensi
Aronsky, D., Ransom, J., & Robinson, K. (2005). Accuracy of references in five biomedical informatics  journals. Journal  of  the  American  Medical  Informatics  Association : JAMIA , 12 (2), 225–228.
Atkinson,  E.  (2002).  Records  management  journal  much  ado  about  metadata. Records Management Journal Records Management Journal Iss Library Hi Tech News , 12( 7), 19–23.
Basak, S. K. (2014). A comparison of researcher’s reference management software: refworks, mendeley,  and  endNote. Journal  of  Economics  and  Behavioral  Studies , 6 (7),  561– 568.
Böhner, D., Stöber, T., & Teichert, A. (2013). Reference management software comparison.
Technische Universitat Munchen , 3rd . Diambil dari https://mediatum.ub.tum.de/doc/1127557/1127557.pdf
Chen,  Z.,  Wu,  D.,  Lu,  J.,  &  Chen,  Y.  (2013).  Metadata-based  information  resource integration for research management. Procedia Computer Science , 17, 54–61. Department  of  Education  LINC  Tasmania.  (2015).  State  records  guideline  no  5 recordkeeping metadata, (July), 1–17.
Franks,  P.,  Ph,  D.,  &  Kunde,  N.  (2006).  Records  managers  must  be  involved  in  the development  and  design  of  metadata  structures  to  ensure  that  digital  records  are captured,  maintained,  retained,  preserved,  or  destroyed  in  accordance  with  their organization’s recordkeeping requirements. The Information Management Journal , Gatten, R. (2010). A case study in reference list accuracy. New Library World , 111 (1/2), 16– 25.
Gilmour,  R.,  &  Cobus-Kuo,  L.  (2011).  Reference  management  software:  a  comparative analysis of four products. Issues in Science and Technology Librarianship .
Hasugian, D. J., & Si, M. (2003). Warkat . Records, 1–10.
Hofman,  H.  (2000).  Metadata  and  the  management  of  current  records  in  digital  form. ICA- committee on electronic and other current records . McDonald, J. (2010). Records management and data management: closing the gap. Records Management Journal, 20 (1), 53–60.
McGeachin,  R.  B.  (2004).  The  impact  of  electronic  bibliographic  databases  and  electronic journal articles on the scholar’s information-seeking behavior and personal collection of “reprints.” Science & Technology Libraries , 25 (1–2), 127–137.

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
National  Archives.  (2000).  What  is  records  management?, 1–6.  Retrieved  from http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/rm-code- guide1.pdf
Qonitah, H. (2014). Peranan dan kedudukan manajemen rekod aktif. In Record & Archive , 1– 34.
Reiss,  M.,  &  Reiss,  G.  (2002).  Reference  manager  endNote  5  –  funktionen  – weiterentwicklung – eigene erfahrungen. Praxis , 91 (40), 1645–1650. Sutirman. (2015). Manajemen arsip elektronik . Universitas Negeri Yogyakarta, 1–8. Wicaksono,  M.  F.  (2015 ).  Analisis  penerimaan  reference  management  software  zotero  di universitas  islam  negeri  maulana  malik  ibrahim  malang  (studi  deskriptif  tentang reference  management  software  zotero  menggunakan  komponen  technology acceptance model) (skripsi). Universitas Airlangga.