L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I

## APLIKASI ARSIP ELEKTRONIK ( E-ARCHIVE ) PADA BADAN

## AKREDITASI NASIONAL SEKOLAH/MADRASAH PROVINSI JAMBI
Pariyadi 1 , Muhammad Rinaldi Pratama 2
12 Program Studi Teknik Informatika, Universitas Nurdin Hamzah Jambi E-mail: 1 pariyadi.twn@gmail.com , 2 rinaldip404@gmail.com
Abstract – Archives have  an  important  role  in office  administration  activities.  The  archive  acts  as a  source  of information  and is  also used  as  evidence  of  accountability for the  implementation  of  activities  and finances to leaders and other relevant stakeholders. So that in its management it must be carried out in an orderly and well structured  manner.  The  purpose  of  this  practical  work  research  is  to  build  an  electronic  archive  application system at the Badan Akreditasi Nasional Sekolah/Madrasah Provinsi Jambi in order to facilitate the archiving process and retrieval of required information safely, quickly, and efficiently.This research was conducted using the Software Development Life Cycle (SDLC)  waterfall model where the application development process with this  method  is  carried  out  systematically  and  sequentially,  starting  with  system  analysis,  system  design, development,  testing,  to  operation  and  maintenance.  The  electronic  archive  application  (E-Archive)  at  the Badan  Akreditasi  Nasional Sekolah/Madrasah  Provinsi  Jambi  was  developed  web-based  using the  PHP  script language so that the archiving process can be carried out online and related files are stored digitally.
Keywords :Electronic Archive.

## I. PENDAHULUAN

## 1.1. Latar Belakang
Arsip  memiliki  peranan  penting  di  setiap instansi,  lembaga  maupun  perusahaan  sebagai sumber  informasi  dalam  melaksanakan  pekerjaan masing-masing  anggota  dan  staf  di  tempat  tersebut. Arsip  juga  berperan  penting  sebagai  alat  bukti pertanggungjawaban  pelaksanaan  kegiatan  maupun keuangan kepada para pimpinan dan para pemangku kepentingan  lainnya.  Tentu  saja  arsip  sangat berperan  penting  dalam  menjalankan  suatu  instansi, lembaga  maupun  perusahaan  sehingga  dalam pengelolaannya harus dilaksanakan secara tertib dan terstruktur dengan baik.
Sistem penyimpanan arsip di Badan Akreditasi  Nasional  Provinsi  Jambi  pada  saat  ini masih  disimpan  dalam  bentuk  kertas  sehingga menimbulkan  beberapa  masalah  seperti  banyaknya volume arsip dalam bentuk kertas yang mengakibatkan  tempat  penyimpanan  fisik  dikantor yang  semakin  berkurang,  serta  faktor-faktor  lain yang  dapat  menyebabkan  kerusakan  pada  arsip sehingga  membutuhkan  biaya  pemeliharaan  dan tenaga  tambahan  untuk  melakukan  pemeliharaan dokumen.
Dengan adanya permasalahan tersebut diatas, perlu  dibangun  sebuah  aplikasi  arsip  elektronik berbasis  web.  Agar  sistem  pengolahan  berkas  di kantor  tersebut  lebih  dapat  dikontrol  dan  diolah sebagaimana  mestinya,  dan  juga  memberikan kemudahan  dalam  pengolahan  dan  akses  terhadap dokumen  sehingga  dapat  meningkatkan  nilai informasi,  mengoptimalkan,  memperlancar  dan
meningkatkan kinerja. Dengan memanfaatkan
teknologi berbasis web, diharapkan dapat memberikan kemudahan kepada pengguna dalam hal mengakses aplikasi tersebut menggunakan perangkat apa saja sesuai dengan kenyamanan si pengguna itu sendiri tanpa harus melakukan proses instalasi lagi.
Berdasarkan  latar  belakang  masalah  tersebut maka  peneliti  tertarik  untuk  melakukan  penelitian dalam  bentuk  kerja  praktek  yang  berjudul: “Aplikasi  Arsip  Elektronik  ( E-Archive )  Pada Badan  Akreditasi  Nasional  Sekolah/Madrasah Provinsi Jambi”.

## 1.2.   Rumusan Masalah
Adapun  perumusan  masalah  penelitian  ini adalah  “Bagaimana  Membangun  Aplikasi  Arsip Elektronik  ( E-Archive )  Pada  Badan  Akreditasi Nasional Sekolah/Madrasah Provinsi Jambi?”.

## 1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan  yang  ingin  dicapai  dari  penelitian  ini adalah  untuk  mempermudah  pegawai  dalam pengolahan  data  dan  dokumen  yang  dapat  diakses dimana saja secara daring sehingga dapat meningkatkan  kinerja  dan  efektifitas  para  pegawai dalam berkerja.

## II. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1. Arsip
Berdasarkan Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
menyatakan  bahwa  Arsip  adalah  rekaman  kegiatan atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa, dan bernegara.
Menurut  Choiriyah  dalam  Priansa  (2014) dalam istilah bahasa Indonesia, istilah arsip biasanya disebut  dengan  warkat.  Warkat  merupakan  setiap catatan  tertulis  yang  tercipta  dalam  bentuk  gambar maupun  bagan  yang memuat  keterangan-keterangan mengenai  suatu  subyek  (pokok  persoalan)  maupun peristiwa  yang  dibuat  sebagai  bahan  ingatan  bagi penggunanya (Rosalin, 2017:2).
Menurut  Rosalin  (2017:3)  Arsip  adalah rekaman informasi baik yang tercatat secara tekstual, gambar  maupun  audio  visual  yang  dibuat  baik organisasi  publik  maupun  privat  dan  disimpan dengan menggunakan berbagai media.
Berdasarkan kutipan para ahli, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah sebuah catatan dari suatu  informasi,  kegiatan  maupun  peristiwa  dalam bentuk  teks,  gambar  maupun  audio  visual  yang berfungsi sebagai bahan ingatan bagi penggunanya.

## 2.2. Arsip Elektronik
Menurut Srirahayu (2013) berpendapat bahwa Arsip Elektronik atau Electronic Archive ( E- Archive )  adalah  sistem  atau  tata  cara  pengumpulan informasi  berupa  dokumen  yang  direkam  dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik ( Document Management  System/  e-documents )  dengan  tujuan agar  dokumen  mudah  dilihat,  dikelola,  ditemukan dan dipergunakan kembali. Detail ini dapat dilihat di situs djkn.kemenkeu.go.id (Eko, 2021).
Menurut  Nurohman  (2021:6)  berpendapat bahwa Arsip Digital adalah arsip yang dibuat dalam bentuk  elektronik  atau  arsip  fisik  yang  dialih mediakan  menjadi  arsip  elektronik  untuk  kemudian digunakan secara elektronik.
Berdasarkan  kutipan  para  ahli,  disimpulkan bahwa  arsip  elektronik  atau  digital  merupakan dokumen  yang  direkam  dan  disimpan  dalam  bentuk elektronik maupun digital.
2.3. Badan Akreditasi Nasional Sekolah /Madrasah Provinsi Jambi Berdasarkan  Permendikbud  nomor  59  tahun 2012 tentang Badan Akreditasi Nasional. Pada Pasal
1  ayat  (2)  Permendikbud  Nomor  59  dinyatakan bahwa Badan Akreditasi Nasional
Sekolah/Madrasah  yang  selanjutnya  disebut  BAN- S/M adalah badan evaluasi mandiri yang menetapkan kelayakan program dan satuan
pendidikan  jenjang  pendidikan  dasar dan  menengah jalur formal dengan mengacu pada Standar Nasional Pendidikan.

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Kebutuhan Masukan
Adapun  kebutuhan  masukan  ( input )  yang dibutuhkan  dalam  membangun  sistem  aplikasi  ini adalah sebagai berikut :
1. Data surat masuk
2. Data surat keluar
3. Data pegawai
4. Data dokumen lain

## 3.2. Kebutuhan Proses
Adapun  kebutuhan  prosesyang  dibutuhkan dalam membangun sistem aplikasi ini terdiri dari:
1. Proses olah data surat masuk
2. Proses olah data surat keluar
3. Proses olah data pegawai
4. Proses olah data dokumen lain

## 3.3. Kebutuhan Keluaran
Kebutuhan keluaran ( output ) yang dihasilkan berupa informasi yang akan ditampilkan, antara lain:
1. Laporan data surat masuk
2. Laporan data surat keluar
3. Laporan data pegawai

## 3.4. Kebutuhan Antarmuka
Adapun  kebutuhan  antarmuka  ( interface ) yang diharapkan dalam membangun aplikasi e-arsip ini adalah sebagai berikut:
1. Halaman Login .  Halaman  ini  digunakan untuk  login  user  sebelum  masuk  kedalam aplikasi (menu utama).
2. Halaman  Utama.  Halaman  ini  merupakan halaman depan aplikasi yang berupa dashboard yang  menampilkan  jumlah  surat yang diarsipkan.
3. Halaman  Surat  Masuk.  Halaman  ini  berisi data-data surat masuk.
4. Halaman  Surat  Keluar.  Halaman  ini  berisi data-data surat keluar.
5. Halaman  Data  Pegawai.  Halaman  ini  berisi data-data pegawai dan mengelola data user.
6. Halaman  Dokumen  Lain.  Halaman  ini  berisi dokumen-dokumen seperti laporan dan materi kegiatan.
3.5. Data Flow Diagram (DFD)
Data  Flow  Diagram atau  diagram  alur  data digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah  ada  atau  sistem  yang  baru  yang  telah
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
dikembangkan  dimana  data  tersebut  mengalir  atau dimana  data  tersebut  tersimpan.  Rancangan  DFD aplikasi  arsip  elektronik  pada  Badan  Akreditasi Nasional  Sekolah/Madrasah  Provinsi  Jambi  dapat dilihat sebagai berikut :

## 3.5.1.  Diagram Konteks
Diagram  konteks  adalah  suatu  diagram  yang menggambarkan  atau  menjelaskan  atau  secara umum  dari  sistem  yang telah dibuat.  Berikut adalah diagram  konteks  sistem  aplikasi  arsip  elektronik pada  Badan  Akreditasi  Nasional  Sekolah/Madrasah Provinsi Jambi dapat dilihat pada gambar 1 berikut:
Gambar 1. Diagram Konteks

## 3.5.2.  Diagram Level Nol
Pada level nol ini dibuat untuk menggambarkan  proses  utama  sistem  aliran  data antar  proses  yaitu  proses input dan output pada sistem dan penyimpanan data yang digunakan untuk menyimpan  dan  mengambil  kembali  informasi secara  terperinci.  Berikut  ini  adalah  gambar  yang menjelaskan  DFD  level  nol  dari  aplikasi  arsip elektronik pada Badan Akreditasi Nasional Sekolah/Madrasah  Provinsi  Jambi.  Adapun  DFD level nol dapat dilihat pada gambar 2 berikut :
Gambar 2. Diagram Level Nol

## 3.5.3.  Diagram Level 1 Proses 1.0
DFD  level  1  proses  1.0  merupakan penjabaran dari DFD level 0 proses 1.0 yaitu sistem pengarsipan.  Sistem  pengarsipan  terdiri  dari input , edit,  dan hapus data  surat maupun laporan.  Adapun
DFD level 1 proses 1.0 dapat dilihat pada gambar 3 berikut:
Gambar 3. Diagram Level 1 Proses 1.0

## 3.5.4.  Diagram Level 1 Proses 2.0
DFD  level  1  proses  2.0  merupakan penjabaran  dari  DFD  level  0  proses  2.0  yaitu informasi  dan  laporan.  Informasi  dan  laporan  akan menampilkan  informasi  berupa  data  yang  telah diinputkan  sebelumnya  ataupun  mencetak  laporan sesuai  keperluan.  Adapun  DFD  level  1  proses  2.0 dapat dilihat pada gambar 4 berikut:
Gambar 4. Diagram Level 1 Proses 2.0

## 3.6. Hasil Implementasi
Implementasi merupakan tahap dilakukannya pengkodean  berdasarkan  hasil  dari  analisa  dan perancangan  ke  dalam  sistem  perangkat  lunak, sehingga  akan  diketahui  apakah  sistem  yang  dibuat telah sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
12. Tampilan Halaman Login Tampilan  halaman login ini  merupakan halaman depan dari aplikasi yang ditampilkan kepada  pengguna  sebelum  dapat  mengakses isi  dari  aplikasi.  Adapun  tampilan  dari halaman login ini  seperti  pada  gambar  5 berikut:
Gambar 5. Tampilan Halaman Login
13. Tampilan Halaman Dashboard
Tampilan halaman dashboard ini merupakan halaman  awal  ketika  pengguna  berhasil masuk ke dalam aplikasi. Halaman dashboard ini berisi rekap jumlah surat-surat yang  telah  diinputkan  ke  dalam  aplikasi  dan memonitor  aktivitas  jumlah  dokumen  fisik yang  masuk  ataupun  keluar  perharinya. Adapun tampilan dari halaman dashboard ini seperti pada gambar 6 berikut:
Gambar 6. Tampilan Halaman Dashboard

## 14. Tampilan Halaman Data Pegawai
Tampilan halaman data pegawai ini berfungsi untuk  mengelola  informasi  mengenai  data para  pegawai  dilingkungan  Badan  Akreditasi Nasional  Sekolah/Madrasah  Provinsi  Jambi. Adapun  tampilan  dari  halaman  data  pegawai ini seperti pada gambar 7 berikut:
Gambar 7. Tampilan Halaman Data Pegawai
15. Tampilan Halaman Data Surat Masuk
Tampilan  halaman  data  surat  masuk  ini berfungsi untuk mengelola informasi mengenai  data  surat  yang  masuk  ke  Badan Akreditasi Nasional Sekolah/Madrasah Provinsi  Jambi.  Adapun  tampilan  dari halaman  data  surat  masuk  ini  seperti  pada gambar 8 berikut:
Gambar 8. Tampilan Halaman Data Surat Masuk
16. Tampilan Halaman Data Surat Keluar
Tampilan  halaman  data  surat  keluar  ini berfungsi untuk mengelola informasi mengenai  data  surat  yang  dikirm  oleh  Badan Akreditasi Nasional Sekolah/Madrasah Provinsi  Jambi.  Adapun  tampilan  dari halaman  data  surat  masuk  ini  seperti  pada gambar 9 berikut:
Gambar 9. Tampilan Halaman Data Surat Keluar
17. Tampilan Halaman Dokumen Lain
Tampilan halaman dokumen lain ini berfungsi untuk mengelola informasi mengenai  dokumen-dokumen  berupa  buku, laporan,  maupun  materi-materi  yang  bukan berbentuk  surat  dan  dianggap  perlu  untuk arsipkan guna menunjang jalannya operasional dikantor dikemudian hari. Adapun  tampilan  dari  halaman  data  surat masuk ini seperti pada gambar 10 berikut:
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
Gambar 10. Tampilan Halaman Dokumen Lain

## IV. PENUTUP

## 4.1. Kesimpulan
Berdasarkan  penelitian  dan  pengembangan Aplikasi  Arsip  Elektronik  (E- Archive )  pada  Badan Akreditasi  Nasional  Sekolah/Madrasah  Provinsi Jambi  maka  peneliti  dapat  menarik  kesimpulan sebagai berikut:
1. Manajemen  pengarsipan di  Badan  Akreditasi Nasional  Sekolah/Madrasah  Provinsi  Jambi sudah  berjalan  namun  dikarenakan  tidak semua  jenis  dokumen  di  data  dengan semestinya  membuat  nilai  informasi  dari proses  pengarsipan  yang  telah  dilaksanakan menjadi kurang optimal.
2. Dikarenakan  masih  mengandalkan  dokumen fisik  di  segala  kondisi  membuat  pengolahan dan  pencarian  dokumen  menjadi  kurang efektif ketika ada informasi di suatu dokumen dibutuhkan  secepatnya  dan  disaat  itu  juga. Hal  tersebut  berpengaruh  terhadap  kinerja pegawainya. Selain itu, penggunaan dokumen fisik  yang  dilakukan  secara  rutin  dan  terus menerus  dapat  meningkatkan  kemungkinan terjadinya  kerusakan  terhadap  dokumen terkait.
3. Pada  aplikasi  arsip  elektronik  ini  sudah ditambahkan  fitur  cetak  laporan  serta  rekap aktivitas  harian  terhadap  data  surat  masuk dan  surat  keluar  sehingga  dalam  proses pelaporan  dapat  dilakukan  secara  otomatis oleh  sistem  sehingga  diharapkan  dapat meningkatkan kinerja pegawai.
4. Data  dan softcopy dokumen  sudah  dapat diinputkan  ke  dalam database aplikasi, sehingga  proses  manajemen  pengarsipan  di kantor Badan Akreditasi Nasional
Sekolah/Madrasah  Provinsi  Jambi  sudah dapat  berjalan  secara  daring  sehingga  dapat diakses  dan  dikontrol  dimana  saja  melalui perangkat  elektronik  yang  terhubung  dengan internet.

## 4.2. Saran
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  dilakukan maka  dapat  dikemukakan  saran-saran  sebagai berikut: 1. Manajemen  pengarsipan  yang  selama  ini dilaksanakan pada Badan Akreditasi Nasional Sekolah/Madrasah  Provinsi  Jambi  belum memberikan  kemudahan  dalam  mengakses informasi  sehingga diperlukan  sebuah  sistem yang  dapat  memberikan  kemudahan  dalam mengelola data dan informasi demi kelancaran pelaksanaan kegiatan dan operasional  di  lingkungan  kerja  Badan Akreditasi Nasional Sekolah/Madrasah Provinsi Jambi itu sendiri. 2. Untuk  pengembangan  sistem  lebih  lanjut sebaiknya dilakukan perawatan dan pengembangan secara berkala guna
meningkatkan  dan  mengoptimalkan  kinerja dari  aplikasi  arsip  elektronik  dalam  hal pengolahan  dan  akses  terhadap  informasi agar lebih mudah dan efisien.

## DAFTAR REFERENSI
Menteri  Pendidikan  dan  Kebudayaan  Republik Indonesia. Permendikbud  nomor  59  tahun 2012  tentang  Badan  Akreditasi  Nasional. Pada Pasal 1 ayat (2).
Presiden Republik Indonesia. 2009. Undang-undang Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009 Tentang Kearsipan.
Rosalin,  S.  2017. “Manajemen  Arsip  Dinamis” . Malang: UB Press. Sri,  rahayu.  2013. “ Manajemen  Arsip  Elektronik” . Surabaya: Universitas Airlangga.

## IDENTITAS PENULIS
Nama :  Pariyadi, M.Kom NIDN/NIK :  1013029002 / 16.104 Gol / Pangkat :  III-B Jabatan Fungsional  :  Asisten Ahli Alamat Rumah :  Jl. Tanjung Harapan No.67 Talang Bakung, Kota Jambi Telp. :  0852 6636 9055 Email : pariyadi.twn@gmail.com Nama :  Muhammad Rinaldi Pratama TTL :  Jambi, 28 Mei 2000 Alamat Rumah :  Jl. Abdul Khatab, RT.17, Pasir Putih, Jambi Selatan Telp. :  0852 66280500 Email : rinaldip404@gmail.com