Jesica Elisabeth Sitorus, R. Wahjoe Witjaksono, Muhardi Saputra (2023) Perancangan Sistem Smart UKM  pada  Proses  Bisnis  Produksi  Berbasis  Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  Menggunakan Metode Accelerated SAP (ASAP), (8) 4, http://dx.doi.org/10.36418/syntax-literate.v8i4.11739 E-ISSN: 2548-1398 Published by: Ridwan Institute
Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398

## Vol. 8, No. 4, April 2023

## PERANCANGAN  SISTEM  SMART  UKM  PADA  PROSES  BISNIS  PRODUKSI BERBASIS  ENTERPRISE  RESOURCE  PLANNING  (ERP)  MENGGUNAKAN METODE ACCELERATED SAP (ASAP)
Jesica Elisabeth Sitorus, R. Wahjoe Witjaksono, Muhardi Saputra Fakultas Rekayasa Industri, Universitas Telkom, Indonesia Email: jessicael@student.telkomuniversity.ac.id, wahyuwicaksono@telkomuniversity.ac.id, muhardi@telkomuniversity.ac.id

## Abstrak
Pengembangan  sistem  informasi  sangat  penting  dan  membawa  pengaruh  besar dalam  memenuhi  kebutuhan  dan  pertumbuhan  profit  di  dunia  industri.  UKM sebagai  pelaku  usaha  perlu  strategi  dalam  berinovasi  sehingga  mampu mempertahankan  produktivitas  dan  kualitasnya.  Saat  ini  pelaku  UKM  dapat memanfaatkan  teknologi  informasi  seperti  Enterprise  Resource  Planning  (ERP) dalam melakukan proses bisnisnya. Banyak faktor yang mempengaruhi kegagalan dalam UKM, salah satunya pada proses bisnis produksi. Sering mengalami gagal produksi karena belum adanya standar yang baku tentang pembelian bahan baku. Untuk  itu,  solusi  yang  tepat  untuk  mengatasi  proses  produksi  yang  kurang  baik adalah merancang sistem Smart UKM proses bisnis produksi dengan konsep ERP open  source yaitu  Dolibarr  menggunakan  modul  Products  Management.  Dengan perancangan  ini,  UKM  dapat  memperkirakan  persediaan  bahan  baku  dan memantau  kualitasnya  sesuai  standar  proses  bisnis  dan  proses  produksi  telah mampu  terintegrasi  serta  komunikasi  antar  bagian  akan  menjadi  lebih  cepat. Dalam  perancangannya,  peneliti  menggunakan  metodologi  Accelerated  SAP (ASAP) yaitu mengacu pada rencana pengembangan yang terdefinsi dengan baik, mendokumentasikan berbagai fase dengan efisien, optimal dalam hal waktu, biaya dan kualitas, kesesuaian dengan kebutuhan, serta pemanfaatan sumber daya yang ada.
Kata Kunci : UKM, Enterprise Resource Planning (ERP), Dolibarr, ASAP.

## Abstract
The development of information systems is very important and has a big influence in meeting the needs and profit growth in the industrial world. SMEs as business actors  need  a  strategy  to  innovate  so  that  they  are  able  to  maintain  their productivity and quality. Currently, SMEs can utilize information technology such as Enterprise Resource Planning (ERP) in carrying out their business processes. Many  factors  influence  the  failure  of  SMEs,  one  of  which  is  in  the  production business  process.  Often  experience production failures  because  there  are  no standard standards regarding the purchase of raw materials. For this reason, the right solution to overcome a poor production process is to design a Smart UKM system  for  production  business  processes  with  the  open  source  ERP  concept,
namely Dolibarr using the Products Management module. With this design, SMEs can estimate the inventory of raw materials and monitor their quality according to business  process  standards,  and  the  production  process  can  be  integrated  and communication  between  parts  becomes  faster.  In  its  design,  the  researcher  uses the  Accelerated  SAP  (ASAP)  methodology,  which  refers  to  a  well-defined development  plan,  documenting  various  phases  efficiently,  optimally  in  terms  of time, cost and quality, conformity to needs, and utilization of existing resources.
Keywords: SMEs, Enterprise Resource Planning (ERP), Dolibarr, ASAP.

## Pendahuluan
Pengembangan  sistem  informasi  memiliki  peranan  yang  penting  dan  membawa pengaruh  yang  besar  terutama  dalam  memenuhi  kebutuhan  perusahaan,  baik  membuat ataupun  penyesuaian  terhadap  sistem  informasi  yang  mempertemukan  berbagai kebutuhan  proses  pengolahan  transaksi  harian,  membantu  dan mendukung  kegiatan operasi,  serta  memperlancar  proses  penyediaan  laporan  yang   diperlukan  (Fransiska  et al, 2016).
Hal  ini  erat  kaitannya  dalam  pertumbuhan  profit  perusahaan  serta  menjadikan perusahaan  terus  bertahan  dan  sukses  di  persaingan.  Kini,  banyak  bisnis,  termasuk bisnis kecil, yang membutuhkan sistem untuk mengintegrasikan tiap bagian agar setiap proses bisnis  dapat  berjalan  dengan  cepat,  lancar,  dan  baik  (Dewi  et  al,  2015).  Sistem informasi  yang  makin  berkembang  pun  berpotensi  menjadi  solusi  bagi  perusahaan  di dunia industri untuk terus berinovasi dalam pengembangan bisnisnya.
ERP (Enterprise Resource Planning) System merupakan sistem berbasis komputer yang  dirancang  guna  melakukan  proses  transaksi  organisasi  dan  fasilitas  yang terintegrasi  serta  perencanaan  yang real-time ,  produksi,  dan  respon  pelanggan  (Olson David,  2004).  ERP  merupakan  pengembangan  dari  Manufacturing  Resource  Planning (MRP II), yang mana MRP II adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.
Sistem  ERP  secara  modular  umumnya  menangani  proses  distribusi,  manufaktur, logistik,  persediaan, invoice ,  serta accounting perusahaan.  Kini,  implementasi  ERP tidak  hanya  ditemukan  di  perusahaan-perusahaan  besar  saja,  tetapi  juga  pada  UKM (Usaha Kecil dan Menengah). Namun,  dalam menerima solusi  ERP,  antusiasme UKM tidak  sebesar antusiasme  perusahaan-perusahaan  besar  walau  manfaat  penerapan  ERP pada UKM mampu menghasilkan perbaikan dalam efisiensi proses bisnis (Fransiska et al, 2016).
Adapun  Usaha  Kecil  dan  Menengah  (UKM)  memiliki  artian  sebagai  salah  satu bidang  yang  memberikan  kontribusi  yang  signifikan  dalam  mendorong  pertumbuhan ekonomi  Indonesia. Hal  ini  disebabkan karena  UKM memiliki daya serap  yang sangat besar  terhadap  tenaga  kerja  dan  dekat  dengan  rakyat  kecil  (Kuncoro,  2008,  Sripo, 2010).  UKM  sebagai  pelaku  usaha  memerlukan  strategi  dan  terus  berinovasi  agar mampu mempertahankan produktivitas dan kualitasnya.
Didasarkan  pada  data  Kementerian  Koperasi  dan  UKM  Indonesia  tahun  2020,
jumlah  UKM  mencapai  64,19  juta  dengan  memiliki  kontribusi  terhadap  PDB  sebesar 61,97%  atau  senilai  8.573,89  triliun  rupiah  dan  menyerap  tenaga  kerja  sebesar  97%. Berdasarkan  Badan  Pusat  Statistik  (BPS),  perkembangan  potensi  UKM  di  Indonesia tidak lepas dari dorongan dukungan perbankan dalam penyaluran kredit. Secara umum, kredit  UKM  setiap  tahun  mengalami  pertumbuhan  yang  lebih  tinggi  dibanding  total kredit  perbankan.  Berikut  Tabel  1.1  menunjukkan  proporsi  kredit  UKM  selama  tiga tahun terakhir.

## Tabel 1
Proporsi Kredit UKM Terhadap Total Kredit (Triliun Rupiah) Tahun 2017-2019 Posisi Kredit Proporsi Kredit UKM Terhadap Total Kredit 2017 2018 2019 Mikro 221,41 251,34 277,23 Kecil 282,78 312,07 332,12 Menengah 438,2 469,24 488,79 Total UKM 942,39 1.032,64 1.098,14
Tabel  1  menunjukkan  bahwa  proporsi  kredit  UKM  terhadap  total  kredit meningkat  (triliun  rupiah)  di  Indonesia.  Selain  itu,  menurut  Hafsah  (2004), UKM memiliki  masalah  internal  dan  eksternal.  Faktor  internal  meliputi kurangnya  modal, terbatasnya  Sumber  Daya  Manusia  (SDM),  serta  lemahnya  jaringan  usaha  dan kemampuan  penetrasi  pasar.  Sedangkan  pada  faktor  eksternal,  meliputi  iklim  usaha yang belum  sepenuhnya  kondusif,  sarana dan prasarana usaha  yang terbatas, implikasi otonomi  daerah,  implikasi  perdagangan  bebas,  sifat  produk  dengan lifetime yang pendek, dan terbatasnya akses pasar.
Melihat  kondisi  tersebut,  pelaku  UKM  bisa  memanfaatkan  teknologi  informasi seperti  ERP  dalam  melakukan  proses  bisnisnya.  Namun,  kendala  utama  yang  harus dihadapi  perusahaan  dalam  menerapkan  ERP  ialah  biaya  yang  cukup  mahal  dan implementasinya tidak mudah (Zaman & Purwoko, 2013).  Untuk  itu,  diperlukan  suatu ERP  berbasis open  source seperti  Dolibarr  yang  dapat  mengatasi  mahalnya  biaya implementasi  karena  memiliki  banyak  modul  yang  dapat  digunakan  sesuai  kebutuhan dan  dapat  digunakan  secara  gratis  (Pratama  et  al,  2019).  Dolibarr  merupakan  sebuah aplikasi  ERP  dan  CRM open  source yang  mampu  membantu  mengelola  data  seperti data  transaksi  dan  data  produksi  agar  tidak  terjadi  kehilangan  data  serta  memudahkan aktivitas  audit  proses  bisnis  pada  perusahaan  kecil  maupun  menengah  (Putra  et  al, 2020).
Di  dalam  UKM  juga  terdapat  faktor  yang  memengaruhi  kegagalan,  seperti  pada proses  bisnis  produksi.  Proses  produksi  dipengaruhi  oleh  ketersediaan  bahan  baku, perencanaan produksi, dan pembuatan laporan (Hapsari et al, 2018). Sering mengalami gagal produksi akibat keterlambatan pengiriman bahan baku. Hal ini disebabkan karena belum  adanya  standar  yang  baku  tentang  pembelian  bahan  baku.  UKM  membutuhkan Standar  Operasional  Prosedur (SOP)  dalam  pengadaan  bahan baku  dan  pemilihan
supplier sehingga  meminimalisir  kekurangan  dan  kelebihan  bahan  (Astuti  &  Nurdin, 2015).
Untuk  mengatasi  proses  produksi  yang  kurang  baik,  UKM  juga  membutuhkan sistem  Smart  UKM  berbasis  ERP  yang  mampu  mengintegrasikan  kebutuhan  antar entitas  bisnis  dalam  perencanaan  produksi  sehingga  membantu  pencatatan  yang terintegrasi  dalam  mengontrol  alur  produksi  barang.  Sistem  ERP  dapat  membantu proses  pembelian  bahan  baku,  produksi,  hingga  barang  sampai  di  tangan  konsumen lebih  efektif  sehingga  meningkatkan  loyalitas  konsumen  (Sembiring  Brahmana, Mohammed & Chairuang, 2020).
Setelah melihat permasalahan di atas, solusi  yang tepat adalah merancang sistem Smart  UKM  proses  bisnis  produksi  dengan  konsep  ERP open  source yaitu  Dolibarr menggunakan  modul products  management,  vendor  relationship  management (VRM ), financial, dan customer relationship management . Dengan perancangan ini, diharapkan segala  kebutuhan  proses  produksi  mampu  terintegrasi  dan  komunikasi  antar  bagian menjadi  lebih  cepat.  Metodologi  Accelerated  SAP  (ASAP)  digunakan  untuk  dapat mengacu kepada rencana pengembangan yang terdefinisi dengan baik, mendokumentasikan  dengan  efisien  pada  berbagai  tahap,  optimal  dalam  hal  waktu, biaya dan kualitas,  serta  sesuai dengan kebutuhan dan pemanfaatan sumber daya  yang ada (Fransiska et al, 2016).

## Metodologi Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  model  konseptual  yang  peneliti  lakukan  bertujuan untuk  mengidentifikasikan  pemahaman  dari  tujuan  penelitian  dan  keterkaitannya (Baskerville, et al. 2018).

## Gambar 1 Model Konseptual
Penelitian  ini  menggunakan  metode  Accelerated SAP  (ASAP)  sebagai  tahapan menyelesaikan  masalah  karena  pada software Dolibarr  tidak  terdapat  metode  khusus sehingga mengadopsi dari SAP.

## Gambar 2 Sistematika Penyelesaian Masalah
Dalam penelitian ini, sumber data yang digunakan adalah sumber data sekunder. Data  sekunder  diperoleh  secara  tidak  langsung,  yakni  berupa  informasi  dan  literatur pada  buku,  jurnal,  dan  berbagai  situs website yang  berkaitan  dengan  informasi  yang sedang dicari.  Adapun  pengolahan  data  dan  pembangunan  sistem  penelitian  ini  terdiri dari beberapa tahapan yang telah dijabarkan pada alur sistematika penelitian.

## Hasil dan Pembahasan

## A. Business Processes Modeling
Tahap  ini  melakukan  analisis  terhadap  proses  bisnis  kebutuhan  UKM,  proses bisnis  Dolibarr,  dan gap .  Proses  bisnis  yang  akan  dianalisis  adalah  permintaan  bahan baku, bill  of  material ,  dan manufacturing  orders, dan revaluation  manufacturing di UKM. Hasil analisis dari tahap ini dapat menentukan proses bisnis usulan untuk Smart UKM.
1. System Model
Pada  tahap  ini  akan  dilakukan  pemodelan  sebuah  sistem  yang  akan  diteliti dan dianalisis oleh peneliti, yakni proses bisnis produksi untuk Smart UKM. Berikut merupakan model sistem dari proses bisnis produksi untuk Smart UKM.

## Gambar 3 Model Sistem Proses Bisnis Smart UKM
Model  sistem  yang  dipakai  terdiri  dari  tiga  bagian  yaitu input ,  proses,  dan output .  Pada  bagian input ,  terdapat  data-data  produksi  UKM  yang  akan  digunakan pada  bagian  proses  permintaan  bahan  baku, bill  of  material,  manufacturing  orders,
dan revaluation manufacturing.  Setelah  proses  tersebut,  maka  akan  keluar output berupa  data manufacturing  order , bill  of  material , purchase  request , request  for quotation , purchase order , dan revaluation manufacturing .
2. Organizational Model
Pada  tahap  ini  akan  dibuat  bentuk  struktur  organisasi  objek  penelitian  yang terdapat  didalam  UKM.  Struktur  ini  akan  menjadi  dasar  dari  pembuatan  struktur organisasi pada Dolibarr. Berikut merupakan model organisasi dari UKM.

## Gambar 4
Model Organisasi (Sumber: Struktur Organisasi UKM, 2016)
3. Entity Model
Entity  Relationship  Diagram  (ERD)  merupakan  model  teknik  pendekatan yang menyatakan atau menggambarkan hubungan suatu model. Di dalam hubungan ini,  hal  utama  dari  ERD  adalah  menunjukkan  objek  data  ( entity )  dan  hubungan ( relationship )  yang  ada  pada entity berikutnya  (Fridayanthie,  Mahdiati,  2016).
Menurut  Simarmata  (2010:67),  Entity  Relationship  Diagram  (ERD)  adalah  alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas.

## Gambar 5
Model ERD
Gambar  5 memperlihatkan  bahwa sistem untuk Smart  UKM  yang dirancang terdiri  dari  9  entitas  yang  masing-masing  saling  berhubungan  baik  dengan  entitas yang lain atau dengan atributnya masing-masing. Untuk relasinya menyatakan relasi 1:1 (untuk relasi 1 ke 1) dan 1:M (untuk relasi 1 ke banyak).
4. Process Model Level 1: Core and Support Processes
Process  model level  1  menggambarkan  proses-proses  yang  terdapat  pada suatu perusahaan. Proses ini dibagi menjadi 2 proses yaitu core process dan support process . Core  processes menjelaskan  kegiatan  atau  proses  inti  yang  menjadi  dasar dari perusahaan  atau organisasi  itu berdiri. Support  processes menjelaskan kegiatan atau proses yang mendukung kegiatan inti dari perusahaan atau organisasi.

## Gambar 6

## Core Processes dan Support Processes pada UKM
UKM  didukung  oleh  beberapa  proses,  di  antaranya  adalah core  process dan support  process .  Core  process  dari  UKM  merupakan  kegiatan  produksi,  akuntansi, dan  penjualan.  Untuk  mendukung  kegiatan  pada  core  process  tersebut  dibutuhkan support process seperti warehousing , purchasing, supplier, dan customer.
5. Process Model Level 2: Process Groups
Process  model level  2  berisikan  proses-proses  suatu  divisi  atau  unit  objek penelitian.  Divisi  atau  unit  pada  objek  penelitian  terkait  dengan production yang terdapat  di  UKM. Production terdiri  dari  beberapa  proses  seperti  permintaan  bahan baku, bill of material , manufacturing orders, dan revaluation manufacturing .

## Gambar 7

## Process Group pada Divisi Production UKM
6. Process Model Level 3: Business Process
Process  model level  3  menjelaskan  proses  bisnis  lebih  dalam  dari process model level  1  dan  2  yang  akan  dianalisis  oleh  peneliti.  Sebelum  melakukan  desain proses  bisnis  usulan,  diperlukan  menganalisis  dan  mengidentifikasi  proses  bisnis yang  ada  pada  Dolibarr  sebagai  acuan  untuk  perancangan  sistem  Smart  UKM  pada proses produksi di UKM.
a. Flow Diagram
1) Proses Bisnis Default Permintaan Bahan Baku

## Gambar 8

## Proses Bisnis pada Dolibarr untuk Kegiatan Permintaan Bahan Baku
Proses  permintaan  bahan  baku  dimulai  dengan  bagian  produksi memasukkan  data raw material.  Setelah  input  data,  bagian  pengadaan menambahkan  harga  beli  produk  ( buying  prices ).  Setelah  menambahkan  harga beli  produk  sesuai  vendor,  dilanjutkan  dengan  memilih  vendor.  Lalu,  bagian pengadaan  menambahkan price  request ,  jika  diterima  dilanjutkan  dengan membuat  order,  jika  ditolak  kembali  melakukan  proses  dari  pemilihan  vendor.
Setelah  membuat order ,  dilakukan  validasi  dan approve ,  kemudian  membuat
purchase order . Lalu, bagian produksi akan menerima raw material dan bagian akuntansi  membuat invoice serta  melakukan  pembayaran.  Kemudian  bagian produksi memulai produksi.
2) Proses Bisnis Default Bill of Material

## Gambar 9
Proses Bisnis pada Dolibarr untuk Kegiatan Bill of Material
Proses bill  of  material dimulai  dengan  bagian  produksi  membuat bill  of material ,  kemudian  menentukan raw  material dan  memasukkan jumlah  raw material. Setelah itu dilakukan validasi bill of material .
3) Proses Bisnis Default Manufacturing Orders
Gambar 10

## Proses Bisnis pada Dolibarr untuk Kegiatan Manufacturing Orders
Proses manufacturing  orders dimulai  dengan  bagian  produksi memasukkan  data manufacturing  orders .  Setelah  itu  menentukan bill  of material , menentukan produk, dan menentukan tenggat waktu produksi dimulai dan  berakhir,  selanjutnya  dilakukan  validasi manufacturing  orders .  Bagian produksi memulai produksi, maka bagian gudang menerima barang jadi.
7. RACI Chart
RACI chart bertujuan  untuk  memberikan  gambaran  peran  berbagai  pihak dalam  menyelesaikan  suatu  pekerjaan  dalam  suatu  proyek,  yang  nantinya mempermudah  untuk  menentukan  siapa  saja  yang  bertanggung  jawab  dalam  suatu pekerjaan  di  dalam  suatu  proses.  RACI chart terdiri  dari responsible,  accountable, consulted, dan informed (Setiaji,  Widianti,  2017).  Tabel  IV.1  menjelaskan  proses serta peran yang terdapat di dalam penelitian.
Tabel 2
RACI Penelitian Role Process Pr od u k si Pe n gad aan Gu d an g Aku n tansi S u p p li er
Permintaan bahan baku R,A,I A C C C Bill of Material R,A,I C Manufacturing Orders R,A, A,C,I C Revaluation Manufacturing R,A A,C Responsible menjelaskan stakeholder yang  melakukan  tugas  atau  pelaksana tugas  yang  memastikan  aktivitas  berhasil  dilaksanakan. Accountable menjelaskan stakeholder yang  menjadi  penanggung  jawab  dan  memiliki  wewenang  dalam pengambilan  keputusan. Consulted menjelaskan  stakeholder  yang  memberikan masukan,  pendapat,  dan  kontribusi  ketika  diperlukan  dalam  tugas. Informed menjelaskan  stakeholder  yang  perlu  mengetahui  tindakan  dan  hasil  ataupun keputusan yang telah diambil.
8. Input
Input merupakan  data-data  masukan  yang  terjadi  pada  suatu  proses.  Setiap proses yang pada penelitian ini memiliki input yang berbeda-beda
Tabel 3
Input
9. Output Output menjelaskan  hasil  keluaran  dari  proses-proses  yang  terdapat  di  dalam
Process Description Permintaan Bahan Baku Dalam permintaan bahan baku dibutuhkan data-data seperti data produk, bill of material, manufacturing orders, purchase request, request for quotation, purchase order Bill of Material Dalam bill of material dibutuhkan data-data seperti data produk, material, dan total biaya Manufacturing Orders Dalam manufacturing orders dibutuhkan data-data seperti data produk, bill of material , dan total biaya
Revaluation Manufacturing Dalam revaluation manufacturing dibutuhkan data-data seperti data manufacturing order dan account journal
penelitian. Output ini akan menjadi acuan output dari pembuatan proses bisnis usulan kepada UKM.
Tabel 4 Output Process Description Permintaan Bahan Baku Laporan Pengadaan Material Bill of Material Laporan Bill of Material Manufacturing Orders Laporan Produksi Revaluation Manufacturing Jurnal Manufacturing

## 10. User Roles
Tabel 5
User Roles
User Roles Description of the Role
Activities Owner/ Pemilik Perusahaan Owner merupakan pemilik perusahaan yang sekaligus penanam modal serta berinvestasi Seorang owner bertanggung jawab untuk memimpin perusahaan atau bisnis; menentukan visi misi, serta peraturan perusahaan; bertanggung jawab mengembangkan strategi bisnisnya agar sesuai dengan visi misi perusahaan; serta bertanggung jawab atas berbagai risiko yang terjadi di perusahaannya Akuntansi Staf Akuntansi yang bertugas mencatat dan memonitor aliran keuangan dalam suatu organisasi Seorang akuntan bertugas mengawas, menghitung, dan membuat laporan keuangan di sebuah instansi, perusahaan, maupun lembaga; melakukan verifikasi keakuratan seluruh transaksi yang terjadi Gudang Staf gudang bertugas mengawasi sirkulasi barang yang ada di gudang. Masalah umum yang biasa dihadapi oleh
Staf gudang bertanggung jawab atas bongkar muat barang;
menandatangani surat penerimaan barang dari eksportir, produsen,
staf gudang yaitu menghitung
akurasi pergerakan barang atau produk, serta melakukan perhitungan rentang waktu
barang yang disimpan
maupun supplier; melakukan pengecekan barang di gudang; serta menyiapkan pengiriman dan penyimpanan barang Penjualan Staf penjualan yang bertanggungjawab mengenai transaksi jual-beli barang dan/atau jasa di suatu perusahaan Staf penjualan bertugas untuk menawarkan barang atau jasa produksi perusahaan kepada customer , menjelaskan spesifikasi produk yang dijual kepada customer, memberikan simulasi hitungan biaya yang harus dikeluarkan, menjelaskan manfaat yang didapat, dan melakukan komunikasi dengan pelanggan Produksi Staf produksi memiliki peranan penting dalam perusahaan karena merupakan salah satu posisi pusat yang menunjang kelancaran proses produksi di dalam suatu perusahaan Staf produksi bertugas untuk mengumpulkan data hasil produksi, memproses data, mengontrol proses produksi serta kesesuaiannya dengan aturan perusahaan, serta menyusun jadwal kerja operator Pengadaan Staf pengadaan bertanggung jawab dalam pengadaan barang dan jasa yang mengacu pada tindakan akhir pembelian serta seluruh proses pengadaan mulai dari tahap perencanaan hingga pengambilan keputusan di suatu perusahaan Staf pengadaan bertugas dalam meminta penawaran atau quotation ,
pemilihan vendor, sampai dengan melakukan purchase order

## B. Business Process Definition
Pada  bagian  ini  akan  dijelaskan  rancangan  usulan  terhadap  proses  bisnis  dari peneliti  terhadap  UKM.  Rancangan  ini  nantinya  akan  dibuat  berdasarkan  kebutuhan- kebutuhan yang ada pada UKM.
1. Proses Bisnis Usulan Permintaan Bahan Baku
Pada  tahap  ini  digambarkan  proses  bisnis  target  atau  usulan  untuk  proses permintaan bahan baku. Proses ini untuk mengelola permintaan pengadaan material produksi  pada manufacturing  orders .  Usulan  yang  diberikan  pada  proses  bisnis
adalah  menambahkan  fitur purchase  request,  request  for  quotation, dan check availability .

## Gambar 11

## Proses Bisnis Usulan Permintaan Bahan Baku
Langkah-langkah  proses  di  tahap  ini  dimulai  dari  bagian  produksi menambahkan  manufacturing  orders  dan  menentukan  bill  of  material.  Sedangkan bagian  gudang  melakukan  pengecekan  ketersediaan  material.  Jika  material  tersedia, bagian  produksi  membuat  work  order  (proses  produksi).  Jika  tidak,  bagian pengadaan  membuat  purchase  request  (PR),  dilanjutkan  membuat  request  for quotation (RFQ) untuk di kirim ke supplier, lalu membuat purchase order (PO) yang dikirimkan  ke  supplier.  Kemudian,  bagian  gudang  menerima  barang  dan  bagian pengadaan  menerima  invoice receipt dari supplier .  Sedangkan  bagian  akuntansi membuat invoice dan kemudian melakukan pembayaran. Bagian produksi melakukan work order (proses produksi).
2. Proses Bisnis Usulan Bill of Material
Pada tahap ini digambarkan proses bisnis target atau usulan untuk proses bill of  material.  Proses  ini  untuk  mengelola  material  atau  komponen  yang  menyusun sebuah  produk  jadi  ( finished  goods ).  Usulan  yang  diberikan  pada  proses  bisnis adalah menambahkan fitur total biaya bill of material.

## Gambar 12 Proses Bisnis Usulan Bill of Material
Langkah dimulai dari bagian produksi membuat bill of material , menentukan produk  yang akan dihasilkan, menentukan  tipe bill of  material, yang mana terdapat dua tipe bill of material yaitu manufacturing atau kit, lalu menambahkan komponen penyusun  untuk  memproduksi  produk.  Selanjutnya,  bagian  akuntansi  menghitung perkiraan cost dari bill  of  material Bagian  produksi  melakukan  konfirmasi bill  of material tersebut.
3. Proses Bisnis Usulan Manufacturing Orders
Pada  tahap  ini  digambarkan  proses  bisnis  target  atau  usulan  untuk  proses manufacturing  orders .  Proses  ini  untuk  mengelola  proses  produksi  dari  setiap perencanaan  produksi.  Usulan  yang  diberikan  pada  proses  bisnis  adalah menambahkan  fitur check  availability, transfer  barang  jadi ,  work  order, dan perkiraan biaya manufacturing orders.

## Gambar 13

## Proses Bisnis Usulan Manufacturing Orders
Langkah-langkah  tahapan  ini  dimulai  dari  bagian  penjualan  membuat  sales order, lalu bagian produksi membuat manufacturing orders berdasarkan sales order. Selanjutnya,  bagian  produksi  menentukan bill  of  material ,  menentukan  produk, menentukan  tenggat  waktu  produksi  produk  dimulai  dan  berakhir,  dan  menentukan jumlah produk yang diproduksi dan dikonsumsi. Bagian akuntansi akan menghitung cost dari manufacturing orders .
Kemudian,  bagian  gudang  bahan  baku  akan  melakukan  cek  ketersediaan material  yang  dibutuhkan  di  gudang,  jika  tersedia  maka  bagian  produksi  membuat dan  menjalankan work  order (proses  produksi)  lalu  selesai  produksi  bagian  gudang barang  jadi  akan  menerima  barang  jadi  ( finished  goods ).  Jika  tidak  tersedia,  maka dilakukan  proses  permintaan  bahan  baku,  setelah  tersedia  maka  proses work  order dijalankan  lalu  bagian  gudang  barang  jadi  akan  menerima  barang  jadi  ( finished goods ).
4. Proses Bisnis Revaluation Manufacturing
Pada  tahap  ini  digambarkan  proses  bisnis  target  atau  usulan  untuk  proses revaluation  manufacturing .  Proses  ini  mengelola  penambahan  biaya  dan
menyesuaikan biaya overhead ketika proses produksi telah selesai.

## Gambar 14

## Proses Bisnis Usulan Revaluation Manufacturing
Langkah-langkah  tahapan  ini  dimulai  dari  bagian  produksi  membuat inventory  revaluation  manufacturing ,  menentukan  periode  waktu  produksi, menentukan  manufacturing order sesuai  periode  yang  terkait,  menentukan account journal ,  menambahkan  data  produk,  menentukan  kategori cost yaitu overhead material, labour, dan overhead time , menentukan metode pembagian biaya revaluasi yaitu equal (biaya  dihitung  dengan  dibagi  rata  sesuai  dengan  jumlah  MO  yang direvaluasi), quantity (biaya  dihitung  berdasarkan  jumlah  satuan  produk),  dan current cost (biaya dihitung berdasarkan harga produk).
Kemudian  bagian  akuntansi  menghitung cost  revaluation  manufacturing , melakukan  validasi  nilai  revaluasi  disetujui  atau  ditolak,  jika  disetujui  bagian akuntansi menerbitkan entri jurnal.

## Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  dari  perancangan  sistem  untuk  Smart  UKM  yang telah  dilakukan,  terdapat  kesimpulan  bahwa  hasil  analisis  menghasilkan  rancangan Smart UKM yang mengintegrasikan antara bagian produksi, pengadaan, penjualan, dan akuntansi,  dimulai  ketika  bagian  penjualan  membuat sales  order yang  menghasilkan manufacturing  order  untuk  bagian  produksi.  Bagian  gudang  mengecek  ketersediaan bahan baku, apabila material tidak tersedia bagian pengadaan membuat purchase order pada  sistem.  Setelah  mendapatkan  bahan  baku,  bagian  produksi  menjalankan  proses produksi sesuai manufacturing order dan bagian akuntansi menghitung biaya produksi. Setelah  produksi  selesai,  bagian  akuntansi  menghitung  biaya overhead selama  proses produksi
Rancangan blueprint sistem  produksi  mengintegrasikan  modul manufacturing, sales  and  distribution,  accounting, dan purchase untuk  memudahkan  dalam  pelaporan produksi dan dapat dicetak sewaktu-waktu ketika diperlukan.

## BIBLIOGRAFI
Amanullah, G., Darwiyanto, E., & Sardi,  I. L. (2020). Perancangan  dan Implementasi Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  Modul  Human  Resource,  Inventory,  dan Sales pada PT Global Insight Utama . E-Proceedings of Engineering, 7(1), 2602- 2613.
Astuti,  M.  &  Nurdin,  R.  (2015). Analisa  Seleksi  Supplier  Guna  Meningkatkan  Daya Saing  UKM  Kerajinan  Bambu . Jurnal Teknologi, 8(2), 119-127.
Baskerville,  R.,  Baiyere,  A.,  Gregor,  S.,  dkk.  (2018). Design  Science  Research
Contributions:  Finding  a  Balance  Between  Artifact  and  Theory. Journal  of  the Association for Information Systems, 19(5), 358-376. https://doi.org/10.17705/1jais.00495
Brahmana,  R.  W.  S.,  Mohammed,  F.  A.,  &  Chairuang,  K.  (2020). Customer Segmentation  Based  on  RFM  Model  Using  K-Means,  K-  Medoids,  and  Dbscan Methods .  Lontar  Komputer  Jurnal  Ilmiah  Teknologi  Informasi,  11(1),  32-43. https://doi.org/10.24843/LKJITI.2020.v11.i01.p04
Dewi,  I.  A.,  Darmawan,  I.,  Witjaksono,  R.  W.  (2015). Penerapan  Sistem Manufacturing  Pada  UMKM  Konveksi  Rajutan  Berbasis  OpenERP  dengan Metode  Sure  Step .  E-Proceedings  of  Engineering,  2(2),   5462-5471,
Fauziah,  I.  S.,  Ridwan,  A.  Y.,  &  Azizah,  A.  H.  (2019). Pengembangan  Sistem  Green ERP  Modul  Production  Berbasis  Open  ERP  ODOO  pada  Industri  Penyamakan Kulit  Dengan Menggunakan Metode ASAP. E-Proceedings of Engineering, 6(2), 8094-8104.
Febriyana,  K.,  Ridwan,  A.  Y.,  &  Puspitasari,  W.  (2019). Perancangan  Sistem  Halal Modul  Manufacturing  Berbasis  Enterprise  Resource  Planning  Menggunakan ODOO  pada  Industri  Kosmetik  Dengan  Metode  SAP  (Studi  Kasus:  CV  Skin Solution  Beauty  Care  Indonesia). E-Proceedings  of  Engineering,  6(2),  8337- 8349.
Fransiska,  V.,  Saedudin,  R.  R.,  &  Witjaksono,  R.  W.  (2016). Pengembangan  Modul Manufacturing  Berbasis  ODOO  Dengan  Metode  Accelerated  SAP  Pada Inglorious Industries. E-Proceedings of Engineering, 3(2) Page 3468-3475.
Hanaving,  H.,  Budiyono,  A.,  &  Witjaksono,  R.  W.  (2021). Implementasi  Sistem  ERP Proses  Produksi  pada  Restoran  di  De  Braga  Hotel  dengan  Metode  Rapid Application Development (RAD) Berbasis ODOO . E-Proceedings of Engineering, 8(5), 9295-9310.
Imanda,  P.,  Zaman,  A.  N.,  &  Saputra,  H.  H.  (2018). Analisa  Perencanaan  Sistem Produksi pada Rumah Makan Stallo . Seminar dan Konferensi Nasional IDEC.
Jauhari,  J.  (2010). Upaya  Pengembangan  Usaha  Kecil  dan Menengah  (UKM)  dengan
Memanfaatkan E-Commerce. Jurnal Sistem Informasi, 2(1), 159-168.
Kuatno, R., Ridwan, A. Y., & Fajrillah, A. A. (2019). Perancangan Sistem Green ERP pada  Modul  Manufacturing  Berbasis  ODOO  untuk  Indsutri  Garmen  dengan Menggunakan Metode ASAP. E-Proceedings of Engineering, 6(2), 8286-8296.
Monk,  E.,  &  Wagner,  B.  (2001). Concepts  In  Enterprise  Resource  Planning. Boston: Cengage Learning.
O'leary,  D.  E.  (2000). Enterprise  Resource  Planning  Systems:  Systems,  Life Cycle, Electronic Commerce, and Risk . Cambridge: Cambridge University Press.
Paramitha,  D.  (2021). Implementasi  Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  Bagian Pengadaan  Bahan  Baku, Produksi,   d an  Penjualan  pada  PT  Sarang  Perak Indonesia. Research Proposal.
Pradnya,  D.  (2021). Penerapan  Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  Produksi  Dan Pengadaan  Bahan  Baku  Pada  Konveksi  Bali  Valentine  Menggunakan  Aplikasi Dolibarr Dan Metode Accelerated Sap . Research Proposal. https://doi.org/10.13140/RG.2.2.14398.00326
Pratama,  D.  A.,  Atmaja,  D.  B.,  Reinhard,  H.,  dkk.  (2019). Rancangan  Implementasi Enterprise  Resource  Planning  Berbasis  Open  Source  Menggunakan  Software Dolibarr  pada  Perusahaan  PT  Always  Problem. Jurnal  Penelitian  dan  Karya Ilmiah Lembaga  Penelitian Universitas Trisakti, 4(2), 99-108. Doi: https://doi.org/10.25105/pdk.v4i2.5223
Priatna,  A.,  Ridwan,  A.  Y.,  &  Saputra,  M.  (2019). Perancangan  Sistem  Green Accounting  Menggunakan  Aplikasi  ODOO  Dengan  Metode  Accelerated  Sap (ASAP)  Pada Industri Pengolahan  Karet  (Studi  Kasus:  CV.Inti Karet Bandung). E-Proceedings of Engineering, 6(2), 8275-8285.
Rispianda,  R.,  Eryanti,  F.,  &  Nugraha,  C.  (2014). Penerapan  Sistem  Open  Source Enterprise Resource Planning Pada Perusahaan Elektronika . Reka Integra Jurnal Itenas, 1(3), 285-296.
Tarigan,  Z.  J.  H.  (2005). Perancangan  Penjualan  dan  Perencanaan  Produksi  yang Terintegrasi dengan Menerapkan  Teknologi  Enterprise  Resource Planning (Studi Kasus  pada  Perusahaan  Furniture,  Consumer  Good  dan  Elektronik). Jurnal Teknik Industri, 7(2), 138-144.
Zia, H. (2020). Pengaturan Pengembangan UMKM di Indonesia . Rio Law Jurnal, 1(1). http://doi.org/10.36355/rlj.v1i1.328
Zaman,  A.  K.,  &  Mu’alim,  S.  P. Implementasi  System  ERP  (Enterprise  Resources Planning)  Adempiere  Bagian  Produksi  pada  PT.  X. Robust  Jurnal  Teknik Industri. )
Copyright holder:
Jesica Elisabeth Sitorus, R. Wahjoe Witjaksono, Muhardi Saputra (2023)

## First publication right:

## Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia
This article is licensed under: