## EFEKTIVITAS ANALISIS BEBAN KERJA PEGAWAI

## Edi Muhammad Nur
Program Magister Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Riau Kampus Bina Widya Jl. H.R. Soebrantas, Km. 12,5 Panam Pekanbaru
Abstract: The Effectiveness Analysis of the Workload of Employees. The purpose of this study was to determine the effectiveness of the analysis of the workload of employees Meranti Islands regency Regional Secretariat and the factors that hinder the effectiveness of the work load analysis. Samples were taken every employee contained in the work unit or section at the Re- gional Secretariat. The data collection is done with work sampling method is the observation of the activities performed by employees during working hours with a distance of observation time every ten minutes. After the data collected then analyzed by qualitative descriptive approach. The research found that the use of working time of employees is implemented and shared in produc- tive activities, are not productive activities and private events can be concluded that each unit is still not optimal in performing routine administrative activities and duties and functions assigned. Barriers were found on the effectiveness of Secretariat staff workload analysis of Regency Me- ranti, namely expense budget workload analysis, information accuracy workload analysis, work- load analysis and policy implementation in the managerial workload analysis.
Keywords: workload analysis, effectiveness, working time, employee needs
Abstrak: Efektivitas Analisis Beban Kerja Pegawai. Tujuan penelitian ini adalah untuk men- getahui efektivitas analisis beban kerja pegawai Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Me- ranti dan faktor-faktor yang menghambat efektivitas analisis beban kerja. Sampel penelitian ini adalah setiap pegawai yang terdapat pada unit kerja atau bagian yang ada di Sekretariat Daerah. Pengumpulan data dilakukan dengan metode work sampling yaitu pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan oleh pegawai selama jam kerja dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit. Setelah data terkumpul kemudian dianalisis dengan pendekatan deskriptif kualitatif. Ha- sil penelitian ditemukan bahwa penggunaan waktu kerja pegawai yang dilaksanakan dan dibagi dalam kegiatan produktif, kegiatan tidak produktif dan kegiatan pribadi dapat disimpulkan bahwa setiap unit kerja masih belum optimal dalam melaksanakan kegiatan administrasi rutinitasnya dan tugas pokok dan fungsi yang ditetapkan. Hambatan yang ditemukan terhadap efektivitas analisis beban kerja pegawai Sekretariat Daerah Kabupaten Meranti, yaitu anggaran biaya anali- sis beban kerja, ketepatan informasi analisis beban kerja, kebijakan analisis beban kerja dan implementasi manajerial dalam analisis beban kerja.
Kata kunci: analisis beban kerja, efektivitas, waktu kerja, kebutuhan pegawai
PENDAHULUAN Reformasi birokrasi baik pada pemer- intah pusat maupun pemerintah daerah merupakan kebutuhan dalam upaya mewu- judkan pemerintahan yang baik (good gov- ernance). Ini pada dasarnya bertujuan untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih efektif kepada masyarakat. Baik buruknya pelayanan yang diberikan pemerintah dalam menjalankan fungsinya sebagai institusi publik yang bertanggung jawab terhadap kesejahteraan dan pemenuhan kebutuhan publik. Ini menunjukkan bahwa kinerja or-
ganisasi pemerintahan dengan segala per- angkat teknisnya harus lebih diarahkan pada fungsi pokok melayani masyarakat sebagai hal yang utama sebagaimana tersirat dalam semangat desentralisasi.
Dewasa ini, tuntutan masyarakat terha- dap pelayanan publik semakin besar, namun profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Salah satu penyebab utama adalah distribusi pegawai pada suatu unit kerja atau satuan kerja belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti belum didasarkan pada beban
kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di satu unit kerja dan kurangnya pegawai di unit kerja yang lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan tersebut. Un- tuk mengatasi permasalahan di atas, diperlu- kan perbaikan dan penataan ulang manaje- men kepegawaian ke arah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan (sustainable). Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata dan dibenahi saat ini adalah formasi pegawai yang sesuai dengan visi, misi, tu- juan dan sasaran organisasi serta fungsi dan tugas pokok yang diemban.
Demikian halnya juga dengan Sek- retariat Daerah Kabupaten Meranti dalam upaya memberikan beban kerja kepada se- tiap pegawainya yang bekerja di masing- masing unit kerja yang ada tentunya ber- dasarkan kepada aturan yang berlaku. Pem- bebanan kerja yang dilakukan disesuaikan dengan Peraturan Bupati Nomor 34 Tahun 2012 tentang tugas pokok dan fungsi serta uraian tugas Sekretariat Daerah Kabupaten Meranti. Dalam peraturan ini setiap unit kerja atau bagian sudah ditetapkan tugas dan fungsinya masing-masing sebagai dasar dari pembebanan kerja di Sekretariat Daerah. Peraturan Menteri Dalam Negeri No- mor  12  Tahun  2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan De- partemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, telah menetapkan ruang lingkup dari analisis beban kerja itu meliputi : 1.  Pedoman analisis beban kerja menjadi acuan bagi setiap unit organisasi di ling- kungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah dalam melaksanakan analisis beban kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing.
2.  Analisis beban kerja dilaksanakan untuk mengukur dan menghitung beban kerja setiap jabatan/unit kerja dalam rangka efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tu - gas dan meningkatkan kapasitas organ- isasi yang profesional, transparan, pro- porsional dan rasional.
3.  Analisis beban kerja dilakukan pada se- tiap jabatan yang ada dalam satuan kerja organisasi.
Kemudian melalui Peraturan Mente- ri Dalam Negeri Nomor  12  Tahun  2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, juga dijelaskan bahwa analisis beban kerja dilakukan terhadap as- pek-aspek sebagai  berikut : 1. Norma waktu (variabel tetap) Norma waktu (variabel tetap) merupa- kan waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan tugas/kegiatan. Kemu- dian norma waktu (variabel tetap) di- tetapkan dalam standar norma waktu kerja dengan asumsi tidak ada peruba- han yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah.
2. Volume kerja (variabel tidak tetap) Volume kerja (variabel tidak tetap) dip- eroleh dari target pelaksanaan tugas un- tuk memperoleh hasil kerja.
3. Jam kerja efektif Jam kerja efektif merupakan alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja.
Selanjutnya dalam melakukan peng- hitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Meranti berpedoman kepada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004. Dimana dalam peraturan ini metode beban kerja dii- dentifikasi dari :
1.  Hasil kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan, dimana metode ini menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan.
2.  Objek kerja Objek kerja adalah objek yang dilaya- ni dalam pelaksanaan pekerjaan, dima- na metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada jumlah objek yang harus dilayani.
3.  Peralatan kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja, dimana meto- de ini digunakan untuk jabatan yang be- ban kerjanya tergantung pada peralatan kerjanya.
4.  Tugas per tugas jabatan Tugas per tugas jabatan adalah metode menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Oleh karenanya upaya organisasi dalam melakukan evaluasi atau penilaian terhadap efektivitas analisis beban kerja di setiap unit kerja, akan memberikan stimu- lus yang positif dan menyehatkan organ- isasi. Sebab penilaian dan evaluasi yang di- lakukan akan memberikan dampak kepada pelaksanaan kerja yang dilakukan oleh pe- kerja, terutama dalam meningkatkan tang- gung jawab kerja sesuai dengan beban ker- janya. Berdasarkan observasi yang penulis lakukan pada Sekretariat Daerah Kabupaten Meranti, ditemukan fenomena-fenomena yang berhubungan dengan analisis beban kerja sebagai berikut :
1.  Masih ada pekerjaan-pekerjaan yang ti- dak mampu diselesaikan sesuai dengan waktu yang ditetapkan, padahal waktu kerja selama sehari adalah 8,5 jam/hari atau 510 menit/hari yang setelah di- kurangi dengan allowance sebesar 30 %, maka waktu kerja efektif setiap harinya adalah 357 menit/hari. Fakta ini terjadi karena ada kesalahan dalam proses pen- empatan pekerja dan analisis jabatan yang membuat banyak pegawai tidak mengetahui apa tugasnya, sehingga bekerja hanya menunggu perintah saja dan jika tidak ada order pekerjaan maka pegawai itu menganggur.
2.  Proses penempatan pekerja dan anali- sis jabatan yang belum sesuai dengan kemampuan dan keahlian yang dimil- iki membuat volume kerja yang yang dihasikan juga rendah. Selain itu juga rendahnya penghargaan yang diberikan kepada pegawai yang aktif atau ber- prestasi, membuat rendahnya kompetisi antar pegawai dalam upaya menghasil- kan volume pekerjaan yang dibutuhkan.
3.  Kurang mampunya pimpinan unit kerja dalam membagi tugas yang merata ke- pada pegawai menyebabkan pegawai
masih banyak yang menganggur dalam bekerja. Sehingga mengakibatkan jam kerja yang sudah ditetapkan tidak efektif untuk direalisasikan, karena terjadi pen- umpukkan pekerjaan kepada pegawai tertentu saja. Dampak yang lain mem- buat pegawai yang menganggur mencari tambahan kerja sampingan yang pada umumnya akan mengganggu kegiatan rutin di kantor. Berdasarkan penjelasan dan pemaparan yang sudah dikemukakan, maka permasalahan penelitian ini adalah bagaimana efektivitas analisis beban kerja dan faktor-faktor yang menghambat efekti- vitas analisis beban kerja pegawai berdasar- kan Peraturan Bupati Nomor 34 Tahun 2012 di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti ? Moekijat (2008) menjelaskan bahwa ada beberapa elemen yang bisa diselediki dalam menilai beban kerja antara lain: 1.  Penyelidikan waktu Waktu dipergunakan dalam kegiatan- kegiatan yang tidak langsung berhubun- gan dengan produksi disebut waktu bu- kan lingkaran (noncyclical time). Peny- elidikan waktu secara keseluruhan akan mengabaikan pentingnya noncyclical time ini dan membolehkan noncyclical time yang tidak penting. Oleh karena itu maka hanya untu minimum yang pent- ing yang dibolehkan untuk ditambahkan pada pelaksanaan-pelaksanaan yang demikian, seperti menunggu bahan- bahan, waktu-waktu noncyclical time yang disebut allowances (waktu-waktu yang diperbolehkan untuk ditambah- kan) dihitung sebagai persentase dari waktu lingkaran (cycle time).
2.  Penyelidikan gerak Penyelidikan waktu yang cermat tanpa penyelidikan gerak yang dilakukan se- cara seksama adalah tidak mungkin. Oleh karena itu maka penyelidikan wak- tu selalu didahului oleh analisis menge- nai cara yang terbaik untuk melakukan suatu tugas. Ini disebut q enyelidikan gerak (motion study) dengan menggu-
nakan suatu alat gerak lamban (slow motion projector) disertai dengan suatu alat untuk menentukan waktu yang khu- sus yang disebut microchronometer pada latar belakang gambar, padan wak- tu yang bersamaan dapat dibuat penyeli- dikan gerak dan waktu yang tepat serta terinci. Gerak lamban memungkinkan analisis yang tepat dari padan jalannya gerak, sehingga metode pekerjaan yang terbaik dapat diketemukan da distan- darisasikan. Dengan menghentikan alat pemotret, orang dapat membawa waktu padan microchronometer untuk setiap unsur dalam lingkaran pekerjaan (work cycle) itu. Mangkuprawira (2003) menjelas- kan beban kerja seseorang sudah ditentu- kan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila seba- gian besar karyawan bekerja sesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya, jika karyawan bekerja di bawah standar maka beban kerja yang di- emban berlebih. Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat berarti esti- masi standar yang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu sendiri. Kebutuhan SDM dapat dihitung dengan mengidentifikasikan  seberapa  banyak  out - put perusahaan pada divisi tertentu yang in- gin dicapai. Kemudian hal itu diterjemahkan
dalam bentuk lamanya (jam dan hari) kary- awan yang diperlukan untuk mencapai out- put tersebut, sehingga dapat diketahui pada jenis pekerjaan apa saja yang terjadi deviasi negatif atau sesuai standar.
Moekijat (2008) menyatakan bahwa prosedur yang sering digunakan untuk me- nentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan menganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat menunjukkan volume ha- sil rata-rata yang dicapai oleh setiap tenaga kerja. Rata-rata tersebut selanjutnya dapat digunakan untuk menaksir kebutuhan tena- ga kerja. Dalam menghitung berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dalam me- nyelesaikan suatu jabatan atau pekerjaan, maka dapat dirumuskan dengan jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/peker- jaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Dengan demikian, untuk menentukan jumlah waktu yang sesunguh- nya diperlukan untuk menyelesaikan peker- jaan dapat dilakukan dengan menjumlah- kan waktu yang sesungguhnya digunakan ditambah waktu bukan lingkaran ditambah waktu untuk menghilangkan kelelahan dan ditambah dengan waktu keperluan pribadi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat melalui perumusan sebagai berikut :
X = Jumlah Orang dalam Menyelesaikan Pekerjaan Jumlah Waktu dalam
Menyelesaikan Pekerjaan Waktu yang Diberikan 1 Orang Jumlah Waktu dalam Menyelesaikan Pekerjaan Waktu yang sungguh-sungguh diperlukan   +   Waktu bukan lingkaran +    Waktu  untuk  menghilangkan kelelahan  +  waktu keperluan pribadi Penelitian ini bertujuan untuk menge- tahui analisis beban kerja pegawai pada Sek- retariat Daerah Kabupaten Meranti.
METODE Pelaksanaan penelitian ini untuk peng- umpulan data primer maupun data sekunder
menggunakan metode penelitian survei seb- agai salah satu jenis scientific research. Pop - ulasi penelitian adalah pegawai Sekretariat Daerah Kabupaten Meranti. Sampel diambil 9 orang dengan metode stratified  ramdom sampling. Pengumpulan data primer menge- nai pegawai diperoleh melalui metode work sampling yaitu pengamatan terhadap aktifi - tas yang dilakukan oleh pegawai selama jam kerja dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit. Aktifitas yang diamati dalam penelitian menggunakan work sampling dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi. Metode analisis data adalah dengan perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja den- gan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Apara- tur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Neg- eri Sipil.

## HASIL
Efektivitas Analisis Beban Kerja Pegawai Penggunaan Waktu Kerja Hari kerja menunjukkan jumlah hari yang tersedia untuk bekerja bagi pegawai. Waktu kerja adalah satuan waktu tertentu yang tersedia untuk bekerja, misal dalam jam per tahun atau menit per tahun. Hari kerja dan waktu kerja merupakan hal yang penting untuk diketahui dalam melakukan analisis beban kerja. Berdasarkan hari kerja dan waktu kerja, dapat diketahui bagaimana gambaran penggunaan waktu yang tersedia untuk bekerja oleh pegawai. Penggunaan waktu kerja yang dilakukan oleh pegawai juga akan memberikan gambaran kepada pimpinan terhadap seberapa maksimal waktu yang digunakan dalam setiap peny- elesaian pekerjaan yang dibebankan. Se- hingga dengan pengetahuan waktu kerja ini pimpinan juga dapat melalukan evaluasi ter- hadap setiap bagian yang ada, dalam upaya memaksimalkan waktu kerja yang dimiliki untuk menyelesaikan beban kerja yang di- berikan. Dari 9 unit kerja yang diteliti untuk kegiatan selama seminggu, baik kegiatan produktif, tidak produktif maupun kegiatan peribadi dapat dilihat dari tabel 1 rekapitu- lasi sebagai berikut:
Tabel 1.   Rekapitulasi Kegiatan selama Seminggu dan Waktu Kerja Pegawai Pada 9 Unit Kerja di Sek- retariat Daerah Kabupaten Kepulaua Meranti Unit Kerja Total Waktu (menit) Jumlah Persentase (%) Jumlah 1 2 3 1 2 3 Bagian Tata Pemerintahan (Subbagian Otonomi Daerah) 1650 625 275 2550 64,71 24,51 10,78 100 Bagian Hukum dan HAM (Subbagian Perundang-udangan) 1350 700 500 2550 52,94 27,45 19,61 100 Bagian Hubungan Masyarakat (Subbagian Informasi dan Pemberitaan) 1425 800 325 2550 55,88 31,37 12,75 100 Bagian Perekonomian (Subbagian Sarana dan Prasarana) 1200 800 550 2550 47,06 31,37 21,57 100 Bagian Administrasi Pembangunan (Subbagian Penyusnan Program) 975 1275 300 2550 38,24 50,00 11,76 100 Bagian Kesejahteraan Masyarakat (Subbagian Kesejahteraan Sosial) 1525 725 300 2550 59,80 28,43 11,76 100 Bagian Organisasi dan Tatalaksana (Subbagian Kepegawaian) 1275 1025 250 2550 50,00 40,20 9,80 100 Bagian Umum dan Perlengkapan (Subbagian Umum dan Rumah Tangga) 925 1300 325 2550 36,27 50,98 12,75 100 Bagian Keuangan (Subbagian Anggaran) 1275 1125 150 2550 50,00 44,12 5,88 100 Rata-rata 1288,88 930,56 330,56 2550 50,54 36,49 12,96 100 Sumber :  Hasil data olahan penelitian, 2014 Keterangan : 1  =  Jenis kegiatan produktif 2  =  Jenis kegiatan tidak produktif
3  =  Jenis kegiatan pribadi
Dari penggunaan waktu kerja pegawai yang dilaksanakan dan dibagi dalam keg- iatan produktif, kegiatan tidak produktif dan kegiatan pribadi dapat disimpulkan dengan menarik rata-rata waktu yaitu 50, 54 % un- tuk waktu produktif, 36,49 % waktu tidak produktif dan 12,96 % kegiatan pribadi. Pengunaan waktu produktif yang rata-rata 50,54 % menjelaskan bahwa setiap unit kerja masih belum optimal dalam melaksanakan kegiatan administrasi rutinitasnya dan tugas pokok dan fungsi yang ditetapkan. Akibat- nya pencapaian kinerja yang maksimal dan tujuan organisasi yang telah ditetapkan juga kurang maksimal. Jumlah Kebutuhan SDM Analisis mengenai jumlah kebutuhan pegawai untuk pekerjaan yang dilaksanakan pada masing-masing unit kerja di Sekre- tariat Daerah Kabupaten Kepuluan Meranti dilakukan dengan menggunakan metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja ber- dasarkan beban kerja. Pekerjaan untuk mas- ing-masing unit kerja di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti memiliki hasil kerja yang beragam misalnya hasil kerja pengarsipan berbeda dengan hasil kerja rutinitas. Oleh karena itu, pendekatan perhitungan jumlah kebutuhan karyawan menggunakan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan ke- butuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas ja- batan sesuai Keputusan Menteri Pendayagu- naan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M. PAN/7/2004 yaitu:
Menetapkan waktu kerja Waktu kerja yang secara efektif digu- nakan untuk bekerja terdiri terdiri dari hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Waktu kerja efektif berlaku sama di seluruh unit kerja yang ada pada Sekretariat Daerah Ka- bupaten Kepulauan Meranti. Dalam menen- tukan hari kerja efektif untuk mengetahui waktu kerja yang digunakan oleh pegawai didalam melaksanakan tugasnya dapat di- hitung dengan langkah-langkah: (1) Penga- matan dan pencatatan yang dilakukan untuk
jam kerja efektif selama 1 minggu, dimana hari kerja efektif dalam 1 minggu adalah 5 hari kerja dan jam kerja efektif dalam 1 hari kerja sebesar 8,5 jam/hari atau 510 menit/ hari. Maka jam kerja dalam 1 minggu adalah sebagai berikut: Jam kerja dalam 1 minggu = 8,5 jam  x  5 hari, sama dengan 42,5 jam/ minggu atau 2550 menit/minggu, dan (2) Allowance merupakan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja atau melakukan kegiatan kerja tidak produktif dan kegiatan pribadi. allowance untuk 9 unit kerja yang diteliti adalah a) Bagian Tata Pemerintahan (Subbagian Otonomi Daerah) allowance  = 900 menit/minggu, b) Bagian Hukum dan HAM (Subbagian Perundang-undangan) al- lowance  =  1200 menit/minggu, c) Bagian Hubungan Masyarakat (Subbagian Informa- si dan Pemberitaan) allowance  =  1125 me - nit/minggu, d) Bagian Perekonomian (Sub- bagian Sarana dan Prasarana) allowance  = 1350 menit/minggu, e) Bagian Administrasi Pembangunan (Subbagian Penyusunan Pro- gram)  allowance    =    1575  menit/minggu, f) Bagian Kesejahteraan Masyarakat (Sub- bagian Kesejahteraan Sosial) allowance  = 1025 menit/minggu, g) Bagian Organisasi dan Tatalaksana (Subbagian Kepegawaian) allowance    =    1275  menit/minggu,  h)  Ba - gian Umum dan Perlengkapan (Subbagian Umum dan Rumah Tangga)  allowance  = 1625 menit/minggu, i) Bagian Keuangan (Subbagian Anggaran) allowance  =  1275 menit/minggu.
Fakta ini menjelaskan bahwa hari kerja yang digunakan oleh pegawai dalam menyelesaikan beban kerja pada 9 unit kerja di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti yang diberikan sebanyak 5 hari atau 42,5 jam/minggu atau 2550 menit/minggu. Sedangkan jam kerja yang efektif digunak- an oleh pegawai dalam melaksanakan tugas- nya sehari-hari oleh 9 unit kerja di Sekre- tariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti bervariasi. Realitas ini menerangkan bahwa pegawai masih belum memaksimalkan penggunaan jam kerja efektifnya berdasar- kan waktu kerja yang telah ditetapkan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan
Jurnal Ilmu Administrasi Negara, Volume 13, Nomor 4, Januari 2016 :363-373
Meranti dalam menyelesaikan beban kerja yang diberikan. Dimana seharusnya pega- wai dapat memaksimalkan waktu kerja yang 5 hari dengan jam kerja 42,5 jam/minggu atau 2550 menit/minggu, namun kenyataan- nya masih ditemuka allowance yang berva- riasi untuk masing-masing unit kerja di Sek- retariat Daerah Kabupaten Meranti. Artinya masih ada jam kerja yang terbuang dalam setiap minggu pada masing-masing unit ker- ja dalam pelaksanaan tugas dan fungsi yang telah dibebankan.
Menyusun waktu penyelesaian tugas Setiap tugas pokok memiliki beban tu- gas yang menggambarkan seberapa banyak tugas tersebut dilakukan dalam satuan hasil dan jangka waktu tertentu. Misalnya pada unit kerja Bagian Tata Pemerintah di Sekre- tariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meran- ti memiliki rincian tugas berserta standart waktu yang disediakan. Fakta ini menjelas- kan bahwa setiap tugas pokok atau beban kerja yang diberikan harus memperhitungan waktu penyelesaian tugas dengan jelas. Se- hingga dengan adanya standart waktu yang disediakan maka dapat diketahui kemam- puan pegawai dalam menyelesaikan beban
kerja yang diberikan dalam setiap harinya, minggunya, bulannya dan tahunnya. Apabi- la proses pencapaian pekerjaan dan penyele- saian pekerjaan tidak sesuai dengan standart waktu yang telah ditetapkan, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap pegawai yang melaksanakan tugas atau standart waktu yang ditetapkan dalam penyelesaian tugas.
Menghitung jumlah kebutuhan pegawai Perhitungan jumlah kebutuhan pega- wai dalam setiap unit kerja dimaksudkan untuk mengetahui sebarapa banyak pega- wai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan beban kerja yang telah diberikan. Sehingga dengan adanya perhitungan jumlah kebutu- han pegawai, setiap unit kerja dapat memak- simalkan segala komponen yang dimilikin- ya untuk menyelesaikan beban kerja yang dilimpahkan. Jumlah kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung berdasar- kan data yang diperoleh dari tahapan sebe- lumnya, yaitu dari waktu kerja yang dibe- bankan dan waktu kerja penyelesaian tugas yang ditetapkan. Untuk mengetahui lebih jelas berapa jumlah pegawai yang dibutuh- kan untuk masing-masing dengan beban kerja yang dilimpahkan dapat dilihat pada tabel berikut ini :

## Tabel 2. Jumlah Kebutuhan Pegawai dari masing-masing Unit Kerja pada Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti
No. Unit Kerja Kebutuhan Pegawai (orang) Frekuensi Pegawai yang Ada  (orang) Kekurangan Pegawai (orang) 1. Bagian Tata Pemerintahan 15 6 9 2. Bagian Hukum dan HAM 5 5 0 3. Bagian Hubungan Masyarakat 8 4 4 4. Bagian Perekonomian 6 6 0 5. Bagian Administrasi Pembangunan 14 8 6 6. Bagian Kesejahteraan Masyarakat 13 6 7 7. Bagian Organisasi dan Tatalaksana 10 6 4 8. Bagian Umum dan Perlengkapan 12 23 + 12 9. Bagian Keuangan 16 12 4
Sumber :  Hasil data olahan penelitian, 2014
Dari tabel 2 diatas dapat diketahui jumlah kebutuhan pegawai yang sebenarnya dari setiap unit kerja yang ada di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti ber- dasarkan perhitungan kebutuhan pegawai melalui uraian tugas, beban kerja dan waktu kerja. Hasil perhitungan ini menunjukkan bahwa setiap unit kerja yang ada di Sekre- tariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti membutuhkan pegawai 5 – 16 orang pega- wai untuk dapat menyelesaikan beban kerja yang telah dilimpahkan dengan waktu kerja yang disediakan. Penetapan jumlah kebutu- han pegawai ini menjelaskan bahwa sebena- rnya dalam menyelesaikan beban kerja yang ada pada setiap unit kerja di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti tidak membutuhkan pegawai yang terlalu besar yaitu hanya berjumlah 99 orang pegawai.
Faktor-Faktor yang Menghambat Efekti- vitas Analisis Beban Kerja Pegawai Analisis beban kerja yang dilakukan terhadap organisasi dalam prakteknya ti- dak terlepas dari beberapa hambatan. Sebab tidak semua organisasi, terutama organ- isasi publik dengan mudah dan leluasa un- tuk melakukan analisis beban kerja dalam upaya mengetahui kebutuhan jumlah pega- wai berdasarkan jam kerja dan beban kerja yang tersedia. Di Sekretariat Daerah Kabu- paten Kepulauan Meranti, juga tidak dapat dengan mudah dan leluasa dalam melaku- kan analisis beban kerja yang dapat mem- berikan informasi kepada organisasi untuk mengetahui kebutuhan pegawai berdasar- kan jam kerja dan beban kerja yang dilim- pahkan. Adapun beberapa hambatan yang ditemukan berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang dilakukan terhadap efektivitas analisis beban kerja  pegawai berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 34 Ta- hun 2012 Di Sekretariat Daerah Kabupaten Meranti, yaitu: (1) Anggaran biaya. Ber- dasarkan fakta pengamatan dan wawancara yang dilakukan terhadap efektivitas analisis beban kerja  pegawai berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 34 Tahun 2012 Di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti, fak-
tor penghambat utama yang ditemui adalah anggaran biaya yang belum tersedia secara maksimal untuk melakukan analisis beban kerja, (2) Ketepatan informasi analisis be- ban kerja. Faktor ketepatan informasi yang diberikan melalui analisis beban kerja juga menjadi penghambat, (3) Kebijakan analisis beban kerja. Faktor kebijakan analisis beban kerja yang diterapkan juga menjadi ham- batan bagi organisasi untuk berani menyu- sun anggaran biaya dalam melaksanakan kegiatan analisis beban kerja. Seharusnya kebijakan analisis beban kerja yang diterbit- kan oleh pemerintah pusat dapat diterjemah- kan dengan baik oleh pemerintah daerah untuk dapat diimplementasikan pada setiap organisasi atau SKPD yang ada di daerah. Namun faktanya kebijakan yang dibebank- an belum dapat sepenuhnya diterjemahkan oleh pemerintah daerah, untuk dijadikan dasar bagi setiap organisasi publik di daerah dalam melaksanakan analisis beban kerja. Akibatnya organisasi publik di daerah tidak memiliki keberanian untuk mengimplemen- tasikan kebijakan analisis beban kerja yang telah diamanahkan oleh pemerintah pusat dalam setiap tahun. Padahal apabila kebi- jakan analisis beban kerja mampu dilaku- kan oleh organisasi publik di daerah, maka akan memberikan informasi yang jelas akan kebutuhan pegawai, waktu kerja produktif pegawai dan kompetensi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan fungsi yang dibebankan, (4) Implementasi manajerial analisis beban kerja. Faktor implementasi manajerial yang unggul didalam organisasi juga perlu dilaksanakan. Sebab kemam- puan mengimplementasi manajerial melalui analisis beban kerja akan menjadi dasar bagi perencanaan SDM didalam suatu organisasi. Karena perencanaan SDM yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan merupakan upaya organisasi untuk menemukan SDM yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam merealisasikan tujuannya. Oleh karena itu keberanian manajerial dalam mengimple- mentasikan hasil analisis beban kerja akan menjadi sangat penting bagi organisasi kedepanya untuk mencapai sasaran dan tu-
Jurnal Ilmu Administrasi Negara, Volume 13, Nomor 4, Januari 2016 :363-373
juan yang telah ditetapkan.
PEMBAHASAN Penemuan belum maksimalnya peng- gunaan waktu kerja pegawai, dapat dijadi- kan evaluasi bagi organisasi untuk membe- nahi penggunaan waktu kerja yang dilaku- kan oleh setiap unit kerja. Adanya evaluasi yang dilakukan dapat memperbaiki peng- gunaan waktu kerja dari setiap unit kerja yang diharapkan mencapai hasil kerja yang maksimal sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan. Kemudian penggunaan waktu tidak produktif yang rata-rata 36,49 % menjelaskan bahwa dalam setiap unit ker- ja yang dimiliki, masih ditemukan pegawai yang tidak menggunakan waktu kerjanya untuk kegiatan produktif. Sebab ditemukan pada setiap unit kerja pegawai yang masih mengobrol sesama pegawai, membaca ko- ran atau majalah, menggunakan sambungan internet untuk hal-hal yang tidak perlu, ter- lambat datang kerja dan pulang kerja lebih awal. Akibatnya kegiatan tidak produktif yang dilakukan oleh pegawai memberikan dampak kepada penggunaan waktu produk- tif dalam menyelesaikan beban kerja yang diberikan. Untuk itu dibutuhkan strategi yang tepat dalam mengurangi waktu tidak produktifnya para pegawai dalam setiap pelaksanaan beban kerja yang diberikan. Selanjutnya penggunaan waktu prib- adi yang rata-rata 12,96 % menjelaskan bahwa dalam setiap unit kerja, pegawai ke- seluruhannya menggunakan waktu untuk kegiatan pribadinya seperti menghilangkan penat atau kelelahan, yang berhasil diamati meliputi kegiatan makan, minum, shalat, tidur, mendengarkan musik dan olahraga ringan. Namun fakta yang ditemukan, peng- gunaan waktu pribadi yang dilakukan sering melebih waktu yang telah ditetapkan. Artin- ya banyak pegawai yang berleha-leha dalam menggunakan waktu pribadinya, sehingga mengganggu jam kerja yang sudah ditetap- kan dan berdampak berkurangnya waktu produktif yang dimiliki untuk menyele- saikan beban kerja yang diberikan. Selain itu juga dari tabel 1 ditemukan unit kerja yang
paling maskimal dalam menggunakan wak- tu untuk kegiatan produktifnya adalah Ba- gian Tata Pemerintahan Subbagian Otonomi Daerah dengan persentase 64,71 % dan Ba- gian Kesejahteraan Masyarakat Subbagian Kesejahteraan Sosial dengan persentase 59,80 %. Sedangkan unit kerja yang paling besar menggunakan waktu untuk kegiatan tidak produktif adalah Bagian Umum dan Perlengkapan Subbagian Umum dan Rumah Tangga dengan persentase 50,98 % dan Ba- gian Administrasi Pembangunan Subbagian Penyusunan Program dengan persentase 50,00 %. Kemudian unit kerja yang paling sering menggunakan waktu untuk kegiatan pribadi adalah Bagian Perekonomian Sub- bagian Sarana dan Prasarana dengan persen- tase 21,57 % dan Bagian Hukum dan HAM Subbagian Perundang-undangan dengan persentase 19,61 %.
Kondisi ini tentunya harus segera mendapat perhatian dari pimpinan organisa- si, sebab dalam setiap minggunya masih ada waktu kerja yang terbuang atau digunakan untuk kegiatan yang tidak produktif dan ke- giatan pribadi. Karena bisa saja terbuangnya jam kerja yang disediakan menjadi penye- bab tidak terpenuhinya kinerja yang dibe- bankan. Oleh karenanya perhatian pimpinan organisasi terhadap penggunaan waktu kerja yang diberikan kepada para pegawai dalam setiap unit kerja menjadi sangat penting, dalam upaya memaksimalkan waktu kerja yang diberikan untuk menyelesaikan beban kerja yang dilimpahkan. Evaluasi terhadap pegawai dilakukan supaya pekerjaan yang dibebankan memang benar-benar dipahami oleh pegawai, sehing- ga dalam pelaksanaannya dapat memenuhi standart waktu yang ditetapkan. Sebab dalam setiap unit kerja tidak semuanya pegawai langsung bisa untuk mengerjakan tugas yang dibebankan. Karena terkadang tidak semua pegawai juga memahami beban tugas yang dilimpahkan kepada dirinya, se- hingga membutuhkan waktu bagi pegawai untuk mempelajari dan menterjemahkan setiap tugas kerja yang dibebankan kepada dirinya. Bagi pegawai yang memiliki pen-
Edi Muhammad Nur, Efektivitas Analisis Beban Kerja Pegawai
didikan, kemampuan, ketrampilan dan pen- galaman yang baik, maka akan dapat lebih mudah memahami beban kerja yang dilim- pahkan, sehingga pegawai dengan kategori ini lebih mudah melaksanakan tugas yang telah dibebankan. Tetapi sebaliknya apabila pegaai tersebut baru diposisi itu dan kurang memiliki kemampuan dan ketrampilan ker- ja, tentunya membutuhkan waktu untuk bisa memahami dan menterjemahkan setiap be- ban kerja yang dilimpahkan kepada dirinya. Fakta ini juga yang harus menjadi perhatian bagi setiap pimpinan unit kerja untuk men- getahui potensi yang dimiliki oleh setiap pegawainya, agar dapat mendelegasikan tugas sesuai dengan kemampuan dan ket- rampilan yang dimilikinya. Dari data yang diperoleh unit kerja di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti yang paling besar membutuhkan pegawai adalah Bagian Keuangan dan Ba- gian Tata Pemerintahan. Sedangkan unit kerja yang membutuhkan pegawai paling sedikit adalah Bagian Hukum dan HAM, Bagian Perekonomian dan Bagian Hubun- gan Masyarakat. Fakta ini menjelaskan bahwa besar kecilya jumlah pegawai yang dibutuhkan disesuaikan dengan besarnya beban kerja yang dilimpahkan oleh setiap unit kerja. Sehingga dengan ketersediaan pegawai yang cukup diharapkan beban ker- ja yang diberikan dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang dibebankan. Namun ter- kadang kelemahan yang ditemukan dalam setiap penyediaan pegawai yang dilakukan terhadap masing-masing unit kerja, tidak sesuai dengan kebutuhan kerja. Akibatnya pegawai yang tersedia pada setiap unit kerja tidak dapat menyelesaikan beban kerja yang dilimpahkan kepada dirinya. Akibat kele- bihan beban kerja, menurut Winaya (1999) dapat menimbulkan dampak negatif bagi pegawai yaitu menurunya kualitas kerja, keluhan pelanggan dan kenaikan tingkat absensi, sedangkan jumlah karyawan yang terlalu sedikit, menurut Istijanto (2006) be- ban kerja yang ditanggung setiap karyawan sangat berat. Oleh karenanya perlu dilaku- kan pembenahan kedepannya bagi setiap
unit kerja yang ada di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti untuk bisa menyediakan pegawai sesuai dengan kebu- tuhan jumlahnya dan kebutuhan kerjanya, agar setiap pegawai yang ditempatkan pada masing-masing unit kerja dapat bekerja leb- ih maksimal untuk mewujudkan tujuan dan sasaran kerja yang telah ditetapkan.

## SIMPULAN
Penggunaan waktu kerja pegawai yang dilaksanakan dan dibagi dalam keg- iatan produktif, kegiatan tidak produktif dan kegiatan pribadi dapat disimpulkan bahwa setiap unit kerja masih belum optimal dalam melaksanakan kegiatan administrasi rutini- tasnya dan tugas pokok dan fungsi yang ditetapkan. Akibatnya pencapaian kinerja yang maksimal dan tujuan organisasi yang telah ditetapkan juga kurang maksimal. Jumlah kebutuhan pegawai yang sebenarnya dari setiap unit kerja yang ada di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti ber- dasarkan perhitungan kebutuhan pegawai melalui uraian tugas, beban kerja dan waktu kerja adalah pegawai 4 – 18 orang pegawai untuk dapat menyelesaikan beban kerja yang telah dilimpahkan dengan waktu kerja yang disediakan. Penetapan jumlah kebutuhan pegawai ini menjelaskan bahwa sebenarnya dalam menyelesaikan beban kerja yang ada pada setiap unit kerja di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan Meranti tidak mem- butuhkan pegawai yang terlalu besar. Berdasarkan perbandingan yang di- lakukan terlihat jelas bahwa jumlah kebu- tuhan pegawai yang diperoleh melalui ha- sil perhitungan beban kerja ternyata sudah terpenuhi dan bahkan berlebih dari jumlah kebutuhannya, namun tetap saja ada unit kerja yang masih memiliki kekurangan jum- lah personil kerja. Fakta ini menjelaskan bahwa dalam setiap unit kerja yang terdapat di Sekretariat Daerah Kabupaten Kepua- lauan Meranti sudah memiliki kelebihan kebutuhan pegawai berdasarkan perhitun- gan beban kerja yang dilakukan. Kondisi ini seharusnya membuat setiap unit kerja dapat melaksanakan tugasnya dan menyele-
Jurnal Ilmu Administrasi Negara, Volume 13, Nomor 4, Januari 2016 :363-373
saikan setiap beban kerja yang dilimpahkan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Sedangkan bagi yang personil kerja yang kekurangan, harus menyegerakan diri untuk menyusun perencanaan SDM sesuai dengan kebutuhan kerja. Beberapa hambatan yang ditemukan terhadap efektivitas analisis be- ban kerja  pegawai berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 34 Tahun 2012 Di Sekretariat Daerah Kabupaten Meranti, yaitu anggaran biaya analisis beban kerja, ketepatan infor- masi analisis beban kerja, kebijakan analisis beban kerja dan implementasi manajerial dalam analisis beban kerja.

## DAFTAR RUJUKAN
Istijanto., 2006., Riset Sumber Daya Ma- nusia., PT Gramedia Pustaka Utama., Jakarta. Mangkunegara Prabu., 2007., Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan., Penerbit Rosda., Bandung. Meokijat., 2008., Analisis Jabatan., CV. Mandar Maju., Bandung.
Edi Muhammad Nur, Efektivitas Analisis Beban Kerja Pegawai