Prosedur Klaim Reimbursement Karyawan Pada PT. Federal International Finance (FIF group) Cabang Subang
Silvy Sondari Gadzali 1
Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Subang silvysondari@unsub.ac.id
Ade Suparman 2
Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Subang suparmanade09@gmail.com
Rani Rahmawati 3
Administrasi Keuangan, Fakultas Ilmu Administrasi raniirahmawatii02@gmail.com

## Abstrak
Tujuan penulisan untuk mengetahui (1) Jenis Klaim Reimbursement Karyawan Pada PT. Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang.  (2)  Prosedur  Klaim Reimbursement Karyawan Pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang. (3) Risiko Yang Terjadi Dalam Prosedur Klaim Reimbursement Karyawan Pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang.
Metode  yang  digunakan  yaitu  metode  deskriptif,  sedangkan  teknik  yang  digunakan dalam memperoleh data informasi yaitu dikumpulkan dengan metode pengumpulan data yang diantaranya observasi, wawancara dan studi pustaka.
PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa layanan pembiayaan sepeda motor honda, jasa layanan pembiayaan multiguna, jasa layanan pembiayaan bisnis dan modal kerja. PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang memiliki salah satu fasilitas yaitu reimbursement sebagai  tunjangan  bagi  karyawan.  Karyawan  seringkali  diharuskan membayar  beberapa  biaya  karena  perusahaan  belum  dapat  membayarkannya  secara langsung, perusahaan mengganti biaya yang sudah dikeluarkan atas klaim karyawan yang  biasa  disebut  dengan reimbursement .  Pada  PT.  Federal  International  Finance (FIFGROUP) Cabang Subang terdapat permasalahan yang berhubungan dengan klaim reimbursement karyawan, yaitu terjadi penolakan klaim yang disebabkan oleh karyawan yang belum paham dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan oleh PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang.
Kata Kunci : Prosedur, Klaim, Reimbursement

## Abstract
Research purposes the author intends to find out (1) Types of Employee Reimbursement Claims at  PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Subang  Branch.  (2)  Employee Reimbursement Claim Procedure at PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Subang Branch.  (3)  Risks  that  occur  in  the  employee  reimbursement  claim  procedure  at  PT.  Federal International Finance (FIFGROUP) Subang Branch.
The method used is the descriptive method, while the technique used in obtaining information data is collected by data collection methods whichinclude observation, interviews and literature studies.
PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Subang Branch is a company engaged in honda motorcycle financing services, multipurpose financing services, business financing services and working capital. PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Subang Branch has one of the facilities, namely reimbursement as a benefit for employees.  Employees are often required to pay some fees because the company has not been able to pay them directly, the company reimburses the costs already incurred for the usual employee claims called reimbursement. At PT. Federal International  Finance  (FIFGROUP)  Subang  Branch  there  are  problems  related  to  employee reimbursement claims, namely the rejection of claims caused by employees who are not familiar with  the  Standards  Operating  Procedures  (SOPs)  that  have  been  determined  by  PT.  Federal International Finance (FIFGROUP) Subang Branch.
Keywords: Procedures, Claims, Reimbursement

## Pendahuluan
Klaim merupakan tuntutan pengakuan atas suatu fakta bahwa seseorang berhak (memiliki/mempunyai) atas sesuatu. Menurut Yaslis Ilyas dalam manajemen utilisasi, manajemen klaim dan kecurangan asuransi kesehatan ( Fraud ) tahun (2006), pengertian klaim adalah suatu permintaan salah satu dari dua pihak yang mempunyai ikatan, agar haknya  terpenuhi.  Satu  dari  dua  pihak  yang  melakukan  ikatan  tersebut  akan mengajukan klaimnya kepada pihak lainnya sesuai dengan perjanjian atau provisi polis yang disepakati bersama oleh kedua pihak.
Sedangkan  menurut Health  Insurance  Association  of  America ,  administrasi  klaim adalah suatu proses mengumpulkan kenyataan yang berhubungan dengan penyakit, disesuaikan  dalam  kontrak  asuransi,  menetapkan  pembayaran  manfaat tertanggung/ beneficiary (menetapkan apakah klaim dapat dibayar atau ditolak). Berasal  dari  bahasa  Inggris, reimburse berarti  mengganti  rugi  atau  membayar kembali.  Dalam  konteks  perusahaan, reimbursement merupakan  sebuah  proses penggantian sejumlah dana oleh perusahaan atas klaim pengeluaran karyawan dengan menggunakan dana pribadinya. Dapat didefinisikan reimbursement merupakan proses penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk kompensasi atas segala biaya yang dikluarkan oleh karyawan.
Dalam  menjalani  suatu  pekerjaan,  terkadang  karyawan  harus  membayarkan sendiri  beberapa  biaya  karena  perusahaan  belum  dapat  membayarkannya  secara langsung.  Dengan  demikian  karyawan  berhak  mengajukan  penggantian  uang,  atas sejumlah biaya yang telah dikeluarkan karyawan demi kepentingan perusahaan.
PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  memiliki  salah satu  fasilitas  yaitu reimbursement sebagai  tunjangan  bagi  karyawan,  PT.  Federal International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  tidak  sembarangan  memberikan reimbursement atas dana yang dikeluarkan karyawan. PT. Federal International Finance (FIFGROUP)  Cabang  Subang  memiliki  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  untuk menangani  proses  klaim reimbursement agar  terhindar  dari  kecurangan  dan pemborosan.  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  adalah  instruksi  tertulis  yang dirangkai dan ditetapkan mengenai proses penyelenggaraan kegiatan organisasi yang terkait  dengan  tempat  kegiatan,  oleh  siapa,  bagaimana  proses  terjadi  dan  kapan dilakukannya.
PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang memiliki prosedur dan kebijakan terkait reimbursement. Prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah  menjadi  pola  tetap  dalam  melakukan  suatu  pekerjaan . Tanpa  prosedur,  proses klaim reimbursement akan  menyebabkan  kekacauan  pada  administrasi  maupun
keuangan perusahaan.
Dalam  klaim reimbursement karyawan,  PT.  Federal  International  Finance (FIFGROUP)  Cabang  Subang  memberikan  pembatasan  jangka  waktu  untuk  bukti pembayaran,  serta  karyawan  harus  menyerahkan  beberapa  dokumen  yang  asli  saat mengajukan  klaim  dan  mengikuti  tata  cara  pengajuan  klaim  sesuai  dengan  Standar Operasional  Prosedur  (SOP)  yang  telah  ditetapkan  oleh  PT.  Federal  International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang.
Namun dalam pelaksanaannya ada fenomena yang terjadi dalam prosedur klaim reimbursement tersebut.  Menurut  divisi Operational  Support  Section  Head (OSSH)  yang menangani klaim reimbursement mengatakan “pada saat karyawan mengajukan klaim reimbursement terjadi  penolakan  klaim  diantaranya  disebabkan  karena  persyaratan klaim  tidak  lengkap  dan  bukti  pembayaran  seperti  kwitansi/perincian  biaya  yang sudah melebihi batas waktu yang telah ditentukan”. Divisi Operational Support Section Head (OSSH)  juga  mengatakan  “hal  itu  terjadi  karena  ada  beberapa  karyawan  yang belum paham dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan oleh PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang”.

## Kerangka Teori
Menurut  Lilis  Puspitawati  dan  Sri  Dewi  Anggadini  (dalam  Andi  Tri  Setiawan, 2018)  prosedur  adalah  serangkaian  langkah/kegiatan  klerikal  yang  tersusun  secara sistematis  berdasarkan  urutan-urutan  yang  terperinci  dan  harus  diikuti  untuk  dapat menyelesaikan suatu permasalahan.
Menurut Mulyadi (dalam Andi Tri Setiawan, 2018) prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Menurut  Azhar  Susanto  (2013:264),  prosedur  adalah  rangkaian  aktivitas  atau kegiatan  yang  dilakukan  secara  berulang-ulang  dengan  cara  yang  sama.  Prosedur penting dimiliki suatu organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam.
Menurut Ardiyose (2013:5), prosedur adalah suatu bagian sistem yang merupakan rangkaian tindakan yang menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian yang ditetapkan untuk menjamin agar suatu kegiatan usaha atau transaksi dapat terjadi berulang  kali  dan  dilakukan  secara  beragam  bekerja  sama  secara  harmonis  untuk mencapai satu tujuan tertentu.
Biaya Operasional/ Operating Expenses (Opex)
Dalam melakukan setiap kegiatan perusahaan membutuhkan berbagai sarana dan prasarana baik berupa manusia maupun alat yang memerlukan sejumlah biaya yang harus di tanggung perusahaan sebagai biaya operasional/ Operating Expenses (Opex). Menurut  Jopie  Jusuf  (2009:38),  biaya  operasional  atau  biaya  usaha  ( Operating Expenses )  adalah  biaya-biaya  yang  tidak  berhubungan  langsung  dengan  produk perusahaan tetapi berkaitan dengan aktivitas perusahaan sehari-hari.
Menurut  Kasmir  (dalam  Siti  Rahma  Pasaribu,  2017)  biaya  operasi  adalah  biaya yang dikeluarkan dalam melaksanakan operasinya yang terdiri dari biaya gaji pegawai, biaya administrasi, biaya pemeliharaan dan biaya-biaya lainnya.
Menurut Winarsono (dalam Siti Rahma Pasaribu, 2017) biaya operasional adalah biaya pengeluaran yang berhubungan dengan operasi, yaitu semua pengeluaran yang langsung  digunakan  untuk  produksi  termasuk  biaya  umum,  penjualan,  administrasi dan bunga pinjaman.
Menurut  Huda  &  Mustafa  (dalam  Amaliah  Fahrani  Raju,  2019)  klaim  adalah pengajuan  hak  yang  dilakukan  oleh  tertanggung  kepada  penanggung  untuk mendapatkan haknya berupa pertanggungan atas kerugian berdasarkan perjanjian atau akad yang telah dibuat. Dengan kata lain, klaim asuransi adalah proses pengajuan oleh peserta asuransi untuk mendapatkan uang pertanggungan setelah peserta melakukan seluruh kewajibannya kepada perusahaan asuransi berupa penyelesaian pembayaran premi sesuai dengan kesepakatan sebelumnya.
Menurut Yaslis Ilyas (dalam Amaliah Fahrani Raju, 2019) pengertian klaim adalah suatu  permintaan  salah  satu  dari  dua  pihak  yang  mempunyai  iktan,  agar  haknya terpenuhi.  Satu  dari  dua  pihak  yang  melakukan  ikatan  tersebut  akan  mengajukan klaimnya  kepada  pihak  lainnya  sesuai  dengan  perjanjian  atau  provisi  polis  yang disepakati bersama oleh kedua pihak.
Menurut  Hansen  &  Rostiyanti  (2017),  manajemen  klaim  adalah  sebuah  proses pengelolaan sumber daya dalam pengajuan klaim. Tujuan utama dari manajemen klaim adalah  untuk  menyelesaikan  permasalahan  yang  timbul  antara  kedua  belah  pihak secara efektif dan efisien. Setiap pihak pada dasarnya akan berusaha menghindari dan meminimalkan permasalahan yang dapat mengarah kepada klaim.
Pada manajemen klaim ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan, antara lain :
a. Adanya dua pihak yang jelas melakukan ikata perjanjian Hal ini menggambarkan secara jelas siapa yang melakukan ikatan dengan siapa dan kejelasan pihak-pihak yang memiliki hak serta kewajiban.
b. Adanya ikatan perjanjian yang jelas dan resmi antara kedua pihak Bentuk  ikatan  ini  akan  mempengaruhi  kepatuhan  kedua  pihak  terhadap  ikatan perjanjian  yang  mereka  sepakati  bersama.  Ikatan  tersebut  dapat  berbentuk  sikap saling percaya, saling mengikat secara etis, secara adat dan secara hukum.
c. Adanya informed consent Informed artinya  kedua  pihak  mengetahui  dan  memahami  semua  aspek  yang mengikat  mereka.  Adapun consent adalah  sebuah  ikatan  dan  ikatan  tersebut dilakukan  dengan  dasar  kesadaran,  kesukarelaan  dan  bukan  didasarkan  karena paksaan, ancaman atau tipuan.
d. Didokumentasikan
Dokumentasi  dari  pernyataan  ikatan  antara  kedua  pihak  diperlukan  untuk mencegah  pengingkaran  oleh  salah  satu  pihak  yang  bisa  disengaja  atau  tidak disengaja. Biasanya bentuk perjanjian ini berupa sertifikat polis yang berisi tentang segala hal yang berkaitan dengan kewajiban dan tanggung jawab kedua belah pihak secara tertulis.

## Langkah-Langkah Prosedur Klaim
Menurut  Ilyas  (dalam  Amaliah  Fahrani  Raju,  2019)  secara  umum  langkah-langkah prosedur klaim adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan dan perampungan klaim
Dilakukan  pengecekan  ulang  terhadap  berkas-berkas  yang  diajukan.  Hal  yang perlu  dipertanyakan  adalah  apakah  bekas-berkas  klaim  tersebut  sesuai  dengan syarat yang diberlakukan dan disepakati oleh kedua belah pihak atau tidak.
b. Telaah dan verifikasi klaim Sebelum klaim diputuskan untuk dibayar perlu di telaah secara cermat. Tahapan yang  harus  dilakukan  biasanya  dikerjakan  secara  beruntun  agar  tidak  terjadi kemungkinan  lolosnya  kegiatan  yang  harus  dilakukan.  Disamping  itu,  tahapan tersebut harus dilakukan secara konsisten dan cermat.

## Pembuatan Keputusan Klaim
Menurut Ilyas (dalam Amaliah Fahrani Raju, 2019) keputusan klaim dapat berupa: a. Klaim ditolak seluruhnya
Biasanya  hal  ini  terjadi  apabila  pelayanan  kesehatan  yang  diterima  oleh tertanggung  tidak  dijamin  atau  karena  ditemukan  ketidak  wajaran  dalam pengajuan  klaim.  Kebanyakan  penolakan  klaim  terjadi  karena  pelayanan kesehatan yang diterima tidak tercakup dalam polis.
b. Klaim diterima sebagian Apabila ada sebagian tagihan klaim yang diajukan, tidak dijamin dalam polis atau terkait  dengan  berbagai  pengaturan  seperti  :  pengecualian,  koordinasi keuntungan, limitasi, atau pengaturan lainnya.
c. Klaim ditangguhkan penyelesaiannya
Biasanya terjadi pada klaim yang persyaratannya belum lengkap dan memerlukan penyelesaian dari kedua belah pihak.
d. Klaim diterima secara keseluruhan
Bila klaim tersebut wajar dan semua persyaratan prosedur klaim telah dipenuhi.

## Pengertian Reimbursement
Reimbursement adalah sistem dimana pihak tertanggung harus mengeluarkan uang terlebih dahulu untuk membayar biaya medisnya, yang kemudian dapat diklaim atau dimintakan  penggantian  ke  perusahaan  asuransi  dimana  tertanggung  menjadi pesertanya. Dengan sistem ini, peserta asuransi dibebaskan memilih rumah sakit untuk berobat,  namun  tentunya  maksimal  uang  penggantian  telah  ditentukan  sebelumnya oleh  pihak  asuransi.  Untuk  mengajukan  klaim,  peserta  diwajibkan  melengkapi  surat administrasi agar proses penggantian dapat berjalan lancar.
Beberapa tipe pengeluaran karyawan yang dapat di reimbursement , umumnya antara lain:
a. Biaya perjalanan bisnis
Tidak  jarang  perusahaan  akan  meminta  karyawannya  melakukan  perjalanan bisnis ke luar kota bahkan ke luar negeri. Maka uang yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan perjalanan itu termasuk jenis biaya perusahaan. Karyawan boleh meminta reimbursement atas biaya tersebut jika berhubungan dengan pekerjaan.
b. Biaya operasional bisnis Penggantian  operasional  bisnis  adalah  salah  satu  yang  bisa  di reimbursement ke perusahaan.  Beberapa  contoh  jenis  pengeluaran  yang  biasa  dilakukan  dalam operasional bisnis seperti, membayar perlengkapan kantor, menggunakan pulsa pribadi untuk menelpon konsumen, sewa tempat untuk meeting dan sebagainya.
c. Biaya kesehatan Beberapa  perusahaan  juga  memberikan reimbursement biaya  kesehatan  kepada karyawannya.  Contohnya  biaya  perawatan,  konsultasi  dokter  dan  obat-obatan. Namun ada juga perusahaan yang sudah menyediakan karyawannya tunjangan BPJS.

## Jenis-Jenis Reimbursement
Menurut  Putri  Prima  (2022),  secara  umum  ada  tiga  jenis reimbursement yang digunakan sebagai pengganti keperluan perusahaan, yaitu sebagai berikut :
a. Asuransi Istilah reimbursement jadi  istilah  yang  umum  dalam  dunia  asuransi.  Biasanya, reimbursement ini  diajukan  oleh  pemegang  polis  ketika  membutuhkan  tindakan
medis  dan  tidak  sempat  untuk  menghubungi  pihak  asuransi  sehingga  biaya perawatan harus ditanggung sendiri terlebih dahulu. Kemudian dapat mengajukan penggantian kepada perusahaan asuransi.
b. Pajak
Reimbursement ini  umum  digunakan  dalam  proses  pembayaran  pajak,  sebagian pajak pendapatan akan dipotong sebelum gaji diberikan. Apabila karyawan sudah membayar pajak, maka mereka bisa mengajukan reimbursement .
c. Legal
Jenis reimbursement ini  disebut  juga  dengan  tunjangan,  hakim  mengungkapkan bahwa reimbursement adalah suatu pembayaran pengganti waktu dan uang yang digunakan pada prospek dan perkembangan kuangan.

## Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  penulis  yaitu  metode  analisis  deskriptif. Menurut Whitney (1960:160), metode analisis deskriptif adalah pencarian fakta dengan interpretasi  yang  tepat.  Dapat  dikatakan  bahwa  penelitian  deskriptif  merupakan penelitian  yang  berusaha  mendeskripsikan  suatu  gejala,  peristiwa  yang  terjadi  pada saat  sekarang  atau  masalah  aktual.  Metode  ini  menggambarkan  keadaan  yang sebenarnya, yaitu berupa data dan informasi yang diperoleh dari hasil peninjau atau observasi  langsung  pada  PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang Subang.  Dalam  pengumpulan  data,  metode  penelitian  yang  digunakan  yaitu:  Studi lapangan, wawancara dan studi kepustakaan.

## Hasil dan Pembahasan
Jenis  Klaim Reimbursement Karyawan  Pada  PT.  Federal  International  Finance (FIFGROUP) Cabang Subang Medical Reimbursement
PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  memiliki  sebuah fasilitas  yaitu medical reimbursement . Medical reimbursement bisa  disebut  juga health reimbursement atau penggantian biaya pengobatan/kesehatan, sebagai tunjangan bagi karyawan. Medical reimbursement adalah sebuah sistem dimana perusahaan mengganti uang  yang  sebelumnya  dikeluarkan  karyawan  untuk  pengobatan  dirinya.  Yang mendapatkan  fasilitas medical reimbursement hanya  karyawan  tetap  saja,  berikut  ini tunjangan dalam satu tahun, yaitu :
1. Branch Head , pertahun mendapatkan tunjangan sebesar Rp. 9.700.000.
2. Keep people ( Collection Section Head , Remedial Section Head , Operational Support Section Head ,  dan Inventory  General  Section  Head ),  pertahun  mendapatkan  tunjangan sebesar Rp. 7.000.000.
3. Kapos (Kepala Pos), pertahun mendapatkan tunjangan sebesar Rp. 7.000.000.
4. Family (karyawan  tetap  yang  sudah  menikah/berkeluarga),  pertahun mendapatkan tunjangan sebesar Rp. 6.500.000.
5. Single (karyawan tetap yang belum menikah), pertahun mendapatkan tunjangan sebesar Rp. 4.500.000.
Prosedur  Klaim Reimbursement Karyawan  Pada  PT.  Federal  International  Finance (FIFGROUP) Cabang Subang
Prosedur  klaim medical  reimbursement merupakan  urutan  atau  tata  cara  yang dilakukan oleh PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang dalam mengambil  keputusan  untuk  melakukan  pembayaran  klaim medical  reimbursement .
Namun pada saat melakukan pengajuan klaim medical reimbursement pada PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang ada beberapa dokumen yang wajib di lengkapi oleh karyawan. Berikut adalah dokumen-dokumen yang perlu dilengkapi oleh karyawan :
1. Kwitansi/perincian biaya
Kwitansi  atau  perincian  biaya  adalah  salah  satu  jenis  bukti  transaksi  yang berbentuk  fisik,  bukti  transaksi  dapat  dipertanggung  jawabkan  dan  bermanfaat untuk menghindari kecurigaan yang bisa menimbulkan masalah. Kwitansi atau perincian biaya yang digunakan untuk klaim medical reimbursement harus benar- benar asli dari dokter, klinik, maupun rumah sakit, yang dilengkapi stempel dan tandatangan sebagai tanda bukti yang sah (asli/legalisir). Selain itu perusahaan menerapkan kebijakan untuk batas waktu kwitansi tidak lebih dari 1 bulan.
2. Copy resep dokter
Resep  dokter  adalah  dokumen  legal  berisi  permintaan  tertulis  dokter  kepada apoteker, untuk mempersiapkan dan memberikan obat kepada pasien, resep ini dibuat  sesuai  dengan  kebutuhan  pasien  setelah  dokter  melakukan  pemeriksaan medis dan menentukan diagnosa. Selain kwitansi/perincian biaya syarat untuk klaim medical reimbursement juga harus disertai dengan copy resep dari dokter. Prosedur  klaim medical  reimbursement karyawan  pada  PT.  Federal  International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang, dilakukan dengan beberapa tahap. Adapun tahapan-tahapan  dalam  prosedur  klaim medical  reimbursement karyawan  yaitu, sebagai berikut :
a. Prosedur Klaim Medical Reimbursement Karyawan
Di  dalam  prosedur  klaim medical  reimbursement karyawan  pada  PT.  Federal International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang,  terdapat  3  pelaku  yang terlibat  yaitu  karyawan ,  approver dan Head  Office (HO),  berikut  ini penjelasannya :
1. Karyawan
Karyawan adalah sebagai seseorang yang ingin mengajukan klaim medical reimbursement . Karyawan atau Staff yang ingin melakukan klaim atas dana yang  telah  dikeluarkan  untuk  pengobatan/kesehatan  yang  sebelumnya menggunakan dana pribadi.
2. Approver Approver adalah  sebagai  seseorang  yang  mengecek,  memproses  dan menyetujui/menolak laporan klaim medical reimbursement yang diajukam oleh  Karyawan.  Untuk  menjalankan  proses  klaim medical  reimbursement dibutuhkan 2 Approver yaitu Approver 1 divisi Operational Support Section Head (OSSH) dan Approver 2 divisi Personnel Coordinator (PC). Jika salah satu Approver tidak  menyetujui  laporan,  maka  proses  klaim medical reimbursement tidak bisa dilanjutkan, laporan pun akan dikembalikan ke Karyawan.
3. Head Office (HO)
4. Head Office (HO) adalah sebagai yang menerima laporan dan memberikan pencairan kepada Karyawan, setelah laporan klaim medical reimbursement sudah disetujui oleh Approver .

## Gambar 1
Prosedur Klaim Medical Reimbursement Karyawan PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang
Berikut  ini  adalah  penjelasan  pada  gambar  di  atas  prosedur  klaim medical reimbursement karyawan :
1. Karyawan  membuat  laporan  klaim  menyiapkan  dokumen  seperti  bukti pembayaran berupa kwitansi/perincian biaya dan copy resep dokter. Selanjutnya dokumen-dokumen  tersebut  diserahkan  kepada  divisi Operational  Support  Section Head (OSSH) yang berperan sebagai Approver 1.
2. Setelah  karyawan  menyerahkan  dokumen  kepada Approver 1, Approver 1  akan mengecek  keaslian  dokumen-dokumen  tersebut  jika  memang  dokumen  itu  asli kemudian  divisi Operational  Support  Section  Head (OSSH)  sebagai Approver 1 memproses klaim tersebut. Adapun beberapa tahap saat memproses klaim medical reimbursement yaitu sebagi berikut :
a. Masuk ke system FIFAPPS Pada  saat  melakukan  klaim medical  reimbursement karyawaan  PT.  Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang sudah menggunakan system yaitu system FIFAPPS.  Aktivitas  operasional  perusahaan  dilakukan  melalui aplikasi  FIFAPPS  yang  merupakan  sistem  transaksi  inti  operasional perusahaan. FIFAPPS adalah system yang digunakan oleh karyawan PT. Federal International Finance (FIFGROUP) sebagai database perusahaan, penyimpanan data-data karyawan dan nasabah, tempat unduh dan unggah data-data laporan harian dari masing masing cabang dan konter PT. Federal International Finance (FIFGROUP).  Aplikasi  ini  hanya  bisa  diakses  melalui  komputer  yang  sudah dipasang  aplikasi  FIFAPPS  dan  didalam  pengaksesannya  memerlukan username dan password yang  hanya  dimiliki  oleh  karyawan  PT.  Federal International Finance (FIFGROUP) saja.
b. Masuk ke menu Human Capital Management System (HCMS)
Setelah masuk ke system FIFAPPS, masuk ke menu Human Capital Management System (HCMS)  untuk  mendukung  dan  mempermudah  aktivitas  divisi Operational Support Section Head (OSSH) sebagai Approver 1 dalam melakukan klaim medical reimbursement karyawan.
Gambar 2 Menu Human Capital Management System (HCMS)
Setelah  masuk  ke  menu Human  Capital  Management  System (HCMS)  akan diminta  login  menggunakan username dan password ,  kemudian  divisi Operational Support Section Head (OSSH) akan login menggunakan username dan password sebagai Approver 1.
a. Setelah log in klik menu employe self service menus Gambar 3
Menu Employe Self Service Menus
b. Setelah masuk ke menu employe self service menus klik menu benefit
Gambar 4

## Menu Benefit
c. Setelah masuk ke menu benefit klik menu benefit non prepayment reque
Gambar 5 Menu Benefit Non Prepayment Reque
Setelah  muncul  menu benefit  non  prepayment  reque, ada  beberapa  yang harus di isi, yaitu : (1) Employee Number , Family Member dan Tranfer To , isi dengan nomor pokok dan nama karyawan yang megajukan klaim medical reimbursement (2) Claim Number , isi dengan nomor klaim (3) Request Date , isi  dengan  tanggal  pengajuan  klaim  (4) Event  Date ,  isi sesuai  dengan tanggal yang ada di dalam kwitansi/perincian biaya (5) Benefit Type , isi dengan medical (6) Diagnosis , isi dengan jenis penyakit dari karyawan yang mengajukan klaim medical reimbursement (7) Amount Claimed dan Amount Reimbursed ,  isi  sesuai  dengan  nominal  yang  ada  di  dalam kwitansi/perincian  biaya  (8) Bank  Account  Number , isi dengan  nomor rekening karyawan yang mengajukan klaim medical reimbursemen (9) Bank Account  Name , isi  dengan  nama  pemilik  rekening  (10) Bank  Name ,  isi dengan  nama  bank  (11) Bank  Branch ,  isi  dengan  nama  unit  bank (12) Remark , isi dengan penyakit yang di derita karyawan yang mengajukan klaim medical reimbursemen (13) Document, dengan klik new lalu masukan
foto/scan  bukti  pembayaran  seperti  kwitansi/perincian  biaya  dan  copy resep dokter.
Untuk mengisi menu benefit non prepayment reque , contohnya sebagai berikut: Employee Number   : 52734-PUPU PITRIASARI
Claim Number : 3080022576074 Request Date : 11-Agu-2022 Benefit Type : MEDICAL Family Member : 52734-PUPU PITRIASARI Event Date : 10-Agu-2022 to 10-Agu-2022 Diagnosis : Alat Kontrasepsi - Kehamilan/Fertility USG Amount Claimed : 306,000 Amount Reimbursed  : 306,000 Tranfer To : 52734-PUPU PITRIASARI Bank Account Number : 0381****** Bank Account Name   : PUPU PITRIASARI Bank Name : BNI 46 Bank Branch : BNI SUBANG Remark : PEMERIKSAAN DOKTER, USG DAN OBAT d. Klik submit
Setelah  divisi Operational  Support  Section  Head (OSSH)  sebagai Approver 1 melakukan submit lalu Approver 1 akan meneruskan ke Approver 2.
3. Selanjutnya  divisi Personnel  Coordinator (PC)  sebagai Approver 2  akan melakukan approve (menyetujui)  atau  menolak  klaim medical  reimbursement tersebut. Jika Approver 2 melakukan approve (menyetujui) klaim tersebut maka Approver 2  akan  langsung  meneruskan  laporan  klaim medical  reimbursement yang telah disetujui kepada Head Office (HO). Sedangkan jika klaim di tolak oleh Approver 2 laporan klaim akan dikembalikan kepada karyawan.
4. Jika Head  Office (HO)  sudah  menerima  laporan  klaim medical  reimbursement yang sudah disetujui, maka klaim sudah bisa dicairkan dan diberikan kepada karyawan yang mengajukan. Divisi Head Office (HO) akan mentransfer uang ke rekening karyawan yang mengajukan klaim medical reimbursement tersebut. Namun ada batas waktu pencairan yaitu sampai jam 10.00 WIB, jika pencairan sebelum  jam  10.00  WIB  maka  uang  akan  langsung  masuk  ke  rekening karyawan pada hari itu juga tetapi jika pencairan lewat dari jam 10.00 WIB maka uang akan masuk ke rekening karyawan pada hari berikutnya.
Prosedur  Cetak  Bukti  Klaim Medical  Reimbursement Karyawan/  Perincian Pengeluaran Opex
Setelah pencairan selesai data akan masuk ke divisi Finance Coordinator (Fincor), selanjutnya  divisi Finance  Coordinator (Fincor)  akan  mencetak  bukti  klaim medical reimbursement tersebut  biasanya  mencetak  bukti  klaim  pada  jam  17.00  WIB,  setelah selesai jam operasional PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang. Berikut  adalah  prosedur  cetak  bukti  klaim medical  reimbursement karyawan  pada  PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang :
1. Masuk ke system FIFAPPS Pada  saat  melakukan  cetak  bukti  klaim medical  reimbursement karyawaan  PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang sudah menggunakan system yaitu system FIFAPPS,  sama  seperti  pada  saat  melakukan  klaim medical reimbursement . System FIFAPPS  merupakan  aplikasi  yang  digunakan  oleh  PT.
Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang untuk mempercepat proses pengerjaan suatu pekerjaan.
2. Masuk ke menu finance
Setelah masuk ke system FIFAPPS akan dilanjutkan ke menu finance , dikarenakan dalam prosedur cetak bukti klaim medical reimbursement ada dibagian menu finance dan  juga  untuk  mendukung  dan  mempermudah  aktivitas  divisi Finance Coordinator (Fincor) dalam mencetak bukti klaim medical reimbursement karyawan.
3. Masuk ke menu list paid by HO Selanjutnya akan masuk ke menu list paid by HO untuk melanjutkan proses cetak bukti klaim medical reimbursement . Pada saat masuk ke menu list paid by HO ada beberpa  yang  harus  di  isi,  yaitu  :  (1) Company ,  isi  dengan  nama  PT.  Federal International  Finance  (2) Branch  ID ,  isi  dengan  nama  cabang  PT.  Federal International Finance (3) Paid Date , isi dengan tanggal saat pencairan klaim medical reimbursement tersebut.
Gambar 6

## Menu List Paid By HO
Setelah mengisi menu list paid by HO seperti gambar di atas lalu klik print , setelah itu akan muncul semua data transaksi pada tanggal tersebut. Contohnya seperti gambar dibawah ini :

## Gambar 7 Data Transaksi
Selanjutnya divisi Finance Coordinator (Fincor) akan mencari data pencairan klaim medical reimbursement tersebut.
4. Setelah itu masuk lagi ke menu finance Pada saat mencetak bukti pembayaran klaim medical reimbursement , maka masuk lagi ke menu finance .
5. Masuk ke menu invoice entry Setelah masuk ke menu invoice entry diminta untuk mengisi form isi dengan nomor invoice karyawan  yang  sudah  melakukan  pencairan  klaim medical  reimbursement nomor invoice tersebut dapat di lihat atau di copy pada halaman data transaksi, lalu klik  enter  setelah  itu  form  tersebut  akan  otomatis  terisi  dengan  data  karyawan yang sudah melakukan pencairan klaim, seperti pada gambar dibawah ini :

## Gambar 8

## Form Invoice Entry
Selanjutnya  klik print ,  maka  akan  langsung  mencetak  bukti  klaim medical reimbursement yang biasa disebut dengan perincian pengeluaran Opex.
Risiko  Yang  Terjadi  Dalam  Prosedur  Klaim Reimbursement Karyawan Pada  PT. Federal International Finance (FIFGROUP) Cabang Subang
Berdasarkan  hasil  penelitian  bahwa  ada  beberapa  risiko  yang  terjadi  dalam prosedur klaim medical reimbursement karyawan pada PT. Federal International Finance
(FIFGROUP) Cabang Subang. Adapun risiko yang terjadi yaitu sebagai berikut :
a. Terjadinya penolakan
1) Beberapa dokumen yang tidak lengkap dalam pengajuan klaim dari karyawan.
2) Dokumen pembayaran seperti kwitansi/perincian biaya yang sudah melebihi batas waktu yang telah ditentukan.
3) Dokumennya  tidak  asli,  banyak  sekali  kelengkapan-kelengkapan  yang  dapat menimbulkan  kecurigaan fraud atau  adanya  penyalahgunaan  keperluan. Biasanya juga terkait diagnosa, lalu untuk tanggal pelayanannya tidak sesuai seperti tidak adanya stempel sehingga untuk kwitansi tersebut tidak sah dan tidak ada nama dokter dan pelayanan kesehatannya pun tidak sesuai.
4) Sudah  melebihi  limit,  perusahaan  sudah  menetapkan  nilai  tunjangan  dalam satu tahun. Misalnya jika karyawan sering mengajukan klaim maka limit akan habis, tentu saja perusahaan akan menolak klaim tersebut.
b. Jaringan yang kurang memadai
PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  sudah menggunakan system yaitu system FIFAPPS  untuk  melakukan  proses  pengerjaan kantor  khususnya  pengajuan  klaim medical  reimbursement ,  pada  saat Operational Support Section Head (OSSH) sebagai Approver 1 yang bertugas memproses klaim dan Personnel  Coordinator (PC)  sebagai Approver 2  yang  bertugas  melakukan approve (menyetujui) klaim yang diajukan oleh karyawan, namun Approver 1 dan Approver 2 mengalami kesulitan dikarenakan jaringan kurang bagus atau kurang memadai. Hal ini mungkin akan berpengaruh kepada kinerja Approver dikarenakan Approver akan menunda pengerjaanya.

## Kesimpulan
Jenis  klaim reimbursement pada  PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP) Cabang  Subang,  yaitu medical reimbursement . Medical reimbursement adalah  sebuah sistem dimana perusahaan mengganti uang yang sebelumnya dikeluarkan karyawan untuk pengobatan dirinya.
Dokumen-dokumen yang harus dilengkapi oleh karyawan pada saat mengajukan klaim medical  reimbursement yaitu,  bukti  pembayaran  seperti  kwitansi/perincian  biaya  dan copy resep dokter.
Prosedur klaim medical reimbursement karyawan PT. Federal International Finance (FIFGROUP)  Cabang  Subang  dilakukan  melalui  beberapa  tahap  yaitu,  karyawan membuat  laporan  klaim  menyiapkan  dokumen  seperti  bukti  pembayaran  berupa kwitansi/perincian  biaya  dan copy resep  dokter  lalu  diserahkan  kepada Approver 1, Approver 1  memproses  klaim medical  reimbursement menggunakan system FIFAPPS dengan  menggunakan  menu Human  Capital  Management  System (HCMS), Approver 2 akan  melakukan approve (menyetujui)  atau  menolak  klaim  tersebut,  jika Approver 2 melakukan approve (menyetujui) klaim tersebut maka Approver 2 langsung meneruskan laporan klaim yang telah disetujui kepada Head Office (HO), sedangkan jika klaim di tolak  oleh Approver 2  laporan  klaim  akan  dikembalikan  kepada  karyawan,  jika Head Office (HO) sudah menerima laporan klaim yang sudah disetujui Head Office (HO) akan mentransfer uang ke rekening karyawan. Setelah pencairan selesai data akan masuk ke divisi Finance Coordinator (Fincor), selanjutnya divisi Finance Coordinator (Fincor) akan mencetak bukti klaim medical reimbursement karyawan atau yang biasa disebut dengan perincian pengeluaran Opex.
Risiko yang terjadi dalam prosedur klaim medical reimbursement karyawan pada PT.  Federal  International  Finance  (FIFGROUP)  Cabang  Subang  yaitu,  terjadinya penolakan dan jaringan yang kurang memadai.

## Referensi
Anugerah, Vita Putri, dan Eka Satryawati. (2020). “Sistem Reimbursement Elektronik ( e- Reimbursement ) Pada PT Fan Integrasi Teknologi”. Jurnal Teknologi Informatika dan Komputer MH Thamrin .
Dewi, Octavia Cyntia. (2020). “Pembebanan Atas Reimbursement Jasa Kepelabuhan Oleh PT. PPJK Kepada Pemilik Di Surabaya". Laporan Tugas Akhir . Surabaya: Universitas Airlangga.
Fadil,  Rizal  dan  Agiska  Ria  Supriyatna.  (2019).  “Aplikasi  Pengajuan Reimbursement Berbasis Mobile Pada  PT  Sysware  Indonesia”. Jurnal Karya  Ilmiah  Mahasiswa (Manajemen Informatika) .
Himmah, Sofia Adi Matul. (2017). “Proses Pelayanan Medical Check Up (MCU) Tahun 2017  Di  Unit  Kesehatan  PT  Kereta  Api  Indonesia  (Persero)  Daerah  Operasi  4 Semarang”. Laporan Tugas Akhir . Semarang: Universitas Diponegoro
Izzah, Nidaul. (2016). “Analisis Prosedur BSM Gadai Emas Perspektif Se Bank Indonesia No. 14/7/DPbS Dan Fatwa DSN MUI No. 26/DSN-MUI/III/2002”. Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi 8 (2): 150-161 .
Kresnawati,  Irma.  (2013).  “Faktor  Internal  dan  Eksternal  Terkait  Proses  Klaim Reimbursement PT. XYZ”. Jurnal. Jakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Indonesia Maju.
Kuswardana,  Yosi  dan  Habibah  Nurfauziah.  (2019).  “Sistem  Informasi Medical Reimbursement Pada PT. Pangansari Utama Berbasis Web ”. JurnalVISUALIKA .
Liandari,  Mavi.  (2021).  “Prosedur  Pencatatan Reimbursement Menggunakan System Application  And  Product  In  Data  Processing (SAP)  Pada  PT  Xerindo  Teknologi”. Laporan Tugas Akhir .  Jakarta: Politeknik Negeri Jakarta.
Lutfi. (2017). “ Reimbursement ”. Jurnal Internasional Konsep Rs (Mprs) .
Pasaribu,  Siti  Rahma.  (2017).  “Aanalisis  Biaya  Operasional  Dan  Pendapatan  Dalam Meningkatkan Laba Bersih Pada PT. Bank Sumut Kantor Cabang Iskandar Muda”. Skripsi . Medan: Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
Purnomo, Gianita Ferisa Putri. (2021). “Prosedur Pengajuan Reimbursement Karyawan PT. Nexwave Indonesia”. Laporan Tugas Akhir . Jakarta: Politeknik Negeri Jakarta.
Raju, Amaliah Fahrani. (2019). “Tinjauan Sistem Pembayaran Klaim Biaya Pengobatan Karyawan PT Antam, Tbk Makassar”. Laporan Tugas Akhir . Makassar: Universitas Negeri Makassar.
Sari, Miranti Nilam. (2017). “Laporan Praktik Kerja Lapangan Pada PT FIF GROUP”. Jakarta: Universitas Negeri Jakarta
Setiawan, Andi Tri. (2018). “Prosedur Klaim Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Kesehatan  Di  Rumah  Sakit”.  Laporan  Praktek  Kerja  Nyata.  Jember:  Universitas Jember.
Sukma, Fadina dan Hade Afriansyah. (2020). “Administrasi Keuangan”. Jurnal . Padang:
Universitas Negeri Padang.
Tajudin, Ahmad. (2017). “Analisis Pengetahuan Sdm, Pengunaan Sistem Informasi Dan Kelengkapan Klaim Terhadap Penolakan Reimbursement Di PT Gesa Assistance Tahun  2016”. Jurnal  Ilmiah  Kesehatan Vol.16  No.3 .  Jakarta:  Sekolah  Tinggi  Ilmu Kesehatan Indonesia Maju.
Ulbert Silalahi, M.A. (1992). “Studi tentang Ilmu Administrasi”. Bandung: Sinar Baru Algensindo
Widodo,  Yohanes  Bowo  dan  Aulia  Anindya.  (2021).  “Pengembangan  Aplikasi E- Reimbursement Karyawan Berbasis Android Pada PT Bringin Inti Teknologi”. Jurnal Teknlogi Informatika Dan Komputer MH. Thamrin Volume 7 No 2 .
Wulansari,  Adriana  Diah.  (2009).  “Gambaran  Keterlambatan  Pembayaran  Klaim Kesehatan Reimbursement PT.  Asuransi  Takaful  Keluarga  Periode  Januari-Maret 2009”. Skripsi . Depok: Universitas Indonesia.