PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita

## KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KOLEKSI TERCETAK PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

## KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PRINTED COLLECTION IN UPT KUALA SYIAH UNIVERSITY LIBRARY
Zakiah 1 , Yusmalita 1
1 UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala, Jalan T. Nyak Arief, Kopelma darusssalam, Banda Aceh, Aceh, Indonesia.
E-mail: zakiahnyakmus@unsyiah.ac.id

## ABSTRAK
Knowledge  management merupakan  kegiatan  yang  harus  dilakukan  oleh  perpustakaan perguruan  tinggi  saat  ini.  UPT  Perpustakaan  Universitas  Syiah  Kuala  sebagai perpustakaan perguruan tinggi telah menerapkan knowledge management system berbasis teknologi  informasi.  Penelitian  ini  menggunakan  metode  kualitatif  deskriptif.  Data didapat berdasarkan hasil wawancara dengan pihak manajemen, pustakawan dan staf IT serta data base. Berdasarkan wawancara, didapat bahwa UPT Perpustakaan Universitas Syiah  Kuala  telah  menjalankan knowledge  management  system koleksi  tercetak  sejak tahun1994. Sistem yang digunakan adalah  aplikasi UILIS ( Unsyiah Integrated Library System ). Pada tahun 2013 telah diintegrasikan kedalam sistem SLiMS ( Senayan Library Management System ). Jumlah koleksi yang telah dikelola sebanyak 1005050 judul yang dapat  diakses  melalui  portal  aplikasi  http://uilis.unsyiah.ac.id/opac/.  Pelaksanaan  dan pengembangan knowledge  management  system koleksi  tercetak  mengalami  kendala dalam hal dana untuk pelaksanaan perbaikan dan pengembangan berkelanjutan.
Kata Kunci: Knowledge management, koleksi tercetak, pengelolaan perpustakaan, Informasi.

## ABSTRACT
Knowledge management is an activity that must be carried out by the university libraries today.  UPT  library  Syiah  Kuala  University  as  a  university  library  has  implemented  a knowledge  management  system  based  on  information  technology.  This  research  used descriptive qualitative method. The data was obtained based on the results of interviews with manager, librarians and IT staff as well as a database. Based on interview result, it was found that the UPT library of Syiah Kuala University has been running a knowledge management  system  for  printed  collections  since  1994.  The  system  used  is  the  UILIS (Unsyiah  Integrated  Library  System)  application.  In  2013  integrated  into  the  SLiMS system (Senayan Library Management System). The number of collections that have been managed  is  1005050  titles,  which  can  be  accessed  through  the  application  portal http://uilis.unsyiah.ac.id/opac/.  The  implementation  and  development  of  a  printed collection knowledge management system encountered problems in terms of funding for the implementation of continuous improvement and development.
Keywords: Knowledge management, library management, information, printed collection
PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita

## PENDAHULUAN
Perkembangan  sistem  informasi  dan teknologi telah terjadi secara global, yakni sejak munculnya  jaringan  internet  yang  menjadikan informasi  tidak  dapat  dibatasi.  Sehingga terkadang rahasia yang disimpan dapat terbongkar  tanpa  disadari.  Masyarakat  bisa mengakses  dan  mendapatkan  informasi  yang diperlukan hanya dengan menyentuh layar tanpa harus bergerak dari tempat duduk mereka.
Munculnya  informasi  berbasis  internet menjadi  suatu  tantangan  tersendiri  bagi  usaha bisnis  jasa  informasi.  Saat  ini  kebutuhan Knowledge  manajemen  berbasis  teknologi informasi  merupakan  tuntutan,  sesuai  dengan pendapat  (Indrajit,  2014)  ”menyusun  rencana pembangunan  dan  pengembangan  teknologi informasi  di  sebuah    institusi  sangatlah  penting untuk  menjamin  bahwa  seluruh  sumber  daya yang  dimilki  diarahkan  demi  kepentingan  dan kebutuhan  lembaga”.  Tuntutan  untuk  membaca telah menjadi kebutuhan konsumennya. Perpustakaan sebagai salah satu organisasi yang mengelola  jasa  informasi  kepada  masyarakat dengan sangat jelas disebutkan (Undang-Undang Nomor  43  Tahun  2007  Tentang  Perpustakaan, 2007),  “Koleksi  perpustakaan  diseleksi,  diolah, disimpan,  dilayankan  dan  dikembangkan sesuai kepentingan  pemustaka  dengan  perkembangan teknologi informasi dan komunikasi”. Dalam hal ini  dapat  kita  simpulkan  bahwa  Negara mendukung dan memiliki kebijakan khusus bagi organisasi jasa informasi.
Di Indonesia perpustakaan dibagi beberapa jenis tujuannya untuk mengatur dan memudahkan  penyediaan  dan  temu  kembali informasi.  Salah  satu  jenis  perpustakaan  adalah perpustakaan perguruan tinggi. (Undang-Undang Nomor  43  Tahun  2007  Tentang  Perpustakaan,
2007), “Setiap
perguruan tinggi menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan  standar  nasional  pendidikan yang harus memenuhi standar perpustakaan dan telah diatur secara khusus”.
Perpustakaan  perguruan  tinggi    memiliki kewajiban  menyediakan  informasi  bagi  civitas akademika  dalam  menyelesaikan  tugas  dan kewajiban  yang  disebut  dengan  tri  dharma perguruan tinggi yaitu (Kementrian Hukum dan HAM,  2012)  “Tridharma  perguruan  tinggi adalah  kewajiban  perguruan  tinggi  untuk menyelenggarakan  pendidikan,  penelitian,  dan pengabdian  kepada  masyarakat.  Penelitian adalah kegiatan yang dilakukan menurut kaidah dan metode ilmiah. Pengabdian kepada masyarakat  adalah  kegiatan  civitas  akademika yang  memanfaatkan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi  untuk  memajukan  kesejahteraan masyarakat dan mencerdaskan kehidupan bangsa.  Pembelajaran  adalah  proses  interaksi mahasiswa  dengan  dosen  dan  sumber  belajar”. Pengertian tersebut menunjukkan bahwa keberadaan  perpustakaan  menjadi  kebutuhan
PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita
utama  dalam  menyukseskan  pencapaian  tujuan perguruan tinggi.
Perpustakaan  dituntut  untuk  mampu berinteraksi dengan kemajuan teknologi informasi.  Pencari  informasi  harus  didatangi dengan  mengeksiskan  diri  melalui  jaringan internet, namun demikian kebutuhan gedung dan koleksi  tercetak  masih  sangat  terasa  dimana perpustakaan  menjadi  salah  satu  tempat  dalam menjalankan  dan  membangkitkan  semangat menjalankan  kewajiban  dan  tanggung  jawab sebagai pendidik dan peserta didik. Sesuai hasil penelitian (Clinton, 2019), “siswa tampak belajar lebih  baik  ketika  membaca  dari  sumber  kertas daripada elektronik
(Clinton-Lisell, 2019). Dalam ringkasan literaturnya, Naomi Baron (2015) mencantumkan bahwa koleksi  digital  sebaiknya  tidak  dimanfaatkan untuk:  membaca  teks  panjang,  membaca berulang, bacaan mendalam, pertemuan individu dengan  buku  memiliki  emosional  yang  kuat (Clinton, 2019).
Perpustakaan  sebagai  organisasi  penyedia informasi harus mampu mengelola pengetahuan berbasis  sistem,  sehingga  memudahkan  dalam mencari,  mengolah,  merawat  dan  menyebarkan informasi  serta  temu  kembali  informasi. Sebagaimana yang disebutkan dalam  (L.Tobing, 2007)  Fungsi  utama knowledge  management adalah:
1. C ollect :  mengumpulkan,  menyimpan  dan memelihara berbagai knowledge.
2. C onnect :    Memastikan  bahwa knowledge dapat  diakses  baik  yang  digital  maupun tercetak dengan melakukan kodifikasi knowledge .
Keberhasilan penerapan knowledge management di  perpustakaan  membutuhkan faktor – faktor penting yaitu (L.Tobing, 2007):
1. Manusia pada hakekatnya merupakan pelaku dari  proses  –  proses  yang  ada  dalam knowledge management .
2. Leadership peran  yang  sangat  kritis  yang harus  dijalankan  oleh  pemimpin  adalah membangun  visi  yang  kuat  yang  dapat menggerakkan  seluruh  anggota  organisasi untuk mencapai visi tersebut.
3. Teknologi perkembangan teknologi informasi  yang  sudah  merasuk  kesemua aspek kegiatan manusia membuat penggunaan  teknologi  informasi  menjadi salah satu enabler dari knowledge management .
4. Learning melalui proses ini diharapkan dapat memunculkan ide –ide  inovasi  dan knowledge baru,  yang  menjadi  komuditas utama  yang  diproses  dalam knowledge management.
Selanjutnya disebutkan kembali (L.Tobing, 2007) Mengoperasikan perpustakaan sebagai  pengelola  pengetahuan  dengan  berbasis knowledge  management  system maka  perlu adanya pembagian kerja unit organisasi, yaitu: 1. Petugas  administrasi  konten  yaitu  bertugas menyimpan, merapikan knowledge ,
PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita
membuat direktori, melayani permintaan dan keluhan-keluhan  mengenai  konten  dalam repository sehingga senantiasa  mudah diakses.
2. Petugas  administrasi  sistem  yaitu  bertugas memastikan  fungsi  –  fungsi  dan  kapabilitas Knowledge  management  tool berfungsi, bertanggung jawab menangani dan mengadministrasian keluhan dan hambatan.
3. Petugas  administrasi expert yaitu  berfungsi memutakhirkan data expert.
4. Help  desk sebagai contact  center berfungsi menangani berbagai pertanyaan dan keluhan pengguna.
Perpustakaan  sebagai  salah  satu  unsur penunjang di perguran tinggi harus berkomitmen membantu  pencapaian  visi  organisasi  induk mengelola  sumber  pengetahuan  dan  informasi. Sebagaimana pendapat berikut:
1. Knowledge management (KM) adalah pendekatan-pendekatan sistemik yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan knowledge kepada orang yang tepat pada saat yang tepat untuk mendapatkan nilai.
2. Knowledge  management  system adalah
mekanisme  dan  proses  yang  terpadu  dalam penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian  informasi  bisnis  dan pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan  berbagai  informasi  menjadi intelektual organisasi yang permanen (L.Tobing, 2007).
3. Knowledge  management adalah  aplikasi yang  berfungsi  untuk  mengelola  aset intelektual  atau  pengetahuan  yang  secara kolektif  dimiliki  oleh  perguruan  tinggi (Indrajit, 2014).
4. Manajemen  informasi  bertujuan  untuk optimalisasi  capain  organisasi,  sebagai sebuah  disiplin  ilmu  yang  menganalisis sumberdaya organisasi meliputi penggunaan, nilai,  dan  distribusi  semua  data  informasi didalam  organisasi  baik  yang  diproses dengan komputer ataupun tidak oleh lembaga pengelola informasi seperti arsip, dokumentasi, perpustakaan dan perpustakaan  adalah  lembaga  yang  secara langsung  disebutkan  sebagai  pengelola informasi (Yusuf, 2012).
Kegiatan knowledge  management di perpustakaan  membutuhkan  seperangkat  alat untuk  tindakan  keamanan  penyimpanan  data informasi  sebagaimana  disebutkan  dalam  (Isa, 2014)” Organisasi yang menerapkan knowledge management harus  mampu  mempersiapkan  diri untuk pencegahan terjadinya froud dan pencurian data  base  koleksi  dengan  cara  melanggan  / membeli  server  untuk  keamanan  aplikasi- aplikasi.
Rujukan  di  atas  menunjukkan  penting suatu  lembaga  pengelola  informasi  memiliki sistem manajemen pengetahuan dalam menjalankan  tugas  dan  proses  bisnisnya sehingga  dapat  mencapai  tujuan  dan  sasaran yang tepat dan aman.
PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita
Koleksi  tercetak merupakan  koleksi  dasar dalam  suatu  perpustakaan.  Mempertahankan keberadaan  koleksi  adalah  kewajiban,  sehingga tiodak  menyebabkan  kost  yang  tinggi  bagi perpustakaan  dalam  pemenuhan  kebutuhan informasi.  Proses  pelestarian  koleksi  tercetak dilakukan  melalui  beberapa  langkah  sesuai kebutuhan,  bentuk  koleksi  dan  sistem  yang dimiliki perpustakaan.
Menurut  (Etse  &  Boateng,  2019)  Strategi yang  digunakan  perpustakaan  perguruan  tinggi untuk  mengelola  koleksi  yang  sudah  digunakan adalah sebagai berikut:
1. Perbaikan  adalah  metode  dimana  peralatan, produk atau komponen yang rusak dikembalikan  ke  kondisi  fungsionalnya (Kumar & Putnam, 2008).
2. Penggunaan kembali mengacu pada penggunaan  barang  atau  produk  bekas  oleh pengguna lain untuk tujuan aslinya (Kwak & Kim, 2011).
3. Refurbishing adalah  proses  dimana  produk bekas  dikembalikan  ke  tingkat  kualitas tertentu, dan mungkin memerlukan inspeksi, dan  penggantian  bagian  yang  rusak  atau usang (Parlikad et al., 2003).
4. Remanufaktur  adalah  cara  dimana  produk bekas  dikembalikan  ke  standar  kualitas sebaik rekan barunya melalui pembongkaran lengkap dan inspeksi ekstensif dan penggantian  bagian  yang  rusak  atau  usang (Kumar & Putnam, 2008).
5. Daur  ulang  adalah  penggunaan  kembali bahan dan komponen dari produk bekas yang diperoleh melalui berbagai proses pemisahan, dan menggunakannya kembali dalam produksi  produk  yang  sama  atau  berguna lainnya  (Kumar  &  Putnam,  2008 ; Parlikad et al., 2003).
6. Kanibalisasi mengacu pada proses memisahkan  atau  memecah  barang  bekas menjadi  satu  set  bagian  sehingga  masing- masing  bagian  yang  dihasilkan  dapat menjalani proses pemulihan dan pembuangannya  sendiri  (Kwak  &  Kim, 2011 ; Parlikad et al., 2003).
Beberapa hasil penelitian terdahulu bahwa koleksi tercetak harus dikelola secara maksimal:
1. Koleksi  perpustakaan  terbuat  dari  berbagai bahan organik dan anorganik, di mana kertas adalah  yang  paling  terwakili. Semua  bahan perpustakaan  mengalami  proses  penuaan alami dan tidak dapat dihindari (Verticchio et al., 2021).
2. Perubahan  ini  telah  memaksa  perpustakaan akademik untuk beradaptasi dengan perubahan zaman, atau berpotensi kehilangan  relevansinya. Beberapa  strategi yang  disarankan  koleksi  tercetak  dalam mengahadapi tantangan perkembangan teknologi  informasi  dengan  menanamkan preferensi  elektronik  (Lim  Li  Min  & Casselden, 2021).
Berdasarkan latar belakang dan rujukan di atas menunjukkan bahwa pentingnya keberadaan
PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita
suatu  perpustakaan  di  perguruan  tinggi  yang memiliki  kemampuan  mengelola  pengetahuan sehingga  bisa  mendukung  dengan  sepenuhnya kebutuhan  informasi  civitas  akademika.  Maka dalam  hal  ini  penelitian  ini  penting  untuk dilakukan  mengingat  saat  ini  masih  banyak perpustakaan yang melayani secara konvensional. Sehingga dengan adanya penelitian ini dapat menghasilkan keilmuan dan pengembangan  bagi  perpustakaan  Universitas Syiah  Kuala  serta  perpustakaan  lainnya.  dalam melakukan  pengelolaan  pengetahuan  yang dimiliki.
Tahun 1994 UPT Perpustakaan USK telah menjalankan  perpustakaan  berbasis  automasi ditandai  adanya  UILIS  ( unsyiah  integrated library information system ). Pemanfaatan pertama  untuk  aplikasi  OPAC (online  public acces  catalog) untuk  proses  temu  kembali koleksi  tercetak,  serta  proses  peminjaman dengan  pemanfaatan  barcode  dengan  jaringan berbasis berbasis LAN ( local area network ).
Keterbukaan informasi begitu cepat tahun 2013 UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala mengintegrasikan  aplikasi  UILIS  ke  aplikasi SLiMS ( senayan library integrated system ) yaitu aplikasi open  source yang  digunakan  di Indonesia.  Aplikasi  SLiMS  sendiri  dapat dimanfaatkan  untuk  keseluruhan  manajemen pengetahuan.
Memudahkan proses bisnis UPT perpustakaan  universitas  syiah  kuala  telah mengatur  struktur  organisasi  yang  terdiri  dari
berbagai  bidang.  Bidang  layanan  ini  memiliki tugas pokok masing-masing sehingga memudahkan  penyelesaian  setiap  tanggung jawab.
Bidang layanan UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala adalah:
1. Layanan  teknis  bertugas  mengolah  koleksi baik  tercetak  maupun  elektronik  sehingga dapat dimanfaatkan oleh pemustaka
2. Layanan  pemustaka  bertugas  sebagai front office yang  melayani  pemustaka  secara langsung.
3. Layanan  PM  (penjaminan  mutu)  layanan bertugas  untuk  terus  memantau  mutu perpustakaan  dengan  memanfaatkann  SMI (system manajemn informasi).
4. Layanan  perencanan  dan  pengembangan sistem.
5. Layanan literasi  informasi  dan  Humas  yang mengatur  hubungan  kemasyarakatn  baik secara internal maupun eskternal.
6. Layanan TU (tata usaha) bertugas mengatur kebutuhan adaministrasi perkantoran.
7. Layanan Teknologi informasi (TI).
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas  maka dalam  hal  ini  penulis  ingin  mengetahui bagaimanakah  proses Knowledge  management dijalankan  dalam  mengemas  koleksi  tercetak  di UPT  Perpustakaan  Universitas  Syiah  Kuala, sehingga  memudahkan  dalam  penyaluran  dan pemanfaatannya.
PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita

## METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam  penelitian ini  adalah  metode  kualitatif  deskriptif.    Sesuai dengan  pendapat  (Rulam  Ahmadi,  2016)” Informan  adalah  individu  –  individu  yang memiliki  kemampuan  khusus,  status  atau keterampilan  komunikasi  yang  berkemauan untuk membagi pengetahuan dan yang memiliki akses”.  Pengumpulan  data  berupa  langkah knowledge management serta data base aplikasi SLIMS  didapat  dari  hasil  wawancara  dengan pihak manajemen, pustakawan, serta staf IT UPT perpustakaan USK.
Selanjutnya (Sugiyono,
2014)
menyebutkan  bahwa  data  yang  diperoleh  dari penelitian  kualitatif  sangat  diperlukan  dimana kehadiran peneliti sangat penting kedudukannya”.  Penulis  salah  satu  pustakawan yang  ikut  bekerja  dalam  proses knowledge management UPT  Perpustakaan  Universitas Syiah  Kuala.  Sehingga  bisa  mendapatkan  hasil penelitian yang tepat dan akurat.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
UPT  Perpustakaan  Universitas  Syiah Kuala sebagai perpustakaan pusat yang dimiliki oleh  universitas  syiah  kuala  memiliki  koleksi yang  mengcover  keseluruhan  fakultas  dan jurusan  yang  ada  di  Universitas  Syiah  Kuala. Jumlah judul 100545, dengan jumlah eksamplar 122572.
Berdasarkan jumlah koleksi dan eksemplar yang dimiliki berjumlah ratusan ribu maka sudah
sepantasnya  UPT  Perpustakaan  Universitas Syiah  Kuala  memanfaatkan  dan  menjalankan knowledge management berbasis sistem.
Perpustakaan  Universitas  Syiah  Kuala menerapkan  proses  bisnis  dengan  mengatur langkah-langkah  yang  memudahkan  proses pencapaian tujuan bisnis perpustakaan.
1) Proses  Knowledge  Management  UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala.
Proses knowledge  management  system UPT  Perpustakaan  Universitas  Syiah  Kuala dijalankan  dengan  membagi  tugas  dalam  tiga bidang  sehingga  memudahkan  pelaksanaan, yang terdiri dari:
1. Bidang  layanan  teknis,  adalah  bidang  yang mengelola  koleksi  sejak  pemesanan  sampai dapat disalurkan ke bidang layanan pemustaka. Kegiatan yang dilakukan:
a) Proses koleksi baru.
Pengelolaan koleksi baru tidak berbeda dengan perpustakaan lain, yaitu pemeriksaan list, inventaris, memberikan stempel kepemilikan koleksi.
b) Pengentrian data bibliografi koleksi baru. Koleksi  baru  terlebih  dahulu  dilakukan pengecekan  di  data  base  apakah  koleksi sudah pernah ada? Jika buku sudah ada di dalam  database  maka  staf  pelayanan teknis hanya melakukan penambahan/edit  data.  Oleh  karena  itu, telah  berdampak  pada  penghematan waktu  dan  tenaga  serta  dapat  menjamin kesatuan data dari suatu koleksi.
PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita
Jika  koleksi  belum  pernah  ada  staf pelayanan  teknis  melakukan  proses pengkatalogan bertujuan untuk pembuatan  data  koleksi  yaitu  berupa  no klasifikasi  dan  data  bibiliografi  koleksi untuk  selanjutnya  dimasukkan  ke  dalam data base aplikasi SLIMS.
c) Proses  pemeliharaan  dan  perawatan koleksi
UPT  Perpustakaan  Universitas  Syiah Kuala  menetapkan  standar  baku  dan wajib dilakukan pemeliharaan dan perawatan koleksi baru untuk pencegahan kerusakan
koleksi.
Selanjutnya koleksi diserahkan kebidang layanan pemustaka.
2. Bidang  layanan  Pemustaka,  adalah  bidang layanan yang berhubungan langsung dengan pemustaka dalam memberikan pelayanan.
a) Verifikasi data base koleksi
Koleksi  yang  telah  di  proses  oleh bidang  layanan  teknis  selanjutnya dilakukan verifikasi data base terlebih dahulu oleh bidang layanan
pemustaka. Sehingga dapat menghindari  kesalahan  data  koleksi. Selanjutnya koleksi akan ditempatkan di  rak  –  rak  sesuai  dengan  no klasifikasi.
b) Help desk.
Perpustakaan  universitas  syiah  kuala memahami  bahwa  pemustaka  memiliki
latar  belakang  kemampuan  pemahaman yang berbeda –beda.
Mendukung knowledge  management system UPT  Perpustakaan  Universitas Syiah  Kuala  telah  menyiapkan  sedini mungkin kelancaran setiap kegiatan yang diprogramkan. Help  desk disediakan dalam  bentuk  online  dan  konvensional. Help desk online menangani permasalahan  secara  online. Help  desk konvensional  bertugas  setiap  harinya dalam mendukung kelancaran kebutuhan pemustaka yang datang ke perpustakaan.

## c) S tock opname
Stock  opname adalah  kegiatan  untuk mengetahui  buku  yang  dipinjam, paling diminati, tidak diminati, buku hilang,  rusak,  dan  harus  perawatan. Semuanya  dapat  diperoleh  dengan data yang akurat.
Kegiatan pemeriksaan koleksi
rusak  dilakukan  setiap  hari  oleh  staf layanan pemustaka. Kelebihan pengelolaan berbasis knowledge
management system adalah setiap kegiatan akan terdata dalam sistem.
Jika  buku  dilakukan  perbaikan maka  dilakukan disable  (non  active) koleksi pada database (OPAC). Sehingga ketika  pemustaka  melakukan  pencarian maka  akan  ada  keterangan  buku  masih dalam perawatan.
PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita
Setelah  proses  perbaikan  selesai staf  pemeliharaan  melakukan  proses unable (active) kembali koleksi.
3. Bidang  layanan  teknologi  informasi  (TI jaringan dan programmer)
UPT  Perpustakaan  Universitas  Syiah Kuala  telah  berkomitmen  menjalankan knowledge  management  system sehingga dalam  pengelolaan  sistem  perpustakaan telah  memiliki  bidang  layanan  bidang layanan  teknologi  informasi  bertanggung jawab untuk kelancaran kegiatan perpustakaan dan sistem informasi perpustakaan. Bidang ini juga bertanggung jawab apabila ada kegagalan dalam  sistem  baik  yang  berhubungan dengan  kerja  staf  maupun  kebutuhan pemustaka.
IT  yang  bertanggung  jawab  dengan jaringan dan programmer.
a) Pemeliharaan jaringan, Bagian TI melakukan  kegiatan  pemeliharaan  system (system  maintenance)  untuk  meningkatkan kinerja sistem dalam memberikan ketersediaan layanan bagi pengguna.
b) Pengembangan  aplikasi  perpustakaan, Bagian TI merupakan penyedia layanan TIK satu-satunya di UPT. Perpustakaan Universitas  Syiah  Kuala.  Bagian  TI menyediakan  layanan  dukungan  teknologi yang proaktif yang didukung oleh penyedia layanan  TIK  eksternal  lainnya  melalui
kesempatan pemeliharaan dukungan (support maintenance agreements).
c) Pengendalian aplikasi, tersedianya alur kerja tentang wewenang atas pengendalian aplikasi.  Pembatasan  akses  dan  fasilitas pengolahan  infomasi  terhadap  penggunaan terkait keamanan informasi.
d) Service  desk,  Bidang  UPT  Perpustakaan Universitas  Syiah  Kuala  IT  memiliki layanan service desk agar dapat memeberikan solusi kepada pemustaka jika mengalami  keluhan  tentang  jaringan  dan layanan.
2) Hasil  Knowledge  Management  System koleksi  tercetak  UPT  Perpustakaan Universitas Syiah Kuala.
Keberhasilan knowledge  management system koleksi  tercetak  UPT  Perpustakaan Universitas Syiah Kuala dapat dilihat:
a) Portal  aplikasi  perpustakaan  Universitas Syiah  Kuala  dapat  diakses  melalui  alamat: http://uilis.unsyiah.ac.id/
b) Koleksi  tercetak  dapat  diakses  melalui alamat: http://uilis.unsyiah.ac.id/opac/
c) Kemudahan  mendapatkan  koleksi  tercetak dari  jarak  jauh  melalui  layanan  LSS (Literaturre  Searching  Service)    dapat langsung  tersambung  melalui  link  judul koleksi.  Dengan  memanfaatkan  aplikasi telegram.
https://telegram.me/unsyiah_lib
Berikut  data  koleksi  buku  tercetak  yang
PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita
telah  dikelola  dan  telah  dimanfaatkan  oleh pemustaka:
Tahun Jumlah Koleksi Jumlah Peminjaman Pemesanan LSS 2018 117.861 86768 5305 2019 129.647 80004 5070 2020 130.107 15459 1113 2021 130.447 1218 2876 2022 130.610 1394 749 Tabel 1 jumlah koleksi dan pemanfaatannya tahun 2018 s/d 2022

## 1. Kendala  Pengorganisasian  Knowledge
Management System koleksi tercetak
a) Pengambilan keputusan
Manajemen UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala dalam mengambil setiap keputusan dan kebijakan  sangat  berhubungan  dengan kebijakan organisasi induk. Sehingga ada kegiatan-kegiatan yang tidak dapat dilakukan.
b) Pengembangan dan inovasi.
Pengembangan inovasi dalam pengelolaan knowledge  management  system banyak berhubungan  dengan  staf.  Terkendala ketika  aplikasi  perpustakaan  belum sepenuhnya  dijalankan  atau  digunakan oleh staf.
c) Pengembangan kompetensi personil
Perpustakaan  Universitas  Syiah  Kuala masih  kekurangan  tenaga  teknologi informasi  dikarenakan  belum  adanya tenaga tetap. UPT perpustakaan
universitas syiah kuala juga mengalami kekurangan dana dalam pengembangan staf.  Pustakawan  yang  tersertifikasi berdasarkan keahliannya masih sedikit dan perlu ditingkatkan.
2. Evaluasi Knowledge Management
system koleksi tercetak
Mengevaluasi knowledge  management system tercetak yang dilakukan pihak manajemen UPT perpustakaan universitas syiah kuala adalah:
a) Memantau dengan memperhatikan kemampuan dan kebutuhan staf yang di beri tanggung jawab setiap tugas.
b) Mengadakan  rapat  kecil  sesuai  tim  yang telah  ditentukan  melaksanakan  program kegiatan.
c) UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala telah mendapatkan sertifikasi ISO. Mewajibkan  organisasi  menjalankan  audit internal  untuk  pemantauan,  pengukuran, analisis, dan evaluasi.
d) Tindakan perbaikan dan pencegahan dengan  survey  perbaikan  berkelanjutan peningkatan layanan berkelanjutan
e) Tinjaun  manajemen  merupakan  evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem manajemen.

## KESIMPULAN
Pelaksanaan knowledge management system koleksi  tercetak  UPT  Perpustakaan Universitas  Syiah  Kuala  dapat  disimpulkan,
PADA UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA                                                     Vol. 05, No. 02, (Agustus, 2022), pp. 137-147. Zakiah, Yusmalita
sebagai berikut:
1. K nowledge  management  system koleksi tercetak  telah  dijalankan  sejak  tahun  1994 adanya  aplikasi  UILIS.  Tahun  2013  di integrasikan ke aplikasi SLiMS. 2. Menjalankan knowledge managament system
koleksi tercetak UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala membagi alur kerja ke dalam tiga bidang: yaitu bidang pelayanan teknis  selaku  pengelola  secara  hard, selanjutnya bidang layanan IT yang mengelola sistem yang digunakan dan bidang
layanan  pemustaka  yang  berhubungan langsung dalam memberikan pelayanan. 3. Kendala knowledge  management  system yang  dialami  oleh  Pihak  manajemen  UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala dalam hal  dana  untuk  pengembangan  system  dan pengembangan staf.
4. Keberhasilan knowledge management system koleksi  tercetak  sangat  tergantung  dari komitmen  pimpinan  dan  karyawan  untuk menuju  peningkatkatan  dan  pengembangan yang berkelanjutan.

## DAFTAR PUSTAKA
Clinton-Lisell, V. (2019). Reading from paper compared to screens: A systematic review and meta- analysis. Journal  of  Research  in  Reading , 42 ,  288–324.  https://doi.org/10.1111/1467- 9817.12269.
Clinton, V. (2019). Reading from paper compared to screens: A systematic review and meta‐analysis. Journal of Research in Reading , 42 (2), 288–325. https://doi.org/10.1111/1467-9817.12269
Indrajit,  R. E.  (2014). Manajemn  organisasi  dan  tata  kelola  teknologi  informasi  informasi .  Graha Ilmu.
Isa, I. (2014). Manajemen Operasional pendukung sistem informasi . Graha Ilmu.
Kementrian  Hukum  dan  HAM.  (2012).  UU  RI  No.  12/2012  tentang  Pendidikan  Tinggi. Undang Undang , 18.
L.Tobing, P. (2007). Knowledge management: Konsep, arsitektur dan implementsi . Graha Ilmu.
Lim Li Min, S., & Casselden, B. (2021). A case study of Singapore Management University Libraries: Adopting a mixed methods approach towards collection evaluation. The Journal of Academic Librarianship , 47 (3), 102330. https://doi.org/10.1016/j.acalib.2021.102330
Rulam Ahmadi. (2016). Metodologi Penelitian Kualitatif . ar-Ruzz. Media.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan . (2007).
Verticchio,  E.,  Frasca,  F.,  Bertolin,  C.,  &  Siani,  A.  M.  (2021).  Climate-induced  risk  for  the preservation  of  paper  collections:  Comparative  study  among  three  historic  libraries  in  Italy. Building and Environment , 206 , 108394. https://doi.org/10.1016/j.buildenv.2021.108394.