## Sosialisasi Pengenalan dan Cara Mengembangkan

## Knowledge Management System (KMS) pada Institusi Pendidikan
Intan Purnamasari 1 , Siska 2
1 Program Studi Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Singaperbangsa Karawang
2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Singaperbangsa Karawang
E-mail: 1 intan.purnamasari@staff.unsika.ac.id, 2 siska@staff.unsika.ac.id

## Abstrak
Basis pengetahuan merupakan salah satu komponen yang dibutuhkan dalam bidang dan institusi apapun.  Seperti  diketahui,  khususnya  dalam  bidang  pendidikan,  beberapa  lembaga  pendidikan baik swasta maupun negeri memiliki aturan dan sistem akademik yang berbeda. Salah satunya adalah sistem informasi akademik yang dapat diterapkan pada sekolah dasar. Pada dasarnya setiap lembaga  pendidikan  pasti  memiliki  sistem  informasi  akademik,  namun  terkadang  proses pembuatan  atau  alur  sistemnya  seperti  apa?  Banyak  institusi  pendidikan  yang  masih menggunakan  Ms.Office  khususnya  Ms.Excel  dalam  mengolah  hasil  kegiatan  akademik  yang telah dilakukan dan masih sebatas pengolahan nilai. Sosialisasi ini lebih kepada memperkenalkan bagaimana  sebuah  lembaga  pendidikan  dapat  mengembangkan  pengetahuan  untuk  sistem informasi akademik dengan memanfaatkan Knowledge Management System (KMS). Dari hasil sosialisasi khususnya di Desa Tambaksari, Pedes Karawang terdapat institusi pendidikan tinggi maupun  institusi  lain  yang  sejenis  seperti  sekolah  dan  lain  sebagainya  dapat  mengembangkan sistem informasi akademik yang memiliki nilai yang sesuai menjadi lebih efisien.
Kata  kunci:  Basis  pengetahuan,  knowledge  management,  knowledge  management  system, pendidikan

## Abstract
A  knowledge  base  is  one  component  that  is  needed  in  any  field  and  institution.  As  is  known, especially in the field of education, several educational institutions, both private and state, have different rules and academic systems. One of them is an academic information system that can be applied to elementary schools. Basically, every educational institution must have an academic information system, but sometimes what is the manufacturing process or system flow like? Many educational  institutions  still  use  Ms.Office,  especially  Ms.Excel,  in  processing  the  results  of academic  activities  that  have  been  carried  out  and  are  still  limited  to  grade  processing.  This socialization is more about introducing how an educational institution can develop knowledge for  an  academic  information  system  by  utilizing  the  Knowledge  Management  System  (KMS). From the results of socialization, especially in Tambaksari Village, Pedes Karawang, there are higher education institutions and other similar institutions such as schools and so on, they can develop an academic information system that has appropriate values to be more efficient.
Keywords: Knowledge base, knowledge management, knowledge management system, education

## 1. PENDAHULUAN
Basis  pengetahuan  merupakan  salah  satu  komponen  yang  dibutuhkan  dalam  bidang  dan institusi apapun [1]. Seperti diketahui, khususnya dalam bidang pendidikan, beberapa lembaga pendidikan baik swasta maupun negeri memiliki aturan dan sistem akademik yang berbeda. Salah
satunya adalah sistem informasi akademik yang dapat diterapkan pada perguruan tinggi[2]. Pada dasarnya  setiap  perguruan  tinggi  pasti  memiliki  sistem  informasi  akademik,  namun  terkadang proses pembuatan atau alur sistemnya seperti apa? Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Singaperbangsa misalnya, masih memanfaatkan platform yang ada untuk mengolah hasil kegiatan akademik yang telah dilakukan dan masih sebatas mengolah nilai berupa Kartu Hasil Studi (KHS).
Dalam  sistem  akademik  yang  ada  tentunya  banyak  pengetahuan  yang  dapat  digali,  dan pengetahuan  yang  dapat  diambil  dapat  menghasilkan  informasi  yang  dapat  dimanfaatkan  oleh penggunanya[3]. Misalnya, pengetahuan mahasiswa mana yang lulusan terbaik, atau mahasiswa mana  yang  masih  aktif  sebagai  mahasiswa  atau  tidak,  dan  sebagainya.  Basis  pengetahuan semacam itu dapat dikembangkan dan dibuat menjadi sistem pengetahuan yang memiliki nilai guna lebih[4]. Salah satunya dengan mengembangkan sistem manajemen pengetahuan yang dapat diterapkan  dalam  sistem  akademik[5].  Sistem  informasi  manajemen  pengetahuan  atau Knowledge  Management  System  adalah  proses  menganalisis,  memilih,  mengidentifikasi, mencari,  dan menyebarkan  informasi  dan  pengetahuan  baru  dari sistem yang ada  / saat ini[6]. Sehingga dalam hal ini peneliti bermaksud untuk menggali dan menganalisis basis pengetahuan pada  sistem  akademik  perguruan  tinggi  yang  dapat  dikembangkan  menjadi  sistem  informasi manajemen pengetahuan sistem akademik perguruan tinggi.
Dengan  Webinar  pengantar  bagaimana  menganalisis  pengetahuan  dalam  sistem  informasi akademik, diharapkan Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer  Universitas Singaperbangsa  dapat  mengembangkan  sistem  informasi  akademik  yang  memiliki  nilai  yang sesuai  untuk  menjadi  lebih  efisien.  Sosialisasi  ini  lebih  kepada  memperkenalkan  bagaimana sebuah  lembaga  pendidikan  dapat  mengembangkan  pengetahuan  untuk  sistem  informasi akademik  dengan  memanfaatkan  Knowledge  Management  System  (KMS)[7].  Keterkaitan dengan judul penelitian adalah bagaimana suatu lembaga pendidikan khususnya Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Singaperbangsa dapat mengembangkan sistem  KMS  sendiri,  untuk  tujuan  mengembangkan  suatu  lembaga  agar  kedepannya  dapat memiliki sistem yang mudah diintegrasikan dengan sistem lain [8].

## 2. METODE
Pentingnya  pengenalan  sistem  KMS  dalam  mengembangkan  sistem  pendidikan  di perguruan  tinggi,  sehingga  dapat  membantu  perguruan  tinggi  dalam  mengembangkan  sistem sesuai dengan aturan yang diterapkan oleh masing-masing perguruan tinggi.
Table 1. Dekripsi Metode No Solution Expected Outcome Achievement Indicator 1 Sosialisasi terkait pengembangan KMS di lembaga pendidikan Peningkatan pengetahuan manajemen sistem dalam mengembangkan KMS di lembaga pendidikan Mengerti konsep manajemen pengetahuan ( Knowledge Management ) 2 Workshop pengenalan penerapan KMS di Perguruan Tinggi Mampu mengimplementasikan dan menganalisis bagaimana mengembangkan KMS di lembaga pendidikan Mampu menerapkan KMS ke dalam sistem yang akan dikembangkan oleh pengelola sistem
Berikut tahapan yang dilakukan untuk mendeskripsikan kegiatan pada solusi yang dibuat sesuai dengan Tabel 1.

## Gambar 1. Tahapan pelaksanaan kegiatan sosialisasi
Dalam  melaksanakan  pengabdian  ini,  mahasiswa  mengadakan  kegiatan  sosialisasi  dan workshop dengan pendampingan langsung dari ketua dan anggota peneliti. Pengenalan terhadap penerapan KMS ini dilakukan di Desa Tambaksari, Kecamatan Pedes, Kabupaten Karawang Jawa Barat. Selain itu sosilisasi terhadap lembaga maupun institusi tinggi dilakukan di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Singaperbangs Karawang.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sesuai dengan maksud dan tujuan di atas tentang bagaimana memperkenalkan KMS yang dapat  diterapkan  di  lembaga  pendidikan.  Kegiatan  pengabdian  ini  salah  satunya  dilakukan  di beberapa  lembaga  pendidikan  seperti  sekolah  di  Desa  Tambaksari  Karawang.  Inovasi  aplikasi KMS  diciptakan  untuk  mendorong  desa  digital.  Seluruh  dokumentasi  terkait  pelaksanaan program kerja pengabdian masyarakat ini dipublikasikan bersama mahasiswa KKN Universitas Singeperbangsa Karawang tahun 2021.
Aplikasi  KMS  ini  menampung  semua  informasi  dan  pengetahuan  tentang  Desa Tambaksari, seperti potensi desa, sebaran sekolah, dan layanan pengaduan online yang semuanya dapat diakses hanya melalui smartphone. Aplikasi tersebut dapat diunduh secara gratis di Google Play Store, menggunakan pencarian dengan kata kunci “Hai Tambaksari” pada kolom pencarian di Google Play Store.
Gambar 2. Aplikasi Hai Tambaksari yang terdapat di Google Play Store
Gambar 1 merupakan tampilan saat aplikasi Hai Tambaksari dicari di halaman Google Play Store. Hai Tambaksari telah terdaftar di Google Play Store pada tanggal 17 November 2021.
Namun  rendahnya  tingkat  literasi  digital  yang  diterapkan  di  Desa  Tambaksari  masih  banyak masyarakat  yang  belum  menggunakan  aplikasi  tersebut.  Bahkan  sampai  saat  ini  masih  sangat sedikit yang mendownload aplikasi tersebut.
Gambar 3. Tampilan Halaman Aplikasi Hai Tambaksari (Hal.1)
Gambar 4. Tampilan Halaman Aplikasi Hai Tambaksari (Hal.2)
Gambar 2 dan Gambar 3 merupakan implementasi dari beberapa tampilan aplikasi Hai Tambaksari berbasis mobile Android. Tidak hanya itu, penguatan materi juga dilakukan melalui webinar  dengan  tema  “Peran  KMS  di  sektor  publik  untuk  mendorong  desa  digital”,  webinar dengan dua narasumber ini dihadiri oleh perangkat desa dan mahasiswa yang dapat terlihat pada Gambar 3.
Gambar 5. Dokumentasi Pelaksanaan Webinar dengan tema seminar “Peran KMS di sektor publik untuk mendorong desa digital”
Berikut hasil utama dari pengabdian ini adalah pembuatan aplikasi pengelolaan KMS yang dibuat berdasarkan kebutuhan salah satu perguruan tinggi. Penerapan simulasi dilakukan  di  Universitas  Singaperbangsa  Karawang  (Unsika)  dan  diberi  nama  KMS Unsika. KMS Unsika memiliki beberapa fitur yang dapat dilihat pada Tabel 2.

## Tabel 2. Fitur Aplikasi KMS Unsika
No Fitur Function User 1 Login Sebagai akses login aplikasi Admin Super, Admin Fakultas 2 Mengelola Data Fakultas Mengelola data fakultas dengan konsep Creating,
Reading, Update dan Delete (CRUD) Super Admin 3 Mengelola Data Program Studi Mengelola data Program Studi dengan konsep Creating, Reading, Update dan Delete (CRUD) Super Admin 4 Mengelola Data Kurikulum Mengelola data Kurikulum dengan konsep Creating, Reading, Update dan Delete (CRUD) Admin Fakultas 5 Mengelola Data Kursus Mengelola data Course dengan konsep Creating, Reading, Update dan Delete (CRUD) Admin Fakultas 6 Mengelola Tahun Akademik Mengelola data Tahun Akademik dengan konsep Creating, Reading, Update dan Delete (CRUD)
Admin Fakultas

## Gambar 6. Tampilan Menu KMS Unsika untuk Super Admin
Gambar  6  dan  7  merupakan  implementasi  pengembangan  salah  satu  penerapan  KMS yang  dibuat  berdasarkan  data  Fakultas  di  Universitas  Singaperbangsa  Karawang.  Analisi  data knowledge  ini  dilakukan  pada  salah  fakultas  yaitu  Fakultas  Ilmu  Komputer  Universitas Singaperbangsa Karawang.
Gambar 7. Tampilan Menu KMS Unsika untuk Admin Fakultas

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN
Hasil analisis pengembangan sistem KMS sebenarnya sudah banyak digunakan, bahkan di  beberapa  lembaga  pendidikan.  Unsika  dan  Desa  Tambaksari  Karawang  hanyalah  sebagian kecil  dari target  pengenalan  penerapan  KMS  dalam memfasilitasi  khususnya  pengelolaan  data transaksi yang cukup besar. Hal yang perlu didiskusikan ke depan adalah bagaimana menganalisis tingkat efektivitas implementasi KMS di perguruan tinggi.
Penerapan aplikasi KMS ini didasarkan pada dua objek dan kondisi yang berbeda. Aplikasi “Hak Tambaksari” ini hanya merupakan aplikasi berdasarkan analisis kebutuhan di Desa Tambaksari Karawang  mengenai  kebutuhan  masyarakat  dalam  mengetahui  jumlah  dan  kondisi  beberapa lembaga pendidikan di Desa Tambaksari Karawang.
Adapun aplikasi KMS Unsika, salah satu aplikasi KMS yang ada di perguruan tinggi di Universitas Singaperbangsa, Karawang. Aplikasi KMS Unsika berbasis web ini belum berjalan maksimal  karena  masih  dalam  proses  analisis  kebutuhan  secara  berkelanjutan.  Analisis berkelanjutan  akan  dilakukan  untuk  menganalisis  kebutuhan  dengan  menggunakan  analisis jaringan semantik, yang selanjutnya akan diimplementasikan pada aplikasi KMS Unsika.
Evaluasi dari hasil sosialisasi dan pengenalan KMS ini membuat beberapa masyarakat di Desa Tambaksari, Kecamatan Pedes, Kabupaten Karawang Jawa Barat sedikit banyaknya paham mengenai penerapan anlisis knowledge atau mencari basis pengetahuan dari suatu masalah yang akan dikembangkan sehingga dapat menjadi sebuah manajemen sistem (KMS). Selain itu, hasil pengembangan KMS di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Singaperbangsa Karawang ini dapat memudahkan pengembangan sistem akademik dengan menganalisis beberapa basis pengetahuan untuk dikembangkan menjadi sistem informasi manajemen akademik sesuai dengan kebutuhan pengguna maupun perangkat lunaknya.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Universitas Singaperbangsa Karawang yang telah  memberi  dukungan  financial  terhadap  pengabdian  ini.  Pengabdian  ini  dibiayai  oleh Universitas Singaperbangsa Karawang melalui Hibah Penelitian Perguruan Tinggi Tahun 2021 yang  dikelola  oleh  Pusat  Penelitian,  Pengembangan,  dan  Pengabdian  Masyarakat  Universitas Singaperbangsa Karawang (LPPM Unsika).

## DAFTAR PUSTAKA
[1] M.  L.  D.  Alavi,  “Knowledge  Management  and  Knowledge  Management  Systems: Conceptual Foundations and Research Issues,” MIS Q. , vol. 25, no. 1, p. 2, 2001.
[2] dan  R.  H.  Susilo,  Edi,  F.  Danang  Wijaya,  “Perancangan  dan  Evaluasi  User  Interface Aplikasi Smart Grid Berbasis Mobile Application,” J. Nas. Tek. Elektro dan Teknol. Inf. , vol. 7, no. 2, pp. 50–57, 2018.
[3] E. M. Awad and H. Ghaziri, Knowledge management / Elias M. Awad, Hassan Ghaziri. 2004.
[4] O.  D.  Sopandi  and  U.  S.  Saud,  “IMPLEMENTASI  KNOWLEDGE  MANAGEMENT PADA  PERGURUAN  TINGGI  Sumber :  Dunamis  Organization  Services,” J.  Adm. Pendidik. , vol. 23, no. 2, 2016.
[5] A. Faqih and S. Informasi, “Akademik Perguruan Tinggi,” 2005.
[6] I. Purnamasari, I. Hermadi, and Y. Nurhadryani, “Knowledge management system SOP using  semantic  networks  connected  with  personnel  information  system:  Case  study Universitas  Singaperbangsa  Karawang,” Telkomnika  (Telecommunication  Comput.
Electron. Control. , vol. 17,
no. 1, pp. 179–186, 2019, doi:
10.12928/TELKOMNIKA.v17i1.9107.
[7] R. Retnoningsih, “Analisa Penerapan Knowledge Management System Perguruan Tinggi Menggunakan Most Admired Knowledge Enterprise,” Bianglala Inform. , vol. 2, no. 2, pp. 1–10, 2015.
[8] Y. Akbar, “Knowledge Management System pada Biro Administrasi Akademik Akademi Pariwista Nusantara,” STRING (Satuan Tulisan Ris. dan Inov. Teknol. , vol. 3, no. 1, p. 87, 2018, doi: 10.30998/string.v3i1.2734.