## ANALISIS EFEKTIVITAS APLIKASI E-ARSIP PADA KANTOR IMIGRASI KELAS I TPI CILACAP
P-ISSN 2622-4828 E-ISSN 2774-9592
https://journal.poltekim.ac.id/jikk/article/view/406
DOI: 10.52617/jikk.v6i1.406
Priati Assiroj priati.assiroj@poltekim.ac.id Politeknik Imigrasi Catur Susaningsih catur@poltekim.ac.id Politeknik Imigrasi Gideon J. Wijaya gideonjohan1@gmail.com Politeknik Imigrasi
Abstract (In English). Archives play a crucial role in every institution that carries out public service tasks. Every month, the Cilacap Immigration Office generates approximately a thousand application files from Indonesian citizens. As a result, the process of searching and archiving these files takes a long time, mainly due to the  lack  of  an  application  provided  by  the  Directorate  General  of  Immigration. Therefore, the Class I TPI Cilacap Immigration Office has developed an innovative solution in the form of an E-Archive application to streamline the archiving process of  Indonesian  citizen  files.  The  primary  objective  of  developing  this  E-Archive application is to enhance the productivity of immigration officers in their archiving duties, facilitate the retrieval of required files, and record information for each file. Unlike  previous  studies  that  analyzed  an  E-Archive  application  called SISUMAKER,  this  research  focuses  on  analyzing  the  E-Archive  application developed  by  the  Class  I  TPI  Cilacap  Immigration  Office.  The  purpose  of  this research is to evaluate the effectiveness of implementing the E-Archive application in facilitating the tasks of immigration officers and identifying challenges that arise during  its  implementation.  The  research  methodology  used  is  descriptive- qualitative,  with  data  collected  through  interviews,  observations,  and documentation. The research findings indicate that the implementation of the E- Archive  application  has  been  effective  based  on  the  analysis  using  five effectiveness  indicators.  However,  there  are  several  challenges  in  its implementation,  such  as  delays  in  distributing  archives  to  the  TIKKIM  Section, insufficient  comprehensive  features  in  the  E-Archive  application,  and  a  lack  of notification alerts for every hundred inputted files.
Keywords : effectivities; e-archive; challenges
Abstract (In Bahasa). Arsip memainkan peran penting dalam setiap instansi yang melakukan  tugas  pelayanan  publik.  Setiap  bulannya,  Kantor  Imigrasi  Cilacap menghasilkan  sekitar  seribu  berkas  permohonan  dari  Warga  Negara  Indonesia. Dampaknya  adalah  proses  pencarian  dan  pengarsipan  berkas  membutuhkan waktu  yang  lama,  terutama  karena  belum  ada  aplikasi  yang  disediakan  oleh Direktorat  Jenderal  Imigrasi.  Karena  itu,  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap menciptakan  inovasi  berupa  aplikasi  E-Arsip  untuk  mempermudah  proses pengarsipan  berkas  Warga  Negara  Indonesia.  Tujuan  utama  pengembangan aplikasi  E-Arsip  ini  adalah  meningkatkan  produktivitas  petugas  Imigrasi  dalam tugas  pengarsipan,  memfasilitasi  pencarian  berkas  yang  dibutuhkan,  dan mencatat informasi setiap berkas. Berbeda dengan penelitian sebelumnya yang menganalisis aplikasi E-Arsip bernama SISUMAKER, penelitian ini berfokus pada analisis  aplikasi  E-Arsip  yang  dikembangkan  oleh  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI
Cilacap.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  mengevaluasi  efektivitas  implementasi aplikasi E-Arsip dalam memudahkan tugas petugas Imigrasi serta mengidentifikasi kendala  yang  muncul  selama  penerapannya.  Metode  yang  digunakan  adalah deskriptif-kualitatif, dengan pengumpulan data melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa implementasi aplikasi E-Arsip telah  berjalan  dengan  efektif  berdasarkan  analisis  menggunakan  lima  indikator efektivitas.  Namun,  terdapat  beberapa  kendala  dalam  penerapannya,  seperti keterlambatan  distribusi  arsip  ke  Seksi  TIKKIM,  kurangnya  fitur  yang  lengkap dalam  aplikasi  E-Arsip,  dan  kekurangan  notifikasi  pemberitahuan  untuk  setiap seratus berkas yang diinputkan.
Keywords : efektifitas; e-arsip; kendala

## 1. PENDAHULUAN
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi telah menjadi sarana yang penting  dalam  mewujudkan  pelayanan  publik  yang  berbasis  pada  good governance.  Teknologi  telah  menjadi  suatu  kebutuhan  penting  bagi  manusia dalam  mempermudah  berbagai  aktivitas,  termasuk  mencari  informasi, berkomunikasi, memenuhi kebutuhan pribadi, mengelola bisnis, dan mengambil keputusan  (Wilonotomo,  2022). Kementerian  Hukum  dan  HAM,  melalui Direktorat Jenderal Imigrasi, telah mengimplementasikan E-Governance dalam berbagai  layanan,  seperti  penerbitan  paspor.  Hal  ini  sejalan  dengan pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  mendukung  adanya  e- governance. Implementasi e-governance bertujuan agar instansi atau lembaga pemerintah  dapat  memberikan  pelayanan  yang  lebih  baik  kepada  masyarakat daripada sebelumnya (Nugraha, 2018).
E-Government  adalah  suatu  kecenderungan  dalam  menerapkan Teknologi  Informasi,  Komunikasi,  dan  Teknologi  (TIK)  dalam  sistem pemerintahan  sebagai  sarana  untuk  mempermudah  komunikasi  dan  transaksi dengan masyarakat umum, organisasi bisnis, serta instansi pemerintah beserta pegawai dan stafnya. Tujuannya adalah menciptakan efektivitas, keterbukaan, pertanggungjawaban,  dan  efisiensi  pemerintah  dalam  hubungannya  dengan masyarakat.  Konsep  yang  digunakan  meliputi  Government  to  Citizens  (G2C), Government  to  Government  (G2G),  dan  Government  to  Business  (G2B) (Hartono, Dwiarso, & Edy, 2010). E-government tentu mengikuti perkembangan teknologi yang ada, karena merupakan bentuk pemanfaatan dan pemberdayaan teknologi terbaru. Untuk mendukung implementasinya, e-government didukung dan diatur melalui Keputusan Presiden Nomor 20 tahun 2006 yang membentuk Dewan Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional (DETIKNAS) (Indonesia, 2006).
Beberapa  lembaga  pemerintah  telah  mengadopsi  transformasi  digital dengan menggunakan pengelolaan dokumen arsip dalam aktivitas pemerintahan yang  dikenal  sebagai  e-arsip.  Menurut  Undang-Undang  Kearsipan  Nomor  43 Tahun 2009 Pasal 68 ayat (1), arsip dapat dibuat oleh lembaga kearsipan atau pengelola arsip dalam berbagai bentuk dengan mengubah media menjadi format elektronik. Berdasarkan pasal tersebut, semua pencipta arsip, termasuk lembaga pemerintah,  dapat  mengirimkan  arsip  dalam  format  digital.  Informasi  yang terkandung  di  dalamnya  diakui  secara  hukum.  Namun,  tidak  semua  lembaga pemerintah  menyadari  pentingnya  pengelolaan  dokumen  arsip  yang  baik  bagi
pemerintah (Indonesia, 2009).
Mengingat  keterkaitan  yang  erat  antara  instansi  pemerintah  dan  praktik pelayanan  publik  serta  kebutuhan  masyarakat  secara  luas,  tidaklah mengherankan  bahwa  pengelolaan  dokumen  arsip  juga  perlu  ditingkatkan melalui digitalisasi arsip (e-arsip). Di era digitalisasi saat ini, instansi pemerintah telah  mengadopsi  penggunaan  teknologi  informasi  dan  komunikasi,  terutama dalam  upaya  untuk  mengurangi  pekerjaan  arsip  manual.  Transformasi  digital dilakukan  dengan  tujuan  mengoptimalkan  pengelolaan  dokumen  arsip  dan menghemat waktu dengan memanfaatkan sumber daya manusia melalui e-arsip, yang merupakan bentuk digitalisasi arsip.
Sebagai  bagian  dari upaya inovasi, Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap menciptakan aplikasi E-Arsip dengan tujuan mempermudah proses pengelolaan arsip  di  kantor  tersebut.  Aplikasi  ini  bertujuan  untuk  memudahkan  dalam menemukan berkas pemohon melalui pencarian fisik maupun penomoran berkas fisik  yang  telah  didigitalisasi.  Pembuatan  aplikasi  ini  merupakan  implementasi dari konsep E-Government melalui penggunaan e-arsip.
Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap  memiliki  wilayah  kerja  yang  luas, mencakup  lima  kabupaten,  yaitu  Banyumas,  Purbalingga,  Banjarnegara, Kebumen,  dan  Cilacap.  Oleh  karena  itu,  masyarakat  dari  kelima  kabupaten tersebut harus mengurus permohonan Dokumen Keimigrasian (Dokim) di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap. Mengingat cakupan area kerjanya yang luas, Kantor Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap  perlu  melakukan  inovasi  untuk  memudahkan petugas dalam tugas mereka dan memberikan pelayanan yang lebih efektif dan efisien  kepada  masyarakat.  Dalam  konteks  pelayanan  kepada  Warga  Negara Indonesia,  pemohon  di  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap  didominasi  oleh Pekerja Migran Indonesia (PMI) dan pelaut. Meskipun sektor pertanian menjadi sektor utama di Cilacap, wilayah perairannya juga luas. Banyak masyarakat yang memilih  untuk  menjadi  PMI  guna  meningkatkan  taraf  hidup  keluarga  dalam bidang perekonomian dengan bekerja di luar negeri.
Sebelum  adanya  aplikasi  e-arsip,  proses  pengelolaan  arsip  di  Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap memakan waktu yang lama karena pencarian berkas dilakukan  secara  manual  tanpa  bantuan  aplikasi.  Namun,  dengan  adanya  e- arsip,  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap  sangat  terbantu  dalam  menemukan berkas  permohonan  Dokumen  Perjalanan  (Paspor)  dari  Warga  Negara Indonesia,  yang  jumlahnya  sangat  banyak.  Aplikasi  e-arsip  tersebut  berfungsi sebagai alat untuk menyimpan dan mencari lokasi berkas fisik terkait pelayanan kepada  Warga  Negara  Indonesia,  serta  memudahkan  petugas  dalam menemukan  berkas  yang  diperlukan  untuk  keperluan  pelayanan  dan pengawasan keimigrasian.

## 2. M ETODE PENELITIAN
Ada beberapa indikator yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas suatu aplikasi, program, atau aktivitas (Sutrisno, 2007):
A. Pemahaman Program: Indikator ini mengukur sejauh mana pengguna aplikasi atau  program  memahami  program  tersebut.  Pemahaman  yang  baik memungkinkan perencanaan yang terstruktur dan pelaksanaan program yang lebih  mudah.  Keberhasilan  program  ini  dapat  ditentukan  oleh  pemahaman
kelompok sasaran.
B. Tepat  Sasaran:  Indikator  ini  menilai  sejauh  mana  program  dirancang  untuk mencapai kelompok sasaran tertentu dan apakah instansi berhasil mencapai target yang ditetapkan.
C. Tepat  Waktu:  Indikator  ini  berkaitan  dengan  penggunaan  waktu  dalam merealisasikan  program.  Efektivitas  program  dapat  dinyatakan  jika  program dapat berjalan sesuai dengan batas waktu yang telah ditetapkan sebelumnya.
D. Tercapainya  Tujuan:  Indikator  ini  mengukur  apakah  tujuan  pembuatan program telah tercapai atau belum.
E. Perubahan Nyata: Indikator ini mengukur dampak nyata dari program dengan membandingkan  kondisi  sebelum  dan  setelah  adanya  program.  Hal  ini memungkinkan  penilaian  terhadap  sejauh  mana  program  berdampak  atau membawa perubahan pada masyarakat.
Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif-kualitatif, di mana  pengumpulan  data  dilakukan  selama  proses  berlangsung  dan  setelah selesai dengan periode tertentu. Selama wawancara, peneliti telah menganalisis jawaban yang diberikan. Jika jawaban yang diperoleh belum memuaskan setelah dianalisis,  peneliti  akan  melanjutkan  pertanyaan  untuk  memperoleh  jawaban yang lebih kredibel (Sugiyono, 2012).
Miles  dan  Huberman  (Salim  &  Syahrum,  2012)  mengemukakan  bahwa analisis terdiri dari tiga kegiatan yang dilakukan secara bersamaan, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi.
A. Reduksi  Data  (Data  Reduction):  Reduksi  data  adalah  proses  memilih, memusatkan  perhatian  pada  penyederhanaan,  pengabstraksian,  dan transformasi  data  mentah  yang  diperoleh  dari  catatan  tertulis  di  lapangan. Tujuan dari reduksi data adalah untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan mempermudah peneliti dalam pengumpulan data selanjutnya serta untuk memudahkan  pencarian  data  jika  diperlukan.  Setelah  mendapatkan  data, penulis akan melakukan reduksi data dengan memilih data yang penting dan bermanfaat serta relevan dengan objek kajian, dan menghilangkan data yang tidak  diperlukan.  Setelah  itu,  data  akan  dikelompokkan  untuk  memudahkan penyajian dan analisis data yang ada.
B. Penyajian  Data  (Data  Display):  Setelah  data  direduksi,  langkah  selanjutnya adalah  melakukan  penyajian  data,  yang  merupakan  proses  menampilkan informasi  yang  telah  disusun  sehingga  memungkinkan  untuk  menarik kesimpulan  dan  mengambil  tindakan  (Salim  &  Syahrum,  2012).  Penulis menggunakan penyajian data dalam bentuk teks naratif. Pada tahap ini, data yang telah direduksi dan dikelompokkan disajikan dengan cara yang dianggap tepat dan mampu menggambarkan maksud penulis. Melalui penyajian data, data akan terorganisir dan tersusun dalam pola hubungan tertentu, sehingga lebih mudah dipahami. Data juga disajikan dalam bentuk tabel yang berisi inti dari wawancara yang dilakukan, sehingga mudah dibaca dan dipahami.
C. Menarik  Kesimpulan  (Conclusion  Drawing):  Setelah  melakukan  penyajian data,  langkah  terakhir  dalam  analisis  data  kualitatif  adalah  menarik kesimpulan.  Setelah  data  direduksi  dan  disajikan,  penulis  menerjemahkan
data  dengan  merujuk  pada  indikator  yang  terdapat  dalam  teori  efektivitas, seperti pemahaman program, tepat sasaran, tepat waktu, tercapainya tujuan, dan  perubahan  nyata.  Dengan  menggunakan  indikator-indikator  tersebut, penulis akan menarik kesimpulan akhir dari data yang telah dianalisis.

## 3. PEMBAHASAN
Data  yang  disajikan  dalam  penelitian  ini  terdiri  dari  data  primer  yang merupakan  catatan  hasil  wawancara  yang  diperoleh  dari  narasumber  atau informan, serta hasil observasi, dan data sekunder berupa dokumen. Dalam hal ini, catatan hasil wawancara dan hasil observasi lapangan menjadi data primer yang  digunakan  dalam  penelitian  ini.  Untuk  menjawab  pertanyaan  penelitian pertama tentang efektivitas implementasi Aplikasi E-Arsip dalam memudahkan kerja  petugas  di  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap,  peneliti  mengajukan beberapa  pertanyaan  kepada  narasumber  dengan  mengacu  pada  teori efektivitas yang dijelaskan oleh Sutrisno. Terdapat lima variabel yang digunakan sebagai alat ukur untuk menilai tingkat keberhasilan suatu program, yaitu:

## 3.1.  PEMAHAMAN PROGRAM
Dalam instrumen wawancara, terdapat tiga komponen pertanyaan utama yang diajukan kepada responden mengenai pemahaman program. Penulis telah mewawancarai narasumber seperti Bapak Sudarman, seorang petugas imigrasi yang menggunakan aplikasi E-Arsip, Bapak Yan Edo Supomo, S.T, M.H., selaku Kepala Seksi Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian (TIKKIM), dan Bapak Budiarja, seorang purna pegawai Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap yang menciptakan aplikasi E-Arsip.
Tabel 1. Hasil wawancara terkait variabel pemahaman program

## Pemahaman program
Narasumber Hasil wawancara Pertanyaan Jawaban Petugas Imigrasi Operator aplikasi E- Arsip 1. Apakah bapak mengethui di kanim kelas I TPI Cilacap terdapat aplikasi e- arsip? Bagaimana pendapat bapak mengenai aplikasi tersebut? 2. Apakah bapak paham dalam menggunakan aplikasi tersebut? 3. Apakah dari pihak kanim Cilacap pernah melakukan 1. Mengetahui, aplikasi tersebut sangat membantu mempermudah pekerjaan.
2. Sejauh ini sangat mengerti dan dapat dengan mudah memahami penggunaannya.
3. Belum pernah.
Hanya dijelaskan oleh pegawai seksi TIKKIM yang bertugas melakukan
sosialisasi tentang aplikasi tersebut? perng-arsipan. Kepala seksi Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian (TIKKIM) 1. Apakah bapak mengetahui bahwa di Kanim Cilacap terdapat aplikasi e- arsip? 2. Apakah bapak mengerti dan paham dalam menggunakan aplikasi e-arsip? 3. Apakah pihak Kanim Cilacap pernah melakukan sosialisasi tentang penggunaan aplikasi e-arsip? 1. Tahu, aplikasi ini dibuat oleh salah satu anggota saya di seksi TIKKIM, yang sangat bermanfaat karena
mempermudah dan mempercepat tugas pengarsipan di seksi TIKKIM.
2. Aplikasi ini sangat mudah dipahami karena sederhana namun sangat membantu pekerjaan di kantor. 3. Sosialisasi hanya akan diberikan kepada pegawai di seksi TIKKIM yang bertugas sebagai pengarsip. Purnapegawai yang membuat aplikasi e- arsip 1. Apakah bapak mengetahui di Kanim Cilacap terdapat aplikasi e-arsip?
Bagaimana pendapat bapak tentang aplikasi tersebut? 2. Apakah bapak mengerti dan paham dalam menggunakan aplikasi tersebut? 3. Apakah Kanim Cilacap pernah melakukan sosialisasi tentang aplikasi tersebut? 1. Tahu, aplikasi ini sangat membantu khususnya saat harus mencari arsip paspor yang dibutuhkan dengan segera.
2. Saya yang membuat konsepnya, saya sangat mengerti dan paham
3. Sejauh ini belum,
karena aplikasi tersebut hanya digunakan oleh petugas di seksi TIKKIM khususnya pada pekerjaan peng-arsipan.
Selama pengamatan langsung di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap, terdapat beberapa  temuan  yang  mendukung  hasil  wawancara  yang  telah  disajikan
sebelumnya oleh penulis. Berikut adalah hasil pengamatan terkait pemahaman program:
A. Hasil  pengamatan menunjukkan bahwa Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap tidak melakukan sosialisasi secara menyeluruh tentang penggunaan aplikasi E-Arsip  kepada  seluruh  pegawai.  Namun,  terdapat  kegiatan  pengenalan aplikasi  yang  dilakukan  oleh  pegawai  yang  sebelumnya  bertugas mengoperasikan aplikasi E-Arsip kepada pegawai yang akan menggantikan tugas tersebut karena pegawai sebelumnya akan dipindahkan ke seksi lain.
B. Hasil pengamatan juga mengenai proses dan tata cara penggunaan aplikasi E-Arsip:
● Halaman  login  Aplikasi  E-Arsip:  Petugas  imigrasi  yang  bertugas  dalam pengarsipan menggunakan aplikasi E-Arsip harus memasukkan username dan password yang sebelumnya telah dibuat oleh Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap.
Gambar 1. Login e-arsip
● Kemudian, petugas imigrasi akan memasukkan  berkas ke  dalam aplikasi dengan menekan ikon kedua dari sebelah kiri dan melakukan pemindaian kode batang pada berkas permohonan. Dengan demikian, secara otomatis akan muncul nomor permohonan dan nomor bundel akan diberikan pada berkas tersebut.
Gambar 2. Input berkas e-arsip
● Selanjutnya,  setiap  100  berkas  akan  dikelompokkan  menggunakan  satu nomor bundel.
● Ketika  petugas  imigrasi  ingin  mencari  berkas  tertentu,  petugas  perlu menekan atau memilih ikon ketiga dari sebelah kiri yang memiliki gambar kaca pembesar. Kemudian, dengan memasukkan nomor permohonan dari berkas  tersebut,  petugas  akan  diberitahu  nomor  bundel  dari  berkas tersebut, sehingga petugas dapat mencari berkas tersebut di ruang arsip.
Gambar 3. Pencarian berkas e-arsip
● Setelah  melakukan  pemindaian  (scan)  terhadap  100  berkas,  petugas imigrasi perlu mencetak nomor bundel dengan menekan ikon keempat dari sebelah  kiri  yang  memiliki  gambar  printer.  Hal  ini  dilakukan  agar  berkas dapat diikat dan diletakkan di ruang arsip sesuai dengan nomor bundelnya.
● Apabila petugas ingin menampilkan data-data berkas berdasarkan nomor bundelnya, petugas perlu menekan ikon kelima dari sebelah kiri. Dengan demikian, petugas dapat melihat informasi tentang kapan berkas tersebut diarsipkan  serta  nomor  permohonan  dari  berkas-berkas  yang  terdapat dalam bundel tersebut.
Gambar 4. Menampilkan data e-arsip

## 3.2. TEPAT SASARAN
Dalam  aspek  kedua,  yaitu  tepat  sasaran,  terdapat  tiga  komponen pertanyaan  utama  dalam  instrumen  wawancara  yang  ditujukan  kepada narasumber.  Aplikasi  E-Arsip  memiliki  target  pengguna  yang  merupakan pegawai  di  Seksi  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  Keimigrasian  (TIKKIM) yang  bertanggung  jawab  dalam  kegiatan  pengarsipan.  Untuk  menjelaskan  hal ini, penulis telah melakukan wawancara dengan tiga narasumber, yaitu Bapak Yan Edo Supomo, S.T, M.H. sebagai Kepala Seksi TIKKIM, Bapak Budiarja yang merupakan  mantan  pegawai  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap  yang menciptakan  aplikasi  E-Arsip,  dan  Bapak  Sudarman  yang  bertugas  sebagai pengguna aplikasi E-Arsip.
Tabel 2. Hasil wawancara terkait variabel tepat sasaran

## Tepat sasaran
Narasumber Hasil wawancara Pertanyaan Jawaban Kepala Seksi TIKKIM 1. Apa tujuan awal pembuatan aplikasi e-arsip? 2. Siapa yang menjadi sasaran user dalam aplikasi ini? 3. Apakah penggunaan aplikasi ini sudah efektif? 1. Tujuan awalnya adalah membantu tugas pegawai seksi
TIKKIM dalam melakukan pengarsipan berkas permohonan WNI,
karena sebelumnya pengarsipan dilakukan secara manual dan kita akan
kesulitan mencari berkas tertentu yang dibutuhkan. 2. Sasaran usernya adalah pegawai seksi TIKKIM yang bertugas melakukan pengarsipan. 3. Aplikasi ini sudah efektif karena sudah memenuhi tujuan dibuatnya, yaitu memudahkan pegawai dalam melakukan pengarsipan Petugas operator aplikasi e-arsip 1. Apa tujuan awal pembuatan aplikasi e-arsip? 2. Siapa yang menjadi sasaran user dalam aplikasi ini? 3. Apakah penggunaan aplikasi ini sudah efektif? 1. Tujuan awalnya adalah memudahkan pengarsipan, lalu memudahkan dalam mencari berkas yang dibutuhkan.
2. Aplikasi ini ditujukan untuk pegawai seksi TIKKIM yang melakukan pengarsipan. 3. Sudah efektif karena mempercepat petugas dalam melakukan pengarsipan yang sebelumnya dilakukan secara manual dan lama. Purnapegawai yang membuat aplikasi e- arsip 1. Apa tujuan awal pembuatan aplikasi e-arsip? 2. Siapa yang menjadi sasaran user dalam aplikasi ini? 3. Apakah penggunaan aplikasi ini sudah efektif? 1. Tujuan awalnya adalah mempercepat dan memudahkan pegawai dalam pengarsipan dan pencarian arsip paspor WNI.
2. Target user nya adalah staff atau pegawai di seksi

## TIKKIM
3. Sudah efektif karena sudah sesuai tujuan pembuatan, yaitu memudahkan tugas pengarsipan.
Selama melakukan pengamatan langsung di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap,  ditemukan  beberapa  hasil  pengamatan  yang  mendukung  data  dari wawancara yang telah disajikan sebelumnya. Berikut adalah hasil pengamatan terkait indikator tepat sasaran:
● Hasil  pengamatan  menunjukkan  bahwa  aplikasi  E-Arsip  tetap  digunakan secara  aktif  oleh  pegawai  dan  staf  di  Seksi  Teknologi  Informasi  dan Komunikasi  Keimigrasian  (TIKKIM)  dalam  menjalankan  tugas  pengarsipan berkas permohonan paspor Warga Negara Indonesia.
● Hasil  pengamatan  juga  menunjukkan  bahwa  aplikasi  E-Arsip  memberikan manfaat  bagi  kinerja  pegawai  yang  bertanggung  jawab  atas  pengarsipan berkas  permohonan  dari  Warga  Negara  Indonesia.  Salah  satu  pegawai  di Seksi TIKKIM di Kantor Imigrasi Kelas TPI Cilacap mengakui bahwa aplikasi tersebut membantu dalam menjalankan tugas pengarsipan tersebut.

## 3.3.  TEPAT WAKTU
Dalam indikator ketiga, yaitu tepat waktu, terdapat tiga pertanyaan utama dalam instrumen wawancara yang diberikan kepada narasumber. Penulis telah melakukan wawancara dengan tiga narasumber, yaitu Bapak Yan Edo Supomo, S.T,  M.H.  sebagai  Kepala  Seksi  TIKKIM,  Bapak  Sudarman  sebagai  pegawai yang  mengoperasikan  aplikasi  E-Arsip,  dan  Bapak  Budiarja  sebagai  purna pegawai Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap yang menciptakan aplikasi E-Arsip.
Tabel 3. Hasil wawancara terkait variabel tepat waktu

## Tepat waktu
Narasumber Hasil wawancara Pertanyaan Jawaban Kepala seksi TIKKIM 1. Bagaimana langkah penerapan aplikasi e-arsip dalam efisiensi waktu pengarsipan? 2. Apakah aplikasi ini sudah dapat menghemat waktu pelaksanaan tugas di kantor? 3. Apakah aplikasi ini sudah nyata dalam 1. Aplikasi ini dapat membuat tugas pelaporan menjadi lebih cepat dan mudah, sangat memudahkan seksi TIKKIM pada saat diminta berkas tertentu oleh seksi lain, mempercepat proses pencarian berkas, dan mudah menemukan berkas
membantu pelaksanaan tugas?
dimaksud. 2. Sangat menghemat waktu karena input nya menggunakan barcode. 3. Sampai sekarang aplikasi ini sudah banyak membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya, terutama untuk petugas pengarsipan. Petugas operator aplikasi e-arsip 1. Bagaimana langkah penerapan aplikasi e-arsip dalam efisiensi waktu pengarsipan? 2. Apakah aplikasi ini sudah dapat menghemat waktu pelaksanaan tugas di kantor? 3. Apakah aplikasi ini sudah nyata dalam membantu pelaksanaan tugas? 1. Alur penggunaan aplikasi ini adalah berkas dari seksi
Lalu Lintas dan Izin
Tinggal Keimigrasian
(LALITALKIM) diterima oleh petugas pengarsipan untuk diinput dengan scan barcode kode permohonan. Dengan aplikasi ini petugas dapat menghemat waktu kerjanya. 2. Aplikasi ini sangat menghemat waktu, dari sebelumnya semua dilakukan secara manual semua berkas yang akan dimasukkan ke ruang arsip. 3. Aplikasi ini sangat membantu pelaksanaan tugas kantor, sangat menghemat waktu dan lebih cepat dalam proses pengarsipan. Purna Pegawai yang 1. Bagaimana langkah 1. Berkas dari seksi
membuat aplikasi e- arsip penerapan aplikasi e-arsip dalam efisiensi waktu pengarsipan? 2. Apakah aplikasi ini sudah dapat menghemat waktu pelaksanaan tugas di kantor? 3. Apakah aplikasi ini sudah nyata dalam membantu pelaksanaan tugas? LALINTALKIM diinput dengan cara scan barcode. 2. Sangat menghemat waktu karena sebelumnya petugas masih mencatat secara manual. 3. Sangat membantu dan sangat efektif apabila dilaksanakan secara kontinu.
Dalam  melakukan  pengamatan  langsung  di  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI Cilacap,  ditemukan  beberapa  hasil  pengamatan  yang  mendukung  data  dari wawancara yang telah disajikan sebelumnya terkait indikator tepat waktu, yaitu sebagai berikut:
● Hasil pengamatan menunjukkan bahwa dengan penerapan aplikasi E-Arsip di Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap,  petugas  hanya  membutuhkan  waktu sekitar 5-10 detik untuk menginput setiap berkas permohonan Warga Negara Indonesia melalui pemindaian barcode kode permohonan.
● Hasil  pengamatan  juga  menunjukkan  bahwa  aplikasi  E-Arsip  sangat menghemat  waktu  dalam  proses  pencarian  berkas  permohonan  Warga Negara  Indonesia  karena  petugas  hanya  perlu  mencari  nomor  bendel  di aplikasi E-Arsip dan kemudian mencarinya di ruang arsip.

## 3.4.  TERCAPAINYA TUJUAN
Dalam  instrumen  wawancara  yang  diberikan  kepada  narasumber, terdapat 3 (tiga) komponen pertanyaan utama yang berkaitan dengan indikator keempat, yaitu tercapainya tujuan. Penulis telah melakukan wawancara dengan 3 (tiga) narasumber, yaitu Bapak Yan Edo Supomo, S.T, M.H. sebagai Kepala Seksi TIKKIM, Bapak Budiarja selaku purna pegawai Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap  yang  menciptakan  aplikasi  E-Arsip,  dan  Bapak  Sudarman  sebagai pegawai yang mengoperasikan aplikasi E-Arsip.
Tabel 4. Hasil wawancara terkait variabel tercapainya tujuan

## Tercapainya tujuan
Narasumber Hasil wawancara Pertanyaan Jawaban Kepala Seksi TIKKIM 1. Apakah dalam pembuatan aplikasi e-arsip sudah mencapai tujuan yang telah 1. Sudah, karena tujuan awalnya adalah mempermudah proses pengarsipan dan pencarian berkas permohonan
ditetapkan?
2. Apa pendapat bapak tentang tujuan lain yang lebih efektif dalam implementasi aplikasi e-arsip? 3. Apakah jumlah SDM saat ini sudah menjawab tujuan dibuatnya aplikasi ini? WNI. 2. Tujuan lain yang dapat ditetapkan adalah pemilahan arsip yang aktif dan yang tidak aktif sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA), diaplikasi ini belum ditentukan masa aktif arsip. 3. Sudah, karena aplikasi ini cukup dioperasikan oleh satu orang. Pegawai yang membuat aplikasi e-arsip 1. Apakah dalam pembuatan aplikasi e-arsip sudah mencapai tujuan yang telah ditetapkan? 2. Apa pendapat bapak tentang tujuan lain yang lebih efektif dalam implementasi aplikasi e-arsip? 3. Apakah jumlah SDM saat ini sudah menjawab tujuan dibuatnya aplikasi ini? 1. Tujuan awal dari pembuatan aplikasi e-arsip sudah tercapai.
2. Tujuan lain yang dapat
diimplementasikan adalah membuat sistem pencarian otomatis. Caranya adalah dengan memberi rel pada rak yang bisa bergerak secara otomatis,
sehingga saat pencarian berkas,
rak dengan berkas terkait akan bergerak ke arah kita. 3. Sudah, karena terdapat petugas khusus untuk kegiatan pengarsipan. Petugas operator aplikasi e-arsip 1. Apakah dalam pembuatan aplikasi e-arsip sudah mencapai tujuan yang telah ditetapkan? 1. Sudah tercapai karena dapat memudahkan dan mempercepat proses pengarsipan. 2. Menambahkan menu
2. Apa pendapat bapak tentang tujuan lain yang lebih efektif dalam implementasi aplikasi e-arsip? 3. Apakah jumlah SDM saat ini sudah menjawab tujuan dibuatnya aplikasi ini? untuk menghapus arsip jika terjadi kesalahan peng- input-an.
3. Jumlah SDM saat ini sudah dapat menjawab tujuan dibuatnya aplikasi tersebut.
Melalui  pengamatan  langsung  di  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap, ditemukan beberapa hasil pengamatan yang mendukung data dari wawancara yang telah disajikan di atas. Berikut ini adalah hasil pengamatan yang berkaitan dengan indikator tercapainya tujuan:
Ditemukan bahwa dalam proses pengarsipan berkas permohonan Warga Negara  Indonesia,  saat  ini  telah  menggunakan  Aplikasi  E-Arsip  dalam  proses penginputan berkas tersebut.

## 3.5.  PERUBAHAN NYATA
Dalam  instrumen  wawancara  yang  diberikan  kepada  narasumber, terdapat  3  (tiga)  komponen  pertanyaan  utama  yang  terkait  dengan  indikator perubahan  nyata.  Penulis  telah  melakukan  wawancara  dengan  3  (tiga) narasumber,  yaitu  Bapak  Yan  Edo  Supomo,  S.T,  M.H.  selaku  Kepala  Seksi TIKKIM,  Bapak  Sudarman  sebagai  pegawai  yang  mengoperasikan  aplikasi  E- Arsip, dan Bapak Budiarja sebagai purna pegawai Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap yang menciptakan aplikasi E-Arsip.
Tabel 5. Hasil wawancara terkait variabel perubahan nyata

## Perubahan nyata
Narasumber Hasil wawancara Pertanyaan Jawaban Kepala seksi TIKKIM 1. Bagaimana sebelum dan sesudah implementasi aplikasi e-arsip? 2. Bagaimana pendapat saudara terhadap perubahan yang ada sekarang terkait implementasi aplikasi e-arsip? 3. Bagaimana pengembangan lebih lanjut yang akan dilakukan terhadap 1. Sebelum ada aplikasi ini petugas mencatat berkas masuk secara manual dan menyusunnya
berdasarkan tanggal lahir. Kelemahannya adalah harus memindahkan berkas yang ada untuk disisipkan berkas baru. Aplikasi ini memungkinkan untuk tidak perlu
aplikasi e-arsip? melakukan pemindahan berkas lama. Arsip menjadi mudah untuk ditemukan jika suatu saat perlu dicari. 2. Sangat baik, sekarang mencari arsip sudah sangat mudah dan tidak membuang waktu. 3. Bisa dilakukan dengan menambahkan fitur baru yang diperlukan dan diperbanyak komputer yang terpasang aplikasi e- arsip. Petugas operator aplikasi e-arsip 1. Bagaimana sebelum dan sesudah implementasi aplikasi e-arsip? 2. Bagaimana pendapat saudara terhadap perubahan yang ada sekarang terkait implementasi aplikasi e-arsip? 3. Bagaimana pengembangan lebih lanjut yang akan dilakukan terhadap aplikasi e-arsip? 1. Sebelum ada aplikasi ini petugas melakukan
pencatatan secara manual dan itu membutuhkan waktu yang sangat lama. Saat ada aplikasi ini petugas bisa menghemat waktu kerja karena cukup tinggal scan barcode.
2. Sangat membantu dalam kegiatan pengarsipan.
3. Penambahan fitur menu untuk berkas WNA. Purnapegawai yang membuat aplikasi e- arsip 1. Bagaimana sebelum dan sesudah implementasi aplikasi e-arsip? 2. Bagaimana pendapat saudara terhadap perubahan yang ada sekarang terkait 1. Sebelum ada aplikasi ini kegiatan penyimpanan arsip sangat rumit dan sulit dicari. Sekarang lebih rapi dan lebih
cepat untuk
ditemukan jika dicari.
implementasi aplikasi
e-arsip? 3. Bagaimana pengembangan lebih lanjut yang akan dilakukan terhadap aplikasi e-arsip? 2. Merasa sangat terbantu, pekerjaan jadi lebih mudah dan lebih cepat selesai.
3. Membuat rak dengan rel yang berjalan secara otomatis. Sehingga saat pencarian rak dengan berkas tertentu akan bergerak ke arah kita.
Dalam  melakukan  pengamatan  langsung  di  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI Cilacap,  ditemukan  beberapa  hasil  pengamatan  yang  mendukung  data  hasil wawancara yang telah disajikan sebelumnya terkait indikator perubahan nyata. Berikut adalah hasil pengamatan yang terkait dengan indikator tersebut:
● Hasil  pengamatan  menunjukkan  bahwa  sebelum  menggunakan  Aplikasi  E- Arsip, pencatatan berkas saat akan diarsipkan masih dilakukan menggunakan buku catatan.
● Hasil  pengamatan  juga  menunjukkan  bahwa  penggunaan  aplikasi  E-Arsip secara  signifikan  menghemat  waktu  dalam  proses  pencarian  berkas permohonan Warga Negara Indonesia. Cukup dengan mencari nomor bendel pada aplikasi E-Arsip, petugas dapat dengan mudah menemukan berkas yang diinginkan di ruang arsip.
Selanjutnya adalah tentang kendala dalam penerapan aplikasi E-Arsip di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap.
Narasumber Kendala Bpk. Yan Edo Supomo, S.T.,M.H Kendala  dari  luar:  keterlambatan distribusi arsip ke ruang TIKKIM. Fitur yang  kurang  lengkap  dan  perlu ditambahkan  fitur-fitur  baru  untuk meningkatkan kegunaan aplikasi. Bpk Budiarja Tidak  ada  kendala,  cukup,  hanya diperlukan ketelitian dalam melakukan scan  barcode  karena  tidak  ada  fitur untuk  menghapus  berkas  apabila salah input. Bpk. Sudarman Belum  ada  fitur  untuk  menghapus berkas  jika  terjadi  kesalahan  input serta  belum  ada  notifikasi  yang menginformasikan  bahwa  berkas yang diinput sudah 100.
Dalam  penelitian  ini,  instrumen  pertanyaan  digunakan  untuk mengevaluasi efektivitas penggunaan Aplikasi E-Arsip di Kantor Imigrasi Kelas I TPI  Cilacap.  Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengidentifikasi  apakah pengimplementasian  aplikasi  E-Arsip  telah  berjalan  secara  efektif  atau  tidak. Analisis yang dilakukan oleh penulis didukung oleh data primer, data sekunder, dan hasil pengamatan yang diperoleh selama penelitian dilakukan di lapangan.
Pertama,  terkait  dengan  rumusan  masalah  pertama  tentang  efektivitas pengimplementasian  aplikasi  E-Arsip  dari  sudut  pandang  penggunaannya  di Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap,  data  yang  diperoleh  dianalisis  dengan menggunakan teori efektivitas. Teori efektivitas dipilih sebagai kerangka analisis karena dianggap relevan dengan topik penelitian ini.
Teori  efektivitas  memiliki  lima  indikator  yang  mempengaruhi  efektivitas sebuah program atau aplikasi, yaitu pemahaman program, tepat sasaran, tepat waktu,  tercapainya  tujuan,  dan  perubahan  nyata.  Analisis  dilakukan  dengan memadukan data yang telah diperoleh dengan indikator-indikator tersebut, serta mempertimbangkan  fakta  dan  situasi  yang  ada  di  lapangan.  Dari  analisis tersebut,  diambil  kesimpulan  dan  rekomendasi  terkait  objek  penelitian  agar sesuai dengan indikator-indikator dalam teori efektivitas.
Untuk  indikator  tercapainya  tujuan,  pertanyaan  yang  diajukan  adalah apakah program sudah berjalan efektif. Pemahaman program adalah indikator pertama dalam menilai keefektifan suatu program. Dalam konteks penelitian ini, pemahaman program digunakan untuk mengetahui sejauh mana pegawai yang terlibat dalam pengarsipan menggunakan Aplikasi E-Arsip memahami program atau inovasi yang dilakukan oleh Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap (Sutrisno, 2007).
Berdasarkan  data  dan  narasumber  yang  disajikan,  dapat  disimpulkan bahwa  pegawai  yang  mengoperasikan  Aplikasi  E-Arsip  telah  memahami penggunaan  aplikasi  tersebut.  Mereka  memiliki  pengetahuan  yang  cukup  dan mampu  memahami  prosedur  serta  alur  kerja  Aplikasi  E-Arsip  mulai  dari penerimaan  berkas  hingga  pengelompokkan  berkas  setiap  100  berkas  yang masuk. Saat ini, proses pengarsipan sepenuhnya dilakukan melalui Aplikasi E- Arsip.  Pada  kesimpulannya,  penggunaan  Aplikasi  E-Arsip  di  Kantor  Imigrasi Kelas  I  TPI  Cilacap  telah  berjalan  dengan  efektif  berdasarkan  pemahaman program yang dimiliki oleh pegawai yang terlibat.
Para  petugas  imigrasi  yang  mengoperasikan  aplikasi  E-Arsip  telah mendapatkan  pengetahuan  dan  pemahaman  tentang  aplikasi  tersebut  melalui sosialisasi yang dilakukan oleh Kepala Seksi TIKKIM atau petugas imigrasi lain yang  sebelumnya  telah  menggunakan  aplikasi  E-Arsip.  Namun,  sosialisasi  ini tidak  dilakukan  kepada  seluruh  pegawai,  melainkan  hanya  ditujukan  kepada petugas yang akan melakukan tugas pengarsipan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan narasumber dan hasil pengamatan lapangan, petugas imigrasi yang mengoperasikan aplikasi E-Arsip dan Kepala Seksi  TIKKIM  memahami  cara  penggunaan  aplikasi  tersebut.  Mereka menyatakan bahwa aplikasi E-Arsip mudah dipahami karena memiliki fitur yang terbatas.  Mereka  juga  menganggap  bahwa  aplikasi  E-Arsip  sangat  membantu dan mempercepat proses pengarsipan yang sebelumnya memakan waktu dan
tenaga.
Jika  kita  merujuk  pada  pendapat  Sutrisno  tentang  tolak  ukur  pertama dalam menilai efektivitas sebuah program, yaitu melihat pemahaman dari target atau  sasaran  program  tersebut,  maka  pemahaman  program  dapat  dilihat  dari pemahaman petugas imigrasi yang mengoperasikan aplikasi E-Arsip dan Kepala Seksi  TIKKIM  sebagai  pemimpin  yang  mengatur  kegiatan  di  Seksi  TIKKIM. Berdasarkan hal ini, dapat disimpulkan bahwa pengimplementasian aplikasi E- Arsip  dari  indikator  "pemahaman  program"  oleh  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI Cilacap  telah  memenuhi  kewajibannya  dengan  memberikan  informasi  dan melakukan  sosialisasi  kepada  target  tertentu,  yaitu  petugas  yang  akan menggunakan aplikasi tersebut. Dengan demikian, hingga saat ini petugas yang terlibat sudah memahami dan mengetahui cara pengimplementasian aplikasi E- Arsip.
Indikator  kedua  yang  digunakan  untuk  menganalisis  efektivitas pengimplementasian aplikasi E-Arsip adalah "Tepat Sasaran". Hal ini mengacu pada kemampuan instansi pembuat dan pengelola program untuk menentukan dan  mencapai  sasaran  yang  telah  ditetapkan  sebelumnya.  Dalam  konteks pengimplementasian aplikasi E-Arsip oleh Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap, sasaran  atau  targetnya  adalah  pegawai  dari  Seksi  TIKKIM  yang  bertanggung jawab  untuk  melakukan  pengarsipan  berkas  permohonan  Warga  Negara Indonesia.
Berdasarkan data yang disajikan oleh penulis, termasuk hasil wawancara dengan Kepala Seksi TIKKIM, petugas imigrasi yang mengoperasikan aplikasi E-Arsip,  dan  purna  pegawai  yang  membuat  aplikasi  E-Arsip,  dapat  ditarik kesimpulan bahwa aplikasi ini membantu tugas pegawai di Seksi TIKKIM dalam melakukan pengarsipan berkas permohonan. Aplikasi tersebut ditujukan kepada pegawai  atau  staf  yang  terlibat  dalam  pengarsipan,  dan  telah  mempermudah proses  penginputan  dan  pencarian  berkas  di  ruang  arsip.  Hasil  observasi lapangan juga mendukung kesimpulan ini.
Dengan demikian, berdasarkan  pendapat Sutrisno, yaitu melihat sejauh mana  sasaran  yang  telah  ditentukan  telah  dicapai,  dapat  disimpulkan  bahwa pengimplementasian  aplikasi  E-Arsip  oleh  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap telah  efektif.  Petugas  imigrasi  yang  bertugas  dalam  pengarsipan  telah  aktif menggunakan  aplikasi  E-Arsip  untuk  mempermudah  penginputan  data  dan pencarian berkas, sesuai dengan sasaran yang telah ditentukan.
Indikator  ketiga  yang  digunakan  untuk  menentukan  efektivitas pengimplementasian  aplikasi  E-Arsip  adalah  "Penggunaan  Waktu".  Sutrisno (2007)  menyatakan  bahwa  program  atau  aplikasi  dianggap  efektif  jika  dapat menghemat  waktu  dan  mempercepat  pelaksanaan  tugas.  Ketika  tugas  dapat diselesaikan dengan cepat, program tersebut dianggap efektif.
Dalam  konteks  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap,  sebagai  pembuat program  aplikasi  E-Arsip,  mereka  harus  mampu  menjadikan  aplikasi  tersebut sebagai  alat  untuk  menghemat  waktu  bagi  petugas  imigrasi  yang  melakukan tugas  pengarsipan.  Tepat  waktu  di  sini  berarti  program  atau  aplikasi  dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tepat dan cepat.
Berdasarkan data yang diperoleh dari observasi lapangan dan wawancara dengan  Kepala  Seksi  TIKKIM  dan  petugas  imigrasi  yang  mengoperasikan
aplikasi E-Arsip, dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini telah memberikan manfaat dalam  hal  efisiensi  waktu.  Petugas  imigrasi  dapat  melaksanakan  tugas pengarsipan  dengan  lebih  cepat  dan  mudah,  serta  proses  pencarian  berkas menjadi lebih mudah dan efisien. Dalam pengimplementasian aplikasi E-Arsip, petugas  dapat  menghemat  waktu  dalam  melaksanakan  tugas-tugas  mereka. Hasil observasi lapangan juga mendukung kesimpulan ini.
Sebelum adanya aplikasi E-Arsip, petugas harus mencatat secara manual setiap berkas yang masuk dalam sebuah buku catatan, dan proses pencarian berkas membutuhkan waktu yang lama karena pengurutan berdasarkan tanggal lahir. Namun, dengan adanya aplikasi E-Arsip, proses pelaporan menjadi lebih cepat dan mudah, serta pencarian berkas dapat dilakukan dengan lebih efisien.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pengimplementasian aplikasi E-Arsip  oleh  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap  telah  memenuhi  indikator penggunaan  waktu  yang  efektif.  Aplikasi  tersebut  telah  membantu  dalam menghemat  waktu  bagi  petugas  imigrasi  dalam  melaksanakan  tugas pengarsipan dan mempercepat proses pencarian berkas di ruang arsip.
Kemudian  indikator  keempat  yaitu  “Tercapainya  Tujuan”  untuk mengetahui dan menentukan program tersebut telah berjalan dengan efektif atau tidak  menurut  Sutrisno  (Sutrisno,  2007)  yang  harus  diperhatikan  dan  akan dijadikan  pisau  analisis.  Suatu  program  diciptakan  dengan  harapan  dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tercapainya suatu tujuan merupakan  sebuah  proses  untuk  mencapai  tujuan  yang  telah  ditetapkan sebelumnya. Hal ini dilihat dari  sejauh mana program  pak Budiarja yang telah disepakati  Bersama  dapat  diwujudkan  dengan  baik,  mengacu  pada pengimplementasian  program  Pak  Budiarja  sudah  sesuai  dengan  tujuan  yang diharapkan  atau  belum.  Berdasarkan  hasil  observasi  dan  hasil  wawancara terhadap 3 (tiga) narasumber yaitu Kepala Seksi Teknologi Informasi Komunikasi Keimigrasian (TIKKIM), petugas Imigrasi yang mengoperasikan aplikasi E-Arsip, dan Purna Pegawai yang membuat aplikasi E-Arsip penulis mendapatkan kata kunci sebagai berikut sudah memadai karena aplikasi ini cukup dioperasikan oleh satu  orang  saja,  tujuan  awal  dari  dibuatnya  aplikasi  E-Arsip  sudah  tercapai, sudah  karena  terdapat  petugas  yang  secara  khusus  memiliki  tugas  dalam kegiatan  pengarsipan,  sudah  tercapai  karena  dapat  memudahkan  dan mempercepat proses  pelaksanaan tugas pengarsipan, sudah dapat menjawab tujuan dari dibuatnya aplikasi maka penulis menilai bahwa; Tujuan utama  dari pengimplementasian  aplikasi  E-Arsip  adalah  sebuah  aplikasi  yang  diharapkan dapat membantu dalam proses pengarsipan berkas permohonan Warga Negara Indonesia di Kantor Imigrasi Kelas I TPI Cilacap mulai dari penginputan berkas dan memudahkan dalam pencarian berkas dengan cara pemberian nomor setiap 100 berkas yang  diinput. Aplikasi E-Arsip berfokus dalam  berkas  permohonan Warga Negara Indonesia.
Bila  dibandingkan  antara  hal  yang  telah  dilakukan  oleh  Kantor  Imigrasi Kelas  I  TPI  Cilacap  dengan  makna  pada  indikator  “tercapainya  tujuan”,  pada dasarnya  sudah  dapat  mencapai  tujuan  awal  yang  telah  ditetapkan  dari diciptakannya  aplikasi  E-Arsip  dimana  program  tersebut  merupakan  sebuah sarana untuk membantu petugas imigrasi dalam melaksanakan tugasnya yaitu melakukan  pengarsipan  berkas  permohonan  Warga  Negara  Indonesia.
Berdasarkan pendapat Sutrisno (Sutrisno, 2007) yang menyatakan bahwa untuk mengukur  efektivitas  suatu  program  harus  dilihat  dari  tercapainya  tujuan  yang telah  ditetapkan.  Maka,  dalam  pengimplementasian  dari  aplikasi  E-Arsip  telah berjalan dengan efektif.
Indikator  terakhir  untuk  menentukan  efektivitas  suatu  program  adalah "Perubahan Nyata". Perubahan merupakan hal yang diharapkan terjadi melalui program tersebut. Dalam KBBI, perubahan diartikan sebagai hal atau keadaan yang  berubah,  berpindah,  atau  menukar.  Perubahan  nyata  mengacu  pada peralihan dari keadaan sebelumnya menjadi keadaan baru yang dihasilkan oleh program.
Perubahan seringkali sulit dicapai dalam suatu program. Namun, program dapat  dianggap  efektif  jika  mampu  terlaksana  dengan  baik  dan  memberikan kontribusi  yang  nyata  sesuai  dengan  sasaran  yang  telah  ditetapkan.  Untuk mengukur perubahan nyata, kita perlu melihat sejauh mana tingkat keberhasilan dari pengimplementasian aplikasi E-Arsip. Berdasarkan hasil wawancara dengan narasumber  dan  observasi  lapangan,  diperoleh  kata  kunci  sebagai  berikut: kemudahan  dalam  mengetahui  posisi  berkas  yang  tepat  pada  nomor  bendel tertentu, pencarian arsip yang mudah tanpa membuang waktu secara manual, penambahan fitur-fitur baru yang diperlukan, penghematan waktu dalam bekerja oleh  petugas  setelah  adanya  aplikasi  E-Arsip,  serta  adanya  kebutuhan  untuk memiliki menu arsip berkas warga negara asing dalam E-Arsip.
Berdasarkan kata kunci tersebut, dapat diketahui bahwa pengimplementasian  aplikasi  E-Arsip  telah  memberikan  perubahan  nyata. Petugas menjadi lebih efisien dalam pencarian dan penempatan berkas, waktu yang  terbuang  dalam  proses  manual  berkurang,  fitur-fitur  baru  ditambahkan untuk  kebutuhan  yang  diperlukan,  dan  adanya  rencana  pengembangan  menu arsip berkas warga negara asing.
Dengan demikian, berdasarkan data yang ada, dapat disimpulkan bahwa pengimplementasian  aplikasi  E-Arsip  telah  berjalan  dengan  efektif  karena mampu memberikan perubahan nyata sesuai dengan tujuan dan kebutuhan yang ditetapkan.
Berdasarkan  penjelasan  yang  telah  disampaikan  sebelumnya,  dapat disimpulkan  bahwa  pengimplementasian  aplikasi  E-Arsip  telah  memberikan bantuan  yang  signifikan  bagi  petugas  imigrasi  dalam  melakukan  pengarsipan berkas  permohonan  Warga  Negara  Indonesia.  Proses  pengarsipan  yang sebelumnya dilakukan secara manual melalui buku catatan telah digantikan oleh aplikasi E-Arsip, yang memungkinkan penginputan berkas secara otomatis dan pengelompokan dengan nomor tertentu setiap 100 berkas.
Selain  itu,  pencarian  berkas  juga  menjadi  lebih  efisien  dengan  adanya aplikasi  E-Arsip.  Pencarian  yang  sebelumnya  memakan  waktu  karena  berkas diurutkan berdasarkan tanggal lahir, kini dapat dilakukan dengan memasukkan nomor  permohonan  pada  aplikasi  dan  mengetahui  nomor  bendel  yang mengandung berkas yang dicari. Hal ini membuat tugas petugas imigrasi dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah.
Hasil  wawancara  juga  menunjukkan  bahwa  petugas  imigrasi  telah merasakan  perubahan  nyata  setelah  implementasi  aplikasi  E-Arsip.  Hal  ini sesuai dengan pendapat Sutrisno bahwa perubahan nyata merupakan indikator
efektivitas program. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pengimplementasian aplikasi E-Arsip telah efektif.
Berdasarkan keseluruhan hasil wawancara dan observasi lapangan yang telah disampaikan, dapat dikatakan bahwa aplikasi E-Arsip memenuhi indikator- indikator efektivitas yang dikemukakan oleh Sutrisno.
Dalam pengimplementasiannya,  aplikasi  E-Arsip  telah  berjalan  dengan  efektif, memberikan  kemudahan,  efisiensi  waktu,  dan  perubahan  nyata  dalam pengarsipan  berkas  permohonan  Warga  Negara  Indonesia  di  Kantor  Imigrasi Kelas I TPI Cilacap.
Berdasarkan hasil wawancara dan temuan kendala yang ditemui dalam penerapan  aplikasi  E-Arsip  di  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap,  dapat disimpulkan  bahwa  masih  terdapat  beberapa  kendala  yang  mempengaruhi efektivitas pengarsipan berkas permohonan Warga Negara Indonesia. Kendala- kendala tersebut antara lain:
● Keterlambatan  distribusi  arsip  ke  ruang  TIKKIM:  Terkadang  terjadi keterlambatan  dalam  pendistribusian  arsip  dari  seksi  Lalu  Lintas  dan  Izin Tinggal  Keimigrasian  (Lalintalkim)  ke  seksi  TIKKIM.  Hal  ini  menyebabkan petugas  imigrasi  yang  bertugas  dalam  pengarsipan  seringkali  harus mengarsipkan berkas yang diterima pada hari sebelumnya.
● Kurang lengkapnya fitur yang ada di aplikasi E-Arsip: Salah satu kendala yang dihadapi  adalah  kurangnya  fitur  yang  lengkap  dalam  aplikasi  E-Arsip. Contohnya  adalah  fitur  penghapusan  berkas,  yang  dibutuhkan  jika  terjadi kesalahan  input  atau  jika  berkas  telah  mengalami  pemusnahan.  Awalnya, tujuan aplikasi E-Arsip hanya untuk mempermudah penginputan berkas dan pengelompokan dengan nomor bendel tertentu, sehingga fitur-fitur lain tidak terlalu banyak dan lengkap.
● Tidak  adanya  notifikasi  pemberitahuan  untuk  setiap  100  berkas:  Belum tersedianya notifikasi pemberitahuan saat penginputan berkas mencapai 100 berkas,  sehingga  petugas  imigrasi  harus  teliti  saat  menginput  berkas  dan memastikan nomor bendel telah berganti. Selain itu, petugas harus mengikat kelompok berkas tersebut untuk ditempatkan di ruang arsip.
Berdasarkan  data  tersebut,  dapat  disimpulkan  bahwa  masih  terdapat kendala-kendala  dalam  penerapan  aplikasi  E-Arsip  yang  menghambat  proses pengarsipan  berkas  permohonan  Warga  Negara  Indonesia  di  Kantor  Imigrasi Kelas  I  TPI  Cilacap.  Kendala-kendala  ini  mempengaruhi  efektivitas  aplikasi tersebut dan perlu ditemukan solusi atau pembaruan untuk mengatasinya.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  penjelasan  yang  disampaikan,  terdapat  indikasi  bahwa penerapan  aplikasi  E-Arsip  oleh  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap  telah memenuhi  beberapa  kriteria  efektivitas.  Beberapa  indikator  yang  terpenuhi antara lain pemahaman program, tepat sasaran, tepat waktu, tercapainya tujuan, dan perubahan nyata. Hal ini menunjukkan bahwa Kantor Imigrasi telah berhasil mengimplementasikan aplikasi tersebut dengan baik.
Namun,  masih  terdapat  beberapa  kendala  yang  perlu  diatasi  dalam
penerapan  aplikasi  E-Arsip.  Kendala-kendala  tersebut  meliputi  keterlambatan distribusi arsip ke seksi TIKKIM, kurangnya fitur lengkap pada aplikasi E-Arsip, dan belum adanya notifikasi pemberitahuan setiap 100 berkas yang telah diinput.
Untuk  mengoptimalkan  efektivitas  aplikasi  E-Arsip,  perlu  dilakukan penanganan terhadap kendala-kendala tersebut. Misalnya, memperbaiki proses distribusi arsip agar tidak terlambat, mengembangkan fitur-fitur tambahan yang diperlukan,  dan  menyediakan  notifikasi  pemberitahuan  untuk  memudahkan pengelolaan berkas.
Dengan  mengatasi  kendala-kendala  tersebut,  diharapkan  penerapan aplikasi  E-Arsip  di  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap  dapat  berjalan  dengan lebih baik dan meningkatkan efektivitas pengarsipan berkas permohonan Warga Negara Indonesia.

## 5. SARAN
Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai saran-saran tersebut:
1. Melakukan perawatan atau maintenance secara berkala terhadap aplikasi E- Arsip  dan  menambahkan  fitur  untuk  menghapus  data  yang  telah  diinput: Dengan  melakukan  perawatan  secara  berkala,  termasuk  pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak, dapat memastikan kinerja aplikasi tetap optimal. Menambahkan fitur penghapusan data yang telah diinput juga penting untuk  mengatasi  kesalahan  input  atau  kebutuhan  penghapusan  data  yang tidak relevan.
2. Mengembangkan versi mobile (Android atau iOS) dari aplikasi E-Arsip: Dalam era teknologi yang semakin mobile, menyediakan aplikasi E-Arsip dalam versi mobile  akan  memberikan  fleksibilitas  dan  kemudahan  akses  bagi  petugas imigrasi.  Mereka  dapat  melakukan  tugas  pengarsipan  dengan  lebih  efisien dan mudah menggunakan perangkat mobile seperti smartphone atau tablet.
3. Menjadikan  aplikasi  E-Arsip  sebagai  proyek  percontohan  (pilot  project)  dan melakukan  penelitian  komparatif:  Menggunakan  aplikasi  E-Arsip  sebagai proyek  percontohan  akan  memungkinkan  evaluasi  lebih  lanjut  terhadap efektivitas  dan  manfaatnya.  Selain  itu,  melakukan  penelitian  yang membandingkan aplikasi E-Arsip dengan aplikasi arsip lain yang digunakan oleh instansi pemerintahan lainnya dapat memberikan pemahaman yang lebih mendalam  mengenai  keunggulan  dan  kelemahan  masing-masing  aplikasi, serta peluang untuk melakukan perbaikan dan pengembangan lebih lanjut.
Dengan  mengimplementasikan  saran-saran  tersebut,  diharapkan penggunaan  aplikasi  E-Arsip  di  Kantor  Imigrasi  Kelas  I  TPI  Cilacap  dapat semakin  dioptimalkan,  efektivitasnya  meningkat,  dan  memberikan  kontribusi yang  lebih  besar  dalam  pengarsipan  berkas  permohonan  Warga  Negara Indonesia.

## R EFERENCES
Hartono,  Dwiarso,  U.,  &  Edy,  M.  (2010).  Electronic  Government  Pemberdayaan
Pemerintahan  Dan  Potensi  Desa  Berbasis  Web.  Jurnal  Teknologi  Informasi,
6(April), 9 – 21.
Indonesia,  R.  Keputusan  Presiden  Nomor  20  Tahun  2006,  Pub.  L.  No.  20  (2006).
Indonesia.
Indonesia,  R.  Undang  -  Undang  Nomor  43  Tahun  2009,  Pub.  L.  No.  43  (2009).
Indonesia.
Nugraha,  J.  T.  (2018).  E-Government  Dan  Pelayanan  Publik  (Studi  Tentang  Elemen Sukses Pengembangan E-Government Di Pemerintah Kabupaten Sleman).
Nuraida, I. (2014). Manajemen Adnimistrasi Perkantoran Edisi Revisi. Yogyakarta: PT Kanisius.
Salim,  &  Syahrum.  (2012).  Metodologi  Penelitian  Kualitatif.  Bandung:  Citrapustaka Media.
Sugiyono. (2012). Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
Sutrisno,  E.  (2007).  Budaya  Organisasi.  Jakarta:  Kencana  (Aranceta-Bartrina  1999a)
Aranceta-Bartrina, Javier. 1999a. Title of the cited article. Journal Title 6: 100 – 10.
Wilonotomo,  W.,  Assiroj,  P.,  &  Wibowo,  A.  (2022).  ANALYSIS  OF  E-CLEARANCE
CARE  (SIERA)  APPLICATION  USING  THE  USABILITY  TESTING  METHOD  AT CLASS I IMMIGRATION OFFICE TPI TANJUNG PERAK. TEMATICS: Technology Management  And  Informatics  Research  Journals, 4(2),  21-31.  Retrieved  From Https://Journal.Poltekim.Ac.Id/Tematics/Article/View/383