……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)

## IDENTIFIKASI PENGGUNAAN TRACER PADA RAK REKAM MEDIS DI RS MARDI WALUYO LAMPUNG
Oleh
Ardian Wahyu Pratama 1 , Noor Yulia 2 , Lily Widjaja 3 , Wiwik Viatiningsih 4 1,2,3,4 Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Universitas Esa Unggul Jakarta
Jl. Arjuna Utara No. 9, RT.1/RW.2, Duri Kepa, Kec. Kb. Jeruk, Kota Jakarta Barat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 11510
Email: 1 ardian.bbm14@gmail.com , 2 noor.yulia@esaunggul.ac.id,
3 lily.widjaja@esaunggul.ac.id , 4 wiwik.viatiningsih@ciputrahospital.com

## Abstrak
Rekam  medis  yang  keluar  dari  rak  penyimpanan  dapat  diketahui  keberadaan  dan penggunaannya, jika setiap pengambilan disisipi tracer . Tracer adalah alat bantu yang berfungsi sebagai  kartu  tanda  petunjuk  keberadaan  terakhir  rekam  medis  digunakan.  Pada tracer tercatat identitas  rekam  medis,  tanggal  pengambilan,  dan  digunakan  oleh  siapa/dimana.  Tujuan penelitian  adalah  mengidentifikasi  penggunaan tracer pada  rak  penyimpanan  di  RS  Mardi Waluyo  Lampung.  Agar  ada  perbaikan  dan  peningkatan  mutu  pelayanan.  Metode  penelitian deskriptif  dengan  pendekatan  kuantitatif.  Teknik  pengumpulan  menggunakan  instrumen  daftar tilik, pedoman wawancara, questioner dan studi kepustakaan. Hasil penelitian tidak ada petugas yang  melaksanakan  sesuai  SPO  secara  lengkap  (0%).  Dari  74  sampel  terdapat  61  tracer terpasang  pada  rak  penyimpanan  (82,4%),  dan  13  tracer  tidak  terpasang  (17,57%).  Hasil pengisian  identitas  pada  61 tracer yang  terisi  53 tracer (86,89%),  yang  tidak  terisi  8 tracer (13,11%),  dari  penulisan  identitas  pada  53  tracer  yang  terpasang  pada  rak  penyimpanan,  untuk tanggal  pengambilan  dan  nomor  rekam  medis  100%  terisi,  untuk  tujuan  rekam  medis  hanya tertulis pada 22 tracer (41,50%) saja. Bahwa seharusnya semua identitas di isi dengan lengkap. Faktor  kendala  tidak  terpasangnya tracer disebabkan  oleh  faktor  SDM  yang  kurang  disiplin dalam penggunaan tracer dan ketersediaan tracer yang kurang. Saran SPO direvisi dan sediakan alat pencetak label untuk identifikasi tracer. Kata Kunci: Tracer, Identitas pada tracer

## PENDAHULUAN
Rekam  medis  ialah  berkas  yang berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan, tindakan,  dan  pelayanan  lain  yang  telah diberikan  kepada  pasien.  Rekam  medis disimpan  diruang  khusus  yang  disebut  ruang penyimpanan  ( filing) karena  bersifat  sangat penting  dan  rahasia,  sistem  penyimpanan merupakan  suatu  kegiatan  menyimpan  rekam medis  bertujuan  untuk  melindunginya  dari kerusakan fisik dan isi dari dokumen tersebut. Sistem  penyimpanan  dokumen  rekam  medis merupakan  salah  satu  faktor  yang  sangat
penting  dalam  pemberian  pelayanan  di  rumah sakit.
Sistem  penyimpanan  digunakan  agar rekam  medis  yang  ada  dapat  diambil  setiap saat  dibutuhkan.  Dan  penyimpanan  dengan sistem yang benar akan memberikan pelayanan yang cepat,  tepat,  dan akurat.  Perlu mempelajari  kebijakan  yang  terkait  dengan sistem  penyimpanan.  Penyimpanan  rekam medis dilakukan pada rak penyimpanan, maka menjajarkan  rekam  medis  dengan  metode tertentu  tersebut  pada  rak,  maka  hal  itulah yang  disebut  sebagai  sistem  penjajaran. Apapun  sistem  penyimpanan  yang  digunakan
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
maka  cara  penjajaranpun  akan  disesuaikan dengan sistem penyimpanan yang di gunakan.
Guna  mendukung  agar  rekam  medis dapat  dijaga  dan  dikelola  dengan  baik diperlukan sistem penyimpanan yang baik pula dengan  didukung  oleh  sumber  daya  manusia yang handal, syarat sumber daya manusia atau petugas yang baik sekurang-kurangnya memiliki ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan kerapian.  Keterbatasan  informasi  pada  diri petugas  pada  akhirnya  akan  menurunkan kemampuan menjalankan tugas-tugasnya. Fungsi  penyimpanan  yaitu  untuk  Menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis, mempermudah  dan  mempercepat  penemuan kembali dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak filing.
Pengambilan  Kembali  / Retrieval merupakan  rekam  medis  pasien  yang  telah dijajar  akan  diambil  kembali,  selain  untuk mendapatkan  pelayanan  dapat  juga  digunakan untuk  keperluan  lain.  Rekam  medis  berisi riwayat  pasien  dan  masalah  kesehatan  lain yang  terkait  dari  pasien.  Bila  pasien  datang kembali  untuk  mendapat  pelayanan,  pemberi pelayanan memerlukannya untuk kesinambungan  pelayanan  dan  mengetahui tentang  riwayat  kesehatan  masa  lalu  dari pasien tersebut.
Tracer adalah alat bantu dalam bekerja diruang filing yang  berfungsi  sebagai  kartu tanda  petunjuk  keberadaan  dokumen  rekam medis  terakhir  di  gunakan, tracer digunakan sebagai  pengganti  rekam  medis  yang  di  ambil dari  rak  penyimpanan.  Pada tracer harus dicatat identitas rekam medis, tanggal pengambilan, dan digunakan oleh siapa/dimana (unit pelayanan). Tracer menggantikan  rekam  medis  yang  diretrieve (diambil)  dari  rak. Tracer menunjukan  di mana  rekam  medis  berada  ketika  diambil  dari rak  penajajaran. Tracer juga  meningkatkan efisiensi  dan  akurasi  penjajaran  dengan menunjukkan  di  mana  sebuah  rekam  medis yang  akan  dijajar  ketika  kembali,  ketika refiling ,  slip  permintaan  di  cabut  dan  lembar
lepas  dimasukkan  ke  dalam  rekam  medis. Karena  jika  intrumen  stiker  warna  dan  juga tracer tidak  digunakan  maka  akan  kesulitan dalam sistem penjajaran . Jika tracer digunakan maka  kesalahan  penyimpanan  yang  terjadi mudah  untuk  melacak  dan  dapat  dengan mudah teratasi. Jika  rekam  medis di  butuhkan bisa  di  ketahui  dimana  dan  tanggal  berapa rekam medis di ambil dari rak penyimpanan.
Identifikasi yang tidak dilakukan dalam penggunaan tracer pada  rak  penyimpanan rekam  medis  dapat  berdampak  kepada kejadian missfile pada  bagian  penyimpanan yang akan mengakibatkan adanya penambahan beban kerja petugas karena harus membuatkan rekam  medis  yang  baru  untuk  pasien  lama, sehingga  proses  pendaftaran  cenderung  lebih lama dan terjadi penggandaan rekam  medis  di rak  penyimpanan.  Hal  tersebut  juga  akan menghambat  pelayanan  yang  diberikan  dokter kepada  pasien  karena  tidak  adanya  informasi mengenai riwayat penyakit sebelumnya.
Hasil  penelitian  yang  di  lakukan  oleh Sari  Wahyuni  pada  tahun  2021  dengan  judul sistem pelaksanaan penyimpanan rekam medis di Klinik Pratama Bakti Timah Pangkal balam, menyimpulkan  sistem  peminjaman  rekam medis  sudah  menggunakan  buku  ekspedisi yang  digunakan  untuk  mencatat  rekam  medis yang dipinjam setiap hari, sedangkan penggunaan  tracer  untuk  pengambilan  rekam medis dari rak penyimpanan belum dilakukan.
Savitri  Citra  Budi  pada  tahun  2015 melakukan penelitian dengan judul pentingnya tracer  sebagai  kartu  pelacak  berkas  rekam medis  keluar  dari  rak  penyimpanan  di Puskesmas  Dlingo  dengan  hasil,  bahwa  pada awalnya  tracer  tidak  dimanfaatkan  sebagai pelacak  dan  petunjuk  berkas  rekam  medis yang  keluar  dari  rak  penyimpanan.  Setelah dilakukan  sosialisasi  dan  pelatihan,  petugas akhirnya  menyadari  bahwa  tracer  memang perlu digunakan.
Selain  itu,  penilitian  yang  di  lakukan oleh  Nova  Oktavia,  Djusmalinar,  dan  Fitrah Tri  Damayanti  tahun  2017,  dengan  judul
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)
analisis penyebab terjadinya missfile dokumen rekam medis rawat jalan di ruang penyimpanan ( filing ) di RSUD Kota Bengkulu,  hasil  penelitian  di  ketahui  bahwa dari  385  rekam  medis  rawat  jalan,  yaitu  274 (71,1%)  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan tidak  tercatat  di  buku  ekpedisi  dan  tidak  tahu keberadaannya.  Hal  ini  disebabkan,  tidak tersedianya tracer dan SPO belum dilaksanakan,  peminjaman  berkas  rekam medic  tanpa  seizin  petugas  rekam  medis  dan tidak  tercatat  pada  buku  ekspedisi,  bagian admistrasi atau pendaftaran belum menggunakan SIMRS.

## LANDASAN TEORI
Rumah  sakit  merupakan  suatu  tempat yang  menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan baik  pelayanan  medik  maupun  non  medik dengan cara perorangan secara paripurna yang menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat jalan,  dan  gawat  darurat.  Rumah  sakit  dapat didirikan  oleh  pemerintah  pusat,  pemerintah daerah, maupun swasta.
Pada  sarana  pelayanan  kesehatan  di rumah sakit dibutuhkan unit kerja rekam medis dan  informasi  kesehatan  untuk  menunjang pelayanan  kesehatan.  Unit  kerja  rekam  medis dan  informasi  kesehatan  merupakan  ruang kerja  yang  menyelenggaran  pekerjaan  serta pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan.
Rekam  Medis  adalah  berkas  yang  berisi catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan  lain  kepada  pasien  pada  fasilitas pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan  salah  satu  bagian  penting  dalam membantu  pelaksanaan  pemberian  pelayanan kepada pasien di rumah sakit. Hal ini berkaitan dengan  isi  rekam  medis  yang  mencerminkan segala  informasi  menyangkut  pasien  sebagai dasar  dalam  menentukan  tindakan  lebih  lanjut dalam  upaya  pelayanan  maupun  tindakan medis lain. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan  Nomor  269  Tahun  2008  tentang
Rekam Medis, sedikit menyinggung mengenai RME, yaitu pada pasal 2 yang berbunyi: ayat 1 "Rekam  medis  harus  dibuat  secara  tertulis, lengkap dan jelas atau secara elektronik”.
Dalam pelaksanaan penyimpanan berkas  rekam  medis  diperlukan  adanya fasilitas  yang  memadai  bagi  rekam  medis maupun bagi petugas pelaksanaan penyimpanan  rekam  medis.  Banyak  pilihan yang  tersedia  dalam  melakukan  penjajaran rekam medis diantaranya dengan menempatkan  rekam  medis  kedalam  lemari terbuka  ( open  solves ),  lemari  cabinet  ( filing cabinet ),  atau  dengan  menggunakan  teknologi microfilm  maupun  digital  scanning  dan terakhir secara komputerisasi (rekam kesehatan  elektronik).  Pilihan  terhadap  cara yang  digunakan  tergantung  pada  kebutuhan dan fasilitas rumah sakit.
Unit  penyimpanan  digunakan  sebagai penyimpan,  penyedia  dan  pelindung  dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan. Penyimpanan  rekam  medis  dilaksanakan  oleh petugas  yang  ditunjuk  oleh  pimpinan  sarana pelayanan  kesehatan.  Penyimpanan  sangatlah penting untuk melihat riwayat penyakit pasien dan  kunjungan  ulang  pasien  oleh  sebab  itu cara  penyimpanan  berkas  rekam  medis  harus diatur dengan baik.
Bila  rekam  medis  lama  diambil  dan dipindahkan  tempatnya  ke  nomor  yang  baru, maka  tempat  yang  lama  akan  diberi tracer yang  menunjukan  rekam  medis  disimpan  atau dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan  menggantikan  tempat  rekam  medis yang lama.
Menurut International  Federation  of Health Information Management Associations , tracer , yaitu pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan  dari  penyimpanan  untuk  tujuan apapun, harus terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna.  Ada  berbagai  jenis tracer yang tersedia.  Beberapa  termasuk  kantong  untuk menyimpan  permintaan  slip  dan  laporan. Menunjukkan  di  mana  rekam  medis  ketika tidak  ada  dalam  penyimpanan. Tracer juga
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
meningkatkan  efisiensi  dan  akurasi  dengan menunjukkan  dimana  rekam  medis  disimpan saat kembali.
Salah satu ketentuan pokok yang harus ditaati  ditempat  penyimpanan  yaitu  tidak  satu pun  rekam  medis  boleh  keluar  dari  ruang rekam  medis,  tanpa  tanda  keluar  /  kartu peminjaman.
Missfile merupakan  kesalahan  dalam menata  serta  menempatkan  kembali  berkas rekam  medis  pada  rak  penyimpanan. Missfile pada  bagian filing dapat  mengakibatkan keterlambatan dalam pelayanan pasien sehingga  dapat  meningkatkan  banyaknya pasien  yang  terlambat  dalam  mendapatkan pengobatan  serta  pelayanan  medis  maupun non  medis  pada  fasilitas  pelayanan  kesehatan seperti di rumah sakit.
Standar  Prosedur  Operasional  adalah suatu  perangkat  instruksi  /  langkah-langkah yang  dibakukan  untuk  menyelesaikan  proses kerja  rutin  tertentu  dengan  memberikan langkah  yang  benar  dan  terbaik  berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai  kegiatan  dan  fungsi  pelayanan  yang dibuat  oleh  Fasilitas  Pelayanan  Kesehatan berdasarkan Standar Profesi.

## METODE PENELITIAN
Anilisis kuantitatif adalah telaah / review bagian  tertentu  dari  isi  Rekam  Medis  dengan maksud  menemukan  kekurangan,  khususnya yang  berkaitan  dengan  pendokumentasian rekam medis. Tujuannya  adalah  untuk menjelaskan  suatu  situasi  yang  akan  diteliti dengan  dukungan  akan  kepustakaan  sehingga memperkuat analisa penelitian
Sumber  daya  merupakan  komponen yang  terdapat  pada  suatu  ekosistem  yang memasok  barang  dan  jasa  yang  bermanfaat terhadap  kebutuhan  manusia.  Sumber  daya  di unit  rekam  medis  dan  informasi  kesehatan terdiri  dari:  5M  ( Man,  Money,  Method, Machine, Material ).
Berdasarkan Modul pertemuan 1 Konsep  Dasar  Manajemen,  Sumber  daya  di
unit  rekam  medis  dan  informasi  kesehatan terdiri  dari:  5M  ( Man,  Money,  Method, Machine, Material ), yaitu:
a. Man merupakan  orang  -  orang  yang menjalankan  fungsi  -fungsi  manajemen dalam  oprasional  suatu  organisasi, merujuk  pada  sumber  daya  manusia yang  dimiliki  organisasi.  Hal  ini termasuk  penempatan  orang  yang  tepat, pembagian  kerja,  pengaturan  jam  kerja dan  sebagainya.  Dalam  manajemen factor  manusia  adalah  yang  paling menentukan.  Manusia  yang  membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan  proses  untuk  mencapai tujuan.
b. Money merupakan  salah  satu  unsur  yang tidak  dapat  diabaikan,  uang  merupakan modal yang dipergunakan dalam pelaksanaan  program  dan  rencana  yang telah  ditetapkan,  uang  merupakan  alat tukar  dan  alat  pengukur  nilai,  seperti pembelian  alat-alat,  pembelian  bahan baku, pembayaran gaji dan lain sebagainya.  Besar  kecilnya  hasil  kegiatan dapat  diukur  dari  jumlah  uang  yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang  merupakan  alat  yang  penting  untuk mencapai  tujuan  karena  segala  sesuatu harus  diperhitungkan  secara  rasional.  Hal ini akan berhubungan dengan berapa besar uang  yang  harus  disediakan  untuk membiayai  gaji  tenaga  kerja,  alat-alat yang  dibutuhkan  dan  harus  dibeli  serta berapa  hasil  yang  akan  dicapai  dalam suatu organiasi.
c. Material adalah  bahan-bahan  baku  yang dibutuhkan  biasanya  terdiri  dari  bahan setengah  jadi  dan  bahan  jadi  dalam operasi  awal  guna  menghasilkan  barang atau jasa. Dalam organisasi untuk mencapai  hasil  yang  lebih  baik,  selain manusia yang ahli dibidangnya juga harus dapat  menggunakan  sarana.  Bahan  baku dan manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa bahan  baku  aktivitas  produksi  tidak  akan
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)
mencapai hasil yang dikehendaki. d. Machines adalah  peralatan  termasuk teknologi yang digunakan untuk membantu  untuk  menghasilkan  barang dan  jasa.  Mesin  yang  digunakan  untuk memberi  kemudahan  atau  menghasilkan keuntungan  yang  lebih  besar  serta menciptakan  efisiensi  kerja.  Terutama pada  penerapan  teknologi  modern  yang dapat  meningkatkan  kapasitas  dalam proses produksi baik barang atau jasa.
e. Methods adalah  cara  yang  ditempuh teknik  yang  dipakai  untuk  mempermudah
jalannya pekerjaan manajer dalam mewujudkan  rencana  oprasional.  Metode dapat  dinyatakan  sebagai  penetapan  cara pelaksanaan  kerja  suatu  tugas  dengan memberikan berbagai pertimbangan kepada  sasaran,  fasilitas-fasilitas  yang tersedia  dan  penggunaan  waktu,  serta uang dan aktivitas bisnis.
Metode yang digunakan dalam penelitian  ini  adalah  metode  deskriptif  yaitu suatu  metode  penelitian  yang  dilakukan  untuk menggambarkan  dan  mendeskripsikan  tentang kualitas  pelayanan  petugas  bagian filing . Dengan  jumlah  sampel  yang  diteliti  sebanyak 74 tracer.
Teknik  pengumpulan  data  yang  akan dilakukan  dalam  penelitian  menggunakan  4 cara, yaitu:
1. Observasi (Pengamatan), melakukan pengamatan dengan melihat langsung untuk menilaian penggunaan tracer .
2. Wawancara,  melakukan  wawancara  secara langsung  kepada  petugas  Rekam  Medis yang berkaitan dengan penggunaan tracer .
3. Pengisian Quesioner Sendiri  adalah  sebuah teknik  pengumpulan  data  untuk  mengukur identifikasi dalam penggunaan tracer.
4. Studi Pustaka, dilakukan untuk memperoleh teori-teori  penelitian  melalui  buku-buku, jurnal dan referensi lainnya.
Teknik  analisis  data  yang  digunakan dalam  penelitian  ini  adalah  menggunakan pendekatan  kuantitatif.  Metode  penelitian
menggunakan  metode  deskriptif.  Metode deskriptif  adalah  metode  dengan  tujuan mendeskripsikan  atau  memberi  gambaran terhadap  objek  yang  diteliti  melalui  data sampel  atau  populasi.  Bersifat  deskriptif karena  menggambarkan  tentang  kepatuhan dalam  penggunaan tracer pada  rak  rekam medis.  Data  yang  telah  didapatkan  selama melakukan  observasi  akan  dianalisis.  Peneliti melakukan  penjumlahan  pada  seluruh  data untuk  menentukan  variabel  kepatuhan  dalam penggunaan tracer .

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari hasil observasi terhadap karekteristik  5  orang  petugas  pada  bagian filing yang diwawancari, dapat digambarkan di bawah ini:
Tabel 1 Hasil karakteristik petugas filing
Keterangan Responden 1 2 3 4 5 Jenis Kelamin Lk. Lk. Lk. Lk. Lk. Umur 47 49 43 48 43 Masa kerja di rumah sakit 29 Th  28 Th  19 Th  10 Th  10 Th Masa kerja di unit rekam medis 15 Th  20 Th 2 Th 10 Th  10 Th Pernah mengikuti pelatihan - - - - - Latar belakang pendidikan SMA  SMA SMA SMA SMA
Petugas  semua  pria,  rata  –  rata  berusia diatas  40  tahun,  memiliki  latar  belakang pendidikan  SMA,  dengan  masa  kerja  dirumah sakit  lebih  dari  10  tahun,  masa  kerja  diunit rekam medis paling rendah 2 tahun dan paling lama  20  tahun,  semua  petugas  belum  pernah mengikuti pelatihan mengenai rekam medis.

## SPO Penggunaan Tracer dalam pengambilan dan penyimpanan rekam medis
Dari  hasil  observasi  terhadap  5  orang petugas  pada  bagian filing dalam  melakukan penggunaan  tracer  terhadap  SPO,  dapat digambarkan di bawah ini:
………………………………………………………………………………………………………

## ………………………………………………………………………………………………………
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
Tabel 2 Hasil pengamatan tindakan petugas dalam penggunaan tracer sesuai dengan SPO Isi SPO Responden Jmlh  % 1  2  3  4  5 Menulis identitas 1  0  0  0  1 2 40% Tracer ditaruh ditempat rekam medis yang diambil 1  1  0  1  1 4 80% Tracer diletakkan dengan posisi berdiri 1  1  0  1  0 3 60% Tracer diambil dari
rak penyimpanan apabila rekam medis dikembalikan 0  1  1  0  1 3 60%
Berdasarkan  landasan  teori  yang  ada Standar  Prosedur  Operasional  adalah  suatu perangkat  instruksi  /  langkah-langkah  yang dibakukan  untuk  menyelesaikan  proses  kerja rutin  tertentu  dengan  memberikan  langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan  dan  fungsi  pelayanan  yang  dibuat oleh
Fasilitas Pelayanan Kesehatan berdasarkan Standar Profesi.
Dibandingan  dengan  data  pada  tabel  2 tentang  hasil  pengamatan  tindakan  petugas dalam  penggunaan tracer sesuai  dengan  SPO ternyata  diketahui  bahwa,  2  petugas  (40%) yang  menulis  identitas  pada tracer ,  4  petugas (80%)  menaruh tracer di  tempat  rekam  medis yang  di  ambil,  3  petugas  (60%) tracer di letakkan  dengan  posisi  berdiri,  dan  3  petugas (60%) mengambil tracer dari rak penyimpanan apabila  rekam  medis  dikembalikan.  Sehingga tidak ada 1 orangpun petugas yang melaksanakan  tugasnya  sesuai  ketentuan  SPO secara  lengkap  (0%).  Hal  ini  di  tunjukan melalui  tabel  3  tentang  hasil  penggunaan tracer yang  sesuai  dengan  SPO  oleh  petugas, dari  74 tracer, yang  sesuai  dengan  prosedur sebanyak  53 tracers (71,62%),  dan  jumlah yang tidak sesuai prosedur berjumlah 21 tracer (28,38%).
Sehingga  belum  100%  petugas  pada bagian filing belum  penggunaan tracer ,  pada
saat  menggambil  rekam  medis  pada  rak penyimpanan, hal ini mengakibatkan terjadinya  misfile  rekam  medis,  yang  dapat menjadi habatan dalam pelayanan pada pasien di  klinik  rawat  jawat.  Sebaiknya  seluruh petugas  dapat  mejalankan  SPO  penggunaan tracer yang sudah berlaku.
Perilaku  petugas  dalam  penggunaan  tracer yang sesuai dengan SPO
Dari hasil melakukan observasi terhadap perilaku petugas dalam penggunaan sampel 74 tracer yang  sesuai  dengan  SPO,  maka  di dapatkan gambaran sebagai berikut:
Tabel 3 Hasil penggunaan tracer yang sesuai dengan SPO Keterangan Jmlh Persentase Sesuai prosedur 53 71,62% Tidak Sesuai Prosedur 21 28,38%
Pada  Tabel  3  dapat  diketahui  bahwa hasil  penggunaan tracer sesuai  dengan  SPO oleh  petugas  adalah  sebanyak  53 tracers (71,62%),  dan  jumlah  yang  tidak  sesuai prosedur berjumlah 21 tracer (28,38%).
Bahwa  hasil  kesimpulan  dari  penilitan dari  385  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan, hampir  seluruh  yaitu  274  (71,1%)  dokumen rekam medis rawat jalan tidak tercatat di buku ekpedisi dan tidak tahu keberadaannya. Hal ini disebabkan,  tidak  tersedianya  tracer  dan  SPO belum  dilaksanakan,  peminjaman  berkas rekam medis tanpa seizin petugas rekam medis dan tidak tercatat pada buku ekspedisi, bagian admistrasi atau pendaftaran belum menggunakan SIMRS.
Menurut,  bila  rekam  medis  lama diambil  dan  dipindahkan  tempatnya  ke  nomor yang baru, maka tempat yang lama akan diberi tracer yang menunjukan rekam medis disimpan  atau  dipindahkan.  Tanda  petunjuk tersebut  diletakkan  menggantikan  tempat rekam medis yang lama.
Tidak terpasangnya tracer serta tidak di isinya  identitas  yang  ada  pada tracer , membuat  petugas  kesulitan  dalam  melihat riwayat  terakhir  rekam  medis  keluar  di
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)
gunakan,  sehingga  pada  saat  rekam  medis tersebut  perlu  digunakan  petugas  kesulitan dalam  mengetahui  dimana  rekam  medis berada, hal itu membuat petugas harus melihat riwayat  pada  komputer  dan  konfirmasi  via telpon  kepada  unit  terkait  yang  kemungkinan menggunakan rekam medis tersebut. Sebaiknya  petugas  dapat  menggunakan  dan mengisi  identitas  pada tracer dalam  setiap pengambilan rekam medis pada rak.
Penggunaan  tracer  saat  ada  peminjaman rekam medis
Selanjutnya adalah hasil dari melakukan observasi  terhadap  perilaku  petugas  dalam penggunaan tracer pada  saat  pengambilan rekam  medis  pada rak penyimpanan di  bagian filing , di dapatkan gambaran sebagai berikut: Tabel 4 Hasil terpasang tracer pada rak penyimpanan Keterangan Jumlah Persentase Terpasang tracer 61 82,43% Tidak terpasang tracer 13 17,57%
Berdasarkan  Tabel  4  menunjukan bahwa  jumlah tracer yang  terpasang  pada  rak penyimpanan  berjumlah  61 tracer (82,43%), sedangkan  untuk  yang  tidak  terpasang tracer berjumlah 13 tracer (17,57%).
Penulisan identitas pada tracer yang ada di rak penyimpanan
Berikutnya hasil dari melakukan observasi  terhadap  perilaku  petugas  dalam menulis  identitas  pada tracer berupa  tanggal pengambilan  rekam  medis,  nomor  rekam medis  yang  di  ambil,  serta  tujuan  rekam medis,  penelitian  menggunakan  sampel  74 tracer  yang  diambil  secara  acak  di  rak penyimpanan,  di  dapatkan  hasil  sebagai berikut:
Tabel 5 Hasil pengisian identitas pada tracer Keterangan Jumlah Persentase Menulis identitas 53 71,62% Tidak menulis identitas 21 28,38% Berdasarkan  Tabel  5  dapat  terlihat bahwa hasil pengisian identitas dalam penggunaan tracer berjumlah  53 tracer
(71,62%),  21 tracer (28,38%)  tidak  tertulis tanggal  pengambilan  rekam  medis,  nomor rekam  medis,  dan  tujuan  rekam  medis  pada tracer .  Dari  hasil  wawancara,  petugas  melihat kelengkapan  informasi  yang  ada  pada tracer sudah cukup jelas dalam memberikan petunjuk, jika keterangan yang ada pada tracer dapat di isi dengan lengkap.

## Kelengkapan  penulisan  identitas  yang dilakukan oleh petugas
Dari  53  tracer  yang  terpasang  dan ditulis  identitasnya  dilakukan  lagi  analisa kwantitatif dengan hasil sebagai berikut:
Tabel 6 Hasil berdasarkan isi dalam penulisan identitas Keterangan Isian Jumlah Persentase Tanggal pengambilan rekam medis 53 100% Nomor rekam medis 53 100% Tujuan rekam medis 22 41,50%
Berdarkan  Tabel  6  isi  dalam  penulisan identitas  tertulis  lengkap  untuk  tanggal pengambilan  rekam  medis  100%  terisi,  untuk tertulis  nomor  rekam  medis  100%  terisi,  dan untuk  tertulis  tujuan  rekam  medis  pada tracer hanya 41,50% (22 tracer ) saja.
Mengidentifikasi  faktor  kendala  dengan metode 5M dalam menggunakan tracer:
Berdasarkan obeservasi dan wawancara di  ruang filing ,  dengan  meneliti  proses pelaksanaan penggunaan tracer dengan metode 5M didapat hasil sebagai berikut:
1. Man
Dapat  di  ketahui  bahwa  terdapat kekurangnan  SDM  dibagian filing yang  saat ini berjumlah 5 orang, itupun jika shift malam masih  di  bantu  dari  bagian  pendaftaran  yang mengambil  rekam  medis,  jika  ada  petugas yang  sakit  dan  cuti,  berdampak  lembur,  yang artinya  setelah  jaga shift Pagi  petugas melanjutkan
shift
Sore, sehingga mengakibatkan petugas kelelahan dan menjadi kurang teliti dalam melakukan pekerjaannya.
Penggunaan  tracer  ada  beberapa  yang tidak dilakukan dengan alasan terjadi
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
penumpukan  permintaan,  serta  waktu  yang terburu-buru.  Kurang  teliti  dalam  melakukan pekerjaan  dalam  penggunaan tracer dapat mengakibatkan  terjadinya missfile . Missfile merupakan  kesalahan  dalam  menata  serta menempatkan  kembali  berkas  rekam  medis  di bagian filing rekam  medis  pada  institusi pelayanan  kesehatan. Missfile pada  bagian filing dapat  mengakibatkan  keterlambatan dalam pelayanan pasien pada fasilitas pelayanan
kesehatan sehingga dapat meningkatkan banyaknya pasien yang terlambat  dalam  mendapatkan  pengobatan serta pelayanan medis maupun non medis pada fasilitas  pelayanan  kesehatan  seperti  di  rumah sakit.
Sebaiknya rumah sakit dapat menambah SDM pada bagian filing sejumlah 1 atau  2  orang  lagi,  agar  tidak  terjadi  kelelahan dan menyebabkan kurang teliti dalam bekerja, atau Rumah sakit juga bisa bisa membersiapkan  Rekam  Medis  Elektronik (RME)  di  masa  mendatang  dalam  rangka efisiensi jumlah tenaga.
2. Machines
Dapat  diketahu  bahwa  untuk  saat  ini penulisan  identitas  di  dalam tracer masih dilakukan  secara  manual  dengan  data  yang diberikan melalui komputer. Sebaiknya rumah sakit melakukan pengembangan kepada Rekam  Medis  Elektronik  (RME), dalam Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor  269 Tahun  2008  tentang  Rekam  Medis,  sedikit menyinggung  mengenai  RME,  yaitu  pada pasal  2  yang  berbunyi: ayat  1  "Rekam  medis harus  dibuat  secara  tertulis,  lengkap  dan  jelas atau secara elektronik”.
Sebaiknya  rumah  sakit  menyediakan mesin  untuk  membuat  label  yang  terhubung dengan  komputer  demi  efisiensi  waktu  dan efektifitas  dalam  bekerja,  sehingga  jika  ada permintaan  peminjaman  petugas  dapat  segera membuat  pelabelan  untuk  ditempel  di  tracer, tidak perlu menulis secara manual.

## 3. Money
Dalam penyediaan tracer membutuhkan biaya, dan terjaminnya ketersediaan tracer .  Instalasi  Rekam  Medis sudah  mengajukan  pengadaan tracer dengan ukuran, bahan, serta biaya dalam pengadaannya.  Dengan  adanya  kendali  biaya yang  di  lakukan  rumah  sakit,  memutuskan pengadaan tracer menggunakan  bahan  jenis triplek  dengan  ketebelan  3mm  seharga  Rp. 5.500.
Sebaiknya  Instalasi  Rekam  Medis  bisa mengajukan kembali pengadaan tracer , bahkan  jika  mungkin  mengajukan tracer dengan  bahan  yang  lebih  baik  lagi,  dengan harga  yang  bisa  terjangkau  dan  dapat  segera direalisasikan oleh manajemen rumah sakit.
4. Method Dalam melaksanakan proses peminjaman rekam medis belum menggunakan seluruhnya petugas
menggunakan  tracer  sesuai  dengan  prosedur yang berlaku terutama pada jam sibuk. Tabel 4 menunjukan  bahwa  jumlah tracer yang terpasang pada rak penyimpanan berjumlah 61 tracer (82,43%),  sedangkan  untuk  yang  tidak terpasang tracer berjumlah 13 tracer (17,57%).  Hal  ini  tidak  sesuai  dengan  aturan SPO  penggunaan  tracer  di  Rumah  sakit  dan Depkes  RI  Tahun  1997  tentang  Pedoman Penyelenggaraan  Rekam  Medis  Di  Rumah Sakit  bahwa  salah  satu  ketentuan  pokok  yang harus ditaati ditempat penyimpanan yaitu tidak satu  pun rekam  medis boleh keluar dari ruang rekam  medis,  tanpa  tanda  keluar  /  kartu peminjaman.
SPO  penggunaan tracer yang  tidak  di implementasikan  dengan  benar,  memiliki  dua faktor  penyebab.  Pertama  petugas  lupa  atau tidak  mengerti  dengan  baik  SPO  penggunaan tracer tersebut, kedua SPO penggunaan tracer sudah  tidak  relevan  dengan  keadaan tracer saat ini. Sehingga sebaiknya, SPO penggunaan tracer bisa di  revisi dan  di  lakukan sosialisasi kembali kepada petugas yang ada.
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
5. Material
Dalam  melakukan  penelitian  masih  di temukan  tracer  berbahan  kertas  kardus  yang tipis dan  mudah  tertekuk,  dikarenakan ketersediaan tracer nya tidak tercukupi,
sedangkan  menurut International  Federation of Health Information Management Associations tracer ,  yaitu  pengganti  rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan  untuk  tujuan  apapun,  harus terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna.
Bahwa  di  temukan  banyak tracer berbahan  dari  potongan  bekas  kardus  yang tidak  ada  form  pencatatan  identitas  rekam medis,  serta  mudah  tertekuk.  Terdapat  juga tracer berbahan  triplek  yang  mudah  patah karena  terlalu  tipis . Hal  itu  bertentangan dengan modul 4 tentang filing dari IFHIMA . Karena  terdapat tracer yang  berbahan kertas  kardus,  maka  membuat tracer tersebut kurang  maksimal,  seperti  tidak  adanya  kolom identitas,  serta  fungsi  utama  dari tracer tersebut  tidak  maksimal,  hal  itu  sebenarnya membuat  petugas  sendiri  kesulitan  dalam melihat riwayat rekam medis terakhir digunakan, serta menyebabkan missfile .

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  atas,  dapat  di simpulkan sebagai berikut:
Kemungkinan pengembangan berikutnya)
1. Terdapat  SPO  penggunaan tracer yang diterbitkan  pada  tanggal  21  Januari  2018, telah  di  sosialisasikan  tanggal  28  Januari 2018,  dan  mulai  berlaku  tanggal  1 Februari  2018  sampai  dengan  sekarang, akan  tetapi  tidak  semua  petugas  patuh dalam  menggunakan tracer pada  saat pengambilan  rekam  medis  dari  rak penyimpanan  (yang  tidak  sesuai  prosedur 28,38%).
2. Penulisan  identitas  pada tracer yang  ada di  rak penyimpanan, petugas  patuh  dalam menulis  tanggal  pengambilan  dan  nomor rekam  medis  (100%),  akan  tetapi  tidak lengkap  dalam  menulis  tujuan  rekam
medis  pada tracer (41.50%),  hal  ini  tidak sesuai  dengan  fungsi  tracer  sebagai  kartu tanda  petunjuk  keberadaan  dokumen rekam medis terakhir di gunakan.
3. Faktor  kendala  tidak  terpasangnya tracer pada rak penyimpanan terutama disebabkan oleh faktor SDM yang kurang disiplin  dalam  melaksanakan  penggunaan tracer, faktor material dimana ketersediaan tracer yang  kurang  dan digantikan sementara dengan karton biasa. Saran
1. SPO  direvisi  kembali  karena  sudah  tidak sesuai dengan pelaksanaan yang dilakukan petugas.
2. Sistem  pencatatan  dengan  cara  penulisan langsung pada tracer di  evaluasi kembali, dan  untuk  peningkatan  mutu  pelayanan dan efisiensi waktu, sebaiknya menggunakan  teknologi  komputerisasi dalam  bentuk  pelabelan,  dimana  rumah sakit  menyediakan  alat  pencetak  label yang  di  hubungkan  dengan  komputer, sehingga saat ada permintaan peminjaman rekam  medis,  petugas  dapat  langsung mencetak  label  untuk  ditempelkan  ke tracer .

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Wiguna  AS,  Safitri  DR.  Tinjauan Sistem  Penyimpanan  Dokumen  Rekam Medis  di  RSU  Sinar  Husni.  J  Ilm Perekam  Dan  Inf  Kesehat  Imelda 2019;4:648–54.
[2] Widjaja  L.  Modul  2B  Sistem  Rekam Medis dan Manajemen Informasi
Kesehatan  tentang  Pengarsipan  Rekam Medis. Jakarta; 2014.
[3] Desi  Ariyani.  Tinjauan  Kepatuhan Petugas  Filing  Rawat  Jalan  Terhadap Protap  Filing  Rekam  Medis  Di  RSUD Kota  Semarang  2014.  Tinj  Kepatuhan Ppetugas  Filing  Rawat  Jalan  Terhadap Protap  Filing  Rekam  Medis  Di  Rsud Kota Semarang 2014 2014.
[4] Simanjuntak  E,  Sirait  LWO.  Faktor-
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
faktor  Penyebab  Terjadinya  Missfile  di Bagian  Penyimpanan  Berkas  Rekam Medis  Rumah  Sakit  Mitra  Medika Medan Tahun 2017. Ilm Perekam Medis Dan Inf Kesehat Imelda 2017;3:370–9.
[5] Sari  Wahyuni.  Sistem  Pelaksanaan
Penyimpanan  Rekam  Medis  Di  Klinik Pratama  Bakti  Timah  Pangkalbalam.  J Heal Sains 2021;2. https://doi.org/10.46799/jhs.v2i9.273. [6] Budi  SC.  Pentingnya  Tracer  Sebagai Kartu  Pelacak  Berkas  Rekam  Medis Keluar  dari  Rak  Penyimpanan.  J Pengabdi  Kpd  Masy  (Indonesian  J Community Engag 2015;1:121. https://doi.org/10.22146/jpkm.16959. [7] Oktavia N, Tri Damayanti F, Kesehatan Sapta  Bakti  A.  Analisis  Penyebab Terjadinya  Missfile  Dokumen  Rekam Medis Rawat Jalan Di Ruang Penyimpanan  (Filling)  RSUD  Kota Bengkulu Tahun 2017. 2017.
[8] Permenkes RI. Peraturan Menteri Kesehatan  Republik  Indonesia  No  3 Tahun  2020  Tentang  Klasifikasi  dan Perizinan Rumah Sakit. Peratur Menteri Kesehat Republik Indones 2020:1–80.
[9] Siswati.  Manajemen  Unit  Kerja  II Perencanaan  SDM  Unit  Kerja  RMIK 2018:1–145.
[10]  Permenkes RI. Peraturan Menteri Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor 55 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan  Pekerjaan  Perekam Medis 2013;1:1–18.
[11]  Irmawaty  .  I,  Naiem  MF.  Faktor  yang Berhubungan Dengan Kelengkapan Rekam  Medis  di  RSUD  H.  Padjonga
DG. Ngale Takalar 2013;II.
[12]  Permenkes RI. Peraturan Menteri Kesehatan  Republik  Indonesia  269 Tahun  2008  Tentang  Rekam  Medis.
Peratur  Menteri  Kesehat  Republik Indones  Nomor  269  Tahun  2008 2008:3, 5, 6.
[13]  Hatta GR. Pedoman Manajemen
Informasi
Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI Press.
2008.
[14]  IFHIMA.  Module  4  –  Filing,  Tracking and Retention of Health Records 2012.
[15]  Depkes  RI.  Pedoman  Penyelenggaraan Rekam Medis Di Rumah Sakit. Jakarta: Dirjen Yanmed. 1997.
[16]  Hani  URM.  Perancangan  Tracer  pada Bagian  Filing  untuk  Meminimalisir Terjadinya  Missfile di Puskesmas Depok  III  Sleman.  J  Chem  Inf  Model 2017;53.
[17]  Pemerintah  Indonesia.  Undang-Undang RI  Nomor  36  Tahun  2014  tentang Tenaga  Kesehatan.  Pemerintah  Indones 2014:1–78.
[18]  Eriko  S,  Widjaja  L.  Unit  Rawat  Inap Rumah  Sakit  Muhammadiyah  Taman Puring 2018.
[19]  Fannya
P. Modul Dasar-Dasar Managemen.  Konsep  Dasar  Manaj 2020:0–14.