## Otomatisasi Tugas Dalam Proses Pendaftaran dan Pemberkasan Mahasiswa Baru
Rinda Cahyana 1 , Pebby Mohamad Ikhsan Saddam 2
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@itg.ac.id
1 rindacahyana@itg.ac.id 2 1606073@itg.ac.id
Abstrak – Perguruan tinggi memiliki peran penting dalam pembangunan kompetensi dan karakter pelaku pariwisata. Pengembangan sumber daya perguruan tinggi mempengaruhi pembangunan tersebut. Di antara sumber daya yang digunakan untuk efisiensi layanan kampus adalah teknologi informasi.  Penelitian  lima  tahun  terakhir  di  Sekolah Tinggi Teknologi  Garut  telah  menyentuh topik pengembangan sumber daya teknologi informasi yang berkaitan dengan penerimaan pesetra didik baru pada jenjang pendidikan dasar, menengah, dan tinggi. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan teknologi yang sama untuk penerapan di perguruan tinggi yang belum dilakukan oleh penelitian sebelumnya. Pengembangannya menggunakan metode Rational Unified Process sampai  fase construction .  Penelitian  menghasilkan  Sistem  Informasi  Penerimaan  Mahasiswa Baru yang membantu panitia dalam pengelolaan berkas pendaftaran dan mengurangi usaha dan waktu pendaftar dalam proses pendaftaran. Penelitian ini juga melengkapi penelitian sebelumnya dengan menghadirkan fitur tes ujian masuk yang digunakan dalam proses seleksi peserta didik baru. Hasil tes tersebut merupakan data masukan dalam proses penentuan kelulusan.
Kata Kunci – Calon Mahasiswa; Efisiensi; Pendaftaran; Sistem Informasi.

## I. PENDAHULUAN
Kabupaten Garut merupakan salah satu tujuan wisata di provinsi Jawa Barat. Masyarakat yang berpusat  pada industri pariwisata membangun kompetensi dan karakter pelaku pariwisatanya dengan kegiatan pendidikan dan  keagamaan  [1][2].  Pembangunan  kompetensi  atau  kemampuan  dan  karakter  atau  watak  tersebut merupakan  fungsi  dari  pendidikan  tinggi,  sebagaimana  tersebut  dalam  pasal  4  Undang-Undang  Republik Indonesia  nomor  12  tahun  2012.  Perguruan  tinggi  selaku  penyelenggara  pendidikan  tinggi  mengubah masyarakat menggunakan sumber daya yang meliputi teknologi, ilmu pengetahuan dan sumber daya manusia [3]. Sumber daya tersebut mempengaruhi proses pembangunan kemampuan dan watak pelaku pariwisata.
Teknologi  informasi  sebagai  sumber  daya  teknologi  pada  perguruan  tinggi  berfungsi  untuk  meningkatkan layanan  kampus  dan  memenuhi  kebutuhan  informasi,  dengan  tujuan  efisiensi  dan  efektifitas  pengajaran, penelitian,  dan  pengabdian  kepada  masyarakat  [4].  Di  antara  layanan  yang  diselenggarakan  oleh  kampus adalah  PMB  (Penerimaan Mahasiswa  Baru).  Dalam prakteknya,  panitia  PMB berhadapan  dengan masalah pengelolaan berkas dan data pendaftar; dan peserta harus menyediakan waktu, tenaga dan finansial yang tidak sedikit  saat  melakukan  prosesnya  [5].  Kampus  mengembangkan  layanan  PMB  daring  untuk  menjawab permasalahan tersebut dan meningkatkan kenyamanan pendaftar. Layanan tersebut menyediakan cara akses informasi dan pendaftaran secara self-service . Penerapan self-service di kampus akan meningkatkan kepuasan pengguna informasi apabila tersedia platform tekologi yang menyediakan waktu dan akses informasi akademik tanpa batas [6][7].
Penelitian terkait topik pengembangan teknologi PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru) di Sekolah Tinggi Teknologi Garut dapat ditelusuri 5 tahun terakhir. Sekolah Tinggi Teknologi Garut telah melakukan penelitian teknologi tersebut pada jenjang pendidikan dasar, menengah, dan tinggi. Pada tahun 2015, Suhendar meneliti teknologi  dengan  basis  web  di  Sekolah  Menengah  Kejuruan  Ciledug  Garut  yang  menyediakan  informasi periode  pendaftaran,  biaya  pendaftaran,  profil  jurusan,  formulir  pendaftaran,  konfirmasi  pembayaran pendaftaran, dan pengumuman kelulusan secara daring  [8]. Pada tahun 2017, Rahayu dan  Suandi meneliti teknologi  yang  sama  di  Sekolah  Menengah  Atas  Negeri  14  Garut  [1].  Mulyani  dan  Ramadhan  meneliti teknologi yang sama di Sekolah Dasar Islam Terpadu PERSIS Garut [9]. Pada tahun 2019, Heryanto, Sutedi dan Cahyana mengembangkan sistem pemantauan digital berbasis mobile yang menyajikan informasi prospek calon peserta didik baru kepada pembuat keputusan berdasarkan data yang dikumpulkan oleh tim roadshow PT (Perguruan Tinggi) [10]. Terdapat ruang kosong penelitian Sekolah Tinggi Teknologi Garut sebagaimana tampak pada tabel 1. Penelitian ini bertujuan untuk mengisi ruang kosong tersebut dengan mengembangkan sistem informasi untuk efisiensi proses pendaftaran dan pemberkasan mahasiswa baru.
Tabel 1: Roadmap Penelitian
Status Peneliti Tahun Basis Platform Sasaran Pengguna Penerimaan Peserta Didik Tes Ujian Masuk Baseline Suhendar 2015 Web SMK Ada Tidak Ada Rahayu & Suandi 2017 Web SMA Ada Tidak Ada Mulyani & Ramadhan 2017 Web SD Ada Tidak Ada Heryanto, Sutedi dan Cahyana 2019 Android PT Ada Tidak Ada Gap 2020 Web PT Ada Ada

## II. METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode  pengembangan software RUP  (Rational  Unified  Process),  mengikuti Susilowati,  Susliansyah  dan Aria  yang  telah  mengembangkan  Sistem  Informasi PPDB  menggunakan  RUP [11][12].  Aktivitas  RUP  berfokus  pada  pengembangan  model  menggunakan  UML  ( Unified  Modeling Language )  dengan  konsep object-oriented .  RUP  meliputi  fase  iteratif,  meliputi inception , elaboration , construction dan transition . Penelitian ini dibatasi sampai fase construction . Secara keseluruhan, tahapan dan aktivitas penelitiannya sebagaimana tampak pada Gambar 1.
Tahapan pertama adalah tahapan Literature Survey , tahapan ini dilakukan untuk memahami konsep penelitian dengan  melakukan literature  searching yaitu  mengumpulkan  informasi  yang  telah  diterbitkan  dan berhubungan dengan subjek penelitian kemudian literature review untuk mendapatkan pertanyaan, tujuan, dan roadmap penelitian serta mengidentifikasi metode dan strategi penelitian. Tahapan kedua adalah Inception , tahap ini adalah fase pertama dalam metodologi pengembangan software RUP yang mempunyai 2 aktivitas yaitu actors identification untuk menentukan partisipan dan perannya pada sistem yang dibuat dan aktivitas identifikasi proses bisnis dengan acuan sistem informasi PMB Sekolah Tinggi Teknologi Garut yang kemudian dilakukan analisis untuk membentuk proses bisnis yang akan digunakan. Tahap ketiga adalah Elaboration, pada tahapan ini dilakukan pemodelan visual menggunakan UML dengan merancang use case diagram untuk identifikasi  skenario  aktor,  merancang activity  diagram untuk    memodelkan  aliran  kerja  pada  sistem, merancang sequence diagram untuk menggambarkan kelakuan objek yang saling berinteraksi dengan sistem, merancang class diagram untuk memetakan struktur sistem berdasarkan kelas yang dibuat, merancang struktur menu  yang  tersedia  untuk  aktor  dan  merancang interface yang  dibutuhkan.  Tahap  keempat  adalah Construction ,  tahapan  ini  adalah  fase  pembuatan  perangkat  lunak  dalam  RUP,  pada  fase  ini  dilakukan implementasi kode kedalam bahasa pemrograman yang sesuai dengan pemodelan yang dilakukan pada tahap elaboration, implementasi sistem informasi ini menggunakan platform web dengan bahasa skrip PHP dengan framework lavaren dan menggunakan sistem database SQL MySql , pada tahapan ini menghasilkan perangkat
lunak yang sudah jadi. Tahap kelima adalah Complete Report , tahapan ini mempunyai aktivitas penyusunan laporan akhir penelitian dengan menyusun laporan dan membuat poster penelitian.
Gambar 1: Work Breakdown Structure

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian  ini  telah  mewujudkan  efisiensi  dalam  proses  pendaftaran  dan  pemberkasan  mahasiswa  baru. Sebelumnya,  calon  mahasiswa  mendatangi  kampus  untuk  mengisi  dan  menyerahkan  berkas-berkas  yang dibutuhkan.  Dengan  menggunakan  sistem  informasi  penerimaan  mahasiswa  baru,  calon  mahasiswa  dapat mengisi dan menyerahkan berkas-berkas tersebut secara online seperti yang terlihat pada Gambar 2.
Use Case diagram Panitia PMB Calon Mahasiswa login Melampirkan Bukti Pembayaran Melaksanakan Ujian Menentukan Waktu Pendaftaran Mengelola Akun Melakukan Verifikasi Data Calon Mahasiswa Melakukan Verifikasi Bukti Pembayaran Mengelola Soal Ujian register Mengisi Data Diri Mengelola Informasi PMB
Calon mahasiswa hanya bisa mendaftar pada waktu yang ditentukan, jika calon mahasiswa membuka web sebelum waktu pendaftaran dibuka atau setelah waktu penutupan pendaftaran maka form registrasi tidak akan tersedia.  Panitia  mengatur  waktu  pembukaan  dan  penutupan  pendaftaran  terlebih  dahulu  sebelum  calon mahasiswa bisa mendaftar sebagaimana tampak dalam activity diagram pada Gambar 3.
login akun panitia PMB memilih menu pengaturan PMB masuk ke halaman jadwal PMB memasukan waktu dibuka pendaftaran memasukan waktu ditutup pendaftaran memasukan waktu pengumuman kelulusan
Gambar 3: Activity Diagram Menentukan Waktu Pendaftaran
Calon  mahasiswa  harus  melampirkan  bukti  pembayaran  biaya  pendaftaran,  mengisi  formulir  data  diri  dan melampirkan  dokumen  pendaftaran.  Selanjutnya  panitia  PMB  akan  melakukan  verifikasi  data  calon mahasiswa sebagaimana tampak dalam sequence diagram pada Gambar 4.
Panitia PMB Interface Requirements memilih menu verifikasi data mahasiswa createVerifikasiDataMahasiswa formVerifikasiDataMahasiswa menekan tombol terima updateDataMahasiswa redirect menekan tombol tolak updateDataMahasiswa redirect alt [else] [menerima data] formPenolakan mengisi alasan penolakan
Gambar 4: Sequence Diagram Verifikasi Data Calon Mahasiswa
Setelah melakukan verifikasi pembayaran biaya pendaftaran, calon mahasiswa dapat melakukan ujian. Panitia PMB membuat soal ujian dan mengatur syarat kelulusan calon mahasiswa untuk setiap jurusan. Semua data dan aktivitas terkait sistem informasi PMB sebagaimana tersaji pada Gambar 5.

## Gambar 5: Class Diagram
Setelah calon mahasiswa melakukan ujian, daftar nama calon mahasiswa yang lulus ujian akan ditampilkan di halaman utama web dan akan terus berubah sampai waktu penutupan pendaftara,  jika nama calon mahasiswa menghilang dari daftar nama yang ada di landingpage maha calon mahasiswa tersebut tidal berhasil diterima dan  bisa  langsung  mendaftar  di  perguruan  tinggi  lain  tanpa  harus  menunggu  hasil  kelulusan,  nama  calon mahasiswa yang muncul di landingpage setelah penutupan pendaftaran adalah calon mahasiswa yang berhasil diterima seperti yang terlihat pada tampilan landingpage Gambar 6.

## Gambar 6: Landingpage

## IV. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat  disimpulkan  bahwa  Penelitian  ini  menghasilkan  Teknologi  yang mewujudkan efisiensi waktu dan usaha pemberkasan dan pendaftaran dan proses penerimaan mahasiswa baru. Di harapkan penelitian berikutnya dapat mengakomodasi alternatif jalur pendaftaran lainnya dan menyediakan fitur notifikasi kelulusan melalui email.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] S. Rahayu and W. Suandi, “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web di Sekolah Menengah Atas Negeri 14 Garut,” J. Algoritm. , vol. 14, no. 2, pp. 255–262, 2017.
[2] R. Cahyana, D. Kurniadi, Y. Pariyatin, and A. Susetyaningsih, “The TIGER society framework in the scope of information technology infrastructure,” 2019, doi: 10.1088/1742-6596/1402/6/066102.
[3] T. Suryani, “Penguatan Peran Perguruan Tinggi dalam Pemberdayaan Masyarakat di Era Industri 4.0,” 2018.
[4] W. Darmalaksana, M. A. Ramdhani, R. Cahyana, and A. S. Amin, “Strategic Design of Information System Implementation at University,” Int. J. Eng. Technol. , vol. 7, no. 2.29, pp. 787–791, 2018.
[5] A. Hidayati, “Perancangan Dan Pembuatan Aplikasi Pendaftaran Mahasiswa Baru,” J. ELTEK , pp. 67– 78, 2017.
[6] R. Cahyana, S. Rahayu, and E. Satria, “Revealing student satisfaction related to academic information services using the Kano model,” J. Phys. Conf. Ser. , 2019.
[7] K. Arianto, Mukhammad Agus; Munir, Sirojul; Khotimah, “Analisis dan Perancangan Representational State  Transfer  (REST)  Web  Service  Sistem  Informasi  Akademik  STT  Terpadu  Nurul  Fikri Menggunakan YII Framework,” J. Teknol. Terpadu , 2016.
[8] C. Suhendar, “Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis web,” J. Algoritm. , vol. 12, no. 2, pp. 588–595, 2015.
[9] A.  Mulyani  and  F.  N.  Ramadhan,  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Penerimaan  Santri  Baru  Di Sekolah Dasar Islam Terpadu Persis Tarogong Berbasis Web,” J. Algoritm. , vol. 14, no. 2, pp. 288–297, 2017.
[10]  D. Heryanto, A. Sutedi, and R. Cahyana, “The proposed information system design to improve new
students,” J. Phys. Conf. Ser. , vol. 1402, no. 2, p. 022080, 2019.
[11]  K. Nasional, I. Sosial, S. Susilowati, R. R. Aria, P. Peserta, and D. Baru, “Penerapan Metode Rational Unified  Process  Pada  Sistem Informasi  Penerimaan  Peserta  Didik  Baru,” Konf. Nas.  Ilmu Sos.  dan Teknol. , pp. 332–338, 2014.
[12]  M. Sutedi; Agarina, “Implementasi Rational Unified Process Dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Hasil Bumi Berbasis Web Pada Cv. Aneka Mandiri Lestari Bandar Lampung,” J. Sist. Inf. dan Telemat. , vol. 8, no. 2, pp. 181–187, 2017.