Jurnal Penelitian dan Pengembangan Sains dan Humaniora Vol 2 (1), halaman 22-29
Tersedia secara online https://ejournal.undiksha.ac.id/index.php/JPPSH ISSN: 1979-7095

## Analisis Perancangan Sistem Informasi Administrasi Program Studi Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Dewi Sulistiyarini 1 , Febrianto Sabirin 2
2 , 1 Program Studi Pendidikan Teknologi Informasi dan Komputer, Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan PGRI Pontianak, Indonesia

## ABSTRAK
Keywords:
information system design; database; data flow; interface Abstract: This study aims to determine the description of needs, data flow design, database  design,  and  design  of  information  systems  administration  interfaces PSTIK study program. The research used descriptive method with research form that  is  survey  research.  Research  subjects  are  staff,  leadership  of  study  program and 60 students of study program. Data analysis technique is to describe the data collected. The results show that the administrative information system consists of seminars and theses, lecturer journals, incoming and outgoing letters, and reports that  are  tailored  to  functional  requirements,  interface  needs,  and  performance needs. The flow of information system data consists of two entities ie students and staff.  Students  have  6  inflows  and  outflows,  while  staff  has  10  inflows  and outflows.  The  information  system  database  consists  of  16  entities  with  8 interrelated relations. The information system interface is divided into two pages. The student page consists of 6 pages, while the staff page consists of three pages.
Abstrak: Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  gambaran  kebutuhan, rancangan  aliran  data,  rancangan  basis  data,  dan  rancangan  antarmuka  sistem informasi  administrasi  program  studi  P.TIK.  Penelitian  menggunakan  metode deskriptif  dengan  bentuk  penelitian  yaitu  penelitian  survey.  Subjek  penelitian yaitu staf, pimpinan program studi dan 60 orang mahasiswa prodi P.TIK. Teknik analisis  data  yaitu  mendeskripsikan  data  yang  terkumpul.  Hasil  penelitian menunjukkan  bahwa  sistem  informasi  administrasi  terdiri  dari  seminar  dan skripsi,  jurnal  dosen,  surat  masuk  dan  keluar,  serta  laporan  yang  disesuaikan dengan kebutuhan fungsional, kebutuhan antarmuka, dan kebutuhan unjuk kerja.
Aliran  data  sistem  informasi  terdiri  dari  dua  entitas  yaitu  mahasiswa  dan  staf. Mahasiswa memiliki 6 aliran masuk dan aliran keluar, sedangkan staf memiliki 10 aliran masuk dan keluar. Basis data sistem informasi terdiri dari 16 entitas dengan 8 relasi yang saling berhubungan. Antarmuka sistem informasi dibagi menjadi dua halaman.  Halaman  mahasiswa  terdiri  dari  6  halaman,  sedangkan  halaman  staf terdiri dari tiga halaman. Kata kunci: perancangan sistem informasi; basis data; aliran data;
antarmuka
Alamat Korespondensi: E-mail: dhewysulis@gmail.com (Dewi Sulistiyarini)

## Pendahuluan
Teknologi  merupakan  hasil  peradaban  manusia  yang  bertujuan  untuk  memudahkan  kehidupan manusia.  Perkembangan  teknologi  tersebut  tentunya  telah  memberikan  pengaruh  yang  besar  bagi kehidupan manusia baik dalam kehidupan pribadi maupun bermasyarakat. Teknologi yang telah digunakan secara  luas  pada  hakikatnya  digunakan  untuk  membantu  manusia  guna  mencapai  efisiensi  dan  efektifitas kerja.  Efisiensi  kerja  dapat  dilihat  dari  penggunaan  sumber  daya  dalam  mengerjakan  suatu  pekerjaan. Semakin  sedikit  sumber  daya  yang  digunakan  maka  pekerjaan  tersebut  tentu  semakin  efektif.  Selain meningkatkan  efisensi,  teknologi  juga  membantu  efektivitas  dalam  bekerja  yang  dapat  dilihat  dari banyaknya  pekerjaan  yang  dapat  diselesaikan.  Semakin  banyak  pekerjaan  yang  diselesaikan  maka efektivitasnya semakin tinggi.
Kemajuan  teknologi  pada  masa  kini  telah  berkembang  dengan  sangat  pesat.  Kemajuan  ini  dapat dilihat  dari  banyaknya  penemuan  (invention)  maupun  inovasi  (inovation)  yang  ada.  Penemuan  berarti proses  pembuatan  teknologi  yang  benar-benar  baru  yang  belum  ada  sebelumnya,  sedangkan  inovasi merupakan proses memperbarui teknologi yang sudah ada guna memperbaiki kelemahan teknologi ataupun menambahkan fungsi pada teknologi tersebut. Baik penemuan maupun inovasi teknologi telah menimbulkan pengaruh pada masyarakat sehingga terjadi perubahan diberbagai bidang kehidupan.
Diantara berbagai teknologi yang terus berkembang, salah satu yang paling menonjol pada masa ini adalah  teknologi  pada  bidang  informasi.  Teknologi  informasi  merupakan  segala  bentuk  teknologi  yang membantu  manusia dalam  membuat, menyimpan, ataupun menyebarkan suatu infomasi. Meskipun secara harfiah  teknologi  informasi  dapat  berupa  buku,  catatan,  dan  sejenisnya,  namun  dengan  perkembangan zaman  teknologi  informasi  lebih  dikaitkan  dengan  peralatan  yang  mampu  melakukan  komputasi  dan komunikasi dengan kecepatan yang tinggi seperti komputer dan internet.
Peran  informasi  sudah  menjadi  bagian  penting  dalam  kehidupan  manusia  sejak  zaman  dahulu. Informasi yang merupakan hasil pengolahan suatu data atau fakta telah terbukti membantu manusia dalam mengambil keputusan. Pada dasarnya manusia adalah  pemerosesan data terbaik,  karena manusialah  yang menentukan  apakah  suatu  data  akan  menjadi  informasi  ataukah  tetap  menjadi  data.  Namun  dalam perkembangan saat ini, data yang ada berjumlah  sangat masif sehingga manusia memerlukan pemrosesan yang  cepat  dan  pemilhan  yang  tepat  terhadap  data-data  yang  ada.  Disinilah  peran  teknologi  informasi mengolah data-data yang ada menjadi informasi yang nantinya berguna bagi manusia.
Melihat  sentralnya  peran  informasi,  maka  tidak  heran  teknologi  informasi  merupakan  suatu kebutuhan  baik  untuk  pribadi,  bisnis,  organisasi,  pemerintahan,  dan  tidak  terkecuali  lembaga  pendidikan. Lembaga  pendidikan  merupakan  penyedia  jalur  pendidikan  baik  formal  maupun  nonformal.  Lembaga pendidikan tentunya memiliki karakteristik yang khas yang membedakan dengan bentuk organisasi lainnya. Dalam  lembaga  pendidikan  selain  fungsi  utamanya  sebagai  penyedia  layanan  pendidikan  tentunya  perlu memanajemen sumber daya yang dimilikinya.
Teknologi  informasi  pada  lembaga  pendidikan  umumnya  sangat  diperlukan  pada  dua  bagian  ini. Pada bagian pendidikan teknologi informasi berfungsi untuk membantu proses belajar mengajar sementara pada  bagiam  manajemen  teknologi  informasi  membantu  dalam  mengatur  sumber  daya  yang  dimiliki lembaga  tersebut.  Penggunaan  teknologi  informasi  pada  bagian  pendidikan  dapat  diterapkan  dengan penggunaan ujian berbasis  komputer ( computerbased test ), pembelajaran berbantuan komputer ( computer aided  learning ),  pembelajaran  berbasis  komputer (computer  based  learning ),  hingga  penggunaan pembelajaran  jarak  jauh  ( distant  learning ).  Sementara  untuk  manajamen,  teknologi  informasi  dapat diterapkan dengan penggunaan sistem manajemen akuntansi, sistem informasi akademik, sistem manajemen barang, sistem informasi kepegawaian, dan lain sebagainya.
Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Persatuan Guru Republik Indonesia (IKIP-PGRI) Pontianak sebagai  salah  satu  lembaga  pendidikan  tinggi  sejatinya  telah  menerapkan  teknologi  informasi  baik  dalam pendidikan  maupun  dalam  manajemennya.  Salah  satu  bentuk  penerapan  teknologi  informasi  yang  wajib digunakan oleh lembaga pendidikan tinggi yaitu yaitu sistem informasi akademik (Permendikbud, 2013: 4). Penelitian  tentang  pentingnya  sistem  informasi  manajemen  sendiri  telah  dilakukan  oleh  Breiter  &  Light (2006:  206)  yang  menyatakan  bahwa  akuntabilitas  memberikan  dorongan  dalam  pengujian  data  dengan data  lainnya  dalam  pengambilan  keputusan  sehingga  menumbuhkan  minat  dalam  sistem  informasi manajemen  dalam  pendidikan.  Sistem  informasi  sejatinya  merupakan  kombinasi  dari  teknologi  informasi dengan aktivitas orang-orang yang menggunakan teknologi informasi tersebut. Meskipun demikian tentunya masih  terdapat  bagian-bagian  dari  IKIP-PGRI  Pontianak  yang  masih  perlu  ditingkatkan  efisiensi  dan efektivitasnya sehingga memerlukan penerapan teknologi informasi yang tepat.
Salah  satu  penerapan  teknologi  yang  sangat  diperlukan  adalah  di  Program  Studi  yang  terdapat  di IKIP-PGRI  Pontianak.  Program  studi  memiliki  peranan  penting  karena  merupakan  jembatan  antara  dosen dengan  mahasiswa,  mahasiswa  dengan  mahasiswa,  dosen  dengan  dosen,  serta  dosen  dengan fakultas/rektorat. Program studi juga berperan dalam memantau kinerja dari dosen dan kegiatan mahasiswa. Melihat  banyaknya  tugas  dan  fungsi  Program  Studi  maka  penggunaan  teknologi  informasi  yang  tepat tentunya akan sangat membantu tugas dan fungsi tersebut.
Kenyataan di lapangan, tugas dan fungsi ini belumlah berjalan dengan maksimal. Hal ini dapat dilihat pada  Program  Studi  Pendidikan  Teknologi  Informasi  dan  Komputer  (P.TIK)  yang  merupakan  salah  satu program  studi  yang  ada  di  IKIP-PGRI  Pontianak.  Berbagai  kendala  masih  dihadapi  Program  Studi  P.TIK dalam  memanajemen  tugas  dan  fungsi  program  studi.  Hal  ini  dikarenakan  adanya  ketergantungan  yang besar pada staf yang menjalankan tugas dan fungsi yang diembankan kepada staf tersebut, sedangkan jumlah staf program studi hanya ada satu orang dan selebihnya adalah dosen yang dibantukan untuk mengerjakan tugas dan fungsi program studi. Tugas dan fungsi program studi semakin tidak efektif karena staf tidak selalu berada ditempat yang mengakibatkan mahasiswa harus menunggu dengan tidak jelas, selain itu dosen yang diperbantukan juga memiliki tugas utama yaitu mengajar, meneliti, dan pengabdian pada masyarakat yang akhirnya tidak bisa selalu berada di tempat.
Untuk  mengatasi  permasalahan  yang  ada  di  program  studi  khususnya  Program  Studi  P.TIK  dapat menerapkan  teknologi  informasi  yang  melibatkan  peran  serta  aktif  penggunanya  yang  dalam  hal  ini mahasiswa  ataupun  dosen.  Sebagai  contoh  apabila  ingin  mengajukan  sidang  skripsi  atau  seminar  skripsi,
mahasiswa  dapat  menginput  data-data  yang  diperlukan  sehingga  tidak  perlu  menunggu  staf  yang menginputkan data-data tersebut. Staf cukup bertugas memeriksa apakah data-data yang diinputkan telah benar atau tidak, jika telah benar maka dapat dilanjutkan, apabila tidak maka mahasiswa harus memasukkan data  sesuai  dengan  kebutuhan.  Sesuai  dengan  penelitian  Abraham,  Junglas,  Willis  (2010)  bahwa  untuk mengatasi permasalahan organsisasi dapat menggunakan pendekatan Service Oriented Architectures (SOA) berbasis  web  yang  mudah  digunkan  dan  meningkatan  kemampuan  sumber  daya.  Penggunaan  teknologi informasi seperti ini tentunya akan menciptakan kinerja yang lebih  efisien dan efektif pada Program Studi P.TIK. Teknologi  informasi  seperti  gambaran  tersebut  dapat  diaplikasikan  dengan  sistem  informasi berbasis  internet.  Internet  digunakan  karena  pengguna  dapat  menginputkan  data  dimana  saja  dan  kapan saja selama pengguna memiliki akses ke internet. Untuk masalah akses internet, saat ini hampir semua orang telah memiliki telepon pintar ataupun perangkat bergerak lainnya sehingga sangat mudah terhubung dengan internet. Selain itu, internet merupakan teknologi yang sudah umum saat ini, orang-orang pada saat ini sudah sangat terbiasa menggunakan internet.
Penelitian  lain  dilakukan  oleh  Duan  &  Zhang  (2007:  218)  menyatakan  bahwa  analisis,  desain, pengembangan, dan manajemen sistem informasi haruslah berorientasi pada orang mulai dari awal sistem dibuat  hingga  hasil  akhir  sistem.  Dalam  upaya  mengembangkan  suatu  teknologi  diperlukan  analisis kebutuhan  yang  memadai.  Sesuai  dengan  pendapat  dari  Pressman  (2010:  319)  dalam  tahap  analisis kebutuhan akan dilakukan proses penemuan, perbaikan, pemodelan, dan spesifikasi. Hal ini bertujuan agar teknologi  yang  dihasilkan  memiliki  kualitas  yang  memadai  dan  sesuai  dengan  kebutuhan  dari  pengguna teknologi tersebut.
Analisis  kebutuhan  yaitu  tahapan  awal  yang  dilakukan  dalam  mengembangkan  perangkat  lunak. Analisis kebutuhan merupakan bagian dari model data dan dilaksanakan bersamaan dengan diagram Entity Relationship. Analisis kebutuhan merupkaan suatu proses yang dilaksanakan untuk mendapatkan informasi, spesifikasi  tentng  perangkat  lunak  yang  akan  dikembangkan.  Tahapan  yang  dilakukan  dalam  analisis kebutuhan  perangkat  lunak,  yaitu  mempelajari  dan  memahami  persoalan,  mengidentifikasi  kebutuhan pemakai,  mendefinisikan  kebutuhan  perangkat  lunak  (kebutuhan  fungsional,  kebutuhan  antarmuka, kebutuhan unjukkerjaa), membuat dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak, mereview kebutuhan. Analisis  kebutuhan  dipengaruhi  oleh  tiga  faktor,  yaitu  lengkap,  detail,  dan  benar.  Yang  artinya,  kebutuhan data dan informasi yang diinginkan harus berasal dan sesuai dengan keinginan dari klien.
Tahap perancangan suatu teknologi seringkali dianggap sebagai tahap yang sederhana, tetapi hal ini sangatlah tidak benar. Dalam tahap perancangan diperlukan komunikasi yang tepat antara pengguna dengan perekayasa  agar  didapatkan  informasi  yang  benar.  Pada  tahap  ini  kemungkinan  terjadinya  kesalahan informasi dan kesalahan interpretasi yang tinggi akibat dari ambiguitas informasi sangatlah mungkin terjadi. Untuk  itulah  suatu  perancang  teknologi  harus  mampu  menentukan  fungsi,  kinerja,  dan  batasan  yang  jelas agar teknologi yang dihasilkan tepat guna, tepat sasaran, dan tepat waktu.
Tahap perancangan sistem informasi dimulai dengan melakukan perancangan terhadap antarmuka sistem informasi. Perancangan Antarmuka memiliki beberapa tipe berdasarkan kebutuhan pengguna, yaitu antarmuka berbahasa alamiah, antarmuka pertanyaan dan jawaban, menu-menu, antarmuka formulir isian, dan antarmuka bahasa perintah (Kendall & Kendall, 2003: 197) .
Untuk  menggambarkan  informasi  yang  telah  didapat  salah  satunya  dapat  menggunakan Unified Modeling Language (UML). Menurut penelitian Zheng, Feng, & Zhao (2014: 129) membuktikan bahwa UML dapat menggambarkan informasi antara pengguna, pengembang, desainer, dan manajemen dengan efisien. UML dapat meningkatkan kolaborasi dan dapat meningkatkan keberhasilan pembuatan perangkat lunak.
Selain  menggunakan  UML,  perancangan  sistem  informasi  dapat  menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Data flow diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggambarkan arus sistem menggunakan notasi – notasi. DFD digunakan dalam melakukan analisa dan perancangan sistem sehingga mudah dipahami oleh  pemakai maupun programer. DFD sering disebut  dengan bubble chart , bubble diagram ,  model proses, dan diagram arus kerja.DFD digunakan sebagai alat komunikas antara pemakai dan sistem analis, selain itu DFD juga digunakan untuk menggambarkan batasan otomasi sebagai pengembangan alternatif.
Tahap perancangan selanjutnya adalah perancangan tentang basis data yang akan digunakan dalam sistem  informasi. Entity  Relationship  Diagram (ERD). Entity  relationship  diagram (ERD)  merupakan gambaran tentang struktur basis data yang digunakan dalam membangun sistem informasi. ERD merupakan metodologi utama dalam menciptakan pemodelan data. Metodologi dalam ERD menurut Simarmata (2007: 98) yaitu  menentukan entitas, menentukan  relasi, gambar ERD sementara, isi kardinalitas, tentukan kunci utama,  gambar  ERD  berdasar  kunci,  menentukan  atribut,  pemetaan  atribut,  gambar  ERD  dengan  atribut, periksa hasil.

## Metode
Penelitian  menggunakan  pendekatan  kualitatif.  Metode  penelitian  yang  digunakan  yaitu  metode deskriptif dan bentuk penelitian yaitu survey. Menurut Cohen dan Nomion (1982 dalam Sukardi, 2012: 193) mengatakan bahwa:
Survey  gathers  data  at  a  particular  point  in  time  with  the  intention  of  a)  describing  the  nature  of existing conditions, or b) identifying standards againts which existing condition can be compared, or c) determining the relationships that exist between specific events.
Penelitian  dilaksanakan  pada  tahun  akademik  2016/2017  di  Program  Studi  P.TIK  IKIP-PGRI  Pontianak. Subjek penelitian tentang sistem informasi akademik program studi PTIK yaitu staf, pimpinan program studi, dan mahasiswa yang berada di lingkungan prodi P.TIK.
Teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan angket. Pengumpulan data mengenai kegiatan sehari-hari dari staf program studi diamati dengan menggunakan panduan observasi. Hal ini berarti peneliti  berada  disekitar  staf  yang  diamati.  Instrumen  yang  digunakan  dalam  observasi  data  berupa pedoman observasi terbuka. Pengumpulan data mengenai kebutuhan fungsi sistem, antarmuka sistem, dan performa sistem didapatkan melalui wawancara mendalam kepada staf dan pimpinan Program Studi P.TIK. Wawancara  digunakan  untuk  mengetahui  permasalahan  dan  batasan  sistem  secara  mendalam.  Instrumen wawancara yang digunakan adalah pedoman wawancara mendalam. Berbeda dengan pedoman wawancara pada wawancara terstruktur pada wawancara mendalam pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan berdasarkan  jawaban  dari  informan.Pengumpulan  data  mengenai  kebutuhan  fungsi  sistem,  antarmuka sistem, dan performa sistem didapatkan melalui angket kepada mahasiswa Program Studi P.TIK.Jenis angket yang digunakan adalah angket terbuka dimana responden diberi kesempatan untuk memberi jawaban secara bebas menggunakan kalimatnya sendiri.
Data  diperoleh  dengan  menggunakan  berbagai  macam  teknik  pengumpulan  data  yang  dilanjutkan dengan melakukan analisis data. Proses analisis data pada penelitian ini meliputi tahapan koleksi data (data collection ),  yaitu  dengan  mengumpulkan  data  dari  hasil  observasi,  wawancara,  dan  angket  yang  diperoleh peneliti  dari  subyek  penelitian.  Tahapan  penyederhanaan  data  (data reduction ),  yaitu  proses  pemilihan, penelaahan,  dan  penyederhanaan  data  yang  muncul  dalam  observasi,  wawancara,  dan  angket  sehingga diperoleh hal-hal pokok yang berkaitan dengan fokus penelitian. Tahapan penyajian data (data display ), yaitu penyusunan hal-hal pokok dan pola yang sudah dirangkum secara sistematis dan logis. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah peneliti untuk melihat gambaran secara keseluruhan atau bagian-bagian tertentu dari data  penelitian.  Pada  tahap  ini  hasil  observasi  dan  wawancara  diorganisasikan  dalam  bentuk  sajian deskriptif  berupa  narasi,  sedangkan  data  dari  angket  diorganisasikan  dalam  bentuk  sajian  tabel  dan  yang disortir menurut kriteria atau kategori yang sejenis untuk ditampilkan agar selaras dengan fokus penelitian. Tahapan  penarikan  kesimpulan  ( conclusion  drawing ),  yaitu  upaya  untuk  mencari  makna  dari  data  yang dikumpulkan  dan  disajikan  dengan  mencari  pola,  tema,  hubungan,  persamaan,  perbedaan  untuk memantapkan kesimpulan yang lebih rinci.

## Hasil dan Pembahasan
Administrasi Program Studi P. TIK bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada stake holder dari Program  Studi  P.  TIK.  Secara  umum  administrasi  program  studi  P.TIK  ditujukan  kepada  empat  pengguna layanan yaitu: 1) mahasiswa; 2)dosen; 3) pimpinan prodi; dan 4) fakultas serta lembaga IKIP-PGRI Pontiana. Dari  kelima  komponen  tersebut,  komponen  mahasiswa  merupakan  stakeholder  Program  Studi  P.TIK  yang paling sering interaksi dengan staf administrasi program studi. Pelayanan terkait skripsi merupakanmodel pelayanan  yang  paling  panjang  pengurusannya  dan  dapat  dibagi  menjadi  tiga  komponen  besar  yaitu:  1) menentukan  pembimbing  dan  pengajuan  judul  penelitian;  2)  Seminar;  dan  3)  Skripsi.  Sementara  terkait dosen terdapat dua kegiatan yang wajib dilakukan program studi P.TIK yaitu: 1) Penjadwalan; dan 2) Jurnal Mengajar  Dosen.  Komponen  pimpinan  program  studi,  fakultas,  dan  lembaga  IKIP-PGRI  Pontianak  terkait laporan  pelaksanaan  administrasi  program  studi.  Komponen  tambahan  dalam  administrasi  prodi  P.TIK adalah terkait dengan surat-menyurat baik untuk mahasiswa, dosen, fakultas, lembaga, ataupun lainnya.
Berdasarkan  wawancara  dan  observasi  terkait  seminar  dan  skripsi  diketahui  bahwa  di  Program Studi P.TIK menggunakan program work sheet untuk membantu pendataan. Akan tetapi terlihat bahwa data- data yang dimasukkan oleh staf input dan staf checking terdapat beberapa redudansi. Hal ini dapat dilihat pada staf input perlu meminta beberapa kali data mengenai NIM, Nama, Pembimbing sementara pada staf checking mahasiswa  masih  diminta KTM,  KRS, Bukti Pembayaran. Adapun data-data yang dibutuhkan staf input  terkait  seminar  dan  skripsi  terdiri  dari  identitas  mahasiswa,  judul,  pembimbing,  tempat  penelitian,
waktu  dan  tempat  pelaksanaan  seminar/sidang,  penyanggah  dosen  dan  mahasiswa,  notulis,  dan  penguji sidang.  Sementara  untuk  staf  checking  membutuhkan  data-data  yang  terdiri  dari  kartu  tanda  mahasiswa, bukti-bukti pembayaran, sertifikat kegiatan wajib, surat keputusan, kartu  rencan dan hasil studi, transkrip nilai, dan surat-surat penelitian.
Untuk  kegiatan  Program  Studi  P.TIK  terkait  dengan  jurnal  mengajar  dosen  tidak  memerlukan banyak data. Data mengenai jurnal mengajar dosen diambil dari jurnal mengajar dosen yang terdiri dari data dosen (nama, NIDN), data  mata kuliah  (kode,  nama, dan SKS), tanggal, dan  ruangan. Sementara itu, untuk kegiatan surat masuk dan surat keluar merupakan kegiatan.
Program  Studi  P.TIK  yang  belum  dilakukan  pendataan  dengan  baik.  Meskipun  belum  dilakukan pendataan, berdasarkan surat masuk dan surat keluar dapat diketahui beberapa komponen yang diperlukan untuk data surat masuk dan surat keluar yaitu: asal/tujuan, nomor surat, tanggal surat, dan perihal. Kegiatan terakhir  yaitu  terakit  pelaporan  di  program  studi  P.TIK  masih  bersifat  insidentil,  namun berdasarkankegiatan-kegiatan  dapat  diketahui  beberapa  laporan  rutin  yang  dapat  dibuat  yaitu  terkait laporan seminar, sidang, kehadiran dosen, dan surat-menyurat.
Berdasarkan  data-data  yang  diperlukan  untuk  membangun  sistem  informasi  administrasi  program  studi P.TIK  maka  dapat  dibentuk  gambaran  model  relasional  system.  Gambaran  tersebut  dapat  dilihat  pada gambar 1.

## Gambar 1. Model Relasional Sistem Informasi Administrasi Program Studi P.TIK
Berdasarkan  kegiatan  administrasi  di  Program  Studi  P.TIK  diketahui  bahwa  terdapat  beberapa entitas dalam kegiatan administrasi tersebut. Entitas tersebut adalah mahasiswa, staf, pimpinan dan dosen. Dari kegiatan administrasi program studi P.Tik maka dapat dibuat aliran data yang mengalir dalam kegiatan administrasi  tersebut.  Adapun  diagram  aliran  data  pada  sistem  inti  ( fundamental system model )  tersebut dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Data Flow Diagram Sistem Informasi Administrasi Program Studi P.TIK
Berdasarkan  gambar fundamental system model tersebut  diketahui  bahwa  setiap  entitas  memiliki  aliran  data yang  masuk  ke  sistem  atau  yang  dihasilkan  dari  sistem.  Untuk  entitas  mahasiswa  dapat  melakukan  kegiatan  seperti registrasi, login, mengelola data mahasiswa, mengelola data judul skripsi, mengelola data seminar, dan mengelola data skripsi.  Untuk  entitas  dosen  dapat  melakukan  kegiatan  seperti  login,  registrasi,  dan  mengisi  jurnal  mengajar.  Untuk entitas  staf  dapat  melakukan  kegiatan  seperti  pemeriksaan  jurnal  mengajar  dosen,  pemeriksaan  judul  mahasiswa, pemeriksaan  kelengkapan  seminar  mahasiswa,  pemeriksaan  kelengkapan  skripsi  mahasiswa,  mengelola  surat  masuk dan keluar. Entitas pimpinan dapat melakukan kegiatan seperti login, mengelola data staf, dan mengelola pelaporan.
Adapun aliran data untuk Sistem informasi Program Studi P. TIK mengalir dari berbagai entitas ke sistem yang dilanjutkan ke entitas lain ataupun kembali ke entitas itu sendiri. Aliran data dari entitas mahasiswa yang mengalir ke sistem yaitu login, data mahasiswa, data judul, data seminar dan skripsi. Untuk data login dan data mahasiswa, sistem akan langsung memberikan keluaran berupa autentifikasi login dan informasi data mahasiswa, sementara data lain akan diteruskan dari sistem ke  entitas staf. Aliran data dari  entitas dosen yaitu: login , registrasi , dan  data jurnal mengajar. Sama  seperti  entitas  mahasiswa,  data login dan registrasi ,  sistem  akanlangsung  memberikan  keluaran  berupa autentifikasi dan informasi dosen, sementara data jurnal mengajar akan diteruskan sistem ke entitas  staf. Aliran data dari entitas staf yang mengalir dari sistem berasal dari entitas dosen dan mahasiswa seperti data jurnal mengajar, data judul,  data  seminar,  dan  data  skripsi.  Entitas  staf  selanjut  akan  mengalirkan  data  berupa  validasi  data-data  yang dimasukkan oleh dosen dan mahasiswa yang selanjutnya akan diteruskan ke entitas mahasiswa dan dosen. Selain data yang  mengalir  dari  entitas  lain,  untuk  entitas  staf  juga  memiliki  aliran  data  yang  masuk  dan  keluar  dari  sistem  yaitu login, data surat masuk dan keluar dengan keluaran  berupaa autentifikasi, informasi surat masuk dan keluar.  Entitas terakhir  yaitu:  entitas  pimpinan  mengalirkan  data  berupa login ,  data  staf,  dan  pelaporan  serta  memiliki  aliran  data keluar dari sistem yaitu autentifikasi, informasi staf, dan cetak laporan.
Kebutuhan sistem yang akan dibangun digunakan untuk memberikan gambaran akan kebutuhan sistem yang sesuai dengan pengguna sistem. Untuk mengetahui kebutuhan sistem informasi yang akan dibangun maka melibatkan para pengguna akhir dari  sistem yang terdiri dari mahasiswa, staf, dosen, dan pimpinan program studi. Terdapat tiga aspek  dalam  pengumpulan  kebutuhan  sistem  yaitu:  1)  kebutuhan  fungsional;  2)  kebutuhan  antarmuka;  dan  3) kebutuhan unjuk kerja. Adapun hasil kebutuhan sistem dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1. Hasil Kebutuhan Sistem Informasi Administrasi Program Studi P.TIK Kebutuhan Aspek Keterangan Fungsional Input Sistem  berupa  website,  perlu  memeriksa/validasi  input, membatalkan  proses  input,  dan  mendapatkan  nomor referensi Penyimpanan Sistem  mempunyai  fitur auto  save ,  peringatan  sebelum keluar sistem, dan session antara 1 – 3 jam Pelaporan Sistem  menyediakan  fitur print preview ,  mengirimkan  via email, menghasilkan file dengan format PDF Antarmuka Sistem Sistem menggunakan fasilitas internet dan sebagian besar pengguna  telah  terbiasa  memasukkan  data  pada  website. Sistem  digunakan  untuk  smartphone,  laptop,  dan  PC. Dibutuhkan  panduan  untuk  memasukkan  dokumen  dan gambar. Perangkat Lunak Sistem  memerlukan  petunjuk  yang  jelas  terkait  ikon, navigasi,  dan feedback dapat  diberikan  tiap  perpindahan halaman memasukan data. Unjuk Kerja Performa Sistem  menyediakan cookies ,  dapat  dijalankan  diberbagai sistem operasi dan browser, kemudahan dalam perbaikan kesalahan Keamanan Sistem  memberikan  peringatan  terkait  data-data  yang dimasukkan, username menggunakan  nim,  reset  melalui surat elektronik.
Sistem Informasi Administasi Program Studi P. TIK yang akan dibangun memiliki tiga bagian utama yaitu bagian staf, mahasiswa, dan dosen. Adapun struktur lebih lengkap dari sistem informasi ini dapat dilihat pada gambar 3 berikut ini.
Gambar 3. Struktur Lengkap Sistem Informasi Administrasi Program Studi P.TIK

## Simpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  dari  penelitian  ini,  maka  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa:  1) sistem  informasi  Administrasi  Program  Studi  P.TIK  IKIP-PGRI  Pontianak  dibangun  untuk  melayani  kegiatan administrasi  Program  Studi  P.TIK  yang  terdiri  dari:  seminar  dan  skripsi,  Jurnal  Dosen,  Surat  Masuk  dan  Keluar,  dan Laporan  dengan  memperhatikan  kebutuhan  fungsional,  kebutuhan  antarmuka,  dan  kebutuhan  unjuk  kerja.  Untuk kebutuhan  fungsional  sistem  informasi  perlu  memperhatikan  kemudahan  dalam  memasukkan  data,  fleksibilitas  yang tinggi,  dan  penyimpanan  dengan  format  yang  umum  digunakan.  Untuk  kebutuhan  antarmuka  sistem  informasi  dapat diakses  dengan  menggunakan  berbagai  perangkat  yang  memudahkan  pengguna  dalam  memahami  sistem  informasi. Untuk kebutuhan unjuk kerja sistem perlu memperhatikan keamanan dan protabilitas sistem operasi yang digunakan. 2) Basis data untuk Sistem Informasi Administrasi Program Studi P.TIK IKIP-PGRI Pontianak terdiri dari 16 entitas dan 8 relasi. Entitas pada Sistem Informasi Administrasi Program Studi P.TIK IKIP-PGRI Pontianak yaitu: Mahasiswa, Dosen, Pembimbing, Jenis  Pembimbing, Seminar, Kelengkapan Seminar, Penyanggah Mahasiswa, Notulis,Sidang, Kelengkapan Sidang, Skripsi, Jurnal Mengajar, Mata Kuliah, Surat Masuk, Surat Keluar, dan Staf. Adapun relasi untuk masing-masing entitas  dalam  Sistem  Informasi  Administrasi  Program  Studi  P.TIK  IKIP-PGRI  Pontianak  yaitu:  Bimbingan  dengan pembimbing, Melakukan Pembimbingan, Menyanggah seminar, melakukan seminar, Memiliki skripsi, Melakukan siding, Menguji siding, dan Memiliki jurnal mengajar. 3) Aliran data pada Sistem Informasi Administrasi Program Studi P.TIK IKIP-PGRI Pontianak dibagi menjadi dua entitas yaitu mahasiswa dan staf. Mahasiswa memiliki enam aliran masuk dan aliran  keluar,  sedangkan  staf  memiliki  sepuluh  aliran  masuk  dan  aliran  keluar.  Aliran  data  pada  mahasiswa  yaitu: registrasi, login, mahasiswa, judul, seminar, dan skripsi. Adapun aliran data pada staf yaitu login, dosen, pembimbing, seminar,siding,  staf,  kelengkapan  seminar,  kelengkapan  siding,  dan  jurnal  mengajar.  4)  Antarmuka  pada  Sistem Informasi Administrasi Program Studi P.TIK IKIP-PGRI Pontianak dibagi menjadi dua bagian yaitu mahasiswa dan staf. Halaman untuk mahasiswa terdiri dari enam halaman yaitu: halaman awal, halaman registrasi, halaman login, halaman input judul, halaman seminar, danhalaman sidang. Halaman untuk staf terdiri dari tiga halaman yaitu: halaman login, halaman staf, dan halaman pimpinan.

## Daftar Pustaka
Abraham, C., Junglas, I., & Willis, M. (2010). System Analysis and Design for Service Oriented ArchitectureProjects: A Case Study at the Federal Financial Institutions Examinations Council (FFIEC). Journal of Emerging Trends in Computing and Information Sciences . Volume 2 No. 1, Hal 1-15. ISSN 2079-5407.
Breiter, A. & Light, D. (2006). Data for School Improvement: Factors for Designing Effective Information Systems to Support Decision-Making in Schools . Educational Technology & Society, 9(3), 206-217.
Duan,  R.  &  Zhang,  M.  (2007). Design  of  Web-Based  Management  Information  System  for  Academc  Degree  &  Graduate Education. Integration and Innovation Orient to E-Society . Volume 2. Hal 218-226. Kendall, K. E. & Kendall, J. E.. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem . Jakarta : Indeks Gramedia. Pressman, R. (2010). Software Engineering - A Practicioner's Approach (7th Ed). McGraw-Hill Permendikbud. (2013). Penerapan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia Bidang Pendidikan Tinggi . Simarmata, Janner. 2007. Perancangan Basis Data . Yogyakarta : Andi Offset. Sukardi. 2012. Metodologi Penelitian Pendidikan . Yogyakarta : Bumi Aksara Zheng, J., Feng, Y., & Zhao, Y. (2014). A Unified Modeling Language-Based Design and Application for Library Management Information System. Cybernetics and Information Technologies . Volume 14, Special Issue. Hal. 129-144. ISSN: 1314- 4081.