Vol. 7, No. 3, 2022
DOI : 10.30653/002.202273.194

## Pengamanan Dokumen Dalam Upaya Mitigasi Bencana Alam Di Wilayah Rawan Bencana Kabupaten Pandeglang
Aghy Gilar Pratama 1 , Sri Setiyowati 2 , Dedeh Jubaedah 3 , Andrianto Heri Wibowo 4
1, 2,3,4 Universitas Mathla’ul Anwar

## A B S T R A C T
DOCUMENT SECURITY IN NATURAL DISASTER MITIGATION EFFORTS IN DISASTER- PRONE  AREAS  OF  PANDEGLANG  REGENCY.Pandeglang  Regency  is  an  area  prone  to natural  disasters,  ranging  from  floods, landslides,  earthquakes  and  tsunamis,  when  natural disasters occur, documents tend to be damaged and lost, ranging from personal documents, commercial  and  government  documents.  Personal  documents  such  as  ID  cards,  diplomas, birth  certificates  and  for  commercial  documents  such  as  checks,  notes  and  receipts,  while Government  documents  are  documents  that  contain  state  information  from  a  government, such  as  regional  regulations,  government  regulations  and  archives.  Providing  socialization and workshops is part of the steps for natural disaster mitigation efforts, especially document security,  steps  for  securing  documents  using  mobile  communication  tools,  because  mobile phones are tools that are already owned by all communities and village officials, but there are still many who do not understand the benefits of using mobile phones. the. The first stage of securing  documents  is  that  the  mobile  phone  is  connected  to  the  internet,  then  access  the Google  Drive,  to  save  the  document,  which  has  been  scanned  first  using  the  scanner application installed on the cellphone of each community and village apparatus. This PKMS program is carried out in the form of workshops on document security in an effort to mitigate natural disasters in disaster-prone areas of Pandeglang Regency, the target of this activity is the  community  and  apparatus  of  Pamarayan  village,  Jiput  district,  Pandeglang  district. documents in disaster-prone areas, 2. Providing training related to document security to the community and village officials, 3. Growing understanding among the community and village apparatus about the use of digital technology.
Keywords: Document, Mitigation, Natural disasters, Security
Received: 15.08.2022 Revised: 15.08.2022 Accepted: 25.08.2022 Available online: 31.08.2022

## Suggested citation:
Pratama  A.  G.,  Setiyowati  S.,  Jubaedah  D.,  &  Wibowo  A.  H. (2022). Pengamanan  Dokumen Dalam Upaya Mitigasi Bencana Alam Di Wilayah Rawan Bencana Kabupaten Pandeglang . Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat, 7 (3), 715-722. DOI: 10.30653/002.202273.194
Open Access | URL: http://jurnal.unmabanten.ac.id/index.php/jppm/
1 Corresponding Author: Program Studi Sistem Informasi, FTI Universitas Mathla’ul Anwar ; Jl. Raya Labuan KM. 23, Saketi, Pandeglang, Banten; Email: aghy.gp.91@gmail.com

## JURNAL PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
ISSN 2540-8739 (print) | ISSN 2540-8747 (online) http://jurnal.unmabanten.ac.id/index.php/jppm/

## PENDAHULUAN
Bencana  alam  merupakan  suatu  kejadian  alam  yang  melalui  proses  alamiah ataupun non alamiah yang menyebabkan terjadinya korban jiwa, harta dan gangguan tatanan  kehiduapan  (Setyowati,  2019),  bencana  juga  memberikan  dampak  yang beranekaragam sehingga diperlukan upaya-upaya untuk menanggulangi atau disebut juga dengan mitigasi bencana. Mitigasi itu sendiri diartikan sebagai serangkaian upaya yang dilakukan untuk mengurangi resiko bencana, baik lewat pembangunan fisik atau penyadaran  serta  peningkatan  kemampuan  dalam  menghadapi  ancaman  bencana (Suhardjo,  2015).  Diperkuat  dari  hasil  kajian  BPBD  Provinsi  Banten  yang  menyebut bahwa  kabupaten  Pandeglang  termasuk  salah  satu  kabupaten  yang  berpotensi mengalami bencana banjir, longsor, puting beliung, gempa bumi dan tsunami. Karena Bencana alam bagian dari ancaman alam (IBISA, 2011), yang bisa diminimalisir melalui mitigasi bencana.
Merujuk kepada peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 23  tahun  2015  tentang  perlindungan  dan  penyelamatan  arsip  dari  bencana.  Arsip merupakan  hal  terpenting  dalam  menjaga  eksistensi  suatu  dokumen,  data,  gambar ataupun  tulisan  (Nilawati  et  al.,  2019),  sehingga  terus  terjaga  dan  dapat  diakses  saat dibutuhkan  kembali,  hal  ini  memungkinkan  dokumen  yang  sangat  penting  tersebut dapat rusak dan hilang  dikaranakan kecelakan, kelalaian manusia dan terjadi bencana alam, serta membutuhkan waktu dalam pencarian kembali dokumen tersebut (Pontoh & Lumenta, 2016).
Saat  terjadi  bencana  alam  dokumen  cendrung  rusak  dan  hilang,  mulai  dari dokumen pribadi, niaga dan dokumen pemerintahan, dokumen pribadi misalkan ktp, ijasah,  akta  kelahiran,  untuk  dokumen  niaga  dokumen  yang  digunakan  untuk perinagaan  misalkan  cek,  nota  dan  kwitansi,  sedangkan  dokumen  pemerintahan merupakan  dokumen  yang  berisi  informasi ketatanegaraan  dari  suatu  pemerintahan, misalakan  peraturan  daerah,  peraturan  pemerintah  dan  arsip  (Baok  et  al.,  2014), dokumen tersebut cendrung mudah hilang, saat terjadi bencan alam.
Masyarakat  dan  aparatur  desa  harus  mampuh  mengantipasi  resiko  bencana alam,  akan  tetapi  upaya  mitigasi  bencana  dalam  pengamanan  dokumen  ini  masih jarang  disosialisasikan  kepada  masyarakat  dan  aparatur  desa  khusunya  di  desa Pamarayan  Kecamatan  Jiput  Kabupaten  Pandeglang.  Sehingga  kejadian  hilang  dan rusak  dokumen  tersebut  terus  berulang,  permohonan  perbaikan  dokumen  sering diajukan oleh masyarakat ke apartur desa pasca bencana alam. Oleh karena itu dirasa perlu mensosialisasikan pengamanan dokumen dalam upaya mitigasi bencana alam di wilayah  rawan bencana  kabupaten  Pandeglang.  Karena desa  Pamarayan  ini  terdapat aliran sungai, sungai ini meluap saat hujan lebat dan merendam beberapa rumah warga yang  ada  di  sekitaran  aliran  sungai,  sehingga  air  merusak  rumah,  harta  benda  dan dokumen  pribadi.  Dengan  disosialisaikannya  pemahaman  pengamanan  dokumen dapat meminimalisir dampak bencana alam karena masyarakat dan aparatur desa telah siap  siaga dan  memehami  cara  menganisipasinya,  karena  insiden  yang  tiba-tiba  atau tidak  terduga,  alami  atau  buatan  manusia,  dapat  merusak  arsip.  Insiden  itu  bisa merusak  fasilitas  penyimpanan  juga,  menghambat  upaya  penyelamatan  dan pemulihan.  Respons  yang  terencana  dengan  baik  sangat  penting  utnuk  mengurangi tingkat kerusakan dan kehilangan arsip (Junawan & Deritani, 2020)
Pelaksanaan dan sosialisai pengaman dokumen dalam upaya mitigasi bencana alam dikemasa dalam bentuk acara workshop, dihadiri masyarakat dan aparatur desa, yang bertempat di desa Pamarayan, kecamatan Jiput kabupaten Pandegalang. Konsep
tersebut memberikan pemahaman yang cukup baik bagi masyarakat dan aparatur desa dalam menganisipasi terhadap pengamanan dokumen diwilayah rawan bencana.
Dari hasil observasi dan wawancara saat mengunjungi mitra Program Kemitraan Masyarakat  Stimulus  (PKMS)  ke  lokasi,  maka  diketahui  belum  adanya  sosialisai mitigasi  bencana  alam  terkait  keamanan dokumen,  temuan  tersebut  didapat  melalui diskusi  dan  wawancara  dengan  mitra  yaitu  aparatur  desa  setempat.  Permasalahan tersebut  menjadi  perhatian  khusus  karena  dapat  mempengaruhi  mental  masyarakat dan  aparatur  desa  pasca  bencan  alam.  Untuk  itu  diperlukan  suatu  tanggapan  yang serius  dalam  meyikapi  hal  tersebut,  terlebih  masayarakat  saat  terjadi  becana  tidak hanya  dokumen,  rumah  dan  harta benda  juga  ikut  hilang dan rusak,  sehingga  perlu ada suatu strategi yang harus dibekali untuk masayarakat dan aparatur desa, dengan harapan siap siaga saat bencana alam tiba.

## METODE PELAKSANAAN
Metode  yang  digunakan  dalam  pelaksanaan  kegiatan  Program  Kemitraan Masyarakat Stimulus (PKMS) menggunakan metode workshop dan dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 20 juli 2022 di kantor Desa Pamarayan Kecamatan Jiput Kabupaten Pandeglang.    Peserta  pada  kegiatan  ini  adalah  apartur  desa  dan  masyarakat dilingkungan desa Pamarayan. Kegiatan ini dibuat menjadi tiga tahapan, mulai tahapan persiapan, pelaksanaan dan pelaporan.
Persiapan dimulai dari observasi atau berkomunikasi dan berkunjung ke mitra PKMS yaitu desa pamarayan dengan bertujuan memita izin pelaksanaan kegiatan serta menggali  informasi  terkait  masalah-masalah  yang  terjadi  didesa  mitra,  kemudian diinventarisi dari masalah – masalah tersebut untuk diambil suatu permasalahan yang selanjutnya di jadikan bahan untuk pengabdian kepada masyarakat (Yunita, 2022).
Mitra menyambut hangat tim dan memberikan ruang atau kesempatan untuk tim melakukan pelaksanaan kegiatan pengabdian dan mitra berhaparap pengabdian ini terlaksana dengan baik dan mitra mempasilitasi tempat dan memobilisasi masyarakat agar  mengikuti  pengabdian  ini dengan  harapan  masyarakat  memahami  tekologi  dan mengetahui langkah – langkah pengamanan dokumen dalam upaya mitigasi bencana alam.
Gambar 1. Permohonan menjadi mitra PKMS dan diskusi
Pada  pelaksanaan  workshop  untuk  materi  tim  membagi  tugas  dalam penyampaian  materi,  ketua  pengusul  memberikan  materi  langkah-langkah pengamanan  dokumen,  anggota  pengusul  dua  dan  tiga  memberikan  pemahaman kepada  masayarakat  dan  apartur  desa  tentang  pemanfaatan  teknologi  digital, mahasiswa yang mengikuti kegiatan PKMS ini adalah mahasiswa prodi sistem infomasi.
Karena pada prodi ini ada mata kuliah keamanan komputer, yang mana mata kuliah tersebut diantara materinya terdapat pengamanan komputer atau dokumen.  Dengan harapan  mahasiswa  dapat  langsung  menerapkan  atau  peraktek  terkait  mata  kuliah kemanan komputer tersebut yang mana jika mahasiswa mengikuti kegiatan ini setara dengan  2  SKS.  Mahasiswa  juga  ditugaskan  membatu  Tim  menjelaskan  kepada masyarakat pada sesi peraktek pengamanan dokumen, tahapan pelaporan dilaksanakan dengan  menyusun  laporan  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat berdasarkan panduan yang diberikan.
Table 1.  Metode kegiatan PKMS
Nama Kegiatan Metode Langkah Oprasional Hasil Studi Pendahauluan Survey Studi Pendahuluan, observasi dan kebutuahan lapangan Dihasilkan  pengetahuan  tentang bahan  untuk  workshop    dan  izin tempat pengabdian masyarakt Workshop  dan Sosialisai Workshop/ Diskusi Dilakukan dengan memberikan materi dan  sosialisai  tentang mitigasi bencana pada pengaman dokumen Dihasilkan  masyarakat  dan  apartur desa  memahami  terhadap  mitigasi bencana pada pengamanan dokumen, dan tim menyosialisaikan langkah-Langkah pengamanan dokumen  kepada  masyrakat  dan aparatur desa.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Masalah yang dihadapi oleh mitra yaitu masyarakat dan aparatur desa menjadi dasar untuk pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat. masalah didapat dari studi pendahuluan dalam bentuk observasi dan wawancara Bersama mitra diantaranya : (1). Minimnya  infomasi  dalam  upaya  mitigasi  bencana  alam  khusunya  mitigasi pengamanan dokumen, (2). Kurangnya kegiatan workshop atau pelatihan dalam upaya menambah  pengetahuan  dan  pengalaman  yang  di  ikuti  oleh  mitra,  (3).  Masih kurangnya  pemahaman  dan  pemanfaatan  tentang  teknologi  khususnya handphone. Sehingga dari permasalahan yang ditemukan  menjadi rumusan beberapa capaian pada kegiatan  pengabdian  ini  adalah  (1).  Memberikan  pemahaman  tentang  upaya pengamanan dokumen di wilayah rawan bencana,  (2). Memberikan pelatihan terkait pada pengamanan dokumen kepada masyarakat dan apratur desa, (3). Menumbuhkan pemahaman  kepada  masayarakat  dan  apartur  desa  tentang  pemanfaatan  teknologi digital.
Solusi  untuk  mencapai  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  dengan cara  memberikan  pemahaman  kepada  masyarakat  dan  aparatur  desa.  Workshop merupakan  kegiatan  pelatihan  teori  dan  praktek  yang  dilaksanakan  bersama-  sama (Arribathi et al., 2019) dalam kegiatan workshop tentang pengamanan dokumen dalam upaya  mitigasi  bencana  alam  di  wilayah  rawan  bencana.  Materi  yang  disampaikan adalah  tentang  pemahaman  pengamanan dokumen  dan  menumbuhkan  pemahaman tentang pemanfaatan teknologi.
Gambar 2. kegiatan pelaksanaan workshop
Saat  pelakasanaan  penyampain  materi  dibagi  menjadi  tiga  tahapan,  materi pertama  tentang “ Latar  Belakang  Tentang  Mitigasi  Bencana  Alam  Dalam  Upaya Pengamanan Dokumen ” , materi tersebut memberikan pemahaman kepada masyarakat dan  aparatur  desa    dalam  memahami  tentang  mitigasi  bencana  alam.  Materi  kedua tentang “Landasan  Teori Tentang  Mitigasi  Bencana  Alam  Dalam  Upaya  Pengamanan Dokumen”, materi  ini  memberikan  pemahaman  tetang  istilah-istilah  yang  digunakan pada mitigasi bencana dan langakah – Langkah  pengamanan dokumen. Materi ketiga adalah materi tentang “Praktek Langkah-Langkah Pengamanan Dokumen” , pada materi ini masyartakat  dan  aparatur  desa  langsung  mengaplikasikan  tahapan  pengamanan dokumen  menggunakan  media handphone dan google  drive, karena handphone merupakan  mini  komputer  yang  memungkinkan menjalakan  semua  kegiatan  di komputer dapat dikerjakan di handphone (Gusti, 2017) sedangkan aplikasi google drive
ini  sebagai  media  penyimpanan  berbasis  awan  ( cloud )  (Ismawan  et  al.,  2018),  serta aplikasi sacaner dokumen.
Langkah-langkah  pengamanan  dokumen  yaitu  dengan  menggunakan  alat komunikasi Handphone ,  karena handphone alat  yang  sudah  dimiliki  oleh  semua masyarakat  dan  aparatur  desa,  dengan  tahapan  pertama handphone dihubungkan  ke intenet selanjutnya mengakses google drive , untuk menyimpan dokumen, yang sudah disecan  terlebih  dahulu  menggunakan  aplikasi scanner yang  dipasang  di handphone masing-masing masyarakat dan aparatur desa.
pengaman dokumen media (goog drive) le masyarakat aparatur desa mengupload dokumen pribadi yang sudah di scan contoh, ktp, izasah surat berharga mendowload jika dibutuhkan dokumen pribadi contoh, ktp, izasah surat berharga mengupload dokumen pemerintahan yang sudah di scan contoh, peraturan pemerintah, dan arsip mendownload dokumen pemerintahan jika diperlkukan / hilang contoh, peraturan pemerintah, dan arsip

## Gambar 3. Alur pengamanan dokumen
Pada Langkah ini dibahasa mulai dari tahapan persiapan pengamanan, tahapan pengerjaan dan tahapan pencarian dokumen pasca bencana alam . Tahapan Persiapan
1. Siapkan dan pilih dokumen yang akan diamankan (dokumen pribadi, dokumen niaga atau dokumen pemerintahan)
2. Siapkan handphone (android & ios )
3. Koneksi internet
4. Siapkan email gmail (akun email gmail)
5. Download aplikasi di play store ( google drive )
6. Download aplikasi di play store untuk scan dokumen (cam scanner)

## Tahapan Pengerjaan
1. Scan dokumen menggunakan aplikasi scanner di handphone
2. Luruskan/rapihkan hasil scan
3. berikan nama dokumen sesuai dengan dokumennya
4. Simpan dalam bentuk gambar/ pdf
5. Buka aplikasi google drive
6. Upload dokumen ke dalam google drive
7. Download dokumen ketika dibutuhkan Tahapan Pencarian Dokumen Pasca Bencana Alam
1. Siapkan Handphone yang sudah ada koneksi internet
2. Login e-mail untuk masuk google drive
3. Cari nama file dokumen yang akan digunakan
4. Buka dokumen dan download .
Tahapan  tersebut  menjadi  langkah  strategi  dalam  membantu  memahami masyarakat  dan  apartur  desa  tentang  pengamanan  dokumen    dalam  upaya  mitigasi bencana alam. Pada kegiatan ini peserta diberikan buku saku sebagai panduan mitigasi bencana  alam  dan  sertifkat  penghargaan  serta  dibuatkan  video  tutorial,  didalamnya terdapat langkah - langkah pengamanan dokumen.

## SIMPULAN
Program  PKMS  ini  penulis berusaha  untuk memberikan  pemahaman  kepada masyarakat  dan  aparatur  desa  melalui  workshop  dan  sosialisai  tentang  pengamanan dokumen, dalam upaya mitigasi bencana alam di wilayah rawan bencana Kabupaten Pandeglang. Dengan harapan meminimalisir dampak dari pasca bencana alam, dengan harapan  terbentuk mental yang siap menghadapi bencana alam. adapun point  -point yang disampaikan pada pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat dan aparatur desa diantaranya  Memberikan  pemahaman  tentang  upaya  pengamanan  dokumen  di wilayah rawan bencana dan Memberikan pelatihan terkait pada pengamanan dokumen kepada  masyarakat  dan  apratur  desa  serta  Menumbuhkan  pemahaman  kepada masayarakat dan apartur desa tentang pemanfaatan teknologi digital

## Ucapan Terimakasih
Penulis Mengucapkan terimakasih kepada Kementrian Pendidikan, kebudayaan, riset dan  teknologi  atas  kesempatannya  dapat  melakasanakan  hibah  program  pengabdian masyarakat stimulus (PKMS) tahun anggaran 2022 nomor kontrak 092/E5/RA.00.PM/2022,  terima  kasih juga  penulis  sampaikan  kepada  dosen  -dosen  di lingkungan  universitas  Mathla`ul  Anwar  yang  telah  membantu  dalam  pelaksanakan pengabdian ini.

## REFERENSI
Arribathi, A. H., Saryani, S., Haris, H. (2019). Perancangan aplikasi smart seminar dan workshop berbasis website. Journal CERITA , 5 (2): 156 – 164. https://doi.org/10.33050/cerita.v5i2.409
Baok,  S.  P.  E.,  Budiono,  A.,  Rodiah,  S.  (2014).  Kegiatan  pengolahan  dokumen  di  bagian informatika  pada  sekretariat  daerah  kabupaten  Sumba  Barat. Jurnal  Kajian  Informasi  dan Perpustakaan. 2 (2): 65 – 70.
Gusti, Y, I. L. (2017). Pemanfaatan handphone di kalangan mahasiswa. Perspektif Ilmu Pendidikan , 31 (1): 55. https://doi.org/10.21009/pip.311.7
IBISA. (2011). keamanan sistem informasi . Andi Offset: Yogyakarta
Ismawan,  F.,  Irfansyah,  P.,  Apriyani,  D.  D.  (2018).  Pengoptimalan  cloud  storage – google  drive sebagai  media  pembelajaran  untuk  guru  SMP  dan  SMA. Jurnal  PkM  Pengabdian  Kepada Masyarakat , 1 (01): 61. https://doi.org/10.30998/jurnalpkm.v1i01.2362
Junawan,  H.,  &  Deritani,  R.  (2020).  Strategi  pelestarian  arsip  dalam  menghadapi  bencana  di Indonesia. JPUA: Jurnal Perpustakaan Universitas Airlangga: Media Informasi Dan Komunikasi Kepustakawanan , 10 (1): 57. https://doi.org/10.20473/jpua.v10i1.2020.57-65
Nilawati, F. E., Rizal, M., Rachmawanto, E. H., Setiadi, D. R. I. M., Sari, C. A. (2019). Implementasi e-arsip  untuk  penyimpanan  dokumen  digital  pada  PT  BPD  Jateng  (Bank  Jateng).
Techno.Com , 18 (4): 299 – 311. https://doi.org/10.33633/tc.v18i4.2508
Pontoh, G. R. I., & Lumenta, A. S. M. (2016). Arsip digital dokumen kontrak berbasis web pada
PT. Abdi Pratama Perkasa. E-Journal Teknik Elektro Dan Komputer , 5 (4): 24 – 33.
Setyowati, D. L. (2019). Pendidikan Kebencanaan. Urgensi Pendidikan Mitigasi Bencana , 1 – 14.
Suhardjo, D. (2015). Arti penting pendidikan mitigasi bencana dalam mengurangi resiko bencana. Jurnal Cakrawala Pendidikan , 2 : 174 – 188. https://doi.org/10.21831/cp.v0i2.4226
Yunita,  AM.,  Sugiarto,  A.,  Rizki,  R.,  Susilawati,  S.,  Hakim,  Z.,  Wardah,  NN.  (2022).  Sosialisasi Sistem informasi manajemen desa dengan penerapan e-surat berbasis web di Desa Sukacai. Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat , 7(1): 188-193. DOI: 10.30653/002.202271.31

## Copyright and License
This  is  an  open  access  article  distributed  under  the  terms  of  the  Creative Commons  Attribution  4.0  International  License,  which  permits  unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.
© 2022 Aghy Gilar Pratama, Sri Setiyowati, Dedeh Jubaedah, Andrianto Heri
Wibowo
Published by LPPM of Universitas Mathla’ul Anwar Banten in collaboration with the Asosiasi Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat (AJPKM)