Memilih Software Otomasi Perpustakaan Sesuai Kebutuhan Perpustakaan
Athanasia Octaviani Puspita Dewi 1*)
1 Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia
*) Korespondensi: athanasia.dewi.9@gmail.com

## Abstract
[Title: Choosing Library Automation Software According to Library Needs] This article discusses how to choose the  library  automation  software  that  match  the  needs  of  the  library.  The  results  of  this  study  are  a  number  of considerations that need to be done, then the librarian should be able to choose the automation software suitable for use in the library by a factor of reliability, economy, flexibility, and simplicity of software that is made. This is done in order to determine the library automation software librarians can benefit according to what the library needed.

## Keyword: library automation; software

## Abstrak
Artikel  ini  membahas  cara  memilih  perangkat  lunak  untuk  otomasi  perpustakaan  yang  sesuai  dengan  kebutuhan perpustakaan. Hasil dari penelitian ini adalah sejumlah pertimbangan  yang perlu dilakukan agar pustakawan dapat memilih perangkat lunak otomasi yang cocok untuk digunakan di perpustakaan dengan faktor keandalan, ekonomi, fleksibilitas, dan kesederhanaan perangkat lunak yang dibuat. Hal ini dilakukan untuk menentukan perangkat lunak perpustakaan otomasi perpustakaan dapat memperoleh manfaat sesuai dengan apa yang dibutuhkan perpustakaan.

## Kata kunci: otomasi perpustakaan; perangkat lunak

## 1. Pendahuluan
Teknologi informasi saat ini sangat berperan aktif dalam dunia perpustakaan. Dahulu pustakawan melayani peminjaman dan pengembalian buku, serta mengelola koleksi dengan cara manual. Hal ini dirasa kurang  efektif  dan  memakan  banyak  waktu,  sehingga  muncullah  penggunaan software untuk  otomasi perpustakaan. Software untuk  otomasi  perpustakaan  ini  diharapkan  dapat  membantu  pekerjaan  para pustakawan.
Selama  ini  pustakawan  hanya  tahu  bagaimana  cara  mengoperasikan  otomasi  perpustakaan  dan memilih  karena  alasan  seadanya software nya  saja,  padahal  dalam  memilih software untuk  otomasi perpustakaan  harus mempertimbangkan  kebutuhan  perpustakaan.  Oleh sebab itu,  perlu  dikaji bagaimana memilih software otomasi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Tujuan penelitian ini adalah  untuk  mengetahui  bagaimana  memilih software otomasi  perpustakaan  yang  sesuai  dengan kebutuhan  perpustakaan.  Manfaat  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  menambah  pengetahuan  pembaca, khususnya pustakawan supaya tidak hanya bisa menggunakan software otomasi tetapi juga memilih dengan baik software otomasi yang sesuai kondisi perpustakaan. Metode penelitian yang digunakan adalah studi literatur, dengan menganalisa tulisan-tulisan dari beberapa sumber.

## 2. Landasan Teori

## 2.1 Pengertian Otomasi Perpustakaan
Sulistyo-Basuki (1993) mengemukakan bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi untuk  kepentingan  perpustakaan  mulai  dari  pengadaan,  sampai  dengan  jasa  informasi  bagi  pembaca. Menurut Harmawan dalam Potoboda (2016) sistem otomasi perpustakaan atau library automation system adalah software yang  beroperasi  berdasarkan  pangkalan  data  untuk  mengotomasikan  kegiatan perpustakaan. Pengertian  otomasi  adalah  sebuah  proses pengelolaan  perpustakaan  dengan  menggunakan bantuan teknologi informasi (TI) yaitu komputer,  maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan artinya proses pengolahan data menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali (Saiful 2007,  6).  Jadi  dari  beberapa  pengertian  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  otomasi  perpustakaan  adalah penerapan teknologi informasi  atau software yang  digunakan  mulai  dari  pengadaan,  pelayanan,  dan jasa informasi  untuk  meningkatkan  mutu  layanan  perpustakaan  dan  dapat  ditelusur  kembali,  di  sini  manusia hanya berperan sebagai user yang mengoperasikan otomasi perpustakaan.

## 2.2 Alasan Adanya Otomasi Perpustakaan
Alasan-alasan dibuatnya otomasi perpustakaan menurut Purwono (2008: 3) antara lain:
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
Otomasi  perpustakaan  diharapkan bisa  menjadi sarana untuk  mempermudah  pekerjaan sekaligus menghemat waktu dalam pelayanan di perpustakaan.
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
Hal ini bersinggungan dengan faktor penggerak yang pertama, jika waktu pelayanan menjadi lebih cepat, maka pemustakan akan merasa puas dengan layanan yang diberikan.
3. Meningkatkan citra perpustakaan
Teknologi  informasi  yang  berintegrasi  dengan  bidang  perpustakaan  dapat  mewujudkan perpustakaan  yang  lebih  baik  lagi  di  kemudian  hari.  Adanya  teknologi  informasi  inilah  yang menjadikan pekerjaan pustakawan menjadi terbantu karna mampu  menyimpan data yang banyak dan  mampu  melakukan  manajemen  perpustakaan.  Diharapkan  dengan  penggunaan  otomasi perpustakaan, maka citra perpustakaan akan meningkat
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global
Tidak hanya pustakawan yang dapat menggunakan otomasi perpustakaan, namun pemustaka juga ingin  melakukan  kegiatan  yang  bersifat  mandiri  seperti  melakukan  pencarian  mandiri  dengan menggunakan  OPAC  ( Online  Public  Access  Catalog ).  Jika  otomasi  perpustakaan  ini  bersifat online , maka akan dapat memperkenalkan dunia perpustakaan secara global.
Setelah melihat empat faktor penggerak atau alasan dibuatnya sistem otomasi perpustakaan tersebut dapat disimpulkan  bahwa  otomasi  perpustakaan  dibuat  untuk  mempermudah  kinerja  pustakawan  dan mempermudah pustakawan dalam mengelola koleksi.

## 2.3 Komponen dalam Otomasi Perpustakaan
Menurut Arif (2003) , sebuah sistem otomasi perpustakaan pada umumnya terdiri dari tiga bagian, yaitu  Pangkalan  Data, User /Pengguna,  dan  Perangkat  Automasi.  Ketiga  komponen  otomasi  tersebut dijelaskan sebagai berikut.

## 1. Pangkalan Data
Setiap perpustakaan pasti tidak akan terlepas dari proses pengelolaan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorganisirnya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Pada sistem manual, proses ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan yang sangat mudah namun juga  merupakan  suatu  proses  yang  tidak  efektif  karena  semua  data  yang  telah  dicatat  akan  sangat  sulit ditelusur  dengan  cepat  jika  jumlah  sudah  berjumlah  besar  walaupun  kita  sudah  menerapkan  proses pengindeksan.  Dengan  menggunakan  bantuan  teknologi  informasi,  proses  ini  dapat  dipermudah  dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS (WINISIS), MS Access, MySQL. Perangkat lunak ini akan membantu kita untuk mengelola pangkalan data, ini menjadi lebih mudah karena proses  pengindeksan  akan  dilakukan  secara  otomatis  dan  proses  penelusuran  informasi  akan  dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita tentukan.
2. User /Pengguna
Sebuah sistem otomasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung  dari  tanggung  jawabnya.  Dalam  setiap  program  aplikasi, user mempunyai  tingkatan  yang berlainan.
3. Perangkat Otomasi
Perangkat  otomasi  yang  dimaksud  disini  adalah  perangkat  atau  alat  yang  digunakan  untuk  membantu kelancaran  proses  automasi.  Perangkat  ini  terdiri  dari  dua  bagian,  yaitu  :  a.  Perangkat  Keras,  dan  b. Perangkat Lunak Otomasi. Tanpa adanya dua perangkat ini, maka proses otomasi tidak akan dapat berjalan dengan baik.
a. Perangkat Keras ( Hardware )
Sebelum  memulai  proses  otomasi,  sebuah  perangkat  keras  perlu  disiapkan.  Yang  dimaksud perangkat keras di sini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti printer , barcode scanner , dan  sebagainya.  Spesifikasi  minimal  perangkat  keras  biasanya  tergantung  dari software yang digunakan.  Semakin  banyak  tampilan  berbasis  grafis  (gambar)  maka  semakin  membutuhkan spesifikasi yang tinggi.
b. Perangkat Lunak Otomasi ( Software )
Sebuah perpustakaan yang hendak menjalankan proses otomasi maka harus ada sebuah perangkat lunak sebagai alat bantu. Perangkat lunak ini mutlak diperlukan keberadaannya karena digunakan sebagai alat bantu mengefisienkan dan mengefektifkan proses.
Menurut Kadir  (2003:  423)  mengadakan sistem  informasi  dapat  dilakukan  dengan  berbagai  cara,  antara lain:
1. Membuat Sendiri
Sebuah  organisasi  yang  besar  biasanya  memenuhi  kebutuhan  sistem  informasi  dengan  cara  membuat sendiri. Dengan begitu maka hasil dari sistem informasi ini akan sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem. Akan  tetapi  sistem  informasi  dengan  cara  membuat  sendiri  biasanya  akan  memakan  waktu  yang  lama karena pembangunan sistem akan dimulai dari nol. Kesuksesan pengembangan sistem informasi dengan cara membuat sendiri terletak pada kemampuan karyawan teknologi informasi dalam instansi tersebut dan juga dukungan kesiapan dari para calon pemakai sistem yang terlibat selama pengembangan sistem ini berlangsung.
2. Membeli Perangkat Lunak Paket
Membeli perangkat lunak sama dalam artian di sini adalah membeli program siap pakai. Biasanya pembelian secara paket seperti ini tidak memungkinkan perusahaan pembeli untuk melakukan modifikasi sendiri sistem yang sudah terpasang, sehingga pemeliharaan akan bergantung kepada vendor. Akan tetapi kadang  pengembang  dari  internal  instansi  dapat  mengatur  beberapa  variabel  tertentu  yang  terdapat  pada paket.  Memilih  membeli  perangkat  lunak  yang  sudah  terpaket  akanmenghemat  waktu  pengembangan sistem informasi, dan biasanya paket sudah dilakukan pengujian atau testing terhadap bug .

## 3. Melakukan Outsourcing
Outsourcing adalah  menyerahkan  pengembangan  sistem  informasi  kepada  pihak  ketiga.  Akan  tetapi biasanya  pihak  ketiga  juga  sekaligus  menangani  operasi  sistem  dan  bahkan  terlibat  dalam  penyediaan perangkat kerasnya. Cara mengembangkan sistem seperti ini menguntungkan karena biasanya pihak ketiga yang  bekerja  sama  adalah  mereka  yang  memiliki  banyak  pengalaman  pada  sistem  yang  sama  sehingga waktu atau durasi  untuk  pengembangan sistem  menjadi lebih  pendek. Selain  itu, biaya  untuk  melakukan pengembangan sistem akan lebih murah karena banyak perusahaan kecil dan bersifat lokal yang bergerak dalam  bidang  pengembangan  sistem  informasi.  Akan  tetapi  juga  terdapat  beberapa  hal  yang  perlu dipertimbangkan jika memilih pengembangan sistem dengan cara outsourcing , seperti data yang dimiliki oleh perusahaan akan  diketahui  pihak luar instansi,  dan  karena sistem tidak  dibangun  sendiri  maka akan menjadi tergantung kepada pihak ketiga jika sewaktu-waktu ada peng upgrade an sistem informasi.

## 3. Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  kualitatif  deskriptif.  Penelitian dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi dari beberapa sumber, kemudian membandingkan dengan apa yang biasanya dilakukan dalam memilih software otomasi perpustakaan, dan disajikan secara deskriptif dengan penjelasan-penjelasan yang relevan antara teori dan kenyataan.

## 4. Hasil dan Pembahasan
Pengertian,  alasan,  komponen,  dan  berbagai  macam  cara  mendapatkan software telah  dibahas, tugas pustakawan selanjutnya adalah menyesuaikan kebutuhan dari masing-masing perpustakaan. Dilihat
dari  pengertian,  alasan,  komponen,  dan  berbagai  macam  cara  mendapatkan software pada  sub  bab sebelumnya  beberapa  hal  yang  perlu  diperhatikan  dalam  pemilihan software otomasi  adalah  sebagai berikut:
a. Keandalan
Mampu menangani pekerjaan dan menyimpan data bahkan data yang sangat besar karena semakin lama  koleksi  yang  terdapat  pada  sebuah  perpustakaan  pasti  meningkat.  Keamanan  data  apakah terjamin  dengan  menggunakan software baik  yang  sudah  jadi  maupun  yang  akan  dibuat  oleh pengembang  atau developer. Karena  jika software otomasi  perpustakaan  yang  akan  digunakan nantinya akan terkoneksi dengan internet, hal ini sangat penting sekali. Sistem kemanan juga bukan mencakup bisa login dan logout saja, tetapi apakah pihak yang tidak berwenang misalkan hacker bisa membobol sistem keamanan dengan mudah atau tidak.
b. Ekonomis
Hal  ini  berkaitan  dengan  budget  yang  harus  dikeluarkan  dalam  pemilihan software .  Harga  beli software (jika memutuskan untuk membeli) harus sesuai dengan kemampuan yang bisa dilakukan software tersebut. Ekonomis di sini juga dimaksudkan untuk mempertimbangkan harga pembelian software -nya apakah sepaket dengan pelatihan pemakaian software dan maintenance software jika terjadi error .
c. Fleksibilitas
Dapat  diinstal  di  sistem  operasi  apapun,  dapat  dimodifikasi  atau  dikembangkan  kembali  jika diperlukan.
d. Sederhana
Sederhana yang dimaksudkan  di sini adalah user interface maupun  menu-menu  yang  dilihat  dan digunakan  bisa  mewakili  masing-masing  fungsi  pada  menu  tersebut.  Bisa  dilihat  juga  apakah menu-menu sudah mewakili seluruh kegiatan di perpustakaan pada umumnya.
Dari beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih software otomasi perpustakaan tersebut pasti juga perlu diingat bahwa masing-masing perpustakaan memiliki aturan tersendiri dalam meminta izin atau mendapatkan dana guna membeli atau bekerja sama dengan pihak ketiga. Maka dari itu pustakawan dituntut  untuk  berpikir  cerdas  baik  dalam  memilih,  menggunakan  dana,  dan  mendapatkan  izin  dalam mendapatkan software otomasi yang diharapkan.

## 5.   Simpulan
Otomasi perpustakaan adalah salah satu penerapan teknologi informasi dalam bidang perpustakaan. Otomasi  perpustakaan lebih  merujuk  kepada  pemakaian software yang  digunakan  untuk  mengolah  data- data  yang  dibutuhkan  dalam  perpustakaan.  Ada  tiga  macam  cara  memperoleh software tersebut  yaitu: membangun dengan bantuan programmer yang masih dalam lingkup satu instansi, menggunakan software
gratis, membeli perangkat lunak komersial beserta training dan support -nya yang dibangun pihak ketiga. Dari  berbagai  macam  cara  memperoleh software tersebut  maka  langkah  selanjutnya  adalah  memilih software yang cocok untuk perpustakaan, hal ini dilakukan oleh pustakawan dan bisa juga dengan bantuan tenaga  IT.  Dengan  beberapa  pertimbangan  yang  sudah  disampaikan  pada  hasil  dan  pembahasan  maka pustakawan harus bisa memilih sesuai dengan faktor keandalan, ekonomis, fleksibilitas, dan kesederhanaan software yang akan dipakai.

## Daftar Pustaka
Abdul Rahman Saleh. 1995, Manajemen Perpustakaan PerguruanTinggi. Jakarta: Universitas Terbuka. Arif,  Ikhwan.  2003.  Konsep  dan  Perencanaan  dalam  Automasi  Perpustakaan,  Makalah  Seminar  dan Workshop Sehari “Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan”. Malang:UMM.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi.
Potoboda,  Norlice  Vera,  dkk.  2016.  Membangun  Sistem  Otomasi  Perpustakaan  sebagai  Upaya Mempertahankan Eksistensi Perpustakaan(Studi pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sulawesi Utara). e-journal
Acta Diurna Vol. 5 No. 5
https://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/actadiurna/article/view/13545/13131  (diakses  21  Oktober 2018)
Saiful, Huda I. (2007), Automasi Perpustakaan , Makalah Tugas Pelatihan Jardiknas Magelang.
Sulistyo-Basuki.1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Utama.