INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 4 Nomor 1 Tahun 2024 Page 8331-8338 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Peran Tata Usaha dalam Meningkatkan Pelayanan Administrasi di Madrasah Ibtidaiyah Miftahul Huda Penarik
Hermansyah 1 ✉ , Desy Eka Citra Dewi 2
UIN Fatmawati Sukarno Bengkulu Email: buyungamak3@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Pelayanan  administrasi  yang  baik  merupakan  pelayanan  yang  diberikan  kepada  seluruh  anggota organisasi. upaya peningkatan mutu dan kinerja pegawai tata usaha sekolah masih kurang mendapat perhatian. Keterbatasan personil dan sarana prasarana menjadi factor penghambat sebuah pelayanan serta  Kepemimpinan  dan  sumberdaya  manusia  kurang  berkualitas,  kurang  pelatihan  terhadap pelayanan  prima,  kemudian  maraknya  pungutan  liar  demi  mempermudah  akses  pelayanan,  hal  ini berdampak terhadap pemberian layanan yang kurang maksimal. Penelitian ini untuk mendeskripsikan dan menganalisis peran tata usaha dalam meningkatkan pelayanan administrasi. Menggunakan metode kualitatif deskriptif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa (1) peran tata usaha madrasah ibtidaiyah miftahul huda penarik (2) layanan administrasi Madrasah ibtidaiyah miftahul huda penarik dan (3) peran tata usaha dalam meningkatkan pelayanan administrasi di madrasah ibtidaiyah miftahul huda penarik. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa peran tata usaha dapat meningkatkan pelayanan administrasi di masdarah ibtidaiyah. Sehingga dapat disarankan untuk meningkatkan pelayanan administrasi yang berkualitas, maka tingkatkan kinerja tata usaha yang lebih efektif dan efesien agar berperan aktif dalam memberikan layanan.
Kata Kunci: Tatat Usaha, Pelayanan Administrasi

## Abstract
Good  administrative  services  are  services  provided  to  all  members  of  the  organization.  Efforts  to improve the quality and performance of school administration employees still receive little attention. Limited personnel and infrastructure are factors inhibiting service, as well as low quality leadership and human resources, lack of training for excellent service, then the rise of illegal levies to facilitate access to services, this has an impact on service delivery that is less than optimal. This research is to describe and  analyze  the  role  of  administration  in  improving  administrative  services.  Using  descriptive qualitative  methods.  The  results  of  this  research  show  that  (1)  the  role  of  administration  of  the Madrasah  Ibtidaiyah  Miftahul  Huda  penarik  (2)  administrative  services  of  the  Madrasah  Ibtidaiyah Miftahul Huda penarik and (3) the role of administration in improving administrative services at the Madrasah  Ibtidaiyah  Miftahul  Huda  penarik.  Therefore,  it  can  be  concluded  that  the  role  of administration can improve administrative services at Masdarah Ibtidaiyah. So it can be recommended to improve the quality of administrative services, then improve administrative performance to be more effective and efficient so that they play an active role in providing services.
Keywords: Business Administration, Administrative Services

## PENDAHULUAN
Tata usaha atau administrasi sekolah sangat diperlukan sebagai salah satu komponen proses  pembelajaran.    Dalam  Peraturan  Menteri  Pendidikan  dan  Kebudayaan  RI  No.  45 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, ketatausahaan merupakan tenaga kependidikan yang bertugas melakukan urusan perencanaan, keuangan, kepegawaian, barang milik negara, persatuan, kearsipan dan kerumah tanggan direktorat. Sebagaimana  Saiful  (2018)  mengatakan  bahwa  Tata  usaha  sebagai  aktivitas  administrasi adalah  suatu  kegiatan  untuk  mengadakan  pencatatan  dan  penyusunan  keterangan- keterangan dengan secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan prasarana sehingga keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi baik bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan ataupun dapat dipergunakan oleh  pihak  luar  organisasi  yang  membutuhkan.  Tenaga  administrasi  sekolah  atau  yang populer dikenal sebagai tata usaha sekolah memiliki pengaruh besar dalam kelangsungan administrasi sekolah. Tugas-tugas tata usaha mencakup berbagai hal seperti: penerimaan, pencatatan,  pengklasifikasian,  pengolahan,  penyimpanan,  penggandaan  hingga pengiriman informasi (Aulia dan Umar: 2022). Tugas-tugas yang cukup kompleks tersebut menunjukkan bahwa keberadaan tata usaha sekolah sangat penting, terutama dalam hal- hal yang tidak ideal dikerjakan oleh guru ataupun pimpinan sekolah.
Pada aspek-aspek yang spesifik dalam bisnis utama sekolah, misalnya dalam penataan mutu sekolah, peran tata usaha sekolah akan terlihat dalam pengadministrasian standar isi,
pengadministrasian standar proses, pengadministrasian standar penilaian, pengadministrasian standar kompetensi lulusan, hingga pengadministrasian kurikulum dan silabus (sherlywaty: 2019). Fakta ini menggambarkan bahwa penataan mutu sekolah selalu beriringan  dengan  peran-peran  tata  usaha.  Meskipun  demikian,  tata  usaha  dibeberapa sekolah  belum  menunjukkan  peran  yang  maksimal  karena  personil  yang  terbatas dihadapkan pada tugas-tugas yang banyak, juga keterbatasan sarana prasarana sekolah (Jasmadi: 2023). Karenanya, dibutuhkan pengelolaan tata usaha, mulai dari perencanaan, pengorganisasian,  pemberian  motivasi,  dan  pengawasan.  Dalam  hal  ini,  peran  kepala sekolah sangat penting dalam meningkatkan kinerja tata usaha sekolah (Fajriah: 2023).
Kinerja tata usaha merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi mutu sebuah sekolah.  Tetapi  kenyataannya  upaya  peningkatan  mutu  dan  kinerja  pegawai  tata  usaha sekolah  masih  kurang  mendapat  perhatian  (Amiruddin:  2017).  Selain  itu,  keterbatasan personil  dan  sarana  prasarana  sekolah  dapat  diatasi  dengan  pemanfaatan  teknologi informasi  dan  komunikasi,  seperti  pembuatan  website  sekolah  yang  dapat  mengurangi ketergantungan terhadap  tenaga manusia,  sehingga  administrasi  sekolah  dapat berjalan efektif dan efisien (Laugi: 2018). Cara ini dapat mengatasi faktor penghambat dalam sebuah pelayanan,  faktor  tersebut  antara  lain:  kepemimpinan  dan  sumberdaya  manusia  kurang berkualitas, kurang pelatihan terhadap pelayanan prima, kemudian maraknya pungutan liar demi mempermudah akses pelayanan, hal ini berdampak terhadap pemberian layanan yang kurang maksimal (Khalil dan Fitri: 2019).
Argumentasi  dalam penelitian  ini adalah  Layanan administrasi yang  baik mengikuti ketentuan  dan  peraturan  yang  telah  dikeluarkan  oleh  instansi  atau  unit  yang  relevan  di lingkungan pendidikan. Dengan mengikuti ketentuan dan peraturan yang ada berdampak pada  kualitas  layanan  administrasi.  Namun,  jika  layanan  tersebut  tidak  sesuai  dengan ketentuan  dan  peraturan  yang  telah  ditetapkan  akan  mengakibatkan  turunnya  kualitas layanan  itu  sendiri.  Dengan  demikian  peran  tata  usaha  sangat  mempengaruhi  kualitas layanan administrasi di madrasah. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis tertarik mengkaji  lebih  dalam  tentang  peran  tata  usaha  dan  meningkatkan  layanan  administrasi dengan judul; Peran Tata Usaha Dalam meningkatkan pelayanan administrasi di Madrasah Ibtidaiyah Miftahul Huda Penarik.”
Tujuan penelitian ini selain untuk memetakan, dan mendeskripsikan juga menganalisis Peran  tata  usaha  dalam  meningkatkan  layanan  administrasi.  Untuk  memudahkan pencapaian tujuan, penulis merumuskan tiga masalah, yaitu; (1) Bagaimana peran tata usaha di  Madrasah  Ibtidaiyah  Miftahul  Huda  Penarik;  (2)  Bagaimana  pelayanan  administrasi  di Madrasah Ibtidaiyah Miftahul Huda Penarik; dan (3) Bagaimana Peran Tata Usaha dalam
meningkatkan  kualitas  layanan  di  Madrasah  Ibtidaiyah  Miftahul  Huda  Penarik.  Ketiga pertanyaan tersebut dibahas secara rinci pada bagian berikutnya.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan pendekatan kualitatif ( qualitative research). Penelitian kualitatif ini secara spesifik lebih diarahkan pada penggunaan metode studi kasus. Pembahasan  utama  dalam  penelitian  ini  adalah  peran  tata  usaha  dalam  meningkatkan pelayanan administrasi. Latar pelaku dalam penelitian ini adalah kepala sekolah, dan Staf Tata Usaha. Latar belakang kegiatan dalam penelitian ini adalah Peran tata usaha dalam meningkatkan pelayanan administrasi di madrasah ibtidaiyah miftahul huda penarik. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah Studi Pustaka, observasi, dan Wawancara. Menggunakan model interaktif oleh  Miles dan Huberman  untuk menganalisis  data hasil penelitian.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Tata Usaha
Tata  Usaha  adalah  penyelenggaraan  kegiatan  administrasi,  yakni  urusan  tulis- menulis (termasuk hal keuangan dan sebagainya) dalam sebuah perusahaan, organisasi, dan  juga  negara.  administrasi  ketatausahaan  adalah  suatu  kegiatan  dari  administrasi pendidikan  dalam  proses  pencatatan,  penghimpunan,  dan  pendokumentasian  data maupun  dokumentasi  yang  digunakan  oleh  pemimpin  (kepala  sekolah)  dalam  proses pengambilan keputusan dan proses  pembuatan laporan program pendidikan di sekolah (Nur Aedi: 2016). Sebagaimana Amiruddin (2017) menjelaskan bahwa Tata usaha adalah kegiatan pengelolaan surat menyurat yang yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencari, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang di perlukan organisasi. Tata usaha sekolah merupakan ujung tombak pelayanan jasa pendidikan suatu lembaga, yaitu sebagai badan administrasi sekolah yang secara langsung  menangani  pelayanan  didalam  internal  maupun  eksternal  sekolah  yang mempunyai tugas dan fungsi melayani pelaksanaan pekerjaan- pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan  membantu  kelancaran  perkembangan  organisasi  sebagai  suatu  keseluruhan (Amiruddin: 2017).
Menurut  Tolib  Kasan  Secara  umum  inti  dari  kegiatan  tata  usaha  mencakup  6  pola fungsi,  yaitu:  (1)  Menghimpun,  yaitu  kegiatan-kegiatan  mencari  data  mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan; (2) Mencatat, yaitu kegiatan membukukan dengan berbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan; (3) Mengelolah, yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna; (4) Menggandakan, yaitu kegiatan  memperbanyak  dengan  berbagai  cara  dan  alat;  (5)  Mengirim,  yaitu  kegiatan menyampaikan  dengan  berbagai  cara  dan  alat  dari  satu  pihak  kepada  pihak  lain;  (6) Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang tertentu dan aman.
Tata  usaha  melayani  pelaksanaan  suatu  pekerjaan  operatif  dengan  menyediakan berbagai  keterangan  yang  diperlukan.  Keterangan  itu  memudahkan  tercapainya  tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. Berdasarkan uraian diatas, dapat kita simpulkan bahwa tata usaha adalah segenap  rangkaian  aktivitas  menghimpun,  mencatat,  mengadakan,  menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai bahan keterangan untuk keperluan suatu organisasi.

## Pelayanan Administrasi
Menurut  Arina,  dkk  (2022)  Layanan  administrasi  adalah  sekelompok  elemen  yang berintegrasi dalam memberikan pelayanan agar kegiatan pembinaan, pengembangan dan pengadilan  keuangan  dalam  administrasi  pendidikan  dapat  terselenggara  dengan  baik. Layananan administrasi meliputi pembayaran SPP dan pembuatan surat keterangan dan sebagainya.  Pada  suatu  lembaga  pendidikan  proses  layanan  administrasi  pendidikan tentunya yang menjadi subsistemnya  adalah sumber  daya manusia baik kepala  sekolah, guru, peserta didik dan orang tua murid saling mempengaruhi sehingga akan menciptakan sebuah pelayanan yang dapat memuaskan bagi perserta didik maupun orang tua murid. Sebagaimana  Syuku  dan  Setiawan  (201)  menjelaskan  bahwa  Ruang  lingkup  layanan administrasi pendidikan meliputi 1) Layanan administrasi keuangan, 2) Layanan administrasi kesiswaan, 3) Layanan administrasi kepegawaian, 4) Layanan administrasi peraturan    dan kearsipan,  5)    Layanan    administrasi    sarana    dan prasarana, 6) Layanan adminitrasi hubungan sekolah dan Masyarakat.
Layanan  administrasi  di  Madrasah  Ibtidaiyah  Miftahul  Huda  Penarik  meliputi:  (1) layanan  administrasi  bagian  kurikulum.  Menyesuaikan  program  pendidikan  dengan kurikulum nasional, memberikan pedoman kurikulum kepada setiap guru, serta membuat perencanaan tentang proses pembelajaran sesuai dengan jenjang kelasnya. Jenis pelayanan administrasi  kurikulum  yang  diterapkan  di  MI  Miftahul  Huda  Penarik  ialah  layanan
administrasi yang membantu segala urusan guru, murid yang menyangkut keadministrasian yang meliputi jadwal mata pelajaran, jadwal ujian, jadwal piket guru, absensi siswa, surat menyurat  dan  segala  hal  yang  administrasi  kurikulum  yang  ada  di  sekolah;  (2)  layanan administrasi bagian kesiswaan. Layanan administrasi kesiswaan adalah proses pendataan siswa mulai dari masuknya siswa di sekolah sampai keluarnya siswa tersebut, baik karena sudah tamat ataupun keluar dari sekolah tersebut. Layanan administrasi kesiswaan di MI Miftahul Huda yang berkaitan dengan pengadministrasian yaitu proses penerimaan siswa baru,  ketatausahaan  siswa,  pencatatan  bimbingan  dan  penyuluhan  serta  pencatatan prestasi belajar siswa; serta (3) layanan administrasi bagian sarana dan prasarana. Layanan administrasi sarana dan prasarana di MI Miftahul Huda yaitu mengurus keperluan sarana dan prasarana baik itu untuk keperluan sebagai penunjang kegiatan belajar mengajar, atau untuk mengurus perihal pengadaan barang yang diperlukan seperti pembelian ATK atau barang-barang lainnya.
Peran Tata Usaha Meningkatkan Kualitas Pelayanan Administrasi
Kegiatan  administrasi  pada  suatu  sekolah  mencakup  membantu,  melayani, memudahkan atau mengatur semua kegiatan dalam mencapai tujuan. Terdapat beberapa kompetensi  yang  harus  dimiliki  oleh  tenaga  administrasi  sekolah.  Kompetensi  tenaga administrasi  sekolah terdiri atas kompeten generic dan kompetensi Spesifik. Kompetensi generic adalah kompetensi kepribadian, dan kompetensi social yang diperuntukkan kepada semua tenaga administrasi sekolah, kompetensi spesifik yang dimaksud adalah kompetensi kepala tata usaha dan kompetensi staf tata usaha. Sebagaimana dijelaskan Rahmi (2019) Kompetensi  kepala  tata  usaha  memuat  kompetensi  manajerial,  dan  kompetensi professional.  Sedangkan  kompetensi  staf  tata  usaha  memuat  kompetensi  professional. Sedangkan menurut Elvira, dkk (2019) menyebutkan Tata usaha sekolah merupakan ujung tombak pelayanan jasa pendidikan suatu lembaga, yaitu sebagai badan administrasi sekolah yang secara langsung menangani pelayanan didalam internal maupun eksternal sekolah yangmempunyai  tugas  dan  fungsi  melayani  pelaksanaan  pekerjaan-pekerjaan  operatif untuk mencapai tujuan dari organisasi, menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Maka, melalui manajemen  tata  usaha  yang  baik,  juga  akan  mempengaruhi  kualitas  pelayanan  suatu Lembaga.

## SIMPULAN
Tata usaha merupakan pusat sekolah dan juga merupakan pusat informasi. Dalam pengelolaan arsip tata usaha memiliki banyak peran, mulai dari pengelolaan penyusunan, penyimpanan,  dan  pemusnahan  asrip.  Oleh  karena  itu  tata  usaha  lebih  mengetahui dimana letak arsip yang dibutuhkan disimpan. Tata usaha juga lebih mengetahui tentang sekolah termasuk mengetahui apa-apa saja yang menjadi kebutuhan sekolah. Layanan administrasi di MI Miftahul Huda Penarik terbagi atas tiga jenis pelayanan yaitu layanan administrasi bagian kurikulum,  layanan administrasi  bagian sarana  dan  prasarana, dan layanan  administrasi  bagian  kesiswaan.  Tata  kelola  administrasi  dalam  meningkatkan layanan sangat penting untuk kelancaran dan kepentingan penyelenggaraan pendidikan serta meningkatkan mutu dan kualitas sekolah yang lebih baik. Tata kelola atau tata usaha di  MI  Miftahul  Huda  sudah  melaksanakan  layanan  administrasi  dengan  baik  seperti layanan administrasi sarana dan prasaran, layanan admistrasi kesiswaan, serta administrasi kurikulum. dalam hal ini tata kelola berperan penting dalam melaksanakan dan turut andil dalam  melakukan  pelayanan  administrasi  yang  dapat  di  lihat  dari  pelaksanaan  dan penyelesaian tugasnya.

## DAFTAR PUSTAKA
Aedi,  Nur.  (2016).  Manajemen  Pendidik  dan  Tenaga  pendidikan.  Yogyakarta:  Gosyen Publishing. hlm. 101
Amiruddin. (2017). Kinerja Pegawai Tata Usaha dengan Mutu Layanan Administrasi. Al-
Idarah: Jurnal Kependidikan Islam. 7(1). 126-145 http://dx.doi.org/10.24042/alidarah.v7i1.2254
Arina, Y. dkk. (2022). Peranan Tenaga Administrasi dalam Peningkatan Mutu Layanan di
Sekolah. Jurnal Pendidikan Dan Konseling,
4(6), 9145 – 9151. https://journal.universitaspahlawan.ac.id/index.php/jpdk/article/vi ew/9823
Aulia, N. dan Umar, A. (2022). Peran Tata Usaha dalam Pengelolaan Arsip. Jurnal Bahana Manajemen Pendidikan, 11(1), 9 – 14.  https://doi.org/10.24036/jbmp.v11i1.116087
Elviera,  dkk.  (2019).  Pengembangan  Tata  Usaha  Sekolah  Berbasis  Teknologi  Informasi. MUKADIMAH:  Jurnal  Pendidikan,  Sejarah,  Dan  Ilmu-Ilmu  Sosial,  3(1),  1 – 6. https://doi.org/10.30743/mkd.v3i1.676
Fajriah, A. (2023). Peran Kepala Sekolah dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Tata Usaha di Sekolah. Jurnal Manajemen Pendidikan Dasar, Menengah Dan Tinggi [JMP-DMT], 4(1), 30 – 35. https://doi.org/10.30596/jmp-dmt.v4i1.12895
Jasmadi,  J.  (2023).  Peranan  Tata  Usaha  dalam  Proses  Penyelenggaraan  Administrasi
Pendidikan pada SD Negeri 3 Tangse Kabupaten Pidie. Jurnal Adminstrasi Dan Sosial Sains, 2(1), 11 – 20. http://journal.unigha.ac.id/index.php/JASS/article/view/1183
Kasan, Tholib. Teori dan Aplikasi Administrasi Pendidikan, Jakarta: Studia Press. hlm. 109. Khalil,  Z.  F  dan  Fitri,  A.  (2019).  Tata  Kelola  dan  Pelayanan  Administrasi.  Al-Ijtima`i:
International  Journal  of  Government  and  Social  Science,  5(1),  1 – 10. https://doi.org/10.22373/jai.v5i1.461
Laugi,  S.  (2018).  Sistem  Informasi  berbasis  Web  dalam  Penyelenggaran  Lembaga
Pendidikan. Shautut Tarbiyah, 24(1), 109 – 126. https://ejournal.iainkendari.ac.id/shautut-tarbiyah/article/view/939
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 45 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Rahmi, S. (2019). Kompetensi Manajerial Kepala Sekolah dalam Meningkatkan Etos Kerja Tenaga  Kependidikan  di  SMA  N  2  Lhoknga  Aceh  Besar.  MANAGERIA:  Jurnal
Manajemen Pendidikan Islam, 4(2), 183 – 197. https://doi.org/10.14421/manageria.2019.42-01
Rohman,  Moch.  Saiful.  (2018).  Skripsi:  Peranan  Tata  Usaha  Sekolah  Dalam  Membantu Meningkatkan Mutu Pendidikan Di Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Jember Tahun Pelajaran 2017/2018. IAIN Jember hlm. 17.
Sherlywaty,  S.  (2019).  Peran  Tata  Usaha  Dalam  Administrasi  Kurikulum.  Jurnal  Ilmiah Manajemen Pendidikan Program Pascasarjana, 13(3), 351 – 361. https://ejournal.unib.ac.id/manajerpendidikan/article/view/1018
Syukur, A. dan Setiawan, A. (2021). Ruang Lingkup dan Fungsi Administrasi Pendidikan dalam  Perspektif  Al- Qur’an.  Jurnal  El -Fakhru:  Islamic  Education  Teaching  and Studies, 1(1),
28 – 45.
https://www.jurnal.stainmajene.ac.id/index.php/elfakhru/article/view/16.