## PEMBAKUAN AKTIVITAS PERGUDANGAN DENGAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) DI PT. XYZ
Erwin Sitorus 1 , Siti Soraya Faiza Nasution 2

## Abstract
In  realizing  professional,  effective,  and  efficient  work,  as  well  as  improvement  of  work  system,  the  company requires Standard  Operating Procedures (SOP). SOP  is a guide or reference to perform  job tasks  in  accordance with  the  function  and  also  a  tool  of  performance  appraisal  company  based  on  technical,  administrative,  and procedural indicators in accordance with work procedures and work system in the work unit concerned. Problems that occurred at PT. XYZ is the absence of standardization and documentation of work standards for warehousing activities  resulting  in  non-standard  work  quality.  The  purpose of  this  research  is  to  arrange  Standard  Operating Procedure (SOP) based on work elements in each warehousing activities in warehouse of PT. XYZ. The result of the research is the preparation of SOP for the acceptance of coffee beans, the storage of coffee beans, the delivery of coffee beans to the production, and the delivery of coffee to the consumers.
Keywords : SOP, warehousing, coffee beans, procedure
1 Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara Jl. Almamater Kampus USU, Medan 20155 email : erwin_birosdmusu@yahoo.com
2 Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara Jl. Almamater Kampus USU, Medan 20155 email : sitisorayafaizanst@gmail.com
1. Pendahuluan Suksesnya  suatu  kegiatan  di  dalam perusahaan  berkaitan  dengan  peningkatan produktivitas kerja.
Upaya untuk meningkatkan  produktivitas  kerja  berkaitan dengan  kegiatan  perbaikan  sistem  kerja  yang ada,  dimana  sistem  kerja  tersebut  meliputi beberapa faktor yaitu manusia, bahan, metode, perlengkapan, dan peralatan. Salah satu faktor yang  menyebabkan  menurunnya  sistem  kerja yaitu ditemukannya  kondisi dalam perusahaan yang  tidak  sesuai  dengan  prosedur  yang berlaku.  Terlebih  pada  pekerjaan real di lapangan  yang  sering  juga  didapati  bahwa terdapat prosedur yang tidak dipatuhi.
Dalam  mewujudkan  pekerjaan  yang profesional, efektif dan efisien, serta peningkatan sistem kerja, perusahaan membutuhkan  suatu  prosedur  operasi  standar atau  yang  lazim  disebut Standard  Operating Procedures (SOP). SOP adalah pedoman yang berisi  prosedur-prosedur  operasional  standar yang  ada  di  dalam  suatu  organisasi  yang digunakan  untuk  memastikan  bahwa  setiap keputusan,  langkah,  atau  tindakan,  dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan  oleh  orang-orang  di  dalam suatu organisasi  telah  berjalan  secara  efektif, konsisten, standar, dan sistematis.
PT. XYZ merupakan sebuah perusahaan yang  bergerak  dalam  bidang  manufaktur pembuatan kopi kemasan. Gudang di PT. XYZ belum mempunyai Standard Operating Procedure (SOP)  yang  baku  sehingga  masih banyak  aktivitas  yang  dilakukan  belum  sesuai prosedur  yang  standar  dan  juga  tidak  ada penanggung  jawab  dari  setiap  aktivitas  yang dilakukan.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah menyusun Standard  Operating  Procedure (SOP)  berdasarkan  elemen  pekerjaan  dalam tiap  aktivitas  pergudangan  di  Gudang  PT. XYZ.

## 2. Metode Penelitian
Jenis  penelitian  yang  dilakukan  adalah penelitian  deskriptif.  Jenis  penelitian  ini mendeskripsikan  secara  sistematik,  faktual, dan  akurat  tentang  fakta-fakta  dan  sifat-sifat suatu objek tertentu.
Metode pengumpulan data dan informasi yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah yaitu observasi dan wawancara.
Sistematika penelitian dapat dilihat pada Gambar di bawah ini.
Perumusan Masalah
Tidak  ada  pembakuan  terhadap aktivitas-aktivitas  pergudangan Studi Pendahuluan 1. Observasi 2. Wawancara Penetapan Tujuan Meningkatkan  efektivitas  dan kualitas  kerja  bagian  gudang dalam  menjalankan  aktivitas- aktivitasnya Pengumpulan Data Pengolahan Data
Pembuatan Standard  Operating Procedures (SOP) untuk aktivitas-aktivitas pergudangan

## Kesimpulan dan Saran
Gambar 1. Sistematika Penelitian
3. Pembahasan 3.1.  Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)  Penerimaan  Biji

## Kopi
Rincian aktivitas penerimaan biji kopi di PT. XYZ adalah sebagai berikut:
1. Petugas  gudang  memeriksa  kelengkapan dan  keabsahan  Surat  Pemberitahuan Penerimaan Barang (SPPB).
2. Petugas  gudang  memeriksa  jumlah  dan kualitas  barang  yang  diterima  sesuai dengan  dokumen  pengiriman  dengan bagian Quality Control .
3. Jika  jumlah  dan  spesifikasi  barang  sesuai dengan SPPB, petugas
gudang membubuhkan  tanda  tangan  dan  nama jelas,  stempel  perusahaan,  dan  tanggal penerima pada SPPB serta meminta tanda tangan Kepala Bagian Tata Usaha (KTU).
4. Petugas  gudang  menempatkan  barang  ke tempat  yang  telah  ditentukan  dalam gudang, dan tidak bisa langsung dicampur dengan  stok  lama  sebelum  dilakukan perhitungan ulang dan update stock card . 5. Petugas gudang mencatat jumlah penerimaan ke dalam stock card
berdasarkan  jumlah  yang  benar-benar diterima.
6. Petugas  gudang  membuat  Berita  Acara
Penerimaan Barang (BAPB) dan meminta tanda tangan pihak terkait.
7. Petugas  gudang  mendistribusikan  BAPB sesuai  dengan  daftar  distribusi  yang  telah ditentukan.
SOP penerimaan biji kopi di Gudang PT.
XYZ ditampilkan pada tabel di bawah ini.
Tabel 1. Standard Operating Procedure (SOP) Penerimaan Biji Kopi
Gudang PT. XYZ Terbit: Maret 2017 Penerimaan Biji Kopi
I. Tujuan Prosedur
Sebagai pedoman dalam proses penerimaan biji kopi.
II. Ruang Lingkup
Prosedur menjelaskan proses penerimaan biji kopi.
III. Definisi
1. Surat  Pemberitahuan  Penerimaan  Barang  (SPPB)  adalah  surat  yang  dibuat  dari  pembeli kepada  penjual  yang  isinya  memberitahukan  bahwa  barang-barang  pesanan  sudah  di terima oleh pembeli.
2. Stock Card adalah kartu untuk mencatat pergerakan keluar masuk barang.
3. Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) adalah bukti bahwa pihak yang menjual benar- benar telah memberikan barang kepada pihak kpembeli.
IV.   Penanggung Jawab
1. Kepala bagian logistik
2. Petugas gudang
3. Kepala bagian tata usaha
V. Prosedur
1. Petugas gudang memeriksa kelengkapan dan keabsahan Surat Pemberitahuan Penerimaan Barang (SPPB).
2. Petugas  gudang  memeriksa  jumlah  dan  kualitas  barang  yang  diterima  sesuai  dengan dokumen pengiriman.
3. Jika  jumlah  dan  spesifikasi  barang  sesuai  dengan  SPPB,  petugas  gudang  membubuhkan tanda tangan dan nama jelas, stempel perusahaan, dan tanggal penerima pada SPPB serta meminta tanda tangan Kepala Bagian Tata Usaha (KTU).
4. Petugas gudang menempatkan barang ke tempat yang telah ditentukan dalam gudang, dan tidak bisa langsung dicampur dengan stok lama sebelum dilakukan perhitungan ulang dan update stock card .
5. Petugas  gudang  mencatat  jumlah  penerimaan  ke  dalam stock  card berdasarkan  jumlah yang benar-benar diterima.
6. Petugas  gudang  membuat  Berita  Acara  Penerimaan  Barang  (BAPB)  dan  meminta  tanda tangan pihak terkait serta pihak yang berwenang.
7. Petugas  gudang  mendistribusikan  BAPB  sesuai  dengan  daftar  distribusi  yang  telah ditentukan.
VI. Flowchart
No Pelaksana
Petugas Gudang Kepala Bagian Tata Usaha 1 3 6 1 2 3 4 5 6 7 Aktivitas Memeriksa kelengkapan dan keabsahan SPPB Quality Control Memeriksa jumlah dan kualitas barang yang diterima 2 Membubuhkan tanda tangan dan nama jelas, stempel perusahaan, dan tanggal penerima pada SPPB 4 5 Menempatkan barang ke tempat yang telah ditentukan dalam gudang Membuat Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) Mencatat jumlah penerimaan ke dalam stock card Mendistribusikan BAPB sesuai dengan daftar distribusi yang telah ditentukan Surat Pernyataan Penerimaan Barang Surat Pernyataan Penerimaan Barang Output Stock Card Berita Acara Penerimaan Barang Berita Acara Penerimaan Barang
3.2.  Penyusunan
Standard Operating Procedure (SOP)  Penyimpanan  Biji

## Kopi
Rincian  aktivitas  penyimpanan  biji  kopi di Gudang PT. XYZ adalah sebagai berikut:
1.  Petugas gudang
mengidentifikasi karakteristik  produk  untuk  menentukan produk  diletakkan  di  kelompok  produk sejenis.
2.  Petugas  gudang  mencari  tempat  untuk penyimpanan barang.
3.  Petugas  gudang  membawa  barang  ke tempat penyimpanan.
4.  Petugas  gudang  mengatur  letak  barang sedemikan rupa disesuaikan dengan waktu proses produksi pengolahan biji kopi.
5.  Petugas gudang mencatat kode lokator dari produk tersebut.
SOP  penyimpanan  biji  kopi  di  Gudang
PT. XYZ ditampilkan pada tabel di bawah ini.
Tabel 2. Standard Operating Procedure (SOP) Penyimpanan Biji Kopi
Gudang PT. XYZ Terbit: Maret 2017 Penyimpanan Biji Kopi
I. Tujuan Prosedur
Sebagai pedoman dalam proses penyimpanan biji kopi.
II. Ruang Lingkup
1. Prosedur menjelaskan proses penyimpanan biji kopi.
2. Prosedur mengatur proses administrasi penyimpanan biji kopi.
III. Definisi
Kode lokator adalah kode yang menunjukkan lokasi barang di gudang penyimpanan IV.   Penanggung Jawab
1. Kepala bagian logistik
2. Petugas gudang V.    Prosedur 1. Petugas  gudang  mengidentifikasi karakteristik  produk  untuk  menentukan  produk diletakkan di kelompok produk sejenis .
2. Petugas gudang mencari tempat untuk penyimpanan barang.
3. Petugas gudang membawa barang ke tempat penyimpanan.
4. Petugas  gudang  mengatur  letak  barang  sedemikan  rupa  disesuaikan  dengan  waktu proses produksi pengolahan biji kopi .
5. Petugas gudang mencatat kode lokator dari barang tersebut. VI. Flowchart
Aktivitas Pelaksana Petugas Gudang 1 2 3 4 5 Mengidentifikasi karakteristik produk Mencari tempat untuk penyimpanan barang
Membawa barang ke tempat penyimpanan Mengatur letak produk disesuaikan dengan waktu proses produksi pengolahan biji kopi
Mencatat kode lokator produk
Output No 1 2 3 4 5 Kode Lokator Produk
3.3.  Penyusunan Standard Operating
Procedure (SOP) Pengiriman Biji Kopi ke Bagian Produksi
Rincian aktivitas pengiriman biji kopi ke bagian  produksi  di  Gudang  PT.  XYZ  adalah sebagai berikut:
1.  Bagian  produksi  mengajukan  permintaan jumlah material berdasarkan jumlah produksi yang dibutuhkan.
2.  Petugas  gudang  mengeluarkan  barang berdasarkan  metode First  In  First  Out (FIFO),  barang  yang  pertama  masuk pertama keluar.
3.  Petugas gudang
mencatat setiap
pengeluaran  barang  dalam stock  card dan mencetak Form Pengeluaran  Barang  dan ditanda tangani oleh bagian produksi.
4.  Mengirimkan produk ke bagian produksi.
5.  Jika  terdapat  pengembalian  barang  dari bagian produksi, petugas gudang membuat laporan  penerimaan  barang  dan  mencatat penerimaan  barang  tersebut  dalam stock card .
SOP  pengiriman  biji  kopi  ke  bagian produksi di Gudang PT. XYZ ditampilkan pada tabel di bawah ini.
Tabel 3. Standard Operating Procedure (SOP) Pengiriman Biji Kopi ke Bagian Produksi
Gudang PT. XYZ Terbit: Maret 2017 Pengiriman Biji Kopi ke Bagian Produksi
I. Tujuan Prosedur
Sebagai pedoman dalam proses pengiriman biji kopi ke bagian produksi.
II. Ruang Lingkup
Prosedur menjelaskan proses pengiriman biji kopi ke bagian produksi. III. Definisi
1. Form Pengeluaran Barang adalah surat yang dibuat oleh bagian produksi kepada bagian gudang sebagai permintaan pengeluaran barang.
2. Stock card adalah kartu untuk mencatat pergerakan keluar masuk barang.
IV. Penanggung Jawab
1. Petugas gudang
V. Prosedur
1. Bagian  produksi  mengajukan  permintaan  jumlah  material  berdasarkan  jumlah   produksi  yang dibutuhkan.
2. Petugas gudang  mengeluarkan  barang  berdasarkan  metode First In First Out (FIFO), barang  yang pertama masuk pertama keluar.
3. Petugas  gudang  mencatat  setiap  pengeluaran  barang  dalam stock  card dan  mencetak   Form Pengeluaran Barang dan ditanda tangani oleh bagian produksi.
4. Mengirimkan produk ke bagian produksi.
5. Jika  terdapat  pengembalian  barang  dari  bagian  produksi,  petugas  gudang  membuat  laporan penerimaan barang dan mencatat penerimaan barang tersebut dalam stock card .
VI. Flowchart
No Aktivitas Pelaksana Bagian Produksi Petugas Gudang Output 1 2 3 4 5 Mengajukan permintaan jumlah material Mengeluarkan barang berdasarkan metode First In
First Out (FIFO) Mencatat setiap pengeluaran barang dalam stock card dan mencetak Form Pengeluaran Barang 1 2 3 4 5 Stock Card Form Pengeluaran Barang Stock Card Membuat laporan penerimaan barang dan mencatat penerimaan barang tersebut dalam stock card .
Mengirimkan produk ke bagian produksi
3.4.  Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)  Pengiriman  Kopi  ke

## Konsumen
Rincian  aktivitas  pengiriman  kopi  ke konsumen di Gudang  PT. XYZ adalah sebagai berikut:
1.  Petugas gudang menerima Purchase Order (PO) dari bagian penjualan.
2.  Petugas  gudang  mengecek  ketersediaan stok barang yang dibutuhkan.
3.  Petugas gudang mengeluarkan Sales Order
(SO), SO dibuat 3 rangkap:
a.  Bagian gudang
b.  Bagian finance (sebagai dasar
pembuatan Invoice )
c.  Bagian customer
4.  SO  diberikan  ke  bagian  logistik  sebagai dasar untuk mempersiapkan produk.
5.  Bagian logistik menginput data pengeluaran produk.
6.  Bagian  logistik  mengeluarkan Delivery Order (DO), DO dibuat 4 rangkap:
a.  Bagian gudang
b.  Bagian customer
c.  Bagian accounting d.  Bagian finance
7.  Petugas gudang mengeluarkan produk.
8.  Petugas  gudang  melakukan  pengecekan produk.
9.  Bagian logistik membuat jadwal pengiriman produk.
10.  Produk diserahkan ke bagian staff pengiriman untuk dikirim ke customer.
11.  Setelah  barang  diterima customer dan dilakukan  pengecekan  barang,  maka  DO diberikan  ke  bagian  logistik  sebagai  tanda bahwa customer telah menerima produk.
SOP  pengiriman  kopi  ke  konsumen  di
Gudang  PT.  XYZ  ditampilkan  pada  tabel  di bawah ini.
Tabel 4. Standard Operating Procedure (SOP) Pengiriman Kopi ke Konsumen
Gudang PT. XYZ Terbit: Maret 2017 Pengiriman Kopi ke Konsumen
I. Tujuan Prosedur
Sebagai pedoman dalam proses pengiriman kopi ke konsumen.
II. Ruang Lingkup
Prosedur pengiriman kopi ke konsumen.
IV. Definisi
1. Purchase  Order adalah  sebuah  dokumen  yang  dikirimkan  ke  bagian  gudang  untuk memasokan barang yang dibutuhkan.
2. Sales  Order adalah  dokumen  permintaan  pembelian  barang  yang  diterima  dari  bagian gudang.
3. Invoice adalah  dokumen  yang digunakan sebagai  pernyataan tagihan  yang harus dibayar oleh customer . 4. Delivery Order adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut.
IV.   Penanggung Jawab
1. Kepala bagian logistik
2. Petugas gudang
3. Bagian pengiriman
V.     Prosedur
1. Petugas gudang menerima Purchase Order (PO) dari bagian penjualan.
2. Petugas gudang mengecek ketersediaan stok barang yang dibutuhkan.
3. Petugas gudang mengeluarkan Sales Order (SO), SO dibuat 3 rangkap:
a. Bagian gudang
b. Bagian finance (sebagai dasar pembuatan Invoice ) c. Bagian customer
4. SO diberikan ke bagian logistik sebagai dasar untuk mempersiapkan produk.
5. Bagian logistik menginput data pengeluaran produk.
6. Bagian logistik mengeluarkan Delivery Order (DO), DO dibuat 4 rangkap:
a. Bagian gudang
b. Bagian customer
c. Bagian accounting
d. Bagian finance
7. Petugas gudang mengeluarkan produk.
8. Petugas gudang melakukan pengecekan produk.
9. Bagian logistik membuat jadwal pengiriman produk.
10. Produk diserahkan ke bagian pengiriman untuk dikirim ke customer . 11. Setelah barang diterima customer dan dilakukan pengecekan barang, maka DO diberikan ke bagian logistik sebagai tanda bahwa customer telah menerima produk. VI. Flowchart
Pelaksana Petugas Gudang
Bagian Pengiriman 1 2 4 7 Aktivitas Menerima Purchase Order dari bagian penjualan Bagian Logistik Mengecek ketersediaan stok barang yang dibutuhkan 3 Mengeluarkan Sales Order 5 6 Sales Order diberikan ke bagian logistik sebagai dasar untuk mempersiapkan produk Mengeluarkan Delivery Order Menginput data pengeluaran produk Mengeluarkan produk Sales Order Output Delivery Order Melakukan pengecekan produk Produk diserahkan ke bagian pengiriman untuk dikirim ke customer Membuat jadwal pengiriman produk Delivery Order diberikan ke bagian logistik sebagai tanda bahwa customer telah menerima produk 8 9 10 11 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

## 4. Kesimpulan
Kesimpulan  yang  dapat  ditarik  dari pengamatan  pada  aktivitas  gudang  di  PT. XYZ  yaitu Standard Operating Procedure (SOP)  untuk  aktivitas  pergudangan  belum dibakukan dan didokumentasikan sehingga dilakukan penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)  berdasarkan  elemen pekerjaan dalam tiap aktivitas pergudangan di  Gudang  PT.  XYZ  meliputi  penerimaan biji kopi, penyimpanan biji kopi, pengiriman  biji  kopi  ke  bagian  produksi, dan pengiriman kopi ke konsumen.
Daftar Pustaka
Ekotama, Suryono, (2011), Cara Gampang Bikin Standard Operating Procedures , Media Presindo, Jakarta
Susila,  Nyoman,  (1983), Pemrograman Komputer Fortran IV, Cipta Karsa, Bandung Sutalaksana, I.Z., (2006), Teknik Perancangan Sistem Kerja, Penerbit ITB, Bandung Tambunan, R.M., (2008), Standard Operating  Procedures ,  Maiestas Publishing, Jakarta