## 
ABSTRACT – This research aims to know the needs of  student  information  which  can  be  met  from SiAMEL.  This  research  also  aims  to  develop  the database, and display the output from the application of the Public Users on SiAMEL module. The method used in this study is Action Research. Data collection techniques by way of observation, interview, note the field  and  study  the  literature.  This  research  has resulted  in  the  development  of  SiAMEL  that  can meet  the  needs  of  student  information  as  Public Users among others: Data Lecturer, Data institution/ Institutions  for MORNING,  data  proposed  problem, as  well  as  data  about  the  schedule.  Through  this research  has  been  done  on  the  conversion  some tables that are adjusted with the needs of the Public Users  SiAMEL.  In  addition,  page  view  early SiAMEL  become  open  to  public  Users  and  changes to the navigation buttons (menu) SiAMEL. Some of the  output  SiAMEL  changed  some  details  that adjusted with the status of access authority SiAMEL, whether as administrator or as a Public Users.
Keywords: Public Users Modul, Archive Information System, SiAmel application
ABSTRAK - Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengetahui  kebutuhan  informasi  mahasiswa  yang dapat  dipenuhi  dari  SiAMEL.  Selain  itu  juga penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengembangkan database,  tampilan  serta  output  dari  aplikasi Modul Public  Users pada  SiAMEL.  Metode  yang digunakan  pada  penelitian  ini  adalah Action Research. Teknik pengumpulan data yaitu dengan cara  observasi,  wawancara,  catatan  lapangan, serta studi literatur. Penelitian ini telah menghasilkan pengembangan SiAMEL yang dapat memenuhi kebutuhan informasi mahasiswa sebagai Public Users antara lain: Data Dosen, Data Instansi/  Lembaga  untuk  PKL,    data Usulan Masalah,  serta  data  tentang  Jadwal  Sidang.
Melalui penelitian ini telah dilakukan pengubahan pada  beberapa  tabel  yang  disesuaikan  dengan kebutuhan Public  Users SiAMEL.  Selain  itu, tampilan halaman awal SiAMEL menjadi terbuka untuk Public Users serta perubahan pada navigasi (menu)  SiAMEL.  Beberapa  output  SiAMEL diubah  beberapa  detail  yang  disesuaikan  dengan status  otoritas  akses  SiAMEL,  apakah  sebagai Administrator atau sebagai Public Users.
Kata  kunci: Modul  Public  Users,  Sistem Informasi Kearsipan, aplikasi SiAmel

## PENDAHULUAN
Sejak  awal  tahun  2012,  pada  Program  Studi Ilmu  Perpustakaan,  Fakultas  Ilmu  Komunikasi Universitas  Padjadjaran  telah  diterapkan  aplikasi sistem informasi yaitu Sistem Informasi Kearsipan Akademik Elektronik (SiAMEL). Aplikasi tersebut merupakan prototipe yang dikembangkan melalui penelitian action research yang dilakukan oleh tim Peneliti pada akhir tahun 2011 dan telah dikembangkan  kembali  oleh  tim  Peneliti  pada tahun  2012  sebagai  bentuk  penyempurnaan  dari versi  sebelumnya.  Selama  masa  penerapannya, berdasarkan  pra  riset  melalui  wawancara  dan observasi  dengan  staf  administrasi  Program  Studi Ilmu  Perpustakaan  diperoleh  gambaran  bahwa SiAMEL  terbukti  cukup  membantu  penye- lenggaraan  kegiatan  administrasi  arsip  akademik terutama  dalam  pembuatan  SK  Pembimbing,
Kusnandar 1 , Pawit M. Yusup 2 1,2 Program Studi Ilmu Perpustakaan Universitas Padjadjaran
1 kusnandar@unpad.ac.id, 2 pawit.m.yusup@unpad.ac.id

## PENGEMBANGAN MODUL PUBLIC USERS PADA SISTEM INFORMASI KEARSIPAN AKADEMIK ELEKTRONIK (SIAMEL)
(Studi Action Research Pengembangan Modul Public Users Pada Sistem Informasi Kearsipan Akademik Elektronik (SiAMEL) Di Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran)
Surat  Ijin  Penelitian,  Surat  Ijin  Praktek  Kerja Lapangan  (PKL),  Surat  Ijin  Observasi,  Surat  Ijin Wawancara,  Surat  Ijin  Magang  dan  pembuatan Surat Keterangan Masih Kuliah.
Meskipun  SiAMEL  sudah  dianggap  mem- berikan kontribusi dalam mendukung pengelolaan arsip  akademik  di  Program  Studi  Ilmu  Perpus- takaan,  SiAMEL  hanya  dapat  diakses  dan digunakan  oleh  staf  administrasi.  Padahal,  be- berapa  data  atau  informasi  yang  terdapat  pada SiAMEL  dibutuhkan  juga  oleh  mahasiswa. Misalnya,  data  tentang  judul-judul  Usulan Masalah  yang terdapat dalam SiAMEL tidak bisa diakses  secara  langsung  oleh  mahasiswa.  Untuk menentukan  judul,  mahasiswa  membutuhkan pertimbangan, apakah judul yang dia akan ajukan sudah  ada  yang  menggunakannya  atau  belum. Tentu  saja  kondisi  ini  perlu  disikapi  oleh  staf administrasi  Program  Studi  Ilmu  Perpustakaan dalam  rangka  meningkatkan  kualitas  layanan akademik kepada mahasiswa.
Berdasarkan  permasalahan di  atas  maka penelitian ini  bermaksud  untuk  mengembangkan aplikasi  Sistem  Kearsipan Akademik  Elektronik (SiAMEL)  dengan  melakukan  penambahan  fitur (modul)  yang  diperuntukkan  bagi  mahasiswa sebagai  pengguna  umum  (Public  Users).  Dengan demikian,  melalui  penelitian  ini  diharapkan  dapat mengembangkan SiAMEL sebagai aplikasi sistem kearsipan akademik  elektronik  yang  selain  dapat digunakan oleh staf administrasi tetapi juga dapat digunakan  oleh  mahasiswa  sebagai  bentuk  upaya peningkatan kualitas  layanan  akademik  di Program  Studi  Ilmu  Perpustakaan,  Fakultas  Ilmu Komunikasi,  Universitas  Padjadjaran.  Hasil  yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk  mengetahui  kebutuhan  informasi mahasiswa  yang  dapat  dipenuhi  dari SiAMEL.
2. Untuk  membuat  rancangan  pengembangan database  Modul Public  Users pada SiAMEL.
3. Untuk  membuat  rancangan  pengembangan tampilan  aplikasi  Modul Public  Users pada SiAMEL.
4. Untuk  membuat  rancangan  pengembangan output  aplikasi  Modul Public  Users pada SiAMEL.

## TINJAUAN PUSTAKA
Menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional  Republik  Indonesia  No.  37  Tahun  2006 tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional, arsip elektronik adalah  arsip  yang  diciptakan,  digunakan,  dan dipelihara  sebagai  bukti  transaksi,  aktivitas  dan fungsi  lembaga  atau  individu  yang  ditransfer  dan diolah dengan sistem komputer.
Sementara itu, The California Department of General Services (DGS), State Records (2002, 3) mendefinisikan arsip elektronik sebagai berikut:
“ Electronic  records  are informational  or data  files  that  are  created  and  stored  in digitized form through the use of computers and  applications  software.  They  are  stored on  various  magnetic  and  optical  storage devices and are products of computers and computer software .”
Arsip elektronik merupakan segala bentuk file yang diciptakan dan disimpan dalam bentuk dijital
dengan  penggunaan  komputer  dan  perangkat lunak  aplikasi.  Dengan  kata  lain,  setiap  aktivitas organisasi  yang  menghasilkan  suatu  bentuk  file (teks,  suara,  gambar,  film) dengan  menggunakan komputer  (teknologi  informasi)  dalam  rangka penyelenggaraan  aktivitas  organisasi,  maka  file tersebut dikategorikan sebagai arsip elektronik.
Penerapan teknologi informasi dan komunikasi  lebih  terasa  manfaatnya  terutama dalam  hal  pemberdayaan  arsip  dalam  bentuk aktivitas  penelusuran  kembali  arsip.  Kemampuan dari sebuah program komputer dalam menemukan kembali suatu arsip yang dicocokkan dengan kata kunci  pencarian  sangatlah  handal.  Apalagi,  jika program  tersebut  didukung  oleh  database  yang disusun  secara  baik  maka  tingkat  kemampuan pencarian  dari  teknologi  tersebut  semakin meningkat. Dalam hal ini, Amsyah menyatakan:
“Untuk  mempercepat  penemuan  kembali arsip  yang  berada  dalam  kumpulan jumlah  arsip  yang  besar,  baik  yang  baru tersimpan maupun  yang  sudah tersimpan lama,  penggunaan  komputer  sangat membantu.  Komputer  dapat  menyimpan seluruh  tulisan  yang  terdapat  pada  suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan  data-data  dasarnya  saja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang
d ipergunakan”. (Amsyah 2001, 222)
Karena  peralatan  dan  arsip  yang  digunakan dalam  sistem  penelusuran  sangat  kompleks  dan beragam,  beberapa  hal  perlu  diperhatikan  dalam perancangan dan pengoperasian sistem penelusuran.  Karena  itu,  penerapan  sistem penelusuran  mekanistis  (berbasis  komputer)
dalam  sistem  kearsipan perlu  mempertimbangkan hal-hal  berikut  ini  (Johnson  dan  Kallaus  1982, 281):
1. Kondisi terkini dari jumlah atau ukuran file yang ada; tingkat pertumbuhannya, berapa banyak  penambahan  yang  diperkirakan  di masa mendatang.
2. Apakah  sistem  digunakan  untuk  menelusur informasi berdasarkan subjek: untuk menemukan  orang,  tempat,  atau  sesuatu berdasarkan kriteria yang sudah jelas; atau untuk  menemukan  nomor  kode  yang digunakan  untuk  menggambarkan  setiap file yang dimasukkan ke dalam sistem.
3. Bentuk fisik, format, biaya dan sumber daya untuk  memasukkan  data  ke  dalam  sistem dan output yang diharapkan oleh pengguna sistem.
4. Berapa  banyak  dokumen  atau  data  yang akan berubah, diperbaharui, dimusnahkan/ dihapus,  serta  seberapa  sering  perubahan tersebut terjadi.
5. Jumlah  rata-rata  istilah  indeks yang digunakan untuk mencari arsip dan jumlah rata-rata file yang diperkirakan akan dicari setiap harinya.
6. Perkiraan  rata-rata  beban  kerja,  titik tertinggi dan titik terendah beban kerja.
7. Jumlah  dan  jenis  orang  yang  menggunakan sistem  penelusuran  dan  keberadaan  lokasi mereka di wilayah perusahaan.
8. Tingkat  kecepatan  yang  diperlukan  dalam penyajian arsip.
9. Tingkat  akurasi  dan  reliabilitas  atas  suatu permintaan arsip.
10. Sumber daya, termasuk modal, personalia/
petugas,  dan  peralatan  yang  disediakan untuk menjalankan sistem.

## METODE PENELITIAN
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini adalah Action  Research atau  biasa  juga  disebut Penelitian  Tindakan.  Metode  ini  digunakan  untuk menganalisis suatu permasalahan serta menemukan solusi atas masalah tersebut.
“Penelitian  tindakan  adalah  cara  melakukan penelitian dan berupaya bekerja untuk memecahkan masalah pada saat  yang bersamaan” (Cormack 1991 dalam Moleong 2007, 238).
Dalam  bidang  sistem  informasi,  metodologi yang  termasuk  ke  dalam  kelompok Action Research, antara lain: Cannonical, IS Prototyping, Soft  Systems  Methodology, ETHICS, Action
Science, Participant Observation, Action Learning, Multiview, Clinical  Field  Work,  dan Process Consultation. Penelitian ini menggunakan Metode  prototype yaitu  suatu  teknik  analisis  dan rancangan  yang  memungkinkan  pemakai  ikut serta dalam menentukan kebutuhan dan pembentukan  sistem  apa  yang akan  dikerjakan untuk  memenuhi  kebutuhan  tersebut.  Langkah umum  paradigma  prototyping  adalah  sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai. b. Merancang prototype.
c. Menentukan apakah prototype dapat diterima oleh pemakai.
d. Mengadakan sistem operasional.
e. Menguji sistem operasional.
f. Menentukan sistem operasional
g. Jika sistem telah disetujui, maka tahap terakhir adalah melakukan implementasi sistem.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengembangan  SiAMEL  pada  penelitian  ini dilatarbelakangi  oleh  pandangan  peneliti  bahwa sebagai sebuah sistem penunjang kegiatan akademik  di  Program  Studi  Ilmu  Informasi  dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi, SiAMEL seharusnya  dapat  membantu  proses  layanan akademik  secara  optimal.  Selama  ini,  pelayanan akademik  berbasis  SiAMEL  masih  terbatas penggunaannya  hanya  oleh  administrator.  Dengan kata  lain,  mahasiswa  sebagai  objek  layanan akademik,  belum  bisa  memanfaatkan  SiAMEL secara  langsung.  Administrator  SiAMEL,  masih diperlukan  kehadirannya  100%  dalam  melayani kebutuhan akademik mahasiswa. Padahal, berdasarkan  pengamatan  peneliti  terhadap  data yang tersimpan dalam database pada SiAMEL, ada beberapa  data  yang  sebetulnya  bisa  diakses langsung  oleh  mahasiswa  melalui  SiAMEL  tanpa bantuan  atau  keterlibatan  administrator.  Sebagai contoh,  untuk  sekedar  tahu  data  tentang  judul  apa saja yang pernah diusulkan dalam Usulan Masalah, mahasiswa  tentunya  bisa  menggunakan  SiAMEL untuk  melakukan  penelusuran  informasi  mengenai hal  tersebut.  Sayangnya,  saat  ini,  SiAMEL  belum dapat  digunakan  seperti itu.  Mahasiswa  harus bertanya  kepada  administrator  terlebih  dahulu. Setelah  itu,  barulah  administrator  melakukan penelusuran  informasi  dan  membantu  mahasiswa menemukan jawabannya. Tentunya, kondisi seperti ini  menunjukkan  bahwa  SiAMEL  masih  belum optimal  fungsinya  sebagai  sebuah  sistem  yang menunjang  kegiatan  layanan  akademik.  Oleh
karena itu, SiAMEL perlu dikembangkan fungsinya  agar  dapat  digunakan  oleh  mahasiswa sebagai  pengguna  umum  SiAMEL  atau  yang disebut dengan istilah Public Users.
Berdasarkan hasil penelitian tentang kebutuhan  informasi  mahasiswa  sebagai Public Users di atas, diperoleh data bahwa ada beberapa hal  yang  menjadi  perhatian  peneliti  untuk kemudian  ditindaklanjuti  pada  tahap  penelitian berikutnya yaitu:
1. Mahasiswa  membutuhkan  data  Dosen setidaknya  untuk  kepentingan  pelaporan dan komunikasi.
2. Mahasiswa  membutuhkan  data  Instansi/ Lembaga  yang  mereka  bisa  jadikan tempat untuk PKL.
3. Mahasiswa membutuhkan informasi tentang  Jadwal  Sidang  Usulan  Masalah atau  mungkin  juga  untuk  jadwal  sidang lainnya, seperti
Jadwal Sidang Komprehensif dan Jadwal Sidang Skripsi.
4. Mahasiswa  dapat  melakukan  penelusuran secara  mandiri  melalui  SiAMEL  untuk data  Usulan  Masalah  yang  bisa  dijadikan pembanding  agar  terhindar  dari  duplikasi penelitian.
5. Untuk data yang berkaitan dengan layanan akademik  pada  SiAMEL  seperti  data
Usulan  Masalah,  data  pengajuan  PKL, Izin  Wawancara,  Izin  Observasi,  Izin Penelitian,  serta  Surat  Keterangan  Masih Kuliah  juga  sangat  dimungkinkan  untuk dikembangkan agar bisa diinput langsung oleh mahasiswa sehingga dapat meringankan pekerjaan administrator.
Setelah  menganalisis  kebutuhan  informasi mahasiswa, peneliti selanjutnya melakukan penyesuaian beberapa konsep tabel yang ada pada database  SiAMEL.  Tabel  tersebut  yakni  yang berhubungan dengan Data Dosen dan Data Jadwal Sidang.  Data  Dosen  yang  terdapat  pada  tabel “tbl_dosen”  saat  ini  belum  memenuhi  kebutuhan informasi minimal yang dibutuhkan oleh mahasiswa  sebagai Public  Users.  Sementara  itu, untuk  kepentingan  Data  Jadwal  Sidang,  SiAMEL versi  sebelumnya  belum  menyediakan  data tersebut. Oleh karena itu, pada penelitian ini, perlu ditambahkan  tabel  baru  untuk  menyimpan  Data Jadwal Sidang.
Pada  penelitian  ini,  pengembangan  SiAMEL berkaitan  dengan  kepentingan  mahasiswa  untuk mengakses  data  yang  terdapat  pada  SiAMEL. Oleh  karena  itu,  agar  SiAMEL  juga  dapat digunakan oleh mahasiswa, maka tahap selanjutnya peneliti melakukan beberapa perubahan  tampilan  aplikasi  SiAMEL.  Perubahan tampilan  ini  meliputi  halaman  utama  SiAMEL, menu  SiAMEL,  serta  beberapa  perbedaan tampilan Public Users dengan tampilan Administrator.  Tampilan  awal  ketika  aplikasi SiAMEL  dibuka.  Tampilan  awal  pada  SiAMEL versi  sebelumnya  menyediakan  Log  In  khusus untuk Administrator.
Langkah berikutnya setelah melakukan pengembangan tampilan aplikasi SiAMEL, peneliti melakukan pengembangan output aplikasi Modul Public  Users.  Adapun  output  aplikasi SiAMEL  pada  penelitian  ini  terkait  langsung dengan perubahan tabel pada database, yakni tabel dosen  (“tbl_dosen”)  dan  tabel  Jadwal  Sidang (“tbl_jadsidang”).  Sementara  output  yang  terkait
data  lainnya  sama  atau  tidak  mengalami perubahan signifikan. Secara keseluruhan, perubahan  output  yang  terjadi  pada  SiAMEL melalui  penelitian  ini  adalah  bahwa  data  yang terdapat pada aplikasi SiAMEL dapat diakses oleh mahasiswa  sebagai Public  Users (sebelumnya hanya Administrator SiAMEL yang bisa mengakses data pada SiAMEL).

## SIMPULAN
1. Kebutuhan  informasi  mahasiswa  sebagai
Public  Users yang  dapat  dipenuhi  dari SiAMEL  antara  lain:  Data  Dosen,  data Instansi/  Lembaga  untuk  PKL,  data  Usulan Masalah,  serta  data  tentang  Jadwal  Sidang (Usulan  Masalah,  Sidang  Komprehensif  dan Jadwal Sidang Skripsi).
2. Melalui  penelitian  ini  telah  dilakukan pengubahan  beberapa  tabel  yang  disesuaikan dengan  kebutuhan Public  Users SiAMEL. Adapun  tabel  yang  diubah  adalah  tabel  yang berisi  Data  Dosen  yang  diberi  nama “tbl_dosen”  serta  tabel  yang  berisi  data Jadwal Sidang yang diberi nama “tbl_jadsidang”.
3. Tampilan SiAMEL diubah dari yang sebelumnya  menampilkan  halaman  Log  In menjadi terbuka. Halaman Log In masih tetap disediakan, namun terbatas untuk administrator SiAMEL saja. Termasuk perubahan  yang  dilakukan  juga  dalam  hal navigasi (menu) SiAMEL.
4. Beberapa  output  data  pada  halaman  website
SiAMEL  diubah  beberapa  detail  yang disesuaikan  dengan  status  otoritas  akses
SiAMEL,  apakah  sebagai  Administrator  atau sebagai Public Users.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah,  Zulkifli. (2001). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Johnson, Mina M. dan Kallaus, Norman F. (1982).
Records  Management. Cincinnati,  Ohio: South-Western Publishing.
Moleong,  Lexy  J. (2007). Metodologi  Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Republik Indonesia. Undang-undang No. 7 Tahun 1971  tentang  Ketentuan-ketentuan  Pokok Kearsipan.
Republik Indonesia. Peraturan Menteri Pendidikan
Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  37 Tahun  2006  tentang  Tata  Kearsipan  di Lingkungan Departemen Pendidikan
Nasional.
Baskerville,  Richard  L. (1999). Investigating
Information  Systems  with  Action  Research.
Communications  of  the  Association  for Information  Systems  2(19).  Diakses  dari: http://cis.gsu.edu/~rbaskerv/CAIS_2_19/cai s_2_19.pdfDiakses tanggal: 12-11-2011. Government of Alberta. (2005). Naming Conventions  for  Electronic  Documents. Alberta,  Canada:  Information  Management, Branch  Government  and  Program  Support Services  Alberta  Government  Services.
Diakses dari: https://www.rimp.gov.ab.ca/publications/pd
f/documentnamingconventions.pdf.  Diakses tanggal: 30-03-2012.
Krishnaveni,  R.  dan  Meenakumari,  J.  (2010).
Usage of ICT for Information Administration in Higher education
Institutions – A  study.  International  Journal of Environmental Science and Development,  Vol.  1,  No.  3,  August  2010. Diakses dari:
http://www.ijesd.org/papers/55-D461.pdf. Diakses tanggal: 10-04-2012.
State  Records  Department  of  General  Service State  of  California. (2002). Electronic Records Management Handbook. Sacramento,  California:  California  Records and  Information  Management  (Calrim). Diakses
dari:
http://www.documents.dgs.ca.gov/osp/recs/e rmhbkall.pdf. Diakses tanggal: 04-04-2012.