## APLIKASI DIGITALISASI LAYANAN SURAT-MENYURAT UNTUK MENINGKATAN LAYANAN ADMINISTRASI KANTOR DESA
I Nyoman Gede Arya Astawa 1 , Ida Bagus Putra Manuaba 2 , I Made Ari Dwi Suta Atmaja 3 , dan I Putu Gde Sukarata 4
1,2,3,4 Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Negeri Bali e-mail: arya_kmg@pnb.ac.id

## Abstrak
Pelayanan  surat-menyurat  merupakan  bagian  dari  kualitas  kinerja  pemerintah desa,  dengan  memberikan  pelayanan  surat-menyurat  yang  efektif  dan  efisien mampu meningkatkan kepuasan  masyarakat terhadap  administrasi  desa.  Saat ini  pengelolaan  pengajuan  pembuatan  surat-menyurat  khususnya  surat keterangan  di  Kantor  Desa  Adat  Sibetan  masih  dilakukan  dengan  cara konvensional,  sehingga  menyebabkan  beberapa  permasalahan  yang  muncul. antara  lain:  proses  pengajuan  yang  memerlukan  waktu  relatif  lama, pengecekan  status  surat  yang  tidak  efektif,  data  penduduk  yang  tidak terdokumentasi dengan baik. Untuk mengatasi permasalahan tersebut kegiatan pengabdian  difokuskan  pada  pembuatan  aplikasi  digitalisasi  surat-menyurat pada  Kantor  Desa  Sibetan.  Setelah  aplikasi  siap  dan  dihosting  pada  website maka  dilakukan  sosialisasi  kepada  warga  Desa  Sibetan.  Evaluasi  dari pengabdian  masyarakat  ini  dilakukan  dengan  dua  cara,  pertama  adalah mengevaluasi website menggunakan aplikasi tool yaitu Pagespeed Insights dan evaluasi  kedua  adalah  evaluasi  kebermanfaatan  dan  output  hasil  surat- menyurat  menggunakan  kuisioner.  Hasil  evaluasi  pertama  menunjukkan  nilai diagnosa kinerja bila dijalankan pada dekstop rata-rata sebesar 92,25 dan pada perangkat  mobile/smartphone  adalah  rata  sebesar  81,5.  Evaluasi  kedua menggunakan kuisioner yang diisi oleh peserta dalam sosialisasi  menunjukkan bahwa  aplikasi  layanan  surat-menyurat  sangat  bermanfaat  dan  bila diimplementasikan  sangat  mudah  digunakan  dan  sangat  efesien  dalam mengurus surat-surat di Kantor Desa Sibetan.
Kata kunci: aplikasi, surat-menyurat, administrasi desa, sibetan

## Abstract
The  correspondence  service  is  part  of  the  quality  of  the  village  government's performance,  by  providing  effective  and  efficient  correspondence  services  that are able to increase community satisfaction with village administration. Currently, the  processing  of  filing  correspondence,  especially  certificates  at  the  Sibetan Traditional Village Office, is still being carried out in a conventional way, causing several  problems  to  arise.  among  others:  the  filing  process  which  takes  a relatively  long  time,  checking  the  status  of  letters  that  are  not  effective,  and population  data  that  is  not  well  documented.  To  overcome  this  problem, community service activities in making applications for digitizing correspondence at  the  Sibetan  Village  Office.  After  the  application  is  ready  and  hosted  on  the
website,  socialization  is  carried  out  with  the  residents  of  Sibetan  Village. Evaluation  of  this  community  service  is  carried  out  in  two  ways,  the  first  is evaluating the website using the application tool, namely Pagespeed Insights and the second evaluation is evaluating the usefulness and output of correspondence using  a  questionnaire.  The  results  of  the  first  evaluation  show  the  value  of performance diagnostics when run on an average desktop of 92.25 and on mobile devices/smartphones  at  an  average  of  81.5.  The  second  evaluation  using  a questionnaire filled out by participants in the outreach shows that the mail service application  is very useful and  when implemented it  is  very easy to  use  and very effective in managing correspondence at the Sibetan Village Office.
Keywords : applications, correspondence, village administration, sibetan

## PENDAHULUAN
Pelayanan merupakan suatu proses yang menghasilkan suatu produk yang berupa pelayanan kepada pelanggan. Memberikan pelayanan yang  baik  akan  memberikan  dampak yang  baik  pelanggan  yaitu  berupa kepuasan pelanggan (Wiyana, Saputera, Andilala, & Khairullah, 2020). Pada dasarnya setiap manusia
membutuhkan  pelayanan  yang  baik, bisa dikatakan setiap manusia menginginkan pelayanan dalam kehidupannya. Pelayanan surat- menyurat merupakan salah satu pelayanan  administrasi  yang  ada  di Kantor Desa. Untuk membangun kualitas  kinerja  pemerintahan  yang efektif  dan  efisien  diperlukan  waktu untuk memikirkan bagaimana meningkatkan kepercayaan masyarakat dengan pelayanan yang baik
(Setiawan,  Resmawan,  &  Kondorura,
2017). Pelayanan
surat-menyurat merupakan  bagian  dari  kualitas  kinerja pemerintah  desa,  dengan  memberikan pelayanan  surat-menyurat  yang  efektif dan  efisien  mampu  meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap
administrasi  desa  (Pananrangi,  2019).
Pemeritah desa harus dapat memberikan  pelayanan  yang  baik kepada warga desa, maupun pelayanan  ke  atas  seperti  Kecamatan (Duwing,  Burhanudin,  &  Budiman,
2018).  Pelayanan  administrasi  desa misalnya membuat surat-menyurat. Pelayanan surat-menyurat  memberikan surat keterangan administrasi kependudukan  kepada  warga  yang membutuhkan surat keterangan administrasi,  seperti  surat  keterangan kelahiran, surat keterangan meninggal/kematian,  surat  keterangan ijin orang tua, surat keterangan penghasilan,  surat  keterangan  beda nama dan lain sebagainya. Saat  ini  pengelolaan  pengajuan pembuatan Surat-surat keterangan yang  dibutuhkan  masyarakat  di  Kantor Desa  Adat  Sibetan  masih  dilakukan dengan manual tanpa bantuan teknologi  (Arthana,  Dantes,  &  Adnyani, 2022), sehingga menyebabkan
beberapa  permasalahan  yang  muncul.
Permasalahan  tersebut,  antara  lain: proses  pengajuan  yang  memerlukan waktu  relatif  lama,  karena  warga  harus datang langsung ke kantor dan mengantri  untuk  melakukan  pengajuan surat;  pengecekan  status  surat  yang tidak  efektif,  karena  warga  harus
datang  secara  langsung  ke  kantor untuk  mengecek  status  surat  apakah sudah selesai atau belum; data penduduk  yang  tidak  terdokumentasi dengan baik sehingga setiap pengajuan surat petugas harus menginputkan data penduduk lagi; tidak adanya
pengelolaan data pengajuan surat yang baik sehingga berpotensi terdapat surat yang hilang atau tercecer; serta proses pengolahan  laporan  data  pengajuan surat  yang  memerlukan  waktu  relatif lama  karena  dilakukan  dengan  cara manual.
Berdasarkan  pemaparan  kondisi di atas, maka Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri  Bali,  mengadakan  pengabdian kepada  masyarakat  di  Kantor  Desa Sibetan dengan melakukan implementasi  dan  pelatihan  aplikasi digitalisasi  pelayanan  surat-menyurat.
Dengan kegiatan pengabdian ini,
diharapkan  masyarakat  Kantor  Desa
Adat  Sibetan  mendapatkan  pelayanan yang lebih baik, serta petugas administrasi  layanan  surat-menyurat Kantor  Desa  Sibetan  dapat  lebih mudah dilakukan.

## METODE
Untuk memperoleh data-data yang diperlukan pada pengabdian yang dilakukan di Desa Sibetan, menggunakan  metode  pengumpulan data  (Poerwanti  &  Winarni,  2021) sebagai berikut:
a.  Metode Pegamataan (Observasi)
Pengumpulan  data  yang  dilakukan dengan  datang  langsung  ke  lokasi pengabdian yaitu Kantor Desa Sibetan. b.  Metode Wawancara Penulis melakukan tanya-jawab secara  langsung  kepada  Perbekel, Sekdes,  dan  pegawai  administrasi Kantor Desa Sibetan untuk memperoleh data-data yang diperlukan  yang  ada  hubungannya dengan aplikasi yang dibuat. c.  Metode Studi Pustaka Metode  pengumpulan  data  dalam studi pustaka,  melakukan studi dengan membaca jurnal-jurnal tentang  aplikasi  surat-menurat  yang terkaitan  erat  dengan  penulisan jurnal ini. Metode  pengembangan software adalah  suatu  kerangka  kerja  yang digunakan untuk menstrukturkan,
merencanakan,  dan  mengendalikan proses  pengembangan  suatu  sistem informasi.  Metode  yang  digunakan dalam pembuatan jurnal pengabdian ini adalah menggunakan metode Waterfall .  Metode Waterfall adalah model  pengembangan  untuk  sistem informasi yang sistematik dan sekuensial (Pressman, 2002). Tahapan Metode Waterfall sebagai berikut
(Sommerville, 2011):
1.  Analisis  Kebutuhan  dan  difinisi; Pada  tahap  pertama  adalah  tahap pengumpulan  kebutuhan  termasuk dokumen,  data-data,  dan  desain antara muka yang dibutuhkan untuk menganalisis  kebutuhan  perangkat lunak kemudian didefinisikan secara  rinci  dan  berfungsi  untuk menentukan spesifikasi sistem. 2.  Desain; Tahapan kedua yaitu desain pembuatan program software termasuk didalamnya adalah  arsitektur  perangkat  lunak, struktur  data,  representasi  antar muka serta prosedur pengkodean.
3.  Kode  program;  Desain  yang  dibuat harus diterjemahkan kedalam program  perangkat  lunak.  Pada tahan  ini  hasilnya  adalah  program komputer  sesuai  dengan  desain yang telah dibuat.
4.  Pengujian; Pada tahap ini pengujian untuk  program  perangkat  lunak yang  dikembangkan  menggunakan blackbox  testing.  Pengujian  yang dilakukan  fokus  pada  perangkat lunak dari segi logik dan fungsional perangkat  lunak  serta  memastikan bahwa  semua  bagian  sudah  diuji dan berfungsi dengan baik sehingga  keluaran  yg  dihasilkan sesuai dengan yg diinginkan. 5.  Pendukung dan Pemeliharaan;
pada tahap akhir ini, adalah pengembangan  terhadap  sistem  yg sedang  dibuat  dalam  menghadapi mengantisipasi perkembangan maupun perubahan sistem bersangkutan terkait dengan hardware dan software, harapannya adalah untuk meningkatkan implementasi  dan  meningkatkan layanan  sistem  sebagai  kebutuhan baru. Metode tahapan Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat yang dilakukan adalah: 1.  Melakukan survei lokasi dan
pengumpulan  data-data  ke  Kantor
Desa Adat Sibetan.
2.  Setelah  data  terkumpul  maka dibuatkan aplikasi surat-menyurat.
3.  Langkah  berikutnya  adalah  ujicoba aplikasi,  dilakukan  bersama-sama dengan pegawai administrasi Desa. 4.  Sasaran dari Pengabdian ini adalah aplikasi surat-menyurat digunakan  oleh  seluruh  warga Desa sehingga memudahkan mengurus dalam pengurusan surat-menyurat yang dibutuhkan. 5.  Indikator  ketercapain  pengabdian yang dilakukan adalah saat sosialisai  semua  perangkat  desa (pegawai  administrasi  desa  dan semua  klian  banjar  desa  Sibetan) dan  masyarakat  dapat  dengan mudah menggunakan aplikasi surat-menyurat.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Melihat dari potensi dan permasalahan  yang  ditemukan  yaitu terkait  dengan  masih  lemahnya  tingkat pelayanan  administrasi  surat-menyurat di  Kantor  Desa  Sibetan.  Oleh  karena itu,  untuk  mengatasi  permasalahan tersebut kegiatan
pengabdian difokuskan  pada  digitalisasi  surat- menyurat pada Kantor Desa Sibetan. Kegiatan  awal  yang  dilakukan adalah  survei  lokasi  dan  pengumpulan data-data. Dokumentasi survei pengabdian  seperti  ditunjukan  gambar 1 dan 2. Gambar 1. Diskusi saat survei pengumpulan data
Gambar  2.  Diskusi  pengumpulan  surat- surat
Gambar  1  menunjukkan  diskusi saat  Tim  dari  Politeknik  Negeri  Bali,
Sekdes, Perbekel, dan Camat
Bebandem  membahas  teknologi  yang berkembang  saat  ini.  Sudah  saatnya Desa Sibetan memanfaatkan teknologi, salah  satunya  adalah  digitalisasi  surat- menyurat Kantor Desa Sibetan sehingga  pelayanan  akan  semakin cepat  dan  efesien.  Untuk  gambar  2 menunjukkan diskusi Tim dengan
Perbekel  Desa  Sibetan.  Adapun  surat- surat  yang  dikumpulkan  dari  Kantor Desa  Sibetan  adalah  Surat  keterangan kelahiran, Surat keterangan meninggal/kematian,  Surat  keterangan ijin orang  tua, Surat  keterangan penghasilan,  Surat  keterangan  beda nama,  Surat  keterangan  tidak  mampu,
Surat keterangan belum pernah menikah. Kegiatan berikutnya adalah pelaksanaan  sosialisasi  penggunaan aplikasi  digitalisasi  surat-menyurat  di Kantor Desa Sibetan. Kegiatan sosialisasi bertempat di Gedung Pertemuan  Desa  Sibetan  dilakukan pada  tanggal  16  Mei  2023.  Peserta sosialisasi penggunaan aplikasi
digitalisasi surat-menyurat
adalah
sebanyak  50  orang  dengan  rincian terdiri  atas  10  orang  klian  banjar,  tiga orang warga perwakilan masing-masing banjar,  dan  sisanya  perangkat  desa serta pegawai administrasi desa. Semua  peserta  diharapkan  paham  dan mengerti bagaimana menggunakan aplikasi digitalisasi surat-menyurat pada Kantor Desa Sibetan. Saat  pengabdian  berlangsung, hasil pengamatan dan evaluasi menunjukkan  bahwa  peserta  kegiatan sosialisasi  sangat  antusias  dan  serius dalam menyimak materi yang diberikan serta  terjadi  diskusi  dan  tanya-jawab dari  peserta  terkait  dengan  cara penggunaan  aplikasi  pada  perangkat mobile / smartphone dari  pemesanan surat keterangan sampai dengan notifikasi  surat  sudah  selesai  dan  bisa diambil  ke  Kantor  Desa.  Kegiatan dengan  praktek  langsung  terhadap penggunaan aplikasi pada mobile / smartphone lebih  menarik  dan sangat  mudah  diterima  oleh  peserta dibandingkan  dengan  pemberian  teori. Keberhasilan kegiatan pengabdian yang  dilakukan  sangat  tergantung peran  serta  warga  desa.  Warga  Desa Sibetan sebagai penerima dan pengguna  aplikasi  dan  teknologi  yang sudah  diberikan  harapannya  adalah dapat  diterapkan  secara  baik,  benar dan berkelanjutan
(Yusmartini,
Mardwita,  &  Aseptianova,  2022).  Oleh karena  itu  saran  dari  narasumber adalah  aplikasi  yang  sudah  dijelaskan dapat  diteruskan  ke  masyarakat  atau warga lainnya sehingga sangat membantu  dalam  pengurusan  surat- menyurat  yang  dibutuhkan.  Kegiatan sosialisasi  seperti  tunjukkan  gambar  3 dan 4 berikut:
Gambar  3.  Sosialisasi  aplikasi  digitalisasi surat-menyurat
Gambar  3  menunjukkan  kegiatan sosialisasi  aplikasi  digitalisasi  surat- menyurat  di  Kantor  Desa  Sibetan. Peserta  dalam  kegiatan  ini  sangat antusias dan sangat mudah menggunakan aplikasi pada mobile / smartphone .  Penjelasan  alur sistem sangat jelas dan mudah dipahami  oleh  peserta  sehingga  warga dengan  mudah  dan  cepat  memahami aplikasi yang dijelaskan.
Gambar  4.  Tampilan  aplikasi  digitalisasi surat-menyurat
Gambar  4  menunjukkan  tampilan aplikasi digitalisasi surat-menyurat yang merupakan hasil desain dari Tim dosen Program  Studi  Manajemen  Informatika
bekerjasama  dengan  pegawai  dan perangkat Desa Sibetan. Evaluasi dari pengabdian masyarakat  ini  dilakukan  dengan  dua cara,  pertama  adalah  mengevaluasi website  menggunakan  aplikasi  tool yang tersedia di internet yaitu Pagespeed Insights (GoogleDevelopers,  2019)  dan  yang kedua  adalah  menggunakan  kuisioner. Evaluasi  website  menggunakan  tool yang tersedia di internet yaitu
Pagespeed  Insights hasil  dari  evaluasi ini ditunjukkan dalam tabel 1. Tabel 1. Diagnosa kinerja website https://desasibetan.id/home pada perangkat mobile dan dekstop Diagnosa kinerja Mobile Dekstop Performance 46 88 Accessibility 98 98 Best Practice 92 92 SEO 90 91 Evaluasi pertama yang ditunjukkan  oleh  tabel  1  menyatakan bahwa  aplikasi  surat-menyurat  yang dibuat berbasis web sangat memuaskan  dengan  nilai  diagnosa kinerja rata-rata sebesar 92,25. Sedangkan ketika aplikasi dibuka/dijalankan pada perangkat mobile/smartphone maka rata-rata diagnosa  kinerjanya  adalah  81,5.  Hasil performance pada perangkat mobile / smartphone lebih kecil dibandingkan  dengan dekstop karena aplikasi yang dibangun memang berbasis website . Evaluasi  kedua  menggunakan kuisioner sangat membantu pengembang website mengetahui performance website yang dibuat
(Doewes  et  al.,  2023),  kuisioner disebarkan setelah sosialisasi penggunaan aplikasi selesai. Tujuannya  adalah  untuk  mengetahui tingkat pemahaman penggunaan aplikasi  dan  kemudahan  penggunaan aplikasi.  Kuisioner  yang  disebarkan berupa google form , pengisian kuisioner  dilakukan  setelah  peserta atau warga selesai mengikuti sosialisasi sehingga  warga dalam waktu  singkat  sudah  bisa  mengisi semua kuisioner. Adapun jumlah peserta  yang mengiisi  kuisioner  adalah sebanyak 50 orang warga sibetan.
Gambar 5. Grafik kebermanfaatan aplikasi digitalisasi layanan surat-meyurat
Gambar  6.  Grafik  output  surat  dari  aplikasi digitalisasi surat-menyurat
Gambar  5  menunjukkan  hasil kuisioner dalam bentuk grafik kebermanfaatan aplikasi digitalisasi layanan surat-menyurat, hasilnya adalah  44%  peserta  yang  mengikuti sosialisasi
menyatakan aplikasi
tersebut sangat bermanfaat, 44% menyatakan  bermanfaat,  dan  12% menyatakan cukup bermanfaat.
Sedangkan  gambar  6  menunjukkan grafik output surat yang dipesan sudah sesuai sebesar 86% dan sangat sesuai 14%.  Kuisioner  yang  diisi  oleh  peserta dalam  sosialisasi  menunjukkan  bahwa aplikasi  layanan  surat-menyurat  bila diimplementasikan  akan  sangat  mudah digunakan  dan  sangat  efesien  dalam mengurus  surat-surat  di  Kantor  Desa Sibetan.

## KESIMPULAN
Pengabdian masyarakat yang dilakukan  dalam  bentuk  Implementasi Aplikasi  Digitalisasi  Layanan  Surat- Menyurat  Untuk  Meningkatan  Layanan Administrasi  Kantor  Desa  Sibetan Kecamatan  Bebandem  -  Kabupaten Karangasem.  Pengabdian  ini  diawali dengan survei untuk mengetahui permasalahan  administrasi  di  Kantor Desa  Sibetan,  khususnya  dalam  hal melayani  surat-menyurat.  Selanjutnya setelah  aplikasi  surat-menyurat  siap diimplementasikan  maka  dilanjutkan dengan  sosialisasi  yang  dihadiri  oleh pegawai  administrasi  dan  perangkat desa, 10 klian banjar, dan 3 warga dari masing-masing  banjar.  Hasil  evaluasi nilai  diagnosa  kinerja  aplikasi  bila dijalankan pada dekstop rata-rata sebesar  92,25  dan  pada  perangkat mobile/smartphone  rata-rata  sebesar 81,5.  Sedangkan  hasil  kuisioner  yang diisi  oleh  peserta  pelatihan  dalam sosialisasi  bahwa  86%  menyatakan aplikasi  layanan  surat-menyurat  bila diimplementasikan sangat mudah digunakan  dan  sangat  efesien  dalam mengurus  Surat-menyurat  di  Kantor
Desa Sibetan.
.

## DAFTAR PUSTAKA
Arthana,  I.  K.  R.,  Dantes,  G.  R.,  & Adnyani,  K.  E.  K.  (2022). Optimalisasi Pendataan Penduduk di Desa Patas Melalui  Pemanfaatan  Aplikasi Sideci. Jurnal  Widya  Laksana,
11 (1), 31-40.
Doewes,  R.  I.,  Manshuralhudlori,  Adi,
P. W., Gontara, S. Y., Hendarto, S.,  Agustiyanta,  .  .  .  Adirahma, A. S. (2023). Diseminasi Dartfish Software Sebagai Aplikasi  Sports  Biomechanics Analysis. Jurnal Widya Laksana,
12 (1), 21-30.
Duwing,  L.,  Burhanudin,  &  Budiman.
(2018).  Peran  Kepala  Desa Dalam Meningkatkan Pelayanan Masyarakat  Di  Desa  Deabeq Kecamatan Muara Wahau Kabupaten Kutai Timur. eJournal  Ilmu  Pemerintahan, 6 (2), 959-972. GoogleDevelopers. (2019). PageSpeed Insights Pananrangi, A. (2019). Kinerja Pemerintah  Dalam  Pelayanan Administrasi  Kependudukan  Di Desa Siawung Kecamatan Barru  Kabupaten  Barru. Meraja Journal, 2 (1), 69-82. Poerwanti,  J.  I.  S.,  &  Winarni,  R. (2021). Pelatihan dan
Pendampingan Merancang Instrumen Assessment for Learning Berbasis Portofolio pada Guru-Guru Sekolah. Jurnal  Widya  Laksana,  10 (1),
44-51. Pressman,  R.  S.  (2002). Rekayasa perangkat  lunak:  pendekatan praktisi  buku  2  edisi  2 (Vol.  2). Yogyakarta: Andi. Setiawan, Y., Resmawan, E., & Kondorura,  D.  (2017).  Persepsi Masyarakat Tentang Pelaksanaan Good Governance Di  Kantor  Camat  Samarinda Seberang. eJournal Ilmu Pemerintahan, 6 (1), 15-28. Sommerville, I. (2011). Software Engineering  9th  Edition .  United
States  of  America:  Addison- Wesley.
Wiyana,  Saputera,  S.  A.,  Andilala,  &
Khairullah. (2020). Perancangan Aplikasi  Pelayanan  Surat  Untuk Meningkatkan  Kinerja  Kantor Desa. JTIS: Journal of Technopreneurship and Information System, 3 (3). Yusmartini, E. S., Mardwita, & Aseptianova. (2022). Pendampingan  Dan  Pelatihan Web  Pemasaran  Berbasis  On- Line  Di  SMA  Negeri  I  Tanjung
Raja. Jurnal  Widya  Laksana,
11 (2), 336-343.