## IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN YUDISIUM PADA STMIK STIKOM  INDONESIA
I Putu Gede Budayasa 1 , I Putu Adi Pratama 2 , I Made Surendra 3 1,2,3 Teknik Informatika, STMIK STIKOM Indonesia Jalan Tukad Pakerisan No.97 Panjer, Denpasar E-mail: budayasa@stiki-indonesia.ac.id 1 , putudipa@gmail.com 2 , zuren.dra96@gmail.com 3

## ABSTRAK
STMIK  STIKOM  Indonesia  merupakan  institusi  pendidikan  yang  secara  rutin  menyelenggarakan  yudisium. Pada prosesnya, yudisium yang diselenggarakan setiap 3 (tiga) bulan sekali, STMIK STIKOM Indonesia telah memiliki  dan  menjalankan  mekanisme  yang  melibatkan  sistem  informasi  berbasis  komputer.  Sistem  ini digunakan  sebagai  media  pendaftaran  bagi  mahasiswa  yang  akan  mengikuti  yudisium.  Mekanisme  yang berjalan dimulai dari proses pendaftaran melalui sistem informasi kemudian dilanjutkan dengan verifikasi dan validasi  oleh  beberapa  pejabat  struktural  selaku  pemangku  kepentingan.  Selama  15  (lima  belas)  kali pelaksanaan  hingga  bulan  Maret  2018,  mekanisme  yudisium  tersebut  memiliki  beberapa  kelemahan.  Meski pendaftaran dilakukan melalui sistem informasi, proses verifikasi dan validasi oleh pejabat struktural dilakukan secara  paper  based.  Ini  menimbulkan  permasalahan  dari  segi  efisiensi,  pengarsipan  dokumen  pengajuan seluruh  mahasiswa,  serta  kesulitan  yang  ditemui  mahasiswa  ketika  pejabat  struktural  tidak  berada  di  tempat. Diperlukan mekanisme pendaftaran, verifikasi dan validasi data yudisium yang lebih baik, serta sebuah sistem yang memungkinkan proses tersebut seluruhnya dilakukan secara terkomputerisasi.
Kata Kunci: pendaftaran, yudisium, sistem informasi.

## ABSTRACT
STMIK STIKOM Indonesia is an educational institution that routinely organizes judiciaries. In the process, the judiciary is held every 3 (three) months, STMIK STIKOM Indonesia has and runs a mechanism that involves a computer-based information system. This system is used as a media for registration for students who will join the Judiciary.  The  mechanism  that  starts  from  the  registration  process  through  the  information  system  is  then followed by verification and validation by several structural officials as stakeholders. For 15 (fifteen)  times of implementation  until  March  2018,  the  judiciary  mechanism  has  several  weaknesses.  Although  registration  is done through an information system, the verification and validation process by structural officials is carried out in  a  paper-based  manner.  This  raises  problems  in  terms  of  efficiency,  filing  documents  for  all  student submissions, and the difficulties students encounter when structural officials are not in place. Better mechanisms for  registration,  verification  and  validation  of  judiciary  data  are  needed,  as  well  as  a  system  that  allows  the entire process to be done in a computerized manner.
Keywords: registration, judiciary, information system.
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Proses pendaftaran yudisium saat ini dimulai dari mahasiswa  melakukan  pengisian  data  secara  daring pada  sistem  informasi  yang  disebut  SIMPOSIUM. Setelah  mengisi  data  secara  lengkap  mahasiswa selanjutnya mencetak form tersebut untuk divalidasi oleh  pejabat  yudisium  pada  divisi  akademik, perpustakaan, laboratorium, penyelenggara sertifikasi,  program  studi,  kemahasiswaan  dan bagian  keuangan.  Validasi  dilakukan  oleh  masing- masing pejabat  dengan menandatangani dan memberikan  stempel  pada  kolom  yang  telah disediakan  dalam  form  pendaftaran  mahasiswa. Sebelum melakukan validasi, masing-masing pejabat divisi sebelumnya akan memverifikasi data mahasiswa  untuk  menilai  layak  atau  tidaknya mahasiswa bersangkutan mendapat validasi.
Meski  pendaftaran  dilakukan  melalui  sistem informasi, proses verifikasi dan validasi oleh pejabat struktural  dilakukan  secara paper  based .  Selain  itu di  setiap  periode  pendaftaran  yudisium  selalu terdapat  mahasiswa  yang  terlambat  melakukan verifikasi  dan  validasi.  Untuk  itu  perlu  dilakukan analisis  terhadap  mekanisme  yang  dijalankan sehingga  dapat  diidentifikasi  berbagai  kendala  dan permasalahan  yang  dihadapi.  Hasil  dari  analisis selanjutnya  dapat  digunakan  untuk  menyusun mekanisme baru yang lebih baik bagi pihak institusi dalam  memberikan  pelayanan  kepada  mahasiswa khususnya  pada  proses  pendaftaran,  verifikasi  dan validasi  data  yudisium.  Mekanisme  yang  dihasilkan selanjutnya  akan  digunakan  untuk  membangun sistem  informasi  untuk  menjalankan  mekanisme tersebut. Sistem informasi dibangun berbasis website sehingga  memberikan  kemudahan  akses  bagi pengguna.

## 1.2 Rumusan Masalah
Permasalahan yang akan dibahas pada penelitian ini  berdasarkan  latar  belakang  yang  disampaikan adalah  bagaimana  implementasi  sistem  informasi pendaftaran  yudisium  pada  STMIK  STIKOM Indonesia.

## 1.3 Batasan Masalah
Batasan  dari  permasalahan  yang  dibahas  pada penelitian ini meliputi:
a. Hanya  membahas  proses  pendaftaran  yudisium oleh  mahasiswa,  verifikasi  dan  validasi  data pendaftaran oleh pejabat struktural.
b. Sistem informasi dimemodelkan dengan pendekatan  berorientasi  obyek,  serta  dibangun berbasis website .

## 1.4 Manfaat Penelitian
Hasil  dari  penelitian  ini  dapat  memberikan manfaat sebagai berikut :
a. Membantu  mahasiswa  dalam  memantau  status pengajuan yudisium di masing-masing divisi.
b. Mengurangi  penggunaan  berkas  fisik  sehingga memudahkan  pihak  program  studi  dalam melakukan pengarsipan dan menghindari terjadinya kecurangan berupa pemalsuan berkas.
c. Memudahkan  divisi-divisi  yang  terlibat  dalam pendaftaran  yudisium  saat  memberi  validasi terhadap  pengajuan  mahasiswa  karena  sistem informasi  terlebih  dahulu  memastikan  syarat untuk divalidasi telah terpenuhi

## 2. PEMBAHASAN
Penelitian  terbagi  ke  dalam  beberapa  langkah yang dimulai dari pengamatan terhadap proses yang berjalan  di  masing-masing  divisi,  penelitian  akan memfokuskan  pada  kendala-kendala  yang  dihadapi. Dokumen  yang  digunakan  juga  akan  ditelaah sehingga  analisis  terhadap  proses  bisnis  dapat dilakukan  secara  komprehensif.  Hasil  analisis selanjutnya  akan  digunakan  sebagai  dasar  untuk merancang ulang proses bisnis dengan mempertimbangkan  bahwa  kendala-kendala  yang dihadapi  dapat  diselesaikan.  Hasil  rancangan selanjutnya  digunakan  untuk  memodelkan  dan membangun  sistem  informasi.  Penelitian  diakhiri dengan  melakukan  pengujian  terhadap  sistem  yang dibangun.

## 2.1 Analisis Kebutuhan
Kebutuhan  terhadap  proses  bisnis  yang  lebih efisien dapat dirumuskan setelah mengkaji beberapa kelemahan pada proses bisnis sebelumnya. Kelemahan  pada  proses  bisnis  sebelumnya  adalah penggunaan  berkas  fisik  sehingga  memunculkan beberapa  kendala  seperti  antrean  mahasiswa  di ruangan  setiap  divisi,  serta  pemeriksaan  ulang seluruh berkas oleh staf program studi. Pemeriksaan yang terakhir disebutkan ditujukan untuk
menghindari kemungkinan kecurangan oleh mahasiswa.
Efisiensi  pada  kondisi  inilah  yang  dapat diusulkan  pada  proses  bisnis  yang  baru,  dimana proses  pemeriksaan  tidak  perlu  dilakukan  lagi  oleh staf program studi mengingat pada divisi-divisi yang terlibat  telah  melakukan  pemeriksaan  sebelumnya. Untuk mencapai efisiensi tersebut maka berkas fisik yang  digunakan  sebelumnya  perlu  diganti  dengan pengelolaan  data  secara  digital.  Selain  memangkas proses  pemeriksaan  ulang,  pengelolaan  data  secara digital juga meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan data.

## 2.2 Pemodelan Sistem
Sistem  informasi  menggunakan  pemodelan beroientasi  obyek  menggunakan  UML,    aktor  yang terlibat dalam penggunaan sistem informasi yudisium  ditunjukkan  pada  Gambar  1  berjumlah lima  aktor  yaitu  Mahasiswa,  Admin  UPS,  WK  III, Pejabat  Yudisium,  dan  Admin  Prodi.  Use  case diagram  yang dirancang  memiliki 11 (sebelas) buah use  case,  dimana  terdapat  use  case  yang  dijalankan oleh  beberapa  aktor.  Login  adalah  salah  satu  use case  yang  dijalankan  oleh  semua  aktor.  Ini menunjukkan  bahwa  hanya  pengguna  yang  sudah terdaftar  saja  yang  dapat  mengakses  sistem informasi.  Pengelolaan  terhadap  pengguna  sistem dilakukan  oleh  admin  program  studi,  selain  juga melakukan pengelolaan periode pendaftaran.
Bagian terpenting adalah melakukan pendaftaran dan  validasi  data,  yang  dijalankan  oleh  mahasiswa dan pejabat yudisium.

## Gambar 1. Use Case Diagram
Sesuai  dengan  proses  bisnis  yang  telah dirancang, yang dimaksud dengan Pejabat Yudisium terdiri dari Wakil Ketua I, Kepala UPT Perpustakaan,  Kepala  Lembaga  Pengembangan Inovasi  dan  Kreatifitas,  dan  Wakil  Ketua  II.  Use case  yang  dijalankan  juga  telah  disesuaikan  dengan proses bisnis yang berjumlah sebelas use case.

## 2.3 Implementasi Sistem
Sistem informasi pendaftaran yudisium dibangun berbasis website yang melibatkan 10 (sepuluh) peran pengguna  mulai  dari  mahasiswa,  pejabat  yudisium, hingga admin program studi.
Mahasiswa  yang  telah  memiliki  akun  dan berhasil login akan diarahkan ke halaman dashboard . Halaman dashboard mahasiswa menunjukkan  status  pengajuan  di  masing-masing divisi,  seperti  ditunjukkan  pada  Gambar  2.  Selain status  pengajuan,  halaman  ini  juga  berisi  tata  cara pengisian data.
Gambar 2. Halaman Dashboard Mahasiswa
Hal  pertama  yang  wajib  dilakukan  mahasiswa adalah  melengkapi  data  diri  seperti  pada  Gambar  3 dan  perkembangan  akademik.  Setelah  melengkapi data  diri  dan  perkembangan  akademik,  selanjutnya pengajuan  mahasiswa  dapat  divalidasi  oleh  divisi yang  bertanggung  jawab,  mulai  dari  persyaratan akademik hingga pembayaran administrasi yudisium.  Status  validasi  dari  masing-masing  divisi juga  dapat  dipantau  oleh  mahasiswa  melalui halaman dashboard .

## Gambar 3. Isian Data Diri Mahasiswa
Validasi  persyaratan  akademik  dilakukan  oleh wakil  ketua  bidang  akademik  ditujukan  untuk memastikan persyaratan akademik mahasiswa terpenuhi.  Syarat  yang  meliputi  jumlah  SKS  mata kuliah  wajib  dan  pilihan  dengan  total  144  SKS. Halaman  yang  ditunjukkan  Gambar  4  adalah  daftar mahasiswa  yang  telah  mengisi  data  diri  dan perkembangan  akademik,  serta  sertifikasi  yang dimiliki oleh mahasiswa bersangkutan.

## Gambar 4. Halaman Validasi Pejabat Yudisium
Data  pengajuan  seluruh  mahasiswa  akan  tampil pada  halaman  admin  program  studi.  Halaman  ini menunjukkan  beberapa  informasi  yang  dapat membantu  admin  dalam  memamtau  perkembangan status  pendaftaran  mahasiswa.  Jumlah  mahasiswa yang telah didaftarkan pada periode berjalan, jumlah pengajuan  yang  sudah  valid,  dan  jumlah  pengajuan menunggu valid ditampilkan di bagian atas halaman. Sedangkan  perkembangan  pengajuan  mahasiswa ditampilkan  dalam  grafik  batang.  Grafik  tersebut menunjukkan  jumlah  mahasiswa  yang  belum tervalidasi pada masing-masing persyaratan pendaftaran  yudisium.  Halaman dashboard admin ditunjukkan pada Gambar 5.
Gambar 5. Halaman Dashboard Admin
Mahasiswa yang telah memenuhi semua persyaratan  akan  ditampilkan  pada  halaman  peserta yudisium. Gambar 6 menunjukkan terdapat 10 orang mahasiswa  telah  memenuhi  seluruh  persyaratan namun  terdapat  satu  orang  mahasiswa  yang  belum divalidasi  oleh  admin  prodi.  Status  validasi ditunjukkan  dengan  perbedaan  warna  pada  kolom Acc Prodi. Selanjutnya admin prodi dapat memvalidasi pengajuan tersebut dengan memastikan data  isian  telah  valid.  Validasi  isian  data  dilakukan dengan menggunakan fitur validasi pada kolom aksi. Menekan tombol validasi akan memunculkan sebuah jendela baru yang berisi checklist kelengkapan data, seperti ditunjukkan pada Gambar 7.

## Gambar 6. Halaman Peserta Yudisium
Admin  program  studi  akan  menyesuaikan  isian data  dan  beberapa  berkas  pendukung  telah  lengkap sebelum  memberi  centang checklist dan  menekan tombol simpan validasi.

## Gambar 7. Jendela Validasi

## 2.4 Pengujian Sistem
Sistem  yang  telah  berhasil  dibangun  selanjutnya diuji  dengan  menggunakan User  Acceptance  Test (UAT)  yang  melibatkan  elemen  pengguna  sistem. Pengguna sistem yang dilibatkan disesuaikan dengan perannya. Masing-masing peran pengguna diujicoba untuk  mengetahui  kesesuaian  fungsi  sistem  yang telah diimplementasikan dengan rancangan.
Pengujian  dilakukan  ke  10  (sepuluh)  peran pengguna dengan total 28 (dua puluh delapan) kelas uji.  Hasil  yang  diperoleh  adalah  sebanyak  27  (dua puluh  tujuh)  kelas  uji  menghasilkan  luaran  sesuai dengan rancangan, sedangkan terdapat satu kelas uji yang  gagal.  Kegagalan  terjadi  pada  proses penambahan data sertifikasi melalui fitur import data dari file Microsoft  Excel.  Data  yang  terdapat  pada file Microsoft  Excel  tidak  tampil  pada  daftar sertifikasi.  Perbaikan  telah  dilakukan  dan  proses penambahan data sertifikasi telah berhasil dijalankan.

## 3. KESIMPULAN
Implementasi  sistem  informasi  pendaftaran yudisium  dilakukan  dengan  membangun  sistem berbasis website untuk  seluruh  pengguna,  yang
meliputi Mahasiswa, Wakil Ketua I, Unit Penyelenggara  Sertifikasi,  Lembaga  Pengembangan Inovasi  dan  Kreativitas,  Wakil  Ketua  III,  UPT Pengolahan  Data  Digital,  UPT  Perpustakaan,  Front Office, Akuntan, serta Admin Program Studi. Sistem yang  telah  dibangun  kemudian  dijalankan  untuk menunjang  proses  pendaftaran  yudisium  dengan melibatkan  semua  pengguna.  Pengujian  sistem menggunakan User  Acceptance  Test (UAT)  yang dilakukan  ke  10  (sepuluh)  peran  pengguna  dengan total 28 (dua puluh delapan) kelas uji.

## PUSTAKA
Booch,  G.,  James,  R.  &  Ivar,  J.,  2005. The  Unified Modeling Language User Guide Second Edition .
United State: Addison Wesley Professional.
Connolly, T. & Begg, C., 2010. Database Systems A Practical  Approach  to  Design,  Implementation, and Management Fifth Edition. Boston: Pearson Education.
Fowler, M., 2005. UML Distilled 3th Ed : Panduan Singkat  Bahasa  Pemodelan  Objek  Standar. Yogyakarta: Andi.
Gunawan,  D.,  Dewayani,  E.,  &  Wasino.  2018. Sistem  Informasi  Distribusi  Kerupuk  Pabrik  AB di  Kabupaten  Bangka. Jurnal  Ilmu  Komputer dan Sistem Informasi (JIKSI) Vol.6 No.2, 52-58. Jogiyanto,  H.,  2005. Analisis  dan  Desain  Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Kadir, A., 2009. Dasar Perancangan dan Implementasi  Database  Relational. Yogyakarta:
Andi.
Kristanto,  A.,  2008. Perancangan  Sistem  Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
Mahaseptiviana, A., Tjandrarini, A. B., & Sudarmaningtyas, P. 2014. Analisis dan Perancangan  Sistem  Informasi  Penjualan  Air Minum  pada  CV.  Air  Putih. Jurnal  Sistem Informasi (JSIKA) Vol. 3 No.2.
Mardi,  2001. Sistem  Informasi  Akuntansi .  Bogor:
Ghalia Indonesia.
Sutanta,  E.,  2011. Basis  Data  dalam  Tinjauan Konseptual. Yogyakarta: Andi.
Tantra,  R.,  2012. Manajemen  Proyek  Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.