…………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN : 2828-5271 (online)

## 434
Optimalisasi Capaian Kinerja Organisasi Dengan Pemanfaatan Sistem Penatausahaan Barang Persediaan: Studi di Dinas Pekerjaan Umum Perumahan Dan Kawasan Permukiman Kota Yogyakarta
Fitri Yuliani
Sekolah Tinggi Pembangunan Masyarakat Desa “APMD” Yogyakarta E-mail: fitrialpero07@gmail.com
Article History:
Received: 20 Januari 2024 Revised: 01 Februari 2024
Accepted: 05 Februari 2024
Abstract: Assets are items that are considered valuable by anyone and whatever their form, under the control of state assets, they are not just recorded on the balance sheet and then left there, but must provide benefits to the state, especially to the community because these assets must be able to bring prosperity to the people. This shows that the government is always committed and strives to ensure that state assets always provide benefits to the state. The more optimal the management of state assets, the more it will contribute to reducing financing for state assets because this optimization has an impact on the efficiency of maintenance spending and capital spending. State assets are held and used to support the implementation of the duties and functions of Ministries/Agencies. Therefore, it is necessary to optimize state assets that are not yet optimal in carrying out their duties and functions, so that they can provide economic and/or social benefits for the state to support the welfare of the people.
Keywords: Assets, Country, People

## PENDAHULUAN
Perwal Kota Yogyakarta Nomor 122 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Persediaan di Lingkungan Kota Yogyakarta pada BAB III tentang Penatausahaan Barang Persediaan, pada pasal 6 Penatausahaan persediaan merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan barang persediaan milik Pemerintah Daerah, dan Pasal 7 yaitu:
1. Pengelolaan barang persediaan milik Pemerintah Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 diakui pada saat diterima atau hak kepemilikannya dan atau kepenguasaannya berpindah.
2. Pada akhir periode pelaporan, barang persediaan dicatat berdasarkan hasil inventarisasi fisik dan dinilai berdasarkan harga pertransaksi (Perpetual).
3. Untuk persediaan barang cetakan yang sudah atau belum diperporasi dicatat sebesar nilai perolehan (sebelum diperporasi).
Sebagaimana Pasal 8 Pihak-pihak yang terkait dalam penatausahaan persediaan meliputi: a. Bendahara pengeluaran;
b. Pengurus Barang Pengguna;
c. Pengurus Barang Pembantu;
d. Pelaksana akuntansi; dan SKPD yang mengampu dan mengkoordinator Barang Daerah Mengacu pada PP No.27 Tahun 2014 dan Perwal Kota Yogyakarta Nomor 122 Tahun 2016 maka proyek perubahan ini dibatasi pada kegiatan Penatausaahan. Adapun yang dimaksud Penatausahaan adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan Barang Milik Negara/Daerah sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan. Adapun ruang lingkup dari Penatausahaan sebagai berikut:
1. Pembukuan, pendaftaran dan pencatatan BMD ke dalam daftar barang menurut penggolongan dan kodefikasi barang. Adapun maksud dari pembukuan tersebut agar semua BMD yang berada dalam penguasaan Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang dan BMD dalam Pengelola Barang tercatat dengan baik.
2. Inventarisasi, pendaftaran, Pencatatan, pelaporan hasil pendataan BMD. Adapun maksud dari inventarisasi tersebut untuk mengetahui jumlah dan nilai serta kondisi BMD sebenarnya, baik yang berada dalam penguasaan Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang dan BMD dalam pengelolaan Pengelola Barang Dinas.
3. Pelaporan, penyusunan dan penyampaian data dan informasi BMD secara semesteran dan tahunan. Adapun maksud dari pelaporan adalah agar semua data dan informasi mengenai BMD dapat disajikan dan disampaikan kepada pihak yang berkepentingan dengan akurat setiap semester dan tahun, guna mendukung pelaksanaan pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan BMD dan sbg bahan penyusunan Neraca Pemerintah Pusat.
Pada akhir tahun 2022 BPK mengadakan uji sampling pengecekan stok opname keadaan barang persediaan pada 3 (tiga) OPD yang ditunjuk, salah satunya adalah DPUPKP Kota Yogyakarta. Berdasarkan hasil pengecekan ditemukan selisih jumlah yang cukup signifikan antara jumlah barang yang tercatat dengan barang yang tersedia. Sehingga atas dasar hasil temuan ini ditindaklanjuti oleh Inspektorat kota Yogyakarta untuk melakukan review penatausahaan barang persediaan DPUPKP pada bulan 21 April s/d 8 Juni 2023 sehingga diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
1. Perlu adanya perbaikan penatausahaan dan pencatatan terkait dengan tindaklanjut temuan BPK pada akhir tahun 2022 yang belum diadministrasikan secara tertib.
2. Secara umum, penyebab barang belum dicatat karena :
- Belum ada mekanisme baku yang ditetapkan untuk penerimaan barang di gudang.
- Dasar pencatatan serah terima barang antara pengurus barang Dinas dengan pembantu pengurus barang belum sesuai, sehingga jumlah barang yang terdaftar dengan fisik barang berbeda.
- Pembantu pengurus barang belum sepenuhnya memahami sistem pencatatan dan pelaporan barang yang sesuai dengan peraturan penatausahaan barang.
- Ketugasan sebagai pembantu pengurus barang merupakan ketugasan tambahan sehingga pekerjaan yang seharusnya segera dilakukan terkadang baru akan dikerjakan setelah ketugasan utama selesai dilakukan.
Berdasarkan hasil pencermatan dokumen dan konfirmasi dengan pengurus barang Dinas maupun pembantu pengurus barang, jumlah barang ditemukan selisih antara lain terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
1. Terdapat Barang Retur tidak dicatatkan kembali (dobel pengeluaran)
2. Terdapat kesalahan dalam memasukkan pada jenis barang yang berbeda
3. Terdapat perbedaan satuan digunakan di catatan dan penghitungan fisik barang di gudang.
4. Terdapat sampel dan stock garansi dari penyedia yang belum dicatatkan.
5. Terdapat pembelian dengan belanja modal yang tidak dicatat.
…………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN : 2828-5271 (online)
6. Terdapat barang-barang yang datang pada malam hari di gudang yang tidak disertai dengan dokumen pendukungnya.
7. Tidak adanya Berita Acara Serah Terima Barang yang dibuat oleh pembantu pengurus barang kepada pengurus barang Dinas.
8. Terdapat sisa bongkaran dari dari suatu pekerjaan konstruksi tidak ada dokumen pendukungnya.
9. Terdapat sisa dari pelaksanaan pekerjaan yang tidak ada dokumen pendukungnya.
10. Terdapat barang titipan dari pihak ketiga yang dimasukkan di gudang yang kedatangannya waktu malam dan tidak ada dokumen pendukungnya.
Isu strategis yang muncul ini erat kaitannya dengan tugas dan fungsi umum kepegawaian pada unit organisasi yang kedepannya akan dijadikan proyek perubahan dan telah mendapatkan izin serta dukungan dari pejabat atasan langsung dengan harapan akan adanya perubahan dan perbaikan pada pengendalian aset dilingkungan organisasi Dinas.
Untuk itu perlu perimbangan kebijakan keuangan antara Pemerintah Pusat dan Daerah memberikan kesempatan yang terbuka bagi daerah agar membangun dan mengembangkan daerah sesuai dengan kebutuhan dan prioritasnya masingmasing. Di keluarkannya undangundang ini memberikan konsekuensi logis bagi masing-masing daerah untuk bertanggung jawab atas pengalokasian dana yang dimiliki dengan cara yang efesien dan efektif, khususnya dalam peningkatan kesejahteraan dan pelayanan umum kepada masyarakat. (Aras Aira, 2015) Salah satu kunci dari keberhasilan pengelolaan ekonomi daerah adalah manajemen aset.
METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif. Sukmadinata mengemukakan bahwapenelitian deskriptif kualitatif ditujukan untuk mendeskripsikan dan menggambarkan fenomena-fenomena yang ada, baik bersifat alamiah maupun rekayasa manusia, yang lebih memperhatikan mengenai karakteristik, kualitas, keterkaitan antar kegiatan (Meolong, 2013). Dengan demikian dapat dikemukakan bahwa penelitian deskriptif kualitatif merupakan rangkaian kegiatan untuk memperoleh data yang bersifat apa adanya tanpa ada dalam kondisi tertentu yang hasilnya lebih menekankan makna. Dalam penelitian ini akan mencermati secara umum upaya-upaya apasaja yang telah dilakukan oleh Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Kawasan Permukiman dalam rangka penertiban pencatatan aset. Objek yang diteliti dalam penelitian ini adalah strategi yang akan dilakukan oleh Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Kawasan Permukiman dalam rangka penjagaan aset negara.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Hasil observasi dari data dan informasi Berdasarkan hasil penelitian pengurusan penataan usahaan barang persediaan, dapat ditemukan bahwa selama ini pencatan di Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Kawasan Permukiman dapat dikategorikan belum tertib. Karena saat melakukan stok opname secara keseluruhan yang dilaksanakan pada setiap akhir tahun ditemukan banyak barang yang belum terdata di system. Sehingga data sebelum dan sesudah penelitian dapat menunjukkan data kongkrit keadaan penatausahaan barang di Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan Kawasan Permukiman Kota Yogyakarta.
2. Kendala yang dihadapi
Dalam rangka penertipan aset memang harus didukung dengan komitmen yang kuat dari pengelolanya, sehingga tata kelola barang membutuhkan sumber daya manusia yang handal dan berorentasi tinggi pada pekerjaan guna mentertibkan sirkulasi aset yang dinamis. Aplikasi-
aplikasi dari tingkatan yang paling sederhana dapat direkomendasikan untuk digunakan sebagai sarana pencatatan kendali aset. Untuk itu sudah seharusnya pegawai yang di beri tangung jawab terkait penatausahaan barang mau belajar dan dapat mengikuti sistematika input barang yang secara signifikan selalu di tingkatkan pada proses pengambangannya. Kedepannya tata kelola aset di Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Kawasan Permukiman dapat berjalan dengan baik, tertib dan sesuai.
KESIMPULAN
Pengelolaan pengawasan aset daerah terutama yang ada di Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Kawasan Permukiman dapat dianggap belum maksimal dan masih kurang memberikan kontribusi terhadap peningkatan pengelolaan asset yang efektif, karena lemahnya pengawasan dan keterbatasan kemampuan pegawai yang menangani asset sehingga pendataan dan pengecekan aset secara rutin belum dilakukan secara berkala dengan melakukan pengecekkan secara langsung dilapangan. Ini membuktikan bahwa proses penatausahaan aset memang belum belum sepenuhnya terlaksana dengan baik, dimulai dari tahap perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyaluran, penggunaan, pengamanan dan pemeliharaan, pemanfaatan, penilaian, dan penghapusan aset yang belum seimbang dengan kebutuhan organisasi, menimbulkan inefisiensi dan kemubaziran anggaran. Dengan adanya sistem penatausahaan yang terstruktur dan dengan didukung Sumber Daya Manusia yang bermutu diharapkan Dinas Pekerjaan umum, Perumahan dan kawasan permukiman kedepannya dapat lebih efektif, efisien dalam penata usahaan aset sehingga aset yang tersebar dapat tetap terkelola dengan baik dan data riil tetap terjaga

## DAFTAR REFERENSI
Aira, Aras. "Peran manajemen aset dalam pembangunan daerah." Kutubkhanah 17. 1 (2015): 21- 39
Moleong, Lexy J. 2013. Metode Penelitian Kualitatif. Edisi Revisi . Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Peraturan Pemerintah Nomor .27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara Peraturan Walikota Kota Yogyakarta Nomor 122 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Persediaan
Sukmadinata . Nana Syaodih, 2011, Landasan Psikologi Proses Pendidikan , Bandung: Remaja Rosdakarya.