## RANCANGAN SISTEM INFORMASI   PENGADAAN BARANG PADA ELECTRONIC SOLUTION DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Aries Munfarid 1) , Ady Widjaja 2)
1 Program studi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : arz.doank@gmail.com 1) , ady_w168@yahoo.co.id 2)

## ABSTRAK
Pada  era  globalisasi  seperti  sekarang  ini,  perkembangan  terknologi  sangat  berkembang  dengan  pesat. Perusahaan-perusahan  sudah  menggunakan  sebuah  sistem  informasi  untuk  menunjang  pelayanan  terhadap pelanggan  sehingga  kebutuhan  akan  suatu  sistem  informasi  sangat  tinggi.  Electronic  Solution  adalah  sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan peralatan elektronik. Pengadaan barang untuk menunjang proses  kinerja  pada  Perusahaan  Electronic  Solution  juga  menjadi  kebutuhan  yang  sangat  penting,  Proses Pengadaan Barang pada Electronic Solution dilakukan dengan microsoft office mulai  dari Proses  permintaan barang  yang  dilakukan  oleh  bagian  yang  meminta  barang  sampai  dengan  pembuatan  Laporan,  Pengecekan keberadaan stok barang juga tidak melalui sistem, sehingga terkadang bagian yang membutuhkan barang tidak dapat menerima jumlah barang sesuai dengan kebutuhannya, dikarenakan tidak dapat mengetahui jumlah stok. Keberadaan  sebuah  sistem  informasi  pengadaan  barang  pada  Electronic  Solution  sangat  dibutuhkan  untuk meningkatkan  pelayanan  kepada  bagian-bagian  yang  membutuhkan  barang  dan  Laporan  biaya  pengadaan barang kepada Manager Personel & General Affairs dapat dipertanggunjawabkan .
Kata Kunci : Aplikasi, Pengadaan barang, sistem

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan  terknologi  sangat  berkembang dengan pesat. Perusahaan-perusahan sudah menggunakan  sebuah  sistem  informasi  untuk menunjang pelayanan terhadap pelanggan sehingga kebutuhan  akan  suatu  sistem  informasi  sangat tinggi.  Electronic  Solution  merupakan  perusahaan yang  bergerak  dalam  hal  penjualan  peralatan elektronik.  Pengadaan  barang  untuk  menunjang proses kinerja pada Perusahaan Electronic Solution juga  menjadi  kebutuhan  yang  sangat  penting, Proses Pengadaan Barang pada Electronic Solution dilakukan  dengan  microsoft  office  mulai  dari Proses  permintaan  barang  yang  dilakukan  oleh bagian  yang  meminta  barang  sampai  dengan pembuatan  Laporan,  Pengecekan  keberadaan  stok barang  juga  tidak  melalui  sistem,  sehingga terkadang  bagian  yang  membutuhkan  barang  tidak dapat  menerima  jumlah  barang  sesuai  dengan kebutuhannya, dikarenakan tidak dapat mengetahui jumlah  stok.  Keberadaan  sebuah  sistem  informasi pengadaan  barang  pada  Electronic  Solution  sangat dibutuhkan  untuk  meningkatkan  pelayanan  kepada bagian-bagian  yang  membutuhkan  barang  dan Laporan  biaya  pengadaan  barang  kepada  Manager Personel
& General Affairs dapat
dipertanggunjawabkan .
2 . Metode Penelitian
Metode  Penelitian  untuk  penyusunan  sistem informasi  Pengadaan  Barang    ini,  yaitu  sebagai berikut :
a. Wawancara ( Interview ) Untuk  mendapatkan  informasi  mengenai pengadaan  barang  maka  dilakukan  wawancara kepada  bagian  yang  terkait  dengan  sistem  yang akan dibuat.
b. Pengamatan ( Observasi ) Pada  langkah observasi pengamatan dilakukan dengan  mengamati proses  yang terjadi pada sistem pengadaan barang serta bagian yang terlibat.
c. Penelitian Kepustakaan Pada  tahap  penelitian  kepustakaan  penulis mempelajari  jurnal-jurnal  serta  buku-buku  yang berkaitan dengan pengadaan barang.
d. Desain Sistem Dalam  Proses  desain  sistem  terbagi  kedalam dua tahap  yaitu Tahap  Analisa Sistem pada analisa sistem prosesnya meliputi menganalisa sistem yang ada  dan  menspesifikasian  sistem  dan  tahapan berikutnya adalah Perancangan sebuah sistem pada tahap  ini  proses  perancangan  basis  data  dan pembuatan erd.

## 3.   Hasil dan Pembahasan
Pada  Proses  hasil  dan  pembahasan  akan membahas  mengenai  sistem  yang  sedang  berjalan pada  sistem  pengadaan  barang  sampai  dengan pembuatan  atau  penyusunan  laporan  kepada manager G.A .

## 3.1 Proses Bisnis
Untuk  mengetahui  proses-proses  yang  terjadi mengenai  pengadaan  barang  pada  Electronic Solution  maka  dibuatkan  activity  diagram,  adapun activity  diagram  mengenai  sistem  yang  sedang berjalan yaitu::
a. Permintaan Barang
Manager Personel & General Affairs Bagian  G.A Bagian Kirim FPB (Form Permintaan Barang) Terima FPB Tanda Tangani FPB Terima FPB [Sesuai] [Tidak Sesuai] Cek FPB

## Gambar 1 : Activity Diagram Permintaan Barang
Bagian  yang  memerlukan  barang  akan menemui Bagian General Affairs dan menyerahkan Form  Permintaan  Barang  kemudian  form  tersebut akan  diberikan  kepada  Manager  Personel  & General Affairs untuk ditandatangani sebagai bukti bahwa  formulir tersebut disetujui kemudian  bagian general  affairs akan  memproses permintaan barang tersebut.
b.  Permintaan Surat Penawaran Harga
Supplier Bagian General Affair Meminta kirimkan SPH by phone Buat SPH Kirim SPH Terima SPH Gambar 2 : Activity Diagram Permintaan Surat

## Penawaran Harga
Purchase  Order  akan  dibuat  oleh  Bagian General  Affairs  jika  jumlah  barang  yang  diminta oleh  bagian  atau  unit  yang  mebutuhkan  tidak  ada,
kemudian  supplier  akan  memberikan  penawaran harga  tentang  barang  yang  akan  dipesan  oleh bagian general affairs jika harga barang dan jumlah barang  sesuai  maka  Bagian  General  Affairs  akan membuat Purchase Order.
c. Pembuatan Purchase Order Supplier Bagian General Affair Buat PO Terima PO Kirim PO

## Gambar 3 : Activity Diagram Purchase Order
Bagian  General  Affairs  (GA)  akan  membuat dan  mengirimkan  Purchase  Order  atau  pemesanan barang  kepada  Supplier  jika  harga  dan  jumlah barang yang diajukan supplier disetujui
d. Pembuatan Tanda Terima Barang Bagian
Bagian Bagian General Affair Periksa barang yang diminta Terima Barang Dan TTB Serahkan Barang Dan TTB [ Tersedia ] [ tidak Tersedia ] Buat PO

## Gambar  4  :  Activity  Diagram  Tanda  Terima  Barang Bagian
Pada  Proses  Pembuatan  tanda  terima  barang, bagian  yang  meminta  barang  akan  menerima barang  dan  butki  tanda  terima  barang  jika  barang yang berada di tempat penyimpanan tersedia namun jika  barang  yang  diminta  tidak  tersedia  maka General Affairs akan membuat Purchase Order
3.2 Fishbone Diagram
Proses Manusia Informasi Hasil rekapitulasi mengenai pengadaan barang sering tidak akurat sering terjadi kesalahan pencatatan data, perhitungan Tidak  mengetahui  informasi barang yang pernah ditawarkan supllier Tidak  tersedianya  informasi barang yang pernah ditawarkan Tidak dapat mengetahui informasi berapa besar dana pengadaan barang setiap bagian Tidak  tersedianya  informasi  tentang pengadaan barang Prosedur Tidak  adanya  sistem pengadaan barang Data  pengadaan  barang kurang informatif Kesulitan  pencarian  data  dan terjadi kerangkapan data sistem pencatatan masih menggunakan Microsoft Office Perlu  merekap  kembali  dokumen yang ada kedalam format rekapitulasi pengadaan barang data rekapitulasi dan info pengadaan barang untuk pimpinan sering terlambat Produktivitas Terhambat Gambar 5 : Fishbone Diagram
Pada  Proses,  pencatatan  data  permintaan barang  masih  menggunakan  Microsoft  Office  dan kesulitan  dalam  pencarian  data,  solusinya  yaitu Adanya  modul  yang  dapat  mencatat  permintaan laporan  pengadaan  barang  masing-masing  bagian dan  disimpan  kedalam  database  dan  pencarian barang  dilakukan  melalui  sistem,  Pada  informasi, tidak  mengetahui  informasi  dana  yang  dikeluarkan untuk pengadaan barang setiap bagian, tidak adanya pencatatan  serah  terima  barang  dan  tidak mengetahui  informasi  barang  yang  pernah ditawarkan  oleh  supplier  solusinya  yaitu  Adanya modul  yang  menangani  pengadaan  barang  dan laporan  serah  terima  barang  dan  Adanya  modul penawaran  harga  barang  yang  memuat  detail mengenai  barang  yang  dibeli  dan  nama  supplier. Dari  sisi  manusia,  hasil  rekapitulasi  pengadaan barang  yang  dibuat  sering  kali  tidak  akurat,  dan sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data dan perhitungan  solusinya  yaitu  Adanya  modul  yang dapat  membuat  Laporan  Rekapitulasi  pengadaan barang  sehingga  laporan  kepada  Manager  G.A melalui  aplikasi  sehingga  kesalahan  perhitungan dapat  diminimalisir  dan  Dari  sisi  prosedur,  tidak adanya  sistem  pengadaan  barang  solusinya  yaitu Adanya adanya sistem pengadaan barang.

## 3.3 Sistem usulan
a. Use Case Diagram
Setelah melakukan analisa akan kebutuhan user  mengenai  sistem  pengadaan  barang  maka dibuatkan  gambaran  kebutuhahan  tersebut  melalui use case diagram seperti gambar berikut :
Entry FPB Bagian General Affairs Entry SPH Cetak PO Supplier Gambar 6: Use Case Sistem Usulan File Transaksi
Bagian General Affairs Cetak TTB Cetak TTBS Bagian Supplier Gambar 7: Use Case Sistem Usulan Pengiriman Bagian General Affairs Cetak Laporan Tanda Terima Barang Cetak Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Penawaran Harga Cetak Laporan Permintaan Barang Manager Personel & General Affairs
Gambar 8 :Use Case Sistem Usulan Cetak Laporan

## b.   Rancangan Basis Data
Setelah  kebutuhan  fungsionalitas  sistem diketahui dan digambarkan, maka proses selanjutnya yaitu merancang sebuah basis data yang saling terkait menjadi satu kesatuan basis data yang utuh .
1) Entity Relationship Diagram( ERD )
Bagian SPH kirim Barang ISI untuk Supplier pilih PO TTB KdBagian NamaBagian KdBrg NamaBrg Satuan HrgBrg Stok NoFPB TglFPB StatusF NoSPH KdBrg HrgSPH Qty Keterangan NoSpl NamaSpl AlamatSpl TlpSpl FaxSpl NoPO TglPO TglKirim Untuk StatusP NoTTB TglTTB Note 1 M M N 1 1 M 1 untuk 1 FPB dapat 1 Ajukan NoFPB KdBrg JmlAjukan Deskripsi N M 1 NoSPH TglSPH NoRefSPH TglRefSPH StatusS 1 KdBagian NoFPB NoTTB NoFPB NoFPB NoSPH NoSpl NoSPH NoPO NoSPH Buat TTBS 1 NoPO NoTTBS NoTTBS TglTTBS Catatan 1 Gambar 9 :  ERD.

## 2) Spesifikasi Basis Data
Untuk  menjelaskan  lebih  detail  mengenai table-tabel  yang  digunakan  pada  sistem  informasi pengadaan  barang  maka  berikut  contoh  spesifikasi basis data :
a) Nama File  : Bagian
Media : Hard Disk Isi : Data Bagian Organisasi  :Index Sequential Primary Key :KdBrg Panjang Record: 58 Byte
Jumlah Record: 190 Record
Struktur :
Tabel 1 : Tabel Spesifikasi Basis data Barang
b) Nama File    : Purchase Order Media        : Hard Disk Isi : Data Purchase Order Organisasi    : Index Sequential Primary Key : NoPO Panjang Record: 89 Byte
Jumlah Record: 3168 Record Struktur   :
Tabel 2 : Tabel Spesifikasi Basisdata PO

## 3) Estimasi Kebutuhan Basis Data
(a) Estimasi  Kebutuhan  basis  data  3  tahun kedepan
Tabel  3  :  Tabel  Estimasi  kebutuhan  basis data 3 tahun kedepan
(b) Estimasi  keperluan  basis  data  dalam menyimpan data untuk  3 tahun kedepan
Tabel 4 : Tabel Estimasi kebutuhan simpanan data dalam 3 tahun kedepan
e. Struktur Tampilan === P E N G A D A A N   B A R A N G ELECTRONIC SOLUTION  === File Master Transaksi Pengiriman Laporan Bagian Supplier Barang Entry FPB Entry SPH Cetak PO Cetak TTB Permintaan Barang Penawaran Harga Pengadaan Barang Tanda Terima Barang Rekapitulasi Pengadaan Cetak TTBS Gambar 10: Struktur Tampilan

## f. Rancangan layar ( User Interface )
Berikut ini adalah contoh dari Rancangan Layar menu  utama  yang  menampilan  keseluruhan  proses yang terjadi pada pengadaan barang.
=== P E N G A D A A N   B A R A N G   ELECTRONIC SOLUTION  ===
=== P E N G A D A A N   B A R A N G   ELECTRONIC SOLUTION  ===
File Master Transaksi Laporan Pengiriman

## Gambar 11 : Rancangan Layar Menu Utama
Keseluruhan  Proses  yang  terjadi  pada  Sistem Informasi  Pengadaan  Barang  Pada  Electronic Solution  akan  ditampilkan  pada  Rancangan  Layar Menu Utama, Pengelompokan-pengelompokan
Proses  akan  dibuat  berdasarkan  kebutuhan  user, seperti menu file master, Bagian dan Supplier

## Cetak Pesanan
Cetak Pesanan
Nomor Transaksi No. PO [ Tampil ] Tanggal PO Dd/mm/yyyy Informasi Barang Yang Diajukan Oleh Supplier Kode Barang Nama Barang Jumlah Satuan Harga [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ]
[ Tampil ] [ Tampil ] Jumlah Harga [9,999] Cetak Purchase Order SPH
No. SPH [ Tampil ] Cari [ Tampil ] Nama Supplier Tanggal Kirim Dd/mm/yyyy Nomor. FPB [ Tampil ] Total 9,999,999 Keterangan Up [ Tampil ] [ Tampil ] Tombol Simpan Batal Keluar

## Gambar 12 : Rancangan Layar  Entry Form Cetak Purchase Order
Pada  Cetak  Pemesanan  berisi  tentang  data-data barang  yang  dipesan  kepada  Supplier,  tombol simpan  berfungsi  untuk  menyimpan  data  ke  tabel PO  dan  membuat  cetakan  Pemesanan,  batal  untuk membatalkan  Pemesanan  dan  keluar  untuk  keluar dari form cetak Pemesanan
FormTTB FormTTB
Data Permintaan Barang Bagian Nomor FPB [ Tampil ]
Nama Bagian [ Tampil ] Nomor TTB Tombol Simpan Keluar Batal Nomor Transaksi [ Tampil ] Tanggal TTB Dd-mm-yyyy FORM  TANDA  TERIMA BARANG [ x – 50 - x ] Note Kode Barang Nama Barang
Jumlah [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ]
[ Tampil ] [ Tampil ]
[ Tampil ]

## Gambar 13 : Rancangan Layar  Entry Form Cetak Purchase Order
Pada Cetak Tanda Terima Barang berisi tentang data-data  barang  yang  diberikan  kepada  bagian yang  meminta  barang,  untuk  menyimpan  data kedalam table TTB maka tekan tombol simpan dan sekaligus  akan  membuat  cetakan  Tanda  Terima Barang  kepada  bagian,  batal  untuk  membatalkan Pembuatan  Tanda  Terima  Barang  dan  tombol keluar  untuk  memilih  keluar  dari  Proses  cetak Tanda Terima Barang

## LAPORAN PERMINTAAN BARANG
S / D Tombol Cetak Keluar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal

## Gambar 14 : Rancangan Layar Cetak Laporan Permintaan Barang
Pada  tampilan  gambar  rancangan  layar  laporan Permintaan Barang, untuk membuat Laporan maka bagian  tata  usaha  akan  diberikan  pilihan  tanggal laporan  akan  dibuat,  pilih  tanggal  periode  mulai dan  tanggal  akhir  periode  laporan  untuk menampilkan laporan maka tekan tombol cetak dan untuk  keluar  dari  proses  pembuatan  laporan  maka tekan tombol keluar
S / D Tombol Cet ak Kel uar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal LAPORAN PENGADAAN BARANG
Gambar 15: Rancangan Layar Cetak Laporan Barang
Belum Kembali
Untuk  Menampilkan  Laporan  Pengadaan Barang  bagian  tata  usaha  akan  memilih  periode Tanggal  mulainya  Laporan  dan  Periode  Akhir  dari laporan  kemudian  bagian  tata  usaha  menekan tombol  cetak  maka  akan  tampil  sebuah  laporan pengadaan barang dan jika ingin keluar maka tekan tombol keluar

## g. Sequence Diagram
Untuk  menggambarkan  interaksi  user  dan sistem maka digambarkan melaui sequence diagram
:Bagian G.A : Frm_Bagian : Ctrl_Bagian : Bagian Open Form () Open Form () Open Form () Display (Kd_bagian) Counter (Kd_bagian +1) Input Bagian () Input Bagian () Simpan Bagian () Simpan Bagian () Simpan bagian () Ubah Bagian () Ubah Bagian () Ubah bagian () Hapus Bagian () Hapus Bagian () Hapus bagian () Batal Bagian () Batal Bagian () Keluar () Keluar ()
Gambar 16: sequence diagram entry Bagian
:Bagian G.A : Frm_PO : Ctrl_PO : PO Open Form () Open Form () Open Form () Display PO () Counter (No_PO +1) Input SPH () Input SPH () Simpan PO () Simpan PO () Simpan PO () Batal PO () Batal PO () Keluar PO () Keluar PO () : SPH : Supplier Display SPH () Get SPH () Loop Input Barang () Input Barang () Get Barang () Hitung Total Harga () Cetak PO () : Barang Display Barang () Get Supplier () Display Supplier () Gambar 17 : sequence diagram entry PO :Bagian G.A : Frm_TTB : Ctrl_TTB : TTB Open Form () Open Form () Open Form () Display TTB (No_TTB, Tgl_TTB) Counter (No_TTB +1) Input FPB () Simpan TTB () Simpan TTB () Simpan TTB () Batal TTB () Batal TTB () Keluar TTB () Keluar TTB () : FPB : Barang Display FPB () Get FPB () Cetak TTB () Get Barang () Display Barang () : Ajukan Get Ajukan () Display Jmlajukan () : Bagian Display Bagian () Get Bagian ()
Gambar 18: sequence diagram Cetak Laporan TTB
: Frm_Lap Pengadaan : Ctrl_Lap Pengadaan : PO Input Periode () Input Periode () Get PO () Keluar Laporan Pengadaan () Keluar Laporan Pengadaan () : SPH : FPB Get SPH () Hitung Total Harga () Get FPB () : Supplier Get Supplier () Hitung Total () Cetak Laporan Pengadaan () Cetak Laporan Pengadaan () : Bagian : Barang : Isi Get Bagian () Get Barang () Get isi  () : Bagian General Affair
Gambar 19 : sequence diagram Cetak Laporan Pengadaan
Barang

## 4.  Kesimpulan
Setelah  melihat  dan  mempelajari  serta mengkaji  setiap  permasalahan  serta  solusi  yang dibuat  maka  dapat  diambil  kesimpulan  seperti berikut :
a. Laporan  Pengadaan  Barang  kepada  Manager G.A  dibuat  menggunakan  Sistem  sehingga kesalahan perhitungan dapat dihindari.
b. Dengan  adanya  sistem  maka  dapat  diketahui Laporan  penggunakan  dana  pengadaan  barang setiap bagian
c. Laporan  serah  terima  barang  yang  sudah diterima  oleh  bagian  yang  meminta  dapat diketahui oleh Manager G.A
d. Adanya  Laporan  Rekapitulasi  Pengadaan barang, sehingga Manager G.A dapat mengetahui Berapa total keseluruhan dana yang digunakan untuk pengadaan barang.

## 5.  Saran
Adapun  saran  yang  dapat  diberikan  sebagai
berikut :
a. Perlunya  ketelitian  dalam  memasukan  data pada proses pengadaan barang.
b. Melakukan  training  dan  pelatihan  kepada karyawan terhadap sistem informasi pengadaan barang.
c. Untuk menghindari kerusakan dan kehilangan data maka perlu melakukan backup data.

## 6.  DAFTAR PUSTAKA
[1]   Agung  Wahana,  Asep  Ririh  Riswayana, Sistem  Informasi  Pengadaan  Barang  Barang Di  Pt.  Mekar  Cipta  Indah  Menggunakan  Php
Dan  Mysql,  Jurnal  Computech  &  Bisnis, Vol.7 No.2, Jakarta, 2013 [2]  Jogiyanto,  HM.  Sistem  Teknologi  Informasi: pendekatan terintegrasi konsep dasar, teknologi, aplikasi, pengembangan dan pengolahan, Yogyakarta, Andi Offset, 2003
[3]   Munawar,  Pemodelan  Visual  dengan  UML, Edisi  Pertama,  Cetakan  Pertama,  Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005
[4]   Khaidir  Rasyid,  Khakim  Ghozali,  Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Pengadaan  Barang Metode  Pengadaan  Langsung  di  Institut Teknologi  Sepuluh  Nopember  Surabaya,
Jurnal Teknik Pomits Vol.1, No.1, (2012) 1-6, Surabaya, 2012