## ANALISIS KEGIATAN PRESERVASI PREVENTIF ARSIP DI KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA PROVINSI SUMATERA BARAT
Elsa Oktaviani 1) , Armida. S 2), Menik Kurnia Siwi 3)
1) Mahasiswa Jurusan Pendidika Ekonomi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang
2), 3) Dosen Jurusan Pendidikan Ekonomi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang Jl. Prof. Dr. Hamka Kampus Air Tawar, Padang, Sumatera Barat, Indonesia, 25131 Telp. (0751)44375
Email: oktavianielsa84@gmail.com

## ABSTRACT
This  research  aims  to  analyze  the  preservation  of  archive  prevention  activities,  the  obstacles  faced  in  the preservation  of  archive  preventive  activities  as  well  as  standard  procedures  for the  implementation  of  archive preventive preservation activities conducted at the Representative Office of Bank Indonesia Prov. West Sumatra. This research method is descriptive qualitative, with source data some key informant through result of interview and  direct  observation  to  research  object.  The  secondary  data  supporting  this  research  were  obtained  from documents available at the site of the research object. To test the validity of data used Triangulation Technique. Based  on  information  from  informants  of  this  study  can  be  explained  that  archive  preventive  preservation activities  as  a  whole  have  been  done  well  and  systematically.  This  can  be  seen  in  the  presence  of  the  Sentral Khasanah  Archive  (SKA)  room  equipped  with  adequate  facilities  and  infrastructure.  Implementation  of fumigation  done  in  per-riodik  that  is  2  times  in  a  year  which  aims  for  early  prevention  activities  to  archive undamaged  eaten  by  termites  /  damage  to  the  archive  because  of  the  temperature  and  humidity  factor  of  the room. Some of the obstacles that prevent optimum preservation of preservation in research object are caused by: 1)  Human  resources  that  have  not  background  as  archivist,  2)  Low  level  of  employee  awareness,  3) Unavailability  of  special  time  for  archive  management.  The  results  of this  study  also  proves that the  Standard Operating  Procedures  (SOP)  used  do  not  contain  in  detail  the  steps  of  preservation  of  archive  preservation precautions.

## Key Words: Analysis, Preservation, and Preventive Archives

## PENDAHULUAN
Arsip  sebagai  jantung  dari  sebuah  organisasi,  dan  arsip  tercipta  secara  terus  menerus  selama organisasi  itu  masih  hidup  dan  dapat  menjadi  acuan  untuk  mengambil  keputusan.  Salah  satu  dari  pentingnya arsip yaitu sebagai informasi dan bahan pertanggungjawaban. Menurut Undang-undang tentang kearsipan nomor 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2:
“Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.”
Arsip  sebagai  bahan  informasi  dan  pertanggungjawaban  membutuhkan  sebuah  perawatan  dan pemeliharaan agar fisik dan isi informasinya terjaga dan masih tetap dapat digunakan untuk jangka waktu yang lama.  Dalam  pengelolaannya,  terkadang perawatan  dan  pemeliharaan  masih  belum  sesuai dengan  standar  yang digunakan. Hal ini mengakibatkan banyak timbul kesalahan seperti kerusakan arsip, mulai dari fisik arsip sampai sarana  dan  prasarana  yang  tidak  bisa  digunakan kembali.  Salah  satu  bentuk  perawatan  dan  pemeliharaan  arsip yang  dapat  dilakukan  adalah  dengan  preservasi  arsip.  Preservasi  arsip  tidak  hanya  menyangkut  dalam  bidang
fisik, tetapi juga dalam bidang informasi yang terkandung di dalamnya. Preservasi ini dilakukan agar arsip dapat dipakai lebih lama sesuai dengan jangka retensi arsip. Kegiatan preservasi direncanakan oleh organisasi dengan kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip. Menurut Darmono (2004: 71),
“Pelestarian ( Preservation ) mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan termasuk cara menyimpan  dan  alat-alat  bantuannya,  tingkat  dan  kebutuhan  tenaga  kerja  yang  diperlukan, kebijaksanaan,  teknik  dan  metode  yang  diterapkan  untuk  melestarikan  bahan-bahan pustakadan  arsip  serta  informasi  yang  dikandungnya.  Dari  batasan  tersebut  kegiatan preservasi  mencakup  kegiatan  yang  lebih  luas  termasuk  dalam  aspek  manajemen  serta pengambilan keputusan terhadap kebijakan tertentu yang berkaitan dengan pelestarian.”
Penjelasan  di  atas  menunjukkan  kegiatan  yang  berkaitan  dengan  preservasi  arsip  akan  menentukan terjaga  atau  tidaknya  kondisi  fisik  dan  informasi  yang  terkandung  di  dalam  arsip  tersebut.  Kondisi  fisik  dan informasi  yang  terkandung  dalam  arsip  harus  terjaga,  mengingat  pentingnya  keberadaan  arsip  bagi  suatu lembaga  negara,  swasta,  organisasi  hingga  perorangan.  Salah  satu  lembaga  atau  kantor  yang  tidak  luput  dari arsip adalah Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat. Dikantor ini pengelolaan arsip dilakukan oleh   satuan kerja  yang  khusus mengelola  arsip  yaitu  Sentral  Khasanah  Arsip  (SKA).  Penyimpanan arsip  yang dilakukan  di  ruangan  SKA  disusun  di  lemari  arsip/ filling  cabinet belum  sesuai  dengan  klasifikasinya  seperti berdasarkan divisi yang menghasilkan arsip.
Beberapa kendala terkait dengan kegiatan preservasi arsip dikantor ini adalah latar belakang pendidikan sumber daya arsiparisnya. Dari 70 orang karyawan yang berhubungan dengan arsip di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat, hanya 1% yang berlatar belakang pendidikan arsip seperti terlihat dalam tabel 1.

## Tabel 1. Data Latar Belakang Pendidikan Pegawai KPw. Bank Indonesia Prov. Sumbar
No Latar Belakang Pendidikan Jumlah Persentasi 1. Hukum 5   orang 7% 2. Ekonomi 37 orang 53% 3. Arsip 1   orang 1% 4. Lainnya (IT, Teknik Industri) 27 orang 39%
Sumber: Observasi Tahun 2018
Pengelolaan  arsipnya  dilakukan  dengan  membentuk  satuan  kerja  yang  khusus  mengelola  arsip  yaitu Sentral  Khasanah  Arsip  (SKA).  Penyimpanan  arsip  yang  dilakukan  di  ruangan  SKA  disusun  di  lemari  arsip/ filling  cabinet belum  sesuai  dengan  klasifikasinya  seperti  berdasarkan  divisi  yang  menghasilkan  arsip.  Arsip tersebut diletakkan di lemari arsip tergantung tempat kosong yang masih tersedia di lemari tersebut.
Pelaksanaan preservasi arsip tidak terlepas dari kebijakan yang mengatur tentang pelaksanaan kegiatan preservasi  arsip.  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  belum  memiliki  kebijakan  khusus yang  mengatur  tentang  kegiatan  preservasi  arsip.  Kegiatan  yang  dilakukan  masih  merujuk  kepada  kegiatan pemeliharaan secara umum.
Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  memiliki  satu  ruangan  khusus  untuk menyimpan  keseluruhan  arsip  yaitu  ruangan  Sentral  Khazanah  Arsip  (SKA).  Kenyataannya  masih  terdapat beberapa fasilitas yang tidak dapat dimanfaatkan diantaranya AC. AC yang terdapat di ruangan SKA terdiri dari dua jenis AC yaitu AC yang berada di ruangan SKA dan AC yang bersifat sentral. AC yang berada di ruangan SKA terdiri dari 4 buah namun 3 buah dalam keadaan baik dan 1 buah dalam keadaan rusak, sedangkan AC yang bersifat sentral menyebar keseluruh ruangan dan akan mati apabila jam kerja sudah berakhir.
Beberapa  faktor  penyebab  kerusakan  arsip  yang  dominan  di  kantor  ini  adalah  faktor  suhu  dan kelembapan  serta  faktor  hewan  seperti  rayap  dan  tikus.  Kerusakan  arsip  yang  terjadi  di  KPw.  Bank  Indonesia
Prov.  Sumatera  Barat  yaitu  kertas  yang  mulai  menguning  dan  adanya  bintik-bintik  coklat  pada  kertas  seperti yang ada pada gambar di bawah ini:

## Gambar 1. Kerusakan Arsip di KPw. Bank Indonesia Prov Sumatera Barat
Sumber: Dokumentasi penulis tahun 2018
Tujuan  penelitian  ini  untuk  melihat  dan  mengetahui  bagaimana  kegiatan  preservasi  preventif  arsip, kendala-kendala  yang  dihadapi  dalam  kegiatan  preservasi  preventif  arsip  dan  standar  prosedur  pelaksanaan kegiatan preservasi preventif arsip di KPw. Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat.

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  ini  berupa  deskriptif  kualitatif.  Penelitian  ini  di  laksanakan  di  Kantor  Perwakilan Bank Indonesia Provinsi Sumatera Barat. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah snowball sapling . Dalam  teknik Snowball  Sampling ini,  penulis  mengambil  sejumlah  kasus  di  KPw.  Bank  Indonesia  Prov. Sumatera Barat melalui hubungan keterkaitan dari satu orang pegawai dengan pegawai yang lain atau satu kasus dengan  kasus  lain,  kemudian  mencari  hubungan  selanjutnya  melalui  proses  yang  sama,  demikian  seterusnya  . Penentuan informan ini berdasarkan kriteria siapa yang melakukan kegiatan preservasi preventif arsip di ruangan Sentaral  Khazanah  Arsip  (SKA). Teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  adalah  observasi,  wawancara  dan dokumentasi. Instrumen penelitian yang digunakan adalah pedoman wawancara dan alat perekam. Sumber data dari  penelitian  ini  adalah  data  primer  yang  diperoleh  dari  objek  penelitian  yang  dikumpulkan  peneliti  dari informan  melalui  hasil  wawancara  dan  pengamatan  langsung  ke  objek  penelitian  sedangkan  data  sekunder merupakan  data  pendukung  penelitian  yang  diperoleh  dari  dokumen-dokumen.  Teknik  analisis  data  yang dilakukan  secara  kualitatif  berdasarka  fakta-fakta  yang  ditemukan  di  lapangan  dan  kemudia  diolah.  Menurut Idrus (2009: 150-152), setelah proses pengumpulan data yang dibutuhkan sudah terkumpul, langkah selanjutnya adalah pengolahan data. Proses pengolahan data kualitatif dalam penelitian terdiri dari 3 langkah:
1. Reduksi Data
Pada  tahap  ini, penulis mengumpulkan  data dengan melakukan  wawancara dengan  beberapa  informan yang  berhubungan  dengan  kegiatan  preservasi  preventif  arsip.  Teknik  lain  yang  dilakukan  dalam pengumpulan  data  adalah  dengan  pengamatan  langsung  dan  dokumentasi  terkait  kegiatan  preservasi preventif arsip di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat.
2. Penyajian Data ( Display Data)
Pelaksanaan tahap ini yaitu setelah penulis memperoleh informasi dari kegiatan wawancara, observasi, dan dokumentasi, maka langkah selanjutnya yang dilakukan yaitu membuat laporan mengenai informasi yang  telah  diperoleh  dalam  bentuk  laporan  pelaksanaan  penelitian,  laporan  hasil  wawancara,
dokumentasi  selama  pelaksanaan  penelitian  mengenai  kegiatan  preservasi  preventif  arsip  di  Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat.
3. Verifikasi dan Penarikan Simpulan
Pada  tahap  ini  penulis  menarik  simpulan  dari  data  yang  telah  dikumpulkan  sebelumnya,  kemudian dilakukan pengecekkan ulang dengan mencocokkan catatan yang dimiliki peneliti pada saat penelitian. Dalam  penelitian  ini  penulis  akan  menarik  kesimpulan  dari  kegiatan  penelitian  yang  telah  dilakukan mengenai  analisis  kegiatan  preservasi  preventif  arsip  di  KPw.  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat. Kesimpulan ini akan disampaikan kepada pembaca sebagai hasil penelitian yang telah dilakukan. Untuk menguji keabsahan data digunakan triangualasi teknik, data yang diperoleh melalui sumber yang sama  dengan  berbagai  teknik  yang dilakukan  yaitu  observasi,  wawancara,  dokumentasi dan  studi  pustaka akan menghasilkan  data  yang  lebih  teruji  kebenarannya.  Dimana  proses  penelitian  yang  peneliti  lakukan  adalah sebagai berikut:
1. Peneliti  membandingkan  data  dari  hasil  pengamatan  peneliti/observasi  mengenai  Analisis  Kegiatan Preservasi Preventif di KPw. Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat dengan data hasil wawancara yang peneliti lakukan.
2. Peneliti  membandingkan  data  hasil  wawancara  dengan  dokumen  yang  berkaitan  dengan  kegiatan preservasi preventif arsip di KPw. Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat.
3. Peneliti membandingkan  dokumen  yang  berkaitan  dengan kegiatan  preservasi  preventif  arsip  di  KPw. Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  dengan  peraturan  perundang-undangan  yang  mengatur  kegiatan preservasi arsip.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Hasil Penelitian
Hasil  penilitian  ini  dapat  dijelaskan,  beberapa  temuan  penelitian  ini  di  analisis  melalui pelaksanaan  (kegiatan  preservasi  preventif),  kendala,  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  kegiatan preservasi preventif arsip di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat.
Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  belum  memiliki  kebijakan  internal mengenai  kegiatan  preservasi  preventif  arsip,  akan  tetapi  dalam  pengelolaan  arsip  Bank  Indonesia berpedoman  kepada  kebijakan  ISO  15489  tentang Records  Management Bank  Indonesia . Dalam kebijakan  tersebut  terdapat  bebarapa  poin  mengenai  pengelolaan  arsip  yang  dibahas  diantaranya:  1) pemberkasan, 2) penyimpanan, 3) peminjaman /penggunaan arsip, 4) penyiangan, 5) Clean Desk Policy , 6)  pengamanan,  7)  pemeliharaan  dan  8)  pelaporan.  Kedelapan  poin  tersebut  belum  ada  membahas mengenai  preservasi  arsip,  namun  pada  pelaksanaan  preservasi  arsip  di  Kantor  Perwakilan  Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat mengacu kepada 4 poin yang terdapat dalam  kebijakan tersebut yaitu: pemberkasa, penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan arsip.
Kegiatan  preservasi  preventif  arsip  yang  dilaksanakan  di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia Prov.  Sumatera  Barat  dimulai  dengan  pemberkasan  arsip,  tata  cara  penyimpanan  arsip,  pelaksanaan preservasi arsip yang terdiri dari dua proses yaitu preventif dan kuratif, penggunaan fasilitas pendukung kegiatan preservasi arsip, dan perawatan fasilitas pendukung.
Kegiatan preservasi  preventif  arsip membutuhkan  sarana  dan  prasarana  pendukung.  Sarana  dan prasrana  pendukung  kegiatan  preservasi  preventif  arsip  di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov. Sumatera Barat terdiri dari:
a. Ruangan khusus penyimpanan kearsipan yaitu SKA
b. Alat  untuk  menjaga  suhu  dan  kelembapan  yaitu  AC  sedangkan  alat  untuk  mengukur  suhu  dan kelembaban yaitu Termogrometer
c. Alat kebersihan diantarnya sapu, kain pel, kain lap, kemoceng, dan vacuum cleaner
d. Alat penjaga keamanan terdiri dari: APAR dan CCTV
e. Bahan yang digunakan dalam kegiatan preservasi preventif arsip yaitu kapur barus dan zat kimi untuk melakukan fumigasi.
f. Perlengkapan  yang  dibutuhkan  diantaranya  lemari  penyimpanan  arsip/ filling  cabinet / strorage cabinet yang  didalam nya  terdiri  dari  boks, map,  folder,  dan  otner.  Kemudian  yang tidak  kalah penting yaitu penggunaan cahaya lampu sehingga tidak langsung menggunakan cahaya matahari.
Selain  ketersediaan  sarana  dan  prasarana  pendukung,  hal  yang  perlu  diperhatikan  adalah pemanfaatan  sarana  prasarana  pendukung  kegiatan  preservasi  preventif  arsip.  Pemanfaatan  fasilitas pendukung  kegiatan  preservasi  preventif  arsip  di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera Barat  sudah  optimal,  hal  ini  sesuai  dengan  pengamatan  penulis  selama  melakukan  observasi  dimana pegawai  sudah  memanfaatkan  fasilitas  yang  ada  dengan  baik  dan  optimal  terlihat  pada  saat  pegawai selesai melakukan pekerjaannya, maka pegawai tersebut langsung mengarsipkan dokumen berdasarkan dokumen  yang  dihasilakannya.  Dokumen  tersebut  seperti  warkat,  maka  disimpan  pada  bundel  tempel agar tersusun dengan rapi dan untuk menghindari kehilangan dokumen.
Unsur  yang  tidak  kalah  penting  dalam  pemanfaatan  sarana  dan  prasarana  pendukung  kegiatan preservasi  preventif  arsip  yaitu  sistem  perawatan  sarana  dan  prasarana  pendukung.  Sistem  perawatan sarana prasarana pendukung kegiatan preservasi preventif arsip masih dilakukan dengan sistem manual dengan memanfaatkan tenaga cleaning service yang bertugas untuk melakukan perawatan secara rutin.
Kegiatan perawatan yang dilakukan diantaranya:
a. Melakukan perawatan ruangan 3 kali seminggu.
b. Membersihkan  peralatan-peralatan  yang  digunakan  dalam  preservasi  arsip  seperti  APAR, termogrometer, vacum cleaner , dan lain lain.
c. Memastikan lemari  arsip  bersih dari  debu  yang  dibersihkan  menggunakan  kemoceng  dan  kain lap.
d. Memastikan ketersediaan kapur barus pada setiap lemari penyimpanan arsip.
e. Pengisian filling cabinet jangan terlalu padat dan menyusun arsip dengan rapi.
f. Melakukan tes kalayakan secara berkala bertujuan untuk melihat fasilitas yang ada masih layak atau tidak untuk digunakan.
Pelaksanaan  kegiatan  preservasi  preventif  arsip  di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov. Sumatera Barat terdiri dari beberapa kegiatan yaitu:
a. Ruangan SKA berada dibawah tanggung jawab divisi SLA.
b. Ruangan  SKA  memiliki  suhu  ruangan  18-22 o C  yang  diukur  dengan  alat  pengukur  suhu  yaitu termogrometer .  Pengecekan  suhu  ruangan  dilakukan  setiap  hari  dimana  akan  dibuatkan  jadwal pengecekan suhu sesuai dengan periode waktu yang telah ditentukan. Ruangan SKA juga harus steril, tidak diperbolehkan membawa makanan dan minuman.
c. Standar keamanan ruangan SKA berbeda dengan ruangan penyimpanan arsip lainnya. Jika terjadi kebakaran,  untuk memadamkannya  menggunakan  gas  yaitu  dengan adanya  Alat  Pemadam  Api Ringan (APAR) atau Fire Suppression System (FSS).
d. Pembersihan  ruangan  dilakukan  3  kali  dalam  seminggu  dilakukan  oleh  cleaning  service  yang telah ditunjuk untuk membersihkan ruangan SKA.
e. Lemari  penyimpanan  arsip  tergantung  pada  jenis  arsip  yang  disimpan  ada  model  statis  atau tertutup, rak terbuka dan rak untuk jenis gambar.
f. Setiap arsip yang disimpan di rak diberi kapur barus untuk menghidari arsip rusak akibat rayap.
g. Ruangan SKA juga harus full AC serta pengaturan cahaya dengan menggunakan cahaya lampu bukan cahaya matahari langsung karna ruangan di desain agar kedap cahaya matahari sehingga itu dapat meminimalisir kelembapan ruangan.
h. Pelaksanaan  fumigasi  yang  dilaksanakan  2  kali  dalam  setahun  dengan  jarak  waktu  6  bulan. Terakhir  pelaksanaannya  dilakukan  pada  akhir  Maret  2018.  Pada  saat  pelaksanaan  fumigasi, ruangan  SKA  disterilkan  dan  tidak  diperbolehkan  siapapun  untuk  memasuki  ruangan  tersebut, karna  dalam  pelaksanaan  fumigasi  menggunakan  zat  kimia  yang  berbahaya  untuk  manusia.
Sehingga  hanya  pihak-pihak  tertentu  yang  sudah  menggunakan  perlengkapan  yang safety yang boleh memasuki ruangan  SKA  yaitu petugas  khusus  yang melaksanakan  fumigasi.  Pelaksanaan fumigasi  sendiri  dilakukan  dengan  melibatkan  pihak  luar  yang  memiliki  wewenang  untuk melakukan  fumigasi.  Setelah  kegiatan  fumigasi  dilaksanakan,  maka  ruangan  SKA  dikunci selama beberapa hari untuk menghilangkan zat kimia yang digunakan selama kegiatan fumigasi agar  tidak  membahayakan  orang  yang  masuk  ke  ruangan  SKA.  Sehingga  semua  pihak  tidak terkecuali dilarang memasuki ruangan SKA selama tanda bahaya masih ditempel di diding ruag masuk SKA.
Pada  dasarnya  dalam  melaksanakan  pengelolaan  arsip  di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia Prov. Sumatera Barat melibatkan semua pegawai yang ada di kantor tersebut. Hal ini dikarnakan arsip di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  selain  bersifat  sentralisasi  tetapi  juga  menerapkan  sistem desentralisasi. Pengelolaan arsip secara desentralisasi dapat dilihat dari setiap unit kerja memiliki ruang penyimpanan arsipnya  tersendiri  dan  setiap  unit  bertanggung  jawab  terhadap arsipnya masing-masing. Berkaitan  dengan  pelaksanaan  kegiatan  preservasi  preventif  arsip,  belum  terdapat  divisi  khusus  atau petugas khusus yang bertanggungjawab dalam kegiatan preservasi  preventif arsip di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat.
Kendala-kendala yang dihadapi selama melakukan kegiatan preservasi preventif arsip di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat diantaranya kurangnya kepeduliaan sebagian pegawai terhadap  pentingnya  arsip,  kekurangpahaman  pegawai terhadap preservasi  preventif arsip  dan  kendala waktu  dimana  pengelolaan  arsip  dilakukan  bersamaan  dengan  penyelesaian jobdesk kerja  pegawai alhasil waktu pegawai banyak dihabiskan untuk penyelesaian jobdesk masing-masing.
SOP pelaksananaan preservasi arsip atau yang lebih dikenal dalam istilah pelestarian arsip yang dilaksanakan di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat mengacu kepada Surat Edaran (SE)  Bank  Indonesia  no.  18/125/INTERN,  tanggal  30  September  2016  tentang  Manajemen  Dokumen Bank  Indonesia  (MDBI)  yang  bersifat  intern  dan  tidak  dapat  dipublikasikan.  Sama  halnya  dengan kebijakan ISO 15489 tentang Management Ricords .
Hasil  penelitian  ini  juga  menemukan  bahwa  kegiatan  preservasi  preventif  arsip  belum  termuat secara  rinci  di  dalam  SE  18/125/INTERN,  tanggal  30  September  2016  sehingga  sistem  pemberkasan arsip  dan  cara  preservasi  preventif  arsip  yang  dilakukan  masih  berbeda-beda  tergantung  pada  tingkat pemahaman SDM yang melakukannya.

## 2. Pembahasan
KPw.  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  memiliki  satu  ruangan  khusus  untuk  menyimpan keseluruhan arsip yaitu ruangan Sentral Khazanah Arsip (SKA). Ruangan SKA menyimpan semua arsip yang  ada  di  KPw.  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat.  Ruangan  tersebut  juga  mempunyai  rak  atau lemari  arsip  tahan  api  yang  bernama file-mobile, dimana  rak  arsip  selalu  terkunci  dan  kuncinya disimpan  oleh  petugas  yang  berwenang.  Selain  rak,  arsip  disimpan  dalam  folder  yang  kemudian dimasukkan  kedalam  dus  yang  diberi  stiker  SKA  sebagai  tanda  bahwa  arsip  tersebut  telah  masuk kedalam daftar arsip yang tersimpan di ruangan SKA.
Menurut  Ladiawati dalam  ANRI  (2007:  8)  yang  menyatakan  bahwa  sarana  dan  prasarana  yang harus dimiliki dalam kegiatan preservasi preventif arsip adalah:
a. Gedung  dan  ruangan  penyimpanan  yang  dapat  mewakili  sebagai  ruangan  penyimpanan  arsip yang benar dan tepat (representative)
b. Pedoman dan standar pelestarian/ preservasi arsip
c. Laboratorium
d. Peralatan, perlengkapan dan alih media
e. Rak  arsip,  lemari  arsip,  AC,  dehumidifier,  thermometer,  hygrometer, video  tape  cleaner , film cleaner , kamera microfilm , mesin prosesing , komputer, dan scanner .
f. Wadah penyimpanan arsip terdiri dari boks, amplop, dan map.
Berdasarkan  ketentuan  ANRI  tahun  2007,  masih  terdapat  sarana  dan  prasarana  yang  belum terdapat  di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  khususnya  di  ruangan  Sentral Khazanah Arsip (SKA) yaitu pedoman dan standar preservasi arsip. Hal ini berkaitan dengan kebijakan yang diterapkan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat dalam pengelolaan arsip merujuk pada kebijakan ISO 15489 tentang Records Management. Dalam kebijakan ini belum memuat kegiatan preservasi preventif arsip secara detail, tetapi masih memuat pemeliharaan arsip secara umum. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan kegiatan preservasi preventif arsip masih belum memiliki standar dan pedoman  khusus  dalam  pelaksanaannya,  akan  tetapi  masih  mengacu  kepada  kegiatan  pemeliharaan secara umum.
Selain itu di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumateara Barat belum terdapat alih media arsip  yang  artinya  memindahkan  bentuk  arsip  dari  satu  media  ke  media  lain.  Hal  ini  dapat  dilakukan dengan bantuan scanner atau dalam bentuk CD ROM . Berdasarkan pengamatan yang peneliti lakukan, di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  sudah  menerapkan  sistem  arsip  yang bersifat digital yaitu sistem Bank Indonesia Records Management System (BI-RMS) namun hal tersebut belum dimanfaatkan sebagai alih media arsip dari bentuk konvensional ke bentuk digital. Dalam sistem tersebut,  hanya  terdapat  folder-folder  yang  memuat  nama  dokumen  tanpa  dilengkapi  dengan  bentuk dokumen digital.
Jadi  menurut  hemat  penulis,  alangkah  lebih  baiknya  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov. Sumatera  Barat  memiliki  kebijakan  khusus  yang  memuat  tentang  kegiatan  preservasi  preventif  secara rinci yang dapat dijadikan pedoman dan standar dalam melaksanakan kegiatan preservasi preventif arsip sehingga  kegiatan  tersebut  dapat  terlaksana  lebih  baik  lagi  untuk  kedepannya.  Selain  itu  penulis  juga menyarankan  untuk  meningkatkan  kegiatan  preservasi  preventif  arsip  agar  menjadi  lebih  baik  lagi diperlukan alih media arsip dari satu bentuk media ke bentuk media lain agar arsip dapat dimanfaatkan secara  optimal.  Kegiatan  alih  media  dapat  menjaga  dan  melindungi  arsip,  tidak  hanya  dalam  bentuk fisik  tetapi  juga  nilai  informasi  arsip  tetap  terjaga  dengan  baik.  Kegiatan  alih  media  dapat  dilakukan dalam bentuk scan , CD-ROM, dan lain-lain. Kegiatan alih media ini juga bermanfaat untuk mengurangi penumpukan  arsip  karna  tidak  membutuhkan  ruangan  besar  sehingga  lebih  mempermudah  dalam melakukan preservasi preventif arsip.
Kegiatan preservasi  preventif arsip di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat diawali  dengan  melakukan  pemberkasan  dan  penyimpanan  dokumen  yang  merujuk  kepada  kebijakan ISO 15489 tentang Records Management yang berisi tentang:
a. Pemberkasan Dokumen
1) Setiap pegawai selesai melakukan pekerjaan, sebaiknya langsung diarsipkan.
2) Sebelum  melakukan  penyimpanan,  dokumen  terlebih  dahulu  dipilah,  kemudian  dokumen disatukan  berdasarkan  jenisnya  seperti  dokumen  bank,  bukti  pembayaran,  warkat,  catatan, memo dan lain sebagainya.
3) Langkah  selanjutnya  yaitu  dokumen-dokumen  yang  diarsipkan  diberi  cap  atau  stempel Bank  Indonesia  di  halaman  bagian  belakang  dokumen  yang  diarsipkan.  Hal  ini  dilakukan untuk meudahkan dlama mengatahui jika ada arsip yang hilang.
4) Dokumen-dokumen  tersebut  diarsipkan  dan  diinputkan  ke  sistem  yang  bernama  Bank Indonesia Record Management System (BI-RMS)
b. Penyimpanan Dokumen
1) Arsip disusun dirak arsip, dilengakapi dengan kode arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan posisi tempat penyimpanannya dicantumkan pada kotak yang menyimpan arsip.
2) Tatacara  penyimpanan  arsip  juga  berdasarkan  jenisnya.  Warkat  anggaran  dan  dokumen keuangan  disimpan  pada  bundel  tempel,  surat  dan  memorandum  disimpan  di  folder, strorage  cabinet ,  dan filling  cabinet sedangkan  hasil  olahan  komputer  disimpan  di  menu planner.
3) Arsip  yang  terdapat  di  unit-unit  kerja  akan  disimpan  di  ruangan  penyimpanan  arsip  yang terdapat di unit tersebut selam 3 tahun setelah itu dipindahkan ke ruangan SKA.
Langkah  selanjutnya  yaitu  pelaksanaan  kegiatan  preservasi  preventif  arsip,  namun  dalam kebijakan  ISO  15489  tentang Records  Management belum  memuat  tentang  preservasi  preventif  arsip secara  rinci.  Meskipun  begitu  dalam  kebijakan  tersebut  memuat  kegiatan  pemeliharaan  arsip  dimana sebagian  kegiatan  yang  dilaksanakan  merupakan  bagian  dari  preservasi  preventif  arsip.  Menurutu Martoatmodjo (2012: 4.3) kegiatan preservasi preventif arsip dapat dilakukan dalam beberapa langkah diantaranya:
a. Fumigasi  merupakan  salah  satu  cara  melestarikan  dokumen  dengan  cara  mengasapi  dokumen untuk  menghindari  pertumbuhan  jamur,  binatang  mati,  dan  dokumen  lainnya  agar  dapat mencegah terjadi kerusakan arsip.
b. Deasidifikasi  ( deacidification )  merupakan  kegiatan  pelestarian  dokumen  dengan  cara menghentikan proses keasaman yang terdapat pada kertas. Dengan persenyawaan udara dari luar, terutama  udara  yang  kotor  oleh  debu,  gas,  knalpot  mobil,  atau  limbah  intustri,  asam  tersebut dapat merusak kertas.
c. Laminasi merupakan kegiatan melapisi dokumen dengan kertas khusus agar bahan pustaka atau arsip menjadi lebih awet.
d. Enkapsulasi  merupakan  salah  satu  cara  melindungi  kertas  dari  kerusakan  yang  bersifat  fisik dokumen seperti jamur dan kerapuhan fisik dokumen.
e. Penjilidan merupakan kegiatan merekatkan dokumen-dokumen yang terlepas.
Dari  kegiatan  preservasi  preventif  arsip  yang  disampaikan  oleh  Martoatmodjo  (2012:  4.3), terdapat beberapa kegiatan yang belum terlaksana seperti kegiatan deasidifikasi, laminasi, enkapsulasi. Menurut  hemat  penulis  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  sebaiknya  dapat melaksanakan  ketiga  kegiatan  tersebut  dengan  tujuan  untuk  mengoptimalkan  pelaksanaan  preservasi preventif arsip karna kegiatan preservasi preventif arsip yang dijelaskan oleh Martoatmodjo (2012: 4.3) saling memiliki keterkaitan satu sama lain. Dengan pelaksanaan preservasi preventif arsip yang lengkap dan  sistematis  dapat  memperpanjang nilai  guna arsip  baik  fisik  maupun informasi  yang  terkandung  di dalam arsip.
Disamping  itu,  pelaksanaan  preservasi  preventif  arsip  tidak  terlepas  dari  tersedianya  ruangan khusus  penyimpanan  arsip.  Di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  terdapat ruangan khusus penyimpanan arsip yaitu ruangan Sentral Khazanah Arsip (SKA) yang memiliki tingkat keamanan  yang  tinggi.  Sejalan  dengan  pendapat  tersebut,  berikut  ini  terdapat  kriteria  ruangan
penyimpanan  arsip  yang  baik  sehingga  mendukung  keselamatan  arsip.  Pendapat  ini  disampaikan  oleh Sugiarto dan Wahyono (2015: 72) yang menyatakan bahwa:
a. Ruangan  arsip  terpisah  dari  ruangan  kerja  karyawan  dan  memiliki  luas  yang  cukup  untuk menyimpan arsip.
b. Konstruksi  bangunana  tidak  dari  kayu  yang  langsung  menyentuh  tanah,  hal  ini  untuk  mencegah masuknya  rayap.  Pintu  dan  jendala  diletakkan  pada  bagian  yang  tidak  terkena  matahari.  Jika menggunakan  jendela maka  diberi  kaca  berwarna  kuning tua atau hijau  tua untuk menyaring  sina ultraviolet.  Untuk  mencegah  masuknya  debu  dan  berbagai  macam  serangga  sebaiknya  ventilasi udara dan jendela diberi kawat kasa halus.
c. Ruangan  dilengkapi  dengan  penerangan, pengatur  temperature ruangan,  dan air conditioner (AC) yang  bermanfaat  untuk  mengendalikan  kelembaban  udara  di  dalam  ruangan.  Kelembaban  udara yang baik sekitar 50–60% dan temperature sekitar 60 o- 75 o F atau 22 o -25 o C. d. Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok, maupun sisa makanan.
SDM/  pegawai  yang  melakukan  preservasi  preventif  arsip  merupakan  pegawai  yang  memahami teknik pelaksanaan preservasi preventif arsip dan memiliki kemampuan seperti memiliki tingkat ketelitian tinggi, kecerdasan yang mumpuni, tingkat kecekatan yang baik, dan mampu melakukan pekerjaan dengan rapi  dan  sistematis.  Hal  tersebut  mendukung  pendapat  Gie  (2009:  150)  bahwa  menjadi  petugas  yang melakukan preservasi preventif arsip harus memiliki minimal 4 kemampuan yaitu:
a. Memiliki tingkat ketelitian tinggi .
b. Memiliki tingkat kecerdasan yang baik.
c. Mampu bekerja cepat dan tepat dalam artian memiliki kecekatan dalam bekerja.
d. Melakukan tugas dengan rapi dan sistematis.

## KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
a. Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  sudah  melaksanakan  kegiatan  preservasi preventif  arsip  dengan  baik  dan  sistematis.  Hal  ini  terlihat  dari  penangana  arsip  dalam  melakukan penyimpanan arsip dilakukan dengan menyimpan arsip dalam folder/ map/ bundel tempel kemudian dimasukkan  kedalam  boks  arsip  yang  dilengkapi  dengan  daftar  nama  arsip  yang  ditempelkan dibagian  samping  boks  sebagai  tanda  pengenal  arsip  yang  disimpan  didalamnya.  Ruangan  tempat penyimpanan  arsip  yaitu  ruangan  SKA  yang  memadai  dilengkapi  dengan  pengaturan  suhu  dan kelembaban  udara  dengan  menggunakan  AC  dan  termogrometer  serta  adanya  jadwal  rutin  untuk pengecekan  suhu dan  kelembaban  udara.  Selain itu ruangan  juga  dilengkapi  dengan  cahaya  lampu agar  dapat  mengurangi  kelembaban  udara  di  dalam  ruangan  SKA.  Keamanan  arsip  agar  terhindar dari rayap,  debu,  atau  bahkan  bencana maka arsip disimpan  dilemari  besi  anti api,  lemari  tersebut selalu terkunci jika arsip didalamnya tidak dipergunakan. Kunci tersebut disimpan oleh petugas yang berwenang.  Alat-alat  yang  mendukung  pengamanan  arsip  seperti  APAR,  CCTV,  penghisap  debu, termogrometer,  dan  AC.  Kegiatan  penting  lainnya  dalam  preservasi  preventif  arsip  yang  juga dilaksanakan  yaitu  kegiatan  fumigasi  yang  dilakukan  2  kali  dalam  setahun  untuk  mencegah  agar arsip tidak dimakan rayap ataupun serangga.
b. Kendala  yang  dihadapi    di  Kantor  Perwakilan  Bank  Indonesia  Prov.  Sumatera  Barat  dalam pelaksanaan kegiatan preservasi preventif arsip yaitu masih kurangnya kepedulian sebagian pegawai dalam mengelola arsip terkhususnya preservasi preventif arsip, dimana kegiatan ini bertujuan untuk menjaga  dan  melestarikan  arsip  agar  arsip  dapat  bernilai  guna  lebih  lama  dan  tidak  cepat  rusak. Kendala  lainnya  yaitu  kendala  waktu  dimana  pengelolaan  arsip  dilakukan  bersamaan  dengan
penyelesaian jobdesk kerja  pegawai  alhasil  waktu  pegawai  banyak  dihabiskan  untuk  penyelesaian jobdesk masing-masing dibandingkan waktu yang digunakan untuk mengelola arsip.
c. SOP kegiatan preservasi preventif arsip di Kantor Perwakilan Bank Indonesia Prov. Sumatera Barat berdasarkan Surat Edaran (SE) no.18/125/INTERN, tanggal 30 Desember 2016 tentang Manajemen Dokumen  Bank  Indonesia  (MDBI)  yang  bersifat  intern  dan  tidak  dapat  dipublikasikan.  Dalam  SE tersebut  dijelaskan  langkah-langkah  yang  dilakukan  dalam  pemeliharaan  arsip,  meskipun  tidak menjelaskan  kegiatan  preservasi  arsip  secara  khusus  namun  dalam  kegiatan  pemeliharaan  arsip tersebut terdapat kegiatan yang termasuk preservasi arsip.
2. Saran
a. Untuk Sumber Daya Manusia yang mengelola arsip secara langsung khususnya preservasi preventif arsip,  sebaiknya  petugas  pengelolanya  ditunjuk  secara  langsung,  meskipun  dalam  pengerjaannya dibantu  oleh  pegawai  lain  akan  tetapi  untuk  menangani  preservasi  preventif  arsip  secara  langsung tentu  dibutuhkan  arsiparis  yang  mengetahui  dan  memahami  arsip  secara  mendetail  khususnya preservasi  arsip.  Sehingga  jika  terjadi  masalah  menyangkut  pengelolaan  arsip,  tidak  perlu  untuk melibatkan pihak luar atau mendatangkan tenaga ahli dari pusat, karna hal itu menghabiskan banyak biaya.
b. Untuk meningkatkan kegiatan preservasi preventif arsip agar menjadi lebih baik lagi diperlukan alih media  arsip  dari  satu  bentuk  media  ke  bentuk  media  lain  agar  arsip  dapat  dimanfaatkan  secara optimal.  Kegiatan  alih media  dapat menjaga  dan  melindungi arsip, tidak hanya  dalam  bentuk  fisik tetapi  juga  nilai  informasi  arsip  tetap  terjaga  dengan  baik.  Kegiatan  alih  media  dapat  dilakukan dalam  bentuk scan ,  CD-ROM,  dan  lain-lain.  Kegiatan  alih  media  ini  juga  bermanfaat  untuk mengurangi  penumpukan  arsip  karna  tidak  membutuhkan  ruangan  besar  sehingga  lebih mempermudah dalam melakukan preservasi preventif arsip.
c. Untuk  meningkatkan  kepedulian  terhadap  arsip  dengan  mengubah mindset pegawai  dengan  tidak menomorduakan arsip dan tidak menganggap remeh tentang pengelolaan arsip khususnya preservasi preventif arsip. Selain itu memberikan perhatian penuh dalam memelihara, menjaga, dan melindungi arsip, karna arsip itu penting dan merupakan jantungnya sebuah organisasi.

## DAFTAR  PUSTAKA
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  2007. Pelestarian  Arsip:  Menyelematkan  Warisan  Budaya        Bangsa. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan.
Darmono. 2004. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah . Jakarta: PT Grasindo.
Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta : Liberty.
Idrus, Muhammad. 2009. Pendekatan Ilmu Sosial Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif . Jakarta: Erlangga.
Martoatmodjo, Karmidi. 1999. Pelestarian Bahan Pustaka . Jakarta: Universitas Terbuka.
Republik  Indonesia.  2009. Undang-undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan .  Jakarta:  Sekertariat Negara.