## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG GUNA MENINGKATKAN EFISIENSI STUDI KASUS: CV. XYZ DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Laras Ayu 1) , Agus Umar Hamdani 2)
1 Sistem Informasi , Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : larasayu888@gmail.com 1 ) , agus.umarhamdani@budiluhur.ac.id 2)
Abstrak
CV. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor. Saat ini aktivitas pengadaan barang masih mengalami banyak kendala yang mengakibatkan sering terjadi kesalahan dalam pencatatan stok barang karena masih dilakukan secara manual, pencatatan permintaan barang yang tidak tertata baik, pembuatan laporan setiap bulan tidak tepat waktu, sering terjadinya kerusakan dan kehilangan dokumen, dan kurang lengkapnya   laporan   perusahaan.   Untuk   mengatasi   permasalahan   tersebut.   Penulis   menganalisis   dan merancang sistem usulan menggunakan pendekatan berorientasi obyek, bahasa pemrograman menggunakan Microsoft Visual Studio 2008, Database menggunakan MySQL. Penelitian ini menghasilkan produk berupa sebuah sistem informasi pengadaan barang yang dibuat agar mengurangi terjadinya kesalahan pada setiap kegiatan pengadaan barang dan memudahkan pembuatan laporan setiap bulan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Pengadaan Barang, Efisiensi, CV. XYZ
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Teknologi   informasi   merupakan   suatu   studi perancangan,   implementasi,   pengembangan,   atau manajemen   sistem   informasi   berbasis   komputer, terutama pada aplikasi hardware dan software. Pada sistem   informasi   pengadaan   barang   di   CV.   XYZ yang   sedang   berjalan,   tampak   beberapa permasalahan yang terjadi yaitu masih menggunakan pencatatan dan perhitungan manual sehingga terjadi tidak ada pencatatan stok barang, memerlukan waktu yang lama dalam proses pencarian data pengadaan barang, dokumen hilang atau rusak mengakibatkan lambatnya   pencarian   data   pengadaan   barang   dan pembuatan laporan tidak tepat waktu karena masih menggunakan   penginputan   manual.   Berdasarkan kondisi  diatas, maka penulis melakukan  penelitian untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang terjadi saat ini. Adapun penelitian sebelumnya yang relevan   dengan   penelitian   yang   penulis   lakukan antara lain dilakukan oleh Agung Wahana dan Asep Ririh Riswaya [1] yang berjudul Sistem Informasi Pengadaan Barang ATK di PT. Mekar Cipta Indah menggunakan PHP dan MySQL dengan nomor ISSN :   2442-4943,Vol.   7   Nomor   2   tahun   2013   yang dipublikasikan   oleh   Universitas   Islam   Negeri Bandung  dan  penelitian   yang  dilakukan  oleh  Liza Yulianti dan Yupianti dengan judul Sistem Informasi Sistem Informasi Persediaan Barang Pada PT. Surya Nusa Bhaktindo Bengkulu dengan No. ISSN 1858- 2680, Vol. 8 No. 1 tahun 2012, Universitas Dehasen Bengkulu. Perbedaan dengan penelitian sebelumnya terdapat menu login sebelum masuk ke menu utama dan tidak dijelaskan secara detail transaksi apa saja
yang   terjadi   dan   tidak   adanya   master   untuk   entry divisi   dan   entry   pegawai,   sedangkan   pada   modul transaksi   perbedaannya   adalah   tidak   ada   entry permintaan barang, cetak purchase order, dan entry pembayaran. Sedangkan untuk modul laporan yang membedakan   penelitian   sebelumnya   tidak   ada laporan   permintaan,   pemesanan,   laporan   serah terima   barang,   laporan   pembayaran,   laporan penerimaan barang masuk dan laporan rekapitulasi permintaan barang
1.2. Masalah Berdasarkan   riset   yang   telah   dilakukan   pada CV.   XYZ   ada   permasalahan   atau   kendala   yang dihadapi pada proses pengadaan barang diantaranya sebagai berikut:
a. Proses untuk mengontrol stok barang sangat sulit karena tidak ada dokumen untuk mencatat stok barang mengakibatkan harus cek barang secara fisik.
b. Pencatatan permintaan barang kurang terstuktur karena tidak ada keterangan permintaan barang dan penomoran permintaan barang.
c. Proses   pembuatan   laporan   pemesanan   barang lama dikarenakan harus mencari arsip dokumen terlebih dulu.
d. Penyimpanan   dokumen   tidak   terarsip   yang menyebabkan   data   rusak/hilang   sehingga   sulit mencari data yg dibutuhkan.
e. Tidak adanya Laporan Permintaan, Penerimaan, Pengeluaran   dan   Pembayaran   mengakibatkan pengadaan barang terhambat.

## 1.3. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan dalam penelitian ini adalah membuat model sistem informasi pengadaan barang guna meningkatkan efisiensi pada CV. XYZ.

## 1.4. Batasan Masalah
Ruang   lingkup   akan   dibatasi   pada permasalahan pengadaan barang yang meliputi: a. Batasan proses yang akan dirancang pada sistem pengadaan barang yaitu Permintaan Barang dari pegawai,   Pemesanan   Barang   ke supplier ,
Penerimaan Barang dari supplier , Serah Terima Barang ke pegawai dan Pembayaran ke supplier .
b. Batasan   Laporan   sistem   yang   akan   dirancang pada   sistem   pengadaan   barang   yaitu   Laporan Permintaan Barang, Laporan Pemesanan Barang, Laporan   Penerimaan   Barang   Masuk,   Laporan Serah   Terima   Barang,   Laporan   Pembayaran, Laporan Stok Barang, dan Laporan Rekapitulasi
Permintaan Barang.
2. METODE PENELITIAN
2.1 Pengertian Sistem Informasi Leitch   Rosses   [3]   menjelaskan   bahwa   sistem informasi   adalah   suatu   sistem   didalam   organisasi yang   mempertemukan   kebutuhan   pengelolah transaksi   harian,   mendukung   operasi,   bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan   menyediakan   pihak   luar   tertentu   dengan laporan-laporan yang diperlukan.

## 2.2 Pengertian Pengadaan
Sri Minarti [4] menjelaskan pengadaan dengan arti   segala   kegiatan   untuk   menyediakan   semua keperluan barang, benda atau jasa untuk keperluan pelaksanaan tugas.
2.1. Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode kuantitatif, yaitu   penelitian   dengan   studi   kasus   untuk mengetahui   secara   mendalam   tentang   obyek   yang diteliti.
2.2. Obyek Penelitian
Adapun obyek yang menjadi penelitian adalah unit pengadaan barang pada CV. XYZ.
2.3. Sumber Data Data penelitian diperoleh dari 2 (dua) sumber yaitu   data   yang   diperoleh   secara   langsung,   yaitu melalui   tahap   wawancara   dan   observasi,   dan   data pendukung yang  berasal  dari  studi  literatur, jurnal dan buku terkait denga topik.

## 2.4. Informan
Adapun   informan   yang   terlibat   dalam penelitian ini adalah staf divisi gudang, staf divisi
purchasing , staf divisi Finance , dan Manager.
2.5. Metode Pengumpulan Data Untuk   mendapatkan   data-data   yang dibutuhkan,   maka   pengumpulan   data   dilakukan dengan beberapa metode berupa : wawancara, studi pustaka, observasi dan studi literatur.

## 2.6. Langkah-langkah Penelitian
Berikut   adalah   langkah-langkah   penelitian yang   dilakukan   oleh   penulis   dalam   memberikan solusi permasalahan:
a. Perumusan Masalah Merumuskan masalah yang ada pada CV. XYZ merupakan   hasil   dari   kegiatan   observasi   dan wawancara   langsung   kepada   beberapa   staf pengadaan barang untuk medapatkan gambaran keadaan organisasi.
b. Studi Literatur yang   terkait   dengan   rumusan   permasalahan. Metode   yang   dilakukan   peneliti   yaitu   dengan membaca berbagai referensi dari artikel maupun skripsi yang telah dipublikasikan.
Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian
c. Menentukan Metodologi Penelitian Pada tahap ini, peneliti menentukan metodologi yang   akan   digunakan   dalam   menyelesaikan masalah penelitian.
d. Analisa Sistem Berjalan Pada tahap ini, peneliti melakukan analisa proses bisnis sistem berjalan menggunakan tool Activity
Diagram, mengidentifikasinya   permasalahan yang   terjadi   dan   memodelkan   permasalahan tersebut dengan tool Fishbone Diagram .
e. Membuat Sistem Model Usulan Pada   tahap   ini,   peneliti   melakukan   identifikasi kebutuhan   sistem   usulan,   memodelkan   sistem usulan   dengan   menggunakan   tools Use   Case Diagram , Entity   Relationship   Diagram (ERD), Transformasi   ERD   ke   LRS, Logical   Record Structure (LRS),   Spesifikasi   Basis   Data   dan memodelkan data dengan Class Diagram .
f. Implementasi Sistem Usulan Peneliti   mengimplementasikan   model   sistem usulan   menggunakan   bahasa   pemrograman VB.Net 2008 dengan database MySQL.
g. Pengujian Sistem Usulan Langkah selanjutnya yaitu melakukan pengujian ( testing )   terhadap   sistem   usulan   yang   telah dibuat.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Sistem Berjalan Berikut   ini   adalah   kegiatan   atau   proses pengadaan barang yang berjalan di CV. XYZ:
a. Proses Permintaan Barang
b. Proses Pemesanan Barang
c. Proses Penerimaan Barang Proses Permintaan Barang Staf Gudang Divisi Staf Purchasing Isi Form Permintaan Barang Serahkan Form Permintaan Barang Terima Form Permintaan Barang Cek Stok Barang Informasikan Barang Tersedia Terima Informasi Serahkan Form Permintaan Barang Serahkan Form Permintaan Barang [ Tidak ada ] [ Ada ] Gambar 2. Activity Diagram Proses Permintaan Barang
Proses Pemesanan Barang Supplier Staf Purchasing Terima Form Permintaan Barang Buat Purchase Order Kirim Purchase Order Terima Purchase Order Gambar 3. Activity Diagram Proses Pemesanan Barang Proses Penerimaan Barang Staf Purchasing Supplier Siapkan Barang dan Surat J alan dan Serahkan Barang dan Surat J alan Terima Barang dan Surat J alan Cek Barang Tanda Tangan Surat J alan [ Sesuai ] [ Tidak Sesuai ]
Gambar 4. Activity Diagram Proses Penerimaan Barang
J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 1 ,   M a r e t   2 0 1 8  | 425
d. Proses Pengeluaran Barang
e. Proses Pembuatan Laporan Pemesanan Barang
Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Pemesanan Barang

## 3.2. Analisa Masalah
Untuk   memodelkan   masalah   yang   terjadi, penulis menggunakan Fishbone Diagram :
Tabel 1. Tabel Korelasi No. Permasalahan Solusi 1. Untuk   mengetahui   stok barang   sangat   sulit karena  tidak  ada  catatan stok barang mengakibatkan harus cek barang secara fisik. Dibuatkan modul sistem untuk mencetak laporan stok barang 2. Pencatatan Permintaan Barang kurang baik karena tidak ada Dibuatkan Entry   Form Permintaan
keterangan permintaan barang dan penomoran permintaan barang sehingga sulit mengetahui barang yang dikeluarkan untuk keperluan apa saja. Barang   yang berisi   validasi nomor   form permintaan barang   dan keterangan 3. Proses pembuatan laporan pemesanan barang lama karena harus mencari arsip dokumen dulu. Dibuatkan modul   sistem untuk   cetak laporan pemesanan barang 4. Penyimpanan dokumen tidak rapi menyebabkan data rusak/hilang sehingga sulit mencari data yg dibutuhkan. Disediakan database   untuk menyimpan data   sesuai dengan   jenis transaksi . 5. Tidak adanya Laporan Permintaan Barang, Penerimaan Barang, Pengeluaran Barang, dan Pembayaran sehingga pengadaan barang terhambat. Dibuatkan modul   sistem untuk mencetak laporan penerimaan, pengeluaran dan pembayaran
3.3. Perancangan Sistem
a. Use Case Diagram File Master
b. Use Case Diagram File Transaksi Proses Pengeluaran Barang Divisi Staf Gudang Siapkan Barang Buat Form Keluar Barang Serahkan Form Keluar Barang Terima Form Keluar Barang
Gambar 5. Activity Diagram Proses Pengeluaran Barang
Gambar 6. Fishbone Diagram Entry Data Divisi Entry Data Pegawai Entry Data Barang Entry Data Supplier Staf Purchasing Gambar 7. Use Case Diagram File Master Entry Penerimaan Barang Masuk Cetak Purchase Order Cetak Serah Terima Barang Entry Form Permintaan Barang Supplier Pegawai Staf Purchasing Staf Finance Staf Gudang Entry Pembayaran Gambar 8. Use Case Diagram File Transaksi
J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 1 ,   M a r e t   2 0 1 8  | 426
c. Use Case Diagram File Laporan

## 3.4. Pemodelan Data
Pemodelan   data   untuk   sistem   usulan menggunakan   alat   bantu Class   Diagram .   Berikut class diagram pengadaan barang CV. XYZ :
3.5. Struktur Tampilan Menu Utama 3.6. Rancangan Layar Cetak Laporan Pemesanan Barang Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Penerimaan Barang Masuk Cetak Laporan Rekapitulasi Permintaan Barang Cetak Laporan Stok Barang Cetak Laporan Serah Terima Barang Cetak Laporan Pembayaran Staf Purchasing Staf Gudang Staf Finance Manager
Gambar 9. Use Case Diagram File Laporan
Gambar 10. Class Diagram Gambar 11. Struktur Tampilan Menu Utama Gambar 12. Rancangan Form Entry Data Divisi
Gambar 13. Rancangan Form Cetak Laporan Permintaan
Barang
Gambar 14. Rancangan Form .Cetak Laporan Serah Terima
Barang
3.7. Contoh Hasil Rancangan Keluaran Gambar 15. Rancangan Form Cetak Laporan Pemesanan Barang
Gambar 16. Rancangan Form Cetak Laporan Pembayaran
Gambar 17. Rancangan Form Cetak Laporan Penerimaan
Barang Masuk
Gambar 18. Rancangan Form Cetak Laporan Rekapitulasi Permintaan Barang
Gambar 19. Rancangan Form Cetak Laporan Stok Barang
Gambar 20. Rancangan Keluaran Serah Terima
Gambar 21. Rancangan Keluaran Purchase Order
J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 1 ,   M a r e t   2 0 1 8  | 428
4. KESIMPULAN
4.1. Kesimpulan
Berikut   ini   adalah   kesimpulan   dari   hasil penelitian yang penulis lakukan:
a. Dengan adanya sistem informasi berupa laporan stok   barang   dan   update   stok   barang   berbasis komputer diharapkan dapat mempermudah untuk cek stok barang.
b. Dengan dibuatkan modul untuk menyimpan data permintaan barang diharapkan dapat mengetahui barang   yang   dikeluarkan   untuk   keperluan   apa saja.
c. Dengan adanya modul untuk mencetak laporan pemesanan dapat  memudahkan untuk membuat laporan pemesanan.
d. Dengan   adanya   sistem   informasi   penyimpanan arsip   dokumen   tersimpan   didalam   database sesuai jenis transaksi agar dapat memepermudah pencarian data.
e. Tersedianya   informasi   mengenai   laporan permintaan   barang,   penerimaan   barang   masuk, serah   terima   barang,   dan   pembayaran   sesuai dengan   periode   tertentu   diharapkan   dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

## 4.2. Saran
Agar   penggunaan   sistem   usulan   ini   dapat berjalan   dengan   sesusai   keinginan   dan   dapat meningkatkan kinerja karyawan, sebaiknya :
a. Menyiapkan   spesifikasi   hardware   dan   software yang   dapat   mendukung   system   usulan   ini berjalan dengan baik.
b. Melakukan   pelatihan   kepada   staf   dalam penggunaan sistem usulan yang baru.
c. Dilakukan   pemeliharaan   sistem   secara   berkala menggunakan   jasa  pemeliharaan/pengembangan sistem.
d. Melakukan   maintenance   (perawatan)   terhadap sistem yang diusulkan agar dapat berjalan secara optimal sesuai dengan yang dikehendaki.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Wahana,  Agung   dan  Asep   Ririh   Riswaya. Sistem Informasi   Pengadaan   Barang   ATK   di   PT.   Mekar Cipta   Indah   Menggunakan   PHP   dan   MySQL . Bandung 2013. [2] Yulianti,   Liza   dan   Yupianti. Sistem   Informasi
Persediaan Barang pada PT. Surya Nusa Bhaktindo Bengkulu . Bengkulu, 2012. [3] Jogiyanto,   H.M. Analisis   dan   Desain   Sistem Informasi . Yogyakarta : Andi, 2005.
[4] Minarti,   Sri. Manajemen   Sekolah   :   Mengelola Lembaga Pendidikan Secara Mandiri. Yogyakarta :
Ar-Ruzz Media, 2011.
Gambar 22. Rancangan Keluaran Laporan Stok Barang