## Pelatihan Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Puskesmas Weru Kabupaten Sukoharjo
Fahmi Hakam*
Prodi. Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, FKM, Universitas Veteran Bangun Nusantara fahmihakam01@gmail.com

## ABSTRAK
Dengan  meningkatkan  kualitas  tenaga  perekam  medis  pada  sarana  pelayanan  kesehatan, sehingga mampu melakukan pengumpulan data secara komunikatif . Selain itu juga mampu melakukan pendataan secara benar, melakukan analisis kuantitatif-kualitatif, perbaikan tata kelola  manajemen  unit  kerja  rekam  medis  sesuai  dengan  standar  yang  berlaku.  Sehingga dapat  menghasilkan  sumber  informasi  dalam  menghasilkan  informasi  kesehatan  yang akurat . Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini,  bertujuan  untuk  meningkatkan  pengetahuan dan  kompetensi  tenaga  perekam  medis  di  puskesmas,  serta  ada  perbaikan  manajemen pengelolaan  rekam  medis  di  puskesmas. Dalam  Pengabdian  Kepada  Masyarakat    ini  tim pelaksana menggunakan  analisa studi dan pemberian intervensi (pelatihan) kepada petugas rekam  medis  di  Puskesmas, yang dilakukan dengan dua tahap, yaitu:  1)  Menggambarkan karakteristik mitra, permasalahan dan kebutuhan dari tenaga rekam medis di Puskesmas. 2) Memberikan  intervensi  berupa  pelatihan  tentang  manajemen  unit  kerja  rekam  medis (UKRM).  Metode  pelatihan  dilakukan  dengan  interaktif,  penyampaian  materi  (Teori  dan Praktik)  dan  mengukur  kemampuan  peserta  dengan  :  Pre-Test  dan  Post-Test,  serta melakukan  monitoring  dan  evaluasi  pemberian  pelatihan.  Hasil  dari  pelaksanaan pengabdian  di  puskesmas  weru  :  1)  Petugas  puskesmas  sudah  semakin  memahami pengelolaan  dan  manajemen  UKRM  di  puskesmas.  2)  Masih  banyak  ditemukan permasalahan  duplikasi  No.RM,    kurangnya  monitoring  kualitas  dan  kelengkapan.  3) Pelaksanaan  kegiatan  ini  mendapat  respon  yang  baik  dari  kepala  puskesmas  dan  para peserta yang merupakan petugas di UKRM.
Kata kunci : Rekam Medis, Puskesmas, Pelatihan UKRM
Received: December, 26, 2019 Revised: January 19, 2020 Accepted: February 27, 2020
This is an open-acces article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.

## PENDAHULUAN
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat  dan  upaya  kesehatan  perseorangan  tingkat  pertama,  dengan  lebih mengutamakan  upaya  promotif  dan  preventif,  untuk  mencapai  tujuan  pembangunan kesehatan  di  wilayah  kerjanya  dalam  rangka  mendukung  terwujudnya  kecamatan  sehat (Kemenkes,2014).  Puskesmas  adalah  unit  pelaksana  teknis  dinas  kesehatan  kabupaten atau  kota  yang  bertanggungjawab  menyelenggarakan  pembangunan  kesehatan  di  suatu wilayah kerja. Sebagai unit pelaksanateknis (UPT) dinas kesehatan kabupaten atau kota,
Vol.3 No.1. March 2020. Page.116-122
puskesmas  berperan  menyelenggarakan  sebagian  dari  tugas  teknis  operasional  dinas kesehatan kabupaten atau kota dan merupakan unit pelaksana tingkat pertama serta ujung tombak pembangunan kesehatan di Indonesia (Depkes RI, 2006).
Berdasarkan    Peraturan  Menteri  Kesehatan  No  269/  Menkes/  Per/  III/  2008 menyatakan  bahwa  Rekam  Medias  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  yang  telah diberikan kepada pasien (Kementrian Kesehatan RI 2008).
Rekam medis mempunyai tujuan yakni dan mempunyai banyak  aspek didalamnya aspek administrasi,  hukum,  keuangan,  Pengabdian  Kepada  Masyarakat,  pendidikan  serta dokumentasi.  Dengan  banyak  aspek  yang  dimiliki  maka  pengelolaan  manajemen  rekam medis  yang  baik  adalah  hal  sudah  seharusnya  dilakukan  oleh  rumah  sakit  (Nurcahyo 2013).
Manajemen  rekam  medis  dan  informasi  kesehatan  adalah  upaya  pemeliharaan, pengelolaan  dan  manajemen  dokumen  rekam  medis/  kesehatan,  baik  dengan  cara konvensional (paperbased), maupun  dengan  berbasis  elektronik  di  setiap  fasilitas pelayanan  kesehatan  (Puskesmas).  Pada  implementasinya  bidang  ini  memberikan kontribusi yang besar terhadap sistem pelayanan kesehatan dan peningkatan mutu dalam pelayanan kesehatan (Hakam 2016).
Persyararatan Akreditasi mempunyai fungsi dan tujuan sarana Pelayanan Kesehatan yang menyelenggarakan  pelayanan  berupa  pelayanan  rawat  jalan,  pelayanan  rawat  inap,  Unit Gawat  Darurat,  pelayanan  rujukan  yang  mencakupi  pelayanan  Rekam  Medis  dan penunjang medis serta dimanfaatkan untuk pendidikan, pelatihan, dan penelitian bagi para tenaga kesehatan di Puskesmas (Susanto & Sukadi 2011).
Puskesmas  Kecamatan  Weru  merupakan  unit  pelaksana  teknis  kesehatan  di  bawah supervisi  Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Sukoharjo.  Secara  umum,  mereka  harus memberikan  pelayanan  preventif,  promotif,  kuratif  sampai  dengan  rehabilitatif  baik melalui upaya kesehatan perorangan (UKP) atau upaya kesehatan masyarakat (UKM). Berdasarkan analisis masalah yang didapatkan, bahwa hampir 80% petugas Rekam Medis di  Puskesmas  Kab.  Sukoharjo  bukan  berlatar  belakang  dari  pendidikan  Rekam  Medis. Kebanyakan dari mereka, adalah lulusan SMP, SMA dan lulusan dari D3/S1 Non-Rekam Medis. Sedangkan hanya 20% saja, petugas di Unit Rekam Medis yang berlatar belakang pendidikan  D3  Rekam  Medis.  Pengelolaan  dan  manajemen  rekam  medis  yang  kurang optimal,  menyebabkan  pencatatan  dan  pelaporan  menjadi  terhambat,  sehingga berpengaruh juga terhadap pelayanan yang diberikan.
Kemampuan pengelolaan dengan manajemen yang rapi, pengkodean yang sistematis dan benar,  serta  update  tentang  manajemen  informasi  kesehatan  menjadi  salah  satu  syarat utama  bagi  petugas  rekam  medis  yang  handal  dan  professional.  Maka  dari  itu,  kami bertujuan untuk memeberikan pelatihan kepada petugas rekam medis di puskesmas.

## METODE
Kegiatan  Sosialisasi  dan  Pelatihan  Manajemen  Rekam  Medis  dan  Informasi Kesehatan  kepada  Petugas  Unit  Kerja  Rekam  Medis  (UKRM)  di  Puskesmas,  dengan menggunakan metode diskusi interaktif antara fasilitator dan peserta kegiatan.
Sasaran  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  adalah  Petugas  Unit  Rekam  Medis  di Puskesmas  Weru.  Karena  berdasarkan  analisis  masalah  yang  didapatkan,  bahwa  hampir 80%  petugas  Rekam  Medis  di  Puskesmas  Kab.  Sukoharjo  bukan  berlatar  belakang  dari pendidikan  Rekam  Medis.  Kebanyakan  dari  mereka,  adalah  lulusan  SMP,  SMA  dan
Vol.3 No.1. March 2020. Page.116-122
lulusan dari D3/S1 Non-Rekam Medis. Sedangkan hanya 20% saja, petugas di Unit Rekam Medis yang berlatar belakang pendidikan D3 Rekam Medis.
Karena  tingkat  pendidikan  yang  rendah,  ketidak  sesuaian  kompetensi,  kurangnya upgrade pengetahuan tentang keilmuan rekam  medis, sehingga menyebabkan manajemen dan tata kelola, serta pelayanan di unit rekam medis menjadi kurang optimal.
Gambar 1. Alur Kegiatan dan Kerangka Pemecahan Masalah

## HASIL
1. Analisis Kondisi dan Situasi di UKRM
Tabel 2. SDM UKRM Puskesmas Weru No  Tingkat Pendidikan Jumlah 1 SMA 4 2 D3 (Rekam Medis) 1 3 S1 (Kesehatan Masyarakat) 1 4 S1 Profesi (Keperawatan) 2
Dari hasil diskusi saat pelatihan dan pendampingan, diperoleh beberapa poin yang menjadi masalah utama di unit kerja rekam medis, diantaranya :
a. Kurangnya  pengetahuan  petugas  UKRM  di  puskesmas  tentang  manajemen pengelolaan rekam medis yang benar.
b. Banyaknya  duplikasi  No.RM,  Kurangnya  monitoring  kualitas  dan kelengkapan.
c. Ketidaksesuaian  kompetensi  para  petugas  UKRM  di  puskesmas,  disebabkan karena  kurangnya  jumlah  lulusan  dari  tenaga  perekam  medis.  Sehingga mengakibatkan manajemen rekam medis menjadi kurang optimal.

## 2. Jumlah kunjungan di UPTD Puskesmas Weru
Berdasarkan data yang didapat, jumlah pasien di UPTD Puskesmas Weru periode tahun 2017-2019 adalah sebagai berikut :
Tabel 1. Jumlah Kunjungan Pasien Tahun 2017 sampai 2019
Tahun Jumlah Pasien Rawat Jalan Rawat Inap 2017 79.485 2.112 2018 65.595 1.920 2019 55.569 1.828 3. Prosedur tetap bagian unit rekam medis di UPTD Puskesmas Weru
a. Prosedur tetap bagian pendaftaran rawat jalan UPTD  Puskesmas  Weru  telah  memiliki  prosedur  tetap  pelayanan  pasien bagian  pendaftaran  rawat  jalan  yang  telah  ditetapkan  oleh  Kepala  UPTD Puskesmas Weru dengan nomor dokumen SOP/UKP/PDFT/001/2018 pada tanggal 05/01/2018 dengan nomor revisi 01.
b. Prosedur tetap bagian filing
UPTD  Puskesmas  Weru  memiliki  prosedur  tetap  pelayanan  pasien  bagian filing yang  telah  ditetapkan  oleh  Kepala  UPTD  Puskesmas  Weru  dengan  nomor dokumen  SOP/UKP/RM/007/2018  pada  tanggal  05/01/2018  dengan  nomor  revisi 00.

## 4. Kegiatan
a. Teknis Acara dan Kegiatan Program pengabdian masyarakat yang dilakukan menekankan pada peningkatan pengetahuan  kepada  petugas  rekam  medis  di  puskesmas,  terkait  manajemen  dan pengelolaan  rekam  medis  yang  baik  dan  benar.  Maka  dari  itu,  kegiatan  pelatihan dilakukan  dengan  menggunakan  pendekatan  masalah  yang  ada  di  puskesmas  dan kebutuhan SDM.
Adapun  kegiatan  pengabdian  masyarakat  yang  dilakukan  meliputi  tahap persiapan  dan  pelaksanaan.    Tahap    persiapan    SDM.  Penyusunan  Materi  dan persiapan  tekknis.  Tahap  pelaksanaan  terdiri  dari    pengkajian,  perencanaan, implementasi, evaluasi dan rencana tindak lanjut

## Gambar 2. Kegiatan Pendampingan Manajemen dan Tata Kelola UKRM
b. Materi Pelatihan
Berikut  merupakan  lingkup  materi  pelatihan  manajemen  rekam  medis  di Puskesmas :
1) Pengantar dan Implementasi Manajemen Rekam Medis
2) Pengelolaan Unit Rekam Medis (Akreditasi Puskesmas)
3) Isi, Struktur, Tipe dan Desain Formulir Rekam Medis
4) Sistem Pengelolaan Rekam Medis (Sistem Penomoran, Penamaan, Penyimpanan/Penjajaran, Retensi/ Pemusnahan)
5) Manajemen Mutu Rekam Medis
6) Statistik Pelayanan Kesehatan
7) Klasifikasi  dan  Kodefikasi  Penyakit  +  Terminologi  medis  dasar  (Implementasi ICD di SarYankes)
Gambar 3. Penyampaian Materi Manajemen UKRM
c. Evaluasi Kegiatan  pelatihan  manajemen  rekam  medis  dan  informasi  kesehatan, berupa  pengantar  manajemen  RM  di  puskesmas,  pengelolaan  UKRM,  struktur  isi dan  desain  formulir,  klasifikasi  kodefikasi  penyakit  dan  mutu  dokumen  rekam medis.  Kegiatan  pelatihan  ini  diikuti  90%  petugas  di  unit  rekam  medis  puskesmas weru, karena sebagiannya harus tetap bertugas di pelayanan.
Vol.3 No.1. March 2020. Page.116-122
Pelaksanaan kegiatan ini mendapat respon yang baik dari kepala puskesmas dan  para  peserta  yang  merupakan  petugas  di  UKRM.  Antusiasme  ini,  diwujudkan dalam  bentuk  keinginan  dari  kepala  puskesmas  weru,  bahwa  ke  depannya  dapat diadakan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  yang  berkelanjutan  dan  sesuai  dengan kebutuhan  puskesmas  weru,  terkait  pengembangan  tata  kelola  manajemen  rekam medis.
Para  peserta  juga  menginginkan  ada  materi  pelatihan  tingkat  lanjut, sehingga  pemahaman  dan  ilmu  mereka,  tentang  manajemen  rekam  medis  di puskesmas bisa up to date dan dapat digunakan untuk memperbaiki manajemen dan tata kelola di UKRM.

## PEMBAHASAN
Dari  hasil  diskusi  saat  pelatihan  dan  pendampingan,  diperoleh  beberapa  poin  yang menjadi  masalah utama  di  unit kerja rekam  medis, diantaranya :  Kurangnya pengetahuan petugas  UKRM  di  puskesmas  tentang  manajemen  pengelolaan  rekam  medis  yang  benar, banyaknya  duplikasi  No.RM,  kurangnya  monitoring  kualitas  dan  kelengkapan, ketidaksesuaian  kompetensi  para  petugas  UKRM  di  puskesmas,  disebabkan  karena kurangnya  jumlah  lulusan  dari  tenaga  perekam  medis.  Sehingga  mengakibatkan manajemen rekam medis menjadi kurang optimal.
Pelaksanaan kegiatan ini mendapat respon yang baik dari kepala puskesmas dan para peserta  yang  merupakan  petugas  di  UKRM.  Antusiasme  ini,  diwujudkan  dalam  bentuk keinginan  dari  kepala  puskesmas  weru,  bahwa  ke  depannya  dapat  diadakan  kegiatan pengabdian masyarakat yang berkelanjutan dan sesuai dengan kebutuhan puskesmas weru, terkait pengembangan tata kelola manajemen rekam medis.
Kegiatan  pelatihan  manajemen  rekam  medis  dan  informasi  kesehatan,  berupa pengantar  manajemen  RM  di  puskesmas,  pengelolaan    UKRM,  struktur  isi  dan  desain formulir,  klasifikasi  kodefikasi  penyakit  dan  mutu  dokumen  rekam  medis.  Kegiatan pelatihan  ini  diikuti  90%  petugas  di  unit  rekam  medis  puskesmas  weru,  karena sebagiannya harus tetap bertugas di pelayanan.
Para  peserta  juga  menginginkan  ada  materi  pelatihan  tingkat  lanjut,  sehingga pemahaman  dan  ilmu  mereka,  tentang  manajemen  rekam  medis  di  puskesmas  bisa up  to date dan dapat digunakan untuk memperbaiki manajemen dan tata kelola di UKRM.

## KESIMPULAN
Simpulan    yang  diperoleh  dari  kegiatan  pengabdian  masyarakat  di  puskesmas  weru antara  lain  :  Petugas  puskesmas  sudah  semakin  memahami  pengelolaan  dan  manajemen UKRM  di  puskesmas,  masih  banyak  ditemukan  permasalahan  duplikasi  No.RM, kurangnya  monitoring  kualitas  dan  kelengkapan  serta  pelaksanaan  kegiatan  ini  mendapat respon  yang  baik  dari  kepala  puskesmas  dan  para  peserta  yang  merupakan  petugas  di UKRM.
Selain  itu  juga  perlu  dilakukan  pendampingan  dan  upgrade  materi  manajemen  UKRM  di puskesmas  yang  terbaru,  perlu  dilakukan  identifikasi  lebih  mendalam  dan  monitoring penanganan  masalah,  perlu  adanya  pelatihan  manajemen  rekam  medis  puskesmas  tingkat lanjut  sehingga  sesuai  dengan  kebutuhan  dan  perkembangan  tata  kelola  rekam  medis  di puskesmas.

## DAFTAR PUSTAKA
Hakam, Fahmi. 2016. Analisis, Perancangan dan Evaluasi Sistem Informasi Kesehatan . Yogyakarta: Gosyen Publishing.
Hakam, Fahmi. 2018. Analisis Penyediaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Di Puskesmas X . Volume 1 No 1. Jurnal Manajemen Informasi dan Administrasi Kesehatan.
Hakam, Fahmi. 2019. Implementation Of Medical Record Management In Pku Muhammadiyah Hospital Yogyakarta. Volume 2 No 01. Jurnal Manajemen Informasi dan Administrasi Kesehatan.
Hakam, Fahmi. 2014. Pengembangan Sistim Pencatatan Dan Pelaporan Data Di Klinik Muhammadiyah Medical Center. Volume 8 No 2. Jurnal Kesehatan Masyarakat Andalas (JKMA).
Hatta, Gemala R. 2014. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan disarana pelayanan kesehatan. Jakarta: UIP
Hozizah, 2014. Kumpulan Peraturan Perundangan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (Manajemen Informasi Kesehatan). Yogyakarta: Aptirmik Press.
Kementrian Kesehatan RI, 2008. Permenkes No 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis , Republik Indonesia.
Nurcahyo, A., 2013. Pengembangan  Sistem Informasi  Rekapitulasi  Laporan  Rekam Medis Rumah Sakit Kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota Berdasar Ketentuan Kementrian Kesehatan. Jurnal Fakultas Rekayasa Industri Institute Teknologi Telkom Bandung , 2.
Susanto, G. & Sukadi, 2011. Sistem Informasi Rekam Medis Pada Rumah Sakit Umum Daerah ( RSUD ) Pacitan Berbasis Web Base. Jurnal Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi , 3(4), pp.18–24.
Sutisna, E., 2011. Manajemen Kesehatan, Teori dan Praktek di Puskesmas , Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Rustiyanto, 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
WHO. 2010. International Statictical Classification of Disease and Related Health Problem Tenth Revision.