## Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Bimbingan Belajar (SIBIJAR)
Miwan Kurniawan Hidayat 1 , Siti Fatimah Fatmawati 2
Universitas Bina Sarana Informatika 1 , STMIK Nusa Mandiri 2
E-mail: miwan@bsi.ac.id 1 , sitifati0403@nusamandiri.ac.id 2

## Abstract
Tutoring  institutions  include  non-formal  educational  institutions  and  are  educational  channels  that  are  held outside  of  school.  This  education  does  learning  outside  the  school  building,  sometimes  does  not  have  special requirements and sometimes has an exam. The tutoring process provides new experiences for students so they are able  to  compete  with  other  students.  New  experiences  received  can  be  in  the  form  of  material  being  taught  and questions given so as to increase student confidence and independence. The process of data processing and archiving and delivery of information that is still using the manual method that is still recorded in paper form causes a lot of time in the process and the data is not stored in a structured manner so that the resulting information is potentially inaccurate and  risks  of  data  loss.  To  avoid  risks  caused  by  manually  processing  academic  data  and  information  at  a  tutoring institution,  it  is  necessary  to  design  an  academic  information  system  for  tutoring  using  the  waterfall  software development method. This information system can be used as a data processing media and information on tutoring delivered to students such as information on the guidance schedule and as a medium for online registration. Keywords : system; information system; tutoring

## Abstrak
Lembaga bimbingan belajar termasuk institusi penyelenggara pendidikan non-formal dan merupakan proses pendidikan  yang  dijalankan  tidak  di  dalam  lingkungan  sekolah.  Bimbingan  belajar  melakukan  pembelajaran  di  luar gedung  sekolah,  terkadang  tidak  mempunyai  persyaratan  khusus  dan  terkadang  memiliki  ujian.  Proses  belajar  di lembaga  bimbingan  belajar  menjadikan  pengalaman  baru  untuk  siswa  sehingga  memiliki  daya  saing  antar  siswa. Materi  yang  diajarkan  dan  soal-soal  yang  diberikan  merupakan  pengalaman  yang  didapat  guna  menambah kepercayaan diri dan kemandirian siswa.Proses pengolahan data dan pengarsipan serta penyampaian informasi yang dilakukan menggunakan metode manual yaitu masih dicatat dalam bentuk kertas menyebabkan perlu banyak waktu dalam proses tersebut dan data tidak tersimpan secara terstruktur sehingga informasi yang dihasilkan berpotensi tidak akurat serta berisiko terhadap kehilangan data. Untuk menghidari risiko yang disebabkan oleh proses pengolahan data dan  informasi  akademik  secara  manual  pada  lembaga  bimbingan  belajar  perlu  dirancang  sebuah  sistem  informasi akademik  bimbingan  belajar  menggunakan  metode  pengembangan  perangkat  lunak  waterfall.  Sistem  informasi  ini dapat  dimanfaatkan  sebagai  perangkat  pengolah  data  guna  menghasilkan  informasi  bimbingan  belajar  yang disampaikan kepada siswa seperti informasi jadwal bimbingan serta sebagai media untuk pendaftaran secara online. Kata Kunci: sistem; sistem informasi; bimbingan belajar ‘

## I. PENDAHULUAN
Lembaga  bimbingan  belajar  termasuk institusi  penyelenggara  pendidikan  non-formal dan merupakan proses pendidikan yang dijalankan  tidak  di  dalam  lingkungan  sekolah. Bimbingan  belajar  melakukan  pembelajaran  di luar gedung sekolah, terkadang tidak mempunyai persyaratan khusus dan terkadang memiliki ujian. Proses  belajar  di  lembaga  bimbingan  belajar menjadikan  pengalaman  baru  untuk  siswa sehingga memiliki daya saing antar siswa. Materi yang  diajarkan  dan  soal-soal  yang  diberikan merupakan  pengalaman  yang  didapat  guna menambah  kepercayaan  diri  dan  kemandirian siswa.  Dalam  pelaksanaan  operasional  suatu lembaga  bimbingan  belajar  tidak  akan  lepas  dari proses  pengolahan  data  dan  pengarsipan  serta penyampaian informasi. Aspek yang berhubungan  dengan  pengolahan  data  serta penyampaian  informasi  perlu  memperhatikan efektivitas, efisiensi dan keamanan sehingga bisa berjalan secara optimal.

## II. MASALAH
Operasional  lembaga  bimbingan  belajar dengan proses pengolahan data dan pengarsipan serta  penyampaian  informasi  yang  dilakukan menggunakan metode manual yaitu masih dicatat dalam  bentuk  kertas  atau  hanya  menggunakan aplikasi  pengolah  kata  dan  angka  seperti Microsoft Office tanpa ditunjang sistem informasi menyebabkan permasalahan yang dapat merugikan sebagai berikut:
1.  Penggunaan  waktu  yang  berlebih  saat pemrosesan data.
2.  Penyampaian informasi hasil pemrosesan data belum bisa tepat waktu.
3.  Konsep perancangan database belum digunakan dengan tepat.
4.  Kejadian  hilang  data  masih  memungkinkan terjadi.

## III. METODE PELAKSANAAN
Beberapa langkah dilakukan supaya penelitian ini menghasilkan penyelesaian masalah dengan baik sesuai tujuan.
3.1 Pengumpulan Data
a. Observasi Pada tahap observasi dilakukan pengamatan  langsung  terhadap  lembaga bimbingan  belajar  untuk  mendapatkan  data serta informasi yang sesuai dalam perumusan masalah.
b. Wawancara
Selain melakukan observasi dalam proses mendapatkan data dilakukan
wawancara berupa tanya jawab kepada pihak yang  berkaitan  mengenai  sistem  informasi bimbingan belajar.
c. Studi Pustaka Buku  dan  karya  ilmiah  menjadi  sumber referensi  pada  saat  pengumpulan  data sebagai  acuan  dalam  penelitian,  pada khususnya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi.
3.2 Pengembangan Sistem Informasi
Sistem dengan nyata dapat diartikan sebagai sekumpulan  dari  elemen  atau  komponen  yang secara bersama
dioperasikan
untuk merampungkan suatu target [3].
Sedangkan informasi dapat dimaknai sebagai data  yang  melalui  proses  pengolahan  dan berubah  bentuk  menjadi  sesuatu  yang  memiliki nilai  guna  sehingga  memiliki  arti  bagi  siapapun yang  menerima  [3].  Adapun  yang  dimaksud dengan sistem informasi yaitu suatu sistem pada suatu  organisasi  untuk  berbagai  kebutuhan seperti pengelolaan transaksi, mendukung operasional,  bersifat  manajerial,  dan  mendukung suatu tujuan yang jelas dari suatu organisasi serta menghasilkan laporan yang diperlukan oleh pihak lain yang memiliki kepentingan [3].
Pengolahan  data  pada  sistem  informasi dibidang  akademik  yaitu  operasi  terhadap  data akademik  meliputi  penyimpanan,  pencarian, penambahan, pengubahan, penghapusan, penampilan,  pencetakan  laporan  per  periode, penyebaran informasi bimbingan belajar, pendaftaran  siswa  baru,  informasi  pembayaran dan informasi penjadwalan.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Setiap  perangkat  lunak  memiliki  siklus hidup  atau  tahapan  hidup  yang  didasarkan  pada perkembangan  perangkat  lunak  yang  telah ditetapkan  oleh  pihak  yang  mengembangkan perangkat lunak tersebut. Sehingga bisa diketahui jangka  waktu  fungsional  suatu  perangkat  lunak, apakah  pada  akhirnya  akan  menjadi  usang  dan tidak digunakan lagi, ataukah lahir kembali dalam bentuk  lain  yang  dikembangkan  menggunakan model  proses  yang  ditentukan.  Perangkat  lunak dikembangkan  melalui  tahapan  proses  yang berkelanjutan  dengan  diawali  oleh  tahap  analisa kebutuhan  yang  menjadi  sumber  konsep  paling mendasar  pada  pengembangan  perangkat  lunak [7].
Metode yang dipilih dalam pengembangan perangkat  lunak  sistem  informasi  dibidang akademik  pada  lembaga  bimbingan  belajar  ini yaitu  metode  waterfall.  Dalam  model  waterfall suatu  proses  hidup  perangkat  lunak  memiliki urutan proses yang linear dan sekuensial [7].
Gambar 2 . Model Waterfall
Pada  model  waterfall  paling  tidak  ada  lima tahapan  proses  perancangan  perangkat  lunak yaitu:
1.  Definisi kebutuhan
Menganalisa kebutuhan informasi serta referensi  perangkat  lunak  yang  diperlukan untuk  pembuatan  aplikasi  yang  akan  dibuat dilakukan pada tahap ini.
2.  Desain sistem dan perangkat lunak
Dalam  tahap  ini  dilakukan  perancangan antarmuka, penstrukturan data dan pengkodean  yang  akan  diimplementasikan pada tahap selanjutnya.
3.  Implementasi dan pengujian unit Pentranslasian dari rangkaian antarmuka yang dibuat sebelumnya ke tahap pembuatan kode program  agar  sesuai  dengan  desain  yang dirangkai dan pengujian unit.
4.  Integrasi dan pengujian sistem Penyatuan  unit-unit  parsial  menjadi  kesatuan yang utuh sehingga setiap fungsi berjalan baik dan dilakukan pengujian sistem.
5.  Operasional dan pemeliharaan Kesalahan  dan  hal  tak  terduga  kemungkinan bisa  terjadi  dalam  lingkungan  baru  yang pengguna gunakan. Dengan demikian, proses pemeliharaan  agar  dilakukan  secara  periodik
supaya  bisa  mengatasai  setiap  kesalahan ( error ) yang terjadi dan menambahkan fungsi- fungsi baru.
Teknik pemrograman yang digunakan pada pengembanagan  sistem  informasi  akademik bimbingan  belajar  ini  menggunakan  teknik pemrograman  yang  berorientasi  terhadap  objek (PBO).  PBO  adalah  suatu  teknik  memrogram yang memungkinkan seorang pemrogram perangkat  lunak  untuk  mengembangkan  suatu program  yang  didokumentasikan  dan  memiliki kelebihan  sesuai  kebutuhan  pengguna  dengan sebuah kumpulan objek yang saling berhubungan antara  satu  dengan  lainnya.  Cara  memecahkan permasalahan  yang  diterapkan  pada  teknik pemrograman  berorientasi  objek  yaitu  dengan cara menggambarkan suatu objek pada perangkat lunak  seperti  halnya  objek  di  dunia  yang  nyata serta  memiliki  perilaku  dan  atribut  [2].  Perangkat lunak  pada  sistem  informasi  dibidang  akademik dibuat menggunakan PHP. PHP merupakan suatu tools untuk  membuat  dan  mengembangkan program  web  yang  dinamis  dan  bisa  disisipkan pada HTML. PHP merupakan skrip pemrograman yang dapat dituliskan dalam dokumen HTML dan dapat bekerja disisi server [5].
Informasi yang baik bersumber dari olahan data  yang  berkualitas.  Struktur  data  dirancang dengan tipe dan kapasitas yang ditentukan sesuai kegunaannya.  Proses  desain  basis  data  adalah sebagian dari tahapan pada pembuatan perangkat  lunak.  Aktivitas  yang  terdapat  pada proses tersebut diantaranya: mengumpulkan dan menganalisa  data,  perancangan  konsep  basis data,  pemilihan  sistem  manajemen  basis  data, pemetaan data model secara logika, perancangan fisik  basis  data,  dan  penerapan  sistem  database [4]. MySQL dipilih sebagai DBMS pada penerapan database  yang  digunakan  sistem  informasi  ini. Penyimpanan  data  dalam  DBMS  memiliki keunggulan multiuser dan  juga  memiliki  fungsi multithread [1].
Pada  penelitian  terdahulu  yang  berkaitan dengan sistem informasi akademik, yaitu penelitian Siti Khotijah pada Jurnal Faktor Exacta (2016)  yang  berjudul  Desain  Database  Sistem Informasi  Akademik  Pada  Lembaga  Pendidikan Tinggi, dijelaskan bahwa melalui rancangan basis data  yang  baik  berdampak  terhadap  informasi yang dihasilkan sesuai kebutuhan yang diperlukan yaitu  penyimpanan  basis  data  yang  terhubung secara langsung dengan proses olah data. [4].
Saat pembangunan sistem informasi berakhir  akan  dilakukan  uji  terhadap  sistem informasi. Perangkat lunak yang telah dibuat akan melewati  tahap  pengujian,  tahap  ini  merupakan tahap  penting.  Pada  tahap  uji  sistem  informasi dinilai dari berbagai aspek yang dapat menentukan  baik  buruknya  sebuah  sistem informasi [6].
Uji  white  box  yaitu  teknik  uji  berlandaskan pemeriksaan terhadap rincian rancangan, menggunakan  struktur  kendali  dari  rancangan program secara prosedural untuk
mengelompokan  pengujian.  Uji  black  box  yaitu teknik  uji  dengan  cara  mengamati  hasil  output berdasarkan data yang diinput serta pengecekan perangkat  lunak  secara  fungsional.  Teknik  uji  ini hanya  mengetahui  input  dan  output  tanpa mengetahui rincian proses yang terjadi.
Gambar 3 . Komparasi Uji Black Box Dengan White Box

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis Kebutuhan
Kebutuhan  sistem  informasi  akademik diidentifikasi  melalui  tahap  analisis  kebutuhan pengolahan data dan informasi.
1. Halaman Pengunjung
- Informasi halaman awal beranda.
- Informasi profil lembaga.
- Informasi galeri yang disajikan.
- Informasi kontak yang bisa dihubungi.
- Informasi dalam format artikel.
- Informasi terkini.
2.  Halaman Registrasi Pendaftar
- Mengakses informasi registrasi.
- Melakuan registrasi secara online.
3.  Halaman Konfirmasi Pembayaran
- Pendaftar dan siswa dapat login dan logout konfirmasi pembayaran.
- Pendaftar dan siswa dapat melakukan konfirmasi pembayaran.
4.  Halaman Siswa
- Validasi login siswa.
- Informasi pada halaman beranda.
- Informasi data pribadi.
- Fasilitas mengubah data pribadi.
- Fasilitas mengubah password.
- Fasilitas mengubah pilihan waktu belajar.
- Informasi tentor.
- Informasi jadwal bimbingan belajar.
5.  Halaman Admin
- Validasi login admin.
- Admin dapat melihat beranda.
- Akses admin untuk mengolah data:
o Kategori bimbingan.
o Informasi publik.
o Profil admin.
o Profil pendaftar.
o Profil siswa.
o Profil tentor.
o Program bimbingan.
o Jadwal bimbingan.
o Pembayaran bimbingan.
- Mencetak laporan.

## 4.2 Rancangan UML
Unifed Modeling Language yang dirancang merupakan pemodelan secara visual suatu sistem menggunakan gambar dan teks penjelasan.
Gambar 4 . Use Case Konfirmasi Gambar 5. Use Case Pendaftaran
Gambar 6. Activity Diagram Pendaftaran
4.3 Desain Basis Data
Berikut ini diagram hasil rancangan basis data.
Gambar 7. ERD SI Akademik Bimbingan Belajar
admin
id_admin * username password nama_lengkap_admin
informasi id_info * nm_info isi gambar tgl_posting id_admin ** id_kategori ** tentor kd_tentor * nama_tentor tempat_lahir_tentor tgl_lahir_tentor j_kelamin_tentor agama_tentor alamat_tentor telepon_tentor email_tentor foto_tentor status_mengajar keahlian_mengajar id_admin ** bayar kd_bayar * tgl_konfirmasi telah_dibayar metode_bayar tgl_bayar bukti_bayar keterangan kd_program_bimbel** no_formulir** pendaftar no_formulir * asal_sekolah nama_pendaftar tempat_lahir_pendaftar tgl_lahir_pendaftar j_kelamin_pendaftar agama_pendaftar alamat_pendaftar telepon_pendaftar email_pendaftar foto_pendaftar pilihan_waktu tgl_daftar password_pendaftar kd_program_bimbel ** siswa
kd_siswa * aktif_siswa tgl_daftar_ulang no_formulir ** Id_admin ** jadwal kd_jadwal * pertemuan hari jam catatan tgl_ajar selesai kd_tentor** no_formulir** id_admin ** program_bimbel kd_program_bimbel * jenis_program_bimbel biaya id_admin ** kategori id_kategori * nm_kategori id_admin ** id_admin id_admin id_admin id_admin id_admin id_admin kd_tentor no_formulir no_formulir kd_program_bimbel kd_program_bimbel no_formulir id_kategori
Gambar 8. LRS SI Akademik Bimbingan Belajar
4.4 Implementasi Hasil  implementasi  yaitu  sistem  informasi akademik  yang  digunakan  untuk  menghasilkan informasi  pada  lembaga  bimbingan  belajar. Antarmuka pengguna dirancang sebagai penghubung interaksi pengguna dengan sistem.
Gambar 9. Halaman Utama
Gambar 10. Informasi Pendaftaran
Gambar 11. Form Registrasi
Gambar 12. Konfirmasi Pembayaran
Gambar 13. Data Siswa
Gambar 14. Daftar Tentor
Gambar 15. Jadwal Bimbingan Belajar
Gambar 16. Halaman Admin

## Gambar 17. Laporan Pembayaran

## V. KESIMPULAN
Hasil  dari  kegiatan  yang  telah  dilakukan yaitu  merancang  dan  membangun  sistem informasi  pada  bidang  akademik  lembaga bimbingan belajar terdapat beberapa kesimpulan yaitu:
1.  Sistem  informasi  lembaga  bimbingan  belajar yang  dirancang  dan  dibangun  sudah  sesuai dengan prosedur yang berjalan.
2.  Melalui penggunaan sistem  informasi lembaga bimbingan  belajar  ini  telah  mengubah  cara pengarsipan  data  secara  sistem  manual menjadi  terkomputerisasi  dan  menghindari faktor  kesalahan  dalam  pengolahan  data  dan informasi.
3.  Penggunaan  sistem    informasi  lembaga bimbingan belajar dapat memberikan kemudahan  dalam  penginputan  data,  proses transaksi, pelaporan serta dapat menghasilkan
informasi untuk umum, siswa, tentor dan admin secara tepat guna.
Saran  yang  dapat  dipertimbangkan  untuk keberlangsungan  sistem    informasi  lembaga bimbingan belajar yaitu perlu perhatian dalam hal pemeliharaan  sistem  informasi  yang  dijalankan untuk  mengurangi  tingkat  kesalahan  yang disebabkan  oleh  kesalahan  yang  tidak  dapat diprediksi.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Djaelangkara, R., Sengkey, R., & Lantang, O. “Perancangan  Sistem  Informasi  Akademik Sekolah Berbasis Web Studi Kasus Sekolah Menengah Atas Kristen 1  Tomohon”. Jurnal Teknik Elektro dan Komputer. 86-94. 2015
[2]  Fakhri,  M.,  Aknuranda,  I.,  &  Pramono,  D. “Implementasi  Sistem  Informasi  Showroom Mobil  (SISMOB)  dengan  Pemrograman Berbasis  Objek  (Studi  Kasus:  UD.  Tomaru Oto)”. Jurnal  Pengembangan  Teknologi Informasi  dan  Ilmu  Komputer,  2(9),  2967- 2974. 2018
[3] Hutahaean,  Jeperson.  “Konsep  Sistem Informasi”. Yogyakarta: Deepublish. 2014
[4] Khotijah,  Siti.  “Desain  Database  Sistem
Informasi Akademik Pada Lembaga Pendidikan  Tinggi”.  Jurnal  Faktor  Exacta, 9(2), 154-165. 2016
[5] Prabowo,  Faizal,  &  Syani,  M.  “Sistem Informasi  Pengolahan  Sertifikat  Berbasis Web  Di  Divisi  Training  Seamolec”.  Jurnal Masyarakat  Informatika  Indonesia,  2(1),  73- 81. 2017
[6]  Sakethi, D., Kurniawan, D., & Tantriawan, H. “Pengujian dan Perawatan Sistem Informasi Menggunakan  White  Box  Testing”.  Jurnal Komputasi, 2(2), 27-35. 2014
[7] Wicaksono, S., Soetam. “Rekayasa Perangkat  Lunak”.  Malang:  Seribu  Bintang. 2017