## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN WISUDA UNIVERSITAS PGRI SILAMPARI
Mardiansyah Putra 1* , Nugroho Ponco Riyanto 2 Universitas PGRI Silampari, Universitas PGRI Silampari mdputra.unpari@gmail.com
ABSTRAK -  Wisuda  merupakan  momen  penting  bagi  mahasiswa  sebagai  tanda kelulusan dari perguruan tinggi. Akan tetapi, saat ini di Universitas PGRI Silampari masih  belum  tersedia  sistem  pendaftaran  wisuda  yang  optimal,  terutama  yang berbasis  online  dan  teritegrasi  dalam  pembuatan  file PDF untuk  buku  wisuda. Penelitian ini bertujuan untuk mengatasi tantangan tersebut dengan merancang dan mengimplementasikan  Sistem  Informasi  Pendaftaran  Wisuda  berbasis  online menggunakan  metode  pengembangan  sistem  prototype.  Metode  ini  dimulai  dari menganalisa kebutuhan sistem yang bersumber dari hasil analisis kebutuhan pihak pengguna,  dilanjutkan  dengan  perancangan  dan  pembuatan  sistem,  dan  terakhir mengimplementasikan  serta  menguji  sistem.  Sistem  ini  digunakan  mahasiswa untuk  mendaftar  wisuda  secara  online,  memantau  status  pendaftaran,  dan menghasilkan file PDF buku wisuda bagi panitia wisuda. Temuan dari penelitian ini  menunjukkan  bahwa  penggunaan  metode  prototype  berhasil  memudahkan proses  pengembangan  sistem  dengan  melibatkan  pengguna  secara  aktif  dalam setiap iterasi. Implementasi sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen pendaftaran wisuda di Universitas PGRI Silampari.

## Kata Kunci : Sistem Informasi, Pendaftaran Wisuda, Prototype
ABSTRACT  -  Graduation  is  a  critical  moment for  students  as  a sign of college graduation. However, currently, at PGRI Silampari University, there still needs to be  an  optimal  graduation  registration  system  available,  especially  one  that  is online-based  and  integrated  with  creating  PDF  files  for  graduation  books.  This research  aims  to  overcome  these  challenges  by  designing  and  implementing  an online-based  Graduation  Registration  Information  System  using  the  prototype system  development  method.  This  method  starts  with  analyzing  system requirements,  which  originate  from  the  results  of user  needs  analysis,  continues with designing and creating the system, and finally, implementing and testing the system.  Students  use  this  system  to  register  for  graduation  online,  monitor registration status, and produce PDF files of graduation books for the graduation committee.  The  findings  from  this  research  show  that  the  use  of  the  prototype method  succeeded  in  facilitating  the  system  development  process  by  actively involving users in each iteration. Implementing this system is expected to increase the  efficiency  and  effectiveness  of  graduation  registration  management  at  PGRI Silampari University.

## Keywords: Information Systems, Graduation Registration, Prototype

## PENDAHULUAN
Penerapan  teknologi  informasi,  terutama  melalui  penggunaan website dan sistem informasi yang terintegrasi, telah menjadi prasyarat mutlak dalam mengatasi kompleksitas tantangan yang dihadapi oleh institusi pendidikan dalam mengelola data  serta  menyebarkan  informasi  dengan  tepat  dan  efektif.  Hal  ini  didukung dengan  pendapat  Sihotang  dan  Wagiu  (dalam  Mahmudi,2021,p.47-56)  bahwa dunia  pendidikan  merupakan  salah  satu  bidang  yang  terpengaruh  terhadap perkembangan  teknologi  tersebut.  Kegiatan  belajar  mengajar  saat  ini  sudah mengadopsi alat-alat teknologi informasi.
Salah satu ruang lingkup dunia pendidikan yang juga memerlukan penerapan teknologi  informasi adalah  manajemen wisuda. Menurut Mulyati dkk, (2018,p.1- 13), serta Idris dan Rahmah (2022,p.62-67), definisi dari wisuda adalah kegiatan pelantikan  kelulusan  bagi  mahasiswa  yang  telah  menempuh  masa  belajar  pada suatu  universitas  atau  perguruan  tinggi.  Sedangkan  menurut  Arizal  dan  Puteri, (2020,p.125-134) berpendapat bahwa wisuda  merupakan sebuah prosesi penanda bahwa  mahasiswa  telah  menyelesaikan  studinya.  Sehingga  dapat  disimpulkan wisuda  adalah  suatu  kegiatan  pelantikan  atau  prosesi  penanda  yang  menandai kelulusan  mahasiswa  setelah  menyelesaikan  masa  belajar  mereka  di  sebuah universitas atau perguruan tinggi.
Universitas PGRI Silampari (UNPARI) yang berlokasi di Kota Lubuk Linggau, Propinsi Sumatera Selatan, merupakan sebuah universitas swasta yang diresmikan tahun  2022  adalah  sebuah  universitas  hasil  dari  pengembangan  Sekolah  Tinggi Keguruan Ilmu Pendidikan (STKIP) Lubuk Linggau yang berdiri sejak tahun 1989. Akan tetapi, saat ini di UNPARI masih belum tersedia sistem pendaftaran wisuda yang optimal, terutama yang berbasis online dan teritegrasi dalam pembuatan file PDF untuk  buku  wisuda.  Keterbatasan  inilah  yang  menjadi  masalah  utama  dan perlu  diatasi  guna  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas  manajemen  wisuda khususnya  dalam  hal  pendaftaran  wisuda.  Hal  ini  juga  didukung  oleh  penelitian Arizal  dan  Puteri  (2020,p.125-134)  yang  menyimpulkan  bahwa  sistem  informasi manajemen wisuda berbasis website mampu membuat manajemen wisuda menjadi lebih efektif dan efisien.
Dalam  merancang  dan  membangun  Sistem  Informasi  Pendaftaran  Wisuda UNPARI, penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP sebagai script utama,
MySQL sebagai database penyimpanan  data  wisuda,  dan Bootstrap sebagai framework pembuatan tampilan sistem.
PHP merupakan  singkatan  dari “Hypertext Preprocessor” ,  yang  merupakan sebuah  bahasa scripting tingkat  tinggi  yang  dipasang  pada  dokumen HTML . Sedangkan HTML atau Hyper Text Markup Language merupakan sebuah bahasa pemrograman  terstruktur  yang  dikembangkan  untuk  membuat  halaman website yang dapat diakses atau ditampilkan menggunakan Web Browser . (Setiawan, 2018)
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menyediakan  solusi  terkini  yang  akan meningkatkan  efektifitas  proses  pendaftaran  wisuda.  Dengan  menerapkan  sistem online ,  diharapkan  mahasiswa  dapat  mendaftar  wisuda  dengan  lebih  efisien  dan transparan. Integrasi dengan pembuatan file PDF buku wisuda akan menghilangkan keterlambatan dan meningkatkan akurasi dalam penyusunan buku wisuda.
Manfaat  dari  penelitian  ini  adalah  memberikan  kontribusi  nyata  terhadap perbaikan  dan  peningkatan  produktivitas  manajemen  pendaftaran  wisuda  di UNPARI. Selain itu juga, sistem informasi ini dapat menjadi model implementasi yang relevan bagi perguruan tinggi atau peneliti lain yang menghadapi tantangan serupa dalam manajemen wisuda.

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  adalah  metode Research  and
Development (R&D). Menurut Ziaurrahman, (2022,p.111-120) metode penelitian dan pengembangan  atau  dalam  bahasa  Inggrisnya Research  and  Development adalah metode  penelitian  yang  digunakan  untuk  menghasilkan  produk  tertentu,  dan menguji keefektifan produk tersebut.
Menurut  Anam  dkk,  (2023:70)  ada  tiga  ciri  khusus  metode  penelitian  dan pengembangan,  yaitu:  1)  adanya  problematika  atau  isu  penting  yang  segera dicarikan solusi dan perkiraan potensi yang dapat dikembangkan; 2) adanya proses penelitian  dan  pengembangan  produk  atau  prosedur  yang  diharapkan;  3)  adanya
hasil  penelitian  dan  pengembangan  yang  akan  digunakan  untuk  menyelesaikan problematika tersebut.
Masih dalam Anam dkk, (2023:72), guna memperjelas gambaran tentang peta konsep  penelitian  dan  pengembangan  (R  & D),  yang  menjelaskan  tentang  siklus penelitian  dan  pengembangan  (R  &  D)  dan  keterkaitan  diantara  masing-masing unsurnya,  maka  perlu  dibuatkan  ilustrasi  yang  berkaitan  dengannya.  Siklus penelitian  dan  pengembangan  itu  terdiri  dari  problematika  (masalah urgen yang akan diteliti), peneliti, penelitian dan uji coba, dan hasil penelitian atau solusi yang dihasilkan.  Dalam  pemanfaatannya,  peta  konsep  dapat  dikelompokkan  ke  dalam beberapa  bagian,  yakni  kerangka  berpikir  atau  peta  konsep  berbentuk  pohon
(network tree) , kerangka berpikir atau peta konsep yang berbentuk rantai kejadian
(events  chain) ,  kerangka  berpikir  atau  peta  konsep  yang  berbentuk  siklus (cycle concept map) , dan kerangka berpikir atau peta konsep yang berbentuk jaring laba- laba (spider concept map) .
Sumber: Adam dkk (2023:73)
Gambar 1. Ilustrasi Metode R&D
Sedangkan  metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  adalah  metode prototype .
Menurut McLeod dan Raymond (dalam Pricillia dan Zulfachmi,2021,p.6-12), prototype didefinisikan sebagai alat yang  memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai  potensial  tentang  cara  sistem  berfungsi  dalam  bentuk  lengkapnya,  dan proses  untuk  menghasilkan  sebuah prototype disebut prototyping .  Model prototyping merupakan  suatu  teknik  untuk  mengumpulkan  informasi  tertentu mengenai kebutuhan kebutuhan  informasi  pengguna secara cepat. Berfokus pada penyajian  dari  aspek-aspek  perangkat  lunak  tersebut  yang  akan  nampak  bagi pelanggan  atau  pemakai.  Prototipe  tersebut  akan  dievaluasi  oleh pelanggan/pemakai  dan  dipakai  untuk  menyaring  kebutuhan  pengembangan perangkat lunak.
Metode prototype digunakan  dimaksudkan  untuk  mendapatkan  representasi dari  pemodelan  aplikasi  yang  akan  dibuat.  Rancangan  aplikasi  awal  mulanya berbentuk mockup selanjutnya  akan  dievaluasi  oleh  pengguna.  Setelah mockup dievaluasi  pengguna  tahap  selanjutnya mockup menjadi  bahan  rujukan  bagi pengembang software untuk merancang aplikasi. (Pricillia dan Zulfachmi,2021,p.6-12)
Sumber: Pricillia dan Zulfachmi (2021,p.6-12)
Gambar 2. Model Prototype

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Perancangan  Sistem  Informasi  Pendaftaran  Wisuda  UNPARI  menggunakan model UML (Unified Modelling Language) . UML adalah sebuah bahasa yang telah menjadi  standar  dalam  industri  bahkan  dalam  pengembang software untuk visualisasi,  merancang,  dan  mendokumentasikan  sistem software (Idris  dan Rahmah,2022,p.62-67).  Berikut  gambaran  UML  dalam  bentuk usecase diagram untuk Sistem Pendaftaran Wisuda UNPARI:

## Gambar 3. Model Prototype
Usecase diagram sistem pendaftaran wisuda terdiri dari tiga aktor yaitu aktor Panitia  Wisuda,  Aktor  Operator  Prodi,  dan  Aktor  Calon  Wisuda.  Aktor  Panitia dikhususkan untuk aktiftas ‘ setting wisuda’ yang digunakan untuk membuka atau menutup  masa  pendaftaran  wisuda,  dan  aktifitas  ‘download  buku  wisuda’  yang digunakan  untuk  mendapatkan file PDF buku  wisuda.  Aktor  Operator  Prodi dikhususkan  untuk  aktifitas  ‘kelola  data  prodi’  yang  digunakan  untuk  mengelola
data  program  studi,  dan  aktifitas  ‘ upload calon  wisuda’  yang  digunakan  untuk meng- upload data  para  calon  wisuda  yang  dinyatakan  berhak  mendaftar  wisuda.
Aktor Calon Wisuda dikhususkan untuk aktifitas ‘mendaftar wisuda’, dan aktifitas ‘kelola biodata wisuda’ yang digunakan untuk buku wisuda.
Perancangan  basis  data (database) wisuda  menggunakan database MySQL , dimana database wisuda terdiri dari lima buah tabel yang saling terelasi, yaitu tabel fakultas, tabel prodi, tabel wisudawan, tabel skripsi, dan tabel user_access . Berikut gambaran dan relasi dari setiap tabel pada database wisuda:

## Gambar 4. Relasi Database Wisuda
Desain  halaman  sistem  informasi  pendaftaran  wisuda  terdiri  dari  delapan halaman,  yaitu:  halaman  beranda,  halaman  akses  wisuda,  halaman download , halaman  profil  prodi,  halaman upload data,  halaman  profil  wisudawan,  halaman skripsi, dan halaman upload berkas wisuda. Berikut tabel gambaran setiap halaman dan akses pengguna dari Sistem Pendaftaran Wisuda UNPARI:

## Tabel 1. Akses Pengguna Halaman Sistem
Halaman Pengguna Halaman Beranda semua pengguna Halaman Akses Wisuda panitia wisuda Halaman Download panitia wisuda Halaman Profil Prodi operator prodi Halaman Upload Data operator prodi
Halaman Profil Wisuda calon wisuda Halaman Skripsi calon wisuda Halaman Upload Berkas calon wisuda
Berikut tampilan dari halaman beranda wisuda:

## Gambar 5. Halaman Beranda
Halaman  beranda  merupakan  halaman  awal  dari  sistem  pendaftaran  wisuda. Halaman  ini  akan  selalu  ditampilkan  setiap  pengguna  membuka website wisuda.
Pada halaman tersebut terdapat dua tombol yaitu tombol ‘pendaftaran wisuda’, dan tombol ‘ login wisuda’. Tombol ‘pendaftaran wisuda’ dikhususkan untuk pengguna calon  wisuda  yang  akan  menampilkan  inputan  pendaftaran  wisuda.  Sedangkan tombol ‘ login wisuda’ dikhususkan untuk seluruh pengguna wisuda yang terdaftar di sistem untuk masuk ke dalam halaman masing-masing pengguna.
Berikut tampilan dari inputan login wisuda:
Gambar 6. Inputan Login
Terdapat  dua  buah  inputan  pada  inputan login wisuda  yaitu  inputan  ‘id pengguna’,  dan  inputan  ‘sandi’.  Jika  semua  inputan  terisi  dan  benar,  kemudian pengguna mengklik tombol ‘ login ’, maka pengguna akan bisa mengakses halaman- halaman yang dikhususkan untuk pengguna tersebut. Akan tetapi jika terdapat data inputan  yang  tidak  cocok,  maka  sistem  akan  menampilkan  pesan  kesalahan  atau peringatan.
Berikut tampilan dari inputan pendaftaran wisuda:

## Gambar 7. Inputan Pendaftaran Wisuda
Terdapat  tiga  buah  inputan  pada  inputan  pendaftaran  wisuda.  Inputan  ini digunakan oleh calon wisuda untuk mendaftar wisuda. Jika semua inputan terisi dan benar, serta data calon tersebut sudah di- upload oleh operator prodi,  maka calon wisuda bisa akan bisa mengakses beberapa halaman yang dikhusukan untuk calon wisuda.
Berikut tampilan dari halaman akses wisuda:
Gambar 8. Halaman Akses Wisuda
Halaman akses wisuda hanya dikhususkan untuk panitia wisuda. Halaman ini digunakan untuk mengatur periode dan masa pendaftaran wisuda.
Berikut tampilan dari halaman download :
Gambar 9. Halaman Download
Halaman download hanya  dikhususkan  untuk  panitia  wisuda.  Halaman  ini digunakan  untuk  men- download file PDF untuk  penyusunan  buku  wisuda berdasarkan hasil inputan yang diinputkan pada halaman tersebut.
Berikut tampilan dari halaman profil prodi:

## Gambar 10. Halaman Profil Prodi
Halaman  Profil  Prodi  hanya  dikhususkan  untuk  operator  prodi.  Halaman  ini digunakan  untuk  mengelola  data  yang  berhubungan  dengan  program  studi  mulai dari foto kaprodi, nama kaprodi, dan gelar wisudawan. Khusus untuk inputan gelar wisudawan,  inputan  ini  akan  berelasi  dengan  data  nama  para  wisudawan  dari program studi tersebut.
Berikut tampilan dari halaman upload data:
Gambar 11. Halaman Upload Data
Halaman Upload Data hanya dikhususkan untuk operator prodi. Halaman ini digunakan  untuk  meng- upload file  excel yang  berisikan  daftar  mahasiswa  yang dinyatakan berhak untuk mendaftar wisuda.
Berikut tampilan dari halaman profil wisuda:

## Gambar 12. Halaman Profil Wisuda
Halaman Profil Wisuda hanya dikhususkan untuk calon wisuda. Halaman ini digunakan  untuk  menginputkan biodata dari calon wisuda  mulai dari,  foto  untuk buku wisuda, nama lengkap, tanggal lahir, no hp, email aktif, alamat domisili, nama ayah kandung, nama ibu kandung, dan alamat orang tua. Biodata yang diinputkan nantinya akan ditampilkan dalam buku wisuda.
Berikut tampilan dari halaman skripsi:

## Gambar 13. Halaman Skripsi
Halaman  Skripsi  hanya  dikhususkan  untuk  calon  wisuda.  Halaman  ini digunakan untuk melihat data skripsi calon wisuda mulai dari judul skripsi, nama pembimbing 1, nama pembimbing 2, nama penguji 1, nama penguji 2, tanggal ujian skripsi, dan nilai indek prestasi kumulatif. Data skripsi pada halaman ini diperoleh dari hasil data upload oleh operator prodi dan tidak bisa dirubah oleh calon wisuda.
Berikut tampilan dari halaman upload berkas:

## Gambar 13. Halaman Upload Berkas
Halaman Upload Berkas hanya dikhususkan untuk calon wisuda. Halaman ini digunakan  oleh  calon  wisuda  untuk  meng- upload bukti  atau  syarat-syarat  dalam proses pendaftaran wisuda.

## SIMPULAN
Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian ini adalah sistem informasi  pendaftaran  wisuda  sudah  dapat  berjalan  dengan  baik  dan  sudah digunakan  di  Universitas  PGRI  Silampari.  Diharapkan  dengan  adanya  sistem informasi ini dapat membantu panitia wisuda serta program studi dalam mengelola
dan  mengontrol  proses  pendaftaran  wisuda  yang  dilakukan  oleh  calon  peserta wisuda, serta mempermudah dan mempercepat dalam penyusunan dan pencetakan buku  wisuda.  Sedangkan  untuk  calon  peserta  wisuda  diharapkan  dengan  adanya aplikasi  ini  dapat  membantu  dan  mempermuudah  dalam  proses  pendaftaran, sehingga proses pendaftaran bisa efesien dan transparan.

## DAFTAR PUSTAKA
Anam, S. dkk. (2023). Metode Penelitian (Kualitatif, Kuantitatif, Eksperimen, dan R&D). Padang: PT. Global Eksekutif Teknologi.
Arizal,  &  Puteri,  A.  N.  (2020).  Sistem  Informasi  Manajemen  Wisuda  Berbasis Website  Menggunakan  Metode  Waterfall.  Jurnal  Sistem  Dan  Informatika (JSI), 14(2): 125-134.
Idris, M., & Rahmah, A. (2022). Pengembangan Sistem Informasi Wisuda berbasis Web menggunakan Model MVC. Jurnal Informatika Terpadu, 8(2): 62–67.
Mulyati, M., Sari, A., & Danti, S. (2018). Aplikasi Graduation Organizer Berbasis Mobile Pada Perguruan Tinggi Raharja. ICIT Journal, 4(1): 1-13.
Pricillia,  T.,  Zulfachmi.  (2021).  Perbandingan  Metode  Pengembangan  Perangkat Lunak (Waterfall, Prototype, RAD). Jurnal Bangkit Indonesia, 10(1): 6–12.
Setiawan, D. (2018). Buku Sakti Pemrograman Web : HTML, CSS, PHP, MYSQL & JAVASCRIPT. Yogyakarta: Start Up.
Ziaurrahman,  M.  (2022).  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Wisudawan Menggunakan QR Code Berbasis Web. JUPITER: Jurnal Penelitian Ilmu Dan Teknologi Komputer, 14(2-a): 111–120.