## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU DAN ADMINISTRASI GUDANG MAJEMUK (STUDI KASUS KAROSERI PT. XYZ MALANG)
Denny Lukianto Kumala 1) ,  Soetam Rizky Wicaksono 2)
1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Ma Chung email: dennyluk6@gmail.com
1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Ma Chung email: soetam.rizky@machung.ac.id

## Abstact
In the manufacturing process Bus and Mini Bus, a lot of the raw materials required. Raw materials are stored  at  many  warehouses  (especially  on  Body  PT.  XYZ  Malang).  Materials  /  goods  are  highly vulnerable to lost or stolen. The most influential factor in it is the counting system inventory / materials and  administration.  These  changes  will  have  an  impact  on  the  process  of  goods  more  accurate calculation based on the demand of production. Losses will have a greater likelihood of being used if the system can not address the calculation of the goods/raw materials better. And administration system that  can  cope  with  the  calculation  of  the  goods/raw  materials  are  better  here  is  a  system  that  can calculate expenditures for production based on the incoming bill alone, and can calculate the receipt of goods in accordance with the letter received by the supplier. The system can also provide reports based  on  existing  transactions  during  a  certain  period.  With  the  inventory  system  and  the administration is then the difference between the goods that previously occurred can be minimized and raw material inventory accounting system can work better.
Keywords: warehouse, inventory, administration, autobody

## 1. PENDAHULUAN
PT.  XYZ  adalah  sebuah  perusahaan  yang bergerak  dalam  bidang  karoseri  Bus  dan  Mini Bus. PT. XYZ mengelola banyak gudang yang digunakan sebagai tempat penyimpanan barang untuk  membuat  sebuah  bus  atau  mini  bus. Barang-barang  tersebut  diletakkan  di  banyak gudang  karena  fungsinya  yang  berbeda. Beberapa  barang  yang  digunakan  di  tempat produksi yang sama, dikumpulkan menjadi satu sehingga departemen produksi tidak mengalami  kesulitan  saat  akan  mengambil barang tersebut.
PT. XYZ mempunyai delapan gudang utama yaitu  Gudang  Bus,  Gudang  Komponen, Gudang  Variasi,  Gudang  ABS,    Gudang  Cat, Gudang Kain, Gudang Pipa, dan Gudang Kaca Bus. Pada awalnya, tiap-tiap gudang menggunakan  kartu  stok  untuk  menghitung saldo barang-barang yang ada di dalam gudang mereka.  Admin  dan  Kepala  Gudang  sering mengalami kendala apabila direktur perusahaan meminta laporan khusus mengenai administrasi gudang.  Kemudian  dengan  adanya  masalah tersebut, dibuat sebuah administrasi pencatatan gudang.
Aplikasi  yang  digunakan  saat  ini  adalah Microsoft  Excel  2010.  Setelah  menggunakan
aplikasi tersebut, ternyata sistem  masih belum maksimal karena stok yang dicatat menyesuaikan  kartu  stok.  Akibatnya,  banyak barang yang tidak sesuai dengan kuantitas fisik pada gudang.
Ketidaksesuaian  kuantitas  barang  tersebut disebabkan oleh dua faktor, yaitu yang pertama adalah  sistem  yang  dibuat,  tidak  berdasarkan kondisi  nyata  di  lapangan,  sedangkan  proses pencatatan  administrasi  gudang  membutuhkan pencatatan  yang  efisien  waktu.  Yang  kedua, beberapa  hal  yang  dibutuhkan  untuk  proses administrasi gudang masih belum ada.
Karena hal ini mempengaruhi kinerja admin dan  kepala  gudang,  maka  masalah  ini merupakan  hal  yang  perlu  untuk  dicari solusinya. Sehingga diperlukan sistem informasi  dan  administrasi  gudang  yang  baru dan dapat menyesuaikan kebutuhan administrasi gudang. Program tersebut dilengkapi  dengan  fitur-fitur  yang  dapat memenuhi  spesifikasi  tiap  unit  bus  yang mempunyai  permintaan  yang  bervariasi,  serta pencatatan administrasi gudang, yang didalamnya  terdapat  fitur  pembuatan  laporan yang praktis dan mudah dimengerti.
Dengan  adanya  sistem  informasi  dan administrasi gudang yang baru, pengguna akan

## Jurnal Ilmiah Informatika
diberikan  kemudahan  untuk  proses  input  data administrasi gudang seperti pencatatan penerimaan barang, pemakaian barang, hingga kontrol  barang  tiap  bulan,  dan  informasi  yang disajikan tepat dan akurat.
Sistem  informasi  dan  administrasi  ini  juga dapat  memberi  kemudahan  kepada  admin  dan kepala  gudang  untuk  memberikan  laporan kepada  direktur  perusahaan,  dan  membawa dampak dalam kemajuan perusahaan.

## 2. METODE PENELITIAN
Sebagai  dasar  untuk  membuat  sistem informasi persediaan bahan baku dan administrasi  gudang  mejemuk  ini,  penulis menggunakan  metode Waterfall. Metode Waterfall adalah  model  klasik  yang  bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software (Pressman, 2010) . Sebagai penerapannya, maka fase-fase tersebut diimplementasikan sebagai berikut:
a. Communication
Pada  tahap  awal  ini  dilakukan  pengamatan pada  alur  proses  yang  terjadi  di  dalam gudang.  Setelah  dilakukan  pengamatan secara berkala, dapat diidentifikasi masalah yang  ada  pada  perusahaan  khususnya gudang (Rangkuti, 2007). Kesimpulan yang didapat  yaitu  sistem  komputer  yang  belum tersinkronisasi  dengan  kondisi  nyata  di gudang,  serta  beberapa  proses  administrasi masih  belum  terkomputerisasi  (masih manual).
b. Planning
Maka  langkah  selanjutnya  yang  dilakukan adalah komunikasi dengan manajer gudang terkait dengan ide pengembangan program. Hal ini dapat diatasi
dengan
memberitahukan  tujuan  dari  pembuatan program ini adalah untuk membantu proses administrasi gudang sehingga dapat
memberikan efisiensi (Bhara, 2005;
Rangkuti, 2007).
Tujuan  yang  lain  adalah  membuat  rancang bangun  sistem  informasi  yang  mampu memberikan  laporan  yang  dibutuhkan perusahaan  sesuai  dengan  pesanan  pada gudang sehingga dapat memberikan
informasi bagi kelancaran transaksi perusahaan,  khususnya  pembuatan  laporan administrasi gudang (Astutie, 2006). Ide ini diterima  dengan  baik  oleh  manajer  gudang dan  berharap  program  ini  nantinya  dapat membantu aktifitas gudang.
c. Modelling
Tahap  ini  berisi  profil  gudang,  analisa sistem  lama  dan  baru  dengan  flowchart, pembuatan alur sistem memakai model Data Flow Diagram (Context Diagram dan Level 1),  serta  penggambaran  database  dengan Entity Relationship Diagram (ERD) (Setiawan, 2010; Putri, 2013).
1) Analisis Sistem Lama

## Pengambilan Bahan Baku
Pengambilan Bahan Departemen Lain Gudang Start Membuat bon pengambil an bahan Serta TT Supervisor / Manajer Mengecek ketersedia an barang Barang ada Memberikan barang yang diminta ya Mengambil bahan/ barang Mengurangi kartu stok End tidak Gambar 3 Proses Bisnis Pengambilan Bahan Baku
Proses  pengambilan  bahan  dimulai dari departemen lain yang membutuhkan barang tersebut membuat Bon Pengambilan  Bahan  (BPB).  Mereka menulis barang apa saja yang dibutuhkan,  lalu  menyerahkan  bon tersebut kepada Supervisor/Manajer untuk  di  cek  dan  ditanda  tangan.  Lalu setelah Bon Pengambilan Bahan tersebut diberikan  ke  gudang,  maka  bagian gudang  mengecek  ketersediaan  barang. Apabila  barang  tersedia,  maka  gudang memberikan  barang  tersebut  dan  admin akan  mengurangi  jumlah  yang  ada  di kartu stok.

## Permintaan Pembelian
Proses  permintaan  pembelian  akan terjadi apabila pada saat admin kartu stok masing-masing  gudang  mengecek  stok secara berkala dan memasuki level kritis. Pengecekan  secara  berkala  dilakukan
setiap  hari  sebelum  jam  kerja  selesai (pukul  16.00-16.45).  Setiap  barang memiliki  level  kritis  yang  bervariasi, tergantung  dari  rata-rata  pengambilan bahan/barang  per  harinya.  Sehingga kontrol  stok  dilakukan  oleh  masing- masing admin gudang (Putri, 2013).
Pada saat stok memasuki level kritis,
admin membuat
Bon Permintaan
Pembelian  (BPP).  Setelah  itu,  BPP selanjutnya  ditanda  tangani  dan  di  cek jumlah nya oleh staf Admin. Departemen
Pembelian lalu mendapatkan BPP tersebut dari admin gudang dan diteruskan ke supplier.
Supplier  lalu  mendapatkan  Purchase Order (PO) yang dibuat oleh departemen pembelian  dan  mengirim  barang  ke  PT. XYZ. Barang yang datang nantinya akan dibawa  ke  gudang  yang  melakukan permintaan dan admin gudang
melakukan  penerimaan,  sehingga  kartu stok  bertambah.  Admin  lalu  membuat Laporan  Penerimaan  Barang  (LPB) sebagai bukti tanda barang sudah masuk ke  gudang,  dan  nanti  nya  akan  dipakai Departemen  Akunting  untuk  membayar tagihan dari supplier.
Admin Gudang Staf Admin Dept. Pembelian Supplier Operator Gudang Start Pengecekan kartu stok berkala Stok kritis Membuat bon permintaan pembelian Mengecek ulang jumlah barang yang diminta dan TT form BPP Mengecek barang dan membuat Purchase Order ya Menerima Purchase Order Pengiriman barang Barang datang Input stok ke kartu stok dan membuat LPB End tidak Mengecek jumlah barang yang masuk dengan surat jalan
Gambar 4 Proses Bisnis Pembelian

## Bahan Baku

## 2) Analisa Sistem Baru

## Pengambilan Bahan Baku
Dengan adanya sistem informasi yang akan dibuat, admin dan operator menjadi lebih  mudah  mengecek  barang  dengan melihat  stok  yang  ada  dalam  program (Putri,  2013).  Sehingga  pada  saat pengecekan  stok,  bisa  diketahui  secara langsung  barang  mana  yang  harus dilakukan pengadaan
Pengambilan Bahan Produksi Gudang Start Membuat bon pengambil an bahan Serta TT Supervisor / Manajer Barang ada Memberikan barang yang diminta ya Mengambil bahan/ barang End tidak Mengecek ketersediaan barang stok Mengurangi kartu stok stok Gambar 5 Document Flow Pengambilan Bahan Baku

## Permintaan Pembelian
Admin Gudang Staf Admin Dept. Pembelian Supplier Operator Gudang Start Stok kritis Membuat bon permintaan pembelian
Mengecek ulang jumlah barang yang diminta dan TT form BPP Mengecek barang dan membuat Purchase Order ya Menerima Purchase Order Pengiriman barang Barang datang Input stok ke kartu stok dan membuat LPB End tidak Pengecekan stok berkala stok Mengecek jumlah barang yang masuk dengan surat jalan Lalu tambah stok stok Gambar 6 Document Flow Permintaan Pembelian
Ketika  admin  gudang  melakukan pengecekan  berkala  melalui  program, maka  dapat  diketahui  secara  langsung barang  mana  yang  harus  dilakukan pengadaan. Setelah barang datang, admin lalu membuat laporan penerimaan sehingga  stok  barang  yang  ada  di program bertambah.
d. Construction
Pada tahap Construction , materi ini akan dibahas  pada  bab  Hasil  dan  Pembahasan. Program  yang  dibuat  nantinya  akan dipresentasikan  kepada  manajer  gudang supaya mendapatkan feedback yang dijadikan  referensi  untuk  memperbaiki program .
f. Deployment
Pada  tahap  ini,  setelah  program  disetujui oleh  manajer  gudang  dan  siap  untuk digunakan pada PT. XYZ.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sebelum  masuk  ke  dalam  program, pengguna  harus  melakukan  Login  terlebih dahulu.  Pengguna  harus  mempunyai  User  ID dan Password. Jika salah satu dari User ID dan password tidak terisi dengan benar, maka user tersebut  tidak  dapat  masuk  ke  dalam  sistem. Ada beberapa hak akses yang menentukan form yang  dapat  diakses  oleh  masing-masing  user: (1) superadmin (2) manajer (3) staf admin (4) admin gudang (5) operator.
Gambar 7. Form Main Menu
Setelah  masuk  ke  dalam  program,  semua User akan menuju ke Form Main Menu. Disini User dibatasi untuk masuk ke dalam hak akses yang tidak dapat digunakan. Contohnya apabila User yang masuk memiliki jabatan Staf, maka Form  Master,  Transaction  Entry,  Transfer Entry , dan Receiving Entry tidak dapat dibuka karena  yang  bisa  membuka  Form  tersebut adalah jabatan Admin sebagai pemasuk data.

## Maintenance Data
Maintenance  meliputi  beberapa  kegiatan, yaitu Maintenance User, Item, Level, dan Site ID.    Super  Admin  memiliki  hak  untuk mengakses  Maintenance  User  dan  Level. Sedangkan staf admin dan admin gudang dapat mengakses Maintenance Item dan Site ID.
Gambar 8. Maintenance Data User
Form ini digunakan oleh superadmin untuk menambahkan pengguna program dan memberi jabatan pada setiap pengguna. Hal ini bertujuan untuk  mengatur  hak  akses  yang  dimiliki  oleh pengguna.
Gambar 9. Maintenance Data Level
Master  Level  ini  dipakai  juga  oleh superadmin  untuk  mengatur  hak  akses  yang dimiliki oleh jabatan tertentu. Sehingga apabila ada  perubahan  hak  akses,  maka  superadmin berhak melakukan perubahan melalui form ini.
Gambar 10. Maintenance Data Item Form Master Item dapat digunakan oleh staf admin dan admin untuk menambah, mengubah atau menghapus data barang/bahan baku.
Gambar 11. Maintenance Data Site ID
Form  ini  digunakan  untuk  menambah gudang atau departemen lain sebagai pengguna bahan baku/barang. Staf admin dapat menambahkan,  menghapus,  atau  mengubah nama gudang/departemen lain. Adanya pilihan gudang  adalah  untuk  mempermudah  transfer, karena transfer hanya digunakan untuk internal gudang saja.

## Proses Permintaan Bahan/Barang
Gambar 12. Tampilan Masukan Data untuk Penerimaan Barang
Penginputan penerimaan barang ini
dilakukan oleh admin. Bagian operator gudang yang telah mendapatkan barang serta menandatangani surat jalan, menyerahkan surat jalan tersebut kepada admin tiap gudang, untuk selanjutnya  dilakukan  penerimaan  barang. Setelah  melakukan input, admin  menyerahkan surat  jalan  kepada  staf  admin.  Tujuannya adalah  agar  terjadi  pengecekan  ganda  (human errors yang sering terjadi, entah itu salah input kuantitas, nama barang, dsb.).
Pada  Form  ini  dan  Form  Transaction  dan Transfer, cara memasukkan data hampir sama, yaitu  dengan  menulis  kode  Bon,  lalu  memilih gudang  asal.  Jika  transaksi  maka  tujuannya adalah  departemen  selain  Gudang.  Jika Transfer,  tujuan  dari  barang  tersebut  adalah sama  gudangnya  karena  hanya  berpindah gudang saja.
Untuk memasukkan data Item ke dalam Grid View,  maka  item  dipilih  sesuai  dengan  nama Item.  Disediakan  Text  Box  yang  membantu pencarian  data  apabila  Item  nantinya  sudah terlalu banyak.
Gambar 13. Tampilan Post Data Penerimaan Barang Sebelum di Post
Form  ini  digunakan  oleh  staf  admin  untuk mengecek kembali setiap pekerjaan yang sudah dilakukan  oleh  admin  gudang.  Apabila  semua sudah  di  cek  dan  benar,  maka  penerimaan tersebut  dapat  di  Post  dan  stok  bertambah. Tetapi apabila masih ada kesalahan, maka tekan tombol dikembalikan ke admin untuk di revisi.
Gambar 14. Tampilan Print Form Data Penerimaan Barang Sesudah di Post
Print  Form  itu  akan  keluar  dengan  status sebagai  Posted  apabila  staf  sudah  melakukan Posting terlebih dahulu. Apabila belum di Post, maka  Dokumen  dapat  di  print  tetapi  Status Receiving akan tertulis “Not Posted”.

## Gambar 15. Tampilan Data Penerimaan Barang Sesudah di Post
Barang  yang  sudah  di  post  nantinya  akan masuk ke database untuk membuat Report. Di dalam  Form,  Receiving  Number  dapat  dilihat lagi,  tetapi  hanyak  untuk  di  print  saja.  Dan  di Label Status Post, akan tertulis “Posted”.
Proses  Transfer  Barang  dari  Gudang  ke Gudang
Gambar 16. Tampilan Masukan Data untuk Transfer Barang

## Jurnal Ilmiah Informatika
Transfer  Entry  digunakan  apabila  ada perpindahan barang dari gudang satu ke gudang lain.  Perbedaan  antara  transfer dengan pemakaian  adalah apabila transfer,  stok  hanya berpindah saja. Tetapi apabila pemakaian, stok gudang  akan  berkurang.  Form  ini  digunakan oleh admin gudang untuk melakukan masukan data.
Gambar 17. Tampilan Post Data Transfer Barang Sebelum di Post
Form  ini  hampir  sama  dengan  Receiving Post. Staf admin melakukan double check dari hasil kerja admin.
Gambar 18. Tampilan Print Form Data Transfer Barang Sesudah di Post
Dengan  adanya  Print  Form  ini,  dapat membantu memberikan bukti apabila sudah di transfer ke Gudang lain.
Gambar 19. Tampilan Post Data Transfer Barang Sesudah di Post
Hampir sama dengan Receiving Post, tetapi bedanya  adalah  sistemnya.  Tujuan  dari penerimaan adalah untuk menambah persediaan  bahan  baku.  Sedangkan  apabila Transfer  Post,  Item  berpindah  dr  Gudang  satu ke Gudang lain.
Proses  Pengambilan  Bahan  Baku  dari Gudang ke Gudang dan Departemen Lain
Gambar 20. Tampilan Masukan Data untuk Pemakaian Bahan
Form ini dipakai oleh admin  gudang untuk memasukkan data dari Bon Pengambilan Bahan (BPB)  yang  diterima  dari  departemen/gudang lain  (Putri,  2013).  Agar  informasi  yang diketahui  lengkap,  maka  dari  operator  gudang harus disiplin untuk mencatat semua pengeluaran  barang/bahan  baku.  Hal  ini dilakukan  supaya  terjadi  penghitungan  yang akurat.
Gambar 21. Tampilan Post Data Pemakaian
Bahan Sebelum di Post
Form  Transaction  Post  dipakai  oleh  staf admin  untuk  melakukan  cek  ulang  terhadap masukan  data  yang  dilakukan  oleh  admin gudang.  Jika  terjadi  kesalahan  input,  maka lembar BPB akan dikembalikan ke admin untuk direvisi.  Sebaliknya,  apabila  semua  sudah sesuai/cocok,  maka  dapat  dilakukan  Posting, sehingga stok berkurang.
Gambar 22. Tampilan Post Data Pemakaian Bahan Sesudah di Post

## Laporan
Gambar 23. Tampilan Laporan Kartu Stok Per Bahan Baku
Gambar 23 adalah contoh tampilan laporan kartu stok per bahan baku. Manajer, staf admin, dan  operator  gudang  dapat  melihat  laporan tersebut.  Laporan  tersebut  adalah  hasil  stok sesuai pengurangan dan penambahan program. Nantinya  laporan  kartu  stok  ini  digunakan untuk  membandingkan  kuantitas  fisik  di gudang  dan  kuantitas  pada  program.  Laporan ini  dapat  menampilkan  mulai  jangka  harian, mingguan,  bulanan,  atau  tahunan,  sesuai periode yang dibutuhkan oleh Gudang.

## Gambar 24. Tampilan Laporan Kartu Stok
Persediaan Bahan Baku per Gudang
Pada  Form  ini  akan  ditampilkan  jumlah seluruh  bahan  baku  yang  ada  pada  gudang tersebut.  Nantinya  di  dalam  laporan  akan dipisahkan  sesuai  dokumen  Penerimaan  dan dokumen Transaksi. Laporan ini akan dijadikan acuan  untuk  melakukan  stock  opname  yang bertujuan  untuk  menghitung  ulang  antara  stok yang ada di program dan stok riil yang ada di gudang.

## 4. KESIMPULAN
Sistem  yang  telah  diuji  cobakan  kepada Manajer  Gudang  dengan  hasil  sesuai  pada lampiran  uji  coba  yang  menyatakan  bahwa program  sudah  berjalan  dengan  baik  dan memberikan  laporan  yang  jelas,  serta  dapat
membantu gudang untuk meminimalisir terjadinya selisih barang.
Dari  hasil  pengembangan  yang  telah dilakukan, diharapkan ada pengembangan lebih lanjut,  antara  lain  :  (1)  pengintegrasian  sistem dengan departemen lain yang berjalan di dalam perusahaan. Sebagai contoh adalah pembuatan Bill  of  Material  (BOM)  pada  departemen produksi, penambahan Form spesifikasi kebutuhan  Bus  untuk  departemen  Marketing and Sales. Juga diharapkan terdapat penambahan  fitur  penghitungan  Harga  Pokok Penjualan (HPP).

## 5. REFERENSI
[1] Astutie,  H.  K.  2006.  “Analisis  tentang Pengendalian Persediaan dalam Perusahaan”. Jurnal Ekonomi dan
Manajemen , 7 (1), 41-45.
[2] Bhara,  A.  2005. Analisa  dan  Desain Sistem  Informasi. Yogyakarta:  Graha Ilmu.
[3] Pressman, R. S. 2010. Software Engineering:  A  Practitioner's  Approach (5th ed.). New York: McGraw-Hill Higher Education.
[4] Putri,  D.  W.  2013.  “Sistem  Informasi  E-
Logistik Pada Siklus Proses Order Bahan Baku”. Skripsi  Program  Studi  Sistem Informasi Jenjang S1 . Malang: Universitas Ma Chung. [5] Rangkuti, F. 2007. Manajemen Persediaan  Aplikasi  di  Bidang  Bisnis. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. [6] Setiawan,  A.  2010.  “Aplikasi  Sistem
Informasi  Gudang  PT.  Antika  Raya”.
Skripsi Program Studi Matematika
Jenjang  S1 . Universitas  Diponegoro Semarang.