Abstract : Drug management is an important aspect that include of planning, procurement, receipt, storage, distribution, to the destruction of drugs. Drug management is a very important thing that needs to considered, drug  management  that  is  not  according  to  the  procedures,  will  be  overlapping  problems.  The  Pharmacy Installation of the Soppeng Health Department has carried out drug management but there are still a number of problems namely inadequate human resources, and inadequate facilities. This study aims to know the factors that influence on drugs management in Soppeng Health Department and Ganra Puskesmas. This research is a descriptive analysis with a quantitative approach using observational methods. Data collection was carried out using the interview method through questionnaires. The results showed that the management of drugs in the Department of Health and Puskesmas Ganra, Soppeng Regency was not optimal because there were still many shortcomings  such  as  controlling  safety  stock  that  had  not  used  good  calculations.  The  results  of  data percentage  based  on  two  different  methods  obtained  3.48%  based  on  the  proposed  planning  in  2018  and 96.51% using the planning method based on the calculation of safety stock.

## Keywords :  Drug Management; Safety Stock; Pharmacy Instalation
Abstrak  :  Pengelolaan  obat  merupakan  satu  rangkaian  kegiatan  yang  melibatkan  aspek  perencanaan, pengadaan,  penerimaan,  penyimpanan,  pendistribusian,  sampai  pada  pemusnahan  obat.  Pengelolaan  obat merupakan  hal  yang  sangat  penting  yang  perlu  di  perhatikan,  mengingat  dengan  pengelolaan  yang  tidak sesuai dengan prosedur yang tepat akan terjadi masalah tumpang tindih. Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Soppeng telah melaksanakan pengelolaan obat namun masih terdapat beberapa masalah yakni sumber  daya  manusia  yang  kurang,  serta  sarana  yang  belum  memadai.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengetahui  faktor  yang  berpengaruh  pada  pengelolaan  obat  di  Dinas  Kesehatan  dan  Puskesmas  Ganra Kabupaten Soppeng. Penelitian ini termasuk analisa deskriptif dengan pendekatan kuantitatif menggunakan metode  observasional.  Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  menggunakan  metode  wawancara  melalui pembagian  kuesioner.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  pengelolaan  obat  di  Dinas  Kesehatan  dan Puskesmas  Ganra  Kabupaten  Soppeng  belum  optimal  dikarenakan  masih  banyak  terdapat  kekurangan seperti pengendalian safety stock yang belum menggunakan perhitungan yang baik. Hasil persentase data berdasarkan dua metode berbeda diperoleh 3,48% perencanaan berdasarkan yang diajukan tahun 2018 dan 96,51% menggunakan metode perencanaan berdasarkan perhitungan safety stock.
Kata Kunci :  Pengelolaan Obat; Safety Stock; Instalasi Farmasi

## ANALISIS PENGELOLAAN OBAT SEBAGAI DASAR PENGENDALIAN SAFETY STOCK OBAT DI PUSKESMAS GANRA
1| Khaerani, 2| Haeria, 3| Munifah Wahyuddin, 4| Ika Yulianti Email Korespondensi : khaerani.mukhtar@uin-alauddin.ac.id Program Studi Farmasi, Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Alauddin Makassar

## PENDAHULUAN
Pengelolaan  obat  di  puskesmas  meliputi  beberapa  kegiatan  diantaranya  mulai  dari perencanaan  kebutuhan,  permintaan,  penerimaan,  penyimpanan,  pendistribusian, pengendalian,  pencatatan,  pelaporan,  pengarsipan  serta  pemantauan  dan  evaluasi pengelolaan.  Ketersediaan  obat-obatan  merupakan  salah  satu  unsur  yang  sangat  penting dalam menjalankan peran pelayanan. Pengelolaan obat yang tidak optimal dapat disebabkan oleh  perencanaan  obat  yang  hanya  berdasarkan  estimasi  tahun  sebelumnya,  serta  sarana yang tidak memadai untuk proses penyimpanan dan pendistribusian obat.
Masalah yang biasanya terjadi pada instalasi farmasi adalah masalah  stockout dan masalah stagnant.  Stockout  adalah  suatu  keadaan  persediaan  obat  kosong.  Obat  dikatakan  stagnant jika sisa obat pada akhir bulan lebih dari tiga kali rata-rata pemakaian obat per bulan. Salah satu  faktor  yang  sangat  berpengaruh  dalam  persediaan  obat  di  puskesmas  adalah pengontrolan jumlah stok obat untuk memenuhi kebutuhan. Jika stok obat terlalu kecil maka permintaan untuk penggunaan seringkali tidak terpenuhi. Berdasarkan survei pendahuluan yang  telah  dilakukan  pada  Puskesmas  Ganra  Kabupaten  Soppeng  Sulawesi  Selatan  sesuai dengan  data  Laporan  Pemakaian  dan  Lembar  Permintaan  Obat  permasalahan  yang  terjadi pada  bulan  Januari  hingga  Desember  2017  menunjukkan  terjadinya  stagnant  dan  stockout obat  bahkan  tidak  sedikit  yang  mengalami  expired  date.  Hal  ini  disebabkan  belum
diimbanginya  dengan  manajemen  persediaan  obat  yang  baik  ditunjukkan  dengan pengendalian Safety stock yang belum optimal.
Melihat begitu banyaknya permasalahan obat yang mengalami  Stagnant dan Stockout maka penelitian  ini  bertujuan  menganalisis  pengelolaan  obat  (perencanaan  dan  pengadaan, distribusi,  pengendalian  dan  penghapusan  obat)  dan  safety  stock  di  Puskesmas  Kabupaten Soppeng Sulawesi Selatan.

## METODOLOGI PENELITIAN

## Jenis Penelitian
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  bersifat  kuantitatif  dengan  menggunakan  metode deskriptif yang bersifat observasional.

## Informan Penelitian
Responden  dalam  penelitian  ini  adalah  seluruh  pengelola  obat  di  wilayah  kerja  Dinas Kesehatan  Kabupaten  Soppeng,  yaitu  dari  pihak  Dinas  Kesehatan  terdiri  dari  Kepala  Seksi Kefarmasian,  Staf  gudang  farmasi,  dan  Kepala  Bidang  Ketenagaan.  Responden  dari  Pihak Puskesmas yaitu Kepala puskesmas dan penanggung jawab pengelola obat.

## Metode pengumpulan data
Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  menggunakan  data  primer  yang  diperoleh  dengan wawancara  melalui  pembagian  kuesioner.  Data  sekunder  diperoleh  dari  bagian  Instalasi Farmasi  Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Soppeng  yang  berupa  Struktur  organisasi  dan ketenagaan  dari  Instalasi Farmasi  serta Laporan  Penerimaan  dan  Lembar  Permintaan  obat Puskesmas tahun 2017.

## Pengolahan dan analisis data
Data kemudian dianalisis dengan menggunakan analisis deskriptif berupa tabel yaitu dengan analisis  kuantitatif  perhitungan  perencanaan  obat  dan  perhitungan  safety  stock  obat,  yang kemudian  dapat  digunakan  sebagai  dasar  pengendalian  safety  stock  pada  stagnant  dan stockout obat di Puskesmas.

## HASIL PENELITIAN
Tabel 1. Hasil persentase data berdasarkan dua metode berbeda
No Metode Jumlah Perencanaan Persentase (%) 1 2 Perencanaan berdasarkan yang diajukan tahun 2018 Perencanaan berdasarkan safety stock 3 86 𝑥 100 83 86 𝑥 100 3,48% 96,5 %
Tabel 2. Hasil persentase kesesuaian permintaan obat dan penerimaan obat tahun 2017
Kesesuaian Perhitungan Jumlah obat yang sesuai dengan penerimaan tahun 2017 (Dari 86 jenis obat yang dipakai di Puskesmas Ganra) Persentase (%) Penerimaan sesuai permintaan 25 Jenis 29,06% Penerimaan tidak sesuai permintaan (yang diterima melebihi dari yang diminta) 53 Jenis 61,62% Penerimaan tidak sesuai permintaan (yang diterima kurang dari yang diminta) 8 Jenis 9,30% Tidak ada dalam permintaan 5 Jenis Tabel 3. Manajemen pengelolaan obat berdasarkan Permenkes RI No 74 Tahun 2016 Aspek Pengelolaan Obat Terpenuhi Tidak terpenuhi Perencanaan √ Pengadaan √ Penerimaan √ Penyimpanan √ Pendistribusian √ Pemusnahan √

## DISKUSI
Hasil  analisis  data  berikut  menggambarkan  tentang  keseluruhan  dari  informasi  yang diperoleh selama proses penelitian dilakukan. Berdasarkan tabel 1 data dari LPLPO (Laporan Pemakaian  dan  Lembar  Permintaan  Obat)  tahun  2017  Puskesmas  Ganra  memiliki  86  jenis obat,  dari  data  tersebut  diperoleh  hanya  3  jenis  obat  yang  perencanaannya  sesuai  dengan yang  diajukan.  Sedangkan  sisanya  83  jenis  obat  yang  belum  memenuhi  perhitungan perencanaan  yang  sesuai.  Berdasarkan  hasil  wawancara  untuk  puskesmas  sendiri  untuk pengadaan  masih  menggunakan  metode  perhitungan  penggunaan  1  tahun  ditambahkan dengan  6  bulan.  Setelah  dibandingkan  ternyata  menghitung  dengan  menggunakan  safety stock menunjukkan kesesuaian pemakaian yang lebih baik dibandingkan metode konsumsi. Safety  stock  pada  dasarnya  adalah  persediaan  yang  disiapkan  untuk  mengantisipasi ketidakpastian.  Tiga  elemen  yang  ada  pada  perhitungan  safety  stock  yang  tidak  digunakan dalam perhitungan metode konsumsi adalah:
- Variasi  permintaan:  permintaan  tidak  pernah  konstan,  selalu  berubah  dari  waktu  ke waktu.  Semakin  besar  variasi  permintaan  maka  semakin  besar  safety  stock  yang  harus disiapkan
- Lead time: durasi waktu sejak pesanan dilakukan sampai pemesan menerima pesanannya. Semakin lama leadtime, maka semakin besar stok yang harus disiapkan
- Service level : semakin tinggi service level yang ditetapkan oleh manajemen, maka semakin tinggi stok yang harus disiapkan
Sesuai  dengan  hasil  persentase  yang  diperoleh,  dapat  disimpulkan  bahwa  perencanaan  di Puskesmas  Ganra  belum  cukup  baik,  dikarenakan  hanya  3,48%  dari  100%  yang  sesuai dengan  perencanaan  di  Puskesmas  Ganra.  Ini  menandakan  bahwa  perencanaan  di Puskesmas  Ganra  belum  berdasarkan  perhitungan  safety  stock,  melainkan  hanya berdasarkan  metode  konsumsi,  hal  ini  mengakibatkan  masih  banyak  stok  obat  yang mengalami Stockout dan Stagnant.
Kesesuaian permintaan obat dan penerimaan obat tahun 2017 sesuai pada Tabel 2 dijelaskan bahwa  penerimaan  sesuai  permintaan  belum  cukup  baik  dikarenakan  hanya  29,06%. Penerimaan tidak sesuai permintaan dalam hal ini  melebihi jumlah yang diminta sebanyak 61,62% dan obat yang diterima kurang dari permintaan sebanyak 9,30%. Proses penerimaan obat  di  Puskesmas  belum  dapat  dikatakan  baik  dikarenakan  cukup  besar  ketidaksesuaian penerimaan  dengan  permintaan  obat  yang  diajukan  dengan  total  persentase  mencapai  70, 92%.
Ada  beberapa  faktor  yang  melatar  belakangi  terjadinya  kondisi  seperti  ini  yakni  dokumen LPLPO  (Laporan  Pemakaian  dan  Lembar  Permintaan  Obat)  tidak  lengkap.  Selain  itu  faktor kedua yang melatar belakangi yaitu seringnya terjadi pergantian dokter sehingga obat yang diresepkan  pula  berbeda-beda.  Faktor  selanjutnya  yakni  mengenai  e-  Catalogue  dimana katalog  elektronik  ini  belum  sepenuhnya  dapat  menampilkan  informasi  yang  dibutuhkan oleh  pengguna  katalog  sehingga  konsumen/  pengguna  katalog  melakukan  pemesanan  atas produk  yang  tidak  tersedia/stok  kosong.  Kemudian  mengenai  faktor  distribusi,  dimana pendistribusian terkadang lambat dikarenakan jalur ekspedisi distributor yang cukup jauh. Dan faktor yang terakhir yaitu penghabisan anggaran. Faktor ini diungkapkan langsung oleh bagian  kepala  seksi  kefarmasian,  bahwa  terkadang  pemesanan  yang  sangat  banyak diakibatkan  karena  anggaran  yang  masih  tersisa  sehingga  pihak  Dinas  Kesehatan menghabiskan anggaran dengan melakukan pemesanan obat besar-besaran.

## Perhitungan Jumlah Obat
Beberapa  langkah  dalam  menghitung  safety  stock  dengan  menggunakan  formula perhitungan EOQ (economic order quantity), langkah-langkah tersebut sebagai berikut:

## 1. Menghitung pemakaian pertahun

## 2. Menghitung pemakaian rata-rata perbulan
Untuk  mengetahui  pemakaian  rata-  rata  perbulan  kita  dapat  menggunakan  rumus  sebagai berikut :

## 3. Menghitung waktu tunggu (Lead Time)
Jumlah waktu tunggu adalah jumlah obat yang diperlukan sejak rencana kebutuhan diajukan sampai  dengan  obat  diterima.  Menghitung  waktu  tunggu  atau  lead  time  sangat  perlu dilakukan  agar  selama  proses  pengadaan  obat  dapat  diperhitungkan  keadaan  stok  obat. Peneliti  menggunakan  lead  time  sebesar  15  hari.  Lead  time  15  hari,  diperoleh  dari keterangan  Apoteker  yang  mengatakan  bahwa  obat  yang  dipesan  sampai  obat  diterima  di Puskesmas membutuhkan waktu selama kurang lebih dua minggu.
4. Menentukan safety stock (stok pengaman)
Tujuan  dari  perhitungan  safety  stock  adalah  untuk  memberikan  stok  pengaman  obat  yang
Usulan Setahun = (Pemakaian rata-rata perbulan × 18
Pemakaian rata-rata per bulan = Jumlah pemakaian 1 tahun : 12
cukup agar terhindar dari kejadian stagnant maupun stockout obat.
Jika  dikaitkan  dengan  Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  tahun  2016  tentang  Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas, diketahui bahwa terdapat beberapa aspek pengelolaan obat  yang  tidak  terpenuhi.  Mengenai  perencanaan,  berdasarkan  Permenkes  tahun  2016 dikatakan  bahwa  tujuan  dari  perencanaan  yakni  untuk  memperoleh  perkiraan  jenis  dan jumlah  obat  yang  mendekati  kebutuhan,  sedangkan  berdasarkan  penelitian  yang  telah dilakukan  menunjukkan  adanya  ketidaksesuaian  jumlah  perhitungan  perencanaan  obat dengan  jumlah  pakai  dimana  perencanaan  terlalu  besar  sehingga  banyak  obat  yang mengalami keadaan rusak ataupun kadaluarsa.
Proses  pengadaan  hanya  dilakukan  dalam  satu  kali  pengadaan,  akan  tetapi  obat  tidak diterima secara keseluruhan dan penerimaannya tidak menentu dalam setahun, hal ini dapat dikatakan bahwa pengadaan di puskesmas tidak terpenuhi, jika dikaitkan dengan Permenkes tahun 2016 bahwa seharusnya obat diterima dengan waktu yang tepat sehingga mengurangi tingkat kejadian kekosongan obat (Stockout).
Tujuan  penerimaan  obat  berdasarkan  Permenkes  tahun  2016  yakni  obat  di  terima  sesuai dengan  kebutuhan  berdasarkan  permintaan  yang  diajukan  oleh  puskesmas.  Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat dikatakan bahwa penerimaan obat di lokasi penelitian tidak  terpenuhi  dikarenakan  beberapa  jenis  obat  yang  diterima  tidak  sesuai  dengan permintaan  yang  diajukan  dimana  ada  beberapa  jenis  obat  yang  diterima  kurang  dari permintaan dan ada pula yang lebih dari jumlah permintaan.
Berdasarkan Permenkes tahun 2016 penyimpanan dikatakan baik apabila sarana memadai seperti  tempat  penyimpanan  obat  narkotika  dan  psikotropika  sesuai  dengan  ketentuan, kemudian suhu  penyimpanan  dan  cahaya  serta  kelembaban  yang  cukup.  Berdasarkan penelitian  yang  telah  dilakukan  mengenai  penyimpanan  dapat  dikatakan  tidak  terpenuhi dikarenakan  masih  ada  sarana  yang  belum  lengkap,  ketiadaan  AC  sehingga  suhu  ruangan tidak dapat diatur.
Berdasarkan  Permenkes  no.74  tahun  2016  dikatakan  bahwa  pendistribusian  dilakukan secara  merata  dan  teratur,  lain  halnya  dengan  penelitian  yang  telah  dilakukan  diketahui bahwa  pendistribusian dilakukan  secara  bertahap  dikarenakan  salah  satu  faktor  nya  yakni jalur ekspedisi yang cukup jauh sehingga pendistribusian obat boleh dikatakan tidak teratur. Selain  itu  tujuan  pendistribusian  berdasarkan  Permenkes  tahun  2016  adalah  untuk memenuhi  kebutuhan  obat  dengan  jumlah  dan  waktu  yang  tepat,  namun  kenyataan  yang terjadi di lokasi penelitian masih terdapat beberapa jenis obat yang tidak tepat jumlah (53 jenis obat yang melebihi permintaan, 8 jenis obat yang kurang dari jumlah permintaan yang diajukan).
Pemusnahan  obat  dilakukan  dengan  beberapa  tahapan  sesuai  dengan  Permenkes  tahun 2016. Berdasarkan penelitian yang dilakukan dapat dikatakan bahwa mengenai pemusnahan obat sudah terpenuhi dimana diperoleh informasi bahwa pihak puskesmas akan membawa obat-obat  yang  akan  dimusnahkan  ke  Dinas  Kesehatan  Kabupaten  kemudian  dibuatkan berita acara untuk langsung dilakukan tahap pemusnahan obat.
Proses  pengelolaan  obat  yang  belum  memenuhi  standar  disebabkan  karena  sumber  daya manusia di instalasi farmasi dinas kesehatan maupun puskesmas belum mencukupi. Tenaga apoteker  ada  tetapi  tenaga  teknis  kefarmasian  yang  membantu  masih  kurang.  Sehingga seluruh  pekerjaan  baik  aspek  manajemen  maupun  pelayanan  klinis  kepada  pasien dibebankan  sepenuhnya  kepada  apoteker.  SDM  merupakan  bagian  input  yang  berperan besar  terhadap  berjalannya  proses  manajemen  dengan  baik  sehingga  memberikan  output berupa pelayanan yang baik dan memuaskan pasien.
Safety Stock = (Pemakaian maksimum - Pemakaian rata-rata) × Lead time

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa : 1. Manajemen pengelolaan obat
a. Sumber daya manusia di instalasi farmasi dinas kesehatan maupun puskesmas belum mencukupi  dimana  tenaga  apoteker  ada  tetapi  tenaga  teknis  kefarmasian  yang membantu masih kurang.
b. Perencanaan  dan  Pengadaan  obat  di  Puskesmas  Ganra  dilaksanakan  dengan mengajukan  LPLPO  ke  Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Soppeng  dan  pemesanannya menggunakan sistem e-Catalogue
c. Pendistribusian  obat  ke  Dinas  Kesehatan  dan  Puskesmas  Ganra  dilakukan  secara bertahap.
d. Pemusnahan  untuk  obat  yang  kadaluarsa  maupun  rusak  dilakukan  dengan  pihak puskesmas membawa obat-obat tersebut ke Dinas Kesehatan untuk dimusnahkan.
2. Perbedaan  jumlah  pengadaan  dan  penggunaan  obat  berdasarkan  perencanaan  dengan  2 metode yang berbeda yaitu 3,48% menggunakan perencanaan dengan metode konsumsi dan 96,51% menggunakan metode perencanaan berdasarkan perhitungan safety stock.

## DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan RI. (1990). Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Obat. Direktorat Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan. Jakarta.
Hadidah,  Imas  Sayyidati.  (2016).  Faktor  Penyebab  Kejadian  Stagnant  dan  Stockout  Di Instalasi  Farmasi  UPT  Rumah  Sakit  Mata  Masyarakat  Jawa  Timur.  Surabaya:  Jurnal Manajemen Kesehatan Yayasan Rs Dr. Soetomo, Volume 2, No. 2
Kementerian Kesehatan RI. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 30  Tahun  2014  Tentang  Standar  Pelayanan  Kefarmasian  di  Puskesmas  Jakarta  : Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Lumintang, Priskila D. (2017). Analisis Pengelolaan Obat di Puskesmas Tompaso Kabupaten Minahasa. Manado: Universitas Sam Ratulangi Manado.
Mailoor, Rinda Jeyssi. (2017). Analisis Pengelolaan  Obat  di  Puskesmas  Danowudu  Kota Bitung. Manado: Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor  74  Tahun  2016  Tentang  Standar  Pelayanan Kefarmasian di Pusat Keshatan Masyarakat.
Seto,  S,  Nita  Dan  L.  Triana.  (2004).  Manajemen  Farmasi  Lingkup:  Apotek,  Farmasi,  Rumah Sakit, Pedagang Besar Farmasi, Instalasi Farmasi. Surabaya: Airlangga University Press.