## Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
SOSIALISASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI DESA MELALUI ARSIP DIGITAL DI DESA KARYAWANGI KABUPATEN BANDUNG BARAT
Diah Sri Rejeki 1* , Merryam Agustine 1 , Aminudin 1 , Egi Abinowi 1 , Haria Saputry 1 , Khansa Nurul Andini 1 , Resti Dewi Sri 1 , Ari Purno Wahyu 2
1 Prodi Perpustakaan & Sains Informasi, FISIP, Universitas Widyatama, Bandung 2 Prodi Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Widyatama, Bandung
*e-mail: diah.sri@widyatama.ac.id

## Abstrak
Permasalahan  yang  terjadi  adalah  kurang  tertibnya  administrasi  sehingga  data  yang  ada terkadang  belum  sesuai,  proses  dan  prosedur  administrasi  yang  masih  konvensional menjadikan  Desa  Karyawangi  belum  berkontribusi  terhadap  tujuan  Kecamatan  Parongpong yakni  menuju  Desa  Digital.  Metode  yang  digunakan  adalah  pendekatan Participatory Learning  and  Action (PLA)  atau  Proses  Belajar  dan  Praktek  secara  Partisipatif.  Desa Karyawangi  belum  memiliki  pengarsipan  dan  belum  melakukan  proses  administrasi  secara digital.  Maka, tujuan  dari  PKM  ini  adalah  memberikan  paparan materi tentang  administrasi pemerintahan  desa  berdasarkan  Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  47  Tahun  2016 Tentang  Administrasi  Pemerintahan  Desa  melalui  pengenalan  aplikasi  arsip  digital. Pengenalan serta praktik pengisian administrasi dan perkantoran desa menggunakan Aplikasi arsip digital. Khalayak sasaran dari kegiatan ini adalah aparat desa, warga desa, dosen, prodi dan  mahasiswa.  Hasil  analisis  menujukkan  bahwa  terdapat  beberapa  fitur  yang  masih  perlu ditambahkan  dalam  aplikasi  tersebut  yang  sudah  disesuaikan  dengan  kebutuha  aparatur kantor desa dan masyarakat desa.
Kata Kunci: Adminitrasi Kantor Desa; Arsip Digital;  Pengelolaan Arsip

## Abstract
The problem that occurs is the lack of order in the administration so that the existing data is sometimes  not  appropriate,  administrative  processes  and  procedures  that  are  still conventional  make  Karyawangi  Village  not  yet  contribute  to  the  goals  of  Parongpong District,  namely  towards  a  Digital  Village.  The  method  used  is  the  Participatory  Learning and Action (PLA) approach or the Participatory Learning and Practice Process. Karyawangi Village does not yet have archives and has not carried out digital administrative processes. So,  the  purpose  of  this  PKM  is  to  provide  material  exposure  on  village  government administration based on Minister of Home Affairs Regulation Number 47 of 2016 concerning Village Government Administration through the introduction of digital archive applications. Introduction  and  practice  of  filling  out  village  administration  and  offices  using  digital archive  applications.  The  target  audience  for  this  activity  are  village  officials,  villagers, lecturers,  study  programs  and  students.  The  results  of  the  analysis  show  that  there  are several features that still need to be added in the application which have been adapted to the needs of the village office apparatus and the village community.
Keywords: Archive Management Village; Digital Archives;  Village Office Administration

## Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat

## A. Pendahuluan
Desa Karyawangi merupakan salah satu desa yang terletak di Kecamatan Parongpong, Kabupaten Bandung Barat. Berdasarkan data kependudukan Tahun 2021, desa yang memiliki luas  wilayah  sebesar  22,05  km2  dengan  jumlah  penduduk  sebanyak  113,005  jiwa  memiliki kepadatan  penduduk  sebesar  2.503  ( Kecamatan  Parongpong  Dalam  Angka ,  2021). Kepadatan  jumlah  penduduk  berdampak  pada  meningkatnya  pelaksanaan  administrasi sehingga  dibutuhkan  suatu  pengelolaan  yang  sesuai  dengan  kaidah-kaidah  arsip  agar  dapat mempermudah melakukan proses penyelenggaraan administrasi kependudukan.
Administrasi  dapat  diartikan  secara  sempit  sebagai  melayani  dan  membantu  serta kegiatan  catat-mencatat,  namun  apabila  dipahami  secara  luas,  administrasi  memiliki  makna yang  mendalam.  Administrasi  menurut  Siagian  (2012)  adalah  proses  kerja  sama  antara  dua orang  atau  lebih  yang  didasarkan  atas  rasionalitas  dalam  mencapai  tujuan  yang  telah ditentukan  sebelumnya.  Sehingga  dalam  penyelenggaraan  pemerintah  desa  diperlukan administrasi  agar  dapat  mencapai  tujuan  atau  setidaknya  sesuai  visi  dan  misi  kepala  desa pada  saat  pertama  menjabat.  Tanpa  administrasi  yang  baik,  mustahil  tujuan  pada pemerintahan desa dapat tercapai.
Administrasi  desa  menurut  Nurcholis  (2018)  adalah  proses  kegiatan  pencatatan  data dan informasi pada penyelenggaraan pemerintahan desa yang dicatat dalam buku administrasi desa. Kemudian, berdasarkan aturan dijelaskan melalui Pasal 1 Permendagri 47/2016 tentang Administrasi Pemerintahan Desa, bahwa administrasi pemerintahan desa adalah keseluruhan proses  kegiatan  pencatatan  data  dan  informasi  mengenai  pemerintahan  desa  pada  buku register  desa  yang  meliputi  administrasi  umum,  administrasi  penduduk,  administrasi keuangan,  administrasi  pembangunan,  dan  administrasi  lainnya.  Dengan  kata  lain,  kegiatan kecil  yang  dapat  dilakukan  agar  administrasi  desa  dapat  terwujud  adalah  dengan  tertib administrasi  desa.  Namun,  fakta  di  lapangan  menunjukkan  bahwa  tidak  semua  desa menerapkan  tertib  administrasi  desa.  Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  dilakukan  dengan camat dan kepala bagian Tata Usaha Desa Karyawangi, masyarakat membutuhkan tata kelola administrasi  secara  digital  sebagai  factor  penunjang  dalam  pembangunan  desa  dan kesejahteraan  masyarakat  desa  begitupun  sebaliknya  jika  tata  kelola  administrasi desa  tidak terlaksana  dengan  baik  maka  akan  menjadi  patologi  tersendiri  terhadap  kemajuan  desa. Untuk  mencapai  tata  kelola  administrasi  desa  yang  efektif  dan  efisien  perlu  adanya  suatu aplikasi  arsip  digital  yang  dapat  memudahkan  aparatur  desa  mengelola  administrasi  serta memberikan  kenyamanan  bagi  masyarakat,  karena  tidak  perlu  lagi  melakukan  administrasi

## Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
secara konvensional yang mana hal tersebut membutuhkan waktu, tenaga dan biaya.
Khalayak sasaran dari kegiatan sosialisasi pengelolaan administrasi desa melalui arsip digital di desa Karyawangi adalah:
a. Warga  desa  yang  merupakan  salah  satu  stakeholder  yang  terlibat  pada  pelayanan adminitrasi desa.
b. Aparat desa sebagai aktor utama dalam pengelolaan administrasi berbasi digital.
c. Dosen sebagai penggerak dan inisiator dalam wadah cluster PKM.
d. Prodi yang bekerjasama dengan cluster dalam melaksanakan kegiatan PKM.
e. Mahasiswa dalam meningkatkan sofskill melalui kegiatan PKM
Mengingat  pentingnya  arsip  pada  pada  kantor  Desa  Karyawangi  maka  diperlukan sebuah  media  berbasis  teknologi  informasi  yang  mudah  digunakan  dan  diimplementasikan oleh  aparatur  desa.  Pengembangan  aplikasi  arsip  digital  menjadi  penting  karena  dengan sistem ini akan memudahkan apparat desa untuk menerapkan manajemen pemerintahan desa yang cepat, efektif, efisien dan transparan. Adapun solusi dari permasalahan tersebut adalah mengadakan  kegiatan  sosialisasi  arsip  digital  kepada  aparatur  desa  dan  masyarakat  desa Karyawangi.  Dalam  rangka  mencapai  hasil  yang  diharapkan  perlu  dilakukan  tahapan kegiatan sebagai berikut:
1. Tahap pemahaman tentang pengelolaan dan penerapan aplikasi arsip digital. Pemahaman dan perluasan wawasan tentang pengelolaan dan penerapan aplikasi arsip digital dilakukan terlebih dahulu kepada kelompok aparatur desa yang berhubungan dengan pelayanan dan pelaksanaan administrasi pembangunan desa. Pemahaman ini bertujuan untuk membentuk kerangka berfikir yang maju dan modern serta melihat kedepan terkait dengan tata kelola administrasi khususnya berbasis pada digital
2. Identifikasi  kemampuan  SDM  aparat  desa  pada  penguasaan  IT.  Melakukan  identifikasi atas  kemampuan  SDM  dari  apparat  desa  yang  terkait  pengelolaan  dan  penyusunan admnistrasi pelayanan public dan administrasi pembangunan desa.
3. Pelatihan  pengelolaan  dan  penerapan  aplikasi  arsip  digital.  Materi  pelatihan  berkaitan dengan  muatan  pemanfaatan  penggunaan  sumberdaya  IT  sebagai  dasar  opersional administrasi desa.
4. Membentuk  kelompok  pengelola  arsip  digital  Desa  Karyawangi.  Kelompok  tersebut dibentuk  sebagai  implementasi  adanya  proses  pendampingan  terhadap  apparat  desa mengenai arsip digital

## Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat

## B. Masalah
Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  yang  telah  dilakukan  pada  tanggal  15 November 2022, maka dapat ditentukan permasalahan Desa Karyawangi antara lain:
1. Kurang tertibnya administrasi sehingga data yang ada terkadang belum sesuai dengan fakta  di  lapangan.  Misalnya,  data  pendatang  baru,  data  kematian  dan  data  penduduk baru (kelahiran).
2. Proses  dan  prosedur  administrasi  yang  masih  konvensional  sehingga  menyulitkan masyarakat desa dan aparatur desa dalam melaksanakannya.
3. Desa  Karyawangi  sedang  menuju  Desa  Digital,  dan  akan  dimulai  dari  pengelolaan arsip digital.

## C. Metode Pelaksanaan
Metode  pelaksanaan  dalam  kegiatan  sosialisasi  ini  di  bagi  kedalam  3  tahapan  yakni tahap persiapan, tahap pelaksanaan dan tahap pelaporan, sebagai berikut:

## Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Metode  pelaksanaan  menggunakan Participatory  Learning  and  Action (PLA)  yang dapat  dikatakan  sebagai  alat  konseling  yang  menawarkan  kesempatan  untuk  belajar, berpartisipasi  aktif  dalam  masalah,  dan  bukan  hanya  sekedar  konsultasi  (Darmawan  et  al., 2020).  Kegiatan  sosialisasi  ini  merupakan  kegiatan  pengenalan  arsip  digital,  manfaat  dan sistem  yang  sudah  tim  penulis  rancang  agar  nantinya  dapat  diimplementasikan  di  Kantor Desa Karyawangi.

## Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat

## D. Pembahasan
Pelaksanaan  kegiatan  Pengabdian  Pada  Masyarakat  ini  dilakukan  pada  hari  Rabu tanggal  11  Januari  2023  bertempat  di  Ruang  Serba  Guna  Desa  Karyawangi,  Kecamatan Parongpong,  Kabupaten  Bandung  Barat.  Acara  dimulai  pada  jam  10.00  WIB  yang  dihadiri oleh  Kepala  Desa  Karyawangi,  aparatur  Desa  Karyawangi  dan  para  Ketua  RW  Desa Karyawangi yang semuanya berjumlah 29 orang.
Tujuan  dari  kegiatan  sosialisasi  ini  adalah  untuk  memberikan  pengetahuan  dan edukasi  mengenai  pentingnya  arsip  digital  dan  pengenalan  sistem  yang  sudah  tim  PKM rancang  agar  dampat  diimplementasikan  sesuai  dengan  kebutuhan  masyarakat  Desa Karyawangi.
Pelaksanaan  sosialisasi  didukung  penuh  oleh  Kepala  Kecamatan  Parongpong  yakni Iwan Mustiawan Azis yang menyatakan bahwa Desa Karyawangi akan dibuat menjadi Desa Digital  sehingga  dibutuhkan  sarana  prasarana  yang  mendukung,  salah  satunya  adalah  arsip digital untuk masyarakat dan aparatur desa. Nantinya, Desa Karyawangi akan menjadi contoh bagi 15 desa lainnya, dalam hal digitalisasi pengelolaan arsip. Setelah mendapatkan perizinan dari  Camat,  selanjurnya  adalah  melakukan  perizinan  dan  koordinasi  teknis  perihal pelaksanaan sosialisasi pengelolaan arsip desa melalui arsip digital di Desa Karyawangi.
Gambar 1. Registrasi Peserta PKM
Gambar 2. Peserta PKM

## Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Kegiatan sosialisasi dilakukan dengan pembacaan doa Bersama oleh tim PKM yakni Dosen  Aminudin,  S.Kom.,M.Kom,  dilanjutkan  dengan  sambutan  oleh  Kepala  Desa Karyawangi  yakni  Dadang  Sudayat,  S.E.,  selanjutnya  pemaparan  mengenai  manfaat  arsip, standarisasi  arsip  dan  ruang  lingkup  arsip  desa  oleh  Diah  Sri  Rejeki,S.Sos.,M.I.Kom. Narasumber  kedua  yakni  Ari  Purno  Wahyu  Wibowo,  S.T.,M.Kom  menjelaskan  mengenai rancang  bangun  arsip  digital  dan  terakhir  adalah  Ryan  Pirnandi  Turnip,  mahasiswa  yang memaparkan mengenai fitur-fitur yang ada di aplikasi arsip digital.
Setelah  penyampaian  materi  dilanjutkan  dengan  diskusi,  tanya  jawab  dan penyebarang  angket  kepuasan.  Diskusi  dengan  peserta  mayoritas  bertanya  mengenai tambahan  fitur-fitur  yang  belum  ada  di  aplikasi,  disesuaikan  dengan  kebutuhan  Desa Karyawangi.  Dari  hasil  diskusi,  peserta  meminta  pendampingan  khusus  bagi  aparatur  desa yang ditugaskan Kantor Desa untuk mengelola arsip digital.
Gambar 3. Perizinan ke Camat Parongpong
Gambar 4. Perizinan ke Kepala Desa
Karyawangi KBB
Gambar 5. Pemaparan Materi dari Narasumber

## Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Akhir  dari  materi  ini  adalah  pemberian  sertifikat  dan  plakat  kepada  Kepala  Desa Karyawangi  sebagai  simbolis  dan  ucapan  terimakasih  karena  diberi  kesempatan  untuk  bisa melakukan  kegiatan  ini  di  kantor  desa  tersebut.  Kegiatan  tersebut  berjalan  dengan  lancer karena adanya partispasi aktif dan antusiasme dari para peserta yang berjumlah 29 orang.
Selama kegiatan tersebut berlangsung terdapat kendalam dalam pelaksanaannya yakni ketidakhadiran  Sebagian  ketua  RW  karena  ada  prioritas  lain  yang  sudah  diagendakan sebelumnya.  Kedepannya,  kegiatan  ini  perlu  ditingkatkan  lebih  maksimal  agar  hasil  yang diharapkan dapat optimal.

## E. Kesimpulan
Kegiatan  sosialisasi  ini  telah  meningkatkan  pemahaman  mengenai  pentingnya  arsip sehingga  dapat  mengetahui  dampak  dari  kurang  tertibnya  administrasi,  mengetahui  proses dan prosedur arsip digital yang dapat memudahkan masyarakat mengajukan surat-surat yang diinginkan,  serta  dapat  membantu  Desa  Karyawangi  menuju  Desa  Digital  sesuai  dengan tujuan dari Kecamatan Parongpong Kabupaten Bandung Barat.
Gambar 6. Diskusi dengan
Mahasiswa Gambar 7. Diskusi dengan Dosen Gambar 8. Pemberian Cinderamata Gambar 9. Foto Bersama Panitia & Peserta PKM

## Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat

## F. Ucapan Terima Kasih
Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini dapat dilaksanakan dengan baik karena tim  penulis  mendapatkan  hibah  internal  yang  dibiayai  oleh  Universitas  Widyatama  melalui LP2M,  sehingga  tim  penulis  mengucapkan  terima  kasih  sebanyak-banyaknya  atas kesempatan  yang  sudah  diberikan.  Tidak  lupa,  kami  ucapkan  terimakasih  kepada  Kepala Desa  Karyawangi,  aparatur  desa  dan  para  ketua  RW  yang  sudah  memberikan  waktu  dan fasilitas  sehingga  kegiatan  PKM  ini  dapat  berjalan  dengan  lancar.  Selain  itu  terimakasih kepada Prodi Informatika Universitas Widyatama atas kolaborasi  yang ditawarkan sehingga kegiatan PKM kali ini dapat menyatuka dua sudut padang keilmuan yang berbeda.

## DAFTAR PUSTAKA
Darmawan, D., Alamsyah, T. P., & Rosmilawati, I. (2020). Participatory Learning and Action untuk  Menumbuhkan  Quality  of  Life  pada  Kelompok  Keluarga  Harapan  Di  Kota Serang. Journal  of  Nonformal  Education  and  Community  Empowerment , 4 (2),  160– 169. http://journal.unnes.ac.id/sju/index.php/jnfc
Kecamatan  Parongpong  Dalam  Angka .  (2021).  Badan  Pusat  Statistik  Kabupaten  bandung Barat.
Nurcholis,  A.  (2018). Membangun  Database  Arsip  Persuratan  Menggunakan  Pemograman PHP dan MySQL . CV. Jejak.
Siagian, S. P. (2012). Administrasi Perkantoran . Bumi Aksara.