## MANAJEMEN SURAT MASUK, BUKU TAMU DAN DISPOSISI SURAT DENGAN APLIKASI E- OFFICE PADA BALAI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DINAS PENDIDIKAN PROVINSI MALUKU

## Marion Erwin Dien
Teknik Informatika Politeknik Negeri Ambon marioonexxx@gmail.com

## ABSTRACT
An information system or e-office application is one of the applications developed with the aim of helping office administration  management  to  be  more  effective  and  efficient.  As  one  of  the  UPT  (Technical  Implementation Units)  within  the  Maluku  Provincial  Government, the  Education  Information  and  Communication  Technology Center develops e-office applications as a form of electronic data management. The system development method used in this study is the Waterfall Model and was developed using the Laravel Framework and MySQL database. This research was conducted with the aim of implementing an e-office application at the Tekkom Office of the Maluku  Province  Education  Office  with  guest/visitor  book  features,  incoming  mail  filing,  letter  disposition, guest/visitor  book reports  and  incoming  mail  reports.  With  this  application,  office  administration  management such as guest book data and incoming mail can be managed electronically so that it becomes more effective and efficient.

## ABSTRAK
Sistem informasi atau aplikasi e-office merupakan salah satu aplikasi  yang dikembangkan dengan tujuan untuk membantu manajemen adminstrasi perkantoran menjadi lebih efektif dan efisien. Sebagai salah satu UPT (Unit Pelaksana  Teknis)  di  lingkungan  Pemerintah  Provinsi  Maluku,  Balai  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi Pendidikan  mengembangkan  aplikasi  e-office  sebagai  bentuk  manajemen  data  secara  elektronik.  Metode pengembangan sistem yang digunakan didalam penelitian ini adalah Waterfall Model dan dikembangkan dengan menggunakan  Laravel  Framework  dan  database  MySQL.      Penelitian  ini  dilakukan  dengan  tujuan  untuk mengimplementasikan  aplikasi  e-office  pada  Balai  Tekkom  Dinas  Pendidikan  Provinsi  Maluku  dengan  fitur buku  tamu/pengunjung,  pengarsipan  surat  masuk,  disposisi  surat,  laporan  buku  tamu/pengunjung  dan  laporan surat masuk. Dengan adanya apalikasi ini, manajemen administrasi perkantoran seperti data buku tamu dan surat masuk dapat dikelola secara elektronik sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.
Keywords:   Manajemen, Sistem Informasi, E-Office, Waterfall Model, Buku Tamu, Surat Masuk.
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi  saat  ini  begitu  pesat.  Berbagai  macam aplikasi dikembangkan untuk meningkatkan efektifitas  dan  efisiensi  pengelolaan  data  dan informasi.
Salah  satu  aplikasi  atau  sistem  informasi  yang dikembangkan  adalah  e-office.  Aplikasi  e-office dikembangkan
untuk mempermudah organisasi/instansi  pemerintahan  dan  perusahaan dalam  pengelolaan  data  dan  informasi  secara elektronik.  Beberapa  fitur  utama  didalam  e-office antara lain buku tamu, pengarsipan surat masuk dan surat  keluar  serta  disposisi  surat.  sE-office merupakan  sebuah  sistem  yang  dirancang  untuk mengelola data-data penting sebuah perusahaan agar terdokumentasi  dengan  baik  (Megawaty,  2020). Selain  itu,  e-office  sebagai  salah  satu  hasil  dari pekembangan  teknologi  tentunya  akan  membantu pegawai di kantor dalam  menyelesaikan tugas-tugas mereka (Mulyono, 2018).
Balai  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi Dinas Pendidikan Provinsi Maluku merupakan salah
satu  instansi  pemerintah  yang  bertugas  untuk Mengadakan  pembinaan,  bimbingan,  sosialisasi, penyebaran informasi                                      serta merencanakan  dan  meneliti,  mengembangkan  dan mengujicobakan model media pembelajaran berbasis TIK,  termasuk  mengembangkan  inovasi  program Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  Pendidikan sebagai  Rumah  Produksi  Pendidikan  yang  mengacu pada karakteristik Provinsi Kepulauan (https: //balaitekom.malukuprov.go.id/, 2022).
Dengan  tupoksi  tersebut,  Balai  Tekkom  akan dikunjungi oleh berbagai stakeholder dan berkomunikasi dengan stakeholder lain. Oleh karena itu  sangat  penting  bagi  Balai  Tekkom  untuk mengimplementasikan  e-office  dalam  pengelolaan data  pengunjung  (buku  tamu),  pengarsipan  surat masuk  dan  disposisi  surat.  Pada  saat  ini,  pengisian buku  tamu  dilakukan  pada  arsip  buku  tamu  yang diisi  setiap  tamu/pengunjung  di  Balai  Tekkom. Pengelolaan  arsip  surat  masuk  dilakukan  dengan arsip file surat (kertas) pada bagian tata usaha.
Pada penelitian sebelumnya, Megawaty (2020) melakukan penelitian “Aplikasi E-office pada Badan
Perencanaan  dan  Pembangunan  Daerah  (BPPD)”. Objek  penelitian  pada  penelitian  ini  adalah  BPPD Kabupaten  Banyuasin,  Provinsi  Sumatera  Selatan. Fitur aplikasi e-office pada penelitian ini antara lain fitur pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi surat dan  laporan. Selain  itu  metode pengembangan sistem  didalam  penelitian  ini  menggunakan  Metode Extreme  Programming.  Berbeda  dari  penelitian sebelumnya,  penelitian  kali  ini  dilakukan  di  Balai Tekkom  Dinas  Pendidikan  Provinsi  Maluku.  Fitur aplikasi e-office pada penelitian ini antara lain buku tamu,  surat  masuk,  disposisi  surat  masuk,  laporan buku  tamu  dan  laporan  surat  masuk.  Sementara  itu, metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan didalam  penelitian  ini  adalah  Waterfall  Model. Tahapan  yang  dilakukan  dalam  pengembangan sistem didalam penelitian ini antara lain requirement analysis, system and software design, implementation  and  unit  testing,  integration  and system testing, dan operating and maintenance.
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  tujuan  untuk mengimplementasikan  aplikasi  e-office  pada  Balai Teknolgi Informasi dan Komunikasi Dinas
Pendidikan  Provinsi  Maluku  dengan  fitur  buku tamu/pengunjung, pengarsipan surat masuk, disposisi  surat,  laporan  buku  tamu/pengunjung  dan laporan surat masuk pada Balai Teknologi Informasi dan Komunikasi Dinas Pendidikan Provinsi Maluku.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
Tinjauan Pustaka mengurai tentang prinsip-
Aplikasi e-office ini diimplementasikan menggunakan metode pengembangan sistem Waterfall Model . Ian Sommerville (2011) dalam (LP2M Universitas Medan Area, 20200) menjelaskan bahwa ada lima tahapan pada Metode Waterfall , yakni Requirements Analysis and Definition, Sytem and Software Design, Implementation and Unit Testing, Integration and System Testing, dan Operational and Maintenance .
Gambar 1. Waterfall Model
Berikut merupakan tahapan yang dilakukan didalam penelitian ini :
Metode pengumpulan informasi ini dapat diperoleh dengan berbagai macam cara diantaranya, diskusi, observasi, survei, wawancara, dan sebagainya. Informasi yang diperoleh kemudian diolah dan dianalisa sehingga didapatkan data atau informasi yang lengkap mengenai spesifikasi kebutuhan pengguna akan perangkat lunak yang akan dikembangkan..
Pada penelitian ini, dilakukan analisa terhadap kebutuhan aplikasi e-office pada Balai Teknologi Informasi dan Komunikasi Dinas Pendidikan Provinsi Maluku. Berdasarkan hasil analisis kebutuhan yang telah dilakukan, data dan informasi yang ingin dikembangkan menjadi aplikasi e-office antara lain buku tamu, surat masuk dan disposisi surat masuk.
Perancangan desain dilakukan dengan tujuan membantu memberikan gambaran lengkap mengenai apa yang harus dikerjakan. Tahap ini juga akan membantu pengembang untuk menyiapkan kebutuhan hardware dalam pembuatan arsitektur sistem perangkat lunak yang akan dibuat secara keseluruhan..

## 3. METODOLOGI
Pada penelitian ini dibuatlah desain sistem secara konseptual dengan menggunakan metode UML ( Unified Modelling Language ). Diagram UML yang dibuat adalah Use Case Diagram. Berikut merupakan use case diagram aplikasi e- office :

## Gambar 2. Use Case Diagram e-office
Tahap implementation and unit testing merupakan tahap pemrograman. Pembuatan perangkat lunak dibagi menjadi modul-modul kecil yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Disamping itu, pada fase ini juga dilakukan pengujian dan pemeriksaan terhadap fungsionalitas modul yang sudah dibuat, apakah sudah memenuhi kriteria yang diinginkan atau belum.
Implementasi aplikasi e-office ini dengan menggunakan laravel framework dan database MySQL . Laravel framework digunakan karena Laravel mengubah pengembangan website menjadi lebih elegan, ekspresif, dan menyenangkan, sesuai dengan jargonnya “ The PHP Framework For Web Artisans ”. Selain itu, Laravel juga mempermudah proses pengembangan website dengan bantuan beberapa fitur unggulan, seperti Template Engine, Routing, dan Modularity (Yasin K, 2019).
Setelah seluruh unit atau modul yang dikembangkan dan diuji di tahap implementasi selanjutnya diintegrasikan dalam sistem secara keseluruhan. Setelah proses integrasi selesai, selanjutnya dilakukan pemeriksaan dan pengujian sistem secara keseluruhan untuk mengidentifikasi kemungkinan adanya kegagalan dan kesalahan sistem.
Integration and System Testing pada penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode pengujian sistem . Berikut merupakan hasil pengujian aplikasi e-office menggunakan Blackbox Testing :
Tabel 1. Pengujian Sistem Modul Prosedur Pengujian Input Output yang diharapkan Hasil Pengguna : Guest /Tamu Input buku tamu Membuka form buku tamu Mengisi data buku tamu Aplikasi berhasil menyimpan data tamu Berhasil Pengguna : Kabalai Login kabalai Membuka halaman login Memasukan username dan pasword Berhasil login ke dashboard Berhasil Buku tamu Membuka halaman data buku tamu Membuka menu buku tamu Daftar buku tamu ditampilkan Berhasil Surat Masuk Membuka halaman data surat masuk Membuka menu surat masuk Daftar surat masuk ditampilkan Berhasil Disposisi surat masuk Membuka modals disposisi surat masuk Mengisi data disposisi surat Disposisi surat berhasil terkirim Berhasil Cetak laporan buku tamu Membuka data daftar tamu Memilih data laporan berdasarkan tanggal Laporan buku tamu dicetak pdf Berhasil Cetak laporan surat masuk Membuka data surat masuk Memilih data laporan berdasarkan tanggal Laporan surat masuk dicetak pdf Berhasil Pengguna : Kabag/kasie Login kabag atau kasubag Membuka halaman login Memasukan username dan pasword Berhasil login ke dashboard Berhasil Buku tamu Membuka halaman data buku tamu Membuka menu buku tamu Daftar buku tamu ditampilkan Berhasil Surat Masuk Membuka halaman data surat masuk Membuka menu surat masuk Daftar surat masuk ditampilkan Berhasil Cetak laporan buku tamu Membuka data daftar tamu Memilih data laporan berdasarkan tanggal Laporan buku tamu dicetak pdf Berhasil Cetak laporan surat masuk Membuka data surat masuk Memilih data laporan berdasarkan tanggal Laporan surat masuk dicetak pdf Berhasil Pengguna : Staff/Pengarsipan Login staff Membuka halaman login Memasukan username dan Berhasil login ke dashboard Berhasil
pasword Buku tamu Membuka halaman data buku tamu Membuka menu buku tamu Daftar buku tamu ditampilkan Berhasil Surat Masuk Membuka halaman data surat masuk Membuka menu surat masuk Daftar surat masuk ditampilkan Berhasil Upload Surat Masuk Membuka halaman upload surat masuk Memilih menu upload surat masuk Berhasil mengupload surat masu Berhasil Cetak laporan buku tamu Membuka data daftar tamu Memilih data laporan berdasarkan tanggal Laporan buku tamu dicetak pdf Berhasil Cetak laporan surat masuk Membuka data surat masuk Memilih data laporan berdasarkan tanggal Laporan surat masuk dicetak pdf Berhasil Pada tahap terakhir dalam Metode
Waterfall, perangkat lunak yang sudah jadi dioperasikan pengguna dan dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan memungkinkan pengembang untuk melakukan perbaikan atas kesalahan yang tidak terdeteksi pada tahap- tahap sebelumnya. Pemeliharaan meliputi perbaikan kesalahan, perbaikan implementasi unit sistem, dan peningkatan dan penyesuaian sistem sesuai dengan kebutuhan.
Pada penelitian ini, aplikasi e-office pada Balai Teknologi Informasi dan Komunikasi Provinsi Maluku di- deploy dan di -hosting pada : https://eoffice.balai-tekkom.com/ . Setelah selesai di- deploy , aplikasi ini akan terus dilakukan pemeliharaan apabila terdapat bug maupun penyesuaian pengembangan sistem kedepannya.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Menampilkan hasil analisis dan menjelaskan hasil Berikut merupakan hasil implementasi
manajemen buku tamu, surat masuk dan disposisi surat dengan aplikasi e-office pada Balai Teknologi Informasi dan Komunikasi Dinas Pendidikan Provinsi Maluku :
4.1. Fitur Buku Tamu

## Gambar 3. Buku Tamu
Gambar 3 merupakan tampilan fitur buku tamu pada aplikasi e-office . Fitur ini tersedia bagi setiap tamu/pengunjung yang datang ke Balai Teknologi Informasi dan Komunikasi Dinas Pendidikan Provinsi Maluku. Setiap tamu/pengunjung yang data wajib mengisi buku tamu melalui aplikasi ini.
4.2. Fitur  Statistik  Buku  Tamu  dan  Surat Masuk
Gambar 4. Statistik Tamu dan Surat Masuk
Gambar 4 merupakan tampilan fitur statistik data buku tamu dan surat masuk pada aplikasi e-office . Fitur ini tersedia pada semua user mulai dari user Kabalai, Kabag dan Tata Usaha/Pengarsipan.  dashboard user pengarsipan/tata usaha. Fitur ini akan
menampilkan data statistik semua jumlah data buku tamu dan data jumlah surat masuk.

## 4.3. Fitur Manajemen Data Buku Tamu
Gambar 5. Data Tamu
Gambar 5 merupakan tampilan  fitur data tamu pada aplikasi e-office . Fitur ini tersedia juga pada semua user mulai dari Kabalai, Kabag dan Tata Usaha/Pengarsipan. Fitur pada halaman ini berupa tabel yang menampilkan data tamu  dengan fitur pencarian data, sorting data berdasarkan tanggal dan pembuatan laporan data buku tamu oleh user Tata Usaha/Pengarsipan.

## 4.4. Fitur Manajemen Laporan Buku Tamu
Gambar 6. Laporan Buku Tamu
Gambar 6 merupakan tampilan laporan buku tamu. Fitur ini hanya tersedia pada user Tata Usaha/Pengarsipan yang bertugas untuk membuat laporan data buku tamu berdasarkan periode waktu tertentu. Laporan buku tamu yang  dicetak dalam bentuk file pdf.
4.5. Fitur Upload Surat Masuk
Gambar 7. Upload Surat Masuk
Gambar 7 merupakan tampilan fitur upload surat masuk pada aplikasi e-office . Fitur ini hanya tersedia pada user Tata Usaha/Pengarsipan yang bertugas untuk mengupload semua data surat masuk pada Balai Teknologi Informasi dan Komunikasi Dinas Pendidikan Provinsi Maluku.

## 4.6. Fitur Manajemen Data Surat Masuk
Gambar 8. Data Surat Masuk Gambar 8 merupakan tampilan fitur data surat masuk pada aplikasi e-office . Fitur ini tersedia pada semu user termasuk Kabalai, Kabag dan Tata Usaha/Pengarsipan. Terdapat tabel yang menampilkan data surat masuk yang diupload oleh user Tata Usaha/Pengarsipan. Data tersebut dapat disorting berdasarkan tanggal dan terdapat fitur untuk melakukan pencarian data. Bagi user Kabag terdapat fitur tambahan melihat catatan disposisi yang diberikan oleh Kabalai. Sementara bagi user Tata Usaha/Pengarsipan terdapat fitur tambahan untuk mencetak laporan data surat masuk.
4.7. Fitur Disposisi Surat Masuk
Gambar 9. Disposisi Surat Masuk
Gambar 9 merupakan tampilan fitur disposisi surat masuk pada aplikasi e-office .
Fitur ini hanya tersedia pada user Kabalai sebagai pimpinan Balai Teknologi Informasi dan Komunikasi Dinas Pendidikan Provinsi Maluku. Setiap surat yang masuk, dapat disposisikan ke user Kabag oleh Kabalai melalui catatan disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.

## 4.8. Fitur Laporan Surat Masuk
Gambar 9. Laporan Surat Masuk
Gambar  9  merupakan  tampilan  fitur laporan  surat  masuk.  Fitur  ini  hanya  tersedia pada  user  Tata  Usaha/Pengarsipan  yang  dapat membuat  laporan  surat  masuk  berdasarkan periode waktu tertentu dan dapat dicetak dalam bentuk file pdf.
5. PENUTUP
Penutup terdiri dari Kesimpulan dan Saran.
5.1.   Kesimpulan Implementasi  aplikasi  e-office    pada  Balai Teknologi  Informasi dan Komunikasi  Dinas Pendidikan  Provinsi  Maluku  dikembangkan  dengan fitur  manajemen  buku  tamu,  surat  masuk  dan disposisi  surat.  Fitur  buku  tamu  bertujuan  untuk
mencatat  tujuan  dan  asal  instansi  tamu/pengunjung. Data  tersebut  kemudian  dicatat  melalui  aplikasi  e- office.  Fitur  berikutnya  adalah    fitur  manajemen pengarsipan  surat  masuk.  Fitur  ini  bertujuan  untuk mencatat  dan  menyimpan  semua  surat  yang  masuk. Surat  masuk  tersebut  kemudian  dapat  disposisikan dari  Kabalai  kepada  Kabag  untuk  menindaklanjuti atau  memberikan  respons  dan  tanggapan.  Fitur yangFitur-fitur tersebut dikembangkan untuk membantu pengelolaan manajemen buku tamu, surat masuk dan disposisi surat secara elektronik.
5.2.   Saran
Aplikasi e-office ini dapat dikembangkan lagi dengan  berbagai  fitur  lain  seperti  pembuatan  surat masuk/keluar,  pengarsipan  surat  keluar  dan  fitur- fitur  lain  yang  disesuaikan  dengan  kebutuhan  Balai Teknologi  Informasi dan Komunikasi  Dinas Pendidikan  Provinsi  Maluku.  Selain  itu,  aplikasi  e- office  ini dapat dikembangkan  juga  berbasis  mobile dan  juga  fitur  push  notification,  sehingga  setiap proses  pencatataan  data  buku  tamu  maupun  surat masuk disertai notifikasi atau pemberitahuan kepada setiap user.
.

## DAFTAR PUSTAKA
Penulisan Daftar Pustaka menggunakan sistem BTKP Maluku - Balai Teknologi dan Informasi Komunikasi Dinas Pendidikan Provinsi Maluku . (2022). Website.
http://balaitekom.malukuprov.go.id/ LP2M Universitas Medan Area. (20200, June
7). Metode Waterfall - Definisi dan
Tahap-Tahap Pelaksanaannya .
https://lp2m.uma.ac.id/2022/06/07/metode -waterfall-definisi-dan-tahap-tahap- pelaksanaannya/
Megawaty. (2020). Aplikasi e-office pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BPPD) Menggunakan Pendekatan Metode Extreme Programming. Seminar Nasional Teknologi Komputer & Sains (SAINTEKS) , 176–181. https://prosiding.seminar- id.com/index.php/sainteks
Mulyono, T. (2018). Sistem Informasi e-office Sebagai Pendukung Program Paperless Korespondensi Perkantoran (Studi Kasus : Bagian Adminstrasi Akademik Akademi
Komunitas Semen Indonesia Gresik).
TECNOSCIENZA , Vol.2 No.2 .
Yasin K. (2019). Laravel Framework: Pengertian, Keunggulan & Tips untuk Pemula . https://www.niagahoster.co.id/blog/laravel -adalah/