Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)

## Record and Library Journal
https://e-journal.unair.ac.id/index.php/RLJ

## Land Archive Management Village-based

## Pengelolaan Arsip Pertanahan Berbasis Desa

## Dyah Safitri

## Universitas Indonesia

## Abstract
Background of the study: In villages, land documents, especially for land that has not been certified or commonly referred to as traditional land, often triggers problems. Customary land, which is often called girik, petok, rincik, ketitir, letter C or  others,  is  not  supported  by  adequate  documents.  Even  if  there  is  in  the community,  the  condition  is  often  problematic,  whether  it's  torn,  the  paper  is fragile, and damaged, or ink that has been difficult to read.
Purpose: The purpose of this study is to explore the management of village-based land records through the digitization of land titles stored in villages or villages. Method: The methodology used  in this research  is through direct assistance to village officials to practice the digitalization and regulation of land records based on archival rules.
Findings: The findings of this study are that the archives of the villagers' land are often stored just like that in the village, making them vulnerable to damage, loss and  hard  to  find  again.  With  the  rules  of  archival  science  and  digitizing  land records, the process of meeting will be easier again.
Conclusion: This research  has a theoretical and  practical  impact. Theoretically provide  insight  into  digitizing  vital  archives.  Whereas  practically,  if  the management of land records can be carried out well, then the potential for land conflicts can be reduced to a minimum.
Keywords: land archive, digitization, land certificate, village.
Paper Type:
Research Paper
Submitted 18 February 2019 Accepted 30 April 2019 Online 30 September 2019
* Correspondence: Dyah Safitri
E-mail: dyah.mid@gmail.com
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)

## Abstrak
Latar  Belakang  Masalah: Di  desa,  dokumen  pertanahan,  terutama  untuk  tanah yang  belum  tersertifikat  ataupun  yang  biasa  disebut  dengan  tanah  adat  kerap memantik  masalah.  Tanah  adat  yang  kerap  disebut  tanah girik,  petok,  rincik, ketitir,  letter  C atau  lain  sebagainya  itu  tidak  didukung  dengan  dokumen  yang memadai. Kalaupun ada di masyarakat,  kondisinya kerap bermasalah, entah itu robek, kertasnya rapuh, dan rusak, atau tinta yang sudah sulit terbaca.
Tujuan: Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendalami tentang pengelolaan arsip pertanahan berbasis desa melalui digitalisasi surat tanah yang tersimpan di desa atau kelurahan.
Metode: Metodologi  yang  dilakukan  dalam  penelitian  ini  ialah  melalui pendampingan langsung kepada aparat desa untuk mempraktikkan digitalisasi dan pengaturan arsip tanah berdasarkan kaidah kearsipan.
Hasil: Temuan  dari  penelitian  ini  adalah  Arsip  tanah  penduduk  desa  kerap disimpan begitu saja di desa sehingga rentan terhadap kerusakan, kehilangan, dan sulit  ditemukan  kembali.  Dengan  kaidah  ilmu  kearsipan  dan  melakukan digitalisasi arsip tanah maka proses temu akan kembali jadi lebih mudah.
Kesimpulan : Penelitian  ini  berdampak pada teoritis dan praktis.  Secara teoritis memberikan insight terhadap  digitalisasi  arsip  vital.  Sedangkan  secara  praktis, apabila pengelolaan arsip tanah dapat dilakukan dengan baik maka potensi konflik tanah dapat ditekan menjadi minimal.
Kata kunci: arsip tanah, digitalisasi, surat tanah, desa.
Safitri, D. (2018). Pengelolaan Arsip Pertanahan Berbasis Desa. Record and Library Journal, 4 (2), 108-119.
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)

## Pendahuluan
Upaya pemerintahan Jokowi-JK menggenjot jumlah sertifikat tanah memang menjadi terobosan menggembirakan. Sertifikasi tanah yang baru mencapai 38 persen atau sekitar 46 juta hektar dari total 120  hektar  seluruh  Indonesia  pada  2016  harus  tuntas  terselesaikan  pada  tahun  2025  mendatang (www.tempo.com). Bali akan menjadi provinsi pertama yang semua lahannya bersertifikat. Dari 1,8 juta hektar bidang tanah di Bali, saat ini sebanyak 67% sudah bersertifikat dan sisanya 33% akan selesai pada 2019. Mengingat tanah merupakan hal yang sangat penting dan berarti bagi masyarakat, sehingga perlu adanya aturan yang runtut dalam pemanfaatan, penggunaan, pembuatan hukum yang berkaitan dengan pertanahan, serta kepemilikan (Nurrachman, & Marlini 2018).
Langkah percepatan pembuatan sertifikat adalah dengan perekrutan puluhan ribu juru ukur yang berkompeten untuk memverifikasi tanah yang dimiliki masyarakat. Tetapi, langkah itu rasanya belum cukup.  Percepatan  pembuatan  sertifikasi  semestinya  harus  juga  diimbangi  dengan  memfokuskan  diri pada  dukungan  dokumen  pertanahan  yang  dimiliki  masyarakat.  Dapat  dibayangkan  bila  dokumen pertanahan  tidak  terdokumentasikan  dengan  baik,  kejadian  ketidaksesuaian  antara  pengukuran  dan dokumen tanah milik masyarakat dapat saja terjadi. Apalagi dengan jumlah desa di Indonesia lebih dari 74 ribu, aneka persoalan dapat diperkirakan akan terjadi terkait dengan dokumentasi pertanahan di desa- desa tersebut.
Di desa, dokumen pertanahan, terutama untuk tanah yang belum tersertifikat ataupun yang biasa disebut dengan tanah adat kerap memantik masalah. Tanah adat yang kerap disebut tanah girik, petok, rincik,  ketitir,  letter  C atau  lain  sebagainya  itu  tidak  didukung  dengan  dokumen  yang  memadai. Kalaupun ada di masyarakat,  kondisinya kerap bermasalah, entah itu robek, kertasnya rapuh, dan rusak, atau tinta yang sudah sulit terbaca. Di tingkat desa,  keadannya pun sama karena banyak dokumen tanah milik  masyarakat tidak terkelola dengan  baik. Kondisinya  juga  sama seperti dokumen rusak, terlipat, robek, atau kertasnya rapuh.
Di  sisi  lain,  kebiasaan  yang  terjadi  di  berbagai  desa  di  Indonesia,  masyarakat  biasanya mempercayakan pengelolaan dokumen tanah mereka kepada pihak pemerintahan desa. Masyarakat biasa tidak  memegang  sendiri  dokumen  tanah  karena  mempercayakan  kepada  kantor  desa.  Kondisi  itu memunculkan banyak masalah karena arsip dokumen pertanahan menjadi terbiasa tidak terkelola dengan baik.  Selanjutnya,  ketika  terjadi  peralihan  hak  kepemilikan  tanah  melalui  jual  beli,  hibah,  atau pembagian hak bersama, dokumen pertanahan yang ada juga tidak terkelola dengan baik. Arsip sendiri ialah berupa naskah yang diterima serta dibuat oleh suatu badan pemerintah atau lembaga negara dalam bentuk apapun, baik tunggal atau kelompok dalam kegiatan pemerintahan (Barthos, 2009). Fungsi dari arsip sendiri adalah 1) sebagai pendukung suatu keputusan dalam membutuhkan informasi; 2) sebagai proses perencanaan; 3) sebagai pengawasan; 4) sebagai memori organisasi; 5) sebagai alat pembuktian (Muhidin, 2016).
Kebijakan  pemerintah  melalui  Peraturan  Pemerintah  no.37  tahun  1998  mengenai  Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akte Tanah  yang  menjadikan Camat  sebagai  PPAT (Pejabat Pembuat Akte Tanah),  sementara  ketika  suatu  daerah  belum  memiliki  jumlah  PPAT  yang  cukup  maka  akan mengakibatkan  pengalihan  hak  atas  tanah  seperti  jual  beli,  hibah,  tukar  menukar,  pemasukan  dalam perusahaan, serta perbuatan hukum pemindahan hak lainnya tidak dapat terlaksana dengan baik. Ketika pemindahan  hak  itu  selesai,  maka  akta  yang  ditandatangani  camat  sebagai  PPAT  Sementara  akan diberikan rangkap tiga. Satu arsip untuk kecamatan, satu arsip untuk BPN (Badan Pertanahan Nasional), dan perangkat desa. Setelah itu selesai, ada tiga salinan arsip yang dibuat yakni untuk kecamatan, BPN (Badan  Pertanahan  Nasional),  dan  desa.  Bahkan  dari  pengamatan,  banyak  masyarakat  menyimpan fotokopi dokumen pertanahan mereka  ke kantor desa dan bukan disimpan langsung secara pribadi. Di tingkat desa, dokumen penting tersebut bukan diperlakukan atau dikelola sebagai arsip vital pribadi yang kedudukannya setara dengan dokumen vital lainnya. Tak dapat di pungkiri bahwa pengelolaan sebuah arsip  mempunyai  peran  yang  sangat  penting  bagi  suatu  organisasi  sebagai  bahan  untuk  mengambil keputusan, penelitian, atau penyusunan suatu program (Sugiarto & Wahyono, 2014).
Safitri, D. (2018). Pengelolaan Arsip Pertanahan Berbasis Desa. Record and Library Journal, 4 (2), 108-119.
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)
Agar  tidak  menjadi  persoalan  pemerintah  desa  harus  memiliki  kemampuan  dalam  mengelola dokumen  pertanahan.  Tapi,  mereka  juga  sulit  melakukan  hal  tersebut  karena  selain  tidak  memiliki pengetahuan  mengenai  pengelolaan  dokumen  pertanahan,  juga  ada  banyak  tugas  lain  yang  melekat. Ketika dokumen pertanahan di tingkat desa sudah amburadul, maka akan terjadi kerawanan yang dapat memicu sengketa pertanahan. Dapat dibayangkan bila sebuah desa yang awalnya tidak terjadi masalah kemudian menjadi sasaran pembangunan perumahan atau pariwisata, kepemilikan tanah bakal menjadi persoalan besar. Tiba-tiba saja seseorang  yang tak tahu datang dari  mana bisa  mendapatkan sertifikat setelah memiliki akta jual beli dengan seseorang di desa tersebut. Hal tersebut merupakan contoh yang kecil saja.
Ketika akan melakukan pendaftaran tanah untuk yang pertama kalinya atau yang biasa disebut dengan penyertifikatan tanah adat (hukum pertanahan) yakni suatu kegiatan pendaftaran tanah terhadap objek tanah  yang  belum  terdaftar,  untuk mendaftar   masyarakat harus  mempunyai  berbagai dokumen seperti:  Identitas  pemilik  tanah  (pemohon)  yang  dilegalisasi  oleh  pejabat  umum  yang  berwenang (biasanya Notaris) dan/atau kuasanya, surat tidak sengketa dari RT/RW/Lurah, Surat Permohonan dari pemilik tanah untuk melakukan penyertifikatan (surat ini bisa diperoleh di Kantor Pertanahan setempat), surat  Rekomendasi  dari  lurah/camat  perihal  tanah  yang  akan  didaftarkan,  Selain  itu  harus  ada  Surat kuasa (apabila pengurusan dikuasakan kepada orang lain, misalnya PPAT),  surat keterangan waris dan akta  kelahiran  (jika  permohonan  penyertifikatan  dilakukan  oleh  ahli  waris),  serta  fotokopi  KTP  dan Kartu Keluarga.  terdapat  juga  bukti atas hak  yang  akan  dimohonkan seperti : rincik /  ketitir  /  girik / petok  /  letter  C ataupun  bisa  juga  bukti  lainnya  sebagai  bukti  kepemilikan,  Surat  Tanda  Terima Sementara (STTS) tahun berjalan, surat pernyataan telah  memasang tanda batas  serta   fotokopi Surat Pemberitahuan Pajak Terutang (SPPT).
Tujuan dari penelitian ini ialah selain untuk memberikan kesadaran akan arti penting arsip vital berbentuk  sertifikat  tanah  atau  dokumen  pertanahan  lainnya.  Tujuan  lainnya  adalah  memberikan pengetahuan mengenai pengelolaan arsip vital kepada masyarakat maupun aparat desa karena mereka menjadi ujung tombak dalam pengelolaan arsip tanah berbasis desa terutama untuk tanah adat milik desa maupun  tanah  pribadi  milik  warga  desa.  Penelitian  dilakukan  pada  dua  desa  yaitu  desa  Sukajaya kecamatan Lembang dan desa Tanimulya kecamatan Ngamprah. Kedua desa ini masuk ke Kabupaten Bandung Barat dan termasuk salah satu kabupaten yang wilayahnya ditunjuk PPAT sementara Camat. Desa  Sukajaya  di  Lembang  berada  di  kawasan  agrowisata  populer  dengan  kesejukan  alam  dan pemandangan alam yang bagus menjadi daerah pengembangan wisata. Sedangkan desa Tanimulya yang dulunya  didominasi  lahan  pertanian  kini  beralih  rupa  menjadi  lahan  bagi  banyak  perumahan  di kecamatan Ngamprah. Keduanya memiliki karakteristik khusus karena banyaknya pengalihan hak atas tanah sehingga dokumen-dokumen pertanahan seperti akta jual beli, hibah, dan sebagainya jumlahnya cukup banyak.

## Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan campuran melalui pendekatan kualitatif dan kuantitatif. Menurut Sugiyono (2013) metode campuran ialah perpaduan antara  metode kuantitatif serta kualitatif dalam  hal  metodologi  serta  model  kajian  tahapan  proses  penelitian.  Pendekatan  kualitatif  dilakukan melalui FGD (Forum Grup Diskusi) dengan pemangku kepentingan serta wawancara mendalam dengan kepala desa mengenai persoalan dokumen tanah di desa tersebut. Pendekatan kuantitatif dilakukan untuk digitalisasi dokumen pertanahan desa dengan sampel sertifikat atau dokumen tanah yang disimpan oleh kantor desa bukan di masing-masing anggota masyarakat.

## Hasil
Masalah  sengketa  pertanahan  di  tanah  air  dipicu  diantaranya  oleh  masalah  pengakuan kepemilikan  tanah  dan  peralihan  hak  atas  tanah  (Roeroe,  2013).  Sedangkan  faktor  penyebab  yang menonjol adalah data yang kurang akurat dan kurang lengkap. Di sinilah kemudian arsip pertanahan di desa menjadi demikian penting karena hulu sumber masalah ada di desa. Bisa dibayangkan bila desa tak
Safitri, D. (2018). Pengelolaan Arsip Pertanahan Berbasis Desa. Record and Library Journal, 4 (2), 108-119.
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)
memiliki dokumen tanah yang memadai, klaim atas tanah dapat dilakukan siapa saja sehingga memicu kerawanan konflik sosial.
Dalam  pandangan  Hartanto  (2018)  perselisihan  yang  kerap  terjadi  pada  persoalan  tanah  di Indonesia  dipicu  persoalan  pindah  hak  atas  tanah,  bisa  melalui  pembelian  dan  sebagainya.  Sistem pendaftaran hak tanah biasanya ditetapkan melalui kombinasi dua mekanisme hukum yaitu buku tanah yang  berisi  bukti  kepemilikan  fisik  secara  yuridis  dan  sertifikat  resmi  yang  mendokumentasikan  hak yang  terdaftar.  Ada  banyak  cara  untuk  memindah  hak  atas  tanah,  seperti  tindakan  hukum  formal misalnya setelah kematian seorang pemilik tanah lalu dipindahkan ke ahli warisnya, tetapi juga mungkin dipindahkan  oleh  tindakan  hukum  formal  seperti  pembelian  atau  penjualan,  hibah,  pertukaran,  dan tindakan hukum lainnya. Dapat dibayangkan bila dokumen pertanahan amburadul, maka tumpang tindih kepemilikan dapat saja terjadi.
Memang  penerbitan  sertifikat  dapat  meredam  masalah,  tetapi  dalam  jangka  pendek  penataan arsip pertanahan harus pula jadi prioritas. Untuk hal ini, arsip jelas tidak dapat dipisahkan dari aktivitas masyarakat.  Dengan  menginventarisasi  jenis  arsip  maka  akan  diketahui  tingkatan  arsip  tersebut (Samadikun, 2013). Klasifikasi dokumen menjadi usaha untuk mengelompokkan arsip menurut urusan atau masalah secara logis, kronologis, dan sistematis. Sertifikat tanah, IMB (Ijin Mendirikan Bangunan), hingga  arsip  kependudukan  masuk  dalam  kategori  arsip  vital.    Dari  sisi  kesadaran  masyarakat, pengelolaan arsip pribadi vital seperti sertifikat tanah masih kurang. Read dan Mary Lea Ginn (2011) menyatakan bahwa pada umumnya kesadaran masyarakat tentang  pengelolaan arsip pribadi vital seperti sertifikat tanah masih kurang.
Ketika arsip pribadi vital kurang diperhatikan, sejumlah masalah akan timbul berkenaan dengan fisik  arsip  ketika  terjadi  bencana  alam  atau  penyimpanan  arsip  vital  yang  kurang tepat.  Dalam  Perka ANRI No 06 tahun 2005 mengenai Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen /Arsip Vital Negara dijelaskan tentang kondisi Indonesia yang rentan terhadap bencana seperti halnya tsunami,  gempa  bumi,  kebakaran,  banjir,  dan  lain-lain  yang  terjadi  di  Indonesia  mempunyai  dampak yang besar seperti halnya, hilang,  musnah, dan rusaknya dokumen atau arsip penting yang merupakan sebuah aset suatu organisasi termasuk salah satunya arsip vital. Sebagai sebuah informasi yang terekam, arsip vital berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, memori organisasi, serta alat bukti hukum. Arsip vital  merupakan  sebuah  informasi  yang  terekam  dalam  bentuk  media  non kertas  ataupun  kertas  yang essential atau penting eksistensinya demi keberlanjutan hidup suatu organisasi. Arsip vital mempunyai kontribusi yang sangat penting dalam melindungi hak kepentingan instansi, organisasi, serta pihak-pihak yang berkepentingan lainnya (perseorangan).
Karena  arsip  vital  bersifat  penting,  maka  harus  mendapatkan  perlindungan  yang  eksklusif, terutama dari kemungkinan arsip rusak, hilang, ataupun musnah, yang disebabkan oleh bencana alam. Faktor  perusak  arsip  lainnya  adalah  faktor  perusak  eksternal  yang  bersumber  dari  lingkungan  sekitar ruang penyimpanan seperti iklim, suhu, kelembaban relatif, pencahayaan, zat polutan, serangga, hama &  jamur,  dan  faktor  manusia.  Setidaknya  ada  dua  langkah  yang  dapat  dilakukan  dalam  melestarikan ( preservation )  dokumen  arsip  vital  yaitu  konservasi  dan  restorasi.  Konservasi  adalah  upaya  untuk memelihara  dan  memperbaiki  kondisi  fisik  dokumen  baik  melalui  cara  tradisional  dan  modern  guna memastikan materai atau bahan aman dari bahan perusak. (Rachman, 2016). Sedangkan restorasi adalah memperbaiki dokumen yang rusak dengan berbagai macam bahan dan peralatan teknik sehingga waktu pengerjaan lama dan biaya yang sangat mahal karena perlu melibatkan tenaga ahli.
Metode  perlindungan  terhadap  arsip  vital  bisa  dilakukan  dengan  menduplikasi  serta dispersal (pemencaran).  Duplikasi  harus  mempertimbangkan  efisiensi  seperti  dengan  menggunakan  alih  media dalam bentuk berkas elektronik yang dicetak ke CD ( compact disc) dan lalu disimpan ke penyimpanan arsip  vital  khusus.  Metode  konservasi  arsip  yang  dapat  digunakan  adalah  menggunakan  lapisan pelindung. (Rachman, 2016) Dalam penggunaan lapisan pelindung ini ada dua metode yang menonjol yaitu dengan cara menggunakan dua lembar plastik untuk melindungi dokumen yang bersifat lembaran atau  kerap  disebut  enkapsulasi.  Sedangkan  metode  kedua  adalah  menggunakan  folder  dokumen. Dokumen arsip vital dapat dimasukkan ke dalam folder atau amplop khusus yang dapat dibuat sendiri
Safitri, D. (2018). Pengelolaan Arsip Pertanahan Berbasis Desa. Record and Library Journal, 4 (2), 108-119.
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)
dengan menggunakan karton atau kertas bebas asam.
Arsip  vital  berupa  sertifikat  tanah  atau  dokumen  tanah  lainnya  (belum  disertifikatkan)  perlu menjadi  perhatian  serius  masyarakat.  Upaya  yang  dapat  dilakukan  dalam  proses  pemeliharaan ( preservasi) adalah  menggugah  kesadaran  masyarakat  dalam  melakukan  arsip  pribadi.  Kesadaran tersebut dapat dimulai dari rumah tangga, sehingga setiap rumah akan peduli dengan arsip pertanahan yang  mereka  miliki. Setelah dari rumah tangga, kesadaran pengelolaan arsip  juga  harus dimiliki oleh aparat desa karena biasanya masyarakat percaya kepada mereka dan menitipkan dokumen pertanahan sebagai arsip vital di kantor desa.
Langkah  berikutnya  adalah  melakukan  konservasi  sederhana  yang  bertujuan  menyimpan  dan menyelamatkan  dokumen  sertifikat  tanah.  Perlindungan  dokumen  dapat  dilakukan  dengan  metode enkapsulasi  maupun  folder  atau  amplop  khusus.  Khusus  untuk  folder  diberikan  klasifikasi  arsip sederhana  dengan  tabel  misalnya  urusan  kependudukan  (KK,  KTP,  kartu  lahir,  surat  nikah),  harta (sertifikat  tanah,  jual  beli),  sekolah  (ijazah,raport  dll).  Pada  saat  yang  sama,  masyarakat  juga  perlu memahami proses enkapsulasi dokumen untuk mencegah proses kerusakan dokumen lebih lanjut.
Pelajaran datang dari sesama negara berkembang seperti India dan Tanzania. Di Tanzania, semua tanah  adalah  milik  negara  dan  masyarakat  hanya  dapat  meminta  hak  untuk  menggunakan  dan menikmatinya  dari  negara.  Biasanya  harus  dipastikan  penggunaan  tanah  tepat  sesuai  peruntukannya seperti untuk pertanian, perumahan, maupun komersial. Karena itu data pertanahan yang valid mutlak diperlukan  sehingga  sistem  informasi  pertanahan  juga  harus  dibangun  dengan  tepat  (Derby,  1998). Sedangkan  menurut  Ravindra  (2018)  awalnya  di  India  arsip  tanah  didapat  melalui  peta  desa  yang menandai batas-batas dan nama penghuni tanah. Tapi, karena pemeliharaan catatan tanah itu tidak rapi biasanya terjadi perselisihan dan penipuan. Ketika India meluncurkan program digitalisasi arsip tanah maka ruang lingkup sengketa tanah menjadi berkurang serta makin transparan. Digitalisasi arsip tanah dilakukan melalui komputerisasi semua rekaman termasuk perpindahan hak tanah, mendigitalkan survey tanah dan peta, serta memperbarui semua data sehingga sengketa tanah menurun drastis dan mengurangi perselisihan atas lahan.
Tahapan  pelaksanaan  pada  penelitian  dilakukan  melalui  beberapa  tahapan,  yaitu Pertama, memberikan penyadaran atau awaraness dalam bentuk penyuluhan atau sosialisasi kepada masyarakat dan perangkat desa tentang pentingnya arsip vital pribadi berupa dokumen pertanahan. Tujuannya selain keamanan  adalah  memudahkan  temu  kembali  dokumen,  kesiapan  menghadapi  bencana,  dan meminimalkan kerusakan dokumen pertanahan akibat kondisi alamiah.
Acara  sosialisasi  ini  melibatkan  sejumlah  elemen  masyarakat  di  kedua  desa  tersebut  dan menghadirkan sejumlah pemangku kepentingan ( stakeholder ) seperti peneliti dari Universitas Indonesia yang  menjelaskan  berbagai  aspek  hukum  dari  persoalan  tidak  tertibnya  administrasi  pertanahan. Konsekuensi  yang akan diterima  masyarakat bila  dokumen atau arsip pertanahan  yang  mereka  miliki tidak dikelola dengan baik. Selain itu, pemangku kepentingan dari BPN (Badan Pertanahan  Nasional) yang langsung diberikan oleh Kepala BPN Bandung Barat menyiratkan bahwa target sertifikasi nasional juga  membuat  pihaknya  harus  bekerja  keras  memenuhi  target  yang  dibebankan.  Dengan  pengelolaan dokumen pertanahan yang baik, mulai dari tingkat masyarakat dan desa, tentu akan mempermudah target yang dibebankan tercapai. Acara sosialisasi ini juga mengundang aparat pemerintahan desa dari dua desa yang  menjadi  lokasi  penelitian  sehingga  diharapkan  ada  kesamaan  pandangan  terhadap  pengelolaan dokumen  atau  arsip  pertanahan.  Manajemen  pengelolaan  ialah  suatu  proses  pengorganisasian, perencanaan, pengawasan, pengarahan, serta penggunaan sumber daya (Handoko,2002).
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)
Gambar 1. Acara sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip pertanahan di Lembang Bandung Barat.
Kedua, setelah  melakukan  sosialisasi,  dilanjutkan  dengan  melakukan  kegiatan  turun  lapangan untuk menganalisis dan melakukan perbaikan arsip pertanahan di tingkat desa.  Kegiatan turun lapangan ini dengan melakukan beberapa aktivitas yaitu dengan melakukan kategorisasi terhadap pengalihan hak atas  tanah  apakah  termasuk  dalam  hibah,  akta  jual  beli,  atau  jenis  pengalihan  hak  lainnya.  Apabila ditemukan dokumen rapuh atau rawan rusak, maka dilakukan langkah pencegahan kerusakan lebih lanjut menggunakan  box  arsip  agar  dapat    mudah  ditemukan  kembali  pada  saat  diperlukan.  Penertiban administrasi arsip tanah arsip dibuat dengan memisahkan berbagai jenis pengalihan hak atas tanah (akta jual beli dan sebagainya) dan dimasukkan dalam box arsip tertentu dan diletakkan di tempat yang mudah dijangkau  sehingga  saat  akan  digunakan  sewaktu-waktu,  aparat  desa  akan  lebih  mudah  mengambil informasinya kembali.
Selain kegiatan penertiban administrasi arsip tanah, kegiatan yang dilakukan adalah pembuatan daftar  arsip.  Daftar  arsip  ini  dibuat  secara  berjenjang  seperti  menggunakan  alih  media  dari  kertas  ke digital.  Selanjutnya  dibuat  daftar  arsip  dalam  bentuk softcopy dan  dicetak  sehingga  dapat  menjadi pegangan bagi aparat desa ketika akan mengecek dokumen pertanahan saat diperlukan. Dengan daftar arsip ini, diharapkan kondisi arsip pertanahan tidak lagi bertambah buruk karena tidak lagi terlalu sering dibuka-buka. Hanya pada saat diperlukan saja arsip tanah tersebut terakses.
Dari penelitian yang dilakukan di dua desa tersebut didapati bahwa kantor desa menjadi tempat bagi dokumen pertanahan masyarakatnya. Selain akta (salinan dari PPATS Camat), juga ada dokumen pertanahan untuk tanah adat (yang belum disertifikasi) termasuk girik atau letter C. Dokumen-dokumen ini  berasal  dari  puluhan  tahun  lalu.  Penyimpanannya  sekadar  dijilid  saja  tanpa  mengindahkan  kaidah penyimpanan arsip yang baik.
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)
Gambar 2. Dokumen pertanahan yang tersimpan di desa Tanimulya Ngamprah Bandung Barat
Kondisi dokumen juga terlihat tidak terlalu baik. Selain kertas yang lapuk karena dimakan usia, tulisannya pun banyak yang sudah tidak jelas. Selain itu kondisi dokumen juga ada yang robek karena terlalu  sering  dibuka  atau  karena  kondisi  kertas  yang  sudah  lapuk.  Penyimpanannya  pun  sekadar ditempatkan  di  lemari  sekretaris  desa  tanpa  ada  perlakuan  khusus.  Dokumen-dokumen  dalam  bentuk akta  pun  tersimpan  namun  tercampur  sehingga  ketika  akan  menemukan  kembali  sebuah  dokumen pertanahan butuh waktu lama dan kurang akurat.
Gambar 3. Proses alih media terhadap arsip pertanahan di desa SukajayaLembang
Dalam melakukan pembenahan ini, peneliti selalu melibatkan aparat desa karena mereka yang nanti akan memperoleh manfaat dari penataan administrasi arsip pertanahan tersebut. Mereka juga yang lebih  mengetahui tentang keberadaan dari sebuah persil tanah termasuk pengalihan haknya. Idealnya, pada  waktu  bersamaan  harus  ada  pengukuran  ulang  terhadap  objek  tanah  sebagai  verifikasi  terhadap dokumen pertanahan yang ada. Tetapi, untuk tahap penelitian ini masih berjalan pada aspek pembenahan arsip, terutama yang ada di kantor desa.
Dalam penelitian campuran yang mengkombinasikan penelitian kuantitatif dan kualitatif, salah satu  elemen  penelitian  kualitatif  adalah in-depth  interview. Wawancara  mendalam  dilakukan  kepada kepala  desa  untuk  menggali  tentang  dokumen  pertanahan  desa,  bagaimana  mereka  memperlakukan dokumen tanah desa, serta bagaimana ketika ada yang ingin mengkopi dokumen atau memanggil ulang dokumen. Dari wawancara ini didapatkan banyak fakta tentang bagaimana dokumen tanah berbasis desa diperlakukan tidak seperti arsip vital lainnya.
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)
Gambar 4. Proses wawancara mendalam dengan kepala desa saat melakukan pemilahan arsip tanah di desa Tanimulya Ngamprah
Selain menggugah kesadaran akan pentingnya arsip vital pertanahan bagi aparat desa, pemilahan dokumen dilakukan untuk kemudian dilakukan klasifikasi arsip secara sederhana. Arsip-arsip tersebut ditempatkan  dalam  box  khusus  dengan  sejumlah  kriteria  klasifikasi  seperti  AJB  (akta  jual  beli)  atau HBH  (Hibah)  dalam  satu  tahun  tertentu.  Dengan  cara  ini,  masyarakat  dan  desa  pun  dengan  mudah mengecek mengenai dokumen pertanahan ketika ada pengalihan hak atas tanah.  Daftar klasifikasi pun diberikan ke desa untuk kemudahan pengecekan  ketika ada kebutuhan terhadap data pertanahan di desa tersebut.  Dari data yang diberikan tersebut, peneliti langsung melakukan pendampingan dalam penataan dokumen. Masing-masing dokumen diklasifikasi berdasarkan kriteria yang ditentukan. Dokumen untuk kriteria AJB (Akta Jual Beli) dipisahkan tersendiri. Begitu pula untuk dokumen hibah. Masing-masing 300 data tanah di desa  Tanimulya dan Sukajaya dari 400 persil tanah di desa-desa tersebut atau lebih dari separuhnya tersimpan di kantor desa. Masing-masing dokumen dipisahkan dalam kurun waktu satu tahun agar nanti lebih mudah ketika ingin mencari dokumen yang diperlukan.
Gambar 5 Box arsip digunakan setelah dokumen diklasifikasi berdasarkan kriteria yang telah ditetapakan. Lokasi di kantor desa Sukajaya Lembang Bandung Barat
Safitri, D. (2018). Pengelolaan Arsip Pertanahan Berbasis Desa. Record and Library Journal, 4 (2), 108-119.
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)
Setelah  itu,  proses  selanjutnya  adalah  melakukan  digitalisasi  arsip-arsip  tersebut.  Proses  ini sekitar  seminggu  diawali  dengan  proses  pemindaian  dokumen,  mengklasifikasi  berdasarkan  kriteria yang  telah  ditetapkan,  mengkopi  data-data  tersebut  ke  dalam  piringan  CD,  juga  memberikan pendampingan  kepada  aparat  desa  untuk  menggunakan  data-data  terkomputerisasi  tersebut  sehingga dokumen asli tak perlu terus dibuka-buka lagi untuk sekadar mencari informasi pada tahun tertentu.

## Gambar 6 Box arsip dapat digunakan setelah dokumen diklasifikasi. Lokasi di kantor desa Tanimulya Ngamprah Bandung Barat

## Simpulan
Dari  penelitian  yang  dilakukan  pada  dua  desa  di  Kabupaten  Bandung  Barat  tersebut  dapat disimpulkan  bahwa  kebutuhan  pada    dokumen  pertanahan  sangat  tinggi  mengingat  berkembangnya kawasan  tersebut.  Perpindahan  hak  atas  tanah  pada  dua  desa  tersebut  dibilang  tinggi  karena  seperti kawasan  desa  Sukajaya  berada  di  Kecamatan  Lembang  dan  menjadi  sentra  perkebunan  bunga  serta pengembangan  wisata,  sedangkan  desa  Tanimulya  berkembang  menjadi  kawasan  perumahan  baru. Kedua  desa  ini  memiliki  keunikan  tersendiri  karena  kebutuhan  pada  dokumen  pertanahan  belum diimbangi  dengan  pengelolaan  dokumen  pertanahan  yang  baik.  Artinya,  ini  akan  menjadi  persoalan besar bila terjadi perselisihan pertanahan akibat pengalihan  hak  baik karena  jual  beli,  hak atas waris, hibah  dan  sebagainya.  Sengketa  lahan  dan  konflik  sosial  dapat  membesar  hanya  karena  persoalan dokumen pertanahan tidak dikelola dengan baik.
Dari  sisi  kesadaran  mengenai  pengelolaan  arsip  tanah  terlihat  sudah  cukup  tinggi,  hanya bagaimana  memperlakukan  arsip  tanah  tersebut  dengan  baik  masih  kurang.  Ini  terlihat  dari  mulai tahapan penelitian baik dari saat sosialisasi, kunjungan dan pendamping dalam pembenahan administrasi arsip  tanah,  kedua  desa  masih  memperlakukan  dokumen  tanah  seperlunya  saja  tanpa  mengindahkan kaidah bahwa itu adalah arsip vital. Belum ada upaya untuk melakukan perawatan, penyimpanan, hingga klasifikasi  arsip  tanah  sehingga  memerlukan  upaya  pendekatan  dan  pendampingan  agar  terencana dengan baik. Persoalan anggaran untuk memperlakukan arsip tanah yang kerap dikeluhkan sebenarnya dapat dirancang sejak awal dan dimintakan persetujuan ke masyarakat desa. Biasanya, rencana anggaran dapat  disetujui  karena  kebutuhan  pembenahan  administrasi  arsip  tanah  sangat  mendesak  mengingat berkembangnya kedua desa tersebut sehingga konflik lahan yang ditakutkan tidak akan terjadi.
Ketika di tingkat desa pengelolaan arsip vital pertanahan dapat dilakukan dengan baik, banyak manfaat yang diperoleh. Selain pekerjaan menjadi lebih mudah dan efisien, ketika mereka membutuhkan untuk  temu  kembali  satu  dokumen  dapat  dilakukan  dengan  mudah  karena  semua  sudah  tercatat  dan langsung dapat dicek ke dalam box arsip. Dengan semua dokumen tanah yang terkelola dengan baik di tingkat masyarakat maupun desa, ketika akan membuat pengajuan hukum hak atas tanah atau melakukan sertifikasi tanah, data yang terkelola dengan baik akan memudahkan pemrosesan pembuatan sertifikat. Kesiapan desa menjadi kunci dalam pembuatan sertifikat yang lebih cepat karena dokumen tanah sudah tertata dengan baik.
Safitri, D. (2018). Pengelolaan Arsip Pertanahan Berbasis Desa. Record and Library Journal, 4 (2), 108-119.
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)
Beberapa saran terkait dengan penelitian yang dilakukan yakni perlu upaya terus menerus dan massif untuk menyadarkan masyarakat dan aparat desa tentang manfaat pengelolaan arsip vital pribadi seperti  dokumen  pertanahan  dalam  bentuk  apapun.  Di  sisi  lain,  perlu  membuat  terobosan  dalam pengelolaan  arsip  vital  pertanahan  baik  di  level  pribadi  dan  utamanya  di  tingkat  desa.  Di  tingkat masyarakat, cara merawat dokumen pertanahan baik harus terus disosialisasikan. Sementara di saat yang sama, bila dokumen arsip vital tanah  semestinya digandakan dalam  bentuk hardcopy maupun digital sehingga ada upaya preventif perlindungan arsip vital tersebut. Harapannya bila dengan dokumen yang terfotokopi maupun dalam bentuk berkas yang dapat dilihat dengan komputer, dokumen asli kondisinya akan terjaga dengan baik.
Pada level desa, sistem informasi pertanahan menjadi penting tidak hanya bagaimana melakukan pengelolaan arsip pertanahan, tetapi juga dapat memberikan informasi mengenai batas tanah atau persil yang  transparan  dan  mudah  diakses  sehingga  masalah  sengketa  atau  perselisihan  pertanahan  dapat ditiadakan.  Masalah  konflik  lahan  ini  banyak  dihindari  oleh  masyarakat  karena  biasanya  berjalan panjang  bila  masuk  ke  ranah  hukum  dan  dapat  menyeret  ke  konflik  sosial  bila  salah  penanganan. Pelajaran dari India dapat dimanfaatkan dengan menggunakan sistem digitalisasi, semua data pertanahan dapat  diakses  dengan  mudah  dan  transparan.  Sehingga  bila  terjadi  pemindahan  hak  atas tanah,  maka semua orang dapat menjadi saksi karena dapat diakses dengan mudah.
Dengan pola pikir terintegrasi tersebut, akan ada banyak kemudahan yang dapat dirasakan oleh seluruh  pemangku  kepentingan.  Masyarakat,  aparat  desa,  BPN,  maupun  pemerintah  dari  daerah, provinsi hingga nasional akan memperoleh manfaat besar apabila di desa sudah siap dengan pengelolaan dokumen  pertanahan  yang  baik,  transparan,  dan  terdigitalisasi  dengan  baik.  Terlebih  bagi  desa  yang memiliki  PPATS  Camat,  aparat  desa  harus  bersiaga  lebih  siap  karena  harus  mengelola  dokumen pertanahan seperti AJB (akta jual beli) ataupun hibah yang dikeluarkan camat sehingga nanti akan lebih mudah saat meminta penerbitan sertifikat. Dengan kesiapan penuh dari aparat desa maupun masyarakat lebih  melek  mengelola  dokumen  pertanahan  maka  konflik  karena  tanah  dapat  diminimalisir  karena semuanya serba jelas dan transparan.

## Referensi
Barthos, B. (2009). Manajemen Kearsipan . Jakarta: Bumi Aksara. Derby,  F.  (1998). An  Approach  for  Cadastral  Records  Reorganization  and  Implementation  of  a Topologically  Structured  Cadastral  Information  System  in  Tanzania. (Disertasi). Universitas Florida. Handoko, T.H. (2002). Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia . Yogyakarta: BPFE. Hartanto,  J.  A.  (2018).    Legal  Aspects  of  Land  Purchase/Sale  Disputes  in  Indonesia  dalam Environmental Policy and Law , 48 (1). Indonesia.  (2005). Peraturan  Kepala  ANRI  no  06  tahun  2005  tentang  Pedoman  Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara.
Muhidin, S. A. (2016). Manajemen Kearsipan . Bandung: Pustaka Setia.
Nurrachman, H., & Marlini. (2018). Analisis Prosedur Penyimpanan Dan Pengelolaan Arsip Surat Ukur Tanah  Di  Badan  Pertanahan  Nasional    Kabupaten  Pesisir  Selatan. Jurnal  Ilmu  Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, 7 (2), 42-51. Pai, R. (2018). Review: The benefits of digitization of land records [Real Estate]. The Economic Times ; New Delhi. Rachman, Y. (2016). Dasar-dasar Pelestarian Depok : Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya UI.
Read, J., & Mary, L. (2011). Record Management 9 th Edition. Ohio : South-Western Cengage Learning. Roeroe, S.D.L. (2013). Penegakan Hukum Agraria dan Penyelesaian Sengketa Pertanahan dalam Proses Peradilan. Jurnal Hukum Unsrat. Vol 1/No.6 Oktober-Desember.
Samadikun, M.Y. (2013). Tata kelola arsip keluarga sebuah pengalaman pribadi dalam Khazanah Jurnal Arsip Universitas Gadjah Mada, 6(2).
Safitri, D. (2018). Pengelolaan Arsip Pertanahan Berbasis Desa. Record and Library Journal, 4 (2), 108-119.
Open access under Creative Commons Attribution-Non Commercial-Share A like 4.0 International Licence
(CC-BY-SA)
Sugiarto, A., & Wahyono,T. (2014). Manajemen Kearsipan Elekronik .Yogyakarta:  Gava Media. Wibisono, S. G.(2016, 6 Desember). Jokowi bertekad selesaikan sertifikat tanah pada 2025. Tersedia di www.tempo.com.
Sugiyono. (2013). Metodelogi Penelitian Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D .Bandung: Alfabeta.