## KETIDAKTEPATAN PENJAJARAN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN UNIT FILING DI RUMAH SAKIT X TAHUN 2022
Masriani Situmorang 1) , Fani Farhansyah 2) & Sindy Fatikasari 3)
1)2)3) Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Universitas Awal Bros
masrianisitumorang23@gmail.com 1 , fanifarhansyah26@gmail.com 2 , sindyfatikasari43@gmail.com 3
RINGKASAN  - Kegiatan  Pengolahan  penyimpanan  rekam  medis  pasien semakin cepat kegiatan pengolahan berkas dapat diselesaikan jika dikembalikan ke  unit  rekam  medis  tepat  waktu  disebut  pengembalian  berkas  rekam  medis.
Pengolahan  berkas  rekm  medis  merupakan  tindakan  pengolahan  berkas  data pasien. pengembalian berkas rekam medis yang tidak tepat akan menghambat tugas-tugas  seperti  assembling,  coding,  analysis,  dan  indexing  serta  dapat meningkatkan  bahaya  kehilangan  atau  kerusakan  karena  berkas  rekam  medis tidak  disimpan  di  ruang  penyimpanan  berkas  medis  yang  telah  ditentukan. Tujuan:  tujuan  pengamatan  ini  adalah  faktor-faktor  yang  menyebabkan ketidakketepatan  Sejarah  medis  para  profesional  medis  adalah  sesuatu  yang ingin  didokumentasikan  oleh  penulis.  mengambil  judul  Ketidaktepatan Penjajaran  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di  Unit filing RS  X  Batam.  Metode: Metode Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yaitu dengan wawancara dan mengobservasi kegiatan penyimpanan berkas rekam medis. Metode wawancara dilakukan  dengan  cara  bertanya  langsung  dengan  petugas  rekam  medis Sedangkan  metode  observasi  dilakukan  dengan  cara  mengamati  langsung proses petugas rekam medis pada penyimpanan. Hasil: Setelah dianalisis maka hasil pengamatan faktor ketidaktepatan penyimpanan rekam medis oleh tenaga medis  dan  penyimpanan  rekam  medis  pasien  baru.  Oleh  sebab  itu  perlunya ketelitian petugas, dan perlunya monitoring.

## Kata Kunci: penjajaran, ketidaktepatan, penyimpanan

## PENDAHULUAN
Dalam  meningkatkan  derajat  kesehatan  masyarakat  secara  umum. Indonesia dilaksanakan fasilitas pelayanan kesehatan. Rumah sakit, klinik, dan pusat  kesehatan  hanyalah  beberapa  contoh  dari  berbagai  jenis  fasilitas kesehatan.  Rumah  Sakit  adalah  organisasi  pelayanan  medis  yang menyelenggarakan  pelayanan  medis  perorangan  secara  menyeluruh  dan menyelenggarakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat sesuai dengan Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
Fungsi utama rekam medis adalah menyimpan informasi dan data. tentang pelayanan  pasien.  Untuk  menjalankan  fungsi  ini,  berbagai  metode  telah dikembangkan  secara  efektif,  seperti  menerapkan  atau  mengembangkan beberapa  sistem,  kebijakan  dan  prosedur,  kumpulannya,  termasuk menyimpannya dengan cara yang mudah diakses dengan keamanan yang baik. akibatnya,  semua  orang  yang  bekerja  di  fasilitas  pelayanan  kesehatan  wajib menjaga  kerahasiaan  data  pasien  dalam  rekam  medis  menggunakan  teknik penyimpanan nomor akhir dan penyortiran nomor urut.(Dewi R.K)
Keakuratan penyimpanan berkas rekam medis tergantung pada berbagai faktor,  antara  lain  sifat  petugas,  banyaknya  petugas,  dan  informasi  yang dibutuhkan. Pengetahuan, motivasi, sumber daya manusia, manajemen waktu, dan  ketepatan  penyimpanan  rekam  medis  merupakan  beberapa  faktor  yang mempengaruhi  variabel  tersebut.  Karena  banyaknya  pekerjaan  dan  tanggung jawab,  penghalang  terkuat  adalah  kurangnya  waktu  untuk  menyelesaikan penyimpanan.  Berdasarkan  dari  observasi  dan  wawancara  dengan  petugas terdapat adanya ketidaktepatan penjajaran rekam medis pasien rawat jalan pada unit filling .
Penempatan  berkas  rekam  medis  ternyata  tidak  tepat  berdasarkan pengamatan yang dilakukan beberapa hari sebelumnya. Misalnya, 443237 harus muncul  setelah  No.  RM  446137,  dan  seterusnya.  Kualitas  pelayanan  yang ditawarkan akan dipengaruhi oleh penyimpanan rekam medis yang tidak tepat. Mengingat  rekam  medis  berfungsi  sebagai  aspek  hukum,  rekam  medis  yang tidak sesuai bisa berbahaya bagi personel rekam medis selama penyimpanan
RS  X  Batam  menggunakan  sistem  penyimpanan  desentralisasi.  Sistem desentralisasi  adalah  sistem  yang  menyimpan  rekam  medis  baik  rawat  inap maupun  rawat  jalan  berbeda  tiap  mapnya  dalam  penyimpanannya.  Penulis tertarik  untuk  mempelajari  lebih  jauh  variabel-variabel  yang  mempengaruhi ketepatan penyimpanan rekam medis oleh tenaga medis dengan melihat keadaan tersebut  di  atas.  mengambil  judul  Ketidaktepatan  Penjajaran  Rekam  Medis Rawat Jalan di Unit Filling X Batam.

## KAJIAN TEORI

## Sistem Penjajaran
Dari pada ditumpuk dokumen rekam medis disusun sejajar satu sama lain pada  rak  penyimpanan.  (Arfiandi  dan  Irda  Sari,  2021).  Urutan  nomor  rekam medis  diikuti  dengan  tiga  urutan  penjajaran  dokumen  dalam  rekam  medis sebagai berikut:
a. Straight Number Filing (SNF)
Sistem  penyimpanan  dokumen  rekam  medis  yang  menggunakan  sistem penjajaran  berdasarkan  nomor  langsung  menjajarkan  map  rekam  medis  sesuai dengan urutan langsung nomor rekam medis.
b. Terminal Digit Filing (TDF).
Digit  terminal  diselaraskan  menggunakan  sistem  tertentu.  Dengan menjajarkan  map  dokumen  rekam  medis  sesuai  dengan  urutan  nomor  rekam medis pada dua nomor kelompok terakhir, maka terciptalah sistem penyimpanan dokumen rekam medis..
c. Middle Digit Filing (MDF).
Sistem  penjajaran  dengan  sistem  nomor  tengah  atau  MDF  adalah  suatu  cara penyusunan  folder  rekam  medis  berdasarkan  urutan  nomor  rekam  dalam  dua nomor golongan tengah.
Ruang  yang  menempati  bidang  rekam  medis  merupakan  ruangan  yang bertugas  melakukan  penyimpanan,  pengawetan,  dan  pemusnahan  dokumen. Pengisian  juga  menawarkan  dokumen  rekam  medis  dengan  isi  lengkap, memungkinkan  pengguna  untuk  lebih  mudah  mencari  informasi  bila diperlukan. Tugas utamanya yaitu (Sudra, 2017):
1) Simpan DRM dengan cara tertentu sesuai dengan kebijakan retensi.
2) Mengambil DRM karena berbagai alasan.
3) Mengurangi (mempertahankan) DRM sesuai dengan aturan yang diberlakukan oleh fasilitas kesehatan.
4) Menjaga penyimpanan DRM tidak aktif terpisah dari DRM aktif.
5) Membantu menentukan kegunaan rekam medis, melestarikan (diabadikan) DRM, dan tugas terkait lainnya.
6) Membantu melakukan pemusnahan formulir rekam medis.

## Sistem Penyimpanan
Suatu sistem pengumpulan dokumen rekam medis yang berjajar satu sama lain disebut sistem penjajaran. (Sudra, 2017) :
1. Sentralisasi.
Formulir rekam medis pasien digabungkan menjadi satu kesatuan (folder) sebagai  bagian  dari  sistem  penyimpanan  rekam  medis  yang  terletak  terpusat. Satu  folder  (peta)  berisi  semua  rekam  medis  pasien  untuk  rawat  jalan,  rawat inap, dan gawat darurat.
2. Desentralisasi.
Suatu  sistem  penyimpanan  yang  membagi  Dokumen  dari  rekam  medis pasien  diklasifikasikan  sebagai  rawat  jalan,  gawat  darurat,  dan  rawat  inap, tergantung di mana mereka digunakan pada lokasi atau folder yang berbeda.

## METODE PENELITIAN
Metode  Penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif  yaitu  wawancara  dan mengobservasi kegiatan penyimpanan berkas rekam medis. Data diperoleh dari lembar  observasi  selama  9  hari  di  bagian  unit  rekam  medis.  Berbeda  dengan metode  observasi  yang  melibatkan  pengamatan  langsung  terhadap  prosedur, metode  wawancara  melibatkan  pertanyaan  kepada  petugas  rekam  medis.  di fasilitas penyimpanan rekam medis, petugas rekam medis.
Penelitian ini dilaksanakan di Rumah Sakit X , Kecamatan Lubuk baja,  Kota Batam, Kepulauan Riau. dengan waktu observasi mulai dari bulan Januari s.d Februari Tahun 2022.

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

## Faktor Ketidaktepatan Penjajaran Rekam Medis Rawat Jalan
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan penulis di unit filing RS X di Kota Batam diketahui bahwa form rawat jalan diletakkan di dalam dokumen. melakukan  proses filing form di  letakkan  ke  dalam  dokumen.  Catatan  medis yang  baik  terutama  pada  bagian filing dapat  diwujudkan  untuk  menyediakan catatan  medis  yang  berkesinambungan  yang  penting  dalam  mengungkapkan informasi  tentang  riwayat  kesehatan  pasien.  memberikan  informasi  agar pelayanan pasien berjalan lebih efisien.  Rumah Sakit  X Batam menggunakan filing tercecer sebagai sarananya.
Metode  adalah  cara  kerja  yang  dimaksudkan  untuk  memudahkan pekerjaan  seorang  administrator.  Menentukan  bagaimana  pekerjaan  akan dilakukan, dengan mempertimbangkan tujuan, akomodasi yang disediakan, dan menghabiskan  waktu  dan  uang  untuk  kegiatan  yang  berhubungan  dengan pekerjaan. RS X menggunakan kebijakan yaitu mulai dari pasien ke poliklink lalu selanjutnya pengiriman form rekam medis rawat jalan di kirim melalui lift untuk form :  assesmen,  poli  mata,  endoskopi,  dan  file  pengembalian  dari costumer  service  dan form yang  diambil  oleh  petugas  rekam  medis  :  obgyn,
UGD, dan poli gigi.  Jika dokter ingin melihat riwayat pengecekan sebelumnya dokumen di kirim melalui lift.

## Proses Penyimpanan
Pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing RS X Batam sistem bilangan angka akhir yang memudahkan tenaga rekam medis  untuk  menyimpan  dan  mencari  berkas  rekam  medis.  Meskipun  hal  ini konsisten dengan teori yang ada, masih ada beberapa hal dalam pelaksanaannya yang  tidak  sepenuhnya  benar,  seperti:  Ketidakakuratan  pendaftaran  karena kurangnya ketelitian petugas penyimpanan dalam penempatan dokumen rekam medis. Proses filing dilakukan pukul 06.00 pagi.  Petugas saat itu kurang teliti dan ditambah lagi Kendala pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis yang tidak disortir membuat petugas tidak dapat menyimpan dan mengambil kembali rekam  medis.  Saat  memasukkan form tercecer  harus  mencari  satu-persatu dokumen perderetan tersebut. petugas harus memahami setiap angka dari nomor
referensi medis untuk mengidentifikasi angka tertukar. dengan memanfaatkan penjajaran terminal digit filing yang dimana dilihat dari angka belakang tengah depan.  Jika  tidak  teliti  saat  mencari  dokumen  dan  tidak  ditemukan  dokumen rekam  medis  maka  petugas  akan  membuat  map  baru.  Saat  dilakukan filing dokumen ditemukan sehingga map dobel. Akibat yang ditimbulkan dari adanya kejadian ketidakurutan.
Penyimpanan Rekam Medis Pasien Baru
RS  X  Batam  menggunakan  electronic  medical  record  yaitu  dengan mengscan form lalu form tersebut  di  letakkan  di  dalam  dokumen  untuk disimpan.    Rekam  medis  yang  baik  khususnya  pada  bagian  filing  dapat diwujudkan untuk menyediakan dokumen rekam medis yang berkesinambungan  yang  penting  dalam  mengungkapkan  informasi  tentang riwayat kesehatan pasien. memberikan informasi agar pelayanan pasien berjalan lebih  lancar.  Rumah  Sakit  X  Batam  menggunakan  penyimpanan  tercecer sebagai sarananya
Berikut  observasi  petugas  rekam  medis  dilakukan  karena  itu  adalah bagaimana manajemen telah beroperasi. menentukan penggunaan sistem yang baik  untuk  penomoran,  menyelaraskan,  dan  menyimpan  sesuatu.  kebijakan penulis  yang  digunakan  di  Rumah  Sakit  X  Batam,  bukan  penyebab ketidakakuratan dalam dokumen rekam medis. pada bagian filing RS X Batam. Penyebab kejadian ketidaktepatan. Kurangnya petugas menjadi faktor penyebab terjadinya  ketidaktepatan,  karena  petugas  menganggap  bahwa  pasien  baru dengan  angka  besar,  maka  petugas  meletakkan  map  dibagian  akhir  dalam penjajaran. Terjadinya ketidaktepatan penjajaran rekam medis rawat jalan, salah dalam  menjajarkan  dokumen  rekam  medis  karena  kurang  telitinya  petugas. Sehingga  terjadi  ketidaktepatan  dokumen  rekam  medis  dan  membuat  rekam medis sulit ditemukan. Mengingat banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan petugas.
Jika  pasien  rawat  jalan  pada  pasien  baru  mendapatkan  map  baru selanjutnya  diberi  nama  dan  nomor  rekam  medis  sesuai  stiker  pada form tersebut.  Selanjutnya  dilakukan filing .  Karena  nomor  terbaru  atau  terbesar petugas  langsung  meletakkan  dokumen  langsung  di  bagian  belakang  tanpa
melihat penjajaran angka di depannya, pada kasus selanjutnya juga begitu setiap pasien lama petugas meletekkan dokumen di bagian nomor penjajaran pada rak tersebut. Maka dari itu sampai saat ini dokumen masih tidak tersusun dengan rapi dan kurangnya ketelitian petugas dalam proses filing tersebut. Akibat dari ketidaktepatan  penjajaran  yaitu  dalam  proses  tercecer  ( filing )  menyebabkan petugas sulit menemukan dokumen tersebut.
Menyederhanakan  dan  mempercepat  pengambilan  tujuan  penyimpanan dokumen  rekam  medis  antara  lain  menyimpan  rekam  medis  dalam  arsip, memudahkan  pengambilan  dan  pengembaliannya  dari  penyimpanan,  serta melindunginya dari pencurian dan paparan kerusakan fisik, kimia, dan biologis. Prosedur penyimpanan rekam medis dapat menyebabkan kegagalan. Kegagalan yang pertama yaitu ketidaktepatan sortir rekam medis. sehingga mengakibatkan rekam medis sulit ditemukan dan harus membuat sampul atau map baru. Hal ini disebabkan karena petugas meletakkan pasien baru pada barisan akhir karena menganggap pasien baru/angka terbesar. Kegagalan yang kedua adalah karena kurangnya petugas yang membuat lamanya proses tercecer saat filing .

## SIMPULAN
1. Mutu  juga  mempengaruhi  mutu  rekam  medis.  Salah  satu  faktor  di  balik implementasi  rekam  medis  yang  baik  adalah  ketepatan  waktu  proses distribusi  rekam  pasien.  Akurasi  penyimpanan  adalah  keadaan  bagan  di lokasi aslinya, atau kesalahan dalam membawa bagan ke lokasi atau sumber aslinya.
2. Ada  beberapa  rekam  medis  yang  tidak  sesuai  dengan  penjajaran.  Faktor penyebab  kesalahan  penjajaran  rekam  medis  yaitu  kurangnya  ketelitian petugas dalam penjajaran rekam medis tidak tersusun dengan rapi membuat proses tercecer lama dan pasien baru yang mendapat nomor rekam medis terbaru maka saat filing diletekkan dipaling belakang.
3. Sebaiknya  ditambahkan  tenaga filing formulir UGD  dan  poli  mata  atau monitoring  dan  diberikan  jadwal  seminggu  2  kali  untuk  mengurutkan dokumen tersebut. Agar mecegah ketidaktepatan filing dan lebih tersusun
rapi  pada  rak  penyimpanan  tersebut.  Sehingga  proses  pencarian  dan pengambilan dokumen Lebih mudah.
4. Sebaiknya  petugas  lebih  berhati-hati  dalam  melakukan filing pasien  baru agar  saat  melakukan  pengambilan  rekam  medis  pasien  akan  jauh  lebih mudah dan tidak berisiko tidak ditemukannya rendah

## DAFTAR PUSTAKA
ArfiandI & irda. (2021). Analisis Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Di Rsud Pasar Minggu. 1.
Nyoman Sithi, D., Widiastuti, A., Fakultas Ilmu Kesehatan UPN, K., Kunci, K.,
Identifikasi,  K.,  &  Fmea,  M.  (2018).  Prefix-RP  Seminar  Nasional  Hasil Riset Redesign Ketepatan Identitasi Pasien Dengan Metode Fmea Di Rsud Pacitan Jawa Timur.
Permenkes. (2013). Peraturan Menteri Kesehataan Republik Indonesia. Journal of Chemical Information and Modeling, 53(9), 1689–1699.
Pos, T., & Kartasura, P. (n.d.). Universitas Muhammadiyah Surakarta Fakultas Ilmu Kesehatan.
Selvi  Zola  Fenia  &  Yeki  Candra.  (2019).  Ketetapan  Jumlah  Petugas  Filing Dengan  Ketepatan  Penyimpanan  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  X Padang. 21.
Dewi,  R.  K.,  Manajemen,  P.,  Kesehatan,  I.,  &  Kesehatan,  I.  (n.d.). Evaluasi Pelaksanaan Sistem Penjajaran Metode Filling di Rumah Sakit Puri Asih Salatiga .
UU  RI  No.  44.  (2009). Undang-Undang  RI  Nomor  44  Tahun  (2009)  tentang Rumah Sakit .
Sudra.  (2017). faktor  penyebab  terjadinya  missfile  di  bagian  filing  rawat jalan  UPT Puskesmas Sibela Kota Surakarta .