Copyright ©2020, ISSN: 2302-4666 print/ 2540-9638 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/lpustaka doi: 10.14710/lenpust.v6i2.30729
Pengelolaan Institutional Repository Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Berdasarkan Model Open Archival Information System
Muh Ahlis Ahwan 1*
1 Universitas Islam Negeri Walisongo
*Korespondensi: ahlisahwan@walisongo.ac.id

## Abstract
This study aims to explore Institutional Repository management at UIN Sunan Kalijaga by using the Open Archival Information System (OAIS) model. OAIS model is an archiving model  designed by Consultative Committee for Space  Data  System  (CCSDS)  that  is  recognized  by  International  Standards  Organization  (ISO)  as  14.721 international  standards,  which  can  be  recommended  to  be  referred  for  digital  libraries  that  emphasize  on preservation functions such as the UIN Sunan Kaljaga Digital Library. This research employes qualitative method and the data was collected using observation and interviews.  The data analysis consist of data reduction, data presentation,  verification  and  writing  a  conclusion..  The  data  validity  test  was  conducted  by  triangulation technique. The results show that the UIN SUnan Kalijaga Yogayakarta Institutional Repository has well met the OAIS model components. It fullfils the system environment internal and external to the packaging of information and  objects.  However,  several  entities  need  to  be  addressed;  collection  variations,  members  monitoring, developing the packaging designs and migration plans, as well as submission agreement. Although a few entities need to be fulfilled,  the Institutional Repository of UIN Sunan Kalijaga already manages most of OAIS aspects quite  well.  The  results  of  this  study  benfit  institutional  repositories  in  developing  digital  library  governance emphasizing data preservation.
Keywords : institutional repositories; oais model; open archival information system; digital library; institutional repository management; data preservation

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis  tata  kelola Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  dengan menggunakan  model Open  Archival  Information  System (OAIS),  sebuah  model  pengarsipan  dari Consultative Committee for Space Data System (CCSDS) yang telah diakui International Standart Organization (ISO) sebagai standar  internasional  14.721  yang  dapat  digunakan  untuk  perpustakaan  digital  yang  menekankan  pada  fungsi preservasi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan meninjau beberapa document terkait. Data yang terkumpul kemudian dianalisis melalui proses reduksi  data,  penyajian  data,  verifikasi  serta  penarikan  kesimpulan.  Uji  keabsahan  data  dilakukan  dengan triangulasi  dan member  check .  Hasil  analisis  menunjukan  pengelolaan Institutional  Repository UIN  Sunan Kalijaga  Yogyakarta  memenuhi  komponen  model  OAIS; mulai  dari lingkungan luar  sistem, lingkungan dalam sistem, hingga kemasan  informasi dan objek. Beberapa unsur masih perlu dilengkapi, misalnya variasi koleksi, pemantauan  terhadap  anggota, pengembangan  desain  kemasan,  rencana  migrasi,  serta negosiasi kesepakatan/perjanjian penyerahan materi. Serta beberapa unsur lain yang perlu dilengkapi agar model OAIS dapat menjadi standar yang ideal bagi tata kelola Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, dan dapat menjadi acuan bagi institutional repository lain yang ingin mengembangkan tata kelola perpustakaan digital yang menekankan preservasi data.
Kata kunci : repositori institusi; model oais; perpustakaan digital; manajemen repositori institusi; pelestarian data; preservasi data.

## PENDAHULUAN
Sebuah catatan dari  Pendit (2015) menyebutkan bahwa nyaris semua  orang  yang memiliki akses  ke  internet  pernah  melihat  video  klip  pendek  pidato  Soeharto  di  YouTube  ketika mengundurkan diri dari jabatannya sebagai Presiden, namun di mana video aslinya yang utuh? siapa yang menyimpannya, dan siapa yang boleh menontonnya? di mana pula naskah asli yang Soeharto pegang  ketika membacakan pengunduran dirinya?  pertanyaan tersebut bagi Pendit sendiri belum
mendapatkan  jawaban  pasti,  bahkan  justru  khawatir  video  asli  tersebut  sudah  diperbanyak  dan disimpan oleh pihak yang tidak jelas tanggungjawabannya. Memang kehadiran informasi sekarang yang  “ overload ”  telah  membawa  kerumitan  tersendiri  akan  keaslian  informasi  yang  disediakan, perlu  kejelian  menyeleksi,  memilih,  menghimpun,  menyimpan,  dan  melestarikan  informasi terutama bagi lembaga seperti arsip, museum, dokumentasi, ataupun perpustakaan.
Aktifitas perpustakaan termasuk menyeleksi informasi misalnya memastikan keaslian sebuah koleksi, karena suatu saat catatan dan jejak koleksi tersebut mungkin akan dibutuhkan dan ditelusur oleh pemustaka. Keaslian koleksi hendaknya memang tetap dilestarikan oleh perpustakaan dengan menyimpan  koleksi  secara  fisik  maupun melibatkan teknologi  digital  seperti repository , karena repository mulai  dipercaya  dapat  menghemat  ruangan  dan  membantu  pencipta  karya  ketika menginginkan karya aslinya kembali (Reitz, 2004). Repository merupakan tempat untuk mengarsip local content dan grey literature suatu lembaga yang awalnya digunakan untuk kalangan lembaga itu  sendiri.  Namun  maraknya  simpanan  informasi  di  internet  dan  permintaan  pengguna  untuk mengakses local  content atau grey  literature ,  lembaga  akhirnya  mulai  membuka  simpanannya kepada masyarakat luas ( open access ) dan juga sebagai wujud mempertahankan informasi (Arianto & Subhan, 2012).
Simpanan local  content atau grey  literature suatu  lembaga  disimpan  dalam institutional repository atau simpanan kelembagaan. Institutional repository merupakan simpanan karya yang dapat  dihasilkan oleh lembaga  sendiri  atau  lembaga  lain  yang dapat  diselenggarakan  oleh  satu lembaga  atau  gabungan  dari  berbagai  lembaga  (Yeates,  2003),  artinya  beberapa  lembaga  dapat menyelenggarakan  satu  buah repository, atau  justru  satu  lembaga  dapat  memiliki  beberapa repository . Salah  satu  lembaga  yang  memiliki institutional  repository adalah  Perpustakaan Universitas  Islam  Negeri  (UIN)  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta  dengan  simpanan  kelembagaannya yaitu Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga (http://digilib.uin-suka.ac.id).
Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga awalnya mengoleksi file-file digital sejak tahun 2007  yang  dihimpun  dalam  UINSIANA  yang  dikelola  menggunakan  GDL  ( Ganesha Digital Library) 4.2, tetapi setelah GDL diketahui terdapat kekurangan, koleksi digital dalam GDL akhirnya dimigrasi  ke Eprints versi 2 pada bulan Mei 2012 (Yanto, 2013) dan  terus berkembang  menjadi versi  3.  Koleksi Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  sendiri  pada  Desember  2015  telah mencapai  16.704  (Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga,  2015)  dan  pada  Juli  2015  telah menduduki peringkat ke-lima pada Webomatrics of Repositories untuk wilayah Indonesia (Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC), 2004). Koleksi Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga  meliputi  skripsi,  tesis,  disertasi,  laporan  penelitian,  laporan  PPL  (Praktik  Pengenalan Lapangan),  KKP  (Kuliah  Kerja  Praktik),  dan  KKL  (Kuliah  Kerja  Lapangan).  Selain  koleksi tersebut, Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga juga menyediakan artikel jurnal, prosiding, soal ujian, dan informasi tentang kampus dalam berbagai format seperti teks, foto, audio, dan video.
Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  merupakan institutional  repository yang berkomitmen  mengarsip  karya  dalam  bentuk  digital,  agar  seluruh  masyarakat  khususnya civitas akademika  UIN  Sunan  Kalijaga  dapat  menyimpan  serta  mengakses  koleksi  tersebut  di  manapun dan kapanpun mereka berada, sehingga harapannya dapat meningkatkan citra lembaga UIN Sunan Kalijaga  (Yanto,  2013). Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  juga  memiliki  kebijakan institusi, pengelolaan berdasarkan local content , upaya menggiatkan pelestarian, dan menggunakan konsep open  access sebagai interoperability ,  adanya  legitimasi/mandat,  perencanaan  dengan lembaga  induk,  mendapat  pendanaan  yang  jelas,  adanya  program  digitalisasi, interoperability , adanya evaluasi dan pengukuran, promosi, serta strategi preservasi digital (Yanto, 2013).
Perkembangan institutional  repository dengan  simpanan  data  dan  manajemen  data sebenarnya sudah menjadi  fenomena dan menjadi  kehawatiran dalam mencari model  yang  stabil untuk mengelola perpustakaan digital pada awal abad 20-an (Hitchcock et al., 2007). Namun setelah
muncul beberapa model referensi  yang dapat diacu  oleh  lembaga  pengelola perpustakaan digital khususnya institutional repository (Hitchcock et al., 2007), kehawatiran tersebut mulai sirna. Model tersebut antara lain model Rowlands dan Bawden , model Delos , dan model OAIS ( Open Archival Information System ) (Pendit, 2009).
Ketiga  model  di  atas  memiliki  ciri  dan  segi  teknis  yang  berbeda.  Model Rowlands dan Bawdan terlalu umum untuk diterapkan pada perpustakaan digital, sementara model Delos kurang menekankan pada proses kerja  yang sesungguhnya  terjadi  di dalam sebuah perpustakaan digital, sedangkan  model  OAIS  adalah  model  yang  sangat  baik  menggambarkan  proses  kerja  (Pendit, 2009).  Model  OAIS  juga  banyak  diadopsi  oleh  lembaga  khususnya  perpustakaan  karena menekankan preservasi sebagaimana kebanyakan institutional repository pada umumnya (Bradley et  al.,  2007).  OAIS  merupakan  sebuah  model  dari  konsep institutional  repository yang  berguna sebagai  pengarsipan  ( archival )  dan  lebih  menekankan  kepada  fungsi  pelestarian  atau  preservasi, bahkan  tidak  hanya  menyimpan,  mengawetkan  atau  mempertahankan  bentuk,  melainkan bagaimana informasi di dalamnnya selalu tersedia untuk dimanfaatkan selama mungkin.
Consultative Committee for Space Data Systems atau disingkat CCSDS sebagai  organisasi luar angkasa yang rutin mengadakan pertemuan untuk mencari formula dan memberi rekomendasi solusi manajemen sistem data menyebutkan, bahwa m odel OAIS memiliki tiga  komponen utama yang saling berkaitan, yakni lingkungan luar ( external ), lingkungan dalam ( internal ), dan kemasan informasi dan  objek (Consultative Committee  for Space Data Systems, 2012). Cara  kerja model OAIS  sebagai  model  referensi  perpustakaan  digital  khususnya institutional  repository diilustrasikan dalam gambar 1.
Gambar 1.

## Fungsi Komponen OAIS
Sumber: (Consultative Committee for Space Data Systems, 2012)
OAIS memiliki 3 komponen utama yang saling berkesinambungan, pertama lingkungan external atau luar tempat sebuah OAIS berkegiatan yang terdiri dari 3 entitas, yakni producer, management ,  dan consumer .  Kedua  yaitu  lingkungan  internal  atau  dalam  yang  terdiri  dari  6 entitas  ( ingest , archival  storage , data  management , preservation  planning , access , administration )  yang  berfungsi  sebagai  perangkat,  komponen-komponen  fungsional,  dan mekanisme kerja OAIS untuk menyelenggarakan kegiatan pelestarian. Ketiga adalah kemasan informasi  dan  objek yang  menjadi  konsentrasi  dalam  kegiatan  pelestarian  model  OAIS,  objek tersebut  diproses  dari producer ke  dalam  sistem  OAIS,  kemudian  di  dalam  sistem  OAIS,  objek diproses antar komponen sistem OAIS, dan pada akhirnya dari sistem diproses menuju consumer .
Proses  tersebut  nampak  sebagai  suatu  kemasan  informasi  yang  mengandung  koleksi  yang  harus dilestarikan bersamaan dengan metadata yang telah diikat. Kemasan tersebut terbagi menjadi tiga komponen yakni submission information package (SIP), archival information package (AIP), dan dissemination information package (DIP) (Pendit, 2009).
Model  OAIS  diciptakan  oleh  CCSDS  melalui  berbagai  upaya  panjang  dan  berulang-ulang mulai dari penyusunan, ulasan, revisi, umpan balik pengguna saat diskusi lokakarya, sampai dengan tanggapan atas komentar. Model ini menggambarkan proses kerja dan akhirnya diakui International Standart  Organization (ISO)  sebagai  Standar  Internasional  14.721  pada  tahun  2002  dan  secara resmi diterbitkan pada tahun 2003 sebagai model referensi perpustakaan digital (Jones et al., 2006). Hal  ini  sejalan  dengan  Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga  yang  telah  berkomitmen  untuk mengembangkan  tata  kelola institutional  repository agar  karya  lembaganya  dalam  bentuk elektronik dapat dilestarikan dan dinikmati masyarakat luas selama mungkin (Yanto, 2013).
Model OAIS dapat menjadi model standar pengelolaan Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga yang stabil, karena model OAIS dan Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga memiliki ciri yang sama yakni mengupayakan pelestarian (Yanto, 2013). Selain itu model OAIS juga telah diakui  sebagai  standar  ISO  14.721  yakni  model  referensi  perpustakaan  digital  sejak  tahun  2003 (Jones  et  al.,  2006).  Selanjutnya,  model  OAIS  juga  merupakan  model  yang  sangat  baik  untuk menggambarkan  proses  kerja  perpustakaan  digital  (Pendit,  2009);  dan  model  OAIS  ini  adalah model yang paling banyak diadopsi oleh institutional repository (Bradley et al., 2007). Hal ini yang mendasari penelitian tentang tata kelola Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga untuk melihat sejauhmana komponen dan entitas dalam model OAIS terpenuhi. Penulis memandang bahwa model OAIS dapat menjadi rekomendasi model yang stabil untuk tata kelola Institutional Repository UIN Sunan  Kalijaga,  dan  dapat  menjadi  rujukan  bagi  lembaga  lain  yang  mencari  model  untuk institutional repository yang menekankan kepada preservasi.

## METODE
Penelitian  ini  menggunakan  desain  kualitatif  dengan  komponen  dan  entitas  model  OAIS sebagai alat untuk menganalisis tata kelola Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga. Penelitian ini  dilakukan  sejak  bulan  Agustus  2015  hingga  Agustus  2016.  Subjek  yang  menjadi  pusat  data penelitian  ini  sebanyak  tiga  orang  yang  diberi  tanggung  jawab  untuk  mengelola Institutional Repository di  Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta,  yaitu  Kepala  Perpustakaan, Koordinasi  Urusan  (Kour)  Preservasi  dan  Repository  Digital,  dan  Kour  Sistem  Informasi  dan Jaringan. Adapun objek penelitian yang penulis pilih adalah pengelolaan Institutional Repository UIN  Sunan  Kalijaga.  Teknik  pengambilan  informan  menggunakan purposive  sampling dengan kriteria:
1. Pihak  yang  berperan  besar  dalam  mengelola  Institutional  Repository  UIN  Sunan Kalijaga,
2. masih aktif mengelola Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga,
Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  melakukan  observasi  tidak  langsung  (observasi  non partisipan), wawancara tak berstruktur, dan merujuk beberapa dokumen. Data di dalam penelitian ini  diuji  dengan  validitas  dan  realibilitasnya  dengan  cara  uji  kredibilitas,  yakni  dengan  cara triangulasi dan member check . Teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, penyajian data, serta penarikan simpulan dan verifikasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Ruang Lingkup External Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga
Lingkungan eksternal pada Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga dapat diistilahkan sebagai  pemangku  kepentingan  yang  terlibat  dalam  menyelenggarakan  seluruh  kegiatan institutional repository . Lingkungan ini terdiri atas producer, consumer dan management .

## Producer
Pihak  yang berperan sebagai producer pada Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga adalah sivitas akademika, universitas, perpustakaan, Eprints , PTIPD (Pusat Teknologi Informasi dan Pusat Data), dan pihak luar yang telah menciptakan koleksi bermuatan informasi UIN Sunan Kalijaga. Sejak berlakunya SK Rektor nomor 1.5 tahun 2016 tentang wajib simpan karya ilmiah, seluruh sivitas akademika baik itu dosen, karyawan, maupun mahasiswa wajib menyimpan hasil karya  intelektualnya  ke Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga.  Sesuai  jawaban  informan bahwa  “yang  menjadi  penyetor  materi  di  Digital  Libary  UIN  Sunan  Kalijaga  adalah  sivitas akademika UIN Sunan Kalijaga” (SH).
Dewan redaksi jurnal ilmiah sebagai sebuah organisasi di lingkungan UIN Sunan Kalijaga juga  turut  berkontribusi  dalam  mengunggah  jurnal  ilmiahnya  di Institutional  Repository UIN Sunan Kalijaga walaupun dewan redaksi juga mengupload artiklenya ke dalam portal khusus e- journal yang disediakan oleh UIN Sunan Kalijaga (http://ejournal.uin-suka.ac.id). Dewan redaksi ini terkadang menyerahkan jurnal ilmiahnya dalam bentuk softcopy ke petugas perpustakaan untuk diunggah di Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga baik melalui email, datang langsung ke bagian perpustakaan, atau bahkan petugas yang mengambil terbitan ke dewan redaksi. Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga juga menerima koleksi UINSIANA, yakni karya bermuatan UIN Sunan  Kalijaga  yang  diterbitkan  oleh  pihak  di  luar  lembaga,  seperti  artikel  dalam  surat  kabar harian  Kompas,  Republika,  Koran  Sindo,  Kedaulatan  Rakyat,  Bernas  Jogja,  Seputar  Indonesia, Radar Jogja, dan lain-lain.
Ketika  proses  penyerahan  koleksi  dari producer ke  aplikasi Eprints yang  digunakan Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga,  pihak  Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga menyediakan  perjanjian penyerahan ( submission agreement )  yang menjelaskan  hak  atas  koleksi yang  diserahterimakan,  yakni  hak  cipta  dan  hak  non  eksklusif.  Penulis  memiliki  hak  atas  cipta karya,  sedangkan  hak  non  eksklusif  seperti  menyimpan,  memperbanyak,  dan  menyebarluaskan karya dipegang oleh UIN Sunan Kalijaga. Perjanjian penyerahan dilakukan producer saat proses upload mandiri pada http://pustaka.uin-suka.ac.id/, perjanjian dibuat dalam bentuk online , dan isi pernyataan  perjanjian  dibuat  secara  baku  oleh  Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga,  sehingga producer hanya  dapat  menyepakati  perjanjian  tersebut  dengan  cara checklist ,  tanpa  ada  pilihan yang  ditawarkan.  Penjanjian  penyerahan  ini  hanya  berlaku  untuk  mahasiswa  saat  menyerahkan tugas  akhir  saja,  sedangkan  bagi  dosen,  karyawan,  dewan  redaksi  atau  karya  lain  seperti UINSIANA  masih  dalam  tahap  perencanaan.  Koleksi  yang  diserahkan  kepada Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga dikelola oleh Perpustakaan bekerjasama dengan PTIPD. Dari sisi teknis, perpustakaan mempercayakan Bagian Preservasi dan Repository Digital serta Bagian Sistem Informasi  dan  Jaringan  untuk  mengelola Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  melalui aplikasi Eprints .
Setiap  pihak  penyedia  koleksi Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  mempunyai peran masing-masing dan saling berkesinambungan mendukung satu sama lain. Sivitas akademika dan  pihak  luar  berperan  sebagai  pencipta  koleksi,  universitas  sebagai  penanggungjawab, perpustakaan  berperan  sebagai  pemelihara,  penyimpan,  pelipatganda,  dan  penyebar  koleksi,
PTIPD berperan sebagai pangkalan data, dan Eprints berperan sebagai aplikasi untuk mengelola koleksi Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga.

## Management
Pihak yang berperan sebagai management pada Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga adalah  Rektor  dan  Kepala  Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga.  Rektor  sebagai  penanggung  jawab utama, dan Kepala Perpustakaan sebagai manajerial institutional repository . Kepala Perpustakaan membawahi seluruh pelaksana teknis, yakni Bagian Preservasi dan Repository Digital dan bagian Sistem  Informasi  dan  Jaringan.  Adapun  semua  usulan  termasuk  proposal  anggaran  untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga diseleksi, dipilih, dihimpun,  dan  disetujui  oleh  Kepala  Perpustakaan  kemudian  diajukan  kepada  Rektor  dan Kementerian  guna  mendapatkan  keputusan  dana  mengingat  UIN  Sunan  Kalijaga  adalah  lembaga negara di bawah langsung Kementerian Agama. Sesuai pernyataan informan bahwa “Kalo dana pasti terpusat ya, perpustakaan yang mengupayakan itu lewat kepala perpustakaan, kemudian masuk ke dalam  RKAKL  dari  sumber  dana  BLU  dan  BOPTN,  serta  APBN”  (SRZ).  Proposal  anggaran kegiatan disusun setiap tahun dalam bentuk RKAKL (Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Lembaga/Negara) yang memuat semua rencana kegiatan ke depan, termasuk rencana pengelolaan Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  yang  belum  terlaksana,  contohnya  adalah  anggaran alihmedia (digitalisasi) tugas akhir.
Alih media dilaksanakan unit Preservasi dan Repository Digital UIN Sunan Kalijaga setiap tahun, alih media dilakukan terhadap koleksi tugas akhir mahasiswa dari awal hingga tahun 2007, dan lebih diprioritaskan untuk tugas akhir terbitan lama mulai tahun 1955 sampai dengan tahun 2000. Proses  digitalisasi  dilaksanakan  dengan  anggaran  biaya  besar  dan  membutuhkan  waktu  lama, sehingga  proses  digitalisasi  perlu  adanya  teknologi  yang  mumpuni  untuk  mendukung pelaksanaannya.
Evaluasi Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  dilakukan  oleh  perpustakaan  dengan melihat  jumlah  koleksi  yang  sudah  didigitalkan  (Yanto,  2013).  Evaluasi  juga  dilakukan  setelah terbitnya pemeringkatan instittutional repository dari Webomatric of repositories yang secara tidak langsung  juga telah dievaluasi  oleh pihak  luar (Priyanto, 2012). Pemeringkatan Webomatric dan jumlah koleksi yang disimpan menjadi tolak ukur kinerja tata Kelola Institutional Repository UIN Sunan  Kalijaga  agar  Kepala  perpustakaan  sebagai  penanggung  jawab  dapat  membenahi  dan meningkatkan kinerja Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga bersama bawahannya.

## Consumer
Consumer Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga adalah seluruh pengguna di mana pun mereka  berada  baik  secara  individu,  organisasi,  maupun  sistem.  Pemanfaatan Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga hanya memerlukan  suatu perangkat dengan  jaringan  internet dan waktu aksesnya dapat kapan saja dan di mana saja kecuali untuk koleksi terbatas. Khusus koleksi terbatas  hanya  dapat  diakses  oleh  sivitas  akademika  UIN  Sunan  Kalijaga  yang  sudah  disetujui permohonan  akses  secara fulltext dan  hanya  diberikan  waktu  24  jam  setelah  diberi  akun.  Sesuai petikan informan
“Yang  jelas  sivitas  akademika  di  UIN  terutama  untuk  mahasiswa,  peneliti  dan  juga  bagi dosen,  karena  dosen  itu  biar  mengetahui  judul  apa  saja  yang  sudah  dibahas  agar  tidak terjadi duplikasi membahas tema, makannya dosen sini-sini itu ketika ingin memiliki akun atau hak akses itu tetep kita kasih ”(SH).
Target  pengguna Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  adalah  kalangan  akademisi yang keahliannya disesuaikan dengan koleksi yang dilestarikan, seperti koleksi dalam bidang ilmu
politik diperuntukkan kepada para politisi yang notabene memiliki keahlian dalam bidang tersebut, walaupun  masyarakat  umum  juga  bisa  memanfaatkannya.  Koleksi Institutional  Repository UIN Sunan  Kalijaga  disediakan  untuk  mendukung  karya-karya  ilmiah  yang  akan  diterbitkan,  supaya penelitian atau research yang dilakukan kemudian tidak terindikasi memiliki kesamaan atau plagiat.
Ruang Lingkup Internal Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga

## Ingest (pencerna)
Koleksi yang dapat diterima oleh Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga adalah karya apa pun yang dihasilkan oleh producer . Proses penerimaan ( receive submission ) koleksi diperoleh petugas melalui unggah mandiri, kiriman email, penyerahan kepada petugas secara langsung seperti dalam  bentuk  CD  atau flash  memory ,  bahkan  hasil  metode  “jemput  bola”,  yakni  petugas  yang mengambil  langsung  kepada producer .  Unggah  mandiri  dilakukan  oleh  mahasiswa  baik  jenjang diploma  (D3),  sarjana  (S1),  magister  (S2)  maupun  doktor  (S3)  pada  laman www.pustaka.uin- suka.ac.id . Unggah  Mandiri  dilakukan  mahasiswa  dengan  mengikuti  panduan  ‘Prosedur  Tetap Bebas Pustaka dan Unggah Tugas Akhir Mandiri Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta’ (Hariyanto, 2016a). Tugas akhir yang diunggah berbentuk PDF ( Portable Data Format ) yang terdiri dari 3 (tiga) bagian, yaitu: (a) File tugas akhir BAB I dan BAB terakhir; (b) File tugas akhir mulai BAB II, III, atau IV (sebelum BAB terakhir); (c) File fulltext (mulai cover sampai terakhir).
Bagian  pertama  akan  disediakan  untuk  diakses  seluruh  pengguna,  bagian  kedua  akan diperuntukkan  bagi  pengguna  yang  menjadi  anggota  terkait plagiarism dan copy  right (Yanto, 2013),  dan  bagian  ketiga  untuk  mengontrol  bagian  pertama  dan  kedua,  serta  digunakan  sebagai koleksi tugas akhir Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga yang asli dan lengkap.
Petugas Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga akan memeriksa kelengkapan setiap bagian tugas akhir setelah ketiga file sudah diunggah oleh mahasiswa. Pemeriksaan dilakukan untuk menjamin kualitas  ( quality  assurance )  koleksi  dengan  mengikuti  pedoman ‘Prosedur Tetap Verifikasi Soft Copy Tugas Akhir yang di Upload Mahasiswa’. Apabila tugas akhir yang diunggah belum valid, maka pertugas akan mengembalikan file kepada mahasiswa dengan catatan kekurangan yang harus diperbaiki. Namun apabila tugas akhir yang diunggah sudah valid, petugas Bagian Preservasi dan Repository  Digital  akan  memindah  file  tersebut  ke Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga pada laman www.digilib.uin-suka.id dengan mengikuti ’Prosedur Upload File Karya Ilmiah (Wajib Simpan  Karya  Ilmiah)  ke  digilib.uin.suka.ac.id  Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta’ (Hariyanto, 2016b).
Karya mahasiswa selain tugas akhir, petugas menerima karya tersebut melalui email, unggah mandiri, diserahkan langsung ke petugas, atau dengan metode jemput bola . Setiap karya yang masuk ke  sistem  aplikasi Eprints Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga ,  terlebih  dahulu  diulas ( review )  oleh  petugas  Bagian  Pre servasi  dan Repository  Digital  untuk  memastikan keadaan  file koleksi  tidak  rusak  atau  hilang.  Pemeriksaan  koleksi  selain  tugas  akhir  dilakukan  petugas  tanpa suatu panduan tertulis karena belum dilakukan pengkajian terhadap keberagaman koleksi yang akan diulas  ( review ),  seperti  jurnal  ilmiah,  buletin,  prosiding,  buku,  pengumuman,  dokumentasi, makalah, bahkan sampai pidato rektor. Petugas memeriksa keberagaman koleksi tersebut dengan inisiatif  sendiri,  seperti  pengecekan  halaman  atau  keberhasilan  petugas  dalam  membuka  file koleksi.  Apabila  koleksi  tidak  lolos review ,  maka  petugas  akan  meminta  pemilik  atau  penyetor karya  untuk  memperbaiki  koleksi,  sedangkan  apabila  koleksi  valid,  maka  koleksi  kemudian disetujui untuk disimpan ke dalam sistem Eprints .
Sembari  sivitas  akademika  atau  petugas  mengunggah  file  koleksi  ke  sistem Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga, sivitas akademika atau petugas juga membuat deskripsi informasi
pada  setiap  karya  yang  disimpan  ( generate  descriptive  information )  agar  dapat  mewakili  dan diindeks oleh mesin pencari (seperti Google atau Yahoo) untuk ditemukan kembali. Petugas atau sivitas  akademika  membuat  informasi  deskripsi  koleksi  melalui  aplikasi Eprints dengan  standar metadata  Dublin  Core,  yakni  metadata  yang  setidaknya  memuat  unsur title,  creator,  subject, description, date, type, format, identifier, source, language, relation, coverage, dan rights (Pendit, 2009).
Setiap  jenis  koleksi  pada  aplikasi Eprints Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga memiliki deskripsi koleksi  yang berbeda, salah satu contoh adalah thesis . Koleksi yang termasuk dalam  kelompok  jenis  ini  adalah  tugas  akhir  seperti  skripsi,  tesis,  dan  disertasi.  Adapun deksripsinya  pada  aplikasi Eprints adalah title,  abstract,  creators,  corporate  creator,  divisions, publication details, journal or publication title, funders, projects , sedangkan koleksi selain thesis , seperti  artikel,  buku,  monograf,  video, image , thesis ,  dan  lain  sebagainya  memiliki  informasi deskriptif yang berbeda.
Setelah  proses  pengidentifikasian  informasi  deskripsi  koleksi,  kemudian  koleksi  beserta deskripsinya  ( Generate  AIP )  dikirimkan  kepada  sistem Institutional  Repository UIN  Sunan Kalijaga  untuk  disimpan  dan  dilestarikan.  Petugas  atau  sivitas  akademika  akan  melakukan “ deposite item now ” sebagai persetujuan untuk menyerahkan koleksi pada Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga ( coordinate updates ) (Yanto, 2013).

## Archival storage (simpanan arsip)
Cara yang digunakan pengelola untuk mensiasati agar koleksi dapat diterima ( receive data ) oleh sistem Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga adalah memadatkan ( compress ) ukuran file  koleksi.  Pemadatan  file  dilakukan  terhadap  koleksi  yang  memiliki  ukuran  besar  agar  dapat diakses dengan mudah, menghemat ruang penyimpanan, dan webpage dapat dibuka dengan cepat. File koleksi dengan ukuran kecil disimpan di server online , sedangkan file ukuran besar disimpan di server offline. Sesuai pernyataan  informan bahwa  “Kalo  filenya  yang besar tetep tersimpan di server PTIPD kemudian yang kita compress itu baru yang kita upload ke Digilib yang masuk ke digilib”  (SH). Dengan  adanya  pemadatan  ukuran  file,  terkadang  membuat  kualitas  koleksi Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga menjadi berkurang, sehingga koleksi asli seperti saat diunggah perlu disimpan.
Pengaturan jejak penyimpanan data ( manage storage hierarchy ) Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga dilakukan oleh Bagian Sistem Informasi dan Jaringan di dua server berbeda, server pertama  terletak  di  PTIPD  yang  berkapasitas  350  GB  ( gigabyte )  sebagai  pangkalan  data online untuk diakses pengguna, dan server kedua terletak di lantai dua Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga berkapasitas 500 GB sebagai backup dan pangkalan data offline yang diakses petugas. Perpustakaan juga melakukan pemantauan kerusakan ( error checking ) dan backup ( disaster recovery ) terhadap data dan folder Eprints Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga. Backup dilakukan di empat tempat,  yaitu  di  server  PTIPD,  server  Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga,  server  Digilib,  dan harddisk external . Kegiatan tersebut dilakukan tanpa panduan atau terjadwal secara tertulis, namun selalu dilakukan minimal seminggu sekali pada database dan minimal sebulan sekali pada folder atau  direktori  aplikasi Eprints .  Pemantauan  kerusakan  dan  pencadangan  tersebut  dilakuan  guna mengantisipasi  apabila Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  rusak  atau  hilang,  sehingga database dan folder tersebut dapat dikembalikan seperti semula.
Migrasi hardware dan software juga  pernah  dilakukan  oleh  Perpustakaan  UIN  Sunan Kalijaga terhadap spesifikasi server. Pemutakhiran hardware pernah dilakukan dari memory RAM 4 GB menjadi 8 GB, dan sekarang baru ada pembaruan kapasitas server dari 350 GB menjadi 1 TB ( terabyte ), dan 500 GB menjadi 2 TB. Pembaruan software juga pernah dilakukan terhadap aplikasi Eprints dari versi 2.0 menjadi versi 3.0 seperti yang sekarang digunakan Institutional Repository
UIN Sunan Kalijaga. Pemutakhiran hardware dan software tersebut dilakukan pada tahun 2013 dan 2015 untuk meningkatkan daya simpan,  akses, dan  fitur  agar compatible dengan teknologi  yang terus berkembang.
Bentuk  perawatan,  penyimpanan,  pemantauan,  pencadangan,  serta  pemutakiran  yang dilakukan  pengelola Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  di  atas  menunjukkan  bahwa Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga menyimpan setiap koleksi beserta datanya agar dapat tersedia untuk temu kembali ( provide data ) di masa mendatang.

## Data management (manajemen data)
Metadata  dekripsi  pada  aplikasi Eprints selalu  dimutakhirkan  dengan  memasukkan  setiap data koleksi baru oleh Bagian Pre servasi dan Repository Digital ( administer database ). Metadata deksriptif juga terkadang perlu diubah sesuai permintaan dari penulis atau penyetor koleksi akibat adanya kesalahan atau kekurangan ( receive database updates ).
Metadata  deskripsi  pada  aplikasi Eprints Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga merupakan metadata standar Dublin Core yang sudah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan UIN Sunan  Kalijaga.  Modifikasi  metadata  deskripsi  tersebut  adalah  sebagai  berikut:  (a)  Mengadopsi ANZSRC  ( Australian  and  New  Zealand  Standard  Research  Classification )  sebagai  subjek  area pada  aplikasi Eprints yang  digunakan Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  dalam mengelompokkan  karya  penelitiannya.  (b)  Mengembangkan  area  subjek  ke-Islaman  untuk penelitian  yang membutuhkan  area  pengelompokan  lebih spesifik. (c) Merencanakan daftar  kata kunci untuk memudahkan pengelola menetapkan  identifikasi bagi  koleksi  yang  membahas suatu ilmu sangat luas dan multidisiplin ilmu.
Selain deskripsi metadata, aplikasi Eprints Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga juga dapat menunjukkan data statistik perkembangan pengelolaan repository ( generate report ), antara lain jumlah pengunjung per tahun, jumlah  koleksi yang diunduh, browser yang sering digunakan pengguna untuk mengakses, jumlah jenis koleksi yang disimpan, anggota yang sering mengkases, dan masih banyak data lainnya. Sampai tanggal 28 Juli 2016, Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga telah diunduh sebanyak 8.813.150 (delapan juta delapan ratus tigas belas ribu seratus lima puluh) pengguna.
Sistem dan pangkalan data Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga selalu dipantau oleh Bagian Sistem Informasi dan Jaringan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga, pemantauan ini dilakukan untuk memastikan bahwa sistem Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga dapat bekerja dengan baik dan data Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga terjamin dan selalu dapat diakses oleh pengguna.
Data  deskriptif  dan  administratif  koleksi  dibuat  untuk  memudahkan  tidak  hanya  kepada pengguna, namun juga kepada petugas. Setiap data koleksi yang telah dikelola petugas disediakan untuk  menjawab  permintaan  pengguna  ( perform  queries ) dan  diharapkan  dapat  mewakili  setiap koleksi.  Oleh  karena  itu,  pengelola Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  perlu merencanakan strategi reservasi atau pemesanan agar koleksi yang disimpan dapat dilestarikan.

## Preservation planning (perencanaan preservasi)
Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga secara teknis dikelola oleh  Bagian Pre servasi dan Repository  Digital  dan  Bagian  Sistem  Informasi  dan  Jaringan  Perpustakaan  UIN  Sunan Kalijaga.  Bagian  tersebut  lebih  mengetahui  apa  saja  kebutuhan  dan  kegiatan  yang  seharusnya dilakukan  agar  perencanaan  dapat  diusulkan  kepada  pimpinan  perpustakaan.  Usulan  yang  sudah diupayakan  untuk  pengembangan Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  antara  lain memperbanyak konten, mengembangkan sumber daya manusia, mengoptimalkan upload mandiri, mengembangkan  area  subjek,  mengadakan  alat  pendukung  seperti  server  untuk  menambah
kapasitas file digital, NAS ( Network-attached storage ) yakni server yang dapat diakses langsung melalui  jaringan  area  lokal,  dan  genset  sebagai  cadangan  sumber  tegangan  listrik  untuk mengantisipasi terjadi pemadaman listrik ( develop preservation strategies and standarts ) .
Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga  juga  melestarikan  koleksi Institutional  Repository UIN Sunan Kalijaga dengan melakukan emolution (Yanto, 2013), yakni penyimpanan data yang tidak hanya pada sebuah media, tetapi juga menyalin pada media penyimpanan lain ( backup ) terutama pada harddisk external untuk  mengantisipasi adanya  ancaman  kerusakan atau  kehilangan seperti serangan virus atau bencana alam, mengingat Kota Yogyakarta adalah daerah rawan gempa bumi dan gunung meletus. Walaupun kegiatan tersebut tidak terencana (dipandu secara tertulis oleh suatu pedoman), namun usaha tersebut sebenarnya sudah  dilakukan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga sebagai  bentuk  strategi  preservasi.  Perencanaan  preservasi  diakui  oleh  Perpustakaan  UIN  Sunan Kalijaga masih lemah (Yanto, 2013), karena harus menjamin keberadaan Institutional Repository UIN  Sunan  Kalijaga  di  masa  mendatang,  walaupun  strategi  preservasi  yang  dilakukan  bersifat sporadis  (tidak  berdasarkan  pada  suatu  kebijakan  yang  terencana)  dan  hanya  kebijakan  dalam bentuk tertulis yang tidak terukur, namun secara eksplisit, kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan menggambarkan adanya perencanaan preservasi.
Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga juga mempunyai  strategi lain yang menurutnya penting, yakni menjamin sumber daya manusia (SDM) tetap selalu bekerja, artinya Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga  akan  mengupayakan  petugas  status  kontrak  agar  diangkat  menjadi  pegawai  tetap, harapannya Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga dapat dikelola dan dikembangkan dengan semangat kerja. Pengembangan SDM Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga diakui menjadi strategi yang paling efektif atas keberlangsungan institutional repository , sesuai dengan sejarah pendiriannya  bahwa  pembangunan Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  pertama  kali yang  disiapkan  adalah  SDM  (Yanto,  2013),  karena  komponen  satu-satunya  yang  hidup  dalam suatu  organisasi  adalah  SDM,  sehingga  tanpa  adanya  pengelola  atau  SDM, Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga tidak akan terselenggara apalagi dapat dilestarikan.
Strategi lain yang mengarah pada pelestarian Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga adalah memperbarui perangkat keras dan perangkat lunak secara terus-menerus seperti upgrade aplikasi Eprints ,  menambah  kapasitas bandwith internet  (Yanto,  2013),  serta  menambah spesifikasi  server.  Dengan  melakukan  kegiatan-kegiatan  tersebut,  secara  eksplisit Institutional Repository UIN  Sunan  Kalijaga  menunjukkan  adanya  pemantauan  perkembangan  teknologi ( monitor technology ), agar institutional repository yang diselenggarakan dapat competibel dengan teknologi terbarukan,  dapat menyimpan secara terus menerus, dan selalu dapat diakses di masa mendatang.

## Access (akses)
Sebagai layanan terhadap pengguna untuk mendapatkan informasi, Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga telah menyediakan antarmuka website (www.digilib.uin-suka.ac.id). Website tersebut  menyediakan  berbagai  menu  layanan  sebagai  sarana  permintaan  terhadap  koleksi ( coordinat access activities ). Menu yang disediaakan antara lain adalah variasi penelusuran yang terdiri  atas  pencarian  ( search )  dan  penjelajahan  ( browse ).  Pencarian  dapat  dilakukan  secara sederhana atau spesifik, sedangkan penjelajahan dapat dilakukan berdasarkan divisi, tahun, subjek, jenis koleksi, dan unggahan terbaru. Hal tersebut dilakukan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga agar pengguna  dapat  memilih  varian  penelususran  dan  cepat  menemukan  koleksi  yang  dicari,  serta harapannya  juga  dapat  memberikan  informasi  lain  yang  masih  berkaitan  dengan  koleksi  yang diinginkan.
Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga  memiliki  kebijakan  tersendiri  dalam  menyediakan koleksi  khusus  tugas  akhir,  yakni  pengguna  yang  mengakses  koleksi  tugas akhir (skripsi, tesis,
dan  disertasi)  hanya  dapat  mengunduh  file  koleksi  bagian  awal,  bab  satu,  bab  akhir  dan  daftar pustaka saja atau lampiran. Apabila pengguna menginginkan koleksi tersebut secara fulltext , maka pengguna  harus menjadi  sivitas akademika UIN Sunan Kalijaga  dan mengikuti  syarat  lain  yang tertuang  dalam  ‘Kebijakan  pengelolaan  dan  akses  koleksi  digital  Perpustakaan  UIN  Sunan Kalijaga 2012’ (Arianto, 2012), tetapi untuk koleksi selain tugas akhir, pengguna dapat mengkases secara fulltext termasuk  mengunduhnya.  Penguna  juga  dapat  meminta  kepada  pengelola Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga melalui berbagai media seperti surat dan media sosial Facebook, permintaan tersebut kebanyakan adalah pengguna yang ingin mengkases koleksi tugas akhir secara fulltext . Pembatasan dan adanya permintaan yang telah ditanggapi Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga menunjukkan bahwa  informasi dikemas sedemikian rupa untuk diberikan kepada pengguna  agar sesuai  keperuntukannya ( generate DIP ). Perpustakaan  UIN Sunan Kalijaga  ingin menjaga legalitas karya Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga yang dimilikinya agar dapat menjadi kontrol bagi karya-karya lain yang serupa (Yanto, 2013).
Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga telah menjadi koordinator layanan, mulai dari pembatasan, permintaan,  dan  tanggapan  untuk  menjawab  semua  permintaan  pengguna  ( deliver  response ) . Semua  kegiatan  tersebut  dilakukan  melalui  koordinasi  dengan  komponen  lain  yang  secara menyeluruh dilaksanakan oleh bagian-bagian penting Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga yakni komponen administrasi.

## Administration
Pengelolaan Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga dilakukan oleh Bagian Pre servasi dan Repository  Digital  dan  Bagian  Sistem  Informasi  dan  Jaringan  di  bawah  Perpustakaan  UIN Sunan  Kalijaga.  Bagian  Pre servasi  dan Repository  Digital  berfungsi  melayani  perjanjian penyerahan koleksi yang disediakan oleh perpustakaan, namun perjanjian tersebut masih bersifat baku,  belum  menawarkan  pilihan  negosiasi  secara  rinci  terhadap  koleksi  yang  diserahkan  oleh producen ( negotiate  submission  agreement ).  Bagian tersebut juga  melayani  pembaruan  koleksi ( archival information update ) ketika ada permintaan dari pemilik  koleksi akibat kekurangan atau adanya  kerusakan.  Bagian  tersebut juga  bertugas  menentukan  bagian  koleksi  mana  yang  dapat didayagunakan dan pengguna mana yang berhak menjadi anggota ( physical access control ) sesuai aturan yang tertuang dalam ‘Kebijakan pengelolaan dan akses koleksi digital  Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga 2012’ (Arianto, 2012). Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga sebenarnya juga sudah memiliki  rencana  untuk  membuka  keseluruhan  bagian  koleksi  tugas  akhir  tersebut  agar  dapat diakses oleh siapa saja, namun Rektor UIN Sunan Kalijaga memiliki kebijakan agar koleksi tetap terbatas bagi pengguna khususnya dari luar UIN Sunan Kalijaga, hal ini dilakukan atas dasar hasil roadshow ke fakultas di UIN Sunan Kalijaga bahwa 50% menyetujui dan 50% tidak menyetujui koleksi tugas akhir untuk dibuka secara menyeluruh (SH).
Tugas lain dari Bagian Pre servasi dan Repository Digital Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga adalah  melakukan  verifikasi  serta menentukan  layak  atau tidaknya  koleksi  yang diserahkan dan didistribusikan  (khususnya  karya  tugas  akhir  mahasiswa),  koleksi  dapat  ditolak  apabila  tidak sesuai dengan ‘Prosedur Tetap Bebas Pustaka dan Unggah Tugas Akhir Mandiri Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta’ (Arianto, 2012). Bagian tersebut juga bertugas melayani keanggotaan melalui aplikasi Eprints dengan tiga level/tingkatan. Tingkat paling bawah adalah anggota biasa yang hanya dapat mengajukan atau mengirimkan koleksi, tingkat menengah yakni staf yang tidak hanya  dapat  mengajukan  koleksi,  tetapi  juga  mengulas  serta  menyetujui  layak  tidaknya  suatu koleksi untuk diarsip, dan tingkat paling atas adalah administrator yang dapat melakukan kegiatan level  bawah  dan  menengah,  bahkan  sampai  dapat  mengatur  sistem  Eprints  seperti  membuat, mengubah,  dan  menghapus  akun  anggota  ( customer  service ) .  Sedangkan  pada  Bagian  Sistem Informasi dan Jaringan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga selalu melakukan tugasnya antara lain
memantau,  memelihara,  mengaudit,  dan  melaporkan  distribusi  kinerja  sistem  ( manage  system configuration ) walaupun tidak terjadwal, acak, dan tidak terdokumentasi .
Dua  bagian  tersebut  di  atas  saling  bekerjasama  mengelola Institutional  Repository UIN Sunan Kalijaga dengan tugasnya masing-masing setiap  hari. Pada  Bagian Sistem  Informasi  dan Jaringan mengurusi aplikasi Eprints , database , server, dan jaringan, sedangkan Bagian Pre servasi dan Repository  Digital  mengelola  konten Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga.  Kedua bagian  tersebut  merupakan  bagian  paling  penting  untuk  menentukan  kebijakan  dan  standar institutional repository ( establish standards and policies ) karena lebih memahami akan kebutuhan Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga.
Enam entitas di lingkungana internal di atas merupakan bagian Institutional Repository UIN Sunan  Kalijaga  yang  memiliki  fungsi  masing-masing  dengan  tujuan  melestarikan  dan  selalu menyediakan akses  ke  koleksi digital. Keenam bagian tersebut di atas  secara sepintas mengelola objek  digital  yang  mengandung  kemasan  informasi  yang  harus  dilestarikan,  objek  tersebut  juga terasa pada bagian luar sistem yakni dari producer kepada sistem, dan dari sistem kepada cunsomer .

## Kemasan Informasi dan Objek Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga
Informasi  digital  merupakan  suatu  objek  yang  menjadi  konsentrasi  dalam  kegiatan pelestarian model OAIS, objek tersebut diproses dari producer ke dalam sistem OAIS, kemudian di  dalam  sistem  OAIS,  objek  diproses  antar  entitas  sistem  OAIS,  dan  pada  akhirnya  dari  sistem diproses  menuju consumer .  Proses  tersebut  nampak  sebagai  suatu  kemasan  informasi  yang mengandung  koleksi  yang  harus  dilestarikan  bersamaan  dengan  metadata  yang  telah  diikat, sehingga  kemasan  informasi  di  dalam  pengelolaan Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga objek tersebut dapat dibagi menjadi 3 (tiga). yaitu Submission Information Package (SIP), Archival Information Package (AIP), dan Dissemination Information Package (DIP).

## Submission Information Package (SIP)
Koleksi  yang  dapat  diterima Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  untuk  disimpan dalam  aplikasi Eprints adalah  koleksi  yang  berbentuk softcopy ,  baik  itu  dari  alih  media  bentuk hardcopy atau koleksi asli dalam bentuk softcopy . Producen terkadang menyerahkan koleksi dalam bentuk hardcopy ke  pertugas  untuk  dialihmediakan  menjadi  bentuk softcopy agar  koleksi  dapat diterima aplikasi Eprint yang digunakan. Media yang digunakan dalam penyerahan koleksi softcopy dari producer adalah flash memory , CD, atau melalui aplikasi dalam http://pustaka.uin-suka.ac.id. Format koleksi digital yang diterima aplikasi Eprints dapat bentuk apa saja, baik itu kelompok teks, gambar, suara, video, maupun aplikasi seperti android. Aplikasi Eprints menyediakan empat kolom untuk  kelompok  bentuk  koleksi,  yakni:  file,  zip,  tar.gz,  dan  url . Deskripsi  informasi  yang terkandung  di  dalam  koleksi  juga  turut  disertakan  oleh producer ketika  menyerahkan softcopy koleksi.  Deskripsi  koleksi  informasi  dapat  dicantumkan  di  dalam  metadata Eprints yang  telah tersedia seperti title, abstract, creators, corporate creator, divisions, publication details, journal or publication title, funders, projects . Setiap bentuk koleksi memiliki deksipsi informasi koleksi yang berbeda-beda,  deskripsi  informasi  koleksi  tersebut  beserta  bentuk softcopy koleksi  merupakan sebuah kemasan informasi dan objek yang siap dicerna oleh lingkungan internal dalam Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga.

## Archival Information Package (AIP)
Tiap-tiap koleksi yang telah dimasukkan di dalam Eprints dibuatkan deskripsi metadata dan administrasi  layaknya  koleksi  asli  supaya  dapat  diakses  oleh  pengguna  maupun  mesin  pencari. Deskripsi  informasi  tersebut  berisi  sebuah  kemasan  informasi  yang  mengandung content
information dan preservation description information .

## Content Information
Merupakan keterangan yang menggambarkan isi koleksi, keterangan tersebut berupa Content Data  Object dan Representation  Information.  Content  Data  Object adalah  visualisasi isi  koleksi yang  dapat  dilestarikan. Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  menyimpan  koleksi  yang terdiri atas teks, gambar, suara, video, dan aplikasi seperti android yang dapat ditemukan di setiap informasi metadata koleksi pada aplikasi Eprints , seperti dalam pencarian spesifik, format koleksi menjadi pilihan bagi pengguna  yang  ingin mencari  bentuk  koleksi.  Adapun  format  koleksi  yang selama  ini  disimpan  antara  lain  PDF,  Word,  Excel,  Power  Point,  JPG,  PNG,  MP3, MPG,  MP4, AVI, VOB, APK dan format lainnya. Representation information m erupakan keterangan isi koleksi yang dapat dipahami oleh pengguna. Aplikasi Eprints Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga dapat menampilkan abstrak, jenis  koleksi, dan ukuran file yang dapat menjadi preview pengguna sebagai gambaran isi koleksi sebelum melakukan tindak lanjut untuk memperoleh koleksi, seperti jenis koleksi, format koleksi, ukuran file, abstrak, bahkan pratinjau isi koleksi.

## Preservation Description Information
Preservation Description Information adalah keterangan tambahan yang mendukung koleksi agar dapat disimpan dan dapat ditemukan kembali di masa mendatang. Unsur ini mengandung lima komponen,  yakni reference , context , provenance , fixity , dan access rights. Reference merupakan nomor unik yang diberikan oleh sistem atau di luar sistem untuk mengidentifikasi koleksi. Aplikasi Eprints secara otomatis memberikan nomor  ID untuk setiap koleksi  yang baru dimasukkan pada Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga. Koleksi khususnya buku dan jurnal juga terkadang memiliki ISBN atau ISSN yang dapat disertakan pada data entry apalikasi Eprints sebagai identitas koleksi. Context adalah keterangan yang dapat berkaitan dengan konten lain di luarnya. Saat koleksi dimasukkan  pada Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga,  petugas  menentukan  subjek  dan divisi koleksi sesuai dengan subjek area dan divisi yang sudah dikembangkan pada aplikasi Eprints Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga. Hal ini menjadi informasi bahwa masih ada koleksi lain  yang  berkaitan  dengan  koleksi  tersebut. Provenance adalah  dokumentasi histroy koleksi. Eprints Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  dapat  mencatat history koleksi  yang  telah masuk.  Koleksi  yang  mulai  diunggah  akan  dicatat  tanggal  penciptaannya  dan  apabila  ada perubahan, dicatat pula waktu perubahannya.
Fixity merupakan  keterangan  yang  menunjukkan  orisinaliats  dan  integritas  koleksi.  Koleksi Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga khususnya karya ilmiah sudah mengharuskan bagian di dalam isi koleksi memuat hasil scan tandatangan, cap basah, dan materai (lihat ‘Prosedur Tetap Bebas Pustaka dan Unggah Tugas Akhir Mandiri Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta’ (Hariyanto, 2016a). Hal ini menunjukkan bahwa koleksi yang diserahkan adalah orisinil dan dapat dipertanggungjawabkan. Access Rights merupakan hak untuk mengakses isi koleksi. Petugas telah mengunggah  file  koleksi Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  di  aplikasi Eprints .  File tersebut dapat diatur siapa saja pengguna yang dapat mengakses koleksi tersebut.
Metadata  dalam Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga  merupakan  metadata Dublin Core yang sudah berstandar internasional sehingga mudah dilakukan proses interoperability dengan sistem  lain (Yanto, 2013). Metadata dan  isi  koleksi Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga diikat menjadi sebuah kemasan informasi yang diarsip dan dilestarikan agar selalu tersedia kapan saja dibutuhkan oleh pengguna.
Tabel 1
Rangkuman Hasil Analisis Data Pengelolaan Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga berdasarkan model OAIS Lingkup Entitas Variabel Komponen Ada Tidak External Producer Pihak penyelenggara koleksi √ Memiliki penjanjian/kesepakatan penyerahan √ Variasi koleksi yang disepakati √ Management Pihak pemangku kebijakan √ Upaya pendanaan √ Evaluasi √ Consumer Pengguna koleksi √ Keanggotaan √ Internal Ingest Proses penerimaan √ Penjaminan kualitas √ Pengolahan AIP (kemasan informasi pengarsipan) √ Pengolahan deskripsi informasi √ Penyelarasan pembaruan √ Archival Storage Penerima data √ Pengaturan jejak penyimpanan √ Media pengganti √ Pemeriksaan kerusakan √ Pemulihan kerusakan √ Penyediaan data √ Data Management Pengelola database √ Penyajian data atas permintaan √ Proses pelaporan √ Penerima pembaruan database √ Preservation Planning Pemantauan keanggotaan √ Pemantauan perkembangan teknologi √ Pengembangan strategi dan standar pelestarian √ Pengembangan kemasan desain dan rencana perpindahan √ Access Penyediaan antarmuka akses √ Pengolahan DIP (kemasan informasi penyebaran) √ Menjawab permintaan √ Administration Negosiasi kesepakatan perjanjian penerimaan √ Pengaturan sistem konfigurasi √ Pembaruan informasi arsip √ Pengaturan akses koleksi √ Menciptakan standar dan kebijakan √ Pemeriksaan pengajuan √ Tanggapan atas permintaan √ Pelayanan konsumen √ Kemasan Informas i dan Objek Submission Information Package (SIP) Softcopy koleksi √ Deskripsi koleksi yang diajukan √ Archival Information Package (AIP) Data konten koleksi √ Pratinjau √ Nomor Unik √ Koleksi yang berkaitan √ Jejak History √ Orisinalitas √ Pengelolaan akses √ Dissemination Information Package (DIP) Rekayasa koleksi asli √ Deskripsi koleksi yang disediakan √ Kebijakan akses koleksi √

## Dissemination Information Package (DIP)
Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga  menyebarkan  koleksi Institutional  Repository UIN  Sunan Kalijaga melalui laman http://digilib.uin-suka.ac.id. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga menyediakan
deskripsi koleksi agar pengguna dapat mengunduh atau mesin pencari dapat mengindeks. Koleksi yang disebarkan juga terkadang adalah koleksi tidak asli, atau rekayasa, yaitu koleksi hasil olahan dari file berukuran besar yang dipadatkan menjadi ukuran kecil, sehingga menghemat ruang server dan mudah diakses  oleh  pengguna. Koleksi Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga  juga  tidak seluruhnya dapat diakses oleh pengguna, namun ada koleksi  yang dikemas khusus untuk anggota Institutional Repository , yakni koleksi tugas akhir pada bagian Bab II sampai dengan Bab IV atau Bab sebelum terakhir.
Berdasarkan pemaparan di atas, komponen model OAIS yang sudah terpenuhi oleh tata kelola Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga dapat dilihat pada Tabel 1. Berdasarkan tabel 1, dapat dilihat bahwa variabel komponen OAIS sebagian besar sudah terpenuhi oleh tata kelola Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga dan hanya empat  variabel yang belum terselenggara,  yakni pada entitas producer (variasi  koleksi  yang  disepakati), entitas preservation  planning ( monitor designated community , develop packaging designs and migration plans ) , dan entitas administration ( negotiate submission agreement ) .

## SIMPULAN
Pengelolaan Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta memenuhi komponen model OAIS, mulai dari lingkungan eksternal ( producer, management , dan consumer ), lingkungan internal ( archival storage , data management , preservation planning , access , administration ), dan kemasan informasi dan objek  yaitu Submission Information Package (SIP), Archival Information Package (AIP), dan Dissemination Information Package (DIP). Namun ada beberapa  variabel di dalam  komponen  yang  belum  terselenggara,  yakni  pada  lingkungan external dan  lingkungan internal.
Kekurangan pada lingkungan external Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga terdapat pada  entitas producer yakni  variasi  koleksi  yang  disepakati,  artinya  kesepakatan  perjanjian penyerahan hanya disediakan untuk koleksi tugas akhir mahasiswa saja, belum untuk koleksi lain. Sementara  kekurangan  pada  lingkungan internal terdapat  pada  entitas preservation  planning (perencanaan  pelestarian)  yakni monitor  designated  community atau  pemantauan  keanggotaan , develop  packaging  designs  and  migration  plans atau  pengembangan  strategi  pelestarian  dan standar , dan pada komponen administration yakni negotiate submission agreement atau negosiasi kesepakatan/perjanjian penyerahan koleksi.
Model  OAIS  memiliki  komponen  dan  entitas  yang  sangat  spesifik  dengan  variabelnya, sehingga  model  ini  merupakan  model  yang  sangat  direkomendasikan  untuk  diadopsi  oleh Institutional  Repository UIN  Sunan  Kalijaga.  Dengan  melengkapi  kekurangan  variabel  di  atas, model  OAIS  sudah  menjadi  standar  yang  stabil  bagi  Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga  dalam mengelola Institutional Repository UIN Sunan Kalijaga.

## DAFTAR PUSTAKA
Arianto, M. S. (2012). Kebijakan Pengelolaan dan Akses Koleksi  Digital  Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga 2012 . Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga.
Arianto,  M.  S.,  &  Subhan,  M.  (2012). Isu-isu  Pengembangan  Perpustakaan  Digital  di Indonesia . http://digilib.uin- suka.ac.id/7051/1/IsuPengembangan_PerpusDigital_2012.pdf
Bradley,  K.,  Lei,  J.,  &  Chris  Blackall.  (2007).  Towards  an  Open  Source  Repository  and Preservation System. In UNESCO . https://www.semanticscholar.org/paper/Towards-an- Open-Source-Repository-and-Preservation-Bradley-
Lei/f66d32e2d5746973f3ee0eab46057ecd4549425e
Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC). (2004). Welcome to Ranking Web of Repositories | Ranking Web of Repositories . http://repositories.webometrics.info/en Consultative  Committee  for  Space  Data  Systems  (CCSDS).  (2012).  Reference  Model  for  an Open Archival Information System (OAIS): Recommended Practice CCSDS 650.0-M-2. In Megenta Book . https://doi.org/10.1081/E-ELIS3-120044377
Hariyanto,  S.  (2016a). Prosedur  Tetap  Bebas  Pustaka  dan  Unggah  Tugas  Akhir  Mandiri Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta . Perpustakaan UIN Sunan kalijaga. Hariyanto,  S.  (2016b). Prosedur  Upload  File  Karya  Ilmiyah  civitas  akademika  ke  digilib . Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga. http://digilib.uin-suka.ac.id/19739/1/Prosedur Upload File Karya Ilmiyah civitas akademika ke digilib.pdf
Hitchcock, S., Brody, T., Hey, J. M. N., & Carr, L. (2007). Digital preservation service provider models  for  institutional  repositories:  Towards  distributed  services. D-Lib  Magazine , 13 (5–6). https://doi.org/10.1045/may2007-hitchcock
Jones, R., Andrew, T., & MacColl, J. (2006). The Institutional Repository. In The Institutional Repository . https://doi.org/10.1533/9781780630830 Pendit, P. L. (2009). Perpustakaan Digital: Kesinambungan dan Dinamika . Cita Karya Karsa Mandiri.
Pendit,  P.  L.  (2015). Apa  Yang  (Sesungguhnya)  Dimaksud  Perpustakaan  Digital  (digital libraries) . https://www.facebook.com/notes/putu-laxman-pendit/apa-yang- sesungguhnya-dimaksud-perpustakaan-digital-digital- libraries/10154365721110968?_rdc=1&_rdr
Priyanto, S. (2012). Evaluasi Pengelolaan UNDIP Institutional Repository [Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga]. http://eprints.undip.ac.id/37075/
Reitz,  J.  M.  (2004). ODLIS:  Online  Dictionary  for  Library  and  Information  Science . https://products.abc-clio.com/ODLIS/odlis_about.aspx
Universitas  Islam  Negeri  Sunan  Kalijaga.  (2015). Deposits  -  Institutional  Repository  UIN
Sunan Kalijaga . http://digilib.uin-
suka.ac.id/cgi/stats/report/deposits?range=ALL&from=&to=
Yanto.  (2013). Pengelolaan  Institutional  Repository  Perpustakaan  Perguruan  Tinggi  (Studi Kasus  di  Perpustakaan  UIN  Sunan  Kalijaga  Yogyakarta) [Universitas  Islam  Negeri Sunan Kalijaga]. http://digilib.uin-suka.ac.id/12296/
Yeates, R. (2003). Institutional repositories. VINE , 33 (2), 96–101. https://doi.org/10.1108/03055720310509064