## Prototipe Sistem Informasi Seleksi Penerimaan Pegawai Tugas Belajar
# Elly Yanuarti
# Program Studi Sistem Informasi, STMIK Atma Luhur Pangkalpinang Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Provinsi Kepulauan Bangka Belitung
elly@atmaluhur.ac.id
Abstrak — Peningkatan kemampuan dan profesionalisme PNS di  lingkungan  Provinsi  Kepulauan  Bangka  Belitung dilakukan  melalui  pendidikan  berkelanjutan  dalam  bentuk pemberian  tugas  belajar.  Kegiatan  penyeleksian  pegawai tugas  belajar  pada  Badan  Kepegawaian  Daerah  masih dilakukan secara manual, dimana teknologi informasi belum dimanfaatan secara optimal. Untuk  mendukung  kelancaran kegiatan tersebut maka diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat  melakukan  pengolahan data seleksi penerimaan pegawai tugas  belajar secara lebih efektif dan efisien. Metode yang  digunakan  dalam  menganalisis  dan  merancang  sistem adalah dengan metode analisis dan perancangan berorientasi objek menggunakan UML. Dengan adanya sistem informasi seleksi penerimaan pegawai tugas belajar maka pengolahan data  serta  penyajian  informasi  tentang  seleksi  penerimaan pegawai tugas belajar menjadi lebih cepat.
Kata  kunci — Prototipe  sistem  informasi,  tugas  belajar, sistem  informasi  penerimaan  pegawai  tugas  belajar,  UML, metode berorientasi objek.

## I. P ENDAHULUAN
Pegawai Negeri Sipil sebagai unsur utama sumber daya manusia  aparatur  negara  mempunyai  peran  sebagai perencana,  pelaksana,  dan  pengawas  penyelenggaraan tugas  umum  pemerintahan  dan  pembangunan  nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional,  bebas dari  intervensi politik serta bersih dari praktik  korupsi,  kolusi  dan  nepotisme[1].  Dalam  rangka meningkatkan  kemampuan  dan  profesionalisme  pegawai negeri  sipil  berbasis  kompetensi,  Pemerintah  Provinsi Kepulauan  Bangka  Belitung  melakukan  pengembangan pegawai  negeri  sipil  melalui  pendidikan  berkelanjutan dalam  bentuk  pemberian  tugas  belajar.  Pemberian  tugas belajar bagi pegawai negeri sipil bertujuan agar tersedianya aparatur  di  lingkungan  Pemerintah  Provinsi  Kepulauan Bangka  Belitung  yang  memiliki  pengetahuan,  keahlian, keterampilan  dan  profesional  melalui  jenjang  pendidikan formal  sesuai  kebutuhan  organisasi.  Tugas  belajar diberikan  secara  selektif  kepada  pegawai  yang menunjukkan  prestasi  kerja,  loyalitas  dan  dedikasi  yang baik melalui mekanisme seleksi tugas belajar[2].
Tidak  semua  pegawai  yang  telah  mendaftar mendapatkan  izin  belajar.  Pegawai  yang  mendaftar haruslah  mengikuti  seleksi  penerimaan  pegawai  tugas belajar. Penyaringan calon peserta seleksi tugas belajar dari sumber  pendanaan  APBD  dan  beasiswa  dilakukan
berdasarkan pada formasi dan proyeksi kebutuhan aparatur melalui  Badan  Kepegawaian  Daerah  Provinsi  Kepulauan Bangka Belitung. Masing – masing instansi mengusulkan pegawai yang akan mengikuti seleksi.
Saat ini kegiatan pengolahan data dan informasi seleksi penerimaan pegawai tugas belajar masih dilakukan secara manual sehingga dirasakan belum efektif. Di era sekarang ini  sudah  menjadi  suatu  keharusan  dalam  suatu organisasi/perusahaan  menggunakan  perangkat  komputer untuk  menjalankan  fungsi  pengelolaan  sistem  informasi demi  untuk  meningkatkan  daya  saing,  efisiensi  dan keakuratan  informasi.  Untuk  itu  dirasakan  perlu  untuk membangun sistem informasi seleksi penerimaan pegawai tugas  belajar  yang  dapat  mendukung  kelancaran  dalam pengolahan data maupun dalam penyajian informasi.

## II. T INJAUAN P USTAKA

## A. Prototipe
Prototipe adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak yang secara langsung mendemonstrasikan bagaimana  sebuah  perangkat  lunak  atau  komponen- komponen  perangkat  lunak  akan  bekerja  dalam lingkungannya  sebelum  tahapan  konstruksi  aktual dilakukan [3].
Model  prototipe  digunakan  sebagai  indikator  dari gambaran  yang akan dibuat pada masa  yang akan datang dan membedakan dua fungsi eksplorasi dan demonstrasi.

## B. Model Prototipe
Beberapa mode prototipe [3] : 1) Reusable prototype: prototipe yang akan ditransformasikan menjadi produk final.
2) Throwaway prototype : prototipe yang akan dibuang begitu selesai menjalankan maksudnya.
3) Input/output Prototype : prototipe yang terbatas pada antar muka pengguna ( user interface ).
4) Processing  Prototype  : prototipe  yang  meliputi perawatan file dasar dan proses-proses transaksi.
5) System Prototype : prototipe yang merupakan model lengkap dari perangkat lunak.
C. Proses Prototipe
Proses pada model prototipe adalah[3] :
1) Pengumpulan  kebutuhan :  developer  dan  klien bertemu  dan  menentukan  tujuan  umum,  kebutuhan  yang diketahui  dan  gambaran  bagian-bagian  yang  akan dibutuhkan berikutnya.
2) Perancangan : perancangan dilakukan cepat dan rancangan memiliki semua aspek software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototipe.
3) Evaluasi prototipe : klien mengevaluasi prototipe yang dibuat dan digunakan, memperjelas kebutuhan sistem.
D. Kelemahan Model Prototipe [4]
1) Pelanggan  dapat  sering  mengubah-ubah  atau menambah-nambah  spesifikasi  kebutuhan  karena mengganggap  aplikasi  sudah  dengan  cepat dikembangkan,  karena  dengan  iterasi  ini  dapat menyebabkan  pengembang  banyak  mengalah dengan  pelanggan  karena  perubahan  atau penambahan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak.
2) Pengembang  lebih  sering  mengambil  kompromi dengan  pelanggan  untuk  mendapatkan  prototipe dengan  waktu  yang  cepat  sehingga  pengembang lebih sering melakukan segala cara  (tanpa idealis)
guna menghasilkan prototipe untuk didemonstrasikan.

## E. Analisis dan Desain Berorientasi Objek
Analisis  berorientasi  objek  adalah  tahapan  untuk menganalisis spesifikasi atau kebutuhan akan sistem yang akan dibangun dengan konsep  berorientasi objek, apakah benar  kebutuhan  yang  ada  dapat  diimplementasikan menjadi sebuah sistem berorientasi objek[4].
Desain  berorientasi  objek  adalah  tahapan  perantara untuk memetakan spesifikasi atau kebutuhan sistem  yang akan dibangun dengan konsep berorientasi objek ke desain pemodelan  agar  lebih  mudah  diimplementasikan  dengan pemrograman berorientasi objek[4].

## F. Tugas Belajar
Tugas  belajar  adalah  penugasan  secara  kedinasan kepada Pegawai Negeri Sipil yang mempunyai potensi dan berprestasi  berdasarkan  pada  kebutuhan  organisasi  untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang pendidikan formal yang lebih tinggi pada Perguruan Tinggi baik dalam maupun luar negeri[2].
Program  pendidikan  tugas  belajar  meliputi  jenjang pendidikan :
a) Diploma IV
b) Strata satu (S1)
c) Strata dua (S2) atau Program Profesi
d) Program Spesialis
e) Strata tiga (S3) dan setara
Persyaratan  Seleksi  calon  mahasiswa/karyasiswa  yang bersumber dari APBD ditetapkan berdasarkan kriteria :
a) Penilaian administrasi
b) Penilaian Akademik
c) Penilaian TOEFL
d) Penilaian lain-lain

## G. Penelitian Terkait
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Muh.  Abdur  Rohman, Beta Noranita, Djalal Er Riyanto dan Adi Wibowo dengan judul  “Pembangunan  Prototype  Sistem  Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis Data Terdistribusi”. Penelitian  ini  menghasilkan  sebuah  prototipe  yang digunakan untuk melakukan manajemen data kependudukan  seperti  menambah,  mengubah,  dan menampilkan data kependudukan dari berbagai lokasi yang berbeda  serta  ketersediaan  data.  Pengujian  terhadap prototipe SIAK BDT dilakukan dengan metode simulasi[5].
Penelitian lainnya adalah penelitian yang dilakukan oleh Indah Ayu Septriyaningrum, Dodon T. Nugrahadi, Ichsan Ridwan  dengan  judul  “Perancangan  dan  Pengembangan Prototype  Sistem  Parkir”.    Penelitian  ini  menghasilkan sistem  yang  dapat  menampilkan  aktifitas  parkir  pada aplikasi  web  seperti  kondisi  lahan  parkir  kosong,  lahan terisi,  waktu  masuk,  waktu  keluar,  lama  parkir,  dan kapasitas  parkir  tersedia  serta  grafik  pemakaian  lahan parkir[6].

## III. M ETODE P ENELITIAN

## A. Metode Pendekatan Sistem
Metode  pendekatan  sistem  yang  di  gunakan  adalah pendekatan  berorientasi  objek.  Pendekatan  Berorientasi objek  adalah  suatu  teknik  atau  cara  pendekatan  dalam melihat permasalahan dan sistem (sistem perangkat lunak, sistem  informasi,  atau  sistem  lainnya).  Pendekatan berorientasi  objek  akan  memandang  sistem  yang  akan dikembangkan  sebagai  suatu  kumpulan  objek  yang berkorespondensi dengan objek-objek dunia nyata[7].

## B. Metode Pengembangan Sistem
Metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  adalah dengan  menggunakan  metode  pendekatan  prototipe. Prototyping merupakan salah satu metode pengembangan perangat lunak yang banyak digunakan. Prototipe dibangun untuk  mendefinisikan  kebutuhan.  Kunci  agar  model prototipe  ini  berhasil  dengan  baik  adalah  dengan mendefinisikan  aturan-aturan  main  pada  saat  awal,  yaitu user  dan  pengembang  harus  setuju  bahwa  prototipe dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototipe akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan implementasi yang sudah ditentukan.

## C. Pengumpulan Data
Untuk  mendapatkan  data  primer  dalam  penelitian  ini digunakan teknik wawancara dengan pihak yang berkaitan dengan penelitian. Responden dalam wawancara ini adalah kepala  BKD  dan  Panitia  seleksi  tugas  belajar.  Selain  itu penulis  juga  menggunakan  teknik  observasi  yaitu melakukan pengamatan langsung terhadap objek penelitian untuk  mempelajari  dokumen  dan  proses  bisnis  yang  ada. Sedangkan  untuk  data  sekunder  diperoleh  melalui  studi kepustakaan dan media internet.

## D. Teknik Analisis dan Perancangan
Teknik  analisis  dalam  penelitian  ini  menggunakan analisis  berorientasi  objek  dengan  UML.  Proses  analisis dilakukan  berdasarkan  hasil  tahapan  pengumpulan  data antara lain :
1)  Analisis Proses Bisnis Sistem Berjalan: Pada tahap ini  dilakukan  analisis  terhadap  prosedur,  dokumen,  dan hasil cetakan dari sistem yang sudah berjalan.
2) Analisis  Kebutuhan  Fungsional  dan  Pengguna: Pada tahap ini dilakukan pemodelan kebutuhan fungsional untuk  menggambarkan  fungsi  sistem  dan  pengguna  yang terlibat yang dimodelkan dengan Use Case Diagram .
3) Analisis Perilaku Sistem: Pada tahap ini dilakukan analisis  perilaku  sistem  yang  dikembangkan  dan dimodelkan  dengan Activity  Diagram . Activity  Diagram digunakan  untuk  memodelkan  proses  use  case  yang berjalan di dalam sistem.
Teknik  perancangan  yang  digunakan  dalam  penelitian ini menggunakan Perancangan Berorientasi Objek dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML). Pada proses  perancangan,  teknik  perancangan  yang  dilakukan adalah:
1) Perancangan struktur statis program atau spesifikasi sistem akan dimodelkan dengan Class Diagram .
2) Perancangan Antarmuka Pengguna ( Interface ) yang meliputi perancangan form Input dan form Output.
3) Perancangan  Basis  Data.  Untuk  memodelkan struktur  data  dan  hubungan  antar  data  akan dimodelkan dengan Entity Relationship Diagram .

## IV. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Analisa Proses Bisnis Sistem Berjalan
Saat  ini  Badan  Kepegawaian  Daerah  Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dalam mengelola data seleksi pegawai tugas belajar sudah  menggunakan komputer tapi hanya  sebatas  pengetikan  laporan  di  microsoft  word bahkan  masih  ada  pencatatan  yang  dilakukan  secara manual  seperti  pencatatan  verifikasi  penyerahan  berkas. Berikut ini adalah kegiatan dalam  mengelola data seleksi pegawai  tugas  belajar  yang  ada  di  Badan  Kepegawaian Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung :
1) Pegawai  atau  calon  peserta  mengisi  formulir pendaftaran.  Formulir  pendaftaran  diserahkan  ke panitia  secara  kolektif  dan  ditandatangani  oleh kepala dinas/biro yang disertai dengan penyerahan berkas persyaratan.
2) Panitia  memeriksa  kelayakan  administrasi  dan membuat bukti verifikasi berkas persyaratan.
3) Panitia  membuat  daftar  peserta  yang  lulus  seleksi administrasi untuk diumumkan di website.
4) Panitia  membuat  kartu  peserta  bagi  peserta  yang lulus  seleksi  administrasi  sebagai  bukti  bahwa peserta tersebut berhak mengikuti tes tertulis.
5) Pada  tahap  akhir  panitia  membuat  daftar  peserta yang lulus seleksi penerimaan pegawai tugas belajar dan mengirimkannya ke masing-masing instansi.
Adapun rincian data yang berkaitan dengan sistem yang sedang berjalan adalah sebagai terlihat pada Tabel I.
TABEL I
DATA DAN SUMBER DATA
No Jenis Dokumen Sumber 1. Formulir Pendaftaran Panitia Seleksi 2. Kartu Peserta Panitia Seleksi 3. Bukti Verifikasi Berkas Persyaratan Panitia Seleksi 4. Daftar  Peserta  Lulus  Seleksi Administrasi Panitia Seleksi 5. Daftar  Peserta  Lulus  Seleksi Penerimaan Pegawai Tugas Belajar Panitia Seleksi

## B. Analisis Kebutuhan Pengguna
Gambar  1  memperlihatkan  usecase  diagram  yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara internal sistem  dan  eksternal  sistem  atau  hubungan  antara  sistem dan actor [8].
Gambar. 1  Use Case Diagram

## C. Analisis Perilaku Sistem
Activity  diagram merupakan  model  analisis  yang digunakan  atau  menggambarkan  sebuah  proses  aktivitas. Diagram  ini  dipakai  untuk  menggambarkan  logika  dari sebuah  proses  atau  operasi.  Berikut  ini  adalah  beberapa activity diagram dari sistem yang akan dikembangkan :
1) Activity Diagram Sirkulasi Pendaftaran
Gambar 2  merupakan  gambaran sirkulasi kegiatan pengolahan data pendaftaran peserta seleksi tugas belajar :

## Gambar. 2  Activity Diagram Sirkulasi Pendaftaran

## 2) Activity Diagram Sirkulasi Laporan
Gambar  3  adalah  gambaran  sirkulasi  kegiatan penyajian informasi peserta lulus seleksi administrasi dan peserta lulus seleksi penerimaan pegawai tugas belajar :
Gambar. 3  Activity Diagram Sirkulasi Laporan

## 3) Class Diagram
Class  diagram  (Gambar  4)  digunakan  untuk menampilkan beberapa class yang ada pada sistem ini dan menggambarkan  tentang  sistem  dan  relasi-relasi didalamnya.  Berdasarkan  analisa  proses  dan  use  case diagram,  berikut  ini  adalah  class  diagram  yang  penulis usulkan :
Gambar. 4  Class Diagram

## 4) Struktur Tampilan
Gambar 5 merupakan struktur tampilan dari sistem informasi  seleksi  penerimaan  pegawai  tugas  belajar  yang dirancang :
Master Transaksi Laporan Entry Data Pegawai Entry Pendaftaran Cetak Bukti Verifikasi Kelengkapan Berkas Cetak Kartu Peserta Entry Hasil Seleksi Test Tertulis Cetak Daftar Peserta Lulus Seleksi Penerimaan Tugas Belajar Cetak Daftar Peserta Lulus Seleksi Administrasi SISTEM INFORMASI SELEKSI PENERIMAAN PEGAWAI TUGAS BELAJAR Gambar. 5  Struktur Tampilan
5) Tampilan Antarmuka Pengguna (Interface)
Tampilan  antarmuka  pengguna  yang  berfungsi sebagai  media  interaksi  antara  pengguna  dengan  sistem terlihat pada gambar berikut :
a) Form Input
Form  input  yang  diusulkan  pada  sistem  seleksi penerimaan  pegawai  tugas  belajar  meliputi  input pegawai/peserta  tugas  belajar,  input  pendaftaran,  input verifikasi  berkas  persyaratan  dan  input  hasil  seleksi  tes tertulis.  Tampilan  form  input  sistem  seleksi  penerimaan pegawai tugas belajar sebagai berikut :
(1) Form Input Data Pegawai/Peserta Tugas Belajar
Form  ini  digunakan  untuk  mengelola  data pegawai/peserta tugas belajar (Gambar 6).
Gambar. 6  Tampilan Form Input Data Pegawai/Peserta Tugas Belajar

## (2) Form Pendaftaran
Form  ini  digunakan  untuk  menginput  data pegawai/peserta  yang  diusulkan  oleh  instansi  untuk mengikuti seleksi tugas belajar (Gambar 7).
Gambar. 7  Tampilan Form Pendaftaran

## (3) Form  Input  Verifikasi  Kelengkapan  Berkas Persyaratan
Form  ini  digunakan  untuk  menginput  data  hasil verifikasi  kelengkapan  berkas  persyaratan  oleh  panitia sekaligus  untuk  mencetak  bukti  verifikasi  kelengkapan berkas bagi calon peserta (Gambar 8).
Gambar. 8  Tampilan Form Input Verifikasi Kelengkapan Berkas Persyaratan
(4) Form Input Hasil Seleksi Tes Tertulis
Gambar. 9  Tampilan Form Input Hasil Seleksi Tes Tertulis
b) Output Sistem
Output  dari  sistem  yang  diusulkan  pada  sistem seleksi penerimaan pegawai tugas belajar antara lain daftar peserta  lulus  seleksi  administrasi  dan  daftar  peserta  lulus seleksi penerimaan pegawai tugas belajar. Tampilan output dari  sistem  seleksi  penerimaan  tugas  belajar  sebagai berikut :
(1) Daftar Peserta Lulus Seleksi Administrasi
Gambar. 10  Tampilan Output Daftar Peserta Lulus Seleksi Administrasi
(2) Daftar  Peserta  Lulus  Seleksi  Penerimaan  Pegawai Tugas Belajar
Gambar. 11  Tampilan Output Daftar Peserta Lulus Seleksi Penerimaan Pegawai Tugas Belajar

## V. K ESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisa terhadap sistem berjalan dan kebutuhan  sistem  baru  maka  dapat  diambil  kesimpulan bahwa  prototipe  sistem  informasi  seleksi  penerimaan pegawai  tugas  belajar  yang  dikembangkan  sesuai  dengan kebutuhan akan informasi sehingga dapat mendukung dan memberikan  kemudahan  bagi  pengguna  didalam melakukan pengolahan data pegawai tugas belajar.  Desain antar  muka  dibuat  sederhana  sehingga  memudahkan pengguna  dalam  memahami  pengoperasian  sistem infomasi.  Output  yang  disajikan  sesuai  dengan  informasi yang ingin disampaikan serta dapat disajikan lebih cepat.

## R EFERENSI
[1] Undang-Undang  Nomor  5  Tahun  2014  Tentang  Aparatur  Sipil Negara. [2] Peraturan Gubernur Kepulauan Bangka Belitung Nomor 85 Tahun 2014  Tentang  Pemberian  Tugas  Belajar  Pegawai  Negeri  Sipil Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
[3] M. Shalahudin & Rosa A.S, Analisis dan Desain Sistem Informasi ,
Bandung : Politeknik Telkom, 2008.
[4] Nailburg Eric J. & Robert A. Maksmimchuck, UML For Database Design , Boston : Addison-Wesley, 2002.
[5] Rohman, Muh. Abdur, Beta Noranita, Djalal Er Riyanto, dan Adi Wibowo,  2010, Pembangunan  Prototype  Sistem  Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis Data Terdistribusi, Journal of Information System, Volume 6, Issues 1.
[6] Septriyaningrum,  Indah  Ayu,  Dodon  T.  Nugrahadi,  dan  Ichsan Ridwan, 2016, Perancangan dan Pengembangan Prototype Sistem
Parkir , Kumpulan Jurnal Ilmu Komputer (KLIK), Volume 03, N0. 02.
[7] Indrajani, Perancangan Basis Data dalam All in 1 , Jakarta : Elex
Media Komputindo, 2011.
[8] Rosa  A.  s  &  M  Shalahuddin, Rekayasa  Perangkat  Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek , Bandung : Informatika, 2013.