## PERANCANGAN APLIKASI DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM BERBASIS WEB UNIVERSITAS NASIONAL DENGAN METODE WATERFALL
Cut Dinda Rizki Amirillah 1 , Septi Andryana 2 , Benrahman 3
Program Studi Informatika, Universitas Nasional cutdinda99@gmail.com
Submitted April 30, 2020; Revised June 16, 2020; Accepted July 7, 2020

## Abstrak
Salah suatu aset yang sangat penting dalam mendukung setiap program kerja yang dilaksanakan pada civitas Universitas  Nasional  adalah  manejem  dokumen.  Dalam  proses  saat  ini  dipastikan  organisasi akan menghasilkan data atau dokumen yang tidak sedikit dengan berbagai macam kriteria. Banyaknya dokumen  fisik  yang  disimpan  disuatu  tempat  terkadang  memerlukan  waktu  yang  cukup  lama  untuk menemukan  dan  meminjam  dokumen  yang  dibutuhkan.  Aplikasi Document  Management  System (DMS) menjadi salah satu pemecah masalah yang cukup handal untuk menyelesaikan berbagai macam permasalahan  tentang  pengarsipan  dokumen.  Pada  pembuatan  aplikasi  DMS  berbasis  website menggunakan  bahasa  pemograman Hypertext  Preprocessor (PHP),  dengan  framewok  Laravel  dan Postgres  sebagai  database tempat  penyimpanan  data  dan  menggunakan  metode Waterfall.  Penerapan DMS  yang  didukung  oleh  aplikasi  berbasis  website  menjadikan  aplikasi  yang  dapat  diakses dimanapun  dan  kapanpun,  dokumen  yang  tersimpan  secara  terpusat,  dan  mudahnya  mengakses  data antar bidang.
Kata Kunci : Data, Document Management System,, Waterfall.

## Abstract
One  of  the  most  important  assets  in  supporting  every  work  program  implemented  at  the  National University community is document management. In the current process, the organization will certainly produce  data  or  documents  that  are  not  small  with  a  variety  of  criteria.  The  number  of  physical documents stored in a place sometimes takes a long time to find and borrow the documents needed. The Document Management System (DMS) application is one of the problem solvers that is reliable enough  to  solve  various  problems  regarding  document  archiving.  In  making  a  website-based  DMS application  using  the  Hypertext  Preprocessor  (PHP)  programming  language,  with  the  Laravel  and Postgres framewok as a database for storing data and using the Waterfall method. The application of DMS  which  is  supported  by  a  website-based  application  makes  the  application  accessible  wherever and whenever, documents are stored centrally, and easily access data between fields.
Key Words: Data, Document Management System,, Waterfall

## 1. PENDAHULUAN
Seiring  dengan  perkembangan  zaman  dan arus globalisasi budaya masyarat di bidang informatika,  komputer  yang  akan  terus yang  semakin  berkembang  dalam  waktu yang singkat hal ini menyebabkan kebutuhan  untuk  mendapatkan  informasi dengan  mudah,  cepat  dan  aman  juga semakin meningkat. Pada dasarnya teknologi  informasi  dikembangkan  untuk mempermudah mendapatkan informasi dan
data yang dibutuhkan. Kumpulan dokumen fisik  dengan  jumlah  yang  sangat  besar tentunya  bukan  pekerjaan  mudah  untuk dikelola.  Karena  masalah  tersebut  saat  ini diperlukan  sebuah  metode  yang  dapat mengklasifikasi dan mengorganisir dokumen  secara  digital  dan  otomatis, sehingga  diharapkan  dapat  mempermudah dalam pencarian informasi yang diinginkan. Dengan memanfaatkan
kemajuan  yang  pesan  dibidang  Teknologi
dan Informasi diharapkan dapat mempermudah dalam pekerjaan,
pengolahan data - data penting, peminjaman  dan  pengembalian  dokumen dengan  mudah,  cepat  dan  aman.  Banyak dokumen  yang  tidak  tersusun  rapi  dan tidak  terpusat  di  suatu  tempat  sehingga membutuhkan  waktu  lebih  lama  untuk mencari  dokumen  yang  diinginkan.  Hal inilah  yang  melatar  belakangi  penelitian ini.
Universitas  Nasional  adalah  perguruan tinggi  kedua  tertua  di  Indonesia  dan perguruan  tinggi  swasta  yang  tertua  di Jakarta, dengan keadaan manajemen dokumen  saat  ini  Universitas  Nasional memerlukan  adanya  aplikasi  yang  dapat mengatur seluruh dokumen yang berada di Universitas  Nasional  untuk  mempermudah dalam pencarian dan peminjaman dokumen  serta  meminimalisasi  terjadinya dokumen  hilang  atau  rusak  dikarenakan human error.
Sistem  yang  dikembangkan  ini  akan menggunakan  metode waterfall yang dimana  analisis  kebutuhan  yang  sudah jelas sehingga tidak ada pengulangan pada tahap yang ada apabila ada kesalahan maka harus  diulangi  dari  awal,  selain  itu  pada tahap  ini  dilakukan  pengembangan  sistem seperti  penambahan  fungsionalitas  baru [1].
Aplikasi  DMS  dirancang  untuk  memenuhi kebutuhan  dari  Universitas  Nasional. Perancangan pada dasarnya telah dideskripsikan sebagai proses proses banyak  langkah  dimana  representasi  – representasi  data  dan  struktur  program, katarteristik antarmuka, dan rincian prosedural yang berkaitan dengan kebutuhan informasi [3]. Sistem ini akan
digambarkan pemodelannya  menggunakan  pemodelan
Unified  Modeling  Language yang  mana terdapat  beberapa  tipe  diagram,  antaranya adalah Sequence  Diagram terdiri  atas
diagram  untuk actor dan use  case, Use Case  Diagram. Pada  pembuatan sequence diagram terdapat  bebarapa  simbol  yang digunakan dalam proses pembuatan seperti aktor, object lifeline . Pada sistem diperlukan  penggambaran  struktur  mulai dari  segi  pendefinisian class yang  akan dikembangkan  yang  memiliki attribute , metode  dan  operasi  merupakan  fungsi Class Diagram.
Tujuan dari  pembuatan  aplikasi  Document Management  System  (DMS)  ini  adalah untuk menghasilkan suatu sistem perangkat lunak untuk memudahkan
Universitas Nasional dalam tata kelola dan pengarsipan dokumen perusahaan diseluruh  wilayah  Universitas  Nasional. Pada  aplikasi  Document  Management System  (DMS)  akan  dapat  menyimpan seluruh  dokumen  yang  telah  diupload, menyimpan history versioning dari sebuah dokumen,  meminjam  dan  mengembalikan dokumen,  dan  menyimpan  data  yang berelasi antar dokumen.
Persetujuan  antar  level  user  akan  terjadi ketika  proses  peminjaman  pada  aplikasi DMS. Workflow adalah suatu proses kerja yang  aplikasiatis  dimana  dokumen  yang dipinjam  dialhirkan  dari  satu  pihak  ke pihak yang lain untuk ditindak lanjuti [2].

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  pengembangan  perangkat  lunak yang  paling  sering  digunakan  adalah metode waterfall Model  yang  digunakan pada  metode waterfall adalah  model klasik  yang  sifatnya aplikasiatis, berurutan dalam  membangun aplikasi  perangkat lunak . Dikarenakan tahap demi tahap yang dilalui  harus  menunggu  selesai  tahap sebelumnya dan berjalan berurutan disebut dengan waterfall [2].  Adapun  langkah langkah - pengembangan metode waterfall ini digambarkan sebagai berikut :
Penjelasan  tahapan  –  tahapan  di  atas dengan rincian sebagai berikut :
1. Analisis Pada  tahap  pertama  dilakukan  analisa kebutuhan  aplikasi  atas  sistem  aplikasi yang  saat  ini  sedang  berlaku  dengan merancang  sistem  yang  baru,  Berdasarkan konsultasi dengan pengguna maka dihasilkan kendala yang dihadapi, menetapkan  tujuan  dan  layanan system aplikasi  yang  kemudian  didefinisikan secara detail dan  berfungsi  sebagai spesifikasi system Document  Management System.
2.  Design
Setelah tahap pertama selesai, tahap kedua ini sebagian besar kegiatan  dilakukan oleh komputer. Spesifikasi  perangkat  lunak dan keras  yang  telah  disusun  pada  tahap analisis  akan  ditinjau  kembali  berikut tentang  programnya.  Pada  tahap  ini  pula user yang menggunakan system melakukan latihan  untuk  pertama  kalinya,  pengetesan aplikasi  dilalukan  secara  menyeluruh  dan apabila  pengguna    sistem  telah  puas melihat  hasil  testing  yang  telah  dilakukan maka  proses  selanjutnya  adalah  memulai persetujuannya untuk tahap selanjutnya[3].
3. Coding
Setelah  melalui  tahapan  analisis  dan perancangan design ,  maka  sebuah  sistem aplikasi  siap  untuk  diimplementasikan. Design  dalam  bentuk  source  code,  script dan sebagainya menjadi tahapan implementasi. Pengembangan seperti kebutuhan database dan  dinilai mencukupi
untuk  mendukung  sistem  informasi  DMS maka  pada  tahap  selanjutnya  penulis melakukan  pembuatan  pemasukan  dan keluaran  sistem  informasi  DMS  pada Universitas  Nasional  berbasis  web  dengan menggunakan  PostgreSQL  sebagai  tempat penyimpanan data dan bahasa pemrogaraman  PHP  dengan  framework Laravel. 4. Testing
Setelah  tahap  pengkodean berjalan dengan baik dan telah selesai maka akan dilakukan testing terhadap system aplikasi Document Management  System  yang  telah  dibangun. Pengetesan  bertujuan  untuk  menemukan kesalahan  -  kesalahan  pada  sistem  dan kemudian dapat diperbaiki sehingga kesalahan yang terjadi hilang atau berkurang.
5. Operation & Maintenance Pada tahap ini pemeliharaan atau maintenance terdapat  dua  tahap review yang  harus  dilakukan.  Penerapan  pertama kali  dilakukan  tidak  terlalu  lama  setelah penerapan system dimulai,  dimana  masing -  masing  anggota  masih  memiliki  ingatan segar  atas  sistem  yang  mereka  buat  dan angota  yang  mengerjakan  aplikasi  masih lengkap  dan.  Penerapan review atau maintenance berikutnya dapat
dilaksanakan  setelah  enam  bulan  aplikasi berjalan.
Kelebihan  dari  Metode waterfall adalah kerangka  yang  dapat  bisa  dimengerti dengan  mudah,  dimana  di  dalam  kerangka tersebut  terdapat  proyek  yang  memiliki tipe dan strategi yang berbeda-beda [4]. Metode waterfall juga mempunyai kekurangan yaitu metode ini tidak memungkinkan  untuk  banyaknya  revisi jika  terjadi  kesalahan  dalam  proses pembuatannya, dikarenakan setelah aplikasi  ini  dalam  tahap  pengujian  atau testing , sulit untuk mengubah sesuatu yang tidak  terdokumentasi  dengan  baik,  dan akan  susah  kembali  lagi  ke  proses sebelumnya.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  hasil  dan  pembahasan  ini  dilakukan implementasi  terhadap system aplikasi Document  Management  System .  Setelah tahap  perancangan  selesai  dilakukan  dan selanjutnya  diimplementasikan  ke  dalam bahasa pemrograman maka tahap implementasi  dan  pengjuian  dilakukan. Setelah  proses  implementasi  selesai  maka dilakukan pengujian terhadap aplikasi yang baru  untuk  pengembangan system aplikasi selanjutnya.
Berikut  adalah  gambaran  alur  proses aplikasi DMS
Gambar 1. Alur Proses Aplikasi DMS
Modul  aplikasi  untuk  kebutuhan  aplikasi DMS  yang  diperlukan  harus  memenuhi antara lain :
- Aplikasi Document  Management System (DMS) berbasis web.
- Fitur  dan  hak  akses  disesuaikan dengan  fakultas  yang  berlaku  saat ini di Universitas Nasional.
- Dapat  menambahkan,  mengubah judul  folder  dan  subfolder  untuk wadah penyimpanan dokumen.
- Terdapat  fitur  meminjam  dan mengembalikan dokumen.
- Storage : dengan teknologi database atau teknologi penyimpanan  yang  lainya,  dan memiliki fasilitas penyimpanan dokumen  yang  terpusat  pada  satu aplikasi.
- Memiliki fitur version control yang dapat  menyimpan history setiap versi  dari  sebuah  dokumen  setiap kali  terjadi  perubahan.  Masing masing  versi  dokumen  memiliki nomor identifikasi yang unik berupa nomor versi.
- Terdapat  fitur  related  yang  dapat melihat  dokumen  lain  yang  saling terkait.
- Keamanan : untuk mencegah terjadinya  pengaksesan  dokumen oleh  yang  tidak  berhak  maka diperlukan  penerapan  control  akses dokumen  yang  dapat  disesuaikan secara  dinamis  dengan  hak  dari grup dari pengguna tertentu,
- Searching dokumen
- Categorization  :  pengelompokan dokumen  sesuai  dengan  struktur folder  dan  subfolder  yang  telah didaftarkan pada menu parameter.
- Terdapat fitur penempatan dokumen fisik(lokasi dokumen fisik) Pengujian fungsi dasar sistem menggunakan balckbox manual testing DMS Serve Web Service / APIs User Front Desk / Customer Service Softcopy Documen t
Tabel 1. Pengujian Blackbox

## Implementasi Interface Program
1. Halaman Utama
Halaman utama atau home page merupakan  tampilan  pertama  pada  saat website DMS,  terdiri  dari  beberapa  menu yaitu  Login,  Data,  dan Frequently  Asked Question. Dalam  halaman  utama  terdapat pula 10 data paling terbaru.
Gambar 2. Halaman Utama

## 2. Halaman Login
Tersedia  menu  login,  berisi  form  input nama  pengguna  atau username dan  kata sandi atau password.
Gambar 3. Halaman Login

## 3. Halaman Dashboard
Data  dalam  bentuk  grafik  ditampilkan  di halaman dashord.
Gambar 4. Halaman Dashboard
4. Halaman Upload Dokumen
Inputan  pada  menu  upload  dokumen berupa  :  Folder,  Subfolder,  File,  dan  lain lain.  Terdapat  2  jenis  klasifikasi  yaitu Publish dokumen dapat dilihat semua user, dan Private dokumen  hanya  dapat  dilihat oleh user dengan fakultas yang sama.
Gambar 5. Halaman Upload Dokumen
No Fungsi
Skenario Pengujuian Hasil yang didapatkan Ket 1. Login Login menggunakan username dan password yangsalah Menampilkan pesan jika username dan password salah Valid 2. Dokumen Upload Inputan mandatory dikosongkan Menampilkan pesan  wajib diisi Valid 3. Dashboard Menampilkan dashboard  yang interactive System menampilkan dashboard Valid 4. Peminjaman Dokumen Meminjam Dokumen Sistem menampilkan list  dokumen yang  sedang dipinjam Valid
5.  Halaman View Data Related dan  Data Versioning
Berikut  adalah  tampilan  data related dan data versioning yang  sudah  diupload sebelumnya.
Gambar 6. Halaman View Data Related dan
Data Versioning
6. Halaman Peminjaman Dokumen
Halaman  ini  berupa  list  dokumen  yang berstatus publish dan dapat dipinjam.
Terdapat  2  sub  menu  yaitu  Monitoring untuk  melihat  semua  dokumen  yang dipinjam.
Gambar 7. Halaman Monitoring
Dan Sub Menu Workflow untuk meminjam dokumen.
Gambar 8. Halaman Workflow

## 7. Halaman User Management
Terdapat  2  sub  menu  pada  menu  User Management  yaitu  Master  User  untuk mendaftarkan  user  yang  dapat  mengakses aplikasi DMS
Gambar 9. Halaman Master User
Dan  sub  menu  Master  Role,  untuk mencegah  dokumen  diakses  oleh  pihak yang  tidak  berhak  maka  disediakan  menu Role.  Menu  ini  diperuntukan  untuk  hak kontrol  akses  terhadap  setiap  dokumen yang  dapat  disesuaikan  secara  dinamis dengan hak dari grup pengguna tertentu.

## Gambar 10. Halaman Master Role

## 8. Halaman Parameter
Halaman  ini  berguna  untuk  menyetel beberapa  parameter  seperti  Folder,  Sub Folder,  Kabinet,  Office,  Ruangan,  Lantai dan  sebagainya  untuk  keperluan  aplikasi DMS

## Gambar 11. Halaman Parameter Folder

## 9. Halaman Log Activity
Halaman  ini  menampilkan  semua  aktifitas user,  biasanya  digunakan  untuk  keperluan IT.
Gambar 12. Halaman Log Activity

## 4. SIMPULAN

## Simpulan
Dari  hasil  implemantasi  dan  uji  coba aplikasi Document  Management  System pada
Universitas
Nasional untuk
pengelolaan  data  berbasis website maka kesimpulannya adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi DMS dapat mengemas dokumen dengan rapi, peminjaman dokumen  dapat  dilakukan  secara  online, dan  pencarian  dokumen  menjadi  lebih praktis dan cepat.
2. Aplikasi Document Management System ini  akan  membantu  dan  mempermudah pengguna  dalam  pengarsipan  berbagai jenis  dokumen  yang  berada  pada  sivitas akademik Universitas Nasional.

## Saran
Adapun saran dari hasil implentasi adalah :
1. Aplikasi Document Management System dapat dikembangkan secara mobile sehingga user dapat mengaksesnya menggunakan smartphone. 2.  Aplikasi  dapat  mengeluarkan  notifikasi berupa email secara  berkala  kepada  user yang bersangkutan.
3.  Aplikasi  dapan  men- scan dokumen secara real time.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Cahyaningsih,  Nike  Wirahayu,  Denny
Sagita  Rusdiato,  and  Komang  Candra Brata. "Pengembangan Aplikasi Pengelolaan Dan Monitoring Perjalanan  Dinas  (Studi  Kasus:  SMK Canda Bhirawa Pare)." Jurnal Pengembangan  Teknologi  Informasi dan  Ilmu  Komputer  e-ISSN 2548: 964X. [2] Pramesti, Shelvi Damayana. TA: Pengembangan Rules Driven Workflow  Management  System  pada Penerimaan  Peserta  Didik  Baru  Smk Ketintang Surabaya untuk Memudahkan Pengelolaan Data Berbasis  Website.  Diss.  Universitas Dinamika, 2020.
[3] Irawati,  Irawati. Perancangan  Sistem Informasi  E-Arsip  Surat  Pada  Kantor DPRD  Sengeti  Kabupaten  Muaro Jambi  Berbasis  Web.  Diss.  STIKOM Dinamika Bangsa Jambi, 2019.
[4] Atmini,  Siti,  Alexius  Endy  Budianto, and  Moh  Ahsan.  "Analisis  dan Pengembangan Sistem Informasi Tracer  Study  Menggunakan  Metode Waterfall Berbasis Web." Semnas SENASTEK Unikama 2019 2 (2019).
[5] Lubis,  Juanda  Hakim,  Rizki  Muliono, and  Nurul  Khairina.  "Perancangan Dan  Implementasi  Aplikasi  Sistem Informasi Dokumentasi dan Pelaporan Dokumen  Borang  Akreditasi  Program Studi  Pada  Universitas  Medan  Area Program  Pkm  Diya  2019." Jurnal
Informatika Kaputama 4.1 (2020): 83-
90.
[6] Muslima, Andi Rifaatul. Analisis Perancangan  Dokumen  Manajemen
Sistem  Menggunakan  Metode  Web Development Life Cycle (Studi Kasus:
PT.  Telekomunikasi  Indonesia,  Tbk Divisi Sevice Operation). Diss. UNIVERSITAS BAKRIE, 2020.
[7] Rosadi, Muhammad Edya, and Muhammad Rais Wathani. "Perancangan  Electronic  Document Management  System  Berbasis  Web Untuk  Perguruan  Tinggi  (Studi  Pada Universitas Islam Kalimantan)." Technologia: Jurnal
Ilmiah 10.4 (2019): 244-250.