## Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Berorientasi  Standar Borang BAN PT
Heri Suroyo 1 , Zaid Amin 2
1 Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Darma, Email : herisuroyo@binadarma.ac.id 1

## Abstract
Maintaining  the  documents  of  an  institution  is  an  important  factor  for  the  survival  of  an organization. So far, documents are usually manually managed both in maintenance and storage. The  Electronic  Document  Management  System  application  web  application  can  be  utilized  to assist  in  managing  and  maintaining  all  documents  generated  from  all  organizational, administrative  and  academic  activities.  The  use  of  applications  in  managing  and  maintaining documents will have many advantages and benefits of them, the document will be easier when it will  be  accessed  or  used  for  various  purposes.  By  using  the  application  then  the  security  of documents  in  terms  of  damage,  especially  physical  damage  can  be  avoided.  The  focus  of  this research  is  Electronic  Documents  Management  System  Application  Oriented  Application Standard  Accreditation  BAN  BAN  PT.  Application  developed  web-based,  the  importance  of Electronic  Documents  Management  System  application  because  BAN  PT  as  the  institution  in charge of assessing the quality of the college institution will refer based on the documents that have  been  produced  by  a  college.  The  use  of  BAN  PT  standard  form  as  an  orientation  in  the development  of  this  application  because  access  to  the  document  quickly  is  needed  at accreditation process both institution and study program. The method of developing a software application  system  using  Unified  Process  (UP)  method  with  constraint  to  Construction  step from  Unified  Proces  by  using  UML  modeling. This  research  has  resulted  in  the  application Electronic  Documents  Management  System  oriented  standard  accreditation  form  BAN  PT.  In testing  the  application  with  4  (four)  scenarios  all  have  been  running  well,  so  the  application generated in this study has been in accordance with the needs of users.
Keywords: Application  development,  Electronic  Documents  Management  System,  Standard Borang PT, UP and UML.

## Abstrak
Pemeliharaan  dokumen-dokumen    sebuah  institusi  sekarang  menjadi  faktor  penting  untuk kelangsungan  sebuah  organisasi.  Selama  ini  dokumen-dokumen  biasanya  di  kelola  secara manual  baik  dalam  pemeliharaan  maupun  penyimpanannya.  Web  aplikasi  Sistem  Manajemen Dokumen  ( Document  Management  System )  Elektronik  bisa  dimanfaatkan  untuk  membantu dalam  mengelola  dan  memelihara  semua  dokumen  yang  dihasilkan  dari  semua  kegiatan organisasi,  administrasi  maupun  akademik.  Penggunaan  aplikasi  dalam  mengelola  dan memelihara dokumen akan memiliki banyak kelebihan dan manfaat diantaranya, dokumen akan lebih  mudah  saat  akan  diakses  maupun  digunakan  untuk  berbagai  keperluan.  Dengan menggunakan  aplikasi  maka  keamanan  dokumen  dari segi  kerusakan  terutama  kerusakan fisik bisa  dihindari.    Fokus  dari  penelitian  ini  adalah  Pengembangan  Aplikasi  Sistem  Manajemen Dokumen Elektronik Berorientasi  Standar Borang Akreditasi BAN PT. Aplikasi dikembangkan berbasis  web,    pentingnya  aplikasi  Sistem  Manajemen  Dokumen  Elektronik  karena  BAN  PT sebagai  lembaga  yang  bertugas  menilai  mutu  dari  institusi  perguruan  tinggi  akan  mengacu berdasar  pada  dokumen-dokumen  yang  telah  dihasilkan  oleh  suatu  perguruan  tinggi. Digunakannya  standar  borang  BAN  PT  sebagai  orientasi  dalam  pengembangan  aplikasi  ini karena akses terhadap dokumen yang cepat sangat dibutuhkan pada saat proses akreditasi baik institusi  maupun  program  studi.    Metode  pengembangan  sistem  aplikasi  perangkat  lunak menggunakan  metode  Unified  Process  (UP)  dengan  batasan  hingga  tahapan Construction dari Unified  Proces dengan  menggunakan  pemodelan  UML.  Penelitian  ini  telah  menghasilkan sistem  aplikasi  Sistem  Manajemen  Dokumen  Elektronik  berorientasi  standar  borang  akrediasi
BAN PT. Pada pengujian aplikasi dengan 4 (empat) skenario semua telah berjalan dengan baik, jadi aplikasi yang dihasilkan dalam penelitian ini telah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kata Kunci : Pengembangan aplikasi, Sistem Manajemen Dokumen Elektronik, Standar Borang BAN PT, UP dan UML .
1. Pendahuluan
Pengelolaan dan
pemeliharaan dokumen-dokumen  sebuah institusi sekarang menjadi  faktor  penting  untuk  kelangsungan sebuah  organisasi.  Pemeliharaan  dokumen yang  baik  diperlukan  pada  pengelolaan institusi  perguruan  tinggi  yang  senantiasa akan  menghasilkan  banyak  jenis  dan  ragam dokumen  yang  bisa  diperlukan  untuk mengetahui  aktivitas  dan  mutu  dari  institusi perguruan  tinggi  tersebut.  Badan  Akreditasi Nasional  Perguruan  Tinggi  (BAN  PT) sebagai lembaga yang bertugas menilai mutu dari institusi  perguruan tinggi  akan  mengacu berdasar  pada  dokumen-dokumen  yang  telah dihasilkan  oleh  suatu  perguruan  tinggi. Faktanya  hingga  kini  masih  banyak  institusi perguruan  tinggi  yang  belum  memanfaatkan teknologi  informasi    berbentuk  aplikasi
Sistem Managemen Dokumen dalam memelihara dokumennya. Universitas  Bina  Darma  sebagai institusi perguruan tinggi swasta yang sedang berkembang  di  Sumatera  Selatan  kini  telah membutuhkan  sebuah  aplikasi Electronic Document  Management  System (EDMS) yang  bisa  dimanfaatkan  untuk  membantu dalam  mengelola  dan  memelihara  semua dokumen  yang  dihasilkan  dari  semua kegiatan  organisasi,  administrasi  maupun akademik.
EDMS  merupakan  sebuah  sistem komputer (atau seperangkat program
komputer) yang diguna-kan untuk menelusuri dan  menyimpan  dokumen  elektronik  dan gambar  pada  dokumen. EDMS  bermanfaat dalam  mengefektifkan  dan  mengefisienkan proses  bisnis.  Manfaat  yang  utama  adalah pengguna  dapat  menemukan  informasi  yang dibutuhkan  dengan  cepat,  sehingga  dapat membantu  proses  menjadi  lebih  cepat,  baik dan murah.
Sistem
Manajemen
Dokumen
Elektronik  (SDME)  juga  merupakan  sistem aplikasi  pengelolaan  dokumen  Hardcopy
(kertas,  microfilm,  dll)  yang  sudah  dialih- mediakan  ke  dalam  format  digital  ( Softcopy ) berupa  file  bertipe  PDF,  doc,  ppt,  xls.,  3gp,
dwg.,  avi,  mkv,  dll  yang  sudah  di  upload  ke dalam software DMS tertentu.
Borang adalah alat untuk mengumpulkan  dan  mengungkapkan  data dan informasi yang digunakan untuk  menilai kelayakan  dan  mutu  institusi  perguruan tinggi.  Borang  memiliki  ciri-ciri  yang diterangkan dalam BAB II Panduan Akreditasi BAN PT. Pada penelitian ini web aplikasi  DMS  yang  akan  dikembangkan berorientasi standar borang akreditasi dimana dokumen-dokumen akan dimanajemen, disusun dan dikelompokkan berdasar Standar akreditasi perguruan tinggi.
Web  aplikasi  SMDE  ini  dibangun dengan menggunakan metode pengembangan perangkat lunak Unified process, dikarenakan
Unified process mendukung pola pengembangan yang iterativ dan inkremental Sehingga proses pengembangan dapat dilakukan lebih cepat dan dapat mengakomodasi adanya umpan balik maupun perubahan  kebutuhan  dari  pengguna  Sistem Informasi  ini.  Proses  pendokumentasian perancangan dan pembangunan sistem informasi ini menggunakan standar readySET karena standar ini mengakomodasi pengembangan dengan menggunakan metode unified process (Rafidianto, 2013).
Gambar  1  merupakan  gambaran rencana  jangka  panjang grand  design arsitektur aplikasi terintegrasi yang menjelaskan perangkat lunak sistem
informasi yang akan dibangun dan diintegrasikan  berdasarkan  standar-standar kuantitatif akreditasi BAN-PT.
Gambar  1 . Rancangan  Arsitektur    Sistem  Informasi Borang Terintegrasi.
Fokus  penelitian    ini  adalah  rancang bangun  perangkat  lunak  SMDE  yang  bisa digunakan  untuk  memelihara  dan  mengelola dokumen  standar  1  sampai  7  borang akreditasi perguruan tinggi. Selama ini proses pemeliharaan  dokumen  dilakukan  secara manual sehingga sering menimbulkan beberapa  permasalahan  diantaranya  terdapat dokumen-dokumen  yang  hilang  sampai sulitnya  mencari  dan  menemukan  data  yang dibutuhkan  saat  proses  visitasi  akreditasi perguruan tinggi, permasalahan  ini akhirnya berakibat  pada  terjadinya  ketidak  lengkapan dan  ketidak  akuratan  data  yang  digunakan dalam  melakukan  proses  evaluasi-diri  terkait proses  akreditasi  yang  merupakan  poin penilaian penting.
2.  Dasar Teori

## Pengertian Aplikasi Sistem Manajemen
Dokumen .
Document Management System
(DMS)  merupakan  sebuah  sistem  komputer
(atau  seperangkat  program  komputer)  yang digunakan untuk menelusuri dan menyimpan dokumen  elektronik  dan  gambar  pada dokumen. DMS bermanfaat
dalam mengefektifkan  dan  mengefisienkan  proses bisnis. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan  cepat,  sehingga  dapat  membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah.
Sistem manajemen dokumen adalan sistem untuk menyederhanakan siklus pengelolaan  dokumen  bisnis  atau  organisasi. Sebuah sistem manajemen file guna mendukung  otomatisasi  dan  konsistensi organisasi  dan  seluruh  dokumen  kebijakan (Laserfiche, 2007).
Beberapa manfaat DMS sebagai berikut :
1. Meningkatkan produktivitas proses bisnis DMS    dapat  membantu  penambahan produktivitas  pekerja  dimana  pekerja dapat  mengakses  dan  beraksi  dengan informasi yang lebih cepat dan tepat.
2. Meningkatnya response time proses bisnis Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS.
3.  Mengurangi  total  biaya  dokumen  dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan  DMS  dapat  mengurangi biaya – biaya, karena dimensi
penyimpanan  file  digital  yang  jauh  lebih kecil  dan  lebih  murah  daripada  sistem penyimpanan  file  konvensional.  DMS Secara  dramatis  menurunkan  ukuran ruang penyimpanan dokumen, menggantikan  gudang  dokumen  dengan media  penyimpanan  elektronis  yang  jauh lebih  kecil  seperti  harddisk,  disket  dan
CD.
4.  Menurunkan  biaya  tambahan  Dengan menerapkan  DMS,  maka  biaya-biaya overhead untuk  penyimpanan  dokumen konvensional  seperti  :  kertas, foto-copy, filing  cabinet dapat  ditekan  sampai dengan nol persen.
5.  Mengurangi  resiko  kehilangan  ataupun kerusakan  dokumen  Dengan  menyimpan dokumen  secara  digital,  gangguan  rayap jelas  akan  dinihilkan  100%.  Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekedar dokumen kertas konvensional.
6.  Document  Sharing Melalui  DMS, pemakaian  dokumen  dapat  dilakukan secara  bersamaan  oleh  beberapa user sekaligus.

## Pengertian Dokumen Elektronik
Rekod  elektronik  merupakan  Rekod- rekod  yang  disimpan  dan  diolah  di  dalam suatu  format,  dimana  hanya  computer  yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Rekod elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine-readable record . Rekod elektronik
merupakan informasi  yang  terkandung  dalam  file  dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola  oleh  organisasi  maupun  perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
Laserfiche  (2007)    menyebutkan bahwa  rekod  atau  dokumen  elektronik  dapat berasal  dari  berbagai  bentuk,  yaitu  semua dokumen,  kertas,  surat,  peta,  buku  (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic  tape,  atau  bahan  lain  tanpa menghiraukan bentuk fisik atau karakteristik, dibuat atau diterima menurut undang-undang. Menurut  international  Standart  Organization (ISO), rekod adalah informasi yang disimpan dalam  berbagai  bentuk, termasuk  data  dalam computer,  dibuat atau  diterima  serta  dikelola oleh organisasi maupun orang dalam
transaksi  bisnis,  dan  menyimpannya  sebagai bukti aktivitas.
Dibandingkan dengan Rekod konvensional  (kertas),  Rekod  elektronik memiliki  beberapa  keuntungan,  diantaranya adalah : 1. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
2. Akses  dan  penggunaan  informasi  oleh lebih  dari  satu  pengguna  ( multi  user ) dalam waktu yang bersamaan.
3. Penyimpanan informasi lebih terpusat
4. Memiliki keakuratan tinggi dalam penyimpanan. Bentuk media rekod elektronik bermacam-macam dengan
ketahanan penyimpanan  yang  berbeda-beda  antara  lain: Media  magnetik  (Magnetic  Media),  Disk magnetick  (Magnetic  Disk),  Pita  Magnetik (Magnetic  Tape),  Kaset  (Cassette),  Media Optik (Optical Disk). Jenis dan bentuk rekod elektronik juga bisa bermacam-macam seperti File Teks, File Data, Database.

## Standar Borang Akreditasi BAN PT
Standar  akreditasi  adalah  tolok  ukur yang  harus  dipenuhi  oleh  program  studi sarjana.  Standar  akreditasi  terdiri  atas beberapa  parameter  (indikator  kunci)  yang dapat  digunakan  sebagai  dasar  (1)  penyajian data  dan  informasi  mengenai  kinerja, keadaan dan perangkat kependidikan program  studi  sarjana,  yang  dituangkan dalam instrumen akreditasi ; (2) evaluasi dan penilaian mutu kinerja, keadaan dan perangkat  kepen  didikan  program  studi sarjana,  (3)  penetapan  kelayakan  program studi sarjana untuk menyelenggarakan program-programnya;  dan  (4)  perumusan rekomendasi  perbaikan  dan  pembinaan  mutu program studi (BAN-PT 2016).
Standar  akreditasi  program  studi sarjana  mencakup  standar  tentang  komitmen program  studi  sarjana  terhadap  kapasitas institusional  ( institutional  capacity )  dan komitmen  terhadap  efektivitas  program pendidikan  ( educational  effectiveness ),  yang dikemas dalam tujuh standar akreditasi, yaitu : Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian
Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu.
Standar 3. Mahasiswa dan lulusan
Standar 4. Sumber daya manusia Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi Standar 7. Penelitian dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerja sama.
Asesmen  kinerja  program  studi sarjana  didasarkan  pada  pemenuhan  tuntutan standar akreditasi. Dokumen akreditasi program  studi  sarjana  yang  dapat  diproses harus  telah  memenuhi  persyaratan  awal ( eligibilitas )  yang  ditandai  dengan  adanya izin yang sah dan berlaku dalam penyelenggaraan  program  studi  sarjana  dari pejabat  yang  berwenang;  memiliki  anggaran dasar dan anggaran rumah tangga/statuta dan dokumen-dokumen  rencana  strategis  atau rencana induk pengembangan yang menunjukkan  dengan  jelas  visi,  misi,  tujuan dan sasaran program studi sarjana; nilai-nilai dasar  yang  dianut  dan  berbagai  aspek mengenai organisasi dan pengelolaan program  studi  sarjana,  proses  pengambilan keputusan  penyelenggaraan  program,  dan sistem jaminan mutu.

## Unified Process dan ReadySet
Unified  Process (UP)  merupakan  suatu metode pembangunan sistem secara berorientasi  objek  yang  dikembangkan  oleh Rational  Rose ,  bagian  dari  IBM.  UP  telah diakui sebagai standar metodologi pengembangan sistem berorientasi objek. Ciri utama  metode  ini  adalah  menggunakan use- case  driven dan  pendekatan  iteratif  untuk siklus  pengembangan  perangkat  lunak.  UP tepat digunakan saat kondisi   Pengembangan perangkat  lunak  yang  berorientasi  objek dengan  berfokus  pada  UML  ( Unified Modeling Language ) (Method Labs, 2010).

## Gambar 2. Iterasi Tahapan Pengembangan Sistem dengan
Unified Process .
UP    merupakan  sebuah  proses rekayasa  perangkat  lunak  yang  mencoba untuk  memanfaatkan  fitur  terbaik  dan karakteristik  model  proses  perangkat  lunak tradisional,  tetapi  mengkarakterisasi  mereka dengan  cara  mengimplementasikan  banyak prinsip terbaik dari pengembangan perangkat lunak  (Giuseppe),  2006).    Pada Unified process terdapat 5 fase yaitu :
1. Inception. ,  Pada  fase  ini  kebutuhan  bisnis yang mendasar dituliskan dalam serangkaian  use  case  untuk  mengetahui fitur dan fungsi apa yang diharapkan oleh pengguna akhir.
2. Elaboration ,  Fase  elaboration  meliputi aktivitas  komunikasi  dan  pemodelan  dari proses  bisnis  sistem.  Fase  elaboration  ini memperjelas  dan  mengembangkan use case yang  telah  dibuat  pada fase inception .
3. Construction ,  Pada  fase  Construction  ini,
dilakuakan pembangunan aplikasi berdasarkan  input  use  case  yang  telah dibuat  pada  fase  sebelumnya  dengan mengimplementasikannya  pada  sebuah bahasa  pemrograman,  pada  fase  ini  juga dilakukan pengujian aplikasi
4. Transition ,  Pada  fase  ini  aplikasi perangkat  lunak  versi  beta  diberikan kepada user untuk mendapatkan feedback dan  mengetahui  perubahan  apa  saja  yang diinginkan  user.  Pada  fase  ini  tim pengembang  juga  membuat  informasi pendukung  seperti  manual  penggunaan, troubleshooting, dan prosedur instalasi.
5. Production ,  Pada  fase  ini  penggunaan aplikasi  dimonitor.  Dukungan  terhadap infrastruktur  disediakan  dan  laporan tentang error ataupun perubahan kebutuhan diajukan dan dievaluasi . Sementara ReadySet merupakan seperangkat  template  dokumentasi  rekayasa perangkat lunak yang dapat digunakan dalam membantu dan membangun sebuah perangkat lunak  agar  tim  proyek  dapat  berjalan  sesuai
jalur  yang  benar,  berikut  gambar  template dari readySET.
Gambar 3. Peta Dokumen readySET pro

## Pemodelan dengan UML
UML  merupakan  bahasa  visual dalam  pemodelan  yang  memungkinkan pengembang sistem membuat sebuah blueprint  yang  dapat  menggambarkan  visi mereka  tentang  sebuah  sistem  dalam  format yang  standar,  mudah  dimengerti,  dan menyediakan mekanisme untuk mudah dikomunikasikan  dengan  pihak  lain.  Dalam tugas akhir ini diagram UML yang digunakan adalah  usecase  diagram,  activity  diagram, sequence diagram dan class diagram (Pender, 2003).

## Pengertian Aplikasi Web
World  Wide  Web  adalah  layanan internet  yang  paling  populer  saat  ini  internet mulai  dikenal  dan  digunakan  secara  luas setelah  adanya  layanan  WWW.  WWW adalah  halaman-halaman  website  yang  dapat saling  terkoneksi  satu  dengan  lainnya (hyperlink) yang membentuk samudra belantara  informasi.  WWW  berjalan  dengan protokol HyperText Transfer Protokol (HTTP).  Halaman  Web  merupakan  file  teks murni  (plain text)  yang  berisi  sintaks-sintaks HTML yang dapat dibuka/ dilihat/ diterjemahkan  dengan  Internet  Browser  . Banyak  keuntungan  yang  diberikan  oleh Aplikasi  berbasis  Web  daripada  aplikasi berbasis  desktop,  sehingga  aplikasi  berbasis web  telah  diadopsi  oleh  perusahaan  sebagai bagian  dari  strategi  teknologi  informasinya, karena beberapa alasan : (MOAC, 2013)
1. Akses informasi mudah,
2. Setup server lebih mudah
3. Informasi mudah didistribusikan
4. Bebas platform, informasi dapat disajikan  oleh  browser  web  pada  sistem operasi mana saja karena adanya standar dokumen  berbagai  tipe  data  dapat disajikan

## 3. Metode Penelitian
Penelitian  ini  dilaksanakan  dan diimplememtasikan  di  Universitas  Bina Darma.  Sementara  batasan  pengerjaan dalam  penilitian  ini  yaitu  dokumentasi pengem-bangan sistem
menggunakan readySET terbatas  pada  4  modul  yaitu  :  a) Project  Kick-Off :  User  needs  &  stories, Interview  notes,  b) System  Requirements :
Use  case  suite,  Feature  spec,  Non- Functional Requirements, and Environmental  Require-ments,  c) Design : disain User Interface, untuk disain Structural Diagram melitputi Class Diagram, sedangkan untuk disain Behavioral Diagram meliputi activity diagram  dan sequence diagram,  d) Quality Management : Test Case (Rafidianto, 2013). Pada pengembangan aplikasi hanya terbatas  mulai  tahapan Construction dari Unified  Proces hingga  instalasi  aplikasi  di web server.

## Studi Literatur
Studi  literature  yang  dilakukan  terkait dengan  :  a)  Pengertian  SMDE,  b)  Pengertian dokumen Standar Borang BAN-PT, c) Proses pengembangan  perangkat  lunak Unified Process ,  d)  Template  Standar  dokumen perangkat lunak readySET, e) UML.

## Tahapan dan Hasilnya.
1. Inception, Identifikasi  kebutuhan  dari web  aplikasi  SMDE  dilakukan  pada tahap ini, hasil dari identifikasi kebutuhan  ini  akan  di  masukkan kedalam dokumen user needs and stories
yang  meliputi  iden-tifikasi  tujuan  dari pembangunan
SMDE, identifikasi
Lingkungan  bisnis,  teknologi  maupun fisik,  stakeholder  dari  proses  bisnis sistem manajemen  dokumen elek-tronik dan  cerita  Pengguna  terkait  sistem  lama serta sistem baru yang diharapkan.
2. Elaboration, Tahap  ini  terbatas  pada tahapan  analisa  kebutuhan  (hasilnya dokumen System  Requirement  Spesifi-
cation ). Pada tahapan ini yang dihasilkan adalah dokumen perancangan.
3. Construction, Tahap pembangunan sistem  merupakan  tahap  terpenting  dan utama  dari  semua  tahapan  yang  ada, pada  tahap  ini  mulailah  dibangun aplikasi  SMDE,  hasil  dari  tahapan  ini adalah  perangkat  lunak  aplikasi  SMDE dan dokumen test case.

## Dokumentasi Pengembangan Aplikasi SMDE
Pada  tahap  akhir  pengembangan  aplikasi SMDE  dihasilkan  sistem  basis  data  untuk menyimpan  data  dokumen  elektronik  dan web  untuk  mengelola  basis  data  tersebut. Tampilan  Web  merupakan  laporan  tentang dokumen-dokumen  elektronik  yang  telah tersimpan di sistem basis data.
Dengan menggunakan aplikasi SMDE  ini  maka  proses  penyimpanan, pengelolaan  dan  pencarian  dokumen  bisa dilakukan  dengan  mudah  dan  cepat.  Gambar 4  merupakan  diagram  sekuen  metode penelitian ini.
Gambar 4. Metode Penelitian

## 4. Hasil Dan Ujicoba
Perancangan dan Analisa Sistem.
Analisis  kebutuhan  yang  dilakukan pada penelitian diperoleh beberapa kebutuhan fungsional sistem diantaranya :
1. RF-01  Sistem  bisa  diakses  oleh  beberapa user  (multi  user)  dengan  hak  akses  yang bisa diatur berbeda.
2. RF-02  Sistem  dapat  digunakan  untuk menginput  dan  merekam  data  dokumen terbit.
3. RF-03  File  dokumen  yang  bisa  direkam dalam format pdf, jpg, doc,xls dsb.
4. RF-04 Sistem dapat menampilkan laporan dokumen terbit.
5. RF-05  Sistem  dapat  menampilkan  isi dokumen terbit.
6. RF-06 Sistem bisa menampilkan
dokumen-dokumen  berdasar  kelompok
standar borang dan jenis dokumen.
7. RF-07  Sistem  dapat  melakukan  proses pencarian
8. RF-08  Sistem  bisa  membuat  template dokumen terbit.
Dari analisis kebutuhan diatas
digunakan untuk menyusun pemodelan
sistem. Sebagai tahap perancangan pemodelan  sistem  pertama  yang  dilakukan adalah  dengan  membuat  diagram  use  case. Gambar  berikut  memperlihatkan  rancangan sistem  dengan  menggunakan  diagram  use case.
Gambar 5. Diagram Use Case SMDE
Gambar 6. Diagram Aktivitas SMDE
Gambar 7. Diagram Sequence SMDE

## Desain Interface
Pada  tahap  lanjutan  pengembangan aplikasi SMDE  dilakukan perancangan desain  interface.  Berikut  beberapa  desain interface halaman utama aplikasi SMDE.
Gambar 8. Desain Tampilan Laporan Dokumen Terbit.

## Gambar 9. Desain Tampilan Input Data Dokumen
Perancangan Sistem Basis Data.
Sistem  basis  data  diimplementasikan dengan  aplikasi  MySql.  Tabel user_kyw digunakan  untuk  menyimpan  data  pengguna, tabel tabledokumen digunakan untuk menyimpan  data  atribut  dokumen,  tabel kategori_std_dok menyimpan  data  kategori sesuai  standar  borang,  tabel tabeldok_terbit menyimpan atribut dokumen terbit, dan tabel counter untuk  menyimpan  data  pengunjung web untuk kepentingan sekuriti dan forensik.
Berikut  desain  tabel  yang  dirancang untuk sistem basis data aplikasi SMDE.
Gambar 10. Desain Tabel Sistem Basis Data

## Hasil Pengembangan Aplikasi SMDE
Sesuai  fokus  dari  penelitian  maka hasil  utama  dari  penelitian  ini  adalah aplikasi berbasis web yang mampu mengelola, menimpan, mengedit dan menampilkan  dokumen  terbit  sesuai  standar borang  akreditasi  BAN  PT.  Fitur-fitur aplikasi ini :
 Mampu  menginput  dokumen  berupa surat  keputusan,  Kerjasama,  dan  surat masuk.
 Pencarian bisa dilakukan dengan
mengetikan  keyword  yang  mirip  sesuai isi field, nomor dokumen, jenis dokumen,  isi  dokumen,  tanggal  terbit, NIP  Penanda  tangan,  dan  Kategori Standar Borang Dokumen.
 Melakukan  pencarian  dokumen  dan menampilkan  laporan  daftar  dokumen terbit.
Berikut ini tampilan input dokumen  berupa Surat Keputusan seperti pada Gambar 8.
Gambar 11. Tampilan Input Data Dokumen Elektronik
Sementara Gambar 12 berikut memperlihatkan  tampilan  program  berupa daftar dokumen terbit.

## Gambar 12. Tampilan Beranda SMDE
Selanjutnya Gambar 13 memperlihatkan  fitur  pencarian  dokumen yang  cukup  memilih  kunci  pencarian  dan mengetikan data kata kuncinya.

## Gambar 13. Tampilan Menu Pencarian Dokumen
Data kata kunci (keyword) pencarian dokumen  cukup  berisi  kata-kata  yang  mirip dengan yang ada di rekord  data base.

## Uji Coba Aplikasi
Dengan menggunakan test case yang telah  disusun  pengujian  aplikasi  dilakukan. Pengujian  dilaksanakan  guna  mengetahui apakah aplikasi berhasil menampilkan
laporan-laporan
dokumen terbit dan
pengguna mudah dalam melakukan pengelolaan  seperti  menambah,  menghapus dan melakukan pencarian ( seraching ) dokumen.
Tabel 1. Test Case Mencetak Laporan Pencarian Dokumen Terbit.
Beberapa tampilan fitur yang bisa dijalankan pada aplikasi SMDE seperti ditampilkan pada gambar-gambar berikut ini.
Gambar 14. Menu Pilihan Input Data Dokumen
Gambar 15. Form Template Dokumen
Gambar 16 . Form Edit Dokumen
Gambar 17. Tampilan Laporan Dokumen Terbit dengan
Login User Admin
5. Simpulan Dan Saran
Kesimpulan yang bisa ditarik dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil tahap proses pengujian  pada  skenario  utama  yang meliputi  input  dokumen  terbit  berupa surat  keputusan,  dokumen  kerja  sama, surat  masuk,    dan  skenario  pencarian dokumen  diperoleh  semua  telah  sesuai dengan  kebutuhan  fungsional  dan  use- case dari skenario utama yang disusun.
2. Proses pencarian dokumen bisa dilakukan  dengan  beberapa  field  kunci dan  berhasil  dilakukan  pada  fitur pencarian dokumen.
3. Proses pengelolaan mengedit data dokumen  bisa  dilakukan  dengan  mudah dan  cepat  begitu  juga  pada  fitur menghapus dokumen elektronik.
4. Fitur template untuk menciptakan
dokumen  elektronik  masih  perlu  di sempurnakan. Saran-saran  yang  bisa  diajukan  pada penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Pada tahap pengembangan versi selanjutnya aplikasi SMDE ini sebaiknya  merujuk  dan  disesuaikan dengan  Sistem  Akreditasi  Perguruan Tinggi  Online  (SAPTO)  yang  sedang dikembangkan oleh BAN PT. 2. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik memungkinkan untuk dimanfaatkan sebagai cloud dokumen.

## Daftar Pustaka
BAN-PT.  (2016,  Mei    4).Buku I   Naskah Akademik Akreditasi Institusi Perguruan   Tinggi .    Di  unduh  Mei  15, 2016),  Dari  Badan  Akreditas  Nasional- Perguruan Tinggi : Http://Banpt.Kemdiknas.Go.Id/  Bb10/S1/ Buku%203 aborang%20akreditasi%20Insti tusi% 20%28versi%2008- 04- 2010%29.Doc. Giuseppe A. Di Lucca, A. R. (2006). Testing Web-Based Applications: The State Of The Art And Future Trends. Information And Software Technology 48 , 1172–
1186.
Laserfiche,  (2007)  Document  Management Overview:  A  guide  to  the  benefits, technology  and  implementation  essentials of digital document management solutions. ©2000 Compulink Management Center, Inc
Method Labs. (2010). Readyset Pro: Enterprise-Ready Software Engineering Templates. Retrieved From Readyset Pro: Http://Www.Readysetpro.Com
Microsoft Official Academic Course (MOAC
) (2013), HTML5 Application Development Fundamentals, Exam 98- 375,  John Wiley & Sons,
Pender, T. (2003). UML Bible. Indianapolis: Wiley Publishing.
Rafidianto,  M.R,  et.al,  2013,  Rancang Bangun Perangkat Lunak Sistem Monitoring Tugas Akhir Untuk Pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi  Sesuai  Kebutuhan  Pengisian
Borang Akreditasi BAN-PT Pada Jurusan Sistem  Informasi  ITS,  Jurnal  Teknik Pomits Vol. 1, No, 1, (2013) 1-6.