## FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT PENGELOLAAN ARSIP VITAL PADA DEPARTEMEN UMUM KANTOR PUSAT PT PELABUHAN INDONESIA (PERSERO) REGIONAL IV
Saenal Abidin 1 , Sitti Husaebah Pattah 2 , Arsil T. 3
Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar 1&2 SMP IT Anugrah Hidayah 3 Correspondence email: saenal.abidin@uin-alauddin.ac.id

## Abstrak
Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip vital pada Departemen Umum Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia  (Persero)  Regional IV.  Adapun  rumusan  masalah dalam  penelitian  ini  adalah  tentang  faktor-faktor  apa  saja  yang  menjadi  penghambat pengelolaan  arsip  vital  pada  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia (Persero) Regional IV.
Adapun  tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  optimalisasi  pengelolaan arsip  vital,  kemudian  untuk  mengetahui  faktor-faktor  yang  menjadi  penghambat  dalam mengelola arsip vital, dan untuk mengetahui upaya-upaya yang dilakukan dalam mengelola arsip  vital  pada  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia  (Persero) Regional IV.
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  jenis  penelitian  deskriptif pendekatan  kualitatif.  Data  dikumpulkan  dengan  menggunakan  observasi  langsung  dan wawancara terhadap informan serta melakukan keabsahan data dengan waktu dan sumber. Informan dalam penelian ini terdiri dari 4 orang yang merupakan pegawai tetap di bagian Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV.
Adapun  hasil  penelitian  terkait  dengan  pengelolaan  arsip  vital  di  Departemen Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia  (Persero)  Regional  IV  adalah  penyebab pengelolaan  arsip  vital  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia (Persero) Regional IV yaitu faktor-faktor yang menjadi penghambat dalam pengelolaan arsip vital di Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV yaitu dalam pelaksanaan pengelolaan arsip vital secara keseluruhan mulai penataan arsip vital, penyimpanan arsip vital, peminjaman arsip vital, temu kembali arsip vital, pemeliharaan arsip vital, pengamanan arsip vital dan penyusutan arsip vital adalah belum adanya sumber daya manusia atau pegawai yang dimandatkan secara khusus untuk mengelola arsip vital.

## Kata Kunci: Arsip Vital, Pengelolaan Arsip

## A. Pendahuluan
Aktivitas  keseharian  kita  adalah  bekerja,  tentunya  sering  bersentuhan dengan  naskah  baik  secara  fisik  maupun  secara  elektronik.  Setiap  naskah  yang tercipta  akan  menjadi  arsip  bagi  organisasi  maupun  perseorangan.  Dalam pengelolaan  naskah  yang  baik,  kita  harus  melakukan  yang  namanya  pemberkasan atau pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip merupakan penempatan naskah dalam satu
himpunan  yang  tersusun  secara  sistematis  dan  logis  sesuai  dengan  konteks kegiatannya  sehingga  menjadi  satu  berkas,  karena  memiliki  hubungan  informasi, sama jenis dan kesamaan masalah dalam satu unit kerja.
Secara  umum,  arsip  adalah  kegiatan  atau  peristiwa  yang  direkam  dalam berbagai  bentuk/media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  nasional,  pemerintah  daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan bersosial dan bermasyarakat (BPAD Provinsi SulSel, 2010: 12). Salah satu jenis arsip yang memiliki urgensi lebih dari jenis arsip lainnya adalah arsip vital. Arsip vital merupakan dokumen yang sangat penting yang memberikan bukti status hukum  organisasi  yang  melindungi  asset  organisasi,  kepentingan  karyawan, pelanggan, pemegang saham dan publik
Arsip vital adalah dokumen penting untuk kehidupan perusahaan dan tidak dapat  diganti  setelah  dihancurkan.  Arsip  ini  tidak  dapat  dipindahkan  atau dimusnahkan dan mesti disimpan dengan baik (Amsyah, 2005: 212). Oleh karena itu, pengelolaan arsip vital membutuhkan manajemen dan pemeliharaan  yang baik dan benar, sehingga jika ada orang yang membutuhkan arsip akan disajikan dengan cepat dan  akurat.  Ada  banyak  faktor  yang  mempengaruhi  citra  baik  arsip,  termasuk penyimpanan yang bersih, tenaga pengelola yang terdidik dan terampil, penyimpanan yang nyaman, mudah dalam menemukan kembali arsip keamanan dan pemeliharaan arsip.
Lebih lanjut Basuki (2003: 229) mengemukakan arsip vital adalah arsip yang penting bagi kegiatan badan korporasi. Arsip vital disebut juga sebagai arsip dinamis kelas  1.  Berdasarkan  Peraturan  Kepala  ANRI  No.  06  Tahun  (2005)  tentang Pedoman  Perlindungan,  Pengamanan  dan Penyelamatan  Arsip  Vital Negara  yang dimaksud  dengan  arsip  vital  negara  untuk  selanjutnya  disebut  arsip  vital  adalah informasi  yang  sangat  penting  dicatat,  terkait  dengan  keberadaan  dan  kegiatan organisasi, yang berisi informasi tentang status hukum, hak dan kewajiban organisasi, dan  aset  (kekayaan).  Jika  arsip  penting  hilang,  tidak  dapat  diganti  dan mengganggu/menghalangi keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.
Adapun ciri-ciri Arsip Vital diuraikan oleh Krihanta (2008) yaitu, harus ada demi  kelangsungan  hidup  orgnaisasi,  fisik  dan  informasinya  memerlukan perlindungan  dan pengamanan,  fisik  arsipnya  tidak  dapat  tergantikan,  merupakan aset bagi organisasi, memiliki fungsi dinamis.
Perlunya dilakukan pengelolaan arsip agar mencegah terjadinya kerusakan pada arsip itu sendiri. Bermacam-macam cara untuk mencegah rusaknya arsip, antara lain  dikemukakan  oleh  Sedarmayanti  (2015:  137)  mengemukakan,  mencegah rusaknya  arsip  adapat  dilakukan  dengan  penggunaan  air  condition,  fumigasi, restorasi arsip, microfilm dan lainnya.
Setelah arsip vital diciptakan dan diterima, sebaiknya organisasi melakukan penataan arsip yang mengarah kepada penyimpanan record tersebut. Secara umum, prosedur  penyimpanan  arsip  dikemukakan  oleh  Malabay  (2016:  76)  yaitu  dengan membuat  indeks,  memberi  kode,  menyortir  dan  menyimpan  atau  menempatkan dilemari  arsip  dan  diberi  label.  Agar  arsip  dapat  dipelihara  dan  diambil  kembali
dengan  cepat  dan akurat  setiap  saat,  pengarsipan harus dilakukan,  sehingga  perlu ditentukan metode retensi atau sistem pengarsipan
Adapun penelitian  yang  telah  ada  sebelumnya  sebagaimana  masalah  yang ditemukan  peneliti  ialah  bagaimana  agar  pengelolaan  arsip  yang  terkhusus  di  PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV cabang Terminal Petikemas Bitung, oleh Supriadi  Lausman  (2016)  “Pentingnya  Arsiparis  dalam  Memperlancar  Aktivitas Kerja  pada  PT  Pelabuhan  Indonesia  IV  (Persero)  Terminal  Petik emas  Bitung” dimana  membahas  peran  penting  arsiparis  dan  pengelolaan  arsip  yang  ada  dalam pedoman  yang  diatur  dalam  PD  (Peraturan  Direksi),  kemudian  sistem  klasifikasi dengan format nomor untuk memudahkan sistem temu kembali  arsip.
Pada  PT  Pelabuhan  Indonesia  (Persero)  Regional  IV  khususnya  pada Departemen  Umum  Kantor  Pusat,  penulis  melihat  semua  perlengkapan  alat  tulis kantor  dan  juga  perlengkapan  kearsipan  sudah  cukup  lengkap,  meski  sebagian karyawan yang menangani arsip utamanya arsip vital sering lupa untuk mengatur dan menata arsip sesuai pedoman.
Misalnya  saja,  karyawan  apabila  melakukan  pencarian  arsip  pribadinya memakan waktu hingga kurang lebih 30 menit, kemudian dokumen-dokumen yang masih  perlu  diatur letaknya karena  dalam satu brankas penyimpanan kadang  satu jenis  dokumen  terpisah  dengan  dokumen  yang  sama  di  salah  satu  skat  brankas lainnya.  Namun  di  PT  Pelabuhan  Indonesia  (Persero)  Regional  IV  telah menggunakan  sebuah  aplikasi  bernama I-Office yang  sangat  memudahkan  proses pembuatan surat, klasifikasi surat/dokumen, approval dari atasan ke bawahan, hingga surat dapat disetujui untuk digunakan sebagaimana mestinya, dan terakhir dilakukan pengarsipan.  Secara  umum,  arsip  vital  merupakan  arsip  yang  jarang  sekali dipergunakan  dalam  proses  pekerjaan  sehari-hari  atau  frekuensi  penggunaannya telah menurun. Arsip vital yang ada di PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 4 sejak penyatuan Pelindo tanggal 1 Oktober 2021 - 20 Januari 2022 dikelolah oleh Divisi Pelayanan SDM dan Umum, Departemen Umum. Segala hal yang berkaitan dengan surat menyurat dan administrasi semuanya fokus pada satu departemen yaitu Departemen  Umum.  Mulai  dari  penomoran,  pengklasifikasian,  pengiriman,  surat masuk, pendistribusian surat, pengarsipan, dan lain-lain. Semua itu dilakukan secara manual dan terpusat menggunakan spread sheet dan Drive.
Adapun  yang  menjadi  permasalahan  dalam  pengelolaan  arsip  vital  PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 4 seperti, perlunya klasifikasi arsip vital agar penyusunan dan pengelompokan arsip dapat tersusun rapi, sehingga dokumen dapat ditemukan  secara  cepat  dan  tepat  apabila  diperlukan,  kemudian  prosedur pengelolaan  arsip  vital  belum  jelas,  sehingga  perlunya  penyusunan  SOP  ( Standard Operating Procedure ) yang akan menjadi petunjuk atau alur kerja pengelolaan arsip vital.

## B. Metodologi Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  penelitian deskriptif  dengan  pendekatan  kualitatif  yang  memberikan  gambaran  tentang pengelolaan arsip vital di Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero)  Regional  IV.  Penelitian  deskriptif  adalah  metode  penelitian  yang  secara
nyata menggambarkan fenomena yang ada yang terjadi pada saat itu atau di masa lalu. (Sukmadinata, 2011).
Hal tersebut didasari pula pendapat Moleong (2012: 6) dalam metodologi penelitian  kualitatif,  bahwa  penelitian  kualitatif  adalah  penelitian  yang  bermaksud untuk  memahami  fenomena  tentang  apa  yang  dialami  oleh  subjek  penelitian misalnya  perilaku,  persepsi,  motivasi,  tindakan,  dan  lain-lain  secara  holistik,  dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah.
Adapun lokasi penelitian bertempat di Jl Soekarno No. 1 Makassar, Sulawesi Selatan di Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV. Penelitian ini dilaksanakan pada 1 Maret sampai dengan 1 April 2022. Sementara sumber data yang  diguankan  adalah  sumber  data  sekunder  yang  diperoleh  dengan  mengkaji sejumlah literatur,  jurnal  dan bahan  pustaka  yang berkaitan.  Adapun  sumber  data primer  diperoleh  langsung  di  lokasi penelitian, berupa  hasil observasi,  wawancara dan dokumentasi.
Dalam  memperoleh  data  yang  sesuai  permasalahan  penelitian  ini  maka teknik yang peneliti akan gunakan dalam pengumpulan data, yaitu melalui 3 tahap; Observasi,  Obyek  yang  diamati  adalah  pengelolaan  arsip  vital  pada  Departemen Umum  di  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia  (Persero)  Regional  IV.  Teknik observasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi terstruktur. Tempat, hal,  dan  kapan  pengamatan  yang  dilakukaan  sudah  disususn  sedemikian  rupa sehingga  memudahkan  dalam  pencarian  data  melalui  pengamatan  peneliti. Kemudian  wawancara,  dimana  dilakukan  untuk  menggali  informasi  mengenai pengelolaan arsip vital yang terjadi pada Departemen Umum di Kantor Pusat PT Pelabuhan  Indonesia  (Persero)  Regional  IV.  Selanjutnya  adalah  dokumentasi, kemudian  digunakan  sebagai  sumber  data  yang  dimanfaatkan  untuk  menafsirkan hasil penelitian yang berkaitan dengan aktivitas pengelolaan arsip vital yang terjadi pada Departemen Umum di Kantor Pusat PT Pelindo IV.

## C. Hasil Penelitian
1. Hambatan dalam Penataan Arsip Vital
Hambatan yang dihadapi pada proses penataan arsip vital di Departemen Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia  (Persero)  Regional  IV  sesuai dengan hasil observasi yang dilakukan adalah belum adanya staf atau karyawan yang  dimandatkan  secara  khusus,  akibatnya anatara pegawai  satu  dengan  yang lainnya boleh dibilang saling iri dalam mengelola penataan arsip vital.
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  telah  dilangsungkan  dengan  Bapak Hendi senior officer umum bahwa:
Berkaitan  dengan  penataan  arsip  vital  terkadang  mengalami  hambatan  pada pegawai  di Departemen  Umum  karena belum  ada  yang  ditunjuk  secara  khusus. Pengelola arsip vital belum memiliki kemampuan yang profesional seperti arsiparis, sehingga banyak arsip yang menumpuk dan terkadang kurang ditata dengan sangat baik.
Hal yang sama diperkuat oleh pernyataan dalam hasil  wawancara yang dilakukan dengan Ibu Nadya staf officer umum bahwa:
Tidak jarang kami mengalami hambatan dalam penataan arsip vital disebabkan oleh kurangnya SDM yang secara khusus menangani arsip vital. Sehingga volume arsip  yang  tergolong  banyak  membuat  pegawai  kadang  kerepotan  untuk  menata arsip vital tersebut, mengingat kami juga harus melaksanakan tugas pokok yang mesti dikerjakan.
Sesuai dengan pemaparan hasil observasi langsung dan hasil wawancara yang  telah  dilakukan  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV diketahui bahwa yang menjadi hambatan pada saat penataan arsip vital adalah belum adanya penunjukan secara khusus pegawai atau  SDM  yang  fokus  menangani  penataan  arsip  vital  ditambah  kurangnya kemampuan  arsiparis pegawai  yang mengelola secara  personal,  akibatnya arsip vital  kurang  tertata  secara  maksimal.  Hal  tersebut  membuat  penataan  belum dapat dikelola dengan optimal.
2. Hambatan dalam Penyimpanan Arsip Vital
Hambatan  yang  dihadapi  pada  proses  penyimpanan  arsip  vital  di Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV  sesuai  dengan  hasil  observasi  bahwa  penuhnya  tempat  penyimpanan  arsip vital,  akibatnya  mengalami  sedikit  penumpukan  arsip  vital  pada  hingga  di  laci meja kerja pegawai.
Sesuai dengan hasil wawancara yang dilakukan dengan Ibu Nadya staf officer umum bahwa:
Tidak jarang hamabtan dalam penyimpanan arsip vital adalah kurangnya tempat penyimapnan  arsip  vital,  hal  tersebut  berakibat  pada  arsip  vital  yang  kadang disimpan tidak pada tempatnya,  seperti  di  laci  meja kerja  pegawai,  yang penting arsip tersebut aman dan tercatat di daftar inventarisasi.
Pernyataan  yang  sama  diperkuat  oleh  hasil  wawancara  yang  telah dilakukan  dengan  bapak  Hendi  staf  senior  officer  umum  yang  menerangkan bahwa:
Terkait tentang hambatan dalam penyimpanan arsip vital yang terkadang menjadi penghambat adalah kurangnya pegawai atau SDM yang secara khusus menangani arsip vital. Sehingga volume arsip vital yang tergolong banyak sehingga kadang kami kerepotan untuk mengelola arsip vital tersebut, hal itu disebabkan juga karena kami memiliki tugas pokok masing-masing yang mesti dikerjakan . Mengenai paparan hasil observasi secara langsung dan wawancara yang telah  dilangsungkan  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV bahwa dapat diketahui hambatan yang dihadapi pada saat proses penyimpanan arsip vital yaitu kurangnya tempat penyimpanan arsip vital kemudian belum adanya secara khusus penunjukan pegawai atau SDM yang fokus mengelola arsip vital secara personal yang akibatnya mengakibatkan arsip vital menjadi kurang tertata dengan baik.
3. Hambatan dalam Peminjaman Arsip Vital
Adapun hambatan yang dihadapi pada saat proses peminjaman arsip vital di Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV  bahwa  sesuai  dengan  hasil  wawancara  yang  telah  dilakukan  dengan  Bapak Yeremias staf officer umum bahwa:
Pada saat proses peminjaman arsip vital seringkali yang menjadi hambatan adalah pegawai terkadang meminjam arsip terlalu lama hingga bahkan ada yang pernah sekali sampai beberapa minggu, sehingga kami sampai harus mengingatkan secara langsung mengingat arsip vital tersebut akan dugunakan untuk kepentingan lainnya. Pernyataan tersebut kemudian diperkuat dengan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan Ibu Qomariah staf officer umum bahwa:
Sesuai  dengan  paparan  hasil  observasi  dan  hasil  wawancara  yang  telah dilangsungkan  di    Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia (Persero) Regional IV dapat dipahami bahwa yang menjadi hambatan dalam proses peminjaman arsip vital adalah pada saat  arsip vital yang dipinjam oleh pegawai dari  direktorat  atau  departemen  lain  yang  meminjamnya  terlalu  lama  hingga beberapa  minggu.  Bahkan  sejumlah  arsip  vital  yang  baru  masuk  belum  sempat dimasukkan datanya ke dalam aplikasi daftar inventarisasi pusat dokumen arsip vital sehingga mengakibatkan sejulmah arsip kurang ditata dengan baik bahkan hingga menumpuk pada saat dilakukan penyimpanan arsip vital.

## 4. Hambatan dalam Penemuan Kembali Arsip Vital
Seringkali yang menjadi penghambat pada saat dilakukan temu kembali arsip  vital  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia (Persero) Regional IV adalah penemuan kembali arsip vital yang terkadang lama, salah satu yang menjadi penyebab adalah sebagian arsip belum sempat diinput datanya ke dalam aplikasi daftar inventarisasi pusat dokumen arsip vital, sehingga sebagian tidak tersimpan dengan baik dan akibatnya harus dicari satu persatu.
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang  dilakukan  dengan  Ibu  Nadya  staf officer umum bahwa:
Temu kembali arsip vital tidak jarang terdapat ada hambatan untuk arsip vital yang utamanya belum disimpan sesuai dengan yang semestinya, sehingga kami harus mencari satu persatu arsip vital yang dibutuhkan. Terkadang arsip vital yang telah diinput sebelumnya di daftar inventarisasi, namun ternyata tidak ada di brankas penyimpanan,  sehingga  mengharuskan  kami  harus  mencarinya  ke  tempat penyimpanan arsip yang lain.
Pernyataan  yang  sama  diperkuat  dari  hasil  wawancara  yang  telah dilakukan dengan Bapak Hendi staf senior officer umum bahwa:
Kami sedikit kerepotan pada saat hendak melakukan pencarian atau temu kembali arsip vital, hal itu menjadi hambatan karena memang beberapa arsip vital belum sempat didata  dan disimpan pada tempat yang semestinya sehingga menghambat lancarnya proses temu kembali arsip vital
Sesuai  dengan  hasil  wawancara  dan  observasi  langsung  yang  telah dilangsungkan  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia
(Persero) Regional IV memberikan gambaran bahwa sebagian arsip vital belum disimpan  dengan  baik,  akibatnya  pegawai  pada  departemen  umum  terkadang mengalami  kerepotan  untuk  mencari  arsip  vital,  karenanya  harus  mencari  dan memilah satu persatu sehingga membutuhkan waktu untuk temu kembali arsip vital.

## 5. Hambatan dalam Pemeliharaan Arsip Vital
Adapun  yang  tidak  jarang  menjadi  hambatan  saat  melakukan pemeliharaan  arsip  vital  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan Indonesia  (Persero)  Regional  IV  sesuai  dengan hasil observasi  di  mana belum terdapat jadwal tertentu yang mengkhususkan pemeliharaan terhadap arsip vital, sehingga  masih  sering  dijumpai  arsip  yang  belum  tertata  dengan  baik,  hingga berdebu dan beberapa perlu di pemilahan.
Sesuai dengan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan Ibu Nadya staf officer umum bahwa:
Yang menjadi hambatan dalam melakukan pemeliharaan arsip vital adalah saat arsip  vital telah  disimpan namun masih kurang terpelihara,  hal  tersebut  karena tidak  adanya  pegawai  yang  secara  khusus  untuk  rutin  melakukan  pekerjaan tersebut. Selain itu memang belum ada jadwal yang diatur untuk diluangkan paling tidak membersihkan setiap seminggu sekali.
Pernyataan  yang  sama  diperkuat  oleh  hasil  wawancara  yang  telah dilakukan dengan Bapak Hendi staf senior officer umum bahwa:
Boleh dibilang pemeliharaan arsip vital belum maksimal, seperti misalnya arsip vital yang dipelihara belum sesuai dengan pengelolaan yang baik. Sehingga tidak sedikit arsip vital yang jarang dibersihkan, sebagian sedikit berdebu, hingga tidak sesuai dengan penempatan. Karenanya, tidak ada SDM yang diamanhkan secara khusus untuk memperhatikan pemeliharaan arsip vital tersebut.
Berdasarkan  hasil  observasi  langsung  dan  hasil  wawancara  yang  telah dilakukan  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia (Persero) Regional IV dapat dipahami bahwa yang menjadi hambatan pada saat proses  pemeliharaan  arsip  vital  ialah  belum  adanya  pegawai  khusus  yang menempati posisi untuk  fokus memelihara  arsip vital,  akibatnya  arsip vital  itu sendiri belum terpelihara dengan maksimal, meski sebagian telah dikelola dengan baik utamanya arsip vital yang memiliki urgensi lebih seperti rahasia, namun arsip vital yang bersifat sedang masih perlu pengelolaan yang lebih baik lagi.

## 6. Hambatan dalam Pengamanan Arsip Vital
Hambatan  yang  biasa  dihadapi  dalam  pengamanan  arsip  vital  di Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV berdasarkan dengan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan Ibu Nadya staf officer umum bahwa:
Hal yang menjadi hambatan dalam pengamana arsip vital berkaitan dengan ruang penyimpanan  arsip  vital  yang masih belum  maksimal,  serta terdapat  barang  dan
dokumen non-arsip yang tidak jarang terlihat di dalam ruangan penyimpanan arsip vital. Sehingga kadang terdapat arsip yang tercecer sehingga merusak keamanan dan keselamatan arsip vital .
Pernyataan tersebut juga diperkuat dengan hasil wawancara yang telah dilakukan  bersama  Bapak  Hendi  staf  senior  officer  umum  yang  menerangkan bahwa:
Berkaitan  dengan  pengamanan  arsip masih mengalami  hambatan,  misalnya  saja penyimpanan arsip vital yang perlu diperluas lagi. Kemudian sejumlah arsip vital mengalami kerusakan karena adanya barang-barang perlengkapan seperti alat tulis kantor  yang  disimpan  bersama  arsip  lainnya.  Ditambah  belum  adanya  pegawai secara khusus menangani pengelolaan arsip vital .
Berdasarkan  hasil  observasi  langsung  dan  hasil  wawancara  yang  telah dilakukan  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia (Persero)  Regional  IV  dapat  ditinjau  bahwa  yang  menjadi  hambatan  dalam pengamanan  arsip  vital  adalah  ruang  penyimpanan  arsip  vital  yang  masih memerluakan  perluasan  lebih,  kemudian  masih  terdapat  barang  yang  bersifat non-arsip seperti alat tulis kantor yang disimpan bersama satu ruangan dengan arsip vital. Lebih lanjut belum adanya pegawai atau SDM khusus yang diberi tugas pokok untuk mengelola arsip vital.
7. Hambatan dalam Penyusutan Arsip Vital
Hambatan  yang  biasa  dihadapi  dalam  penyusutan  arsip  vital  di Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV sesuai dengan observasi yang penulis lakukan bahwa penyusutan arsip vital sama sekali belum pernah dilakukan sebab tidak adanya pegawai yang memiliki pemahaman terkait dengan hal tersebut, salah satu alasannya tidak ada pegawai yang memiliki latar belakang sebagai seorang arsiparis yang dapat mengelola arsip vital secara maksimal.
Sesuai dengan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan Ibu Nadya staf officer umum bahwa:
Masih ada hambatan dalam penyusutan arsip vital yaitu kami belum ada pegawai yang  dimandatkan  secara  khusus  untuk  mengelola  arsip  sebagai  pokok pekerjaannya, akibatnya arsip vital juga mengalami penumpukan dan sebagian ada yang tidak berada pada penyimpanan arsip.
Pernyataan yang sama diperkuat oleh hasil wawancara yang telah dilakukan dengan Bapak Hendi staf senior officer umum bahwa:
Sejauh kami belum pernah melakukan penyusutan arsip, begitu halnya arsip vital karena  terus  terang  kami  malas  untuk  menyortir  arsip  yang  sudah  disimpan  di ruangan, kami belum ada waktu karena harus menyelesaikan tugas utama kami masing-masing di ruang kerja .
Berdasarkan uraian hasil observasi langsung dan hasil wawancara yang telah dilakukan  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia (Persero)  Regional  IV  dapat  dipahami  bahwa  yang  masih  menjadi  hambatan pegawai dalam melakukan penyusutan arsip vital adalah belum adanya pegawai
arsiparis yang secara pokok bertanggungjawab mengelola arsip vital dengan baik, selain itu staf di Departemen Umum memiliki skala prioritas pekerjaan masing- masing yang mesti diselesaikan.

## D. Pembahasan

## 1. Hambatan dalam Penataan Arsip Vital
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di Departemen Umum Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia  (Persero)  Regional  IV  dapat  dipahami bahwa  penataan  arsip  vital  dalam  kekurangannya  ialah  kekuatan  SDM  atau pegawai  yang  mengelola  arsip  vital  belum  ada  secara  pokok  atau  khusus mengelola  arsip  vital,  akibatnya  mengalami  penumpukan  jumlah  volume  arsip vital. Hal tersebut membuat penataan arsip vital belum dikelola dengan optimal.
2. Hambatan dalam Penyimpanan Arsip Vital
Berdasarka hasil penelitian yang telah dilakukan di Departemen Umum Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia  (Persero)  Regional  IV  dapat  dipahami bahwa  yang  menjadi  hambatan  dalam  penyimpanan  arsip  vital  adalah penyimpanan arsip vital yang masih perlu untuk ditambahkan, terbatasnya tempat penyimpanan  mengakibatkan  arsip  vital  terhimpit  dengan  arsip-arsip  lainnya. Lebih  lanjut  belum  ada  pegawai  yang  dimandatkan  secara  khusus  mengelola arsip-arsip,  termasuk  arsip  vital  untuk  menjadikan  pokok  pekerjaannya.  Hal tersebut berakibat pada penyimpanan arsip vital terhambat.
3. Hambatan dalam Peminjaman Arsip Vital
Berdasarkan hasil penelitian melalui observasi dan wawancara yang telah dilakukan  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT  Pelabuhan  Indonesia (Persero)  Regional  IV  dapat  dipahami  bahwa  yang  menjadi  hambatan  dalam proses  peminjaman  arsip  vital  adalah  pada  saat  arsip  tersebut  dipinjam  oleh pegawai,  terkadang  pengembaliannya  bisa  lama  bahkan  hingga  berminggu- minggu.  Lebih  lanjut  terdapat  sejumlah  arsip  yang  belum  sempat  diinput  di aplikasi daftar inventarisasi pusat dokumen arsip vital, namun karena keperluan pekerjaan  arsip  tersebut  dipinjam  dan  mengakibatkan  terkendalanya  dalam peminjaman arsip vital.
4. Hambatan dalam Penemuan Kembali Arsip Vital
Berdasarkan  hasil  penelitian  melalui  observasi  dan  hasil  wawancara  di Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV bahwa dapat dipahami yang menjadi hambatan dalam sistem temu kembali arsip vital adalah arsip yang belum disimpan terkadang mengakibatkan pegawai mesti mencari secara satu per satu arsip vital yang dibutuhkan untuk ditemukan kembali.
5. Hambatan dalam Pemeliharaan Arsip Vital
Berdasarkan  data hasil  penelitian melalui hasil observasi  langsung  dan hasil wawancara yang telah dilakukan di Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV bahwa dapat diketahui yang menjadi hambatan dalam pemeliharaan arsip vital adalah kurangnya sumber daya manusia atau  pegawai  yang  secara  pokok  dimandatkan  mengelola  arsip  vital,  akibatnya arsip  vital  belum  bisa  terpelihara  dengan  optimal  serta  sebagian  arsip  sedikit berdebu, sehingga mempengaruhi keautentikan fisik arsip vital.
6. Hambatan dalam Pengamanan Arsip Vital
Berdasarkan  data hasil  penelitian melalui observasi  langsung  dan  hasil wawancara  yang  telah  dilakukan  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV dapat diketahui bahwa yang menjadi hambatan dalam pemeliharaan arsip vital adalah kurangnya sumber daya manusia yang  secara  khusus  mengelola  arsip-arsip,  termasuk  arsip  vital  untuk  dapat menjaga  keamanan  arsip  vital  secara  langsung.  Namun  dari  segi  keamanan ruangan, kelembaban udara, hingga dapat terjaga dari serangga dan tikus maupun hama lainnya, sehingga sudah cukup baik dari segi keamanan arsip.
7. Hambatan dalam Penyusutan Arsip Vital
Berdasarkan  hasil  penelitian  melalui  observasi  langsung  dan  hasil penelitian  yang  telah  dilakukan  di  Departemen  Umum  Kantor  Pusat  PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional IV dapat dipahami bahwa yang menjadi hambatan dalam penyusutan arsip vital adalah belum adanya inisiatif dari pegawai untuk melakukan penyusutan. Selain karena sebelumnya belum pernah dilakukan, juga  karena  belum  adanya  pegawai  arsiparis  yang  profesional  mengelola  arsip. Selain itu pegawai yang ada di Departemen Umum memiliki tugas pokok masing- masing  sehingga  tidak  memiliki  waktu  yang  cukup  banyak  untuk  melakukan pemilahan  arsip  vital  untuk  kemudian  dilakukan  penyusutan.  Oleh  karena  itu penyusutan arsip vital belum pernah dilakukan di Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (Persero) regional IV.

## E. Daftar Pustaka
Amsyah, Zulkifli. (1995). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Arsip Nasional Republik  Indonesia. (2005). Peraturan  Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 06 Tahun 2005 Pedoman Perlindungn, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. (2010). Pengaturan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 3 Tahun 2010, Tentang Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Provinsi
Basuki, Sulistyo. (2003). Manajemen Arsip Dinamis , Jakarta: Gramedia Krihanta. (2008). Rethinking fungsi dan peranan organisasi kearsipan . Jurnal Kearsipan :
Organisasi dan Layanan Kearsipan, 3 (1), hlm. 32-83.
Malabay. (2016). Kajian  Analisis  dan  Perancangan  Model  Manajemen  Arsip  dalam rangka tertib Administrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer.
Moleong, lexy. (2014). Metode Penelitian Kualitatif, Edisi Revisi. Bandung: PT Remaja Risdakarya.
Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, cetakan ketiga. Bandung: Mandar Maju.
Sukmadinata. (2011). Metode Penelitian Pendidikan. Bandung: Remaja Rosdakarya Supriadi Lausman. (2016). Pentingnya Arsiparis dalam Memperlancar Aktivitas Kerja pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Terminal Petikemas Bitung. http://repository.polimdo.ac.id/974/1/text.pdf