Syntax Literate : Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541-0849 e-ISSN : 2548-1398 Vol. 4, No. 1 Januari 2019

## ANALISIS  PENCATATAN  UTANG  DAGANG  PADA  PT.YOUNGHYUN  STAR DI SUKABUMI
Herny Nurhayati, 1 Lia Liliawati 2 dan Mia Multi Astuti 3
Politeknik Sukabumi Email: hernynurhayati@polteksmi.ac.id; 1 lialiliawati5@gmail.com 2 dan miamuti21@gmail.com 3

## Abstrak
PT.Younghyun  Star  (YHS)  Cibadak  Jawa  Barat  merupakan  perusahaan  yang bergerak di bidang Manufaktur Garment. Diketahui PT.Younghyun Star mengakui utang dagang pada saat barang yang dipesan diterima oleh perusahaan. Prosedur pencatatan  utang  dagang  pada  perusahaan  ini  melibatkan  beberapa  fungsi  yaitu purchasing, dan account payable. Dokumen-dokumen yang terkait yaitu Purchase Order (PO), Invoice, Delivery Order (DO), Faktur Pajak, Payment Voucher (PV), Statement Of Account (SOA), rekonsilasi, dan kwitansi. Prosedur pencatatan utang dagang  dimulai  dari  penerimaan  dokumen  PO,  DO,  dan  invoice,  dicocokkan  dan dibubuhkan  stempel  posting,  kemudian  mengentri  utang  dagang  pada  masterlist utang.  Memeriksa  utang  yang  telah  jatuh  tempo,  menyiapkan  semua  dokumen utang  yang  telah  jatuh  tempo,  melakukan  pencatatan  pelunasan,  dan  mengarsip semua dokumen.
Kata Kunci : Pencatatan , Utang Dagang

## Pendahuluan
Dalam  melakukan  transaksi  antar  perusahaan,  kebanyakan  perusahaan melakukan  transaksi  secara  kredit  (utang).  Pencatatan  utang  dagang  harus  dilakukan dengan  prosedur  yang  efektif,  efisien,  dan  tepat  agar  pengelolaan  utang  dagang  tidak merugikan  perusahaan  demikian  juga  jika  ada  retur  dan  potongan  pembelian.  Untuk menjalankan  usahanya,  PT.Younghyun  Star  melakukan  sebagian  transaksi  pembelian barang  maupun  jasa  secara  kredit  kepada supplier untuk  mendukung  kelangsungan usahanya.  Untuk  pengelolaan  utang  dagang  PT.Younghyun  Star  memiliki department yang  menangani  utang  dagang,  seperti  pencatatan  dan  pelunasannya  ditangani  oleh accounting yaitu  bagian account  payable .  Hal  ini  dilakukan  supaya  penanganan  utang dagang  menjadi  efektif  dan  efisien.    Tujuan  dari  manajemen  utang  ialah  untuk
menjamin  bahwa  perusahaan  memiliki  kecukupan  kas  yaitu  kesanggupan  dalam memenuhi  kebutuhan-  kebutuhan  kas  untuk  setiap  tujuan  yang  penting  bagi  keuangan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan.
Dampak  positif  dengan  adanya  manajemen  utang  ini  adalah  pihak  manajemen dapat  mengelola  pelaksanaan  pembayaran  utang  dagang  dengan  lebih  baik  lagi, sehingga  meminimalisir  kemungkinan  keterlambatan  pembayaran  utang  dagang. Kegiatan yang dilakukan dalam manajemen utang adalah membuat dan mengelola kartu utang. Untuk mengelola kartu utang memerlukan peng- identifikasian, pengelompokan, dan  pembukuan  data mutasi  utang  ke  kartu  utang.  Menurut  Carl  S.  Warren, James  M. Reeve,  dkk  (2017:401)  Pengendalian  terhadap  kas  harus  memberikan  keyakinan  yang memadai bahwa:
1. Pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang telah diotorisasi
2. Kas  digunakan  secara  efektif  dan  efisien.  Sebagai  contoh,  pengendalian seharusnya  meyakinkan  bahwa  semua  diskon  pembelian  yang  tersedia  akan diambil.
Menurut  Marshall  B.  Romney  dan  Paul  John  (2017:463)  siklus  pengeluaran ( expenditure  cycle )  adalah  serangkaian  aktivitas  bisnis  dan  operasi  pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Dalam  siklus  pengeluaran,  pertukaran  informasi  eksternal  utama  dengan pemasoknya  ( vendor ).  Di  dalam  perusahaan,  informasi  mengenai  kebutuhan  untuk membeli barang dan bahan baku mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan  produksi,  pengendalian  persediaan  dan  berbagai  departemen.  Setelah  barang  dan bahan  baku  tiba,  pemberitahuan  penerimaannya  mengalir  kembali  ke  sumber-sumber dari siklus pengeluaran. Data biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar umum  dan  fungsi  pelaporan  untuk  dimasukkan  dalam  laporan  keuangan  dan  berbagai laporan  manajemen.  Tujuan  utama  dalam  siklus  pengeluaran  adalah  untuk meminimalkan  total  biaya  perolehan  dan  pemeliharaan  persediaan,  dan  berbagai layanan yang diperlukan perusahaan.

## Metode Penelitian
Metode  yang  peneliti  gunakan  dalam  Penelitian  ini  adalah  metode  historis dengan langkah-langkah penelitian sebagai berikut: (1) Memilih topik yang  sesuai; (2) Mengusut  semua  evidensi  (bukti)  yang  relevan  dengan  topic  (studi  kepustakaan);  (3) Membuat catatan tentang apa saja yang dianggap penting dan relevan dengan topik yang ditentukan ketika penelitian sedang berlangsung.; (4) Mengevaluasi secara kritis semua evidensi  yang  telah  dikumpulkan  (melalui  kritik  sumber);  (5)  Menyusun  hasil-hasil penelitian  (catatan  fakta-fakta)  ke  dalam  suatu  pola  yang  benar  dan  berarti  yaitu sistematika tertentu  yang  telah  disiapkan sebelumnya  dan  (6)  Menyajikan  dalam  suatu cara  yang  dapat  menarik  perhatian  dan  mengkomunikasikannya  kepada  para  pembaca sehingga  dapat  dimengerti  sejelas  mungkin.  Ketika  melakukan  heuristik  atau pengumpulan  data  penulis  melakukan  teknik  studi  literatur  yaitu  mengkaji  sumber- sumber  yang  relevan  dengan  kajian  penulis.  Adapun yang  menjadi  objek  penelitian adalah  PT.Younghyun  Star  (YHS)  merupakan  perusahaan  PMA  (Perusahaan  Milik Asing) Kantor Pusatnya berada di 12rd Floor, Woolim E-Bix center II, Digital-ro 33-gil, Guro gu, Seoul, Korea Selatan ( Postal Code : 08377) yaitu PT. A-First CO., Ltd.
PT.Younghyun  Star  (YHS)  Cibadak  Jawa  Barat  merupakan  perusahaan  yang bergerak  di  bidang  Manufaktur Garment. Perusahaan  ini  memproduksi  (Jaket, T-shirt, Jupshuit, Celana, dll). Perusahaan ini berorientasi ekspor ke berbagai Negara New York Amerika, Canada ,  Jepang,  Cina,  dan  berbagai  Negara  di  Eropa.  Perusahaan  ini mengakui  adanya  utang  dagang  pada  saat  barang  yang  dipesan  diterima  secara  kredit oleh  perusahaan.  Dalam  melaksanakan  prosedur  pencatatan  utang  dagang  pada perusahaan  ini  melibatkan  beberapa  fungsi  yaitu purchasing ,  dan account  payable . Dokumen-dokumen  yang  terkait  dengan  prosedur  pencatatan  utang  dagang  yaitu Purchase  Order (PO), Invoice , Delivery Order (DO),  Faktur  Pajak,  Tanda  Terima,
Payment Voucher (PV), Cek, Rekonsilasi, dan Kwitansi.

## Hasil dan Pembahasan
Analisis pencatatan utang dagang ini membandingkan pencatatan utang dagang yang  diuraikan  dalam  teori  dengan  pencatatan  utang  dagang  yang  dijalankan  pada perusahaan.  Berdasarkan  observasi  yang  telah  dilakukan  maka  perbandingannya  dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Sistem Organisasi Perusahaan
a. Dalam  mencapai  tujuan  yang  maksimal  salah  satu  pengendalian  yang  harus dilaksanakan  oleh  perusahaan  yaitu  dengan  mengadakan  pemisahan  fungsi  agar tugas  yang  dikerjakan  dapat  dilakukan  dengan  efisien.  Pada  PT.Younghyun  Star fungsi  pembelian  tepisah  dengan  fungsi  penerimaan  kedua  bagian  tersebut dilaksanakan oleh satu bagian yaitu purchasing . Sebaiknya kedua fungsi tersebut harus  dikendalikan  oleh  fungsi  yang  berbeda  hal  ini  dilakukan  agar  tidak  terjadi kecurangan dalam membeli dan menerima barang yang dipesan.
b. Fungi  pembelian  terpisah  dengan  fungsi  akuntansi.  Seperti  yang  telah  diuraikan diatas  bahwa  bagian  pembelian  ditangani  oleh purchasing sedangkan  untuk bagian  akuntansi  yaitu  pencatatan  dan  pelunasan  utang  dagang  dilakukan  oleh bagian account payable dan chief accounting.
c. Fungsi  penerimaan  harus  terpisah  dengan  fungsi  penyimpanan  barang.  Pada PT.Younghyun  Star  kedua  fungsi  ini  dilaksanakan  oleh  satu  bagian  yaitu purchasing . Sebaiknya kedua fungsi tersebut harus dikendalikan oleh fungsi yang berbeda  supaya  tidak  menimbulkan    kecurangan-kecurangan  yang  dapat merugikan perusahaan.
2. Sistem Otorisasi Perusahaan
Dalam  pelaksanaan  prosedur  pencatatan  dalam  perusahaan,  tidak  ada  satupun transaksi  yang  terjadi  tidak  diotorisasi  oleh  pihak  yang  berwewenang  dalam pelaksanaan  transaksi  yang  dilakukan.  Hal  ini  juga  dilakukan  agar  setiap  transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dapat diteliti kebenarannya.
a. Surat order pembelian  diotorisasi  oleh  fungsi  pembelian  yang  pada PT.Younghyun Star surat ini dikenal dengan sebutan purchase order (PO). Pada saat  perusahaan  berencana  memesan  barang  ke supplier maka purchasing akan membuka purchase order (PO). Output dari proses ini adalah dokumen PO yang diotorisasi oleh chief accounting, general manager , dan president director.
b. Laporan  penerimaan  barang  diotorisasi  oleh  fungsi  penerimaan  barang  yang pada  PT.Younghyun  Star  laporan  penerimaan  barang  dikenal  dengan delivery order (DO). Pada saat barang diterima oleh purchasing , secara bersamaan juga akan menerima delivery order (DO) dari supplier . Selanjutnya kuantitas barang yang  telah  diterima  disesuaikan  dengan  DO  dan  PO  yang  diterbitkan  oleh perusahaan.  Otorisasi  dilakukan  oleh  AP  pada  DO  yang  diterima  sebagai
pertanggungjawaban bahwa barang yang dipesan telah diterima dan kuantitasnya telah sesuai dengan PO dari perusahaan dan DO dan pemasok.
c. Pencatatan  dilakukan  oleh  perusahaan akan  menjadi  sah  apabila  didukung  oleh semua dokumen yang diperlukan dan diotorisasi oleh pihak yang berwewenang. Setelah  dilakukan  pencatatan  kemudian  membubuhkan  nama,  nomor  PO,  kode akun, dan kode posting pada journal payable.
d. Utang  dagang  yang  telah  jatuh  tempo,  akan  disiapkan  pelunasannya.  Maka account payable akan melakukan pencatatan pelunasan utang dan menghasilkan dokumen payment voucher (PV). Otorisasi dilakukan oleh chief accounting dan manager accounting.
e. Selanjutnya  akan  dibuat  penyesuaian  antara  utang  dagang  yang  diakui  oleh perusahaan  dengan  utang  dagang  yang  diakui  oleh supplier dalam statement  of account .
3. Praktek yang sehat
Beberapa  hal  yang  merupakan  praktek  yang  sehat  dalam  pengendalian diterapkan mulai dari penanganan dokumen.
a. Dokumen  penting  yang  digunakan  harus  bernomor  urut  cetak  dan dipertanggungjawabkan  oleh  bagian  yang  berwewenang  untuk  menggunakan dokumen  tersebut.  Praktek  yang  sehat  yang  telah  dilakukan  oleh  PT.Younghyun Star  yaitu  dengan  menggunakan  dokumen  yang  bernomor  urut  cetak  dalam pencatatan utang dagang. Dimulai dari pembuatan PO bernomor urut dan tercetak oleh purchasing . Selain itu pada saat pembuatan PO harus menggunakan user dan password yang  sesuai  agar  dapat  membuat  PO  supaya  data-datanya  dapat dirahasiakan.
b. Pada  saat  barang  datang  hanya  diperiksa  oleh  fungsi  penerimaan  apabila  telah menerima surat order pembelian dari fungsi pembelian. Pada PT.Younghyun Star, barang  yang  datang  langsung  diserahkan  pada purchasing ,  selanjutnya  barang akan  dihitung  dan  disesuaikan  dengan  DO  yang  diterima  dari supplier serta  PO yang  diterbitkan  oleh  perusahaan.  Bagian  AP  melakukan  pengarsipan  PO sementara  sesuai  dengan  nomor  PO  sebelum invoice dan  DO  diterima.  Hal  ini dilakukan  untuk  mempermudah  pencarian  dokumen  ketika  dokumen  diperlukan.
Apabila invoice dan  DO  yang  diterima  belum  sesuai  maka  akan  diarsip  dengan nomor urut.
c. Untuk  utang  dagang  yang  telah  dilakukan  pencatatan  utangnya  akan  dilakukan penghapusan  dari masterlist utang  dagang  setiap  berakhirnya  periode.  Hal  ini dilakukan  untuk  mengkontrol  data  perusahaan  agar  selalu update dan  mudah untuk ditelusuri. Setelah utang dagang dibayar ke supplier semua dokumen akan diarsip berdasarkan nomor PV. Pengarsipan ini dilakukan per- supplier , selain urut nomor pengarsipan juga dilakukan dengan urut tanggal transaksi.
Terdapat  beberapa  kendala  dan  solusi  yang    terjadi  pada outstanding pada PT.Younghyun Star diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Permasalahan yang terjadi terdapat pada perbedaan kuantitas dan price yang terdapat pada invoice dengan  PO  yang  dikeluarkan  perusahaan.  karena  tidak  dilakukan pengecekan  dari  PO  yang  dibuat  dengan  barang  yang  datang  sehingga  terjadi ketidaksesuaian yang mengakibatkan PO harus direvisi dan invoice di pending sampai PO diterbitkan.
Jika terdapat ketidakcocokan tersebut, account payable akan melaporkan kepada purchasing . Selanjutnya account payable akan langsung mengubungi supplier yang bersangkutan  serta  mencocokan  data  dengan  barang  yang  diterima  untuk mendapatkan data yang benar. Apabila kuantitas barang yang diterima sesuai dengan invoice maka account payable akan  menerima  PO  revisi  dari purchasing atas kesalahan yang ditemukan sedangkan apabila kesalahan dari supplier maka account payable akan meminta dikirimkan invoice baru sesuai dengan barang yang diterima.
Untuk price terjadi kesepakatan antara purchasing dengan supplier.
2. Invoice tidak dilengkapi dengan PO karena adanya pemesanan barang produksi oleh pihak  ketiga  ke supplier tanpa  diketahui  oleh purchasing sehingga  saat  barang diterima dan invoice yang masuk tidak dilengkapi PO dari purchasing.
Jika invoice yang  masuk  tidak  dilengkapi  dengan  PO maka purchasing akan mengecek  barang  yang  diterima,  menghubungi supplier agar  tidak  mengirimkan barang  jika  yang  memesan  bukan  dari  bagian accounting serta  membuat  PO  untuk melengkapi invoice yang masuk tanpa PO.
3. Sering  muncul  masalah invoice yang  hilang  dikarenakan  tidak  dilengkapinya  tanda terima,  stempel,  nama  jelas  serta  tanda  tangan  yang  dibuat  oleh account  payable
sehingga memudahkan orang ketiga yang memesan barang keperluan produksi untuk menerima barang dan menyulitkan saat terjadi kehilangan invoice serta tidak adanya konfirmasi  dari  pihak  ketiga  dan supplier pada accounting khususnya account payable .
Invoice yang  hilang  akan mengakibatkan  tagihan  lebih  atau  kurang  bayar karena  prosedur  penanganan  masalah  ini  sangat  panjang, account  payable harus menunggu  pihak  yang  bersangkutan  dalam  hal  untuk  menyetujui  lebih  atau  kurang bayar  yang  terjadi. Account  payable akan  meminta  dikirimkan invoice baru  dan meng check apakah benar barang yang datang sesuai yang dikirimkan, mencari siapa yang  menerima  barang  tersebut,  dan  tanggal  berapa  barang  tersebut  datang.  Hal  ini juga  mengakibatkan  pekerjaan  yang  berulang-ulang  untuk  satu  nomor invoice yang diterima.  Prosedur  tercatat  sangat  penting  untuk  menghindari  kesalahan-kesalahan pelaksanaan  prosedur  yang  dilakukan  karena  dampak  yang  terjadi  dapat  merugikan perusahaan.
4. Masalah lain yang ditemukan adalah keterlambatan invoice dikarenakan pengecekan yang  dilakukan chief  accounting terlalu  lama,  alasan  yang  diberikan  karena  terlalu sibuk  atau invoice tertumpuk  dengan  dokumen  lain  sehingga  terjadi  keterlambatan pengecekan  dan invoice tersebut  baru  masuk  pada account  payable setelah  terjadi pembayaran.
Keterlambatan penerimaan invoice juga salah satu hal yang menghambat prosedur pencatatan  utang  dagang. Account  payable akan  menanyakan  pada chief  accounting untuk  segera  meng check dan  menyerahkan invoice tagihan  dari  rumah  sakit  dan  juga tagihan trucking.

## Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Prosedur  pencatatan  utang  dagang  pada  perusahaan  ini  melibatkan  beberapa  fungsi yaitu purchasing ,  dan account  payable .  Prosedur  pencatatan  utang  dagang  pada perusahaan  ini  dimulai  dengan  penerimaan  dokumen  oleh  bagian purchasing . Dokumen  ini  akan  dicocokkan  dan  dibubuhkan  stempel posting ,  selanjutnya  akan diberi ke bagian AP untuk dilakukan pencatatan utang dagang pada masterlist utang. Selanjutnya  yaitu  memeriksa  utang  dagang  yang  telah  jatuh  tempo,  dan  segera
dilunasi  serta  disiapkan  metode  pembayarannya,  kemudian  semua  dokumen  yang terkait dengan pencatatan utang dagang tersebut akan diarsip berdasarkan nomor PV ( payment voucher ).
2. Prosedur pencatatan utang dagang pada  PT.Younghyun Star belum berjalan dengan efektif  karena  perusahaan  belum  memiliki flowchart tertulis  untuk  prosedur pencatatan  utang  dagang.  Sehingga  terjadi  beberapa  masalah  dari  perbedaan kuantitas, invoice tidak  dilengkapi  dengan  PO, invoice yang  hilang  serta keterlambatan invoice. Ada beberapa upaya untuk mengurangi terjadinya outstanding yaitu  mencocokan  data  dengan  barang  yang  diterima  kemudian  merevisi  PO, membuat  PO  untuk  melengkapi invoice ,  meminta  dikirimkan invoice baru, menyegerakan  dalam  menyerahkan invoice serta  dengan  melakukan  komunikasi yang baik dengan pihak-pihak terkait.

## BIBLIOGRAFI
Carl, James, dkk. 2017. Pengantar Akuntasi 1 . Jakarta: Salemba Empat.
Catur,  Agustin,  dkk.  2016. Akuntansi  Suatu  Pengantar-Berbasis  PSAK .  Jakarta: Salemba Empat.
Diana, A dan L. Setiawati. 2017. Akuntansi Keuangan Menengah . Yogyakarta: ANDI.
Dwi, Sylvia, dkk. 2015. Akuntansi Keuangan Menengah . Jakarta: Salemba Empat.
Hery. 2015. Akuntansi Aktiva Utang dan Modal . Yogyakarta: Gava Media.
Indratno,  Albertus.  2013. Prinsip-Prinsip  Dasar  Akuntansi .  Jakarta  Timur:  Dunia Cerdas.
Mardi. 2016. Sistem Informasi Akuntansi . Bogor: Ghalia Indonesia.
Romney,  M.B  dan  P.J.  Steinbart.  2017. Sistem  Informasi  Akuntansi  Edisi  13 .  Jakarta:
Salemba Empat.
Sujarweni, V. Wiratna. 2015. Sistem Akuntansi . Yogyakarta: Pustaka Baru Press.
Suwardjono.  2013. Teori  Akuntansi  Perekayasaan  Pelaporan  Keuangan .  Yogyakarta: BPFE- Yogyakarta.
Tmbooks. 2015. Sistem Informasi Akuntansi . Yogyakarta: ANDI.