e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi  dalam Upaya Penyelamatan  Arsip
The Disposal of  Archive in doing its Protection
Lolytasari 1

## FITK, UIN Syarif Hidayatullah, Jakarta

## Abstrak
Penelitian  ini  membahas  tentang  pelaksanaan  penyusutan  arsip,  sekaligus  menjelaskan  Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang salah satu fungsinya adalah menyelamatkan arsip. Permasalahan dalam  penelitian  ini  adalah  bagaimanakah  pelaksanaan  penyusutan  arsip  yang dilakukan oleh UIN  Jakarta  yang  belum  memiliki  Jadwal  Retensi  Arsip  dan  bagaimanakah  pelaksanaan penyusutan  arsip  di  Universitas  Indonesia  yang  telah  memiliki  Jadwal  Retensi  Arsip.  Tujuan penelitian  ini  adalah  (1)  mengidentifikasi  pelaksanaan  program  penyusutan  arsip  di  UIN  Syarif Hidayatullah  Jakarta  dan  Unit  Kearsipan  Pusat  Administrasi  Universitas  Indonesia  dalam  upaya menyelamatkan  arsip;  dan  (2)  menilai  penyusutan    arsip    yang  dilakukan  oleh  Unit  Kearsipan Pusat  Administrasi  Universitas  Indonesia  yang  akan  dijadikan  model  di  pengelolaan  kearsipan UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta.  Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  metode penelitian  deskriptif  berbentuk  studi  kasus  dengan  pendekatan  kualitatif. Rekomendasi  penelitian ini  adalah:  (1)  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  sebaiknya  segera  membangun  Unit  Kearsipan Perguruan  Tinggi  baik  Unit  Kearsipan  I  dan  Unit  Kearsipan  II,  yang  berfungsi  mengolah, menginformasikan  dan  menyelamatkan  arsip.  Arsip  dapat  terkelola  sebagai  bahan  bukti akuntabilitas kinerja perguruan tinggi. Disamping itu mempermudah dalam temu balik informasi. (2)  Dengan  adanya  Unit  Kearsipan  I,  maka  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  sebaiknya  segera menyusun  pedoman  Jadwal  Retensi  Arsip  sebagai  pedoman  untuk  penyusutan  arsip  bagi  seluruh unit  atau  lembaga  yang  ada  di  lingkungan  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta.  Dengan  adanya pedoman  ini  maka  arsip  akan  dipelihara  mulai  dari  masa  penciptaan  hingga  masa  penyusutan. Selain  itu  tidak  akan  terjadi  arsip  kacau  atau  arsip  yang  tidak  terkelola  di  gudang  arsip  dan pengelola arsip tidak ragu lagi  dalam menyusutkan  arsip,  (3) Dalam  mengelola  arsip, UIN Syarif Hidayatullah  Jakarta  sebaiknya  segera  merekrut  arsiparis  PNS,  sumber  daya  manusia  yang berkompeten dan professional di bidang kearsipan.
Kata  kunci: penyusutan  arsip,  penyelamatan  arsip,  jadwal  retensi  arsip,  lembaga  kearsipan perguruan tinggi

## Abstract
This research discusses about the implication of archieve disposal and explains the existence of the University of Archive which has a function to protect the archive. The problem in this study is how is the application of the archive disposal in State Islamic University that has no retention schedule and the University of Indonesia that has a retention schedule. The objective of this research are (1) to  identify  the  program  application  of  archive  disposal  in  State  Islamic  University  Syarif Hidayatullah  Jakarta  and  the  Centre  of  Archive  Administration  in  the  University  of  Indonesia  in protecting  the  document;  and  (2)  to  assess  the  archive  disposal  which  is  done  by  the  Centre  of
1 Korespondensi:  Lolytasari.  FITK,  UIN  Syarif  Hidayatullah,  Jakarta.  Alamat:  Jl.  Insinyur  Haji Juanda,  No.  95,  Ciputat,  15412,  15121,  Indonesia.  Telepon:  +62  21  7443328.  E-mail: loly.bara@gmail.com.
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Archive  Administration  of  the  University  of  Indonesia  becoming  model  of  archive  in  the  State Islamic  University  Syarif  Hidayatullah  Jakarta.  The  method  of  the  research  is  descriptive qualitative.  The  recommendation  for  this  research  are;  (1)  State  Islamic  University  Syarif Hidayatullah Jakarta should develop the unit of archive for university whether it is unit for archive I and unit for archive II which has the function to analyze, to inform, and to protect the archive. The archive  can  be  handled  as  the  accountability  evidence  for  the  university.  Furthermore,  it  simplify the  information.  (2)  By  the  existence  of  unit  for  archive  I,  the  State  Islamic  University  Syarif Hidayatullah  Jakarta  should  arrange  the  guide  book  of  retention  schedule  as  guidance  for  archive disposal  for  all  units  or  institutions  in  State  Islamic  University  Syarif  Hidayatullah  Jakarta.  This guide book will protect the document from the beginning until the end. Moreover, the archivist will not have doubt to dispose uncontrolled archive. In managing the archive, State Islamic University Syarif Hidayatullah Jakarta has to take civil government archivist and professional human resource.
Keywords: disposal archive, protection archive, retention archive schedule, the unit of archive for university
Arsip  yang  dihasilkan  perguruan  tinggi  pada  dasarnya  berkaitan  dengan  akademik  dan kemahasiswaan. Hal ini terlihat dari gambaran arsip  yang diuraikan oleh Ahituv dalam Jeni Adria Jahja  (2004:17)  diantaranya  adalah:  (1)  Informasi  mahasiswa  (student  information)  mencakup daftar  seluruh  mahasiswa,  data  pribadi,  nilai  mata  kuliah,  mata  kuliah  yang  diikuti,  (2)  informasi perkuliahan  (course  information)  mencakup  daftar  seluruh  mata  kuliah  yang  ditawarkan  dan persyaratan mengikuti mata kuliah serta batasan jumlah mahasiswa dalam perkuliahan tersebut, (3) informasi  dosen  (teacher  information)  mencakup  daftar  seluruh  dosen,  mata  kuliah  yang  menjadi tanggungjawab  dosen  dan  mata  kuliah  yang  dapat  diajarkan  dosen,  (4)  informasi  kegiatan mahasiswa (ekstra kurikuler, pentas seni, bimbingan personal dan lain-lain).
Gambaran  arsip  yang  diuraikan  oleh  Ahituv  dapat  dikatakan  sebagai  hasil  kegiatan  dari subbag  akademik  pada  perguruan  tinggi.  Penn  (1992)  menyatakan  bahwa  mengelola  arsip dibutuhkan manajemen kearsipan yang fungsinya untuk (a) mengontrol kualitas dan kuantitas arsip yang diciptakan, (b) mengelola secara efektif arsip yang ada sehingga mampu melayani kebutuhan organisasi  akan  informasi  dan  (c)  menyelenggaraka  proses  penilaian  dan  penyusutan  arsip  yang tidak lagi dibutuhkan oleh organisasi.
Menumpuknya  arsip  dalam  lembaga  menimbulkan  butuhnya  tenaga  arsiparis  yang  akan mengelola,  menyusun,  menilai  hingga  menyusutkan  arsip  agar  tidak  menumpuk  dalam  suatu  unit. Hasil  observasi  awal  ditemukan  di  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  bahwa  adanya  penumpukan arsip di  Fakultas dan Akademik Pusat. Arsip Fakultas menumpuk tersimpan di gudang arsip tanpa dikelola  dan  belum  ada  penilaian  dan  penyusutan  arsip.  Begitupun  dengan  unit  akademik  pusat, data  nilai  mahasiswa  dimulai  tahun  1980-an  mengikuti  tahun  ke  bawah,  tidak  diketahui  letaknya dimana. Akibatnya jika ada lembaga yang menanyakan kepada akademik pusat tentang data alumni masa IAIN, sulit ditemukan. Hal ini dikarenakan masa perombakan gedung, disamping itu periode 1980-an, dokumen masih bersifat manual berbentuk ledger.
Dari jabaran di atas ada 2 tantangan yang harus di tangani UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, diantaranya  adalah:  (1)  arsip  belum  dikelola  berdasarkan  sistem  kearsipan,  sehingga  arsip  masih bercampur antara arsip sebagai bahan bukti otentik dengan non arsip (2) tidak adanya arsiparis yang mengelola  arsip  secara  professional  di  lingkungan  UIN  Jakarta  sehingga  pegawai  mengandalkan subbag  umum  sebagai  unit  yang  bertanggungjawab  untuk  menjaga  arsip  dan  (3)  adanya perombakan gedung yang terjadi di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mengakibatkan berpindahnya arsip,  dan  hasilnya  arsip  disimpan  pada  suatu  tempat  tanpa  dikelola.  Ketiga  tantangan  ini
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
dikarenakan  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  belum  memiliki  Unit  Kearsipan.    Lilik  Istiqoiriyah (2011)  dalam  penelitiannya  menyatakan  hal  yang  sama,  bahwa    belum  ada  seorangpun  arsiparis yang  memulai  karirnya  di  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta.  Hal  ini  dibuktikan  belum  pernah mengadakan analisis kebutuhan dan pengadaan formasi jabatan arsiparis di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Pengelolaan  arsip  dilingkungan  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  saat  ini  menjadi  tugas subbag  administrasi  umum.  Di  antara  staf  administrasi  umum  tidak  semua  staf  pernah  mengikuti pelatihan kearsipan. Sehingga sebagian staf dalam mengelola arsip berdasarkan pengalaman bukan berdasarkan  sistem  kearsipan.  Ditambah  lagi  dengan  adanya  sistem  rooling  pada  UIN  Syarif Hidayatullah Jakarta, sumber daya manusia yang pernah mengikuti pelatihan kearsipan dipindahkan ke  unit  lain  mengakibatkan  kekosongan  sumber  daya  manusia  yang  ahli  dalam  bidang  kearsipan pada unit yang ditinggalkan.
Lolytasari  (2013)  dalam  penelitiannya  di  salah  satu  Fakultas  yang  ada  di  UIN  Syarif Hidayatullah  Jakarta  yakni  FITK  UIN  Jakarta,  menyatakan  bahwa  pada  dasarnya  pengelola  arsip sudah  melakukan  penilaian  arsip  yang  dikelola  oleh  lembaga.  Bahkan  FITK  UIN  Jakarta  sudah menggunakan ISO 2008:9001 sebagai dasar dalam mengelola dokumen. Namun FITK UIN Jakarta belum  memiliki  pedoman  untuk  menilai  arsip  dan  bahkan  belum  memiliki  Jadwal  Retensi  Arsip sebagai dasar untuk menyusutkan arsip.
Dari  kondisi  yang  berbeda  di  atas,  penulis  tertarik  untuk  meneliti  penyusutan  arsip  dalam upaya penyelamatan  arsip lembaga di  UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan Universitas  Indonesia. Hal  ini  untuk  menghindari  musnahnya  arsip  vital  dikarenakan  human  error  yang  akan  merugikan lembaga.  Sehingga  penelitian  ini  bertujuan  mengidentifikasi  pelaksanaan  program  penilaian  arsip, penyusutan  arsip  yang  dilakukan  oleh  Unit  Kearsipan  Pusat  Administrasi    Universitas  Indonesia yang akan dijadikan model di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Hasil penelitian ini dapat bermanfaat dan memberikan kontribusi kepada pengelola arsip di lingkungan UIN Syarif  Hidayatullah Jakarta dalam  menyusutkan arsip  yang bernilai  guna hukum, bernilai  guna  sejarah,  bernilai  guna  pembuktian  dan  bernilai  guna  informasional.  Secara  praktis hasil penelitian ini diharapkan juga dapat  menjadi   bahan pertimbangan  dalam menyusutkan  arsip lembaga. Selain itu diharapkan dapat dijadikan sebagai dasar pemikiran untuk mendirikan Lembaga Kearsipan  Perguruan  Tinggi  (LKPT)  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  sebagai  lembaga  yang menilai,  mengolah,  menyimpan,  menyusutkan,  mengakuisisi  dan  melayankan  arsip  sebagaimana yang  yang  tercantum  dalam  Undang-Undang  RI  No.43  tahun  2009  tentang  Kearsipan.  Setiap perguruan  tinggi  diwajibkan  untuk  mendirikan  Lembaga  Kearsipan  Perguruan  Tinggi  sebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip sekaligus menyelamatkan arsip.
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  maka  peneliti  tertarik  dan  akan  diangkat  dalam penelitian ini dengan pertanyaan penelitian: (1) Bagaimanakah pelaksanaan kegiatan penilaian arsip di  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta?  (2)  Bagaimanakah  pelaksanaan  penyusutan  arsip  yang dilakukan oleh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang tidak berdasarkan Jadwal Retensi Arsip? (3) Bagaimanakah  pelaksanaan  penyusutan  arsip  di  Unit  Kearsipan  Pusat  Administrasi  Universitas Indonesia berdasarkan Jadwal Retensi Arsip?

## Metode Penelitian
Metode  yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus,  dimana menurut  Creswell (2010)  peneliti  menyelidiki  secara  cermat  suatu  program,  peristiwa,  aktivitas,  proses  atau sekelompok  individu.  Informan  dalam  penelitian  ini  adalah  pihak-pihak  yang  bertanggung  jawab dalam  pengelola  arsip  di  lingkungan  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  dan  Universitas  Indonesia. Pemilihan informan ini akan memudahkan peneliti dalam meneliti objek yang diteliti dan dianggap
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
mengetahui masalah yang diteliti atau orang yang terlibat dalam penyusutan arsip perguruan tinggi, sehingga diperoleh informasi mengenai teknik penyelamatan arsip yang tercipta.
Prosedur  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini,  diantaranya  adalah  dengan  metode observasi,  wawancara tidak terstruktur dan pengambilan dokumen. Keabsahan data  dapat  dicapai dengan  proses  pengumpulan  data  yang  tepat.  Dalam  penelitian  ini  pengujian  dilakukan  dengan proses triangulasi,  yaitu tehnik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu  yang lain di  luar  data  itu  untuk  keperluan  pengecekan  atau  sebagai  pembanding  terhadap  data  itu.    Teknis analisa  data  dilakukan  berdasarkan  kriteria  arsip  yang  akan  disusutkan,  dengan  beberapa  tahapan diantaranya  adalah:  mengolah  dan  mempersiapkan  data  untuk  di  analisis,  mencatat  data  yang diperoleh,  menganalisis  dengan  memberi  kode  dengan  deskripsi  singkat,  melakukan  penarikan kesimpulan  awal,  mengkaji  literatur  dan  membuat  kesimpulan  terakhir  disaat  data  mencapai  titik jenuh.

## Hasil
Penelitian dilakukan dari bulan Mei  s.d Oktober 2014. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif  dengan  obyek  yang  diteliti  adalah  penyusutan  arsip  yang  dilakukan  di  lingkungan  UIN Syarif  Hidayatullah  Jakarta  dan  Unit  Kerja  Kearsipan  PAU  Indonesia.  Pengelolaan  arsip  di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah berada di Sub Bagian Umum yang bertugas mendistribusikan surat keluar dan surat masuk.
Objek  penelitian  ini  berada  di    2  perguruan  tinggi    yakni  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta dikhususkan  pada  pengelolaan  arsip  di  tingkat  Fakultas  atau  lembaga  sedangkan  Universitas Indonesia  dikhususkan  pada  Unit  Kearsipan  Pusat  administrasi  Universitas  Indonesia  yakni  suatu unit  yang mengelola  arsip dari PAUI. Disamping itu mengacu pada  Undang-Undang No.43 tahun 2009  tentang  Kearsipan,  dimana  sebaiknya  setiap  perguruan  tinggi  wajib  memiliki  Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

## Peta  Kearsipan  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  dan  Unit  Kearsipan  Pusat  Administrasi Universitas (PAU) Indonesia
Peta kearsipan melihat dari sisi kuantitas arsiparis yang dimiliki lembaga, sarana prasarana, sistem  pengelolaan  arsip,  dan  struktr  organisasi  kearsipan.  Arsiparis  Pengelolaan  arsip  di lingkungan  UIN  Jakarta  dilakukan  oleh  tenaga  administrasi,  bukan  arsiparis  fungsional  Pegawai Negeri Sipil, hal ini terlihat dalam tabel di bawah ini:
Tabel 1. Sumber Daya Manusia Pengelola Arsip di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta No Fakultas/Lembaga Arsiparis/Staf Umum 1 Akademik Pusat Staf Umum 2 Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan (FITK) Staf Umum 3 Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) Staf Umum 4 Fakultas Sains dan Teknologi (FST) Staf Umum 5 Fakultas Syari’ah dan Hukum (FSH) Staf Umum 6 Fakultas Adab dan Humaniora (FAH) Staf Umum 7 Fakultas Dirasat Islamiyah (FDI) Staf Umum 8 Fakultas Psikologi (FP) Staf Umum 9 Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) Staf Umum 10  Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Staf Umum 11  Fakultas Sumber Daya Alam dan Lingkungan (FSDAL) Staf Umum 12  Fakultas Ushuluddin (FU) Staf Umum
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
13  Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi (FID)

## Staf Umum

## Sumber: Hasil Wawancara Penelitian, 2014
Dari  tabel  di  atas  bahwa  UIN  Jakarta  saat  ini  belum  memiliki  arsiparis.  Arsiparis  yang dimaksud oleh UIN Jakarta adalah arsiparis menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara  Nomor  09/KEP/M.PAN/2002  yakni  Pegawai  Negeri  yang  diberi  tugas,  tanggungjawab, wewenang  dan  hak  secara  penuh  oleh  pejabat  yang  berwenang  untuk  melaksanakan  kegiatan kearsipan.
Meskipun  belum  memiliki  arsiparis,  sebagian  besar  pengelola  arsip  di  lingkungan  UIN Jakarta sudah mengikuti pelatihan kearsipan, baik yang diselenggarakan oleh Kementerian Agama maupun di luar Kementerian Agama. Hal ini sebagaimana pernyataan dari Kasub Umum FEB: baru 1  orang  yang  ikut  pelatihan,  di  UT (Universitas  Terbuka-red),  Kasub  Layanan  Akademik:  ada  1 orang tapi dah dipindah, Staf Subbag Umum FAH: iya saya pernah ikut di UT, Kasub Umum FSH: iya saya ikut di Surabaya, Kasub Umum FST :  iya pernah, pernah juga pelatihan ISO. Pernyataan  di  atas  menandakan  bahwa  SDM  yang  melakukan  pengelolaan  arsip  di lingkungan UIN Jakarta adalah staf umum non arsiparis yang telah dibekali manajemen kearsipan. Hal  ini  dimungkinkan  kekosongan  jabatan  fungsional  arsiparis  di  UIN  Jakarta.  Penelitian sebelumnya  dilakukan  oleh  Lilik  Istiqoriyah  pada  tahun  2011  menyatakan  hal  yang  sama  bahwa hingga  saat  ini  belum  ada  seorangpun  arsiparis  yang  memulai  karirnya  di  UIN  Jakarta.  Selain  itu UIN Jakarta belum pernah mengadakan analisis kebutuhan dan pengadaan formasi jabatan arsiparis karena tidak adanya permintaan atau kebutuhan dari unit-unit kerja.
Beda  halnya  dengan  Universitas  Indonesia,  dalam  mengelola  arsipnya  Arsip  Universitas Indonesia  dilakukan  oleh  arsiparis.  Dengan  rincian  12  orang  fungsional  arsiparis  dan  4  orang arsiparis  non  PNS.  Kantor  Arsip  Universitas  Indonesia  dikepalai  oleh  Ir.  Anon  Mirmani, MIMArc./Rec adalah alumni S2 Manajemen Arsip/Rekod UNSW Australia (Master of Information Management in Archives/Records University of New South Wales-UNSW Sydney Australia)

## Sarana Prasarana
Penyimpanan  arsip  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  belum  memenuhi  keriteria  yang ditetapkan  Keputusan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  12  tahun  2000  tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip, dimana disebutkan bahwa penyimpanan arsip terlindungi, aman, tahan  lama  dan  mudah  diakses  untuk  keperluan  kegiatan  usaha  dan  kebutuhan  akuntabilitas  serta sesuai dengan harapan masyarakat/pengguna. Gudang penyimpanan arsip UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tidak terkelola sesuai standar pengelolaan kearsipan. Disisi lain berbeda dengan Universitas Indonesia yang telah memiliki Unit Kearsipan.

## Sistem Pengelolaan Arsip
UIN  Syarif    Hidayatullah  Jakarta  pada  tahun  2013  telah  menerbitkan  Pedoman  Penataan Kearsipan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Namun pedoman tersebut tidak diketahui oleh seluruh informan dalam penelitian ini. Padahal jika melihat dari isi dari pedoman tersebut, pegelola arsip di lingkungan UIN Jakarta tidak akan ragu lagi dalam menata arsip diantaranya adalah melaksanakan penyusutan arsip. Di dalam pedoman ini memuat (a) pengaturan prosedur pengurusan surat masuk, prosedur  pengurusan  surat  keluar,  (b)  penataan  arsip:  prinsip  penataan,  sarana,  prosedur  penataan arsip aktif, prosedur penataan dan layanan arsip inaktif, pemeliharaan, penyusutan arsip. Informan hanya  menunjukkan  Pola  Indeks  dan  Klasifikasi  Surat  Dinas  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta sebagai  pedoman  mengelola  arsip,  disamping  memaparkan  sudah  memanfaatkan  SMM  ISO 9001:2008.
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Berbeda  halnya  dengan  informan  Unit  Kearsipan  PAU,  informan  dengan  mudahnya menyebutkan sistem yang digunakan dalam mengelola arsip. Arsiparis PAU menyatakan: pedoman yang  digunakan  dalam  mengelola  arsip  di  lingkungan  Universitas  Indonesia,  menggunakan:  (a) Pedoman  Pola  Klasifikasi  Dokumen  Universitas  Indonesia,  (b)  Jadwal  Retensi  Arsip  Universitas Indonesia,  (c)  Tata  Persuratan  di  Lingkungan  Universitas  Indonesia.  Selain  itu  Arsip  Universitas Indonesia  telah    menerbitkan  juga  Prosedur  Tetap,  diantaranya  adalah  (d)  Prosedur  Audit Informasi Arsip terbit Juni 2012, (e) Prosedur Alih Media (Digitalisasi) Arsip terbit Juni 2012, (f) Prosedur  Layanan  Arsip  terbit  Juni  2012,  (g)  Prosedur  Pemberkasan  Arsip  Terbit  Juni  2013,  (h) Prosedur Akuisisi dan Penyusutan Arsip Terbit Juni 2013.

## Struktur Organisasi Kearsipan
Struktur  organisasi  kearsipan  Universitas  Indonesia  terdiri  atas:  Sekretaris  Universitas membawahi  Kepala  Kantor  Arsip  Universitas  Indonesia  dan  asisten.  Kemudian  di  bawahnya adalah:  (1)  Pengelola  Manajemen  Arsip  Aktif  dan  Inaktif:  meliputi  (a)  dokumen  dan capture/creation,  (b)  akses  dan  perlindungan  arsip,  dan  (c)  penyusutan  arsip;  (2)  Pengelola Manajemen Arsip Statis, meliputi: (a) akuisisi dan penerimaan, (b) peralatan dan deskripsi, dan (c) pemeliharaan  dan  konservasi;  (3)  Pengelola  Layanan  dan  Pengembangan  Kearsipan,  meliputi:  (a) internal dan (b) eksternal.
Mengelola  manajemen  arsip  aktif  dan  inaktif  di  lingkungan  Universitas  Indonesia merupakan tupoksi dari Unit Kearsipan II, yakni yang berada pada tiap satuan kerja di lingkungan Universitas  Indonesia  seperti  Pusat  Administrasi  Universitas,  dan  Fakultas.    Pusat  Administrasi Universitas terdiri dari Sekretaris Universitas, 11 Direktur dan 7 Kepala Kantor.
Pengelolaan arsip di lingkungan UIN Jakarta merupakan tugas dari Sub bagian Tata Usaha yang  mempunyai  tugas  melaksanakan  administrasi,  perencanaan,  keuangan,  kepegawaian, ketatausahaan dan kerumahtanggaan (Pasal 83 PMA No. 6 tahun 2013).
Di  lingkungan  Fakultas  UIN  Jakarta  pengelolaan  arsip  merupakan  tugas  dari  Subbagian Administrasi  Umum  yang  mempunyai  tugas  melaksanakan  layanan  ketatausahaan,  kepegawaian, pengelolaan  barang  milik  negara,  kerumahtanggaan,  hubungan  masyarakat,  dan  sistem  informasi Fakutas (Pasal 23 PMA No. 6  tahun 2013).  Pada tingkat Rektorat, pengelolaan arsip berada pada Subbagian Tata Usaha Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (Biro AUK)  yang mempunyai tugas  melaksanakan  ketatausahaan  dan  kearsipan  (Pasal  33  PMA  No.  6  tahun  2013).  Gambaran pengelolaan  arsip  di  UIN  Jakarta  di  atas,  menandakan  bahwa  UIN  Jakarta  belum  memiliki  unit khusus yang menangani arsip. Beda dengan Universitas Indonesia yang sudah memiliki 2 jenis unit kearsipan dalam mengelola arsip di lingkungan Universitas Indonesia.

## Manajemen Arsip
Menurut  Kennedy  (1998)  bahwa  manajemen  rekod  dalam  organisasi  berperan  sebagai  (1) menyediakan informasi yang diperlukan secara berkelanjutan untuk perkembangan masa depan atau dalam memperbaiki aktivitas organisasi, (2) melindungi organisasi dari kasus yang bersifat hukum atau  yang  memungkinkan  menjadi  bahan  bukti  bahwa  rekod  tersebut  dapat  dijadikan  bahan dipengadilan,  (3)  memenuhi  persyaratan  akubtabilitas  yang  ditentukan  dengan  pengaturan lingkungan di mana organisasi tersebut beroperasi.
Oleh karena itu dalam mengelola arsip di perguruan tinggi tidaklah sama. Hal ini disebabkan bedanya statuta sebagai  dasar kebijakan lembaga  yang secara otomatis berbeda akan ada unit-unit yang  muncul  dalam  perkembangan  suatu  organisasi.  Sebagaimana  yang  diutarakan  oleh  arsiparis Unit Kearsipan PAU: arsip tidak bisa dibandingkan, dikarenakan beda organisasi beda arsip yang akan tercipta. Apalagi Perguruan Tinggi, yang selalu dinamis, tumbuh organisasi-organisasi baru. Untuk itu sebagaimana yang dinyatakan oleh Kennedy (1998), diperlukan pengelolaan arsip secara
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
efektif  dan  efisien  dimulai  dari  masa  penciptaan,  pendistribusian,  penggunaan,  pemeliharaan  dan penyusutan arsip.

## Lembaga Kearsipan
Perguruan  Tinggi  (LKPT)  Belum  semua  pengelola  arsip  baik  pimpinan  dan  staf  di lingkungan  UIN  Jakarta  mengenal  Lembaga  Kearsipan  Perguruan  Tinggi  (LKPT),  terkecuali pimpinan  atau  staf  yang  sudah  mengikuti    pelatihan  atau  seminar  kearsipan.  Hal  ini  terlihat  dari pertanyaan  peneliti  tentang  LKPT,  Kasubbag  Umum  FST:    UIN  katanya  world  class  university, seharusnya  sudah  ada  lembaga  kearsipan  untuk  mengatur  arsip.  Kabag  TU  FITK:  yaa  seharusnya ada, penting itu, apalagi UIN sudah besar, kami akan mengikuti kalau pusat ada tata aturan dalam mengela  arsip.  UIN  seharusnya  sudah  membangun  pusat  arsip.  Kasubag  Umum  FSH: iya  tahu, tempat penyimpanan arsip yang usia 10 tahun arsip harus dipisahkan ke unit kearsipan. Staf Umum FAH:  iya  tahu  sedikit  sih,  baru  kemarin  tahu  waktu  pelatihan  di  UT,  tempat  penyimpanan  arsip statis.  Kasubbag  Umum  FEB  belum  mengetahui  LKPT  dengan  pernyataannya  ooo  ada  ya,  bagus ada di UIN.
Dari  hasil  wawancara  di  atas  mengisyaratkan  bahwa  sebagian  besar  pengelola  arsip  di lingkungan  UIN  Jakarta  sudah  mengenal  LKPT.  Sebagian  besar  informan  telah  menyadari pentingnya  LKPT  di  bangun.  Bahkan  Kasubbag  Umum  FSH  menyatakan  lebih  jelas: sudah waktunya  UIN  Jakarta  membangun  pusat  arsip,  hal  ini  sudah  dibicarakan  di  tingkat  nasional, bahkan  kami  para  peserta  workshop  sudah  menandatangani  kesepakatan  untuk  mendirikan  unit kearsipan  di  perguruan  tinggi.  Tujuan  dari  penandatanganan  ini  adalah  agar  Menteri  Agama membuat  kebijakan  untuk  setiap  Perguruan  Tinggi  Agama  membangun  unit  kearsipan  di lingkungan UIN. Di Indonesia baru 1, informan sambil menunjukkan jari angka 1. Baru 1, itu juga di  Surabaya,  saya  lupa  Surabaya  itu  IAIN  atau  UIN,  tapi  yaa  itu  baru  1. Informan  sangat menggebu-gebu  dalam  menyatakan  angka  1  ini.  Pernyataan  ini  dinyatakan  oleh  Kasubbag  FSH yang telah mengikuti Workshop Kearsipan yang diselenggarakan oleh  Kementerian Agama.
Dilanjutkan  dengan  pernyataan  Kasubbag  Umum  FST: sudah  saatnya  UIN  membangun pusat  arsip,  saya  lihat  selama  ini  yang  dipikirkan  UIN  hanya  pembangunan  local  perkuliahan, coba  fakultas  mana  di  lingkungan  UIN,  sudah  ada  tempat  khusus  untuk penyimpanan  arsip,  saya rasa  tidak  ada.  Arsip  hanya  di  simpan  di  unit  masing-masing. Pernyataan  ini  kemudian  penulis informasikan,  bahwa  FKIK,  FE  dan  FST,  FT  sudah  ada  tempat  simpan  arsip.  Namun  kemudian dibantah  oleh  Kasubbag  Umum  FST: apakah  ada  arsiparisnya?,  di  kelola  tidak?. Peneliti menjawab: tidak ada . Kasubbag Umum FST: Nah itu, berarti cuman disimpan aja seperti halnya di disini (FST-red). Inilah  harusnya UIN bangun pusat arsip, agar arsip-arsip penting dikelola oleh arsiparis,  sehingga  arsip  tidak  hilang.  Arsip  saya  pernah  hilang,  waktu  perombakan  gedung, sampai  sekarang  tidak  ketemu.    Kalau  ada  arsiparis  yang  kelola  pasti  tidak  ada  kejadian  arsip hilang.  Memang  untuk  membuat  pusat  arsip  butuh  dana,  tapi  saya  dengar  dari  hasil  workshop kemarin itu, saat ini sudah di tangan Menteri (Menteri Agama-red). Saya mau bicara ama rektor, bagaimana  pentingnya  kelola  arsip  secara  benar,  semoga  aja  dengan  adanya  rektor  baru  ada perubahan tuk bangun pusat arsip, tuk kelola arsip, dikelola ama arsiparis, lanjutnya. Kondisi tata kelola arsip di atas sudah seharusnya UIN Jakarta membangun pusat arsip, hal ini juga yang terjadi pada perguruan tinggi di Indonesia yang belum melakukan kegiatan kearsipan secara  optimal.  Dimana  tidak  ada  kejelasan  unit  atau  bagian  mana  yang  harus  bertanggungjawab terhadap  penyimpanan  dan  pengelolaan  arsip  perguruan  tinggi.  Kasus  hilangnya  arsip,  hasil penelitian,  penjiplakan  karya  tulis,  pemalsuan  ijazah  kerap  dijumpai  di  perguruan  tinggi.  Kondisi inilah menurut Zaenudin (2013) yang mendorong urgen nya pendirian Arsip Perguruan Tinggi.
Begitupun  dengan  awal  mula  berdirinya  Unit  Kearsipan  PAU  dinyatakan  oleh  arsiparis PAU: dimulai  dari  Fakultas  Ilmu  Budaya,  bu  Tum  dan  bu  Anon  yang  peduli  memikirkan  cara
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
mengatasi  arsip  yang  bertumpuk,  berkardus-kardus  bahkan  arsip  dimasukkan  dalam  karung  goni di  lorong-lorong,  dibalik  pintu,  tidak  terolah,  arsip  kacau  sekali  saat  itu.  Kemudian  berjuang bertahun-tahun  untuk  mendapatkan  legalitas  dalam  pengolahan  arsip,  dan  sekarang  sudah  ada Pusat Arsip FIB.
Pernyataan arsiparis Unit Kearsipan PAU terlihat dari sejarah tata kelola arsip di lingkungan Universitas  Indonesia,  dimulai  pada  tahun  2000,  kemudian  mendapat  penghargaan  Teladan  Ke-2 Kearsipan  Versi  Depdiknas.  Dengan  adanya  penghargaan  ini  memberikan  motivasi  bagi  seluruh pengelola arsip di lingkungan Universitas Indonesia. Peningkatan kemampuan terus dilakukan oleh pengelola Arsip Universitas Indonesia sebagai  Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

## Penilaian Arsip
Penilaian arsip menurut Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 07 Tahun 2001 Tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha Dan Swasta adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi  informasinya  serta  karakteristik  fisik/nilai  intristiknya  yang  dilakukan  melalui langkahlangkah  teknis  pengaturan  secara  sistematis  dalam  unit-unit  informasi.  Dalam  praktek dilapangan belum dibuat criteria penilaian arsip berdasarkan nilai gunanya sehingga pengelola arsip masih bingung dalam menentukan nilaiguna arsip, sebagaimana terlihat di lingkungan UIN Jakarta, dengan beberapa pernyataan informan.
Kasubbag Umum FEB: saya masih bingung menilai arsip, ga ada pedomannya, kalau ada pedoman,  saya  mau  ikutin. Pernyataan  ini  dibarengi  dengan  pernyataan  selanjutnya ,  yang  jelas arsip  disimpan  selama  5  tahun. Lalu  untuk  mempertegas  pernyataannya,  Kasub  Umum  FEB memanggil  stafnya  yang  sudah  mengikuti  pelatihan  arsip  di  Universitas  Terbuka  (UT),  dengan pertanyaan  sambil  menyebut  namanya, Riska,  kamukan  sudah  mengikuti  pelatihan  kearsipan, berapa  tahun  sih  arsip  di  simpan. Kemudian  di  jawab  oleh  staf, wah  lupa  bu,  dah  lama  sih,  tapi yang  jelas  arsip  disimpan  5  tahun. Dari  penyataan  ini  jelas  Kasubbag  Umum  FEB  belum memahami pelaksanaan penilaian arsip.
Lain  halnya  dengan  Fakultas  Sain  dan  Teknologi,  Kasubbag  Umum  FST: yang  sudah dipisahkan  seperti  majalah-majalah  femina,  koran-koran,  itu  saya  anggap  sampah  bukan  arsip. Kop-kop  dengan  logo  lama  masih  tersimpan  di  gudang  arsip,  saya  suruh  pisahkan  saja. Dan dilanjutkan  informan: itu  yang  sudah  saya  lakukan  daripada  berserakan,  tercampur  baur  dengan arsip, sekarang lumayan rapih, yang  tadinya berantakan, sekarang sudah luamayan rapih.
Dari  pernyataan  di  atas  dapat  diartikan  bahwa  UIN  Jakarta  belum  menerbitkan  pedoman penilaian  arsip.  Hal  ini  diperkuat  dengan  pernyataan  Kabag  FITK: pusat  belum  menerbitkan pedoman arsip yang baku, sehingga  kami belum  melakukan tata  kearsipan yang baku,  yang baku itu seperti apa? belum tahu. Dari pernyataan di atas, dapat terlihat bahwa pada dasarnya informan dilingkungan UIN Jakarta sudah memahami arti penting arsip dilihat dari nilaiguna arsip.

## Penyusutan Arsip
Penyusutan  arsip  belum  begitu  dikenal  oleh  sebagian  besar  pengelola  arsip  di  lingkungan UIN Jakarta, hal ini dapat diketahui dari beberapa pernyataan Kasubbag Umum Pusat Perpustakaan: arsip ada disini, itu arsip keuangan, itu arsip persuratan, sambil menunjukkan ke arah jajaran arsip dalam odner yang tersimpan rapih di lemari kaca. Kasubbag Umum FST: ooo arsip, ada di gudang. Kasubbag Umum FEB: arsip surat masuk dan surat keluar. Dari ke-3 pernyataan ini dapat diartikan bahwa  pengelola  arsip  belum  memahami  arti  maksud  dari  penyusutan  arsip,  namun  langsung menunjukkan arsip yang tersimpan.
Sedangkan  yang  dimaksud  dalam  penelitian  ini  adalah  bukan  penataan  arsip  tetapi penyusutan  arsip  yang  merupakan  salah  satu  sarana  penting  untuk  mengatasi  masalah
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
bertumpuknya  atau  tertimbunnya  arsip  yang  tidak  berguna  lagi  (Basir  Barthos,  2003:  99).  Arsip yang akan disimpan adalah arsip yang memiliki nilai guna. Setelah penulis menjelaskan makna dari penyusutan  arsip,  langsung  memahami  dengan  pernyataan,  Kasub  Umum  FSH: penyusutan  arsip, belum  pernah dan  langsung  dengan  tegas  menyatakan  Kasub  Umum  Pusat  Perpustakaan: arsip tidak  boleh  disusutkan,  arsip  harus  bahkan  wajib  disimpan,  tidak  boleh  hilang. Dan  bahkan  ada yang  lebih  ekstrim  dengan  pernyataannya,  Kasubbag  Umum  FEB: arsip  tidak  boleh  disusutkan, harus  disimpan. Pernyataan  ini  tanpa  dijelaskan  karakteristik  arsip  yang  disimpan  di  Bagian  Tata Usaha.  Mengelola  arsip  baru  dipahami  mendokumentasikan,  meletakkan,  menata  dan  disusun berdasarkan klasifikasi.
Berbeda halnya dengan  arsiparis PAU, informan sudah memahami makna dari penyusutan dan  menjelaskan  bahwa  penyusutan  arsip  adalah  kegiatan  mengurangi  arsip  baik  di  satuan  kerja maupun di unit kearsipan. Langkah-langkah penyusutan arsip di lingkungan Universitas Indonesia sesuai  dengan  prosedur  akuisisi  dan  penyusutan  arsip  yang  sudah  ditetapkan,  dengan pernyataannya:
Pertama  membuat  Daftar  Pencarian  Arsip  (DPA),  (2).  memindahkan  arsip  inaktif  ke  Unit Kearsipan, dimulai dari: (a). pemeriksanaan, berpedoman kepada Daftar Pencarian Arsip (DPA), (b).  pemindahan  arsip,  (c).  penataan  arsip,  (d).  pembuatan  berita  acara  pemindahan  arsip,  (e). pelaksanaan  pemindahan,  (3).  penyerahan  arsip,  (4).  pemusnahan  arsip,  meliputi:  (a). pemeriksaan, berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip, (b). pendaftaran (daftar arsip yang akan dimusnahkan), (c). pembentukan panitia pemusnahan, (d). penilaian, persetujuan dan pengesahan, (e). pembuatan berita acara.

## Pemindahan Arsip Inaktif
Unit  Kearsipan  PAU  melakukan  pemindahan  arsip  inaktif  dengan  cara  pengumpulan  data dan mencatat arsip di satuan kerja instansi, mengenai: volume arsip, kondisi fisik, kurun waktu, dan substansi informasi arsip di instansi yang bersangkutan. Pemindahan arsip inaktif dilegalkan dengan adanya berita acara.
Pendataan arsip inaktif dibuat daftarnya dengan membuat Daftar Pertelaan Rekod. Datadata hasil  survai  yang  tertuang  dalam  daftar  ikhtisar  arsip  ini  dijadikan  bahan  untuk  membuat perencanaan  yang  menyangkut  besarnya  pembiayaan,  waktu  kegiatan  dan  peralatan  yang dibutuhkan.  Hal  ini    dilakukan  dengan  setelah  adanya  pengecekan  arsip  yang  berpedoman  pada Daftar  Pencarian  Arsip  (DPA).  Dalam  memindahkan  arsip,  arsiparis    Unit  Kearsipan  PAU menyatakan: yang pertama kami lakukan adalah mengindentifikasi arsip dimana mengelompokkan arsip berdasarkan tugas dan fungsinya, lalu mengelompokkan arsip.

## Pemusnahan Arsip
Pemusnahan  arsip  di  lingkungan  perguruan  tinggi  negeri  yang  memiliki  retensi sekurangkurangnya  10    tahun  ditetapkan  oleh  rektor  atau  sebutan  lain  yang  sejenis,  setelah mendapat:  (1)  pertimbangan  tertulis  dari  panitia  penilai  arsip;  dan    (2)  persetujuan  tertulis  dari Kepala  ANRI.    Pelaksanaan  pemusnahan  arsip  di  lingkungan  perguruan  tinggi  menjadi  tanggung jawab  lembaga  kearsipan  perguruan  tinggi  (PP  No.28  tahun  2012:38).  Dengan  dasar  ini,  tidak mudah lembaga perguruan tinggi dalam memusnahkan arsip.
Sejak  mulai  berdirinya  Arsip  Universitas  Indonesia  belum  pernah  melakukan  pemusnahan arsip,  dengan  pernyataan  arsiparis  Unit  Kearsipan  PAU: belum  pernah  melakukan  pemusnahan arsip, tapi Fasilkom pernah memusnahkan arsip. Pemusnahana arsip ini, dilakukan atas kerjamasa dengan vendor dan  setelah ada verifikasi arsip dari  Arsip Universitas Indonesia.
Dalam  merumuskan  pemusnahan  arsip,  dengan  melihat  terlebih  dahulu  klasifikasi  dan Jadwal Retensi Arsip. Sebagaimana pernyataan Arsiparis Unit Kearsipan PAU:
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Memusnahkan  arsip  dengan  melihat  klasifikasi  arsip,  contoh  Klasifikasi  Universitas Indonesia,  misalkan  arsip  yang  terhimpun  dalam  PDP  (Pendidikan  dan  Pengajaran)  salah  satu arsip nya adalah Seleksi Mahasiswa. Penyeleksian mahasiswa baru di Universitas Indonesia dapat berupa  SNMPTN,  SIMAK,  KSDI,  Jalur  Undangan,  dan  bipa.  Bentukan  Dokumen  yang  berkaitan dengan  Seleksi  Mahasiswa  diantaranya  adalah  Surat  Keputusan,  pembagian  tugas,  jadwal pelaksanaan  kegiatan  sampai  dengan  pembubaran  panitia:  seperti  (1)  Formulir  pendaftaran,  (b) Daftar  hadir,  (3)  Berita  acara,  (e)  Pengumuman  hasil  ujian,  (f)  kartu  peserta  ujian  masuk,  (g) Daftar Nilai (h) Notulen rapat.

## Penyerahan Arsip Statis
Penyerahan  arsip  inaktif  di  lingkungan  PAU  dapat  diserahkan  kepada  Unit  Kearsipan  PAU Indonesia.  Dalam  penyerahan  arsip  itu  tidak  menyerahkan  arsip  kacau  tetapi  arsip  yang  tersusun rapih dimaksukkan ke dalam box. Penerimaan arsip inaktif dari Unit Kearsipan PAU dan Fakultas di  lingkungan  Universitas  Indonesia telah diatur  oleh Arsip  Universitas  Indonesia dalam Prosedur Akuisisi dan Pemusnahan Arsip.

## Penyelamatan Arsip
Dikalangan  sivitas  akademika  UIN  Syarif  Hidayatullah Jakarta,  AIS  merupakan  salah  satu media  penyimpanan  arsip    nilai  mahasiswa,  hal  ini  dinyatakan  oleh  staf  subbag  umum  FEB: semenjak    ada  AIS,  arsip  nilai  mahasiswa  agak  berkurang. Namun  ditambahkan  lagi  dengan penyataan  miris,  staf  subbag  umum  FEB: asal  AIS  tidak  jebol. Arsip  elektronik  memang memudahkan  pengelola  arsip  di  lingkungan  UIN  Jakarta  dalam  pencarian  arsip  dan  penyimpanan arsip dan salah satu tempat penyelamatan arsip.
Selain  AIS,  tempat  penyimpanan  arsip  di  lingkungan  UIN  Jakarta  disebut  gudang  arsip. Sebutan  gudang  arsip  merupakan  tempat  menyimpan  arsip  yang  belum  olah,  berantakan  tidak terurus.  Hal  ini  menujukkan  bahwa  arsip  kacau  yang  ditempatkan  pada  penyimpanan  arsip  di lingkungan UIN Jakarta. Arsip kacau atau arsip dalam keadaan kacau menurut Surat Edaran Nomor SE/01/1981 yaitu arsip dalam penataannya tidak dapat disusun kembali seperti pada masa aktifnya, maka  arsip  kacau  tersebut  dapat  ditangani  dengan  cara:  (1)  Dikelompokkan  dan  diatur  kembali dengan  menerapkan  asas  asal  usul,  sehingga  arsip-arsip  itu  dapat  menjadi  satu  kesatuan  askan ikatan dari sumber asalnya yakni arsip dari unit atau instansi yang menciptakan; (2) Memilah arsip dari non arsip dan duplikasi  yag berlebihan. Yang termasuk non arsip diantaranya adalah amplop, map,  blanko-blanko  formulir;  (3)  Bahan-bahan  non  arsip  dan  duplikasi  yang  berlebihan  dapat dimusnahkan, sedangkan arsipnya: a. Dikelompokkan menurut Unit Pengolah/Unit Kerja. Catatan: jika di dalam kelompok itu ternyata terdapat berkas-berkas yang berupa seri atau rubric, sebalikya dipertahankan;  b.  Berkas  arsip  dibungkus  da  dicatat  pada  kartu;  c.  Kartu-kartu  catatan  tersebut disusun  dan  diberi  nor  urut;  d.  Berkas-berkas  arsip  dimasukkan  ke  dalam  boks  arsip  yang  diberi label atau etiket yang emuat keterangan tentang berkas-berkas yang termuat pada kartu catatan dari berkas  yang  bersangkutan;  (4)  Daftar  Pertelaan  Arsip  Sementara  baru  dapat  digunakan  sebagai pengendalian fisik dan belu dapat berfugsi untuk pengedalian informasi arsip; (5) Atas dasar daftar petelaan  tersebut,  Lembaga-lembaga  Negara/Badan-badan  Pemerintahan:  a.  Belum  dapat melaksanakan pemusnahan arsip menurut ketentuan yang berlaku; b. Dapat menyerahkan arsipnya kepada  Arsip  Nasional;  c.  Dapat  sementara  menyimpan  arsip  arsipnya  dalam  keadaan  yang  lebih teratur (6) Apabila Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan bermaksud menunda atau belum  akan  menyerahkan  arsip-arsipnya  kepada  Arsip  Nasional,  maka  Lembaga  Negara/Badan Pemerintahan  yang  bersangkutan  diwajibkan  melanjutkan  penanganannya  melalui  tahap-tahap kegiatan  sebagai  berikut:  a.  Mengadakan  indentifikasi  arsip-arsip  yang  telah  terkelompok  dengan jalan  penarikan  contoh  (sampling)  atas  sejumlah  arsip  sehingga  bisa  ditentukann  penggolongan
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
berdasarkan  jenis  dan  atau  masalah;  b.  Memberkaskan  arsip  berdasarkan  jenis  dan  atau  masalah, sehingga dapat menghasilkan seri dan atau rubric dalam urutan yang kronologis. Catatan: ketentuan ini  tidak  mengeyampingkan  kemungkinan  pemberkasan  atas  dasar  urusan  atau  kegiatan  yang menghasilkan dosir; c. Tiap berkas arsip (seri, rubric ataupun dosir bila ada), dibungkus dan dicatat pada kartu dengan diberi nomor urut; d. Kartu-kartu catatan disusun atas dasar tahun dan berkas; e. Berkas-berkas  arsip  dimasukkan  ke  dalam  boks  arsip  yang  diberi  label  atau  etiket  yang  memuat keterangan  tentang  berkas-berkas  yang  ada  didalamnya  atas  dasar  keterangan  yang  termuat  pada kartu catatan dari berkas yang bersangkutan; f. Dibuat Daftar Pertelaan Arsip bagi arsip-arsip yang akan  dimusnahkan  atau  diserahkan  kepada  Arsip  Nasional;  g.  Dibuat  Daftar  Waktu  Penyimpanan Arsip  bagi  arsip-arsip  yang  belum  akan  diserahkan  kepada  Arsip  Nasional;  (7)  Atas  dasar  Daftar Pertelaan Arsip dan daftar Waktu Penyimpanan ARsip itu, Lembaga  Negara/Badan Pemerintahan: a.  Dapat  menentukan  jangka  waktu  penyimpanan  arsipnya  sesuai  dengan  kebutuhan  masing- masing;  b.  Dapat  memusnahkan  arsipnya  sesuai  ketentuan  yang  berlaku;  c.  Dapat  menyerahkan arsipnya  kepada  Arsip  Nasional  sesuai  ketentuan  yang  berlaku;  (8)  Apabila  Jadwal  Retensi  Arsip mulai  berlaku  di  Lembaga  Negara/Badan  Pemerintahan  yang  bersangkutan,  maka  Daftar  Waktu Penyimpanan ARsip disesuaikan dengan ketentuan yag tersebut dala Jadwa Retensi Arsip.
Berbeda  halnya  dengan  Universitas  Indonesia  yang  telah  memiliki  Unit  Kearsipan.  Lokasi Arsip  Universitas   atau  University  Archive Universitas  Indonesia berada  di  lantai  2  gedung bekas Perpustakaan lama, sedangkan Unit Kerja Kearsipan Pusat Administrasi Universitas (PAU) berada di  lantai  7  Gedung  Rektorat.  Diantara  syarat  yang  ditetapkan  ANRI,  peneliti  belum  menanyakan lebih lanjut tentang struktur bangunan  tahan gempa atau tidak.

## Jadwal Retensi Arsip
Sebagian besar pengelola arsip di lingkungan Fakultas UIN Jakarta tidak mengetahui Jadwal Retensi  Arsip,  setelah  peneliti  memberikan  penjelasan,  informan  baru  memahami  pengertian  dan makna  dari  Jadwal  Retensi  Arsip,  dengan  pernyataannya,  Kasub  Umum  FEB: ooo  itu  bagus andaikan  ada,  tapi  belum  ada.  Ada  lagi  yang  menyatakan, Kabag  FITK: bagus  tuh,  ada  ga standarnya biar kami contoh. Pernyataan ini menandakan bahwa pengelola arsip belum mendengar dan  melihat  bentuk  dari  Jadwal  Retensi  Arsip.  Lalu  peneliti  menjelaskan  bahwa  Universitas Indonesia sudah memiliki Jadwal Retensi Arsip. Dan dari beberapa Fakultas yang peneliti teliti ada beberapa pengelola arsip yang meminta contoh Jadwal Retensi Arsip dengan pernyataannya, Kasub Umum  FST: boleh minta  contohnya, Kasub Umum FSH: ada contohnya? . Sedangkan selebihnya, menunggu  standar  kearsipan  dari  UIN  Jakarta,  dengan  pernyataannya,  Kasub  Umum  FEB: nugu pusat aja,  Kasubbag Umum FAH: belum ada, Kabag TU FITK: kalau ada nanti kami akan ikuti.
Kementerian  Agama  sebagai  pembina  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  sebenarnya  sudah membuat Jadwal Retensi Arsip. Namun Jadwal Retensi Arsip yang dibuat oleh Kementerian Agama tidak  sesuai  nilai  substantive  yang  dimiliki  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  sebagai  Perguruan Tinggi. Tugas pokok dari Perguruan Tinggi adalah melaksanakan tridharma perguruan tinggi yakni pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Di  sisi  lain  Universitas  Indonesia  telah  menerbitkan  Jadwal  Retensi  Arsip  sebagai  standar pengelolaan  arsip  yang  digunakan  oleh  seluruh  lingkungan  Universitas  Indonesia  untuk memudahkan  pelaksanaan  Manajemen.  Hal  ini  dinyatakan  oleh  arsiparis  Unit  Kearsipan  PAU: Universitas Indonesia sudah membuat pedoman pengelolaan arsip dimulai  dari Tata Persuratan, Klasifikasi  dan  Jadwal  Retensi  Arsip.  Pedoman  ini  sudah  dimiliki  oleh  unit-unit  kearsipan  di lingkungan Universitas  Indonesia,  tujuannya adalah  untuk memudahkan dalam penanganan arsip dimulai  dari  proses  penciptaan  dan  kemudian  pemusnahan  di  analisa  melalui  Klasifikasi  Arsip. Dalam  Klasifikasi  Arsip  akan  terlihat  arsip  yang  akan  dimusnahkan,  misalkan  PDP  (Pendidikan dan Pengajaran-red) disana ada arsip penerimaan mahasiswa dimulai dari seleksi dan registrasi.
e-ISSN 2442-5168                                                                                              Volume 1, Nomor 1, Januari – Juni  2015

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Dalam  seleksi  mahasiswa  terdapat  dokumen  formulir  pendaftaran,  daftar  hadir,  berita  acara, pengumuman,  kartu  peserta  ujian,  dan  soal-soal  ujian  masuk.  Ini  semua  masuk  dalam  kategori musnah dan di  JRA juga  tercantum. Tetapi untuk soal-soal ujian masuk walau  usul musnah tetap harus  ijin  dulu  dengan  Ketua  SNMPTN,  karena  itu  merupakan  dokumen  negara  dan  Ketua SNMPTN yang bertanggungjawab akan dokumen itu.
Pernyataan  ini  menandakan  bahwa  walaupun  sudah  memiliki  Jadwal  Retensi  Arsip,  Arsip Universitas Indonesia tetap hati-hati dalam memusnahkan arsip. Ditambahkan oleh pengelola Arsip Universitas Indonesia  Arsiparis Unit Kearsipan PAU: sampai saat ini kami masih menunggu JRA di sahkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia-red). Kalau sudah disahkan baru berani memusnahkan  arsip  berdasarkan  usul  musnah.  Saat  ini  sudah  diakuisisi  dari  beberapa  Fakultas tetapi  untuk  sementara  dikumpulkan  dulu, pengelola  sambil  menunjukkan  kearah  suatu  ruang. Kemudian  peneliti  bersama  pengelola  kearah  ruang  penyimpanan  arsip,  terlihat  bahwa  arsip-arsip usul musnah sudah disiapkan dan disusun rapih masih dalam keadaan dalam box arsip.

## Simpulan
Kesimpulan  yang  diperoleh  dari  hasil  penelitian  penyusutan  arsip  dalam  upaya penyelamatan  arsip  (studi  kasus  di  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  dan  Universitas  Indonesia, diantaranya  adalah:  (1)  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  saat  ini  sudah  berbasis  SMM  ISO 9001:2008  dalam  mengelola  dokumen,  namun  belum  menyentuh  seluruh  aspek  managemen kearsipan  seperti  diantaranya  adalah  penilaian  arsip,  akuisisi  arsip,  penyusutan  arsip  dan  layanan arsip.  (2)  Penilaian  arsip  merupakan  dasar  dalam  penyusunan  Jadwal  Retensi  Arsip,  dalam pelaksanaan  di  lapangan  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta  belum  dilakukan  sehingga  Fakultas maupun lembaga di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, belum berani untuk menyusutkan arsip. Hal ini mengakibatkan arsip menumpuk dan tersimpan di masing-masing unit kerja.(3) Belum adanya Jadwal Retensi Arsip UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mengakibatkan arsip inaktif maupun arsip  statis  tersimpan  di  masing-masing  unit  kerja.  Akibatnya  tidak  ada  penyusutan  arsip berdasarkan  nilai  guna  arsip.  Arsip-arsip  tersebut  tersimpan  di  gudang  terkecuali  arsip  keuangan tersimpan di gudang khusus. Universitas Indonesia sudah memiliki Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi  baik  ditingkat  universitas  maupun  tingkat  fakultas.  Pada  tingkat  universitas  disebut  Arsip Universitas  Indonesia,  sedangkan  pada  tingkat  fakultas  disebut  Unit  Kearsipan  .  Dengan  adanya lembaga  ini  maka  managemen  kearsipan  dapat  berjalan  sesuai  prosedur  dan  pedoman  yang  telah ditetapkan,  seperti  (1)  Pedoman  Pola  Klasifikasi  Dokumen,  (2)  Jadwal  Retensi  Arsip,  (3)  Tata Persuratan.  Dengan  adanya  sistem  ini,  maka  arsip  yang  sudah  memasuki  masa  inaktif  atau  statis sesuai  yang  tercantum  dalam  Jadwal  Retensi  Arsip  dapat  dimusnahkan  atau  diakuisisi  oleh  Arsip Universitas Indonesia.

## Referensi
Barthos, B. (2003). Manajemen kearsipan untuk lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Creswell, J. W. (2010). Research design pendekatan kualitatif, kuantitatif, dan mixed . Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Indonesia.  (1981). Surat  edaran  nomor  SE/01/1981  tentang  penanganan  arsip  inaktif  sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintahan tentang penyusutan arsip.
Indonesia.  (2000). Keputusan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  12  tahun  2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip.
Indonesia.  (2000). Keputusan  kepala  arsip  nasional  republik  indonesia  nomor:  07  Tahun  2001 tentang pedoman penilaian arsip bagi instansi pemerintah, badan usaha dan swasta.

## RECORD AND LIBRARY JOURNAL
Indonesia.    (2002 ).    Keputusan    menteri    pendayagunaan    aparatur    negara    nomor 09/KEP/M.PAN/2002 tentang jabatan fungsional arsiparis dan angka kreditnya.
Indonesia.  (2005). Peraturan  kepala  arsip  nasional  republik  indonesia  nomor  :  07  Tahun  2005 Tanggal : 27 April 2005.
Indonesia. (2009). Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Indonesia.  (2012). Peraturan  Pemerintah  republik  indonesia  nomor  28  tahun  2012  tentang pelaksanaan undang-undang nomr 43 tahun 2009 tentang kearsipan.
Indonesia.  (2013). peraturan  menteri  agama  republik  indonesia  no.  6  tahun  2013  tentang organisasi dan tata kerja uin syarif hidayatullah jakarta.
Istiqoriyah, L. (2011). Perencanaan penyelenggaraan arsip perguruan tinggi (university archives) di  uin  syarif  hidayatullah  jakarta  ditinjau  dari  kesiapan  sdm  kearsipan. (Tesis).  Depok: UI.
Jahja, J. A. (2004). Rancang bangun manajemen sistem central file rekod mahasiswa di perguruan tinggi. Depok: UI. Kennedy, J and Schauder, C. (1998). Records  management: a guide to  corporate record  keeping . South Melbourne: Longman.
Lolytasari.  (2013).  Penilaian  Arsip  makro  di  fakultas  ilmu  tarbiyah  dan  keguruan  (fitk)  uin  syarif hidayatullah jakarta. ANRI Jurnal Kearsipan, 8 (1). Moleong, L. J. (2004). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosda Karya. Penn,  I.  A.,  Pennix,    G.B.  and  Coulson,  J.  (1994). Records  Management  Handbook. Hampshire, England: Gower.
Prabowo.  B.  (2009).  Sistem  manajemen  mutu  bidang  penyelenggaraan  kearsipan  sebagai  upaya menjamin  akuntabilitas  dan  transparansi  birokrasi:  (kajian  penyelenggaraan  kearsipan berbasis iso). Jurnal Kearsipan, 4 (1).
Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen arsip dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sulistyo-Basuki. (2006). Metode Penelitian. Wedatama Widya Sastra bekerjasama dengan FIB UI. Universitas            Indonesia.              (2014). Skema              klasifikasi              arsip. Tersedia  pada http://arsip.ui.ac.id/node/43.
Universitas  Indonesia.  (2014). Organisasi  kantor  arsip  universitas  indonesia. Tersedia  pada http://arsip.ui.ac.id/node/12.
Universitas  Indonesia.  (2014 ).  Prosedur  Akuisisi  dan  Penyusutan  Arsip .  Depok:  UI.  Tersedia pada http://arsip.ui.ac.id/node/2/.
Zainudin.    (2013).    Lembaga    kearsipan    perguruan    tinggi    di    indonesia:    bentuk,    tugas    dan kelengkapannya. ANRI Jurnal Kearsipan, 8 (1), 36-58.