## KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA AKADEMIK
PADA SD INPRES OEBOBO 1 KUPANG NTT
Denriarto U. Lakimbali 1 , Yulianto T. Polly 2 , Yelly Y. Nabuasa 3
1,2,3 Jurusan Ilmu Komputer, Fakultas Sains dan Teknik, Universitas Nusa Cendana

## ABSTRAK
Peran  sistem  informasi  yang  terkomputerisasi  dalam  dunia  pendidikan  khususnya  untuk mengolah  data-data  akademik  sangat  dibutuhkan  sehingga  dapat  memberikan  kemudahan-kemudahan bagi  pengguna,  pengolahan  data  dengan  menggunakan  komputer  akan  lebih  cepat  dan  mudah  serta dapat  disimpan  dalam  jangka  waktu  yang  lama.  SD  Inpres  Oebobo  1  merupakan  salah  satu  sekolah dasar  yang  berada  di  kota  Kupang.  Saat  ini,  sekolah  tersebut  masih  menggunakan  sistem  yang  masih manual yakni mencatat seluruh data akademik pada buku, sehingga banyak sekali terjadi kesalahan dan membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk  memperoleh  informasi.  Bertolak  dari  permasalahan  tersebut maka  penulis  membangun  suatu  sistem  terkomputerisasi  yang  dapat  mengolah  data  akademik  seperti data siswa, data guru, data kelas, data  mata pelajaran, data tahun ajaran, data agama  siswa dan guru, data pekerjaan orang tua siswa, data detail mata pelajaran, data wali kelas, data pengajar,  data kepala sekolah,  data  nilai  siswa,  data  nilai  siswa  pindahan  dan  data  rapor  siswa  serta  akan  menghasilkan keluaran  sistem  berupa  laporan  data  siswa,  laporan  data  guru,  laporan  data  kelas,  laporan  data  detail mata pelajaran, laporan daftar hadir siswa, laporan data wali kelas, laporan data pengajar, laporan data kepala sekolah, laporan data nilai siswa, laporan data nilai siswa pindahan dan laporan data rapor siswa serta grafik kenaikkan kelas dan grafik kelulusan siswa.
Kata Kunci  :  akademik, komputerisasi, pengolahan data.

## ABSTRACT
The role of computerized information systems in education, especially for academic data processing is needed in order to provide convenience for the user, processing the data using a computer will be faster and easier and it can be stored in a long time. SD Inpres Oebobo 1 is one of the primary schools in Kupang city. Currently, school is still using manual systems which means entire academic data is written on the books, so many  mistakes  and  takes  a  long  time  to  obtain  information.  Leave  of  about  problem  that  therefore  writer builds a system be computerized that can made process of academic data as students data, teachers data, class data, subjects data, the school year data, religious students and teachers data, parents jobs data, detailed data subjects, homeroom data, instructor data, headmaster data, student value data, dislocated student value data, student  cards  reports  and  will  produce  a  system  output  as  student  data  reports,  teacher  data  reports,  class data  reports,  detailed  subjects  data  reports,  attendance  student  data  reports,  homeroom  data  reports, instructor  data  reports,  headmaster  data  reports,  student  value  data  reports,  dislocated  student  value  data reports, student cards reports, class increase graphs and students graduation graphs.
Keywords  :  academic, computerized, data processing.

## I. PENDAHULUAN
Pendidikan  adalah  poin  yang  paling  penting  dan  mendasar  untuk  membantu  pembangunan manusia  dalam  bidang  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi.  Pada  masa  sekarang  ini  ada  banyak  usaha dilakukan  untuk  mendidik  bangsa  dan  meningkatkan  sumber  daya  manusia,  terutama  dalam  bidang
pendidikan.  Upaya yang dilakukan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia merupakan kepedulian masyarakat bangsa. Sekolah sebagai lembaga pendidikan berfungsi  sebagai  lembaga  pengembang  potensi  bakat,  minat  dan  kemampuan  siswa  menjadi  nilai akademis  (kognitif),  nilai  kecakapan  keterampilan  (psikomotorik)  dan  nilai  sikap  (afektif). Keberhasilan pengembangan tersebut sangat tergantung dari berbagai pihak, fasilitas, sumber daya dan kualitas pemberdayaan baik intern maupun ekstern.
Suatu  informasi  dapat  dikemas  dengan  baik  menjadi  suatu  aplikasi  sistem  informasi terkomputerisasi  yang  layak,  cepat  dan  mampu  digunakan  untuk  menunjang  kebutuhan  pengguna akan  informasi.  Dengan  adanya  aplikasi  sistem  informasi  terkomputerisasi  maka  kebutuhan  akan suatu informasi akan terjawab dengan sendirinya dalam waktu yang relatif singkat dan dengan hasil yang sangat memuaskan karena pengolahan data dengan menggunakan komputer akan lebih cepat dan mudah serta dapat disimpan dalam jangka waktu yang lama.  SD Inpres Oebobo 1 merupakan suatu lembaga  pendidikan  nasional yang  berada  di  kota  Kupang  dimana merupakan  pengguna  kebutuhan sistem  informasi  terkomputerisasi  itu  sendiri.  Salah  satu  informasi  yang  dibutuhkan  oleh  SD  Inpres Oebobo  1  adalah  informasi  mengenai  pengolahan  data  akademik,  sehingga  sistem  yang  akan dirancang  pada  tugas  akhir  ini  berupa  aplikasi database untuk  membantu  pihak  sekolah  dalam  hal pengolahan data akademik.

## II. MATERI DAN METODE

## 2.1 Deskripsi Sistem
Menurut Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings (1981), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu [Hartono, 2005]. Jadi dapat  disimpulkan  bahwa  sistem  adalah  kumpulan  elemen  yang  saling  berkaitan  dan  bertanggung jawab memproses masukan sehingga dapat menghasilkan keluaran ( output ).
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  perancangan  dan  pembuatan  sistem  terkomputerisasi  yang digunakan untuk membantu mengolah data akademik pada SD Inpres Oebobo 1 Kupang NTT. Proses pendataan  dilakukan  dengan  memasukan  data-data  akademik  yang  dilakukan  oleh  pengguna  sistem ( administrator , guru kelas, guru mata pelajaran dan pegawai administrasi). Hasil akhir dari penelitian ini  berupa  sebuah  aplikasi database untuk  mengolah  data  akademik  pada  SD  Inpres  Oebobo  1 Kupang NTT serta dapat mencetak laporan-laporan data akademik yang dibutuhkan sekolah.

## 2.2 Tahap Pembangunan Sistem

## 2.2.1 Studi Pustaka
Yaitu  pencarian  data  dengan  membaca  buku-buku  yang  berkaitan  dengan  sistem  informasi perancangan sistem dan panduan pemrograman.

## 2.2.2 Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dengan  cara  observasi  dan  wawancara  (melakukan  pengamatan  dan wawancara dengan staff pegawai dan guru-guru yang ada di SD Inpres Oebobo 1 Kupang NTT).

## 2.2.3 Perancangan Sistem
Rancangan  desain  dari  sistem  yang  akan  dibuat  meliputi Data  Flow  Diagram (DFD), rancangan Entity Relationship Diagram (ERD), dan desain interface atau antarmuka.

## a. Data Flow Diagram (DFD)
Data  flow  diagram dikenal  dengan  singkatan  DFD  yaitu  teknik  untuk  menggambarkan  aliran logika dengan menggunakan simbol-simbol tanpa uraian [Waluya, 1997]. Gambar 1 merupakan DFD level 0 dari sistem komputerisasi pengolahan data akademik pada SD Inpres Oebobo 1 Kupang NTT [Lakimbali, 2012].
1 Data Master 3 Laporan Administrator D2 TABEL_DATA_GURU Data Siswa Data Guru User D3 TABEL_KELAS D4 TABEL_MAPEL Data Kelas Data Mata Pelajaran D7 TABEL_PEKERJAAN Data Pekerjaan Data SIswa Data Guru Data Kelas Data Pekerjaan Data Mata Pelajaran 2 Pengolahan Data D1 TABEL_DATA_SISWA D10 TABEL_WALIKELAS D14 TABEL_NILAI_SP D15 TABEL_RAPOR Data Detail Mata Pelajaran Data Wali Kelas Data Nilai Siswa Pindahan Data Nilai Siswa Pindahan Data Rapor Data Rapor Data : Detail Mata Pelajaran, Wali Kelas, Pengajar, Kepala Sekolah, Nilai, Nilai Siswa Pindahan, Rapor Data Siswa Data Rapor Data Nilai Data Nilai Siswa Pindahan Data Guru Data Siswa Data Guru Data Kelas Data Mata Pelajaran D5 TABEL_TAHUN_AJARAN Data Tahun Ajaran Data Tahun Ajaran D6 TABEL_AGAMA Data Agama Data Agama Informasi Data : Siswa, Guru, Kelas, Mata Pelajaran, Tahun Ajaran, Agama, Pekerjaan, Operator Laporan Data : Siswa, Guru, Kelas, Daftar Hadir Siswa, Detail Mata Pelajaran, Wali Kelas, Pengajar, Kepala Sekolah, Nilai Siswa, Nilai Siswa Pindahan, Rapor Siswa, Grafik Kenaikkan Kelas, Grafik Kelulusan Siswa D9 TABEL_DETAIL_MAPEL Data Wali Kelas Data Detail Mata Pelajaran Data Detail Mata Pelajaran Data Tahun Ajaran Data : Siswa, Guru, Kelas, Mata Pelajaran, Tahun Ajaran, Agama, Pekerjaan, Operator D11 TABEL_PENGAJAR Data Pengajar Data Pengajar D8 TABEL_OPERATOR Data Operator Data Operator D12 TABEL_KEPSEK Data Kepala Sekolah Data Kepala Sekolah D13 TABEL_NILAI Data Nilai Data Nilai Laporan Data : Siswa, Guru, Kelas, Daftar Hadir Siswa, Detail Mata Pelajaran, Wali Kelas, Pengajar, Kepala Sekolah, Nilai Siswa, Nilai Siswa Pindahan, Rapor Siswa, Grafik Kenaikkan Kelas, Grafik Kelulusan Siswa Data Wali Kelas Data Kelas Data Pengajar Data Kepala Sekolah Informasi Data : Detail Mata Pelajaran, Wali Kelas, Pengajar, Kepala Sekolah, Nilai, Nilai Siswa Pindahan, Rapor Guru Kelas Guru Mapel Informasi Data : Nilai, Rapor Data Nilai, Rapor Data Nilai Informasi : Data Nilai Pegawai Administrasi Informasi Data : Detail Mata Pelajaran, Wali Kelas, Pengajar, Kepala Sekolah, Nilai Siswa Pindahan Data : Detail Mata Pelajaran, Wali Kelas, Pengajar, Kepala Sekolah, Nilai Siswa Pindahan Informasi Data : Siswa, Guru, Kelas, Mata Pelajaran, Tahun Ajaran, Agama, Pekerjaan Data : Siswa, Guru, Kelas, Mata Pelajaran, Tahun Ajaran, Agama, Pekerjaan

## b. Entity Relationship Diagram (ERD)
Dalam  pemodelan  data,  sistem  akan  digambarkan  dalam  bentuk entity  relationship diagram. Tujuan penggambaran entity relationship diagram ini adalah untuk menggambarkan hubungan antara entity-entity yang terlibat di dalam sistem secara keseluruhan. Hubungan antar entity dalam sistem ini yaitu siswa, guru, kelas, mata pelajaran, tahun ajaran, agama, pekerjaan,  detail  mata  pelajaran,  wali  kelas,  pengajar,  kepala  sekolah,  nilai,  nilai  siswa  pindahan, rapor dan operator ditunjukan pada gambar 2 [Lakimbali, 2012].
SISWA 1 M OPERATOR User_Name Password NILAI 1 GURU NIP Kode_Kelas NIP Nama Jenis_Kelamin Tgl_Lahir Agama Tempat_Lahir Keterangan NIS Nama Jenis_Kelamin Alamat_Ortu Pekerjaan_Ibu Tempat_Lahir Keterangan Tgl_Lahir Agama Nama_Ayah Nama_Ibu Tgl_Diterima Asal_Sekolah NISN Tgl_Masuk Dari_Sekolah Kode_Mapel Nama_Mapel NIS Kode_Kelas Kode_Mapel Tahun_Ajaran Nilai_Rapor U_Semester Mid_Semester Rata_PR Rata_UH WALI KELAS memiliki Memiliki M KELAS Kode_Kelas Nama_Kelas memiliki MATA PELAJARAN 1 M memiliki M 1 menjadi 1 memiliki 1 M 1 RAPOR NIS Kode_Kelas Tahun_Ajaran Alpa Jumlah_Nilai Sikap Kerajinan Kebersihan Izin Sakit M memiliki memiliki 1 1 M M Kode_TA TAHUN AJARAN DETAIL MATA PELAJARAN M NIP KEPALA SEKOLAH No_SK Thn_Awal_Jabatan M Kode_Mapel Jumlah_Jam Kode_kelas 1 M 1 memiliki 1 memiliki memiliki 1 M Agama AGAMA memiliki memiliki 1 1 M Kode_TA Kode_Kelas PENGAJAR NIP Kode_Mapel Kode_TA M 1 memiliki M 1 menjadi M diajar 1 M M diajar 1 memiliki M Keterangan Nama_TA Semester dimiliki PEKERJAAN 1 Nilai_KKM Thn_Akhir_Jabatan Pekerjaan memiliki NILAI SISWA PINDAHAN 1 NIS Kode_TA Alamat_File M Keterangan Pekerjaan_Ayah Tgl_Pindah Ke_Sekolah Tahun_Lulus memiliki M Alamat Pendidikan_Guru Status TMT Tgl_masuk Dari Sekolah Tgl_Pindah Ke_Sekolah Tgl_Pensiun 1 memiliki Status Gambar 2 . ERD [Lakimbali, 2012] c. Interface (Antarmuka)
Agar pengguna dan komputer dapat saling berinteraksi, sehingga pengguna merasakan adanya kemudahan dan keramahan sistem komputer kepadanya, diperlukan suatu media yang memungkinkan interaksi  tersebut  secara  langsung.  Media  yang  dimaksud  adalah  antarmuka  berbasis  grafis  yang dikenal dengan istilah GUI ( Graphical User Interface ). Dengan antarmuka berbasis grafis, pengguna dapat merasakan berbagai kemudahan dalam pengoperasian sebuah program [Lakimbali, 2012].
5

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  hasil  dan  pembahasan  akan  dijelaskan  cara  penggunaan  sistem  ini  saat  mendata  nilai siswa  dan  rapor  siswa.  Untuk  mengolah  data  nilai  siswa  hanya  dapat  dilakukan  oleh administrator, guru kelas dan guru mata pelajaran yang datanya ada dalam database . Form data nilai siswa seperti pada gambar 3. Form yang lain mengacu pada skripsi komputerisasi pengolahan data akademik pada SD Inpres Oebobo 1 Kupang NTT [Lakimbali, 2012].
Gambar 3 . Form data nilai siswa [Lakimbali, 2012]
Setelah form data  nilai  siswa  tampil  maka  pengguna  menekan  tombol  tambah  untuk memasukan  data  nilai  siswa.  Data  ini  terdiri  atas  tahun  ajaran,  kelas,  mata  pelajaran,  nis  dan  nama siswa.  Setelah  data  terisi  lengkap  maka  tekan  tombol  simpan  untuk  menyimpan  data  ke  dalam database , tapi jika pengguna ingin membatalkan proses penyimpanan data maka tekan tombol batal. Tombol lainnya yaitu tombol edit untuk mengubah data, tombol hapus untuk menghapus data, tombol cari  untuk  melakukan  pencarian  terhadap  data  yang  diinginkan,  tombol reset untuk  membatalkan pencarian  data,  tombol  hitung  untuk  menghitung  nilai  rata-rata  dan  nilai  akhir  dari  setiap  mata pelajaran yang akan dijadikan sebagai nilai rapor siswa dan tombol keluar untuk menutup form . Jika  telah  selesai  memasukan  data  nilai  siswa  untuk  setiap  mata  pelajaran  maka  pengguna  (hanya administrator dan wali kelas yang dapat mengakses form ini) dapat mengakses form data rapor siswa untuk memasukan data rapor siswa yang ditujukan pada gambar 4.
Setelah form data rapor siswa tampil pengguna harus menekan tombol tambah dan mengisi data rapor  siswa  yang  terdiri  dari  tahun  ajaran,  kelas,  nis,  nama,  sikap,  kebersihan,  kerajinan,  izin,  sakit dan alpa lalu pengguna  menekan tombol simpan. Setelah itu tekan tombol hitung  maka sistem akan menghitung  jumlah  nilai  secara  otomatis  dan  menentukan  siswa  tersebut  naik  kelas  atau  tidak  dan lulus  sekolah  atau  tidak.  Penentuan  kenaikkan  kelas  dan  kelulusan  siswa  ini  hanya  ditentukan  pada semester  II  (dua).  Syarat  penentuan  kenaikkan  kelas  adalah  tuntas  semua  nilai  akhir  mata  pelajaran berdasarkan nilai Kriteria Ketuntasan Minimal. Jika ada 3 nilai mata pelajaran yang tidak tuntas maka siswa tersebut dinyatakan tidak naik kelas.
Dari  data  yang  telah  dimasukan  pada form data  nilai  siswa  dan form rapor  siswa  maka  dapat dihasilkan  keluaran  sistem  berupa  laporan  data  nilai  siswa  dan  laporan  rapor  siswa  seperti  pada gambar 5 dan 6.
Gambar 5. Laporan Data Nilai Siswa [Lakimbali, 2012]
Gambar 6. Laporan Rapor Siswa [Lakimbali, 2012]
Selain itu sistem juga dapat menampilkan grafik kenaikkan kelas dan kelulusan siswa per tahun ajaran berdasarkan data yang telah dimasukan pada form rapor siswa, seperti pada gambar 7 dan 8.
Gambar 7. Grafik Kenaikkan Kelas [Lakimbali, 2012]
Gambar 8. Grafik Kelulusan Siswa [Lakimbali, 2012]

## IV. KESIMPULAN DAN SARAN

## 4.1 Kesimpulan
Setelah  program  ini  dibuat,  maka  penulis  dapat  mengambil  beberapa  kesimpulan  sebagai berikut :
a. Sistem yang dibuat telah melewati tahapan analisis, perancangan, implementasi serta pengujian, sehingga program ini dapat mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data akademik pada SD Inpres Oebobo 1.
b. Sistem  yang  telah dibuat dapat  menghitung  nilai  akhir  untuk  setiap  mata  pelajaran  yang  akan dijadikan  sebagai  nilai  rapor  dan  dapat  menentukan  tuntas  atau  tidaknya  nilai  akhir  tersebut berdasarkan standar nilai kriteria ketuntasan minimal (KKM) untuk setiap mata pelajaran serta dapat menentukan siswa dapat naik kelas atau tidak dan lulus sekolah atau tidak.
c. Sistem  yang  telah  dibuat  dapat  menampilkan  jumlah  siswa  yang  naik  kelas  dan  jumlah  siswa yang lulus sekolah dalam bentuk grafik per tahun ajaran.

## 4.2 Saran
Saran-saran terhadap pengembangan program ini adalah :
a. Sumber  daya  manusia  menjadi  faktor  utama  keberhasilan  pengoperasian  aplikasi  ini,  oleh karena  itu  diharapkan  untuk  mengadakan  suatu  pelatihan  terlebih  dahulu  terhadap  pengguna sistem.
b. Agar  resiko  kehilangan  data  dapat  terhindar  maka  perlindungan  terbaik  adalah  dengan membuat backup dan restore  database secara  teratur  terhadap  data  yang  telah  ada  dan menyimpan data yang telah ada pada media penyimpanan external .
c. Aplikasi  ini  akan  lebih  sempurna  lagi  jika  di upgrade menjadi  aplikasi  berbasis client - server sehingga  proses entry data  dapat  dilakukan  lebih  dari  satu  orang  pada  saat  yang  bersamaan untuk lebih mempercepat proses entry data.
d. Aplikasi dapat dikembangkan untuk penambahan syarat kenaikkan kelas yang fleksibel.
e. Mengunakan database yang memiliki kapasitas daya tampung yang lebih besar.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Hartono, Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis . Andi, Yogyakarta, 2005.
[2] Lakimbali,  Denriarto  Umbu. Komputerisasi  Pengolahan  Data  Akademik  pada  SD  Inpres Oebobo 1 Kupang NTT . Skripsi Ilmu Komputer UNC, Kupang, 2012.
[3] Waluya, Harry. Sistem Informasi Komputer Dalam Bisnis . Rineka Cipta, Jakarta,1997.