Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com

## SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
PERSURATAN BERBASIS WEB
PADA BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI BADAN NARKOTIKA NASIONAL
Widyawati 1 , Agus Sulistyanto 2 , Anton Z. Sianipar 3
Program Studi Sistem Informasi 1,2,3
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Jayakarta 19567001@stmik.jayakarta.ac.id 1 , agus.sulistyanto@gmail.com 2 , umum.jakarta2@gmail.com 3
Received: February 07, 2021 . Revised: March 08, 2021 . Accepted: April 25,
2021 .  Published: June 20, 2021 . Issue Period: Vol.5 No.1 ( 2021), Pp. 174-183
Abstrak :  Pengelolaan  persuratan  merupakan  hal  yang  sangat  penting  dalam  sebuah organisasi.  Sistem  pengelolaan  persuratan  yang  saat  ini  berjalan  di  Biro  Kepegawaian  dan Organisasi  Sekretariat  Utama  Badan  Narkotika  Nasional  dirasakan  masih  mempunyai berbagai  kekurangan  diantaranya  adalah  aplikasi  persuratan  hanya  bisa  dijalankan  oleh administrator. Sementara, pegawai lain yang berkepentingan terhadap surat tersebut tidak bisa mengaksesnya.  Penyampaian  disposisi  surat  masih  dilakukan  secara  fisik  dan  menjadi penghalang apabila penerima surat tidak berada di tempat. Hal ini menyebabkan pemborosan waktu dan media. Peneliti tertarik untuk membuat sebuah sistem pengeloaan persuratan yang mampu  menyelesaikan  permasalahan  menggunakan  metode  UML  ( Unified  Modelling Language )  dan    pendekatan  pengembangan  perangkat  lunak  menggunakan  metode  RAD ( Rapid Application Development) sehingga diperoleh sebuah aplikasi yang diharapkan mampu meringkas  berbagai  proses  administrasi  persuratan  yang  sebelumnya  kurang  efektif  menjadi sebuah  sistem  yang  bisa  mempercepat  proses  distribusi  surat  secara  berjenjang  hingga pembuatan laporan secara real time .
Kata kunci : Surat, pengembangan , aplikasi
Abstract: Correspondence  management  is  very  important  in  an  organization.  The correspondence  management  system  is  currently  running  in  the  Biro  Kepegawaian  dan Organisasi  Sekretariat  Utama  Badan  Narkotika  Nasional  that  is  felt  to  have  various shortcomings, which is the correspondence application can only be run by an administrator. Meanwhile,  other  employees  with  an  interest  in  the  letter  cannot  access  it.  The  delivery  of letter dispositions is still carried out physically and becomes a barrier if the recipient of the letter is not present. This results in a waste of time and media. Researchers are interested in creating a correspondence management system that is able to solve problems using the UML (Unified Modeling Language) method and the RAD ( Rapid Application Development) process model is used in developing software. This application is expected to be able to summarize the
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
various administrative processes of correspondence that were previously ineffective so that it can speed up the process of distributing letters in stages to making reports in real time.
Keywords: letters, development, application

## I. PENDAHULUAN
1. Permasalahan
Surat  adalah  salah  satu  sarana  penyampaian  informasi  formal  yang  dipakai  oleh  banyak  perusahaan  maupun instansi  pemerintah.  Kecepatan  pengiriman  surat  menjadi  hal  yang  sangat  diperlukan.  Sayangnya,  banyak perusahaan maupun instansi yang masih menggunakan surat fisik sebagai sarana penyampaian informasi. Pada  Biro  Kepegawaian  dan  Organisasi  Sekretariat  Utama  Badan  Narkotika  Nasional,  pengiriman  perintah dalam  bentuk  surat  masih  ditemukan  menggunakan  sistem  manual  yaitu  berkas  secara  fisik  dikirimkan  ke pegawai yang dituju. Hal ini menyebabkan pemborosan dari segi waktu, media dan tenaga. Selain itu pengiriman fisik  ini  mempunyai  berbagai  kendala  diantaranya  tidak  bisa  dilakukan  pemantauan  secara  langsung  oleh pimpinan.  Selain  dikirim  secara  fisik  berkas  digital  juga  dikirim  melalui email .  Di  Biro  Kepegawaian  dan Organisasi  sendiri  sudah  tersedia  sistem  persuratan,  namun  belum  bisa  memenuhi  kebutuhan  organisasi  secara cepat, terutama saat pencarian surat.
2. Teori terkait
Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan sekelompok orang dalam sebuah kerjasama untuk  mencapai  tujuan  tertentu  (Hanafi,2018)  [1].  Menurut  Dra.  RR.  Ponco  Dewi  Karyaningsih,  M.M.  (2018) dalam  bukunya  Korespondensi  Surat  Bisnis  dan  Dinas  mengatakan  bahwa :  “s ecara  umum  surat  adalah  suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan  secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah  yang  dihadapi.  Secara  singkat  dapat  diketemukan  bahwa  surat  adalah  alat  komunikasi  penting  dalam tata  kerja  tata  usaha.  Apabila  terjadi  hubungan  surat  menyurat  secara  terus  menerus  dan  berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.[2]

## II. MATERI DAN METODE
1. Kerangka pemikiran
Pengelolaan persuratan sebaiknya mampu menyajikan data surat masuk dan disposisi elektronik secara real time sehingga  mampu  meningkatkan  kinerja  pegawai  dan  mempercepat  tecapainya  tujuan  organisasi.  Peneliti memberikan usulan untuk membuat sistem informasi persuratan yang bisa diakses oleh seluruh pegawai berikut fasilitas  pemberian  disposisi  langsung  pada  aplikasi  yang  diharapkan  akan  mampu  mengatasi  masalah  yang terjadi  saat  ini  agar bisa  meningkatkan  efektivitas  dalam  bekerja  baik  bagi  pegawai  maupun  pimpinan  dalam mencapai tujuan sesuai tugas pokok dan fungsi organisasi
2. Teori pendukung
Agar informasi bisa diterima oleh pemakai dengan lancar, kemudahan akses terhadap informasi harus terjamin. Oleh karena itu, pihak-pihak yang berkompeten dengan informasi biasanya dilengkapi dengan komputer pribadi (PC)  yang  tersambung  dengan  komputer  server  yang  menyimpan  data  untuk  memudahkan  pengaksesan informasi. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang  berfungsi  bersama-sama  untuk  mencapai  tujuan  tertentu  (Sutabri,  2012)  [3].  Model  umum  sebuah  sistem adalah input, proses dan output.
UML (Unified  Modeling  Language) adalah  sebuah  bahasa  yang  berdasarkan  grafik/gambar  untuk memvisualisasi,  menspesifikasikan,  membangun,  dan  pendokumentasian  dari  sebuah  sistem  pengembangan software  berbasis  OO  ( Object-Oriented ).  UML  sendiri  juga  memberikan  standar  penulisan  sebuah  sistem  blue
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
print,  yang  meliputi  konsep  bisnis  proses,  penulisan  kelas-kelas  dalam  bahasa  program  yang  spesifik,  skema database , dan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem software . (Mubarak, 2019) [4].
3. Pembahasan metode
Metode  penelitian  yang  digunakan  oleh  peneliti  yaitu  observasi  langsung  pada  tempat  penelitian.  Selain  itu peneliti  juga  melakukan  wawancara  terhadap  pengguna  sistem  dan  yang  terakhir  adalah  studi  literature  / kepustakaan  untuk  melengkapi  bahan  penelitian  yang  dilakukan  dengan  mengumpulkan  sumber  baik  secara offline maupun online .
Rapid  Application  Development (RAD)  digunakan  dalam  metode  pengembangan  sistem  yang  meliputi  proses desain sistem, coding , implementasi, analisis sistem.
Hasil  analisis  peneliti  terhadap  sistem  yang  sudah  dipelajari  adalah  ditawarkankannya  sebuah  aplikasi pengeloaan  persurata  berbasis  web  yang  mampu  memenuhi  kebutuhan e-office bagi  pegawai  dan  pimpinan. Berikut ini skenario proses penerapan sistem:
Start Mengumpulkan Data Studi Pustaka Studi Lapangan Observasi Wawancara Mengembangkan Sistem Implementasi End Desain Sistem Implementasi Analisis Sistem Coding RAD (Rapid Application Development)
Gambar 1. Skenario Proses Penerapan Aplikasi

## III.PEMBAHASAN DAN HASIL
1. Analisis sistem
Diagram use case digunakan untuk menggambarkan proses yang terjadi antara user dalam hal ini pegawai dan pimpinan  serta  administrator  pada  Biro  Kepegawaian  dengan  sistem  yang  akan  dibuat.  Rancangan usescase diagram yang diusulkan adalah
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Gambar 2. Use Case Diagram
Diagram proses activity yang dihasilkan pada pembuatan sistem adalah sebagai berikaut:
Gambar 3. Activity Diagram pada Menu Pegawai
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Gambar 4. Activity Diagram pada Menu Surat
Class Diagram dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 5. Class Diagram Sistem
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
2. Proses pemodelan
Menggunakan diagram Hirarki Input Proses Output (HIPO) berfungsi untuk memperlihatkan jenjang atau hirarki dari suatu sistem. Diagram HIPO dari Sistem Informasi Administrasi Persuratan digambarkan sebagai berikut :
Gambar 6. Diagram HIPO
3. Model pengujian dan hasil pengujian
Pengujian  atau  testing  merupakan  tahapan  terakhir  dalam  proses  pembuatan  sebuah  aplikasi.  Pengujian  yang lakukan  untuk  menguji  aplikasi  ini  adalah  dengan  menggunakan  metode Black  Box  Testing .  Pengujian  dengan metode pada aplikasi Sistem  Informasi  Administrasi Persuratan dilakukan dengan cara  memberikan input pada program.  Input  tersebut  akan  di  proses  sesuai  dengan  fungsinya  untuk  melihat  apakah  program  dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diharapkan.
Dari hasil pengujian terseBut diperoleh bahwa aplikasi yang disusulkan sudah memenuhi kebutuhan organisasi dengan flowchart aplikasi sebagai berikut:
Gambar 7. Flowchart Diagram
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Berikut  ini  adalah  tampilan  aplikasi  pada  beberapa  menu  dan  sub  menu  yang  tersedia  pada  sistem  yang dirancang oleh peneliti.
Gambar 8. Tampilan Form Login
Gambar 9. Tampilan Menu Surat
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Gambar 10. Tampilan Menu Pegawai
Gambar 11. Tampilan Disposisi Surat

## IV. KESIMPULAN
Proses perancangan yang digunakan pada penelitian ini menggunakan teknik UML ( Unified Modeling Language ). Sedangkan pengembangan sistem digunakan metode RAD (Rapid  Aplication Development ) tepat diterapkan pada tema penelitian  kali ini. Metode ini  mempelajari  kebutuhan  di lapangan secara langsung  beserta batasan-batasan yang  selanjutnya  ditentukan  dengan  pasti,  sehingga  pembuatan  sistem  pun  dapat  dikerjakan  dalam  waktu  yang relatif singkat.
Dengan adanya sistem informasi administrasi persuratan ini dapat membantu Biro Kepegawaian dan Organisasi dalam proses pengadministrasian persuratan dan juga mampu memberikan fasilitas kepada pimpinan dan pegawai untuk melihat dan mendapatkan informasi yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com

## V. REFERENSI
[1] Hanafi, M. (2018). Administrasi Perkantoran. Indomedia Pustaka .
[2] Karyaningsih, P. D. (2018). Korespondensi Surat Bisnis dan Dinas. In Korespondensi Surat Bisnis dan Dinas . http://sipeg.unj.ac.id/repository/upload/buku/148_korespondensi.pdf
[3] Sutabri, T. (2012). Analisis Sistem Informasi. In Analisa Sistem Informasi .
[4] Mubarak, A. (2019). Rancang Bangun Aplikasi Web Sekolah Menggunakan UML (Unified Modeling Language) Dan Bahasa Pemrograman PHP (Php Hypertext Preprocessor) Berorientasi Objek. JIKO (Jurnal Informatika Dan Komputer) . https://doi.org/10.33387/jiko.v2i1.1052
[5] Nur Aini dkk “Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web menggunakan Metode Rapid Application Development (RAD) (Studi pada : SMK Negeri 11 Malang)”
[6] Nurul Alifah Rahmawat dkk “Analisis dan perancangan desain sistem    informasi perpustakaan sekolah berdasarkan kebutuhan sistem”
[7] Muhammad Husni Rifqo, dkk  Jurnal “Implementasi Algoritma Backtracking Dalam sistem informasi perpustakaan untuk pencarian judul buku (studi kasus unit pelayanan terpadu perpustakaan universitas muhammadiyah bengkulu)”
[8] Yayasan Pengembangan Perpustakaan Indonesia, Pengertian, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Keliling,diakses melalui situs: ( http://www.pustakaindonesia.org/2011/04/09/pengertian-tujuan-dan-fungsi-perpustakaan- keliling/) pada Tanggal 26 Oktober 2020.
[9] Anis Rohmadi, Verdi Yasin (2020) “Desain Dan Penerapan Website Tata Kelola Percetakan Pada CV Apicdesign Kreasindo Jakarta Dengan Metode Prototyping”, Journal of Information System, Informatics and Computing. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom/article/view/210 E-ISSN: 2597-3673 (Online), P-ISSN: 2579-5201 (Print) Vol. 4 No.1, June 22, 2020. Pp.70-85
[10] Septian Cahyadi, Verdi Yasin, Mohammad Narji, Anton Zulkarnain Sianipar (2020) “Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Dan Penerimaan Soal Ujian Berbasis Web ( Studi Kasus: Fakultas Komputer Universitas Bung Karno)”, Journal of Information System, Informatics and Computing. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom/article/view/199 E-ISSN: 2597-3673 (Online), P-ISSN: 2579-5201 (Print) Vol. 4 No.1, June 22, 2020. Pp.1-16
[11] Ifan Junaedi, Ndaru Nuswantari, Verdi Yasin (2019) “Perancangan Dan Implementasi Algoritma C4.5 Untuk Data Mining Analisis Tingkat Risiko Kematian Neonatum Pada Bayi”, Journal of Information System, Informatics and Computing. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom/article/view/203 E-ISSN: 2597-3673 (Online), P-ISSN: 2579-5201 (Print) Vol. 3 No.1, February 13, 2019. Pp.29-44.
[12] Verdi Yasin, Anindra Ramdhan Nugraha, Muhammad Zarlis, Ifan Junaedi (2018) “Smart System Of Fast Internet Access Development Using Backbone Network Method”, Journal of Information System, Informatics and Computing. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom/article/view/198 E-ISSN: 2597-3673 (Online), P-ISSN: 2579-5201 (Print) Vol. 2 No. 2, December 31, 2018. Pp.26-34.
[13] Ito Riris Immasari, Verdi Yasin (2019) “Penggunaan Metode Analytic Hierarchy Process Untuk Menganalisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pemilihan Calon Legislatif Di Dprd Ii Kota Tangerang”, Journal of Information System, Informatics and Computing. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom/article/view/139 E-ISSN: 2597-3673 (Online), P-ISSN: 2579-5201 (Print) Vol. 3 No. 2, December 10, 2019. Pp.53-58.
[14] Verdi Yasin, Muhammad Zarlis, Tulus, Erna Budhiarti Nababan, Poltak Sihombing (2019) “Rancangan Miniatur Otomatisasi Bel Listrik Pada Gerbang Pintu Menggunakan Microkontroler Atmega8535”, Journal of Information System, Informatics and Computing. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom/article/view/68 E-ISSN: 2597-3673 (Online), P-ISSN: 2579-5201 (Print) Vol. 3 No. 1, February 13, 2019. Pp.13-20.
[15] Anggeri S. Nurjaman, Verdi Yasin (2020) “Konsep Desain Aplikasi Sistem Manajemen Kepegawaian Berbasis Web Pada PT. Bintang Komunikasi Utama ”, Journal of Information System, Informatics and Computing.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom/article/view/363 E-ISSN: 2597-3673 (Online), P-ISSN: 2579-5201 (Print) Vol. 4 No. 2, December 28, 2020. Pp.143-174.
[16] Verdi Yasin, Azhar Ahmad Riza, Rumadi Hartawan (2017) “Pengembangan Aplikasi Pemulihan Layanan Bencana Sistem Informasi Peneriman Negara Bukan Pajak Online Di Lingkungan Kementerian Keuangan Republik Indonesia”, Journal of Information System, Informatics and Computing. http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom/article/view/4 E-ISSN: 2597-3673 (Online), P-ISSN: 2579-5201 (Print) Vol. 1 No. 1, September 20, 2017. Pp.33-56.