How to cite: Nurhadyan, G., & Suryani.  E. (2022) Implementasi Lean Procurement Process dengan Metode Value Stream Analysis untuk Meningkatkan Kecepatan Proses Pengadaan Barang, Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia, 7 (2). E-ISSN:
2548-1398 Published by: Ridwan Institute
Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398 Vol. 7, Special Issue No. 2, Februari 2022

## IMPLEMENTASI LEAN PROCUREMENT PROCESS DENGAN METODE VALUE STREAM ANALYSIS PADA PROSES PENGADAAN BARANG

## Galih Nurhadyan, Erma Suryani
Institut Teknologi Sepuluh Nopember 2021, Surabaya, Jawa Timur Email:  galihnurhadyan@gmail.com, erma.suryani@gmail.com

## Abstrak
PT  Petrokimia  Gresik  merupakan  salah  satu  perusahaan  yang  sudah  menerapkan pengadaan dengan sistem e-procurement sejak tahun 2006. Selain menggunakan e- procurement,  PT.  Petrokimia  Gresik  juga  menggunakan  ERP  SAP  dalam  proses pengadaan  yang  dilakukan.  VSM  dapat  membantu  menemukan  waste (pemborosan) yang muncul dalam proses pelayanan pengadaan barang. Waste yang muncul  dapat  menyebabkan  penambahan  lama  proses  pengadaan.  Selain  itu, penelitian ini juga menitikberatkan pada Service Level Agreement atau SLA yang merupakan  kontrak  antara  penyedia  layanan  dan  pelanggannya  yang mendokumentasikan  layanan  apa  yang  akan  disediakan  oleh  penyedia  dan mendefinisikan  standar  layanan  yang  harus  dipenuhi  oleh  penyedia.  SLA  berisi tentang  kontrak  formal  atau  informal  antara  pihak  penyedia  dan  pengguna  akhir layanan  (customer).  Tujuan  penelitian  ini  adalah  mengidentifikasi  waste  dan aktifitas  yang  menimbulkan  waste  pada  proses  pengadaan  barang,  melakukan perbaikan  di  dalam  lama  proses  pengadaan  barang  dengan  meminimalkan  waste yang  terjadi  menggunakan  metode  VSM  (Value  Streaming  Mapping)  dan menentukan service level agreement (standar lama proses) pada proses pengadaan barang  PT.  Petrokimia  Gresik.  Hasil  penelitian  diharapkan  waste  dalam  proses pengadaan  barang  di  PT  Petrokimia  Gresik  dapat  diidentifikasi  sehingga  dapat dilakukan  upaya  perbaikan  dan  minimalisasi  waste  dengan  menggunakan  metode VSM  (Value  Stream  Mapping)  dan  akhirnya  didapatkan  proses  pengadaan  barang yang semakin cepat serta dituangkan dalam sebuah service level agreement.
Kata Kunci : lean; waste; service level agreement; pemetaan aliran nilai; PT Petrokimia Gresik.

## Abstract
PT  Petrokimia  Gresik  is  one  of  the companies  that  has  implemented  procurement with  e-procurement  system  since  2006.  In  addition  to  using  e-procurement,  PT Petrokimia Gresik also uses SAP ERP in the procurement process carried out. VSM can  help  find  waste  that  appears  in  the  procurement  service  process.  Waste  that appears  can  lead  to  the  addition  of  the  length  of  the  procurement  process.  In addition, the study also focuses on the Service Level Agreement or SLA which is a contract  between  the  service  provider  and  its  customers  that  documents  what services  the  provider  will  provide  and  defines  the  service  standards  that  must  be met by the provider. SLA contains about formal or informal contracts between the
provider and the end user of the service (customer). The purpose of this research is to identify waste and activities that cause waste in the procurement process, make improvements  in  the  length  of  the  procurement  process  by  minimizing  waste  that occurs  using  the  VSM  (Value  Streaming  Mapping)  method  and  determining  the service level agreement (standard long process) in the procurement process of PT. Petrochemical  Gresik.  The  results  of  the  research  are  expected  to  waste  in  the procurement  process  of  goods  at  PT  Petrokimia  Gresik  can  be  identified  so  that efforts  can  be  made  to  repair  and  minimize  waste  using  the  VSM  (Value  Stream Mapping) method and finally get the procurement process that is getting faster and poured in a service level agreement.

## Keywords: lean, waste; service level agreement; value stream mapping; PT Petrokimia Gresik

## Pendahuluan
Penggunaan teknologi informasi di kalangan organisasi semakin marak, didukung oleh  kompetisi  yang  telah  berubah  dari  monopoli  menjadi  pasar  bebas.  Secara  tidak langsung,  perusahaan  yang  telah  memanfaatkan  teknologi  informasi  berubah  menjadi sangat  efisien  dan  efektif  dibandingkan  perusahaan  yang  sebagian  prosesnya  masih dikelola  secara  manual.  Pada  era  digital,  teknologi  informasi  memasuki  fase  baru sebagai suatu fasilitas yang dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan. Implementasi  teknologi  informasi  yang  dipercaya  dapat  membantu  meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis perusahaan tidak terlepas dari proses pengelolaan layanan  teknologi  informasi  yang  harus  diterapkan  perusahaan  kepada  setiap penggunanya.
Kemajuan teknologi dan globalisasi juga mendorong perkembangan dalam dunia bisnis  yang  semakin  pesat.  Perkembangan  lingkungan  bisnis  ini  tentunya  akan berdampak pada meningkatnya persaingan usaha. Sistem pengadaan konvensional yang sudah  biasa  dilakukan  membutuhkan  waktu  yang  lama,  sehingga  dipandang  menyia- nyiakan waktu dan biaya, kurangnya informasi serta kompetisi yang kurang sehat yang berakibat terhadap kualitas pengadaan, terjadi eksklusi terhadap pemasok potensial dan pemberian  hak  khusus  terhadap  pemasok  tertentu (Tatsis,  Mena,  Van  Wassenhove,  & Whicker,  2006) .  Dalam  upaya  menutupi  kelemahan-kelemahan  proses  pengadaan konvensional dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengadaan perlu dimanfaatkan keberadaan  teknologi  informasi  yang  kian  berkembang  saat  ini,  salah  satunya  adalah dengan menerapkan e-procurement.
PT  Petrokimia  Gresik  merupakan  salah  satu  produsen  pupuk  yang  berstatus sebagai anak perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bernaung di bawah Holding  Company  PT  Pupuk  Indonesia  (Persero)  sejak  tahun  2012.  PT  Petrokimia Gresik  merupakan  salah  satu  perusahaan  yang  sudah  menerapkan  pengadaan  dengan sistem  e-procurement  sejak  tahun  2006.  Selain  menggunakan  e-procurement,  PT. Petrokimia  Gresik  juga  menggunakan  ERP  SAP  dalam  proses  pengadaan  yang dilakukan.  E-procurement  merupakan  integrasi  dan  manajemen  elektronik  terhadap
semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembelian, pemberian hak pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey & Fossey, 2004) .
Dengan  dilaksanakannya  proses  pengadaan  secara  kombinasi  (SAP  &  e- procurement)  menimbulkan  suatu  permasalahan  baru  terkait  dengan  kinerja  dan efisiensi  pengadaan.  Aplikasi  e-procurement  diharapkan  mampu  membawa  manfaat bagi  para  penggunanya  seperti  adanya  standarisasi  proses  pengadaan,  terwujudnya transparansi  dan  efisiensi  pengadaan  yang  lebih  baik,  proses  pengadaan  yang  lebih kompetitif  dan  akuntabel  serta  mendukung  pertanggung-jawaban  proses  pengadaan. Namun pada kenyataannya, e-procurement masih memiliki kelemahan-kelemahan serta hambatan-hambatan dalam proses pelaksanaannya, seperti masih adanya dokumen hard file. (Satapathy,  Gunasekaran,  Sahoo,  Amit,  &  Rodrigues,  2009) ,  menjelaskan  bahwa beberapa  instansi  lebih  nyaman  menggunakan  sistem  sebelumnya  (pengadaan konvensional),  kurangnya  skill  dan  pengetahuan  tentang  e-procurement  serta  jaminan keamanan sistem tersebut menjadi pendukung kurang diminatinya penggunaan sistem.
Atas  penggunaan  dua  sistem  yang  berdampingan  tersebut,  muncul  kendala kendala dalam proses pengadaan barang di PT. Petrokimia Gresik, terutama pada lama proses  pengadaan  barang.  Tabel  berikut  menjelaskan  lama  proses  pengadaan  barang dalam kurun waktu 2016-2019.

## Tabel 1 Waktu Rata-Rata Proses Pengadaan Barang PT Petrokimia Gresik
Tahun Metode Pengadaan Target rata rata proses pengadaan (days) Actual rata rata proses pengadaan (days) 2016 Pelelangan terbuka, Pelelangan terbatas, Penunjukkan  langsung  dan Pemilihan langsung menggunakan  E-procurement, SAP 42,5 170,8 2017 Pelelangan terbuka, Pelelangan terbatas, Penunjukkan  langsung  dan Pemilihan langsung menggunakan  E-procurement, SAP 42,5 134.31 2018 Pelelangan terbuka, Pelelangan terbatas, Penunjukkan  langsung  dan Pemilihan langsung menggunakan  E-procurement, SAP 42,5 119,4 2019 Pelelangan  terbuka,  Pelelangan terbatas,  Penunjukkan  langsung 42,5 150,4
dan Pemilihan langsung menggunakan E-procurement, SAP
Untuk mencapai service level agreement berbasis layanan, maka dibutuhkan data lama  proses  pengadaan  barang  dari  awal  hingga  akhir  serta  mengetahui  letak  waste dalam  satu  siklus  proses  tersebut.  Saat  ini  sistem  procurement  yang  digunakan  PT Petrokimia Gresik belum mampu menemukan letak waste secara pasti. Untuk itu perlu langkah penyelesaian permasalahan dengan tepat, serta jaminan  kepastian atas kualitas layanan yang telah disepakati dengan pengguna sistem tersebut yang menjadi salah satu aspek  penting  dalam  penerapan  manajemen  teknologi  informasi.  Penelitian  ini  akan berfokus  pada  pembahasan  mengenai  bagaimana  mempercepat  proses  pengadaan dengan  mengevaluasi  waste  yang  terjadi  dalam  alur  proses  pengadaan  menggunakan metode  Value  Stream  Mapping  Analysis  Tools.  Selain  mengevaluasi  dan  mencari perbaikan  dari  waste  yang  terjadi  dalam  alur  proses  pengadaan,  fokus  bahasan  untuk membantu  mempercepat  proses  pengadaan.  Mengacu  pada  penelitian  yang  didasarkan oleh metode Value Stream Mapping Analysis Tools, metode tersebut digunakan untuk mengidentifikasi  waste  yang  terjadi  dalam  proses  pengadaan.  Peneliti  melakukan identifikasi pada seluruh rangkaian proses pengadaan.
Value  stream  mapping  adalah  salah  satu  tool  dalam  lean  manufacturing  yang memetakkan  aliran  bahan  baku  atau  material  dan  informasi  mulai  dari  kedatangan, proses  yang  terjadi,  hingga  suatu  produk sampai  ke  konsumen.  Value  stream  mapping merupakan  peralatan  visual  yang  digunakan  untuk  menemukan  dan  mengeliminasi waste (Halim  &  Palit,  2016) .  Value  stream  mapping  adalah  tool  grafik  dalam  lean manufacturing  yang  membantu  melihat  flow  material  dan  informasi  mulai  dari  raw material  sampai  diantar  ke  customer.  Oleh  karena  itu  VSM  dapat  membantu menemukan waste yang muncul dalam proses pelayanan pengadaan.
Selain itu, penelitian ini juga menitikberatkan pada Service Level Agreement atau SLA  yang  merupakan  kontrak  antara  penyedia  layanan  dan  pelanggannya  yang mendokumentasikan  layanan  apa  yang  akan  disediakan  oleh  penyedia  dan mendefinisikan standar layanan yang harus dipenuhi oleh penyedia. SLA berisi tentang kontrak  formal  atau  informal  antara  pihak  penyedia  dan  pengguna  akhir  layanan (customer). Manfaat service level agreement menguntungkan kedua belah pihak dengan memberikan kejelasan mutlak tentang apa yang dapat diharapkan dari hubungan bisnis. Berdasarkan penelitian terdahulu yang dilakukan oleh (Sample et al., 2009) , (Plotnikov, Pasapera,  Sabass,  &  Waterman,  2012) , (Parsa,  Movahedi,  Taghipour,  Derrible,  & Mohammadian,  2020) serta  penelitian (Chu  et  al.,  2017) yang  banyak  melakukan penelitian  pada  lean  JIT  Purchasing,  lean  six  sigma  dan  lean  thinking  yang  berbeda dengan  penelitian  ini.  Sedangkan  yang  mendasari  penelitian  ini  adalah  penelitian (Sankararaman et al., 2018) yang telah meneliti pengadaan barang pada industri farmasi dengan  metode  studi  kasus.  Perbedaan  penelitian ini  dengan  penelitian (Sankararaman et  al.,  2018) yaitu  pada  penelitian  kali  ini  lebih  menitikberatkan  pada  Service  Level
Agreement (SLA) yang merupakan kontrak antara penyedia layanan dan pelanggannya agar dapat terjadi efektivitas dan efisiensi biaya, bukan pada prosedur supply chain pada proses  pengadaan  barang.  Berdasarkan  perumusan  masalah  yang  diutarakan  diatas, maka  penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengidentifikasi  waste  dan  aktivitas  yang menimbulkan  waste  pada  proses  pengadaan  barang.  Melakukan  perbaikan  di  dalam lama proses pengadaan barang dengan meminimalkan waste yang  terjadi menggunakan metode  VSM  (Value  Streaming  Mapping)  dan  menentukan  service  level  agreement (standar lama proses) pada proses pengadaan barang PT Petrokimia Gresik.

## Metode Penelitian
Pendekatan  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  pendekatan  kualitatif dengan  metode  studi  kasus  deskriptif.  Pendekatan  kualitatif  adalah  pendekatan penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi objek alamiah di mana peneliti adalah  sebagai instrumen  kunci,  teknik  pengumpulan  data  dilakukan  secara  triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian lebih menekankan makna dari  pada  generalisasi (Sugiyono,  2004) .  Menurut (Nazir,  2005) metode  deskriptif adalah  metode  penelitian  untuk  membuat  gambaran  mengenai  situasi  atau  kejadian, sehingga metode ini berkehendak mengadakan akumulasi data dasar belaka.
Studi kasus atau penelitian kasus adalah penelitian tentang status subjek penelitian yang  berkenaan  dengan  suatu  fase  spesifik  atau  khas  dari  keseluruhan  personalitas (Maxfield dalam Nazir, 2005) . Sedangkan menurut (Ashraf, Karlan, & Yin, 2006) , studi kasus  adalah  inkuiri  empiris  yang  menyelidiki  fenomena  di  dalam  konteks  kehidupan nyata,  bilamana  batas-batas  antara  fenomena  dan  konteks  tak  tampak  dengan  jelas  di mana multi-sumber bukti dimanfaatkan. Metode studi kasus dipilih karena penelitian ini menggunakan pertanyaan “bagaimana”. Hal ini sesuai dengan penyataan (Zhang et al., 2002) yang  menjelaskan  bahwa  studi  kasus  merupakan  strategi  yang  lebih  cocok  bila pokok pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan “how” dan “why”.
Desain penelitian dilakukan untuk membandingkan waktu proses order spare part sebelum dilakukan optimasi dengan waktu proses order lelang setelah optimasi tahapan proses.  Penelitian  ini  menggunakan  metode  Value  stream  mapping  untuk menggambarkan  kegiatan-kegiatan  yang  sedang  berjalan  di  saat  proses  pelelangan. Penelitian  diawali  dengan  melakukan  pengamatan  terhadap  proses  yang  berjalan  dan wawancara  dengan  pihak-pihak  yang  terkait  sehingga  penggambaran  Value  stream mapping  yang  dilakukan  sesuai  dengan  kondisi  aktual  yang  ada.  Hasil  penggambaran dari  Value  stream  mapping  tersebut  akan  dianalisis  berdasarkan  tipe  waste  yang  ada pada metode lean manufacturing, dari masing-masing kegiatan tersebut. Selain itu akan dilakukan performance appraisal untuk mencapai service level agreement di departemen pengadaan barang PT. Petrokimia Gresik.

## Hasil dan Pembahasan

## A. Analisis dan Interpretasi Data
Pada  bab  ini  akan  dilakukan  analisis  terhadap  data  hasil  dari  simulasi  yang telah dibuat. Hasil output simulasi perbaikan dan penyebab lamanya lead time pada proses pelelangan akan dibahas pada bab ini. Pada output kecepatan tersebut terdapat komponen  data  waktu  yang  dapat  di  analisis  menggunakan  pareto  diagram  untuk melihat permasalahan yang dapat diselesaikan dan menggunakan analisis cause and effect  diagram  untuk  mengetahui  akar  penyebab  dari  permasalahan  tersebut.  Akar penyebab dominan diidentifikasi untuk merancang skenario perbaikan yang akan di analisis.
B. Analisis Hasil
Adanya  perbaikan  proses  pelelngan  dapat  menurunkan  lead  time  pengadaan barang.  Perbadingan  data  selama  priode  1  Juli  –  31  Desember  2020  saat  sebelum perbaikan  dan  sesudah  perbaikan  pada  periode  1  Juni  –  30  november  2021  secara umum  pada  proses  PR-PO  Barang  Non  Kontrak  mengalami  penutunan  sebesar 69,7%.  Dimana  lead  time  PR-PO  Alpata  semula  162  hari  turun  menjadi  34  hari, sedangkan untuk lead time PR-PO bahan penolong semula 83 hari turun menjadi 32 hari. Untuk lead time PR-PO barang investasi semula memiliki waktu 81 hari turun menjadi  31  hari.  Sedangkan  lead  time  untuk  PR-PO  barang  umum  semua  59  hari menjadi  21  hari.  Berikut  adalah  tabel  dan  diagram  pareto  sebelum  dan  sesudah perbaikan:
Tabel 1 Sebelum Perbaikan (1 Jul – 31 Des 2020) Kode Permasalahan Rata-rata % %Kum A1 Lead Time PR-PO Alpata 162 42,1% 42,1% A2 Lead Time PR-PO Bahan Penolong 83 21,5% 63,6% A3 Lead Time PR-Barang Investasi 81 21,1% 84,4% A4 Lead Time PR-Barang Umum 59 15,2%  100,0% Jumlah Rata-rata 385 100% 96 Tabel 2 Sesudah Perbaikan (1 Jun – 30 Nov 2021) Kode Permasalahan Rata-rata % %Kum A1 Lead Time PR-PO Alpata 34 28,7% 28,7% A2 Lead Time PR-PO Bahan Umum 32 27,2% 56,0% A3 Lead Time PR-Barang Investasi 31 26,2% 82,2% A4 Lead Time PR-Barang Penolong 21 17,8%  100,0% Jumlah Rata-rata 117 100%
29

## Gambar 1 Diagram Pareto Sebelum dan Sesudah Perbaikan

## C. Cause and Effect Diagram
Cause  and  Effect  diagram  atau  yang  disebut  juga  dengan  fishbone  diagram merupakan  diagram  sebab-akibat  ini  merupakan  salah  satu  tool  yang  dapat digunakan untuk mengidentifikasi penyebab permasalaha-permasalahan yang terjadi. Ketika  ditemukan  adanya  kecacatan  atau  defect  pada  produk,  error,  ataupun permasalahan lainnya, maka diperlukan adanya analisa untuk mengetahui penyebab- penyebab  potensial  yang  secara  signifikan  mempengaruhinya.  Cause  and  effect diagram  sangat  berguna  dalam  melakukan  analisa  dan  langkah  perbaikan  DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control). DMAIC adalah suatu pendekatan dalam  menyelesaikan  suatu  permasalahan.  Diagram  sebab-akibat  ini  menunjukkan faktor-faktor  penyebab  permasalahan,  yang  secara  umum  diklasifikasikan  ke  dalam kategori materials, machines, methods, measurements, environment, dan people.
Lambatnya proses pelelangan yang terjaddi di Departemen Pengadaan Barang PT. PG terjadi akibat beberapa faktor, adapun hasil peninjauan langsung yang telah dilakukan  sesuai  dengan  fakta  di  lapangan.      Dari  fakta-fakta  tersebut  dipaparkan beberapa temuan sebagai berikut:
a. Tidak ada sistem untuk melihat PO sudah dikirm ke Vendor atau belum
b. Dokumen tender manual / hardcopy
c. Legalisasi Dokumen Tender manual
d. Pengiriman PR masih manual
e. Belum ada sistem monitoring Proses Tender yang terintegrasi dan terstandarisasi
f. Evaluasi Tender masih manual
g. Revisi berulangkali dari atasan
h. Penciptaan Dokumen Tender (Usulan Pemenang, Persetujuan PO) manual Berikut  adalah  tabel  perbandingan  sebelum  dan  sesudah  perbaikan.  Kondisi saat sebelum perbaikan, sebanyak 17% terjadi masalah evaluasi tender yang manual, penciptaan  dokumen  tender  (usulan  pemenang,  persetujuan  PO)  manual  sebesar 17%, legalisasi dokumen tender manual sebesar 17%, pengiriman PR masih manual 14%,  belum  adanya  sistem  monitoring  proes  tender  yang  terintegrasi  dan
terstandarisasi  sebesar  11%,  dokumen  tender  manual/hardcopy  sebesar  10%,tidak ada sistem untuk melihat PO sudah dikirim ke vendor sebesar 8%, proses revisi yang berulang  kali  sebesar  4%.  Setelah  diadakan  perbaikan  pada,maka  urutan permasalahan  berubah  sesuai  tabel  di  bawah  ini,  jumlah  permasalahan  secara  total saat  sebelum  perbaikan  adalah  144,  turun  menjadi  45  yang  artinya  ada  penurunan sebesar 68,75% dimana kondisi sesudah perbaikan mengalami optimalisasi dan dapat meminimalkan permasalahan selama proses tender.
Tabel 3 Sebelum Perbaikan (1 Jul – 31 Des 2020) Kode Permasalahan Jumlah % %Kum A2 Evaluasi tender masih manual 25 17% 17% A3 Penciptaan dokumen tender (usulan pemenang, persetujuan PO) manual 25 17% 35% A4 Legalisasi PR dokumen Tender manual 25 17% 52% A8 Pengiriman PR masih manual 20 14% 66% A1 Belum ada sistem monitoring proses tender yang terintegritas dan terstandarisasi 16 11% 77% A5 Dokumen tender manual/hardcopy 15 10% 88% A7 Tidak ada sistem untuk melihat PO sudah dikirim ke Vendor belum 12 8% 96% A6 Revisi berulangkali dari atasan 6 4% 100% Jumlah 117 100% Tabel 4 Sesudah Perbaikan (1 Jun – 30 Nov 2021) Kode Permasalahan Jumlah % %Kum A2 Evaluasi tender masih manual 15 33% 33% A3 Penciptaan dokumen tender (usulan pemenang, persetujuan PO) manual 5 11% 56% A4 Legalisasi PR dokumen Tender manual 10 22% 78% A8 Pengiriman PR masih manual 5 11% 78% A1 Belum ada sistem monitoring proses tender yang terintegritas dan terstandarisasi 4 9% 87% A5 Dokumen tender manual/hardcopy 15 10% 88% A7 Tidak ada sistem untuk melihat PO sudah dikirim ke Vendor belum 3 7% 93% A6 Revisi berulangkali dari atasan 2 4% 98% Jumlah 45 100%

## Gambar 2 Diagram Pareto Sebelum dan Sesudah Perbaikan
Berikut  adalah  tabel  yang  diduga  penyebab  dari  akar  permasalahan  proses pelelangan yang terjadi saat ini di PT. PG:

## Tabel 5 Akar Permasalahan Proses Pelelangan di PT PG
Kategori Penyebab langsung Penyebab Tidak langsung Lingkungan Tingginya frekuensi User peminta  barang menelpon  Buyer untuk menanyakan proses tender User  peminta  barang  tidak  dapat melihat tahapan proses tender Belum  ada sistem monitoring Proses Tender yang terintegrasi dan terstandarisasi Metode Proses Evaluasi Tender lama Proses  Evaluasi  Tender  masih manual  dengan  mencetak  dokumen penawaran vendor Evaluasi Tender masih manual Metode Penciptaan  Dokumen  Tender (Usulan  Pemenang,  Persetujuan PO)  membutuhkan  waktu  yang lama Dokumen Tender harus direvisi dan dicetak berulang kali Penciptaan Dokumen Tender (Usulan  Pemenang,  Persetujuan PO) manual Metode Legalisasi Dokumen Tender (DUR, Usulan Pemenang, Persetujuan PO, PO) membutuhkan waktu yang lama Dokumen Tender harus dicetak dan legalisasi  tidak  dapat  dilakukan apabila atasan tidak ada ditempat Legalisasi Dokumen Tender manual Metode Proses  tahapan  Tender  tidak dapat dimonitor Buyer membuat personal monitoring masing-masing dan tidak standar Belum  ada sistem monitoring Proses Tender yang terintegrasi dan terstandarisasi Manusia Buyer kesulitan memprioritaskan pekerjaan Setiap  Dokumen  tender  belum  ada informasi prioritas Dokumen tender manual / hardcopy Manusia Human Error Staf lelah dan Jenuh Staf sering Overtime
Terdapat  Revisi  berulangkali  dari atasan Manusia Human Error Buyer  lupa  mengirim  PO  ke rekanan Tidak ada  sistem  untuk melihat  PO sudah dikirm ke Vendor atau belum Alat Buyer  kesulitan  memilih  PR yang sejenis untuk dijadikan satu tender yang sama Disposisi  Dokumen  PR  dicetak hardcopy dan diterima oleh Buyer Pengiriman PR masih manual Bahan Kehilangan  Dokumen  Evaluasi Tender Dokumen  Evaluasi  Tender  tidak dapat dimonitor Evaluasi Tender masih manual
Berdasarkan  klasifikasi  permasalahan  di  atas,  berikut  adalah  cause-effect diagram dari penyebab tingginya lead time dari proses purchase requisitions hingga proses purchase order (PO):

## Gambar 3 Cause-Effect Diagram Proses PR – PO
Untuk  mengetahui  secara logis  korelasi  akar  penyebab  dengan akibat,  berikut adalah tabel analisa  akar penyebab dan penyebab langsung:
a. Lingkungan
Belum  ada  sistem  monitoring  Proses  Tender  yang  terintegrasi  dan terstandarisasi (Akar Penyebab Masalah) , akibatnya User peminta barang tidak dapat melihat tahapan proses tender sehingga mengakibatkan Tingginya frekuensi User  peminta  barang  menelpon  Buyer  untuk  menanyakan  proses  tender (Penyebab Langsung)
1) Metode Evaluasi Tender masih manual (Akar Penyebab Masalah) , akibatnya Proses  Evaluasi  Tender  dengan  mencetak  dokumen  penawaran  vendor sehingga mengakibatkan Proses Evaluasi Tender lama (Penyebab Langsung)
2) Penciptaan  Dokumen  Tender (Usulan  Pemenang,  Persetujuan  PO) manual (Akar  Penyebab  Masalah) ,  akibatnya  Dokumen  Tender  harus  direvisi  dan dicetak  berulang  kali  sehingga  mengakibatkan  penciptaan  Dokumen  Tender (Usulan  Pemenang,  Persetujuan  PO) membutuhkan  waktu  yang  lama (Penyebab Langsung)
3) Legalisasi  Dokumen  Tender  manual (Akar  Penyebab  Masalah) ,  akibatnya Dokumen  Tender  harus  dicetak  dan  legalisasi  tidak  dapat  dilakukan  apabila atasan tidak ada ditempat sehingga mengakibatkan legalisasi Dokumen Tender (DUR,  Usulan  Pemenang,  Persetujuan  PO,  PO) membutuhkan  waktu  yang lama (Penyebab Langsung)
4) Belum  ada  sistem  monitoring  Proses  Tender  yang  terintegrasi  dan terstandarisasi (Akar Penyebab Masalah) , akibatnya Buyer membuat personal monitoring  masing-masing  dan  tidak  standar  sehingga  mengakibatkan  Proses tahapan Tender tidak dapat dimonitor (Penyebab Langsung)
b. Manusia
1) Dokumen  tender  manual  /  hardcopy (Akar  Penyebab  Masalah) ,  akibatnya setiap Dokumen tender belum ada informasi prioritas sehingga mengakibatkan Buyer kesulitan memprioritaskan pekerjaan (Penyebab Langsung)
2) Terdapat  Revisi  berulangkali  dari  atasan (Akar  Penyebab  Masalah) , akibatnya  Staf sering overtime dan lelah serta jenuh sehingga mengakibatkan sering terjadi human error (Penyebab Langsung)
3) Tidak ada sistem untuk melihat PO sudah dikirim ke Vendor atau belum (Akar Penyebab Masalah) , akibatnya Buyer lupa mengirim PO ke rekanan sehingga mengakibatkan sering terjadi human error (Penyebab Langsung)
c. Alat
Pengiriman  PR  masih  manual (Akar  Penyebab  Masalah) ,  akibatnya
Disposisi  Dokumen  PR  dicetak  hardcopy  dan  diterima  oleh  Buyer  sehingga mengakibatkan  Buyer  kesulitan  memilih  PR  yang  sejenis  untuk  dijadikan  satu tender yang sama (Penyebab Langsung)
d. Bahan
Evaluasi  Tender  masih  manual (Akar  Penyebab  Masalah) ,  akibatnya Dokumen  Evaluasi  Tender  tidak  dapat  dimonitor    sehingga  mengakibatkan Kehilangan Dokumen Evaluasi Tender (Penyebab Langsung)

## D. Optimalisasi Service Level
Untuk  mencapai  optimalisasi  service  level  dalam  proses  pengadaan  barang (tender)  di  PT.  Petrokimia  Gresik  perlu  dilakukan  oleh  manajemen  dalam memperbaiki  proses  pelelangan  tersebut.  Apabila  ditinjau  lebih  lanjut  penggunaan program  aplikasi  web  SIPS  saat  ini  meningkatkan  proses  plan-do-check-action (PDCA)  dan  pada  akhirnya  tercapai  pelayanan  prima  untuk  setiap  fungsi  yang terlibat  di  dalam  proses  tender.  Sedangkan  penggunaan  aplikasi  web  SIPS  juga memepermudah  unit  kerja  dalam  memonitoring  proses  tender  dan  evaluasi  tender, dapat  mengontrol  waktu  pada  setiap  tahapan  tender,  mempermudah  dan mempercepat proses pembuatan dokumen tender sampai dengan legalisasi, dan juga berdampak  positif  pada  proses  approval  dan  juga  pengambilan  keputusan.  Dengan pemanfaatan  aplikasi  SIPS  ini  juga  menunjukkan  bahwa  perusahaan  telah mendukung transformasi industri 4.0 dan juga mendukung program cinta lingkungan yaitu meminimalkan penggunaan kertas.

## Kesimpulan
Berdasarkan  tujuan  penelitian  yang  telah  dirumuskan  dan  hasil  penelitian  yang telah dilakukan. berikut beberapa poin yang menjadi kesimpulan dalam penelitian ini:
Dari  hasil  penelitian  dapat  disimpulkan  bahwa  waktu  pemrosesan  pengadaan barang (tender) memiliki lead time 222,09 hari yang artinya memiliki alur waktu yang cukup  panjang  dengan  banyaknya  purchase  requisitions  yang  masuk  pada  departemen pengadaa  barang  PT.  PG.  Berdasarkan  analisa  data,  didapatkan  bahwa  value  added sebelum  perbaikan  adalah  11.360  menit  dan  setelah  perbaikan  adalah  11.695  menit terdapat kenaikan nilai Added Value sesudah perbaikan dikarenakan adanya pekerjaan replikasi  pembuatan  DUR,  Rekap  Penawaran  Vendor,  dan  Negosiasi  di  SIPS. Didapatkan  non-value  added  sebelum  perbaikan  adalah  28.940  menit  dan  setelah perbaikan  menurun  menjadi  5.940  menit  yang  artinya  mengalami  penurunan  sebesar 23.000  karena  seluruh  pekerjaan  telah  digital  dengan  adanya  aplikasi  SIPS  sehingga tidak  diperlukan  lagi  mobilisasi  dokumen,  dapat  disimpulkan  bahwa  terjadi  efisiensi hari  kerja  sebesar  50  hari  kerja  atau  setara  70  hari  kalender.  Untuk  meningkatkan kecepatan proses pengadaan barang di PT Petrokimia Gresik, maka dibutuhkan aplikasi web SIPS 4.0. Hal ini dikarenakan secara internal, departemen pengadaan barang dapat memonitoring  proses  tender  dan  evaluasi  tender,  dapat  mengontrol  waktu  di  tiap tahapan  proses  tender,  mempermudah  dan  mempercepat  proses  pembuatan  dokumen tender sampai dengan Legalisasi, mempermudah dan mempercepat waktu approve oleh Approver dalam mengambil keputusan, SDM lebih efisien dan optimal, serta dokumen tender menjadi lebih aman

## BIBLIOGRAFI
Ashraf,  Nava,  Karlan,  Dean,  &  Yin,  Wesley.  (2006).  Tying  Odysseus  to  the  mast: Evidence  from  a  commitment  savings  product  in  the  Philippines. The  Quarterly Journal of Economics , 121 (2), 635–672. Google Scholar
Chaffey, Lisa, & Fossey, Ellie. (2004). Caring and daily life: Occupational experiences of women living with sons diagnosed with schizophrenia. Australian Occupational Therapy Journal , 51 (4), 199–207. Google Scholar
Chu, Derrick M., Ma, Jun, Prince, Amanda L., Antony, Kathleen M., Seferovic, Maxim D., & Aagaard, Kjersti M. (2017). Maturation of the infant microbiome community structure  and  function  across  multiple  body  sites  and  in  relation  to  mode  of delivery. Nature Medicine , 23 (3), 314–326. Google Scholar
Halim,  Kristina,  &  Palit,  Herry  Christian.  (2016).  Perbaikan  Proses  Penerimaan  Spare Part  dengan  Menghilangkan  Peran  Gudang  Main  Store:  A  Case  Study. Jurnal Titra , 4 (2), 257–264. Google Scholar
Maxfield  dalam  Nazir.  (2005). Penerapan  Activity  Based  Costing  (ABC)  Systemuntuk Menentukan Harga Pokok Produksi (Studi Pada PT. Indonesia Pet Bottle Pandaan Pasuruan) . Google Scholar
Nazir, Nazir A. (2005). Person-culture fit and employee commitment in banks. Vikalpa , 30 (3), 39–52. Google Scholar
Parsa,  Amir  Bahador,  Movahedi,  Ali,  Taghipour,  Homa,  Derrible,  Sybil,  & Mohammadian,  Abolfazl  Kouros.  (2020).  Toward  safer  highways,  application  of XGBoost and SHAP for real-time accident detection and feature analysis. Accident Analysis & Prevention , 136 , 105405. Google Scholar
Plotnikov,  Sergey  V,  Pasapera,  Ana  M.,  Sabass,  Benedikt,  &  Waterman,  Clare  M.
(2012). Force fluctuations within focal adhesions mediate ECM-rigidity sensing to guide directed cell migration. Cell , 151 (7), 1513–1527. Google Scholar
Sample,  Pamela  A.,  Girkin,  Christopher  A.,  Zangwill,  Linda  M.,  Jain,  Sonia,  Racette, Lyne,  Becerra,  Lida  M.,  Weinreb,  Robert  N.,  Medeiros,  Felipe  A.,  Wilson,  M. Roy,  &  De  León-Ortega,  Julio.  (2009).  The  african  descent  and  glaucoma evaluation  study  (ADAGES):  Design  and  baseline  data. Archives  of Ophthalmology , 127 (9), 1136–1145. Google Scholar
Sankararaman, G., Suresh, Mr S., Komatheswari, Ms T., Surulivel, S. T., Selvabaskar, S.,  Vijayanand,  V.,  &  Rengarajan,  V.  (2018).  A  study  on  relationship  between price  of  us  dollar  and  selected  commodities. International  Journal  of  Pure  and Applied Mathematics , 119 (15), 203–224. Google Scholar
Satapathy,  A.  K.,  Gunasekaran,  G.,  Sahoo,  S.  C.,  Amit,  Kumar,  &  Rodrigues,  P.  V.
(2009).  Corrosion  inhibition  by  Justicia  gendarussa  plant  extract  in  hydrochloric
acid solution. Corrosion Science , 51 (12), 2848–2856. Google Scholar
Sugiyono, Agus. (2004). Perubahan Paradigma Kebijakan Energi Menuju Pembangunan yang Berkelanjutan. Dipresentasikan Pada Seminar Akademik Tahunan Ekonomi I, Pascasarjana FEUI & ISEI , 8–9. Google Scholar
Tatsis, Vassilios, Mena, Carlos,  Van Wassenhove, Luk N., & Whicker, Linda. (2006). E-procurement  in  the  Greek  food  and  drink  industry:  drivers  and  impediments. Journal of Purchasing and Supply Management , 12 (2), 63–74. Google Scholar
Zhang, Hong Fu, Sun, Min, Zhou, Xin Hua, Fan, Wei Ming, Zhai, Ming Guo, & Yin, Ji Feng.  (2002).  Mesozoic  lithosphere  destruction  beneath  the  North  China  Craton: evidence  from  major-,  trace-element  and Sr–Nd–Pb  isotope  studies  of  Fangcheng basalts. Contributions  to  Mineralogy  and  Petrology , 144 (2),  241–254. Google Scholar

## Copyright holder:
Galih Nurhadyan, Erma Suryani (2022)

## First publication right:
Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia
This article is licensed under: