## S U R Y A    A B D I M A S
Vol. 8 No. 2 (2024) pp. 253 - 262
Available online at: http://jurnal.umpwr.ac.id/index.php/abdimas/index p-ISSN: 2580-3492 e-ISSN: 2581-0162

## Pendampingan  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Sebagai  Upaya Menciptakan Daftar Arsip
Irma Narulita Sihotang, Nur Alvi Fadhilatus Sa'adah, Sindi Pramada Sari, Yanuar Putri Ayu El Dina, Zahira Nathasa, Moh. Safii
Universitas Negeri Malang Jl. Cakrawala No.5, Sumbersari, Kec. Lowokwaru, Kota Malang, Jawa Timur 65145, Indonesia | moh.syafii@um.ac.id | DOI: https://doi.org/10.37729/abdimas.v8i1.4047 |

## Abstrak
Tujuan dari dilaksanakannya pengabdian ini untuk mengelola arsip dinamis inaktif yang sebelumnya terabaikan sehingga menjadi tidak tertata. Metode yang dilakukan yakni metode partisipatif yang terdiri dari wawancara, pendampingan dan observasi. Hasil kegiatan magang ini antara lain : 1) memilah mana yang arsip dan non arsip kemudian dikelompokan berdasarkan tahunnya 2) klasifikasi/pemberkasan arsip  berdasarkan  jenis  dokumen  3)  pembuatan  daftar  arsip  yang  kemudian  disinkronisasikan  4) pemberian label identitas pada setiap boks arsip. Simpulan dari pengabdian ini terciptanya tatanan arsip yang lebih baik sehingga memudahkan dalam temu kembali arsip dan terjaganya informasi yang ada dalam arsip tersebut. Hasil pengabdian menunjukkan peningkatan 50% arsip dinamis telah terkelola dengan baik sesuai standar kearsipan.
Kata Kunci : Arsip dinamis, Daftar arsip, Pengelolaan arsip
This  work  is  licensed  under  a Creative  Commons  Attribution-NonCommercial  4.0 International License

## 1. Pendahuluan
Informasi kini sudah menjadi kebutuhan utama bagi masyarakat baik secara individual  atau  kelompok  organisasi  dan  institusi.  Tanpa  adanya  informasi, masyarakat akan kesulitan untuk mengakses pengetahuan dan berkomunikasi. Dalam hal ini, kantor atau institusi berperan secara krusial sebagai penyedia dan pengelola informasi.  Keberadaan  informasi  di  kantor tidak  hanya  berperan penting  secara administratif,  namun  juga  menjadi  dasar  pada  proses  pengambilan  keputusan yang  efektif.  Sejalan  dengan (Mulyapradana  et  al.,  2021) bahwa  dengan  adanya kegiatan  administrasi  di  kantor  yang  dituntut  untuk  memberikan  informasi  yang dibutuhkan secara cepat, tepat dan lengkap. Informasi tersebut dapat digunakan dasar untuk  mengambil  keputusan  dan  menentukan  kebijakan.  Dengan  demikian kantor berperan  dalam  mengelola  arsip  sebagai  bentuk  tanggungjawab  dalam menyelenggarakan sistem informasi yang efektif (Wahyudi et al., 2024) .
Arsip merupakan rekaman kegiatan yang diciptakan dan diterima oleh lembaga atau  perseorangan  yang  digunakan  untuk  menjalankan  kegiatan  dan  fungsi. Menurut  Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  43  Tahun  2009  Tentang Kearsipan, arsip merupakan rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga atau perseorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat.
Dari pernyataan  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  arsip  memiliki  peran  yang besar  untuk keberlangsungan  organisasi  atau  lembaga (Tabina,  2024 ).  Arsip berfungsi  sebagai pendukung  memori,  pendukung  keputusan,  bukti  keberadaan dan tujuan organisasi (Hamdani et al., 2024) .
Sejumlah  penelitian  telah  dilakukan  untuk    mengeksplorasi    pentingnya pengelolaan  arsip  dalam  berbagai  konteks.  Kajian  oleh (Iwata,  2023) menyoroti bahwa  pengelolaan  arsip  yang  efektif  sangat  penting  dalam  mendukung  fungsi dan  tujuan  dari  sistem  informasi  di  lembaga  publik.  Arsip  yang  tidak  terkelola dengan    baik    dapat  mengakibatkan  berbagai  masalah,  seperti  kesulitan  dalam mencari  informasi  yang  diperlukan,  risiko  kehilangan  data,  dan    kurangnya transparansi    dan    akuntabilitas  dalam  proses  pengambilan  keputusan.  Arsip berdasarkan fungsinya terbagi menjadi dua, yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Arsip  statis  merupakan  arsip  yang  sudah  habis  masa  retensinya,  namun  masih dapat  dimanfaatkan  untuk  mempelajari  sejarah  dan  pengetahuan.  Arsip  statis tidak  digunakan  secara  langsung  oleh  organisasi  dalam  kegiatan  sehari-hari (Yunda  et  al.,  2022) .  Sedangkan  arsip  dinamis  merupakan  arsip  yang  masih digunakan  dan dibutuhkan untuk kegiatan organisasi atau lembaga dalam sehari- hari.  Selaras  dengan  pendapat (Rosalin,  2017;  Hapsari  &  Suharso,  2021) bahwa arsip dinamis adalah arsip yang  masih digunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-sehari,  maka  lembaga  yang  bersangkutan  mempunyai  kewajiban  untuk mempertahankan  arsip  tersebut    dalam  waktu  tertentu.  Oleh  karena  itu,  setiap organisasi atau lembaga pencipta arsip bertanggungjawab sebagai pengelola arsip dinamis (Kurniawati et al., 2024) .
Pengelolaan arsip bertujuan untuk mempermudah  penemuan  kembali  arsip yang  akan  digunakan  sebagai  penunjang  kegiatan  sehari-hari.  Kegiatan pengelolaan  arsip  dilakukan  untuk  mempertahankan  fisiknya  dan  mencegah hilangnya  isi  informasi  yang  terkandung  di  dalamnya (Purnomo,  2018) .  Dalam praktiknya, pengelolaan arsip masih belum terlaksana dengan baik salah satunya adalah pengelolaan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang  nilai  gunanya  sudah    menurun,  namun  dalam  beberapa  kegiatan  masih dibutuhkan.  Penggunaan  arsip  dinamis  inaktif  yang  tidak  sesering  arsip  aktif menyebabkan kurangnya perhatian terhadap penyimpanan dan pengelolaannya. Pada  penelitian  dari (Hapsari  &  Suharso,  2021) yang  membahas  tentang pengelolaan  arsip  dinamis  di  kantor  kelurahan  Pojoksari,  kecamatan  Ambarawa bahwa  pada  kegiatan  pengelolaan    arsip    dinamis    inaktif    kurang  mendapatkan perhatian  seperti  penyimpanan  arsip  yang  tidak  teratur,  kurangnya  pemeliharaan terhadap perubahan arsip dinamis aktif menjadi inaktif yang tidak dilakukan  secara rutin  dan  terjadwal, tidak  adanya daftar  arsip inaktif,  dan tidak  adanya perawatan khusus (Hayati  &  Sawitri,  2018) .  Sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh (Hastuti  &  Suranto,  2017;  Handayani,  2020) membahas  tentang  pengelolaan  arsip dinamis  ditemukan  fakta  bahwa  pada  kegiatan  penataan  dan  pemeliharaan  arsip dinamis  inaktif  memiliki  beberapa  kendala,  yaitu  terbatasnya  ruangan  untuk menampung  semua  arsip  yang  telah  diciptakan,  ruang  penyimpanan  arsip  belum terpasang  AC,  kebersihan  tidak  terjaga  dan  belum  terjaga  dari  rayap,  tikus  dan serangga, serta tidak adanya jadwal rutin pemeliharaan arsip.
Sehubungan  dengan  perpindahan  Ibu  Kota  Nusantara  (IKN),  kebutuhan pengelolaan arsip semakin meningkat. Untuk menyikapi perubahan lingkungan, perlu  dilakukan  upaya  penataan  ulang  arsip  sesuai  dengan  permasalahan  dan kurun waktu. Dengan adanya daftar arsip yang terorganisasi dapat menjadi solusi untuk  memudahkan  identifikasi  dan  penemuan  kembali  arsip  secara  efektif. Pengelolaan  arsip  dinamis  inaktif  di  Kantor  Gedung  Pusat  Arsip  Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) masih kurang mendapatkan perhatian terhadap  penyelenggaraan  arsip.  Keterbatasan  sumber  daya  manusia  menjadi salah satu kendala pengelolaan arsip dinamis inaktif. Hal tersebut terlihat dengan penyimpanan arsip yang tidak ditata dengan rapi dan hanya menggunakan boks seadanya. Prosedur penataan arsip yang belum memiliki daftar arsip juga turut menjadi bukti bahwa tidak adanya perhatian khusus pada arsip dinamis inaktif sebagai  penggunaan  informasi  yang  masih  dibutuhkan.  Oleh  karena  itu,  upaya meningkatkan pengelolaan arsip  dinamis  inaktif  akan  menciptakan  sistem  yang teratur  dan  untuk  mengatasi  kendala-kendala  yang  dihadapi.  Perpindahan  Ibu kota tersebut juga berimbas pada arsip kementrian ESDM yang harus ditata dan dimigrasikan ke dalam sistem yang baru, sehingga pengabdian ini sangat penting untuk keberlanjutan arsip kementrian yang sangat vital.

## 2. Metode
Kegiatan  penciptaan  daftar  arsip  dinamis  pada  Kementerian  Energi  dan Sumber Daya Mineral dilaksanakan pada tanggal 8 Agustus 2023 sampai dengan tanggal  1  Desember  2023,  dengan  jam  kerja  mulai  pukul  08.00  sampai  dengan pukul 16.00 WIB, bertempat di gedung arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Jl. Yaktapena Raya No. 62, Pondok Ranji, kecamatan Ciputat Timur, kota Tangerang Selatan. Dalam pelaksanaan kegiatan kami mendapat bimbingan dari PT.  Indoraj  Arsip  Multiguna  sebagai  vendor  yang  dipercaya  untuk  melakukan kegiatan penciptaan daftar arsip dinamis. Metode yang digunakan dalam kegiatan ini  berupa  partisipasi  aktif,  observasi,  wawancara  dan  pendampingan.  Tim pengabdian  terlibat  aktif  dalam  mengelola  arsip  dinamis  dan  juga  melakukan pendampingan  untuk  memperkuat  keterampilan  teknis  arsiparis  kementrian ESDM.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Kegiatan  magang  dilaksanakan  selama  kurun  waktu  empat  bulan  di Gedung Pusat Arsip Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral. Kegiatan yang dilaksanakan  meliputi  pemilahan,  identifikasi  arsip,  manuver,  pemberkasan, pengebokan, pembuatan daftar arsip, sinkronisasi  dan pelabelan. Semua kegiatan tersebut  merupakan  langkah-langkah  dalam  mengelola  arsip  dinamis  pada Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Selama melakukan kegiatan ini terdapat lima biro yang dikerjakan, yakni biro keuangan, biro Pusat Pengelolaan Barang  Milik  Negara  (PPBMN),  Pusat  Data  dan  Teknologi  Informasi (PUSDATIN),  biro  perencanaan  dan  kerja  sama,  biro  Sumber  Daya Manusia (SDM),  dan  biro  Pelayanan  Informasi  Publik  dan  Kerjasama  (KLIK).  Dalam melaksanakan kegiatan dibagi menjadi lima tim, sebagai berikut:

## 3.1. Pemilahan, Identifikasi Arsip dan Manuver
Kegiatan  pertama  yang  dilaksanakan  adalah  pemilahan  dan  identifikasi arsip.  Proses  pemilahan  ini  merupakan  tahap  awal  yang  penting  dalam manajemen  arsip,  di  mana  arsip-arsip  yang  terkumpul  diidentifikasi, diklasifikasikan,  dan  dikelompokkan  berdasarkan  kriteria  tertentu (Febie Elfaladonna,  2023) .  Melalui  pemilahan  ini,  arsip-  arsip  dapat  disusun  secara sistematis,  memungkinkan  akses  yang  lebih  mudah  dan  efisien  di  masa mendatang. Selain itu, identifikasi arsip juga memungkinkan perpustakaan untuk menentukan nilai dan signifikansi dari setiap arsip, sehingga dapat diprioritaskan dalam  proses  pengelolaan  lebih  lanjut (Afrina  et  al.,  2023;  Kusno  et  al.,  2023) . Dengan demikian, kegiatan ini menjadi pondasi yang kokoh untuk pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang efektif dan efisien.
Kegiatan  pemilahan  dan  identifikasi  merupakan  tahapan  yang  dilakukan untuk   memilah  dokumen  arsip  dan  non-arsip  kemudian  mengelompokkan berkas arsip berdasarkan jenisnya. Pada biro keuangan, Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara (PPBMN), serta pada biro perencanaan dan kerja sama terdapat dua jenis arsip yang dikelompokkan yaitu berkas Surat Perintah Membayar (SPM) dan berkas umum seperti undangan, nota dinas, surat tugas dan sebagainya. Sedangkan pada biro Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) terdapat sembilan jenis berkas yaitu  Surat  Perintah  Membayar  (SPM),  berkas  Layanan  Pengadaan  Secara Elektronik (LPSE), Teknologi Informasi (TI), dokumen Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP), kerjasama, laporan, data, umum dan PTI. Lain halnya dengan biro Sumber Daya Manusia (SDM), selain Surat Perintah Membayar (SPM) dan berkas umum,  pada  biro  ini  terdapat  berkas  surat  keputusan  yang  juga dikelompokkan tersendiri. Surat keputusan  ini contohnya adalah surat keputusan pengangkatan pegawai  negeri  sipil,  pemberhentian  pegawai  negeri  sipil,  pengangkatan  tim  dan sebagainya.  Pada  biro  Komunikasi  Layanan  Informasi  Publik  dan  Kerjasama (KLIK)  terdapat  berkas  Surat  Perintah  Membayar  (SPM)  dan  pada  biro  ini terdapat  produk  utamanya  yaitu  monitoring  berita  yang  dikelompokkan tersendiri.
Kegiatan pemilahan dan identifikasi ini berlandaskan pada tata naskah dinas kearsipan  dimana  dokumen  yang  termasuk  kedalam  arsip  adalah  dokumen    yang memiliki format surat yang lengkap, yaitu kop surat, kepala  surat (nomor  surat,  hal, sifat, lampiran, tanggal), batang tubuh, penutup (nama, tanda tangan, cap) ( Gambar 1 ). Jika terdapat berkas yang tidak sesuai dengan tata naskah dinas kearsipan tersebut maka tidak  termasuk  kedalam  dokumen  arsip  dan  akan  dimasukkan  pada  usul musnah.
Selanjutnya,  kegiatan  manuver  yang  dimaksud  disini  adalah  proses pengelompokan  arsip  berdasarkan  tahun  penciptaan.  Langkah-la n g k ah   yang dilakukan  adalah  setelah dokumen dipilah dan teridentifikasi sebagai dokumen arsip, kemudian dikelompokkan sesuai tahun penciptaannya. Dokumen yang ada mulai dari tahun 2001-2021 ada juga dokumen tahun lama, yaitu tahun 1970-an hingga tahun 2000-an ( Gambar 2 ).
Gambar 1. Kondisi Berkas Sebelum Dilakukan Pemilahan, Identifikasi dan Manuver

## Gambar 2 . Proses Pemilahan, Identifikasi dan Manuver
Dokumen-dokumen yang telah teridentifikasi dan   dilakukan   manuver kemudian dilakukan pemberkasan. Kegiatan pemberkasan merupakan pengorganisasian dokumen secara  terstruktur  dalam  bentuk  berkas.  Setelah  dokumen-dokumen  teridentifikasi  dan dikelompokkan,  langkah  selanjutnya  adalah  kegiatan  pemberkasan  ( Afrina  et  al.,  2023; Bushido et al., 2023) . Pemberkasan merupakan proses pengorganisasian dokumen secara terstruktur  dalam  bentuk  berkas  atau  folder,  sehingga  melalui  kegiatan  ini,  setiap kelompok  dokumen  diberi  label  yang  jelas  dan  disusun  sesuai  dengan    urutan    atau kategori  yang  telah  ditentukan.  Dengan  adanya pemberkasan yang baik, dokumen- dokumen dapat disimpan dengan rapi dan mudah ditemukan    saat    dibutuhkan.    Selain itu,  pemberkasan  juga  membantu  dalam  mempertahankan  keaslian  dan  integritas dokumen, karena setiap dokumen ditempatkan dalam tempat penyimpanan yang aman dan  terlindungi  dari  kerusakan  atau  kehilangan (Hendriyani,  2021) .  Oleh  karena  itu, kegiatan pemberkasan merupakan langkah penting dalam upaya menjaga ketertiban dan keberlanjutan sistem pengelolaan arsip di perpustakaan atau lembaga yang bersangkutan.
Dalam  kegiatan  pemberkasan  ini  dokumen-dokumen  yang  serupa  atau  terkait dikelompokkan menjadi satu, baik dari tahun yang sama maupun tahun yang berbeda. Seperti lampiran pada dokumen Surat Perintah Membayar yang terpisah dari dokumen utamanya  yaitu lembar  SPM harus  diberkaskan, ada juga  dokumen  pendukung terkait pembebasan lahan, pemindahtanganan Barang Milik Negara (BMN), penugasan pegawai harus  diberkaskan,  selama  dokumen-dokumen  tersebut  memiliki  perihal  yang  sama. Kemudian, dokumen yang telah menjadi satu berkas tersebut diberikan kode klasifikasi berdasarkan masalah. Pemberian kode klasifikasi berdasarkan masalah ini dipergunakan pada  organisasi  yang  memiliki  tugas  dan  fungsi  yang  kompleks,  salah  satunya  adalah Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
Pedoman  yang  digunakan  dalam  pemberian  kode  klasifikasi  ini  menggunakan Kumpulan Klasifikasi Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Tahun 1976-2006. Selain itu, mengacu pada Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 052 Tahun 2006 Tentang  Tata  Persuratan  Dinas  dan  Kearsipan  Departemen  Energi  dan  Sumber  Daya Mineral.
Peraturan tersebut dipergunakan pada dokumen antara tahun 2006-2019 dan Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia No.  167.K/04/MEM/2020 Tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip  Kementerian Energi  dan  Sumber Daya Mineral yang dipergunakan untuk dokumen tahun 2020-keatas.
Setelah dokumen-dokumen sudah diberikan kode klasifikasi, kegiatan selanjutnya adalah  melakukan  penyimpanan  dokumen-dokumen  secara  teratur  dan  sistematis, kegiatan ini yang dinamakan pengebokan ( Gambar 3 ). Proses pengeboran dimulai dengan mengelompokkan  dokumen  sesuai  dengan  kode  klasifikasi  yang  sama,  kemudian  jika ditemukan  dokumen  dengan  pokok  masalah  yang  sama  bisa  dikelompokkan  juga. Contohnya,  dokumen  dengan  kode  80,  81,  82  bisa  dikelompokkan  menjadi  satu  dan dimasukkan  ke  dalam  boks  yang  sama  ( Gambar  3 ).  Selanjutnya  untuk  memudahkan dalam  penyusunan  daftar  arsip,  pada  punggung  boks  diberikan  identitas  berupa  unit pencipta, tahun, dan kode klasifikasi. Contohnya: PPBMN (unit pencipta) 2013 (tahun) 91 (kode klasifikasi).

## Gambar 3. Proses Pemberkasan dan Pengebokan

## 3.2. Penyusunan Daftar Arsip
Dalam tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan  penyusunan informasi yang  ada  pada  berkas.  Informasi  suatu  berkas  biasanya  berupa  nomor  berkas,  kode klasifikasi, perihal atau uraian informasi, kurun waktu penciptaan, jumlah berkas, tingkat perkembangan dan juga kondisi fisik (Kuswantoro & Anggraeni, 2023) . Dalam tahap ini, kegiatan yang dilakukan adalah melakukan penyusunan informasi yang terdapat pada setiap berkas. Informasi yang biasanya disusun meliputi nomor berkas, kode klasifikasi, perihal  atau  uraian  informasi,  kurun  waktu  penciptaan,  jumlah  berkas,  tingkat perkembangan, dan juga kondisi fisik dari setiap berkas (Hendrawan & Ulum, 2017) . Penyusunan  informasi  ini  memainkan  peran  penting  dalam  memudahkan identifikasi, pencarian, dan pengelolaan berkas di dalam perpustakaan atau lembaga yang bersangkutan. Dengan memiliki informasi yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik, petugas perpustakaan atau staf yang bertanggung jawab akan lebih mudah dalam memantau  dan  mengelola  koleksi  arsip,  serta  memastikan  bahwa  arsip-arsip  tersebut tetap terjaga keberadaannya dan dapat diakses dengan cepat dan efisien saat dibutuhkan (Ikrimah  &  Setiawati,  2023) .  Selain  itu,  penyusunan  informasi  yang  akurat  dan komprehensif  juga  memungkinkan  untuk  dilakukannya  analisis  dan  evaluasi  terhadap koleksi  arsip  secara  lebih  sistematis,  yang  dapat  menjadi  dasar  untuk  pengambilan keputusan  yang  lebih  baik  dalam  upaya  pengembangan  dan  perbaikan  sistem pengelolaan arsip di masa mendatang (Fathurrohman et al., 2023) .
Proses pencarian informasi dari berkas tersebut selanjutnya dimasukkan ke dalam search  box  pada  Microsoft  Excel.  Tetapi  selain  informasi  tersebut  ada  juga  beberapa informasi  yang  ditambahkan  untuk  memudahkan  dalam  kegiatan  temu  kembali berkas,  yaitu  diantaranya  nomor  item,  nomor  box  dan  letak  ruangan  penyimpanan berkas.  Nomor  item  sendiri  diberikan  oleh  pengentri  berdasarkan  urutan  dalam mengentry  suatu berkas. Di dalam suatu box akan dientri beberapa berkas, sebelum dimasukkan ke dalam search box, berkas-berkas tersebut di beri nomor dengan tujuan untuk  membedakan  antar  berkas  atau    item    yang    ada  pada  box  tersebut  sehingga nantinya bisa ditemu kembalikan dengan mudah dan tepat. Pada nomor box diberikan nomor dimana setiap tahunnya diawali dari nomor 1. Setelah melakukan entri data diberikan keterangan tambahan pada box yang terdiri dari tanggal dilakukan kegiatan entri berkas serta jumlah berkas yang ada dalam box tersebut. Selanjutnya diletakkan pada ruangan penyimpanan berkas yang yang dibedakan berdasarkan biro yang ada pada Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ( Gambar 4 ).

## Gambar 4. Proses Entri Data

## 3.3. Sinkronisasi
Tahap  berikutnya  yaitu  tahap  sinkronisasi  yang  mana  tahap  ini  merupakan proses  penggabungan  berkas  yang  sudah  dientry  ke  dalam  search  box.  Proses penggabungan atau sinkronisasi ini dilakukan berdasarkan kesamaan kode klasifikasi dan kurun waktu penciptaan suatu berkas. Proses sinkronisasi dilakukan dengan cara menyinkronkan data pada search box dan berkas fisik yang ada di dalam box. Jika pada saat  proses  sinkronisasi  ditemukan  terdapat  perbedaan  antara  berkas  yang  sudah dientry dan berkas fisik maka yang perlu dilakukan adalah mencari data back-up yang dimiliki  oleh  pengentri.  Apabila  tidak  ditemukan  pada  data  back-up  maka  bisa disisihkan  terlebih  dahulu  karena  bisa  jadi  berkas  saja  terselip  di  box  lain,  namun apabila tetap tidak ada maka bisa dientry ulang oleh penyinkron.

## 3.4. Labelling
Labelling merupakan proses pemberian label pada box arsip yang sudah melewati tahap  penyusunan  daftar  arsip  dan  juga  sinkronisasi.  Setelah  disinkronkan  box diletakkan  pada  ruang  penyimpanan  arsip  berdasarkan  bironya  masing-masing. Proses selanjutnya, box tersebut diberi label yang memuat identitas dari berkas yang ada di dalam box meliputi unit atau biro pencipta arsip, pokok permasalahan, kurun waktu atau tahun penciptaan berkas, dan kolom masalah yang mana pada bagian ini memuat jenis berkas seperti SPM ataupun Berkas Umum. Pada bagian bawah label, diberikan keterangan yang memuat lokasi penyimpanan berkas tersebut, setelah itu label bisa ditempelkan ke box (Error! Not a valid bookmark self-reference.).

## Gambar 5 . Label Box
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  dalam  pengelolaan  arsip  ini  telah terlaksana  dengan  baik.  Terdapat  peningkatan  tata  kelola  dan  pengarsipan  dalam bentuk  arsip  dinamis  inaktif  di  Kementraian  Energi  dan  Sumber  Daya  Mineral. Peningkatan tata kelola arsip dapat ditunjukkan pada mekanisme kearsipan, sebelum melaksanakan pengabdian dokumen masih dalam kondisi  manual dan belum dikelola dengan  baik  sesuai  standar,  namun  pasca  pengabdian  sekitar  50%  dokumen  telah terkelola dengan baik, sesuai  dengan  prosedur,  prinsip  kaidah pengelaan kearsipan. Perlu adanya upaya pengarsipan secara teratur dan terencana sehingga keseluruhan arsip  dapat  terdokumentasi  dengan  baik,  sehingga  memudahkan  siapapun  yang memerlukan arsip-arsip tersebut dikemudian hari dapat dicari dan ditemukan dengan mudah.

## 4. Kesimpulan
Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral berjalan dengan baik. Setelah melaksanakan beberapa kegiatan pengolahan arsip seperti pemilahan  dan  pemberkasan,  arsip  dinamis  inaktif  yang  sebelumnya  berantakan  dan bertumpuk begitu saja, arsip mulai terlihat lebih tertata sehingga dapat dikelompokkan ke dalam box-box sesuai kelompok klasifikasi dan tahunnya. Tidak hanya dimasukkan ke dalam  box,  namun  juga  di  dilakukan  penyusunan  daftar  arsip,  yang  mana  setelah menyusun daftar arsip, dilakukan juga sinkronisasi terhadap data tersebut. Setelah data telah tersinkronisasi dengan baik, boks boks kemudian diberikan label identitas. Seluruh kegiatan pengolahan tersebut dilakukan sebagai upaya untuk menciptakan tatanan arsip yang lebih baik sehingga memudahkan dalam kegiatan temu kembali arsip, dan menjaga agar informasi yang ada didalam setiap dokumen arsip tetap aman. Hasil pengabdian ini memberikan  kondisi  pengelolaan  arsip  dinamis  dari  yang  semua  manual,  tidak terorganisasi  dengan  baik  menjadi  50%  telah  terkelola  dengan  baik  sesuai  standar pengelolaan arsip.

## Acknowledgement
Terima kasih Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral yang telah memberikan izin pelaksanaan magang MBKM dan dapat melaksanakan serangkaian proses dengan baik dan lacar.

## Daftar Pustaka
A.  Hamdani,  Saleh,  T.,  Samad,  A.,  &  Adiman,  M.  F.  (2024).  Sistem  Informasi  E-Arsip Berbasis WEB di Kantor Desa Bulusari. JUSTIFY : Jurnal Sistem Informasi Ibrahimy, 2(2). https://doi.org/10.35316/justify.v2i2.3993
Afrina, C., Ardyawin, I., & Rasyid, S. (2023). Komparasi Arsip Dan Perpustakaan. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 5.
Bushido,  G.  A.,  Asmendri,  A.,  &  Muklis,  L.  S.  (2023).  Pengembangan  Aplikasi  Arsip Elektronik Administrasi di SMA N 1 Batusangkar. EDUSAINTEK: Jurnal Pendidikan, Sains Dan Teknologi, 10(3). https://doi.org/10.47668/edusaintek.v10i3.817
Fathurrohman,  F.,  Rusmini,  M.,  &  Marjono,  M.  (2023).  Pengaruh  Pengelolaan  Arsip Dinamis  Berbasis  Teknologi  Informasi  Terhadap  Kualitas  Pelayanan  dan  Efektifitas Kerja  Pegawai.  Khazanah:  Jurnal  Pengembangan  Kearsipan,  16(1).  https://doi.org/ 10.22146/khazanah.75546
Febie  Elfaladonna.  (2023).  Aplikasi  Arsip  Digital  (E-Arsip)  Data  Pegawai.  Jurnal  Ilmiah Teknik Unida, 4(1). https://doi.org/10.55616/jitu.v4i1.533
Handayani,  T.  (2020).  Sistem  Klasifikasi  Keamanan  dan  Akses  Arsip  Dinamis  (Kajian Terhadap  Sistem  Klasifikasi  Keamanan  dan  Akses  Arsip  Dinamis  pada  Universitas Pembangunan  Nasional  “Veteran”,  Jakarta  dan  Universitas  Padjadjaran,  Bandung). Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 4(2).
Hayati,  N.,  &  Sawitri,  D.  M.  (2018).  Perilaku  Pencarian  Informasi  Pemustaka  Dinas Perpustakaan  dan  Arsip  Kabupaten  Tangerang.  Buletin  Al-Turas,  24(1),  1–18. http://journal.uinjkt.ac.id/index.php/al-turats/article/view/7313
Hapsari,  Y.  A.,  &  Suharso,  P.  (2021).  Analisis  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  di  Kantor Kelurahan Pojoksari Kecamatan Ambarawa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 5(4), 555-568.
Hastuti,  L.,  &  Suranto,  S.  (2017).  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  di  Badan  Perencanaan, Penelitian  dan  Pengembangan  Daerah  (BAPPEDA)  Kabupaten  Klaten. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran-S1, 6(4), 445-455.
Hendriyani, M. (2021). Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Di Subbagian Persuratan Dan Arsip Aktif Pada Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri). Kompleksitas: Jurnal Ilmiah Manajemen, Organisasi Dan Bisnis, 10(01), 11-17.
Hendrawan,  M.  R.,  &  Ulum,  M.  C.  (2017). Pengantar  Kearsipan:  Dari  isu  kebijakan  ke manajemen. Universitas Brawijaya Press.
Ikrimah,  A.  L.  M.,  &  Setiawati,  L.  (2023).  Sistem  Pengelolaan  Arsip  pada  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten  Sukabumi.  Khazanah:  Jurnal Pengembangan Kearsipan, 16(1). https://doi.org/10.22146/khazanah.77872
Iwata, J. J. (2023). Management of inactive records by cooperatives in Lake Zone, Tanzania. Journal  of  the  South  African  Society  of  Archivists,  56.  https://doi.org/10.4314/ jsasa.v56i.10
Kurniawati, L., Utami, L. A., Oktaviana, S., & Putri, S. A. (2024). Pelatihan Perancangan UI/UX  Aplikasi  Arsip  Digital  Bagi  PKK  Kelurahan  Ragunan.  SWAGATI :  Journal  of Community Service, 1(3). https://doi.org/10.24076/swagati.2023v1i3.1081
Kusno,  K.,  Juanda,  Sulastri,  & Kadariah.  (2023).  Pentingnya Peran Arsip  di  Lingkungan Instansi.  ABDIKU:  Jurnal  Pengabdian  Masyarakat  Universitas  Mulawarman,  1(2). https://doi.org/10.32522/abdiku.v1i2.456
Kuswantoro, A., & Anggraeni, I. (2023). Pengelolaan Arsip Kartografi Di Dinas Kearsipan Dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah.  EVOKASI:  Jurnal  Kajian  Administrasi  Dan Sosial Terapan, 1(2). https://doi.org/10.20961/evokasi.v1i2.502
Mulyapradana,  A.,  Anjarini,  A.  D.,  &  Hermanto,  N.  (2021).  Pengelolaan  arsip  dinamis inaktif  di  lembaga  pendidikan  sekolah  menengah  kejuruan. Jurnal  Khatulistiwa Informatika, 5(1), 60-68.
Nihayati,  T.  B.,  &  Ati,  S.  (2016).  Analisis  Metode  Pemberkasan  Arsip  Dinamis  Aktif  di Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 5(1), 71-80.
Purnomo,  P.  (2018).  Preservasi  Sebagai  Upaya  Untuk  Menjaga  Kelestarian  Dan Memperpanjang Usia Arsip Statis Konvensional. Jurnal Pustaka Ilmiah, 4(2), 679-693.
Rosalin, S. (2017). Manajemen arsip dinamis. Universitas Brawijaya Press.
Tabina,  G.  (2024).  Analisis  Sistem  Pengelolaan  Arsip  Inaktif  di  PT  Prima  Mitra Elektrindo. Student Scientific Creativity Journal, 2(1), 48-62.
Wahyudi, H., Ambya, A., Usman, M., & Suparta, I. W. (2024). Penyuluhan Arsip Dinamis dan  Undang-Undang  Tentang  Kearsipan. BEGAWI:  Jurnal  Pengabdian  Kepada Masyarakat, 2(1), 20-24.
Yunda,  N.  R.,  Sukaesih,  S.,  &  Prahatmaja,  N.  (2022).  Pengelolaan  arsip  dinamis  dalam menunjang  tertib  administrasi  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota Bandung. Nautical: Jurnal Ilmiah Multidisiplin Indonesia, 1(7), 638-648.