## ANALISIS KOMPETENSI MAHASISWA PROGRAM STUDI SEKRETARI DALAM PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Siti Umi K.M., Joko Kumoro, Rr. Chusnu Syarifa D.K., Wahyu Rusdiyanto Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta, Indonesia ummikha@uny.ac.id , jokokum@uny.ac.id , chusnu@uny.ac.id , wahyu_rusdiyanto@uny.ac.id
ABSTRAK:  Analisis  Kompetensi  Mahasiswa  Program  Studi  Sekretari  dalam  Praktik Kerja Lapangan. Tujuan dari penelitian ini adalah: 1) Mengetahui tanggapan Dunia Usaha/Dunia Industri (DU/DI) tentang kompetensi mahasiswa Program Studi (Prodi) D3 Sekretari Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta (FE UNY); 2) Mengetahui kompetensi sekretaris yang dibutuhkan oleh DU/DI.  Penelitian  dilaksanakan  bulan  Juli  sampai  dengan  Agustus  2017.  Penelitian  ini  merupakan penelitian  deskriptif.  Pengumpulan  data  menggunakan  kuesioner  tertutup  dan  terbuka.  Populasi penelitian adalah organisasi/perusahaan yang menjadi tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL). Penarikan sampel penelitian menggunakan teknik purposive sampling . Analisis data penelitian ini menggunakan tahap-tahap  analisis  data  sebagai  berikut:  1)  mengorganisasi  data  dan  melakukan  pemeriksaan  data dengan  cermat,  2)  melakukan  pemeriksaan  ulang  terhadap  data,  3)  melakukan  pengolahan  data,  4) melakukan analisis terakhir, membuat interpretasi dan kesimpulan akhir. Hasil penelitian menunjukkan bahwa:  1)  tanggapan  sebagian  besar  DU/DI  terhadap  aspek  pengetahuan  mahasiswa  masuk  dalam kategori  baik.  Aspek  keterampilan  mendapatkan  tanggapan  baik.  Aspek  kepribadian  mendapatkan tanggapan  baik.  2)  Usulan  kompetensi  baru  yang  perlu  dikuasai  oleh  calon  sekretaris,  pihak  DU/DI menitikberaktan pada kompetensi yang berkaitan dengan penguasaan teknologi informasi dan internet.
Kata kunci : Analisis, Kompetensi Mahasiswa, Praktik Kerja Lapangan
Abstract: Competency Analysis Of Students Secretary Study Program In Field Work Practice. The  objectives  of  this  study  are:  1)  Knowing  the  response  of  the  Business  World/Industrial  World (DU/DI) about the competence of students of the Study Program (Study Program) D3 Secretary of the Faculty of Economics, Yogyakarta State University (FE UNY); 2) Knowing the secretary competencies needed  by  DU/DI.  The  research  was  conducted  from  July  to  August  2017.  This  research  was  a descriptive study. Data collection uses a closed and open questionnaire. The research population is an organization/company  that  is  the  place  for  Field  Work  Practices  (PKL)  Research  samples  using purposive sampling technique. Analysis of this research data uses the stages of data analysis as follows: 1) organizing data and checking data carefully, 2) re-checking data, 3) processing data, 4) conducting final analysis,  making  interpretations and  final  conclusions  containing research  findings.  The results showed that: 1) the responses of most of the DU/DI to the aspects of student knowledge were in the good category. Skills aspects get good responses. Personality aspects get good responses. 2) Proposals for new competencies that need to be mastered by prospective secretaries, is competencies related to the mastery of information technology and the internet.
Keywords: Analysis, Student Competence, Field Work Practice

## PENDAHULUAN
Perkembangan dan kemajuan teknologi menyebabkan perubahan yang begitu besar pada kehidupan umat  manusia.  Perubahan  yang  terjadi  karena  pengaruh  kemajuan  teknologi  mencakup  di  segala bidang. Dunia Usaha dan Dunia Industri (DU/DI) sebagai salah satu bidang yang melibatkan banyak manusia juga tidak terlepas dari pengaruh kemajuan teknologi. Kemajuan teknologi di DU/DI harus diimbangi dengan sumber daya manusia yang berkualitas.  Sumber daya manusia yang berkualitas dalam  DU/DI  dibutuhkan  sebagai smart  user teknologi  yang  diterapkan.  Perpaduan  sumber  daya manusia  yang  berkualitas  dan  teknologi  modern  adalah  modal  kuat  bagi  DU/DI  untuk  mencapai keunggulan kompetitif.
Salah satu metode yang diperlukan untuk menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas adalah pendidikan. Pendidikan merupakan cara yang tepat bagi masyarakat untuk memperoleh bekal ilmu  pengetahuan  dan  keterampilan  yang  diperlukan  dalam  kehidupan.  Program  pendidikan  yang berfokus  untuk  mencetak  lulusan  yang  siap  kerja  adalah  program  pendidikan  vokasi.  Program pendidikan vokasi perlu dikelola dan dikembangkan sebagai lembaga pendidikan yang berkualitas. Kualitas  pendidikan  vokasi  tercermin  pada  proses  penyelenggaraan  pendidikannya.  Program pendidikan vokasi yang berkualitas baik diharapkan mampu mencetak lulusan yang siap kerja dan mempunyai daya saing.
Pemerintah Indonesia di bawah kepemimpinan Preseiden Joko Widpodo (Jokowi)  juga fokus memberikan perhatian pada penguatan pendidikan vokasi di Indonesia. Penguatan pendidikan vokasi adalah bagian dari menyiapkan tenaga kerja terampil yang siap diterjunkan untuk memenuhi tuntutan dunia kerja. Seperti yang dilansir dalam artikel sebuah berita, Presiden Jokowi meminta dilakukan perombakan  dan  langkah  perbaikan  yang  konkret  terhadap  sistem  pelatihan  pendidikan  vokasi  di Indonesia (artikel online berita satu.com).
Perhatian  besar  pemerintah  terhadap  pendidikan  vokasi  merupakan  kesempatan  besar  bagi lembaga  pendidikan  vokasi  untuk  berbenah.  Mengacu  pada  program  pemerintah  tersebut,  perlu dilakukan upaya yang simultan dan komprehensif untuk menyelenggarakan pendidikan vokasi yang berkualitas.  Pembelajaran  dan  pelatihan  pada  pendidikan  vokasi  harus  disesuaikan  dengan kompetensi lulusan yang dibutuhkan di dunia kerja. Peserta didik harus mendapatkan bekal terbaik sebelum  mereka  bersaing  di  dunia  kerja.  Oleh  karena  itu,  lembaga  pendidikan  vokasi  sudah seharusnya  berani  menghapus  program  pembelajaran  dan  pelatihan  yang  tidak  relevan  dengan kebutuhan kompetensi di dunia kerja.
Pengembangan  kemampuan  akademik, softskill dan hardskill peserta  didik  penting  dilakukan untuk  mencetak  lulusan  yang  berkompeten.  Pembentukan  kompetensi  peserta  didik  pendidikan vokasi  memerlukan  pengintegrasian  antara  teori  dan  praktik  di  lapangan.  Di  Indonesia,  praktik lapangan dalam konteks pendidikan vokasi mempunyai banyak istilah  diantaranya magang, praktik kerja lapangan (PKL), internship , dan lain-lain. Prodi D3 Sekretari FE UNY merupakan  salah satu lembaga  penyelenggara  program  pendidikan vokasi. Dalam  rangka  membekali  mahasiswa dengan pengalaman nyata di DU/DI, Prodi D3 Sekretari FE UNY juga menyelenggarakan PKL.
Praktik  Kerja  Lapangan  dapat  dijadikan  komparasi  kesesuaian  antara  dunia  pendidikan  dengan dunia  kerja  dan  mengimplementasikan  rencana  tindakan  atas  permasalahan  yang  ada/terjadi  di lapangan (Katalog FE UM, 2015:118). Sutopo Rahayu (2007:3) mengungkapkan bahwa penguasaan terhadap materi tanpa diimbangi dengan kemampuan praktik yang memadai akan sia-sia. Para lulusan diharapkan dapat memiliki kualifikasi yang sesuai dengan standarisasi dunia kerja. Oleh karena itu,
disamping  pembelajaran  teoritis,  juga  diperlukan  pembelajaran  praktik  yang  diimplementasikan dalam PKL atau disebut juga Pendidikan Sistem Ganda.
Praktik  Kerja  Lapangan  akan  memberikan  pengalaman,  keterampilan  dan  gambaran  tentang keadaan  DU/DI  yang  sesungguhnya,  sehingga  siswa  mengetahui  apa  yang  dibutuhkan  oleh  dunia kerja yang pada akhirnya akan mendorong siswa untuk mempersiapkan diri dalam memasuki dunia kerja. Penyelenggaraan PKL di Prodi D3 Sekretari FE UNY sudah berlangsung lama. Akan tetapi, masih  terdapat  permasalahan  yang  ditemukan.  Berdasarkan  laporan  PKL  mahasiswa  D3  Sekretari beberapa tahun terakhir, ditemukan informasi yang menyatakan bahwa terdapat kesenjangan antara pendidikan  dan  pelatihan  yang  didapatkan  di  perkuliahan  dengan  kompetensi  yang  dibutuhkan  di dunia kerja. Beberapa mahasiswa juga menemukan permasalahan dalam menentukan tempat PKL, dan  permasalahan  lain  yang  terkait  dengan  pelaksanaan  PKL  sehingga  mengakibatkan  beberapa mahasiswa  merasakan  kurangnya  ketercapaian  tujuan  dari  pelaksanaan  PKL.  Terbatasnya kompetensi kesekretarisan yang dilakukan pada saat pelaksanaan PKL juga menjadi permasalahan dalam  PKL.  Disamping  itu,  menurut  keterangan  beberapa  pembimbing  lapangan  di  instansi pemerintah,  pelaksanaan  PKL  yang  dilaksanakan  pada  rentang  waktu  bulan  Februari-April merupakan saat yang kurang tepat karena anggaran dari pemerintah belum turun yang mempengaruhi beban pekerjaan yang ada. Berdasarakan latar belakang masalah tersebut, perlu dilakukan penelitian tentang  analisis  permasalahan  penyelenggaraan  PKL  atau  magang.  Penelitian  ini  mengarah  lebih spesifik  pada  tanggapan  pihak  DU/DI  terhadap  kompetensi  mahasiswa  Prodi  D3  Sekretari  yang melaksanakan PKL dan analisis kebutuhan kompetensi calon sekretaris di DU/DI.

## METODE
Penelitian  dilaksanakan  pada  bulan  Juli  dan  Agustus  2017.  Penelitian  dilaksanakan  di  DU/DI instansi mitra yang menjadi tempat mahasiswa D3 Sekretari melaksanakan PKL.
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  deskriptif.  Penelitian  ini  mengeksplorasi  program  kegiatan PKL  yang  bertujuan  untuk  memperoleh  deskripsi  tentang  permasalahan  dan  temuan  baru  pada pelaksanaan  PKL.  Fokus  permasalahan  penelitian  adalah  tanggapan  pihak  DU/DI  terhadap kompetensi mahasiswa sekretari dan  kompetensi baru yang diperlukan oleh calon sekretari.
Kompetensi  profesi  sekretaris  merujuk  pada  Standar  Kompetensi  Lulusan  sekretaris  dari Kemdikbud yaitu:
1. Aspek  Pengetahuan,  Meliputi  pengetahuan  tentang  visi-misi  organisasi/perusahaan  dan pengetahuan tentang bidang tugas dan pengetahuan tentang administrasi dan manajerial.
2. Aspek    Keterampilan,  Kerampilan  yang  dituntut  bagi  seorang  sekretaris  mengacu  pada  standar kelulusan  yang  disusun  oleh  Kemdikbud  diantaranya:  keterampilan  kearsipan,  keterampilan menggunakan komputer, keterampilan menggunakan peralatan kantor, dan lain-lain.
3. Aspek kepribadian, Diukur dari  penampilan, cara berkomunikasi dan sikap bisnis.
Populasi  dalam  penelitian  ini  adalah  organisasi/perusahaan  yang  menjadi  tempat  PKL mahasiswa D3 Sekretari FE UNY. Penentuan sampel penelitian menggunakan purposive sampling. Responden yang dipilih dalam penelitian ini adalah pembimbing mahasiswa selama PKL. Sedangkan kriteria  sampling  untuk  tempat  DU/DI  yang  dipilih  yaitu  dengan  mempertimbangkan  aksesibilitas dan keterjangkauan.
Prosedur  pengumpulan  data  pada  penelitian  ini  mengikuti  langkah  Creswell  (2014:307). Instrumen  penelitian  yang  digunakan  untuk  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  menggunakan kuesioner. Kuesioner dalam penelitian ini berupa angket terbuka.
Instrumen dalam penelitian menggunakan angket tertutup dan angket terbuka. Angket tertutup digunakan  untuk  mencari  data  dan  informasi  tentang  tanggapan  DU/DI  terhadap  kompetensi mahasiswa D3 Sekretari FE UNY yang melaksanakan PKL. Alternatif jawaban pada angket tertutup meliputi “Ya” dan “Tidak” serta alternatif dalam rentang skala “Sangat Baik”, “Baik”, “Cukup Baik”, “Tidak Baik”, “Sangat Tidak Baik”. Angket terbuka dalam penelitian ini digunakan untuk menggali informasi tentang kempotensi baru yang dibutuhkan calon sekretaris.
Dalam  rangka  memperoleh  tingkat  keabsahan  data  yang  bersifat  kualitatif,  teknik  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  ketekunan  pengamatan  dan  diskusi  dengan  rekan  sejawat. Teknik  ini  digunakan  agar  peneliti  dapat  mempertahankan  sikap  terbuka  dan  kejujuran  serta memberikan  kesempatan  awal  yang  baik  untuk  memulai  menjejaki  dan  men-diskusikan  hasil penelitian dengan teman sejawat.
Uji keabsahan untuk meng-gunakan metode cross check . Model analisis data dalam penelitian ini  mengikuti  konsep  yang  diberikan  Lodico,  Spaulding,  &  Voegtle  (dalam  Putra,  2012:97). Berdasarkan  model  analisis  data  tersebut,  penelitian  ini  menggunakan  tahap-tahap  analisis  data sebagai  berikut:  1)  mengorganisasi  data  dan  melakukan  pemeriksaan  data  dengan  cermat,  2) melakukan  pemeriksaan  ulang  terhadap  data,  3)  melakukan  pengolahan  data  lebih  lanjut.  Peneliti mendeskripsikan,  meringkas,  dan  mengorganisasi  pengodean  yang  berisi  kategori-kategori  yang sudah lebih spesifik dan terbedakan dari kategori yang lain, 4) melakukan analisis terakhir, membuat interpretasi dan kesimpulan akhir berisi hasil temuan penelitian.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian tentang indentifikasi kompetensi mahasiswa D3 sekretari dalam PKL dikaji berdasarkan dua  hal.  Yang  pertama  adalah  tanggapan  DU/DI  yang  diwakili  oleh  pembimbing  PKL  terhadap kompetensi  mahasiswa  dan  yang  kedua  adalah  masukan/ feedback dari  pembimbing  PKL  yang mewakili DU/DI terkait kompetensi baru yang diperlukan bagi calon sekretari.
Pengetahuan mahasiswa tentang administrasi dan manajerial sebagian besar mendapat tanggapan baik  sebanyak  34,8%.  Keterampilan  mahasiswa  dalam  penanganan  surat/dokumen  sebagian  besar mendapatkan tanggapan baik sebanyak 52,2%.
Keterampilan mahasiswa dalam pengoperasian komputer sebagian besar tanggapan sangat baik sebanyak 43,5%. Keterampilan komunikasi mahasiswa sebagian besar mendapatkan tanggapan baik sebanyak 82,64%.
Keterampilan  menuntaskan  pekerjaan  harian  sebagian  besar  mendapatkan  tanggapan  baik sebanyak  69,6%.  Keterampilan  kearsipan  sebagian  besar  mendapatkan  tanggapan  baik  sebanyak 65,2%. Keterampilan menghasilkan dokumen seagian besar mendapatkan tanggapan baik sebanyak 56,5%.
Keterampilan  mengikuti  prosedur  K3  (Kesehatan  dan  Keselamatan  Kerja)  sebagian  besar mendapatkan  tanggapan  baik  sebanyak  43,5%.  Keterampilan  pelayanan  prima  sebagian  besar mendapatkan taggapan baik sebanyak 53,3%. Keterampilan menggunakan peralatan kantor sebagian besar mendapatkan tanggapan baik sebanyak 52,2%.
Dalam  aspek  kepribadian,  mahasiswa  sebagian  besar  mendapatkan  tanggapan  baik  sebanyak 52,2%. Etika komunikasi sebagian besar mendapatkan tanggapan baik sebanyak 69,6%.
Masukan/ feedback dari  responden  terkait  kompetensi  sekretaris  yaitu  masih  menganggap penting  kompetensi-kompetensi  sekretaris  yang  diambil  dari  Kemdikbud  RI.  Kompetensi  yang meliputi  aspek  pengetahuan,  aspek  keterampilan  dan  aspek  kepribadian  masih  dianggap  penting. Selain itu, responden juga memberikan masukan  tentang kompetensi baru yang dianggap perlu bagi calon sekretaris. Responden menitikberatkan terhadap kompetensi yang berkaitan dengan Teknologi Informasi dan Komunikasi serta internet.
Berdasarkan  hasil  penelitian,  mahasiswa  diminita  untuk  terus  mendalami  dan  meningkatkan pengetahuan  tentang  administrasi  dan  manajerial.  Konsep  pengetahuan  tentang  administrasi  dan manjerial  mutlak  diperlukan  mengingat  keduanya  merupakan  bagian  fundamental  dari  sebuah organisasi/perusahaan.
Secara  keseluruhan  tanggapan  DU/DI  terkait  aspek  keterampilan  mahasiswa  masuk  dalam kategori baik. Keadaan ini harus tetap dijaga dan ditingkatkan sebagai bentuk kualitas pembelajaran yang dilaksanakan di program studi D3 Sekretari FE UNY. Staf pengajar dituntut untuk selalu bisa menjaga kualitas pembelajaran dengan memberikan materi dan praktikum yang berbobot dan relevan kepada mahasiswa.
Penguasaan  kompetensi  terkait  teknologi  informasi  dan  komunikasi  serta  internet  menjadi penting  untuk  dipersiapkan.  Di  era  globalisasi  seperti  sekarang  ini,  pekerjaan-pekerjaan  kantor dituntut  untuk  untuk  cepat  selesai.  Penggunaan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  serta  internet akan  memudahkan  penyelesaian  pekerjaaan  kantor.  Sebagai  contoh,  sekretaris  mendapatkan  tugas untuk  mempersiapkan  perjalanan  dinas  pimpinan.  Melalui  penggunaan  teknologi  informasi  dan komunikasi  serta  internet,  seorang  sekretaris  akan  mendapatkan  kemudahan  dalam  mendapatkan inforamsi terkait akomodasi pimpinan seperti biaya dan jadwal tiket perjalanan, biaya menginap hotel dan lain-lain.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai analisis kompetensi mahasiwa D3 Sekretari FE UNY selama melaksanakan PKL, dapat dirumuskan kesimpulan sebagai berikut: 1) Tanggapan DU/DI  terkait  aspek  pengetahuan  administrasi  dan  manajerial  mahasiswa    masuk  dalam  kategori cukup  baikL;  2)  Tanggapan  DU/DI  terkait  aspek  keterampilan  mahasiswa  masuk  dalam  kategori baik; 3 )Tanggapapan DU/DI terkait aspek kepribadian masuk dalam kategori baik; 4) Kompetensi baru untuk calon sekretaris yang dibutuhkan menitikberatkan pada kompetensi yang terkait dengan teknologi informasi dan internet.

## DAFTAR PUSTAKA
Ayu, Dika A. dan Ali, Wafa A. 2016. Analisis Permasalahan Pelaksanaan PraktikKerja Lapangan Mahasiswa Jurusan Ekonomi Pembangunan Universitas Negeri Malang. JPE No. 9 Volume 1 pp. 11-21.
Gunarathne,  Maduranga,  dkk.  2010.  Problems  of  Internship:  Opinions  of  the  Management Undergraduates of the University of Sri Jayewardenepura .Human Resource Management Journal, (Online), 1(1):82-90.
Hendarto H.dan haryono T. 2003. Menjadi Sekretaris profesional. Jakarta: PPM.
Herlambang,  S.  dan  Marwoto,  B.H.  2014.  Manajemen  Kesekretariatan.  Yogyakarta:  Gosyen Publishing.
Katalog Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang. 2014. UM: UM Press.
Karloff, B. and Ostblom, S. 1993. Benchmarking: a signpost to excellence in quality and productivity . Wiley, Chicester.
Kementerian Pendidikan dan kebudayaan. 2012. Standar Kompetensi Lulusan Sekretaris.
Putra, N. 2012. Metode Penelitian Kualitatif Pendidikan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.
Rogers, Everett, M. 2003. Diffusions of Innovations: Fifth Edition . New York City: Simon&Schuster Publisher.
Rosidah  dan  Ambar.  2005. Menjadi  Sekretaris  Profesional  dan  kantor  yang  Efektif .  Yogyakarta: Gava Media.
Soewarso, Hardjosoedarmo. 2004. Total Quality Management . Yogyakarta:  Andi.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Artikel  publikasi  ini  tidak  akan  terpublikasi  tanpa  bantuan  banyak  pihak.  Oleh  karena  itu  penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1) UNY Kampus Wates yang telah membiayai penilitian sehingga dapat terlaksanakan dengan baik; 2) DU/DI sebagai tempat PKL yang telah memberikan masukan;  3) Review jurnal  dan editor yang  telah  melakukan review terhadap  artikel  untuk menyempurnakan  artikel  ini;  4)  Pihak-pihak  lain  yang  telah  berkontribusi  terhadap  penelitian  dan penulisan artikel ini.

## PROFIL PENULIS
Seluruh penulis merupakan Dosen Jurusan di Jurusan Pendidikan Administrasi, Fakultas Ekonomi, Universitas  Negeri  Yogyakarta.  Siti  Umi  Khayatun  Mardiyah  merupakan  dosen  dengan  jabatan Asisten Ahli  memiliki latar belakang pendidikan S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran dan S2 Pendidikan  Teknologi  Kejuruan.  Joko  Kumoro  merupakan  dosen  dengan  jabatan  Lektor  memiliki latar belakang pendidikan S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran dan S2 Ilmu  Administrasi. Rr. Chusnu Syarifa Diah Kusuma merupakan dosen dengan jabatan Asisten Ahli memiliki latar belakang pendidikan S1 Administrasi Bisnis dan S2 Administrasi Bisnis. Wahyu Rusdiyanto merupakan dosen dengan  jabatan  Tenaga  Pengajar  memiliki  latar  belakang  pendidikan  S1  Pendidikan  Administrasi Perkantoran dan S2 Manajemen.