## SUSUNAN  REDAKSI  JURNAL PUSTAKA ILMIAH UPT PERPUSTAKAAN UNS
Penanggung Jawab : Dr. Muhammad Rohmadi, M.Hum. Ketua Redaksi : Dra. Tri Hardiningtyas, M.Si. Wakil Redaksi : Haryanto, M.IP. Sekretaris : Bambang Hermanto, S.Pd., M.IP., Henny Perwitosari, A.Md. Penyunting Ahli : 1. Dr. Muhammad Rohmadi, M.Hum. (Universitas Sebelas Maret); 2. Drs. Widodo, M.Soc.Sc. (Universitas Sebelas Maret); 3. Drs. Harmawan, M.Lib. (Universitas Sebelas Maret). Penyunting : Daryono, S.Sos., M.IP.; RiahWiratningsih, S.S., M.Si., Dinar Puspita Dewi, S.Sos., M.IP.; Sri Utari, S.E. Bendahara : Nurul H., A. Md.; Novi Tri Astuti, A.Md. Sirkulasi : Aji Hartono, A. Md.; Agus Sriyono, A.Md.; Aris Suprihadi, S.IP.

## DITERBITKAN OLEH UPT PERPUSTAKAAN UNS
REDAKSI JURNAL PUSTAKA ILMIAH Alamat: Jl. Ir. Sutami 36A Kentingan, Surakarta 57126 Telp./Fax.: (0271) 654311; email: jurnal.pustaka.ilmiah@gmail.com

## Jurnal Pustaka Ilmiah
Jurnal  Pustaka  Ilmiah  (JPI)  sebagai  media  kreasi  para  pustakawan,  guru,  dosen,  dan  praktisi dalam  pengembangan  profesi  secara  berkelanjutan.  Berbagai  ide  dan  gagasan  kreatif  menjadi bahan kajian yang diimplementasikan dalam berbagai model pengembangan bahan pustaka, baik cetak  maupun online .  Kreativitas  menjadi  akar  pengembangan  ilmu  pengetahuan  sepanjang hayat  dengan  berbagai  model  pengembangan  budaya  literasi  di  perpustakaan.  Keindahan  dan kecermatan  dalam  sebuah  tulisan  ilmiah  dan  nonilmiah  akan  dapat  direalisasikan  secara  nyata oleh sumber daya manusia untuk menghasilkan SDM yang unggul dan kreatif dengan membaca dan  menulis  untuk  menyinari  dunia.  Budaya  literasi  menjadi  upaya  untuk  pengembangan  dan pemberdayaan  perpustakaan  sebagai  pusat  sumber  belajar  untuk  mendukung  tri  dharma perguruan tinggi.

## Jurnal Ilmiah UPT Perpustakaan UNS

## PENGANTAR  REDAKSI

## Salam Pustaka
Atas berkat rahmat dan karunia Allah SWT, maka kembali Jurnal Pustaka Ilmiah hadir di hadapan pembaca. Tim Redaksi Jurnal Pustaka Ilmiah (JPI) mengucapkan banyak terima kasih kepada para penulis yang telah berkontribusi untuk penerbitan Jurnal Pustaka Ilmiah volume 4 edisi Desember  2018. Penerbitan Jurnal Pustaka Ilmiah volume 4 edisi Desember  2018 kali ini mengetengahkan tema: Pengembangan Literasi Perpustakaan dan Kearsipan . Kehadiran Jurnal Pustaka Ilmiah diharapkan dapat dijadikan sebagai media penulisan bagi para pustakawan, dosen, tenaga  kependidikan,  guru,  dan  praktisi  untuk  menuangkan  ide  dan  gagasan  kreatifnya  secara tertulis.
Dalam penerbitan Jurnal Pustaka Ilmiah volume  4 edisi  Desember  2018 ini disajikan duabelas tulisan sebagai berikut:
(1)  Strategi  Pengembangan  Teknologi  Informasi  Perpustakaan  Perguruan  Tinggi  di  Era Milenium  (Studi Kasus di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret) ( Bambang Hermanto ); (2) Evaluasi Weeding  pada Koleksi Repository di Perpustakaan Universitas Bunghatta Padang, ( Septevan Nanda Yudisman ); (3) Pemanfaatan Perpustakaan Keliling dalam Menumbuhkan Minat Baca Anak Usia Dini ( Hj Rahimah ); (4) Penerapan Metode Penelitian dan Pengembangan dalam Merancang Sistem Repositori Institusi di Perpustakaan ( Ahmad Jamaluddin Jufri ); (5) Writing Competition sebagai Upaya Menciptakan Kreativitas Menulis pada Mahasiswa Universitas Jember ( Khusnun Nadhifah ); (6) Kajian Pengelolaan Jurnal Seni di Institut Seni Indonesia Surakarta ( Raden Lalan Fuandara, M. Ali Nurhasan Islamy ); (7) Perpustakaan Anak di Era Digital ( Muzdhalifah ); (8) Implementasi Knowledge Sharing (Berbagi Pengetahuan) di Kalangan Pustakawan ( Noorika Retno Widuri ); (9) Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan SMP N 5 Kotabaru ( Nor Latifah ); (10) Preservasi  sebagai Upaya untuk Menjaga Kelestarian dan Memperpanjang Usia Arsip Statis Konvensional ( Purnomo ); (11) Urgensi Kemampuan Komunikasi Interpersonal yang Baik Antara Stakeholder dan Pustakawan di Perpustakaan Umum ( Siti Bidayasari ); (12) Sistem Pengarsipan Arsip Elektronik ( Tajrid Salmin ).
Akhirnya, Redaksi Jurnal Pustaka Ilmiah mengucapkan banyak terima kasih kepada semua penulis dan Kepala UPT Perpustakaan UNS yang telah memberikan dukungan dan memfasilitasi untuk penerbitan Jurnal Pustaka Ilmiah. Selain itu, ucapan terima kasih juga disampaikan kepada Tim Redaksi, dan Yuma Pressindo, yang telah mempersiapkan dari awal sampai terbitnya Jurnal Pustaka Ilmiah.
Selamat membaca...
Surakarta,  Desember  2018 Tim Redaksi

## SAMBUTAN

## Dr. Muhammad Rohmadi, M.Hum. Kepala UPT Perpustakaan UNS
Selamat dan sukses atas diterbitkannya kembali Jurnal Pustaka Ilmiah (JPI). Jurnal ini sebagai media kreativitas dan pengembangan softs skills para pustakawan, guru, dosen, dan praktisi untuk menuangkan ide dan gagasan demi layanan perpustakaan yang prima dan unggul. Berbagai isu terkait dengan pengembangan perpustakan, pelayanan perpustakaan sebagai pusat sumber belajar, pendidikan, penelitian, pelestarian, dan budaya literasi akan menjadi topik-topik yang disajikan dalam jurnal ilmiah ini.
Diterbitkannya JPI sebagai bukti kepedulian UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) dalam rangka turut berpartisipasi mengembangkan dan membudayakan literasi untuk  para  pustakawan  dan  civitas  akademika  di  UNS  maupun  luar  UNS.  Berbagai  model pengembangan softs skills menjadi alternatif untuk membekali dan memperkuat jaringan kerja sama penulisan antar kelembagaan. Dengan demikian, kerja sama antar pustakawan dan pemustaka dapat diwujudkan dengan berbagai model dalam bidang literasi.
Penerbitan  JPI  merupakan  sarana  untuk  memotivasi  semua  pustakawan    agar  berkarya  di bidang penulisan, baik ilmiah maupun nonilmiah. Para pustakawan harus menjadi pionir dalam bidang  penulisan.  Hal  ini  sebagai  bentuk  kepedulian  dan  keteladaan  para  pustakawan  yang memroses, menyajikan, dan menikmati bahan-bahan pustaka cetak dan noncetak di perpustakaan. Ketersedian bahan pustaka akan menjadi bahan paling nyata untuk dikembangkan dalam berbagai model  perwujudan  teknik  penulisan.  Hal  terpenting  yang  harus  dimiliki  oleh  para  pustakawan adalah semangat untuk berbagi pengetahuan melalui tulisan.
Kepedulian  setiap  sumber  daya  manusia  kepada  kelembagaan  dapat  dituangkan  dalam berbagai  model  pengabdian,  salah  satunya  adalah  melalui  tulisan.  Berbagai  ide  dan  gagasan dapat direalisasikan dengan berbagai model bentuk artikel jurnal, buku, modul, monograf, dan lain sebagainya. Para civitas akademika, guru, pustakawan, praktisi harus memiliki keterampilan menulis sebagai bentuk perwujudan pengembangan diri secara berkelanjutan. Berbagai tulisan dan referensi sudah disajikan tetapi masih sangat minim untuk diimplementasikan dalam kehidupan. Banyak orang pandai dalam berbicara tetapi masih sedikit yang menuangkan ide dan gagasannya dalam bentuk tulisan.
Akhirnya, keluarga besar UPT Perpustakaan UNS mengucapkan banyak terima kasih kepada Rektor, Wakil Rektor, pengelola JPI, penulis, dan semua pihak yang telah mendukung penerbitan JPI. Semoga dengan diterbitkannya JPI ini dapat menjadi media untuk menulis para pustakawan, dosen, guru, dan praktisi dalam bidang iptek dan seni. Ucapan terima kasih juga diucapkan kepada percetakan Yuma Pressindo yang telah membantu mempersiapkan dari awal sampai terbitnya JPI ini. Akhirnya, semoga JPI dapat memberikan nilai kemaslahatan untuk umat.

## DAFTAR ISI JURNAL PUSTAKA ILMIAH: EDISI KEEMPAT VOLUME 4 NOMOR 2/DESEMBER  2018 Tema: Pengembangan Literasi Perpustakaan dan Kearsipan
Strategi Pengembangan Teknologi Informasi Perpustakaan Perguruan Tinggi di Era Milenium  (Studi Kasus di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret) Bambang Hermanto .....................................................................................................  593 - 600
Evaluasi Weeding pada Koleksi Repository di Perpustakaan Universitas Bunghatta
Padang Septevan Nanda Yudisman ...........................................................................................  601 - 609

## Pemanfaatan Perpustakaan Keliling dalam Menumbuhkan Minat Baca Anak Usia Dini
Hj Rahimah ..................................................................................................................  610 - 619

## Penerapan  Metode  Penelitian  dan  Pengembangan  dalam  Merancang  Sistem Repositori Institusi di Perpustakaan
Ahmad Jamaluddin Jufri ..............................................................................................  620 - 630 Writing  Competition sebagai  Upaya  Menciptakan  Kreativitas  Menulis  pada Mahasiswa Universitas Jember Khusnun Nadhifah .......................................................................................................  631 - 639 Kajian Pengelolaan Jurnal Seni di Institut Seni Indonesia Surakarta Raden Lalan Fuandara, M. Ali Nurhasan Islamy ........................................................  640 - 648

## Perpustakaan Anak di Era Digital
Muzdhalifah .................................................................................................................  649 - 658 Implementasi Knowledge Sharing (Berbagi Pengetahuan) di Kalangan Pustakawan Noorika Retno Widuri ..................................................................................................  659 - 667

## Akuisisi Bahan Pustaka di Perpustakaan SMP N 5 Kotabaru
Nor Latifah ...................................................................................................................  668 - 678

## Preservasi  sebagai Upaya untuk Menjaga Kelestarian dan Memperpanjang Usia Arsip Statis Konvensional
Purnomo .......................................................................................................................  679 - 693
Urgensi Kemampuan Komunikasi Interpersonal yang Baik Antara Stakeholder
dan Pustakawan di Perpustakaan Umum Siti Bidayasari ..............................................................................................................  694 - 705 Sistem Pengarsipan Arsip Elektronik Tajrid Salmin ................................................................................................................  706 - 711

## SISTEM PENGARSIPAN ARSIP ELEKTRONIK

## Tajrid Salmin
tajridsalmin@yahoo.com

## ABSTRACT
In the current modern era, manual filing systems are less popular because they are less practical so it is necessary to implement in the form of paperless office or digitalization. The advantages of electronic files are easily visible. There will always be a need for hard-copy printed material, if only to ‘feel’ holding a physical copy of a journal, but despite the possible losses caused by technological changes there are good reasons (including space, searching, access and permanence) to consider the electronic version to be more flexible and useful products.Documents or archives in the form of paper that are stored in offices or government institutions should be managed properly so that they benefit the organization. To keep it easier and safer, some actions are taken, including by melting, sorting, indexing, placing it into a folder and putting it into a filing cabinet. This applies also to electronic archives, which require several methods to manage them so that they are easy to understand and easy to find if needed so that they are useful both when needed or in the future.
Keywords : Archives, filing systems, electronic archives.

## ABSTTRAK
Di era modern saat ini, sistem kearsipan manual kurang begitu popular dikarenakan kurang  praktis sehingga perlu untuk mengimplementasikan dalam bentuk paperless office atau  digitalisasi.  Kelebihan  arsip  elektronik  mudah  terlihat. Akan  selalu  ada kebutuhan  untuk  bahan  cetak  hard-copy,  jika  hanya  untuk  ‘merasakan’  memegang salinan fisik jurnal, namun meskipun mungkin kerugian yang disebabkan oleh perubahan teknologi ada alasan yang baik (termasuk ruang, mencari, akses dan permanen) untuk mempertimbangkan versi elektronik menjadi produk yang lebih fleksibel dan berguna. Dokumen atau arsip  berupa kertas yang disimpan di kantor ataupun lembaga-lembaga pemerintah  seharusnya  dikelola  dengan  baik  sehingga  bermanfaat  bagi  organisasi tersebut. Untuk menjaganya agar lebih mudah dan terpelihara maka dilakukan beberapa tindakan  diantaranya  dengan  melakuakn  pelebelan,  penyortiran,  pengindeksan, penempatan ke folder dan memasukanya ke filing cabinet . Hal ini berlaku juga pada arsip elektronik, yang memerlukan beberapa metode untuk mengelolanya agar mudah dipahami dan mudah temukan apabila diperlukan sehingga bermanfaat baik pada saat dibutuhkan atau pada masa yang akan datang.
Kata kunci : Arsip, sistem pengarsipan, arsip elektronik.

## A.  PENDAHULUAN
Kita  ketahui  bahwa  arsip  merupakan memori  korporat  atau  berkas  tertulis  yang memiliki  nilai  bagi  suatu  organisasi  yang menciptakanya,  arsip  sebagai  bukti  rekaman bagi tindakan, keputusan dan komunikasi serta sebagai bahan akuntabilitasi dari instansi yang memilikinya.  Arsip  lebih  dari  sekedar  berisi data dan informasi akan tetapi merupakan bukti dari tindakan dan keputusan yang telah dibuat. Untuk dianggap sebagai arsip, suatu dokumen harus  memiliki  isi,  struktur  dan  konteks  yang memiliki  nilai.  Suatu  arsip  yang  memiliki atribut dan kelengkapan yang kuat tidak hanya lengkap  tetapi  juga  dapat  diakses,  reliabel, otentik, akurat dan tidak dapat diganggu gugat.
Dewasa  ini,  sistem  pengarsipan  secara manual  kurang  begitu  populer  karena  banyak organisasi  yang  mulai  mengalih  mediakan dalam  bentuk  digital.  Kenyamanan  arsip elektronik  mudah  terlihat.  Akan  selalu  ada kebutuhan  untuk  bahan  cetak  hard-copy,  jika hanya  untuk  ‘merasakan’  memegang  salinan fisik jurnal, namun meskipun mungkin kerugian yang disebabkan oleh perubahan teknologi ada alasan  yang  baik  (termasuk  ruang,  mencari, akses dan permanen ) untuk mempertimbangkan versi  elektronik  menjadi  produk  yang  lebih fleksibel dan berguna.
Dalam  pengelolaan  arsip  secara  manual yang  diakukan  selama  ini,  terdapat  beberapa kelemahan  diantaranya;  membutuhkan  tempat dan ruangan penyimpanan yang besar, luas resiko kerusakan  arsip  akibat  bencana  membutuhkan perawatan  dan  penanganan  (pegawai)  yang banyak  dan  memerlukan  waktu  yang  lama dalam  pencarian  atau  temu  kembalinya.  Oleh karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut perlu dicari solusinya. Salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan pengelolaan arsip secara elektronik. Pengalih median arsip kedalam  bentuk  elektronik,  memerlukan  alat dan  teknologi  yang  dapat  membantu  dalam pekerjaan  manajemen  arsip  aagar  lebih  cepat, akurat, mudah, fleksibel dan produktif.

## B.  PENGERTIAN ARSIP
Kata  arsip  berasal  dari  Bahasa  Belanda yaitu archief .  archief  terbagi  atas  dua  jenis yaitu dynamisch archief dan statisch archief atau  kadang-kadang  disingkat archief saja, yang  dalam  bahasa  Indonesia  dikenal  dengan arsip  dinamis  dan  arsip  statis.  Pengertian tersebut  menimbulkan  kerancuan  karena  apa yang dimaksudkan dengan arsip dinamis justru sering  disingkat  menjadi  arsip  saja  dengan anggapan  bahwa  masyarakat  cukup  tahu. Misalnya  jadwal  retensi  arsip,  sebenarnya istilah tersebut menyesatkan karena arsip tidak ada  yang  dibuatkan  retensi,  yang  dibuatkan retensi adalah arsip dinamis.
Sedangkan  dalam  bahasa  Inggris  arsip sering  disebut  konteks  Anglo-Saxon.  Dalam konteks  tersebut,  dibedakan  antara  pengertian record(s) dengan  konsep archives .  Apa  yang disebut record dalam konteks Anglo-Saxon itu sama dengan konsep dynamisch archief dalam pengertian  Belanda  dan  arsip  dinamis  dalam pengertian Indonesia.
Berdasarkan  pengertian  arsip  yang  ada pada masing-masing negara memiliki ketentuan hukum sendiri. Seperti di indonesia, berdasarkan Undang-undang  No.7  Tahun  1971  tentang Ketentuan-ketentuan  pokok  kearsipan,  arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Sebagai perbandingan, berdasarkan ISO 15489- 1,  arsip  adalah  informasi  yang  diciptakan, diterima  dan  disimpan  sebagai  bukti  dan informasi oleh suatu organisasi atau seseorang, dalam rangka memenuhi kewajiban hokum atau dalam rangka transaksi bisnis.
Berdasarkan  pengertian  di  atas  Arsip merupakan setiap catatan ( record/warkat ) yang tertulis,  tercetak,  atau  ketikan  dalam  bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan  tujuan  tertentu  sebagai  bahan  komunikasi
dan  informasi,  yang  terrekam  dalam  kertas (kartu,  formulir),  kertas  film  ( slide ,  film- strip,  mikro-film),  media  komputer  (pita tape , piringan,  rekaman,  disket),  kertas  photocopy dan lain sebagainya.

## C.  SISTEM PENGARSIPAN ARSIP ELEKTRONIK
Pada saat ini, beberapa vendor menyediakan sistem  pengarsipan  professional  yang  secara professional yang sesui untuk pengelolaan arsip atau  dokumen  secara  benar,  ada  tiga  sistem yang digunakan sebagai berikut: 1.  Sistem  manajemen  dokumen  elektronik atau electronic  document  management system (EDMS)  yang  secara  umumakan mengelola  arsip  atau  dokumen  elektronik melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya word  prossesing,  spread  sheet, presentasi dan proyek yang berkaitan.
2.  Sistem  pemindaian  elektronik  atau elektronik imaging system (EIS) yang akan mengelola  dokumen  hasil  pemindaian ( scan ).
3.  Software manajemen dokumen atau records management  software  (RMS)  yang  akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan di kantor atau pusat penyimpanan document.
Namaun  apapun  sistem  yang  dipakai,  ada beberapa komponen dasar yang dapat dijadikan pegangan dalam memilih sistem diantaranya: 1.  Kecepatan memindahkan dokumen Berikut  ini  metode  utama  dalam memindahkan  data  kedalam  system digitalisasi dokumen.
a.  Scanning : merupakan pemindaian atau men-scan  dokumen  dilakukan  untuk menghasilkan data gambar yang dapat disimpan dikomputer.
b.  Convension :  merupakan  konvensi dokumen  dengan  merubah  dokumen word  processing  atau  spread  sheet
menjadi  data  gambar  permanan  untuk disimpan disistem komputerisasi.
c.  Importing :  merupakan  metode memindahkan  data  secara  elektronik, seperti  dokumen  office  suite,  grafik, audio  clips,  atau  data  video  ke dalam  sistem  pengarsipan  dokumen elektronik.
2.  Kemampuan Menyimpan Dokumen. Dokumen  yang  telah  dipindahkan kedalam  sistem  pengarsipan  elektronik harus  disimpan  secara  benar.  Sistem penyimpanan  harus  mampu  menyesuikan dengan perkembangan teknologi, antisipasi peningkatan jumlah dokumen dan mampu bertahan  dalam  waktu  lama.    Sistem digitalisasi  dokumen  tentunya  merupakan langkah untuk memberikan kepastian akan pemanfaatan  dan  penyimpanan  jangka panjang.  Hal  ini  akan  memungkinkan organisasi  memilih  cara  yang  sesuai dengan kebutuhan baik pada masa sekarang maupun masa yang akan datang.
3.  Kemampuan Mengindeks Dokumen Dokumen  dalam  bentuk  kertas  yang tersimpan  di  kantor  sebaiknya  dikelola dengan  profesional  agar  bermanfaat  bagi organisasi. Langkah-langkah yang diambil misalnya  dengan  melakukan  pelabelan, penyortiran,  pengindeksan,  penyimpanan dalam  folder  dengan  memasukanya ke  f iling  cabinet .  Dengan  langkah  ini, dokumen  akan  mudah  ditemukan.  Hal yang  sama  juga  berlaku  pada  dokumen elektronik, yang memerlukan metode yang sama  untuk  memudahkan  dan  memahami baik saat dibutuknan dan masa yang akan datang. Ada tiga metode pengelolaan arsip elektronik yaitu:
a.  Index  fields,  yaitu  menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode  tradisional  yang  digunakan dalam dokumen kertas. Sistem ini harus memungkinkan dilakukanya perubahan
oleh  pengguna  untuk  memodifikasi indeks, menciptakan multiple templates , dan memiliki beberapa jenis indeks dengan templates yang berbeda. Misalnya  berdasarkan  tanggal  dibuat, nomor surat, dan karaktristik lainya.
b.  Full  text  indexing,  yaitu  dengan menginstal Software Optical
Recongnition (OCR),  menjadikan pengindeksan  lebih  mudah  dan  cepat dibandingkan  dengan  menggunakan kata kunci.
c.  Folder  or  file  structure,  yaitu  system yang  menyediakan  metode  visual dalam  pencarian  dokumen.  Penentuan file  yang  fleksibel  akan  memudahkan pengubahan arsip kertas menjadi arsip elektronik.
4.  Kemampuan Mengontrol Akses Kemampuan
Hal yang terpenting dalam pengarsipan elektronik  adalah  kemampuan  membaca dokumen  yang  berhubungan  dengan koneksi  antar  komputer  LAN  pada  area kantor.  Terdapat  dua  hal    yang  harus diperhatikan  dalam  pengontrolan  akses diantaranya:
a.  Ketersediaan  akses  yang  luas  dan fleksibel: dengan menyediakan beberapa  untuk  mengakses  suatu  file. Dengan  meningkatkan  akses  yang luas  akan  menghemat  dana,  modal intelektual, dan bandwith suatu jaringan karena pemanfaatanya yang optimal.
b.  Keamanan yang komprehensif: sebuah organisasi yang mengimplementasikan arsip elektronik dengan dokumen yang berfariasi  hendaknya  meningkatkan keamanan dengan melakukan control  akses  yang  komprehensif  dan sederhana.
Manfaat penting pertama digitalisasi adalah menghemat ruang. Setiap jurnal membutuhkan jumlah  yang  terus  meningkat  dari  ruang  rak
untuk  menyimpan,  sedangkan  secara  fisik versi elektronik tidak membutuhkan ada ruang sama  sekali.  Selain  itu,  pengurangan  dramatis dalam biaya perangkat penyimpanan komputer selama  beberapa  tahun  terakhir  berarti  bahwa sekarang  praktis  untuk  menyimpan  beberapa gigabyte (Gb) informasi pada komputer keras- drive.  Bahkan  tanpa  akses  ke  penyimpanan internal  komputer,  meningkatnya  penggunaan media DVD berarti juga memungkinkan untuk menyimpan dekade isu jurnal digital pada satu disk,  hanya  membutuhkan  ruang  rak  setara dengan satu buku kecil. Meskipun keuntungan yang paling jelas berlaku untuk lembaga dengan koleksi  cetak  jurnal  besar,  individu  dengan ruang terbatas juga manfaat.
Keuntungan  utama  akhir  digitalisasi adalah penciptaan arsip lengkap, permanen dan dapat diakses dari jurnal. Beberapa pelanggan memiliki seluruh back-katalog dari setiap jurnal cetak, membuat penelitian yang dipublikasikan lebih  tua  tidak  dapat  diakses  dalam  banyak kasus. Bahan awal yang penting dapat diabaikan, terutama  oleh  para  peneliti  yang  lebih  baru tanpa  akses  ke  kepemilikan  perpustakaan besar.  Secara  tradisional,  mencetak  ulang adalah satu-satunya cara untuk membuat materi tersebut  tersedia  secara  luas,  meskipun  biaya dan  kesulitan  menemukan  bahan  awal  untuk mencetak dari bisa menjadi penghalang. Biaya mencetak  ulang  dihindari  menggunakan  teks digital, sebagai reproduksi seluruh sejarah cetak jurnal  mungkin  biaya  hanya  beberapa  dolar per  copy.  Perawatan  yang  diberikan  diambil dalam  menangkap  materi  cetak  dalam  bentuk elektronik  yang  stabil  dan  abadi,  pengarsipan digital  menawarkan  kesempatan  untuk mengakses  semua  masalah  kembali  sederhana dan secara bersamaan di seluruh dunia.
Untuk  arsip  terpusat  untuk  dua  alasan. Pertama,  sistem  hypertextual  dengan  fasilitas pencarian  informasi  vanced  dan  nilai-nilai produksi  berkualitas  jurnal  harus  menegakkan disiplin standar pada konstruksi, penyimpanan,
dan  katalog  dokumen  elektronik.  Kedua, pengguna harus dapat bekerja dengan dokumen seolah-olah  mereka  semua  di  depan  mereka di  rak  tunggal.  Akses  ke  dokumen  harus cepat,  handal,  dan  transparan;  pengguna  tidak dapat  dibebani  dengan  rincian  menemukan dokumen  di  sudut-sudut  aneh  jaringan.  Apa yang  dibutuhkan  adalah  cara  untuk  mencapai koherensi dan disiplin perpustakaan penelitian terpusat dalam jaringan juga didesentralisasikan decen- menghubungkan banyak penerbit tronic elektroforesis dan arsip.
Gardner  (1990)  menawarkan  tampilan yang  menarik  dari  masa  depan  publikasi dalam psikologi entific sci-. Pada dasarnya, ia ingin  bergerak  dari  sistem  kami  hadir  untuk sistem  arsip  yang  terorganisir  di  sekitar  basis data  elektronik.  Usulan  tersebut  telah  dibuat sebelumnya di sejumlah bidang. Sebuah sistem arsip  akan  memiliki  beberapa  keunggulan dibandingkan  sistem  saat  ini.  Yang  paling dramatis  akan  pengiriman  permintaan  on,  di mana pengguna pra sented hanya dengan artikel- artikel mereka mungkin benar-benar membaca bukan “set menu” yang disediakan oleh sebuah jurnal  hard  copy.  Arsip  elektronik  juga  bisa menawarkan  beberapa  bentuk  menyiagakan otomatis  di  mana  pelanggan  akan  diberitahu jika  artikel  yang  baru  diterima  sesuai  dengan profil yang telah ditetapkan nya kepentingan.

## D.  KESIMPULAN
Sistem  pengarsipan  elektronik  yang dilakukan secara profesional dengan fungsinya sebagai metode pengelolaan arsip atau dokumen dengan  benar  setidaknya  ada  tiga  sistem utama  yang  dilakukan  diantaranya:  1)  Sistem manajemen dokumen elektronik atau Electronic Document System (EDMS) yang secara umum digunakan untuk mengelola arsip atau dokumen elektronik  melalui  komputer  misalnya; word prossesing, spread sheet , presentasi dan proyek tertentu.  2)  system  pemindaian  elektronik atau Electronic  Imaging  System (EIS)  yang akan  mengelola  dokumen  hasil  pemindaian (scan).  3)  Software  manajemen  dokumenatau Records  Management  Software (RMS)  yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.
Manfaat  penting  dari  digitalisasi  arsip adalah menghemat ruang. Arsip terus bertambah dan jumlah yang terus meningkat dari ruang rak untuk menyimpan, sedangkan secara fisik versi elektronik tidak membutuhkan ada ruang sama sekali.  Keuntungan  utama  digitalisasi  arsip adalah penciptaan arsip lengkap, permanen dan dapat diakses.

## DAFTAR PUSTAKA
Buku :
Amsyah,  Zulkifli, Manajemen  Kearsipan ,  (Jakarta:  Gramedia  Pustaka  UtamaZulkifli Amsyah, 2005)
Basuki, Sulistyo, Kamus Istilah Kearsipan , (Yogyakarta : Kanisius, 2005)
Haryadi, Hendi, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staff , (Jakarta: Visi Media Pustaka, 2009)
Munir,  Badri  Sukoco, Manajemen  Administrasi  Perkantoran  Modern (Surabaya:  PT.  Gelora Aksara Pratama, 2007)
Rustam, Muhammad, Pengelolaan Arsip Elektronik , (Tangerang Selatan : Universitas Terbuka,
2014)

## Jurnal :
Earl Hunt, People, Pitfalls, and the Electronic Archive: Psychological Science, Vol. 1, No. 6 (Nov., 1990), pp. 346-349 Published by: Sage Publications, Inc. on behalf of the Association for Psychological Science Stable URL: ttp:// www.jstor.org/ stable/ 40062822 Accessed: 18-06- 2017 18:38 UTC.
Taylor & Francis, “The Australian Archaeology” Electronic Archive Author(s): Michael Haslam Source: Australian Archaeology, No. 60 (Jun., 2005), pp. 67-69 Published by: Ltd. Stable URL: http://www.jstor.org/ stable/ 40287785 Accessed: 18-06-2017 18:58 UTC.
Sutirman, Manajemen Arsip Elektronik, (disampaikan pada kegiatan PPM Manajemen Elektronik di Laboratorium Administrasi Perkantoran FE UNY tanggal 10 Oktober 2015, diakses pada tanggal 18-06-2017)
William Gardner, Forward to the Electronic Archive Author(s):: Psychological Science, Vol. 1, No. 6 (Nov., 1990), p. 359 Published by: Sage Publications, Inc. on behalf of the Association for Psychological Science Stable URL: http://www.jstor.org/ stable/40062826 Accessed: 18- 06-2017 18:35 UTC