SISTEM PEMBERIAN KODE PADA DATA

## Amelia Setlawan

## Abstract
Codlng sysfems is ffie assignment of symbots such as lefteirs and numbers to prodde specific  idantifrcatlon  of an object. Effective cde provlde unlque aN ancise information of an object. ln many cases, coding is used for making classlfcafion  schemes  fhaf is useful for accounfing  systems. A c&ing sysfems  consisf of chancter set that is sysmbols  that arc used  to dafrne  somethlng, Aceountants commonly use Mlng sysfmes  when they despn chart of accounts,
A Pendahuluan Informasi yang bErkualitas harus mamenuhi di antiaranya krlteria berikut akurat,  tepat waktu,  lengkap dan relevan. Keempat kriteria ini akan membentuk  suatu titik  kesetimbangan  untuk memperoleh kualitras informasi yang diinginkan.  Informasiyang akurat memerlukan pemlmesan yang lEblh hatl-hatl atar.l bahkan memerlukan pemeriksaan  ulang  atas  hasil pengolatun data tersebut.  Proses  tambahan tersebut  mungkin akan mengakibatkan konsumsl waktu yang lebih banyak. Kelengkapan informasi dapat menlngkatkan kuallats informasl, namun  informasl  yang terlalu lengkap atau berlebihan  (overloadl akan  mengurangi  kualitas  informasi  tersebut karena terkait dengan kualitas  informasi  berikutnya,  yaitu relevansi.  Terdapat.titik kesotimban-gan  lainnya, yaitu antara  akurat, tepat waktu dan lergkap.
Misalnya ada kebutuhan  infoimasi yang  mendEsak (berhubtngan dengan tepat waktu),  karena keterbatasan  yang ada,  maka mungkin  akan teriadi pgrgeseran, baik  itu dalam hal keakur,atannya maupun kelengkapannya. lUaiitr banyak lagi contoh yang dapat dlamati sehubungan dengan kesetimbangan antar komponen  yang membentuk kualitas  informasi.
Kelengkapan infonnasi merupakan  nilai tambah bagisuatu informasi, akan tetapi ketengkapan informasi  akan  berhuburqan  dengan p€mrosesan Inbrmasi. Semakin  banyak  informasi  yang harus  diproses,  rnaka  semakin banyak  sumbor  daya  yang  harus  dlkorbankan  untuk  mempos€s  infonnasi tersibut, baik dari -se6i penginputan  tnaupun  pen$mpanan  data. Sebagai contoh,  misalnya  datramahasiswa  dalam  database  suatu  perguruan trggi. Apabila datra ieorang mahasiswa  hendak dimasukkan ke dalarn  sislem, maka selain nama, mahasisra yang bersangkUtran akan nromrberikan data tenteng jurusan, fakultras dan angkatran. Misalny-a, Amir, iurusan llmu Ekommi dan Studi Pembangrunen,  angkatran 2003  dergan nonror  urut pendaftaran yaitu nonpr pertrama. Apabila diprcses 9p?€dap€, rnaka  akan inEmerfukan  penyimpanan  datia yang lebih banyak dibandingkan apabila datra mahasiswa sehubungan  dengan fakultas, iurusan dan angkatannya
Slstem Pemberian  Kode  pada  Data (Arnelia Sffiwan)
t7
disimpan dalam bEntuk Nqmor  Pokok Mahasi$ila,  misalnya Amir,
20031 10001.

## B. Godlng
Kode  merupakan suatu simbol atau sandi yang digunakan  untuk menggambarkan sesuatu obfek. Simbolyang digunakan dalam pengkodean dapat berupa  angka, huruf, simbol atau gabungan  ketiganya. Pada umurnnya pengkodean dilskukan untuk  rnemberi simbolatbu tranda terhadap klasifikaei yang tdah dlbuat sebelumnya.  KlaSifikasl sendirf merupakan tindakan pepgelornpokan ke dalam golongangolongan dab. Klaslfikasi dilakukan  dengan maksud untuk mcncapd tujuan  tertentu, mlsalnya memberlkan kepuasan akan informasi untuk  penggunanya.
Kode yeng tepat akan rnemberlkan  ldentifikaC yar€ unik dan rlngkas yang dapat  menggambarkan  suatu entitas, keiadian, transaksi atrau individu tertsntu.  Dongan psngguneen  kode pada pengolahan transaksl,  maka akan. terdapat  kernudahan  pada saat memasukkan datra ke dalam  suatu sistem, peda  saat memanggll'kemball data tersebut,  bahkan  pada saat ntengolah data menJadl  guatu  laporan.
G. Perlunye codfng llustrEsl befiltut akan  menggambarkan kggunaan  pengl€dean dalam Fmrcselen trensaltsi : perusahaen yang  menjual sepatu akan mernprosc traniakgl penJualannya dcngan selengkap mungrkln untuk memperdeh kelengkapan  lnformasl.  Transeksl  penfualan sapatu ddem seftJ hari dapat mencapal ratusan bahk6n flbuan  transaksl dengan  puluhan bahkan ratusan model dan sposlflkarl' yuhg berbada-birle. . Pers€dlan sapahrsepatu tsrcebut,dlbagi ke dalam  bebbrbpa klaslflkasl,  berdasarkan fenls kelamin psngguna: sepatu rrvanlE dan sepatu  pna;  berdasarkan usia pengguna : sepatu anak-enak  den sepatu dewasat berdasarkan kegunaan: sepatu olah rege, upatu r€emi,  sepattr  gantel, sepatu Fsta dan s6patn sarxtal; berdasarken bahan  dasar:  kullt, kanvas, .kaln, plastr* dan bahan lain; kemudian maslh  dlklasifrkaslkan'lagl berdasarkan  vvarna, rnodel den ukunan. Untuk mglalukan  poncatatan  penjuafan satu pesang sepelu saia, perusahaan teruebut  harus nnnuiiskan- sepatu wenlhr&\t e$srrcsmUkuliuhlffirftfgt model  tefirrtup delgen pib. ApaHla dlgunakan pengkodean tintuk pcncabbn sepahr tersebut, daFret dlgunakan mlsalnya  W$11.1{39€3O1. Tentu saje derqan penggtrfiaan kode, pcnglnputran data maupun pet1ilmpanan dab aken leHtr sedikit.
D. Penggtmaan Kode  dalam Atuntensl ' Akuntansl merupdtdt suatti peses rrnngdaheta nreqfad,infonnasi yang be.rguns begi Btrnal€lnya. Proses brsebut rnefuut  diankanlB, mencatet hansdrsl, rmenFsukannye ke dahm St€rn, menyirparnya sampel pda suafu saat  mcngan$iFlila k€r6dl peda smt mongartet]tr kembaF unhik dblah menFd ffiormml.
EINA El€$K)rNMl. 7lb. 2 A€FS$ IIXrr 1€!)
Pengolahan  data harus  dilakukan  seefisien  mungkin,  salah satunya adalah dengan  menerapkan  pengkodean dalam  mencatat transaksi. Dalam pengolahan data akuntansi  misalnya  untuk  mencatat  transaksi penjualan seperti ilustrasi  di atas, kode  bertujuan  untuk: .l Mewakill  seJumlah  Informasi  yang kompleks Informasi  yang  kompleks dan memerlukan  ruang  pencatatan  yang banyak dapat diganti dengan  suatu  simbol yang  lebih  sederhana.  Suatu data yang dicatrat akan meiliki kualitas yang  baik apabila  dicatat  dengan lengkap. Dengan  pengkodean  maka dapat  dicatat suatu data dengan  lengkap tanpa memerlukan penyimpanan  yang terlalu banyak.
Mengldentlflkasl data akuntangl  secara unlk Data akuntansi harus dimasukkan ke dalam  sistem akuntansi dengan identifikasi yang  unik. Hal ini disesebabkan  karena data akuntansi yang dicatat atiau dimasukkan ke dafam  sistem akuntansl akan mengalaml prCIses pengolahan  berikutnya seperti pengklasifikasian, penyimpanan dan pengambllan kembali. Agar proses  pengolahan  tersebut dapat dilakukan dengan tepat dan efisien, maka data akuntansi  yang satu harus berbeda dengan yang lainnya atau dengan kata lain harus unik. Misalnya suatu perusahaan memiliki seratus orang debitur, bukan halyang  mustahilapablla diantara debltur-debitur tersebut ada yang memilikl nama  yang sama. Untuk mernudahkan  ldentifikasi, baik pada saat pencatatan  maupun pada  saat pemrosesan  lainnya,  maka akan lebih mudah  apabila  menggunakan kode untuk setiap  debitur. Dengan  demikian  artinya  telah  diciptakan  kode yang unik untuk setiap  debitur,

## Merlngkas  atau menyederhanakan data
Penggunaan kode dalam akuntansi akan menghasilkan  data akuntansiyang lebih  ringkas sehingga ruang yang diperlukan untuk penyimpanan data tersebut juga menjadi lebih  sedikit.  Misalnya  pada saat te{adi penjualan tunai, akan dilakukan pencatatan dijurnal sebagai  berikut : Cash Sa/es
Cost of Goods Sold $ 1,000 $ 850 $1,000 Merchandise lnventory $ 850
Apabila perusahaan akuntansinya, maka sebagai berikut: 101
401 710 203
tersebut  menggunakan kode dalam pencatatan
pencatatan yang harus dilakukan dapat berbentuk
$ 1,000 $850 $1,000 $850
Slstem  Pemberlan  Kode pada  Data (Amelia  Setlawan)
19
Teritu saja pencatatrn  yang kedua memerlukan  ruang penyimpanan  yang lebih sedikit, baik pada sistem  akuntansi yang manual  maupun yang terkomputerisasi.
Melakulen klaslflkasl  untuk suatu transaksl atau rekenlng  akuntansl KlasifikaEi yang  dilakukan terhadap transaksi maupun reke-ning akuntansi bertujuan untuk memudshkan para pengguna laporan keuangan. Hal ini akan  memberikan  nilai tambah  karena dengan  menggunakan  pengkodean, dapat dibuat urutan  yang dimaksudkan untuk  klasifikasi.
Menyampalkan makna tertentu untuk pemroreEan berlkutnya Data  yang  tereimpan  dalam tabel  tertentu  dapat  saia digabungkan  dengan data  lainny€ yang tersimpan dalem tabel lainnya. PenggaUungan dlta tersebut dapat  difasilitasi dengan  adanya penggunaan kode untuk  setiap transaksi atrau rekening.
E. Krltorla Kode yang  Benar
Karena pengkodean memenuhi tujuan  yang  beraneka  ragam,  rancangan atas suatu  sistem kode harus  dilakukan dengan  hati-hati agar tujuannya dapat  tercapai. Sualu kode akan dieebut tepat apabila pembuatan kode tersebut telah memenuhi kriteria sebagai berikut:
Mengldentlflkeelkan  suatu  obfek secara unlk Kode yang baik harus mampu mengidentlfikasikan  suatu objek berbeda dari objek lainnya atau unik. Artinya suatu kode tidak akan pemah menggambarkan dua objek yang berbeda.
Kode diblat sesederhana dan seringkas rnungkin Pada daeamya, tuJuan kode adalah agar identiflkasl ataE suatu obJek dapat dilakukan secara  lengkap  namun sederhana.  Oleh  karena itu, data yang dihasilkan harus ringkas,  sehingga dapat memenuhi tujuan  penggunaan kode yaitu meringkas, juga harus  sederhana  agar dapat bbih mudafr  Oiingat.
Memungklnkan  adanya pengembangan  yang terencana Rancangan kode  harus dibuat sedemikian  rupa, sehingga memungkinkan adanya  pengembangan  di masa  yang  akan datang tanpi harus  mengubah kode yang  sudah ada  secara keseluruhan  atau tanpa  harus menciptakan kode yang baru. Misalnya suatu  perusahaan  yang  membuat pengkodean pada saat perusahaan tersebut mempunyai
Dltetapkan  secara sarna atau standar
Kode harus  ditetapkan  sama atau  standar sehingga  kapan pun  diolah akan menghasilkan  hasil yang sarna.  Selain itu dengan adanya  keseragaman, maka data apa yang dibutuhkan  untuk dicatat dan dengan cara apa dicatat, akan dikerjakan dengan seriagam dan menghasilkan standar yang baik.
BINA EKONOMI Vol. 7 No. 2 Agustus 2003: 1-99
Standar yang baik akan menguntungkan slstem pengotahan karena siapapun yang  melaksanakan  penglnputan  akan  melaksanakan  dengan  cara yang sama dan konsisten.

## F. JenlrJenlr tllgtem Pengkodean
Dengan  semakln berkembangnya teknologi khususnya teknologi yang berhubungan  dengan  slstem lnformasl,  maka  dapat dengan  mudah  dilihat penerapan  teknologi dalam sistem pengkodean. Sistem pengkodean dlgunakan  bukan  hanya untult mancatat data akuntansl saJa, tapi dapat digunalen  untuk mengirim  posan dan banyak lagi penggunaan alinnya. Slstgm pengkodean yang telah mengaplikasikan  toknologi  sekarang ini sangat bervariasl misalnya : o Bar cde Bar code adalah euatu Jenls pengkodean  yang menggunakan  diagram berbsntuk garis  yang mewakili angka-angka. lar code pertama kali dlgunakan pada  trahun 1973  pada  industri  bahan pangan. Earoode yang beredar  kemgdlan dengan  segera  dibuat standamya yang berlaku lntEmaglonal menJadl Unlversal  Product Code(UPC). UPC  saat ini digunakan dl eeluruh dunia  untuk beraneka ragam produk, behkan eahpal ksreta apl.  Klta dapat  dengan  mudah  mellhat p€Wuna9! bar oode  Inl pada barang-barang  yang ada di sekitar kltra, mulai  dari btlku
. sampai  makanen.  Untuk rnenerfemahkan bar code tersebut,  diperlukan 'bar bode Scenn€r, yang dapat  dilihat  contoh  pengguneannp dl pasar- pasar  swalayan.  Dalam  sistem  UPC, enam dblt dl sebelah  kiri dlgunakan irntuk mewafm  perusahaan yeng rnemproduksi bararg terseh.tt' sedanglran enam digit di kanan  dlgunakan untuk  rnengklentifikasikan produknya.
o Color  code Cotor code  dlgunakan  dengan menerapkan  penggunaan wema'lplrp untuk mewaklli  suatu  kleslflkasl,  maltsud  atau  tuiuan.teilentu,  mlsahya pcngguneannya pada dokumen yang rncnrillkl borbagai  saffun. -Btae-{nya callnan darl berbagal dokumen  memiliki rmma yat€ berbeda' bede 'yang mewaklll pcnggunaennya etau tuJuan perdishilnrsbn dokumen terccbut. o Clpher  code Ciphar code adalah  sistem pengkodean yang cara kerian)ta sama ddngan pembuatan sandi. Metode kc{a cpnar co& adst$l mcn-ggunika  suetu kodo untuk menaricrnahksn suatu pcsan yryg Oqat dlbaca menJadl sustu posan yang tffiak dapat dlbaca. l|*sanya dlgunakan pada saat menglrlmkan  pesan ylil€ rahesb rnslalui  medig yang tldak tedamln kerahaslaanya.
Tctipl pada daoamya kode yeng digunekan adebh kode lung rncnlgunakan karakter-karakter alfebet, numodk  maupun abnmumeriq yaftu : mnemonlc cocle, segu€nca atda, &cfl cods  den ryP code. Hal
Sbbm Pcmborlan  Kode pdc Dau lmslla Scilaunn) 2l
fbhg penting  dan perlu  dlingat  adalah  bahwa  keempat Jenis kode  tersebut bukan saling  terpisah tapi dapat digabungkan  ponggunaannya.  Keempat kode  itu adalah sebagaiberikut:

## Mnemonlccode
Jenls kode ini memberikan  petunjuk yang Jelas mengenai  obJek yang diunkilinya.  Misalnya  BDG adalah  kode untuk Bardung;-JKT  adalah kode untuk  Jakarta;  AKT adaldr kode untuk Akuntanei dan lain{ain. Kode yang dipillh biasanya yang lEngsung  berhubungan  dengan  obJeknya sehingga sederhana dan mudah dllngt.
Keunggulan:. o mudah untuk diingat
Kelemahan:
. Mernpunyai keterbatasan dalam  hal pengembangan maupun jumlah
kode  yang dapat dlgunEkan s dlbandlng  dengan lenis kode  yang  lain
Segucncc  code Jenis kode ini morupakan jcnis kode yang paling  eederhana  karena  jenis kode  ini hanya  menerapkan angrka  atrau huruf sasualdangan urut-urutannya. Se4ranoe cdo blecsnya dlterapkantrtuk sosrpg doorf?rent abu dokumen sumbar;opertl cek atau faktur. Urutan  1lgng tedapat dalam segrpnce  cpde tidek msmiliki makEud laln gelain unrtranlya dalam guatu  daftrar. Jadi,  bukan berarti urutan satu leblh  balk dari urutran dua dan seterusnya,  melalnkan semata-rnata  hdnya menuniukkan urutirnnya dalam suatu daftir.
Keunggulan; o Sederhana o Membantu  pencarian dokumen Kelemahan o Tidak  fleksibel dalam artian  penambahan  suatu objek  atau entitras atau keJadlan baru  hanya  dapat dilakukan diakhir urutran o Biasanya sequsnce'oods  aama sekali tarpa kebntuan logis yang signifikan,  mlsalnya urutrn a.storprdifuat ssdernikien rupa, sesuai urutran menJadl custorner tranpa rnenrbedakan daerah atau arcanya
Btockcode Jenis kode ini menanggapi seb4ian besar kekurangan yang da pada mnemonb code dsn ieqtnne "rd6. gtor;k codhg iystrim mar-retapfan serangkaian argka  ddam urutNfi brtentu  ke ddam euatu enti'tas yan{t memilikl  kesammn tertrentu. Jenis,kode  ini telah mrSal menerapkan  adanya klasifikaeiatas suatu indMdu atau entitas tertantu. Banyak perusahaan  menerapkan  D,bcr( cude pada dart of aooounts perusahaan  unhrk rekening-rekening r.rtama.
22
BINA EKO'IO{I  Vol, 715. 21gr,EU$  2003: 1-99
Pada saat  suatu blok (kelompok  nomor)  dicadangkan  untuk suatu entitas atau kel6mpok klasifikasitertentu,  tidak ada  keharusan  bahwa selnua nomor dalam blok tersebut harus  terpakai.
Kzunggulan: o Karena tidak semua  nomor dalam suatu  blok harus digunakan, dirnungkinkan  adanya  penambahan  untuk klasifikasi  tersebut. Atau dengan kata lain penambahan tidak selalu  harus  di akhir  saja.
o Biasanya lebih banyak  angka yang terkait dalam suatu kode sehingga lebih rumit dan lebih sulit  untuk  dlingat.
Group  code perbiitan dari block eode adalah group code.  Group code memberikan trambahan arti bagi  para penggunanya. G.roup code  mengungkapkan lua atau  lebih dimensl  atau  facet yang berhubungan  dengan  satu obiek. Tlap facet  dlterapkan  pada suatu lokasi  yang spesllik yang disebut  lield dalam suatu format  kode. Segmen-segrnen dalam suatu kode yang disebut sub4e muncul  dalam suatu freld tertentu  untuk mengidentifikasikan suatu facef  sehubungan dengan objek tertentu. Biasanya suatu subcode bukannya kode secara keseluruhan dapat digunakan  untuk  rnemproses data, misalnya menarnpilkan cusfomer untuk area tertentu dengan meminta  ditampilkannya customer  dengan  subcode  tertentu.
Daftrar Pustaka : o Eric Askllsrud ,Kyle  Ho ,Aaron Johnson:,and  Karry  Scott  (1996), 'EE49E Prdect and UPC Readef, www.ee.wash I ngton. ed u/conselec/Sp96/projects/aJohnsor/proposafip roject.htm o Wllklnson, Joseph W., Cerullo, MlchaelJ.(2000), "Accountlng lnformatlon SYstems',  WileY r Hall, James A (2001),  "Accountlng  Information Systems', Thompson
Learnlng  Asla o Mr.rlyadi (2001),'sigtem  Akuntansl', Salemba  Empat. o Bodnar, George H., Hopwood, Wllliam 5.(2001)''Accounting Informatlon  Systems",  Prentlce  Hall Inc.
Slstem  Pemberlan  Kode pada  Data lgmglla Setlawan)
?3