## Manutech :
Jurnal Teknologi Manufaktur
Vol. 15, No. 01, (2023) p-ISSN : 2089-5550 e-ISSN : 2621-3397
Sistem Informasi E-Disposisi Perguruan Tinggi XYZ dengan Metode FAST (Riki Afriansyah)

## Sistem Informasi E-Disposisi Perguruan Tinggi XYZ Dengan Metode FAST
Riki Afriansyah 1 , M Setya Pratama 2 1,2 Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung, Sungailiat riki.afriansyah@polman-babel.ac.id
Received: 12 Mei 2022; Received in revised form : 9 Juni 2023; Accepted: 18 Juni 2023

## Abstract
Good management in managing correspondence is very necessary for government agencies. In today's digital era, the management of mail administration using an correspondence service system is more  effective  and  efficient  than  management  using  conventional  methods.  Bangka  Belitung  State Manufacturing Polman still uses conventional methods in managing mail administration. therefore an e- disposition information system is needed to make it easier to manage mail such as disposition and search for documents that are more efficient in terms of time. The information system can be accessed anywhere, making  it  easier  for  campus  leaders  and  officials  to  make  dispositions  quickly.  In  designing  this  e- disposition information system using the FAST method. At the needs analysis stage using the UML method because  the  system  developed  is  object-oriented  and  at  the  testing  stage  using  the  black  box  testing method. The results of this study that the functional e-disposition system runs well and a comparison of time measurements is obtained that to search and disposition takes less than 1 minute.
Keywords : mail; disposition; fast method; uml; black box testing

## Abstrak
Manajemen  yang  baik  dalam  pengelolaan  persuratan  sangat  diperlukan  bagi  instansi pemerintah. Di era digital saat ini pengelolaan administrasi surat dengan menggunakan sistem layanan persuratan  lebih  efektif  dan  efisien  dibandingkan  pengelolaan  yang  menggunakan  cara  konvensional. Polman Manufaktur Negeri Bangka Belitung masih menggunakan cara konvensional dalam pengelolaan administrasi surat. oleh karena itu diperlukan sebuah sistem informasi e-disposisi agar mempermudah dalam  pengelolaan  surat  seperti  disposisi  dan  pencarian  dokumen  yang  lebih  efisien  dari  sisi  waktu. Sistem informasi dapat diakses dimanapun sehingga mempermudah pimpinan dan pejabat kampus untuk melakukan  disposisi  dengan  cepat.  Dalam  perancangan  sistem  informasi  e-disposisi  ini  menggunakan metode  FAST.  Pada  tahapan  analisa  kebutuhan  menggunakan  metode  UML  karena  sistem  yang dikembangkan berorientasi objek serta pada tahapan pengujian menggunakan metode black box testing. Adapun hasil dari penelitian ini bahwa fungsional sistem e-disposisi berjalan dengan baik serta dilakukan perbandingan pengukuran waktu diperoleh bahwa untuk melakukan pencarian dan disposisi memerlukan waktu kurang dari 1 menit.
Kata kunci : surat; disposisi; metode fast; uml; black box testing

## 1. PENDAHULUAN
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk disampaikan pengirim surat kepada penerima surat. oleh karena itu setiap instansi baik pemerintah maupun swasta memerlukan suatu bagian unit administrasi surat untuk pengelolaan surat masuk. Surat yang diterima oleh unit pengelola surat akan disampaikan  kepada  penerima  surat  kemudian  surat  yang  telah  diterima  akan  ditindaklanjuti. Permasalahan  pada  instansi  Perguruan  Tinggi  XYZ  masih  menggunakan  cara  konvensional.  Surat  yang
diterima  kemudian  diserahkan  kepada  penerima  surat  setelah  itu  penerima  surat  akan  melakukan disposisi pada lembar disposisi. Lembar disposisi yang telah diisi akan diambil kembali oleh staff pengelola surat untuk diserahkan kepada penerus disposisi. Hal ini dilakukan secara terus menerus sampai dengan proses telah selesai dilakukan disposisi. Hal ini tidak efektif dan efisien karena untuk menunggu hasil dari disposisi memerlukan waktu yang lama.
Permasalahan lainnya yaitu tindak lanjut surat akan menjadi terhambat apabila penerima surat dan disposisi tidak ada di kampus. Staff pengelola surat kesulitan dalam pengarsipan dan penelusuran surat dan disposisi secara manual. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem informasi untuk menangani permasalahan diatas. Dengan adanya sistem informasi staf pengelola surat dapat mempermudah dalam pengelolaan surat sehingga kegiatan surat menyurat dapat berjalan dengan lancar dan cepat [1][2][3]. Penerima surat dapat mengakses dan membaca surat serta melakukan disposisi walaupun penerima surat sedang  berada  di  luar  kampus  atau  dinas  luar.  Selain  itu  juga  sistem  informasi  mempermudah  staf pengelola surat untuk menelusuri surat dan disposisi yang ingin dicari dengan cepat serta pengarsipan dokumen  surat  masuk  dan  disposisi  tidak  mudah  rusak  dan  hilang  karena  tersimpan  secara  digital [4][5][6].
Dalam pengembangan sistem informasi e-disposisi Perguruan Tinggi XYZ dengan menggunakan metode  FAST  ( Framework  for  the  Application  of System  Thinking ).  Dalam  mendesain  sistem  informasi lebih cepat dan tahapan dilakukan secara berurutan menggunakan metode FAST [7][8][9]. Metode FAST pada penelitian memiliki fase yaitu: Scope Definition , Problem Analysis , Requirements Analysis , Logical Design , Decision  Analysis , Physical  Design ,  dan Testing .  Pada  tahapan  analisa  kebutuhan  menerapkan metode  UML  ( Unified  Modeling  Language )  karena  pengembangan  sistem  informasi  e-disposisi berorientasi pada objek dan pada tahapan Testing menggunakan metode blackbox testing . Penerapan UML sangat membantu user untuk memvisualisasi lingkup sistem dalam bentuk diagram sehingga dapat meminimalkan  kesalahan  fungsional  sistem  [10][11].  Metode black  box  testing digunakan  untuk mengecek error yang ada pada sistem ketika sistem yang dilakukan oleh end user [12].

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  pengembangan  sistem informasi  e-disposisi  Perguruan  Tinggi  XYZ  pada  penelitian  ini menggunakan metode FAST dengan penjelasan pada Gambar 1.
Gambar 1. Metode FAST pada Penelitian Sistem E-disposisi
1. Scope Definition (Definisi Lingkup): Pada tahapan ini dilakukan definisi lingkup sistem informasi yang diperoleh  dari  hasil  observasi  lapangan  dan  wawancara  dengan  staff  pengelola  surat  dan  level manajemen Perguruan Tinggi XYZ terkait pengelolaan surat masuk dan disposisi.
2. Problem Analysis (Analisis Permasalahan): Tahapan selanjutnya yaitu analisa permasalahan tentang pengelolaan  surat  dan  disposisi  dilakukan  pemetaan  dengan  membuat  kerangka  analisa fishbone tujuannya untuk mengidentifikasi akar permasalahan yang ada.
3. Requirements Analysis (Analisis Kebutuhan):  setelah diperoleh analisa permasalahan kemudian hasil permasalahan  dipetakan  ke  dalam  diagram  UML  ( Unified  Modeling  Language )  untuk  diperoleh visualisasi analisis kebutuhan sistem. Adapun diagram yang digunakan yaitu Use Case Diagram dan Activity Diagram .
4. Logical Design (Desain Logis): pada tahapan desain logis menggambarkan keterhubungan data pada database untuk membangun sistem informasi e-disposisi dengan menggunakan skema relasi antar tabel.
5. Decision  Analysis (Analisis  Keputusan):  Tahapan  analisa  keputusan  yaitu  menentukan  tools  yang digunakan untuk mengembangkan sistem informasi e-disposisi.
6. Physical Design (Desain fisik): Pada tahapan Desain fisik yaitu menampilkan hasil dari input, proses dan keluaran sistem informasi e-disposisi yang telah dibuat sesuai dengan analisis kebutuhan sistem dan desain logis.
7. Testing (Pengujian):  Melakukan  pengujian  terhadap  sistem  informasi  e-disposisi  dengan  pengguna sistem  serta  melakukan  perbandingan  pengukuran  waktu  proses  pengolahan  surat  masuk  dan disposisi secara konvensional dengan menggunakan sistem informasi.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil penelitian yang diperoleh dari pengembangan sistem informasi e-disposisi Perguruan Tinggi XYZ dengan menggunakan metode FAST sebagai berikut:

## 3.1. Scope Definition (Definisi Lingkup)
Pada tahapan ini merupakan tahapan awal dalam metode FAST. Lingkup penelitian ini diperoleh melalui observasi lapangan dan diskusi dengan staff pengelola surat dan manajemen Perguruan Tinggi XYZ terkait pengelolaan surat masuk dan disposisi. Informasi yang diperlukan untuk membuat disposisi surat yaitu struktur organisasi Perguruan Tinggi XYZ dan lembar disposisi.
Gambar 2. Struktur Organisasi dan Lembar Disposisi
Dari hasil observasi dan wawancara diperoleh untuk level penerus disposisi digambarkan pada Gambar 3.
Gambar 3. Level Penerus Disposisi
Direktur menerima surat masuk kemudian direktur melakukan penerusan disposisi yang dituju ke level 2 yaitu wakil direktur. Direktur bisa memilih salah satu atau semua wakil direktur pada lembar
Direktur Level 1 Wakil Direktur I Wakil Direktur II Wakil Direktur III Level 2 Ka. Jurusan Ka. Unit Sub Koordinator Pejabat Pengadaan Level 3
disposisi serta memberikan catatan disposisi setelah itu wakil direktur akan meneruskan disposisi ke level 3  yang  terdiri  dari  Ka.  Jurusan,  Ka.  Unit,  Sub  Koordinator  dan  Pejabat  Pengadaan.  Dari  level  3  dapat meneruskan disposisi ke bagian lain pada unit yang berada pada level 3 dan memberikan catatan pada lembar  disposisi.  Staff  pengelola  surat  melakukan  pengarsipan  lembar  disposisi  yang  telah  selesai  di disposisikan.

## 3.2. Problem Analysis (Analisis Permasalahan)
Analisa  Permasalahan  mengenai  pengelolaan  surat  masuk  dan  disposisi  digambarkan menggunakan fishbone yang terdiri dari komponen Man , Method , Machine dan Material.
Gambar 4. Diagram Fishbone Pengelolaan Surat Dan Disposisi

## 3.3. Requirements Analysis (Analisis Kebutuhan)
Analisa kebutuhan pada tahapan ini digambarkan menggunakan metode UML dengan use case diagram dan activity diagram untuk mempermudah visualisasi dalam perancangan sistem informasi e- disposisi Perguruan Tinggi XYZ.
Gambar 5. Use Case Diagram Sistem E-Disposisi
Pada  use  case  diagram  terdapat  empat  aktor  pengguna  sistem  yaitu:  staff  pengelola  surat, direktur, wakil direktur dan Ka. Jur/Ka. Unit/Sub Koordinator/Pejabat Pengadaan. Adapun activity diagram disposisi terlihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Activity Diagram Sistem E-Disposisi
Staff  pengelola  surat  melakukan  input  surat  yang  masuk  ke  dalam  sistem  kemudian  direktur menerima notifikasi adanya surat masuk. Direktur membaca isi surat masuk dan melakukan disposisi ke wakil  direktur  serta  memberikan  catatan.  Wakil  direktur  menerima  notifikasi  adanya  disposisi  dari direktur kemudian wakil direktur membaca isi surat dan catatan disposisi dari direktur serta meneruskan disposisi ke unit terkait untuk menindaklanjuti surat masuk tersebut. Unit terkait terdiri dari satu atau banyak  unit  yang  dituju,  unit  tersebut  terdiri  dari  Ka.  Jur,  Ka.  Unit,  Sub.  Koordinator  dan  Pejabat Pengadaan  dan  unit  tersebut  memberikan  catatan  terhadap  disposisi  atas  surat  yang  diterima.  Staf pengelola  surat  dapat  memonitoring  posisi  surat  masuk  yang  telah  didisposisi  serta  dapat  melakukan pencetakkan apabila diperlukan.

## 3.4. Logical Design (Desain Logis)
Pada tahapan desain logis yaitu menggambarkan keterhubungan data tabel yang satu dengan yang lain dengan menggunakan skema relasi tabel pada database .

## Gambar 7. Skema Relasi Tabel

## 3.5. Decision Analysis (Analisis Keputusan)
Pada tahapan analisis keputusan dalam pengembangan sistem informasi e-disposisi Perguruan Tinggi  XYZ  berbasis  website  agar  mempermudah  pengakasesan  sistem.  Sistem  informasi  e-disposisi dikembangkan  menggunakan  framework  codeigniter  dengan  database  MYSQL.  Dengan  menggunakan framework codeigniter pembangunan sistem lebih mudah dan cepat.

## 3.6. Physical Design (Desain fisik)
Pada tahapan ini menampilkan keluaran sistem informasi e-disposisi yang telah dikembangkan. Adapun desain fisiknya sebagai berikut:

## 3.6.1 Pengelolaan Surat Masuk
Staff pengelola surat melakukan input data surat masuk dengan mengisi form, mengupload file, memilih sifat surat serta tujuan surat.
Gambar 9. Input Surat Masuk

## 3.6.2 Proses Disposisi
Direktur menerima surat masuk yang telah dikirim oleh staff pengelola surat. direktur membaca isi surat dan melakukan disposisi surat.
Gambar 10. Detil Surat
Untuk proses pengisian lembar disposisi user penerima disposisi melakukan pemilihan user yang  akan menerima disposisi selanjutnya serta memberikan catatan disposisi.
Gambar 11. Melakukan Disposisi Surat
Lembaran  disposisi yang sudah diisi dapat dimonitoring dan dicetak oleh staff pengelola surat apabila diperlukan.

## Gambar 12. Mencetak Hasil Lembaran Disposisi

## 3.8. Testing (Pengujian)
Setelah  sistem  informasi  e-disposisi  yang  telah  dibuat  maka  dilakukan  pengujian  terhadap fungsional sistem kepada pengguna sistem dari staff pengelola sistem, direktur, wakil direktur dan ka. Jurusan/ka.  Unit/  Sub  kordinator/Pejabat  Pengadaan  dengan  menggunakan  metode blackbox  testing . Adapun hasil pengujian fungsional sistem dapat dilihat pade Tabel 1.
Tabel 1. Pengujian Fungsional Sistem User Menu Sub Menu Fungsional Status Staff Pengelola Surat Surat Masuk Tambah Menambahkan inputan data surat masuk Berhasil Daftar Surat Masuk Menampilkan, mengubah dan menghapus faftar surat masuk Berhasil Disposisi Menampilkan Daftar Surat yang sudah didisposisi Berhasil Klasifikasi Surat Kategori Surat Melakukan CRUD Berhasil Status Penujuan Melakukan CRUD Berhasil Klasifikasi Disposisi Klasifikasi Disposisi Melakukan CRUD Berhasil Direktur/Wakil Direktur/ Ka. Jur/Ka.Unit/Sub. Koord/PP Kotak Masuk Surat Masuk Menampilkan informasi detil mengenai surat Berhasil Disposisi Melakukan dan menampilkan lembar disposisi yang telah diisi
Selain melakukan pengujian terhadap fungsional sistem, dilakukan juga pengukuran terhadap waktu pada proses disposisi yang dilakukan secara konvensional dengan proses disposisi menggunakan sistem. Pengukuran dilakukan dengan pengguna sistem berada di ruangan kerja.
Tabel 2. Perbandingan Waktu Proses Disposisi Keterangan Pengukuran Konvensional Sistem E-Disposisi Pencarian data bulan April Tahun 2022 Lebih dari 1 Menit 0.0054 seconds dengan total 120 data Proses Disposisi Lebih dari 5 menit dikarenakan jarak ruangan pengguna sistem tidak sama Kurang dari 1 Menit dalam memproses disposisi

## 4. SIMPULAN
Kesimpulan dari penelitian Sistem Informasi E-Disposisi Perguruan Tinggi XYZ dengan Metode FAST bahwa fungsional sistem e-disposisi dapat berjalan dengan semestinya. Perbandingan waktu proses disposisi menggunakan sistem informasi e-disposisi lebih efisien dibandingkan cara konvensional. Waktu untuk melakukan pencarian dan menampilkan data menggunakan sistem kurang dari 1 menit.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]. Sihotang, Hengki Tamando, "Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web Pada Pengadilan Tinggi Medan ", Journal Of Informatic Pelita Nusantara , vol.3, no. 1, pp.6-9, 2018.
[2]. Atmala, A.R. and Ramadhani, S., “Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat di Kementerian Agama Kabupaten Kampar”, Jurnal Intra Tech , vol.4, no.1, pp.27-38, 2020.
[3]. Wicaksana, A.F. and Manuputty, A.D., “Per ancangan Sistem Informasi Persuratan Berbasis Desktop di Bagian Sekretariat Dinas Pekerjaan Umum Kota Semarang”, Jurnal Bina Komputer, vol. 2, no.2, pp.29-38, 2020
[4]. Farell, G., Saputra, H.K. and Novid, I., “Rancang bangun sistem informasi pengarsipan surat menyurat (studi kasus fakultas teknik unp)”, Jurnal Teknologi Informasi dan Pendidikan , vol.11, no.2, pp.55-62, 2018.
[5]. Elyana, I., Kholil, I. and Schaduw, F.E., "Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Disposisi Surat Menyurat  Dengan  Menggunakan  Model  RAD  (Rapid  Application  Development)", Jurnal  Riset Informatika , vol.1, no.2, pp.107-112, 2019 [6]. Hatta,  M.,  Anwar,  M.M.,  Diana,  I.N.  and  Amarul  M,  M.H.,  "Perancangan  Sistem  Informasi Pengarsipan  dan  Disposisi  Surat  Berbasis  Web  dengan  Menggunakan  Framework  Codeigniter", SCAN-Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi , vol.14, no.2, pp.8-12, 2019 [7]. Sari,  M.P.,  Setiawansyah,  S.  and  Budiman,  A.,  "Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen Perpustakaan Menggunakan Metode Fast (Framework For The Application System Thinking)(Studi Kasus: SMAN 1 Negeri Katon)", Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi , vol.2, no.2, pp.69-77, 2021 [8]. Ariani,  F.  and  Taufik,  A.,"Sistem  Informasi  Inventory  (SITORY)  Berbasis  Web  Dengan  Metode Framwork For The Application System Thinking (FAST)", JATISI (Jurnal Teknik Informatika Dan Sistem Informasi) , vol.8, no.2, pp.859-869, 2021
[9]. Muqtadir,  A.,  Amaluddin,  F.,  &  Arifia,  A.,”Penerapan  Metode  Fast  Untuk  Perancangan  Sistem Informasi  Rumah  Kemasan  (Dinas  Koperasi  Perindustrian  Dan  Perdagangan  Kabupaten  Tuban)”, Jurnal Informatika: Jurnal Pengembangan IT, vol.7,no.3, pp.135-140., 2022
[10]. Syarif, M. and Pratama, E.B.,"ANALISIS METODE PENGUJIAN PERANGKAT LUNAK BLACKBOX TESTING DAN  PEMODELAN  DIAGRAM  UML  PADA  APLIKASI  VETERINARY  SERVICES  YANG  DIKEMBANGKAN DENGAN MODEL WATERFALL", JTIK (Jurnal Teknik Informatika Kaputama) , vol.5, no.2, pp.253-258, 2021.
[11]. Irkham,  A.,  Rahardian,  F.,  Ismail,  G.M.,  Jumadi,  J.,  Desyani,  T.  and  Nirmala,  E.,  "Analisa  dan Perancangan Aplikasi Kearsipan (E-Arsip) Menggunakan UML", Jurnal Teknologi Sistem Informasi dan Aplikasi , vol.4, no.3, pp.145-150, 2021.
[12]. Setiyani,  L.,"Pengujian  Sistem  Informasi  Inventory  Pada  Perusahaan  Distributor  Farmasi Menggunakan  Metode  Black  Box  Testing", Techno  Xplore:  Jurnal  Ilmu  Komputer  Dan  Teknologi Informasi , vol.4, no.1, pp.20-27, 2019.