Siwi, G, R., Sulianta, F., (2022) Rancang Bangun Aplikasi Layanan Administrasi Desa Berbasis Website, (4) 10 , https://10.36418/syntax-idea.v4i10.1927
E-ISSN: 2684-883X Published by: Ridwan Institute
Syntax Idea: P–Issn: 2684-6853 E-Issn: 2684 883x Vol.4, No. 10, Oktober 2022

## RANCANG BANGUN APLIKASI LAYANAN ADMINISTRASI DESA BERBASIS WEBSITE

## Galang Raka Siwi, Feri Sulianta
Universitas Widyatama Kota Bandung Jawa Barat, Indonesia Email: galang.raka@widyatama.ac.id, feri.sulianta@widyatama.ac.id

## Abstrak
Pemerintah  Desa  atau  Kelurahan  merupakan  salah  satu  pemerintahan  yang bertanggung  jawab  mengatur  dan  mengelola  sumber  daya  pemerintahan  setingkat desa  dan  berkewajiban  menyelenggarakan  pengelolaan  kependudukan  sebagai bentuk pelayanan kepada masyarakat. Perangkat desa saat ini menggunakan media komputer  sebagai  alat  dalam  melaksanakan  pelayanan  pengolahan  data  dan pengelolaan kependudukan bagi masyarakatnya namun belum dimanfaatkan secara optimal.  Salah  satu  solusi  dari  permasalahan  tersebut  adalah  membuat  sistem informasi berbasis perancangan sistem informasi layanan administrasi desa berbasis website.  Dengan  aplikasi  ini,  Informasi  layanan  administrasi  desa  dapat diintegrasikan  pada  sistem  ini.  Sistem  integrasi  ini  dibangun  dengan  metode waterfall  dengan  empat  tahapan  yakni  analisa  kebutuhan,  desain  sistem, implementasi,  dan  pengujian  sistem  dengan  bahasa  pemrograman  PHP  dan Database  MySQL.  Adapun  fitur  yang  ada  pada  aplikasi  layanan  administrasi  ini adalah  pengajuan  surat  oleh  warga,  fitur  yang  tersedia  untuk  admin  meliputi pengunggahan  surat  administrasi  yang  diajukan  oleh  warga,  pendaftaran  pegawai, pendaftaran warga. Dengan adanya aplikasi ini memberi manfaat dan nilai tambah bagi  masyarakat  dan  pegawai  desa.  Dibanding  dengan  sistem  pelayanan sebelumnya  yang  masih  menggunakan  cara  manual,  aplikasi  ini  mengoptimalkan pelayanan  administrasi  dan  pengolahan  data  kependudukan  pada  kantor  desa dengan  lebih  efektif  dan  efisien  serta  dapat  menyajikan  informasi  data kependudukan dan laporan yang akurat.
Kata kunci: aplikasi; pelayanan; desa

## Abstract
The  village  government  is  one  of  the  governments  responsible  for  regulating  and managing  village-level  government  resources  and  is  obliged  to  carry  out population  management  as  a  form  of  service  to  the  community.  Village  officials currently  use  computer  media  to  carry  out  data  processing  and  population management  services  for  the  community  but  have  not  been  used  optimally.  One solution  to  this  problem  is  to  create  an  information  system  based  on  designing  a website-based  village  administration  service  information  system.  With  this application,  village  administration  service  information  can  be  integrated  into  this system.  This  I  ntegration  system  was  built  using  the  waterfall  method  with  four stages:  requirements  analysis,  system  design,  implementation,  and  system  testing

## Rancang Bangun Aplikasi Layanan Administrasi Desa Berbasis Website
using the PHP programming language and MySQL database.  The features in this administrative  service  application  are  letter  submission  by  residents,  the  features available for admin include uploading administrative letters submitted by residents, employee  registration,  and  citizen  registration.  This  application  provides  benefits and  added  value  for  the  community  and  village  employees.  Compared  to  the previous service system which still uses manual methods, this application optimizes administrative  services  and  population  data  processing  at  the  village  office  more effectively and efficiently. It can present population data information and accurate reports
Keywords : application; service; village

## Pendahuluan
Pemerintah  Desa  atau  Kelurahan  merupakan  salah  satu  pemerintahan  yang bertanggung jawab mengatur dan mengelola sumber daya pemerintahan setingkat desa dan  berkewajiban  menyelenggarakan  pengelolaan  kependudukan  sebagai  bentuk pelayanan  kepada  masyarakat.  Kependudukan  dan  pendaftaran  penduduk  merupakan sub-pilar  pengelolaan  kependudukan  dan  harus  dikelola  semaksimal  mungkin  agar memberikan  manfaat  bagi  tata  kelola  dan  pembangunan  yang  lebih  baik  dan  warga mendapatkan pelayanan yang memuaskan (Kadir, 2008).
Perangkat  desa  saat  ini menggunakan  media  komputer  sebagai  alat  dalam melaksanakan  pelayanan  pengolahan  data  dan  pengelolaan  kependudukan  bagi masyarakatnya  namun  belum  dimanfaatkan  secara  optimal.  Masalah  yang  sering dihadapi  oleh  pihak  berwenang  adalah  sulitnya  mencari  data  kependudukan  yang dibutuhkan.  Data  hanya  diproses  di  Microsoft  Word  atau  Microsoft  Excel, penyimpanannya tidak teratur dan tidak terorganisir dengan baik sehingga sering terjadi duplikat data (Putri, 2019).
Data kependudukan yang ada juga tidak akurat dan kadaluarsa karena perubahan kependudukan  yang  tidak  dicatat  dengan  benar  seperti  adanya  data  kelahiran  yang belum  tercatat  dan  kepindahan  yang  belum  tercatat.  Di  sisi  lain,  dalam  pelayanan administrasi,  pembuatan  berbagai jenis  surat  keterangan terkadang tidak  bisa langsung selesai, karena dokumen yang menjadi persyaratan tidak disiapkan lengkap oleh warga, belum  lagi  jika  sekretaris  desa  maupun  kepala  desa  tidak  berada  di  kantor  desa  maka pelayanan administrasi ditunda dan pada proses pembuatan daftar pemilih, aparat desa harus  melakukan  penyortiran  dalam  ribuan  data  penduduk  yang  ada  secara  manual (Galitz, 2007).
Untuk mengatasi berbagai permasalahan yang ada tersebut, maka pada jurnal ini dilakukan  perancangan  sistem  informasi  layanan  administrasi  desa  berbasis  website yang bertujuan membantu dan memudahkan aparat desa dalam melakukan pengolahan data kependudukan, pencatatan mutasi penduduk, pembuatan beberapa jenis surat yang diajukan oleh warga (Galitz, 2007).

## Metode Penelitian
Sistem informasi pelayanan administrasi desa ini dirancang dengan metode SDLC ( Software  Development  Life  Cycle ).  Metode  SDLC  adalah  suatu  pengembangan  yang difungsikan  sebagai  sebuah  mekanisme  untuk  dapat  mengidentifikasikan  perangkat lunak (Hamdi  et  al.,  2018) Salah  satu  bagian  dari  metode  SDLC  ini  yaitu  metode waterfall.  Metode  waterfall  adalah  metode  pengembangan  perangkat  lunak  dengan berurutan  dimana  seluruh  proses  pengerjaan  memiliki  tahapan  yang  runut  yang diilustrasikan  terus  mengalir  ke  bawah  seperti  air  terjun  [2].  Model  waterfall  adalah model  yang  bersifat  sistematis,  berurutan  dalam  membangun  sebuah  software.  Nama model sebenarnya ialah “ Linear Sequential Model ” [3] (Pressman, 2002).
Adapun  tahapan  dalam  metode  Waterfall  adalah  tahapan  analisa  kebutuhan, tahapan desain sistem, tahapan penulisan kode, tahapan pengujian program (Tristianto, 2022) tahapan operasi dan perawatan program seperti yang diilustrasikan pada Gambar 1

## Gambar 1 Tahapan Metode Waterfall
Pada tahapan analisa kebutuhan adalah pengumpulan informasi masalah melalui observasi serta menganalisa mengenai data masukan dan keluaran sistem, fitur apa saja yang  ada  dalam  sistem,  dan  siapa  saja  yang  terlibat  dalam  sistem (Fauzi  et  al.,  2018) Setelah semua informasi kebutuhan didapatkan, langkah selanjutnya yaitu perancangan sistem  yang  terdiri  dari  perancangan  basis  data, user  interface (antarmuka)  dan  alur sistem.  Selanjutnya,  poin-poin  tersebut  diimplementasikan  melalui  penulisan  kode dengan  bahasa  pemrograman  PHP  dan  manajemen  basis  data  MySQL.  Langkah selanjutnya  adalah  pengujian  sistem  dari  script  coding  yang  telah  dibuat.  Tujuan  dari pengujian  ini  adalah  untuk  memeriksa  apakah  fungsi  dari  sistem  berjalan  atau  tidak (Pressman, 2002).

## A. Tahap Analisa Kebutuhan
Setelah  melakukan  analisa,  terdapat  Beberapa  hal  yang  diperlukan  dalam perancangan Sistem Aplikasi Administrasi Desa ini yakni data masukan dan fitur – fitur
yang  tersedia  dalam  User  Interface  (UI)  (Tristianto,  2022)    Kebutuhan  data  masukan untuk Sistem adalah sebagai berikut:
• SKCK
• Surat Kenal Lahir
• Surat Keterangan Usaha
• Surat Tidak Mampu Kesehatan
• Surat Tidak Mampu Pendidikan
• Surat Berita Acara
• Surat Keterangan Belum Memiliki Rumah
• Surat Penghasilan Orang Tua
• Surat Keterangan Penghasilan
• Surat Keterangan Belum Menikah
• Surat Keterangan Domisili Umum
• Surat Keterangan Kematian
Di  sisi  lain,  kebutuhan  fungsional  sistem  adalah  daftar  pemakai  sistem  dan  hak aksesnya. Berikut adalah calon pengguna sistem administrasi desa:
1. Admin
Fitur yang tersedia untuk admin meliputi:
• Fitur  yang  tersedia  untuk  admin  meliputi  pengunggahan  surat  administrasi yang diajukan oleh warga
• Pendaftaran Pegawai
• Pendataan Warga (Hunaifi et al., 2019).
2. Pegawai
Fitur yang tersedia untuk pegawai meliputi pengunggahan surat administrasi yang diajukan oleh warga ( Ajir & Waliyansyah, 2021)
3. Warga
Fitur  yang  tersedia  untuk  warga  meliputi  pengajuan  surat  administrasi (SKCK,  Surat  Kenal  Lahir,  Surat  Keterangan  Usaha,  Surat  Tidak  Mampu Kesehatan,  Surat  Tidak  Mampu  Pendidikan,  Surat  Berita  Acara,  Surat Keterangan  Belum  Memiliki  Rumah,  Surat  Penghasilan  Orang  Tua,  Surat Keterangan  Penghasilan,  Surat  Keterangan  Belum  Menikah,  Surat  Keterangan Domisili Umum, Surat Keterangan Kematian) (Al Hasri & Sudarmilah, 2021).
Gambar 2 Use case diagram admin
Gambar 3 Use case diagram pegawai
Gambar 4
Use case diagram warga

## Gambar 5 ERD Aplikasi Layanan Administrasi Desa
3. Desain Sistem
Di tahap ini, dirancang basis data dalam bentuk tabel sesuai dengan requirement tahap sebelumnya. Basis data ialah koleksi data-data yang saling terikat. Secara praktis,  basis  data  dianggap  sebagai  penyusun  data  yang  terstruktur  dan disimpan dalam hard disk yang tujuannya  yaitu agar data dapat diakses dengan mudah dan cepat (Pribadi, 2009).
Adapun perincian basis datanya sebagai berikut:
1. Tabel  Admin,  Data  dari  tabel  ini  berfungsi  untuk  menyimpan  akun  untuk admin dan pegawai.
2. Tabel Role, Data dari tabel ini berfungsi untuk menyimpan tipe akun admin dan pegawai.
3. Tabel Role Menu, Data dari tabel ini berfungsi untuk menyimpan hak akses dari setiap role.
4. Tabel Menu, Data dari tabel ini berfungsi untuk menyimpan list menu.
5. Tabel Warga, Data dari tabel ini berfungsi untuk menyimpan daftar warga
6. Tabel SKCK, Data dari tabel ini bertugas untuk menyimpan pengajuan surat SKCK
7. Tabel  Surat  Kenal  Lahir,  Data  dari  tabel  ini  bertugas  untuk  menyimpan pengajuan surat kenal lahir
8. Tabel  Surat  Keterangan  Usaha,  Data  dari  tabel  ini  berfungsi  untuk menyimpan pengajuan surat keterangan usaha
9. Tabel  Surat  Tidak  Mampu  Kesehatan,  Data  dari  tabel  ini  berfungsi  untuk menyimpan pengajuan surat tidak mampu kesehatan
10. Tabel  Surat  Tidak  Mampu  Pendidikan,  Data  dari  tabel  ini  berfungsi  untuk menyimpan pengajuan surat tidak mampu pendidikan
11. Tabel  Surat  Berita  Acara,  Data  dari  tabel  ini  berfungsi  untuk  menyimpan pengajuan surat berita acara
12. Tabel  Surat  Keterangan  Belum  Memiliki  Rumah,  Data  dari  tabel  ini berfungsi untuk menyimpan pengajuan surat belum memiliki rumah
13. Tabel  Surat  Penghasilan  Orang  Tua,  Data  dari  tabel  ini  berfungsi  untuk menyimpan pengajuan surat penghasilan orang tua
14. Tabel  Surat  Keterangan  Penghasilan,  Data  dari  tabel  ini  berfungsi  untuk menyimpan pengajuan surat keterangan penghasilan
15. Tabel Surat Keterangan Belum Menikah, Data dari tabel ini berfungsi untuk menyimpan pengajuan surat belum menikah
16. Tabel Surat Keterangan Domisili Umum, Data dari tabel ini berfungsi untuk menyimpan pengajuan surat domisili umum
17. Tabel  Surat  Keterangan  Kematian,  Data  dari  tabel  ini  berfungsi  untuk menyimpan pengajuan surat domisili kematian
Selanjutnya, yang perlu dirancang adalah dari sisi User Interface (UI). User Interface  adalah  bagian  dari  perangkat  lunak  yang  bisa  dilihat,  didengar, disentuh,  berbicara  atau  dimengerti  [5] (Ardhiyani  &  Bachtiar,  2014) .  Dalam mendesain  UI  harus  menggambarkan  use  case  diagram  yang  sudah  dirancang. Berikut adalah daftar desain antar muka yang perlu ditampilkan:
1. Halaman login warga
2. Halaman pengaturan profil warga
3. 3.Halaman pengajuan surat warga
4. Halaman login pegawai
5. Halaman pengaturan profil pegawai
6. Halaman upload pengajuan surat warga
7. Halaman pengaturan hak akses
Halaman  login  warga  dan  login  pegawai  dipisahkan  untuk  menghindari kesalahan input data. Halaman login warga maupun pegawai perlu memasukan email dan password yang sudah terdaftar di database. Berikut merupakan activity diagram login pegawai (Ladjamudin, 2005).

## Gambar 6

## Activity Diagram Login Pegawai
Halaman pengajuan surat warga digunakan dalam pengajuan surat administrasi. Warga  akan  memilih  tipe  surat  administrasi  sesuai  dengan  kebutuhannya.  Dengan adanya  fungsi  utama  ini,  warga  tidak  perlu  datang  ke  kantor  desa  untuk  melakukan registrasi  data.  Setelah  data  pengajuan  sudah  diinputkan  oleh  warga,  warga  harus menunggu admin dalam proses upload berkas sesuai dengan surat yang diajukan oleh warga (Irfansyah  &  Fajar  Suryawan,  2021) .  Berikut  merupakan  activity  diagram pengajuan warga.

## Gambar 7 Activity Diagram Pengajuan Warga
Halaman  upload  pengajuan  digunakan  oleh  pegawai  untuk  melakukan pengunggahan  berkas  yang  sudah  diajukan  oleh  warga.  Setelah  pegawai  melakukan pengunggahan  berkas,  warga  akan  mendapatkan  email  notifikasi  untuk  memberitahu bahwa surat sudah tersedia dan dapat diunduh

## Gambar 8 Activity Diagram Upload File Pegawai
4. Tahap Pengujian
Langkah  selanjutnya  adalah  tahap  pengujian  meliputi  desain  antarmuka pengguna  serta  fungsi  dari  sistem  yang  bertujuan  untuk  mengoreksi  hasil perangkat  lunak  yang  telah  dibuat  serta  mencari feedback dari  pengguna  lain untuk  pengembangan  sistem.  Pengujian  kualitas  sistem  digunakan  untuk mengecek  apakah  sistem  yang  telah  dibuat  sudah  layak  untuk  digunakan  atau belum layak  digunakan  [6].  Adapun  penjabaran  dari  tahap  ini  akan  dijelaskan  di bagian hasil dan pembahasan (Jannah & Hidayah, 2016).

## Hasil dan Pembahasan
Hasil yang didapat pada penelitian aplikasi layanan administrasi desa ini adalah pengujian baik dari sisi admin, pegawai, dan pengguna (warga). Yang dapat diringkas pada tabel 1, tabel 2, dan tabel 3.
Tabel 1

## Pengujian dari admin
Case Pengujian Hasil Pengujian Login Berhasil Edit Profile Berhasil List Pengajuan Berhasil Upload File Surat Pengajuan Berhasil Tambah Warga Berhasil Tambah Pegawai Berhasil Logout Berhasil Tabel 2 Pengujian dari pegawai Case Pengujian Hasil Pengujian Login Berhasil Edit Profile Berhasil List Pengajuan Berhasil Upload File Surat Pengajuan Berhasil Logout Berhasil Tabel 3 Pengujian dari Pengguna (warga) Case Pengujian Hasil Pengujian Login Berhasil Edit Profile Berhasil List Pengajuan Berhasil Tambah Surat Pengajuan Berhasil Logout Berhasil
Di bawah ini adalah screenshoot dari pengujian aplikasi layanan administrasi desa dari sudut pandang admin
Gambar 9 Login Admin
Gambar 10 Dashboard Admin
Gambar 11
Data Surat Kenal Lahir
Gambar 12

## Edit Pengajuan SKCK
Gambar 13
Data Surat SKCK
Gambar 14 Data Warga
Gambar 15
Data Pegawai Gambar 16 Login Warga
Gambar 17
Pengaturan Akun
Gambar 18 Tipe Pengajuan
Gambar 19
Tambah Pengajuan SKCK

## Gambar 20 Riwayat SKCK

## Kesimpulan
Kesimpulan  yang  didapatkan  dari  penelitian  perancangan  aplikasi  layanan administrasi desa ini adalah aplikasi dapat berjalan sesuai dengan rancangan yang telah dicanangkan.  Dengan  adanya  aplikasi  ini  memberi  manfaat  dan  nilai  tambah  bagi masyarakat  dan  pegawai  desa.  Dibanding  dengan  sistem  pelayanan  sebelumnya  yang masih  menggunakan  cara manual,  aplikasi  ini mengoptimalkan  pelayanan  administrasi dan  pengolahan  data  kependudukan  pada  kantor  desa  dengan  lebih  efektif  dan  efisien serta dapat menyajikan informasi data kependudukan dan laporan yang akurat.

## BIBLIOGRAFI
Ajir, A., & Waliyansyah, R. R. (2021). Opensid Sebagai Sistem Informasi Permohonan Surat  Berbasis  Web  Di  Kelurahan  Sambiroto  Kota  Semarang.  Science  and Engineering National Seminar, 6(1), 112–118. Google Scholar
Al  Hasri,  M.  V.,  &  Sudarmilah,  E.  (2021).  Sistem  Informasi  Pelayanan  Administrasi Kependudukan  Berbasis  Website  Kelurahan  Banaran.  MATRIK:  Jurnal Manajemen, Teknik Informatika Dan Rekayasa Komputer, 20(2), 249–260. Google Scholar
Ardhiyani,  J.,  &  Bachtiar,  A.  M.  (2014).  Analisis  user  interface  media  pembelajaran pengenalan kosakata untuk anak tunarungu. Makassar: Konferensi Nasional Sistem Informasi (KNSI). Google Scholar
Fauzi, R., Wibowo, S., & Putri, D. Y. (2018). Perancangan Aplikasi Marketplace Jasa Percetakan Berbasis Website. Fountain of Informatics Journal, 3(1), 5–11. Google Scholar
Galitz,  W.  O.  (2007).  The  essential  guide  to  user  interface  design:  an  introduction  to GUI design prinGalitz, W. O. (2007). The essential guide to user interface design: an introduction to GUI design principles and techniques. John Wiley & Sons.ciples and techniques. John Wiley & Sons. Google Scholar
Hamdi,  H.,  Usman,  U.,  &  Samsudin,  S.  (2018).  Perancangan  Sistem  Informasi Geografis Pemetaan Taman di Kabupaten Indragiri Hilir Berbasis Web.  Sistemasi:
Jurnal Sistem Informasi, 7(2), 87–94. Google Scholar
Hunaifi,  N.,  Hikmah,  A.  B.,  &  Nurhasan,  A.  (2019).  Perancangan  Sistem  Informasi Pengarsipan  Dan  Permohonan  Surat  Online  “Sipadu”  Di  Tingkat  Kecamatan Berbasis  Web.  JUST  IT:  Jurnal  Sistem  Informasi,  Teknologi  Informasi  Dan Komputer, 10(1), 40–51. Google Scholar
Irfansyah, A. M. N., & Fajar Suryawan, S. T. (2021). Sistem Informasi E-Kelurahan Di Desa  Kabongan  Kidul  Berbasis  Web.  Universitas  Muhammadiyah  Surakarta.

## Google Scholar
Jannah,  E.  N.,  &  Hidayah,  A.  (2016).  Sistem  Terintegrasi  Berbasis  Web  Untuk Pencarian  Dan  Pemesanan  Kelompok  Seni  Pertunjukan.  Jurnal  Nasional  Teknik Elektro Dan Teknologi Informasi, 5(4), 245–251. Google Scholar
Kadir, A. (2008). Tuntunan praktis belajar database menggunakan MySQL. Ladjamudin, A.-B. Bin. (2005). Analisis dan desain sistem informasi. Google Scholar
Pressman,  R.  S.  (2002).  Rekayasa  perangkat  lunak  pendekatan  praktisi  (buku  satu).
Yogyakarta: Andi. Google Scholar
Pribadi,  B.  A.  (2009).  Desain  sistem  pembelajaran.  Jakarta:  PT  Dian  Rakyat. Google Scholar
Putri, L. M. (2019). Perancangan Sistem Informasi Untuk Aktivitas Penyimpanan Data Vendor  Truk  Pada  Divisi  Transport  Procurement  Di  Pt  Schenker  Petrolog  Utama (Db Schenker) Jakarta. Politeknik App Jakarta. Google Scholar
Tristianto,  C.  (2022).  Penggunaan  metode  waterfall  untuk  pengembangan  sistem monitoring  dan  evaluasi  pembangunan  pedesaan.  Jurnal  ESIT  (E-Bisnis,  Sistem Informasi, Teknologi Informasi), 12(1). Google Scholar

## Copyright holder:
Dinada Junia Rismantika, Djanuardi, Rai Mantili (2022)
First publication right:

## Syntax Idea
This article is licensed under: