## Aplikasi Sistem Informasi Akademik dan Sistem Pembelajaran Pada SLTPK St. Stanislaus Surabaya

## Alexander Setiawan
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra Jln. Siwalankerto 121 – 131 Surabaya 60236 email: alexander@peter.petra.ac.id
Abstract  - Student’s  parents  are  busy  at  work in  noon,  this  makes  them  hard  to  observing their  child  academical  progress.  The  school can  only  provide  information  at  noon.  The work  in  developing  and  implementing  this Information System based on internet technology were dedicated to solve the problem above.  Student’s  parents  can  now  access  the information  that  provide  by  the  school  any time.  .  The  information  were  include  the  final exam  mark,  additional  activity,  financial information.
The  system  were  developed  using  the  UML methodologies.  Every  process  happened  in  the system were captured in the use cases diagram, and  class  diagram.  The  system  that  has  been built  were  tested  with  inputing  data  by  the internal side (school) and tested also for usage by  the  outter  side  (parents).  The  result  of  the testing  process  reveal  that  the  system  were fullfilled the need of the user.
Keywords :  Information  System,  Academic Information System, Object Oriented..
Abstrak -  Kesibukan  orang  tua  terjadi  pada siang  hari  saat  mereka  bekerja  sehingga menyulitkan mereka untuk memantau perkembangan  studi  anak  mereka.  Sekolah hanya  menyediakan  informasi  pada  saat  siang hari saja. Untuk memecahkan masalah tersebut, dibuatlah  rancangan  dan  implementasi  Sistem Informasi  berbasiskan  teknologi internet . Orang  tua  siswa  dapat  mengakses  informasi yang disediakan pihak sekolah dari setiap saat. Informasi  tersebut  meliputi  informasi  nilai ujian akhir, informasi kegiatan ekstrakurikuler, informasi keuangan.
Perancangan sistem dilakukan dengan
menggunakan  metodologi  UML.  Setiap  proses yang  terjadi  didalam  sistem  digambarkan dalam  diagram use  cases, dan class  diagram. Pengujian  sistem  yang  dilakukan  terhadap sistem  meliputi  uji  coba  masukkan  data  oleh pihak internal sekolah dan uji coba penggunaan
sistem oleh pihak luar (orang tua siswa). Hasil uji  coba  telah  memenuhi  kebutuhan  yang diperlukan oleh pemakai.
Kata  kunci  : Sistem  Informasi,  Sistem Informasi Akademis, Orientasi Obyek.

## 1. PENDAHULUAN
Kesibukan  orang  tua  siswa  yang terjadi pada siang hari ternyata menyulitkan  mereka  untuk  melakukan pemantauan  terhadap  perkembangan  studi anak  mereka  di  sekolah.  Pihak  sekolah juga mengalami keterbatasan dalam menyediakan  informasi  hanya  pada  siang hari.  Informasi  ini  disampaikan  oleh  para orang tua siswa kepada pihak sekolah pada saat  pengambilan  rapor,  berupa  informasi langsung kepada wali kelas yang bersangkutan. Berdasarkan hasil pemantauan yang  dilakukan  9  wali  kelas  STLPK.  St. Stanislaus  Surabaya,  terdapat  sekitar  200 orang  tua  siswa  menyatakan  kesulitan untuk
mendapatkan informasi
perkembangan studi anaknya.
Setelah dilakukan rapat oleh pihak sekolah  dalam  menanggapi  permasalahan yang  terjadi,  diambil  keputusan  bahwa dibutuhkan  sistem  yang  sanggup  untuk menyajikan  informasi  setiap  saat.  Dengan perkembangan teknologi yang ada saat ini, internet menjadi  solusi  sebagai  penunjang sistem yang akan dirancang-bangun. Perancangan  sistem  akan  menampung semua  informasi  yang  akan  disediakan oleh  sekolah,  sehingga  orang  tua  setiap saat bisa mendapatkan informasi tersebut.
Jurnal Ilmiah SimanteC Vol. 1, No. 2 Juni 2010

## 2. LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi Manajemen Secara  sederhana  yang  dimaksud dengan  sebuah  sistem  adalah  sebuah himpunan dari elemen-elemen yang terintegrasi  dan  memiliki  tujuan  untuk mencapai  sasarannya.  Sistem  informasi adalah  sekumpulan  elemen  yang  bekerja secara  bersama-sama  baik  secara  manual maupun berbasis komputer dalam melaksanakan  pengolahan  data.  Proses yang  dilakukan  data  berupa  pengumpulan, penyimpanan  dan  pemrosesan  data  untuk menghasilkan  informasi  yang  bermakna dan berguna yang sebagai bahan pertimbangan  bagi  proses  pengambilan keputusan [3]. Dalam  melakukan  pengembangan terhadap  suatu  sistem  dapat  dikategorikan dalam bentuk 2 macam pekerjaan. Pengembangan  suatu  sistem  dengan  cara merancang  dan  membuat  suatu  sistem yang baru dengan tujuan untuk menggantikan sistem yang lama. Pengembangan  sistem  yang  lain  adalah dengan  menganalisis  dan  menemukan kondisi  yang  kurang  ideal  dalam  suatu sistem,  kemudian  memperbaiki  sistem tersebut  agar  dapat  memenuhi  kebutuhan dari user [2].
Secara  sederhana  suatu  sistem dapat  diartikan  sebagai  suatu  kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,  saling  tergantung  satu  sama lain  dan  terpadu.  Sedangkan  informasi adalah  data  yang  disusun  sedemikian  rupa sehingga bermakna dan bermanfaat.
Manajemen merupakan proses atau kegiatan  yang  dilakukan  oleh  seseorang atau  organisasi  untuk  mencapai  tujuan. Dari  pengertian  yang  dijelaskan  mengenai masing-masing unsur maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem  informasi  manajemen  adalah  upaya seseorang  atau  suatu  organisasi  yang bertujuan  untuk  membentuk  suatu  sistem yang  dapat  diandalkan  untuk  mengolah data  menjadi  informasi  dimana  informasi tersebut dapat memberikan daya guna yang lebih besar [2].
2.2. Unified Modeling Language (UML)
Unified Modeling Language ( UML ) merupakan bantuan dalam mengembangkan  suatu  sistem  perangkat lunak,  dimana user dapat  melakukan spesifikasi, visualisasi dan pendokumentasian  model  dari  sistem perangkat lunak [4]. User dapat menggunakan UML untuk  memodelkan bisnis  ataupun  memodelkan  suatu  sistem yang  bukan  perangkat  lunak.  Dengan menggunakan UML , user dapat melakukan permodelan  hampir  pada  semua software dengan  berbagai  kombinasi  perangkat keras, sistem operasi, bahasa pemrogaman, dan jaringan [1].
Pada pengembangan proyek sistem informasi, tujuan yang ingin dicapai adalah adanya pemecahan terhadap suatu masalah. Pengenalan masalah dapat dilakukan  dengan  memodelkan  kondisi yang  ada  serta  solusi  yang  akan  dicapai kedalam simbol-simbol yang mudah untuk dimengerti.  Ada  4  jenis  diagram Unified Modeling  Language  (UML) yang  secara umum  sering  dipakai  dalam  memodelkan suatu permasalahan proyek sistem informasi, yaitu Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram dan Collaboration Diagram [1].

## 3. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Sistem  Informasi  Akademik  dan pemantauan perkembangan studi pembelajaran siswa merupakan pengembangan web  site yang  bertujuan agar  pihak  sekolah  dapat  memberikan informasi  kepada  orang  tua  yang  dapat diakses  setiap  saat  melalui  media internet . Dalam  perancangan  sistem  digunakan metode desain berorientasi obyek.
Beberapa bagian yang akan dipublikasikan  oleh  pihak  sekolah  kepada orang  tua,  yaitu  :  informasi  data  siswa, informasi  nilai  rapor  siswa,  informasi keuangan,  informasi  absensi,  informasi kegiatan  ekstrakurikuler.  Setiap  proses yang  dilakukan  untuk  memperoleh  data yang  akan  diolah  menjadi  informasi  akan dimodelkan  dalam use  case  diagram . Untuk  dapat  melihat  hal  yang  akan dilakukan  oleh  sistem  maka  sebelum memulai  penyusunan  program  dilakukan permodelan  terhadap  proses  yang  terjadi
didalam  sistem.  Proses  permodelan  ini adalah,  penggambaran  proses  yang  terjadi secara  nyata  kedalam  bentuk  simbol- simbol yang memiliki maksud tertentu dan berorientasi sebagai obyek. Dengan
diagram use  case dapat  digambarkan secara  umum  hal  yang  dilakukan  oleh sistem secara keseluruhan Gambar 1.
Pengolahan Informasi Keuangan (from use cases) Bendahara (from actors) Pengolahan Informasi Pelanggaran dan Prestasi (from use cases) Kesiswaan
(from actors)
Pengolahan Nilai Akhir Ekstrakurikuler (from use cases) Ekstra (from actors) Pengolahan Jadual Pelajaran (from use cases) Pengolahan Nilai Akhir Siswa (from use cases) Kurikulum (from actors) Tata Usaha (from actors) Pengolahan Account (from use cases) Pengolahan Data Siswa (from use cases) Orang Tua (from actors) Pamantauan Perkembangan Studi Siswa (from use cases)
Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Informasi Akademik
Pada  Gambar  1.  ini  digambarkan  bahwa sistem  informasi  yang  akan  dibentuk  akan mampu menangani beberapa proses seperti :  Pengolahan Data Siswa yang dilakukan bagian Tata Usaha meliputi  pemasukkan  data  siswa baru,  perubahan  data  siswa  dan penentuan kelas siswa.
 Pengolahan  Informasi  Keuangan yang dilakukan oleh bagian Bendahara  Sekolah.  Informasi  yang disajikan bersifat berita yang berhubungan dengan keuangan.  Pengolahan Informasi Nilai Ekstrakurikuler yang dilakukan oleh bagian Ekstrakurikuler meliputi pendataan  kegiataan  ekstra  yang berlangsung, pendataan peserta ekstra dan penilaian ekstra.
 Pengolahan Nilai Akhir Ujian (Rapor)  yang  dilakukan  oleh  bagian Kurikulum meliputi proses pemasukkan  data  nilai  ujian  dan tugas, penentuan kenaikan kelas dan penentuan jadwal pelajaran.
 Pada  diagram use  case hanya ditampilkan  proses  yang  dilakukan oleh sistem secara global. Setelah selesai menggambarkan secara  garis  besar  hal-hal  yang  akan dilakukan  oleh  sistem,  maka  pada  tahapan berikutnya  akan  didesain  model  kelas- kelas  yang  akan  berperan  dalam  setiap proses yang ada didalam sistem.

## Gambar 2. Class Diagram Sistem Informasi Akademik
Kelas-kelas  yang  ada  disini  masih berada  dalam  tahap  perencanaan  dan  pada saat  implementasi  dapat  berubah  sesuai dengan  kebutuhan.  Diagram  kelas  yang ada disini digambarkan untuk memudahkan penyusunan. Dengan  permodelan  dalam  bentuk kelas-kelas  yang  saling  berhubungan  ini, maka  implementasi  kode  program  dapat dilakukan  dengan  cara  O bject  Oriented Modelling . Diagram kelas yang ada dibuat dengan menggunakan bantuan Tools Rational  Rose  2007 dapat  dilihat  pada Gambar 2. Entity Relationship Diagram merupakan  proses  permodelan  secara
konseptual terhadap desain tabel yang akan digunakan  untuk  menyimpan  data.  Oleh karena  semua  proses  telah  dimodelkan dengan  menggunakan object    orientation , maka  konsep  hubungan  antar  tabel  akan sajikan juga dalam bentuk object oriented . Diagram  ini  dihasilkan  dari  hasil  analisis dokumen-dokumen yang dikumpulkan dari pihak  sekolah.  Pada  penyusunan  ERD  ini dibutuhkan  sedikit  pengetahuan  tentang basis  data,  sehingga  kelas-kelas  yang diciptakan  dan  hubungan  yang  dihasilkan dapat  lebih  efisien  dan  sederhana    dapat dilihat pada Gambar 3.
0..1 0..* 1..1 Relationship_15 1..* 1..1 Relationship_16 0..* 1..1 Relationship_15 0..* 1..1 Relationship_14 0..* 1..1 Relationship_13 0..* 1..1 Relationship_12 1..* 1..1 FK_UJIANNEGARA_SISWA 0..* 1..1 FK_RAPOR_RELAT IONS_MASAST UD 0..* 1..1 FK_MASAST UD_RELAT IONS_SISWA 0..* 1..1 FK_MASAST UD_RELAT IONS_KELAS 0..* 1..1 FK_MASAST UDI_GURU 0..* 1..1 FK_GURU_RELAT IONS_JABAT AN 0..* 1..1 FK_DAT ANILAI_MAT APELAJARAN 0..* 0..* Relationship_10 1..* Relationship_11 0..* FK_DET AILRA_RELAT IONS_MAT APELA 0..* FK_DET AILRA_RELAT IONS_RAPOR DAT ANILAI + + + JenisNilai KodeUjian Nilai : String : Long : Byte DET AILRAPOR + + + + + + + NILAIU1 NILAIU2 UT S UAS T UGAS1 T UGAS2 RAPOR : Byte : Byte : Byte : Byte : Byte : Byte : Float RAPOR + + SEMEST ER Status : Byte
: Integer
MAT APELAJARAN + + + KODEMP NAMAMP NIP : Byte : String : Integer GURU + + + + + + NIP NAMAGURU
ALAMAT GURU T ELEPONGURU USERNAMEGURU PASSGURU : Integer : String : String : String : String : String HARI + + KODEHARI HARI : Byte
: String
INFOKEUANGAN + + + NOINFO T GL PESAN : Long : DT : String
JABAT AN + + KODEJABAT AN NAMAJABAT AN : Byte : String JADUALPELAJARAN + + + + JAMPELAJARAN KODEKELAS T HNAJARAN KODEMP : Byte : Byte : String : Byte
KEGEKST RA + + + + KODEEKST RA PENGAJAR NAMAKEGIAT AN KET ERANGAN : Byte : Integer : String : String KELAS + + KODEKELAS NAMAKELAS : Byte : String MASAST UDI PESERT AEKST RA + NILAIEKST RA : Byte SISWA + + + + + + + + + + + + + + + NOINDUK NAMASISWA SEX T EMPAT T GLLAHIR ALAMAT AGAMA KEWARGANEGARAAN T ELEPON NAMAORANGT UA PEKERJAANORANGT UA PENDIDIKANORANGT UA ALAMAT ORANGT UA PASSSISWA ST AT US : Integer : String : String : String : DT : String : Byte : String : String : String : String : String : String : String : Integer T HNAJARANAKT IF + + + + T HNAJARAN NAMAT HNAJARAN SEMEST ER
ST AT US
: String : String : Byte : Boolean UJIANNEGARA + + + T HNAJARAN
MAT APELAJARAN NILAIUAN : String : String : Byte USPP + + + + BulanPembayaran Jumlah
Keterangan Status : Byte : Integer : String : Boolean
Gambar 3. Object Oriented ERD  Sistem Informasi Akademik

## 4. PENGUJIAN SISTEM
Pertama  kali  perangkat  lunak dijalankan,  akan  muncul  form  yang menanyakan username dan password . Form ini  berguna  untuk  melindungi perangkat  lunak  dari  orang-orang  yang tidak  berwenang,  secara default ada  satu user yang  bersifat super  admin sehingga semua  fasilitas  yang  ada  dapat  digunakan. Gambar  4.  akan  menunjukkan  tampilan
form  yang  akan  muncul  pertama  kali  saat program dijalankan. Program akan memunculkan  form  dengan  meminta user untuk memasukkan username dan password .
Gambar 4. Form Login
Setelah username dan password sudah  terisi  dengan  benar,  maka  menu akan  dibuka  sesuai  dengan  wewenang yang diberikan kepada user oleh administrator .  Berikut  adalah  tampilan form dimana username dan password yang telah dimasukkan sudah benar, pada bagian atas form telah  muncul  menu  yang disesuaikan  dengan  wewenang  tiap-tiap user dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Form Menu
Pengujian data siswa dapat dilakukan dengan memasukkan data melalui Form Pengolahan Data Siswa yang terdapat  dalam  pilihan  menu  Buku  Induk. Pilihan  pada  menu  Buku  Induk  digunakan untuk
menampilkan form
yang berhubungan  dengan  pengolahan  data siswa.  Pengisian  data  diawali  dengan pemilihan kelas awal siswa yang bersangkutan,  penekanan  pada  tombol ‘Masukkan Data Siswa’ akan mengaktifkan  semua field untuk  mulai pengisian  data  siswa  dapat  dilihat  pada Gambar 6.
Gambar 6. Form Pengolahan Data Siswa
Data  siswa  baru  yang  telah dimasukkan  perlu  diatur  kedalam  kelas- kelas, yang bisa dilakukan dengan mengaktifkan Form Pengolahan  Kelas terlihat  pada  Gambar  7.  Data  siswa  yang belum  dan  sudah  terdaftar  dalam  kelas akan  muncul  dalam  tabel  sesuai  dengan pilihan kelas.
Gambar 7. Form Pengolahan Kelas yang Aktif
Pengujian  data  berikutnya  adalah pada menu kurikulum yaitu data nilai ujian dan tugas harian dengan memasukkan data pada Form Pengisian  Nilai  dapat  dilihat pada  Gambar  8.  Pilihan  Mata  Pelajaran akan  terisi  dengan  sendirinya  dengan daftar pelajaran yang diajar oleh user yang bersangkutan.  Pemilihan  Mata  Pelajaran akan  merubah  juga  daftar  pilihan  Kelas sesuai dengan kelas – kelas pelajaran yang dipilih.
Gambar 8. Form Pengisian Nilai Mata

## Pelajaran
Penekanan  pada  tombol  set variabel  akan  menampilkan  pilihan  dapat dilihat  pada  Gambar  9.  yang  akan diberikan  kepada user untuk  melakukan pengolahan  terhadap  daftar  nilai  untuk proses pengolahan nilai rapor.

## Gambar 9. Form Setting Variabel
Jadwal  pelajaran  perlu  diatur untuk  menentukkan  segala  proses  yang berhubungan dengan proses belajar mengajar  dan  pengolahan  nilai.  Tampilan Form Pengolahan  Jadwal  Pelajaran  dapat dilihat seperti pada Gambar 10.

## Gambar 10. Form Pengolahan Jadwal Mata Pelajaran
Pada form pengolahan  jadwal pelajaran ini disediakan juga fasilitas untuk mencetak laporan jadwal pelajaran perkelas  yang  dapat  dilihat  pada  Gambar 11.

## Gambar 11. Laporan Jadwal Mata Pelajaran
Setiap user yang  menjadi  wali
kelas,  akhir  tahun  ajaran  akan  melihat daftar  nilai  rata  -  rata  akhir  setiap  siswa untuk menentukan kelayakan siswa menempuh  pendidikan  pada  kelas  yang lebih  tinggi. Form Kenaikan  Kelas  dapat dilihat pada Gambar 12. akan menampilkan  daftar  siswa  sesuai  dengan kelas user . User dapat melakukan pengaturan  parameter  nilai  kenaikan  kelas dan  langsung  dapat  diketahui  siswa  yang naik kelas dan tidak naik kelas .
Gambar 12. Form Kenaikkan Kelas
Pengujian  data  selanjutnya  adalah kegiatan  ekstrakurikuler  dapat  dilakukan oleh user yang  memiliki  otoritas  sebagai Koordinator  Ekstrakurikuler  dapat  dilihat pada Gambar 13.

## Gambar 13. Form Kegiatan Ekstrakurikuler
Setelah pendataan kegiatan ekstrakurikuler  yang  ada,  untuk  pendataan peserta  ekstrakurikuler  dapat  dilakukan oleh  masing  –  masing user sesuai  dengan kegiatan  ekstrakurikuler  yang  mereka ajarkan.
Pada
form pengolahan ekstrakurikuler  dapat  dilihat  pada  Gambar 14. ini digunakan untuk para staff pengajar kegiatan  ekstrakurikuler tidak  hanya  dapat melakukan  pendataan  terhadap  peserta kegiatan  saja,  tetapi  juga  staff  pengajar dalam  melakukan  pengisian  nilai  akhir hasil evaluasi kegiatan ekstrakurikuler.

## Gambar 14. Form Pengolahan Ekstrakurikuler
Pengolahan  informasi  keuangan dilakukan oleh user yang memiliki otoritas sebagai bendahara sekolah. Informasi yang disampaikan  dapat  ditujukan  kepada  kelas
– kelas tertentu. Tampilan form pengolahan  informasi  keuangan  dapat dilihat  pada  Gambar  15.  sedangkan  untuk detail  dan  edit  informasi  keuangan  dapat dilihat pada Gambar 16.
Gambar 15. Form Pengolahan Informasi Keuangan
Gambar 16. Form Edit Informasi
Keuangan

## 5. KESIMPULAN
Kesimpulan  yang  bisa  didapatkan  dari penelitian ini adalah berupa bahasan sistem informasi  permasalahan  yang  berawal  dari SLTPK  St.  Stanislaus  Surabaya,  berupa kebutuhan  untuk  memberikan  informasi akademik  kepada  orang  tua  siswa.  Sistem informasi  akademik  yang  dihasilkan  telah dapat melakukan :
 Pengenalan username dan password pengguna saat program untuk keamanan.  Perhitungan akumulasi nilai akhir secara otomatis  dari  data  nilai  ujian  dan  tugas yang dimasukkan.
 Pengaturan  siswa  kedalam  kelas-kelas parallel.
 Penentuan  jadwal  pelajaran  setiap  hari untuk masing-masing kelas.
 Pengolahan  terhadap  data  kegiatan ekstrakurikuler dan pesertanya.
Jurnal Ilmiah SimanteC Vol. 1, No. 2 Juni 2010
 Pengolahan nilai terhadap peserta ekstrakurikuler.
 Menghasilkan  laporan  hasil  nilai  ujian siswa.
 Menghasilkan  laporan  jadwal  pelajaran siswa.
 Menghasilkan laporan kegiatan ekstrakurikuler.
 Menghasilkan  laporan  nilai  kegiatan ekstrakurikuler.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Gunadi,  Hariman. Visual  Modelling Menggunakan  UML  dan  Rational
Rose. Bandung : Penerbit Informatika,
2002.
[2] Indrajit,  Richardus  Eko. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi .  Jakarta  :  Elex  Media Komputindo, 2005. [3] McLeod, Raymond. Management Information  Systems .  7 th Edition,  New
Jersey : Prentice Hall, Inc.2008.
[4] Quatrani, Terry. Visual Modelling with Rational Rose and UML . Massachusetts: Addison Wesley Longman, 2004.