## DESAIN DAN PENGEMBANGAN APLIKASI SISTEM ADMINISTRASI DESA TEGALWERU KECAMATAN DAU
Paulus Lucky Tirma Irawan 1 , Yudhi Kurniawan 2 , Windra Swastika 3 1,3 Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi
2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Ma Chung Email: paulus.lucky@machung.ac.id
Abstract. Tegalweru is located in Dau, Malang. Tegalweru has 3 hamlets, including Krajan, Kraguman and  Jengglong  hamlet.  In  data  management,  Tegalweru  is  assisted  by  a  number  of  village  officials consisting  of  Kaur  (Head  of  General  Affairs),  Finance  Chief,  Kebayan,  Kuwono,  Modin,  Pramu, Kepetengan  and  Kamituwo.  One  routine  administration  that  is  directly  related  to  community  service  is correspondence  activities,  such  as  making  certificates  starting  from  the  domicile  certificate,  business domicile certificate, residence certificate, and others. Based on the initial analysis of the findings in the field,  there  are  several  potential  problems  found.  The  absence  of  a  system  makes  the  administrative routine management process less effective because population data that is the main supporting data must be  accessed  manually.  This  problem  needs  to  get  special  attention  so  that  Tegalweru  can  minimize  the mistakes that occur due to the administrative process carried out manually services to the community  so the service quality can be improved. An Information System has been made to help stake holders in doing their administrative services to the society.
Keywords: Application, Administration, Information System
Abstrak. Desa  Tegalweru  terletak  di  Kecamatan  Dau,  Kabupaten  Malang.  Desa  Tegalweru  memiliki 3 dusun,  meliputi  dusun  Krajan,  dusun  Kraguman  dan  dusun  Jengglong.  Dalam  pengelolaan  data masyarakatnya, Desa Tegalweru dibantu oleh beberapa perangkat desa terdiri dari Kaur (Kepala Urusan) Umum, Kaur Keuangan, Kebayan, Kuwono, Modin, Pramu, Kepetengan dan Kamituwo. Salah satu rutin administratif yang berkaitan langsung dengan layanan masyarakat adalah kegiatan surat menyurat, seperti pembuatan surat-surat keterangan mulai dari surat keterangan domisili, surat keterangan domisili usaha, surat  keterangan  kependudukan,  dan  lainnya.  Berdasarkan  analisa  tahap  awal  terhadap  data  temuan dilapangan,  terdapat  beberapa  potensi  masalah  yang  ditemukan.  Ketiadaan  sistem  membuat  proses pengelolaan  rutin  administratif  menjadi  kurang  efektif  karena  data  kependudukan  yang  menjadi  data pendukung  utama  harus  diakses  secara  manual.  Permasalahan  ini  perlu  untuk  mendapatkan  perhatian khusus sehingga Desa Tegalweru dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan yang terjadi diakibatkan oleh proses  administrasi  yang  dilakukan  secara  manual  sehingga  layanan  kepada  masyarakat  dapat ditingkatkan. Kegiatan pengabdian ini telah menghasilkan sebuah aplikasi sistem informasi administrasi berbasis  web  yang  sudah  dapat  digunakan  untuk  membantu  kantor  desa  Tegalweru  dalam  menjalankan kegiatan rutin administratif dan pengelolaan data kependudukan dengan lebih baik dan cepat.
Kata kunci: Aplikasi, Administrasi, Sistem Informasi

## PENDAHULUAN
Desa  Tegalweru  terletak  di  Kecamatan Dau,  Kabupaten  Malang.  Desa  dengan  jumlah 1043  KK  ini  memiliki  jumlah  penduduk  kurang lebih 3573 orang (berdasarkan data kependudukan  per  September  2017).  Desa Tegalweru  memiliki  3  dusun,  meliputi  dusun Krajan,  dusun  Kraguman  dan  dusun  Jengglong. Dari  ketiganya,  dusun  Krajan memiliki luas area yang paling besar, sehingga dalam pengelolaannya  wilayah  Krajan  dibagi  lagi  ke dalam  3  wilayah  yang  lebih  kecil,  mulai  dari
dusun Krajan wilayah 1, dusun Krajan wilayah 2 dan  dusun  Krajan  wilayah  3.  Pada  tabel  1.1 hingga 1.5 dapat dilihat detil data kependudukan yang  ada  di  desa  Tegalweru.  Berdasarkan  peta Desa  Tegalweru  (Lampiran  A)  diketahui  hampir sebagian  besar  wilayah  desa  ini  masih  berupa ladang  disusul  sawah  dan  daerah  pemukiman. Kantor  Desa  Tegalweru  terletak  di  jalan Brawijaya no. 90, Desa Tegalweru, 65151.
Dalam  pengelolaan  data  masyarakatnya, Desa Tegalweru dibantu oleh beberapa perangkat desa  terdiri  dari  Kaur  (Kepala  Urusan)  Umum,
Kaur  Keuangan,  Kebayan,  Kuwono,  Modin, Pramu,  Kepetengan  dan  Kamituwo.  Masing- masing  perangkat  memiliki  tugas  pokoknya masing-masing  yang  sudah  lebih  dulu  diatur  di dalam    Undang-undang  32  Tahun  2004  tentang Pemerintahan  Desa  pasal  209  ayat  1.  Diantara perangkat-perangkat  tadi,  kegiatan  administratif desa  lebih  sering  melibatkan  perangkat  Kebayan dan  Modin.  Perangkat  Kebayan  memiliki  tugas pokok  dibidang  administrasi  kependudukan, adminsitrasi  pertanahan,  urusan transmigrasi  dan monografi  desa.  Sementara  Modin  salah  satu tugas  pokoknya  adalah  mengadakan  pencatatan pengurusan  kematian  termasuk  segala  sesuatu yang  berkaitan  dengan  permasalahan  kematian tersebut,  serta  pendataan  tentang  nikah  talak rujuk.
Salah  satu  rutin  administratif  yang berkaitan  langsung  dengan  layanan  masyarakat adalah kegiatan surat menyurat, seperti pembuatan  surat-surat  keterangan  mulai  dari surat  keterangan  domisili,  surat  keterangan domisili  usaha,  surat  keterangan  kependudukan, surat keterangan SPPT, surat keterangan kehilangan,  surat  keterangan  tidak  mampu,  surat keterangan bepergian, surat keterangan bepergian atau  lebih  dikenal  boro  kerja,  surat  permohonan bantuan  umum,  surat  permohonan  bantuan pembangunan, surat rekomendasi, surat keputusan,  surat  kuasa,  surat  undangan  sidang tanah,  serta  surat-surat  keterangan  untuk  kasus- kasus khusus  lainnya.  Hasil  temuan  di  lapangan, rutin  administratif  ini  dalam  pelaksanaannya hanya  ditangani  oleh  seorang  perangkat  saja (Kebayan) sehingga tidak jarang proses pembuatan  surat  cukup  memakan  waktu.  Belum lagi  dalam  pelaksanaannya,  surat-surat  yang sudah  diregister  hanya  diarsip  secara  manual menggunakan  file  excel  dan  buku  catatan  (log book).  Hingga  saat  ini  Desa  Tegalweru  belum menggunakan  aplikasi  sistem  informasi  yang secara khusus digunakan untuk membantu proses pengelolaan rutin administratif.
Berdasarkan  analisa  tahap  awal  terhadap data  temuan  dilapangan  terkait  dengan  rutin admisnitratif  di  Desa  Tegalweru,  terdapat beberapa  potensi  masalah  yang  ditemukan. Ketiadaan  sistem  memuat  proses  pengelolaan rutin administratif menjadi kurang efektif karena
data kependudukan yang menjadi data pendukung  utama  harus  diakses  secara  manual. Proses  pengerjaan  yang  hanya  terfokus  pada perangkat  Kebayan  (satu  orang)  membuat layanan  masyarakat  tidak  jarang  mengalami kendala  ketika  perangkat  Kebayan  berhalangan sehingga  tidak  dapat  memenuhi  kewajibannya, padahal permohonan surat cukup sering diterima (5-10 permohonan per harinya). Potensi permasalahan  berikutnya,  proses  pengarsipan data  teregister  yang  masih  mengandalkan  file excel  dan  buku  log  book  sering  kali  berdampak pada proses pembuatan laporan rutin administratif  yang  sering  tidak  sesuai  karena kesalahan  pencatatan  (lupa  tercatat  atau  tercatat lebih  dari  sekali).  Belum  lagi  jika  dalam  suatu waktu  akan  dilakukan  penelusuran  rekam  jejak terhadap  suatu  surat  yang  pastinya  akan memakan  waktu  yang  cukup  lama.  Potensi- potensi  masalah  ini  perlu  untuk  mendapatkan perhatian khusus sehingga Desa Tegalweru dapat meminimalisir  kesalahan-kesalahan  yang  sering dialami  serta  meningkatkan  layanannya  kepada masyarakat.

## METODE PELAKSANAAN
Metode pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dilakukan dalam beberapa tahapan  menggunakan  beberapa  jenis  metode yang  disesuaikan  dengan  kondisi  dilapangan. Kegiatan diawali dengan tahapan analisa kebutuhan. Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan  data  terhadap  segala  sesuatu  yang berhubungan  dengan  kegiatan  rutin  administratif terutama  untuk  modul  data  kependudukan  di Desa  Tegalweru.  Proses  pengumpulan  data dilakukan  menggunakan  teknik  wawancara  dan pengumpulan  data-data  fisik  ke  perangkat  desa terkait, yakni Kebayan dan Modin.
Setelah  data-data  terkumpul,  barulah dilakukan  pembahasan  terhadap  beberapa  usulan yang dapat menjadi alternatif untuk menyelesaikan  permasalahan  yang  ada.  Pada kegiatan  pengabdian  ini,  kemudian  dirancang sebuah  aplikasi  sistem  informasi  berbasis  web untuk  memudahkan  perangkat  Desa  dalam melakukan  kegiatan  rutin  administratif  yang menjadi  fokus  layanan  utama  dari  kantor  desa tersebut.  Sistem  informasi  administrasi  yang
dirancang  nantinya  akan  bertindak  sebagai antarmuka  untuk  mendapatkan  informasi  data kependudukan, serta informasi administrasi surat masuk  dan  surat  keluar  termasuk  di  dalamnya panduan untuk mencetak surat-surat yang terlibat di  dalam  kegiatan  rutin  administratif  desa Tegalweru.
Setelah  melewati  tahapan  desain  sistem aplikasi, kegiatan dilanjutkan dengan mengimplementasikan desain-desain yang ada ke dalam  sebuah  purwarupa  aplikasi  berbasis  web yang sudah terintegrasi dengan basis data. Proses pengembangan  dan  pengujian  dilakukan  hampir berbarengan  untuk  memastikan  setiap  modul (modul testing )  yang  terlibat  benar-benar  dapat bekerja dengan baik sebelum dilakukan pengujian  secara  menyeluruh  terhadap  sistem yang  dibangun  ( integration  testing ).  Tahapan pengujian  juga  akan  melewati  fase  pengujian dilingkup  pengembang  ( alpha  testing )  serta tahapan  pengujian  yang  melibatkan  pengguna akhir  ( beta  testing ).  Barulah  setelah  proses pengujian  selesai  dilakukan,  proses  pelatihan penggunaan  aplikasi  diberikan.  Pada  tahapan  ini diharapkan  kesalahan  sistem  yang  terjadi  sudah diminimalisir sekecil mungkin.
Hasil  seluruh  rangkaian  kegiatan  yang sudah dilakukan kemudian akan didokumentasikan secara lengkap untuk kemudian dibuatkan laporan final serta persiapan pendaftaran  hak  cipta  aplikasi.  Oleh  karena pendaftaran  hak  cipta  aplikasi  ini  membutuhkan dokumentasi lengkap penggunaan aplikasi sehingga  sistem  aplikasi  yang  dikembangkan harus  dipastikan  dapat  berjalan  dengan  baik terlebih dahulu.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
UU  6  Tahun  2014  tentang  Desa mengamanatkan pemerintah daerah wajib mengembangkan  sistem  informasi  desa  sistem informasi  desa  dan  pembangunan  kawasan perdesaan.  Sistem  informasi  desa  meliputi  data desa, data pembangunan desa, kawasan perdesaan,  serta  informasi  lain  yang  berkaitan. Data  tersebut  dikelola  oleh  pemerintah  desa  dan dapat  diakses  oleh  masyarakat  desa  serta  semua pemangku  kepentingan.  Kegiatan  pengabdian masyarakat  ini  akan  menghasilkan  sebuah
aplikasi  sistem  informasi  layanan  administrasi desa.  Aplikasi  ini  dapat  menjadi  solusi  terhadap potensi  permasalahan  yang  telah  dikemukakan sebelumnya.  Pembuatan  aplikasi  yang  sistematis dapat  mengurangi  faktor  kesalahan  manusia ( human error ) yang terjadi selama ini. Lingkungan  aplikasi  yang user  friendly dapat memudahkan  proses  pembuatan  surat.  Dengan adanya  aplikasi  ini,  rutin  administratif  yang mulanya hanya ditangani oleh seorang saja dapat dijalankan  oleh  siapa  saja  yang  memiliki  akses. Aplikasi  sistematis  juga  akan  memudahkan ketika  Desa  Tegalweru  hendak  melakukan penelusuran rekam jejak atau hendak menghasilkan laporan rekapitulasi yang diperlukan.  Hasil  analisa  tahap  awal  terhadap potensi  permasalahan  yang  muncul  adalah keterbatasan  tenaga  dalam  pengelolaan  rutin administratif  serta  ketiadaan  sistem  yang  secara khusus ditujukan untuk membantu rutin administratif tersebut.
Menilik  kegiatan  rutin  administratif adalah  layanan  yang  paling  sering  dibutuhkan oleh  masyarakat,  pembuatan  sistem  berbasis  IT dirasa  perlu  dilakukan  untuk  mengatasi  akar permasalahan yang ada sehingga Desa Tegalweru dapat  meningkatkan  produktifitasnya  dalam memberikan  layanan  masyarakat.  Kegiatan  rutin administratif  ini  juga  memberikan  pengaruh terhadap  keterkinian  data  kependudukan  yang ada  di  Desa.  Dengan  adanya  aplikasi  yang sistematis, data kependudukan, laporan rekapitulasi  yang  harus  dihasilkan  setiap  masa periode  waktu  tertentu  dapat  diketahui  dengan cepat dan tepat.

## Fitur Aplikasi yang Sudah Dirancang
Bagian ini menjelaskan  secara rinci  fitur aplikasi yang sudah dirancang dan dikembangkan pada  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  di desa Tegalweru.
1. Fitur User Login
Fitur  User  Login  mengatur  akses pengguna  terhadap  aplikasi  sistem  informasi administrasi Desa tegalweru. Pembagian tingkatan akses pada aplikasi ini masih dibagi ke
dalam  3  tingkatan  pengguna,  yakni  superadmin, kepala desa, dan admin.
2. Fitur Manajemen password
Fitur manajemen password memudahkan pengguna  untuk  melakukan  proses  penggantian sandi  yang  akan  digunakan  untuk  masuk  ke dalam  aplikasi  sistem  informasi.  Fitur  ini disamping  memberikan  kemudahan  kepada  para penggunanya  untuk  melakukan  penggantian password juga  dapat  memudahkan  pengguna untuk  melakukan  proses recovery  password jika terjadi kelalaian pengguna (lupa password ).
3.  Fitur  Manajemen  Data  Grafik  Kegiatan Administratif Desa
Fitur  ini  memudahkan  pengguna  (admin &  Kepala  Desa)  untuk  mendapatkan  gambaran besar  maupun  gambaran  detil  terhadap  kegiatan administratif  yang  sudah  terjadi  atau  kegiatan administratif  yang  sedang  berjalan  pada  periode waktu  tertentu.  Manajemen  Data  Grafik  sangat diperlukan  untuk  menyusun  laporan  rekapitulasi pelaksanaan  kegiatan  administratif  desa  yang dilakukan  secara  berkalan  (setiap  bulan  dan setiap tahun).
Gambar 1. Laman Manajemen Data Grafik
4. Menu Penduduk
Pada  menu  penduduk,  pengguna  dapat melakukan  beberapa  aksi  yang  terkait  dengan data penduduk, antara lain:
- Melakukan  pencarian  data  penduduk  pada sub  menu  Data  Penduduk  melalui  masukan kategori yang telah disediakan.
- Menampilkan sekaligus melakukan
penyuntingan  detail  data  penduduk  dan
detail  data  Kartu  Keluarga  (KK)  melalui masukan  data  nomor  NIK  dan  nomor  KK pada sub menu Data Penduduk.
- Melakukan  pengunduhan  data  penduduk dalam format pdf (.pdf) pada sub menu Data Penuduk.
- Menampilkan statistik data penduduk dalam bentuk  diagram  pada  sub  menu  Statistik Data Penduduk.
Gambar 2. Laman Manajemen Data Penduduk
5. Menu Kartu Keluarga
Pada  menu  kartu  keluarga,  pengguna dapat  melakukan  beberapa  aksi  yang  terkait dengan data kartu keluarga, antara lain:
- Melakukan  pencarian  data  kartu  keluarga pada sub menu Data Kartu Keluarga dengan melakukan  penyaringan  dari  data  masukan kategori RT dan RW.
- Menampilkan sekaligus
melakukan penyuntingan  terhadap  detail  data  kartu keluarga  dan  detail  data  penduduk  melalui masukan  data  nomor  KK,  dan  NIK  kepala
keluarga jika terjadi kesalahan data pada sub menu Data KK.
- Menampilkan  statistik  data  kartu  keluarga dalam  bentuk  diagram  pada  sub  menu Statistik KK.
Gambar 3. Laman Manajemen Data Kartu Keluarga
6. Menu Kepindahan Penduduk Pada menu kepindahan penduduk, pengguna  dapat  melakukan  beberapa  aksi  yang terkait dengan data kepindahan penduduk, antara lain:
- Melakukan  pencarian  data  kepindahan penduduk  melalui  masukan  data  kategori
tahun  dan  bulan  pada  sub  menu  Data Kepindahan.
- Menampilkan  dan  melakukan  penyuntingan data  detail  penduduk  melalui  masukan  data nomor NIK.
- Melakukan  penyuntingan  atau  penghapusan data  pindah  domisili  pada  sub  menu  Data
Kepindahan. - Melakukan  input  data  pindah  domisili  pada sub menu Insert Data Pindah
Gambar 4. Laman Manajemen Pindah Penduduk
7. Menu Kematian
Pada  menu  kematian,  pengguna  dapat melakukan  beberapa  aksi  yang  terkait  dengan data kematian penduduk, antara lain:
- Menampilkan
dan melakukan penyuntingan data detail penduduk melalui masukan  data  nomor  NIK  pada  sub  menu
Data Kematian.
- Melakukan penyuntingan dan penghapusan data  kematian  penduduk  pada  sub  menu Data Kematian.
- Mengunduh  data  kematian  penduduk dalam  format  pdf  (.pdf)  pada  sub  menu Data Kematian.
- Melakukan input data kematian baru.
Gambar 5. Laman Manajemen Data Kematian
8. Pejabat
Pada  menu  Pejabat,  pengguna  dapat  melakukan beberapa  aksi  yang  terkait  dengan  data  pejabat desa, antara lain:
- Melakukan penyuntingan dan
penghapusan data pejabat desa.
- Melakukan input data pejabat desa baru.
9. Rukun Warga
Pada  menu  Rukun  Warga,  pengguna dapat  melakukan  beberapa  aksi  yang  terkait dengan data penduduk, antara lain:
- Melakukan penyuntingan dan penghapusan data Rukun Warga
- Melakukan input data Rukun Warga baru.
10. Rukun Tetangga
Pada  menu  Rukun  Tetangga,  pengguna dapat  melakukan  beberapa  aksi  yang  terkait dengan data rukun tetangga, antara lain:
- Melakukan penyuntingan dan penghapusan data Rukun Tetangga
- Melakukan  input  data  Rukun  Tetangga baru.
11. Administrasi Desa (Surat Keterangan)
Pada  menu  administrasi  desa,  pengguna dapat  melakukan  beberapa  aksi  yang  terkait dengan data administratif. Menu yang merupakan fitur  utama  aplikasi  ini  dirancang  untuk  dapat menghasilkan  beberapa  surat  yang  menjadi  rutin adminsitratif  desa,  meliputi  SKTM,  SK  Usaha,
SK  Kehilangan,  SK  Lahir,  SK  Dukun,  SK  Wali Nikah,  SK  Pelunasan  PBB,  serta  SKKB.  Pada menu  ini,  pengguna  dapat  melakukan  beberapa aksi seperti:
- Melakukan  pencarian  data  SK  dengan memfilter pada kategori tahun dan bulan.
- Pengguna bisa memilih untuk menampilkan, melakukan  penyuntingan,  dan  mengunduh data  detail  SK  secara  perorangan  maupun keseluruhan  dalam  format  pdf  (.pdf)  pada sub menu Data SK.
- menambahkan data SK baru.

## Gambar 6. Laman Administrasi SKTM
Gambar 7. Laman Administrasi Pelunasan PBB
Perancangan  aplikasi  tentunya  bukan solusi  yang  terbaik  jika  tidak  dilengkapi  dengan pembekalan  materi  yang  cukup  kepada  para perangkat  desa  yang  akan  mengoperasikan aplikasi  yang  dimaksud.  sehingga  pada  akhir
kegiatan pengabdian masyarakat ini diselenggarakan pelatihan dan pembinaan terhadap  penggunaan  aplikasi  pada  Januari  2018 (gambar 8).
Gambar 8. Pelatihan Kepada Perangkat Desa

## SIMPULAN DAN SARAN
Adapun kesimpulan yang didapatkan dari pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini, antara lain:
1. Aplikasi  Sistem  Informasi  Administrasi Desa  yang  dirancang  dan  dikembangkan sudah  dapat  berfungsi  sesuai  dengan spesifikasi  yang  diharapkan.  Desain aplikasi yang dirancang juga sudah sesuai dengan  proses  bisnis  yang  ada  di  desa Tegalweru  sehingga  dapat  langsung diterapkan tanpa harus menambah ataupun  merubah  standar  operasional prosedur yang sudah ada sebelumnya.
2. Layanan  administrasi  desa  Tegalweru kepada masyarakat mengalami peningkatan  yang  baik  terutama  dari  sisi dokumentasi  dan  rekapitulasi  data  surat masuk dan surat keluar, serta mendapatkan tanggapan yang positif dari perangkat dan masyarakat desa setempat.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Ucapan  terima  kasih  terutama  ditujukan kepada  Lembaga  Penelitian  dan  Pengabdian Kepada  Masyarakat  (LPPM)  Universitas  Ma Chung  Malang  sebagai  pemberi  dana  kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Undang-undang 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Desa pasal 209 ayat 1 Undang-undang  No  6  Tahun  2014  tentang Pemerintahan Desa