## Pengelolaan arsip vital pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolga
El Shifa Alhafisa Nasution 1 , Darmayanti 2
1,2 Pustakawan Perpustakaan IAIN Padangsidimpuan E-mail: darmayantisimamora@gmail.com

## ABSTRACT
This research was conducted at the Office of the Civil Population and Recording Office of Sibolga City, the purpose of this research is to find out about  the management of vital archives. The study used a type of internal evaluation. The type of research used is qualitative research with a descriptive approach.  The  data  collection  techniques  used  in  this  study  are  interviews,  observations,  and documentation studies. The results showed that the management of vital archives conducted at the Office of the Civil Population and Recording Office of Sibolga City has not been in accordance with PERKA ANRI No. 49 of 2015 on the Guidelines of the Vital Archives Program in the Environment of the National Archives of the Republic of Indonesia. Identification is done by looking at the nature and subject matter of the document. Documents that include vital archives are resident files, staffing files,  financial  files,  and  correspondence  of an  important nature.  Vital  archive  setup  is  done  in 4 ways,  namely  inspection,  index  determination,  labeling,  and  placement  of  archives.  Sibolga  City Civil Registry and Population Office does not have a list of vital records. No method of  protection and physical security of vital archives is carried out. For electronic files vital archives in the form of  resident  files  are  carried  out protection  and  security  by  using  SIAK application.  No  method of physical rescue and recovery of vital archives is damaged or destroyed, but the electorate files of populated files stored in the SIAK application can be reprinted.

## Keywords: Vital Archives

## ABSTRAK
Penelitian ini dilakukan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolga, tujuan dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  tentang  pengelolaan  arsip  vital.  Penelitian  ini menggunakan  jenis  evaluasi  internal.  Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian  kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu wawancara,  observasi,  dan  studi  dokumentasi.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  pengelolaan arsip  vital  yang  dilakukan  pada  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Sibolga belum sesuai dengan PERKA ANRI Nomor 49 Tahun 2015 tentang Pedoman Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Identifikasi dilakukan dengan cara melihat sifat dan  perihal  dokumen.  Dokumen  yang  termasuk  arsip  vital  adalah  berkas  kependudukan,  berkas kepegawaian,  berkas  keuangan,  dan  surat  menyurat  yang  sifatnya  penting.  Penataan  arsip  vital dilakukan  dengan  4  cara  yaitu  pemeriksaan,  penentuan  indeks,  pelabelan,  dan  penempatan  arsip. Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolga  tidak memiliki daftar penyusunan arsip vital. Tidak ada metode perlindungan dan pengamanan fisik arsip vital yang dilakukan. Untuk file  elektronik  arsip  vital  berupa  berkas  kependudukan  dilakukan  perlindungan  dan  pengamanan dengan cara menggunakan aplikasi SIAK. Tidak ada metode penyelamatan dan pemulihan fisik arsip vital  yang  rusak  atau  musnah,  tetapi  file  elektonik  berkas  kependudukan  yang  tersimpan  dalam aplikasi SIAK dapat dicetak kembali.
Kata Kunci: Arsip Vital

## A. PENDAHULUAN
Keberadaan  arsip  sangat  bermanfaat  bagi  organisasi  maupun  bagi  seseorang.  Maka dari itu, jika arsip tersebut rusak atau hilang maka akan mengakibatkan kerugian yang besar, kerugian  yang ditimbulkan bukan dari segi biaya saja, tetapi juga dari segi aspek hukum. Melihat besarnya kerugian yang diakibatkan oleh kehilangan arsip maka harusnya organisasi membuat pengelolaan secara khusus terhadap arsip tersebut.
Arsip  dinamis  merupakan  arsip  yang  digunakan  langsung  untuk  merencanakan  dan melaksanakan  administrasi  Negara  (Wardah  2017).  Arsip  dinamis  yang  memberikan dampak besar kepada organisasi dikategorikan sebagai arsip vital. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan  bukan  sekedar  menata,  menyimpan,  dan  menemukan  kembali  jika  dibutuhkan, tapi  juga  mecakup  cara  pengamanannya.  Pengamanan  arsip  dinamispun  bukan  hanya sekedar mengamankan informasinya, tetapi juga fisik arsipnya agar terhindar dari kerusakan secara sengaja, pembocoran informasi, pencurian, dan hilangnya fisik arsip (Sri 2010). Hal yang lebih penting yaitu mengamankan fisik arsipnya dari bahaya seperti kebakaran, banjir, pencurian, dan buruknya keadaan lingkungan.
Cara  pengelolaan  arsip  vital  tidak  terpisahkan  dengan  tahap  penggunaan  dan pemeliharaan  ketika  arsip  tersebut  masih  menjadi  arsip  dinamis.  Pengelolaan  arsip  vital diperuntukkan  untuk  arsip  yang  berisi  informasi  penting  dari  mulai  arsip  tersebut  ada, disimpan, dan dipelihara. Pengelolaan arsip vital dibuat khusus agar terhindar dari kerusakan (Yadi 2012).
Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah lembaga teknis daerah yang merupakan  bagian  dari  pemerintahan  Kota  Sibolga.  Adapun  layanan  yang  terdapat  pada instansi  tersebut  adalah  program  layanan  kartu  keluarga,  program  layanan  KTP,  program layanan  SKPWNI  (Surat  Keterangan  Pindah  Warga  Negara  Indonesia),  program  layanan KIA (Kartu Identitas Anak), program layanan 3 in 1 yaitu program yang diperuntukkan bagi pengurusan akta kematian yang dilaporkan penduduk melalui kelurahan, program layanan 4 in  1  yaitu  program  yang  diperuntukkan  bagi  pengurusan  akta  kelahiran  yang  dilaporkan penduduk dalam jangka waktu 60 hari sejak kelahiran bayi, dan program layanan 5 in 1 yaitu program khusus bagi penduduk yang pindah dating ke kota Sibolga. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolga telah menggunakan sarana temu kembali arsip berbasis computer, yaitu aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) yang telah digunakan  sejak  tahun  2015.  SIAK  dirancang  untuk  mempermudah  pegawai  arsip  dalam proses temu kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat.
Pada observasi awal yang dilakukan terdapat masalah dalam pengelolaan fisik arsip, yaitu  tidak  ada  tempat  penyimpanan  arsip  secara  khusus,  serta  tidak  ada  metode  yang dilakukan  untuk  melindungi  dan  mengamankan  arsip  yang  bersifat  vital  seperti  berkas- berkas  kependudukan  dari  bencana  yang  akan  terjadi.  Arsip  kartu  keluarga  disimpan  di dalam focus file kemudian disusun berdasarkan abjad nama kepala keluarga dan kelurahan tempat  tinggal.  Untuk  arsip  akta  kelahiran  disusun  berdasarkan  tahun  akta  tersebut dikeluarkan. Tempat penyimpanan arsip menggunakan lemari kayu dan lemari tanam dan tidak  memiliki  keamanan  serta  perlindungan  dari  bencana.Berdasarkan  dari  data  dan pengamatan  awal  peneliti  yang  telah  disampaikan  di  atas,  peneliti  ingin  mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan arsip vital pada instansi tersebut, bagaimana metode yang digunakan untuk perlindungan dan pengamanan arsip vital, serta cara yang dilakukan untuk menyelamatkan dan memulihkan arsip vital di instansi tersebut.

## B. TINJAUAN PUSTAKA

## 1. Pengelolaan arsip vital
Arsip  vital  yaitu  arsip  yang  kehadirannya  sebagai  suatu  syarat  kelangsungan operasional  pencipta  arsip,  tidak  bisa  diperbaharui,  dan  tidak  dapat  digantikan  jika  rusak ataupun hilang (PERKA ANRI Nomor 49 Tahun 2015). Arsip vital merupakan arsip penting yang  diperlukan  untuk  kelangsungan  hidup  suatu  organisasi, tidak  boleh  hilang  dan  tidak dapat  diperbaharui,  serta  jika  tanpa  arsip  tersebut  maka  suatu  organisasi  tidak  dapat melanjutkan aktivitasnya.
Pengelolaan  arsip  vital  merupakan  bagian  pengelolaan  arsip  dinamis.  Pengelolaan arsip  dinamis  tidak  lepas  dari  pengawasan  yang  sistematis  dan  konsistensi  terhadap  daur hidup arsip. Daur hidup arsip dimulai dari penciptaan atau penerimaan ( creation or receipt ), pemeliharaan  dan  penggunaan  ( maintenance  and  use  use ),  dan  disposisi  akhir  untuk menentukan masa simpan apakah arsip dilestarikan ( preservation ) karena mempunyai nilai permanen  atau  dimusnahkan  ( destruction )  karena  sudah  tidak  memiliki  nilai  guna  (UU Nomor 43 Tahun 2009). Berikut penjelasan Krihanta (2013) tentang fungsi arsip vital:
a. Sebagai memori organisasi Asset  bagi  organisasi  yang  menyimpan  memori  kegiatan  yang  dilaksanakan organisasi.
b. Menjadi  bukti  hukum  dan  menunjang  litigasi  Semakin  banyak  arsip  yang diperlukan  berkaitan  dengan  hukum,  jadi  semakin  jelas  jika  arsip  tersebut menunjang litigasi.
c. Melindungi hak pribadi dan hak lainnya Informasi pada arsip bisa melindungi hak pribadi dan hak organisasi.

## 1.1. Prosedur pengelolaan arsip vital
1. Identifikasi Identifikasi merupakan aktivitas mendata dan menentukan arsip yang dilakukan untuk  melengkapi  kriteria  sebagai  arsip  vital.  Kriteria  penentuan  arsip  vital berdasarkan PERKA ANRI Nomor 06 Tahun 2005 antara lain:
a. Suatu prasyarat bagi keberadaan instansi.
b. Diperlukan untuk menjamin kegiatan operasional instansi.
c. Berguna sebagai bukti kepemilikan asset instansi.
d. Berhubungan dengan kebijakan strategis instansi.
Adapun tahapan identifikasi yang dijelaskan dalam PERKA ANRI No. 06 Tahun 2005 adalah sebagai berikut:
a. Analisis organisasi Analisis organisasi dilakukan dalam penentuan unit kerja mana saja yang berpotensi  menciptakan  arsip  vital,  menggunakan  pendekatan  analisis fungsi dan pendekatan analisis substansi informasi.
b. Pendataan (survai)
Teknik  pengumpulan  data  tentang  arsip  vital.  Berikut  cara  melakukan pendataan:
 Dilakukan setelah analisis organisasi.
 Dilakukan untuk mengetahui jenis arsip vital potensial yang ada di unit kerja.
 Pendataan  menggunakan  formulir  yang  berisi  informasi  tentang penciptaan arsip.
c. Pengolahan hasil pendataan
Untuk  mendapatkan  kepastian  jika  hasil  identifikasi  memenuhi  kriteria maka  dilakukan  pengolahan  hasil  pendataan  dari  setiap  unit  kerja  yang dilaksanakan  oleh  suatu  tim.  Pengolahan  tersebut  dilakukan  dengan berdasarkan  pada  kriteria  arsip  vital  yang  diikuti  analisis  hukum  dan analisis resiko sebagai berikut:
 Analisis Hukum Dilakukan dengan memberikan beberapa pertanyaan berikut:
1. Apakah  arsip  secara  sah  mengandung  hak  dan  kewajiban kepemilikan negara maupun warga negara?
2. Apakah hilangnya arsip bisa mngakibatkan tuntutan hukum kepada individu atau organisasi?
3. Apakah  arsip  yang  mendukung  hak  hukum  seseorang ataupun  organisasi  jika  duplikatnya  hilang  harus dikeluarkan dengan perjanjian.
 Analisis Resiko Dilakukan pada arsip yang tercipta di organisasi atau di unit kerja yang  dianggap  vital  dengan  cara  menafsirkan  berbagai  kerugian yang mungkin ditimbulkan.
d. Penentuan arsip vital
Sebelum melaksanakan penentuan arsip vital dapat melakukan pengujian terlebih dahulu antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan hasil pendataan, kemudian menentukan jenis arsip vitalnya.
2. Penataan Arsip Vital
Berdasarkan  PERKA  ANRI  Nomor  49  Tahun  2015  penataan  arsip  vital dilakukan dengan tahapan-tahapan berikut:
a. Pemeriksaan. Melakukan  pemeriksaan  kelengkapan  berkas  arsip  vital  yang  akan  ditata, berkas arsip yang lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas.
b. Menentukan indeks berkas. Menentukan kata tangkap berupa nomor, nama lokasi, masalah atau subyek.
c. Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis media yang berbeda.
d. Pelabelan. Memberikan label pada sarana penyimpanan arsip:
1. Arsip yang disimpan pada focus file, label dicantumkan pada bagian depan focus file .
2. Arsip peta / rancang bangun.
3. Arsip yang menggunakan media magnetik:
a) Untuk arsip foto, pada negative foto label ditempel pada lajur atas plastik transparan, pada positive foto label ditempel pada bagian belakang foto dan amplop atau pembungkus.
b) Untuk slide, label ditempel pada frame.
c) Untuk video dan film, label ditempel pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya.
d) Untuk kaset, label ditempelkan pada kaset dan wadahnya.
e) Penempatan  arsip  Kegiatan  penempatan  arsip  pada  sarana penyimpanan sesuai dengan jenis media arsip.
3. Penyusunan Daftar Arsip Vital
Langkah  selanjutnya  yaitu  membuat  daftar  arsip  vital  yang  isinya  tentang informasi arsip vital kedalam bentuk tabel berikut berdasarkan PERKA ANRI No. 49 Tahun 2015:
Tabel. 1 Tabel arsip vital
No. Jenis Arsip Tingkat Perkem bangan Kurun Waktu Media  Jlh Jangka Simpa Lokasi Simpan Metode perlindungan Ket A B c d e f g h i j
Keterangan: a. Nomor : nomor urut arsip vital b. Jenis arsip : jenis arsip vital yang telah didata
c. Tingkat perkembangan : tingkat perkembangan arsip vital
d. Kurun waktu : tahun penciptaan arsip
e. Media : jenis media rekam arsip vital
f. Jumlah : banyaknya arsip vital 12
g. Jangka simpan : batas waktu sebagai arsip vital h. Lokasi simpan : tempat arsip vital disimpan i. Metode perlindungan : metode perlindungan yang digunakan
j. Keterangan : informasi spesifik lainnya
Berdasarkan tabel tersebut dapat diketahui jenis arsip tersebut, tingkat perkembangan arsip,  tahun  terciptanya  arsip,  jenis  media  rekam  arsip,  jumlah  arsip,  jangka  waktu  arsip tersebut  disimpan,  lokasi  penyimpanan  arsip,  serta  metode  perlindungan  arsip  yang digunakan.

## 2. Perlindungan dan pengamanan arsip vital
Krihanta (2013)  menjelaskan  perlindungan arsip vital  sebagai usaha  melindungi dan mengamankan  arsip  vital  serta  memulihkan  arsip  vital  yang  rusak  fisiknya  ataupun informasinya. Perlindungan arsip vital yaitu suatu kegiatan menyelamatkan dan memulihkan arsip vital dari kerusakan serta kehilangan fisik arsipnya maupun informasinya yang diatur berdasarkan  kebijakan  yang  sudah  ditentukan  (PERKA  ANRI  Nomor  49  Tahun  2015). Perlindungan arsip vital yaitu suatu usaha untuk melindungi dan mengamankan fisik arsip vital maupun informasinya dari bencana, tidak hanya untuk melindungi dan mengamankan tetapi juga untuk memulihkan arsip yang telah rusak.

## 1.1. Metode perlindungan arsip vital
1. Duplikasi dan dispersial Duplikasi dan dispersial merupakan suatu cara untuk melindungi arsip dengan cara  membuat  salinan  arsip  dan  menyimpannya  di  tempat  lain.  Cara  ini dilakukan  dengan  mengubah  media  kedalam  bentuk  CD-ROM.  Dalam menduplikasi  harus  memilih  bentuk  duplikasi  yang  diperlukan  dan  memilih media yang ada (PERKA ANRI Nomor 06 Tahun 2005).
2. Peralatan khusus ( vaultin g)
Berdasarkan PERKA ANRI Nomor 49 Tahun 2015 perlindungan arsip vital dari bencana  maka  harus  menggunakan  penyimpanan  khusus  yang  tahan  terhadap api. Untuk memilih peralatan penyimpanan tersebut berdasarkan jenis, media, dan  ukuran.  Tetapi  peralatannya  harus  mempuyai  karakteristik  tahan  api minimal  selama  empat  jam,  tahan  air,  dan  untuk  arsip  elektronik  bebas  dari medan magnet.
3. Pengamanan fisik arsip vital Berdasarkan  PERKA  ANRI  No.  49  Tahun  2015  pengamanan  fisik  arsip  vital bertujuan  untuk  melindungi  arsip  dari  berbagai  kerusakan.  Beberapa  contoh untuk  mengamankan  fisik  arsip  vital  yaitu  menggunakan  sistem  keamanan, menempatkan  arsip  vital  di  tempat  yang  tinggi  agar  terhindar  dari  banjir, bangunan  yang  kokoh  dan  tahan  gempa,  menggunakan  ruangan  yang  tahan terhadap api dan juga harus dilengkapi dengan alarm dan pemadam kebakaran.
4. Pengamanan informasi arsip Pengolah  arsip  vital  harus  melakukan  pengamanan  informasi  arsip  seperti menjamin  arsip  digunakan  oleh  orang  yang  punya  hak  saja,  memberi  kode rahasia,  dan  membuat  hak  akses  bagi  orang-orang  tertentu  (Lasambouw  and Kurniasih 2016).

## 3. Penyelamatan dan pemulihan arsip vital
Berikut langkah-langkahnya berdasarkan PERKA ANRI No. 49 Tahun 2015:
1. Penyelamatan / evakuasi Memindahkan  arsip  ke  tempat  yang  aman.  Melakukan  identifikasi  arsip  yang rusak. Memulihkan fisik arsipnya dan tempat penyimpanannya.
2. Pemulihan ( recovery ):
a. Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi Secepatnya melakukan perbaikan terhadap kerusakan bangunan. Mengatur suhu udara. Arsip yang sudah dipindahkan dijaga agar kerusakannya tidak semakin  parah.  Dalam  musibah  kebakaran,  kerusakan  terhadap  arsip dinetralisir secepatnya.
b. Menilai kerusakan dan kebutuhan pemulihan.
c. Pelaksanaan penyelamatan Untuk bencana besar Membentuk tim penyelamat untuk mengevakuasi arsip ke  tempat  yang  aman,  menilai  kerusakan,  serta  mengatur  pelaksanaan penyelamatan.  Untuk  bencana  kecil  Untuk  bencana  kecil  dilakukan  oleh unit  yang  berhubungan.  Prosedur  pelaksanaan  Untuk  bencana  banjir dilakukan  dengan  melakukan  pemindahan  arsip  ke  tempat  yang  aman. Membersihkan  arsip  dari  kotoran  lalu  disiram  dengan  alkohol. Mendinginkan sampai suhu -400 C agar arsip menjadi beku. Mengeringkan dengan  alat  pengering.  Tidak  dijemur  di  panas  matahari  langsung. Menggandakan semua arsip aman. Memusnahkan arsip yang rusak parah. Untuk  jumlah  arsip  yang  sedikit  dilakukan  dengan  menjaga  suhu  antara 100 0 C sampai 170 0 C dan tingkat kelembabannya antara 25% sampai 35% RH.
d. Prosedur penyimpanan kembali Membersihkan  tempat  penyimpanan,  menempatkan  kembali  arsip.  Arsip elektronik disimpan tersendiri dan dibuat duplikatnya.
e. Evaluasi
Evaluasi dilakukan untuk mengetahui keberhasilan penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan.

## C. METODE PENELITIAN
Metode  yang  dipakai  dalam  penelitian  ini  yaitu  metode  penelitian  kualitaif  dengan pendekatan  deskriptif.  Afrizal  (2017)  mengatakan  metode  penelitian  kualitatif  sebagai metode  penelitian  untuk  ilmu  sosial  yang  mana  peneliti  tidak  perlu  menghitung  data kualitatif  yang didapat dan tidak perlu menganalisis angka.  Peneliti hanya mengumpulkan dan  menganalisis  kata-kata  lisan  dan  tulisan  serta  perilaku  seseorang.  Metode  penelitian kualitatif ini digunakan untuk meneliti obyek secara alamiah dan menghasilkan data berupa kalimat atau catatan, foto, rekaman suara, analisis, serta penjelasan tentang fenomena yang terdapat di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolga.Instrumen dalam penelitian ini adalah peneliti sendiri, peneliti mengumpulkan langsung informasi yang ada di lapangan dengan menggunakan teknik wawancara, observasi dan dokumentasi. Peneliti menggunakan  alat  bantu  perekam  dan  alat  tulis  dalam  pengumpulan  data  dan  penarikan kesimpulan.Penelitian dilaksanakan di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Sibolga  yang beralamat di Jl. Tongkol Nomor 12, Pancuran Gerobak, Sibolga Kota, Kota Sibolga. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu wawancara, observasi, dan studi dokumentasi.

## D. HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Prosedur pengelolaan arsip vital

## 1.1. Identifikasi
Pada  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Sibolga  kegiatan identifikasi  arsip  vital  dilakukan  pada  setiap  bidang  pengurusan  berkas  kependudukan masing-masing,  misalnya  akta  kelahiran  di  identifikasi  di  bidang  pengurusan  pencatatan sipil.  Dokumen  yang  merupakan  arsip  vital  pada  instansi  24  tersebut  adalah  berkas kependudukan  seperti  akta  kelahiran,  kartu  keluarga,  surat  keterangan  pindah  penduduk, kartu tanda penduduk, akta perkawinan, akta kematian, berkas setiap pegawai yang bekerja pada instansi tersebut, berkas keuangan, dan surat-surat yang sifat nya penting. Berdasarkan pedoman yang diikuti oleh instansi tersebut yaitu Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia  Nomor  19  Tahun  2012  tentang  Pedoman  Pendokumentasian  Hasil  Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil di Daerah bahwa berkas-berkas kependudukan merupakan arsip vital yang disimpan secara permanen.
Arsip  vital  pada  bidang  pencatatan  sipil  adalah  akta  kelahiran,  akta  kematian,  akta perkawinan,  dan  kartu  keluarga.  Tidak  ada  cara  identifikasi  yang  dilakukan  dalam menentukan dokumen yang termasuk arsip vital, serta tidak ada penentuan kriteria dokumen yang  termasuk  arsip  vital.  Berdasarkan  PERKA  ANRI  Nomor  49  Tahun  2015  kegiatan identifikasi dilakukan dengan menggunakan daftar arsip vital. Pada instansi tersebut tidak menggunakan daftar arsip vital untuk kegiatan identifikasi arsipnya.
Gambar 1. Contoh kartu keluarga (Sumber: Disdukcapil Kota Sibolga, 2019)
Gambar 2. Contoh berkas pendukung pembuatan ktp (Sumber: Disdukcapil Kota Sibolga, 2019)
Proses  identifikasi  KTP  dilakukan  pada  bidang  kependudukan.  Berkas  pendukung pembuatan  ktp  digunakan  sebagai  formulir  yang  wajib  diisi  oleh  penduduk  yang  akan membuat  KTP.  Pada  bidang  kependudukan  tidak  ada  proses  identifikasi  khusus  yang dilakukan  dalam  menentukan  arsip  vital.  Yang  termasuk  arsip  vital  pada  bidang kependudukan adalah KTP, berkas pendukung pembuatan KTP, dan surat pindah penduduk.
Proses  identifikasi  surat  dilakukan  oleh  pegawai  bidang  surat  masuk  dan  keluar. Identifikasi  surat  dilakukan  berdasarkan  sifat  surat,  jika  ada  surat  yang  sifat  nya  penting maka surat tersebut termasuk kedalam jenis arsip vital pada bidang surat masuk dan keluar.
Berkas kepegawaian berisi data masing-masing pegawai yang akan disimpan selama bekerja  pada  instansi  tersebut.  Berkas  kepegawaian  termasuk  arsip  vital  selama  pegawai yang bersangkutan masih bekerja pada instansi tersebut.
Berkas keuangan juga merupakan salah satu arsip vital yang ada pada instansi tersebut. Berkas keuangan bersifat rahasia, oleh karena itu peneliti tidak dapat mendokumentasikan foto berkas keuangan sebagai bukti.

## 2. Penataan arsip vital
Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolga penataan arsip vital dilakukan sebagai berikut:
1. Pelabelan
Berkas kependudukan menggunakan nama setiap kepala keluarga sebagai label pada bagian  depan  focus  file.  Setiap  nama  pada  label  disusun  berdasarkan  abjad  dan berdasarkan tempat tinggal penduduk.
Gambar 3. Contoh label kependudukan (Sumber: Disdukcapil Kota Sibolga, 2019)
Berkas  kepegawaian  menggunakan  nama  pegawai  sebagai  label  pada  bagian punggung  schnelhacter  map.  Berkas  surat  menyurat  dan  berkas  kepegawaian menggunakan subyek sebagai label pada bagian punggung ordner, misalnya berkas keuangan  dengan  pembelanjaan  ganti  uang  dikelompokkan  menjadi  satu  dengan subyek  “GU”.  Berdasarkan  PERKA  ANRI  Nomor  49  Tahun  2015  sebelum melakukan  pelabelan  terlebih  dahulu  harus  melakukan  pemeriksaan  kelengkapan berkas arsip vital kemudian menentukan indeks berkas arsip.
Gambar 4. Contoh label kepegawaian (Sumber: Disdukcapil Kota Sibolga, 2019)
2. Penempatan arsip
Berkas kependudukan disimpan ke dalam map, setiap keluarga hanya 33 memiliki satu  map  sebagai  tempat  menyimpan  berkas-berkas  nya.Setiap  berkas kependudukan memiliki satu map sebagai tempat penyimpanannya, kemudian map tersebut dikumpulkan dalam focus file. Setiap map disusun berdasarkan abjad dan tempat  tinggal  penduduk. Focus  file digunakan  untuk  menyimpan  map  berkas kependudukan setiap keluarga.
Gambar 5. Contoh focus file (Sumber: Disdukcapil Kota Sibolga, 2019)
Berkas  kepegawaian  disimpan  menggunakan schnelhacter  map . Schnelhacter  map merupakan map yang digunakan untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi pinggirnya agar  tidak  lepas.  Berkas  surat  menyurat  dan  berkas  keuangan  disimpan  menggunakan ordner . Ordner merupakan  map  yang  terbuat  dari  karton  tebal  yang  dapat  menampung banyak  berkas  dan  di  dalamnya  terdapat  besi  untuk  mengait  berkas  yang  telah  dilubangi pinggirnya.
Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolga penataan arsip vital dilakukan dengan dua tahapan yaitu tahapan pelabelan, dan tahapan penempatan arsip. Sedanngkan  berdasarkan  PERKA  ANRI  Nomor  49  Tahun  2015  penataan  arsip  vital dilakukan  dengan  empat  tahapan  yaitu  tahapan  pemeriksaan,  menentukan  indeks  berkas, pelabelan,  dn  penempatan  arsip  vital.  Dengan  demikian  dapat  dikatakan  bahwa  penataan arsip vital yang dilakukan di instansi tersebut belum sesuai dengan PERKA ANRI Nomor 49 Tahun 2015.
3. Penyusunan daftar arsip vital
a. Penyusunan  berkas  kependudukan  Berkas  kependudukan  disusun  berdasarkan sistem wilayah atau lokasi tempat tinggal penduduk yang terbagi menjadi empat kecamatan, yaitu Sibolga Kota, Sibolga Sambas, Sibolga Selatan, dan Sibolga Utara.Map  warna  hijau  merupakan  berkas  kependudukan  kecamatan  Sibolga Sambas  yang  terdiri  dari  empat  kelurahan  yaitu  Pancuran  Bambu,  Pancuran Dewa, Pancuran Kerambil, dan Pancuran Pinang.Map warna kuning merupakan berkas kependudukan kecamatan Sibolga Utara yang terdiri dari lima kelurahan yaitu  Angin  Nauli,  Huta  Barangan,  Huta  Tonga-tonga,  Sibolga  Ilir,  dan
Simaremare.  Map  warna  merah  muda  merupakan  berkas  kependudukan kecamatan Sibolga Kota yang terdiri dari empat kelurahan yaitu Kota Baringin, Pasar Baru, Pasar Belakang, dan Pancuran Gerobak.Map warna biru merupakan berkas  kependudukan  kecamatan  Sibolga  Selatan  yang  terdiri  dari  empat kelurahan  yaitu  Aek  Habil,  Aek  Manis,  Aek  Muara  Pinang,  dan  Aek Parombunan.
b. Penyusunan berkas kepegawaian Berkas  kepegawaian  berisi  data  masing-masing  pegawai  yang  akan  disimpan selama  bekerja  pada  instansi  tersebut.  Berkas  kepegawaian  disimpan  dalam schnelhacter map, kemudian disimpan dalam lemari arsip.
c. Penyusunan berkas surat menyurat Berkas  surat  menyurat  disimpan  menggunakan  ordner.  Setiap  ordner  berisi surat-surat  dengan  subyek  yang  sama  kemudian  disusun  berdasarkan  urutan tanggal, bulan, dan tahun.
d. Penyusunan berkas keuangan Berkas keuangan disimpan menggunakan ordner. Setiap ordner berisi kuitansi dengan subyek yang sama kemudian disusun berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun. Misalnya kuitansi belanja menggunakan metode ganti uang, kuitansi tersebut disimpan dalam ordner dengan subyek “GU”.
Berdasarkan  PERKA  ANRI  Nomor  49  Tahun  2015  menyusun  arsip  vital menggunakan table daftar arsip vital seperti yang sudah dijelaskan pada bab II, tetapi Kantor Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Sibolga  tidak  menggunakan  table  daftar arsip vital dalam penyusunan arsip vitalnya.

## 3. Perlindungan dan pengamanan arsip vital
Perlindungan arsip vital merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk melindungi dan mengamankan fisik arsip vital maupun informasinya dari bencana. Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolgatidak menggunakan metode perlindungan dan  pengamanan  untuk  mencegah  musnahnya  fisik  arsip  vital  dari  bencana,  tetapi  untuk melindungi dan mengamankan file elektronik arsip vitalnya instansi tersebut menggunakan aplikasi  SIAK  sebagai  media  penyimpanan.  Aplikasi  SIAK  hanya  digunakan  untuk menyimpan file elektronik berkas kependudukan, sedangkan ntuk berkas selainkependudukan disimpan dilemari kayu. Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolga tersebut juga tidak menggunakan lemari besi atau lemari yang tahan api untuk  menyimpan  fisik  arsipnya.Berdasarkan  PERKA  ANRI  Nomor  49  Tahun  2015 perlindungan  dan  pengamanan  arsip  vital  menggunakan  metode  duplikasi  dan  dispersial, serta  menggunakan  peralatan  khusus.  Dengan  demikian  metode  perlindungan  dan pengamanan arsip vital yang digunakan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolga tersebut belum sesuai dengan PERKA ANRI Nomor 49 Tahun 2015.

## 4. Penyelamatan dan pemulihan arsip vital
Pada  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Sibolga  tidak  ada kegiatan penyelamatan arsip vital yang dilakukan pasca bencana. Kegiatan pemulihan arsip vital  dilakukan  dengan  cara  mencetak  kembali  arsip  vital  yang  tersimpan  pada  aplikasi Sistem  Informasi  Administrasi  Kependudukan  (SIAK).  Arsip  vital  yang  tersimpan  pada aplikasi SIAK hanya berkas-berkas kependudukan dan pencatatan sipil serta pendukungnya sejak  tahun  2015, jadi  berkas  kependudukan  dan arsip  vital  lain  yang  tidak  di  input  pada aplikasi SIAK tidak dapat dipulihkan kembali.Berdasarkan PERKA ANRI Nomor 49 Tahun 2015 penyelamatan dan pemulihan arsip vital dilakukan dengan cara mengidentifikasi arsip
yang rusak kemudian melakukan pemulihan terhadap arsip tersebut. Dapat dikatakan pada Kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Sibolga  tersebut  metode penyelamatan dan pemulihan arsip belum sesuai dengan PERKA ANRI Nomor 49 Tahun 2015.

## E. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian mengenai evaluasi pengelolaan arsip vital yang dilakukan pada  kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Sibolga,  maka  peneliti mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Pengelolaan  arsip  vital  yang  dilakukan  pada  Kantor  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Kota  Sibolga  belum  sesuai  dengan  PERKA  ANRI  Nomor  49 Tahun 2015 tentang Pedoman Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
2. Kantor  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Sibolga  menggunakan aplikasi SIAK sebagai media penyimpanan file elektronik arsip vital untuk berkas kependudukan.
3. Tidak  ada  ruangan  khusus  untuk  menyimpan  fisik  arsip  vital  sehingga  ruangan kerja pegawai juga digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip.
4. Tidak ada metode perlindungan dan pengamanan arsip vital yang dilakukan untuk mencegah musnah nya fisik arsip vital dari bencana alam.
5. Tidak  ada  metode  penyelamatan  dan  pemulihan  fisik  arsip  vital  yang  dilakukan bagi arsip yang terkena bencana alam.
6. Kurangnya  pegawai  arsip  yang  berlatar  belakang  pendidikan  arsip  sehingga instansi tersebut kesulitan dalam menangani arsip-arsipnya.

## DAFTAR PUSTAKA
Afrizal.  2017. Metode  Penelitian  Kualitatif:  Sebuah  Upaya  Mendukung  Penggunaan Penelitian Kualitatif Dalam Berbagai Disiplin Ilmu . Depok: Rajawali Pers. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Sibolga https://disdukcapil.sibolgakota.go.idn
Krihanta. 2013. Pengelolaan Arsip Vital . Tangerang Selatan: Universitas Terbuka. Lasambouw, Irma fajriani, and Novi Kurniasih. 2016. “Pengelolaan Arsip Vital Pada Kantor Arsip Universitas Indonesia.” Jurnal Utilitas 2 (1).
Peraturan  kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  06  Tahun  2005  Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, Dan Penyelamatan Arsip Vitaldokumen / Arsip Vital Negara. (2005). Republik Indonesia. Retrieved from http://www.anri.go.id/assets/collections/files/40Perka-No-06-Tahun-2005-
%0ATentang-Pedoman-Perlindungan-DokumenArsip-Vital.pdf
Peraturan kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 49 tahun 2015 tentang Pedoman Program  Arsip  Vital  Dilingkungan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  (2015). Republik Indonesia. Retrieved from http://www.anri.go.id/assets/download/Perka-49- 2015.pdf
Sri,  Kustinawati.  2010.  “Peranan  Manajemen  Arsip  Dinamis.” JKDMM 26  (2). https://repository.unsri.ac.id/25474/1/PERANAN__MANAJEMEN_ARSIP_DINA MIS.pdf.
Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 56 ayat 1. (2009). Arsip Nasional Republik Indonesia.
Retrieved from
http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-
%0AKearsipan.pdf Wardah, Mutiawatul. 2017. “Pengelolaan Arsip Dinamis.” LIBRIA 8 (1). Yadi, Sumrah. 2012. “Penyelamatan Arsip Vital Dan Arsip Bernilai Guna Permanen Dari Musibah Dan Bencana.” Jurnal Dokumentasi Dan Informasi 30 (1).
https://doi.org/10.14203/j.baca.v30i1.53.