Digitisasi Arsip sebagai Upaya Perlindungan Arsip Vital Milik Keluarga Dusun Punukan, Wates, Kulonprogo, Daerah Istimewa Yogyakarta

## ABSTRACT
Family  records  are  records  of  activities  that  is  created  or  stored  by  the family  in  any  media  form  which  are  useful  for  family  activities.  Society’s concern  for  family  records  often  goes  unnoticed,  and  sometimes  these records  do  not  receive  the  protection  they  deserves.  Departing  from anxiety about the possibility of disasters and risks that exist in Indonesia, we  feel  the  need  for  socialization  about  the  records  through  the digitization  method.  The  method  used  in  this  research  is  a  qualitative method with a case study approach. The case study is based on in-depth research  on  the  tendency  of  family  behavior  in  Punukan,  Wates,  Kulon Progo  in  managing  family  records.  This  research  has  produced  several findings  which  were  lessons  learned  that  can  be  used  as  examples  for other  regions.  Some  of  these  lessons  are  ;  first;  record  management awareness needs to be built from an early age; second; there needs to be a role for the local government (Archives and Library Agency) in an effort to  disseminate  awareness  of  records  management;  third;  limited  public information  literacy  greatly  hampers  understanding  of  the  urgency  of records management; fourth; records storage media is still very limited. So that the role of the community service programs of the Archival Science Study Program, Universitas Gadjah Mada for 3 years in Punukan Hamlet, Wates, Kulon Progro are greatly beneficial.

## INTISARI
Arsip  keluarga  merupakan  rekaman  kegiatan  dan  atau  informasi  yang diciptakan  atau  disimpan  oleh  keluarga  dalam  berbagai  bentuk  media sesuai  perkembangan  jaman  dan  berguna  bagi  kegiatan  keluarga.
Perhatian  terhadap  arsip  keluarga  sering  luput  dari  perhatian  kita,  dan tidak mendapatkan perlindungan yang layak. Berangkat dari kegelisahan pada kemungkinan bencana dan resiko yang hadir di Indonesia, peneliti merasa  perlunya  ada  sosialisasi  tentang  pentingnya  arsip  keluarga  dan upaya  perlindungan  terhadap  arsip-arsip  tersebut.  Dalam  penelitian  ini, peneliti mencoba mengamati tentang upaya perlindungan arsip keluarga melalui  metode  digitisasi.  Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini adalah  metode  kualitatif  dengan  pendekatan  studi  kasus.  Studi  kasus yang  dimaksudkan  adalah  dengan  meneliti  secara  mendalam  terhadap kecenderungan perilaku keluarga di Dusun Punukan, Wates, Kulon Progo dalam melakukan pengelolaan arsip keluarga.Penelitian ini menghasilkan beberapa  temuan  berupa  pelajaran  penting  yag  didapatkan  yang  bisa digunakan  sebagai  contoh  bagi  daerah-daerah  lainnya.  Beberapa pelajaran  tersebut  yaitu  pertama;  kesadaran  pengelolaan  arsip  perlu dibangun  sedari  dini;  kedua;  perlu  ada  peran  serta  dinas  arsip  dan perpustakaan  setempat  dalam  upaya  sosialisasi  kesadaran  pengelolaan arsip;  ketiga;  literasi  informasi  masyarakat  yang  masih  terbatas  sangat menghambat  pemahaman  tentang  urgensi  pengelolaan  arsip;  keempat; media  penyimpanan  arsip  masih  sangat  terbatas.  Sehingga  peranan program  pengabdian  masyarakat  Prodi  Kearsipan  Sekolah  Vokasi  UGM selama  3  tahun  di  Dusun  Punukan,  Wates,  Kulon  Progro  sangatlah bermanfaat.

## 1,2 Universitas Gadjah Mada
Submitted: 22/2/2021 Received: 28/2/2021
*Correspondence: Lastria Nurtanzila lastrianurtanzila@ugm.ac.id
KEYWORDS: arsip keluarga
Digitisasi perlindungan arsip vital
KATA KUNCI: family recods digitization protection of vital records
1 Lastria Nurtanzila, 2 Faizatush Sholikhah
CITE THIS ARTICLE: Nurtanzila, L., Sholikhah, F. (2020). Dititisasi Arsip sebagai Upaya Perlindungan Arsip Vital Milik Keluarga Dusun Punukan, Wates, Kulonprogo, Daerah Istimewa Yogyakarta. Jurnal Diplomatika , 4 ( 1), 57-65.

## PENDAHULUAN
Kegiatan  kearsipan  bukan  hanya  menjadi  milik  instansi  formal  saja,  namun  juga merupakan  ranah  pengelolaan  pribadi.  Berdasarkan  Undang  –  Undang  No  43  Tahun 2009  Tentang  Kearsipan  (Republik  Indonesia,  2009)  bahwa  yang  dimaksud  dengan arsip yaitu:
“Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan  komunikasi yang dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan bernegara”.
Melihat  pengertian  diatas  dapat  dipahami  bahwa  arsip  sendiri  merupakan  seluruh rekaman  kegiatan,  hal  ini  juga  dapat  diaplikasikan  dalam  kegiatan  keluarga  sebagai institusi  terkecil  dalam  sebuah  struktur  organisasi  kenegaraan.  Setiap  keluarga pastinya  akan  menyimpan  sejumlah  rekaman  kegiatan  dan  atau  bukti  kepemilikan yang  diangggap  pneting  bagi  keluarga  tersebut  dan  bagi  kegiatan  dalam  keluarga tersebut.  Manajemen  arsip  keluarga  yang  baik  dapat  mendorong  jalannya  kegiatan keluarga  yang  lebih  lancar.  Tidak  dapat  dipungkiri  bahwa  kegiatan  mengarsipkan  ini sudah terjadi sejak seorang individu terlahir di dunia ini, seperti ketika seseorang lahir maka  akan  tercipta  arsip  bukti  kelahiran,  begitu  juga  kelak  ketika  sesorang  beranjak dewasa  dan  masuk  jenjang  pendidikan  maka  akan  tercipta  arsip  pendidikan  dan  lain sebagainya.
Arsip-arsip keluarga ini juga memiliki fungsi sebagai indentitas personal, sering juga digunakan konsep arsip personal. Salah satu nilai guna arsip personal adalah nilai guna bukti keberadaan ( evidential ).
“arsip yang bernilai guna kebuktian ( evidential ) adalah arsip yang mempunyai nilai  isi  informasi  yang  mengandung  fakta  dan  keterangan  yang  dapat digunakan untuk  menjelaskan bagaimana lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dibentuk,  dikembangkan,  digabung,  dibubarkan  diatur  serta  dilaksanakannya fungsi dan tugas.” Sattar (2019)
Selain  itu,  arsip  personal  ini  juga    memiliki  nilai  guna  informasional,  yang  berarti didalamnya  terkandung  informasi  yang  juga  mengandung  kegunaan  untuk  berbagai kepentingan pemilik arsip.
“arsip  yang bernilai  guna  informasional  adalah arsip  yang  mempunyai  nilai  isi informasi  yang  mengandung  kegunaan  untuk  berbagai  kepentingan  penelitian dan  kesejarahan  tanpa  dikaitkan  dengan  lembaga/instansi  penciptanya,  yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya.” Sattar (2019)
Berangkat  dari  pentingnya  nilai  guna  arsip  keluarga  tersebut  maka  perlu  dilakukan perlindungan terhadap jenis-jenis arsip ini. Beberapa dari arsip tersebut juga termasuk dalam arsip vital, arsip vital sendiri merupakan arsip yang sangat penting. Berdasarkan Perka ANRI NO.6 Tahun 2005, arsip vital diartikan sebagai;
“informasi  terekam  yang  sangat  penting  dan  melekat  pada  keberadaan  dan kegiatan  organisasi  yang di  dalamnya  mengandung  informasi  mengenai  status hukum, hak  dan kewajiban serta asset (kekayaan) instansi. Apabila dokumen/ arsip vital hilang tidak dapat diganti dan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi”
Pentingnya arsip vital perlu mendapat perhatian dari pihak-pihak yang bersangkutan, terutama  keluarga  penyimpan  dari  arsip  tersebut.  Oleh  karena  itulah dalam  kegiatan pengabdian  masyarakat  yang  dilaksanakan  Prodi  Kearsipan  Skeolah  Vokasi  UGM selama  3  tahun  berturut-turut,  diputuskan  untuk  fokus  pada  peningkatan  kesadaran pada  pengelolaan  arsip  keluarga  tersebut.  Pada  tahun  2018,  kegiatan  pengabdian berfokus  pada  sosialisasi  pentingnya  pengelolaan  arsip  keluarga.  Pada  tahun  2019, kegiatan pengadian berkembang pada melaksanakan digitisasi arsip keluarga sebagai langkah perlindungan terhadap arsip tersebut. Pada tahun 2020, kegiatan lebih specifik pada  pemberian  pemahaman  bahwa  arsip  kelurga  merupakan  arsip  vital  yang membutuhkan  perlindungan,  selain  itu  pada  tahun  2020,  tim  pengabdian  juga memberikan  sosialiasi  bahwa  pelaksanaan  digitisasi  perlu  dilakukan  secara  mandiri dan berkelanjutan. Kegiatan ini dilaksanakan di lokasi yang sama yaitu Dusun Punukan, Wates, Kulonprogo.
Dusun Punukan merupakan salah satu wilayah administratif di Kelurahan Wates, Kecamatan  Wates,    Kabupaten  Kulon  Progo,  Daerah  Istimewa  Yogyakarta.  Kelurahan Wates  merupakan  wilayah  administratif  yang  baru  dibentuk  pada  1  Desember  2010. Luas  wilayah  Kelurahan  Wates  adalah  428,2422  Ha.  Kelurahan  Wates  terdiri  dari  86 RT dan 16 RW, sebagaimana diatur dalam Keputusan Bupati Kulon Progo Nomor 84/ A/2015  tentang  Pengesahan  Keputusan  Lurah  Wates  Kecamatan  Wates  Kabupaten Kulon  Progo  Nomor  03  Tahun  2015  tentang  Perubahan  Nomor  dan  Nama  Rukun Tetangga  dan  Rukun  Warga  Kelurahan  Wates  Kecamatan  Wates.  Kelurahan  Wates menjadi salah satu motor penggerak ekonomi di Kabupaten Kulon Progo.
Mengapa tema digitisasi dipilih? karena dalam dunia modern saat ini membawa banyak  dampak  pada  kehidupan  sosial  dan  budaya.  Salah  satunya  adalah  perilaku masyarakat  dalam  menyimpan  informasi.  Pada  saat  ini,  dengan  adanya  kemajuan teknologi,  informasi  tidak hanya  disimpan  di  media  konvensional  saja  namun  juga  di media  elektronik.  Usaha  dalam melakukan  digitisasi  terhadap  arsip  dan  dokumen  ini juga merupakan salah satu upaya dalam melindungi arsip itu sendiri, sehingga dalam penelitian  ini  pertanyaan  penelitian  yang  akan  dijawab  adalah bagaimana  penerapan Digitisasi  Arsip  Sebagai  Upaya  Perlindungan  Arsip  Vital  Milik  Keluarga  di  Dusun Punukan, Wates, Kulon Progo, Daerah Istimewa Yogyakarta?”

## METODE
Pendekatan  yang  akan  digunakan  dalam  kegiatan  ini  adalah  menggunakan  metode kualitatif  deskriptif.  Hal  ini  bertujuan  agar  data    yang  didapatkan  dapat  digunakan untuk  menarik  kesimpulan  atas  isu  yang  dijadikan  fokus  kajian.  Unit  analisis  yang digunakan adalah individu yaitu, warga Dusun Punukan.
Adapun lokasi penelitian dilakukan  di Dusun  Punukan itu sendiri, yaitu warga RW  1.  Metode  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  menggunakan  beberapa  cara, antara lain:
1. Studi Pustaka
Metode  studi  pustaka  dilakukan  untuk  mengumpulkan  data  sekunder  sebanyak mungkin  yang  berkaitan  dengan  penelitian  ini.  Sesuai  dengan  tujuan  dari penelitian  ini  untuk  memahami Penerapan  Digitaliasasi  Arsip  sebagai  Upaya Perlindungan  Terhadap  Arsip  Keluarga  di  Dusun  Punukan,  Wates,  Kulonprogo , maka  berbagai  literatur  dikumpulkan  dan  dianalisis  untuk  mendapatkan informasi yang akurat dalam membahas penelitian ini.
2. Observasi
Observasi  dilakukan  secara  langsung,  yaitu  dengan  kegiatan  pengabdian  yang
sudah  dilaksanakan  secara  3  tahun  berturut-turut  sejak  tahun  2018-2020. Kegiatan  observasi  mulai  dari  pelaksanan  sosialiasasi  pada  warga,  pelatihan, projek  digitisasi,  pengamatan  langsung  hingga  wawancara  kepada  pihak-pihak terkait.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  digitisasi  merupakan  kegiatan  onversi  data  dari  dokumen  kertas  forto, mikrofilm,  LPs,  Film,  dan  Kaset  VHS  ke  format  digital  (Savic,  2019).  Kegiatan  ini merupakan salah satu bentuk alih media yang digunakan dalam pengelolaan kearsipan sebagai  upaya  perlindungan  terhadap  fisik  maupun  konten  dari  arsip  itu  sendiri. Kegiatan  ini  sesungguhnya  memiliki  tantangan  tersendiri  yaitu  kuantitas  materi  yg akan  dialih-mediakan,  selain  itu,  kegiatan  ini  juga  membutuhkan  peralatan  seperti komputer, scanner ,  printer  dan  alat  perekam  lainnya.    Kegiatan  melakukan  konversi data ini dijelaskan lebih lanjut sebagi berikut;
“Digitization is the process of converting any physical or analogue item, such as a paper record, photograph or graphic items, into an electronic representation or image that can be accessed and stored electronically” (ARMS, 2009)
Maksud definisi tersebut ialah digitisasi merupakan proses berbagai fisik atau analog seperti  foto,  tektual,  maupun  grafis  yang  diubah  menjadi  elektronik  yang  mana aksesibilitas  dan  penyimpanannya  dilakukan  secara  elektronik.  Pendapat  selaras dengan pernyataan tersebut alah :
“ Digitization  is  the  process  of  transforming  analogue  material  into  binary electronic form especially for storage and use in computer.In words digitization starts  with  transformation  of  the  analogue  format  of  a  resources  to  a  digital format” (Bontouri, 2017)
Pernyataan  tersebut  mendefinisikan  bahwa  alih  media  dimulai  ketika  adanya transformasi  digital  yang  pada  proses  ini  mengubah  format  analog  menjadi  format digital.  Digitisasi  merupakan  proses  untuk  menjadikan  bahan  analog  ke  bentuk elektronik  (digital)  yang  mana  sudah  merujuk  pada  sarana  simpan  menggunakan sarana komputer.
Proses  digitisasi  memerlukan  sarana  pendukung  mulai  dari  perangkat  keras sampai  dengan  perangkat  lunak.  Sarana  diartikan  sebagai  peralatan  dengan  berbagai jenis,  peralatan  kerja,  ataupun  fasilitas  yang  dapat  digunakan  untuk  difungsikan sebagai  alat  utama  melaksanakan  suatu  pekerjaan  sedangkan  pengertian  prasarana merupakan  hal-hal  penunjang  utama  terselenggaranya  suatu  proses  (Muhidin  & Winata,  2016).  Sarana  perangkat  keras  dapat  membantu  memproyeksikan  produk dokumentasi tersebut menjadi digital dan terbaca oleh sistem komputer.
Kegiatan  digitisasi  arsip  kelurga  berarti  bahwa  melakukan  digitisasi  arsip  dari data kertas menjadi data digital yang disimpan kedalam media simpan yang diinginkan. Arsip  keluarga  yang  dilakukan  digitasisasi  terbagi  kedalam  beberapa  bentuk  antara lain:

## 1. Arsip pendidikan
Arsip  pendidikan  merupakan  arsip-arsip  yang  tercipta  akibat  kegiatan pendidikan  dalam  suatu  keluarga,  antara  lain:  Ijazah,  Sertifikat  Pelatihan/ Seminar/Workshop, Rapor Nilai, Bukti bayar SPP, dan lain-lain.
2. Arsip Pekerjaan Arsip  perkerjaan  merupakan  arsip-arsip  yang  tercippta  berkaitan  dengan pekerjaan seseornag dalam keluarga, antara lain : Surat Kontrak Kerja, SK PNS, SK Pensiun, dan lain-lain.

## 3. Arsip Kesehatan
Arsip  kesehatan  merupakan  arsip-arsip  yang  berkaitan  dnegan  rekaman kesehatan  anggota  keluarga  ,  antara  lain  :  Hasil  X-Ray,  Kartu  BPJS,  Riwayat Perjalanan, Riwayat Vaksin, Buku Posyandu, Resep Dokter, Kartu Puskesmas, dan lain-lain.
4. Arsip Aset
Arsip  aset  merupakan  bukti  kepemilikan  keluarga  terhadap  faktor-faktor ekonomi, seperti : Sertifikat Tanah, BPKP/STNK/SIM, Buku Rekening , dan lain- lain.
5. Arsip lain-lain Arsip  lain-lain  ini  bisa  dikatakan  merupakan  arsip  tambahan  yang  tak  kalah penting  untuk  disimpan  karena  memiliki  nilai  guna  dan  sejarah  ,  seperti  ;  Foto Keluarga, Lukisan dan lain-lain.

## Lesson Learned
Memahami konteks digitisasi sebagai upaya perlindungan arsip keluarga dimaksudkan untuk  memberikan  kesadaran  pada  keluarga  bahwa  mereka  merupakan  penyimpan dari arsip-arsip tersebut, selain itu arsip tersebut juga memiliki nilai guna bagi kegiatan internal keluarga tersebut. Beberapa pembelajaran yang dapat diambil antara lain:
1. Pengelolaan arsip merupakan tanggung-jawab keluarga.
Seringkali  keluarga  atau  individu  lupa  bahwa  mereka  bertanggung-jawab  atas arsip  yang  mereka  simpan  atau  yang  berkaitan  dengan  mereka.  Maka  dari  itu kegiatan  pengabdian  ini  utamanya  merupakan  sosialisasi  gerakan  sadar  arsip. Sadar  bahwa  keluarga  menyimpan  arsip  sehingga  pengelolaan  yang  baik  perlu dilakukan.  Upaya  yang  dilakukan  oleh  tim  pengabdian  salah  satunya  adalah dengan menjelaskan jenis-jenis arsip keluarga dan bagaimana mengkelompokannya  kedalam  klasifikasi  sederhana  yang  dapat  digunakan sebagai metode pemberkasan arsip keluarga.
2. Proses  Digitisasi  merupakan  salah  satu  upaya  yang  dapat  dilakukan  untuk melindungi  arsip  dari  kerusakan  fisik  dan  informasi  yang  terkandung didalamnya.
Kerusakan fisik tidak dapat dihindari terutama pada arsip dengan media kertas. Jamur, debu, kotoran, korosi dari klip kertas, dan kerusakan lain sangat mungkin terjadi.  Belum  lagi  dengan  resiko  hilang,  terselip  atau  dicuri.  Oleh  karena  itu dengan adanya alih media dari kertas ke digital tentunya sangat membantu untuk keluarga dapat menyimpan salinan dari arsipnya dalam bentuk digital. Selain itu saat  ini  sudah  cukup  banyak  kegiatan  administrasi  yang  lebih  mengedepankan kebutuhan  dokumen  digital  ( soft  file )  dari  pada  bentuk  salinan  fisiknya  ( hard file ).
3. Dalam  pengelolaan  arsip  perlu  dipahami  bahwa  resiko  dan  bencana  selalu  ada dan akan terjadi.
Hidup  di  Indonesia,  terutama  di  Yogyakarta  sangat  memungkinkan  terjadinya resiko  bencana  seperti  tanah  longsor,  gempa  bumi,  banjir  ataupun  gunung meletus.  Hal  ini  juga  berdampak  pada  penyimpanan  arsip  keluarga  tersebut, apabila  arsip  telah  dialih-mediakan  dan  disimpan  ke  penyimpanan  elektronik ataupun cloud, tentunya akan lebih aman, karena mudah ditemukan kembali dan tersimpan dengan baik.

## Kegiatan Pengabdian Masyarakat Proses Digitisasi
Kegiatan  pengabdian  ini  sesungguhnya  terbagi  dalam 3  tahapan  yaitu  di  tahun  2018, 2019  dan  2020.  Masing-masing  tahapan  memiliki  dampak  tersendiri  yang  saling berkaitan. Pada tahun 2018, kegiatan berfokus pada sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip  keluarga.  Tim  pengabdian  melakukan  kegiatan  penyuluhan  pada  RW  1  dengan mengundang  ibu-ibu  PKK,  pada  saat  itu  tanggapan  yang  diberikan  cukup  baik. Kelurahan Wates sendiri pada saat itu juga sedang memiliki gerakan sadar arsip, hal ini tentunya  mendukung  program  tim  pengabdian  karena  sesuai  dengan  tujuan  tim tentang kesadaran arsip keluarga.
Pada tahun 2019, kegiatan lebih praktikal. Tim bersama dengan mahasiswa tidak hanya melaksanakan penyuluhan namun juga terjun langsung membantu warga dalam melakukan  alih-media  arsip-arsip  mereka.  Target  projek  ini  adalah  seluruh  arsip keluarga  pada  RW  1  Dusun  Punukan.  Namun  dikarenakan  kendala  waktu  memang belum  semua  selesai  dikerjaan.  Saat  itu,w  arga  dikumpulkan  di  balai  desa  setempat dengan  diwajibkan  membawa  arsip-arsip  mereka.  Mahasiswa  membantu  untuk melakukan  alih  media  dengan  menggunakan  saranan  pemnindai scanner sekaligus menyimpan soft  file tersebut  kedalam  media flashdisk yang  diberikan  kepada  setiap keluarga yang hadir. Proses digitalisasi arsip keluarga dilaksanakan dengan beberapa tahapan. Yang mana tahapan tersebut adalah sebagai berikut : Persiapan yang dimulai dengan sosialisasi kepada warga tentang program digitalisasi arsip keluarga, kemudian tahap  pendataan  arsip  dengan  mengumpulkan  arsip  keluarga  tiap  KK  dan  memilah milih  sesuai  dengan  formulir  yang  telah  disiapkan,  lalu  tahap  digitalisasi  arsip  itu sendiri yaitu dengan cara menscan untuk selanjutnya disimpan dalam satu folder yang mana terdapat beberapa folder sesuai dengan formulir daftar arsip keluarga seperti A1 (arsip  kependudukan),  A2,  A3  dan  lain  sebagainya,  tahap  selanjutnya  yaitu  penataan fisik  arsip  kedalam  document  keeper  dan  tahap  terakhir  yaitu  penyuluhan  dengan mendatangi  warga  satu  per  satu  dengan  membawa  arsip  yang  sudah  tertata  di Document  Keeper .  Proyek  tentang  program  digitalisasi  arsip  keluarga  ini  dilakukan sebanyak 3 kali yaitu
1. 20 Oktober 2019 Dilakukan dengan door-to-door sehingga kegiatan dilaksanakan di rumah-rumah warga
2. 21  November  2019  Kegiatan  memindai  dilaksanakan  di  dua  tempat  terpusat, sehingga warga datang membawa arsipnya masing-masing.
3. 27  November  2019  Kegiatan  dilaksanakan  terpusat  dirumah  Bapak  RW dengan dibagi  beberapa  kelompok.  Kelompok  yang  satu  meminta  arsip  ke  tiap  tiap rumah. Kelompok yang lain melakukan digitalisasi arsip di Rumah Pak RW. Hasil arsip keluarga yang sudah digitalisasikan sebanyak 31 KK dari 68 KK di RT 2.

## Gambar 1. Proses Digitisasi Arsip Keluarga RW 1 yang Didampingi Mahasiswa Prodi Kearsipan SV UGM Sumber: Dokumentasi Tim Praktikum
Pada  tahun  2020,  karena  kendala  pandemi  COVID-19  yang  terjadi  saat  ini, kegiatan  pengabdian  menjadi  terbatas  dalam  ruang  geraknya.  Hal  yang  dapat dilakukan pada saat ini adalah melakukan pengabdian dengan tetap mempertimbahkan protokol  kesehatan.  Pada  akhirnya  diputuskan  bahwa  kegiatan  pemberian  materi dilaksanakan secara mandiri, tim pengabdian menyiapkan materi yang perlu dipahami oleh  warga,  dan  warga  akan  diperbolehkan  mempelajari  sendiri.  Hal  ini  nampaknya tidak  terlalu  berkendala,  ketua  RW  melaporkan  bahwa  warga  tetap  antusias mempelajari materi tentang digitisasi arsip keluarga sebagai upaya perlindungan arsip tersebut.
Gambar 2. Kegiatan pengabdian yang tetap menjaga protokol kesehatan Sumber: Dokumentasi Tim Pengabdian
Gambar 3. Masyarakat antusias membaca dan mempelajari sendiri materi yang diberikan, dengan dibantu arahan dari Ketua RW.
Sumber: Dokumentasi Tim Pengabdian

## Kendala Proses Digitisasi
Secara  umum,  kendala  yang  dihadapi  adalah  situasi  pandemi  yang  menyebabkan halangan  tatap  muka  fisik  dengan  target  pengabdian.  Sementara  secara  khusus,  ada beberapa kendala dalam proses digitisasi ini , yaitu :
1. Kurangnya  koordinasi  antar  warga  sehingga  banyak warga  yang  tidak mengerti terhadap pengabdian atau program digitalisasi arsip keluarga.
2. Kurangnya  pemahaman  terhadap  program  ini  sehingga  banyak  warga  yang kurang percaya apabila arsip kita digitalisasikan.
3. Kurangnya  koordinasi  antara  warga  dengan  tim  pengabdian  sehingga  sering misskomunikasi  yang  berakibat  kurang  maksimalnya  hasil  program  digitalisasi arsip keluarga ini. Dan juga pihak warga yang susah untuk dihubungi.
4. Jarak  yang  jauh  untuk  menempuh  ke  lokasi  tujuan  pengabdian  masyarakat sehingga waktu banyak terbuang di jalan.

## Saran Dalam Peningkatan Keberhasilan Program
Beberapa saran dapat diberikan untuk meningkatkan kegiatan ini dan juga kebehasilan dari program pengabdian, antara lain adalah :
1. Koordinasi dengan warga yang matang sehingga warga paham terhadap proyek ini dan tidak minimbulkan prasangka yang kurang baik.
2. Persiapan tim dan akomodasi, karena jarak yang ditempuh tidak sebentar maka perlu persiapan yang matang dari segi jumlah personil tim untuk terjun ke rumah -rumah  warga,  perlengkapan  dan  akomodasi,  serta  kepastian  jadwal  dalam melakukan projek.

## KESIMPULAN
Pelaksanaan  kegiatan pengabdian  masyarakat  ini  telah  dilaksanakan  prodi  Kearsipan sejak  2018  hingga  2020.  Adapun  tingkat  keberhasilan  dapat  dikatakan  cukup signifikan,  dengan  hasil  yang  telah  diperoleh.  Kegiatan  digitisasi  juga  telah dilaksanakan dengan baik, mulai dari pemberian pemahaman tentang pentingnya arsip keluarga, jenis-jenis arsip keluarga dan bagaimana metode perlindungannya. Kegiatan secara  praktikal  telah  dilakukan  pada  tahun  2019  dnegan  melakukan  pendampingan dalam  konversi  data  arsip  dari  media  kertas  menjadi  media  digital  yang  disimpan dalam flashdisk masing-masing  keluarga.  Pada  tahun  ini,  kegiatan  masih  berlanjut dengan  memberikan  sosialisasi  tentang  urgensi  perlindungan  arsip  keluarga  dari berbagai resiko. Metode perlindungan yang ditawarkan masih sama yaitu alih media ke digital.  Besar  harapan  peneliti  bahwa  program  ini  tetap  berjalan  meskipun  secara mandiri dari pihak warga agar dapat menumbuhkan kesadaran pada arsip keluarga.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Ibu  Ponijah  selaku  ketua  RW  1,  Dusun  Punukan,  Wates,  Kulonporgo  yang  telah membantu pelaksanan kegiatan ini sejak 2018 hingga 2020.

## DAFTAR PUSTAKA
ARMS. (2009). Standard Records- Keeping Requirements for Digitization . Bontouri, L. (2017). Archives In the Digital Age: Standards, Policies and Tools, . Chandos Publishing.
Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan . Pustaka Setia. Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Arsip Vital
Savic,  D.  (2019).  From  Digitization  Through  Digitalization  to  Digital  Transformation.
Online Searcher , 37–39.
Sattar. (2019). Manajemen Kearsipan . Yogyakarta. CV. Budi Utama. Undang –Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan