## PENDAHULUAN
Penyelenggaraan  rekam  medis  adalah  merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien  di  rumah  dilanjutkan  dengan  kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau dokter gigi dan tenaga kesehatan lainnya, yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Proses pengolahan  rekam  medis  terdiri  dari  beberapa tahapan  antara  lain  dilakukannya assembling , koding, indeksing dan (Depkes, 2006).
Dokumen  rekam  medis  rawat  inap  yang  telah selesai dipakai dari ruang rawat inap harus segera dikembalikan  ke  unit  rekam  medis  pada  bagian assembling ,  setiap  dokumen  rekam  medis  yang kembali dari ruang rawat inap ke unit rekam medis pada  bagian assembling harus  disusun  sesuai ketentuan yang berlaku.
Kegiatan assembling diantaranya: merakit dokumen rekam  medis,  mengecek  kelengkapan  pengisian dokumen  rekam  medis  dan  formulir  yang  harus ada pada dokumen rekam medis. Apabila dokumen rekam  medis  telah  diterima  dari  ruang  rawat  inap dengan menggunakan buku ekspedisi pengembalian dokumen  rekam  medis,  bagian assembling akan mencatat pada buku register, semua dokumen rekam medis yang masuk sesuai tanggal masuk ke bagian assembling dan tanggal pasien pulang (Budi, 2011). Apabila dokumen rekam medis rawat inap lengkap maka  dapat  dilakukan  pengkodean  dan  indeksing setelah  semua  diselesaikan  maka  dokumen  rekam medis  rawat  inap  disimpan  ke  rak  penyimpanan atau filling .  Jika  dokumen  rekam  medis  rawat inap  tidak  lengkap  maka  harus  dikembalikan  ke ruang  rawat  inap  dengan  ketentuan  waktu  yang berlaku.  Batas  waktu  penyelesaian  pengisian

## GAMBARAN PENGEMBALIAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT INAP RUANG VII TRIWULAN IV TAHUN 2013 DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TASIKMALAYA
Ulfah Fauziah 1 , Ida Sugiarti 2 1 Mahasiswa D IV Politeknik Piksi Ganesha, ulfahfauziaah@gmail.com
2 Dosen Program Studi D III PIKES Poltekkes Tasikmalaya, sugiarti.ida@gmail.com

## ABSTRACT
The purpose of the research is to know the plots of returning of medical recording document of hospitalizing at RSUD Tasikmalaya that is suitable with the SOP, to know the plots of returning the medical recording document of hospitalizing at RSUD Tasikmalaya that is not suitable with SOP, to know the descriptionof returning the medical recording unit which was late from room VII in 2013 at RSUD Tasikmalaya and to know the description of returning the medical recording document of hospitalizing from the ward to the medical recording unit which was on time from room VII in 2013 at RSUD Tasikmalaya.
The  kind  of  research is  descriptive  by  retrospective  approach,  the  method  is  gathering  data  observation. Population and sample of this research are 714 sample of medical recording document of hospitalizing at room VII and about 256 sample of medical recording document at room VII by using random sampling technique. The data analysis is used univariate analysis.
The result of the research shows that the returning of medical recording document of hospitalizing at room VII with the higher percentages of the returning of medical recording unit on time is in October as much as 78,82% from the 67 documents and higher percentage of the late returning of medical recording is in December as much as 84,88% from the 73 the total of the documents.
In general, the returning of medical recording document of hospitalizing at room VII is equal with the plots of the returning of medical recording document, the maximum time is used for the returning of medical recording is about 14 days.
The key words: The late of returning of medical recording document
dokumen  rekam  medis  pasien  rawat  inap  1  X  24 jam  setelah  pasien  pulang  dari  rumah  sakit  dan berkas rekam medis harus segera dikembalikan ke unit  rekam  medis  pada  bagian assembling (Tim Penyusun Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis RSUD  Tasikmalaya  Jilid  I,  2011).  Keterlambatan pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat  inap pada  bagian assembling dikatakan  terlambat  jika > 1 X 24 jam. Fakta di lapangan, berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Unit Rekam Medis dan hasil  observasi  selama  Praktek  Lapangan,  jarang sekali  dokumen  bisa  kembali  dalam  waktu  1  X 24  jam,  sehingga  pihak  rumah  sakit  memberikan toleransi sampai dengan 14 hari untuk pengembalian dokumen rekam medis, selain itu terdapat kendala teknis, diantaranya petugas Tata Usaha yang berada di  ruangan  juga  merangkap  mengurus  keuangan sehingga ikut menghambat pengembalian dokumen rekam medis tersebut.
Berdasarkan hasil penelitian di  bagian assembling Rumah  Sakit  PKU  Muhammadiyah Yogyakarta, Sari (2009), menunjukan persentase keterlambatan tertinggi pada bulan Pebruari sebanyak 53,62% dari total 138 dokumen yang dikembalikan pada bagian assembling .  Persentase  penyebab  keterlambatan penyerahan  dokumen  rekam  medis  yang  tertinggi terdapat  pada  tingkat  kedisiplinan  dokter  dalam pengisian  data  pada  dokumen  rekam  medis (diagnosis dan tanda tangan) sebanyak 80%. Hasil penelitian menunjukan bahwa di rumah sakit terjadi keterlambatan  dalam  penyerahan  dokumen  rekam medis. Secara garis besar fakta yang ada dalam hasil penelitian  menggambarkan  bahwa  keterlambatan dalam  penyerahan  dokumen  rekam  medis  masih memiliki angka persentase yang cukup besar.
Hal itu terjadi juga di Rumah Sakit Umum Daerah Tasikmalaya.    Pengembalian  dokumen  rekam medis  rawat  inap  di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah Tasikmalaya  masih  terjadi  keterlambatan.  Hal  ini menyebabkan  terlambatnya  pembuatan  laporan, juga  terjadi  penumpukan  dokumen  rekam  medis. Berdasarakan standar prosedur operasional Rumah Sakit Umum Daerah Tasikmalaya setiap dokumen rekam  medis  pasien  rawat  inap  harus  segera dikembalikan  ke  unit  rekam  medis  pada  bagian assembling dalam kurun waktu 1 X 24 jam setelah pasien pulang. Masalah lain yang terhambat akibat keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis
adalah  penyajian  data,  yang  dijadikan  sebagai pengambil kebijakan dan perencanaan rumah sakit selanjutnya.
Berdasarkan hasil survei pendahuluan pada tanggal 22 Februari  2013  diperoleh  data  pembanding  dari ruang  unit  rekam  medis  pada  bagian assembling terdapat  keterlambatan  pengembalian  dokumen rekam medis di beberapa ruang rawat inap Rumah Sakit Umum Daerah Tasikmalaya.  Keterlambatan pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat  inap yang  tertinggi  di  ruang  rawat  inap  Rumah  Sakit Umum  Daerah  Tasikmalaya,  dengan  peringkat persentase  pertama  tertinggi  terdapat  di  ruang VII  triwulan  ke  III  tahun  2012  sebanyak  76,09%. Berdasarkan  latar  belakang  di  atas  maka  peneliti tertarik  untuk  mengambil  judul  “Gambaran Pengembalian Dokumen Rekam Medis  Rawat Inap Ruang VII Triwulan IV Tahun 2012 Di Rumah Sakit Umum Daerah Tasikmalaya”.

## METODE
Jenis  penelitian  ini  adalah  deskriptif    dengan pendekatan retrospektif .    Penelitian  dilaksanakan di  Unit  rekam  medis  bagian assembling Rumah Sakit Umum Daerah Tasikmalaya. Waktu penelitian tanggal  6 sampai 31 Mei 2013.
Populasi dalam penelitian ini adalah dokumen rekam medis rawat inap ruang VII triwulan IV tahun 2012 sebanyak 714 dokumen rekam medis. Besar sampel 256  dokumen.  Pengambilan  sampel  dilakukan dengan  teknik random  sampling .    Instrumen penelitian  ini  adalah  pedoman  observasi  berupa lembar checklist dan lembar observasi.
Analisis  data  yang  digunakan  yaitu  dengan  cara analisis univariat hanya meneliti satu variabel saja dengan melihat prosentase dan hasil keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap.

## HASIL
Seksi  rekam  medis  RSUD  Kota  Tasikmalaya mengolah data medis dan non medis melalui proses sensus harian dan proses lainnya diantaranya adalah assembling (perakitan  kembali  dokumen  rekam medis), koding dan indeksing.

## Bagan 1.  Alur Pengembalian Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap
Ruang Rekam Medik
Analisis Assembling Koding & Indeksing Filling Ruang Perawatan
Berdasarkan    Standar  Oprasional  Prosedur  (SOP) di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Taikmalaya pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat  inap harus  dikembalikan  ke  unit  rekam  medis  pada bagian assembling dalam  kurun  waktu  1X24  jam setelah pasien pulang. Berbagai kendala di lapangan, seperti terbatasnya SDM Rekam Medis dan petugas TU  ruangan  yang  bertugas  rangkap  mengurus keuangan, membuat pihak Rumah Sakit memberikan
toleransi batas 14 hari untuk pengembalian, sehingga penelitian  ini  menggunakan  batas  14  hari  untuk waktu pengembalian.
Hasil penelitian yang telah dilakukan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Tasikmalaya pada ruang VII sebagian besar dokumen dikembalikan dalam kurun waktu 14 hari,  tetapi  masih  ada  yang  melebihi  waktu  yang ditetapkan terutama pada periode bulan Desember.
Dokumen  rekam  medis  yang  akan  dikembalikan harus  dilengkapi  terlebih  dahulu  oleh  petugas ruangan  serta  dokumen  tersebut  disusun  sesuai dengan nomor urut catatan medis, dokumen tersebut ditulis dalam buku ekspedisi ruangan berupa nomor rekam medis dan nama pasien. Setelah dilengkapi dan  ditulis  pada  buku  ekspedisi  ruangan  maka dokumen dikembalikan ke unit rekam medis pada bagian assembling .  Dokumen  yang  telah  diterima dengan menggunakan buku ekspedisi pengembalian dokumen  rekam  medis  rawat  inap,  akan  di  cek kembali oleh petugas dan dicocokan dengan sensus harian ruang VII. Apabila ditemukan dokumen rekam medis yang belum dikembalikan maka petugas akan mencatat pada buku register pasien pulang. Petugas mencatat pada buku ekspedisi serta ditandatangani oleh  petugas  bagian assembling .  Hasil  penelitian, masih  ditemukan  pencatatan  pada  buku  register yang  tidak  sesuai  dengan  tanggal  pasien  pulang sehingga pencatatan dokumen rekam medis masih tidak  teratur  dan  menyulitkan  pencarian  dokumen kembali.

## Tabel 1.  Gambaran  Pengembalian  Dokumen  Rekam  Medis    Rawat  Inap  Ruang  VII  Triwulan  IV Tahun 2012
No Keadaan Dokumen Rekam Medis Oktober November Desember N % N % N % 1. Dokumen rekam medis yang dikembalikan tepat waktu yang ditetapkan (14 Hari) 67 78,82%  62 72,94%  13 15,11% 2. Dokumen rekam medis yang dikembalikan  tidak tepat waktu yang ditetapkan (>14 Hari) 18 21,17%  23 27,05%  73 84,88% Jumlah 85 100% 85 100% 86 100%

## Sumber : Data Primer
Tabel diatas menunjukan persentase pengembalian dokumen  rekam  medis  rawat  inap  ruang  VII di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah  Tasikmalaya, pengembalian  dokumen  yang  tidak  tepat  waktu presentase  tertinggi  ada  pada  bulan  Desember sebanyak  84,88%  dari  total  86  dokumen  rekam
medis yang dikembalikan ke bagian assembling dan pengembalian  dokumen  rekam  medis  yang  tepat waktu tertinggi ada pada bulan Oktober  sebanyak 78,82%  dari  total  85  dokumen  rekam  medis  yang dikembalikan pada bagian assembling .

## PEMBAHASAN
1.  Alur pengembalian dokumen rekam medis rawat inap dari bangsal ke ruang rekam me- dis Rumah Sakit Umum Daerah Tasikmalaya Unit  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Umum Daerah  Tasikmalaya  dalam  pengembalian dokumen  rekam  medis  pasien  rawat  inap terdapat  pihak  yang  terkait  di  dalamnya yaitu  perawat,  dokter  dan  bagian assembling .
Dokumen rekam medis pasien rawat inap harus segera dikembalikan ke unit rekam medis pada bagian assembling dalam kurun waktu 14 hari batas  waktu  pengembalian  maksimal  setelah pasien pulang sesuai dengan standar oprasional prosedur  yang  telah  ditetapkan  pihak  rumah sakit,  yaitu  batas  waktu  maksimal  14  hari. Standar  oprasional  prosedur  yang  ada  belum pernah  diperbaharui.  Penelitian  yang  telah dilakukan, menggunakan batas waktu 14 hari sesuai  dengan  standar  oprasional  prosedur Rumah Sakit Umum Daerah Tasikmalaya.
Di dalam SOP Rumah Sakit, dokumen rekam medis yang akan dikembalikan harus dilengkapi terlebih  dahulu  oleh  petugas  ruangan  dan dokumen tersebut disusun sesuai dengan nomor urut  catatan  medis  tetapi  kenyataan  di  RSU tersebut,  hal  ini  jarang  dilaksanakan  karena kesibukan petugas ruangan. Dokumen tersebut ditulis dalam buku ekspedisi ruang VII berupa nomor rekam medis dan nama pasien. Setelah dilengkapi  dan  ditulis  pada  buku  ekspedisi ruangan maka dokumen dikembalikan ke unit rekam medis pada bagian assembling , Dokumen rekam  medis  yang  belum  dikembalikan melewati  batas  waktu  pengembalian  yang telah  ditetapkan  maka  terjadi  keterlambatan pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat inap, yang dapat menghambat pada pekerjaan lainnya.
Penelitian yang telah dilakukan di Rumah Sakit Umum  Daerah  Tasikmalaya  pada  unit  rekam medis  bagian assembling sudah  mempunyai Standar  Oprasional  Prosedur  (SOP)  atau  alur pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat inap,  tetapi  pelaksanaannya  belum  sesuai dengan  prosedur.    Idealnya  di  dalam  alur dan  prosedur  juga  dicantumkan  batas  waktu pengembalian 1 X 24 jam setelah pasien pulang harus  diserahkan  ke  ruang assembling ,  bila masih  terdapat  ketidaklengkapan  maka  akan dikembalikan  ke  ruang  rawat  inap  dan  harus dikembalikan  lagi  dalam  jangka  waktu  2  X
24  jam.  Selanjutnya  apabila  masih  terdapat ketidaklengkapan  maka  akan  dikembalikan lagi  ke  ruang  perawatan,  dan  baru  diberikan waktu 14 hari untuk kelengkapan. Tetapi tentu dapat  dimaklumi,  karena  Rumah  Sakit  juga terkendala oleh sumber daya manusia yang ada.
Keterlambatan  pengembalian  mengakibatkan penumpukan  dokumen  rekam  medis  rawat inap juga pada akhirnya menjadi beban petugas assembling .  Dalam  pencatatan  pada  buku register  belum  sesuai  dengan  tanggal  pasien pulang  sehingga  pencatatan  dokumen  rekam medis masih tidak teratur dan dapat menyulitkan apabila dokumen tersebut dibutuhkan kembali untuk pengobatan selanjutnya. Ketidakteraturan pencatatan  dokumen  rekam  medis rawat inap karena  pengembalian  dokumen  rekam  medis tidak  sesuai  dengan  tanggal  pasien  pulang dan dikembalikan melewati waktu yang telah ditetapkan  sehingga  terjadi  keterlambatan pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat inap ruang VII di Rumah Sakit Umum Daerah Tasikmalaya.
2.  Gambaran  pengembalian  dokumen  rekam medis  rawat  inap  dari  ruang  VII  ke  Unit Rekam Medis.
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  Rumah  Sakit Umum  Daerah  Tasikmalaya  di  unit  rekam medis  bagian assembling diketahui  bahwa tingkat keterlambatan pengembalian dokumen rekam  medis  rawat  inap  ruang  VII  dengan persentase  tertinggi  pada  bulan  Desember sebanyak  84,88%  dokumen  yang  terlambat dikembalikan pada bagian assembling , dengan waktu pengembalian dokumen rekam medis >
14 hari setelah pasien pulang.
Pengembalian  dokumen  rekam  medis  yang melebihi  waktu  yang  telah  ditetapkan  terjadi kemungkinan  karena  dokumen  rekam  medis rawat  inap  belum  lengkap  atau  petugas ruangan  yang  tidak  disiplin  sehingga  dapat menjadi beban petugas dalam pengolahan data. Dampak  dari  keterlambatan  pengembalian dokumen rekam medis rawat inap dari ruang VII menyebabkan keterlambatan dalam pengolahan data untuk laporan rumah sakit, dokumen rekam medis  rawat  inap  tidak  tersimpan  pada  rak penyimpanan dokumen sehingga menyulitkan pencarian  dokumen,  sedangkan  bagi  pasien akan mempengaruhi dalam proses pengobatan selanjutnya.  Hal  ini  akan  mempengaruhi informasi  yang  dilaporkan  kepada  pimpinan
rumah  sakit  menjadi  tidak  tepat  waktu  dan tidak akurat sehingga menghambat kefektifan pengambilan keputusan manajemen rumah sakit serta  menyebabkan  keterlambatan  pembuatan laporan yang dikerjakan oleh petugas.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  Kepala Unit  Rekam  Medis,  nilai  keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat inap pada  bulan  Desember/akhir  tahun  meningkat tinggi  karena  kesibukan  pada  akhir  tahun dalam pembuatan laporan tahunan rumah sakit sehingga pengolahan data terabaikan.

## SIMPULAN
Di  bawah  ini  adalah  simpulan  berdasarkan hasil  penelitian  di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah Tasikmalaya.
1.  Terdapat Alur  Pengembalian  dokumen  rekam medis  rawat  inap  dari  bangsal  ke  unit  rekam medis  yang  sesuai  dengan  standar  oprasional prosedur  di  Rumah  Sakit  Umum  Daerah Tasikmalaya,  dokumen  rekam  medis  rawat inap dikembalikan ke unit rekam medis bagian assembling sesuai  dengan  standar  oprasional prosedur  yang  telah  ditetapkan  yakni  selama 14 hari pengembalian maksimal.
2.  Pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat inap  dari  ruang  perawatan  ke  unit  rekam medis  yang tepat  waktu ke unit  rekam  medis bagian assembling dengan  jumlah  presentase tertinggi ada pada bulan Oktober 2012 dengan nilai  78,82%  sedangkan  jumlah  presentase pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat inap  yang terendah dengan jumlah 15,11%.
3.  Pengembalian dokumen rekam medis rawat inap dari ruang perawatan ke unit rekam medis yang terlambat dari ruang VII di Rumah Sakit Umum Daerah  Tasikmalaya,  ke  unit  rekam  medis bagian assembling engan  jumlah  presentase tertinggi terdapat pada bulan Desember dengan nilai  84,88%  sedangkan  jumlah  presentase pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat inap  yang terendah dengan jumlah 21,17%.

## DAFTAR PUSTAKA
Anonim.  2011. Buku  Pedoman  Penyelenggaraan Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Umum  Daerah Tasikmalaya  Jilid  I  Revisi  I .  Rumah  Sakit Umum  Daerah  Tasikmalaya  :  Tidak diterbitkan.
Anonim.  2011. Buku  Pedoman  Penyelenggaraan Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Umum  Daerah Tasikmalaya  Jilid  II  Revisi  I .  Rumah Sakit  Umum  Daerah  Tasikmalaya  :  Tidak diterbitkan.
Budi,  Savitri  Citra.  2011. Manajemen  Unit  Kerja Rekam Medis . Yogyakarta : Quantum Sinergis Media.
DepKes RI. 2006. PengelolaanRekam Medis Rumah Sakit di Indonesia  Revisi I . Jakarta.
Hastuti. 2009. Analisis Keterlambatan Pengembalian Dokumen  Rekam  Medis  Pasien  Rawat Inap  di  Bagian  Assembling  di  RSU  PKU Muhammadiyah Delanggu Triwulan I Tahun 2009. Karanganyar : Apikes. FDF.
Hatta,  Gemala.  2008. Pedoman  Manajemen informasi  Kesehatan  di  Sarana  Pelayanan Kesehatan . Jakarta : UI Press.
Notoatmojo, Soekidjo. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan . Jakarta : Rhineka Cipta.
Notoatmojo, Soekidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan . Jakarta : Rhineka Cipta.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
Riyanto, Agus. 2011. Aplikasi Metodologi Penelitian Kesehatan . Yogyakarta : Nuha Medika.
Sari,  Dwi  Hastuti.  2009. Analisis  Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Bagian Assembling RSU PKU Muhammadiyah Delanggu Triwulan I Tahun 2009 . Tidak diterbitkan
Shofari,  Bambang.  2002. Modul  Pembelajaran Sistem  dan  Prosedur  Pelayanan  Rekam Medis . Semarang : PORMIKI.
Sugiyono.  2008. Metode  Penelitian  Kuantitatif Kualitatif Dan R & D . Bandung : Alfabeta.