Perancangan Aplikasi Pengelolaan Surat pada Dinas Kependudukan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Besar
Munawir 1* , Susmanto 2 , Zulfan 3 , Taufik Hidayat 4
1,2,3,4 Prodi Teknik Komputer, Fakultas Teknik, Universitas Serambi Mekkah, Banda Aceh
* Koresponden email : munawir@serambimekkah.ac.id
Diterima: 8 Juli 2020 Disetujui : 20 Juli 2020

## Abstract
Currently,  technological  development  is  very  much  needed  as  information  systems  are  increasingly stringent and require the readiness of an organization. Government agencies very much manage and serve the community so that the role of government is very influential to serve the community for example for the  management  of  correspondence.  The  use  of  the  existing  mail  information  system  does  not  meet  the standards  of  technological  development,  because  the  existing  data  processing  system  is  still  done manually  using  Microsoft  Word.  The  problem  that  is  often  faced  when  making  a  letter  by  hand  is  that people  who  make  a  letter  have  to  wait  a  long  time,  because  officers  must  input  data  manually.  The purpose  of  this  research  is  to  create  a  system  to  serve  the  public  in  making  letters,  so  that  officers  can provide  services  quickly  and  accurately.  The  results  of  this  study  are  the  information  system  that  was designed  to  be  able  to  provide  convenience  and  update  the  administration  of  the  letter  agenda  that previously was still using the manual method.
Keywords : civil registration, government service, MySQl, mail application, design application

## Abstrak
Saat  ini  perkembangan  teknologi  sangat  dibutuhkan  seperti  dalam  sistem  informasi  semakin  ketat  dan memerlukan  kesiapan  suatu  organisasi.  Instansi  Pemerintah  sangat  banyak  mengelola  dan  melayani masyarakat sehingga peran pemerintahan sangat berpengaruh untuk melayani masyarakat misalkan untuk pengurusan  surat  menyurat.  Penggunaan  sistem  informasi  surat  yang  ada  sekarang  ini  belum  memenuhi standar  perkembangan  teknologi,  dikarenakan  sistem  pengolahan  data  masih  dilakukan  manual menggunakan aplikasi Microsoft Word . Permasalahan yang sering dihadapi ketika membuat surat manual adalah  masyarakat  yang  membuat  surat  harus  menunggu  lama,  karena  petugas  harus  menginput  data dengan  cara  manual.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  membuat  suatu  sistem  untuk  melayani masyarakat dalam membuat surat – surat, sehingga petugas bisa memberikan pelayanan secara cepat dan tepat.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  sistem  informasi  yang  dirancang  telah  dapat  memberikan kemudahan serta melakukan pembaruan pengurusan agenda surat yang sebelumnya masih menggunakan metode manual.
Kata Kunci : aplikasi surat, catatan sipil, desain aplikasi, layanan pemerintah, MySQl

## 1. Pendahuluan
Saat sekarang ini peran teknologi yang semakin pesat khususnya dibidang komputerisasi membuat banyak instansi dan perusahaan-perusahaan  milik  negara maupun swasta dapat memanfaatkan  teknologi agar  mampu  bersaing  dalam  era  globalisasi.  Seiring  dengan  perkembangan  dunia  teknologi  modern, banyak mengakibatkan perubahan kehidupan manusia dalam menangani  permasalahan yang  terjadi juga keterkaitannya  dengan  pembangunan  secara  menyeluruh  [1].  Kemajuan  saat  ini  sangat  berpengaruh  dan mewajibkan  instansi  dan  swasta  untuk  menggunakan  teknologi,  maka  sangat  erat  hubungannya  dengan data  dan  informasi.  Permasalahannya  terletak  pada  cara  penggunaan  data  dan  informasi  dengan  akurat [2].  Zaman  teknologi  seperti  saat  ini,  aplikasi  sistem  informasi  telah  banyak  yang  bersifat  dinamis, interaktif,  dan task  oriented untuk  digunakan  dalam  sistem  informasi,  telekomunikasi,  perdagangan, perbankan dan lain-lain, yang sangat membantu manusia dalam menyelesaikan proses penanganan dalam dunia sistem informasi [3].
Keterkaitan manusia sangatlah dibutuhkan dalam membangun sebuah sistem informasi. Selama ini pengelolaan  data  surat  pada  Dinas  Kependudukan  Catatan  Sipil  Kabupaten  Aceh  Besar  dicatat  secara manual  menggunakan  Microsoft  Word  dan  Microsoft  Excell  [4].  Proses  seperti  ini  tidak  akan memberikan  hasil  yang  efisien  karena  memerlukan  waktu  yang  lama  dan  tingkat  kesalahan  yang  tinggi
serta hasil yang tidak akurat. Untuk mengatasi masalah tersebut dilakukan penelitian terkait perihal surat atau agenda surat guna mendapat data yang efektif dan efisien sehingga dapat membantu kinerja pegawai pada  kantor  tersebut  [5].  Perancangan  sistem  informasi  surat  ini  akan  dirancang  menggunakan  bahasa pemograman  PHP  dan  basis  data  MYSQL  dalam  mendukung  perancangan  sistem  [6].  Oleh  karena  itu, penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  sistem  informasi  berupa  aplikasi  surat  atau  agenda  surat  yang mampu mengolah informasi yang cepat, akurat dan efisien sehingga lebih memberikan manfaat [7].

## 2. Metode Penelitian

## Proses Flowmap Berjalan
Proses  agenda  surat  pada  Dinas  Kependudukan  Catatan  Sipil  Kabupaten  Aceh  Besar  selama  ini antara  lain,  yaitu  [8]  penduduk  memberikan  berkas  ke  bagian  administrasi  kependudukan,  kemudian admin  kependudukan  memeriksa  data  dan  memasukkannya  ke  dalam  buku  besar  untuk  dijadikan  arsip surat.  Selanjutnya  admin  membuat  rekap  laporan  dan  menyerahkannya  kepada  Kepala  Dinas  untuk disetujui. Flowmap berjalan dapat dilihat pada Gambar 1 .
Surat Administrasi Pimpinan
Gambar 1. Flowmap berjalan Sumber: Data penelitian, 2020

## Flowmap Usulan
Proses  usulan  dalam  perancangan  sistem  informasi  [9]  agenda  surat  pada  Dinas  Kependudukan Catatan  Sipil  Kabupaten  Aceh  Besar,  yaitu  (1)  bagian  umum  memberikan  berkas  kepada  administrasi surat;  (2)  administrasi  akan  menginput  data  tersebut  kedalam  sistem  dan  database;  dan  (3)  administrasi Surat  akan  membuat  laporan  dan  merekapnya  untuk  diserahkan  kepada  Kepala  Dinas  [10].  Flowmap usulan dapat dilihat pada Gambar 2 .
Melakukan Pendataan Surat Arsip Buku Besar Rekap Laporan Memberikan Berkas Memeriksa Berkas Menyetujui Membuat Laporan
Agenda Surat Admin & Sistem Informasi Pimpinan
Gambar 2. Flowmap usulan Sumber: Data penelitian, 2020

## Diagram Konteks
Diagram  konteks  mencakup  satu  simbol  proses  yang  mewakili  seluruh  perancangan  aplikasi laporan  kinerja  dengan  tiga  entitas  [11],  yaitu  (1)  Admin  (menginput  data  surat,  data  agenda  surat,  dan data  diposisikan  ke  dalam  sistem);  (2)  Agenda  Surat  (memberikan  data-data  sesuai  prosedur  yang  telah ditentukan kepada admin  surat); dan (3)  Pimpinan (menerima  hasil  rekap laporan dari  sistem). Diagram konteks dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Diagram konteks Sumber: Data penelitian, 2020

## Diagram Berjenjang
Diagram  berjenjang  mendefinisikan  alur  atau  prosedur  sistem  dalam  prosesnya  [12].  Diagram berjenjang juga menjelaskan bahwa aplikasi data agenda surat mampu merekam data laporan agenda surat mulai  dari  merekam  data  surat  masuk,  data  asal  surat,  dan  data  disposisi  surat,  sehingga  mampu menghasilkan  keluaran  berupa  laporan  data  surat  secara  akurat.  Alur  proses  diagram  berjenjang  dapat dilihat pada Gambar 4 .
Memberikan Berkas
Memeriksa Berkas Menginput Data Rekap Laporan Database Arsip Laporan Laporan Data Agenda Data Asal Surat Data Tanggal Surat Admin Aplikasi Data Surat Agenda Surat Pimpinan Memberikan Berkas Rekap Laporan
Gambar 4. Diagram berjenjang Sumber: Data penelitian, 2020

## Relasi database
Relasi  database  merupakan  hubungan  antar  tabel  atau  entitas  untuk  melakukan  proses record ke dalam  sistem  [13].  Entitas  atau  tabel  yang  saling  terhubung  adalah  tabel  id_Surat,  tabel  surat,  dan  tabel agenda  surat.  Id  surat    menghubungkan  tabel  surat  dan  tabel  agenda  surat,  sedangkan  nomor  surat menghubungkan tabel surat dan tabel agenda surat. Id Surat dan nomor agenda tersebut merupakan kunci kedua sehingga menjadi relasi antar tabel [14]. Relasi database dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Relasi database Sumber: Data penelitian, 2020

## 3. Hasil dan Pembahasan
Implementasi  sistem  merupakan  proses  sistem  yang  siap    dioperasikan    pada    tahap  sebenarnya, sehingga  dapat  diketahui  bahwa  sistem  yang  telah  dirancang  sudah  sesuai  dengan  yang  direncanakan. Pada  implementasi  perangkat  lunak  ini  akan  dijelaskan    mengenai  aplikasi  data  agenda  surat  berbasis website ini bekerja, dengan memberikan tampilan form-form yang telah dibuat dan sesuai dengan analisa kebutuhan  proses  serta  perancangan  yang  telah  dijelaskan  sebelumnya  [15].  Implementasi  penggunaan aplikasi dapat dilihat mulai Gambar 6.
0 Aplikasi Data Agenda Surat 1 Rekam Data Surat 2
Proses Data Surat
3 Proses Data Surat 4 Laporan 3.1 Pilih Surat Top Level Level 1 Level 2 3.2 Rekam Agenda Surat 2.1 Pilih Surat 2.2 Rekam Surat Id_Surat Id_Surat Nama_Surat Surat
No_Agenda Nm_Asal Surat No_Surat Isi_ringkasan Kode_klasifikasi Indeks_berkas Tanggal_Surat Keterangan Agenda Surat No_Agenda kode Isi_ringkasan Asal_surat No_surat Tanggal_surat Tanggal_diterima penerima paraf keterangan
Gambar 6 . Menu login Sumber: Data penelitian, 2020

## Halaman utama
Halaman ini berfungsi sebagai halaman utama yang didalamnya terdapat menu dan sub menu yang dapat dipilih sesuai dengan yang diinginkan. Halaman utama terdiri dari empat menu utama, yaitu menu beranda, menu transaksi surat, menu buku agenda, menu galeri file, dan menu refensi dan pengaturan [7].
Gambar 7. Menu utama Sumber: Data penelitian, 2020

## Data Petugas
Form  ini  bertugas  untuk  memasukkan  data  user  atau  pengguna  kedalam  sistem.  Admin  dapat menentukan  proses  dalam  tahap  pemasukan  data  maupun  yang  lainnya  [16].  Form  input  data  petugas dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Data Petugas Sumber: Data penelitian, 2020

## Data Surat Masuk
Form  ini  berfungsi  sebagai  informasi  dari  data  surat  masuk  yang  ada  pada  Disdukcapil  tersebut. Dalam  form  ini  admin  dapat  menyimpan,  mengubah,  dan  menghapus  data  bidang  yang  pernah dimasukkan kedalam sistem [4]. Form informasi data surat masuk dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9. Data surat masuk Sumber: Data penelitian, 2020

## Data Surat Keluar
Form ini berfungsi sebagai informasi dari data  surat keluar yang ada pada Disdukcapil tersebut [9]. Dalam  form  ini  admin  dapat  menyimpan,  mengubah,  dan  menghapus  data  bidang  yang  pernah dimasukkan kedalam sistem [11]. Form informasi data surat keluar dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Data surat keluar Sumber: Data penelitian, 2020

## Halaman Data Cetak Agenda Surat
Gambar 11. Form input data agenda surat Sumber: Data penelitian, 2020

## Laporan Data Agenda Surat
Berikut  adalah  [10]  sistem  agenda  surat  data  laporan  yang  dihasilkan  adalah  data  agenda  surat, kode, asal surat, nomor surat, tanggal surat, tanggal diterima, paraf, dan keterangan.
Gambar 12 . Laporan data agenda surat Sumber: Data penelitian, 2020

## 4. Kesimpulan dan Saran
Aplikasi  yang diusulkan dapat membuat laporan secara cepat dan efisien sesuai dengan data yang ada,  sehingga  dapat  memperoleh  laporan  dari  setiap  data  tepat  pada  waktunya.  Dengan  adanya  aplikasi agenda surat pada Dinas Kependudukan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Besar maka akan mempermudah mengakses  data  laporan  agenda  surat  dengan  cepat,  akurat  dan  efisien.  Aplikasi  ini  akan  memudahkan pencarian data serta mengurangi hal yang selama ini memerlukan tenaga dan biaya yang besar.

## 5. Referensi
[1] Baraja, Nu’man. 2017. “Algoritma Pemograman Dasar” . Yogyakarta: Graha Ilmu
[2]      B. Good and D. Berbasis, GovernanceYang, “3) 1,2,3,” vol. 3, no. 2, pp. 99–105, 2017.
[3] Gondodiyoto  dan  Hendarti.  2016, Sistem  Informasi  dan  Teknologi,  Edisi  II .  Yogyakarta:  C.V ANDI OFFSET
[4] Hartono, Jogiyanto. 2016, Pengenalan Komputer . Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET
[5] Jogiyanto. 2014, Sistem Teknologi Informasi, Edisi III . Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET
[6] Jogiyanto. 2016, Sistem Teknologi Informasi, Edisi IV . Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET
[7] Kursini.  2016, Konsep  dan  Aplikasi  Sistem  Pendukung  Keputusan .  Yogyakarta:  C.V  ANDI OFFSET
[8] Nugroho, Deni. 2014. “Hyper Text Transfer Protocol (HTTP)” . Semarang: CV. Nugraha  Perkasa Media
[9] O’Brien, James. 2016, Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat
[10]  R., Saifullah. 2014. “Basis data MySQL, Bahasa dan Algoritma Bangun Basis Data” . Jakarta: PT. Elex Media Komputindo [11]  Yulianto, T., Agus. 2016. “Interpretasi Pemograman PHP dan MYSQL” . Jakarta: Salemba Empat [12]  Ramadhan,  Saidi,  dkk.  2014. “Pengenalan  dan  Panduan  Lengkap  Penggunaan  Macromedia Dreamweaver”. Jakarta: Erlangga
[13]  Simarmata,  Deja.  2016. “Pengolahan  Web  Server  Berbasis  Localhost  Dalam  Komunikasi Protokol” . Surabaya: Wahana Komputer
[14]  A. Darlianto and I. Permana, “Sistem Informasi Pencatatan Surat Masuk,” J. Rekayasa dan Manaj. Sist. Inf. , vol. 2, no. 1, pp. 37–43, 2016.
[15]  Y.  F.  dan  J.  Waterkamp,  “Jurnal  Sistem  Informasi  (  Journal  of  Information  Systems  ).  2  /  13 (2017),  103-109  DOI :  http://dx.doi.org/10.21609/jsi.v13i2.545,” Anal.  Dan  Perenc.  Strateg.  Sist. Dan Teknol. Inf. Menggunakan Balanc. Scorec. Pada Inst. Bisnis Dan Inform. Kwik Kian Gie , vol. 13, pp. 103–109, 2017.
[16]  R. Afyenni, “Perancangan Data Flow Diagram untuk Sistem Informasi Sekolah (Studi Kasus Pada SMA Pembangunan Laboratorium UNP