## Analisis Pengelolaan Teknologi Informasi Berbasis Framework COBIT 4.1 : Studi Kasus Pada PT Bhanda Ghara Reksa

## Chintamia Bunga Sari Dewi
Program Studi Sistem Informasi Bisis, Program Magister Sistem Informasi, Universitas Gunadarma Margonda Raya 100 Pondok Cina Depok, Indonesia cinta.cbd2@gmail.com

## Abstrak
Pengelolaan  Teknologi  Informasi  (TI)  di  dalam  perusahaan  telah  digunakan demi tercapainya visi dan misi perusahaan. Dengan penerapan ini, diharapkan perusahaan  dapat  bertahan  ditengah  ketatnya  persaingan  di  bidang  industri yang  sama,  sehingga  diharapkan  pelaksanaan  serta  pengelolaannya  dilakukan dengan  baik.  Salah  satu  standar  analisis  pengelolaan  TI  adalah  dengan menggunakan  COBIT  ( Control Objectives for Information and related Technology). Kerangka kerjanya terdiri dari 4 domain yaitu Perencanaan dan Organisasi  (PO),  Perolehan  dan  Implementasi  (AI),  Penyerahan  dan pendukung (DS) dan Pemantauan dan Evaluasi (ME). Kerangka kerja tersebut dirinci  menjadi  34  proses.  analisis  pengelolaan  TI  dilanjutkan  dengan menganalisa  kondisi  saat  ini  dan  kondisi  yang  akan  datang  dengan menggunakan analisis level kematangan.Penelitian dilakukan pada PT Bhanda Ghara  Reksa  yang  difokuskan  pada  Perencanaan  dan  Organisasi  (PO)  dan Perolehan  dan  Implementasi  (AI).    Dari  hasil  penelitian  ini,  diharapkan pengelolaan TI terus menerus diperbaiki dan dikembangkan serta tetap dalam pengawasan.
Kata  Kunci  : Pengelolan Teknologi Informasi, COBIT 4.1, Level Kematangan, Domain, Analisis

## I. P ENDAHULUAN
Perkembangan  Teknologi  Informasi  (TI)  kini semakin  memberi  peluang  terjadinya  transformasi dan  peningkatan  produktivitas  bisnis.  Pemanfaatan TI  dimaksudkan  agar  proses  bisnis  perusahaan berjalan sesuai dengan yang diharapkan demi tujuan yang  direncanakan  oleh  perusahaan.  Namun demikian,  hal  tersebut  memerlukan  biaya  investasi yang  relatif  mahal,  dimana  memunculkan  resiko terjadinya kegagalan juga cukup besar sehingga tata
kelola  TI  harus  dikelola  secara  tepat  agar perusahaan lebih berkembang dan bertahan.
Layanan  TI  yang  saat  ini  terjadi  pada  studi kasus  yang  diteliti  oleh  penulis  pada  salah  satu perusahaan jasa penyewaan gudang baru mengalami penyesuaian  sistem  dari  yang  sebelumnya  manual khususnya  dalam  hal  pemesanan  penanganan pesanan pelanggan menjadi terotomatisasi sehingga pengelolaan yang sebelumnya kurang tepat terhadap proses bisnis diharapkan menjadi maksimal.
Keberadaan  tata  kelola  TI  menjadi  bagian yang tak terpisahkan dalam mendukung kesuksesan tata  kelola  perusahaan  dalam  hal  ini  Penulis menggunakan  COBIT  ( Control Objectives for Informastion and Related Technology )  yang diharapkan  membantu  perusahaan  mengoptimalkan investasi  TI  dan  bisa  dijadikan  referensi  apabila terjadi  suatu    kesimpang-siuran  dalam  penerapan teknologi dalam perusahaan.

## II. T INJAUAN P USTAKA
Berikut  definisi  tata  kelola  TI  dari  berbagai sumber:
• Sistem  Informasi  (SI),  teknologi,  dan komunikasi, bisnis, dan hukum serta isu-isu lain  yang  melibatkan  hampir  seluruh pemangku  kepentingan  (stakeholder),  baik direktur,  manajemen  eksekutif,  pemilik proses,  suplier,  pengguna  TI  bahkan pengaudit SI/TI [6].
• Penilaian  kapasitas  organisasi  oleh  dewan direksi,  manajemen  eksekutif,  manajemen teknologi  informasi,  untuk  mengendalikan formulasi dan implementasi strategi teknologi informasi dalam rangka mendukung bisnisnya [8].
Kegunaan  tata  kelola  teknologi  informasi adalah  untuk  mengatur  penggunaan  teknologi informasi, serta untuk memastikan kinerja teknologi informasi sesuai dengan tujuan berikut ini:
• Keselarasan  teknologi  informasi  dengan perusahaan  dan  realisasi  keuntungan- keuntungan  yang  dijanjikan  dari  penerapan teknologi informasi.
• Penggunaan  teknologi  informasi  agar mengekploitasi  kesempatan  yang  ada  dan memaksimalkan keuntungan.
• Penggunaan sumber daya teknologi informasi yang bertanggung jawab.
• Penanganan  manajemen  resiko  yang  terkait teknologi informasi secara tepat [8].
Model  standar  atau  kerangka  kerja  Tata kelola TI  ada  beberapa  macam  yang  bisa  digunakan sebagai  referensi  yang  digunakan  dalam  penelitian
ini  adalah  COBIT.  COBIT  ( Control Objectives for Information and related Technology )  disusun  oleh IT  Governance  Institute  (ITGI)  dan  Information Sytem  Audit  and  Control  Association  (ISACA). COBIT mengintegrasikan praktik-praktik baik yang mengelola  teknologi  informasi  dan  menyediakan kerangka kerja untuk tata kelola teknologi informasi yang dapat membantu pemahaman dan pengelolaan risiko  serta  memperoleh  keuntungan  terkait teknologi informasi [8].
Kerangka  kerja  COBIT  terdiri  dari  empat domain yaitu: Plan and Organise (Perencanaan dan Organisasi/PO), Acquire and Implement (Perolehan dan  Implemnetasi/AI), Deliver and Support (Penyerahan dan pendukung/DS), dan Monitor and Evalute (Pemantauan  dan  Evaluasi/ME)    yang dirinci menjadi 34 proses TI [3].
Pendefinisian  model  kematangan  suatu proses teknologi informasi mengacu pada kerangka kerja COBIT secara umum adalah sebagai berikut:

## TABLE I. M ODEL K EMATANGAN SECARA UMUM
Level Kriteria kematangan 0 Non existent (Tidak ada) Kondisi  dimana  perusahaan  sama  sekali tidak peduli terhadap pentingnya teknologi informasi untuk dikelola secara baik oleh manajemen.
1 Initial/ Ad Hoc (Awal/ Ad-Hoc) Kondisi  dimana  perusahaan  secara reaktif melakukan penerapan  dan implementasi TI sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan  mendadak  yang ada, tanpa didahului dengan perencanaan sebelumnya.
2 Repeatable
but intuitive (B erulang tapi intuitif)
• Kondisi  dimana  perusahaan  telah memiliki  pola  yang  berulang  kali dilakukan dalam melakukan manajemen  aktivitas  terkait  dengan tata kelola TI, namun keberadaannya belum  terdefinisi  secara  baik  dan formal  sehingga  masih  terjadi ketidakkonsistenan.
• Sudah  mulai  ada  prosedur  namun tidak  seluruhnya  terdokumentasi  dan tidak  seluruhnya  disosialisasikan kepada pelaksana.
• Belum  ada  pelatihan  formal  untuk mensosialisasikan prosedur tersebut.
• Tanggung  jawab  pelaksanaan  berada pada masing-masing individu.
3 • Kondisi  dimana  perusahaan  telah
Defined (Proses terdefinisi ) memiliki prosedur standar formal dan tertulis yang telah disosialisasikan ke segenap  jajaran  manajemen  dan karyawan untuk dipatuhi dan dikerjakan  dalam  aktivitas  sehari- hari. • Tidak ada pengawasan untuk menjalankan prosedur sehingga memungkinkan  terjadinya  banyak penyimpangan. Managed and Measurable (Terkelola dan terukur)
• Kondisi  dimana  perusahaan  telah memiliki  sejumlah  indikator  atau ukuran  kuantitatif  yang  dijadikan sebagai  sasaran  maupun  objektif terhadap kinerja proses TI.
• Terdapat  fasilitas  untuk  memonitor dan  mengukur  prosedur  yang  sudah berjalan  yang  dapat  mengambil tindakan  jika  terdapat  proses  yang diidentifikasikan tidak efektif.
• Proses  diperbaiki  terus  menerus  dan dibandingkan  dengan  praktik-praktik terbaik.
• Terdapat  perangkat  bantu  dan otomatisasi untuk pengawasan proses. 5 Optimised (Optimis) • Kondisi dimana perusahaan dianggap telah mengimplementasikan tata kelola  manajemen  TI  yang  mengacu pada praktik-praktik terbaik.
• Proses  telah  mencapai  level  terbaik karena  perbaikan  terus  menerus  dan perbandingan  dengan  perusahaan lain.
• Perangkat  bantu  otomatis  digunakan untuk mendukung workflow, menambah  efesiensi  dan  kualitas kinerja proses.
• Memudahkan perusahaan untuk beradaptasi terhadap perubahan.
Sumber : Surendro (2009)
Implementasi tata kelola TI terdapat fase-fase langkahnya yaitu fase identify needs (mengidentifikasi  kebutuhan), envison solution (memperkirakan solusi), plan solution (merencanakan  solusi),  dan implement solution ( mengimplementasikan  solusi),  dan operational solution (mengoperasionalkan  solusi)  (Surendro, 2009).

## III. M ETODE P ENELITIAN
Berdasarkan penelitian sebelumnya menjelaskan  bahwa  Pengelolaan  sumber  daya teknologi  informasi  merupakan  salah  satu  bagian dari  tata  kelola  teknologi  informasi  dalam perusahaan.  Pengelolaan  terhadap  sumber  daya teknologi  informasi  bertujuan  untuk  memastikan sumber  daya  teknologi  informasi  dapat  selalu mendukung teknologi informasi yang diimplementasikan  secara  optimal,  efektif,  dan efisien [5].
Terdapat  empat  domain  TI  dalam  COBIT. Penelitian ini mengkhususkan pada domain PO dan AI  yang  diimplementasikan  melalui  kuisioner pertama management awareness .  Dari  pengolahan kuesioner akan dilakukan :
1. Penilaian  model  kematangan  TI.  Penilaian  ini menentukan maturity level (tingkat kematangan) dari setiap proses yang
dipilih diimplementasikan  melalui  kuisioner  kedua analisis pengelolaan TI.
2. Menentukan  posisi  perusahaan.  Posisi  yang terjadi  pada  perusahaan  saat  ini  (As-is)  dan posisi  yang  diinginkan  (To-be)  yang  akan menjadi  acuan  model  tata  kelola  TI  yang  akan dikembangkan.
3. Menganalisis  gap.  Proses  ini  untuk  menentukan proses-proses  TI  dengan  COBIT  apa  saja  yang diperlukan untuk meningkatkan pengelolaan TI.
4. Membuat usulan tindakan perbaikan Tata Kelola TI.  Proses  ini  untuk  membuat  management guidelines mengacu pada COBIT.

## IV. H ASIL D AN P EMBAHASAN

## A. Analisis Manajemen Awarness
Pada tahap ini diidentifikasi kebutuhan akan TI  dari  pengumpulan  data  hasil  penilaian  hasil kuisioner terhadap tingkat kepentingan setiap proses TI  COBIT  pada  domain  PO  dan  AI  oleh  jajaran manajemen terkait TI di perusahaan.

## TABLE II. G AMBARAN R ESPONDEN
No Responden Jumlah Responden 1 Kepala Bidang Umum 1 2 General  Manager  Perencanaan 1
dan Pengembangan
3 Kepala SPI 1
4
General Manager Pemasaran 1 5 General Manager Keuangan dan Akuntansi 1 6 Sekretaris Perusahaan 1 7 General Manager Operasional 1 Jumlah 7
Awareness  dibagi  dua  kepentingan  yaitu berdasarkan  tingkat  keperluannya  terdiri  dari  5 skala  kepentingan  yaitu  sangat  tidak  perlu,  tidak perlu,  bisa  diterapkan,  perlu,  dan  sangat  perlu  dan berdasarkan pendapat responden mengenai tanggung  jawab  penanganan  proses  TI  dibagi menjadi  4  golongan  yaitu  departemen  TI  (jika terkait dengan TI perusahaan), departemen lain (jika terkait  pihak  internal  TI  di  luar  perusahaan),  pihak luar (jika terkait pihak eksternal perusahaan seperti pemerintah, vendor, dan lainnya). Hasil rekapitulasi dalam  bentuk  grafik  setiap  proses  TI  pada  COBIT untuk  domain  PO  dan  AI  berdasarkan  tingkat keperluannyadapat dilihat pada gambar 1.

## Gambar. 1. Tingkat Aspirasi Manajemen Awarness
Setiap proses TI pada COBIT untuk domain PO dan AI berdasarkan tanggung jawab penanganan proses TI seperti ditunjukan pada gambar 2.
Gambar. 2.

## Tingkat Aspirasi Manajemen Awarness
(lanjutan 2)

## B. Analisis Kematangan TI
Hasil Perbaikan pada proses pengelolaan TI harus  dilakukan  secara  kontinu  dengan  cara mengevaluasi  kerangka  kinerja  TI  agar  sesuai dengan standar. Kerangka kerja tersebut diidenifikasi dalam sebuah  model kedewasaan atau kematangan  ( maturity model )  yang  memiliki  level dalam  pengelolaan  proses  TI  dari  level  nol  atau belum  tersedia  ( non existent )  hingga  level  lima ( optimised ), dengan kriteria penilaian index sebagai berikut:
TABLE III. I NDEX P ENILAIAN 0 – 0.50 Non Existent 0.51 – 1.50 Initial / Ad Hoc 1.51 – 2.50 Repeatable but Intuitive 2.51 – 3.50 Defined 3.51 – 4.50 Managed and Measurable 4.51 – 5.00 Optimised

## C. Penilaian Hasil Kematangan Proses TI
Index  maturity  untuk  menilai  kinerja  setiap proses pada COBIT untuk penilaian proses maturity 68.75  %  untuk level maturity dengan  nilai  3 ( defined proses)  dan  31.25  %  untuk  level maturity dengan nilai 4( Managed and Measurable ). Diharapkan PT. Bhanda Ghara Reksa(BGR) dapat  menutupi  celah  kondisi  saat  ini  untuk menghasilkan kondisi yang akan diharapkan supaya tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik

## Gambar. 3. Grafik Kondisi Saat Ini dan Kondisi Akan Datang
Usulan  mengenai  perbaikan  dilakukan setelah  analisis  baik  pada  kuisioner  satu  mengenai management awarness dan kuisioner dua mengenai level kematangan. Hal terpenting dalam merancang solusi  adalah  proses  perbaikan  dan  penyerpunaan secara alamiah terus menerus dan harus diupayakan secara  berkelanjutan.  Dengan  proses  perbaikan secara bertahap disesuaikan dengan  perioritas yang ada  diharapkan  akan  mencapai  kondisi  yang diharapkan.  Tindakan  yang  dilakukan  untuk mengatasi  celah  pada  level  kematangan  untuk mencapai  kondisi  yang  diharapkan  adalah  sebagai berikut:

## TABLE IV. U SULAN P ERABAIKAN C ELAH T IGKAT KEMATANGAN
Proses TI Usulan Tindakan Perbaikan Perencanaan dan Orgnaisasi (PO) P01 Mendefisika n  Rencana Strategis TI a. Meningkatkan  Perencanaan strategis    yang  sudah  ada agar
dikelola untuk
mengarahkan  semua  sumber daya  TI  sejalan  dengan strategi  dan  prioritas  bisnis sesuai visi dan misi perusahaan.
b. Fungsi  TI  di  bisnis  harus sudah  bertanggung  jawab untuk  memastikan  bahwa layanan optimal direalisasikan dengan bekerja sama dengan konsultan  TI  sebagai  pihak ketiga  hal  itu  tertera  pada struktur organisasi TI
perusahaan.
c. Mengembangkan sumber daya  tim  IT  agar  sesuai dengan fungsi-fungsi tugasnya. PO2 Mendefinisi kan Arsitektur Informasi a. Lebih  banyak  lagi  model informasi  arsitektur  bisnis yang  harus  sudah  dialihkan dari  sistem  manual  menjadi otomatisasi. b. Meningkatkan kerjasama  dengan  pihak yang  berkepentingan  dalam hal keamanan data. PO4 Mendefinisi kan  Proses TI, Organisasi dan Keterhubung annya a. Mendelegasikan tugas pada staff TI sesuai dengan fungsi,  wewenang,  peran dan tanggung jawab.
b. Meningkatkan jaminan transparansi dan keterlibatan  antara  bagian- bagian terkait untuk mengatasi  masalah  bisnis perusahaan. PO7 Mengelola Sumber Daya TI Mmempertahan  Tenaga  kerja TI  yang  kompeten  dan  lebih mendelegasikan tanggung jawab sesuai dengan fungsinya. PO8 Memastikan Kesesuaian dengan Kebutuhan- kebutuhan eksternal Memperbaiki pengawasan agar sesuai  dengan  prosedur  dan kebutuhan-kebutuhan yang ada. PO9 Menaksir dan Mengelola Resiko TI Meningkatkan  proses  dalam meminamilisir  proses  TI  pada perusahaan. P10 Mengelola Proyek Meningkatkan sosialisasi dalam  pengelolaan  proyek  TI sesuai  dengan  standar  yang telah ditetapkan. P11 Mengelola Kualitas Mempertahankan tingkat Kualitas serta mengembangkan  proses  yang telah didefinisikan demi perbaikan  ke  arah  yang  lebih baik. Perolehan dan Implementasi (AI) AI4 Memungkin kan Operasional dan Penggunaan Menyediakan  Informasiyang lengkap  dan  pelatihan  tentang sistem yang baru bagi pengguna dan staff TI.
AI15  Memenuhi Meningkatkan
infrastruktur
Sumber Daya TI teknologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. AI16  Mengelola Perubahan Meningkatkan dokumentasi serta dinilai kelayakannya agar bisa berjalan semestinya untuk melanjutkan  pada  tahapan selanjutnya.
Jadi  dapat  diambil  kesimpulan  untuk  mencapai tingkat kematangan tingkat 4 sesuai dengan kondisi yang diharapkan  agar  dapat  diterapkan  khususnya  pada  PO1, PO2, PO4, PO7, PO8, PO9, PO10, PO11, AI4, AI5, dan AI6  secara  terus  menerus  dan  berkelanjutan  agar  tetap sejalan  dengan  visi  dan  misi  perusahaan  sedangkan domain  yang  sudah  mencapai  kondisi  saat  ini dipertahankan  kinerjanya  serta  lebih  ditingkatkan  lagi. Penekanan  pada  pencapaian  ini  juga  harus  disertai pengawan agar sesuai dngan indikator yang diperlukan.

## V. S IMPULAN D AN S ARAN
Berdasarkan  penelitian  dan  analisis  yang dilakukan  dapat  disimpulkan  bahwa  Analisa pengelolaan  proses  TI  dengan  menggunakan framework COBIT didasarkan pada 2 domain yaitu domain  PO  (Perencanaan  dan  Organisasi)  dan  AI (Perolehan  dan  Implementasi)  pada  studi  kasus  di PT  Bhanda  Ghara  Reksa  mengharuskan  perbaikan pada kondisi yang diharapkan pada 11 domain agar mencapai  tingkat  kematangan  pada  level  4  supaya lebih baik di masa yang akan datang
Dalam pengembangan selanjutnya pada penulis memberikan saran sebagai berikut :
a. Dilihat  dari  cakupan  frameworknya  agar  bisa terintegrasi  secara  menyeluruh  bisa  dikaji dengan melibatkan dua domain yang lainnya.
b. Belum
adanya
pengembangan pada pendefinisian  dan  target  tingkat  kinerja dengan  menggunakan  Key  Performance Indikator (KPI).

## D AFTAR P USTAKA
[ 1] Brisebois, R., dkk.  “Whatis IT Governance? and  why  is  it  important  for  the  IS  auditor”. Diakses  dari  http://www.intosaiitaudit.org/ intoit_ articles/25_p30top35.pdf
pada tanggal 26-Oktober-2010.
[ 2] Haes,  De  Steven  and  Grembergen,  Van Wim. “IT Governance Structures, Processes and  Relational  Mechanisms:  Achieving IT/Business  Alignment  in  a  Major  Belgian Financial  Group”,  Proceedings  of  the  38th Hawaii  International  Conference  on  System Sciences, Hawaii, 2005  Hal. 1-10.
[ 3] IT  Governance  Institute..    “COBIT 4.1”.  IT Governance Institute. Illinois. 2011
[ 4] Lenggana,  U.  T.  “Perancangan  Model  Tata Kelola Teknologi Informasi Pada PT. Kereta Api Indonesia Berbasis Framework COBIT”.  Tesis  Magister  Jurusan  Teknik Informatika ITB. ITB, Bandung. 2007.
[ 5] Marina,  Putri  Ade  dan  Kridanto,  Suhendro, "Perancangan  Model  Kapabilitas  Proses Pengelolaan  Sumber  Daya  Teknologi Informasi", Jurnal Sarjana Institut Teknologi Bandung  Bidang  Teknik  Elektro  dan Informatika, Volume. 1, Number 2. 2012,
[ 6] Sarno,  Riyanarto.  “Audit  Sistem  & Teknologi  Informasi”.  ITS  Press.  Surabaya. 2009.
[ 7] Sarno,  Riyanarto.  “Strategi  Sukses  Bisnis Dengan  Teknologi  Informasi”.  ITS  Press. Surabaya. 2009.
[ 8] Surendro,  Kridanto.  “Implementasi  Tata Kelola  Teknologi  Informasi”.  Informatika. Bandung. 2009.