Pemindahan Arsip Inaktif Dari Dua Direktorat Jenderal ke Unit Kearsipan (Record Center) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI
ABSTRACT
Records  in  the  structure  of government  institutions support  the  work  of the secretariat and administrative agencies. One such government agency is  the  Ministry  of  Education  and  Culture  of  the  Republic  of  Indonesia (Kemendikbud RI). The records created are proof of activity. If the  records are  not    disposed  of,  it  will  cause  accumulate  in  a  room.  Therefore, inactive  records  transfer  is  one  of  the  efforts  to   disposal  the  records  in the  Ministry  of  Education  and  Culture.  This  study  aims  to  identify  the process  of  transfer  of  inactive  records  within  the  Ministry  of  Education and  Culture.  This  research  is    qualitative  research  with  a  descriptive approach.  The  data  collection  method  was  conducted  by  interviewing four  archivists  who  contributed  to  the  transfer  of  active  records  at  the Ministry  of  Education  and  Culture  through  WhatsApp  and  document analysis.  The  informants  consist  of  two  archivists  from  Unit  Kearsipan Direktorat  Jenderal  and  two  archivists  from  Unit  Kearsipan  Kementerian. This  research  describes  the  transfer  of  inactive  records  consisting  of preparation, acceptance, storage, and making a list of records. The results of  this  research  are  carried  out  in  stages  from  Unit  Pengolah  to  Unit Kearsipan Direktorat Jenderal, then Unit Kearsipan Direktorat Jenderal to Unit  Kearsipan  Kementerian.  The  transfer  of  inactive  records  at  the
Ministry  of  Education  and  Culture,  in  general,  is  in  accordance  with  the applicable operational procedures, namely the Ministry of Education and Culture's  Standard  Operating  Procedures  in  2018  about  transfer  inactive records from the Unit Pengolah to the ministry's records center.

## INTISARI
Arsip  dalam  struktur  lembaga  pemerintahan  mendukung  pekerjaan sekretariat  dan  administrasi  instansi.  Salah  satu  instansi  pemerintah tersebut  adalah  Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan  Republik Indonesia  (Kemendikbud  RI).  Arsip  yang  tercipta  merupakan  bukti kegiatan.  Jika  arsip  tersebut  tidak  disusutkan  maka  menyebabkan  arsip menumpuk pada suatu ruangan. Oleh sebab itu, pemindahan arsip inaktif menjadi salah satu upaya penyusutan arsip di Kemendikbud. Penelitian ini bertujuan  untuk  mengidentifikasi  proses  pemindahan  arsip  inaktif  di
Kemendikbud.  Penelitian  ini  merupakan  penelitian  kualitatif  dengan pendekatan  deskriptif.  Metode  pengumpulan  data  dilakukan  dengan wawancara  empat  arsiparis  yang  berkontribusi  terhadap  pemindahan arsip  inaktif  di  Kemendikbud  melalui  aplikasi  whatsapp  dan  analisis dokumen. Informan tersebut terdiri dari dua arsiparis Unit Kearsipan yang berasal  dari  dua  Direktorat  Jenderal  dan  dua  arsiparis  Unit  Kearsipan Kementerian.  Penelitian  ini  menjabarkan  pemindahan  arsip  inaktif  yang terdiri  dari  persiapan,  penerimaan,  penyimpanan,  sampai  pembuatan daftar  arsip.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  pemindahan  arsip  dilakukan mulai  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan  direktorat  jenderal,  serta  ke unit  kearsipan  kementerian.  Pemindahan  arsip  inaktif  di  Kemendikbud secara  garis  besar  sudah  sesuai  dengan  standar  operasional  prosedur yang  berlaku,  yaitu  Prosedur  Operasional  Standar  (POS)  Kemendikbud tahun 2018 tentang pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke pusat arsip kementerian.

## 1,2 Universitas Indonesia
Submitted: 2/11/2020 Received: 28/12/2020
*Correspondence: Herdila Rumisyahdina herdila.rumisyahdina@ui.ac.id
KEYWORDS: inactive records transfer of records Records Center Ministry of Education and Culture of the Republic of Indonesia
Archival Unit
KATA KUNCI: arsip Inaktif pemindahan arsip inaktif Records Center Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI
Unit Kearsipan
1 Herdila Rumisyahdina, 2 Ike Iswary Lawanda
CITE THIS ARTICLE: Rumisyahdina, H., & Lawanda, I. I. (2020). Pemindahan Arsip Inaktif Dari Dua
Direktorat Jenderal ke Unit Kearsipan (Record
Center) di Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan RI . Jurnal Diplomatika , 4 ( 1), 15-27.

## PENDAHULUAN
Setiap  instansi  menjalankan  kegiatan  yang  dilaksanakan  dalam  rangka  menjalankan visi  dan  misi  organisasi.  Kegiatan  berlangsung  disertai  dengan  setiap  individu organisasi  menciptakan  dokumen.  Dokumen,  kemudian  diolah,  menjadi  arsip  yang berisi rekaman kegiatan sebagai bukti pertanggungjawaban di masa yang mendatang. Arsip  yang  berisi  bukti  kegiatan  tersebut  dinamakan  dengan  arsip  dinamis  (Sulistyo - Basuki, 2003:13). Menurut Sulistyo - Basuki (2003:17), terdapat dua jenis arsip dinamis, yaitu  arsip  dinamis  aktif  dan  arsip  dinamis  inaktif.  Arsip  dengan  frekuensi penggunaannya  tinggi  disebut  arsip  dinamis  aktif,  sementara  arsip  dinamis  inaktif frekuensi  penggunaan  arsipnya  kurang  dari  10  kali  setahun  atau  jarang  (Sulistyo - Basuki,  2003:17).  Sedangkan  menurut  UU  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  kearsipan, arsip dinamis terdiri dari tiga jenis, yaitu arsip dinamis aktif (arsip  yang masih terus digunakan), arsip dinamis inaktif (arsip yang frekuensi penggunaannya menurun), dan arsip  vital  (arsip  yang  keberadaannya  merupakan  persyaratan  dasar  bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diganti apabila rusak atau hilang) Arsip dinamis aktif perlu dipindahkan ke records center jika sudah mencapai frekuensi pemanfaatan rendah atau setelah kegiatan yang dijalankan sudah selesai.
Arsip  dalam  struktur  lembaga  pemerintahan  mendukung  pekerjaan  sekretariat dan  administrasi  instansi.  Salah  satu  instansi  pemerintah  adalah  kementerian. Kementerian  yang  berfokus  pada  pendidikan  dan  kebudayaan  adalah  Kementerian Pendidikan  dan  Kebudayaan  Republik  Indonesia  (Kemendikbud  RI).  Berdasarkan Permendikbud Nomor 45 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemendikbud Pasal 48 ayat (1), Kemendikbud memiliki sub bagian protokol yang berfungsi sebagai penyusunan  bahan pembinaan  dan  pengelolaan  kearsipan.  Hal  tersebut  didasari  oleh UU  Nomor  43  Tahun  2009  bahwa  setiap  lembaga  negara  harus  melakukan penyelenggaraan  kearsipan  untuk  mewujudkan  pengelolaan  arsip  yang  andal  dan menyediakan  arsip  yang  autentik  dan  terpercaya.  Tujuan  pengelolaan  arsip  di lingkungan  Kemendikbud  adalah  menjamin  arsip  sebagai  bukti  yang  autentik  dan terpercaya  serta  dapat  disediakan  dengan  cepat,  tepat,  aman,  dan  efisien;  menjamin arsip  yang  bernilai  guna  kesejarahan  dapat  diselamatkan  dan  dilestarikan;  menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip sebagai layanan publik sesuai dengan peraturan  perundang - undangan;  menjamin  keselamatan  dan  keamanan  arsip  sebagai bukti pertanggungjawaban di bidang pendidikan dan kebudayaan; dan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya (Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 68 Tahun 2016 Tahun 2016 Pasal 3).
Pengelolaan  arsip  dinamis  terjadi  karena  adanya  kegiatan  yang  menghasilkan lembaran  bukti  pertanggungjawaban  sehingga  perlu  untuk  diatur  susunannya  agar mudah  ditemukan  kembali  guna  dimanfaatkan  informasinya.  Pengelolaan  arsip dinamis  di  lingkungan  Kemendikbud  menjadi  tanggung  jawab  unit  kearsipan kementerian,  unit  kearsipan  unit  utama,  dan  unit  pengolah.  Setiap  unit  tentu menghasilkan arsip yang seiring waktu akan terus bertambah karena adanya kegiatan yang dilaksanakan. Oleh sebab itu, dalam memudahkan pencarian temu kembali arsip perlu adanya registrasi arsip. Registrasi merupakan bukti bahwa rekod sudah dicipta serta ditangkap ( captured ) ke dalam sebuah sistem rekod, serta sebagai fasilitas temu kembali. Registrasi berisikan informasi singkat atau metadata rekod dan diberi tanda unik (ISO - 15489 - 1, 2001).
Arsip  dinamis  aktif  merupakan  arsip  yang  secara  langsung  masih  digunakan  dalam pelaksanaan instansi, sementara arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya mengalami penurunan. Agar tidak mengganggu pengelolaan arsip aktif dan  terjadi  penumpukkan  pada  arsip  yang  tidak  berguna,  maka  arsip  inaktif  perlu
dipindahkan.  Penyusutan  arsip  dikatakan  sebagai  kegiatan  mengurangi  jumlah  arsip dengan berbagai cara yang salah satunya adalah memindahkan arsip inaktif dari satu tempat  ke  tempat  lainnya  atau  dari  unit  pencipta  ke  unit  kearsipan.  Cara  lain  dari penyusutan  arsip  yaitu,  pemusnahan  arsip  berdasarkan  keterangan  dalam  JRA,  serta penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan (Azzahra, 2017:110).
Pemindahan arsip inaktif di lingkungan Kemendikbud dilakukan secara bertahap. Unit  pengolah  harus  memindahkan  arsip  inaktif  yang  memiliki  retensi  kurang  dari  5 tahun  ke  unit  kearsipan  unit  utama.  Kemudian  dari  unit  kearsipan  unit  utama  harus memindahkan  arsip  inaktif  yang  memiliki  retensi  kurang  dari  10  tahun  ke  unit kearsipan kementerian. Retensi diartikan sebagai arsip dinamis yang disimpan selama memenuhi keperluan operasional, hukum, historis, dan fiskal (Sulistyo - Basuki, 2016). Pemindahan arsip inaktif telah melalui tahap  penilaian (appraisal), yaitu proses menilai  pada  arsip  dinamis  yang  perlu  disimpan  dan  berapa  lama  arsip  tersebut disimpan (Sulistyo - Basuki, 2003). Penilaian arsip berperan dalam penyusunan Jadwal Retensi  Arsip  (JRA)  yang  merupakan  penentu  lama  simpan  arsip  di  unit  kerja  ketika masa  aktif  dan  di records  center ,  serta  setelahnya  akan  ditentukan  arsip  tersebut dimusnahkan,  dinilai  kembali  atau  menjadi  arsip  statis  di  lembaga  kearsipan (Suprayitno,  2019:141).  Arsip  yang  memasuki  inaktif  akan  dipindahkan  dari  unit pengolah ke unit kearsipan atau records center . Records center diartikan oleh Roper dan Millar  dalam  Sari  (2018:14)  merupakan  ruangan  dari  suatu  bangunan  atau  satu bangunan  yang  difungsikan  sebagai  tempat  penyimpanan  dan  pemeliharaan  arsip inaktif sebelum dimusnahkan. Records center yang dimiliki oleh Kemendikbud berada di daerah Ciketing, Bekasi.
Terdapat  beberapa  penelitian  yang  sudah  membahas  mengenai  pemindahan arsip,  yaitu  sebagai  berikut.  Muhamad  Bagus  Novandi,  2016,  dengan  judul  skripsi “ Proses  Kegiatan  Pemindahan  Arsip  Dinamis  Inaktif  :  Studi  Kasus  Kementerian Pertanian Republik Indonesia ”. Penelitiannya menjelaskan bahwa proses pemindahan arsip inaktif di Kementerian Pertanian RI dilakukan secara berjenjang mulai dari unit pengolah,  lalu  unit  kearsipan  I,  dan  unit  kearsipan  kementerian.  Terdapat  beberapa kendala  dalam  kegiatan  pemindahan  arsip  tersebut,  yaitu  pemindahan  arsip  kacau sehingga  menimbulkan  kesulitan  dalam  penataan  arsip  di  salah  satu  unit  yang disebabkan  oleh  kurangnya  kesadaran  SDM  unit  lain  dalam  pengelolaan  arsipnya. Selain itu, kendalanya adalah minimnya ruang penyimpanan yang menyebabkan arsip disimpan seadanya.
Penelitian lain yang membahas mengenai pemindahan arsip ditulis oleh Hutami Dewi,  2009,  dengan  judul  skripsi “ Transfer  Arsip  Dinamis  Inaktif  :  Studi  Kasus  di PUSTAKA  Bogor ”. Dijabarkan  bahwa  pemindahan  arsip  yang  dilakukan  di  Pustaka Bogor  dari  unit  pengolah  ke  pusat  arsip  kondisinya  masih  kacau  karena  tidak dikelompokkan  terlebih  dahulu.  Selain  itu,  disarankan  untuk  memperbaharui  jadwal retensi  arsip  karena  sebelumnya  dianggap  hanya  mewakili  arsip  yang  bersifat fasilitatif.
Penelitian  tentang  pemindahan  arsip  berikutnya  ditulis  oleh  Nabila  Azzahra, 2017,  artikel  jurnal  berjudul “ Penyusutan  Dokumen  Perusahaan  di  PT  Kereta  Api Indonesia (Persero) ”. Pada artikel ini dijabarkan mengenai penyusutan dokumen yang terdiri dari beberapa cara, yaitu pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen perusahaan  ke  lembaga  kearsipan  (ANRI).  Proses  pemindahan  dokumen  di  PT  KAI dilakukan pada arsip aktif dan arsip inaktif. Pemindahan arsip dilaksanakan oleh unit pencipta  dan records  center .  Pemindahan  arsip  di  perusahaan  ini  melalui  beberapa tahap  yang  disertai  dengan  daftar  arsip  dan  menerbitkan  berita  acara  jika  proses verifikasi antara daftar arsip dan fisik arsip telah selesai.
Berdasarkan  ketiga  penelitian  terkait,  penelitian  ini  juga  akan  berfokus  pada proses pemindahan arsip inaktif yang dilakukan oleh unit pengolah dan diterima oleh unit  kearsipan  unit  utama  yang  berada  direktorat  jenderal,  yaitu  direktorat  jenderal guru  dan  tenaga  kependidikan  dan  direktorat  jenderal  pendidikan  vokasi.  Serta pemindahan  arsip  inaktif  dari  unit  kearsipan  unit  utama  ke  unit  kearsipan kementerian.  Hal  yang  menjadi  pembeda  dari  ketiga  penelitian  tersebut  adalah penelitian dilakukan pada lokasi yang lokasi, yaitu di Kemendikbud.
Oleh  karena  itu,  masalah  yang  disajikan  dalam  penelitian  ini  adalah:  1) Bagaimana  proses pemindahan  arsip  inaktif  dari  direktorat  jenderal guru dan  tenaga kependidikan  Kemendikbud  RI?  2)  Bagaimana  proses  pemindahan  arsip  inaktif  dari direktorat jenderal pendidikan vokasi Kemendikbud RI?
Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengidentifikasi  proses  pemindahan  arsip dinamis inaktif di Kemendikbud dari setiap unit kerja yang terdiri dari pemeriksaan/ penilaian,  penyusutan  (pemindahan)  dan  penerimaan  oleh  arsiparis  yang  disertai dengan berita acara dan daftar arsip di records center.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  kualitatif  yang  dimaksudkan  untuk  memahami fenomena  yang  dialami  oleh  subjek  penelitian  misal  melalui  perilaku,  persepsi, motivasi, tindakan, dan lain - lain secara holistic serta dideskripsikan dalam bentuk kata - kata dan bahasa (Moleong, 2005). Selain itu, penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif  yang  bertujuan  untuk  mengungkapkan  dan  menjabarkan  fenomena berdasarkan fakta yang diberikan oleh informan yang akan dibahas dalam penelitian.
Metode yang digunakan dalam penelitian kualitatif ini merupakan metode studi kasus  yang  merupakan  pembahasan  untuk  mendalami  terkait  peristiwa,  lingkungan, dan situasi tertentu untuk mengungkapkan atau memahami suatu hal (Sulistyo - Basuki, 2006).  Peneliti  berusaha  untuk  mendalami  tentang  pemindahan  arsip  inaktif  di Kemendikbud yang melibatkan unit kearsipan unit utama dari dua direktorat jenderal di kemendikbud dan unit kearsipan kementerian.
Metode pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan analisis dokumen. Wawancara  dilaksanakan  melalui  aplikasi  whatsapp  dikarenakan  adanya  persebaran virus  corona  dan  Pembatasan  Sosial  Berskala  Besar  (PSBB)  di  Jakarta.  Wawancara dilakukan  terhadap  empat  informan  yang  berkontribusi  terhadap  pemindahan  arsip dinamis inaktif di Kemendikbud. Selain itu, data juga diambil dari beberapa dokumen yang berhubungan dengan penelitian, yaitu Undang - Undang, Peraturan Kemendikbud, struktur  organisasi,  dan  Prosedur  Operasional  Standar  (POS)  pemindahan  arsip dinamis  inaktif.  Berikut  adalah  tabel  profil  informan  yang  bersedia  menjadi  sumber data dalam penelitian ini dengan nama yang disamarkan.

## Tabel 1. Data Informan Penelitian
No. Nama Jabatan
1. Sari Arsiparis unit kearsipan kementerian (Arsiparis Madya)
2. Aryo Arsiparis unit kearsipan kementerian (Arsiparis Madya) 3. Fifi Arsiparis unit kearsipan unit utama Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi
4. Adi Arsiparis unit kearsipan unit utama Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kepen- didikan
Empat  informan  yang  telah  disebutkan  juga  mewakili  pendapat  dari  unit  pengolah yang  berada  di  bawah  direktorat  jenderal  pendidikan  vokasi,  dan  direktorat  jenderal guru dan tenaga kependidikan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan  RI  merupakan  institusi  yang  bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendidikan dan kebudayaan untuk membantu  Presiden  dalam  menyelenggarakan  pemerintahan  negara.  Struktur organisasi Kemendikbud terdiri dari:
Gambar 1 Struktur Organisasi Kemendikbud RI

## Sumber: jdih.kemdikbud.go.id

## 1. Sekretariat Jenderal
2. Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan
3. Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Pendidikan Dasar, dan Pendidikan Menengah
4. Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi
5. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
6. Direktorat Jenderal Kebudayaan
7. Inspektorat Jenderal
8. Badan Penelitian dan Pengembangan dan Perbukuan
9. Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa
Berdasarkan Permendikbud Nomor 45 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemendikbud,  urusan  arsip  atau  yang  bisa  disebut  sebagai  Unit  Kearsipan Kementerian di lingkungan Kemendikbud diserahkan kepada sub bagian protokol yang berada di bawah bagian tata usaha dari Biro  Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa. Biro  Umum  dan  Pengadaan  Barang  dan  Jasa  ini  adalah  satu  unit  organisasi  di Sekretariat  Jenderal.  Sub  bagian  protokol  memiliki  tugas  yang  salah  satunya  adalah melaksanakan  penyusunan  bahan  pembinaan  dan  pengelolaan  persuratan  dan kearsipan di lingkungan Kementerian (Permendikbud Nomor 45 Tahun 2019 Pasal 48
Ayat 1).
Organisasi kearsipan di Kemendikbud terdiri dari Unit Pengolah yang berada di eselon  II  unit  utama  (direktorat),  unit  kearsipan  unit  utama  berada  pada  sekretariat unit  utama  (Direktorat  Jenderal)  yang  diserahkan  kepada  sub  bagian  tata  usaha,  dan Unit Kearsipan Kementerian berada di Sekretariat Jenderal. Pemindahan arsip inaktif di Kemendikbud dilakukan secara bertahap, yaitu sebagai berikut.
1. pemindahan  arsip  inaktif  dari  Unit  Pengolah  yang  arsipnya  memiliki  retensi kurang dari 5 tahun ke Unit Kearsipan Unit Utama; dan
2. pemindahan arsip inaktif dari Unit Kearsipan Unit Utama yang arsipnya memiliki retensi kurang dari 10 tahun ke Unit Kearsipan Kementerian.
Disimpulkan bahwa Unit Kearsipan Kementerian merupakan penyelenggara kearsipan di  lingkungan  Kemendikbud  dengan  tugas  menyiapkan  kebijakan  dan  pedoman pengelolaan  arsip  di  kementerian,  mengelola  arsip  inaktif  kementerian,  melakukan pembinaan  dan  koordinasi  pengelolaan  arsip  kementerian,  serta  menyerahkan  arsip statis  ke  ANRI.  Sementara  itu,  unit  kearsipan  unit  utama  berada  di  setiap  direktorat jenderal  memiliki  tugas  mengelola  arsip  di  tingkat  unit  utama  dan  melakukan pemindahan  arsip  inaktif  ke  unit  kearsipan  kementerian.  Terakhir,  unit  pengolah berada  pada  eselon  II  unit  utama  bertugas  mengelola  arsip  aktif  dan  memindahkan arsip yang sudah masuk masa inaktif ke unit kearsipan unit utama.

## Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Unit Utama
Pemindahan  arsip  inaktif  merupakan  bagian  dari  kegiatan  penyusutan  arsip  dalam rangka  mengurangi  jumlah  arsip.  Pemindahan  arsip  inaktif  dilakukan  dari  unit pengolah ke unit kearsipan pada suatu lembaga atau instansi (PERKA ANRI Nomor 37 Tahun  2016).  Tujuan  dipindahkan  arsip  tersebut  adalah  agar  tidak  terjadi penumpukkan arsip yang sudah jarang penggunaannya di unit pengolah sehingga tidak mengganggu  pengelolaan  arsip  aktif.  Berikut  proses  pemindahan  arsip  dari  unit pengolah  ke  unit  kearsipan  di  lingkungan  Kemendikbud  berdasarkan  Permendikbud Nomor 68 Tahun 2016 Pasal 43.
a. Pemeriksaan
Tahap  pemeriksaan  dilakukan  untuk  mengetahui  arsip  yang  sudah  memasuki masa inaktif berdasarkan JRA.
a. Pendaftaran
Arsip yang sudah dinyatakan inaktif dibuat daftar dengan mencatat nomor urut, kode, jenis/series, tahun, media, jumlah, sistem penataan, dan keterangan.
a. Penataan
Pada  tahap  ini  penataan  dilakukan  dengan  tetap  mempertahankan  aturan  asli dari  setiap  berkas  arsip  dan  setiap  berkas  arsip  diatur  dalam  kotak  secara sistematis dan berurut sesuai dengan nomor daftar arsip inaktif.
a. Pelaksanaan pemindahan  arsip  inaktif  disertai  berita  acara  dan  daftar  arsip  yang ditandatangani oleh orang yang memindahkan dan penerima arsip.
Proses  awal  pemindahan  arsip  inaktif  dimulai  dari  unit  pengolah  melakukan pemeriksaan atau menentukan arsip yang sudah memasuki masa inaktif berdasarkan JRA. JRA yang digunakan di lingkungan Kemendikbud adalah JRA Kemendikbud tahun 2016.  Berikut  wawancara  dari  informan  mengenai  pemindahan  arsip  dari  unit pengolah.
“Mengklasifikasi  semua  arsip.  Dari  mulai  jenis,  kode,  tahun,  bulan  dan  tanggal. “Memasukkan  arsip  ke  dalam  boks  arsip  setelah  diklasifikasikan.  Dan  bila  sudah terkumpul  semua  boksnya  diberi  nomor  dan  label  boks  arsip.  Menginput  atau  di data arsip yg sudah di masukkan dalam boks. Persiapan pembuat berita acara tuk
arsip yg akan di pindahkan” - Fifi.
“Kondisi  Arsip  yang  akan  diserahkan  dari  Pengolah/Pencipta  Arsip  asal  ke Koordinator  Substansi  Tata  Usaha  harus  sudah  siap  dengan  melalui  proses penginputan  data  arsip  dan  tertata  rapi  di  dalam  boks  arsip  dengan  dibuatkan bukti Berita Acara  Serah  Terima  pemindahan arsip  sementara  oleh  petugas  arsip dari Pengolah ” - Adi.
Berdasarkan  pernyataan  kedua  informan  di  atas,  unit  pengolah  harus  melakukan pengelolaan  arsip  sesuai  dengan  SOP  Kemendikbud  tahun  2018  tentang  pemindahan arsip inaktif. Karena sebelum dipindahkan arsip tersebut perlu dipastikan yang mana yang  sudah  memasuki  masa  inaktif  menggunakan  JRA,  lalu  arsip  ditata  dan dikelompokkan berdasarkan jenis dan tahun ke dalam ordner yang dilengkapi dengan daftar isi berkas sesuai klasifikasi arsip, dan folder tersebut dimasukkan ke dalam boks arsip  yang  disertai  dengan  daftar  arsip.  Setelah  mengetahui  arsip  yang  dinyatakan inaktif maka dilakukan pendaftaran untuk menghasilkan daftar arsip usul pindah yang berisikan nomor urut, kode, jenis/series, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, nomor boks,  dan  keterangan.  Kegiatan  yang  dilakukan  oleh  unit  pengolah  ini  sesuai  dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 bahwa unit pengolah bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis.
Setelah  diketahui  arsip  yang  sudah  memasuki  masa  inaktif,  maka  selanjutnya adalah permohonan  unit  pengolah  untuk  memindahkan  arsip  inaktif  tersebut  ke  unit kearsipan unit utama. Permohonan tersebut disertai dengan surat dan daftar arsip usul pindah  yang  ditujukan  kepada  unit  kearsipan  unit  utama.  Unit  kearsipan  unit  utama menerima  permohonan  tersebut  dan  segera  melaksanakan  verifikasi  arsip.  Berikut hasil wawancara dari salah satu informan.
“sebelum  diterima  oleh  Arsiparis  dan  team  kearsipan  dari  Koordinator  Substansi Tata Usaha Setditjen GTK, akan dilakukan pengecekan/verifikasi terlebih dahulu” - Adi.
Sebelum arsip dipindahkan ke tempat penyimpanan yang dimiliki unit kearsipan unit utama, arsip inaktif dicek kembali oleh unit kearsipan unit utama mengenai kesesuaian jumlah fisik arsip dengan yang ada di daftar arsip usul pindah, lalu kondisi arsip baik masih layak disimpan atau keaslian dari arsip tersebut dan kelengkapan arsip tersebut. Mengenai  kelengkapan  dan  kondisi  arsip  tersebut  berikut  hasil  wawancara  dari  dua informan.
“Keadaan  arsip  yang  diterima  sudah  baik.  kalau  masih  ditemukan  yang  kacau dikembalikan ke unit pengolah arsip” - Fifi.
“Kalau  keadaan  Arsip  dari  Pengolah/Pencipta  Arsip  yg  diterima  masih  ada kekurangannya/salah  baik  dalam  penginputan  maupun  berkas  yg  blm  lengkap, kami kembalikan lagi ke Pengolah/Pencipta Arsip untuk diperbaiki atau dilengkapi mba. UK unit utama menerima keadaan Arsip sdh baik dan lengkap, meskipun nanti akan  diverifikasi  ulang oleh  team  UK  unit  utama  secara  bersama-sama  dgn  team dari Pengolah/Pencipta Arsip” - Adi.
Arsip  yang  diterima  oleh  unit  kearsipan  unit  utama  dapat  dikatakan  sudah  dalam keadaan  baik  dan  tertata.  Apabila  masih  ditemukan  arsip  yang  tidak  lengkap  maka arsip  tersebut  dikembalikan  ke  pihak  unit  pengolah  kembali  untuk  dilengkapi. Pemeriksaan  yang  dilakukan  oleh  kedua  informan  sudah sesuai  dengan  PERKA  ANRI Nomor 26 Tahun 2011 bahwa pemeriksaan dilakukan untuk memastikan arsip inaktif yang  akan  dipindahkan  sudah  memasuki  masa  inaktif  berdasarkan  JRA  serta memastikan kelengkapan series arsip. Jika arsip ditemukan kurang lengkap maka perlu diteliti  kembali  dengan  melihat  daftar  arsip  inaktif  yang  ada  atau  ditanyakan  kepada unit  pengolah  atau  arsip  tersebut  berasal.  Selain  itu,  pemeriksaan  ini  ditujukan  agar tidak  terjadi  kesalahan  di  masa  depan  apabila  terdapat  ketidaksesuaian  arsip  yang
dipindahkan dengan daftar arsip inaktif yang ada.
Tahapan  setelah  diperiksa  atau  verifikasi  arsip  inaktif  oleh  unit  kearsipan  unit utama  adalah  penyiapan  daftar  arsip  yang  dipindah  dan  berita  acara  pemindahan. Berita  acara  pemindahan  dilampirkan  dengan  daftar  arsip  pindah  yang  merupakan hasil  dari  pemeriksaan  arsip  yang  sebelumnya  dilakukan.  Berikut  adalah  wawancara terkait berita acara pemindahan arsip inaktif.
“bila sudah sesuai dan fik akan dilaksanakan Penandatanganan Berita Acara Serah Terima  Sementara  oleh  petugas  Kearsipan  masing-masing  dan  dinyatakan  pula berkas arsip tersebut sebagai berkas arsip unit utama Ditjen GTK” - Adi. Adi  menjelaskan  bahwa  setiap  kegiatan  pemindahan  arsip  inaktif  selalu  ditandai dengan  adanya  berita  acara  pemindahan.  Hal  ini  sebagai  bukti  bahwa  adanya kesepakatan  antara  unit  yang  memindahkan  arsip  dan  unit  yang  menerima  arsip inaktif tersebut. Berita acara pemindahan berisi waktu pelaksanaan, tempat, jenis arsip yang dipindahkan, jumlah arsip, dan penandatanganan oleh pihak yang memindahkan dan  pihak  penerima.  Berita  acara  dibuat  dua  rangkap  agar  masing - masing  pihak memiliki  bukti  pemindahan  arsip  inaktif  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan  unit utama. Penandatanganan berita acara pemindahan dilakukan seusai pemindahan arsip inaktif telah dilaksanakan. Setelah berita acara ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka  arsip  inaktif  tersebut  telah  menjadi  tanggung  jawab  unit  kearsipan  unit  utama. Hal ini menandai bahwa kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan unit utama sudah selesai.

## Pemindahan  Arsip  Inaktif  dari  Unit  Kearsipan  Unit  Utama  ke  Unit  Kearsipan Kementerian
Arsip inaktif yang masa retensinya kurang dari 10 tahun di unit kearsipan unit utama dapat dipindahkan ke unit kearsipan kementerian yang ditempatkan di records center Kemendikbud  yang  berada  di  Ciketing,  Bekasi  agar  tidak terjadi  penumpukkan  arsip. Proses  pemindahan  arsip  inaktif  dari  unit  kearsipan  unit  utama  ke  unit  kearsipan kementerian  di  Kemendikbud  secara  garis  besar  tidak  berbeda  jauh  dengan  proses pemindahan  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan  unit  utama.  Akan  tetapi,  peneliti menuliskan pos atau alur pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan unit utama ke unit kearsipan kementerian  yang diberikan oleh Sari, yaitu sebagai berikut.
1. Pimpinan  unit  utama  mengajukan  surat  permohonan  pemindahan  arsip  ke Kepala Biro Umum dan PBJ.
2. Kepala  Biro  Umum  dan  PBJ  menerima  surat  permohonan  dan  mendisposisikan pemindahan arsip ke Kabag. Tata Usaha.
3. Kabag.  Tata  Usaha  menerima  disposisi  dan  memerintahkan  ke  Kasubbag. Protokol untuk menindaklanjuti pemindahan arsip.
4. Kasubbag.  Protokol  menugaskan  arsiparis/pengelola  arsip  untuk  melakukan verifikasi arsip.
5. Arsiparis / pengelola arsip melakukan verifikasi arsip.
6. Arsiparis / pengelola arsip membuat konsep berita acara.
7. Pimpinan unit utama menyetujui pemindahan arsip
8. Pimpinan unit utama menandatangani berita acara pemindahan arsip.
9. Arsiparis / pengelola arsip melaksanakan pemindahan arsip.
10. Arsiparis  /  pengelola  arsip  menyimpan  boks  arsip  ke  Roll  O ’ Pack  sesuai  lokasi yang ditentukan.
11. Arsiparis  /  pengelola  mendokumentasikan  dan  membuat  laporan  pemindahan arsip.
Pemindahan  arsip  inaktif  dari  unit  kearsipan  unit  utama  diawali  dengan  adanya permintaan dari unit kearsipan unit utama untuk melakukan pemindahan arsip inaktif
ke unit kearsipan kementerian. Pimpinan Unit Utama mengajukan surat permohonan pemindahan  arsip  ke  Kepala  Biro  Umum  dan  PBJ.  Kabiro  Umum  dan  PBJ  menerima surat  permohonan  dan  mendisposisikan  pemindahan  arsip  ke  Kepala  Bagian  Tata Usaha. Kabag Tata Usaha menerima disposisi dan memerintahkan ke Kepala sub bagian Protokol  untuk  menindaklanjuti  pemindahan  arsip.  Kasubbag  Protokol  menugaskan arsiparis/pengelola  arsip  untuk  melakukan  kegiatan  selanjutnya,  yaitu  pemeriksaan arsip.  Hal  ini  juga  disampaikan  oleh  Aryo  mengenai  pemeriksaan  arsip  inaktif  yang akan dipindahkan.
“Penerimaan  arsip  dari  UK  unit  utama  pertama  dilakukan  pengecekan  seperti penataan  sudah  tertata  sesuai  klasifikasi  atau  belum,  pengecekan  kesesuaian jumlah  fisik  arsip  dengan  yang  ada  di  daftar  arsip.  Setelah  semua  sudah  sesuai dengan  yang  di  daftar  dan  penataannya  rapi,  berita  acara  pemindahan  arsip dibuat  dan  ditandatangani  oleh  pihak  UK  unit  utama  dan  unit  kearsipan kementerian” - Aryo.
Berdasarkan  pernyataan  informan  di  atas,  arsip  inaktif  perlu  melalui  tahap pemeriksaan  terlebih  dahulu  untuk  melihat  kesesuaian  jumlah  arsip  dengan  daftar arsip pindah yang diberikan oleh unit kearsipan unit utama. Karena tahap pemeriksaan sangat  diperlukan  untuk  memastikan  kelengkapan  series  arsip  (PERKA  ANRI  Nomor 26 Tahun 2011).
Setelah  arsip  inaktif  tersebut  dilakukan  pemeriksaan,  maka  selanjutnya  adalah pembuatan  berita  acara  pemindahan  arsip  oleh  unit  kearsipan  kementerian.  Berita acara tersebut ditandatangani oleh pihak unit kearsipan unit utama dan unit kearsipan kementerian. Hal ini dilakukan sebagai bentuk dokumentasi dari kegiatan pemindahan arsip inaktif yang arsipnya memiliki retensi kurang dari 10 tahun (PERKA ANRI Nomor 37  Tahun  2016).  Selanjutnya,  dilaksanakan  pemindahan  arsip  inaktif  dari  unit kearsipan unit utama ke records center yang dimiliki oleh unit kearsipan kementerian. Berdasarkan  SOP  pemindahan  arsip  inaktif  Kemendikbud  tahun  2018,  pada  saat pelaksanaan pemindahan arsip inaktif menuju records center diberikan waktu selama 300 jam.
Records  center Kemendikbud  memiliki  dua  lokasi  yang  berbeda,  yaitu  di  Kantor Kemendikbud lantai 16 gedung C dan records center yang berada di Ciketing, Bekasi, Jawa  Barat.  Berdasarkan  kedua  lokasi  tersebut, records  center Kemendikbud  bisa dikatakan memiliki dua jenis records center , yaitu on site dan off site . On site records center merupakan ruangan atau gedung pusat penyimpanan arsip yang berada di satu lingkungan  suatu  instansi,  sementara off  site  records  center adalah  gedung  pusat penyimpanan arsip inaktif yang berada  di luar lingkungan suatu instansi, baik secara dibangun  sendiri  oleh  instansi  atau  sewa  di  pihak  lain  (Gunarto  dan  Muldasih, 2014:25).
Arsip  inaktif  yang  dipindahkan  dari  unit  kearsipan  unit  utama  disimpan  di records  center Ciketing  Bekasi  gedung  C.  Arsip  inaktif  tersebut  disimpan  sesuai  pada masing - masing  lemari  roll  o ’ pack  yang  sudah  ditentukan  pembagiannya  berdasarkan unit utama, misal lemari A - D untuk direktorat jenderal guru dan tenaga kependidikan, dan seterusnya. records center gedung C di Ciketing sudah difasilitasi dengan AC dan kamera  pengawas  (CCTV).  Sementara records  center yang  berada  di  kantor Kemendikbud Gedung C lantai 16 digunakan untuk menyimpan arsip statis.
Setelah  penyimpanan  selesai  dan  sudah  mengetahui  lokasi  arsip  inaktif,  maka selanjutnya  adalah  pembuatan  laporan  kegiatan  pemindahan  arsip  serta  daftar  arsip inaktif  yang  dibuat  oleh  unit  kearsipan  kementerian.  Daftar  arsip  inaktif  digunakan sebagai  sarana  temu  kembali  arsip.  Daftar  arsip  inaktif  berisikan  nomor,  kode klasifikasi,  series  dan  deskripsi  arsip,  jumlah,  nomor  lokasi  (lemari,  rak,  boks,folder), dan  keterangan.  Daftar  arsip  inaktif  dibuat  secara  berurutan  menggunakan
spreadsheet dan hanya bisa diakses oleh unit kearsipan kementerian.
Secara  garis  besar,  pemindahan  arsip  inaktif  di  Kemendikbud  berawal  dari rencana yang dilakukan secara informal, yaitu permintaan lisan dari unit pengolah atau unit  kearsipan  unit  utama  untuk  melakukan  pemindahan  arsip  inaktif.  Jika  unit kearsipan unit utama atau unit kearsipan kementerian menerima permintaan tersebut, biasanya akan dimintai surat permohonannya. Setelah surat permohonan pemindahan arsip inaktif dibuat dan diberikan kepada pihak yang menerima pindahan arsip inaktif tersebut,  pihak  penerima  akan  membentuk  tim  untuk  melakukan  pengecekan  arsip, baik  yang  sudah  masa  inaktif  atau  mengenai  penataannya.  Setelah  arsip  sudah  siap dinyatakan inaktif dan siap dipindahkan, maka dibuatkan berita acara pindah arsip dan daftar  arsip  pindah.  Akan  tetapi,  ditemukan  juga  berita  acara  ditandatangani  setelah pemindahan  arsip  berlangsung.  Hal  ini  menunjukkan  bahwa  adanya  sifat  fleksibel dalam proses pemindahan arsip inaktif di Kemendikbud.
ifat  fleksibel  juga  terjadi  ketika  pemindahan  arsip  inaktif  tidak  memiliki  jadwal khusus. Seperti yang dikatakan oleh informan sebagai berikut.
“Pelaksanaan pemindahan arsip kami tidak memberi target waktunya. Tergantung akumulasi  dari  unit  utama.  Kayak  proposal  kan  banyak,  jadi  frekuensi pemindahannya bisa tinggi. Tidak ada batasan, kapan pun kami siap menerima ” - Aryo.
“Disesuaikan dengan arsip yg akan dipindahkan dan melihat kondisi tempat arsip apa  masih  kosong  atau  sudah  penuh.    Bila  penuh  tunggu  kosong  terlebih  dahulu tempat nya. Disesuaikan arsip yg mau dipindahkan udah siap datanya semua atau belum, berikut berita acaranya” - Fifi.
Pemindahan arsip inaktif baik dari unit pengolah dan unit kearsipan unit utama tidak memiliki jadwal khusus karena menyesuaikan kemampuan dan keadaan penyimpanan dari setiap unit. Seperti pada salah satu unit kearsipan unit utama menyatakan perlu melihat  kondisi  penyimpanan  arsip  masih  terdapat  ruang  atau  sudah  penuh  apabila unit  pengolah  ingin  memindahkan  arsip  inaktifnya.  Jika  sudah  penuh,  maka  unit kearsipan  unit  utama  perlu  memindahkan  arsip  inaktifnya  ke  records  center.  Akan tetapi, perlu menyesuaikan kembali apakah arsip yang dimiliki oleh unit kearsipan unit utama  apakah sudah  melalui  pendataan  atau belum.  Jika belum,  maka  unit  kearsipan unit  utama  perlu  menyelesaikan  dahulu  untuk  pendataan  arsip  inaktif  tersebut.  Unit kearsipan  kementerian  pun  juga  tidak  memaksakan  pemindahan  arsip  inaktif dilakukan secara rutin karena hal tersebut disesuaikan dengan kesiapan unit kearsipan unit utama untuk memindahkan arsip inaktifnya.

## Kendala
Pelaksanaan  pemindahan  arsip  inaktif  yang  sudah  dijabarkan  sebelumnya  dapat dikatakan  sesuai  dengan  prosedur  yang  ditetapkan  oleh  kementerian.  Akan  tetapi, ditemukan  kendala  yang  dialami,  baik  saat  melakukan  kegiatan  pengelolaan  arsip, pemindahan  arsip  inaktif,  serta  penerimaan  pemindahan  arsip  sehingga  belum sepenuhnya  optimal.  Berikut  hasil  wawancara  dari  para  informan  mengenai  kendala yang dialami ketika pemindahan arsip inaktif.
“Kendala  di  kitanya  sendiri  itu  paling tempat  sih  yang udah  agak  full.  Terus juga tempatnya  kurang  layak,  bukan  di  roll  opack.  Gak  ada  ac  dan  gak  tertutup  jadi debu masuk. Overload, karena pembangunan berhenti juga karena covid ini. Selain itu,  ada  unit  yang  pada  saat  pemindahan,  penataan  arsipnya  masih  kurang.  Itu karena  kompetensinya  kurang,  masih  kurang  paham  menata  arsipnya.  Unsur kebijakan pimpinan juga bisa, karena seperti tidak adanya sarana dan prasarana yang  memadai  dan  bisa  juga  arsiparisnya  ga  banyak  jadi  agak  kesulitan  untuk mencari orang yang kompeten tentang arsip ” - Aryo.
“Kendala yg utama skrg ini adalah masalah tempat, krn gedung baru yg sdh jadi, blm ada sarana rak utk menyimpan arsip. Arsip yg antri sdh bnyk msh ditempatkan sementara  bukan  di  penyimpanan  yg standar, krn perubahan  organisasi  dan tata kerja, juga adanya nomenklatur baru bahkan ada peleburan unit kerja, jd arsipnya blm  bisa  masuk  ke  pusat  arsip.  msh  bnyk  yg  belum  peduli  arsip,  tapi  kita  tetap optimis  mengadakan  pendampingan.  kalau  sdm  nya  msh  bnyk  yg  belum  peduli arsip, tapi kita tetap optimis mengadakan pendampingan” - Sari. “SDM nya kurang dan arsip nya terlalu banyak” - Fifi.
“Pemindahan  dari  unit  pengolah  bisa  terjadi  kendala  akan  tetapi  tidak  terlalu signifikan antara lain ditemukannya masih terdapat kesalahan dalam pengetikan/ input  data  arsip  seperti  kurang  nya  berkas  arsip  di  dalam  boks  sehingga  tidak sesuai antara lembar daftar arsip dan isi berkas arsip di dalam boks, pada kolom keterangan salah mengetik antara berkas asli atau fotocopy, kurangnya pengetikan pada kolom deskripsi untuk angka nominal kegiatan, dan nomor boks arsip dobel” - Adi.
Dari  keempat  pernyataan  informan  disimpulkan  terdapat  dua  kendala  yang  dialami saat kegiatan pemindahan arsip inaktif, yaitu mengenai tempat penyimpanan arsip dan SDM. records center Kemendikbud yang berada di Ciketing, Bekasi berada di gedung C, sementara gedung lainnya digunakan sebagai ruang simpan arsip sementara sebelum arsip  inaktif  dimasukkan  ke  gedung  C.  Masalah  yang  terjadi  adalah  semakin  banyak arsip  yang  dipindahkan  maka  tempat  sementara  menjadi  penuh,  serta  pengelolaan arsip  inaktif  terhenti  karena  bencana  non  alam  atau  virus  corona.  Selain  itu,  ruang sementara  ini  belum  dilengkapi  dengan  penyimpanan  standar  dan  sarana  lainnya, seperti penggunaan roll o ’ pack dan AC. Karena di ruang sementara menggunakan rak palet  dan  tidak  ada  AC.  Oleh  sebab  itu,  boks  arsip  rentan  lebih  banyak  terkena  debu dan udara menjadi panas sehingga resiko kerusakan arsip lebih besar.
Kendala lainnya adalah mengenai SDM. Terdapat pendapat yang berbeda diantara informan mengenai kendala pada SDM. Fifi mengatakan bahwa SDM di unitnya sudah memiliki  latar  belakang  mengenai  arsip  hanya  ketika  melaksanakan  kegiatan pengelolaan dan pemindahan arsip inaktif terasa cukup berat karena jumlah SDM yang kurang  serta  arsip  yang  dimiliki  cukup  banyak.  Sementara  itu,  Aryo  dan  Sari menyatakan masih ada SDM yang kurang peduli dengan arsip serta pengetahuan yang dimiliki mengenai arsip masih kurang sehingga ditemukan arsip yang tidak tepat dalam penataannya.
Pemindahan  arsip  melalui  sejumlah  proses  yang  sebenarnya  sudah  tertuang dalam  standar  operasional  prosedur  arsip  Kemendikbud.  Kurang  telitinya  beberapa arsiparis  untuk  menggunakan  pedoman  dan  standar  operasional  prosedur menimbulkan  sejumlah  kendala  dan  kesalahan.  Kondisi  pandemik  COVID19  saat  ini sebagai  suatu  bencana  menghambat  pekerjaan  proses  pemindahan.  Hal  ini  dapat diminimalisir jika arsip sudah dialih mediakan menjadi arsip elektronik.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  pembahasan  yang  sudah  dijelaskan  sebelumnya,  dapat  disimpulkan bahwa proses pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan unit  utama  di  dua  Direktorat  Jenderal  Kemendikbud  dapat  dikatakan  sudah  sesuai dengan  Prosedur  Operasional  Standar  (POS) Pemindahan  Arsip  Inaktif  Kemendikbud tahun 2018. Proses pemindahan arsip merupakan hasil dari tindakan arsiparis dalam memahami  dan  mematuhi  protokoler  pemindahan  arsip  walau  masih  ditemukan beberapa  kesalahan  seperti  kurangnya  ketelitian  dalam  memasukkan  data  arsip  atau ketidaksesuaian  jumlah  arsip  dengan  yang  tercantum  di  daftar  arsip  pindah.  Hal tersebut  dapat  menjadi  masalah  karena  dapat  mempengaruhi  pelaksanaan
pemindahan arsip inaktif menjadi terhambat. Selain itu, pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan unit utama dua direktorat jenderal ke unit kearsipan Kementerian juga sudah terlaksana sesuai POS tahun 2018 dan mengikuti PERKA ANRI Nomor 26 Tahun 2011 dan Nomor 37 Tahun 2016.
Pengelolaan arsip perlu mempertimbangkan  aspek penanganan bencana karena arsip  merupakan  sarana  dan  alat  bukti  keberadaan  organisasi  untuk  dapat  bertahan sepanjang  masa  ( sustainability ).  Kegiatan  pemindahan  arsip  inaktif  di  Kemendikbud masih  ditemukan  beberapa  kendala  yang  dapat  menjadi  penghambat  dalam  kegiatan ini. Kendala yang dialami saat ini adalah adanya bencana non alam atau virus corona serta  himbauan  untuk  bekerja  dari  rumah  menyebabkan  pengelolaan  arsip  inaktif  di records  center berhenti  sementara.  Oleh  sebab  itu,  terjadi  penumpukkan  di  tempat sementara yang menyebabkan tempat menjadi penuh. Selain itu, sarana penyimpanan arsip yang belum sesuai standar baik di unit kearsipan unit utama atau records center dapat  menyebabkan  resiko  arsip  menjadi  rusak.  Kendala  lainnya  adalah  mengenai minimnya jumlah arsiparis atau SDM sehingga menghambat proses pengelolaan arsip inaktif. Serta masih adanya SDM yang kurang kompeten mengenai arsip. Saran yang dapat peneliti berikan sebagai berikut.
a. Pendampingan  atau  pembinaan  dari  unit  kearsipan  kementerian  perlu  lebih optimal  dan  dilakukan  secara  rutin  atau  terdapat  jadwalnya  agar  dapat  lebih memotivasi  SDM  dalam  melakukan  pengelolaan  arsip  inaktif  dengan  baik  dan benar .
b. Penyediaan  sarana  dan  prasarana  untuk  penyimpanan  arsip  inaktif  yang  sesuai standar agar tidak merusak arsip inaktif yang disimpan.
c. Dapat  dipertimbangkan  kepada  unit  pengolah  dan/atau  unit  kearsipan  untuk mulai melakukan digitasi arsip

## DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional (ANRI). (2016). Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. Jakarta: Kepala ANRI.
Arsip Nasional (ANRI). (2011). Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata  Cara  Penyediaan  Arsip  Dinamis  sebagai  Informasi  Publik.  Jakarta:  Kepala ANRI.
Azzahra,  N.  (2017).  Penyusutan  Dokumen  Perusahaan  di  PT  Kereta  Api  Indonesia (Persero).  Khazanah:  Jurnal  Pengembangan  Kearsipan,  10(2),  107 - 121. http:// dx.doi.org/10.22146/khazanah.30083
Gunarto, I., Mudalsih, D., & Kusmayadi, E. (2014). Manajemen Pusat Arsip. In: Konsep Dasar  Manajemen  Pusat  Arsip,  1 - 35.  Jakarta  :  Universitas  Terbuka. http:// repository.ut.ac.id/id/eprint/4052
International  Standard  Organization  ISO  15489 - 1.  (2001).  Information  and Documentation - Records Management
Moleong, L. J. (2005). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung : Remaja Rosdakarya.
Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan  RI.  (2016).  Peraturan  Menteri  Pendidikan dan  Kebudayaan  Republik  Indonesia  Nomor  68  Tahun  2016  Tentang  Tata Kearsipan  di  Lingkungan  Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan.  Jakarta: Mendikbud.
Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan  RI.  (2019).  Peraturan  Menteri  Pendidikan dan  Kebudayaan  Republik  Indonesia  Nomor  45  Tahun  2019  tentang  Organisasi
dan Tata Kerja Kemendikbud. Jakarta: Mendikbud.
Pemerintah Indonesia. (2012).  Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012  tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009. Jakarta: Sekretariat Negara.
Sari, I. N. (2018). Records Center Sekolah Vokasi UGM: Analisis Kebutuhan, Rancangan, dan  Desain  untuk  Teaching  Industry.  Diplomatika:  Jurnal  Kearsipan  Terapan,  1 (1), 12 - 23. https://doi.org/10.22146/diplomatika.28254
Sulistyo - Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Sulistyo - Basuki. (2006). Metode Penelitian. Jakarta : Wedatama Widya Sastra.
Sulistyo - Basuki.  (2016).  Pengantar  Ilmu  Kearsipan.  Tangerang  Selatan  :  Universitas Terbuka.
Suprayitno, S., & Sumarno, S. (2019). Arsip dan Retensi Analisis Isi Jadwal Retensi Arsip Kementerian  Ketenagakerjaan.  Jurnal  Kearsipan,  13(2),  139 - 156. http:// jurnalkearsipan.anri.go.id/index.php/ojs/article/view/48