Jurnal ASIIMETRIK : Jurnal Ilmiah Rekayasa & Inovasi Volume 1.2, JULI 2019 p-ISSN: 2 655 1861 Website : http://journal.univpancasila.ac.id/index.php/asiimetrik/ Email : asiimetrik@univpancasila.ac.id
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS PENANGGULANGAN KEBAKARAN DAN PENYELAMATAN KOTA JAKARTA UTARA
The Analysis and Design of The Letter Went Filing System and The Outgoing Mail Reduction in City Fire and Rescue of North Jakarta
Erwin Suhandono 1 *, Yunita Sari 1 , Yogi Hamdan Putra 1
1 Universitas Persada Indonesia YAI Jakarta, Jl Salemba Raya no 7-9 Jakarta Pusat 10340, Indonesia

## Informasi artikel
Diterima: 02/05/2019
Direvisi  : 14/05/2019 Disetujui: 14/05/2019

## Abstrak
Pada  Dinas  penanggulangan  kebakaran  dan  penyelamatan  kota administari Jakarta  utara  dalam  pengarsipan  surat masuk  dan surat keluar  masih  manual  dengan  dicatat  ke  dalam  buku  agenda  yang mengakibatkan  sulitnya  dalam  pencarian  berkas  surat.  Hal  ini bertujuan untuk membuat system pengarsiapan surat masuk dan surat keluar  untuk  memudahkan  dalam  pengarsipan  surat  dan  pencarian surat. Metode penelitian yang digunakan adalah metode observasi dan wawancara,  sedangkan  untuk  pengembangan  aplikasi  metode  yang dipakai menggunakan metode MDLC ( Mobile Development Life Cycle ). Perangkat lunak yang digunakan adalah windows 10, sublime text 3, Xampp  Control  Panel  v3.2.2,  Viso  2016.  Hasil  dari  aplikasi  yang dibangun  berdasarkan  pengujian  alpha  adalah  secara  fungsionalitas mengeluarkan  hasil  yang  sesuai  dengan  yang  diharapkan  dan berdasarkan  pengujian  betha  menurut  responden,  aplikasi  sesuai kebutuhan dan berjalan dengan baik.
Kata Kunci: Sistem pengarsipan, surat masuk dan surat keluar, PHP, mysql.

## Abstract
In the Office of fire prevention and rescue of administrative cities in North Jakarta in filing incoming letters and outgoing letters are still manually recorded into the agenda book which resulted in difficulties in finding mail files. It aims to create a system for preparing incoming and  outgoing  letters  to  facilitate  the  filing  of  letters  and  letter search. The research method used is the method of observation and interviews,  while  for  the  development  of  applications  the  method used  uses  the  MDLC  method  (Mobile  Development  Life  Cycle).  The software used is Windows 10, Sublime Text 3, Xampp Control Panel v3.2.2, Viso 2016. The results of the application that was built based on alpha testing are functionalities that produce results that are as expected  and  based  on  beta  testing  according  to  respondents,  the application as needed and goes well.
Keywords: filing system, incoming mail and outgoing mail, PHP, Mysql
* Penulis Korespondensi : Handphone: 0817 0171 002 email : erwin.suhandono@upi-yai.ac.id

## 1. PENDAHULUAN
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan  informasi tertulis  oleh  suatu pihak  kepada  pihak  lain.  Fungsinya  sebagai sarana  pemberitahuan,  alat  bukti  tertulis, alat  pengingat  buku  historis,  dan  pedoman kerja.  Kegiatan  persuratan  pada  suatu organisasi  atau  instansi  adalah  hal  yang penting karena dapat menunjang perkembangan  organisasi  atau  instansi  dari sisi administrasi. Informasi-informasi penting maupun rahasia terkait dengan suatu instansi terkandung di dalamnya.
Pada saat ini aktivitas surat menyurat yang sedang berjalan pada Dinas Penanggulangan Kebakaran dan
Penyelamatan  Kota  Administrasi  Jakarta Utara  mulai  dari  penerimaan,  pengarsipan hingga  verifikasi  untuk  surat-surat  dinas keluar  dan  masih  dilakukan  dengan  cara penulisan  di  buku  besar  yaitu  pada  buku agenda.  Sebagai  contoh  ketika  ada  surat masuk  yang  diterima  dari  pihak  lain  di perusahaan  yang  ditujukan.  Pertama  surat dicatat  pada  buku  agenda  surat  masuk. Selanjutnya  membut  lembar  disposisi kemudian  lembar  disposisi  diberikan  ke kepala  sudin  untuk  di  acc,  kemudian  surat diberikan kepada pegawai terkait.
Bedasarkan  penjelasan  diatas  bahwa permasalahan  yang  sering  dijumpai  adalah pencatatan surat masuk maupun surat keluar hanya  dicatat  pada  buku  agenda  sehingga membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama apabila  mencari  berkas  surat  kembali. Permasalahan ini berkaitan dengan penyimpanan  dokumen hardcopy yang mengakibatkan kemungkinan dapat terjadinya  kehilangan  surat.  Permasalahan lain  selanjutnya,  yaitu  sulitnya  untuk mencari  surat  sehingga  terjadi  penundaan waktu penyebabnya adalah karena pengelolaan  surat  tidak  terkelola  dengan baik.
Untuk  mengatasi  masalah-masalah tersebut,  dibuatlah  sebuah  Sistem  Aplikasi yang lebih terintegrasi dengan menggunakan PHP  dan  database  MySQL.  Aplikasi  ini menggunakan  sistem  komputerisasi  dengan memasukan  Tanggal  dan  Jenis  Surat  untuk mencari daftar Surat Masuk atau Surat Keluar agar memudahkan dalam pencarian surat. Di program  ini  Admin  harus  masuk  terlebih dahulu untuk mengakses data-data dari surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan  penjelasan  diatas  maka penelitian  ini  mengambil  judul  mengenai “Analisis dan Perancangan Sistem
Pengarsipan  Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar Pada  Dinas  Penanggulangan  Kebakaran  dan Penyelamatan Kota Jakarta Utara”.
Dari  apa  yang  telah  jelaskan,  maka dapat  dirumuskan  permasalahan  sebagai berikut :
a. Apakah  sistem  kearsipan  di  Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Utara sudah baik?
b. Apakah  yang  menjadi  masalah  sistem kearsipan  di  Dinas  Penanggulangan Kebakaran  dan  Penyelamatan  Kota Administrasi Jakarta Utara?
Agar  pembahasan  penelitian  tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang  ada.  Maka  penelitian  membahas tentang  Pembuatan  Sistem  Informasi  Arsip Surat Menyurat ini antara lain :  Pembuatan dan  Penginputan  data  dari  surat  masuk  dan surat keluar sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Kota administrasi jakarta utara dan dapat diakses oleh admin. Tujuan penelitian pembangunan Sistem Informasi Ini adalah:
a. Diharapkan  dapat  memperbaiki  system yang ada sebelumnya yang masih manual
b. Membantu untuk memperoleh informasi yang cepat dan tepat
c. Membantu dan mempermudah
pekerjaan dalam mencari atau penginputan surat yang masuk atau pun surat yang keluar.

## 2. METODOLOGI
Metode  pengumpulan  data  dilakukan untuk  mendapatkan  suatu  informasi  yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan penelitian. Pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan metode-metode sebagai berikut:
a. Observasi
Penelitian ini  melakukan observasi yang merupakan  pengamatan  secara  langsung proses surat menyurat di Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Provinsi DKI Jakarta. Bagaimana  cara  surat  masuk  dan  keluar  di dari awal sampai pencatatan di buku agenda. Observasi  bertujuan  untuk  mendeskripsikan yang  dipelajari,  aktivitas-aktivitas  yang berlangsung, orang-orang      yang      terlibat
dalam  aktivitas  dan  makna  kejadian  dilihat perspektif  mereka  terlibat  dalam  kejadian yang diamati tersebut. Melakukan pengumpulan  data  yang  di  perlukan  dengan mengadakan pengamatan terhadap
objeknya.
b. Wawancara
Penulis  melakukan  tanya  jawab (wawancara)  langsung  kepada  pihak-pihak yang  terkait  dari  Dinas  Penanggulangan Kebakaran  dan  Penyelamatan  Provinsi  DKI Jakarta,
dimana penulis melakukan wawancara  untuk  mendapatkan  informasi tentang masalah yang ada dalam pembahasan  penelitian  ini.  Wawancara ( interview )  merupakan  cara  yang  biasa digunakan  (umum)  dalam  mencari  atau menggali informasi yang lebih kompleks dan lebih  akurat. Dengan  metode  ini  pula  pihak pencari  informasi  dapat  menggali  lebih dalam  dan  menanyakan  hal-hal  yang diinginkan  lebih  spesifik.  Dalam  melakukan metode wawancara terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Orang yang diwawancarai (narasumber)  adalah  orang  yang menguasai dan mengerti permasalahan yang ada.
2. Menggunakan  cara-cara  yang  sesuai dalam mendokumentasikan hasil wawancara. Selain  faktor-faktor  tersebut  yang harus diperhatikan dalam melakukan wawancara, terdapat teknik-teknik wawancara  lain  yang  harus  dilakukan  agar narasumber  memiliki  rasa  nyaman  dalam melakukan  wawancara  dan  memberikan jawaban  atas  permasalahan  yang  ada  dan memenukan solusinya. Adapun teknik-teknik wawancara tersebut adalah sebagai berikut:
1) Mencipatakan  relasi/hubungan  yang baik dengan karyawan.
2) Membuat  janji  atau  mengatur  waktu terlebih  dahulu  untuk  melakukan wawancara. Hal tersebut dilakukan agar narasumber  yang  merupakan  karyawan tidak terganggu dalam waktu kerjanya.
3) Menciptakan  suasana  yang  kondusif dalam melakukan wawancara.
4) Dalam  melakukan  wawancara  tidak menggunakan  kalimat-kalimat  yang merendahkan perusahaan tersebut atau perusahaan  lain,  dan  menggunakan kata-kata yang bermakna positif.
5) Meminta  saran  atau  pendapat  tentang apa  yang  harus  dilakukan  dan  tindak lanjutnya.
c. Studi Kepustakaan
Pengumpulan  data  dan  penggalian sebuah  informasi  dilakukan  dengan  cara membaca,  menulis,  dan  memahami  cara kerja  sistem  dan  bahan-bahan  yang dibutuhkan  dalam  penyusunan  skripsi  dari buku ataupun melalui jaringan internet.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Analisa Sistem
Analisis  sistem  dapat  didefinisikan sebagai  penguraian  dari  suatu  sistem informasi  yang  utuh  ke  dalam  bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,  kesempatan,  hambatan  yang terjadi  serta  kebutuhan  yang  diharapkan dapat
diusulkan perbaikannya. mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem.  Masalah  dapat  diidentifikasikan sebagai  suatu  pertanyaan  yang  diinginkan untuk  dipecahkan.  Langkah  pertama  yang harus  dilakukan  pada  tahap  ini  adalah mengidentifikasi  terlebih  dahulu  masalah yang terjadi ( identify ).
Berdasarkan  hasil  observasi  dan wawancara dengan berbagai pihak terlibat di Dinas  Penanggulangan  Kebakaran  dan Penyelamatan  Kota  administrasi  jakarta utara,  didapati  kesimpulan  permasalahan yaitu  Pengarsipan  surat  masuk  dan  surat keluar masih dicatat ke dalam buku agenda. Permasalahan ini yang akan dijadikan sebagai usulan  perancangan  dalam  sebuah  sistem. Adapun permasalahan tersebut yaitu :
1. Penginputan  surat  masuk  dan  surat keluar Dinas Penanggulangan Kebakaran dan  Penyelamatan  Kota  administrasi jakarta utara masih menggunakan buku agenda.
2. Dikarenakan  masih  bersifat  manual, Pegawai  menginginkan  adanya  suatu aplikasi yang  dapat  mereka  gunakan melihat  surat  masuk  dan  surat  keluar secara tersistem.
Perancangan Sistem
Perancangan merupakan tahapan bagaimana mencapai sasaran yang
ditetapkan      melibatkan        pembentukan
perangkat  lunak  dan  komponen  perangkat keras sistem, yang dimana setelah pemasangan sistem
akan memenuhi spesifikasi  yang  dibuat  pada  tahap  akhir. Berdasarkan  identifikasi  masalah yang telah dilakukan  dalam  pembuatan  aplikasi  ini, maka  dapat  dilihat  apa  yang  menjadi masukan ( input ), keluaran ( output ), metode yang digunakan, dan antarmuka sistem yang dibuat,  sehingga  sistem  yang  dibuat  sesuai yang  diharapkan.  Hasil  perancangan  berupa gambaran  umum  mengenai  aplikasi  secara keseluruhan  yang  akan  menjelaskan  proses implementasi dari sistem. Dalam membangun Sistem  Informasi  Pengarsipan  surat  masuk dan  surat  keluar  dapat  dibagi  menjadi beberapa sub bagian, yaitu :
1. Perancangan Struktur Database.
2. Perancangan Antarmuka ( Interface ).
Gambar 1 Diagram konteks
Diagram  konteks  diatas  merupakan sistem  Pengarsipan  surat  masuk  dan  surat keluar pada Dinas Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Utara.
Gambar 2 adalah proses surat masuk yang di usulkan.
Gambar 3 Proses surat keluar Gambar  3  adalah  proses  surat  keluar yang  di  usulkan  pada  dinas  Penanggulangan Kebakaran dan Penyelamatan Kota Administrasi Jakarta Utara.
Gambar 4 Proses pengarsipan surat
Gambar  4  merupakan  proses  pengarsipan baik surat yang masuk maupun yang keluar.
Gambar 5 Form login
Pada menu login diatas , Users bisa login sesuai hak akses yang diberikan.
Gambar 6 Menu utama admin
Pada  menu  admin  diatas,  admin mempunyai hak akses penuh terhadap surat yang masuk maupun yang keluar.
Gambar 7 Surat masuk
Pada  gambar  7  dan  gambar  8  dalam menu  Surat  Masuk,  admin  dapat  Menginput surat masuk, membuat lembar disposisi, dan print disposisi.
Gambar 9 Disposisi
Gambar 10 Tambah disposisi
Pada  gambar  9  dan  gambar  10 Admin dan  kepala  sudin  dapat  mengakses  disposisi yang telah disediakan.
Pada gambar 11 disposisi di cetak oleh admin  untuk  disampaikan  kepada  yang bersangkutan.
Gambar 12 Surat keluar
Gambar 013 Input surat keluar
Didalam gambar 12 dan gambar 13 terdapat menu Surat keluar dan admin dapat Menginput surat Keluar.
Gambar 14 Laporan surat masuk
Saat Admin memilih menu Laporan ini, Admin bisa  mengambil  semua  laporan  Surat  Masuk sesuai  tanggal  yang  diinginkan  oleh pimpinan. Dalam gambar 15 merupakan hasil dari  laporan  surat  masuk  yang  ditampilkan untuk dilaporkan.
Gambar 15 Cetak laporan surat masuk

## Gambar 16  Laporan Surat Keluar
Admin  memilih  menu  Laporan  ini, Admin  bisa  mengambil semua  laporan  Surat keluar  sesuai  tanggal  yang  diinginkan  oleh pimpinan untuk dicetak.
Gambar 17 Cetak laporan surat keluar
Dalam gambar 17  merupakan hasil dari laporan surat keluar yang ditampilkan untuk dilaporkan.  Kepala  Sudin  mempunya  akses yang hampir sama seperti admin hanya saja Kepala  Sudin  tidak  dapat  mengakses  menu user dengan tampilan seperti gambar 18.
Gambar 1 Menu utama kepala sudin
Gambar 2 Menu utama halaman users
Gambar 3 Surat masuk users
Pada  gambar  20  dan  gambar  21  User hanya  dapat  Mengecek  Surat  Masuk,  Surat Keluar dan laporan .

## Pengujian Sistem
Tahap pengujian atau uji coba terbagi menjadi  dua  yaitu  uji  coba  system  dan  uji coba  pengguna.  Uji  coba  dilakukan  untuk menguji kembali semua tahapan yang sudah dilakukan  selama  pengujian  berlangsung. Hasil  uji  coba  dilakukan  dalam  tahapan memastikan bahwa sitem telah dibuat sesuai dengan  kebutuhan  atau  tujuan  yang diharapkan  maka  dilakukan  beberapa  uji coba.  Uji  coba meliputi  pengujian  terhadap fitur  dasar  aplikasi,  dan  uji  coba  validasi pengguna terhadap aplikasi dengan menggunakan black box testing.

## Uji Coba Sistem
1. Testing Aplikasi Setelah  dilakukan  implementasi,  maka perlu diketahui apakah aplikasi berjalan dengan  benar.  Maka  itu  dilakukan pengujian program.
Table 1 Pengujian aplikasi perekapan surat
No Fungsi Cara Pengujian Yang Diharapkan Kesimpulan 1. Login login dengan mengisi username dan password.
Sukses login kedalam aplikasi dan menampilka n menu utama.
OK
2. Menu Surat
Masuk Admin memilih menu Surat Masuk, lalu muncul tampilan menu Surat Masuk. lalu Admin dapat menginput Surat Masuk Admin dapat menginput Surat Masuk yang masuk dan tersimpan di database. OK 3. Menu Disposisi Admin memilih menu Surat masuk, lalu muncul tampilan menu Surat masuk. lalu Admin masuk ke bagian disposisi untuk membuar lembar disposisi Admin dapat membuat lembar disposisi dan tersimpan di database OK 4. Menu Surat Keluar Admin memilih menu Surat Keluar, lalu muncul tampilan menu Surat Keluar. lalu Admin dapat menginput Surat Keluar Admin dapat menginput Surat Keluar dan tersimpan di database. OK 5. Menu Laporan Admin/User dapat melihat laporan surat masuk dan surat keluar berdasarkan tanggal Admin/User mencetak OK 6. Users Admin Memilih menu Users
Admin Dapat Melihat User yang
terdaftar.
OK
1. Kuisioner evaluasi system Evaluasi dilakukan dengan cara menunjukan  aplikasi  housekeeping  berbasis android dan mengajukan beberapa pertanyaan  yang  berkaitan  dengan  aplikasi kepada user.
Dari  setiap  pertanyaan  yang  diajukan diberikan  pilihan  dan  rentan  nilai,  yaitu Sangat Baik (SB) = 4,1 - 5; Baik (B) = 3,1 - 4; Cukup (C) = 2,1 - 3; Kurang (K) = 1,1 – 2; dan Sangat Kurang (SK) = 0 - 1.
Seluruh pilihan yang dipilih diakumulasikan berdasarkan jumlah pertanyaan  yang  diberikan  dan  akan mendapatkan hasil akhir sesuai dengan rumus penilaian.
Rumus Nilai :
Rumus Nilai Rata :
Rumus Nilai Akhir :
Berikut adalah tabel 2 yang merupakan hasil laporan  dari  kuisioner  yang  penulis  ajukan dari  total  10  responden.  Sedangkan  tabel  3 menampilkan  rekpitulasi  hasil  perhitungan kuesioner.

## Table 2 Hasil perhitungan kuesioner
Berdasarkan hasil tersebut, maka Nilai Rata- rata  =  32,  Nilai  Akhir  =  3,2,  sehingga  dapat disimpulkan “ Baik ” .

## 4. SIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  yang  telah dilakukan  maka  penulis  dapat  menarik kesimpulan,  Aplikasi  ini  dapat  membantu Admin  dalam  melakukan  pengelolaan  surat masuk dan surat keluar.

## Table 3 Laporan hasil kuesioner
Dengan  adanya  aplikasi  ini  dapat membantu dalam pencarian surat masuk dan surat  keluar  Tampilan  Aplikasi  yang sederhana  dan  mudah  dipahami  penguna. Aplikasi ini dapat dibuka melalui semua jenis perangkat  sehingga  memudahkan  pengguna dalam melakukan pengecekan.

## DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra,  Ladjamudin,  2005. Analisis  dan Desain Sistem Informasi, edisi pertama , Graha ilmu, Yogyakarta Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan .  Jakarta:  PT.  Gramedia
Pustaka Utama.
Basir, Barthos. 2003. Manajemen Kearsipan.
Jakarta: PT Bumi Aksara. Dewi, Irra Chrisyanti. 2009. Modul Manajemen Kearsipan . Surabaya:
STIKOM.
Junidar. 2012. Perancangan Sistem Informasi Arsip  Surat  Menyurat  di  Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan PHP dan  MySQL.  Tugas  Akhir .  STMIK
U’Budiyah Indonesia. Kendall,  dan  Kendall,  2003. Analisis  dan Perancangan Sistem Jilid 1 , Prenhallindo, Jakarta. Mulyanto  Agus.  2009. Sistem  Informasi
Konsep dan Aplikasi . Pustaka Pelajar. Yogyakarta.
Jawaban Total Kali Hasil
SS 29 4 116
S 62 3 186
TS 9
2 18
STS 0 1
0 320 Nilai
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 SS 1 1 1 1 1 1 6 S 1 1 1 1 4 TS 0 STS 0 SS 1 1 S 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 TS 0 STS 0 SS 0 S 1 1 1 1 1 1 1 1 8 TS 1 1 2 STS 0 SS 0 S 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 TS 1 1 STS 0 SS 0 S 1 1 1 1 1 5 TS 1 1 1 1 1 5 STS 0 SS 1 1 1 3 S 1 1 1 1 1 1 1 7 TS 0 STS 0 SS 1 1 1 1 1 1 1 1 8 S 1 1 2 TS 0 STS 0 SS 1 1 1 1 1 1 1 7 S 1 1 1 3 TS 0 STS 0 SS 1 1 S 1 1 1 1 1 1 1 1 8 TS 1 1 STS 0 SS 1 1 1 3 S 1 1 1 1 1 1 1 7 TS 0 STS 0
[(Baik Sekali x 5) + (Baik x 4) + (Cukup x 3) + (Buruk x 2) + (Buruk Sekali x 1)] = Nilai 10 Aplikasi membantu pekerjaan saya 9 Sistem ini mudah saya operasikan meskipun tanpa 8 Aplikasi ini sesuai dengan kebutuhan dalam mengelola 7 Warna yang di gunakan tidak menyakiti mata 6 Perintah – perintah yang mudah di pahami 5 Komposisi warna huruf , latar belakang , gambar 4 Tata letak jendela , tulisan , gambar dll sudah baik 3 Ukuran huruf yang digunakan sudah nyaman 2 Tampilan Dashboard 1 Tampilan Login No. Pertanyaan Jawaban Responden
Hasil [(Baik Sekali x 5) + (Baik x 4) + (Cukup x 3) +
(Buruk x 2) + (Buruk Sekali x 1)] = Nilai !"#$" %&'#$( *+,- = Total Hasil Rata-rata
./0$# !"#$" 1$0$2-$0$
%&'#$( 3/$# = Total Hasil Akhir