## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGGAJIAN PADA PERUSAHAAN RETAIL
Sugiarto Hartono 1 , Rouly Doharma 2
1 Program Sistem Informasi, Program Studi Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat, 11480 E-mail: shartono@binus.edu
2 Program Sistem Informasi, Program Studi Sistem Informasi, STMIK WIDURI Jln. Palmerah Barat No 353, Jakarta, 12210 E-mail: rouly.doharma@gmail.com

## ABSTRAKSI
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mengidentifikasi.  menganalisis  serta  merancang  sebuah  sistem  informasi akuntansi  penggajian  untuk  mendukung  proses  penggajian  pada  perusahaan  retail.  Metode  perancangan  yang digunakan  adalah  metode  Object  Oriented  Analysis  and  Design  (OOAD)  yang  mengacu  pada  permodelan.  Untuk menggali informasi mengenai proses bisnis yang berjalan, maka dilakukan beberapa tahap seperti survei, wawancara dan identifikasi masalah. Analisis dilakukan berdasarkan proses penggajian yang saat ini berjalan , selanjutnya hasil analisis  dituangkan  dalam  perancangan  sistem  informasi  akuntasi  penggajian  berupa  aplikasi  web  yang  dapat membantu  kegiatan  absensi,  izin/cuti,  lembur,  pinjaman  dan  penggajian,  khususnya  pendokumentasian  dan penyimpanan data yang terintegrasi sehingga membantu mempercepat proses perhitungan gaji karyawan.
Kata Kunci : sistem informasi akuntansi, siklus penggajian, OOAD, perusahaan retail

## 8.  PENDAHULUAN
Internet  merupakan  salah  satu  bentuk  perkembangan teknologi.  Dalam  penelitian  mengenai  profil  pengguna internet  di  Indonesia  tahun  2012,  APJII  melaporkan penetrasi  pengguna  internet  di  Indonesia  adalah 24,23%. Sementara survey di tahun 2014 menunjukkan penetrasi  pengguna  internet  di  Indonesia  adalah  34.9% (APJII, 2014). Hal ini menunjukan bahwa perkembangan  teknologi  di  era  globalisasi  ini  sudah semakin  cepat  dan  aktivitas-aktivitas  menjadi  lebih mudah  dengan  adanya  IT.  (Noerlina,  Johan,  dan Yoswara, 2011)
Dengan  adanya  kebutuhan  teknologi,  semakin  banyak perusahaan  yang  berlomba-lomba  untuk  menjadi  yang terbaik  dalam  bidangnya.  Maka  dari  itu,  diperlukan sistem  yang  dapat  membantu  pekerjaan  dengan memanfaatkan  teknologi  yang  ada.  Teknologi  digital memiliki peran yang semakin penting dalam kehidupan karyawan  dan  human  resource  management  (HRM) yang terpengaruh dalam berbagai cara. Perubahan pada HRM  akan  berdampak  kepada  tenaga  kerja,  khususnya dengan  perubahan  penggunaan  teknologi  dalam menjalankan  kegiatan  HRM.  (Suryanto,  2011;  Parry  & Strohmeier, 2014)
Selain  mengolah  informasi,  tenaga  kerja  atau  sumber daya  manusia  juga  merupakan  hal  yang  penting  dan memerlukan  perhatian  khusus  dalam  menjalankan sebuah  bisnis.  Semakin  besar  suatu  perusahaan, semakin  besar  pula  jumlah  tenaga  kerja  yang dibutuhkan di dalamnya. Peran tenaga kerja akan sangat berpengaruh  karena  mereka  yang  bertugas  dalam mengelola sumber daya lainnya yang dapat mendukung kegiatan operasional agar tercapainya tujuan perusahaan. Hameed dan Waheed (2011:224) menyatakan  bahwa  karyawan  merupakan  elemen  kunci dari  sebuah  organisasi.  Kesuksesan  atau  kegagalan organisasi  tergantung  dengan  kinerja  aryawan.  Untuk itu,  hak  para  pekerja  tersebut  merupakan  hal  yang penting  untuk dipenuhi, dalam  hal ini berupa gaji  yang merupakan  salah  satu  biaya  tenaga  kerja  yang dikeluarkan  perusahaan  dan  memerlukan  ketelitian dalam perhitungan serta pembayarannya.
Sistem  penggajian  bermanfaat  untuk  menyimpan  data karyawan  secara  lebih  akurat  dan  mudah  diakses,  serta mempercepat  proses  perhitungan  gaji  yang  akurat  dan pembayaran gaji tepat waktu. Untuk mendapatkan manfaat tersebut, maka sebuah perusahaan membutuhkan sistem penggajian  yang terkomputerisasi dan  terintegrasi  yang  dapat  menghubungkan  data pribadi  karyawan  dengan  kumpulan  data  terkait penggajian karyawan dengan cara yang lebih cepat dan efisien. (Singh, 2014; Kaur & Grover, 2012) Sistem  absensi  di  salah  satu  perusahaan  retail  yang bergerak di bidang penjualan peralatan computer
saat  ini  telah  menggunakan  mesin  biometrik  berupa pengenalan  sidik  jari  yang  disebut  juga  fingerprint untuk  mencatat  kehadiran  setiap  individu  atau  pekerja di  perusahaan.  Namun  perusahaan  masih  bermasalah karena  hasil  yang  dikeluarkan  dari  mesin  biometrik tersebut  tidak  terintegrasi  dengan  proses  penggajian. Sistem  absensi  tersebut  juga  tidak  dapat  menyimpan data  cuti  atau  izin  karyawan  sehingga  membutuhkan waktu  lebih  untuk  menghitung  jumlah  kehadiran karyawan.
Proses  perhitungan  gaji,  cuti,  dan  lembur  untuk  setiap karyawan belum menggunakan sistem yang terintegrasi, sehingga  perusahaan  mengalami  kesulitan  dalam memproses penggajian karyawan,  membutuhkan  waktu cukup  lama  dan  memiliki  risiko  yang  cukup  besar terhadap  tingkat  kesalahan  manusia  dalam  prosesnya. Dengan  menerapkan  sistem  informasi  akuntansi penggajian  ini,  perusahaan  dapat  menyelesaikan masalah  yang  ada  dan  sangat  menguntungkan perusahaan  karena  menurunkan  risiko  salah  saji, penipuan dan kesalahan yang disebabkan oleh manusia, khususnya dalam proses penggajian.
Dalam  mengembangkan  sistem  informasi  akuntansi penggajian  ini  digunakan  metode  Object  Oriented Analysis and Design. Ang dan Brahmawong (2009:39.1) menyatakan bahwa object oriented menggambarkan  sistem  sebagai  objek,  dimana  lebih dekat  dengan  dunia  nyata  dibandingkan  dengan pendekatan  struktural.  Pendekatan  ini  dipilih  karena karakteristik  yang  mencerminkan  sistem  sebagai  objek yang  lebih  dimengerti.  Manfaat  lain  dari  metode tersebut  adalah  memberikan  pemahaman  lebih  baik terhadap  user  requirement,  kerapian  dan  fleksibilitas desain,  penjelasan  sistem  konsisten,  memfasilitasi  data abstraction  &  information  hiding,  penggunaan  kembali perangkat  lunak,  perawatan  mudah,  dan  dapat diimplementasikan dengan fleksibel. (Sathiyaraj, Yadav, dan Prabhakar, 2012)
Berdasarkan  latar  belakang  tersebut,  perusahaan membutuhkan  adanya  sistem  informasi  akuntansi penggajian  yang  terkomputerisasi.  Diharapkan  dengan adanya  sistem  tersebut,  perusahaan  dapat  menghemat waktu  dan  tenaga,  serta  dapat  mengalokasikan  sumber daya  tersebut  ke  bidang  atau  departemen  yang  lain untuk  membantu  perusahaan  berkembang.  Oleh  karena itu,  perusahaan  membutuhkan  sebuah  sistem  informasi penggajian  yang  dirancang  dengan  menggunakan pendekatan  Object-Oriented  dan  diharapkan  dapat mengatasi permasalahan yang terjadi.

## 5. METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :

## 1. Metode Pengumpulan Data
a. Wawancara
Melakukan tanya jawab dengan owner mengenai proses penggajian dalam perusahaan.
b. Dokumentasi
Meminta contoh dokumen yang digunakan selama proses penggajian.
c. Studi Pustaka
Mencari  serta  mempelajari  bahan,  materi  dan  teori pendukung  yang  terkait  sistem  informasi  akuntansi penggajian dari berbagai sumber.

## 2. Metode Analisis dan Perancangan
Menggunakan  pendekatan  berorientasi  objek  menurut Satzinger,  Jackson  dan  Burd  yaitu  Object  Oriented Analysis  and  Design  (OOAD)  yang  terdiri  dari beberapa tahapan yaitu :
a. Inception Phase
Tahapan  ini  merupakan  tahapan  paling  awal,  dimana aktivitas  penilaian  terhadap  kebutuhan  sebuah  sistem dilakukan.  Fase  ini  dilakukan  dengan  mengumpulkan data  yang  berkaitan  dengan  proses  penggajian, menganalisa  struktur  organisasi,  visi  dan  misi perusahaan,  serta  menganalisa  proses  penggajian  yang sedang berjalan di dalam perusahaan.
b. Elaboration Phase
Tujuan  dari  tahap  ini  adalah  untuk  mendapatkan gambaran  umum  kebutuhan,  persyaratan,  dan  fungsi- fungsi  utama  perangkat  lunak.  Hal  ini  penting  untuk mengetahui secara lebih baik resiko-resiko proyek, baik meliputi resiko arsitektur perangkat lunak, perencanaan, maupun  implementasi.  Metode  perancangan  yang digunakan dalam penyelesaian penelitian menggunakan metode  Object  Oriented  Analysis  and  Design,  yang terdiri dari:
1. Merancang usecase realization
2. Merancang user interface
3. Merancang software architecture
4. Merancang database
5. Merancang system security and control
c. Construction Phase
Membangun  perangkat  lunak  sesuai  dengan  rancangan yang  telah  dibuat  pada  tahap  elaboration  hingga  siap digunakan  serta  melanjutkan  analisis  dan  desain  secara detail.
6. Metode Pencatatan Jurnal Standar Akuntansi
Metode pencatatan jurnal dan standar akuntansi yang digunakan adalah Standar Akuntansi Keuangan untuk Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik (SAK-ETAP), dimana dalam penelitian ini SAK-ETAP Bab 23 tentang Imbalan Kerja dijadikan acuan dalam pencatatan jurnal akuntansi. Tujuan dari SAK-ETAP Bab 23 yaitu
mengatur  akuntansi  dan  pengungkapan  imbalan  kerja, dimana perusahaan mengakui liabilitas jika tenaga kerja telah  memberikan  kinerjanya  atau  prestasinya  kepada perusahaan  dan  berhak  memperoleh  imbalan  kerja  di masa  yang  akan  datang,  dan  mengakui  beban  jika perusahaan  telah  menikmati  manfaat  ekonomis  dari kinerja  karyawan  dan  berhak  memperoleh  imbalan  di masa yang akan datang.
7. Metode Perhitungan Pajak Penghasilan
Undang-undang  Pajak  Penghasilan  yang  digunakan sebagai  acuan  untuk  menghitung  pajak  penghasilan karyawan  adalah  Undang-Undang  Republik  Indonesia Nomor 36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan.
Peraturan Menteri Keuangan Nomor
122/PMK.010/2015,  tentang  Penghasilan  Tidak  Kena Pajak  (PTKP)  menjadi  dasar  penetapan  PTKP karyawan.

## 3. HASIL DAN DISKUSI
Permasalahan yang dihadapi di perusahaan antara lain: 1. Waktu bekerja karyawan Karyawan  di  perusahaan  tidak  bekerja  di  satu tempat,  melainkan  di  tempat-tempat  yang  berbeda. Perusahaan  hanya  memiliki  1  mesin  absensi  sehingga mengharuskan  karyawan  untuk  melakukan  absen terlebih  dahulu  sebelum  mulai  bekerja  dimana  hal tersebut  membuat  jam  kerja  yang  tercatat  dengan  yang terjadi  tidak  sesuai.  Hal  ini  seharusnya  tidak  boleh terjadi  karena  dapat  merugikan  perusahaan  maupun karyawan.  Dengan  menggunakan  website  untuk melalukan  absensi  akan  meningkatkan  keakuratan pencatatan  waktu kerja karyawan sehingga  mengurangi kemungkian  terjadinya  kurang  atau  lebih  bayar  gaji karyawan  dan  meningkatkan  efisiensi  waktu  kerja karyawan.
2. Proses cuti tidak tercatat dengan baik Jika ada karyawan yang ingin mengajukan izin/cuti,
maka  karyawan  tersebut  hanya  perlu  menanyakan secara lisan  ke atasan  mereka apakah  mereka diizinkan untuk  mengambil  izin/cuti  atau  tidak.  Apabila diizinkan, maka atasan dari karyawan yang bersangkutan  akan  memberitahukan  manager  keuangan untuk  mencatat  hal  tersebut.  Masalah  yang  mungkin terjadi  adalah  kelalaian  dari  atasan  yang  lupa memberitahu  manager  keuangan  ataupun  manager keuangan  yang  lupa  untuk  mencatat  izin/cuti  karyawan tersebut.  Pencatatannya  juga  tidak  teratur  sehingga memungkinkan  terjadinya  kehilangan  data  ataupun otorisasi  yang  tidak  semestinya  seperti  mengizinkan karyawan  yang  ternyata  telah  habis  jatah  cutinya. Sistem  yang  terintegrasi  akan  sangat  membantu perusahaan  ketika  melakukan  rekap  data  absensi  dan dapat  dengan  mudah  mengetahui  apakah  karyawan mereka  cuti  atau  tidak  masuk  tanpa  harus  mencari  dan mencocokan  catatan  absensi  dengan  catatan  izin/cuti yang  mungkin  tercecer  atau  bertumpuk.  Sistem  juga dapat mengendalikan perizinan cuti karyawan dengan
baik karena  karyawan tidak dapat mengajukan izin/cuti apabila jatah cutinya sudah habis.
3.  Proses lembur tidak tercatat Dalam  waktu  kerja  sehari-hari,  perusahaan  tidak memberlakukan  lembur  karyawan.  Lembur  hanya  bisa terjadi  apabila  terdapat  kebutuhan  khusus  yang dilakukan  diluar  jam  kerja,  biasanya  hanya  terjadi  di bagian  gudang,  ketika  melakukan  stock  opname. Pembayaran  lembur  dilakukan  di  hari  itu  juga,  setelah karyawan  selesai  melakukan  lembur  dan  tidak  ada pencatatan untuk itu. Maka itu penggunaan sistem dapat membantu  perusahaan  dalam  proses  lembur  dengan mencatat dan menyimpan data lembur, serta meminimalisir terjadinya fraud dalam pembayaran uang lembur  yang  dapat  merugikan  perusahaan  maupun karyawan.
4.  Keterlambatan dalam penggajian
Tiap  bulannya  karyawan  akan  menerima  gaji,  namun karena proses perhitungan gaji yang memakan waktu 2 –  3 hari,  pembayaran  gaji karyawan  menjadi terlambat sehingga  merugikan  karyawan.  Hal  ini  terjadi  karena data-data  yang  dibutuhkan  untuk  menghitung  gaji karyawan  seperti  absensi  dan  izin/cuti  karyawan  tidak lengkap  dan  tidak  sesuai,  terdapat  data  yang  hilang, karyawan yang lupa melakukan absensi dan perhitungan  gaji  karyawan  masih  dilakukan  satu  per satu  secara  manual.  Diperlukan  sistem  yang  dapat melakukan perhitungan  gaji karyawan secara cepat dan tepat  sehingga  masalah  dalam  waktu  pemberian  gaji yang  selama ini dirasa  merugikan bagi karyawan dapat terselesaikan.  Perhitungan  gaji  menggunakan  sistem yang cepat dan akurat juga menguntungkan perusahaan karena  mengurangi  waktu  kerja  untuk  menghitung  gaji karyawan yang cukup banyak.
5. Kurangnya kontrol update master data
Ketika  karyawan  melamar  dan  diterima  untuk bekerja,  maka  perusahaan  akan  menyimpan  data karyawan yang berupa CV dan fotokopi KTP, sehingga jika  terdapat  perubahan  data  diri  karyawan  akan  sulit bagi perusahaan  untuk  mengubah data tersebut. Hal  ini mengakibatkan  kurangnya  perhatian  untuk  melakukan kontrol  terhadap  data  tersebut  dan  perusahaan  akan mengalami  kerugian  secara  tidak  langsung  karena hanya memiliki data karyawan yang lama dan mungkin tidak lagi valid.
Alangkah  baiknya  jika  disimpan  dalam  database  dan terdapat  sistem  yang  memudahkan  perusahaan  untuk menyimpan,  menambah,  maupun  mengubah  data tersebut  sehingga  perusahaan  dapat  mempertahankan keakuratan data terutama master data yang dimiliki.
Berikut adalah usecase untuk sistem yang diusulkan:

## Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Memproses perhitungan gaji karyawan Menampilkan laporan penggajian Staff HRD Manager HRD Melihat slip gaji Menampilkan laporan jurnal penggajian Menampilkan laporan pajak penghasilan Karyawan Manager Keuangan
Gambar 1. Use Case Diagram untuk sistem informasi akuntansi penggajian
Tampilan antarmuka untuk pemrosesan laporan penggajian adalah:
Gambar 2. Tampilan user interface untuk sistem informasi akuntansi penggajian
Output dari sistem penggajian di perusahaan retail yang disarankan adalah sebagai berikut:
Gambar 3. System Output untuk sistem informasi akuntansi penggajian
Untuk menjaga kontrol aplikasi maka diperlukan beberapa teknik yaitu:
a. Nomor dokumen berurut dan auto generate
Pengendalian dengan penggunaan nomor berurut yang dibuat secara otomatis dapat meminimalisir terjadinya human error dan praktik kecurangan.
b. Pemeriksaan kelengkapan dan validitas
Kelengkapan dan validitas data yang diinput diperiksa sebelum dimasukan ke dalam database untuk menjaga agar tidak terjadi masalah ketika sistem dijalankan serta memastikan data yang diperlukan tersedia dan dapat diandalkan.
c. Penggunaan message box
Beberapa  message  box  dirancang  untuk  memberikan konfirmasi  dan  informasi  kepada  user.  Salah  satunya ketika  karyawan  melakukan  absensi  masuk  dan  keluar, message  box  berisi  NIK,  nama,  tanggal  dan  waktu karyawan  akan  muncul  sebagai  konfirmasi  pencatatan absensi.
d.  Processing control Data yang masuk diolah menggunakan sistem sehingga meminimalisir  kesalahan  yang  mungkin  terjadi  dalam pemrosesan data seperti menghitung gaji karyawan.
e.  Log Activity
Sistem  memiliki  pencatatan  untuk  aktivitas-aktivitas yang dilakukan  user di dalam sistem  yang berpengaruh terhadap  data  di  dalam  database  seperti  insert  dan update.

## 8. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisis  masalah  dari  prosedur sistem  berjalan  dan  perancangan  sistem  informasi akuntansi  penggajian  yang  diusulkan,  maka  dapat disimpulkan bahwa:
1. Karyawan  membutuhkan  waktu  dari  lokasi  mesin fingerprint  ke  lokasi  tempat  kerja  karyawan.  Hal  ini berdampak  terhadap  realisasi  waktu  kerja  karyawan menjadi  tidak  sesuai  dengan  waktu  yang  dicatat  oleh mesin  fingerprint  dikarenakan  mesin  fingerprint  yang terbatas.  Dengan  adanya  fitur  absensi  dalam  sistem informasi akuntansi penggajian berbasis web, pencatatan  jam  kerja  karyawan  akan  menjadi  lebih akurat  dan  memudahkan  karyawan  untuk  melakukan absensi di lokasi tempat kerja karyawan.
2. Sistem informasi yang terintegrasi dapat membantu  perusahaan  menyelesaikan  permasalahan terkait dengan perizinan dengan baik seperti membatasi pengajuan cuti dengan mengecek jatah cuti karyawan sebelum mengajukan izin/cuti dan menyimpan  data  izin/cuti  dengan  lebih  baik  di database  untuk  mengurangi  kemungkinan  terjadi kehilangan data karena tercecer.
3. Terkait  dengan  proses  lembur  yang  tidak  tercatat sehingga  mengakibatkan  kemungkinan  terjadinya fraud  dalam  pembayaran  lembur  karyawan,  maka diusulkan  untuk  dibuatkan  sebuah  sistem  yang terkomputerisasi  yang  didalamnya  terdapat  form  yang digunakan  untuk  mencatat  lembur  dan  lembur  akan dibayarkan bersamaan dengan gaji pada akhir bulan.
4. Proses  perhitungan  gaji  yang  dilakukan  secara otomatis di dalam sistem penggajian yang terintegrasi
akan membantu menyelesaikan masalah keterlambatan dalam pembayaran gaji karyawan.
5. Sistem  yang  dirancang  akan  membantu  dalam penyimpanan  data,  pencarian  data,  penambahan  data dan pengubahan data lebih mudah dengan fitur master sebagai akses sehingga masalah kurangnya pengendalian  terhadap  master  data  dapat  diatasi dengan baik.

## DAFTAR PUSTAKA
Asosiasi Pengguna Jasa Internet Indonesia (APJII).
(2014). Profil Pengguna Internet Indonesia 2014. Retrieved April 20, 2016, from APJII: https://apjii.or.id/downfile/file/PROFILPENGGU NAINTERNETINDONESIA2014.pdf
Hameed,  A.,  &  Waheed,  A.  (2011).  Employee
Development   and   Its   Affect   on   Employee Performance A Conceptual Framework. International  Journal  of  Business  and  Social Science , 224-229.
Kaur,  P.,  &  Grover,  D.  D.  (2012).  Computer  Based Payroll System Implementation For E-Governance at Punjab Agricultural University. International Journal of Engineering Research and
Development , 55-60. Kementerian Keuangan RI. (2015). 122~PMK.010~2015Per.Pdf.  Retrieved  July  18, 2016, from Kementerian Keuangan RI: http://www.jdih.kemenkeu.go.id/fulltext/2015/122 ~PMK.010~2015Per.pdf
Noerlina,  Johan,  &  Yoswara,  Y.  (2011).  Analysis  and Design:  Accounting  Information  System  in Purchasing and Supplying. CommIT , 18-20.
Parry, E., & Strohmeier, S. (2014). HRM in the digital age  –  digital  changes  and  challenges  of  the  HR profession. Employee Relation , 36 (4).
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2005). Object-Oriented  Analysis  and  Design  with  the Unified Process. Boston, USA: Course Technology Cengage Learning.
Singh, G. (2014). Implementation and Development of a  Proposed  Payroll  System.  International  Journal of Research , 954-965.
Suryanto.  (2011).  Design  and  Analysis:  Payroll  of Accounting Information System. CommIT , 24-26.
Weygandt,  J.,  Kimmel,  P.,  &  Kieso,  D.  (2011).
Financial Accounting IFRS Edition. United States of America: John Wiley & Sons, Inc.