## PROGRAM PENGABDIAN MASYARAKAT: SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS PADA KANTOR GUBERNUR PROVINSI KALIMANTAN TIMUR DI BIRO UMUM
Azahari 1) , Reza Andrea 2) , Siti Lailiyah 3) , dan Fahmi Fitnanda 3)
1,2,3 Teknik Informatika, STMIK Widya Cipta Dharma
4 Sistem Informasi, STMIK Widya Cipta Dharma 1,2,3,4 Jl. M. Yamin No.25, Samarinda, 75123 E-mail : azahari@wicida.ac.id 1) , reza@wicida.ac.id 2) , lailiyah@wicida.ac.id 3) , fachmifitnanda@gmail.com 4)

## ABSTRAK
Program  pengabdian  masyarakat  dilakukan  dengan  membuat  sebuah  sistem  informasi  administrasi  perjalanan  dinas berbasis website yang  dapat  membantu  Biro  Umum  dalam  melakukan  proses  pembuatan  surat  perintah  perjalanan  dinas, laporan  dan  memberikan  informasi  sisa  dana  anggaran  pada  perjalanan  dinas.  Program  pengabdian  masyarakat  ini dilakukan di Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Timur. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu dengan wawancara dengan mengajukan pertanyaan – pertanyaan yang berkaitan dengan administrasi perjalanan dinas, tata cara  melakukan  pembuatan  perjalanan  dinas  dan  bentuk  output  dari  surat  perintah  perjalanan  dinas.  Dalam  program pengabdian  masyarakat ini tahapan pengembangan  sistem  yang digunakan  yaitu waterfall model dengan perangkat lunak pendukung  yang  digunakan  adalah  Brackets,  PhpMyadmin.  Adapun  hasil  akhir  dari  program  pengabdian  masyarakat  ini yakni  berupa  sistem  informasi  berbasis website yang  dapat  menyajikan  informasi,  data,  pembuatan  yang  lebih  mudah digunakan dan lebih cepat. Sistem Informasi Administrasi Perjalanan Dinas sebagai media dalam pengadministrasian yang dapat mengolah data secara mudah, efektif dan efisien
Kata Kunci : Sistem Informasi, Perjalanan Dinas, Administrasi, Biro Umum, Website

## .
1. PENDAHULUAN
Pemerintahan  dibentuk  dengan  maksud  untuk membangun  peradaban  dan  menjaga  sistem  ketertiban sosial  sehingga  masyarakat  bisa  menjalani  kehidupan secara  wajar  dalam  konteks  kehidupan  bernegara. Penyelenggaraan  pemerintahan  yang  baik  adalah landasan  bagi  penyusunan  dan  penerapan  kebijakan negara yang demokratis dalam era globalisasi ( Yuniarto,
2013)
Fenomena  demokrasi  ditandai  dengan  menguatnya kontrol masyarakat terhadap penyelenggaraan pemerintahan,  sementara  fenomena  globalisasi  ditandai dengan  saling  ketergantungan  antara  bangsa,  terutama dalam  pengelolaan  sumber-sumber  daya  ekonomi  dan aktivitas  dunia  usaha  (Heryanto,2014).  Penggunaan komputer pada instansi pemerintah saat ini juga semakin meningkat mengikuti zaman yang serba cangging diikuti dengan  penerapan  sistem  informasi  dalam  pekerjaan sehari-hari  (Sutabri,  2012).  Tidak  hanya  organisasi  saja yang  membutuhkan  sistem  informasi  melainkan  seluruh aspek  kehidupan  (Basrie  &  Yusnita,  2018)    termasuk Biro  Umum  Sekretariat  Daerah  Provinsi  Kalimantan Timur  didalam  pengelolaan  pelaporan  rekapitulasi pelaporan perjalanan dinas. Proses rekapitulasi perjalanan  dinas  pegawai  tersebut  membutuhkan infromasi  yang  selalu  up  to  date  dan  laporan-laporan yang akurat dan tepat waktu.
Oleh  karena  itu  dibutuhkan  sebuah  sistem  informasi yang  menggunakan  komputer  untuk  mengolah  data perjalanan  dinas  serta  rekapitulasinya.  Saat  ini  pada proses  laporan  rekapitulasi  perjalanan  dinas  masih dilakukan secara  manual dimana setiap pembuatan  surat tugas  dan  kuitansi  pembayaran  perjalanan  dinas  masih menggunakan  Microsoft  Excel,  sehingga  pelaporan  dan pembuatan surat tugas tidak bisa dikerjakan secara cepat, mudah dan kepala bagian cukup kesulitan untuk melihat pegawai yang telah melakukan perjalanan dinas. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi dapat mempermudah dan mempercepat proses pembuatan surat tugas  dan  rekapitulasi  perjalanan  dinas  serta  dapat mengurangi  tingkat  kesalahan  dalam  mengetik  sebuah nominal.
Berdasarkan permasalahan diatas, keberadaan Sistem Informasi  Administrasi  Perjalanan  Dinas  Pada  Kantor Gubernur  Provinsi  Kalimantan  Timur  Di  Biro  Umum Berbasis  Web  dapat  membantu  dalam  pembuatan  surat tugas  dan  pelaporan  perjalanan  dinas  secara  online sehingga  pekerjaan  dapat  berjalan  dengan  cepat,  tepat dan  akurat  serta  metode  sistem  ini  bisa  menggantikan sistem yang berjalan saat ini.

## 2. RUANG LINGKUP PROGRAM PENGABDIAN
Kegiatan pengabdian masyarakat difokuskan pada:
1. Pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas dan Rincian Biaya Perjalanan Dinas.
2. Pembuatan SPPD berdasarkan dari data pegawai, uang harian perjalanan dinas dan DPA.
3. Pembuatan Laporan Perjalanan Dinas, Perincian Biaya Perjalanan Dinas.
3. TAHAPAN KEGIATAN
z Model  Air  Terjun  ( waterfall ),  sering  juga  disebut model sekuensial linier (sequential linier) atau alur hidup klasik  ( Classic  Life  Cycle )  (Nugroho,  2009)).  Model  air terjun  menyediakan  pendekatan  alur  hidup  perangkat lunak  secara  sekuensial  atau  terurut  dimulai  dari Analisis, design ,  pengkodean,  pengujian,  implementasi atau pemeliharaan (Kusnandar, 2016).
Program  pengabdian  ini  dilaksanakan  melalui beberapa  tahapan  pengembangan waterfall sebagai berikut : 1. Tahapan  Analisis,  tahapan  ini  bertujuan  untuk memberikan gambaran tentang sistem yang diusulkan meliputi analisis data, analisis kebutuhan, dan analisis teknologi.  Tahapan  pengumpulan  data  menggunakan cara  pengamatan  langsung,  wawancara  dan  studi pustaka.
2. Tahapan Perancangan ( design) , tahapan ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem atau design tampilan pada  sistem  menggunakan UML ( Unified  Modeling Languange ). 3. Tahapan  Penulisan  Program  (Pengkodean),  tahapan ini  bertujuan  untuk  menerjemahkan design dalam bahasa  yang  bisa  dikenali  oleh  komputer.  Bahasa pemrograman  yang  dipakai  yaitu  PHP  dan database yang digunakan yaitu MySQL.
4. Tahapan  Pengujian,  Tahapan  ini  berfungsi  sebagai penguji pada sistem yang akan dibangun.
5. Tahapan Implementasi atau Maintenance , tahapan ini berfungsi  sebagai  penerapan  atau  pemeliharaan program secara berkala atau rutin

## 4. RANCANGAN SISTEM
Dari hasil analisis sistem maka didapatkan sebuah rancangan untuk desain dari sistem yang akan dibangun. Untuk  merancang  sebuah  sistem  digunakan  alat  bantu pengembangan sistem menggunakan UML dan Site map.
4.1 UML ( Unified Modeling Language ) UML adalah  bahasa  pemodelan  untuk  sistem  atau perangkat  lunak  yang  berparadigma  berorientasi  objek (Jogiyanto,  2010).  Pemodelan  ( modeling )  sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan- permasalahan  yang  kompleks  sedemikian  rupa  sehingga lebih  mudah  dipelajari  dan  dipahami.  UML  adalah sebuah  bahasa  yang  menjadi  standart  untuk  visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak.

## 4.1.1 Use Case Diagram
Untuk mengenal proses dari suatu sistem digunakan diagram use  case (gambar  1).  Dengan  diagram  use  case
ini  dapat  diketahui  proses  yang  terjadi  pada  aplikasi. Pada  gambar  1  dapat  dilihat  bahwa  untuk  mengakses website ada  3  level  yaitu  Admin,  User  dan  Super  User. Peran  utama  dalam  sistem  ini  yaitu  level  admin  yakni dapat  menginput,  menghapus  dan  mengubah  data perjalanan  dinas.  Pada  level  user  dan  Super  User  hanya dapat  melihat  tanpa  merubah  maupun  menghapus  data. Penginputan data dapat dilakukan melalui menu halaman Forms .

## Gambar 1. Use Case Diagram

## 4.1.2 Activity Diagram
Diagram  Hak  Akses  Admin  pada  gambar  2  dapat dilihat alur aktifitas yang terjadi saat mengakses halaman menggunakan  hak  akses  level  admin.  Admin  memilih “Form  Kode  Rekening”  pada  menu  navigasi  yang  telah disediakan.  Saat  memilih  Form  Kode  Rekening,  maka sistem  akan  langsung  menampilkan  beberapa  inputan yang harus di isi kedalam form tersebut.
Gambar 2 Activity Diagram Hak Akses Admin
Peran utama dalam sistem ini yaitu level admin yakni dapat  menginput,  menghapus  dan  mengubah  data perjalanan dinas. Untuk level user dan Super User hanya dapat  melihat  tanpa  merubah  maupun  menghapus  data. Penginputan data dapat dilakukan melalui menu halaman Forms.
Activity diagram hak akses super user pada gambar 3 dapat  dilihat  alur  aktifitas  yang  terjadi  saat  mengakses halaman  menggunakan  hak  akses  level  super  user.  Hak akses super user hanya dapat melihat data dan mencetak laporan  perjalanan  dinas  dalam  daerah  maupun  luar daerah.  Saat  berhasil  login,  halaman  utama  akan menampilkan  kondisi  penggunaan  biaya  perjalanan dinas,  sisa  dana  perjalanan  dinas  dan  grafik  perjalanan dinas tiap bulannya.
Gambar 3. Activity Diagram Hak Akses Super User
Pada  gambar  3  dapat  dilihat  proses  membuat  atau mencetak  laporan  perjalanan  dinas  bulanan  maupun tahunan.  Pada  menu  cetak  laporan  terdapat  beberapa pilihan  diantaranya  cetak  laporan  bulanan  dan  tahunan dalam  daerah,  cetak  laporan  bulanan  dan  tahunan  luar daerah  dan  serta  cetak  laporan  dalam  dan  luar  daerah bulanan maupun tahunan.
Activity diagram hak akses user pada gambar 4 dapat dilihat alur aktifitas yang terjadi saat mengakses halaman menggunakan hak akses level user. Hak akses user hanya dapat  melihat  data  perjalanan  dinas.  Saat  berhasil  login, halaman  utama  akan  menampilkan  kondisi  penggunaan biaya  perjalanan  dinas,  sisa  dana  perjalanan  dinas  dan grafik  data  perjalanan  dinas  tiap  bulannya.  Hak  akses user dapat melihat data – data perjalanan dinas dan dapat mengetahui status dari berkas yang telah diserahkan.
Gambar 4. Activity Diagram Hak Akses User

## 4.1.3 Class Diagram
Pada  gambar  5  menujukan  relasi  antar  tabel  dan view.  Pada  relasi  ini  tabel  SPPD  memberikan  relasi terhadap beberapa tabel
diantaranya tabel rincian_pesawat, rincian_darat, rincian_lumpsum, rincian_penginapan,  dan  tabel  total  lalu  di  berikan  tabel tambahan  yaitu  berupa  view_rincian  yang  berfungsi sebagai  penerima  data  –  data  yang  dikirimkan  lewat relasi yang sudah dibangun.
Pada  tabel  pegawai  berfungsi  sebagai  tempat penyimpanan  data  –  data  pegawai  dan  akan  di  relasikan atau  dihubungkan  ke  table  SPPD.  Pada  view_rincian tersebut berfungsi sebagai tempat mencetak rincian biaya per nomor SPPD.
4.2 Site Map
Dalam  menjelaskan  struktur  halaman website maka dibuatkan  sebuah  sitemap  untuk  lebih  memahami struktur dari halaman website itu sendiri. 1. Site Map Admin
Gambar 6. Site Map Admin
Site  map gambar  6  menjelaskan  bagaimana  struktur website jika  setelah login atau  masuk  kedalam  website dengan  menggunakan  hak  akases Administrator atau Admin.  Pada site  map ini  terdapat  beberapa  halaman utama  yaitu Forms, Data  –  Data, Form Cetak, Data Admin dan Checklist Data.

## 2. Site Map Super User
Gambar 7. Site Map Super User
Site  map gambar  7  ini  menjelaskan  bagaimana struktur  website  jika  setelah  login  atau  masuk  kedalam website  dengan  menggunakan  hak  akses  Super  User. Pada site map ini terdapat beberapa halaman utama yaitu Cetak,  Cek  Perjalanan  Dinas,  Daftar  Uang  Harian  dan Edit Password, Checklist Data.

## 3. Site Map Common User
Gambar 8. Site Map Common User
Site  map gambar  8,  menjelaskan  bagaimana  struktur website  jika  setelah  login  atau  masuk  kedalam  website dengan menggunakan akun user biasa. Pada site map ini terdapat  beberapa  halaman  utama  yaitu  Cek  Perjalanan Dinas, Daftar Uang Harian dan Edit Password.

## 5. IMPLEMENTASI KEGIATAN
Implementasi  program  merupakan  kelanjutan  dari tahap  perancangan  sehingga  sebuah  sistem  yang  nyata dan bisa digunakan seperti menbuat desain Form Sistem
Informasi.

## Gambar 9. Halaman Home
Pada  halaman home (gambar  9)  ini  merupakan halaman  utama  pada  Sistem  Informasi  Administrasi Perjalanan  Dinas  ini.  Pada  Halaman  utama  terdapat informasi – informasi tentang perjalanan dinas. Informasi yang  ditampilkan  berupa  data  –  data  dan  grafik  batang perjalanan  dinas  bulanan.  Pada  menu  home  terdapat beberapa navigasi menu dan sub menu.
Gambar 10. Halaman Form SPPD
Pada  halaman  ini  (gambar  10)  berfungsi  sebagai tempat  pembuatan  surat  perintah  perjalanan  dinas (SPPD).  Form  SPPD  digunakan  saat  nota  dinas persetujuan  diterima.  Data  dari  nota  dinas  persetujuan akan  dimasukan  kedalam  form  SPPD  untuk  dilakukan pencetakan  surat  perintah  perjalanan  dinas.  Pada  menu ini  dapat  mengisikan  nama  di  kolom  inputan  nama pegawai  dan  dapat  dicari  dengan  cara  menuliskan  nama dan memilih sesuai dengan pilihan. Pada kolom dari dan tujuan  dapat  mengisikan  tempat  kedudukan  dan  tempat tujuan perjalanan dinas.
Pada  kolom  tanggal  buat,  tanggal  pergi,  tanggal puang dapat di isikan dengan cara  memilih tanggal buat surat,  tanggal  pergi  dinas  dan  tanggal  pulang  dinas  dan akan  diakumulasikan  di  kolom  lama  secara  otomatis. Pada kolom beban anggaran dan mata anggaran dapat di isikan  sesuai  dengan  aturan  dari  DPA  (Dana  Pagu Anggaran) yang berlaku.

## Gambar 11. Halaman Form Pegawai
Pada  halaman form pegawai  (gambar  11)  berfungsi sebagai  tempat  memasukan  data  pegawai  kedalam database.  Penginputan  dilakukan  dengan  cara  mengisi sesuai dengan yang tertera di dalam form. Pada menu ini dapat mengisikan data – data pegawai yang belum masuk ke  dalam  sistem  administrasi  perjalanan  dinas  ini.  Pada kolom  nama  pegawai,  nip,  jabatan  dapat  mengisikan sesuai  dengan  nota  dinas  persetujuan  atau  sesuai  absen yang  ada  di  Biro  Umum.  Pencarian  berdasarkan  nama
lengkap  pegawai  dan  akan  menampilkan  NIP  secara otomatis.  Pada  kolom  bagian  dan  tingkat  perjalanan dinas  dapat  memilih  dan  disesuaikan  dengan  peraturan perjalanan dinas yang berlaku.
Gambar 12. Halaman Form Kode Rekening
Gambar  12  adalah  halaman  yang  berfungsi  sebagai tempat memasukan data kode rekening kegiatan kedalam database.  Penginputan  dilakukan  dengan  cara  mengisi sesuai dengan yang tertera di dalam form. Pada menu ini dapat mengisikan kode rekening kegiatan dan nama pptk (Pejabat  Pelaksana  Teknis  Kegiatan)  pada  kolom  nama pegawai sesuai dengan DPA (Dana Pagu Anggaran).
Gambar 13. Halaman Form Uang Harian
Pada  menu  ini  gambar  13  berfungsi  sebagai  acuan biaya  perjalanan  dinas  agar  dapat  menyesuaikan  jabatan dan golongan pegawai. Pada menu ini mengisikan kolom bagian  yang  di  isi  sesuai  dengan  tingkatan  perjalanan dinas.  Pada  menu  lumpsum  dalam  daerah,  luar  daerah dan  representatif  dapat  di  isi  sesuai  standar  biaya perjalanan  dinas  dalam  daerah  pada  buku  peraturan perjalanan dinas.

## Gambar 14. Halaman Data SPPD
Pada  halaman  gambar  14,  berfungsi  menampilkan data  –  data  yang  telah  di  input  di  form  SPPD.  Halaman ini  dapat  mengubah,  menghapus  dan  menambah  atau mengedit  rincian  biaya  dengan  menekan  tombol  “Rp”. Pada  tombol  hapus  atau  tombol  warna  merah  dapat menghapus  data.  Pada  tombol  biru  bagian  tengah berfungsi sebagai tempat mengubah data SPPD.

## Gambar 15. Halaman Ubah Data SPPD
Pada menu berfungsi sebagai tempat mengubah data SPPD (lihat gambar 15). Pada menu ini dapat mengubah nama  pegawai,  tempat  kedudukan,  tempat  tujuan, tanggal  buat,  tanggal  pergi,  tanggal  kembali,  beban anggaran, mata anggaran dan maksud atau dalam rangka kegiatan perjalanan dinas.

## Gambar 16. Halaman Rincian Biaya Transportasi Darat
Pada  halaman  (gambar  16)  ini  berfungsi  sebagai tempat  menginputkan  biaya  perjalanan  dinas  untuk transportasi  darat.  Terdapat  3  (tiga)  baris  sebelah  kiri berfungsi sebagai uraian dari kwitansi transportasi dan 3 (tiga) baris sebelah kanan berfungsi sebagai nominal dari kwitansi transportasi.

## Gambar 17. Halaman Info Data Pegawai
Pada  halaman  gambar  17,  berfungsi  sebagai  tempat melihat  data  pegawai  secara  individu.  Pada  halaman  ini dapat  menampilkan  pegawai  yang  telah  melakukan perjalanan dinas dan dapat melihat status berkas.

## Gambar 18. Halaman Data Rekening
Pada halaman data rekening (gambar 18) menampilkan  data  –  data  dari  rekening  yang  telah  di input  di  Form  Kode  Rekening.  Pada  halaman  ini  dapat mengubah  dan  menghapus  data.  Pada  menu  ini  terdapat dua  tombol  yaitu  merah  dan  biru.  Pada  tombol  merah
berfungsi  untuk  menghapus  data  kode  rekening  dan tombol biru dapat mengubah data kode rekening.

## Gambar 19. Halaman Ubah Data Rekening
Pada halaman di gambar 19, berfungsi sebagai tempat mengubah  data  rekening  perjalanan  dinas  atau  kegiatan perjalanan  dinas.  Pada  kolom  PPTK  mengisikan  nama dari  pejabat  yang  bertanggung  jawab  atas  kegiatan  atau kode  rekening  sesuai  pada  DPA  (Dana  Pagu  Anggaran) yang ada.

## Gambar 20. Halaman Cetak SPPD
Pada  halaman  ini  dapat  dilihat  tampilan  saat mencetak  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  (SPPD)  lihat gambar 20), berfungsi sebagai bukti dan surat melakukan perjalanan dinas.
Gambar 21. Halaman Cetak Rincian Biaya
Gambar  21  menampilkan  halaman  yang  dapat memperlihatkan  rincian  biaya  perjalanan  dinas,  terlihat total  keseluruhan  pada  1  pegawai  saat  melakukan perjalanan dinas.

## 6. KESIMPULAN
Berdasarkan  uraian  diatas,  maka  kesimpulan  dari pogram  pengabdian  masyarakat  ini  yaitu,  telah dibangunnya  Sistem  Informasi  Administrasi  Perjalanan Dinas Pada Kantor Gubernur Provinsi Kalimantan Timur di  Biro  Umum  dapat  menyimpan  data  yang  lebih  aman, mudah dan dapat diakses melalui jaringan internet.
Dengan  sistem  ini  dapat  memberikan  kemudahan dalam  pembuatan  laporan  perjalanan  dinas  bulanan maupun  tahunan,  serta  dapat  mencetak  surat  perjalanan dinas  dengan  mudah.  Sistem  Informasi  Administrasi Perjalanan  Dinas  Pada  Kantor  Gubernur  Provinsi Kalimantan Timur di Biro Umum dengan  menggunakan bahasa pemrograman html, php dan css dapat menangani dalam  hal  proses  administrasi  perjalanan  dinas  di  Biro Umum.  Website  ini  dapat  memberikan  informasi  yang penting  dalam  hal  biaya  perjalanan  dinas.  Memberikan informasi  mengenai  sisa  dana  perjalanan  dinas,  grafik perjalanan dinas bulanan serta informasi pagu perjalanan dinas di Biro Umum.

## 7. SARAN
Diharapkan dikegiatan berikutnya dapat mengembangkan  dalam  bentuk  tampilan,  pembuatan laporan  dan  pemberian  informasi  yang  lebih  detail  dan dapat mengembangkan membuat aplikasi yang terhubung  langsung  ke  database  pada  bendahara pengeluaran dalam hal pembayaran perjalanan dinas.

## 8. DAFTAR PUSTAKA
Basrie,  B.,  &  Yusnita,  A.  2018.  Membangun  Sistem Infromasi  E-learning  Perkuliahan  STMIK  Wicida Samarinda. Sebatik, 20(1), 10-14.
Heryanto,  Y.  2014.  Implementasi  Good  Governance Terhadap Peningkatan Pelayanan Publik di Indonesia. Jurnal Logika, 12(3), 23-40.
Jogiyanto,  H.  M.  2017.  Analisis  dan  Desain  (Sistem Informasi  Pendekatan  Terstruktur  Teori  dan  Praktek
Aplikasi Bisnis). Penerbit Andi. Kusnandar, K. 2016. Rancang Bangun & Analisis Sistem Sistem Informasi Perpustakaan Menggunakan Model Waterfall (Studi Kasus: STMIK WICIDA Samarinda). Sebatik, 16(1), 16-25. Nugroho, A. 2009. rekayasa perangkat lunak menggunakan UML dan JAVA. Penerbit Andi.
Sutabri,  T.  2012.  Konsep  Sistem  Informasi.  Penerbit
Andi.
Yuniarto,  B.  2013.  Membangun  Kesadaran  Warga Negara  dalam  Pelestarian  Lingkungan.  Deepublish.
, Samarinda, 75123