## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA PONDOK PESANTREN PEMBANGUNAN SUMUR BANDUNG
Elsa Eliana 1 , Myrna Dwi Rahmatya 2
Prodi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
1 Email: elsaeliana23@gmail.com
2 Email: myrna@email.unikom.ac.id

## ABSTRACT
This  study  aims  to  build  an  administrative  information  system  design  at  Bandung  Sumur Development  Boarding  School.  The  system  approach  method  used  is  a  structured  method  using DFD.  The  results  of  this  study  are  administrative  applications  at  the  Bandung  Pembangungan Sumur  Islamic  Boarding  School.  Administrative  activities  at  the  Pesantren  Pembangunan  Sumur Bandung have not been well organized and managed. Data relating to administration has not been well integrated so that the available data is subject to redundancy and invalid. This will also have an impact on reporting and the quality of the report itself. Therefore, designing this administrative information  system  can  improve  the  effectiveness  of  administrative  performance.  The administration has become more organized and well managed. Data will be centralized, so it can minimize  data  redundancy  and  report  quality  can  be  better  than  before.  This  web-based information system can be accessed anywhere.

## 1. Pendahuluan
Administrasi merupakan kegiatam dari kelompok yang mengadakan kerjasama untuk meyelesaikan tujuan bersama. Umumnya administrasi terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha kecil maupun besar [1].
Administrasi memiliki karakteristik diantaranya ialah merupakan rangkaian kegiatan penataan, dilakukan sekelompok orang dan merupakan usaha kerja dari sekelompok orang yang mempunyai tujuan yang ingin dicapai [1].
Adminitrasi  bertujuan  meningkatkan  efisiensi,  efektivitas  dan  produktivitas  kerja  dalam  suatu kelompok  atau  organisasi.  Oleh  karena  itu,  administrasi  memiliki  peranan  penting  dalam organisasi, termasuk dalam lembaga pendidikan.
Salah  satu  lembaga  pendidikan  yang  terdapat  di  Bandung  ialah  Pondok  Pesantren  Sumur Bandung.  Dalam  kegiatan  administrasinya  belum  melibatkan  sistem  informasi.  Data  keuangan terkait  pembayaran  uang  pendaftaran  dan  pembayaran  asrama  tersimpan  pada  beberapa  media, seperti  media  kertas  sebagai  arsip  dan  komputer  pada  aplikasi  pengolah  angka  ( work  sheet ). Penyimpanan yang tidak tertata dengan baik akan rawan terhadap kehilangan dan kerusakan data, khusunya yang berbentuk dokumen/arsip.
Data  tersebut  juga  tidak  hanya  tersimpan  pada  satu  orang  melainkan  pada  beberapa  staf admisnitrasi. Hal ini dapat mengakibatkan data redudansi, yang memungkinkan data menjadi tidak valid.  Data  yang  tidak  valid  akan  berpengaruh  pada  proses  pembuatan  laporan  keuangan. Pengecekkan data keuangan perlu dilakukan untuk memastikan validitas data.
Tentunya  pengecekkan  ini  membutuhkan  waktu.  Bila  terjadi  kesalahan  dalam  pengecekkan dapat menghasilkan laporan dengan kualitas yang kurang baik. Adapun penelitian terdahulu terkait sistem informasi administrasi yang dilakukan oleh Windi Tiana Gilda menghasilkan sebuah sistem informasi administrasi keuangan pada Pos PAUD Sekarwangi.  Sistem informasi tersebut meliputi iuran  bulanan,  biaya  pendaftaran,  pembiayaan  inventaris,  pemberian  donasi  dan  kas  [2].  Sistem informasi yang dirancang berbasis desktop dengan sistem client-server .
Perkembangan teknologi saat ini menuntut kemudahan akses dimanapun berada. Maka dari itu, sistem  informasi  administrasi  yang  akan  dirancang  berbasis web sehingga  dapat  diakses  staf
administrasi dimanapun berada demi tercapainya tujuan administrasi, yaitu efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja.

## 2. Kajian Pustaka
Sistem  adalah  gabungan  komponen  yang  saling  berkaitan  menjadi  satu  kesatuan  dalam menjalankan  proses  untuk  mencapai  tujuan  [3].  Informasi  adalah  sebuah  data  yang  diproses  atau data yang memiliki arti setelah diolah sehingga berguna bagi yang menerima [4].
Sistem  informasi  merupakan  gabungan  dari  komponen  dalam  suatu  organisasi  yang  berkaitan dengan  proses  membuatan  dan  aliran  informasi  [4].  Administrasi  adalah  aktivitas  dari  suatu organisasi atau kelompok yang melakukan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama [5].
Pondok  pesantren  adalah  institusi  pendidikan  di  bidang  agama  dimana  didalamnya  terjadi hubungan  komunikasi  antara  kyai  dan  ustad  sebagai  pengajar  dan  santri  selaku  murid  yang dilaksanakan di lingkungan asrama (pondok) untuk mempelajari ilmu keagamaan [6].
Sistem Informasi Administrasi adalah gabungan dari komponen yang saling berhubungan dalam melakukan  proses  pencatatan,  pengaturan,  pengalokasian  suatu  kegiatan  dengan  mengunakan sarana perlengkapan dan peralatan yang ada untuk mencapai tujuan tertentu.

## 3. Metode Penelitian
Penelitian  dilakukan  di  Pondok  Pesantren  Pembangunan  Sumur  Bandung.  Metode  pendekatan sistem  yang  digunakan  ialah  metode  terstruktur.  Metode  pengembangan  sistem  yang  digukanan, yaitu  waterfall.  Waterfall  memiliki  5  tahapan:  analisis  kebutuhan,  desain  sistem,  implementasi, testing dan maintenance [7] .
Pada  tahap  analisis  kebutuhan,  data  yang  digunakan  ialah  data  pendaftar  calon  santri,  data pembayaran asrama, data pembayaran pendaftaran dan laporan keuangan.
Hasil analisis digambarkan dengan sebuah tools, yaitu Diagram Konteks dan DFD.

## 4. Hasil & Pembahasan
Entitas  yang  terlibat  dalam  rancangan  sistem  ini,  yaitu  calon  santri,  bagian  pendaftaran,  admin, ketua, dan bendahara. Dokumen yang digunakan sebagai bahan analisis, ialah formulir pendaftaran, laporan pendaftaran santri, daftar persyaratan pendaftaran, kwitansi pembayaran pendaftaran ulang, kartu iuran bulanan BMMD dan laporan keuangan.
Berdasarkan  analisis  terhadap  dokumen-dokumen  tersebut  dan  analisi  prosedur  yang  berjalan maka disusunlah rancangan prosedur yang diusulkan.
A. Prosedur Pendaftaran Santri
1. Bagian pendaftaran menyerahkan formulir pendaftaran ke calon santri.
2. Calon santri mengisi formulir pendaftaran.
3. Calon  santri  menyerahkan  formulir  pendaftaran  yang  sudah  terisi  kepada  bagian pendaftaran.
4. Bagian  pendaftaran  akan  menginput  data  pendaftaran  santri  baru,  data  ayah,  data  ibu dan data wali  ke dalam database sistem informasi administrasi.
5. Bagian  pendaftaran  mencetak  laporan  pendaftaran  santri  baru  dan  diserahkan  kepada ketua.
B. Prosedur Pendaftaran Ulang
1. Calon  santri  menyerahkan  data  persayaratan  seperti fotocopy ijazah,  SKHUN,  rapor terakhir, Surat Tanda Kelulusan, Akta Kelahiran, KTP orang tua dan Kartu Keluarga ke Bagian Tata Usaha.
2. Bagian Tata Usaha akan memeriksa kelengkapan data persyaratan. Jika tidak lengkap maka  akan  dikembalikan  dan  jika  sudah  lengkap  maka  bagian  tata  usaha  akan menginput  data  santri  serta  data  pendaftaran  ulang  ke  database  sistem  informasi administrasi.
3. Bendahara menginput data pembayaran daftar ulang ke database.
4. Bendahara akan mencetak kwitansi
5. Bendahara akan memberikan kwitansi dan kartu iuran bulanan BMMD diserahkan ke calon santri.
6. Calon santri menerima kwitansi dan kartu iuran bulanan BMMD.
C. Prosedur Pembayaran Asrama
1. Santri menyerahkan kartu iuran bulanan bulanan BMMD kepada bendahara.
2. Bendahara akan mengisi data pembayaran ke kartu iuran bulanan BMMD.
3. Bendahara akan menginputkan data pembayaran dari kartu iuran bulanan BMMD yang telah di isi.
4. Bendahara menyerahkan kembali kartu iuran bulanan BMMD yang telah di isi ke santri
5. Bendahara mencetak laporan keuangan pembayaran asrama dan diserahkan ke ketua.
6. Ketua menerima laporan keuangan pembayaran asrama.
Prosedur  tersebut  kemudian  digambarkan  aliran  datanya  dalam  diagram  konteks  dan  DFD. Diagram  konteks  menggambarkan  secara  umum  data  yang  masuk  ke  dalam  dan  ke  luar  sistem, termasuk  entitas  luar  yang  terlibat  dengan  sistem.  Diagram  konteks  yang  diusulkan  seperti  pada gambar 1.
Gambar  1. Diagram Konteks
Diagram  konteks  kemudian  dijabarkan  kembali  menjadi  DFD,  dengan  membagi  proses berdasarkan  proses  yang  ada  dalam  sistem.  Terdapat  3  buah  proses,  yaitu:  pendaftaran  santri, pendaftaran ulang dan pembayaran asrama (lihat gambar 2).
Gambar  2 DFD Level 1
Ketiga  proses  tersebut  kemudian  dijabarkan  kembali  masing-masing  prosesnya  seperti  terlihat pada  gambar  3.  DFD  Level  2  Proses  1  menggambarkan  detail  aliran  data  pada proses  satu,  yaitu pendaftaran santri.
Gambar  3 DFD Level 2 Proses 1
Pada  DFD  Level  2  Proses  2  menggambarkan  aliran  data  pada  proses  pendaftaran  ulang  santri (lihat gambar 4).
Gambar  4 DFD Level 2 Proses 2
DFD level 2 proses 3 menggambarkan aliran data pada proses pembayaran asrama (lihat gambar 5).

## Gambar  5 DFD Level 2 Proses 3
Berdasarkan  analisis  aliran  data  yang  mengalir  pada  DFD,  berikut  ini  adalah  rancangan  basis data  sistem  informasi  administrasi  Pondok  Pesantren  Pembangunan  Sumur  Bandung:  (lihat gambar 6)

## Gambar  6 Rancangan tabel
Berdasarkan  rancangan  DFD  dan  tabel  di  atas,  dirancanglah  sebuah  aplikasi  sistem  informasi administrasi berbasis web. Halaman data pendaftaran santri baru seperti pada gambar 7.
Sedangkan pada gambar 8 terdapat halaman data santri. Data santri pada halaman ini ialah santri yang telah diterima di Pondok Pesantren Pembangunan Sumur Bandung.
Gambar  7. Halaman Data Pendaftaran Santri Baru
Gambar  8. Halaman Data Santri
Proses selanjutnya ialah administrasi pembayaran pendaftaran ulang. Form pembayaran pendaftaran ulang terlihat pada gambar 9.
Data pembayaran daftar ulang yang telah tersimpan akan dapat dilihat pada halaman data pembayaran ulang pada gambar 10.
Gambar  10. Halaman Data Pembayaran Pendaftaran Ulang
Gambar  9. Halaman Pembayaran Pendaftaran Ulang

## 5. Kesimpulan
Perancangan  sistem  informasi  administrasi  pada  Pondok  Pesantren  Pembangunan  Sumur Bandung  dapat  terselesaikan.  Rancangan  sistem  informasi  ini  dapat  membantu  kinerja administrasi  dan  tentunya  dapat  menigkatkan  efeisensi  dan  efektivitas.  Dampak  lainnya  ialah dengan  data  yang  terintegrasi  maka  akan  meminimalisir  redudansi  data  dan  kualitas  laporan akan menjadi lebih baik. Rancangan sistem informasi ini berbasis web agar memudahkan akses data dimanapun berada berbeda dengan penelitian terdahulu yang berbasis desktop .

## 6. Daftar Pustaka
[1]  Karyana.  Ayi,  Enceng  dan  Darmanto,  “Pengantar  Ilmu  Administrasi”,  1 st Ed,  Tangerang Selatan, Universitas Terbuka, 2014.
[2]  Gilda.  Windi  Tiana,  “Sistem  Informasi  Administrasi  Keuangan  pada  Pos  PAUD Sekarwangi Informasi”, Bandung, UNIKOM, 2011.
[3]  Sutarman, “Pengantar Teknologi Informasi”, Yogyakarta, Bumi Aksara, 2009.
[4]  Yakub, "Pengantar Sistem Informasi", Yogyakarta, Graha Ilmu, 2012.
[5]  Karyana. Ayi, Enceng dan Darmanto,"Pengantar Ilmu Administrasi", Tanggerang Selatan, Universitas Terbuka, 2014.
[6]  Maksum, "Pola Pembelajaran di Pesantren", Jakarta, Departemen Agama RI, 2003.
[7]  Afrizal.  Yasmi,  Wahyuni  dan  Rauf  Fauzan,  ”Rekayasa  Perangkat  Lunak Software Engineering ", Bandung, Unikom Pers, 2014.