## PROTOTIPE  SISTEM PERSONAL ASSISTANT
UNTUK KETUA PROGRAM STUDI BERDASARKAN ANALISA TERHADAP PROSES PERSIAPAN AKREDITASI
Peti Savitri 1 , Hanhan H. Solihin 2 , Riska Rahayu 3 , Muhammad Rosyid Arifin 4 1,2 Program Studi Sistem Informasi, 3,4 Program Studi Teknik Informatika Universitas Sangga Buana YPKP petisavitri@gmail.com 1 , hanhan.hanafiah@yahoo.com 2 , rriska851@gmail.com 3 , blackgearflash@gmail.com 4

## ABSTRAK
Artikel ini merupakan hasil penelitian awal dari proyek pembangunan sebuah Sistem Personal Assistant Ketua Program Studi yang bertujuan untuk: menghasilkan sebuah rancangan atau desain prototipe sistem personal assistant bagi ketua program studi sebagai pemanfaatan dari borang isian akreditasi progam studi yang selalu dipersiapkan  secara  periodik  ketika  melakukan  akreditasi  atau  reakreditasi  program  studi,  membantu  ketua program  studi  melakukan  pengelolaan  program  studi  sekaligus  memonitoring  dan  mengevaluasi  capaian program studi yang dipimpinnya, dan membantu mempersiapkan pengajuan akreditasi kembali secara cepat. Analisa  dan  desain    menggunakan  metode  berorientasi  objek  dengan  bantuan Visual Paradigm ,  sedangkan prototipe  dengan  teknik digital  mockup dibuat  melalui software Justinmind .    Penelitian  ini  menghasilkan sebuah prototipe sistem Personal Assistant dalam bentuk konsep dan digital mock up .
Kata Kunci : prototipe, personal assistant, akreditasi, program studi .

## I. PENDAHULUAN
Akreditasi  merupakan  salah  satu  bentuk  sistem  jaminan  mutu  eksternal  yaitu  suatu  proses  yang  digunakan lembaga yang berwenang dalam memberikan pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk melakukan kegiatan tertentu [2].  Berdasarkan definisi tersebut sudah barang tentu perangkat penilaian untuk suatu proses akreditasi seperti borang isian yang menjadi format baku dalam akreditasi adalah hal yang sangat  ideal  dijadikan  sebagai  acuan  bagi  seorang  pimpinan  program  studi  dalam  melaksanakan  tugas  dan tanggung  jawabnya.   Karena  pada akhirnya  sebuah  program  studi  akan  dinilai  bagus  atau   tidaknya  dari isi yang ada di dalam borang sebagai perangkat penilaian.
Semestinya kegiatan mempersiapkan akreditasi atau reakreditasi sebuah program studi merupakan hal yang  dapat  dilakukan  dengan  mudah  karena  pada  dasarnya  semua  yang  dilaporkan  dalam  borang akreditasi adalah kegiatan historis suatu prodi, namun pada kenyataannya dari hasil survey yang telah dilakukan hampir semua responden menjawab terdapat kesulitan dalam  melakukan proses akreditasi. Seperti dapat dilihat pada gambar 1,  berdasarkan hal-hal teknis penyebab kesulitan melakukan proses akreditasi, secara teknis yaitu:
1. Kurangnya  sisi  pengetahuan,  pengalaman,  dan  kemampuan  terhadap  pekerjaan  anggota  tim dalam penyusunan borang akreditasi
2. Data yang ada tidak memenuhi kriteria untuk mendapatkan nilai ideal
3. Dokumen yang dibutuhkan tidak ada atau sedikit
4. Pengadaan kelengkapan dokumen harus disesuaikan untuk memenuhi kriteria nilai ideal
5. Dan lain-lain
Dari 36 lembar quesioner yang dijawab oleh responden didapat informasi pada tabel 1 sebagai berikut:
Tabel 1. Sebaran Quesioner Penyebab Teknis
Penyebab Teknis kesulitan melakukan akreditasi % Yang Memilih dari 36 Responden 1. Kurangnya sisi pengetahuan, pengalaman, dan kemampuan 25%
terhadap pekerjaan anggota tim dalam penyusunan borang akreditasi 2. Data yang ada tidak memenuhi kriteria untuk mendapatkan nilai ideal 30% 3. Dokumen yang dibutuhkan tidak ada atau sedikit 23% 4. Pengadaan kelengkapan dokumen harus disesuaikan ntuk memenuhi kriteria nilai ideal 20% 5. lain-lain 2%
Gambar 1. Sebaran Quesioner Penyebab Teknis
Sedangkan untuk penyebab non teknis dari kesulitan melakukan proses akreditasi/reakreditasi ditanyakan lima poin berikut:
1. Tingkat kerjasama dalam tim kurang
2. Tidak adanya dukungan dari Pimpinan
3. Tidak adanya dukungan dari staf administrasi terkait
4. Tidak adanya penghargaan yang memadai
5. Lain-lain:
Dari 36 lembar quesioner yang dijawab oleh responden didapat informasi pada tabel 1 sebagai berikut:
Tabel 2. Sebaran Quesioner Penyebab Non Teknis Penyebab Non Teknis kesulitan melakukan akreditasi % Yang Memilih dari 36 Responden 1. Tingkat kerjasama dalam tim kurang 36% 2. Tidak adanya dukungan dari Pimpinan 9% 3. Tidak adanya dukungan dari staf administrasi terkait 9% 4. Tidak adanya penghargaan yang memadai 36% 5. lain-lain 10%
25% 30% 23% 20% 2% Penyebab Teknis Kesulitan pada Saat Penyusunan Borang Akreditasi 1 2 3 4

## Gambar 2. Sebaran Quesioner Penyebab Non Teknis
Dari uraian tersebut muncullah gagasan dibuatnya sebuah sistem personal assistant yang dapat digunakan oleh seorang ketua program studi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya yang sebagian besar sebenarnya sudah dapat dirujuk dari borang isian akreditasi program studi.
Dengan  dibangunnya  sistem  ini,  bahkan  seorang  dosen  yang  baru  pertama  kali  memangku  jabatan  sebagai ketua  program  studi  pun  dapat    dengan  mudah  mengetahui  apa  yang  harus  dilakukan,  dimonitoring  dan dipersiapkan untuk membawa program studi yang dipimpinnya menjadi lebih berkualitas. Dan tanpa disadari sebenarnya apa yang dikerjakan oleh ketua program studi melalui sistem personal asisten ini nantinya pun akan menuju persiapan proses akreditasi kembali (lihat gambar 1), sehingga proses akreditasi  akan menjadi kegiatan yang sewajarnya dilalui tanpa harus menjadi momok yang mengganggu aktifitas sehari-hari mereka.
Gambar 3. Siklus Sistem Personal Assistant (SPA) Ketua Program Studi
Secara  umum  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah:  1)  Menghasilkan  sebuah  rancangan  atau  desain prototipe  sistem  personal  asisten  bagi  ketua  program  studi  sebagai  pemanfaatan  dari  borang  isian akreditasi  progam  studi  yang  selalu  dipersiapkan  secara  periodik  ketika  melakukan  akreditasi  atau reakreditasi  program  studi.  2)  Membantu  ketua  program  studi  melakukan  pengelolaan  program  studi sekaligus  memonitoring  dan  mengevaluasi  capaian  program  studi  yang  dipimpinnya.    3)  Membantu mempersiapkan pengajuan akreditasi kembali secara cepat.
Sedangkan Manfaat yang akan didapat dari penelitian ini adalah: 1). Dari rancangan prototipe hasil penelitian ini  dapat  dimanfaatkan  oleh  setiap  program  studi  di  manapun  di  Indonesia  sebagai  standar  kerja  mereka, sehingga  seorang  ketua  program  studi  yang  belum  berpengalaman  sama  sekali  pun  dapat  dengan  mudah mengetahui apa yang harus dia lakukan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.  2) Hasil penelitian ini  juga  dapat  dimanfaatkan  sebagai  alat  pendukung  bagi  ketua  program  studi  dalam  pengajuan  akreditasi, terlebih lagi akreditasi secara online.

## II. METODE PENELITIAN
Dalam  proses  pembangunannya, pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini menggunakan teknik berikut:  1)  Studi  pustaka  (literatur),  Teknik  ini  dilakukan  untuk  mendapatkan  data  mengenai  akreditasi  dan prosesnya, langkah-langkah yang harus dilakukan dalam embuat sebuah prototipe, dan konsep dasar mengenai sistem  personal  assistant.  2)  Observasi  (pengamatan),  teknik  ini  dilakukan  dalam  mengamati  aktifitas  yang dilakukan oleh seorang ketua program studi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. 3) Kuisioner, teknik  ini  dilakukan  untuk  mengetahui  pendapat  para  dosen  baik  sebagai  pejabat  ketua  program  studi  atau bukan yang pernah terlibat dalam proses akreditasi program studi.
Metoda pengembangan sistem yang digunakan adalah metode prototipe. Dalam pelaksanaannya, lamgkah atau tahapan  yang  dilakukan  adalah  sebagai  berikut:  1)  Analisa  sistem,  pada  tahap  ini  dilakukan  penguraian kebutuhan untuk sebuah prototipe, menganalisa konsep prototipe yang akan dirancang serta dibangun sesuai
36% 9% 9% 36% 10% Penyebab Non Teknis Kesulitan pada Saat Penyusunan Borang Akreditasi 1 2 3 4 Outcome Analisa terhadap borang isian AKREDITASI SPA KAPRODI
pengaturan  jadwal.  2)  Desain  sistem,  merupakan  tahap  penerapan  hasil  analisa  menjadi  sebuah  rancangan secara  konseptual  yang  nantinya  dianggap  sebagai  blue  print  sistem  personal  assistant.  3)  Implementasi, merupakan  tahapan  dimana  blue  print  dari  sistem  yang  dihasilkan  di  tahap  desain  sistem,  diubah  menjadi sebuah  prototipe  melalui teknik  digital  mockup  menggunakan  software  pendukung.  4).  Pengujian  Prototipe, pengujian prototipe dilakukan berdasarkan konsep yang terdapat dalam interaksi manusia komputer.

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan  analisa  terhadap  prosedur  dan  dokumen  yang  digunakan  sebagai  alat  bantu  proses  melakukan akreditasi atau reakreditasi yang dilakukan di lingkungan prodi baik jenjang S1 maupun Diploma, dibuatlah perancangan  konseptual  menggunakan  metoda  berorientasi  objek  dengan  diagram  yang  terdapat  di  dalam Unified Modeling Language (UML) yaitu use case diagram dan class diagram.

## Diagram Use Case
Use case diagram merupakan diagram yang memperlihatkan fungsi-fungsi utama sistem yang akan dibangun sebagai sebuah proses bisnis secara umum. Berikut ini use case diagram yang sudah dibangun untuk sistem Personal  Asistant  Kaprodi  (lihat  gambar  4).    Diagram  use  case  terdiri  dari  aktor  dan  use  case  serta  garis penghubung sebagai relasi baik antar aktor dengan use case maupun antar use case dengan use case.  Aktor sebagai pelaku yang nantinya mengakses fungsi pada sistem Personal Asistant Kaprodi adalah:
1. Ketua Program Studi (Kaprodi)
2. Sekretaris Program Studi (Sekprodi)
3. Tata Usaha Program Studi  (TU Prodi)
Salah satu Aktor tersebut dapat melakukan atau memberikan aksi sistem terhadap use case berikut:
1. Login
2. Kelola Visi dan Misi
3. Kelola Tata Pamong
4. Kelola Kemahasiswaan
5. Kelola SDM (Sumber Daya Manusia)
6. Kelola Kurikulum
7. Kelola Proker dan RAB
8. Kelola PPM & Kerjasama
9. Kelola Dokumen
Use case - use case tersebut mewakili fungsi-fungsi utama sistem yang berhubungan dengan tujuh standar yang ada di borang akreditasi. Borang masih mengacu kepada borang standar tujuh, karena standar sembilan belum diberlakukan.
Gambar 4. Diagram Use Case Sistem Personal Asistant Kaprodi
Diagram Class
Diagram  class  merupakan  diagram  statis  yang  menggambarkan  hubungan  antar  class  yang  terdapat  dalam sistem.  Diagram  class  yang  dirancang  Untuk  Sistem  Personal  Assistant  Kaprodi  dapat  digambarkan  seperti pada gambar 5.
Gambar 5. Diagram Class Sistem Personal Asistant Kaprodi
Design Fisik Sebuah Prototipe Sistem Personal Assistant
Setelah  secara  konsep  dirancang,  dengan  menggunakan digital mockup maka  dibuatlah  desain fisiknya. Software yang  digunakan  untuk  digital  mockup  adalah Justinmind  prototyper .  Beberapa hasil desain dapat terlihat pada gambar di bawah ini yaitu :
1. Fungsi  pengelolaan  visi  dan  misi  sebagai  perwakilan  standar  ke  satu  dalam  borang  akreditasi (contoh dapat terlihat pada gambar 9).
2. Fungsi  pengelolaan  tata  pamong  sebagai  perwakilan  standar  ke  dua  dalam  borang  akreditasi (contoh dapat terlihat pada gambar 10).
3. Fungsi  pengelolaan  kemahasiswaan  sebagai  perwakilan  standar  ke  tiga  dalam  borang  akreditasi (contoh dapat terlihat pada gambar 11).
4. Fungsi  pengelolaan  sumber  daya  manusia  sebagai  perwakilan  standar  ke  empat  dalam  borang akreditasi (dapat terlihat pada gambar 12).
5. Fungsi  pengelolaan  kurikulum  sebagai  perwakilan  standar  ke  lima  dalam  borang  akreditasi (contoh desain dapat terlihat pada gambar 13).
6. Fungsi pengelolaan pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi sebagai perwakilan standar ke enam dalam borang akreditasi (contoh desain dapat terlihat pada gambar 14). Fungsi ini  dibuat  untuk  dimanfaatkan  juga  oleh  Kaprodi  sebagai  rencana  dan  anggaran  program  kerja kaprodi dalam mengelola program studi untuk setiap periode.
7. Fungsi  pengelolaan  penelitian,  pengabdian  kepada  masyarakat,  dan  kerja  sama  sebagai perwakilan  standar  ke  enam  dalam  borang  akreditasi  (contoh  desain  dapat  terlihat  pada  gambar 15).
8. Fungsi  dokumentasi  (dapat  dilihat  pada  gambar  16),  fungsi  ini  dibuat  untuk  melengkapi  proses persiapan akreditasi atau reakreditasi dari sisi penyimpanan dokumen atau arsip yang mendukung setiap standar dalam borang.

## 1. Fungsi Kelola Visi dan Misi
Gambar 6. Fungsi Kelola Visi dan Misi
2. Fungsi Kelola Tata Pamong
Gambar 7.  Fungsi Kelola Tata Pamong
3. Kelola Kemahasiswaan
Gambar 8. Fungsi Kelola Kemahasiswaan – Profil Mahasiswa
4. Kelola SDM (Sumber Daya Manusia)
Gambar 9. Fungsi Kelola SDM –Dosen
5. Kelola Kurikulum
Gambar 10. Fungsi Kelola Kurikulum – Struktur Kurikulum
6. Kelola Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, Serta Sistem Informasi
Gambar 11. Fungsi Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, Serta Sistem Informasi
7. Kelola PPM & Kerjasama
Gambar 123. Fungsi Kelola Kelola PPM & Kerjasama – Penelitian
8. Kelola Dokumen

## Gambar 13. Fungsi Kelola Dokumen

## IV. KESIMPULAN
Setelah  melalui  tahap  analisa  terhadap  borang  akreditasi  sebagai  media  utama  proses  melakukan akreditasi atau reakreditasi, maka didapatlah simpulan sebagai berikut:
Dihasilkan  sebuah  prototipe  sistem  personal  asistant  bagi  ketua  program  studi  dalam  bentuk  digital mockup yang dibangun menggunakan alat bantu bernama Justinmind Prototyper 8.0.0. Sehingga hasil rancangan ini memberikan gambaran bagi ketua program studi melakukan pengelolaan program studi sekaligus  memonitoring  dan  mengevaluasi  capaian  program  studi  yang  dipimpinnya,  dan  membantu mempersiapkan pengajuan akreditasi kembali secara cepat.

## Saran
Untuk  dihasilkan  sebuah  prototipe  sistem  personal  asistant  kaprodi  yang  sempurna  maka  perlu dilakukan lebih lanjut hal-hal berikut:
Penghalusan  kebutuhan  dari  sisi  kebutuhan  prodi  yang  belum  terfasilitasi  dalam  rancangan. Mengimplementasikan  prototipe  ke  dalam  rangkaian  baris  program  sehingga  dapat  menjadi  sebuah perangkat lunak yang benar-benar dapat diaplikasikan oleh kaprodi dalam kegiatannya.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] -, Being a personal assistant . Skills for Care, 2015.
[2] https://www.duniadosen.com/manfaat-akreditasi-dari-ban-pt/ ;  diakses  tanggal  20  April  2017: 19:29 wib
[3] Human-Computer Interaction ; Alan Dix, Janet Finlay, Gregory Abowd, dan Russell Beale; third edition, 1993, Prentice Hall.
[4] http://sevima.com/pentingnya-akreditasi-bagi-perguruan-tinggi/;  diakses  tanggal  5  Juni  2017: 22:11 wib