TRANSFORMTIKA , Vol.19, No.1, July 2021, pp. 64 - 73 ISSN: 1693-3656, journals.usm.ac.id/index.php/transformatika
◼ page 64

## Online Based Thesis Guidance Application For Informatics Students During Pandemic
Latius Hermawan 1 , Maria Bellaniar Ismiati 2 1 Musi Charitas Catholic University / Informatics Bangau Street No. 60 Palembang, +62711 366326, e-mail: tiuz.hermawan@ukmc.ac.id
2 Musi Charitas Catholic University / Information System Bangau Street No. 60 Palembang, +62711 366326, e-mail: bella @ukmc.ac.id

## ARTICLE  INFO
Article history:
Received 26 January 2021 Received in revised form 29 July 2021 Accepted 29 July 2021 Available online 31 July 2021

## ABSTRACT
The Ministry of Education and Culture (Kemendikbud) issued Circular Letter Number 15 of 2020 concerning Guidelines for Organizing Learning from Home in an Emergency for the Spread of Covid- 19.  This  causes  the  learning  process  that  should  be done face-to-face, being changed to online. Students must study from home and carry out the online thesis guidance  process. Some of the difficulties experienced  by  students  during  direct  mentoring, namely  the  difficulty  of  meeting  lecturers  who  are busy teaching or doing assignments from institutions, besides that students who come from outside the city have to go back and forth just to meet the supervisor.. One of the ways to solve this problem is by applying technology.    Currently  there  is  web  technology  that can be used to easily develop applications, namely the concept of a framework approach. With the existence of  an  online-based  application  which  is  the  role  of current technological developments, it will make the thesis  guidance  process  carried  out  by  lecturers  and students more flexible. Students are able to carry out the guidance process anywhere and anytime.
Keywords: guidance, website, document, task

## 1. Pendahuluan
Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan  (Kemendikbud)  mengeluarkan  Surat  Edaran Nomor 15 Tahun 2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pembelajaran Dari Rumah Pada Saat Darurat Penyebaran Covid-19. Staf Ahli Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan, Chatarina Muliana Girsang menyampaikan Surat Edaran Nomor 15 ini untuk Penguatan Surat Edaran Menteri Pendidikan  dan  Kebudayaan  Nomor  4  Tahun  2020  Tentang  Penyelenggaraan  Pendidikan  Pada Masa  Darurat  Penyakit  Virus  Corona  [5].  Hal  ini  menyebabkan  proses  pembelajaran  yang seharusnya  dilakukan  secara  tatap  muka,  berubah  menjadi  online.  Ada  beberapa  dampak  yang terjadi  akibat  peraturan  tersebut,  salah  satunya  adalah  pendidikan  tinggi  sedalam-dalamnya [3][6][10]. Mahasiswa harus belajar dari rumah dan melakukan proses bimbingan skripsi secara online. Beberapa kesulitan yang dialami mahasiswa pada saat bimbingan langsung yaitu sulitnya menemui  dosen  yang  sedang  sibuk  mengajar  atau  mengerjakan  tugas  dari  institusi,  selain  itu mahasiswa dari luar kota harus bolak-balik hanya untuk menemui dosen pembimbing. 13][3]. Para dosen  juga  mengalami  kesulitan  dalam  memantau  status  bimbingan  mahasiswa  karena  harus
merekapitulasi satu persatu dan terkadang ada beberapa mahasiswa yang tidak aktif dalam status bimbingannya  sudah  berada  di  luar  kampus  atau  sudah  bekerja  [6][7].  Salah  satu  cara  untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan penerapan teknologi.
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi khususnya di bidang teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan [11][12]. Perkembangan teknologi komputer membutuhkan kemampuan sumber daya manusia untuk dapat menguasai dan mengikuti perkembangan teknologi komputer. Teknologi informasi berkembang sangat pesat salah satunya  teknologi  web.  Saat  ini  terdapat  teknologi  web  yang  dapat  digunakan  untuk mengembangkan aplikasi dengan mudah dengan konsep pendekatan framework [1][2][9]. Dengan adanya aplikasi berbasis online yang menjadi peran perkembangan teknologi saat ini akan membuat proses  bimbingan  skripsi  yang  dilakukan  dosen  dan  mahasiswa  bisa  lebih  fleksibel.  Mahasiswa mampu  melakukan  proses bimbingan  dimanapun  dan  kapanpun.  Dosen  yang  membimbing juga bisa membantu bimbingan mahasiswa dengan mudah tanpa takut tertular virus corona. Penularan virus  corona  yang  sedang  berlangsung  juga  dapat  dikendalikan  dengan  menerapkan  pembinaan secara online, sehingga proses pendidikan juga dapat terus berjalan.
Berdasarkan  permasalahan  tersebut,  peneliti  akan  membangun  sebuah  aplikasi  berbasis online  dengan  judul  “Aplikasi  Bimbingan  Skripsi  Berbasis  Online  Untuk  Mahasiswa  Selama Pandemi”  untuk  membantu  menyelesaikan  permasalahan  tersebut  di  Universitas  Katolik  Musi Charitas yang juga menerapkan proses belajar dari rumah.

## 2. Research Method
Dalam  mengumpulkan  data-data  yang  dibutuhkan  untuk  pengembangan  sistem  Informasi Bimbingan Skripsi, metode yang digunakan yaitu :

## Pengamatan
Metode Observasi Observasi merupakan varian dari pengumpulan data pilihan metode, yang memiliki  karakteristik  metodologis  yang  kuat.  Metode  observasi  tidak  hanya  proses  mengamati kegiatan  dan  pencatatan,  tetapi  juga  observasi  memudahkan  kita  untuk  memperoleh  informasi tentang dunia di sekitar kita. Metode observasi dapat diintegrasikan dengan metode lain, sehingga tingkat ketelitiannya dapat diperhatikan.

## Studi Dokumentasi
Studi  Dokumentasi  adalah  sejenis  teknik  pengumpulan  data,  dengan  kemampuan mengumpulkan  dan  menganalisis  literatur,  baik  literatur  tertulis,  gambar,  karya  maupun  bentuk elektronik.  Kemudian  menganalisis,  membandingkan  dan  menggabungkan  (mensintesis) dokumen-dokumen yang diperoleh menjadi suatu kajian yang sistematis, komprehensif dan utuh.
Jika  mahasiswa  telah  memenuhi  persyaratan,  penanggung  jawab  rencana  studi  dapat memperoleh sistem yang sedang berjalan sebelum mengajukan judul makalah yang diajukan oleh mahasiswa  selama  pandemi  dan  proses  bimbingan  esai.  Sistem  mendaftarkan  makalah  judul mahasiswa  dan  melampirkan  makalah  yang  disarankan  dengan  mengisi  formulir.  Menyerahkan surat-surat yang diperlukan. Kemudian, jika judul “mahasiswa” disetujui oleh penanggung jawab rencana studi, mahasiswa tersebut akan diberitahukan dalam bentuk usulan jadwal sidang. Dalam proses  penyelesaian  dan  pemantauan  penulisan  esai,  mahasiswa  didampingi  oleh  pembimbing. Pembimbing setiap mahasiswa ditunjuk oleh penanggung jawab rencana studi.
Pembinaan  skripsi  harus  diselesaikan  secara  tatap  muka  antara  tutor  dan  mahasiswa,  yang hanya  bisa  dilakukan  di  kampus.  Ketika  social  distancing  saat  ini  melindungi  tubuh  dari  virus corona, proses yang dipandu oleh skripsi ini tidak bisa berjalan mulus. Oleh karena itu, kendala ini akan menimbulkan permasalahan dalam penulisan skripsi yang tidak dapat segera diselesaikan.
Kegiatan  penelitian  ini  akan  dilaksanakan  dalam  waktu  satu  semester.  Secara  keseluruhan, kegiatan penelitian akan dibagi menjadi lima tahapan penelitian. Berikut ini adalah uraian singkat dari masing-masing tahapan penelitian dengan menggunakan model waterfall.

## Gambar 1. Waterfall Process
1. Tahap I : Pada tahap ini akan dilakukan identifikasi kebutuhan secara lebih mendalam. Hasil yang  diharapkan  dari  tahapan  ini  adalah  daftar  identifikasi,  baik  kebutuhan  fungsional  maupun nonfungsional.
2. Tahap II : Berdasarkan identifikasi kebutuhan yang telah dibuat, pada tahap ini akan dilakukan analisis  terhadap  perangkat  lunak  yang  akan  dibangun.  Hasil  analisis  berupa  perangkat  lunak pemodelan yang siap untuk dirancang. Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram akan menjadi salah satu acuan dalam pembuatan aplikasi ini.
3. Tahap III : Model perangkat lunak yang telah dibuat pada tahap II akan diterjemahkan ke dalam desain  perangkat  lunak  yang  siap  untuk  dikodekan  dengan  bahasa  pemrograman  HTML,  CSS, PHP, MySQL, Javascript.
4. Tahap IV : Pada tahap ini akan dilakukan pengkodean perangkat lunak. Hasil dari kegiatan ini adalah sebuah software berupa website. Website yang sudah di generate akan dicocokkan kembali sesuai kebutuhan untuk mengatasi masalah tersebut.
5.  Tahap  V  :  Pada  tahap  ini  akan  dilakukan  pengujian  website  terhadap  pengguna  aplikasi. Pengguna adalah mahasiswa tingkat akhir yang akan mengerjakan skripsi.

## Data Flow Diagram
Diagram konteks ini menggambarkan aliran data dari kesatuan luar ke dalam sistem, secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks sistem informasi bimbingan skripsi berbasis web dapat dilihat pada gambar berikut [8]. ERD merupakan diagram untuk menggambarkan rancangan konsep  dari  model  konseptual suatu basis  data relasional.  Menurut [8] Entity  Rational  Diagram menggambarkan  makna  dari  aspek-aspek  data  seperti  bagaimana  entitas,  atribut  dan  relasinya disajikan. Gambar 2 merupakan diagram entitas rasional dari sistem informasi panduan tugas akhir.
Gambar 2. Data Flow Diagram
Database Relationship
Gambar 3. Database Relationship
3. Hasil dan Pembahasan
Tampilan Awal Aplikasi

## Gambar 4. Tampilan Login
Gambar  di  atas  menunjukkan  halaman  awal  dari  aplikasi  yang  telah  dibuat.  Aplikasi  ini merupakan  halaman  login  untuk  semua  pengguna  aplikasi  mulai  dari  Admin,  Ketua  Program  Studi, Dosen Pembimbing dan Mahasiswa.  Setiap akun harus memasukan username dan password agar dapat menggunakan  aplikasi  ini  sesuai  dengan  hak  akses  masing-masing.    Pada  awalnya  admin  akan membuatkan  akun  untuk  setiap  pengguna  dari  aplikasi.    Sistem  akan  mengecek  apakah  data  yang dimasukan benar, jika benar maka pengguna dapat masuk ke sistem, jika salah, maka pengguna tidak dapat masuk ke sistem atau mengecek kesalahan masukan pada username ataupun password.

## Bagian Admin – Tambah Data Mahasiswa

## Gambar 5. Bagian Admin – Tambah Data Mahasiswa
Gambar diatas menunjukkan halaman awal admin yang berfungsi untuk menambah mahasiswa yang  akan  menjalani  proses  skripsi  di  kampus.  Komponen  yang  diinput  mulai  dari  NIM, NamaMahasiswa dan KontakMahasiswa.  Data tersebut akan membuat mahasiswa dapat login ke sistem untuk proses pengajuan skripsinya.

## Bagian Mahasiswa – Notifikasi Status Proposal Skripsi

## Gambar 6. Bagian Mahasiswa – Notifikasi Status Proposal Skripsi
Gambar di atas menunjukkan halaman awal mahasiswa yang digunakan untuk melihat semua informasi yang berkaitan dengan skripsi mulai dari pengajuan proposal, bimbingan hingga jadwal sidang skripsi. Pengumuman  disini  adalah  hasil  dari  inputan  admin  dan  dosen  pembimbing  yang  telah  menyetujui proposal skripsi tersebut.
Bagian Mahasiswa – Detil Notifikasi Status Pengajuan Proposal Skripsi
Gambar 7. Bagian Mahasiswa – Detil Notifikasi Status Pengajuan Proposal Skripsi
Gambar di atas menunjukkan halaman awal mahasiswa yang digunakan untuk melihat semua informasi yang berkaitan dengan bimbingan skripsi mulai dari pengajuan proposal yang dilakukan oleh mahasiswa, bimbingan yang dilakukan mahasiswa ke dosen secara daring hingga laporan proposal dan skripsi yang telah disetujui oleh semua dosen pembimbing dan menunggu jadwal untuk sidang akhir skripsi.  Hal ini akan mempermudah proses penyelesaian proses skripsi dimasa pandemi.

## Bagian Mahasiswa – Pengajuan Proposal Ke Kaprodi

## Gambar 8. Bagian Mahasiswa – Pengajuan Proposal Ke Kaprodi
Gambar di atas menunjukkan halaman awal mahasiswa yang berfungsi untuk mengajukan ide skripsi  yang  ditujukan  kepada  Ketua  Program  Studi  untuk  disetujui  dan  diberikan  oleh  dosen pembimbing.    Mahasiswa  akan  melakukan upload berkas  proposalnya  dengan  format  doc/pdf,  yang selanjutnya akan dilakukan proses upload data ke sistem, sehingga nantinya dosen pembimbing dapat melihat proposal skripsi secara lengkap dari awal hingga proses revisi proposalnya.

## Bagian Kaprodi - Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi

## Gambar 9. Bagian Kaprodi - Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi
Gambar  di  atas  menunjukkan  halaman  kepala  Program  Studi  dengan  Gagasan  Skripsi  yang sebelumnya diajukan oleh Mahasiswa. Jika diterima, Ketua Program Studi dapat segera memberikan catatan  dan  menentukan pembimbing  sesuai  program  studi. Jika  ditolak,  Ketua  Program  Studi  dapat menekan tombol Tindakan dan memilih untuk menolak Proposal Ide Skripsi. Hasil dari proses ini akan langsung  ditampilkan  ke  mahasiswa  yang  dituju,  mahasiswa  akan  menerima  notifikasi  pada  akun mahasiswa setelah login.

## Bagian Pembimbing – Pembimbingan Skripsi Nahasiswa

## Gambar 10. Bagian Pembimbing – Pembimbingan Skripsi Nahasiswa
Gambar  di  atas  menunjukkan  halaman  awal  bimbingan  belajar  yang  digunakan  untuk melakukan bimbingan skripsi dengan mengunduh laporan yang di upload mahasiswa dan selanjutnya memasukkan  catatan  setelah  proses  membaca  laporan  yang  diunduh  dan  mengunggah  file  yang diperlukan.  Setelah  selesai,  setiap  dosen  pembimbing  dapat  menyetujui  proposal  dan  skripsi  dengan menekan tombol yang telah disediakan.  Dosen pembimbing dapat melakukan proses ini secara berulang hingga  proposal ataupun  skripsi  sudah  dianggap layak untuk diselesaikan.  Hasil  dari  proses ini  akan langsung  ditampilkan  ke  mahasiswa  yang  dituju,  mahasiswa  akan  menerima  notifikasi  pada  akun mahasiswa setelah login.

## Pengujian Aplikasi ke Pengguna
Pengujian  beta  adalah  pengujian  yang  dijalankan  secara  objektif  dimana  aplikasi  diuji langsung  ke  pengguna  yang  relevan  [5].  Pengujian  dilakukan  dengan  menyebarkan  kuesioner kepada 25 orang yang diwawancarai. Narasumber tes adalah mahasiswa dan dosen terkait dalam kegiatan  bimbingan  pekerjaan  rumah  akhir.  Dengan  mengajukan  beberapa  pertanyaan  sesuai dengan  aspek.  Tanggapan  responden  untuk  semua  aspek  memenuhi  standar  yang  sesuai  yang ditunjukkan  pada  Tabel  3.1.  (Informasi:  5  =  Sangat  Baik,  4  =  Baik,  3  =  Cukup,2  =  Buruk,  1  = Sangat Kurang).
Table 1. Beta Testing No Aspek Komunikasi Visual Skor 1  Skor 2 Skor 3 Skor 4 Skor 5  Total 1 Tampilan Aplikasi 0 0 4 15 6 25 2 Tampilan Menu Aplikasi 0 1 6 16 2 25 3 Huruf Mudah Dibaca 0 0 3 13 9 25 4 Kombinasi Warna 0 0 10 10 5 25 5 Respon Aplikasi Sesuai Input 0 0 3 10 12 25 Aspek Fungsionalitas 1 Kinerja Aplikasi Saat Berjalan 0 0 5 12 8 25 2 Kinerja Sistem Notifikasi 0 0 6 16 3 25 3 Kinerja Aplikasi Menangani Manajemen Data 0 0 1 22 2 25 Aspek RPL 1 Kemudahan Menjalankan Aplikasi 0 0 1 12 12 25 2 Kompabititas Aplikasi 0 0 7 10 8 25 3 Kelancaran Menjalankan Aplikasi 0 0 3 10 12 25 4 Kemudahan Mengakses Fitur 0 0 1 13 11 25
5 Kenyamanan Menggunakan Aplikasi 0 0 0 20 5 25
Pada Tabel 3.1 dapat ditemukan informasi, antara lain: 1. Jumlah skor untuk setiap responden: - Skor maksimum = 65 (5 x 13 item), - Skor minimum = 13 (1 x 13 item),
- Skor median = 39 (3 x 13 item),
- Skor kuartil I = 26 (2 x 13 item), - Skor kuartil III = 52 (4 x 13 item)
2. Total skor untuk semua responden: - Maksimum = 1625 (25 x 65), - Minimum = 325 (25 x 13), - Median = 975 (25 x 39), - Kuartil I = 650 (25 x 26), - Kuartil III = 1300 (25 x 52)
Data  yang  diperoleh  dari  hasil  pengujian  dengan  kuesioner  diukur  dengan  skala  Likert's  Summated Rating  (LSR).  Metode  LSR  digunakan  untuk  mengukur  sikap,  opini  dan  persepsi  seseorang  atau sekelompok orang tentang fenomena sosial [8]. Interpretasi dari skor total adalah:
- 1300 < Skor <= 1625, artinya sangat positif (aplikasi dinilai berhasil) - 975 < Skor <= 1300, yang artinya positif (aplikasi dinilai cukup berhasil) - 650 < Skor <= 975, artinya negatif (permohonan dinilai kurang berhasil) - 325 < Skor <= 650, artinya sangat negatif (aplikasi tidak berhasil) Hasil penelitian dengan skor 1343 yang berada pada rentang sangat positif, sehingga aplikasi dinyatakan berhasil

## Testing Program
Table 3.2. Testing Table No. Komponen Uji Hasil Seharusnya Hasil Pengujian 1 Halaman Login Pengguna mampu login sesuai dengan hak akses Terpenuhi 2 Halaman Mahasiswa Tampil Informasi mengenai Perkembangan Skripsi Terpenuhi 3 Halaman Mahasiswa Mahasiswa mampu melihat proses pembimbingan. Terpenuhi 4 Halaman Mahasiswa Mahasiswa mampu Upload proposal dan laporan Skripsi dan melihat jadwal sidang Terpenuhi 5 Halaman Mahasiswa Mahasiswa mampu mengusulkan Ide Skripsi Terpenuhi 6 Halaman Mahasiswa Mahasiswa mampu mencetak kartu bimbingan Terpenuhi 7 Halaman Pembimbing  Dosen mampu memberikan catatan pembimbingan Terpenuhi
8
Halaman Pembimbing  Dosen mampu  menyetujui laporan proposal/skripsi Terpenuhi 9 Halaman Kaprodi Kaprodi Mampu melihat Usulan Ide Skripsi Mahasiswa Terpenuhi 10 Halaman Kaprodi Kaprodi Mampu menyetujui Usulan Ide Skripsi Mahasiswa dan Menentukan Dosen Pembimbing Terpenuhi 11 Halaman Kaprodi Kaprodi Mampu membuat jadwal sidang proposal dan Skripsi Terpenuhi 12 Halaman Kaprodi Kaprodi mampu melihat proses pembimbingan seluruh mahasiswa yang aktif skripsi Terpenuhi 13 Halaman Admin Menambah mahasiswa yang akan skripsi Terpenuhi 14 Halaman Admin Menambah daftar dosen yang akan membimbing skripsi Terpenuhi 15 Halaman Admin Menambah daftar fakultas dan program studi yang ada Terpenuhi 16 Halaman Admin Menyesuaikan Kaprodi pada setiap fakultas Terpenuhi

## 4. Kesimpulan
Secara umum aplikasi yang dibuat sudah berjalan dengan baik, dibuktikan dengan kuisioner yan gtelah diisi oleh responden. Tampilan dan fungsionalitas aplikasi juga dapat berjalan dengan baik untuk  melakukan  proses  pengajuan,  pembimbingan  proposal  dan  skripsi  dengan  baik,  sehingga dapat mempermudah mahasiswa dan dosen pembimbing serta kaprodi. Adanya sistem bimbingan skripsi berbasis online akan membantu mengurangi dampak kontak fisik di masa pandemi seperti ini. Sistem ini memiliki user-interface yang cukup menarik dan mudah digunakan.

## References
[1] Betha Sidik. “Pemrograman Web Dengan PHP”. 2012. Informatika,. Bandung.
[2] Dipanegara,  A.  "Langsung  Jago  Bikin  Website-Gratis  Dengan  Web".  2011.  Agogos Publishing, Jakarta.
[3] Dwiyani,  A.  “Perancangan  Sistem  Pendukung  Bimbingan  Online  Tugas  Akhir  Mahasiswa Program  Studi  Teknik  Informatika,  1-5”.  2013.  Justin  (Jurnal  Sistem  Dan  Teknologi Informasi) Universitas Tanjungpura
[4] Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta.
[5] Kemdikbud.  "Kemendikbud  Terbitkan  Pedoman  Penyelenggaraan  Belajar  Dari  Rumah". 2020. Kemdikbud : Jakarta
[6] Nugroho,  K.  "Rancang  Bangun  Aplikasi  Mobile  Bimbingan  Dan  Monitoring  Tugas  Akhir (Studi Kasus Stikes Estu Utomo Boyolali)". 2017. INFOKAM No.II Th.XIII/September/2017
[7] Patimah,  S.  "Aplikasi  Manajemen  E-Skripsi  Online  (Studi  Kasus  Prodi  Sistem    Informasi Universitas Islam Indragiri)". 2017. Jurnal Sistem Informasi Universitas Islam Indragiri
[8] Pressman, Roger S. “Software Engineering : A Practitioner's Approach. (7th. Edition)”. 2010. New York: Mcgraw-Hill Higher Education.
[9] Riehle,  D.  “Framework  Design:  A  Role  Modeling  Approach”.  2000.  Ph.D.  Thesis,  No. 13509.Zürich, Switzerland, Eth Zurich.
[10] Salamah, I. "Aplikasi Bimbingan Tugas Akhir Menggunakan Notifikasi Berbasis Android". 2019. Jurnal Media Informatika Budidarma No.3 Vol.3, Juli 2019
[11] Setiawan, R. "Implementasi Sistem Pengelolaan Skripsi Online Pada Program Studi Teknik Informatika". 2017. Prosiding Snatif Ke-4 Tahun 2017
[12] Utariani.  "Monitoring  Bimbingan  Skripsi  Online  Pada  Sekolah  Tinggi  Manajemen Informatika Dan Komputer (Stmik) Palangka Raya". 2018. Stmik Palangka Raya
[13] Wijaya, L. "Rancang Bangun Aplikasi Bimbingan Skripsi Berbasis Web Mobile". 2019. Jurnal Teknologi Informasi Mura Vol 11 No.02, Desember 2019