## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRACER STUDY PADA UNIVERSITAS BANTEN JAYA
Sutanto 1 , Widyawati 2 , Firhan Adnan Denoor 3 Program Studi Teknik Informatika Universitas Banten Jaya sutanto.ligar@unbaja.ac.id 1 , widyawati@unbaja.ac.id 2 , firhanadnan@gmail.com 3

## Abstract
Banten  Jaya  University  is  a  tertiary  institution  located  in  Serang  City,  Banten  Province. Which  has  three  faculties  including  education,  computer  science  and  engineering.  In  a university,  information  about  alumni  data  is  needed,  starting  from    the    department, graduation   year,    place  of  work  and   other  information related to the alumni. Tracer Study  is  useful  as  a  link  between  universities  and  the  business  world  and  industry.  The tracer  study  process  at  Banten  Jaya  University  is  still  not  optimal,  because  the  data collection  is  still  done  manually  by  distributing  questionnaires  to  alumni  and  lack  of information dissemination to alumni, because it is limited only through social media. This is why the information system Tracer Study is built using the PHP programming language and MySQLi as the database, to collect alumni information. This information system  uses web-based  technology  and  the  waterfall  method  in  the  development.  From  the  results  of testing  this  system  is  in  accordance  with  the  algorithm  that was made,users can fill out questionnaires  online,  see other  alumni information, and  managing  job  openings,  as  well as  displaying  graphs  of  alumni  who  had  worked  after  graduation  and  the  number  of graduates each year .
Keyword : alumni, information systems, tracer study, web

## PENDAHULUAN
Universitas Banten Jaya (UNBAJA) merupakan salah satu Perguruan Tinggi Swasta  yang  ada  di  Kota  Serang,  Banten.  Universitas  Banten  Jaya  secara  resmi didirikan    tepatnya    pada    tanggal    2  Agustus    2011    melalui    SK    Mentri Pendidikan  Nasional  Republik  Indonesia  No  158/E/O/2011  yang  diselenggarakan oleh  Yayasan  Banten  Jaya  Berkarakter.  Universitas  Banten Jaya  dipimpin  oleh rektor  Dr.  Sudaryono  SP,  S.Pd,  M.Pd  yang  memiliki  3 Fakultas dan 13 Program Studi.  Dalam  lima  tahun  terakhir  tahun  terakhir  Universitas  Banten  Jaya  telah berhasil menghasilkan ribuan lulusan yang sudah bekerja di instansi pemerintahan, perusahaan swasta, pabrik, dan instansi lainnya.
Salah  satu  kriteria  yang  menjadi  tolok  ukur  keberhasilan  pendidikan  yang diselenggarakan perguruan tinggi  adalah  tingkat  keberhasilan  mahasiswa setelah lulus  dan  berada  di  dunia  kerja. Tracer  Study dapat  digunakan  untuk  mengetahui keberhasilan  proses  pendidikan  terhadap  anak  didiknya.  Berdasarkan  wawancara
dengan  kepala  bagian  kemahasiswaan  Universitas  Banten  Jaya  masalah  yang dialami pada saat pendataan alumni adalah masih menggunakan cara konvensional dengan  menyebarkan  formulir tracer study kepada lulusan  pada saat acara  wisuda atau  ketika  sedang  berlangsung  sebuah event yang    melibatkan    alumni,    dan penyebaran    informasi    masih    terbatas  dengan  grup  media  sosial.  Dengan  sistem seperti itu memiliki beberapa kelemahan  diantaranya  sulit  mendapatkan feedback dari    alumni,    kesulitan  untuk  memperoleh  informasi  alumni  dan  lowongan pekerjaan,  respon  yang  kurang  jika  melalui  grup  media  sosial  dan  tidak terinstegrasi dengan pihak dari lembaga  resmi,  serta  rawan  kerusakan  dan  kotor pada  berkas  yang  berupa kertas.
Berdasarkan kendala yang didapat pada saat proses pendataan alumni, maka dibuatlah  sarana  untuk  mendapatkan  data  alumni  dengan  menggunakan  teknologi website. Dengan  teknologi website pendataan  alumni  akan  lebih  mudah,  murah, mempersingkat  waktu,  dan  pengelolaan  data  yang  lebih  terorganisir  dibandingkan dengan  sistem  yang  masih  menggunakan  cara  konvensional  yang  belum terorganisir dengan baik. Penggunaan website untuk mendapatkan data alumni juga harus  diuji kelayakanya agar  sistem dapat digunakan  secara  layak  oleh  pengguna. Ada  beberapa  cara  metode  pengujian software dalam menetapkan kelayakan suatu software,  dalam  hal  ini  penulisan  menggunakan  metode black  box dan menggunakan metode waterfall dalam pengembangan sistemnya.

## A. Tinjauan Pustaka
Pada  penelitian  ini  akan  dibahas  tentang  siklus  dari  proses Tracer  Study di Universitas Banten Jaya yang dalam rancangananya akan dibagi dua user, yaitu admin  dan  alumni,  untuk  dua  level  user  tersebut  mempunyai  wewenang mengendalikan modul maisng-masing antara lain adalah pengelolaan program studi, pengelolaan fakultas, pengelolaan alumni, pengelolaan user, pengelolaan agenda,  pengelolaan  berita,  pengelolaan  lowongan  pekerjaan,  pengelolaam kuesioner,  update  biodata,  pengisian  quesioner,  mengelola  lowongan pekerjaan, menampilkan agenda, berita dan statistik.
Metode  yang digunakan  adalah  penelitian deskriptif, sedangkan dalam rangka pengembangan aplikasi menggunakan metode Rapid Aplication Development. Sedangkan  untuk  melakukan  perancangan  system  software  bantu  yang
digunakan  adalah  PHP  dengan  DBMSnya  adalah  MySQL  berbasis  Client Server.
B. Tujuan Penelititian
1) Mempermudah  dalam  penelusuran  alumni  serta  mendapatkan  pangkalan data alumni perguruan tinggi.
2) Mempermudah  berbagi  informasi  dalam  menciptakan  dan  meperkuat jaringan alumni Perguruan Tinggi.

## C. Manfaat Penelitian
Bagi  Perguruan  Tinggi  dengan  adanya  system  tracer  studi  maka pengelolaan  serta  penelusuran  alumni,  dengan  data  yang  akuntabel  bisa didapatkam  dengan  waktu  yang  bsai  direncanakan,  sehingga  pengambailan keputusan  dengan  mempettimbangan  pendapat  dari  alumni  bisa  secepatnya diputuskan.  Selain  hal  tersebut  akan  mendukung  dalam  pengisian  boring akreditasi baik alumni maupun pengguna lulusan;

## METODE PENELITIAN
Sumber  data  dan  informasi  penelitian  ini  diperoleh  dengan  menggunakan metode  tertentu  dan  dipilah  berdasarkan  jenis  data  yang  diperlukan.    Sumber  data primer:
1. Wawancara:  teknik  pengumpulan  data  dengan  melakukan  tanya  jawab  secara lisan  dengan  orang  orang  yang  berhubungan  langsung  dengan  penelitian. Mengumpulkan data dan menggali informasi dengan mengajukan tanya jawab secara lisan kepada Kabag Kepegawaian.
2. Observasi:  kegiatan  mempelajari  suatu  gejala  dan  peristiwa  melalui  upaya mengamati  dan  mencatat  data  atau  informasi  secara  sistematis.  Obeservasi yang  dilaksanakan  dalam  penelitian  ini  adalah  observasi  langsung  karena diadakan  pengamatan  langsung  ke  lapangan  untuk  memperoleh  data  atau informasi  yang  akurat  mengenai  sistem  informasi Tracer  Study di  Uiversitas Banten Jaya.
3. Sumber data sekunder: data yang diambil dari suatu sumber dan biasanya data tersebut  sudah  dikompilasi  lebih  dahulu  oleh  instansi  atau  yang  mempunyai data.  Adapun  metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam  sumber  data
sekunder  ini  adalah  dokumentasi,  dalam  metode  dokumentasi  data  yang diperoleh berasal dari Kabag Kemahasiswaan Universitas Banten Jaya.
Dalam pembuatan sistem informasi, perlu digunakan suatu metodologi yang dapat  digunakan  sebagai  pedoman  bagaimana  dan  apa  yang  harus  dikerjakan selama  pembuatan  sistem;  antara  lain,  metode  pendekatan  sistem  dan pengembangan  sistem.  Dalam  penelitian  ini  metode  pendekatan  sistem  yang digunakan  ialah  metode  pendekatan  terstruktur  dan  untuk  mengembangkan  sistem informasinya menggunakan metode pengembangan waterfall.
Pendekatan  terstruktur  dilengkapi  alat  bantu  ( tools )  seperti  Flow  Map, Diagram  Konteks,  Data  Flow  Diagram  (DFD),  Umified    Modelling  Language, Kamus  Data,  Normalisasi,  Tabel  Relasi,  Entity  Relationship  Diagram  (ERD),  dan teknikteknik  yang  dibutuhkan  dalam  pengembangan  sistem,  sehingga  hasil  akhir dari  sistem  yang  dikembangkan  akan  diperoleh  sistem  yang  strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
Metodologi  pengembangan  waterfall  terdapat  5  (lima)  tahapan  untuk mengembangkan  suatu  perangkat  lunak.  Kelima  tahapan  itu  tersusun  dari  atas  ke bawah,  diantaranya  Analisis,  Design,  Coding,  Testing,  dan  Maintenance.  Konsep dari  metode  ini  adalah  melihat  bagaimana  suatu  masalah  secara  sistematis  dan terstruktur dari atas kebawah seperti yang dijelaskan pada Gambar di bawah ini
Gambar 1. Lima Tahapan Waterfall
a. Pengujian Software
Pengujian  software  adalah  cara  untuk  menguji  perangkat  lunak,  mempunyai mekanisme  untuk  menentukan  data  uji  yang  dapat  menguji  perangkat  lunak
secara  lengkap  dan  mempunyai  kemungkinan  tinggi  untuk  menemukan kesalahan.
Pengujian  software  adalah  cara  atau  teknik  untuk  menguji  perangkat  lunak, mempunyai  mekanisme  untuk  menentukan  data  uji  yang  dapat  menguji perangkat  lunak  secara  lengkap  dan  mempunyai  kemungkinan  tinggi  untuk menemukan kesalahan.
Pengujian blackbox berusaha menemukan kesalahan dalam kategori:
• Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang,
• Kesalahan interface,
• Kesalahan dalam struktur data atau akses basisdata eksternal,
• Validitasi fungsional,
• Inisialisasi dan kesalahan terminasi.
• Batasan dari suatu data
b. Analisa Sistem yang Berjalan
1. Analisa Prosedur yang berjalan
Analisa  secara  prosedur  dilakukan  dengan  menganalisa  prosedur  atau  sub aktivitas pada yang nantinya akan manejadi usecae pada UML diagramnya. Dari  sudut  pandang  user  yang  menggunakan  akan  dibagi  menjadi  2  yaitu admin (pihak Kampus) dan user (alumni).
2. Evaluasi Sistem yang berjalan
Setelah  dilakukan  penelitian  dengan  melakukan  analisa  terhadap  sistem yang berjalan baik secara dokumen maupun Prosedur maka berikut adalah evaluasi terhadap permasalahan sistem yang ada :
No Masalah Solusi 1 Metode  Penelusuran  alumni yang belum mampu merepresentasikan informasi secara uptodate Disusun  sustu  Sistem  Informasi dengan  yang  mampu  menyajikan informasi  secara  uptodate  semua data  terkait  dengan  alumni  untuk keperluan  administrative  maupun pendukung kebijakan pengambilan keputusan 2 Pengambilan keputusan terkait  dengan  kebijakan alumni    yang  tidak    bisa dilakukan  karena  data  dasar tidak uptodate

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Perancangan Sistem
Sebelum  dilakukan  Perancangan  atau  Design  terhadap  Tracer  Study  di Unievrsitas Banten Jaya, maka perlu dimodelkan terlebih alur dari Bisnis Proses yang  terjadi  pada  Bagian  Survei.  Mengingat  rancangan  proses  yang  akan dilakukan  adalah  secara  Online,  maka  pemodelan  yang  dilakukan  adalan menggunakan  Unified  Modelling  Language  (UML).  Dengan  bentuk  disgram sebagai berikut :
Gambar 2. Usecase Diagram Sistem Informasi Tracer Study

## B. Class Diagram
Gambar 3. Class Diagram Sistem Informasi Tracer Study

## C. Perancangan Database
Gambar 4. Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Tracer Study

## D. Perancangan Antarmuka
Perancangan  antar  muka  adalah  merupakan  tahapan  desain  sistem  yang mempertimbangkan  kemudahan  user  dalam  menggunakan  aplikasi  sistem  bisa user friendly, sehingga pelibatan user dalam proses design harus dilakukan, dan berikut  adalah  hasil  desain  interface  untuk  Sistem  Informasi  Tracer  Study  di Universitas Banten Jaya.
a. Struktur menu
Stuktur  menu  digunakan  dalam  Digunakan  memetakan  aktifitas-aktifitas yang  ada  dalam  sistem  informasi,  sehingga  memudahkan  user  dalam berintekasi  dengan  sistem  informasi  yang.  Berikut  adalah  tampilan  struk menu pada penitilian ini:
Gambar 5. Struktur Menu Sistem Informasi Tracer Study
b. Struktur Tampilan Input / Form Input

## 1. Tampilan Login
Gambar 6. Tampilan Login Sistem Informasi Tracer Study
2. Tampilan halaman dashboard
Halaman ini adalah menu utama admin yang dapat diakses oleh user yang  memiliki  level  akses  admin  saja,  terdapat  beberapa  menu  di antaranya: master data, alumni, lowongan pekerjaan, agenda, berita, galleri, kuesioner, statistik, dan informasi

## Gambar 7. Tampilan halaman dashboard
Sistem Informasi Tracer Study
3. Tampilan data user
Halaman  ini  adalah  tampilan  data  user  yang  terdaftar  dalam  sistem dengan  berbagai  level  akses  untuk  menambahkan  user  bisa  dengan mengklik add users lalu isi form sesuai dengan formatnya kemudian klik save.
Gambar 8. Tampilan Data User Sistem Informasi Tracer Study
4. Tampilan data alumni
Halaman  ini  adalah  tampilan  data  alumni  yang  terdaftar  dalam sistem,  semua  user  dengan  hak  akses  bisa  melihat  data  alumni, namun  hanya  user  dengan  hak  akses  admin  saja  yang  dapat menambahkan alumni.
Gambar 9. Tampilan Data Alumni Sistem Informasi Tracer Study
5. Tampilan Form alumni
Halaman  ini  adalah  tampilan  form  untuk  menginput  alumni  baru yang hanya bisa diakses oleh user dengan hak akses admin
Gambar 10. Tampilan Form Alumni Sistem Informasi Tracer Study
6. Tampilan Detail alumni
Halaman  ini  adalah  tampilan  detail  alumni  yang  terdaftar  dalam sistem, semua user dengan hak akses bisa melihat detail alumni.
Gambar 11. Tampilan Detail Alumni Sistem Informasi Tracer Study
7. Tampilan Data Lowongan Pekerjaan
Halaman  ini  adalah  tampilan  seluruh  data  yang  berisi  lowongan pekerjaan  yang  dapat  diakses  oleh  semua  user  yang  memiliki  hak akses  untuk  masuk  kedalam  sistem  dan  semua  user  berhak  untuk menambah, mengubah, menghapus lowongan pekerjaan.
Gambar 12. Tampilan Detail Alumni Sistem Informasi Tracer Study
8. Tampilan Form Quesioner
Halaman ini adalah form kuesioner untuk alumni yang nantinya akan menjadi  acuan perguruan tinggi  dalam menentukan kurikulum  yang berlaku.  Jawab  setiap  pertanyaan  dengan  memilih  salah  satu  radio button.
Gambar 12. Tampilan Detail Alumni Sistem Informasi Tracer Study

## KESIMPULAN DAN SARAN

## A. Kesimpulan
Berdasarkan     penelitian     yang     dilakukan     oleh     penulis    memperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1.  Sistem  Informasi Tracer  Study berbasis    web    dapat    memaksimalkan hasil tracer  study, karena  dapat  mengumpulkan  data  secara realtime , terstruktur dan terintegrasi, sehingga dapat meminimalisir redudansi data.
2.  Sistem  ini  memudahkan  pihak  perguruan  tinggi  untuk  mendapatkan feedback dari  alumni  yang  sudah  bekerja  dengan  adanya  fitur  saran  dan kuesioner yang berkaitan dengan pekerjaan alumni.
3.  Di  dalam  sistem  ini  juga  terdapat  fitur  untuk  lowongan  pekerjaan  bagi alumni    yang    sudah    lulus    dan    terdaftar    menjadi    user    pada    sistem tersebut,  sehingga  memudahkan  alumni  untuk  berbagi  informasi lowongan pekerjaan.

## B. Saran
Berdasarkan  hasil  penelitian  penulis  mempunya  beberapa  saran  sebagai berikut :
1. Untuk  menjalankan  sistem  ini  sebaiknya  menggunakan  browser  yang terupdate   dengan   koneksi   internet    yang   stabil,   serta   spesifikasi komputer minimal processor core i3, RAM 4 GB, dan VGA Onboard .
2. Dalam  pengembangan  perbaikan  fitur  yang  ada  seperti  forum  diskusi dan perbaikan-perbaikan yang memudahkan alumni dalam mengisi tracer study
3. Untuk  kedepannya  diperlukan  perawatan  yang  rutin  terhadap  sistem agar sistem dapat berjalan dengan baik.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdullah,    Rohi,    2015,    Web    Programing    is    Easy.    Jakarta    :    Elek  Media Komputindo.
Arief,  M.Rudyanto,  2011,  Pemrograman  Web  Dinamis  Menggunakan  PHP  dan MYSQL. Andi : Yogyakarta.
A.S,  Rosa  dan  Shalahuddin,  M,  2014,  Rekayasa  Perangkat  Lunak  Struktur  dan Berorientasi Objek. Bandung : Informatika.
A.S, Rosa dan M. Shalahudin. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung : Informatika Bandung, 2014.
A.W,  Ivan.  2014.  Perancangan  Sistem  Informasi  Data  Alumni  Fakultas  Tekhnik Unsrat Berbasis Web, e-journal Tekhnik Elektro dan Komputer.
Hartono,  Bambang,  2013,  Sistem  Informasi  Manajemen  Berbasis  Komputer. Jakarta : Rineka Cipta.
Hanggara,  Yoga,  (2012).  Analisis  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Data  Alumni Sekolah Berbasis CodeIgniter PHP Framework. Skripsi.FT UNY
Hutahean, Jeperson, 2015, Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : Deepublish.
Indriasari,  Sofiyanti.  S.Kom.(2012).Sistem  Informasi  Berbasis  Web  Untuk Membantu  Kegiatan  Tracer  Study  Program  Diploma  Institut  Pertanian Bogor.Skripsi.IPB
Kadir, Abdul. Database MySQL. Yogyakarta : CV Andi Offset, 2010.
Kustiyaningsih,      Yeni,      2011,      Pemrograman      Basis      Data      berbasis      Web Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Karyono,    G.    2013.    Rancang    Bangun    Sistem  Tracer    Study    Online  pada STMIK AMIKOM PURWOKERTO, semantik 2013. Semarang.
Munadi,  Faisal,  2015,  Sistem  Informasi  Pendataan  Alumni  Berbasis  Web  Pada STMIK U’Budiyah Indonesia. Skripsi. SI STMIK U’Budiyah
Nugroho,  Bunafit,  2013,  Dasar  Pemograman  Web  PHP  -  MySQL  dengan Dreamweaver. Yogyakarta : Gava Media.
Ramirez ,T. L., L. T. Cruz, N. V. Alcantara. 2014. Tracer Study Of Rtu Graduates :  An  Analysis.  International  Refereed  Research  Journal,  01/2014,  Vol  5, hal 66-76
Saputra  dan  Bukhori,  2014.  Perancangan  sistem  informasi  penggajian  Pada Sekolah  Menengah  pertama  (SMP)  PGRI  Kebonagung.  Indonesian Journal on Networking and Security, 03/2014, Vol 3, hal 6–10
Sibero, Alexander F.K, 2012, Kitab Suci Web Programing. Jakarta :
Mediakom. Sutabri, Tata, 2012, Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
Sutarman, 2012, Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : PT. Bumi Aksara.
Syafiq,  Ahmad  and  Fikawati,  Sandra,  2012.  Tracer  Study  Universitas  Indonesia.
Jakarta : UI Press.
Touseef,  M,  Anwer.,  et  al.,  2015  Testing  from  UML  Design  using  Activity Diagram  :  A  Comparison  of  Techn  iques.  International  Journal  of Computer Applications, 05/2015, Vol 131, hal 41–47
Yakub, 2012, Pengantar Sistem informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu