Volume 6 Nomor 2, Desember 2023 e-ISSN : 2614-1574 p-ISSN : 2621-3249

## RANCANG BANGUN APLIKASI SISTEM PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN BERBASIS WEB (STUDI KASUS: DESA KWALA BEGUMIT

## DESIGN AND DEVELOPMENT OF A WEB-BASED POPULATION ADMINISTRATION SERVICE SYSTEM APPLICATION (CASE STUDY: KWALA
BEGUMIT VILLAGE)
Nanda Natasya 1 , Juliandri 2 , UC. Mariance 3 1,2,3 Universitas Pembangunan Panca Budi Nanda.natasya93@gmail.com

## ABSTRACT
This research aims to design and develop a web-based population administration service system application as a solution to improve the efficiency and accessibility of services in Kwala Begumit Village. The system is designed to  facilitate  the  population  administration  process,  from  recording  population  data  to  issuing  administrative documents.  The  outcome  of  this  research  is  a  web-based  application  that  includes  modules  for  recording population data, requesting administrative documents, and reporting. The application is designed to ensure the security and accuracy of data, providing easy access for role-based users, such as village administrative officers and residents. A case study was conducted in Kwala Begumit Village to assess the effectiveness of the application in enhancing the quality of population administration services. The test results indicate that the application can expedite  administrative  processes,  reduce  data  input  errors,  and  provide  faster  access  to  administrative documents. Thus, this application is expected to be an effective solution for improving population administration services  at  the  village  level,  contributing  positively  to  efficiency  and  data  accuracy,  and  enhancing  user satisfaction in Kwala Begumit Village.
Keyword : Application, Population Administration Service System, Web-Based

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun aplikasi sistem pelayanan administrasi kependudukan berbasis web sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi dan keterjangkauan layanan di Desa Kwala Begumit. Sistem  ini  dirancang  untuk  mempermudah  proses  administrasi  kependudukan,  mulai  dari  pencatatan  data penduduk  hingga  penerbitan  dokumen  administrasi.Hasil  penelitian  ini  adalah  aplikasi  berbasis  web  yang mencakup  modul  pencatatan  data  penduduk,  permintaan  dokumen  administrasi,  dan  pelaporan.  Aplikasi  ini dirancang untuk memastikan keamanan dan keakuratan data, serta memberikan akses yang mudah bagi pengguna berbasis peran, seperti petugas administrasi desa dan penduduk. Studi kasus dilakukan di Desa Kwala Begumit untuk  menguji  keefektifan  aplikasi  dalam  meningkatkan  kualitas  layanan  administrasi  kependudukan.  Hasil pengujian menunjukkan bahwa aplikasi ini dapat mempercepat proses administrasi, mengurangi kesalahan input data,  dan  memberikan  akses  yang  lebih  cepat  terhadap  dokumen  administrasi.  Dengan  demikian,  aplikasi  ini diharapkan  dapat  menjadi  solusi  efektif  untuk  memperbaiki  sistem  pelayanan  administrasi  kependudukan  di tingkat  desa,  memberikan  kontribusi  positif  terhadap  efisiensi  dan  akurasi  data,  serta  meningkatkan  kepuasan pengguna di Desa Kwala Begumit.
Kata Kunci : Aplikaksi, Sistem Playanan Administrasi, Berbasis Web

## PENDAHULUAN
Pertumbuhan  teknologi  informasi yang pesat memberikan dampak signifikan pada  berbagai  aspek  kehidupan,  termasuk dalam  hal  administrasi  kependudukan  di tingkat desa. Menurut Andoko dalam jurnal (Cahya Rahmad, 2022)Informasi merupakan  hal  yang  tidak  terpisahkan dalam  kehidupan  bisnis  dan  organisasi, sehingga  informasi  merupakan  variabel
yang  penting  dalam  operasi  organisasi, disamping  sumber  daya  alam,  modal  dan manusia. Menurut Ladjmudin dalam jurnal (Yuanita  &  Al  Azhar,  2023)  Perancangan adalah sebagai sebuah tahapan perancangan (desain)  yang  memiliki  tujuan  utuk mendesain   sistem   yang   bertujuan   untuk dapat      menyelesaikan      masalah      yang terdapat   pada perusahaan maupun instansi tertentu  yang  diperoleh  dari  pemilihan
beberapa  alternatif  sistem  yang  terbaik. Administrasi  secara  umum  berfungsi sebagai  pengelolaan,  pengumpulan,  dan pelaporan data, secara khususnya administrasi  memiliki  fungsi  dalam  ketik mengetik,  pembukuan,  pemaparan  agenda dan surat-menyurat (Rahmawati & Fatmawati, 2020), SID menjadi sistem tata kelola  yang  dapat  dilakukan  dengan  cara yang  efektif  dan  efisien  dalam  membantu pemerintah  desa  maupun  masyarakat (Supiyandi  et  al.,  2022)  Desa  Kwala Begumit  sebagai  studi  kasus  menghadapi tantangan  untuk  meningkatkan  efisiensi dan  keterjangkauan  layanan  administrasi kependudukan.  Dalam  rangka  merespons perkembangan  ini,  perlu  dirancang  dan dibangun  suatu  aplikasi  sistem  pelayanan administrasi  kependudukan  yang  dapat mengoptimalkan  proses-proses  tersebut. Layanan administrasi desa melalui internet merupakan salah satu cara bagi pemerintah desa  dalam  menyampaikan  informasi kepada seluruh perangkat desa, masyarakat, organisasi  desa  dan  komunitas-komunitas yang  ada  di  desa  dengan  cepat  dan mudah(Rifai et al., 2019) .
Penyelenggaraan pelayanan
administrasi  kependudukan  yang  efektif menjadi krusial untuk memastikan integritas  data  penduduk,  mempermudah akses informasi, serta memberikan kemudahan  dalam  mendapatkan  dokumen administrasi. Dalam konteks ini, pengembangan  aplikasi  berbasis  web menjadi solusi yang tepat untuk meningkatkan aksesibilitas dan keterjangkauan layanan administrasi kependudukan. Website merupakan kumpulan halaman yang menampilkan data gambar,  data  suara,  data  video,  informasi data  teks,  atau  gabungannya  yang  bersifat dinamis  maupun  statis  dan  membentuk sebuah  rangkaian  yang  saling  terkait  serta terhubung satu sama lain dengan jaringan- jaringan  halaman  (Marliana  et  al.,  2022) Sistem  informasi    layanan    pemerintahan desa    digunakan    dalam    mengelola    surat dan    data    masyarakat    desa    sehingga mempermudah    proses    administrasi
masyarakat.(Widiana & Kurniawati, 2022) Penggunaan teknologi berbasis web dalam administrasi  kependudukan  tidak  hanya memberikan kecepatan dalam proses, tetapi juga  memberikan  fleksibilitas  dalam  hal akses,  pengelolaan  data,  dan  penerbitan dokumen.  Desa  Kwala  Begumit,  sebagai lingkungan  yang  terpencil  dan  memiliki keunikan  sendiri,  membutuhkan  suatu sistem  yang  dapat  disesuaikan  dengan kebutuhan lokalnya. Pelayanan publik yang baik  harus  ada  di  setiap  unit  kerja pemerintah, tidak hanya di lingkungan kota, tetapi  harus  dimulai    dari    unit    kerja terkecil    yaitu    desa  (Udini  et  al.,  2022), Penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang dan membangun aplikasi sistem pelayanan administrasi  kependudukan  berbasis  web yang  dapat  memberikan  solusi  terhadap permasalahan  administrasi  di  Desa  Kwala Begumit. Dengan merinci studi kasus pada desa  tersebut,  diharapkan  aplikasi  yang dihasilkan dapat menjadi model implementasi  yang  efektif  dan  dapat diadopsi  oleh  desa-desa  lain  dengan karakteristik serupa.
Pentingnya  pengembangan  sistem pelayanan  administrasi  kependudukan  di tingkat  desa  tidak  hanya  terletak  pada peningkatan  efisiensi  proses,  tetapi  juga pada  upaya  mewujudkan  pemerintahan yang  transparan,  akuntabel,  dan  responsif terhadap  kebutuhan  masyarakat.  Melalui rancang  bangun  aplikasi  sistem  pelayanan administrasi  kependudukan  berbasis  web ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi positif dalam mendorong kemajuan pelayanan publik di Desa Kwala Begumit dan sekitarnya. UML    merupakan pengembangan        dari        teknik pemrograman        berorientasi  objek, menghasilkan    bahasa    pemodelan    yang terstandarisasi    untuk    pengembangan perangkat lunak  untuk  membuat  analisis dan    perancangan  (Ade  Rahman,  2023), Aplikasi      adalah      suatu      sub      kelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung   untuk   melakukan   suatu   tugas yang    diinginkan    pengguna.(Putra  et  al.,
2022), PHP   merupakan   sebuah   bahasa untuk        membuat       halaman  web  yang interaktif  yang  menyatu  dengan  HTML yang  di  jalankan  di  sisi  server (Irwanto, 2021), Design    thinking  adalah    sebuah metode     pendekatan     yang     digunakan sebagai  inovasi  strategis  di  dalam  proses perancangan  dan  melakukan    pendekatan terhadap      pengguna     melalui      proses empati/emphaty  (Soedewi  et  al.,  2022), Saat  ini  website  tidak  asing  lagi, karena banyak digunakan oleh organisasi- organisasi sebagai media atau sarana untuk memperoleh  informasi  dan  memeberikan yang   berguna   bagi   semua   pihak   yang berkepentingan  (Fatimah  &  Samsudin, 2019),Database  adalah    Basis  data  terdiri dari  dua  kata,  Basis  dan  Data.  Base didefinisikan sebagai markas atau gudang tempat agregasi atau nesting berlangsung, sedangkan data adalah referensi fakta dari dunia  nyata  yang  mewakili  objek  seperti orang,  kargo,  hewan,  peristiwa,  konsep, dll., Diwakili oleh angka, huruf , simbol , suara,  atau  kombinasinya.(Hasbiyalloh  & Jakaria,  2018),  Sistem  adalah  suatu himpunan  dari  berbagai  bagian  atau elemen,  yang  saling  berhubungan  secara terorganisasi  berdasar  fungsi-fungsinya, menjadi  satu  kesatuan.(Mentro  Sentosa Zega & Irmayani, 2022), Menurut Nurmawan  dalam    (Nova  Suryadi,  2022) Website   adalah   suatu   sistem   informasi berupa   teks,   gambar,   suara,   dan   lain- lain,      yang  disimpan  pada  web  server internet  untuk  ditampilkan  dalam  format hypertext. Unified    Modeling    Language (UML)  adalah        bahasa        permodelan grafis        untuk        menspesifikasikan, memvisualisasikan, membuat, dan mendokumentasikan      artefak      system perangkat      lunak      yang      sedang dikembangkan.(Setiadi et al., 2022)

## METODE

## Tahapan Metode Design Thinking

## Gambar 1. Tahapan Penelitian
Berdasrkan metode Design Thinking penulis  mencoba  untuk  memaparkannya dalam    kerangka  alur  metode  sehingga didapatkan  hasil  perancangan  yang  dapat mengatasi permasalahan utama dalam penelitian ini:

## Emphatize
Pada  tahapan  ini  penulis  melakukan wawancara  dan  observasi  secara  langsung ke Desa Kwala Begumit, pada tahapan ini penulis menemukan beberapa permasalahan  bahawasannya  Desa  sangat kesulitan dalam mengurus layanan adminstrasi  desa,  seperti  surat  menyurat desa dan rekapan laporan administrasi desa. Karena  masih  di  lakukan  secara  manual sehingga  rekapan  adminstrasi  desa  sperti surat  menyurat  akan  mudah  hilang  dan terselip

## Difine
Pada tahapan ini penulis menemukan hal  yang  paling  penting  yaitu  pegawai kantor  desa  atau  kesulitan  dalam  merekap laporan adminstrasi  desa dengan baik dan tersusun rapi.

## Idea
Mengacu  pada  tahapan  kedua  maka penulis  memutuskan  untuk  membangun sistem informasi apliaksi adminsitrasi desa.

## Prototype
Prototype sistem informasi keuangan ini  dibuat menggunakan  DFD (Data  Flow Diagram) . Pada tahapan ini akan dihasilkan beebrapa  rancangan  sistem  informasi administrasi  desa    untuk  membantu pegawai  desa  yang  disesuaikan  dengan kebutuhan kantor desa.
Gambar 2. DFD

## HASIL DAN PEMBAHASAN Tampilan Halaman Utama
Tampilan Halaman Utama ini merupakan  tampilan  pembuka  dari  system pelyanan administrasi desa.
Gambar 3. Tampilan Utama

## Tampilan Login
Tampilan  login  merupakan  tampilan untuk  memverifikasi  user  untuk  dapat masuk ke sistem informasi. Dalam menu ini dibutuhkan  username  dan  password  untuk dapat masuk ke sistem.
Gambar 4. Tampilan Login

## Tampilan Dashboard
Tampilan  Dashboard  ini  merupakan tampilan  home  untuk  admin  dalam mengelolah system.

## Gambar 5. Tampilan Dashboard

## Tampilan Halaman Daftar
Tampilan  halaman  membuat  akun atau mendaftar akun.
Gambar 6. Tampilan Halaman Daftar

## Tampilan Halaman Data Arsip surat
Tampilan ini  adalah  tampilan  yang menujukan kumpulan arsip surat.

## Tampilan Upload surat
Tampilan  Ini  adalah  tampilan  yang digunakan untuk mengupload surat.

## Gambar 8. Tampilan Upload Surat

## Tampilan Halaman Data surat
Tampilan ini menampilkan data surat yang dapat di proses oleh kantor desa.

## Gambar 9. Tampilan Data Surat

## SIMPULAN
Penelitian ini berhasil merancang dan membangun  aplikasi  sistem  pelayanan administrasi  kependudukan  berbasis  web dengan  fokus  pada  studi  kasus  di  Desa Kwala  Begumit.  Aplikasi  ini  bertujuan untuk meningkatkan keterjangkauan layanan  administrasi  kependudukan  di tingkat  desa.  Melalui  studi  kasus  yang dilakukan di Desa Kwala Begumit, apliaksi ini juga nantinya dapat diharapkan mampu mempercepat proses administrasi, mengurangi  kesalahan  input  data,  dan memberikan  akses  yang  lebih  cepat terhadap  dokumen  administrasi.  Dengan demikian,  aplikasi  ini  memiliki  potensi sebagai  solusi  efektif  untuk  perbaikan sistem pelayanan administrasi kependudukan di tingkat desa.
Kesuksesan implementasi aplikasi ini di  Desa  Kwala  Begumit  diharapkan  dapat memberikan  kontribusi  positif  terhadap efisiensi  operasional,  akurasi  data,  dan kepuasan  pengguna.  Penerapan  teknologi berbasis web dalam administrasi kependudukan  di  tingkat  desa  menjadi langkah penting untuk mendukung pemerintahan yang lebih transparan, responsif, dan terjangkau bagi masyarakat. Dan  diharapkan  system  ini  dapat  menjadi solusi yang baik dalam pelayanan
administarsi  desa  yang  lebih  optimal, system  ini  juga  dirancang  berdasarkan pengalaman  yang  dirasakan  oleh  aparatur desa menggunakan metode design thinking, dimana system yang dirancang menyesuaikan kepada kebutuhan pengguna dan  pengalaman  pengguna  berdasarkan tahapan-tahapan dari metode design thinking.  Penulis  juga  berharap  system yang dibangun dapat menjawab permasalahan  yang  ada  pada  kantor  desa kwala begumit.

## DAFTAR PUSTAKA
Ade Rahman. (2023).  Perancangan Sistem
Informasi  Administrasi  Penduduk Untuk Validitas Data Kependudukan
Menggunakan Framework Codeigniter 4.
Cahya  Rahmad.  (2022).  Penerapan  Sistem Informasi  Administratif  Desa  Ngijo Kecamatan  Karangploso  Kabupaten Malang  menggunakan  OpenSID. Bhakti  Persada  Jurnal  Aplikasi IPTEKS .
Fatimah & Samsudin. (2019). Perancangan Sistem Informasi E-Jurnal Pada Prodi Sistem Informasi Diuniversitas Islam Indragiri.
Hasbiyalloh,  M.,  &  Jakaria,  D.  A.  (2018).
Aplikasi Penjualan Barang Perlengkapan Hand Phone Di Zildan Cell Singaparna Kabupaten Tasikmalaya. JUMANTAKA , 1 (1). Irwanto.  (2021).  Perancangan  Sistem Informasi  Sekolah  Kejuruan  dengan Menggunakan Metode Waterfall (Studi  Kasus  SMK  PGRI  1  Kota Serang-Banten)  Irwanto.  In Lectura: Jurnal Pendidikan (Vol. 12, Issue 1). Marliana,  R.  R.,  Sejati,  W.,  Nisa,  W.  A., Pujayanti, U., Sopian, R., &
Noergana,  W.  (2022).  Rancang Bangun  Website  Desa  Citengah untuk Pengembangan Promosi Potensi Desa. JPPM (Jurnal
Pengabdian Dan Pemberdayaan Masyarakat) , 6 (1), 193.
https://doi.org/10.30595/jppm.v6i1.7
667
Mentro  Sentosa  Zega,  A.,  &  Irmayani,  D.
(2022). Perancangan Sistem
Informasi  Penjualan  Sepeda  Motor Pada  CV. Journal  of  Computer Science  and  Information  Systems (JCoInS)  Program  Studi  Sistem Informasi , 2 , 81–91.
Nova Suryadi, A. (2022). Rancang Bangun Aplikasi  Berbasis  Web  Penyewaan
Rumah Kontrakan Mutiara . In
JINTEKS (Vol. 4, Issue 3).
Putra, E., Putra, R. R., & Fahri, B. (2022). Sistem  Pengolahan  Data  Pemerintah Desa  Kelambir  V  Berbasis  Website Kelambir  V  Village  Government Data  Processing  System  Based  On
Website. Journal  of  Information Technology  and  Computer  Science (INTECOMS) , 5 (2). Rahmawati, A. D., & Fatmawati, A. (2020). Sistem  Administrasi  Desa  Mendiro Kecamatan  Ngrambe  Kabupaten Ngawi Berbasis Web . Rifai,  Z.,  Bratakusuma, T.,  &  Arvianti, R.
(2019). Perancangan
Sistem
Informasi  Desa  Terintegrasi  Studi Kasus Desa Melung. Jurnal IT CIDA , 5 (2). Setiadi, M. R., Nugroho, R. A., Abdussalaam,
F., Program,), Informatika,  S.  M.,  &  Ganesha,  P. (2022). Perancangan
Sistem
Informasi  Penggajian  Berbasis  Web
Di Kantor Pos Bandung.
Soedewi,  S.,  Mustikawan,  A.,  &  Swasty,
W.  (2022). Penerapan  Metode Design  Thinking  Pada  Perancangan Website UMKM Kirihuci .
Supiyandi, S., Zen, M., Rizal, C., & Eka, M.
(2022). Perancangan Sistem
Informasi  Desa  Tomuan  Holbung Menggunakan  Metode  Waterfall.
JURIKOM  (Jurnal  Riset  Komputer) ,
9 (2),
274.
https://doi.org/10.30865/jurikom.v9i
2.3986
Udini, S. A., Siregar, E., Septama, H. D., & Firdaus, R. (2022).  Penerapan Rapid
Application
Development pada
Sistem  Informasi  Manajemen  Desa (SIMANDE). J-HyTEL:  Journal  of Hypermedia & Technology-
Enhanced  Learning , 1 (1),  23–33. https://doi.org/10.58536/j- hytel.v1i1.17 Widiana,  S.  A.,  &  Kurniawati,  Y.  (2022).
Media  Aplikom  Sistem  Informasi Layanan Pemerintahan Desa . https://doi.org/10.33488/1.ma.2.1.33 2
Yuanita,  E.,  &  Al  Azhar,  S.  (2023).
Perancangan  Sistem  Informasi  Pada Pemerintahan Desa Padurenan
Berbasis Web Menggunakan Metode Incremental. Teknik Dan Multimedia ,
1 (2).