## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 3, No 4, Desember 2022, Hal 400 - 406 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 431 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT

## Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Tugas Online dengan Metode Prototype di PT PLN (Persero) Sumatera Utara
Yanti, Eko Hariyanto, Rio Septian Hardinata
Fakultas Sains dan Teknologi, Sistem Komputer, Universitas Pembangunan Panca Budi, Medan, Indonesia Email: 1 choy.yanti@gmail.com, 2 eko_hariyanto_mdn@yahoo.co.id, 3 rioseptian@dosen.pancabudi.ac.id Email Penulis Korespondensi: choy.yanti@gmail.com
Abstrak − PT PLN (Persero) Sumatera Utara merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang kelistrikan khususnya menjadi unit pelaksana pengatur  distribusi 20kV  yang bertugas  menjada  keandalan sistem 20kV di  wilayah kerja Sumatera  Utara  yang meliputi  Medan  sampai  dengan  pulau  Nias.  Luasnya  jangkauan  ruang  lingkup  kerja  PT  PLN  (Persero)  Sumatera  Utara menyebabkan pegawai harus bekerja diluar kedudukan. Salah satu surat jalan yang harus dibawa oleh pegawai yang melaksanakan tugas pekerjaan di lapangan yaitu surat tugas. PT PLN (Persero) Sumatera Utara selama ini masih menggunakan sistem pembuatan surat  tugas  manual.  Berdasarkan  penelitian  yang  saya  lakukan,  terdaapt  beberapa  kendala  khususnya  pada  saat  ada  pekerjaan emergency  dikarenakan Atasan  yang berwenang  menandatangani surat tugas sedang rapat, atau diwaktu  hari libur, atau sedang diluar kantor. Surat tugas sangat penting dibawa oleh pegawai saat bekerja dilapangan, baik sebagai surat jalan, maupun sebagai identitas petugas resmi dari perusahaan sehingga tidak menimbulkan kecurigaan pelanggan atas kegiatan yang dilakukan petugas PLN tersebut. Untuk percepatan proses approval surat tugas, maka dibuatlah Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Tugas Online dengan Metode Prototype di PT PLN (Persero) Sumatera Utara. Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Tugas Online ini memiliki beberapar fitur yaitu sebagai admin, sebagai pengguna dan sebagai approval.  Rancang Bangun Sistem Informasi ini diharapkan dapat mempercepat proses approval surat tugas untuk perjalanan dinas pegawai di PT PLN (Persero) Sumatera Utara
Kata Kunci : Surat Tugas; Surat Online; Rancang Bangun; Sistem Informasi; Prorotype
Abstract- PT PLN (Persero) Sumatera Utara is a company engaged in the electricity sector, specifically as a 20 kV distribution control implementing unit whose job is to maintain the reliability of the 20 kV system in the work area of North Sumatra which includes Medan to Nias Island. The wide reach of the work scope of PT PLN (Persero) Sumatera Utara causes employees to work outside their positions. One of the travel documents that must be carried by employees who carry out work assignments in the field is a letter of assignment. PT PLN (Persero) Sumatera Utara so far still uses a manual assignment letter making system. Based on the research that I did, there were a number of obstacles, especially when there was an emergency job because the supervisor who was authorized to sign the assignment letter was in a meeting, or on a day off, or was out of the office. It is very important that an assignment letter is carried by employees when working in the field, either as a travel document, or as the identity of an official official  from  the  company  so  that  it  does  not  raise  customer  suspicion  about  the  activities  carried  out  by  the  PLN  officer.  To accelerate  the  process  of  approval  of  the  assignment  letter,  an  Online  Assignment  Letter  Information  System  Design  with  the Prototype  Method  was  made  at  PT  PLN  (Persero)  Sumatera  Utara.  The  design  and  build  of  this  Online  Assignment  Letter Information System has several features, namely as an admin, as a driver, as a user and as approval. The Information System Design is expected to speed up the approval process for assignment letters for employee official travel at PT PLN (Persero) Sumatera Utara
Keywords : Letter of assignment; Online Mail; Design; Information Systems; prototype

## 1. PENDAHULUAN
Surat  menyurat  merupakan  kegiatan  yang  selalu  ada  di  semua  perusahaan  maupun  organisasi.  Surat  menyurat  ini terbagi berbagai macam bentuk. Ada Surat Keluar, Surat Masuk, Surat Keputusan, Surat Tugas dan lain sebagainya. Semakin  besar  sebuah  organisasi  maupun  perusahaan,  maka  semakin  panjang  pula  proses  alur  persetujuan  dan pengiriman Surat menyurat tersebut.
Sistem  Informasi  merupakan  seperangkat  komponen  perangkat  keras  dan  perangkat  lunak  yang  terintegrasi  dan memiliki tugas untuk mengumpulkan, menyimpan dan memproses data sehingga menghasilkan produk digital untuk ketersediaan informasi bagi sebuah organisasi. Seiring dengan perkembangan teknologi, semakin banyaknya aplikasi atau system informasi yang digunakan oleh perusahaan dalam mempermudah pekerjaan, baik pekerjaan yang bersifat teknik maupun administatif. Mudahnya akses penggunanan system informasi ini menjadikan pengguna lebih nyaman memilih system informasi dibandingkan dengan metode manual.
PT  PLN  (Persero)  Sumatera  Utara  merupakan  Unit  Pelaksana  yang  mengatur  peningkatan  keandalan  system pendistribusian  tenaga  listrik  khususnya  di  Sumatera  Utara.  Dalam  melakukan  peningkatan  keandalan  system kelistrikan,  pegawai  PT  PLN  (Persero) Sumatera  Utara  harus  melakukan  perjalanan  keluar  dari  domisili.  PT  PLN (Persero) Sumatera Utara menjaga keandalan kelistrikan dari Medan sampai ke Pulau Nias. Untuk menjaga keamanan perjalanan  pegawai  dalam  melakukan  tugasnya,  diperlukan  Surat  Tugas  dari  pejabat  yang  berwenang  untuk memberikan izin kepada pegawai untuk melakukan perjalanan keluar domisili.
Surat Tugas merupakan surat yang memuat penugasan dari seorang pejabat/pimpinan yang berwenang kepada pejabat bawahannya/pegawai  untuk  melaksanakan  sesuatu  tugas  pekerjaan  yang  ditentukan  dan  tidak  membebaskan  yang bersangkutan dari tugas kedinasan sehari-hari kecuali ditentukan lain.

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 3, No 4, Desember 2022, Hal 400 - 406 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 431 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
Meningkatnya tuntutan pekerjaan di lapangan yang mengakibatkan banyaknya Perintah kerja yang diberikan atasan kepada bawahan untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, membutuhkan waktu yang cepat pula untuk melakukan persetujuan surat tugas tersebut. Pegawai yang akan berangkat kerja ke lapangan dalam keadaan emergency sering terkendala dalam penyelesaian Surat Tugas manual. Hal ini dapat terjadi akibat atasan yang sedang ada rapat, dinas luar, atau kendala lainnya sehingga pegawai yang berangkat kerja ke lapangan tidak membawa Surat Tugas pada saat pekerjaan.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN

## 2.1. Rancangan Penelitian
Metode penelitian adalah cara ilmiah untuk mendapatkan data yang valid dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Tahapan penelitian merupakan jenjang atau tingkatan dalam sebuah aktivitas penelitian yang memiliki proses secara terstruktur, logis dan sistematis. Tahapan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut :
Gambar 1. Tahapan Penelitian
1. Wawancara.
Awal dari penelitian ini, penulis melakukan wawancara terkait permasalahan yang sedang diteliti oleh penulis. Wawancara  ini  melibatkan  pegawai  dan  pengelola  administrasi  Surat  Tugas.  Dalam  wawancara  ini,  penulis mencari apa saja kendala yang dihadapi oleh pegawai yang melakukan perjalanan dinas.
2. Studi Literatur.
Selanjutnya  penulis  melakukan  studi  literature  yaitu  dengan  cara  mengumpulkan  data  melalui  artikel-artikel, jurnal, internet dan media-media terkait yang sesuai dengan pembahasan studi kasus yang dibuat oleh penulis. Terdapat beberapa penelitian yang berkaitan dengan pengelolaan surat online, diantaranya yaitu Sistem Informasi Surat online Desa Menggunakan  metode Rational Unified Procces Berbasis Web. Penelitian selanjutnya  yaitu Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Terintegrasi (SUMATRI) Berbasis  Website dan  Android. Dari kedua  penelitian  tersebut,  semuanya  menggunakan  metode  yang  berbeda.  Penulis  memilih  metode prototype karena di PT PLN sendiri, untuk membuat sebuah aplikasi yang akan dipatenkan, membutuhkan prosedur yang panjang, sehingga pengajuannya dilakukan melalui metode prototype.
3. Analisis
Data  hasil  dari  wawancara  dan  studi  literatur,  kemudian  dianalisa  oleh  penulis  untuk  menemukan  solusi  atas permasalahan yang sedang diteliti.
4. Perancangan Sistem
Setelah  mendapatkan  solusi  atas  permasalahan  yang  diteliti,  penulis  melakukan  perancangan  sistem.  Dalam perancangan sistem ini, penulis menggunakan metode prototype.
5. Pengujia
Untuk  mencoba  hasil dari  perancangan sistem  yang telah dilakukan oleh penulis, dilakukan pengujian kepada pengguna,  khususnya  pengelola  administrasi,  yang  akan  memberikan  feedback  atas  hasil  perancangan  sistem yang telah dilakukan oleh penulis

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 3, No 4, Desember 2022, Hal 400 - 406 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 431 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
Gambar 2. Flowchart Sistem
Flowchart Sistem menjelaskan tentang alur dari aplikasi yang akan di bangun

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Implementasi Sistem
Perancangan dari hasil analisis dituangkan dalam bentuk screenshoot aplikasi yang sudah berjalan dapat dilihat sebagai berikut :

## 3.1.1 Halaman Login
Gambar 3. Untuk username yaitu menggunakan Nomor Induk Pegawai dan password nya yaitu password yang digunakan sesuai dengan email korporat pegawai.

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 3, No 4, Desember 2022, Hal 400 - 406 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 431 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT

## 3.1.2 Buat Surat Tugas
Gambar 4. Pegawai/ user membuat usulan surat tugas dengan memasukkan data atasan yang menugaskan, pegawai yang ditugaskan, judul penugasan, tujuan penugasan, tanggal penugasan. Jika sudah sesuai maka submit usulan surat tugas.

## Gambar 4. Buat Surat Tugas

## 3.1.3 Approval Surat Tugas
Surat Tugas yang sudah disubmit oleh bawahan, akan dilakukan persetujuan oleh atasan. Pada gambar 5, setelah login menggunakan user atasan,  akan  muncul  pada  tampilan  awalnya  berupa  Surat  Tugas  Menunggu Approval , selanjutnya  atasan  dapat  melakukan  peng edit an, print ataupun approve terkait  Surat  Tugas  yang  diusulkan  oleh bawahannya. Atasan juga dapat melakukan print surat tugas jika diperlukan. Apabila ada ketidak sesuaian terhadap usulan surat tugas, atasan dapat mengubah surat tugas tersebut dengan meng klik menu edit .
Gambar 5. Approval Surat Tugas

## 3.1.4 Input data BBM & Penugasan Supir
Gambar 6. Admin melakukan submit data voucher BBM & penugasan supir. Pada tahapan ini, Admin sekaligus menginput nomor surat tugas dan juga nomor plat mobil yang digunakan. Admin juga dapat melakukan pembatalan surat tugas dengan menklik menu cancel .

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 3, No 4, Desember 2022, Hal 400 - 406 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 431 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
Gambar 6. Input Nomor Surat Tugas, BBM & Supir
3.1.5 Monitoring Laporan Pelaksanaan Tugas
Gambar 7. Admin dapat melakukan monitoring terhadap laporan pelaksanaan tugas. Dapat dilihat laporan yang sudah di laksanakan dan yang belum dilaporkan.
Gambar 7. Monitoring Laporan Pelaksanaan Tugas

## 3.1.6 Cetak Surat Tugas
Gambar 8. Berikut tampilan surat tugas yang sudah di cetak. Surat tugas ini menggunakan barcode tanda tangan atasan pegawai.  Tanda  tangan  elektronik  adalah  tanda  tangan  yang  terdiri  atas  informasi  elektronik  yang  dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 3, No 4, Desember 2022, Hal 400 - 406 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 431 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT

## 4. KESIMPULAN
Kendala yang dialami perusahaan PT PLN (Persero) UP2D Sumatera Utara terkait hal surat tugas, yang dimana surat tugas terimplementasi pada saat ini besifat konvensional yang dapat berdampak terhadap percepatan pembuatan surat tugas bagi Pegawai dan dapat mengurangi efektifitas perintah kerja kepada pegawai. Melihat kendala tersebut Penulis berupaya melakukan suatu perubahan metode dari pembuatan surat tugas konvensional menjadi surat tugas online. Maka dari itu penulis membuat sebuah rancang bangun sistem informasi surat tugas online yang memiliki keunggulan dan  sangat  ber  impact  kepada  user  pengguna  (Pegawai)  maupun  perusahaan,  yang  dapat  memberikan  fleksibilitas dalam mengakses surat tugas secara real time. Ditambah lagi rancang bangun sistem informasi surat tugas online ini sudah dapat diakses dalam smart phone maupun Personal Computer (PC) yang terhubung dengan internet. hal tersebut sangat membantu user pengguna maupun perusahaan dalam membuat surat tugas dan memonitoring perintah kerja kapan  saja  dan  dimana  saja.  Melalui  pembuatan  rancang    bangun  surat  tugas  online  Penulis  berhap  agar  rancang bangun  surat online  ini dapat dapat dikembangkan dan digunakan oleh PT PLN (Persero) UP2D SUMUT sebagai salah satu alternatif dalam pembuatan surat tugas

## UCAPAN TERIMAKASIH
Terimakasih  peneliti  ucapkan  kepada  semua  pihak  yang  telah  mendukung  dalam  penelitian  ini,  harapannya  hasil penelitian ini bisa menjadi bahan dasar dan acuan pembelajaran serta penelitian selanjutnya.

## REFERENCES
[1] A. Desiani dan M. Arhami, Konsep Kecerdasan Buatan, 1 penyunt., D. Hardjono, Penyunt., Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2006.
[2] Kusrini, Sistem Pakar Teori dan Aplikasi, 1 penyunt., f. Suyantoro, Penyunt., Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2006.
[3] A. Desiani dan M. Arhami, Konsep Kecerdasan Buatan, 1 penyunt., D. Hardjono, Penyunt., Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2006.
[4]   I. A. Adriana, Penalaran Komputer Berbasis Kasus (Case Based Reasoning), Yogyakarta: Ardana Media, 2007.
[5]   R. D. R. e. all, Telinga Hidung Tenggorok Kepala dan Leher edisi ketujuh, Jakarta: FK UI, 2012.
[6]   E. M. V. S. T.Sutojo, Kecerdasan Buatan, Yogyakarta: Andi, 2011.
[7]   S.  W.  Faza  Akmal,  “SISTEM  PPAKAR  UNTUK  MENDIAGNOSA  PENYAKIT  LAMBUNG  DENGAN IMPLEMENTASI METODE CBR (CASE BASED REASONING) BERBASIS WEB,” Jurnal Sarjana Teknik Informatika, vol. 2 , no. 1, Februari 2014.
[8]   A.  M.  M.  M.  N.  W.  a.  N.  F.  Adiwijaya,  “A  comparative  study  of  MFCC-KNN  and  LPC-KNN  for  hijaiyyah letters pronounciation classification system,” Information and Communication Technology (ICoIC7), pp. (pp. 1- 5), 2017.
[9]   M. N. Al-Kabi, G. Kanaan, R. Al-Shalabi, S. Al-Sinjilawi dan R. S. Al-Mustafa, “Al-Hadith Text Classifier,” Journal of Applied Sciences 5, pp. 584-587, 2005.
[10] F. Harrag dan E. El-Qawasmah,  “Neural  Network for Arabic Text Classification,” 2009 Second International Conference on the Applications of Digital Information and Web Technologies, pp. 778-783, 2009.
[11] E. R. R. J. S. A.-F. dan A. , “Klasifikasi  Anjuran, Larangan dan Informasi pada Hadis Sahih  Al-Bukhari,” e- Proceeding of Engineering, p. 4683, 2017.
[12] A. I. P. dan Adiwijaya, “On the Feature Selection and Classification Based on Information Gain for Document Sentiment Analysis,” Applied Computational Intelligence and Soft Computing, vol. 2018, p. 5, 2018.
[13]  M.  Z.  dan  Z.  H.  Z.  ,  “Multilabel  neural  networks  with  applications  to  functional  genomics  and  text,”  IEEE transactions on Knowledge and Data Engineering, pp. 1338-1351, 2006.
[14] M. S. M. N. S. H. A. Reynaldi Ananda Pane, “A Multi-lable Classification on Topics of Quranic Verses in English Translation using Multinomial Naive Bayes,” 6th International Conference on Information and Communication Technology (ICoICT), 2018.
[15] S. a. N. F. Nurcahyo, “Rainfall Prediction  in Kemayoran Jakarta Using Hybrid Genetic Algorithm (GA) and Partially  Connected  Feedforward  Neural  Network  (PCFNN),”  Information  and  Communication  Technology (ICoICT), pp. (pp. 166-171), 2014.
[16] J. S. D. Raharjo, “Model Artificial Neural Network berbasis Particle Swarm Optimization untuk Prediksi Laju Inflasi,” Sistem Komputer, 2013.
[17] H. N. A. H. S. M. S. dan N. S. , “Particle Swarm Optimization For Neural Network Learning Enchancement,” Jurnal Teknologi, pp. 13-26, 2008.

## Bulletin of Information Technology (BIT)
Vol 3, No 4, Desember 2022, Hal 400 - 406 ISSN 2722-0524 (media online) DOI 10.47065/ bit.v3i1. 431 https://journal.fkpt.org/index.php/BIT
[18] A. K. S. A.-F. dan A. , “Klasifikasi Informasi, Anjuran dan Larangan pada Hadits Shahih Bukhari menggunakan Metode Support Vector Machine,” e-Proceeding of Engineering, p. 5014, 2017.
[19]  R.  Erwin,  G.  Rahayu,  A.  Sutedi  dan  V.  A.  Rahayu,  “Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Online  Desa Menggunakan Metode Rational Unified Procces Berbasis Web”.
[20] K. O. Sanjaya, I. Gede, B. Subawa, I. Kadek dan A. Asmarajaya, “Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat Terintegrasi (SUMATRI) Berbasis Website dan Android”.