Jurnal Media Teknik & Sistem Industri
Vol. 5 (no. 2) (2021) hal. 63 – 71 http://jurnal.unsur.ac.id/JMTSI
e-issn: 2581-0561 p-issn: 2581-0529 DOI : 10.35194/jmtsi.v5i2.1416
Copyright  ©  ----  THE  AUTHOR(S).This  article  is  distributed  under  a Creative  Commons  Attribution-Share  Alike  4.0 International  license .  Jurnal  Media  Teknik  dan  Sistem  Industri    is  published  by  Industrial  Engineering  of    Universitas Suryakancana

## Usulan Perbaikan Proses Bisnis Departemen J20 di PT Indorama Synthetics Tbk dengan Menggunakan Metode Business Process Reengineering
Dedy Setyo Oetomo 1 , Rizky Fajar Ramdhani 2*
1,2,3 Program Studi Teknik Industri, STT Wastukancana
Jl. Alternative Bukit Indah, Kabupaten Purwakarta, Jawa Barat 41151, Indonesia
1 dedy@stt-wastukancana.ac.id
2* rizky@stt-wastukancana.ac.id
Proposed Improvement of the J20 Department's Business Process at PT

## Indorama Synthetics Tbk Using the Business Process Reengineering Method
Dikirimkan : 04, 2021. Diterima : 08, 2021. Dipublikasikan : 09, 2021.
Abstract — The business process of the J20 production department is currently experiencing obstacles in terms of information delivery, production report, maintenance report, and problem information that causes decision making is often irrelevant. This is due to the use of paper media with a long bureaucratic flow so that the cycle time  becomes  inefficient.  This  study  used  business  process  reengineering,  modeling  business  process  in business  process  modeling  notation  (BPMN),  and  supporting  research  problem  analysis  used  fishbone diagram.  The  result  showed  changes  in  a  process  flow,  job  desk,  unit  elimination,  and  proposed  design  of information  systems  in  the  form  of  application  software  as  a  solution  to  the  problems  studied,  so  that  it  is expected to obtain process time efficiency of 65.1% and cycle time of 99.2% of the previous total time. Keywords — Proposed  Business  Process  Improvement,  Business  Process  Production  Department,  Business Process Reengineering (BPR)
Abstrak —  Proses  bisnis  departemen  produksi  J20  saat  ini  mengalami  hambatan  dalam  hal  penyampaian informasi,  laporan  hasil  produksi,  laporan maintenance, serta informasi  problem , yang  menyebabkan pengambilan keputusan sering kali terjadi bias. Hal ini di sebabkan oleh penggunaan media kertas dengan alur birokrasi  yang  panjang  sehingga  waktu  siklus  menjadi  tidak  efisien.  Pada  penelitian  ini  digunakan  metode Business  Process  Reengineering ,  dengan  memodelkan  bisnis  proses  dalam  Business Process  Modelling Notation (BPMN) , serta pendukung analisa masalah penelitian digunakan diagram tulang ikan. Hasil penelitian menunjukan adanya perubahan alur proses, jobdesk , eliminasi unit, serta usulan perancangan sistem informasi berupa software aplikasi sebagai solusi dari permasalahan yang diteliti, sehingga diharapkan dapat diperoleh efisiensi waktu proses sebesar 65,1% dan waktu siklus sebesar 99,2% dari total waktu sebelumnya.
Kata kunci — Usulan Perbaikan Proses Bisnis, Proses Bisnis Departemen Produksi , Business Process Reengineering (BPR)

## I. P ENDAHULUAN
Perubahan  dalam  dunia  industri  sangat  pesat, intensitas  upaya  pemasaran  bertahun-tahun  telah mensegmentasi  pasar  secara  terus  menerus  telah menimbulkan  tekanan  atas  kegiatan-kegiatan operasional, sehingga banyak perusahaan mempertahankan  dominasinya  dengan  melakukan perampingan operasi besar-besaran melalui rekayasa ulang proses bisnis di seluruh mata rantai pasokan.  Rekayasa  ulang  proses  bisnis  memaksa para  pemimpin  perusahaan  untuk  mengambil ancangan radikal dalam memposisikan, mengorganisasikan bisnis mereka dari hal apa yang harus dikerjakan menjadi hal yang dapat dikerjakan. Seringkali pemimpin perusahaan dalam melakukan rekayasa  ulang  proses  bisnis,  menanjak  dari  jalur teknis  ketimbang  dari  jalur  keuangan  atau pemasaran.  Reaksi  seketika  prinsip  organisasi berdasarkan  proses  ini  adalah  semakin  sederhana makin baik, semakin langsung kontak antar bagian, semakin cepat ditanggapi. [1]
Departemen J20 merupakan departemen produksi, salah satu departemen bagian dari cotton unit pada PT. Indorama Synthetics Tbk, Purwakarta yang  memproduksi  benang  sebagai  produk  jadi. Proses bisnis yang dijalankan saat ini, banyak pihak yang terlibat denga alur birokasi yang panjang serta penggunaan  kertas  sebagai  surat  jalan  maupun dokumentasi proses, sehingga menimbulkan inefisieni  waktu.  Diantaranya,  proses  pelaporan produksi,  yang  merupakan  hasil  catatan  ( Hand book )  operator  produksi  setiap  shift,  kemudian dilakukan print oleh bagian office dan diserahkan ke manager ,  proses  ini  memiliki  siklus  waktu  per  24 jam. Kemudian pada proses pelaporan maintenance ,  tidak  memiliki  waktu  baku  dalam melaporkan,  dalam  satu  minggu,  pelaporan  bisa terjadi  dua  bahkan  satu  kali  dalam  satu  minggu. Seluruh  laporan  di print ulang  oleh  bagian office dan  diserahkan  kembali  ke  bagian maintenance . Proses  lainya  ialah  proses problem  info ,  dimana operator memberi  informasi  ke leader untuk disampaikan  ke  bagian maintenance dan  bagian R&D ,  begitu  pun  sebaliknya,  aliran  informasi terkait hasil quality serta hasil check atau settup . Berdasarkan  uraian  tersebut,  maka  pada penelitian  ini  diajukan  untuk  usulan  perbaikan proses  bisnis  dengan  menggunakan  metode business  process  reengineering ,  agar  dapat mengidentifikasi  peluang  untuk  mengubah  kinerja operasional, sehingga keberlangsungan bisnis dapat
memperoleh  mutu  yang  baik,  kecepatan,  serta fleksibilitas melalui peningkatan produktivitas.[2]

## II. M ETODOLOGI P ENELITIAN
Pada  penelitian  ini,  lingkup  yang  diteliti  ialah pada departemen J20, dengan melakukan observasi serta  wawancara  dengan  seluruh  karyawan  terkait proses bisnis saat ini. Temuan seluruh proses bisnis existing dimodelkan  dalam business  process modelling natation (BPMN)
Existing [3].  Diagram  tulang  ikan  digunakan sebagai alat untuk identifikasi sumber masalah [4]. Setelah bottleneck teridentifikasi  dalam  proses bisnis  saat  ini,  langkah  selanjutnya  ialah memodelkan proses bisnis usulan, dengan membuat design user interface sebagai tools dari perancangan software aplikasi  untuk  mengatasi permasalahan  pada  penelitian  ini,  sehingga  dari rekap  total  waktu  proses  bisnis  saat  ini dibandingkan  dengan  total  waktu  proses  yang diharapkan,  terdapat  kesenjangan  waktu  proses yang  radikal  untuk  perbaikan  proses  secara operasional.[2]
MULAI
ANALISA KOMPONEN PROSES BISNIS J20 STUDI LAPANGAN STUDI LITERATUR MAPPING PROSES BISNIS DEPT J20 MENGANALISA PROSES BISNIS DEPT J20 CAUSAL EFFECT DIAGRAM (FISHBONE)
MENGELIMINASI PROSES YANG TIDAK EFISIEN
MEMPERBAIKI PROSES BISNIS MENGGUNAKAN BUSINESS PROCESS REENGINERING
PROSES BISNIS USULAN PADA DEPT J20
TIME GAP ANALYSIS
DESIGN DASHBOARD USER INTERFACE SELESAI
Gambar 1. Tahapan Penelitian

## III. H ASIL P ENELITIAN

## A. Proses Bisnis Existing
BPMN secara  rinci  memberikan    gambaran umum  tentang  potensi  penggunaan  model  formal dengan  fokus  khusus  pada  validasi  dan  verifikasi diagram proses.[5] proses bisnis existing departemen J20 ditunjukan pada gambar 2.

## B. Rekapitulasi waktu proses bisnis existing.
ditunjukan  pada  Tabel  I.  dan  siklus  proses  pada Tabel II.
T ABEL I R EKAPITULASI TOTAL WAKTU EXISTING Process Dokumen Time Persetujuan plan produksi Issue/indent 10' Membuat dan mengirimkan flat info, issue, indent Flat info, issue, indent 7' Print dan menyerahkan flat info Flat info, issue, indent 10' Print dan tandatangan form issue, indent Flat info, issue, indent 7' Print dan menyerahkan label Label 10' Menyerahkan issue/indent Issue/indent 8' Check bahan baku Issue 5' Check barang/ sparepart Issue 7' Koordinasi quality check daily, weekly Cont (file) 5' Menerima flat informasi Flat info 1' Menerima interuksi dan menempelkan flat info di mesin Flat info 5' Memberi info ke operator Flat info 5' Informasi setup/maintenance 2' Koordinasi sample Lot 2' Mencatat laporan (operator) Log,  hank, stopage 7' Mencatat laporan (leader) log 3' Menyimpan sparepart 5' Mencatat laporan (maintenance) Log, schadule 5' Serah terima dengan shift berikutnya log,  hank, stopage 10' Office mengambil laporan, entry ke sistem Hank, stopage 10' Entry schedule maintenance (office) Schedule 5' HOS menerima laporan Log book 5' HOS menerima laporan, dan informasi kebutuhan sparepart Log book 7' Laporan ke HOD Report 15' Total Time 146'
T ABEL II W AKTU SIKLUS EXISTING Process Dokumen Time Siklus informasi problem 10' Siklus laporan produksi Hank, stopage, logbook /24 jam Siklus quality check Form quality 17' Total Time 24 h 27'

## C. Fishbone Diagram
Analisa  sumber  masalah  dikategorikan  pada  6 M, setiap kategori mempunyai pengaruh satu sama lain  yang  dapat  mengidentifikasi  pengaruh  sebab akibat[6].  Proses  bisnis existing departemen  J20, dapat  diidentifikasi  sumber-sumber  inefisiensi proses,  seperti  yang  ditunjukan  pada  gambar  3. Berdasarkan  tabel  III.  Keterangan  indikator fisbhbone , Sumber akar masalah yang berada pada tingkat  level  3  pada  proses  bisnis  departemen produksi J20, ialah kategori man, machine, method, dan measurment. Kategori method, teridentifikasi memiliki  dua  akar  masalah  yang  berada  pada tingkat level 3.
T ABEL III
KETERANGAN INDIKATOR FISHBONE
Indikator Keterangan Kotak berwarna merah Masalah Level 1 (Penyebab kepala ikan) Kotak berwarna hijau Masalah Level 2 (Penyebab Level 1) Kotak berwarna coklat Masalah Level 3 (Penyebab
Level 2)

## IV. P EMBAHASAN

## A. Proses Bisnis Usulan
BPR digunakan  untuk  merancang ulang proses bisnis secara fundamental, berorientasi pada proses, secara  dramatis  mengalami  perubahan  yang  sama sekali baru dan radikal, dalam hal performansi kritis seperti biaya, kecepatan, fleksibilitas.[7] penelitian ini mengemukakan perubahan terhadap waktu serta fleksibilitas,  tidak  terhadap  biaya.  Proses  bisnis usulan  ditunjukan  pada  gambar  4.  Dimana  terjadi perubahan  proses  dan  alur  birokrasi  serta kesenjangan waktu yang sangat signifikan.
1). Eliminate bagian
Terdapat 2 bagian  yang perlu dilakukan eliminasi, yaitu  bagian  office  dan  leader.  Dimana  jobdesk pada bagian ini dapat dialihkan ke 3 bagian lainya yaitu, HOS, Operator, dan Maintenance.
2). Proses yang krusial untuk diperbaiki
- Proses issue, indent barang maupun bahan baku - Proses Flat informasi
- Proses informasi problem atau ubnormal
-  Proses  cek  barang  pesanan  pada  saat  awal kedatangan
- Proses laporan ( operator, maintenance, HOS )
-  siklus quality  check,  problem  info ,  dan  laporan produksi.
Gambar 2. Fishbone diagram proses bisnis existing

## Gambar 4. Proses bisnis usulan

## B. Rekapitulasi waktu proses usulan
T ABEL IV
R EKAPITULASI WAKTU PROSES USULAN
Process Database Time Remar k Persetujuan plan produksi Issue/indent 1' app Approve issue, indent Issue, indent 2' app Print dan menyerahkan flat info flat info 3' app
Print dan menyerahkan
label 4' Label Check bahan Baku Issue/indent 5' app Check barang/ sparepart Issue 7' app Koordinasi quality check daily, weekly Cont Ne 2' app Menerima flat informasi Flat info 1' app Menempelkan flat info di mesin Flat info 2' App Membaca flat info Flat info 2' App Informasi setup/maintenanc e Info problem 1' App Koordinasi sample Lot 2' App
Process Database Time Remar k Entry laporan (operator) Log,  hank, stopage 3' App Update sparepart Sparepart need/use/stoc k 3' App Entry laporan (maintenance) Log, schadule 3' App HOS akses laporan Log book 5' app HOS entry laporan untuk HOD Report 5' app Total Time 51' T ABEL V.
W AKTU SIKLUS USULAN Process Database Time Remark Siklus informasi problem Problem info 2' app Siklus laporan produksi Hank, stopage, logbook - app Siklus quality check Form quality 10' app Total Time 12'

## C. Software aplikasi
Pada penelitian ini, penulis hanya sampai pada tahap  merekomendasikan  mendesain  dashboard sistem  infromasi  dimana  nanti  pada  penelitian lanjutan  bisa  lakukan    merancang  suatu software
aplikasi  yang  dapat  mengatasi  inefisiensi  proses dimana  lebih  baik  menggunakan  software  yang terintegrasi dengan sistem pelayanan konsumen dan sistem informasi produksi sehingga tujuan penelitian ini untuk mampu memangkas proses dan waktu  yang  tidak  efisien  bisa  tercapai  ,  sebagai media  transformasi  dari  konvensional  ke  dalam bentuk  digital,  tampilan software aplikasi  yang
diusulkan dirancang menggunakan software aplikasi  Balsamiq  4.1.2  dalam design  user interface.
D . Design user interface
Perancangan dashboard software aplikasi pada penelitian ini merupakan bentuk usulan sebagai solusi dari tools proses bisnis yang diusulkan
Gambar 5. Tampilan Menu Awal software aplikasi E-J20
Gambar 6.  Tampilan menu awal user
Gambar 7.  Menu hank
Gambar 8. Menu log
Gambar 9. Menu stoppage
Gambar 10. Menu problem info dan reason
Gambar 12. Menu Schadule Gambar 13. Menu spare part Gambar 14. Menu issue Gambar 15. Menu indent E. Time Gap Analysis T ABEL VI MATRIKS KESENJANGAN WAKTU PROSES Proses Total waktu Persentase Existing 146 100% Usulan 51 34,9% Efisiensi waktu 65,1% T ABEL VII MATRIKS KESENJANGAN SIKLUS PROSES Proses Total waktu Persentase Existing 24 h 27’ 100% Usulan 12’ 0,8% Efisiensi Siklus 99,2%
Pada matriks dapat ditelaah bahwa kesenjangan waktu proses existing dibandingkan dengan proses usulan, diharapkan dapat mencapai efisiensi proses sebesar  65,1%  dan  efisiensi  siklus  sebesar  99,2%. Hal ini mengindikasikan bahwa terdapat perbaikan proses yang sangat signifikan.  Dengan metode BPR yang  diusulkan,  departemen  J20  diharapkan  dapat menigkatkan  performansi  kritis  dalam  mencapai produktivitas.

## V. K ESIMPULAN
Hasil penelitian menunjukan adanya perubahan alur  proses, jobdesk ,  eliminasi  unit,  serta  usulan perancangan  sistem  informasi  berupa software aplikasi  sebagai tools dari  proses  bisnis  usulan, sehingga  diharapkan  dapat  diperoleh  efisiensi waktu  proses  sebesar  65,1%  dan  waktu  siklus sebesar 99,2% dari total waktu sebelumnya.

## U CAPAN T ERIMA KASIH
Terimakasih  kepada  ketua  program  studi  Teknik Industri  Sekolah  Tinggi  Teknologi  Wastukancana atas  dukunganya  dalam  penelitian  ini,  serta terimakasih kepada kepala bagian (HOS) Departemen produksi J20, atas selaku pembimbing lapangan pada penelitian ini.

## R EFERENSI
[1] H. J.Johanson, P. McHUGH,  A.  J. Pendlebury, and  W.  A.  Whwller  III, REKAYASA  ULANG PROSES  BISNIS ,  1st  ed.  Jakarta:  Binarupa
Aksara, 1995.
[2] R.  E.  Indrajit,  “Konsep  dan  Aplikasi  Business Process  Reengineering,” …  Libr.  Inf.  Sci.  Vol.
… ,  p.  249,  2014,  [ Online ]. Available : http://books.google.com/books?hl=en&lr=&id= 8PJxrh_jUaQC&oi=fnd&pg=PA23&dq=Busin ess+Process+Reengineering&ots=opoUemhR6 q&sig=j9c0wRsa2-HzUMsiQqnxQHwv6io.
[3] En.wikipedia.org, “Business Process Model and
Notation.” 2020, [Online]. Available: https://en.wikipedia.org/wiki/Business_Process
_Model_and_Notation.
[4] D. Burgess, Root cause analysis , vol. 22, no. 1. 2020.
[5] F. Kossak, C. Illibauer, V. Geist, J. Kubovy, C. Natschläger, and T. Ziebermayr, for BPMN 2 . 0 , vol. 2, no. 12. 2010.
[6] christopher k. Ahoy, customer-driven operation management . 2009.
[7] F.  Caeldries,  M.  Hammer,  and  J.  Champy,
“Reengineering  the  Corporation:  A  Manifesto for  Business  Revolution,” Acad.  Manag.  Rev. , vol. 19, no. 3, p. 595, 1994, doi: 10.2307/258943.