## ANALISIS KINERJA GUDANG DENGAN PENDEKATAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) DAN ANALITYCAL HIERARCHY PROCESS (AHP)

## Qurtubi, R. Abdul Jalal dan Wihdah Safitri
Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Islam Indonesia, Yogyakarta e-mail: qurtubi@uii.ac.id

## ABSTRAK
Perkembangan industri yang sangat cepat mengharuskan perusahaan mampu mengelola internalnya supaya tidak kalah dari perusahaan kompetitor. Di antara masalah utama dalam pengelolaan internal perusahaan adalah manajemen pergudangan. Tujuan penelitian ini untuk mengevaluasi kinerja dari gudang PT XYZ dan mengetahui faktor apa saja yang paling berpengaruh terhadap kinerja gudang perusahaan, serta mengetahui apakah gudang tersebut menguntungkan atau merugikan perusahaan. PT XYZ adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pengelolaan usaha eksploitasi dan produksi minyak dan gas. Metode yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja adalah KPI warehouse, sebuah ukuran berskala dan kuantitatif. Untuk mengetahui variabel mana yang berperan penting dalam peningkatan performansi gudang, menggunakan variabel key performance indicator yaitu receiving, put- away, storage, order picking dan shipping dengan metode AHP. Hasilnya menunjukkan score terendah pada fungsi shipping dengan  score KPI sebesar 301. Hal ini disebabkan faktor utilization, yaitu pada saat material kategori A yakni tawas, kaporit, oxygen dan accetylene masing-masing dikirim ke user, pengiriman hanya berkuantitas sehingga area luas pengiriman banyak yang kosong dan mengakibatkan pemborosan pada proses pengiriman.
Kata Kunci: AHP, kinerja gudang, KPI.

## ABSTRACT
Rapid industrial development obligates a company to be able to manage its internal management to compete with other competitors. One of the main issues that emerge in company’s internal management is warehouse management. The objective of this research is to evaluate the performance of warehouse in PT. XYZ as well as to discover the most influenced factor towards performance of company’s warehouse and to identify whether the warehouse contributes the benefits of cost the lost for the company. PT. XYZ is a company that works in the oil and gas exploitation and production. The method that applied to evaluate the performance is warehouse KPI, a scaled and quantitative measurement. To find out which variables that play important role in enhancing warehouse performance, variables of key performance indicators are employed, such as receiving, put-away, storage, order picking and shipping by using AHP method. The results indicated the lowest score for shipping function with KPI score of 301. It caused by utilization factors, for materials on category A, which are alum, chlorine, oxygen and acetylene that each will be sent to user. The delivery is only based on quantity; hence empty space areas for delivery are discovered. It leads to waste on delivery process.
Keywords: AHP, warehouse performance, KPI.

## PENDAHULUAN
Perkembangan industri meningkat pesat, agar perusahaan  bisa  mempertahankan posisi pasar dalam persaingan industri dibutuhkan pengelolaan terhadap sistem rantai pasok perusahaan. Pengelolaan sistem rantai pasok ini dinamakan supply chain management .  Pada sistem rantai pasok, sistem logistik merupakan satu di antara  yang  mempunyi  peran  penting, dan di dalam sistem logistik  pergudangan memiliki peran pokok.  Banyak perusahaan sekarang ini yang mempunyai gudang atau warehouse, yaitu  area yang berfungsi untuk
penyimpanan  bahan baku ( raw material ), barang setengah jadi ( working-process ),  dan barang jadi ( finished goods ),  gudang juga menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam rentang waktu dan jumlah tertentu yang selanjutnya berdasarkan permintaan  didistribusikan ke lokasi yang dituju.  Oleh karena itu gudang perusahaan seharusnya  dikelola dengan baik, mengingat perannya yang penting. Perusahaan yang mempunyai  gudang harus memantau  dan mengukur  kondisi atau performansi gudang
Qurtubi, R. Abdul Jalal dan Wihdah Safitri
yang dikelolanya  sehingga  perusahaan  tidak mengalami kerugian.
Salah satu metode yang bisa dipakai untuk menghitung dan mengukur performansi gudang adalah Key Performance Indicator (KPI). KPI ini dipakai  perusahaan untuk mengukur atau membandingkan kinerja guna memenuhi tujuan strategis dan operasional. Selanjutnya  dibutuhkan Analytical Hierarchy Process (AHP) yang bisa dipakai untuk menentukan tingkat kepentingan dari variabel yang  dipakai mengukur KPI sehingga dapat diketahui variabel yang berperan penting dalam peningkatan performansi. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi kinerja gudang dan mengetahui faktor apa saja yang paling berpengaruh terhadap kinerja gudang perusahaan,  serta  mengetahui apakah gudang tersebut menguntungkan atau merugikan perusahaan.
PT XYZ adalah sebuah  perusahaan yang menjalankan  kegiatan di sektor hulu bidang minyak dan gas bumi, meliputi eksplorasi dan produksi. Dalam melaksanakan tujuan utamanya, perusahaan memiliki  sistem logistik yang berfungsi menyimpan produk dan perlengkapan produksi lainnya serta menyediakan informasi mengenai status dan keadaan  material/produk yang disimpan di gudang sehingga informasi itu  mudah diakses oleh yang berkepentingan. Fungsi gudang PT XYZ adalah tempat penyimpanan material yang diperlukan oleh user dan  untuk kegiatan produksi seperti pengeboran yang menghasilkan gas, minyak, dan air. Material tersebut meliputi material rutin seperti pipa,  tawas,  kaporit, oxygen , accetylene ,  dan sebagainya. Mengingat pentingnya peran gudang dalam kegiatan produksi perusahaan, evaluasi atau pengukuran kinerja dari  gudang sangat diperlukan oleh perusahaan untuk mengetahui apakah gudang telah berkontribusi baik bagi perusahaan atau merugikan untuk perusahaan, dan dapat mengetahui  faktor apa saja yang paling memberikan pengaruh terhadap kinerja gudang.

## METODE PENELITIAN
Bagian ini membahas tentang  metode penelitian yang mencakup sumber data, teknik pengumpulan data, dan alur/tahapan penelitian.

## Sumber Data
Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah data primer berupa data proses bisnis yang ada di pergudangan PT XYZ, yaitu data proses bisnis pada saat empat material rutin yaitu tawas, kaporit, oxygen , dan acetylene datang sampai didistribusikan ke user, data tersebut berupa SOP, layout , kinerja, biaya, produktifitas, dan utilisasi pada setiap proses pergudangan perusahaan. Selain itu data skunder,  data bersumber dari literatur yang berhubungan dengan penelitian, seperti konsep pengukuran kinerja gudang menggunakan KPI dan AHP.

## Teknik Pengumpulan Data
Data-data tersebut dikumpulkan menggunakan beberapa metode, yaitu: observasi, wawancara, studi literatur, dan pendapat pakar.

## Alur/Tahapan Penelitian
Alur/tahapan dalam penelitian ini adalah mengidentifikasi proses bisnis gudang, observasi dan wawancara langsung kepada pakar, mengolah data KPI, menormalisasi data, membobotkan data dengan AHP, menganalisis hasil pengolahan data, dan menarik kesimpulan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Bagian ini membahas hasil dan pembahasan yang meliputi Key Performance Indicator , SNORM (Standar Normalisasi), dan Analytical Hierarcy Process (AHP).

## Key Performance Indicator (KPI)
Referensi [1] mendefinisikan KPI sebagai ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja  organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi.  Menurut  [2] KPI  adalah  sekumpulan pengukuran yang diciptakan terfokus kepada aspek kinerja organisasi. Sedangkan, menurut  [3]  KPI merupakan sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah industri atau perusahaan mengeksekusi visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh. Sementara itu  [4] berpendapat, KPI adalah
ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif  dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi. Indicator KPI yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan warehouse key performance indicator , variabel yang digunakan variabel key performance indicator [5],  dalam variabel tersebut  dilakukan  observasi, wawancara dan pendapat  pakar melalui pertanyaan-pertanyaan untuk setiap material sebagaimana Tabel 1.
Tabel 1. Pertanyaan Kepada Pakar Receiving Put-away Storage Order-picking Shipping Berapa biaya receiving cost/line Biaya receiving cost per line Biaya storage space cost per item Picking cost per order line Shipping cost per customer order Berapa jumlah stok yang dapat dibongkar per operator per jam? Berapa jumlah stok yang dapat dipindahkan per operator per jam?
Berapa ukuran inventori dalam m 2 pada setiap penyimpanan stok barang? Berapa jumlah order stok barang yang dapat diambil per jam? Berapa jumlah order stok barang yang dikirim per jam? Berapa persentase penggunaan area penerimaan? (%) Berapa persentase penggunaan alat dan jumlah pekerja saat put- away ? (%) Berapa persentase penggunaan area penyimpanan pada setiap stok barang? (%) Berapa persentase penggunaan alat dan jumlah pekerja saat pengambilan barang? (%) Berapa persentase penggunaan area pengiriman? (%) (Berapa area penerimaan keseluruhan dan area yang digunakan untuk bongkar muat) (Jumlah alat keseluruhan dan jumlah alat yang digunakan pada saat pemindahan stok barang) (Jumlah area penyimpanan dan area yang digunakan untuk menyimpan stok barang) (Jumlah seluruh alat dan jumlah alat yang digunakan untuk mengambil serta memindahkan stok barang) (Luas seluruh area pengiriman dan luas area yang digunakan untuk pengiriman) Berapa persentase kesesuaian barang yang diterima dengan purchase order ? (%) Berapa persentase kualitas pemindahan barang? (%) (Berapa jumlah barang yang dipindahkan dan jumlah kerusakan barang saat pemindahan) Berapa persentase area penyimpanan dengan tidak adanya ketidaksesuaian penyimpanan inventori? (%) Berapa persentase kualitas pengambilan barang (%) Berapa persentase kualitas pengiriman barang? (%) (Berapa jumlah produk setiap order dan berapa produk yang cacat) Berapa lama waktu untuk setiap proses pemindahan barang? (Luas area penyimpanan dan luas area dengan kesalahan meletakkan barang) (Berapa jumlah stok barang yang diambil dan jumlah kerusakan barang saat pengambilan) (Berapa jumlah stok barang yang dikirim dan jumlah kerusakan barang saat pengiriman)
Lanjutan Tabel 1. Pertanyaan Kepada Pakar Receiving Put-away Storage Order-picking Shipping Berapa lama waktu untuk setiap proses penerimaan barang? (Mulai dari pemeriksaan dokumen, bongkar muat, pemeriksaan mutu/inspeksi) (Mulai dari identifikasi produk, identifikasi lokasi penyimpanan, pemindahan, dan update stok) Berapa lama waktu penyimpanan inventori atau persediaan stok barang sampai barang keluar? Berapa lama waktu proses pengambilan barang pada setiap order? (Mulai dari setelah barang diambil sampai dimuat ke dalam truk)
Sumber: [5], diolah.
SNORM (Standar Normalisasi) Menurut [6] normalisasi adalah tahapan-tahapan yang masing-masing berhubungan dengan bentuk normal. Sedangkan menurut  [7] , normalisasi adalah proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya.  Sementara itu  [8]  berpendapat, normalisasi adalah suatu teknik yang menstrukturkan data dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database .
Pada pengukuran setiap bobot indikator dikonversikan ke dalam interval nilai tertentu yaitu 0 sampai 100. Nol (0) diartikan paling jelek dan seratus (100) diartikan paling baik. Dengan demikian parameter dari setiap indikator adalah sama, setelah itu didapatkan suatu hasil yang dapat dianalisis.
Tabel 2. Sistem Monitoring Indikator
Performasi Sistem monitoring Indikator performansi < 40 Poor 40-50 Marginal 50-70 Average 70-90 Good > 90 Excellent
Sumber: [9]
Setelah  diperoleh  data dari berbagai metode pengumpulan data, berdasarkan  hasil pertanyaan untuk empat  material tersebut diperoleh  sebuah jawaban yang telah diolah menjadi data rata-rata,  kemudian  dilakukan normaliasi terhadap data-data tersebut untuk mendapatkan skor akhir dari proses bisnis gudang PT XYZ sebagaimana ditunjukkan pada Tabel 3.

## Tabel 3. Normalisasi
Receiving No Measure Unit Current Min Max Score 1 Financial Rp 18.182 15.000 20.000 63,64 2 Productivity pcs/operator/jam 17,5 11,25 17.5 100 3 Utilization % 82,25 57,5 100 60 4 Quality % 99 95 100 80 5 Cycle Time Menit 30 15 32,25 90,63 Total Score 394,265

## Lanjutan Tabel 3. Normalisasi
Put-Away No Measure Unit Current Min Max Score 1 Financial Rp 9.091 5.000 10.000 81,82 2 Productivity pcs/operator/jam 17,5 10 20 75 3 Utilization % 100 12,5 100 100 4 Quality % 99 95 100 80 5 Cycle Time Menit 30 15 30 100 Total Score 436,820 Storage No Measure Unit Current Min Max Score 1 Financial Rp 909,1 500 909,1 100 2 Productivity pcs/operator/jam 15 3.5 15 100 3 Utilization % 79 50 100 58 4 Quality % 99 95 100 80 5 Cycle Time Menit 7 5 14 22,22 Total Score 360,220 Order Picking (Picking & Packing) No Measure Unit Current Min Max Score 1 Financial Rp 3.036,39 2.000 3.152,3 92,273 2 Productivity pcs/operator/jam 8 3 8,5 87,5 3 Utilization % 87,5 12,5 100 75 4 Quality % 99 95 100 80 5 Cycle Time Menit 10 5 15 50,00 Total Score 384,770 Shipping No Measure Unit Current Min Max Score 1 Financial Rp 5.856,12 4.000 6.375 74,20 2 Productivity pcs/operator/jam 34,5 25 50 45 3 Utilization % 51,25 40 100 19,17 4 Quality % 99 95 100 80 5 Cycle Time Menit 8,75 4,5 10 82,14 Total Score 300,510
Dari hasil Tabel 3  dapat disimpulkan, skor akhir untuk proses bisnis gudang PT. XYZ dengan perputaran material rutin berupa tawas, kaporit, oxygen , accetylene sebagaimana ditunjukkan pada Tabel 4.
Berdasarkan  hasil perhitungan skor akhir untuk gudang PT  XYZ menggunakan indikator KPI warehouse dan telah dinormalisasi, diperoleh  skor  untuk kinerja PT  XYZ sebesar 375.32, dengan skor tertinggi dimiliki oleh proses put-away 436.82.  Faktor terbesar yang menjadikan skor proses ini tinggi karena faktor utilization dan cycle time dari proses put-away
yang telah memanfaatkan penggunaan alat angkut  dengan baik serta waktu proses receiving dengan tepat . Skor terendah dimiliki oleh proses shipping sebesar 300.51. Hal ini dibuktikan bahwa, faktor yang mempengaruhi rendahnya skor proses tersebut dikarenakan faktor pada faktor utilization yang sangat rendah, yaitu pada saat proses shipping penggunaan luas area untuk pengiriman material sangat kecil dari total luas area yang ada, hal ini dapat menimbulkan pemborosan dalam segi biaya pengiriman ke user .
Qurtubi, R. Abdul Jalal dan Wihdah Safitri
Tabel 4. Skor Akhir Key Performance Indicator (KPI)
Receiving Score 394,265 Put-Away 436,82 Storage 360,22 Order Picking 384,77 Shipping 300,51 Skor Akhir Rata-rata 1.876,59 375,32

## Analytical Hierarchy Process (AHP)
Analytical Hierarchy Process (AHP) adalah suatu model yang luwes yang memungkinkan kita mengambil keputusan dengan mengkombinasikan pertimbangan dan nilai-nilai pribadi secara logis [10]. AHP merupakan cara pengambilan keputusan yang paling efektif atas berbagai persoalan yang kompleks dengan jalan menyederhanakan dan mempercepat pencarian solusi atas persoalan
yang kita alami. AHP dapat digunakan juga untuk menentukan kepentingan dari suatu variabel, dalam menilai tingkat kepentingan suatu elemen terhadap elemen lainnya diperoleh skala penilaian perbandingan berpasangan yang menentukan intensitas kepentingan elemen tersebut [11].
AHP digunakan dalam pembobotan masing-masing KPI untuk mengetahui KPI yang memiliki bobot terbesar dan terkecil. Dimana fungsinya untuk mengetahui tingkat kepentingan dari variabel yang telah diberi bobot,  variabel ini digunakan dalam key performance indicator sehingga dapat diketahui variabel mana yang berperan penting dalam peningkatan performansi perusahaan.  Dalam penelitian ini, pengukuran KPI memiliki variabel yang dapat menjadi tolak ukur untuk mengetahui variabel mana yang berperan penting dalam meningkatkan kinerja gudang.

## Tabel 5. Hasil AHP
Pairwise Comparison KPI Receiving No Measure Eugen Vector SNORM Nilai Akhir 1 Financial 0,195 63,64 12,410 2 Productivity 0,263 100,00 26,267 3 Utilization 0,195 60,00 11,710 4 Quality 0,318 80,00 25,438 5 Cycle Time 0,029 90,63 2,643 Total 78,469 Pairwise Comparison KPI Put-Away No Measure Eugen Vector SNORM Nilai Akhir 1 Financial 0,201 81,82 16,426 2 Productivity 0,182 75,00 13,619 3 Utilization 0,172 100,00 17,172 4 Quality 0,320 80,00 25,562 5 Cycle Time 0,126 100,00 12,642 Total 85,420 Pairwise Comparison KPI Storage No Measure Eugen Vector SNORM Nilai Akhir 1 Financial 0,070 100,00 7,000 2 Productivity 0,210 100,00 21,001 3 Utilization 0,174 58,00 10,072 4 Quality 0,210 80,00 16,801 5 Cycle Time 0,336 22,22 7,474 Total 62,348

## Lanjutan Tabel 5. Hasil AHP
Pairwise Comparison KPI Order-Picking No Measure Eugen Vector SNORM Nilai Akhir 1 Financial 0,067 92,27 6,148 2 Productivity 0,277 87,50 24,265 3 Utilization 0,228 75,00 17,081 4 Quality 0,302 80,00 24,141 5 Cycle Time 0,127 50,00 6,327 Total 77,963 Pairwise Comparison KPI Shipping No Measure Eugen Vector SNORM Nilai Akhir 1 Financial 0,209 74,20 15,480 2 Productivity 0,197 45,00 8,885 3 Utilization 0,201 19,17 3,855 4 Quality 0,358 80,00 28,629 5 Cycle Time 0,035 82,14 2,869 Total 59,718
Berdasarkan hasil pembobotan menggunakan AHP  sebagaimana ditunjukkan pada Tabel 5,  diketahui pada proses receiving , put-away , order picking , dan shipping memiliki kriteria terbesar pada quality dalam hal ini membuktikan bahwa proses gudang tersebut, kualitas dari setiap proses sangat baik. Sedangkan untuk proses storage bobot tertinggi dimiliki oleh kriteria cycle time dalam hal ini dibuktikan bahwa perputaran material yang terdapat dalam gudang tersebut sangat baik.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil perhitungan dan pembahasan di atas dapat disimpulkan  bahwa pada perhitungan KPI  diketahui  indikator  atau proses yang memiliki  skor  terendah  ada  pada shipping sebesar  300,51,  karena  faktor utama yaitu utilization hanya memanfaatkan luas area pengiriman sebesar 51.29% dari total kesuluruhan. Rata-rata setiap proses shipping , gudang  mengirim material untuk user hanya berkuantitas sedikit, hal ini dapat merugikan perusahaan  karena  pemborosan biaya dalam pengiriman.  Skor  tertinggi  ada  pada put-away sebesar  436,82. Faktor utama yang menyebabkan  skor  tertinggi  karena  pada utilization memanfaatkan alat pengangkut material dengan baik sebesar 100%.  Dalam perhitungan AHP  diketahui pada proses receiving , put-away , order picking dan shipping
memiliki kesamaan bobot terbesar yaitu pada kriteria quality . Hal ini sangat baik bagi perusahaan  karena  kualitas material dari proses barang datang sampai dikirim ke user sangat terjaga kelengkapannya. Sedangkan untuk proses storage memiliki bobot tertinggi pada kriteria cycle time , artinya perputaran material yang terdapat pada gudang PT XYZ khususnya pada material tawas, kaporit, oxygen dan accetylene sangat baik.

## DAFTAR PUSTAKA
[1].  Banerjee,  J.,  Buoti,  C.,  2012, General specifications  of KPIs ,  International Telecomunnication Union.
[2]   Parmenter,  D.,  2007, Key Performance Indicators : Developing, Implementing and Using Winning KPI's , John WIley & Sons Inc, New Jersey.
[3].  Warren, C.S., Duchac, J., 2011, Accounting , Volume 3, Cengage
Learning, Singapore.
[4].  Iveta,  G.,  2012, Human Resources Key Performance Indikator, Journal Of Competitiveness, 4 (1): 177-128.
[5].   Frazelle,  E.H.,  2002, Wordl  Class Warehousing and Material Handling , McGraw Hill Professional.
[6].  Nugroho,  A.,  2011, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data , Media Komputindo, Jakarta.
Qurtubi, R. Abdul Jalal dan Wihdah Safitri
[7].  Paillin,  D.B.,  2012, Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Toko Ribo Jaya Ambon ,  Universitas Pattimura,
Ambon.
[8].   Sutabri,  T.,  2005, Sistem  Informasi Manajemen , Jakarta.
[9].   Trienekens,  J.H.,  Hvolby,  H.H.,  2000, Performance Measurment and
Improvement in Supply Chain ,  CINET
Conference. [10].  Saaty, T.L., 1993, Pengambilan Keputusan Bagi Para Pemimpin,  Proses Hirarki Analitik untuk pengambilan
Keputusan dalam Situasi yang Kompleks , PT Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.
[11].  Saaty,  T.L.,  1998, Multicriteria Decision Making  -  The Analytic Hierarchy
Process , Eta Service Typesetters, USA.