## ANALISIS PENGGUNAAN SISTEM BARCODE UNTUK MENDUKUNG PAPERLESS DALAM MENINGKATKAN KEUNTUNGAN FINANSIAL DAN

## OPERASIONAL

## Danny Ong
Sistem Informasi Kampus Kabupaten Karawang Universitas Bina Sarana Informatika www.bsi.ac.id danny.dnx@bsi.ac.id
Abstract— The use of physical paper in the business world today has become a consideration as a waste that  can  affect  the  company's  financial  cycle.  The saving  of  using  documents  without  using  physical paper is one way to reduce the company's operating costs, especially for companies that have offices and also some factories in running their businesses. The operational  process  of  non-physical  documents  is supported by the use of barcodes so that the use of paper is very minimal and management can reduce the  company's  operational  costs  to  the  maximum. This  study  aims  to  make  observations  and  analysis of  barcode  usage  related  to  the  effectiveness  and efficiency  in  terms  of  employee  performance  and especially financial savings. The results of the study show  that  in  terms  of  operational  expenses  of  the company  that  there  are  benefits  of  cost  savings  on physical  paper  purchases  and  also  employee performance  is  quite  significantly  increased  in carrying out daily operations because entering data can be done semi-automatically.
Keywords:  Analysis  of  Barcode  Systems,  Non Physical Documents, Company Operations.
Intisari—  Penggunaan  kertas  fisik  dalam  dunia usaha  saat  ini  banyak  menjadi  pertimbangan sebagai  salah  satu  pemborosan  yang  dapat mempengaruhi  siklus  keuangan  perusahaan. Penghematan penggunaan dokumen tanpa menggunakan kertas fisik menjadi  salah satu cara untuk  mengurangi  biaya  operasional  perusahaan, terlebih  lagi  untuk  perusahaan  yang  memiliki kantor  dan  juga  beberapa  pabrik  dalam menjalankan  usahanya.  Proses  operasional dokumen  non  fisik  didukung  dengan  penggunaan barcode sehingga penggunaan kertas sudah sangat minim  dan  manajemen  dapat  mengurangi  biaya operasional perusahaan dengan maksimal. Penelitian  ini  bertujuan  melakukan  observasi  dan analisis  terhadap  penggunaan  barcode  terkait efektivitas dan efisiensi dari sisi kinerja karyawan dan  khususnya  penghematan  secara  finansial. Hasil penelitian menunjukan dari sisi pengeluaran operasional perusahaan bahwa adanya
keuntungan  dari  penghematan  biaya  atas pembelian  kertas  fisik  dan  juga  performa karyawan  cukup  meningkat  secara  signifikan dalam  menjalankan  operasional  perusahaan sehari-hari  karena  memasukan  data  dapat dilakukan dengan semi otomatis.
Kata  Kunci:  Analisis  Sistem  Barcode,  Dokumen Non Fisik, Operasional Perusahaan.

## PENDAHULUAN
Teknologi  yang  semakin  berkembang  dari waktu  ke  waktu  telah  memberikan  banyak  solusi bagi  perusahaan  dalam  melakukan  penghematan terhadap  pengeluaran  operasional  perusahaan. Salah satu pengeluaran yang dapat ditekan terkait dengan operasional perusahaan adalah pengeluaran  kertas  fisik  dalam  menjalankan operasional.  PT  Sangra  Ratu  Boga  merupakan salah satu perusahaan yang banyak mengeluarkan biaya  atas  penggunaan  kertas  dalam  menjalankan bisnis  operasional  (Burnham,  2009) karena hampir  seluruh  aktivitas  karyawan  masih menggunakan  kertas  sebagai  bahan  pokok  utama dalam melaksanakan aktivitas hingga pertengahan tahun  2018.  Masalah  tersebut  mengakibatkan perusahaan  mengalami  kekurangan  pendapatan keuntungan  (Burnham,  2009)  dari  operasional bisnis yang sudah dijalankan sehingga diharapkan kedepannya  perusahaan  dapat  meminimalisir pengeluaran  tersebut.  Tahun  2018  awal, perusahaan  sudah  direkomendasikan  untuk memanfaatkan penggunaan barcode dalam menjalankan bisnis.
Pada penelitian (Gogan & Rao, 2010)  dari sisi penggunaan  kertas  non  fisik  (Paperless)  hingga data  softcopy  dapat  memberikan  layanan  yang sudah  terenkripsi  untuk  otentifikasi  dokumen secara  digital  tanpa  harus  menggunakan  cetakan kertas.  Dalam  (Luse,  Mennecke,  &  Townsend, 2017)   penggunaan  Barcode  memiliki  kekurangan dimana  perusahaan  harus  melakukan  investasi tambahan  terkait  penggunaan  barcode  2D  yang lebih  canggih  dibandingkan  1D  untuk  kebutuhan
evaluasi  karena  teknologi  1D  sudah  ditinggalkan, akan tetapi investasi penggunaan  barcode bersifat jangka panjang yang dapat memberikan keuntungan secara menyeluruh.
Tujuan dari penelitian ini adalah  melakukan observasi  serta  melakukan  analisis  penggunaan barcode  untuk  mendukung  paperless  agar    dapat bekerja  secara  maksimal  sehingga  performa  kerja karyawan  dapat  meningkat  serta  keuangan perusahaan  dapat  diminimalisir  dari  pengeluaran terkait penggunaan kertas yang berlebihan.
H 1 : Semakin banyak implementasi penggunaan barcode  untuk  mendukukung  paperless  dalam menjalankan operasional perusahan, maka semakin  banyak  keuntungan  secara  finansial  yang akan diperoleh perusahaan H 2 : Semakin banyak implementasi penggunaan barcode  untuk  mendukung  paperless  dalam menjalankan  operasional  perusahaan,  maka performa  karyawan  semakin  meningkat  dalam melakukan operasional bisnis

## BAHAN DAN METODE
Analisis  penggunaan  paperless  membutuhkan penilaian kuesioner (Carr, 2005)  mencakup:
1. Responden  harus  diteliti  terlebih  dahulu apakah memahami mengenai konsep  paperless dan  terbiasa  bekerja  menggunakan  data digitial.
2. Responden terhadap adaptasi dari respon yang diberikan  oleh  karyawan  terkait  penggunaan format  elektronik  seperti  kertas  kerja,  data permintaan, penilaian kerja, pesanan pembelian,  penjualan  dan  proses  lainnya  yang sebelumnya menggunakan kertas.
3. Responden  harus  diminta  penilaian  terkait dengan  penggunaan  paperless  apakah  dapat mengurangi biaya operasional, waktu dan  juga secara tempat yang sebelumnya membutuhkan gudang  untuk  penyimpanan,  kebersihan, produktivitas hingga memudahkan pengiriman data.
Keuntungan paperless dengan menggunakan barcode  (Shinya  Kato,  Chiaki  Kobayashi,  2014) adalah  pengiritan  biaya,  efektivitas    operasional menggunakan  teknologi,  data  tersimpan  jangka panjang  dan  memiliki  history  dan  data  digital dapat  disinkronisasi  dengan  banyak  sistem operasional lainnya. Teknologi barcode memberikan  optimasi  terhadap  keseluruhan operasional  dalam  melakukan  pengawasan  nilai persediaan dan penguatan pusat distribusi produk kepada  konsumen  (Prokopovic,  Prokopovic,  & Jelic,  2016).  Keuntungan    penggunaan  barcode lainnya  yaitu  menyediakan  keakuratan  data  dan juga  menjadi  solusi  operasional,  memberikan potensi untuk menjaga biaya dan waktu yang akan
mengurangi  potensi  kesalahan  dan  membantu proses  internal  maupun  eksternal  dalam operasional  dan  menyediakan  proses  yang  baik antara  pendistribusian  barang  dan  arus  data informasi elektronik.
Sumber : (Bassignani et al., 2010)

## Gambar 1. Tipe Barcode untuk Paperless
Kertas  Barcode  dalam  penggunaannya  harus memperhatikan  kejelasan  serta  fungsi  yang  akan digunakan  untuk  memudahkan  pembagian  fungsi (Bassignani, Dierolf, Roberts, & Lee, 2010). Contoh penggunaan  barcode  yang  sesuai  dengan  fungsi masing-masing  pada  Gambar  1.  Metode  dalam penggunaan barcode adalah melakukan standarisasi  terlebih  dahulu  terhadap  objek-objek yang  ditunjuk  untuk  pemasangan  barcode  dan selanjutnya  akan  dihubungkan  dengan  sistem untuk melakukan operasional dengan scanner oleh tim  dalam  meningkatkan  kecepatan  performa kerja karyawan.
Proses  penelitian  (Gambar  2)  terkait  dengan analisis  penggunaan  sistem  barcode  untuk mendukung  paperless  dengan  metode  Balance Scorecard  (Rotchanakitumnuai,  2013)  yang  juga akan dilakukan evaluasi dengan metode perbandingan  yang  akan  dijelaskan  sebagai berikut :
1. Survei Literature dan Studi Pustaka Peneliti  akan  mengumpulkan  informasi  dari jurnal  penelitian  sebelumnya  yang  terkait. Kemudian  dari  survey  literature  tersebut, peneliti  akan  melengkapi  dan  mendetailkan lebih jauh terkait dengan pemanfaatan  sistem yang  akan  menjadi  bagian  dari  proses pendetailan dari keuntungan bagi perusahaan
2. Identifikasi Masalah Melakukan  identifikasi  terkait  permasalahan yang  akan  dilakukan  penelitian  mengenai analia penggunaan barcode untuk mendukung paperless  pada  studi  kasus  PT  Sangra  Ratu Boga
3. Melakukan Hipotesis Hipotesis  awal  yang  dirumuskan  oleh  peneliti adalah:  Apakah  ada  pengaruh  penggunaan barcode  dalam  mendukung  paperless  dapat meningkatkan  performa  karyawan  dalam menjalankan  operasional  bisnis  perusahaan? Dan  apakah  ada  pengaruh  penggunaan barcode  dalam  mendukung  paperless  dapat memberikan keuntungan secara finansial bagi perusahaan.
4. Observasi, Wawancara dan Kuesioner Penelitian  akan  dilakukan  dengan  melihat secara  langsung  proses  dan  data  yang  terjadi didalam  perusahaan,  melakukan  wawancara dengan  pihak  yang  berkepentingan  serta menggunakan  kuesioner  untuk  mempertajam analisis penelitian yang akan dilakukan
5. Melakukan Analisis Peneliti akan menganalisis dan mengolah data yang  diperoleh  dan  memberikan  nilai  dari masing-masing  data  yang  diperoleh.  Setelah dilakukan  analisis  secara  detail  maka selanjutnya  akan  diambil  esensi  yang  utama terkait  dengan  pemanfaatan  yang  menjadi sasaran  dalam  meningkatkan  performa finansial  dan  juga  peningkatan  operasional dari setiap karyawan pabrik
6. Menarik Kesimpulan dan Memberi Saran Setelah  dilakukan  analisis  lebih  lanjut  maka peneliti  akan  memberikan  kesimpulan  terkait pengujian  hipotesis  yang  dirumuskan  serta memberikan  saran  yang  baik  untuk  bisnis perusahaan kedepannya menjadi lebih baik.
Gambar 2. Tahap Penelitian

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari  hasil  evaluasi  dan  penelitian  yang dilakukan  oleh  peneliti  ditemukan  bahwa  dengan dilaksanakannya  penelitian  menunjukan  bahwa operasional  karyawan  serta  peningkatan  finansial perusahaan  dalam  penggunaan  sistem  barcode untuk  mendukung  paperless  memberikan  hasil yang positif.
Hasil  yang  diperoleh  dari  penelitian  yang menggunakan  konsep  balance  scorecard  adalah dari  segi  keuangan,  tedapat  ancaman  finansial menurun  apabila  investasi  yang  dilakukan  tidak cocok  dengan  divisi  bersangkutan.  Peluangnya adalah  keuntungan  berlebih  apabila  diterapkan terhadap  seluruh  divisi  dalam  pelaksanaan paperless.  Kekuatannya  adalah  penambahan keuntungan  dari  sisi  finansial  karena  terjadi pengurangan  terhadap  pengeluaran  kertas  fisik dan  kelemahannya  diperlukan  investasi  diawal untuk penggunaan barcode dan paperles.
Dari  segi  pelanggan,  terdapat  ancaman berupa beberapa pelanggan yang tetap membutuhkan  penggunaan  kertas  fisik  dalam transaksi.  Peluangnya  adalah  keselarasan  konsep dengan  pelanggan  sehingga  transaksi  juga  dapat dilakukan  secara  paperless.  Kekuatannya  adalah pemahaman  keuntungan  bersama-sama  secara finansial  dan  operasional  apabila  menerapkan konsep  yang  sama  dan  kelemahannya  perlu dilakukan pemberian pemahaman untuk menerapkan hal yang sama.
Dalam  proses  internal,  ancamannya  adalah permasalahan  operasional  lebih  rendah  apabila proses  pengerjaan  tidak  dipahami  secara menyeluruh.  Peluangnya  adalah  seluruh  divisi memiliki performa operasional meningkat dari sisi kecepatan  dan  hasil  pengerjaan  yang  lebih maksimal.  Kekuatannya  adalah  operasional menjadi  lebih  cepat  dari  sebelum  menggunakan paperless  dan  meminimalisir  penggunaan  kertas fisik  dan  kelemahannya  adalah  keselarasan  antar karyawan  dalam  menjalankan  konsep  dan operasional  pada  divisi  yang  sama  harus  berjalan baik .
Dalam  pembelajaran  dan  pertumbuhan, ancamannya  adalah  karyawan  dengan  tingkat pemahaman  dan  kecepatan  adaptasi  yang berbeda-beda dapat memberikan pengaruh positif dan  negatif  dalam  menjalankan  operasional. Peluangnya adalah Peningkatan daya tangkap dan daya  saing  pada  masing-masing  karyawan  untuk dapat berkembang lebih baik. Kekuatannya adalah Peningkatan  performa  dan  adaptasi  penggunaan sistem untuk mendukung operasional  .Kelemahan nya  adalah  Karyawan  dengan  tingkat  usia  lanjut yang  berpeluang  untuk  menghambat  masa adaptasi dan penggunaan sistem.
Tabel 1. Perbandingan Penilaian Penggunaan Kertas Kriteria Jumlah Nilai Penggunaan Kertas Operasional >501 Rim 1 351-500 Rim 2 201-350 Rim 3 101-200 Rim 4 <100 Rim 5 Tabel 2. Perbandingan Penilaian Performa Operasional Kriteria Waktu Nilai Peningkatan Performa Operasional (Waktu Penyelesaian Pekerjaan) 20% Lebih cepat 1 40% Lebih Cepat 2 60% Lebih cepat 3 80% Lebih Cepat 4 100% Lebih Cepat 5 Tabel 3. Realisasi Penggunaan Kertas dan Performa Operasional Penggunaan Kertas Operasional Perfoma Operasional Jul'17 623 - Aug'17 594 - Sep'17 637 - Okt'17 520 - Nov'17 602 - Des'17 507 - Jan'18 489 - Feb'18 476 - Mar'18 543 - Apr'18 582 - Mei'18 530 - Jun'18 223 60% Jul'18 242 60% Aug'18 189 80% Sep'18 192 80% Okt'18 202 60% Nov'18 132 80% Des'18 147 80%
Berdasarkan  hasil  penelitian  ditemukan beberapa  pertemuan  dari  hasil  survey  lapangan dan  juga  wawancara  yang  dilakukan  terhadap beberapa  narasumber  yaitu  pada  Tabel1.  Bobot penilaian  dari  penggunaan  kertas  fisik  dalam jumlah  rim  oleh  divisi  operasional  pada perusahaan  tergolong  besar,  oleh  sebab  itu dilakukan  bobot  penilaian  terhadap  penggunaan kertas  dengan  melakukan  pemberian  nilai  1-5 dilihat dari jumlah besar kertas yang dikeluarkan. Bobot  penilaian  dari  perfoma  terkait  dengan waktu  penyelesaian  suatu  tugas  oleh  karyawan juga  diukur  dari  penggunaan  sistem  barcode, dimana  bobot  penilaian  juga  diperhitungkan  dari skala  1-5  (Tabel  2).  Dari  hasil  penelitian  dan pengumpulan  data  yang  dilakukan  oleh  peneliti dari  sebelum  dan  sesudah  penggunaan  barcode untuk mendukung konsep paperless, maka didapat hasil  dari  kegiatan  operasional  yang  terjadi  di perusahaan sesuai dengan data pada Tabel 3.
Hasil  penelitian  Tabel  4  merupakan pemberian  bobot  atas  hasil  evaluasi,  wawancara dan  pengumpulan  data  yang  dilakukan  oleh peneliti sehingga diperoleh nilai yang menentukan bahwa  hipotesa  yang  diperoleh  menunjukan
bahwa  adanya  perbaikan  yang  sangat  signifikan dari  hasil  penggunaan  barcode  atas  konsep paperless  untuk  mendukung  kemanjuan  finansial dan operasional.
Proses  penelitian  (Gambar  3),  observasi  dan wawancara  dilakukan  sesuai  dengan  prosedur yang sudah dirumuskan untuk memastikan bahwa hipotesa-hipotesa  dalam  penggunaan  barcode memberikan pengaruh perbaikan dan peningkatan secara finansial dan perfoma.
Table 4. Realisasi Penilaian Penggunaan Kertas dan Performa Operasional Bobot Nilai Paperless Bobot Nilai Operasional Jul'17 1 - Aug'17 1 - Sep'17 1 - Okt'17 1 - Nov'17 1 - Des'17 1 - Jan'18 2 - Feb'18 2 - Mar'18 1 - Apr'18 1 - Mei'18 1 - Jun'18 3 3 Jul'18 3 3 Aug'18 4 4 Sep'18 4 4 Okt'18 3 3 Nov'18 4 4 Des'18 4 4
Gambar 3. Proses Alur Penelitian
Tabel 5. Pengukuran Keberhasilan Faktor yang diukur Pengukuran  Mean Cronbach's α Faktor 1 : Kekuatan sistem 0.824 Kekuatan sistem 0.805 4.28 Keamanan sistem 0.792 4.59 Proses adaptasi 0.831 4.09 Kemudahan penggunaan  0.618 3.83 Kecepatan 0.559 4.23 Faktor 2 : Pelayanan 0.832 Kemampuan pelayanan 0.880 4.05 Ketepatan data 0.838 3.93 Faktor 3 : Proses kebijakan 0.878 Pelatihan 0.758 4.02 Adaptasi perubahan 0.738 3.85 Sikap manajemen 0.718 4.17 Sinkronisasi tim 0.737 4.01 Kecepatan Adaptasi karyawan 0.730 4.15 Peningkatan proses 0.618 4.26 Pembelajaran oleh divisi 0.892 Peningkatan kemampuan 0.925 3.72 Peningkatan kemampuan pelaksanaan TI  0.918 3.65 Peningkatan kebenaran data 0.807 3.85 Peningkatan perfoma internal 0.947 Minimalisir proses yang lamabat 0.982 2.61 Kecepatan proses 0.957 2.67 Kepuasan 0.792 Kepuasan divisi 0.918 3.05 Kepuasan dari sisi perfoma 0.899 2.77 Keuntungan 0.718
Faktor yang diukur Pengukuran  Mean Cronbach's α Faktor 1 : Kekuatan sistem 0.824 Kekuatan sistem 0.805 4.28 Keamanan sistem 0.792 4.59 Proses adaptasi 0.831 4.09 Kemudahan penggunaan  0.618 3.83 Kecepatan 0.559 4.23 Faktor 2 : Pelayanan 0.832 Kemampuan pelayanan 0.880 4.05 Ketepatan data 0.838 3.93 Faktor 3 : Proses kebijakan 0.878 Pelatihan 0.758 4.02 Adaptasi perubahan 0.738 3.85 Sikap manajemen 0.718 4.17 Sinkronisasi tim 0.737 4.01 Kecepatan Adaptasi karyawan 0.730 4.15 Peningkatan proses 0.618 4.26 finansial Pengurangan biaya 0.857 3.42 Alokasi biaya ke arah peningkatan perfoma 0.879 3.02
Dari  hasil  analisis  dan  penelitian  yang dilakukan  terkait  dengan  tolak  ukur  pengukuran keberhasilan pelaksanaan barcode dalam mendukung  paperless  menunjukan  bahwa  terjadi peningkatan  secara  finansial  dalam  melakukan minimalisir terhadap pengeluaran serta meningkatkan perfoma karyawan dalam melaksanakan proses operasional (Tabel 5).
Hasil  penilaian  secara  menyeluruh  dari  proses penelitian  yang  dilakukan  menguatkan  hipotesa awal  yaitu  bahwa  semakin  dilakukan  perluasan dalam penggunaan barcode untuk paperless maka keuntungan perusahaan dari sisi finansial ataupun operasional akan semakin baik, dapat dilihat pada Tabel 6.
KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan  terkait  analisis  penggunaan  sistem barcode  untuk  pelaksanaan  paperless,  performa karyawan  dalam  menjalankan  proses  operasional khususnya  pada  divisi  gudang  menjadi  lebih meningkat  karena  proses  penginputan  stock opname  lebih  cepat.  Penggunaan  barcode  yang sudah  terhubung  dengan  sistem  meningkatkan kualitas ketepatan data karena tercatat history dan dapat  dievaluasi.  Efisiensi  pengeluaran  finansial secara  operasional  khususnya  penggunaan  kertas fisik  dapat  dikurangi.  Hasil  penelitian  juga menunjukan  bahwa  ada  potensi  keuntungan berlipat  juga  dapat  diperoleh  dari  menggunakan konsep  paperless  pada  proses  operasional eksternal jika dilakukan analisis lebih lanjut.

## REFERENSI
Bassignani, M. J., Dierolf, D. A., Roberts, D. L., & Lee,
S.  (2010).  Paperless  protocoling  of  CT  and MRI  requests  at  an  outpatient  imaging center. Journal of Digital Imaging, 23(2), 203– 210.
Burnham.  (2009).  Clients  Helped  to  Reduce  Costs
Associated with Paper Consumption. International  Journal  of  Micrographics  & Optical Technology, 27(3), 17–18.
Carr, M. R. (2005). An analysis of the feasibility of a paperless environment - the case of the Mona School  of  Business. Management  of Environmental  Quality:  An  International Journal, 16(4), 286–290.
Gogan,  J.  L.,  &  Rao,  A.  (2010).  Barcodes,  RFIDS, lemonade  and  conversation.  Journal  of Information Technology, 25(4), 450–456.
Luse,  A.,  Mennecke,  B.,  &  Townsend,  A.  (2017). Electronic  Forms-Based  Computing  for Evidentiary  Analysis.  Journal  of  Digital
Forensics, Security and Law, 4(3), 17–35.
Ong,  D.  (2019).  Analisis  Penggunaan  Sistem Barcode  untuk  Mendukung  Paperless  dalam
Meningkatkan  Keuntungan  Finansial  dan Operasional Pada PT Sangra Ratu Boga.
Prokopovic,  K.,  Prokopovic,  T.,  &  Jelic,  M.  (2016). Information  technologies  in  integrated logistics. Ekonomika, 62(1), 175–186.
Rotchanakitumnuai,  S.  (2013).  Assessment  of  e- procurement  auction  with  a  balanced scorecard.  International  Journal  of  Physical Distribution and Logistics Management, 43(1),
39–53.
Kato  Shinya,  Kobayashi  Chiaki  Nakanishi  Yuko.
(2014).  Children  Examination  of  the  clinical significance  of  procalcitonin  in  fever  disease- Focusing  on  Kawasaki  disease-,  4  (4),  561  – 565.