## SISTEM  INFORMASI  KEPENDUDUKAN  DAN  CATATAN  SIPIL MENGGUNAKAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
(Studi Kasus PEMERINTAH DAERAH)
Oleh :
Iyan Gustiana
Staf Dosen Sistem Informasi UNIKOM

## Abstract
In  conducting  its  role  as  the  local  government  administrator,  Pemda  has authoritative  duties;  they  are,  among  others,  organizing  citizenship  service products  and  citizenship  registration  office.  Citizenship  service  products  are services  given  to  the  citizens  that  include  providing  issues  of  Family  Cards (KK)  and  Identity  Card  (KTP).  Citizenship  registration  office,  on  the  other hand, provides services of issuing birth certificates.
Pemda,  therefore,  requires  an  architecture  planning  to  be  designed  along  the line  with  the  products  of  citizenship  services.  The  architecture  design  applied here  is  the  Enterprise  Architecture  Planning  (EAP)  conveying  the  framework model by Zachman. In developing this architecture.
The result of this research is offered to Pemda as a proposition in the form of recommendation  &  documentation  of  planning  of  architecture  data, architecture  application,  and  architecture  technology.  This  design  is  hoped  to become a reference in providing better supports in citizenship services for the society in the future.
Keywords: Enterprise Architecture Planning, citizenship service, Pemda (Local Government)

## I. PENDAHULUAN
Kewajiban  pemerintah  daerah  dalam “ Blueprint Sistem Informasi Aplikasi E- Government” yang diterbitan oleh Depkominfo  tahun  2004,    dalam salahsatu butirnya menyebutkan tentang adanya pelayanan kependudukan dan catatan sipil. Banyak  kebijakan  pemerintah  untuk memutuskan suatu langkah pembangunan sangat berkaitan dengan data kependudukan.  Masalah yang  sering  terjadi  adalah  pada
program-program  pemerintah  seperti pembagian  Bantuan  Langsung  Tunai (BLT),  Pemilu  (Pilkada,  pilwalikota, pilgub  dan  Pilpres).  Permasalahan ditimbulkan  karena  banyak  data-data kependudukan yang tidak valid akibat perubahan  status  warga  masyarakat seperti  meninggal  dunia,  pindah rumah, pindah kewarga negaraan atau mempunyai  data  rangkap  di  domisili yang berbeda.
Pelaksanaan      pembuatan      cetak biru      tersebut      diserahkan      pada masing-masing  lembaga      pelaksana e-government. Lembaga   pelaksana e-government yang  dimaksud  oleh Kepmen Kominfo ini adalah provinsi, kota/kabupaten,  dinas,  dan  lembaga negara      lainnya.      Mengacu      pada peraturan      pemerintah      ini,      maka
Pemerintah Daerah sebagai pelaksana e-government perlu membuat cetak biru bagi pengembangan e-government yang dilakukan di lingkungannya.
Penelitian ini akan melakukan pembuatan  aristektur  data,  aplikasi, dan  teknologi  dengan    menggunakan pendekatan Enterprise    Architecture Planning (EAP)    pada  pelayanan perpanjangan KTP dan KK yang  ada di Pemerintahan Daerah.

## I.2   RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan  latar  belakang  diatas tersebut,  maka  dapat  dirumuskan masalah yang perlu dipecahkan, yaitu :    bagaimana    membuat    arsitektur data,    aplikasi,    dan  teknologi  di
Pemerintahan  Daerah  yang  dapat mendukung  peningkatan    pelayanan perpanjangan  KTP  dan  KK  menjadi pelayanan  yang  bisa  dilakukan  dari kota  dan  instansi  yang  berbeda  ? Penerapan  Arsiktuktur  terdiri  dari beberapa hal yang harus dipertimbangkan antara lain masalah penerapan e-government saat  ini, ketidaksesuaian prosedur/sistem, dan  perincian    kebutuhan    sistem pelayanan    dan    penunjang    yang akan    menjadi  pertimbangan  untuk merancang arsitektur sistem kependudukan  pada  Pemerintahan Daerah.

## 2.1  ENTERPRISE ARSITEKTUR PLANNING (EAP)
Enterprise Arsitektur Planning (EAP) adalah  cara  yang  digunakan  untuk membentuk      arsitektur      enterprise yang      sesuai      dengan      kebutuhan enterprise  tertentu.    Cara    yang digunakan    adalah    melalui    proses pendefinisian    arsitektur  enterprise yang berupa arsitektur data, arsitektur aplikasi  dan  arsitektur  teknologi. Proses    pendefinisian    tersebut mensyaratkan    arsitektur    enterprise dapat    memberi  dukungan    terhadap kebutuhan    bisnis    dengan    rencana implementasinya. Proses pendefinisian arsitektur data, arsitektur  aplikasi  dan  arsitektur teknologi tersebut dihasilkan dari dua perspektif  pertama  terhadap  tiga fokus abstraksi pertama dari kerangka kerja Zachman.
Gambar 1  Perencanaan Arsitektur Enterprise
Terdapat tujuh fase dalam EAP yang dikemukakan Spewak yang dikerjakan untuk mendefinisikan  dua baris    pertama    dan    tiga    kolom pertama    dari    kerangka    kerja
Zachman.      Tujuh      fase      tersebut dibagi   dalam    empat   layer   atau tahap      yang  menggambarkan  urutan pengerjaan metodologi EAP.
Gambar 2  Tahapan EAP

## 2.2
.  KONSEP E-GOVERNMENT
Konsep e-Government mempunyai prinsip utama, yaitu :
Fokus    pada    perbaikan    pelayanan pemerintah    kepada    masyarakat. Misi    untuk    melayani    masyarakat tidak    hanya    diserahkan    dan dibebankan    kepada  institusi  publik (pemerintah)  tetapi  sektor  swasta
dan  non-komersial  diberikan  pula kesempatan  untuk  melakukannya.
Pemberian    pelayanan    dengan memanfaatkan    teknologi    digital atau  internet  tidak selamanya harus menjadi jalur alternatif mendampingi  kanal  konvensional karena  pada  saatnya  nanti,  terutama setelah mayoritas masyarakat

## LAYE
LAYE LAYE LAYE
terbiasa menggunakan kanal  digital,

## 3.
DESKRIPSI PRODUK PELAYANAN KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL Berdasarkan konsep value chain(rantai  nilai),  area  fungsional utama  dapat  dikelompokkan  ke dalam  kegiatan  utama  (Primary Activities)  dan  kegiatan  pendukung (Support Activities). Kegiatan utama adalah  Pelayanan  Kependudukan dan Pelayanan Catatan Sipil, kegiatan pendukung adalah Sekretariat,  dan  Bidang  Pengelolaan Data Informasi Kependudukan.
Gambar 3 Value Chain Model Pelayanan Kependudukan
Bidang Pencatatan Penduduk mempunyai tugas : penyelenggaraan pelayanan pendaftaran penduduk  dalam Sistim Administrasi Kependudukan (SAK).    Bidang  Pencatatan    Sipil Melaksanakan  sebagian  tugas  Dinas Kependudukan  dan  Catatan  Sipil. Bidang Pengelolaan Data  Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan  dan  Catatan  Sipil dalam  bidang  pengelolaan  data informasi administrasi kependudukan. Sekretariat mempunyai  tugas    melaksanakan koordinasi    perencanaan,  evaluasi dan pelaporan program Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil.
3.1  FOUR  STAGE  LIFE  CYCLE BUSINESS  SYSTEM  PLANNING (BSP) Untuk mengetahui siklus dan dekomposisi dari setiap fungsi digunakan  tools    Four  Stage    Life Cycle dari IBM sebagai berikut :

## 1.Bidang Pendaftaran Penduduk
1.1. Penyelenggaraan pelayanan pendaftaran penduduk 1.1.1.  Pencatatan  dan  pemutakhiran biodata penduduk 1.1.2.  Penerbitan Nomor Induk
Kependudukan(NIK),
1.1.3. Perubahan alamat,
1.1.4.  Pendaftaran  pindah  datang penduduk,
1.1.5.  Pendaftaran  warga  Negara Indonesia (WNI) tinggal sementara,
1.1.6.  Pendaftaran  pindah  datang antar negara,
1.1.7. Pendataan penduduk rentan,
1.1.8. Penerbitan
dokumen kependudukan  hasil    pendaftaran penduduk .

## 2.Bidang Pencatatan Sipil
2.1.Pelaksanaan pencatatan penerbitan akta kelahiran dan kematian 2.2.Pelaksanaan pencatatan dan penerbitan akta perkawinan, 2.3.Pelaksana pencatatan dan penerbitan akte p erceraian 2.4.Menyimpan dan memelihara dokumen catatan sipil
2.5.Pelaksana  pencatatan  data  n pengakuan dan pengangkatan anak
2.6.Pemeliharaan  akta  kelahiran  dan kematian, perkawianan dan penceraian 2.7.Pelaksanaan pencatatan dan perubahan akta-akta catatan sipil. 3.Bidang Pengelolaan Data Informasi Administrasi Kependudukan 3.1.  Pengelolaan  data  informasi administrasi kependudukan:
3.1.1.  Pelayanan  pengelolaan  data informasi administrasi kependudukan 3.1.2. Penyelenggaraan dan  evaluasi kegiatan pengelolaan data informasi 3.1.3. Pengelolaan informasi administrasi penduduk 3.1.4.  Koordinasi  pembangunan  dan pengembangan jaringan komunikasi 3.1.5.  Jaringan  komunikasi    data sampai  dengan tingkat Kecamatan 3.1.6. Perekaman data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan  sipil 3.1.7.  Perlindungan  data  pribadi penduduk 4.Sekretariat 4.1. Melaksanakan koordinasi perencanaan, evaluasi  dan pelaporan program Dinas  Kependudukan  dan  Catatan Sipil, 4.2. Perencana kegiatan kesekretarian 4.3.  Pengololaan  urusan  administrasi kepegawaian, kesejahteraan  pegawai 4.4. Penyelelenggaraan kegiatan kearsipan,    rumah  tangga  dan kehumasan, 4.5. Urusan keuangan ; 4.6.Penerbitan dokumen kependudukan hasil pendaftaran penduduk

## 3.2. ANALISIS KONDISI PEMERINTAH DAERAH
Beberapa  hal  yang berkaitan dengan pengembangan  teknologi    informasi di  Pemda berdasarkan  pengumpulan data    secara  online  dengan  melihat website  dan  pencarian  menggunakan search engine google dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Sebagaian besar  Pemda  saat ini    sedang  membangun  e  - Government   yang bertujuan agar pelayanan yang diberikan  pada  masyarakat berjalan melalui internet (online)  untuk  mengevaluasi rencana dan prioritas penggunaan dan layanan teknologi informasi. 2. Perencanaan strategis teknologi  informasi  Pemda mencakup  berbagai  sasaran strategis  (strategic  objective) yang dikelompokkan ke dalam  tema  strategis  sebagai berikut : a. Pelatihan dan Kerjasama. Usaha untuk mendorong tenaga SDM berkualitas dan terciptanya    inovasi baru  didukung  TI, harus terus diusahakan dengan merajut kerjasama antar beberapa Pemda ataupun diskusi intern dengan lapisan bawah
(kecamatan).
b. Teknologi  Informasi. TI harus sebesar- besarnya  digunakan untuk mendorong teknologi bagi peningkatan mutu pelayanan untuk kependuduk. c. Komunikasi.  Pemda memiliki sarana berteknologi informasi untuk membangun komunikasi yang efektif  mengenai  apa yang telah dikerjakan “  telling  the  story” dan
membangun kebersamaan  melalui komunikas  i        yang terbuka,  tepat  waktu dan  akurat  kepada seluruh  stakeholder baik internal  maupun eksternal. d. Standar.  Pemda  akan dikenal oleh masyarakat karena telah menetapkan pola  pelayanan  yang bertanggung jawab pada masyarakat, pengusaha ataupun Pemda lain.
3.3. KECENDERUNGAN DI PEMDA Beberapa kondisi yang dapat diuraikan berdasarkan hasil pengamatan  di  Pemda  diperoleh
analisis sebagai berikut:
1) Pemda  telah  diberikan  instruksi oleh  menteri  dalam  negeri  serta Depkominfo  telah  memberikan rancangan  dasar    pembangu  nan e-Government berupa  “Blue print Aplikasi e-Governmnet”. 2) Masyarakat  yang  mempunyai computer cukup banyak, computer  bukan  barang  mahal dan  mewah  lagi,    tapi  computer adalah suatu kebutuhan (Kabupaten  Sragen  1000  PC  , Denpasar 83,6%) 3) Sudah banyak Pemda yang melakukan pelayanan kependudukan  online  (Denpasar, Bali, Kabupaten Bandung) 4) Beberapa Pemda mempunyai aplikasi online yang berhubungan  dengan  pelelangan (Banjar, Surabaya, Garut). 5) Bahkan beberapa Kecamatan sudah banyak yang online (Kecamatan Katapang, Kecamatan Panyileukan) 6) Penggalian  data  dan  keakuran data menjadi    harta yang sangat berharga  bagi  Pemda    ini  bias dimanfaatkan untuk
pihak investor  ataupun  Pemda  sendiri. Untuk mencapai  itu maka dalam proses  perencanaan, kemampuan untuk    melihat  kecenderungan masa depan (trendwatching) sangat  diperlukan,  terutama dalam bidang teknologi informasi yang meliputi:  Akses  Internet.  Dalam beberapa tahun
mendatang akses internet akan dapat dinikmati secara luas di masyarakat.  Koneksi Kecepatan Tinggi . Berbagai embrio infrastruktur akses internet berkecepatan  tinggi  telah mulai tersedia.  Akses  dengan  peralatan mobile. Dengan teknologi  wireless  dan tersedianya peralatan yang bersifat mobile (laptop  yang  dilengkapi WiFi    atau  Personal Digital  Assistance)  maka seseorang dapat terhubung dari mana
saja kapan saja.
 Kebutuhan      layanan. Infrastruktur        internet sudah        digunakan sebagai tulang punggung pengoperasian institusi.     Karena     itu kebutuhan  akan  layanan prima 24 jam sehari  dan 7  hari    semi  nggu menjadi  suatu kebutuhan utama di masa datang.

## 3.4    KARAKTERISTIK  DATA ENTITAS
Kandidat  entitas  adalah  entitas  yang akan menjadi bagian dari perencanaan  arsitektur  enterprise,
sehingga penentuannya dapat didasarkan    pada    kondisi    fungsi bisnis  utama  pada value  chain yang telah    terdefinisi    sebelumnya.  maka daftar  entitas  bisnis  yang  dapat diidentifikasi sebagai berikut:
1.Entitas Pendaftaran Kependudukan
2. Entitas Pencatatan Sipil
3.Entitas  Bid.  Kelola  Data  dan Informasi
4. Entitas Sekretariat

## 3.5 ARSITEKTUR DATA
Pemakaian    data    yang    dibutuhkan dalam    entitas    akan    dijelaskan dengan    mengetahui  karakteristik data  dalam  arsitektur  data,  dan pendefinisian  dari  pemakaian  data yang  akan    digunakan    pada arsitektur    aplikasi    nantinya,    yang akan    disampaikan    pada  tahap  ini
sesuai  dengan  tahapan  EAP  dalam arsitektur data antara lain:
1.   Daftar kandidat entitas
2.  Definisi  entitas,  atribut  dan relasinya

## 3.6  KANDIDAT APLIKASI
Kandidat  aplikasi  adalah  langkah mendefinisikan daftar aplikasi berdasarkan matriks hubungan fungsi dengan  bisnis  dan  entitas.  Untuk menentukan  kandidat  aplikasi  bisa dilihat  dari    banyaknya  kelompok yang  berkumpul    pada  masing- masing kelompok. Satu bagian kelompok    mewakili satu  fungsi  dari suatu bagian yang sekaligus menunjukan  sistem  aplikasi  yang dibutuhkan  oleh  maing  -masing bagian. Tabel 1.Kandidat Aplikasi Nomor Kelompok Sistem Aplikasi Kelompok Sistem Aplikasi Nomor Aplikasi Nama Aplikasi 1
Sistem Informasi
Kependudukan 101 102 103 104
105 106
107 Sistem Informasi Karyawan Sistem Informasi Kecamatan Sistem Informasi Kelurahan Sistem Informasi Kartu Keluarga Sistem Informasi KTP Sistem Informasi Kependudukan
2 3
4 Sistem Informasi Pencatatan Sipil Sistem Pengolahan Data
Penduduk Sistem Informasi Anggaran 201 202 203 204 205 206 301 401 402 403 Sistem Informasi Perkotaan Sistem Informasi Akte Kematian Sistem Informasi Akte Kelahiran Sistem Informasi Akte Kematian Sistem Informasi Akte Pernikahan Sistem Informasi Akte Penceraian Sistem  Informasi Pencatatan Sipil Pernikahan Sistem Informasi Anggaran Sistem Informasi Akte Jabatan Sistem Informasi Bagian Sistem Informasi Proyek

## 3.7. HUBUNGAN APLIKASI DENGAN  FUNGSI  BISNIS  DAN ORGANISASI
Dari  kandidat  sistem  aplikasi  pada tabel  diatas  terdapat    aplikasi  yang teridentifikasi, untuk melakukan validitas  terhadap  definisi  arsitektur aplikasi,  maka  dilakukan  melalui tabel  hubungan  aplikasi  dengan entitas data.
3.8. ARSITEKTUR TEKNOLOGI Arsitektur  teknologi  dalam  konsep EAP mendefinisikan kebutuhan
teknologi  yang perlu disediakan   di lingkungan      bisnis      untuk menjalankan      arsitektur      data yang      dapat  mengelola      data berdasarkan      arsitektur        aplikasi, dengan        kata      lain        arsitektur teknologi    merupakan  kebutuhan infrastruktur  yang harus  disediakan untuk    mendukung  jalannya  data dan  aplikasi  yang  digunakan  oleh organisasi.
Tabel 2 Hubungan Fungsi dan Aplikasi
Gambar 4 Jaringan Enterprise Architecture Konseptual

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian,    maka kesimpulan  yang  dapat  diambil adalah sebagai berikut :
1. Disain Enterprise Architecture ,
sangat diperlukan Pemda untuk menunjang terlaksananya Good Goverrnment  menuju  Good Governnance, serta dapat berguna untuk memetakan perkembangan penduduk sebagai komoditas informasi. 2. Dengan  belum  dibentuknya basis  data  yang  terintegrasi mulai dari kelurahan sampai ke Dinas Kependudukan dan Catatan  Sipil  akan  kesulitan bagi  Pemda  untuk  mengontrol pertumbuhan penduduk.
3. Disain Enterprise  Architecture yang  dibuat  pada    Dinas Kependudukan  dan  Catatan Sipil  sebagai  unit  kerja  di bawah  Pemda  adalah  sebagai model cetak biru untuk pengembangan lebih lanjut dan percontohan bagi Pemda lainnya di Indonesia.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
Alter, Steven, Information System – The Foundation of e- Bussiness, Printice Hall, New Jersey, 1992
Retno  Dwi  Broto,  Wibowo  Ripto, Budyo  Sudanar,  Wicaksono
Wayan,  I.,  Evaluasi  Website
Instansi  Pemerintah  Daerah, http://gunadarma.ac.id , 20 Mei 2009 jam 24:00 WIB Indrajit,  Richardus  Eko,  Pengantar Konsep  Dasar  Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi  Informasi,  Jakarta : Elex Media Komputindo,2000 Indrajit,  Richardus  Eko,  Zaenudin Akbar,  Rudianto  Dudy.  E- Government  in  Action,  Andi Offset, Elex Media Komputindo,2000 Indrajit, Richardus Eko. E- Government Strategi Pembangunan dan Pengembangan Sistem Pelayanan  Publik  Berbasis Teknologi  Digital,  e-book, 2004 Jogiyanto  HM,  Sistem  Teknologi Informasi, Pendekatan Terintegrasi:  Konsep  Dasar, teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan.  Andi  Offset, Yogyakarta 2003. Jeffrey I, Whitten, LonnieD, Bentley,  DIssman  Kevin  C, System  Analysis  and  Design Methods,  The  Mc.Grall-Hill, 2004 Moedjiono,  Dr,  Msc.  Blueprint Aplikasi e-Government Pemerintah Daerah, Departmen  Komunikasi  dan Informas  Republik  Indonesia, 31 Mei 2005 Nugroho Adi, Pengembangan Sistem Basis Data, Informatika Bandung, 2004 Spewak, Steven H.Enterprise Architecture Planning, A Wiley  –  QED  Publication John Wiley & Son, Inc. 1992