Vol. 3 No. 1, Januari 2020, hal 20 - 26
Rancang Bangun Sistem Pengiriman Berkas Bermasalah Berbasis Online Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Lombok Timur
Bq Andriska CP 1 , Fathurriadi 2 , Hamzan Ahmadi 3 Fakultas Teknik Universitas Hamzanwadi andriska.cp@gmail.com 1 ,riadiberhasil@gmail.com 2 ,vegas@gmail.com 3
Abstrak
Selama ini proses pengiriman berkas antara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan UPT (Unit Pelaksana  Teknis)  masih  menggunakan  sistem  manual  ,  hal  tersebut  berakibat  pada  lambatnya  proses penyelesaian  berkas  bermasalah  tersebut  yang  berdampak  pada  ketidak  puasan  masyarakat  terkait pelayanan  pemerintah.  Penelitian  ini  untuk  membantu  kantor  dinas  setempat  dalam  mengatasi permasalahan  tersebut  dengan  cara  memanfaatan  jaringan  internet  yang  sudah  dan  membangun  suatu sistem  berbasis  online  dalam  pengiriman  berkas  bermasalah  tersebut.  Metode  yang  digunakan  peneliti untuk penelitian ini adalah metode waterfall untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak dengan memiliki  alur  hidup  perangkat  lunak  secara  terurut  yang  dimulai  dari  analisa,  desain,  pengodean  dan pengujian. Dengan sistem berbasis online pengiriman berkas dapat dilakukan dengan cepat serta jumlah berkas bermasalah dapat di catat secara otomatis.
Kata Kunci : sistem informasi,online,web,php,mysql.

## Abstract
During this time, the process of sending files between the Department of Population and Civil Registration with  Technical  Implementation  Unit  is  still  using  a  manual  system,  it  makes  the  process  of  resolving problematic files has been slow which has an impact on public dissatisfaction to government services. This study aims to assist the local office in overcoming these problems by utilizing existing internet networks and building  an  online-based  system  for  sending  the  problem  files.  This  research  using  waterfall  method  to develop software systems by having an ordered software life path that starts from analysis, design, coding and testing. With an online-based system, file transfers can be done quickly and the number of problem files can be recorded automatically.
Keyword : information system, online, web, php, mysql.

## 1. Pendahuluan
Awal  perkembangan  teknologi  informasi  dimulai dari  kemajuan  dalam  bidang  komputerisasi.  Pada mulanya komputer hanya digunakan untuk menulis membuat  suatu  grafik  dan  untuk  menggambar serta  menyimpan  data.  Saat  ini  seiring  dengan
pesatnya perkembangan teknologi fungsi komputer berkembang  menjadi  begitu  luar  biasa  sebagai media  komunikasi  dengan  jaringan  yang  lunak yang dapat mencakup seluruh dunia. Hal tersebut berakibat  pada  mudahnya  proses  interaksi  oleh
Vol. 3 No. 1, Januari 2020, hal 20 - 26
manusia  yang  menjangkau  berbagai  lapisan masyarakat di berbagai penjuru dunia [1] . Dinas Kependudukan dan  Pencatatan Sipil  untuk wilayah  Kabupaten  Lombok  Timur  merupakan instansi  pemerintahan  yang  bertugas  dalam pembantuan  di  bidang  kependudukan  dan pencatatan  sipil  dan  tugas  lainya  yang  diberikan sesuai  tugas  dan  fungsinya  di  wilayah  Lombok Timur.  Fungsi  dan  tugas  Dukcapil  tersebut merupakan  pelayanan  dalam  mengurus  berbagai persuratan  seperti  membuat  surat  akta  lahir  atau akta  kelahiran,  surat  dokumen  kependudukan, kartu  kelurga  (KK),  akta  perkawinan,  surat keterangan  pindah,  hingga  pembuatan  KTP- Elektronik atau E-KTP.
Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  di bantu  oleh  Unit  Pelaksana  Teknis  (UPT)  yang ditempatkan  di  setiap  kecamatan  sehingga masyarakat  tidak  perlu  ke  DISDUKCAPIL  untuk melakukan pengurusan berkas bermasalah seperti konsulidasi, update NIK dan data hilang.
Kendala  yang  dialami  selama  ini,  proses pengurusan  berkas  seperti  yang  di  sebutkan  di atas  sering  terlambat  karena  pengiriman  berkas bermasalah  dari  UPT  ke  DISDUKCAPIL  masih dilakukan  secara  manual,  sehingga  butuh  ekstra waktu    dan  tenaga  untuk  melakukan  perjalanan oleh  pegawai  UPT  dalam  pengantaran  berkas  – berkas tersebut ke DISDUKCAPIL.
Oleh  sebab  itu  diperlukan  pembaruan  sistem dengan  memanfaatkan  ketersediaan  fasilitas
internet yang sudah ada untuk membangun sistem berbasis online sehingga pengiriman berkas dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja.

## 2. Tinjauan Pustaka

## 2.1 Penelitian Terkait
Penelitian dilakukan oleh Herlina, Soesilo, Suryadi pada  tahun  2015,  dengan  judul  “Kinerja  Dinas Kependudukan  Dan  Catatan  Sipil  Dalam Pelayanan  Administrasi  Kependudukan  Di Kabupaten  Kotabaru  Kalimantan  Selatan”.  Dalam penelitian  tersebut  lima  hal  yang  di  kaji  adalah produktivitas,  kualitas  layanan  ,  responsibilitas, responsivitas.  Hasil  penelitian  menunjukan  kinerja dinas  terkait  belum  dapat  dikatakan  sempurna, namun  menunjukan  hasil  yang  cukup  baik,  hanya mengalami  kendala  terkait  kondisi  eksternal berupa  lokasi  geografis  dan  keadaan  lingkungan [2].
Penelitian  selanjutnya  oleh  Lestari,  Florence, Gustaf  pada  tahun  2016  dengan  judul “Implementasi  Sistem  Informasi  Administrasi Kependudukan  (SIAK)  Di  Dinas  Kependudukan Dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Manado”.  Dalam penelitian  tersebut  bertujuan  untuk  mengetahui implementasi  sistem  di  departemen  terkait menggunakan  metode  kulitatif  yaitu  pengumpulan data dan wawancara untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, selanjutnya melakukan observasi dan  dokumentasi.  Dari  penelitian  yag  dilakukan diketahui  bahwa  penerapan  SIAK  sudah  berjalan
Vol. 3 No. 1, Januari 2020, hal 20 - 26
baik  walaupun  masih  ada  kendala  dalam prosesnya [3].

## 2.2 Landrasan Teori
1. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem  memiliki  pengertian  yang  berbeda  antara satu  bidang  degnan  bidang  lainnya.  Akan  tetapi sistem  memiliki  konsep  dengan  persyaratan  yang umum yaitu memiliki elemen , lingkungan, interaksi antar  sistem  dsan  yang  terpenting  adalah  sebuah sistem memiliki tujuan yang akan dicapai [4].
Gambar 1  Siklus informasi
2. Konsep Basis Data
Basis data merupakan sekumpulan informasi yang disusun dan merupakan suatu kesatuan yang utuh yang tersimpan dalam perangkat keras (komputer) secara  sistematis  sehingga  dapat  diolah  dengan menggunakan  perangkat  lunak.  Data  yang tersimpan  akan  dapat  menghasilkan  informasi yang lebih berguna [5].
3. Internet
Internet merupakan jaringan komputer yang begitu luas  dan  besar  serta  mendunia,  menghubungkan pemakai  komputer  antar  negara  dengan  begitu
mudah  yang  mana  didalamnya  terdapat  informasi dan fasilitas-fasilitas layanan seperti [6]:
- Browsing atau surfing yaitu kegiatan berselancar di internet.
-    Elektronik mail (E-mail) yang digunakan untuk berkirim surat
-    Chatting merupakan fasilitas untuk bercakap – cakap.
-    Download merupakan proses pengambilan file dari  komputer  lain  melalui  internet  ke  komputer peselancar.
.Untuk  dapat  bertukar  informasi,  digunakan protocol standar yaitu Transmision Control Protocol dan  Internet  Protocol  yang  lebih  dikenal  sebagai TCP/IP [7].
4. Website
World Wide Web (WWW) atau yang biasa di sebut sebagai  web  merupakan  salah  satu  dari  sekian banyak  layanan  yang  terdapat  pada  internet. Layanan  ini  berfungsi  untuk  menyampaikan informasi  karena  sifatnya  yang  mendukung multimedia,  artinya  informasi  tidak  hanya disampaikan  dalam  bentuk teks akan tetapi dapat berupa suara, gambar maupun video [5].

## 3. Metode Penelitian
Metodelogi  adalah  cara  yang  disarankan  dalam melakukan suatu hal.Metode pengembagan sistem informasi  berarti  suatu  metode  yang  digunakan untuk  mengembangkan  suatu  sistem  informasi
Vol. 3 No. 1, Januari 2020, hal 20 - 26
berbasis  komputer.  Metode  yang  paling  umum digunakan adalah SDLC (System Life Cycle) [8].

## Gambar 2. Tahapan SDLC

## 3.1 Analisis dan Perancangan
Berdasarkan  peraturan  yang  sudah  di  tetapkan oleh  pemerintah  kabupaten  lombok  timur pembuatan lembaga pembantu dinas kependudukan dan pencatatan sipil lembaga di ini disebut  UPT    tugas  dan  fungsi  yang  sama  dalam melayani  Pengurusan  data    kependududkan dengan keberadaan lembaga ini akan mempermudah  masyarakat  dalam  pengurusan data kependudukan karena  masyarkat tidak perlu ke  dukcapil      akan  tetapi  ada  berkas  yang  tidak bisa diurus langsung oleh lembaga tersebut karena otoritas  yang  diberikan  terbatas  maka  dari  itu petugas di lembaga tersebut akan mengumpulkan berkas  tersebut  dalam  hal  ini  berkas    yang bermasalah  yang  dianggap  berkas  bermasalah yaitu Konsulidasi atau sering disebut menyamakan data  SIAK  lokal  dengan  SIAK  nasiaonal,  Update
nik,  dan  Data  Hilang  kemudian  setelah    itu  maka berkas yang bermasalah tersebut di antar ke Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  setelah terselesaikan  maka  akan  di  bawa  lagi  ke  upt masing  masing  berupa  bukti  telah  terselesaikan. Ada  juga  petugas  upt  yang  langsung  mengirim data  yang  bermasalh  tersebut  mengunakan Whatsapp akan tetapi jika kalau berkas itu banyak petugas  yang  ada  di  dinas  kependudukan  dan pencatatan  sipil  kuwalahan  dalam  mencari  yang belum  di  proses  dan  mengirim  data  yang  sudah disudah  diproses  ke  upt  yang  mengirim  data tesebut.
Sistem pengiriman berkas bermasalah 1. Mengumpulkan berkas bermasalah
berdasarkan  kategorinya  yaitu  Konsulidasi,
Update NIK, dan Data Hilang 2. Kemudian membawanya ke Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil dari UPT Sistem Penerimaan Berkas Bermasalah
1. Menerima  berkas  tersebut  sesuai  dengan kategorinya
2. Kemudian  berkas  tersebut  mulai    diperbaiki oleh petugas yang ada di Dinas kependudukan dan  Pencatatan  Sipil  sesuai  dengan  otoritas masing masing
3. Setelah  selesai  maka  akan  petugas  upt  akan membawanya  berkas  yang  sudah  tidak bermasalah lagi ke UPT-nya masing - masing kemudian di berikan kemasyarakat
Gambar 3  Flowmap sistem yang sedang berjalan
Gambar 4. Flowmap sistem yang di usulkan

## 4. Hasil Dan Pembahasan
Berikut  adalah  tampilan  website  dari  sistem  yang telah di bangun :

## 4.1 Menu Login Petugas Capil dan UPT
Tampilan  berikut  merupakan  tampilan  pada  saat petugas Capil dan UPT melakukan login.
Gambar 5 Form Login Petugas

## 4.2 Halaman Dashboard Petugas UPT
Merupakan  halaman  yang  berisi  menu-menu  dan statistik  diantranya  kirim  data  ke  admin(  petugas capil  ),  penerimaan  data  dari  petugas  capil    yang sudah diperbaiki dan statistik data.
Gambar 6  Dashboard petugas UPT

## 4.3 Halaman Input Data Berkas
Halaman yang menjadi inti dari website ini yaitu form pengisian data berkas yang bermasalah :

## Gambar 7  Form Input Data Berkas
Petugas  upt  akan  menginput  data  berkas  yang didapatkan  dari  masyarakat  setelah  menginput data data ini akan di kirim ke petugas capil untuk di selesaikan  supaya  data  tersebut  dapat  di manfaatkan oleh masyarakat

## 5. Kesimpulan
Dari  paparan  hasil  penelitian  di  atas  dapat  ditarik suatu kesimpulan antara lain sebagai berikut :
1. Dari  hasil  pemetaan  yang  dilakukan  oleh peneliti,  dapat  disimpulkan  bahwa  dengan sistem  pengiriman  berkas  bermasalah berbasis  online,  sangat  membantu  petugas UPT  dalam  proses  pengiriman  berkas  yang lebih hemat tenaga dan waktu.
2. Dengan  sistem  berbasis  online,  berkas  yang sudah  masuk  tersimpan  dengan  rapi  dalam database  sehingga  tidak  terjadi  lagi  adanya duplikasi data dalam penyimpanan.
3. Dengan  pengiriman  berkas  yang  lebih  cepat maka penanganan berkas bermasalah di dinas kependudukan dan pencatatan sipil juga lebih cepat  di  tangani  sehingga  masyarakat  tidak harus menunggu lama seperti sebelumnya.
Namun  sistem  ini  tentunya  masih  jauh  dari  kata sempurna  sehingga  di  perlukan  pengembangan lebih  lanjut  sehingga  manfaatnya  dapat  lebih  di rasakan  oleh  masyarakat  dan  petugas  UPT maupun  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil di lokasi setempat.

## 6. Daftar Pustaka
[1]  D.  Setiawan,  “Dampak  Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Terhadap  Budaya  Impact  of  Information Technology Development and Communication on Culture,” vol. 4, no. 1, pp. 62–72, 2018.
[2]  S.  Zauhar,  M.  Ilmu,  A.  Publik,  and  U. Brawijaya,  “Kinerja  dinas  kependudukan  dan catatan  sipil  dalam  pelayanan  administrasi kependudukan  di  kabupaten  kotabaru kalimantan  selatan,”  vol.  4,  no.  3,  pp.  456– 465, 2015.
[3]  Lestari,  Florence,  B.Gustaf  “Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)  Di  Dinas  Kependudukan  Dan Pencatatan Sipil Kota Manado,” 2010.
[4]  F.  N.  Hakim  and  A.  Solechan,  “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Online Pada UKM Industri Monel Desa Kriyan Jepara,” vol. 3, no.
Vol. 3 No. 1, Januari 2020, hal 20 - 26
1, 2017.
[5]  G. Y. Swara, M. Kom, And Y. Pebriadi, “Jurnal Teknoif Issn : 2338-2724 Rekayasa Perangkat
Lunak  Pemesanan  Tiket  Bioskop  Jurnal Teknoif  Issn :  2338-2724,”  Vol.  4,  No.  2,  Pp. 27–39, 2016.
[6]  R.  P.  Hastanti,  I.  U.  Wardati,  And  B.  E. Purnama,  “Sistem  Penjualan  Berbasis  Web  ( E-Commerce  )  Pada  Tata  Distro  Kabupaten Pacitan,” Vol. 9330, Pp. 1–10, 1979.
[7]  T.  F.  Tambuwun,  R.  Sengkey,  Y.  D.  Y.
Rindengan,  T.  Sam,  and  R.  Manado, “Perancangan  Aplikasi  Web  Berbasis Usability.”
[8]  E.  Iswandy  and  D.  S.  Informasi,  “Jurnal Teknoif  Issn :  2338-2724  Analisa  Dan Perancangan  Sistem  Informasi  Penagihan Purchasing  Order  Customer  Studi  Kasus Pada  Cv  .  Vertical  Cipta  Relasi  Padang Dengan Jurnal Teknoif Issn : 2338-2724,” Vol.
4, No. 2, Pp. 106–119, 2016.