## PENGERTIAN INTERFACE MANAGEMENT DALAM ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI
Ipak Neneng Mardiah Bukit 1
1) Program Studi Teknik Sipil, Fakultas Teknik, Universitas Samudra Jl. Gampong Meurandeh, Kecamatan Langsa Lama Kota Langsa.
email : ipbukit@gmail.com
Abstrak: Organisasi  proyek  konstruksi  merupakan  sebuah  system  yang  kompleks  karena terdiri  dari  banyak  sekali  pihak  yang  terlibat.  Untuk  itu  perlu  dilakukan  sebuah  manajemen koordinasi  dan  pengendalian  dalam  manajemen  proyek  agar  hubungan  antar  pihak  dalam proyek  dapat  berjalan  dengan  baik.  Tujuannya  adalah  agar  pelaksanaan  pekerjaan  berjalan mulus  tanpa  gesekan  berarti  antar  individu. Interface  management (IM)  merupakan  bagian yang penting dalam organisasi proyek. IM adalah system  manajemen  yang  memastikan para pihak/ stakeholders dapat  bekerjasama,  berkomunikasi  dan  tanggungjawab  antar  individu  di dalam proses pelaksanaan konstruksi. Paper ini akan membahas definisi IM, permasalahan dan prosedur  yang  dilakukan  agar  organisasi  proyek  konstruksi  dapat  mendukung  keberhasilan proyeknya.  Diskusi  ini  menyimpulkan  bahwa  sebuah  proyek  akan  berjalan  lancar  jika pimpinan proyek mengimplementasikan IM sejak awal pelaksanaannya.
Kata kunci : interface, konstruksi, manajemen, organisasi, proyek, stakeholder.
Abstract: Construction project  organization is a  very  complex  system that is involving many parties.  To  ensure  the  organization  work  properly,  therefore  a  good  management  system  is required. This is important to  ensure all individual  work in  a pleasant  working  environment. The  goal  of  the  system  is  to  avoid  friction  among  people  in  the  project  site.  Interface management (IM) becomes significant in the project organization. IM is a management system developed thus all the stakeholders in a project or every party in a process can work together, can  communicate  and  be  responsible  to  their  works  during  the  implementation  process  of construction. IM is project manager’s job in management project. This paper will discuss IM definition,  interfaces  problems  and  IM  procedures  that  should  be  implemented  in  order  to achieve project success. The result of this discussion is a project will be efficiently generated if the project manager implements IM from the beginning of the project implementation.
Keywords : interfaces, construction, management, organization, project, stakeholders.
Keberhasilan  pekerjaan  konstruksi  sangat tergantung  kepada  bagaimana  para  pihak yang  terlibat  di  dalam  proyek  bersikap  satu sama  lain. Dalam  sebuah  proyek  biasanya
melibatkan banyak sekali
organisasi/institusi/perusahaan/stakeholder yang  berperan  aktif  maupun  tidak.    Besar kecilnya  peran  masing-masing  stakeholder tetap  menentukan  jalannya  proyek  apakah sesuai  dengan  yang  direncanakan..  Ada kalanya sebuah proyek melibatkan lebih dari
satu institusi/instansi. Semakin banyak parties dalam proyek, semakin kompleks
permasalahan  yang  dihadapi  di  dalammya.
Contohnya pelaksanaan
pekerjaan infrastruktur  di  sebuah  daerah  akan melibatkan  beberapa  instansi  pemerintah daerah,  misalnya  pembangunan  irigasi  dan jalan  inspeksi  akan  melibatkan  Dinas Pekerjaan  Umum  dan  Dinas  Pertanian. Bagaimana  menyatukan  persepsi  diantara kedua  dinas  ini  tidak  hanya  bersifat  teknis,

## Jurnal Teknik Sipil Unaya
akan  tetapi  juga  bersifat  manajerial.  Padahal jika dijelaskan dalam suatu proyek akan juga terdiri  dari  pemilik,    manajer  proyek, perencana,  penyelia,  pelaksana  dan  sub- pelaksana.  Semua  pihak  ini  juga  dituntut untuk dapat berkoordinasi dengan baik sesuai perannya masing-masing. Semua pihak yang terlibat  di  dalam  proyek  berpotensi  untuk mencapai  keberhasilan  proyek,  ataupun menjadikan proyek gagal.
Hubungan  antara  pihak  di  dalam
organisasi proyek disebut interface
management (IM) . Walaupun  IM  sudah digunakan  pada  proyek-proyek  besar terutama  yang  melibatkan  teknologi  tinggi seperti  proyek  luar  angkasa  dan  system informasi namun proses IM yang lebih maju belum  didukung  oleh  penelitian  yang ekstensif  (Chan,  2005;2).  Di  Indonesia,  IM tidak  terlalu  dikenal,  padahal  system pengadaan  barang  dan  jasa  di  Indonesia sangat  kompleks  dan  melibatkan  banyak stakeholders (Presiden RI, 2010;11) . Paper ini akan  membahas  apa  yang  dimaksud  dengan IM dan bagaimana mengimplementasikannya di  dalam  sebuah  organisasi  proyek konstruksi.. IM merupakan system
manajemen  yang  tepat  untuk    menjelaskan hubungan  antar  pihak  dalam  proyek  seperti komunikasi,  koordinasi    dan  relasi  antar stakeholders yang  menentukan  efektif tidaknya  pelaksanaan  proyek.  Salah  satu penyebab  kegagalan  proyek  adalah  karena begitu kompleksnya permasalahan koordinasi diantara stakeholders karena  tidak  adanya suasana  kooperatif  dalam  proyek  terutama
untuk mega proyek (Shokri, S., Ahn, S., Lee, S.,  Haas,  C.T.,  and  Haas,  R.  C.  G., 2016;04015069-1).
DEFINISI INTERFACE MANAGEMENT
Interface management (IM) didefinisikan sebagai manajemen
komunikasi,  kerjasama  dan  tanggungjawab yang  melintasi  batasan  umum  diantara  dua organisasi,  tahapan,  atau  bentuk  entitas  pisik yang  masing-masing  berdiri  sendiri  (Chan, W.T., Chen, C., Messner, J.  I., and Chua, D. K.  H.,  2005;646).  Huang  dkk  (2008) merumuskan  definisi  IM  berdasarkan beberapa  penelitian  sebelumnya  sebagai berbagai permasalahan yang secara pisik dan fungsinya  berkoordinasi  atau  dioperasikan diantara dua atau lebih pelaku/pihak (Huang, R. Y., Huang, C. T., Lin, H., dan Ku, W. H., 2008;53).  Sementara  itu  Lin,  Pe  dan  Wu dalam  Huang  et  al  (2008)  percaya  bahwa interfaces berlaku    pada  kejadian-kejadian, proses-proses, system-sistem, elemen-elemen dan penggunaan peralatan-peralatan jadi tidak hanya  antar  organisasi  saja.  Moris  (1979;1) menyataan  bahwa  IM  merupakan  bidang kerja  dari  manajer  proyek  yaitu: planning, coordinating, dan controlling terhadap pekerjaan orang lain pada interfaces.
Berdasarkan definisi diatas maka dapat dijabarkan  pengertian  IM  adalah  sebagai berikut:
1. IM merupakan kerja seorang proyek manajer  dalam  pelaksanaan  proyek melalui  koordinasi,  komunikasi, interdependency antar  pihak-pihak
yang  bekerja  di  dalam  suatu proses/kejadian  di  dalam  sebuah organisasi  proyek/antar  subsistem proyek.
2. IM adalah manajemen penyelesaian masalah  pisik  dan  fungsional  di dalam dua atau lebih organisasi.
Dua pengertian tersebut terlihat memberikan  perbedaan  pada  IM,  namun sebenarnya  memiliki  arti  yang  sama  yaitu hubungan kerjasama antar pihak didalamnya
(organisasi  ataupun  proses)  dan  bagaimana orang  yang  bertanggungjawab  terhadap jalannya kegiatan tersebut mampu mengkoordinasikan, mengkomunikasikan dan mengendalikan agar tujuan
organisasi/proses  dapat  berjalan  sesuai rencana.  Penjelasan  Moris  menekankan tanggungjawab tersebut.
Permasalahan dalam Interfaces
Tujuan  IM  antara  lain  adalah menghindari  gesekan  diantara  pelaku  yang terlibat  di  dalam  proyek,  terutama  mega proyek, dimana hal ini berhubungan langsung dengan keberhasilan manajer proyek mengantarkan hasil pekerjaan dengan kualitas yang sesuai permintaan konsumen/klien.
Banyaknya pihak yang terlibat di dalam pelaksanaan  sebuah  proyek  menyebabkan munculnya permasalahan yang tidak
disangka-sangka apabila proyek masih belum
berjalan.  Pihak-pihak  yang  terlibat  seperti pemilik  proyek,  perencana,  pelaksana,  sub pelaksana,  penyelia  dapat  saja  menyebabkan permasalahan seperti disebutkan oleh Huang
dkk  berikut:  tidak  adanya  kerjasama  yang baik,  terbatasnya  rasa  saling  percaya,  dan komunikasi  yang  tidak  efektif  dapat mengarah  kepada  permusuhan  diantara pihak-pihak tersebut. Jika hal ini terjadi maka proyek  berpotensi  terjadi  keterlambatan, pembengkakan  biaya,  penyelesaian  masalah akan  sulit  dilakukan,  terjadinya  proses pengadilan  dan  kualitas  proyek  yang  tidak tercapai  (Moore  et  al  seperti  dikutip  oleh Huang (2008;52).
Lebih  jauh  Huang et  al (2008;54) menjelaskan  permasalahan  dalam  IM  adalah sebagai berikut: kontrak dan spesifikasi yang tidak mencukupi, masalah financial, masalah lingkungan  dan  hal  lainnya.  Tentu  sangat mudah dipahami apabila kontrak tidak cukup menjelaskan  begitu  pula  spesifikasi  yang diharapkan  tidak  jelas,  maka  akan  timbul masalah  koordinasi  di  antara  pihak  yang terlibat.  Akan  muncul  pemahaman  yang berbeda  terhadap  isi  kontrak,  sehingga pekerjaan  akan  terkendala.  Persamaan persepsi  sangat penting di dalam  IM, karena hal  ini  merupakan  tujuan  utama  dalam manajemen proyek yaitu penyelesaian proyek sesuai scope yang  disepakati  dalam spesifikasi. Manajer proyek
bertanggungjawab  terhadap  pencapaian  hasil yang sesuai budget, waktu dan scope proyek (Morris,1979;6).

## PROJECT INTERFACES
Tanggungjawab  manajer  proyek  untuk memastikan  proyek  berjalan  sesuai  rencana waktu,  biaya  dan  scope  proyek  juga  berarti

## Jurnal Teknik Sipil Unaya
tanggungjawabnya untuk dapat mengkoordinasikan seluruh kelompok fungsional  yang  terlibat  di  dalam  proyek. Oleh karena itu di dalam proyek yang terdiri dari beberapa kelompok  yang bekerja sesuai fungsinya masing-masing. Misalnya departemen  keuangan,  bagian  perencanaan, bagian  pengawasan,  bagian  pemasaran  dan lain-lain. Setiap kelompok memiliki tanggungjawab  yang  berbeda,  namun  harus dengan  tujuan  proyek  yang  sama  yaitu mengantarkan hasil proyek yang tepat waktu, tepat  biaya  dan  tepat  sasaran  ( scope) .
Menurut  Morris  (1979;6)  manajer  pada kelompok fungsional proyek
bertanggungjawab untuk:
1. Menyelesaikan  pekerjaan  dalam bidangnya  sesuai  waktu,  biaya  dan sasarannya.
2. Membuat kebijakan fungsional dan pegangan prosedur.
3. Menyediakan staf yang terlatih.
4. Mempertahankan keunggulan teknis.
Kewajiban  manajer  proyek  (Morris,  1979;6) dalam interfaces adalah:
1. Merencanakan,  mengkoordinasikan, dan  mengendalikan  kerja  kelompok fungsioal  untuk  mencapai  tujuan proyek.
2. Mendesak  dan  menjamin  tindakan perbaikan untuk memastikan tercapainya target proyek.
Pavitt  dan  Gibb  seperti  dikutip  oleh Daniels et al (2014;1) menjelaskan bahwa terdapat tiga tipe interfaces dalam proyek
konstruksi; physical,  contractual dan organizational interfaces. Physical interfaces adalah  hubungan  pisikal  yang terjadi  di  antara  elemen  atau  komponen bangunan.  Contractual interfaces adalah hubungan  antar  kegiatan  yang  diatur dalam  kontrak  kerja  proyek.  Sedangkan organizational interfaces adalah hubungan  kerja  antar  personal  di  dalam organisasi  proyek  konstruksi.  Kesemua hubungan  -  dari  ketiga  tipe  -  yang disebutkan  tadi  merupakan  hubungan saling  ketergantungan  ( interdependent) diantara  elemen  yang  terlibat  di  dalam proyek konstruksi.

## DISKUSI
Proyek  Konstruksi  adalah  sebuah system  kerja  yang  sangat  kompleks  karena melibatkan  banyak  sekali  komponen  atau elemen  di  dalamnya.  Setiap  elemen/bagian dalam  system  tersebut  memiliki  peran  yang penting.  Salah  mengambil  keputusan terhadap  kinerja  setiap  elemen  akan membahayakan  kualitas  dan  kinerja  system. Oleh  karenanya  sebagai  sebuah  system, organisasi  proyek  konstruksi  memerlukan suatu  system  manajement  yang  telah disepakati dalam kontrak.
System  organisasi  dalam  proyek konstruksi  sebaiknya  terintegrasi  dengan seluruh  kelompok  kerja  di  dalamnya ( interdependency between subsystems).
Untuk mengatur kinerja subsystems tersebut diperlukan  sebuah  strategi  yang  dapat menjelaskan  fungsi  masing-masing  bagian
tanpa  bertubrukan  dengan  bagian  yang lainnya  (Morris,  1979;3).  Berikut  akan dijelaskan  hubungan  antar  subsystem  di dalam organisasi proyek yang terintegrasi.

## Struktur Proyek
Sebuah  proyek  terdiri  dari  beberapa kelompok kerjayang saling berhubungan satu sama  lain.  Paling  tidak  ada  4  (empat) kelompok  kerja  di  dalam  sebuah  proyek konstruksi (Morris, 1979;8) yaitu:
1. Kelompok  independen  perencana dan pengendali/pengawas.
2. Kelompok  independen  manajer proyek.
3. Kelompok fungsional.
4. Untuk multiproject biasanya terdapat kelompok sub-project .
Di  Indonesia  kelompok  kerja  tersebut sangat  umum  dengan  struktur  organisasi sederhana.  Perencana  dan  pengawas  bekerja dan  bertanggungjawab  kepada  manajer proyek dan manajer proyek sebagai agen dari pemilik bertanggungjawab terhadap keberhasilan  proyek.  Akan  tetapi  kelompok fungsional  tidak biasa dipisahankan dari dua kelompok  pertama.  Kelompok  fungsional terdiri  dari  insinyur,  logistic,  pengadaan,
quality  assurance dan  lain-lain.  Kelompok fungsional  ini  penting  keberadaannya,  dan berfungsi  sangat  besar  terhadap  jalannya pelaksanaan  proyek.  Berikut  digambarkan struktur organisasi pemilik proyek:

## Gambar 1. Struktur organisasi pemilik proyek
Sumber: Morris (1979)
Semua  kelompok  kerja  di  dalam organisasi proyek harus dapat dikoordinir dan dikontrol  kinerjanya.  Dipohusodo  (1996;44) menyebutkan  konsep  ini  sebagai  konsep pendekatan Tim. Pendekatan yang dimaksud oleh Dipohusodo adalah kemampuan pejabat- pejabat  di  dalam  organisasi  proyek  untuk membentuk  kerjasama  yang  baik  guna mengkoordinir  dan  mengendalikan  jalannya proyek.  Tim  proyek  harus  dapat  menjaga keterpaduan  antar  elemen  di  dalam  proyek dengan cara menciptakan ruang intensitas dan hubungan komunikasi antar individu di dalam proyek tersebut.
Konsep pendekatan tim ini sama dengan prinsip IM yang dijelaskan oleh Morris dalam Chan  (2005;646)  bahwasanya  IM  mengarah kepada:
1. Definisi  konseptual  dari    banyak subsistem  yang  harus  diurus  dalam sebuah proyek.
2. Identifikasi interfaces pada  prinsip subsistem  yang  membutuhkan perhatian manajemen.
3. Pemilihan metode yang tepat untuk menyelesaikan  masalah  dalam interfaces di dalam subsistem.
Dipohusodo  (1996;44)  menekankan  bahwa konsep pendekatan tim tidak hanya ditujukan

## Jurnal Teknik Sipil Unaya
kepada individu di dalam proyek, akan tetapi semangat Tim Proyek dapat diperluas dengan mengikutsertakan para  konsultan,  kontraktor, pemasok material dan lain-lain. Jika diperluas lagi,  semangat  Tim  Proyek/IM  dapat  pula mengikursertakan pejabat-pejabat dari stakeholder  yang  terlibat,  misalnya  Kepala Dinas-Kepala  Dinas,  BUMN,  BUMD  dan instansi  yang  bertanggungjawab  dalam pengadaan barang dan jasa di pemerintahan. Dengan  kata  lain interface  management memiliki pengertian yang sangat luas, dalam hal  ikatan/ interdependency pihak  dalam proyek.

## Prosedur IM
Untuk mengenal IM lebih jauh Chan (2005;646)  mengatakan  langkah  awal  dalam pelaksanaan  IM  adalah  dengan  mengenal batasan dan  hubungan saling ketergantungan ( boundaries dan interdependencies) dalam subsistem  yang  terlibat  pada  proyek.  Dua elemen  tersebut  merupakan  elemen  dasar dalam interfaces. Namun  kedua  elemen tersebut  bisa  terdiri  dari  banyak  sekali item tergantung kondisi subsistem yang terlibat.
Chan  (2005;647)  menyarankan  4 langkah yang harus dilakukan dalam IM: (1) Identifikasi interfaces, (2)  Penyederhanaan interfaces, (3)  Prioritas interfaces,  dan (4)
Mencocokkan masing-masing interfaces.
Menurut  Morris  seperti  dikutip  oleh  Chan (2005;647)  interaksi  antar  subsistem  dalam proyek  dikenal  dua  tipe:  (1) Static Interfaces/ongoing  interfaces dan;  (2) Dyanamic Interfaces/lifecycle interfaces .
Yang  pertama  adalah  interaksi  antar subsistem  yang  sedang  bekerja  dan  tidak berubah  sebagaimana  proyek  yang  berubah. Sedangkan  yang  kedua  adalah  fungsi  dari pola hubungan/ interdependencies ikut berkembang  sebagaimana  proyek  yang  juga berubah  secara  kontinyu.  Morris  percaya bahwa dynamic interfaces adalah yang paling penting  untuk  dikenali  karena  berhubungan dengan  jadwal  kegiatan  proyek  yang kontinyu  dan  juga  karena  proses  awal  dari kegiatan  proyek  berperan  besar  secara manajerial.

## KESIMPULAN
Dari  diskusi  yang  tentang  IM  ini maka  dapat  disimpulkan  bahwa  IM merupakan  bagian  penting  di  dalam organisasi proyek konstruksi. Koordinasi dan pengendalian  akan  dapat  dilakukan  dengan baik  jika  para  pihak  yang  terlibat  di  dalam sebuah  proyek  menyadari  pentingnya semangat  tim  sehingga  tujuan  proyek  dapat dicapai seperti yang diharapkan.

## DAFTAR PUSTAKA
Chan, W.T.,  Chen,  C.,  Messner,  J.  I.,  and Chua,  D.  K.  H.  (2005).  Interface management  for  China’s  Build- Operate-transfer  Projects .  Journal of Construction Engineering
Management . 131(6), 645-655.
Daniels, C., Farnsworth, C. B., Weidman,
J. (2014). Interface Management on Megaprojects:  A  Case  Study. 50 th ASC Annual International
Conference Proceedings . Associated Schools of Construction. Dipohusodo,  I.  (1996). Manajemen
Proyek  &  Konstruksi. Penerbit Kanisius,  Yogyakarta:  Anggota IKAPI.
Huang,  R. Y.,  Huang,  C.  T.,  Lin,  H.,  dan Ku,  W.  H.  (2008).  Factor  Analysis of  Interface  Problems  Among
Construction  Parties-A  Case  Study
of MRT . Journal of Marine Science and Technology . 16(1). 52-63. Presiden  RI.  (2010). Peraturan  Presiden
Republik  Indonesia  No.  54  Tahun 2010  Tentang  Pengadaan  Barang
dan Jasa. Jakarta.
Shokri,  S.,  Ahn,  S.,  Lee,  S.,  Haas,  C.T., and Haas, R. C. G. (2016). Interface
Management Process for Managing
Risks  in  Complex  Capital  Project .
Journal Construction Management . 142(2).
Morris,  P.  W.  G.  (1979). Interface Management-  an  Organization theory Approach to Project Management. Project  Management Quarterly, Booz, Allen  & Hamilton International,  Paris.  Diunduh  pada 1 Januari 2017 dari https://www.pmi.org/learning/librar y/interface-management-theory- approach-pm-5729.