Available online at: https://e-journal.uniflor.ac.id/index.php/mahajana/article/view/721

## PELATIHAN PENULISAN SURAT DINAS PADA PERANGKAT DESA KAMPUNG WISATA TAMAN YOGYAKARTA
Rini Damayanti 1 *, Fransisca Dwi Harjanti 2 , Kaswadi 3 ,Sueb 4 , Agung Pranoto 5 1,2,3,4,5 Universitas Wijaya Kusuma Surabaya, Indonesia
*Penulis Koresponsensi, email: rinidamayanti_fbs@uwks.ac.id Article History Received:11/11/2020 Revised:14/11/2020 Accepted:15/11/2020
Abstract. The aim of training in writing official letters at the village office is to increase the understanding of village officials about writing official letters that are good and correct. This community service program activity lasts for two days, namely on September 26, 27, 2020 at the Tamansari Yogyakarta hall. The total number of village apparatus / staff  who  attended  this  official  letter  writing  training  was  25  people.  Based  on  the  preliminary  survey,  the  spelling scores  of  the  participants  in  the  activity  were  not  good,  meaning  that  there  was  a  need  for  improvement  in understanding  Indonesian  spelling.  During  the  training,  the  activity  participants  and  the  implementation  team conducted a reflection and evaluation of the material presented. Thus, activity participants can compile official letters properly and correctly according to the General Guidelines for Spelling in Indonesian.
Keywords: training, official letters
Abstrak .  Tujuan  pelatihan  penulisan  surat  dinas  pada  perangkat  kantor  desa  adalah  untuk  meningkatkan pemahaman perangkat desa tentang penulisan surat dinas yang baik dan benar. Kegiatan program pengabdian pada masyarakat  ini berlangsung  selama  dua  hari,  yaitu  pada  tanggal  26,  27  September  2020  yang  bertempat  di  aula Tamansari Yogyakarta. Jumlah perangkat/staf desa yang mengikuti pelatihan penulisan surat dinas ini berjumlah 25  orang.  Berdasarkan  survey  awal,  nilai  ejaan  peserta  kegiatan  kurang  baik,  artinya  perlu  peningkatan  dalam memahami Ejaan Bahasa Indonesia. Pada saat pelatihan, peserta kegiatan dan tim pelaksana mengadakan refleksi dan evaluasi mengenai materi yang disampaikan. Dengan demikian, peserta kegiatan dapat menyusun surat dinas dengan baik dan benar sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.
Kata Kunci : Pelatihan, surat dinas
How to Cite: Damayanti, R. ., Harjanti, F. D., Kaswadi, K., Sueb, S., & Pranoto, A. (2020). PELATIHAN PENULISAN SURAT DINAS PADA PERANGKAT DESA KAMPUNG WISATA TAMAN YOGYAKARTA. Mitra Mahajana: Jurnal Pengabdian Masyarakat , 1 (1), 65-69. https://doi.org/10.37478/mahajana.v1i1.721

## PENDAHULUAN
Dalam  rangka  melaksanakan  Tridarma  Perguruan  Tinggi,  Program  Studi  Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, Fakultas Bahasa dan Sains, Universitas Wijaya Kusuma Surabaya merancang  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  (penmas)  secara  berkala.  Bentuk  dan materi  kegiatan  penmas  disesuaikan  dengan  bidang  keahlian  dosen  di  program  studi,  yaitu berkaitan dengan bahasa dan sastra Indonesia.
Bahasa  tulis  membutuhkan  kesempurnaan  lebih  daripada  bahasa  lisan.  Bahasa  tulis akan sulit dipahami jika penggunaanya tidak tepat atau tidak sesuai dengan kaidah kebahasaan. Oleh  karena  itu,  penguasaan  bahasa  tulis  mutlak  diperlukan  oleh  seorang  penulis  agar  pesan yang  disampaikan  dapat  dipahami  dengan  baik  oleh  pembaca.  Lebih  lanjut  dapat  dijelaskan bahwa pemahaman tata bahasa perlu diperhatikan dalam menulis yang bersifat ilmiah maupun nonilmiah.  Menulis  harus  menggunakan  aturan-aturan  baku  yang  terdapat  dalam  bahasa Indonesia.
Namun, pada kenyataannya banyak pemakai bahasa tulis yang kurang memperhatikan kaidah kebahasaan seperti yang terdapat dalam penggunaan bahasa tulis surat dinas di Kantor Desa  Kampung  Wisata  Taman.  Berdasarkan  pantauan  penulis,  ditemukan  berbagai  bentuk
kesalahan dalam penulisan surat dinas tersebut, seperti penggunaan huruf kapital, penggunaan tanda baca, penggunaan huruf miring, pemilihan kata, dan penggunaan kata tugas. Kesalahan- kesalahan  dalam  penulisan  surat  dinas  tersebut  tentu  akan  mengganggu  kaidah  kebahasaan. Surat  dinas  hendaknya  menggunakan  bahasa  baku  dan  mengikuti  kaidah-kaidah  kebahasaan seperti yang telah diatur dalam Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI).
Surat dinas merupakan suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan  tujuan  untuk  keperluan  dinas.  Atau  definisi  surat  dinas  yaitu  surat  yang  berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.
Surat  dinas  isinya  ditujukan  untuk  keperluan  kedinasan,  baik  itu  pemerintah  atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di  instansi  atau  lembaga  swasta.  Biasanya  isinya  berupa  urusan  seperti  penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.
Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya  berhubungan  dengan  kepentingan  tugas  ataupun  kegiatan  dinas  suatu  instansi,  ,maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.
Sesuai dengan permintaan Ketua Kampung  Wisata, pengabdian kepada masyarakat ini berupa  pelatihan  penulisan  surat  dinas.  Walaupun  surat  dinas  sudah  lama  diperkenalkan, namun  dalam  praktiknya  para  perangkat  desa  masih  banyak  yang  belum mengimplementasikannya secara baik.
Berdasarkan wawancara dengan Ketua Kampung Wisata sangat mengharapkan kegiatan pengabdian  masyarakat  dari  perguruan  tinggi  yang  berupa  pelatihan  penulisan  surat  dinas. Kegiatan    ini  bertujuan  membantu  perangkat  desa  Kampung  Wisata  untuk  memberikan wawasan  akan  penulisan    surat  dinas  dengan  baik  dan  benar.  Diharapkan  perangkat  desa Kampung Wisata nantinya dapat mengaplikasikan pelatihan ini.
Berdasarkan  situasi  tersebut  Jurusan  Pendidikan  Bahasa  dan  Sastra  Indonesia, Universitas Wijaya Kusuma Surabaya bermaksud memberikan pelatihan kepada perangkat desa Kampung  Wisata  dengan  membekali  dan  memberikan  informasi  penulisan    surat  dinas  yang baik dan benar.

## METODE PELAKSANAAN
Metode  kegiatan  Pengabdian  Masyarakat  ini  dilakukan  melalui  kegiatan  pelatihan penulisan  surat  dinas  kepada  perangkat desa  Kampung  Wisata dengan  benar.  Adapun proses pelaksanaan program ini adalah melalui tahap-tahap sebagai berikut:

## 1. Tahap Persiapan
Tahap persiapan yang dilakukan meliputi :
a. Survey lokasi pengabdian kepada masyarakat
b. Pemantapan dan penentuan lokasi dan sasaran
c. Penyusunan bahan/materi pelatihan, yang meliputi: pembuatan makalah untuk kegiatan pelatihan, penyiapan bahan dan alat untuk kegiatan  pelatihan penulisan surat dinas.
2. Tahap Pelaksanaan Pelatihan
Kegiatan Program Pengabdian Pada Masyarakat dilaksanakan selama dua hari, yaitu hari I penyampaian teori, hari II digunakan untuk latihan penulisan surat dinas yang baik dan benar
sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia. Adapun langkah-langkah pelaksanaan Kegiatan Program Pengabdian Kepada Masyarakat adalah sebagai berikut.
Hari  pertama,  tim  pelaksana  kegiatan  menyampaikan  teori  mengenai  pengertian  dan struktur surat dinas serta Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang diselingi dengan tanya jawab dan diskusi.
Hari kedua, peserta kegiatan latihan untuk menyusun surat dinas sesuai dengan Pedoman Umum  Ejaan  Bahasa  Indonesia  yang  dipandu  oleh  Tim  pelaksana  kegiatan.  Setelah  dipandu, peserta kegiatan menyusun surat dinas secara mandiri untuk mengetahui pemahaman peserta kegiatan mengenai teori yang sudah disampaikan.
Metode Pelatihan berupa Metode Ceramah, Metode Tanya Jawab dan Metode Demontrasi. Metode demonstrasi digunakan untuk mendemonstrasikan cara penulisan surat dinas.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Persiapan kegiatan pengabdian masyarakat
Sebelum  kegiatan  dilaksanakan,  maka  dilakukan  persiapan-persiapan  kegiatan,  adalah sebagai berikut:
a. Melakukan studi pustaka tentang surat dinas
b. Menentukan  dan  mempersiapkan  materi  yang  akan  disampaikan  dalam  kegiatan pengabdian masyarakat
c. Melakukan persiapan alat dan bahan dalam pelatihan surat dinas
d. Melakukan  pembuatan  contoh  surat  dinas  sebelum  kegiatan  yang  digunakan  sebagai contoh
e. Menentukan  waktu  pelaksanaan  dan  lamanya  kegiatan  pengabdian  dengan  tim pelaksana kegiatan

## 2. Pelaksanan kegiatan pengabdian kepada masyarakat
Kegiatan Program Pengabdian Pada Masyarakat dilaksanakan selama dua hari, yaitu hari I penyampaian teori, hari II digunakan untuk latihan penulisan surat dinas yang baik dan benar sesuai  dengan  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa  Indonesia.  Kegiatan  pengabdian  kepada masyarakat  berlangsung  pada  hari  Sabtu,  26  September  2020  pukul  08.00-12.00  WIB.  Hari kedua Minggu, 27 September 2020 pukul 08.00-12.00.
Kegiatan dilaksankan di aula Tamansari Yogyakarta yang dihadiri 25 peserta yang terdiri dari  para  perangkat  desa  Kampung  Wisata  Taman  Yogyakarta.  Kegiatan  yaang  dilakukan berupa  penyampaian  dan  praktik  langsung  pembuatan  surat  dinas.  Peserta  dibagi  dalam  5 kelompok  terdiri  5  orang  anggota.  Setiap  kelompok  melaksanakan  praktik  secara  langsung setelah diberikan penjelasan oleh tim pelaksana.

## Gambar 1. Kegiatan penyampaian teori surat dinas

## 3. Hasil kegiatan
Berdasarkan  hasil  diskusi,  tanya  jawab,  serta  pengamatan  selama  proses  kegiatan berlangsung, kegiatan ini mendapat respon positif. Hal ini dapat dilihat dari antusiasme peserta yang mengikuti pelatihan dan sosialisasi berperan aktif. Adapun kegiatan-kegiatan masyarakat memberikan hasil sebagai berikut:
a. Meningkatnya  pengetahuan  dan  pemahaman  perangkat  desa  Kampung  Wisata  Taman tentang penulisan surat dinas
b. Meningkatkan  keterampilan  perangkat  desa  kampung  wisata  Taman  dalam  penulisan surat dinas, sehingga peserta dapat mengaplikasikan di kampungnya.
Gambar 2. Kegiatan latihan penulisan surat dinas

## SIMPULAN DAN TINDAK LANJUT
Berdasarkan  hasil  kegiatan  pengabdian  pada  masyarakat  yang  berupa  pelatihan penyusunan  surat  dinas  yang  baik  dan  benar  sesuai  dengan  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa Indonesia dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut.
1. Pelatihan penyusunan surat dinas yang baik dan benar sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan  Bahasa  Indonesia  dapat  dilaksanakan  dengan  sukses,  lancar  sesuai  dengan rencana.
2. Kegiatan  pelatihan  ini  memberikan  pengetahuan  kepada  para  perangkat/staf  desa tentang  penyusunan  surat  dinas  yang  baik  dan  benar  sesuai  dengan  Pedoman  Umum Ejaan Bahasa Indonesia.
3. Tingkat  pemahaman  peserta  kegiatan  tentang  penyusunan  surat  dinas  yang  baik  dan benar  sesuai  dengan  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa  Indonesia  meningkat  setelah diadakan pelatihan ini.
4. Perangkat/staf  desa  mengalami  beberapa  kendala  dalam  menyusun  surat  dinas  yang baik  dan  benar,  di  antaranya  kurangnya  waktu  dan  kesibukan  perangkat/staf  desa dalam melayani masyarakat untuk berbagai keperluan.
Para  perangkat  desa  tentu  diharapkan  mampu  memahami  dan  menyusun  surat  resmi yang  menunjang  pekerjaannya.  Setelah  pelatihan  ini,  perangkat  desa  diharapkan  mampu membuat  surat  dinas  serta  melaksanakan  kedinasannya  untuk  mengatasi  berbagai permasalahan yang ada dikampungnya.

## DAFTAR PUSTAKA
Afifuddin  dan  Beni  A.  S.  (2009). Metode  Penelitian Kualitatif .  Bandung:  Pustaka  Setia  Alwi,  H. (2010). Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia . Jakarta: Balai Pustaka.
Dewi, R. (2013). Analisis  Kesalahan Pemakaian Huruf Kapital dan Kesalahan Penulisan Kata pada Tajuk Rencana Koran Lombok Post Periode 2013 . Mataram: Universitas Muhammadiyah Mataram
Keraf, G. (2014). Komposisi . Ende: Nusa Indah
Mahsun. (2011). Metode Penelitian Bahasa (Tahapan, Strategi, Metode, dan Tekniknya) .Jakarta: Rajawali Pers
Moleong, L. J. (2013). Metode Penelitian Kualitatif . Bandung: Remaja Rosdakarya
Muslich, M. (2014). Tata Bentuk Bahasa Indonesia: Kajian ke arah Tatabahasa Deskriptif . Jakarta: Bumi Aksara
Nasucha, dkk. (2012). Bahasa Indonesia untuk Penulisan Karya Tulis Ilmiah . Yogyakarta: Media Perkasa.
Soedjarwo.  (2017). Beginilah  Menggunakan  Bahasa  Indonesia .  Yogyakarta:  Gadjah  Mada University Press
Sustyorini,  E.N.  (2013). Kesalahan  Penggunaan  Ejaan  Surat  Dinas  di  SDN  Dinoyo  Lamongan . Jember: Universitas Jember
Tim Permata Press. (2015). Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia . Jakarta: Permata Press