## Perancangan Sistem Informasi Dana Sosial di Baitul Maal Universitas Islam Bandung
Adam Firmansyah, Yan Orgianus*
Prodi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Islam Bandung, Indonesia.

## A R T I C L E   I N F O
Article history : Received  : 12/8/2022 Revised : 2/12/2022
Published  : 21/12/2022
Creative Commons Attribution- NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.
Volume : 2
No. : 2
Halaman  : 141-150 Terbitan  : Desember 2022

## A B S T R A K
Baitul  Maal  Unisba  (BMU)  memiliki  tugas  menghimpun,  mengelola  serta menyalurkan  dana  zakat,  infaq,  sedekah,  wakaf  (ZISWAF)  dan  dana  sosial lainnya. Saat ini BMU belum memiliki sebuah sistem informasi yang terintegrasi, sehingga  menyebabkan  kendala  bagi  mahasiswa  dan  BMU.  Mahasiswa umumnya  mengajukan  dana  sosial  dengan  cara  mengunjungi  website  BMU, setelah itu menghubungi kontak whatsapp BMU, menyiapkan dokumen proposal dan  melakukan  wawancara  langsung  di  sekretariat  BMU.  Hal  tersebut  dinilai kurang efektif karena menggunakan beberapa platform komunikasi dan masih adanya  dokumen  fisik  yang  dapat  menyebabkan  penumpukkan  berkas,  data terpisah-pisah  hingga kehilangan data karena belum tersimpan pada basis data yang  terpusat.  Untuk  menyelesaikan  permasalahan  diatas,  maka  dirancang sebuah  sistem  informasi  dana  sosial  di  BMU.  Metode  yang  digunakan  dalam penelitian ini adalah metode prototype. Metode ini memiliki empat tahapan utama dalam merancang sistem informasi yaitu perencanaan, analisis, perancangan dan implementasi. Hasil penelitian ini berupa rancangan sistem informasi dana sosial berbasis website dalam bentuk prototype aplikasi  yang didalamnya  terdiri dari fitur registrasi akun, login, informasi dana sosial, mengunggah file proposal dan report hasil pengajuan dana sosial. Dengan adanya sistem informasi dana sosial diharapkan  dapat  mempermudah  mahasiswa  dan  BMU  sehingga  proses pengajuan dan pengelolaan data dana sosial berjalan dengan efektif dan efisien.
Kata Kunci : Sistem Informasi; Dana Sosial; Metode Prototype

## A B S T R A C T
Baitul Maal Unisba (BMU) has the task to collect, manage and distribute zakat, infaq, alms, waqf (ZISWAF) and other social funds. Currently BMU does not yet have an integrated information system, thus causing obstacles for students and BMU. Students generally apply for social funds by visiting the BMU website, then contacting the BMU whatsapp contact, preparing proposal documents and conducting  direct  interviews  at  the  BMU  secretariat.  This  is  considered  less effective  because  it  uses  several  communication  platforms  and  there  are  still physical documents that can cause file stacking, data being separated and data loss because it has not been stored in a centralized database. To solve the above problems, a social fund information system is designed at BMU. The method used in this research  is the prototype method. This method  has four main stages  in designing  information  systems,  namely  planning,  analysis,  design  and implementation. The results of this study are in the form of a website-based social fund  information system design  in the  form of an application prototype which consists  of  account  registration  features,  logins,  social  fund  information, uploading  proposal  files  and  reports  on  the  results  of  submitting  social  funds. With the social fund information system, it is hoped that it will make it easier for students and BMU so that the process of submitting and managing social funds data runs effectively and efficiently.
Keywords : Information System; Social Fund; Prototype Method
@ 2022 Jurnal Riset Teknik Industri Unisba Press. All rights reserved.
Adam Firmansyah et al . Perancangan Sistem Informasi Dana Sosial di Baitul Maal Universitas Islam Bandung

## A. Pendahuluan
Otomatisasi pada sebuah sistem tentunya sangat diperlukan oleh sebuah perusahaan agar bisa mengikuti laju  perkembangan  teknologi,  termasuk  pada  sistem  informasi.  Hal  tersebut  dapat  diwujudkan  dengan melakukan pengelolaan sistem informasi. Pengelolaan sistem informasi dapat dilakukan dengan memperbaiki komponen-komponen sistem informasi yang terdiri dari masukan, keluaran, basis data, teknologi dan kontrol [1]. Pengelolaan sistem informasi yang baik  dan tepat dapat mempermudah perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya sehingga dapat meningkatkan nilai tambah dan daya saingnya [2], [3].
Baitul Maal Unisba (BMU) merupakan sebuah unit lembaga di bawah Yayasan Unisba yang berwenang dalam  menghimpun  dan  mengelola  keuangan  ZISWAF  (zakat,  infak,  sedekah  dan  wakaf)  [4].  BMU  juga memiliki program penyaluran dana, salah satunya dana sosial. Dana sosial adalah program yang disediakan oleh BMU untuk membantu dan mendukung kegiatan sosial yang dilakukan oleh mahasiswa Unisba. Program ini  bisa  diajukan  oleh  mahasiswa  dengan  cara  menyiapkan  dokumen  proposal  kegiatan  dan  melakukan wawancara langsung di sekretariat BMU. BMU memberikan informasi dana sosial melalui media instagram dan website BMU.
Menurut [5] menyatakan bahwa, “Sistem merupakan kumpulan komponen yang mempunyai masukan, proses,  keluaran,  batasan  dan  saling  berinteraksi  dalam  mencapai  suatu  tujuan.”  Menurut  [1]  menyatakan bahwa,  “sistem  informasi  adalah  sebuah  wadah  berkumpulnya  beberapa  komponen  dalam  suatu  organisasi dengan  sejumlah  laporan  tertentu  yang  diperlukan  untuk  mencapai  tujuan  yang  telah  ditetapkan.”  Sistem Informasi merupakan gabungan beberapa  komponen yang biasa disebut dengan blok bangunan (masukkan, model atau proses, keluaran, teknologi, basis data dan blok kendali) yang membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan [1], [6], [7]. Basis data dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan data yang disimpan secara terintegrasi dengan cara tertentu agar bisa diolah atau digunakan dengan cepat serta mudah [8]–[10]
Dalam menjalankan alur kegiatannya, BMU belum memiliki sebuah sistem informasi yang terintegrasi, sehingga menyebabkan kendala bagi mahasiswa yang akan melakukan pengajuan dana sosial dan bagi BMU dalam melakukan penyimpanan dan pengelolaan data. Mahasiswa umumnya mengajukan dana sosial dengan cara  mengunjungi  website  BMU,  setelah  itu  menghubungi  kontak whatsapp BMU,  menyiapkan  dokumen proposal dan melakukan wawancara langsung di sekretariat BMU. Hal tersebut dinilai kurang efektif karena menggunakan  beberapa  platform  komunikasi  dan  masih  adanya  dokumen  fisik  yang  dapat  menyebabkan penumpukkan berkas, data terpisah-pisah hingga kehilangan data karena belum tersimpan pada basis data yang terpusat.  Namun,  permasalahan  sistem  semi  konvensional  tersebut  dapat  diatasi  dengan  melakukan perancangan sebuah sistem informasi dana sosial di BMU.
Berdasarkan  latar  belakang  yang  telah  diuraikan,  perumusan  masalah  dalam  penelitian  ini  yaitu: “Bagaimana alur proses bisnis program dana sosial yang sedang terjadi saat ini di BMU?, bagimana kebutuhan sistem informasi pada program dana sosial di BMU?, dan bagaimana merancang sistem informasi dana sosial di BMU?”. Adapun tujuan dari penelitian ini diuraikan dalam pokok-pokok sbb: 1) Untuk mengidentifikasi alur proses bisnis program dana sosial yang sedang terjadi saat ini di BMU; 2) Untuk menganalisis kebutuhan sistem informasi pada program dana sosial yang terdapat pada BMU; 3) Untuk merancang sistem informasi pada program dana sosial yang terdapat di BMU.

## B. Metode Penelitian
Peneliti  menggunakan  metode  teknik  analisis case  study dengan  menggunakan  pendekatan  kualitatif. Data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  data  primer  yang  diperoleh  dari  hasil  observasi  dan wawancara langsung. Berikut merupakan kerangka pemikiran dari penelitian ini dijelaskan pada Gambar 1.
Mulai Studi lapangan dengan observasi pendahuluan ke Baitul Maal Unisba (BMU)
Studi pustaka: Buku, jurnal dan tugas akhir
Melakukan identifikasi masalah yang terjadi di BMU Menentukan rumusan masalah yang dilakukan di BMU Menentukan tujuan penelitian yang dilakukan di BMU Penggambaran proses bisnis pada sistem informasi BMU saat ini Perencanaan sistem Analisis sistem Perancangan sistem Prototype sistem Kesimpulan dan saran Implementasi sistem (tahap uji coba) Selesai A A Gambar 1 . Kerangka Pemikiran

## C. Hasil dan Pembahasan

## Perencanaan Sistem
Penelitian dilakukan pada program dana sosial di Baitul Maal Unisba. Tahapan pertama dalam pengembangan sistem informasi adalah perencanaan sistem informasi, dimana pada tahapan ini dilakukan  identifikasi pada sistem saat ini dan untuk mengetahui pembaharuan yang diminta oleh sistem ( system request ) sebagai dasar pengembangan sistem baru, permintaan sistem dijelaskan pada Tabel 1.
Tabel 1. Permintaan sistem Baitul Maal Unisba (BMU)
Permintaan sistem - Aplikasi Pengajuan Dana Sosial Sponsor Proyek: Baitul Maal Unisba (Program Dana Sosial) Kebutuhan Bisnis: a) Dapat mempermudah beberapa pengguna yang terlibat dalam program dana sosial  langsung  melalui  sistem,  diantaranya  dapat  mempermudah  mahasiswa  melakukan pengajuan, mengunggah dokumen proposal serta dapat mempermudah untuk dapat melihat report dari  pengajuan  dana  sosial  yang  telah  dilakukan.  c)  Data  hasil  pengajuan  dana  sosial  dapat tersimpan dalam suatu basis data terpusat sehingga pihak administrasi Baitul Maal Unisba (BMU) dapat mengakses data tersebut sehingga dapat mempermudah dalam melakukan pengelolaan data. Persyaratan Bisnis (business request): Persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem:
 Sistem harus dapat menyimpan data
 Sistem harus dapat menyediakan form untuk program pengajuan dana sosial
 Sistem harus dapat mengunggah dokumen dan foto
 Sistem harus dapat menampilkan data report dari hasil kegiatan pengguna
 Sistem harus dapat menampilkan fitur login dan register yang dapat dilakukan oleh pengguna
Nilai (tambah) Bisnis: Pihak administrasi Baitul Maal Unisba (BMU) dapat dengan mudah dan cepat dalam melakukan pengelolaan data, karena kegiatan pada program dana sosial langsung dilakukan melalui sistem dan data langsung tersimpan dalam basis data yang terpusat.
Isu Khusus dan Batasan: Sistem dibutuhkan dalam waktu dekat

## Analisis Sistem Saat Ini
Selanjutnya  melakukan  analisis  sistem  saat  ini.  Pada  tahap  ini  dilakukan  penggambaran  proses  bisnis  dan interaksi sistem pada program dana sosial yang terjadi saat ini di BMU. Proses bisnis dan interaksi sistem pada program dana sosial yang terjadi saat ini di BMU dijelaskan pada Gambar 2. dan Gambar 3.
S is te m I nf or m as i P enga jua n D ana S os ia l B ai tul M aa l U N IS B A ( B M U ) M aha si sw a, D os en da n T endi k U N IS B A B M U B E M F akul ta s U N IS B A Mengunjungi website BMU Mengunduh surat pengajuan dana kegiatan sosial Mengisi surat pengajuan dana kegiatan sosial Meminta surat pengantar dari BEM fakultas UNISBA Menerima permintaan pembuatan surat pengantar pengajuan dana sosial Membuatkan surat pengantar pengajuan dana sosial Mengirim informasi lewat whatsapp untuk wawancara langsung di BMU Menerima informasi lewat whatsapp untuk wawancara langsung di BMU Wawancara secara langsung di BMU Wawancara lulus? Tidak Ya Sosialisasi pendaftaran dan persyaratan pengajuan dana kegiatan sosial menggunakan media instagram dan website Menyerahkan surat pengantar pengajuan dana sosial Menerima surat pengantar pengajuan dana sosial Memberikan persyaratan dan proposal ke BMU Menerima proposal Menerima  bantuan dana kegiatan sosial Memberikan bantuan dana kegiatan sosial Proposal lengkap? Ya Tidak Dokumen proposal Data penerima bantuan dana sosial
Gambar 2. Proses Bisnis pada Program Dana Sosial yang terjadi saat ini di BMU
Mahasiswa BMU Sistem Informasi Dana Sosial Baitul Maal UNISBA (BMU) Melakukan wawancara langsung di sekretariat BMU Menyiapkan dan memberikan dana Mengumpulkan proposal dan persyaratan Meminta surat pengantar dari BEM / fakultas Unisba Mengunduh dan mengisi surat pengajuan dana sosial di website BMU
Melakukan sosialisasi bantuan dana untuk kegiatan sosial menggunakan media website dan instagram BEM / Fakultas Unisba
Gambar 3. Interaksi Sistem pada Program Dana Sosial yang terjadi saat ini di BMU

## Analisis Kebutuhan Sistem Informasi
Terdapat  2  jenis  kebutuhan  sistem  yang  dibuat  pada  penelitian  ini,  yaitu  kebutuhan  fungsional  sistem  dan kebutuhan  non-fungsional  sistem.  Kebutuhan  fungsional  sistem  dan  kebutuhan  non-fungsional  sistem  pada program dana sosial dijelaskan pada Tabel 2. dan Tabel 3.
Tabel 2. Aktor dan Kebutuhan Fungsional Sistem Informasi BMU
Aktor Kebutuhan Fungsional Sistem Informasi BMU Mahasiswa Melakukan registrasi akun dan log in
Melihat data diri (profil)
Melihat Informasi program dana sosial
Mengunggah foto profil dan dokumen proposal
Melihat report hasil pengajuan dana sosial yang telah dilakukan Admin Melihat jumlah pengajuan dana sosial yang masuk Melihat profil mahasiswa Melihat bukti dokumen proposal yang masuk Mengubah status pengajuan dana kegiatan sosial yang dilakukan oleh mahasiswa
Tabel 3. Kebutuhan Non Fungsional Sistem Informasi BMU Kebutuhan Non Fungsional Keterangan Kebutuhan Keamanan Aplikasi yang dirancang memerlukan verifikasi menggunakan fitur log in dengan menggunakan username dan password . Kebutuhan Operasional Hardware Hard disk : ≥ 500 Giga Byte RAM: ≥ 4 Giga Byte Monitor: ≥ 14 inch

## Kabel LAN (Jaringan) / Wi-Fi
Mouse Keyboard Printer Kebutuhan Operasional Software Sistem Operasi: Windows 7 / 8 / 8.1 / 10 / 11 Browser: Mozilla Firefox / Google Chrome / Microsoft Edge Kebutuhan Informasi Terdapat Informasi mengenai panduan penggunaan aplikasi Kebutuhan Kinerja Proses pengajuan dana sosial dan pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan mudah Kebutuhan Pengguna Mahasiswa dan administrasi BMU Kebutuhan Tampilan Tampilan menarik dan bahasa mudah dipahami

## Perancangan Sistem Secara Logis
Pada perancangan sistem secara logis ini digambarkan rancangan interaksi sistem, proses bisnis dan data secara logis pada program dana sosial. Rancangan interaksi sistem, proses bisnis dan data secara logis pada program dana sosial dijelaskan pada Gambar 4. sampai Gambar 6.
Gambar 4. Rancangan Interaksi Sistem pada Program Dana Sosial di BMU secara Logis
Gambar 5. Rancangan Proses Bisnis pada Program Dana Sosial di BMU secara Logis
Gambar 6. Rancangan Data pada Program Dana Sosial di BMU secara Logis

## Perancangan Sistem Secara Fisik
Pada perancangan sistem secara fisik ini digambarkan rancangan proses bisnis dan rancangan data secara fisik pada program dana sosial. Rancangan proses bisnis dan rancangan data secara logis pada program dana sosial dijelaskan pada Gambar 7. dan Tabel 4.
Gambar 7. Rancangan Proses Bisnis pada Program Dana Sosial di BMU secara Fisik
Tabel 4. Rancangan Data pada Program Dana Sosial di BMU secara Fisik
Atribut Tipe Data Status Atribut Tipe Data Status ID_Admin varchar(250)  Primary Key ID_JenisKelamin varchar(250)  Primary Key Username varchar(250) Jenis_Kelamin varchar(250) Password password Nama varchar(250) Atribut Tipe Data Status NPM varchar(250)  Primary Key Atribut Tipe Data Status Nama_Lengkap varchar(250) ID_PDKS varchar(250)  Primary Key Nama_Panggilan varchar(250) NPM varchar(250)  Foreign Key ID_JenisKelamin varchar(250)  Foreign Key Nama_Kegiatan varchar(250) Tempat_Lahir varchar(250) Lokasi Kegiatan varchar(250) Tanggal_Lahir date Waktu_Kegiatan date Alamat text Nama_Organisasi varchar(250) Nomor_Telp/HP varchar(250) File_Proposal varchar(250) Email varchar(250) Status varchar(250) Password varchar(250) Foto_Diri varchar(250)

## Implementasi / Pembangunan Sistem
Implementasi  /  Pembangunan  Sistem  merupakan  tahapan  terakhir  dalam  pengembangan  suatu  sistem.  Pada tahap  ini  dilakukan  pembangunan  sistem  baru  berdasarkan  perancangan  yang  telah  dilakukan  sebelumnya. Adapun tahapan dalam implementasi / pembangunan sistem adalah pembangunan basis data dan antarmuka aplikasi. Basis data dan antarmuka aplikasi dijelaskan pada Gambar 8. dan Gambar 9.
Gambar 8. Basis Data Keseluruhan
Gambar 9. Antarmuka Aplikasi

## Analisis Sistem Informasi yang Baru
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  menggunakan  metode prototype yang  melibatkan  langsung  pengguna  agar dapat  mengikuti  keinginan  dan  kebutuhan  dari  pengguna.  Untuk  dapat  mengikuti  keinginan  dan  kebutuhan dari pengguna, maka dirancang tabel analisis kebutuhan fungsional sistem berdasarkan pengguna yang ada. Hasil status dari analisis kebutuhan fungsional sistem BMU yang telah dirancang dijelaskan pada Tabel 5.
Tabel 5. Status Kebutuhan Fungsional Sistem Informasi BMU (Lanjutan) Aktor Kebutuhan Fungsional Sistem Informasi BMU Status Mahasiswa Melakukan registrasi akun dan log in Terpenuhi Melihat data diri (profil) Terpenuhi Melihat Informasi program dana sosial Terpenuhi Mengunggah foto profil dan dokumen proposal Terpenuhi Melihat report hasil pengajuan dana sosial yang telah dilakukan Terpenuhi Admin Melihat jumlah pengajuan dana sosial yang masuk Terpenuhi Melihat profil mahasiswa Terpenuhi Melihat bukti dokumen proposal yang masuk Terpenuhi Mengubah status pengajuan dana kegiatan sosial yang dilakukan oleh mahasiswa Terpenuhi
Berdasarkan  tabel  5.  dapat  disimpulkan  bahwa  semua  semua  kebutuhan  fungsional  sistem  berstatus “terpenuhi” atau bisa dikatakan tersedia pada sistem yang telah dikembangkan

## D. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dalam penelitian ini, peneliti menyimpulkan beberapa  hasil penelitian sebagai berikut: 1) Hasil identifikasi proses bisnis pada program dana sosial di BMU didapatkan bahwa masih terdapat beberapa aktivitas yang dianggap tidak efektif dan efisien, sehingga dilakukan perubahan pada proses bisnis program dana sosial di BMU dengan cara menghilangkan beberapa aktivitas yang dianggap tidak efektif dan  efisien  sehingga  proses  bisnis  program  dana  sosial  menjadi  lebih  sederhana;  2)  Hasil  analisis  terhadap kebutuhan  sistem  pada  program  dana  sosial  di  BMU  dapat  diketahui  semua  aspek  kebutuhan  sistem  pada mahasiswa dan admin yang telah dibuat berstatus terpenuhi, sehingga pengembangan sistem informasi dapat dilanjutkan ke tahapan perancangan dan implementasi pada sistem yang sebenarnya; 3) Hasil rancangan sistem informasi yang telah dilakukan adalah membangun basis data MySQL pada server XAMPP dan antarmuka aplikasi berbasis PHP pada program dana sosial di BMU. Dengan adanya sistem informasi dana sosial di BMU diharapkan dapat mempermudah mahasiswa  dalam mengakses informasi, melakukan pengajuan dana sosial serta mempermudah dalam melihat hasil (report) dari pengajuan yang telah dilakukan.  Serta diharapkan dapat mempermudah BMU dalam menyimpan atau mengelola basis data dana sosial, karena basis data sudah terpusat sehingga aktivitas yang terjadi di BMU dapat berjalan dengan efektif dan efisien

## Acknowledge
Penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak Baitul Maal Unisba (BMU) yang telah memberikan data-data yang diperlukan pada penelitian ini, sehingga penelitian dapat berjalan dengan lancar.
Adam Firmansyah et al . Perancangan Sistem Informasi Dana Sosial di Baitul Maal Universitas Islam Bandung

## Daftar Pustaka
[1]  H. M. Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi , 3rd ed. Yogyakarta: Andi Yogyakarta, 2008.
[2]  W.  K,  T.  Supriyanto,  and  S.  Wahyuni, Sistem  Informasi  Manajemen .  Jember:  UPT  Penerbitan  UNEJ, 2015.
[3]  Y. M. Putra, “Sistem Informasi Untuk Persaingan Keunggulan,” Universitas Mercu Buana, Jakarta, 2018.
[4]  P.  Kamil,  H.  Suhendi,  and  Y.  Maryandi,  “ANALISIS  KINERJA  PENGELOLAAN  ZAKAT  INFAK BAITUL MAAL UNISBA,” J. Dakwah Sos. , vol. 1, no. 1, 2021.
[5]  J.  A.  O’Brien  and  G.  M.  Marakas, Management  Information  Systems ,  10th  ed.  New  York:  McGraw  – Hill, 2010.
[6]  J. H. U. P. Simanungkalit, S. Supardi, Y. Bayu, and Sidik, “Sistem Informasi Kepegawaian. In: Konsep Dasar Sistem Informasi,” Universitas Terbuka , 2014.
[7]  C. Purnama, Sistem Informasi Manajemen . Mojokerto, 2016.
[8]  A. N. Puriwigati, “SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA.” Universitas Mercu Buana, 2020.
[9]  Ruliah  and  A.  Suryadi, Basis  Data  dan  Sistem  Basis  Data ,  1st  ed.  Perpustakaan  Universitas  Terbuka, 2020.
[10] Fathansyah, Basis Data , 2nd ed. Bandung: Informatika, 2012.