## Just IT : Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informasi dan Komputer
Vol. 14, No. 1, September 2023, pp. 1 – 79 P-ISSN: 2089 – 0256 , e-ISSN: 2598 – 3016

## SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA BERBASIS WEB
(Studi Kasus: Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Jakarta)
Acep Cakra Imanata, Sitti Nurbaya Ambo
Prodi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Jakarta acepcakra98@gmail.com , sitti.nurbaya@umj.ac.id

## Abstrak
Sistem pengadaan barang dan jasa Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Jakarta yang masih manual menyebabkan kurang efektif dan efisiennya proses pengadaan barang dan jasa saat ini. Mengajukan surat permohonan pengadaan diharuskan datang secara langsung ke bagian  tata  usaha,  bentuk  data  yang  digunakan  masih  bersifat hard  copy ,  tidak  adanya  sajian informasi mengenai status permohonan yang diajukan, proses disposisi perpindahan tugas masih menggunakan  media  komunikasi  antar  individu,  serta  belum  adanya  wadah  untuk  proses pencarian supplier .  Pembuatan  sistem  informasi  pengadaan  barang  dan  jasa  ditujukan  untuk mengatasi permasalahn yang ada. Metode yang digunakan untuk membuat system informasi ini adalah metode Waterfall dengan alat perancangan sistem menggunakan UML ( Unified Modelling Language ) dan pengkodean pembuata system informasi ini menggunakan Framework Laravel meliputi  bahasa  pemrograman PHP ( Hypertext  Preprocessor )  dan database MySQL .  Dengan adanya  system  informasi  pengadaan  barang  dan  jasa  di  fakultas  Teknik  Universitas Muhammadiyah Jakarta, diharapkan dapat membuat proses pengadaan barang dan jasa menjadi lebih  efisien  dan  mengurangi  adanya  kehilangan  dokumen  atau  surat  permohonan  barang  dan jasa.
Kata  Kunci :  Sistem  Informasi,  Pengadaan  Barang  dan  Jasa, Web , Waterfall , UML ( Unified Modelling Language ), Framework Laravel .

## Abstract
The  goods  and  services  procurement  system  at  the  Faculty  of  Engineering,  Muhammadiyah University,  Jakarta,  which  uses  manual  processes,  causes  the  current  goods  and  services procurement process to be less effective and efficient. Submission of a procurement application letter must come directly to the administration department, the form of data used is still hard copy, there is no information regarding the status of the application submitted, the assignment transfer disposition process still uses communication media between individuals, and there is no forum for the supplier search process. Creating an information system for procurement of goods and services aims to overcome existing problems. The method used in creating this information system is the Waterfall method with a system design tool using UML (Unified Modeling Language) and coding  for  creating  this  information  system  using  the  Laravel  Framework  including  the  PHP (Hypertext Preprocessor) programming language and MySQL database. With the existence of a goods  and  services  procurement  information  system  at  the  Faculty  of  Engineering, Muhammadiyah  University,  Jakarta,  it  is  hoped  that  it  can  make  the  goods  and  services procurement process more efficient and reduce the loss of documents or letters requesting goods and services.
Keywords:  Information  Systems,  Procurement  of  Goods  and  Services,  Web,  Waterfall,  UML (Unified Modeling Language), Laravel Framework.
1. Pendahuluan
Sistem pengadaan barang dan jasa yang ada di Fakultas Teknik Universitas
Muhammadiyah  Jakarta  saat  ini  terbagi  dua,
pertama  proses  pengadaan  secara  langsung yaitu  pengadaan  dengan  melampirkan  surat perbandingan  harga  minimal  3  (tiga) perusahaan atau toko. Sedangkan yang kedua ialah  proses  pengadaan  secara  lelang,  yaitu proses  pengadaan  tanpa  melampirkan  surat perbandingan  harga  melainkan  dengan pencarian vendor (penyedia barang atau jasa) secara manual oleh pihak pengadaan.
Kedua sistem proses pengadaan barang dan  jasa  tersebut  masih  bersifat  manual, dimana membutuhkan aktivitas antar individu secara langsung (tatap muka) dari tahap awal permohonan  pengadaan  hingga  beberapa rangkaian  tahapan  lain.  Bentuk  data  yang digunakan pun masih bersifat hard copy yang menambah  beban  waktu  dalam  proses pengajuan  atau  pencarian  bahkan  rangkaian proses pengadaan sehingga dibutuhkan sebuah sistem  yang  dapat  membantu  mempermudah dan  mempersingkat  waktu  dalam  proses pengadaan barang dan jasa tersebut.
Metode  yang  digunakan  dalam  proses pengadaan  barang  dan  jasa  baik  proses langsung  atau  lelang  tidak  berbeda  yaitu dengan  metode  perbandingan  harga  terkecil baik perusahaan atau toko yang di pilih oleh tim  pengadaan  dengan  memperhatikan beberapa  kriteria  baik  spesifikasi,  harga maupun  teknis  hingga  proses  kesepakatan. Sehingga menambah beban waktu dikarenakan  tim  pengadaan  harus  menyortir berdasarkan penawaran harga terendah namun sesuai  dengan  yang  dibutuhkan.  Dengan demikian perlu adanya satu sistem informasi yang mempermudah  baik dalam  keseluruhan atau  sebagian  rangkaian  proses  pengadaan barang  dan  jasa  baik  perihal input ,  proses maupun output Penelitian sebelumnya
mengenai Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa yang  telah  dilakukan  oleh  (Marlinda  & Devitra,  2020)  berjudul  “Analisis  dan Perancangan  Sistem  Informasi  Layanan Pengadaan  Barang  dan  Jasa  Berbasis Web Pada  Polda  Jambi”.  Pada  penelitian  tersebut dilakukan analisis permasalahan yang terdapat pada  Polda  Jambi  dalam  memproses pengadaan  barang  dan  jasa  yang  masih dilakukan  secara  manual,  semua  pencatatan masih  di input secara  manual  dalam pembukuan.  Hasil  akhir  dari  penelitian  pun
masih  berupa  analisis  beserta  rancangan sistem,  sehingga  penelitian  ini  dilakukan dengan  menghasilkan  sistem  informasi  yang efisien dari segi waktu beserta efektif dari segi proses  dalam  pengadaan  barang  dan  jasa  di Fakultas Teknik  Universitas  Muhammadiyah Jakarta.

## 2. Tinjauan Pustaka Pengadaan Barang dan Jasa
Pengadaan barang dan jasa yaitu kegiatan untuk  memperoleh  barang  atau  jasa  yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan  sampai  diselesaikannya  seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa. (Syam, 2018)

## Website
Sebuah  situs web atau website adalah sebutan  pada web ( web  page ),  umumnya merupakan bagian dari suatu domain ( domain name )  atau  sub domain di World  Wide  Web (WWW).  Sebuah web  page adalah  dokumen yang ditulis dalam format HTML ( Hyper Text Markup  Language ),  yang  diakses  melalui HTTP,  yaitu  protokol  yang  menyampaikan informasi  dari  server website untuk ditampilkan  kepada  pengguna web browser baik  yang  bersifat  statis  maupun  dinamis. (Palit, 2020)

## Metode Waterfall
Waterfall merupakan  metode process dimana  setiap  tahap  harus  diselesaikan sebelum  memulai  tahap  selanjutnya,  dan project bergerak  dari  tahap  satu  ke  tahap lainnya  tanpa  ada  pengulangan.  Metode waterfall menggambarkan pendekatan secara sistematis  dan  juga  berurutan  pada  sebuah pengembangan  perangkat  lunak.  (Hermawan & Ary, 2020)
Gambar 1- 1 Metode Waterfall

## MySQL
My Structured Query Language ( MySQL )
adalah  sebuah  program  pembuat database yang  bersifat open  source .  Karena  sifatnya open  source , MySQL dapat  dijalankan  di semua Operating System (OS) baik windows maupun linux . MySQL merupakan salah satu jenis database server yang menggunakan SQL ( Structured Query Language ) sebagai bahasa dasar untuk mengakses database nya. (Andoyo, Baba, Maghrifa, & Sari, 2020)
Framework Laravel Framework  Laravel adalah  sebuah Framework PHP yang  bersifat open  source dan menggunakan metode MVC (Model, View , Controller )  untuk  memudahkan developer dalam  membangun  sebuah  aplikasi  berbasis web tanpa harus membuatnya dari awal. MVC merupakan sebuah pattern pemrograman yang memisahkan  antara  bisnis logic ,  data logic , dan presentation logic .  Secara  sederhana, MVC memisahkan  antara  desain,  data,  dan proses. (Zakir, 2017)
Use Case Diagram Use case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan ( behavior ) sistem informasi  yang  akan  dibuat. Use  case digunakan  untuk mengetahui  fungsi  apa  saja yang  ada  di  dalam  sebuah  sistem  informasi dan  siapa  saja  yang  berhak  menggunakan fungsi-fungsi itu. (Hendini, 2016)

## Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity  Relationship Diagram  ( ERD ) digunakan  untuk  mengambarkan database didalam  sistem  dimana  terjadi  hubungan elemen  data  antar file yang  saling  berelasi ( relational )  yang  memiliki  komponen  utama yaitu: obyek data/ entity , atribut, dan hubungan relasi antar objek data. Tujuan utama dari ERD adalah  untuk  mewakili  objek  data  dan hubungan data atau mengambarkan hubungan antara  objek  data  (Gunawan,  Suherman,  & Auliya, 2021)

## 3. Metodologi Penelitian
Pada  penelitian  ini  terdapat  beberapa proses  yang  harus  dilakukan,  mulai  dari analisis  kebutuhan  data,  pengembangan sistem,  implementasi,  integrasi  dan  uji aplikasi. Berikut merupakan metode
penelitian  yang  digambarakan  melalui flowchart:
Gambar 1- 2 Metodologi Penelitian

## Analisis Kebutuhan
Analisa  sistem  berjalan  yang  ada  pada proses  kegiatan  pengadaan  barang  dan  jasa dimulai dari alur proses pengadaan barang dan jasa yang ada di Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Jakarta.

## Pengembangan Sistem
Hasil  dari  tahapan  analisa  kebutuhan sistem  yang  telah  dilakukan  sebelumnya kemudian  dilakukan  tahapan  pengembangan sistem dimana sistem dirancang menggunakan Unified  Modelling  Language ( UML )  yang terdiri  dari Use Case Diagram  dan Activity Diagram. Sedangkan untuk database dibuatkan Entity Relationship Diagram ( ERD ) yang menggambarkan bagaimana skema data dan  informasi  disimpan  ke  suatu database serta  hasil  akhir  dengan  dirancang  pula user interface menggunakan storyboard yaitu Balsamiq Mockup .

## Implementasi
Hasil  dari  tahap system  design kemudian akan  diimplementasikan  menjadi  sebuah sistem  informasi  pengadaan  barang  dan  jasa berbasis web menggunakan Framework Laravel dengan  bahasa  pemrograman PHP serta database MySQL .

## Pengujian Sistem
Pengujian  pada  hasil  perancangan  sistem akan  menggunakan  Metode Black-Box Testing. Pengujian  dilakukan  untuk  menguji apakah setiap unit atau fungsi hasil design dan
implementasi  berjalan  sesuai  serta  berfungsi dengan baik.

## Kebutuhan Fungsional User
Aktivitas-aktivitas  aktor  yang  ada  dalam sistem  kebutuhan  fungsional  dalam  sistem usulan akan digambarkan pada tabel berikut:
Tabel 1 Fungsional User Fungsi Deskripsi Admin: Mengelola Sistem Mengelola data permohonan, mengelola data penawaran supplier , pemberian hak akses,
dan mengelola penyajian tampilan informasi sistem. Pengusul: Mengelola Sistem Mengelola data permohonan, baik secara langsung atau secara lelang serta menerima informasi status data permohonan yang diajukan. PBJ: Mengelola Sistem Mengelola data permohonan proses langsung atau proses lelang, mengelola data penawaran supplier dan menerima informasi mengenai data persetujuan. Validator: Mengelola Sistem Mengelola data permohonan secara langsung atau secara lelang, mengelola data penawaran supplier , dan mengelola informasi data persetujuan.
Vendor:
Mendaftar /Melihat Informasi Sistem Vendor yaitu pengguna tanpa memiliki hak akses sistem
login yang dapat mengisi dan melengkapi rincian data diri dalam pendaftaran sebagai supplier dalam proses lelang dan dapat melihat informasi setiap halaman menu website yang telah ditampilkan oleh Admin dalam halaman utama website .

## Use Case Diagram Usulan
Dalam sistem informasi pengadaan barang dan  jasa  ini  terdapat  5  (lima)  aktor,  yaitu Pengusul, Admin, PBJ, Validator dan  juga Vendor (tidak  diberikan  hak  akses  sistem). Berikut  adalah  gambar use  case diagram sistem pengadaan barang dan jasa pada sistem usulan:
Gambar 1- 3 Use Case Diagram Sistem Usulan

## Entity Relationship Diagram Usulan
Gambar 1- 4 Entity Relationship
Diagram Sistem Usulan
Gambar  diatas  menjelaskan  ERD  pada perancangan  sistem  informasi  pengadaan barang  dan  jasa  pada  penelitian  ini  dimana terdapat entitas-entitas dan atribut yang saling terhubung satu dengan lainnya.

## 4. Hasil Penelitian
Tahap  selanjutnya  adalah  pembuatan website dan uji coba website. Tahap ini sesuai dengan tahap dalam pembuatan website pada metodologi penelitian. Adapun hasil penelitian web sebagai berikut:
Gambar 1- 5 Halaman Utama Website
Gambar 1- 6 Menu Daftar Barang
Gambar 1- 7 Halaman Menu Daftar Supplier Gambar 1- 8 Halaman Form Daftar Supplier
Gambar 1- 9 Halaman Menu Login
Gambar 1- 10 Halaman Menu Data Pengadaan Langsung Gambar 1- 11 Halaman Menu Data Pengadaan Lelang Gambar 1- 12 Halaman Menu Data Penawaran Supplier Gambar 1- 13 Halaman Menu Data Persetujuan Pengadaan Langsung
Gambar 1- 14 Halaman Menu Data Persetujuan Pengadaan Lelang
Dengan adanya website ini pengusul tidak
harus  datang  secara  langsung  untuk mengajukan  permohonan  pengadaan  dan dapat langsung mengetahui status
permohonan  yang  diajukan.  Proses  disposisi dari unit pengadaan tidak harus menggunakan media  tambah  lagi  dan  proses  pencarian supplier dapat  dipermudah  karena  sudah adanya  sistem  informasi  mengenai  barang yang  dibutuhkan  dan  proses  pendaftaran supplier itu sendiri

## 5. Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan  yang  dapat  diambil  dalam penelitian  serta  pengujian  hasil  mengenai sistem  informasi  pengadaan  barang  dan  jasa ini  tercapainya  tujuan  perihal  rumusan masalah  yaitu  memudahkan  pengusul  dalam mengajukan  dan  menerima  hasil  informasi mengenai  permohonan  pengadaan  yang diajukan,  memudahkan  unit  kerja  pengadaan barang  dalam  proses  disposisi  tugas,  serta memudahkan dalam pencarian supplier .
Adapun  saran  yang  perlu  diperhatikan dalam  pengembangan  penelitian  agar  dapat lebih baik lagi, diantaranya:
1. Perlu  diterapkan  proses  administrasi keuangan  baik  dalam  proses  pengadaan langsung maupun proses pengadaan lelang.
2. Perlu  ditambahkan  hak  akses  sistem bagi supplier beserta fitur kelola mengenai proses pengadaan lelang.
3. Diharapkan  dapat  dikembangkan menjadi sebuah aplikasi berbasis android , agar lebih praktis dalam mengakses sistem informasi.

## Daftar Pustaka
(2017, Desember 5). Retrieved from KBBI Daring: https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/jurnal Andoyo, A., Baba, J. A., Maghrifa, & Sari, D. N. (2020, Mei). Perancangan Sistem Informasi  Pelayanan  Puskesmas  Wates
Kabupaten  Pringsewu  Berbasis Android. JURNAL  ILMU  KOMPUTER  DAN
TEKNOLOGI,  1 (1).  Retrieved  from http://ejournal.uhb.ac.id/index.php/IKO MTI Gunawan, R., Suherman, Y., & Auliya, N. Z. (2021, Juli  ).  Perancangan  Sistem  Infromasi
Pengadaan  Barang  Berbasis  Web  Pada PT.  Sintas  Kurama  Perdana  Karawang.
JURNAL  ILMIAH  EKONOMI  DAN BISNIS, 14(1).
Retrieved from
http://journal.stekom.ac.id/index.php/E- Bisnis
Hendini, A. (2016). PEMODELAN UML SISTEM INFORMASI MONITORING PENJUALAN  DAN  STOK  BARANG (STUDI  KASUS:  DISTRO  ZHEZHA PONTIANAK). JURNAL KHATULISTIWA  INFORMATIKA ,  1-10. Retrieved from https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.ph p/khatulistiwa/article/view/1262/1027 Hermawan,  W.,  &  Ary,  M.  (2020,  November). PERANCANGAN APLIKASI PERSEDIAAN OBAT BERBASIS WEB DENGAN  METODE  WATERFALL  DI KLINIK PRATAMA AMANAH BANDUNG. eProsiding Sistem Informasi  (POTENSI),  1 (1).  Retrieved from http://eprosiding.ars.ac.id/index.php/psi Marlinda, T., & Devitra, J. (2020, Maret). Analisis Dan  Perancangan  Sistem  Informasi Layanan  Pengadaan  Barang  Dan  Jasa Berbasis Web  Pada  Polda  Jambi. Jurnal Manajemen  Sistem  Informasi,  5 (1). Retrieved  from  http://ejournal.stikom- db.ac.id/index.php/manajemensisteminfo rmasi/article/
Palit, R. (2020). DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM PEMBELAJARAN BERBASIS E-LEARNING PADA SEKOLAH MENENGAH  PERTAMA  NEGERI  1 PAKUE  TENGAH. Jurnal  Ilmiah
d'Computare ,  1-8.  Retrieved  from https://journal.uncp.ac.id/index.php/com putare/article/view/1478/1316 Syam,  A.  E.  (2018,  Desember).  Aplikasi Pengadaan  Barang/Jasa  Berbasis  Web (Modul:  Pengadaan  Barang  Dengan Customer)  (Studi  Kasus:  PT  Bhakti Unggul  Teknovasi). e-Proceeding  of Applied  Science,  Vol.4 .  Retrieved  from https://openlibrarypublications.telkomuni versity.ac.id/index.php/appliedscience/art icle/view/7289/7171 Zakir,  A.  (2017,  September).  IMPLEMENTASI FRAMEWORK  YII  PADA  APLIKASI BERBASIS  WEB. InfoTekJar  (Jurnal Nasional  Informatika  dan  Teknologi Jaringan), 2 (1). Retrieved from https://jurnal.uisu.ac.id/index.php/infotek jar/article/view/159