## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BERKAS PEKERJAAN PROYEK UNTUK MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS PERUSAHAAN STUDI KASUS : PT. XYZ
ADE NUGRAH HERMAN TAMMU 1) , AGUS UMAR HAMDANI 2) 1 Program studi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : adetammu@yahoo.com 1) , agus,umarhamdani@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. XYZ merupakan perseroan terbatas yang bergerak dalam bidang penyajian jasa konsultansi dalam bidang keahlian  teknik  dan  pengkajian  kebijakan,  baik  untuk  sektor  pemerintah  maupun  sektor  swasta,  dalam  rangka berperan serta dalam kegiatan pembangunan Indonesia. Pengolahan data, administrasi berkas dan pengarsipan dokumen  masih  menggunakan Microsoft Excel. Pencatatan data berkas yang masuk, keluar dan direvisi  masih disimpan dalam media kertas. Masalah yang timbul diantaranya adalah proses pencarian berkas membutuhkan waktu  yang lebih lama, proses pencatatan berkas kadang  tidak tercatat dengan detil, dan proses revisi  berkas tidak  baik.  Berdasarkan  kondisi  diatas,  penulis  melakukan  penelitian  guna  menganalisa  permasalahan  yang terjadi dan menampung kebutuhan informasi dari pihak manajemen guna mengelola berkas proyek agar tertata dan tersimpan dengan baik sehingga mudah dalam pencarian berkas/dokumen pada saat dibutuhkan. Penelitian ini menggunakan metodologi kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Dalam mengembangkan sistem informasi yang  diusulkan  ini,  penulis  menggunakan  tool  Unified  Modeling  Language  (UML)  untuk  menganalisa  sistem. Implementasi  sistem  usulan  menggunakan  bahasa  pemrograman  menggunakan  Microsoft  Visual  .Net  2008 dengan  database  MySQL.  Produk  akhir  yang  dicapai  dalam  penelitian  ini  adalah  sebuah  aplikasi  sistem informasi  pendistribusian  berkas  berbasis  desktop  yang  diharapkan  mampu  meningkatkan  produktivitas perusahaan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Administrasi Berkas Pekerjaan Proyek, Produktivitas Perusahaan.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Saat ini, proses pengolahan data dan administrasi  berkas/dokumen  yang  dilakukan  di bagian administrasi pada PT.  XYZ  masih  dilakukan secara  manual  berupa  penggunaan  Microsoft  Excel. Adapun  pencatatan  berkas/dokumen  yang  masuk, keluar  dan  direvisi  masih  menggunakan  media kertas.  Masalah  yang  timbul  diantaranya  adalah proses  pencarian  berkas  membutuhkan  waktu  yang lebih  lama,  proses  pencatatan  berkas  kadang  tidak tercatat  dengan  detil,  dan  proses  revisi  berkas  tidak baik.  Apabila  kondisi  ini  dibiarkan  terus-menerus, maka  akan  menyebabkan  proses  pengolahan  data menjadi  terhambat  dan  menyebabkan  produktivitas perusahaan  menjadi  menurun.  Oleh  karena  itulah, penulis melakukan analisis masalah yang terjadi saat ini  guna  menemukan  solusi  alternatif  dengan penggunaan teknologi informasi. Diharapkan dengan penggunaan  teknologi  informasi,  maka  proses administrasi dan pengarsipan berkas/dokumen menjadi  lebih  terkelola  dengan  baik  sehingga  dapat menjadi  bahan  pengambilan  keputusan  untuk  pihak manajemen.  Adapun  penelitian  terdahulu  yang pernah  dilakukan  antara  lain  oleh  Rendi  Pradipta, Hari  Wibawanto  dan  Anggraini  Mulwinda  [1] dengan judul a.  Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen  Administrasi  Surat  pada  Tata  Usaha Program  Studi  Teknik  Elektro  Fakultas  Teknik Universitas  Negeri  Semarang  dengan  nomor  ISBN:
978-602-8557-20-7,  Prosiding  SINTAK  2017  dan Jati  Sasongko  dan  Dwi  Agus  Diartono  [2]  dengan judul b.  Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen  Surat  pada  tata  usaha  Universitas Stikubank Semarang, Universitas Stikubank
Semarang, dengan nomor ISSN: 0854-9524 Volume XIV,  No.2,  Juli  2009.  Adapun  perbedaan  dengan penelitian sebelumnya terletak pada proses pencarian berkas, proses pencatatan distribusi berkas baik  masuk  maupun  keluar,  dan  pencarian  berkas yang sudah masuk dan sudah keluar.

## 1.2. Masalah
Dalam  melakukan  proses  administrasi  berkas ada  beberapa  masalah  yang  sering  kali  terjadi. Adapun  masalah-masalah  yang  sering  terjadi  pada PT. XYZ adalah sebagai berikut:
a. Proses  pencarian  berkas  membutuhkan  waktu yang  lebih  lama,  karena  masih  tercatat  di  buku catatan.
b. Tidak  adanya  data  penyimpanan  pengembalian revisi berkas.
c. Tidak  adanya form pengajuan shop  drawing , sehingga sering terjadi masalah dalam pelacakan posisi shop drawing yang diajukan.
d. Tidak  adanya  laporan shop  drawing ,  sehingga proses pemantauan shop drawing lebih lama.
1.3 Batasan Masalah
Adapun  ruang  lingkup  yang  akan  dibahas antara lain :
a. Proses pencarian berkas.
b. Pencatatan  distribusi  berkas  baik  yang  masuk maupun keluar.
c. Pencarian  berkas  yang  sudah  masuk  dan  atau keluar.
Sedangkan ruang  lingkup  yang tidak dibahas adalah mengenai  penagihan  biaya  pekerjaan  proyek  karena menjadi urusan kantor pusat.

## 1.4. Tujuan
Tujuan  akhir  dari  penulisan  ini  adalah pembuatan  model  aplikasi    administrasi  berkas pengerjaan  pekerjaan  proyek  yang  sesuai  dengan kebutuhan pengguna di PT. XYZ.

## 2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi menurut penjelasan Irwan Isa [3],  bahwa  “sistem  informasi  adalah  total  semua komponen  yang  mencakup  dan  memiliki  kaitan dengan sistem termasuk perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), organisasi dan data”.

## 2.3 Pengertian Administrasi Proyek
Definisi  Administrasi  menurut  Ulbert  Silalahi [4] adalah sebagana penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan tujuan untuk menyediakan keterangan  serta  memudahkan  untuk  memperoleh kembali  data  dan  informasi,  baik  sebagian  maupun menyeluruh.  Sedangkan  definisi  proyek  menurut penjelasan Husen [5], adalah gabungan dari berbagai sumber  daya,  yang  terdiri  dari  manusia  material, peralatan,  dan  modal/  biaya  yang  dihimpun  pada sebuah  wadah  organisasi  tertentu  untuk  mencapai sasaran dan tujuan.

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
Penjelasan  mengenai  metodologi  penelitian sebagai berikut :
3.1 Jenis Penelitian
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  kualitatif dengan pendekatan studi kasus dengan menguraikan  obyek  yang  diteliti  secara mendalam.
3.2 Obyek Penelitian
Penetapan  obyek  analisis  ini  di  dasarkan  pada tugas  dan  wewenang  setiap  jabatan  yang berada  di  bawah  PT.  XYZ  yang  bertanggung jawab terhadap administrasi berkas.
3.3 Informan Adapun informan penelitian terdiri dari : Team Leader, Quality Control , Tenaga Ahli dan Staf
Admin.
3.4 Sumber Data
Sumber  data  penelitian  berupa  data  primer (berupa  berkas/dokumen  yang  digunakan  oleh instansi  dalam  kegiatan  sehari-hari)  dan  data
sekunder  (berupa  data  yang  diperoleh  dari  luar instansi).
3.5 Teknik Pengumpulan Data Dalam mengumpulkan data, penulis menggunakan  metode  observasi  (pengamatan), dokumentasi  (melihat  dokumen-dokumen  yang digunakan saat ini), wawancara dan studi pustaka.

## 3.6 Analisis Sistem
Metode  yang  digunakan  untuk  menganalisa sistem  antara  lain  menggunakan  alat  bantu Activity Diagram untuk  menganalisa  proses  bisnis  dan Fishbone Diagram untuk menganalisa permasalahan yang terjadi saat ini.

## 3.7 Perancangan Sistem
Metode  yang  digunakan  untuk  merancang sistem  antara  lain Use  Case  Diagram digunakan untuk memodelkan sistem usulan, Entity Relationship Diagram digunakan untuk
memodelkan data dan Sequence Diagram digunakan untuk  memodelkan  perilaku  (behavior)  sistem usulan.
3.8 Langkah-langkah Penelitian

## Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian
Berikut  ini  adalah  penjelasan  mengenai  langkah- langkah penelitian diatas :
a. Perumusan Masalah
Langkah awal yang dilakukan adalah merumuskan  masalah  yang  ada  pada  proses administrasi berkas pada PT. XYZ.
b. Studi Literatur Dalam  tahap  ini,  penulis  mencari  dan  membaca sumber referensi dari buku, jurnal, prosiding atau artikel  resmi  yang  terkait  dengan  topic  yang dibahas.
c. Tinjauan Penelitian Terdahulu Dalam  tahap  ini,  penulis  mencari  sumber referensi  yang  relevan  dengan  penelitian  yang penulis  lakukan.  Sumber  referensinya  berasal dari jurnal atau prosiding yang sudah dipublikasikan.
d. Menentukan Metodologi Penelitian Penulis  menentukan  metodologi  penelitian  yang akan  digunakan  dalam  menyelesaikan  masalah yang terjadi di PT. XYZ.
e. Analisa Sistem Berjalan Penulis  melakukan  analisa  proses  bisnis  sistem berjalan  menggunakan  tool activity  diagram , mengidentifikasi  permasalah  yang  terjadi  dan memodelkan permasalahan tersebut
menggunakan tool Fishbone Diagram .
f. Pembuatan Model Prototipe Sistem Usulan Pada  tahap  ini,  peneliti  melakukan  identifikasi kebutuhan  sistem  usulan,  memodelkan  sistem usulan menggunakan tool Use Case Diagram dan memodelkan data menggunakan Class Diagram .
g. Implementasi Prototipe Sistem Usulan Pada  tahap  ini,  peneliti  mengimplementasikan model  prototipe  sistem  usulan  menggunakan bahasa  pemrograman  VB.Net  2008  dengan database MySQL.
4. PEMBAHASAN
4.1 Analisa Proses Bisnis Berjalan
a. Activity  Diagram Proses  Pendistribusian
Shop Drawing Bagian Administrasi Kontraktor Menyerahkan shop drawing Serahkan shop drawing Menerima shop drawing Tenaga Ahli Menerima shop drawing Pemilik Proyek Distribusikan ke pemilik proyek Terima distribusi shop drawing [Setuju ] [ Tidak Setuju]
Gambar 2. Activity Diagram Pendistribusian Shop Drawing
b. Activity  Diagram Proses  Pendistribusian Izin Pelaksanaan Pekerjaan (IPP)
Administrasi Menerima IPP Mencatat IPP ke dalam buku Tenaga Ahli Menyerahkan IPP Menerima IPP Memeriksa kemudian menyerahkan IPP [Tidak Disetujui] Team Leader [Disetujui] Menerima IPP Menandatangani IPP Menerima IPP Menyerahkan IPP Gambar 3. Activity Diagram Proses Pendistribusian Izin Pelaksanaan Pekerjaan (IPP)
c. Activity Diagram Proses Pendistribusian Berita Acara Pemeriksaan Bersama (BAP)
Administrasi Menerima BAP Mencatat BAP ke dalam buku Owner Menyerahkan BAP Menerima BAP Menandatangani BAP Kontraktor Menyerahkan BAP Menerima BAP Menyerahkan BAP Menerima BAP Kontraktor
Gambar 4. Activity Diagram Proses Pendistribusian Berita Acara Pemeriksaan Bersama (BAP)
d. Activity  Diagram Proses  Pembuatan  Laporan
Shop Drawing dan Izin Pelaksanaan Pekerjaan Administrasi Membuat Laporan Rekapitulasi Data Shop Drawing dan IPP Team Leader Menyerahkan Laporan Rekapitulasi Data Shop Drawing dan IPP Menerima Laporan Rekapitulasi Data Shop Drawing dan IPP
Gambar 5. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Shop Drawing dan Izin Pelaksanaan Pekerjaan

## 4.2 Analisa Masalah
Berikut  ini  pemodelan  masalah  yang  terjadi saat ini : Kurangnya Keakuratan Pencarian Data MANUSIA BUKTI FISIK Kurang teliti dlm pencatatan dokumen PROSES Proses pencarian data IPP masih manual Kesulitan dalam mencari informasi IPP Data kontraktor tidak ada Kesulitan dalam mencari informasi kontraktor Kesulitan dalam mencari informasi owner Data owner tidak ada Kesulitan dalam mencari Informasi BAP Proses pencarian data BAP masih manual Kesulitan dalam mencari informasi Shop Drawing Proses pencarian data Shop Drawing masih manual Kesulitan dalam melihat seluruh Shop Drawing yang masuk Tidak ada laporan rekapitulasi Shop Drawing Tidak ada tanda terima revisi Kesulitan dalam melihat dokumen yang direvisi Kesulitan dalam mencari dokumen yang kembali setelah revisi Tidak ada laporan bukti kembali Kesulitan dalam mencari informasi IPP Tidak ada laporan IPP Kesulitan dalam mencari informasi Shop Drawing Tidak ada laporan Shop Drawing Kesulitan dalam mencari Shop Drawing yang sudah disetujui Kesulitan dalam mencari informasi BAP Tidak ada laporan BAP Tidak ada laporan persetujuan Shop Drawing Sering lupa mencatat tanggal terima dokumen
Gambar 6. Fishbone Diagram
Tabel 1. Tabel Masalah dan Solusi
Kriteria Masalah Masalah Solusi yang ditawarkan Proses - Proses pencarian data IPP - Dibuatkan form pencarian data masih manual - Proses pencarian data shop drawing masih manual - Proses pencarian data BAP masih manual - Proses pencarian data kontraktor sulit - Proses pencarian data owner sulit IPP - Dibuatkan
form pencarian data shop drawing - Dibuatkan modul form penginputan data BAP - Dibuatkan form untuk data kontraktor - Dibuatkan form untuk data owner Fisik - Tidak ada laporan persetujuan shop drawing - Tidak ada laporan rekapitulasi shop drawing - Tidak adanya tanda  terima revisi - Tidak ada bukti  berkas kembali - Tidak ada laporan BAP
- Tidak ada laporan shop drawing
- Tidak ada laporan IPP - Dibuatkan laporan persetujuan shop drawing - Dibuatkan laporan rekapitulasi shop drawing - Dibuatkan form tanda terima revisi - Dibuatkan form bukti berkas kembali - Dibuatkan laporan  untuk BAP - Dibuatkan laporan shop
drawing
- Dibuatkan laporan IPP Manusia - Sering lupa mencatat tanggal terima dokumen - Disediakan validasi untuk mengecek tanggal diterimanya dokumen 4.3 Pemodelan Sistem Usulan
Adapun use  case  diagram dari  sistem  yang diusulkan dijelaskan sebagai berikut :
Entry Data Gambar
Entry Data Owner Entry Data Kontraktor Entry Data Proyek Admin Gambar 7. Use Case Diagram Master Admin Entry Data Persetujuan Shop Drawing Cetak Shop Drawing Entry Data Bukti Kembali Cetak Tanda Terima Revisi Entry Data Izin Pelaksanaan Pekerjaan Cetak Berita Acara Pemeriksaan Gambar 8. Use Case Diagram Transaksi Admin Cetak Laporan Pengajuan Shop Drawing Cetak Laporan Shop Drawing Cetak Laporan Izin Pelaksanaan Pekerjaan Cetak Laporan Tanda Terima Revisi Cetak Laporan Bukti Kembali Cetak Laporan Rekapitulasi Shop Drawing Team Leader Gambar 9. Use Case Diagram Laporan

## 4.4 Pemodelan Data
Adapun class  diagram yang  dibuat  penulis adalah sebagai berikut:
Gambar 10. Class Diagram
4.5 Perancangan Graphical User Interface
Dibawah  ini  merupakan  gambar  struktur tampilan menu utama:
a. Rancangan Layar File Master
Rancangan  layar  menu file  master adalah sebagai berikut:
Gambar 12. Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 13. Rancangan Layar Entry Data Proyek Gambar 14. Rancangan Layar Entry Data Owner Gambar 15. Rancangan Layar Entry Data Gambar
Gambar 16. Rancangan Layar Entry Data Kontraktor

## b. Rancangan Layar File Transaksi
Rancangan layar menu transaksi adalah sebagai berikut:
Gambar 17. Rancangan Layar Entry Data PSD
Gambar 18. Rancangan Layar Cetak Shop Drawing
Gambar 19. Rancangan Layar Entry Data IPP
Gambar 20. Rancangan Layar Entry Data BAP
c. Rancangan Layar File Laporan
Rancangan  layar  menu  laporan  adalah  sebagai berikut:
Gambar 21. Rancangan Layar Cetak Lap. PSD
Gambar 22. Rancangan Layar Cetak Lap. Tanda Terima Revisi
Gambar 23. Rancangan Layar Cetak Lap. Rekap. Shop Drawing
d. Contoh Hasil Keluaran / Cetakan Program
Berikut adalah hasil keluaran / cetakan dari program:
Gambar 24. Cetakan Shop Drawing
Gambar 25. Cetakan Tanda Terima Revisi
Gambar 26. Cetakan Berita Acara Pemeriksaan
Gambar 27. Cetakan Laporan PSD
Gambar 28. Cetakan Laporan Shop Drawing
Gambar 29. Cetakan Laporan Tanda Terima Revisi
Gambar 30. Cetakan Laporan Rekapitulasi SD
5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berikut  ini  kesimpulan  yang  diperoleh  dari penelitian ini :
a. Dalam sistem usulan terdapat proses penyimpanan  data  yang  baik,  yaitu  setiap  data tersimpan ke dalam database sehingga mengurangi terjadinya kehilangan data. b. Memudahkan  pengguna  dalam  mencari  berkas proyek,  dikarenakan  adanya  fasilitas  pencarian data. c. Duplikasi  data  dapat  dihindari  karena  adanya validasi data di setiap form d. Tersedianya laporan bulanan yang memudahkan Team Leader dalam pengambilan keputusan. 5.2 Saran Berikut  ini  saran  dari  penulis  kepada  pihak manajemen PT. XYZ: a. Agar sistem  yang dibuat ini digunakan dengan baik, maka sebaiknya ada pelatihan kepada staf yang ada pada PT. XYZ . b. Perlu  diperhatikan  pula  spesifikasi  hardware dan software yang mampu mendukung implementasi dari sistem usulan ini. c. Perlunya  memperbaiki  spesifikasi  perangkat lunak (hardware) dan perangkat lunak (software)  untuk  menunjang  kelancaran  dari sistem ini.

## PUSTAKA
1. Pradipta, Rendi, Wibawanto, Hari dan Mulwinda, Anggraini. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Administrasi Surat pada Tata  Usaha  Program  Studi  Teknik  Elektro Fakultas Teknik Universitas  Negeri  Semarang , No.  ISBN:  978-602-8557-20-7,  Prosiding SINTAK 2017. 2. Sasongko,  Jati  dan  Diartono,  Dwi  Agus. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat pada Tata Usaha Universitas STIKUBANK  Semarang ,  No.  ISSN:  0854- 9524, Volume 14, No. 2, Juli 2009.
3. Isa,  Irwan. Reengineering  Sistem  Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012. 4. Silalahi, Ulbert. Studi Tentang Ilmu Administrasi  dan  Manajemen .  Bandung:  Sinar Baru Algesindo, 2009. 5. Husen,  Abrar.  2009 ,  Manajemen  Proyek, Yogyakarta, CV. Andi Offset.