## MANAJEMEN DOKUMEN PRODUK BIRO HUKUM DAN HAM SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU
ZUHDI ARMAN 1 , AGUS RIYANTO 2
Fakultas Hukum, Universitas Muhammadiyah Sumatera Barat 1 , Fakultas Hukum, Universitas Riau Kepulauan 2 email: zuhdiarman1@gmail.com 1 , gus.ryant00@gmail.com 2
Abstract: This  study  aims  to  determine  the  management  of  legal  product  documents  in  legal counseling activities in the Legal and Human Rights Bureau of the Regional Secretariat of the Riau Islands Province. The method used is qualitative  research  with a  study approach. Data collection techniques are carried out through observation and literature studies. Data analysis techniques are carried out using data analysis techniques, according to Miles and Huberman, namely  data  reduction,  data  presentations,  and  conclusions.  The  results  showed  that  the activity  of  handling  legal  product  documents  in  the  Legal  and  Human  Rights  Bureau  in  the Regional  Secretariat  of  the  Riau  Islands  Province  followed  the  documentation  rules,  which included  recording  which  included  formulation  activities,  organizing,  which  included preparation  and  storage  activities,  and  socialization  included  extension  activities  and socialization.  Based  on  the  results  of  the  study,  it  can  be  concluded  that  the  documentation rules  have  managed  legal  product  documents  in  the  Legal  and  Human  Rights  Bureau  of  the Regional Secretariat of the Riau Islands Province.
Keywords: Documents, products, laws, regions
Abstrak: Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menentukan  pengelolaan  dokumen  produk  hukum dalam kegiatan konseling hukum di Biro Hukum dan Hak Asasi Manusia Sekretariat Regional Provinsi  Kepulauan  Riau.  Metode  yang  digunakan  adalah  penelitian  kualitatif  dengan pendekatan  studi.  Teknik  pengumpulan  data  dilakukan  melalui  studi  observasi  dan  literatur. Teknik  analisis data dilakukan dengan menggunakan teknik analisis data, menurut Miles  dan Huberman,  yaitu  pengurangan  data,  presentasi  data,  dan  kesimpulan.  Hasil  penelitian menunjukkan  bahwa  aktivitas  menangani  dokumen  produk  hukum  di  Biro  Hukum  dan  Hak Asasi  Manusia  di  Sekretariat  Regional  Provinsi  Kepulauan  Riau  mengikuti  aturan dokumentasi, yang termasuk perekaman yang mencakup kegiatan formulasi, pengorganisasian, yang  mencakup  kegiatan  persiapan  dan  penyimpanan,  dan  Sosialisasi  termasuk  kegiatan penyuluhan dan  sosialisasi. Berdasarkan hasil penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa aturan dokumentasi telah mengelola dokumen produk hukum di Biro Hukum dan Hak Asasi Manusia dari Sekretariat Regional Provinsi Kepulauan Riau.
Kata Kunci: Dokumen, Produk, Hukum, Daerah

## A.Pendahuluan
Pembangunan  di  bidang  hukum  merupakan  bagian  yang  tidak  terpisahkan  dari penyelenggaraan  pemerintahan  yang  menitikberatkan  pada  penyelenggaraan  pemerintahan yang baik dan bersih. Hukum dibuat untuk membuat tatanan kehidupan lebih tertib, damai dan teratur.  Untuk  mewujudkan  masyarakat  yang  taat  hukum,  perlu  dilakukan  sosialisasi  hukum secara  merata  oleh  pemerintah.  Mengingat  pentingnya informasi  hukum,  maka  diperlukan pendokumentasian  dokumen  produk  hukum  atau  undang-undang.  Hal  ini  dimaksudkan  untuk menyelesaikan  berbagai  kasus  hukum  atau  menjadi  batasan,  kaidah-kaidah  kehidupan bermasyarakat yang tidak boleh dilanggar agar kaidah hukum dapat ditegakkan (Jazuli 2019).
Dokumen  produk  hukum  merupakan  kumpulan  peraturan  perundang-undangan  yang menjadi  titik  tolak  segala  kegiatan  bernegara  dan  bermasyarakat.  Dokumen  itu  sendiri  perlu dikelola  dengan  baik  agar  dapat  digunakan  sesuai  kebutuhan.  Ini  biasanya  disebut  sebagai sistem  manajemen  dokumen.  Sistem  manajemen  dokumen  adalah  manajemen  dokumen  yang dikembangkan  untuk  mengatur  dan  mengelola  dokumen-  dokumen  penting  agar  mudah ditemukan  dan  ditemukan  kembali.  Dimanfaatkan  sebagai  efektivitas  dan  efisiensi  serta kepentingan Lembaga (Cahyaningsih, Widayat, and Nugroho 2017).
Sesuai  dengan  Keputusan  Presiden  Nomor  44  Tahun  1974  tentang  Titik-Titik  Organisasi Departemen  dan  Keputusan  Presiden  Nomor  45  Tentang  Organisasi  Tata  Departemen Disebutkan  bahwa  perlu  adanya  Badan  Litbang  Formasi  pada  setiap  departemen  yang  di dalamnya  memiliki  dokumentasi  pusar  dan  perpustakaan  yang  disesuaikan  pada  instansi masing-masing. Existence Unit .ini sangat berguna dan Berperan penting dalam Pertimbangan Pengambilan  Keputusan,  Kebijakan  Pembuatan,  dan  Sumber  Informasi  dengan  Jangkauan Tujuan  dan  Kepentingan  Instansi  atau  Instansi  tersebut  diatas.  Dan  terdapat  pula  kewajiban Pemerintah  Daerah  untuk  melakukan  Sosialisasi  peraturan  perundang-undangan  yang mengatur  dalam  Undang-  Undang  Republik  Indonesia  Nomor  23  Tahun  2014  tentang Pemerintahan  Daerah  bagian  keempat  Pasal  254  bahwa  Kepala  Daerah  melalui  Sekretaris Daerah  wajib  menyebarluaskan  Peraturan  Daerah  untuk  memberikan  informasi  dan memperolehnya.
Menindaklanjuti peraturan perundang-undangan tersebut di atas, di Biro Hukum dan HAM terdapat  bagian  Dokumentasi  dan  Penyuluhan  Hukum  dimana  bagian  ini  bertanggung  jawab untuk  mengelola  dokumen  produk  hukum  dan  penyebarluasannya kepada masyarakat. Untuk pengelolaan  dokumen  produk  hukum,  mereka  menggunakan  sistem  yang  sesuai  dengan literatur keilmuan. Dokumen produk hukum yang dimiliki oleh biro ini sudah berupa dokumen buku  (booked),  dikumpulkan  dari  aspek  lapangan  atau  per-hukum.  Sedangkan  penyuluhan hukum  dilakukan  melalui  sosialisasi,  pembinaan,  dan  pelatihan  hukum  serta  sosialisasi dokumen produk hukum yang dilakukan secara rutin setiap tahun yang sumbernya berasal dari dokumen yang telah dikelola di bagian dokumentasi (Bintang 2020).
Kegiatan  penyuluhan  hukum  sendiri  merupakan  salah  satu  bentuk  penyebaran  informasi hukum  yang  sangat  dekat  dengan  proses  informasi  yang  disampaikan  melalui saluran  tertentu dalam  kurun  waktu  tertentu.  Dimana  informasi  hukum  yang  dikomunikasikan  atau disebarluaskan  nantinya  dapat  menambah  pengetahuan  masyarakat  tentang  hukum.  Bahkan meningkatkan  kesiapan  masyarakat  dalam menghadapi  perubahan  menuju  masyarakat  yang taat hukum dan sadar hukum. Maka dalam setiap kegiatan penyuluhan juga harus ada kegiatan pendokumentasian  produk  hukum  yang  akan  disebarluaskan  melalui  kegiatan  penyuluhan hukum.
Penyuluhan hukum bertujuan untuk mewujudkan kesadaran hukum masyarakat yang lebih baik  agar  setiap  anggota  masyarakat  sadar  dan  menghayati  hak  dan  kewajibannya.  Dengan demikian, budaya hukum akan terwujud dalam sikap dan perilaku yang sadar, patuh, dan patuh terhadap  hukum  demi  tegaknya  supremasi  hukum.  Keberadaan  penyuluhan  hukum  semakin meningkat  sejalan  dengan  dinamika  masyarakat  dan  kemajuan  teknologi  karena  penyuluhan hukum tidak hanya menyampaikan informasi hukum tetapi juga hal-hal yang tidak terbaca dari peraturan perundang-undangan. Penyuluhan  hukum diharapkan dapat memotivasi masyarakat untuk lebih tanggap terhadap perkembangan dan dinamika hukum  dengan berpartisipasi aktif dalam mewujudkan budaya hukum di masyarakat (Sholeha 2023).
Secara teoritis, melalui penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat dan informasi bagi  pengembangan  aplikasi  keilmuan  Ilmu  Informasi  dan  Perpustakaan khususnya  dalam bidang  dokumentasi  (dokumentasi),  pengelolaan  dokumen,  dan  penyebaran  informasi  yang diterapkan melalui pendokumentasian dan kegiatan penyuluhan dokumen produk hukum.
Untuk  dapat  mendukung  suksesnya  kegiatan  penyuluhan  hukum,  tentunya  pengelolaan dokumen  hukum  negara  tentunya  harus  dikelola  sesuai  dengan  standar  pendokumentasian yang baik. Agar mudah ditemukan, ditemukan kembali dengan cepat, mudah, baik, dan efisien kapan  pun  dibutuhkan.  Terutama  sebagai  sumber  dan  bahan  utama  kegiatan  penyuluhan hukum. Capaian dari studi ini adalah: Mengetahui pencatatan dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Sekretariat Daerah Provinsi Kepulauan Riau Mengetahui penataan dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Sekretariat Daerah Provinsi Kepulauan Riau. Untuk mengetahui sosialisasi dokumen produk hukum melalui kegiatan penyuluhan hukum pada Biro Hukum dan HAM Sekretariat Daerah Provinsi Kepulauan Riau.

## B.Metedologi Penelitian
Penelitian  ini  akan  menyelidiki  "Studi  Kualitatif  Pengelolaan  Dokumen  Produk  Hukum Dalam Kegiatan Penyuluhan Hukum Biro Hukum dan HAM Setda Provinsi Kepulauan Riau". Penelitian  ini  akan  mempelajari  bagaimana  mensosialisasikan  undang-undang  atau memberikan  pengetahuan  hukum  melalui  kegiatan  penyuluhan  hukum.  Studi  ini  melihat bagaimana  pengelolaan  dokumen  produk  hukum  dilaksanakan  di  Biro  Hukum  dan  HAM Kanwil  Kementerian  Hukum  dan  HAM,  yang  bertanggung  jawab  untuk  menyusun  dan menyebarkan  dokumen  produk  hukum  kepada  masyarakat.  Biro  Hukum  dan  HAM  Kanwil Kemenhub sendiri memiliki tugas utama untuk menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan umum,  koordinasi,  fasilitasi,  pelaporan,  dan  evaluasi  di  bidang  legislasi,  pendokumentasian dan penyuluhan hukum, dan fasilitasi produk hukum kabupaten dan kota swasta.
Studi ini bertujuan untuk mempelajari pencatatan dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Sekretariat Daerah Provinsi Kepulauan Riau, organisasi dokumen produk hukum di Sekretariat Daerah Provinsi Kepulauan Riau, dan penyebaran dokumen produk hukum melalui kegiatan  penyuluhan  hukum  di  Biro  Hukum  dan  HAM  Setda  Provinsi  Kepulauan  Riau. Penelitian  ini  dilakukan  secara  kualitatif,  yang  berarti  mengamati  bagaimana  objek  tersebut bekerja. Proses penelitian ini disebut sebagai metode artistik (karena tidak berpola) dan metode interpretatif  (karena  data  penelitian  lebih  berfokus  pada  interaksi  data  yang  ditemukan  di lapangan). Studi kualitatif ini dikategorikan sebagai deskriptif kualitatif. memahami fenomena dan membawanya ke dalam konteks ilmiah yang dapat dipahami (Cahyani 2022).
Peneliti melihat metode penelitian kualitatif dalam penelitian ini. Peneliti dari Biro Hukum dan  HAM  ini  memperhatikan  proses  yang  berkaitan  dengan  dokumentasi  dan  penyebaran informasi  hukum.  Data  dan  dokumen  yang  diperoleh  di  lapangan  mendukung  pengamatan interaktif.  Setelah  mengumpulkan  data  lapangan,  peneliti  menemukan  hipotesis.  Kemudian, mereka menganalisis hubungannya dengan kerangka ide. Mengeksplorasi hal-hal yang berbeda selama  proses  penyelidikan  dan  penyampaian  di  Biro  Hukum  dan  HAM  Sekda.  Metode pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  adalah  dengan  melihat  dan  membaca  literatur. Beberapa kali, observasi dilakukan untuk melihat praktik pengelolaan dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Kanwil Kemendagri. Pengelolaan dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Kanwil Kepri secara teoritis sama dengan pengelolaan perpustakaan.

## C.Pembahasan dan Analisa

## 1.  Pengurusan  Dokumen  Produk  Hukum  pada  Biro  Hukum  dan  HAM  Sekretariat Daerah Kepulauan Riau
Kegiatan  pengelolaan  dokumen  produk  hukum  di  Biro  Hukum  dan  HAM  Kanwil  Kepri meliputi  beberapa  tahapan  mulai  dari  penyusunan  peraturan  perundang-undangan  sampai dengan  pembentukan  peraturan  perundang-undangan  dan  disosialisasikan  kepada  masyarakat dan  aparatur  pemerintah  Provinsi  Kepulauan  Riau.  Tahapannya  meliputi:  legislasi, pendokumentasian  produk  hukum  dan  penyuluhan  hukum.  Pada  tahap  perumusan  atau pembentukan peraturan perundang-undangan dimana dalam penelitian ini peneliti menjelaskan langkah demi langkah yang dilakukan dalam proses perumusan PERDA (Peraturan Daerah).
Penyebaran  informasi  atau  difusi  informasi  adalah  proses  dimana  informasi  atau  inovasi dikomunikasikan melalui saluran tertentu dalam jangka waktu tertentu di antara anggota sistem sosial.  Teori  ini  menekankan  pada  proses  komunikasi,  baik  mengenai  informasi  yang dibutuhkan  untuk  memiliki  dan  mengimplementasikan  inovasi  maupun  pesan  yang direncanakan  untuk  meningkatkan  pengetahuan  masyarakat  tentang  sesuatu.  Hal  ini meningkatkan kesiapan masyarakat dalam menghadapi perubahan (Naupa 2017).
Proses  pembentukan  perda  meliputi  tahapan  perencanaan,  penyusunan,  pembahasan, pengesahan atau penetapan, dan pengumuman. Proses implementasi ini memang harus sesuai dengan  apa  yang  telah  tertuang  dalam  Undang-Undang  Nomor  12  Tahun  2011  tentang Pembentukan  Peraturan  Perundang-Undangan.  “Pembentukan  peraturan  perundang-undangan adalah  pembuatan  peraturan  perundang-undangan  yang  meliputi  tahapan  perencanaan, penyusunan,  pembahasan,  pengesahan  atau  penetapan,  dan  pengundangan.  Peraturan perundang-undangan  adalah  peraturan  tertulis  yang  memuat  norma  hukum  yang  mengikat
secara  umum  dan  dibentuk  atau  ditetapkan  oleh  lembaga  negara  atau  pejabat    yang berwenang  melalui  tata cara  yang  diatur  dalam  Peraturan  Perundang-undangan” (Simatupang 2018).
Proses  pembentukan  peraturan  perundang-undangan  yang  dilakukan  sesuai  dengan ketentuan  yang  terdapat  dalam  UU  12  Tahun  2011  tentang  Pembentukan  Peraturan Perundang-Undangan  dan  Peraturan  Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  1  Tahun  2014  tentang Pembentukan  Produk  Hukum  Daerah.  Kedua  landasan  hukum  tersebut  merupakan  alasan mutlak  yang  harus  dilaksanakan  oleh  pemerintah  daerah  dalam  menyusun  peraturan  daerah. “Untuk  pelaksanaan  perumusan  peraturan  perundang-  undangan  harus  sesuai  dengan  kedua landasan  hukum  di  atas  mengingat  dokumen  hukum  merupakan  dokumen  resmi,  penting  dan sangat  berpengaruh  dalam  masyarakat.  Dasar  hukum  yang  ada  untuk  perumusan  peraturan perundang-undangan  harus  dipatuhi  dan  dilaksanakan  sebaik-baiknya  agar  surat-surat  hukum yang  dihasilkan  setelah  ketukan  palu  tidak  ada  cacat  hukumnya  sama  sekali”  (Arman  and Husna 2020).
Tahapan  pengorganisasian  dokumen  produk  hukum  yang  didokumentasikan  pada subbagian  dokumentasi  hukum  dilakukan  sesuai  dengan  tata  tertib  perpustakaan.  Organisasi ini  bertujuan  menyusun  dokumen  produk  hukum  secara  sistematis  sesuai  kaidah pendokumentasian  dan  kepustakaan,  dikelola,  disimpan  dan  dimanfaatkan  untuk kepentingan lembaga.  Hasil  wawancara  peneliti  dengan  narasumber  Supriadi,  Kepala  Sub  Bagian Dokumentasi  Hukum  menyatakan  bahwa,  “Dalam  tahapan  pendokumentasian  dokumen produk hukum, Biro Hukum dan HAM Sekda Kemenhub menitikberatkan tentang pengaturan dan penyusunan peraturan perundang-undangan (Organizingn Documents)”.
Dokumen  produk  hukum  yang  masuk  ke  Biro  Hukum  dan  HAM  Kanwil  Kementerian Kehakiman  diatur  dalam  subbagian  ini.  Sumber  dokumen  terbagi  menjadi dua  yaitu  internal dan  eksternal.  Dokumen  intern  adalah  dokumen  yang  sudah  ada  sebagai  hasil  perumusan sampai  diketuk  palu  (peraturan  daerah).  Dokumen  eksternal  adalah  dokumen  yang  diperoleh dari instansi lain dan dokumen pembelian terhadap akuisisi yang dilakukan (Andriani 2021)
Jenis  dokumen  diklasifikasikan  menjadi  dua  kategori,  pusat  dan  daerah.  Ada  juga dokumen-dokumen lain seperti buku-buku common law, majalah, jurnal dan surat kabar. SOP alur  dokumen  produk  hukum  (pusat  dan  daerah  termasuk  PERDA  dan  peraturan  perundang- undangan  lainnya)  ke  Biro  Hukum  dan  HAM  Kanwil  Kemendagri terlebih  dahulu  dilakukan klarifikasi/cek  apakah  dokumen  sesuai  dengan  apa  mereka  seharusnya.  Kemudian  dokumen diberi nomor sesuai naskah dan dicap. Ada dokumen/koleksi cetak dan digital. Dokumen dalam bentuk  digital/softcopy  dikelola  dalam  satu  komputer,  disusun  secara  sistematis  berdasarkan tahun dan nomor undang- undang ke dalam folder berekstensi PDF. Softcopy dokumen produk hukum  ini  juga  akan  di  input  ke  website  JDIH  Pemprov  Kepri  sebagai  bentuk  sosialisasi melalui media massa kepada masyarakat (Jamba et al. 2023).
JDIH  merupakan  jaringan  dokumentasi  dan  informasi  hukum  dimana  seluruh kabupaten/kota di Kepri menjadi anggota jaringan tersebut. Melalui website JDIH ini, seluruh kabupaten/kota  dapat  secara  mandiri  menginput  dokumen  produk  hukumnya  sendiri  dalam bentuk  PDF  yang  nantinya  dapat  diakses  dan  diunduh  oleh  masyarakat  secara  online  dan gratis. Adapun dokumen cetakan yang masuk ke Biro Hukum dan HAM Setda Kepri, setelah diberi  nomor  dan  stempel,  kemudian  dokumen  tersebut  didaftarkan  (mencatat  identitas dokumen) yang datanya diinput ke dalam website JDIH (dulu menggunakan Perangkat Lunak DOLPHIN,  sekarang  dialihkan  ke  situs  web JDIH).  Input  data  meliputi  keterangan  nomor identitas,  judul  peraturan  perundang-  undangan,  tahun  terbit,  kota  terbit,  lembaga  penerbit, subjek,  nomor  klasifikasi  (klasifikasi  menggunakan  UDC),  nomor  ISBN,  jenis  peraturan perundang-undangan,  sumber  pengadaan,  edisi,  volume,  dan  jumlah  eksemplar.  Setelah  itu, dilakukan  proses  labeling.  Warna  label  dibedakan  berdasarkan  jenis  undang-undang.  Warna hijau  untuk  dokumen  produk  hukum  tengah,  biru  untuk  anggaran  rumah  tangga,  dan  kuning untuk  pergub.  Pencetakan  label  dilakukan  secara  otomatis  dari  website  JDIH  (Ruhiman, Ramdan, and Juliane 2022).
Label dicetak menggunakan kertas stiker yang ditempel di bagian  belakang bawah buku. Tahap selanjutnya dalam mengatur dokumen cetak adalah penyimpanan. Proses penyimpanan
meliputi  penyelarasan  buku  bantalan  anggur  dan  lemari  penyimpanan.  Penjajaran  dilakukan sesuai  dengan  warna  label  dan  nomor  kelas  dokumen.  Sistem  penataan  dokumen  memang dilakukan melalui website JDIH oleh admin atau staf pengelola (Wibowo et al. 2021)
Namun,  orang  yang  membuka  situs  web  ini  hanya  dapat  mengakses  berita  dan  PDF  dari dokumen resmi yang dimasukkan  admin  ke  dalamnya.  Sedangkan untuk data  dokumen cetak (buku) tidak dapat diakses oleh publik karena tidak ditampilkan untuk pengguna website. Yang bisa  mencari  semua  buku/dokumen  yang  masuk  ke  dalam  sistem  ini  hanya  orang  dalam  dari Biro  Hukum  dan  HAM  Kanwil  Kepri  (sistem  tertutup).  “Sosialisasi  peraturan  perundang- undangan  dimaksudkan  agar  para  pejabat  dan  masyarakat  Kepulauan  Ria  mengetahui, memahami  dan  memahami  peraturan  perundang-undangan  sehingga  peraturan  tersebut  dapat dilaksanakan  dan  diharapkan  dapat  diinformasikan  kepada  masyarakat  sekitar.  tertulis  dalam peraturan  perundang-  undangan,  tetapi  juga  memahami  isi  yang  terkandung  di  dalamnya  dan mengamalkannya dalam kehidupan sehari-hari”.
Selain  sosialisasi  juga  ada  pelatihan  (Bintek  dll)  dan  pembangunan  desa  sadar  hukum. Kegiatan tersebut rutin diadakan setiap tahun dengan Biro Hukum dan HAM Kanwil  Kanwil Kepri  sebagai  penyelenggara  bekerja  sama  dengan  instansi  terkait.  Sedangkan  kegiatan sosialisasi  secara  tidak  langsung  dilakukan  melalui  sosialisasi  dokumen  produk  hukum  ke masing-masing Kabupaten/Kota (penyerahan dokumen) dan sosialisasi melalui website JDIH. Segmentasi  sebarannya  adalah  seluruh  perangkat daerah  Kabupaten/Kota  dan  masyarakat Provinsi  Kepulauan  Riau.  Sosialisasi  ini  terutama  agar  masyarakat  mengetahui  hukum, memahami  hukum,  sadar  hukum,  untuk  kemudian  mentaati  hukum  tanpa  paksaan,  tetapi menjadikannya suatu keharusan.
2.   Kegiatan Organisasi atau Organisasi Dokumen Produk Hukum pada Biro   Hukum dan HAM Sekretariat Daerah Kepulauan Riau
Secara keseluruhan berdasarkan hasil observasi di lapangan, pengelolaan dokumen produk hukum  di  Biro  Hukum  dan  HAM  Kanwil  Kanwil  Kepri  masih  dikategorikan  tahap  awal, rudimenter  dan  perlu  adanya  dilakukan  perbaikan  dan  evaluasi  dalam  beberapa  aspek. “Pengelolaan  dokumen/koleksi  yang  baik  harus  baik  dalam  empat  aspek,  yaitu  perencanaan, pengorganisasian,  pemerolehan,  dan  pengendalian.  Pengelolaan  dokumen  dikatakan  efektif jika  perencanaan,  penyiapan,  penyimpanan  dan penyediaan  alat  akses  dokumen  terpenuhi”. Merujuk  pada  kegiatan  pendokumentasian  dan  dokumen  produk  hukum  di  Biro  Hukum  dan HAM  Setda  Kepri  sudah  memiliki  perencanaan  yang  baik.  Terbukti  dengan  terpenuhinya kebutuhan  bagian  lain  seperti sub  bagian  penyuluhan  hukum  dalam  kegiatannya  karena pendokumentasian.  Di  sini  keberadaan  subbagian  pendokumentasian  sangat  penting  untuk subbagian  penyuluhan  sumber  informasi  dan  bahan  penyuluhan  dan  sosialisasi  peraturan perundang- undangan.  Tidak  hanya  untuk  subbagian  penyuluhan  hukum,  tetapi  juga  untuk subbagian  lainnya  di  Biro  Hukum  dan  HAM.  Untuk  pengelolaan/organisasi  suatu  unit dokumentasi  penilaian  pengelolaan  dokumen  yang  baik  dilihat  dari  bagaimana  keadaan pengelolaan  koleksi/dokumen  yang  dikelola,  perangkat  (sarana  dan  prasarana)  dan keadaan sumber daya manusia serta anggaran biaya operasional (Tampubolon et al. 2023)
Sumber  daya  manusia  dalam  pengelolaan  dokumen  di  Biro  Hukum  dan  HAM Kanwil Kementerian  Hukum  dan  HAM  saat  ini  bukan  tenaga  ahli,  bukan  dari  latar  belakang pendidikan  ilmu  dokumentasi  dan  kepustakaan.  Begitu  juga  dengan  mereka  yang  bertugas mengoperasikan  alat  manajemen  seperti  komputer  atau  sistem  alat  pencarian  untuk manajemennya.  Dan  seseorang  yang  memasukkan  data  ke  sana  seharusnya  sudah  paham misalnya  dari  mana  buku  yang  satu  ini  masuk.  Apalagi  bicara  soal  dokumen  hukum.  Dalam satu  buku  undang-undang  biasanya  terdapat  variasi  peraturan  perundang-undangan  di dalamnya.  Kemudian  pejabat  pengelola  harus  dapat  mempertimbangkan  subjek  dan  nomor kelas  yang  tepat  untuk  dokumen  tersebut”.  Melalui  penelitian  ini,  secara  praktis  diharapkan dapat  memberikan  manfaat  serta  masukan  dan  pertimbangan  bagi  Biro  Hukum  dan  HAM Kanwil Provinsi Kepulauan Riau dalam mempelajari dan memahami secara objektif seberapa efektif kegiatan pendokumentasian produknya dapat dipahami oleh semua kalangan. staf untuk memberikan  manfaat  atas  pekerjaannya  dengan  bantuan  dokumentasi  yang  dilakukan  pada produk  hukum  dan  sosialisasinya  kepada  masyarakat.  Sebagai  bahan  referensi  dan dapat
meningkatkan  pelestarian  informasi  tentang  pendokumentasian  kegiatan  dan  penyebarluasan informasi hukum bagi pihak yang membutuhkan. Dapat menambah wawasan ilmu khususnya di  bidang  pengurusan  dokumen  dan  pendokumentasian  dokumen  penting  serta  mengetahui betapa  pentingnya  pendokumentasian,  bagaimana  manfaat  dan  menyebarluaskannya.  Ini  juga dapat menjadi masukan dan referensi bagi peneliti lain dalam penelitian serupa.
Sosialisasi dilakukan melalui kegiatan penyuluhan hukum dalam dua bentuk, yaitu secara langsung  berupa  sosialisasi,  pelatihan  dan  pembinaan  dan  secara  tidak  langsung  berupa pendistribusian  dokumen  produk  hukum  secara  konvensional  (penyerahan  dokumen)  dan melalui  website  JDIH.  Segmentasi  distribusinya  adalah  aparatur  dan  masyarakat  Provinsi Kepulauan Riau. Penyebarluasan informasi hukum memanfaatkan potensi dokumen yang telah dikelola  di  bagian  dokumentasi  serta  sumber  informasi  lain seperti  dari  instansi  yang  diajak bekerja sama untuk menjadi narasumber atau mitra dalam kegiatan sosialisasi.

## D.Penutup
Dari keseluruhan pembahasan dapat disimpulkan bahwa:
Kegiatan  pencatatan  pengelolaan  dokumen  produk  hukum  adalah  penyusunan  peraturan perundang-undangan  yang  meliputi  perencanaan,  penyusunan,  pembahasan,  pengesahan  atau penetapan,  dan  pengesahan.  Pelaksanaan  perumusan  dilakukan  berdasarkan  landasan  hukum pembentukan  peraturan  perundang-  undangan  yang  menjadi  kesadaran  mutlak  pelaksanaan perumusan.  Hasil  akhir rumusan  yang  telah  dimatangkan  dibuat  dalam  bentuk  softcopy  dan hardcopy yang selanjutnya akan disusun di bagian dokumentasi.
Kegiatan penataan dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Sekretariat Daerah Kepulauan  Riau  merupakan  kegiatan  pendokumentasian  yang  meliputi  pendataan  setiap dokumen yang masuk, kemudian dikatalogkan, diberi nomor kelas sesuai UDC dan kemudian diberi  label.  Sumber  dokumen  berasal  dari  sumber internal  dan  eksternal.  Dokumen  intern adalah  dokumen  yang  telah  ada  sebagai  hasil  perumusan  dalam  bentuk  dokumen  produk hukum  daerah.  Dokumen  eksternal adalah  dokumen  yang  diperoleh  dari  instansi  lain  berupa dokumen  produk  hukum  pusat  dan  dokumen  lain  hasil  pengadaan  (pembelian, sumbangan,  hadiah).  Penyimpanan  dan  penataan  dokumen  produk  hukum  dilakukan berdasarkan  warna  label  dan  nomor  kelas.  Kegiatan  input  data  dilakukan  ke  dalam  sistem JDIH.  JDIH  adalah  Jaringan  Dokumentasi  dan  Informasi  Hukum  berupa  website  untuk penyebaran dokumen produk hukum secara online dan juga berfungsi sebagai alat pencarian.

## Dafar Pustaka
Andriani,  R.  2021. Peran  Bagian  Hukum  Sekretariat  Daerah  Dalam  Pembentukan  Produk
Hukum Daerah Pada Pemerintah Kabupaten Tegal . search.proquest.com. https://search.proquest.com/openview/0866606a466bc0da44742dfd33049b15/1?pq- origsite=gscholar\&cbl=2026366\&diss=y.
Arman,  Z.,  and  L.  Husna.  2020.  “Penerapan  Pajak  Penghasilan  Orang  Pribadi  Dari Perdagangan  Valuta  Asing  Secara  Online  Yang  Menggunakan  Broker  Luar  Negeri.” Jurnal Hukum Samudra Keadilan 15(2): 277–89.
Bintang,  P.  K.  2020.  “Proses  Pembentukan  Peraturan  Daerah  Kota  Sawahlunto  Nomor  8 Tahun  2019  Tentang  Penyelenggaraan  Administrasi  Kependudukan.” Soumatera  Law Review . http://ejournal.lldikti10.id/index.php/soumlaw/article/view/5636.
Cahyani,  S.  G.  2022. Disiplin  Kerja  Bagi  Pegawai  Asn  Di  Lingkungan  Sekretariat  Daerah Kabupaten Tegal . repository.unissula.ac.id. http://repository.unissula.ac.id/28458/. Cahyaningsih,  C.,  W.  Widayat,  and  M.  A.  S.  Nugroho.  2017. Strategi  Peningkatan  Sumber Daya  Aparatur  Di  Biro  Hukum  Sekretariat  Daerah  Daerah  Istimewa  Yogyakarta . eprint.stieww.ac.id. http://eprint.stieww.ac.id/id/eprint/448.
Jamba,  P.  et  al.  2023.  “Digital  Literacy  on  Information  and  Electronic  Transactions  in  the
Student Paradigm of SMAN 2 Koto Pariaman.” Jurnal Pengabdian Masyarakat Bestari 2(5): 419–28.
Jazuli,  A.  2019.  “Urgensi  Pembentukan  Jabatan  Fungsional  Dokumentalis  Hukum  Dalam Rangka  Mendukung  Jaringan  Dokumentasi  Dan  Informasi  Hukum  Nasional.” Jurnal Ilmiah Kebijakan Hukum .
Naupa, B. 2017. Analisis Motivasi Kerja Aparatur Pada Sekretariat Daerah Kabupaten Bener Meriah . repositori.uma.ac.id. https://repositori.uma.ac.id/handle/123456789/16742.
Ruhiman, B., A. Ramdan, and C. Juliane. 2022. “Algorithm K-Means Clustering Algorithm to Classify  the  Level  of  Legal  Information  Service  Objectives  in  West  Java  Province:  K- Means Clustering Algorithm to Classify ….” Jurnal Komputer Terapan . Sholeha,  P.  R.  2023.  “Efektivitas  Penggunaan  Sistem  Informasi  Kepegawaian  Dalam Manajemen  Pns  Di  Kantor  Wilayah  Kementerian  Hukum  Dan  Hak  Asasi  Manusia Lampung.” Jurnal Progress Administrasi Publik .
Simatupang,  T.  H.  2018.  “Analisa  Yuridis  Peran  Kantor  Wilayah  Kementerian  Hukum  Dan HAM Dalam Pengelolaan Dan Pelayanan Database Peraturan Perundang-Undangan Di Daerah.” Jurnal Ilmiah Kebijakan Hukum . Tampubolon, M. et al. 2023. “Sosiologi Hukum.” Global Eksekutif Teknologi . Wibowo,  Rezki  Sri  et  al.  2021.  “„Transparansi  dan  Akuntabilitas  Keuangan  Partai  Politik‟ Sebuah Modul Pelatihan.”