## Rancang Bangun Sistem Inventory (Studi Kasus: UD. Asia Pratama Pekanbaru)
Syahril * 1 , Sesilia Rosaulina 2 , Ceria Monika Sihotang 3
1 Universitas Muhammadiyah Riau * 1 syahril@umri.ac.id, 2 220402161@student.umri.ac.id, 3 220402169@student.umri.ac.id

## Abstrak
UD  Asia  Pratama  Pekanbaru,  sebuah  perusahaan  dagang  di  industri  bangunan,  menghadapi masalah dalam pengelolaan inventaris yang masih manual, menyebabkan inefisiensi dan ketidakakuratan data.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  dan  mengimplementasikan  sistem  manajemen  inventaris berbasis  web  yang  efisien  dan  efektif.  Metode  pengembangan  sistem  menggunakan  model  Waterfall, meliputi analisis kebutuhan, desain, implementasi, dan pengujian. Data dikumpulkan melalui wawancara dengan pegawai dan analisis dokumen terkait inventaris. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan  dapat  meningkatkan  efisiensi  pengelolaan  inventaris,  dengan  fitur  manajemen  stok  real- time, pencatatan barang masuk dan keluar, serta pelaporan yang akurat. Pengujian dan evaluasi pengguna menunjukkan bahwa sistem dapat diterima dan memenuhi kebutuhan UD Asia Pratama dalam mengatasi masalah inventaris.S
Kata  Kunci —  Sistem  Manajemen  Inventaris,  Usaha  Dagang  Bangunan  dan  Pengembangan  Sistem Waterfall.

## Abstract
UD Asia Pratama Pekanbaru, a trading company in the building industry, is facing problems in managing inventory which is still manual, causing inefficiencies and inaccurate data. This research aims to design and implement an efficient and effective web-based inventory management system. The system development  method  uses  the  Waterfall  model,  including  requirements  analysis,  design,  implementation and testing. Data was collected through interviews with employees and analysis of documents related to inventory.  The  research  results  show  that  the  system  developed  can  increase  inventory  management efficiency,  with  real-time  stock  management  features,  recording  of  incoming  and  outgoing  goods,  and accurate reporting. User testing and evaluation shows that the system is acceptable and meets UD Asia Pratama's needs in overcoming inventory problems.
Keywords — Inventory  Management  System,  Building  Trading  Business  and  Waterfall  System Development.
Diajukan: 12 Juni 2024 Disetujui: 8 Juli 2024
Dipublikasi: 20 Juli 2024

## 1. PENDAHULUAN
Dalam  era  digital  saat  ini,  pengelolaan inventaris yang efisien dan efektif menjadi kunci keberhasilan  operasional  perusahaan.  Hal  ini tidak hanya mempengaruhi efisiensi operasional, tetapi  juga  berdampak  pada  akurasi  data  dan kepuasan pelanggan. Teknologi membuat segala sesuatu  yang  dilakukan  menjadi  lebih  mudah. Manusia  selalu  berusaha  untuk  menciptakan sesuatu  yang  dapat  mempermudah  aktivitasnya [1].
.Penggunaan teknologi
sistem informasi  menjadi  kebutuhan  dari  manusia  dan memberikan  sebuah  manfaat  besar  untuk perubahan  pada  suatu  struktur  serta  dalam manajemen organisasi [2]..Setiap instansi
perusahaan membutuhkan sistem informasi yang handal untuk dapat menyajikan suatu data yang akurat, tepat waktu dan terbaru untuk membantu menghasilkan  dan  meningkatkan  kualitas  dari perusahaan tersebut[3].
UD. ASIA PRATAMA  PEKANBARU adalah  sebuah  toko  bangunan  yang  bergerak dibidang  penjualan    bahan-bahan    material bangunan. Dalam pengelolaan data barang masih menggunakan  system  manual  yakni  ditulis dengan ballpoint.  Sistem pengolahan data yang digunakan    kurang  baik,  dalam    arti    kurang efisien  baik  dari  segi  waktu,  tenaga,  maupun biaya  membuat    karyawan  selalu  terkendala dalam  laporan  stok  barang.  Dalam  melakukan pengelolaan barang.
karyawan   memiliki  beberapa  kendala pada masalah pengelolah data barang. Karyawan
sulit mengetahui    ketersedian    barang    yang pasti,  sulitnya        mengetahui        letak        barang sehingga      dalam      pengelolaan      barang membuat  karyawan  sering  kekurangan  stok barang di  saat  barang di butuhkan  atau  sering terjadi penumpukan barang pada toko. Dan pada saat    ini    masih    dikerjakan    secara    manual, dimana  dalam  proses  masuknya  barang  dan pengeluaran barang masih mengisi rincian buku besar  Gudang.  Perbedaan  jumlah  barang  pada catatan  dibuku  dengan  kondisi  barang  pada  rak serta  proses  pencarian  data  ataupun  untuk mengetahui  jumlah  stok  barang  yang  ada membutuhkan waktu yang lama [4]
Di  dalam  dunia  bisnis  persaingan menjadi bagian yang tidak dapat ditoleransi lagi kini  persaingan  usaha  semakin  ketat,  baik  itu dalam  hal  pemasaran,  pelayanan,  produksi,  dan publikasi  semua  berlomba  dalam  mencapai target usahanya yaitu untuk meningkatkan omset dan  tetap  menjaga  eksistensi  perusahaan  untuk jangka waktu yang panjang [5].
Mengingat  pentingnya  manajemen inventaris  yang  baik,  perusahaan  UD.  Asia Pratama memandang perlu untuk merancang dan membangun  sistem  inventaris  yang  dapat membantu dalam pengelolaan inventaris mereka. Sistem  ini  diharapkan  dapat  meminimalkan kesalahan,  meningkatkan  efisiensi,  dan  pada akhirnya meningkatkan produktivitas dan kepuasan pelanggan. Sistem yang akan dikembangkan  bisa menyampaikan  data  secara realtime    dan    aksesdata  yang    kencang sehingga,jika  ada  barang yang  barumasuk  serta ada  perubahan  pada  status  barang  karenanya pengguna    bisa        langsung  mengakses  data tersebut[6].

## 2. METODE PENELITIAN
Gambar 1. Tahapan Waterffal
Sistem ini menggunakan metode waterfall dapat  dilihat  pada  gambar  1.  Metode waterfall  menurut  Pressman  dalam  bukunya mendifinisikan  bahwa  Waterfall  merupakan model  siklus  hidup  pengembangan  software tertua  dimana  dalam  pelaksanaanya  dilakukan secara bertahap dan terstruktur [8].
.Metode  air  terjun  atau  yang  sering disebut metode waterfall seing dinamakan siklus hidup klasik (classic life cycle), nama model ini sebenarnya  adalah  “Linear  Sequential  Model” dimana hal ini menggambarkan pendekatan yang sistematis dan juga berurutan pada pengembangan perangkat lunak, dimulai dengan spesifikasi  kebutuhan  pengguna  lalu  berlanjut melalui tahapan-tahapan perencanaan (planning),  permodelan  (modelling),  konstruksi (contruction),  serta  penyerahan  sistem  ke  para pengguna  (deployment),  yang  diakhiri  dengan dukungan  pada  perangkat  lunak  lengkap  yang dihasilkan. [4]. Berikut adalah penjelasan untuk setiap tahapan dalam metode Waterfall:
Tahap pertama adalah Analisis
Kebutuhan. Pada tahap ini, melakukan wawancara mendalam dengan pegawai UD. Asia Pratama  Pekanbaru  untuk  mengidentifikasi masalah  yang  dihadapi  dalam  pengelolaan inventaris  saat  ini.  Proses  bisnis  yang  ada dianalisis  secara  menyeluruh,  termasuk  cara pencatatan stok barang, proses barang masuk dan keluar,  serta  pembuatan  laporan.  Dari  hasil analisis  ini,  dapat  mendefinisikan  kebutuhan fungsional  dan  non-fungsional  sistem,  seperti kemampuan untuk melacak stok secara real-time, pencatatan  riwayat  transaksi,  dan  pembuatan laporan otomatis. Tahap ini sangat krusial karena menjadi  dasar  untuk  pengembangan  sistem selanjutnya.
Tahap  kedua  adalah  Desain  Sistem. Berdasarkan  hasil  analisis  kebutuhan,  dapat dikukan  dengan  merancang  arsitektur  sistem yang  sesuai.  Ini  meliputi  desain  database  untuk menyimpan data inventaris, perancangan antarmuka  pengguna  yang  intuitif  dan  mudah digunakan,  serta  pembuatan  diagram  UML seperti  use  case  diagram  dan  activity  diagram. Desain  antarmuka  pengguna  dibuat  dengan mempertimbangkan  kebutuhan  dan  preferensi pengguna  di  UD.  Asia  Pratama  Pekanbaru. Selain itu juga merancang alur kerja sistem dan hubungan  antar  modul  untuk  memastikan integrasi yang mulus antar komponen sistem.
Tahap  ketiga  adalah  Implementasi. Pada  tahap  ini,  mulai  membangun  sistem berdasarkan  desain  yang  telah  dibuat.  Database untuk
menyimpan data
inventaris
diimplementasikan,  dan  kode  program  untuk setiap  modul  sistem  ditulis.  Fitur-fitur  seperti manajemen  stok,  pencatatan  barang  masuk  dan keluar, serta pembuatan laporan diimplementasikan satu per satu. Serta memastikan  bahwa  setiap  komponen  sistem dikembangkan  sesuai  dengan  spesifikasi  yang telah  ditentukan  pada  tahap  desain. Proses implementasi ini dilakukan secara bertahap dan
terstruktur  untuk  memudahkan  pengujian  dan debugging.
Tahap  keempat  adalah  Pengujian. Setelah sistem selesai diimplementasikan, selanjutnya  melakukan  serangkaian  pengujian untuk  memastikan  kualitas  dan  kehandalan sistem.  Pengujian  fungsional  dilakukan  untuk memverifikasi  bahwa  setiap  fitur  berfungsi sesuai  dengan  yang  diharapkan.  Pengujian integrasi  dilakukan  untuk  memastikan  bahwa seluruh komponen sistem dapat bekerja bersama dengan  baik.  Selanjutnya,  user  acceptance testing  (UAT)  dilakukan  dengan  melibatkan pengguna  dari  UD.  Asia  Pratama  Pekanbaru untuk  mendapatkan  umpan  balik  langsung  dari pengguna  akhir. Hasil  pengujian  ini  digunakan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan sistem sebelum diterapkan.
Tahap  kelima  adalah  Deployment  atau Penerapan.  Setelah  sistem  lulus  pengujian,  tim melakukan  penerapan  sistem  ke  lingkungan produksi di UD. Asia Pratama Pekanbaru. Proses ini  meliputi  instalasi  sistem  pada  infrastruktur yang  telah  disiapkan,  migrasi  data  dari  sistem lama ke sistem baru, dan konfigurasi akhir. Tim juga  memberikan  pelatihan  kepada  pengguna sistem untuk memastikan mereka dapat mengoperasikan  sistem  dengan  baik.  Selama proses  penerapan,  tim  tetap  memantau  kinerja sistem untuk memastikan tidak ada masalah yang muncul  saat  sistem  mulai  digunakan  dalam operasional sehari-hari.
Tahap terakhir adalah Maintenance atau Pemeliharaan.  Setelah  sistem  diterapkan  dan digunakan,  tim  tetap  melakukan  pemeliharaan rutin  untuk  memastikan  sistem  tetap  berjalan dengan optimal. Ini meliputi pemantauan kinerja sistem,  perbaikan  bug  atau  error  yang  mungkin ditemukan,  serta  melakukan  update  atau peningkatan  sistem  sesuai  dengan  kebutuhan yang berkembang. Tim juga tetap berkomunikasi dengan  pengguna  di  UD.  Asia  Pratama Pekanbaru untuk mendapatkan umpan balik dan mengidentifikasi area-area yang mungkin memerlukan perbaikan atau pengembangan lebih lanjut.
Dengan  mengikuti  tahapan-tahapan dalam  metode  Waterfall  ini,  pengembangan sistem  inventory  untuk  UD.  Asia  Pratama Pekanbaru dapat dilakukan secara terstruktur dan sistematis,  memastikan  bahwa  sistem  yang dihasilkan  memenuhi  kebutuhan  pengguna  dan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan inventaris perusahaan.
3. HASIL DAN PEMBHASAN
Berikut ini adalah hasi dan pembahasan mengenai  penelitian  berdasarkan  tahapan- tahapan yang dilakukan.

## 3.1 Perancangan Sistem

## 3.1.1 Usecase Diagram
Usecase  Diagram  dalam  perancangan website sistem informasi inventory dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 2. Usecase diagram Dalam sistem yang akan dibuat ada dua user diantaranya  adalah  admin  dan  petugas. Tampilan dari setiap user akan berbeda didalam sistem.  Pada  gambar  3  menjelaskan  kegiatan setiap user.

## 3.1.2 Activity Diagram
Activity Diagram dalam
perancangan  website  sistem  informasi inventory dapat dilihat pada gambar 4.

## Gambar 3. Activity Diagram

## 3.2 Implementasi Sistem
Proses  implementasi  meliputi  instalasi sistem, migrasi data dari sistem manual ke sistem baru, dan pelatihan pengguna. Selama proses ini, beberapa  tantangan  teknis  muncul,  seperti masalah  kompatibilitas  dengan  infrastruktur
yang  ada  dan  resistensi  awal  dari  beberapa pengguna. Namun, dengan pendekatan bertahap dan  pelatihan  intensif,  tantangan-tantangan  ini berhasil diatasi.
1)  Halaman Homepage Admin
Gambar 5. Homepage Admin
Gambar  5  menampilkan  halaman  saat user  telah  login  ke  website.  Di  mana  user  akan melihat  tampilan  menu  yang  tersedia  disebelah kiri.
2) Halaman Data Barang
Gambar 6. Halaman Data Barang
Seperti  yang  terlihat  pada  gambar  6. User bisa melihat data stok barang dan mengedit, menambah  bahkan  menghapus.  Pada  menu  ini terdapat  beberapa  sub  menu  yang  berisi  nama barang,stok,supplier,mencari data barang bahkan menedit hingga menghapus data barang.
3) Halaman Data Barang Keluar
Gambar 7. Data Barang Keluar
Pada  gambar  7  menampilkan  halaman data yang keluar. Petugas dapat menambah data barang  yang  keluar.  Dari  gambar  7  terlihat  sub menu  yang  terdiri  dari  tanggal  ajuan  ,  Dimana menunggu persetujuan barang keluar dari atasan. Tanggal  keluar,Dimana  tanggal  barang  dikirim. Pada gambar 7 menampilkan halaman data yang keluar.  Petugas  dapat  menambah  data  barang
yang  keluar.  Dari  gambar  7  terlihat  sub  menu yang  terdiri  dari  tanggal  ajuan  ,  Dimana menunggu persetujuan barang keluar dari atasan. Tanggal keluar,Dimana tanggal barang dikirim.
4) Halaman Homepage Petugas
Gambar 8. Homepage Petugas Saat  petugas  berhasil  login  maka  akan diarahkan pada halaman ini
5) Halaman Data Barang Masuk
Gambar 9. Data Barang masuk Pada gambar 9 menampilkan  gambaran menu untuk barang masuk. Dalam menu tersebut petugas  akan  menambahkan  data  berapa banyak,nama barang,supplier serta waktu barang masuk.
6) Halaman Data Ajuan
Gambar 10. Data Ajuan Data ajuan adalah data yang  merupakan permintaan  barang  dari  admin  yg  akan dikeluarkan /permintaan barang ke luar sehingga mengurangi data barang yang ada.

## 3.3 Pengujian Sistem
Setelah implementasi, sistem inventory UD.  Asia  Pratama  Pekanbaru  melalui  beberapa tahap pengujian:

## 3.3.1 Pengujian Fungsional
Pengujian  fungsional  dilakukan  untuk memastikan bahwa setiap fitur sistem  berfungsi sesuai  dengan  spesifikasi.  Hasil  pengujian menunjukkan  bahwa  semua  fitur  utama, termasuk  manajemen  stok,  pencatatan  barang masuk  dan  keluar,  serta  pembuatan  laporan, berfungsi  dengan  baik  tanpa  error  yang signifikan.

## 3.3.2 Pengujian Integrasi
Pengujian  integrasi  dilakukan  untuk memverifikasi bahwa semua modul sistem dapat bekerja  sama  dengan  baik.  Hasil  pengujian menunjukkan  bahwa  aliran  data  antar  modul berjalan  lancar,  dan  tidak  ditemukan  masalah integrasi yang berarti.

## 3.3.3 User Acceptance Testing (UAT)
UAT  dilakukan  dengan  melibatkan karyawan  UD.  Asia  Pratama  Pekanbaru, termasuk admin dan petugas gudang. Hasil UAT menunjukkan:
Sebagian  besar  pengguna  melaporkan bahwa  sistem  ini  mudah  digunakan,  dengan antarmuka yang intuitif dan proses yang mudah dipahami.  Mereka  juga  mengamati  peningkatan signifikan dalam efisiensi pengelolaan inventaris, dimana tugas-tugas yang sebelumnya memakan  waktu  lama  kini  dapat  diselesaikan dengan  lebih  cepat.  Lebih  lanjut,  banyak pengguna  menekankan  bahwa  sistem  baru  ini secara  efektif  membantu  mengurangi  kesalahan dalam  pencatatan  stok,  yang  sebelumnya menjadi  masalah  serius  dalam  sistem  manual. Pengguna  menghargai  fitur  validasi  data  dan otomatisasi  yang  disediakan  oleh  sistem,  yang secara substansial meningkatkan akurasi pencatatan  inventaris.  Secara  keseluruhan, feedback  ini  menunjukkan  bahwa  sistem  baru telah berhasil mengatasi beberapa masalah utama yang  dihadapi  dalam  pengelolaan  inventaris  di UD.  Asia  Pratama  Pekanbaru,  memberikan solusi  yang  efektif  dan  user-friendly  untuk kebutuhan manajemen inventaris mereka.
3.4 Evaluasi Terhadap Masalah Awal
Berdasarkan hasil pengujian dan UAT, dapat  dievaluasi  bahwa  sistem  inventory  baru berhasil  mengatasi  masalah-masalah  yang dihadapi UD. Asia Pratama Pekanbaru:
1. Efisiensi Pengelolaan Inventaris. Sistem baru memungkinkan pencatatan dan  pemantauan  stok  secara  real-time, mengurangi  waktu  yang  dibutuhkan untuk  manajemen  inventaris  secara signifikan dibandingkan sistem manual sebelumnya. 2. Akurasi  Data.  Kesalahan  pencatatan stok berkurang secara substansial berkat fitur  otomatisasi  dan  validasi  data dalam sistem baru.
3. Pelaporan.  Waktu  yang  dibutuhkan untuk  membuat  laporan  inventaris berkurang   dan  meningkatkan  efisiensi pelaporan secara drastis. 4. Aksesibilitas Informasi. Dapat
mengakses  informasi  inventaris  yang dibutuhkan  dengan  lebih  cepat  dan mudah  dibandingkan  sistem  manual sebelumnya.
Melalui  evaluasi  ini,  sistem  inventory baru  dapat  diterima  dan  berhasil  mengatasi masalah-masalah  utama  dalam  pengelolaan inventaris  di  UD.  Asia  Pratama  Pekanbaru. Sistem  ini  terbukti  meningkatkan  efisiensi, akurasi,  dan  aksesibilitas  informasi  inventaris, sesuai  dengan  tujuan  awal  pengembangan sistem.

## 4. KESIMPULAN
Awalnya,  penginputan  data  barang  di UD.  Asia  Pratama  Pekanbaru  masih  dilakukan secara  manual  dan  tidak  efektif.  Kini,  dengan adanya  sistem  inventory  yang  baru,  proses  ini menjadi jauh lebih mudah dan efisien. Sistem ini dirancang  untuk  memudahkan  admin  dalam mengecek stok barang serta membantu pegawai dalam mengelola data barang secara efisien dan efektif. Selain itu, sistem ini menyediakan fitur- fitur  yang  memungkinkan  pengelolaan  stok barang  secara  real-time,  termasuk  pencatatan barang  masuk  dan  keluar  dengan  detail  yang diperlukan.  Dengan  demikian,  sistem  inventory ini  diharapkan  dapat  meningkatkan  akurasi  dan efisiensi  pengelolaan  inventaris,  meminimalkan risiko  kesalahan,  dan  memastikan  bahwa  data barang selalu terupdate dengan baik. Saran dari penulis adalah agar perusahaan lebih memperhatikan data-data ke depannya, melakukan  backup  data  secara  rutin,  dan melakukan  evaluasi  berkala  demi  keamanan data.

## 5. SARAN
Lakukan backup data secara rutin untuk mencegah  kehilangan  data  penting.  Evaluasi kinerja sistem secara berkala untuk mengidentifikasi masalah dan perlunya peningkatan. Berikan pelatihan kepada pengguna agar  sistem  dimanfaatkan  optimal.  Tingkatkan keamanan data dengan enkripsi, otentikasi kuat, dan  pembatasan  akses.  Siapkan  kemampuan integrasi dengan sistem lain seperti keuangan dan pelanggan  di  masa  depan.  Dengan  mengikuti saran  tersebut,  sistem  inventaris  baru  dapat berjalan efisien, aman, dan memberikan manfaat maksimal bagi pengelolaan barang perusahaan.

## 6. UCAPAN TERIMAKASIH
Bantuan  dari  berbagai  pihak  sangatlah membantu  dalam  penulisan  jurnal  ini  sebagai peneliti. Rasa terimakasih penulis kepada Bapak Edo Aribbe sebagai dosen pengampu yang telah memberikan dukungan. Penulis juga menyampaikan  terimakasi  kepada  Tim  Jurnal Informatika  Polbeng  yang  telah  meluangkan waktu  utuk  membuat  template  ini.  Penulis  juga mengucapkan terimakasih kepada Indra dan Yuli Santri  selaku  anggota  kelompok  yang  telah membantu  dalam  penyusunan  jurnal  ini.  Dan terimakasih  kepada  tokoh  bangunan  (UD) Asia Pratama yang telah mengizinkan untuk melakukan penelitian.

## REFERENSI
[1] Erna  Hikmawati.  “Rancang Bangun Sistem
Informasi  Penjualan  Apartemen  Jatinangor City  Park ”  Jurnal  Nuansa  Informatika , vol13 Nomor 1, Januari 2019.
[2] Firdaus,  E.  A.,  Maulani,  S.,  &  Dharmawan, A.  B.  (2021).  Pengukuran  Minat  Baca Mahasiswa  dengan  Metode  Clustering  di Perpustakaan Akademi
[3] S.  Rahayu,  M.  Iqbal,  N.  R.  Ferdian,  and  F. Fathurahman,  “Canggah  Coffee  as  the Processed  Products  of  Micro  Enterprises: System Design of E-Commerce,” Int. J. Soc. Sci.  Bus.,  vol.  5,  no.  1,  pp.  127–132,
2021,doi: 10.23887/ijssb.v5i1.30755.
[4] R. Meilano and F. Damanik, "Pengembangan
Sistem Informasi Persediaan Barang dengan Metode Waterfall," Jurnal Elektronika,Listrik dan Teknologi Informasi
Terapan, vol. 2, no. 2, pp. 26 - 30, 2020
[5] Linda Durotul Ummah. ‘”Rancang bangun E- Commerce  pada  tokoh  kerudung  Nuri collection  berbasis  customer  relationship
management” Jurnal  Nuansa  Informatika , Volume 12 Nomor 2, Juli 2018.
[6] Monalisa,S.,    Putra,    E.D.P.,    Kurnia,    F.,
2018,    Rancang    Bangun  Sistem    Inventory Obat Pada Rumah Sakit Jiwa TampanBerbasis  Web, Query Jurnal Sistem Informasi,  volume  02  Nomor  02,  [online]
available
[7] Endra  Suseno,  Sherly  Gina  Supratman. ”Aplikasi inventory yang terintegrasi dengan inventaris  barang  menggunakan  barcode scanner  berbasis  web  (Studi  Kasus  Fakultas Ilmu  Komputer  Universitas  Kuningan)”
Jurnal  Nuansa  Informatika ,  Volume  15
Nomor 1, Januari 2021.
[8] Fatmawati  and  j.  Munajat,  "Implementasi Model  Waterfall  Pada  Sistem  Informasi Persediaan  Barang  Berbasis  Web  (Studi Kasus:  PT.  Pamindo  Tiga  T),"  Media Informatika Budidarma, vol. 2, no. 2, pp. 1 - 9, 2018.