## DISKUSI MENGENAI PERAN HUMAS DALAM KOMUNIKASI INTERNAL PADA PERUSAHAAN
Yugih Setyanto 1 , Paula T.  Anggarina 2
1 Fakultas Komunikasi, Universitas Tarumanagara, Jakarta Email: yugihs@fikom.untar.ac.id
2 Fakultas Ekonomi, Universitas Tarumanagara, Jakarta Email: paula.anggarina@gmail.com

## ABSTRAK
Komunikasi internal menjadi salah satu hal penting yang menunjang kinerja perusahaan.  Melalui komunikasi internal, terjalin alur pesan di dalam perusahaan. Kelancaran komunikasi ini menjadi indikator baik tidaknya manajemen  dijalankan.  Banyak  masalah  yang  timbul  dikarenakan  terhambatnya  komunikasi  yang  terjadi  di perusahaan. Komunikasi internal menjadi hal penting dalam menunjang manajemen perusahaan. Humas dalam fungsi manajemen menjadi pendukung dalam membangun komunikasi tersebut.  Sampai sejauh ini belum semua perusahaan  memahami  pentingnya  humas  dalam  membangun  komunikasi  internal.    PT.  Pupuk  Kalimantan Timur  merupakan  salah  satu  BUMN  yang  berkantor  pusat  di  Bontang,  Kalimantan  Timur.    Selain  itu, perusahaan ini juga memiliki kantor perwakilan yang berada di Jakarta.  Kantor ini memiliki peran yang vital sebagai  jembatan  komunikasi  antara  manajemen  di  pusat  dan  stakeholder  di  Jakarta.    Kegiatan  diskusi memberi  masukan  kepada  perusahaan  mengenai  pandangan  akademis  mengenai  komunikasi  internal. Sehingga  melalui  fungsi  kehumasan  dapat  membantu  manajemen  di  Kantor  PT  Pupuk  Kaltim  perwakilan Jakarta.
Kata kunci : Komunikasi, Komunikasi Internal, Humas.

## PENDAHULUAN
Komponen utama  yang  sangat  menentukan keberlanjutan sebuah perusahaan adalah sumber daya  manusia.  Sebagai  aset  utama  yang  dimiliki  perusahaan,  sumber  daya  manusia  sampai dengan karyawan menjadi inti dari beroperasinya sebuah perusahaan.
Interaksi  yang terjadi di dalam perusahaan sangat dipengaruhi oleh latar belakang karyawan baik dari sisi budaya maupun sosial.  Interaksi menjadi kompleks bila karyawan berasal dari latar belakang budaya yang heterogen.  Perusahaan harus mampu mengakomodasi perbedaan ini.    Karyawan  menggunakan  komunikasi  sebagai  “kendaraan”  dalam  berinteraksi  sehingga bisa  dikatakan  komunikasi  dalam  organisasi  adalah  urat  nadi  proses  manajemen  dalam perusahaan.
Komunikasi  organisasi  identik  dengan  komunikasi  internal.    Romli  (2014:6).memasukkan komunikasi  internal  sebagai  salah  satu  dimensi  yang  ada  dalam  kehidupan  organisasi. Disampaikannya  bahwa    Komunikasi  internal  organisasi  adalah  proses  penyampaian  pesan antara  anggota-anggota  organisasi  yang  terjadi  untuk  kepentingan  organisasi,  seperti komunikasi antara pimpinan dan bawahan, antara sesama bawahan, dsb.
Tanpa  komunikasi  internal  yang  baik  tentu  sulit  mencapai  tujuan  perusahaan  yang diinginkan.  Banyak  contoh  permasalahan  yang  dihadapi  perusahaan  akibat  dari  kurang baiknya komunikasi.  Demo yang dilakukan buruh adalah salah satunya.  Terhambatnya alur komunikasi dalam perusahaan menjadi salah satu penyebab terjadinya ketidak harmonisan.
PT.  Pupuk Kalimantan Timur (Pupuk Kaltim) adalah salah satu BUMN terbesar di Indonesia yang  belokasi  di  Bontang,  Kalimantan  Timur.    Namun  lokasi  kegiatan  pengabdian
masyarakat  dilakukan  di  kantor  perwakilan  Jakarta.    Sebagai  sebuah  organsiasi  bisnis  yang besar    masalah  komunikasi  internal  menjadi  sangat  penting.    Terlebih  perusahaan  ini  (PT. Pupuk Kalimantan Timur) memiliki kantor tersebar di mana-mana.  Walau berkantor pusat di Bontang, Kalimantan Timur., namun peran kantor Jakarta sangat strategis dan penting
Kantor pusat sangat berkepentingan akan keberadaan para stafnya di Jakarta untuk menopang manajemen yang ada.  Kebijakan yang diambil di kantor pusat juga harus dapat diterima oleh para  staf  di  Jakarta.    Namun  demikian,  ada  pula  kebijakan  yang  tidak  sepenuhnya  dapat diterapkan  di  kantor  Jakarta  karena  dipengaruhi  faktor  kebijakan  eksternal  misalnya kebijakan Pemda terkait upah minimum regional (UMR) yang berbeda di setiap daerah.
Selain  itu,  pejabat  yang  menjadi  manager  di  kantor  Jakarta  juga  harus  dapat mengkomunikasikan  berbagai  kebijakan  pusat  kepada  para  staf  yang  ada.  Permasalahan komunikasi  yang  terjadi  di  Kantor  Pupuk  Kaltim  Perwakilan  Jakarta,  serta  bagaimana mensinergikan komunikasi kantor pusat menjadi topik dalam makalah ini.
Melalui  Program  pengabdian  masyarakat  ini  akan  mencoba  menyatukan  sudut  pandang akademis dan praktis sehingga menghasilkan  masukan yang konstruktif  bagi perusahaan dan dunia akademis.

## METODE PELAKSANAAN
Penulisan  artikel  ini  merupakan  hasil  diskusi  yang  dilakukan  dengan  pimpinan    dan  staf Kantor  Pupuk  Kaltim  perwakilan  Jakarta  dalam  rangka  program  Pengabdian  Masyarakat pada  5  April  2018.  Sebelumnya  sudah  dilakukan  pengamatan  terhadap  permasalahan  yang dihadapi mitra.  Dalam dialog tatap muka itu terjadi diskusi untuk saling memberi penjelasan dari berbagai sudut pandang.
Kegiatan ini dilatarbelakangi adanya kepentingan moral perguruan tinggi dalam memberikan perspektif  akademik  dalam  permasalahan  yang  dihadapi  masyarakat.    Selain  itu  masukan yang didapat dari diskusi ini juga bermanfaat bagi akademisi untuk menambah pengetahuan praktik yang seseungguhnya terjadi di masyarakat.
Sementara  itu  perusahaan  juga  memerlukan  masukan  dari  sisi  akademik  untuk  menjadi evaluasi pengembangan manajemennya. Selain diskusi juga, dilakukan obeservasi serta studi literatur untuk memperdalam analisis di tulisan ini. Referensi untuk literatur yang digunakan terutama terkait komunikasi dan humas.

## GAMBARAN PELAKSANAAN KEGIATAN
Pelaksanaan kegiatan berupa diskusi yang melibatkan staf  Kantor Pupuk Kaltim Perwakilan Jakarta.    Upaya  ini  dilakukan  untuk  memberi  pemahaman  dan  mendapatkan  masukan mengenai aspek-aspek humas  yang patut untuk diketahui kedua pihak.  Kegiatan ini menjadi ajang  bertukar  pikiran  sehingga  mendapat  solusi  dari  pandangan  akademis  sekaligus mendapat masukan mengenai kondisi terkini dalam kehumasan khususnya terkait mengelola komunikasi internal di perusahaan.   Materi diskusi merupakan bentuk partisipasi aktif dalam penerapan bidang keilmuan kepada masyarakat.
Pelaksanaan kegiatan PkM bertempat di Kantor Pupuk Kaltim Perwakilan Jakarta.    Bentuk kegiatan  berupa  diskusi  mengenai  peran  humas  dalam  komunikasi  internal.    Komunikasi internal  menjadi  bagian  tak  terpisahkan  dalam  manajemen  sebuah  perusahaan.    Kondisi komunikasi yang ada menjadi gambaran akan hubungan antara pimpinan dan bawahan serta sebaliknya.  Kondisi ini dapat mempengaruhi kinerja perusahaan.
Sebagai  mitra diskusi  adalah  Manajer   Kantor  Pupuk Kaltim Perwakilan Jakarta Wirza Eka dan  staf.    Karena  humas  Pupuk  Kaltim  berada  di  kantor  pusat  yang  berlokasi  di  Bontang Kalimantan Timur maka fungsi humas di Jakarta dilakukan oleh Manajer Kantor  perwakilan.
Dalam  kegiatan  ini  Tim  Untar  menyampaikan  berbagai  hal  terkait  bagaimana  humas menjalankan  fungsi  komunikasi  dalam  perusahaan.    Pada  presentasi  disampaikan  gambaran umum bahwa humas merupakan bagian dari manajemen dalam mencapai tujuan  perusahaan.
Menurut Morissan (2008:8) mengutip Dominick, Humas mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. Public Relations memiliki kaitan erat dengan opini public.
Pada  satu  sisi,  praktisi  public  relations  berupaya  untuk  mempengaruhi  public  agar memberikan opini yang positif bagi organisasi atau perusahaan, namun pada sisi lain public relations  harus  berupaya  mengumpulkan  informasi  dari  khalayak,  menginterpretasikan informasi  itu  dan  melaporkannya  kepada  manajemen  jika  informasi  itu  memiliki  pengaruh terhadap keputusan manajemen.
2. Public Relations memiliki kaitan erat dengan komunikasi.
Praktisi  public  relations  bertanggung  jawab  menjelaskan  tindakan  perusahaan  kepada khalayak  yang  berkepentingan  dengan  organisasi  atau  perusahaan.  Khalayak  yang berkepentingan  akan  selalu  tertarik  dengan  apa  saja  yang  dilakukan  perusahaan.  Praktisi public relations harus memberikan perhatian terhadap pikiran dan perasaan khalayak terhadap organisasi.  PR  harus  menjadi  saluran  arus  bolak-balik  antara  organisasi  dan  khalayaknya. Organisasi pada dasarnya berhubungan dengan berbagai macam khalayak.

## 3. Public Relations merupakan fungsi manajemen.
Public  relations  berfungsi  membantu  manajemen  dalam  menetapkan  tujuan  yang  hendak dicapai  serta  menyesuaikan  diri  terhadap  lingkungan  yang  berubah.  PR  juga  harus  secara rutin  memberikan  saran  kepada  manajemen.  PR  harus  memiliki  kegiatan  yang  terencana dengan  baik.  Bagian  PR  harus  mampu  mengorganisir  dan  mengarahkan  dirinya  untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Dari  pendapat  di  atas  pada  poin  ketiga  dapat  menjadi  referensi  bahwa  humas  merupakan fungsu  manajemen  pada  perusahaan.    Seorang  humas  menjadi  bagian  dari  penentu  arah kebijakan yang dibuat pimpinan perusahaan.
Sedangkan peran  humas  menurut Center-Cutlip-Bloom (2009:46), yaitu:

## 1. Teknisi Komunikasi
Kebanyakan praktisi masuk ke bidang ini sebagai teknisi komunikasi. Deskripsi kerja dalam lowongan  pekerjaan  biasanya  menyebutkan  keahlian  komunikasi  dan  jurnalistik  sebagai
syarat. Teknisi komunikasi disewa untuk menulis dan mengedit newsletter karyawan, menulis news release dan feature, mengembangkan isi Web, dan menangani kontak media.

## 2. Expert Presciber
Ketika  para  praktisi  mengambil  peran  sebagai  pakar/ahli,  orang  lain  akan  menganggap mereka sebagai otoritas dalam persoalan PR dan solusinya. Praktisi  yang beroperasi sebagai praktisi pakar bertugas mendefinisikan problem, mengembangkan program, dan bertanggung jawab  penuh  atas  implementasinya.  Peran  ini  menarik  perhatian  praktisi  karena  menjalani peran  ini  akan  membuat  orang  dilihat  sebagai  pihak  yang  punya  otoritas  ketika  ada  sesuatu hal yang harus dibereskan atau pihak yang punya otoritas untuk menentukan bagaimana cara mengerjakan segala sesuatu.

## 3. Fasilitator Komunikasi
Peran  fasilitator  komunikasi  bagi  seorang  praktisi  adalah  sebagai  pendengar  yang  peka  dan broker  (perantara)  komunikasi.  Fasilitator  komunikasi  bertindak  sebagai  perantara  (liaison), interpreter,  dan  25  mediator  antara  organisasi  dan  publiknya.  Mereka  menjaga  komunikasi dua arah dan memfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga  agar  saluran  komunikasi  tetap  terbuka.  Tujuannya  adalah  memberi  informasi  yang dibutuhkan  oleh  baik  itu  manajemen  maupun  public  untuk  membuat  keputusan  demi kepentingan  bersama.  Praktisi  yang  berperan  sebagai  fasilitator  komunikasi  ini  bertindak sebagai sumber infomasi dan agen kontak resmi antara organisasi dan publik.

## 4. Fasilitator Pemecah Masalah.
Ketika  praktisi  melakukan  peran  fasilitator  pemecah  masalah,  mereka  berkolaborasi  dengan manajer  lain  untuk  mendefinisikan  dan  memecahkan  masalah.  Mereka  menjadi  bagian  dari tim  perencanaan strategis.  Praktisi  pemecah masalah membantu  manajer  lain dan organisasi untuk  mengaplikasikan  PR  dalam  proses  manajemen  bertahap  yang  juga  dipakai  untuk memecahkan problem organisasional lainnya.
Bila mengacu dari peran humas yang disampaikan di atas, Manajer di kantor Jakarta berperan sebagai  fasilitator  komunikasi.    Manajer  perwakilan  menjadi  mediator  antara  pimpinan  di kantor pusat dengan para stakeholder perusahaan yang ada di Jakarta.
Terkait  dengan  komunikasi  internal,  Humas  membantu  manajemen  sebagai boundary spanning yaitu  praktisi  humas  berusaha  mengkomunikasikan  berbagai  kepentingan  dan kebijakan  manajemen  kepada  khalayak  namun  juga  berupaya  menjembatani  kepentingan khalayak agar dapat diterima manajemen.  (Prayudi 2012:53).
Dari diskusi  yang terjadi terdapat  beberapa hal  yang mengemuka diantaranya bahwa humas Pupuk  Kaltim  sesungguhnya  sudah  berupa  unit  kerja  tersendiri.      Namun  lokasinya    ada  di Bontang  Kalimantan  Timur  tempat  dimana  kantor  pusat  perusahaan  berada.      Oleh  sebab untuk kantor perwakilan Jakarta fungsi humasnya dilakukan oleh  manajer kantor perwakilan.
Menurut  Wirza Eka, walau kantor pusat ada di Bontang justru membuat kantor perwkilan ini menjadi  penting.    Lokasinya  yang  berada  di  ibukota  membuat  banyak  kegiatan-kegiatan manajemen yang penting dilakukan di kantor perwakilan ini.  Terlebih para manajer puncak perusahaan  juga  lebih  sering  bekerja  di  kantor  ini.    Hal  ini  disebabkan  banyak  interaksi menyangkut bisnis perusahaan yang harus dilakukan di Jakarta.
Jakarta  adalah  ibukota  dimana  pusat  pemerintahan  berada.    Artinya,  salah  satu  stakeholder perusahaan  yaitu pemerintah berada di  Jakarta.  Pupuk Kaltim adalah BUMN  yang tak bisa lepas  dari  kebijakan  pemerintah  sebagai  pemegang  saham  terbesar  perusahaan.    Peran seorang Kepala kantor dapat menjadi boundary spanning antara pemerintah sebagai regulator dengan  manajemen  di  kantor  pusat.    Itulah  mengapa  walau  Kantor  perwakilan  yang tingkatannya  berada  di  bawah  kantor  pusat  justru  memegang  peran  penting  dalam  layanan operasional manajemen.
Berbicara  mengenai  Kantor  Perwakilan  Jakarta  (KPJ),  orang  akan  berasumsi  bahwa  KPJ menitik  beratkan  pada  services  sebagai  pokok  tugas  yang  utama.  Memang  tidak  bisa dipungkiri  hal  tersebut  memang  benar  adanya,namun  di  samping  itu,  KPJ  memiliki  tugas pokok dan fungsinya, antara lain:
1. Kehumasan : Departemen  yang  berfungsi  mempertahankan  dan  melindungi reputasi perusahaan, mengevaluasi sikap dan opini public terhadap perusahaan, formulasi dan implementasi  serta  mengembangkan  hubunga  positif  antara  perusahaan  dengan  departemen yang terkait dengan perusahaan dan masyarakat di lingkungan perusahaan.
2. Sekretariat : Secara  umum,  sebagian  besar  masyarakat  menganggap  bahwa sekretariat berfungsi  menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, dan mengagendakan surat intern maupun ekteren.
Disamping tugas tersebut, sekretariat juga harus  bisa memberikan masukkan kepada Direksi dan  Dekom  untuk  mematuhi  ketentuan  perundang-undangan  dalam  pengambilan  kebijakan yang berhubungan langsung dengan tata persuratan perusahaan.
3. General Affair : Bertugas  sebagai  pendukung  kegiatan  operasional  perusahaan melalui  pengadaan  barang  dan  jasa  yang  dibutuhkan.  Dalam  melakukan  tugasnya,  general affair  banyak  melakukan  koordinasi  dengan  departemen  keuangan  untuk  melakukan koordinasi mengenai rencana anggaran biaya pengadaan barang dan jasa.
4. Keuangan : Departemen  ini  mengemban  segala  kegiatan  atau  aktivitas perusahaan  yang berhubungan dengan bagaimana cara memperoleh pendanaan modal kerja, menggunakan atau mengalokasikan dana dan mengelola asset yang dimiliki untuk mencapai tujuan utama perusahaan.
5. Personalia : Departemen  yang  berfungsi  sebagai  mengelolanya  SDM  pada hal-hal  yang  terkait  administratif  dan  mengatur  hubungan  industrial  antara  perusahaan dengan  perusahaannya.  Selain  itu,  bertanggungjawab  terhadap  employee,  database,  payroll dan  pembayaran  benefit  lainnya  (termasuk  pinjaman  karyawan,  absensi,  pencatatan  cuti tahunan, filling dokumen dan rekruitmen.
Sehingga bisa dikatakan, bahwa Kantor Perwakilan Jakarta merupakan miniatur dari Kantor Pusat PT Pupuk Kaltim.
Sesuai dengan uraian diatas dan image yang terbangun untuk Kantor Perwakilan Jakarta yaitu services maka kantor perwakilan Jakarta memiliki Visi Service Excellent, yang artinya dalam melaksanakan tugas hendaknya dapat meminimalisir complain dari berbagai pihak.
Selain  itu,  KPJ  juga  mengevaluasi  karyawannya  dengan  upaya  pendidikan  serta  pembinaan agar  kinerjanya  lebih  optimal,  dengan  cara  memberikan  pelatihan  terhadap  kebutuhan karyawan guna menunjang pekerjaan.
Melalui  diskusi  ini  diketahui  hal-hal  yang  menjadi  masalah  komunikasi  yang  dihadapi perusahaan dan tim memberikan masukan dari pendekatan akademis.

## KESIMPULAN DAN SARAN
1. Staf  Kantor  Pupuk  Kaltim  Perwakilan  Jakarta  mendapatkan  deskripsi  akademis mengenai fungsi humas dalam menunjang manajemen di perusahaan.
2. Menjadi  fondasi  kerja  sama  yang  bersifat  konsultatif    antara  perusahaan  dan perguruan  tinggi  khususnya  dalam  manajemen  komunikasi  kehumasan.      Kantor Pupuk  Kaltim  Perwakilan  Jakarta  dapat  menjadikan  Tim  PKM  Untar  sebagai  mitra dialog untuk mendapat masukan mengenai masalah komunikasi dihadapi.  Sementara itu Tim PKM Untar bisa mendapatkan pengetahuan praktis yang dapat menjadi materi pengajaran di kelas.
3. Sebagai  bahan  evaluasi  kedepan,  kegiatan  serupa  dapat  dilakukan  dengan  berbagai perusahaan dengan menyesuaikan materi  menurut  kondisi perusahaan yang menjadi mitra.  Misalnya  untuk  perusahaan  besar  dan  kompleks  dengan  variasi  masalah komunikasi  yang  berbeda  pula  atau  Usaha  Mikro,  Kecil,  dan  Menengah  (UMKM) dengan berbagai  keterbasan  yang ada.      Hal  ini  juga bermanfaat  untuk  membangun hubungan  yang  kontrukstif  antara  dunia  kampus  dan  korporasi  serta  masyarakat secara  nyata.    Selain  itu  menambah  pengalaman  dan  pengetahuan  yang  menunjang pembelajaran sebagai dosen.

## Ucapan Terima Kasih
Terima  kasih  kepada  Universitas  Tarumanagara  melalui  Direktorat  Penelitian  dan Pengabdian  Masyarakat  atas  bantuannya  serta  jajaran  manajemen  Kantor  Pupuk  Kaltim Perwakilan Jakarta yang telah memberi kesempatan terlaksananya kegiatan ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Cutlip, Scott M, Allen H. Center, & Glen M. Broom. (2009). Effective Public Relations Edisi Kesembilan. Jakarta: Prenada Media Group
Morissan.  (2008).  Manajemen  Public  Relations:  Strategi  Menjadi  Humas  Profesional. Jakarta: Kencana Perdana Media Group
Romli, Prof. Dr.Khomsahrial (2014), Komunikasi Organsiasi Lengkap,  Grasindo, Jakarta
Sunarto (2012) Humas Pemerintah dan Komunikasi Persuasif, Alfabeta Bandung,
Prayudi (2012), Public Relations Stratejik, Komunikasi UPN Press