BIBLIOTIKA : Jurnal Kajian Perpustakaan dan Informasi
Volume 4 Nomor 2, 2020 Journal homepage : http://journal2.um.ac.id/index.php/bibliotika

## IDENTIFIKASI DAN KLASIFIKASI ARSIP VITAL LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI UNIVERSITAS INDONESIA (LSP UI)
Niko Grataridarga * , Rahmi Setiawati, Nur Fadilah Dewi Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia

## A R T I C L E   I N F O A B S T R A C T
Article history: Received: 13 Agust 2020 Accepted: 11 Nov 2020
Published: 16 Des 2020
Keyword : Arsip vital, identifikasi dan klasifikasi arsip vital, lembaga sertifikasi Penelitian  ini  membahas  mengenai  proses  identifikasi  dan klasifikasi  arsip  vital  di  sebuah  organisasi  yaitu  Lembaga Sertifikasi  Profesi  Universitas  Indonesia  (LSP  UI).  Tujuan penelitian  ini  adalah  untuk  melihat  bagaimana  proses identifikasi  dan  klasifikasi  ini  dilakukan  dengan  melibatkan personil LSP dan tim pengawas dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi  (BNSP).  Dari  identifikasi  dan  klasifikasi  ini  LSP  dapat mengetahui  arsip  mana  saja  yang  termasuk  arsip  vital  yang mereka miliki. Arsip vital ini menjadi sangat penting bagi LSP UI untuk menunjang proses bisnis mereka. Metode penelitian ini  menggunakan  metode  kualitatif  dengan  deskripsi  naratif dari  analisis  data.  Data  ini  dikumpulkan  melalui  observasi kegiatan LSP, wawancara personil, analisis dokumen LSP, dan studi  literatur.  Hasil  yang  dapat  ditinjau  adalah  arsip  vital yang  dimiliki  oleh  LSP  UI  meliputi  arsip-arsip  yang berhubungan  dengan  struktur  organisasi  LSP  serta  analisis kegiatan dan  pengawasan LSP.  Struktur,  kegiatan  utama  LSP, dan  pengawasan  ini  dilakukan  berpedoman  pada  peraturan dari  BNSP  sebagai  lembaga  yang  memberikan  lisensi  kepada LSP.  Kesimpulan  yang  didapat  adalah  sangat  penting  bagi sebuah organisasi seperti LSP UI untuk dapat mengidentifikasi dan mengklasifikasi arsip vital mereka agar proses bisnis LSP tetap  dapat  berjalan  dan  tidak  terkena  sanksi  dari  BNSP sebagai lembaga pengawas.
* Corresponding author.
E-mail addresses: nikogrataridarga@ui.ac.id (Niko Grataridarga), rahmi.setiawati@ui.ac.id (Rahmi Setiawati), nurfadilah.dewi@ui.ac.id (Nur Fadilah Dewi)
ISSN : 2579-3802 (Online) - BIBLIOTIKA : Jurnal Kajian Perpustakaan dan Informasi is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License (http://creativecommons.org/licenses/BY/4.0/).

## PENDAHULUAN
Saat ini dunia industri tidak hanya melihat ijazah sebagai dokumen syarat dalam melamar  kerja.  Beberapa  perusahaan  baik  swasta  maupun  pemerintah  juga  telah banyak mensyaratkan para pencari kerja tidak hanya memiliki ijazah tapi juga sertifikasi kompetensi  pada  bidang  pekerjaan  yang  dilamar.  Menurut  Bennet  (2017)  kompetensi pada  sertifikasi  adalah  metode  untuk  menggambarkan  tingkat  kinerja  atau  praktik berdasarkan metrik spesifik yang telah ditentukan tujuan kinerja, atau pengukurannya. Setiap  model  kompetensi  menggunakan  serangkaian  karakteristik,  pengetahuan,  dan keterampilan  yang  menjadi  dasar  dari  proses  evaluasi.  Bennet  juga  menambahkan kegiatan  sertifikasi  menunjukkan  pencapaian  atau  penguasaan  keseluruhan pengetahuan  dan  serangkaian  keterampilan  tertentu.  Sertifikasi  nasional  memberikan pengakuan bagi profesional untuk kompeten dalam bidang keahlian mereka. Sertifikasi ini  dapat  digunakan  oleh  para  profesional  sebagai  alat  untuk  memandu  sekaligus memantau pertumbuhan dan pengembangan profesional yang berkelanjutan. Sertifikasi nasional  akan  sangat  membantu  professional  untuk  dapat  bersaing  bahkan  dengan tenaga  kerja  internasional  sekalipun  (Grataridarga,  2020).  Dari  sini  dapat  dikatakan bahwa  sertifikat  kompetensi  secara  nasional,  menjadi  salah  satu  dokumen  dan  arsip yang sangat penting (vital) baik bagi individu maupun institusi yang mengeluarkan atau yang menerima.
Di  Indonesia,  pengembangan  SDM  yang  kompeten  dengan  sertifikasi  nasional dikelola  oleh  Badan  Nasional  Sertifikasi  Profesi  (BNSP).  Sesuai  PP  No.23/2004  BNSP memiliki tugas melaksanakan sertifikasi kompetensi sebagai bagian integral dari sistem tersebut yang berfungsi dihilir memastikan kompetensi tenaga kerja. BNSP membentuk perpanjangan tangannya yaitu Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP). Pelaksanaan sertifikasi kompetensi oleh BNSP dilakukan melalui pemberian lisensi kepada LSP. Terdapat tiga jenis LSP yang  mendapat lisensi dari  BNSP yaitu: LSP Pihak Pertama (P-1);  LSP Pihak Kedua (P-2); dan LSP Pihak Ketiga (P-3) (BNSP, 2017) . Di Universitas Indonesia sendiri telah  berdiri  Lembaga  Sertifikasi  Profesi  yang  mendapat  lisesnsi  dari  BNSP.  Lembaga Sertifikasi  Profesi  Universitas  Indonesia  (LSP  UI)  masuk  dalam  kategori  P1  yaitu  LSP yang berada di lembaga pendidikan. Tujuan LSP P1 adalah mensertifikasi peserta didik lembaga  induknya  dalam  hal  ini  peserta  didik  atau  mahasiswa  Universitas  Indonesia. Kegiatan uji sertifikasi oleh LSP UI ini selalu menciptakan banyak sekali arsip-arsip yang berkaitan  dengan  fungsi  organisasi  dan  data  diri  peserta  uji  serta  personil  LSP  itu sendiri.  Tidak  sedikit  pula  banyak  arsip-arsip  vital  yang  tercipta  dari  kegiatan  LSP tersebut.
Arsip vital memiliki nilai yang sangat penting dibandingkan arsip-arsip lainnya di sebuah  organisasi.  Hal  yang  paling  mudah  yang  dapat  dilakukan  untuk  mengukur penting tidaknya arsip vital ini daripada arsip lainnya adalah dengan cara mensimulasi bagaimana jika arsip ini hilang atau musnah. Jika arsip vital ini hilang atau musnah akan sangat mempengaruhi proses operasional organisasi tersebut. Kegiatan organisasi tidak bisa berjalan jika arsip tersebut tidak ada. Seperti yang disebutkan oleh ICA (2008) Vital records  are  those  records  that  are  absolutely  necessary  for  the  organisation’s  ability  to continue  its  business. Pentingnya  arsip  ini  erat  kaitannya  dengan  dasar  hukum.  Arsip vital juga berkaitan dengan pembuktian yang sah akan berdirinya sebuah organisasi dan kegiatan-kegiatan  yang  organisasi  tersebut  lakukan.  Contoh  paling  mendasar  adalah sebuah surat keputusan berdirinya organisasi. Jika surat keputusan ini tidak ada maka keberadaan  dan  semua  kegiatan  yang  organisasi  itu  lakukan  dapat  dipertanyakan keabsahannya.
Pembahasan  arsip  vital  akan  selalu  menarik  untuk  diulas  karena  arsip  vital memiliki  peran  yang  sangat  penting  bagi  organisasi,  namun  sayangnya  organisasi terkadang  kurang  memperhatikan  pengeloalaan  arsip  vital  mereka.  Banyak  organisasi yang  memiliki  telah  sistem  pengelolaaan  kearsipan  namun  belum  memiliki  sistem pengelolaan  arsip  vital  tersendiri  sebagai  sebuah  entitas  yang  unik.  Jangankan  untuk memiliki  sistem  pengelolaan  arsip  vital  tersendiri,  melakukan  identifikasi  untuk mengetahui apakah arsip yang dimiliki adalah arsip vital  pun belum dilakukan. Seperti yang  tertuang  pada  UU  43  tahun  2009  tentang  Kearsipan  pada  pasal  56  menyatakan bahwa Program arsip vital dilaksanakan melalui kegiatan: a. identifikasi; b. pelindungan dan pengamanan; dan c. penyelamatan dan pemulihan. Oleh karena itu hal pertama dan penting yang seharusnya dilakukan oleh sebuah organisasi yaitu menentukan arsip yang mereka miliki apakah masuk dalam kategori arsip vital atau tidak.
Identifikasi ini tentunya sangat perlu dilakukan untuk menghindari musnah atau hilangnya  arsip  yang  ternyata  vital  dan  kebijakan khusus  untuk  metode  penyimpanan dan  perlindungan  arsip  ini.  Berdasarakan  ulasan  pada  artikel “ Why  Records Management? ”  dari Professional  Records  &  Information  Services  Management International yang  dikutip  oleh  Artsdalen  (2017),  90%  entitas  bisnis  tidak  dapat melanjutkan kegiatan mereka lebih dari dua tahun saat arsip vital mereka musnah. Oleh karena itu identifikasi arsip vital ini tentunya harus dilakukan secara efektif dan efisien karena  akan  menyangkut  metode  dan  biaya  yang  dikeluarkan.  Organisasi  tidak  bisa mengelompokan  semua  arsip  ke  dalam  kategori  arsip  vital.  Kennedy  (1998)  dalam Ismayati  (2011)  dan  Meilita  (2012),  mengatakan  bahwa  pada  periode  waktu  tertentu arsip  bisa  bernilai  vital  bagi  sebuah  organisasi  tetapi  pada  periode  waktu  yang  akan datang,  nilai  kevitalan  arsip  itu  bisa  berkurang  bahkan  menjadi  tidak  vital  lagi  bagi organisasi tersebut, oleh karena itu dia menyarankan untuk menghindari memasukkan semua arsip menjadi arsip vital.

## Arsip Vital
Menurut Ira Penn et al. (1994) Arsip vital adalah arsip yang penting dan sangat dibutuhkan  untuk  keberlanjutan  fungsi  dari  sebuah  organisasi  selama  dan  setelah keadaan  darurat  ( emergency )  dan  arsip-arsip  ini  melindungi  hak  dan  kepentingan organisasi,  karyawan,  pemangku  kepentingan  ( stakeholders ),  pelanggan  dan masyarakat.  Arsip  vital  mencakup  arsip  yang  akan  melindungi  sumber  daya  material dan  manusia,  pemeliharaan  kesehatan  masyarakat,  keselamatan  dan  ketertiban,  dan pelaksanaan  pertahanan  sipil.  Arsip  vital  juga  berkaitan  dengan  kompensasi  dan tunjangan  karyawan,  asuransi,  temuan  penelitian  yang  berharga  ( research  findings ), bukti kepemilikan, kepentingan finansial, serta proses dan keputusan hukum. Sementara itu  Kennedy  (1998)  mengatakan  bahwa  arsip  vital  adalah  arsip  yang  tak  tergantikan karena tanpa arsip ini organisasi tidak bisa terus beroperasi. Arsip vital berisi informasi yang  diperlukan  untuk  membangun  kembali  organisasi  jika  terjadi  bencana  yang menghancurkan semua arsip lainnya.
Menurut International Council of Archives (2008) pada Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments, arsip vital adalah arsip yang benar-benar  diperlukan  terkait  kemampuan  organisasi  untuk  melanjutkan  bisnisnya baik  dalam  hal  kemampuannya  untuk  mengatasi  kondisi  darurat/bencana  atau  untuk melindungi  kepentingan  finansial  dan  hukumnya.  Identifikasi  dan  perlindungan  arsip semacam  itu  sangat  penting  bagi  organisasi  mana  pun.  Pada Records  management: principles  and  practices yang  dikeluarkan  oleh  United  Nations  (2017)  menyatakan bahwa arsip vital adalah arsip yang penting untuk menjalankan bisnis organisasi, tanpa
arsip tersebut sebuah organisasi tidak dapat terus beroperasi misalnya dalam keadaan bencana  banjir,  kebakaran,  pemboman  atau  bencana  lainnya  yang  menghancurkan semua arsip. Arsip vital disimpan untuk memastikan bahwa, jika terjadi bencana,  para komisioner pada United Nations tetap dapat melanjutkan bisnis dan mempertahankan posisi  hukum  dan  keuangan  orang-orang  dari  anggota  staf,  negara  anggota  dan pemangku kepentingan lainnya ( stakeholder ).

## Identifikasi Arsip Vital
Association  of  Records  Managers  and  Administrators  atau  disingkat  dengan ARMA  (2017),  mengatakan  bahwa  setiap  organisasi  perlu  mengidentifikasi  arsip  yang dianggap  sebagai  arsip  vital.  Identifikasi  ini  sepenuhnya  selaras  dengan  persyaratan operasional,  hukum,  dan  peraturan  organisasi.  Arsip  vital  diidentifikasi  pada  fase penciptaan untuk memastikan manajemen yang memadai di sepanjang siklus hidupnya. Pemetaan  data  dapat  mempercepat  tugas  identifikasi  arsip  vital.  Secara  umum, identifikasi arsip vital mempertimbangkan:
a. Sangat diperlukan untuk melanjutkan operasional organisasi
b. Diubah ke status arsip yang berbeda (mis., Bukan arsip vital) bila perlu
c. Diidentifikasi penting hanya selama diperlukan
d. Dapat  ada  di  lebih  dari  satu  media  atau  format  (mis.,  gambar  digital,  dokumen kertas)
e. Melindungi  hak  dan  kewajiban  karyawan,  pelanggan,  pemegang  saham,  warga negara, atau pemangku kepentingan lainnya
f. Melindungi aset
g. Melindungi status hukum dan keuangan organisasi
Untuk membantu mengidentifikasi arsip vital, organisasi dapat mengembangkan sebuah bagan  yang  mengidentifikasi  fungsi-fungsi  penting  untuk  kelanjutan  operasional organisasi.  Persyaratan  pengarsipan  untuk  masing-masing  fungsi  dianalisis,  dan  arsip yang  penting  untuk  setiap  fungsi  dapat  diidentifikasi.  Kegiatan-kegiatan  ini memfasilitasi  pembentukan  inventaris  arsip  vital  dan  dapat  digunakan  untuk menghasilkan jadwal retensi arsip vital.

## Penilaian dan Klasifikasi Arsip Vital
Penn et al. (1994) mengatakan bahwa hanya sebagian kecil (2%-6%) dari arsip organisasi yang dapat diklasifikasikan sebagai arsip vital. Untuk menentukan arsip mana yang benar-benar termasuk dalam kategori ini, semua arsip, yaitu, arsip aktif dan inaktif dari semua bidang fungsional, harus dinilai untuk menyusun program penyimpanannya. Penilaian  semacam  itu  dimulai  selama  inventarisasi  arsip.  Penilaian  arsip  vital  harus mempertimbangkan jenis informasi yang dibutuhkan selama keadaan darurat, hak dan kepentingan  spesifik  yang  memerlukan  perlindungan,  nilai  arsip  yang  memiliki informasi  vital  yang  dibutuhkan  di  tempat  lain.  Selain  itu,  pertanyaan-pertanyaan  ini harus ditanyakan:
1. Apakah  arsip-arsip  ini  termasuk  arsip  utang  kepada  organisasi  tetapi  tidak  dari yang terutang oleh organisasi?
2. Apakah arsip-arsip ini berhubungan dengan pihak yang mendukung hak-hak hukum yang dapat dibangun kembali melalui surat pernyataan dan diakui oleh orang-orang yang terkena dampaknya?
3. Apakah arsip-arsip ini tidak termasuk yang secara rutin diduplikasi oleh organisasi atau entitas lain?
4. Apakah  organisasi  mengklasifikasikannya  sebagai  'vital'  hanya  karena  volume minimum arsip sesuai dengan tujuan program?
Arsip  vital  umumnya  aktif  dan  mencerminkan  kegiatan  organisasi  yang  sedang berlangsung,  namun  beberapa  arsip  tidak  aktif  juga  dilindungi.  Memastikan  dokumen asli,  seperti  akta,  kontrak,  atau  artikel  pendirian,  memerlukan  program  perlindungan arsip vital jika arsip-arsip ini sendiri memenuhi persyaratan hukum. Banyak jenis arsip penting  tetapi  tidak  vital.  Arsip  vital  membutuhkan  banyak  upaya  dan  biaya  untuk merekonstruksinya  jika  hilang,  atau  arsip  tersebut  mungkin  memiliki  nilai  historis intrinsik.    Beberapa  arsip  juga  memiliki  sumber  yang  penting  yang  digunakan  untuk merekonstruksi informasi vital.
Beberapa  penilaian  yang  dapat  menjadi  pedoman  klasifikasi  arsip  vital  dapat berdasarkan:
a. Arsip  sistem  operasional  atau  fungsional.  Tanpa  arsip  tersebut  organisasi  akan runtuh,  tidak  dapat  berfungsi.  Sistem  seperti  itu  akan  mencakup  buku  besar  dan sistem  produksi;  arsip  tersebut  akan  mencakup  lisensi  untuk  beroperasi,  gambar proyek, manual prosedur.
b. Biaya  yang  mahal.  Arsip  yang  mungkin  memiliki  kepentingan sekunder  tetapi  jika hilang,  waktu  dan  biaya  yang  diperlukan  untuk  menggantinya  saja  bisa  menjadi bencana. Sistem seperti itu akan mencakup anggaran dan perencanaan perusahaan, dan  sistem  personel  penuh;  arsip  seperti  itu  mungkin  termasuk  laporan  yang merupakan produk hasil dari studi yang mahal.
c. Arsip hukum - yang diperlukan bagi organisasi untuk beroperasi secara legal, untuk melindungi dirinya sendiri atau individu, atau jika hilang, akan membuat organisasi terbuka dan melumpuhkan litigasi. Sistem seperti itu akan mencakup pemantauan perlindungan  data  dan  kontrol  keselamatan;  arsip  tersebut  dapat  berupa  pasal pendirian, konstitusi, kontrak, kebijakan asuransi, perjanjian serikat pekerja, merek dagang, perbuatan
d. Arsip pada sistem darurat - yang tidak vital kecuali dalam keadaan darurat. Sistem seperti  itu  akan  mencakup  semua  bangunan  otomatis,  pintu,  brankas,  sprinkler, sistem alarm; arsip tersebut akan mencakup daftar personil, rencana pembangunan, izin keamanan.
e. Objek  vital  -  objek  yang  memenuhi  kriteria  di  atas  dan  yang  diperlukan  untuk penggunaan  arsip  tersebut,  tetapi  tidak  dianggap  sebagai  perangkat  keras.  Objek seperti itu akan menjadi kunci bangunan dan segel pemerintah.
Mengidentifikasi  arsip  vital  adalah  proses  penilaian,  dan  paling  baik  dilakukan dengan  mengandalkan  pemahaman  pencipta  atau  pengguna  arsip  tentang  fungsi  arsip tersebut.  Klasifikasi  harus  realistis.  Aturan  praktis  'dua  hingga  enam  persen'  berlaku untuk keseluruhan organisasi. Divisi tertentu mungkin tidak memiliki  arsip vital sama sekali, atau mungkin menemukan bahwa sebanyak 50 persen dari kepemilikan arsipnya sangat penting. Klasifikasi sangat penting untuk menentukan hanya arsip-arsip tertentu yang  sesuai  yang  dapat  didefinisikan  sebagai  arsip  vital,  karena  jika  tidak,  program perlindungan arsip akan menjadi berat, terdilusi dan tidak akan dianggap serius.
Arsip  vital  diklasifikasikan  lagi  ke  dalam  beberapa  kelas  berdasarkan  nilai gunanya.  Secara  umum,  Kennedy  (1998,  p.  243)  dalam  Ismayati  (2011) mengklasifikasikan arsip vital ke dalam empat kategori, yaitu: arsip Kelas 1 ( Vital ), arsip Kelas  2  ( Important ),  arsip  Kelas  3  ( Useful ),  arsip  Kelas  4  ( Non  Essential ).  Pada  ARMA (2017)  disebutkan  bahwa  arsip  dapat  berpindah  dari  satu  kelas  klasifikasi  ke  kelas klasifikasi lain tergantung pada nilai fungsional mereka di proses bisnis organisasi. Arsip penting  ( important )  dan  berguna  ( useful )  tidak  memerlukan  perlindungan  khusus  di
luar  praktik  bisnis  normal.  Arsip  vital,  penting,  dan  yang  berguna  masing-masing memainkan  peran dalam memulai kembali bisnis jika terjadi bencana pada organisasi. Penentuan  kelas  klasifikasi  ini  dibuat  berdasarkan  arsip  vital  mana  yang  segera diperlukan  jika  terjadi  bencana.  Prosedur  akses,  metode  perlindungan,  dan  alokasi sumber daya untuk pemulihan, sebagaimana diperlukan.
Identifikasi dan penentuan klasifikasi vita di LSP UI melibatkan semua pihak baik itu  unit-unit  yang  di  LSP  dan  juga  pihak-pihak  yang  memiliki  wewenang  di  BNSP. Seluruh pihak yang terlibat ini diharapkan dapat mengetahui klasifikasi penentuan arsip vital  tersebut.  Setelah  mereka  mengetahui  klasifikasi  dari  arsip  yang  mereka  miliki, maka metode penyimpanan arsip ini tentunya akan berbeda dengan arsip-arsip lainnya. Identifikasi  dan  penentuan  arsip  vital  harus  dinilai  dari  kegiatan  organisasi  tersebut yang melibatkan sumber daya yang dimiliki, stakeholders ,  dan pelanggan yang mereka layani.  Informasi  dan  data-data  penting  yang  dimiliki  tersebut  menjadi  acuan  proses penilaian atau identifikasi.

## METODE PENELITIAN
Metode  dalam  penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  kualitatif.  Pendekatan kualitatif  ini  menekankan  pada  penjelasan  secara  deskripsi  naratif  terkait  kegiatan identifikasi  dan  klasifikasi  arsip  vital  yang  dilakukan  di  LSP  UI.  Data-data  pendukung sangat  diperlukan  untuk  melengkapi  deskripsi  naratif  tersebut.  Seperti  yang diungkapkan  oleh  (Yusuf,  2017)  analisis  data  pada  pendekatan  kualitatif  lebih  banyak dilakuakan  secara  naratif.  Oleh  karena  itu  pengumpulan  data  pada  penelitian  ini dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan analisis dokumen terkait arsip vital.
Observasi dilakukan pada kegiatan uji sertifikasi di LSP dan pengawan dari BNSP berlangsung.  Wawancara  dilakukan  secara  mendalam  baik  itu one  on  one atau  fokus grup.  Pertimbangan  pemilihan  informan  berdasarkan  sejauh  mana  kepentingan  dan keterlibatan  mereka  pada  proses  bisnis  LSP  UI.  Dari  pertimbangan  tersebut ditetapkanlah  informan  ini  mencakup personil  LSP  dan  tim  surveillan  dari  BNSP  yang melakukan  pengawasan  terhadap  kegiatan  LSP  UI.  Sementara  itu  analisis  dokumen terkait dengan arsip-arsip yang dimiliki LSP UI dan pedoman-pedoman yang digunakan oleh  BNSP.  Setelah  data-data  tersebut  terkumpul  selanjutnya  analisis  dilakukan  untuk dapat mendeskripsikan bagaimana identifikasi dan klasifikasi arsip vital di LSP UI dapat berjalan.

## PEMBAHASAN
Dalam  mengidentifikasi  dan  mengklasifikasi  arsip  vital  di  sebuah  organisasi maka hal yang paling penting untuk dilakukan pertama adalah pembentukan tim kerja yang terdiri dari pejabat yang mewakili unit kearsipan, unit hukum, unit pengawasan, unit pengelola asset dan unit-unit lain yang potensial menghasilkan arsip vital. Kedua, menentukan  kriteria  klasifikasi  arsip  vital  tersebut  merupakan  syarat  dasar  bagi keberadaan  organisasi  dan  mengandung  nilai  ekonomi  ( asset )  dan  hukum.  Ketiga, menganalisis  struktur  dan  fungsi  organisasi  yang  kemudian  menghasilkan  pendataan arsip vital (Perka ANRI No.6, 2005). Pada kegiatan identifikasi arsip vital, poin kedua dan ketiga sangat saling berkaitan. Untuk menentukan kriteria arsip vital pada Lembaga Sertifikasi Profesi Universitas Indonesia (LSP UI) maka diperlukan identifikasi struktur, fungsi, dan juga kegiatan-kegiatan dari LSP UI yang akan menciptakan arsip vital.

## Analisis Struktur dan Fungsi Organisasi LSP UI
LSP UI terbentuk dan mendapatkan lisensi dari BNSP pada tahun 2017. Pada saat pembentukan LSP tersebut, disertai dengan penetapan anggota-anggota struktural LSP UI.  LSP UI secara struktural dan fungsi dikepalai oleh Ketua LSP, kemudian di bawahnya terdapat  komite  skema,  komite  mutu,  manajer  sertifikasi,  manajer  pemasaran  dan kerjasama,  manajer  sertifikasi,  manajer  administrasi  dan  umum,  dan  pelaksana administarasi.  Selain  jajaran  yang  berada  di  bawah  hirarki ketua  LSP  tersebut,  LSP  UI juga  memiliki  dewan  pengarah  yang  berwenang  menetapkan  arah  kebijakan, menetapkan  program  kerja  dan  anggaran,  dan  mengangkat  pimpinan  LSP.  Dari  data struktur organisasi tersebut tentunya arsip vital yang tercipta adalah SK Pendirian LSP, SK Penetapan anggota LSP UI mulai dari ketua LSP dan jajarannya, serta SK Penetapan Dewan Pengarah.
Berdasarkan keorganisasian dan aturan kegiatan, LSP sangat berpedoman pada peraturan yang dikeluarkan oleh Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP) karena LSP merupakan  perpanjangan  tangan  dari  BNSP  untuk  memiliki  wewenang menyelenggarakan  uji  sertifikasi  kompetensi.  Peraturan  ini  tertuang  pada  Pedoman BNSP  201  mengenai  Penilaian  Keseuaian  Persyaratan  Umum  LSP  dan  Pedoman  BNSP 202 mengenai Pembentukan LSP. Berdasarkan pedoman dari BNSP serta analisis fungsi dan kegiatan LSP, dapat diidentifikasi beberapa arsip vital yang dimiliki oleh LSP UI.
Fungsi  utama  Lembaga  Sertifikasi  Profesi  (LSP)  adalah  melakukan  kegiatan sertifikasi  kompetensi.  Dari  fungsi  utama  tersebut  secara  lebih  rinci  berdasarkan Pedoman BNSP 202 mengenai Pembentukan LSP, tugas dari LSP antara lain:
1. menyusun dan mengembangkan skema sertifikasi
2. membuat perangkat asesmen dan materi uji kompetensi,
3. menyediakan tenaga penguji (asesor),
4. melaksanakan sertifikasi,
5. melaksanakan surveilan pemeliharaan sertifikasi,
6. menetapkan persyaratan, memverifikasi dan menetapkan TUK,
7. memelihara kinerja asesor dan TUK,
8. mengembangkan pelayanan sertifikasi.
Selain  itu  fungsi  utama  tugas  di  atas,  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  LSP  UI  juga mencakup kewenangan antara lain:
1. menerbitkan sertifikat kompetensi sesuai pedoman BNSP
2. mencabut atau membatalkan sertifikat kompetensi,
3. memberikan sanksi kepada asesor dan TUK yang melanggar aturan,
4. mengusulkan skema baru
5. mengusulkan dan atau menetapkan biaya uji kompetensi Dari  fungsi,  tugas  dan  kewenangan  LSP  dapat  diidentifikasi  arsip  vital  yang tetrcipta  antara  lain  yaitu  skema  sertifikasi,  perangkat  asesmen,  data  diri  asesor,  SOP dan  panduan  mutu,  bukti  dan  laporan  kegiatan  uji  sertifikasi,  lisensi  TUK,  blanko  dan sertifikat kompetensi, penetapan anggaran LSP. Fungsi dan kewenangan LSP dapat juga dilihat  dan  diidentifikasi  melalui  akun  LSP  di  web  BNSP  yaitu  bnsp.go.id.  Seluruh rekaman  kegiatan  (arsip)  LSP  UI  mulai  dari  kegiatan  uji  sertifikasi,  pengembangan skema, hingga pelatihan asesor kompetensi  diunggah di web tersebut. Oleh karena itu dapat dikatakan sudah ada duplikasi arsip yaitu arsip yang disimpan oleh LSP UI sendiri dan arsip yang terdapat di web cloud BNSP.

## Identifikasi Arsip Vital melalui Kegiatan dan Pengawasan LSP UI
Identifikasi  arsip  vital  melalui  kegiatan  utama  LSP  UI  yaitu  uji  sertifikasi kompetensi,  pengembangan  skema,  dan  pelatihan  asesor  kompetensi.  Dari  kegiatan utama tersebut arsip vital yang tercita adalah bukti kegiatan uji sertifikasi yaitu absensi, berita  acara,  Materi  Uji  Kompetensi  (MUK)  yang  telah  terisi,  dan  laporan  kegiatan. Kemudian  data  personal  asesi  dan  asesor,  rekam  jejak  asesmen  mereka.  Untuk  bukti kegiatan uji sertifikasi kategori vitalnya bersifat sementara sesuai dengan masa berlaku sertifikat kompetensi yang dikeluarkan BNSP yaitu 3 tahun.
Sementara itu pada kegiatan pengembangan skema kompetensi, arsip vital yang tercipta  adalah  SK  penetapan  komite  skema.  Komite  skema  ini  terdiri  dari  akademisi, praktisi,  dan  asosiasi  yang  menjadi  penyusun  skema.  Arsip  vital  skema  kompetensi berbentuk  dokumen  skema  yang  telah  disahkan  dengan  ditandatangani  oleh  ketua komite  skema  dan  ketua  LSP.  Kemudian  arsip  vital  selanjutnya  adalah  lisensi  skema yang di keluarkan oleh BNSP untuk LSP UI.
Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua LSP di Indonesia termasuk LSP UI, akan diawasi oleh BNSP. Pengawasan yang dilakukan BNSP terkait dengan kegiatan uji sertifikasi.  Waktu  pelaksanaan  pengawasan  atau surveillance dari  BNSP  ini  dilakukan pada saat pembentukan LSP pertama kali, saat uji sertifikasi berlangsung, dan pengajuan skema  baru. Surveillance rutin  juga  dilakukan  setahun  sekali  pada  akhir  tahun  untuk evaluasi  kegiatan  LSP  selama  periode  satu  tahun  tersebut.  Dari  kegiatan  surveillance tersebut tim pengawas dari BNSP akan memeriksa arsip-arsip bukti kegiatan LSP yang dimana arsip tersebut merupakan vital LSP UI, yang sudah disebutkan sebelumnya yaitu terkait pembentukan LSP, struktur dan kegiatan sertifikasi yang telah dilakukan.
Selain kegiatan surveillance , LSP juga  harus menghadapai kegiatan yang bentuk pelaksanaannya hampir sama seperti kegiatan surveillance tahunan yaitu perpanjangan lisensi LSP. Lisensi LSP diberikan oleh BNSP saat LSP pertama kali terbentuk dan harus diperpanjang setiap masa waktu lisensi tersebut habis. Lisensi ini terkait pengakuan dan perizinan yang diberikan oleh BNSP kepada LSP untuk menyelenggarakan kegiatan uji sertifikasi. Lisensi LSP UI yang diberikan oleh BNSP berlaku 3  tahun semenjak  LSP UI terbentuk dari bulan 19 Juni tahun 2017. LSP UI telah melakukan kegiatan perpanjangan lisensi  pada  26  Juni  2020.  Pada  pelaksanaan  perpanjangan  lisensi  ini  kegiatan  yang dilakukan hampir sama seperti surveillance yaitu tim dari BNSP melakukan visitasi dan memeriksa  arsip-arsip  pendirian  LSP,  laporan  hasil  kegiatan  uji  sertifikasi,  renstra (rencana strategis) LSP dalam jangka waktu tertentu, dan panduan mutu yang dimiliki LSP.  Arsip  panduan  mutu  juga  berkaitan  dengan  SOP  yang  dimiliki  LSP  untuk pelaksanaan  sertifikasi  dan  panduan  yang  digunakan  komite  mutu  untuk  LSP  dapat melaksanakan audit internal.
Jika  selama surveillance dan  visitasi  perpanjangan  lisensi  terdapat  asrip-arsip yang tidak lengkap maka ini akan menjadi temuan yang dicatat oleh tim surveillance dan visitasi  tersebut.  Temuan  ini  akan  dilaporkan ke  ketua  BNSP.  BNSP  akan memberikan waktu bagi LSP untuk memperbaiki temuan-temuan tersebut. Jika selama batas waktu tersebut LSP tidak memperbaiki temuan yang ada maka BNSP dapat memberikan sanksi bagi LSP yaitu pencabutan lisensi LSP.

## Klasifikasi Arsip Vital LSP UI
Berdasarkan identifikasi yang telah dilakukan maka klasifikasi arsip vital LSP UI dapat  dibagi  menjadi  Kelas  1  ( Vital ),  2  ( Important ),  Kelas  3  ( Useful ),  Kelas  4  ( Non Essential )  sesuai  yang  diutarakan  oleh  Kennedy  dan  ARMA  sebelumnya.  Arsip  Kelas  1 ( Vital ) yaitu arsip yang sangat vital bagi kelangsungan organisasi. Arsip ini tidak dapat
tergantikan dengan arsip yang lain karena merupakan bukti kepemilikan, status hukum, dan status finansial. Contoh Arsip kelas 1 (vital) yang dimiliki oleh LSP UI adalah lisensi LSP  UI,  SK  Pendirian  oleh  Rektor,  SK  penunjukan  dewan  pengarah  dan  struktur  LSP, lisensi skema LSP UI, laporan kegiatan LSP UI yang akan terkait dengan keuangan, dan SK  penetapan  Tempat  Uji  Kompetensi  (TUK).  Arsip  Kelas  2  ( Important )  adalah  arsip yang penting untuk kelangsungan operasional organisasi. Arsip ini dapat direproduksi dari  sumber  aslinya  tetapi  dengan  pengorbanan  yang  besar  ( considerable  expense ). Contoh  arsip  kelas  2  ( important )  yang  dimiliki  oleh  LSP  UI  adalah  SOP  pelaksanaan kegiatan sertifikasi, pedoman  mutu, borang pakta integritas asesor,  laporan keuangan, data-data  personal  anggota  LSP.  Arsip  kelas  1  dan  2  masuk  dalam  kategori  arsip  vital yang  sangat  penting  bagi  organisasi  LSP  UI  karena  jika  arsip  ini  hilang  maka  akan mengganggu jalannya operasional organisasi. Arsip-arsip ini memiliki nilai finansial dan hukum  yang  tentunya  memakan  waktu  dan  biaya  yang  besar  jika  rusak  atau  hilang.
Arsip  Kelas  3  ( Useful )  yaitu  arsip  yang  apabila  hilang,  akan  menimbulkan ketidaknyamanan sementara waktu terhadap organisasi. Arsip ini dapat diganti. Contoh arsip  kelas  3  ( Useful )  yang  dimiliki  oleh  LSP  UI  adalah  surat  tugas  asesor,  surat undangan rapat, dokumen SKKNI.  Arsip Kelas 4 ( Non Essential ) yaitu arsip yang tidak mempunyai  nilai  lebih  selain  untuk  tujuan  arsip  ini  dibuat.  Contoh  arsip non  essential adalah  brosur,  poster,  pengumuman  terkait  profil  dan  pelaksanaan  kegiatan  LSP  UI, surat pengumuman bimtek dan jadwal pelaksanaan sertifikasi. Arsip kelas 3 dan kelas 4 menjadi  vital  dan  dibutuhkan  saat  kegiatan  inti  LSP  dilakukan  yaitu  uji  sertifikasi kompetensi.  Arsip-arsip  ini  mendukung  arsip-arsip  vital  lainnya  yang  dapat  masuk klasifikasi kelas 1 dan kelas 2.

## PENUTUP Kesimpulan
Identifikasi dan klasifikasi arsip vital di LSP UI dilakukan berdasarkan fungsi dan kegiatan yang ada. Arsip-arsip ini menjadi persyaratan dasar bagi keberadaan organisasi LSP.  Arsip  vital  di  LSP  UI  memiliki  nilai  ekonomi  (asset)  karena  menyangkut  proses bisnis  organisasi  yang  memerlukan  dan  menghasilkan  biaya  tertentu.  Selain  itu  arsip vital ini memiliki nilai hukum yang menyangkut data kelembagaan dan data diri personil LSP baik itu yang struktural seperti ketua, manajer, dan asisten, serta anggota fungsional LSP  seperti  asesor.  LSP  juga  melayani  pelanggannya  dalam  hal  ini  asesi  peserta  uji kompetensi  yang  tentunya  memiliki  arsip  vital  berupa  sertifikat  kompetensi,  data  diri dan rekam jejak asesmen mereka.
Identifikasi  arsip  vital  LSP  UI  tidak  terlepas  dari  kegiatan  pengawasan ( surveillance )  dan  perpanjangan  lisensi  LSP.  Kegiatan  pengawasan  dan  perpanjangan lisensi  sangat  mengandalkan  tertib  dan  tersedianya  arsip-arsip  LSP.  Arsip-arsip  untuk keperluan pengawasan ini tentunya masuk dalam kategori arsip vital karena jika arsip- arsip ini tidak ada maka LSP UI dapat terancam dikenai sanksi oleh BNSP sehingga tidak dapat menjalankan fungsinya.
Klasifikasi  arsip  vital  di  LSP  UI  juga  dapat  dikategorikan  pada  arsip  Kelas  1 ( Vital ),  arsip  Kelas  2  ( Important ),  arsip  Kelas  3  ( Useful ),  arsip  Kelas  4  ( Non  Essential ). Pengklasifikasian arsip vital ini akan dapat menjadi acuan LSP UI dalam mengelola dan menyimpan  arsip  vital  mereka.  Pada  akhirnya  sangat  penting  bagi  sebuah  organisasi seperti  LSP  UI  untuk  dapat  mengidentifikasi  dan  mengklasifikasi  arsip  vital  mereka. Terlebih  kegiatan  identifikasi  dan  klasifikasi  ini  sangat  didukung  oleh  kegiatan pengawasan dari lembaga lain yang menjadi pemberi lisensi yaitu BNSP

## Saran
LSP UI perlu membuat kebijakan khusus terkait identifikasi dan klasifikasi arsip vital yang mereka miliki. Kebijakan tersebut dapat dibuat dalam bentuk surat keputusan mengenai daftar klasifikasi arsip vital LSP UI. dapat disosialisasikan ke seluruh personil berdasarkan struktur organisasi di LSP tersebut. Daftar ini akan menjadi pedoman bagi seluruh personil  LSP UI untuk mengidentifikasi dan mengklasikasikan arsip vital yang mereka ciptakan bagi petugas arsip maupun personil lainnya untuk mengklasifikasikan arsip  mereka.  Setelah  diidentifikasi  diklasifikasi  LSP  UI  dapat  menentukan  metode pengelolaan dan penyimpanan khusus bagi arsip vital ini.

## DAFTAR RUJUKAN
ARMA  International  Standards  and  Best  Practices  workgroup.  (2017). Identifying  and Classifying VITAL RECORDS . Information Management; Overland
Park Vol. 51, Iss. 3, :  49-52.  Diakses  pada  1  Juli  2020  dari https://remote- lib.ui.ac.id:2089/docview/1923669417/fulltextPDF/8DEDF7DA0F494E6DPQ/1? accountid=17242
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  (2005).  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan  Penyelamatan  Dokumen/Arsip  Vital  Negara.  Diakses  pada  9  Juli  2020  dari https://jdih.anri.go.id/peraturan/PERKA%20ANRI%20No.6%202005%20TTG% 20%20ARSIP%20VITAL%20NEGARA.pdf
Artsdalen,  Amy  van.  (2017). How  to  Develop  a  Vital  Records  Program  Project  Plan. Information  Management;  Overland  Park Vol. 51, Iss. 6,  (Nov/Dec  2017):  33-36. Diakses
dari
https://cdn.ymaws.com/www.arma.org/resource/resmgr/docs/hurricane/how_ to_develop_a_vital_recor.pdf
Badan  Nasional  Sertifikasi  Profesi.  (2017).  XII  BNSP:  Perkembangan  dan  Tantangan.
Diakses pada 27 Agustus 2019 dari
https://www.persi.or.id/images/2017/pengurus-harian/buku_12th_bnsp.pdf
Badan  Nasional  Sertifikasi  Profesi.  (2014).  Pedoman  201  Penilaian  Keseuaian Persyaratan  Umum  Lembaga  Sertifikasi  Profesi.  Lampiran  Peraturan  Badan Nasional  Sertifikasi  Profesi  Nomor:  1/BNSP/III/2014.  Diakses  pada  10  Agustus 2018 dari https://bnsp.go.id/download/?page=7
Badan  Nasional  Sertifikasi  Profesi.  (2014).  Pedoman  202  Pembentukan  Lembaga Sertifikasi Profesi. Lampiran Peraturan Badan Nasional Sertifikasi Profesi Nomor: 2/BNSP/III/2014.
Diakses pada 20 April 2018 dari
https://bnsp.go.id/download/?page=7
Bennett, Brandon G. (2017). Certiﬁcation Value: A Profes sional Example. Journal of the Association  for  Vascular  Access ;  Clinton  Vol.  22,  Iss.  3,  (Sep  1,  2017):  145-147.
Diakses pada 25 Agustus 2019
https://remote- lib.ui.ac.id:2076/docview/1935382681/fulltextPDF/BEDA9234008B4592PQ/1? accountid=17242 dalam  Niko  Grataridarga.  (2020).  Potensi  Pasar  dan Pengembangan  SDM  Industri  Kopi  Indonesia  Potensi  Pasar  dan  Pengembangan SDM Industri Kopi Indonesia melalui Sertifikasi. Artikel bab 6 dalam Sandra Aulia et.al. Buku Pedoman Petani Kopi (hlm. 71-94). Jakarta: Salemba Empat.
International  Council  on  Archives.  (2008). Principles  and  Functional  Requirements  for Records  in  Electronic  Office  Environments – Module  2:  Guidelines  and  Functional Requirements  for  Electronic  Records  Management  Systems. Published  at www.ica.org diakses  dari https://www.naa.gov.au/sites/default/files/2019-
09/Module%202%20-%20%20ICA-Guidelines- principles%20and%20Functional%20Requirements_tcm16-95419.pdf pada  7 Juni 2020
Ismayati,  Nita.  (2011). Manajemen  Arsip  Vital  Perguruan  Tinggi  :  Studi  Kasus  di Universitas X. Skripsi open access Universitas Indonesia. Diakses pada 7 Juni 2020 dari http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/136076-T%2028021- Manajemen%20arsip-Abstrak.pdf
Kennedy, Jay dan Cherryl Schauder. (1998). Records Management: A guide to corparates records keeping . 2 nd ed. Australia: Longman Australia Meilita,  Weni.  (2012). Program  Arsip  Vital:  Studi  kasus  Lembaga  Pengembangan Perbankan Indonesia . Skripsi open access Universitas Indonesia. Diakses pada 7 Juni 2020 dari http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20309673-S42696- Weni%20Meilita.pdf
Niko  Grataridarga.  (2020).  Potensi  Pasar  dan  Pengembangan  SDM  Industri  Kopi Indonesia Potensi Pasar dan Pengembangan SDM Industri Kopi Indonesia melalui Sertifikasi.  Artikel  bab  6  dalam  Sandra  Aulia  et.al. Buku  Pedoman  Petani  Kopi (hlm. 71-94). Jakarta: Salemba Empat.
Penn, Ira. A., Gail B. Pennix, & Jim Coulson. (1994). Records Management Handbook . 2 nd Ed. England: Gower.
Republik  Indonesia. Undang-undang  Nomor  43  tentang  Kearsipan .  Diakses  pada  11
Agustus
2020
dari https://www.kpk.go.id/images/pdf/uu%20pip/UU_No_43_Tahun_2009_Kearsip an.pdf
United  Nations:  Economic  Commission  for  Africa.  (2017). Records  management: principles and practices . Manual of procedures Version 2. Diakses pada 1 Juli 2020 dari https://repository.uneca.org/handle/10855/24275
Yusuf,  Muri  A.  (2017).  Metode  Penelitian:  Kuantitatif,  kualitatif,  dan  penelitian gabungan. Edisi Pertama.  Jakarta: Kencana.  Diakses pada 12  Agustus 2020 dari https://books.google.co.id/books?id=RnA- DwAAQBAJ&printsec=frontcover&hl=id#v=onepage&q&f=false