Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com

## PERANCANGAN SISTEM DOKUMENTASI ELEKTRONIK SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL MENGGUNAKAN METODE RAPID APPLICATION DEVELOPMENT
Syahrizal Dwi Putra 1 , Sabar Sukarno 2 , Diah Aryani 3
Program Studi Teknik Informatika 1,3 ,  Program Studi Ilmu Komunikasi Buddha 2
Fakultas Ilmu Komputer 1,3 Universitas Esa Unggul 1,3 , STABN Sriwijaya 2
syahrizal.dwi@esaunggul.ac.id 1 , sabar_sukarno@yahoo.com 2 , diah.aryani@esaunggul.ac.id 3
Received: May 25, 2021 . Revised: May 27, 2021 . Accepted: June 02, 2021 . Published: June 20, 2021 . Issue Period: Vol.5 No.1 ( 2021), Pp.120-127
Abstrak: Tujuan dari Sistem  Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi  (SPMI)  adalah menjamin pemenuhan  Standar  Pendidikan  Tinggi  secara  sistemik  dan  berkelanjutan,  sehingga  budaya mutu  akan  terus  bertumbuh  dan  berkembang.  Untuk  memantau  aktifitas  jaminan  mutu perguruan tinggi secara cepat dan tepat, maka  harus memiliki sistem dokumentasi elektronik. Electronic Document Management System (EDMS) merupakan framework sistem manajemen dokumen  yang  semakin  spesifik  untuk  mengatur  dan  menyimpan  dokumen  atau  laporan terkomputerisasi.  Sistem dokumentasi elektronik ini dirancang dengan  menggunakan  metode pengembangan  perangkat  lunak Rapid  Aplication  Development (RAD).  Hasilnya  terbentuk model  EDMS  untuk  SPMI,  sistem  manajemen  pengguna  dan  rancangan  sistem  berupa  fitur- fitur yang akan diterapkan pada sistem dokumentasi elektronik SPMI.
Kata kunci: SPMI; sistem manajemen dokumen elektronik; manajemen pengguna;
Abstract: The purpose of the Higher Education Quality Assurance System (SPMI) is to ensure the fulfillment of Higher Education Standards in a systematic and sustainable manner, so that the  quality  culture  will  continue  to  grow  and  develop.  To  support  higher  education  quality assurance  activities  quickly  and  precisely,  it  must  have  an electronic  documentation  system. Electronic  Document  Management  System  (EDMS)  is  a  document  management  system framework that is more specific for building and storing computerized documents or reports. This  electronic  documentation  system  is  designed  using  the  Rapid  Application  Development (RAD)  software  development  method.  The  result  is  an  EDMS  model  for  SPMI,  a  user management  system  and  a  system  design  in  the  form  of  features  that  will  be  applied  to  the SPMI electronic documentation system.
Keywords: SPMI; electronic document management system; user management;

## I. PENDAHULUAN
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Penjaminan  mutu  merupakan  suatu  proses  sistematis  dan  berkelanjutan  yang  bertujuan  menghasilkan, meningkatkan, dan mempertahankan mutu suatu institusi sehingga kualitasnya terjamin dan diakui masyarakat. Penjaminan  mutu  di  perguruan  tinggi  dilakukan  untuk  mengukurseberapa  efektif  kebijakan  akademik  yang diterapkan  dan  seberapa  tinggi  mutu  lulusan  yang  dihasilkannya,  selain  untuk  meningkatkan  daya  saing  di antara Perguruan Tinggi, baik di dalam maupun di luar negeri.
Penjaminan  mutu  perguruan  tinggi  di  Indonesia  secara  formal  baru  dimulai  tahun  2003  yaitu  terbitnya pedoman  penjaminan  mutu  perguruan  tinggi.Faktor  yang  paling  memacu  gerakan  penjaminan  mutu  adalah keharusan  perguruan  tinggi  untuk  menyelenggarakan  penjaminan  mutu,  di  samping  tuntutan  akuntabilitas  dan kualifikasi lulusan [1].
Penetapan  penjaminan  mutu  ( quality  assurance )  bagi  seluruh  Perguruan  Tinggi  melalui  Sistem Penjaminan  Mutu  Pendidikan  Tinggi  (SPM  Dikti)  telah  lama  diumumkan  pemerintah.  Berdasarkan Undangundang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, SPM Dikti ini meliputi Sistem Penjaminan Mutu Internal  (SPMI)  dan  Sistem  Penjaminan  Mutu  Eksternal  (SPME)    atau  yang  lebih  dikenal  dengan  Akreditasi. SPM  Dikti  merupakan  sistem  penjaminan  mutu  internal  dan  external.  Adanya  kebijakan  tentang  sistem penjaminan  mutu  Pendidikan  tinggi  dari  Direktorat  Jenderal  Pendidikan  Tinggi,  Departemen  Pendidikan  dan Kebudayaan  sebagai  sebuah  program  induk  pengembangan  pendidikan  tinggi  sebagaiupaya  peningkatan  mutu pendidikan tinggi [2].
Sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi ini, merupakan integrasi dari sistem penjaminan mutu internal dan eksternal setelah dikeluarkannya Peraturan Pemerintah (PP) No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional yang antara lain menyebutkan bahwa setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan nonformal wajib melakukan penjaminan mutu Pendidikan [2].
Penjaminan mutu bertujuan memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan, yang  dijalankan  secara  internal  untuk  mewujudkan  visi  dan  misi  PT,  serta  untuk  memenuhi  kebutuhan stakeholders melalui penyelenggara  tridharma perguruan tinggi. Hal tersebut dapat dilaksanakan secara internal oleh  PT  yang  bersangkutan,  dikontrol  dan  diaudit  melalui  kegiatan  akreditasi  yang  dijalankan  oleh  Badan Akreditasi  Nasional  (BAN)  Perguruan  Tinggi  atau  lembaga  lain  secara  eksternal.  Sehingga  obyektifitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu akademik secara berkelanjutan di suatu perguruan tinggi dapat diwujudkan.
Sistem penyelenggaraan pendidikan pada Sekolah Tinggi Agama Buddha Negeri Sriwijaya Tangerang Banten,  dibangun,  dikembangkan  dan  berwawasan  ke-indonesia-an,  keilmuan  yang  berlandaskan  Buddha Dharma. Azas-azas tersebut ditransformasikan pada seluruh unit kelembagaan, administrasi, proses manajemen, proses pembelajaran, perpustakaan, kurikulum, ketenagaan, kemahasiswaan serta proses-proses lainnya.
Keputusan  Ketua  STABN  Sriwijaya  Nomor  051  Tahun  2016  Tentang  Pedoman  Sistem  Penjaminan Mutu  Internal  STABN  Sriwijaya,  dan  keputusan  Ketua  STABN  Sriwijaya  Nomor  082  Tahun  2016  tentang Standar Sistem Penjaminan Mutu Internal STABN Sriwijaya. STABN Sriwijaya telah memiliki dokumen SPMI berupa kebijakan, manual, standar, dan formulir. Tujuan SPMI di STABN Sriwijaya adalah :
1) Menjamin bahwa setiap layanan Pendidikan kepada mahasiswa dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan ;
2) Mewujudkan  transparansi  dan  akuntabilitas  kepada  masyarakat  khususnya  orangtua/wali  mahasiswa tentang penyelenggaraan Pendidikan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan; dan
3) Mengajak semua pihak di STABN Sriwijaya untuk bekerja mencapai tujuan dengan berpedoman pada standar yang telah ditetapkan dan berupaya meningkatkan mutu secara berkelanjutan.
Ruang  lingkup  kebijakan  SPMI  di  STABN  Sriwijaya  mencakup  bidang  akademik  dan  nonakademik. Pelaksanaan SPMI di STABN Sriwijaya berdasarkan asas mutu, komitmen, manfaat, kesetaraan, akuntabilitas, transparansi, kebersamaan, kemasyarakatan, hukum dan sosial.
Permasalahan  mencuat  kala  panitia  akreditasi  mengumpulkan  bermacam  tipe  informasi  dari  bermacam sumber, mulai dari informasi mahasiswa, informasi sarana kampus, informasi dosen serta karyawan, informasi riset serta dedikasi kepada warga, bermacam peraturan serta keputusan pimpinan, serta bermacam informasi lain yang  tersebar  di  bermacam  tempat.  Banyaknya  informasi  yang  terdapat,  ditambah  lagi  dengan  banyaknya
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
informasi  yang  tidak  lengkap,  tidak  relevan,  serta  bermacam  permasalahan  lain,  terus  menjadi  mempersulit pengumpulan informasi ini.
Berdasarkan dari masalah ini,  maka  muncul gagasan untuk membuat dan  mengembangkan suatu sistem manajemen  dokumen  elektronik  yang  nantinya  dapat  membantu  proses  penjaminan  mutu  (SPMI)  serta persiapan  data  untuk  akreditasi.  Namun,  sistem  informasi  yang  dibuat  lebih  berfokus  pada  penyimpanan, pencarian,  serta  pembuatan  laporan  data  STABN  Sriwijaya.  Data  yang  disimpan  dikelompokkan  berdasarkan berdasarkan standar yang ada pada akreditasi.

## II. METODE DAN MATERI
Untuk  menyimpan  dan  mengatur  berbagai  jenis  dokumen,  sistem  perangkat  lunak  dianggap  sebagai Electronic  Document  Management  System (EDMS). Framework semacam  ini  adalah  jenis  sistem  manajemen dokumen  yang  semakin  spesifik,  jenis  sistem  penyimpanan  yang  semakin  luas  yang  mendorong  klien  untuk mengatur  dan  menyimpan  kertas  atau  laporan  terkomputerisasi.  EDMS  menyinggung  secara  lebih  eksplisit framework produk  yang  menangani  dokumen  digital,  bukan  catatan  kertas,  meskipun  dalam  contoh  tertentu, framework ini  juga  dapat  menangani  varian  dokumen  asli  yang  diperiksa  secara  komputerisasi  di  atas  kertas. Manajemen  dokumen  elektronik  memberikan  pendekatan  untuk  menyimpan  rekaman  canggih  yang  sangat besar.  Sejumlah  besar  sistem  ini  juga  menyertakan  fitur-fitur  penting  untuk  pemulihan  dokumen.  Meskipun demikian,  manajemen  dokumen  elektronik  jauh  lebih  dari  sekadar  memeriksa  dan  menghemat:  ini  adalah framework menyeluruh  yang  memberdayakan  pekerja  informasi  untuk  secara  efektif  mengatur  dan menyebarkan catatan untuk penggunaan yang lebih baik dan terkoordinasi dalam tugas sehari-hari [3].
EDMS  dapat  didefinisikan  sebagai  sekelompok  informasi  yang  berisi  berbagai  jenis  dokumen  yang mungkin  ada  di  berbeda  tempat  dalam  jaringan  dan  dukungan  akses  ganda,  pembaruan  dan  modifikasi  secara bersamaan  dan  otomatis  [4]  [5].  EDMS  telah  diterapkan  di  berbagai  tempat  organisasi  di  seluruh  dunia. Memiliki membantu organisasi menjadi sukses dalam hal strategi manajemen, anggaran, antikorupsi, keamanan dan privasi, persyaratan pengguna, kerja sama dan integrasi sistem [6]. Bahkan, [7] menunjukkan bahwa EDMS dapat  digunakan  untuk  membantu  organisasi  untuk  mencapai  yang  lebih  efisien  operasi  dengan  mengurangi transaksi biaya, proses otomatis, peningkatan kapasitas, meminimalkan kesalahan, dan menghemat tenaga kerja . Rapid Application Development (RAD)  merupakan pendekatan berorientasi objek untuk  pengembangan sistem  termasuk  metode  pengembangan  perangkat  lunak.  Ada  tiga  fase  metode  RAD  yang  mengaitkan pengguna serta analis dalam evaluasi, desain serta implementasi. Gambar 1 menggambarkan ketiga fase tersebut [8]:
1. Rencana Kebutuhan ( Requirement Planning ).
Dalam  fase  perencanaan  kebutuhan,  pengguna  serta  analis  berjumpa  untuk  mengenali  tujuan  aplikasi ataupun  sistem  serta  buat  mengenali  kebutuhan  data  yang  mencuat  dari  tujuan  tersebut.  Fase  ini memerlukan keterlibatan intens dari kedua kelompok tersebut. Tidak hanya itu, ini bisa jadi mengaitkan pengguna  dari  bermacam  tingkatan  organisasi.  Orientasi  dalam  fase  ini  merupakan  mengarah penyelesaian permasalahan bisnis. Walaupun teknologi data serta sistem apalagi bisa mendesak sebagian pemecahan yang diusulkan, fokus hendak senantiasa senantiasa pada pencapaian tujuan bisnis.
2. Proses Desain  ( Design Workshop ).
Fase  workshop  desain  RAD  merupakan  fase  desain  serta  penyempurnaan  yang  sangat  baik  dicirikan selaku  bengkel.  Sepanjang  workshop  desain  RAD,  pengguna  merespons  prototipe  yang  terbuat  serta analis  membetulkan  materi  yang  dirancang  bersumber  pada  asumsi  pengguna.  Bila  membolehkan  serta mempunyai  ruang  yang  lumayan  hingga  bisa  dicoba Group  Decision  Support  System (GDSS).  Pada sebagian permasalahan, GDSS ini ialah sesuatu langkah yang sempurna, sebab pengguna serta analis bisa menyetujui desain yang terbuat dengan langsung menunjukkan kepada pengguna hasilnya dengan  cepat. Format workshop sangat menarik serta memicu, pengguna bisa langsung membagikan pendapat apabila ada  ketidaksesuaian  pada  desain,  merancang  sistem  dengan  mengacu  pada  dokumentasi  kebutuhan pengguna yang telah terbuat pada sesi sebelumnya.
3. Implementasi ( Implementation )
DOI: 10.52362/jisicom.v5i1.467
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Pada sesi sebelumnya analis bekerja dengan pengguna secara intens sepanjang workshop buat merancang aspek  bisnis  ataupun  nonteknis  sistem.  Sehabis  aspek-aspek  ini  disepakati  serta  sistem  dibentuk  serta disempurnakan, sistem baru ataupun bagian dari sistem diuji serta setelah itu diperkenalkan ke organisasi. Tahapan  ini  merupakan  tahapan  programmer  yang  meningkatkan  desain  sesuatu  program  yang  sudah disetujui oleh pengguna serta analis. Kegiatan yang dicoba tidak hanya itu merupakan memastikan area implementasi  fitur  lunak,  basis  informasi,  pemrograman  serta  antarmuka.  Saat  sebelum  di  aplikasikan pada sesuatu organisasi terlebih dulu dicoba proses pengujian terhadap program tersebut apakah terdapat kesalahan ataupun tidak.
Gambar 1. Metode RAD.
Bersumber pada pada tahapan tahapan tersebut diatas, hingga proses utama pengembangan sesuatu sistem ataupun aplikasi dengan memakai metode RAD merupakan pengembang sistem membuat prototype bersumber pada  kebutuhan-kebutuhan  yang  telah  didefinisikan  sebelumnya.  Setelah  itu  pengguna  melaksanakan  uji  coba terhadap prototype serta membagikan masukan menimpa kebutuhan- kebutuhan yang masih belum terpenuhi. Pengguna serta pengembang sistem melaksanakan pertemuan buat membagikan evaluasi terhadap produk secara bersama-sama, membiasakan kebutuhan dan membagikan pendapat apabila dibutuhkan pergantian.

## III. PEMBAHASAN DAN HASIL

## 3.1. Rencana Kebutuhan
Pada fase ini digambarkan kebutuhan sistem yang akan dibangun untuk sistem dokumentasi penjaminan mutu internal. Untuk pengumpulan kebutuhan dan data tahap analisis, maka telah diwawancarai tim penjaminan mutu internal di STABN Sriwijaya yaitu Pusat Penjaminan Mutu (P2M).
.
Build the System Identify Objectives and Informatio Identify
Objectives and Work with Users to Design System Introduce the
New System Requirement Planning Implementation RAD Design Manajemen Dokumen ( Document Management )
Penyimpanan Dokumen
( Document Storage )
Pengambilan Dokumen & Berbagi ( Document Retrieval & Sharing )
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Gambar 2. Medel Desain EDMS untuk SPMI.
Sistem  yang dikembangkan  berdasarkan  menganalisis permasalahan awal  yang ditemukan pada domain permasalahan    yaitu    pada  operasional  mekanisme  dari  SPMI  di  STABN  Sriwijaya.  Fase  ini  akan  memahami aturan bisnis dari kegiatan evaluasi  serta menentukan arah pengembangannya dengan memanfaatkan teknologi informasi  dan  komunikasi.  Tahap  analisis  juga  menentukan  batasan  masalah  dan  metode  rekayasa  perangkat lunak yang dipilih untuk mengembangan sistem.
Gambar 2 diatas menunjukkan desain dari sistem EDMS untuk SPMI yang diusulkan. Sistemnya dibagi menjadi  tiga  modul  termasuk  manajemen  dokumen,  dokumen    penyimpanan  dan  pengambilan  dokumen  dan berbagi.
Manajemen dokumen di sistem yang dikembangkan, dokumen dikelola dengan dua cara yaitu :
1) Dokumen eksternal yang ada di bentuk hard copy akan dipindai dan diimpor ke dalam sistem. Itu Alasan di balik ide ini adalah untuk mengelola dokumen yang mungkin berasal dari organisasi eksternal yang belum diubah  menjadi  sistem  elektronik.  Dokumen  eksternal  diterima  pertama  kali  oleh  dekan  kemudian  akan dikirim ke orang lain departemen. Di sistem ini, ada fitur yang ditambahkan disebut notasi dokumen yang akan  membantu dekan untuk  berbagi dokumen dengan  semua departemen tanpa  membuat  dokumen baru untuk menjelaskan yang diterima dokumen eksternal.
2) Dokumen  internal  masih  bisa  dibuat  oleh  pengguna  sistem.  Setelah  di  buat  dokumen  disimpan  dan diarsipkan, file isi dokumen akan disimpan dalam tabel yang bisa digunakan nanti periksa apakah dokumen tersebut telah dimodifikasi oleh pengguna yang tidak sah.
Modul  ke-2  dari  gambar  diatas  adalah  penyimpanan  dokumen.  Dalam  sistem  ini,  dua server telah digunakan  untuk  menyimpan  dokumen. File  server digunakan  untuk  menyimpan  file  yang  telah  diambil  atau dibuat  oleh  pengguna  sistem  dalam  bentuk  file  berjenis  PDF.  Alasan  dibalik  penggunaan  ini server untuk meningkatkan keamanan sistem dan pengarsipan; sedangkan database server digunakan untuk menyimpan data sistem dan mengoperasikan seluruh sistem.
Modul  terakhir  yaitu  pengambilan  dokumen  dan  berbagi  ( sharing ).  Dalam  sistem  ini,  pengguna  dapat melakukan  berbagai  tindakan  termasuk  menulis,  mencari,  mengirim,  mengedit,  melaporkan,  melampirkan, merutekan dan menyetujui dokumen penjaminan mutu.
Setelah  menentukan  model  desain  EDMS  untuk  SPMI,  maka  selanjutnya  membuat  mekanisme  untuk pengguna  sistem.  Pengguna  sistem  dokumentasi  penjaminan  mutu  internal  ini  terdiri  dari  3  jenis  yaitu  : administrator,  manager/P2M  dan  user.  Manager/P2M  memiliki  akses  yang  lebih  luas  dari  user.  Sistem manajemen  pengguna  ( user  management )  menyediakan  fungsionalitas  untuk  mengelola  pengguna  Profil.  Ini mengimplementasikan otentikasi pengguna dan memberikan klasifikasi. Profil pengguna berisi informasi seperti nomor identifikasi pengguna, email, nama pertama dan terakhir dan lain-lain. Untuk mengakses profil pengguna untuk membaca dan memodifikasi, ID pengguna adalah digunakan untuk otentikasi. Informasi pengguna  berisi nomor identifikasi pengguna, nama pengguna, kata sandi dan sesi untuk autentikasi.
Gambar  3  dibawah  ini  menunjukkan  manajemen  pengguna  ( user  management )  dan  fungsinya  dalam sistem. Pada manajemen pengguna sistem yang diusulkan melibatkan properti sebagai berikut:
 Tambahkan  Pengguna  ( Add  User ):  Sistem  ini  memiliki  tiga  jenis  pengguna:  administrator, manajer/P2M dan user. Masing-masing bertanggung jawab tindakan  spesifik berdasarkan izin  yang disediakan.  Administrator  dapat  menambahkan  pengguna  baru.  Manajer/P2M  dapat  mengedit dokumen
 Kelola Pengguna ( Manage User ): Pengguna yang sudah ada bisa diedit atau dihapus kapan saja.
 Izin akses ( Add Permission ): Pengguna izin tergantung pada jenis pengguna dan departemen tempat mereka bekerja. Izin berbeda telah ditetapkan untuk jenis pengguna berdasarkan tanggung jawabnya.
 Keamanan  pengguna  ( User  Security ):  dua  tingkat  keamanan  diterapkan  untuk  setiap  pengguna. Tingkat  pertama  adalah  otentikasi  pengguna  disediakan  oleh  nama  pengguna  dan  kata  sandi  untuk mengakses sistem. Tingkat kedua adalah OTP ( On Time Pasword ) yang akan dikirim ke email untuk pengguna yang berwenang memiliki elektronik tanda tangan.
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Gambar 3. Diagram Alir User Management .

## 3.2. Proses Perancangan
Pada  fase  ini  dilakukan  perancangan  sistem  yang  melibatkan  tim  P2M  dan  juga  beberapa stakeholder lainnya. Dari hasil diskusi yang dilakukan tentang model tampilan sistem EDMS pada SPMI STABN Sriwijaya yang akan dirancang, maka ditentukanlah bahwa untuk masuk ke sistem harus terlebih dahulu melakukan proses login. Setelah login pengguna akan melihat menu-menu sesuai dengan levelnya seperti pada tabel berikut :
Tabel I. Fitur untuk masing-masing level pengguna Fitur User Manager/P2M Administrator Manajemen Standar Mutu Manajemen SOP Manajemen Evaluasi Diri Manajemen Monev Manajemen Pengguna V (read) V (read) X X X V (read/edit/delete) V (read/edit/delete) V (read/edit/delete)X V (read/edit/delete) X V (read/edit/delete) V (read/edit/delete) V (read/edit/delete) V (read/edit/delete) V (read/edit/delete) User Management
Add User Add Permission Manage User User Security
View Profile Edit User Delete User Set Digital Signature User Name Add Digital Signature Password OTP Manager / P2M Yes No
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Pengaturan Sistem X X V (read/edit/delete)
Gambar 4. Rancangan Halaman Administrator
Berdasarkan  gambar  4  diatas,  maka  untuk  masing-masing  menu  yang  ada  di  bagian backend berisi penjelasan sebagai berikut :  Manajemen  Standar  Mutu  berisi  tentang  standar  mutu  yang  diterapkan  di  STABN  Sriwijaya.  Semua dokumen yang terkait dengan standar mutu dapat dilihat dibagian ini. Perbedaannya pada user biasa hanya dapat melihat dan membaca dokumen standar mutu yang ada, tetapi tidak dapat mengganti atau menghapus dokumen tersebut. Manager/P2M yang dapat mengganti atau menghapus dokumen tersebut.
 Manajemen SOP ( Standard Operating Procedure ) berisi tentang daftar prosedur yang ada di SPMI STABN Sriwijaya. User hanya dapat membaca prosedur-prosedur atau intruksi kerja yang ada.
 Manajemen Evaluasi Diri untuk memudahkan pelaksanaan evaluasi diri berdasarkan indikator standar mutu yang  ditetapkan  sendiri  oleh  STABN  Sriwijaya.  Manager/P2M  dapat  dengan  mudah  memilih  nilai  mutu masing-masing  indikator  dan  mengunggah  dokumen  yang  berkaitan  dengan  indikator  tersebut.  Fitur  ini tidak dapat dilihat oleh user biasa.
 Manajemen  Monev  berisi  dokumen  hasil  monitoring  dan  evaluasi  sehingga  memungkinkan  Tim Penjaminan  Mutu  secara  komprehensif  mengetahui  hal-hal  yang  harus  diperbaiki  guna  peningkatan  mutu atas unit/program studi dari hasil evaluasi yang telah dilakukan.
 Manajemen Pengguna merupakan menu yang digunakan untuk menambah pengguna, mengelola pengguna, memberi hak akses (izin)
 Pengaturan Sistem untuk mengatur layout dan warna dari tampilan yang diingikan oleh pengguna.

## IV. KESIMPULAN
Ciptaan disebarluaskan di bawah Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional .
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.1,  Juni  2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dan pembahasannya, dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem  EDMS  Sistem  Penjamin  Mutu  Internal  (SPMI)  STABN  Sriwijaya  dirancang  dengan  tujuan    untuk memudahkan  bentuk  pengumpulan  dokumen  SPMI  baik  untuk  kepentingan  internal  maupun  untuk  kebutuhan ekternal  atau  akreditasi.  Sistem  EDMS  SPMI  STABN  Sriwijaya  dapat  mempermudah  untuk  mengetahui informasi  yang  diperlukan  untuk  meningkatkan  Standar  Mutu  masing-masing  prodi  yang  ada  di  STABN Sriwijaya. Sistem yang dirancang juga mempertimbangkan user security , sehingga dokumen-dokumen yang ada di EDMS terjamin keasliannya.

## REFERENSI
[1]  M. Fitrah, . Ruslan, and . Hendra, “Urgensi Sistem Penjaminan Mutu Internal Terhadap Peningkatan Mutu Perguruan Tinggi,” J. Penjaminan Mutu , vol. 4, no. 1, p. 76, 2018.
[2]  A. Bancin, “Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi,” J. Manaj. Pendidik. , vol. 9, no. 1, p. 1, 2017.
[3]  A. T. R. Rosa, I. V. Pustokhina, E. L. Lydia, K. Shankar, and M. Huda, “Concept of electronic document management system (EDMS) as an efficient tool for storing document,” J. Crit. Rev. , vol. 6, no. 5, pp. 85–90, 2019.
[4]  B. E. Asogwa, “The challenge of managing electronic records in developing countries: implications for records managers in sub saharan africa,” Rec. Manag. J. , vol. 22, pp. 198–211, 2012.
[5]  A. Ostroukh, A., Krasnyanskiy, M., Karpushkin S. & Obukhov, “Development of automated control system for university research projects,” Middle-East J. Sci. Res. , vol. 20, no. 12, pp. 1780–1784, 2014.
[6]  W. Abdulkadhim, H., Bahari, M., Bakri, A., & Ismail, “A research framework of electronic document management systems (edms) implementatıon process in government,” J. Theor. Appl. Inf. Technol. , vol. 81, no. 3, p. 420, 2015.
[7]  Y. Haitham, A., Chiong, R. & Bao, “Investigating the critical success factors for implementing electronic document management systems in governments,” Inf. Syst. Manag. , 2016.
[8]  S. D. Putra and . Malabay, “Aplikasi Mobile untuk Survey Data Penerima Bantuan,” no. April, pp. 761–765, 2020.