## FAKTOR YANG BERHUBUNGAN DENGAN KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP
1 Sekar Dea Kristi, 2 Elsi Susanti, 3 Erpidawati
Program Studi DIII Administrasi Rumah Sakit Fakultas Kesehatan dan MIPA Universitas Muhammadiyah Sumatera Barat Jl. By Pass Aur Kuning, Bukittinggi, Sumatera Barat
e-mail : sekardeakristic25@gmail.com

## ABSTRAK
Latar Belakang : Berkas rekam medis pasien harus di kembalikan ke unit rekam medis  paling  lambat  2  x  24  jam  setelah  pasien  pulang.  Pengembalian  yang terlambat  akan  mengakibatkan  pengelolaan  data  tidak  lancar.  Keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  karena    dokter  tidak  mengisi  rekam  medis pasien  rawat  inap  dengan  lengkap. Tujuan :  Untuk  mengetahui  terlambat  atau tidaknya pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap. Metode : Metode penelitian  ini  adalah  deskriptif  dengan  pendekatan  kuantitatif.  Sampel  dalam penelitian ini adalah perawat di ruang bedah dan interne rumah sakit  mohammad natsir.  Teknik    pengumpulan  data  menggunakan  lembar  kuisioner  dan  lembar ceklis.  Teknik  analisis  data  menggunakan  analisis  univariat. Hasil :  Hasil penelitian  ini  menunjukkan  bahwa  faktor  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam medis rawat inap di rumah sakit mohammad natsir dari 45 sampel adalah (55,6%)    SDM  kurang  baik    dan  (44,4%)  dengan  SDM  baik,  (55,3%)  kebijakan baik  dan  (46,7%)  kebijakan  kurang  baik,  (55,3%)  metode  kurang  baik  dan (46,7%) dengan Metode baik, (53,3%)  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis  dan  (46,7%)  dengan  berkas  rekam  medis  tidak  terlambat. Kesimpulan :
Lebih  dari  setengah  responden  memiliki  SDM  kurang  baik,  lebih  dari  setengah responden  memiliki  kebijakan  yang  baik,  lebih  dari  setengah  responden  dengan metode kurang baik dan lebih dari separo terjadi keterlambatan berkas. Untuk itu Sebaiknya  di  setiap  instalasi  rawat  inap  ada  petugas  rekam  medis  yang  bertugas khusus  mengelola  berkas  rekam  medis  agar  tidak  terjadi  lagi  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis ke instalasi rawat inap.
Kata Kunci: SDM, Kebijakan, Metode, Keterlambatan

## PENDAHULUAN
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan kesehatan  perorangan  secara  paripurna  yang menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat jalan  dan  gawat  darurat  sesuai  dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 340/MENKES/PER/III/2010. Berdasarkan Undang – Undang Nomor 44  tahun  2009  tentang  rumah  sakit,  setiap rumah sakit diwajibkan untuk menyelenggarakan  rekam  medis.  Sistem pelayanan  rekam  medis  adalah  suatu  sistem yang  mengorganisasikan  formulir,  catatan, dan laporan  yang dikoordinasikan sedemikian rupa  untuk  menyediakan  dokumen  yang dibutuhkan  manajemen  rumah  sakit  dan dilaksanakan  untuk  pasien  yang  dipandang sebagai manusia seutuhnya.
Berkas  rekam  medis  pasien  harus segera  dikembalikan  ke  Unit  Rekam  Medis paling  lambat  2  x  24  jam  setelah  pasien pulang. Dimana pengembalian yang terlambat akan  mengakibatkan  pengelolaan  data  tidak lancar  sehingga  pelaporan  rumah  sakit  akan terlambat,  apabila  rekam  medis  dibutuhkan sewaktu-waktu  akan  sulit  mencarinya  karena status  pasien  tersebut  belum  kembali  dari ruangan benar (Maimunah, 2008).
Berdasarkan  hasil  Penelitian  yang dilakukan  pada  tahun  2017  oleh  Chindy Audhika  Zura  mahasiswa  adm  RS,  UMSB, menunjukkan bahwa keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap merupakan  masalah  yang  sering  terjadi  di rumah  sakit.  Faktor  penyebab  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap karena  Man  (Sumber  daya  Manusia)  yaitu kurangnya  tanda  tangan  dokter  pada  berkas rekam medis pasien pulang, sibuknya perawat sehingga  lupa  mengembalikan  berkas  rekam medis ke ruang rekam medis dan faktor kedua Method  (metode)  kurangnya  job  description sehingga  terjadi  saling  lempar  tugas  antara
perawat  dalam  pengembalian  berkas  rekam medis.
Dari  hasil  survey  awal  yang  telah dilakukan  pada  saat  praktek  bulan  januari 2018 penelitian menemukan sekitar 20 berkas yang  terlambat  dari  100  berkas  rekam  medis pasien  rawat  inap  dari  ruangan  rawat  inap  ke unit  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Umum Daerah  Solok.  Hal  ini  disebabkan  masih banyak  berkas  rekam  medis  yang  belum  diisi dengan  lengkap,  oleh  sebab  itu  petugas diruangan  tidak  mengembalikannya  tepat waktu  dan  setelah  berkas  rekam  medis  diisi dengan  lengkap  baru  dikembalikan  ke  Unit Rekam  Medis,  namun  ada  juga  pengembalian rekam  medis  yang  tidak  terlambat  tapi pengisiannya tidak lengkap. Tujuan penelitian adalah  untuk  mengetahui  terlambat  atau tidaknya  pengembalian  berkas  rekam  medis pasien  rawat  inap  di  Rumah  Sakit  Daerah Mohammad Natsir tahun 2019.

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  ini  adalah  deskriptif dengan  pendekatan  kuantitatif.  Sampel  dalam penelitian  ini  adalah  perawat  di  ruang  bedah dan  interne  rumah  sakit  mohammad  natsir. Teknik    pengumpulan  data  menggunakan lembar  kuisioner  dan  lembar  ceklis.  Teknik analisis data menggunakan analisis univariat

## HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Karakteristik Responden
Tabel 1 Distribusi Frekuensi karakteristik umur dan masa kerja responden dalam pengembalian berkas rekam medis dari ruang rawat inap ke bagian rekam medis
RS Moh Natsir No Umur f % 1 20 s/d 35 th 25 55,6 2 36 s/d 50 th 20 44,4 No Masa kerja f % 1 1 s/d 10 26 57.8
tahun 2 11 s/d 25 tahun 19 42,2 Jumlah 45 100
Berdasarkan  tabel  1  dapat  dilihat bahwa  dari  45  responden  55,6%  dengan rentang  umur  20  sampai  35  tahun  dan  44,4% dengan  umur  36  sampai  50  tahun  dan  masa kerja  responden  57,8%  dengan  masa  kerja  1 smpai 10 tahun dan 42,2% dengan masa kerja 11 sampai 25 tahun.
b. Indikator Penelitian
1) Sumber Daya Manusia ( SDM ) Tabel 2
Distribusi Frekuensi SDM dalam
pengembalian berkas rekam medis dari ruang rawat inap ke bagian rekam medis RS Moh Natsir No SDM f % 1 Baik 20 44,4 2 Kurang Baik 25 55,6 Jumlah 45 100
Berdasarkan  tabel  2  hasil  penelitian yang  telah  dilakukan  di  rumah  sakit mohammad  natsir  terhadap  45  responden  di jelaskan  bahwa  25  orang  responden  dengan presentase (55.6%)  SDM kurang baik dan 20 orang  responden  dengan  presentase  (44,4%) merupakan SDM yang Baik.
SDM  adalah  individu  produktif  yang bekerja  sebagai  penggerak  suatu  organisasi, baik  di  dalam  institusi  maupun  perusahaan yang  memiliki  fungsi  sebagai  aset  sehingga harus di latih dan dikembangkan kemampuannya. Faktor keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  adalah Man (  sumber  daya  manusia)  keterlambatan dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis rawat  inap  terjadi  karena  menunggu  dokter mengisi  dan  melengkapi resume dan  lembar keluar  masuk  pada  berkas  rekam  medis  dan
kurangnya  tanda  tangan  dokter  pada  berkas resume. ( Nofiatun,2016).
Pernyataan  di  atas  sejalan  dengan peneitian  yang  dilakukan  pada  tahun  2017 oleh  Chindy  Audhika  Zura  mahasiswa administrasi rumah sakit, Universitas Muhammadiyah Sumatra Barat, menunjukkan bahwa  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  inap  merupakan  masalah yang  sering  terjadi  di  rumah  sakit.  Faktor penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam medis rawat inap karena Man (Sumber daya  Manusia)  yaitu  kurangnya  tanda  tangan dokter  pada  berkas  rekam  medis  pasien pulang,  sibuknya  perawat  sehingga  lupa mengembalikan berkas rekam medis ke ruang rekam  medis  dan  faktor  kedua Method (metode)  kurangnya job  description sehingga terjadi  saling  lempar  tugas  antara  perawat dalam pengembalian berkas rekam medis.
Berdasarkan  teori  dan  hasil  penelitian di  lapangan,  peneliti  berasumsi  bahwa  faktor keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit daerah Mohammad  Natsir  karena  Sumber  Daya Kemanusiannya masih Kurang Baik walaupun dari  segi  usia  responden  termasuk  ke  dalam usia  kerja  produktif.  Hal  ini  karena  terjadi pelimpahan  tanggung  jawab  yang  berlebih kepada  perawat  selain  melakukan  tanggung jawab  pokok  sebagai  petugas  medis  perawat di  rumah  sakit  daerah  Mohammad  Natsir, perawat  juga  bertugas  mengembalikan  berkas rekam  medis  pasien  rawat  inap  ke  Instalasi Rekam  Medis.  Serta  kurangnya  tanda  tangan dan asesmen dari dokter.
2) Kebijakan Tabel 3
Distribusi Frekuensi kebijakan dalam pengembalian berkas rekam medis dari ruang rawat inap ke bagian rekam medis RS Moh Natsir No Kebijakan f %
1 Baik 24 53,3 2 Kurang Baik 21 46,7 Jumlah 45 100
Berdasarkan  tabel  3  hasil  penelitian yang telah dilakukan terhadap 45 responden di jelaskan  bahwa  24  orang  responden  dengan presentase  (53,3%)  Kebijakan  baik  dan  21 orang  responden  dengan  presentase  (46,7%) merupakan kebijakan yang Kurang Baik.
Kebijakan  adalah  suatu  arah  tindakan yang diusulkan oleh sesorang, kelompok, atau pemerintah  dalam  satu  lingkungan  tertentu yang  memberikan  hambatan-hambatan  dan kesempatan-kesempatan  terhadap  kebijakan yang  diusulkan  untuk  menggunakan  dan mengatasi  dalam  rangka  mencapai  suatu tujuan, atau merealisasikan suatu sasaran atau suatu  maksud  tertentu.  Setiap  pasien  keluar rumah sakit berkas rekam medis pasien segara dikembalikan  ke  unit  rekam  medis  paling lambat  2x24  jam  setelah  pasien  keluar  secara lengkap dan benar (Maimunah, 2008).
Pernyataan  di  atas  sejalan  dengan peneitian  yang  dilakukan  Rifqi  Ifqor  Nawawi pada  tahun  2018  menunjukkan  bahwa  di Rumah  Sakit  Bina  Kasih  Pekanbaru,  faktor penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  inap  karena  faktor Kebijakan  diantaranya,  rumah  sakit  ada melaksanakan  sosialisasi  setiap    minggunya mengenai pengembalian berkas rekam medis 2 x  24  jam,  kebijakan  dari  rekam  medis  nya apabila  terjadi  keterlambatan  petugas  rekam medis  dapat  mengecek  di  buku  peminjaman rawat inap.
Berdasarkan  hasil  penelitian,  peneliti berasumsi  bahwa  kebijakan    di  rumah  sakit daerah  Mohammad  Natsir  Baik  karena  lebih dari setengah responden menjalankan kebijakan  dengan  baik.  Hal  ini  di  dukung dengan  masa  kerja  responden  yang  cukup lama  maka  responden  lebih  berpengalaman karena  semakin  lama  masa  kerja  semakin tinggi pula tingkat pengalaman kerja
karyawan tersebut dan semakin patuh terhadap kebijakan.

## 3) Metode ( Method )
Tabel 4 Distribusi Frekuensi metode dalam pengembalian berkas rekam medis dari ruang rawat inap ke bagian rekam medis
RS Moh Natsir No Metode f % 1 Baik 21 46,7 2 Kurang Baik 24 53,3 Jumlah 45 100
Berdasarkan  tabel  4  hasil  penelitian yang telah dilakukan terhadap 45 responden di jelaskan  bahwa  21  orang  responden  dengan presentase  (46,7%)  memiliki  metode  yang baik  dan  24  orang  responden  dengan presentase  (53,3%)  memiliki  metode  yang Kurang Baik.
Metode  adalah  suatu  tata  cara  yang memperlancar  jalannya  pekerjaan  manajer. Sebuah  metode  dapat  dinyatakan  sebagai penetapan  cara  pelaksanaan  kerja  suatu  kerja dengan  memberikan  berbagai  petimbangan- pertimbangan kepada sasaran, fasilitas- fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha (Harupto 2011).
Teori  di  atas  sejalan  dengan  hasil Penelitian  yang  dilakukan  pada  tahun  2017 oleh  Chindy  Audhika  Zura  mahasiswa administrasi rumah sakit, Universitas Muhammadiyah Sumatra Barat, menunjukkan bahwa  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  inap  merupakan  masalah yang  sering  terjadi  di  rumah  sakit.  Faktor penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  inap  karena Method
(metode)  kurangnya job  description sehingga terjadi  saling  lempar  tugas  antara  perawat dalam pengembalian berkas rekam medis.
Berdasarkan  teori  dan  hasil  penelitian, peneliti  berasumsi  bahwa  metode  di  rumah sakit  daerah  Mohammad  Natsir  Kurang  Baik karena  sehingga  terjadi  saling  lempar  tugas antara  perawat  dalam  pengembalian  berkas rekam  medis  dan  tidak  ada  kejelasan mengenai job description .
4) Keterlambatan Tabel 5
Distribusi Frekuensi Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari
ruang rawat inap ke bagian rekam medis RS Moh Natsir No Keterlambatan f % 1 Terlambat 24 53,3 2 Tidak Terlambat 21 46,7 Jumlah 45 100
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan  terhadap  45  responden  di  jelaskan bahwa 24 orang responden dengan  presentase (53,3%)  pengembalian  berkas  rekam  medis terlambat  dan  21  orang  responden  dengan presentase  (46,7%)  pengembalian  berkas rekam medis tidak terlambat.
Berkas  rekam  medis  pasien  harus segera  dikembalikan  ke  Unit  Rekam  Medis paling  lambat  2  x  24  jam  setelah  pasien pulang,  dimana  pengembalian  yang  terlambat akan  mengakibatkan  pengelolaan  data  tidak lancar  sehingga  pelaporan  rumah  sakit  akan terlambat,  apabila  rekam  medis  dibutuhkan sewaktu-waktu  akan  sulit  mencarinya  karena status  pasien  tersebut  belum  kembali  dari ruangan benar (Maimunah, 2008).
Berdasarkan  hasil  penelitian,  peneliti berasumsi  bahwa  pengembalian  berkas  rekam medis    di  rumah  sakit  daerah  Mohammad Natsir Terlambat. Hal ini terjadi karena faktor SDM,  kebijakan,  dan  metode  di  rumah  sakit
yang kurang baik, sehingga terjadi penumpukan  berkas  rekam  medis  pasien  di instalasi  rawat  inap  dan  belum  di  kembalikan ke instalasi Rekam Medis.

## KESIMPULAN
Lebih dari setengah responden memiliki SDM  kurang  baik,  lebih  dari  setengah responden  memiliki  kebijakan  yang  baik, lebih  dari  setengah  responden  dengan  metode kurang  baik  dan  lebih  dari  separo  terjadi keterlambatan  berkas.  Untuk itu  Sebaiknya  di setiap  instalasi  rawat  inap  ada  petugas  rekam medis yang bertugas khusus mengelola berkas rekam medis agar tidak terjadi lagi keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam medis ke instalasi rawat inap.

## DAFTAR PUSTAKA
Audhika  zura,  Chindy.  (2017). Faktor keterlambatan pengembalian Berkas Rekam  Medis  Ruang  Rawat  Inap  di Rumah  Sakit  Ibnu  Sina  Padang  panjang (KTI).  Program  studi  D3  Administrasi Rumah Sakit UMSB, Bukittinggi.
DepKes,  R.I  (2006). Pedoman  Pengolahan rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II, DIRJEN YANMED. Jakarta. DepKes,  R.I  (2008). Prosedur  pengembalian berkas rekam medis rawat inap Revisi I, Jakarta.
Harupto.  (2011). Jurnal  Job  Description Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis Rawat  Inap  Di  Rumah  Sakit  Umum Semarang.
Hatta,  G.R.  (2011). Pedoman  Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta : Universitas Indonesia.
Herisa,  Dyas  Candra.  (2017).  Analisis Kelengkapan  Rekam  Medis  Rawat  Inap Di  Rumah  Sakit  Umum  Rizki  Amalia Kulon  Progo  Yogyakarta  Tahun  2017 (KTI). Perekam  Medis  dan  Informasi
Kesehatan  Stikes  Jenderal  Achmad  Yani Yogyakarta
Herlambang,  (2016). Manajemen  Pelayanan Kesehatan Rumah Sakit .        Yogyakarta: Gosyen Publishing.
Huffman, Edna K (1999). Health Information Manajemen, Physicians Record
Company , Edisi 10, Illinios: Berwyn.
Koesindratmono,    Ferry.,  Septarini,  B.G., (2011). Hubungan masa kerja dengan perbedaan psikologis pada karyawan PT.
Perkebunan Nusantara X (persero).[ Jurnal Ilmiah] Jurnal Psikologi, Universitas Airlangga . Surabaya Maimunah,  (2008).  Hubungan  Kelengkapan Pengisian Rekam Medis dengan Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap  Di rumah  Sakit  Pekanbaru  Medical  Center. Karya  Tulis  ilmiah  Tidak  diterbitkan.
Program Studi D3 RMIK , Semarang.
Maria,  Fransiska  Lero,  Agus  Perry  Kusuma. (2011).  Jurnal Tinjauan  faktor-  faktor penyebab  keterlambatan  DRM  pasien BPJS  dari  bangsal  rawat  inap  ke assembling.
Nurhaidah, dkk (2016). Faktor yang menjadikan  penyebab  ketidaklengkapan pengisian  berkas  rekam  medis  (KTI).
Program sutudi S1 Kesehatan Masyarakat fakultas kesehatan Universitas Surakarta. Nurwahyu Utomo,  Arfian Eka.(2016). Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Kelengkapan Resume MedisPasien Rawat Inap  di  Rumah  Sakit  Umum    Dr.
SoegiriLamongan. https://ejurnal.esaungg
ul.ac.id/index.php/Inohim/article/downloa d/1931/1724 PERMENKES RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang  Rekam Medis. PERMENKES RI Nomor 340/MenKes/PER/III/2010 tentang klasifikasi rumah sakit. Rustiyanto,  (2009). Etika  Profesi  Perekam Medis Informatika Kesehatan. Yogyakarta : Graha Ilmu. Sugiyono.    (2017). Metode  Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D.

## Bandung : Alfabeta, CV
Undang  –  Undang  Nomor  44  Tahun  2009 Tentang Rumah Sakit Upin  Nofiatun.  (2016). Tinjauan  Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis  Rawat  Inap  Di  Rumah  Sakit Bethesda  Yogyakarta  Periode  Bulan Januari  Sampai  Dengan  Maret  2016.
Perekam  dan  Informasi  Kesehatan, STIKES Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta