## IMPLEMENTASI PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG KEARSIPAN PADA LEMBAGA LAYANAN PENDIDIKAN TINGGI WILAYAH II
Sunarto Dosen Tetap STIA Satya Negara Email: sunarto1974@gmail.com

## ABSTRACT
Filing  is  a  very  important  part  of  office  work.  Accurate  written  information  must  be  available when  necessary  so  that  the  office  can  provide  effective  services.  Archives  are  needed  in administration because archives are the center of memory for every activity in an office. Without archives, it is impossible for an archivist to remember all records and documents completely. The data analysis technique in this study uses inductive logic. The analysis will move from something specific or specific, namely those obtained in the field, towards a finding that is general in nature and can draw a conclusion. The results show that the implementation of the Republic of Indonesia Government  Regulation  Number  28  of  2012  concerning  Archives  at  the  Region  II  Higher Education  Service  Institution  has  not  been  carried  out  properly,  the  archives  are  still  partially stored, this is due to insufficient human resources and a special archive room is not yet available.
Keywords: Implementation and Archives

## ABSTRAK
Kearsipan  merupakan  bagian  pekerjaan  kantor  yang  sangat penting.  Informasi  tertulis  yang  tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif, Kearsipan sangat  dibutuhkan  dalam  pelaksanaan  administrasi  karena  arsip  merupakan  pusat  ingatan  bagi setiap  kegiatan  dalam  suatu  kantor.  Tanpa  arsip  tidak  mungkin  seorang  petugas  arsip  dapat mengingat  semua  catatan  dan  dokumen  secara  lengkap.  Teknik  analisa  data  pada  penelitian  ini menggunakan logika induktif.  Analisis akan  bergerak  dari  sesuatu hal  yang  khusus atau  spesifik, yaitu  yang  diperoleh  di  lapangan,  ke  arah  suatu  temuan  yang  bersifat  umum  dan  dapat  menarik suatu    kesimpulan.  Hasil    penelitian    menunjukkan    bahwa    Implementasi  Peraturan  Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Kearsipan Pada Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi  Wilayah  II  belum  terlaksana  dengan  baik,  arsip  masih  disimpan  perbagian  hal  ini disebabkan  sumber  daya  manusia  yang  ada  belum  mencukupi  dan  ruangan  khusus  arsip  belum tersedia.
Kata Kunci: Implementasi dan Kearsipan
PENDAHULUAN
Kearsipan  merupakan  bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus  tersedia  apabila  diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan  yang  efektif,  Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip  merupakan  pusat  ingatan  bagi
setiap  kegiatan  dalam  suatu  kantor. Tanpa  arsip  tidak  mungkin  seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor
kemungkinan  dipengeruhi  pula  oleh pegawai  yang  bekerja  pada  unit kearsipan,  sarana  atau  fasilitas  yang dipergunakan dalam membantu
pengelolaan  arsip  dan  dana  yang tersedia  untuk  pemeliharaan  arsip tersebut.
Keperluan  akan  pengelolaan arsip  yang  baik  dan  benar  sangat diharapkan  oleh  organisasi  dalam menunjang  efektivitas  kerja  dan kelancaran  adminitrasi  perkantoran,
Pengelolaan  arsip  akan  di  rasakan bermanfaat  oleh  organisasi  untuk menjadi bahan rujukan dalam pengambilan kebijakan-kebijakan strategis  perusahaan  atau  instansi dengan  meperhatikan  data-data  yang tersimpan. Administrasi kearsipan memegang  peranan  penting  dalam suatu  organisasi,  manajemen  dan administrasi,  arsip  merupakan  suatu ingatan  dalam  setiap  kegiatan,  tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat  segala  dokumen  catatan yang  begitu  kompleks.  Oleh  sebab itu,  pengelolaan  kearsipan  selalu dikaitkan dengan surat, wakat, record, dan dokumen lainya.
Fungsi  arsip  sebagai  ingatan,
pusat  informasi  dan  seumber  sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat mempelancar  seluruh  kegiatan  dan proses pekerjaan kantor yang berhasil  guna  dan  berdaya  guna. Dalamhal  ini  unit  kearsipan  harus senantiasa  siap  untuk  memberikan pelayanan  informasi  yang  akurat dalam memecahkan masalah administrasi  pada  umumnya  dan dalam  manajemen  kersipan  pada khususnya.
Namun  pada  kenyataannya, sebagaian  pegawai  masaih  enggan untuk  menerima  tugas  –  tugas kearsipan mereka memandang bahwa unit  kearsipan  pada  setiap  kantor adalah  tempat  yang  membosankan. Adanya  pandangan  yang  seperti  ini menunjukan  bahwa  pegawai  kurang menyadari akan pentingnya pengelolaaan  asrip  dalam  suatu
kantor  dalam  menunjang  efektifitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran  seperti inilah  yang  harus  dihindari  dan sebaiknya  ditanamkan  rasa  cinta terhadap  arsip  sehingga  manusia sebagai faktor penentu dalam kearsipan  yang  berdaya  guna  dan berhasil  guna  dapat  tercapai  dengan baik.
Keperluan  akan  pengelolaan arsip  yang  baik  dan  benar  sangat diharapkan  oleh  organisasi  dalam menunjang  efektivitas  kerja  dan kelancaran administrasi perkantoraan, pengelolaan arsip akan di rasakan bermanfaat oleh organisasi  untuk  menjadi  bahan rujukan dalam pengambilan kebijakan-kebijakan strategis perusahaan  atau  instansi  dengan memperhatikan data-data yang tersimpan. Setiap  instansi  pemerintah mempunyai sistem kearsipan tersendiri  baik  itu  azas  sentralisasi, azas  desentralisasi,  maupun  azas campuran. Akan tetapi banyak kantor-kantor  yang  menggunakan sistem  kearsipan  desentralisasi  yang artinya  setiap  bagian  dalam  instansi pemerintah  memilik  arsip  sendiri. Misalnya bagian kepegawaian. Begitu  juga  di  bagian-bagian  lain, hal ini di karenakan apabila pimpinan  membutuhkan  suatu  arsip, misalnya  yang  berhubungan  dengan kepegawaian makan akan mudah dan eapat  untuk  menemukannya  atau lebih efektif dan efesien. Tetapi pada juga instansi pemerintah yang menggunakan system kearsipan.

## LANDASAN TEORI
Ada beberapa teori yang digunakan penulis adalah A. Pengertian Implementasi Implementasi adalah pelaksanaan  atau  penerapan,  dalam
kamus  Besar  Bahasa  Indonesia (KBBI),    dan  pengertian  secara umum, Implementasi adalah tindakan atau    pelaksanaan  dari  sebuah rencana  yang  telah  disusun  secara matang,  cermat  dan  terperinci,  jadi implementasi  dilakukan  jika  sudah ada  perencanaan  yang  baik  dan matang,  atau  sebuah  rencana  yang telah disusun jauh-jauh hari sebelumnya,  sehingga  sudah  ada kepastian dan kejelasan akan rencana tersebut. Implementasi merupakan penyediaan sarana untuk melaksanakan sesuatu yang menimbulkan  dampak  atau    akibat terhadap sesuatu. Yaitu suatu kegiatan  yang  direncanakan  serta dilaksanakan  dengan  serius    dan mengacu  pada  norma-norma  tertentu untuk  mencapai  tujuan  kegiatan bersama.
B. Pengertian Implementasi menurut para ahli Pendapat Cleaves yang dikutip  (dalam  Wahab  2008;187), yang  secara  tegas  menyebutkan bahwa:  Implementasi  itu  mencakup
“Proses  bergerak  menuju  tujuan kebijakan dengan cara langkah administratif dan politik”. Keberhasilan atau kegagalan implementasi sebagai demikian dapat dievaluasi dari sudut kemampuannya secara  nyata  dalam  meneruskan  atau mengoperasionalkan program- program yang telah dirancang sebelumya.
Menurut Mazmanian dan Sebastiar  (dalam  Wahab, 2008:  68) Implementasi  adalah  pelaksanaan keputusan  kebijakan  dasar,  biasanya dalam bentuk
undang-undang,
namun dapat pula berbentuk
perintah-perintah  atau  keputusan- keputusan  eksekutif  yang  penting atau keputusan badan peradilan.
Menurut  Van  Meter  dan  Van
Horn  (dalam  Wahab, 2008:  65)
Implementasi adalah tindakan-
tindakan  yang  dilakukan  baik  oleh individu-individu/pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah atau  swasta  yang  diarahkan  pada tercapainya  tujuan-tujuan  yang  telah digariskan dalam keputusan kebijakan. Dari  definisi  menurut    para    ahli diatas,  dari  adanya  suatu  kebijakan atau program, untuk mencapai tujuan tersebut maka suatu kebijakan membutuhkan  masukan-  masukan kebijakan,  Masukan  kebijkan  yang umum dipakai untuk mencapai tujuan kebijakan publik adalah berupa anggaran, misalnya Anggaran
Pendapatan  dan  Belanja  Negara APBN  dan  Anggaran  Pendapatan Belanja  Daerah  (APBD)  untuk, membiayai  berbagai  kebijakan  yang dirancang/dirumuskan oleh Pemerintah  pusat,  daerah,  baik  yang di provinsi / kabupaten/kota. Sebaliknya keseluruhan proses implementasi kebijakan dapat
dievaluasi  dengan  cara  mengukur atau  membandingkan  antara  hasil akhir  dari  program-program  tersebut dengan tujuan-tujuan kebijakan.
Dengan demikian, proses dari implementasi  baru  akan  dimulai apabila  tujuan-tujuan  dari    kebijakan telah ditetapkan, sarana dan prasarana  pendukung,  sumber  daya manusia  (  pelaku/agen),    serta    alat kontrol    pelaksanaan  kebijakan  telah ditetapkan  dan  dialokasikan  untuk mencapai tujuan, untuk mengimplemetasi  kan      kebijakan yang    telah    ditetapkan,    maka diperlukan adanya tahap-tahap implementasi.
C. Model – Model  Implementasi Kebijakan    Menurut    Para Ahli
1. Teori George C.Edwards III ( dalam  Agustino    (2016:136- 141) Teori    implementasi  kebijakan yang berperspektif top-down dikembangkan oleh George C. Edward  III.  Edward  III  menamakan model implementasi kebijakan publiknya  dengan  istilah Direct  and Indirect  Impact  on  Implementation . Dalam pendekatan yang diteoremakan oleh Edward III, terdapat  empat  variabel  yang  sangat menentukan keberhasilan implementasi  suatu  kebijakan,  yaitu: (i) komunikasi; (ii) sumber daya; (iii) disposisi; dan (iv) struktur birokrasi. Variabel pertama yang mempengaruhi keberhasilan implementasi suatu kebijakan, menurut Edward III, adalah komunikasi. Komunikasi, menurutnya, sangat menentukan keberhasilan  pencapaian  tujuan  dari implementasi kebijakan publik. Implementasi  yang  efektif  terjadi apabila  para  pembuat  keputusan sudah  mengetahui  apa  yang  akan mereka  kerjakan.  Pengetahuan  atas apa yang akan mereka kerjakan dapat berjalan  bila  komunikasi  berjalan dengan baik sehingga setiap keputusan  kebijakan  dan  peraturan implementasi  harus  ditransmisikan
(atau dikomunikasikan) kepada bagian  personalia  yang  tepat.  Selain itu,  kebijakan  yang  dikomunikasikan pun harus tepat, akurat, dan konsisten. Komunikasi (atau pentransmisian informasi) diperlukan agar  para  pembuat  keputusan  di  dan para  implementor  akan  semakin konsisten dalam melaksanakan setiap kebijakan  yang  akan  diterapkan dalam masyarakat.
Terdapat  3  (tiga)  indikator  yang dapat dipakai (atau digunakan) dalam mengukur keberhasilan variabel komunikasi tersebut di atas, yaitu: a. Transmisi; penyaluran komunikasi  yang  baik  akan dapat menghasilkan suatu implementasi  yang  baik  pula. Seringkali  yang  terjadi  dalam penyaluran  komunikasi  adalah adanya salah pengertian (miskomunikasi), hal ini disebabkan  karena  komunikasi telah melalui beberapa tingkatan  birokrasi  sehingga apa  yang diharapkan terdistorsi di tengah jalan.
b. Kejelasan;  komunikasi  yang diterima  oleh  para  pelaksana kebijakan ( street-level- bureuacrats ) haruslah jelas dan tidak  membingungkan  (tidak ambigu).  Ketidakjelasan  pesan kebijakan tidak selalu menghalangi implementasi, pada  tataran  tertentu,  namun para  pelaksana  membutuhkan kejelasan informasi dalam melaksanakan  kebijakan  agar tujuan  yang  hendak  dicapai dapat  diraih  sesuai  konten kebijakan.
c. Konsistensi; perintah yang
diberikan  dalam  pelaksanaan suatu komunikasi haruslah konsisten  (untuk  diterapkan dan dijalankan). Ini karena  jika perintah  yang  diberikan  sering berubah-ubah, maka dapat menimbulkan kebingungan bagi pelaksana di lapangan. d. Variabel kedua yang mempengaruhi keberhasilan implementasi  suatu  kebijakan  adalah sumber daya. Sumber daya merupakan  hal  penting  lainnya, menurut  George  C.  Edward  III, dalam mengimplementasikan
kebijakan.  Indikator  sumber-sumber daya  terdiri  dari  beberapa  elemen, yaitu:
a. Staf; sumber daya utama dalam implementasi  kebijakan  adalah staf  atau  sumber  daya  manusia (SDM).  Kegagalan  yang  sering terjadi dalam implementasi kebijakan salah satunya disebabkan  oleh  karena  staf yang tidak mencukupi, memadai, ataupun tidak kompeten di bidangnya. Penambahan  jumlah  staf  atau implementor saja tidak mencukupi,  tetapi  diperlukan pula  kecukupan  staf  dengan keahlian serta kemampuan yang diperlukan (kompeten dan kapabilitas) dalam mengimplementasikan kebijakan  atau  melaksanakan tugas  yang  diinginkan  oleh kebijakan itu sendiri.
b. Informasi;  dalam  implementasi kebijakan,
informasi mempunyai  dua  bentuk  yaitu: (i) informasi yang berhubungan dengan cara melaksanakan kebijakan.  Implementor  harus mengetahui  apa  yang  harus mereka  lakukan  di  saat  mereka diberi perintah untuk melakukan  tindakan.  Dan  (ii) informasi mengenai data kepatuhan  dari  para  pelaksana terhadap peraturan dan regulasi pemerintah yang telah ditetapkan.  Implementor  harus mengetahui  apakah  orang  lain yang terlibat di dalam pelaksanaan  kebijakan  tersebut patuh terhadap hukum.
c. Wewenang;  pada  umumnya kewenangan harus bersifat formal  agar  perintah  dapat dilaksanakan. Kewenangan merupakan otoritas atau legitimasi  bagi  para  pelaksana
dalam-melaksanakan  kebijakan yang  ditetapkan  secara  politik.
Ketika  wewenang  itu  nihil, maka kekuatan para implementor  di  mata  publik tidak  terlegitimasi,  sehingga dapat  menggagalkan  proses implementasi kebijakan.
Tetapi,  dalam  konteks  yang lain,  ketika  wewenang  formal tersebut  ada,  maka  sering terjadi kesalahan dalam melihat efektivitas kewenangan. Di satu pihak,  efektivitas  kewenangan diperlukan  dalam  pelaksanaan implementasi  kebijakan;  tetapi di  sisi  lain,  efektifitas  akan menyurut  manakala  wewenang diselewengkan oleh para pelaksana demi kepentingannya sendiri  atau  demi  kepentingan kelompoknya.
d. Fasilitas;  fasilitas  fisik  juga merupakan faktor penting
dalam  implementasi  kebijakan. lmplementor mungkin memiliki staf  yang  mencukupi,  mengerti apa  yang  harus  dilakukannya, dan  memiliki  wewenang  untuk melaksanakan  tugasnya,  tetapi tanpa adanya fasilitas pendukung (sarana dan prasarana)  maka  implementasi kebijakan  tersebut  tidak  akan berhasil. Variabel ketiga yang
mempengaruhi  tingkat  keberhasilan implementasi  kebijakan  publik,  bagi George  C.  Edward  III,  adalah disposisi.  Disposisi  atau  ‘sikap  dari pelaksana  kebijakan’  adalah  faktor penting  ketiga  dalam  pendekatan mengenai pelaksanaan suatu kebijakan  publik.  Jika  pelaksanaan suatu  kebijakan  ingin  efektif,  maka para pelaksana kebijakan tidak hanya harus  mengetahui  apa  yang  akan dilakukan  tetapi  juga  harus  memiliki
kemampuan untuk melaksanakannya,
sehingga  dalam  praktiknya  tidak terjadi bias. Hal-hal penting yang perlu dicermati  pada  variabel  disposisi, menurut Edward III, adalah: a. Efek  Disposisi;  disposisi  atau sikap  para  pelaksana  akan menimbulkan hambatan- hambatan  yang  nyata  terhadap implementasi  kebijakan  bila personil yang ada tidak melaksanakan kebijakan- kebijakan yang diinginkan oleh pejabatpejabat tinggi. Oleh karena itu,  pemilihan  dan pengangkatan personil pelaksana  kebijakan  haruslah orang-orang yang memiliki dedikasi  pada  kebijakan  yang telah  ditetapkan;  lebih  khusus lagi pada kepentingan warga.
b. Melakukan Pengaturan Birokrsi ( stffing the bureaucracy ); dalam  konteks  ini  Edward  III mensyaratkan bahwa implementasi  kebijakan  harus dilihat juga dalam halpengaturan  birokrasi.  Ini merujuk  pada  penunjukan  dan pengangkatan staf dalam birokrasi  yang  sesuai  dengan kemampuan,  kapabilitas,  dan kompetensinya. Selain itu, pengaturan birokrasi juga bermuara  pada  ‘pembentukan’ sistem  pelayanan  publik  yang optimal, penilaian personil dalam  bekerja,  hingga  metode bypassing personil c. Insentif; Edward III menyatakan  bahwa  salah  satu teknik  yang  disarankan  untuk mengatasi masalah kecenderungan  para  pelaksana adalah  dengan  memanipulasi insentif.  Pada  umumnya  orang bertindak  menurut  kepentingan mereka sendiri, maka
memanipulasi insentif oleh para pembuat kebijakan mempengaruhi  tindakan  para pelaksana  kebijakan.  Dengan cara  menambah  keuntungan atau  biaya  tertentu  mungkin akan  menjadi  faktor pendorong yang  membuat  para  pelaksana kebijakan melaksanakan perintah  dengan  baik.  Hal  ini dilakukan sebagai upaya memenuhi  kepentingan  pribadi ( self interest ) atau organisasi.
Variabel keempat , menurut George C. Edward III, yang mempengaruhi  tingkat  keberhasilan implementasi kebijakan publik adalah  struktur  birokrasi.  Walaupun sumber-sumber daya untuk melaksanakan suatu kebijakan tersedia, atau para pelaksana kebijakan  mengetahui  apa  yang seharusnya dilakukan, dan mempunyai keinginan untuk melaksanakan suatu kebijakan, kemungkinan kebijakan tersebut tidak dapat terlaksana atau terealisasi karena  terdapat  kelemahan  dalam struktur  birokrasi.  Kebijakan  yang begitu  kompleks  menuntut  adanya kerjasama  banyak  orang,  ketika struktur birokrasi tidak kondusif pada kebijakan yang tersedia, maka hal ini akan  menyebabkan  sumber-sumber daya  menjadi  tidak  efektif  dan  tidak termotivasi  sehingga  menghambat jalannya kebijakan. Birokrasi sebagai pelaksana  sebuah  kebijakan  harus dapat  mendukung  kebijakan  yang telah diputuskan secara politik dengan  jalan  melakukan  koordinasi dengan baik. Dua karakteristik, menurut Edward III, yang dapat mendongkrak kinerja struktur birokrasi atau
organisasi  ke  arah  yang  lebih  baik adalah:
a. Membuat Standar  Operating Procedures (SOPs)  yang  lebih fleksibel;  SOPs  adalah  suatu prosedur atau aktivitas terencana rutin yang memungkinkan  para  pegawai (atau pelaksana kebijakan seperti  aparatur,  administratur, atau birokrat) untuk melaksanakan kegiatan- kegiatannya pada setiap harinya  ( days-todays  politics ) sesuai  dengan  standar  yang telah  ditetapkan  (atau  standar minimum yang dibutuhkan warga).
b. Melaksanakan fragmentasi,
tujuannya untuk menyebar tanggungjawab pelbagai aktivitas, kegiatan, atau program  pada  beberapa  unit kerja yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Dengan terfragmentasinya struktur birokrasi, maka implementasi akan lebih efektif karena dilaksanakan oleh organisasi  yang  kompeten  dan kapabel. D. Jenis-Jenis Arsip
Sugiarto (2005:10) berpendapat  bahwa  ada  8  (delapan) jenis  arsip  yang  mempunyai  fungsi yang berbeda-beda. Adapun 8
(delapan)  jenis  arsip  tersebut  antara lain: 1. Arsip menurut subyek atau isinya Arsip  menurut  subyek  atau isinya  merupakan  arsip  yang dikelompokkan  berdasarkan  isi atau  subjek  dari  surat  yang disimpan.  Contoh  arsip  ini adalah  riwayat  hidup  pegawai,
laporan keuangan, surat penawaran,  daftar  hadir  siswa, dll.
2. Arsip  menurut bentuk dan wujud fisik Arsip  menurut  bentuk  dan wujud  fisik  merupakan  arsip yang dikelompokkan
berdasarkan  fisik dari surat atau fisik  lainnya  dari  arsip  itu sendiri.  Contoh  dari  arsip  ini adalah  surat,  pita  rekaman, mikrofilm,  disket,  compact  disk (CD), dll.
3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya Arsip menurut nilai atau kegunaannya  merupakan  arsip yang  mempunyai  nilai  atau kegunaannya.  Contoh  dari  arsip ini  adalah  undangan,  surat keputusan, akte pendirian perusahaan, dll. 4. Arsip menurut sifat kepentingannya Arsip menurut sifat kepentingannya merupakan arsip  yang  mempunyai  sifat kepentingan  atau  urgensi  baik berupa  vital,  penting,  berguna sampai  tidak  berguna.  Contoh dari  arsip  ini  adalah  surat undangan, akte pendirian perusahaan, daftar gaji, dll. 5. Arsip menurut fungsinya Arsip menurut fungsinya didasarkan  menjadi  dua  yaitu arsip dinamis yang sering digunakan  sehari-hari  dan  arsip statis  yang  tidak  digunakan sehari-hari  dan  arsip  statis  yang tidak digunakan lagi sehari-hari.
6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya Arsip  menurut  tempat  atau tingkat pengelolaannya
merupakan  pengelolaan  atau tempat  yang  akan  menyimpan arsip  misalnya  arsip  pusat  yang biasa disebut dengan sentralisasi atau  arsip  unit  yang  biasa disebut  dengan  desentralisasi atau  berada  di  unit-unit  setiap organisasi.
7. Arsip menurut keasliannya Arsip menurut keasliannya merupakan  arsip  asli  yang langsung dibuat dengan hentakan  mesin  tik  atau  disebut dengan  dokumen  utama  yang benar-benar  memiliki  keaslian yang tinggi.
8. Arsip menurut kekuatan hukum Arsip  menurut  kekuatan  hukum merupakan  arsip  yang  dilihat dari  bukti  keasliannya.  Arsip yang  memiliki  nilai keasliannya yaitu  arsip  yang  mempunyai tanda  tangan  asli  dari  atasan atua  pimpinan  suatu  organisasi sebagai  bukti  sahnya  arsip tersebut.
E. Peralatan  dan  Perlengkapan
Arsip Seperti dikatakan oleh Sugiarto  (2015:16)  bahwa  terdapat berbagai jenis peralatan dan perlengkapan  arsip  yang  digunakan dalam  proses  kearsipan.  Peralatan dan  perlengkapan  yang  digunakan tergantung  kepada  kebutuhan  setiap organisasi  pada  saat  mengarsipkan. Adapun  perlatan  dan  perlengkapan yang digunakan antara lain:
a. Peralatan arsip
Peralatan arsip sering digunakan untuk  menyimpan  arsip  dalam jumlah  yang  banyak.  Peralatan dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) jenis yaitu Alat penyimpanan tegak seperti lemari arsip. Lemari arsip dapat berupa  2  laci,  3  laci,  4  laci,  5 laci dan 6 laci yang mempunyai kegunaan sebagai tempat gantungan folder. Alat penyimpanan menyamping merupakan  alat  yang  sama seperti  alat  penyimpanan  tegak namun bedanya diletakkan menyamping  bukan  tegak.  Alat ini  biasa  disebut  dengan  file
lateral.  Alat  penyimpanan  berat merupakan alat yang mempunyai  fugnsi  menyimpan arsip  lebih  banyak  dan  dapat digerakkan kedepan atau kebelakagn  dan  sering  disebut dengan Roll O-pack. b. Perlengkapan arsip
Penyimpanan  arsip  tidak  hanya membutuhkan  peralatan  namun juga  memerlukan  perlengkapan yang dapat mendukung penyimpanan arsip. Perlengkapan  arsip  yang  sering digunakan  antara  lain  Map  atau folder  merupakan  tempat  yang berfungsi  sebagai  menyimpan arsip  seperti  map  jepit,  bantex, dll.  Map  berfugnsi  sebagai tempat menyimpan arsip sesuati dengan  subjek  atau  perihal surat.  Pembatas  atau  guide merupakan  penunjuk  sekaligus tempat  berkas-berkas  disimpan dan  pemisah  antara  berkas- berkas.
Sedarmayanti (2008:110) menambahkan  dalam  arsip  dapat diselenggarakan dengan menggunakan: 1. Buku agenda
2. Pencatatan surat  masuk dan surat keluar  dapat  dipisahkan  dengan menggunakan  buku  agenda  surat masuk  dan  buku  agenda  surat keluar,  yang  biasanya  dibedakan pula tahunnya.
3. Kartu kendali
4. Kartu  kendali  adalah  helai  tipis berukuran  10  x  15  cm  berisi kolom-kolom  untuk  mencatat surat  masuk  dan  surat  keluar serta  untuk  mengendalikan  surat tersebut.
F. Peraturan Pemerintah Republik  Indonesia  Nomor 28  Tahun  2012  Tentang Kearsipan Pada Pasal 1 Ayat 1 didefinisikan bahwa Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.. kemudian pada Ayat 2 Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau peristiwa dalam  berbagai  bentuk dan media  sesuai  dengan  perkembangan teknologi  informasi  dan  komunikasi yang  dibuat  dan  diterima  oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
Pada  Pasal  1 Ayat  19 diterangkan  bahwa  Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan  nasional  yang  didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan  sarana,  serta  sumber  daya lainnya. Pengelolaan Arsip Pada Instansi  Pemerintah  diatur  dalam Peraturan  Pemerintah  Nomor  28 Tahun 2012 pada Pasal 31 dijelaskan bahwa  Pasal  31  Pengelolaan  arsip meliputi kegiatan:
a. Penciptaan arsip;
b. Penggunaan arsip;
c. Pemeliharaan arsip;
d. Penyusutan arsip.
Pasal 32 Penciptaan Arsip
1. Penciptaan  arsip  sebagaimana dimaksud  dalam  Pasal  31  huruf a meliputi kegiatan:
a. pembuatan arsip; dan
b. penerimaan arsip.
2. Pembuatan  dan  penerimaan arsip  sebagaimana  dimaksud pada  ayat  (1)  dilaksanakan
berdasarkan tata naskah dinas,  klasifikasi  arsip,  serta sistem  klasifikasi  keamanan dan akses arsip.
3. Tata  naskah  dinas,  klasifikasi arsip,  serta  sistem  klasifikasi keamanan  dan  akses  arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta  arsip  berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Pasal 33 1. Pembuatan arsip sebagaimana dimaksud  dalam  Pasal  32 ayat  (1)  huruf  a  harus diregistrasi.
2. Arsip  yang  sudah  diregistrasi didistribusikan  kepada  pihak yang  berhak  secara  cepat  dan tepat  waktu,  lengkap,  serta
aman. 3. Pendistribusian arsip sebagaimana  dimaksud  pada ayat (2) diikuti dengan tindakan pengendalian. Pasal 34 1. Penerimaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal  32  ayat  (1)  huruf  b dianggap sah setelah diterima oleh  petugas  atau  pihak  yang berhak menerima. 2. Penerimaan arsip
sebagaimana  dimaksud  pada ayat  (1)  harus  diregistrasi oleh pihak yang menerima. 3. Arsip yang diterima sebagaimana  dimaksud  pada ayat (2) didistribusikan kepada  unit  pengolah  diikuti dengan tindakan pengendalian. Pasal 35 1. Kegiatan  registrasi  dalam pembuatan  dan  penerimaan arsip harus didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan.
2. Unit  pengolah  dan  unit kearsipan wajib memelihara dan menyimpan dokumentasi pembuatan  dan  penerimaan arsip. Pasal 36 1. Pembuatan  dan  penerimaan  arsip harus dijaga autentisitasnya berdasarkan tata naskah dinas.
2. Unit  pengolah  bertanggung  jawab terhadap  autentisitas  arsip  yang diciptakan.
Paragraf 3 Penggunaan Arsip Dinamis Pasal 37 1. Penggunaan  arsip  dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat. 2. Ketersediaan  dan  autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
3. Pimpinan unit pengolah bertanggung  jawab  terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian  arsip  vital,  dan arsip aktif
4. Pimpinan unit kearsipan bertanggung  jawab  terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian  arsip  inaktif  untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan
publik.
5. Akses,  arsip  dinamis  dapat dilakukan alih media.

## HASIL PENELITIAN
Pengelolaan arsip dalam penelitian  ini  lebih  ditekankan  pada pengelolaan arsip dinamis yaitu suatu proses  atau  kegiatan  dalam  suatu organisasi  dalam  pencapaian  tujuan dengan  menggunakan  sumber  daya yang  ada,  dimulai  dari  kegiatan penerimaan, pencatatan,
penyimpanan, peminjaman arsip yang  bernilai  guna  bagi  organisasi, hingga  penyusutan  sampai  dengan kegiatan  pemusnahan  arsip  yang tidak  memiliki  nilai  guna  lagi. Dengan  kata  lain,  pengelolaan  arsip dalam  penelitian  ini  lebih  berfokus pada  daur  hidup  arsip,  yaitu  dimulai dari peneriman, pemanfaatan, penyimpanan,  penemuan  kembali arsip dan disposisiakhir untuk menentukana  masa  simpan  arsip apakah  arsip  dilestarikan  karena mempunyai  nilai  dimusnakan  karena sudah tidak memiliki nilai guna Ada dua konsep yang digunakan  dalam  penelitian  ini  yaitu Implementasi  dan  manajemen  arsip yang bersumber dari Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor  28  Tahun  2012  Tentang Kearsipan.
1. Implementasi
Menganalisa  konsep  pertama penulis  menggunakan  teori  Edward III  yaitu  Komunikasi,  Komunikasi berkaitan dengan bagaimana kebijakan dikomunikasikan pada
organisasi  atau  public.  Sumber  Daya Manusia  (SDM)  yaitu  ketersediaan sumber  daya  kebijakan.  Disposisi yaitu  sikap  dan  respon  dari  pihak yang  terlibat.  Stuktur  birokrasi  yaitu bagaimana struktur organisasi pelaksana kebijakan. a. Komunikasi Menurut  Edward  III  dalam Widodo (2010:97), komunikasi diartikan sebagai “proses penyampaian  informasi  komunikator kepada komunikan” Komunikasi berkaitan dengan bagaimana kebijakan dikomunikasikan  pada  organisasi atau  publik.  cara  mensosialisasikan Peraturan, pegawai di bagian
Kasubag  Umum  dan  Kepegawaian melakukan komunikasi secara
langsung kepada petugas yang
mengurus kerasipan untuk menjalankan penataan kearsipan. Kemudian dilanjutkan dengan melakukan komunikasi antar pegawai  yang  satu  dengan  pegawai yang  lain  dan  sesuai  dengan  koridor serta  tidak  ada  kecangungan  yang terjadi  diantara  mereka”.  (Selasa,  5 Mei 2020). Berdasarkan Observasi, belum  ditemukan  adanya  himbauan khusus  maupun  pelatihan  khusus penataan  kearsipan  yang  dilakukan untuk Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Kearsipan Di LLDIKTI Wilaah II. b. Sumber Daya Manusia
Sumberdaya manusia merupakan  salah  satu  variabel  yang mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan  kebijakan.  Edward  III dalam Widodo (2010:98)
Berdasarkan  hasil  penelitian dapat  di  interpretasikan    bahan sumber  daya  yang  ada  di  LLDIKTI Wilayah  II,  belum  memadai  sebab ruang  penyimpanan  arsip  belum  rapi dan  sarana  seperti  lemari  tempat penyimpanan  arsip  belum  memadai serta  belum  adanya  pegawai  khusus kearsipan.
c. Disposisi
Menurut  Edward  III  dalam Widodo (2010:104) dikatakan sebagai  “kemauan,  keinginan  dan kecenderungan para perlaku kebijakan untuk melaksanakan kebijakan tadi secara sungguh sungguh  sehingga  apa  yang  menjadi tujuan kebijakan dapat diwujudkan” Disposisi  adalah  aspek  yang berkaitan dengan sikap dan dukungan  para  pelaksana  terhadap program  atau  kebijakan.  Sikap  dan dukungan  sangat  penting  dalam proses implementasi, karena
kesamaan  pandangan  terhadap  apa yang dikerjakan bersama akan mempermudah pencapaian tujuan.
Berdasarkan  hasil  penelitian diatas,  secara  garis  besar  disposisi yang  ada  di    LLDIKTI  Wilayah  II terlaksana dengan baik sesuai dengan tata urutan dan struktur yang berlaku, serta  mematuhi  aturan-aturan  yang ada  dan  semua  pegawai  menerima dan  mematuhi  ketentuan  peraturan yang  ada  mereka  dengan  sadar  dan tanpa paksaan dari manapun menerima  aturan  tentang  kearsipan, kemudian  semua  pegawai  juga  sadar bahwa  salah  satu  faktor  yang mempengaruhi efektifitas implementasi  kebijakan  adalah  sikap atau  disposisi  implementor,  jika implemetor  setuju  dengan  bagian- bagian  isi  dari  kebijakan  maka mereka  akan  melaksanakan  dengan senang  hati  tetapi  jika  pandangan mereka  berbeda  dengan  pembuat kebijakan  maka  proses  implementasi akan mengalami banyak masalah.

## d. Struktur Birokrasi
Struktur  birokrasi  memiliki pengaruh  yang  signifikan  terhadap implementasi  kebijakan.  Struktur birokrasi berkaitan dengan kesesuaian  organisasi  birokrasi  yang menjadi pelaksana implementasi kebijakan publik. menyatakan Struktur  Birokrasi  dilakukan  dengan melihat  kinerja  pegawai  kemudian disampaikan  struktur  tersebut  pada pertemuan seperti rapat dan sosialisasi  dengan  pegawai  ASN tersebut. (Selasa, 5 Mei 2020).

## 2. Manajemen Arsip
Berikut  uraian  hasil  penelitian  dari keempat indikator tersebut
a. Penciptaan Arsip Tahap pertama dalam pengelolaan  arsip  adalah  penciptaan. Yang  dimaksud  dengan  penciptaan
ini adalah penciptaan  form baru bagi organisasi,  baik  form  surat,  form pengaduan  barang,  form  pemesanan barang, atau form lain yang berhubungan dengan aktivitas organisasi. Hasil observasi dan dokumentasi  penulis  bahwa  pada LLDIKTI Wilayah II hanya mempunyai  satu  orang  penata  arsip. Sedangkan  untuk  surat  keluar  hanya ditugaskan satu  orang. Adapun prosedur surat masuk pada LLDIKTI wilayah  II  dapat  dilihat  pada  bagan dibawah ini: Bagan 2
Alur Arsip
Dapat  di  jelaskan  bahwa  setiap dokumen  yang  masuk  akan  dilakukan registrasi  sebelum  disampaikan  kepada pihak  yang  berhak  atau  tujuan  dokumen tersebut.  Dokumen  yang  masuk  harus dilakukan  register  baik  pencatatan tanggal masuk,  nomor  surat  yang  masuk,  unit tujuan  dari  dokumen  tersebut.  Disposisi surat  menggunakan  dua  metode  yaitu manual maupun komputerisasi. Pencatatan tersebut  bertujuan  untuk  kepentingan pengarsipan.  Namun  pada  LLDIKTI Wilayah  II  belum  mempunyai  ruang  arsip sehingga  setiap  dokumen  disimpan  pada bagia-bagian tujuan dari dokumen tersebut.  Hal  ini  disebabkan  masih  belum memadainya  tenaga  khusus  pengarsipan
sebab LLDIKTI Wilayah II hanya memiliki 1 orang tenaga Khusus Arsip
a. Penggunaan Arsip
Tahap  kedua  adalah  pemanfaatan dokumen.  Tahapan  ini  merupakan  tahap implementasi  dari  apa  yang  telah  disusun dan  ditetapkan  ditahap  yang  sebelumnya, yaitu  bagaimana  mengefisienkan  proses retrieval maupun  pendistribusian  arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk  bagaimana  pergerakan  dokumen yang sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya.
Berdasarkan  hasil  penelitian  di atas.  Dapat  di  jelaskan  bahwa  kegiatan pemakaian  arsip  langsung  terhubung kebagian  atau  unit  yang  menyimpan
Pengirim Adinistrasi Persuratan Lembar Disposisi
Lembar Disposisi Kepala LLDIKTI Sekretaris Kabag Kasubag Pegawai Penyimpanan
dokumen  tersebut.  Hal  ini  disebabkan belum adanya ruang arsip khusus.

## b. Pemeliharaan
Berdasarkan  hasil  penelitian  di atas.  Dapat  di  jelaskan  bahwa  setiap  arsip yang  disimpan  akan  dierikan  kode  yang menggabarkan  sifat  dan  jenis  dokumen tersebut.
c. Penyusutan Dari keempat indikator yang digunakan.  Maka  dapat  dijelaskan  bahwa manajemen  setiap  dokumen  yang  masuk akan dilakukan registrasi sebelum disampaikan  kepada  pihak  yang  berhak atau  tujuan  dokumen  tersebut.  Dokumen yang  masuk  harus  dilakukan  register  baik pencatatan  tanggal  masuk,  nomor  surat yang  masuk,  unit  tujuan  dari  dokumen tersebut. Disposisi surat menggunakan dua metode yaitu manual maupun komputerisasi.
Pencatatan
tersebut bertujuan  untuk  kepentingan  pengarsipan. Namun  pada  LLDIKTI  Wilayah  II  belum mempunyai  ruang  arsip  sehingga  setiap dokumen  disimpan  pada  bagia-bagian tujuan  dari  dokumen  tersebut.  Hal  ini disebabkan  masih  belum  memadainya tenaga khusus pengarsipan sebab LLDIKTI  Wilayah  II  hanya  memiliki  1 orang  tenaga  Khusus  Arsip.  Untuk pengunaan arsip dilakuakn dengan meminjam  pada  unit  yang  menyimpan dokumen  terseut.  Sarana  yang  digunakan adalah  illing  cabiet,  lemari,  komputerisasi dan  yang  terakhir  arsip  akan  dilakukan penyusutan  setelah  5  tahun  dengan memperhatikan sifat dari arsip tersebut.
Kearsipanberperanpentingdalamme mbantuterlaksananyatujuanorganisasi, dengan pengelolaan arsip yang baik, maka akan  mempermudah  organisasi  dalam mencapai  tujuan  yang  telah  ditetaapkan. Pengelolaan  bisa  diartikan  manajemen, dalam hal ini handoko menjelaskan bahwa manajemen  yaitu  proses  kegiatan  yang dimulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan  usaha-usaha  para  anggota organisasi dan penggunaan sumber daya  –
sumber  daya  organisasi  lainnya  agar mencapai  tujuan  organisasi  yang  telah ditetapkan  (1997).  Senada  dengan  hal tersebut,  Siagian  menjelaskan  bahwa manajemen  merupakan  kemampuan  atau keterampilan  untuk  memperoleh  suatu hasil  dalam  rangka  pencapaian  tujauan yang  telah  ditetapkan  sebelumnya  dengan menggunakan kegiatan orang lain (2011).
Manajemen Kearsipan adalah
prosese  kearsipan  dari  mulai  perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,
penyusutan  dan  pengawasan  kearsipan sehingga  dapat  mewujudkan  manajemen kearsipan  berjalan  dengan  baik.  Penelitian ini  juga  bagaimana  dalam  pemeliharaan kearsipan  yang  baik  supaya  arsip  terjaga dengan  baik  sampai  arsip  itu  nantinya kembali dibutuhkan.
Pengelolaan  arsip  dalam  penelitian ini  lebih  ditekankan  pada  pengelolaan arsip  dinamis  yaitu  suatu  proses  atau kegiatan  dalam  suatu  organisasi  dalam pencapaian  tujuan  dengan  menggunakan sumber  daya  yang  ada,  dimulai  dari kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan,  peminjaman  arsip  yang bernilai  guna  bagi  organisasi,  hingga penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahan  arsip  yang  tidak  memiliki nilai  guna  lagi.  Dengan  kata  lain, pengelolaan  arsip  dalam  penelitian  ini lebih berfokus pada daur hidup arsip, yaitu dimulai  dari  penerimaan,  pemanfaatan, penyimpanan,  penemuan  kembali  arsip dan  disposisi  a    khir  untuk  menentukana masa simpan arsip apakah arsip dilestarikan karena mempunyai nilai dimusnakan  karena  sudah  tidak  memiliki nilai guna. Untuk lebih memahami tentang pengelolaan arsip sebagai berikut
1. Pengelolaan
arsip adalah penciptaan, yang dimaksud dengan penciptaan  ini  adalah  penciptaan form  baru  bagi  organisasi,  baik form surat, form pengaduan barang,  form  pemesanan  barang, atau  form  lain  yang  berhubungan dengan aktivitas organisasi.
2. Pemanfaatan  dokumen.,  tahapan ini  merupakan  tahap  implementasi dari  apa  yang  telah  disusun  dan ditetapkan ditahap yang sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan  proses retrieval
maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk  bagaimana  pergerakan dokumen yang sangat mempengaruhi  kualitas  informasi yang dikandungnya. 3. Penyimpanan, yaitu  bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah dokumen tersebut dimanfaatkan  oleh  organisasi.  Bila dokumen merupakan dokumen aktid yang frekuensi penggunaanya lebih  dari  12  kali  dalam  setahun, maka  perlu  diberikan  perhatian dalam  pemanfaatannya  meliputi bagaimana  prosedur  penyimpanan, penggunaan peralatan
filing , mapun  tenaga  penyimpanan  agar menjadi efisien.
4. Retrieval, yang lebih menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melancaknya apabila tidak  kembali  dalam  jangka  waktu tertentu.  Organisasi  harus  dapat mengklasifikasikan  dokumen  dan menentukan  lokasi  yang  tepat dalam penyimpannanya, untuk kemudian mamantau peminjamannya  agar  petugas  arsip dapat memastikan keberadaan semua dokumen yang ada.
5. Disposisi, tahap ini berupa
pemeliharaan dokumen yang dianggap  penting  ke  lokasi  yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan  dokumen  bila  dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.

## Pelaksanaan Pengelolaan Arsip
Arsip  harus  dikelola  dengan  baik agar  dapat  berfungsi  dengan  baik  dan membantu memperlancar aktivitas organisasi  sehingga  dapat  mencapai tujuan yang ditetapkan. Suatu pengelolaan  arsip  dapat  mencapai  tujuan apabila didalamnya terdapat unsur perencanaan  ( planning) ,pengorganisasian ( organizing) ,  pelaksanaan  ( actualizing) dan pengontrolan ( controling).
Arsip  pada  dasarnya  terdiri  dari beberapa  macam  fungsi  yaitu  arsip dinamis  aktif,  arsip  dinamis  in  aktif  dan arsip  statis  serta  arsip  vital.  Demikian pula  dalam  pengelolaannya  terdapat 3(tiga)  asas  pengelolaan  yaitu  asas sentralissasi,  desentralisasidan  gabungan antara  sentralisasi  dan  desentralisasi. Adapun  arsip  yang  ada  di  LLDIKTI Wilayah  II  ini  meliputi  arsip  dinamis aktif,  in-aktif  dan  statis,  dan  dalam pengelolaannya menggunakan asas gabungan  sentralisasi  dan  desentralisasi, yakni arsip dikelola di bagian Tata Usaha dan  di  bagian  yang  dituju  surat.  Semua surat  ataupun  dokumen  yang  diterima  di LLDIKTI  Wilayah  II  dikelola  terlebih dahulu  di  bagian  Tata  Usaha  Urusan Dalam (TUUD), untuk kemudian dokumen  dan  surat  tersebut  diserahkan dikelola lebih lanjut di bagian yang dituju setelah di-copy salinannya untuk arsip di bagian  Tata  Usaha  Urusan  Dalam (TUUD).
Mekanisme  dalam  pengelolaan  arsip tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pengurusan Surat Masuk
Setiap  surat  atau  dokumen  – dokumen  lainnya  diterima  oleh  suatu instansi  atau  kantor  mempunyai  nilai sangat  berharga,  baik  sebagai  bahan pembuktian(otentik), sebagai alat komunikasi,  maupun  juga  sebagai  salah satu pembuktian lainnya yang menunjukkan  adanya  kegiaatan  hidup dalam kantor tersebut. Karena pengurusan  surat  –  surat  masuk  dan
keluar  harus  dikelola  dengan  sebaik mungkin.
Secara  teori,  pengurusan  surat masuk  dimulai  penyortiran,  pemisahan dan penggolongan surat-surat dan dokumen menurut jenis dan golongannya.  Kemudian  surat  dibuka, untuk diperiksa tanggal dan lampirannya. Setelah  isi  amplop  dikeluarkan,  maka surat-surat  itu  sebelum  dicatat  dalam buku  agenda  diberi  catatan  tanggal  surat diterima,  hari  dan  jam  penerimaan  surat, no  agenda,  tanggal  surat  diteruskan,  dan tanda  tangan  petugas.  Setelah  itu  surat dibaca  dan  diagenda,  untuk  kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk didesposisi.  Setalh  didesposisi,  surat digandakan  dan  dibagian  kepada  pejabat yang terkait untuk ditindak lanjuti.
2. Pengurusan Surat Keluar Dalam menindaklanjuti Surat Masuk, ada beberapa surat yang dibutuhkan  jawaban  yang  dibalas.  Oleh karena itu diperlukan pembuatan surat. Adapun  proses  pengurusan  surat  keluar di  LLDIKTI  Wilayah  II  langkah- langkahnya adalah sebagai berikut :
1) Pimpinan
membuat perintah pembuatan surat dan surat dibuat oleh bidang yang ditunjuk.
2) Konsep  surat  yang  telah  dibuat dimohonkan persetujuan kepada pimpinan.
3) Surat yang telah ditandatangani pimpinan  diberi  nomor  indeks  sesuai nomor  urut  buku  agenda  surat  keluar dan dicatat di buku agenda keluar.
4) Surat  dicopy  dan  salinannya  di  Tata Usaha Urusan Dalam(TUUD) sebagai arsip.
5) Surat asli ditempel dan dimasukkan ke dalam amplop.
6) Surat dikirim kealamat yang dituju.

## 3. Penyimpanan Arsip
Arsip memiliki fungsi dan peranan penting dalam menunjang keterlaksanaan  dan  kelancaran  kegiatan
organisasi  dalam  mencapai  tujuannya. Oleh  karena  itu,  arsip  haruslah  disimpan dan  dipelihara  dengan  baik  agar  apabila sewaktu-waktu  dibutuhkan  arsip  dapat diketemukan  dengan  mudah,cepat,  tepat dan  akurat.  Penataan  dan  penyimpanan arsip  merupakan  suatu  kegiatan  yang sangat  penting  dalam  pengelolaan  arsip. Kegiatan  ini  tidak  sekedar  menumpuk- numpuk  arsip  kemudian  disimpan  tetapi terkait dengan penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara sistematis. Dalam  penataan  dan  penyimpanan  arsip, terdapat  beberapa  sistem  yaitu  sistem abjad, nomor, tanggal, subjek dan geografis.
Pada  LLDIKTI  Wilayah  II,  sistem penyimpanan  arsip  dilakukan  dengan menggunakan  sistem  gabungan,  namun tiap bagian mengguanakan sistem
gabungan, namun tiap bagian menggunakan  sistem  yang  berbeda  sesuai kebijakan  bagian  masing-masing.  Adapun sistem  yang  digunakan  di  bagian  tata usaha yaitu sistem nomor dan tanggal. Hal ini dapat dilihat setelah surat-surat tersebut diproses,  baik  surat  masuk  ataupun  surat keluar,  salinannya  akan  segera  disimpan ke dalam ordner sesuai dengan nomor urut dan tanggal dari buku agendanya. Kemudian  ordner  tersebut  disimpan. Untuk  ordner  surat  yang  masih  aktif  atau masih  dalam  1  tahun  berjalan,  ordner disimpan  dibawah  meja,  untuk  ordner yang  berisi  arsip  berusia  2-5  tahun disimpan di almari arsip dan untuk ordner berisi  arsip  berusia  lebih  dari  5  tahun dipindahkan  ke  gedung  arsip  untuk kemudian diadakan penyusutan.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan pembahasan  di  atas  dapat  disimpulkan bahwa Implementasi Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Kearsipan Pada Lembaga
Layanan  Pendidikan  Tinggi  Wilayah  II belum terlaksana dengan baik, arsip masih disimpan  perbagian  hal  ini  disebabkan
sumber  daya  manusia  yang  ada  belum mencukupi  dan  ruangan  khusus  arsip belum tersedia.

## DAFTAR PUSTAKA
Basir
Barthos.
2009. Manajemen Kearsipan . Jakarta: Bumi Aksara
Basuki,  Sulistyo.  2003. Manajemen  Arsip Dinamis .  Jakarta:  PT  Gramedia Pustaka Utama.
Dorotul  Yatimah.  2009. Kesektariatan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung:  Pustaka Setia Ida Nuraida. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran , Yogyakarta: Kanisius. Mutiara,  Sikka.  Silmi.  2008. Panduan Menulis Surat Lengkap . Yogyakarta: Absolut Salim,  Peter  dan  Yenny  Salim.  2002. Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer . Jakarta: Modern
English Press .
Soedjito,  2018. Surat  Menyurat  Resmi . Bandung: Remaja Rosdakarya
Purwanto.  2011. Evaluasi  Hasil  Belajar . Yogyakarta: Pustaka Pelajar