Pembuatan Dan Pelatihan Sistem Pengelolaan Nilai Menggunakan Microsoft Excel Berbasis Visual Basic for Applications

## Development and Training of a Value Management System Using Microsoft Excel Based on Visual Basic for Applications
Totok Suwanda 1* , Fitroh Anugrah Kusuma Yudha 1 , Imam Crespo Padilah 1 1 Program Studi Teknik Mesin, Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, Jl. Brawijaya, Kasihan Bantul Yogyakarta, 55183 - Indonesia
*E-mail corresponding author: suwanda@umy.ac.id
Received: 30 Juni 2023; Revised: 03 Agustus 2023; Accepted: 25 September 2023
Abstrak. Tujuan  pengabdian  ini  adalah  untuk  memfasilitasi  pelaksanaan  program  pelatihan  sistem manajemen  nilai  dalam  lembaga  pendidikan.  Program  pelatihan  ini  memanfaatkan  Microsoft  Excel, khususnya melalui pemanfaatan Visual Basic for Applications (VBA). Proses pengembangan sistem meliputi identifikasi  kebutuhan  mitra,  perumusan  desain  sistem,  implementasi  VBA  di  Microsoft  Excel,  serta  tahap pengujian  dan  evaluasi  sistem  selanjutnya.  Selain  itu,  diadakan  pula  pelatihan  bagi  operator  SDN  1 Kembangsari  untuk  memberikan  pengarahan  tentang  pemanfaatan  sistem  tersebut.  Pengabdian  ini menunjukkan bahwa pemanfaatan Microsoft Excel berbasis VBA menawarkan pendekatan yang cepat untuk mengelola  nilai  siswa  secara  efektif.  Sistem  manajemen  nilai  yang  diimplementasikan  memfasilitasi otomatisasi  tugas  pemrosesan  data,  seperti  memasukkan  nilai,  menghitung  rata-rata,  dan  menghasilkan laporan  nilai  yang  komprehensif.  Berdasarkan  hasil  pelatihan  mengalami  peningkatan  pemahaman  terkait microsoft excel dan VBA sebesar 73,3%. Penerapan sistem pengelolaan nilai berbasis Microsoft Excel dengan memanfaatkan  VBA  diharapkan  dapat  meningkatkan  efisiensi,  dan  kecepatan  pengolahan  data  nilai  siswa. Selain itu, kemampuan untuk menyesuaikan sistem untuk memenuhi persyaratan khusus dari masing-masing lembaga pendidikan.
Kata Kunci: Microsoft excel; pelatihan; sistem pengelolaan nilai; visual basic for applications .
Abstract . This service aims to facilitate the implementation of value management system training programs in educational institutions. This training program utilizes Microsoft Excel, specifically through Visual Basic for Applications (VBA). The system development process includes identifying partner needs, formulating a system design, implementing VBA in Microsoft Excel, and the next stage of system testing and evaluation. Apart from that, training was also held for SDN 1 Kembangsari operators to guide the use of the system. This service shows that utilizing VBA-based Microsoft Excel offers a fast approach to managing student grades effectively. The implemented grade management system facilitates automating data processing tasks, such as entering grades, calculating averages, and generating comprehensive grade reports. The training results show an increase in understanding regarding Microsoft Excel and VBA by 73.3%. Implementing a Microsoft Excel- based grade management system using VBA is expected to increase the efficiency and speed of processing student grade data additionally, the ability to customize the system to meet the specific requirements of each educational institution.
Keywords: Microsoft excel; training; value management system; visual basic for applications.
DOI : 10.30653/jppm.v8i4.541

## 1. PENDAHULUAN
Pesatnya perkembangan teknologi dalam skala global Ada kecenderungan yang muncul dari penerimaan yang menguntungkan dalam masyarakat terhadap fenomena ini  (Ali & Tumeri, 2021; Usman  &  Purnomo,  2021).  Perkembangan  tersebut  tidak  hanya  dianut  dan  diapresiasi  baik  oleh kalangan bisnis maupun pemerintah, tetapi juga mulai merambah ke ranah Pendidikan  (Hafizh & Novita,  2022).  Kemajuan  teknologi  informasi  mengakibatkan  ketergantungan  pada  komputer  di mana-mana  untuk  berbagai  tugas  oleh  individu  .  Komputer  memainkan  peran  penting  dalam mengatasi tantangan spesifik dalam pemrosesan data karena tingkat akurasi dan kecepatannya yang tinggi.  Kemampuan  ini  memungkinkan  komputer  untuk  meningkatkan  produktivitas  manusia (Nova  et  al.,  2021;  Ruhamah  et  al.,  2023).  Sistem  komputer  sangat  efektif  dalam  memudahkan pemecahan masalah, khususnya dalam ranah pengolahan data. Komputer dapat berfungsi sebagai alat  yang  berharga  untuk  memfasilitasi  efisiensi  dalam  berbagai  proses  kerja,  terutama  yang memerlukan penanganan data dalam jumlah besar (Iqbal & Pravitasari, 2021; Yusuf et al., 2022).
Dalam  dunia  pendidikan,  konsep  manajemen  nilai  memegang  peranan  penting,  yang mengharuskan penerapan praktik manajemen data yang efektif dan tepat.  Microsoft Excel adalah aplikasi perangkat lunak yang berbentuk lembar kerja spreadsheet yang memiliki fasilitasi aktivitas pemrosesan data dan pelaporan (Diana et al., 2023; Diana & Santika, 2022). Saat ini, sejumlah besar sekolah dan lembaga pendidikan bergantung pada Microsoft Excel sebagai instrumen utama mereka untuk  mengolah  data,  yang  mencakup data  kinerja  siswa  (Astuti  et  al.,  2023).  Namun demikian, proses manajemen nilai biasanya dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel, sebuah praktik  yang  memakan  waktu  dan  rentan  terhadap  kesalahan  (Juledi  &  Ritonga,  2023;  Ramdan, 2018). Untuk mengatasi tantangan ini, pemanfaatan Visual Basic for Applications (VBA) sebagai bahasa pemrograman dalam platform Microsoft Excel menawarkan solusi yang layak dan efisien. VBA dapat digunakan untuk membangun aplikasi-aplikasi yang sederhana (Sianturi & Panjaitan, 2022;  Sugiharto  et  al.,  2021). Visual  Basic  for  Applications (VBA)  memberdayakan  pengguna untuk  mengotomatiskan  berbagai  tugas  pemrosesan  data,  seperti  manajemen  nilai,  melalui pembuatan  makro  yang  dapat  dieksekusi  dengan  cara  yang  nyaman  dan  efisien  (Kartika  & Mahpudin, 2020).
SDN 1 Kembangsari merupakan salah satu sekolah dasar yang teletak di  Kecamatan Musuk Kabupaten Boyolali Jawa Tengah. Sistem penilaian pada SDN 1 Kembangsari masih menggunakan cara manual dengan pembukuan. Dengan cara tersebut memerlukan waktu dan tenaga yang lebih banyak.  Oleh  karena  itu  tim pengabdian merancang  aplikasi  nilai  siswa  menggunakan  Microsoft Excel berbasis VBA. Tujuan dibuatnya aplikasi ini yakni mempermudah dan mempersingkat waktu para guru dalam merekap nilai siswa. Selain  itu aplikasi ini dapat mengamankan data yang telah tersedia. Penerapan sistem pengelolaan nilai berbasis Microsoft Excel dengan memanfaatkan VBA diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan pemrosesan data nilai siswa.

## 2. METODE
Metode  yang  digunakan  dalam  kegiatan  pengabdian  ini  yakni  observasi,  perencanaan  dan pembuatan aplikasi, serta pelatihan penggunaan aplikasi.
a. Observasi dan Koordinasi
Mengawali kegiatan ini tim pengabdian melakukan observasi dan koordinasi dengan pihak mitra SDN 1 Kembangsari pada tanggal 7 Agustus 2019. Observasi dan koordinasi tersebut
bertujuan  untuk  mengetahui  kebutuhan  dan  point-point  yang  perlu  dimasukkan  pada aplikasi. Selain itu berdiskusi untuk penjadwalan pelatihan menggunaakan aplikasi.
b. Perencanaan dan pembuatan aplikasi
Setelah tim pengabdian melakukan observasi, tim mengidentifikasi dan merancang solusi permasalahan yang ditemui pada pihak mitra. Tim merancang aplikasi formulir penginput nilai  menggunakan  Microsoft  Excel  berbasis  VBA  selama  1  minggu.  Dimulai  membuat tabel data diri siswa dan nama mata pelajaran. Membuat user interface design login aplikasi beserta functionnya .
c. Pelatihan penggunaan aplikasi
Setelah  tim  selesai  merancang  aplikasi,  tim  melaksanakan  pelatihan  penggunaan  aplikasi pada 16 Agustus 2019. Pelatihan ini dilaksanakan dengan cara forum diskusi kepada pihak operator sekloah agar dapat menggunakan aplikasi tersebut sehingga dapat mentransfer ilmu kepada bapak dan ibu guru SDN 1 kembangsari sehingga dapat  mempermudah pekerjaan guru.  Adapun  materi  yang  disampaikan  tentang  cara  penggunaan  dan toubleshooting aplikasi sistem pengelola nilai kepada guru-guru SDN 1 Kembangsari.
d. Evaluasi
Evaluasi dilaksanakan dengan menyelenggarakan ujian pre test dan post test . Hal tersebut bertujuan untuk mengetahui  pemahaman  peserta  sebelum  maupun  sesudah  melaksanakan pelatihan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan pelatihan penggunaan aplikasi sistem pengelolaan nilai menggunakan microsoft excel berbasis VBA diawal pre test yang berfungsi untuk mengetahui sejauh mana pemahanan operator sekolah  terhadap  microsoft  excel  dan  VBA.  Kegiatan  ini  diikuti  oleh  1  operator  SDN  1 kembangsari.  Harapannya  operator  tersebut  dapat  melaksanakan  mentransfer  ilmu  kepada  bapak dan ibu guru secara berlanjut. Pelaksanaan pelatihan ini dilaksanakan dalam 1 hari pada tanggal 16 Agustus  2019.  Tahapan  pelaksanaan  pelatihan  berupa  diskusi  dan  praktik,  dimana  pelatihan  ini berfokus  untuk  mengimplementasikan  penggunaan  sistem  pengelolaan  nilai  menggunaakan microsoft excel berbasis VBA seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Penyampaian penggunaan aplikasi
Materi  yang  disampaikan  oleh  tim  pengabdian  meliputi  halaman  depan,  halaman  login, halaman  form  input  nilai  siswa  dan  laporan  data  nilai  siswa.  Gambaran  dari  aplikasi  ini  ialah tampilan halaman depan ( home ) adalah tampilan awal yang diberikan yang berisi nama aplikasi dan tombol untuk pindah ke halaman login seperti yang disajikan pada Gambar 2.
Gambar 2. Halaman depan aplikasi
Kemudian user harus  login  terlebih  dahulu  untuk  bisa  melanjutkan  ke  halaman  selanjutnya. Halaman login berguna untuk mengamankan data agar user tidak bisa mengupdate ( edit dan delete ) data yang sudah tersedia tanpa melakukan login . Selain itu, sebagai fitur keamanan yang membatasi akses ke data hanya kepada pengguna yang berwenang. Setelah login akan diberikan halaman baru yaitu  halaman input nilai  seperti  yang  disajikkan  pada  Gambar  3.  Form  tersebut  di  dalamnya terdapat  data  diri  siswa  dan  nama  mata  pelajaran  yang  tersedia.  Kemudian  apabila  syarat  dari halaman  input  nilai  sudah  terpenuhi  klik  “masukan  data”  maka  data  diri  siswa  akan  otomatis terexport ke dalam excel secara otomatis. Setelah itu laporan nilai siswa dapat diakses dengan klik “ excel ” pada Gambar 3. Kemudian akan tampil laporan nilai siswa seperti pada Gambar 4. Laporan tersebut menampilkan jumlah nilai, rata-rata nilai, dan rangking secara otomatis.
Gambar 3. Halaman form input nilai siswa
Gambar 4. Laporan daftar nilai siswa
Setelah  tahapan  menyampaikan  fungsi,  cara  kerja  dan  praktik  penggunaan  aplikasi  kepada operator  SDN  1  Kembangsari  dilakukan post  test .  Berdasarkan  hasil  pre  test  dan  post  test menunjukan  peningkatan  pemahaman  sebesar  73,3%.  Gambar  5.  menunjukkan  serah  terima aplikasi  sistem  pengelolaan  nilai  menggunakan  microsoft  excel  berbasis  VBA  diberikan  kepada pihak sekolah. Harapannya melalui pelatihan yang dilakukan, operator sangat interaktif dan dapat menggunaan sistem dengan baik serta merasa lebih efisien dalam mengelola data nilai siswa. Sistem ini  juga  memberikan  fleksibilitas  dalam  menyesuaikan  dengan  kebutuhan  setiap  lembaga pendidikan.
Gambar 5. Serah terima aplikasi kepada pihak sekolah

## 4. SIMPULAN
Mengembangkan dan melatih sistem berbasis VBA berbasis Microsoft Excel untuk mengelola nilai siswa memberikan metode yang efektif untuk memproses data nilai. Berdasarkan pelaksanaan pelatihan ini dapat meningkatkan wawasan sebesar 73,3%. Implementasi sistem ini meningkatkan efektivitas,  ketepatan,  dan  kecepatan  dalam  pengelolaan  nilai,  sekaligus  menawarkan  wawasan terkini tentang kemajuan akademik siswa. Penguasaan penggunaan sistem oleh staf pengajar dan staf  administrasi  melalui  pelatihan  memiliki  pengaruh  yang  menguntungkan  pada  proses manajemen nilai di lembaga pendidikan. Namun, sangat penting untuk melakukan penilaian rutin
dan  membuat  revisi  yang  diperlukan  pada  sistem  untuk  mengatasi  masalah  dan  meningkatkan kinerja sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna.

## REFERENSI
Ali, S. A. F., & Tumeri. (2021). Perancangan Sistem Perpustakaan Berbasis Komputer Di SD Negeri Kalibaru 1 Bekasi Menggunakan Visual Basic.Net. Jurnal Ilmiah Teknik Informasi Dan Ilmu Komputer , 2 (1), 27–51.
Astuti, L. S., Katarina, D., Hidayah, M., Kurniawan, R., Kurniawan, I., Rahadyan, A., & Sabran, L. O. (2023). Microsoft Office Basic Training for Kindergarten. Jurnal Masyarakat Mandiri , 7 (4), 3437–3446.
Diana,  A.,  &  Ragam  Santika,  R.  (2022).  Penerapan  Metode  Heutogogi  Dan  Kirkpatrick  Dalam Pelatihan  Advanced  Microsoft  Excel  Untuk  Peningkatan  Kompetensi  Karyawan  YPAC Jakarta. Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat , 7 (2), 386–399.
https://doi.org/10.30653/002.202272.61
Diana,  A.,  Santika,  R.  R.,  Ariesta,  A.,  &  Ariyani,  P.  F.  (2023).  Pelatihan  Komputer  untuk Pengembangan  Kinerja  Pegawai  pada  Badan  Layanan  Umum  Lembaga  Pengelola  Modal Usaha Kelautan dan Perikanan (BLU LPMUKP). Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat , 8 (3), 663–673. https://doi.org/10.30653/jppm.v8i3.423
Hafizh, M., & Novita, T. (2022). Perancangan Sistem Pengolahan Data Nilai. Jurnal Pustaka Data (Pusat  Akses  Kajian  Database,  Analisa  Teknologi,  Dan  Arsitektur  Komputer) , 2 (1),  23–27. https://doi.org/10.55382/jurnalpustakadata.v2i1.192
Iqbal, M., & Pravitasari, N. (2021). Perancangan Sistem Pengolahan Data Nilai Siswa di SD Islam Pondok Duta Berbasis Java NetBeans. Journal of Information System, Applied, Management,
Accounting and Research , 5 (4), 921–928. https://doi.org/10.52362/jisamar.v5i4.560
Juledi,  A.  P.,  &  Ritonga,  A.  A.  (2023).  Sistem  Informasi  Presensi  TK  Nurulhuda  Kotapinang Kabupaten Labuhanbatu Selatan Menggunakan Visual Basic.Net. Journal Computer Science and Information Technology , 3 (3), 89–98.
Kartika,  I.,  &  Mahpudin,  A.  (2020).  Sistem  Pengelolaan  Nilai  Rapor  Menggunakan  Aplikasi Microsoft  Excel  Berbasis  VBA  ( Visual  Basic  For  Applications )  Di  SMKN  1  Palasah. ICT Learning Pendidikan Teknologi Informasi Dan Komunikasi , 4 (1).
Nova,  S.,  Yanuar,  Y.,  &  Bandung,  P.  P.  (2021).  Perancangan  Sistem  Informasi  Nilai  Berbasis Desktop  Dengan  Microsoft  Visual  Studio  2012  Dan  Microsoft  Sql  Server  2012  Di  SMK Wiraswasta Cimahi. Jurnal Teknologi Informasi (JALTI) Politeknik Praktisi Bandung , 4 .
Ramdan, D. M. (2018). Rancang Bangun Aplikasi Pengolahan Nilai Siswa SMA Islam Nurul Fikri Kabupaten Serang Berbasis Web. Seminar Nasional Rekayasa Teknologi Informasi , November , 213–217.
Ruhamah, Hakim, M. N., & Saputri, R. G. (2023). Aplikasi Pengolahan Data Siswa. Jurnal Ilmiah Information Technology d’Computare , 4 (1), 88–100.
Sianturi,  R.  D.,  &  Panjaitan,  M.  (2022).  Pelatihan  Pembuatan  Data  Karyawan  Menggunakan Aplikasi Visual Basic Kokarlin PT.PLN SUMUT. Jurnal IPTEK Bagi Masyarakat , 2 (2).
Sugiharto, B., Sambada, F. R., Purwadianto, D., & Kusbandono, W. (2021). Pelatihan Pemrograman Komputer  Dengan  Visual  Basic  Pada  Siswa  Smk  Pangudi  Luhur  Muntilan. ABDIMAS
ALTRUIS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 4 (2), 82–87.
https://doi.org/10.24071/aa.v4i2.3488
Usman,  A.  U.,  &  Purnomo,  A.  (2021).  Sistem  Informasi  Akademik  Siswa  Pada  SMPN  1  Kota Serang. Journal  of  Innovation  And  Future  Technology  (IFTECH) , 3 (1),  71–79. https://doi.org/10.47080/iftech.v3i1.1160
Yusuf, M., Daldiri, Patty, J. C., & Siswanto, R. (2022). Perancangan Sistem Informasi Ujian Akhir Sekolah Berbasis Desktop Menggunakan Visual Basic.Net Di SMK Kalimasyada Kecamatan Rengasdengklok  Ka-Bupaten  Karawang. Jurnal  Komputer  Dan  Teknologi , 1 (1),  19–24. https://doi.org/10.58290/jukomtek.v1i1.14