Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 39-48 E- ISSN 2503-2933 39

## Sistem Informasi Pengarsipan Data Dinas Perhubungan Kota Prabumulih
Iwan Setiawan* 1 , Sebri Hesinto 2
1,2, STMIK PRABUMULIH; Jln Patra No 50 Prabumulih Program Studi Sistem Informasi e-mail: * 1 iwanhen2@gmail.com , 2 sebris2018@gmail.com,

## Abstrak
Pengarsipan  Data  merupakan  kegiatan  yang  sudah  operasional  rutin  dilakukan  oleh setiap admin dalam suatu perkantoran. Mulai dari surat masuk, surat keluar dan, data pegawai yang  dinggap  penting  dan  harus  diarsipkan  oleh  perkantoran.  Karna  surat-surat  tersebut dianggap  penting  dan  bisa  berfungsi  sebagai  bukti  yang  bisa  dipertanggung  jawabkan.  Salah satu permasalahan yang timbul dalam studi kasus pada Dinas Perhubungan Kota Prabumulih adalah ketidak efisienan dalam pengarsipan data surat masuk, surat keluar dan data pegawai yang masih dilakukan secara manual. Tujuan yang ingin dicapai melalui sistem yang berbasis komputer  adalah  dapat  membantu  para  admin  Dinas  Perhubungan  Kota  Prabumulih  dalam pengarsipan dan pencarian data secara lebih cepat.Hasil yang telah didapat dalam penelitian ini aplikasi sistem informasi pengarsiapan dapat mempermudah dalam pengelolaan data arsip dan mencegah terjadinya kehilangan data.
Kata kunci —Sistem informasi, Pengarsipan Data, UML.

## Abstract
Data  Archiving is  an  activity  that  has  been  routinely  carried  out by  every  admin  in  an office.  Starting  from  incoming  letters,  outgoing  letters  and,  employee  data  that  is  considered important  and  must  be  archived  by  the  office.  Because  these  letters  are  considered  important and can serve as evidence that can be accounted for. One of the problems that arise in the case study  at  the  Prabumulih  City  Transportation  Service  is  the  inefficiency  in  archiving  incoming mail,  outgoing  mail and  employee  data  which  is  still  done  manually.  The  goal to  be achieved through  a  computer-based  system  is  to  be  able  to  help  the  admins  of  the  Prabumulih  City Transportation  Service  in  archiving  and  searching  data  more  quickly. The  results  that  have been  obtained  in  this  research  application  of  archiving  information  systems  can  facilitate  the management of archived data and prevent data loss.
Keywords —Information System, Data Archiving, UML

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1 Latar Belakang
eberapa  hal  saat  ini  yang  kita  ketahui  sedang  sangat  maju  pesat  salah  satunya  yaitu perkembangan  teknologi,  dengan  adanya  perkembangan  teknologi  yang  maju  pesat  ini banyak  memacu  keinginan  instansi-instansi  dijajaran  pemerintahan.  Keberadaan informasi  dipandang  sebagai  aset  yang  sangat  berharga  dalam  sebuah  instansi  yang  harus dikelola  dengan  baik.  Informasi  merupakan  kekayaan  instansi  yang  menentukan  pengambilan keputusan.  Oleh  karena  itu  sangat  dibutuhkan  suatu  pengolahan  sistem  informasi  pengarsipan B
40 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 39-48 E-ISSN 2503 -2933
data  yang  baik  dan  tepat  dalam  pengolahan  data  sebuah  instansi,  data  adalah  sesuatu  yang diberikan atas kumpulan fakta.
Dinas  Perhubungan  Kota  Prabumulih  saat  ini  belum  menggunakan  teknologi  dalam mengolah  pengarsipan  data,  dimana  instansi  tersebut  memiliki  tingkat  pekerjaan  yang  sangat padat. Penggunaan teknologi informasi yang belum maksimal seperti aplikasi pengarsipan data yang  masih  bersifat stand  alone , stand  alone yang  dimaksud  teknologi  informasi  yang  masih berdiri  sendiri  hal  ini  membuat  beberapa  bagian  masih  melakukan  pencatatan  ulang  data pengarsipan data. Proses ini sering mengakibatkan pengarsipan data yang tidak tepat, mulai dari data rekap surat masuk dan surat keluar, dan rekap data pegawai.
Rekapitulasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  buat  atau  direkap  secara  manual,  manual dalam arti masih belum memanfaatkan teknologi, dengan beberapa banyak permasalahan yang dialami  dengan  keterbatasan  waktu,  data  yang  direkap  belum  tentu  benar  dan  akurat. Rekapitulasi  data  pegawai  juga  dilakukan  secara  manual,  manual  dalam  arti  masih  belum menfaatkan  tekologi  yang  ada,  dengan  beberapa  banyak  permasalahan  yang  dialami  dengan keterbatasan  waktu,  data  yang  direkap  belum  tentu  benar  dan  akurat.  hal  ini  membuat  para pegawai memiliki kesulitan dalam menghitung dan merekap data pegawai.
Dalam  hal  ini  penulis  mencoba  metodologi  pengembangan  sistem  dengan  pendekatan berorientasi objek menggunakan bahasa permodelan Unified Modelling Language (UML) serta implemenatsi  menggunakan Software Visual  Basic.Net  2010  yang  akan  memvisualisasikan pengembangan sistem kedalam bentuk objek – objek yang ada. Sehingga lebih mudah dipahami dan diperbaiki jika sewaktu – waktu akan dilakukan pengembangan sistem yang lebih baik lagi.
Dengan  adanya  beberapa  permasalahan  diatas  maka  penulis  memberikan  solusi  baru dengan  mengangkat  dan    membahas  masalah  dalam  penelitian  ini  dengan  judul,  “Sistem Informasi    Pengarsipan  Data  Pada  Dinas  Perhubungan  Kota  Prabumulih”.    penulis mengharapkan dengan adanya sistem ini semua proses yang berkaitan dengan pengolahan data pengarsipan  surat  masuk,  surat  keluar,  dan  data  pegawai  dapat  berjalan  dengan  baik, mendapatkan  data  yang  akurat  dan  tepat  sehingga  lebih  mempermudah  dalam  melakukan perkerjaan dan lebih mempercepat.
Terdapat  beberapa  penelitian  terdahulu  yang  telah  dilaksanakan  sebelumnya,    yang pertama  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat  Berbasis  Web  yang  diteliti  Agustina Simangungsong  dengan  persamaaan  pengembangan  menggunakan  metode waterfall dan perbedaan menggunakan web [1].
Penelitian  kedua  yaitu  Rancang  Bangun  Sistem  Sistem  Informasi  Kearsipan  Pada  PT. Zenith Djaja Palembang dengan peneliti Dwi Oetari yang mempunyai persamaan menggunakan visual basic serta perbedaan menggunakan visual basic 2008 [2].
Penelitian ketiga adalah Sistem Informasi Pengarsipan Data Surat Masuk Dan Surat Kelur Pada  Polrestabes  Semarang  oleh  Oky  Dian  Prasetya  dengan  persamaan  Pengembangan  dalam penelitian  menggunakan  metode waterfall serta  perbedaan  hanya  membahas  surat  masuk  dan surat keluar saja [3].
Penelitian  keempat  pada rancang  bangun  sistem  informasi  pada  sdn  17  prabumulih berbasis  web  yang  menggunakan  metode  penelitian  deskriftif  kualitatif  serta  perancangan menggunakan UML. [4].

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  penulis  adalah  metode  penelitian  deskriptif.  Metode deskriptif  adalah  suatu  metode  dalam  meneliti  status  sekelompok  manusia,  suatu  objek,  suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang [4].
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  deskriptif  kualitatif,  bertujuan  untuk mendeskripsikan  dan  menggambarkan  suatu  variabel,  gejala,  keadaan  atau  fenomena  sosial
E- ISSN  2503-2933   41
, implies research results (First Author)
tertentu. Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, (sebagai lawannya adalah  eksperimen)  dimana  peneliti  adalah  sebagai  instrumen  kecil,  teknik  pengumpulan  data dilakukan  secara  triangulasi  (gabungan),  analisis  data  bersifat  idukatif/kualitatif,  dan  hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi [5].

## 2.1   Jenis Data

## 2. 1.1Data Kuantitatif
Dkuantitatif  adalah  jenis  data  yang  dapat  diukur  atau  dihitung  secara  langsung  yang dapat berupa informasi atau penjelasan yang dinyatakan dengan bilangan atau berbentuk angka [6].

## 2. 1. 2 Data Kualitatif
Data  kualitatif  adalah  data  yang  berbentuk  kata-kata,  skema  atau  gambar  bukan  dalam bentuk angka [7].

## 2. 2   Sumber Data
Sumber  data  terdiri  dari  data  primer  dan  sekunder,  berikut adalah  penjelasan  dari  data primer dan data sekunder:

## 2. 2.1 Data Primer
Data  primer  menjelaskan  sumber  data  primer  adalah  sumber  data  yang  langsung memberikan data kepada pengumpul [8].

## 2. 2.1 Data Sekunder
Data sekunder menjelaskan data sekunder adalah sumber data yang diperoleh dengan cara mambaca  dan  mempelajari  melalui  media lain  yang  bersumber  dari literatur,  buku-buku,  serta dokumen perusahaan [9].

## 2. 3   Teknik Pengumpulan Data
Adapun bentuk pengumpulan data dalam  penelitian ini adalah:
1.  Observasi Pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian terhadap kegiatan yang sedang berlangsung terutama objek yang sedang diteliti.
2.  Wawancara  adalah  Pengumpulan  data  dengan  cara  melakukan  komunikasi  dan  wawancara secara langsung dengan pihak dinas perhubungan kota Prabumulih.
3.  Dokumentasi,  teknik  dokumentasi  digunakan  untuk  mencari  sumber  informasi  yang  ada kaitannya dengan penelitian yang berupa dokumen dan foto.
4.  Studi  Pusktaka  Pengumpulan  data  yang  dilakukan  dengan  membaca  buku  dan  referensi lainnya  yang  berhubungan  dengan  pembahasan  penulis  di  Dinas  Perhubungan  Kota Prabumulih.

## 2. 4   Metode Pengembangan
Metodelogi  pengembangan  sistem  adalah  metode  prosedur,  konsep-konsep  pekerjaan, aturan  akan  digunakan  untuk  mengembangkan  suatu  sistem  informasi.  Pengembangan  sistem didefinisikan  sebagai  sistem  informasi  berbasis  komputer  untuk  menyelesaikan  persoalan (problem)  organisasi  atau  memanfaatkan  kesempatan,  model  air  terjun  (waterfall)  mengambil kegitan  dasar  seperti  spesifikasi,  pengembangan,  validasi,  evolusi  dan  mempersentasikan
42 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 39-48 E-ISSN 2503 -2933
sebagai  fase  seperti  persyaratan,  perancanga  perangkat  lunak,  implementasi,  pengujian  dan seterusnya. [10].
Terdapat  5  (lima)  tahapan  pada  metode waterfall yang  dapat  dilihat  pada  gambar  1 dibawah ini:

## Gambar 1. Metode Waterfall

## 2. 5   Perancangan
Dalam perancangan sistem dilakukan pemodelan proses untuk mengilustrasikan aktivitas- aktivitas  yang  dikerjakan  dan  bagaimana  data  tersebut  berpindah  diantara  aktivitas-aktivitas tersebut.  Cara  untuk  merepresenrtasikan  proses  model  dengan  menggunakan UML  (Unified Modeling  Language).  UML  (Unified  Modeling  Language) merupakan  sistem  arsitektur  yang bekerja object  oriented  arcitecthure  desing(OOAD) dengan  satu  bahasa  konsisten  untuk menetukan, visualisasi, mengkontruksi, dan mendokumentasikan aktivitas yang terdapat dalam sistem software [11].

## 2.6   Analisis Sistem yang Berjalan
Analisa  sistem  merupakan  suatu  tahap  pemahaman  proses  yang  bertujuan  untuk mengetahui  proses  apa  saja  yang  terlibat  di  dalam  sistem,  bagaimana  kerja  dari  setiap  proses yang  terlibat  didalam  sistem  dan  hubungan  suatu  proses  dengan  proses  yang  lainnya.  Dari pemahaman  proses  tersebut  maka  dapat  dilakukan  suatu  evaluasi  dan  usulan  terhadap  sistem yang ada, untuk dikembangkan lebih lanjut.

## 2. 7   Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Pada  sistem  yang  berjalan  di  Dinas  Perhubungan  Kota  Prabumulih, use  case dibawah menggambarkan  tentang  fungsionalitas  keseluruhan  dari  aktor  dimana  setiap  aktor  melakukan apa yang mereka kerjakan dengan sistem yang ada
Gambar 2. Sistem yang Sedang Berjalan pada Dinas Perhubungan Kota Prabumulih
Requirement Implementation Integration maintenance Design
E- ISSN  2503-2933   43

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3. 1   Perancangan Sistem
Tahap perancangan sistem adalah suatu tahapan lanjutan dari tahap analisis sistem, yang merupakan  suatu  tahap  persiapan  untuk  rancangan  dan  implementasi  sistem.  Pada  tahapan  ini akan  dibahas  tujuan  perancangan,  gambaran  umum  sistem  yang  akan  diusulkan,  perancangan basis data, dan perancangan antar muka.
Tujuan  pembuatan  rancangan  bangun  sistem  informasi  pengarsipan  data  pada  dinas perhubungan  kota  prabumulih  ini  bertujuan  untuk  menggambarkan  program  yang  akan  dibuat secara  rinci.  Dengan  demikian  pembuatan  program  ini  diharapkan  dapat  membantu  mengatasi kekurangan-kekurangan  yang  ada  dan  dapat  menghasilkan  informasi  serta  laporan-laporan dengan cepat dan tepat.
Tahap  perancangan  prosedur  yang  diusulkan  ini  akan  dibuat use  case  diagram,  activity diagram,  class  diagram ,  tahap  prosedur  yang  diusulkan  ini  merupakan  pengembangan  dari perancangan sistem yang diusulkan untuk menyelesaikan permasalahan.
Berikut gambar 3 yang merupakan use case diagram yang menyajikan interaksi antar use case dan aktor.
Sistem Pengarsipan data Dinas Perhubungan Kota Prabumulih
Gambar 3. Usecase Diagram
44 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 39-48 E-ISSN 2503 -2933

## 3.2 Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap penerapan sistem supaya dapat dioperasikan. Pada tahap  ini  dijelaskan  mengenai,  implementasi  perangkat  lunak,  implementasi  perangkat  keras, implementasi basis data, implementasi program dan implementasi antar muka.
Penelitian  ini  membahas  mengenai  bagaimana  informasi  yang  di  sampaikan  pada pegawai administrasi, pegawai dinas perhubunan, pimpinan dan semua komponen yang ada di dinas  perhubungan  tersebut,  dimana  suatu  informasi  yang  disampaikan  akurat  dan  tepat sehingga akan berpengaruh pada suatu instansi. Berdasarkan landasan teori yang sudah ada pada bab  sebelumnya  bagaimana  merancang  suatu  sistem  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Data  Pada Dinas  Perhubungan  Kota  Prabumuih  Menggunakan  Microsoft  Visual  Basic  Net  akan mempermudah  pegawai  administrasi,  pegawai  dinas  perhubungan,  pimpinan  dan  semua komponen  yang  ada  di  lingkungan  dinas  perhubungan  tersebut  mengetahui  infomasi,  seperti pada pembuatan  aplikasi  sistem  informasi  pengarsipan  data  dengan  menggunakan  visual  basic net,  model  pendekatan  dan  pengembangan  sistem  adalah waterfall ,  disertai  alat  bantu perancangan  dengan  use  case,  activity  diagram  dan  class  diagram.  Selain  itu  menggunkan database Microsoft access 2010.
Dari  hasil  penelitian  pada  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Data  Pada  Dinas  Perhubungan Kota Prabumulih. dapat disimpulkan bahwa pegawai administrasi, pegawai dinas pehubungan, pimpinan  dan  semua  komponen  yang  ada  di  dinas  perhubungan  tersebut  dapat  memperoleh informasi dengan jelas dan akurat.
Implementasi  antar  muka  dilakukan  dengan  membuat  antar  muka  pada form yang  ada pada sistem informasi pengarsipan data. Setiap halaman yang dibuat akan dibentuk sebuah file yang berekstensi visual basic net. File-file tersebut selanjutnya dapat diakses dan akan menjadi penghubung antar pengguna Sistem Informasi Pengarsipan Data Pada Dinas Perhubungan Kota Prabumulih,  pada  implementasi  antar  muka  halaman  utama  merupakan  sentral  penghubung dengan antar muka yang lain.
1.  Implementasi Antar muka halaman Login Admin
Menampilkan halaman login admin, admin harus sign in terlebih dahulu untuk masuk ke halaman admin.
Gambar 4. Halaman Login Admin
2. Form Login User
Menampilkan halaman login User , form user hanya digunakan oleh user saja user harus sign in terlebih dahulu untuk masuk ke halaman user .
E- ISSN  2503-2933   45
Iwan , et., al [Sistem Informasi Pengarsipan Data Dinas Perhubungan Kota Prabumulih]
Gambar 5. Halaman Form Login User

## 3. Form Input Menu Utama Admin
Dihalaman setelah login  berhasil maka akan ada menu utama admin  yang terdiri dari Master, transaksi, laporan, dan  hak akses.

## Gambar 6. Form Menu Utama
4. Form Input Data Rak Arsip
Menampilkan halaman input data rak arsip, pada halaman ini admin dapat mengelola data rak arsip atau pengelompokan data-data rak arsip.
46 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 39-48 E-ISSN 2503 -2933

## Gambar 7. From Input Data Rak Arsip
5. Form Input  Data Arsip Masuk
Menampilkan halaman input data arsip masuk, pada halaman ini admin dapat mengelola data arsip masuk. Di halaman ini terdapat data arsip masuk yang di isi oleh admin.
Gambar 8. Form Input Data Arsip Masuk
6. Form Input Data Arsip Keluar
Menampilkan halaman input data arsip keluar, pada halaman ini admin dapat mengelola data arsip keluar. Di halaman ini terdapat data arsip keluar yang di isi oleh admin.
ISSN 2407-4322
E- ISSN  2503-2933   47
Gambar 9. Form Input Data Arsip Keluar

## 3.3    Pengujian Sistem
Pada bagian pengujian sistem ini penulisan menyajikan bahasa tentang apa yang akan kita temui  pada  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Data  Pada  Dinas  Perhubungan  Kota  Prabumulih, menu  dan  langkah-langkah  didalam  pengoperasian  dan  serta  proses  menampilkan.  Untuk menjalankan  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Data  Pada  Dinas  Perhubungan  Kota  Prabumulih dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Nyalakan komputer/Laptop tunggu komputer/Laptop menampilkan area kerja black box.
2. Buka aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Data.
3. Kemudian  akan  masuk  kehalaman  login  admin,  masukan  username  dan  password    White box.
4. Kemudian akan masuk kehalaman utama.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian penjelasan dan pembahasan pada keseluruhan yang berjudul “Sistem Informasi  Pengarsipan Data Pada Dinas Perhubungan Kota Prabumulih” maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut: Aplikasi sistem informasi pengarsipan data ini masih memerlukan pemeliharaan  dan  analisa  terus  menerus  untuk  mengetahui  kekurangan-kekurangan  yang mungkin tidak terpikirkan oleh penulis disaat proses pembuatannya, dan pengembangan sistem agar  sistem  informasi  pengarsipan  data  ini  lebih  baik  lagi  dan  bisa  mengikuti  sesuai perkembangan zaman dan kemajuan teknologi; Adanya aplikasi sistem informasi pengarsiapan diharapkan  dapat  mempermudah  dalam  pengelolaan  data  arsip  dan  mencegah  terjadinya kehilangan  data;  Aplikasi  sistem  informasi  pengarsipan  data  pada  Dinas  Perhubungan  Kota Prabumulih  mengunakan  metode  waterfall;  Aplikasi    dirancang  dengan  menggunakan  bahasa pemrograman microsoft visual basic net dan database microsoft access .
48 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 39-48 E-ISSN 2503 -2933

## 5. SARAN
Setelah melakukan pengujian dari aplikasi sistem informasi pengarsipan data Pada dinas Perhubungan  Kota  Prabumulih,  adapun  saran  yang  dapat  diberikan  penulis  adalah  sebagai berikut:
1. Untuk  mendapatkan  kinerja  pegawai  yang  optimal  dengan  Perapan  Aplikasi  Sistem Informasi  Pengarsipan  Data  Pada  Dinas  Perhubungan  Kota  Prabumulih  harus  adanya pelatihan  untuk  admin  tentang  pengolahan  sistem  informasi  pengarsipan  data,  sehingga aplikasi sistem informasi pengarsipan data pada  dinas perhubungan kota Prabumulih ini bisa berjalan dengan baik.
2. Dengan  adanya  aplikasi  sistem  informasi  pengarsipan  data  ini  diharapkan  dapat  membantu para admin dalam proses mengarsipkan data dan mencari data arsip

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  seluruh  keluarga  besar  STMIK  Prabumulih yang telah member semangat dan dukungan baik moril maupun materil terhadap penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]   Simangunsong,  Agustina. Sistem  Informasi  Pengarsipan  Dokumen  Berbasis  Web Vol.2, No.1, Juni 2018.
[2]   Oetari Dwi. 2016, Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan  pada PT. Zenith Djaja Palembang
[3]   Dian  Prasetya,  Oki.  2013, Sistem  Informasi  Pengarsipan  Data  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar pada Polrestabes Semarang .
[4]   Setiawan,  Iwan.  2021, Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  pada    SDN  17  Prabumulih Berbasis Web. JATISI, Vol 8, No.3, September 2021.
[5] Moh. Nazir. 2011, Metode Penelitian, Ghalia Indonesia, Bogor.
[6 – 9]   Sugiyono. 2013, Metode Penelitian Bisnis, Alfabeta, Bandung.
[10]   Rosa,  Shalahudin  M,  2015, Rekayasa  Perangkat  Lunak  Terstruktur  dan  Berorientasi Objek , Informatika, Bandung.
[11]   Pressman.  2010, Rekayasa  Perangkat  Lunak  (Konsep  Teknik  Penyusunan  Laporan Keuangan), Erlangga, Jakarta.