## PERANCANGAN & IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU DAN SUKU CADANG DI PT. TRITEGUH MANUNGGAL SEJATI BANJARBARU
Ronny Mantala 1)
1 Politeknik Negeri Banjarmasin email : rmantala@gmail.com

## Abstrak
PT. Triteguh Manunggal Sejati (Suntory Garuda Beverage) Banjarbaru adalah perusahaan yang bergerak  di  bidang  industri  minuman  kemasan  non-alcohol.  Pada  PT.  Triteguh  Manunggal  Sejati pengelolaan persediaan bahan baku dan suku cadang masih dilakukan dengan cara-cara manual dan belum terkomputerisasi. Belum adanya sebuah aplikasi untuk mengingatkan staf gudang apabila ada stok bahan baku maupun suku cadang yang sudah mencapai titik pesan kembali (reorder point), yang berarti barang tersebut harus segera dipesan untuk menghindari kehabisan stok.
Implementasi rancangan Sistem Informasi yang dibuat pada Aplikasi Persediaan bahan baku dan suku cadang ini menggunakan bahasa pemrograman Java dan DBMS MySQL.
Hasil dari implementasi dapat disimpulkan bahwa aplikasi Persediaan yang dikembangkan dapat mengatasi  permasalahan-permasalahan  yang  ada  pada  gudang  departemen  teknik  PT.  Triteguh Manunggal Sejati. Media penyimpanan dapat terintegritas dengan baik sehingga dapat memudahkan pengolahan data persediaan di PT. Triteguh Tunggal.
Kata Kunci : Sistem, Informasi, Persediaan, Java, SQL

## 1. PENDAHULUAN

## Latar Belakang Penelitian
Persediaan  ( inventory )  merupakan  hal  yang vital bagi perusahaan. Dalam pengadaan persediaan, bagian  gudang  harus  mengecek  setiap  keluar masuknya barang serta menghitung sisa barang yang tersedia. Hal ini membutuhkan ketelitan dari bagian gudang.  Jika  terjadi  kesalahan  oleh  pihak  gudang, maka  akan  mengakibatkan  beberapa  hal  seperti penumpukan  barang  atau  justru  kehabisan  stok karena tidak segera memesan.
PT.  Triteguh  Manunggal  Sejati  (TRMS) merupakan anak perusahaan Garuda Food yang telah diakuisisi  sejak  1988.  Perusahaan  ini  merupakan produsen produk jeli dengan merk Okky dan Keffy. Okky jelly drink merupakan merupakan inovasi dari divisi  jelly,  dimana  produk  ini  mengkombinasikan fungsi  jelly  sebagai  makanan  sekaligus  sebagai minuman.
PT. TRMS, merupakan pabrik yang menjalankan mesin-mesin produksi untuk memproduksi  produk-produk  makanannya.  Mesin- mesin produksi ini dalam operasionalnya memerlukan ketersediaan bahan baku maupun suku cadang.  Untuk  itu  diperlukan  sistem  persediaan bahan  baku  dan  suku  cadang  yang  handal  untuk keberlanjutan produksi.
Dalam kenyataannya PT. Triteguh Manunggal Sejati  dalam  pengelolaan  persediaan  barang  masih dilakukan  cara-cara  manual  oleh  para  staf  gudang dan  belum  terkomputerisasi.  Para  staf  gudang departemen teknik dalam pengelolaan data persediaan  masih  menggunakan  media  kertas sehingga  mengakibatkan  pencarian  data  dilakukan dengan cara menelusuri buku besar persediaan yang sangat  menyita  waktu.  Setiap  entitas  belum terintegrasi  sehingga  menyebabkan  keterlambatan kinerja dan kurang akuratnya informasi.
Masalah  lain  yang  kami  ditemukan  adalah belum  adanya  sebuah  aplikasi  untuk  mengingatkan staf  gudang  apabila  ada  stok  bahan  baku  maupun suku  cadang  yang  sudah  mencapai  titik  pesan kembali ( reorder point ), yang berarti barang tersebut harus  segera  dipesan  untuk  menghindari  kehabisan stok.

## Identifikasi masalah
Berdasarkan  dari  uraian  diatas,  permasalahan yang  akan  dibahas  dalam  penelitian  ini  dapat dirumuskan sebagai berikut :
1)  Bagaimana  mendesain  suatu  sistem  informasi persediaan  barang  yang  bisa  mempermudah dalam  pengolahan  data  Persediaan  di  PT. Triteguh  Manunggal  Sejati  (Suntory  Garuda) Banjarbaru?
2)`  Bagaimana mengimplementasikan Sistem
Informasi  Persediaan  bahan  baku  dan  suku cadang  pada  PT.  Triteguh  Manunggal  Sejati (Suntory Garuda) Banjarbaru?

## Tujuan dan Kegunaan Hasil Penelitian
Adapun  tujuan  penelitian  yang  ingin  dicapai dari pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut : 1)  Untuk  mendesain  sistem  informasi  persediaan barang  yang  bisa  mempermudah  dalam pengolahan  data  Persediaan  di  PT.  Triteguh Manunggal Sejati (Suntory Garuda) Banjarbaru.
2)  Untuk  mengimplementasikan  Sistem  Informasi Persediaan pada PT. Triteguh Manunggal Sejati (Suntory Garuda) Banjarbaru.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA

## Pengembangan Sistem
Menurut  Ladjamudin  (2005)    Pengembangan sistem  dapat  berarti  menyusun  suatu  sistem  yang baru  untuk  menggantikan  sistem  lama  secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

## Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan bagian dari sistem yang  lebih  besar  yang  meliputi  pemasukan  data ( input )  kemudian  diolah  melalui  suatu  mekanisme pemrosesan  data (process) dan  informasi  sebagai hasil  dari  pemrosesan  dapat  dijadikan  kembali sebagai  suatu  input  pada  proses  yang  lainnya sehingga  membentuk  siklus  informasi  yang  dapat diperoleh dari system informasi sebagai sistem yang khusus mengolah data dan informasi tersebut.

## Sistem
Suatu  jaringan  kerja  dari  prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

## Informasi
Informasi itu sendiri menurut Davis (1985) yang dikutip  dari  buku  Ladjamudin  (2005)  berpendapat bahwa:  “Informasi  sebagai  data  yang  telah  diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang.”

## Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Ladjamudin (2005) sebagai Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan menyediakan informasi bagi pengambil keputusan atau untuk mengendalikan organisasi.

## Manajemen Persediaan
Menurut  Arthur  J.Keown,  David  F.Scott,  John D.  Martin  dan  J.  Willian  Petty  (2000:748), menerangkan bahwa:
“Manajemen  persediaan  adalah  pengontrolan asset  digunakan  dalam  proses  produksi  atau diproduksi dijual dengan jalan normal dalam operasi perusahaan”. Pentingnya manajemen persediaan bagi perusahaan  tergantung  pada  besarnya  investasi persediaan”.

## Pengelolaan Persediaan
Menurut  Marihot  Manullang  dan  Dearlina Sinaga (2005:53), menerangkan bahwa : “Persediaan penyelamat  adalah  persediaan  tambahan  yang dilakukan  untuk  melindungi  atau  mengantisipasi terjadinya kekurangan bahan ( stock out )”. Stock Out bisa  terjadi  karena  penggunaan  atau  keterlambatan dalam penerimaan bahan baku yang dipesan.
Reorder  point Adalah  waktu  minimal  untuk melakukan  pemesanan  ulang  sehingga  bahan pesanan  dapat  diterima  tepat  waktu  sedangkan persediaan  di  atas  safety  stok  adalah  sama  dengan nol. Adapun rumusnya sebagai berikut :
Reorder Point = (LD x AU) + SS LD = Lead Time AU = Average Usage (pemakaian rata-rata) SS = Safety Stock

## Java
Menurut  definisi Sun  Microsystem ,  di  dalam buku M. Shalahuddin dan Rosa A.S. (2010 : 1) Java adalah  nama  sekumpulan  teknologi  untuk  membuat dan  menjalankan  perangkat  lunak  pada  komputer yang  berdiri  sendiri (standalone) ataupun  pada lingkungan jaringan.

## Mysql
Menurut  Husni  (2004)  Mysql  termasuk  dalam kategori database  management  system ,  yaitu database  yang  terstruktur  dalam  pengolahan  dan penampilan  data,  sejak  computer  dapat  menangani data  yang  besar, database  management  system memegang  peranan  yang  sangat  penting  dalam pengolahan data.

## 3. ANALISA SISTEM

## Analisis Kebutuhan Sistem
Kebutuhan Fungsional : 1)  Sistem  harus  dapat  melakukan  pendataan barang :
- User bisa menambahkan data barang.
- User  dapat  melakukan  pencarian  data persediaan dengan cepat.
- User dapat melakukan pengubahan terhadap data persediaan.
- User dapat memasukkan data stok persediaan keluar dan masuk.
2)  Sistem  harus  bisa  melakukan  pendataan karyawan :
- User  bisa  menambahkan  data  karyawan baru.
- User bisa mengubah data karyawan.
3)  Sistem  harus  bisa  melakukan  pendataan supplier/vendor :
- User bisa menambahkan data supplier baru. - User bisa mengubah data supplier .
4)  Sistem  harus  bisa  melakukan  pencetakan laporan :
- User  bisa  menampilkan  laporan  data persediaan.
- User  bisa  menampilkan  laporan  data supplier.
- User  bisa  menampilkan  laporan  stok persediaan.
- User  bisa  menampilkan  informasi  safety stock.
- User bisa menampilkan informasi penerimaan/pengeluaran barang. Kebutuhan Non Fungsional : 1) Operasional
a) Perangkat Keras ( Hardware ) Perangkat  keras  yang  digunakan  berupa seperangkat personal komputer dengan spesifikasi sebagai berikut : - Processor Intel Dual Core.
- RAM 2 GB atau lebih.
- Harddisk 320 GB atau lebih.
- Monitor
- CPU.
- Keyboard dan mouse . - Printer .
b) Perangkat Lunak ( Software )
Perangkat  lunak  yang  diperlukan  dalam pembuatan  dan  pemrosesan  data  dari  sistem
yang  akan  dibuat  sehingga  kinerja  program yang  dipakai  dapat  berjalan  dengan  baik  dan benar adalah sebagai berikut : - Windows 7 Ultimate.
- Java Development Kit.
- Netbeans IDE 7.3 atau yang lebih baik.
- MySQL Server 5.0 atau yang lebih baik.
2) Keamanan ( Security )
Aplikasi yang akan dibuat dilengkapi dengan username dan password dan  hanya  bisa  diakses oleh user yang sudah terdata di dalam database.

## 4. PEMECAHAN MASALAH
Untuk  itu  perlu  dibuat  Pengembangan  Sistem Informasi  Persediaan  bahan  baku  dan  suku cadangkhusus-nya dalam proses penerimaan, pengeluaran, stok persediaan dan pembuatan laporan dengan terlebih dahulu dibuat perancangan sistemnya agar bisa dibuat program aplikasinya.
Untuk  menunjang  pembuatan  sistem  maka diperlukan beberapa tahapan yaitu:
- Pembuatan DFD
- Hubungan antar entitas
- Struktur database
- Rancangan antar muka

## Pembuatan DFD
Gambar 1. Diagram Konteks
Tahap  pertama  dalam  perancangan  sistem adalah  pembuatan  diagram  konteks  yaitu  untuk menggambarkan  hubungan  antar  entitas  dalam  dan luar sistem.

## Hubungan antar entitas
Gambar 2. Enhanced Entity Relationship Diagram
Model  Enhanced  Entity  Relationship  Diagram (EERD)  adalah  suatu  pendekatan  sistem  untuk menggambarkan  hubungan  antar  entitas/relasi  satu ke satu, banyak ke satu atau banyak ke banyak.

## Struktur Database
Tahap  berikutnya  adalah  membuat  struktur database, yaitu pembuatan file-file beserta record dan fieldnya. Setiap record ditentukan tipe, lebar data dan statusnya.

## Rancangan Antar Muka
Desain  Input  :  Rancangan  antar  muka  untuk proses penginputan, editing, deleting dan lain-lain.
Gambar 3. Desain Strukutur Menu Program
Desain Prototype : Rancangan antar muka untuk prototype .
Gambar 4. Desain Prototype Menu Utama

## 5. PENUTUP

## Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dalam penelitian  Sistem  Informasi  Persediaan  bahan  baku dan suku cadangPada PT Triteguh Manunggal Sejati Baanjarbaru ini maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
(1)  Permasalahan  pada  penelitian  ini  adalah pengolahan data yang dilakukan secara manual oleh  staf  Gudang  pada  Gudang  Teknik  PT. Triteguh  Manunggal  Sejati  Banjarbaru  terkait pengolahan data, terutama dalam hal pengelolaan  data  persediaan  bahan  baku maupun suku cadang.
(2)  Penelitian ini bertujuan untuk membuat sebuah Aplikasi  Sistem  Informasi  Persediaan  bahan baku  dan  suku  cadang  untuk  mengatasi beberapa  permasalahan  pengelolaan  barang sehingga  mempermudah staf gudang  dalam proses pencatatan data barang masuk dan barang keluar beserta laporannya yang dibutuhkan.
(3)  Dalam analisis PIECES disimpulkan bahwa :
a) Proses  pencatatan  dan  pendataan  barang masuk  dan  barang  keluar  masih  menggunakan microsoft excel.
b)  Tidak adanya informasi barang yang akan segera  dipesan  membuat  kesulitan  admin gudang  untuk  segera  melakukan  proses pemesanan barang.
c) Belum  efisien  dari  segi  waktu  dan  tenaga saat melakukan pencarian stok persediaan yang memakan waktu dan tenaga. d)  Analisis Payback Periode untuk menghitung  jangka  waktu  yang  diperlukan untuk  membayar  kembali  biaya  investasi  yang telah dikeluarkan. Seperti yang sudah dijabarkan di BAB IV sistem ini akan mencapai titik impas atau modal kembali pada bulan ke-7 atau 0,62 tahun dan pada bulan ke 8 sudah dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut.
e) Return  On  Investment ( ROI )  atau  berapa lama  biaya  investasi  dapat  kembali.  Seperti yang  sudah  dijabarkan  di  BAB  IV  sistem  ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke 1 sebesar  43%  dari  biaya  pengadaan,  sehingga aplikasi ini layak digunakan.
(4)  Berdasarkan hasil pengujian pada implementasi sistem  baru  yang  dibuat  penulis  pada  sistem lama,  yaitu  dari  segi  kinerja  dan  informasi. Maka  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa  Sistem Informasi  Persediaan  bahan  baku  dan  suku cadangpada  PT.  Triteguh  Manunggal  Sejati Banjarbaru dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan  serta  memenuhi  tujuan  awal sehingga layak diterapkan.

## Saran
Saran  untuk  PT.  Triteguh  Manunggal  Sejati Banjarbaru agar Sistem Informasi Persediaan bahan baku dan suku cadangini berjalan dengan baik maka ada beberapa hal yang perlu dilakukan, yaitu :
(1)  Sistem yang lama dapat dikonversikan ke sistem yang  baru,  mengingat  sistem  yang  baru  ini digunakan untuk memperbaharui dan memperbaiki  sistem  lama  yang  cenderung terlalu  manual  dalam  proses  penggunaannya, namun tanpa harus mngubah secara keseluruhan sistem lama yang sudah berlaku.
(2)  Untuk  mendukung  kinerja  sistem  yang  telah dibangun, maka diperlukan spesifikasi perangkat  keras  yang  sesuai  kebutuhan  non- fungsional pada penjelasan bab IV.
(3)  Sebaiknya  untuk  bagian  yang  terkait  dengan sistem  ini  agar  dapat  diberikan  pelatihan sebelum menggunakan sistem sehingga
meningkatkan  sumber  daya  manusia  menjadi lebih handal dalam kualitas kerja.
(4)  Sistem  ini  masih  dapat  dikembangkan  sesuai dengan  berkembangnya  spesifikasi  kebutuhan pengguna  sistem  yang  harus  dipenuhi  dalam mencapai hasil kinerja sistem yang lebih baik.
(5)   Penulis  juga  berharap  adanya  kritik  dan  saran dari  pengguna  sistem  informasi  ini,  dimana kritik  dan  saran  tersebut  akan  membantu penyempurnaan  dari  Penelitian  yang  penulis buat.

## 6. REFERENSI
Al  Fatta,  Hanif.  2007  Analisis  dan  Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: CV Andi Offset. Jagiyanto,  HM  2005.  Pendekatan  terintegrasi: Konsep Dasar Teknologi Pengembangan dan Pengelolaan.  Edisi-2.  Yogyakarta:  CV  Andi Offset.
Kadir,  Abdul.  2012.  Dasar  Perancangan  &
Implementasi Database Relasional. Yogyakarta: CV Andi Offset. Laudon, 2012. Definisi Informasi [Online]. Tersedia: http://carapedia.com/pengertian_definisi_infor masi_menurut_para_ahli_info504.html
[21
Mei 2016] Prabawati,  A.  2010.  Pengembangan  Aplikasi Database  Berbasis  JavaDB  dengan  Netbeans. Semarang: CV Andi Offset.
Setiawan,  D  &  Riza  R.  2014.  Sistem  Informasi
Inventory  Barang  Pada  Toko  Sinar  Bangunan
Banjarmasin Menggunakan Java dan MySQL.
Banjarmasin: tidak diterbitkan
Supardi,  Y.  2007.  Pemrograman  Database  dengan Java  dan  MySQL.  Jakarta:  PT.  Elex  Media Komputindo.
Sutarman.  2009.  Pengantar  Teknologi  Informasi. Jakarta: Bumi Aksara Wikipedia.org.  2016.  Diagram  Alir.  [Online]. Tersedia: http://id.wikipedia.org/wiki/Diagram_Alir.htm l [27 Mei 2016]
Yunarto,  H.  I.,  &  Santika,  M.  G.  2005.  Inventory Management.  Jakarta:  PT.  Elex  Media Komputindo.