## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG OPERASIONAL PADA PT. GEMALTO SMART CARDS MENGGUNAKAN UNIFIED MODELING LANGUAGE
Dhaneswara Prakasita Paramatatya 1) , Lis Suryadi 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : Dhaneswara.prakasita@gmail.com 1) , lis.suryadi@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Dewasa ini adalah  komputer sudah menjadi kebutuhan  yang tidak bisa lepas dari  kehidupan  sehari-hari. Komputer  sebagai  alat  penunjang  untuk  mempermudah  pekerjaan  sering  digunakan  pada  instansi  baik  itu negeri  ataupun  swasta.  Namun  tanpa  adanya  sistem  informasi  yang  sesuai,  komputer  belum  bisa  menajikan informasi yang cepat, akurat, handal, dan tepat waktu.  Berdasarkan wawancara kepada Bagian Pengadaan Pt. Gemalto  Smart  Cards, sistem pengadaan barang dan jasa yang saat ini bejalan ternyata  masih   diolah  secara manual dan belum terintegrasi  dengan baik. Bentuk  word dan excel  masih  menjadi  andalan  untuk menyimpan semua  data  kegiatan  pengadaan  barang  dan  jasa  tersebut.  Dari  sistem  yang  masih  manual  tersebut  muncul beberapa  kendala  yang  sering  dialami.  Terlalu  banyaknya  data  yang  harus  diolah  berdampak  pada  tingkat kesulitan  perihal  pengolahan  data  tersebut.  Kondisi  ruang  penyimpanan  yang  kurang  teratur  juga  berdampak pada  sulitnya  mendapatkan  informasi  terkait  dan  pencarian  data  administrasi  pengadaan  barang  dan  jasa. Dalam  hal  penyusunan  laporan  juga  sering  terjadi  keterlambatan.  Dari  uraian  permasalahan  yang  ada, membuat sistem komputerisasi pengadaan barang adalah salah satu solusi yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan  pada  Pt.  Gemalto  Smart  Cards.  Dengan  sistem  pengadaan  tersebut  diharapkan  kinerja  khusus pada bagian pengadaan barang pada Pt. Gemalto Smart Cards akan menjadi lebih efisien, pengolahanan data yang  lebih  cepat,  dan  penyajian  informasi  menjadi  lebih  akurat.  Aplikasi  ini  dibuat  dengan  menggunakan bahasa pemrograman visual basic 2008 dengan DMBS Mysql Server.
Kata kunci: pengadaan barang Pt. Gemalto Smart Cards, UML, Visual Basic 2008, DBMS mysql
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Penggunaan Teknologi Informasi/Sistem Informasi (TI/SI) dalam institusi ataupun perusahaan  saat  ini  merupakan  hal  yang  sangat lumrah  dan  umum  ditemukan.  Hal  tersebut  sudah menjadi  suatu  kecenderungan  bahwa  penggunaan teknologi informasi sudah menjadi sebuah kebutuhan  bagi  institusi,  baik  dalam  membantu dan  mendukung  berjalannya  sebuah  proses manajemen,  maupun  untuk  memberikan  nilai tambah (added value) sekaligus keunggulan dalam menghadapi  persaingan  (competitive  advantage) bagi  sebuah  institusi  maupun  perusahaan  diantara para  pesaing  bisnisnya  di  dalam  menjalankan operasional. Sistem pengadaan barang adalah salah satu bentuk investasi yang cukup penting di bidang SI  dalam  perkembangan  sebuah  lembaga  atau perusahaan  dalam  menunjang  sebuah  proses  yang lebih terbuka dan transparan.
1.2. Masalah
a. Terjadi  kerangkapan  data  dan  kesulitan  dalam mencari  data,  karena  jumlah  data  yang  diolah semakin  meningkat  serta  masih  disimpan secara manual.
b. Ruang  penyimpanan  data  yang  terbatas, menyebabkan dokumen mudah rusak dan tidak tertata dengan baik.
c. Kesalahan  pada  pencatatan  dan  perhitungan, menyebabkan  pembuatan  laporan  tidak  tepat waktu dan kurang akurat.
d. Pimpinan tidak dapat mengontrol besaran biaya yang  dikeluarkan  untuk  permintaan  barang, dikarenakan  tidak  adanya  informasi  berapa besar  biaya  permintaan  yang  dikeluarkan  per departemen.
e. Tidak  adanya  informasi  terkait  penerimaan barang  dari  supplier,  sehingga  harus  mencari- cari  dokumen  penerimaan  barang  pada  saat dibutuhkan informasi terkait penerimaan barang.
f. Tidak  adanya  laporan  terkait  yang  dapat memberikan  informasi  yang  jelas  mengenai serah terima barang yang diminta departemen.
g. Tidak tersedia laporan terkait data barang yang diretur  ke  supplier,  menyebabkan  pimpinan tidak memiliki informasi yang benar dan akurat terkait retur sebagai bahan pertimbangan untuk memberikan penilaian terhadap pihak supplier.

## 1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan
Tujuan Penulisan :
a. Mencari  solusi  terbaik  dengan  cara memperbaiki  sistem  yang  sudah  ada, sehingga  dapat  memberi  kemudahan dalam  proses  Pengadaan  Barang tersebut.
b. Diharapkan  dengan  adanya  sistem Pengadaan Barang ini mampu memberikan  hasil  informasi  yang tepat, akurat, dan bermutu.
c. Diharapkan  dengan  adanya  sistem  ini mampu membantu menyelesaikan permasalahan yang sering terjadi pada sistem sebelumnya.
Manfaat Penulisan :
a. Meninjau  kemampuan  penulis,  sejauh mana  dapat  membahas  permasalahan yang penulis lakukan dengan apa yang diperoleh di perkuliahan.
b. Dapat  merasakan  manfaat  dengan penerapan  sistem  baru  yang  telah dirancang,  memberikan  masukan  dan membantu penyelesaian  masalah  yang muncul  pada  sistem  berjalan  terkait proses pengadaan barang.
2. LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem  informasi  yaitu  suatu  system  yang menyediakan informasi di dalam sebuah basis data yang  menggunakan  model  dan  media  teknologi informasi  untuk  digunakan  di  dalam  pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi.

## 2.2. Analisa Sistem
Yakub  (2012:125),  mengungkapkan  :“Suatu proses  untuk  memahami  sistem  yang  ada,  dengan menganalisa  jabatan  dan  uraian  tugas  (business user),  proses  bisnis  (business  process),  ketentuan dan  aturan  (business  rule),  masalah  dan  mencari solusinya (business problem and business solution), dan rencana-rencana perusahaan (business  plan) [1] ”.  Agus  Mulyanto  (2009:125), mengungkapkan  :  “Teori  sistem  umum  yang sebagai  landasan  konseptual  yang  mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem  yang  sedang  berjalan,  merancang  atau mengganti  output  yang  sedang  digunakan,  untuk mencapai  tujuan  yang  sama  dengan  seperangkat input yang lain (bisa jadi lebih sederhana dan lebih interatif)  atau  melakukan  beberapa  perbaikan serupa. [2] ”

## 2.3 Konsep Dasar Beroritnasi Obyek
Shelly dan Rosenblatt (2010 : 147), mengungkapkan  :“Unified  Modeling  Language (UML)  merupakan  metode  yang  luas  digunakan untuk memvisualisasikan dan mendokumentasikan desain  perangkat  lunak  sebuah  sistem [3] ”.Konsep dasar analisa dan perancangan berorientasi objek  : Object,  Class,  Attribute,  Behaviour  (Perilaku), Inheritance  (Turunan),  Polymorphisme,  Message Sending, Encapsulation, Aggregation, Association

## 2.4 Visual Basic 2008
Microsoft  Visual  Basic  .NET 2008
merupakan alat untuk membangun dan
mengembangkan  aplikasi  yang  bergerak  di  atas sistem .NET Framework . Sifat Bahasa pemrogramannya  sendiri  adalah  eventdrivent, artinya  program  akan  terjadi  jika  ada  respon  dari user berupa  kejadian/ event tertentu  (tombol ditekan,  mouse  diklik,  dan  lain-lain).  Saat event terjadi  maka  kode  yang  berhubungan  akan dijalankan.

## 2.5 Mysql
MySQL merupakan  sebuah  software DBMS (Database Management System) yang multi-thread dan multi-user.  MySQL adalah  implementasi  dari RDBMS (Relational Database Management System) . MySQL juga  merupakan database  server yang  sangat  populer,  hal  itu  tak  lain  karena basic language yang  digunakan  adalah SQL  (Structured Query Language) .

## 2.6 Fishbone
Garry  B.  Shelly  dan  Harry  J.  Rosenblatt
(2009:70),  menyatakan  :“Suatu  alat  visual  untuk mengidentifikasi,  mengeksplorasi  dan  secara grafik menggambarkan secara detil semua penyebab yang berhubungan  dengan  suatu permasalahan [3] ”.
3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisa Masalah
Gambar 1. Fishbone
3.2. Analisa Porses Bisnis
1) Activity Diagran

## Gambar 2. Activity Diagram Permintaan Barang
Gambar 2 menjelaskan : Departemen mengisi form permintaan barang, yang kemudian diserahkan  kepada  bagian purchasing untuk diverifikasi  terlebih  dahulu  kebutuhannya.  Jika barang belum dibutuhkan maka bagian purchasing akan  memberi  info  kepada  departemen.  Bagian
purchasing akan  membuat  PO  dan  diserahkan kepada supplier apabila barang memang dibutuhkan.
Gambar 3. Activity Diagram Penerimaan Barang
Gambar  3  menjelaskan  :  Bagian purchasing akan menerima  barang  beserta  DO  dari supplier ,  dan akan  melakukan  pengecekan  kondisi  barang.  Jika barang  tidak  dalam  kondisi  baik  maka  akan dikembalikan  kepada supplier .  Bagian purchasing akan  menandatangani  DO  dan  membuatkan  tanda terima barang jika barang dalam kondisi baik.
Gambar 4. Activity Diagram Pembayaran
Gambar  4  menjelaskan  :  Bagian purchasing akan melakukan  pembayaran  sesuai  nominal  yang tertera  pada  invoice,  dan  memberikan  informasi kepada supplier bahwa barang telah dibayar.

## Gambar 5. Activity Diagram Retur Barang
Gambar  5  menjelaskan  :  Bagian purchasing memberi  informasi  kepada supplier untuk  proses retur.  Kemudian  memberikan  barang  yang  akan diretur.
Gambar 6. Activity Diagram Serah Terima Barang
Gambar  6  menjelaskan  :  Bagian  pengadaan membuat bukti serah terima barang dan menyerahkannya kepada departemen terkait beserta barang tersebut.
Gambar 7. Activity Diagram Pembuatan Laporan
Gambar  7  menjelaskan  :  Bagian purchasing membuat laporan pengadaan barang dan menyerahkan laporan tersebut kepada pimpinan.

## 2) Use Case Diagram

## Gambar 8. Use Case Diagram Master
Gambar  8  menjelaskan  :  Bagian Purchasing melakukan entry data  Barang, Supplier ,  dan Departemen.
Gambar 9. Use Case Diagram Transaksi
Gambar  9  menjelaskan  :  Bagian Purchasing melakukan entry Data  Permintaan  Barang,  cetak PO, cetak tanda terima, entry pembayaran  barang, cetak berita acara, dan cetak surat retur.
Gambar 10. Use Case Diagram Laporan
Gambar  10  menjelaskan  :  Bagian Purchasing mencetak  laporan  permintaan  barang,  penerimaan barang,  pengadaan  barang,  serah  terima  barang, retur barang, dan rekapan biaya pengadaan barang per departemen.

## 3) Rancangan Class Diagram
Departemen *Kd_Departemen Nm_Departemen Tlp_Departemen EMail_Departemen +Autonumber() +GetDepartemen() +Simpan() +Batal() Supplier *kd_supplier nm_supplier Almt_supplier Tlp_supplier Email_supplier +Autonumber() +GetSupplier() +Simpan() +Batal() bstb No_bstb Tgl_bstb +Autonumber() +Getbstb() +Simpan() +Batal() fpb *No_fpb Tgl_fpb Pemohon TglDiperlukan Tujuan +Autonumber() +Getfpb() +Simpan() +Batal() PO *No_po Tgl_po Kepada Note PPN +Autonumber() +GetPO() +Simpan() +Batal() Serah Jlm_Serah +GetSerah() +Simpan() Minta *No_fpb Jml_minta keterangan +GetMinta() +Simpan() Pesan *No_po Qty Harga_pesan +GetPesan() +Simpan() DO *No_DO NorefDO Tgl_DO +Autonumber() +GetDO() +Simpan() +Batal() Barang *Kd_barang Nm_barang Jenis_barang Hrg_satuan Satuan +Autonumber() +GetBarang() +Simpan() +Batal() Terima Jml_terima +GetTerima() +Simpan() 1 ..* 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1..* 1 1..* 1 .. * 1 Retur 1 ..* 1 *No_Ret Tgl_ret +Autonumber() +GetRetur() +Simpan() +Batal() Kembalikan Jml_Ret Ket_ret +GetKembalikan() +Simpan() INVOICE +Autonumber() +GetInvoice() +Simpan() +Batal() *No_Inv NorefInv Tgl_Inv JmlInv TglBayar KetInv 1 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1 ..* Gambar 11. Rancangan Class Diagram 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambar 12. Form Master Entry Data Barang
Gambar 12 menjelaskan : Form Entry Data Barang berisi field-field untuk mengisi data barang.
Gambar 13. Form Master Entry Data Supplier
Gambar  13  menjelaskan  :  Form Entry Data Supplier berisi field-field untuk  mengisi  data supplier.
Gambar 14. Form Master Entry Data Departemen
Gambar  14  menjelaskan  :  Form Entry Data Departemen  berisi field-field untuk  mengisi  data departemen.

## 4.4 Form Transaksi
Gambar 15. Form Transaksi Permintaan Barang
Gambar  15  menjelaskan  :  Form  Transaksi Permintaan Barang berisi field-field yang diperlukan untuk proses permintaan barang.
Gambar 16. Form Transaksi Cetak PO
Gambar  16  menjelaskan  :  Form  Cetak  PO  berisi field-field yang diperlukan untuk mencetak PO.
Gambar 17. Form Transaksi Retur Barang
Gambar  17  menjelaskan  :  Form  Retur  Barang berisi field-field yang  dipelukan  untuk  mencetak surat retur.

## 4.5 Hasil Cetakan Sistem

## Gambar 18. Laporan Permintaan Barang
Gambar  18  menjelaskan  :  hasil  cetakan  dari laporan permintaan barang.
Gambar 19. Laporan Penerimaan Barang
Gambar  19  menjelaskan  :  hasil  cetakan  dari laporan penerimaan barang.
Gambar 20. Laporan Pengadaan Barang
Gambar  20  menjelaskan  :  hasil  cetakan  dari laporan pengadaan barang.
Gambar  21  menjelaskan  :  hasil  cetakan  dari laporan retur barang.
Gambar 22. Laporan Serah Terima Barang
Gambar  22  menjelaskan  :  hasil  cetakan  dari laporan serah terima barang.
Gambar 23. Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang per Departemen
Gambar  23  menjelaskan  :  hasil  cetakan laporan  rekapitulasi  pengadaan  barang  pper departemen.

## 4.6 Sequence Diagram

## Gambar 24. Sequence Diagram Entry Data Barang
Pada  gambar  24  dijelaskan  bahwa  bagian purchasing membuka Form Barang, melakukan entry data, menyimpan, mengubah, menghapus, batal, dan keluar.
Gambar 25. Sequence Diagram Transaksi Permintaan Barang Pada  gambar  25  dijelaskan  bahwa  bagian purchasing membuka Form Transaksi Permintaan  Barang,  memilih  departemen, memilih  barang,  menyimpan,  batal,  dan keluar.

## Gambar 26. Sequence Diagram Laporan Pengadaan Barang
Pada  gambar  26  dijelaskan  bahwa  bagian purchasing membuka Form Laporan Pengadaan Barang, mencetak laporan, batal,dan keluar.
5 PENUTUP
5.1 KESIMPULAN
Dengan sistem terkomputerisasi, pencarian data akan lebih cepat, Keterbatasan ruang penyimpanan tidak akan terjadi, karena dalam sistem komputerisasi  data  disimpan  secara  digital kedalam hardisk, Pengarsipan dokumen akan lebih mudah,  penggunaan  dokumen  bentuk  hardcopy lebih  diminimalkan,  data  akan  tersusun  secara terurut  kedalam  databases  berdasarkan  kode  atau nomor,  meminimalsir kesalahan dalam pencatatan dan  perhitungan  yang  banyak  dilakukan  oleh manusia.
5.2 SARAN
Sehubungan  dengan  hal-hal  yang  sudah dikemukakan  di  atas  dan  untuk  meningkatkan peluang  keberhasilan  sistem  ini,  maka  diberikan saran-saran  sebagai  berikut  :  harus  dilakukan pengecekan  terhadap  kebenaran  data  supaya informasi  yang  disajikan  benar-benar  sesuai dengan keinginan pengguna, perlu adanya pelatihan  kepada  staff  bersangkutan,  pengolahan data  harus  diproses  lebih  maksimal  agar  efisiensi kerja  bisa  lebih  dioptimalkan,  perlu  adanya  audit, harus  ada  pengawasan  secara,  dan  ada  proses backup data.

## 6 DAFTAR PUSTAKA
[1]. Yakub.  2012.  Pengantar  Sistem  Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu.
[2]. AgusMulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep  dan  Aplikasi.  Pustaka  Pelajar. Yogyakarta
[3]. Shelly,  Gary  B.  dan  Rosenblatt,  Harry  J., (2012).  System  Analysis  And  Design  Nine Edition. Course Technology. USA.