SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN TRANSPORTASI PENGIRIMAN BBM PADA PT. RATAH INDAH SAMARINDA
Ahmad Rofiq Hakim 1) , Amelia Yusnita 2) , Elys Diawati 3)
1,2 Sistem Informasi, Stmik Widya Cipta Dharma
3 Sistem Informasi, Stmik Widya Cipta Dharma
1,2,3 Jl. Prof. M. Yamin No. 25, Samarinda, 75123 E-mail : informatikawicida@gmail.com 1) , qonita23@yahoo.com 2) , rakezzakaw@yahoo.com 3)

## ABSTRAK
Sistem Informasi Pengelolaan Transportasi Pengiriman BBM merupakan sistem yang dibangun untuk proses pengiriman BBM berupa  input  data  BBM,  data  konsumen,  data  distributor,  transaksi  pemasukkan  BBM  dan  transaksi  pengiriman  BBM  serta pelaporannya.
Penelitian  ini  dilakukan  pada  PT.  Ratah  Indah  Samarinda  yang    beralokasi  di  Samarinda  dengan  menggunakan  metode penelitian yaitu metode pengumpulan data, studi lapangan, studi pustaka, analisis kebutuhan, desain sistem, dan implementasi sistem.
Pada  penelitian  ini  telah  dibuat  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Transportasi  Pengiriman  BBM  dengan  desain  sistem mengunakan Flow Of Document (FOD), Data Flow Diagram (DFD) dan Hirachy Plus Input Process Output (HIPO). Metode pengembangan  sistem  yang  digunakan  yaitu  SDLC  dan  metode  pengujian  menggunakan Black  Box .  Aplikasi  Ini  dibangun menggunakan software yaitu Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0, database yang digunakan Microsoft Access 2007. Sistem yang dibangun beroperasi pada Sistem Operasi Windows.
Dari  hasil  implementasi  sistem,  disimpulkan  bahwa  dengan  penggunaan  software  dapat  membantu  dalam  proses  pengiriman BBM  pada  PT.  Ratah  Indah  Samarinda.  Serta  penulis  memberikan  saran  agar  PT.  Ratah  Indah  Samarinda  membuat  koneksi jaringan komputer ke masing-masing bagian untuk memudahkan pengolahan data.
Kata Kunci : Sistem Inforamsi, Pengiriman, BBM

## 1. PENDAHULUAN
Dewasa ini Komputer merupakan salah satu hal terpenting dalam  menyelesaikan  suatu  pekerjaan  pengolahan  data diberbagai bidang pekerjaan, baik itu kantor pemerintahan maupun  kantor  –  kantor  milik  swasta.  Hal  ini  tidak  dapat dipungkiri lagi sebab tanpa menggunakan komputer dalam menyelesaikan  suatu  pekerjaan  pengolahan  data  akan mempersulit  dan  memerlukan  waktu  yang  cukup  lama dalam  penyelesaiannya.  Tanpa  menggunakan  komputer kita  sering  dihadapkan  pada  beberapa  masalah  yang  sulit diselesaikan dengan cara manual.
Pengelolaan  transportasi  pengiriman  BBM  jenis  solar  dan bensin merupakan suatu proses pendataan yang menggambarkan transaksi masuk dan keluarnya BBM jenis solar dan bensin seperti mendata distributor dan konsumen yang dalam hal ini dikhususkan didaerah hulu.
Pada  kantor  PT.  Ratah  Indah  Samarinda  proses  transaksi pemasukkan  dan  pengiriman  BBM  jenis  solar  dan  bensin
dilakukan setiap hari dimana sering tidak terdatanya berapa BBM  yang  masuk  dan  berapa  BBM  yang  telah  terkirim setiap  harinya.  Sistem  yang  berjalan  saat  ini  masih  sangat manual dimana pengolahan data transaksi pemasukkan dan pengiriman  BBM  hanya  dicatatan  dalam  sebuah  buku besar yang tidak efektif dan efesien.
Pada  skripsi  ini  penulis  membuat  suatu  sistem  informasi dengan  menggunakan  Visual  Basic  6.0  yang  dapat memudahkan  untuk  mengelola  transportasi  pengiriman BBM pada  PT. Ratah Indah Samarinda.

## 2. RUANG LINGKUP PENELITIAN
Dalam penelitian ini permasalahan mencakup :
1. Cakupan Masalah
2. Pada  kantor  PT.  Ratah  Indah  Samarinda  proses transaksi pemasukkan dan pengiriman BBM jenis solar dan  bensin  dilakukan  setiap  hari  dimana  sering  tidak terdatanya  berapa  BBM  yang  masuk  dan  berapa  BBM yang telah terkirim setiap harinya. Sistem yang berjalan saat  ini  masih  sangat  manual  dimana  pengolahan  data transaksi  pemasukkan  dan  pengiriman  BBM  hanya dicatatan  dalam  sebuah  buku  besar  yang  tidak  efektif dan efesien.Batsan-batasan penelitian 3. Rencana hasil yang didapatkan
1). Sistem Informasi Pengelolaan Transportasi Pengiriman  BBM  pada  PT.  Ratah  Indah Samarinda  secara  cepat  dibandingkan  dengan sistem  yang  ada.  Dengan  begitu  kinerjanya  dapat diwujudkan secara maksimal.
2).   Membantu  kerja  PT.  Ratah  Indah  Samarinda, khususnya  dalam  hal  Pengelolaan  Transportasi Pengiriman BBM. Dan dapat menambah wawasan dan  pengetahuan  tentang  penggunaan  sistem informasi.
3).   Membuat Sistem Informasi pengelolaan transportasi pengiriman BBM menjadi terkomputerisasi
4).   Membuat basisdata transaksi pengiriman BBM.

## 3. BAHAN DAN METODE

## 3.1 Penjelasan Bahan
Menurut  Agus  (2003),  Sistem  adalah  koleksi  dari elemen-elemen  seperti  manusia,  Sumber  daya,  prosedur- prosedur  yang  diharapkan  untuk  melakukan  indetiafiable fuction atau melayani satu tujuan.
Microsoft  Access  Robin  (2005)  adalah  sebuah software  produksi  dari  Microsoft.  Microsoft  Access sebelumnya  sudah  memiliki  banyak  versi  sebelum  versi Microsoft  Access  2003. Microsoft  Acces  merupakan bagian  dari  Office,  dimana  didalamnya  terdapat  beberapa software lain seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, dan lain-lain.  Microsoft  acces  merupakan  software  yang berfungsi untuk pengembangan aplikasi database. Khususnya  aplikasi  database  berskala  kecil  sampai menengah.
Menurut  LPKBM    Madcoms  Madiun  (  2001)  Visual Basic  pada  dasarnya  adalah  sebuah  bahasa  pemrograman komputer.  Bahasa  pemrograman  adalah  perintah-perintah atau  instruksi  yang  dimengerti  oleh  komputer  untuk melakukan tugas-tugas tertentu.
3.2 Metode Model Air Terjun ( Waterfall ) adalah untuk membantu mengatasi  kerumitan  yang  terjadi  akibat  proyek-proyek pengembangan perangkat lunak (Simarmata, 2010).
Gambar 1. Model Pengembangan Air Terjun
4. RANCANGAN SISTEM/APLIKASI
1. Flow Of Document (FOD) Yang Berjalan Dari Flow  Of  Document yang  sedang  berjalan  bahwa Sistem  Informasi  Pengelolaan  Transportasi  Pengiriman BBM  dimulai  dari  administrasi  menerima  data  BBM  dari distributor  yang  kemudian  menginputkan  data  BBM dengan  cara  manual  seperti,  pemberian  harga.  Kemudian proses pemesanan BBM yang diberikan konsumen kepada administrasi untuk melakukan proses transaksi pengiriman BBM yang menghasilkan nota pengiriman 2 rangkap yang akan  diberikan  pada  konsumen  dan  sebagai  arsip. Kemudian untuk proses pembuatan laporan dikerjakan oleh administrasi,  menghasilkan  laporan  daftar  BBM  dan laporan  pengiriman  BBM  yang  masing-masing  dibuat  2 rangkap,  rangkap  pertama  sebagai  arsip,  sedangkan rangkap  kedua  diberikan  kepada  pimpinan  untuk mengetahui  perkembangan  perusahaan.  Laporan  yang diterima  oleh  entitas  pimpinan  meliputi  laporan  daftar BBM  dan  laporan  pengiriman  BBM.  Proses  selesai  pada entitas pimpinan.
ADMINISTRASI KONSUMEN PIMPINAN DISTRIBUTOR MULAI Data BBM Data BBM Yang DIpesan 2 Nota Pengiriman 2 2 1 Lap . Data BBM 1 Lap . BBM 2 Lap . Data BBM SELESAI 2 1 Nota Pengiriman A A 2 Lap . BBM . . Proses Data BBM Daftar BBM Proses Transaksi Pengiriman BBM Proses Laporan A A A Pengiriman Pengiriman Data BBM Data BBM Yang DIpesan Gambar 2. FOD Yang Berjalan
2. Fflow Of Document (FOD) Yang Diusulkan
Sistem  Informasi  Pengelolaan  Transportasi  Pengiriman BBM  dimulai  dari  BBM  yang  telah  dipesan  sebelumnya kepada  distributor.  Lalu  dilakukan  proses  pemasukkan BBM  yang  dipesan.  Kemudian  di  berikan  kepada administrasi  untuk di input secara komputerisasi  ke dalam database  BBM  masuk.  Kemudian  diteruskan  untuk pembuatan  laporan.  Berawal  saat  konsumen  telah mengambil  BBM  yang  diinginkan,  yang  akan  diberikan kepada administrasi untuk melakukan transaksi pengiriman BBM  yang  secara  otomatis  akan  tersimpan  pada  tabel pengiriman BBM kemudian dialirkan ke proses pembuatan laporan.  Hasil  dari  transaksi  pengiriman  BBM  tersebut adalah  dua  rangkap  nota  pengiriman,  yang  pertama diberikan  kepada  konsumen  serta  BBM  yang  telah dibelinya.  Lalu  nota  pengiriman  yang  kedua  diberikan kepada  administrasi  sebagai  arsip.  Yang  kemudian  dapat dikelola oleh administrasi menjadi laporan yang dibutuhkan.  Yang  kemudian  diserahkan  kepada  pimpinan dan  sebagai  arsip.  Pada  entitas  administrasi  juga  terdapat dokumen data BBM kemudian dinput lewat keyboard lalu diproses  secara  komputerisasi  yang  tersimpan  dalam database  data  BBM  dan  terbitlah  dokumen  daftar  BBM yang  kemudian  dialirkan  ke  proses  pembuatan  laporan.
Entitas  distributor  juga  memberikan  data  distributor  ke entitas  administrasi  kemudian  diinput  lewat  keyboard  lalu diproses  secara  komputerisasi  dan  disimpan  dalam database  distributor.  Pada  entitas  konsumen  juga
memberikan  data  konsumen  ke  entitas  administrasi  lalu diinput  lewat  keyboard  dan  diproses  secara  komputerisasi yang  tersimpan  dalam  database  konsumen  sehingga terbitlah  daftar  konsumen  dan  dialirkan  ke  proses pembuatan  laporan.    Laporannya  meliputi  daftar  BBM, daftar  distributor,  daftar  konsumen,  laporan  pemasukkan BBM dan laporan pengiriman BBM. Proses berakhir pada entitas pimpinan.
DISTRIBUTOR ADMINISTRASI KONSUMEN PIMPINAN Mulai Data Pemesanan Data Pemesanan Daftar Pemesanan Data Distributor Daftar Pemesanan Data Distributor Data Distributor Pembuatan Laporan Data BBM Masuk BBM Masuk Data BBM Yang Dipesan Proses Pengiriman BBM 2 1 Nota Pengiriman Data Pengiriman BBM Kirim BBM 2 1 Lap.Distributor 2 1 Lap.Konsumen 2 1 Lap. Pengiriman BBM 2 1 Lap. BBM Masuk 2 Lap. Distributor 2 Lap. Konsumen 2 Lap. Pengiriman BBM Selesai Proses Pemesanan Data BBM Data BBM Data BBM Data BBM Proses Pemasukkan BBM Proses Pengiriman BBM 2 1 Lap. Daftar BBM 2 Lap. Daftar BBM A A A A A A A A A 2 Lap. BBM Masuk A Data Konsumen Data Konsumen Data Konsumen Data Konsumen Data Konsumen Data Distributor Data Distributor 2 Nota Pengiriman
Gambar 3. FOD Yang Diusulkan
3. Context Diagram
Terdapat  empat  kesatuan  luar  ( eksternal  entity )  yaitu bagian  Administrasi  sebagai  menginputkan  data  BBM, data  BBM  masuk  kepada  sistem  dan  dari  sistem memberikan  daftar  BBM,  daftar  distributor,  daftar konsumen,  laporan  BBM  masuk,  laporan  pengiriman BBM  dan  nota  pengiriman  ke  entitas  Administrasi. Entitas Distributor memberikan data distributor ke sistem dan  dari  sistem  memberikan  data  pemesanan  ke  entitas distributor. Entitas konsumen memberikan data konsumen  ke  sistem  dan  dari  sistem  memberikan  Nota pengiriman BBM ke entitas konsumen. Entitas Pimpinan mendapat laporan dari sistem berupa daftar BBM, daftar distributor,  daftar  konsumen,  laporan  pemasukkan  BBM dan laporan pengiriman BBM.
Sistem Informasi Pengelolaan Transportasi Pengiriman BBM a 0 . Administrasi Distributor Pimpinan Konsumen Data BBM Masuk Data Distributor Data Pemesanan . Data Konsumen Lap . Pengiriman BBM . Lap.BBM Masuk . Lap. Distributor . Daftar BBM Lap. Distributor Lap. BBM Masuk Data BBM Lap. Daftar Konsumen Nota Pengiriman Lap. Pengiriman BBM Lap. Daftar Konsumen Daftar BBM Nota Pengiriman Gambar 4. Context Diagram
4. Data Flow Diagram ( DFD ) Level 0
Entitas  Administrasi  menjadi  sumber  data  BBM  masuk yang  datanya  disimpan  dalam  penyimpanan  data  (data store)  BBM  masuk  dan  juga  Entitas  Administrasi menjadi sumber data BBM yang datanya disimpan dalam penyimpanan  data  (data  store)  BBM.  Entitas  Distributor menjadi  sumber  data  distributor  yang  datanya  disimpan dalam  penyimpanan  data  (data  store)  disributor.  Entitas Bagian  Konsumen  menjadi  sumber  data  konsumen  yang datanya  disimpan  dalam  penyimpanan  data(data  store) konsumen  entitas  konsumen  juga  memperoleh  nota pengiriman  dari  proses  pengiriman  bbm.  Proses pembuatan  laporan  memperoleh  data  dari  data  store BBM,  data  store  distributor,  data  store  konsumen,  data store  BBM  masuk  dan  data  store  pengiriman  BBM dimana  menghasilkan  laporan    daftar  BBM,  daftar distributor,  daftar  konsumen,  laporan  BBM  masuk  dan laporan  pengiriman  BBM  yang  dialirkan  ke  entitas Pimpinan dan Administrasi.
Administras i 4. 0 BBM Masu k 2. 0 Distributor 5. 0 Pengiriman BBM 6. 0 Pembuata n Lapora n Data BBM Masu k BBM Masu k Distributor Pimpina n Distributor Pengiriman BBM Data Distributor Data Distributor Data Pengiriman BBM Pengiriman BBM Lap . BBM Masu k Lap . Pengiriman BBM Lap . Distributor Daftar Konsumen Data Distributor Data Suku Cadang Keluar Data Pemesanan Lap. BBM Masuk Lap. Pengiriman BBM Lap. Distributor Daftar Konsumen 1. 0 BBM BBM Data BBM Data BBM Data BBM BBM Masu k Data BBM Masu k Nota Pengiriman BBM Masuk Data Distributor Data BBM Data BBM Masu k Lap. Daftar BBM Konsumen Konsumen Konsumen Data Konsumen Data Konsumen Data Konsumen Daftar BBM Nota Pengiriman Gambar 5. Data Flow Diagram (DFD) Level 0
5. Data Flow Diagram ( DFD ) Level 1
DFD  level  1  pada  (gambar  4.6)  dimulai  dari  data  store BBM  mengalirkan  data  BBM    ke  proses  laporan  daftar BBM,  proses  laporan  BBM  masuk  dan  proses  laporan pengiriman  BBM.  Data  store  BBM  masuk  yang  dialirkan ke  proses  laporan  BBM  masuk.  Data  store  pengiriman BBM  mengalirkan  data  pengiriman  BBM  ke  proses laporan pengiriman BBM. Data store distributor mengalirkan  data  distributor  ke  proses  laporan  distributor. Data  store  konsumen  mengalirkan  data  konsumen  ke proses  laporan  konsumen.  Dari    proses  tersebut menghasilkan  laporan  daftar  BBM,  daftar  distributor, daftar  konsumen,  laporan  BBM  masuk  dan  laporan pengiriman  BBM  yang  kemudian  dialirkan  ke  entitas pimpinan.
Data BBM Masuk Pimpinan Pengiriman BBM BBM Masuk Data Pengiriman BBM Lap. Pengiriman BBM 6.4 Laporan BBM Masuk 6.5 Laporan Pengiriman BBM 6.2 Laporan Daftar Konsumen BBM 6.1 Laporan Daftar BBM Data BBM Lap. Daftar BBM 6.3 Laporan Distributor Distributor Lap. Distributor Lap. BBM Masuk Data BBM Lap. Daftar Konsumen Data BBM Gambar 6. Data Flow Diagram (DFD) Level 1
3. 0

## 5.   IMPLEMENTASI
1. Tampilan Form Input Data BBM
Gambar 7. Form Input Data BBM
Pada gambar 7. merupakan form untuk menginputkan data BBM. Data yang akan diinput berisikan  kode BBM, nama BBM, satuan, harga jual dan jumlah. Dalam tampilan input data  ini  terdapat    4  (empat)  tombol  navigasi  dan  5  (lima) tombol lainnya yaitu tombol baru, simpan, edit, hapus dan tutup.
2. Tampilan Form Input Data Distributor
Gambar 8. Form Input Data Distributor
Seperti  yang  terlihat  pada  gambar  8.  form  untuk menginputkan  data  distributor.  Data  yang  akan  diinput berisikan  kode distributor, nama distributor, alamat dan no telpon. Tampilan Form Input Data Konsumen
3. Tampilan Form Data Konsumen
Gambar 9. Form Input konsumen
Seperti  yang  terlihat  pada  gambar  9, form  input data konsumen  berupa  kode  konsumen,  nama,  alamat  dan telepon.
4. Tampilan form data pengangkut BBM
Gambar 10. Form Data Pengangkut BBM
5. Tampilan Form transaksi pemasukan BBM
Gambar 11. Form Transaksi Pemasukan BBM Seperti  yang  terlihat  pada  gambar  11, form  Input
Pemesanan digunakan untuk menginputkan data pemesanan  suku  cadang  berupa  no purchase  order , tanggal, supplier , dan kode permintaan.
6. Tampilan Form Pengiriman Barang
Gambar 12. Form Pengiriman Barang Seperti yang terlihat pada gambar 12, form pengiriman barang digunakan  untuk menginput no. pengiriman, tgl pengiriman

## 7. Tampilan Grafik Pengiriman BBM Perbulan
Gambar 12. Form Pengiriman Barang merupakan  tampilan  grafik  pengiriman  BBM  perbulan. Informasi  yang  diberikan  meliputi  nama  bbm,  jumlah, tahun  dan  bulan.  Hasil  ini  didapat  dari  form  transaksi pengiriman BBM .
6. KESIMPULAN
1. Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Pengelolaan Transportasi  Pengiriman  BBM  pada  PT.  Ratah Indah
Samarinda dengan
menggunakan pemrograman  visual  basic  6.0  yang  penulis  coba terapkan, sangat membantu dalam proses pengolahan data transportasi pengiriman BBM serta pelaporannya.
2. Sistem  yang  telah  dibangun  dapat  menampikan laporan  daftar  BBM,  daftar  konsumen,  daftar, distributor,  daftar  pengangkut  BBM,  laporan pemasukkan  BBM  dan  laporan  pengiriman  BBM secara keseluruhan maupun bulanan.
7. SARAN
1. agar  kedepannya  sistem  ini  dapat  dikembangkan dengan  menggunakan  database  mysql  atau  sql server.
2. Agar sistem ini kedepannya juga dapat dikembangkan  dengan  menggunakan  pemrograman java atau berbasis web site.
3. Agar  sistem  ini  dapat  digunakan  dalam  jangka waktu  yang  lama  dimana  sistem  ini  kedepannya dapat dikembangkan berbasis client server.

## 8. DAFTAR PUSTAKA
Agus,  2003, Sistem  Informasi  Manajemen  terjemahan Hendra  Teguh  Edisi  ketujuh,  penerbit  Buana  Ilmu Komputer , Jakarta.
Gordon  B.  Davis,  2001, Pengantar  Sistem  Informasi Manajemen , Andi Yogyakarta, Yogyakarta
Jogiyanto.HM,  2003, Analisis  dan  Desain  Sistem Informasi , Andi Yogyakarta, Yogyakarta Kamus Besar Bahasa Indonesia , 2001, Edisi Ketiga
Kristanto,  2003, Pengantar  Sistem  Informasi  Manajemen , Andi Yogyakarta, Yogyakarta LPKBM    Madcoms  Madiun,  2001, Seri  Panduan Pemrograman  Microsoft  Visual Basic  6.0 ,  Andi Yogyakarta, Yogyakarta Margono,  2002, Sistem  Informasi  Manajemen  terjemahan Hendra  Teguh  Edisi  ketujuh,  penerbit  Buana  Ilmu Komputer , Jakarta.
Mcleod  Raymon,  2001, Sistem  Informasi  Manajemen terjemahan  Hendra  Teguh  Edisi  ketujuh,  penerbit Buana Ilmu Komputer , Jakarta.
Teguh,  2001, Sistem  Informasi  Manajemen  terjemahan Hendra  Teguh  Edisi  ketujuh,  penerbit  Buana  Ilmu Komputer , Jakarta.