https://jamsi.jurnal-id.com

## Pengembangan Sistem Penataan dan Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Desa Oringbele Kecamatan Witihama Kabupaten Flores
Timur
Agnes Theresia Prahara Bria* 1 , Yohanes Kornelius Ethelbert 2 , Indriyati 3 , Frans Nyong 3
1,2,3,4 Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Katolik Widya Mandira,
Indonesia
*e-mail: agnesbria02@gmail.com 1 , ethgatus@unwira.ac.id 2 , indrisutrisno770@gmail.com 3 , fransipian@gmail.com 4

## Abstrak
Dengan meningkatnya tugas dan tanggung jawab para pegawai Kantor Desa Oringbele, Kecamatan Witihama,  Kabupaten  Flores  Timur,  pengembangan  penataan  dan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar memerlukan sistem yang terstruktur untuk mengelola arus surat dengan baik. Penulis melihat bahwa terdapat  permasalahan  yang  perlu  untuk  difokuskan  dan  diatasi  yaitu  kurangnya  pemahaman  bidang administrasi  dalam  memahami  prosedur  dan  penglasifikasian  surat  sehingga  menyulitkan  dalam pengelolaan disposisi surat. Pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk  meningkatkan efektivitas dan  mengembangkan  praktik-praktik  terbaik  yang  dilakukan  bidang  administrasi  guna  mempercepat proses  pelayanan  administrasi  di  Kantor  Desa  Oringbele  yang  lebih  responsif.  Metode  kegiatan  yang digunakan  penulis  adalah  menggunakan  pendekatan  kualitatif  melalui  tahap  observasi,  sosialisasi, pemeliharaan , wawancara, evaluasi/dampak serta analisis dokumen untuk mendukung hasil temuan yang disajikan.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  administrasi  surat  mengalami  perubahan  yang  dilakukan penulis  dengan  menerapkan  prosedur  penataan  dan  pengelolaan  surat  yang  benar  dan  pengklasifikasian surat  sesuai  bidangnya  dengan  menerapkan  penggunaan  teknologi  informasi  yang  dilihat  dari evaluasi/dampak  yang  telah  dilakukan.  Pentingnya  pengembangan  penataan  dan  pengelolaan  surat  di Kantor Desa Oringbele yang melibatkan pembagian tugas yang jelas antara staf/pegawai administrasi serta penerapan prosedur  yang teratur. Untuk itu, penataan dan pengelolaan surat menjadi aspek krusial yang perlu  dikembangkan  sebagai  bentuk  dari  peningkatan  kinerja  administratif  desa  dalam  memberikan pelayanan publik.
Kata kunci : Pelayanan Publik, Penataan, Pengelolaan, Surat Masuk, Surat Keluar

## Abstract
With  the  increasing  duties  and  responsibilities  of  employees  at  the  Oringbele  Village  Office, Witihama  District,  East  Flores  Regency,  developing  the  arrangement  and  management  of  incoming  and outgoing mail requires a structured system to manage the flow of mail well. The author sees that there are problems that need to be focused on and overcome, namely the lack of understanding in the administrative field in understanding procedures and classification of letters, making it difficult to manage the disposition of letters. This community service aims to increase effectiveness and develop best practices carried out in the administrative sector in order to speed up the administrative service process at the Oringbele Village Office to be  more  responsive.  The  activity  method  used  by  the  author  is  to  use  a  qualitative  approach  through  the stages  of  observation,  socialization,  maintenance,  interviews,  evaluation/impact  and  document  analysis  to support the findings presented. The results of the research show that the author has undergone changes in letter  administration  by  implementing  correct  procedures  for  structuring  and  managing  letters  and classifying  letters  according  to  their  field  by  applying  the  use  of  information  technology  as  seen  from  the evaluation/impact  that  has  been  carried  out.  The  importance  of  developing  the  organization  and management  of  letters  at  the  Oringbele  Village  Office  which  involves  a  clear  division  of  tasks  between administrative  staff/employees  as  well  as  the  implementation  of  regular  procedures.  For  this  reason, structuring and managing letters is a crucial aspect that needs to be developed as a form of improving village administrative performance in providing public services.
Keywords : Arrangement, Incoming Letters, Management, Outgoing Letters, Public Services
https://jamsi.jurnal-id.com

## 1. PENDAHULUAN
Desa  Oringbele  merupakan  sebuah  desa  yang  muncul  di  sekitar  tahun  1800-an,  yang memiliki latar belakang bahwa konon di zaman Ama Key Lebu sering terjadi perang diantaranya perang saudara dan perang antar suku. Ama Key Lebu bersama deket-deketnya yang berada di sekitarnya  tetap  berusaha  untuk  mencari  akal  bagaimana  caranya  mengalahkan  musuh- musuhnya. Maka bersama semua deket itulah dibangunlah sebuah  pondok, dan pondok itulah sampai sekarang dikenal sebagai  Oringbele.  Diantara  deket-deket  tersebut, ada  yang  bernama Beda  Rara  Ama.  Menyangkut  kepemilikan  pondok  tersebut  tidak  ada  yang  mengklaim  milik pribadi,  tetapi  merupakan  milik  umum  dan  deket  Beda  Rara  Ama  dan  keturunannya dipercayakan  sebagai  penjaga  pondok  sampai  dengan  sekarang  (Oring  Koke  Bale,  Bele  Bale Nara.)  Tujuan  dibangunnya  pondok  ini  adalah  untuk  gahi  deket  menghadapi  perang-perang yang  akan  terjadi  dan  untuk  menanggulangi  wabah  penyakit  (nu’un  maran). Oleh  sebab  itu berdasarkan Undang-Undang tentang Desa adalah desa dan desa adat atau yang disebut dengan nama  lain, selanjutnya  disebut Desa,  adalah  kesatuan  masyarakat  hukum  yang memiliki  batas wilayah  yang  berwenang  untuk  mengatur  dan  mengurus  urusan  pemerintahan,  kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal usul, dan/atau hak tradisional yang  diakui  dan  dihormati  dalam  sistem  pemerintahan  Negara  Kesatuan  Republik  Indonesia (Katili, Yusuf & Pariono, 2022).
Secara Administratif, wilayah Desa Oringbele terdiri dari 4 Dusun, 10 Rukun Warga, dan 21 Rukun Tetangga. Secara umum kondisi Tipologi Desa Oringbele terdiri dari perladangan dan perkebunan  sedangkan  kondisi  Topografis  Desa  Oringbele  termasuk  daerah  rata  dan berdasarkan ketinggian wilayah Desa Oringbele diklasifikasikan ke dataran rendah (0 – 100 m dpl). Berdasarkan administratif Desa Oringbele yang luas, tentunya masyarakat membutuhkan peran dari pemerintah desa yang lebih maju dalam bentuk peningkatan pelayanan administrasi. Maka,  di  era  modern  saat  ini  peningkatan  tugas  administrasi  berkembang  begitu  pesat  yang memerlukan  pengembangan  penataan  dan  pengelolaan  dokumen  surat  secara  berkala  untuk menjamin kelancaran dalam berbagai proses administrasi.
Pengembangan  sistem  surat  masuk  dan  surat  keluar  merupakan  aspek  penting  dalam proses  pengelolaan  administrasi  di  perkantoran  secara  efisien,  terutama  di  kantor  desa  yang seringkali  menjadi  pusat  pelayanan  masyarakat  yang  dilihat  dari  kondisi  dan  potensinya. Kondisi dan potensi Desa Oringbele dapat diidentifikasi dari sumber daya alam yang merupakan salah  satu  potensi  pembangunan  di  Desa  Oringbele,  baik  dari  segi  fisik,  sosial,  ekonomi  dan lingkungan. Dari segi potensi fisik dan sosial, di Desa Oringbele memiliki sarana pembangunan fisik  yang  memadai  dan  mendukung  serta  potensi  sosial  masyarakat  yang  hidup  bergotong royong  dan  berorganisasi.  Sementara  potensi  ekonomi,  bersumber  dari  hasil  pertanian, perkebunan, peternakan, dan perikanan yang berpatokan pada kondisi dan potensi lingkungan desa  yang  sering  mengalami  perubahan.  Potensi-potensi  yang  dikemukakan  menjadi  bahan acuan  baru  bagi  penulis  dalam  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  yaitu  memfokuskan potensi  pengabdian  pada  pengembangan  sistem  penataan  dan  pengelolaan  surat  masuk  dan surat keluar di kantor desa yang menjadi masalah konkrit untuk diperhatikan.
Sesuai  hasil  observasi  dalam  pengembangan  sistem  penataan  dan  pengelolaan  surat, ditemukan  bahwa  terdapat  beberapa  permasalahan  yang  timbul  di  Kantor  Desa  Oringbele, yaitu  kurangnya  pemahaman  dalam  memahami  prosedur  dan  pengklasifikasian  surat,  risiko kehilangan  surat,  keterbatasan  tempat  penyimpanan  dokumen  surat,  keterlambatan penindaklanjutan  surat  masuk,  kesulitan  mengakses  informasi,  disposisi  surat  yang  belum diterapkan dengan baik, serta kondisi kebersihan dan kenyamanan tempat penyimpanan surat yang  belum  memadai.  Kecepatan  dan  ketepatan  dalam  melakukan  proses  pencarian  dan penyimpanan arsip/surat menyurat menjadi polemik dan membutuhkan perhatian (Sembiring &  Matondang,  2021).  Oleh  karena  itu,  administrasi  perkantoran  diperlukan  agar  pelaksanaan kegiatan organisasi dapat berjalan dengan baik (Sugiarto, Yuliano et al., 2023).
https://jamsi.jurnal-id.com
(a)
(b)
Gambar 1. Staf/Pegawai Kaur Bidang Urusan Administrasi melakukan pelayanan surat (a) dan (b) pelayanan surat keluar kepada masyarakat
Administrasi desa merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah desa dengan  memberikan  pelayanan  kepada  masyarakat  seperti  pembuatan  surat  rekomendasi dalam  proses  pembuatan  Kartu  Keluarga,  Akte  Kelahiran,  Kartu  Tanda  Penduduk,  Akte Kepemilikan  Tanah  beserta  penyediaan  pendataan  kependudukan  yang  diperlukan  publik misalnya  monografi  desa  (Bura  et  al.,  2023).  Pengelolaan  kearsipan  surat  masuk  dan  surat keluar berhubungan dengan 3  (tiga) faktor kearsipan yang penting, yaitu  sistim penyimpanan arsip, fasilitas peralatan arsip, dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat (Nanulaitta et al., 2020).  Faktor-faktor  yang  dibentuk  menimbulkan  pentingnya  pengembangan  dalam  penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor desa yang menjadi permasalahan serius yang  perlu  untuk  diatasi.  Dengan  menjaga  sistem  yang  tertib  dan  efisien,  kantor  desa  dapat memastikan  bahwa  setiap  surat  yang  masuk  dapat  diidentifikasi,  dicatat,  dan  disalurkan  ke instansi lain dengan cepat dan akurat. Sama halnya dengan surat keluar, manajemen yang baik memastikan  bahwa  setiap  surat  yang  dikirim  memiliki  tujuan  yang  jelas  dan  perlu ditindaklanjuti untuk diagendakan dengan baik di map penyimpana surat.
(a)
(b)
Gambar 2. Kondisi fisik map penyimpanan surat (a) map surat masuk (b) map surat keluar
Salah  satu  wujud  pengelolaan  surat  menyurat  bagi  organisasi  pemerintahan  adalah dengan melakukan kegiatan pengurusan surat baik itu surat masuk maupun surat keluar (Putri, Jetisya  et  al.,  2021).  Surat  merupakan  alat  atau  sarana  yang  difungsikan  untuk  mengambil informasi  juga  pernyataan  dengan  secara  tertulis  dari  pihak  yang  satu  ke  pihak  yang  lainnya, baik  itu  dilakukan  atas  nama  sendiri,  jabatan  yang  disandang  dari  satu  instansi  perusahaan ataupun  juga  sebuah  organisasi  (Annur  et  al.,  2024).  Dalam  suatu  instansi,  kegiatan  surat- menyurat prosedur pelaksanaannya terbagi menjadi surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah surat diterima oleh instansi dan berasal dari instansi lain atau bagian lain pada instansi yang sama. Sedangkan surat keluar adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi dan ditujukan kepada instansi lain atau bagian lain dalam instansi yang sama (Sugiarto, Yuliano et al., 2023).
https://jamsi.jurnal-id.com
Surat masuk dan surat keluar merupakan saluran komunikasi utama antara kantor desa dengan pihak eksternal, seperti masyarakat, instansi pemerintah, dan pihak swasta. Setiap  surat yang  diterima  dan  dikirimkan  sangat  penting  bagi  suatu  instansi,  karena  surat  sangat  efektif sebagai alat komunikasi formal suatu organisasi (Sugiarto, Yuliano et al., 2023). Oleh karena itu, pengembangan  penataan  dan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  merupakan  proses pengelolaan  dokumen  yang  diterima  dan  dikirim  oleh  kantor  desa  yang meliputi  penerimaan, pengolahan,  pendistribusian  dan  pengarsipan surat  masuk,  serta  pengisian,  penandatanganan, pengiriman, dan pencatatan surat keluar.
Pengaruh  pengembangan  penataan  dan  pengelolaan  surat  masuk  dan  keluar  berperan penting dalam keterbukaan dan tanggung jawab kinerja pemerintah desa. Jika surat-surat yang terdokumentasi  di  tata  dan  di  kelola  dengan  baik  di  rak  penyimpanan  dokumen  surat,  maka akan  memudahkan  pemerintah  desa  dalam  mencatat  surat-surat  dengan  jelas,  menjawab pertanyaan dan keluhan masyarakat, serta menghindari hilangnya bahan informasi yang masuk dan keluar sebagai bentuk dari pelayanan. Pelayanan dibentuk dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan  masyarakat  maupun  dalam  rangka  pelaksanaan  ketentuan  peraturan  perundang- undangan  (Herdayani  &  Utami,  Marlisa,  Tri,  2022) .  Selain  itu,  pengembangan  penataan  dan pengelolaan surat juga memerlukan pedoman kerja yang disusun dengan baik. Pedoman kerja dalam  pengelolaan  surat  diperlukan  agar  tercipta  sistem  kerja  yang  sama  dan  untuk  efisiensi kerja maka perlu  adanya analisis prosedur  kerja yang kiranya akan dapat ditemukan patokan langkah-langkah  pengerjaan  yang  baku,  dan  menemukan  cara  kerja  yang  termudah,  teringan, tercepat, terdekat, termurah, dan hemat lainnya (Azizah & Kuswantoro, 2021).
(a)
(b)
Gambar 3. Kondisi fisik rak penyimpanan dokumen (a) dan (b) lemari penyimpanan semua dokumen-dokumen penting
Di  tingkat  desa,  para  perangkat  desa  dituntut  untuk  menyesuaikan  pola  pelayanan dengan  kebutuhan  masyarakat  yang  dinamis,  termasuk  kebutuhan  akan  informasi  (Restanti, Dwi  et  al.,  2023).  Dalam  konteks  tersebut,  dengan  pemahaman  yang  lebih  baik  tentang pengembangan  penataan  dan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  tersebut,  pemerintah desa  akan  lebih  responsif  dalam  menanggapi  kebutuhan  masyarakat  serta  menindaklanjuti dengan  cepat  dokumen  atau  catatan  surat  yang  diperlukan.  Dengan  memahami  pentingnya pengembangan penataan dan pengelolaan surat, pemerintah desa dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat, meminimalkan risiko kehilangan surat, dan mempercepat akses terhadap dokumen yang diperlukan.
Secara  keseluruhan,  tujuan  dari  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  dalam pengembangan  sistem  penataan  dan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  ini  dilakukan untuk  meningkatkan  efektivitas  dan  efisiensi  serta  mengembangkan  sistem  penataan  dan pengelolaan  proses  administrasi  surat  di  Kantor  Desa  Oringbele,  Kecamatan  Witihama, Kabupaten  Flores  Timur.  Dengan  demikian,  pencapaian  tujuan  dan  manfaat  yang  maksimal dalam  mengoptimalkan  proses  administrasi  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  Kantor  Desa Oringbele,  Kecamatan  Witihama,  Kabupaten  Flores  Timur  merupakan  langkah  krusial  dalam meningkatkan efisiensi operasional pelayanan dalam tata kelola administrasi desa.
https://jamsi.jurnal-id.com

## 2. METODE
Pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  dalam  pengembangan  sistem penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar bertempat di Kantor Desa Oringbele, Kecamatan Witihama, Kabupaten Flores Timur yang dimulai pada tanggal 16 April 2024 sampai dengan kegiatan pengabdian selesai dengan sasaran pengabdian adalah Kepala Desa dan Aparat Desa. Rancangan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk menganalisis dan mengobservasi pengembangan sistem penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di  Kantor  Desa  Oringbele  agar  penulis  mengetahui  sejauh  mana  pengetahuan,  kemampuan, wawasan  dan  keterampilan  yang  dimiliki  oleh  para  staf/pegawai  dalam  menangani  bidang urusan administrasi di Kantor Desa Oringbele terkait dokumen surat-menyurat.
Dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini sumber data yang digunakan penulis bersumber  dari  informan,  dokumen,  dan  hasil  survei  langsung  di  lokasi  pengabdian  Desa Oringbele.  Dengan  informan  adalah  Kepala  Desa,  Sekretaris  Desa,  Kaur  Administrasi  (Kepala Urusan Administrasi), dan Kaur Umum (Kepala Urusan Umum). Sedangkan dokumen bersumber dari  map  surat  masuk  dan  surat  keluar  dan  buku  agenda  surat  masuk  dan  surat  keluar. Sementara hasil survei dilihat dari aspek siklus berjalannya penanganan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar, aktivitas pegawai/staf kantor desa (SDM), ketepatan waktu pelayanan, permasalahan yang ditemukan serta sarana dan prasarana yang tersedia.
Tahapan  metode  pelaksanaan  yang  dilakukan  penulis  dibagi  ke  dalam  5  tahapan  yang meliputi :
a. Tahap  pertama  melakukan  observasi  terlebih  dahulu  untuk  melakukan  pendekatan  lebih mendalam dan mengetahui bagaimana cara pengelolaan surat yang dilakukan Kaur Bidang Administrasi.
b. Tahap kedua melakukan sosialisasi dengan memberikan pemaparan materi kepada sasaran untuk  meningkatkan  pemahaman  dan  persepsi  Kepala  Desa  bersama  Aparat  Desa  terkait pentingnya pengembangan sistem penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang  bertujuan  untuk  mengoptimalkan  pelayanan  publik  secara  cepat  dan  tepat  yang dilakukan melalui  sesi  diskusi  dan  tanya  jawab  bersama  untuk  menyampaikan  hambatan- hambatan yang terjadi dan strategi pengembangan pengelolan surat.
c. Tahap  ketiga  pemeliharaan  untuk  mengetahui  tingkat  pemeliharaan  surat  dan  bagaimana siklus pemeliharaan surat yang dilakukan.
d. Tahap keempat melakukan wawancara dengan narasumber untuk mendapatkan data serta informasi yang lebih detail dan akurat.
e. Tahap  kelima  evaluasi/dampak  yang  dilakukan  penulis  untuk  meningkatkan  kinerja  dan produktivitas  pengembangan  surat  dalam  mengukur  pencapaian  pengembangan  sistem penataan dan pengelolaan surat yang dilakukan bidang administrasi.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Penulisan  ini  mengidentifikasi  beberapa  hal  yang  terkait  dalam  pengembangan  sistem penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Desa Oringbele, Kecamatan Witihama,  Kabupaten  Flores  Timur  yang  ditungkan  dalam  hasil  dan  pembahasan  yang  terkait didalamnya.

## 3.1. Tahap Observasi Pengembangan Sistem Penataan dan Pengelolaan Surat
Secara  umum,  efektivitas  sistem  surat  masuk  dan  surat  keluar  mempunyai  tahapan sistem pengembangan penataan dan pengelolaan yang sangat penting. Pengembangan penataan dan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  diawali  dengan  tahap  observasi.  Penulis melakukan  pendekatan  dengan  Kaur  Bidang  Administrasi  untuk  meninjau  secara  langsung pencatatan surat di buku agenda surat masuk dan surat keluar yang ditulis secara terpisah dan penataan surat di map bundle .
https://jamsi.jurnal-id.com
Surat  masuk  merupakan  surat  yang  berasal  dari  instansi  pemerintahan  baik  dari pemerintahan  desa  lain,  pemerintahan  kecamatan,  pemerintahan  kabupaten,  pemerintahan provinsi maupun  pemerintahan  pusat,  juga  terdapat  surat masuk  dari masyarakat  yang  berisi pengaduan  terhadap  masalah-masalah  yang  bersifat  strategis  yang  secara  aturan  melalui mekanisme yang diatur yaitu melalui BPD (Badan Permusyawaratan Desa), namun yang sering terjadi  masyarakat  langsung  melaporkan  surat  kepada  Kepala  Desa.  Ditinjau  dari  penulisan dalam buku agenda surat masuk terdapat bagian-bagian penulisannya yaitu nomor urut, tanggal penerima  pengiriman  surat,  nomor  surat  masuk,  tanggal,  pengirim  dan  isi  singkat  surat  yang dilihat pada (Gambar 4a dan 4b). Surat masuk mempunyai beberapa jenis yang meliputi, surat yang sifatnya biasa, surat yang sifatnya penegasan, dan surat yang sifatnya berisi pemberitahuan atau  undangan  dimana  semuanya  harus  dipisahkan  sesuai  dengan  bidang  surat  masuknya. Prosedur yang dilakukan dari surat masuk disesuaikan dengan isi dan maksud surat yang ada dan  diagendakan  dalam  buku  agenda,  kemudian  diinformasikan  kepada  Kepala  Desa  untuk ditindaklanjuti. Tentu, pencatatan surat masuk di buku  agenda, memiliki  prosedur yang harus ditaati  dan  diterapkan  oleh  bidang  urusan  administrasi  yang  menangani  penataan  dan pengelolaan surat.
(a) (b)
Gambar 4. Buku agenda (a) buku agenda surat masuk (b) kondisi pencatatan surat masuk
Contoh  surat  masuk  meliputi  surat  himbauan/pemberitahuan,  surat  undangan  rapat, undangan  pelatihan,  undangan  sosialisasi,  undangan  penelitian,  surat  rekomendasi  untuk penggalangan  dana,  surat  keterangan  penelitian  dan  surat  masuk  lainnya.  Surat  masuk mempunyai  nomor  indeks  suratnya  tersendiri,  dimana  surat-surat  yang  masuk  nomor  indeks suratnya  telah  ditetapkan  yang  disesuaikan  dengan  isi  dan  maksud  dari  surat  masuk  yang tertera pada Gambar 5 dibawah.
(a)
(b)
Gambar 5. Contoh surat masuk (a) surat masuk yang telah diagendakan di map bundle (b) surat masuk yang baru diterima dan masih disegel dalam amplop
https://jamsi.jurnal-id.com
Sementara surat keluar merupakan surat yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam satu urusan tertentu dan surat keluar yang berkaitan dengan surat undangan (musyawarah di desa) begitupun surat keluar tentang masalah yang berhubungan dengan koordinasi lintas sektor yang mempunyai tata kelolanya tersendiri. Buku agenda surat keluar bagian penulisannya terdiri dari nomor  urut,  nomor  surat,  tanggal  dikeluarkan  surat,  ditujukan  kepada  siapa,  jenis  surat  dan keterangan yang berkaitan dengan isi surat yang sesuai pada (Gambar 6a dan 6b). Surat keluar masyarakat  yang  langsung  ke  kantor  desa  dan  bagian  urusan  administrasi  harus  mengetahui dan  menanyakan  kepada  masyarakat  yang  bersangkutan  ingin  membutuhkan  surat  apa  agar pihak  administrasi  dapat  mengeluarkan  surat  yang  masyarakat  tersebut  butuhkan  yang berpatokan  pada  prosedur  pengelolaan  surat.  Misalnya,  surat  keluar  terkait  dengan  Surat Keterangan  Usaha  dapat  digunakan  oleh  masyarakat  yang  bersangkutan,  apabila  Kepala  Desa sudah menandatangani surat yang dimaksud tersebut.
(a) (b)
Gambar 6. Buku agenda (a) buku agenda surat keluar (b) kondisi pencatatan surat keluar
Contoh  surat  keluar meliputi  surat  keterangan  kelakuan  baik,  surat  keterangan  usaha, surat  keterangan  domisili,  surat  keterangan  tidak  mampu,  surat  keterangan  belum  menikah, surat  keterangan  kematian,  surat  keterangan  kelahiran,  surat  undangan,  surat  keterangan pindah  penduduk,  surat  keterangan  kepemilikan  tanah,  surat  keterangan  tempat  usaha,  surat keterangan  ahli  waris,  dan  sebagainya.  Tidak  hanya  surat  masuk  saja,  surat  keluar  juga mempunyai  nomor  indeks  suratnya,  misalnya  surat  keterangan  usaha  nomor  suratnya  yaitu OB.400.10.5/242/PEM/2024  artinya  OB.400.10.5  adalah  nomor  indeks  surat  yang  telah ditetapkan,  242  adalah  angka  berlanjut  dari  surat-surat  keluar  yang  dikeluarkan  contohnya surat sebelumnya 241 berarti nomor angka surat berikutnya 242 termasuk surat-surat keluar jenis  lain,  dan  PEM/2024  adalah  surat  yang  diterbitkan  oleh  pemerintah  pada  tahun  berjalan begitupun  juga  dengan  surat  keluar  lainnya  yang  dapat  dilihat  pada  Gambar  7.  Jadi,  prosedur dan mekanisme yang dilakukan harus teratur dan efisien oleh pihak urusan administrasi desa.
Gambar 7. Contoh surat keluar (Surat Keterangan Usaha)
https://jamsi.jurnal-id.com
Berdasarkan kedua buku agenda surat masuk, surat keluar dan contoh surat yang ada, tentu  keduanya  mempunyai  prosedur  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  serta  sistem tata  kelola  penataan  dan  pengelolaan  jenis  suratnya  tersendiri.  Surat  masuk  dan  surat  keluar perlu  dicatat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar sehingga surat-surat yang ada dari  pihak  administrasi  dapat  mengklasifikasi  apakah  surat  tersebut  termasuk  dalam  bidang pembangunan, pemerintahan atau berhubungan dengan kemasyarakatan karena pengimputan data surat masuk dan surat keluar sangat dibutuhkan kepastian pelayanan kepada masyarakat atau instansi yang terlibat untuk ditindaklanjuti sesuai isi surat.
Surat masuk dan surat keluar juga ditangani oleh Kaur Umum yang mana Kaur Umum ini termasuk dalam salah satu urusan di bagian kesekretariatan perkantoran pemerintah desa yang diketuai oleh Sekretaris Desa yang tugas utamanya adalah menangani urusan surat masuk dan surat keluar, dimana surat masuk dicatat dalam buku surat masuk kemudian diserahkan kepada Kepala Desa untuk ditindaklanjuti dan disesuaikan dengan isi surat sedangkan di bagian surat keluar, masyarakat sendiri yang meminta sesuai kebutuhannya agar dimasukkan dalam nomor surat kemudian dicatat dalam buku agenda untuk diserahkan, diketahui dan dianggap sah oleh Kepala  Desa  sehingga  nantinya  surat  keluar  yang  dibutuhkan  oleh  masyarakat  yang bersangkutan dapat digunakan sesuai dengan tata pengelolaan surat.
Tidak  hanya  buku  agenda  pencatatan  surat  yang  dipisahkan,  penyimpanan  dokumen surat juga mempunyai map bundle yang ditata secara terpisah juga. Dimana map yang dimaksud adalah bagian dari map surat masuk dan surat keluar sehingga nantinya surat yang dibutuhkan kembali oleh Kepala Desa dan Kaur Bidang Administrasi dapat dilihat dan dicari sesuai nomor urut surat yang telah dicatat dalam buku agenda yang dapat dilihat pada Gambar 8 dibawah ini.
Gambar 8. Map Bundle surat masuk dan surat keluar
Pemberdayaan buku agenda surat masuk, surat keluar dan map bundle bertujuan untuk kelancaran  pelaksanaan  proses  administari,  dengan  maksud  jika  terdapat  pengaduan  atau keluhan  dari  masyarakat  terkait  surat,  maka  bidang  urusan  administrasi  langsung  bertindak dengan  cepat  dalam  penyelesaian  masalah  sehingga  tindakan  penanganannya  terarah  dalam menemukan solusi yang tepat. Selain itu, agar penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar  juga  dapat  dengan  mudah  diakses  dan  ditemukan  kembali  jika  dokumen  surat-surat diperlukan.
Untuk itu, fokus utama yang dilihat kesesuaiannya dengan kondisi di lokasi pengabdian pada  tahap  ini  adalah  aktivitas  pelayanan  Kaur  Bidang  Administrasi  yang  bertanggung  jawab dalam  menangani  urusan  surat  masuk  dan  surat  keluar  dari  berbagai  pihak,  pengelolaan administrasi  surat  secara  komprehensif  serta  pencatatan  surat  di  buku  agenda  berdasarkan pengelompokannya  yang  semuanya  melibatkan  sistem  distribusi  dan  penanganan  lebih  lanjut yang terorganisir dan terstruktur untuk memudahkan pelaksanaan tugas yang dilakukan sesuai pada Gambar 9. Tentu, hal ini menjadi nilai keunggulan dalam pengembangan sistem penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Desa Oringbele.
https://jamsi.jurnal-id.com
(a) (b)
Gambar 9. Staf/Pegawai Kaur Bidang Urusan Administrasi melakukan aktivitas (a)  pengelolaan administrasi surat (b) pencatatan surat di buku agenda
Beralih  dari  observasi  buku  agenda  dan  map bundle surat  masuk  dan  surat  keluar, penataan  dan  pengelolaan  dokumen  surat-menyurat  juga  membutuhkan  kenyamanan, kebersihan  tempat  penyimpanan,  sarana  prasarana  yang  memadai,  serta  penyimpanan dokumen  kearsipan  yang  tertata  dengan  rapi.  Lebih  lanjut  hasil  observasi  yang  dilakukan penulis di Kantor Desa Oringbele, ditemukan adanya permasalahan bahwa :
a. Prosedur dan pengklasifikasian penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar Prosedur  dan  pengklasifikasian  penataan  dan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar belum maksimal karena sesuai proses yang dilakukan di kantor desa, nyatanya surat masuk dan  surat  keluar  langsung  diberikan  kepada  Kepala  Desa.  Seharusnya  terdapat  beberapa tahapan/mekanisme  yang  dilalui  sehingga  nantinya  surat  masuk  dan  surat  keluar  dapat didisposisikan secara baik, yang kemudian diserahkan ke pengelola administrasi agar tidak menimbulkan  permasalahan  baru  serta  mudah  dalam  melakukan  pengklasifikasian  surat masuk dan surat keluar sesuai bidangnya.
b. Rak penyimpanan dokumen surat masuk dan surat keluar Berbicara mengenai rak penyimpanan artinya berkaitan dengan sarana dan prasarana yang tersedia.  Kondisi  lemari/rak  penyimpanan  secara  kenyataan  sarananya  tersedia,  tetapi penataan  yang  lebih  teraturnya  belum  begitu sempurna  karena  terkendala  di  lemari  arsip atau  rak  khusus  penyimpanan  dokumen  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  Kantor  Desa Oringbele.
c. Kondisi  kebersihan  dan  kenyamanan  tempat  penyimpanan  surat  masuk  dan  surat  keluar Kondisi  kebersihan  dan  kenyamanan  tempat  penyimpanan  dokumen  surat  masih  sangat minim.  Terkait  kebersihan,  surat  masuk  dan  surat  keluar  penataannya  belum  dikatakan bersih  karena  terdapat  surat-surat  yang  morat-marit,  kusut,  namun  untuk  kebersihan tempat  penyimpanan  dokumen  surat  sudah  ditempatkan  di  map bundle secara  terpisah dengan  baik.  Jika  dilihat  dari  aspek  kenyamanan,  masih  perlu  penataan  surat  secara berurutan  dan  baik  agar  ketika  dibutuhkan  kembali  surat-surat  yang  sebelumnya  masih dalam keadaan utuh, rapi dan bersih sesuai dengan bagiannya masing-masing.

## 3.2. Tahap Sosialisasi Pemaparan Materi Kepada Sasaran dan Diskusi Bersama
Dalam  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat,  pengembangan  sistem  penataan  dan pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  Kantor  Desa  Oringbele,  Kecamatan  Witihama, Kabupaten Flores Timur merupakan elemen penting dalam menjaga kelancaran komunikasi dan administrasi  pemerintahan  desa,  salah  satunya  melalui  pelaksanaan  kegiatan  sosialisasi  yang dilakukan  penulis  pada  hari  Jumat,  19  April  2024  jam  09:15  sampai  dengan  jam  10:46 bertempat  di  Kantor  Desa  Oringbele  dengan sasaran  yang  dituju  adalah Kepala  Desa  bersama Aparat Desa.
https://jamsi.jurnal-id.com
Hasil  sosialisasi  kepada  sasaran  di  Kantor  Desa  Oringbele,  penulis  memberikan pemaparan materi yang berisi tentang tujuan, fungsi, jenis-jenis surat,  prosedur  penataan dan pengelolaan  surat,  dampak  positif  dan  dampak  negatif  serta  cara  mengatasi  kendala  yang dihadapi  untuk  membantu  menjawab  tingkat  kesulitan  dalam  pelaksanaan  kegiatan  yang menjadi  permasalahan  di  bidang  administrasi  dalam  menata  dan  mengelola  dokumen  surat secara  efektif  dan  efisien  sebagai  tujuan  utama  dari  pengabdian  kepada  masyarakat  yang dilakukan oleh penulis pada Gambar 10 dibawah ini.
(a)
(b)
Gambar 10. Pelaksanaan Sosialisasi (a) dan (b) memberikan pemaparan materi kepada sasaran
Dalam sesi diskusi bersama Kepala Desa dan Aparat Desa ditemukan adanya kelemahan yang  dijelaskan  oleh  Kepala  Desa  pada  (Gambar  11a)  bahwa  pengembangan  sistem  penataan dan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di Kantor  Desa  Oringbele,  belum  dilaksanakan secara  baik  karena  keterbatasan  fasilitas  dan  ruang  kerja  juga  para  staf/pegawai  yang menangani  bidang  administrasi  surat-menyurat  belum  memahami  bagaimana  prosedur pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  ditetapkan.  Selain  itu,  Kaur  Bidang Pembangunan  juga  menjelaskan  bahwa  sistem  penataan  dan  pengelolaan  dokumen  surat terkendala  juga  di  bagian  pengklasifikasian  surat  masuk  dan  surat  keluar,  yang  mana  sesuai tindaklanjutnya  di  Kantor  Desa  Oringbele,  jika  dikaitkan  dengan  surat  masuk  perlu  di tatausahakan menggunakan satu lembar surat yang dinamakan lembar disposisi, dimana lembar ini  memberitahukan  bahwa  surat  ini  berasal  dari  mana,  surat  ini  mempunyai  tujuan  apa sehingga  jelas  tindaklanjutnya  karena  terdapat  surat  masuk  yang  hanya  diarsipkan  saja  dan terdapat  juga  surat  masuk  yang  perlu  untuk  ditindaklanjuti.  Sementara  untuk  surat  keluar, sesuai  dengan  kebutuhan  masyarakat.  Lebih  lanjut,  Kaur  Bidang  Pembangunan  mengajukan pertanyaan  kepada  penulis  pada  (Gambar  11b)  untuk  berdiskusi  bersama  terkait strategi  apa yang perlu diambil untuk mengatasi permasalahan tersebut karena dilihat sistem penataan dan pengelolaan  surat  di  Kantor  Desa  Oringbele  belum  di  tata  sesuai  bidangnya  sehingga menyulitkan Aparat Desa dalam proses kearsipan desa.
(a)
(b)
Gambar 11. Diskusi bersama (a) sesi diskusi menurut pandangan Kepala Desa (b) sesi diskusi menurut pandangan Kaur Bidang Pembangunan
https://jamsi.jurnal-id.com
Dari  hasil  diskusi  bersama  dan  permasalahan  yang  ditemukan  di  tahap  sosialisasi  ini, penulis  mengambil  kesimpulan  untuk  mengatasi  kendala  yang  dihadapi  dengan  cara  penulis memberikan  strategi  bagaimana  penerapan  prosedur  penataan  dan  pengelolaan  surat  yang benar  yaitu  prosedur  pengelolaan  surat  masuk  meliputi  penerimaan  surat,  penyortiran  surat, pencatatan  surat,  pengagendaan  surat,  pengarahan  dan  penerusan  surat,  penyampaian  surat, dan penyimpanan surat sedangkan prosedur pengelolaan surat keluar meliputi persiapan surat, pembuatan  konsep  surat,  pengetikan  surat,  pentaklikan  surat,  pencatatan  surat,  penyampaian surat  dan  penyimpanan  surat  serta  memberikan  gambaran  secara  umum  bagaimana pemanfaatan  teknologi  informasi  untuk  pengklasifikasian  surat  di  lembar  disposisi  sesuai bidang suratnya sehingga pengklasifikasian yang dilakukan jelas, terstruktur dan terarah dalam sistem  penataan  dan  pengelolaannya  sedangkan  masalah  sarana  dan  prasarana,  kembali  pada aspek yang bersentuhan dengan anggaran.

## 3.3. Tahap Pemeliharaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Beranjak dari penataan dan pengelolaan surat, pemeliharaan surat juga menjadi tahapan yang sangat penting untuk dikembangkan. Pemeliharaan surat masuk dan surat keluar dibagi ke dalam  dua  bagian  yaitu  pemeliharaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  memiliki  nilai  guna dan  pemeliharaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  tidak  memiliki  nilai  guna.  Tahap  ini diawali  dengan  Kaur  Bidang  Administrasi  memilah,  artinya  memilah  surat  masuk  dan  surat keluar  yang  harus  diarsipkan  secara  baik  pada  waktu-waktu  tertentu  sebagai  bukti  dari kearsipan  dokumen  surat  walaupun  jangka  waktunya  sudah  lewat,  contohnya  surat  keluar, dimana surat keluar yang harus diarsipkan berkaitan dengan surat penyelesaian sengketa tanah dan surat yang berhubungan dengan kepemilikan aset, karena menjadi bukti bahwa surat-surat tersebut dikeluarkan oleh pemerintah desa pada tahun sekian yang menjadi sarana alat penguji yang penting untuk diamankan dan dibuktikan di suatu hari nanti sedangkan surat keluar yang biasa  atau  tidak  memiliki  nilai  guna,  dipilahkan  sehingga  dapat  dimusnahkan  karena  sering mengganggu  sarana  dan  prasarana  yang  ada  yang  berdampak  pada  map  menjadi  penuh  dan mengalami penumpukan. Juga memilah surat masuk dan surat keluar yang tidak lagi memiliki nilai guna dapat dimanfaatkan kembali untuk pembuatan amplop surat yang dapat dilihat pada (Gambar 12a dan 12b) sedangkan (Gambar 12c) penulis melakukan penulisan di kertas amplop dari hasil pemanfaatan surat yang tidak memiliki nilai guna, yang mana penulisan surat di kertas amplop ini berkaitan dengan surat keluar yang berhubungan dengan surat undangan.
(a)
(b)
(c)
Gambar 12. Pemeliharaan surat (a) pemanfaatan kertas amplop yang tidak memiliki nilai guna (b) pembuatan kertas amplop oleh Kaur Bidang Umum (c) penulisan surat keluar di kertas
amplop yang berhubungan dengan surat undangan
https://jamsi.jurnal-id.com
Untuk  itu,  siklus  pemeliharaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  jangka  waktu pemeliharaannya berbasis tahun sehingga pada tahun berjalan, baik surat masuk maupun surat keluar  akan  dipindahkan  dan  dikosongkan  mapnya  untuk  dimasukkan,  dijilid,  diikat  dalam kardus dan disimpan dalam lemari penyimpanan yang dilengkapi dengan keterangan sehingga di  akhir  tahun  dapat  dihitung  kembali  berapa  jumlah  surat  masuk  dan  berapa  jumlah  surat keluar.

## 3.4. Tahap Wawancara Terkait Pengembangan Sistem Penataan dan Pengelolaan Surat
Sesuai  hasil  wawancara  dengan  narasumber,  keseluruhan  sistem  penataan  dan pengelolaan  surat  akan  berjalan  dengan  terstruktur,  apabila  kemampuan,  sistem pertanggungjawaban dan koordinasi yang dimiliki oleh Pemerintah Desa Oringbele mendukung. Jika  dilihat  dari  segi  kemampuan  di  bidang  urusan  administrasi,  penulis  melihat  bahwa kapasitas  dalam  ketatausahaan  administrasi  pengembangan  sistem  penataan  dan  pengelolaan surat  masuk  dan  surat  keluar  sudah  baik,  hanya  saja  masih  membutuhkan  pembelajaran tambahan  terkait  pengklasifikasian  dan  prosedur  pengelolaan  surat  agar  bisa  menata  dengan optimal  dokumen  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  kantor  desa,  sedangkan  dalam mengoperasikan teknologi informasi, seperti laptop bidang administrasi memiliki kemampuan yang sangat baik dalam membuat dokumen surat. Sementara itu, dari segi pertanggungjawaban berpatokan  pada  beberapa  komponen  utama  dalam  tata  kelola  surat  yaitu  penerimaan  dan pengelolaan surat masuk, penyusunan, pengelolaan dan pengiriman surat keluar, penyimpanan, pelacakan dan pengarsipan, pengawasan serta evaluasi sehingga Kaur Bidang Administrasi dan Kaur Bidang Umum setelah satu tahun anggaran berjalan dapat menata dan menertibkan semua surat-surat yang ada tersebut pada tempatnya sesuai mekanisme yang ditetapkan, yang mana pertanggungjawaban  membutuhkan  koordinasi  dari  setiap  pihak  yang  terlibat  didalamnya. Tanpa  koordinasi  yang  jelas,  maka  akan  berdampak  pula  pada  pelaksanaan  tugas  yang dijalankan.
Pertanggungjawaban  dan  koordinasi  yang  dilakukan  di  Kantor  Desa  Oringbele  antara pengelola  dengan  tenaga  administrasi  atas  pengetahuan  Kepala  Desa  selaku  pemimpin  sudah menerapkannya  dengan  baik.  Yang  mana  kearsipan  dokumen  surat  harus  tertata  secara  rapi sehingga ketika tahunnya sudah lewat kemudian surat tersebut ternyata penting untuk diakses kembali,  maka  Kaur  Bidang  administrasi  dan  Kaur  Bidang  Umum  mudah  untuk  mencari  dan menjangkaunya  karena  kesatuan  persepsi  merupakan  kunci  utama  dari  setiap  pelaksanaan tugas yang dilaksanakan.
Dengan  adanya  sistem  pertanggungjawaban  yang  terorganisir  dengan  baik,  tentu membutuhkan  adanya  monitoring  dan  evaluasi  dari  setiap  proses  penataan  dan  pengelolaan surat  masuk  dan  surat  keluar.  Monitoring  dan  evaluasi  dimaksudkan  untuk  meminimalkan risiko,  meningkatkan  efisiensi,  pengukuran  dampak  dan  keberlanjutan,  kebijakan  yang diterapkan, penemuan solusi atas permasalahan yang terjadi, serta memastikan bahwa semua surat yang dikelola sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Berdasarkan  hasil  wawancara,  penulis  melihat  peluang  pengembangan  kedepan  dapat diimplementasikan  sistem  manajemen  dokumen  surat  secara  elektronik  agar  mengurangi dampak  negatif  yang  terjadi.  Maka, monitoring  dan  evaluasi merupakan  alat  untuk  mengukur tingkat  keberhasilan  dan  efektivitas  tahap  akhir  kegiatan  yang  dilakukan  yang  semuanya bertumpu pada peningkatan pelayanan karena kepuasan masyarakat menjadi faktor utama yang mencerminkan kinerja pemerintah desa dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas. Hasil wawancara bersama narasumber ini menjadi poin penting untuk ditelusuri dan dipahami dengan bijak oleh setiap bidang yang terlibat dalam penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat  keluar  di  Kantor  Desa  Oringbele,  sebab  kemampuan,  sistem  pertanggungjawaban  dan koordinasi  merupakan  bentuk  dari  penyelerasan  aktivitas  dari  setiap  bidang  agar  pencapaian tujuan bersama yang ditetapkan dapat menciptakan lingkungan pekerjaan yang produktif dan harmonis  terhadap  pelayanan  yang  diberikan  yang  dijelaskan  dari  masing-masing  pandangan sesuai pada Gambar 13 dibawah ini.
https://jamsi.jurnal-id.com
(a)
(b) (c)
(d)
Gambar 13. Wawancara bersama Narasumber (a) wawancara dengan Kepala Desa (b) wawancara dengan Sekretaris Desa (c) wawancara dengan Kaur Bidang Administrasi (d) wawancara dengan Kaur Bidang Umum

## 3.5. Tahap Evaluasi/Dampak Terhadap Pengembangan Penataan dan Pengelolaan Surat
Pada tahap ini penulis melakukan evaluasi/dampak secara langsung untuk memastikan tahapan-tahapan  yang  dilakukan  sebelumnya,  yaitu  penulis  dilibatkan  langsung  dalam pembuatan  surat  keluar  dan  pengklasifikasian  surat  sesuai  bidangnya  dengan  menerapkan penggunaan teknologi informasi, seperti laptop dan pencatatan surat masuk dan surat keluar di buku  agenda  sesuai  prosedur  yang  benar.  Pembuatan  surat  keluar  dibuat  berdasarkan permintaan  dari  masyarakat  dengan  membawa  kelengkapan  dokumen,  seperti  KTP  (Kartu Tanda  Penduduk)  dan  KK  (Kartu  Keluarga)  atau  dokumen  penting  lainnya  yang  dibutuhkan. Penulis  membuat  dokumen  surat  keluar  yang  berkaitan  dengan  Surat  Keterangan  Usaha (Gambar  14a)  yang  didalamnya  memuat  data  diri  masyarakat  yang  bersangkutan  yang  berisi nomor  surat,  nama  lengkap,  nik,  tempat  tanggal  lahir,  agama,  kewarganegaraan,  pekerjaan, alamat, jenis usaha, tempat dikeluarkan surat, tanggal dikeluarkan surat dan mengetahui Kepala Desa.  Penulis  juga  memanfaatkan  teknologi  informasi  untuk  pengklasifikasian  surat  sesuai bidangnya  agar  memudahkan  bidang  administrasi  dalam  melacak  dan  menemukan  informasi berkaitan dengan dokumen-dokumen surat penting yang jika dibutuhkan mudah untuk diakses kembali.  Sedangkan  pencatatan  surat  masuk  dan  surat  keluar,  penulis  mencatat  sesuai komponen-komponen  yang  tersedia  di  setiap  kolom  dalam  buku  agenda  yang  disesuaikan dengan isi surat masuk dan surat keluar dengan menerapkan prosedur yang ditetapkan sebagai strategi penulis yang perlu untuk dikembangan lebih lanjut yang dilihat pada (Gambar 14b).
https://jamsi.jurnal-id.com
(a) (b)
Gambar 14. Evaluasi/Dampak (a) pembuatan surat keluar dengan memanfaatkan teknologi informasi (b) pencatatan surat masuk dan surat keluar di buku agenda
Evaluasi/dampak terhadap pengembangan penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Desa Oringbele yang dilakukan penulis, antara lain :
a. Peningkatan efisiensi administrasi
Penataan  dan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  efisien  memudahkan staf/pegawai desa dalam mengelola dan mengakses kembali dokumun surat dengan cepat dan  tepat.  Di  Kantor  Desa  Oringbele,  peningkatan  efisiensi  administrasi  surat  dari  Kaur bidang administrasi sudah memuaskan setelah diadakan sosialisasi yang dilakukan penulis, akan tetapi dari segi kondisi di  Pemerintahan  Desa Oringbele belum direalisasikan karena terkendala  di  sarana  dan  prasarananya  yang  berkaitan  dengan  rak  khusus  penyimpanan dokumen surat.
b. Peningkatan kapasitas SDM
Peningkatan  sumber  daya  manusia  yang  terampil  dan  mampu  di  tingkat  desa  merupakan komponen penting dari proses pelaksanaan tugas. Di desa Oringbele sendiri, Sekretaris Desa dan Kaur Bidang Administrasi mengatakan bahwa pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih  memiliki  kekurangan  dan  sisi  lemahnya.  Dari  hasil  sosialisasi  dan  wawancara  yang dilakukan penulis, maka dampak ini berhasil diangkat sebagai agenda pada saat penyusunan anggaran  yang  akan  dimunculkan  salah  satu  kegiatan  yaitu  peningkatan  kapasitas  SDM dalam  bentuk  Bimtek  atau  pelatihan  bagi  perangkat  desa  yang  menangani  bidang  urusan administrasi surat masuk dan surat keluar di waktu mendatang.
c. Peningkatan kualitas pelayanan Setelah  kemampuan  SDM  staf/pegawai  desa  memadai,  tentu  akan  berdampak  pada peningkatan  kualitas  pelayanan  yang  diberikan,  yang  mana  kapasitas  SDM  merupakan komponen utama yang perlu untuk diperhatikan. Peningkatan kualitas pelayanan di Kantor Desa Oringbele updatetingnya sudah diterapkan dengan baik walaupun sepenuhnya belum maksimal. Penulis memberikan pengetahuan dan pengalaman baru bagi bidang administrasi dalam  bentuk  pembuatan  surat  dan  pengklasifikasian  surat  menggunakan  teknologi informasi untuk mempercepat proses pelayanan surat dan pencatatan surat di buku agenda sesuai prosedur yang berlaku. Dampak ini menghasilkan perubahan yang cukup signifikan untuk kepentingan administrasi desa. Semuanya ini, tentu membutuhkan pengawasan dari Kepala  Desa  dalam  mengawasi  pelaksanaan  tugas-tugas  staf/pegawainya  khususnya  di bidang pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
https://jamsi.jurnal-id.com

## 4. KESIMPULAN
Dalam pengembangan sistem penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor  Desa  Oringbele,  Kecamatan  Witihama,  Kabupaten  Flores  Timur  dalam  kegiatan pengabdian,  disimpulkan  bahwa  pengembangan  pengelolaan  surat  merupakan  dampak  positif yang  penting  untuk  diterapkan  dalam  tata  kelola  administrasi  desa.  Hasil-hasil  dan  kelebihan yang diperoleh ditinjau dari tahapan perubahan yang telah dilakukan penulis yang dilihat dari aspek  keteraturan  dokumen  surat  yang  dikelola  dengan  efektif  dan  efektif  oleh  bidang administrasi,  peningkatan  pelayanan  publik,  serta  penerapan  prosedur  dan  pengklasifikasian surat dengan terstruktur agar mengurangi tingkat kehilangan dokumen surat dan kemudahan akses  pelacakan  dokumen  surat  dengan  cepat.  Kekurangan  dari  hasil  pengabdian  juga  perlu untuk  ditanggapi,  yang  mana  kekurangan  ini  dilihat  dari  sarana  dan  prasarana  rak  khusus penyimpanan dokukmen surat yang terbatas, kebersihan dan kenyamanan tempat yang belum memadai karena perlunya anggaran untuk meminimalisir keterbatasan yang ada, serta perlunya peningkatan komunikasi dan koordinasi antara pihak-pihak yang terlibat dalam pengembangan sistem penataan dan pengelolaan surat.
Untuk  itu,  permasalahan-permasalahan  yang  ditemukan  di  lokasi  pengabdian merupakan  bentuk  permasalahan  yang  penting  untuk  ditindaklanjuti  oleh  pemerintah  Desa Oringbele,  Kecamatan  Witihama,  Kabupaten  Flores  Timur  untuk  menemukan  penyelesaian masalah dalam pengembangan selanjutnya sehingga peningkatan kinerja administrasi di tingkat desa  diharapkan  mengalami  perkembangan  yang  lebih  baik.  Dengan  demikian,  diperlukan adanya  pengetahuan,  wawasan  dan  keterampilan  yang  mendalam  dari  para  staf/pegawai Pemerintah  Desa  Oringbele  dalam  memahami  prosedur,  pengklasifikasian,  penataan, pengelolaan,  pengarsipan  serta  kemampuan  dalam  mengoperasikan  teknologi  secara terstruktur demi mendukung peningkatan operasional pelayanan publik di bidang administrasi serta  menjadikan  Desa  Oringbele  yang  mempunyai  pengembangan  sistem  penataan  dan pengelolaan  surat  yang  terorganisir  dengan  jelas,  bertanggungjawab,  akurat,  efisien  serta memiliki  akses  informasi  dokumen  surat  yang  tertata  dengan  aman  dan  rapi  di  waktu  jangka panjang.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam kegiatan pengembangan sistem penataan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar  di  Kantor  Desa  Oringbele,  Kecamatan  Witihama,  Kabupaten  Flores  Timur,  penulis mengucapkan  limpah  terima  kasih  kepada  pihak-pihak  yang  terlibat  membantu  penulis  baik menyumbangkan  ide,  pikiran,  dukungan,  doa  dan  pengalaman  dalam  penyusunan  jurnal  ini. Penulis  juga  mengucapkan  terima  kasih  banyak  kepada  Pemerintah  Desa  Oringbele  dan narasumber  terkait  yang  telah  membantu  dan  memberikan  informasi  tambahan  bagi  penulis untuk  mengembangkan  pikiran  dan  wawasan  dalam  penulisan  jurnal.  Tidak  lupa,  penulis mengucapkan terima kasih kepada Dosen Pembimbing dalam penulisan artikel jurnal maupun Dosen  Pembimbing  Lapangan  dalam  pengabdian  kepada  masyarakat  yang  telah  membimbing, mendampingi,  serta  mendukung  penulis  dalam  menyelesaikan  kegiatan  pengabdian  sampai dengan selesai penulisan artikel jurnal.
Akhir  kata,  penulis  berharap  semoga  dengan  adanya  penulisan  jurnal  pengembangan sistem  penataan  dan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  Kantor  Desa  Oringbele, Kecamatan Witihama, Kabupaten Flores Timur dapat memberikan manfaat dan kegunaan positif bagi pihak yang berkepentingan dalam mengembangkan bidang administrasi surat-menyurat.

## DAFTAR PUSTAKA
Annur,  S.,  Ibrahim,  &  Febrianto,  A.  (2024).  Pelaksanaan  Pengarsipan  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar Di SMP Negeri 55 Palembang. Journal Of Social Science Research , 4 (1), 9340 – 9353. Azizah,  F.  N.,  &  Kuswantoro,  A.  (2021).  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar. Economic
https://jamsi.jurnal-id.com
Education Analysis Journal , 10 (1), 65 – 81. https://doi.org/10.15294/eeaj.v10i1.42853 Bura, K. F. A., Bria, C. N., Hayon, L. P., Lawalu, A. P. S., Silaban, I. D., & Lamawuran, D. Y. (2023).
Peningkatan  Pelayanan  dan  Manajemen  Kearsipan  di  Kantor  Desa  Oringbele  Kecamatan Witihama Kabupaten Flores Timur. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Indonesia , 4 (3), 205 – 219.
Herdayani, F., & Utami, Marlisa, Tri, R. A. (2022). Manajemen Kearsipan di Kantor Lurah Kemang Agung  Kecamatan  Kertapati  Kota  Palembang. Jurnal  Ilmu  Pemerintahan , 2 (1),  1 – 12. https://arsip.ugm.ac.id/2014/08/18/man
Katili,  Yusuf,  A.,  &  Pariono,  A.  (2022).  Penataan  Pengelolaan  Administrasi  Desa  Batuwombato Kecamatan  Kwandang  Kabupaten  Gorontalo  Utara. Jurnal  Pengabdian  Pada  Masyarakat Universitas Bina Taruna Gorontalo , 1 (1), 1 – 7.
Nanulaitta, T. D., Tousalwa, C. C., & Tjokro, I. C. (2020). Pengelolaan Kearsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Pemerintahan Negeri Amahusu Dan Negeri Nusaniwe Kecamatan Nusaniwe Kota Ambon. Jurnal Pengabdian Masyarakat Jamak (Manajemen Dan Akuntansi) , 3 (2).
Putri, Jetisya, W., Alsunnah, Dhanny, M., & Sandi, Lidia, F. (2021). Analisis Kinerja Pegawai Dalam Pengelolaan  Surat  Menyurat  Sesuai  Tata  Naskah  Dinas  (Studi :  Sekretariat  Kantor  Camat Kumun Debai). JAN Maha , 3 (10), 31 – 47.
Restanti, Dwi, Y., Lulloh, Fadl, Faiz, A., & Riyanah. (2023). Sosialisasi dan Pelatihan Tata Kelola Kearsipan Untuk Efektivitas dan Efisiensi Kerja (Studi di Kasi Pelayanan Desa Kurungrejo Kecamatan Prambon Kabupaten Nganjuk). Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 1 (1), 8 – 15.
Sembiring, R., & Matondang, N. (2021). Pelatihan Efektifitas Operasionalisasi Pemberkasan Surat Bagi Pegawai di Kantor Kepala Desa Citeras Kec. Rangkasbitung Kab. Lebak--Banten. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 7 (1), 15 – 20. https://ejournal.upnvj.ac.id/index.php/madani
Sugiarto, Yuliano, A., Indrawati, Sulistyaningrum, Dyah, C., & Umam, Choerul, M. (2023). Analisis pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Baki Kabupaten Sukoharjo. Jurnal Informasi Dan Komunikasi Administrasi Perkantoran , 7 (5), 478 – 486.