BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Vol. 4 No 4,  2023, pp. 3523-3527 DOI: https://doi.org/10.31949/jb.v4i4.6725
Sosialisasi Optimasi Persediaan Barang “Multi Item” dengan Kendala Modal Kerja di Bumdes Bersama Kecamatan Sukahaji Majalengka

## Sutarman, Sri Widiyanesti
Universitas Telkom, Bandung, Indonesia *e-mail korespondensi: sutarman@telkomuniversity.ac.id

## Abstract
Village-Owned  Enterprises  (Bumdes)  are  one  of  the  business  entities  that  have  an  important  role  in increasing national economic growth, especially for village economic growth. In order to be able to play a role in supporting village economic growth, Bumdes must first become a healthy business entity, especially able to run its business efficiently, in carrying out its functional management activities. One effort to increase efficiency  is  to  always  be  consistent  in  managerial  activities  from  planning  to  control,  including  inventory control. Bumdes "Bersama" in Sukahaji Majalengka is engaged in retail business activities in the form of mini markets, there are 19 types of goods which have priorities to be strictly controlled, starting from determining economic order quantities so that there is no shortage or excess of goods inventory to serve its customers. Because  Bumdes  often  experience  a  shortage  of  working  capital  when  placing  orders  whose  quantity  has been  determined  optimally,  a  re-optimization  process  must  be  carried  out  by  taking  into  account  the available  working  capital,  with  this  process  having  an  impact  on  increasing  inventory  costs,  because  the optimum  order  quantity  is  reduced,  the  frequency  of  orders  becomes  higher.  often.  However,  customer demand is still met, with smaller working capital.
Keywords: Retail inventory, multi items, optimasi, working capital

## Abstrak
Badan  Usaha  Milik  Desa  (Bumdes)  adalah  salah  satu  badan  usaha  yang  memiliki  peran  penting  untuk meningkatkan  pertumbuhan  ekonomi  nasional,  terutama  untuk  pertumbuhan  ekonomi  desa.  Agar  mampu berperan dalam menopang pertumbuhan ekonomi desa, terlebih dahulu Bumdes harus menjadi badan usaha yang  sehat,  terutama  mampu  menjalankan  usahanya  secara  efisien,  dalam  melaksanakan  kegiatan manajemen  fungsionalnya.  Salah  satu  upaya  meningkatkan  efisiensi  adalah  harus  senantiasa  konsisten dalam  kegiatan  manajerial  mulai  dari  perencanaan  hingga  pengendalian,  antara  lain  pengendalian persediaan. Bumdes “Bersama” di Sukahaji Majalengka bergerak dalam kegiatan niaga ritel berbentuk mini market,  terdapat  19  jenis  item  barang  yang  memiliki  prioritas  untuk  dikendalikan  secara  ketat,  mulai  dari menentukan  jumlah  pemesanan  ekonomis  agar  tidak  terjadi  kekurangan  atau  pun  kelebihan  persediaan barang  untuk  melayani  pelanggannya.  Karena  Bumdes  sering  mengalami  kekurangan  modal  kerja  saat melakukan  pemesanan  yang  jumlahnya  sudah  ditentukan  secara  optimal,  maka  harus  dilakukan  proses optimasi  ulang  dengan  mempertimbangkan  modal  kerja  tersedia,  dengan  proses  tersebut  berdampak terhadap meningkatnya biaya persediaan, karena jumlah pemesanan optimum menjadi berkurang, frekuensi pemesanan yang menjadi lebih sering. Namun permintaan pelanggan tetap terpenuhi, dengan modal kerja yang lebih kecil.
Kata Kunci: Persediaan barang; multi item; optimasi; modal kerja
Accepted: 2023-09-08 Accepted: 2023-10-26

## PENDAHULUAN
Ada dua (2) isu utama yang selalu muncul dalam manajemen persediaan: (1) berapa besar pesanan ekonomis dan (2) kapan harus melakukan pemesanan, keduanya harus diputuskan oleh manajer  persediaan  untuk  menjamin  kontinuitas  operasional  perusahaan  dan  dapat  memenuhi kebutuhan pelanggan, dengan biaya rendah.
Jika  ukuran  pemesanan  ekonomis  dan  saat  pemesanan  sudah  ditentukan,  persoalan berikutnya  adalah  cukupkah  dana  yang  dimiliki  untuk  membelinya,  jika  manajer  keuangan menyatakan  bahwa  dana  yang  diperlukan  tidak  cukup  untuk  membeli  barang  yang  diperlukan, maka  depertemen  purchasing  tak  dapat  melakukan  pembelian  sesuai  dengan  jumlah  dan  waktu yang tetah ditentukan.
Untuk  menjawab  persoalan  kompleks  tersebut  manajer  persediaan  harus  menghitung  ulang ukuran pemesanan ekonomis baru yang sudah menyesuaikan terhadap dana yang tersedia. Akibat dari  tidak  cukupnya  dana  untuk  membeli  barang  dengan  jumlah  yang  telah  dioptimasi,  manajer persediaan  harus  melakukan  reoptimasi  dengan  mempertimbangkan  dana  yang  terbatas,  namun dampak  dari  tindakan  ini  terjadi  peningkatan  ongkos  persediaan,  karena  ukuran  pemesanan terpaksa berkurang sedangkan volume permintaan tidak berubah, akibatnya frekuensi pemesanan meningkat.
Jawa Barat adalah sebuah provinsi di Republik Indonesia, memiliki 18 kabupaten dan 9 kota, Majalengka adalah salah satu kabupaten yang teletak di bagian Timur provinsi ini Di kabupaten ini pemerintah  pusat  sukses  menuntaskan  pembangunan  infrastruktur  perhubungan  strategis  yaitu Bandar Udara Internasional dan 2 jalur jalan raya tol yang menghubungkan Ibu Kota Jakarta dan kota Bandung sebagai Ibu Kota Jawa Barat dengan Bandar Udara yang baru.
Dampak  positif  keberadaan  kedua  infrastruktur  starategis  tersebut  mendorong  terhadap pertumbuhan  bisnis  manufaktur  maupun  jasa,  termasuk  Usaha  Mikro  Kecil  dan  Menengah,  baik yang  dilakukan  secara  perorangan,  koperasi  maupun  badan  usaha  milik  desa,  diharapkan mendorong terhadap pertumbuhan ekonomi di kabupaten ini.
Salah  satu  badan  usaha  yang  memiliki  peran  penting  dalam  meningkatkan  pertumbuhan ekonomi  adalah  Badan  Usaha  Milik  Desa,  yaitu  usaha  milik  masyarakat  yang  secara  formal dibentuk berdasarkan peraturan pemerintah desa, bertujuan untuk memenuhi berbagai kebutuhan masyarakat,  meliputi  sandang,  pangan,  dan  kebutuhan  lainnya.  Adapaun  usaha  yang  sedang bertumbuh adalah bidang perniagaan mini market. Kegiatan ini dilakukan pada “Bumdes Bersama” di kecamatan Sukahaji kabupaten Majalengka.
Upaya  untuk  mememenuhi  kebutuhan  masyarakat  Sukahaji,  perusahaan  menyediakan  59 jenis  barang,  dengan  jumlah  dan  harga  yang  bervariasi,  namun  hanya  19  jenis  barang  yang volume penjualan dan pendapatannya tinggi, dan dinyatakan sebagai barang priotas. Sedangkan pembelian barang-barang prioritas multi-item tersebut dilakukan secara sekaligus pada setiap saat yang telah ditentukan sesuai dengan hasil proses optimasi.
Namun bagian  purchasing mengalami kesulitan, karena dana yag  diperlukan untuk membeli barang  pada  jumlah  yang  ditentukan  tidak  mencukupi,  dan  bagian  keuangan  meminta  agar  ada pengurangan  jumlah  barang  yang  dipesan,  dan  bagian  pembelian  menyesuaikan  terhadap  dana yang tersedia, namun para pelanggan tetap bisa dilayani dengan baik. Berdasarkan uraian di atas, fenomena  yang  terjadi,  dalam  hal  ini  adalah  perusahaan  harus  menyediakan  barang  yang diperlukan tanpa mengalami kekuranagan, tetapi modal kerja yang diliki untuk pengadaan barang sangat  terbatas.  Maka  masalah  dalam  kegiatan  ini  adalah  dirumuskan,  adalah  (1)  berapakah ukuran  pemesanan  optimum  barang  di  mini  market  tanpa  kendala  modal  kerja,  (2)  berapakah ukuran  pemesanan  optimum  setelah  mempertimbangkan  kendala  modal  kerja  agar  permintaan dapat terpenuhi dengan total ongkos minimum.

## Metode
Metode pelaksanaan kegiatan ini adalah dengan sosialisasi kepada “Bumdesa Bersama” yang berada  di  Kecamatan  Sukahaji,  Kabupaten  Majalengka  dengan  yang  melibatkan  para  pengurus BUMDES,  Pemerintah  Desa  yang  berada  di  Kecamatan  Sukahaji  serta  para  pelaku  usaha  yang berhubungan dengan BUMDES.

## Hasil dan Pembahasan
Badan  Usaha  Milik  Desa  “Bersama”  di  kecamatan  Sukahaji  Majalengka  bergerak  dalam kegiatan usaha ritel mini market, barang yang dijualnya adalah terdiri dari 59 jenis, namun yang menjadi  prioritas  penanganan  secara  ketat  terdiri  dari  19  jenis,  Perusahaan  biasa  menentukan
ukuran pemesanan barang ke pemasok selalu berdasarkan besarnya EOQ. Sedangkan untuk setiap item  barang  prioritas  memiliki  data  permintaan  dalam  setahun,  harga  barang  per  unit,  besarnya biaya  pesan  sama  untuk  semua  barang  yaitu  IDR  50.000,  persentasi  biaya  simpan  (F)  10%, ukuran pemesanan dan nilai uang ukuran pemesanan optimum, serta frekuensi pemesanan untuk 19 barang prioritas di mini market Bumdes Bersama Sukaaji Majalengka, tersaji pada tabel-1.
Gambar-1: Flow chart iterasi penyelesaian masalah persediaan
Jumlah  pemesanan  ekonomis  untuk  setiap  item  dapat  diketahui,  dan  berdampak  terhadap ongkos persediaan yang harus dikeluarkan perusahaan. Tetapi ketika akan mlakukan pemesanan kepada  pemasok,  likuiditas  modal  kerja  yang  tersedia  tidak  dapat  mencukupi  untuk  pembelian setiap item yang akan dipesan.
Tabel-1: Ukuran pemesanan ekonomis, frekuensi pemesanan tanpa kendala Modal Kerja
Informasi  yang  diperoleh  dari  tabel-1,  total  ongkos  persediaan  yang  harus  ditanggung perusahaan  menurut  persamaan  (1),  adalah  8.110.300,  jika  melibatkan  nilai  barang  menjadi 19.342.300,  sedangkan  besarnya  modal  kerja  yang  harus  disediakan  pada  setiap  akan  membeli barang  ke  pemasok  adalah  ∑ 𝑃𝑖𝑄𝑖 2  =  81.103.000  2  =  40.551.500  19  1  Pada  setiap  akan melakukan pemesanan, perusahaan sering menghadapi masalah likuiditas, yaitu modal kerja yang tersedia  sering  kurang  dari  jumlah  yang  telah  dioptimasi,  sehingga  tidak  bisa  membeli  barang sesuai dengan jumlah pemesanan yang ditentukan, sedangkan rata-rata modal kerja yang dapat disediakan  untuk  membeli  barang  ke  pemasok  sebesar  25.000.000.  Oleh  karena  terdapat keterbatasan  modal  kerja,  ukuran  pemesanan  yang  telah  dioptimasi  harus  dilakukan  optimasi ulang  dengan  mempertimbangkan  kendala  modal  kerja  yang  terbatas  tersebut.  Upaya  untuk
3526
memperoleh  ukuran  pemesanan  baru,  harus  menghitung  faktor  kendala  β,  dan  berdasarkan formulasi pada persamaan (7) diperoleh 𝛽 = 0,204
Menggunakan persamaan (6), maka diperoleh ukuran kebijakan persediaan baru, yang telah mempertimbangkan  keterbatasan  modal  kerja  yang  dimiliki,  seperti  pada  tabel-2.  Dampak  dari tindakan reoptimasi karena keterbatasan modal kerja, ongkos persediaan menjadi lebih tinggi yaitu 9.359.575, karena frekuensi pemesanan semula 79 kali, menjadi 143 kali dalam setahun. Adapun selisih  biaya  persediaan  akibat  modal  kerja  yang  terbatas  adalah  1.249.275,  sedangkan  selisih modal kerja yang dikeluarkan adalah 15.551.500

## Gambar. 1 Dokumentasi pada saat sosialisasi

## KESIMPULAN
Persoalan  manajemen  persediaan  senantiasa  muncul  secara  dinamis,  karena  banyak  faktor yang mempengaruhinya, baik faktor teknis maupun strategis. Faktor teknis biasanya menyangkut tentang ongkos yang menentukan upaya efisiensi, sedangkan faktor strategis adalah menyangkut keberpihakan pihak manajemen dalam menyediakan sejumlah dana dalam melakukan pengadaan barang yang diperlukan pelanggan, agar perusahaan mampu melayani permintaan pelanggan pada saat dan jumlah yang tepat. Kesimpulan penelitian ini adalah berupaya agar jumlah pesanan yang dilakukan  perusahaan  harus  dilakukan  secara  optimum  agar  mampu  memenuhi  permintaan pelanggan  namun  dengan  ongkos  minimum.  Di  lain  pihak  ternyata  modal  kerja  tersedia,  tidak mencukupi untuk melakukan pembelian barang sesuai dengan jumlah yang telah dioptimasi, maka perusahaan  harus  segera  melakukan  strategi  baru,  yang  menyesuaikan  terhadap  ketersediaan modal  kerja.  Berdasarkan  hasil  kegiatan,  diperoleh  2  hal  penting,  yaitu  (1)  Setelah  dilakukan optimasi  jumlah  pemesanan  ekonomis,  diperlukan  dana  modal  kerja  untuk  melakukan  satu  kali pembelian kepada pemasok sebesar IDR 40.551.500, dengan frekuensi pemesanan 79 kali dalam setahun,  dampak  dari  keputusan  tersebut  besarnya  ongkos  persediaan  yaitu  IDR  8.110.300;  (2) Akan  tetapi  modal  kerja  tersedia  hanya  IDR  25.000.000,  maka  setelah  dilalukan  perhitungan lanjutan  diperoleh  jumlah  pemesanan  ekonomis  baru,  dan  berdampak  terhadap  naiknya  ongkos persediaan menjadi IDR 9.359.575, karena naiknya frekuensi pemesanan dari 79 menjadi 143 kali dalam  setahun;  (3)  Besarnya  kenaikan  ongkos  persediaan  awal  dengan  ongkos  karena keterbatasan  modal  kerja  adalah  IDR  1.249.275,  sedangan  besarnya  penurunan  modal  kerja adalah  IDR  15.551.500.    Dari  hasil  tersebut  dapat  meningkatakan  pendapatan  BUMDES  yang berada di Kecamatan Sukahaji Kabupaten Majalengka

## DAFTAR PUSTAKA
Ahmad,  K.  and  Zabri,  S.M.  (2016):  Inventory  management  practices  among  Malaysian  micro retailing enterprises. A Journal of the Academy of Business and Retail Management (ABRM), 11(1): pp. 103-115.
Bhattacharjee, Rupak, Bibhas C. Giri, Ayan Chakraborty (2018): An optimal policy for an integrated vendor-buyer  model  with  two  warehouses  under  vendor‟s  capacity  constraint,  Int.  J. Inventory Research, Vol. 5, No. 1, pp 13-18
Feng, H., Li, J. and Zhao, D. 2013: Retailer‟s optimal replenishment and payment policies in the EPQ  model  under  cash  discount  and  two-level  trade  credit  policy.  Applied  Mathematical Modelling, 37(1), pp. 3322–3339.
Goyal, S. K. (1985). Economic order quantity under conditions of permissible delay in payments. Journal of the Operational Research Society, 36, 335–338.
Huang, Y.F. (2007): Optimal retailer‟s replenishment decisions in the EPQ model under two levels of trade credit policy, European Journal of Operational Research, 176(3), pp. 1577–1591.
Jauhari,  W.A.  and  Winingsih,  K.  (2016):  „Cooperative  inventory  model  for  vendor-buyer  system with  quantity  and  freight  discounts‟,  International  Journal  of  Services  and  Operations Management, Vol. 25, No. 4, pp.508–530.
J.B Munyaka, B.J, Yadavalli, VSS, (2022):Inventory Management Concept and Imolementation: A Systematic Review, South Africa Journal of Industrial Engineering, vol 33(2) pp 15-36
Limansyah, T., Dharma, L. and Ign, S. (2020): Economic order quantity model with deterioration factor and all-units discount. Journal of Physics: Conference Series, 1490(1), 012052.
Pal,  Manisha,  Anwesha  Samanta,  (2018):  Inventory  model  for  non-instantaneous  deteriorating item with random pre-deterioration period, Int. J. Inventory Research, Vol. 5, No. 1, pp 2- 13S.
Pervin, M., Mahata, G.C. and Roy, S.K. (2015) „An inventory model with declining demand market for deteriorating items under a trade credit policy‟, Int. J. Manag. Sci. Eng. Manag., October, Vol. 11, No. 4, pp.1–9.
Rajeev,  N  (2008):  Inventory  management  in  small  and  medium enterprises:  A  study  of  machine tool enterprises in Bangalore 'Management Research News, vol. 31, no.9, pp. 659-669.
Samanta,  A.  and  Pal,  M.  (2015)  „Periodic  review  inventory  policy  for  non-instantaneous deteriorating items with time dependent deterioration rate‟, Pak. J. Statist. Oper. Res., Vol. XI, No. 3, pp.409–419.
Shon, K, S, Sharma Kumar, Satyam (2019): Effect of Ramp Type Demand on Production Inventory Mode, International Journal of Inventory Control and Management vol. 8 No 1 pp 17-37
Sidik,  Ahmad  (2019):The  Analysis  of  Medicine  Inventory  Control  in  a  Hospital,
Sci.Int.(Lahore),31(5),pp771-776
Teng,  J.-T.  (2002).  On  the  economic  order  quantity  under  conditions  of  permissible  delay  in payments. Journal of the Operational Research Society, 53, 915–918
Umry  Faisal,  Tengku,  Moses  L  Singgih  (2019):  Inventory  Management  and  Reorder  Point  (ROP) Strategy Using ABC Analysis Methods in Textile Manufacture, IPTEK Journal of Proceedings Series No. (5) pp 1-7