Perancangan Desain Model Management Inventory System
Apotek

## Designing a Pharmacy Inventory Management System Model
Karmelia Intany Doko 1* , Susi Ari Kristina 2 , Lutfan Lazuardi 3
1 Program Studi Magister Manajemen Farmasi, Fakultas Farmasi, Universitas Gadjah Mada
2 Program Studi Farmasi, Fakultas Farmasi, Universitas Gadjah Mada 3 Program Studi Kebijakan dan Manajemen Kesehatan, Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan, Universitas Gadjah Mada Corresponding author: Karmelia Intany Doko1: Email: karmeliaintanydoko@gmail.com
Submitted: 18-03-2023 Revised: 23-10-2023 Accepted: 23-10-2023

## ABSTRAK
Salah  satu  standar  pelayanan  kefarmasian  di  apotek  adalah  pengelolaan  obat  dan  dapat dijadikan indikator mutu pelayanan kefarmasian di apotek. Sistem informasi merupakan salah satu faktor pendukung kefektifan dan efisiensi pengelolaan obat. Sistem informasi manajemen (SIM) saat ini terbatas pada pencatatan dan pelaporan proses operasional yang ada di apotek dan belum ada fitur tambahan dalam pengelolaan obat di apotek. Penelitian ini bertujuan untuk membuat model sistem informasi manajemen pengendalian persediaan obat melalui pendekatan user centered design (UCD). Penelitian ini merupakan deskriprif yaitu analisis kebutuhan pengguna menggunakan metode focus  group  discussion (FGD)  dan  observasi. Prototype didesain  dapat  berinteraksi  langsung  ke pengguna untuk dapat dilakukan perancangan lanjutan. Subyek penelitian ini berjumlah 10 orang yang terdiri dari 5 orang pemilik sarana apotek (PSA) dan 5 orang apoteker. Kebutuhan data dalam pengelolaan obat di apotek meliputi data barang, data satuan, data supplier , data penerimaan dan penjualan, data inkaso, data barang rusak dan kadaluarsa, data usulab obat baru, data pengadaan dan data stock opname . Desain sistem pengelolaan obat yang dibuat merupakan desain dalam bentuk data  flow  diagram (DFD).  Kesimpulan  penelitian  ini  adalah  perlu  dibuat  desain  model  lanjutan pengelolaan obat yaitu entity relationship diagram (ERD), data dictionary , dan data dummy sehingga akan menghasilkan prototype sistem informasi yang bisa berjalan tanpa adanya error pada sistem. Kata unci : analisis kebutuhan; apotek; manajemen pengelolaan obat; user-centered design

## ABSTRACT
One of the standards for pharmaceutical services in pharmacies is drug management which can be used as an indicator of the quality of  pharmaceutical services in pharmacies. Information systems are one of the factors supporting the effectiveness and efficiency of drug management. The management information system (MIS) is currently limited to recording and reporting operational processes in pharmacies and there are no additional features for managing medicines in pharmacies. This research aims to create a drug inventory control management information system model using a user-centered design (UCD) approach. This research is descriptive, namely analyzing user needs using focus group discussion (FGD) and observation methods. The prototype is designed to interact directly with users so that further design can be carried out. The subjects of this research were 10 people  consisting  of  5  pharmacy  facility  owners  (PSA)  and  5  pharmacists.  Data  needs  in  drug management  in  pharmacies  include  item  data,  unit  data,  supplier  data,  receipt  and  sales  data, collection data, damaged and expired goods data, new drug sales data, procurement data and stock opname data. The drug management system design created is a design in the form of a data flow diagram (DFD). This research concludes that it is necessary to design an advanced model for drug management, namely entity relationship diagram (ERD), data dictionary, and dummy data so that it will produce a prototype information system that can run without any errors in the system.
Keywords : drug management; need analysis; pharmacy; user-centered design

## PENDAHULUAN
Digital  health merupakan  kombinasi  dari  layanan  kesehatan  dan  teknologi  digital  dimana perkembangannya tidak bisa lepas dari sektor kesehatan 1,2 . Pengelolaan obat merukapan salah satu
standar pelayanan kefarmasian di apotek 3 . Pengelolaan obat menjadi krusial bagi fasilitas kesehatan karena bertujuan untuk menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan obat yang efisien, efektif  dan  rasional 4 . Health  management  information  system (HMIS)  menyediakan  informasi pendukung  untuk  pengambilan  keputusan  kefarmasian 5 .  Sistem  informasi  di  apotek  dapat mendukung distribusi dan pengelolaan obat, mengidentifikasi jenis intervensi, menentukan jumlah persediaan, melaporkan dan mengelola biaya, dan meningkatkan aksesibilitas informasi 6 . Kompleksitas  praktik  kefarmasian  di  apotek  membutuhkan  HMIS  yang  handal  untuk melaksanakan pekerjaan kefarmasian secara efektif dan efisien 3 . Sistem informasi apotek yang baik menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan 7 . Pelayanan kesehatan yang bermutu mensyaratkan tersedianya obat yang aman, efektif, terjangkau dan bermutu dalam jumlah yang cukup untuk kebutuhan pelayanan kesehatan dengan dosis dan bentuk sediaan yang sesuai. Pengelolaan persediaan obat ini termasuk dalam kegiatan penting karena data yang ada ini akan digunakan  kembali  untuk  mengambil  keputusan  terkait  berapa  jumlah  persediaan  yang  harus diadakan, meramal kebutuhan persediaan mendatang, dan keputusan pegadaan 8 . Pada  umumnya  apotek  melakukan  perencanaan  dan  pengadaan  obat  dengan  cara konvensional dimana masih bergantung pada kertas fisik untuk pertukaran dokumen 9 . Penggunaan sistem dalam perencanaan dan pengadaan juga harus diperhatikan karena sistem yang kurang baik juga akan menyebabkan penumpukan obat dan kosongnya stok obat 10 . Apotek merupakan salah satu fasilitas  kesehatan  tingkat  pertama  yang  dapat  diakses  oleh  semua  masyarakat,  sehingga  perlu sistem  pendukung  untuk  mengelola  perbekalan  farmasi.  Salah  satu  faktor  pendukung  yang mempengaruhi  pengelolaan  obat  adalah  sistem  informasi  manajemen 7 .  Namun  demikian,  sistem informasi manajemen yang  memudahkan apoteker untuk memonitor kinerja  pengelolaan obat di apotek masih sangat minim dan terbatas. Sehingga penelitian ini bertujuan untuk membuat model sistem  informasi  manajemen  pengendalian  persediaan  obat  yang  menyediakan  prediksi perencanaan secara otomatis dan menyediakan laporan kinerja pengelolaan persediaan obat.

## METODE
Jenis  penelitian  ini  adalah  deskriptif  dengan  pendekatan  studi  kasus.  Penelitian  ini  akan berfokus dalam mendeskripsikan kebutuhan sistem dengen pendeketan user centered design (UCD) dan  perancangan  desain  sistem  informasi  manajemen  pengelolaan  obat.  Penelitian  ini  dilakukan pada bulan September 2022 sampai agustus 2023 di apotek di Daerah Istimewa Yogyakarta dengan metode focus group discussion (FGD). Subyek penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah 5 orang pemilik sarana apotek dan 5 orang apoteker. Kriteria inklusi pada penelitian ini adalah pemilik sarana apotek yang mendirikan apotek secara mandiri  dan apoteker yang memiliki riwayat lama praktik minimal 1 tahun dan pernah menggunakan sistem informasi secara digital. Desain sistem informasi  dilakukan  dengan  analisis  kebutuhan  pengguna  dengan  mengidentifikasi  masalah menggunakan metode PIECES framework lalu akan dilanjutkan dalam pembuatan prototype sistem pengelolaan  obat  menggunakan data  flow  diagram (DFD)  dan entity  relationship  diagram (ERD). Protokol  penelitian  telah  mendapatkan  persetujuan  oleh  Komite  Etika  Penelitian  Medis  dan Kesehatan  (MHREC)  Fakultas  Kedokteran  Kesehatan  Masyarakat  dan  Keperawatan  Universitas Gadjah  Mada – Rumah  Sakit  Umum  Dr.  Sardjito  Yogyalarta  dengan  nomor  sertifikat KE/FK/0399/EC/2023.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian ini diawali dengan melakukan analisis kebutuhan pengguna dengan  pendekatan user-centered  design (UCD).  Pengumpulan  kebutuhan  penguna  dilakukan  melalui  observasi  di  5 (lima) apotek, wawancara dengan kelompok pemilik sarana apotek dan apoteker; dan FGD dengan kelompok apoteker. Terdapat 5 orang pemilik sarana apotek dan 5 orang apoteker, karakteristik responden tercantum dalam tabel I. Hasil wawancara bersama pemilik sarana apotek dan apoteker dapat  disimpulkan  pemilihan  sistem  yang  digunakan  di  apotek  dipertimbangkan  sesuai  dengan ketersediaan dana yang ada untuk membeli sistem. Semua sistem yang dipilih dirasa sudah cukup untuk  memenuhi  kegiatan  operasional  keseharian  apotek.  Namun,  sistem  yang  ada  belum  dapat memberikan  prediksi  perencanaan  obat  secara  mendatang  dan  belum  ada  laporan  kinerja pengelolaan obat.
Setelah observasi peserta diberikan pertanyaan melalui link google form yang terdiri dari: (1) data demografi, (2) pertanyaan singkat tentang sistem informasi manajemen, (3) gambaran umum model prototype dengan pengembangan 24 indikator dengan masing-masing pilihan a. Setuju dan b. Tidak  Setuju  serta  kolom  komentar  apabila  ada  yang  ingin  disampaikan  peserta.  Setelah  peserta menjawab  pertanyaan,  peserta  mengikuti focus  group  discussion (FGD)  untuk  membahas  catatan mengenai prototype yang akan dirancang. Satu  dari lima apotek yang terlibat FGD saat ini belum menggunakan sistem berbayar untuk melakukan pengelolaan persediaan obat.
Empat  responden  (80%)  menyatakan  sistem  yang  digunakan  saat  ini  belum  memfasilitasi untuk melakukan prediksi perencanaan obat dan lima (100%) resonden menyatakan sistem yang digunakan saat ini belum memfasilitasi kinerja indikator pengelolaan obat. Sebanyak 60% dan 40% responden menyatakan cukup membutuhkan dan snagat membutuhkan sistem untuk memonitor kinerja pengelolaan obat. Seluruh responden (100%) menyatakan sangat membtuhkan sistem yang dapat memprediksi perencanaan obat yang dapat membantu apoteker untuk melakukan pengadaan obat.
Hasil survey menunjukkan ada beberapa catatan dan terdapat indikator yang tidak mendapat persetujuan dari pengguna. Beberapa catatan tersebut kemudian dibahas dalam FGD. Setelah FGD, seluruh  peserta  (n=5)  menyatakan  setuju  dengan  model  yang  diajukan  oleh  peneliti.  Beberapa komentar  yang  muncul  mayoritas  lebih  menekankan  pada  definisi  atau  perlu  tidaknya  suatu indikator  secara  praktik.  Namun,  mengingat  penyusunan  indikator  ini  telah  melalui  berbagai tahapan  validasi  pada  tahun  2018  oleh  Satibi,  dkk  dan  Pudjaningsih,  dan  telah  dimodifikasi  dan disesuaikan  dengan  kebutuhan  yang  ada  di  apotek,  maka  disepakati  indikator  yang  telah dimodifikasi tetap dibuat prototype dan segala masukan dapat ditampung.

## Tabel I. Karakteristik Panel Ahli FGD
Kategori Informasi Jumlah, n = 5 n (%) Jenis Kelamin Laki-Laki Perempuan 0 5 (100%) Usia 21-30 tahun 31-40 tahun 41-50 tahun 4 (80%) 1 (20%) 0 Pengalaman Kerja 1-5 tahun > 5-10 tahun > 10-15 tahun > 15-20 tahun 4 (80%) 1 (20%) Penggunan SIM di Apotek Ya Tidak 4 (80%) 1 (20%) Nama SIM iB Apotek 5 Solution 5.1 IAAS Enterprise.net Edition (Cloud IAAS) Farmacare Tidak Menggunakan 2 (40%) 1 (20%) 1 (20%) 1 (20%) SIM saat ini sudah memfasilitasi prediksi perencanaan obat Sudah Belum 1 (20%) 4 (80%) SIM saat ini sudah memfasilitasi indikator pengelolaan obat Sudah Belum 0 (0%) 5 (100%) Membutuhkan SIM untuk memprediksi perencanaan obat Tidak membutuhkan Sedikit membutuhkan Cukup membutuhkan Sangat membutuhkan 5 (100%) Membutuhkan SIM untuk memonitor kinerja pengelolaan obat berdasarkan indikator Tidak membutuhkan Sedikit membutuhkan Cukup membutuhkan Sangat membutuhkan 3 (60%) 2 (40%)
Beberapa  catatan  terkait  indikaor  selama  FGD  diantaranya  indikator  kecukupan  dana, indikator ini rerata apotek tidak memperhitungkan karena pengadaan dilakukan per hari atau per minggu dan disesuaikan dengan kekosongan stok yang ada di apotek. indikator lainnya yang menjadi perhatian adalah indikator penyimpanan.  Penilaian pada indikator ini masih sulit dilakukan secara sistem digital, karena pada saat penyimpanan obat-obatan yang datang selalu ditempatkan sesuai pada tempatnya. Sehingga menurut panel sulit untuk dimasukkan ke dalam sistem.
Selain  mengumpulkan  persetujuan  terkait  model prototype ,  sembilan  pertanyaan  tentang PIECES ( performance , information , economic , control , efficiency , dan service ), tentang kendala terkait pelaporan obat di apotek, sistem perencanaan, serta kesiapan apotek untuk pengembangan sistem didiskusikan  selama  FGD  untuk  mengumpulkan  masalah  serta  kebutuhan  dari  sisi  pengguna. Hasilnya terangkum pada Tabel II.

## Tabel II. Hasil Identifikasi Masalah dan PIECES Framework
Perihal Masalah Performance : Kelemahan dan output yang belum difasilitasi oleh SIM existing - Belum  ada  menu  di  sistem  saat  ini  yang  dapat  mendukung pengelolaan obat dan perhitungan stok belum valid .
- Setiap  sistem  memiliki  penamaan  obat  yang  beragam  sehingga menyulitkan saat menarik data stok obat di apotek.
- Sumber daya masih belum disiplin dalam peng input an data ke dalam sistem.
Information : Informasi atau data yang belum difasilitasi oleh SIM existing - Beberapa sistem sudah  memiliki alert untuk obat ED  dan near ED, bahkan sudah terintegrasi ke dalam aplikasi mobile .
- Salah satu sistem tidak memiliki fitur untuk menarik data stok obat yang  kosong,  sehingga  untuk  melakukan  pengecekan  kekosongan obat dilakukan secara manual. Economic : Manfaat sistem dari sisi ekonomi dalam pelaporan ataupun pengelolaan obat - Dari  sisi  ekonomi  belum  merasakan,  namun  dari  sisi  pekerjaan sebagai apoteker sangat terbantu dengan adanya sistem. - Adanya  sistem  yang  dapat  memberikan  data  stok  secara  valid  dan memberikan  informasi yang lengkap maka pengelolaan obat dapat lebih  efektif dan efisien termasuk dapat mengurangi obat  ED, obat deadstock , dan sebagainya. - Mengurangi pekerjaan apoteker dalam menulis SP karena SP dapat secara otomatis tertulis dalam sistem.
- Mempermudah apoteker dalam melakukan dokumentasi mulai dari faktur, resep hingga pelayanan konseling dan PIO jika sudah tersedia pada sistem. Control : Sisi kontrol atau keamanan dari sistem existing - Salah  satu  sistem  melakukan  sistem back-up
secara  manual  setiap malam menggunakan flash disk , sistem back-up tidak bisa otomatis diunduh secara jarak jauh oleh PSA.
- Sistem yang lainnya sudah memiliki sistem keamanan yang didesain sesuai dengan jabatan masing-masin sesuai kewenangannya.
Efficiency : Efisiensi pelaporan atau pengelolaan obat dengan adanya sistem - Salah  satu  apoteker  berpendapat  sistem  yang  ada  saat  ini  cukup membantu  namun memang ada  beberapa fitur yang tidak tersedia sehingga kebutuhan user tidak terpenuhi.
- Belum ada standarisasi dalam pembuatan database penamaan obat sehingga  data  terduplikasi  mengakibatkan  perhitungan  stok  saat stock opname tidak akurat. - Adanya sistem yang terspesialisasi pada pengelolaan obat yang lebih baik dapat mengurangi pekerjaan apoteker pada pengelolaan obat, sehingga peran apoteker dalam melayani pasien pun bisa lebih baik.
Service :
Kendala pada layanan dari sistem existing
- Belum ada kendala berarti.
Pada  penelitian  ini,  beberapa  masalah  atau  kebutuhan  pengguna  dapat  difasilitasi  namun, beberapa  lainnya  belum  dapat  difasilitasi  karena  keterbatasan  waktu  penelitian,  personil pengembang software , dan biaya. Beberapa masalah yang belum difasilitasi dalam penelitian ini akan menjadi  temuan  penelitian  yang  akan  ditindaklanjuti  pada  penelitian  selanjutnya.  Pada  tabel  III menunjukkan adanya kebutuhan sistem informasi untuk pelayanan kefarmasian klinis di apotek.
Desain Model Data Flow Diagram (DFD)
Desain  model  dibuat  menggunakan  DFD,  sistem  dioperasionalkan  oleh  3  pengguna  yaitu apoteker, pemilik saran apotek (PSA) dan admin. Dimana apoteker bertugas dalam menginputkan data seperti data penerimaan, penjualan, barang rusak dan kadaluarsa, stock opname , inkaso, usulan obat baru, dan pengadaan. Admin bertugas dalam menginput data penerimaan, penjualan, barang rusak dan kadaluarsa, stock opname , inkaso, usulan obat baru, pengadaan, master barang, master
Gambar 1. Data Flow Diagram (DFD)
Tabel III. Kebutuhan Responden dan Tindak Lanjut
Kebutuhan Tindak Lanjut Sistem yang mencakup indikator pengelolaan obat Difasilitasi pada prototype Sistem yang memfasilitasi prediksi perencanaan obat Difasilitasi pada prototype Format penamaan obat belum terstandar Diusulkan format penamaan obat di sistem berdasarkan studi litetatur Huruf pada interface user besar atau mudah terbaca
Difasilitasi pada prototype dengan huruf yang besar dan mudah terbaca
Alert untuk obat ED dan near ED Belum difasilitasi pada prototype karena di luar konteks indikator pengelolaan obat dan prediksi perencanaan obat
Menu PIO dan skrinning klinis resep Belum difasilitasi pada prototype karena diluar konteks indikator pengelolaan obat dan prediksi perencanaan obat
satuan, dan master supplier . Pemilik sarana apotek sebagai top management yang dapat mengakses laporan pengelolaan obat tersebut.
KESIMPULAN Berdasarkan  hasil  desain  sistem  manajemen  pengelolaan  obat  dalam  bentuk  DFD,  perlu dilakukan  desain  lanjutan  untuk  menggambarkan  relasi  antar  entitas  dalam  bentuk entity relationship diagram (ERD), data dictionary , dan data dummy sehingga akan menghasilkan prototype sistem informasi yang bisa berjalan tanpa adanya error pada sistem.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan terimakasih disampaikan kepada pihak-pihak yang telah membantu saat pengambilan data sampai penyusunan naskah penelitian dan naskah publikasi, rekan-rekan apoteker yang telah meluangkan waktu untuk pengambilan data. Tidak lupa ucapan terimakasih kepada Prof. Dr. apt. Susi Ari Kristina, M.Kes. dan dr. Lutfan Lazuardi, M.Kes., Ph.D.

## DAFTAR PUSTAKA
1. Fatehi F, Samadbeik M, Kazemi A. Integrated Citizen Centered Digital Health and Social Care. In: Varri A, Delgado J, Gallos P, et al., ed. Integrated Citizen Centered DIgital Health and Social Care . Vol 275. IOS Press; 2020:67 – 71. doi:10.3233/SHTI200696
2. Tummers  J,  Tekinerdogan  B,  Tobi  H,  Catal  C,  Schalk  B.  Obstacles  and  features  of  health information  systems:  A  systematic  literature  review. Comput  Biol  Med .  2021;137. doi:10.1016/J.COMPBIOMED.2021.104785
3. Menteri  Kesehatan  RI.  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor  73  Tahun 2016 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Published online 2016.
4. Fakhriadi  A,  Marchaban,  Pudjaningsih  D.  Analisis  Pengelolaan  Obat  di  Instalasi  Farmasi Rumah  Sakit  PKU  Muhammadiyah  Temanggung  Tahun  2006,  2007  dan  2008. J  Manaj  dan Pelayanan Farm . 2011;1.
5. Ramesh K, Shaikh BT, Chandio AK, Jamil A. Role of Health Management Information System in disease  reporting  at  a  rural  district  of  Sindh. Pakistan  J  Public  Heal .  2012;2(2):10 – 12. http://www.hsa.edu.pk/journal/pastissue.php
6. Kazemi A, Rabiei R, Moghaddasi H, Deimazar G. Pharmacy information systems in teaching hospitals:  A  multi-dimensional  evaluation  study. Healthc  Inform  Res .  2016;22(3):231 – 237. doi:10.4258/hir.2016.22.3.231
7. Management  Sciences  for  Health. MDS-3:  Managing  Access  to  Medicines  and  Health Technologies . (Ryan M, ed.).; 2012. doi:10.1596/9780821378632_ch09
8. Tiye K, Gudeta T. Logistics management information system performance for program drugs in  public  health  facilities  of  East  Wollega  Zone,  Oromia  regional  state,  Ethiopia. BMC  Med Inform Decis Mak . 2018;18(1):1 – 13. doi:10.1186/s12911-018-0720-9
9. Supriatna  A.  Analisa  Eap    Dalam  Pembuatan  Model  Sistem  Pengadaan  Obat  Berbasis Elektronik  Pada  Apotek. J  Comput  Bisnis .  2010;4(2):70 – 83.  http://jurnal.stmik- mi.ac.id/index.php/jcb/article/view/53
10.   Werawati  A,  Aulia  G,  Putri  MK.  Gambaran  Perencanaan  dan  Pengadaan  Obat  di  Apotek  Fit Jakarta Selatan Periode Januari – Maret 2020. Pros SENANTIAS 2020 Vol 1 No 1, Desember 2020 . 2020;1(1):483 – 490.