## PENINGKATAN KETERAMPILAN TENAGA KERJA PENANGANAN KHUSUS DOKUMEN EKSPOR
Nasrullah Tri   Mulyani STMT Trisakti STMT Trisakti stmt@indosat.net.id stmt@indosat.net.id

## ABSTRACT
High  competitive  international  trade  is  a  key  factor  to  find  out  the  economic prosperity of a country. PT. APL Logistics, a private company which is dealing with delivery and logistics outside and inside Indonesia, pays closely attention of the employees’ skills. This research is using quantitative descriptive to find out  the  employees’  skills  of  PT.  APL  Logistics.  Based  on  the  data  evaluation and library research, the result shows that 14.7 % of employees have not reach the maximum skills while 83.3 % of employees are reaching good quality. The scoring  is  based  on  three  criteria;  technical  skills,  individual  skills,  and individual skills which is considered not optimal.
Keywords : handling export document, workers’ skill level

## PENDAHULUAN
Dengan  dimulainya  era  globalisasi,  maka,  frekuensi  perdagangan  antar negara  pun  semakin  meningkat  pesat  sehingga  dibutuhkan  adanya  suatu  alat pengangkutan  dengan  kapasitas  yang  besar  serta  dengan  biaya  yang  rendah. Mengingat,  hampir  sebagian  besar  barang  ekspor  dan  impor  diangkut  dengan kapal  laut,  maka,  PT  APL  Logistic  Jakarta,  sebagai  salah  satu  perusahaan pelayaran  niaga  berupaya  untuk    memberikan  pelanggannya  berupa  pelayanan transportasi  petikemas  dan  logistik  di  Indonesia.  Pelayanan  prima  yang dilakukan adalah dengan  menerapkan sistem pemrosesan dokumen yang teratur dan  terintegrasi,  seperti  kegiatan Bill  of  Lading  (B  /  L),  Commercial  Invoice,
Certificate  of  Origin,  Packing  List,  Shipping  Instruction,  Delivery  Order (DO), NPE  (Nota  Pemeriksaan  Ekspor),  PE  (Persetujuan  Ekspor),  PPB

## Jurnal Manajemen Bisnis Transportasi Dan Logistik, Vol. 2 No.2 Januari 2016
(Pemberitahuan  Pemeriksaan  Barang),  PKB  (Pemberitahuan  Kesiapan Barang), Manifest  dan PEB  (Pemberitahuan  Ekspor  Barang)  /  PEBT (Pemberitahuan  Ekspor  Barang  Tertentu)  (Djauhari  Ahsjar  (2007  :  81). Sementara, perusahaan pendahulunya APL  Logistics yang dirintis di Tiongkok telah  melayani  lebih  dari  55  negara,  dengan  4.500  tenaga  profesional  logistic berpengalaman.  Sebagai  unit  independen,  dan    anak  perusahaan  yang sepenuhnya  dimiliki  oleh  Grup  NOL,  maka,  pendapatan  APL  Logistics  telah tumbuh  menjadi  hampir  $1,3  miliar  (USD).  Walau  begitu, ada  beberapa masalah  yang  terjadi,  di  antaranya  adalah  terbatasnya  fasilitas  fisik perlengkapan  dan  peralatan  yang  digunakan  (teknologi),  kurang  tanggapnya perusahaan  terhadap  keluhan  yang  disampaikan  oleh  pelanggan,  terbatasnya sumber  daya  manusia  yang  terampil  di  bidangnya,  lambatnya  dalam penanganan dokumen ekspor. Adapun, salah satu aspek yang  dirasakan sangat mengganggu  adalah  kelengkapan  dan  kelancaran  dokumen-dokumen  yang diperlukan  dalam  perdagangan  internasional  mengingat,  salah  satu yang  harus menjadi  perhatian  dalam  proses  penanganan  dokumen-dokumen  yang dibutuhkan dalam kelancaran ekspor adalah tenaga kerja. Dalam hal ini petugas dituntut  memiliki  tiga  keterampilan  sekaligus;  yakni  keterampilan  teknis, keterampilan  manusia  (individu)  dan  keterampilan  konseptual  (Lin  Grensing– Pophal  SPHR  2007:  276).    Oleh  sebab  itu,  banyaknya  beban  kerja  yang  harus ditangani harus berbanding lurus antara jumlah SDM dengan  jumlah dokumen yang harus ditangani. Untuk melihat dan mengatasi masalah peningkatan tenaga kerja  penanganan  khusus  dokumen  impor,  maka,  penulis  menggunakan menggunakan    metode  deskriptif  kuantitatif  berdasarkan  evaluasi  data (kualitatif,  kuantitatif)  dan  penelitian  kepustakaan  serta  skala  likert  lewat populasi  seluruh  karyawan  divisi  dokumen  di  PT.  APL  Logistics  Jakarta, sebanyak  60  orang  dengan  sampel  ditetapkan  yang  mewakili    sebanyak  30 orang.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Analisis  Penanganan  Khusus Dokumen Ekspor Divisi GAP Pada PT APL Logistic Jakarta Tahun 2015
Pada  tiap  minggunya,  PT.  APL  Logistik  menangani  900  dokumen bahkan  bisa  mencapai  lebih  dari  1100  dokumen.    Oleh  sebab  itu,  para karyawan    diharuskan  dapat  menanganai  dokumen-dokumen  tersebut
dengan secara teliti, terampil dan mampu bekerja dengan sebaik mungkin. Adapun,  alur  proses  penanganan  dokumen  ekspor  seperti  terlihat  dalam gambar  1,  tahapan  mulai  dari  kedatangan  dokumen  dari vendor hingga diserahkan ke buyer.

## Gambar 1 Proses PenangananDokumenEkspor di PT. APL Logistics

## Sumber: PT APL Logistics (diolah penulis)
a. Dokumen diterima dari vendor untuk kemudian dicek, di dalamnya terdapat:
1) SI (Shipping Instruction)
Merupakan  instruksi  dari  customer  kepada forwarder untuk melaksanakan  pengangkutan  barang  miliknya.  SI  digunakan sebagai patokan dalam pengecekan dokumen yang diterima.
2) CI (Commercial Invoice)
Merupakan  dokumen  penting  yang  memuat  perincian  harga- harga  barang  dan  juga  sebagai  tanda  bukti  transaksi  serta  alat
PT. APL Logistic Jakarta member informasi kepusat
APL di Tiongkok  untuk
dibuatkan FCR Dokumen dicek dan dimasukkan ke dalam sistem Dokumen
diterima dari vendor dan dicek Memberi informasi ke vendor untuk dibuatkan COO dan BL Dokumen seluruhnya dikirim aslinya ke buyer melalui DHL PT. APL Jakarta menerima FCR dari
pusat PT. APL di Tiongkok untuk diterbitkan dan BL+COO dari vendor
Dokumen seluruhnya dikirim ke
buyer melalui scan
Jurnal Manajemen Bisnis Transportasi Dan Logistik, Vol. 2 No.2 Januari 2016
penagihan  atas  nilai  yang  tercantum  di  dalamnya  kepada  pihak pembeli yang disebut di dalam faktur tersebut.( i nvoice number, material/style, total carton total quantity).

## 3) PL (Packing List)
Daftar  pengepakan  ini  dibuat  untuk  menerangkan  uraian  dari barang yang di- pak /bungkus/diikat dalam peti.( invoice number, material/style, total gross, total net, total CBM, total carton, dan total quantity).

## 4) CPSIA/COC
Dokumen  yang  memerlukan CPSIA/COC adalah  barang-barang ekspor khusus untuk anak-anak.( material/style) .

## 5) Trading Company Commercial Invoice (TCCI)
Adalah  jenis  dokumen  tambahan  yang  fungsinya  sama  seperti Commercial Invoice ( i nvoice number, material/style) dari barang yang akan dikirim, total carton, dan total quantity.
b. Kemudian,  dokumen  tersebut  diterima  dan  dimasukkan  kedalam sistem  data  perusahaan  ACS  123. Closed  Document  To  System adalah  merupakan  penutupan  dokumen  yang  diterima  dari counter team. Penutupan  dokumen  sesuai  dengan  tanggal  ketika  dokumen yang dikirm oleh vendor sampai dan diterima oleh counter team.
c. Setelah  OK,  maka,  PT.  APL  Jakarta  memberi  informasi  ke  pusat, PT.  APL  di  Tiongkok,    untuk  dibuatkan FCR dan  memberi informasi  ke vendor untuk  dibuatkan COO yang  diperoleh  dari pabean  dan BL sesuai  data  dokumen-dokumen  yang  telah  diperiksa tadi.
d. Selanjutnya, PT. APL Jakarta menerima data FCR melalui scan dari pusat  PT.  APL  di  Tiongkok    untuk  diterbitkan  di  PT.  APL  Jakarta dan menerima COO serta BL dari vendor .
e. Akhirnya,  setelah  dokumen  lengkap  dikirim  ke buyer dengan  2 mekanisme; yakni  dikirim aslinya lewat DHL atau dikirim melalui scan ,  tergantung  pada  permintaan  dan  kesepakatan  antara vendor dan buyer .

## B. AnalisisTingkat Keterampilan Tenaga Kerja Penanganan  Khusus
Dokumen Ekspor  Pada PT APL Logistic Jakarta 2015
1. Profil Responden Berdasarkan Jenis Kelamin Tabel  1:Profil Responden Berdasarkan Jenis Kelamin Jenis Kelamin Jumlah Responden Persentase (%) Pria 26 86,7 Wanita 4 13,3 Jumlah 30 100 Sumber : Data diolah oleh penulis dari hasil kuesioner
Berdasarkan  Tabel  1,  dapat  diketahui  responden  menurut  jenis kelamin pria sebanyak 26 orang responden, maka (26 : 30) x 100% = 86,7 % serta wanita sebanyak 4 orang responden maka (4 : 30) x 100% = 13,3%

## 2. Profil Responden Berdasarkan Usia
Tabel 2 : Profil Responden Berdasarkan Usia Usia Jumlah Responden Persentase (%) 20 – 30 tahun 12 40 31- 40 tahun 12 40 41 – 50 tahun 4 13,3 >50 tahun 2 6,7 Jumlah 30 100 Sumber : Data diolah oleh penulis dari hasil kuesioner Profil Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan Terakhir Tabel 3 : Profil Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan Terakhir Tingkat Pendidikan Jumlah Responden Persentase (%) SMU 0 0 D3 12 40 S1 18 60 Lain-Lain 0 0 Jumlah 30 100 Sumber : Data diolah oleh penulis dari hasil kuesione r

## Jurnal Manajemen Bisnis Transportasi Dan Logistik, Vol. 2 No.2 Januari 2016
3. Profil Responden Berdasarkan Lama Bekerja
Tabel 4 : Profil Responden Berdasarkan Lama Bekerja Lama Bekerja Jumlah Responden Persentase (%) 1-2 tahun 6 20 2-4 tahun 12 40 4-6 tahun 8 26,7 >6 tahun 4 13,3 Jumlah 30 100 Sumber : Data diolah oleh penulis dari hasil kuesioner 4. Hasil  Pengolahan  Data  yang  Berkaitan  Dengan  Evaluasi  Tingkat
Keterampilan Tenaga Kerja Penanganan Dokumen Ekspor
Untuk  mengetahui  tingkat  ketrampilan  tenaga  kerja  melalui  kuisoner berdasarkan  keterampilan  teknis,  keterampilan  individu, dan kecakapan individu dengan hasil rekap adalah sebagai berikut :
Tabel 5 : Rekapitulasi Hasil Penelitian Tingkat Keterampilan Tenaga Kerja Penanganan Khusus Dokumen Ekspor Pada PT APLL Jakarta No Pernyataan Pendapat Skor Persentase Sanga t Baik Baik Cukup Baik Kurang Buruk Tercapai Tidak Tercapai 1 15 10 5 0 0 130 86,7% 13,3% 2 18 8 4 0 0 134 89,3% 10,7% 3 10 13 7 0 0 123 82,0% 18,0% 4 12 10 8 0 0 124 82,7% 17,3% 5 8 9 7 6 0 109 72,7% 27,3% 6 21 6 3 0 0 138 92,0% 8,0% 7 23 5 2 0 0 141 94,0% 6,0% 8 16 8 6 0 0 130 86,7% 13,3% 9 20 7 3 0 0 137 91,3% 8,7% 10 14 9 7 0 0 127 84,7% 15,3% 11 12 8 6 4 0 118 78,7% 21,3% 12 12 10 8 0 0 124 82,7% 17,3% JUMLAH 181 103 66 10 0 1535 1023,5% 176,5% RATA-RATA 15.1 8.6 5.5 0.8 0 127,9 85,3% 14,7%
Sumber: Hasil kuesioner responden,  diolah berdasarkan hasil dari responden
Beberapa  indikator  keterampilan  tenaga  kerja  penanganan  dokumen ekspor  yang  perlu  mendapatkan  perhatian,  dengan  asumsi  nilai  rata-rata yang tidak tercapai sebesar:
13,3% + 10,7% + 18,0% + 17,3% + 27,3% + 8,0% + 6,0% + 13,3% + 8,7% + 15,3% + 21,3% + 17,3%_________________
12
= 14,7 %
Sementara,  berdasarkan  dari  hasil  kuesioner  yang  disebarkan  penulis, maka,  didapat  simpulan  dan  dapat  dijadikan  ukuran;  bila  melebihi  14,7% tingkat tidak tercapainya perlu mendapatkan perhatian, sedang kurang dari 14,7%  tingkat  tidak  tercapainya  dapat  sebagai  catatan  perusahaan. Mengingat,  yang  perlu  menjadi  perhatian  perusahaan  dalam  penanganan dokumen ekspor adalah keterampilan tenaga kerja yang meliputi teamwork, ketepatan waktu karyawan dalam menangani dokumen ekspor, pemahaman karyawan, kehadiran karyawan serta motivasi bagi karyawan.

## C. Upaya Dalam Meningkatkan Keterampilan Tenaga Kerja Penanganan Khusus Dokumen Ekspor Pada PT APL Jakarta 2015
Secara  keseluruhan,  hasil  penelitian  terdapat  5  indikator  mengenai tingkat keterampilan  tenaga  kerja  dalam  penanganan  dokumen  ekspor  yang  harus diperhatikan:
a. Diasumsikan  keterampilan  tenaga  kerja  pada  butir  (  5):  Kemampuan karyawan  dalam  menangani  banyak  dokumen  ekspor  pada  saat  yang bersamaan (high  season) dan  menyelesaikan  tepat  pada  waktunya 72,7% tercapai atau 27,3% tidak tercapai.  Hasilnya, PT  APL  Logistic harus  lebih  memperhatikan  kemampuan  karyawannya  dengan  jumlah dokumen yang dikerjakan agar hasil yang dicapai tepat pada waktunya.
b. Diasumsikan  keterampilan  tenaga  kerja  pada  butir  (11):  Konsistensi kehadiran  karyawan  terhadap  jam  kerja  yang  ditentukan,  78,7% tercapai  atau  21,3%  tidak  tercapai.  Hasilnya.  PT  APL  Logistic  harus lebih  memperhatikan  tingkat  kehadiran  karyawannya  agar  pekerjaan penanganan  dokumen  ekspor  dapat  lebih  efektif  dan  efisien.
c. Diasumsikan  keterampilan  tenaga  kerja  pada  butir  (3):  Ketepatan waktu  yang  dimiliki  karyawan  dalam  penanganan  dokumen  ekspor, 82.0% tercapai atau 18.0% tidak tercapai.  Hasilnya. PT  APL  Logistic harus  lebih  mengawasi  karyawannya  dalam  melakukan  kegiatan penanganan dokumen ekspor agar mengetahui penyebab keterlambatan dalam penanganannya.
d. Diasumsikan  keterampilan  tenaga  kerja  pada  butir  (4):  Tingkat pemahaman  karyawan  untuk  mendapatkan  daya  tangkap  yang  cepat dalam penanganan dokumen ekspor, 82,7% tercapai atau 17,3% tidak tercapai. Hasilnya. PT APL Logistic harus  memberikan pelatihan rutin bagi  karyawan  agar  dapat  meminimalisir  terjadinya  kesalahan  dalam proses  penanganan  dokumen  ekspor  dan  menjadikan  sumber  daya manusia semakin berkualitas atas pekerjaannya.
e. Diasumsikan keterampilan tenaga kerja pada butir (12); Motivasi yang dimiliki karyawan dalam penanganan dokumen ekspor, 82,7% tercapai atau  17,3%  tidak  tercapai.  Hasilnya.  PT  APL  Logistic  harus memberikan  motivasi  kepada  karyawan  dengan  memberikan penghargaan bagi karyawan berprestasi. Berdasarkan 5 indikator  di  atas,  maka,  didapat  simpulan  bahwa  PT  APL  Logistic perlu meningkatkan pengawasan dan pelatihan secara
berkesinambungan  bagi  tenaga  kerja    pada  divisi  dokumentasi  agar kinerja  karyawan  menjadi  maksimal  dan  dapat  menciptakan  sumber daya  manusia  yang  professional,  sehingga  target  perusahaan  dapat tercapai.  Selain  itu,  kinerja  karyawan  juga  harus  didukung  dengan fasilitas yang  menunjang dalam kegiatan pekerjaannya  --- atau,  perlu adanya  keseimbangan  antara  jumlah  tenaga  kerja  dengan  jumlah dokumen ekspor yang ditanganinya.

## SIMPULAN
Berdasarkan  dari  hasil  kuesioner  yang  disebarkan  penulis,  maka,  tampak dengan  jelas  sekaligus  dapat  dipakai  sebagai  ukuran  jika  melebihi  14,7% tingkat  tidak  tercapainya,  maka,  perlu  mendapatkan  perhatian,  sedang  bila kurang  dari  14,7%  tingkat  tidak  tercapainya,  maka,  dapat  sebagai  catatan perusahaan.  Adapun,  yang  perlu  diperhatikan  oleh  perusahaan  pada keterampilan  tenaga  kerja  penanganan  dokumen  ekspor  adalah  kinerja karyawan  dalam  ketepatan  waktu  penanganan  dokumen,  kerjasama  tim,  jam

## Jurnal Manajemen Bisnis Transportasi Dan Logistik, Vol. 2 No.2 Desember 2016
kerja  kehadiran  karyawan  serta  motivasi  yang  diberikan  pimpinan  kepada tenaga kerja penanganan dokumen ekspor.
Selanjutnya,  berdasarkan  5  indikator,  maka,  perusahaan  sangat    perlu  untuk meningkatkan  pengawasan  dan  pelatihan secara  berkesinambungan  agar  target perusaahan dapat tercapai, dengan berpegang pada  perlu adanya keseimbangan antara jumlah tenaga kerja dengan jumlah dokumen ekspor.

## DAFTAR PUSTAKA
Adisasmita, Tjarsim ; 2007. Transaksi Ekspor Berdasarkan Letter of Credit , PT Puja Almasar Lestari Consultant, Jakarta,
Ashjar, Djauhari ; 2007. Pedoman Transaksi Ekspor & Impor, Prestasi Pustaka, Jakarta,
Engkos  &Hananto,  ;  2007. Manajemen  Perusahaan  Pelayaran, PT Rajagrafindo Persada, Jakarta,
Hasibuan,  Malayu  S.P  ,  2007. Manajemen  :  Dasar,  Pengertian,  dan  Masalah, PT Toko Gunung Agung, Jakarta,
Manullang,  M.  ,2005. Dasar-dasar  Manajemen, Gajahmada  University  Press, Yogyakarta,
Undang-undang No. 17 Tahun 2006 Tentang Kepabeanan.
Stewart,  Dorothy  M  :  1993. Keterampilan  Manajemen ,  PT  Elex  Media Komputindo, Jakarta,
Simanjuntak,  Payaman  J,  2011.  : Manajemen  Evaluasi  Kinerja : Pengertian, Manajemen,  Evaluasi,  Tujuan  dan  Tolak  Ukur, Indonesia  University,
Jakarta,
Sugiyono : 2010. Metode Penelitian Bisnis , ALFABETA, Bandung,