BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Vol. 3 No 4, 2022 , pp. 840-845 DOI: 10.31949/jb.v3i4.3433

## PELATIHAN DAN PENERAPAN APLIKASI ARSIP DOKUMEN GUNA MENUNJANG PROSES BISNIS PADA KELOMPOK USAHA MENENGAH

## Fransiskus Mario Hartono Tjiptabudi
Program Studi Sistem Informasi, STIKOM Uyelindo Kupang Email : tjiptabudifrans@gmail.com

## Abstract
Document archives play an important role in managing an institution or organization, both profit-oriented and  non-profit.  Given  the  10-year  period  of  storing  documents  for  an  institution,  it  is  necessary  to  pay attention to the right archiving method so that it can maintain the state of the document properly and is easy to  find  if  the  document  is  needed,  for  example  for  decision  making.  Along  with  the  development  of technology, documents in the form of letters, reports and various other types of documents are not only stored in hardcopy or printed formats, but are also stored in softcopy or digital formats. Digital archiving of documents is an effort made by activity partners in this case a medium enterprise group called PT. Trimitra Jaya Griya to achieve good document governance and also support the business processes that are carried out. The purpose of this activity is to produce appropriate technology in the form of computer applications that will be applied to partners followed by the installation process and also training. The result achieved is the  implementation  of  a  desktop-based  document  archive  application  (AIKO)  that  has  obtained  an  IPR certificate.
Keywords: business processes; computer application; document archive; medium enterprise group.

## Abstrak
Arsip dokumen berperan penting dalam pengelolaan sebuah lembaga atau organisasi baik yang berorientasi profit maupun non profit. Mengingat jangka waktu penyimpanan dokumen sebuah lembaga selama 10 tahun maka perlu diperhatikan metode pengarsipan yang tepat sehingga bisa menjaga keadaan dokumen dengan baik serta mudah dicari apabila dokumen tersebut diperlukan misalnya untuk pengambilan keputusan. Seiring perkembangan teknologi, dokumen yang berupa surat, laporan serta berbagai jenis dokumen lainnya tidak hanya  disimpan  dalam  format hardcopy  atau  tercetak,  tetapi  juga  disimpan  dalam  format  softcopy  atau digital. Pengarsipan dokumen secara digital merupakan usaha yang dilakukan oleh mitra kegiatan dalam hal ini sebuah kelompok usaha menengah bernama PT. Trimitra Jaya Griya untuk mencapai tata kelola dokumen yang baik dan juga mendukung proses bisnis yang dijalankan. Tujuan kegiatan ini adalah untuk menghasilkan teknologi tepat guna berupa aplikasi komputer yang akan diterapkan pada mitra yang diikuti dengan proses instalasi dan juga pelatihan. Hasil yang dicapai yakni diterapkannya sebuah aplikasi arsip dokumen berbasis desktop (AIKO) yang telah memperoleh sertifikat HKI Kata Kunci: aplikasi komputer; arsip dokumen; kelompok usaha menengah; proses bisnis.
Submitted: 2022-09-19 Revised: 2022-10-07 Accepted: 2022-10-11

## Pendahuluan
Perubahan  proses  yang  serba  cepat,  perkembangan  teknologi  yang  terjadi  serta  kebutuhan akan  informasi  yang  cepat  dan  tepat  saat  ini  memaksakan  sebuah  lembaga  untuk  mampu beradaptasi.  Saat  ini,  informasi  menjadi  kebutuhan  utama  bagi  setiap  lembaga,  baik  lembaga pemerintah  maupun  swasta,  yang  berorientasi  profit  maupun  non  profit.  Informasi  merupakan bagian  penting  dalam  mendukung  proses  bisnis,  administrasi  dan  pelaksanaan  fungsi-fungsi manajemen  dari  lembaga  tersebut.  Informasi  yang  dibutuhkan  tersebut,  bersumber  dari  arsip (Yuanita & Rahmah, 2015).
Arsip dokumen perlu untuk menerapkan komputer sebagai salah satu teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Dengan adanya dukungan TIK, pengolahan data arsip dokumen ataupun segala sesuatu  pekerjaan  yang  dilakukan  secara  manual  dapat  digantikan  dengan  aplikasi  berbasis computer  (Tjiptabudi  &  Bernardino,  2020)  (Supriyanto,  2017).  Seiring  berkembangnya  teknologi, komputer  memiliki  peran  dalam  proses  pengelolaan  arsip  yakni  menciptakan  arsip  hingga menyimpan  kembali  arsip  tersebut  (Iswandi  et  al.,  2019)  untuk  memenuhi  syarat  sebagai  bukti proses bisnis sesuai ISO 15489 (ISO, 2016). Arsip dokumen seperti dokumen transaksi bisnis, surat-
BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat [Vol. 3, No. 4, Oktober, 2022, pp. 840-845]
menyurat dan laporan-laporan tentu sangat penting dalam proses bisnis sebuah perusahaan, oleh karena itu dokumen tersebut harus bisa diarsipkan dengan baik agar terjamin dari segi keamanan, kerapian, klasifikasi yang baik dan juga mudah dicari. Arsip dokumen bersifat sangat penting karena berisi lebih dari sekadar data dan informasi saja, melainkan juga merupakan bukti fisik dari berbagai tindakan maupun keputusan yang telah dibuat sebelumnya (Salmin, 2019).
Arsip diartikan sebagai salah satu sumber informasi yang penting bagi sebuah organisasi bik profit  maupun  non  profit,  karena  arsip  memiliki  berbagai  fungsi  dan  nilai  guna  (M  et  al.,  2020). Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, arsip diartikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
Tata Kelola arsip yang diterapkan dengan baik tentunya akan bermanfaat bagi mitra kegiatan dalam hal ini adalah PT. Trimitra Jaya Griya, terutama ketika dokumen yang diarsipkan dapat dicari dan  ditemukan  kembali  dengan  mudah,  informasi  yang  diperoleh  juga  akurat  sehingga  dapat mendukung proses bisnis dan juga pengambilan keputusan, serta dapat menghemat tenaga serta anggaran  operasional  seperti  kertas  dan  tinta  (Rifauddin,  2016).  Oleh  karena  itu  pada  kegiatan pengabdian  ini  akan  dilakukan  pembangunan,  pelatihan  dan  penerapan  sebuah  aplikasi  arsip dokumen  secara  digital  dengan  memanfaatkan  komputer  sebagai  teknologi  informasi  dan komunikasi. Dengan menggunakan aplikasi berbasis komputer, arsip dokumen bersifat open access atau terbuka sehingga pihak yang membutuhkan dapat dengan mudah mencari dan menemukan kembali. Pihak tersebut tidak perlu melakukan proses pengadaan lagi tetapi cukup melihat aplikasi yang digunakan (Sholeh, 2018). Aplikasi arsip dokumen dinilai tepat untuk diterapkan mengingat bahwa aplikasi tersebut didesain untuk mengelola informasi tentang pengelolaan arsip yang mana sumber datanya diperoleh dari lembaga itu sendiri, dari setiap bidang/bagian/unit mulai dari level teratas  hingga  level  paling  bawah  (Putra,  2015).  Adapun  tujuan  yang  hendak  dicapai  adalah terlaksananya tata kelola arsip dokumen yang baik guna menunjang proses bisnis pada lembaga mitra.

## Metode
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  dilaksanakan  secara  daring,  mengingat  kondisi pandemi yang sedang terjadi serta lokasi mitra dalam hal ini PT. Trimitra Jaya Griya yang berada di Kota Ambon, Maluku. Adapun kegiatan yang dilakukan terdiri atas beberapa tahap, yakni:
1.  Melakukan analisis situasi.
2.  Mengidentifikasi masalah yang terjadi. Untuk tahap 1 dan 2 dilakukan via wawancara secara daring.
3.   Menetapkan solusi yang sesuai dengan permasalahan.
4.   Melakukan pembangunan aplikasi dengan menerapkan model waterfall .
5.  Melakukan instalasi dan uji coba. Proses instalasi dan uji coba dilakukan dengan cara remote PC antara laptop pelaksana kegiatan pengabdian dengan laptop mitra melalui internet.
6.  Pelatihan  penggunaan  aplikasi  yang  dilakukan  dengan  menggunakan  media  presentasi  dan video conference .
Pada  tahap  ke-4,  model  air  terjun  ( waterfall )  yang  diterapkan  dalam  proses  pembangunan aplikasi arsip dokumen memiliki nama lain yakni model sekuensial linier ( sequential linear ) atau juga disebut  sebagai  alur  hidup  klasik  ( classic  life  cycle ).  Model waterfall menyediakan  kerangka pengembangan perangkat lunak dengan alur yang berurutan dengan tahapan seperti pada Gambar 1 (Sukamto dan Shalahuddin, 2013).
Gambar 1 : Tahapan pada model waterfall

## Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan  hasil  analisis  situasi  dan  identifikasi  masalah  yang  dilakukan,  ditemukan permasalahan yang sering terjadi pada  mitra yakni kesulitan dalam pencarian dokumen-dokumen transaksi  seperti  dokumen  penawaran,  bukti  pembayaran,  serta  laporan  keuangan.  Hal  tersebut terjadi  dikarenakan  proses  penyimpanan  arsip  dokumen  yang  yang  belum  dikelola  dengan  baik. Sebelumnya, Sebagian dokumen disimpan secara hardcopy , Sebagian lain secara softcopy misalnya bukti  transaksi  yang  dikirim  via email atau whatsapp ,  maupun  juga  dokumen  penawaran  yang diterima via email . Selain itu, dokumen-dokumen tersebut tidak terklasifikasi dengan baik.
Oleh  karena  itu,  mitra  membutuhkan  sebuah  aplikasi  tata  kelola  arsip  dokumen  yang  dapat menyimpan  semua  dokumen  yang  diperoleh  baik  secara softcopy (melalui email atau whatsapp ) maupun  secara hardcopy melalui  proses  pindai  dokumen,  mengklasifikasi  dokumen-dokumen tersebut  sesuai  jenis  maupun  tanggal,  menyimpan  dalam  folder  khusus  yang  dapat  di- backup kapanpun juga untuk menjaga ketersediaan dokumen, serta mempermudah proses pencarian dan menampilkan dokumen.
Setelah diperoleh hasil analisis maka dilakukan proses merancang aplikasi yang akan dibangun. Adapun rancangan layanan yang disediakan oleh aplikasi arsip dokumen dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2. Use case aplikasi
Pada tahap selanjutnya yakni tahap pengkodean, pelaksana kegiatan membangun aplikasi yang telah  dirancang  tersebut.  Aplikasi  dibangun  dengan  menggunakan  perangkat  lunak  Delphi  10.3 dengan basis data menggunakan Microsoft Access 2016. Tampilan aplikasi yang telah dibangun yakni sebagai berikut:
BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat [Vol. 3, No. 4, Oktober, 2022, pp. 840-845]
Gambar 3. Antarmuka login
Antarmuka login digunakan  sebagai  otentikasi  pengguna  yang  dapat  mengakses  aplikasi tersebut.  Mengingat  bahwa  aplikasi  menyimpan  berbagai  dokumen  penting  bagi  mitra  sehingga hanya orang yang tertentu yang memiliki hak akses terhadap aplikasi tersebut.
Gambar 4. Menu utama
Pada antarmuka ini disediakan berbagai macam menu. Menu-menu tersebut berfungsi sebagai jalan pintas untuk mengakses berbagai macam layanan yang disediakan oleh aplikasi.
Gambar 5. Antarmuka kelola dokumen
Antarmuka kelola dokumen ini digunakan untuk melakukan proses pendataan dan penyimpanan dokumen  baik  dokumen  yang  bersifat softcopy dari email maupun whatsapp ataupun  dokumen bersifat hardcopy yang  harus  dipindai  terlebih  dahulu.  Dokumen  yang  didata,  diklasifikasi  sesuai jenis dan tanggalnya dan disimpan pada folder yang terproteksi.
Tjiptabudi, Pelatihan Dan Penerapan Aplikasi Arsip Dokumen

## Gambar 6. Antarmuka pencarian dokumen
Antarmuka pencarian dokumen merupakan salah satu layanan yang penting pada aplikasi ini, yang mana dengan layanan ini pengguna dapat mencari dokumen dengan sangat cepat berdasarkan tanggal, jenis, judul dokumen ataupun segala sesuatu yang berkaitan dengan dokumen tersebut. Dokumen yang berhasil ditemukan langsung dapat ditampilkan oleh aplikasi untuk selanjutnya bisa dilakukan proses lain seperti mencetak ataupun hanya untuk dilihat saja.
Aplikasi arsip dokumen berbasis desktop ini, selanjutnya langsung diinstalasi pada komputer mitra yang dilakukan secara remote PC dengan menggunakan aplikasi TeamViewer.
Gambar 7. Instalasi dan sosialiasi aplikasi
Aplikasi  kemudian  disosialisasikan  dan  dilakukan  uji  pengguna  secara  langsung  oleh  mitra sehingga aplikasi tersebut sudah layak diterapkan. Aplikasi ini kemudian didaftarkan pada Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusi dan telah memperoleh HKI dengan nomor permohonan EC00201970837 untuk nama produk AIKO (Aplikasi Arsip Dokumen berbasis Desktop).
Berdasarkan hasil penerapan aplikasi pada mitra, dalam hal ini PT. Trimitra Jaya Griya sangat terbantu  dalam  hal  tata  kelola  arsip  dokumen.  Aplikasi  memberikan  dampak  positif  dalam  hal penyimpanan  dokumen,  pengklasifikasian  dokumen,  keamanan  dokumen  hingga  pencarian dokumen yang mana manfaat-manfaat tersebut sangat berpengaruh terhadap proses bisnis yang dilakukan pada mitra.
BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat [Vol. 3, No. 4, Oktober, 2022, pp. 840-845]

## Kesimpulan
Aplikasi arsip dokumen berbasis desktop (AIKO) berhasil dibangun dan diterapkan dengan baik. Penerapan  aplikasi  ini  telah  memberikan  pengaruh  yang  signifikan  terhadap  proses  bisnis  yang dijalankan oleh mitra kegiatan yakni PT. Trimitra Jaya Griya.
Adapun  manfaat  utama  yang  dirasakan  setelah  diterapkannya  aplikasi  tersebut  adalah terciptanya  tata  kelola  arsip  dokumen  yang  baik  serta  manajemen  yang  lebih  profesional  dan akuntabel. Hal tersebut dibuktikan dengan adanya penyimpanan dokumen yang mudah, klasifikasi dokumen yang jelas dan rapi, keamanan arsip dokumen yang terjamin, kecepatan pencarian untuk akses  dokumen  transaksi,  laporan  maupun  surat  menyurat,  serta  otomatisasi  pengarsipan  surat elektronik atau email . Semua manfaat tersebut bermuara pada proses pemenuhan kebutuhan akan informasi yang cepat serta dapat mendukung pengambilan keputusan bisnis.
Kegiatan  pengabdian  seperti  ini  sangat  penting  untuk  dilaksanakan  secara  berkelanjutan. Mengingat  aplikasi  yang  dibangun  bersifat  umum  dan  sangat  dibutuhkan  maka  sangat memungkinkan untuk diterapkan pada lembaga lain baik pemerintahan maupun swasta.

## Ucapan Terima Kasih
Penulis  mengucapakan  terima  kasih  kepada  PT.  Triitra  Jaya  Griya  sebagai  mitra  dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini.

## Daftar Pustaka
ISO  (International  Organization  for  Standardization).  2016.  Information  and  documentation  — Records management, https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:15489:-1:ed-2:v1:en, diakses 10 Juli 2021.
Iswandi, N., Nazifah, N. A., Khotimah, H., Anggraini, M., & Okshi, JJ. (2019). Sistem Manajemen Arsip  di  MTS  Aulia  Cendikia  Palembang. Diplomatika:  Jurnal  Kearsipan  Terapan , 2 (2),  65. https://doi.org/10.22146/diplomatika.42038
M, R. A., Arif M, Yusuf, A., & Lukman. (2020). Efektivitas Pengelolaan Arsip Elektronik Di Indonesia. Jurnal Syntax Transformation , 21 (1), 1–9.
Putra, A. (2015). Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya. Jurnal Generic , 10 (1), 409–420.
Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi. Khizanah Al- Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan , 4 (2), 168–178.
Salmin,  T.  (2019).  Sistem  Pengarsipan  Arsip  Elektronik. Jurnal  Pustaka  Ilmiah , 4 (2),  706. https://doi.org/10.20961/jpi.v4i2.33730
Sholeh,  M.  (2018).  Pengelolaan  Arsip  Berbasis  Digital  Dengan  Menggunakan  Tanda  Tangan Elektronik Dan Implementasi Aplikasi Arsip Menggunakan Arteri. Dharma Bakti , 1 (2), 140–150. Supriyanto, A. (2017). Peran teknologi informasi bagi kader posyandu dalam kegiatan pendataan KIA. Prosiding Semnasvoktek , 360–365.
Tjiptabudi, F. M. H., & Bernardino, R. (2020). Indonesia terrestrial border control information system and business processes alignment. In J. Business Process Integration and Management (Vol. 10, Issue 1).
Yuanita,  &  Rahmah,  E.  (2015).  Penerapan  Arsip  Elektronik  di  Kantor  Perpustakaan,  Arsip  dan Dokumentasi Kota Bukittinggi. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan , 4 (1), 326– 334.