## SISTEM INFORMASI PENGADAAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR PADA DINAS KEHUTANAN PROPINSI RIAU BERBASIS WEB
Yuda Irawan
Sistem Informasi, STMIK Hang Tuah Pekanbaru Email : yudairawan89@gmail.com

## ABSTRAK
Dalam  perkembangan  teknologi  yang  semakin  maju  dan  canggih  ini, dibutuhkan  alat  yang  membantu memudahkan suatu pekerjaan salah satunya adalah komputer. Komputer menjadi pilihan utama dalam kemajuan instansi pada umumnya karena pada suatu instansi bertujuan untuk memaksimalkan instansi dapat tumbuh dan berkembang  seperti  yang  diharapkan.  Perancangan  Sistem  Informasi  Pengadaan  Peralatan  dan  Perlengkapan Kantor Berbasis Web ini adalah untuk memberikan informasi yang lengkap tentang Pengadaan Peralatan Kantor, Sistem  Informasi  Pengadaan    Peralatan  dan  Perlengkapn  Kantor  Pada  Dinas  Kehutanan  Propinsi  Riau Menggunakan PHP dan database MySQL adalah suatu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk mengolah data-data  peralatan  kantor  di  mana  laporan  transaksi  baik  transaksi  permintaan  ATK,  pengurangan  stok  ATK dapat diketahui setiap harinya secara otomatis apabila semua transaksi sudah dientri ke sistem. Dengan demikian kerja dari Bagian Keuangan dan Perlengkapan dapat terbantu dan akan mengefektifkan waktu.
Kata Kunci : Sistem Informasi, pengadaan peralatan kantor, PHP, MySql

## ABSTRACT
In the development of increasingly advanced and sophisticated technology, tools are needed that help facilitate  a  job,  one  of  which  is  a  computer.  Computers  are  the  main  choice  in  the  progress  of  agencies  in general  because  an  agency  aims  to  maximize  agencies  can  grow  and  develop  as  expected.  Designing Procurement  Information  Systems  for  Web-Based  Office  Equipment  and  Supplies  is  to  provide  complete information  about  Procurement  of  Office  Equipment,  Procurement  Information  Systems  Equipment  and  Office Supplies at Riau Province Forestry Services Using PHP and MySQL database is a software that can be used to process equipment data office where transaction reports for ATK request transactions, ATK stock reduction can be known every day automatically if all transactions have been sent to the system. Thus work from the Finance and Equipment Section can be helped and will make time effective.
Keywords: Information system, procurement of office equipment , PHP, MySql

## 1. PENDAHULUAN
Kegiatan  perkantoran  sangatlah  identik dengan  berbagai  peralatan  atau  kebutuhan  yang diperlukan.  Pengadaan  peralatan  dan  perlengkapan kantor  perlu  diperhatikan  penggunaannya,  karena apabila  tidak  diadakan  pengontrolan  maka  selain akan  mengakibatkan  pemborosan  juga  dapat mengakibatkan kekurangan peralatan dan perlengkapan  kantor  tersebut.  Semua  pengontrolan tersebut ditujukan untuk membantu proses kelancaran kegiatan kerja.
Alat  Tulis  Kantor  adalah  benda-benda yang  dipakai  habis  dalam  pelaksanaan  dalam pekerjaan  sehari-hari  dari  pegawai-pegawai  tata usaha.  Yang  tergolong  office  supplier  (bekal tatausaha)  ini  misalnya  pulpen,  pensil,  tinta,  pita
mesin  tik,  kertas  blangko  pemulir,  karbon,  berkas, jepitan kertas.
Dinas  Kehutanan  Propinsi  Riau  adalah suatu instansi pemerintahan yang bergerak dibidang Kehutanan.  Yang  menjadi  kesulitan  bagi  para pegawai dapat dilihat dari cara pemesanan peralatan dan  perlengkapan  kantor  yang  masih  manual  yaitu bidang  masing-masing  menulis  dikertas  dan memberikan catatan barang yang diperlukan kepada bagian  keuangan  dan  perlengkapan.  Hal  ini  dapat memperlambat waktu kerja. Kemudian pada proses penginputan  barang  beserta  harga  masih  bersifat konvensional,  yaitu  dengan  aplikasi Spreadsheet dimana  dalam  proses  pengurangan  jumlah  stok ATK  tidak  otomatis.  Sistem  Informasi  Pengadaan Peralatan  dan  Perlengkapn  Kantor  Pada  Dinas
Kehutanan  Propinsi  Riau  Menggunakan  PHP MySQL  adalah  suatu  perangkat  lunak  yang  dapat digunakan  untuk  mengolah  data-data  peralatan kantor  di  mana  laporan  transaksi  baik  transaksi permintaan  ATK,  pengurangan  stok  ATK  dapat diketahui  setiap  harinya  secara  otomatis  apabila semua  transaksi  sudah  dientri  ke  sistem.  Dengan demikian  kerja  dari  Bagian  Keuangan  dan Perlengkapan dapat terbantu dan akan mengefektifkan waktu.

## 2. METODE PENELITIAN
Menurut Welim  Yohannes  Yahya  (2015:18) dalam  jurnalnya  yang  berjudul “Pengembangan Sistem  Informasi  Service  Kendaraan  Pada Bengkel  KFMP” Sistem  adalah  suatu  jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,  terkumpul  bersama-sama  untuk melakukan  suatu  kegiatan  atau  untuk  tujuan tertentu.
Menurut I Putu Agus Eka Pratama  (2014:9) dalam  bukunya  yang  berjudul “Sistem  Informasi dan Implementasinya” Informasi adalah merupakan  hasil  pengolahan  data  dari  satu  atau berbagai  sumber,  yang  kemudian  diolah,  sehingga memberikan  nilai,  arti,  dan  manfaat.  Proses pengelolaan ini merupakan teknologi.
Informasi  itu  sendiri  memiliki  ciri-ciri seperti berikut :
1. Benar  atau  salah.  Dalam  hal  ini,  informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan.  Jika  penerima  informasi  yang  salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.
2. Baru,  Informasi  benar-benar  baru  bagi  si penerima.
3. Tambahan informasi dapat memperbaharui atau memberkan  perubahan  terhadap  informasi  yang telah ada.
4. Korektif  Informasi  dapat  digunakan  untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah satu kurang benar.
5. Penegas Informasi dapat mempertegas informasi  yang  telah  ada  sehingga  keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.
Menurut  Deni  Sutaji  (2012:2) PHP  ( Hypertext Pre-processor )  adalah  kode  atau  skrip  yang  akan dieksekusi  pada  server  side.  Skrip  PHP  akan membuat  suatu  aplikasi  dapat  di-intregrasikan  ke dalam  HTML,  sehinga  suatu  halaman  web  tidak lagi bersifat etatis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat server-side berarti pengerjaan skrip dilakukan di  server,  baru  kemudian  hasilnya  dikirim  ke browser.
2.1 Tahap Pengumpulan Data
Adapun  tahap  pengumpulan  data  dalam  penelitian ini adalah :
1. Observasi Yaitu  melakukan  pengumpulan  data  dengan melakukan  observasi  langsung  ke  lapangan yaitu  Dinas  Kehutanan  Propinsi  Riau  untuk mengetahui  proses  yang  sedang  berlangsung saat ini.
2. Wawancara Wawancara  dilakukan  dengan  beberapa  orang yang  terlibat  langsung  dalam  pengelolaan pengadaan peralatan kantor tersebut.
3. Studi Pustaka Yaitu mengumpulkan literatur yang berhubungan  dengan  penelitian  ini  misalnya buku dan jurnal.

## 2.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Menurut  Pressman,  Roger  S.(2010:37)  model Waterfall adalah    model  klasik  yang  bersifat sistematis,  berurutan  dalam  membangun Software.
Model  air  terjun  ( waterfall )  adalah  suatu  proses pembuatan  sistem  informasi  secara  terstruktur  dan berurutan dimulai dari penentuan, analisa kebutuhan,  perancangan,  pengkodean,  uji  dan implementasi, dan pemeliharaan.
Analisa Kebutuhan Piranti lunak Perancangan Pengkodean Uji dan Implementasi Pemeliharaan Gambar 1. Waterfall Model
1. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak Langkah  ini  merupakan  analisa  terhadap kebutuhan  sistem.  Pengumpulan  data  dalam tahap  ini  bisa  melakukan  sebuah  penelitian, wawancara  atau  studi  literatur.  Sistem  analis akan  menggali  informasi  sebanyak-banyaknya dari user sehingga  akan  tercipta  sebuah  sistem komputer  yang  bisa  melakukan  tugas-tugas yang diinginkan oleh user tersebut. Tahapan ini
akan menghasilkan dokumen user requirment atau  bisa  dikatakan  sebagai  data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan  sistem.  Dokumen  ini  lah  yang  akan menjadi acuan sistem analis untuk menerjemahkan ke dalam bahasa pemrograman.
2. Perancangan Tahapan  dimana  dilakukan  penuangan  pikiran dan  perancangan  sistem  terhadap  solusi  dari permasalahan  yang  ada  dengan  menggunakan
perangkat  pemodelan  sistem  seperti  diagram hubungan  entitas  ( entity  relationship  diagram ) serta struktur dan bahasan data.
3. Pengkodean
Dilakukan oleh programmer yang akan menterjemahkan transaksi yang diminta oleh user kedalam Bahasa pemrograman menggunakan  Bahasa  pemrograman  PHP  dan Database MySQL .
4. Uji dan Implementasi
Kemudian dilanjutkan dengan proses pengujian pada program perangkat lunak, baik Pengujian  logika  internal,  maupun  Pengujian eksternal  fungsional  untuk  memeriksa  segala kemungkinan terjadinya kesalahan dan memeriksa  apakah  hasil  dari  pengembangan tersebut sesuai dengan hasil yang diinginkan.
5. Pemeliharaan Pemeliharaan dilakukan untuk memperbaiki jika
ada  kerusakan  pada  system  dan  melakukan update system jika diperlukan.

## 2.3 Perancangan Basis Data (ERD)
bidang Kd_bidang Nama_bidang punya permintaan barang Punya punya Detail_Barang _Masuk punya Detail_barang_keluar No_permintaan Tanggal bulan tahun Penanggung_jawab Kd_suplier Kd_bidang Kd_barang Nm_barang Kd_satuan No_masuk Kd_barang Nama_barang satuan jumlah harga total Barang_Masuk subtotal tahun bulan tanggal No_faktur No_masuk diskon total Punya Barang_keluar Kd_bidang Penanggu_jawab tahun bulan tanggal No_keluar Permintaan_detail No_permintaan Kd_barang Nama_barang satuan jumlah suplier Kd_suplier Nama_suplier alamat telp email satuan Kd_satuan Nama_satuan punya punya punya punya Id_detail_keluar No_keluar Kd_barang Nama_barang satuan jumlah stok Kd_stok Kd_trans Kd_brg masuk keluar keteran agn punya c v c v c v c v c v user kd_user username password kd_bidang kd_jabatan nama_lengka p punya jabatan kd_jabatan nama_jabatan stok harga Gambar 2. Perancangan Basis Data 2.4 Menu Utama Website
Form menu website ini adalah form penjualan yaang sengaja dirancang untuk menapilkan alat-alat tulis  kantor  dan  perlengkapan  kantor  lainnya, beserta  nama    bidang  masiang-masing  agar memudahkan  para  pegawai  untuk  memesan  alat- alat  tulis  kantor  dan  perlengkapan  kantor  lainnya yang ada di halam website.
Gambar 3. Halaman Login

## 2.5 Laporan Data Barang
Laporan  ini  menampilkan  data  barang  yang diperlukan.

## Gambar 4. Halaman Laporan
4. KESIMPULAN DAN SARAN

## 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  penelitian  mengenai Sistem Informasi Pengadaan Peralatan dan Perlengkapan  Kantor  berbasis WEB ,  Penulis menyimpulkan bahwa:
1. Dengan adanya Sistem pengadaan peralatan dan perlengkapan  kantor  yang  berbasis  web  sangat mempermudah  para  pegawai  dalam  melakukan pemesanan barang.
2. Dengan Sistem Informasi berbasis web ini dapat mengetahui stok barang secara otomatis dan ada pemberitahuan  persediaan  barang  yang  akan habis, akan muncul secara otomatis website .
3. Sistem  pengadaan  dan  perlengkapan  kantor yang berbasis web sangat mempermudah bagian bidang masing-masing dalam melakukan permintaan barang.

## 4.2 Saran
Untuk mengembangkan lebih lanjut pada sistem ini perlu dilakukan beberapa hal antara lain:
1. Instansi  yang  akan  menggunakan  sistem informasi pengadaan peralatan
dan perlengkapan  kantor  berbasis  web  ini  harus mempersiapkan  sumber  daya  manusia  sesuai dengan peran masing-masing dalam mendukung sistem  secara  keseluruhan,  selanjutnya  adakan pelatihan  khusus  kepada  pegawai  pada  bagian yang  terlibat  dalam  penggunaan  aplikasi tersebut.
48 Jurnal Teknologi Informasi dan Multimedia (JTIM), Vol. 1, No. 1, Mei 2019, hlm. 45-48
2. Dengan digunakannya sistem pengadaan peralatan dan perlengkapan kantor berbasis web yang  baru  ini  diharapkan  pemesanan  dapat dilakukan  dimanapun  yang  terjangkau  oleh internet. 3. Pemeliharaan dan pengembangan sistem
Aplikasi  harus  terus  dilakukan  sesuai  dengan perkembangan  kebutuhan  informasi  di  dalam instansi  dan  perkembangan  teknologi  informasi (TI),  sehingga  dapat  mencapai  hasil  yang  lebih optimal  pada  saat  ini  maupun  masa  yang  akan datang.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  M.  H.  Putri,  Prosedur  Pengadaan  Alat  Tulis Kantor pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten
Karanganyar, Karanganyar, 2015.
[2]  Rianto, "Membuat Sendiri Aplikasi e- Commerce dengan
PHP & MySQL Menggunakan Codelgniter & JQuery," Yogyakarta, Cv. Andy Offset, 2011.
[3]  P.  P.  Roger  S,  "Pendekatan  Praktisi,"  in Rekayasa  Perangkat  Lunak ,  Yogyakarta  ,  Cv. Andi Offset, 2010.
[4]  Y.  Y.  W.  T.  W.  &.  F.  R.  Welim, "Pengembangan  Sistem  Informasi  Service Kendaraan  pada  Bengkel  KFMP," Simetris: Jurnal  Teknik  Mesin,  Elektro  dan  Ilmu
Komputer, vol. 6, no. 1, pp. 17-26, 2015.
[5]  Y.  Utama,  "Sistem  Informasi  Berbasis  Web Jurusan  Sistem  Informasi  Fakultas  Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya," Jurnal Sistem
Informasi, vol. 3, no. 2, pp. 22-28, 2011.