Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 1, 2024 |pp: 334-339 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i1.2426
Penerapan Sistem Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Pada PT. SYR Trio Jaya

## Penerapan Sistem Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Pada PT. SYR Trio Jaya
1) Alden Nelson*, 2) Julius Kurnaedi
1,2) Manajemen, Universitas Internasional Batam, Batam, Indonesia Email Corresponding: alden.nelson@uib.ac.id

## INFORMASI ARTIKEL ABSTRAK
Kata Kunci:
Sistem Seleksi Sistem Rekrutmen Sumber Daya Manusia Flowchart Rekrutmen Form Evaluasi Interview
Sumber  daya  manusia  dianggap  sebagai  aset  terpenting  bagi  pertumbuhan  dan  pencapaian tujuan  perusahaan.  Salah  satu  tahapan  terpenting  dalam  manajemen  SDM  adalah  proses rekrutmen dan seleksi karyawan, yang berperan penting dalam menentukan kualitas SDM di suatu perusahaan.  Penelitian ini dilakukan  dengan  tujuan  menerapkan  sistem  rekrutmen  dan seleksi  karyawan  pada  PT.  SYR  Trio  Jaya.  Metode  penelitian  yang  digunakan  mencakup observasi,  wawancara,  dan  analisis  dokumentasi.  Hasil  implementasi  sistem  ini  mencakup perancangan  flowchart  untuk  memberikan  proses  rekrutmen,  serta  pengembangan  sistem penilaian wawancara yang bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi rekrutmen. Sistem ini  juga  dirancang  untuk  memberikan  penilaian  wawancara  yang  lebih  obyektif,  dengan harapan  dapat  meningkatkan  kualitas  tim  kerja  di  perusahaan.  Selain  itu,  implementasi  ini diharapkan dapat memperbaiki pengelolaan data karyawan, menjadikannya lebih efisien dan terstruktur. Kesimpulannya, sistem yang diterapkan telah berhasil menjadi alat efektif dalam meningkatkan kualitas tim kerja serta proses manajemen SDM di PT. SYR Trio Jaya.

## ABSTRACT
Keywords:
Selection System
Recruitment System Human Resources Recruitment Flowchart Interview Evaluation Form
Human resources are considered the most important asset for growth and achieving company goals. One of the most important stages in HR  management is the employee recruitment and selection process, which plays an important role in determining the quality of HR in a company. This  research  was  conducted  with  the  aim  of  implementing  an  employee  recruitment  and selection  system  at  PT.  SYR  Trio  Jaya.  The  research  methods  used  include  observation, interviews  and  documentation  analysis.  The  results  of  implementing  this  system  include designing  a  flowchart  to  provide  a  recruitment  process,  as  well  as  developing  an  interview assessment system which aims to increase the effectiveness and efficiency of recruitment. This system is  also  designed to provide  a  more  objective  interview  assessment, with the hope  of improving  the  quality  of  work  teams  in  the  company.  In  addition,  this  implementation  is expected to improve employee data management, making it more efficient and structured. In conclusion, the system implemented has succeeded in becoming an effective tool in improving the quality of work teams and HR management processes at PT. SYR Trio Jaya.
This is an open access article under the CC–BY-SA license.

## I. PENDAHULUAN
Sumber daya manusia (SDM) merupakan aset terpenting bagi setiap perusahaan untuk dapat berkembang dan  mencapai  tujuannya.  Oleh  karena  itu,  perencanaan  SDM  yang  matang  diperlukan  mulai  dari  proses pencarian  hingga  seleksi  calon  karyawan  yang  berkualitas  (Yuwono  et  al.,  2021).  Salah  satu  proses  kunci dalam manajemen SDM adalah sistem rekrutmen dan seleksi karyawan. Sistem ini menentukan kualitas SDM yang  dimiliki  perusahaan.  Jika  sistem  ini  dirancang  dan  dilaksanakan  dengan  baik,  maka  perusahaan  akan memperoleh  karyawan-karyawan  terbaik  dan  paling  kompeten  di  bidangnya.  Sebaliknya,  apabila  sistem rekrutmen  dan  seleksi  tidak  efektif  maka  akan  berdampak  buruk  bagi  perkembangan  perusahaan (Kalyanamitra et al., 2020).
PT.  SYR Trio Jaya merupakan perusahaan yang bergerak dibidang general supplier. PT. SYR Trio Jaya berdiri pada tahun 2018 yang berlokasi di batam, perusahaan ini didirikan dengan tujuan menawarkan beragam produk dan layanan yang berkualitas, untuk mewujudkannya salah satu faktor keberhasilan suatu perusahaan
yaitu bergantung dari sumber daya manusia yang berkualitas sehingga pentingnya untuk merekrut karyawan yang bertalenta.
Sistem  rekrutmen  dan  seleksi  karyawan  merupakan  rangkaian  proses  yang dilakukan  oleh  departemen SDM  untuk  mendapatkan  calon karyawan baru  yang  sesuai  kebutuhan  hingga  menentukan karyawan  mana yang akan diterima bekerja. Proses ini dimulai dari tahap perencanaan SDM terkait posisi apa saja yang sedang dibutuhkan perusahaan. Lalu dilanjutkan dengan pelaksanaan rekrutmen secara internal  dan eksternal untuk mendapatkan calon karyawan. Para pelamar yang masuk kemudian akan melalui serangkaian tahapan seleksi yang sistematis dan terstruktur guna menilai kelayakan mereka untuk posisi yang dilamar (Hasbi et al., 2020).
Adapun tujuan dari penelitian ini untuk melakukan evaluasi menyeluruh terhadap sistem rekrutmen dan seleksi karyawan yang telah ada pada PT. SYR Trio Jaya. Proses ini mencakup tahapan-tahapan rekrutmen dan penyeleksian karyawan yang diarahkan untuk menciptakan proses yang efisien dan efektif. Fokus utama proyek ini adalah mengembangkan sumber daya manusia di PT. SYR Trio Jaya, termasuk peningkatan kualitas dan kinerja mereka.

## II. MASALAH
Sumber  daya  manusia  berkualitas  banyak  dibutuhkan  oleh  perusahaan  agar  dapat  bersaing  dengan kompetitor lainnya sehingga mengharuskan perusahaan dalam mencari sumber daya manusia yang berkualitas untuk menjaga standar dan kualitas dari produk maupun jasa yang ada di perusahaan tersebut sehingga salah satu faktor yang dapat meningkatkan produktivitas yaitu dengan menerapkan sistem talent acquisition (Azizi et al., 2021).
Dalam menjalankan system rekruitmen kendala yang dihadapi oleh PT. SYR ini adalah kesulitan dalam mencari dan merekrut tenaga kerja berkualitas. Salah satu penyebab utama di balik masalah ini adalah kurang optimalnya proses talent acquisition, yang mencakup strategi perekrutan, seleksi, dan pengelolaan karyawan baru. Tantangan yang dihadapi oleh perusahaan dalam mencari karyawan berkualitas dan hubungannya dengan proses  talent  acquisition  yang  rendah.  Dengan  adanya  sumber  daya  manusia  yang  berkualitas  dapat menghadapi tantangan dan perubahan dalam lingkungan bisnis dengan fleksibilitas dan mampu beradaptasi dengan perubahan pasar (Sabuhari et al., 2020).
Akuisisi bakat bagi perusahaan menjadi perhatian utama karena kesuksesan bisnis sangat bergantung pada kemampuan sumber daya manusia untuk menarik, mempertahankan, dan mengembangkan bakat yang sesuai. Dalam  konteks  ini,  strategi  talent  acquisition  yang  efektif  menjadi  kunci  untuk  mencapai  keunggulan kompetitif dan pertumbuhan berkelanjutan (Papa et al., 2020 ).
Dalam upaya untuk terus mengembangkan keunggulan perusahaan yang sangat kompetitif, Akuisisi bakat ini bukan hanya sekedar upaya untuk merekrut tenaga kerja, tetapi juga untuk membentuk pondasi yang kuat, dengan sumber daya manusia berbakat, yang akan membantu perusahaan mencapai tingkat prestasi yang lebih tinggi (Walford & Jackson, 2018).

## III. METODE
Terdapat  berbagai  metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  seperti  observasi,  wawancara,  dan dokumentasi.  Setiap  metode  memiliki  manfaat  yang  berbeda  dan  dapat  digunakan  sesuai  dengan  tujuan penelitian  yang  dibutuhkan.  Dengan  teknik  pengumpulan  data  yang  baik,  peneliti  dapat  mengumpulkan informasi yang berharga untuk mendukung temuan dan kesimpulan dalam penelitian ini.
1. Observasi
Observasi  adalah  sebuah  metode  penelitian  yang  melibatkan  pengamatan  sistematis  dan  pengumpulan data dengan melihat, mendengar, atau mencatat peristiwa, perilaku, atau fenomena yang terjadi dalam konteks tertentu. Tujuan utama dari observasi adalah untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang subjek atau fenomena  yang  diamati  tanpa  mempengaruhi  atau  mengubahnya  (Morgan,  2022) . Observasi  ini  dilakukan dengan  cara  mendatangi  langsung    ke  lokasi  penelitian  dengan  cara  mengamati  atau  meninjau  kondisi lingkungan perusahaan sehingga dapat mengumpulkan data-data yang akurat mengenai perusahaan tersebut.
2. Wawancara
Wawancara merupakan suatu proses komunikasi yang melibatkan dua pihak atau lebih, di mana seorang atau  beberapa  orang  mengajukan  sejumlah  pertanyaan  kepada  satu  atau  beberapa  individu  atau  kelompok dengan  tujuan  untuk  memperoleh  informasi,  pandangan,  atau pemahaman  yang  lebih dalam  tentang  subjek tertentu  (Kaso  et  al.,  2021).  pada  metode  wawancara  ini  peneliti  melakukan  tanya  jawab  secara  langsung
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 5 No. 1, 2024 |pp: 334-339 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v5i1.2426
Penerapan Sistem Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Pada PT. SYR Trio Jaya
kepada  pimpinan  perusahaan    mengenai  kegiatan  dan  latar  belakang  perusahan  dan  mengenai  kebutuhan penulis yang lainnya.
3. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan proses dan tindakan yang melibatkan pengumpulan seperti kutipan, gambar, dan referensi lainnya. (Busetto et al., 2020). Pada penelitian ini dokumentasi yang dikumpulkan berupa data dan informasi perusahaan untuk kepentingan penelitian ini.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1   Perancangan Luaran Kegiatan
Kegiatan  dimulai  dari  tahap  observasi  untuk  mengidentifikasi  kebutuhan  karyawan  dan  mendapatkan talent yang berkompentensi. Observasi ini melibatkan pemahaman mendalam terhadap tantangan atau masalah yang  dihadapi  oleh  mitra  saat  melakukan  wawancara  setelah  mengindetifikasi  masalah  mitra  pada  sistem seleksi dan rekrutmen maka dapat dilakukan perancangan luaran kegiatan dilakukan sebagai berikut. Langkah awal  yaitu  dapat  merancang  flowchart  proses  rekrutmen  yang  akan  diberikan  nantinya  kepada  mitra  yang berfungsi  sebagai  informasi  alur  dari  proses  rekrutman  dari  awal  hingga  akhir,  kemudian,  membantu perusahaan  mempromosikan  lowongan  perkerjaan  sesuai  dengan  posisi  yang  dibutuhkan.  Setelah  itu merancang form yang akan diberikan ke mitra nantinya dan dapat digunakan pada saat memberikan feedback terhadap calon karyawan yang sedang tahap proses seleksi dan rekrutmen.

## 4.2   Proses Implementasi Luaran
Berikut  merupakan  proses  implementasi  yang  dilakukan  pada  saat  penerapan  kerja  praktek.  Dalam implementasi ini dibagi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut :
a. Implementasi tahap awal
Dalam fase awal implementasi, perhatian utama tertuju pada sosialisasi dan pengenalan sistem flowchart, serta  formulir  umpan  balik  untuk  proses  seleksi  dan  rekrutmen.  Proses  ini  dimulai  dengan  menyampaikan penjelasan  rinci  mengenai  sistem  yang  telah  dirancang.  Sasaran  utamanya  adalah  memberikan  pemahaman yang  cepat  dan  mudah  dipahami  kepada  mitra  terkait.  Selama  sosialisasi,  dijelaskan  cara  menggunakan flowchart dan formulir feedback dalam konteks seleksi dan rekrutmen. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa mitra dapat mengoptimalkan penggunaan sistem tersebut sejak awal.
b. Implementasi tahap kedua
Pada  tahap  kedua  ini  melakukan  observasi  langsung  ke  perusahaan  dan  ikut  serta  dalam  menilai  dan mengevaluasi karyawan yang sedang  interview dan menerapkan langsung sistem flowchart mengenai seleksi dan  rekrutmen  yang  telah  dirancang.  Dengan  melakukan  hal  ini  dapat  mengidentifikasi  potensi  kecocokan antara  karyawan  yang  dinilai  dan  tujuan  perusahaan,  serta  mengevaluasi  efektivitas  sistem  seleksi  dan rekrutmen dalam menghasilkan hasil yang akurat dan relevan.
Gambar 1. Flowchart seleksi dan rekrutmen
Gambar 2 Form penilaian evaluasi interview
c. Implementasi tahap ketiga
Pada  tahap  ketiga  ini  melakukan  pelaksanaan  implementasi  terhadap  penilaian  evaluasi  interview karyawan  yang  ada dan  langsung pemantauan  dalam  memberi  penilaian  pada  karyawan yang  sedang  tahap seleksi dan rektrutmen.

## 4.3   Kondisi setelah implementasi
Setelah  melakukan  pengamatan  secara  langsung  atau  implementasi  selama  kurang  lebih  6  bulan menjalankan  sistem  seleksi  dan  rekrutmen  yang  telah  dirancang,  dapat  disimpulkan  bahwa  hasil  penilaian evaluasi  interview  karyawan  dan  penerapan  flowchart  sistem  telah  membawa  manfaat  signifikan.  Dengan melakukan  identifikasi  potensi  kecocokan  antara  karyawan  yang  dinilai  dan  tujuan  perusahaan,  serta mengevaluasi efektivitas sistem seleksi dan rekrutmen, PT. SYR Trio Jaya berhasil mengoptimalkan proses penerimaan karyawan dengan cara yang lebih efisien.
Dalam  proses  wawancara  karyawan,  implementasi  sistem  penilaian  yang  terstruktur  memberikan  hasil yang  lebih  obyektif  dan  komprehensif.  Aspek  teknis  dan soft  skill dievaluasi  dengan  cermat,  memastikan bahwa setiap calon karyawan tidak hanya memiliki kualifikasi yang diperlukan, tetapi juga dapat berintegrasi
dengan  budaya  perusahaan.  Dengan  demikian,  tim  HR  dapat  membuat  keputusan  rekrutmen  yang  lebih informan dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Selain itu, implementasi sistem ini juga membawa perubahan positif dalam pengelolaan data karyawan. Informasi  mengenai  riwayat  kerja,  kualifikasi,  dan  penilaian  karyawan  tersimpan  dengan  rapi  dan  dapat diakses dengan mudah. Ini tidak hanya memudahkan pengelolaan sumber daya manusia secara keseluruhan, tetapi  juga  mendukung  pengambilan  keputusan  strategis  terkait  pengembangan  karyawan,  pelatihan,  dan promosi.
Pembahasan  hasil  implementasi  menunjukkan  bahwa  Sistem  Rekrutmen  dan  Seleksi  Karyawan  telah menjadi alat yang efektif dalam meningkatkan kualitas tim kerja perusahaan. Keberhasilan implementasi ini tidak hanya terlihat dari hasil rekrutmen yang lebih baik, tetapi juga dari lingkungan kerja yang lebih harmonis dan produktif.
Berikut  merupakan  grafik  dari  efisiensi  waktu  sebelum  dan  sesudah  diterapkan  sistem  seleksi  dan rekrutmen pada PT. SYR Trio Jaya :
Gambar 3 Efisiensi waktu sistem seleksi dan rekrutmen

## V. KESIMPULAN
Kesimpulan yang ditemukan setelah menerapkan sistem seleksi dan rekrutmen yang telah dirancang yaitu form penilaian evaluasi  interview karyawan  dan flowchart pada PT. SYR Trio Jaya adalah untuk membuat penilaian evaluasi interview karyawan yang lebih efektif dan efisien sesuai tujuan awal perusahaan atau target perusahaan dalam memilih karyawan yang dibutuhkan memiliki kinerja yang bagus dan sesuai dengan jabatan yang ditempatkan nantinya. Penerapan dan penilaian evaluasi  interview karyawan pada PT. SYR Trio Jaya menggunakan 5 aspek pertanyaan, yang dimana pertanyaan tersebut merupakan standar rekrutmen yang dibuat dan  disepakati  oleh  perusahaan  yang  diharapkan  mendapatkan  karyawan  yang  diinginkan  serta  juga menggunakan  flowchart  yang dapat  digunakan  untuk  perusahaan  sebagai  menyajikan  setiap  langkah dalam proses  rekrutmen  dengan benar  dan konsisten. Flowchart  ini  merinci  setiap  tahapan,  mulai  dari  identifikasi kebutuhan perusahaan untuk posisi yang tersedia, penyebaran informasi lowongan, seleksi awal berdasarkan kriteria tertentu, hingga tahap wawancara dan pengambilan keputusan akhir.

## DAFTAR PUSTAKA
Azizi, M. R., Atlasi, R., Ziapour, A., Abbas, J., & Naemi, R. (2021). Innovative human resource management strategies during  the  COVID-19  pandemic:  A  systematic  narrative  review  approach. Heliyon , 7 (6),  e07233. https://doi.org/10.1016/j.heliyon.2021.e07233 Busetto,  L.,  Wick,  W.,  &  Gumbinger,  C.  (2020).  How  to  use  and  assess  qualitative  research  methods. Neurological Research and Practice , 2 (1). https://doi.org/10.1186/s42466-020-00059-z Hasbi,  A.,  Ab,  A., &  Muhamad.  (2020).  Pengaruh  Knowledge  Management  Terhadap  Sustainable Livelihood. Jurnal Kawistara , 10 , 199–220. https://doi.org/10.22146/kawistara.56756 Hermawan, H., Thamrin, H. M., & Susilo, P. (2020). Organizational Citizenship Behavior and Performance: The Role of Employee  Engagement. Journal  of  Asian  Finance,  Economics  and  Business , 7 (12),  1089–1097. https://doi.org/10.13106/JAFEB.2020.VOL7.NO12.1089 Kalyanamitra, P., Saengchai, S., & Jermsittiparsert, K. (2020). Impact of training facilities, benefits and compensation,
0 1 2 3 4 5 6 5-10 Karyawan 11-16 Karyawan 16> Karyawan Sebelum Implementasi
Sesudah Implementasi
Jam
Penerapan Sistem Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Pada PT. SYR Trio Jaya
and  performance  appraisal  on  the  employees’  retention:  A  mediating  effect  of  employees’  job  satisfaction. Systematic Reviews in Pharmacy , 11 (3), 166–175. https://doi.org/10.5530/srp.2020.3.19 Kaso, N., Mariani, M., Ilham, D., Firman, F., Aswar, N., & Iksan, M. (2021). The Principal’s Leadership: How to Improve the Quality of Teaching and Learning Process in State Junior High School of Luwu. Jurnal Ad’ministrare , 8 (1), 49. https://doi.org/10.26858/ja.v8i1.19126 Morgan,  H.  (2022).  Conducting  a  Qualitative  Document  Analysis. Qualitative  Report , 27 (1),  64–77. https://doi.org/10.46743/2160-3715/2022.5044
Papa,  A.,  Dezi,  L.,  Gregori,  G.  L.,  Mueller,  J.,  &  Miglietta,  N.  (2020).  Improving  innovation  performance  through knowledge  acquisition:  the  moderating  role  of  employee  retention  and  human resource  management  practices. Journal of Knowledge Management , 24 (3), 589–605. https://doi.org/10.1108/JKM-09-2017-0391 Sabuhari, R., Sudiro, A., Irawanto, D. W., &  Rahayu, M. (2020). The effects of human resource flexibility, employee competency,  organizational  culture  adaptation  and  job  satisfaction  on  employee  performance. Management Science Letters , 10 (8), 1777–1786. https://doi.org/10.5267/j.msl.2020.1.001 Walford-Wright,  G.,  &  Scott-Jackson,  W.  (2018).  Talent  Rising;  people  analytics  and  technology  driving  talent acquisition strategy. Strategic HR Review , 17 (5), 226–233. https://doi.org/10.1108/shr-08-2018-0071 Yuwono, I. A., Suroso, A. I., & Hubeis, A. V. (2021). the Effect of Talent Management on Employee Performance With Corporate  Culture  As  a  Mediating  Variable. Jurnal  Aplikasi  Bisnis  Dan  Manajemen , 7 (1),  212–222. https://doi.org/10.17358/jabm.7.1.212