PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT STUDI KASUS : KESEKRETARIATAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS BUDI LUHUR
Muhammad Fajri Ramadhan 1) , Lusi Fajarita 2)
1) Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2) Jl.Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp.(021) 5853753 ext.303, Fax.5853489 E-mail : fajriramadhan774@gmail.ac.id 1) , lusi.fajarita@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Pada penelitian ini membahas tentang sistem informasi administrasi surat menyurat pada Kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Budi Luhur(BEM). Masalah yang terjadi dalam administrasi surat menyurat ini yaitu  masih  menggunakan  pencatatan  manual  sehingga  masih  memerlukan  waktu  yang  cukup  lama  dalam mencatat surat, masuk maupun keluar, penyimpanan data yang kurang baik sehingga dapat menimbulkan rusak atau hilangnya suatu data, belum adanya laporan mengenai proposal masuk, belum adanya laporan mengenai LPJ(Laporan  Pertanggungjawaban)  kegiatan  yang  masuk.  Untuk  mengatasi  permasalahan  tersebut  penulis melakukan  analisa  dan  perancangan  aplikasi  menggunakan  pendekatan  berorientasi  obyek.  Aplikasi  tersebut dikembangkan dengan tools  Microsoft Visual  Studio  2008  dan didukung dengan database MySQL. Hasil akhir dari  penelitian  ini  adalah  sebuah  aplikasi  berbasis  desktop  yang  dapat  mempermudah  dalam  proses  surat menyurat, mempermudah dalam pembuatan laporan serta penyimpanan data yang lebih baik.
Kata Kunci : administrasi surat menyurat , BEM, UML.

## 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan  kebutuhan  informasi  sejalan dengan  perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan komunikasi  yang  semakin  pesat,  pada  era globalisasi ini, penggunaan komputer sudah sangat lumrah  bahkan  menjadi  kebutuhan  pokok  bagi perusahaan  –  perusahaan  dan  organisasi  – organisasi sebagai salah satu alat penunjang dalam membantu  kinerja  mereka.  Dengan  adanya komputer  yang  semakin  canggih  dan  ditambah aplikasi yang semakin mutakhir, maka sudah sangat tidak mungkin bagi mereka tidak menyediakan hal tersebut  untuk  menghemat  biaya,  waktu,  tenaga, serta  mempermudah  dan  mempercepat  proses kinerja mereka.
Didunia  organisasi,  seperti  Badan  Eksekutif Mahasiswa(BEM) Universitas Budi Luhur.
Kebutuhan  akan  teknologi  dan  informasi  untuk pencatatan  administrasi  sangat  diperlukan,  karena untuk  membantu  para  pengurus  untuk  melakukan pengecekan jikalau terjadi masalah dalam administrasi  yang  diajukan  oleh  Keluarga  Besar Organisasi Mahasiswa (KBOM) dalam Universitas Budi  Luhur.  Namun,  sampai  saat  ini  di  organisasi tersebut  masih  menggunakan  metode  atau  cara manual.
Maka penulis bermaksud untuk mengkomputerisasikan sistem yang sedang berjalan dengan  cara  membuat  aplikasi  yang  berbasis desktop dengan harapan dapat mempercepat  proses
pembuatan  laporan  dan  operasional  yang  sedang berjalan agar menjadi lebih efektif dan lebih efisien.

## 1.2 Masalah
Adapun masalah yang dihadapi antara lain :
1. Dalam sistem administrasi pada Badan Eksekutif  Mahasiswa  Universitas  Budi  Luhur yang  masih  menggunakan  pencatatan  manual sehingga masih memerlukan waktu yang cukup lama  dalam  mencatat  surat,  masuk  maupun keluar.
2. Penyimpanan  data  yang  kurang  baik  sehingga dapat menimbulkan rusak atau hilangnya suatu data.
3. Belum  adanya  laporan  mengenai  proposal masuk.
4. Belum  adanya  laporan  mengenai  LPJ(Laporan pertanggungjawaban) kegiatan yang masuk.

## 1.3 Tujuan Penelitian
Adapun  tujuan  penelitian  ini  adalah  sebagai sebagai berikut :
1. Mengubah  sistem  yang  berjalan  menjadi terkomputerisasi sehingga menghasilkan sistem yang lebih efektif dan efisien.
2. Meningkatkan  efektifitas  dalam  pengolahan data  agar  dapat  menghasilkan  informasi  yang dibutuhkan  dengan lengkap  serta  dapat dihasilkan secara cepat.
3. Sebagai  kontribusi  dalam  Ilmu  Pengetahuan, terutama bidang Ilmu Komputer.
4. Mempermudah sekretaris umum Badan Eksekutif  Mahasiswa  Universitas  Budi  Luhur dalam  Mengurus  Administrasi  Kesekertariatan Badan  Eksekutif  Mahasiswa  Universitas  Budi Luhur.
1.4 Pengertian Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  sistem  yang  dapat didefinisikan  dengan  mengumpulkan,  memproses, menyimpan,  menganalisis  menyebarkan  informasi untuk  tujuan  tertentu.  Seperti  sistem  lainnya, sebuah  sistem  informasi  terdiri  atas input (data, intruksi) dan output (laporan, kalkulasi) [1].
Berarti  dapat  di  simpulkan  bahwa  sistem informasi  adalah  sebuah  sistem  yang  berada  atau digunakan pada perusahaan maupun organisasi agar dapat  mencapai  sebuah  informasi  yang  valid  yang dapat  mendukung  keputusan  agar  tujuan  dan sasaran  pada  perusahaan  atau  organisasi  tersebut dapat  dicapai  yang  sejalan  dengan  tupoksi(tugas pokok dan fungsi) mereka.
Konsep  dasar  sistem  informasi  memiliki tujuan  yaitu  menghasilkan  suatu  informasi  yang relevan, akurat, tepat waktu dan mudah dimengerti. Tugas dari sistem informasi itu sendiri adalah untuk melakukan siklus pengolahan data.

## 1.5 Konsep Dasar Analisa Sistem
Analisa  sistem  dapat  di  artikan  sebagai penguraian  sistem  secara  keseluruhan  tanpa mengurangi  nilai  data  yang  terdapat  dalam  sistem tersebut untuk melakukan identifikasi dan evaluasi terhadap  masalah,  kesempatan,  hambatan,  serta kebutuhan  yang  diharapkan  agar  pada  evaluasi  ini dapat  mengubah  atau  memperbaiki  sistem  yang sudah  ada  berdasarkan  usulan  dan  hasil  evaluasi keseluruhan  pada  sistem  agar  menjadi  lebih  baik lagi.
[2]  menyatakan  bahwa  analisa  sistem  dapat diartikan  sebagai  suatu  proses  untuk  memahami sistem  yang  ada,  dengan  menganalisa  jabatan  dan uraian  tugas  ( business  users ),  proses  bisnis ( business prosess ), ketentuan atau aturan ( business rule ),  masalah  dan  mencari  solusinya  ( business problem  and  business  solution ),  dan  rencana- rencana perusahaan ( business plan ).
Sistem – sistem yang sudah ada sebagaimanapun  bentuk  sistem  nya  dan  keahlian atau  latar  belakang  sang  pembuat,  sistem  tersebut akan  selalu  dilakukan  analisa  dan  pengembangan agar  sistem  tersebut  menjadi  lebih  baik  lagi. Dikarenakan  sebuah  sistem  tidak  ada  yang sempurna.  Analisis dilakukan dengan menanyakan kepada  personel  atau  orang  yang  menggunakan sistem secara langsung tentang bagaimana pendapat dan  pengalaman  mereka  dengan  sistem  yang mereka  pakai.  Hal  ini  dilakukan  karena  bagian tersebut lah yang berkontak langsung dengan sistem yang  terdapat  pada  perusahaan  atau  organisasi tersebut.  Lalu  dilakukan  peninjauan  kembali strukur organisasinya.

## 1.6 Diagram Ishikawa
Diagram  ishikawa  atau  disebut  juga Cause and Effect Diagram merupakan sebuah diagram yang digunakan
untuk mengidentifikasi  penyebab  dan  efek  masalah [3]. Diagram ini memang diagram yang sering digunakan oleh perusahaan mauoun organisasi sebagai  alat  analisis  dalam  menganalisa manajemen proyek dan quality control .
Diagram ini membantu dalam menghadapi  sejumlah  penyebab  dari  masalah yang  dihadapi  dan memberikan  sebuah  elemen yang  dianggap  diperlukan  untuk  dicarikan  solusi, diagram  ini  dianggap  menjadi  alat  manajemen mutu .

## 1.7 Definisi Surat Menyurat
Berdasarkan  penelitian  yang  dibuat  oleh  [4], penulis menyebutkan bahwa surat merupakan salah satu    media    komunikasi    tertulis    untuk menyampaikan    informasi  pernyataan,  pesan kepada  pihak  lain  yang  mempunyai  keperluan kegiatan  dengan  berbagai  pihak  tertentu,  alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan  kepada  pihak  lain  untuk  menyampaikan berita,  atau  sejenis  warkat  yang  dipergunakan sebagai  sarana  komunikasi  tertulis  antara  pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu. Surat menyurat memiliki beberapa  jenis  baik  dilihat  dari  sisi  dan  tujuan maupun wujud  dan  sifatnya.

## 1.8 Kajian Sebelumnya
Pada penelitian yang telah dilakukan oleh [5], membahas  pengarsipan  file  berbasis  we b  based sistem aplication pada biro administrasi akademik dan kemahasiswaan Sekolah Tingkat Tinggi Teknik Ibnu  Sina  Batam.  Proses  peralihan  media  dari pengarsipan file yang  dilakukan  secara  manual dengan lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Pengarsipan  masih  dilakukan  secara konvensional,  hal  ini  memberikan  kesulitan tersendiri  karena  membutuhkan  waktu  yang  lama dalam  hal  pengarsipan  file  administrasi.  Arsip elekronik ini berfungsi sebagai sarana mengarsipkan administrasi dalam  bentuk file surat masuk dan surat keluar di STT Ibnu Sina Batam.
Pada  penelitian  lainnya  oleh  [6],    yang didalam penelitian tersebut menyimpulkan beberapa masalah yaitu kendala dalam pengelolaan surat  keluar,  penyimpanan  yang  penuh  dan terakumulasi,  distribusi  dan  arsip  pencarian  surat panjang. Arsitektur aplikasi pengelolaan surat pada Stikes Dr. Soetomo Surabaya, adalah aplikasi yang dibutuhkan  urusan  administrasi  kantor  yang  lazim dalam  pengelolaan  surat.  Dengan  berlakunya aplikasi  ini  dapat  membantu  urusan  administrasi perkantoran yang umum dalam mengelola surat dan surat  ke  lembaga  lain.  Setelah  diuji,  penerapan
pengelolaan  surat  pada  stikes  dr.Soetomo  mampu mengelola  surat  sesuai  dengan  prosedur.  Jadi, program  yang  dirancang  pada  penelitian  tersebut dapat  membantu  pengarsipan  surat  dalam  bentuk digital,  pembagian  kerja  ke  unit  kerja,  target  dan memudahkan dalam pencarian suratnya.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1 Kerangka Penelitian
Berawal dari perumusan masalah untuk proses administrasi  surat  menyurat  pada  Kesekretariatan Badan  Eksekutif  Mahasiswa  dengan  melakukan proses  identifikasi  masalah  dengan  cara  survei lapangan dan studi pustaka. Survei lapangan dengan cara  mendatangi  Presiden  Mahasiswa  Badan Eksekutif Mahasiswa, kemudian studi pustaka yang dilakukan  yaitu  dengan  mencari  studi  kasus administrasi  surat  menyurat  yang  mempunyai masalah  yang  sama  tetapi  dengan  berbagai metodologi.  Proses  pencarian  studi  kasus  yang serupa berasal dari jurnal-jurnal. Langkah selanjutnya adalah pengumpulan data yang didapat dari Presiden Mahasiswa Badan Eksekutif Mahasiswa. Setelah tahap pengumpulan data, maka dilakukan  Analisa  terhadap  data  tersebut,  lalu dilanjutkan dengan tahap desain model. Kemudian desain system berdasarkan desain model yang telah dibuat.  Pada  tahap  terakhir  dilakukan  pembutan laporan dari hasil penelitian yang dilakukan.

## 2.2 Metode Pengumpulan Data
Berikut  penjelasan  dari  proses  pengumpulan data-data yang berkaitan dengan penelitian ini:
a. Wawancara
Hal ini dilakukan agar penulis dapat mengetahui masalah  yang  dialami  oleh  Presiden  Mahasiswa Badan  Eksekutif  Mahasiswa  Universitas  Budi Luhur.
b. Observasi
Penulis  langsung  datang  ke  badana  Eksekutif Mahasiswa  Universitas  Budi  Luhur  untuk  melihat cara  kerja  Sekretaris  Umum  terkait  dengan administasi Badan Eksekutif Mahasiswa
Universitas  Budi  Luhur,  setelah  itu  penulis  diberi kesempatan  untuk  melihat  sistem  yang  bekerja dalam membuat sistem administrasi.
c. Studi Pustaka Penulis mempelajari sekaligus memahami teori – teori tentang sistem informasi khususnya tentang administrasi  organisasi,  baik  yang  ada  di perpustakaan  maupun  di  internet  yang  masih  ada hubungannya dengan masalah yang akan dibahas.
d. Studi Literatur
Dokumen merupakan himpunan atau kumpulan bahan atau suatu dokumen yang digunakan sebagai sumber penelitian. Contoh :  surat  masuk, proposal masuk dan lain sebagainya.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Profil Organisasi
Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Budi Luhur  didirikan  pada  tahun  1998.  Tujuan didirikannya Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Budi Luhur adalah untuk menaungi dan memjembatani  hubungan  antara  KBOM  dan mahasiwa  Universitas  Budi  luhur.  Selain  itu,  bisa juga  sebagai  wadah  aspirasi  para  mahasiswa Universitas Budi Luhur.
Visi Organisasi: Meningkatkan skill dan kesejahteraan karyawan  Menjadi  Badan  Eksekutif  Mahasiswa sebagai  organisasi  yang  dinamis,  kreatif  dan inovatif  serta  menerapkan  Tri  Dharma  Perguruan Tinggi.
Misi Organisasi:
- Menaungi KBOM dan Mahasiswa Umum.
- Menjalani  organisasi  yang  berlandaskan  Tri Dharma Perguruan Tinggi.
- Mempersatukan kebersamaan KBOM Universitas Budi Luhur.
- Menjembatani  hubungan  antara  mahasiswa umum dan petinggi.
3.2 Analisa Sistem
3.2.1 Analisa Proses Bisnis Berjalan
a. Activity Diagram KBOM
Wakil Presiden Mahasiswa Sekretaris Umum Mengajukan Surat Mengecek Surat Menandatangani Surat Menerima Surat [Salah] [Benar] Memberikan Fotocopy Surat Memasukan Surat ke Arsip Surat Mencatat Surat ke Buku Surat
Gambar 1 : Activity Diagram Proses Pencatatan Surat Masuk
Pada gambar 1 diatas dijelaskan bagaimana  proses  pencatatan  surat  masuk  yang dilakukan  pada  kesekretarian  BEM  Universitas Budi Luhur.
KBOM Menteri Keuangan
Sekretaris Umum Mengajukan Proposal Mengecek Proposal Menandatangani Proposal Menerima Proposal [Salah] [Benar] Memberikan Fotocopy Proposal Memasukan Proposal ke Arsip Proposal Presiden Mahasiswa
Gambar 2 : Activity Diagram Proses Pengajuan proposal masuk Pada gambar 2 diatas dijelaskan bagaimana  proses  pengajuan  proposal  masuk  oleh KBOM  yang  dilakukan  pada  kesekretarian  BEM Universitas Budi Luhur.
KBOM Menteri Keuangan
Sekretaris Umum Mengajukan LPJ Mengecek LPJ Menandatangani LPJ Menerima LPJ [Salah] [Benar] Memberikan Fotocopy LPJ Memasukan LPJ ke Arsip LPJ Presiden Mahasiswa
Gambar 3 : Activity Diagram Proses Pengajuan LPJ masuk
Pada gambar 3 diatas dijelaskan bagaimana  proses  pengajuan  LPJ  masuk  oleh KBOM  yang  dilakukan  pada  kesekretarian  BEM Universitas Budi Luhur.
Sekretaris Umum Membuat Surat Menandatangani Surat Menjalankan Surat ke DKKA Mencatat Surat Ke Buku Surat Presiden Mahasiswa Menandatangani Surat
Gambar 4 : Activity Diagram Proses Pembuatan surat keluar
Pada gambar 4 diatas dijelaskan bagaimana  proses  pembuatan  surat  keluar  yang dibuat  oleh  sekretaris  umum  yang  dilakukan  pada kesekretarian BEM Universitas Budi Luhur)
Sekretaris Umum Membuat Laporan Menyerahkan Laporan Ka.Sub.Dit Kemahasiswaan Menerima Laporan
Gambar 5 : Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan
Pada gambar 5 diatas dijelaskan bagaimana  proses  pembuatan  laporan  yang  dibuat oleh  sekretaris  umum  yang  dilakukan  pada kesekretarian BEM Universitas Budi Luhur.
b. Analisa Masalah ( Fishbone Diagram )
Gambar 6 : Fishbone Diagram
Pada  gambar  6  diatas  dijelaskan  masalah  – masalah  yang  terjadi  pada  kesekretarian  badan eksekutif  mahasiswa  Universitas  Budi  Luhur dengan menggunakan diagram fishbone .
3.3 PERANCANGAN SISTEM 3.3.1 Model Sistem
a. Use case Diagram
Sekretaris Entry Data KBOM Entry Data Jenis Surat Entry Data Pengaju Eksternal Entry Data Penerima
Gambar 7 : Use case diagram Master
Pada gambar 7 diatas dijelaskan file master yang  akan  diterapkan  pada  sistem  usulan  yang dijelaskan menggunakan use case diagram .
Sekretaris Entry Surat Masuk KBOM Entry Surat Masuk Pengaju Eksternal Cetak Surat Keluar Entry Proposal Masuk Entry LPJ Masuk Staff DKKA Gambar 8 : Use case diagram Transaksi
Pada  gambar  8  diatas  dijelaskan  file transaksi yang akan diterapkan pada sistem usulan yang dijelaskan menggunakan use case diagram .
Sekretaris Cetak Laporan Surat Masuk KBOM Cetak Laporan Surat Masuk Pengaju Eksternal Cetak Laporan Surat Keluar Cetak Laporan Proposal Masuk Cetak Laporan  LPJ Masuk Ka.Sub.Dit Kemahasiswaan Cetak Laporan Rekapitulasi Gambar 9 : Use case diagram Laporan
Pada gambar  9  diatas  dijelaskan  file  laporan yang  akan  diterapkan  pada  sistem  usulan  yang dijelaskan menggunakan use case diagram .
b. Model Data
Gambar 10 : Entity Relationship Diagram(ERD)
Pada  gambar  10  diatas  dijelaskan  ERD yang  terdapat  dalam  sistem  usulan,  dan  juga menjelaskan  objek-objek  yang  terdapat  dalam database.
c. Struktur Tampilan
Pada gambar 11 diatas dijelaskan struktur tampilan yang terdapat pada sistem usulan yang akan dibuat.

## d. Rancangan Layar
Dibawah  ini  merupakan  beberapa  contoh rancangan  layar  yang  dibuat  dalam  penelitian  ini, antara lain:
FormUtama FormUtama SISTEM ADMINISTRASI SURAT MENYURAT BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS BUDI LUHUR TRANSAKSI LAPORAN KBOM PENGAJU EKSTERNAL JENIS SURAT PENERIMA MASTER KELUAR

## Gambar 12 : Rancangan Layar Form Menu Utama
Pada  gambar  12  diatas  adalah  rancangan layar form menu utama yang terdiri dari 3 tabulasi atau  pilihan  menu  yaitu  :  Master,  Transaksi  dan Laporan.
EntryDataKBOM EntryDataKBOM
Data KBOM <<Autonumber>> Cari Simpan Ubah Hapus Batal Keluar Kode KBOM Jenis KBOM <<Pilih>> Nama KBOM <<X-25-X>> Entry Data KBOM
Gambar 13 : Rancangan Layar Form Master Entry Data
KBOM
Pada  gambar  13  diatas  adalah  rancangan layar form master entry data KBOM yang terdapat pada  sistem  usulan  yang  akan  dibuat.  Form  ini digunakan  untuk  menginput  data  jenis-jenis organisasi  yang  masuk  kedalam  Keluarga  Besar Organisasi Mahasiswa (KBOM) Univ. Budi Luhur.
EntrySuratMasukKBOM EntrySuratMasukKBOM
ENTRY SURAT MASUK KBOM Tambah Nama Kegiatan Tanggal Kegiatan Tanggal Pengajuan Nama PIC NIM PIC Nomor PIC X - 75 - X dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy X – 30 - X X – 10 - X X – 12 - X KBOM << Display >> Kode KBOM Nama KBOM << Display >> CARI Jenis KBOM << Display >> < < Display > > < < Display > > Jenis Surat Kode Jenis Surat Jenis Surat CARI <<display>> Kode Surat Masuk <<display>> Kode KBOM <<display>> Nama KBOM <<display>> Jenis KBOM <<display>> Kode Jenis Surat <<display>> Jenis Surat <<display>> Nama Kegiatan <<display>> Tanggal Kegiatan <<display>> Tanggal Pengajuan <<display>> Nama PIC Tambah Batal Keluar Simpan <<display>> NIM PIC <<display>> Nomor PIC Kode Surat Masuk KBOM <<Autonumber>>
Gambar 14 : Rancangan Layar Form Transaksi Entry Data Surat Masuk KBOM
Pada  gambar  14  diatas  adalah  rancangan layar form Transaksi entry data surat masuk KBOM yang terdapat pada sistem usulan yang akan dibuat. Form  ini  digunakan  untuk  mencatat  semua  surat yang berasal dari KBOM.
LaporanSuratMasukKBOM LaporanSuratMasukKBOM dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy CETAK Keluar Periode Awal Periode Akhir Laporan Surat Masuk KBOM S/D
Gambar 15 : Rancangan Layar Form Cetak Laporan Surat Masuk KBOM
Pada gambar 15 diatas adalah rancangan layar form  cetak  laporan  surat  masuk  KBOM  yang terdapat pada sistem usulan yang akan dibuat. )

## e. Sequence Diagram
Gambar 16 : Sequence Diagram Master Entry Data KBOM
Pada gambar 16 diatas  adalah alur proses berjalannya  sistem  yang  terjadi  pada  modul entry data  KBOM  (gambar  13)  yang  di  jelaskan menggunakan sequence diagram . Dalam perancangannya,  modul  tersebut  melibatkan  1 entitas didalamnya yaitu : KBOM.
Gambar 17 : Sequence Diagram Transaksi Entry Data Surat Masuk KBOM
Pada gambar 17 diatas  adalah alur proses berjalannya  sistem  yang  terjadi  pada  modul transaksi entry data  surat  masuk  KBOM  (gambar 14)  yang  di  jelaskan  menggunakan sequence diagram .  Dalam  perancangannya,  modul  tersebut melibatkan 3 entitas didalamnya yaitu : SuratMasuk_KBOM, KBOM dan Jenis_Surat
Gambar 18 : Sequence Diagram Cetak Laporan Surat Masuk KBOM
Pada  gambar  18  diatas  adalah  alur  proses berjalannya  sistem  yang  terjadi  pada  modul  cetak laporan  surat  masuk  KBOM  (gambar  15)  yang  di jelaskan  menggunakan sequence  diagram .  Dalam perancangannya,  modul  tersebut  melibatkan  3 entitas  didalamnya  yaitu  :  SuratMasuk_KBOM, KBOM dan Jenis_Surat.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  analisa  yang  telah  dilakukan pada  Kesekretariatan  Badan  Eksekutif  Mahasiswa Universitas  Budi  Luhur,  maka  dapat  ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Sistem informasi administrasi surat menyurat pada Kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa  Universitas  Budi  Luhur  akan mempermudah dalam penginputan dan pencarian data. b. Dengan  sistem  yang  sudah  terkomputerisasi maka  data  dapat  tersimpan  dengan  baik  dan memudahkan  dalam  pencarian  data  apabila diperlukan sewaktu-waktu.
c. Dengan  tersedianya  modul  cetak  laporan proposal masuk, akan memudahkan sekretaris umum dalam pencarian data proposal masuk.
d. Dengan tersedianya modul cetak  laporan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) kegiatan yang masuk  akan    memudahkan  sekretaris  umum dalam pencarian data LPJ (Laporan
Pertanggungjawaban) tersebut.
Dari  kesimpulan  yang  telah  diutarakan  ada beberapa  saran  atau  pertimbangan  yang  perlu diperhatikan  dalam  mendukung  sistem  penunjang keputusan ini, diantaranya :
a. Ketelitian  dalam  penginputan  data  tetap diperlukan  agar  pelamar  yang  terpilih  yang sesuai dengan yang dibutuhkan.
b. Diharapkan peneliti selanjutnya dapat menyempurnakan  dan  menyesuaikan  hasil penelitian  yang  dibuat  oleh  penulis  sesuai dengan  kebutuhan  yang  terdapat  pada
Kesekretariatan  Badan  Eksekutif  Mahasiswa Universitas Budi Luhur.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutarman,  2012,  Pengantar  Teknologi  Informasi, Jakarta, Bumi Aksara.
[2] Yakub,  2012,  Pengantar  Teknologi  Informasi, Yogyakarta, Graha Ilmu.
[3] Saeger,  Ariana  de  dan  Brigitte,  Feys.,  2015,  The Ishikawa Diagram: Identify Problems and Take Action (First Edit), s.l., s.n.
[4] Surianto, Iven dan Handayani, Dewi., 2017, Sistem Manajemen Pengarsipan Surat Menyurat Pada Setda Kabupaten Sarmi-Papua, Seminar Nasional  Teknologi  Informasi  dan  Aplikasi Komputer, Univ. Stikubank Semarang, Semarang, Hal. 312-318
[5] Hanafi, Nurdiana.,  2016,  Pengarsipan  File Administrasi  Pada  Biro  Akademik  Dengan Model Wabbase  System  Aplication ,  Jurnal IJCCS,  Instansi  Sekolah  Tinggi  Teknik  Ibnu Sina, ISSN 2541-2647
[6] Susanto,  Tri  Rudi,  dkk,  2016,  Rancang  Bangun Aplikasi  Pengelolaan  Surat  Pada  Stikes  Dr. Soetomo, Jurnal STIKOM, ISSN 2338-137X.