## Rancang Bangun Sistem Pendaftaran Dan Pengarsipan Berbasis Web
Ibnu Ghozali
Fakultas Teknik Informatika, Universitas Ibn Khaldun Bogor ibnughozali91195@gmail.com

## Abstrak
RANCANG BANGUN SISTEM PENDAFTARAN DAN PENGARSIPAN DESA BERBASIS WEB (Studi  Kasus:  Desa  Cibatok  Dua – Cibungbulang  Bogor).  Pendaftaran  merupakan  salah  satu bagian  dari kegiatan  administrasi  yang  memberikan  layanan  bidang  administrasi  yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya, tidak terkecuali bagi pemerintahan desa yang harus melayani masyarakat dalam hal administrasi.  Desa  cibatok  dua  merupakan  salah  satu  desa  yang  ada  di  Kecamatan Cibungbulang  Kabupaten  Bogor  yang  masih  menggunakan  pelayanan  dengan  sistem konvensional  yang  rentan  dengan  kerusakan,  kehilangan  ataupun  kesalahan  dalam  proses administrasi  salah  satunya  adalah  saat  pendaftaran  dan  pengarsipan,  serta  kesadaran masyarakan yang kurang terhadap pentingnya mengurus surat-surat tertentu yang wajib dimiliki. Pelayanan  merupakan  suatu  hal  yang  penting  bagi  suatu  intansi  pemerintahan,  maka  dengan adanya sistem berbasis web ini diharapkan bisa memudahkan masyarakat dan pihak desa dalam hal pendaftaran dan pengarsipan segingga bisa meningkatkan pelayanan yang lebih baik. Sistem yang dibuat berbasis web ini dapat menyimpan data berbasis DBMS yang dimana dalam proses input, edit maupun delete hanya dapat diakses oleh pengguna tertentu. Sistem pendaftaran dan pengarsipan ini menghasilkan formulir pengajuan dan pengarsipan.
Kata kunci: Sistem, Web, Desa, Pendaftaran, Pengarsipan.

## Abstract
DESIGN AND DEVELOPMENT OF WEB-BASED VILLAGE REGISTRATION SYSTEM (Case Study: Cibatok Dua Village – Cibungbulang Bogor). Registration is one part of administrative activities that provide administrative services needed to carry out activities effectively and have an impact on smoothness in other fields, including village governments who have to serve the community in terms of administration. Cibatok dua village is one of the villages in Cibungbulang Subdistrict,  Bogor  Regency,  which  still  uses  services  with  conventional  systems  that  are vulnerable to damage, loss or errors in the administrative process, one of which is registration and filing, and a lack of awareness of the importance of managing certain documents must have. Service is an important thing for a government agency, so the existence of a web-based system is expected to facilitate the community and the village in terms of registration and archiving so that it can improve services better. This web system can store DBMS based data which in the process of input, edit and delete can only be accessed by certain users. This registration and filing system produces submission and filing forms.
Keywords: System, Web, Village, Registration, Archiving.

## 1. PENDAHULUAN
Pendaftaran merupakan salah satu bagian dari kegiatan  administrasi  yang  memberikan layanan bidang administrasi yang diperlukan
untuk  melaksanakan  kegiatan  secara  efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya,  sehingga  memiliki  peranan  penting dalam  sebuah  lembaga,  organisasi  ataupun perusahaan.
Untuk  menghasilkan  pelayanan  yang efisien  dan  dapat  menyimpan  data  maka diperlukan  suatu  sistem  berbasis  komputer. Komputer merupakan suatu perangkat elektronik  yang  sangat  dibutuhkan  untuk proses pengolahan data agar lebih efektif dan efisien  guna  memberikan  informasi  yang berkualitas  dan  bernilai.  Komputer  juga mempunyai kemampuan sangat cepat dalam pengolahan  datanya  dibandingkan  dengan sistem konvensional.
Desa Cibatok Dua merupakan salah satu Desa  di wilayah  Kecamatan  Cibungbulang Kabupaten  Bogor,  dengan  luas  wilayah 177,168 Ha, terdiri dari 3 Dusun, 11 Rukun Warga  dan  31  Rukun  Tetangga[1]. Dengan kondisi  wilayah  yang  cukup  luas  dan kurangnya  kesadaran  masyarakat  terhadap pentingnya  administrasi  sehingga  banyak masyarakat  yang  mengabaikan  hal  tersebut dan menyulitkan diri mereka sendiri ataupun pihak  desa  ketika  terjadi  sesuatu  atau  ingin mengajukan  permohonan  yang  bersifat administrasi.
Dalam pelaksanaan mengajukan permohonan  administrasi  dalam  hal  surat menyurat, Desa Cibatok Dua masih menggunakan  metode  konvensional  yaitu izin,  pencatatan  dan  penyimpanan  manual dengan  dokumen-dokumen  terkait  bentuk formulir. Hal ini menjadi salah satu peluang untuk membuat suatu sistem yang berfungsi dalam  hal  pendaftaran  dan  pengarsipan. Untuk  membantu  dalam  hal  administrasi  di Desa Cibatok Dua, maka penulis Tugas Akhir ini membuat suatu “Rancang Bangun Sistem Pendaftaran Dan Pengarsipan Desa Berbasis Web ”.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan pada penelitian  pendaftaran  dan  pengarsipan  di Desa  Cibatok  Dua  mengacu  kepada  metode pengembangan sistem yaitu metode waterfall,  dimana  metode  ini  memiliki langkah-langkah yang tersusun secara sekuensial  atau  urut  dimulai  dari  analisis, desain,  implementasi,  pengujian  dan  tahap support[8].
Metode penelitian yang digunakan ditunjukan oleh Gambar 1.
Gambar 1. Metode Penelitian Waterfall.
Berdasarkan  Gambar  1,  maka  terdapat beberapa  tahap  dalam  metode  penelitian, yaitu:
2.1 Metode Pengumpulan Data
Dalam tahap pengumpulan data terdapat dua  tipe  data  yaitu  data  primer  dan  data sekunder.
Data  primer  data  yang  dikumpulkan langsung  dari  sumber  pertama,  yaitu  hasil wawancara langsung dari sekretaris desa dan beberapa  berkas  formulir  pengajuan  untuk dipakai  sebagai  referensi.  Hal  ini  dilakukan guna mendapatkan informasi yang valid dan relevan tentang proses pendaftaran permohonan untuk pembuatan sistem pendaftaran  dan  pengarsipan  desa  berbasis web.
Data  sekunder    diperoleh  peneliti  dari sumber yang sudah tersedia yang berkompeten  dalam  bidang  pemrograman komputer, literatur buku-buku,  majalah, dan artikel internet, blog, website khususnya yang berbasis web, peneliti mencari dan mempelajari  literatur  yang  ditulis  oleh  para ahli yang berhubungan dengan  masalah yang sedang  diteliti  seperti  artikel  yang  ada  di internet  dan  buku-buku  yang  berhubungan dengan sistem berbasis web.
2.2 Metode Pengembangan Sistem
Pada  tahap  pengembangan  sistem menggunakan  metode  waterfall  yang  terdiri dari  mulai  tahap  analis,  desain,  pengkodean dan pengujian.
Pada  tahap  analisa  terhadap  kebutuhan system ada 5 analisis sistem meliputi analisis sistem  berjalan,  analisis  sistem  diusulkan, analisis  kebutuhan  fungsional,  analisis kebutuhan non fungsional, analisis kebutuhan pengguna, analisis arsitektur sistem.
Pada  tahapan  desain  dilakukan  desain sistem. Desain meliputi Desain UML, desain database dan desain interface sistem.
Pada  tahap  pengkodean  dilakukan implementasi hasil rancangan sistem pendaftaran  dan  pengarsipan  desa.  Tahap inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam  mengerjakan  suatu  sistem,  dalam artian penggunaan komputer akan dimaksimalkan  dalam  tahapan  ini.  Setelah tahapan  pengkodean  selesai,  maka  sistem pendaftaran dan pengarsipan desa diperlukan pengujian.
Pada  tahapan  pengkodean  telah  selesai dilakukan,  maka  tahap  pengujian  sistem pendaftaran  dan  pengarsipan  desa  perlu dilakukan.  Pengujian  aplikasi  dilakukan dengan metode black box testing. Black box testing  merupakan  pengujian  yang  berfokus pada  spesifikasi  fungsional  dari  perangkat lunak, penguji dapat mendefinisikan kumpulan  kondisi  input  dan  melakukan pengujian pada spesifikasi fungsional program.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap pertama melakukan pendefinisian kebutuhan. Definisi  kebutuhan dilakukan untuk  menetapkan  layanan  yang  akan diberikan  oleh  sistem,  batasan  terhadap layanan sistem, dan tujuan pembuatan sistem. Analisis  yang  dilakukan  untuk  mengetahui sistem manual yang sedang berjalan saat ini dan mengusulkan solusi yang akan diberikan kepada pihak  yang  bersangkutan.  Analisis yang dilakukan pada penelitian ini terdiri dari beberapa tahapan antara lain: analisis sistem yang  sedang  berjalan,  analisis  sistem  yang diusulkan,  analisis  kebutuhan  fungsional, analisis  kebutuhan  non-fungsional,  analisis
kebutuhan  pengguna,  analisis  arsitektur sistem.
Analisis sistem yang diusulkan berguna agar perancangan sistem dapat terarah kepada fungsi-fungsi dan kebutuhan sistem. Adapun
analisis sistem yang diusulkan adalah seperti pada Gambar 2.
Gambar 2. Analisis Sistem yang Diusulkan
Tahap kedua yaitu system and software design, yaitu tahapan desain sistem yang akan dibangun.  Desain  sistem  dibutuhkan  agar sistem  yang  dibangun  menjadi  terarah  dan sesuai  dengan  yang  diharapkan.  Pada penelitian  ini  system  and  software  design menggunakan Object  Oriented  Design (OOD). Pada tahapan ini dilakukan perancangan  untuk  menghasilkan  gambaran sistem  yang  akan  dibangun.  Desain  pada penelitian  ini  terbagi  atas  tiga  tahap  yaitu: desain Unified  Modeling  Language (UML), desain database dan desain interface.
Penggambaran  proses  bisnis  pada sistem pendaftaran  dan  pengarsipan  desa yang  diusulkan  digambarkan  menggunakan diagram konteks
Gambar 3. Diagram Konteks
Setelah  dibuat  diagram  konteks,  selanjutnya dibuat list  actor menjelaskan  tentang gambaran dari keseluruhan pelaku atau aktor yang berinteraksi dalam sistem. Berikut list  actor pada  system  pendaftaran dan pengarsipan desa.
Tabel 1. List Actor Aktor Deskripsi Masyarakat Aktor yang dapat merubah data  pribadi,  melihat  dan mengisi formulir permohonan  dan  melihat riwayat formulir. RT Aktor yang dapat memverifikasi formulir permohonan  dan  melihat riwayat formulir. RW Aktor yang dapat memverifikasi formulir permohonan  dan  melihat riwayat formulir. Desa Aktor yang dapat memverifikasi formulir permohonan, melihat riwayat formulir dan mencetak formulir.
Setelah  diketahui list  actor maka  dibuat list use case yang menjelaskan tentang keterangan  yang  dilakukan oleh  aktor  yang terlibat di dalam sistem.
Berikut list use case pada sistem pendaftaran dan pengarsipan desa.
Tabel 2. List Use Case

## N
O Nama
Use
Case Deskripsi Aktor 1 Login Use case ini mendeskrip sikan tentang kegiatan user melakukan login ke dalam sistem dengan memasuka n username
dan
password . 1. Masy araka t 2. RT
3. RW
4. Desa 2 Mengi si formu lir
Use case ini mendeskrip sikan tentang
kegiatan user untuk
mengisi
formulir permohona
n. Masyarakat
3 Dispos isi formu lir Use case ini mendeskrip sikan tentang kegiatan user mengirim formulir permohona n yang telah diisi oleh masyarakat ke RT.
Desa
4 Verifik asi formu lir
Use Case ini mendeskrip sikan tentang kegiatan user untuk verifikasi formulir. 1. RT 2. RW 5 Terbit kan formu
lir Use case ini mendeskrip sikan tentang kegiatan user untuk menerbitka n formulir ke masyarakat setelah
Desa
diverifikasi oleh RT dan RW. 6 Cetak formu
lir Use Case ini mendeskrip sikan tentang kegiatan user untuk
mencetak formulir setelah diterbitkan. Desa
Struktur database juga diperlukan untuk menyimpan  data-data  penting  terkait  sistem yang  dirancang  dan  bagian  dari  komponen- komponen sistem yaitu dataware.
Tahap  ketiga  yaitu  implementasi. Pada tahap  implementasi  dari  sistem  pendaftaran dan pengarsipan desa berbasis web diuraikan mengenai  tampilan  antarmuka  pada  setiap halaman.  Antarmuka  adalah  perantara  yang menjembatani  interaksi  antara  pengguna dengan  program  yang  berupa  komponen tampilan  dan  tata  letak  dari  komponen tampilan tersebut. Berikut merupakan implementasi tampilan halaman pada sistem pendaftaran  dan  pengarsipan  desa  berbasis web.
Berikut  ini  merupakan  tampilan  sistem pendaftaran  dan  pengarsipan  desa  berbasis web pada desa cibatok dua:
Gambar 4. dan 5. Tampilan Halaman Login
Gambar 6 dan 7. Tampilan Halaman Utama
Gambar 8. Halaman Isi Formulir
Permohonan Tahap  keempat  yaitu  pengujian  sistem. Pengujian pada  sistem  pendaftaran  dan pengarsipan desa berbasis web menggunakan blackbox dilakukan dengan pengujian validasi  hasil  yang  dikeluarkan  oleh  sistem saat suatu perintah diberikan terhadap sistem. Berikut  merupakan  tabel  pengujian  sistem pendaftaran  dan  pengarsipan  desa  berbasis web menggunakan pengujian blackbox.
Tabel 3. Tabel Pengujian Sistem N o . Na ma Pe ng uji an Inp ut yan g di beri kan Output yang di harap kan Outp ut yang di hasilk an Kesimp ulan 1 log in Inpu t data Mengha silkan interfac e home setelah berhasil login Tampi l interf ace home Pengujia n berhasil 2 Isi for mu lir Inpu t data Menam pilkan formulir permoh onan dan masuk ke riwayat Tampi l formu lir permo honan dan ada di riway at Pengujia n berhasil 3 Ve rifi kas i for mu lir Klik Menam pilkan formulir permoh onan dan lanjut ke tahap berikutn ya formu lir permo honan dan lanjut ke tahap beriku tnya Pengujia n berhasil
4 Terbi tkan Kli k Mena mpilk an status yang berub ah ketika sudah di klik terbit kan Ta mpi l stat us beru bah Pen guj ian ber has il 5 Ceta k Kli k Mena mpilk an status yang berub ah ketika sudah di klik cetak dan keluar file pdf Ta mpi l stat us beru bah dan kelu ar file pdf Pen guj ian ber has il

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan dari serangkaian penelitian dan  analisis  yang  dilakukan  terkait  dengan pembangunan sistem pendaftaran dan pengarsipan  desa  yang  telah  dilakukan  di Desa  Cibatok  Dua,  maka dapat  ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Dengan  adanya  sistem  pendaftaran dan  pengarsipan  desa  maka  waktu yang  dibutuhkan  untuk  melakukan pengisian formulir permohonan lebih efisien dan lebih mudah.
2. Menghasilkan  rancangan  basis  data yang  dibuat  di  dalam database  pada sistem  yang  akan  dibuat.  Selain rancangan database, didapatkan sebuah  rancangan  user  interface untuk mengambarkan tampilan antar muka  sistem  yang  menjembatani interaksi  antara  pengguna  dengan program.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Pada  kesempatan  ini penulis  ingin menyampaikan  terimakasih  yang  sebesar-
besarnya  kepada  Bapak  Fitrah  Satrya  Fajar Kusumah,  S.Kom.,  M.Kom  selaku  dosen pembimbing utama dan Bapak Safaruddin H. Al-Ikhsan,  S.Kom.,  M.Kom  selaku  dosen pembimbing pendamping yang dengan penuh pengertian telah memberikan pengarahan dan bimbingan  kepada  penulis  sehingga  penulis dapat  menyelesaikan  penyusunan  laporan tugas akhir ini.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Profil Singkat Desa Cibatok Dua.
[2] Pressman, Roger S. Rekayasa Perangkat Lunak : Pendekatan Praktisi
(Buku Satu), Yogyakarta : Andi, 2002.
[3] Rachman,  Ari,  Rd.  Erwin  Gunadhi,
M.T,  Ate  Susanto,  M.T,  Pembuatan Aplikasi  Sistem  Informasi  Balai Produksi Dan Pengujian Roket LAPAN Pameungpeuk Berbasis WEB, ISSN  :  2302-7339  Vol.  09  No.  30 2012.
[4] Achmad  Solichin,  MySQL  5:  Dari Pemula  Hingga  Mahir,  versi  1.0, Jakarta, 2010.
[5] Rosa  A.S,  M  Shalahudidin,  Rekayasa Perangkat  Lunak  Terstruktur  dan Berorientasi Objek, Informatika, 2015.
[6] Sunaryo,  Widorini,  Dr,  M.  ARS, Pedoman  Penyusunan  Flowchart  Unit Kerja, 2014.
[7] L. Whitten, Jeffrey, Lonnie D. Bentley, System  Analysis  &  Design  Methods, (7th  Edition),  MacGraw-Hill,  New York, 2007.
[8]
Roger  S.  Pressman,  Ph.D.,
Software Engineering: A Practitioner’s Approach,  Fifth  Edition,  Thomas Catson, 2001.