## Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang
(Studi Kasus : Universitas Stikubank Semarang)

## Siti Munawaroh
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Stikubank Semarang email : siti@unisbank.ac.id
ABSTRAK : Universitas Stikubank Semarang merupakan salah satu Perguruan Tinggi ang cukup besar di Jawa Tengah yang dalam hal ini mempunyai suatu tujuan yaitu untuk meluluskan mahasiswa-mahasiswa yang  berkualitas.  Untuk  mencapai  tujuannya  itu,  Universitas  Stikubank  Semarang    harus  juga memperhatikan tujuan dari subsistem-subsistem  yang  ada didalamnya, yang nantinya akan saling terkait. Salah satu sistem yang ada di dalam Universitas Stikubank Semarang adalah Sistem Persediaan Alat Tulis Kantor.  Sistem  persediaan  alat  tulis  kantor  merupakan  suatu  sistem  yang  tujuannya  adalah  menyediakan segala  kebutuhan  alat  tulis  kantor  yang  dibutuhkan  bila  ada  suatu  kegiatan  di  Universitas  Stikubank Semarang dan pada akhirnya nanti bisa membuat suatu laporan yang dapat digunakan untuk evalusi pada waktu-waktu yang akan datang bila ada kegiatan di Universitas Stikubank Semarang.
Kata kunci : system informasi, persediaan barang

## PENDAHULUAN
Universitas Stikubank Semarang
merupakan  salah  satu  Perguruan  Tinggi  yang cukup besar di Jawa Tengah yang dalam hal ini mempunyai suatu tujuan yaitu untuk meluluskan mahasiswa-mahasiswa  yang  berkualitas.  Untuk mencapai  tujuannya  itu,  Universitas  Stikubank Semarang    harus  juga  memperhatikan  tujuan dari  subsistem-subsistem  yang  ada  didalamnya, yang  nantinya  akan  saling  terkait.  Salah  satu sistem yang ada di dalam Universitas Stikubank Semarang  adalah  Sistem  Persediaan  Alat  Tulis Kantor.  Sistem  persediaan  alat  tulis  kantor merupakan  suatu  sistem  yang  tujuannya  adalah menyediakan  segala  kebutuhan  alat  tulis  kantor yang  dibutuhkan  bila  ada  suatu  kegiatan  di Universitas  Stikubank  Semarang  dan  pada akhirnya nanti bisa membuat suatu laporan yang dapat  digunakan  untuk  evalusi  pada  waktu- waktu  yang  akan  datang  bila  ada  kegiatan  di Universitas Stikubank Semarang.
Dengan  membuat  suatu  sistem  yang berbasis data, diharapkan akan dapat menggunakan  data  alat  tulis  kantor  yang dibutuhkan  pada  periode  tertentu  untuk kegiatan-kegiatan penting di Universitas Stikubank  Semarang  seperti  (alat  tulis  kantor
yang dibutuhkan pada waktu ujian baik formatif manupun sumatif, laporan alat tulis kantor untuk kepentingan akreditasi). Apabila sistem persediaan  di  Universitas  Stikubank  Semarang berjalan  baik,  maka  akan  sangat  mempengaruhi tujuan dari Universitas Stikubank Semarang.

## PERMASALAHAN
Sistem persediaan di Universitas Stikubank  Semarang  yang  sebelumnya  banyak sekali  permasalahan,  sistem  lama  masih menggunakan  program  aplikasi  yaitu  Microsoft Excell. Dengan membuat program berbasis data, nantinya  bisa  digunakan  untuk  mengetahui persediaan  Alat  Tulis  Kantor  untuk  kegiatan- kegiatan  tertentu,  dimana  selama  ini  masih kesulitan  untuk  mengetahui  persediaan  Alat Tulis Kantor pada periode dan kegiatan tertentu. Program baru dengan mengunakan pemrograman  Microsoft  Visual  Basic  nanti digunakan untuk mengatasi permasalahan :
1. Proses  pencatatan  barang  masuk,  barang keluar  /  pengambilan  barang,  data  supplier dan data barang alat tulis kantor.
2. Membuat laporan yang dibutuhkan mengenai  persediaan  Alat  Tulis  Kantor  di Universitas Stikubank Semarang

## Microsoft Visual Basic
Microsoft  Visual  Basic  pada  dasarnya adalah  sebuah  bahasa  pemrograman  komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah / instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan  tugas-tugas  tertentu.  Visual  Basic selain sebagai bahasa programan juga sering kali disebut sebagai sarana / alat untuk menghasilkan program  aplikasi  yang  berbasiskan  Windows. Kemampuan dari Microsoft Visual Basic antara lain adalah :
1. Dapat  menghasilkan  program  aplikasi berbasiskan Windows
2. Dapat  menghasilkan  obyek  pembantu program    seperti  ActiveX,  Help,  aplikasi internet dan lainnya.
3. Dapat  menghasilkan  program  yang  bersifat executable
Bahasa  pemrograman  yang  digunakan oleh Microsoft Visual Basic berasal dari bahasa BASIC  dan  Microsoft  Visual  Basic  tidak meninggalkan  ciri  khusus  dari  bahasa  BASIC, yaitu  kemudahan  untuk  dipelajari.  Untuk  lebih jelasnya,  berikut  ini  adalah  gambaran  dari Microsoft Visual Basic (lihat gambar 2.1)

## Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi  dengan  maksud  yang  sama  untuk mencapai suatu tujuan. Dari pengertian tersebut dapat  dikatakan  bahwa  tidak  semua  sistem memiliki  elemen  yang  sama,  tetapi  susunan dasar  dari  setiap  sistem  hampir  sama.  Setiap sistem  memiliki  masukan  /  input  yang  melalui sebuah  transformasi  /  proses  akan  mengubah masukan  tersebut  menjadi  keluaran  /  output yang  dibutuhkan  oleh  pengguna  sistem.  Setiap masukan  dan  keluaran  /  output  selalu  ada mekanisme pengendaliannya dengan tujuan agar masukan  yang  akan  diproses  sesuai  dengan standar  yang  ada  sehingga  keluaran  /  output yang  dihasilkan  dapat  sesuai  dengan  yang dibutuhkan oleh pihak yang berinteraksi dengan sistem Informasi
Data  adalah  fakta  dan  angka  yang  relatif tidak  berarti  bagi  pemakai.  Dari  kumpulan  data yang ada kemudian diolah atau diproses dengan cara  /  metode  /  rumus  tertentu  akan menghasilkan  informasi  yang  berarti  bagi pemakai.  Dari  pengertian  tersebut  dapat disimpulkan  bahwa  informasi  adalah  data  yang telah  diproses  dengan  suatu  cara  /  metode  / rumus tertentu sehingga menghasilkan arti.

## Persediaan
Persediaan  dalam  perusahaan  pengertian atau prosesnya tergantung dari jenis perusahaan tersebut.  Jika  perusahaan  termasuk  dalam kelompok  perusahaan  manufaktur  berarti persediaan  yang  akan  dikelola  meliputi persediaan  produk  jadi,    persediaan  produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan  penolong  dan  lainnya.  Sedangkan  jika perusahaan termasuk dalam kelompok perusahaan  dagang,  maka  persediaan  yang dikelola hanya satu macam saja yaitu persediaan barang  dagangan  yang  merupakan  barang  yang dibeli  dan  kemudian  dijual  kembali.  Dari pengertian  tersebut,  maka  dapat  disimpulkan bahwa  pengelolaan  persediaan  tergantung  dari jenis perusahaan. Lembaga pendidikan, termasuk  universitas,  merupakan  organisasi  / perusahaan yang tidak menggunakan persediaan untuk  dijual  kembali  ataupun  diolah  dan kemudian dijual kembali. Sehingga pengelolaan persediaan yang  dimiliki  dapat dikatakan  hanya sebatas membeli dan kemudian digunakan untuk kegiatan  sehari-hari.  Maka  dapat  diambil kesimpulan  sementara  bahwa  pengelolaan persediaan  /  pencatatan  persediaan  dilakukan saat pembelian dan pengeluaran barang saja

## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Analisa yang dilakukan adalah memahami dan  mencari  permasalahan  yang  terjadi  pada proses keluar masuk persediaan barang alat tulis kantor Universitas Stikubank Semarang. Adapun fungsi dari sistem persediaan alat tulis kantor di Universitas Stikubank Semarang adalah mempermudah  untuk  mengetahui  jumlah  akhir dari persediaan barang alat tulis kantor yang ada di  Universitas  tersebut  dan  mengetahui  jumlah barang yang digunakan di Universitas tersebut.

## Perancangan Tabel
Perancangan  tabel  yang  diperlukan untuk  sistem  persediaan  alat  tulis  kantor  di Universitas Stikubank adalah sebagai berikut :
1. Tabel Barang
Tabel  ini  berisi  keterangan  atau  informasi mengenai  semua  barang  alat  tulis  kantor yang  digunakan  oleh  Universitas  Stikubank dan  supplier  tempat  barang  dibeli.  Kunci utama  dari  tabel  ini  adalah kdbarang sedangkan kunci tamunya adalah kdsup .
Tabel 1. Tabel barang Field Tipe Lebar Keterangan Kdbarang  Text 10 Kode Barang Nama Text 50 Nama Barang Satuan Text 15 Satuan dari barang Jumlah Number Jumlah  Barang yang ada Harga Number Harga Barang Kdsup Text 5 Kode Supplier dimana  barang dibeli

## 2. Tabel Supplier
Tabel ini berisi keterangan mengenai semua supplier yang menyediakan barang alat tulis kantor  bagi  kegiatan  sehari-hari  Universitas Stikubank. Kunci utama dari tabel ini adalah kdsup .
Tabel 2. Tabel suplier Field Tipe  Lebar Keterangan Kdsup Text 5 Kode Supplier Namasup  Text 50 Nama Supplier Alamat Text 50 Alamat Supplier Telp Text 20 Nomor telepon dari supplier 3. Tabel Kegiatan Tabel  ini  berisi  keterangan  mengenai  jenis- jenis kegiatan yang terjadi yang membutuhkan alat tulis kantor di Universitas Stikubank. Dengan adanya tabel ini  seluruh  kegiatan  yang  membutuhkan ataupun  menggunakan  persediaan  alat  tulis kantor
Universitas Stikubank dapat terdokumentasi dan dapat dideteksi seberapa banyak  kegiatan  tersebut  menggunakan  alat tulis kantor yang ada. Kunci utama dari tabel ini adalah kdkegiatan .
Tabel 3. Tabel kegiatan Field Tipe  Lebar  Keterangan Kdkegiatan Text 5 Kode Kegiatan NamaKegiatan Text 50 Nama Kegiatan
4. Tabel Keluar
Tabel  ini  berisi  keterangan  mengenai pengeluaran  barang  alat  tulis  kantor Universitas  Stikubank.  Kunci  utama  dari tabel  ini  adalah nokeluar sedangkan  kunci tamunya adalah kdkegiatan dan kdbarang .
Tabel 4. Tabel keluar Field Tipe Lebar  Keterangan NoKeluar Text 5 Nomor  urut pengeluaran barang TglKeluar Date /Time Tanggal pengeluaran barang JmlKeluar Number  15 Jumlah barang  yang dikeluarkan KdKegiatan Text 5 Kode Kegiatan KdBarang Text 10 Kode Barang Pengambil Text 20 Pengambil barang

## 5. Tabel Masuk
Tabel  ini  berisi  keterangan  mengenai pembelian  barang  alat  tulis  kantor  yang sudah hampir habis. Kunci utama dari tabel ini  adalah nofaktur sedangkan  kunci tamunya adalah kdbarang dan kdsup .
Tabel 5. Tabel masuk Field Tipe Lebar Keterangan NoFaktur Text 10 Nomor  Faktur / nota beli Tglbeli Date /Time Tanggal  beli barang KdBarang  Text 10 Kode Barang KdSup Text 5 Kode Supplier Jmlbeli Number Jumlah  barang yang dibeli Hrgbeli Number Harga beli barang

## Perancangan ER-D

## Perancangan Input / Master
Input  untuk  sistem  persediaan  alat  tulis  kantor Universitas  Stikubank  ini,  terdapat  beberapa bagian seperti berikut ini :
1. Input Data Barang
Digunakan  untuk  memasukan  data  barang alat  tulis  kantor  yang  ada  di  Universitas Stikubank.  Pada  perancangan  input  data barang,  dikelompokan  berdasarkan  supplier penyedia  barang  alat  tulis  kantor.  Tiap barang  yang  ada  memiliki  kode  yang berbeda sehingga dapat saja barangnya sama tetapi suppliernya berbeda.
Supplier Barang Kegiatan Kdsup Namasup Alamat Telp Masuk Keluar KdBarang Nama Jumlah HrgSatuan KdKegiatan NamaKegiatan Kdsup KdBarang NoFaktur TglBeli m m m m NoKeluar KdKegiatan JmlKeluar TglKeluar KdBarang Gambar 1. Rancangan ER-D

## 2. Input Data Supplier
Digunakan  untuk  memasukan  data  supplier penyedia  barang  alat  tulis  kantor  meliputi nama  supplier,  alamat  supplier,  dan  nomor telpon supplier yang dapat dihubungi. Tiap- tiap  supplier  memiliki  kode  yang  berbeda, dimana  supplier  ini  akan  berhubungan dengan barang yang disupply ke Universitas Stikubank.
3. Input Data Kegiatan
Digunakan  untuk  memasukan  semua  data kegiatan  yang  menggunakan  barang  alat tulis  kantor.  Tujuan  akhirnya  adalah  dapat menggolongkan  atau  menginformasikan akhir  dari  kegiatan  tersebut  menggunakan berapa barang alat tulis kantor yang tersedia.
Gambar 2. Tampilan data barang
Gambar 3. Tampilan data suplier

## Perancangan Output / transaksi
Perancangan  output  terbagi  menjadi  dua  bagian yaitu  bagian  untuk  memasukan  barang  atau pembelian  barang  alat  tulis  kantor  yang  baru pada  supplier.  Kemudian  bagian  yang  kedua adalah  pengeluaran  barang  alat  tulis  kantor
untuk  keperluan  yang  terjadi  dalam  kegiatan operasional Universitas Stikubank.
1. Pembelian Barang
Merupakan  proses  yang  mencatat transaksi  pembelian  barang  alat  tulis
Gambar 4. Tampilan data kegiatan
Gambar 5. Tampilan barang masuk
kantor dimana data yang dicatat meliputi tanggal  pembelian,  supplier  tempat pembelian  barang  alat  tulis  kantor, barang  yang  dibeli,  harga  beli  dan
jumlah pembelian. Perancangan tersebut dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 7. Tampilan laporan persediaan barang atk

## Gambar 6. Tampilan pengeluaran atk
2. Pengeluaran Barang
Merupakan  proses  yang  mencatat transaksi  pengeluaran  barang  alat  tulis kantor dimana data yang dicatat meliputi tanggal pengeluaran, siapa yang mengambil  barang  alat  tulis  kantor, barang  yang  dikeluarkan  dan  jumlah pengeluaran. Perancangan tersebut dapat dilihat pada gambar 6. Sistem persediaan alat tulis kantor di Universitas Stikubank Semarang nantinya
akan menghasilkan laporan-laporan sebagai berikut :
1. Daftar Persediaan ATK
Laporan  ini  menampilkan  data  barang  alat tulis  kantor  yang  tersedia  di  Universitas Stikubank  Semarang.  Bentuk  laporannya seperti gambar 7.
Gambar 9. Tampilan daftar jenis kegiatan
Gambar 8. Tampilan laporan data supplier
2. Daftar Supplier Laporan ini menampilkan data supplier dari barang  alat  tulis  kantor  yang  tersedia  di Universitas  Stikubank  Semarang.  Bentuk laporannya seperti gambar 8.
3. Daftar Jenis Kegiatan Laporan  ini  menampilkan  daftar  jenis kegiatan  operasional  yang  membutuhkan barang  alat  tulis  kantor  yang  tersedia  di Universitas  Stikubank  Semarang.  Bentuk laporannya seperti gambar 9.
4. Laporan Barang Masuk Laporan  ini  menampilkan  pembelian  yang terjadi  untuk  barang  alat  tulis  kantor  yang jumlahnya belum mencukupi untuk kegiatan operasional  di  Universitas  Stikubank
Semarang.  Bentuk  laporannya  seperti gambar  10.

## KESIMPULAN
Dari penelitian yang sudah dilakukan kesimpulan yang bisa diperoleh sebagai berikut:
1. Pada  Universitas  Stikubank  Semarang banyak permasalahan pada sistem persediaan  alat  tulis  kantor  yaitu  masih menggunakan  program  aplikasi  excel, sehingga  pada  waktu  yang  dibutuhkan (Akreditasi,  Ujian  formatif  ataupun  ujian sumatif)  masih  kesulitan  memperoleh laporan  mengenai  persediaan  alat  tulis kantor.
2. Pada  penelitian  ini  menggunakan  landasan teori yang diambil dari beberapa buku yang ada di Universitas Stikubank Semarang.
Gambar 10. Tampilan laporan barang masuk
3. Perancangan yang dibuat meliputi perancangan database, perancangan program, perancangan input dan perancangan output. 4. Penerapan sistem nantinya akan
menghasilkan  laporan-laporan  yang  dapat digunakan pada saat dibutuhkan (Akreditasi, ujian formatif dan ujian sumatif ).

## DAFTAR PUSTAKA
1. Al-Bahra  Bin  Ladjamuddin  B,  2004,
“ Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya ”, Graha Ilmu, Yogyakarta
2. Imam  A.W,  2005,  “ SQL  Server  2000
Implementasinya dalam Pemrograman
Visual  Basic  dan  Crystal  Report ”,  Graha
Ilmu, Yogyakarta
3. Ir.  Lukas  S.  Tanutama,  “ Pengantar Komunikasi  Data ”,  Cetakan  keenam, Elexmedia Komputindo, Jakarta.
4. Jeffery  L.  Whitten,  2001,  “ System  Analysis and  Design  Methods ”,  McGraws  Hill,  5 th
Edition
5. Kurniadi
A., 2000, “ Pemrograman
Microsoft  Visual  Basic  6.0 ”,  Elexmedia
Komputindo, Jakarta
6. Karuniawan  B.,  2002,  “ Sistem  Informasi Manajemen dengan Visual Basic 6.0 ”, Andi Yogyakarta
7. Leman,  1998,  “ Metodologi  Pengembangan Sistem  Informasi ”,  Elexmedia  Komputindo,
Jakarta
8. Madcoms, 2002, “ Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report ”,  Andi Yogyakarta
9. Mulyadi, 2001, “ Sistem Akuntansi ”,
Salemba Empat, Jakarta
10. Wahana Komputer Semarang, 2002, “ Panduan  Praktis  Pemrograman  Visual
Basic 6.0 Tingkat Lanjut ”, Andi Yogyakarta