## Analisis Penggunaan Microsoft Word dalam Mengingkatkan Kinerja Karyawan di Politeknik LP3I
Asye Rachmawaty, Tubagus Riko Rivanthio 1 , Widdy Sukma Nugraha 2
Manajemen Informatika, Manajemen Informatika 1 , Pendidikan Guru Sekolah Dasar 2
Politeknik LP3I, Politeknik LP3I 1 , Institut Pendidikan Indonesia 2 e-mail: asyerachmawaty@plb.ac.id, tubagusrikorivanthio@plb.ac.id, widisukma@institutpendidikan.ac.id
Abstrak: Microsoft Word sebagai aplikasi pengolah kata yang dikeluarkan oleh Microsoft Office sudah menjadi aplikasi yang sangat familiar bagi kita semua, terutama para pelajar, mahasiswa, karyawan, hingga pelaku bisnis. Aplikasi ini mulai dipelajari sejak Sekolah Dasar  hingga  Perguruan  Tinggi.  Bahkan  banyak  perusahaan  yang  menjadikan  mahir menggunakan aplikasi  ini sebagai  syarat  awal  seleksi  penerimaan pegawainya. Namun banyak karyawan yang mengaku mahir dalam menggunakan aplikasi ini ternyata masih belum  optimal  dalam  penggunaan  beberapa  fitur  di  dalamnya,  sehingga  kinerjanya cenderung  biasa  saja  atau  kurang  memuaskan.      Politeknik  LP3I  adalah  salah  satu perguruan Tinggi Swasta di Indonesia, yang memiliki banyak karyawan yang terdiri dari beberapa kalangan, seperti Dosen dan mahasiswa yang ditempatkan bekerja di kampus tersebut.  Penelitian  ini  dibuat  dengan  tujuan  untuk  mengetahui  sejauh  mana  optimasi penggunaan Microsoft Word pada karyawan Politeknik LP3I tersebut. Metode penelitian menggunakan metode deskriptif kualitatif dimana penulis memaparkan hasil penelitian yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui wawancara, observasi, dan studi pustaka. Hasil penelitian didapatkan bahwa fitur-fitur yang ada pada aplikasi Microsoft Word yang digunakan secara optimal, terbukti dapat meningkatkan kinerja karyawan di Politeknik LP3I. Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa  karyawan Politeknik LP3I sudah cukup baik dalam menggunakan Microsoft Word sebagai alat bantu pekerjaannya, namun masih perlu ditingkatkan lagi agar lebih optimal.
Kata Kunci : microsoft word, kinerja karyawan, peningkatan kinerja

## PENDAHULUAN
Berbagai  macam  aplikasi  yang  disuguhkan  untuk  memudahkan  pekerjaan  manusia, dewasa ini. Baik  aplikasi  perkantoran, Pendidikan, maupun aplikasi  bagi para pebisnis dengan  beragam  fitur  di  dalamnya.  Salah  satu  aplikasi  yang  sering  digunakan  oleh berbagai kalangan adalah Microsoft Office.
Aplikasi    Microsoft    Office    sangat    penting    digunakan    dalam    mendokumentasikan secara    digital,    baik    berupa    teks,  angka  dan  presentasi.  Dengan  penggunaan  yang semakin  diminati  oleh  berbagai  kalangan,  baik  sektor  perkantoran  maupun  dunia Pendidikan, saat     ini     Microsoft     Office     sudah mengembangkan software -nya dengan  versi 365. Pada awalnya hanya dapat diakses pada salah satu komputer atau satu alat  saja,  sudah  merambah  hingga  dapat  diakses  dimana  saja,  kapan  saja,  dan  dapat diakses oleh siapa saja. [1]
Microsoft  Word  adalah  bagian  dari  aplikasi  Microsoft  Office,  dimana  aplikasi  ini merupakan aplikasi pengolah kata. Meskipun fitur-fitur di dalam aplikasi Microsoft Word
juga memungkinkan untuk mengolah angka seperti pengelolaan data yang dibuat dalam bentuk tabel serta menjadi media presentasi secara sederhana.
Microsoft  Office  Word  ialah  software  pengolah  kata  yang  cukup  profesional, diperkenalkan  serta  dibuat  oleh  Microsoft  Corporation  yang  ditujukan  ke  beragam Operating System, sebagaimana DOS, apple Macintosh, dan Microsoft Window. Dalam histori (sejarah), Microsoft  Word pertama kali diperkenalkan kepada umum  di  tanggal dua puluh lima Oktober 1983, namun tidak menggunakan nama Ms. Word seperti yang kita kenal sekarang ini melainkan dengan nama Multi-Tool Word, sejak pada saat itu,, Microsoft Word tidak henti untuk terus mengalami perkembangan. Hingga sampai saat ini apliksi perangkat lunak pengolah kata tersebut berhasil menduduki peringkat nomor satu  dalam  dunia  pengolah  kata.  Menyebabkan  keharusan  untuk  memahami  aplikasi sederhana ini. dari mulai bidang Pendidikan sampai perkerjaan atau perkatoran, Microsoft Office  Word  berperan  penting  dalam  kemudahan  seseorang  melakukan  perkerjaannya. Maka  di  antara  laju  teknologi  yang  diyakini  masih  akan  terus  berkembang,  kita diharapkan mampu menguasai Microsoft Word dan sadar betapa pentingnya aplikasi ini untuk diterapkan. [2]
Microsoft Word yang bertugas sebagai pengolah kata, biasa digunakan dalam pembuatan proposal, laporan, artikel, surat-menyurat, booklet, bahkan brosur, dengan tampilan font dan fitur lainnya yang membuat penggunanya merasa dimanjakan.
Karyawan Politeknik LP3I pada bagian administrasi  dan pelayanan kepada mahasiswa dan  Dosen,  khususnya,  sudah  terbiasa  dengan  aplikasi  Microsoft  Word  dalam  bekerja sehari-hari, terutama dalam surat-menyurat. Namun, apakah karyawan Politeknik LP3I sudah mengetahui fitur-fitur canggih yang dapat memudahkan pekerjaan sehingga dapat meningkatkan kinerja? Hal ini perlu diketahui lebih lanjut.

## KAJIAN PUSTAKA

## 1. Microsoft Office dan Perkembangannya
Microsoft Office adalah perangkat lunak paket aplikasi perkantoran buatan Microsoft dan dirancang untuk dijalankan di bawah sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS X. Beberapa aplikasi di dalam Microsoft Office yang terkenal adalah Excel, Word, dan PowerPoint. Versi terbaru dari Aplikasi Microsoft Office adalah Office 15 (Office 2013) yang diluncurkan 29 Januari 2013.[3]
Microsoft Office dan perkembangannya terdapat pada gambar 1 dan 2 di bawah ini.
Gambar 1. Microsoft Office

## Gambar 2. Perkembangan Microsoft Office

## 2. Microsoft Word
Microsoft  Word  atau  Microsoft  Office  Word  atau  Word  adalah  perangkat  lunak pengolah  kata  (word  processor)  andalan  Microsoft.  Pertama  diterbitkan  pada  1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word. Di Microsoft Office 2013, namanya cukup dinamakan Word. [3]

## 3. Berbagai Keunggulan dari Microsoft Word
Saat  ini,  Microsoft  Word  digunakan  oleh  banyak  pengguna  sebagai  aplikasi  untuk mengetik  saja,  dengan  memanfaatkan  sedikit  fitur-fitur  di  dalamnya.  Masih  banyak fitur-fitur  yang  dimiliki  oleh  Microsoft  Word  yang  belum  banyak  diketahui  atau mungkin sudah mengetahuinya namun belum mengetahui cara mengaplikasikannya. Microsoft  Word  adalah  suatu  software  pengolah  kata  dengan  menggunakan  system operasi  Windows  yang  cukup  handal  memberikan  kemudahan  bagi  para  pemakai. Selain  mudah  dalam  pengoperasian,  variasi  dan  gaya  huruf  menggunakan  model fullgrafik. Dalam Microsoft Word, penggunaan perintah biasanya lebih dari satu. Bisa anda  lakukan  melalui  menu  dan  toolbar  dalam  aplikasi  program  ataupun  melalui mouse dan keyboard. Microsoft Word merupakan salah satu anggota dari Microsoft Office yang sering digunakan dalam hal pengolahan kata yang paling cangih saat ini. Penggunaan  Microsoft  Word  saat  ini  hanya  sebagian  fungsi  yang  digunakan  masih banyak yang belum digunakan secara maksimal. Banyak orang yang mengetik hanya dengan  mengandalkan  kemampuan  jarinya  sebenarnya  Microsoft  Word  sudah menyediakan fitur-fitur yang bisa membuat kita lebih cepat lagi dalam mengetik. [4] Sehingga, jika karyawan sudah dengan optimal menggunakan aplikasi ini, diharapkan kinerjanya meningkat karena pekerjaannya menjadi semakin mudah dan cepat.

## 4. Kinerja Karyawan
Kinerja merupakan hasil kerja yang telah dicapai oleh seorang karyawan  terhadap  pekerjaan  yang  telah  diberikan  kepadannya.  [5]  Seseorang  yang mempunyai  kemampuan  kerja  tinggi  di  bidang  kerjanya  hanya  akan  sukses  apabila memiliki kesediaan melakukan usaha yang terarah pada tujuan organisasi/perusahaan.
[6]
Dari  pendapat  para  ahli  di  atas,  disimpulkan  bahwa  untuk  meningkatkan  kinerja, karyawan tersebut haruslah memiliki kesediaan melakukan usaha yang terarah pada tujuan organisasi guna mendapatkan hasil yang maksimal.

## METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode deskriptif kualitatif  yang  merupakan  metode  penelitian  untuk  menjelaskan  dan  menggambarkan mengenai penggunaan Microsoft Word dalam meningkatkan kinerja karyawan Politeknik LP3I.  bagian  ini  menjelaskan  secara  eksplisit  tentang  bagaimana  penelitian  dilakukan. Bagian metode penelitian harus ditulis secara efektif, sehingga penulis dapat memperoleh gambaran yang lengkap dan jelas tentang data, alat dan tahapan yang dilakukan dalam rangka  menjawab  pertanyaan  penelitian.  Bagian  ini  juga  menyediakan  penjelasan mengenai  metode  penelitian  sehingga  dapat  memudahkan  untuk  menjelasakan  hasil penelitian. [7]
Dalam penelitian ini, penulis mengolah dan menganalisis data melalui beberapa Teknik yang  digunakan,  yaitu:  1)  Studi  Kepustakaan,  yaitu  teknik  mengumpulkan  data  dari berbagai referensi seperti jurnal-jurnal ilmiah terdahulu; 2) Studi Lapangan, yaitu Teknik untuk  mengumpulkan  data  yang  dilakukan  dengan  cara  observasi  lapangan  dan wawancara.  Penulis  mencari  tahu  bagaimana  karyawan  administrasi  dalam  melakukan pekerjaan seperti membuat proposal, surat-menyurat, dan laporan.

## PEMBAHASAN
Manajemen  Politeknik  LP3I  memiliki  setidaknya  satu  orang  karyawan  administrasi  di setiap  bidangnya.  Dimana  karyawan  tersebut  bertugas  mengerjakan  semua  kegiatan administrasi,  baik  administrasi  Dosen,  Mahasiswa,  serta  pihak  eksternal  sebagai  salah satu  bentuk  pelayanan.  Pembuatan  proposal,  surat-menyurat,  hingga  laporan  menjadi pekerjaan  rutin  karyawan  administrasi,  dan  pekerjaan  itu  dilakukan  menggunakan aplikasi Microsoft Word.
Adapun  fitur-fitur  Microsoft  Word  yang  sering  digunakan  oleh  karyawan  administrasi pada pekerjaannya adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan Proposal dan Laporan
Bahwa aplikasi Microsoft Word sebagai aplikasi pengolah kata yang digunakan untuk membuat  dokumen,  sudah  digunakan  dengan  tepat  oleh  sebagian  karyawan  dalam pembuatan  proposal  ataupun  laporan.  Penggunaan  fitur  pengaturan  seperti: Font , Paraghraph , serta Layout yang digunakan sudah cukup baik dan tepat guna. Pada fitur menambahkan Tables dan Illustrations yang  sering  digunakan  dalam  proposal  dan laporan  dikerjakan  dengan  cukup  baik,  namun  belum  optimal,  pembuatan  dan pengaturannya  masih  standar.  Dan  hanya  sedikit  karyawan  yang  memahami penggunaan  fitur References .  Padahal,  jika  fitur-fitur  tersebut  dapat  dioptimalkan penggunaannya, maka pekerjaanya mereka menjadi lebih mudah dan cepat, sehingga kinerja mereka meningkat.
Untuk meningkatkan kinerja karyawan dalam pembuatan proposal dan laporan, maka haruslah mampu menggunakan beberapa fitur penting di bawah ini:

## Styles
Fitur  ini  digunakan  untuk  mengatur  teks  dokumen  secara  keseluruhan.  Baik  jenis hurufnya,  ukurannya,  penomoran,  letaknya,  warnanya,  hingga  jaraknya.  Sebagian besar  karyawan  sudah  memahami  ini,  namun  masih  dilakukan  secara  terpisah,  dan
karena pengaturan ini disiapkan sebelum pengetikan dokumen, alangkah baiknya jika menggunakan fitur Styles .

## Gambar 3. Styles
Pada Normal Style misalnya, yang digunakan untuk pengaturan teks dokumen secara normal,  karyawan  cukup  memodifikasinya  untuk  pengaturan  secara  keseluruhan, sehingga tampilan teks tidak akan berubah ketika di- enter dan hal  ini mempercepat pekerjaan.
Gambar 4. Modify Style

## Tables
Fitur  ini  digunakan  untuk  membuat  tabel  dalam  dokumen.  Dalam  Microsoft  Word, penghitungan secara sederhana juga dapat dilakukan ketika fitur sedang aktif, sehingga untuk penggunaan rumus-rumus sederhana, cukup membuat tabel di dalam dokumen saja, tidak perlu membuaka aplikasi Microsoft Excel.

## Illustrations
Fitur  ini  terdapat  pada  menu Insert ,  yang  di  dalamnya  terdapat  fitur  penambahan gambar  (pictures)  yang  dapat  diambil  secara offline ataupun online , shapes untuk
membuat beragam bentuk, smartart yang dapat digunakan untuk membuat berbagai diagram, chart yang dapat digunakan untuk menampilkan berbagai informasi dalam bentuk grafik.
Gambar 5. SmartArt Graphic
Gambar 6. Chart

## References
Fitur  ini  sangat  baik  digunakan  dalam  pembuatan  proposal  dan  laporan  ataupun dokumen yang membubuhkan banyak gambar, tabel, referensi para ahli, dan bagian- bagian dari dokumen. Melalui fitur ini, user dapat secara otomatis menampilkan Daftar Isi, Daftar Gambar, Daftar Tabel, Footnote, Daftar Pustaka, serta Daftar Index. Hal ini sangat mempermudah pekerjaan, karena waktu pengerjaan menjadi lebih singkat jika dibandingkan dengan melakukannya secara manual. Berikut beberapa fitur yang terdapat pada menu References :
- Table of Contents
Fitur ini biasa digunakan untuk membuat daftar isi secara otomatis, dan apabila ada perubahan, baik penomoran halaman ataupun konten, user dapat melakukan update pada daftar isi tersebut. Dengan melakukan pengaturan Styles pada menu Home pada
beberapa bagian dalam dokumen, user dapat menampilkan daftar isi secara otomatis melalui menu pada gambar di bawah ini.
Gambar 7. Table of Cotents
- Footnotes
Fitur  ini  digunakan  untuk  menampilkan  catatan  kaki  secara  otomatis  pada  bagian bawah sebuah dokumen, biasanya pada karya ilmiah.

## Gambar 8. Footnotes
- Citations and Bibliography
Fitur  ini  digunakan  untuk  membuat  kutipan  dan  daftar  Pustaka  secara  otomatis, dimana user dapat membuat sitasi atau kutipan serta bibliografi yang sangat penting untuk dilakukan ketika mencantumkan kutipan dari para ahli.
Gambar 9. Create Citation
Dan  gambar  di  bawah  ini  adalah  daftar  Pustaka  yang  dihasilkan  secara  otomatis setelah melalukan sitasi.
Gambar 10. Daftar Pustaka ( Bibliography ) - Captions
Fitur ini digunakan untuk memberi nama gambar atau tabel  pada dokumen, untuk kemudian ditampilkan berupa daftar gambar dan gambar tabel secara otomatis.
Gambar 11. Captions pada gambar
- Index
Fitur  ini  digunakan  untuk  mencantumkan  istilah  dan  topik  yang  sedang  dibahas beserta halamannya.
- Table of Autorities
Fitur ini bisa juga digunakan untuk membuat daftar Pustaka secara otomatis seperti fitur bibliography .
2. Surat-menyurat
Salah  satu  pekerjaan  administrasi  adalah  membuat  surat  untuk  diberikan  kepada seseorang  ataupun  instansi,  baik  itu  berupa  surat  undangan,  surat  tugas,  surat keputusan, ataupun surat kerjasama. Hal ini menjadi cukup merepotkan ketika dengan surat  yang  sama  namun  ditujukan  kepada  orang  yang  berbeda  dengan  data  yang berbeda.  Jika  hanya  1-10  tujuan  dan  data  yang  berbeda,  karyawan  masih  mampu mengerjakannya  dengan  cepat,  tetapi  akan  berbeda  jika  sudah  lebih  dari  10  tujuan dengan data yang berbeda. Maka untuk menghemat waktu serta bekerja lebih cerdas, menggunakan menu Mailings atau Mail Merge pada Microsoft Word menjadi solusi terbaik. User hanya  perlu  membuat  satu  buah  surat  dan  membuat  data  yang dibutuhkan,  maka  dengan  beberapa  klik  saja,  banyak  surat  sudah  bisa  dicetak  dan disebar. Hal ini tentu saja menghemat waktu dari karyawan tersebut, sehingga waktu lainnya dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan yang lain.
Bukan  hanya  sekedar  membuat  surat  secara  masal,  menu Mail  Merge ini  mampu membuat label dan amplop, juga surat yang sudah dibuat, dapat langsung dikirimkan melalui e-mail .

## Gambar 13. Mail Merge

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa karyawan administrasi Politeknik LP3I  sudah  cukup  baik  dalam  menggunakan  Microsoft  Word  sebagai  alat  bantu pekerjaannya, sehingga  kinerjanya pun sudah cukup baik.  Namun  dalam beberapa hal, masih  perlu  ditingkatkan  lagi  agar  pekerjaan  dapat  dilakukan  dengan  lebih  cepat  dan penggunaan  Microsoft  Word  pun  menjadi  optimal.  Perlunya  diadakan  pelatihan  untuk mengoptimalkan penggunaan Microsoft Word menjadi salah satu pilihan yang disarankan penulis.
Dengan  segala  keterbatasn  penulis  dalam  melakukan  penelitian  ini,  sehingga  dalam penelitian  ini  masih  banyak  kekurangan,  seperti  bahwa  penulis  belum  melakukan  tes secara  khusus  kepada  karyawan  mengenai  kemampuan  mereka  dalam  menggunakan Microsoft  Word.  Untuk  itu  penulis  menyarankan  untuk  penelitian  selanjutnya  untuk mengukur kemampuan karyawan sebelum dan sesudah diadakannya pelatihan.

## Daftar Pustaka
[1]    Asy  Syifa  Nurul  Haq,  F.,  &  Asmar,  K.  (2022).  Pelatihan  Penggunaan  Microsoft Word dalam Membuat Media Pembelajaran. Jurnal Masyarakat Siber (JMS) , 1 (1),
27–32. Diambil dari https://jurnal.unsia.ac.id/index.php/jms/article/view/46
[2]  Nailan Ni’mah Sinaga, Nurhadiah, dkk. (2022).  Analisis Manfaat dan Pentingnya Microsoft  Word  bagi  Semua  Kalangan. Jurnal  Ilmu  Komputer,  Ekonomi  dan Manajemen (JIKEM) , 2(2), 2751-2756.
[3]    Miftakhur  Rokhman  M.,  Adi  Wibowo  S.,  Agus  Pranoto  Y.  and  Ardi  Widodo  K. (2018)  “PELATIHAN  PEMANFAATAN  MICROSOFT  OFFICE  PADA  STAF PENGAJAR DI SMPLBN (Sekolah Menengah Pertama Luar Biasa Negeri) KOTA MALANG”, Jurnal Mnemonic , 1(1), pp. 4 - 9. doi: 10.36040/mnemonic.v1i1.12.
[4]  Alfan  Subkhi,  Alfian  Riyandoko,  Bani  Maskur  M.  A.,  Daffa  Umar M.,  Donny  Herlangga  R.,  Fara  Yurisu  S.,  Gabriela  Esterika,  Karisma Nugroho,  Muhamad  Abdul  M.,  Rizky  Dwi  S.  (2022).  Pengenalan  Dasar  Aplikasi Microsoft Word Bagi Anak Yayasan As-Syari’iyyah. Abdi Jurnal Publikasi (AJP), 1(2), 206-210 . https://jurnal.portalpublikasi.id/index.php/AJP/article/view/54
[5]  Immanuel M. Ginting, Try A. Bangun, Davin V. Munthe, Sumiati Sihombing. (2019). Pengaruh  Disiplin  Dan  Komunikasi  Terhadap  Kinerja  Karyawan  Di  Pt  Pln  (Unit Induk  Pembangunan  Sumatera  Bagian  Utara). Jurnal  Manajemen,  5(1),35-44 . Diambil dari https://ejournal.lmiimedan.net/index.php/jm/article/view/51
[6]  Eka Wijaya, D. W., & Fauji, D. A. S. (2021). Determinan Kinerja Karyawan Pada Dinas  Pemberdayaan  Masyarakat  Dan  Desa  Kabupaten  Nganjuk. Journal  of  Law, Administration, and Social Science , 1 (2), 84–94. https://doi.org/10.54957/jolas.v1i2.103
[7]  Adi Muhammad Ramadhan, Zulhi Maidani, & Genik Puji Yuhanda. (2022). Analisis Pelaksanaan  Personal  Selling  Di  Gamacomm  Bandung. ATRABIS:  Jurnal Administrasi Bisnis (e-Journal) , 8 (2), 185-194. https://doi.org/10.38204/atrabis.v8i2.1072