Jurnal Aplikasi Administrasi Vol.21 No. 2 Desember 2018

## OPTIMALISASI PROSEDUR OPERASIONAL BERDASARKAN
SERVICE OPERATION SESUAI SIKLUS INFORMATION TECHNOLOGY INFRASTRUCTURE LIBRARY V.3
Triana Wulandari Universitas Nasional Pasim Bandung eclipse.prasetya@gmail.com

## Abstract
This  study  attempts  to  find  out  how  best  in  optimizing  operational  handling technology  in  a  company.  Any  company  that  uses  technology  as  bagain  of  business  can optimize it have to be investment in technology and the opportunities greater sustainability. Way as on the optimizing operational is to provide several a standard procedure that is we can  the  adoption  of  itil  v3  so  that  a  groove  of  work  and  evaluation  can  be  executed  with optimal. With the introduction of the optimization of workflow then it is hoped the process of change can be detected faster so that the sustainability of. petrifaction in his business. The procedures  to  be  furnished  event  management,  among  others  incident  management, fulfillent, request the problem of management and permissions.

## Keyword : Service operation, ITIL, Procedure

## I. Pendahuluan
Revolusi industri 4.0 sudah didepan mata dan banyak perusahaan besar melakukan ekspansi  teknologi  guna  memperluas  pasar  dan  mempercepat  arus  informasi  dan produksi.  Namun  banyak  juga  perusahaan  yang  masih  salah  memutuskan  dalam melakukan  ekspansi  teknologi  sehingga  dampak  besarnya  adalah  kerugian  bagi perusahaan.  Permasalahan  yang  terjadi  tidak  hanya  dari  sisi  teknologi  namun  juga pemahaman sumber daya manusia yang ada masih belum dapat mengikuti konsep dan praktek  teknologi  berbasis  4.0.  Setiap  pelaku  industri  diharapkan  paham  akan  teori revolusi  industri  4.0  dan  bagaimana  menjalankan  teknologi  berdasarkan  4.0  yang memiliki perubahan yang cepat.
Dampak  yang  terjadi  bagi  setiap  operasional  perusahaan  yang  menggunakan teknologi adalah tuntutan terhadap sumber daya manusia yang harus selalu memberikan layanan  prima.  Ketepatan,  kecepatan  dan  proporsional  layanan  menjadi  kunci  utama dalam  keberhasilan  sebuah  perusahaan.  Dalam  optimalisasi  sebuah  layanan  maka dibutuhkan sebuah standar operasional prosedur yang dapat membantu sumber daya manusia mengukur dan melakukan perbaikan dalam bekerja. Salah satu panduan standar yang  banyak  dipakai  oleh  di  dunia  industry  teknologi  adalah  Information  Technology Infrastructure  Library  versi  ke  3.  Panduan  standar  ini  memberikan  arahan  tentang pentingnya sebuah runtutan pekerjaan yang nantinya akan memudahkan evaluasi dan perbaikan dimasa mendatang.
Jurnal Aplikasi Administrasi Vol.21 No. 2 Desember 2018

## II. Landasan Teori

## A. Information Technology Infrastructure Library
Information  Technology  Infrastructure  Library  sebuah best  practice yang banyak  digunakan  khususnya  di  industry  berbasis  teknologi  dan customer orientasi. Information Technology Infrastructure Library atau biasa dikenal dengan ITIL memiliki versi  pendahulunya  yauit  1.0,  2.0  dan  3.0  adalah  versi  terbaru.  ITIL  banyak  dijadikan sebagai pedoman oleh perusahaan yang mementingkan layanan kepada pelanggannya terutama perusahaan yang mengunakan teknologi sebagai bagiandari proses bisnisnya (Aruntani, 2015).
Industri  4.0  yang  mengutamakan  teknologi  sebagai  alat  bantu  pada  proses bisnis  mewajibkan  setiap  operasional  perusahaan  memiliki  dokumen  dan  procedure yang  tepat  guna  menangani  setiap  permasalahan  yang  terjadi  pada  proses  bisnisnya. Sehingga  ITIL  membagi  beberapa  tahapan  dalam  pengembangan  sebuah  layanan menjadi 5 yang disebuat domain. Kelima domain dari ITIL tersebut adalah:
1. Service strategy
2. Service design
3. Service transition
4. Service operation
5. Continual service improvement (Debreceny, 2013)

## Gambar 1. Siklus ITIL

## B.Service Operation
Tujuan dari Service Operation adalah untuk mengoordinasikan dan melaksanakan setiap kegiatan dan proses yang diberikan serta mengelola layanan pada tingkat  yang  disepakati  untuk  pengguna  bisnis  dan  pelanggan.  Sistem  Operation  juga
Jurnal Aplikasi Administrasi Vol.21 No. 2 Desember 2018
bertanggung  jawab  untuk  pengelolaan  berkelanjutan  dari  teknologi  yang  digunakan untuk memberikan dan mendukung layanan.
Proses yang dirancang dengan baik dan diimplementasikan dengan baik untuk melakukan kegiatan operasional sehari-hari untuk mengurangi proses yang tidak bekerja dengan  baik  sehingga  dapat  dievaluasi  dan  diukur.  Pekerjaan  sehari-  hari  Service Operation adalah melakukan perbaikan layanan yang dimungkinkan, memantau kinerja, menilai metrik, dan mengumpulkan data untuk dilakukan proses analisa (Fernandez & Liorens, 2013).

## III. Metodologi Penelitian
Rancangan  metode  yang  digunakan  pada  penelitian  kali  ini  adalah  dengan memanfaatkan standar baku yang sudah dimiliki oleh ITIL v3. Dengan rangan tersebut maka  penulis  melakukan  proses  evaluasi  dengan  cara  studi  lapangan  sehingga memetakan bahwa sistem operasi pada sebuah proses bisnis dapat digambarkan dengan diagram berikut:
Gambar 2. Sistem Operasi Bisnis
Jurnal Aplikasi Administrasi Vol.21 No. 2 Desember 2018

## IV. Hasil Dan Pembahasan Optimalisasi Prosedur Operasional Dengan Service Operation
Untuk melakukan optimalisasi prosedur operasional maka sebaiknya setiap tim operasional melakukan proses dokumentasi dan pencatatan terhadap:
1. Event Manajemen
2. Insiden Manajemen
3. Pemenuhan terhadap perubahan
4. Problem Manajemen
5. Pengaturan hak akses sumber daya
Sehingga  proses  keberlangsungan  terhadap  sebuah  layanan  pada  proses  bisnis  dapat dinilai dan diukur dengan baik.

## Event Manajemen
Hal berikut yang sebaiknya dilakukan untuk melakukan proses optimalisasi dari segi event management:
1. Membuat  antarmuka  multi-lingkungan,  sehingga  memudahkan  dan memungkinkan untuk memantau seluruh layanan yang heterogen dari seluruh Infrastruktur organisasi.
2. Antarmuka mudah digunakan, dengan biaya yang minimal.
3. Membuat antarmuka standar untuk memantau lingkungan / komponen / sistem.
4. Membuat antarmuka untuk menerima standar peringatan.
5. Routing terpusat dari semua peristiwa ke satu lokasi, sehingga memungkinkan untuk melakukan kontrol lokasi yang berbeda di satu waktu.
6. Dukungan untuk fase desain / uji
7. Penilaian  dan  penanganan  peringatan  yang  dapat  diprogram  tergantung  pada gejala dan dampaknya.
8. Kemampuan yang memungkinkan operator untuk melakukan kontrol terhadap setiap peringatan yang terjadi
9. Fungsionalitas  pelaporan  yang  baik  untuk  memungkinkan  umpan  balik  fase desain dan transisi juga bermakna sebagai informasi bagi pihak manajemen dan pengguna bisnis.

## Insiden Manajemen
Diperlukan  teknologi  Informasi  manajemen  layanan  yang  terintegrasi  dan memiliki fungsi berikut:
1. CMS  integral  untuk  memungkinkan  hubungan  otomatis  dibuat  dan dipertahankan antara insiden, layanan permintaan dan problem.
2. CMS yang dapat digunakan untuk membantu menentukan prioritas dan bantuan dalam penyelidikan dan diagnosis.
3. Sistem  Mesin  aliran  proses  untuk  memungkinkan  proses  ditentukan sebelumnya
4. Kemampuan  untuk  eskalasi  otomatis  untuk  mencegah  insiden  yang diabaikan atau ditunda.
5. Membuat  antarmuka  event  management,  sehingga  setiap  kegagalan dapat secara otomatis dimunculkan sebagai insiden.
Jurnal Aplikasi Administrasi Vol.21 No. 2 Desember 2018
6. Antarmuka web untuk memungkinkan bantuan mandiri dan permintaan layanan menjadi input melalui layar Internet / Intranet.
7. Knowledge Database terintegrasi sehingga dapat didiagnosis dan / atau diselesaikan  insiden  /  problem  dapat  direkam  dan  dicari  sehingga membantu mempercepat resolusi insiden di masa depan. 8. Fasilitas pelaporan yang mudah digunakan untuk memungkinkan insiden metrik  yang  akan  diproduksi  dan  untuk  memfasilitasi  insiden  analisis untuk Manajemen Masalah dan Ketersediaan Tujuan manajemen. 9. Alat  diagnostik  (baik  yang  terintegrasi  atau  yang  dihubungkan  dengan produk terpisah)

## Pengaturan Hak Akses Sumber Daya
Manajemen Akses menggunakan berbagai teknologi, terutama:
1. Teknologi  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia,  untuk  memvalidasi identitas pengguna dan untuk melacak status mereka 2. Teknologi  Layanan  Direktori.  Teknologi  ini  memungkinkan  manajer teknologi  untuk  menetapkan  nama  sumber  daya  di  jaringan  dan kemudian  menyediakan  akses  kesumber  daya  tersebut  berdasarkan profil pengguna. 3. Alat  Layanan  Direktori  juga  mengaktifkan  Access  Manajemen  untuk membuat peran dan grup dan untuk menghubungkan antara pengguna dan sumber daya 4. Fitur Manajemen Akses dalam Aplikasi, Middleware, Sistem Operasi dan Jaringan V. Kesimpulan Dan Saran

## A.Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  dari  pembahasan  pada  penelitian  ini  maka  dapat  diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Dibutuhkan  satu  kebijakan  yang  mewajibkan  setiap  tim  operasional  melakukan proses dokumentasi setiap penanganan event, insiden, request, problem dan access management.
2. Setiap  dokumen  tersebut  selalu  dievaluasi  untuk  melakukan  proses  perbaikan  dan meminimalisir kejadian yang nantinya dapat berdampak signifikan terdapar sebuah proses bisnis

## B.Saran
Hal yang dapat ditindak lanjuti dari hasil penelitian ini adalah:
1. Dibuat sebuah antar muka perangkat lunak yang dapat membantu dalam melakukan proses monitoring operasional sebuah proses bisnis
2. Untuk  lebih  detail  maka  sebaiknya  dilakukan  proses  evalusi  menyeluruh  terhadap operasional proses bisnis sebuah organisasi.

## Daftar Referensi
Aruntani, D. S., 2015. IT Governance and Cobit 5. Mombay: PTT ICT Solution.
Jurnal Aplikasi Administrasi Vol.21 No. 2 Desember 2018
CIMA, 2003. Enterprise Governance . In: Getting The Balance Right. New York: PAIB, p. 11. CIMA, 2007. Enterprise Governance. commerce, O. o. g., 2007. Information Technology Infrastructure Library. 3.0 ed. london: TSO. Debreceny , R. S., 2013. Reseach on IT Governance, Risk and Value:Chalangges and Opportunities Jounal of Infprmation Systems 2013. New York: Springer . Fernandez, A. & Llorens, F., 2013. An IT Governance Framework for University in Spain.
Almerian: Universidad de Almerian.
Garsaoux, M., 2012. Cobit 5 ISACA's new Framework for IT Governance, Risk, Security and Audit. Luxembourg: GLC. Low, C., 2011. A Framework for The Governanve of Social Enterprise. Huddersfield,UK: Hunddersfield. Milner, L., 2014. www.isaga.org. [Online] Available at: http://www.isaca.org/COBIT/focus/Pages/COBIT-5-Advantages-for- Small-Enterprises.aspx Nugroho, H., 2014. Conceptual Model of IT Governance for Higher Educational Based on Cobit 5 Framework.
Oliver, D. & Leihart, J., 2012. Cobit 5: Adding Value Throuh Effective GEIT. s.l.:EDPACS. Organization, I., 2012. Cobit 5 Enabling Process. Rolling Meadow: ISACA. Organization, I., 2012. Cobit 5 for Security. Rolling Meadow: ISACA. Organization, I., 2012. Cobit 5 Implementation. Rolling Meadow: ISACA. Organization, I., 2012. Cobit 5 Laminate. Rolling Meadow: ISACA. Organization, I., 2012. Cobit 5 Self Assessment. Pennsylvania: ISACA. Sylvester, D., 2011. www.iasaca.org. [Online].
Van Greamber, D. H., 2015. Enterprise Governance of Technology Information Achiving Alighment Value Featuring Cobit 5.