Copyright ©2017, ISSN: 2302-4666 print/ 2540-9638 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/lpustaka

## MENYELAMATKAN ARSIP  DARI BENCANA : ANTARA IDEALISME DAN REALITAS
Titiek Suliyati 1*)
1 Program Studi Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Diponegoro
*) Korespondensi: suliyati.titiek@gmail.com

## Abstract
This article is intended to give input to archives institutions either in national or regional level, to government as well as private  ones  in  order  to  save  archives  from  natural  disaster  or  other  damages  caused  by  human  being.The  method applied  in  writing  this  article  is descriptive  analyse,  namely literary  analysis,  documens,  archives  laws  and    rules, documentation from several natural disaster that thread the safety of vital achives. Observing several archives handling in  the  disaster  areas  is  not  yet  maximized. The  problem  shown  in  this  article  is  how  to  synchronize  between  archives handling  in  disaster  areas  with laws and  rules arranged  by  the  government. The  result  of    discussion  shows  that  in reality every  natural  disasters  or  other  disaster  caused  by  human  being  the  saving  archives  is  not  yet  maximum eventhough there  has been laws and rules, so that a lot of archives  damaged. This problem cause the government to suffer from a loss because the vital archives is unchangedable.
Keyword : Archives; disaster; idealism; reality

## Abstrak
Artikel ini  bertujuan  memberikan  masukan  pada  lembaga  kearsipan,  baik  di  tingkat  pusat  maupun  daerah  serta lembaga swasta  dalam upaya menyelamatkan arsip dari bencana alam maupun bencana akibat ulah manusia. Metode yang  digunakan  dalam  penulisan  artikel  ini adalah  analisa  diskriptif  yaitu  melakukan  analisa literatur-literatur, dokumen,  perundang-undangan  dan  peraturan  tentang  kearsipan  dan penyelamatan  arsip  vital  dari  bencana,  serta sejumlah  sumber  sekunder  lainnya. Dari  analisa  tersebut  memperlihatkan  penanganan  dan  penyelamatan  arsip  dari bencana  belum  maksimal. Permasalahan  dalam  artikel  ini  adalah  bagaimana  kesesuaian  antara  penanganan  dan penyelamatan  arsip  vital    di  daerah  bencana  dengan  aturan  dan  perundang-undangan  yang telah  dibuat  oleh pemerintah. Hasil  pembahasan  menunjukkan,  bahwa  walaupun  telah  ada  aturan  dan  undang-undang  tentang penyelamatan arsip, tetapi setiap terjadi bencana alam atau bencana lain yang disebabkan oleh manusia, penanganan dan penyelamatan arsip belum maksimal, sehingga jumlah arsip yang rusak dan musnah sangat tinggi. Hal ini sangat merugikan negara karena arsip vital tidak tergantikan.

## Keyword : Arsip; bencana; idealism; realitas

## 1. Pendahuluan
Sebagai negara yang terletak di Lempeng Eurasia, Lempeng Pasifik dan Lempeng  Indo-Australia,   kondisi alam Indonesia membentuk struktur alam yang indah dengan bukit dan gunung-gunung, baik gunung berapi yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif. Indonesia merupakan salah satu negara di dunia yang paling banyak memiliki gunung berapi yang masih aktif (Widayanti, 2013 : 11).
Alam yang indah, yang ditampilkan oleh gugusan gunung dan bukit, lembah, sungai dan laut, tidak selamanya  keindahannya  menentramkan. Gunung  yang  indah  satu  saat  juga  menampilkan  suasana  yang mengancam  dengan  letusannya.  Sungai  yang  alirannya  tenang,  satu  saat  menjadi  bencana  bagi  manusia  di sekitarnya  akibat  luapannya.  Demikian  juga  dengan  laut  yang  tenang  kadang  mengancam  manusia  dengan gelombangnya  yang  dikenal  dengan tsunami.  Bukit  dan bumi  yang  indah  juga  sering menakutkan  ketika longsor dan gempa.
Bencana  apapun  bentuknya,  baik  yang  diakibatkan  oleh  alam    ataupun  oleh  ulah  manusia  selalu menimbulkan  kerugian,  baik  kerugian  jiwa, finansial, ekonomi,  sosial,  hukum  dan  sebagainya.  Upaya  yang dilakukan  pertama  kali untuk  menangani  bencana adalah  penyelamat jiwa  manusia dan  harta  benda.    Arsip yang  keberadannya  sangat  penting  dalam  kehidupan  manusia,  sering  tidak  terpikirkan  untuk penyelamatannya. Penyelamatan  arsip tidak  hanya  menyelamatkan  fisiknya,  tetapi juga  menyelamatkan informasi yang terekam di dalamnya. Penyelamatan  arsip  dari  bencana  alam  dan  bencana  akibat  ulah manusia  memerlukan  penanganan  yang  serius  dan  penting  dilakukan,  karena  arsip  merupakan  aset negara yang tidak ternilai harganya. Oleh karena itu institusi, baik pemerintah maupun swasta penting melakukan upaya  antisipasi  dan  penyelamatan  arsip-arsipnya. Tujuan  utama  program  penyelamatan  dokumen/arsip adalah pelestarian jangka panjang (Sugiharto, Dhani, 2010 :51)
Tempat-tempat  khusus  yang mengelola  arsip  seperti  lembaga/institusi kearsipan,  perpustakaan, museum, pusat dokumentasi, dan pusat-pusat informasi lainnya, perlu mendapat prioritas dalam perlindungan arsipnya terhadap  bencana alam, sabotase atau    faktor  kelalaian  manusia, karena tempat-tempat  tersebut menyimpan  arsip  atau  dokumen penting/vital  yang  menjadi corporate  memory atau collective  memory bangsa.
Sesuai  dengan  fungsinya arsip-arsip  yang  tersimpan  di  instansi/organisasi  pemerintah  dan  swasta, dibedakan  menjadi  arsip  dinamis  dan  statis. Arsip  dinamis  dibedakan  atas  arsip  dinamis  aktif  dan  arsip dinamis  inaktif.  Arsip-arsip  yang  masih  tinggi  frekuensi  penggunaannya  disebut  arsip  dinamis  aktif.  Arsip yang  frekuensi  penggunaannya  mulai  menurun  disebut  sebagai  arsip  dinamis  inaktif. Menurut  Utomo  ( 2011),  di  dalam  kelompok  arsip  dinamis  aktif  maupun  arsip  dinamis  inaktif  terdapat  arsip dinamis vital maupun arsip dinamis non vital. Di dalam kelompok arsip dinamis non vital terdapat arsip penting dan arsip dinamis berguna.
Menurut  Undang-undang  Nomor  43  Tahun  2009,  yang  dimaksud  arsip  vital  adalah    arsip  yang keberadaannya  merupakan  persyaratan  dasar  bagi  kelangsungan  operasional  pencipta  arsip,  tidak  dapat diperbarui,  dan  tidak  tergantikan  apabila  rusak  atau  hilang. Arsip  vital  berisi  informasi  tentang  keberadaan instansi/organisasi terkait dengan status hukum, hak dan kewajiban, serta aset instansi/organisasi. Arsip vital mutlak  diperlukan  oleh  instansi/organisasi,  karena  jika  hilang,  arsip  ini  tidak  dapat  diganti  dan  akan menghambat kegiatan operasional serta mengancam keberdaan dan kelangsungan organisasi.
Berbeda  dengan  arsip  vital,    arsip  penting (important  archives),  yaitu  arsip  yang  mempunyai  nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan lain-lain. Arsip penting masih digunakan/diperlukan dalam  proses  kelancaran  pekerjaan. Jika  hilang,  arsip  sulit  dicari  penggantinya,  dan  arsip  penting  disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai yang terkandung di dalamnya. Arsip penting merupakan arsip  yang  mengandung  informasi  penting  bagi  instansi,  tetapi  derajatnya  berada  di  bawah  arsip  vital (Rick,1992 : 75).
Ketika terjadi musibah bencana penanganan arsip sebenarnya mencakup semua jenis arsip, baik arsip dinamis  (aktif  dan  inaktif) maupun  arsip  statis. Walaupun  demikian  dalam  suasana yang  kacau  akibat bencana, beberapa  instansi  melakukan prioritas  penangan  arsip.  Ada  instansi  yang  memprioritaskan penanganan arsip-arsip  statis  yang  berkategori  arsip  vital  terlebih  dahulu,  dan  ada  instansi  yang memprioritaskan  arsip dinamis  penting  (Sulistyo-Basuki,  2003  :  249). Dalam  beberapa  bencana  besar  yang melanda  Indonesia,  arsip  vital  yang  rusak dan  tidak  tertangani  jumlahnya  sangat  banyak,  sehingga penanganannya penjadi prioritas.
Untuk  penanganan  arsip  vital  yang  rusak  tidak  bisa  hanya  dibebankan  pada  lembaga-lembaga kearsipan,  tetapi  dapat  pula  melibatkan  masyarakat. Pelibatan  masyarakat  dalam  upaya  penyelamatan  arsip harus dilakukan melalui tahap-tahap pemikiran yang serius dan mendalam, dimulai dari sosialisasi, pelatihan- pelatihan dan  bimbingan secara  teknis. Diharapkan  peranserta  masyarakat  dalam  penangannan  arsip  pasca bencana dapat membantu lembaga kearsipan menyelamatkan aset pemerintah yang tidak ternilai harganya.
Melihat kasus-kasus penanganan arsip vital di daerah bencana yang belum maksimal, maka penulis akan  memformulasikan    permasalahan  penulisan  artikel ini,  yaitu  bagaimana kesesuaian antara penanganan dan  penyelamatan arsip vital di  daerah  bencana dengan  aturan  dan  perundang-undangan  yang  telah  dibuat oleh pemerintah.

## 2. Metode
Pembahasan  dan  analisa  dalam  penulisan  artikel  ini  menggunakan  metode  analisa deskriptif,  yaitu melakukan  analisa  terhadap  sejumlah  literatur,  dokumen, perundang-undangan dan peraturan  tentang Kearsipan serta  Penyelamatan Arsip Vital dari Bencana serta sejumlah sumber data sekunder lainnya. Data- data  yang  diperoleh  dari  literatur,  dokumen,  peraturan  dan  perundang-undangan  dihubungkan  dan dibandingkan    dengan  teori-teori  yang  terkait  dengan  pengelolaan  kearsipan  secara  umum  dan  pengelolaan serta  penyelamatan  arsip  vital  secara  khusus. Dari  analisa  tersebut akan  diketahui kesesuaian  atau ketidaksesuaian  antara peraturan  dan  perundang-undangan  tentang  penyelamatan  arsip  vital  dengan kenyataan di lapangan ketika terjadi bencana dan upaya penyelamatan arsip vital.
Hasil  dari  analisa  digunakan  untuk  mencari solusi dalam  mengantisipasi  kerusakan  dan  musnahnya arsip melalui penanganan dan penyelamat arsip vital ketika terjadi bencana.

## 3. Idealisme  dalam  Penanganan Bencana  yang  Berdampak pada  Kerusakan  dan Musnahnya Arsip.
Dalam  Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2007, yang disebut bencana adalah peristiwa atau  rangkaian  peristiwa  yang  mengancam  dan  mengganggu  kehidupan  dan  penghidupan  masyarakat  yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/atau faktor nonalam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis.
Bencana merupakan peristiwa yang tidak menyenangkan. Seluruh kegiatan masyarakat yang terkena bencana akan mengalami kelumpuhan selama beberapa hari, beberapa bulan, bahkan beberapa tahun. Untuk mengembalikan  kondisi  masyarakat  seperti  keadaan  seperti  sebelum  bencana    memerlukan  usaha  dan partisipasi  semua  pihak,  baik  pemerintah, swasta  maupun  masyarakat.  Arsip  sebagai  bagian  dari  kegiatan masyarakat, ketika terjadi bencana juga mengalami keadaan yang memprihatinkan.
Beberapa bencana besar yang  melanda  Indonesia, yang  menimbulkan banyak  korban jiwa, material dan kerusakan arsip, antara lain banjir bandang yang melanda Semarang pada 25 Januari 1990, tsunami yang terjadi di Nanggroe Aceh Darussalam pada 26 Desember 2004, gempa bumi yang terjadi di Yogyakarta pada 27 Mei  2006, banjir  bandang  di  Situ  Gintung  27  Maret  2009,  gempa  bumi di  Sumatra  Barat  pada  30 September 2009, banjir yang melanda Jakarta setiap tahun, meletusnya gunung Merapi di Jawa tengah pada 3 November 2010 dan masih banyak bencana lainnya.
Korban jiwa manusia, kerugian material, kerusakan gedung, sarana dan prasarana bisa diidentifikasi dan  dikalkulasikan nominalnya,  tetapi  kerusakan  dan  hilangnya    arsip  sangat  sulit  diidentifikasi. Dampak bencana alam maupun bencana yang diakibatkan oleh ulah manusia terhadap arsip sangat besar dan kerugian yang ditimbulkannya tidak dapat dikalkulasikan nominalnya.
Untuk meminimalisir  dampak bencana terhadap arsip, pemerintah telah membuat beberapa Undang- undang dan peraturan yaitu :
1. Peraturan  Kepala  ANRI  Nomor  6  Tahun  2005  yang  merupakan  yang  merupakan  Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara. Peraturan Kepala ANRI Nomor  6  Tahun  2005 ini  dibuat  mengingat  bahwa  pada  kurun  waktu  antara  1990  sampai  dengan tahun  2004  terjadi  banyak  bencana  alam  maupun  bencana  nonalam  yang  terjadi  di  Indonesia,  yang mengakibatkan  sangat  banyak  korban  jiwa,  harta  benda  dan  sarana-prasarana.  Kerugian-kerugian material  dan  nonmaterial  tersebut  juga termasuk  kerusakan  arsip  vital,  yang  merupakan  aset  bagi organisasi dan negara. Peran arsip vital sangat penting  karena terkait dengan pentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau kepentinagn pihak-pihak lainnya. Dengan demikian, arsip vital harus dilindungi  dari  ancaman  yang  menyebabkannya musnah,  hilang  atau  rusak  yang  diakibatkan  oleh
bencana.  Melalui  pengelolaan arsip  vital  yang  terprogram  akan  memberikan  perlindungan, pengamanan dan penyelamatan terhadap dokumen/arsip vital ketika terjadi bencana.
2. Undang-undang Nomor  24  Tahun  2007  Tentang  Penanggulangan Bencana.  Pada  Pasal  6  huruf ‘ g ’ disebutkan,  bahwa tanggung jawab  pemerintah  dalam  penyelenggaraan  penanggulangan  bencana salah  satunya  adalah    pemeliharaan  arsip/dokumen  otentik  dan  kredibel  dari  ancaman  dan  dampak bencana.
3. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009  Tentang  Kearsipan  dalam  Pasal  34  ayat  (1)  (2)  dan  (3),  disebutkan  bahwa      negara menyelenggarakan pelindungan dan penyelamatan arsip milik negara dari bencana. Dalam Undang- undang  Nomor  43  Tahun  2009,  juga  disebutkan,  bahwa masyarakat  dapat  berperan  serta  dalam pengelolaan,  penyelamatan,  penggunaan  arsip,  dan  penyediaan  sumber  daya  pendukung,  serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
4. Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  23  Tahun  2015  Tentang  Pelindungan Dan Penyelamatan Arsip Dari Bencana. Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor  23  Tahun  2015,  yang  pada pasal-pasalnya  menyebutkan  secara  menyeluruh dan  lengkap aktivitas  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip  dari  bencana dimulai  dari    tahap  prabencana,  saat tanggap  darurat,  saat  pascabencana  (pasal  4),  jenis  arsip  yang  dilindungi    dan  diselamatkan  adalah arsip  milik  Negara, perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan, yang  berupa  arsip  arsip  dinamis,    arsip  statis,    arsip  terjaga  dan  arsip  vital    dalam  media    kertas, elektronik dan atau audio visual (pasal 5), penanggungjawab kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip (pasal 7).
Selain  dari  Undang-undang  dan  peraturan-peraturan pemerintah  tentang  pengelolaan,  pemeliharaan, pelindungan  dan  penyelamatan  arsip,    Menteri  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  (Menpan)  pada  tanggal  17 Agustus  2016  telah  mencanangkan  Gerakan  Nasional  Sadar  Tertib  Arsip  (GNSTA) yang  dipelopori  oleh ANRI, sebagai upaya pelaksanaan kearsipan yang baik. Strategi utama GNSTA adalah:
- Menertibkan  Arsip  di  Lembaga  Negara  dan  Pemerintah  Daerah  sebagai  prioritas  utama  dalam penyelenggaraan kearsipan.
- Peningkatan kapasitas dan kompetensi SDM kearsipan pada Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah
- Peningkatan  partisipasi  masyarakat  dalam  pengelolaan,  penyelamatan,  penggunaan  arsip,    penyediaan sumber daya pendukung serta penyelenggaraan diklat kearsipan, pengawasan dan sosialisasi.
Penanggulangan  bencana    telah  diatur  dalam  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 pasal 4, yang tahapannya adalah  prabencana,  saat tanggap darurat dan pascabencana.
Tahapan prabencana yaitu antara lain :
1. Lembaga  kearsipan  di  tingkat  pusat  maupun  daerah  perlu  melakukan  sosialisasi  secara  maksimal  dan menyeluruh  tentang  undang-undang  dan  peraturan-peraturan  pemerintah  tentang  pengelolaan, pemeliharaan,  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip,  kepada  pihak-pihak  yang  terkait  secara  langsung dalam penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana.
2. Melakukan  antisipasi  atau tindakan  preventif sebelum  terjadi  bencana,  yaitu  mengetahui  dan  memahami letak atau lokasi lembaganya, apakah terletak di daerah rawan banjir, rawan longsor, dekat dengan gunung berapi  dan  rawan  gempa.  Bila  lembaga  yang  menyimpan  arsip- arsip vital  ini  terletak  di  daerah  rawan bencana, maka harus dipersiapkan peralatan penyimpanan arsip yang aman seperti  lemari arsip dan boks arsip yang tahan api, tahan air, tahan debu dan tahan lumpur.
3. Perlu  ada  perencanaan  dalam  penanganan  dan  penyelamatan arsip  dari  bencana,  mulai  dari  antisipasi terjadinya bencana, koordinasi, penangangan dan penyelamatan  arsip dari bencana.
4. Membentuk tim penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana.
5. Melakukan pelatihan teknis kepada pegawai-pegawai di instansi agar terampil melakukan penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana.
6. Membentuk sistim informasi dan komunikasi terpadu, yaitu komunikasi antara pimpinan instansi, para staf di  instansi,  aparat  keamanan,  pihak-pihak  yang  terkait  dengan  bencana  seperti  Badan  Penanggulangan Bencana  setempat,  Dinas  Pemadam  Kebakaran,  Palang  Merah  Indonesia,  serta  masyarakat  yang  bisa dimintai  bantuan. Selain  itu  juga memperhatikan  informasi  dari  Badan  Meteorologi,  Klimatologi,  dan Geofisika (BMKG) tentang cuaca, kondisi alam, lingkungan dan kondisi bumi.
7. Bekerja sama dengan instansi-instansi lain yang lokasinya jauh dari lokasi bencana, yang dapat dijadikan tempat penitipan sementara untuk mengamankan arsip dari bencana.
Tahapan tanggap darurat yaitu pengelola arsip harus melakukan analisa teoritis tentang penyebab dan akibat  dari  bencana    dan mulai  merencanakan  tindangan  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip  dalam  waktu yang  singkat.  Selain  itu melakukan  koordinasi  dengan  instansi-instansi  lain  seperti  Badan  Nasional Penanggulangan  Bencana  (BNPB)  atau Badan  Penanggulangan  Bencana  Daerah  (BPBD)  dan  lembaga kearsipan dalam upaya :
- mengurangi resiko kerusakan fisik arsip dan informasi yang terkandung di dalamnya.
- melakukan dukungan dalam penanganan  kerusakan arsip
- penyelamatan dan evakuasi arsip,  pelayanan perbaikan arsip,  normalisasi, rehabilitasi dan rekonstruksi kerusakan arsip.
Pengelola  arsip  di  lembaga  kearsipan  di  tingkat  pusat  maupun  daerah  juga  harus  melakukan penanggulangan, yaitu melakukan  mobilisasi bantuan tanggap  darurat terhadap pencipta arsip, bantuan dan penanganan  arsip,  bantuan  penanganan  sarana  kearsipan,  penanganan  infrastruktur  kearsipan,  pemulihan fungsi penyelenggaraan kearsipan, bantuan  konsultasi kearsipan.
Penanganan arsip pascabencana yaitu upaya melakukan rehabilitasi dan rekontruksi, yang  meliputi, pemulihan fungsi prasarana kearsipan, rehabilitasi infrastruktur kearsipan, rekonstruksi prasarana kearsipan, peningkatan  kapasitas  sistem  kearsipan,  perbaikan  lingkungan  kerja,  penataan  ruang  pengelolaan  arsip, peningkatan peran serta masyarakat dalam pemeliharaan dan perlindungan arsip, dan peningkatan koordinasi kerja dengan instansi terkait.
Dari  beberapa Undang-undang yang dibuat pemerintah, peraturan-peraturan yang dibuat oleh Kepala Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI),  dan  program  GNSTA  tersebut  di  atas,  seharusnya penanggulangan  bencana  yang  berdampak  pada  kerusakan  dan  musnahnya  arsip  dapat  dicegah  atau  paling tidak dapat diminimalisir.

## 4. Realitas dalam Pelindungan  dan Penyelamatan Arsip dari Bencana
Menyadari  bahwa  letak  geografis  Indonesia  yang  rawan  bencana,  maka    lembaga-lembaga  pemerintah, lembaga  swasta,    organisasi  sosial,  organisasi  masyarakat  dan  masyarakat  umum  yang  menyimpan  arsip penting dan arsip vital,  diharapkan selalu siaga menghadapi bencana yang bisa terjadi sewaktu-waktu, yang dapat memporakporandakan dan menusnahkan arsip-arsipnya.
Arsip-arsip  yang  rusak  akibat  bencana  dapat  diidentifikasi,  yaitu  arsip  yang  rusak  akibat  bencana tsunami, banjir, gempa bumi, tanah longsor, gunung meletus dan kebakaran. Bencana banjir, gunung meletus, tanah longsor, yang peristiwanya dapat diprediksi atau diamati, sebenarnya memberikan kesempatan kepada pengelola  arsip di  lembaga-lembaga  arsip  di  pusat  maupun  di  daerah untuk  melakukan  tindakan preventif semaksimal mungkin agar arsip-arsip yang tersimpan di lembaga kearsipan tersebut dapat diselamatkan. Hal ini  berbeda  dengan  bencana  kebakaran  yang  sering  terjadi secara  tiba-tiba,  sehingga  arsip-arsip  secara fisik hancur dan informasinya sulit dilacak. Arsip yang rusak akibat tsunami, banjir, gempa bumi, tanah longsor, gunung meletus masih bisa direstorasi.
Walaupun  telah  ada  Undang-undang    dan  peraturan  tentang  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip, namun  selalu  saja  pengelola  arsip  di  lembaga-lembaga    pemerintah,  lembaga  swasta,    organisasi  sosial, organisasi masyarakat dan masyarakat umum kebingungan dalam melakukan pelindungan dan penyelamatan arsipnya (Surotani, 2011 : 20). Ada  banyak  faktor    yang  menjadi  penyebab  pelaksanaan  dari  Undang- undang tentang Kearsipan dan Peraturan yang dibuat oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tersebut  di  atas,    tidak  sesuai  dengan  harapan.  Undang-undang  dan  peraturan-peraturan  tentang  kearsipan, khususnya  untuk  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip, yang  telah  dibuat  pemerintah  dan  ANRI,  belum sepenuhnya dipahami dan dilaksanakan oleh pengelola arsip.
Dalam  kegiatan  penanganan  dan  penyelamatan  arsip,  lembaga  kearsipan,  baik  di  tingkat  pusat maupun  daerah  serta  lembaga-lembaga/  instansi  lain  belum  sepenuhnya  melakukan apa  diidealkan  atau
diharapkan,  seperti  yang  sudah  dituangkan  dalam  undang-undang  dan  peraturan    pemerintah  tentang kearsipan.
Ketidaksesuaian antara undang-undang dan peraturan pemerintah tentang kearsipan tersebut terlihat dari tahapan prabencana, yaitu :
1. Sosialisasi  undang-undang  dan  peraturan  tentang  pengelolaan,  pemeliharaan,  pelindungan  dan penyelamatan  arsip,  belum  dilakukan  secara  maksimal  kepada  pihak-pihak  yang  terkait  secara  langsung dalam  penanganan  dan  penyelamatan  arsip  dari  bencana.  Akibatnya  adalah    ketika  terjadi  bencana pengelola  arsip  tidak  secara  cepat  dan  tanggap menghadapi situasi  bencana  yang  mengancam  arsip. Mereka kebingungan ketika harus menyelamatkan arsip yang hancur dan rusak.
2. Belum ada pelatihan teknis yang kontinyu  untuk  pegawai-pegawai di lembaga-lembaga arsip di pusat dan daerah  serta  di  instansi,  sehingga  penanganan  dan  penyelamatan  arsip  dari  bencana  tidak  terarah  dan sistematis.Ketiadaan  SDM  yang  mumpuni  dalam  penanganan  dan  penyelamatan  arsip  dari bencanya mengakibatkan penanganan  dan  penyelamatan  arsip  sangat  lambatdan  arsip  banyak  yang  rusah  bahkan musnah.
3. Lembaga-lembaga  kearsipan di  tingkat  pusat  maupun  daerah  belum  melakukan  antisipasi  atau  tindakan preventif terhadap bencana. Walaupun  mereka sudah  mengetahui  lokasi  lembaga  kearsipan  berada  di daerah  rawan  bencana,  tetapi  mereka  tidak  mempersiapkan  peralatan  penyimpanan  arsip  yang  dapat melidungi  arsip  dari  dampak  bencana.  Dengan  demikian  ketika  terjadi  bencana  banjir,  longsor,  gempa bumi, tsunami, kebakaran  dan lain sebagainya, banyak arsip vital dan arsip penting yang rusak dan tidak dapat diselamatkan.
4. Perencanaan dalam penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana, belum dilakukan secara maksimal oleh  lembaga-lembaga  kearsipan  di  tingkat pusat  maupun  daerah,  sehingga  ketika  terjadi  bencana tidak ada koordinasi yang sistematis dalam penanganan dan penyelamatan arsip.
5. Pembentukan tim penanganan dan penyelamatan arsip dari bencana sangat lambat, sehingga ketika terjadi bencana, banyak arsip yang rusak dan tidak dapat ditangani .
6. Sistim  informasi  dan komunikasi  terpadu di antara  pimpinan  instansi,  para  staf  di  instansi,  aparat keamanan,  pihak-pihak  yang  terkait  dengan  bencana  seperti  Badan  Penanggulangan  Bencana  setempat, Dinas  Pemadam  Kebakaran,  Palang  Merah  Indonesia,  serta  masyarakat  belum  berjalan. Hal  ini mengakibatkan penanganan arsip yang terkena bencana berjalan lambat
7. Kerja sama  dengan  instansi-instansi  lain  yang  lokasinya  jauh  dari  lokasi  bencana, yang  akan  dijadikan tempat  penitipan  sementara  untuk  mengamankan  arsip  dari  bencana,  belum  menjadi  prioritas.  Dengan demikian banyak arsip vital milik lembaga dan instansi yang tidak dapat diselamatkan
Pada tahap tanggap darurat pengelola arsip di lembaga-lembaga kearsipan terutama di daerah belum sepenuhnya melakukan analisa teoritis tentang penyebab dan akibat dari bencana  dan mulai merencanakan
tindangan  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip  dalam  waktu  yang  singkat,  sehingga  sering  terjadi  tindakan pengamanan  dan  penyelamatan  arsip  secara  mendadak  ketika  bencana  melanda.  Hal  ini  tentu  saja  sangat berisiko dalam upaya pengamanan dan penyelamatan arsip, karena tanpa perencanaan.
Koordinasi  dengan  instansi-instansi  lain  seperti  Badan  Nasional  Penanggulangan  Bencana  (BNPB) atau  Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) dan lembaga kearsipan di daerah lain sering dilakukan terlambat, sehingga kerusakan fisik arsip dan informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat dicegah.
Penanganan arsip pascabencana yang meliputi rehabilitasi dan rekontruksi arsip  belum dilaksanakan secara  maksimal. Pemulihan  fungsi  prasarana  kearsipan,  rehabilitasi  infrastruktur  kearsipan,  rekonstruksi prasarana  kearsipan,  peningkatan  kapasitas  sistem  kearsipan,  perbaikan  lingkungan  kerja,  penataan  ruang pengelolaan  arsip,  peningkatan  peran  serta  masyarakat  dalam  pemeliharaan  dan  perlindungan  arsip,  dan koordinasi  kerja  dengan  instansi  terkait juga belum  dilaksanakan  secara  maksimal. Hal  ini  sesuai  dengan pernyataan  Azmi  (2013)  yang  menyebutkan  bahwa,  pada  tahap penanganan  arsip  pascabencana  lembaga pemerintah maupun swasta prosesnya lambat sehingga pemulihan fungsi kelembagaan dan pelayanan kepada masyarakat juga berjalan lambat.
Inti  persoalan dari bencana rutin, seperti banjir, longsor, letusan gunung berapi adalah pada beberapa hal  yang  terkait  dengan  pemeliharaan  lingkungan  yang  kurang  baik,    penerapan Standart  Operating Procedure (SOP)  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip  yang  belum  maksimal,    koordinasi  yang  tidak berjalan, SDM yang terbatas,  dana yang terbatas, pemikiran jangka pendek dan tidak sistematis.
Untuk bencana alam tsunami di beberapa daerah di Indonesia, merupakan bencana alam yang tidak dapat diantisipasi. Khusus bencana tsunami di Aceh yang terjadi pada tanggal 26 Desember 2004, merupakan bencana  nasional  yang  sangat  hebat.  Tidak  hanya  korban  jiwa,  harta  benda,  sarana-prasarana  yang  sangat besar jumlahnya, tetapi juga kerugian lain yaitu hilang dan rusaknya ribuan arsip vital.
Undang-undang  dan  peraturan  tentang  kearsipan  yang  telah  disusun  oleh  pemerintah  dan  Kepala ANRI, bila diterapkan pada kasus tsunami kemungkinannya arsip-arsip yang musnah dan rusak  tidak separah yang terjadi. ANRI telah melakukan upaya yang sangat luar biasa untuk  menyelamatkan dan merehabilitasi arsip vital dalam jumlah yang banyak. Walaupun demikian ANRI memiliki keterbatasan SDM, dalam jumlah dan kualitas.  Bila saja pasal 71,72,73,74,75,76 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, yang  mengatur  peran  serta  masyarakat  diterapkan,  maka  ANRI  memiliki  mitra untuk  bekerja  sama  dalam penanggulangan  bencana  kearsipan.  Diperlukan  upaya  yang  terus-menerus  untuk  melakukan  sosialisasi kepada  masyarakat,  yang  mendorong  mereka  berperan  aktif  dalam  kegiatan  kearsipan,  terutama  pada pelindungan  dan  penyelamatan  arsip.  Untuk  saat  ini  peran  serta  masyarakat  di  bidang  kearsipan  dapat disinkronkan  dengan  GNSTA,  untuk  antisipasi  bila  terjadi  lagi  bencana  serupa. Kemauan,  tanggungjawab dan kerjasama semua pihak sangat diharapkan untuk mencapai hasil yang maksimal dalam pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana.

## 5. Upaya Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari Bencana
Pada  beberapa  peristiwa  bencana  upaya  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip  terus  berjalan.  ANRI  sebagai Lembaga  Kearsipan  selalu  menjadi  pelopor  dalam  upaya  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip.  Beberapa peristiwa pelindungan dan penyelamatan arsip yang  dipelopori ANRI :
1. Peristiwa tsunami  di  Aceh.    Setelah  peristiwa tsunami, puluhan  ribu arsip  yang  berupa  sertifikat tanah dengan  dengan volume 840 meter kubik berhasil diselamatkan dan diperbaiki oleh ANRI melalui teknik pembersihan  berteknologi  Jepang  (https://www.suarakarya-online.com,21/03/2007). Pelindungan  dan penyelamatan  arsip  tersebut  bukan  tanpa  kendala,  tetapi  banyak  kendala  yang  harus  dihadapi  tim pelindungan dan penyelamatan arsip dari ANRI, seperti masalah pengangkutan, masalah peralatan yang tidak  memadai.  Dalam  kegiatan  ini  ANRI  bekerjasama  dengan  TNI  AU  untuk  mengangkut  arsip-arsip yang  rusak  dan  bererjasama  dengan  pemerintah  Jepang  melalui Prof.  Sakamoto.  Kerjasama  dengan pemerintah Jepang adalah Vacuum Freeze Dry Chamber yang berfungsi  untuk  restorasi  arsip.
Upaya  pelindungan  penyelamatan  arsip  ini  dilakukan  oleh  orang-orang  yang  memiliki  dedikasi  dan tanggungjawab yang tinggi terhadap pelindungan dan penyelamatan arsip. Dedikasi dan tanggung jawab mereka patut menjadi teladan masyarakat dan generasi muda Indonesia.
2. Setelah  ANRI  melakukan  penanganan  arsip  pasca  bencana  Aceh,  ANRI  terus berkiprah  dalam penanganan arsip pasca bencana lainnya. Gempa bumi dan tsunami di Aceh dan Sumatra Utara, disusul dengan  gempa dasyat yang memporakporandakan Nias, Sumatra Utara. ANRI dalam peristiwa gempa di Nias ini juga berkiprah melakukan pelindungan dan penyelamatan arsip.
3. Banjir besar akibat meluapnya Sungai Bengawan Solo pada tahun 2006 yang menyebabkan kota-kota di sepanjang  sungai  tersebut  terendam  banjir  seperti  Ngawi,  Ponorogo,Bojonegoro  menyebabkan  korban jiwa, harta dan kerugian atas rusak dan musnahnya arsip. Dalam peristiwa ini ANRI berusaha membantu lembaga – lembaga negara, swasta dan masyarakat untuk merestorasi arsipnya.
4. Banjir  di  Jakarta  dan  Bekasi  yang terjadi  setiap  tahun menyebabkan  arsip-arsip lembaga-lembaga pemerintah dan milik masyarakat rusak. Peran ANRI dalam pelindungan dan penyelamatan arsip cukup besar dalam peristiwa ini.
5. Gempa bumi di Sumatra Barat pada 30 September 2009, merusak dan memusnahkan banyak arsip. ANRI berparsisipasi  dalam  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip  milik lembaga  pemerintah,  swasta  dan masyarakat.
6. Jebolnya  waduk  Situ  Gintung  Kabupaten  Tangerang  Selatan  pada  27  Maret  2009,  melibatkan  ANRI dalam pelindungan dan penyelamatan arsip milik masyarakat yang rusak
7. Kebakaran  kantor  Komnas  anak  di  Jakarta  Selatan,  dan  Banjir  di  DKI  Jakarta  pada  awal  tahun  2013, yang melibatkan ANRI dalam mengidentifikasi arsip yang rusak dan musnah
8. Meletusnya  gunung  Merapi  di  Jawa  tengah  pada  3  November  2010,  yang  mengakibatkan  arsip  milik lembaga pemerintah, swasta, Perguruan Tinggi dan masyarakat banyak yang rusak. ANRI terlibat dalam rehabilitasi dan restorasi arsip-arsip yang rusak tersebut.

## 6. Simpulan
Upaya  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip  dari  bencana  saat  ini  terus  dikembangkan  oleh  pemerintah melalui  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia,  Arsip  Daerah  Provinsi,  Arsip  Daerah  Kabupaten/Kota,  yaitu dengan  dibuatnya  Undang-undang    Kearsipan  dan  Peraturan  kepala  Arsip  Nasional  Indonesia  tentang Kearsipan.
Walaupun  telah  ada  Undang-undang  Kearsipan    dan  Peraturan  kepala  Arsip  Nasional Indonesia tentang  Kearsipan,  yang  berkaitan  dengan  upaya penanganan, pelindungan  dan  penyelamatan  arsip,  namun dalam pelaksanaannya masih banyak kekurangan. Tahap-tahap penanganan dan penyelamatan arsip terhadap bencana  mulai  dari  tahap  prabencana,  tanggap darurat  dan  pasca  bencana,  belum  sesuai  dengan  petuntuk pelaksanaan  yang  tertuang  dalam  undang-undang  dan  peraturan  tentang  pengelolaan,  pemeliharaan, pelindungan  dan  penyelamatan  arsip. Kekurangan atau  ketidaksesuaian dalam  imlementasi  penanganan, pelindungan dan penyelamatan arsip yang tertuang dalam undang-undang dan peraturan tersebut disebabkan oleh  beberapa  faktor.  Faktor  pertama  adalah  SDM  yang  kurang  memahami  isi  dari  Undang-undang  dan peraturan  terkait  dengan  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip, penerapan Standart  Operating Procedure (SOP)  pelindungan  dan  penyelamatan  arsip  yang  belum  maksimal,    koordinasi antarlembanga yang belum berjalan maksimal,  SDM  yang  terbatas,    dana operasional  yang  tidak  memadai, sasaran  program  dan pemikiran para pengelola arsip dalam penanggulangan bencana terhadap arsip hanya berupa program jangka pendek dan tidak sistematis. Pengembangan SDM di bidang kearsipan menjadi tantangan di masa yang akan datang, yang akan melindungi dan menyelamatkan arsip sebagai aset negara.
Untuk pelibatan masyarakat dalam pelindungan dan penyelamatan arsip masih belum direalisasikan. Sosialisasi kepada masyarakat tentang peran penting arsip dalam kehidupan berbangsa dan bernegara belum dilakukan secara kontinyu dan sistematis. Peran serta masyarakat sangat dibutuhkan agar upaya pelindungan dan penyelamatan arsip yang dilakukan oleh ANRI, Arsip Daerah provinsi dan Arsip Daerah Kabupaten/Kota
dapat  berjalan  lebih  baik  dan  maksimal.  Generasi  muda  perlu  dilibatkan  dalam  kegiatan  kearsipan  untuk menumbuhkan dan mengembangkan nasionalisme kebangsaan yang positif.

## Daftar Pustaka
Azmi. Penanggulangan  Kerusakan  Arsip  Akibat  Bencana  Banjir. Jakarta  :  ANRI dalam  Majalah ARSIP Edisi 60 Tahun 2013
Ricks,  Betty  R.,  et  al., Information  and  Image  Management:  A  Records  System  Approach (Ohio:  South- Western Publishing, 1992), hlm. 75.
Sitepu,  Apallidya,  dkk. Kesiapsiagaan  Dalam  Mengantisipasi  Bencana  Di  Perpustakaan  Dan  Pusat Arsip. Jakarta  :  PDII-LIPI,  dalam  Jurnal  BACA:  Jurnal  Dokumentasi,  Informasi  dan Perpustakaan, Vol. 30, No.1, Agustus 2009
Sulistyo-Basuki.  2003.  Manajemen  Arsip  Dinamis  :  Pengantar  memahami  dan  mengelola  Informasi  dan Dokumen . Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama
Surotani,  Suhardo.2011. Perlindungan Arsip Vital .Yogyakarta: Kanisius.
Utomo,  Djoko,  Arsip  Terjaga  :  Penjaga  keutuhan  dan  Kedaulatan  NKRI  .  Jakarta  :  ANRI  dalam  Jurnal Kearsipan Vol.6 Nomor 1, Bulan Desember 2011.
Widayanti, Tuti Sri. Pendokumentasian Arsip Bencana Upaya Mengetahui Pola Penanggulangan Bencana . Jakarta : ANRI  dalam Majalah ARSIP Edisi 60 Tahun 2013

## Undang-Undang dan Peraturan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Peraturan  Kepala  ANRI  Nomor  6  Tahun  2005  tentang    Pedoman  Perlindungan,  Pengamanan  dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara
Undang-undang  Nomor 24 Tahun 2007 Tentang Penanggulangan Bencana.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  23  Tahun  2015  Tentang  Pelindungan  Dan Penyelamatan Arsip Dari Bencana
Sumber dari Internet :
(https://www.suarakarya-online.com,21/03/2007).