## GAMBARAN KETIDAKTERSEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RSUD DR. SOEKARDJO TASIKMALAYA
Any Octavia Purnama Sari 1 , Imas Masturoh 2
1,2 Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya octaany@gmail.com 1 , imas.mth74@gmail.com 2

## Abstract
Good medical records is contain continuous data from the beginning to the end of treatment, so if the medical records unavailable it would disruption many aspects from the patient’s treatment to the payment process. This research aims to describe the unavailability of outpatient medical record in Dr. Soekardjo Tasikmalaya. Mix method sequentional explanatory was used in this research. The amount of samples is 4611 medical records with total sampling technic for two weeks. The results showed there are 22 medical records were not available. The highest unavailability by payment type BPJS 91%, interna clinic 27.3%, and the previous visit on Tuesday,
limited human resources,  inappropriate  storage, medical records  were  taken  of patients, limited facilities of the claims, the absence of the report claims, the disruption of the patients’s treatment, and patients wait a long time for treatment. There are similarities unavailability of medical records were missing if viewed by the previous visit and when the loss occurs on Thursday. Advised to recording expenditures medical records and color code on the medical records.
Keywords:

## Abstrak
Rekam medis yang baik adalah memiliki data yang berkesinambungan sejak awal hingga akhir perawatan, sehingga jika dokumen rekam medis tidak tersedia maka akan mengganggu berbagai aspek mulai dari pengobatan pasien hingga proses pembayarannya. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui ketidaktersediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Dr. Soekardjo Tasikmalaya. Jenis penelitian ini mix method sequentional explanatory. Besar sampel 4611 dokumen rekam medis dengan teknik sampel jenuh yang dilakukan selama dua minggu. Hasil penelitian menunjukan bahwa terdapat 22 dokumen rekam medis yang tidak tersedia. Ketidaktersediaan tertinggi berdasarkan jenis pembayaran BPJS 91%, poliklinik penyakit dalam 27,3%, dan kunjungan sebelumnya pada hari selasa, kamis dan jumat masing-masing 22,7%, kunjungan saat terjadi kehilangan yaitu kamis 36,4%. Sistem peyimpanannya yang digunakan adalah desentralisasi, sedangkan untuk penjajarannya yaitu
Penyebab  ketidaktersediaan  yaitu  terbatasnya  SDM,  kesalahan  penyimpanan,  dokumen  rekam  medis  dibawa pasien, terbatasnya sarana dan prasarana, kesalahan penulisan nomor. Dampaknya pembiayaan klaim kurang sesuai, hangusnya klaim, tidak terdapatnya laporan klaim, terganggunya pengobatan pasien, dan pasien menunggu lama. Terdapat kesamaan ketidaktersediaan dokumen rekam medis yang hilang jika dilihat berdasarkan hari kunjungan sebelumnya  dan saat  terjadi  kehilangan,  yaitu  pada  hari kamis.  Disarankan melakukan  pencatatan pengeluaran dokumen rekam medis dan kode warna pada dokumen rekam medis.
Kata Kunci: Ketidaktersediaan, Dokumen Rekam Medis, Pasien Rawat Jalan,

## PENDAHULUAN
Kesehatan  merupakan  salah  satu  kebutuhan  pokok hidup manusia yang bersifat mutlak. Hidup sehat berarti tercapainya suatu keadaan yang sempurna baik secara ragawi maupun non-ragawi. Demi tercapainya hidup
yang sehat tersebut maka diperlukan upaya kesehatan bagi  setiap  orang.  Saat  ini  salah  satu  tempat  sarana pelayanan kesehatan yang menjadi tujuan masyarakat adalah rumah sakit. Rumah sakit merupakan institusi pelayanan  bagi  masyarakat  dengan  karateristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu
pengetahuan  kesehatan,  kemajuan  teknologi,  dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Salah satu cara atau kegiatan dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan di rumah sakit dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah  satunya  dengan  penyelenggaraan  rekam  medis (Undang-Undang No. 44 tahun 2009 pasal 1).
Menurut  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia  No.  269/Menkes/PER/III/2008  tentang Rekam Medis pasal 1 ayat 1, rekam medis adalah berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen tentang  identitas  pasien,  pengobatan,  tindakan, dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada pasien.  Salah  satu  kegiatan  pengolahan  berkas rekam  medis  yaitu  penyimpanan  berkas  rekam medis.  Bagian  ini  bertujuan  untuk  menyediakan DRM  untuk  berbagai  keperluan,  mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis  yang  disimpan  di  dalam  rak ,  mudah mengambil  dari  tempat  penyimpanan,  mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis
biologi (Budi, 2011).
Rekam medis digunakan oleh dokter, perawat dan profesi kesehatan lainnya terkait sebagai pengingat mengenai  tindakan  dan  pengobatan  yang  telah diberikan  kepada  pasien,  sehingga  informasinya dapat digunakan secara berulang jika pasien datang kembali  ke  tempat  pelayanan  kesehatan  yang bersangkutan  (Hatta,  2013).Berdasarkan  petunjuk
medis oleh asuransi erat kaitannya dengan keuangan rumah sakit, karena dari dokumen rekam medis akan dianalisis isinya yang nantinya dapat mempengaruhi biaya yang diajukan (BPJS Kesehatan, 2014). Selain untuk  proses  asuransi,  rekam  medis  juga  dapat diminta sewaktu-waktu oleh pihak pengadilan jika terdapat gugatan dari pasien yang merasa dirugikan terhadap  pelayanan  yang  telah  diterimanya.  Oleh karena itu ketersediaan rekam medis sangat penting dalam  hal  hukum,  karena  dapat  memegang  peran sebagai bukti hukum yang dapat melindungi pasien serta  berbagai profesi tenaga kesehatan dari jeratan hukum (Depkes RI, 2006).
Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit NHS Inggris menyatakan bahwa dari 1161 pasien rawat jalan terdapat 18 pasien (1,5%) yang seluruh berkas rekam medisnya hilang dan 175 pasien (15%) yang sebagian berkas rekam medisnya hilang, yaitu satu
atau lebih formulir di dalam rekam medisnya tidak ada.  Dampak  dari  kejadian  ini  yaitu  sebesar  32% dari pasien yang rekam medisnya hilang mengalami keterlambatan  atau  gangguan  terhadap  perawatan mereka  dan  20%  memiliki  resiko  bahaya  seperti efek samping yang serius karena hasil tes diagnostik, radiologi  dan  catatan tindakan  yang  hilang.  Lebih dari  setengah  kasus  yang  rekam  medisnya  hilang, dokter  hanya  mengandalkan  informasi  klinis  dari hasil  wawancara  kepada  pasien  untuk  melakukan keputusan klinis saat ini (Burnett, 2011).
Pada kejadian tidak ditemukannya dokumen rekam medis, pasien yang bersangkutan akan merugi, dalam arti informasi tentang riwayat kesehatan pasien yang sangat penting untuk perawatan kesehatannya tidak tersedia.  Jika  hal  tersebut  terjadi,  maka  informasi untuk  mengambil  tindakan  yang  diperlukan  akan berkurang  nilai  kelengkapannya.  Oleh  karena  itu, jika  rekam  medis  tidak  ada  saat  diperlukan  untuk merawat  pasien,  maka  sistem  rekam  medis  tidak dapat  berjalan  lancar  (Depkes  RI,  2006).  Hal  ini sesuai  dengan  Huffman  (1994)  yang  menyatakan bahwa  rekam  medis  yang  baik  adalah  memiliki data yang continue (berkesinambungan) sejak awal hingga  akhir  perawatan  diberikan,  maupun  sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif (Huffman, 1994).
Selain  itu  terdapat  penelitian  terhadap  hari  dalam seminggu  oleh  seorang  psikolog  dari  Universitas Lincoln, York, dan Hertfordshire di Amerika Serikat untuk menguji bagaimana representasi mental dari hari  dalam  seminggu.  Para  responden  ternyata memberikan identitas yang sangat kuat pada awal dan akhir minggu. Senin diberi label kata-kata negatif, seperti membosankan, sibuk, dan lelah. Sebaliknya, Jumat justru dilabeli dengan kata-kata positif seperti berpesta dan kebebasan (Wahyuni, 2015).
Berdasarkan  hasil  studi  pendahuluan  mengenai ketidaktersediaan    dokumen  rekam  medis  pasien lama  rawat  jalan  di  filing  RSUD  Dr.  Soekardjo yang dilakukan dengan melakukan observasi secara langsung  selama  tiga  hari  berturut-turut  pada  hari Jumat  hingga  Senin  tanggal  12-15  Februari  2016, didapatkan  hasil  bahwa  dari  911  dokumen  rekam medis  terdapat  delapan    dokumen  rekam  medis yang  tidak  dapat  ditemukan  baik  di  ruang rawat jalan maupun di poliklinik sehingga dokumen rekam medis pasien tersebut dibarukan oleh petugas dengan terlebih dahulu meminta persetujuan dari poliklinik. Dari delapan dokumen rekam medis tersebut  dapat  diketahui  bahwa  terdapat  empat
pasien  yang  kunjungan  sebelumnya  ke  poli  jiwa, enam pasien yang menggunakan jenis pembayaran menggunakan BPJS dan terdapat empat pasien yang kunjungan sebelumya pada hari Selasa (RSUD Dr. Soekardjo Tasikmalaya).
Angka  mengenai  ketidaktersediaan  dokumen  rekam medis tersebut memang kecil namun jika hal ini terus terjadi  setiap  harinya  dan  diakumulasikan  selama setahun maka jumlahnya akan cukup besar dan akan merugikan  bagi  keuangan  rumah  sakit,  dalam  artian jika  pasien  pemilik  dokumen  rekam  medis  tersebut merupakan  pasien  BPJS  maka  akan  mengganggu proses pengklaimannya, karena untuk beberapa kasus terkadang  pihak  BPJS  mengembalikan  klaim  pasien untuk dicek kembali antara berkas klaim dan dokumen rekam medisnya (Malonda, 2015).
Berdasarkan  latar  belakang  tersebut,  peneliti  tertarik untuk melakukan  penelitian terkait ketidaktersediaan dokumen  rekam  medis  pasien  lama  pelayanan  rawat jalan di RSUD Dr. Soekardjo Tasikmalaya.

## METODE
Jenis penelitian ini menggunakan jenis penelitian Mix methods  sequential explanatory yaitumenggabungkan metode penelitian kuantitatif dan kualitatif. Penelitian kuantitatif  dilakukan  terhadap  dokumen  rekam medis pasien lama pelayanan rawat jalan. Sedangkan penelitian  kualitatif  dilakukan  terhadap  informan– informan yang berkaitan dalam pelaksanaan penyediaan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan.  Populasi  dalam penelitian  ini  adalah  seluruh  dokumen  rekam  medis kunjungan pasien lama pelayanan rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Soekardjo Tasikmalaya pada saat penelitiantanggal 11 – 16 April  2016 dilanjutkan 23 – 28 Mei 2016 sebanyak 4611 dokumen rekam medis. Sampel  dari  penelitian  ini  adalah  populasi  dengan teknik Sampling Jenuh yaitu teknik penentuan sampel semua  anggota  populasi  digunakan  sebagai  sampel. Variabel  dalam  penelitian  ini  yaitu  ketidaktersediaan DRM  pasien  lama  pelayanan  rawat  jalan.Teknik pengumpulan  data  yaitu  observasidan  wawancara mendalam. Analisis data kuantitatif dengan univariat dalam bentuk tabel distribusi frekuensi, sedangkan data kualitatif dimulai dari pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan simpulan.

## HASIL
Ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis  pasien rawat di RSUD Dr. Soekardjo selama dua minggu
dimulai  pada  tanggal  11  –  16  April  kemudian dilanjutkan 23 – 27 Mei 2016 didapatkan hasil bahwa masih ada dokumen rekam medis yang tidak dapat ditemukan sejumlah 22 dokumen rekam medis dari 4611 dokumen. Setelah dilakukan penelitian dapat diperoleh simpulan sebagai berikut :
1.  Ketidaktersediaan Dokumen Rekam Medis Pasien  Lama  Pelayanan  Rawat  Jalan berdasarkan Jenis Pembayaran
Tabel  1  Distribusi  Frekuensi  Ketidak- tersediaan Dokumen Rekam Medis  Pasien Lama  Pelayanan Rawat Jalan berdasarkan Jenis Pembayaran
No Jenis Pembayaran Jumlah n % 1 Umum 2 9 % 2 BPJS 20 91% 3 Jamkesmas 0 0 % 4 Jamkeskinda 0 0 % 5 Kontrak RS 0 0 % Jumlah 22 100 %
Berdasarkan  tabel  1  dapat  diketahui  bahwa ketidaktersediaan dokumen rekam medis rawat jalan  tertinggi  berdasarkan  jenis  pembayaran, yaitu   pasien   den gan  jenis  pemb ayaran BPJS  d eng an   p resen tase  sebesar  91 %. Sedangkan  untuk  jenis  pembayaran  lainnya ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis sendiri tidak terlalu tinggi bahkan tidak terjadi, seperti  pada  jenis  pembayaran  umum  dengan presentase  ketidaktersediaan  dokumen  rekam medis sebesar 9%, dan untuk jenis pembayaran lainnya dengan presentase yang sama sebesar 0%.
2.  Ketidaktersediaan Dokumen Rekam Medis Pasien  Lama  Pelayanan  Rawat  Jalan berdasarkan Poliklinik
Tabel  2  Distribusi  Frekuensi  Ketidak- tersediaan Dokumen Rekam Medis  Pasien Lama  Pelayanan Rawat Jalan berdasarkan Poliklinik
No Poliklinik Jumlah n % 1 Anak 1 4,6% 2 Bedah mulut 0 0 % 3 Bedah saraf 0 0 %
No Poliklinik
Jumlah n % 4 Bedah umum 2 9 % 5 DOT 1 4,6 % 6 Dalam
6 27,3 % 7 Gigi
1 4,6 %
8 Jantung 0 0 % 9 Jiwa 2 9 % 10 Konservasi gigi 0 0 % 11 Obgyn 2 9 % 12 Gizi 0 0 %
13 Kulit kelamin 1 4,6 % 14 Mata 2 9 % 15 Ortodonti 0 0 % 16 Prostodonti 0 0 %
17 PKBRS
0 0 %
18 THT 1 4,6 % 19 Saraf 3 13,7 % Jumlah 22 100 %
Berdasarkan  tabel  2  dapat  diketahui  bahwa ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis rawat  jalan  tertinggi  berdasarkan  poliklinik, yaitu  pasien  dengan  kunjungan  sebelumnya menuju  ke  poliklinik  penyakit  dalam  dengan presentase  sebesar  27,3%.  Sedangkan  untuk ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis terendah  terdapat  pada  beberapa  poliklinik, yaitu  pasien  dengan  kunjungan  sebelumnya menuju ke poliklinik bedah mulut, bedah saraf, jantung, gizi, ortodonti, prostodonti dan PKBRS dengan presentase yang sama sebesar  0%.
3.  Ketidaktersediaan Dokumen Rekam Medis Pasien  Lama  Pelayanan  Rawat  Jalan berdasarkan Hari Kunjungan
Tabel  3  Distribusi  Frekuensi  Ketidak- tersediaan Dokumen Rekam Medis  Pasien Lama  Pelayanan Rawat Jalan berdasarkan
Hari Kunjungan No Hari Kunjungan Sebelumnya Saat Kehilangan F % f % 1 Senin 2 9 % 3 13,5 % 2 Selasa 5 22,7 % 4 18,3 % 3 Rabu 4 18,3 % 3 13,5 % 4 Kamis 5 22,7 % 8 36,4 %
No Hari Kunjungan Sebelumnya Saat Kehilangan F % f % 5 Jumat 5 22,7 % 4 18,3 % 6 Sabtu 1 4,6  % 0 0 % Jumlah 22 100 % 22 100 %
Berdasarkan  tabel  3  dapat  diketahui  bahwa ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis rawat  jalan  tertinggi  merupakan  pasien  yang sebelumnya  berkunjung  pada  hari  selasa, kamis  dan  jumat  dengan  presentase  masing- masing  sebesar  22,7%.  Sedangkan  untuk ketidaktersediaan dokumen rekam medis rawat jalan  tertinggi  berdasarkan  hari  kunjungan saat  terjadi  kehilangan,  yaitu  pasien  yang berkunjung pada hari kamis dengan presentase sebesar  36,4%.Presentase  ketidaktersediaan dokumen  rekam  medis  terendah  berdasarkan hari  kunjungan  pasien  sebelumnya  dan  saat terjadi  kehilangan,  terdapat  pada  hari  sabtu dengan presentase masing masing sebesar 4,6% dan 0%.
4.  Sistem  Penyimpanan  da n  Penjajaran Dokumen  Rekam  Medis  Pelayanan  Rawat Jalan
Berdasarkan   hasil  k eg iatan  y ang  telah d ilak san ak an   d i  RS UD   D r.  So e ka rd jo Tasikmalaya  ditemukan  dua  tema  yang berhubungan  dengan  sistem  penyimpanan dan penjajaran, yaitu: 1) Sistem penyimpanan desentralisasi, 2) Sistem penjajaran middle digit

## Sistem Penyimpanan Desentralisasi
Sistem penyimpanan yang digunakan di rawat jalan RSUD Dr. Soekardjo Tasikmalaya merupakan  sistem  penyimpanan  secara desentralisasi, dimana terjadi pemisahan antara penyimpanan rekam medis rawat jalan dengan rekam  medis  rawat  inap.  Letak  penyimpanan dokumen rekam medis sendiri berada di dekat tempat  pendaftaran  rawat  jalan,  sedangkan untuk  penyimpanan  dokumen  rekam  medis rawat inap berada di sebelah ruang pengelolaan rekam medis. Berikut ungkapan informan:
“Rawat inap mah ga ada disini neng, adanya rawat jalan aja jadi pisah-pisahan” (Informan
1).
“Rawat jalan sama rawat inap itu beda dipisah, disini mah cuma rawat jalan” (Informan 2).

## Sistem Penjajaran Middle Digit Filing dengan
Kegiatan  penjajaran  dokumen  rekam  medis di  filing  rawat  jalan  sendiri  menggunakan sistem penjajaran
dengan
nomor rak, dan nomor terakhir sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis dalam rak, apakah  berada  dalam  kelompok  angka  ganjil atau genap.  Berikut ungkapan informan: “Ini  diambil  dari  tahun  ya,  dicari  dari  tiga angka  terakhir terus  liat  tahunnya,  iyaaa  liat tahunnya” (Informan 1).
“Yaa menurut nomer itu menurut nomer, kan ini menurut nomer ini tahun nomernya. Berarti ini kunjungan pertama tahun 2011. Kita lihat tiga angka terakhir dulu buat nyari ke raknya, lalu lihat angka terakhirnya posisinya digenap atau ganjil” (Informan 2).

## 5.  Penyebab  dan  Dampak  Ketidaktersediaan
Dokumen  Rekam  Medis  Pasien  Lama

## Pelayanan Rawat Jalan
Pada bagian ini akan diuraikan keseluruhan tema yang telah didapatkan mengenai penyebab dan dan  dampak  dari  ketidaktersediaan  dokumen rekam  medis  pasien  lama  pelayanan  rawat jalan.  Tema-tema  yang  berkaitan  dengan penyebabnya,  yaitu:  1) Terbatasnya  t  sumber daya  manusia  di  bagian rawat  jalan,  2) Kesalahan penyimpanan dokumen rekam medis, 3)  Dokumen  rekam  medis  yang  dibawa  oleh pasien,  4)  Terbatasnya  sarana  dan  prasarana di  ruang filing rawat  jalan,  5)  Kesalahan penulisan  nomor  rekam  medis.  Selain  itu ditemukan beberapa tema yang berkaitan dengan dampaknya, yaitu: 1) Pembiayaan klaim kurang sesuai,  2)  Hangusnya  klaim  untuk  dokumen rekam medis yang tidak dapat ditemukan untuk proses klaim, 3) Tidak terdapatnya laporan klaim yang  gagal  atau  tertunda,  4)  Terganggunya pengobatan pasien, 5) Pasien menunggu lama untuk melakukan pelayanan di poliklinik

## Terbatasnya Sumber Daya Manusia di Bagian Filing Rawat Jalan
rawat  jalan  RSUD  Dr.  Soekardjo  Kota Tasikmalaya  dikelola  oleh  tiga  petugas  tetap dan tiga petugas magang, namun jumlah petugas tersebut  dirasa  belum  mencukupi.  Berikut ungkapan informan:
“Belum cukup,  itu  kan tetapnya cuma ada  tiga. Gini  ya  anu  dameel  di  OPD  teh  sadayana  aya lima orang, yang itu bantu-bantu mah tiga orang magang, belum cukup lah kalau lima orang mah” (Informan 1).
Salah  satu  alasan  belum  mencukupinya  jumlah petugas  tersebut  dikarenakan  banyaknya  jumlah kunjungan  pasien  rawat  jalan  setiap  harinya, sehingga  kegiatan  distribusi  ke  poliklinik  pun dilakukan oleh pasien. Berikut ungkapan informan:
“Ahhh belum neng, belum mencukupi. Kan sekarang mah  pasiennya  banyaaak,  yaa  seharusnya  mah sama pegawai, diantar sama pegawai seharusnya. Dulu juga pernah begituu, tapi da kendalannya itu kan karyawannya kuraang” (Informan 2).
“Kita  butuh  lagiii  itu  untuk  distribusi  eeee. Kalau petugas yang ada untuk distribusiiii, nanti kegiatan pencarian akan terbengkalai, jadi kasian ke pasiennya” (Informan 3).

## Kesalahan  Penyimpanan  Dokumen  Rekam Medis
Ketidaktersediaan dokumen rekam medis pasien lama rawat jalan salah satunya disebabkan oleh terjadinya salah simpan, sehingga hal tersebut akan  mengakibatkan  tidak  ditemukannya dokumen  rekam  medis  pada  saat  diperlukan. Berikut ungkapan informan :
“Cara  nyelipinnya  salah  gitu,  bukan  sengaja sih. Kendala mah banyak sih susah juga nyelip- nyelipin kan” (Informan 1).
Kesalahan penyimpanan ini terjadi dikarenakan penulisan nomor pada sampul rekam medis yang kurang  jelas  dan  juga  sudah  terobek.  Berikut ungkapan informan :
“Kalau sudah dikesinikan paling salah nyimpan kitaaa. Kalau disini nyimpan di rak   3 ke rak 4, kan kadang-kadang ini bukunya rusak satu nomornya, otomatis rak 0 jadi rak 8, gitu kan” (Informan 2).

## Dokumen  Rekam  Medis  yang  Dibawa  oleh Pasien
Penyebab  lain  tidak  ditemukannya  dokumen rekam medis yaitu dikarenakan dokumen rekam medis yang dibawa oleh pasien, bahkan hingga sampai  terbawa  ke  rumah.  Berikut  ungkapan informan :
“Adaa  yang  dibawa  pasien  yah  neng  yah bukunyaa. Iya kayanya ga tau, pasien haah suka ngaku ada dirumah kerumah” (Informan 1).
“Pernah ga ketemu, kadang-kadang si bukunyaa dibawa sama pasieen. Misalkan hari ini udah tutup  terus  mau  dirujuk  dari  poliii  bedah  ke polii  dalam,  nah  poli  dalamnya  udah  tutup, berarti  otomatis  bukunya  dibawa  pasien,  di bawa kerumah, kadang-kadang ga dibawa lagi” (Informan 2).

## Terbatasnya Sarana dan Prasarana di Ruang Filing Rawat Jalan
Sarana  dan  prasarana  dalam  proses  kerja sangat menunjang agar tercapainya hasil kerja
pelaksanaan  pengambilan  dokumen  rekam medis rawat jalan. Namun kondisi sarana dan prasarana masih belum memadai seperti jumlah rak,  penggunaan tracer dan  buku  register peminjaman rekam medis. Berikut ungkapkan informan:
“Traceer itu softwarenya beluuum diii ... belum dibuaat, belum maksimal yah. Sehingga belum bisa  dioperasikan,  terus  perangkatnya  juga belum  ada,  harusnya  ada  printer  yah  disitu yaaang  bisa  ngeprint  tracer  satu-satu....... tapiii  ya  untuk  pengeluarannya  belum  ada.” (Informan 3).
“Kalau  menurut  pribadiiii  saya  mah  belum neng,  belum  mendukung,  ngaruh  juga  sih  ke masalah  ga  adanya  rekam  medis,  inih  kan udah deket-deket yah jadi kadang nyelip. Jadii kalau  ga  hati-hati  yaah  ga  ketemu  kalau  ga teliti  nyarinya,  yang  robek  robek  jugaa  ya karena sarana terlaluuu ieu terlalu padat, kan diambil  gini  karena  kadedet  kieu  sreek  soeh wee” (Informan 1).
Kekurangan jumlah rak ini juga berakibat pada dilakukannya  retensi  tiap  dua  atau  tiga  tahun sekali. Berikut ungkapan informan :
“Iya ehh ruangan sama raknya, prasarananya kuraang.  I ni  kan  sudah  sobek.  Kalau kendalanyaa,  cuma  tempat  ini  ruangannya kecil.  Tempatnya  misalkan  kan  harusnya disimpan  5  tahun  sekali,  kadang-kadang  ini cuma  dua  tahun  udah  dikebawahkan,  udah penuh” (Informan 2).
Permintaan  terkait  saran  ini,  selalu  diusulkan oleh rekam medis setiap tahunnya, hanya saja belum terealisasi. Berikut ungkapan informan:
“Eeeh  kita  tiap  tahun  ke  perencanaan mengusulkan  lokasi  yah,  lokasi  yang  bisa menampung dokumen aktif dulu aja yah sesuai dengan  yang  seharusnya,  tiap  tahun  kita selalu minta,  tapii  yaa  belum direalisasikan” (Informan 3).

## Kesalahan Penulisan Nomor Rekam Medis
Kesalahan penulisan nomor rekam medis dalam sampul  dokumen  rekam  medis  yang  masih manual  dilakukan  oleh  petugas  pendaftaran juga  merupakan  salah  satu  penyebab  tidak tersedianya  dokumen  rekam  medis,  sehingga nantinya  jika  pasien  datang  kembali  untuk melakukan  pelayanan,  nomor  pada  kartu identitas berobat dan sampul  dokumen rekam medisnya  akan  berbeda  sehingga  akan  sulit untuk  penemuan  kembali  dokumen  rekam medis. berikut ungkapkan informan :
“Paling  juga  neng  pendaftaranana  nu  salah nulis nyaa beneeer, salah sahiji ge ieuuu ieuu kana 0 tapi katingal 6 kan otomatis kasimpena kana  rak  6  ieu  teh,  jadiiii  hayoh  we  urang- urang mah ningali dina 0 padahal aya di rak 6” (Informan 1).

## Pembiayaan Klaim Kurang Sesuai
Salah  satu  dampak  dari  ketidaktersediaan dokumen  rekam  medis  pelayanan  rawat  jalan bagi  proses  klaim  yaitu,  penggantian  biaya yang kurang sesuai. Hal tersebut dikarenakan penetapan  kode  yang  kurang  sesuai.  Berikut ungkapan informan :
”Bedaa, kodenya juga beda. Misalnya kunjungan pertama dia DM kode E11.9, kan kalau misalkan kontrol kodenya jadi Z09.8”  (Informan 4).
“Jadi  kalau  untuk  kunjungan  kedua  kalinya dengan  kasus  yang  sama  baru  menggunakan kode Z, tapi kalau untuk kedua kalinya kasusnya berbeda, tetep kode diagnosa kasus tersebut” (Informan 5).
Kurang sesuainya penentuan kode ini, nantinya akan berpengaruh  pada  tarif  yang  dibayarkan pada rumah sakit. Berikut ungkapan informan :
“Eeemh mempengaruhi, ke tarifnya, untuk pure kasus  murninya  dengan  kasus  kontrol  akan berbeda tarifnya” (Informan 5).
Hangusnya  Klaim  untuk  Dokumen  Rekam Medis  yang  Tidak  Dapat  Ditemukan  untuk Proses Klaim
Salah satu alasan pihak BPJS mengembalikan berkas  klaim  pasien  adalah  terkait  dengan
merawat pasien, dan juga pengecekan kembali dengan  dokumen  rekam  medisnya.  Berikut ungkapkan  informan :
tentang  kodenya,  sama  ada  yang  eeeee pelengkapan administrasi, kalau dirawat jalan ituuu  biasanya  yang  dilihat  lagi  statusnya itu  kasus-kasus  dengan  tindakan,  eeeee  yang dilakukan di poli, di poli bedah terutama yang banyak tindakan” (Informan 5).
“Yaa  itu  ,mencocokan  berkas  klaim  sareng catetan medisnaaa, kode, diagnosa, sagalaa we pokona” (Informan 6).
Jika  dokumen  rekam  medis  tersebut  tidak tersedia atau tidak dapat ditemukan untuk proses klaim  terkait  dengan  pembuktian  pelayanan yang telah diterima pasien, maka klaim pasien tersebut akan terhambat atau bahkan tidak dapat diklaimkan. Berikut ungkapan informan :
“Yaa bisanya mah nu tos lamaa ete taeh, nya te tiasa di klaimkeun, hanguus. Biasanya banyak sedikitnya tergantung sih. Kalau yang udah rada lama  mah  yaa  lama  milarianan  ge,  sok  rada susaah.  Tinggal  kebijaksanaan  dari  BPJSna kumaha, bisa di acc atau henteu. Biasana mah nunggu heula dugi ka aya. Intina mah mun te aya teh ditolak we” (Informan 6).

## Tidak Terdapatnya Laporan Klaim yang Gagal atau Tertunda
Salah  satu  dampak  dari  ketidaktersediaan dokumen  rekam  medis  yaitu  akan  terjadinya gagal klaim atau tertundanya klaim dari pasien yang bersangkutan. Kegiatan pelaporan untuk berkas  klaim  yang  tertunda  ataupun  gagal sendiri tidak dilakukan secara berkala. Berikut ungkapan informan :
“.....Yaa lamun aya pemeriksaan we dilaporkeun, mun  te  aya  mah  nyaaa  diarsipkeun  we  heula
kitu.  Upami  te  aya  nu  kaajukeun  mah  nyaaa engke  belakangan  kitu,  henteu  tiap  bulan  di ceeeek.  Yaaa  atasan  tau  yang  ga  ke  klaimin dari sistem , udah pasti atasan tau, tapi daa ga bisa ditelusurii naon teh kesalahanan, terlalu kompleks,  yang  ngegantung  mah  biasanya dikasih waktu dua tahun” (Informan 6).

## Terganggunya Pengobatan Pasien
Dokumen rekam medis yang baik merupakan dokumen rekam medis yang memiliki data yang berkesinambungan demi pelayanan yang sebaik- baiknya untuk kesembuhan pasien. Namun saat ini  ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis masih  terjadi,  dan  salah  satu  contohnya  yang terjadi di poliklinik. Berikut ungkapan informan:
“Banyaaak,  ada.  Ya  memaaang  merugikan pasien atuh, udah ada riwayat buku baru lagi, jadiii ya merugikan pasien itu maaah... banyaak ada  lah  ada  yang  lagi  butuh  banget,  rekam medisnya ga ada...” (Informan 7).
Karena  tidak  ditemukannya  dokumen  rekam medis,  maka  dari  itu  pengobatan  pasien  di poliklinik  hanya  mengandalkan  wawancara kepada pasien mengenai riwayat penyakitnya. Berikut ungkapan informan :
“Eeee... ya ditanya aja sama dokter riwayaaat riwayatnya gimana, dokter yang nanyanya, jadi dokter tau riwayatnya” (Informan 7).

## Pasien  Menunggu  Lama  untuk  Melakukan Pelayanan di Poliklinik
Dokumen  rekam  medis  yang  tidak  dapat ditemukan biasanya memakan waktu yang lama dalam  pencariannya,  karena  akan  melewati beberapa  proses  pencarian  terlebih  dahulu.
Berikut ungkapan informan :
“Paling  pertama  kieu  neng  nyaaa,  pertama teeeh  ditingali  na  komputer  kaping  sabaraha terakhirna sareng ka poli naon....terus tingali na ekspedisina...Upami ekspedisina tos kapoli, piwarang kapoliii tingali, atos dikadieuken teu acan....  Milariana  eta  mahh  te  aya  prosedur eta  mah  kumaha  kita-kita  kitu  nyarinaa.  Abi mah  kieu  tingali  heula  dina  kolom,  contohna 15 teu aya, paling deketna sareng 25, atau 05, terus we dicari sadayana atau cari di tiap kolom bilih teu acan dilebetkeun, dipapay hiji-hiji kitu maksimalna” (Informan 1).
Kegiatan penyisiran dokumen rekam medis yang tidak ditemukan tersebut akan mengakibatkan
lamanya waktu tunggu pasien sehingga terjadi komplain.Berikut ungkapan informan :
“Yaa  mengulur waktu pasien,  jadi  pasien  teh ambek-ambekan” (Informan 1).
“Banyaaak komplain mah, biasanya OPD yang ini maah, yang susah nyariii atuda banyaak, waaah bukan satu dua orang pasieenya” (Informan 7).

## PEMBAHASAN
Berdasarkan komite keselamatan rumah sakit (2008), insiden  yang  berhubungan  dengan  keselamatan pasien  di  rumah  sakit  terkait  dengan  dokumentasi adalah tidak tersedianya / hilangnya dokumen. Hasil penelitian  yang  telah  dilakukan  di  Rumah  Sakit Umum  Daerah  Dr.  Soekardjo  Kota  Tasikmalaya menyatakan bahwa masih terdapat dokumen rekam medis yang tidak ditemukan atau tersedia, sehingga dokumen  rekam  medis  pasien  tersebut  dibarukan. Berikut  ini  merupakan  pemaparan  dari  hasil penelitian  mengenai  ketidaktersediaan  dokumen rekam medis pasien lama pelayanan rawat jalan:

## 1.  Ketidaktersediaan Dokumen Rekam Medis Pasien  Lama  Pelayanan  Rawat  Jalan berdasarkan Jenis Pembayaran
Berdasarkan hasil kegiatan dan observasi yang dilakukan mengenai ketidaktersediaan dokumen rekam  medis  berdasarkan  jenis  pembayaran yang  tertinggi  yaitu  pasien  dengan  jenis pembayaran  BPJS.  Jenis  pembayaran  BPJS sendiri termasuk ke dalam sistem pembayaran prospektif,  dimana  besaran  biaya  dan  jumlah biaya  yang  harus  dibayar  oleh  pasien  atau pihak pembayar ditetapkan sebelum pelayanan diberikan (Hatta, 2013).
Jenis pembayaran BPJS ini dapat dikategorikan dalam jenis  pembayaran  INA  CBG’s, dimana pihak  pembayar  tidak  lagi  merinci  tagihan pelayanan apa saja yang telah diberikan kepada seorang pasien, akan tetapi rumah sakit hanya menyampaikan diagnosis pasien waktu pulang dan memasukan kode INA CBG’s untuk diagnosis tersebut  (Hatta,  2013).  Keberadaan  dokumen rekam  medis  untuk  proses  penggantian  biaya tersebut sangat penting dikarenakan terkadang pihak  BPJS  mengembalikan  berkas  klaim dengan alasan belum lengkapnya berkas klaim.
Hal  tersebut  sesuai  dengan  hasil  penelitian Malonda (2015) mengenai  analisis pengajuan klaim  BPJS  di  RSUD  Dr.  Sam  Ratulangi
Tondano,  yang  menyatakan  bahwa  masih terdapat beberapa masalah dalam koordinasi dan kerja tim serta keterlambatan penyerahan dan tidak lengkapnya dokumen serta belum adanya billing  system menyebabkan  terhambatnya pembayaran klaim BPJS Kesehatan.
Dengan dikembalikannya berkas klaim, maka petugas  akan  memerlukan  dokumen  rekam medis  pasien  untuk  mengetahui  diagnosis pasien secara terperinci, sehingga nantinya akan mendapatkan kode yang paling tepat, agar tarif yang  digantikan  ke  rumah  sakit  pun  sesuai. Jika  dokumen  rekam  medis  yang  klaimnya dikembalikan tidak tersedia, maka tarif klaim pasien  tersebut  tidak  akan  sesuai  atau  klaim pasien tersebut tidak akan diproses.
Berbeda  halnya  dengan  jenis  pembayaran yang  digunakan  di  puskesmas  yaitu  kapitasi, dimana  pihak  pelayanan  kesehatan  akan menerima  pembayaran  atas  dasar  jumlah jiwa  yang  ditanggung,  sehingga  keberadaan dokumen rekam medis tidak akan berpengaruh pada  tarif  yang  dibayarkan  (Hatta,  2013). Ketidaklengkapan dokumen rekam medis saja dapat  mengganggu  proses  klaim,  apalagi  bila dokumen rekam medis pasien tersebut sampai hilang.

## 2.  Ketidaktersediaan Dokumen Rekam Medis Pasien  Lama  Pelayanan  Rawat  Jalan berdasarkan Poliklinik
Berdasarkan hasil kegiatan dan observasi yang dilakukan mengenai ketidaktersediaan dokumen rekam  medis  berdasarkan  poliklinik,  dapat diketahui  bahwa  ketidaktersediaan  dokumen rekam  medis  tertinggi  adalah  pasien  yang sebelumnya berkunjung ke poliklinik penyakit dalam.  Penyakit  dalam  sendiri  merupakan penyakit yang berhubungan dengan gangguan organ di dalam tubuh manusia yang merupakan penyakit kronik dan membutuhkan perawatan khusus (Kamus Kesehatan, 2016). Dikarenakan sifat  dari  berbagai  penyakit  yang  masuk ke  poliklinik  dalam  merupakan  penyakit yang  kronik  atau  menahun,  oleh  karena itu  pasien  akan  sering  datang  melakukan pengecekan  kondisinya  ke  rumah  sakit,  dan membutuhkan dokumen rekam medisnya yang berkesinambungan.
Ketidaktersediaan dokumen rekam medis pasien rawat  jalan,  mengakibatkan  dibarukannya
dokumen  rekam  medis  pasien  tersebut,  dan dengan  dibarukannya  dokumen  rekam  medis pasien, maka riwayat penyakit pasien tidak akan berkesinambungan,  menurut  Huffman  (1994) rekam  medis  yang  baik  adalah  memiliki  data yang continue (berkesinambungan) sejak awal hingga  akhir  perawatan  diberikan,  maupun sejak  pasien  mendaftar  pertama  kali  hingga pasien menjadi pasien inaktif (Huffman, 2004). Akibat dari tidak berkesinambungannya riwayat penyakit  pasien,  maka  pengobatan  pasien saat  ini  akan  terganggu,  bahkan  pasien  tidak akan mendapatkan pelayanan maksimal untuk penyembuhan penyakitnya.
Hal  ini  sejalan  dengan  hasil  penelitian  yang dilakukan  oleh  Burnett  (2011)  mengenai hilangnya dokumen rekam medis rawat jalan, bahwa efek dari kejadian tidak ditemukannya dokumen rekam medis rawat jalan yaitu 32% pasien mengalami keterlambatan atau gangguan terhadap perawatan mereka dan 20% memiliki resiko bahaya seperti efek samping yang serius karena hasil tes diagnostik, radiologi dan catatan tindakan yang hilang.
Selain  itu  juga  dengan  tidak  tersedianya dokumen  rekam  medis  rawat  jalan,  maka mutu  pelayanan  yang  didapatkan  oleh  pasien juga  akan  berkurang  nilainya.  Berdasarkan Nurmawati (2010), beberapa dimensi mutu yang berkaitan  dengan  tidak  tersedianya  dokumen
menghindari  memberikan  pelayanan  yang tidak perlu dan pengulangan yang tidak berarti, “kesinambungan pelayanan” yang dapat terjadi karena adanya catatan medik yang lengkap dan akurat, “keamanan” yang artinya meminimalkan resiko-resiko  trauma,  infeksi  dan  efek  yang membahayakan  lainnya  sehubungan  dengan pelayanan  yang  diberikan,  serta  “informasi” yang artinya pelayanan kesehatan yang bermutu harus mampu menjelaskan segala sesuatu yang berhubungan  dengan  pelayanan  kesehatan, harus  dapat  menjelaskan  apa,  siapa,  kapan, dimana,  bagaimana  dan  resiko  pelayanan kesehatan tersebut (Nurmawati, 2010).
3.  Ketidaktersediaan Dokumen Rekam Medis Pasien  Lama  Pelayanan  Rawat  Jalan berdasarkan Hari Kunjungan
Berdasarkan hasil kegiatan dan observasi yang dilakukan mengenai ketidaktersediaan dokumen
rekam  medis  berdasarkan  hari  kunjungan, dapat  diketahui  bahwa  ketidaktersediaan dokumen  rekam  medis  tertinggi  adalah pasien  yang  sebelumnya  berkunjung  pada hari  selasa,  kamis  dan  jumat.  Sedangkan ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis tertinggi  untuk  kunjungan  pasien  saat  terjadi kehilangan  adalah  pasien  yang  berkunjung pada  hari  kamis.  Terdapat  persamaan  hari untuk dokumen rekam medis yang tidak dapat ditemukan tertinggi berdasarkan hari kunjungan sebelumnya dan saat terjadi kehilangan, yaitu pada  hari  kamis. Tingginya  ketidaktersediaan dokumen  pada  hari  kamis  disebabkan  oleh tingginya kunjungan pasien pada hari tersebut dan akumulasi kelelahan dari hari sebelumnya yang kunjungannya tinggi pula, sehingga beban kerja petugas pun semakin berat, dengan beban kerja  yang  berat  maka  akan  mempengaruhi kinerja  petugas  dalam  melakukan  kegiatan pencarian  dokumen  rekam  medis  sehingga dokumen  rekam  medis  tersebut  tidak  dapat ditemukan.
Hal  tersebut  sejalan  dengan  hasil  penelitian Astianto  (2014)  mengenai  pengaruh  stres kerja  dan  beban  kerja  terhadap  kinerja,  yang menyatakan bahwa variabel beban kerja sangat berpengaruh  terhadap  kinerja  petugas.  Selain itu  juga  diperkuat  oleh  hasil  penelitian  yang dilakukan  oleh  Ratnasari  (2016)  mengenai sistem informasi rekam medis di bagian ,
yang  menyatakan  bahwa  dalam  kegiatan penyimpanan  di  RSUD  Dr.  Moewardi  masih terdapat  kendala  terkait  dengan ,  hal tersebut  dikarenakan  petugas  yang  kelelahan dan faktor usia.
Selain  itu  terdapat  penelitian  mengenai  hari yang  dilakukan  oleh  seorang  psikolog  dari Universitas  Lincoln, York,  dan  Hertfordshire di Amerika Serikat untuk menguji bagaimana representasi mental dari hari dalam seminggu. Hasilnya  menyatakan  bahwa  hampir  40% peserta  melakukan  banyak  kesalahan  selama pertengahan minggu (Indra, 2015).
4.  Sistem  Penyimpanan  dan  Penjajaran Dokumen  Rekam  Medis  Pelayanan  Rawat Jalan
Berdasarkan hasil kegiatan di rawat jalan dapat  diketahui  bahwa  sistem  penyimpanan yang  digunakan  yaitu  desentralisasi.  Sistem
penyimpanan desentralisasi sendiri merupakan penyimpanan  dimana  terjadi  pemisahan antara  rekam  medis  poliklinik  dengan  rekam medis penderita dirawat. Sistem penyimpanan desentralisasi  untuk  pelayanan  rawat  jalan sendiri sudah baik, dikarenakan pelayanan rawat jalan merupakan salah satu pelayanan tersibuk yang membutuhkan kecepatan dalam kegiatan pelayanannya, sehingga dibutuhkan ruang yang dekat dengan pelayanan rawat jalan agar penyediaan  dokumen  rekam  medis  menjadi lebih cepat.
Hal tersebut sesuai dengan Depkes RI (2010) yang menyatakan bahwa kelebihan dari sistem penyimpanan  desentralisasi  adalah  efisiensi waktu,  sehingga  pasien  mendapat  pelayanan lebih cepat serta beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Selain  itu  juga  dapat  diketahui  bahwa  sistem penjajaran  yang  digunakan  yaitu middle  digit filing ,  yang  merupakan  sistem  penjajaran berkas  rekam  medis  berdasarkan  numerik dengan  urutan  sistem  angka  tengah.  Sistem ini  menyimpan  berkas  rekam  medis  dengan mensejajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan  nomor  rekam  medis  pada  2  angka kelompok tengah.
Sistem  penjajaran middle  digit  filing ini sudah  baik  jika  digunakan  untuk rawat jalan, dikarenakan dengan penggunaan sistem penjajaran  ini,  maka  penambahan  jumlah dokumen  rekam  medis  selalu  tersebar  secara merata  ke  100  kelompok  ( section )  di  dalam rak  penyimpanan  sehingga  dalam  kegiatan pencariannya  pun  petugas  penyimpanan tidak  akan  berdesakan  pada  rak  yang  sama (Budi,  2011).  Hal  ini  akan  menguntungkan untuk kegiatan di pelayanan rawat jalan yang membutuhkan  kecepatan  dalam  penyediaan dokumen  rekam  medis,  sehingga  dengan tidak  berdesakannya  petugas  pada  rak  yang sama, maka tidak akan menghambat lamanya pencarian.
Kegiatan penyimpanan dan penjajaran di rawat jalan sendiri sudah sesuai dengan Standar Operasional Prosedur yang berlaku di RSUD Dr. Soekardjo Tasikmalaya mengenai penyimpanan berkas rekam medis nomor 015/CM/2010.
5.  Penyebab  Dan  Dampak  Ketidaktersediaan

## Dokumen  Rekam  Medis  Pasien  Lama Pelayanan Rawat Jalan

## Terbatasnya Sumber Daya Manusia di Bagian Filing Rawat Jalan
Sumber daya manusia di bagian rawat jalan saat  ini  masih  mengalami  kekurangan,  yang disebabkan oleh semakin meningkatnya jumlah kunjungan  rawat  jalan.  Semakin  tingginya kunjungan  rawat  jalan,  maka  akan  semakin besar pula beban kerja petugas rawat jalan yang akan mempengaruhi produktivitas.
Hal  tersebut  sejalan  dengan  hasil  penelitian Aini (2010) mengenai analisis kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja yang menyatakan bahwa  beban  kerja  petugas  pendaftaran  dan yang  mengalami  peningkatan  seiring dengan bertambahnya jumlah kunjungan pasien rawat jalan akan mempengaruhi produktivitas kerja  petugas  dalam  kualitas  pelayanan. Sebagaimana menurut Kepmenkes No. 81 tahun 2014 bahwa beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam satu tahun dalam satu sarana pelayanan kesehatan.

## Kesalahan  Penyimpanan  Dokumen  Rekam Medis
Kesalahan  penyimpanan  dokumen  rekam medis dapat disebabkan oleh beberapaa alasan, yaitu penulisan  penomoran yang kurang jelas sehingga  dokumen  tersebut  tersimpan  di rak  atau  tempat  yang  salah,  atau  dapat  juga disebabkan oleh kurang fokusnya petugas dalam melakukan penyimpanan.
Hal tersebut sejalan dengan hasil penelitian Wati (2011)  mengenai  pelaksanaan  penyimpanan dan penjajaran, yang menyatakan bahwa dalam pelaksanaan  penyimpanan  dan  penjajaran dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi masih ditemukan kesalahan letak ( ) yang disebabkan  kurang  telitinya  petugas  dalam melakukan penelitian.
Salah satu upaya dalam pencegahan kesalahan penyimpanan ini sebaiknya dengan menerapkan kode  warna.  Kode warna  dimaksudkan untuk memberikan warna tertentu pada sampul untuk mencegah  keliru  simpan  dan  memudahkan
mencari  map  yang  salah  simpan.  Garis-garis warna  dengan  posisi  yang  berbeda-beda untuk  tipe  seksi  penyimpanan  rekam  medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan  menunjukan  adanya  kekeliruan menyimpan.  Cara  penerapan  kode  warna  ini yaitu,  pada  “lidah”  berkas  rekam  medis  yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis, kode  warna  harus  ditempelkan.  Ketika  folder disimpan,  “lidah”  tersebut  ditonjolkan  keluar sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna  diantara  beberapa  berkas  rekam  medis (Depkes RI, 2006).

## Dokumen Rekam Medis di Bawa oleh Pasien
Salah satu akibat dari terbatasnya sumber daya manusia  di rawat  jalan  yaitu,  kegiatan pendistribusian  ke  poliklinik  maupun  antara poliklinik (jika dirujuk) dilakukan oleh pasien. Distribusi  dokumen  rekam  medis  sendiri, seharusnya  dilakukan  petugas  rekam  medis yang dilakukan dengan tangan dari satu tempat ketempat lainnya, oleh karena itu bagian rekam medis harus memuat satu jadwal pengiriman dan pengambilan untuk berbagai bagian yang ada di rumah sakit (Depkes RI, 2006).

## Terbatasnya Sarana dan Prasarana di Ruang Filing Rawat Jalan
Jumlah  rak di  ruang rawat jalan sendiri terdiri dari sepuluh rak yang terdiri dari dua sisi. Jika  dibandingkan  dengan  jumlah  kunjungan rawat jalan setiap harinya, jumlah rak tersebut masih  kurang  memadai  untuk  menyimpan seluruh dokumen rekam medis dengan jangka waktu  lima  tahun  sejak  kunjungan  terakhir.
Sehingga saat ini rawat jalan RSUD Dr.
Soekardjo  melakukan  retensi  setiap  dua  atau tiga tahun sekali.
Menurut Budi (2010), kegiatan retensi pasien pelayanan  rawat  jalan  seharusnya  dilakukan setelah  pasien  selama  lima  tahun  tidak berkunjung  kembali  ke  fasilitas  kesehatan tersebut. Hal tersebut juga tidak sesuai dengan Standar  Operasional  Prosedur  penyimpanan berkas  rekam  medis  inaktif  di  RSUD  Dr. Soekardjo nomor 055/CM/2010 yang seharusnya diretensi setelah lima tahun kunjungan terakhir.
Terb a tasn y a  ju mlah   ra k  te rseb u t  ju g a mengakibatkan  kepadatan  dokumen  rekam
medis  dalam  rak,  sehingga  sulit  dalam melakukan pengambilan, yang mengakibatkan sobeknya sampul dokumen rekam medis yang berisi  nomor  rekam  medis  pasien.    Sarana lainnya  yang  seharusnya  ada  di  ruang yaitu adanya tracer. Tracer sendiri merupakan alat  yang  digunakan  sebagai  alat  petunjuk keluar jika dokumen rekam medis diambil atau dipinjam  untuk  digunakan  pihak  pasien  atau petugas kesehatan di dalam pelayanan kesehatan (Depkes, 2006). Namun saat ini tracer belum digunakan,  karena  belum  siapnya  SIMRS dan sarana lain seperti printer di ruang .
Adanya sarana dan prasarana seperti tracer akan mempermudah  dalam  kegiatan  penyimpanan, sehingga akan mencegah terjadinya kesalahan penyimpanan.
Hal tersebut sejalan dengan hasil penelitian Wati (2011)  mengenai  pelaksanaan  penyimpanan dan penjajaran, yang menyatakan bahwa dalam pelaksanaan  penyimpanan  dan  penjajaran dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi masih ditemukan kesalahan letak ( ) yang disebabkan tidak digunakannya tracer pada saat pengambilan dokumen rekam medis, sehingga pada  saat  penyimpanan  tidak  ada  alat  bantu sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam medis kembali.
Sarana  lainnya  yang  belum  terdapat  di rawat  jalan  yaitu  buku  register  peminjaman rekam  medis.  Buku  register  peminjaman rekam medis sendiri digunakan untuk mencatat dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  maupun rawat inap yang keluar atau yang dipinjam dari unit ke  tempat  lain  (Rustiyanto,  2011), dengan adanya buku register peminjaman ini, maka pengeluaran dokumen rekam medis akan lebih  terkendali,  dan  dapat  diketahui  antara dokumen rekam medis yang telah dikeluarkan dengan  yang  dikembalikan  ke  bagian filing rawat jalan.

## Kesalahan Penulisan Nomor Rekam Medis
Ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis rawat  jalan  salah  satunya  dapat  disebabkan oleh kesalahan penulisan nomor rekam medis oleh petugas pendaftaran, yang mengakibatkan terjadinya  kesalahan  penyimpanan  dokumen rekam medis karena nomor rekam medis yang tertera pada kartu identitas berobat dan dokumen rekam medis yang berbeda.
Hal  tersebut  sejalan  dengan  hasil  penelitian Anggara  (20 15)  mengenai  pelaksanaan sistem  penjajaran  dokumen  rekam  medis, yang  menyatakan  bahwa  saat  melakukan penyimpanan  dan  pengambilan  kembali dokumen  rekam  medis  masih  ditemukan dokumen rekam medis yang salah letak ( ), yang  disebabkan  oleh  petugas kurang fokus dalam melakukan penyimpanan dokumen rekam medis karena adanya tugas tambahan dan kesalahan penulisan nomor rekam medis oleh petugas pendaftaran.

## Pembiayaan Klaim Kurang Sesuai
Salah  satu  dampak  dari  ketidaktersediaan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  yaitu pembiayaan  klaim  yang  kurang  sesuai.  Hal tersebut  dikarenakan  dalam  proses  klaim diperlukan  kelengkapan  informasi  mengenai diagnosis  dan  tindakan  pasien,  sehingga nantinya akan menghasilkan kode yang tepat, agar tarif yang dikeluarkan pun sesuai dengan pembiayaan di rumah sakit. Jika dokumen rekam medis tidak tersedia, maka informasi mengenai pelayanan  pasien  tidak  dapat  diketahui  dan akan  berpengaruh  pada  keakuratan  kode  dan tindakan.
Hal  tersebut  sejalan  dengan  hasil  penelitian Pujihastuti  (2014)  meng en ai  hubun gan kelengkapan informasi dengan keakuratan kode diagnosis dan tindakan, yang menyatakan bahwa
informasi  dalam  dokumen  rekam  medis dengan  keakuratan  kode  diagnosis  penyakit.

## Hangusnya  Klaim  untuk  Dokumen  Rekam Medis yang Tidak Tersedia untuk Proses Klaim
Pengaruh  atau  dampak  dari  ketidaktersediaan dokumen rekam medis pada proses klaim yang lainnya adalah klaim dari pasien tersebut akan hangus  atau  tidak  dapat  diklaimkan,  karena berkas  klaim  pasien  terkadang  dikembalikan oleh pihak BPJS untuk beberapa alasan seperti kurang  lengkapnya  berkas  dan  pemastian kembali  terhadap  informasi  klinis  pasien seperti  diagnosa  dan  tindakannya.  Sehingga jika dokumen rekam medis tidak tersedia untuk
pasien tersebut akan hangus atau gagal.
Hal tersebut sesuai dengan penelitian Ardhitya (2015)  mengenai  faktor-faktor  penolakan
klaim  yang  menyatakan  bahwa  salah  satu faktor  penolakan  klaim  diakibatkan  oleh ketidaklengkapan dokumen yang akan diajukan kepada  verifikator  dan  juga  diagnosa  yang perlu  konfirmasi  kembali  seperti  diagnosa ketergantungan  zat  yang  informasinya  dapat diperoleh dari dokumen rekam medis pasien.

## Tidak terdapatnya laporan klaim yang gagal atau tertunda
Kegiatan  pelaporan  mengenai  gagal  atau tertundanya  klaim  di  RSUD  Dr.  Soekardjo sampai  saat  ini  belum  dilaksanakan.  Padahal dari laporan  ini dapat diketahui jumlah klaim yang gagal beserta penyebabnya, sehingga dapat dijadikan dasar untuk kegiatan monitoring dan evaluasi  dari  kegiatan  klaim  yang  selama  ini telah  berjalan  agar  pada  periode  berikutnya penyebab  dari  gagal  atau  tertundanya  klaim tersebut dapat diminimalisasi. Turunnya angka gagal atau tertundanya klaim pasien sendiri akan menguntungkan bagi pihak rumah sakit, karena biaya dari pengobatan pasien akan dibayarkan kepada pihak rumah sakit.

## Terganggunya Pelayanan Pengobatan Pasien
Selain dampak pada proses penggantian biaya, dampak  ketidaktersediaan  ini  juga  terkait dengan  terganggunya  pengobatan  pasien karena pengobatan dan pelayanan pasien yang tidak  berkesinambungan.  Menurut  Huffman (1994), rekam medis yang baik adalah memiliki data  yang continue (berkesinambungan) sejak awal  hingga akhir  perawatan  diberikan, maupun  sejak  pasien  mendaftar  pertama  kali hingga  pasien  menjadi  pasien  inaktif.  Tidak berkesinambungannya  riwayat  kesehatan pasien,  maka  akan  merugikan  bagi  kesehatan pasien  karena  dokter  atau  petugas  kesehatan harus  melakukan  pengecekan  ulang  terhadap kondisi pasien.
Hal  tersebut  sejalan  dengan  hasil  penelitian oleh  Schilling  (2010)  mengenai  hilangnya dokumen  rekam  medis di Rumah  Sakit Anak Colorado Amerika  Serikat,  yang  menyatakan bahwa  dampak  dari  hilangnya  rekam  medis yaitu  terdapat  kerugian  yang  mempengaruhi kunjungan  (64%),  kepercayaan  dokter  dalam perawatan  (33%),  kepuasan  pasien/keluarga (17%),  dan  keputusan  disposisi  (8%). Akibat lainnya  dari  pasien  yang  rekam  medisnya
hilang  yaitu  pasien  direkomendasikan  untuk melakukan pengobatan tambahan (38%), studi ulang laboratorium (16%), dan pencitraan ulang (12%). Menurut dokter sebanyak  57% pasien yang rekam medisnya hilang, memberikan efek yang buruk pada keseluruhan perawatan.

## Pasien  Menunggu  Lama  untuk  Melakukan Pelayanan di Poliklinik
Dampak  lainnya  dari  ketidaktersediaan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  adalah pasien  menunggu  lama  untuk  melakukan pelayanan  di  poliklinik.  Jika  dokumen  rekam medis pasien tidak terdapat pada raknya, maka petugas akan melakukan  penelusuran terlebih dahulu  mengenai  riwayat  kunjungan  pasien sebelumnya,  dan  bahkan  hingga  melakukan penyisiran  pada  beberapa  rak  jika  dicurigai dokumen  tersebut  mengalami  salah  simpan. Kegiatan penelusuran tersebut akan memakan waktu yang cukup lama, sehingga pasien juga harus  bersabar  menunggu  demi  membawa dokumen  rekam  medisnya  yang  terkadang menimbulkan  komplain  dari  pasien  atau keluarga pasien.
Hal  tersebut  sejalan  dengan  hasil  penelitian Sulistia (2015) mengenai perkiraan kebutuhan tenaga kerja, yang menyatakan bahwa terdapat antrian  di  pelayanan  pendaftaran  rawat  jalan yang diakibatkan oleh dokumen rekam medis yang dicari tidak ditemukan di rak .

## SIMPULAN
1. Ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis berdasarkan jenis pembayaran, dapat diketahui bahwa  jenis  pembayaran  tertinggi  yang dokumen rekam medisnya tidak tersedia yaitu pasien dengan jenis pembayaran BPJS, sebesar
91%. Kejadian ini akan berpengaruh pada proses klaim meliputi penentuan kode dan tarif yang dibayarkan.
2.  Ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis berdasarkan poliklinik, dapat diketahui bahwa ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis tertinggi  adalah  pasien  yang  sebelumnya berkunjung  ke  poliklinik  penyakit  dalam sebesar 27,3%. Dibarukannya dokumen rekam medis  tersebut  akan  berpengaruh  terhadap pelayanan  yang  diberikan  kepada  pasien sehingga  mempengaruhi  mutu  pelayanan kepada pasien.
3.  Ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis berdasarkan  hari  kunjungan,  dapat  diketahui bahwa  ketidaktersediaan  dokumen  rekam medis tertinggi adalah pasien yang sebelumnya berkunjung pada hari selasa, kamis dan jumat, masing-masing  sebesar  22,7%.  Sedangkan ketidaktersediaan  dokumen  rekam  medis tertinggi untuk kunjungan pasien saat ini adalah pasien yang berkunjung pada hari kamis sebesar 36,4%. Persamaan kehilangan pada hari kamis tersebut diakibatkan tingginya beban kerja dan akumulasi kelelahan dari hari-hari sebelumnya.
4.  Sistem  penyimpanan  yang  digunakan  yaitu desentralisasi dan sistem penjajarannya adalah
penyimpanan dan penjajaran yang dilaksanakan sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku di RSUD dr. Soekardjo.
5. Penyebab  dan  dampak  dari  ketidaktersediaan dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  meliputi terbatasnya sumber daya manusia di bagian rawat  jalan,  kesalahan  penyimpanan  dokumen rekam medis, dokumen rekam medis yang dibawa oleh  pasien,  terbatasnya  sarana  dan  prasarana di  ruang rawat  jalan,  kesalahan  penulisan nomor rekam medis, selain itu dampaknya adalah pembiayaan  klaim  kurang  sesuai,  hangusnya klaim  untuk  dokumen  rekam  medis  yang  tidak dapat  ditemukan  untuk  proses  klaim,  tidak terdapatnya laporan klaim yang gagal atau tertunda, terganggunya  pengobatan  pasien,  dan  pasien menunggu  lama  untuk  melakukan  pelayanan  di poliklinik.  Sebagian  besar  penyebab  tersebut diakibatkan  belum  terealisasinya  permintaan terkait dengan sumber daya manusia dan sarana, sedangkan untuk dampaknya akan berimbas pada keuangan rumah sakit dan pengobatan pasien .

## DAFTAR PUSTAKA
Aini,  Nuni  Nur,  et  al  (2010). Analisis  Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Work Load Indicator Staff Need atau WISN Bagian TPPRJ  RSUD  Kabupaten  Sragen .  Dalam Open  Kournal  System  [Online].  Vol  5  No 1. Tersedia  :    http://ejurnal.stikesmhk.ac.id/ index.php/rm/article/view/55 [2 Juni 2016].
Anggara,  Daru  Cahyo,  et  al  (2015). Tinjauan Pelaksanaan  Sistem  Penjajaran  Dokumen
Sakit  Ken  Saras  Unggaran .  Dalam  urnal Manajemen  Informasi  Kesehatan  Indonesia
[Online]. Vol 3 No 1 halaman 103-108. Tersedia :  http://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/ article/view/76 [2 Juni 2016].
Ardhitya,  Tyas,  et  al  (2015). melatarbelakangi  penolakan  klaim  BPJS oleh  Verifikator  BPJS  di  RSUD  Dr.  Amino Gondohutomo  Provinsi  Jawa  Tengah  Tahun 2015 .  [Online]. Tersedia  :  http://eprints.dinus. ac.id/17385/1/jurnal_15985.pdf  [11 Juni 2016].
Astianto, Anggit,  et  al. (2014). Pengaruh  StresKerja dan Beban Kerja Terhadap Kinerja Karyawan PDAM Surabaya . Dalam Jurnla Ilmu dan Riset Manajemen. Vol 3 No 7 halaman 1-17.
BPJS  Kesehatan.  (2014).
Klaim  BPJS  Kesehatan .  [Online].  Tersedia: http://www.bpjs-kesehatan.go.id  [14  Februari 2016].
Budi,  Savitri  Citra.  (2011). Manajemen  Unit  Kerja Rekam  Medis . Yogyakarta:  Quantum  Sinergi Media.
Burnett,  Susan,  et  al.  (2011). Missing  Clinical Information in NHS Hospital Outpatient Clinics: Prevalence, Cause and Efeects on Patient Care . Dalam BMC Health Services Research [Online]. Vol 11 halaman 1-7. Tersedia: http://www.ncbi. nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3118108/.  [4 Februari 2016].
Hatta,  Gemala.  (2013). Pedoman  Manajemen Informasi  Kesehatan  disarana  Pelayanan Kesehatan . Jakarta: Universitas Indonesia.
Huffman  Edna  K.  (1994). Health  Information Management, Tenth Edition, Physicians’Record Company, Berwyn Illinois, AHIMA.
Indra (2015). Mengapa Orang Paling Ingat Hari Senin dan Jumat . [Online]. Tersedia : http://www.feed. id/article/mengapa-orang-paling-ingat-hari- senin-dan-jumat-150918j.html [2 Juni 2016].
Keputusan  menteri  kesehatan    No.  81  tahun  2014 tentang  Penyusunan  Perencanaan  Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit
Komite  Keselamatan  Pasien  Rumah  Sakit.  (2008). Pedoman  Pelaporan  Insiden  Keselamatan Pasien (IKP) . Jakarta: Persi
Malonda,  Taliana,  et  al.  (2015). Analisis  Pengajuan Klaim  Badan  Penyelenggara  Jaminan  Sosial (BPJS) Kesehatan di RSUD Dr. Sam Ratulangi Tondano . Dalam JIKMU. Vol 5 No 2b halaman 436-447.
Nurmawati.  (2010). Mutu  Pelayanan  Kebidanan .
Jakarta : CV. Trans Info Media.
Peraturan  Gubernur  Daerah  Istimewa  Yogyakarta Nomor  25  Tahun  2009  tentang  Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia Nomor.269/MENKES/PER/III/2008  tentang Rekam Medis.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia Nomor.27  tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Sistem Indonesian  Case  Base  Groups (INA- CBG’S).
Pujihastuti, Antik, et al (2014). Hubungan Kelengkapan Informasi dengan Keakuratan Kode Diagnosis dan  Tindakan  pada  Dokumen  Rekam  Medis Rawat Inap . Dalam Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan  Indonesia  [Online].  Vol  3  No  1 halaman 60-64. Tersedia : http://jmiki.aptirmik. or.id/index.php/jmiki/article/viewFile/25/11 [2 Juni 2016].
Ratnasari, Amik Novia, et al (2016). Sistem Informasi
Umum Daerah Dr. Moewardi . Dalam Jurnal Manajemen  Informasi  Kesehatan  Indonesia [Online].  Vol  4  No  1.  Tersedia  :  http:// jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/ view/100 [2 Juni 2016].
Saryono, Ari Setiawan. (2011). Metodologi Penelitian Kebidanan DIII, DIV, S1 dan S2 . Yogyakarta: Nuha Medika
Schilling,  Lisa,  et  al.  (2010). and Impact of Missing Information at Pediatric Emergency and General Ambulatory Encounter.
Dalam Applied Clinical Informatics . [Online]. Vol  1  No  3  halaman  318-330.  Tersedia  : http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/ PMC3631895/ [7 Maret 2016].
Sulistya,  Indra  Ayu  (2015). Analisis  Perkiraan Kebutuhan  Tenaga  Kerja  Rekam  Medis  di TPPRJ  dengan  Metode  WISN  di  Puskesmas Mojolabab  Tahun  2013 .  Dalam  Indonesian Journal on Medical Science. Vol 2 No 1 halaman 1-6.
Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.
Undang-Undang  No.  44  tahun  2009  tentang  Rumah Sakit.
Wahyuni, Tri. (2015). Alasan Ilmiah Senin dan Jumat Lebih  Populer  dari  Hari  Lainnya .  [Online]. Tersedia:  http://www.cnnindonesia.com/gaya- hidup/20150904073437-277-76576/alasan- ilmiah-senin-dan-jumat-lebih-populer-dari-hari- lainnya/ [18 Februari 2016].