## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.5 No.1, Februari2020, pp. 85-97 ISSN: 2597-7156 (Online),2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 85

## Faktor-faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan Di RSU Madani Tahun 2019
1 Zulham Andi Ritonga, 2 Alan Juli Wannara Program Studi D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan
Article Info

## ABSTRAK

## Article history:
Received Feb24, 2020 Revised Feb 25, 2020 Accepted Feb28, 2020
The storage system is implemented in Madani General Hospital Medan using  a  centralized  system,  which  is  the  merging  of  inpatient  and outpatient  medical records. Outpatient and inpatient  medical records are  held  in  one  location.  stacked  above  the  status  that  has  been arranged  neatly.  This  type  of  research  uses  descriptive  through interviews  and  check  list  sheets.  This  research  was  conducted  at Madani Hospital, February to June 2019. The population in this study were  patients  who  visited  the  outpatient  registration  and  overall medical records in the outpatient registration and storage section. The sample in this study was divided into two types, namely new and old outpatients and outpatient medical record personnel at Madani General Hospital.  The  sampling  technique  used  was  Purposive  Sampling. Terminal number system can facilitate medical record personnel who are  not  experts  in  carrying  out  the  storage  work  and  have  been implemented  well.  Based  on  location,  the  storage  system  uses centralization.  The  medical  record  file  in  the  storage  section  is  not neatly arranged. Where the file is stored is not enough to be lined up on  the  medical  record  filing  rack,  because  the  area  of  the  medical record filing is insufficient so that the medical record filing rack cannot be added to the medical record storage section. There are many files piled  on  top  of  the  medical  record  that  has  been  arranged  neatly according  to  the  medical  record  number.  When  retrieval  medical records of patients who want to seek treatment do not use tracers (exit instructions) as a substitute to be inserted in the medical record file of patients who want to seek treatment.

## Keywords:
Waiting Time Outpatient Medical Record File
This is an open access article under the CC BY-SA license.
Corresponding Author:
Zulham Andi Ritonga, Program Studi D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan , Universitas Imelda Medan,
Jl. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur, Medan - Sumatera Utara. Email: zulhamandi16@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Rekam medis adalah satu syarat dalam meningkatkan mutu layanan RS. Salah satu unit layanan rekam  medis  di rumah sakit  yaitu bagian penerimaan pasien rawat  jalan. Tempat penerimaan  pasien  rawat  jalan  disebut  loket  pandaftaran  berfungsi  dalam  layanan  pada pasien dimana sebagai pemberi layanan yang pertama kali diterima oleh pasien atau keluarga pasien, sehingga baik buruknya mutu layanan rumah sakit dapat dinilai dari layanan yang diterima pasien di bagian pendaftaran.
86
Tugas  dan  kegunaan  pendaftaran  rawat  jalan  adalah:  (1)  mendaftarkan  pasien  rawat jalan, (2) mencatat identitas  pasien pada rekam  medis, (3)  mendistribusikan rekam  medis pada  masing-masing  poliklinik,  (4)  membantu  bagian  keuangan  dalam  hal  memberikan keterangan  mengenai  jasa  pelayanan  unit  rawat  jalan  yang  dibutuhkan  oleh  pasien  serta manajemen  pelanggan lainnya.
Instalasi Rawat Jalan (IRJ) adalah unit fungsional yang melayanai penerimaan pasien di rumah sakit, yaitu berobat jalan atau  yang akan dirawat. Pemberian layanan di unit  rawat jalan  pertama  dilakukan  di  loket  karcis  bagian  rekam  medis  rawat  jalan  (Depkes  RI, 2006).Sadapun  dimensi  mutu  layanan  kesehatan  yaitu  akses  terhadap  layanan  dengan indikator waktu tunggu pasien. Waktu tunggu pasien pada layanan rekam medis pendaftaran rawat jalan adalah satu hal sangat penting yang menentukan citra atau image layanan rumah sakit. Waktu tunggu pasien adalah salah satu komponen potensial penyebab ketidakpuasan. Pasien akan menganggap layanan kesehatan buruk jika penyakitnya  tidak sembuh, antrian lama dan tenaga kesehatan kurang bersahabat walupun terlatih (Pohan, 2007).
Pelayanan  rekam  medis  yang  bermutu  dan  baik  terlihat  dari  keramahan,  cepat  dan nyaman.  Pelayanan  rekam  medis  rawat  jalan  diawali  dari  tempat  pendaftaran  sampai penyediaan  rekam  medis  pasien  yang  akan  digunakan  untuk  mendapatkan.  Berdasarkan standar pelayanaan  minimal yang ada, waktu penyediaan rekam medis rawat jalan adalah ≤ 10 menit (Depkes RI, 2008).
RSU Madani diresmikan pada tahun 2014 beralamat Jl. AR. Hakim No. 168 Medan dan salah  satu  rumah  sakit  umum  swasta  tipe  C  di  kota  Medan  yang  mendapat  Akreditasi Pratama dari Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS) pada bulan November tahun 2016.
Berdasarkan survey awal, hasil perhitungan waktu yang dibutuhkan pada layanan rekam medis unit rawat  jalan dari pendaftaran sampai dengan berkas rekam  medis tersedia pada poliklinik, diperoleh bahwa dari 30 pasien dengan rata-rata 14,80 menit. Faktor-faktor yang berhubungan dengan waktu layanan rekam medis antara lain perakitan berkas rekam medis, pengisian  buku  register,  pemilahan  berkas  rekam  medis  sesuai  poliklinik,  pengisian  buku ekspedisi,  ketidakcukupan  rak  penyimpanan,  keberadaan  rekam  medis  di  ruang  rawatan, terdapatnya  rekam  medis  pada  bagian  SMF,  adanya  rekam  medis  pada  poliklinik, pengambilan berkas dari bagian penyimpanan untuk peminjaman apabila diperlukan untuk kepentingan pasien dan keperluan lainnya.
Menurut wawancara dengan teanga rekam medis pada bagian penerimaan rawat jalan, keterlambatan  penyediaan  rekam  medis  disebabkan  oleh  jumlah  petugas  masih  kurang. Jumlah tenaga rekam medis yang ada sebanyak 8 orang dengan kualifikasi pendidikan rekam medis sebanyak 3 orang, perawat 3  dan komputer 2 orang. Terdapatnya fasilitas yang kurang memadai antara lain jumlah komputer 2 buah, tidak tersedianya Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) dan buku registrasi, bank nomor rekam medis tidak tersistematis dan tidak tersusun berurutan.
Selanjutnya masih banyak pasien yang mengeluh pada layanan yang dilakukan seperti kurangnya  pengetahuan  tentang  layanan  rekam  medis  begitu  juga  dengan  pelayanan kesehatan  dan  efektifitas  waktu  sehingga  pasien  menunggu  lama  sewaktu  pendaftaran. Penelitian sebelumnya yang berjudul Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Pada  Pasien  Rawat  Jalan  Di  RSU  Imelda  Pekerja  Indonesia  Medan  menyatakan  hasil penelitian menunjukkan bahwa 33 berkas rekam medis (34,25%) telah memenuhi standar ≤ 10 menit, dan 48 berkas rekam medis (65,75%) belum memenuhi standar pelayanan minimal (> 10 menit), dengan rata-rata lama waktu pendistribusian 12,30 menit (Valentina, 2017).
Penelitian  oleh  Febriyanti  dan  Kurniadi  (2013)  tentang  deskripsi  faktor  yang memengaruhi waktu tunggu  pada pendaftaran rawat jalan pada RSUD Tugurejo Semarang, sesuai hasil perhitungan  diperoleh  rata-rata waktu tunggu 6 menit 33 detik untuk pasien baru dan 7 menit 2 detik untuk pasien lama. Keseluruhan 18 petugas terdapat 33,3% lulusan
87 diploma  rekam  medis.  Sarana  dan  prasarana  yaitu  tidak  terdapat  pengeras  suara.  Sumber daya  material  yaitu  tidak  terdapat  KIUP  dan  buku  registrasi.Petugas  tidak  melaksanakan prosedur dimana untuk menyerahkan rekam medis pasien baru di bawa sendiri ke poliklinik. Diketahui bahwa dari 100 pasien sebanyak 36,4% tidak membawa Kartu Indeks Berobat.
Selanjutnya penelitian oleh Soebarto (2011), menunjukkan bahwa faktor  yang sangat memengaruhi waktu tunggu layanan rekam medis pada pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul  Rantau  yaitu  pengambilan  berkas  di  penyimpanan.  Pada  Sumber  Daya  Manusia yaitu pendidikan dan Sumber Daya Material adalah bahan atau fasilitas.  Didapatkan rata- rata waktu tunggu pasien baru yaitu 7 menit 27 detik dan pasien lama yaitu14 menit 16 detik.
Sesuai  dengan  uraian  latar  belakang  diatas  tentang  masalah  keterlambatan  waktu penyediaan rekam medis rawat jalan dan juga faktor-faktor penyebabnya, maka dilakukan penelitian  tentang  faktor  penyebab  keterlambatan  waktu  penyediaan  rekam  medis  rawat jalan di RSU Madani.

## 2. METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian Jenis  penelitian  inideskriptif  yaitu  untuk  mengetahui  faktor-faktor  penyebab keterlambatan  waktu  penyediaan  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSU  Madani  Tahun 2019. Penelitian ini dilakukan di RSU Madani Medan pada bulan Februari sampai dengan Juni 2019.
B. Populasi
Populasi  yaitu  pasien  yang  berkunjung  pada  bagian  pendaftaran  rawat  jalan  dan seluruh tenaga rekam medis di rawat jalan dan penyimpanan.
C. Sampel
Sampel pada penelitian ini dibedakan dua jenis yaitu pasien rawat jalan terdiri dari pasien baru dan lama serta tenaga rekam medis rawat jalan RSU Madani Medan.
D. Jenis Data
1. Data primer adalah pengumpulan data melalui kegiatan penelitian dengan datang langsung ke lokasi penelitian untuk mencari fakta yang bekaitan masalah yang diteliti  melalui  observasi,  yaitu  pengamatan  langsung  terhadap  objek  untuk mendapatkan  gambaran  yang  tepat  mengenai  objek  penelitian,  menyebar kuesioner  pada  pasien  yang  berkunjung  pada  poliklinik  rawat  jalandan wawancara secara terstruktur dengan seluruh petugas rekam medis pendaftaran rawat jalan.
2. Data  sekunder  adalah  pengumpulan  data  atau  informasi  yang  menyangkut masalah penelitian dengan mempelajari dan menelaah buku, majalah dan literatur lain yang berkaitan dengan masalah yang ada.
E. Metode Pengumpulan Data
1. Wawancara Menurut  saryono  (2012),  wawancara  dapat  dilakukan  secara  terstruktur  maupun tidak terstruktur dan dapat dilakukan dengan langsung atau menggunakan telepon. Pada  penelitian  ini  wawancara  yang  dilakukan  adalah  wawancara  terstruktur, dimana peneliti menyediakan alat penelitian berisikan pertanyaan tertulis sebagai panduan peneliti dalam mewawancarai langsung tenaga rekam medis.
2. Observasi Menurut Notoatmodjo (2010), observasi yaitu suatu prosedur terencana, antara lain mencatat  jumlah  dan  taraf  aktifitas  berhubungann  masalah  penelitian.  Observasi terhadap  pelaksanaan  rekam  medis  dan  sumber  daya  material  dengan  bantuan lembar observasi.
3. Studi Dokumen
88
Dokumentasi  adalah  mencari  data  atau  variabel  dan  sumber  berupa  catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, notulen rapat, agenda dan sebagainya. Dalam penelitian  ini  studi  dokumentasi  dilakukan  dengan  menganalisa  kebijakan- kebijakan, misalnya melihat standar operasional prosedur, fasilitas yang dimiliki, buku register, buku peminjaman dan pengambilan rekam medis, dsb.
F. Analisa Data
Analisa  data  secara  deskriptif  melalui  reduksi  data,  penyajian  dan  penarikan kesimpulan,  sehingga  diperoleh  gambaran  yang  jelas  tentang  penyebab keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan di RSU Madani Medan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Hasil Pelaksanaan Rekam Medis di RSU Madani
Penyelenggaraan  rekam  medis  pada  rumah  sakit  meliputi  :  penerimaan  pasien, pencatatan,  pengolahan  data,  penyimpanan  dan  pengambilan  kembali  rekam  medis  dapat dijelaskan sebagai berikut :

## Penerimaan pasien
Penerimaan pasien pada bagian Rawat Jalan RSU Madani dapat diklasifikasikan sesuai dengan jenis kedatangannya yaitu pasien baru dan lama.
a. Pasien  Baru  adalah  pasien  pertama  kali  datang  ke  rumah  sakit  untuk  keperluan berobat.
Pasien baru mendaftar ke bagian Penerimaan Pasien Rawat Jalan RSU Madani dan diwawancarai  oleh  petugas  pendaftaran  untuk  identifikasi  meliputi:  nama  pasien, alamat, umur, agama, pekerjaan dan juga menanyakan poliklinik tujuan pasien. Jika pasien belum mengetahui poliklinik tujuannya, petugas akan mengarahkan dengan menganalisa keluhannya.Petugas juga mencatat identitas pasien pada buku register, membuat KIB (Kartu Indeks Berobat), KIUP dan rekam medis baru. Rekam medis baru  diserahkan  ke  poliklinik  dan  pasien  menunggu  untuk  menerima  layanan kesehatan. Selanjutnya petugas mengarahkan pasien menuju kasir untuk memenuhi administrasi.  Selanjutnya  pasien  menyelesaikan  administrasi  pada  kasir  dan diperbolehkan untuk pulang.
b. Pasien Lama yaitu pasien yang datang sebelumnya untuk keperluan berobat. Pasien  lama  datang  pada  bagian  Penerimaan  Pasien  Rawat  Jalan  dengan menunjukkan KIB pada petugas pendaftaran. Jika pasien tidak dapat menunjukkan kartu berobat, petugas mencari data pasien melalui komputer kemudian membuatkan kartu berobat baru sesuai nomor yang sama. Petugas melakukan penulisan pada buku register  dan  mencari  rekam  medis  pada  bagian  penyimpanan,  setelah  ditemukan petugas  menyerahkan  rekam  medis  pasien  untuk  mengantri  sesuai  poliklinik  yang dituju.  Selanjutnya  pasien  diarahkan  ke  kasir  berhubungan  administrasi  dan diperbolehkan untuk pulang.

## Pencatatan Data Pasien
Pencatatan  adalah  dokumentasi  seluruh  informasi  medis  pasien  pada  rekam  medis sebagai bahan informasi. Rekam medis rawat jalan RSU Madani tidak meiliki buku register khusus dalam pengisian identitas pasien rawat jalan.  Pencatatan data sosial atau demografi pasien pada buku tulis biasa, yaitunama, alamat, umur, agama, pekerjaan dan lain-lain. Akan tetapi pada pengisiannama dan alamat pasien kurang lengkap sesuai dengan identitas.

## Penyimpanan Rekam Medis
89
Sistem  penyimpanan  di  RSU  Madani  berdasarkan  lokasi,  yaitu  sentralisasi  dimana berkas rekam medis baik rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat disimpan dalam satu file dan satu rak penyimpanan serta pada ruangan yang sama. Sistem penjajaran berkas rekam medis menggunakan Terminal Digit Flling System , yaitu menjajarkan rekam medis sesuai urutan  nomor  rekam  medis  pada  kelompok  dua  angka  terakhir.Selanjunya,  sistem penomoran  yang diterapkan  mengadopsi unit numbering  system, yaitu pasien hanya diberi satu nomor untuk selamanya berobat di RSU Madani.

## Pengambilan Kembali Rekam Medis
Unit rawat jalan RSU Madani telah memiliki buku peminjaman rekam medis rawat jalan akan  tetapi  Standar  Operasional  Prosedur  peminjaman  rekam  medis  belum  ada.  Setelah poliklinik tutup, rekam medis dikembalikan ke unit rawat jalan. Petugas rekam medis rawat jalan  langsung  memasukan  data  pasien  pada  komputer.  Data  yang  diinput    ke  dalam komputer  adalah  nomor  rekam  medis,  nama,  pasien  baru  dan  lama.  Setelah  selesai  input data, rekam medis disimpan petugas ke ruang penyimpanan.

## Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis pada Pendaftaran Rawat Jalan RSU Madani
Waktu tunggu layanan adalah waktu pasien menunggu dimulai saat kedatangan pasien pada bagian penerimaan pasien sampai dengan rekam medis didistribusikan ke poli tujuan. Waktu Tunggu Pelayanan meliputi waktu tunggu dari beberapa tahapan dan berbeda untuk pasien  baru  dan  lama.  Untuk  pasien  baru  tahapannya  yaitu  waktu  tunggu  pada  bagian penerimaan  pasien,  mengisi  data  pasien  pada  buku  register,  membuat  KIB,  identitifikasi pasien baru dan pendistribusian rekam medis pada poliklinik. Sedangkan untuk pasien lama yaitu waktu tunggu pada bagian penerimaan pasien, identifikasi, mengisi data pasien pada buku register, menemukan rekam medis pasien pada ruang penyimpanan dan pendistribusian rekam medis pada poliklinik.
Berdasarkan  perhitungan  waktu  tunggu  pasien  pada  bagian  pendaftaran  rawat  jalan, diketahui  bahwa waktu  rata-rata pada pasien baru secara keseluruhan adalah 15 menit  45 detik sedangkan waktu rata-rata pasien lama secara keseluruhan adalah 14 menit 16 detik. Rincian datapada tabel 1 berikut ini.
Tabel 1. Hasil Perhitungan Terhadap Waktu Tunggu Rata-Rata Pada Layanan Dalam Tiap Tahapan Untuk Pasien Baru dan Pasien Lama Pada Bagian Rekam
Medis Pendaftaran Rawat Jalan RSU Madani  Tahun 2019 Tahapan Pasien Baru Pasien Lama Waktu tunggu pada Bagian penerimaan pasien 6 menit 53 detik 5 menit 3 detik Penyerahan KIB - 2 menit 3 detik Menulis ke dalam buku register 2 menit 56 detik 1 menit 6 detik Membuat KIB dan mengisi identitas pasien baru 5 menit 38 detik - Waktu tunggu penemuan rekam medis pasien lama - 6 menit 4 detik Total waktu 15 menit 45 detik 14 menit 16 detik

## Karakteristik Responden
Berdasarkan  hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  sebagian  besar  responden  berumur >22 tahun sebanyak 5 orang (71,4%), sebagian kecil berumur <22 tahun sebanyak 2 orang (28,5%). Berdasarkan jenis kelamin, sebagian besar responden perempuan sebanyak 6 orang (85,7%), sebagian kecil laki-laki sebanyak 1 orang (14,2%). Berdasarkan status perkawinan,
90 sebagian besar responden belum kawin sebanyak 6 orang (85,7%), sebagian kecil responden kawin sebanyak 1 orang (14,2%).
Hasil  penelitian  ini  sebagian  besar  responden  bekerja  <5  tahun  sebanyak  6  orang (85,7%),  sedangkan  yang  bekerja  >5  tahun  sebanyak  1  orang  (14,2%).  Berdasarkan pendidikan, seluruh responden berpendidikan SLTA/sederajat sebanyak 7 orang (100,0%). Berdasarkan  pelatihan  rekam  medis,  sebagian  besar  responden  tidak  mengikuti  pelatihan rekam  medis  sebanyak  5  orang  (71,4%),  sebagian  kecil  responden  pernah  mengikuti pelatihan rekam medis sebanyak 2 orang (28,5%). Berdasarkan hasil penelitian, karakteristik responden dapat dilihat pada Tabel 2 berikut ini.

## Tabel 2. Distribusi Frekuensi Responden Berdasarkan Karakteristik di Rumah Sakit
Umum Madani Tahun 2019 No Karakteristik Jumlah (n) Persentase (%) 1 Umur < 22 tahun 2 28,5 > 22 tahun 5 71,4 2 Jenis Kelamin Laki-laki 1 14,2 Perempuan 6 85,7 3 Status Perkawinan Belum Kawin 6 85,7 Kawin 1 14,2 4 Pendidikan SLTA/Sederajat 7 100,0 5 Masa Kerja < 5 tahun 6 85,7 > 5 tahun 1 14,2 6 Pelatihan Pernah 2 28,5 Tidak pernah 5 71,4 Total 7 100,0

## Sumber Daya Material
Berdasarkan hasil penelitian, sebagian bahan telah tersedia di bagian rekam medis rawat jalan dan penyimpanan, yaitu karcis harian, buku tulis, KIUP, buku peminjaman dan mesin tracer  baru  api  belum  dapat  digunakan.  Tidak  terdapat  petunjuk  rak  penyimpanan  untuk mempercepat  petugas  dalam  menyimpan  dan  mengambil  kembali  rekam  medis  apabila pasien  datang  berobat  kembali.  Tidak  terdapatnya  kartu  permintaan  (formulir)  bagi peminjam  rekam  medis  rawat  jalan  dan  kode  warna  pada  sampul  pelindung  BRM. Selanjutnya,  tidak  ada  ditemukan  tanda  petunjuk  untuk  BRM  yang  keluar  dari  rak penyimpanan  dan  hanya  menggunakan  kertas  biasa  yang  ditempel  pada  sampul  rekam medis.  Kebutuhan  alat  diatas  secara  umum  hampir  terpenuhi  dimana  telepon,  komputer, pendingin  ruangan,  rak  dan  ruangan  penyimpananan  dan  pendaftaran  ada  dengan  jumlah terbatas. Tidak tertutup kemungkinan tenaga rekam mediis untuk mengusulkan alat lainnya terkait dengan kelancaran pelaksanaan rekam medis. Ruang kerja terdapat meja kerja dan rak arsip berbentuk rak terbuka biasa. Fasilitas yang dimiliki unit pendaftaran rekam medis rawat jalan RSU Madani adalah bagian pendaftaran tidak terlau jauh dengan penyimpanan rekam  medis  aktif.  Selanjutnya,  ruang  pengelolaan  data  dekat  dengan  ruang  penerimaan pasien. Ruang penyimpanan rekam medis, kondisi ruangan adalah lantai bebas dari banjir,
91 dinding permanen, penerangan cukup dan ventilasi kurang baik untuk ruang penyimpanan. Masalah yang didapatkan adalah dinding tidak bersih, jarak yang seharusnya 90 cm antara rak penyimpanan belum dapat terpenuhi disebabkan luas ruang penyimpanan terbatas, yaitu berjarak  52  cm.  Ruang  tidak  cukup  aman  dan  pemeliharaan  kebersihan  kurang  baik. Keterangan dapat dilihat pada tabel 3 berikut ini.
Tabel 3. Hasil Observasi Sumber Daya Material pada Instalasi Rekam Medis Rawat
Jalan RSU Madani Tahun 2019 Sumber Daya Material Status Bahan Karcis di loket penerimaan pasien Ada Buku register Tidak Ada Rekam medis diberi map atau sampul Ada Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) TidaAda Tanda petunjuk penyimpan rekam medis Tidak Ada Kartu permintaan (formulir) peminjam rekam medis Tidak Ada Tersedia kode warna map atau sampul untuk mencegah kekeliruan simpan dan memudahkan mencari map yang salah Tidak Ada Terdapat petunjuk keluar  rekam medis yang tidak berada dibagian penyimpanan Tidak Ada Peralatan Alat tulis kantor Ada Komputer untuk input data Ada Buku pedoman pelaksanaan rekam medis Ada Prosedur tetap (Protap) Ada Ruang kerja lengkap dengan meja Ada Rak penyimpanan BRM berbentuk rak terbuka Ada Telepon Ada Fasilitas Ruang pendaftaran berdekatan pada penyimpanan rekam medis aktif Ya Ruang pengelola data tidak jauh dari ruang penerimaan pasien Ya Bagian penyimpanan rekam medis a. Lantai kedap air dan bebas banjir
b. Dinding bersih dan permanen
c. Ventilasi cukup Jarak antara dua rak minimal 90 cm Ya Tidak Tidak Tidak Bagian  penyimpanan  rekam  medis  aktif  dapat  menampug BRM Tidak Bagian  penyimpanan  rekam  medis  inaktif  berbeda  dengan ruang kerja rekam medis Tidak Ruang aman dalam melindungi dari kehilangan, kerusakan dan mencegah  penggunaan  orang  yang  tidak  mempunyai kepentingan Tidak Ruang  rekam  medis  cukup  luas  untuk  petugas  rekam  medis untuk menjalankan tugasnya Tidak Ruang rekam medis dekat pada instalasi penunjang Ya Penerangan tempat penyimpanan baik Ya Suhu ruangan tempat bekerja baik Ya Pemeliharaan kebersihan baik Tidak
92

## 3.2. Pembahasan PelaksanaanRekam Medis Penerimaan pasien
Untuk  pasien  lama  tidak  membawa  KIB  dan  tidak  ditemukan  nomornya  pada penyimpanan,  petugas  mencetak  kartu  dan  berkas  baru  serta  pasien  tersebut  dianggap sebagai  pasien  baru.  Sebaiknya  hal  ini  bisa  dihindari  karena  merugikan  pihak  pasien  dan pihak  rumah  sakit.  Kerugian  bagi  pihak  pasien  adalah  dokter  yang  memeriksa  tidak mengetahui  riwayat  penyakit  pasien  sehingga  harus  dilakukan  pemeriksaan  ulang. Sedangkan  kerugian  rumah  sakit,  pasien  dengan  satu  nama  bisa  memiliki  lebih  dari  satu nomor  dan  menyebabkan  jumlah  berkas  yang  disimpan  bertambah.  Kondisi  diatas  dapat dihindari jika menggunakan Kartu Indeks Utama Pasien.
KIUP adalah satu teknik untuk mendukung terselesainya layanan pada pasien, karena jika  pasien  tidak  membawa  kartu  berobat  maka  KIUP  membantu  untuk  menemukan  data pasien yang dibutuhkan. KIUP merupakan kunci utama bagi setiap pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. KIUP adalah suatu kartu  tanda  pengenal  setiap  pasien  baru  yang  disimpan  selamanya  pada  instansi  yang bersangkutan.  KIUP dibuat berdasarkan atas ringkasan riwayat klinik  yang diperoleh dari tempat  penerimaan  pasien.Karena  KIUP  merupakan  sumber  data  yang  selamanya  harus disimpan, maka harus dibuat selengkap dan sejelas mungkin (Depkes RI, 2006).

## Pencatatan
Pencatatan  data  identitas  pasien  saat  penerimaan  pasien  di  TPPRJ,  ditemukan  bahwa pencatatan nama dan alamat kurang lengkap. Hal yang perlu evaluasi adalah penulisan nama dan alamat pasien. Petugas hendaknya menuliskan nama dan alamat pasien secara benar dan lengkap. Penulisan nama dan alamat sangatlah penting karena berpengaruh pada lamanya waktu pencarian berkas rekam medis. Selanjutnya keberadaan buku register sangat penting dalam pencatatan data pasien yang berobat ke rumah sakit.
Pencatatan  adalah  pendokumentasian  segala  informasi  medis  pasien  ke  dalam  rekam medis yang akan menjadi bahan informasi. Catatan berdasarkan sumber datanya dibedakan menjadi catatan sosial dan catatan medis. Catatan sosial diperoleh saat penerimaan pasien di tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ), meliputi nama, alamat, umur, agama dan pekerjaan.  Sedangkan  data  medis  diperoleh  pasien  setelah  mendapatkan  pelayanan  dari dokter, perawat atau petugas kesehatan lainnya seperti petugas laboratorium dan radiologi (Depkes RI, 2006).
Prinsip utama yang harus di taati oleh petugas rekam medis dalam pencatatan adalah : nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu di antara kemungkinan ini :
a) Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih
b) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien seorang pasien bersuami
c) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya adalah nama ayah)
d) Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga atau marga, maka nama keluarga atau marga didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri.
Dalam sistem penamaan rekam medis pasien diharapkan :
a) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan
b) Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan di akhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan statusnya
c) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien
93
d) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien (Depkes RI, 2006).

## Penyimpanan
Bentuk penyimpanan berkas rekam medis ada dua, yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi  adalah  penyimpanan  rekam  medis  pasien  dalam  satu  kesatuan  baik  catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien dirawat inap. Sedangkan desentralisasi yaitu penyimpanan dengan melakukan pemisahan antara rekam medis di poliklinik dengan rekam medis di rawat inap. Berkas rekam medis pasien poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan berkas rekam medis pasien rawat inap disimpan di bagian rekam medis.  Secara  teori  sentralisasi  lebih  baik  daripada  desentralisasi,  tetapi  pelaksanaanya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit. Penyimpanan berkas rekam medis dapat menggunakan sistem nomor ( numerical ). Sistem penomoran yang sering dipakai  adalah  sistem  nomor  langsung (straight  numerical) ,  sistem  angka  akhir (terminal digit), dan sistem angka tengah (middle digit) (Depkes RI, 2006).
Cara  penyimpanan  yang  digunakan  RSU  Madani  adalah  sentralisasi  memiliki keuntungan yaitu jumlah petugas dan biaya yang dibutuhkan sedikit, berkas disimpan dalam satu  ruangan  sehingga  akan  meminimalisir  duplikasi  penomoran  rekam  medis  pasien. Selanjutnya,  kekurangannya  yaitu  kurang  efisiennya  waktu  dan  pelayanan  sedikit  lambat karena  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dan  rawat  inap  bergabung  dalam  satu  rak penyimpanan sehingga menyulitkan petugas untuk mencarinya akibat ketebalan berkas serta rak penyimpanan akan cepat penuh.

## Pengambilan Kembali
Peminjaman dan pengembalian kembali berkas rekam medis dijelaskan sebagai berikut:
a) Permintaan  rutin  dari  poliklinik  atau  dokter  yang  melakukan  riset,  harus  diajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan.
b) Poliklinik  yang  meminta  berkas  rekam  medis  harus  mengisi  buku  peminjaman. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor kartu rekam medisnya.
c) Permintaan  atau  peminjaman  rekam  medis  yang  tidak  rutin,  seperti  untuk pertolongan gawat darurat harus dipenuhi sesegera mungkin.
d) Permintaan  lewat  teelpon  juga  dilayani  dan  petugas  bagian  rekam  medis  harus mengisi  buku  peminjaman.  Petugas  dari  bagian  lain  yang  meminta  harus  datang sendiri untuk mengambil berkas rekam medis dan harus mengisi buku peminjaman (Depkes RI, 2006).
Semua rekam medis dari poliklinik rawat jalan dikembalikan dengan tepat waktu. Data pasien  yeng terdapat  pada rekam  medis, langsung dimasukkan ke dalam komputer terdiri dari :  nomor rekam  medis,  nama, pasien baru dan pasien lama,, dll setelah selesai  semua rekam medis langsung difilling.

## Waktu Tunggu Pelayanan
Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat  dan  nyaman.  Pelayanan  rekam  medis  rawat  jalan  dimulai  dari  tempat  pendaftaran pasien sampai memperoleh berkas rekam medis yang akan digunakan untuk mendapatkan pelayanan  kesehatan.  Berdasarkan  standar  penyediaan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan adalah ≤ 10 menit, dan rekam medis rawat inap ≤ 15 menit (Depkes RI, 2008). Rata-rata waktu  tunggu  yang  dibutuhkan  untuk  pasien  baru  rawat  jalan  di  RSU  Madani  adalah  15 menit 45 detik dan pasien lama adalah 14 menit 16 detik. Rata-rata waktu tunggu pelayanan rekam medis pasien baru di pendaftaran rawat jalan sangat lama dan jauh dari standar waktu
94
yang ditetapkan. Sedangkan rata-rata waktu tunggu pelayanan rekam medis pasien lama di pendaftaran rawat jalan sedikit  lama jika dibandingkan dengan standar.

## Sumber Daya Manusia
Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  merupakan  aset  rumah  sakit  yang  sangat  penting  dan merupakan  sumber  daya  yang  berperan  besar  dalam  pelayanan  rumah  sakit.  Penanganan SDM  penting  karena  mutu  pelayanan  rumah  sakit  sangat  tergantung  dari  perilaku  SDM. Kemajuan ilmu dan teknologi memerlukan tenaga yang profesional dan spesialistis (Pohan, 2007). Mutu pelayanan rumah sakit yang dimaksud adalah semua jenis pelayanan termasuk pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa jumlah petugas rekam medis di unit rawat jalan  dan  penyimpanan  RSU  Madani  sebanyak  7  orang.  Tingkat  pendidikan,  pengalaman dan pelatihan memegang peran penting dalam melakukan pekerjaaannya. Untuk tercapainya kesuksesan dalam  bekerja dituntut pendidikan  yang sesuai  dengan jabatan  yang dipegang individu.  Tingkat  pendidikan  formal  petugas  adalah  SLTA/sederajat  dan  tidak  ada berpendidikan rekam medis. Untuk pendidikan non formal atau frekuensi petugas mengikuti pendidikan, pelatihan, seminar dan sebagainya mempunyai intensitas yang sedikit. Dengan demikian kebutuhan akan kualitas tenaga profesional di unit rawat jalan dan penyimpanan RSU  Madani  belum  dapat  terpenuhi.  Dimana  pelatihan  SDM  sangat  diperlukan  agar terselenggara pelayanan yang bermutu guna menjamin pelayanan sesuai dengan standar dan kebutuhan (Widjono, 2000).

## Sumber Daya Material
Penyelenggaraan  kegiatan  rekam  medis  perlu  didukung  keberadaan  sumber  daya material yang meliputi bahan, peralatan dan fasilitas. Bahan adalah formulir dan kartu atau sejenisnya yang telah dicetak sesuai ketentuan yang menunjang pelaksanaan rekam medis. Fasilitas dan peralatan adalah segala sesuatu yang menunjang kemudahan pelaksanaan tugas dan  pengelolaan  rekam  medis.  Alat  penyimpanan  yang  tepat,  penerangan  dan  pengaturan suhu  yang  baik,  pemeliharaan  ruangan,  serta  perhatian  terhadap  faktor  keselamatan  dan kesehatan  kerja  sangat  membantu  pemeliharaan,  mendorong  kegairahan  kerja  dan meningkatkan produktifitas petugas. Alat penyimpanan berkas yang umum digunakan adala rak terbuka (open shelves file unit), lemari lima laci (five drawers file cabinet) atau rak buka tutup (roll o’pack). Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang dianjurkan selebar 90 cm, jika menggunakan lemari lima laci maka sebaiknya dijajarkan satu baris dan ruang kosong didepannya harus 90 cm, jika diletakan berhadapan harus disediakan ruang lowong 150 cm untuk memungkinkan membuka laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan berkas rekam medisnya terlindung dari debu dan kotoran dari luar. Namun penggunaan rak terbuka lebih praktis dalam mempermudah pengambilan berkas rekam medis (Depkes RI, 2006).
Pada  deretan  map  rekam  medis  yang  disimpan  harus  diberi  tanda  petunjuk  untuk mempercepat pekerjaan penyimpanan dan menemukan rekam medis. Berkas rekam medis hendaknya diberi sampul pelindung untuk memelihara keutuhan susunan lembaran rekam medis dan mencegah terlepas atau rusaknya lembaran, akibat seringnya diambil atau dibuka. Sampul  atau  map  pelindung  dilengkapi  dengan  penjepit  (fastener)  untuk  menggabungkan lembaran pada sampul (Depkes RI, 2006).
Bahan penunjang pelaksanaan rekam medis telah tersedia di bagian rekam medis rawat jalan  yaitu  karcis  harian,  buku  tulis  untuk  register,  buku  peminjaman,  tracer  manual,  dll. Tidak  terdapat  tanda  petunjuk  guna  mempercepat  pekerjaan  menyimpan  dan  menemukan rekam medis, tidak ada tersedia kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam rekam medis rawat jalan dan kode warna map serta  tanda petunjuk untuk berkas rekam medis yang
95 keluar(dipinjam).  Tanda  petunjuk  untuk  berkas  keluar  digunakan  untuk  menggantikan berkas  yang  keluar  dari  rak.  Petunjuk  tetap  berada  di  tempat  tersebut  sampai  berkas dikembalikan. Dengan adanya out guide petugas dapat mengetahui secara cepat bila berkas yang dibutuhkan tidak ada. Dengan demikian petugas tidak akan melakukan pencarian yang lama pada waktu berkas tersebut dibutuhkan khususnya untuk pasien lama. Keberadaan map maupun out  guide akan  berpengaruh  pada  waktu  tunggu  pelayanan  pasien  karena  kedua bahan tersebut dapat mempercepat proses penemuan dan penyimpanan berkas.
Peralatan yang dibutuhkan sebagian besar telah tersedia meliputi ATK, komputer untuk entry data, buku pedoman pelaksanaan rekam medis, prosedur tetap, rak berkas dan telepon. Ketersediaan peralatan tersebut seperti komputer harus ditunjang dengan pemanfaatan yang optimal. Pemanfaatan optimal akan memperlancar pelaksanaan kegiatan sehingga berakibat pada waktu tunggu pasien menjadi lebih singkat.
Fasilitas yang dimiliki unit rekam medis rawat jalan dan penyimpanan di RSU Madani, yaitu ruang pendaftaran pasien berdekatan dengan ruang penyimpanan rekam medis aktif. Selanjutnya,  ruang  pengelolaan  data  berdekatan  dengan  ruang  penerimaan  pasien.Ruang penyimpanan rekam medis, meliputi keadaan lantai yang bebas banjir, dinding permanen, penerangan cukup dan suhu telah terpenuhi. Pada ruang penyimpanan, memiliki rak terbuka dimana  jarak  antara  rak  satu  dengan  yang  lainnya  tidak  memenuhi  standar  yaitu  52  cm. Petugas harus bergantian untuk dapat melewati satu jalur pada ruang penyimpanan. Hal ini disebabkan oleh ruang penyimpanan kurang luas yaitu terdapat di lantai satu dan lantai dua rumah sakit. Akibatnya, tidak dapat menampung rak terbuka penyimpanan yang seharusnya disusun dengan jarak antara rak 90 cm (Depkes, 2006). Hal ini secara tidak langsung dapat menghambat pencarian berkas dan akan berakibat pada waktu tunggu pasien.

## Tabel 4. Faktor-Faktor Yang Memengaruhi Waktu Tunggu Pasien Terhadap Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Madani Tahun 2019 No  Faktor Yang Memengaruhi Waktu Tunggu
1 SDM atau petugas rekam medis yang terbatas jumlahnya dan pendidikan tidak rekam medis.
2 Peralatan  penunjang  masih  kurang,  meliputi  :  telepon,  kartu  permintaan formulir, Kartu peminjaman, komputer dan lain-lain.
3 Sistem  penyimpanan  yang  kurang  baik,  sehingga  petugas  rekam  medis  rawat jalan sulit menemukan berkas rekam medis
4 Disiplin petugas yang kurang baik, sering petugas datangnya tidak tepat waktu.
5 Petugas rekam medis rawat jalan dan penyimpanan bekerja menggunaka secara manual atau tidak terkomputerisasi.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan  yang  telah  diuraikan  di  atas,  dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Penyelenggaraan  rekam  medis  di  RSU  Madani  Medan,  yaitu  dari  penerimaan pasien,  pencatatan,  pengolahan  data,  penyimpanan  dan  pengambilan  kembali berkas rekam medis.
2. Rata-rata waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan untuk pasien baru 15 menit  45  detik  dan  pasien  lama  14  menit  16  detik.  Hal  ini  tidak  sesuai denganstandar pelayanan minimal dalam rekam medis, yaitu ≤ 10 menit.
3. Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  meliputi  jumlah  petugas,  pendidikan,  umur  dan masa kerja. Faktor penyebab keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan di RSU Madani yaitu pendidikan dan pelatihan.
96
4. Sumber Daya Material rekam medis meliputi bahan, peralatan dan fasilitas.Faktor penyebab keterlambatanpenyediaan rekam medis rawat jalan di RSU Madani yaitu bahan dan fasilitas.

## REFERENCES
Budi, Savitri Citra.M.PH. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Jogjakarta: Quantum Sinergis Media.
Bustami MS, MQIH. 2011. Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan dan Askeptabilitasnya. Jakarta : Penerbit Erlangga.
Departemen Kesehatan RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik. Revisi 2.
Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia,  2009.  Undang-undang  Republik  Indonesia.
Nomor 44 tentang Rumah Sakit. Depkes RI. Jakarta.
Dhamanti,  Inge.  (2003).  Analisis  Faktor  Yang  Mempengaruhi  Waktu  Tunggu  Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan (Studi di Rekam Medis Rawat Jalan RSU Haji Surabaya). Penelitian Ilimiah .Universitas Airlangga Surabaya.
Hatta R, Gemala. 2011. Pendoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia.
Huffman, Edna K. 1994. Health Information Management 10 Edition. Illionis : physicions Record Company.
Keputusan Menteri Kesehatan RI. 2008. No.129 SK II .Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Jakarta: Menteri Kesehatan.
Keputusan  Mentri  Kesehatan  RI.  2008.  No.269  PER  III.  Tentang  Rekam  Medis.  Jakarta: Menteri Kesehatan.
Konsil Kedokteran Indonesia. (2006). Manual rekam medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia.
Notoadmodjo, S. 2005. Metogologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta. Jakarta.
Notoadmodjo, S. 2010. Kesehatan Masyarakat Ilmu & Seni. Rineka Cipta. Jakarta.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor:  269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.
Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan. Yogyakarta. Graha Ilmu.
Rustianto, Ery., Rahayu, Warih Ambar. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. Jogjakarta.
97
Saryono. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Mitra Cendika. Jogjakarta.
Sekretariat  Negara.  2009  Undang-Undang  RI  No.44.  Tentang  Rumah  Sakit.  Jakarta: Pemerintah.
Wijono, Djoko. 1999. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Airlangga UniversityPress
Valentina. (2017). Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Pada Pasien Rawat Jalan  Di  Rsu  Imelda  Pekerja  Indonesia  Medan  Tahun  2016. JURNAL  ILMIAH PEREKAM  DAN  INFORMASI  KESEHATAN;  Vol  2  No  1  (2017):  Jurnal  Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan , 2 (1), 248–254. http://ojs.stikes- imelda.ac.id/index.php/jipdik/article/view?path=

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Zulham  Andi  Ritonga, Gelar  D3  dipeoleh  dari  AKPER  Imelda  Medan  tamat  tahun 2003, S1 dari Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara minat studi Administrasi  Kebijakan  Kesehatan  tamat  pada  tahun  2011,  dan  S2  dari  Fakultas Kesehatan  Masyarakat  Universitas  Sumatera  Utara  minat  studi  Administrasi  Rumah Sakit  tamat tahun 2019. Saat ini staf pengajar di D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Imelda Medan.