Jurnal Ilmiah Binary STMIK Bina Nusantara Jaya Vol.   0 5 No. 01 Tahun 2023, ISSN : 2657– 2117 | DOI :10.52303/jb.v5i1.99

## Analisis Manajemen Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi Menggunakan
Framework Itil Versi 3 Di STIK Bina Husada
Analysis of Information Technology-Based Personnel Service Management Using the ITIL Version 3 Framework at STIK Bina Husada
Muhammad Irdian Saputra 1) , Tata Sutabri 2)
1 Magister Teknik Informatika Universitas Bina Darma, 2 Universitas Bina Darma Email : irdiansaputra615@gmail.com 1) , tata.sutabri@binadarma.ac.id 2)

## Abstrack
Bina  Husada  College  of  Health  Sciences  (STIK)  is  a  company  engaged  in  the  education  sector  located  in  South Sumatra  Province.  The  staffing  service  process  for  leave,  overtime,  and  updating  employee  data  at  STIK  Bina Husada still relies on paper based, so the HR (Human Resources) unit has to manually input recap data into SAP (Employee  Administration  System).  Regional  HR  unit  employees  will  be  very  vulnerable  to  making  input  errors which can be fatal for calculating employee salaries. The application of paper based on some leave, overtime and data  update  activities  also  causes  the  process  to  run  less  efficiently  and  effectively  so  that  the  processing  time becomes  longer.  The  method used  in  carrying  out  the  repair  process  refers  to  the  ITIL  V3  domain  service  design framework.  The  results  of  improving  the  STIK  Bina  Husda  staffing  service  business  process  for  leave  are  an acceleration of an average time of 58.11 minutes due to the loss of PIC (Person in Charge) activity in requesting and submitting leave permit forms, as well as equal distribution of utilization to superiors, employees, and the HR area  due  to  reduced  responsible  role.  In  the  employee  overtime  process,  the  average  time  acceleration  is  370.98 minutes  due  to  the  loss  of  the  role  of  person  in  charge  in  carrying  out  manual  recording,  as  well  as  equal distribution of usage among superiors, employees, and the HR area due to the loss of the role of person in charge. In the process of updating employee data, there was  an acceleration of 22.6 minutes due to the loss of activity in providing forms and inputting employee data, and there was a change in the proportion of resource usage due to reduced activity in the HR area.

## Keywords : ITSM, ITIL V3, Domain Service Design

## Abstrak
Sekolah  Tinggi  Ilmu  Kesehatan  (STIK)  Bina  Husada  merupakan  perusahaan  yang  bergerak  dibidang  pendidikan yang  terletak  di  Provinsi  Sumatera  Selatan.  Proses  layanan  kepegawaian  untuk  cuti,  lembur,  dan  update  data pegawai  pada  STIK  Bina  Husada  masih  mengandalkan  paper  based,  sehingga  bagian  unit  SDM  (Sumber  Daya Manusia) harus menginputkan secara manual data rekap kedalam SAP (Sistem Administrasi Pegawai). Pegawai unit SDM  area  akan  sangat  rentan  untuk  melakukan  kesalahan  input  yang  dapat  berakibat  fatal  bagi  perhitungan  gaji pegawai.  Penerapan  paper  based  pada  sebagian  aktivitas  cuti,  lembur,  dan  update  data  juga  menyebabkan  proses berjalan  kurang  efisien  dan  efektif  sehingga  waktu  proses  menjadi  lebih  lama.  Metode  yang  digunakan  dalam melakukan  perbaikan  proses  tersebut  mengacu  pada  framework  ITIL  V3  domain  service  design.  Hasil  perbaikan proses  bisnis  layanan  kepegawaian    STIK  Bina  Husda  untuk  cuti  yaitu  percepatan  waktu  rata-rata  sebesar  58.11 menit karena hilangnya aktivitas PIC (Person in Charge) dalam meminta dan menyampaikan formulir izin cuti, serta pemerataan    pemanfaatan  pada  atasan,  pegawai,  dan  SDM  area  karena  hilangnya  peran  PIC  (Person  in  Charge). Pada proses lembur pegawai, percepatan waktu rata-rata sebesar 370.98 menit karena hilangnya peran PIC (Person in  Charge)  dalam  melakukan  perekapan  secara  manual,  serta  pemerataan  pemanfaatan  pada  atasan,  pegawai,  dan SDM  area  karena  hilangnya  peran  PIC  (Person  in  Charge).  Pada  proses  update  data  pegawai  terdapat  percepatan sebesar  22.6  menit  karena  hilangnya  aktivitas  memberikan  formulir  serta  input  data  pegawai,  serta  terdapat perubahan persentase pemanfaatan resource karena berkurangnya aktivitas SDM area.
Kata Kunci : ITSM,  ITIL V3, Domain Service Design
Jurnal Ilmiah Binary STMIK Bina Nusantara Jaya Vol.   0 5 No. 01 Tahun 2023, ISSN : 2657– 2117 | DOI : 10.52303/jb.v5i1.99

## 1. Pendahuluan
Saat    ini    tidak    dapat    dipungkiri    bahwa    teknologi informasi  menjadi  salah  satu  sumber  daya  utama pada    suatu    organisasi  untuk  meningkatkan  daya saing serta pelayanan yang optimal. Oleh  sebab  itu, setiap    organisasi    mencoba    untuk    menerapkan teknologi    informasi    agar    dapat    meningkatkan efektifitas    dan  efisiensi    dalam    proses    bisnis,    hal ini bertujuan  agar  mampu memberikan nilai tambah yaitu berupa keunggulan kompetitif. Tidak  terkecuali pada    organisasi    pendidikan      yang  pada  dasarnya perkembangan-perkembangan    teknologi    informasi yang    terjadi    pada    era    globalisasi    ini    sangat berperan  dalam  penyelenggaraan  proses  pendidikan [9].
Terdapat  beberapa  aktivitas  pada  STIK  Bina Husada  yang  menjadi  perhatian  dalam  penelitian  ini antara  lain,  cuti  dan  lembur  pegawai,  serta  update data  pegawai  yang  sebagian  prosesnya  masih menerapkan  paper  based.  Saat  ini,  arsip  cetak disimpan  di  dosir  pegawai  yang  dikelola  oleh  unit. Dosir  pegawai  merupakan  map  data  pegawai  yang menyimpan  data  pegawai  sejak  awal  masuk  hingga keluar.  Dokumen  berbentuk  softcopy  akan  disimpan di  pusat  arsip.  Tidak  semua  dokumen  membutuhkan arsip  cetak,  sehingga  aktivitas  –  aktivitas  yang terdapat  pada  proses  cuti,  lembur,  dan  update  data pegawai di STIK Bina Husada dapat ditinjau kembali untuk dapat mengurangi permasalah ada [7].
Penelitian  ini  akan  menggunakan framework ITIL V3 menggunakan domain service design dipilih sebagai  metode  yang  tepat  dalam  menyelesaikan masalah.  Pada  penelitian  ini  process  improvement pada  proses  cuti,  lembur,  dan  update  data  dilakukan dengan  harapan  alur  kegiatan  berjalan  lebih  efisien dan  efektif  sehingga  perusahaan  dapat  mengurangi kesalahan  yang  ada,  memperpendek  waktu  tunggu, meminimasi sumber daya, serta memberi kemudahan bagi  pengguna  layanan.  Process  improvement dilakukan  dengan  menggunakan  metode  ITIL (Information Technology Infrastructure Library) versi 3.  ITIL  versi  3  merupakan  metode  yang  berguna dalam  meningkatkan  kepuasan  pengguna  atau konsumen  akan  layanan  TI.  Metode  ITIL  versi  3 cocok  digunakan  pada  penelitian  ini  karena  proses yang  akan  diteliti  merupakan  bagian  dari  layanan kepegawaian STIK Bina Husada. Kepuasan pelanggan  yaitu  pegawai  menjadi  sangat  bergantung pada kelancaran aktivitas tersebut. Pada penelitian ini tahap  ITIL  yang  digunakan  yaitu service  design .
Pemilihan service design karena layanan kepegawaian  cuti,  lembur,  dan  update  data  pegawai pada  STIK  Bina  Husada,  sudah  ditetapkan  dan terdefinisi  dengan  jelas  serta  memiliki  nilai  bagi pengguna.  Fokus  perhatian  saat  ini  yaitu  perlu dilakukan  perbaikan  pada  layanan  cuti,  lembur,  dan update  data  pegawai,  sehingga  perusahaan  dituntut untuk  dapat  mendesain  layanan  yang  tepat.  Domain service  design berguna  dalam  mendesain  dan membangun  layanan  TI yang  sesuai, untuk meningkatkan  kepuasan  pengguna  akan  layanan sehingga dapat mendukung perbaikan proses layanan.

## 2. Tinjauan Pustaka
Penelitian  sejenis  sebelumnya  dengan  judul  yang sama  “Analisis  IT  Service  Management  (ITSM) layanan  Sisfo  Universitas  Bina  Darma  Palembang Menggunakan  Framework  ITIL  V3”  pada  penelitian tersebut  menggunakan  framework  ITIL  V3  yang berfokus pada domain service operation.[2].
Penelitian  selanjutnya  telah  dilakukakan  sebelumnya memiliki  judul  “Analisis  layanan  TI  pada  domain service  operation  dengan  menggunakan framework ITIL  V3”,  hasil  yang  didapatkan  pada  penelitian  ini menunjukkan  bahawa  tingkat  kematangan  proses event  management,  incident  management, dan problem  management pada  PT.  PLN  terdapat  pada level 3 yang berarti defined , sedangkan untuk request fullfillment pada  level  2,  yang  berarti repeatable , sedangkan  untuk event  management sebesar  3.06, untuk incident  management sebesar  3.12,  dan  untuk request  fulfillment sebesar  2.54 , serta  3.24 untuk problem management [5] .
Selanjutnya terdapat penelitian dengan judul “Penilaian IT Service Management Pada Infrastruktur Teknologi  Informasi  PT.  Telkom  Kota  Bengkulu Menggunakan  Framework  ITIL  V3”,  metode pengumpulan  data  serta  informasi  yang  digunakan pada  penelitian  ini  yaitu  metode  kuesioner  dan wawancara.  Metode  kuesioner  akan  disebarkan kepada  35  responden  yang  bertugas  mengelola layanan pada PT. Telkom  kota Bengkulu,  sedangkan untuk  metode  wawancara  akan  dilakukan  langsung kepada kepala bagian TI yang bertugas mengelola TI pada PT. Telkom[3].
2.1. IT Service Management (ITSM)
ITSM  adalah  bagian  dari  ilmu  layanan  yang berkonsentrasi  pada  operasi  TI.  ITSM  dapat didefinisikan  sebagai  sekumpulan  proses  yang bekerja  sama  untuk  memastikan  secara  langsung
Jurnal Ilmiah Binary STMIK Bina Nusantara Jaya Vol.   0 5 No. 01 Tahun 2023, ISSN : 2657– 2117 | DOI : 10.52303/jb.v5i1.99
kualitas  layanan  TI  sesuai  dengan  tingkat  layanan yang disepakati oleh pelanggan. ITSM berfokus pada mengelola, mendefinisikan, dan memberikan layanan TI untuk mendukung tujuan bisnis[6].
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  sebelumnya  yang berjudul  “Analisis  It  Service  Management  (ITSM) Layanan  Sisfo  Universitas  Bina  Darma  Palembang Menggunakan  Framework  Itil  V3”  didapatkan  hasil yakni    IT  service    management  (ITSM)    merupakan seperangkat  layanan yang tersturktur  dan  terdefinisi dengan    baik    yang    berfokus    pada    manajemen infrastruktur  TI,  komponen  serta aplikasi bisnis dan proses  terkait.  Selain  itu  terdapat  hasil  yang menyebutkan    dalam    menggunakan    framework ITIL    V3    domain  service  operation  pada  penelitian ini, maka kesimpulan yang didapat bahwa penerapan event  management,  incident  management,  request fulfillment, problem management dan access management  sudah  dilakukan  dengan    baik,  dimana rata-rata    tingkat    kematangan    atau    maturity    level yang    didapat    dari    hasil    kuesioner  responden pengguna    adalah  2,85,    sedangkan    maturity    level yang    didapat    dari    hasil    kuesioner    responden Departemen STI adalah 3,01 [2].
2.2. Information  Technology  Infrastructure  Library (ITIL)
ITIL  adalah  serangkaian  konsep  atau  teknik  terbaik untuk  pengembangan,  operasi,  dan  pengelolaan teknologi  informasi  dan  infrastruktur[1].  ITIL  dapat membantu organisasi dalam merancang, mengimplementasikan, mengoperasikan, dan memperbaiki  layanan  TI,  selain  itu  ITIL  juga memberikan  panduan  untuk  manajemen  layanan  TI, termasuk manajemen perubahan, manajemen keamanan, manajemen kapasitas, manajemen kejadian, manajemen ketersediaan, dan lain-lain [1].
ITIL  adalah  sebuah  kerangka  kerja (framework) terstruktur  yang  terdiri  dari  serangkaian  konsep  atau teknik  terbaik  untuk  pengembangan,  operasi,  dan pengelolaan  teknologi  informasi  dan  infrastruktur. ITIL  membantu  organisasi  dalam  merancang, mengimplementasikan, mengoperasikan, dan memperbaiki  layanan  TI  mereka.  Selain  itu,  ITIL juga memberikan panduan untuk manajemen layanan TI,  seperti  manajemen  perubahan,  manajemen
keamanan, manajemen kapasitas, manajemen kejadian, manajemen ketersediaan, dan lain-lain [4].
Tujuan utama dari penerapan framework ITIL dalam memberikan layanan TI, sebagai berikut, Mendukung keberhasilan  dalam  sebuah  organisasi  dengan mengintegrasikan  layanan  TI  yang  ada  dengan kebutuhan  bisnis.  Meningkatkan  dan  menjaga  nilai kualitas  layanan  TI  secara  berkelanjutan,  dan  ITIL dapat menekan dan meningkatkan efisiensi pengeluaran  dalam  penyediaan  layanan  teknologi informasi  dalam  jangka  panjang.  Penerapan  ITIL pada  suatu  organisasi  memiliki  keuntungan  sebagai berikut,  ITIL  dikembangkan  dengan  pendekatan praktis  dalam  manajemen  layanan,  dan  framework yang  dimilikinya  dirumuskan  dari  best  practices perusahaan  penyedia  layanan  global.  Tujuan  ITIL adalah  untuk  memberikan  nilai  bagi  bisnis  dan  telah terbukti  meningkatkan  efisiensi  organisasi  serta kepuasan  pengguna  layanan  teknologi  informasi. ITIL  memiliki  skala  praktis  yang  dapat  disesuaikan dengan  kemampuan  sumber  daya  manusia  yang dimiliki oleh perusahaan dalam menyediakan layanan teknologi  informasi.  ITIL  dapat  diadopsi  oleh organisasi  layanan  apapun,  sehingga  cocok  dan bermanfaat  bagi  organisasi  baik  kecil,  menengah, maupun  besar,  baik  swasta  maupun  publik,  dengan kondisi  teknis  yang  berbeda.  ITIL  tidak  terikat  pada platform  teknologi  apapun,  sehingga  merupakan sebuah vendor penyedia layanan yang netral [8].
ITIL  terdiri  dari  lima  fase  utama,  yaitu service strategy,  service  design,  service  transition,  service operations, dan continual  service  improvement . Setiap fase  memiliki proses dan tugas  yang berbeda- beda  untuk  memastikan  bahwa  layanan  TI  yang diberikan  oleh  organisasi  selalu  terbaik  dan  sesuai dengan  kebutuhan  pengguna.  Pertama service strategy
merupakan fase merancang,
mengembangkan dan menerapkan manajemen pelayanan  bagi  sumber  data  strategis,  yang  kedua service design adalah tahapan pengembangan layanan TI  yang  mencakup  arsitektur,  proses,  kebijakan,  dan dokumen  yang  sesuai  dengan  tujuannya  untuk memenuhi  kebutuhan  bisnis  saat  ini  dan  di  masa depan.  Ketiga service  transition merupakan  fase mengembangkan  dan  meningkatkan  kemampuan untuk  transisi  dari  layanan  baru  dan  dimodifikasi
Jurnal Ilmiah Binary STMIK Bina Nusantara Jaya Vol.   0 5 No. 01 Tahun 2023, ISSN : 2657– 2117 | DOI : 10.52303/jb.v5i1.99
untuk produksi, keempat service operation merupakan  fase  untuk  mencapai  efektivitas  dan efisiensi  dalam  menyediakan  dan  mendukung layanan  demi  memastikan  nilai  bagi  pelanggan  dan penyedia layanan, dan yang terakhir continual service improvement merupakan  fase  yang  bertujuan  untuk terus  meningkatkan  kualitas  layanan  TI  yang disediakan  kepada  pelanggan  secara  berkelanjutan [11].
Pada fase Service Operation, terdapat lima subdomain  yang  mencakup  beberapa  area  penting dalam  pengelolaan  layanan  TI  secara  operasional. Kelima subdomain tersebut antara lain.
Event Management : Subdomain ini berkaitan dengan pengelolaan  peristiwa  atau  kejadian  dalam  layanan IT,  seperti  monitoring,  pelaporan,  dan  tindakan responsif terhadap peristiwa yang terjadi.
Incident  Management :  Subdomain  ini  berkaitan dengan  pengelolaan  insiden  atau  gangguan  dalam layanan IT, seperti pengumpulan informasi, klasifikasi,  prioritas,  dan  tindakan  penyelesaian insiden.
Problem  Management :  Subdomain  ini  berkaitan dengan  pengelolaan  masalah  atau  isu  yang  terjadi dalam  layanan  IT,  seperti  identifikasi,  analisis,  dan tindakan  pencegahan  untuk  menghindari  terjadinya masalah di masa depan.
Request Fulfillment : Subdomain ini berkaitan dengan pengelolaan  permintaan  layanan  IT  dari  pengguna, seperti  pengumpulan  informasi,  persetujuan,  dan tindakan pemenuhan permintaan.
Access  Management :  Subdomain  ini  berkaitan dengan  pengelolaan  akses  dan  hak  akses  pengguna terhadap  layanan  IT,  seperti  pengaturan  hak  akses, pengawasan  penggunaan,  dan  tindakan  pencegahan terhadap akses tidak sah [12].
Berdasarkan  uraian  di  atas,  penelitian  ini  akan membahas  topik  ITIL  (Information  Technology Infrastructure  Library)  pada  layanan  kepegawaian dengan  menggunakan  framework  ITIL  V3  yang berjudul
“Analisis Manajemen Layanan Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi
Menggunakan Framework Itil Versi 3 Di STIK Bina Husada.

## 3. Metodologi Penelitian
Penelitian  pada  penelitian  ini  merupakan  jenis penelitian  non-implementatif.  Penelitian  dilakukan pada  unit  Area  Kepagawaian  STIK|  Bina  Husada mulai  bulan April  2023.  Dalam melakukan pengumpulan  data  dilakukan  teknik  wawancara  dan kuesioner,  kuesioner  dibagikan  kepada  13  orang responden dari 16 orang populasi berdasarkan rumus slovin  dengan  toleransi  eror  10%.  Empat  orang diantaranya  dipilih  berdasarkan  teknik  purposive sampling.  Terdapat  langkah-langkah  atau  tahapan untuk  menyelesaikan  proyek  penelitian  ini.  Alur penelitian jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:

## Gambar 1 Metodologi Penelitian
3.1 Perancangan
3.2 Hasil dan Analisa Maturity Level
IT  Maturity  Model  merupakan  model  yang digunakan untuk mengukur tingkat kematangan  pengelolaan  teknologi  informasi dalam  suatu  organisasi.  IT  Maturity  Model terdiri dari lima tingkat kematangan pengelolaan  IT,  meliputi  :  tingkat  0  (non- existent),  tingkat  1  (initial),  tingkat  2 (repeateable),  tingkat  3  (defined),  tingkat  4
Mulai Studi Literatur Analisa Permasalahan Pemodelan Proses Usulan Perbaikan  Proses Simulasi Proses Evaluasi Proses Selesai
Jurnal Ilmiah Binary STMIK Bina Nusantara Jaya Vol.   0 5 No. 01 Tahun 2023, ISSN : 2657– 2117 | DOI : 10.52303/jb.v5i1.99
(managed)  dan  tingkat 5  (optimised). Semakin  tinggi  maturity  level  akan  semakin baik  proses  pengelolaan  teknologi  informasi,
yang  secara  tidak  langsung  bermakna semakin reliable dukungan teknologi informasi  dalam  proses  pencapaian  tujuan organisasi [12].
Tabel  1  Pertanyaan Service Management as a Practice No Kode Service Management as aPractice 1 SMaP01  Terdapat  manajemen  layanan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang terdefinisi dengan jelas. 2 SMaP02  Tersedia  layanan  TI  dalam mengelola  urusan  kepegawaian untuk  proses  cuti,  lembur,  dan update  data  pegawai  yang dikelola dan dioperasikan untuk tingkat risiko yang rendah 3 SMaP03  Ada  suatu  hasil  yang  diberikan kepada pengguna atau pemangku  kepentingan  dari setiap  proses  yang  terdapat pada layanan kepegawaian untuk  proses  cuti,  lembur,  dan update data pegawai. 4 SMaP04  Adanya keaktifan dalam mengelola  desain  layanan  baru ataupun perubahan layanan pada layanan kepegawaian untuk  proses  cuti,  lembur,  dan update data pegawai. 5 SMaP05  Adanya keaktifan dalam mengelola  desain  portofolio layanan, termasuk layanan katalog pada layanan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai 6 SMaP06  Tersedia  layanan  TI  dalam mengelola  urusan  kepegawaian untuk  proses  cuti,  lembur,  dan update  data  pegawai  yang berorientasi  pada  bisnis  dan pelanggan.
7 SMaP07  Tersedia  layanan  TI  dalam mengelola  urusan  kepegawaian untuk  proses  cuti,  lembur,  dan update  data  pegawai  yang hemat biaya dan aman.
8 SMaP08  urusan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data  pegawai  yang  fleksibel dan memenuhi tuntutan peningkatan bisnis.
9 SMaP09  Adanya  pemahaman  mengenai layanan  kepegawaian  untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang disediakan.
3.3 Analisa Maturity Level
Service Management as a Practice
Tabel 3 Gap Service Management as a Practice No Kode Maturity Level Current Gap 1 SMaP01 4 0 2 SMaP02 4 0 3 SMaP03 4 0 4 SMaP04 4 0 5 SMaP05 4 0 6 SMaP06 4 0 7 SMaP07 4 0 8 SMaP08 3 1 9 SMaP09 4 0 Score 3.88 Nilai rata-rata maturity level Service Management as a Practice pada saat ini (current) yaitu  3.88  yang  berada  pada  level  4.  Untuk memperoleh nilai maturity level yang diharapkan,  solusi  yang  harus  diterapkan  yaitu dengan  meningkatkan  sistem  SIMPEG  yang sudah  ada  untuk  fungsi  cuti,  lembur  dan  update data pegawai agar memenuhi tuntutan peningkatan. Peningkatan dapat dilakukan dengan  perbaikan  proses  bisnis  yang  ada  pada aktivitas cuti, lembur, dan update data pegawai.
4. Hasil Dan Pembahasan
4.1 Proses Simulasi As-Is Simulasi ini digunakan untuk mengetahui apakah proses yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan harapan yang ingin dicapai perusahaan atau masih perlu  adanya  perbaikan  untuk  meningkatkan efisiensi dan efektifitas. [10]
Simulasi  proses  bisnis  as-is  untuk  cuti  pegawai yang  terdapat  pada  tabel  6  menampilkan  jumlah instance  yang  selesai  yaitu  40.  Jumlah  tersebut sama  dengan  jumlah  instance  diawal,  artinya setiap aktivitas dilewati dengan benar berdasarkan probabilitas  yang  ditentukan.  Waktu  minimal proses bisnis as-is cuti pegawai secara keseluruhan  adalah  22  menit,  waktu  maksimal sebesar  116  menit,  dengan  waktu  rata-rata  67.78
Jurnal Ilmiah Binary STMIK Bina Nusantara Jaya Vol.   0 5 No. 01 Tahun 2023, ISSN : 2657– 2117 | DOI : 10.52303/jb.v5i1.99
menit. Dari uraian tersebut didapatkan total waktu sebesar 2711 menit.
Tabel 3 Hasil Simulasi resource proses as-is cuti Pegawai Resource Utilization Atasan 23.41% Pegawai 23.48% PIC 97.77% SDM 12.75%
Simulasi  resource  menjelaskan  besarnya  jumlah pemanfaatan resource, jumlah tersebut menunjukkan waktu  resource  sedang  sibuk  dalam  bentuk persentase. Pada Tabel 73diketahui bahwa pemanfaatan  PIC  (Person  in  Charge)  adalah  yang paling  besar  yaitu  97.77%,  kemudian  kurir  sebesar 89.07%,  kemudian  pegawai  sebesar  23.48%,  atasan 23.41%,  dan  jumlah  pemanfaatan  paling  kecil  yaitu SDM  sebesar  12.75%.  PIC  memiliki  persentase pemanfaatan yang cukup besar. Besarnya pemanfaatan  tersebut  menyebabkan  adanya  antrian, sehingga  instance  harus  menunggu  sampai  PIC tersedia kembali.

## 4.2 Simulasi Proses To-Be
Simulasi  ini  juga  berguna  untuk  mengukur  sejauh apa  perbaikan  yang  dilakukan  perusahaan,  apakah sudah sesuai dengan harapan yang ingin dicapai atau belum.  Dengan  dilakukannya  simulasi  terhadap proses to-be, maka  dapat  dilihat  perbandingannya dengan proses as-is yang berjalan saat ini.
Simulasi proses to-be untuk pegawai ajukan lembur atas  keinginannya  yang  terdapat  pada  tabel  9 menampilkan jumlah instance yang selesai yaitu 40. Jumlah  tersebut  sama  dengan  jumlah  instance diawal, artinya setiap aktivitas dilewati dengan benar berdasarkan  probabilitas  yang  ditentukan.  Waktu minimal proses to-be cuti pegawai secara keseluruhan  adalah  4.58  menit,  waktu  maksimal sebesar  26.17  menit,  dengan  waktu  rata-rata  9.67 menit.  Dari  uraian  tersebut  didapatkan  total  waktu sebesar  406.92  menit.  Berdasarkan  hasil  diatas diketahui bahwa proses bisnis to-be dapat mempercepat  waktu  minimal  proses  sebesar  17.42 menit,  waktu  maksimal  sebesar  89.83  menit,  waktu rata-rata  sebesar  58.11  menit,  dan  total  waktu sebesar  2304.08  menit.  Beberapa  aktvitas  yang mempercepat  waktu  proses  antara  lain  adanya otomatisasi  pada  aktivitas  untuk  mengisi  rencana cuti  serta  penyampaian  dan  penerimaan  informasi persetujuan  dan  penolakan  izin  cuti.  Adanya otomatisasi  juga  menyebabkan  hilangnya  peran  PIC sebagai  perantara  dalam  meminta  dan  menyerahkan
formulir  izin  cuti  kepada  SDM.  Aktivitas  tersebut merupakan  yang  paling  banyak  memangkas  waktu proses.
Tabel 4 Hasil Simulasi Resource Proses to-be cuti pegawai
Resource Utilization Pegawai 78.79% Atasan 76.05% SDM 56.97% Simulasi resource menjelaskan  besarnya  jumlah pemanfaatan resource dalam  bentuk  persentase. Pada Tabel 4 diketahui bahwa pemanfaatan terbesar yaitu  pegawai  dengan  persentase  sebesar  78.79%, kemudian  atasan  sebesar  76.05%,  kemudian  yang terakhir  SDM  sebesar  56.97%.  Berdasarkan  hasil diatas diketahui bahwa peningkatan  sebesar 52.64% terjadi pada atasan, peningkatan 78.79% terjadi pada pegawai,  dan  peningkatan  sebesar  44.22%  pada SDM. Sedangkan untuk peran PIC dihilangkan pada proses  bisnis to-be .  Meningkatnya  pemanfaatan resource pada  atasan,  pegawai,  dan    SDM disebabkan  karena  hilangnya  peran  PIC  pada jalannya  proses  cuti.  Aktivitas  dimaksimalkan  pada kedua resource tersebut dengan bantuan sistem.

## 5. KESIMPULAN

## 5.1 Simpulan
Berdasarkan  analisis,  hasil  dan  pembahasan  yang telah  dilakukan  pada  layanan  kepegawaian  untuk proses proses cuti, lembur, dan update data pegawai, dapat diambil kesimpulan:
1) Berdasarkan  hasil  analisa maturity  level ,  sub domain  yang  berada  pada  level  4  sudah memiliki kesiapan yang cukup untuk merancang layanan TI dalam rangka memenuhi kebutuhan  bisnis.  Sedangkan  untuk  sub- domain  pada  level  3  masih  perlu  dilakukan pengelolaan  dan  perbaikan  agar  sesuai  dengan tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
2) Berdasarkan  hasil  analisa maturity  level diketahui bahwa masih terdapat gap positif (+) pada  beberapa  aktivitas.  Oleh  karena  itu, beberapa  aktivitas  perlu  ditingkatkan  nilainya. Rekomendasi  dibuat  untuk  dapat  memenuhi kebutuhan  aktivitas  yang  memiliki  nilai dibawah rata – rata maturity level current.
3) Simulasi  proses as-is dan to-be menghasilkan perbandingan sebagai berikut:
a) Proses  usulan (to-be) cuti  pegawai  dapat mempercepat  waktu rata-rata  sebesar 58.11 menit  yang  disebabkan  hilangnya  aktivitas PIC  dalam  meminta  dan  menyampaikan formulir  izin  cuti,  selain  itu  meningkatkan
Jurnal Ilmiah Binary STMIK Bina Nusantara Jaya Vol.   0 5 No. 01 Tahun 2023, ISSN : 2657– 2117 | DOI : 10.52303/jb.v5i1.99
pemanfaatan resource pada atasan, pegawai, dan  SDM  area  yang  disebabkan  hilangnya peran PIC dan kurir.
b) Proses bisnis usulan (to-be) lembur pegawai dapat  mempercepat  waktu  ratarata  sebesar
370.98  menit  yang  disebabkan  hilangnya peran  PIC  dalam  melakukan  perekapan secara manual, serta meningkatkan pemanfaatan  pegawai,  atasan,  dan  SDM yang disebabkan hilangnya peran PIC.
c) Proses  bisnis  usulan (to-be) update  data pegawai dapat mempercepat waktu rata-rata sebesar  22.6  menit  yang  disebabkan hilangnya  aktivitas  yang  dijalankan  SDM seperti  memberikan  formulir  pada  pegawai dan  melakukan  penginputan  data  pegawai, serta  mengurangi  pemanfaatan  resource pada pegawai dan SDM, serta meningkatkan pemanfaatan pusat dan kurir. Aktivitas  yang  paling  berperan  dalam perubahan  persentase  pemanfaatan  yaitu berkurangnya  aktivitas  SDM  sehingga aktivitas  pegawai  lebih  banyak  tertuju kepada pusat. 5.2 Saran
Saran untuk penelitian selanjutnya, dapat menggunakan framework ITSM yang lainnya, seperti evaluasi penerapan ITSM Kepegawaian menggunakan HOT-Fit, Service Desk Kepegawaian, dll.

## Daftar Rujukan
[1] Anjaya,  L.,  &  Lukito,  R.  (2013).  Sistem  Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Web pada  PT Bintang Baru Sejati Palembang.
[2] M. Rizki  and  S.  O.  Kunang,  “ANALISIS  IT  SERVICE
MANAGEMENT (ITSM) LAYANAN SISFO UNIVERSITAS BINA DARMA PALEMBANG MENGGUNAKAN  FRAMEWORK  ITIL  V3,” Bina
Darma Conference on Computer Science .
[3] D.  Mahdalena  and  W.  Cholil,  “PENILAIAN  IT SERVICE MANAGEMENT PADA INFRASTRUKTUR  TEKNOLOGI  INFORMASI  PT. TELKOM  KOTA  BENGKULU  MENGGUNAKAN
ITIL  V3,” Gema  Teknologi ,  vol.  21,  no.  1,  pp.  34–41, Oct. 2020, doi: 10.14710/gt.v21i1.33082.
[4] Borman,  R.  I.,  Rosidi,  A.,  &  Arief,  M.  R.  (2017). Evaluasi penerapan  sistem  informasi  manajemen kepegawaian (simpeg) di badan kepegawaian   daerah kabupaten  pamekasan  dengan  pendekatan  human- organization-technology (hot) fit model. Respati , 7 (20).
[5] Kholidah,  M.  N.  (2023). PENGUKURAN  TINGKAT KAPABILITAS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI LANGITAN UNU LAMPUNG MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5   DAN ITIL V3 (Doctoral dissertation, UNIVERSITAS LAMPUNG).
[6] Fahruddin  Salim,  “Pengaruh  Information  Technology Service  Management(ITSM)  terhadap  Kinerja  Industri Perbankan,” 2017.
[7] Lipursari, A. (2013). Peran sistem informasi manajemen (SIM)  dalam  pengambilan  keputusan. Jurnal  STIE
Semarang , 5 (1), 132855.
[8] Putri,  A.  F.,  Susanto,  T.  D.,  &  Herdiyanti,  A.  (2017). Pembuatan  Portfolio  Layanan  TI  Bidang  Akademik,
Kemahasiswaan, Keuangan, dan Sarana Prasarana Berdasarkan  Service  Strategy  ITIL  V3  (Studi  Kasus: Institut Teknologi Sepuluh November). Institut Teknologi Sepuluh November, Surabaya .
[9] Puspitasari,  N.,  Tampubolon,  W.,  &  Taruk,  M. (2021).  Analisis  Metode  EUCS  Dan  Hot-Fit Dalam  Mengevaluasi  Penerapan  Sistem  Informasi
Manajemen Kepegawaian
(Simpeg). Jurnal
SITECH:  Sistem  Informasi  dan  Teknologi , 4 (1), 19-28. [10] Rozanda, N., & Masriana, A. (2017). Perbandingan  Metode  Hot  Fit  dan  Tam  dalam Mengevaluasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen  Kepegawaian  (SIMPEG).  In Seminar Nasional  Teknologi  Informasi  Komunikasi  dan Industri (pp. 327-336).
[11] Rusdiana,  A.,  Irfan,  M.,  &  Irfan,  M.  (2014). Sistem informasi manajemen.
[12] Wijaya,  G.  V.  (2018). Auditing  Service  Design
System and Developing Device Inventory
Application PT. Cocacola Amatil Indonesia Using ITIL V3 and PHP CI (Doctoral  dissertation, Program Studi Sistem Informasi
FTI- UKSW).