## PENGELOLAAN KEARSIPAN DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA SAWAHLUNTO
Lidya Sandra Delova 1 , Malta Nelisa 2 ,
Program Studi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang Email: lidyasandradelova1@gmail.com

## Abstract
The  paper  discusses  how  the  archival  management  of  conventionally  and electronically on the Office of the Department of libraries and Archives of the town of Sawahlunto. The purpose of the writing of this paper are: 1) describes the procedure for the management of the archives of the conventional and 2) describes  the  procedure  for  the  management  of  electronic  archives  in  the library  and  Archival  service  of  the  Office  of  the  town  of  Sawahlunto.      Data collection  methods  used  in  this  paper  is  a  descriptive  method  of kualitatifpenemuan data is done through: (1) interviews with informants; (2) observation; (3) the study of librarianship through a variety of literature and documents relating to the issue of research. The informant of the research is the  archivist  and  Office  staff  Office  of  Library  and  Archives  of  the  town  of Sawahlunto.
Keywords: Management Of Archives

## A. Pendahuluan
Arsip  perlu  dikelola  menggunakan  pengelolaan  arsip  yang  baik  dan  benar, sehingga  pada  saat  ada  pihak  yang  membutuhkan  arsip  tersebut  akan  disajikan  dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif  antara  lain  kerapian  penyimpanan,  penemuan  kembali  arsip,  terjaminnya keamanan  arsip.  Arsip  tidak  hanya  sekedar  untuk  disimpan  tapi  perlu  perawatan,  agar keberadaan arsip tetap baik dan terjamin.
Pengelolaan  kearsipan  pada  dasarnya  merupakan  salah  satu  kegiatan  yang ditujukan untuk mengelola segala dokumen yang ada dalam suatu organisasi atau instansi yang  dapat  digunakan  sebagai  penunjang  aktivitas  organisasi  tersebut  dalam  mencapai tujuannya.  Dari  uraian  tersebut  suatu  lembaga  baik  itu  lembaga  negara  maupun  swasta tidak  akan  sanggup  memberikan  data  informasi  yang  baik,  lengkap  dan  akurat,  jika lembaga tidak memiliki manajemen kearsipan yang baik dan teratur.
Adapun  penelitian  yang  telah  dilakukan  masalah  yang  ditemukan  adalah bagaimana  menggunakan  suatu  aplikasi  arsip  terintegrasi  pengelolaan  arsip  yang terkhusus  di  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Sawahlunto  agar memudahkan suatu proses pencarian arsip baik arsip yang baru maupun arsip yang lama sehingga tercapainya program kerja yang efektif dan efisien. Adapun hasil penelitian yang telah dilakukan menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Kota  Sawahlunto  masih  menggunakan  sistem  manual  dan  belum  melakukan
1 Mahasiswa penulis makalah Prodi Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode September 2018
2 Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
penyimpanan  secara  elektronik.  Hal  ini  dikarenakan  masih  kurangnya  sumber  daya manusia yang memahami dan menguasai tentang penyimpanan menggunakan aplikasi.
Perpustakaan  Sawahlunto  memiliki  dua  gedung  di  lokasi  yang  berbeda,  yakninya Perpustakaan  M.  Yamin  dan  Perpustakaan  Adinegoro.  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan  Kota  Sawahlunto  ini  memiliki  Visi  meningkatkan  minat  baca  dan  mahir berbahasa  Ingris  di  Kota  Sawahlunto,    dengan  berbagai  misi  sebagai  berikut:  (1) meningkatkan  Sumber  Daya  Manusia  pengelola  perpustakaan  dan  labor  bahasa;  (2) meningkatkan  pelayanan  pada  perpustakaan  umum;  (3)  meningkatkan  kualitas  dan kuantitas  sarana  dan  prasarana  di  perpustakaan  umum;  (4)  menjadikan  perpustakaan umum sebagai pusat pembelajaran mandiri.
Pada  kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Sawahlunto  terdapat beberapa permasalahan yang ada dibidang kearsipan yang perlu mendapatkan perhatian untuk meningkatkan Pengelolaan Kearsipan sebagai berikut. Pertama,  belum optimalnya pengelolaan kearsipan, ini dapat dilihat pada pelayanan kearsipan yang sering tidak dapat memberikan pelayanan dalam ketersediaan data yang lengkap bila dibutuhkan, contohnya susahnya  penemuan  kembali  arsip  apabila  ada  instansi  lain  atau  individu  yang memerlukan  arsip  maka  susah  dalam  menemukan  arsip  dan  membutuhkan  waktu  yang lumayan  lama  karena  digunakan  sistem  pencarian  manual,  bisa  pula  terjadi  tidak bertemunya arsip yang sedang dicari dan dibutuhkan; kedua, kurangnya media komputer dan  unit  yang  ahli  di  bidang  khusu  pengolahan  sistem  kearsipan  sehingga  dalam pelayanan  arsip  membutuhkan  waktu  yang  lama  dalam  penyajian  informasi  data.  Disisi lain  kondisi  sumber  daya  manusia  belum  mempunyai  kemampuan  yang  memadai dibidang  kearsipan,  contohnya  arsiparis  di  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Kota  Sawahlunto  ini  hanya  ada  satu  orang  dan  masih  menggunakan  sistem  manual, sedangkan  arsiparis  yang  ahli  menggunakan  aplikasi  atau  sistem  digital  belum  ada  dan belum memahami mengenai aplikasi arsip yang dapat membantu pengelolaan arsip secara elektronik;  ketiga,  sulitnya  melakukan  penemuan  kembali  arsip  apabila  diperlukan  dan harus  melakukan  pembongkaran  satu  persatu  arsip  agar  menemukan  arsip  yang bersangkutan.
Berdasarkan  uraian  dan  analisis  awal  terhadap  masalah  yang  telah  dilihat  di Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Sawahlunto,  maka  pengelolaan  arsip secara  konvensional  dan  secara  elektronik  sangat  menguntungkan  bagi  Kantor  Dinas Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Sawahlunto  karena  dengan  adanya  pengelolaan  arsip secara  konvensional  akan  memberikan  petunjuk  untuk  melaksanakan  pengelolaan  arsip secara teratur, baik, benar dan terpelihara, selain itu pengelolaan arsip secara elektronik juga  akan  memberikan  keuntungan  tersendiri  bagi  instansi  karena  dengan  adanya pengeolaan arsip secara digital akan mempermudah dalam melakukan pelayanan kepada pihak  yang  memerlukan arsip dengan  cepat  dan  tepat,  dan  akan menghemat  sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan kearsipan. Maka akan melakukan penelitian lebih  lanjut  yang  berjudul    “Pengelolaan  Kearsipan  di  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan Kota Sawahlunto”

## B. Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  dalam  makalah  ini  adalah  metode  deskriptif. Menurut  Nasir  (2011:  54)  metode  deskriptif  adalah  suatu  metode  dalam  meneliti  status sekelompok  manusia,  subjek  objek,  suatu  kondisi  atau  suat  sistem  pemikiran  ataupun suatu  kelas  peristiwa  pada  masa  sekarang.  Tujuan  dari  deskriptif  ini  adalah  untuk mendeskripsikan,  menggambarkan  atau  melukiskan  serta  sistematis  faktual  dan  akurat mengenai fakta-fakta, sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Penelitian ini dilakukan di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Sawahlunto.

## C. Pembahasan

## 1. Pengurusan Surat
Pengurusan  surat  di  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Sawahlunto ini, terdapat beberapa permasalahan yang mengakibatkan belum optimalnya pengelolaan kearsipan  adalah: Pertama ,  dalam  pengelompokkan  surat  tidak  dikelompokkan berdasarkan  pengempokkan  surat  dinas  biasa,  surat  dinas  penting,  dan  surat  dinas rahasia,  dalam  hal  ini  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  hanya  melakukan pengelompokkan  surat  berdasarkan  undangan,  surat  keputusan  Walikota,  kepegawaian, pengawasan dan keuangan. Selanjutnya tidak pula dikelompokkan berdasarkan penerima surat  yaitu  apakah  surat  ditujukan  kepada  pimpinan,  sekretaris  maupun  kepada  staf lainnya dalam kantor.
Kedua ,  dalam  bagian  pencatatan  surat  kantor  menggunakan  sistem  buku  agenda berdampingan  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Dalam  mengagenda  surat  tidak  dilakukan penyortiran  mana  surat  yang  masuk  dalam  pengagendaan  surat  biasa,  agenda  surat penting  dan  mana  surat  yang  masuk  dalam  agenda  surat  rahasia.  Jadi,  beberapa  hal tersebut  akan  mengakibatkan  permasalahan  dalam  pengelolaan  kearsipan  karena  dalam sistem  pengurusan  surat  tidak  teragenda  dan  tidak  tersusun  berdasarkan  jenis  surat. Dalam melakukan  pelayanan  terhadap  penemuan kembali  arsip  sistem  pengelompokkan surat dan pencatatan surat merupakan salah satu yang sangat mempengaruhi penemuan kembali arsip bila suatu waktu diperlukan.
Prosedur  Pengurusan  Surat  yang  dilaksanakan  oleh  Unit  Kearsipan  dan  Unit Pengolah di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Sawahlunto adalah sebagai berikut.
a. Pengurusan surat masuk
Pengurusan  surat  masuk  oleh  unit  kearsipan  dilakukan  sebagai  berikut:  (a) menerima  surat  masuk  melalui  pos  maupun    kurir;  (b)  selanjutnya  memeriksa  surat masuk untuk membedakan surat yang boleh dibuka atau penting dan tidak boleh  dibuka atau rahasia ; (c) lalu dicatat dalam buku agenda surat masuk ; (d) mengisi disposisi surat melalui bagian umum; (e) lalu surat dinaikkan ke Kepala Dinas dan akan didisposisi oleh Kepala  Dinas;  (f)  surat  yang  telah  mendapatkan  disposisi  dari  Kepala  Dinas  maka  akan kembali  ke  bagian  Sekretaris  Dinas;  (g)  lalu  dilaksanakan  surat  yang  berisikan  disposisi Kepala  Dinas  tersebut;  (h)  surat  yang  telah  dijalankan  disposisi  Kepala  Dinas  disimpan oleh sekretair dalam filling cabinet surat masuk.
Gambar 1. Alur Prosedur Pengurusan Surat Masuk

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan

## 2. Penyimpanan Surat atau Arsip
Bagian  penyimpanan  arsip  di  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota Sawahlunto  terdapat  beberapa  permasalahan  adalah  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan  Kota  Sawahlunto  menggunakan sistem nomor,  tetapi  sistem  nomor  klasifikasi yang  digunakan  tidak  berdasarkan  nomor  klasifikasi  yang  telah  ditentukan,  kantor  ini hanya  menggunakan  beberapa  nomor  kalsifikasi  saja  diantaranya  000,005,700,800,900 dan dalam beberapa klasifikasi ini terdapat sub-sub bagiannya. Penyimpanan berdasarkan nomor  akan  mudah  dilakukan  penyimpanan  apabila  menggunakan  sistem  nomor  yang berurutan tetapi dalam sistem kantor ini tidak menggunakannya.
Penyimpanan  arsip  menggunakan  lembar  berkas  yang  akan  dituliskan  arsip  apa saja  yang  terdapat  dalam filling  cabinet sesuai  dengan  nomor  klasifikasi  ini.  Hal  yang mungkin  fatal  dilakukan  adalah  penyimpanan  arsip  setelah  adanya  penyimpanan  arsip pertahun maka arsip yang terdapat dalam bagian klasifikasi setiap filling cabinet ini akan dikumpulkan dalam lemari arsip sesuai klasifikasi, akan tetapi disetiap nomor klasifikasi terdapat  bagian  sub-sub  tidak  dipisahkan,  hal  ini  akan  mempersulit  dalam  penemuan kembali  arsip  apabila  arsip  dibutuhkan.  Selain  arsip  berkemungkinan  hilang,  arsip  pun akan memakan waktu lama dalam penemuan kembali arsipnya.
Pengurusan  surat  masuk  dan  keluar  pun  mengakibatkan  sistem  penyimpanan tidak  teratur  karena  dalam  pengagendaan  surat  merupakan  salah  satu  cara  untuk melakukan  penemuan  kembali  arsip.  Arsip  yang  telah  dicatat  dalam  lembar  berkas  pun bisa  tidak  ditemukan  dalam  filling  cabinet  oleh  arsiparis  dalam  melakukan  penemuan kembali  arsip  saat  surat  tersebut  ditanyakan  oleh  pimpinannya  atau  dengan  kata  lain arsip tersebut hilang.
Pada Kantor Dinas Perpustakaan dan Perpustakaan  Kota Sawahlunto mempunyai sistem penyimpanan arsip menggunakan kode klasifikasi sebagai berikut:

## Tabel 2. Kode Klasifikasi Arsip
000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan dan ketertiban
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan umum dan ketenagakerjaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
Dasar sistem pengelolaan arsip yang tidak teratur yang dilakukan oleh KAPD Kota Sawahlunto  adalah  dengan  melakukan  rekonstruksi  arsip,  adapun  langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: (1) survei arsip mengetahui volume dan kondisi arsip yang akan diolah;  (2)  menyusun  daftar  ikhtisar  arsip;  (3)  pembuatan  proposal  pembenahan  arsip; (4)  melakukan  pemilahan  arsip  dan  non  arsip;  (5)  Pemberkasan/  pengelompokan  arsip; (6)  Pendeskripsian  arsip;  (7)  Pembuatan  skema  pengelompokan  arsip;  (8)  Manuver kartu/manuver  informasi  suatu  proses  penggabungan  kartu  deskripsi  yang  mempunyai kesamaan  masalah  sesuai  dengan  skema  kemudian  kartu  deskripsi  yang  telah  tersusun berdasarkan  skema.  (9)  Manuver  Berkas  dan  Penomoran  Definitif  Berkas  proses pemanggilan  berkas  arsip  yang  mempunyai  kesamaan  masalah  sesuai  dengan  skema kemudian  pemberian  nomor  definitif/nomor  urut  pada  berkas  yang  telah  tersusun
berdasarkan skema; (10) Memasukkan arsip ke dalam folder; (11) memasukkan folder ke dalam box, pelabelan box; (12) membuat daftar arsip inaktif;
Tabel 3. Daftar Ikhtisar Arsip N o Asal Arsip Tahu n Jumlah Media Rekam Sarana Temu balik Sistem Penataan Lokasi Ket 1  Diskim 1999- 2000 12 meter linier Tekstual tidak ada Kronologis  Records Centre KAPD baik 2  Dispenda 2000- 2004 20 meter linier Tekstual Agenda kronologis Records Centre Dispenda baik
Cara pembuatan daftar ikhtisar arsip ini adalah dengan menuliskan asal arsip dari instansi  mana  dan  tahun  berapa  arsip  tersebut,  selanjutnya  menjelaskan  jumlah  arsip tersebut,  begitu  pula  dengan  media  arsip  yang  digunakan  adalah  tektual,  sarana  untuk melakukan temu balik pada arsip di isikan dengan cara agenda atau kartu kendali, sistem penataan  atau  penyimpanan  yang  digunakan  dalam  kantor  ini  adalah  kronologis,  lokasi penyimpanannya diisikan dalam tabel daftar ikhtisar arip dan harus diberikan keterangan agar jelas keadaan arsip tersebut.

## 3. Peminjaman Arsip
Dalam  hal  peminjaman  arsip  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota Sawahlunto  jarang  kedatangan  pihak  yang  melakukan  peminjaman  arsip,  tetapi  bukan berarti tidak ada, hal ini terjadi disaat penelitian berlangsung terdapat seorang peminjam arsip  yang  menginginkan  suatu  arsip  untuk  melakukan  tinjauan  tentang  pelaksanaan magangnya beberapa blan sebelumnya, dalam hal ini arsiparis melakukan pembongkaran arsip  terlebih  dahulu  dikarenakan  dalam  pencatatn  berkas  arsip  dalam filling  cabinet terdapat  data  arsipnya  tetapi  arsip  terbut  tidak  ditemukan,  pelayanan  yang  terjadi memakan waktu yang sangat lama hal ini diakibatkan dalam penyimpanan kedalam lemari arsip tidak disimpan berdasarkan pencatatan yang dilakukan dalam lembar berkas. Akibat dari  hal  ini  peminjam  arsip  harus  menunggu  dengan  lama  dan  memakan  waktu  yang cukup lama untuk menemukan sebuah arsip.
Selain  itu,  akibat  ini  ditimbulkan  karena  sistem  pengelolaan  arsip  masih menggunakan  sistem  manual  oleh  karena  itulah  menggunakan  waktu  yang  sangat  lama dalam  menemukan  arsip  tersebut,  apabila  kantor  ini  telah  menggunakan  sistem penyimpanan secara elektronik akan mudah dalam melakukan pencarian arsip walaupun dalam jumlah banyak sekalipun.
Arsip yang dipinjam oleh unit kerja atau pihak lain ditandai dengan menggunakan formulir tanda keluar (out indicator). Formulir tanda keluar ini berfungsi sementara untuk menandakan  ada  arsip  yang  keluar  dari  folder  sehingga  akan  diketahui  siapa  yang meminjam arsip, kapan dipinjam dan akan dikembalikan. Peminjam harus menggunakan lembar peminjaman arsip.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan

## Tabel 5. Formulir Tanda Keluar Arsip
No Arsip Keluar Peminjam Jumlah Ket Pinjam  Perpanjang  Kembali

## 4. Penemuan Kembali Arsip
Dalam  penemuan  kembali  arsip  adalah  hal  yang  sangat  memakan  waktu  bagi Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Sawahlunto karena masih menggunakan sistem  manual  yaitu  dengan  cara  membolak  balikkan  arsip  satu  persatu,  belum menggunakan sistem aplikasi yang mempermudah dalam menemukan kembali arsip dan langsung  menemukan  data  arsip  dengan  lengkap  dan  juga  langsung  dapat  melihat  hasil scan  arsip  asli  dan  hal  ini  akan  menutup  kemungkinan  dalam  kehilangan  arsip  dan kerusakan arsip.
Dalam  hal  penemuan  kembali  arsip  menggunakan  kartu  kendali  arsip  dapat memudahkan  cara  manual  menemukan  kembali  arsip,  tetapi  apabila  petunjuk menggunakan  kartu  kendali  tersebut  lengkap,  banyak  kartu  kendali  arsip  tersebut  tidak lengkap  dalam  melakukan  penyimpanannya  dan  hal  inilah  yang  mempersulit  dalam mencari  arsip  dan  memberikan  pelayanan  kepada  pihak  yang  membutuhkan  arsip tersebut.

## 5. Pemeliharaan dan Pengamanan
Pada  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Sawahlunto  belum menerapkan  pemeliharaan  dan  pengamanan  arsip  sesuai  dengan  sistem  pemeliharaan yang seharusnya, karena masih belum lengkapnya sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Pada  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota    Sawahlunto  telah  melaksanakan penyusutan  arsip  yang  dilaksanakan  paling  sedikit  1  (satu)  kali  dalam  2  (dua)  tahun. Selain  akan  menghambat  dalam  penemuan  kembali  arsip/layanan  kearsipan  karena sebagus  apapun  sistem  penyimpanan,banyak  sedikitnya  arsip  yang  disimpan  akan mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip.
Pengaturan  ruangan  pada  Kantor  Dinas  Perpustakaan  dan  kearsipan  Kota Sawahlunto  telah  menggunakan  satu  buah  AC,  dan  menggunakan  ventilasi  yang  cukup, tetapi  dalam  sarana  dan  prasarana  yang  digunakan  untuk  menjaga  arsip  dari  debu,  dan serangga hanya menggunakan lemari besi arsip dan masih banyaknya arsip yang disimpan dalam box arsip saja dan ditumpuk beberapa box tersebut diatas meja dikarenakan lemari besi arsip telah penuh.
Penumpukan  box  arsip  ini  berkemungkinan  dapat  merusak  arsip  apabila  tidak dimasukkan  ke  dalam  lemari  arsip  karena  akan  dirusak  oleh  serangga  atau  bencana contohnya saja apabila terjadi kebakaran atau kebanjiran akan merusak arsip yang tidak ada  duplikasi  arsipnya  dalam  komputer.  Kegiatan  penyimpanan  secara  manual  ini memiliki  banyak  resiko  yang  berkemungkinan  akan  terjadi  apabila  tidak  dilengkapi dengan  sistem  penyimpanan  arsip  secara  elektronik,  selain  menghemat  sarana  dan prasarana, sistem penyimpanan elektronik juga mudah dalam melakukan perawatan arsip dan penemuan kembali arsip disaat dibutuhkan

## D. Simpulan dan Saran
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pemabahasan  yang  telah  diuraikan  pada  bab sebelumnya dapat disimpulkan sebagai berikut. Pertama, pengelolaan arsip konvensional dapat  dilakukan  dengan  beberapa  langkah  sebagai  berikut.  1)    pengurusan  surat  yang
dimulai dari pengelompokkan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat yang dilakukan secara berurutan dapat meningkatkan kegiatan pengelolaan  kearsipan  dengan  baik  dan  lancar;  2)  penyimpanan  surat  dapat  dilakukan dengan  sistem  nomor  yang  menggunakan  sistem  kode  klasifikasi  yang  beraturan  dan berurutan;  3)  peminjaman  arsip  dapat  dipinjam  dengan  lancar  apabila  arsiparis  dapat mencatat arsip dengan sistem yang benar dan akan mempercepat waktu dalam penemuan kembali  arsip;  4)    penemuan  kembali  arsip  dapat  dilakukan  apabila  oenyimpanan  dan pencatatan  sejalan  dan  searah  maka  tidak  membuang  waktu  dalam  penemuan  kembali arsip;  5)  pemeliharaan  dan  pengamaan  arsip  dalam hal ini  belum  dilakukan  oleh  Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Kedua,  pengelolaan  kearsipan  elektronik  terdiri  dari  lima  bagian  yaitu:  1) menginstal  MySQL  yaitu  aplikasi  database  yang  menggunakan  prinsip  relasional;  2) menginstal  XAMPP  yaitu  perangkat  lunak  yang  mendukung  banyak  sistem  operasi  dan merupakan kompilasi dari beberapa program yang berfungsi sebagai server yang berdiri sendiri; 3) menginstal Arteri yaitu aplikasi kearsipan berbasis web yang dibangun dengan tujuan agar dapat mengintegrasi arsip secara elektronik; 4) adalah pengentrian data arsip yang  terdapat  pada  kantor  secara  satu  persatu  sesuai  dengan  langkah  yang  telah  ada dalam Arteri; 5) adalah hasil dari pengentrian data arsip yaitu cara melakukan pencarian arip dan cara mendapatkan data arsip secara terperinci.
Berdasarkan  kesimpulan  yang  telah  diuraikan,  dapat  disarankan  hal-hal  sebagai berikut. Pertama, melakukan perubahan penggunaan agenda agar lebih membantu dalam melakukan  penyimpanan  dan  penemuan  kembali  arsip;  kedua,  melakukan  penambahan sarana  dan  prasarana  arsip  baik  dalam  pemeliharaan  dan  pengamanan  arsip  maupun dalam penyusutan arsip; ketiga, menambah Sumber Daya Manusia atau pegawai arsiparis untuk  dapat  melakukan  pengelolaan  lebih  optimal;  keempat,  memberikan  pelatihan  dan seminar kepada arsiparis agar dapat mengikuti sistem pengelolaan yang lebih uptodate.
Catatan :  Artikel  ini  disusun  berdasarkan  makalah  tugas  akhir  penulis  dengan pembimbing Malta Nelisa, S.Sos., M.Hum.

## Daftar Rujukan
Andini. (2017). Sistem Pemberkasan Arsip . http://andinitr.blogspot.co.id/2017/03/pemberkasan-arsip.html?m .  Unduh  29 April 2018.
Keputusan  Kepala  ANRI  Nomor  7  Tahun  2001 tentang  Pedoman  Penilaian  Arsip  bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta .
Mulyono. (2003). Manajemen Arsip Aktif . Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Peraturan  Kepala  ANRI  Nomor  24  Tahun  2011 Tentang  Pedoman  Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi.
Pratiwi,  Desi.  (2012). Pengelolaan  Arsip  Berbasis  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi . Bogor, 31 April- 5 Mei 2012.
Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Bandar Maju.
Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis . Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

## Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 t entan g Kearsipan..
Wahyono,  Teguh.  (2005). Manajemen  Kearsipan  Modern  dari  Konvensional  ke  Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.