## IMPLEMENTASI DAN EFEKTIFITAS APLIKASI ARSIP DATA KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN UNISKA MAB BANJARMASIN BERBASIS ONLINE
Mokhamad Ramdhani Raharjo 1* , Yusri Ikhwani 1 , Fathur Rahman 2
1 Sistem Informasi, Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari, Banjarmasin 70121, Indonesia 2 Teknik Informatika, Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari, Banjarmasin 70121, Indone- sia
* ramdhani@uniska-bjm.ac.id, yusri@fti.uniska-bjm.ac.id, fathur243@gmail.com

## Abstrak
Pemanfaatan dan implementasi teknologi informasi diera sekarang ini sangat berkembang begitu pesat diseluruh bidang pekerjaan guna mempermudah manajemen dan monitoring. Salah satunya Universi- tas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin yang terdiri dari beberapa program studi  dan  UPT  bidang  pekerjaan  khususnya  Biro  Keuangan  dan  Kepegawaian  yang  menerapkan teknologi  informasi  dibidang  sistem  monitoring  kepegawaian.  Akan  tetapi  disisi  lain  dokumen- dokumen  yang  dihasilkan  dibidang  Biro  Keuangan  dan  Kepegawaian  belum  tertata  rapi  dalam  hal monitoring  pemberkasan,  seperti  arsip  kepegawaian,  kepangkatan  dosen  dan  karyawan,  surat  tugas dan  beberapa  arsip  lainya  yang  sangat  penting.  terkadang  proses  pencarian  berkas  yang  sudah  lama tersimpan  untuk  kegiatan  akreditasi  mengalami  kesulitan  dalam  pencarian  berkasnya  karena  begitu banyak berkas tertumpuk sehingga memakan waktu dan tempat.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan konsep WATERFALL dengan melalui be- berapa  tahapan,  yaitu  observasi  permasalahan  dilapangan  dengan  menganalisa  beberapa  dokumen yang penting, pembuatan program aplikasi berbasis website,dan pengujian sistem menggunakan teknik Black Box Testing.Berdasarkan hasil penelitian dan pengujian implementasi serta efektifitas arsip data kepegawaian  berbasis  online  aplikasi  tersebut  sangat  membantu  staf  karyawan  Biro  Keuangan  dan Kepegawaian dalam monitoring arsip dokumen
Kata kunci: Arsip Online, Monitoring, Mobilitas, Waterfall

## Abstract
The utilization and implementation of information technology in the current era are growing so rapid- ly in all fields of work in order to facilitate mobility and monitoring. One of them is the Universitas Is- lam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin which consists of several study programs and UPT in the field of work, especially the Finance and Employee Office which applies information technology in the field of personnel monitoring systems. However, on the other hand, the documents produced in the Finance and Personnel Office have not been neatly organized in terms of monitoring filings, such as personnel files, lecturers and employees' ranks, assignment letters, and several other files that are very important. sometimes the process of searching for files that have been stored for a long time for accreditation activities has difficulty in finding the files because so many files are piled up that it takes time and space.
The method used in this study uses the WATERFALL concept by going through several stages, namely observing problems in the field by analyzing several important documents, making website-based ap- plication programs, and testing systems using Black Box Testing techniques. Based on the results of research and implementation testing and the effectiveness of data archives The online-based staffing application is  very  helpful  for  the  staff  of  the  Finance  and  employee  Office  in  monitoring  document archives..
Keywords: Online Archive, Monitoring, Mobility, Waterfall

## 1. PENDAHULUAN
Pemanfaatan teknologi informasi beberapa tahun terakhir  perkembanganya  begitu  pesat.Banyak beberapa  perusahan,  instansi  pemerintah  ba- hakan lembaga Pendidikan memanfaatkan teknologi  informasi  sebagai  penunjang  pada  bi- dang  manajemen  data  arsip  atau  pelayanan  ad- ministrasi data, seperti pelayanan berbasis online tanpa  harus  datang  ketempat  serta  beberapa pemanfaatan  teknologi  lainya  yang  mempermu- dah  tingkat    mobilitas  pekerjaan.  Berdasarkan data  (PDDIKTI  2021)  Universitas  Islam  Kali- mantan  Muhammad  Arsyad  Al  Banjari  Banjar- masin  merupakan  salah  satu  universitas  terbesar di Kalimantan Selatan tahun 2022 jumlah 20.791 mahasiswa  pada  awal  semester  ganjil  2021- 2022.  Dengan  jumlah  mahasiswa  yang  begitu banyak  bisa  dipastikan  juga  jumlah  dosen  dan tenaga  kependidikan  juga  banyak  karena mengimbangi  jumlah  rasio  sehingga  berkas kepegawaian  yang  dihasilkan  cukup  banyak. Beberapa  berkas  yang  dihasil  dibidang  kepega- waian  dan  keuangan  seperti  berkas  pengajuan dosen,  surat  masuk,  laporan  pertanggung  jawa- ban,  dan  beberapa  berkas  lainya.  Dari  tahun ketahun  dokumen  yang  dihasil  begitu  banyak sehingga  memerlukan  ruangan  yang  cukup  luas untuk  tempat  penyimpan,  dari  berkas  yang  be- gitu  banyak  menumpuk  ada  kendala  saat melakukan  proses pencarian  temu  kembali  arsip karena  memakan  waktu  cukup  lama  disamping itu juga  terkadang menemukan arsip yang rusak karena  dimakan  waktu  sehingga  informasi  tuli- san tidak bisa dibaca karena sudah pudar dan ru- sak dimakan rayap atau tikus.

## Gambar1 Arsip Dokumen Kepegawaian
Berdasarkan  analisis  permasalahan  yang  terjadi dilapangan  Biro  Keuangan  dan  Kepegawaian Universitas  Islam  Kalimantan  Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin memerlukan im- plementasi  pemanfaatan  teknologi  informasi
berupa  aplikasi  digitalisasi  arsip  dokumen  ber- basis  online  untuk  mempermudah  proses pengelolaan  dan  monitoring  arsip  kepegawaian. Pengelolaan  arsip  elektronik  berbasis  teknologi informasi  memiliki  empat  siklus  pengelolaan yaitu,  penciptaan,  dan  penyimpanan,  distribusi dan  penggunaan,  pemeliharaan  dan  disposisi. Pemindahan arsip cetak kedalam arsip elektronik bisa  dilakukan  dengan  cara scanning,  conver- sion , importing.sedangkan arsip disimpan dalam bentuk online(Rifauddin 2016).
Dengan  menggunakan  pemanfaatan  teknologi sistem  informasi  pada  organisasi  atau  lembaga maka  optimalisasi  kinerja  karyawan  akan  lebih baik  lagi  sesuai  dengan  visi  dan  misi  organisasi atau lembaga tersebut. Pemberian dorongan atau motivasi  berupa  aplikasi  sebagai  alat  penunjang pekerjaan  terhadap  karyawan  dapat  sabagai stimulus  bagi  karyawan  atau  staf  pegawai  pada setiap individu disuatu lembaga (Shintia 2021).
Pengelolaan  arsip  digital  dari  sistem  pencatatan dan  pengarsipan  secara  konvensional  (Sari, Mariahma, and Sipayung 2021) di STMIK Logi- ka  Medan  memudahkan  staf  dalam  melakukan pengelolahan  data,  monitoring  dan  pengarsipan surat  masuk  dan  surat  keluar  secara  cepat  dan mudah.  Implentasi  teknologi  informasi    dengan konsep  digitalisasi  terhadap  Lembaga  Pendidi- kan  akan  memberikan  dampak  maksimal  dalam proses  pelayanan(Informasi  and  Purworejo 2020).  Penataan  arsip  dokumen  yang  aktif  dan inaktif  melalui  digitalisasi  dokumen  dan  tersim- pan  kedalam  system  basis  data  membuat  mana- jemen  dokumen  menjadi  lebih  optimal  karena meminimalisir  ruang-ruang  penyimpanan  arsip terlalu  penuh  yang  dapat  menyulitkan  untuk temu  kembali  arsip  pada  saat  diperlukan(Hera Fitria Puspitasari 2022).
Menurut  (Nurfaisyah,  Said  Saggaf  2020) pen- erapan  digitalisasi  online  arsip  pegawai  pada penglolaan  tata  naskah  aparatur  sipil  negara menghasilkan  efektif  dan  efisien  sebagai  sarana penyimpanan  arsip  berbasis  digital  dan tata  kel- ola  arsip  lebih  tertip.  Pada  lembaga  pendidikan khususnya keberadaan arsip yang terstruktur dan tersimpan  dengan  baik  akan  menjadi  nilai  tam- bah  karena  pengelolan  arsip  yang  baik  akan meningkatkan efektifitas terhadap pelayanan un- tuk karyawan(Jefrry, Syahrul Usman 2022)

## 2. METODE
Gambar 2. Alur Proses Penelitian
Proses  penelitian  ini  terdiri  dari  beberapa  taha- pan  seperti  yang  ditampilkan  pada  gambar  2, yaitu :
1) Analisis  Data  dan  Survey  Lapangan  – merupakan  tahapan  identifikasi  permasala- han  serta  menganalisa  dan  observasi  be- berapa  jenis  dokumen  untuk  mendapatkan informasi penting yang akan digunakan da- lam  pembuatan  rancangan  perangkat  lunak sistem  basisdata.  Melakukan  proses  wa- wancara  langsung  terhadap  staf  karyawan pada  Biro  Keuangan  dan  Kepegawaian Universitas  Islam  Kalimantan  Muhammad Arsyad  Al  Banjari  Banjarmasin  terhadap proses binis yang terjadi dilapangan.
2) Merancang tabel sistem - merupakan proses tahapan  pembuatan  Sistem  Basis  Data berupa  rancangan  dan  relasi  antar  tabel yang  didapatkan  dari  observasi  permasala- han  dan  analisis  dokumen.  Pembuatan Da- tabase atau sistem basis data menggunakan MySQL  sebagai  media  penyimpanan  sum- ber informasi.
3) Analisa  menu  aplikasi  –  merupakan  proses merancang  antar  muka  aplikasi  yang  akan dikembangkan  berdasarkan  analisis  proses bisnis dilapangan. Pada tahapan ini rancangan  antar  muka  didesain  sesuai dengan  jenis  informasi  dari  masing-masing arsip  dokumen  sebagai  inputan  yang  ter- dapat pada tampilan aplikasi.
Gambar 3. Usecase diagram digitalisasi arsip
Tabel 1. Deskripsi Use Case Nama Use Case Digitalisasi Arsip Deskripsi Admin  melakukan  proses digitalisasi dokumen manu- al  kedalam  bentuk  berkas pdf Aktor Admin (Staf Karyawan) Pre-Condition Dokumen  belum  discan (manual) Post  -  Condi- tion Admin  menyimpan  doku- men kedalam database, melihat arsip digital, mencetak arsip Assumption -
4) Membuat  aplikasi  arsip  dokumen  secara online -  merupakan proses pembuatkan ap- likasi atau perangkat lunak berbasis website dengan  memperhatikan  tahapan  analisis menu aplikasi serta rancangan tabel sistem.
5) Pengujian dan implementasi sistem – meru- pakan  proses  pengujian  aplikasi  dengan menggunakan  metode Black  Box  Testing terhadap fungsi dari menu aplikasi yang su-
Analisa Data dan Survey Lapangan
Merancang Tabel Sistem
Analisa Menu Aplikasi
Membuat Aplikasi Arsip Dokumen Secara Onlie
Pengujian dan Implementasi Sistem Aplikasi
dah  dibuat,  apabila  terjadi  kesalahan  tidak sesuai  dengan  fungsi  menu  yang  dirancang maka  tahapan  penelitian  akan  kembali  ke tahapan  pembuatan  aplikasi  serta  diuji fungsi lagi. Apabila proses pengujian sistem tidak  ditemukan  kendala  dan  permasalahan maka  hasil  aplikasi  akan  diimpelementasi- kan  atau  diunggah  ke  server  yang  sudah disediakan oleh Biro Keuangan dan Kepeg- awaian  Universitas  Islam  Kalimantan  Mu- hammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin.

## 3. PEMBAHASAN DAN HASIL

## 3.1 Sistem Lama
Sebelum  dilakukan  implementasi  digitalisasi arsip  secara  online,  proses  bisnis  pengelolaan dokumen pada Biro Keuangan dan Kepegawaian Universitas  Islam  Kalimantan  Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin dilakukan secara manual  berupa  penyimpanan  berkas  kedalam lemari  dan  penyimpanan  kedalam  perangkat keras  seperti Hardisk dan  belum  terstruktur dalam urutan penyimpanan dokumenya.

## 3.2 Sistem yang dikembangkan
Hasil  pengembangan  sistem  aplikasi  arsip  data kepegawaian  secara  online  terdapat  beberapa tampilan  antar  muka  dan  fungsinya  seperti berikut :
1) Antar muka upload dokumen
Gambar 4. Upload Jenis Dokumen
Antar  muka  yang  berfungsi  untuk  proses digitalisasi  arsip  dokumen  secara  online dengan  memilih  jenis  dokumen  yang  akan diunggah kesistem dan menyimpan informasi data  yang  terdapat  pada  dokument  tersebut kedalam  tabel  sistem  basis  data  yang digunakan.
2) Antar muka tabel arsip
Gambar 5. Antar muka tabel arsip Antar muka yang berfungsi untuk menampilan semua data yang sudah dilakukan proses digitalisasi dokumen kepegawaian

## 3) Antar muka tampilan dokumen
Gambar 6. Antar muka tampilan dokumen
Antar  muka  berfungsi  untuk  menampilkan dokumen  yang  telah  dilakukan  proses digitalisasi dalam bentuk pdf.
Gambar 7. Antar muka data petugas
Antar muka berfungsi untuk melihat, menambahkan  dan  menghapus  data  petugas. Penambahan  data  petugas  berdasarkan  fungsi masing-masing staf karyawan untuk pengelolaan dokumen kepegawaian.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat  disimpulkan bahwa  penerapan  aplikasi  arsip  dokumen kepegawaian berbasis online pada Biro Keuangan  dan  Kepegawaian  Universitas  Islam Kalimantan  Muhammad  Arsyad  Al  Banjari Banjarmasin sebagai berikut :
a. Aplikasi digitalisasi arsip dokumen berbasis online  dapat  membantu  staf  karyawan dalam pengelolaan dan monitoring dokumen  dengan  baik  sehingga  proses pelayanan menjadi efektif.
b. Digitalisasi  arsip  dokumen  berbasis  online dapat  mengurangi  penggunaan  tempat penyimpanan  dokumen  serta  menjaga  arsip dokumen  tidak  rusak  bentuknya  karena sudah lama ataupun dimakan hewan rayap.

## REKOMENDASI
Pada  penelitian  selanjutnya,  dapat  dikem- bangkan  lagi  dalam  bentuk  aplikasi  berbasis mobile  seperti  android  atau  ios  dari  sisi client untuk menampilkan dokumen serta bisa melakukan  proses  digitalisasi  langsung  dengan perangkat mobile untuk jenis dokumen yang tid- ak memliki halaman yang terlalu banyak.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terima Kasih diberikan kepada LPPM dan Uni- versitas  Islam  Kalimantan  Muhammad  Arsyad Al  Banjari  Banjarmasin  yang  telah  mendanai pengembangan  dan  implementasi  aplikasi  arsip
kepegawaian berbasis online pada penelitian ini. Dengan  implementasi  sistem  ini  diharapkan dapat  meningkatan  pelayanan  pada  Biro  Keu- angan dan Keuangan dalam  melayani dosen un- tuk menunjang kegiatan tridharma.

## DAFTAR PUSTAKA
Hera  Fitria  Puspitasari,  Agung  Hariadi.  2022. “Optimalisasi  Penataan  Arsip  Inaktif  Pada
Subbagian Administrasi Umum Di Politeknik Kelautan Dan Perikanan Dumai.” Jurnal Pari 8: 57–63. Informasi, Teknologi, and Universitas Muhammadiyah Purworejo. 2020. “Digitalisasi Sekolah Melalui Pengembangan  Website  Dan  Layanan Sekolah Berbasis Teknologi Informasi.” 3.
Jefrry,  Syahrul  Usman,  Nur  Ayu  Asrhi.  2022. “Digitalisasi  Arsip  Pegawai  Pada  Badan Kepegawaian Dan.” 3(2): 296–306.
Nurfaisyah,  Said  Saggaf,  Syamsiar.  2020. “Analisis  Penerapan  Digitalisasi  Online Arsip  (DOA)  Pegawai  Pada  Pengelolaan Tata  Naskah  Aparatur  Sipil  Negara  Badan Kepegawaian  Dan  Pengembangan  Sumber Daya  Manusia  (BKPSDM)  Kabupaten
Bone.” JurdDikMas 1(1). “PDDIKTI.” 2021.
https://pddikti.kemdikbud.go.id/  (July  28,
2022).
Rifauddin,  Machsun.  2016.  “Pengelolaan  Arsip Elektronik  Berbasis  Teknologi.” Khizanah Al-Hikmah 4(2): 168–78.
Sari, Ratna, Sari Mariahma, and Nova Sipayung.
2021. “Perancangan Aplikasi Arsip Digital Berbasis Web.” 2: 3–5.
Shintia,  Indriani  Rahma.  2021.  “Pengaruh
Sistem  Informasi  Akuntansi,  Motivasi Kerja Dan Pemanfaatan Teknologi Informasi  Terhadap  Kinerja  Karyawan.” Jurnal Ilmu dan Riset Akutansi 10.