## Jurnal ALTASIA

## Peranan General Affair di Sebuah Hotel
“Studi Kasus : General Affair di Hotel The Westlake

## Resort Yogyakarta”
1 Dhimas Setyo Nugroho, 2 Nurnita Indriyani
1 Universitas BSI , dhimas42@gmail.com
1 Universitas BSI , nurnitaindriyani1994@gmail.com

## ABSTRAK
Artikel  ini  membahas  tugas General  Affair di  hotel  The  Westlake  Resort  Yogyakarta  Hotel.  Data dikumpulkan  melalui  wawancara,  pengamatan  dan  dokumentasi.  Artikel  ini  membahas  lebih  luas tentang  tugas-tugas General  Affair di  hotel,  masalah  yang  dihadapi,  terutama  dalam  menghadapi kurangnya  ruang  penyimpanan  seragam  dan  kurangnya  stok  seragam.  Solusi  dalam  menghadapi masalah-masalah ini adalah menyimpan seragam di dalam gudang departemen Housekeeping dan bagi semua karyawan yang menggunakan seragam untuk mengisi formulir aset properti.
Kata Kunci: Hotel, General Affair, Seragam

## ABSTRACT
This article explores a task of a general affair in The Westlake Resort Yogyakarta Hotel. Data were collected through interviews, observation and documentation. This article discusses more broadly about the duties of general affair at the hotel, the problems encountered, especially in addressing the lack of a uniform storage space and lack of stock uniform. The solution in the face of these problems is to keep the uniform in the warehouse Department housekeeping and require all employees who use the uniform to fill the property asset form.
Keywords: Hotel, General Affair, Uniform.
Diterima: 21 September 2018, Direvisi: 10 Oktober 2018, Diterbitkan: 15 Februari 2019

## PENDAHULUAN
Hampir  disemua  perusahaan  memiliki  sebuah bagian  yang  disebut general  affair ( GA )  yang mendukung kegiatan operasional perusahaan dan mengurus segala urusan rumah tangga perusahaan. Tugas general affair cukup kompleks karena harus saling berinteraksi dan berkoordinasi di lingkungan internal perusahaan, maupun secara eksternal  dengan  pihak  di  luar  perusahaan. Umumnya general affair (GA)  membawahi bagian maintenance  and  housekeeping,  building management and infrastructure, sistem keamanan, general  purchasing,  inventory  asset, customer  service,  facility  service,  healthy  and safety serta  perizinan  dan  humas.  Meski  pada umumnya general  affair membawahi  beberapa bagian  tersebut,  tidak  semua general  affair di masing-masing  perusahaan  memiliki  tugas  dan tanggung  jawab  yang  sama. General  affair di sebuah  perusahaan  yang  menghasilkan  produk berupa  barang,  dengan  perusahaan  yang menghasilkan produk berupa barang dan jasa tentu memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Beberapa  tugas general  affair di  perusahaan percetakan  PT.  Suraconforin,  Surabaya  adalah membantu  dalam  penagihan  pembayaran  kepada pembeli,  membantu  menjaga  kerapihan  dan kebersihan di dalam perusahaan, membantu kasir melakukan  penyetoran  uang  ke  bank  dan membantu menurunkan barang ketika ada barang datang  dari  supplier.  Sedangkan  tugas general affair di perusahaan manufaktur PT. Intera Lestari Polimer,  Banten  meliputi  mengelola  perbaikan gedung  dan  fasilitas  pendukung,  mengontrol peralatan  perusahaan  dan  perbaikan  kerusakan gedung,  membuat  jadwal  perawatan  gedung. Selanjutnya tugas general affair di perusahaan PT CJ Foodville Bakery and Cafe Indonesia ( TOUS les JOURS ) yang bergerak di bidang bakery and cafe adalah  mengontrol  dan  membuat  laporan tagihan listrik, telepon, tagihan internet di gudang dan  kantor,  melaksanakan  kegiatan  pengadaan barang  untuk  memastikan  ketersediaan  barang dalam  jumlah  yang  tepat  waktu.  Bertanggung jawab terhadap persiapan transportasi, penginapan dan  akomodasi  seluruh  perjalanan  dinas
karyawan.  Masing-masing  perusahaan  memiliki kebutuhan  berbeda,  tergantung  dari  lingkup struktur  besarnya  perusahaan  dan  kebutuhan operasional perusahaan. Oleh karena itu, tugas dan tanggung  jawab general  affair pada  setiap perusahaan  tidaklah  sama.  Berbeda  lagi  jika perusahaan  tersebut  berupa  hotel,  tugas general affair di sebuah hotel tentu berbeda pula dengan tugas general affair di perusahaan lain. Selain itu, minimnya  penelitian  yang  membahas  tugas general  affair  di  hotel  juga  belum  ada. Berdasarkan latar belakang diatas, penulis tertarik untuk  meneliti  tugas ,  masalah  dan  solusi  yang dilakukan seorang general affair di sebuah  hotel, dengan studi kasus di hotel The Westlake Resort Yogyakarta.

## KAJIAN LITERATUR
General  Affair diartikan  bagian  umum  yang merupakan salah satu bagian departemen di dalam sebuah perusahaan yang menjadi pendukung atas aktivitas  operasional  perusahaan.  General  Affair membawahi bagian keamanan ( security ), kebersihan  ( cleaning service ),  pengemudi ( driver ),  kurir  ( messenger ),  administrasi  umum, office boy , receptionist ,  pengadaan  barang ( purchasing ),  pengelolaan  parkir  ( parking operation ), K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) atau healthy safety environtment (HSE) (Hambudi, 2015). Sedangkan menurut Guswandy (2017)  mengemukakan  bahwa General  Affair adalah  sebuah  posisi  yang  berada  dibawah pimpinan Divisi Umum atau Kepala Operasional, biasa disebut dengan GA”.

## METODE PENELITIAN
Peneliti  menggunakan  pendekatan  studi  kasus untuk  menyelidiki  kejadian  atau  masalah  yang telah  terjadi  mengenai  operasional  general  affair dan  tugas-tugas  general  affair  di  hotel  The Westlake Resort Yogyakarta  (Creswell  dalam Sugiyono, 2011). Peneliti hanya sebagai pengamat independen,  sehingga  tidak  terlibat  langsung dengan  aktivitas  di  hotel  The  Westlake Resort Yogyakarta  (Sutrisno  Hadi  dalam  Sugiyono, 2011).  Peneliti  mengamati  dan  mencatat  gejala- gejala  yang  diselidiki  tentang  general  affair  dan tugas-tugas general affair (Hadari, 2005). Peneliti menggunakan teknik wawancara dengan pedoman wawancara  berupa  berupa  garis-garis  besar permasalahan  yang  ingin  ditanyakan  (Sugiyono, 2011).  Peneliti  mewawancarai  informan  kunci kepada Human  Resources  Manager dan Human Resources Admin . Hal ini dilakukan karena karena posisi general affair di hotel The Westlake Resort Yogyakarta  berada  dalam  wewenang Human
Resources  Department .  Selain  itu  peneliti mengambil  data  berupa  foto  dan  dokumen  dari hotel  The  Westlake Resort Yogyakarta  yang diperlukan  untuk  menyelesaikan  penelitian (Mahadewi  dan  Rai,  2012).  Penelitian  ini  fokus pada  tugas general  affair di  hotel  The  Westlake Resort Yogyakarta.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Deskripsi  Operasional Human  Resources Department Hotel The  Westlake  Resort Yogyakarta Di hotel The Westlake Resort Yogyakarta, seorang Human Resources Manager bertugas  memperbaiki  manajemen  yang  ada  di The  Westlake  Resort  Yogyakarta  mulai  dari menerapkan  kembali  Standar  Operasional Prosedur Perusahaan (SOP) dan Job Description (Job  Desk), memperbarui  atau  memperpanjang kontrak karyawan di bantu oleh Human Resources Supervisor yang  pada  umumnya  bertugas memberikan  pelatihan  terhadap  para  karyawan baru. Human Resources Admin bertugas mengurus administrasi seperti absensi karyawan dan di bantu oleh seorang General Affair yang bertugas untuk mendata property asset perusahaan salah satunya adalah mendata seragam karyawan ( uniform).

## Tugas  General  Affair  di  Hotel  The  Westlake Resort Yogyakarta
Seorang  general  affair  di  hotel  The  Westlake Resort  Yogyakarta  bertanggung  jawab  terhadap pemenuhan perijinan yang diperlakukan perusahaan..  Menjaga  terpeliharanya  hubungan baik  dengan  lingkungan  sekitar  perusahaan.. Menyiapkan  laporan  secara  periodik  keberadaan dan  kondisi  asset  perusahaan  salah  satunya uniform . Pengontrolan fasilitas kantor. Pengontrolan  keamanan  seluruh  fasilitas  kantor dan  asset  perusahaan.  Mendata property  asset salah  satunya  adalah uniform . Uniform di  hotel The  Westlake  Resort  Yogyakarta  sendiri  terdiri dari;  Polo  T-Shirt  yang  digunakan  oleh  semua departemen pada hari senin hingga kamis kecuali bagian Back  Office dan House  Keeping .  Batik Hijau  yang  digunakan  digunakan  semua departemen  pada  hari  jumat  dan  sabtu.  Seragam House  Keeping yang  digunakan  departemen House  Keeping pada  hari  senin  hingga  kamis. Seragam Engineering yang digunakan departemen Engineering setiap hari. Semua uniform di Hotel The  Westlake  Resort  Yogyakarta  tersebut disimpan  didalam  kantor Human  Resources Department.
Masalah yang dihadapi General Affair di Hotel The Westlake Resort Yogyakarta Semua uniform di  Hotel  The  Westlake  Resort Yogyakarta  disimpan  di  dalam  kantor Human Resources  Department .  Hal  ini  mengakibatkan kondisi  kantor  menjadi  terasa  sesak. Uniform menjadi tertumpuk dan tidak tertata rapi. Selain itu seringnya  karyawan  yang  baru  bergabung  justru secara  mendadak  mengundurkan  diri  dari perusahaan,  padahal  kontrak  kerjanya  baru  saja dibuat.  Hal  tersebut  menimbulkan  masalah  lain, yaitu uniform yang  tidak  dikembalikan  oleh karyawan  tersebut,  sehingga stock  uniform di hotel  The  Westlake  Resort  Yogyakarta  semakin berkurang.
Solusi General  Affair Di  Hotel  The  Westlake Resort Yogyakarta.
Sementara  waktu uniform disimpan  di  gudang Housekeeping agar  tertata  rapi  dan  tidak menumpuk  di  ruang Human  Resources Department .  Namun  hal  ini  justru  menimbulkan masalah  baru. Uniform menjadi  sering  hilang karena  tidak  adanya  konfirmasi  dari  karyawan Housekeeping ke Human  Resources  Department ketika  mereka  mengambil uniform .  Akibatnya stock  uniform menjadi  semakin  berkurang. Dampak  terburuk  dari  masalah  tersebut  adalah karyawan  yang  baru  bergabung  di  perusahaan tersebut  tidak  mendapatkan uniform ,  sehingga mereka  tidak  dapat  bekerja. Uniform merupakan pakaian  kerja  yang  memiliki  fungsi,  nilai  dan makna penting bagi seluruh karyawan diperusahaan. Uniform juga  berfungsi  sebagai identitas  atau  tanda  pengenal  yang  mampu memberiakan kesan pertama dimata customer atau relasi. Uniform juga  dapat  memberikan  citra positif bagi suatu perusahaan dan mampu menjadi media  promosi.  Solusi  general  affair  dalam mengatasi  kurangnya stock  uniform adalah mendata  kembali uniform dengan  cara  meminta setiap  karyawan  mengisi property  asset  form . Property  asset  form adalah  formulir  yang  di  isi oleh  setiap  karyawan  yang  akan  meminjam uniform .  Dengan  begitu  seorang General  Affair akan lebih mudah dalam mengecek stock uniform yang ada.
Property asset form berisi nama peminjam, posisi di  perusahaan,  departemen  dan  tanggal peminjaman.  Selain  itu  juga  berisi  apa  saja uniform yang di pinjam serta jumlah uniform yang di pinjam dan tanda tangan peminjam. Fungsi dari form tersebut  yaitu  mempermudah  seorang General Affair dalam mendata property asset yang dimiliki  perusahaan  sehingga  tidak  akan  terjadi
permasalahan  seperti  data uniform yang  tidak sesuai  dengan stock  uniform di  perusahaan. Terutama karyawan di  bagian Back Office untuk uniform Polo-Tshirt  ditarik  kembali  untuk mengantisipasi  kurangnya uniform karena banyaknya karyawan baru dan anak On The Job Training di The Westlake Resort Yogyakarta.

## KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
General  Affair di  Hotel  The  Westlake  Resort Yogyakarta  memiliki  beberapa  tugas  penting dalam  menjaga dan memelihara hubungan ke luar perusahaan  dan  di  dalam  perusahaan..  Selain  itu general affair juga harus membuat laporan secara periodik keberadaan dan kondisi asset perusahaan salah  satunya uniform .  Dalam  operasionalnya general  affair di  hotel  The  Westlake  Resort Yogyakarta mengalami kendala dalam mengelola uniform karyawan. Masalah tersebut berupa tidak adanya  ruang  penyimpanan uniform dan kurangnya stock  uniform. Untuk  menghadapi masalah  tersebut, general  affair menitipkan uniform di gudang Housekeeping dan mewajibkan karyawan yang meminjam seragam untuk mengisi property  asset  form.  Hal  ini untuk  mengontrol uniform yang beredar dan mendata stock uniform yang  ada  di  hotel  The  Westlake  Resort Yogyakarta.

## DAFTAR PUSTAKA
Hadari,  Nawawi.  (2005).  Penelitian  Terapan. Yogyakarta: Gajah Mada University Press. Hambudi,  Teguh.    (2015).  #1  Profesional  : General Affair. Jakarta Selatan : Visimedia. Mahadewi,  E.  Ni  Made  dan  Rai  Utama,  I.G.
Bagus. (2012). Metode Penelitian Pariwisata  dan  Perhotelan.Yogyakarta. Penerbit: CV Andi Offset.
Sugiyono.  (2011). Metode  Penelitian  Kuantitatif Kualitatif  dan  R&D .  Cetakan  ke  14. Bandung : Alfabeta.
Guswandy, Rant. 2017. Tugas dan Fungsi General
Affair. Diambil dari :
https://www.linovhr.com/tugas-dan-fungsi- general-affair/  diakses  pada  24/08/2018 pukul 16.00
https://www.loker.id/human-resources/general- affair/lowongan-kerja-general-affair-pt- suraconforin-surabaya.html
(diakses
24/08/2018 pukul 04.20) PT. Suraconforin, Surabaya https://id.indeed.com/viewjob?jk=50414557a048 c3c3&q=General+Affair+Staff&tk=1clka8 6u00sou67o&from=web&vjs=3  (diakses
24/08/2018 pukul 04.41) PT. Intera Lestari
Polimer https://www.jobstreet.co.id/id/job/general-affair- staff-2580574?fr=23&src=12 (diakses pada 24/08/2018 pukulo 04.56) PT CJ Foodville Bakery  and  Cafe  Indonesia  (  TOUS  les JOURS )

## BIODATA
1 Dhimas Setyo Nugroho : Dhimas Setyo Nugroho S.Par., M.M. adalah dosen jurusan perhotelan di Univeristas  BSI  Yogyakarta.  Pendidikan  S1 diselesaikan  di  STP  AMPTA  Yogyakarta. Pendidikan  S2  diselesaikan  di  Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.
2 Nurnita  Indriyani  :  Nurnita  INdriyani  adalah salah mahasiswa jurusan perhotelan di Universitas BSI Yogyakarta.