## RANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN BARANG PADA KELURAHAN KAYU MANIS DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Dian Eriska 1) , Ady Widjaja 2) 1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur 1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : dian.eriska211 @gmail.com 1) , ady.widjaja @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Permasalahan   dalam   bidang   ekonomi,   kelimuan   dan   Pemerintahan   pada   saat   ini   dapat   diselesaikan menggunakan komputer dan membantu para pakar dan para pengambil keputusan mengggunakan komputer Pekerjaan yang selama ini di tulis menggunakan tangan pada buku dapat digantikan menggunakan komputer, sehingga pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat dan tepat.pada komputer terdapat berbagai macam aplikasi yang   bisa   digunakan   untuk   mempermudah   dan   mempercepat   pekerjaan,   mulai   dari   aplikasi   perhitungan, aplikasi pengolahan data dan aplikasi presentasi semua aplikasi tersebut berguna untuk mempermudah user dalam melakukan pekerjaan.dalam era komputerisasi saat ini, dalam pengeolahan dan penyebaran sebuah informasi kurang efektif serta efesien jika ditulis kedalam sebuah kertas atau buku. apabila buku atau catatan tersebut hilang maka data informasi tersebut juga akan hilang.demikian juga pada Kelurahan Kayu Manis dalam   menyanpaikan   sebuah   informasi   mengenai   keberadaan   suatu   barang   yang   ingin   dipinjam   atau dikembalikan oleh pegawai masih dilakukan dengan cara menulis kedalam sebuah buku peminjaman. Sehingga timbul   permasalahan   seperti   kehilangan   data   mengenai   barang   yang   dipinjam   dan   nama   peminjam   dan permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian barang, sehingga lurah mengalami kesulitan dalam melakukan kendali barang
Kata kunci: barang, peminjaman, pengembalian.

## 1. PENDAHULUAN
Permasalahan   dalam   bidang   ekonomi, kelimuan   dan   Pemerintahan   pada   saat   ini   dapat diselesaikan menggunakan komputer dan membantu para   pakar   dan   para   pengambil   keputusan mengggunakan komputer Pekerjaan yang selama ini di   tulis   menggunakan   tangan   pada   buku   dapat digantikan   menggunakan   komputer,   sehingga pekerjaan   dapat   dikerjakan   dengan   cepat   dan tepat.pada   komputer   terdapat   berbagai   macam aplikasi yang bisa digunakan untuk mempermudah dan   mempercepat   pekerjaan,   mulai   dari   aplikasi perhitungan, aplikasi  pengolahan data dan aplikasi presentasi   semua   aplikasi   tersebut   berguna   untuk mempermudah   user   dalam   melakukan pekerjaan.dalam   era   komputerisasi   saat   ini,   dalam pengeolahan   dan   penyebaran   sebuah   informasi kurang   efektif   serta   efesien   jika   ditulis   kedalam sebuah kertas atau buku. apabila buku atau catatan tersebut   hilang   maka   data   informasi   tersebut   juga akan   hilang.demikian   juga   pada   Kelurahan   Kayu Manis   dalam   menyampaikan   sebuah   informasi mengenai   keberadaan   suatu   barang   yang   ingin dipinjam   atau   dikembalikan   oleh   pegawai   masih dilakukan   dengan   cara   menulis   kedalam   sebuah buku   peminjaman.   Sehingga   timbul   permasalahan seperti   kehilangan   data   mengenai   barang   yang dipinjam   dan   nama   peminjam   dan   permasalahan- permasalahan   yang   berkaitan   dengan   peminjaman dan   pengembalian   barang,   sehingga   lurah mengalami   kesulitan   dalam   melakukan   kendali barang.

## 2. METODE PENELITIAN
Dalam merancang sebuah Aplikasi Peminjaan Barang,   maka   digunakan   beberapa   metode   dalam menggali data yang dibutuhkan yaitu :
a. Wawancara ( Interview ) Pelaksanaan   wawancara   adalah   dengan memberikan   pertanyaan   kepada   bagian yang berhubungan dengan sistem yang akan dibuat.
b. Pengamatan ( Observasi ) dalam   hal   pengamatan,   dilaksanakan dengan   cara   mengamati   langsung   proses yang   dilaksanakan   oleh   bagian   yang berhubungan   dengan   proses   peminjaman barang tersebut.
Dikutip oleh sutabri informasi adalah data yang telah   diklasifikasikan   atau   diolah   atau diinterpretasikan   untuk   digunakan   dalam   proses pengambilan keputusan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pembahasan yang dilakukan pada sistem yang berjaan, mulai dari proses peminjaman barang yang dilakukan oleh pegawai sampai dengan pembuatan laporan kepada Lurah.
3.1. Proses Bisnis Pada tahapan Analisa Proses Binis bertujuan untuk   memperoleh   informasi   yang   ada   pada Kelurahan   Kayu   manis.   adapun   prosesnya   dapat dilihat   menggunakan   Activity   Diagram   Sistem Berjalan berikut:
[1] Peminjaman Barang
Pegawai Pengurus barang pembantu
Menyerahkan Kartu Pegawai Menerima Informasi Mengenai Persediaan Barang Cek Kesediaan barang

## Gambar 1. Activity Diagram Peminjaman Barang
Kartu   Pegawai   akan   diserahkan   ketika   ingin meminjam   barang,   ketersediaan   barang   yang   akan dipinjam   oleh   pegawai   akan   dicek   oleh   pengurus barang pembantu.
[2] Serah Terima Barang
Pegawai
Pengurus barang pembantu Menulis barang yang dipinjam Kedalam buku peminjaman Serahkan Barang Terima Barang dan
Paraf dibuku peminjaman

## Gambar 2. Activity Diagram Serah Terima Barang
Barang-barang   yang   akan   dipinjam   oleh pegawai   akan   ditulis   kedalam   buku   peminjaman, kemudian menyerahkan barang kepada pegawai dan pegawai menulis paraf dibuku peminjaman.
[3] Pengembalian Barang
Pegawai Mengembalikan Barang Cek jumlah barang yang dipinjam [Sesuai] Konfirmasi jumlah barang Tidak sesuai [Tidak Sesuai] Tulis tanggal pengebalian Kedalam buku peminjaman Pengurus barang pembantu
Paraf kedalam buku peminjaman

## Gambar 3. Activity Diagram Pengembalian Barang
Pegawai mendatangi pengurus barang pembatu untuk mengembalikan barang, barang diterima oleh pengurus barang pembantu dan akan melakukan cek, apakah   barang   yang   kembalikan   sama   dengan jumlah yang dikembalikan
jika   jumlah   barang   tersebut   tidak   sama   atau sesuai   maka   pengurus   barang   pembantu   akan menagih jumlah barang yang tidak sesuai, tetapi jika sesuai   maka   pegawai   akan   menulis   barang   yang dikembalikan   kedalam   buku   peminjaman   / pengembalian dan pengurus barang pembantu akan menerima dan menyimpan barang
[4] Laporan Peminjaman
Lurah Pengurus Barang Pembantu Terima Buku Peminjaman Menyerahkan buku Peminjaman

## Gambar 4. Activity Diagram Laporan Peminjaman
Pada   Proses   Pembuatan   laporan   Peminjaman kepada   lurah,   pengurus   barang   pembantu   akan menyerahkan buku peminjaman kepada Lurah, dan lulrah akan melakukan cek terhadap barang-barang yang dipinjam.
3.2. Fishbone Diagram People Membutuhkan waktu yang lama Untuk membuat laporan Barang ada yang tidak dikembalikan Penyajian laporan penjualan Barang kepada Pimpinan tidak akurat dan membutuhkan waktu yang lama Hilangnya barang inventarisasi Process Sulit melakukan pencarian data Peminjaman dicatat dalam buku peminjaman Pengembalian tidak dicatat dalam dokumen terpisah Productivity & Quality Sering terjadi kehilangan data Sulit mengetahui ketersediaan barang

## Gambar 5. Fishbone Diagram
Penyebab   barang   hilang   yang   dipinjam   oleh pegawai dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Faktor People (Orang) kesulitan dalam melakukan cek apakah barang tersedia   atau   tidak   jika   pegawai   ingin meminjam, sehingga informasi tentang barang tersebut tersedia atau tidak menjadi lama.
b. Faktor Process (Proses) Buku peminjaman digunakan untuk mencatat peminjaman dan pengembalian barang dan jika buku   tersebut   hilang   maka   data   mengenai barang-barang yang dipinjam juga ikut hilang.
c. Faktor Productivity dan Quality Laporan   peminjaman   yang   akurat  dan  cepat tidak dapat disediakan oleh pengeurus barang pembantu
3.3. Sistem usulan
a. Use Case Diagram
dalam   menganalisa   kebutuhan   aplikasi   yang akan dibangun dari sisi kebutuhan dan analisa yang telah dilakukan maka digambarkan melalui use case diagram.
Entry Permohonan Cetak Serah Terima Barang Cetak Pengembalian Pengurus Barang Pembantu Gambar 6. Use Case Sistem Usulan File Transaksi Lurah Pengurus Barang Pembantu Cetak Laporan Permohonan Barang Cetak Laporan Penyerahan Barang Cetak Laporan Pengembalian Barang Cetak Laporan Pengusulan Barang Cetak Laporan Rekapitulasi Peminjaman Cetak Laporan Barang Belum Dikembalikan Cetak Laporan Barang
Gambar 7. Use Case Sistem Usulan Cetak Laporan
b Rancangan Basis Data Untuk   menggambarkan   dan   merancang kebutuhan   basis   data   yang   akan   digunakan   maka dilakuan peracangan basis data.
1) Pemodelan data konseptual ( Class Diagram Entitas )
Pegawai NoPgw namapgw Alamat TlpPlg Input Pegawai() Simpan() Batal() Ubah() Hapus() Barang
KdBrg Namabrg
Satuan Harga input barang() simpan() batal() ubah() hapus() STB NoStb TglStb input Stb() get Pegawai() simpan() cetak() Permohonan NoPermohonan TglPermohonan input Permohonan() get pegawai() Simpan() 1 1..* 1..* 1..* 1..* 1 keperluan 1..* 1 Stok 1 Detailkembali Jmlkembali simpan() Keterangan 1..* Pengusulan NoPengusulan TglPengusulan input Pengusulan() get Pegawai() Simpan() 1 Keterangan 1..* Usulan NoPengusulan Namabarang input Pengusulan() get pengusulan() Simpan() Jmlusulan 1..* 1 Isi jmlmohon simpan() Detailstb Jmlstb simpan() Kondisi Kembali Nokembali Tglkembali
input Kembali() get STB() simpan() cetak() 1 1..*
Gambar 8. Pemodelan data konseptual.
2) Spesifikasi Basis Data untuk menggambarkan secara detail rancangan masing-masing   tabel   maka   dilakukan   proses spesifikasi basis data:
a)  Nama tabel : Barang
Media simpan : Hard Disk Isi tabel : Data Barang Organisasai Data :Index Sequential
Kunci Utama : KdBrg
Panjang Record : 51 Byte
Jumlah Record : 200 Record Stuktur : Tabel 1. Tabel Spesifikasi Basis data Barang b) Nama tabel : Pengembalian Media Simpan : Hard Disk
Isi tabel : Data Pengembalian Barang Organisasi data : Index Sequential
Kunci Utama : NoKembali Panjang Record : 16 Byte Jumlah Record : 3168 Record Struktur
:
Tabel 2. Tabel Spesifikasi Basisdata Pengembalian
3) Estimasi Kebutuhan Basis Data (a) Estimasi   Kebutuhan   basis   data   3   tahun kedepan Dalam   merancang   kebutuhan   data   yang   akan disimpan   kedalam   sebuah   aplikasi   membutuhkan sebuah   perhitungan   estimasi   kebutuhan   simpanan basis data seperti tabel berikut :
Tabel 3. Tabel Estimasi kebutuhan basis data 3 tahun
kedepan Nama File Panjang Jumlah Jumlah Dalam /Tabel Record(P) Record(j) Byte(P x J) 1 Pegawai 91 23 2,093 2 Permohonan 65 3,168 205,920 3 Isi 16 9,504 152,064 4 Barang 51 200 10,200 5 Stb 66 3,168 209,088 6 DetailStb 66 9,504 627,264 7 Kembali 16 3,168 50,688 8 Detailkembali 116 9,504 1,102,464 9 Pengusulan 120 1,056 126,720 10 Usulan 16 2,112 33,792 Total 2,520,293 No
(b) Estimasi   Kebutuhan   Simpanan   data dalam 3 tahun kedepan Tabel 4. Tabel Estimasi kebutuhan simpanan data dalam 3 tahun kedepan No Kebutuhan Jumlah 1 Sistem Operasi menggunakan Microsoft Windows 7 19,676,774,591 2 Program Aplikasi Microsoft Visual Studio 2005 2,234,193,359 3 DBMS yang digunakan Mysql Server 5.xxx 45,293,660 4 Database 2,520,293 Total 21,958,781,903
Untuk jangka waktu kurang lebih 4 tahun akan diperlukan   penyimpanan   data   (storage)   sebesar   22 GB.
c. Struktur Tampilan Berikut   adalah   bentuk   dari   tampilan   aplikasi peminjaman barang
Gambar 9. Struktur Tampilan
d. Rancangan layar ( User Interface )
Berikut Contoh Rancangan layar Menu Utama.
SISTEM INFORMASI PEMINJ AMAN BARANG KELURAHAN  KAYU  MANIS SISTEM INFORMASI PEMINJ AMAN BARANG KELURAHAN  KAYU  MANIS
File Master Transaksi Laporan
Usulan Barang
Gambar 10. Rancangan Layar Menu Utama
Rancangan Layar Menu Utama berfungsi untuk menampilkan  Proses-proses  yang  terjadi   pada  saat peminjaman barang dan dikelompokan sesuai fungsi masing-masing   seperti   File   Master,   Transaksi   dan Laporan
Pengembalian Barang Pengembalian Barang
Nomor Transaksi Nomor Pengembalian [ Tampil  ]
Tanggal Pengembalian Dd/mm/yyyy Data Penerimaan Barang Tanggal STB [ Tampil  ] Nomor STB [ Tampil  ] Nomor Permohonan Data Barang Kode Barang [ Tampil  ] Nama Barang [ Tampil  ] Satuan [ 9999 ] Jumlah Kembali Jumlah Terima Tombol Si mpan Bat al Kel uar Car i [ Tampil  ] [ Tampil  ] Car i Tambah PENGEMBALIAN BARANG [ Tampi l  ] Pegawai Nama Pegawai [ Tampi l  ] Nomor Pegawai [ Tampi l  ] Telepon Car i [ Tampi l  ] Keterangan [ x - 100 - x ] Alamat [ Tampil  ] No [ Tampil  ] [ Tampil  ] Kode Barang [ Tampi l  ] [ Tampi l  ] Nama Barang [ Tampil  ] [ Tampil  ] Satuan [ Tampi l  ]
[ Tampi l  ]
Jumlah Pinjam [ Tampil  ]
[ Tampil  ] Jumlah Kembali
[ Tampi l  ]
[ Tampi l  ]

## Gambar 11. Rancangan Layar Pengembalian Barang
Pada Rancangan Layar Pengembalian Barang terdapat data tentang pegawai dan data barang yang akan   dikembalikan,   untuk   membuat   tanda   bukti pengembalian   barang   maka   pengurus   barang pembantu menekan tombol simpan
FormPengusulan
FormPengusulan
Nomor Transaksi Nomor Pengusulan [ Tampil ] Tanggal Pengusulan Dd/mm/yyyy Data Barang yang diusulkan Nama Barang [ Tampil ] Satuan [ 9999 ] Jumlah Usulan Tombol Simpan Batal Keluar [ Tampil ] Tambah PENGUSULAN BARANG Pegawai Nama Pegawai [ Tampil ] Nomor Pegawai [ Tampil ] Telepon Cari [ Tampil ] Keterangan [ x - 100 - x ]
Alamat [ Tampil ] No [ Tampil  ] [ Tampil  ] Nama Barang [ Tampil  ] [ Tampil  ] Satuan
[ Tampil  ]
[ Tampil  ] Jumlah Usulan [ Tampil  ] [ Tampil  ] Cek Barang

## Gambar 12. Rancangan Layar Pengusulan Barang
Pada   Rancangan   Layar   Pengusulan   Barang terdapat   data-data   tentang   barang   yang   akan diusulkan   serta   nama   pegawai   yang   mengusulkan, dan untuk menyimpan ke tabel pengusulan barang maka pengurus barang pembantu menekan tombol simpan

## LAPORAN PENGEMBALIAN
S / D Tombol Cetak Keluar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal

## Gambar 13. Rancangan Layar Cetak Laporan Pengembalian
Pada   Rancangan   Layar   Cetak   Laporan Pengembalian   akan   memberikan   pilihan   untuk memilih   periode   tanggal   akan   dicetak   sampai dengan   periode   tanggal   akhir,   untuk   menampilkan laporan tekan tombol cetak

## LAPORAN PENGUSULAN
S / D Tombol Cetak Keluar DD / MM / YYYY DD / MM / YYYY Masukan  Periode Dari tanggal Gambar 14. Rancangan Layar Cetak Laporan Pengusulan Barang
Pada   Gambar   Rancangan   Layar   Laporan Pengusulan akan memberikan pilihan kapan Laporan akan   dicetak   berdasarkan   periode   tanggal   tertentu dan   untuk   menampilkan   laporan   pengurus   barang pembantu menekan tombol cetak
e. Sequence Diagram
Berikut contoh sebagian Sequence Diagram
: Frm_Barang Input Barang () Simpan Barang() : Ctrl_Barang Counter(KdBrg+1) Simpan Barang() Ubah Barang() Ubah Barang() Ubah Barang() Hapus Barang() Hapus Barang() Hapus barang() Input Barang () Simpan Barang() Display(KdBrg) Pengurus Barang Pembantu : Barang Open Form () Open Form () Open Form ()
Gambar 15. sequence diagram entry Barang
Gambar 16. sequence diagram entry Permohonan
Gambar 17. sequence diagram Cetak Serah terim barang

## J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 3 ,   J u l i   2 0 1 8  | 248
Gambar 18. sequence diagram Cetak Laporan Pengembalian
4. KESIMPULAN
Kesimpulan   yang   dapat   diambil   setelah memahami  permasalahan serta solusi dari  masing- masing   masalah   yang   ditawarkan   adalah   sebagai berikut :
1. Keberadaan Stok barang yang ingin dipinjam oleh   pegawai   dapat   dilihat   melalui   aplikasi peminjaman   barang   oleh   Pengurus   barang pembantu
2. Penyimpanan   Kedalam   database   harus dilakukan   untuk   menyimpan   data-data mengenai   barang   yang   dipinjam   dan dikembalikan oleh pegawai
3. Pembuatan   tanda   terima   barang   mengenai barang   yang   dikembalikan   oleh   pegawai dicetak menggunakan sistem.
Saran   berikut   digunakan   untuk   melengkapi proses bisnis di Kelurahan Kayu Manis :
1. Untuk Menghindari terjadinya kerusakan pada Database   maka   perlu   dilakukan   maintenance pada perangkat.
2. Perlunya   ketelitian   dalam   melakukan   proses penginputan   data   peminjaman   dan pengembalian   barang   oleh   Pengurus   Barang Pembantu untuk menghindari kesalahan

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Sutabri,   Tata,     2012. Analisis   Sistem   Informasi. Andi. Yogyakarta
[2] Rajendra, Rifky. Kodrat Imam Satoto, Rinta Krida Lukmana,   2013,   "SISTEM   INFORMASI INVENTORY   DAN   PEMINJAMAN   BARANG
PADA   LABORATORIUM   PROGRAM   STUDI
SISTEM   KOMPUTER",   Tugas   Akhir   Universitas Diponegoro
[3] Yopie,  Ahmadi,  Asis,   2015,   "Perancangan   Sistem Informasi   Peminjaman   Buku   Pada   Perpustakaan SMK   Negeri   Kebonagung"   Indonesian   Journal   on Networking and Security, Volume 4 No 3