https://jamsi.jurnal-id.com

## Pelatihan Pembuatan E-formulir Pendaftaran Siswa Baru PAUD Terpadu Allifa Berbasis Daring
Yuli Astuti* 1 , Irma Rofni Wulandari 2 , Wiwi Widayani 3 , Rachmad Hartono 4
1,4 Manajemen Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Amikom Yogyakarta, Indonesia 2.3 Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Amikom Yogyakarta, Indonesia *e-mail: yuli@amikom.ac.id 1 , rofni@amikom.ac.id 2 , wiwi.w@amikom.ac.id 3, rachmad.hartono@students.amikom.ac.id 4
Abstrak
Siswa merupakan aset terpening pada lembaga  sekolah, kondisi pandemi menyebabkan turunnya jumlah siswa yang masuk pada sekolah tingkat paud dan kanak-kakak. Oleh karena itu pihak sekolah harus bergerak cepat untuk menyesuaikan keadaan, dimana pendaftaran siswa baru tidak bisa dilakukan seperti biasanya melainkan harus dilakukan secara online. Keterbatasan ketrampilan yang dimiliki oleh guru PAUD Terpadu  Allifa  sehingga  terlaksanalah  kegiatan  pelatihan  dan  pendampingan  pada  program  pengabdian masyarakat  ini.  Metode  pada  kegiatan  ini  dilakukan  untuk  memberikan  pelatihan  penggunaan  zoom  dan pembuatan formulir pendaftaran online menggunakan google form yang dilakukan secara online dan diikuti oleh perwakilan guru dari TPA, Paud dan TK Allifa Wedomartani, Ngemplak, Sleman dengan durasi dua hari. Hasil dari pengabdian ini adalah poster informasi penerimaan siswa baru yang dilengkapi dengan link bitly berisi  form  pendaftaran  siswa  baru.  Isi  dari  form  tersebut  sama  seperti  form  pendaftaran  offline  yaitu biodata calon siswa dan wali beserta berkas pendukung seperti akte kelahiran dan foto.
Kata kunci : Bitly, Formulir Pendaftaran Online, Poster, Siswa

## Abstract
Students are the most important asset in school institutions, the pandemic conditions have caused a decline  in  the  number  of  students  attending  early  childhood  and  early  childhood  schools.  Therefore,  the school must move quickly to adjust to the situation, where new student registration cannot be done as usual but  must  be  done  online.  The  limited  skills  possessed  by  Allifa  Integrated  PAUD  teachers  have  led  to  the implementation of training and mentoring activities in this community service program.  The methode this activity was carried out to provide training  on the  use  of zoom and the creation of  an online registration form using the google form which was carried out online and was attended by teacher representatives from TPA, Early Childhood and Kindergarten Allifa Wedomartani, Ngemplak, Sleman with a duration of two days. The result of this service is a poster of information on new student admissions which is equipped with a bitly link  containing  the  new  student  registration  form.  The  contents  of  the  form  are  the  same  as  the  offline registration form, namely biodata of prospective students and guardians along with supporting files such as birth certificates and photos.
Keywords : Bitly, Online Registration Form, Poster, Students

## 1. PENDAHULUAN
Tanggal 2 Maret 2020 Indonesia terdeteksi adanya warga negara yang terinfeksi COVID- 19  sehingga  pemerintah  melalui  Menteri  Pendidikan  pada  tanggal  12  Maret  2020 mengumumkan  libur  untuk  semua  kegiatan  Pendidikan  di  semua  lembaga  Pendidikan,  libur dalam  artian  menunda  semua  kegiatan  di  kelas,  acara  akademik  dan  seminar  dan  untuk memutus  mata  rantai  penyebaran  COVID-19  pemerintah  mengambil  kebijakan  Pembatasan Sosial Berkala Besar (PSBB)(Muh Barid Nizarudin Wajdi, M Burhanuddin Ubaidillah, Sri Mulyani, Khoirul Anwar, Lailatul Istiqomah, Fauziyah Rahmawati, Sholihatul Atik Hikmawati, Diah Retno Ningsih, 2020). Dengan demikian semua masyarakat harus merubah pola hidup termasuk pada system pendidikan yang juga harus beradaptasi dan merubah system pembelajaranya dari tatap muka menjadi system online . Sampai bulan  Januari 2020 pandemi ini belum berakhir, bahkan Lembaga Pendidikan juga masih melaksanakan proses pembelajaran secara BDR (Belajar Dari Rumah) atau sering dikenal Daring. Dari rentang waktu tersebut antara bulan Mei sampai Juni
https://jamsi.jurnal-id.com
adalah waktu untuk pendaftaran siswa baru di setiap sekolah baik dari jenjang TK sampai SMA. Pada pengabdian ini pengabdi memilih mitra PAUD Allifa Terpadu karena selain dekat dengan rumah sehingga mudah untuk berkoordinasi dan kondisi mitra juga memang belum melakukan pendaftaran siswa baru secara online .
Pengelola  sekolah  ataupun  guru  saat  ini  diwajibkan  memiliki  kompetensi  untuk  bisa menggunakan teknologi sesuai perkembangan dunia IT minimal sebagai pengguna social media dan  mampu  mengoperasikannya  yang  berkaitan  dengan  kepentingan  pembelajaran(Slamet  et al., 2020)(Hadiwiyanti & Ithriah, 2020) agar meningkatkan manajemen pendidikan(Esha et al., 2020). Dengan kondisi seperti ini, maka semua kegiatan yang ada di Allifa juga harus dikerjakan secara online termasuk  pendaftaran  siswa  baru  tahun  ajaran  2020/2021.  Akan  tetapi  banyak kendala  yang dialami  oleh  pengelola sekolah  baik guru  maupun Yayasan PAUD Allifa Terpadu terkait dengan pemanfaatan teknologi. Karena keterbatasan pengetahuan tentang teknologi dan waktu  pendaftaran  siswa  yang  sangat  terbatas  maka  pihak  sekolah  harus  segera  merubah system  pendaftran  tersebut  menjadi online jika  tidak  maka  tahun  ajaran  baru  tidak  akan mendapatkan  siswa  baru.  Namun  banyak  masalah  atau  kendala  yang  dihadapi  oleh  mitra diantaranya bahwa guru-uru tidak bisa membuat desain poster, tidak bisa membuat google form untuk  pendaftaran  serta  cara  mengolah  data  dari  google  form  tersebut.  Dengan  kegiatan pengabdian  ini  maka  pengabdi  akan  melakukan  pelatihan  pembuatan  formulir  pendaftaran online berbasis daring pada paud allifa terpadu sebagai penunjang penerimaan siswa baru yang dilakukan secara online menggunakan zoom. Pelatihan  secara online saat  ini  pilihan  yang  tepat  agar  tetap  mematuhi  protokol keamanan  COVID-19.  Aplikasi  yang  digunakan  untuk  pembuatan  formulir  pendaftaran  yaitu menggunakan  Google  Form.  Banyak  vitur  yang  bisa  dimanfaatkan  dari  google  secara  gratis dengan  syarat  memiliki  akun  pada  google.  Beberapa  fungsi  dari  google  form  yaitu  membuat tugas  atau  latihan,  mengumpulkan  pendapar  orang  atau  kuisioner,  membuat  formulir pendaftaran  dan  masih  banyak  lainya(Batubara  &  Ariani,  2016).  Google  form  jugaa  memiliki beberapa kelebihan seperti tampilan form menarik, memiliki beberapa jenis pilihan tes seperti check  list,  essay  dan  lainya,  bisa  digunakan  melalui  computer  atau  smart  phone,  dapat dikerjakan secara bersamaan, responsive dengan meberikan notivikasi ke email dan hasil isian bisa langsung diambil dalam bentuk excel(Batubara & Ariani, 2016).

## 2. METODE
Pelaksanaan  pada  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  dalam  bentuk  pelatihan  dan pendampingan  secara online menggunakan  whatsapp  yang  digunakan  untuk  koordinasi  dan pendampingan  sedangakan  menggunakan  zoom  untuk  penyampaian  materi.  Kegiata  ini dilaksanakan  pada  bulan  April  2020  pada  saat  pertama  pandemi  dan  dihimbau  untuk melakukan  kegiatan  dari  rumah.  Metode  pada  kegiatan  ini  dimulai  dengan  permintaan  dari pihak  mitra  yang  dilakukan  melalui  whatsapp,  kemudian  membentuk  grup  whatsapp  untuk melakukan koordinasi dengan perwakilan guru TPA, PAUD dan TK kemudian pemberian materi cara download aplikasi zoom beserta cara instal dan penggunaanya, setelah berhasil mengisntal dan  menggunakan  zoom  kemudian  baru  dilakukan  pelatihan  pembuatan  formulir online pendaftaran  siswa  serta  penjelasan  cara  mengolah  data  calon  siswa  yang  sudah  masuk, kemudian pelatihan membuat alamit link menggunakan bitly dan selanjutnya untuk dimasukkan dalam poster sebagai informasi dan promosi sekolah.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sebelum  pelatihan  menggunakan  zoom  pengabdi  juga  melatih  penggunaan  zoom  itu sendiri kepada mitra.  Tahapan pelatihan ini dilakukan dengan memberikan dua  modul materi yaitu modul cara menginstal dan menggunakan zoom dan modul cara membuat formulir online menggunakan google form. Dokumentasi proses kegiatan ini terlihat pada Gambar 1.
https://jamsi.jurnal-id.com
Gambar 1. Penyampaian Materi Zoom
Pada  Gambar  1  adalah  saat  koordinasi  dan  penyampaian  materi  zoom  dan  cara penggunaan  zoom  yang  dilakukan  menggunakan  grup  whatsapp.  Setelah  peserta  berhasil menginstal  aplikasi  zoom  dan  bisa  melakukan  join  ke  zoom  selanjutnya  dilakukan  pelatihan pembuatan  formulir online menggunakan  google  form.  Pelatihan  ini  selain  sudah  disediakan modul, pengabdi juga mencontohkan langsung cara membuatnya kemudian dilanjutkan praktik pembuatan  form  oleh  semua  peserta  dan  sekaligus  diakukan  pendampingan.  Pelaksanaan kegiatan  penyampaian  materi  formulir online dapat  dilihat  pada  Gambar  2  sampai  Gambar  7, sedangkan
rekaman pelatihan
dapat dilihat pada link https://drive.google.com/file/d/1iaTHSPmru9LyBcnb3pEigiHMTx1BnI4v/view?usp=sharing
Gambar 2. Penyampaian Materi Fitur Google Form
Penyampaian  awal  tentang  letak  dimana  kita  harus  membuka  fitur  google  form  yang mengharusnya kita untuk login ke email terlebih dulu.
Gambar 3. Penjelasan Fitur pada Google
Pada  Gambar  3 adalah  proses  penjelasan semua  fitur  yang  ada  pada goole  yang  dapat dilihat saat sudah login ke email.
https://jamsi.jurnal-id.com
Gambar 4. Pembuatan Formulir Online
Pada Gambar 4 adalah penjelasan sekaligus praktik bagaimana cara membuat formulir online untuk pendaftaran siswa baru menggunakan google form.
Gambar 5. Pemilihan Template Google Form
Pada  Gambar  5  sedang  dilakukan  penjelasan  untuk  pemilihan  template  dari  formulir yang akan kita gunakan.
Gambar 6. Pengisian Butir Pertanyaan Google Form
Pada Gambar 6 adalah penjelasan dan praktik cara menambah pertanyaan, memilih jenis jawaban sesuai dengan kebutuhan untuk pendaftaran siswa baru.
https://jamsi.jurnal-id.com
Pada Gambar 7 merupakah penjelasan cara pengisian biodata orang tua atau wali laon siswa yang mendartar nantinya. Kagiatan pelatihan dan pendampingan ini dilakukan selama dua hari,  pada  kegiatan  pengabdian  ini  telah  menghasilkan  google  form  untuk  melakukan pendaftaran siswa baru pada PAUD Terpadu Allifa. Selanjutnya peserta dipandu untuk membuat link  yang  lebih  pendek  menggunakan  bitly  sehingga  alamat  formulirnya  bisa  diseting  sesuai dengan  kebutuhan  sekolah.  Formulir  pendaftaran  siswa  baru  tidak  jauh  berbeda  dengan formulir  biasanya,  yaitu  berisi  biodata  calon  siswa,  biodata  orang  tua  atau  wali  serta  uplod dokumen pendukung seperti akte kelahiran dan foto.

## Gambar 8. Poster Informasi Pendaftaran Sekolah
Pada  Gambar  8  adalah  hasil  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  pada  PAUD Terpadu  Allifa  yang  telah  berhasil  dibuat  dengan  output  berupa  poster  informasi online yang berisi  informasi  penting  terkait  pendaftaran  siswa  baru  pada  tahun  2020  dan  telah  diunggah pada media sosial sekolah yaitu grup Whatsapp, status Whatsapp, IG dan Facebook.

## 4. KESIMPULAN
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat berupa pelatihan dan pendampingan terhadap guru PAUD Terpadu Allifa dan telah berhasil membuat poster yang berisi informasi pendaftaran siswa  baru  dengan  link  formulir  yang  telah  diringkas  menggunakan  bitly,  formulir  tersebut digunakan untuk memudahkan calon siswa dalam mengisi biodata dan syarat pendaftaran.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan  terima  kasih  kepada  Universitas  Amikom Yogyakarta  yang  telah memberi dukungan financial terhadap pengabdian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Batubara,  H.  H.,  &  Ariani,  D.  N.  (2016).  Workshop  Penggunaan  Google  Form  Sebagai  Media Evaluasi Pembelajaran Pada Dosen-Dosen Studi Islam. Jurnal Al-Ikhlas , 2 (1), 39 – 44.
Esha,  M.  I.,  Dewi,  K.  D.,  &  Abtokhi,  A.  (2020).  Guruku  Sayang  ,  Guruku  Berkembang :  Problem Mapping  Model  dalam  Proses  Pengembangan  Pendidikan  Anak  Usia  Dini  (  PAUD  ). ENGAGEMENT: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 04 (1), 60 – 75.
Hadiwiyanti, R., & Ithriah, S. A. (2020). Pelatihan Pembuatan Kuis Online Menggunakan Google Form untuk Guru SMK Unitomo Surabaya. Jurnal Pengabdian Pada Masyarakat , 8 (1), 106 – 110.
Muh  Barid  Nizarudin  Wajdi,  M  Burhanuddin  Ubaidillah,  Sri  Mulyani,  Khoirul  Anwar,  Lailatul Istiqomah,  Fauziyah  Rahmawati,  Sholihatul  Atik  Hikmawati,  Diah  Retno  Ningsih,  H.  S.  R. (2020).  Pendampingan  Redesign  Pembelajaran  Masa  Pandemi  Covid19  bagi  Tenaga Pendidik  di  Lembaga  Pendidikan  berbasis  Pesantren  di  Jawa  Timur. ENGAGEMENT , 4 (1),
https://jamsi.jurnal-id.com

## 266 – 277. https://doi.org/https://doi.org/10.29062/engagement.v4i1.193
Slamet, T. I., Alfiansyah, A., Al Maki, W. F., Musyafa, F. A., Satyaputra, A., Fathoni, P., Andayani, S. S., Melinda, S., Oktavianus, D., & Yusuf, N. P. (2020). Peningkatan Keterampilan ICT untuk Guru  melalui  Pelatihan  Konten  Digital  Pembelajaran  Berbasis  Sumber  Terbuka  (Open Sources). Aksiologiya: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 4 (1), 118. https://doi.org/10.30651/aks.v4i1.2316