Jurnal Vokasi, Vol. 6 No. 1 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat

## PELATIHAN PENULISAN SURAT DINAS DAN APLIKASI FUNGSI MAIL MERGE UNTUK APARATUR DESA ULEE REULEUNG KECAMATAN DEWANTARA-ACEH UTARA DALAM MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN MASYARAKAT
Emilda 1 , Iba Harliyana 2 , Maulidawati 3 , Sayni Nasrah 4
Prodi Pendidikan Bahasa Indonesia, Universitas Malikussaleh Jl. Medan - Banda Aceh, Cot Tengku Nie, Reuleuet, Kab. Aceh Utara, Indonesia Email: emilda@unimal.ac.id

## Abstrak
Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu yang bersifat  resmi.  Pembuatan  surat  dinas  harus  memperhatikan  kaidah  penulisan surat resmi,  seperti  kaidah  tata  bahasa  dan  ejaan  yang  benar.  Oleh  karena  itu, sebelum menulis surat penulis harus mempertimbangkan dengan baik susunan kalimat, pilihan kata atau diksi, dan ejaan serta pemakaian tanda baca yang dapat memperjelas  maksud  surat.  Permasalahan  mitra  berdasarkan  hasil  survey  ke lapangan  adalah  masih  ditemukannya  kesalahan  dalam  surat  resmi  yang dikeluarkan oleh pemerintah desa. Seperti banyaknya kalimat yang tidak efektif, penggunaan tanda baca atau simbol yang tidak tepat, bahkan tata aturan dalam membuat surat masih kurang dipahami oleh aparat desa. Kemudian pembuatan surat  untuk  keperluan  masyarakat  seperti  Surat  Keterangan  Miskin,  Surat Keterangan  Beasiswa  dan  Surat  Keterangan  Usaha  masih  menggunakan Microsoft  Word manual  dengan mengetik  setiap  lembar  sesuai  dengan  jumlah permintaan  masyarakat  sehingga  mengakibatkan  proses  pembuatan  surat tersebut menjadi lama. Tujuan dari kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah untuk  memberikan  pelatihan  penulisan  surat  dinas  menggunakan  fungsi  mail marge  yang  disediakan  oleh Microsoft  Word pada  aparatur  Pemerintah  Desa Ulee  Reuleung  Kecamatan  Dewantara  Kabupaten  Aceh  Utara.  Metode pelaksanaan pengabdiaan ini berbentuk pelatihan. Materi yang diberikan berupa pengenalan  contoh  surat  yang  benar  dengan  berbagai  jenis  surat  yang  sesuai dengan  keperluan.  Kemudian  surat  dinas  tersebut  dibuat  secara  massal menggunakan fungsi mail merge . Pada tahap akhir dilakukan evaluasi pelatihan untuk  mengukur  tingkat  keberhasilan  pelatihan.  Hasil  pelatihan  menunjukkan mitra  sudan  mampu  membuat  surat  dinas  sesuai  kaidah  surat  dan  juga  sudah mampu membuat surat dinas menggunakan fungsi mail merge yang disediakan oleh Microsoft  Word .  Setiap  peserta  memperoleh  sertifikat  setelah  mengikuti pelatihan.
Kata  kunci : Surat  dinas,  Aparatur  desa,  Penulisan  surat,  Jenis  surat, fungsi mail marge

## PENDAHULUAN
Surat  resmi  adalah  surat  yang  ditulis  oleh  instansi  pemerintah  atau  swasta  yang  ditujukan kepada instansi, baik instansi pemerintah atau swasta, serta dapat juga ditujukan kepada pribadi. Secara  umum  surat  resmi  dapat  didefinisikan  sebagai  surat  yang  digunakan  untuk berkomunikasi  secara  formal/resmi  oleh  pihak-pihak  tertentu  seperti  perorangan,  lembaga, organisasi,  atau  instansi  tertentu.  Surat  sebagai  sarana  komunikasi  tertulis  mempunyai kelebihan-kelebihan jika dibandingkan dengan alat-alat komunikasi lisan [1][2].
Surat  adalah  secarik  kertas  atau  lebih  yang  berisi  percakapan  (bahan  komunikasi)  yang disampaikan  oleh  seseorang  kepada  orang  lain,  baik  atas  nama  pribadi  maupun organisasi/lembaga/instansi [3]. Selanjutnya, Finoza dalam Rahardi, menyatakan bahwa surat
History Artikel Received : November-2021; Reviewed: Januari-2022 Accepted:
Januari-2022
Published: Maret-2022 - 03-2022
Jurnal Vokasi, Vol. 6 No. 1 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat
adalah  informasi  tertulis  yang  dapat  dipergunakan  sebagai  alat  komunikasi  tulis  yang  dibuat dengan persyaratan tertentu yang berlaku untuk surat-menyurat [4].
Surat berdasarkan tingkat kepentingannya dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus. Surat berdasarkan wujudnya dibedakan menjadi tujuh jenis, yaitu surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram, teleks atau faksimile, memo, dan nota. Surat berdasarkan ruang lingkup sasarannya dibedakan menjadi dua jenis, yaitu surat terbagi atas surat intern dan ekstern [5][6].
Mail Merge kerap disebut dengan Surat massal karena merupakan surat yang isinya sama dan dapat  dikirimkan  ke  banyak  orang  atau  dapat  dikatakan  mengirim  ke  tujuan  yang  beragam. Sebagai salah satu fasilitas atau sofware (perangkat lunak) yang terdapat dalam Microsoft Word ini berperan dan berfungsi untuk menangani masalah surat menyurat. Kelebihan pengguna mail merge ialah dapat memudahkan sipembuat surat atau dokumen sebab hanya dengan membuat 1 jenis surat atau dokumen saja yang dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda[7][8].
Berdasarkan  uraian  di  atas  dapat  disimpulkan  bahwa  keberadaan  surat  dinas  di  instansi pemerintahan sangatlah penting[9]. Pentingnya surat hampir mencakup segala kegiatan yang ada di instansi pemerintahan [10].
Desa Ulee Reuleung merupakan salah satu desa di kecamatan Dewantara kabupaten Aceh Utara dan  merupakan  salah  satu  desa  binaan  Universitas  Malikussaleh  karena  berada  di  sekitaran kabupaten Aceh Utara. Desa Ulee Reuleung mempunyai tiga dusun teridiri dari dusun Tgk.Di Bale, Reuleung Manyang dan Cot Tunong dengan luas wilayah sekitar 74  ha/m 2 .  Saat ini desa Ulee Reuleung dipimpin oleh bapak geuchik Abdullasi dan berkantor didesa tersebut. Gambar kantor Geuchik seperti pada Gambar 1.
Gambar 1 . Kantor desa
Berdasarkan hasil survey tim pelaksana ke kantor desa bahwa masih ditemukannya kesalahan yang  terjadi  dalam  surat  resmi  yang  dikeluarkan  oleh  pemerintah  desa.  Seperti  banyaknya kalimat  yang  tidak  efektif,  penggunaan  ejaan  [11],  tanda  baca  atau  simbol  yang  tidak  tepat, bahkan tata aturan dalam membuat surat masih kurang dipahami oleh aparat desa. Kemudian pembuatan  surat  untuk  keperluan  masyarakat  seperti  Surat  Keterangan  Miskin,  Surat Keterangan  Beasiswa  dan  Surat  Keterangan  Usaha  masih  menggunakan Ms.  Word manual dengan  mengetik  setiap  lembar  sesuai  dengan  jumlah  permintaan  masyarakat  sehingga mengakibatkan proses pembuatan surat tersebut menjadi lama dan membuat masyarakat tidak puas  sehingga  mutu  pelayanan  kepada  masyarakat  menjadi  tidak  baik.  Berdasarkan permasalahan tersebut perlu diberikan pelatihan tentang cara penulisan surat resmi yang benar kepada  aparatur  desa  Ulee  Reuleung  Kecamatan  Dewantara  Kabupaten  Aceh  Utara  serta pelatihan  pembuatan  surat  secara  massal  menggunakan  aplikasi  fungsi mail  marge untuk
Jurnal Vokasi, Vol. 6 No. 1 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat
meningkatkan  kualitas  mutu  pelayanan  kepada  masyarakat.  Pelatihan  ini  perlu  dilakukan karena  merupakan  proses  secara  sistematis  mengubah  tingkah  laku  pegawai  untuk  mencapai tujuan organisasi Rivai (2005: 225).

## METODE PELAKSANAAN
Pelatihan penulisan surat dinas untuk aparatur desa menggunakan aplikasi fungsi mail marge ini  dilaksanakan  di  ruang  rapat  kantor  desa.  Adapun  metode  kegiatan  yang  digunakan  pada pelatihan ini adalah:
1. Memberikan modul pelatihan dengan alokasi materi teori dan praktek.
2. Peserta  pelatihan  berjumlah  10  orang  yang  berasal  dari  desa  Ulee  Reuleng  kecamatan Dewantara kabupaten Aceh Utara.
3. Pelatihan dilakukan di balai serbaguna kecamatan Dewantara.
4. Pengabdian ini dilakukan selama 2 hari.
a. Hari  pertama,  pada  sesi  1  tim  pelaksana  kegiatan  menyampaikan  teori  mengenai pengertian dan struktur surat dinas serta Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang diselingi  dengan  tanya  jawab  dan  diskusi.  Kemudian  sesi  2  peserta  kegiatan  latihan untuk  menyusun surat dinas sesuai dengan Pedoman  Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang  dipandu  oleh  Tim  pelaksana  kegiatan.  Setelah  dipandu,  peserta  kegiatan menyusun surat dinas secara mandiri untuk mengetahui pemahaman peserta kegiatan mengenai teori yang sudah disampaikan. Kemudian sesi 3 peserta belajar dasar tentang fungsi mail marge yang disediakan oleh Microsoft Word [12].
b. Hari kedua, lanjutan pelatihan penulisan surat dinas menggunakan fungsi mail marge yang disediakan oleh Microsoft Word .
5. Materi  teori  pelatihan  meliputi  pengertian,  struktur,  jenis-jenis  surat  dinas  serta  Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.
6. Evaluasi pelatihan untuk mengukur tingkat keberhasilan pelatihan

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Hasil
Kegiatan pengabdian [13][14] telah dilaksanakan selama 2 hari sejak tanggal 18 s/d 19 November  2021  di  desa  Ulee  Reuleung  Kecamatan  Dewantara.  Pelatihan  ini  diikuti  oleh  10 orang  aparatur  desa  seperti  pada  gambar  2  dan  sesuai  dengan  perencanaan  awal,  tingkat kehadiran peserta adalah 100% dimana semua peserta hadir pelatihan setiap hari dan rata-rata peserta  sudah  menguasai  aplikasi Microsoft  word namun  tidak  mengetahui  tentang  aplikasi mail merge . Peserta sangat antusias dalam mengikuti pelatihan dimana banyak pertanyaan yang ditanyakan oleh peserta terhadap materi yang belum mereka kuasai.
Jurnal Vokasi, Vol. 6 No. 1 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat

## B. Pembahasan
Hari  pertama  pelatihan  para  peserta  diberikan  materi  tentang  pedoman  penulisan  surat  dinas yang  benar,  kemudian  pemateri  menunjukkan  kesalahan-kesalahan  yang  didapatkan  dalam penulisan  surat  dinas  yang  pernah  dikeluarkan  oleh  desa,  kesalahan  tersebut  langsung diperbaiki bersama-sama sesuai dengan materi pelatihan yang telah diberikan sebagai aplikasi ilmu pelatihan yang telah didapatkan selama pelatihan seperti pada Gambar 3.
Gambar 3 . Penjelasan materi pedoman penulisan surat dinas
Kemudian sesi selanjutnya adalah pengenalan tentang aplikasi mail merge berupa dasar-dasar pengggunaan  aplikasi mail  merge menggguakan  laptop  yang  telah  disediakan  oleh  panitia seperti pada Gambar 4. Pada hari kedua para peserta langsung melakukan praktek aplikasi mail merge menggunakan  laptop  dan  para  peserta  pada  umumnya  sudah  bisa  menggunakan menggunakan laptop namun belum mengetahui tentang aplikasi mail merge .
Gambar 4 . Praktek aplikasi mail merge
Manfaat  dan  dampak  perubahan  dari  kegiatan  pengabdian  ini  adalah  aparatur  desa  sudah mengetahui tata cara penulisan surat dinas yang benar dan cara mengoperasikan aplikasi mail merge [15]. Peran dan kontribusi dari anggota tim pelaksana adalah mendampingi para peserta dalam  mengikuti  pelatihan,  karena  ada  beberapa  aparatur  yang  agak  kebingungan  dalam mengoperasikan aplikasi mail merge sehingga bisa dibantu langsung  oleh anggota pelaksana bersama  mahasiswa  sebagai  tenaga  pendamping  lapangan.  Anggota  pelaksana  juga mengkoordinir  setting  tempat  pelatihan  untuk  kenyamanan  para  peserta  serta  pengadaan konsumsi  para  peserta  yang  dibantu  juga  oleh  para  mahasiswa.  Respon  masyarakat  yaitu aparatur  desa  sebagai  peserta  pelatihan  sangat  positif  dimana  mereka  hadir  setiap  hari mengikuti pelatihan dan berharap pelatihan ini bisa dilanjutkan lagi dengan materi yang lebih mendalam lagi.
Di akhir pelaksanaan semua peserta diberikan sertifikat sebagai bukti telah mengikuti pelatihan dan  foto  bersama  sebagai  bukti  telah  suksesnya  acara  tersebut.  Hasil  pelaksanaan  kegiatan secara umum sukses dan sangat bermanfaat bagi para peserta.
Jurnal Vokasi, Vol. 6 No. 1 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Pengaruh dan dampak kegiatan terhadap mitra adalah mitra sudah mampu menulis surat dinas sesuai  dengan  aturan  yang  telah  ditetapkan  dan  juga  sudah  mampu  membuat  surat  dinas menggunakan  aplikasi mail  merge sehingga  pembuatan  surat  dinas  menjadi  lebih  cepat[16]. Sedangkan  pengaruh  untuk  tim  pelaksana  dan  institusi  Universitas  Malikussaleh  adalah kampus sudah melaksanakan salah satu tri dharma perguruan tinggi berupa pengabdian kepada masyarakat dengan melakukan transfer ilmu untuk peningkatan kapasitas mayarakat desa atau para  aparatur  desa.  Hasil  evaluasi  pelaksanaan  kegiatan  pelatihan  bahwa  para  peserta  dapat dinyatakan lulus sesaui dengan instrumen evaluasi yang telah digunakan dimana para peserta mampu membuat surat dinas secara benar dan juga dalam penggunaan aplikasi mail merge .

## KESIMPULAN
Dari hasil pelatihan dapat disimpulkan beberapa hal, antara lain: Pelatihan dilaksanakan selama dua  hari  yang  diikuti  oleh  10  orang  aparatur  desa  sesuai  dengan  perencanaan  awal,  tingkat kehadiran peserta adalah 100%. Pada tahap akhir dilakukan evaluasi pelatihan untuk mengukur tingkat  keberhasilan  pelatihan.  Hasil  pelatihan  menunjukkan  aparatur  desa  sudah  mampu membuat surat dinas dengan benar sesuai jenis surat yang diperlukan dengan mengaplikasikan fungsi mail marge yang disediakan oleh Microsoft Word .

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  N.  Faisah,  “Analisis  Kesalahan  Berbahasa  Indonesia  Dalam  Surat-Menyurat  Di  Kantor Kelurahan Layana Indah,” Bhs. DAN SASTRA , vol. 3, no. 2, 2018.
[2]  W.  Darmini,  “Pelatihan  Penulisan  Surat  Resmi  Berbahasa  Indonesia  di  Gabungan Organisasi  Wanita  (GOW)  kabupaten  Sukoharjo,”  in Seminar  Hasil  Penelitian  dan Pengabdian  Kepada  Masyarakat  Universitas  Veteran  Bangun  Nusantara:  Sistem Penjaminan Mutu Penelitian di Perguruan Tinggi , 2011.
[3]  H.  S.  Purwandari,  “Analisis  Kesalahan  Berbahasa  Indonesia  Pada  Surat  Dinas  Kantor Kepala Desa Jladri,” BASASTRA , vol. 1, no. 3, 2014.
[4]  L. Finoza, Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia . Jakarta: Usaha Mulia, 2006.
[5]  P.  Muntoro  and  D.  Puspasari,  “Pengembangan  Modul  pada  Kompetensi  Dasar Mengidentifikasi  Jenis-jenis  Surat  atau  Dokumen  Kelas  XI  Jurusan  Administrasi Perkantoran,” JPEKA J. Pendidik. Ekon. Manaj. Dan Keuang. , vol. 1, no. 1, pp. 44–53, 2017.
[6]  I. Kemal, “Kemampuan Menulis Surat Dinas,” J. Metamorf. , vol. 1, no. 1, pp. 1–10, 2013.
[7]  K. Ngibad, “Fungsi Menu-Menu Microsoft Word 2013,” 2018.
[8]  R.  R.  Setiawan,  “Pengenalan  Weblog  dan  Pelatihan  Pembuatan  Surat  Massal Menggunakan Mail Merge pada Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Sarana Makmur Desa Hadipolo Kecamatan Jekulo Kabupaten Kudus,” 2012.
[9]  R. Agustini, “Peningkatan Keterampilan Pegawai Kecamatan Gunungtanjung Kabupaten Tasikmalaya Melalui Pelatihan Penulisan Surat Dinas,” Empower. J. Pengabdi. Masy. , vol. 1, no. 02, 2018.
[10] O.  W.  Puspita  and  W.  H.  Santosa,  “Pendampingan  Penulisan  Surat  Dinas  Di  Desa Karangduren Sawit Boyolali,” In Prosiding Seminar Nasional Hasil Pengabdian Kepada Masyarakat , 2021, vol. 1, no. 1, pp. 203–205.
[11] E.  Emilda  and  S.  Aminah,  “Analisis  Kesalahan  Penulisan  Ejaan  Yang  Disempurnakan Pada Jurnal Mesin Sains Terapan,” Judika (Jurnal Pendidik. UNSIKA) , vol. 8, no. 1, pp. 103–113, 2020.
[12] J.  Susilo,  T.  Pujiatna,  and  S.  Firmasari,  “Pembinaan  Tata  Bahasa  dan  Bentuk  Surat- Menyurat  Indonesia  Berbasis  Microsoft  di  Desa  Mandala,  Dukupuntang  Kabupaten Cirebon,” JPPM (Jurnal Pengabdi. dan Pemberdaya. Masyarakat) , vol. 4, no. 1, pp. 173–
Jurnal Vokasi, Vol. 6 No. 1 ISSN : 2548-9410 (Cetak) | ISSN : 2548-4117 (Online) Jurnal hasil-hasil Penerapan IPTEKS dan Pengabdian Kepada Masyarakat
177, 2020.
[13] I.  Irmayani  and  A.  M.  Sudirman,  “Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  Melalui Pelatihan  Microsoft  Office  Pada  Aparat  Desa  di  Kecamatan  Lamasi  Timur  Kabupaten Luwu Provinsi Sulawesi Selatan,” Abdimas Toddopuli J. Pengabdi. Pada Masy. , vol. 1, no. 1, pp. 20–27, 2019.
[14] D. Husin, “Pelatihan Manajemen Kearsipan atas Pengelolaan Dana Desa (ADD) di Desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat kota Lhokseumawe,” J. Vokasi , vol. 1, no. 1, pp. 20– 26, 2017.
[15] T.  Khotimah,  “Pelatihan  Pembuatan  Surat  Massal  Bagi  Perangkat  Desa  Bantengmati Kecamatan Mijen Kabupaten Demak,” Ikra-Ith Abdimas , vol. 2, no. 1, pp. 16–18, 2019.
[16] T. Astuti, R. Dewi, and N. N. Muslihah, “Pelatihan Penulisan Surat Dinas Pada Perangkat Desa/Kelurahan  Di  Kecamatan  Jayaloka  Kabupaten  Musi  Rawas,” J.  Cemerlang Pengabdi. pada Masy. , vol. 4, no. 1, pp. 1–13, 2021.