## SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENELITIAN DAN PENGABDIAN PNPB PADA POLITEKNIK NEGERI AMBON

## Victor Puturuhu
Jurusan Teknik Elektro  Politeknik Negeri Ambon victorputuruhu@gmail.com

## ABSTRACT
The  PNPB-Based  Research  &  Service  Information  System  was  created to  answer  the  existing  problems  at the Ambon State Polytechnic regarding data collection on Research & Service Activities carried out manually. The purpose of this study is a reference for the development of data related to the profile of research and service at the  Ambon  State  Polytechnic.  The  studies  used  to  support  this  research  refer  to  Research  and  Community Service according to the Ministry of Research, Technology and Higher Education and SIM LIBTABMAS data from the Ministry of National Education. By using the Waterfal model, a system development model is obtained according to stages such as: 1. System planning, 2. System analysis, 3. System design, 4. System implementation 5. Maintanance system, so as to produce a reliable Research and Service management information system

## ABSTRAK
Sistem  Informasi  Penelitian  &  Pengabdian  Berbasis  PNPB  dibuat  untuk  Menjawab  Permasalahan  yang  ada  di Politeknik  Negeri  Ambon  terkait  pendataan  Aktifitas  Penelitian  &  Pengbdian  yang  dilakukan  masih  bersifat manual.  Tujuan  dari  Penelitian  ini  adalah  rujukan  untuk  pengembangan  terkait  data  profil  penelitian  dan pengabdian  yang  ada  di  Politeknik  Negeri  Ambon.  Kajian  yang  digunakan  untuk,  menunjang  penelitian  ini merujuk  dari  Riset  dan  Pengabdian  Masayarakat  menurut  Kemenristek  Dikti    dan  data    SIM  LIBTABMAS Dengan Menggunapan  Waterfal  model dengan  tahapan seperti :  1. Perencanaan Sistem, 2.  Analisa system, 3. Perancangan  system,  4.  Implementasi  Sistem  5.  Maintanance  system,  sehingga  menghasilkan  suatu  system informasi Manajemen  untuk   Mengelola Data Peneliti, Mendistribusikan Informasi Penelitian,   dan Mengelola Data  Penelitian  dan  Pengabdian  ,  Dengan  Menerapkan  Sistem  Informasi  Penelitian      Berbasis  Web  dapat Membantu  Unit  P3M  Polnam  Untuk  Melakukan  Monitoring  Aktifitas  Penelitian  dan  Pengabdian  Oleh  Para dosen,
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen; LPPM;  Polnam

## 1. PENDAHULUAN
LPPM  (Lembaga  Penelitian  dan  Pengabdian pada  Masyarakat)  adalah  sebuah unit  kegiatan  yang b e r a d a p a d a P o l i t e k n i k
N e g e r i A m b o n ,   L P P M   P o l n a m     berfungsi  untuk mengkoordinasikan  kegiatan  penelitian  terapan  dan kegiatan  pengabdian  kepada masyarakat,  yang diselenggarakan  oleh  unit-unit  pelaksana  akademik  di lingkungan  Politeknik.negeri  ambon  Yang  melatar belakangi  penelitian  ini  dilakukan  adalah      Unit Penelitian dan Pengabdian   Dalam Menjalankan tugas dan    Mengelola,  Mendistrtibusaikan,  dan  melaporkan Informasi,  Data  Peneltian  dan  Pengabdian  masih dilakukan  dengan  cara manual  atau berbasis Konvensional. Tujuan  dilakukan penelitian ini adalah:
1. Menyiapkan  Suatu  Profil  system  yang  bisa dijadikan  sebagai  rujukan  dalam  melakukan Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat
2. Mendistribusikan informasi penelitian dan pengabdian secara langsung  real time oleh Staf P3M bagi para peneliti.
3. Melakukan  Penilaian  monitoring dan pengawasan dalam  akfititas  penelitian  yang  dilakukan  oleh para dosen dan staf
Manfaat  yang  didapatkan  dari  penelitian  ini adalah:
1. Adanya  Keseragaman  dalam    format  profil  data peneliti,  data  Reviewer dan Staf P3M Politeknik negeri ambon.
2. Adanya  keseragaman  dalam  pendistribusian informasi  Penelitian  dan  pengabdian  secara realtime  karena  informasi  atau  penelitian  dan pengabdian  masyarakat  dikirimkan  dari  Staf  P3m Langsung  di  Acount  masing-masing  Peneliti  dan Reviewer.
3. Adanya  sinergi  keseragaman  dalam  melakukan Pengusulan  Proposal  ,  Penilaian  dan  Pengawsan terhadap  seluruh  tahapan  yang  dilakukan  dalam kegiatan penelitian, pengabdian masyarakat berbasis PNBP pada Politeknik Negeri Ambon

## 2. TINJAUAN PUSTAKA
Sistem  Informasi  menurut  Husen  Wibowo (2006) sistem informasi adalah seperangkat komponen
yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.
Menurut  (  Rosa  &  Salahudin  2018)  Software development  Life  Cycle  adalah  adalah  proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat  lunak  dengan  menggunakan  model  dan metodologi  yang  digunakan  untuk  mengembangkan sistem.
Menurut  Pratama  (2019b),  “Use  case  diagram adalah  gambaran  grafis  dari  beberapa  atau  semua actor,  use  case,  dan  interaksi  diantaranya  yang memperkenalkan suatu sistem. Use case diagram tidak menjelaskan secara detil tentang penggunaan use case, tetapi  hanya  memberi  gambaran  singkat  hubungan antara  use  case,  aktor,  dan  sistem.  Di  dalam  use  case ini  akan  diketahui  fungsi-fungsi  apa  saja  yang berada  pada  sistem  yang  dibuat”.  Menurut  Tohari dalam Tabrani dan Aghniya (2019:45), mendefinisikan bahwa,  “i diagram  memodelkan  i  proses  bisnis  dan urutan aktifitas  dalam  sebuah  proses.  Diagram  ini sangat  mirip  dengan  flowchart  karena memodelkan workflow dari suatu aktifitas lainnya atau dari aktifitas ke status”.
Menurut Novitasari, Chandra (2020), pengertian
“activity  diagram  adalah  pemodelan  yang dilakukan pada suatu sistem dan menggambarkan aktivitas sistem berjalan. Activity  diagram  di  gunakan  sebagai penjelasan aktivitas program tanpa melihat koding atau tampilan”

## 3. METODOLOGI
Metode      pengembangan  sistem      yang digunakan adalah Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development  Life  Cylce)  yang  terdiri dari beberapa    tahap,    dimana    tahapan  yang  digunakan adalah :
Sumber : https://eternalsunshineoftheismind.wordpress.com/ 2013/02/10/the-most-traditional-method-of- software-development/
Gambar 1 SDLC Life Cycle
3.1 Software Development Life Cycle Software Development Life Cycle terdiri dari 1. Tahap  Perencanaan  Sistem  yaitu  Tahapan Observasi  dan  pengumpulan  data  dan  informasi terkait penelitian dan pengabdian di Polnam.
2. Tahap  Analisa  Sistem  yaitu  Melakukan  Analisa terhadapa Bisnis Proses yang terjadi di Unit P3M
3. Tahapan  Desain  yaitu  merancang  sistem  yang akan  dibangun  dengan  Membuat  Desain    Use case  Diagram,  untuk  mendeskripsikan  hubungan antara  user  dan  Sistem,  Activiy  diagram    dibuat untuk        mengurai  proses  yang  di  jalankan  pada Sistem  dan    Desain  Database  dibuat  untuk Menyiapkan  Informasi  dan  data  yang  akan  di akses oleh user
4. Implementasi  Sistem yaitu melakukan Pengujian terhadap sistem yang dibuat dengan apakah sudah sesuai  dengan  kebutuhan  user,  setelah  itu melakukan  Instalasi  &  Konfigurasi  sistem  ke dalam computer atau server untuk dijalankan.
Teknik  Pengumpulan  data  yang  dilakukan adalah  terkait  dokumentasi  yang  dilakukan  dapat dijelaskan sebagai berkut :
1. Studi  Observasi  berupa  pengamatan  secara langsung  ke  objek  penelitian  untuk  melihat  dan membaca dari dekat mengenai peristiwa-peristiwa yang  terjadi  dan  dicatat  dengan  singkat  dalam daftar
2.  Studi Dokumentsi berupa :
a. Data  primer  yang  berisikan  data  langsung  dari tempat  penelitian  meliputi  data  yang  diambil dari Buku Panduan peneltian dengan mempelajari  alur  Penelitian  dan  pengabdian yang  akan  dimasukan  dalam  Scema  sistem Penelitian dan pengabdian
b. Data  Sekunder  diambil  dari  Profil  Data  P3M Polna untuk mendapatkan data Profil dosen dan History penelitian & Pengabdian.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1. Perencanaan
Yang  akan  dilakukan  pada  tahapan  ini  adalah melakukan  Observasi  atau  Melihat  langsung  kondisi terkini  pada  Unit  P3M,  setelah  itu  dilakukan Wawancara  dengan  Ketua  dan  Staf  P3M,  dari  Hasil observasi dan wawancara tersebut didapatkan penjelasan dibawah ini:
Kondisi  Terkini    dari  alur    Pengurusan Penelitian:
1. Untuk  membuatkan  usulan  surat  tugas  untuk proposal yang telah diajukan
2. Setelah  sekretaris  LPPM  membuatkan  usulan surat    tugas    berdasarkan    proposal  pengajuan maka  usulan  surat  tugas  ini  diajukan  ke Pembantu  Direktur   melalui    Sekretaris   LPPM lalu  mengarsipkan  proposal  yang diajukan  serta usulan  surat  tugas    Bila  surat  tugas  telah  dibuat dan  didistribusikan      ke      dosen      yang bersangkutan
3. Sekretaris  LPPM  juga  mengarsipkan  surat  tugas tersebut.  Proses  Laporan  Selama  ini  dalam pembuatan  informasi  mengenai    hasil,    jumlah penelitian    atau  pengabdian  yang telah  dilakukan
unt  uk  masing-  masing  program  studi  hanya berdasarkan  file  usulan  surat  tugas  yang  telah diajukan lalu dibuatkan report dengan mengelompokkan berdasarkan prodi.

## 4.2. Analisa Sistem
Hasil  dari  wawancara  diatas  maka  dapat diuraikan  dalam  bentuk  Analisa  dari  sistem  yang Sistem  yang  akan  dibangun,  dari  hasil  Analisa  maka dapat diuraikan menjadi dua bagian yaitu :
1. Analisa Pengguna
2. Analisa Kebutuhan Sistem
Analisa  Pengguna    berisi  siapa  saja  pengguna yang  terlibat  dalam  menjalankan  Sistem  tersebut, sedangkan  Analisa  Kebutuhan  Sistem  berisi  apa kebutuhan  dari  sistem  yang  akan  diakses  oleh  user. Berikut  hasil  Analisa  yang  sudah  dirangkum  dalam bentuk tabel.

## Tabel 1 Analisa Kebutuhan user
PENGGUNA KEBUTUHAN SISTEM ADMIN / OPERATOR 1.  Acount Peneliti P3M 2. Upload Informasi P3M 3. Menentukan Reviewer P3M 4. Mengelola Profil Data P3M DOSEN / ENGUSUL 1. Mengelola Profil Data Peneliti 2.  Upload    Informasi  Penelitian  & Pengabdian 3. Melihat Penilaian Proposal 4. Melaporkan Perkembangan Penelitian 5. Melihat Nilai Laporan Penelitian . REVIEWER 1.  Informasi  Proposal  Pengusul  yang akan di Review 2. Kriteria Penilaian Proposal 3. Validasi Usulan 4. Penilaian Usulan 5.  Rekapitulasi  data  Proposal  yang pernah di nilai
Sumber : Penulis, 2022
Dari  hasil  Uarian  kebutuhan  informasi  yang sudah  dianalisa  maka  akan  dibangun  model  dan tahapan  pengembangan  system,  sesuai  penilaian yang  sudah  digambarkan  pada  table    maka  system yang dibangun melibatkan 3 data user yaitu :
1. Administrator admin  Merupakan  Anggota  /  Staf  dalam  unit
P3M yang ada di Polnam
2. Dosen Dosen / Pengusul adalah dosen dan staf pegawai di lingkungan Polnam
3. Reviewer Reviewer adalah Dosen yang di pilih oleh pihak
P3M untuk menjadi reviewer

## 4.2.1. Flowchart Penelitian
Alur  dari  tahapan  penelitian  dapat  diuraikan seperti  penjelasan  berikut    dimulai  dari  Input Proposal, setelah  itu    Tahapan  pemilihan reviewer oleh admin reviewer ditentukan oleh kepala P3M , Reviewer akan mereview proposal dan
menentukan  scoring  apakah    proposal  layak  atau tidak      jika  ditolak  maka  akan  kemabali mengajukan  ulang,  jika    diterima  maka  akan masuk  ke  tahapan  berikutnya  yaitu  tahapan penelitian  dimulai  dengan  Iput  catatan  harian, Laporan  Kemajuan,  Laporan  akhir  setelah  itu  di lakukan seminar hasil yang nanti akan dinilai lewat scoring  oleh  reviewer  juga    jika  laporan  ditolak maka  harus  melakukan  revisi  dan  koreksi  oleh penulis  jika diterima maka akan mencetak laporan penelitian.

## Sumber : Penulis, 2022
Gambar. 1. Flowchart Penelitian

## 4.2.2. Use Case diagram
Use  Case  Diagram  Menjelaskan tentang
Hubungan  yang  terjadi  antara  actor    dengan SIM P3M  yang  dibuat    tujuanya  adalah  untuk meihat  atau  menggambarkan  Kebutuhan  yang diharapkan sistem,    selain  itu  fungsi  use case juga  memodelkan  layanan  yang  di  sediakan oleh sistem. Jadi funsi Use Case secara detail :
1. Memetakan Kebutuhan Sistem
2. Merepresentasikan Interaksi antar Aktor
3. Mengetahui Kebutuhan External dari si Berikut  Gambaran  Use  Case  Diagram  dapat dijelaskan seperti gambar dibawah ini :

## Sumber : Penulis, 2022
Gambar. 2. Use Case Diagram

## 4.2.2. Activity Dagram
Activiti diagram Pada Sim P3M Polnam dapat diuraikan  dalam  sebuah  proses  bisnis  yang  akan diuraikan dalam activity diagram dengan menjelaskan workflow dari SIM P3M Polnam yang diimplementasikan  dalam  aplikasi  yang  dibuat.    Hal
ini bertujuan untuk memahami alur kerja dari masing- masing  komponen  dalam  Sim  P3M  yang  dibuat.  Jadi gambaran  umum  activity  diagram  sim  P3M  dapat  di lihat sebagai berikut :
1. Melihat Urutan  Proses dari SIM P3M
2.  Memahami  Alur  Proses  Data  keseluruhan dari  SIM  P3M  mulai  dari  pengusulan sampai dengan pelaporan.
3. Menggambarkan Suatu Aktifitas dari sistem
4. Mengurai aktifitas dari sistem

## Sumber : Penulis, 2022
Gambar 3.  Activity Diagram SIM P3M Polnam

## Sumber : Penulis, 2022
Gambar 4.  Activity Diagram  Dashboard SIM P3M
Sumber : Penulis, 2022 Gambar 5. Activity Diagram  Input data Dosen

## Sumber : Penulis, 2022
Gambar 6.   Activity Informasi Penelitian &P3M
Sumber : Penulis, 2022 Gambar 7. Upload Informasi Penelitian & P3M
Sumber : Penulis, 2022
Gambar 8.  Activity Diagram  Alur Penelitian

## Sumber : Penulis, 2022
Gambar 9.  Activity Diagram   Reviewer
Sumber : Penulis, 2022
Gambar 10. Input Penilaian Proposal
Sumber : Penulis, 2022
Gambar 11. Input laporan Kemajuan Penelitian

## Sumber : Penulis, 2022
Gambar 12.  Activity Laporan Hasil Penelitian

## 4.2.3. Struktur Database SIM P3M
Tahapan  ini  menjelaskan  Struktur  database yang  dibuat,  dimana  database  terdiri  dari  table,  baris dan  kolom,  database  ini  dibuat    untuk  mengurai masing-masing  entitas  data  dari  SIM  P3M  Polnam. Database  yang  sudah  didesign    akan  dijalankan  pada aplikasi  dengan  menggunakan  form,  design  database bisa dilihat  pada gambar dibawah ini :
Sumber : Penulis, 2022
Gambar 13. Desain Database SIM P3M Polnam

## 4.4. Implentasi
Implentasi  Sistem  merupakan  tahapan  utama dari  seluruh  model  pengembangan  sistem  karena tahapan ini adalah untuk   menjalanakan aplikasi  yang sudah  dibuat  berikut  rincian  tahapan  implementasi P3M :
Sumber : Penulis, 2022
Gambar 14. Tampilan  SIM P3M Polnam
Sumber : Penulis, 2022
Gambar 15. Dashboard SIM P3M
Sumber : Penulis, 2022 Gambar 16. Input Data Dosen
Sumber : Penulis, 2022 Gambar 18  Upload Informasi Penelitian & P3M
Sumber : Penulis, 2022 Gambar 19  Alur Penelitian
Sumber : Penulis, 2022 Gambar 20   Reviewer Penelitian
Sumber : Penulis, 2022
Gambar 21 Input Penilaian Proposal

## Sumber : Penulis, 2022
Gambar 22 Input laporan Kemajuan Penelitian
Sumber : Penulis, 2022 Gambar 23 Input laporan Hasil Penelitian

## 5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Hasil Pebahasan dapat disimpulkan bahwa:
1. SIM P3M  dibangun  untuk digunakan oleh : Staf P3M,  Dosen  PLP  untuk  Melakukan  dan Menjalankan aktifitas  Penelitian dan Pengabdian Masyarakat  di  lingkungan  Politeknik  Negeri Ambon
2. SIM  P3M  dibangun  dengan  tahapan  Pengujian dan  simulasi  oleh  staf  P3M  dan  Peneliti,  selaian itu sudah dlakukan  pelatihan dan pendampingann ke  oleh  staf  P3M  ke  Masing-masing  jurusan  dan Program Studi  yang ada di lingkungan Politeknik Negeri Ambon
3. SIM  P3M  Polnam  dibangun  sesuai  dengan kebutuhan dan permintaan Pihak P3M  Politeknik Negeri  Ambon    yang  berstandar  Nanasional sistem  ini  mengadopsi  atau  merujuk  dari  Sistem Informasi  Penelitian  dan  Pengadian  Nasional (SIMLIBTABMAS) selain itu Sistem ini dibangun    dengan  menerima  masukan    dari  para dosen  yang  ada  dilingkungan  Politeknik  Negeri Ambon.
4. SIM  P3M  sudah  bisa  diakses  secar  online  dan
Realtime melalui
website
https://simp3m.polnam.co.id .

## 5.2. Saran
SIM  P3M  POLNAM  perlu  dikembangkan dengan beberapa masukan seperti :
1. Memisahkan  antara  Modul  penelitian  dan pengabdian  agar  proses  pendataan  nya  lebih akurat
2. Menambahkan modul untuk melibatkan
mahasiswa  atau  stakeholder  yang  bisa  daajak untuk  kolaborasi  dalam  melakukan  Penelitian  & Pengabdian  di  lingkungan  Politeknik  Negeri
Ambon

## DAFTAR PUSTAKA
Tim  Penyusun  (2021)  Direktorat  Sumber  Daya, Direktorat  Jenderal  Pendidikan  Tinggi,  Riset, dan  Teknologi,    Panduan  Penelitian  dan Pengabdian  Pada  Masyarakat  Kemendikbud
Edisi XIII Revisi
Tim  Penyusun  (2021)  Panduan    Penelitian  dan Pengabdian  Pada  Masyarakat  PNBP  Polnam
buku edisi 4
Dwanoko,  Y.  S.  (2016).  Implementasi  software development life cycle (SDLC) Dalam penerapan  Pembangunan  Perangkat  Lunak. Jurnal Teknologi Informasi, 7(2), 83. Tripodi, Tony., Fellin, Phillip., Henry J. Meyer. 1996. The Assessment of Social Research. Illinois: F.E.
Peacock Publishers
Raharjo, B. (2011). Membuat Database Menggunakan MySql. Bandung: Informatika.
A.  S.,  Rosa  dan  Shalahuddin,  M.  2018.  Rekayasa Perangkat  Lunak  Terstruktur  dan    Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
Pratama,  Aditya  Rahmatullah.  2019b.  “Belajar UML  -  Use  Case  Diagram.”  21  January. https://www.codepolitan.com/mengenal- uml-diagram-use-case (November 4,2019).
Novitasari,  Candra,  (3  Januari  2020)  ,  “Pengertian Activity  Diagram  dan  Simbol-Simbolnya  – Pelajarindo.com”[online] 2018, Available https://pelajarindo.com/pengertian-activity- diagram-simbol