## TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS FAMILY FOLDER TERHADAP MUTU PELAYANAN DI PUSKESMAS CIJAGRA LAMA
OVERVIEW OF THE IMPLEMENTATION OF THE FAMILY FOLDER MEDICAL RECORD FILE STORAGE ON QUALITY OF SERVICE IN
PUBLIC HEALTH CENTER CIJAGRA LAMA
1 Sukmawati Dewi * , 1 Syaikhul Wahab
1 Rekam Medis Informasi Kesehatan, Fakultas Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia
Info Artikel Abstrak Sejarah Artikel : Latar Belakang :  Puskesmas  adalah  fasilitas  pelayanan  kesehatan  yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai  derajat  kesehatan  masyarakat  yang  setinggi-tingginya  di  wilayah kerjanya.  Sistem family  folder merupakan penyimpanan satu  rekam  medis digunakan  oleh  satu  keluarga  serta  dimasing-masing  formulir  diberi  kode  khusus untuk menandai kode rekam medis ayah, ibu dan anak. Tujuan Penelitian : Tujuan penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  bagaimana  pelaksanaan  dalam  sistem penyimpanan  rekam  medis family  folder di  Puskesmas  Cijagra  Lama. Metode Penelitian :  Jenis  penelitian  yang  digunakan  yaitu  penelitian  deskriptif  dengan pendekatan fenomenologis. Sampel dalam penelitian ini adalah satu petugas rekam medis  yang  bertugas  di  pendaftaran  dan  penyimpanan. Hasil  Penelitian :  Di Puskesmas  Cijagra  Lama  dalam  pengambilan  berkas  rekam  medis  pasien  lama tidak  menggunakan  tracer.  Sistem  yang  berkaitan  dengan  sistem  penyimpanan  di Puskesmas  Cijagra  Lama  yakni  dengan  penomoran  unit  numbering  system  serta pengolahan  yang  digunakan  menggunakan  sentralisasi. Saran :  Hambatan  yang ditemui ialah pencarian berkas rekam medis yang cukup lama yang menyebabkan kurangnya  mutu  pelayanan  pada  pasien,  sedikitnya  petugas  rekam  medis  dan keterbatasan  ruang  penyimpanan,  sehingga  perlu  adanya  penambahan  jumlah petugas.. Submitted: 23 Juli 2021 Accepted : 27 Juli 2021 Publish Online : 30 Oktober 2021
Kata Kunci: Pelaksanaan, berkas family folder ,
penyimpanan
Keywords:
Implementation, file family folder, storage

## Abstract
Background: Community Health Center is a health service facility that organizes public  health  efforts  and  first-level  individual  health  efforts,  by  prioritizing promotive and preventive efforts to achieve the highest degree of public health in its working area. The family folder system is a storage of one medical record used by  one  family  and  each  form  is  given  a  special  code  to  mark  the  medical  record code  of  the  father,  mother  and  child.  Research  Objectives:  The  purpose  of  this study was to determine how the implementation of the family folder medical record storage system at the Cijagra Lama Health Center.  Research Methods: The type of  research  used  is  descriptive  research  with  a  phenomenological  approach.  The sample in this study was one medical record officer who served in registration and storage.  Research  Results:  At  the  Cijagra  Lama  Public  Health  Center,  the  old patient's medical record file did not use a tracer. The system related to the storage system at the Cijagra Lama Health Center is the numbering unit numbering system and the processing used is centralized. Suggestion: The obstacles encountered are the  search  for  medical  record  files  which  is  quite  long  which  causes  a  lack  of quality  of  service  to  patients,  the  lack  of  medical  record  officers  and  limited storage space, so it necessary to add more officers. .

## PENDAHULUAN
Puskesmas  adalah  fasilitas  pelayanan  kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya kesehatan  masyarakat  dan  upaya  kesehatan  perseorangan  tingkat  pertama,  dengan  lebih mengutamakan  upaya  promotif  dan  preventif  untuk  mencapai  derajat  kesehatan  masyarakat yang  setinggi-tingginya  di  wilayah  kerjanya  (Permenkes  RI  No.  75  Tahun  2014).  Menurut Hatta,  dkk.  (dalam  Lubis,  2010),  rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan dokumen  tentang  identitas,  anamnesis,  diagnosis  pengobatan,  pemeriksaan,  pengobatan, tindakan,  dan  pelayanan  lain  yang  diberikan  kepada  pasien  pada  sarana  pelayanan  kesehatan yang  meliputi  pendaftaran  pasien  yang  dimulai  dari  tempat  penerimaan  pasien,  kemudian bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisa, mengolah, dan menjamin kelengkapan berkas  rekam  medis  dari  unit  rawat  jalan,  unit  rawat  inap,  unit  gawat  darurat,  dan  unit penunjang  lainnya.  Menurut  Dirjen  Yanmed  (2006)  Rekam  Medis  mempunyai  artian  yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem penyelenggaraan suatu instalasi/unit kegiatan. Filing adalah salah satu bagian dari rekam medis  yang  bertugas  menyimpan  dokumen  rekam  medis.  Berkas  yang  sudah  digunakan  wajib disimpan kembali pada rak penyimpanan sesuai dengan nomor yang tertera.
Mutu  pelayanan  kesehatan  adalah  pelayanan  yang  dapat  memuaskan  setiap  pemakai jasa  pelayanan  kesehatan  yang  sesuai  dengan  tingkat  kepuasan  rata-rata  penduduk  serta penyelenggaranya sesuai  dengan standar  dan  kode  etik  profesi. Menurut  Azwar (1996)  , mutu pelayanan  kesehatan  bersifat  multidimensi  sebab  mutu  pelayanan  kesehatan  dapat  dilihat  dari tiga  sudut  pandang  yaitu  dari  pihak  pemakai  jasa  pelayanan,  pihak  penyelenggara  pelayanan, dan  pihak  penyandang  dana  mutu.  Berdasarkan  Permenkes  No  46  Tahun  2015  untuk  menilai apakah  sistem  pelayanan  pklinis  yang  menjamin  mutu  dan  keselamatan  pasien  di  puskesmas berjalan  dengan  baik,  aman  dan  minimal  dari  risiko,  selalu  dilakukan  upaya  perbaikan  yang berkesinambungan dan konsisten maka perlu dilakukan penilaian akreditasi terhadap Puskesmas dalam  memberikan  pelayanan  klinis  kepada  masyarakat.  Pendekatan  yang  dipakai  dalam akreditasi  Puskesmas  adalah  keselamatan  dan  hak  pasien  dan  keluarga,  dengan  tetap memperhatikan  hak  petugas.  Prinsip  ini  ditegakkan  sebagai  upaya  peningkatan  kualitas  dan keselamatan pelayanan.
Terlaksananya  pengambilan  berkas  secara  cepat  dan  tepat  saat  diperlukan  akan mendukung  mutu  pelayanan  kesehatan  yang  diberikan  kepada  petugas  kesehatan  dan  pasien. Pasien  sebagai  pusat  dari  pelayanan  kesehatan  menjadi  komponen  penting  yang  diperhatikan dalam  meningkatkan  pelayanan. Family  folder biasanya  diterapkan  di  puskesmas,  tetapi  tidak semua puskesmas menerapkan sistem penyimpanan Family folder . Meski di Puskesmas Cijagra Lama sudah menggunakan sistem family folder dalam penyimpanan berkas rekam medis tetapi dimasing-masing  formulir  belum  semua  diberikan  kode  khusus.  Tujuan  dari  penelitian  ini adalah  untuk  mengetahui  bagaimana  pelaksanaan  dalam  sistem  penyimpanan  rekam  medis family folder di Puskesmas Cijagra Lama.

## METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan fenomenologis. Objek  yang  akan  diteliti  adalah  ruang  penyimpanan  di  puskesmas  Cijagra  Lama.  Teknik pengumpulan data dan informasi yang digunakan adalah observasi terhadap satu petugas rekam medis  yang  bertugas  di  pendaftaran  dan  penyimpanan.  Observasi  dilakukan  di  puskesmas Cijagra  Lama  dengan  memperhatikan  dan  mengamati  secara  langsung mulai  dari  pendaftaran, pengambalian berkas, pengembalian berkas dan penyimpanan berkas rekam medis.

## HASIL PENELITIAN
1. Pelaksanaan pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis
Di  Puskesmas  Cijagra  Lama  dalam  pengambilan  bekas  rekam  medis  pasien  lama tidak  menggunakan tracer ( outguide ).  Prosedur  peminjaman  berkas  rekam  medis  pasien dapat dilihat dengan cara melihat nomor rekam medis pasien, nama lengkap pasien, alamat
dan  kepala  keluarga  yang  ada  pada  KIB  (kartu  identitas  berobat).  Berdasarkan  hasil  oa inilah prosedur pengembalian dan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Cijagra Lama, diantarnya:
a. Saat map rekam medis  kembali  dari  poliklinik, map akan  dipilah  dengan  cara melihat nomor rekam medis pasien.
b. Petugas akan mengecek kembali apakah formulir sudah lengkap atau belum, jika belum lengkap kita kembalikan kepada dokter yang sebelumnya melayani.
c. Memberi kode warna merah untuk pasien aktif.
d. Untuk  map family  folder yang  di  mapnya  masih  tidak  ada  nomor  khusus,  akan  diberi kode khusus untuk ayah, ibu dan anak kandung.
e. Map  rekam  medis  akan  dikembalikan  dan  disimpan  pada  rak  penyimpanan  dengan menyesuaikan nomor yang tertera pada rak sesuai nomor rekam medis pasien.
2. Sistem penomoran yang berkaitan dengan sistem penyimpanan
a. Sistem penomoran
Penomoran  rekam  medis  yang  digunakan  yaitu Unit  Numbering  System .  Pelaksanaan nomor  yang  tertera  pada  map  disesuaikan  dengan  buku  register.  Sedangkan  ketika menginput/mencari data pasien dengan menggunakan aplikasi SIKDA (sistem informasi kesehatan) nomor rekam medis akan berbeda dengan nomor yang tertera di map rekam medis, karena nomor pada map rekam medis telah tertulis pada buku register
b. Sistem pengolahan
Sistem pengolahan rekam medis  yang digunakan ialah Sentralisasi. Sentralisasi adalah sistem  penyimpanan  dengan  menyatukan  berkas  rekam  medis  baik  catatan  kunjungan poliklinik atau catatan seorang pasien selama dirawat.

## 3. Petugas penyimpanan
Di  Puskesmas  Cijagra  Lama  terdapat  Kepala  Tata  Usaha  dan  tiga  petugas  rekam medis  di  pendaftaran  pasien  dan  penyimpanan.  Pendidikan  petugas  di  Puskesmas  Cijagra Lama  hanya  satu  orang  dengan  lulusan  rekam  medis.  Semua  bekerja  sesuai  prosedur Puskemas,  ada  yang  bertugas  untuk  pendaftaran,  menginput  data  ke  aplikasi  SIKDA  dan ada yang mengambil berkas rekam medis pasien lama di ruang penyimpanan.
4. Sarana penyimpanan
a. Di  Puskemas  Cijagra  Lama  nomor  rekam  medis family  folder dimana  nomor  rekam medis  ayah,  ibu  dan  anak  akan  sama  dan  diberi  kode  tambahan  untuk  Ayah  (Kepala Keluarga) dengan angka -01, Ibu dengan angka -02, Anak Kandung dengan angka -03. Tetapi masih belum semua map family folder sudah diberi kode khusus.
b. Rak  penyimpanan  di  Puskesmas  Cijagra  Lama  memiliki  6  rak,  2  rak  terdapat  dengan ukuran yang sama dan begitu besar, 4 rak lainnya memiliki ukuran yang  kecil. Karena begitu  banyaknya  pasien  sampai  dengan  sekarang,  rak  penyimpanan  sudah  penuh, terdapat  box  file  untuk  penyimpanan  berkas  rekam  medis.  Belum  terdapatnya  rak penyimpanan khusus untuk per-kecamatan pada map family folder .
c. Petunjuk Kode Warna Pada Pasien Aktif
Di Puskesmas Cijagra Lama terdapat kode warna merah untuk pasien aktif. Pasien yang in-aktif selama dua tahun akan segera dimusnahkan (Retensi).

## PEMBAHASAN
1. Pelaksanaan peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis
Ketersediaan  berkas  secara  cepat  dan  tepat  pada  saat  dibutuhkan  akan  sangat membantu  mutu pelayanan kesehatan  yang  diberikan  kepada  pasien.  Berkas  rekam medis pasien lama sulit di temukan sehingga proses pencarian berkas rekam medis pasien di rak penyimpanan membutuhkan waktu yang cukup lama, terjadi duplikasi nomor rekam medis  pasien. Tracer adalah  alat  untuk  mengontrol  berkas  rekam  medis  yang  umumnya
digunakan  untuk  menggantikan  berkas  rekam  medis  yang  keluar  atau  dipinjam  dari  rak penyimpanan.  Karena  jika  tidak  menggunakan tracer sebagai  tanda  keluarnya  berkas rekam  medis  dari  rak  penyimpanan,  hal  ini  dapat  menyebabkan missfile . Missfile adalah tidak ditemukannya berkas rekam medis karena kesalahan dalam penyimpanan. Jika berkas rekam medis tidak ditemukan pada saat dibutuhkan, maka sistem rekam medis tidak akan berjalan lancar.
2. Sistem yang berhubungan dengan penyimpanan di Puskesmas Cijagra Lama
a. Penomoran rekam medis
Sistem  penomoran  pada  rekam  medis  merupakan  cara  penulisan  nomor  sebagai identitas  pribadi  yang  diberikan  kepada  pasien  yang  datang  berobat  ke  fasilitas pelayanan  kesehatan.  Nomor  rekam  medis  berperan  penting  dalam  menunjang pelayanan  rekam  medis.  Nomor  tersebut  berfungsi  sebagai  petunjuk  dalam  pencarian dokumen  rekam  medis  yang  tersimpan  di filing ,  dan  menjadi  pedoman  bagi  petugas dalam tata cara penyimpanan (penjajaran) dokumen rekam medis di rak filing . Selain itu nomor  rekam  medis  menjadi  identitas  pribadi  pasien  yang  dapat  membedakan  antara pasien  satu  dan  pasien  lainnya.  Tanpa  adanya  nomor  rekam  medis  dapat  membuat penyimpanan  dan  pengambilan  kembali  dokumen  rekam  medis  menjadi  terhambat, serta tidak ada petunjuk pemilik dokumen rekam medis bagi pasien yang bersangkutan
b. Sistem Pengolahan
Sistem  penyimpanan  adalah  sistem  yang  dipergunakan  pada  penyimpanan  berkas agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan berkas yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika berkas tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan dari berkas yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya  ada  dua  jenis  urutan,  yaitu  urutan  abjad  dan  urutan  angka.  Sistem penyimpanan  yang  berdasarkan  abjad  adalah  sistem  geografis  dan  sistem  subjek. Sedangkan  yang  berdasarkan  urutan  angka  adalah  sistem  numerik,  sistem  kronologis, dan  sistem  subjek  numerik.  Pada  umumnya,  sistem  penyimpanan  yang  dapat  dipakai sebagai  sitem  penyimpanan  yang  standar  adalah  sistem  abjad,  sistem  numerik,  sistem geografis dan sistem subjek. Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih  dahulu  mengetahui  bentuk  penyimpanan  yang  ada  dalam  pengelolaan  rekam medis. Secara garis besar, terdapat dua cara penyimpanan rekam medis, yaitu :
1) Sentralisasi
Sentralisasi adalah suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan rawat darurat ke dalam suatu folder tempat penyimpanan.
2) Desentralisasi
Desentralisasi  adalah  suatu  sistem  penyimpanan  dengan  cara  memisahkan  berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat pada folder tersendiri. Biasanya  berkas  rekam  medis  pasien  rawat  jalan  dan  rawar  darurat  disimpan  pad arak  penyimpaan  berkas  rekam  medis  diunit  rekam  medis  atau  tempat  pendaftaran rawat  jalan.  Sedangkan  berkas  rekam  medis  rawat  inap  disimpan  diruang penyimpanan  lain,  seperti  dibangsal  atau  diunit  rekam  medis  yang  terpisah  dari tempat penyimpanan rekam medis rawat jalan. (Rina Gunarti, 2019).
3. Petugas Rekam Medis (Man)
Menurut  PP  RI  Nomor  32  Tahun  1996,  tentang  tenaga  kesehatan  pasal  1  dan perekam  medis  termasuk  tenaga  kesehatan  (tenaga  keteknisian  medis)  dan  tenaga kesehatan  wajib  memiliki  pengetahuan  dan  keterampilan  di  bidang  kesehatan  yang dinyatakan dengan ijazah-ijazah lembaga pendidikan. Menurut Nawawi (2008), salah satu usaha  pengembangan  sumber  daya  manusia  yakni  dengan  pelatihan.  Pelatihan  adalah proses memberikan bantuan bagi para pekerja untuk menguasai keterampilan khusus atau membantu untuk memperbaiki kekurangannya.

## 4. Sarana penyimpanan di Puskesmas Cijagra
Sarana yang harus tersedia dalam ruang penyimpanan adalah sebagai berikut ;
a. Petunjuk keluar ( outguide)
Outguide  merupakan  alat  yang  digunakan  sebagai  alat  petunjuk  keluar  jika  dokumen rekam  medis  diambil  atau  dipinjam  untuk  digunakan  pihak  pasien  atau  petugas kesehatan dalam pelayanan kesehatan.
b. Buku register peminjaman
Buku register ini digunakan untuk mencatat dokumen rekam medis rawat jalan maupun rawat inap yang keluar atau yang dipinjam dari unit filing ke tempat lain.
c. Buku ekspedisi Buku  ekspedisi  berisi  tentang  catatan  penggunaan  dokumen  rekam  medis  untuk  serah terima peminjaman dan alat kontrol penggunaan dokumen rekam medis rawat jalan.
d. Folder dokumen rekam medis kosong untuk mengganti  folder yang rusak (Rustiyanto, 2011).

## SIMPULAN
Di  Puskesmas  Cijagra  Lama masih  belum menggunakan tracer pada saat  peminjaman dan pada saat pengambilan kembali berkas rekam medis masih terdapat berkas yang tidak sesuai dengan tempat yang seharusnya. Di Puskesmas Cijagra Lama menggunakan sistem penomoran unit  numbering  system.  Rekam  medis family  folder belum  semua  ditambahkan  kode  khusus untuk ayah, ibu dan anak kandung. Di Puskesmas Cijagra lama memakai sistem penyimpanan sentralisasi.  Rak  penyimpanan  masih  kurang  untuk  menampung  berkas  rekam  medis.  Belum adanya  prosedur  tetap  tertulis  yang  mengatur  tentang  sistem  penyimpanan  rekam  medis.  Pada kegiatan  pengambilan  berkas  rekam  medis  masih  terdapat  masalah  yang  dapat  menghambat pelayanan, diantaranya dengan pasien yang tidak membawa KIB dan kartu identitas, pencarian berkas  yang  cukup  lama,  kurangnya  petugas,  berkas  yang  sulit    ditemukan,  dan  keterbatasan luas ruangan penyimpanan.

## REFERENSI
Permenkes RI No. 75 Tahun 2014 Tentang Puskesmas
Azwar,  A.  (1996)  “ Menuju  Pelayanan  Kesehatan  Yang  Lebih  Bermutu” .  Jakarta:  Yayasan Penerbitan Ikatan Dokter Indonesia.
Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Rev.II. Jakarta: DepKes RI
Hatta, DKK. Pengertian Rekam Medis. 2010
Mardyawati, Eka dan Akhmadi. 2016. “Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Family folder di Puskesmas Bayan Lombok Utara”. Jurnal Kesehatan Vokasional.Yogyakarta.
Ulumiyah, Nurul.H. 2018. “Meningkatkan Mutu Pelayanan Kesehatan Dengan Penerapan upaya keselamatan pasien di Puskesmas ”. Jurnal Administrasi Kesehatan . Indonesia.
Permenkes  No  46  Tahun  2015.  “ Akreditasi  Puskesmas,  Klinik  Pratama,  Tempat  Praktik Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi”. Indonesia. Rustiyanto E dan Warih A R . 2011. Manajemen Filling Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan . Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Indonesia.