SISTEM PENCATATAN KEGIATAN PENELITIAN DAN PENGABDIAN BERBASIS WEB MENGGUNAKAN MODEL PROTOTYPE
Advent Toras Marbun, Jurmida Pulungan, Joice Angelina Purba, Abdi Dharma, *Mardi Turnip, Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi dan Ilmu Komputer, Universitas Prima Indonesia Sekip, Simpang Seikambing, Medan, Indonesia, 20111
E-mail: * marditurnip@unprimdn.ac.id
Abstrak – Perkembangan  Teknologi  saat  ini  sangat  pesat  dalam  segala  bidang  termasuk  dalam  bidang Pendidikan.  Namun  sampai  saat  ini  masih  banyak  Kampus  atau  Perguruan  Tinggi  yang  menggunakan  sistem konvensional  dalam  kegiatan  Penelitian  dan  Pengabdian.  Berdasarkan  hal  tersebut  diatas  dibutuhkan  Sistem Pencatatan Kegiatan Penelitian Pengabdian Masyarakat. Sistem yang dirancang menggunakan Model Prototype. Dengan adanya sistem ini  akan mempermudah proses atau kegiatan pelaksanaan penelitian di Perguruan Tinggi dan  Universitas.  Hasil  persentase  pada  web  yang  dirancang  yaitu  penilaian  desain  kinerja  diperoleh  89%, tampilan desain pada sistem persentase 90% , pengolahan data pada sistem 80%,  keamanan data 85% dan desain tampilan 95% Sehingga dinyatakan layak sebagai sistem pencatatan kegiatan penelitian berbasis web.
Kata Kunci : Penelitian, pengabdian masyarakat, model prototype, web.

## PENDAHULUAN
Pada  saat  ini  pengelolaan  data  penelitian  dan pengabdian  kepada  masyarakat  yang  dilakukan masih  menggunakan  sistem  konvensional.  Sistem adalah  suatu  jaringan  kerja  dari  prosedur-prosedur yang  saling  berhubungan,  berkumpul  bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu  sasaran  tertentu[1].  Proses  penyimpanan  data penelitian  dan  pengabdian  disimpan  ditempat  yang berbeda  sehingga  bisa  terjadi  kehilangan  dan kerusakan data. Pencarian data membutuhkan waktu yang  cukup  lama  dan  Hal  ini  juga  mempengaruhi pengolahan  rekapitulasi  data  dalam  membuat laporan  dan  pihak  civitas  akademik  kesulitan mencari rekam jejak penelitian  yang dilakukan oleh dosen di universitas atau perguruan tinggi.
Beberapa  penelitian  terdahulu  dengan  judul  Sistem Informasi  Penelitian  Dan  Pengabdian  Masyarakat Guna Meningkatkan Kinerja P3m Politeknik Negeri Banjarmasin  menghasilkan  Sistem  pengelolaan  data penelitian yang sudah menggunakan komputer, akan tetapi  setiap  dokumen  masih  terpisah  dalam beberapa  file[2].  Dosen  yang  hendak  melakukan penelitian  atau  pengabdian  membuat  proposal sebanyak  2  (dua)  eksemplar  yang  diajukan  kepada Dekan  masing-masing  fakultas  untuk  memperoleh persetujuan  dari  Dekan,  lalu  setelah  memperoleh persetujuan  dari  Dekan  selanjutnya  dosen  yang bersangkutan  mengajukan  proposal  penelitian  dan pengabdian  yang  telah  disetujui  oleh  Dekan  kepada Kepala  LPPM  untuk  memperoleh  persetujuan[3]. Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Lembaga Penelitian  dan  Pengabdian  Masyarakat  Berbasis Web  menghasilkan  sistem  yang  dapat    mengelola dan    mengorganisir  data-data  penelitian  dan pengabdian  masyarakat  yang  akan    dan    telah dilakukan    oleh    dosen  di  lingkungan  Akademik Bina Sarana Informatika agar dapat menampung dan
mempercepat  kinerja  layanan  kegiatan    yang berhubungan    dengan    penelitian  pengabdian masyarakat  dan  berita[4].  Penelitian,  Perancangan Sistem  Informasi  Penelitian  dan  Pengabdian  Dosen juga  berhasil  menampilkan:    Halaman    Biodata Dosen,  Halaman    Data    Penelitian,    Halaman    Data Pengabdian,    Halaman    Data    Publikasi,    Halaman Jumlah    Publikasi,    Halaman    Data    Keseluruhan, Halaman    Pencarian,    Halaman    Laporan    Data Statistik  Keseluruhan,  Halaman  Laporan  Kinerja Dosen,  Halaman  Grafik  Penelitian,  Pengabdian  dan Publikasi[5].Rancang  Bangun    Sistem  Informasi Penelitian Dan Pengabdian Dosen Fakultas Teknologi  Informasi  Dan  Komunikasi  (FTIK) Universitas  Semarang  (USM)  menghasilkan  Sistem informasi  yang  menyediakan  fasilitas  monitoring bagi  fakultas  (Dekan  FTIK)  sehingga  Dekan  dapat memantau kinerja Jurusan dan Progdi dalam bidang penelitian  dan  pengabdian[6].  Sistem  Pengolahan Data  Kegiatan  Penelitian  dan  Pengabdian  Kepada Masyarakat  di  Universitas  Respati  Yogyakarta menghasilkan  Sistem  pengolahan  data  dengan  fitur- fitur  untuk  melayani  input  data,  proses  pencarian, rekapitulasi  data  pada  tingkatan  level  manajemen (program studi, fakultas, universitas) dan penyimpanan  hasil-hasil  kegiatan  dalam  bentuk dokumen elektronik[7]. Pada penelitian Analisis dan Perancangan  Aplikasi  Sistem  Informasi  Penelitian dan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  LPPM  STT Terpadu  Nurul  Fikri  berhasil  membangun  fitur sistem  informasi  yang  dibutuhkan  LPPM  di  STT Terpadu  Nurul  Fikri  antara  lain:  kelola  surat pengajuan,  kelola  anggota,  surat  pengesahan, kebashaan,  BCHP,  anggaran,  dan  kelola  surat tugas[8].
Dalam  penelitian  ini  akan  dikembangkan  penelitian dan pengabdian berbasis  web. Sistem ini di rancang dengan model prototype dimana setiap tahapan akan
memudahkan  proses  implementasi,  pada  sistem  ini juga dosen hanya perlu menginputkan data anggota, data  penelitian,  dan  juga  meng-upload  jurnal/berkas penelitian.  Setelah  selesai  input  data,  dosen  dapat mengajukan  penelitiannya  ke  Kaprodi,  Dekan  agar dapat  diperiksa  kembali  sebelum  penelitian  dikirim ke LPPM. Pada sistem ini, dosen juga dapat melacak status  pengajuan  yang  berlangsung  dan  dapat melihat catatatan yang di buat oleh Kaprodi, Dekan, dan  pihak  LPPM  mengenai  penelitian  yang dilakukan  oleh  dosen  sehingga  data  dan  file penelitian/pengabdian
masyarakat
dapat terakomodir.

## METODE PENELITIAN
Dalam  penelitian  ini  menggunakan  model prototype  dengan  studi  kasus  di  universitas  prima indonesia Prototyping merupakan teknik pengembangan sistem  yang  menggunakan Prototype untuk menggambarkan  sistem  sehingga  pengguna  sistem mempunyai  gambaran  pengembangan  sistem  yang akan  dilakukannya[9].  Prototyping merupakan metode pengembangan perangat lunak,  yang berupa model   fisik kerja sistem dan berfungsi sebagai versi awal dari system[10].
Tahapan awal adalah communication , dimana pada  tahapan  ini  peneliti/ research melakukan wawancara  dengan stakeholder (pihak  Unpri)  untuk mendapatkan informasi data yang dibutuhkan dalam membangun sistem. Setelah itu, Quick Plan tahapan yang  menjabarkan  alur  sistem  yang  akan  dibuat, pada  penelitian  ini  alur  sistem  menggunakan pemodelan use case diagram, class diagram, activity diagram.  Setelah  Quick  Plan  selesai  dibuat  maka masuk  ke  tahap  Modeling  Quick  Design  dimana pada  tahapan  ini  pemodelan  sistem  UI/UX  web dirancang  untuk  gambaran  penerapan  sistem. Kemudian  ke  tahapan  Construction  of    Prototype (Source  Code)  tahapan  pembuat  Sistem  Pencatatan penelitian/kegiatan masyarakat yang telah dirancang dibuat  dengan  menggunakan  source  code.  Setelah sistem selesai di Devlopt (dibuat) maka sistem dapat di  Delivery  ke  Pihak  Universitas  untuk  proses pengujian, dan pihak Universitas dapat  memberikan Feedback  mengenai  sistem  agar  peneliti  dapat mengevaluasi  kembali  sistem  yang  telah  dibuat, apabila  sistem  tidak  sempurna/memiliki  kekurangan maka  sistem  akan  dirancang  kembali  melalui tahapan awal.

## Gambar 1.  Implementasi Model Prototype

## Perancangan Use Case Diagram
Pada gambar 3 terdapat 4 actor yaitu: Dosen, Kepala Program  Studi  (Kaprodi),  Dekan  dan  LPPM.  Pada actor  dosen  dapat  melihat  catatan,  menambah anggota penelitian/pengabdian,  menambah kegiatan, melakukan  pengisian  permohonan,  mengajukan permohonan  yang kemudian  dikirim  ke kaprodi dan dosen  juga  dapat  input  data  pada  form  kegiatan penelitian/pengabdian.  Pada  actor  kaprodi  dapat melakukan  penolakan  dan  juga  dapat  menyetujui kegiatan  penelitian/pengabdian  yang  diajukan  oleh dosen,  kaprodi  juga  dapat  membuat  catatan mengenai  penelitian  dosen.  Actor  dekan  dapat melakukan  penolakan  dan  menyetujui  kegiatan penelitian/pengabdian  yang  telah  di  periksa  oleh kaprodi  dan  dekan  juga  dapat  membuat  catatan mengenai  penelitian.  oleh  dekan  untuk  melakukan verifikasi  data  dan  menyetujuinya.  Pada  actor  lppm dapat  menolak  ataupun  mengesahkan  kegiatan penelitian/pengabdian  dosen  dimana  penelitian tersebut  telah  diperiksa  oleh  kaprodi  dan  dekan, lppm  juga  dapat  membuat  catatan  mengenai penelitian.

## Gambar 2. Use Case Diagram

## Perancangan Class Diagram
Berikut  ini  merupakan  Class  Diagram  dari  Sistem Pencatatan  Kegiatan  Penelitian  dan  Pengabdian Berbasis Web menggunakan Model Prototype.

## Gambar 3. Class Diagram

## Perancangan Activity Diagram
Pada  gambar  3  diatas  terdapat  5  field  :  Dosen, Kaprodi, Dekan, LPPM dan Sistem. Activity dimuai dari dosen
yang
mengisi
kegiatan
penelitian/pengabdian masyarakat kemudian mengajukan  kepada  kaprodi,  apabila  kaprodi  tidak menyetujui maka dosen harus mengubah isi kegiatan penelitian  dan  pengabdian  masyarakat  yang  dibuat dan  diajukan  kembali,  apabila  kaprodi  menyetujui maka  akan  diajukan  kepada  dekan,  apabila  dekan menyetujui  maka  akan  diajukan  ke  LPPM  dan apabila  LPPM  menyetujui  kegiatan  penelitian  dan pengabdian  masyarakat  tersebut  maka  status penelitian  di  sistem  dosen  akan  berubah  menjadi disahkan.

## Gambar 4. Activity Diagram

## HASIL DAN DISKUSI
Hasil  dari  penelitinan  ini  proses  pendataan penelitian  yang  akurat,  fitur  status  dari  penelitian yang  telah  diajukan  dosen  peneliti  berperan  penting dalam melacak penelitian dosen dan fitur pencatatan penelitian  ini  membantu  Kaprodi,  Dekan  dan  pihak LPPM  untuk  membuat  catatan/komentar  mengenai letak  kesalahan  dalam  penelitian  yang  dilakukan dosen  dan  untuk  dosen  fitur  pencatatan  ini  dapat meninjau  penelitian/pengabdian  masyarakat  dalam melakukan evaluasi penelitian. Sistem ini juga dapat digunakan  untuk  membuat  laporan  hasil  penelitian dan pengabdian jika sewaktu-waktu data dibutuhkan.
Kerangka  penelitian/  alur  sistem  yang digunakan  dalam  membangun  Sistem  Pencatatan Kegiatan  Penelitian  dan  Pengabdian  masyarakat  ini dapat  dilihat  pada  gambar  use  case  diagram  yang menggambarkan  proses  pengajuan  dosen  sampai  ke LPPM,  UML  yang  merupakan  isi  dan  relasi  dari database,  dan    Activity  diagram  proses  alur  sistem yang berjalan.

## KESIMPULAN
Adapun  kesimpulan  penelitian  ini  yaitu  Sistem pencatatan  kegiatan  penelitian  dan  pengabdian masyarakat  berbasis  web  yang  dikembangkan  dapat membantu dosen, ketua LPPM dan sistem ini sudah di terapkan di sistem universitas prima indonesia.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto. 2005. Pengenalan Komputer. Yogyakarta : Andi
[2] Rozaq,  Abdul,.  Hardinto,  Raden,  Kelik,.  Yu nida,  Riswan,.  Faslah,  Ronny  (2018). Sistem Informasi Penelitian dan Pengadian Masyarakat  Guna  Meningkatkan  Kinerja P3M Politeknik Negeri Banjarmasin , Banjarmasin : Politeknik Negeri
Banjarmasin.
[3] Yanuardi,  Arief  Jananto  (2005).  Rancang
Bangun  Sistem  Informasi  Penelitian  dan
Pengabdian  kepada  Masyarakat,  Semarang  :
LPPM  Universitas Stikubank.
[4] Dalis,  Sopiyan  (2017).  Rancangan  Bangun Sistem  Informasi  Lembaga  Penelitian  dan
Pengabdian Masyarakat Berbasis Web,
Bekasi : Universitas Bina Sarana Informatika.
[5] Widaningrum,  ida  (2016).  Perancangan
Sistem  Informasi  Penelitian  dan  Pengabdian
Dosen,
Semarang: Universitas
Muhammadiyah Ponorogo.
[6] S.  Handayani  (2017).    “Rancang  Bangun
Sistem  Informasi  Penelitian  dan  Pengabdian
Dosen  Fakultas  Teknologi  Informasi  dan
Komunikasi  (FTIK)  Universitas  Semarang (USM),” Infokam, vol. 3, no. 2, pp. 11–22,
[7] Hamzah  (2016).  “Sistem  Pengolahan  Data
Kegiatan  Penelitian  dan  Pengabdian  Kepada
Masyarakat
di Universitas Respati
Yogyakarta,”  Infokam,  vol.  3,  no.  1,  pp.  1–
10,
[8] D.  Ratnasari  and  H.  A.  (2017).    “Tawakal,
Analisis  dan  Perancangan  Aplikasi  Sistem
Informasi  Penelitian  dan  Pengabdian  Kepada
Masyarakat  LPPM  STT  Terpadu  Nurul Fikri,” Jurnal Informatika Terpadu, vol. 3, no.
1, pp. 1–6. [9] Sri Mulyani. Metode Analisis dan Perancangan. Bandung: (2016). Abdi Sistematika.
[10] Ogedebe,    P.M.,&    Jacob,    B.P.,  (2012). Software    Prototyping:    A    Strategy    to  Use
When    User    Lacks    Data    Processing Experience.  ARPN    Journal    of  Systems  and Software .  VOL.  2,  NO.6,  http://scientific- journals.org/journalofsystemsandsoftware/arc hive/vol2no6/vol2no6_4.pdf