## PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS OLEH PEGAWAI DI KANTOR KEPALA DESA LUMBUNG KECAMATAN LUMBUNG KABUPATEN CIAMIS
LINDA GANTINA FAUZIYAH Fauziyah.lindagantina@gmail.com Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Galuh Jln.RE Martadinata Nomor 150 Ciamis

## ABSTRAK
Arsip  dinamis  mempunyai  peranan  penting  karena  arsip  dinamis  merupakan  arsip  yang digunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan  pencipta  arsip  dan  disimpan  dalam  jangka  waktu tertentu, yang bertujuan untuk menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional,penyediaan  bahan  bukti  kebijaksanaan,  dan  kegiatan  organisasi.  Akan  tetapi  dalam pelaksanaannya  pengelolaan  arsip  ini  sering  di  sepelekan  oleh  sebagian  besar  pegawai,  hal  ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang di serahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang di perlukan sebagai seorang arsiparis. Dalam pengelolaan arsip di kantor kepala desa ini masih terdapat permasalahan yaitu masih menumpuknya arsip yang belum ditempatkan sesuai kode arsip, belum melakukan kegiatan merekam inforamasi dengan alat media rekam, pemeliharaan arsip belum terjadwal dan belum melakukan penyusutan arsip. Tujuan dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  pengelolaan  arsip  dinamis  di  kantor  kepala  desa Lumbung kecamatan Lumbung kabupaten Ciamis. Pelaksanaan penelitian ini menggunakan jenis penelitian  deskriptif,  dengan  menggunakan  metode  deskriptif  maka  penelitian  ini  termasuk penelitian  kualitatif.  Sumber  data  yang  diperoleh  berdasarkan  data  primer  dan  data  sekunder. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis  yang  digunakan  adalah  menganalisis  data  penelitian  kualiatatif.  Adapun  yang  menjadi informan dalam  penelitian  ini  adalah Kepala  Desa  1  orang, dan pegawai  desa  sebanyak  7 orang. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip dinamis  oleh  pegawai  di  kantor  kepala  desa  Lumbung  kecamatan  Lumbung  kabupaten  Ciamis, belum  seluruhnya  berjalan  dengan  baik  yaitu  pengelolaan  arsip  seperti  penciptaan  dan penggunaan arsip sudah mulai dilakukan tetapi untuk pemeliharaan dan penyusutan arsip belum optimal dalam pelaksanaannya, yang menyebabkan arsip kurang terjaga keamanannya dan volume arsip  semakin  bertambah.  Adapun  hambatan-hambatan  dalam  pengelolaan  arsip  dinamis  yaitu  : kurangnya sarana dan prasarana untuk pengelolaan arsip, belum ada sumber daya manusia yang mampu  mengelola  kearsipan  dengan  baik,  pegawai  belum  memiliki  kesadaran  akan  pentingnya pengelolaan arsip dinamis dengan baik dan benar. Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan  tersebut,  yaitu:  mengajukan  permohonan  untuk  membuat  ruangan  khusus  arsip  dan pegawai  membawa  sarana  pribadi  untuk  kekurangan  laptop,  salah  satu  pegawai  diikutsertakan dalam  pelatihan  tentang  pengelolaan  arsip  yang  diselenggarakan  oleh  badan  kearsipan  daerah, meningkatkan kesadaran pegawai untuk selalu berkoordinasi dengan badan kearsipan daerah.

## Kata kunci : Pengelolaan Arsip Dinamis
1. PENDAHULUAN
Dalam menjalankan aktivitas kerja pegawai  di  suatu  organisasi,  tidak  terlepas  dari kegiatan administrasi, baik organisasi di pemerintah  pusat  maupun  pemerintah  daerah, selalu  dibarengi  dengan  kegiatan  administrasi. Kegiatan  administrasi  merupakan  kegiatan  yang cakupannya  luas,  biasanya  segala  kegiatan administrasi  diolah  di  suatu  unit  tersendiri  yang disebut  dengan  bagian  administrasi,  Tata  usaha, Sekretariat, kantor dan lain-lain.
Kegiatan  administrasi  di  suatu  kantor pada  dasarnya  mempunyai  hasil  seperti  unit-unit
lainnya.  Hasil  atau  produk  dari  suatu  kantor adalah  surat,  formulir  dan  laporan.  Pengelolaan surat, formulir, dan laporan  yang dihasilkan dan yang  diterima  oleh  suatu  kantor  pada  akhirnya akan  berhubungan  dengan  kearsipan.  Jadi, kegiatan administrasi perkantoran  pada dasarnya adalah  menghasilkan,  menerima,  mengolah  dan menyimpan berbagai surat, formulir, laporan dan lain sebagainya.
Menurut  Maryati  (2014  :  117)  “Arsip adalah  setiap  catatan  tertulis  baik  dalam  bentuk gambar  atau  bagian  yang  memuat  keterangan- keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa  yang  masih  berguna  dan
diperlukan  sewaktu-waktu  di  masa  mendatang. Arsip  sering  juga  disebut  dokumen-dokumen penting.”
Menurut  Basir    (Sugiarto  dan  Wahyono, 2015  :  10)  arsip    mempunyai  peranan  sebagai “pusat  ingatan”,  sebagai  sumber  informasi  dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam  setiap  organisasi  dalam  rangka  kegiatan” perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Secara  umum  menurut  Sedarmayanti
(2015  :  43)  “Tujuan  kearsipan  adalah  untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban  nasional  tentang  rencana, pelaksanaan  dan  penyelenggaraan  kehidupan kebangsaan,  serta  untuk  menyediakan  bahan pertanggungjawaban  tersebut  bagi  kegiatan pemerintah.”
Dalam  pengertian  diatas,  bahwa  segala dokumen  penting  baik  yang  tertulis  atau berbentuk  gambar,  dan  lain-lain  harus    dapat dengan mudah di temukan kembali, karena untuk dapat  digunakan  kembali  untuk  kepentingan masa  kini  atau  masa  mendatang,    agar  pegawai dalam  menjalankan  tugasnya  sebagai  pelayan masyarakat  dapat  terlaksana  dengan  baik  dan optimal. Para pegawai  harus tahu bahwa  arsip di sebuah  kantor  itu  sangat  penting,  dengan  belum atau  kurang  di  pahaminya  pengertian  terhadap pentingnya  arsip,  mengakibatkan  berfungsinya arsip  sebagai  pusat  ingatan  organisasi  tidak tercapai,  dan  akhirnya  tugas-tugas  di  bidang kearsipan di pandang rendah.
Peran  pegawai  yang  memiliki  keahlian dalam  mengelola  kearsipan  pun    sangat dibutuhkan, karena jika sumber daya manusianya berkualitas  maka  berpengaruh  pada  pengelolaan arsip  yang    akan  berjalan  dengan  baik.  Hal  ini terbukti  dengan  adanya  penempatan  pegawai yang  diserahi  tugas  tanggung  jawab  mengelola arsip  tidak  didasarkan  pada  persyaratan  yang diperlukan,  bahkan  banyak  yang  beranggapan cukup di penuhi dengan pegawai yang berpendidikan sekolah dasar.
Berdasarkan  pada  hasil  penjajagan  yang penulis lakukan  di kantor kepala Desa Lumbung Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis menunjukan    bahwa  pengelolaan  arsip  dinamis oleh  pegawai  di  kantor  kepala  Desa  Lumbung belum sepenuhnya maksimal. hal ini dapat dilihat dari adanya indikator-indikator, antara lain:
1. Menumpuknya  arsip  yang  belum ditempatkan  sesuai  kode  arsip  karena
belum memliki ruangan khusus mengakibatkan  sulit  ditemukannya dokumen  lama  atau  dokumen  yang diperlukan dan belum terjaga keamanannya. 2. Belum dilakukannya kegiatan merekam  informasi  dengan  media rekam,  dikarenakan  belum  memliliki alat  perekam  dan  belum  melakukan pencatatan  arsip  menggunakan  media elektronik 3. Pemeliharaan kearsipan belum terjadwal  juga  belum  dilakukannya pemusnahan  arsip  yang  telah  habis retensi  dan  yang  tidak  memiliki  nilai guna.
Berdasarkan  permasalahan  yang  telah diuraikan, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian  lebih  lanjut  mengenai  pengelolaan arsip  dinamis  yang  dituangkan  dalam  bentuk karya  ilmiah  berupa  jurnal  dengan  judul “ Pengelolaan  Arsip  Dinamis  oleh  Pegawai  di Kantor  Kepala  Desa  Lumbung  Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis ”
Berdasarkan  latar  belakang  yang  telah dijelaskan, penulis merumuskan masalah penelitian ini yaitu sebagai berikut:
1. Bagaimana  pengelolaan  arsip  dinamis  oleh pegawai  di  kantor  kepala  Desa  Lumbung Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis?
2. Apa  saja  hambatan-hambatan  yang  dihadapi dalam proses pengelolaan arsip dinamis oleh pegawai  di  kantor  kepala    Desa  Lumbung Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis?
3. Bagaimana  upaya-upaya  yang  dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam pengelolaan  arsip  oleh  pegawai  di  kantor kepala  Desa Lumbung Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis?

## 2. LANDASAN TEORITIS
Dalam  setiap  instansi  tidak  terkecuali  di tingkat pemerintah Desa, arsip sangat dibutuhkan untuk  menunjang  proses  pelayanan  kepada masyarakat,  maka  arsip  harus  dikelola  dengan baik agar layanan yang diberikan oleh pemerintah  dapat  berjalan  dengan  cepat  dan mudah, berikut penjelasan mengenai pengelolaan arsip.
Pengelolaan arsip dilingkungan organisasi  meliputi  pengelolaan  arsip  dinamis dan  pengelolaan  arsip  statis.  Pengelolaan  arsip dinamis  dilakukan  oleh  unit  pengolah  atau  unit kerja  dan  unit  kearsipan  (pencipta  arsip), sedangkan pengelolaan arsip statis dilakukan oleh
lembaga  kearsipan  (Muhidin  dan  Winata,  2016  : 10)
Menurut Barthos (2014 : 1) bahwa Arsip (record) yang dalam istilah bahasa  Indonesia ada yang  menyebutkan  sebagai  “warkat”  pada pokoknya  dapat  diberikan  pengertian  sebagai: setiap  catatan  tertulis  baik  dalam  bentuk  gambar ataupun  bagan  yang  memuat  keterangan- keterangan  mengenai  sesuatu  subyek  (pokok persoalan)  ataupun  peristiwa  yang  dibuat  orang untuk  membantu  daya  ingatan  orang  (itu)  pula. Atas  dasar  pengertian  tersebut,  maka  yang teramsuk  dalam  pengertian  arsip  itu  misalnya  : surat-surat,  kwitansi,  faktur,  pembukuan,  daftar gaji,  daftar  haraga,  kartu  penduduk,  bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainnya.
Menurut  Muhidin  dan  Winata  (2016  : 5) “Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  digunakan secara  langsung  dalam  kegiatan  pencipta  arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.”
Muhidin  dan  Winata  (2016  :  5) mengemukakan  tentang  jenis-jenis  arsip  yang dapat dilihat dari beberapa dimensi yaitu
1. Berdasarkan fungsi dan kegunaannya Berdasarkan  fungsi  dan  kegunaannya,  arsip dapat  dibedakan  menjadi  arsip  dinamis  dan arsip  statis.  Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang digunakan  secara  langsung  dalam  kegitan pencipta  arsip  dan  disimpan  selama  jangka waktu  tertentu.yang  termasuk  ke  dalam  arsip dinamis yaitu:
a) Arsip vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan  operasional  pencipta  arsip, tidak  dapat  diperbaharui,  dan  tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;
b) Arsip  aktif,  yaitu  arsip  yang  frekuensi penggunaannya  tinggi  dan/  atau  terus- menerus ;
c) Arsip  inaktif,  yaitu  arsip  yang  frekuensi penggunaannya telah menurun; Adapun  arsip  statis  adalah  arsip  yang dihasillkan  oleh  pencipta  arsip  karena memiliki  nilai  guna  kesejarahan,  telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan  yang  telah  diverifikasi, baik  secara  langsung  maupun  tidak langsung  oleh  Arsip  Nasional  Republik Indonesia  (ANRI)  dan/  atau  lembaga kearsipan. Arsip statis ini tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan,  penyelenggaraan  kehidupan kebangsaan pada umumnya, ataupun untuk penyelenggaraan  sehari-hari  administrasi negara. Dalam kaitan ini, penyelenggaraan kearsipan wajib melakukan kegiatan
pengumpulan,  penyimpanan,  perawatan, penyelamatan, penggunaan, dan pembinaaan  atas  pelaksanaan  serah  arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
2. Berdasarkan nilainya
Berdasarkan  nilainya,  dikenal  juga  jenis  arsip terjaga  dan  arsip  umum.  Arsip  terjaga  adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan  dan  kelangsungan  hidup  bangsa dan  negara  yang  harus  dijaga  keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Adapun arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
3. Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas arsip  asli,  arsip  tembusan,  arsip  salinan,  dan arsip petikan.
4. Berdasarkan subjek atau isinya Berdasarkan  subjek  atau  isinya,  arsip  dapat dibedakan  atas  berbagai  macam,  misalnya arsip  keuangan,  arsip  kepegawaian,  arsip pendidikan,  arsip  pemasaran,  arsip  penjualan, dan sebagainya.
5. Berdasarkan  medianya,  arsip  terdiri  atas berbagai  macam,  yaitu:  (1)  arsip  yang berbasis  kertas;  (2)  arsip  pandang  dengar (audio visual record); (3) arsip katografik dan arsitektur;  dan  (4)  arsip  elektronik  (meachine readeable).
Secara terperinci keempat jenis arsip berdasarkan  media  tersebur,  dapat  dilihat dalam bentuk dan wujudnya sebagai berikut. a. Arsip  tekstual,  diantaranya  berbentuk: paper record/paper based records, conventional  records,  human  readble records,  eye  readble  records,  dan  hard copy.  Arsip  tekstual  ini  termasuk  dalam kelompok  arsip  konvensional,  yaitu  arsip yang  isi  informasinya  terekam  dalam media kertas.
b. Arsip  audio-visual,  diantaranya  berbentuk: gambar  statis  (still  images),  citra  bergerak (moving  images),  dan  rekaman  suara (sound  recording).  Arsip  rekaman  suara atau audio adalah media perekam informasi  dalam  bentuk  suara  atau  lisan. Arsip  rekaman  gambar  atau  visual  adalah media  rekaman  informasi  dalam  bentuk gambar  wajah.  Adapun  arsip  rekaman suara dan  gambar  atau audio visual  adalah media  rekaman  informasi  dalam  bentuk suara dan gambar bergerak.
c. Arsip kartografi dan kearsitekturan (cartographic  and  architectural  records). Arsip katografi adalah arsip yang informasinya  tertulis  dalam  bentuk  garfik atau  foto  metric,  termasuk  peta,  chart,
denah,  desain  bangun  mesin  atau  pesawat, bagan, dan sejenisnya. Arsip kearsitekturan adalah  arsip  yang  mengandung  informasi yang  berhubungan  dengan  kearsitekturan, misalnya  arsip  cetak  biru  pembangunan gedung atau bangunan bersejarah.
d. Arsip  bentuk  microfilm  dan  microfiche. Arsip  microfilm  adalah  lembar  plastik tembus pandang  yang dilapisi oleh lapisan emulasi berbentuk reel yang berisi ekaman gambar  atau  teks  dalam  ukuran  micro sesuai dengan format film. Arsip
microfiche  adalah  lembar  film  berisi banyak  miniatur  gambar  atau  citra  dalam suatu  kisi  (frame)  berukuran  secara  umum 6  x  4  inchi  yang  dapat  menyimpan  98 halam folio dengan 24 pengecilan. e. Arsip elektronik (electronic records/electonic  based-records  computer records  machine  readable  records).  Arsip elektronik  adalah  arsip  berisi  rekaman informasi  dari  suatu  kegiatan  yang diciptakan  dengan  alat  elektonik  atau komputer.
Selanjutnya dalam penelitian, untuk mengukur mengenai pengelolaan arsip dinamis di kantor kepala desa Lumbung Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis digunakan teori dari Muhidin  dan  Winata  (2016  :  35)  berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis meliputi empat hal, yaitu:
1 Penciptaan arsip Penciptaan  arsip  adalah  kegiatan  untuk menghasilkan arsip, baik melalui kegiatan  merekam  informasi  dalam media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas organisasi maupun kegiatan yang berhubungan  dengan  pengaturan  arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau  individu).  Dengan  demikian, penciptaan  arsip  terjadi  atas  dasar pembuatan  arsip  dan  penerimaan  arsip yang berasal dari luar organisasi. 2 Penggunaan arsip
Penggunaan arsip adalah kegiatan untuk menyajikan atau pemanfaatan arsip bagi kepentingan  organisasi  dan  kegiatan untuk  menjaga  keautentikan,  keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. 3 Pemeliharaan arsip Pemeliharaan  arsip  dinamis  dilakukan melalui kegiatan: (1) pemberkasan arsip aktif,  (2)  penataan  arsip  inaktif,  (3) penyimpanan arsip, (4) alih media arsip
4 Penyusutan arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan  arsip  yang  disebabkan oleh  frekuensi  penggunaannya  telah menurun  atau  jarang  digunakan  dan sudah  tidak  bernilai  guna.  Instrumen yang dibutuhkan dalam kegiatan penyusutan arsip adalah Jadwal Retensi Arsip (JRA). Kegiatan penyusutan arsip meliputi  pemindahan  arsip  inaktif, pemusnahan,  dan  penyerahan  arsip statis.
Adapun  tujuan  dari  pengelolaan  arsip dinamis sebagaimana dikemukakan oleh Muhidin dan Winata (2016 :  33) yaitu, tujuan pengelolaaan arsip dinamis dalam suatu organisasi  adalah  untuk  menciptakan  efisiensi kerja  dalam  hal  penciptaan,  pemeliharaan,  dan penemuan  kembali  informasi  untuk  menunjang pengambilan  keputusan,  pelaksanaan  opersional, penyediaan  bahan  bukti  kebijaksanaan,  dan kegiatan organisasi. Termasuk di dalamnya suatu upaya  untuk  menjamin  terpeliharanya  legalitas, profesionalisme, dan pertanggungjawaban organisasi.
Dari  tujuan  yang  dikemukakan  tersebut, maka  pengelolaan  arsip  dinamis  sangat  penting demi  tercapainya  tujuan  organisasi.  Oleh  karena itu,  pegawai  perlu  memiliki  keahlian  tentang pengelolaan arsip dinamis.

## 3. METODE PENELITIAN
Pelaksanaan  penelitian  ini  menggunakan jenis  penelitian  deskriptif,  dengan  menggunakan metode  deskriptif  maka  penelitian  ini  termasuk penelitian  kualitatif. Sumber data yang diperoleh berdasarkan  data  primer  dan  data  sekunder. melalui metode ini penulis berusaha menyelidikikeadaan sebenarnya mengenai pengelolaan arsip dianamis di kantor kepala Desa Lumbung  Kecamatana  Lumbung  Kabupaten Ciamis.
Tujuan  dari  penelitian  deskriptif  ini adalah  untuk  membuat  deskripsi,  gambaran  atau lukisan  secara  sistematis,  faktual  dan  akurat mengenai  fakta-fakta,  sifat-sifat  serta  fenomena yang terjadi.
Waktu penelitian dilakukan mulai tanggal  02  februari  2018  sampai  dengan  31  juli 2018 bertempat di Kantor Kepala Desa Lumbung Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis. Dengan jumlah  informan  8  orang,  yang  terdiri  dari:  1 Orang Kepala Desa , 1 Orang  Sekretaris Desa, 1 Kaur  Umum,  1  Kasi  Pelayanan,  1  Kasi Kesejahteraan,  1  Kasi  Pemerintahan,  1  Kaur
Perencanaan  Dan  Keuangan,  Dan  1  Kaur  Tata Usaha Dan Umum.
Teknik pengumpulan data yang dilakukan  penulis  dalam  penelitian  ini  adalah sebagai berikut :
1 Studi kepustakaan Studi kepustakaan merupakan teknik pengumpulan  data  dengan  mempelajari buku-buku  dan  bahan  pustaka  lainnya  yang ada  hubungannya  dengan  maslah  yang sedang diteliti.
2 Studi Lapangan Studi lapangan merupakan teknik
pengumpulan  data  dan  penyelesaian  secara langsung yang diperoleh dari lokasi penelitian.  Pelaksanaan  studi  lapangan dilakukan dengan cara sebagai berikut:  Observasi Observasi  adalah  teknik  pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan  secara  langsung  kepada objek  penelitian  untuk  melihat  dari dekat kegiatan yang dilakukan.
 Wawancara Wawancara  adalah  teknik  pengumpulan data dimana pewawancara (peneliti yang diberi  tugas  melakukan  pengumpulan data)  mengajukan  suatu  pertanyaan kepada yang diwawancarai.
 Dokumentasi Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara merekam audio. Aktivasi  dalam  analisis  data  menurut  Miles dan Huberman (Gunawan, 2015 :  210) mengemukakan tiga tahapan yang harus dikerjakan  dalam  menganalisis  data  penelitian kualitatif, yaitu:
1. Reduksi Data (Data Reduction)
Mereduksi data merupakan kegiatan
merangkum, memilih hal-hal pokok, memfokuskan  pada  hal-hal  yang  penting, dan  mencari  tema  dan  polanya.  Data  yang telah  direduksi  akan  memberikan  gambaran lebih jelas dan memudahkan untuk melakukan pengumpulan data.
2. Paparan Data (Data Display) Paparan  data  sebagai  sekumpulan  informasi tersusun, dan memberi kemungkinan adanya penarikan  kesimpulan    dan  pengambilan tindakan.  Penyajian  data  digunakan  untuk lebih  meningkatkan  pemahaman  kasus  dan sebagai acuan mengambil tindakan berdasarkan  pemahaman  dan  analisis  sajian data.
3. Penarikan kesimpulan dan Verifikasi (Conclution drawing/verifyng)
Penarikan  kesimpulan  merupakan  hasil penelitian  yang  menjawab  fokus  penelitian berdasarkan  hasil  analisis  data  simpulan disajikan  dalam  bentuk  deskriptif  objek penelitian  dengan  berpedoman  pada  kajian penelitian.

## 4. PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
Penelitian  ini  dilatar  belakangi  dari adanya  permasalahan  terkait  dengan  pengelolaan arsip  dinamis  di  Kantor  Kepala  Desa  Lumbung Kecamatan  Lumbung  Kabupaten  Ciamis  yang belum  berjalan  dengan  optimal.  Selanjutnya untuk  mengetahui  mengenai  kurang  optimalnya hal  tersebut,  maka  penulismencoba  melakukan analisa mengenai pengelolaan arsip dinamis yang terjadi  dengan  melakukan  observasi  dan  studi wawancara sebagai alat pengumpul data sehingga diharapkan  dapat  memperoleh  data  yang  akurat dan  akuntabel.  Berikut  beberapa  penjelasan  dari hasil  wawancara  dengan  beberapa  informan terkait  dengan  pengelolaan  arsip  dinamis  di Kantor Kepala Desa lumbung Kecamtan Lumbung Kabupaten Ciamis.
a. Pengelolaan  Arsip  Dinamis  di  Kantor Kepala Desa Lumbung Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis 1. Penciptaan Arsip Berdasarkan hasil penelitian, pada dimensi penciptaan arsip untuk indikator penciptaan  arsip  dengan  baik  agar  menghasilkan arsip yang autentik,yaitu pegawai sudah melakukan  penciptaan  arsip  dengan  benar,  para pegawai  membuat  arsip  sesuai  dengan  prosedur pembuatan  surat.  Hasil  observasi  menunjukkan bahwa  pegawai  sudah  dapat  memperhatikan  apa saja  yang  harus  dilakukan  ketika  akan  membuat arsip.
Selanjutnya  indikator  kegiatan  merekam informasi  dengan  media  rekam,  yaitu  sebagian pegawai  merekam  dengan  handphone  masig- masing  untuk  mendapatkan  informasi,  yang nantinya akan ditulis secara manual dan disimpan untuk arsip. kegiatan mencatat secara manual ini dikarenakan  di  kantor  kepala  desa  Lumbung  ini belum  tersedia    alat  rekam  khusus  arsip    untuk merekam informasi.
Untuk  indikator  penciptaan  arsip  dengan memenuhi  komponen  struktur  isi,  dan  konteks sudah  dilaksanakan  dengan  cukup  baik,  dalam pembuatan  surat  masuk  atau  surat  keluar, pembuatan  proposal  dan  lain-lain.  Para  pegawai selalu  diperiksa  kembali  pada  bagian  urusan umum  dan  sebagian  peagawai  ketika  akan
melakukan  penciptaan  arsip  melihat  panduan membuat surat.
Mengenai  indikator  mengkomunikasikan pembuatan  arsip  dan  penerimaan  arsip  yang berasal  dari  pihak  luar  (organisasi  dan/  atau individu)  sudah  dilaksanakan  dengan  baik  ini terlihat  ketika  pegawai  menerima  surat  dari  luar, biasanya  pembuatan  arsip  dilihat  dulu  akan kemana  tujuan  surat  tersebut,  dan  jika  penerima surat  sudah  sesuai  dengan  bidangnya  langsung dikerjakan,  setelah  surat  selesai  dibuat  langsung dikomunikasikan ke bagian urusan umum.
2. Penggunaan Arsip Berdasarkan hasil penelitian pada dimensi  penggunaan  arsip  untuk  indikator memfasilitasi  ruangan  khusus  arsip  agar  arsip aman  dalam  penyimpanannya,  yaitu  di  kantor kepala  desa  Lumbung  ini  belum  ada  ruangan khusus  yang  steril  untuk  menyimpan  arsip  agar terjaga keamanannya. Pegawai hanya memanfaatkan lemari  yang sudah tersedia untuk menyimpan  arsip  dengan  lemari  tertutup  tetapi belum  semua  lemari  berbahan  dari  besi  dan ruangan penyimpanan arsip pun belum menggunakan  AC  24  jam  untuk  mengatur kelembaban dan tempertaur udara untuk mengurangi banyaknya debu yang masuk.
Untuk  indikator  selanjutnya  mengenai penyimpanan  arsip  sesuai  kode  arsip  sebagian besar sudah melakukan penyimpanan sesuai kode arsip, namun  ada beberapa pegawai  yang belum melakukan  penyimpanan  sesuai  kode  arsip karena  di  dalam  loker  setiap  pegawai  belum terdapat kode arsip, juga ada pegawai yang hanya memisah-misahkan  arsip  tersebut,  tetapi  belum disimpan sesuai kode arsip.
Mengenai  indikator  membuat  salinan arsip  untuk  kepentingan  pengguna  arsip,  yaitu sebagian besar pegawai belum melakukan salinan arsip  yang  masuk  dari  luar  disimpan  secara elektronik  ke  dalam  dalam  komputer,  hanya sebagian  file  asli  yang  dibuat  oleh  para  pegawai yang  di  simpan  di  dalam  komputer,  untuk  surat lainnya  yang  di  perlukan  oleh  pengguna  arsip hanya di foto copy saja.
Selanjutnya  indikator  perawatan  khusus untuk  arsip  agar  tidak  mudah  rusak,    hal  ini belum dilakukan karena belum memiliki anggaran  yang  cukup  besar  untuk  melakukan perawatan khusus, pegawai hanya membersihkan arsip ketika arsip sudah mulai terlihat kotor, arsip hanya  di bersihkan satu minggu atau dua minggu sekali  karena  pegawai  juga  belum  memiliki jadwal untuk membersihkan arsip tersebut. 3. Pemeliharaan Arsip
Berdasarkan hasil penelitian pada dimensi  pemeliharaan  arsip  untuk  indikator pemberkasan  arsip  aktif,  yaitu  sebagian  besar pegawai  belum  melakukan  pemeberkasan  arsip aktif  ,  arsip  yang  berada  di  kantor  kepala  desa Lumbung  ini  masih  banyak  yang  tercampur  dan biasanya  pemeberkasan  arsip  aktif  ini  dilakukan oleh  bagian  urusan  umum  saja,  padahal  jika semua  pegawai  melakukan  pemberkasan  arsip aktif akan dapat memudahkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
Selanjutnya  indikator  penataan  arsip inaktif, yaitu pegawai belum melakukan penataan arsip  inaktif  dengan  baik,  arsip  yang  sudah  lama tidak  digunkan  hanya  disimpan  diruangan tertentu saja tanapa ditata sesuai dengan penataan arsip inaktif yang benar, untuk arsip inaktif yang ada di dalam komputer di disimpan dalam folder tertentu.
Mengenai  indikator  penyimpanan  arsip, yaitu  bahwa  di  kantor  kepala  desa  Lumbung belum  memiliki  ruangan  khusus  arsip  untuk menyimpan  arsip  dengan  rapi,  hanya  ada  satu ruangan  tertentu  untuk  menyimpan  arsip  inaktif sedangkan arsip yang masih digunakan di simpan di  loker  masing-masing,  dengan  kata  lain penyimpanan  arsip  ini  menggunakan  sistem kombinasi (gabungan sentralisasi sengan desentralisasi)
Untuk  indikator  selanjutnya  mengenai alih  media  arsip,  yaitu  sebagian  pegawai  sudah melakukan  alih  media  arsip,  tetapi  hanya  arsip- arsip  tertentu  saja  yang  dialihmediakan,  belum semua  arsip  dialimediakan  kedalam  komputer. Untuk  keperluan  atau  kepentingan  di  luar  kantor kepala desa, arsip arsip hanya di foto copy saja. 4. Penyusutan Arsip Berdasarkan hasil penelitian pada dimensi  penyusutan  arsip  untuk  indikator pemindahan  arsip  inaktif  dari  unit  pengolah  ke unit  kearsipan,  yaitu  di  kantor  desa  Lumbung belum  pernah  melakukan  pemindahan  arsip inaktif  dari  unit  pengolah  ke  unit  kearsipan dikarenakan  belum  ada  pegawai  yang  begitu paham  dengan  pelaksanaan  pemindahan  arsip inaktif. Pegawai belum memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
Mengenai  indikator  pemusnahan  arsip yang telah  habis  retensi dan yang tidak memiliki nilai  guna  dilaksnakan  sesuai  dengan  ketentuan peraturan  perundang-undangan,  yaitu  di  kantor kepala  desa  ini  pernah  melakukan  pemusnahan arsip secara di bakar, tetapi belum sesuai dengan tata  cara  pemusnahan  arsip.  Di  kantor  kepala desa  Lumbung  ini  belum  tersedia  alat  untuk pemusnah  arsip  juga  pegawai  belum  memahami
sepenuhnya mengenai tata cara pemusnahan arsip itu sendiri.
Untuk  selanjutnya  indikator  mengenai penyerahan  arsip  statis  oleh  pencipta  arsip kepada  lembaga  kearsipan,  yaitu  pegawai  belum melakukan  penyerahan  arsip  statis  kepada lembaga  kearsipan  karena  belum  ada  pegawai yang  paham  bagaimana  pelaksanaan  tata  cara penyerahan  arsip  statis  dengan  baik,  juga  di kantor  kepala  desa  ini  belum  memiliki  jadwal retensi arsip.
b. Faktor  Penghambat  dalam  Pengelolaan Arsip  Dinamis  oleh  Pegawai  di  Kantor Kepala Desa Lumbung Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis Faktor-faktor penghambat dalam
Pengelolaan  Arsip  Dinamis  di  Kantor  Kepala Desa  Lumbung  Kecamatan  Lumbung  Kabupaten Ciamis adalah sebagai  berikut :
1. Kurangnya  prasarana  untuk  pengelolaan arsip  dengan  baik,  belum  ada  ruangan khusus  arsip  agar  arsip  bisa  ditampung dengan  jumlah  yang  banyak  dan  terjaga keamanannya.
2. Kurangnya  sarana  untuk  pengelolaan arsip  dengan  baik,  misalnya  komputer, rak arsip, kode arsip belum dibuat
3. Belum  adanya  sumber  daya  manusia yang mampu mengelola kearsipan dengan  baik  dan  menggunakan  aplikasi arsip  yang  tersedia  di  desa,  untuk memudahkan pelaksanaan kearsipan dalam  arti  belum  ada  arsiparis  yang memiliki keahlian dalam mengelola arsip secara elektronik
4. Pegawai  belum  memiliki  kesadaran  akan pentingnya  pengelolaan  arsip  dinamis dengan baik dan benar.
5. Belum ada arahan khusus dari pemerintah  kabupaten  untuk  melakukan pengelolaan  arsip  dinamis  dengan  baik dan benar, pegawai juga belum mumpuni dalam  melakukan  pengelolaan  arsip dinamis.
c. Upaya-upaya yang dilakukan untuk
Mengatasi  Hambatan  yang  Timbul  dalam Pengelolaan  Arsip  Dinamis  di  Kantor Kepala Desa Lumbung Kecamatan Lumbung Kabupaten Ciamis Adapun  berdasarkan  pembahasan  hasil penelitian dalamm mengatasi hambatan pengelolaan arsip dinamisdi Kantor Kepala  Desa Lumbung  Kecamatan  Lumbung  Kabupaten Ciamis  telah  berupaya  mengatasi  hambatan dengan cara sebagai berikut:
1. Mengajukan permohonan untuk membuat ruangan  khusus  arsip  yang  akan  di  danai dari anggaran dana desa
2. Pegawai  membawa  sarana  pribadi  untuk kekurangan laptop, dan prasarana lainnya mengajukan permohonan untuk tambahan sarana yang dibutuhkan.
3. Pegawai  mempelajari  pengelolaan  arsip di  desa  lain  yang  sudah  mulai  bagus pengelolaan  arsip  nya,  dan  memiliki kemampuan sebagai arsiparis
4. Meningkatkan  kesadaran  pegawai  untuk selalu berkoordinasi dengan badan kearsipan  daerah  agar  dapat  lebih memahami pengelolaan arsip.
5. Salah  satu  pegawai  diikutsertakan  dalam pelatihan  tentang  pengelolaan  arsip  yang diselenggarakan  oleh  badan  kearsipan daerah.

## 5. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil pembahasan penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan observasi mengenai  “Pengelolaan  Arsip  Dinamis  Oleh Pegawai  di  Kantor  Kepala  Desa  Lumbung Kecamatan  Lumbung  Kabupaten  Ciamis”.  Maka penulis dapat menarik kesimpulan dan memberikan saran sebgai berikut:
Dalam  pengelolaan  arsip  dinamis  di kantor  kepala  Desa  Lumbung  Kecamatan Lumbung  Kabupaten  Ciamis  dengan  melihat pada pengelolaan arsip dinamis menurut Muhidin dan Winata dapat dikatan belum berjalan dengan baik,  hal  itu  terlihat  dari  belum  dilakukannya kegiatan  pengelolaan  arsip  dinamis  dari  mulai pencipataan  arsip  sampai  dengan  penyusutan arsip  oleh  pegawai  yang  belum  mencapai  tujuan dari pengelolaan arsip dinamis. Hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan menunjukkan bahwa  masih  terdapat  permasalahan  dalam pelaksanaan  pengelolaan  arsip  dinamis  seperti belum dilakukannya kegiatan merekam informasi dengan  media  rekam,  arsip  banyak  menumpuk karena belum di simpan sesuai dengan kode arsip dan  belum  melakukan  pemusnahan  arsip  sesuai dengan  aturan,  juga  belum  memiliki  jadwal pemeliharaan  kearsipan.  Upaya-upaya  yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang terjadi dengan  melihat  pada  pengelolaan  arsip  dinamis menurut  Muhidin  dan  Winata  agar  pengelolaan arsip  dinamis  di  Kantor  Kepala  Desa  Lumbung Kecamatan  Lumbung  Kabupaten  Ciamis  dapat berjalan dengan baik.
Berdasarkan  kesimpulan  yang  telah diuraikan  dan  dari  hasil  penelitian  yang  telah dilakukan, maka penulis dapat memberikan saran dalam penelitian ini sebagai berikut:
1. Sebaiknya  ada  salah  satu  pegawai  atau bahkan  semua  pegawai  untuk  dapat menggunakan  aplikasi  yang  disediakan oleh  pemerintah  karena  aplikasi  tersebut sangat  memudahkan  pegawai  untuk melakukan  pengelolaan  arsip.  Meskipun belum  ada  penegasan  dari  pemerintah Kabupaten,  alangkah  baiknya  aplikasi tersebut di gunakan agar lebih
mengefektifkan pengelolaan arsip.
2. Sebaiknya  sarana  dan  prasarana  untuk pengelolaan arsip lebih ditingkatkan lagi. Membuat jadwal pemeliharaan arsip agar pemeliharaan  arsip  dapat  dilakukan secara  rutin,  serta  penyimpanan  arsip lebih ditata dengan rapi, karena penyimpanan  arsip  merupakan  rangkaian pengelolaan  arsip agar aman, terjaga dan terpelihara.
3. Sebaiknya  pegawai  selalu  berkoordinasi dengan  badan  kearsipan  daerah  untuk lebih mengoptimalkan pelaksanaan pengelolaan  arsip  dan  supaya  mudah mendapatkan
informasi mengenai
pelatihan  atau  pembinaan  pengelolaan arsip  agar  setiap  pegawai  memiliki kemampuan  seperti  arsiparis  karena  jika semua  bisa  mengelola  kearsipan  dengan baik,  maka  arsip  pun  akan  lebih  tertata rapi dan  terjaga keamanannya.

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos,  Basir.  2014. Manajemen  Kearsipan untuk  Lembaga  Negara,  Swasta,  dan Perguruan Tinggi . Jakarta : Bumi Aksara Gunawan,  Imam.  2015. Metode  Penelitian Kualitatif  Teori  dan  Praktik .  Jakarta  : Bumi Aksara Maryati. 2014. Manajemen Perkantoran Efektif . Yogyakarta :UPP STIM YKPN Muhidin,  Sambas  Ali  dan  Winata  Hendri.  2016.
Manajemen  Kearsipan  untuk  Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan . Bandung : Pustaka Setia Sedarmayanti. 2015. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern . Bandung : Mandar Maju