ABSTRACT  -  This  study  aims  to  analyze  how  the document  management  activities  in  section  infor- mation at the Secretariat District of West Sumba. The purpose  of  this  study  to  find  out  how  the  document management  activities  in  sub-section  data  input, telematics  sub-section,  sub-section  data  services.  The method  used  in  this  study  is  qualitative  research methods.  Type  of  research  by  the  author  is  a descriptive study. Data collection techniques used were interviews, observation, library research, tri- angulation of data, and documentation. Subject in this study  is  the  head  of  telematics, telematics  data, input data,  data  services  Kasubag,  Academian  of  docu- mentation, and archival Unpad. The informants were interviewed in person and via telephone. These result indicate  that  the  document  management  activities  in Section Information the secretariat of the West Sumba District  already  works  quite  well  particularly  con- fidential documents but in practice there are still many obstacles  both  in  terms  of  collection  of  docu-  ments, turning up to meet documents are still not well due to lack  of  facilities  and  infra-  structures  are  still processing the document.
Keywords: Document Management, Secretariat District, West Sumba

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis Bagaimana  Kegiatan  Pengelolaan  Dokumen  di Bagian  Informatika  pada  Sekretariat  Daerah Kabupaten  Sumba  Barat.  Tujuan  penelitian  ini untuk  mengetahui  bagaimana  kegiatan  penge- lolaan dokumen pada sub bagian data masukan, sub bagian telematika, sub bagian layanan data. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian  kualitatif.  Jenis  penelitian  yang  penulis lakukan  adalah  penelitian  deskriptif.  Teknik  peng- umpulan  data  yang  digunakan  adalah  wawancara, observasi,  studi  kepustakaan,  triangulasi  data,  dan studi  dokumentasi.  Subjek  dalam  penelitian  ini adalah  Kepala  Bagian  telematika,  Kasubag  data telematika,  Kasubag  data  masukan,  Kasubag  laya- nan  data,  Akademisi  dokumentasi,  dan  kearsipan Unpad.  Para  informan  diwawancarai  secara  lang- sung  dan  melalui  telepon.  Hasil  penelitian  ini  me- nunjukkan bahwa kegiatan pengelolaan dokumen di
Bagian Informatika pada Sekretariat Daerah Kabu- paten  Sumba  Barat  sudah  berjalan  dengan  cukup baik  terutama  dokumen  rahasia  namun  dalam pelaksanaannya  masih  banyak  kendala  baik  dari segi  pengumpulan  dokumen,  sampai  dengan  temu balik  dokumen  masih  belum  baik  dikarenakan masih kurangnya sarana dan prasarana pengolahan dokumen.
Kata kunci: Manajemen Dokumen, Sekretariat Daerah, Sumba Barat

## PENDAHULUAN
Perkembangan  informasi  pada  saat  sekarang ini sangat penting seiring dengan kemajuan zaman. Informasi  merupakan  kebutuhan  bagi  masyarakat luas,  bahkan  masyarakat  yang  modern  ini  dapat terancam  kelangsungan  hidupnya  apabila  tidak mendapatkan informasi. Dengan informasi manusia dapat  mengetahui  kejadian  yang  terjadi  di  sekitar maupun di luar lingkungannya, dapat mencerdaskan  kehidupannya,  memperluas  cakra- wala  pandangannya,  serta  peranan  dalam  masya- rakat.
Sebagai  masyarakat  informasi  yang  mem- butuhkan  informasi  dan  menyimpan  ribuan informasi  terekam  dan  terus  berkembang,  tetapi tidak  seluruh  orang  dapat  mengikuti  seluruh perkembangan dan pertumbuhan informasi, apabila jika informasi tidak ada yang mengelolanya secara khusus,  atas  alasan-alasan  yang  disebut  tadi,  pada ilmu  informasi  dan  perpustakaan  mempelajari bagaimana cara mengelola, mengolah, dan
Simson P.E. Baok 1 , Agung Budiono 2 , Saleha Rodiah 3
1 Setda Kab. Sumba Barat Daya, 2,3 Program Studi Ilmu Perpustakaan Fikom Unpad 1 rato_babe@yahoo.co.id , 2 agung.budiono@unpad.ac.id , 3 saleda.rodiah@unpad.ac.id

## KEGIATAN PENGOLAHAN DOKUMEN DI BAGIAN INFORMATIKA PADA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN SUMBA BARAT
mendistribusikan  informasi,  dan  memanfaatkan informasi kelolaannya kepada orang yang membutuhkannya,  dari  sudut  pandang  dunia perpustakaan  informasi  adalah  suatu  rekaman fenomena  yang  diamati,  atau  bisa  juga  berupa putusan-putusan yang dibuat seseorang.
Melihat  penjelasan  di  atas  kegiatan  penyim- panan  data  sangatlah  penting  bagi  sebuah  orga- nisasi  termasuk instansi pemerintahan pada Kabu- paten  Sumba  Barat  maka  kegiatan  penyimpanan data  juga  dilaksanakan  oleh  Kantor  Penyimpanan Data  Elektronik  (KPED)  pada  Sekretariat  Daerah (SETDA) Kabupaten Sumba Barat  yang terbentuk dengan  Peraturan  Daerah  Nomor  3  Tahun  2001, tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja  Perangkat  Kerja  Perangkat  Kerja  Daerah Kabupaten  Sumba  Barat,  yang  sekarang  di  seder- hanakan  dengan  Peraturan  Daerah  (PERDA)  No- mor 8 tahun 2007 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah menjadi bagian informatika  sehingga  kebutuhan  akan  informasi dengan  cepat  dapat  ditelusur  oleh  semua  instansi pemerintahan yang ada di kabupaten Sumba Barat, mulai  dari  pengadaan  dokumen,  mengelola,  me- nyimpan, dan penelusuran informasi.

## TINJAUAN PUSTAKA
Dokumen  merupakan  semua  jenis  fisik  yang mengandung  informasi  (Soejono,  1987,  2).  Se- dangkan  menurut  Martono  (1987,  2),  dokumen merupakan  benda-benda  yang  bernilai  informasi seperti  lembaran  tercetak,  bergambar,  berukur, terpahat,  struktur  informasi,  papan  statistik,  tata kerja, denah/maket gedung dan sebagainya dapat di kategorikan sebagai dokumen.
Menurut Ridwan (2011) jenis dokumen dibagi sebagai berikut:
I. Jenis-Jenis  Dokumen  Berdasarkan  Kepen- tingannya
a) Dokumen  pribadi,  yaitu  dokumen  yang menyangkut kepentingan perorangan. Con- tohnya: KTP, SIM, dan Ijazah.
b) Dokumen  niaga,  yaitu  dokumen  yang berkaitan  dengan  perniagaan.  Contohnya: cek, obligasi, dan saham.
c) Dokumen  sejarah,  yaitu  dokumen  yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.
d) Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi  tentang  informasi  ketatanegaraan suatu  pemerintahan.  Contohnya:  Keppres dan UU.
II. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
a) Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena  dicetak,  ditulis,  digambar,  atau direkam  (dikumpulkan  di  perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
b) Dokumen  korporil  adalah  dokumen  yang berupa  benda  bersejarah  (dokumen  ini dikumpulkan di meseum).
c) Dokumen  privat  adalah  dokumen  yang berupa  surat  atau  arsip  (disimpan  dengan sistem kearsipan).
Sistem  penyimpanan  dokumen  adalah  sistem yang  digunakan  dalam  penyimpanan  warkat  agar kemudahan  kerja  penyimpanan  dapat  diciptakan dan  penemuan  warkat  yang  sudah  disimpan  dapat dilakukan  dengan  cepat  bersama  warkat  tersebut sewaktu-waktu diperlukan (Amsyah, 2003, 71)
Beberapa  langkah  pengelolaan  dokumen meliputi  pemeriksaan  atas  dokumen-dokumen tersebut  sampai  mereka  disusun  pada  masing- masing  tempat  penyimpanan  dokumen  menurut jenisnya masing-masing. Dalam Vardiatama (2009) urutan langkahnya adalah:
1. Pemeriksaan atas dokumen yang rusak
a. Dokumen  tersebut  sesuai  dengan  yang dipesan  atau  yang  dibutuhka  oleh  lembaga yang  bersangkutan  atau  tidak  ditinjau  dari segi  materinya,  kemutakhiran  data  atau faktanya,  kompetensi  atau  kualifikasi ataupun  kewenangan  penyusunnya,  bentuk fisiknya  (hardcover  atau  bukan)  dan spesifikasi lainnya yang ditetapkan sebelumnya.
b. Kondisi  dokumen:  lengkap  atau  tidak halamannya,  tipografinya  jelas  atau  tidak, gambar-gambarnya,  grafik  lampiran  yang kurang lengkap, dsb.
c. Menyortir  dokumen-dokumen  yang  masuk itu  menurut  kelompok  jenisnya  (buku, pamflet,  brosur,  leaflet,  manuskrip,  dst.) untuk  memudagkan  penyelesaian  adminis- trasi  (pembayaran  rekening  penagihan untuk mereka,  pembuatan  surat-surat jawaban,  dsb.),  serta  untuk  kepentingan pemrosesan dokumen selanjutnya : inventarisasi,  katalogisasi/  pengindeksan, abstracting, dst.
2. Langkah-langkah inventarisasi dokumen
a. Semua  jenis  dokumen  tanpa  terkecuali harus  dibubuhi  tanda  cap  instansi  atau lembaga  yang  bersangkutan  agar  dapat diketahui  dengan  segera  bahwa  barang tersebut  adalah  milik  lembaga  yang
bersangkutan,  untuk  dokumen  tertentu seperti film, microfilm dan sebagainya cap dibubuhkan pada label yang ada pada kotak atau sampulnya.
b. Pada  sisi  halaman  belakang  judul  hen- daknya  diterapkan  cap  agenda:  tanggal penerimaan  dokumen,  nomor  induk  atau accesion  number (untuk  dokumen  yang berupa  buku)  dan  keterangan-keterangan yang dianggap perlu, misalkan: harga buku, keterangan seperti sumbangan, hadiah, dan sebagainya.
c. Registrasikan  dokumen  tersebut  dibagi menjadi  tiga  penanganan  yakni  dokumen yang  berupa  buku,  berupa  majalah  atau harian,  serta  untuk  dokumen  yang  berupa pamflet/brosur/ leaflet.
d. Pembuatan katalog, indeks, dan abstraksi.
3. Sistem penyimpanan arsip ( Filling )
Terdapat  banyak  cara  penyimpanan  arsip ( filling )  yang  digunakan  di  lembaga-lembaga dan  kantor-kantor  untuk  saat  ini  trendnya adalah arsip disimpan secara sistematis dalam bentuk digital.

## METODE PENELITIAN
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini adalah  metode  kualitatif  deskriptif.  Menurut Bodgan dan Taylor, penelitian kualitatif didefinisi- kan  sebagai  prosedur  penelitian  yang  meng- hasilkan  data  deskriptif  berupa  kata-kata  tertulis atau  lisan  dari  orang-orang  dan  perilaku  yang diamati.  Pendekatan  ini  diarahkan  pada  latar  dan individu tersebut secara holistik (utuh). Metode ini hanya memaparkan siatuasi secara sistematis, tidak menceritakan atau menjelaskan hubugan, tidak
menguji hipotesis atau membuat prediksi (Rakhmat, 1991, 24) .

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah  peneliti  mengamati  melalui  kegiatan pengumpulan  data  dan  wawancara,  peneliti  men- coba  untuk  menganalisis  kegiatan  pengolahan dokumen  di  Bagian  Informatika  pada  Setda Kabupaten  Sumba  Barat,  untuk  memperoleh  data tentang  fokus  penelitian,  peneliti  melakukan wawancara dengan beberapa informan yang ada di Bagian  Informatika  ada  Sekretariat  Daerah Kabupaten  Sumba  Barat  dan  informan  dari Fakultas Ilmu Komunikasi (Fikom) Unpad.
Hasil  pengamatan  di  lapangan  terlihat  bahwa bagian  Informatika  pada  Sekretariat  Kabupaten Sumba Barat merupakan salah satu bagian penting dalam  struktur  pemerintahan  di  Sumba  Barat merupakan  dalam  proses  penyelenggaraan  peme- rintahan  dalam  bidang  informatika  harus  mampu memberikan  pelayanan  dan  menyediakan  infor- masi  yang  akurat  sesuai  dengan  tugas  dan  fungsi yang diemban. Dengan adanya bagian informatika maka  diharapkan  dapat  membantu  Bupati  dalam menjalankan  roda  pemerintahan  di  kabupaten Sumba Barat.
Ditinjau  dari  aspek  Sumber  Daya  Manusia dalam  pelayanan  terhadap  pengguna  informasi, bagian informatika mempunyai tiga sub bagian dan memiliki tujuh orang Pegawai  Negeri Sipil  (PNS) serta  dua  orang  tenaga  kontrak  namun  demikian bagian  informatika  menerapkan  prinsip-  prinsip layanan  antara  lain  layanan  harus  sesuai  dengan kebutuhan penggunaan data, diusahakan berlangsung  dengan  cepat,  tepat  dan  mudah  serta
menciptakan kesan yang menarik dan menyenang- kan dan memuaskan pengguna.
Pengelolaan  dokumen  merupakan  suatu kegiatan  pengumpulan  dokumen  yang  mengikuti rangkaian  dokumenter  antara  lain:  analisis  kebu- tuhan  dokumen,  seleksi  dokumen,  inventarisasi dokumen,  verifikasi  dokumen,  layanan  sampai dengan pemanfaatan dokumen dan bisa menjawab kebutuhan informasi dari pengguna.
Dalam  kegiatan  pengelolaan  dokumen  kua- lifikasi  pegawai  merupakan  unsur  penting,  karena keberlangsungan pengolahan dokumen dan kesela- matan  dokumen  terutama  informasi  yang  ada  di dalamnya  harus  ditangani  oleh  pegawai-pegawai yang mempunyai keahlian khusus seperti arsiparis.
Alih bentuk dokumen adalah untuk mengatasi begitu banyaknya dokumen adalah untuk mengatasi begitu  banyaknya  dokumen  yang  ada  ada  suatu organisasi ke dalam bentuk lain seperti CD, dengan tidak merubah keaslian isi atau informasi yang ada dalam  dokumen  tersebut,  dalam  melaksanakan kegiatan pengelolaan doku- men diperlukan sarana dan  prasana  untuk  menyim-  pan  dan  memelihara dokumen itu sendiri, tempat penyimpanan dokumen  yang  baik  dapat  menjaga  keberadaan suatu  informasi  yang  terkandung  dalam  dokumen itu sendiri.
Temu  balik  suatu  dokumen  sangat  berkaitan dengan  manajemen  dokumen  dan  sistem  penyim- panannya  sehingga  keakuratan  informasi  yang terkandung  di  dalam  dokumen  dapat  diman- faatkan  sesuai  dengan  kegunaan  dan  informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut.
Anggaran  merupakan  faktor  utama  dalam pengelolaan  dokumen  pada  suatu  organisasi. Pengelolaan dokumen sangatlah berpengaruh besar
terhadap  besar  kecilnya  alokasi  anggaran  dan berpengaruh besar terhadap besar kecilnya alokasi anggaran dan berpengaruh juga kepada sarana dan prasarana penunjang pengelolaan dokumen.
Pemantauan dan pengendalian terhadap doku- men  sangatlah  penting  dengan  maksud  agar mendokumen  tersebut  dapat  digunakan  sesuai dengan peruntukannya sehingga dokumen- dokumen  tidak  disalahguanakan  oleh  orang  yang tidak bertanggung jawab.
Keberadaan  dokumen  sangatlah  penting  teru- tama  informasi  yang  terkandung  di  dalamnya. Untuk itu, dokumen harus dipelihara dengan baik, tujuan  pemeliharaan  adalah  untuk  melindungi, mengatasi  dan  mengambil  tindakan  untuk  me- nyelamatkan  informasi  di  dalamnya  juga  menjaga keberlangsungan hidup fisik dokumen tersebut.
Pengamanan  dokumen  yang  bersifat  rahasia merupakan  usaha  penjagaan  dokumen  agar  tidak hilang dan isi informasinya tidak sampai diketahui oleh  orang  yang  tidak  berhak  mengetahuinya, petugas  dituntut  untuk  bisa  untuk  mengetahui persis  mana  saja  dokumen  yang  sangat  vital  bagi organisasinya  mana  dokumen  yang  tidak  terlalu penting,  mana  dokumen  yang  sangat  rahasia,  dan lain sebagainya.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah dilaksanakan analisa yang telah diuraikan sebelumnya peneliti menarik kesimpulan bahwa:
1. Pembagian  tugas  pengolahan  dokumen  pada Bagian  Informatika  berjalan  sesuai  dengan tupoksi  masing-masing  sub  bagian:  Sub
Bagian Data
Masukan, Sub Bagian
Telematika, Sub Bagian Layanan Data.
2. Kegiatan  pengolahan  dokumen  di  Bagian Informatika  pada  sekretariat  Daerah  Kabu- paten  Sumba  Barat  sudah  berjalan  dengan cukup  baik  terutama  dokumen  rahasia  namun dalam  pelaksanaannya  masih  banyak  kendala baik dari segi pengumpulan dokumen, sampai dengan temu balik dokumen masih belum baik dikarenakan  masih  kurangnya  sarana  dan prasarana pengolahan dokumen.
Kesiapan  anggaran  dan  pegawai  belum memadai  untuk  kegiatan  pengolahan  dokumen bagian  informatika,  sehingga  pelaksanaan  pengo- lahan dokumen masih dikatakan kurang baik.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah,  Zulkifli.  (2003). Manajemen  Kearsipan Modern . Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Martono,  E.  (1987). Manajemen  Kepegawaian.
Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Trimo, Soejono. (1987). Pengantar Ilmu Dokumentasi . Bandung: Remadja Karya
Rakhmat,  Jalaluddin.  (1991). Metode  Penelitian Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Ridwan. (2011). Jenis-Jenis Dokumen . http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/06/jenis -jenis-dokumen.html.
Varditama.  (2009). Proses  Pengolahan  Dokumen . http://kuliahilmuinformasidanperpustakaan.b logspot.co.id/2009/12/proses-pengolahan-do kumen.html.