Volume 6 Nomor 2, Desember 2023 e-ISSN : 2614-1574 p-ISSN : 2621-3249

## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SANTRI DI PONPES ROUDLOTUS SYIFA AZZAKIA BERBASIS WEB

## DESIGN AND DEVELOPMENT WEB-BASED STUDENT ADMINISTRATION SYSTEM FOR ROUDLOTUS SYIFA AZZAKIA ISLAMIC BOARDING SCHOOL
Muhammad Nur Syafa’at 1 , Muji Sukur 2
1,2 Universitas Stikubank (UNISBANK) Semarang, Indonesia muhammadnursyafaat@mhs.unisbank.ac.id

## ABSTRACT
The rapid development of information technology, particularly the internet and websites, provides convenience in  managing  administrative  data  in  educational  institutions.  Information  systems  are  crucial  for  improving efficiency and effectiveness. However,  administration  in  Pondok Pesantren Roudlotus Syifa is still carried out manually, resulting in weaknesses such as lack of data accuracy, difficulty in information retrieval, limitations in managing student data, and slow processes. To overcome these issues, the student administration information system is considered as a solution. By developing this system, it provides ease for administrators in  managing student administrative data. The system is developed using the waterfall method, involving stages of requirement analysis,  design,  coding,  testing,  and  maintenance.  This  research  has  resulted  in  a  web-based  student administration  information  system  at  Pondok  Pesantren  Roudlotus  Syifa  Azzakia.  The  system  facilitates  the management of student administrative data at the institution, saving time, effort, and costs. Moreover, it enables students  and  parents/guardians  to  access  administrative  data  such  as  monthly  payments,  re-registration,  and remaining  pocket  money.  The  developed  system  has  been  tailored  to  meet  the  needs  of  Pondok  Pesantren Roudlotus Syifa Azzakia.

## Keywords: Administration, Islamic Boarding School, Website

## ABSTRAK
Perkembangan teknologi informasi pesat, khususnya internet dan website yang memberikan kemudahan dalam pengelolaan data administrasi lembaga pendidikan. Sistem informasi sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Namun, administrasi di Pondok Pesantren Roudlotus Syifa masih dilakukan secara manual dengan kelemahan seperti kurangnya akurasi  data, kesulitan pencarian informasi, keterbatasan pengelolaan data santri, dan proses yang lambat. Untuk mengatasi  masalah ini, sistem informasi  administrasi  santri  menjadi  salah satu solusi,  dengan  membuat  sistem  informasi  administrasi  santri  dapat  memberikan  kemudahan  pengurus  dalam mengelola data administrasi santri. sistem dikembangkan dengan menggunakan metode waterfall yang melibatkan tahapan analisis kebutuhan, desain, pengkodean, pengujian, dan pemeliharaan. Dari penelitian ini mengahsilkan sistem  informasi  administrasi  santri  di  ponpes  Roudlotus  Syifa  Azzakia  berbasis  web.  Sistem  ini memberikan kemudahan  dalam  pengelolaan  data  administrasi  santri  di  ponpes  Roudlotus  Syifa,  dapat  menghemat  waktu, tenaga, dan biaya. Selain itu, sistem ini memudahkan santri dan wali santri dalam mengakses data administrasi seperti  pembayaran  bulanan,  daftar  ulang,  dan  sisa  uang  saku.  Sistem  yang  dikembangkan  telah  disesuaikan dengan kebutuhan Pondok Pesantren Roudlotus Syifa Azzakia.
Kata Kunci : Administrasi, Pondok Pesantren, Website

## PENDAHULUAN
Saat  ini,  perkembangan  teknologi informasi mengalami kemajuan yang pesat. Banyak tugas dan kegiatan yang melibatkan Teknologi  Informasi  agar  dapat  mencapai hasil yang optimal. Dalam konteks lembaga pendidikan,  penggunaan  sistem  informasi sangat penting untuk meningkatkan efisiensi  dan  efektivitas  di  lembaga tersebut. Dengan adanya sistem informasi, semua  aspek  akademik  dalam  lembaga
pendidikan  akan  menjadi  lebih  mudah, karena dapat diakses melalui internet kapan saja  dan  di  mana  saja.  Hal  ini  membantu menghemat waktu, biaya, serta meningkatkan kualitas lembaga pendidikan (Firmansyah & Udi, 2017).
Menurut  John  F.  Nash  (1995:8), definisi  sistem  informasi  adalah  gabungan antara  elemen  manusia,  fasilitas  atau perangkat  teknologi,  media,  prosedur,  dan pengendalian yang bertujuan untuk
mengatur jaringan komunikasi yang penting, proses transaksi yang spesifik dan berulang,  serta  membantu  manajemen  dan pengguna  internal  maupun  eksternal. Sistem  ini  juga  memberikan  dasar  yang diperlukan  untuk  pengambilan  keputusan yang tepat (Sutiyono & Santi, 2020).
Dengan kemajuan teknologi informasi,  terutama  dalam  hal  teknologi internet  dan  website,  telah  memberikan kemudahan  bagi  masyarakat  dalam  hal penginputan  dan  pengambilan  data  yang cepat  dan  akurat  (SEPTIARINA,  2021). Dengan memanfaatkan internet dan sistem informasi  berbasis  web  menjadi  alternatif yang  tepat  untuk  mengatasi  permasalahan administrasi dalam sebuah lembaga pendidikan.  Sistem  informasi  administrasi berbasis  web  dapat  mempercepat  proses administrasi,  meningkatkan  akurasi  data, memudahkan  pencarian  informasi,  serta memberikan kemudahan dalam pengelolaan  data  di  suatu  lembaga pendidikan.
Pondok  pesantren  merupakan  suatu lembaga  pendidikan  Islami  yang  memiliki tradisi khas, di mana para muridnya tinggal di asrama pesantren yang terletak di tengah- tengah masyarakat. Para murid, yang biasa disebut santri, melaksanakan semua kegiatan  sehari-hari  di  dalam  asrama tersebut, termasuk belajar, mengaji, makan, dan  tidur.  Semua  kegiatan  tersebut dilakukan  di  bawah  pengawasan  seorang pemimpin  yang  disebut  Kyai  (Fajar  & Prasetio, 2021).
Pondok Pesantren merupakan lembaga  pendidikan  Islam  yang  menjadi pionir  di  Indonesia.  Keberadaan  pesantren ini diyakini telah ada sekitar 300-400 tahun yang  lalu  dan  telah  menyebar  hampir  di seluruh lapisan masyarakat Muslim Indonesia, terutama di Pulau Jawa. Pondok pesantren memainkan peran penting dalam membentuk  kompetensi  dan  karakter individu. Pada tahun 2018, terdapat 28.839 pondok  pesantren  di  Indonesia  dengan jumlah santri mencapai 4.290.626, di mana sekitar  82,74%  dari  jumlah  tersebut terdapat di Pulau Jawa (Sutedi et al., 2021).
Salah satu pondok pesantren di Pulau Jawa  adalah  pondok  pesantren  Roudlotus Syifa Azzakia. Pondok pesantren Roudlotus  Syifa  Azzakia  merupakan lembaga  pendidikan  islam  yang  berfokus pada pendidikan agama dan pengembangan karakter bagi para santri. Pondok pesantren ini  beralamat  di  Desa  Krajan,  RT  02,  RW 02,  Kelurahan  Karangmalang,  Kecamatan Mijen,  Kota  Semarang.  Pondok  pesantren ini  dipimpin  oleh  Kiai  Nur  Wakid  yang berasal dari Demak.
Hingga  saat  ini,  administrasi  di Pondok  Pesantren  Roudlotus  Syifa  masih dilakukan  secara  manual  mulai  dari pembayaran  bulanan  santri,  daftar  ulang santri,  pendataan  santri  baru,  pencatatan sumbangan donatur, serta pencatatan uang saku  santri.  Dimana  itu  masih  di  catat menggunakan  tulisan  tangan  dan  di kumpulkan  dalam  buku  arsip  besar.  Ini memiliki  beberapa  kelemahan,  seperti kurangnya  akurasi  data,  kesulitan  dalam pencarian  informasi,  keterbatasan  dalam pengelolaan  data  santri,  serta  proses  yang lambat dan memakan waktu.
Banyak  lembaga  pendidikan  seperti sekolah,  perguruan  tinggi,  dan  pondok pesantren  telah  mengadopsi  teknologi dengan efektif.
Mereka telah
memanfaatkan teknologi untuk menciptakan  sistem  informasi  yang  sesuai dengan  kebutuhan  lembaga  pendidikan tersebut  (Fajar  &  Prasetio,  2021).  Pondok pesantren  Roudlotus  Syifa’  sendiri  masih tertinggal  cukup  jauh  mengenai  teknologi. Pondok  pesantren  ini  memiliki  peran penting  dalam  mendidik  generasi  muda untuk  menjadi  pribadi  yang  berakhlakul karimah  dan  berkompeten  dalam  ilmu agama.  Untuk  mencapai  tujuan  tersebut, administrasi  yang  efisien  dan  terorganisir menjadi hal yang krusial.
Dengan begitu maka perlu di lakukan sebuah  penelitian  dalam  merancang  dan mengembangkan  sebuah  sistem  informasi administrasi  santri  pondok  pesantren Roudlotus  Syifa  Azzakia  berbasis  web. Dengan  adanya  sistem  informasi  ini,
diharapkan  proses  administrasi  menjadi lebih  efisien,  akurat,  dan  terorganisir.
Selain itu, sistem ini juga dapat memberikan kemudahan akses dan transparansi  informasi  kepada  pengelola, santri, dan pihak terkait. Melalui penelitian ini, diharapkan Pondok Pesantren Roudlotus Syifa dapat mengadopsi teknologi  informasi  secara  lebih  efektif dalam  pengelolaan  administrasi,  sehingga mempercepat
proses, mengurangi kesalahan,  dan  meningkatkan  kualitas pelayanan.

## METODE
Pengembangan  sistem  di  penelitian ini  adalah  metode waterfall. Metode waterfall adalah  salah  satu  metode  yang digunakan  dalam  pengembangan  sistem dan  merupakan  model  dari  Siklus  Hidup Pengembangan  Perangkat  Lunak  (SDLC). Metode ini mengadopsi pendekatan sistematis dan berurutan yang dimulai dari tahap  perencanaan  hingga  pemeliharaan sistem  (Aceng  Abdul  Wahid,  2020). Menurut penjelasan Sholikhah, Sairan, dan Syamsiah  (2017:47),  metode waterfall adalah  model  klasik  yang  memiliki  sifat berurutan  dalam  merancang  perangkat lunak. Metode ini menggambarkan pendekatan  yang  sistematis  dan  berurutan (step  by  step) dalam  pengembangan perangkat lunak (Kurniawan et al., 2021).
Ada  lima  tahapan  dalam  metode waterfall, yaitu  :  Analisis  kebutuhan, desain, pengkodean, pengujian, pemeliharaan  (Sudarsono  &  Sumandani, 2020).
Gambar 1. Alur waterfall
Adapun tahapannya jika diuraikan sebagai berikut :

## 1. Analisa Kebutuhan
Pengumpulan  kebutuhan  dilakukan dengan  penuh  fokus  untuk  menjelaskan secara rinci kebutuhan perangkat lunak agar perangkat lunak dapat memahami kebutuhan  pengguna  dengan  jelas.  Pada tahap ini, penting untuk mendokumentasikan  hasilnya  (Larasati  et al., 2017).

## 2. Desain
Dalam  fase  ini,  dilakukan  proses pembuatan model perangkat lunak. Tujuannya  adalah  untuk  memperoleh pemahaman  yang  lebih  mendalam  tentang bagaimana data mengalir dan dikendalikan, proses  fungsional  yang  terjadi,  operasi- operasi  yang  dilakukan,  serta  informasi yang  terkandung  di  dalamnya  (Irnawati, 2018). Pada fase desain, penulis menggunakan  DFD  dan  ERD  dalam merancang sistem yang di buat.
3. Pengkodean Pada tahap ini, penulis akan menerapkan  desain  yang  telah  dirancang sebelumnya  (Stefanus  &  Andry,  2020). Dengan membuat sistem informasi administrasi  santri  di  Ponpes  Roudlotus Syifa  Azzakia  berbasis  web,  dengan menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP dan MySql sebagai pengelolaan databasenya.

## 4. Pengujian
Tahap  pengujian  dilakukan  dengan tujuan  memverifikasi  bahwa  perangkat lunak yang telah dikembangkan beroperasi sesuai  dengan  kebutuhan  dan  persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya. Pengujian melibatkan proses verifikasi dan validasi  menyeluruh  terhadap  perangkat lunak, serta mengidentifikasi dan memperbaiki  bug  atau  masalah  yang ditemukan.

## 5. Pemeliharaan
Tahap pemeliharaan melibatkan tindakan perbaikan, perawatan, dan peningkatan perangkat  lunak setelah diterapkan. Hal ini melibatkan penanganan bug  atau  masalah  yang  timbul  setelah digunakan,  melakukan  pembaruan  pada fitur-fitur,  serta  merespons  umpan  balik pengguna guna meningkatkan kualitas dan kinerja perangkat lunak.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## 1. Halaman Login Admin & Santri

## Gambar 2. Halaman Login
Pada  halaman  ini  santri  ataupun admin dapat melakukan login untuk masuk ke  dalam  sistem  informasi  administrasi santri,  untuk  santri  baru  yang  belum memiliki  akun  maka  harus  mendaftar terlebih  dahulu  dengan  mengeklik  tombol daftar.

## 2. Halaman Daftar

## Gambar 3. Halaman Daftar
Pada  halaman  ini  calon  santri  baru yang  belum  memiliki  akun  harus  mengisi username,  password,  nama  lengkap,  serta nomor telepon, setelah mengisi maka nanti admin  akan  mengkonfirmasi  apakah  yang mendaftar  benar-benar  calon  santri  atau tidak,  jika  iya  maka  nanti  admin  akan mengkonfirmasi  agar  yang  mendaftar  tadi bisa melakukan aktivitas login untuk masuk ke dalam sistem.

## 3. Dashboard
Gambar 4. Dashboard Santri

## Gambar 5. Dashboard Admin
Setelah login, Santri maupun Admin akan  di  arahkan  ke  halaman  dashboard, untuk  santri  akan  mendapatkan  ucapan selamat  datang  sedangkan  admin  akan mendapatkan  informasi  mengenai  jumlah santri dan jumlah calon santri.

## 4. Halaman Biodata Santri

## Gambar 6. Biodata Santri
Pada  halaman  biodata  santri,  santri dapat  mengisi  biodata  dan  mengunggah foto kk dan memperbaruinya.

## 5. Halaman Data Santri Admin

## Gambar 7. Data Santri
Pada  halaman  ini  admin  dapat melihat  data  santri  serta  dapat  mengedit, mengkonfirmasi santri baru dan mengahpus data santri itu sendiri.

## 6. Halaman Uang Bulanan Santri

## Gambar 8. Bulanan Santri
Pada halaman ini santri dapat melihat siapa  saja  santri  yang  sudah  membayar uang  bulanan,  dan  juga  dapat  melakukan pembayaran  bulanan  dengan  mngeklik tambah  uang  bulanan,  setelah  itu  santri  di haruskan mengisi nama, bulan tahun, serta bukti  pembayaran  yang  nantinya  akan  di konfirmasi oleh admin jika pembayaran itu sudah masuk

## 7. Halaman Admin Uang Bulanan Santri

## Gambar 9. Halaman Admin bulanan santri
Pada  halaman  ini  admin  dapat melihat  data  pembayaran  bulanan  santri, serta  dapat  mengkonfirmasi  pembayaran bulanan santri yang sudah masuk ke dalam rekening pondok pesantren.

## 8. Daftar Ulang Santri
Gambar 10. Daftar Ulang Santri Pada halaman ini, santri dapat melihat siapa saja yang sudah melakukan pembayaran  daftar  ulang  serta  dapat melakukan pembayaran daftar ulang dengan  mengeklik  tombol  tambah  daftar ulang.

## 9.  Halaman  Admin  Daftar  Ulang
Gambar 11. Halaman Admin Daftar Ulang Pada  halaman  ini,  admin  dapat melihat  data  pembayaran  daftar  ulang santri, serta dapat mengkonfirmasi pembayaran daftar ulang santri yang sudah masuk ke dalam rekening pondok pesantren.

## 10. Halaman Catatan Uang Saku Santri

## Gambar 12. Catatan Uang Saku Santri
Pada halaman ini santri dapat melihat data  penambahan  uang  saku  santri  dan dapat  melakukan  penambahan  uang  saku santri  dengan  memasukkan  nominal  dan bukti transfer ke rekening pondok.

## 10. Halaman Admin Catatan Uang Saku

## Gambar 13. Halaman Admin Catatan Uang Saku
Pada  halaman  ini  admin  dapat melihat data penambahan uang saku santri, serta  dapat  mengkonfirmasi  penambahan uang saku pada santri yang sudah masuk ke dalam rekening pondok.

## 11. Halaman Uang Saku Santri
Gambar 14. Halaman Uang Saku Santri Pada halaman ini santri dapat melihat sisa uang saku santri masih berapa.

## 12. Halaman Admin Uang Saku Santri

## Gambar 15. Halaman Admin Uang Saku
Pada  halaman  ini,  admin  dapat melihat  data  sisa  uang  saku  santri,  serta dapat  mengubah  atau  mengedit  sisa  uang saku  santri  apabila  santri  melakukan pengambilan,  data  ini  akan  di  update seminggu  satu  kali  sesuai  pengambilan uang  saku  santri  yang  di  ambil  dari pengurus seminggu sekali

## 13. Halaman Uang Donasi

## Gambar 16. Halaman Uang Donasi
Pada halaman ini, santri dapat melihat data  uang  donasi  yang  masuk  ke  dalam pondok pesantren.

## 14. Halaman Admin Uang Donasi

## Gambar 17. Halaman Uang Donasi
Pada  halaman  ini  admin  dapat melihat  data  uang  donasi  yang  masuk  ke dalam  pondok  pesantren,  serta  dapat memasukkan  data  baru  apabila  ada sumbangan  yang  masuk  ke  Rekening pondok pesantren maupun yang memberika uang  secara  langsung  dengan  mendatangi pondok pesantren.

## SIMPULAN
Dari  pembahasan  yang  telah  di jelaskan  di  atas,  maka  dapat  disimpulkan bahwa  dengan  adanya  sistem  informasi admnistrasi  santri  di  ponpes  Roudlotus Syifa  Azzakia  berbasis  web  ini  dapat memudahkan  pengurus  pondok  pesantren dalam  mengelola  data-data  administrasi pada  pondok  pesantren,  karena  sudah terdigitalisasi.  Dengan  adanya  sistem  ini maka  dapat  mengefisiensi  waktu,  tenaga, dan biaya dalam pengelolaan data administrasi  santri,  sistem  ini  juga  dapat memudahkan  santri  maupun  wali  santri dalam  melihat  data  administrasi  santri  itu sendiri,  seperti  pembayaran  bulanan, pembayaran  daftar  ulang  dan  melihat  sisa uang  saku.  Sistem  yang  dibuat  ini  sudah sesuai dengan kebutuhan ponpes Roudlotus Syifa Azzakia.

## DAFTAR PUSTAKA
Aceng  Abdul  Wahid.  (2020).  Analisis Metode
Waterfall
Untuk Pengembangan  Sistem  Informasi. Jurnal  Ilmu-Ilmu  Informatika  Dan
Manajemen STMIK , November , 1–5. Fajar, A., & Prasetio, R. T. (2021). Sistem
Informasi Akademik Pesantren (SIAKSEN)  Berbasis  Web  Pada Pesantren  Sabilul  Huda  Warrosyad.
EProsiding Sistem Informasi (POTENSI) , 2 (1), 92–101. http://eprosiding.ars.ac.id/index.php/ psi/article/view/346%0Ahttps://epros iding.ars.ac.id/index.php/psi/article/d ownload/346/159x Firmansyah,  Y.,  &  Udi,  U.  (2017). Penerapan  Metode  SDLC  Waterfall Dalam  Pembuatan  Sistem  Informasi Akademik Berbasis Web Studi Kasus
Pondok  Pesantren  Al-Habib  Sholeh Kabupaten  Kubu  Raya,  Kalimantan Barat. Jurnal Teknologi Dan
Manajemen Informatika , 4 (1). https://doi.org/10.26905/jtmi.v4i1.16
05
Irnawati, O. (2018). Implementasi Metode
Waterfall  Pada  Sistem  Informasi Stock  Opname. Indonesian  Journal on  Software  Engineering  (IJSE) ,
4 (1),
79–84. https://doi.org/10.31294/ijse.v4i1.63 01
Sutiyono,  &  Santi.  (2020).  Membangun Sistem  Informasi  Pendaftaran  Siswa
Baru  Berbasis  Web  Dengan  Metode
Mdd  (Model  Driven  Development) Di  Raudhatul  Athfal  Nahjussalam. Jurnal Sistem Informasi, 02, 50–56. Kurniawan, H., Apriliah, W., Kurnia, I., &
Firmansyah,  D.  (2021).  Penerapan Metode Waterfall Dalam Perancangan Sistem Informasi Penggajian  Pada  Smk  Bina  Karya
Karawang. Jurnal  Interkom:  Jurnal Publikasi  Ilmiah  Bidang  Teknologi Informasi  Dan  Komunikasi , 14 (4), 13–23. https://doi.org/10.35969/interkom.v1 4i4.78 Larasati,  H.,  Masripah,  S.,  Bsi,  A., Merdeka, B. J., Tengah, B., Jl, J. R., Fatmawati,  N.,  &  Selatan,  J.  (2017).
Dengan  Metode  Waterfall. Jurnal Pilar Nusa Mandiri , 13 (2), 193–198.
Septiarina, N. (2021). Perancangan Sistem Informasi  Penerimaan  Siswa  Baru Berbasis  Web  Pada  Smk  Bandara.
PROSISKO:  Jurnal  Pengembangan Riset Dan Observasi Sistem
Komputer , 8 (1), 60–67. https://doi.org/10.30656/prosisko.v8i
1.2816
Stefanus,  M.,  &  Andry,  J.  F.  (2020).
Pengembangan  Aplikasi  E-Learning Berbasis  Web  Menggunakan  Model Waterfall Pada Smk Strada 2 Jakarta. 10 (1), 1–10.
Sudarsono,  N.,  &  Sumandani,  R.  (2020).
Sistem Informasi E-Marketplace “Vendorsland”  bagi  Penyedia  Event dan Wedding Organizer (Studi Kasus Wedding Organizer Kota Tasikmalaya). Jurnal VOI  (Voice  Of
… , x , 57–68.
Sutedi, A., Septiana, Y., & Abdul Halim, R.
(2021).  Sistem  Informasi  Akademik Santri  Berbasis  Web  di  Pondok Pesantren. Jurnal  Algoritma , 18 (1), 151–161.
https://doi.org/10.33364/algoritma/v. 18-1.934