## PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ADMINISTRASI IZIN (SIMAMI) DI UNIVERSITAS TEKNOLOGI SUMBAWA
Sirajunnasihin 1* , Tomy Dwi Cahyono 2 , Wilia Ismiyarti 3
1,3 Informatika, Universitas Teknologi Sumbawa
2 Teknologi Hasil Pertanian, Universitas Teknologi Sumbawa email : sirajunnasihin@uts.ac.id*
Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi manajemen administrasi izin di universitas teknologi sumbawa  agar  dapat  mempermudah  aktifitas  pengelolaan  data  dan  pengajuan  izin  seluruh  dosen  maupun  staf  universitas teknologi  sumbawa.  Penelitian  menggunakan  metode deskriptif  kualitatif untuk  dapat  menggambarkan  keadaan  ditempat penelitian  dengan  mendetail  dan  memungkinkan dapat berkembang selama proses penelitian berlangsung. Metode perancangan perangkat  lunak  ini  menggunakan  metode waterfall .  Metode  pengumpulan  data  menggunkan  obervasi,  studi  pustaka  dan  studi dokumen.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  sebuah  sistem  yang  telah  dikembangkan  sehingga  dapat  membantu  mempermudah pegawai  dalam  melakukan  izin  sehar-hari  maupun  cuti  dan  mempermudah  bagian  kepegawaian  dalam  melakukan  pengelolaan data izin dan cuti
Kata Kunci : Web, Izin, Cuti, Sistem, Informasi
Abstract: This study aims to develop a permit administration management information system at Sumbawa technology university in order to facilitate data management activities and submission of permits for all lecturers and staff of the Sumbawa technology university.The  study  used  a  qualitative  descriptive  method  to  describe  the  situation  in  the  study  site  in  detail  and  allow  it   to develop  during  the  research  process.  This  software  design  method  uses  the  waterfall  methodMethods  of  data  collection  using observation, literature and document research. The results of this study are a system that has been developed so that it can help make it easier for employees to carry out day-to-day permits and leave and make it easier for staffing to carry out permit and leave data management.
Keywords : Web, Permit, Leave , System, Information

## PENDAHULUAN
Teknologi  adalah  salah  satu  apek  penting dalam  kehidupan  yang  tak  kenal  selesai  dalam berkembanga  menjadi  lebih  baik,  hal  tersebut  tidak hanya untuk memperbaiki kekurangan pada tenologi sebelumnya  namun  menciptakan  sesuatu  yang  baru. Salah  satu  jenis  teknologi  yang  sering  digunakan adalah  teknologi  informasi.  Penggunaan  teknologi informasi  sangatlah  berperan  penting  terutama dalam  dunia  kerja  untuk  membantu  pekerjaan  agar lebih  mudah  dan  efisien  dalam  menyelesaikan masalah.
Universitas  Teknologi  Sumbawa  adalah  salah satu perguruan tinggi swasta yang telah menerapkan sistem  informasi  pada  beberapa  aspek  kegiatannya, salah  satunya  adalah  sistem  informasi  manajemen administrasi  izin.  Namun  pada  sistem  ini  masih terdapat  kekurangan  yang  sangat  mendasar,  yaitu jenis  izin  yang  masih  belum  sesuai  dengan kebutuhan  dan  cuti  yang  termasuk  izin  masih dilakukan diluar sistem atau masih dilakukan secara manual  yaitu  menggunakan  formulir  yang  dicetak secara mandiri oleh pegawai bersangkutan, izin tidak dapat  menyesuaikan  dengan  kebutuhan,  tidak  ada pemberitahuan  terkait  izin  ke  atasan  pemohon ataupun  pemohon  tersebut,  tidak  ada  validasi  data inputan, keamanan data.
Penelitian ini dilakukan untuk mengembangkan sistem  yang  sedang  berjalan  agar  sesuai  kebutuhan
dan  mempermudah  seluruh  pegawai  Universitas Teknologi  Sumbawa  dalam  mengajukan  izin/cuti dan  mempermudah  kepegawaian  dalam  mengelola data izin/cuti.

## TINJAUAN PUSTAKA
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan hasil penelitian  yang  telah  dilakukan  peneliti  lain  untuk dijadikan acuan.
[1] Anggi  Dwi  Lestari  (2016)  dengan  “Sistem Informasi  Cuti  Karyawan  berbasis  web  pada PT.Bank  Negara  Indonesia  (Persero)  Tbk  kantor cabang  utama  harmoni  jakarta”.  Anggi  mengatakan proses  pengajuan  cuti  masih  dilakukan  secara manual  meskipun terdapat  fasilitas pendukung  yaitu PC namun masih memungkinkan terjadinya kesalahan  atau  ketidaktepatan  data  cuti  karyawan Bank  BNI.  Dari  penelitian  tersebut  menghasilkan web sistem informasi untuk memperbaiki permasalahan cuti agar lefik efektif dan efisien.
Dan  berikut  beberapa  landasan  teori  yang digunakan penelitian ini :
1. Sistem Informasi
[2] Definisi  sistem  menurut  Mulyadi  (2016), Sistem  adalah  “suatu  jaringan  prosedur  yang dibuat  menurut  pola  yang  etrpadu  untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
Vol. x No. 2, Bulan Tahun, hlm. xx – xx
2. Izin [3] Menurut  Sutedi  Adrian  (2011),  Izin  adalah suatu  persetujuan  dari  penguasa  berdasarkan Undang-Undang  atau  peraturan  pemerintah untuk  dalam  keadaan  tertentu  menyimpang  dari ketentuan-ketentuan larangan peraturan
perundang-undangan.
3. Pegawai
[4] Menurut Robbins (2006), pegawai adalah “ orang  pribadi  yang  bekerja  pada  pemberi  kerja baik sebagai pegawai tetap atau tidak, berdasarkan  kesepakatan  kerja  baik  tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan  dalam  jabatan  atau  kegiatann  tertentu yang diterapkan oleh pemberi kerja.
4. UML ( Unified Modelling Language )
[5] Menurut  Utami (2015), UML adalah salah satu  standar  Bahasa  yang  banyak  digunakan    di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat  analisis  dan  desain,  serta menggambarkan  arsitektur  dalam  pemrograman berorientasi objek.
5. Waterfall
[6] Menurut Pressman (2015), model waterfall adalah  model  klasik  yang  bersifat  sistematis, berurutan dalam membangun software. Model  ini  dikenalkan  oleh  Winston  Royce pada  tahuan  1970  dan  masih  tetap  digunakan sampai sekarang karena  model  ini  menggunakan pendekatan secara sistematis dan berurutan.
Berikut  adalah  tahapan-tahapan  menurut pressman :
a. Communication (Project Initiation &
Requirements Gathering). Sebelum  seeorang Software  Engineering
(SE)  sangat diperlukan untuk berkomunikasi dengan  palanggan  untuk  mengetahui  dan memahami permasalahan yang ingin
diselesaikan  dengan  menggunakan  sistem yang  akan  dibangun  nantinya,  sehingga dengan mengetahui permasalahan dan keinginan  pelanggan  memudahkan  dalam menganalisis permasalahan dan
mengumpulkan  data-data  yang  dibutuhkan serta menentukan fungsi dan fitur dari sistem tersebut.
b. Planning (Estimating, Scheduling, Tracking) Setelah  melakukan  persiapan  awal  maka pada tahap ini adalah  menjelaskan,  membaca keadaan  termasuk kebutuhan, estimasi waktu yang dibutuhkan sekaligus menjadwalkan apa saja yang akan dikerjakan. Selain itu melacak proses pengerjaan sistem.
c. Modeling (Analysis & Design) Pada  tahapan  ini  adalah  tahap  untuk merancang  dan  memodelkan  sistem  seperti
perancangan struktur data, membuat Diagram konteks,  Data  Flow  Diagram,  dan  lain-lain, mendesain  tampilan interface dan  algoritma program.
d. Construction (Code & Test)
Setelah  merancang  maka  pada  tahap  ini merupakan  tahap  menerjemahkan  desain  ke dalam code atau  bahasa  pemrograman  yang dapat dimengerti oleh mesin. Setelah penulisan code langkah  selanjutnya  adalah menguji  coba code dan  sistem  yang  telah dibuat  untuk  mengetahui  kesalahan  agar dapat diperbaiki sebelum diimplemetasikan.
e. Deployment (Delivery, Support, Feedback) .
Tahapan ini adalah tahap mengimplementasikan software ,  memlihara software secara  berkala,  memperbaikan  jika ada bug , mengevaluasi software dan melakukan pengembangan berdasarkan feedback yang dari pengguna.

## METODE
Dalam  mengembangkan  sistem  ini,  peneliti menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif . Untuk menunjang penelitian berikut ini metode yang digunakan, yaitu :
a. Studi dokumen Penggumpulan  informasi  melalui  catatan arsip  dan  dokumen  lainnya  yang  berhubungan dengan studi kasus ini.
b. Observasi Meotde  ini  dilakukan  dengan  melakukan pengamatan  secara  langsung  pada  sistem maupun tempat penelitian.
c. Studi pustaka Studi pustaka dilakukan dengan
mengumpulkan  informasi    terkait  dengan  topik yang  sedang  diteliti  seperti  buku-buku,  karya ilmiah, dan sumber lainnya
Dalam mengembangkan sistem, peneliti menggunakan waterfall karena  membuat pengerjaan sistem  lebih  efektif  dan  efisien  karena  memiliki tahapan.  Selain  hal  tersebut  karena  kebutuhan  yang diperlukan dalam sistem sudah jelas.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis sistem berjalan
Setelah  melakukan  analisa  dan  diskusi singkat  dengan  bagian  kepegawaian  dan  Unit Pelakasana  Teknis  Information  Technology berikut kesimpulannya :
a. Menambahkan  fitur  pengajuan  cuti dengan hak cuti.
b. Menyesuaikan jenis izin dengan kebutuhan.
c. Menambahkan email notifikasi.
d. Menambahkan  fitur  Export  dan  Import data.
e. Menambahkan  fitur  backup  melalui sistem.
f. User  interface tidak user  friendly dan responsive.

## B. Perancangan sistem
1. Use Case Diagram
Sistem  ini  memiliki  beberapa  actor  yaitu, pegawai,  manajer/dekan/wakil  rector,  rector, kepegawawaian/admin  dan  administrator. Untuk  mengetahui  peran  masing-masing aktor dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

## Gambar 1. Use Case Diagram
2. Activity Diagram
a. Activity pengajuan izin pegawai Untuk melakukan izin, pegawai bersangkutan  diharuskan  login  terlebih dahulu.  Setelah  login,  pegawai  mengisi form  dan  setelah  selesai  sistem  akan mengirim  email  pemberitahuan  ke  atasan pegawai bersangkutan.
b. Activity pengajuan cuti pegawai Alur  pengajuan  cuti  memiliki  alur yang sama dengan izin. Namun pada cuti, permohonan  akan  disimpan  jika  sisa  cuti yang  diisi  sesuai  dengan  sisa  yang  dapat diambil.
Gambar 3. Activity pengajuan cuti pegawai
c. Activity konfirmasi izin
Setiap  mengkonfirmasi  izin,  sistem akan  mengirimkan  email  pemberitahuan ke  pegawai  bersangkutan  terkait  hasil konfirmasi.
Gambar 4. Konfirmasi izin
d. Activity konfirmasi cuti Pada  sistem  ini,  atasan  hanya  perlu mengkonfirmasi,  karena  sistem  telah melakukan  pengecekan  secara  otomatis terhadap sisa cuti yang dapat diambil oleh seorang pegawai sebelum tersimpan.

## Gambar 5. Activity konfirmasi cuti
e. Activity kepegawaian Berikut  adalah  activity  yang  dapat menjelaskan  peran  yang  dilakukan  oleh admin atau psdm.
Gambar 6. kepegawaian
f. Activity administrator Administrator  memiliki  akses  penuh
ke  dalam  sistem  dan  apa  saja  yang  dapat diakses oleh admin atau psdm.

## 3. Class Diagram
Adapaun class diagram  dari  perancangan Sistem  Informasi  Manajemen  Administrasi  Izin di  Universitas  Teknologi  Sumbawa    terdapat  11
class yang saling berhubungan.
Dimana  penjelasan  hubungan  antar class sebagai berikut : a. Satu  jabatan  bisa  dimiliki  oleh  satu  atau lebih karyawan. b. Satu  departemen  bisa  berisi  satu  atau lebih karyawan.
c. Satu  bagian  departemen  bisa  berisi  satu atau lebih karyawan.
d. Satu  atau  lebih  departemen  hanya  boleh memiliki satu bagian departemen.
e. Satu dashboard bisa diakses oleh satu atau lebih karyawan.
f. Satu karyawan hanya boleh memiliki satu akses.
g. Satu  atau  lebih  permohonan  cuti  bisa dilakukan oleh satu karyawan.
h. Satu  atau  lebih  permohonan  izin  bisa dilakukan oleh satu karyawan.
i. Satu karyawan hanya boleh memiliki satu user .
j. Satu  karyawan  boleh  memiliki  satu  atau lebih sisa cuti.
Berikut  gambar  dari Class diagram  berdasarkan penjelasan diatas.
Gambar 8. Class diagram
4. Entity Relationship Diagram (ERD) Untuk  menggambarkan  relasi  antar  entitas yang terdapat  pada sistem  ini, dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

## Gambar 9. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar  diatas  menunjukkan  terdapat  9 entitas  yang saling  berhubungan  yaitu  departemen,  bagian departemen,  jabatan, user ,  karyawan,  sisa  cuti, permohonan izin, permohonan cuti dan jenis cuti.
C. Implementasi 1. Cuti
Untuk melakukan
cuti, pegawai melakukan inputan melalui form dibawah ini, dengan  jenis  izin  yang  diisi  secara  otomatis oleh sistem sesuai  jenis cuti cuti  yang dipilih pada menu cuti.
Gambar 10. Form cuti
2. Izin
Form  ini  akan  lebih  mempermudah pegawai  sehingga  tidak  lagi  dibingungkan dengan inputan yang membingungkan. Keterangan  waktu  izin  akan  ditampilkan sesuai  dengan  jenis  izin  yang  dipilih  pada form.
3. Import karyawan Untuk  mempermudah  kepegawaian  atau administrator dalam mengelola data karyawan,  administrator  atau  kepegawaian dapat  memnggunakan  salah  satu  fitur dibawah ini :
Gambar 14. Import karyawan
4. Konfirmasi cuti
Permohonan  yang  telah  divalidasi  oleh sistem  akan  ditampilkan  pada  daftar  yang membutuhkan  konfirmasi  atasan  masing- masing sesuai dengan departemen.

## Gambar 15. Konfirmasi cuti atasan
Permohonan  yang  dikonfirmasi  setuju oleh  atasan  akan  diteruskan  ke  bagian  psdm atau  kepegawaian  untuk  menindak  lanjuti. Namun  berbeda  dengan  proses  manual sebelmunya,  psdm  tidak  lagi  melakukan secara  manual  pengecekan  terhadap  sisa  cuti yang  dapat  diambil  karena  telah  dilakukan oleh  sistem  secara  otomatis  pada  saat pegawai mengisi form.
Gambar 16. Konfirmasi cuti psdm
5. Sisa cuti
Dengan interface dibawah  ini,  pegawai dapat  melakukan  monitoring  secara  manual dan  membuat  laporan  sisa  cuti  pegawai. Selain  hal  tersebut,  sisa  cuti  yang  dimiliki oleh  pegawai  dapat  di  reset  sewaktu  sesuai kebijakan  kepegawaian/psdm.

## Gambar 17. Sisa cuti
6. Report Untuk mempermudah dalam memetakkan data,  laporan  dapat  dibuat  berdasarkan  per departemen  dan  range  tanggal  yang  ingin dijadikan  sebagai  pelaporan.  Selain  per departemen,terdapat
jugapilihan untuk pelaporan yang mencakup semua departemen. Gambar 18. Halaman report
Setelah  memilih  mencetak  laporan  per departemen atau semua departemen,
administrator atau psdm harus memilih range tanggal dan melakukan pengecekan ketersediaan  data.  Data  akan  ditampilkan seperti  pada  gambar  dibawah  ini  jika  tidak kosong.
Gambar 19. Hasil cek report

## KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan  hasil penelitian  yang dilakukan dan kuisioner  yang  diisi  oleh  psdm,  penulis  dapat menyimpulkan beberapa hal yaitu :
a. Berhasil  mengembangkan  sistem  informasi manajemen  administrsi  izin  di  Universitas
Teknologi Sumbawa. b. Mempermudah dan membantu pihak kepegawaian  dalam  mengelola  data  izin  dan cuti  seluruh  pegawai  Universitas  Teknologi Sumbawa.
Dalam  sebuah  penelitian  ataupun  penulisan skripsi tentunya tidak akan terlepas dari kekurangan yang dapat terjadi sehingga harapannya agar peneliti selanjutnya  dapat  menutupi  kekurangan  pada penelitian ini, seperti :
a. Sistem  tidak  dapat  mengenal  tanggal  merah sehingga  sistem  tetap  menghitungnya  seperti hari biasa.
b. Tidak  terintegrasi  sempurna  dengan  sistem yang lain.
c. User Interface kurang menarik.
Selain  itu , pengembangan  juga  diperlukan mengikuti perkembangan teknologi yang tidak kenal henti  juga  menyebabkan  perlunya  pengembangan mengikuti  perkembangan  teknologi  untuk  menutupi kekurangan pada teknologi yang digunakan sebelumnya

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Lestari,  Anggi  Dwi,  2016, Sistem  Informasi  cuti karyawan  berbasis  web  pada  PT  BNI  Tbk  kantor cabang utama harmoni Jakarta.
[2] Mulyadi,  2016,  Sistem  Akuntansi,  Salemba  Empat, Jakarta Selatan.
[3] Sutedi, Adrian, 2012, Hukum Perizinan dalam Sektor Pelayanan Publik, Simar Grafika, Jakarta.
[4] P.Robbins, Stephen, 2006, Perilaku Organisasi, Edisi Kesepuluh, Indeks, Jakarta.
[5] Utami,  L.A,  2014,  Sistem  Informasi  Administrasi Pasien  pada  Klinik  Keluarga  Depok,  Konferensi Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Jakarta.
[6] Pressman,  R.S,  2015,  Rekayasa  Perangkat  Lunak Pendekatan Praktisi Buku 1, AndiPublisher,
Yogyakarta.