## AnAlisis PemAnfAAtAn sistem informAsi KePegAwAiAn PAdA mAnAjemen KePegAwAiAn: studi Kasus Pada stei Hamfara Yogyakarta

## Wijiharta

## STEI Hamfara Yogyakarta

## Abstract
The study aims to determine the utilization of staffing information system to staffing management on Sekolah Tinggi Ekonomi Islam (STEI) Hamfara Yogyakarta. This study is descriptive qualitative using triangulation. The result of this study is the Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg) at STEI Hamfara has been used well in terms related to the foundation of planning and analysis (organizational) and in terms of giving kompenasi (ujrah). Simpeg utilized sufficiently in the quality of employees. Simpeg has not been ulitized optimally in  terms  of  employee  planning,  staffing  organization,  employee development and employment relationship.
Keywords: Management, , Information, System,

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk untuk mengetahui pemanfaatan sistem informasi kepegawaian terhadap manajemen kepegawaian pada STEI Hamfara Yogyakarta. Penelitian ini bersifat deskriptif

## Wijiharta
kualitatif menggunakan triangulasi. Hasil penelitian ini adalah Sistem  Informasi  Kepegawaian  (Simpeg)  pada  STEI  Hamfara sudah  dimanfaatkan  dengan  baik  dalam  hal  yang  berkaitan dengan  landasan  planning  dan  analisia  (keorganisasian) serta  dalam  hal  pemberian  kompenasi  (ujrah).  Simpeg dimanfaatkan secara cukup dalam hal ekualitas pegawai. Simpeg belum  dimanfaatkan  secara  optimal  dalam  hal  perencanaan pegawai,  staffing  organisasi,  pengembangan  pegawai,  dan hubungan  kepegawaian.
Kata kunci: Manajemen, Kepegawaian,  Sistem, Informasi.

## Pendahuluan A.
Perkembangan  teknologi  informasi  yang  semakin  maju mempermudah  berbagai  aktivitas  manusia.  Begitu  juga  aplikasi sistem informasi manajemen semakin membantu dalam pengelolaan organisasi  (perusahaan),  termasuk  dalam  pengelolaan  pegawai (ajiir).  Kini  sistem  informasi  kepegawaian  dianggap  sebagai  salah satu  elemen  yang  paling  penting  yang  mempengaruhi  aktivitas departemen sumber daya manusia (Beadles II et.al., 2012).
Kualitas  keputusan-keputusan  kepegawaian  tergantung pada kualitas informasi yang dimiliki dan diperoleh (Rivai, 2008). Sehingga pemanfaatan HRIS ( human resources information system ) atau  SIPEG  (sistem  informasi  kepegawaian)  bisa  menjadi  salah satu faktor keunggulan (Beadles II et.al., 2012) dalam membangun bisnis yang kompetitif dan efektif. Sehingga pegawai dan teknologi informasi merupakan dua unsur yang banyak dicari oleh organisasi (perusahaan) sebagai senjata strategis untuk bersaing  (Aggarwal, N. & M. Kapoor, 2012).
SIPEG membantu organisasi (perusahaan) dalam perencanaan sumber  daya  manusia  baik  secara  kuantitatif  maupun  kualitatif. Menjadi  suatu  sistem  informasi  sumber  daya  manusia,  dapat menyimpan  data  lengkap  pegawai,  yang  tidak  hanya  membantu dalam  mengidentifikasi  terisi  atau  kosongnya  posisi  jabatan, tetapi  juga  cocok  tidaknya  orang  yang  menduduki  posisi  jabatan tertentu. Keuntungan lain dari SIPEG meliputi tepatnya keputusan
Analisis Pemanfaatan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Manajemen Kepegawaian: kepegawaian dan peningatan pengawasan serta pengendalian pegawai. SIPEG  juga  membantu  dalam  mengurangi  berbagai  biaya  seperti biaya tenaga kerja, biaya perekrutan dll karena sistem komputerisasi (Rivai, 2008). Manfaat SIPEG dalam penurunan biaya, meningkatkan komunikasi,  dan  penghematan  waktu  menciptakan  situasi  yang menjadikan pegawai berperan yang lebih strategis dalam organisasi (Beadles  II  et. al.,  2012).
Manajemen  kepegawaian  saat  ini  membutuhkan  data  yang akurat  dan  tepat  waktu  mengenai  rekrutmen,  seleksi,  pelatihan, pengembangan,  kompensasi,  produktivitas,  kualitas  hidup, tingkat  erosi  dll.  SIMPEG  menyediakan  dukungan  lengkap dalam  pengelolaan  semua  proses,  kegiatan,  data  dan  informasi yang  diperlukan  untuk  mengelola  pegawai  dalam  perusahaan modern.  Ini  mencakup  semua  aspek  pengelolaan  pegawai  dan sistem  yang  terintegrasi  yang  diperlukan  untuk  mengumpulkan, merekam, menyimpan, mengelola, memberikan, memanipulasi dan menyajikan data untuk sumber daya manusia (Aggarwal, N. & M. Kapoor, 2012).
Pada praktiknya perusahaan justru belum tentu memanfaatkan secara  optimal  sistem  informasi  kepegawaian  yang  dimilikinya. Sebagaimana  dalam  penelitian  (Beadles  II,  N.A.  et.al.,  2012), bahwa para direktur keseluruhan puas dengan sistem, tetapi belum melihat banyak manfaat dari penggunaannya di luar efeknya pada informasi  dan  berbagi  informasi,  sehingga  sebagian  besar  direksi percaya bahwa HRIS itu tidak sepenuhnya digunakan.
Sekolah  Tinggi  Ekonomi  Islam  Hamfara  Yogyakarta  adalah lembaga  penyelenggara  pendidikan  yang  telah  mengaplikasikan Sistem Informasi Kepegawaian (SIPEG) sejak awal pengoperasiannya. SIPEG  STEI  Hamfara  telah  diaplikasikan  sejak  tahun  2007.  Maka menarik untuk diteliti tentang pemanfaatan SIPEG bagi Pengelolaan SDM pada lembaga tersebut.
MUKADDIMAH: Jurnal Studi Islam

## Wijiharta

## Pembahasan
B. Penyajian data
1.
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang merupakan penelitian dekriptif. Penelitian deskriptif  bertujuan  untuk  menggambarkan  sesuatu  (Istijanto Oei,  2010).
Hr Planning and Analysis a.
item Hasil wawancara Hasil observasi Jelaskan apakah 1. SIMPEG di tempat kerja anda memuat bagan organisasi atau yang berkaitan dengan:
struktur organisasi, bagan organisasi, jabatan dan kepangkatan,
keterangan atasan / bawahan dari pegawai ?
Struktur organisasi ada • Bagan organisasi ada • Jabatan dan kepangkatan • dijelaskan Atasan/bawahan
• dijelaskan pada saat pengangkatan pegawai (Catatan 3 responden lainnya menjawab tidak)
Ada Struktur • organisasi Ada bagan organisasi • Penjelasan belum • lengkap
Hubungan atasan/ • bawahan tergambar
Jelaskan apakah 2. SIMPEG di tempat kerja anda mencakup proyeksi pengisian jabatan atau yang berkaitan dengan proyeksi / jalur karir pegawai, alternatif jalur promosi, alternatif jalur mutasi Untuk jabatan fungsional • dosen dijelaskan struktur kenaikan pangkat dan kinerjanya Untuk struktural • dijelaskan tetapi mekanisme tidak berjalan (Catatan: 3 responden
• lainnya menjawab tidak)
Ada sk jabatan • fungsional dan kepangkatan dosen Ada jabatan
• struktural Jelaskan apakah 3. SIMPEG di tempat kerja anda memuat pendataan keahlian pegawai yang berkaitan dengan latar pendidikan, rekam jejak kursus / pelatihan, keahlian inti, keahlian pendukung,
kemampuan tambahan
lain Diawal penerimaan • pegawai dijelaskan Ada kewajiban
• peningkatan keahlian, misal: perpustakaan, bag
Keuangan, EMIS (Catatan: 3 responden
• lainnya menjawab tidak)
Terdata sebagian •
119
Analisis Pemanfaatan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Manajemen Kepegawaian:
Jelaskan apakah 4.
SIMPEG di tempat kerja anda memuat evaluasi pegawai yang keluar menyangkut pemecatan,
pengunduran diri, perpindahan kerja Ada tapi belum efektif • (Catatan:  3 responden • lainnya menjawab tidak)
Ada evaluasi kinerja
• dosem Jelaskan apakah 5. SIMPEG di tempat kerja anda memuat evaluasi ketidakhadiran dan keterlambatan pegawai Ada dan berjalan, tetapi • reward and punishment belum berjalan Satu responden menjawab • ada kontrol jam kehadiran
/ pulang
Ada record • kehadiran melalui finger print Jelaskan apakah
6.
SIMPEG di tempat kerja anda memuat informasi tentang restrukturisasi
dan penawaran kerja seperti pengumuman kekosongan jabatan, penawaran jabatan ke pegawai target Ada tetapi berjalan alami • dan belum efektif (Catatan : 3 responden • menjawab tidak)
Belum •

## equal employment
b.
Jelaskan apakah
7. SIMPEG di tempat kerja memuat perangkat aplikasi yang  menghalangi orang selain Islam atau golongan tertentu untuk menjadi pegawai Betul,  karyawan harus • Islam (Catatan: 3 responden • menjawab tidak) Semua karyawan • beragama Islam Jelaskan apakah 8. SIMPEG di tempat kerja anda memuat kriteria calon pegawai, dan memuat record perekrutan, hasil seleksi dan penerimaan setiap pegawai Ada lengkap • Tiga responden • menjawab tidak, salah satu diantaranya menambahkan tahu-tahu diangkat

## Wijiharta
Jelaskan apakah 9.
SIMPEG di tempat kerja anda mencakup perangkat aplikasi pemanfaatan pegawai seperti record jam kerja berupa presensi atau target kerja lainnya Ada dan efektif digunakan • Ada record kerja tetapi
• target kerja belum ada Dua responden menjawab
• tidak
Ada record jam kerja • berupa presensi Jelaskan apakah 10. SIMPEG di tempat kerja anda memuat perangkat aplikasi analisis kebutuhan pegawai yang mengindikasikan kebutuhan atau kelebihan pegawai Belum diaplikasikan • Tiga responden menjawab • tidak Belum ada
• perangkat analisis kebutuhan pegawai

## staffing c.
Jelaskan apakah
11. SIMPEG di tempat kerja memuat catatan lembaga pendidikan /kursus tempat berasal dari para pelamar pegawai Iya, dijelaskan asal • institusinya Tiga responden menjawab • tidak Ada catatan asal • lembaga pendidikan pegawai Jelaskan apakah 12. SIMPEG di tempat kerja anda memuat prosedur /tahapan proses seleksi pegawai Iya ada prosedur proses • seleksi pegawai Tiga responden menjawab • tidak Belum terprogram • pada SIMPEG Jelaskan apakah 13. SIMPEG di tempat kerja anda memuat catatan pengeluaran atau penggantian pegawai Iya tetapi tidak efektif • Tiga responden menjawab • tidak Tidak terecord • Jelaskan apakah 14. SIMPEG di tempat kerja anda memuat catatan / analisis penolakan calon pelamar pegawai Tidak berjalan • Tiga responden menjawab • tidak Tidak ada
•
121
Analisis Pemanfaatan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Manajemen Kepegawaian:

## Hr development d.
Jelaskan apakah 15. SIMPEG di tempat kerja memuat record pendidikan /pelatihan yang telah ditempuh oleh setiap pegawai Ada tetapi tidak efektif • Tiga responden menjawab • tidak Tidak lengkap
•
Jelaskan apakah
16. SIMPEG di tempat kerja anda memuat analisa kebutuhan training pegawai atau program pelatihan pegawai Ada tetapi hanya beberapa • bagian semisal Emis dan perpustakaan
Dua responden menjawab • tidak
Satu responden menjawab
• ragu antara pernah / tidak
Belum ada • Jelaskan apakah 17. SIMPEG di tempat kerja anda memuat perencanaan /proyeksi suksesi pos setiap jabatan / pegawai Semua responden • menjawab tidak Belum ada •

## Benefit and Compensation e.
Jelaskan apakah 18. SIMPEG di tempat kerja memuat struktur gaji Semua responden • menjawab ada, satu responden menambahkan lengkap Ada struktur gaji • pada program Jelaskan apakah 19. SIMPEG di tempat kerja anda memuat besaran gaji setiap pegawai Semua responden • menjawab ada, satu responden menambahkan lengkap Ada memuat • besaran gaji setiap pegawai Jelaskan apakah 20. SIMPEG di tempat kerja anda memuat tunjangan dan fasilitas yang didapatkan pegawai Semua responden • menjawab ada, satu responden • menambahkan lengkap satu responden • menjelaskan adanya muatan tunjangan, tetapi tidak ada fasilitas Ada memuat • besaran tunjangan Fasilitas tidak
• yerecord
Jelaskan apakah 21. SIMPEG di tempat kerja anda mencakup prosedur keselamatan kerja dan jaminan keamanan semua responden • menjawab belum / tidak Belum ada prosedur • keselamatan kerja
MUKADDIMAH: Jurnal Studi Islam

## Wijiharta

## employee labour relation
f. Jelaskan apakah 22.
SIMPEG di tempat kerja memuat record dinamika tuntutan negoisasi hubungan kepegawaian Ada tetapi insidental / • tidak sering Tiga responden menjawab • tidak
Tidak ada record • Jelaskan apakah 23. SIMPEG di tempat kerja anda memuat riset evaluasi hubungan kepegawaian Semua responden • menjawab tidak / belum Tidak ada • Jelaskan apakah 24. SIMPEG di tempat kerja anda memuat survei kepuasan pegawai Ada dan berjalan lamban, • khususnya untuk dosen pertahun Tiga responden menjawab • tidak Terbatas pada • dosen Jelaskan apakah 25. SIMPEG di tempat kerja anda memuat record sikap kerja dan kinerja setiap pegawai Ada pertahun sekali, • prestasi pegawai Tiga responden menjawab • tidak Tidak ada • Jelaskan apakah 26. SIMPEG di tempat kerja anda memuat catatan analisa hasil wawancara dengan pegawai yang mengundurkan diri Hanya ketika • mengundurkan diri pada saat wawancara Tiga responden menjawab • tidak Tidak ada •
Sistem informasi kepegawaian (Simpeg) pada Sekolah Tinggi Ekonomi Islam (STEI) Hamfara sudah memuat struktur organisasi. Jabatan  setiap  pegawai  dicantumkan  pada  program  dari  level tertinggi yaitu Ketua hingga level bawah yaitu office boy / tukang kebun dan penjaga malam. Setiap pegawai juga terdata jabatan dan kepangkatannya. Dengan demikian hubungan atasan dan bawahan cukup tergambarkan meskipun bagan organisasi belum termuat pada program simpeg. Hal tersebut cukup membantu dalam koordinasi pelaksanaan tugas serta dalam hal penentuan struktur ujrah. Adapun job deskripsi yang belum termuat berpotensi memunculkan kendala misalnya pada suatu pekerjaan yang bersifat tidak rutin atau irisan pekerjaan antar bagian yang berbeda.
123
Analisis Pemanfaatan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Manajemen Kepegawaian:
Simpeg STEI Hamfara meskipun tidak lengkap sudah memuat latar pendidikan pegawai, rekam jejak kursus / pelatihan. Catatan keahlian  inti,  keahlian  pendukung  dan  kemampuan  tambahan lain  meskipun  masih  sebatas  kalangan  dosen.  Adapun  evaluasi kedisiplinanmelalui rekam jejak ketidakhadiran dan keterlambatan pegawai ter- input dengan baik melalui presensi finger print . Dengan demikian  meskipun  belum  memuat  proyeksi  pengisisan  jabatan, pimpinan masih bisa memanfaatkan data untuk mempertimbangkan pengisian  jabatan  ataupun  penugasan  berdasarkan  rekam  jejak pelatihan serta rekam jejak kedisiplinan.
Catatan data pribadi pegawai seperti nama, agama, tempat dan  tanggal  lahir  serta  alamat  beserta  anggota  keluarga  pegawai sudah  terdata  pada  Simpeg.  Simpeg  tidak  bersifat  menghalangi keberadaan  pegawai  yang  beragama  selain  Islam  meskipun  pada faktanya  semua  pegawai  beragama  Islam.  Perangkat  aplikasi presensi  melalui finger  print juga  merekam  pemanfaatan  pegawai melalui rekam hari kehadiran dan batas toleransi jam kerja. Adapun perencanaan,  kriteria,  dan  hasil  seleksi  pegawai  belum  terekam pada Simpeg. Dengan demikian pemanfaatan Simpeg sudah cukup memadai  untuk  pemanfaatan  yang  berkaitan  dengan  pemberian ujrah  bulanan,  misalnya  yang  berkaitan  dengan  uang  makan  dan uang transport pegawai. Akan tetapi pemanfaatan belum menyentuh kepada  urusan  perencanaan  pegawai,  misalnya  yang  berkaitan dengan perencanaan kebutuhan pegawai, kriteria calon pegawai dan rekam hasil seleksi setiap pegawai.
Catatan  tentang  asal  lembaga  pendidikan  pegawai  sudah terekam  pada  Simpeg.  Akan  tetapi  masih  sebatas  pada  catatan kepegawaian  yang  diterima  bekerja,  adapun  calon  pegawai  yang tidak  diterima  tidak  terekam.  Simpeg  juga  tidak  merekam  alasan penolakan  baik  dari  pihak  calon  pegawai  ataupun  dari  pihak lembaga.  Evaluasi  tentang  pengeluaran  ataupun  penggantian  juga belum  terekam.  Dengan  demikian  Simpeg  belum  dimanfaatkan maksimal dalam hal yang berkaitan dengan ketepatan karakter calon pegawai dan sumber pemasok pegawai.

## Wijiharta
Rekam  jejak  pelatihan  yang  telah  ditempuh  pegawai masih  sebatas  pada  kalangan  dosen.    Adapun  analisis  kebutuhan pelatihan  pegawai  dan  proyeksi  suksesi  jabatan  belum  terekam. Dengan  demikian  pemanfaatan  Simpeg  dalam  hal  yang  berkaitan dengan  pegawai  masih  sebatas  pada  sebagian  kelompok  pegawai (dosen), serta masih terbatas pada pencatatan, belum menyentuh perencanaan pengembangan pegawai.
Simpeg  memuat  struktur  gaji,  besaran  gaji  setiap  pegawai secara lengkap beserta tunjangan-tunjangannya. Adapun prosesdur keselamatan dan keamanan kerja belum terekam. Dengan demikian Simpeg telah dimanfaatkan dengan baik dalam hal yang berkaitan dengan  ujrah  (kompensasi).  Meskipun  masih  ada  catatan  yaitu terkait  belum  adanya  rekam  tentang  prosesdur  keselamatan  dan keamanan kerja.
Simpeg  tidak  memuat  hal-hal  yang  berkaitan  dengan hubungan  kerja  pegawai,  misalnya  survei  kepuasan  pegawai  dan catatan tuntutan negoisasi. Kemungkinan hal ini karna pengelolaan kepegawaian lebih menekankan pada hubungan kerja yang bersifat kekeluargaan  termasuk  dalam  hal  penyelesaian  permaslahan hubungan kerja.

## simpulan
C.
Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg) pada STEI Hamfara sudah dimanfaatkan dengan baik dalam hal yang berkaitan dengan landasan  planning  dan  analisia  (keorganisasian)  serta  dalam  hal pemberian kompenasi (ujrah).
Simpeg  dimanfaatkan  secara  cukup  dalam  hal  ekualitas pegawai. Simpeg  belum  dimanfaatkan  secara  optimal  dalam  hal perencanaan pegawai, staffing organisasi, pengembangan pegawai, dan hubungan kepegawaian.
Perangkat  Simpeg  STEI  Hamfara  mempunyai  kapaasitas untuk ditingkatkan pemanfaatannya. Ke depan perlu ditingkatkan perannya  agar  bukan  hanya  sebatas  mendukung  akurasi  dalam pengelolaan  keuangan  (kompensasi/ujrah  pegawai)  akan  tetapi juga  dalam  mendukung  perencanaan  pegawai,  analisa  kebutuhan pegawai, staffing dan pengembangan pegawai.
Analisis Pemanfaatan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Manajemen Kepegawaian:

## dAftAr PUstAKA

## I Made Diangga Masa Depan UMKM ASEAN. Majalah Masyarakat
ASEAN, Ed 12. Juni  2016, hal 6 – 7.
Jhonny  W.  Situmorang.  Indkes  Kesiapan  UMKM  Menghadapi MEA. Majalah Masyarakat ASEAN, Ed 12. Juni  2016, hal 11 – 13.
Ashariyadi.  Mewujudkan  UMKM  Berdaya  Saing  di  Era  MEA. Majalah Masyarakat ASEAN, Ed 12. Juni  2016, hal 4 – 5. Laporan Kunjungan Kerja Komisi XI DPR, 28-31 Januari 2016
Cholichul  Hadi,  Rosatyani  Puspita  Adiati,  Dewi  Syarifah,  Sherly Tanoto, dan Dimas Aryo Wicaksono. Kin erja Koperasi dan UKM  (Usaba  Kecil  Me n e ng a h) :  Perspektive  Interdepensi Psikologi. Proceeding  Temu  Ilmiah  Nasional  Psikologi,
Psychofest, 2014.
Udo-Imeh,  Philip  T.,  Edet,  William  E.and  Anani,  Rajunor  B. Portfolio Analysis Models: A Review. European Journal of Business and Management Vol 4, No.18, 2012
Johannes  Christian  Gaedicke.  2012.  The  Business  Model  in Context of Business Strategy: A framework proposition for connecting  business  model  and  business  strategy.  Thesis. University of Twente. Berlin
Porter,  Michael  E  1980.  Competitive  strategy:  techniques  for analyzing  industries  and  Competitors.  New  York:  Free Press.
Ferly Sulistio. 2016. Analisis Lima Kekuatan Porter pada PT Borneo Membangun. Agora vol 4 no 1
Anto Kustanto. 2015. Revitalisasi Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) di Tengah Tantangan Global.  Jurnal Ilmiah Ilmu Hukum QISTIE Vol. 8 No. 2 Nov 2015

## Wijiharta
Rusdi  Rosman,  2015.  Menghadapi  Masyarakat  Ekonomi  Asean (MEA), Kimia Farma Butuh 3 Penguatan Dasar. Gemakaef, edisi 37 tahun 2015
Idris Laena. Keberpihakan terhadap UKM Tidak Ada. Kompetisi. Edisi 29 Th 2011.
DEKS Bank Indonesia – Prodi Ekonomi Islam FEB UNPAD. 2016.
Usaha Mikro Islami. Departemen Ekonomi dan Keuangan Syariah - Bank Indonesia.
Noorthaibah.  2015.  Pemikiran  Pembaharuan  Jamaluddin  Al Afghani: Studi Pemikiran Kalam tentang Takdir. Fenomena, vol 7 no 2.
Buchori  Alma  dan  Donni  Juni  Priansa.2009.  Manajemen  Bisnis Syariah. Penerbit Alfabeta. Bandung.
Muhammad  Ismail  Yusanto  dan  Muhammad  Karebet Widjajakusuma.  2002.  Menggagas  Bisnis  Islami.  Gema Insani. Jakarta.
( ibid )
Udo-Imeh,  Philip  T.,  Edet,  William  E.and  Anani,  Rajunor  B. Portfolio Analysis Models: A Review. European Journal of Business and Management Vol 4, No.18, 2012
Johannes  Christian  Gaedicke.  2012.  The  Business  Model  in Context of Business Strategy: A framework proposition for connecting  business  model  and  business  strategy.  Thesis. University of Twente. Berlin
Porter,  Michael  E  1980.  Competitive  strategy:  techniques  for analyzing  industries  and  Competitors.  New  York:  Free Press.