Volume 3 No. 1 Mei 2022 E-ISSN: 2722-547X

## Model Waterfall Untuk Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Arsip Gudang Pada Disdukcapil Kota Depok
David Ridwan Savero 1 , Muhammad Alawi 2 , Amrin 3
1,2,3 Universitas Bina Sarana Informatika e-mail: 1 davidsavero1dek@gmail.com, 2 muhammadalawi@gmail.com, 3 amrin.ain@bsi.ac.id
Abstrak - Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peran yang sangat penting untuk membantu proses aktivitas  kerja  di  instansi  maupun  di  perkantoran  baik  dari  lembaga  pemerintahan  maupun  swasta.  Dinas kependudukan  dan  pencatatan  sipil  (Disdukcapil)    kota  depok  merupakan  salah  satu  lembaga  pemerintahan, dimana salah satu tugasnya adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil, tentunya juga membutuhkan sebuah sistem informasi untuk memudahkan bagian gudang dalam mengelola data arsip. Pengelolaan data arsip yang masih manual yaitu pengelolaan data arsip masih menggunakan microsoft excel,  proses  penginputan  data  yang  tidak  efisien,  mesin  pencarian  microsoft  excel  yang  kurang  akurat. Berdasarkan hal tersebut maka dalam penelitian ini dibuat sistem informasi pengelolaan data arsip gudang. Metode yang  digunakan  untuk  pengembangan  perangkat  lunak  adalah  metode waterfall .  Dengan  adanya  sistem  ini diharapkan  merupakan  solusi  yang  baik  untuk  memudahkan  bagian  gudang  yakni  pegawai  gudang  dalam mengelola  data  arsip  agar  lebih  efektif  dan  efisien,  pencarian  informasi  data  arsip  yang  cepat  dan  akurat  serta menjamin keamanan informasi data arsip.

## Kata Kunci: sistem informasi, arsip gudang, metode waterfall
Abstract - In the era of globalization, computer technology plays a very important role in assisting the process of work  activities  in  agencies  and  offices,  both  from  government  and  private  institutions.  The  Department  of Population and Civil Registration of Depok City is one of the government institutions, where one of its duties is to carry out service activities in the field of population and civil registration, of course it also requires an information system to facilitate the warehouse department in managing archive data. Archival data management that is still manual, namely the management of archive data still uses Microsoft Excel, the data input process is not efficient, the Microsoft Excel search engine is less accurate. Based on this, in this study an information system for managing data warehouse archives was made. The method used for software development is the waterfall method. With this system, it is hoped that it is a good solution to facilitate the warehouse department, namely warehouse employees in managing archive data to be more effective and efficient, searching for archive data information quickly and accurately and ensuring the security of archive data information.
Keywords: information system, warehouse archivesl, waterfall method

## PENDAHULUAN
Pada  era  globalisasi  teknologi  komputer memegang  peran  yang  sangat  penting  untuk membantu  proses  aktivitas  kerja  di  instansi  maupun di  perkantoran  baik  dari  lembaga  pemerintahan maupun  swasta.  Penggunaan  perangkat  komputer sebagai  perangkat  pendukung  manajemen  dan pengelolaan  data  adalah  sangat  tepat  dengan pertimbangan  perangkat  komputer  dalam  setiap informasi sangat diperlukan dalam kegiatan manajemen atau perkantoran.  Penggunaan teknologi komputer  sebagai  alat  teknologi  informasi  dalam dunia  perkantoran  memberikan  nilai  tambah  proses pengelolaan data, dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi  pihak  instansi  untuk  mempermudah  kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengelolaan data arsip.
Proses  pengelolaan  data  arsip  pada  bagian Gudang  Arsip  di  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  (Disdukcapil)  Kota  Depok  sudah terkoordinasi dengan baik mulai dari pelaksanaan dan peralatan.  Namun  kegiatan  pengarsipan  data  yang dilakukan  masih  menggunakan  cara  manual  yaitu pengelolaan data arsip masih menggunakan microsoft excel sehingga masih ada permasalahan yang timbul yang  diantaranya  pencarian  data  di  microsoft  excel yang  kurang  akurat  sehingga  pencarian  data mengalami  keterlambatan,  proses  penginputan  data dengan membuat tabel yang tidak efisien serta berkas arsip yang sangat banyak membuat resiko kehilangan atau rusak cukup besar. Oleh sebab itu penyimpanan arsip memerlukan ruang penyimpanan yang besar dan mesin pencarian yang akurat serta cepat mengingat banyaknya  berkas/dokumen  yang  diterima oleh  gudang  arsip  pada  Dinas  Kependudukan  Dan Pencatatan Sipil Kota Depok.
Berdasarkan
hal tersebut, penulis termotivasi  untuk  mengembangkan  suatu  aplikasi sistem informasi berbasis web yang diharapkan dapat mempermudah  dan  mempercepat  pengelolaan  data arsip agar lebih efektif dan efisien, ketepatan dalam pengelolaan  data,  pencarian  data  yang  akurat,  dan meningkatkan  keamanan  data  arsip  yang  disimpan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Depok.  Penulis  berharap  agar  prosedur-  prosedur yang dijalankan selama ini yang belum terkomputerisasi  menjadi  sudah  terkomputerisasi agar  mendapatkan  hasil  yang  seoptimal  mungkin sehingga  tidak  terjadi  kesalahan-kesalahan  dalam menjalankannya.
Sebagai  bahan  acuan  dan  perbandingan, peneliti  melakukan    studi  literature    pada  beberapa penelitian  sebelumnya  terkait  dengan  metode  dan sistem yang digunakan. Diantaranya penelitian yang dilakukan  oleh  (Sumardi  &  Widyatmoko,  2012) tentang  Perancangan  Sistem  Informasi  Kearsipan Kopertis  Wilayah  Vi  Semarang.  Penelitian  yang dilakuukan  oleh  (Kosaman  &  Purnomo,  2019) tentang  Perancangan  Sistem  Informasi  Pengelolaan Arsip  Elektronik  Berbasis  Web  Pada  PT  Pgas Telekomunikasi  Nusantara.  Selanjutnya  penelitian yang  dilakukan  oleh  (Firdaus  &  Irfan,  2020) mengenai  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Arsip Berbasis Web Menggunakan Framework Codeigniter. Penelitian yang dilakukan oleh (Diana et al.,  2019)  tentang  Analisis  Perancangan  Sistem Informasi Pengarsipan Dan Disposisi Surat Berbasis Chronological  Filling.  Kemudian  penelitian  yang dilakukan  oleh  (Harsono,  2020)  mengenai  Analisa Dan  Perancangan  SistemManajemen  Gudang  Pada Perusahaan  Jasa  Maklon/E-Contract  Manufacturing (Studi  Kasus:  CV.Sakura  Satrya  Jaya).  Kemudian penelitian  yang  dilakukan  (Astuti  &  Subhiyakto, 2017) yang berjudul Pengembangan Sistem
Informasi Dengan Metode Waterfall Untuk Pengarsipan  Data  Wajib  Pajak.  Penelitian  yang dilakukan  oleh  (Priyono  &  Amrin,  2019)  tentang Sistem Informasi Pengelolaan Sertifikat Tanah Pada Badan  Pertanahan  Nasional  Jakarta.  Terakhir Penelitian  yang  dilakukan  oleh  (Mariana  &  Amrin, 2019)  yang  berjudul  Implementasi  Model  Waterfall Untuk  Pengembangan  Sistem  Informasi  Surat Berjalan PKK DKI Jakarta.

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  adalah  suatu  cara  atau  prosedur yang  dipergunakan  untuk  melakukan  penelitian sehingga  mampu  menjawab  rumusan  masalah  dan tujuan  penelitian.  Dalam  metode  penelitian  ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data dan metode  pengembangan  perangkat  lunak.  Adapun penjelasannya sebagai berikut:
A. Metode Pengumpulan Data Adapun metode pengumpulan data yang penulis gunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Pengamatan Langsung (Observation) Dalam tahap ini dilakukan survei lapangan secara langsung  terhadap  Pengelolaan  Data  Arsip  pada bagian  Gudang  Arsip    untuk  memperoleh  data yang diperlukan dan data yang akurat terpercaya dari narasumber langsung.
2. Wawancara (Interview) Melakukan  tanya  jawab  dengan  pengelola  data arsip gudang  untuk mendapatkan informasi yang tepat dan terpercaya. Wawancara bertujuan untuk pengumpulan data apabila peneliti ingin menemukan  masalah  demi  pemenuhan  studi pendahuluan, juga peneliti ingin menemukan hal- hal yang lebih mendalam dari respondennya.
3. Studi Pustaka Mencari, membaca, dan memahami bahan-bahan kuliah,jurnal-jurnal,  buku-buku  dan  penelitian- penelitian  sebelumnya  yang  berkaitan  dengan perancangan sistem yang akan dijadikan sebagai landasan teori penelitian.

## B. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Pada penelitian ini, model pengembangan sistem informasi yang digunakan adalah  waterfall. Waterfall adalah  model  pengembangan  perangkat  lunak  yang paling  banyak  digunakan.  Menurut  (Sukamto  & Salahuddin,  2014)  mengemukakan  bahwa  Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial  linier  (Sequential  linier)  atau  alur  hidup klasik  (classic  life  cycle).”  Model  air  terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara  sekuensial  atau  terurut  dimulai  dari  analisis, desain,  pengodean,  pengujian  dan  tahap  pendukung (support). Berikut adalah gambar air terjun:
Gambar 1. Model Pengembangan Waterfall
Aktivitas-aktivitas  dalam waterfall model  adalah sebagi berikut :
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif  untuk  menspesifikasikan  kebutuhan perangkat  lunak  agar  dapat  dipahami  perangkat lunak  seperti  apa  yang  dibutuhkan  oleh  user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu di dokumentasikan.
2. Desain Desain  perangkat  lunak  adalah  proses  multi langkah  yang  fokus  pada  desain  pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka,  dan  prosedur  pengodean.  Tahap  ini
mentranslasi  kebutuhan  perangkat  lunak  dari tahap  analisis  kebutuhan  ke  representasi  desain agar  dapat  diimplementasikan  menjadi  program pada  tahap  selanjutnya.  Desain  perangkat  lunak yang  dihasilkan  pada  tahap  ini  juga  perlu didokumentasikan.
3. Pembuatan Kode Program Desain  harus  ditranslasikan  ke  dalam  program perangkat  lunak.  Hasil  dari  tahap  ini  adalah program  komputer  sesuai  dengan  desain  yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan ( error ) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai yang diinginkan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A.
Analisis Kebutuhan
1. Kebutuhan Pengguna
Pada perancangan sistem pengelolaan data arsip gudang  pada  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil  Kota  Depok  ini  hanya  ada  satu  pengguna  yang berinteraksi dengan sistem yaitu pegawai gudang yang dimana  sistem  dan  kebutuhan  informasi  yang dibutuhkan,  berikut  adalah  skenario  kebutuhan pegawai gudang yang diantaranya adalah :
a. Hanya  pegawai  gudang  yang  dapat  mengakses sistem pengelolaan data arsip.
b. Pegawai gudang dapat mengelola lemari arsip
c. Pegawai  gudang  dapat  mengelola  rak  dalam setiap lemari arsip
d. Pegawai  gudang  dapat  mengelola  buku  yang didalamnya terdapat data arsip
e. Pegawai  gudang  dapat  mencetak  laporan  dari setiap lemari arsip
f. Pegawai gudang dapat menyimpan berkas dalam bentuk file compressed untuk setiap rak
2. Kebutuhan Sistem Berikut  adalah  kebutuhan  sistem  untuk pegawai gudang :
a. Untuk  dapat  menggunakan  sistem  maka pegawai  gudang  harus  melakukan  login terlebih dahulu dengan memasukkan username dan password yang sudah mereka tentukan
b. Setelah  melakukan  login  maka  pegawai gudang  dapat  mengelola  lemari  arsip, mengelola rak dan juga mengelola buku.
c. Setelah  pegawai  menggunakan  sistem  maka diharuskan  untuk  logout  dari  akunnya  agar dapat  menjaga  keamanan  data  dari  sistem tersebut.

## B. Perancangan Sistem (Desain)
1. Rancangan Diagram Use Case
Use  case  diagram  menjelaskan  hubungan  atau interaksi antara   use case  dan  actor. Use case diagram  sistem informasi yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Use Case Diagram Pengelolaan Arsip Gudang
2. Activity Diagram Penggunaan Activity Diagram digunakan untuk mengetahui alur proses pengarsipan pada Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota Depok adalah sebagai berikut:
Gambar 3. Activity Diagram Pengelolaan Arsip Gudang
3. ERD (Entity Relatioship Diagram)
Perancangan basis data menghasilkan pemetaan tabel-tabel  yang  digambarkan  dengan  Entity
Relationship  Diagram  (ERD).  Berikut  ERD untuk perancangan sistem yang dibangun:
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD)

## C. Implementasi Rancangan Antar Muka
Rancangan  ini  merupakan  bagian  yang  berisi mengenai  penggambaran  interface  dari  bahasa pemprograman  yang  dibuat  sesuai  dengan  sistem usulan yang dibuat.
1. Interface Halaman Login
Gambar 5. Tampilan Interface Login
Pada  halaman  ini  pengguna  diharuskan  untuk mengisi  username  dan  password  dengan  benar  agar dapat mengakses aplikasi kelola arsip ini.

## 2. Interface Halaman Lemari
Gambar 6. Tampilan Interface Halaman Lemari Pada  halaman  lemari  ini  berfungsi  untuk mengelola  lemari  arsip  yang  sudah  kita  buat  di halaman  tambah  lemari  sebelumnya  yang  dimana dihalaman ini pengguna dapat mengelola rak yang
ada  dalam  lemari  arsip  beserta  buku  yang didalamnya terdapat data arsip.

## 3. Interface Panel List Lemari
Gambar 7. Tampilan Interface Panel List Lemari
Pada  halaman  lemari  terdapat  panel  yang menampilkan  daftar  lemari  yang  sudah  dibuat. Pada panel ini pengguna dapat melihat rak dengan cara  mengklik  tombol  lihat  rak  dan  dapat menghapus  lemari  dengan  cara  mengklik  tombol hapus.
4. Interface Halaman Tambah Rak
Gambar 8. Tampilan Interface Tambah Rak Pada panel list rak pengguna dapat menambahkan  rak  dengan  cara  mengklik  tombol tambah lalu akan tampil baris baru yang dimana no raknya nol dengan deskripsi yang belum terisi dan
tombol aksi yang bertuliskan isi no rak jika no rak belum terisi.

## 5. Interface Halaman Tambah Buku
Gambar 9. Tampilan Interface Tambah Buku
Pada  panel  list  buku  ini  pula  terdapat  proses tambah buku yang dimana caranya adalah dengan mengklik tombol tambah maka akan muncul baris baru  yang  kosong  atau  belum  terisi  di  kolom tersebut  pengguna  dapat  memasukkan  data  yang ingin  ditambahkan  lalu  mengklik  tombol  simpan untuk menyimpan perubahan.
6. Interface  Halaman  Laporan  Data  Arsip  Setiap Lemari
Gambar 10. Tampilan Interface Laporan Data Arsip Setiap Lemari Pada  halaman  laporan  data  arsip  ini  berfungsi untuk  mencetak  laporan  data  arsip  per-lemari dengan menggunakan fitur print bawaaan browser.
7. Interface Halaman Pencarian Data Arsip
Gambar 11. Tampilan Interface Pencarian Data Arsip Pada halaman pencarian data arsip ini terdapat fitur  search  dengan  menyajikan  mesin  pencarian untuk setiap kolomnya untuk kolom – kolom yang hanya dibutuhkan  yang  diantaranya adalah  kolom serach  untuk  mencari  data  berdasarkan  nomor registrasi  awal,  nomor  registrasi  akhir,  nomor lemari, nomor rak, keterangan dan juga berdasarkan tahun.

## KESIMPULAN
Dengan adanya perancangan sistem informasi pengelolaan  data  arsip  gudang  pada  Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Depok, Maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Dalam proses kegiatan pengelolaan data arsip gudang  pada  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kota Depok masih menggunakan  sistem  manual  yaitu  masih dengan menggunakan microsoft excel.
2. Dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi dapat membantu menyelesaikan  masalah  yang  ada,  karena dengan sistem terkomputerisasi bagian gudang  dinas  kependudukan  dan  pencatatan sipil  kota  depok  dapat  melakukan  pencarian data  dengan  cepat  dan  akurat  dengan penyimpanan yang aman.
3. Adanya  akses  login  dalam  sistem  sebagai kontrol  sistem  diharapkan  dapat  menjaga kerahasiaan informasi yang ada.

## REFERENSI
Astuti,  Y.  P.,  &  Subhiyakto,  E.  R.  (2017). Pengembangan  Sistem  Informasi  Dengan Metode  Waterfall  Untuk  Pengarsipan  Data Wajib  Pajak. Jurnal  Teknologi  Informasi UDINUS , 16 (2), 106–113.
Diana, I. N., Anwar, M. M., N, R. S., & D, I. G. S. M. (2019). Analisis Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan  Dan  Disposisi  Surat  Berbasis Chronological  Filling. SEMINAR  SANTIKA , September , 2–7.
Firdaus,  N.,  &  Irfan,  D.  (2020).  Rancang  Bangun Sistem Informasi Arsip Berbasis Web Menggunakan Framework Codeigniter. Jurnal Vocational Teknik Elektronika Dan
Informatika , 8 (1).
Harsono,  G.  (2020).  Analisa  Dan  Perancangan SistemManajemen  Gudang  Pada  Perusahaan Jasa  Maklon/E-Contract  Manufacturing  (Studi Kasus:  CV.Sakura  Satrya  Jaya). JUSIBI- (JURNAL  SISTEM  INFORMASI  DAN  E- BISNIS) , 2 (2), 375–390.
Kosaman,  R.  W.,  &  Purnomo,  E.  (2019). Perancangan  Sistem  Informasi  Pengelolaan Arsip  Elektronik  Berbasis  Web  Pada  PT  Pgas Telekomunikasi  Nusantara. Sigma-MU , 11 (2), 34–46.
Mariana,  A.  N.,  &  Amrin,  A.  (2019).  Implementasi Model Waterfall Untuk Pengembangan Sistem
Informasi  Surat  Berjalan  PKK  DKI  Jakarta. Jurnal  Riset  Komputer  (Jurikom) , 6 (5),  453–
459. https://www.ejurnal.stmik- budidarma.ac.id/index.php/jurikom/article/vie
w/1392
Mudiar, W., & Hidayat, U. (2019). Sistem Informasi
Manajemen Asset Berbasis Web Pada Perbanas Institute. Information Management for
Educators  and  Professionals , 4 (1), E  –  ISSN:
2548–3331.
Priyono, A. H., & Amrin, A. (2019). Sistem Informasi Pengelolaan  Sertifikat  Tanah  Pada  Badan Pertanahan  Nasional  Jakarta. Jurnal  Mantik
Penusa , 3 (2), 30–37. http://e- jurnal.pelitanusantara.ac.id/index.php/mantik/a rticle/view/622/382
Sukamto, R. A., & Salahuddin, M. (2014). Rekayasa Perangkat Lunak . Informatika.
Sumardi, S., & Widyatmoko, K. (2012). Perancangan Sistem  Informasi  Kearsipan Kopertis  Wilayah Vi Semarang. Techno.COM , 11 (1), 37–46.