## RANCANG BANGUN SISTEM INVENTORY GERAI FLA-FLA MILKSHAKE
Moch Farid Fauzi 1) , Alfie Nur Rahmi 2) , Supriatin 3)
1,2,3) Sistem Informasi Universitas AMIKOM Yogyakarta email : faridfauzi@amikom.ac.id 1) , alfienurrahmi@amikom.ac.id 2) , supriatin@amikom.ac.id 3)

## Abstraksi
Teknologi  informasi  sangat  berperan  penting  dalam  sektor  kehidupan  manusia,  termasuk  dalam  sektor perdagangan. Saat ini ada 8% pebisnis yang memanfaatkan teknologi digital dan belum mengoptimalkan sistem yang terkomputerisasi  dalam  pelayanannya.  Sistem yang terkomputerisasi dapat membantu  mengolah  data dan informasi  sehingga  mempercepat  proses  pelayanan.  Salah  satu  bidang  usaha  yang  belum  memaksimalkan teknologi  informasi  secara  menyeluruh  adalah  Gerai  Fla-Fla  Milkshake.  Sistem  pencatatan  inventory  dan laporan  hasil  penjualan  saat  ini  masih  ditulis  secara  manual  pada  lembaran  kertas,  sehingga  terkadang menimbulkan  kekeliruan  pencatatan  laporan  hasil  penjualan  dan  jumlah  stok  barang.  Hal  tersebut mengakibatkan  data  yang  diterima  tidak  akurat  dan  harus  menghitung  ulang.  Penulis  berinisiatif  merancang sebuah  sistem  inventory  berbasis  website  untuk  mempermudah  pengelolaan  inventory  dan  pembuatan  laporan penjualan  pada  Gerap  Fla-Fla  Milkshake.  Penelitian  ini  menghasilkan  rancangan  database  dan  sistem  yang digambarkan  dalam  bentuk  flowchart  sistem,  Entity  Relationship  Diagram  (ERD),  relasi  antar  tabel,  dan rancangan interface sistem inventory.
Kata Kunci : sistem, inventory, laporan penjualan, milkshake

## Abstract
Information technology is very important in the sectors of human life, including the trade sector. currently only 8% of business people use digital technology and have not optimized the computerized system in their services. Computerized systems can help process data and information so as to speed up the service process. The Fla-Fla Milkshake outlet has not maximized its information technology as a whole. The system for recording inventory and reports of sales results is currently written manually on sheets of paper, so that sometimes it causes errors in  recording  sales  reports  and  the  number  of  stock  items.  This  resulted  in  inaccurate  data  and  had  to recalculate.  The  author  took  the  initiative  to  design  a  web-based  inventory  system  to  facilitate  inventory management and sales reports. The research resulted in a database and system design depicted in the form of system flowcharts, Entity Relationship Diagrams, relationships between tables, and interface designs.
Keywords : system, inventory, sales report, milkshake

## 1. Pendahuluan
Saat ini teknologi informasi memiliki peran  penting dalam  sektor  kehidupan  manusia.  Salah  satunya adalah  sektor  perdagangan.  Faktanya  saat  ini  baru 8%  pelaku  usaha  yang  memanfaatkan  teknologi digital  [1]  dan  belum  mengoptimalkan  sistem  yang terkomputerisasi dalam proses pelayanannya. Padahal sistem yang terkomputerisasi dapat membantu  dalam  mengolah  data  dan  informasi sehingga mempercepat proses pelayanan.
Persediaan  (inventory)  merupakan  stok  dari  suatu item atau sumber daya yang digunakan dalam suatu organisasi perusahaan [2].  Perusahaan yang mampu mengendalikan  dan  mengelola  inventory  dengan baik  akan  dapat  memenuhi  kebutuhan  pelanggan
dan  tentu  saja  dapat  menjaga  kelangsungan bisnisnya dalam dunia industri saat ini [3]. Terdapat beberapa  penelitian  terkait  inventory  yang  telah dilakukan,  dalam  penelitian  ini  menyimpulkan bahwa perancangan sistem dapat membantu meningkatkan  efisiensi  waktu  dalam  memberikan informasi  ketersediaan  stok  barang  yang  ada digudang  secara  cepat  dan  akurat  dan  dapat meningkatkan  efisiensi  waktu  dalam  pencatatan persediaan  barang  masuk  dan  keluar  secara  update dan realtime dan membantu meminimalisir kerugian atas barang yang melewati batas  tanggal  kadaluarsa [3].
Pemodelan  sistem  yang  terkomputerisasi  dan terintegrasi dapat mendapatkan informasi persediaan barang  yang  tersaji  secara  cepat  dan  tepat  tanpa
membutuhkan  tanya  jawab  terlebih  dahulu  kepada bagian  terkait  [4].  Sistem  yang  dibangun  dapat mempermudah  dalam  proses  pendataan  barang masuk  dan  keluar  yang  sudah  tersistem  sehingga lebih  mudah  dalam  pencarian  data  yang  diperlukan dan  dengan  adanya  sistem  inventori  ini  dapat mengurangi penumpukan kertas [5].
Gerai  Fla-Fla  Milkshake  merupakan  salah  satu usaha  penyedia  minuman  susu  yang  saat  ini  sedang tren  di  kalangan  anak  muda.  Berdasarkan  hasil wawancara,  diketahui  bahwa  saat  ini  Gerai  Fla-Fla Milkshake  belum  memaksimalkan  penggunaan teknologi  informasi  secara  menyeluruh.  Misalnya, pada  sistem  pencatatan  inventory  dan  laporan  hasil penjualan  yang  saat  ini  masih  ditulis  secara  manual pada lembaran kertas, sehingga terkadang menimbulkan  kekeliruan  pencatatan  laporan  hasil penjualan dan jumlah stok barang yang tersisa yang dapat  memberikan  informasi  yang  keliru  pada pegawai lainnya maupun pemilik usaha..
Berdasarkan uraian diatas, penulis berinisiatif untuk merancang sebuah sistem inventory berbasis website yang  bertujuan  untuk  mempermudah  pengelolaan inventory  hingga  pembuatan  laporan  akhir  pada Gerai Fla-Fla Milkshake.

## 2. Metode Penelitian
Penelitian  yang  akan  dilakukan  ini  menggunakan metode  kualitatif  deskriptif  dengan  mengambil objek siistem inventory dan pencatatan laporan pada Gerai Fla-Fla Milkshake. Gambaran umum penelitian ini dapat dilihat pada gambar berikut:
Pada  Gambar  1  digambarkan  alur  dari  penelitian yang  akan  dilakukan  dimulai  dari  mengidentifikasi masalah  guna  mendapatkan  permasalahan  yang dihadapi  oleh  objek  yang  akan  menjadi  latar belakang  dilakukannya  penelitian  ini.  Setelah  itu, dilanjutkan  dengan  mengumpulkan  data-data  yang dibutuhkan guna menemukan solusi dari permasalahan  yang  ada.  Pada  langkah  berikutnya, dilakukan  analisis  PIECES  guna  mengetahui rencana kebutuhan dari sistem yang akan dibangun. Terakhir,  dari  hasil  analisis  dilakukan  untuk membangun  rancangan  sistem  yang  sesuai  dengan kebutuhan user.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Berikut hasil penelitian yang telah dilakukan:

## 3.1 Analisis PIECES
Berikut  adalah  hasil  analisis  terhadap  sistem  lama dan  sistem  baru  menggunakan  Analisis  PIECES yang terdiri dari Performance (Performa), Information (Informasi), Economy (Ekonomi), Control (Kontrol) dan Efficiency (Efisiensi).

## Tabel 1 Hasil Analisis PIECES
Variable Analisis Sistem Lama Analisis Sistem Baru Performance Response Time a. Rata-rata membutuhkan waktu  sekitar  15 menit untuk menghitung  dan mencatat laporan hasil penjualan a. Sistem  baru  yang dirancang membutuhkan waktu  tak  lebih dari 1 menit untuk menampilkan laporan hasil
penjualan b. Rata-rata membutuhkan waktu  sekitar  15 menit untuk menghitung  dan mencatat stok barang yang tersedia b. Sistem  baru  yang dirancang membutuhkan waktu  tak  lebih dari 1 menit untuk menampilkan stok  barang  yang tersedia Throughput Laporan hasil penjualan dan stok barang dicatat menggunakan formulir kertas dan dihitung secara manual menggunakan kalkulator Sistem  baru  yang dirancang dapat menampilkan laporan hasil penjualan dan stok barang yang tersedia secara berkala sesuai dengan yang dikehendaki user. Information Akurat Penghitungan laporan hasil penjualan dan stok barang secara manual beresiko terjadi kesalahan Sistem yang
dirancang melakukan perhitungan dengan  aritmatika pemrograman, sehingga
penghitungan meminimalisir terjadinya kesalahan Relevan Laporan hasil penjualan dan stok barang disajikan per hari, akan sulit menganalisis hasil penjualan selama sebulan Sistem yang dirancang dapat menyajikan laporan hasil penjualan dan stok barang secara terpisah  dan  dapat menampilkan  data laporan hasil penjualan secara berkala sesuai yang  dikehendaki user. Tepat Waktu Laporan hasil penjualan dan stok  barang  harus direkap  menjadi kesatuan arsip, ketika akan mencari  laporan sebelumnya, membutuhkan waktu untuk mencarinya. Sistem yang
dirancang dapat menampilkan laporan hasil penjualan  dengan cepat, karena dapat menampilkan  data secara  berkala  dan dapat  disesuaikan sesuai dengan data yang  dikehendaki oleh user Economy Biaya Biaya yang dibutuhkan tergolong lebih murah karena hanya biaya penggandaan formulir Sistem yang dirancang membutuhkan biaya sewa hosting untuk berjalannya sistem. Manfaat Sistem manual lebih murah dalam segi  biaya,  akan tetapi dalam mendata dan menghitung laporan membutuhkan waktu dan ketelitian yang tinggi karena beresiko terjadi kesalahan perhitungan Sistem yang
dirancang menerapkan aritmatika pemrograman,
sehingga otomatis data yang diinputkan user akan dihitung dengan akurat, sehingga data yang disajikan adalah hasil perhitungan  yang akurat Control Peningkatan pengendalian sistem a. Laporan hasil penjualan dan stok barang dihitung secara manual oleh barista  dan  akan dilanjutkan  oleh barista yang bertugas pada shift  setelahnya, sehingga jika terjadi  kesalahan pada  barista  shift pertama, maka barista  pada  shift kedua  juga  akan mengalami
kesalahan data dan  akan  sulit a. Sistem yang dirancang memiliki hak akses  dan  dapat diakses dimana saja,  jika  barista shift pertama mengalami kesalahan input data,  barista  shift kedua dapat meminta barista shift pertama untuk kroscek data secara online
menghubungi barista yang bertugas  di  shift
pertama. b. Setiap malam pemilik harus datang ke masing-masing gerai untuk melakukan cek laporan hasil penjualan dan stok barang b. Sistem yang dirancang berbasis  website dan  dapat  diakses dimana  saja  dan kapan saja, sehingga mempermudah pemilik untuk melakukan controlling hasil penjualan dan stok barang
Efficiency Efisiensi Sumber  Daya Manusia
Barista  bertugas menyajikan minuman, merangkap  kasir dan penyedia stok topping
Sistem yang dirancang hanya mempermudah Barista pada proses pelaporan hasil penjualan saja Efisiensi waktu dan pekerjaan Dalam merekap dan  menghitung hasil penjualan memerlukan waktu yang cukup  lama  dan ketelitian yang cukup tinggi Sistem yang dirancang  terdapat menu laporan untuk menampilkan laporan hasil penjualan dan stok barang,  sehingga barista tidak memerlukan waktu  yang  lama dalam merekap dan menghitung laporan hasil penjualan  beserta stok barang Efisiensi biaya Biaya yang dikeluarkan rendah, hanya untuk penggandaan formulir
Sistem yang
dirancang membutuhkan biaya  yang  lebih besar  untuk  biaya sewa  domain  per tahunnya
Service Ragam informasi  dan layanan Informasi yang disajikan  berupa data  laporan  hasil penjualan dan stok barang Sistem yang dirancang menyajikan  data laporan penjualan,
laporan keuangan, stok barang, daftar gerai,  daftar  user, dan diskon

## 3.2 Rancangan Sistem dan Database
Berdasarkan  hasil  analisis  yang  telah  dilakukan terhadap  sistem  lama  dan  juga  sistem  yang  akan dibangun,  maka  dihasilkan  rancangan  sistem  dan database sebagai berikut :

## 3.2.1 Flowchart Sistem

## Gambar 2 Flowchart Sistem
Flowchart  sistem  yang  ditunjukkan  pada  Gambar  2 memberikan  gambaran  tentang  proses  pengolahan data  yang  terjadi  di  dalam  sistem  yang  akan dibangun.  Beberapa  data  yang  akan  diolah diantaranya  data  admin  ,  kasir,  ekstra,  detail  ekstra, transaksi,  detail  transaksi,  powder,  jenis  menu, penyajian,  detail  penyajian,  region,  dan  data topping.    Selanjutnya,  salah  satu  hasil  dari pengolahan  data  tersebut  berupa  laporan  harian, mingguan, bulanan maupun tahunan.

## 3.2.2 ERD

## Gambar 3 ERD
Rancangan  database  untuk  sistem  yang  akan dibangun  dapat  dilihat  pada  gambar  3  yakni  ERD (Entity  Relationship  Diagram) yang  menunjukkan hubungan  antar  entitas  yang  terdapat  di  dalam sistem. Pada sistem yang akan dibangun terdapat 14 entitas  yaitu  entitas  jenis_menu,  detail_ekstra, varian_powder,  staff,  ekstra,  transaksi  penambahan, jual,  topping,  region,  diskon,  penyajian,  detail penyajian, detail_transaksi dan entitas powder.

## 3.2.3 Relasi antar Tabel

## Gambar 4 Relasi antar Tabel
Dari ERD yang telah dibuat, selanjutnya diimplementasikan  kedalam  tabel-tabel  yang  saling berelasi  seperti  pada  gambar  4.  Dari  hasil implementasi  dapat  diketahui  terdapat  14  tabel dengan rincian sebagai berikut :
a. Tabel  Staff  yang  berfungsi  untuk  menampung data  admin  dan  karyawan,  keduanya  memiliki hak_akses yang berbeda di dalam sistemnya.
b. Table Region berfungsi untuk menampung data region atau cabang. Data ini sangat mempengaruhi tabel tabel lain dalam pengolahan datanya. c. Table Varian Powder berfungsi untuk menyimpan  data  varian  powder  apa  saja  yang dimiliki.  Id_region  pada  table  ini  berfungsi untuk  membedakan  stok  varian  powder  yang ada di setiap cabangnya.
d. Tabel  Jenis  Menu  berfungsi  sebagai  pilihan jenis  yang  nantinya  akan  disajikan  kepada pelanggan.
e. Tabel Powder berfungsi untuk menampung data data nama menu yang akan disajikan. Selain itu pada tabel ini mempunyaji variabel diantaranya id_powder,  nama_powder,  jenis  menu,  dan id_varian.  Tabel  ini  berelasi  dengan  tabel  jenis menu  dan  table  varian  powder  dimana  tabel jenis  menu  berfungsi  untuk  menentukan  menu tersebut  termasuk  dalam  golongan  mana sedangkan tabel varian powder berfungsi untuk menentukan  menu  in  menggunakan  varian powder apa.
f. Table  Penyajian  berfungsi  untuk  menampung jenis  penyajian  apa  saja  yang  nantinya  akan  di sajinkan kepada pelanggan.
g. Table detail penyajian berfungsi untuk menampung  data  penyajian  apa  saja  yang terdapat  pada  tiap  tiap  menu.  Tabel  ini mempunyai beberapa variabel yaitu id_penyajian, id_powder, dan harga.
h. Table topping berfungsi untuk menampung data jenis jenis topping.
i. Table  ekstra  berfungsi  untuk  menampung  data data  ekstra  penjulan  seperti  cup,  yakult,  dll. Tabel  ini  mempunyai  beberapa  variabel  seperti id_ekstra,  nama_ekstra,  stok,  dan  id_region, dimana id_region berfungsi untuk pembeda stok pada antar cabangnya.
j. Table detail ekstra berfungsi untuk menampung data penggunaan ekstra berdasarkan jenis menu yang  tersedia.  Tabel  ini  tidak  mempunyai primary key. Hal itu dikarenakan tabel ini hanya menampung data hasil dari pemakaian.
k. Table Diskon berfungsi untuk menampung data diskon yang nantinya akan digunakan pada saat transaksi.
l. Table  Transaksi  berfungsi  untuk  menampung data  transaksi.  Tabel  ini  mempunyai  beberapa variabel  seperti  no_nota,  tanggal,  total  dan id_staff.  Total  disini  adalah  total  keseluruhan yang  ada  pada  tiap  tiap  transaksi,  sedankan id_staff  berfungsi  untuk  membedakan  kasir yang melayani tiap tiap transaksi.
m. Table Detail Transaksi berfungsi untuk menampung  data  data  detail  dari  tansaksi, dimana  tabel  ini  berisi  penjabaran  dari  menu terpilih  apa  saja  yang  ada  pada  tiap  tiap transaksi.
n. Table  transaksi  penambahan  berfungsi  untuk mengolah  data  penambahan  stok    pada  tiap inventory. Table ini ditujukan untuk pembuatan laporan penambahan stok di setiap waktunya.
3.2.4 Desain Rancangan Interface
1. Menu Login

## Gambar 5 Menu Login
Menu  ini  digunakan  untuk  login  staff  dengan  cara memasukkan  username  dan  password  yang  telah dibuat sebelumnya.
2. Menu Utama

## Gambar 6 Menu Utama
Menu  utama  menampilkan  tampilan  awal  setelah login,  yang  didalamnya  terdapat  menu-menu  yang dapat dipilih sesuai kebutuhan user.
3. Menu Transaksi

## Gambar 7 Menu Transaksi
Pada  gambar  7  menunjukkan  tampilan  menu  untuk menginputkan data transaksi penjualan.

## 4. Menu Inventaris

## Gambar 8 Menu Inventaris
Pada  gambar  8  menunjukkan  tampilan  untuk  menu inventaris  yang  digunakan  untuk  mengetahui  stok yang tersedia maupun yang hampir habis.

## 5. Menu Diskon

## Gambar 9 Menu Diskon
Pada  gambar  9  merupakan  tampilan  untuk  menu diskon  yang  digunakan  untuk  menginputkan  data terkait pemberian diskon.

## 6. Menu Region

## Gambar 10 Menu Region
Menu  region  digunakan  untuk  menambahkan  data cabang dari gerai Fla-Fla  yang terbaru.

## 7. Menu Karyawan

## Gambar 11 Menu Karyawan
Pada  gambar  11  merupakan  tampilan  untuk penambahan data karyawan.

## 8. Menu Transaksi Penambahan

## Gambar 12 Menu Transaksi Penambahan
Pada  gambar  12,  merupakan  tampilan  untuk penambahan stok.

## 9. Menu Laporan

## Gambar 13 Menu laporan
Pada  gambar  13  menampilkan  rancangan  interface untuk  menu  laporan  yang  dapat  digunakan  untuk mengetahui  seberapa  banyak  pemakaian  powder maupun topping pada setiap waktunya.

## 10. Menu Dashboard

## Gambar 14 Menu Dashboard
Rancangan  tampilan  menu  dashboard  dapat  dilihat pada  gambar  14  yang  dapat  digunakan  untuk
mengecek  jumlah  penjualan  per  hari,  graphic penjualan  maupun  menu  terlaris  selama  waktu tertentu.

## 11. Menu Pesanan

## Gambar 15 Menu Pesanan
Rancangan  interface  menu  pesanan  dapat  dilihat pada  gambar  15,  yang  digunakan  untuk  mencatat pesanan.

## 12. Menu Cek Pesanan

## Gambar 16 Menu Cek Pesanan
Rancangan interface pada Menu cek pesanan dapat dilihat  pada  gambar  16,  menu  ini  berfungsi  untuk mengecek Kembali pesanan yang telah dicatat pada menu pemesanan apakah sudah sesuai atau belum.

## 13. Menu Bubble

## Gambar 17 Menu Bubble
Gambar  17  merupakan  rancangan  interface  untuk menu bubble yang digunakan untuk mengkonfirmasi jummlah bubble yang dimasak.
14. Menu Stok

## Gambar 18 Menu Stok
Rancangan  interface  menu  stok  pada  gambar  18 memberikan  gambaran  terkait  jumlah  stok  dari masing-masing menu, topping maupun ekstra.

## 15. Menu History

## Gambar 19 Menu History
Gambar  19  menunjukkan  rancangan  interface menu history  yang  digunakan  untuk  melihat  history penjualan.

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan  penelitian  di  atas  dapat  diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Penelitian  ini  menghasilkan  sebuah  rancang bangun sistem
inventory yang dapat
diimplementasikan pada Gerai Fla-Fla
Milkshake.
2. Rancang  bangun  sistem  inventory  ini  adalah sebuah  alternatif  solusi  untuk  menyelesaikan permasalahan  yang  sering  terjadi  dalam pelaporan  hasil  penjualan  dan  stok  barang  di Gerai Fla-Fla Milkshake.
3. Rancangan system inventory pada Gerai Fla-fla menjawab masalah system manual yang sedang berjalan.

## Daftar Pustaka
[1] Krjogja.com,  “Baru  3  Persen  Pelaku  UMKM Memanfaatkan  Teknologi  Digital”,  14  Oktober 2020. < https://www.krjogja.com/berita- lokal/diy/yogyakarta/baru-3-persen-pelaku- umkm-memanfaatkan-teknologi-digital/> [Diakses, 10 Januari 2021].
[2] Assauri,  Manajemen  Operasi  Produksi.  Jakarta:  PT.
Raja Grafido Persada. 2016.
[3] Z.  Sitiani  dan  H.  Inge,  “Analisa  dan  Perancangan Aplikasi  Sistem  Inventory  (Studi  Kasus  :  PT.  Cakra Medika Utama)”, JSAI, Vol:2 No:1, pp 116-122, 2019.
[4] S.A.Gita.  “Perancangan  Aplikasi  Inventory  Barang Materials dan  Product”,  Technologia,  Vol:7  No:1,  pp 25-33, 2016.
[5] H. Maulana,  “Rancang  dan  Bangun  Sistem  Informasi Inventori  Barang  Berbasis  Web  (Studi  Kasus  PT. Nusantara Sejahtera Raya), Jurnal IKRA-ITH
Informatika, Vol:2 No:3, pp 24-37, 2018.