ISSN  : 1978-1105 E-ISSN : 2722-5445

## PERANCANGAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)  SEBAGAI DASAR  PENGUKURAN  KINERJA  KARYAWAN DI GUDANG SPAREPART PADA PT XYZ

## Andi Nurwahidah*
Program Studi Teknik Industri Agro, Politeknik ATI Makassar, Kota Makassar, Indonesia
Ahmad Sawal
Program Studi Teknik Industri Agro, Politeknik ATI Makassar, Kota Makassar, Indonesia

## Mulyadi
Program Studi Teknik Industri, Universitas Hasanuddin, Kota Makassar, Indonesia
Mohammad Thezar Afifudin
Program Studi Teknik Industri, Universitas Pattimura, Kota Ambon, Indonesia

## Hasmita Sari
Program Studi Teknik Industri Agro, Politeknik ATI Makassar, Kota Makassar, Indonesia
* E-mail korespondensi: nurwahidah.andi@atim.ac.id

## ABSTRAK
Pada  penelitian  ini  didapatkan  adanya  beberapa  permasalahan  khususnya  di  bagian  gudang sparepart  yakni  tidak  adanya  penilaian  kinerja  karyawan  gudang  yang  bisa  digunakan  untuk mengevaluasi  kinerja  karyawan  yang  ada  di PT.  XYZ.  Tujuan  penelitian  ini untuk  mengetahui bagaimana  kinerja  karyawan  gudang  sparepart  dengan  menggunakan  pendekatan  KPI  (Key Performance  Indictor)  dan  AHP  (Analitical  Hierarchy  Process).  Pengolahan  data  dengan menggunakan  metode  Key  Performance  Indicator  (KPI)  dan  Analytical  Hierarchy  Process (AHP).  Hasil  pengukuran  kinerja  karyawan  di  gudang  sparepart  PT.  XYZ  memiliki  7  KPI meliputi  5  perhitungan  kebutuhan  sparepart,  1  penyimpanan  sparepart,  dan  1  order  picking. Dari  hasil  pembobotan  kinerja  didapatkan  perhitungan  kebutuhan  sparepart  yaitu  akurasi perhitungan jumlah sparepart yang akan dipesan memiliki hasil bobot paling tinggi yaitu 0,27 dan  yang  paling  rendah  adalah  hasil  pembobotan  dari  pencatatan  sprepart  keluar/masuk dengan  nilai  sebesar  0,04  jadi  dengan  hasil  tersebut  perlu  meningkatkan  kinerja  karyawan gudang agar dapat mengembangkan produktivitas dari perusahaan itu sendiri.
Kata Kunci: Key Performance Indicator, Analytical Hierarchy Process, Gudang, Kinerja

## ABSTRACT
This  study  found  that  there  were  several  problems,  especially  in  the  spare  parts  warehouse, namely the frequent delays in spare parts, the absence of a permanent supplier and the absence of  a  warehouse  employee  performance  assessment  that  could  be  used  to  evaluate  the performance  of  employees  at  PT.  XYZ.  The  purpose  of  this  study  was  to  determine  how  the performance  of  spare  parts  warehouse  employees  using  the  KPI  (Key  Performance  Indicator) and AHP (Analytical Hierarchy Process) approaches. Data processing using Key Performance Indicator  (KPI)  and  Analytical  Hierarchy  Process  (AHP)  methods.  The  results  of  measuring employee  performance  in  the  spare  parts  warehouse  of  PT.  XYZ  has  7  KPIs  including  5 calculation  of  spare  part  needs,  1  spare  part  storage,  and  1  order  picking.  From  the
performance  weighting results, it  is obtained that the calculation of spare parts needs, namely the  accuracy  of  calculating  the  number  of  spare  parts  to  be  ordered  has  the  highest  weight result  of  0.27  and  the  lowest  is  the  weighting  result  of  recording  outgoing  /  incoming  spare parts with a value of 0.04 so with these results it is necessary to increase warehouse employee performance in order to develop the productivity of the company itself.
Keywords:  Key  Performance  Indicator,  Analytical  Hierarchy  Process,  Warehouse,

## Performance

## 1. PENDAHULUAN
Gudang  sebagai  bagian  penting  dari  suatu  sistem  produksi.  Barang  yang  disimpan  di gudang  dapat  berupa  bahan  baku,  bahan  setengah  jadi,  bahan  jadi  maupun  suku  cadang ( sparepart ),  yang  diperlukan  untuk  proses  produksi.  Material  tersebut  akan  disimpan  hingga siap  digunakan  sesuai  dengan  jadwal  pemakaian.  Kinerja  gudang  yang  tidak  efektif  dapat mengakibatkan  terganggunya  proses  produksi  misalnya  adanya  kesalahan  dalam  pemesanan jumlah sparepart , kegiatan logistik, penyimpanan barang atau Sparepart dan sebaliknya kinerja gudang  yang  baik  memiliki  sistem  pelayanan  yang  baik  yaitu  adanya  jaminan  keamanan, kemudahan  akses  informasi  keluar,informasi  masuk,dan  penyimpanan  barang,serta  kesesuaian kondisi  lingkungan  fisik  bagi  barang  yang  disimpan.  Gudang  juga  dapat  diartikan  sebagai fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang dibuat untuk mencapai target tingkat pelayanan dengan total biaya yang paling rendah (Richards, 2011).
PT.  XYZ  adalah  perusahaan  yang  bergerak  dibidang  industri  minuman  mountea, perusahaan  memiliki  gudang  tempat  penyimpanan  perlengkapan  suku  cadang  ( sparepart ),  di gudang sparepart sering terjadi permasalahan yang dapat berpengaruh terhadap proses produksi yaitu pemesanan sparepart membutuhkan  waktu yang cukup lama 3 hari  sampai  satu minggu sehingga  menghambat  proses  produksi  dan sparepart yang  dipesan  tidak  memiliki supplier tetap yang bisa konsisten dalam memberikan pelayanan, sehingga perusahaan tidak melakukan produksi  dan  akan  memberikan  dampak  lain  berupa  kemungkinan  timbulnya overstock dan outstock , selain itu belum adanya penilaian kinerja/produktivitas karyawan sehingga perusahaan tidak  mengetahui  permasalahan  yang  terjadi  pada  lingkup  perusahaan.  Berdasarkan permasalahan  tersebut  maka  penulis  tertarik untuk  melakukan  pengukuran  kinerja  karyawan menggunakan  pendekatan  KPI  ( Key  Performance  Indicator ),  dan  AHP  ( Analytical  Hierarchy Process ), disisi lain karena tidak adanya supplier tetap menjadikan karyawan sering kewalahan dalam melakukan pemesanan spareprt yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan.
Penelitian  terdahulu  Ulya  &  Jakfar  (2017)  dengan  judul  penelitian  “Penentuan  dan pembobotan Key  Performnace  indicator (KPI)  sebagai  alat-alat  pengukuran  rantai  pasok produksi  keju  mozarella”  bertujuan  untuk  menentukan  dan  membobotkan  KPI  sebagai  alat pengukuran kinerja rantai pasok produksi keju mozarella dengan hasil penelitian menunjukkan terdapat  36  KPI  yang  disesuaikan  dengan  pendekatan  pengukuran  kinerja  dengan  metode SCOR,  yaitu plant,  source,  deliver,  make  (process). Penelitian  lainnya  Jalal  &  Safitri  (2018) dengan judul penelitian “Analisis kinerja gudang dengan pendekatan key performance indicator (KPI)  dan Analytical  hierarchy  process (AHP),  bertujuan  untuk  mengevaluasi  kinerja  dari gudang  perusahaan  tersebut,serta  mengetahui  apakah  gudang  tersebut  memberikan menguntungkan atau merugikan perusahaan.
Berdasarkan  penelitian  terdahulu  dengan  problem  serupa,  maka  untuk  penelitan  ini  akan merancang  variable Key  Performance  Indicator (KPI)  untuk  menghitung  dan  mengukur performansi  gudang  selanjutnya  dibutuhkan Analytical  Hierarchy  Process (AHP)  yang digunakan  untuk  menentukan  bobot  dan  tingkat  kepentingan  dari  variabel  yang  berperan penting    dalam  peningkatan  performansi  kinerja  didalam  gudang  sparepart  dan  di  harapkan dapat memberikan solusi bagi perusahaan.

## 2. BAHAN DAN METODE
Key  Performance  Indicators dikatakan  sebagai  sekumpulan  pengukuran  yang  diciptakan terfokus  kepada  aspek  kinerja  organisasi  yang  paling  kritikal  (Parmenter,  2007).  Banerjee  & Buoti  (2012),  mengatakan Key  Performance  Indicator merupakan  ukuran  berskala  dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi.  KPI  juga  digunakan  untuk  menentukan  objektif  yang  terukur,  melihat  tren,  dan mendukung  pengambilan  keputusan. Key  Performance  Indicator adalah  ukuran  yang  bersifat kuantitatif  dan  bertahap  bagi  perusahaan  serta  memiliki  berbagai  perspektif  dan  berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi (Iveta, 2012).  Pada  penelitian  ini  menggunakan Key  performance  indicator (KPI)  untuk  mengukur kinerja  karyawan  di  gudang  sparepart  PT.  XYZ  juga  dapat  menggambarkan  kelebihan  dan kekurangan dari target yang ingin dicapai, setelah menentukan KPI dilakukan verifikasi dengan pihak warehouse sparepart officer yang berperan penting dalam bagian yang ditentukan KPInya, setelah  itu  dilakukan  pembobotan  KPI  dengan  menggunakan  AHP.  Pada  penelitian  ini digunakan Analytical  Hierarchy  Process (AHP)  untuk  melakukan  pembobotan,  dikarenakan AHP  membuat  permasalahan  yang  luas  menjadi  suatu  model  berbentuk  hierarki  yang  mudah dipahami hasil  kinerja  karyawan  gudang  sparepart  PT.  XYZ  dengan  melakukan  perbandingan berpasangan kemudian menentukan matriks normalisasi untuk mendapatkan bobot dari masing- masing kriteria yang telah didapatkan sebelumnya.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Key Performance Indicator
Pada  perancangan key  performance  indicator (KPI)  untuk  peningkatan  kinerja  karyawan gudang,  yang  pertama  dilakukan  adalah  mengklasifikasikan  kegiatan  di  gudang  sparepart  PT. XYZ (lihat Tabel 1). Kegiatan-kegiatan gudang diklasifikasikan menjadi tiga kelas utama, yaitu perhitungan kebutuhan sparepart, penyimpanan sparepart, dan order picking.
Kegiatan perhitungan kebutuhan sparepart dibagi menjadi lima sub-kegiatan, yaitu akurasi perhitungan  jumlah  sparepart  yang  dipesan,  kecepatan  dalam  menanggapi  permintaan, pemilihan supplier, ketepatan dalam perhitungan barang masuk, dan kecepatan dalam melayani permintaan.  Akurasi  perhitungan  jumlah  sparepart  yang  akan  dipesan  diukur  pada  pemesanan oleh  pihak warehouse  sparepart  officer memiliki  keakuratan  sesuai  dengan  jumlah  yang dibutuhkan  oleh  perusahaan  dan  menyebabkan  terjadinya over  stock maupun outstock sparepart .  Kecepatan  dalam  menanggapi  permintaan  sparepart  artinya  kecepatan  karyawan melayani  apabila  ada  permintaan  sparepart  yang  akan  digunakan  untuk  melakukan  perbaikan mesin  produksi.  Pemilihan  supplier  artinya  didalam  pemilihan supplier perlu  diperhatikan supplier yang dapat memberikan kebutuhan sparepart yang akan digunakan dengan tepat waktu. Ketepatan  dalam  perhitungan  barang  masuk  artinya  karyawan  sebelum  menyimpan  sparepart karyawan  melakukan  perhitungan  agar  jumlah sparepart yang  dipesan  sesuai  dengan  yang dipesan  tidak  mengalami  kekurangan  ataupun  kelebihan  sparepart  yang  datang.  Sedangkan kecepatan  dalam  melayani  permintaan  sparepart  artinya  setiap  sparepart  yang  ada  di  gudang apabila  memiliki stock yang  kurang  karyawan  segera  melakukan  pemesanan  sparepart  untuk mencegah terjadinya kekurangan stock sparepart pada saat sparepart akan digunakan.
Tabel 1 . Klasifikasi Kegiatan di Gudang PT. XYZ No Klasifikasi Kegiatan Kinerja Gudang 1. Perhitungan Kebutuhan Sparepart 1. Akurasi perhitungan jumlah sparepart yang akan dipesan.
2. Kecepatan dalam menanggapi permintaan sparepart.
3. Pemilihan supplier.
4. Ketepatan dalam perhitungan barang masuk.
5. Kecepatan dalam melayani permintaan sparepart. 2 Penyimpanan sparepart 6. Penataan gudang/kerapian gudang 3. Order picking 7. Pencatatan sparepart keluar/masuk
Kegiatan  utama  kedua,  yaitu  penyimpanan  sparepart,  difokuskan  pada  penataan  gudang. Artinya,  karyawan  melakukan  penataan  gudang,  membersihkan  dan  merapikan  sparepart  yang ada di gudang.  Kegiatan utama ketiga ( order picking ) difouskan pada pencatatan keluar masuk sparepart,  dimana  setiap  sparepart  yang  masuk  ataupun  keluar  dicatat  dengan  baik  sehingga jumlah sparepart sesuai dengan yang ada di gudang.

## b. Pembobotan Menggunakan AHP
Pembobotan  AHP  dilakukan  pengambilan  keputusan  dengan  melakukan  perbandingan berpasangan  antara  kriteria  pilihan  menggunakan  microsoft  excel.  Gambar  2  mengilustrasikan struktur  hierarki  pengukuran  kinerja  gudang  hasil  perbandingan  berpasangan  dari  kriteria pilihan. Tabel 2 merupakan hasil perbandingan matriks berpasangan yang terdiri dari 7 indikator penilaian yang dibandingkan dengan indikator pilihan didapatkan hasil seperti pada  Tabel  2 di atas yang nilainya didapatkan dari hasil tabel skala penilaian perbandingan berpasangan.
Gambar 1 . Struktur Hierarki Pengukuran Kinerja Gudang PT XYZ
Tabel 2. Perbandingan Berpasangan antar Kriteria
Akurasi perhitungan jumlah sparepart yang akan dipesan Kecepatan dalam menanggapi permintaan sparepart Pemilihn supplier Penataan gudang Ketepatan dalam perhitungan barang masuk/keluar Pencatatan sparepart keluar/masuk Kecepatan dalam melayani permintaan sparepart Akurasi perhitungan jumlah sparepart yang akan dipesan 1 5 3 3 1 3 3 Kecepatan dalam menanggapi permintaan sparepart 0,2 1 3 5 3 3 3 Pemilihn supplier 0,3 1 1 3 5 5 3 Penataan gudang 0,3 0,2 0,3 1 3 5 3 Ketepatan dalam perhitungan barang masuk/keluar 1 0,3 0,2 0,3 1 5 Pencatatan sparepart keluar/masuk 0,3 0,3 0,2 0,2 0,3 1 1 Pencatatan sparepart keluar/masuk 0,3 0,3 0,2 0,2 0,3 1 1 Kecepatan dalam melayani permintaan sparepart 0,3 0,3 0,3 0,3 0,2 1 1 Jumlah 3,53 8,2 8,07 12,87 13,53 21 19
Tabel 2 merupakan matriks hasil perbandingan berpasangan dari 7 indikator penilaian yang nilainya  didapatkan  dari  hasil  tabel  skala  penilaian  perbandingan  berpasangan  yang dikemukakan  oleh  Saaty  (1988).  Matriks  normalisasi  dari  perbandingan  berpasangan  tersebut dapat dilihat pada Tabel 3, dimana akurasi perhitungan sparepart yang akan dipesan menempati posisi paling tinggi dan diprioritaskan.
Tabel 3. Matriks Normalisasi Kriteria Bobot Akurasi perhitungan sparepart yang akan dipesan 0,27 Kecepatan dalam menanggapi permintaan sparepart 0,21 Pemilihan supplier 0,19 Penataan gudang 0,12 Ketepatan perhitungan sparepart masuk/keluar 0,12 Pencatatan sparepart keluar/masuk 0,04 Kecepatan dalam melayani permintaan sprepart 0,05 Jumlah 1
Pada  Tabel  4  merupakan  hasil  dari  penilaian  pencapaian  KPI  didapatkan  target  yang menjadi  bahan  penilaian  pencapaian  KPI.  KPI  dikatakan  sesuai  dengan  target  apabila  nilai bobot total yang didapat adalah 1. Sehingga,  kinerja yang mendapatkan atau mendekati nilai 1 dikatakan bagus, sedangkan semakin jauh dari nilai 1 diperlukan adanya perbaikan.
Tabel 3. Penilaian Pencapaian KPI di Gudang PT. XYZ Key Performance Indicator (KPI) No. KPI Bobot Target Akurasi perhitungan jumlah sparepart yang akan dipesan 1 0,27 Jumlah sparepart yang akan dipesan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan Kecepatan dalam menanggapi permintan sparepart 2 0,21 Ketersediaan sparepart selalu memadai Pemilihan supplier 3 0,19 Dapat menyediakan kebutuhan sparepart yang diinginkan dengan tepat waktu Katepatan dalam perhitungan barang masuk/keluar 4 0,12 adanya pencatatan jumlah sparepart. Kecepatan dalam melayani permintaan sparepart 5 0,12 sparepart yang dibutuhkan ada digudang dan cepat diproses Penataan gudang/ kerapian gudang 6 0,04 Susunan sparepart rapih dan bersih Pencatatan sparepart keluar/masuk 7 0,05 Sparepart yang keluar dan masuk dicatat dengan baik.
Cara  mengetahui  berapa  nilai  kinerja  adalah  dengan  mencari  nilai  realisasi  kemudian mencari skor akhir, dimana realisasi yang paling tinggi adalah 100%. Artinya, kinerja yang ada di  gudang  telah  sesuai  dengan  target  yang  ditentukan.  Sebaliknya,  apabila  tidak  sesuai  dengan target maka realisasi yang didapatkan kurang dari 100%.

## 4. KESIMPULAN
Dari  hasil  pengklasifikasian  kegiatan  di  gudang  PT.  XYZ  didapatkan  3  jenis  klasifikasi kerja  yaitu  perhitungan  jumlah  sparepart,  penyimpanan  sparepart  dan  order  picking.  Dari klasifikasi  kerja  tersebut  didapatkan  5  indikator  gudang  yang  termasuk  ke  dalam  perhitungan kebutuhan sparepart yaitu akurasi perhitungan jumlah sparepart yang akan dipesan, kecepatan dalam  menanggapi  permintaan  sparepart,  pemilihan supplier ,  ketepatan  dalam  perhitungan barang  masuk/keluar,  serta  kecepatan  dalam  melayani  permintaan  sparepart,  sedangkan  dalam kegiatan  penyimpanan sparepart didapatkan  1  indikator  yaitu  penataan  gudang  atau  kerapian gudang,  dan  yang  terakhir  adalah  kegiatan  order  picking  didapatkan  1  indikator  pula  yaitu pencatatan sparepart yang keluar maupun sparepart masuk.
Pada  hasil  perbandingan  berpasangan  didapatkan  matriks  normalisasi  dengan  akurasi perhitungan sparepart yang  akan  dipesan  mendapatkan  bobot  yang  paling  tinggi  yaitu  0,27, kecepatan  dalam  menanggapi  permintaan  sparepart  0,21,  pemilihan supplier 0,19,  penataan gudang/kerapian  mendapatkan  nilai  0,12,  ketepatan  perhitungan  sparepart  masuk/keluar, pencatatan  sparepart  keluar/masuk  0,04  dan  kecepatan  dalam  melayani  permintaan  sparepart mendapatkan nilai 0,05.
Dari hasil bobot yang didapatkan seperti pada penjelasan di atas, maka penilain pencapaian kinerja  gudang  dapat  dihitung  dengan  adanya  target  yang  harus  dicapai  dalam  suatu  kinerja. Kemudian  dihitung  nilai  realisasinya  dan  skor  akhirnya.  Hasil  dari  skor  akhir  apabila dijumlahkan  mendapatkan  nilai  1  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  kinerja  dari  gudang  telah mencapai  target  dan  dikatakan  bagus,  sedangkan  semakin  jauh  jumlah  skor  akhir  yang didapatkan dari 1 maka kinerja gudang perlu dilakukan peningkatan atau perbaikan.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terima  kasih  kami  ucapkan  kepada  seluruh  Dosen  Politeknik  ATI  Makassar  yang  turut mendukung penulisan artikel ini hingga tahap penyelesaian.

## DAFTAR PUSTAKA
Banerjee,  J.  &  Buoti,  C.  (2012). General  specifications  of  KPIs .  International Telecomunnication Union.
Iveta, G. (2012). Human Resources Key Performance Indikators . Journal Of.  Competitiveness, Vol. 4, No. 1, pp. 177-128.
Jalal, Q.A., Safitri, W. (2018). Analisis Kinerja Gudang Dengan Pendekatan Key Performance Indicator  (KPI)  Dan  Analitycal  Hierarchy  Process  (AHP) .  Jurnal  Ilmiah  Teknik Industri (2018), Vol. 6 No. 2, pp. 71 – 78.
Parmenter. (2007). Key Performance Indikators . PT Elex Media Komputindo, Jakarta Richards, G. (2011). Warehouse Management . Kogan Page, London Saaty, T., 1988. The Analytical Hierarchy Process For Decision In Complex World. Pittsburgh: RWS Publication.
Ulya,  A.M.  &  Jakfar,  A.A.  (2017). Penentuan  Dan  Pembobotan  Key  Performance  Indicator (KPI) Sebagai Alat Pengukuran Kinerja Rantai Pasok Produksi Keju Mozarella Di CV. Brawijaya Dairy Industry. AGROINTEK, Vol. 11, No. 1, pp. 27-36.