## ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN ARSIP DI DINAS TATA RUANG DAN CIPTA KARYA KOTA BANDUNG
Oleh: Farida Indriani,S.P.,M.M. 1 , Fryda Pramaesheila. 2
Dosen Tetap Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik LP3I Bandung Email: ida-indriani@yahoo.com

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip, hambatan yang dialami dan cara mengatasi permasalahan tersebut pada sistem penyimpanan arsip di Dinas  Tata  Ruang  Dan  Cipta  Karya  Kota  Bandung.  Metode  peneliltian  yang digunakan  adalah  deskriptif  yaitu  penulis  menggambarkan  hasil  observasi  sistem penyimpanan  arsip  baik  melalui  studi  kepustakaan  maupun  studi  lapangan  yang dilakukan  melalui  pengamatan  langsung  dilapangan  maupun  wawancara  kemudian memaparkannya.
Setelah  melakukan  peneliltian  dan  pengamatan,  penulis  memperoleh  kesimpulan bahwa  sistem  penyimpanan  arsip  di  Dinas  Tata  Ruang  dan  Cipta  Karya  Kota Bandung  masih  kurang  baik  penyimpanannya.  Hal  ini  dapat  dilihat  dari  kesulitan yang  dialami  oleh  petugas  arsip  pada  saat  harus  mencari  sebuah  arsip.  Masih banyaknya  kesalahan  dalam  pengarsipan  ,  kurangnya  kecakapan  petugas  arsip sehingga dokumen tersebut tercampur dan sulit ditemukan, adanya arsip yang hilang, pemberian  nomer  kode  yang  berulang  dan  tidak  adanya  pengkodean  pada  arsip merupakan  permasalahan  yang  harus  segera  diatasi.  Oleh  karena  itu,  masih diperlukan perbaikan-perbaikan agar sistem penyimpanan arsip lebih rapi. Mengingat  pentingnya  arsip  sebagai  ingatan,  pusat  informasi,  dan  sumber  sejarah sehingga  penyimpanannya  harus  dilakukan  dengan  benar  sesuai  SOP  agar  mudah untuk  ditemukan  kembali.  Untuk  arsip  yang  hilang,  dilakukan  digitalisasi  arsip. Arsip dipilah dan kemudian dipindahkan sesuai klasifikasi. Jika terdapat nomor arsip yang  sama  atau  ada  arsip  yang  tidak  memakai  nomor,  petugas  arsip  akan  melihat ulang  ke  buku  besar  yang  disesuaikan  dengan  nomor  SIMB  .  Agar  penyimpanan arsip  dapat  terselenggara  dengan  baik,  maka  petugas  arsiparis  perlu  mendapatkan pelatihan.    Untuk  penomeran  yang  sama,  disarankan  agar  memberikan  tambahan alphabet pada nomer yang sama tersebut, misalnya 300-A, 300-B, 300-C.
Kata Kunci: Sistem, Sistem penyimpanan, Arsip, Asas dalam Kearsipan, Peralatan dan Perlengkapan

## PENDAHULUAN
Perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  informasi  yang  sangat  pesat mengantar  dan  membawa  manusia  ke  dalam  dunia  informasi  yang  mengalir  tanpa batas dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam segala bidang. Pengelolaan informasi  menjadi  sangat  penting  untuk  mendukung  proses  administrasi  dan  fungsi manajemen  dan  kondisi  yang  sedang  berkembang  dengan  cepat.  Oleh  karena  itu, organisasi dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem dan prosedur kearsipan yang sesuai dengan kebijakan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Meskipun  kearsipan  berperan  penting  dalam  administrasi,  ironisnya  pada zaman  modern  ini  masih  banyak  kantor-kantor  pemerintahan  maupun  swasta  yang belum  melaksanakan  penataan  dengan  baik.  Misalnya  dijumpai  arsip-arsip  yang hanya ditumpuk di gudang sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila diperlukan. Hal  ini  akibat kearsipan dianggap kurang penting terutama bagi  mereka yang  belum  mengerti  tentang  tujuan  serta  fungsi  dan  peranan  arsip  itu  sendiri sehingga arsip tidak terpelihara dan terawat dengan semestinya.
Penyimpanan arsip merupakan suatu hal  yang mutlak dilakukan karena bahan  yang digunakan  untuk  membuat  arsip  terdiri  dari  beberapa  komponen  yang  mengandung zat  asam  yang  membuat  bahan  arsip  menjadi  rusak,  rentan  dimakan  oleh  rayap, sehingga  mengakibatkan  arsip  penuh  dengan  lubang.  Selain  itu,  bahan  arsip  yang kebanyakan  terbuat  dari  kertas  yang  mudah  terbakar,  mudah  basah  jika  terkena  air, mudah  lapuk  dan  sobek  jika  disimpan  dalam  udara  yang  lembab.  Oleh  karena  itu, penyimpanan  arsip  harus  dilakukan  dengan  sebaik  mungkin  mengingat  bahan  arsip yang  kebanyakan  terbuat  dati  kertas  sangat  rentan  terhadap  berbagai  macam  faktor kerusakan. Selain itu, penyimpanan arsip dilakukan agar arsip tidak tercecer dimana- mana dan para petugas dengan mudah biasa menemukan kembali arsip tersebut.
Berdasarkan  observasi,  Dinas  Tata  Ruang  dan  Cipta  Karya  Kota  Bandung,  belum memenuhi  sistem dan prosedur kearsipan. Hal  tersebut  dibuktikan dalam penemuan kembali  arsip  sering  terjadi  masalah  dikarenakan  penyimpanan  arsip  yang  tidak sesusai  dengan  wilayah  atau  tahun  arsip.  Banyak  diantaramya  arsip  yang penyimpanannya acak, sehingga para pegawai harus memeriksa satu per satu kardus yang berisi  arsip  Izin  Mendirikan Bangunan (IMB) dan  Izin  Peruntukan  Pemakaian Tanah  (IPPT)  yang  menyebabkan  pekerjaan  yang  sebelumnya  tertunda  karena waktunya dihabiskan untuk mencari arsip tersebut.
Adapun  perumusan  masalah  yang  dapat  diajukan  dalam  penelitian  ini  adalah  selain dari segi pengarsipannya yang kurang cermat, banyak arsip yang sudah rusak terkena banjir  dan  sobek,  tidak  ada  ada  penanganaan  khusus  untuk  arsip  yang  rusak  dan penyimpanannya pun disatukan dengan arsip yang masih dalam keadaan baik. Oleh  karena  itu,  berdasarkan  uraian  di  atas  penulis  merasa  tertarik  untuk
mengadakan  penelitian  dengan  judul ”Sistem  Penyimpanan  Arsip  di  Dinas  Tata
Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung”.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mengidentifikasi masalah antara lain :.
1. Bagaimana sistem penyimpanan arsip di Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung?
2. Apa sajakah hambatan sistem penyimpanan arsip di Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung?
3. Bagaimana cara untuk menghadapi hambatan sistem penyimpanan arsip di Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung?

## Metodologi Penelitian
Pada  penelitian  ini  penulis  menggunakan  metode  deskripsi,  yakni  suatu  bentuk penelitian  yang  bertujuan  untuk  mendeskripsikan  sesuatu,  atau  menggambarkan fenomena-fenomena berupa bentuk aktivitas, karakteristik, hubungan, dan kesamaan yang ada di lapangan.Adapun tehnik pengumpulan data dilakukan dengan cara:

## a. Studi kepustakaan
Merupakan  pengumpulan  data  yang  diperoleh  penulis  dari  berbagai  sumber  yang telah  ada,  seperti  buku,  dan  segala  sesuatu  yang  bermanfaat  sebagai  sumber  dari literature penelitian.
b. Studi Lapangan

## 1. Pengamatan
Merupakan  teknik  pengumpulan  data  yang  diperoleh  penulis  secara  langsung  di lapangan terhadap sistem  penyimpanan arsip di Dinas Tata Ruang dan  Cipta Karya Kota Bandung.

## 2. Wawancara ( Interview)
Wawancara  adalah  teknik  pengumpulan  data  dengan  cara  melakukan  tanya  jawab secara  langsung  dengan  pihak  bagian  dokumentasi  arsip  yang  telah  paham  akan situasi  serta  kondisi  penataan  arsip  di  Dinas  Tata  Ruang  dan  Cipta  Karya  Kota Bandung.

## KAJIAN DAN PENDEKATAN MASALAH Sistem
Menurut Rasto (2015:55) menjelaskan bahwa:
“Sistem  merupakan  sekelompok  bagian  yang  saling  terkait  dan  salingbergantung yang  beroperasi  secara  berurutan  dan  menurut  rencanayang  telah  ditentukan,  dalam rangka mencapai tujuan tertentu.”
Sedangkan menurut Tata Sutabri (2013:6) menjelaskan bahwa:
“Sistem  adalah  sekelompok  unsur  yang  erat  hubungannya  satu  dengan  yang  lain, yang berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu.”
Dengan  demikian,  penulis  dapat  menyimpulkan  bahwa  sistem  adalah  sekelompok unsur  yang  saling  bergantung  dan  beroperasi  secara  berurutan  yang  erat hubungannya satu dengan yang,lain untuk mencapai tujuan tertentu.

## Sistem Penyimpanan
Basir Barthos (2013:30) menjelaskan bahwa sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat yang disusun menurut urutan tertentu agar warkat yang sudah disimpan dapat ditemukan dengan cepat bila sewaktu-waktu diperlukan.

## Pengertian Arsip
Menurut  undang-undang  no.43  tahun  2009  (Agus  Sugiarto,2014:23)  menjelaskan bahwa:
”Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informas  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan diterima  oleh  lembaga  Negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan, perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Indonesia, 2009).”
Sedangkan, menurut Gie (Agus Sugiarto,2014:24) menjelskan bahwa:
“Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Dengan  demikian,  penulis  dapat  menyimpulkan  bahwa  arsip  adalah  rekaman kegiatan atau kumpulan  dengan perkembangan teknologi  informasi dan komunikasi yang disimpan secara sistematis.

## Jenis Arsip
Agus Sugiarto (2014:28) dalam hal ini menyatakan bahwa arsip memiliki jenis yang berbeda.  Arsip  sangat  beragam,  tidak  hanya  berupa  lembaran  kertas  dan  tulisan. Namun,  dalam  sebagian  besar  kantor,  arsip  dikenal    sebagai  surat  atau  dokumen
berbentuk lembaran kertas bertulisan. Beberapa jenis arsip sebagai berikut :
1. Arsip menurut subyek atau isinya
a) Arsip  kepegawaian,  contoh  :  data  riwayat  hidup  pegawai,  surat  lamaran,  surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.
b) Arsip  keuangan,  contoh;  laporan  keuangan,  bukti  pembayaran,  daftar  gaji,  bukti pembelian, surat perintah membayar.
c) Arsip  pemasaran,  contoh;  surat  penawaran,  surat  pesanan,  surat  perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
d) Arsip  pendidikan,  contoh;  kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkip mahasiswa, dan sebagainya.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik
a) Surat,  contoh;  naskah  perjanjian  atau  kontrak,  akte    pendirian  perusahaan,  surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, table, dan sebagainya.
b) File digital
c) Pita rekaman
d) Mikrofilm
e) Disket
f) Compact disk (CD)
3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya
a) Arsip  bernilai  informasi,  contoh;  pengumuman,  pemberitahuan,  undangan,  dan sebagainya
b) Arsip  bernilai  administrasi,  contoh;  ketentuan-ketentuan  organisasi,  akte kelahiran, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya.
c) Arsip  bernilai  hukum,  contoh;  akte  pendirian  perusahaan,  akte  kelahiran,  akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya.
d) Arsip  bernilai  sejarah,  contoh;  laporan  tahunan,  notulen  rapat,  gambar/foto peristiwa, dan sebagainya.
e) Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian.
f) Arsip  bernilai  keuangan,  contoh;  kuitansi,  bon  penjualan,  laporan  keuangan,  dan sebagainya.
g) Arsip  bernilai  pendidikan,  contoh;  karya  ilmiah  para  ahli,  kurikulum,  satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.
4. Arsip menurut sifat kepentingannya
a) Arsip  tidak  berguna  (nonesensial),  contoh;  surat  undangan,  memo,  dan sebagainya.
b) Arsip  berguna,  contoh;  presensi  pegawai,  surat  permohonan  cuti,  surat  pesanan barang, dan sebagainya.
c) Arsip  penting,  contoh;  surat  keputusan,  daftar  riwayat  hidup  pegawai,  laporan
keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.
5. Arsip menurut fungsinya
a) Arsip  dinamis  yaitu  arsip  yang  masih  dipergunakan  secara  langsung  dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Adapun arsip dinamis digolongkan menjadi 2 jenis, yaitu:
i. Arsip aktif: Adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus, yang diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
ii. Arsip  inaktif:  Adalah  arsip  yang  frekuensi  penggunaannya  untuk  penyelenggaraan administrasi telah menurun.
b) Arsip  statis  yaitu  arsip  yang  sudah  tidak  dipergunakan  secara  langsung  dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya
a) Arsip  pusat,  arsip  yang  disimpan  secara  sentralisasi  atau  berada  di  pusat organisasi.  Berkaitan  dengan  lembaga  pemerintah,  Arnas  Pusat  di  Jakarta,  Pusat Arsip dalam perusahaan.
b) Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.
Berkaitan  dengan  lembaga  pemerintah  Arnas  Daerah  di  Ibukota  Propinsi,  arsip  di workstation atau unit kerja dalm akntor perusahaan.

## 7. Arsip menurut keasliannya
a) Arsip  asli,  yaitu  dokumen  yang  langsung  terkena  hentakan  mesin  ketik,  cetakan printer,  dengan  tandatangan  dan  legalisasi  yang  aslli,  yang  merupakan  dokumen utama.
b) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama denga dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain selaian penerima dokumen asli
c) Arsip  salinan,  yaitu  dokumen  yang  proses  pembuatannya    tidak  bersama  dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
d) Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi begian dari suatu dokumen asli.
8. Arsip menurut kekuatan hukum
a) Arsip  otentik,  adalah  arsip  yang  di  atasnya  terdapat  tanda  tangan  asli dengan tinta sebagai tanda keaslian dari isi arsip yang bersangkutan.
b) Arsip  tidak  otentik,  adalah  arsip  yang  diatasnya  tidak  terdapat  tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, atau penggandann dari berbagai jenis arsip otentik.

## Asas dalam Kearsipan
Berdasarkan pasal  4 undang-undang kearsipan (Agus Sugiarto,2014:36)  menjelskan bahwa penyelenggaran dan pengelolaan kearsipan dilaksanakan berasaskan:
1. Asas kepastian hukum
2. Asas keautentikan dan kepercayaan
3. Asas keutuhan,keaslian.
4. Asas keamanan
5. Asas keselamatan dari ancaman bahaya dari alam maupun manusia
6. Asas keprofesionalan, dikelola oleh SDM yang professional.
7. Asas keresponsifan, harus tanggap atas permasalahan kearsipan.
8. Asas keantisipatifan
9. Asas  kepartisipatifan,  memberikan  ruang  untuk  peran  serta  dan  partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
10.Asas akuntabilitas, merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.
11.Asas kemanfaatan, memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
12.Asas aksebilitas, memberikan kemudahan, ketersediaan, dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
13.Asas kepentingan umum, memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.

## Peranan Arsip
Menurut Tini Martini (2015:14) arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup  organisasi,  baik  organisasi  pemerintah  maupun  swasta.  Manfaat  arsip  bagi suatu  organisasi  antara  lain  sebagai  infomasi  dalam  pengambilan  keputusan,  alat bukti  apabila  terjadi  masalah  dan  juga  sebagai    pertanggungjawaban  manajemen serta dijadikan alat transportasi birokrasi.

## Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Tini Martini 2015:38 yang dikutip dalam buku filling management practice, Sistem  penyimpanan  pada  prinsipnya  adalah  menyimpan  berdasarkan  kata  tangkap (caption)  dari  warkat  yang  disimpan  berupa  huruf  maupun  angka  yang  disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan  angka.  Sistem  penyimpanan  yang  berdasarkan  urutan  abjad  adalah  sistem nama,  sistem  geografis,  dan  sistem  subjek.  Sedangkan  yang  berdasarkan  urutan angka adalah sistem numeric , sistem kronologis, dan sistem subjek numerik (sistem subjek dengan kode nomor).
A. Sistem Abjad ( Alphabetical Filling System )
Menurut Tini Martini (2015:39) sistem ini merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap dokumen bersangkutan. Nama bias terdiri  dari  nama  orang  dan  nama  badan.  Nama    orang  terdiri  dari  nama  tunggal. Nama badan terdiri dari nama pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi. Untuk  memahami  sistem  abjad  ini  terdapat  beberapa  istilah  yang  oerlu  diketahui,
antara lain:
a. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama atau judul terhadap beberapa unit.
b. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama atau judul.
c. Caption  adalah  nama  yang  sudah  diindeks  yang  kemudian  dijadikan  tanda pengenal.
d. Mengkode  (kodefikasi)  adalah  kegiatan  menemukan  kode  dari  nama  yang  sudah diindeks. Kode diambil dari huruf pertama dari nama atau judul yand sudah diindeks.
e. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks.
B. Sistem kronologis/Tanggal ( Cronological Filling System )
Menurut Tini Martini  (2015:40) sistem ini adalah sistem penyimpanan warkat  yang didasarkan  kepada  urutan  waktu  surat  diterima  atau  surat  dikirim  ke  luar. Penyimpanan  sistem  ini  biasanya  mempergunakan  map  ordner.  Hubungan penyimpanan  sangat  erat  dengan  buku  agenda,  karena  susunannya  sama-sama kronologis. Karena itu, pencarian warkat harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat itu diterima melalui buku agenda.
Dalam  sistem  ini  arsip-arsip  disimpan  menurut  tanggal,  yang  digunakan  pada umumnya adalah tanggal yang tertera pada surat. Tahun, bulan dan tanggal dijadikan sebagain  kode.  Dengan  ketentuan  tahun  sebagai  subjek,  bulan  sebagai  judul  guide, sedangkan tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
C. Sistem Geografis ( Geographical Filling System )
Menurut  Tini  Martini  (2015:43)  sistem  ini  adalah  sistem  penyimpanan  dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat  atau wilayah atau daerah tertentu. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi atau sistem nama tempat.

## D. Sistem Subjek ( Subject Filling System )
Menurut  Tini  Martini  (2015:14)  sistem  ini  adalah  sistem  penyimpanan  dokumen yang  berdasarkan  kepada  isi  dari  dokumen  yang  bersangkutan  atau  pokok  masalah, sistem ini sering dianggap sistem yang paling sukar penanganannya, karena petugas arsip  harus  menentukan  terlebih  dahulu  hal-hal  apa  yang  pada  umumnya dipermasalahkan  dalam  surat-surat  setiap  harinya.  Tepat  digunakan  pada  azas sentralisasi, karena arsip yang terkumpul dari banyak macam subjek atau masalah.
E. Sistem nomor ( numerical filling system )
Menurut  Tini  Martini  (2015:50)  sistem  ini  adalah  sistem  penyimpanan  yang penyimpanan warkatnya berdasarkan kode nomor sebagai pengganti nama orang atau badan, dan bukan berdasarkan nomor yang tercantum dalam surat melainkan nomor
kode penyimpanan. Dalam  pelaksanannya diperlukan alat bantu,  yaitu kartu  indeks, kartu  kecil  yang  berisi  nomor  dan  nama  yang  disusun  menurut  abjad.  Sistem penyimpanan  dengan  nomor  cocok  digunakan  untuk  perusahaan  yang  pengelolaan dokumennya  berdasarkan  nomor,  seperti  asuransi  (nomor  polis),  bank  (nomor rekening), lembaga pendidikan (nomor induk siswa).

## Peralatan dan Perlengkapan Arsip
Menurut Tini Martini (2015:14) ada bebrapa tipe peralatan dan perlengkapan arsip, diantaranya:
1. Tipe Peralatan Penyimpanan
• Alat Penyimpanan Tegak ( Vertical File)
Peralatan  tegak  adalah  jenis  yang  umum  dipergunakan  dalam  kegiatan  pengurusan arsip, contohnya almari arsip ( filling cabinet ). Disamping itu terdapat juga peralatan penyimpanan  dalam  bentuk  kotak-kotak  yang  dibuat  dalam  berbagai  ukuran  bagi penempatan  kartu-kartu,  kuintansi,  dokumen  hukum.  Untuk  peta,  gambar  kontruksi dan  bahan-bahan  berukuran  besar  lainnya  biasanya  disimpan  di  almari  dengan  cara tergantung seperti baju pada hanger
• Alat Penyimpanan Menyamping ( Lateral File )
Walaupun  sebenarnya  arsip  diletakan  secara  vertical,  tetapi  peralatan  ini  tetap  saja disebut file lateral, karena letak map-map menyamping laci.
• Alat penyimpanan Elektrik ( Power File )
Sistem  pengarsipan  ditunjang  dengan  menggunakan  alat  penyimpanan.    Dengan menggunakan  alat  ini,  maka  pengurangan  tenaga  kerja  manusia,    karena  digunakan alat elektronik seperti komputer, sehingga lebih memudahkan para petugas arsip.

## Pembahasan
Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Arsip di Dinas Tata Ruang Dan Cipta Karya Kota Bandung
Pelaksanaan  sistem  penyimpanan  arsip  Dinas  Tata  Ruang  dan  Cipta  Karya Kota Bandung  dirasakan  masih kurang baik.  Hal  tersebut  karena banyak  arsip  yang tidak menggunakan pengkodean yang sesuai, contohnya masih terdapat banyak arsip yang  menggunakan  penomoran  ganda  bahkan  sampai  tiga  kali.  Arsip  yang  terdapat di Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung merupakan arsip jenis inaktif, dari  tahun  2004  sampai  2006.  Dinas  Tata  Ruang  dan  Cipta  Karya  Kota  Bandung
merupakan  instansi  pemerintahan  yang  mempunyai  tugas  pokok  melaksanakan sebagian  urusan  wajib  pemerintahan  di  bidang  penataan  ruang,  sebagian  bidang pekerjaan  umum  dan  sebagian  bidang  perumahan.  Dimana  terdapat  banyak  file dokumen yang bersangkutan dengan izin mendirikan bangunan dan izin peruntukan pemakaian  tanah,  maka  dari  itu  perlu  dilaksanakannya  sistem  penyimpanan  arsip dokumen. Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan di Dinas Tata Ruang Dan Cipta Karya Kota Bandung menggunakan 3 sistem, yaitu sistem nomor, sistem kronologi, dan sistem wilayah. Sistem  penyimpanan adalah suatu langkah kegiatan  yang harus dilakukan  dengan  baik  dengan  harapan  untuk  menjamin  kecepatan  sehingga  akan memudahkan penemuan arsip kembali.
Jenis Sistem Penyimpanan Arsip Yang Digunakan di Dinas Tata Ruang Dan Cipta Karya Kota Bandung
Sistem nomor ( numerical filling system )
Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip  yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip.  Penomoran  dimulai  dari  nomor  1,2,3,  dan  seterusnya.  Pada  sistem  ini  setiap koresponden  diberi  nomor  kode  sesuai  dengan  urutan  yang  berlaku  pada  buku nomor. Buku nomor  adalah sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

## Mengindeks
Buku  yang  berisi  nomor-nomor  yang  sudah  digunakan  sebagai  nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum  mencapai  5  surat,  maka  belum  ditulis  pada  buku  nomor,  surat  diberi  kode  . Tentukan  nama  koresponden  dari  surat/arsip  yang  akan  disimpan,  kemudian  indeks sesuai  peraturan  mengindeks.  Kemudian  lihat  kartu  indeks  nama  tersebut  pada  laci cardex.
Setelah melihat kartu indeks akan menghasilkan tiga kemungkinan yaitu:
1. Jika  kartu  indeksnya  belum  ada  berarti  arsip  tersebut  adalah  koresponden  baru, sehingga perlu dibuat kartu indeksnya dan diberi kode C.
2. Jika  indeksnya  ada  dan  berkode  C,  berarti  nama  tersebut  jumlah  arsipnya  masih kurang dari 5 dan disimpan pada map campuran. Tidak perlu dibuatkan kartu indeks. Bila  jumlahnya  lebih  dari  5  surat,  maka  arsip  tersebut  dikeluarkan  dari  map campuran dan ditempatkan pada map individu dan diberi kode nomor, kode C pada karu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.
3. Jika  kartu  indeksnya  ada  dan  bernomor,  berarti  arsip  tersebut  sudah  lebih  dari  5 surat dan berada pada map individu. Tidak perlu dibuatkan kartu indeksnya lagi. Untuk  menemukan  kembali  arsip  dengan  menggunakan  sistem  ini,  maka  dapat dilakukan langkah sebagai berikut:
 Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat dilihat pada kartu indeks berapa nomor yang dimaksud.
 Cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
 Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
 Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
 Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

## Sistem tanggal/kronologi
Sistem  kedua  yang  dipakai  oleh  Dinas  Tata  Ruang  dan  Cipta  Karya  Kota  Bandung adalah  sistem  tanggal  atau  kronolgi,  dimana  sistem  penyimpanan  warkat  yang didasarkan  kepada  urutan  berkas  izin  mendirikan  bangunan  (IMB)  dan  izin peruntukan  pemakaian  tanah  (IPPT)  diterima.  Hubungan  penyimpanan  sangat  erat dengan  buku  agenda,  karena  susunannya  sama-sama  kronologis.  Karena  itu, pencarian warkat harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat itu  diterima  melalui  buku  agenda.  Dalam  sistem  ini  arsip-arsip  disimpan  menurut tanggal,  yang  digunakan  pada  umumnya  adalah  tanggal  yang  tertera  pada  surat. Tahun, bulan dan tanggal dijadikan sebagain kode. Dengan ketentuan tahun sebagai subjek, bulan sebagai judul guide, sedangkan tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
Sistem Geografis ( Geographical Filling System )
Pada  penyimpanan  sistem  wilayah,  pembagian  wilayah  merupakan  dasar  penetapan kode  yang  akan  menjadi  dasar  penyimpanan  arsip.  Untuk  surat-surat  masuk,  maka nama wilayah dari asal surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah tujuan surat tersebut yang digunakan. Sistem ketiga yang digunakan oleh Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung adalah sistem  geografis.  Karena  terdapat  pembagian  6  wilayah  yaitu  Bojonagara,  Karees, Tegalega,  Ujung  Berung,  Gedebage,  dan  Cibeunying,  maka  diberlakukan  sistem geografis.
Sebagaimana  sistem  penyimpanan  yang  lain,  untuk  sistem  wilayah  juga menggunakan  daftar  klasifikasi,  yaitu  daftar  klasifikasi  wilayah.  Untuk  membuat daftar  klasifikasi  wilayah,  pengetahuan  tentang  nama  wilayah,  di  suatu  kota, provinsi,  kabupaten,  bahkan  negara,  sangat  diperlukan.  Daftar  klasifikasi  wilayah memuat  pengelompokan wilayah menjadi  wilayah utama, sub wilayah, dan sub-sub wilayah.  Wilayah-  wilayah  disusun  berurutan  sesuai  dengan  urutan  abjad.  Daftar klasifikasi  disusun  berdasarkan  pembagian  wilayah.  Pembagian  wilayah  ini  dapat mengikuti pembagian wilayah pemerintahan seperti propinsi/daerah tingkat  1,  kota atau  kabupaten  daerah  tingkat  2  dan  seterusnya.  Pada  sistem  ini,  arsip  dalam  satu wilayah  yang  sama  dengan  suatu  surat  atau  wakat  lainnya,  dapat  disimpan  dalam bersama-sama satu berkas atau tempat penyimpanan
Dalam Sistem Penyimpanan Arsip di Dinas Tata Ruang Dan Cipta Karya Kota Bandung Terdapat Beberapa Hambatan Yang Timbul, Yaitu Sebagai Berikut:
Hambatan yang ada dalam pelaksaan sistem penyimpanan arsip di Dinas Tata Ruang
dan Cipta karya kota bandung adalah sebagai berikut:
1. Kurangnya ilmu kearsipan dalam penanganan sistem  penyimpanan arsip.
Hambatan  yang  sering  dialami  dinas  dalam  pengarsipan  salah  satunya adalah  faktor  dari  kurangnya  ketelitian  dari  petugas  arsip,  sehingga  dalam pengarsipan  sering  terjadi  kesalahan.  Bukan  hanya  dari  pengkodean,  tapi  juga  dari penyimpanan sering tidak sesuai.
2. Ada beberapa arsip yang hilang.
Arsip-arsip  yang  ada  di  dinas  sangat  banyak,  penyimpanannya  juga  tidak sesuai dan kurangnya kontroling dari petugas sehingga banyak arsip yang hilang.
3. Dokumen  yang  tersimpan  tidak  sesuai  dengan  urutan  nomor  atau alfabet.Banyak  arsip  yang  terselip  disetiap  pengkodeannya.  Salah  satunya  sering terjadi salah penempatan wilayah, sehingga pada saat arsip diperlukan, petugas harus mencari satu per satu kardus yang berisi arsip.
4. Terdapat nomor arsip yang sama.
Kesalahan  yang  sering  terjadi  dalam  pengarsipan  salah  satunya  adalah sering memberi nomor arsip secara ganda tanpa ada yang membedakannya. Sehingga ketika arsip tersebut diperlukan, petugas harus memeriksa satu persatu arsip tesebut.
5. Beberapa arsip tidak diberikan nomor arsip.
Karena arsip yang terlalu banyak, petugas sering kali kesulitan untuk mengkode arsip. Sehingga beberapa arsip tidak sempat untuk diberikan kode.
a. Upaya  Yang  Dilakukan  Oleh  Dinas  Tata  Ruang  Dan  Cipta  Karya Kota Bandung dalam Memecahkan Permasalahan Dalam Sistem Penyimpanan Arsip
Adapun  upaya  yang  dilakukan  oleh  Dinas  Tata  Ruang  Dan  Cipta  Karya  Kota Bandung dalam memecahkan permasalahan dalam sistem penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Melakukan  training  tentang  sistem  kerasian  khususnya  di  bidang  dokumentsi arsip.
2. Mengingat pentingnya arsip sebagai ingatan, pusat informasi, dan sumber sejarah sehingga  penyimpanannya  dilakukan  dengan  benar  sesuai  SOP  agar  mudah  untuk ditemukan kembali.
1) Untuk arsip yang hilang, dilakukan digitalisasi arsip.
2) Arsip dipilah dan kemudian dipindahkan sesuai klasifikasi.
3) Jika  terdapat  nomor  arsip  yang  sama  atau  ada  arsip  yang  tidak  memakai  nomor, petugas  arsip  akan  melihat  ulang  ke  buku  besar  yang  disesuaikan  dengan  nomor SIMB .

## Kesimpulan
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  dilakukan  oleh  penulis,  maka  penulis  dapat menyimpulkan bahwa:
1. Sistem  pengarsipan di  Dinas Tata Ruang Dan Cipta Karya Kota Bandung belum terlaksana dengan benar, hal tersebut terbukti dengan masih adanya kesalahan dalam pengkodean.
2. Dalam  sistem  penyimpanan  arsip  di  Dinas  Tata  Ruang  dan  Cipta  Karya  Kota Bandung,  terdapat  suatu  masalah  yang  timbul  yaitu  kurangnya  kecakapan  dari petugas  arsip  dalam  hal  penyimpanan  arsip,  sehingga  dokumen  tersebut  tercampur dan sulit ditemukan.
3. Berdasarkan  permasalahan  dalam  hal  sistem  penyimpanan  arsip  di  atas,  Dinas Tata Ruang Dan Cipta Karya Kota Bandung telah melakukan beberapa upaya untuk mengatasi permasalahan yang berhubugan dengan sistem penyimpanan arsip.

## Saran
Berdasarkan  penelitian  serta  kesimpulan  yang  telah  penulis  lakukan,  penulis memberikan  beberapa  saran  kepada  Dinas  Tata  Ruang  dan  Cipta  Karya  Kota Bandung antara lain :
1. Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung harus sering melakukan kajian tentang  sistem  penyimpanan  arsip,  agar  dapat  meminimalisir  hambatan  yang seringkali terjadi dalam penyimpanan. Dan penggunanaan kartu indeks harus sangat diperhatikan.
2. Penempatan karyawan yang memiliki keterampilan dalam pengarsipan, khususnya tenaga  arsiparis  diharapkan  untuk  lebih  teliti.  Perlu  dilakukan  training  untuk pengarsipan. Mengingat pentingnya arsip sebagai alat bukti vital suatu dokumen agar pengarsipan bisa dilakukan sesuai sistem yang berlaku.
3. Untuk mengatasi permasalahan yang sering timbul pada sistem penyimpanan ini, maka  Dinas  Tata  Ruang  dan  Cipta  Karya  Kota  Bandung  harus  tepat  dalam menentukan atau memilih karyawan.
4. Untuk  arsip  yang  terdapat  pengulangan  nomor,  maka  kami  menambahkan  huruf alphabet.  Contohnya  300-A,  300-B,  300-C.  dan  untuk  arsip  yang  tidak  terdapat nomor arsip, maka dilihat ulang di buku besar dan disesuaikan dengan nomor SIMB yang terdapat di arsip

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan , PT Bumi Aksara, Jakarta, 2013
Martini, Tini. Filling Manajemen . Modul Politeknik LP3I Bandung, Bandung, 2015
Rasto, Manajemen Perkantoran . Penerbit Alfabeta, Bandung, 2015
Sugiarto,  Agus, Managemen  Kearsipan  Elektronik ,  Penerbit  Gava  Media, Yogyakarta, 2015
Sutarbi, Tata. Konsep Sistem Informasi . Andi, Solo, 2013
Sumber Lain : Buku Panduan Politeknik LP3I Bandung.