Penyusunan SOP ( Standard Operational Procedures ) Perpustakaan untuk Meningkatkan Mutu Pelayanan Perpustakaan Perguruan Tinggi

## Elva Rahmah
Fakultas Bahasa dan Seni Universitas Negeri Padang
Abstract: The  implementation  of  SOP  (Standard  Operational  Procedures)  in university library is needed to improve the service quality. The arrangement of  SOP  in  University  library  includes  four  stages.  The  first  is  analysis  of  SOP needs.  The  beginning  step  in arranging  of  SOP  is  by  analyzing  SOP  that  will be created. Furthermore, the SOP that created depends on the ongoing work condition and procedures. The second is the development of SOP. Because of the  change  of  internal  and  external  organization  of  university  library,  SOP also  has  to  change.  The  third  is  implementation  of  SOP.  In  implementing SOP, it is hoped that there is a balance between the availability of SOP, that organizes  the  operational  activity  of  university  library,  and  the  human resources,  that  have  professional  behavior  in  arranging  the  library.  The fourth is observation and evaluation. In order to implement SOP properly, it should  be  assessed  by  reviewers.  These  four  steps  are  done  in  sequence  to produce  SOP  that  is  appropriate  to  field  needs  for  supporting  the completeness  of  integrated  quality  management  in  university  library. Therefore, the standard service quality of library can be measured by having SOP.  Thus,  the  service  quality  which  is  given  to  visitors  can  be  determined based on SOP.
Keywords: library service, service quality, SOP

## PENDAHULUAN
Keberadaan  perpustakaan  pada  suatu  lembaga  pendidikan  merupakan sesuatu  yang  mutlak.  Dengan  kata  lain  perpustakaan  harus  ada  di  dalam  setiap lembaga  pendidikan.  Perpustakaan  perguruan  tinggi  merupakan  salah  satu  jenis perpustakaan  yang  terdapat  pada  lembaga  pendidikan  tinggi.  Sesuai  dengan perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi,  keberadaan  perpustakaan modern  dengan  layanan  prima  sangat  diperlukan  dalam  medukung  kegiatan
Penyusunan SOP (Standard Operational Procedures) Perpustakaan untuk Meningkatkan Mutu Pelayanan Perpustakaan Perguruan Tinggi (Elva Rahmah)
Tridharma  perguruan  tinggi  yang  meliputi  pembelajaran,  penelitian,  dan pangabdian kepada masyarakat.
Perpustakaan  didirikan  tidak  hanya  sekedar  untuk  mengumpulkan, menyiapkan,  dan  meminjamkan  buku-buku  dan  bahan-bahan  lainnya  kepada masyarakat  yang  dilayani.  Akan  tetapi  perpustakaan  mempunyai  tugas  dalam pemberian pelayanan yang sifatnya lebih luas dan lebih aktif lagi. Pada dasarnya, di  perpustakaan  terdapat  pekerjaan  rutin  yang  dilakukan  setiap  hari,  mulai  dari seleksi,  pengadaan,  pengolahan,  pemeliharaan  sampai  pada  pelayanan.  Layanan yang  disediakan  perpustakaan  meliputi  layanan  sirkulasi,  jasa  informasi,  silang layan, layanan multimedia dan layanan pendidikan pemakai.
Seluruh layanan yang tersedia dapat dilakukan baik secara manual maupun elektronik.  Salah  satu  kegiatan  utama  perpustakaan  adalah  memberikan  layanan informasi  kepada  pemustaka.  Pemustaka  di  lingkungan  perguruan  tinggi  adalah masyarakat perguruan tinggi itu sendiri, yang terdiri atas staf pengajar, mahasiswa dan  peneliti  serta  tenaga  administrasi.  Selain  itu  perpustakaan  juga  harus  dapat dimanfaatkan oleh anggota masyarakat lain di luar perguruan tinggi tersebut yang diatur dengan suatu peraturan baku.
Pengelolaan  pelayanan  perpustakaan  perguruan  tinggi  yang  berkualitas sudah  mulai  dilakukan,  bahkan  dari  waktu  ke  waktu  jumlah  perpustakaan  yang telah mampu memperbaiki kualitas pelayanannya terus bertambah. Keberhasilan unit-unit  pelayanan  perpustakaan  perguruan  tinggi  dalam  mengembangkan pelayanan  yang  bermutu  tersebut  dilakukan  melalui  berbagai  cara,  baik  melalui penerapan berbagai kebijakan pemerintah maupun dengan menerapkan berbagai inovasi  dan  teknologi  dalam  pengembangan  pelayanan  sebagai  upaya  untuk memuaskan pemustaka.
Ada  beberpa  faktor  yang  perlu  diperhatikan  sebagai  penentu  keberhasilan pengelolaan  pelayanan  perpustakaan  perguruan  tinggi  yang  bermutu  adalah faktor  kelembagaan,  sumberdaya  manusia,  fokus  kepada  pemustaka,  merespon pengaduan  atau  saran  dari  pemustaka  dan  yang  utama  adalah  komitmen  dari pimpinan  perpustakaan  dan  pimpinan  lembaga  induk.  Sedangkan  strategi pengembangan pelayanan bermutu yang paling sederhana yang dapat digunakan adalah  SOP  ( Standard  Operational  Procedures ).  Menurut  Mustafa  (2007:  1)  SOP dalam bahasa Indonesia dikenal dengan istilah Prosedur Baku Mutu adalah suatu panduan tertulis dalam menjalankan kegiatan sehari-hari di suatu lembaga untuk menjamin standar mutu hasil pekerjaan.
Dalam  undang-undang  No.  43  tahun  2007  tentang  perpustakaan  Bab  III pasal  11  ayat 1  menjelaskan  tentang  Standar  Nasional  Perpustakaan  terdiri  atas: standar  koleksi  perpustakaan,  standar  sarana  dan  prasarana,  standar  pelayanan perpustakaan,  standar  tenaga  perpustakaan,  standar  penyelenggaraaan  dan
standar  pengelolaan.  Standar  nasional  perpustakaan  digunakan  sebagai  acuan penyelenggaraan, pengelolaan, dan pengembangan perpustakaan.
Selain itu, tugas pemberian pelayanan ini akan lebih mudah di mengerti bila setiap  petugas  perpustakaan  perguruan  tinggi  menerapkannya  menurut  SOP pelayanan  perpustakaan  perguruan  tinggi.  Karena  jasa  layanan  ini  merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan pemustaka dan sekaligus barometer keberhasilan  penyelenggaraan  perpustakaan.  Dari  kegiatan  layanan  ini  dapat dikembangkan  gambaran  dan  citra  perpustakaan  perguruan  tinggi,  sehingga seluruh  kegiatan  perpustakaan  akan  diarahkan  dan  terfokus  kepada  bagaimana memberikan layanan yang baik sebagai mana dikehendaki oleh pemustaka.
Untuk  itu  perpustakaan  perguruan  tinggi  perlu  menerapkan  tata  kelola perpustakaan  secara  baik.  Dalam  tata  kelola  yang  baik  perlu  dibuat  mekanisme kontrol terhadap semua kualitas pekerjaan. Salah satu kebutuhan yang mendasar adalah  membuat  dan  menerapkan  SOP.  Untuk  itu  SOP  perpustakaan  yang  baik merupakan tuntutan yang perlu dilaksanakan.
Penyusunan  SOP  di  perpustakaan  perguruan  tinggi  sebagai  pedoman  yang mengatur  pelaksanaan  sistem  dan  prosedur  pelayanan  bagi  pemustaka.  Dalam lingkup  pelayanan,  pengembangan  dan  penggunaan  SOP  merupakan  bagian integral dari sistem pelayanan yang bermutu yang dilakukan pustakawan dengan tepat serta menjamin konsisten kualitas dan integritas pelayanan yang dihasilkan. Ruang lingkup materi yang akan dibahas adalah tahapan penyusunan SOP terdiri dari  analisis  kebutuhan,  pengembangan  SOP,  penerapan  SOP,  dan  pengawasan dan evaluasi penerapan SOP diperpustakaan perguruan tinggi.

## PEMBAHASAN
Secara garis besar langkah-langkah yang diperlukan dalam penyusunan SOP diperpustakaan  perguruan  tinggi  dimulai  dengan  melakukan  analisis  kebutuhan, pengembangan  SOP,  penerapan  SOP,  dan  pengawasan  dan  evaluasi  penerapan SOP.

## Analisis Kebutuhan
Langkah  awal  penyusunan  SOP  diperpustakaaan  perguruan  tinggi  dengan menjelaskan  analisis  kebutuhan  akan  SOP,  mengidentifikasi  faktor-faktor  yang mempengaruhi  SOP,  dan  pengembangan  rencana  atau  tindak  lanjut.  Penilai kebutuhan  SOP  bertujuan  untuk  mengetahui  sampai  sejauhmana  kebutuhan perpustakaan  perguruan  tinggi  dalam  mengembangkan  SOPnya.  Sedangkan penilaian  kebutuhan  SOP  perpustakaan  perguruan  tinggi  bertujuan  untuk mengetahui sampai sejauhmana kebutuhan perpustakaan perguruan tinggi dalam mengembangkan SOP.
Penyusunan SOP (Standard Operational Procedures) Perpustakaan untuk Meningkatkan Mutu Pelayanan Perpustakaan Perguruan Tinggi (Elva Rahmah)
Untuk perpustakaan perguruan tinggi yang sama sekali belum memiliki SOP, tentunya penilaian kebutuhan akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup,  jenis,  dan  jumlah  SOP  yang  dibutuhkan.  Ruang  lingkup  akan  berkaitan dengan bidang tugas mana yang prosedur-prosedur operasionalnya akan menjadi target  distandarkan.  Jenis  SOP  akan  berkaitan  dengan  tipe  dan  format  SOP perpustakaan  perguruan  tinggi  yang  sesuai  untuk  diterapkan.  Sedangkan  jumlah akan  berkaitan  dengan  berapa  banyak  SOP  yang  akan  dibuat  sesuai  dengan tingkatan kepentingannya.
Untuk  perpustakaan  perguruan  tinggi  yang  telah  memiliki  SOP,  penilaian kebutuhan dilakukan sebagai bagian dari tindak lanjut atas hasil eveluasi terhadap penerpan  SOP.  Hasil  evaluasi  akan  memberikan  gambaran  apakh  SOP  yang  telah ada  sudah  mampu  memnuhi  semua  kebutuhan  perpustakaan  perguruan  tinggi dalam  penataan  hubungan  kerja  baik  secara  internal  maupun  eksternal,  sesuai dengan misi, visi dan tujuan perpustakaan, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Apabila  hasil  evaluasi  menunjukan  berbagai  kelemahan  dalam  SOP perpustakaan perguruan tinggi yang telah ada, maka dilakukan kembali penilaian kebutuhan  untuk  melihat  kembali  ruang  lingkup,  jenis  dan  jumlah  serta penyempurnaan-penyempurnaan yang perlu dilakukan.
Aspek  yang  mempengaruhi  penilaian  kebutuhan  SOP  bisa  bersumber  dari lingkungan  operasional  perpustakaan  perguruan  tinggi,  peraturan  perundangan dan  petunjuk  teknik  pelaksanaan  perpustakaan  perguruan  tinggi  dan  kebutuhan organisasi serta stakeholder. Jika dilihat dari lingkungan operasional perpustakaan perguruan  tinggi  meliputi  faktor  internal  dan  eksternal.  Faktor  internal  meliputi unit-unit  kerja  dalam  perpustakaan  perguruan  tinggi,  jumlah  pustakawan,  jenis layanan  yang  dilakukan  dan  sumber  daya  yang  dibutuhkan.  Sedangkan  faktor eksternal  meliputi  tuntutan  dan  keinginan  pemustaka,  hubungan  perpustakaan perguruan  tinggi  dengan  organisasi  lain,  dan  berbagai  jaringan  kerja  sama  yang dilakukan.
Menurut  Yulia  (2005:  46)  isi  SOP  perpustakaan  perguruan  tinggi  secara umum meliputi sebagai berikut: (1) misi, SOP umumnya dimulai dengan misi dari perpustakaan  perguruan  tinggi;  (2)  budaya  organisasi,  merupakan  filsafat, ideologi,  nilai-nilai,  asumsi,  kepercayaan,  harapan,  sikap  yang  tertanam  pada anggota  organisasi;  (3)  pengembangan  koleksi,  SOP  pengembangan  koleksi mengatur  tentang  kebijakan  yang  menyatakan  fungsi  dari  koleksi  dalam melaksanakan  misi  perpustakaan  dan  arah  pengembangannya;  (4)  Pengolahan bahan  pustaka,  SOP  menguraikan  proses  pengolahan  bahan  pustaka;  (5) pelayanan  pengguna,  merupakan  akhir  proses  kegiatan  perpustakaan  dalam
rangka  pencapaian  tujuan  perpustakaan;  (6)  pengamanan  perpustakaan  dan;  (7) pengukuran.

## Pengembangan SOP
Pada  tahap  pengembangan  SOP  ini  akan  dibahas  mengenai  proses pengembangan  SOP  dan  hal-hal  yang  diperlukan  dalam  mendukung pengembangan  SOP.  Pengembangan  SOP  perpustakaan  perguruan  tinggi  pada dasarnya meliputi beberapa tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci  sebagai  berikut:  pembentukan  tim  untuk  mengembangkan  SOP  dengan berbagai  kelengkapannya,  pengumpulan  informasi  dan  indentifikasi  alternatif, analisis  dan  pemilihan  alternatif,  penulisan  SOP,  pengujian  dan  riviu  dan pengesahan  SOP.  Diantara  tahapan  penulisan,  riviu  dan  pengujian  SOP  terdapat tahapan  yang  bersifat  pengulangan  untuk  memperoleh  SOP  yang  benar-benar sesuai  dengan  kebutuhan.  Namun  demikian,  urutan  proses  kegiatan  ini  dapat bervariasi  sesuai  dengan  metode  dan  kebutuhan  perpustakaan  perguruan  tinggi dalam pengembangan SOP.
SOP disusun oleh seseorang atau sekelompok orang atau tim yang memiliki pengetahuan  dan  keterampilan  yang  cukup  dalam  bidang  pekerjaan  di perpustakaan perguruan tinggi. SOP harus tertulis dan menjelaskan secara singkat langkah  demi  langkah  dan  dalam  tampilan  yang  mudah  dibaca.  SOP  biasanya dibuat  dalam  bentuk  modul.  Modul  SOP  mencakup  nomor/kode  modul,  judul modul,  cakupan,  tujuan,  standar  yang  digunakan,  tahapan  kegiatan,  alur  kerja, formulir dan lain-lain.
SOP  harus  tetap  mutakhir,  seiring  dengan  adanya  perubahan  internal maupun  eksternal  organisasi  perpustakaan  perguruan  tinggi  maupun  organisasi induk  maka  SOP  juga  harus  ikut  berubah.  Untuk  itu,  secara  periodik  SOP perpustakaan perguruan tinggi perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir karena apabila ada perubahan kebijakan harus terlihat pada SOP.

## Penerapan SOP
Pada  tahapan  ini  perpustakaan  harus  menjelaskan  tentang  perencaaan implementasi,  langkah-langkah  yang  diperlukan  untuk  mensosialisasikan  SOP kepada  para  pemustaka,  pendistribusian  SOP  kepada  pemustaka,  analisisi kebutuhan pelatihan yang diperlukan, serta pengawasan kinerja.
Penerapan  SOP  di  perpustakaan  perguruan  tinggi  Indonesia  kini  sudah banyak  dilakukan.  Mustafa  (2007:  1)  mengatakan  pada  awal  tahun  1990 Perpustakaan Institut Pertanian Bogor (IPB) mulai merintis pembuatan SOP untuk seluruh  aktifitas  di  perpustakaan.  Penerapan  SOP  diperpustakaan  perguruan tinggi  harus  menjelaskan  tentang  perencanaan  implementasi,  langkah-langkah yang diperlukan untuk mensosialisasikan SOP kepada pemustaka,
Penyusunan SOP (Standard Operational Procedures) Perpustakaan untuk Meningkatkan Mutu Pelayanan Perpustakaan Perguruan Tinggi (Elva Rahmah)
pendistribusikan SOP kepada pemustaka, melakukan analisis kebutuhan pelatihan yeng diperlukan, dan melakukan pengawasan kerja.
Penerapan SOP di perpustakaan perguruan tinggi meliputi tahapan-tahapan sistematis dimulai dari langkah memperkenalkan SOP sampai pada pengintegrasiaan  SOP  dalam  pelaksanaan  prosedur-prosedur  keseharian perpustakaan  perguruan  tinggi.  Setiap  pustakawan  yang  bertugas  harus mengetahui  SOP  perpustakaan  perguruan  tinggi  yang  baru  atau  diubah  dan mengetahui  alasan  perubahannya  dan  setiap  pustakawan  pelaksana  mengetahui perannya  dalam  SOP  dan  dapat  menggunakan  semua  pengetahuan  dan kemampuan  yang  dimiliki  untuk  menerapkan  SOP  secara  aman  dan  efektif. Termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam pelaksanaan SOP.  Selain  itu  pustakawan  juga  harus  menyebarluaskan  salinan  atau  copy  SOP sesuai kebutuhan dan bisa diakses oleh semua pemustaka yang potensial.
Dalam penerapan SOP harus ada sebuah mekanisme untuk memonitor atau memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin muncul, dan menyediakan  dukungan  dalam  proses  penerapan  SOP.  Keberhasilan  pelaksanaan penerapan  bergantung  pada  keberhasilan  proses  simulasi  dan  pengujian  pada tahapan  pengembangan  SOP.  Namun  demikian,  keberhasilan  pada  tahapan tersebut juga akan menjamin keberhasilan pada praktek nyatanya. Pada tahapan pelaksanaan  penerapan  SOP  sangat  tergantung  kepada  berbagai  faktor  yang meliputi seberapa jauh bentuk pengembangan atau perubahan SOP yang terjadi, ukuran  dan  sumberdaya  perpustakaan  perguruan  tinggi,  serta  keinginan pengelola perpustakaan perguruan tinggi.

## Pengawasan dan Evaluasi Penerapan SOP
SOP  memberikan  kontribusi  terhadap  peningkatan  kinerja  perpustakaan perguruan  tinggi.  Sedangkan  evaluasi  membahas  penilaian  sejauh  mana  perlu dilakukan perubahan-perubahan dalam SOP yang hasilnya menjadi masukan bagi penilaian kebutuhan SOP.
Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga proses  penerapannya  dapat  berjalan  dengan  baik.  Masukan-masukan  dalam setiap  upaya  monitoring  akan  menjadi  bahan  yang  berharga  dalam  evaluasi sehingga  penyempurnaan-penyempurnaan  terhadap  SOP  dapat  dilakukan  secara cepat  sesuai  kebutuhan.  Agar  pengawasan  dan  evaluasi  dapat  berjalan  dengan baik,  maka  perlu  dibentuk  tim  monitoring  dan  evaluasi.  Tim  yang  akan  dapat bekerja secara efektif bisa dipilih dari anggota tim yang sebelumnya terlibat dalam tim pengembangan SOP. Agar tim monitoring dan evaluasi dapat bekerja dengan baik,  tim  ini  perlu  pula  dibantu  oleh  tim  yang  berasal  dari  masing-masing  unit kerja yang secara langsung dapat memantau jalannya penerapan SOP pada proses
penyelenggaraan  perpustakaan  perguruan  tinggi  khususnya  yang  berkaitan dengan  unit  kerjanya  sebagai  bagian  dari  proses  secara  keseluruhan  dari perguruan tinggi.
Melalui  penyusunan  SOP akan  memudahkan  perpustakaan  dalam  menilai kebutuhan-kebutuhan  apa  saja  dalam  pelaksanaan  setiap  proses  kegiatan,  dapat dihindari tumpang tindih aktivitas kegiatan antara bagian yang satu dengan yang lain, sekaligus akan diketahui kegiatan antara bagian yang satu dengan yang lain, dan  dapat  juga  diketahui  proses  kerja  yang  nilai  kurang  diperlukan  dan  hanya memperpanjang  proses  kerja.  Dalam  lingkup  pelayanan  perpustakaan, pengembangan  dan  penggunaan  SOP  merupakan  bagaian  integral  dari  sistem pelayanan prima yang dilakukan dengan tepat serta menjamin konsistensi kualitas dan  integritas  pelayanan  yang  dihasilkan.  Dengan  demikian  SOP  menjadi  sangat penting  karena  dapat  memberikan  pedoman  atau  petunjuk  kepada  pemustaka akan  suatu  prosedur  yang  harus  dilakukan,  menyediakan  pedoman  bagi  setipa pustakawan  di  unit  pelayanan  dalam  melasanakan  pemberian  layanan  dan menghindari  tumpang  tindih  pelaksanaan  tugas  pemberian  pelayanan  dan membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedur.

## SIMPULAN DAN SARAN
Penyusunan SOP di perpustakaan perguruan tinggi menjadi sangat penting karena  dapat  (a)  memberikan  pedoman/petunjuk  bagi  pustakawa  sebagai  suatu prosedur palayanan yang harus dilakukan; (b) menyediakan pedoman bagi setiap pustakawan dan pejabat di unit pelayanan dalam melaksanakan layanan rutin; (c) menghindari  tumpang  tindih  pelaksanaan  tugas  pemberian  pelayanan;  (d) membantu perpustakaan menelusur terhadap kesalahan-kesahan prosedur dalam memberikan  pelayanan;  (e)  menjamin  proses  pelayanan  tetap  berjalan  dalam berbagai  situasi  dan  memberikan  informasi  yang  diperlukan  dalam  penyusunan standar  pelayanan,  dan  (e)  meningkatkan  efisiensi  dan  efektifitas  pengelola pelayanan.
Dalam  meningkatkan  pelayanan  kepada  pemustaka  di  perpustakaan perguruan  tinggi  harus  menyusunan  SOP  dan  dalam  penerapan  SOP  harus dilakukan  evaluasi,  serta  dalam  pelaksanaan  kegiatan  yang  dilakukan  di perpustakaan harus mengikuti SOP yang sudah dibuat.

## DAFTAR RUJUKAN
Darmono.  2001. Manajemen  dan  Tata  Kerja  Perpustakaan  Sekolah .  Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
Penyusunan SOP (Standard Operational Procedures) Perpustakaan untuk Meningkatkan Mutu Pelayanan Perpustakaan Perguruan Tinggi (Elva Rahmah)
Mustafa, B dan Yuyu Yulia. 2007. “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan Prima  Perpustakaan  melalui  Penerapan  SOP  ( Standard  Operation Procedure ) Digital” . Jurnal Pustakawan Indonesia , Vol. 7 No. 1: 1-8.
Sulistyo-Basuki.  1993. Pengantar  Ilmu  Perpustakaan .  Jakarta:  Gramedia  Pustaka Utama.
Trimo,  Soejono.  1997. Pedoman  Pelaksanaan  Perpustakaan .  Bandung:  Rosda Karya.
Yulia,  Yuyu  dan  Abdul  Rahman  Saleh.  2005.  “Peranana  Standard  Operating Perocedure dalam Rangka Penataan Manajemen dan Produktifitas Kerja di Perpustakaan”. Jurnal Pustakawan Indonesia , Vol. 5 No. 2: 43-47.
Wijayanti,  luki  dkk.  2004. Perpustakaan  Perguruan  Tinggi:  Buku  Pedoman .  Edisi ke-3.  Jakarta:  Departemen  Pendidikan  Nasional  RI  Direktorat  Jenderal Pendidikan Tinggi.