RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP (Studi Kasus Kantor Kelurahan Cibubur)

## REBUILDING ARCHIVE’S MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (Case Study in Cibubur Sub-District Office)
Annisa Hafidhah Nur Aini 1*
Fattah Aryo Seno 2
Karina Nada Saputri 3 *1 Program Studi Ilmu Administrasi Negara, Kota Magelang, Jawa Tengah, Indonesia
2 Program Studi Ilmu Administrasi Negara, Kota Magelang, Jawa Tengah, Indonesia
3 Program Studi Ilmu Administrasi Negara, Kota Magelang, Jawa Tengah, Indonesia
*email: annisahafidhah14@gmail.com

## Abstrak
Banyaknya  jumlah  berkas  khususnya  keluar  masuknya  surat  yang  ada  di  Kantor Kelurahan  Cibubur  membuat  Kelurahan  Cibubur  harus  segera  melakukan transformasi  khususnya  di  bidang  pengarsipan.  Saat  ini,  Kelurahan  Cibubur  masih menggunakan  sistem  pengarsipan  manual  yang  mana  sistem  pengarsipan  ini memerlukan banyak efek samping baik dalam jangka waktu menengah maupun dalam jangka  waktu  yang  panjang.  Efek  samping  tersebut  dapat  berupa  penuhnya  ruang penyimpanan  fisik,  hingga  kerusakan  berkas  yang  tidak  diinginkan  yang  mana  hal tersebut dapat menghambat kinerja pegawai di Kantor Kelurahan Cibubur. Metode Penelitian yang digunakan penulis dalam melakukan kajian penulisan jurnal ini adalah dengan  menggunakan  metode  kualitatif  dengan  teknik  observasi,  wawancara  dan dokumentasi. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa Kantor Kelurahan Cibubur telah berada pada fase semi digital yang mana pada fase ini Kelurahan Cibubur tidak sepenuhnya  mengunakan  arsip  manual,  tetapi  tidak  sepenuhnya  juga  menggunakan arsip sistem informasi. Kami selaku peneliti telah membuatkan sebuah saran mengenai aplikasi sistem informasi manajemen yang berkaitan dengan pengarsipan di Kelurahan Cibubur  sebagai  media  dalam  melakukan  penyimpanan  berkas-berkas  yang  dirasa penting dan rahasia serta berkas-berkas umum.

## Kata Kunci:
Pengelolaan Arsip Sistem Informasi
Keywords :
Archive Management Information System Accepted July 2022

## Published
Oktober 2022

## Abstract
The large number of files, especially the incoming and outgoing letters at the Cibubur Sub- District Office, makes Cibubur Sub-District must immediately carry out a transformation, especially in the field of archiving. Currently, Cibubur Sub-District Office still uses a manual filing system where this filing system requires a lot of side effects both in the medium term and in the long term. These side effects can be in the form of physical storage space being full, to unwanted file damage, which can hamper the performance of employees at the Cibubur Sub-District Office. The research method used by the author in conducting the study of  writing  this  journal  is  to  use  qualitative  methods  with  observation,  interviews  and documentation techniques. The results of this study indicate that the Cibubur Sub-District Office is already in a semi-digital phase where at this phase Cibubur Sub-District Office does not  fully  use  manual  archives,  but  does  not  fully  use  information  system  archives.  As researchers,  we  have  made  a  suggestion  regarding  the  application  of  management information systems related to archiving in  Cibubur  Sub-District Office as a medium for storing files that are considered important and confidential as well as public files..
© year The Authors. Published by Institute for Research and Community Services Universitas Muhammadiyah Palangkaraya. This  is  Open  Access  article  under  the  CC-BY-SA  License  (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).  DOI: https://doi.org/10.33084/restorica.v8i2

## PENDAHULUAN
Dalam proses pelaksanaan suatu kegiatan administrasi, sebuah instansi atau lembaga pasti tidak pernah terlepas dari  suatu  proses  pengelolaan  berkas-berkas  baik dokumen  maupun  surat  yang  pada  dasarnya  berkas- berkas tersebut selalu ada dalam suatu penyelenggaraan kegiatan  administrasi  dalam  organisasi.  Berkas-berkas tersebut  digunakan  sebagai  informasi  dalam  organisasi serta  dijadikan  bahan  bukti,  dan  juga  sering  disebut dengan  arsip,  sehingga  arsip  sering  disebut  sebagai sebuah  dokumen  tertulis  yang  memiliki  sebuah  nilai, yang  disimpan  dan  dipelihara  di  suatu  tempat  secara khusus sebagai bahan referensi.
Kegiatan  kearsipan  selalu  berkaitan  dengan  kegiatan administrasi  dalam  sebuah  instansi  ataupun  organisasi. Kegiatan-kegiatan  yang  ada  dalam  instansi  yang  setiap hari  bertambah  banyak  dan  luas  akan  menyebabkan adanya  arsip  yang  semakin  banyak.  Pengelolaan  yang baik sangat dibutuhkan dalam mengelola arsip agar jika arsip diperlukan maka mudah untuk dicari.
Semua  instansi  pasti  membutuhkan  pengelolaan  arsip, baik instansi besar maupun instansi kecil. Salah satunya instansi  di  pemerintahan  desa  yang  memiliki  tanggung jawab  memberikan  pelayanan  yang  baik  kepada masyarakat.  Sering  kali  pengelolaan  arsip  di pemerintahan  desa  dianggap  tidak  penting  oleh pengelola atau perangkat desa itu sendiri. Padahal semua pengelolaan  arsip  itu  sangat  penting  apalagi  di  dalam pemerintahan  desa  yang  kegiatannya  berhubungan langsung dengan kepentingan masyarakat.
Dalam  pengelolaan  arsip  desa,  harus  dilakukan  sesuai dengan manajemen kearsipan yang berlaku. Dimulai dari tahap  pencatatan,  pengelolaan,  penyusutan,  dan  yang terakhir arsip dimusnahkan (Wallace, 1992: 2-8). Sejalan dengan  hal  tersebut,  maka  dalam  setiap  pengelolaan arsip  harus  dilakukan  secara  tepat,  karena  jika
pengelolaan  arsip  tidak  dilakukan  dengan  tidak  tepat, maka akibatnya semua sistem pengelolaan akan berjalan dengan  tidak  efektif  dan  efisian  yang  mengakibatkan kesulitan  dalam  menemukan  kembali  arsip  yang diperlukan (Nuraida, 2012: 93)
Mengenai  prinsip  kearsipan  yang  baik  adalah  arsip diciptakan  oleh  masyarakat  dan  untuk  masyarakat sehingga  tujuan  kearsipan  tidak  terlepas  dari  tujuan masyarakat. Dalam mengatur tatalaksana penyelamatan dan  perlindungan  kearsipan,  dirumuskan  bahwa pengumpulan,  pemeliharaan,  dan  penyelamatan  arsip merupakan kewajiban setiap lembaga dan pemerintahan (UU  No.  7  Th.  1971).  Kearsipan  dan  arsip  sendiri sebagai  lembaga  tempat  penyimpanan  catatan  atau naskah,  yang  sebagai  pusat  ingatan  dalam  memberikan dorongan  untuk  menciptakan  rencana  baru  baik mengenai  kegiatan  spiritual  maupun  kegiatan  duniawi. Arsip lebih  dari sekedar  informasi dalam bentuk fakta yang  dapat  diterima  oleh  banyak  orang  yang dimanfaatkan untuk pengelolaan, perencanaan, pengendalian,  dan  pelaksanaansuatu  kegiatan.  Memori yang  terkandung  dalam  arsip  sejatinya  lebih  tinggi  dan lebih kuat jika dibandingkan dengan ingatan seseorang. Berdasarkan  prinsip  kearsipan  yang  baik,  maka  dalam pengelolaan  arsip  lebih  praktis  jika  dilakukan  secara digital. Karena dalam sebuah organisasi tentunya dalam pengurusannya akan terus berubah seiring berakhirnya periode yang berlangsung. Dalam hal ini, cukup kesulitan apabila  masih  menggunakan  sistem  arsip  manual terutama  jika  ingin  mencari  suatu  berkas  untuk digunakan  kembali.  Dengan  digitalisasi  tentunya  akan lebih memudahkan dalam mencari kembali berkas yang diperlukan.  Dengan  digitalisasi  juga  akan  memudahkan dalam  pencarian  berkas,  misalnya  dapat  menemukan berkas  hanya  dengan  mengetik  judul  atau  nomor  dari berkas tersebut maka berkas yang dicari akan langsung muncul.  Waktu  yang  dibutuhkan  untuk  mencari  pun
akan lebih fleksibel dibandingkan dengan pencarian arsip secara  manual.  Dengan  digitalisasi  juga  dapat memudahkan  untuk  berbagi  atau  mengirimkan  suatu berkas kepada pegawai lain. Dengan adanya arsip digital bukan  hanya  menghemat  biaya  dan  tenaga,  tetapi  juga dapat  menghemat  waktu.  Ketika  proses  pengarsipan dilakukan  secara  digital,  maka  dapat  mengakses  data ataupun  dokumen  dengan  lebih  cepat.  Dengan  begitu dapat  memberikan  respon  dan  pelayanan  yang  lebih cepat.
Oleh  karena  itu,  manajemen  arsip  sangat  berperan penting  dalam  kegiatan  pengelolaan  kearsipan  di pemerintahan desa, karena dengan adanya manajemen arsip yang baik maka arsip akan mudah ditemukan saat diperlukan.
Dalam  penulisan  ini  peneliti  melakukan  penelitian  di Kantor  Kelurahan  Cibubur.  Alasan  peneliti  memilih Kantor  Kelurahan  Cibubur  karena  dalam  pengelolaan arsip  masih  menerapkan  sistem  pengarsipan  secara manual  dan  juga  masih  mengalami  beberapa  kendala dalam  sistem  pengelolaan  arsip  secara  manual.  Maka dari  itu,  peneliti  tertarik  untuk  melakukan  penelitian mengenai  pengarsipan  di  Kelurahan  Cibubur, Kecamatan Ciracas, Kota Jakarta Timur.

## METODOLOGI
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  deskriptif kualitatif.  Lokasi  penelitian  adalah  Kantor  Kelurahan Cibubur. Teknik yang dignakan adalah teknik observasi, wawancara,  dan  dokumentasi.  Untuk  informan ditentukan  berdasarkan  keahlian  dan  jabatan  yang dipegang  yang  berkaitan  dengan  kearsipan  di  Kantor Kelurahan  Cibubu.  Observasi  dan  dokumentasi digunakan untuk memahami mengenai akar permasalahan  yang  diteliti.  Para  informan  tersebut
diantaranya  yaitu  Kepala  Bagian  Kearsipan  Kantor Kelurahan Cibubur.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Sistem Arsip Kelurahan Cibubur
Kelurahan Cibubur merupakan kelurahan yang terletak di  Kecamatan  Ciracas,  Kota  Jakarta  Timur  ini merupakan  sebuah  kelurahan  yang  masih  menerapkan sistem  pengarsipan  manual.  Pengarsipan  manual  yang dimaksud  disini  merupakan  pengarsipan  yang  masih menggunakan sistem kertas yang disimpan dalam suatu ruangan  dalam  jangka  waktu  tertentu  .  Ruangan  yang dijadikan  tempat  pengarsipan  di  Kelurahan  Cibubur merupakan  ruangan  dengan  luas  4x4m,  yang  mana ruangan  tersebut  berada  pada  kantor  Kelurahan Cibubur. Sebelum masuk ke ruangan arsip, surat-surat tersebut  dikelompokkan  terlebih  dahulu  berdasarkan seksi/unit  bagian  yang  kemudian  akan  dimasukkan  ke dalam packing kardus guna menjaga surat-surat tersebut agar  tidak  mengalami  kerusakan.  Namun,  apabila terdapat  surat  penting  yang  bersifat  rahasia  dari berbagai  seksi/unit  bagian,  maka  surat  tersebut  akan dikumpulkan  menjadi  satu  secara  bersama  yang kemudian  akan  dipisahkan  dari  ruangan  arsip  menuju ruangan terpisah yang sifatnya rahasia.
Sebelum masuk ke dalam ruangan arsip, setiap seksi/unit bagian melakukan pengajuan kepada Kepala Sub-bagian (kasubbag) umum terlebih dahulu. Setelah itu, kasubbag umum melakukan pengajuan kepada pimpinan baik lurah maupun wakil lurah. Setelah pengajuan selesai, pimpinan baik  lurah  maupun  wakil  lurah  mengambil  keputusan apakah sutu surat merupakan surat penting yang bersifat rahasia atau surat yang bersfat umum. Kemudian, surat diserahkan  kepada  bagian  pengarsipan  untuk menempatkan surat berdasarkan klasifikasi yang sudah ditetapkan oleh pimpinan.
Kelurahan  Cibubur  menggunakan  sistem  pengarsipan berdasarkan  jangka  waktu  yang  dibagi  menjadi  dua bagian,  yakni  jangka  waktu  statis  dan  dinamis.  Jangka waktu statis disini merupakan proses pengarsipan surat secara  keseluruhan  baik  surat-surat  yang  penitng ataupun tidak. Untuk jangka waktu dinamis, surat-surat tersebut akan dimusnahkan apabila surat-surat tersebut sudah berada di ruangan arsip Kelurahan Cibubur lebih dari 3 (tiga) tahun guna menghemat ruang penyimpanan yang terbatas sedangkan surat masuk setiap tahun pasti ada.  Tiga  tahun  disini  dicatat  melalui  buku  arsip berdasarkan  tanggal  masuk  dan  tanggal  keluar  surat semenjak  surat  tersebut  mengalami  perubahan- perubahan

## Kendala dalam Pengarsipan Kelurahan Cibubur
Dalam penerapannya, sistem pengarsipan manual masih mengalami  kendala  dalam  mencari  berkas-berkas  yang dibutuhkan  dengan  waktu  yang  singkat.  Pengarsipan manual harus mencari berkas secara satu persatu, yang mana  hal  tersebut  menggunakan  waktu  yang  cukup banyak  dibanding  dengan  pengarsipan  dengan  metode sistem  informasi  yang  mana  hanya  menggunakan keyword dalam melakukan pencaria berkas.
Selain itu, apabila berkas tersebut secara tidak sengaja masuk ke daftar yang harus dimusnahkan karena sudah melewati masa tiga tahun, maka berkas tersebut sudah tidak  bisa  di  akses  kembali.  Sistem  pemeliharaan  dari pengarsipan  manual  pun  harus  memperhatikan kelembapan dan kebersihan ruangan untuk memastikan tidak ada rayap dalam ruangan tersebut.

## Usulan-Usulan  penggunaan  SIM  di  Kelurahan Cibubur
Pihak  Kelurahan  Cibubur  berencana  melakukan perubahan penyimpanan arsip dari yang semula manual menjadi  digital  dengan  menggunakan  sistem  informasi.
Penggunaan  sistem  informasi  perlu  melewati  sistem birokrasi  ke  tingkatan  yang  lebih  tinggi  untuk mendapatkan persetujuan terkait dengan pelaksanaannya. Selain itu, sistem informasi memerlukan sumber  daya  manusia  yang  terlatih,  kompeten  dan paham akan ilmu komputerisasi.
Peneliti menawarkan usulan bantuan berupa pembuatan platform WEB yang mana nantinya WEB tersebut dapat digunakan untuk melakukan sistem pengarsipan. Sistem pengarsipan  yang  dijalankan  adalah  dengan  melakukan pengarsipan  semi  digital  dengan  melakukan  scan dokumen  yang  dirasa  penting  untuk  kemudian  scan dokumen  tersebut  disimpan  kedalam  komputer sekaligus  di  unggah  kedalam  platform  WEB  yang diusulkan untuk memudahkan dalam penyimpanan arsip di Kelurahan Cibubur dengan cara sebagai berikut:
Pertama,  pihak  RW  dan  kelurahan  akan  diberikan  ID akun beserta password agar  dapat masuk ke platform WEB tersebut. Nantinya, tampilan beranda pihak RW maupun pihak kelurahan akan berbeda, tergantung dari ID akun yang diloginkan untuk mempermudah jalannya sistem pengarsipan di Keluraan Cibubur. (gambar 1)

## Gambar 1 Tampilan Menu Login
Setelah memasukkan ID akun dan password,  tampilan WEB dari pihak kelurahan dan pihak RW akan berbeda. Tampilan  pihak  kelurahan  mencakup  berbagai  berkas dari  masing-masing  RW  serta  arsip  internal  kelurahan yang terdiri dari Pendataan Berkas, Arsip Dinamis Aktif,
Arsip  Dinamis  Vital  dan  Arsip  Statis  (gambar  2) sedangkan untuk tampilan pihak RW akan ada berkas- berkas  yang  hanya  berhubungan  dengan  RW  tersebut beserta dengan info seputar Cibubur yang mana pihak RW dapat menyebarkan info tersebut kepada warganya (gambar 3)
Gambar 2 tampilan pihak kelurahan

## Gambar 3 Tampilan pihak RW

## KESIMPULAN
Kelurahan  Cibubur  masih  menerapkan  sistem pengarsipan  manual  yang  mana  pengarsipan  manual masih  memiliki  kelebihan  dan  kekurangannya. Pengarsipan  manual  memiliki  kelebihan  yakni mempermudah  urusan  pencatatan  keluar  masuknya berkas  yang  ingin  di  simpan  di  ruang  arsip  sedangkan kekurangannya  masih  menggunakan  kertas,  ruang
penyimpanan fisik yang membutuhkan ruang tambahan, keterbatasan ruang, dan antisipasi kerusakan yang jauh lebih  banyak  dibanding  dengan  pengarsipan  dengan menggunakan sistem informasi. Dari hal tersebut maka mengusulkan  sistem  pengarsipan  secara  digital  atau online yang bisa diakses secara mudah dan tidak terjadi kehilangan  atau  kerusakan.  Dalam  WEB  tersebut  bisa dimasukan  mengenai  berkas  berkas  ataupun  undangan dan arsip arsip yang ada.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terima  kasih  disampaikan  kepada  Ari  Mukti selaku  dosen  Sistem  Informasi  Manajemen  dan  semua pihak  yang  telah  berperan  dalam  perancangan  Sistem Informasi  Pengelolaan  Arsip  (Studi  Kasus  Kantor Kelurahan  Cibubur)  sehingga  dapat  dituangkan  dala tulisan  dan  diinformasikan  kepada  pegawai  maupun Kelurahan Cibubur dalam sistem arsip.

## REFERENSI
Al  Fatta,  H.,  (2007).  Analisis  dan  Perancangan  Sistem Informasi  untuk  Keunggulan        Bersaing Perusahaan  &  Organisasi  Modern,  ANDI: Yogyakarta.
Barthos,  Basir.  (2003).  Manajemen  Kearsipan  Untuk Lembaga  Negara,  Swasta,  dan  Perguruan Tinggi. Jakarta. Bumi Aksara
Dewi,  Irra  Chrisyanti.  (2011).  Manajemen  Kearsipan.
Jakarta. Prestasi Pustaka Publisher
Muhellis,  M.  H.  (2019).  Kearsipan  (Kajian  Pendalaman
Materi Diklat Tata Usaha Madrasah Ibtidaiyah).
Balai Diklat Keagamaan Surabaya.
Nuraida,  Ida.  (2012).  Manajemen  Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Simamora,  Pista.  (2020).  Pentingnya  Digitalisasi  Arsip. bahasan.id.  diakses  pada  tanggal  27  Mei  2022 pukul 21.50.
Sutabri,  T.,  (2012).  Konsep  Sistem  Informasi.    Tim
Penyusun,  Pedoman  Kerja      Praktek  Fakultas Teknik  Universitas  Majalengka  Jilid  1:
Majalengka.
Wallace,  Catherine.  (1992).  Reading.  Oxford:  Oxford
University Press.