Penerapan Value Stream Mapping (VSM) Sebagai Upaya Untuk Mengurangi Keterlambatan Proses Procurement di PT X
Frisheila Sely Apriliana  ) dan Rahmaniyah Dwi Astuti 
Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Jl. Ir. Sutami 36A Kentingan Surakarta, 57126, Indonesia
DOI: 10.20961/performa.17.1.21510

## Abstrak
PT  X  merupakan  perusahaan  yang  bergerak  diusaha  migas,  untuk  mendukung  kelancaran  produksinya dibutuhkan proses procurement yang baik. Procurement adalah kegiatan untuk mendapatkan barang  dan jasa secara transparan, efektif dan efisien. Berdasarkan data tahun 2017 terdapat 148 procurement  dengan nilai kurang dari 2,5 milyar yang dilakukan oleh PT X, dari data tersebut terdapat 43% procurement penyelesaiannya melebihi target awal yang  telah  ditentukan.  Dari  studi  pendahuluan  yang  telah  dilakukan  didapatkan  data  bahwa  untuk  procurement A4100000121  memiliki  tingkat  keterlambatan  tertinggi  yaitu  32  hari,  untuk  itu  perlu  dilakukan  identifikasi  waste sebagai  upaya  untuk  mengurangi  waktu  keterlambatannya.  Metode  yang  digunakan  yaitu  Value  Stream  Mapping, metode  ini  digunakan  untuk  mengidentifikasi  proses  yang  mengandung  waste  sehingga  waste  yang  ada  bisa dihilangkan. Hasil penelitian ini adalah adanya penurunan waktu antara Current State VSM dengan Future State VSM dengan waktu total pada Current State VSM sebesar 39425 menit dan Future State VSM sebesar 23085 menit sehingga mengalami penurunan waktu sebesar 16340 menit.
Kata kunci : Value Stream Mapping, Procurement, Waste

## Abstract
PT X is an oil and gas company, to support its production a good procurement process is needed. Procurement is an activity to get goods and services in a transparent, effective and efficient. Based on data in 2017, there are 148 procurement with a value of less than 2.5 billion carried out by PT X, from that data there are 43% of the procurement completed exceeding the predetermined initial target. Based on data in 2017, the procurement of A4100000121 has the highest  delay  rate  of  32  days,  therefore  it  is  necessary  to  identify  waste  as  an  effort  to  reduce  the  time  delay.  The method  used  is  Value  Stream  Mapping,  this  method  is  used  to  identify  processes  that  contain  waste  so  that  existing waste can be removed. Based on the results of the study there was a decrease in time between Current State VSM and Future State VSM with a total time at Current State VSM of 39425 minutes and Future State VSM of 23085 minutes so that the time was decreased by 16340 minutes.
Keywords : Value Stream Mapping, Procurement, Waste

## 1. Pendahuluan
Salah satu perusahaan migas yang bergerak di kegiatan usaha hulu adalah PT X . PT X terdiri dari lima department yaitu filed manager, admin and support manager, operation manager, eksploration manager dan finance  manager .  Salah  satu  kegiatan  yang  penting  dalam  sebuah  perusahaan  adalah  pengadaan  barang. Pengadaan atau procurement adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif dan  efisien sesuai  dengan kebutuhan  dan  keinginan  penggunanya.  Pengadaan  barang  di  PT X  dikoordinasi oleh  SCM  ( Supply  Chain  Management ).  SCM  ( Supply  Chain  Management )  merupakan  bagian  dari admin and  support  manager .  SCM  bertanggung  jawab  terhadap procurement (pengadaan  barang), logistic ,  aset inventory dan kepabean. SCM di PT X berfokus pada pengadaan barang dan jasa. Proses pengadaan barang dan jasa dimulai dari user meminta Procurement Request yaitu merupakan form yang berisi kebutuhan dari user ,  kemudian  SCM  membuat Request  For  Quotation  (RFQ) yaitu  permintaan  penawaran  harga  kepada vendor , proses pemilihan vendor, dan penerbitan PO/SO yaitu pesanan yang ditunjukan kepada vendor. Proses procurement di PT X dibagi kedalam tender besar dan tender kecil. Tender kecil adalah tender dengan nilai kurang dari 2,5 milyar sedangkan tender besar adalah tender dengan nilai lebih dari 2,5 milyar. Berdasarkan data pada tahun 2017 terdapat 148 proses pengadaan barang dengan nilai kurang dari 2,5 milyar yang dilakukan oleh PT X, dari data tersebut terdapat 43% procurement yang diselesaikan melebihi target waktu  yang  telah  ditentukan  oleh  perusahaan,  24% procurement yang  diselesaikan  kurang  dari  target, dan  33%  procurement  yang  diselesaikan  sesuai  target  waktu  perusahaan.  Target  yang  ditetapkan oleh SCM meliputi target waktu proses procurement yang dilakukan di Departement SCM ( Supply
* Korespondensi : frisheilasely@gmail.com
Chain  Management )  dimulai  dari  permintaan  PR  sampai  terbit  PO/SO.  Target  waktu  ini  bertujuan  agar proses pengadaan barang/jasa dapat selesai sesuai dengan permintaan user. Terjadinya keterlambatan dalam proses procurement dapat mengakibatkan keterlambatan produksi dan target produksi tidak tercapai. Berdasarkan  data procurement tahun  2017  menunjukan  bahwa  pengadaan  barang  dan  jasa  dengan nomor  A4100000121  memiliki  tingkat  keterlambatan  tertinggi  yaitu  32  hari,  sehingga  perlu  dilakukan analisis untuk mengetahui faktor apa saja yang menyebabkan keterlambatan tersebut dan dibuat value stream mapping (VSM) usulan sebagai upaya untuk mengurangi keterlambatan tersebut. Menurut Womack (2011) Value Stream Mapping adalah suatu cara yang efektif untuk menemukan waste dan menunjukan perbaikan proses. VSM penting digunakan karena mampu mengetahui pemborosan proses dalam sistem perusahaan.
Berkaitan  dengan  permasalahan  tersebut  perlu  dilakukan  perbaikan  dengan  harapan  dapat  membuat proses pengadaan barang A4100000121 di PT X dapat selesai sesuai target waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan  yaitu  selama  75  hari  agar  proses  produksi  dapat  berjalan  dengan  lancar.  Perbaikan  dilakukan dengan  cara  menganalisis  penyebab  lamanya  waktu  procurement  menggunakan fishbone  diagram untuk mengetahui penyebab dan akibat dari suatu permasalahan. Menurut Besterfield (2009:81), fishbone diagram adalah  suatu  diagram  yang  menggambarkan  garis  dan  simbol-simbol  yang  menunjukan  hubungan  antara penyebab  dan  akibat  suatu  masalah,  untuk  selanjutnya  diambil  tindakan  perbaikan  atas  masalah  tersebut. kemudian dilakukan upaya penurunan lead time menggunakan konsep lean manufacturing untuk mengurangi resiko keterlambatan pengadaan barang dan jasa A4100000121 di PT X.

## 2. Metode Penelitian
Langkah-langkah  penelitian  yang  digunakan  dalam  memecahkan  masalah  pada procurement A4100000121 meliputi tahapan identifikasi masalah, pengumpulan dan pengolahan data, Analisis VSM dan Diagram fishbone.

## Tahap Pengumpulan dan Pengolahan Data Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dilakukan  melalui  pengamatan  langsung,  studi  literatur,  dan  wawancara.  Data  yang telah diperoleh terbagi menjadi dua, yaitu data primer dan data sekunder. Data sekunder yang dikumpulkan berupa  data  pengadaan  barang  dan  jasa  tahun  2017.  Data  primer  yang  dikumpulkan  berupa  data  untuk rekapitulasi waktu proses pengadaan barang.
a. Pengamatan langsung
Melalui pengamatan secara langsung diperoleh data berupa rekapitulasi waktu proses pengadaan barang. Data  waktu  yang  didapatkan  diambil  menggunakan  metode  jam  henti  atau stopwatch yang  kemudian  di rekapitulasi,  namun  tidak  semua  waktu  proses  dapat  dilakukan  pengambilan  data  secara  langsung.  Selain menggunakan jam henti pengambilan data diperoleh dengan melakukan perhitungan waktu yang dibutuhkan berdasarkan tanggal yang tercantum pada surat atau dokumen.
b. Studi literatur
Teknik ini dilakukan dengan dengan membaca dan mempelajari literatur yang diberikan oleh perusahaan atau pada buku, jurnal, dan paper para ahli yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas, c. Wawancara
Wawancara  dilakukan  dengan  memberikan  beberapa  pertanyaan  kepada  karyawan  bagian procurement untuk  mengetahui  waktu  proses  pengadaan  barang  A4100000121,  yang  mana  waktu  proses  tersebut  tidak dapat  diperoleh  melalui  pengamatan  langsung.  Selain  untuk  mengetahui  waktu  proses,  wawancara  juuuga dilakukan untuk mendapatkan data pelengkap lainnya yang berhubungan dengan pengadaan barang dan jasa A4100000121.

## Pengolahan Data
Pengolahan  data  dilakukan  menggunakan  2  metode.  Metode Value  Stream  Mapping dan  diagram fishbone . a. Value Stream Mapping Value  Stream  Mapping digunakan  untuk  mengidentifikasi  adanya waste pada  proses  pengadaan  barang A4100000121. Current  State  Value  Stream  Mapping digunakan  untuk  mengidentifikasi waste pada proses  pengadaan  A4100000121,  sedangkan Future  State  Value  Stream  Mapping sebagai  usulan  atas perbaikan pada proses pengadaan A4100000121.
b. Diagram Fishbone
Identifikasi  faktor-faktor  penyebab  masalah  dilakukan  dengan  membuat  diagram fishbone untuk mengidentifikasi  faktor-faktor  penyebab  belum  dapat  terpenuhinya  target  waktu  proses  pada  pengadaan barang  dan  jasa  A4100000121.  Diagram fishbone dibuat  berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  karyawan bagian procurement di PT X.

## 3. Hasil dan Pembahasan

## 3.1 Current State Value Stream Mapping
Menurut  oey  yansen  dan  Liem  Yenny  Bendatu  (2013)  pembuatan current  state  value  stream  mapping digunakan  untuk  mengenali  dan  mengetahui  proses  yang  terjadi.  Selain  itu  juga  dapat  digunakan  untuk
mengetahui  aliran  informasi  selama  proses  tersebut  berlangsung.    Metode  VSM  disebut  sebagai  salah  satu metode  yang  menerapkan  suatu  gambaran  visualisasi  yang  paling  efisien  dalam  menggambarkan  keadaan suatu sistem saat ini, dan mampu mengidentifikasi visi jangka panjang dan mampu mengembangkan rencana perusahaan untuk mendapatkan tujuan yang diinginkan (Marksberry dan Hugesh, 2011 ; Allen, dkk, 2001). Current  State  Value  Stream  Mapping dibuat  berdasarkan  identifikasi value  added  activity dan non  value added activity pada proses pengadaan barang dan jasa A4100000121 .
Tabel 1. Identifikasi Value Added Time dan Non Value Added Time procurement A4100000121
Aliran proses pengadaan barang di JOB Pertamina Jadestone Energy (OK) Ltd (A4100000121)
No Langkah Proses Waktu (menit) Kategori 1 User  menyiapkan  PR  /  MSR  dan  Form  HPS/OE  yang  telah  disetujui  lengkap  dengan  Lingkup Kerja, Cost Summary dan salinan AFE untuk dilakukan proses selanjutnya. 4800 VA 2 Menunggu untuk ditinjau 3360 NVA 3 User menyerahkan/memberitahukan kepada SCM mengenai PR / MSR dan Form HPS/OE yang telah  disetujui lengkap  dengan  Lingkup  Kerja,  Cost  Summary  dan  AFE  untuk  dilakukan  proses selanjutnya. 480 NNVA 4 SCM  melakukan  pengecekan  terhadap  kelengkapan  dokumen  tersebut  dan  mengembalikan  ke User karena dokumen belum lengkap. 3360 NNVA 5 SCM membuat RFQ berdasarkan PR yang telah dibuat oleh user. 1140 VA 6 SCM akan mengirimkan RFQ ke vendor yang diundang via email. 10 NNVA 7 Menunggu penawaran dari vendor 8640 NNVA 8 SCM membuka penawaran dan membuat bidtabulation berdasarkan penawaran yang dikirimkan oleh vendor 480 VA 9 SCM menyerahkan bidtabulation ke finance untuk ditanda tangani 15 NVA 10 Finance menanda tangani bidtabulation yang telah disetujui 480 NVA 11 SCM mengirimkan bidtabulation yang telah selesai ditandatangani ke user 60 NVA 12 User melakukan review semua penawaran pada bidtabulation 3360 NNVA 13 SCM membuat surat negosiasi ke vendor yang ditunjuk sebagai calon pemenang 480 VA 14 SCM mengirimkan surat negosiasi ke vendor yang ditunjuk sebagai calon pemenang vendor 10 NVA 15 SCM melakukan negosiasi dengan vendor 8160 NNVA 16 SCM menginformasikan ke user perihal hasil negosiasi melalui email 10 NVA 17 User melakukan review terhadap hasil negosiasi 1440 NNVA 18 SCM membuat BAHP 1440 VA 19 SCM menandatangani BAHP 480 NNVA 20 SCM mengirimkan BAHP ke User untuk ditandatangani 5 NVA 21 User menandatangani BAHP 960 NNVA 22 SCM mengirimkan BAHP ke legal untuk ditandatangani 5 NVA 23 Legal menandatangani BAHP 480 NNVA 24 SCM mengirimkan BAHP ke finance untuk ditandatangani 10 NVA 25 Finance memnandatangani BAHP 480 NNVA 26 SCM mengirimkan BAHP ke jakarta mangement untuk ditandatangni 10 NVA 27 Jakarta management menandatangani BAHP 480 NNVA 28 Setelah BAHP selesai ditandatangani, SCM membuat surat pengumuman pemenang ke semua vendor 420 NNVA 29 SCM mengirimkan surat pengumuman pemenang kesemua vendor 15 NVA 30 Vendor menerima surat pengumaman pemenang dan melakukan penyanggahan 960 NVA 31 SCM melakukan evaluasi terhadap sanggahan vendor 1920 NVA 32 SCM mengirimkan hasil evaluasi terhadap sanggahan vendor 480 NVA 33 SCM membuat surat pengumuman bukan pemenang ke semua vendor
34 SCM mengirimkan surat pengumuman bukan pemenang ke semua vendor yang telah berpartisipasi 10 NVA 35 SCM membuat Letter Of Intent (LOI) ke vendor pemenang 480 VA 36 SCM mengirimkan Letter of Intent ke vendor pemenang 5 NNVA 37 SCM membuat PO/SO 2400 VA 38 SCM mengirimkan PO/SO ke jakarta management untuk ditandatangani 15 NVA 39 Jakarta management menandatanagani PO/SO 1920 NNVA 40 SCM mengirimkan PO/SO yang telah selesai ditanda tangan ke vendor pemenang 5 NNVA Total Waktu 50945
Gambar 1 . Presentase perbandingan nilai VA dan NVA pada procurement A410000121
Waktu  yang  dibutuhkan  pada  proses  pengadaan  barang  A4100000121  adalah  50945  menit  jika dikonversikan  dalam  hari  adalah  107  hari.  Proses  pengadaan  ini  mengalami  keterlambatan  selama  32  hari dari target yang telah ditentukan oleh perusahaan yaitu selama 75 hari. Pada proses ini menunjukan bahwa presentase value added time sebesar 23%, non value added time sebesar 77% dengan rincian necessary but non  value  added sebesar  63%  dan non  value  added sebesar  14%  dengan  total value  added  time pada procurement A4100000121 sebesar 11520 menit, sedangkan total nonvalue added time sebesar 39425 menit. Value added time merupakan aktifitas yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan, non value added time adalah  aktifitas  yang  tidak  memberikan  nilai  tambah  bagi  perusahaan  sedangkan necessary  but  non  value added time merupakan aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Gambar 2 . Current State Value Stream Mapping pada procurement A4100000121
Gambar 2 menunjukan seluruh aliran proses dan informasi yang terdapat dalam proses pengadaan barang A4100000121 dimulai dari proses user meminta Purchase Request (PR) dengan melampirkan form request dan budgetary. Selanjutnya planner meminta  informasi  ketersediaan  stock  material  ke  bagian logistic. Setelah  bagian logistic mengecek  ketersediaan  material  maka  bagian logistic akan  langsung menginformasikan  ke planner .  Setelah  mendapatkan  informasi  ketersediaan  barang  maka  planner  meminta persetujuan ke Field Management (Pimpinan perusahaan yang berada di lapangan). Selanjutnya SCM akan melakukan  proses  RFQ (Request  for  Quotation )  yaitu  permintaan  penawaran  harga  kepada  vendor  atau penyedia  barang/jasa.  Kemudian  vendor  yang  dikirimi  RFQ  akan  membuat Quotation /penawaran  yang berisikan  harga  yang  ditawarkan  pada  saat  pengadaan  barang/jasa.  Setelah  vendor  mengirimkan  surat penawaran  harga  maka  SCM  akan  membuka  penawaran  tersebut  didepan finance dan  membuat
bidtabulataion . Setelah bidtabulation dibuat maka bidtabulation ditanda tangani oleh bagian finance . Setelah proses  tanda  tangan  selesai  maka bidtabulation dikirim  ke  user  untuk  dilakukan review .  Setelah  user melakukan review terhadap  semua  penawaran  pada bidtabulation yang  dikirim  maka  SCM  membuat  surat negosiasi  yang  dikirimkan  ke  vendor  yang  ditunjuk  sebagai  calon  pemenang.  Setelah  itu  vendor  membuat surat penawaran negosiasi yang ditujukan ke SCM. Setelah SCM menerima surat penawaran negosiasi yang dikirimkan  oleh  vendor  maka  SCM  menginformasikan  ke user perihal  hasil  negosiasi  yang  dilakukan. Setelah user mereview hasil negosiasi maka SCM membuat Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP). Setelah BAHP dibuat maka BAHP harus ditanda tangani oleh user, legal, finance dan Jakarta Management . Setelah BAHP  ditanda  tangani,  SCM  membuat  surat  pengumuman  pemenang  ke  semua  vendor.  Setelah  semua vendor  menerima  surat  pengumuman  pemenang,  vendor  diberi  kesempatan  untuk  melakukan  sanggah. Setelah  masa  sanggah  habis  maka  SCM  membuat  surat  bukan  pemenang  yang  ditujukan  kepada  semua vendor yang telah berpartisipasi pada pengadaan barang/jasa tersebut. Setelah semua vendor menerima surat pernyataan  bukan  pemenang,  SCM  kemudia  membuat Letter  of  Intent (LOI)  yang  ditujukan  ke  vendor pemenang..  Setelah  vendor  menerima  LOI  maka  SCM  membuat  PO (Purchase  Order) atau  SO (Service Order). Setelah  PO/SO  dibuat  maka  PO/SO  ditanda  tangani  oleh  Jakarta Management .  Setelah  PO/SO selesai ditanda tangani maka SCM mengirimkan PO/SO ke vendor pemenang.
3.2 Identifikasi waste pada procurement A4100000121
Menurut  Wahyu  Adriyanto  dan  Kholil  Muhammad  (2015)  waste  merupakan  segala  aktifitas  yang  tidak memberikan  nilai  tambah  dalam  proses  transformasi  input  menjadi output sepanjang value  stream. Identifikasi  waste  diperoleh  melalui  wawancara  dengan  karyawan  bagian procurement di Suply  Chain Management. 3.2.1 Waste of processing
Proses  persetujuan  ( approval )  di  SCM  termasuk  kedalam  jenis  pemborosan  over  processing,  karena proses  ini  mengharuskan  dokumen  yang  akan  disetujui  melewati  banyak  bagian  di  perusahaan  sehingga proses ini kurang efisien dikarenakan tidak memberikan nilai tambah dan membutuhkan waktu yang cukup lama.  Proses  review  PR  yang  dilakukan  oleh  SCM  juga  termasuk  kedalam  aktifitas waste  of  processing karena  kegiatan  ini  berupa  aktifitas  pengecekan  kelengkapan  dokumen  namun  kegiatan  ini  membutuhkan waktu  yang  cukup  lama.  Proses  negosiasi  dengan  vendor  juga  termasuk  kedalam  aktifitas waste  of processing , karena aktifitas ini membutuhkan waktu yang cukup lama dan membutuhkan banyak resource . Proses  review  penawaran  oleh  user  juga  termasuk  kedalam  jenis  pemborosan waste  of  processing karena pada  proses  ini  tidak  memberikan  nilai  tambah  bagi  perusahaan,  proses  ini  hanya  melakukan  pengecekan apakah penawaran yang diberikan oleh vendor sudah sesuai dengan apa yang diinginkan oleh user . 3.2.2 Waiting Waiting merupakan  jenis  pemborosan  karena  menunggu  proses  selanjutnya.  Aktifitas  menunggu penawaran  dari  vendor  termasuk  kedalam  jenis  aktifitas  pemborosan waiting karena  membutuhkan  waktu yang  lama,  dan  selama  proses  menunggu  penawaran  dari  vendor  karyawan  SCM  dalam  keadaan menganggur.  Selain  itu  aktifitas    menungu  dokumen  PR,  HPS/OE  selesai  ditinjau  juga  merupakan  jenis pemborosan, karena proses peninjauan yang cukup lama, dan proses peninjauan tersebut tidak memberikan manfaat lebih kepada perusahaan.

## 3.3 Penyebab waste procurement A4100000121
Diagram Fishbone adalah   alat  untuk  mengidentifikasi  berbagai sebab  potensial  dari suatu  masalah  dan menganalisis  masalah  tersebut.  Diagram fishbone dibuat  berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  karyawan bagian procurement di PT X. Berikut adalah fishbone untuk menguraikan akar penyebab masalah dari waste yang terjadi di procurement A4100000121.
1. Proses approval BAHP
2. Proses review dokumen request yang dilakukan oleh SCM
Gambar 4. Fishbone penyebab lamanya review dokumen request pada procurement A4100000121

## 3. Proses review penawaran yang dilakukan oleh User
Gambar 5. Fishbone penyebab lamanya review penawaran yang dilakukan user pada procurement A4100000121

## 4. Proses negosiasi
Gambar 6. Fishbone penyebab lamanya negosiasi pada procurement A4100000121
5. Menunggu peninjauan dokumen procurement
Gambar 7. Fishbone penyebab lamanya waktu menunggu peninjauan dokumen  procurement A4100000121

## 6. Menunggu penawaran dari vendor
Gambar 8. Fishbone penyebab lamanya waktu menunggu proses penawaran pada procurement A4100000121

## 3.4 Usulan Perbaikan Pengadaan A4100000121
Bagian  ini  menjelaskan  mengenai  usulan  perbaikan  yang  diharapkan  mampu  mengurangi  atau  bahkan menghilangkan waste yang  digunakan  sebagai  dasar  dalam  pembuatan future  state  value  stream  mapping procurement A4100000121. Usulan perbaikan ini didapatkan dari hasil identifikasi  diagram fishbone.
Tabel 2. Identifikasi Usulan Perbaikan Pengadaan A4100000121
No Waste Usulan Perbaikan 1. Proses approval dokumen BAHP Proses approval BAHP  dilakukan  menggunakan  sistem  SAP  yang terintegrasi dengan semua bagian di perusahaan
2. Proses review dokumen request oleh SCM Memberikan  pelatihan  kepada  u ser agar user tidak  salah  dalam melengkapi  dokumen,  selain  itu  untuk  mengurangi  resiko user lupa melengkapi dokumen dibuatkan form checklist . 3. Review penawaran oleh user Menggunakan SAP atau Procurement Checkpoint untuk membagikan hasil  penawaran  vendor  kepada  semua  bagian  yang  berkepentingan dalam pengadaan barang  jasa di perusahaan. 4. Proses negosiasi Mengoptimalkan  sistem  SAP  untuk  mempermudah  kontrol  dari perusahaan  terhadap  vendor  sekaligus  mampu  memberikan  notifikasi pengingat batas waktu kepada vendor. 5. Menunggu  peninjauan dokumen request Mengoptimalkan sistem SAP sehingga proses planner dalam meminta informasi ketersediaan stock ke bagian warehose dapat lebih mudah 6. Menunggu  penawaran dari vendor Proses follow  up menggunakan  sistem  SAP  sehingga  semua  vendor peserta dapat dikirmkan notifikasi reminder batas waktu tender dalam sekaligus.

## 3.5 Future State Value Stream Mapping A4100000121
Future State Value Stream Mapping merupakan usulan perbaikan dari current state value stream mapping dengan  menghilangkan  aktifitas  yang  dianggap waste . Future  State  Value  Stream  Mapping dibuat berdasarkan usulan perbaikan yang telah dibuat.

## Gambar 9. Future State Value Stream Mapping A4100000121
Proses  pengadaan  barang  A4100000121  dimulai  dari  proses  user  meminta Purchase  Request (PR) sampai dengan terbitnya PO/SO. Pada future state value stream mapping dilakukan perubahan pada proses
approval  dokumen  yaitu  menggunakan  sistem  SAP  sehingga  dokumen  tidak  perlu  ditandatangani  secara manual  dan  sekaligus  mampu  mengurangi  waktu  tunggu  dokumen,  perubahan  lainnya  adalah  untuk mempercepat  waktu  yang  dibutuhkan  SCM  dalam  mereview  dokumen request adalah  dengan  cara memberikan  pelatihan  ke user mengenai  dokumen request dan  memberikan form checklist agar user tidak melakukan  kesalahan  dalam  mengirimkan  dokumen request sehingga  proses review dokumen  oleh  SCM dapat dilakukan lebih cepat. Untuk mengatasi lamanya review penawaran oleh user dapat dilakukan dengan cara  menggunakan  sistem procurement  checkpoint agar user dapat  lebih  cepat  mereview  penawaran  dan tidak  lagi  harus  menunggu  SCM  mengirimkan bidtabulation. Berdasrkan  lamanya  proses  negosiasi  dalam proses  pengadaan  barang  A4100000121  diberikan  usulan  untuk  mengoptimalkan  sistem  SAP  agar mempermudah kontrol dari perusahaan terhadap vendor. Berdasarkan lamanya proses menunggu peninjuan dokumen request yang  diusulkan  oleh  user  sehingga  diberikan  usulan  untuk  mengoptimalkan  sistem  SAP sehingga  proses planner dalam  meminta  informasi  ketersediaan stock ke  bagian warehouse dapat  lebih mudah, tidak harus menggunakan sistem manual melalui email. Untuk mengatasi lamanya proses menunggu penawaran dari vendor diusulkan agar perusahaan menggunakan sistem SAP untuk  mengirimkan notifikasi reminder mengenai batas waktu yang diberikan kepada vendor mengenai penawaran harga. Total waktu pada future  state  value  stream  mapping pada  proses  pengadaan  barang  A4100000121  yang  ditunjukan  pada gambar  9  adalah  34605  menit  jika  dikonversikan  dalam  hari  adalah  73  hari,  lebih  cepat  2  hari  dari  target awal perusahaan yaitu 75 hari.
Gambar 10. Prosentase nilai VA dan NVA pada Future State Value Stream Mapping A4100000121
Pada kondisi Future state value stream mapping menunjukan bahwa  total prosentase value added time pada procurement A4100000121  sebesar  33%,  sedangkan  prosentase  total non  value  added  time sebesar 67%  dengan  rincian non  value  added  time sebesar  16%  dan necessary  non  value  added  time sebesar  51% dengan  total value  added  time sebesar  11520  menit,  sedangkan  total non  value  added  time sebesar  23085 menit. Value  added  time merupakan  aktifitas  yang  memberikan  nilai  tambah  bagi  perusahaan, non  value added time adalah  aktifitas  yang  tidak  memberikan  nilai  tambah  bagi  perusahaan  sedangkan necessary  but non value added time merupakan aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
3.6 Perbedaan Current State Value Stream Mapping dengan Future State Value Stream Mapping pada procurement A4100000121
Bagian ini menjelaskan mengenai perbedaan antara Current State Value Stream Mapping dengan Future State  Value  Stream  Mapping pada  procurement  A4100000121  yang  meliputi  presentase value  added  time , presentase nonvalue added time , total value added time dan total non value added time .
Tabel 4.2 Tabel perbedaan Current State Value Stream Mapping dengan Future State Value Stream Mapping pada procurement A4100000121 Current  State  Value  Stream Mapping Future  State  Value  Stream Mapping Prosentase value added time 23% 33% Prosentase non value added time 77% 67% Total value added time 11520 menit 11520 menit Total Non value added time 39425 menit 23085 menit
Total  presentase value  added  time pada  kondisi Future  State  Value  Stream  Mapping mengalami peningkatan  dari  kondisi Current  State  Value  Stream  Mapping yaitu  dari  23%  menjadi  33%  mengalami peningkatan yaitu sebesar 10% dengan waktu 11520 menit, waktu untuk value added time tidak mengalami perubahan  karena value  added  activity merupakan  aktifitas  yang  memberikan  nilai  tambah  bagi  aktifitas sehingga tidak perlu dilakukan perubahan.
Total  prosentase non value  added  time pada  kondisi Future  State  Value  Stream  Mapping mengalami penurunan  dari  kondisi Current  State  Value  Stream  Mapping yaitu  dari  77%  menjadi  67%  mengalami penurunan  sebesar  10%  dengan  waktu  total  pada  kondisi Current  State  Value  Stream  Mapping sebesar 39425  menit    menjadi  Future State  Value  Stream  Mapping sebesar  23085  menit  sehingga  mengalami penurunan sebesar 16340 menit
4. Kesimpulan
Terdapat dua jenis waste pada proses procurement A4100000121 yaitu waste of processing dan waste of waiting, yang  termasuk  kedalam  aktifitas waste  of  processing adalah approval , review PR  yang  dilakukan oleh  SCM,  proses  negosiasi,  review  penawaran  yang  dilakukan  oleh  user.  Sedangkan  yang  termasuk kedalam  aktifitas waste  of  waiting adalah  menunggu  dokumen  PR,HPS/OE  selesai  ditinjau  dan  menunggu penawaran  vendor.  Solusi  yang  diberikan  untuk  mengatasi  waste  tersebut  adalah  dengan  memberikan pelatihan ke user, membuat form checklist dan menerapkan SAP di perusahaan secara optimal. Kondisi current  state  value  stream  mapping procurement A4100000121  terdapat  total  presentase value added time sebesar 23%, non value added time sebesar 77% dengan rincian necessary but non value added sebesar  63%  dan non  value  added sebesar  14%  dengan  total value  added  time pada procurement A4100000121 sebesar 11520 menit, sedangkan total non value added time sebesar 39425 menit. Sedangkan pada Future  State  Value  Stream  Mapping A4100000121  terdapat  presentase value  added  time pada procurement A4100000121  sebesar  33%,  sedangkan  presentase  total non  value  added  time sebesar  67% dengan rincian non value added time sebesar 16% dan necessary non value added time sebesar 51% dengan total value  added  time sebesar  11520  menit,  sedangkan  total non  value  added  time sebesar  23085  menit. Pada kondisi Future State Value Stream Mapping mengalami penurunan sebesar 16340 menit.

## Daftar Pustaka
Adriyanto,  W,Kholil,  M.(2015).  Analisis  Penerapan Lean  Production  Process Untuk  Mengurangi Lead Time  Process Perawatan Engine (Studi  Kasus  PT.GMF  Aeroasia).. Jurnal  Optimasi  Sistem  Industri, Vol. 14 No. 2,:299-309
Allen,  J,  Robinson,  C,  dan  Steward,  D.  (2001). Lean  Manufacturing,  a  Plant  Floor  Guide.  Total  Systems Development , INC.: 360-373. Besterfield, D. H. 2009. Quality Control ( 8th edition .). New Jersey: Pearson Prentice Hall. Frisheila  S.A.  (2018).  Laporan  Kerja  Praktek  Penerapan Value  Stream  Mapping (VSM)  Sebagai  Upaya Untuk  Mengurangi  Keterlambatan  Pada  Proses  Pengadaan  Barang  dan  Jasa  di  JOB  Pertamina Jadestone Energy (Ogan Komering) ltd. Surakarta: Universitas      Sebelas Maret, Surakarta. Anonim.  (2014).  Pengertian  Procurement  (Pengadaan  Barang)  Menurut  Para  Ahli.(n.d).  [online]. http://xerma.blogspot.co.id/2014/05/pengertian-procurement-pengadaan-barang.html (Diakses 17 Januari 2018).
Womack, James P., dan Daniel T. Jones. (1996). Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation . New York: Simon & Scuster. Yansen  Oey  &  Bendatu  Liem  Yenny.(2013,  Juli).  Perancangan Value  Stream  Mapping dan  Upaya Penurunan Lead time pada Bagian Procurement-Purchasing di PT X.  Jurnal Titra, Vol. 1, No. 2, 9-