Lembaga Penellitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Vol 24, No 2 (2024): Juli, 1629-1635 DOI: 10.33087/jiubj.v24i2.4702

## Perancangan & Implementasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk & Surat Keluar pada Kelurahan Danga Menggunakan Metode Alphabetical Filing, Chronology System dan Numerical Filing

## Sinklaus Patrezki Dae, Bambang Nurdewanto
Universitas Merdeka Malang Correspondence: 20083000013@student.unmer.ac.id, nurdewa@unmer.ac.id
Abstrak. Penelitian ini membahas implementasi sistem pengarsipan surat masuk dan keluar berbasis komputer di  Kelurahan  Danga,  Kota  Mbay.  Metode Alphabetical  filing , chronological  system ,  dan numerical  filing digunakan  untuk  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas  manajemen  surat.  Evaluasi  dengan  System  Usability Scale (SUS) menunjukkan sistem ini memenuhi standar dengan skor 78,9, dalam kategori "Acceptable," dengan grade  "A-"  dan  penilaian  "Excellent."  Sistem  ini  berkontribusi  besar  dalam  mempercepat  pencarian  data, menghindari keterlambatan, dan meningkatkan produktivitas di Kelurahan Danga.
Kata kunci : computerized archiving system; alphabetical filing; system usability scale
Abstract.  This  study  delves  into  the  implementation  of  a  computer-based  archiving  system  for  incoming  and outgoing  letters  in  Kelurahan  Danga,  Kota  Mbay.  Alphabetical  filing,  chronological  system,  and  numerical filing methods are employed to enhance the efficiency and effectiveness of letter management. Evaluation using the System Usability Scale (SUS) indicates that the system meets standards with a score of 78.9, falling into the "Acceptable" category, with a grade of "A-" and an "Excellent" rating. The system significantly contributes to expediting data retrieval, avoiding delays, and improving productivity in Kelurahan Danga.

## Keywords : computerized archiving system; alphabetical filing; system usability scale

## PENDAHULUAN
Zaman  sekarang  telah  memasuki  era teknologi  informasi  yang  ditandai  dengan munculnya inovasi-inovasi terkini di bidang alat dan  teknologi.  Perkembangan  ini  memberikan kontribusi besar terhadap peningkatan efektivitas  dan  efisiensi  dalam  pelaksanaan berbagai  aktivitas  manusia.  Dalam  konteks administrasi  instansi  pemerintahan,  kemajuan teknologi  juga  memberikan  dampak  signifikan dengan  tujuan  meningkatkan  efektivitas  dan efisiensi  kerja  (Amalia  &  Anty,  2023). Penerapan suatu platform informasi di lingkungan  instansi  pemerintah  dapat  secara substansial mendukung akses terhadap informasi yang  signifikan  dan  akurat,  yang  merupakan faktor  penting  untuk  kemajuan  mereka.  Sistem ini  membantu  mempermudah  proses  pencatatan surat  masuk  dan  keluar,  khususnya  dalam pengelolaan  (Nurhanifah  &  Martanto,  2023). Surat  sebagai  bentuk  komunikasi  tulis  berperan penting  dalam  menyampaikan  berita  atau informasi.
Kelurahan,  sebagai  titik  fokus  utama dalam  struktur  pemerintahan  setempat  yang berinteraksi  langsung  dengan  penduduk  di  area perkotaan,  memiliki  peran  krusial.  Berada  di
bawah yurisdiksi kecamatan, kelurahan bertanggung jawab memberikan layanan kepada masyarakat dengan tujuan meningkatkan kualitas  pelayanan  publik  di  wilayah  tersebut (Nanda  &  Putri,  2022).  Sementara  itu, administrasi  mencakup  serangkaian  usaha  dan aktivitas  yang  terkait  dengan  implementasi kebijakan  untuk  mencapai  tujuan  tertentu (Wibowo  et  al.,  2022).  Informasi  yang  tercatat pada suatu perangkat dan muncul melalui fungsi lembaga merupakan bagian dari arsip. Kecepatan dalam pengolahan data dan penyampaian  informasi  memiliki  peran  krusial dalam  fungsi  lembaga.  Pemanfaatan  teknologi informasi  memungkinkan  akses  yang  fleksibel terhadap  pengolahan  data  sistem,  menghasilkan tingkat efektivitas dan efisiensi yang lebih tinggi (Nurhanifah & Martanto, 2023).
Dalam konteks pengelolaan surat, setiap bentuk surat yang diterima, baik melalui layanan pos maupun kurir, termasuk dalam kategori surat masuk. Proses ini sering melibatkan penggunaan buku  pengiriman  untuk  mencatat  penerimaan surat  tersebut  (Idrus  et  al.,  2023).  Proses manajemen  surat  keluar  mencakup  langkah- langkah  penanganan  dokumen  yang  diterima oleh  sebuah  entitas  organisasi  atau  lembaga
Sinklaus Patrezki Dae dan Bambang Nurdewanto, Perancangan & Implementasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk & Surat Keluar pada Kelurahan Danga Menggunakan Metode Alphabetical Filing, Chronology System dan Numerical Filing
(Oktantri  &  Angin,  2022).  Kelurahan  Danga, sebagai  bagian  dari  Kota  Mbay,  mengalami kelemahan  dalam  layanan  administrasi  kepada masyarakat,  terutama  dalam  pengelolaan  surat- menyurat  dan  pengolahan  data  keuangan  yang masih dilakukan secara manual, seperti pencatatan di buku besar. Kendala-kendala yang muncul mencakup kesulitan dalam mencari data, risiko  kehilangan  data,  dan  kerusakan  pada berkas  (Nilma  et  al.,  2023).  Penelitian  ini bertujuan untuk menerapkan metode alphabetical  filing , chronology  system dan numerical filing dengan tujuan utama meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan surat-menyurat di Kelurahan Danga, Kota Mbay.

## METODE
Penelitian  ini  menggabungkan  data kuantitatif  dan  kualitatif  yang  diperoleh  dari warga  dan  perangkat  desa  di  Kelurahan  Danga. Penelitian  ini  juga  menggunakan  metode Alphabetical  filing  adalah  Sistem  pengelolaan dan pengambilan kembali arsip yang mengandalkan pengurutan abjad. Metode chronological filling system yaitu sebuah sistem penyimpanan  arsip  yang  tersusun  berdasarkan urutan  waktu,  mencakup  tahun,  bulan,  dan tanggal  surat.  Dalam  pengaturan  penyimpanan, surat masuk disusun berdasarkan waktu penerimaan,  sementara  surat  keluar  diatur berdasarkan waktu pembuatan surat.
Penyimpanan arsip menggunakan metode pengisian  numerik,  yakni  menggunakan  sistem nomor  (Zebua  &  Hutapea,  2023). Alphabetical filing memerlukan  penerapan  metode  indeks, yang  merujuk  pada  proses  mencari  dan mengidentifikasi atribut atau tanda khusus dalam dokumen  tertentu  yang  berfungsi  sebagai referensi  atau  petunjuk  yang  memudahkan penentuan lokasi penyimpanan dokumen tersebut.
Sumber: Resti (2020)
Gambar 1 Langkah-langkah Alphabetical Filing System
Chronology system menggunakan kalender  sebagai  referensi  untuk  indeks. Prosedur  penyimpanan  arsip  dalam  metode kronologi  system melibatkan  pengorganisasian dan  pengelompokan  berdasarkan  waktu,  tahun, bulan, serta tanggal penyimpanan arsip (Resti,2020).
Sumber: Resti (2020) Gambar 2 Langkah-langkah Chronology System
Pada  metode numerical  filing ,  setiap surat  masuk  dan  keluar  diberikan  nomor  unik yang  digunakan  sebagai  referensi  pengurutan. Penyusunan  berkas  dilakukan  berdasarkan urutan numerik ini (Anton & Pradana, 2022).
Sumber: Anton & Pradana (2022) Gambar 3 Langkah-langkah Numerical Filing .
Ada  juga  metode  pengembangan  yang digunakan  dalam  mengembangkan  website  ini yaitu  metode  pengembangan  agile.  Metode Pengembangan  Perangkat  Lunak  Agile  adalah sebuah  metode  manajemen  yang  digunakan untuk  proyek  pengembangan  perangkat  lunak dengan  fokus  pada  peningkatan  berkelanjutan (Pertiwi et al., 2023).
Sinklaus Patrezki Dae dan Bambang Nurdewanto, Perancangan & Implementasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk & Surat Keluar pada Kelurahan Danga Menggunakan Metode Alphabetical Filing, Chronology System dan Numerical Filing

## Sumber: Pertiwi et al., (2023) Gambar 4 Tahapan Agile Software Development
Sementara  itu,  untuk  meningkatkan kinerja  sistem  tanpa  terikat  oleh  batasan  jarak
dan  waktu,  maka  sistem  yang  dibuat  akan berlandaskan  pada  teknologi  web  (Resti,  2020). Proses  pengujian  akan  melibatkan  pengguna, dan  setelah  mereka  menggunakan  sistem, penilaian akan dikumpulkan dengan menggunakan  skala  SUS  ( System  Usability Scale ).  Data  yang  dihimpun  dari  skala  SUS  ini akan  memberikan  wawasan  tentang  kinerja Sistem  E-Surat  Kelurahan  Danga  yang  telah dikembangkan, serta tingkat kepuasan pengguna di  Kantor  Kelurahan  Danga  akan  dievaluasi melalui skala SUS tersebut.
Tabel 1

## Pertanyaan Kuesioner
No Pertanyaan 1 Saya merasa sistem ini sangat mudah untuk digunakan.
2 Saya merasa sistem ini sulit untuk digunakan.
3 Sistem ini tampak tidak intuitif bagi saya.
4 Saya merasa yakin dalam menggunakan sistem ini.
5 Saya merasa butuh bantuan ekstra untuk menggunakan sistem ini.
6 Sistem ini terlalu rumit.
7 Saya merasa cepat dapat melakukan tugas dengan sistem ini.
8 Saya merasa ada banyak langkah yang perlu saya lakukan untuk menyelesaikan tugas.
9 Saya puas dengan antarmuka sistem ini.
10 Saya merasa sistem ini memerlukan peningkatan dalam hal kegunaan.
Sumber: data olahan

## HASIL

## Use Case
UML  adalah  suatu  notasi  grafis  yang umumnya  digunakan  dalam  fase  perancangan perangkat  lunak.  Dikenal  juga  dengan  sebutan unified modeling language , UML adalah standar yang  lazim  digunakan  untuk  menggambarkan desain  perangkat  lunak.  Salah  satu  komponen penting  dalam  UML  adalah  use  case,  yang berfungsi sebagai penjelasan mengenai bagaimana  interaksi  pengguna  dengan  sistem dalam mencapai tujuan tertentu. Dalam pengembangan  perangkat  lunak, use  case berguna  untuk  mengidentifikasi  dan  merinci persyaratan sistem.
Sumber: data olahan Gambar 5 Diagram Use Case Sistem Pengarsipan Surat
Sinklaus Patrezki Dae dan Bambang Nurdewanto, Perancangan & Implementasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk & Surat Keluar pada Kelurahan Danga Menggunakan Metode Alphabetical Filing, Chronology System dan Numerical Filing

## Class Diagram

## Sumber: data olahan
Gambar 6
Class Diagram Sistem Pengarsipan Surat GUI Graphical user interface (GUI)
memiliki kepentingan yang besar dalam memberikan  pengalaman  yang  menarik  dan mudah  digunakan  bagi  pengguna  (Septiani  & Haitami,  2020).  Gambar  7  tampilan  awal  saat program pertama kali dijalankan, yang merupakan  halaman  login.  Pengguna  harus memasukkan  email  dan  password  sebagai identitas  mereka.  Jika  data  yang  dimasukkan oleh pengguna tidak valid, pesan kesalahan akan ditampilkan; sebaliknya jika data benar pengguna akan diarahkan ke halaman dashboard.  Sedangkan  Gambar  8  menampilkan data  krusial,  termasuk  jumlah  surat  masuk  dan keluar,  sambil  menyediakan  panel  sambutan untuk  memberi  pengguna  sapaan  personal. Selain  itu,  terdapat  sidebar  yang  berfungsi sebagai  panduan  navigasi  untuk  mengakses berbagai menu lainnya.
Sumber: data olahan Gambar 7 GUI halaman login
Sumber: data olahan Gambar 8
GUI halaman dashboard
Gambar  9  memperlihatkan  laporan  data mengenai  departemen/penerima  surat.  Di  sini, terdapat tombol untuk menambahkan, mengubah, dan menghapus departemen. Gambar 10  memperlihatkan  laporan  data  mengenai pengirim  surat.  Di  sini,  terdapat  tombol  untuk menambahkan,  mengubah,  dan  menghapus pengirim.
Sedangkan Gambar 11
memperlihatkan  halaman  penambahan  surat,  di mana  pengguna  dapat  menambahkan  surat dengan  melengkapi  data  surat  pada  formulir input  di  bawah.  Di  sini  juga  terdapat  tombol "Simpan"  untuk  menyimpan  surat  ke  dalam basis data.
Sumber: data olahan Gambar 9
GUI halaman departemen
Sumber: data olahan
Gambar 10 GUI halaman pengirim
Sinklaus Patrezki Dae dan Bambang Nurdewanto, Perancangan & Implementasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk & Surat Keluar pada Kelurahan Danga Menggunakan Metode Alphabetical Filing, Chronology System dan Numerical Filing

## Sumber: data olahan
Gambar 11 GUI halaman tambah surat
Gambar  12  menampilkan  halaman laporan  surat  masuk  dengan  tombol  cetak, formulir pencarian tanggal, dan pengurutan surat berdasarkan metode chronology system. Terdapat juga tombol untuk pengurutan alfabetik berdasarkan  departemen  dan  pengirim,  serta pengurutan  numerik  berdasarkan  nomor  surat dan ID surat. Gambar 13 menampilkan halaman laporan  surat  keluar  dengan  tombol  cetak, formulir pencarian tanggal, dan pengurutan surat berdasarkan metode chronology system. Terdapat juga tombol untuk pengurutan alfabetik berdasarkan  departemen  dan  pengirim,  serta pengurutan  numerik  berdasarkan  nomor  surat dan ID surat. Sedangkan Gambar 14 menampilkan  antarmuka  halaman  pengguna, yang hanya dapat diakses oleh pengguna dengan peran  admin.  Pada  halaman  ini,  administrator memiliki  kemampuan  untuk  menambahkan, mengedit,  dan  menghapus  pengguna,  termasuk dirinya sendiri.
Sumber: data olahan Gambar 12 GUI halaman laporan surat masuk
Sumber: data olahan Gambar 13 GUI halaman laporan surat keluar
Sumber: data olahan Gambar 14 GUI halaman pengguna

## Perhitungan SUS
Tabel 2

## Rata-Rata Pertanyaan SUS
No Pertanyaan Hasil 1 P1 4.30 2 P2 2,05 3 P3 4,30 4 P4 2,05 5 P5 4,40 6 P6 2,05 7 P7 4,40 8 P8 2,05 9 P9 3,90 10 P10 2,05
Sumber: data olahan
Selanjutnya  untuk  memperoleh  skor akhir system  usability  scale (SUS),  dilakukan dengan  cara  menjumlahkan  total  pertanyaan, kemudian  hasilnya  dikali  2,5.  Berikut  ini perhitungan  skor  akhir  menggunakan system usability scale . Skor SUS = 2,5 *(4.3+2.05+4.3+2.05+4.4+2.05+4.4+2.05+3.9+ 2.05) = 78,9
Suatu  aplikasi  atau  situs  web  dapat diklasifikasikan  ke  dalam  berbagai  tingkat usability  yang  dinilai  dengan  menggunakan system  usability  scale .  Gambar  14  menyajikan beberapa kategori tersebut (Sauro, 2018).
Sumber: data olahan
Gambar 14 Skala Skor Sistem Usability Scale (Sauro, 2018).
Sinklaus Patrezki Dae dan Bambang Nurdewanto, Perancangan & Implementasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk & Surat Keluar pada Kelurahan Danga Menggunakan Metode Alphabetical Filing, Chronology System dan Numerical Filing
Tabel 3

## Keterangan Skor SUS
SUS Score Acceptability Ranges Grade Scale Adjective Rating 84,1 - 100 Acceptable A+ Best Imaginable 80,8 - 84,0 Acceptable A Excellent 78,9 – 80,7 Acceptable A- Excellent 77,2 – 78,8 Acceptable B+ Excellent 74,1 – 77,1 Acceptable B Excellent 72,6 – 74,0 Acceptable B- Excellent 71,1 – 72,5 Acceptable C+ Good 65,0 – 71,0 Marginal C Good 62,7 – 64,9 Marginal C- Good 51,7 – 62,6 Marginal D OK 25,1 – 51,6 Not Acceptable F Poor 0 - 25 Not Acceptable F Worst Imaginable
Sumber: data olahan
Melalui  penilaian  menggunakan  metode SUS,  tercatat  skor  akhir  sebesar  78,9.  Dengan pencapaian  tersebut,  dapat  dianggap  bahwa Sistem  yang  telah  dirancang  memenuhi  standar penerimaan dan pantas digunakan oleh
Kelurahan Danga. Penilaian kategori
"Acceptable"  dengan  grade  scale  "A-"  dan adjective rating "Excellent" menegaskan efektivitas sistem dalam mendukung pengarsipan  surat  masuk  dan  keluar  di Kelurahan Danga.

## SIMPULAN
Dengan menerapkan sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis komputerisasi  di  Kelurahan  Danga,  proses pencarian  data  menjadi  lebih  efisien  dengan menerapkan metode alphabetical filing chronology system & numerical filing, menghindari  keterlambatan  dalam  pencarian data,  serta  meningkatkan  produktivitas  kerja. Skor  akhir  evaluasi  menggunakan  metode  SUS mencapai  78,9,  menunjukkan  bahwa  sistem  ini memenuhi  standar  penerimaan  dan  layak digunakan. Kategori "Acceptable" dengan grade scale  "A-"  dan  adjective  rating  "Excellent" memberikan  konfirmasi  terhadap  efektivitas sistem  dalam  mendukung  pengarsipan  surat masuk  dan  keluar  di  Kelurahan  Danga. Keseluruhan, sistem ini tidak hanya memudahkan  proses  pencarian  dan  pembuatan laporan  dengan  cepat  dan  akurat,  tetapi  juga menyederhanakan  input  data,  memfasilitasi warga  dalam  pengajuan  dan  penerimaan  surat dengan  kecepatan,  terutama  dalam  pencetakan ulang  surat  karena  data  tersimpan  secara sistematis.

## DAFTAR PUSTAKA
Adinda Anggraeni Oktantri, & Ria Angin. 2022.
Implementasi Aplikasi SIKAWAN Pada Surat Keluar di Desa Karetan Kecamatan Purwoharjo Kabupaten Banyuwangi  (Studi  di  Desa  Karetan, Kecamatan Purwoharjo). TRILOGI : Jurnal  Penelitian  Ilmu  Sosial  Dan Eksakta , 3 (1), 42–49.
Amalia,  E.,  &  Anty,  C.  2023.  Sistem  Informasi Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar. BULLET :  Jurnal  Multidisiplin
Ilmu , 2 (4), 1000–1009.
Anton  Kristijono,  &  Alfian  Eka  Pradana.  2022.
Penamaan  dan  Penomoran  Rekam Medis .
Ayunita  Pertiwi,  T.,  Try  Luchia,  N.,  Sinta,  P., Aprinastya,  R.,  Dahlia,  A.,  Rachmat Fachrezi,  I.,  Luthfi  Hamzah,  M.,  & Sultan  Syarif  Kasim  Riau,  N.  2023. Perancangan  dan  Implementasi  Sistem Informasi Absensi Berbasis Web Menggunakan  Metode  Agile  Software Development Web-Based Attention Information System Design And Implementation Using The Agile Software  Development  Method. Jurnal Testing dan Implementasi Sistem
Informasi , 1(1). Indah  Nurhanifah,  &  Martanto.  2023.  Rancang
Bangun Sistem Pengelolaan Surat Masuk  dan  Surat  Keluar  pada  Dinas Sosial Kabupaten Cirebon. JATI : Junral Mahasiswa  Teknik  Informatika , 7 (1),
417–422.
Nanda,  S.,  &  Putri,  A.  2022.  Optimalisasi Kualitas  Pelayanan  Publik  Dengan
Sinklaus Patrezki Dae dan Bambang Nurdewanto, Perancangan & Implementasi Sistem Pengarsipan Surat Masuk & Surat Keluar pada Kelurahan Danga Menggunakan Metode Alphabetical Filing, Chronology System dan Numerical Filing
Program  Kalimasada  Melalui  Aplikasi Klampid di Kelurahan Nginden Jangkungan. Communnity  Development Journal , 3 (2).
Nilma, Rahnita Nuzulah, & Putri Dina Mardika. 2023.  Sosialisasi  dan  Pelatihan  Aplikasi Surat  Menyurat  dan  Pengolahan  Data Kas  RT.06  RW.02  Kota  Depok. PKM , 6 (1), 110–115.
Reski  Idrus,  Cita  St  Munthakhabah  R,  &  Al Qadri  Hatta.  2023.  Sistem  Informasi Pengarsipan  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar  Berbasis  Web  pada  Fakultas Ekonomi  Universitas  Sulawesi  Barat. Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer , 9 (1), 51– 62. Ria  Resti,  E.  2020.  Sistem  Pengelolaan Dokumen  Surat  Menggunakan  Metode Alphabetical  Filing  dan  Chronology System. 15 , 192-200.
Septiani,  N.  A.,  &  Haitami,  D.  2020. Perancangan  Sistem  Pengarsipan  Surat Masuk  dan  Surat  Keluar  pada  Desa Kampung  Besar  Menggunakan  Metode Alphabetical  Filing  dan  Chronology System. Jurnal  Ilmiah  Universitas
Batanghari Jambi , 20 (2), 514.
Wibowo,  E.  W.,  Yoeliastuti,  Y.,  Faridah,  F., Estiana,  R.,  &  Karomah,  N.  G.  2022.
Pelatihan Pengelolaan Administrasi
Surat  Menyurat  bagi  Warga  Belajar  di PKBM  Ristek  Nusantara  Jaya  Jakarta.
Jurnal Abdidas , 3 (1), 47–52. Zebua,  A.,  &  Hutapea,  H.  S.  O.  2023. Pengelolaan  Arsip  Dinamis. Jurnal Mitra Pengabdian Farmasi , 2(3) Sauro, J. 2018. 5 Ways to Interpret a SUS Score . Measuring.