RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT. DERAP KREASI PERSADA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Arif Wahyu Setiawan 1) , Lis Suryadi 2)
Program studi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : arif.w.setiawan@gmail.com 1) , lis.suryadi@yahoo.co.id 2)

## Abstrak
Pengadaan  barang  merupakan  sebuah  proses  untuk  mendapatkan  barang  dan  atau  jasa  yang  sesuai  dengan kebutuhan  penggunan  secara  transparan  dan  efektif.  Meliputi  peralatan  kantor  dan  jasa  yang  dierlukan  oleh perorangan  maupun  bersama.PT.DERAP  KREASI  PERSADA  merupakan  salah  satu  perusahaan  system integrator  di  Indonesia.  Saat  ini  proses  pengadaan  barang  di  perusahaan  masih  dilakukan  secara  manual sehingga  hasil  masih  kurang  maksimal  dan  menimbulakan  beberapa  permasalahan  contohnya  berkas  yang menumpuk,  pencarian  data  yang  membutuhkan  waktu  tidak  sedikit  dan  terjadi  beberapa  kasus  kesalahan pencatatan data serta laporan juga membtuhkan waktu proses yang lama. Untuk menghindari terjadinya hal-hal diatas  maka  diperlukan  suatu  sistem  yang  terkomputerisasi  untuk  proses  pengadaan  barang.  Dari  berbagai permasalahan yang muncul tersebut munculah ide untuk membuat sistem pengadaan barang degan metodologi berorientasi obyek  pada PT. Derap Kreasi Persada menggunakan software Visual Basic dan database MySQL .
Kata kunci: Pengadaan Barang, Visual Basic 2008, PT. Derap Kreasi Persada

## 1. PENDAHULUAN
Sistem  informasi  manajemen  dalam  sebuah perguruan tinggi sebagai penunjang segala aktifitas transaksi  adalah  hal  yang  sangat  penting,  adanya sistem informasi manajemen segala informasi cepat tersebar.  Perguruan  tinggi  membutuhkan  sistem seperti  sistem  informasi  pengadaan  barang,  sistem informasi  penjualan  dan  beberapa  sistem  informasi yang lain. Sistem informasi adalah salah satul solusi untuk  model  komputerisasi  ang  tidak  hanya  bisa mengolah  data  saja,  nantinya  bisa  dikembangkan untuk  bisa  mengolah  gambar  bahkan  video.Dalam perkembangannya  saat  ini  sudah  banyak  sekali perushaan  yang  memekai  sistem  informasi  untuk menunjang  operasionalnya  Aplikasi  juga  dapat memudahkan  pengguna  untuk  mendapat  informasi yang dibutuhkan.
Setelah  penulis  melakukan  penelitian  pada sistem  yang  berjalan  di  PT.  Derap  Kreasi  Persada pada  kegiatan  pegadaan  barang  yang  masih menggunakan  sistem  yang  belum  terotomasisasi sehingga  ada  permasalahan  yang  dihadapi  adalah sebagai berikut :
a. Proses  pencarian  data  membutuhkan  waktu yang tidak sedikit sehingga kurang efisien
b. Sulitnya  membuat  laporan  pengadaan  di  akhir yang  diakibatkan  oleh  tidak  adanya  laporan pengadaan barang.
c. Proses pengembalian ke supplier tidak terorganisir  dengan  baik  karena  tidak  adanya dokumen retur
d. Proses pengadaan masih menggunakan Microsoft  Word  dan  Excel  yang  membuat proses  seperti  pencarian  data,  pembuatan laporan dan transaksi membutuhkan waktu yang tidak sedikit
e. Keakuratan dan keamanan data kurang terjamin sehingga sangat rentan terjadi manipulasi data
f. Keterlambatan  laporan  sering  mengalami keterlambatan karena harus mencari arsip yang tidak tersusun secara rapi
2. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem Mendefinisikan  sistem  secara  umum  sebagai kumpulan  dari  elemen-elemen  yang  berinteraksi untuk  mencapai  suatu  tujuan  tertentu  sebagai  satu kesatuan.Dengan demikian pengertian  sistem dapat disimpulkan  sebagai  suatu  prosedur  atau  elemen yang  saling  berhubungan  satu  sama  lain  dimana dalam sebuah sistem terdapat suatu masukan, proses dan  keluaran,  untuk  mencapai  tujuan  yang diharapkan. [1]

## 2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi  merupakan  sebuah  pondasi  untuk memahami konsep sistem informasi.
mengemukakan  bahwa  data  merupakan  material atau bahan baku yang belum mempunyai makna atau belum  berpengaruh  langsung  kepada  pengguna sehingga perlu diolah untuk dihasilkan sesuatu yang lebih bermakna [1]

## 2.3 Konsep Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  suatu  komponen yang  terdiri  dari  manusia,  teknologi  informasi,  dan prosedur  kerja  yang  memproses,  menyimpan, menganalisis,  dan  menyebarkan  informasi  untuk mencapai suatu tujuan. [1]
2.4 Konsep Analisa Sistem
Untuk  menghasilkan  suatu  sistem  yang dinamis dan efektif harus melalui  beberapa metode yang  harus  dipahami.  ialah  satunya  adalah  analisis sistem,  karnadengan  analisis  sistem  ini  dapat mengukur  seberapa  efektif  dan  efesien  sistemyang diterapkan,  serta  dapat  memberikan  suatu  laporan tentang  keberhasilan  suatu  sistem  dan  dapat dijadikan  sebagai  pedoman  bagi  pengambil keputusan  untuk  menentukan  arah  selanjutnya. menurut Hanif al Fatta dalam bukunya. Analisis dan Perancangan  Sistem  Informasi,  analisis  Sistem adalah memahami ataumenspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. [4]

## 2.5 Konsep Dasar Perancangan
Sistem Perancangan dan pengembangan suatu obyek  adalah  suatu  fungsi  ananisa  system  yang merupakan bagian dari sebuah tim yang mengembangkan  system  yang  memimiliki  daya guna  tinggiyag  terdiri  dari  penyusunan  laporan, pelaksanaan analisa, dan analisa pndahuluan.

## 2.6 Konsep Dasar Berorientasi Obyek
Berorientasi  obyek  adalah  Suatu  strategi pembangunan perangkat lunak yang mengorganisasikan  sebagai  kumpulan  obyek  berisi data dan operasi yang diberlakukan kepadanya. [3]

## 2.7 Teori Pendukung
Pengadaan  barang  dan  jasa  atau  procurement adalah  suatu  kegiatan  untuk  mendapatkan  barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dilihat dari kebutuhan  dan  penggunaannnya,  serta  dilihat  dari kualitas,  kuantitas,  waktu  pengiriman  dan  harga yang terjangkau. [6]

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Membahas  alur  proses  system  yang  berjalan mulai  dari  prosedur  prosedur  –  prosedur  yang  ada dalam  proses  pengadaan  barang  sampai  proses penysunan laporan ke Direktur terkait.

## 3.1 Profil Organisasi
Online payment sudah mulai menjadi kebiasaaan sehari hari masyarakat Indonesia saat ini. PT. Derap Kreasi Persada yang memiliki capability untuk  melakukan  improvement  proses  pembayaran non  tunai  di  Indonesia  bersama  sama  membentuk sebuah  perusahaan  baru  yang  khusus  untuk  online payment Terdaftar sebagai PT. Derap Kreasi Persada atau  biasa  disebut  DEKAPE  didirikan  pada  tahun 2016.  Bisnis  inti  dari  PT.  Derap  Kreasi  Persada adalah  bisnis  di  bidang  digital,  mobile  dan  e- commerce.  Produk  aplikasi  mobile  saat  ini memungkinkan pengguna untuk membeli, membayar,  barang  digital  dan  jasa  dengan menggunakan e-wallet berbasis komunitas..
3.2 Proses Bisnis
Analisa  proses  yang  bertujuan  mengetahui proses  yang  terjadi  pada    PT.  DERAP  KREASI PERSADA  mengenai  pengadaan  barang,  Analisa proses dapat dhihat pada activity diagram berikut :
a. Permintaan Barang
Gambar 1. Activity Diagram Permintaan Barang
Permintaan barang berdasarkan request kebutuhan dari  bagian  terkait  yang  tercantum  dalam  form permintaan  barang  (FPB).  Form  ini  harus  dibuat oleh  Departemen  yang  membutuhkan  barang kemudian  form  permintaan  barang  tersebut diserahkan ke bagian purchasing, jika permintaan barang  disetujui  maka  bagian  purchasing  akan membuatkan  purchase  order  (PO)  dan  akan dikirimkan ke suppier.

## b. Pembayaran Barang

## Gambar 2 : Activity Diagram Pembayaran Barang
Proses pembayaran barang akan dilakukan setelah bagian purchasing menerima invoice dari supplier yang berisi berapa jumlah yang harus dibayarakan atas pembelian barang tersebut
c. Proses Retur Barang
Proses retur barang akan terjadi jika barang  yang diterima  oleh  bagian  purchasing  tidak  susuai dengan yang seharusnya. Supplier akan mengambil  barang  tersebut  dan  menggantinya dengan  barang  baru  setelah  mendapat  informasi dari bagian purchasing jika ada barang yang akan diretur.
d. Proses Serah Terima Barang
Gambar 4. Activity Diagram Serah Terima Barang(STB)
Barang  yang  sudah  diterima  dari  supplier  dan kondisinya  sudah  sesuai  akan  dilakukan  proses serah  terima  barang  dengan  departemen  yang mengajukan  dengan  mengisi  form  berita  acara serah terima barang

## 3.3 Analisa Masalah

## Gambar 5 : Fishbone Diagram
Proses  pengadaan  barang  masih  menggunakan Microsoft  excel  sebagai  alat  pencatatan  data pengadaan  barang  dan  sulitnya  mencari  laporan permintaan  dan  pengadaan.  Modul  yang  dapat mencatat semua permintaan  dari setiap departemen dan  menyimpannya  kedalam  basis  data  dan  dapat dilakukan pencarian melalui sistem.Tidak tersedianya  laporan  rekapitulasi  pengadaan  untuk setiap  departemen  menyulitkan  direktur  untuk mengetahui  deprtemen  mana  yang  paling  benyak melakukan  pengadaan  barang.  Dengan  adanya modul  laporan  rekapitulasi  pengadaan  barang  per departemen  dapat  mensulusikan  masalah  tersebut. Data dari hasil pencatatan sering kali kurang akurat sehingga  terjadi  kesalahan  pencatatan  data  dan perhitungan, sulusianya yaitu degan adanya laporan untuk  setiap  proses  yang  dilakukan  mulai  dari permintaan  sampai  proses  pembayaran.  Adanya
modul retur dapat membantu mengevaluasi supplier mana saja yang sering mendapat complain retur dari bagian purchasing.

## 3.4 Sistem usulan
a. Use Case Diagram
Hasil analisa yang menggambarkan kebutuhan dan fungsi dari system dari arah sudut pandang user.
Gambar 6: Use Case Master Gambar 7. Use Case Transaksi
Gambar 8. Use Case File Cetak Laporan
b. Rancangan Basis Data
Rancangan  ini  didapat  setelah  mendapat gambaran menyeluruh dari proses yang berjalan saat
ini. Selajutnya adalah proses perancangan basis data secara menyeluruh dan terorganisir
c. Class Diagram
Gambar 9 :  Class Diagram.
d. Rancangan layar

## Gambar 10. Rancangan Layar  Entry Form Cetak
Purchase Order
Form  Cetak  Purchase  Order    adalah  form  untuk melakukan  mencetak  PO  bedasarkan  Form Perminttan  barang  dan  akan  ditujukan  ke  supplier yang  sudah  diinput  sebelumnya  dan  berisi  data barang sesuai Form Permintaan Barang
Gambar 11. Rancangan Layar  Entry Form Cetak Tanda Terima Barang
Form Cetak Penerimaan Barang adalah  form untuk melakukan  pendataan  barang  yang  diterima  dari supplier  berdasarkan  nomor  FPB  nomor  DO  dan supplier  yang  mengirim  beserta  data  detail  barang apa saja yang diterima
Gambar 11. Rancangan Layar Entry Permintaan Barang
From  Entry  Permintaan  barang  adalah  form  paling awal yang harus diisi pada proses pengadaan barang yang  berisi  data  departemen  yang  meminta  barang beserta detail barang apa saja yang diminta
Gambar 13. Rancangan Layar Cetak Laporan Permintaan
Barang

## Gambar 14. Rancangan Layar Cetak Laporan Permintaan Barang
Pada  gambar  rancangan  layar  laporan  Permintaan Barang,  Form  Cetak  Laporan  Permintaan  Barang adalah form untuk mencari data Permintaan barang berdasarkan tanggal atau periode tertentu
Gambar 15. Rancangan Layar Cetak Laporan Pegadaan
Barang
Pada gambar rancangan layar laporan Pengadaan Barang, Form Cetak Laporan Pengadaan Barang adalah  form  untuk  mencari  data  pengadaan barang berdasarkan tanggal atau periode tertentu
e. Sequence Diagram
Berikut contoh sebagaian Sequence Diagram
Gambar 17. Sequence Diagram Entry Barang
Gambar 18. Sequence Diagram Entry Permintaan Barang
Gambar 19. Sequence Diagram Entry PO
Gambar 20. Sequence Diagram Entry Pembayaran Barang
Gambar 22: Sequence Diagram Cetak Laporan TTB
Gambar 21 : Sequence Diagram Cetak Laporan Pengadaan Barang
Gambar 22 : sequence diagram Cetak Laporan Penerimaan Barang
4. KESIMPULAN
Dari  berbagai  permasalahan  yang  muncul  dan dari beberapa silusi yang ditawarkan, dapat diambil beberapa  riancian  kesimpulan  seperti  yang  tertulis dibawah ini :
a. Sistem komputerisasi berhasil mengatasi banyak kendala  yang  muncul  misalnya untuk pengisian dan pencarian data sudah disediakan form khusu yang terintegrasi dengan basis data
b. Dengan tersedianya laporan rekap pengadaan per departemen,  laporan  pengadaan,  dan  laporan permintaan,  pimpinan  perusahaan  bias  sangat terbantu karena proses informasi yang dihasilnya menjadi jauh lebih cepat.
c. Dengan  adanya  form  retur  dan  laporan  retur sehingga  pimpinan  memiliki  informasi  yang benar  terkait  retur  sebagai  bahan  pertimbangan untuk menilai pihak Supplier
d. Laporan sudah disediakan di basis data, sehingga mempermudah  dan  mempercepat  proses  yang sebelumnya masih manual.
e. Dalam  basis  data  penyompanan  tidak  lagi dilakukan  dalam  bentuk  fisik  kertas  yang  bias
saja  hilang  atau  rusak  dan  sulit  dikembalikan seperti semula.
f. Data  yang  dibutuhkan  dapat  disajikan  dengan tepat, cepat dan akurat untuk semua proses mulai dari permintaan barang, pengadaan, pembayaran sampai laporan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]. Agus  Mulyanto, Sistem  Informasi  Konsep  dan Aplikasi . Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2009.
[2]. A.S, Rosa dan Shalahuddin, M, Modul Pembelajaran: Rekayasa Perangkat Lunak , Bandung: Modula, 2011.
[3]. Indrajani, Perencanaan Basis Data dalam All in 1 , Jakarta: Elex Media Komputindo, 2011.
[4]. Rosa  A.s.,  M.  Shalahuddin, Rekayasa  Perangkat Lunak .  Edisi  Pertama.  Bandung:  Informatika Bandung, 2013.
[5]. Asliana,  Endang,  “ Pengadaan  Barang  dan  Jasa  di Indonesia: The Procurement of Government Goods and Services in Indonesia .”, 2012.
[6]. Fatta. H. A., Analisis dan Desain Sistem Informasi , Yogyakarta: Andi, 2007.
[7]. Yakub. Pengantar  Sistem  Informasi ,  Yogyakarta:
Graha Ilmu, 2012.