Published by: Ridwan Institute
Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398 Vol. 7, No. 09, September 2022

## PENDAMPINGAN  PENGELOLAAN  SISTEM  STOCK  OPNAME  PADA PERSEDIAAN BARANG DI PT MEGA NIAGA SEJAHTERA
Nunuk Novianti 1* , Kadek Wisnu Bhuana 2 , Layon Hutagaol 3
1*,2,3 Universitas Bina Insani, Indonesia Email: *nunuknovianti@binainsani.ac.id

## Abstrak
PkM ini memiliki tujuan untuk memberikan pelatihan dan pemahaman pengelolaan sistem  stock  opname  pada  persediaan  barang  melalui  pendampingan  selama  tiga bulan yaitu Mei-Juli 2023 di PT Mega Niaga Sejahtera.  Metode yang digunakan dalam laporan ini adalah metode kualitatif deskriptif dengan mengamati,  praktek dan wawancara secara langsung dengan Mitra, sumber-sumber referensi dari jurnal maupun skripsi dan buku-buku literatur. Hasil PkM diketemukan adanya perbedaan hasil  stock  opname  pada  bulan  Juni  2023  dikarenakan  di  dalam  pelaksanaan prosedur dan sistem pencatatan perusahaan yang tidak berjalan dengan semestinya. Karena itu diperlukan peningkatan dalam pengawasan sistem pencatatan persediaan sesuai standar perusahaan. Pencatatan dapat dilakukan secara rutin harian dan saat pelaksanaan  stock  opname  tidak  diketemukan  perbedaan  signifikan  yang mempengaruhi  laporan  keuangan.  Pemanfaatan  waktu  yang  tepat  dalam pelaksanaan stock opname akan membuat pelaksanaan berjalan sesuai waktu yang sudah ditentukan, supaya menghasilkan data yang cepat dan akurat melalui aplikasi yang  terhubung  ke  sistem  sehingga  dalam  pelaporan  keuangan  menjadi  lebih akuntabel.
Kata Kunci: sistem, stock opname, persediaan

## Abstract
This Community Service aims to provide training and understanding of inventory stock opname system management through a three-month mentoring program from May to July 2023 at PT Mega Niaga Sejahtera. The methodology employed in this report  is  a  qualitative  descriptive  method  involving  direct  observation,  practical implementation,  and  interviews  with  the  Partner,  along  with  references  from journals,  theses,  and  literature  books.  The  results  of  the  Community  Service revealed  discrepancies  in  the  stock  opname  outcomes  in  June  2023  due  to  the improper  implementation  of  company procedures and recording systems. Hence, there  is  a  need  for  enhanced  supervision  of  inventory  recording  systems  in
accordance with company standards. Regular daily recording and conducting stock opname with minimal discrepancies during implementation are crucial to ensuring accurate  financial  reporting.  Timely  execution  of  stock  opname  will  facilitate adherence to predetermined schedules, yielding swift and accurate data through an application linked to the system, enhancing financial accountability.

## Keywords: system, stock opname, inventory

## Introduction
Akuntansi  adalah  ilmu  yang  menyediakan  informasi  yang  dibutuhkan  untuk melaksanakan  kegiatan  secara  efisien  dan  mengevaluasi  kegiatan  suatu  entitas  bisnis. Dengan  demikian,  akuntansi  dapat  dikatakan  sebagai  suatu  proses  pencatatan, penggolongan,  pengikhtisaran,  penafsiran  dan  penganalisaan  data  keuangan,  yang menghasilkan  suatu  informasi  keuangan  berbentuk  laporan  keuangan,  yang  berguna untuk pengambilan keputusan ekonomi sebuah entitas (Antin Okfitasar dan Ety Meikhati, 2021). Laporan keuangan berisi informasi keuangan yang dibutuhkan oleh berbagai pihak eksternal  dan  internal  suatu  perusahaan  dalam  pengambilan  keputusan  bisnis  (Antin Okfitasar dan Ety Meikhati, 2021).  Suatu usaha industri yang menangani perdagangan didalamnya  tentu  terdapat  suatu  unsur  utama  yang  dinamakan  dengan  persediaan. Persediaan merupakan unsur yang penting karena persediaan diperoleh, diproduksi dan dijual  secara  terus  menerus  untuk  kelangsungan  hidup  suatu  instansi  perusahaan  (R. Marliani & K. Santoso, 2018). Persediaan merupakan salah satu aset yang sangat penting bagi  suatu  entitas baik  bagi  perusahaan ritel,  manufaktur, jasa maupun entitas lainnya. PSAK  14  mendefinisikan  persediaan  sebagai  aset  yang:    1.  Siap  untuk  dijual  dalam kegiatan usaha biasa; 2. Proses produksi untuk barang yang siap bagi penjualan; 3. Dalam bentuk  bahan atau perlengkapan  yang digunakan dalam proses produksi  (Martani  Dwi dkk, 2014).
Persediaan merupakan hal  yang sangat  penting sekaligus strategis  untuk  semua bidang usaha (Rosyana, 2017). Persediaan merupakan bagian dari modal perusahaan yang merupakan  aset  lancar  terbesar  dalam  perusahaan.  Persediaan  sangat  rentan  terhadap kehilangan,  pencurian  dan  kerusakan,  sehingga  diperlukan  pengendalian  internal  yang ketat  untuk  mengamankan  aset  perusahaan  sekaligus  meningkatkan  keakuratan  jumlah persediaan.  Penyimpangan  pengendalian  internal  dapat  dilakukan  dengan  mengambil jalur  keamanan  dan  aktivitas  yang  menyimpang  lainnya  yang  dapat  mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
Di  era  digitalisasi  saat  ini,  tentunya  diperlukan  sistem  yang  dapat  mendukung kegiatan perusahaan, terutama dalam proses stock opname . Tujuan dilakukannya stock opname adalah  untuk  menentukan  dan  memastikan  apakah  prosedur  pencatataan  dan pengawasan persediaan sudah sesuai dengan prosedur pada Sistem Pengendalian Internal. Memastikan bahwa saldo yang tercatat di sistim sesuai dengan transaksi yang sebenarnya. Memastikan apakah sistem penempatan barang sesuai dengan standar yang di tetapkan oleh  manajemen  perusahaan.  Pencatatan stock  opname yang  dirasa  masih  rawan  akan
kekeliruan dan membutuhkan waktu yang cukup lama dikarenakan proses stock opname dilakukan  dilakukan  secara  manual  (V.  A.  Z.  Sodikin  &  R.  Amaranti,  2021).  Sistem informasi untuk stock opname merupakan faktor terpenting dalam mengelola persediaan barang pada suatu perusahaan
Pelaksanaan kegiatan PkM  dengan pendampingan di  PT Mega Niaga Sejahtera yang  beralamat  Jalan  Raya  Cikuda  No.  27,  Kawasan  Industri  Wanaherang  Kecamatan Gunung Putri Kabupaten Bogor Jawa Barat Indonesia 16965. PT Mega Niaga Sejahtera merupakan salah satu perusahaan di group Mega Persada yang didirikan pada tahun 2001. Mega Persada adalah perusahaan yang berkembang pesat yang telah berkembang menjadi sejumlah  perusahaan  yang  berspesialisasi  dalam  manufaktur  dan  distribusi  ekstrusi aluminium.  Mega Persada Group saat  ini mempunyai  dua Plant Produksi dan Jaringan Distribusi  Nasional  Mega  Persada  Group  terafiliasi  dengan  Outlet-Outlet  Retail Aluminium dengan brand AX Aluminium, MX Aluminium, dan XTAL Aluminium yang tersebar di berbagai kota besar di  Indonesia Dacon, Forta, Arumi, Kasumi dan Infinito yang merupakan produk-produk unggulan.
Dari hasil wawancara dengan pemilik usaha dan staf administrasi akunting di PT Mega  Niaga  Sejahtera  didapatkan  keluhan  terkait  dengan  proses stock  opname dalam perhitungan persediaan barang dengan sistem yang mereka miliki. Proses stock opname dengan metode barcode, dimana tiap jenis barang ada kode barcode yang bisa terintegrasi langsung dengan sistem yang Mitra miliki. Pendampingan dan pelatihan yang dilakukan dalam PkM ini adalah proses pengelolaan sistem stock opname pada persediaan barang di PT Mega Niaga Sejahtera.
Dalam  praktek  usaha  entitas  ingin  catatan  yang  dihasilkan  dalam  laporan keuangan terlebih persediaan dapat terus dimutakhirkan. Akan tetapi banyak entitas yang tidak  mampu  memiliki  sistem  pendukung  yang  lengkap.  Sebagian  besar  entitas membutuhkan  informasi  terkini    mengenai  tingkat  persediaannya  untuk  menghindari kekurangan  persediaan  atau  pembelian  dalam  jumlah  yang  terlalu  banyak  dan  untuk membantu  persiapan  data  keuangan  bulanan,  kuartalan  maupun  tahunan.  Untuk mendapatkan  angka  persediaan  yang  akurat  dan  real  tentunya  dilakukan  proses stock opname .  Team  PkM  menemukan  tiga  masalah  yang  dihadapi  mitra  yaitu  sistem stock opname belum maksimal, stock opname untuk inventarisasi aset berupa persediaan, dan owner membutuhkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

## Metode Penelitian
Metode  yang  digunakan  dalam  laporan  ini  adalah  metode  kualitatif  deskriptif dengan  mengamati,  praktek  dan  wawancara  secara  langsung  dengan  Mitra,  sumber- sumber referensi dari jurnal maupun skripsi dan buku-buku literatur (Sugiyono, 2016). Pelaksanaan  pengabdian  ini  dilakukan  dengan  metode  pelatihan  dan  pendampingan setelah mendapatkan izin dari pimpinan PT Mega Sejahtera Niaga. Tim PkM diberikan kesempatan untuk melakukan kunjungan secara langsung ke lokasi Mitra dengan tetap mentaati protokol kesehatan (memakai masker, mencuci tangan dan menjaga jarak). Dan apabila waktunya tidak memungkinkan onsite maka yang dilakukan secara daring melalui
aplikasi ZOOM.
Pelatihan  dan  pendampingan  dilaksanakan  oleh  tim  Dosen  Universitas  Bina Insani beserta mahasiswa yang terlibat dengan staf admin dan pimpinan PT Mega Niaga Sejahtera.  Kegiatan  awal  dengan  melakukan  dialog  (wawancara)  terkait  kegiatan  yang dilakukan  setiap  hari  sesuai  dengan  jobdesk  masing-masing,  salah  satunya  adalah wawancara mengenai pengelolaan sistem stock opname atas persediaan. Pelatihan yang diberikan  bertujuan  untuk  memberikan  pemahaman  kepada  mitra  terkait  dengan pemanfaatan dan pengendalian internal sistem stock opname persediaan, dengan tahapan- tahapan  dimulai  dari  tata  cara stock  opname dan  inventarisir  aset  perusahaan.  Materi pelatihan  mengacu  pada  rangkuman  atau  modul  materi  mengenai  pelaporan  akuntansi keuangan  mengenai  persediaan  yang  sesuai  dengan  PSAK.  Selain  itu  juga  dilakukan pendampingan berkelanjutan untuk mengatasi kesulitan yang dihadapi oleh Mitra. Tim memonitoring  Mitra  dari  proses stock  opname hingga  hasil  yang  didapatkan  dengan melihat perkembangan hasil pencatatan fisik dan sistem.

## Hasil dan Pembahasan
Kegiatan PkM ini dibawakan oleh dosen dan mahasiswi Universitas Bina Insani memberikan pelatihan dan pendampingan melalui sistem online dengan aplikasi Zoom dan  kunjungan  ke  lokasi  Mitra.  Tim  PkM  Universitas  Bina  Insani  memberikan  materi Pengelolaan Sistem Stock Opname Pada Persediaan Barang Di PT Mega Niaga Sejahtera. Setelah  proposal  disetujui  tim  PkM  Universitas  Bina  Insani  melakukan  menyerahkan surat  pengantar  dan  surat  tugas  kepada  Mitra  PkM  yaitu  PT  Mega  Niaga  Sejahtera. Setelah mendapatkan persetujuan dari pimpinan perusahaan Mitra PkM, tim melakukan kunjungan ke lokasi  Mitra berada. Melakukan perkenalan tim  PkM dan tim  dari Mitra PkM  yang  akan  terlibat.  Selain  itu  membahas  perencanaan  waktu  pelaksanaan  untuk pendampingan kepada Mitra PkM yang tampak pada gambar 1.
Gambar 1. Kunjungan ke Mitra
Dalam kunjungan berikutnya di gambar 2 tim PkM mendapatkan data persediaan dan penjelasan sistem yang dipakai oleh Mitra PkM.

## Gambar 2. Kunjungan ke Mitra

## Discussion
Selanjutnya  Mitra  PkM  melakukan  persiapan  untuk  pelaksanaan stock  opname persediaan.  Dengan  menempelkan  label  dan  memeriksa  barcode  yang  ada  di  setiap kategori  atau  jenis  barang,  baik  bahan  baku,  bahan  pembantu  maupun  barang  jadi. Pelaksanaan stock opname persediaan dilakukan selama 2 hari berturut-turut yaitu tanggal 29-30 Juni 2023, akan tetapi tim PkM hanya hadir di tanggal 30 Juni 2023.
Gambar 3. Persiapan Stock Opname
Setelah proses stock opname selesai, tim PkM melakukan analisa terkait dengan masalah dan temuan-temuan saat proses stock opname . Berdasarkan hasil pendampingan, pengawasan  pelaksanaan stock  opname dan  evaluasi  di  lapangan  maka  terdapat perbedaan saldo.
Gambar 5. List Data Stock Opname
Dari  temuan  atas  perbedaan  hasil stock  opname tersebut  dikarenakan  Sistem Pengendalian  Internal  yang  tidak  berjalan  dengan  semestinya  di  dalam  pelaksanaan prosedur dan sistem pencatatan perusahaan sesuai  standar  yang berlaku di  perusahaan, yaitu:
a. Pencatatan  persediaan  kemungkinan  tidak  dilakukan  setiap  kali  ada  transaksi barang  masuk  dan  keluar,  hal  ini  terlihat  pada  saat  proses stock  opname baru ditempel barcode dan label barang. Adanya persediaan yang tidak tercatat dalam sistem  pencatatan  ini  terbukti  pada  saat  opname  ada  temuan.  Ada  barang  yang tercatat di sistem tapi tidak ditemukan saat stock opname . Ada perbedaan antara yang tercatat di sistem dengan hasil stock opname .
b. b. Lay out persediaan yang tidak teratur sehingga mempersulit dalam pelaksanaan stock opname , ada barang menurut sistem berada dalam satu beam atau rak begitu di tembak barcode barang berbeda.
c. c.  Kurang  tersedianya  alat  keselamatan  dan  peralatan  yang  memadaivdidalam gudang untuk melakukan pantauan keseluruh rak saat stock opname tidak kurang memadai serta penerangan atau lampu kurang terang.
d. d.  Koordinasi  di  lapangan  yang  lama  oleh  Tim  Manufaktur  atau  Gudang  yang berdampak pada mundurnya waktu stock opname dari waktu yang telah disepakati oleh  tim-tim  di  internal  perusahaan,  yang  akhirnya  berdampak  pula  pada  hasil stock opname yang menjadi terlambat.
e. e. Alat  scan barcode  yang di  gunakan terkendala karena alasan sinyal  sehingga perlu  waktu  menunggu  lama,  dan  beberapa  barang  ada  yang  tidak  memiliki barcode  sehingga  harus  dicatat  secara  manual,  hal  itu  memungkinkan  adanya perbedaan pencatatan di lapangan.
f. f.  Sebagian  item  barang  hilang  dan  susah  discan  dan  ada  yang  kurang  paham terkait persediaan barang.
g. g. Ada bebrapa item barang dalam ikatan tidak sesuai dengan fisiknya.
h. h. Kurangnya adanya label informatif pada persediaan barang.

## Kesimpulan
Hasil  stock  opname  yang  berbeda  disebabkan  oleh  tidak  berfungsinya  Sistem Pengendalian  Internal  sesuai  prosedur  dan  standar  pencatatan  perusahaan  di  PT  Mega Niaga Sejahtera. Risiko perbedaan persediaan dan temuan lapangan mencakup pengaruh pada  nilai  saldo  persediaan  dan  laporan  keuangan,  potensi  keluarnya  barang  tanpa barcode,  dan  risiko  lepas  tanggung  jawab  kontrol  persediaan  akibat  kurangnya komunikasi  antar  divisi.  Tim  PkM  merekomendasikan  peningkatan  pengawasan pencatatan  persediaan,  perbaikan  fungsi  Internal  Control  sesuai  standar  perusahaan, rutinitas  pelaksanaan  stock  opname  harian  dan  periodik,  serta  optimalisasi  waktu pelaksanaan untuk memastikan data cepat dan akurat. Setelah laporan diserahkan, post- test  menunjukkan  peningkatan  pemahaman  Mitra,  menandakan  keberhasilan  kegiatan PkM.  Ucapan  terima  kasih  disampaikan  kepada  semua  yang  terlibat,  dan  harapannya adalah laporan ini bermanfaat bagi semua pihak terkait.

## BIBLIOGRAFI
Aziz,  A.,  &  Wahyudi,  E.  (2022).  Analisa  Persediaan  Barang  Dagang,  Stock  Opname, Dan  Harga  Pokok  Penjualan  Terhadap  Profit  Pada  Minimarket  Sbmart  Ciomas Permai Bogor Tahun 2018. Jurnal Gici Jurnal Keuangan Dan Bisnis, 14(2), 172– 179.
Alam Nur, A. Titi. (2018). Analisis Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan Pada PT  Giant  Cabang  Alauddin  Makassar.  Skripsi.  Fakultas  Ekonomi  Dan  Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.
Anggraeni,  Elisabet  Yunaeti,  &  Irviani,  Rita.  (2017).  Pengantar  Sistem  Informasi.  E- Book. ISBN: 9789792962772. Yogyakarta: Andi.
Huda, Khoirul. (2020). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Untuk  Meningkatkan  Efektivitas  Pengendalian  Internal  Pada  PT.  Lotte  Mart Ngagel Wonokromo Surabaya. Skripsi. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Bhayangkara Surabaya.
Ikatan  Akuntansi  Indonesia.  2018.  Pernyataan  Standar  Akuntansi  Keuangan  No.14 (Revisi 2018) – Persediaan. E-Book. ISBN: 9789799020697. Jakarta: IAI.
Khuriyatul husna, & Alexsander Yandra. (2023). ProKlim: Institutional Data Inventory Assistance at Site Level. Dinamisia : Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 7(1), 278-286. https://doi.org/10.31849/dinamisia.v7i1.13371
Kirani,  Agisa.  (2021).  Analisis  Akuntansi  Persediaan  Barang  Dagang  Pada  Toko Indomaret  Wolter  Wangurer  Di  Kota  Bitung.  Skripsi.  Falkutas  Ekonomi  Dan Bisnis Islam Institut Agama Islam Negeri Manado.
Lestari,  Kurnia  Cahya  &  Amri,  Arni  Muarifah.  (2020).  Sistem  Informasi  Akuntansi (Beserta  Contoh  Penerapan  Aplikasi  SIA  Sederhana  Dalam  UMKM).  E-Book. ISBN: 9786230207099. Yogyakarta: Deepublish.
Marina,  Anna,  Sentot  Imam  Wahjono,  Ma’ruf  Syaban  &  Agusdiwana  Suarni.  (2017). Sistem Informasi Akuntansi Teori dan Praktikal. E-Book. ISBN: 9789799865892. Surabaya: UMSurabaya.
Marliani, R., & Santoso, K. (2018). Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Di Koperasi Brimob Polda Jabar Jatinangor. Jurnal Accounting Information System (AIMS), 1(1), 32
Martani,  Dwi  dkk.  2014.  Akuntansi  Keuangan  Menengah  Berbasis  PSAK.  Buku  1. Jakarta: Salemba Empat.48.
Mulyadi. (2016). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 4. E-Book. ISBN: 9789790616196. Jakarta: Salemba Empat.
Okfitasari, Antin dan Ety Meikhati, 2021, Pengantar Akuntansi, CV Pustaka Bengawan
Romney,  Marshall  B.  &  Steinbart,  Paul  John.  (2018).  Sistem  Informasi  Akuntansi: Accounting  Information  Systems.  Edisi  14.  E-Book.  ISBN:  9780134474021. Pearson.
Rosyana. (2017). Analisis Sistem Dan Prosedur Persediaan Barang Dagang Pada Cahaya Limbung  Mart  Kabupaten  Gowa.  Skripsi.  Fakultas  Ekonomi  Dan  Bisnis Universitas Muhammadiyah Makassar.
Sodikin,  V.  A.  Z.,  &  Amaranti,  R.  (2021).  Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen Gudang PT. X. Jurnal Riset Teknik Industri, 58-67.
Sugiyono.  (2016).  Metode  Penelitian  Kuantitatif,Kualitatif  Dan  R&D.  Bandung  : Penerbit Alfabeta.
Sugiyono. (2019). Statistika untuk Penelitian. E-Book. ISBN: 9789798433108. Bandung: CV Alfabeta.
Yani, Kasidah. (2019). Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Pada PT. Buana Pilarjaya Mandiri Medan. Skripsi. Falkutas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Medan.

## Copyright holder:
Nunuk Novianti, Kadek Wisnu Bhuana, Layon Hutagaol (2022)

## First publication right:
Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia
This article is licensed under: