## SISTEM PENJADWALAN UJIAN DOKTOR PADA PASCASARJANA UNIVERSITAS DIPONEGORO

## Rizka Ella Setyani, Sukmawati Nur Endah
Jurusan Ilmu Komputer/ Informatika, Universitas Diponegoro Email : rizka.ella@gmail.com , sukma_ne@undip.ac.id

## ABSTRAK
Pascasarjana Universitas Diponegoro terus melakukan pembangunan baik secara fisik maupun dalam segi  sistem  informasi  mengikuti  semakin  canggihnya  teknologi  untuk  menjawab  berbagai  tantangan yang  ada.  Salah  satu  dari  usaha  pembangunan  dalam  segi  sistem  informasi  tersebut  adalah  dengan pembuatan  pengelolaan  data  yang  berhubungan  dengan  pelaksanaan  ujian  doktor.  Pengelolaan  data yang semula dilakukan secara manual sehingga kurang terorganisir kini dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien. Penelitian ini membahas mengenai Sistem Penjadwalan Ujian Doktor yang dalam pengembangannya  menggunakan  metode waterfall dan  merupakan  sistem  berbasis web .  Sistem  ini dibangun menggunakan bahasa pemograman PHP dan basis data MySQL untuk memudahkan kinerja administrator  yang  bertugas  membuat  jadwal  dan  mengelola  data  mahasiswa  yang  akan  melakukan ujian  doktor  agar  tidak  terjadi  jadwal  yang  bertabrakan  sehingga  dapat  lebih  terstruktur,  dapat menambah    keakuratan    data,    dan    mempercepat    pemrosesan    data    yang    ada.  Bagi  mahasiswa pascasarjana  sistem  ini  mempermudah  dalam  mengetahui  jadwal  ujian,  statistik  ujian  doktor,  serta informasi  yang  berkaitan  dengan  pelaksanaan  ujian  doktor  karena  dapat  diakses  secara online . Implementasi dari sistem ini dapat disinkronkan dengan sistem yang sudah ada sebelumnya dan dapat berjalan dengan baik.
Kata kunci : sistem penjadwalan, sistem penjadwalan ujian, PHP

## I. PENDAHULUAN
Kemajuan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi saat  ini  sangat  pesat  dan  telah  memberikan banyak  kemudahan  untuk  melakukan  berbagai kegiatan  sehari  –  hari.  Pekerjaan  yang  semula dilakukan  secara  manual,  membutuhkan  waktu yang  lama  dan  merepotkan,  sekarang  dapat dilakukan secara lebih mudah, efektif dan efisien dengan  menggunakan  teknologi  yang  semakin canggih.
Pascasarjana Universitas Diponegoro merupakan badan pendidikan yang
mempersiapkan  lulusan  yang  cakap  dan berkompeten dibidangnya. Saat ini, Pascasarjana Universitas  Diponegoro  masih  menggunakan cara  manual  dalam  pengelolaan  penjadwalan ujian  doktor.  Hal  tersebut  menyebabkan kemungkinan terjadinya jadwal yang bertabrakan, kurang transparansi dengan mahasiswa, dan kurang terorganisir antar orang- orang yang terlibat dalam pengujian tersebut.
Penelitian  yang  telah  dilakukan  adalah membuat  Sistem  Penjadwalan  Ujian  Doktor
pada  Pascasarjana  Universitas  Diponegoro. Sistem  penjadwalan  ini  dibangun  untuk membantu Pascasarjana Universitas Diponegoro dalam  mengelola  data  mahasiswa  yang  akan melakukan ujian doktor agar tidak terjadi jadwal yang bertabrakan sehingga memudahkan mahasiswa  pascasarjana  dalam  mengetahui jadwal  ujian,  statistik  ujian  doktor,  serta informasi  yang  berkaitan  dengan  pelaksanaan ujian doktor.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  membantu Pascasarjana  Universitas  Diponegoro  dalam mengatur  jadwal  ujian  doktor  serta  orang-orang yang  terlibat  di  dalamnya  dan  memudahkan mahasiswa  pascasarjana  dalam  mendapatkan informasi  tentang  jadwal  ujian  doktor  sehingga penjadwalan  ujian  doktor  dapat  dilakukan dengan  cepat,  mudah,  dan  lebih  efisien.  Sistem Penjadwalan  Ujian  Doktor  pada  Pascasarjana Universitas Diponegoro dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL [2].

## II. DESKRIPSI UMUM
Sistem  Penjadwalan  Ujian  Doktor  pada Pascasarjana Universitas Diponegoro merupakan sistem  yang  digunakan  untuk  mengolah  data mahasiswa  yang  diusulkan  untuk  melakukan ujian  doktor,  data  penguji,  data  program    studi, pembuatan  jadwal  ujian,  data  berita,  data  user, manajemen  video  sidang,  dan  statistik  ujian doktor.
I. Karakteristik pengguna Sistem Penjadwalan Ujian Doktor yaitu :
1. Administrator Pascasarjana : Pengguna yang bekerja ditingkat pascasarjana.
Hak akses :
a) Mengelola data jadwal
b) Melihat jadwal ujian doktor
c) Mengelola data prodi
d) Mengelola berita
e) Mengelola data user
f) Upload dan hapus video sidang
g) Melihat statistik ujian doktor.
2. Administrator Program Studi : Pengguna yang bekerja ditingkat program studi.
Hak akses :
a) Mengelola data usulan
b) Mengelola data penguji
c) Melihat jadwal ujian doktor
d) Melihat berita terkini
e) Melihat dan download video sidang
f) Melihat statistik ujian doktor.
3. Guest : Pengguna yang menggunakan sistem tanpa login misalnya mahasiswa, dosen, dan lain-lain.
Hak akses :
a) Melihat jadwal ujian doktor
b) Melihat berita terkini
c) Melihat dan download video sidang
d) Melihat statistik ujian doktor.

## Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional Sistem Penjadwalan Ujian Doktor dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini :

## Tabel 1. Kebutuhan Fungsional
No SRS-ID Deskripsi 1. SRS-SPUD-F-001  Otentikasi dan autorisasi login 2. SRS-SPUD-F-002  Menambah data usulan
3. SRS-SPUD-F-003  Mengubah data usulan
4. SRS-SPUD-F-004  Menghapus data usulan
5. SRS-SPUD-F-005  Menampilkan data
usulan
6. SRS-SPUD-F-006  Membuat jadwal ujian
doktor
7. SRS-SPUD-F-007  Mengubah jadwal ujian
doktor
8. SRS-SPUD-F-008  Menghapus jadwal ujian
doktor
9. SRS-SPUD-F-009  Menampilkan jadwal ujian doktor
10.  SRS-SPUD-F-010  Menampilkan statistik ujian doktor
11.  SRS-SPUD-F-011  Menambah data penguji
12.  SRS-SPUD-F-012  Mengubah data penguji 13.  SRS-SPUD-F-013  Menghapus data penguji 14.  SRS-SPUD-F-014  Menampilkan data penguji 15.  SRS-SPUD-F-015  Menambah data prodi 16.  SRS-SPUD-F-016  Mengubah data prodi 17.  SRS-SPUD-F-017  Menghapus data prodi 18.  SRS-SPUD-F-018  Menampilkan data prodi 19.  SRS-SPUD-F-019  Menambah berita
20.  SRS-SPUD-F-020  Mengubah berita
21.  SRS-SPUD-F-021  Menghapus berita
22.  SRS-SPUD-F-022  Menampilkan berita
23.  SRS-SPUD-F-023 Mengupload video sidang 24.  SRS-SPUD-F-024  Mnghapus video sidang
25.  SRS-SPUD-F-025 Mendownload video sidang
26.  SRS-SPUD-F-026  Menampilkan video
sidang 27.  SRS-SPUD-F-027  Menambah data user 28.  SRS-SPUD-F-028  Mengubah data user 29.  SRS-SPUD-F-029  Menghapus data user 30.  SRS-SPUD-F-030  Menampilkan data user 31.  SRS-SPUD-F-031 Logout

## III. PEMODELAN
Pemodelan Data
Data yang diproses dalam Sistem
Penjadwalan  Ujian  Doktor  ini  meliputi  data usulan, data  jadwal,  data  penguji,  data  user, data    prodi,    berita    dan    video.  Media  yang digunakan  untuk  mendeskripsikan  pemodelan
data sistem ini adalah ERD ( Entity Relationship Diagram ).  Untuk  mengakomodasi  kebutuhan data  di  atas,  maka  ERD  yang  dibuat  untuk Sistem  Penjadwalan  Ujian  Doktor  digambarkan pada gambar 1.
Pada ERD Sistem Penjadwalan Ujian Doktor terdapat  7  buah  entitas  yang  masing-masing entitas memiliki atribut sendiri-sendiri. Terdapat juga  8  buah  relasi  yang  menghubungkan  antar entitas.
Gambar 1. Entity Relationship Diagram Sistem Penjadwalan Ujian Doktor

## Pemodelan Fungsional
Model    fungsional    menangkap    apakah yang    dikerjakan    oleh    sistem    tanpa
memperhatikan    bagaimana    dan    kapan dikerjakan.    Model    fungsional    digambarkan dengan    diagram    alir    data.    Model    yang digunakan untuk mendeskripsikan
pemodelan  fungsional    Sistem    Penjadwalan Ujian Doktor  adalah Context Diagram (CD), Diagram  Dekomposisi (DD)  dan Data  Flow Diagram (DFD) [3] .

## Context Diagram (CD)
Context    Diagram    dapat    juga    di katakan  sebagai  DFD  Level-0,  karena  pada CD hanya  mempresentasikan  sistem  sebagai sebuah blackbox di    lingkungan  sekitarnya.
CD  menggambarkan    aliran-aliran    data    ke dalam    dan    ke    luar    sistem    dan    Sistem Penjadwalan  Ujian  Doktor  dapat  dilihat  pada gambar 2.
Gambar 2. Context Diagram Sistem Penjadwalan Ujian Doktor
Diagram Dekomposisi (DD) Diagram  Dekomposisi untuk  Sistem Penjadwalan  Ujian  Doktor  dapat  dilihat  pada gambar 3 sebagai berikut :
Gambar 3. Diagram Dekomposisi Sistem Penjadwalan Ujian Doktor
Data Flow Diagram (DFD)
Data    Flow    Diagram (DFD)    adalah representasi    grafik    dari    sebuah  sistem. Data Flow    Diagram (DFD)    menggambarkan komponen-komponen  sebuah    sistem,    aliran- aliran    data    di    mana    komponen-komponen tersebut,    dan  asal,    tujuan,    dan    penyimpanan dari    data    tersebut  [4]. Data    Flow    Diagram (DFD) merupakan  penjabaran  lebih  lanjut  dari
Context  Diagram (CD). Data  Flow Diagram (DFD)    pada  Sistem  Penjadwalan  Ujian  Doktor terdapat 2 level yaitu level 1 dan level 2. Untuk penjelasan  dari Data    Flow  Diagram (DFD) level  1  dan  level  2  secara  detail  dapat  dilihat pada gambar 4 sampai dengan gambar 11 .

## Sistem Penjadwalan Ujian Doktor
1) Data Flow Diagram Level 1
DFD level 1 merupakan penjabaran dari diagram dekomposisi  pada  level  1.  DFD  Level  1 memiliki  3  entitas  luar  yaitu  guest,  prodi (administrator  program  studi),  dan  pasca (administrator  pascasarjana)  serta  memiliki  9 proses.
2) Data Flow Diagram Level 2 Proses 1
Gambar 5. Data Flow Diagram Level 2 Proses 1 Sistem Penjadwalan Ujian Doktor
DFD  Level  2  dari  proses  1  merupakan rancangan  lebih  spesifik  dari  proses  mengelola data usulan. Sub proses yang terdapat di proses 1 antara  lain  menambah  data  usulan,  mengubah data  usulan,  menghapus  data  usulan,  dan menampilkan  data  usulan  yang  data-data  ini akan disimpan pada data store data usulan.
3) Data Flow Diagram Level 2 Proses 2
DFD  Level  2  dari  proses  2    merupakan rancangan  lebih  spesifik  dari  proses  mengelola jadwal ujian doktor. Sub proses yang terdapat di proses  2  antara  lain  mengecek  data  usulan apakah  sudah  ada  dan  benar  atau  belum  data usulan  ini  didapat  dari data  store data  usulan, menambah  jadwal  ujian  doktor,  mengubah jadwal  ujian  doktor,  menghapus  jadwal  ujian doktor,  dan  menampilkan  jadwal  ujian  doktor yang data-data ini akan disimpan pada data store data jadwal.
Gambar 6. Data Flow Diagram Level 2 Proses
2 Sistem Penjadwalan Ujian Doktor
4) Data Flow Diagram Level 2 Proses 3 DFD  Level  2  dari  proses  3  merupakan rancangan  lebih  spesifik  dari  proses  mengelola data penguji. Sub proses yang terdapat di proses 3 antara lain menambah data penguji, mengubah data  penguji,  menghapus  data  penguji,  dan menampilkan  data  penguji  yang  data-data  ini akan disimpan pada data store penguji.
Gambar 7. Data Flow Diagram Level 2 Proses
3 Sistem Penjadwalan Ujian Doktor
5) Data Flow Diagram Level 2 Proses 4
DFD  Level  2  dari  proses  4  merupakan rancangan  lebih  spesifik  dari  proses  mengelola data prodi. Sub proses yang terdapat di proses 4 antara lain menambah data prodi, mengubah data prodi,  menghapus  data  prodi,  dan  menampilkan data prodi yang data-data ini akan disimpan pada data store prodi.
Gambar 8. Data Flow Diagram Level 2 Proses
4 Sistem Penjadwalan Ujian Doktor
6) Data Flow Diagram Level 2 Proses 5 DFD  Level  2  dari  proses  5  merupakan rancangan  lebih  spesifik  dari  proses  mengelola berita.  Sub  proses  yang  terdapat  di  proses  5 antara  lain  menambah  berita,  mengubah  berita, menghapus berita, dan menampilkan berita yang data-data  ini  akan  disimpan  pada data  store berita. DFD ini ditunjukkan pada gambar 9.
7) Data Flow Diagram Level 2 Proses 6 DFD  Level  2  dari  proses  6  merupakan rancangan  lebih  spesifik  dari  proses  mengelola video sidang. Sub proses yang terdapat di proses 6  antara  lain mengupload video  sidang, menghapus  video  sidang,  mendownload  video sidang,  dan  menampilkan  video  sidang    yang data-data  ini  akan  disimpan  pada data  store video. DFD ini dapat dilihat pada gambar 10.
Gambar 9. Data Flow Diagram Level 2
Proses 5 Sistem Penjadwalan Ujian
Doktor
Gambar 10. Data Flow Diagram Level 2 Proses 6 Sistem Penjadwalan Ujian Doktor
8) Data Flow Diagram Level 2 Proses 8
DFD  Level  2  dari  proses  8  merupakan rancangan  lebih  spesifik  dari  proses  mengelola data  user.  Sub  proses  yang  terdapat  di  proses  8 antara lain menambah data user, mengubah data
user  ,menghapus  data  user,  dan  menampilkan data user  yang data-data ini akan disimpan pada data store user.
Gambar 11. Data Flow Diagram Level 2 Proses 8 Sistem Penjadwalan Ujian Doktor

## IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Implementasi    sistem    merupakan    tahap dimana    sistem    ini    siap    dioperasikan    pada keadaan  sebenarnya.  Pembahasan  ini  akan
diketahui apakah sistem yang dibuat benar-benar dapat menghasilkan tujuan yang diinginkan yang didasarkan  pada  analisis  dan  design  yang    telah dilakukan.
Implementasi  Sistem  Penjadwalan  Ujian Doktor  dapat  dilihat  pada  gambar  12  sampai dengan gambar 19 berikut ini :
1) Halaman Login dan Home
Saat  pertama  kali  menggunakan  sistem, halaman  pertama  kali  yang  akan  muncul  adalah halaman  home guest dimana  berisi  menu  yang dapat  diakses  serta  di  pojok  kiri  atas  akan terdapat  form  untuk  login  baik  login  untuk administrator program studi maupun administrator pascasarjana. Halaman ini ditunjukkan pada gambar 12. 2) Halaman Tambah Data Usulan
Pada  halaman  ini  pengguna  (administrator program studi) dapat menambahkan data usulan. Data  usulan  yang  ditambahkan  hanya  dapat ditambahkan  satu  persatu  tidak  dapat  langsung menambahkan  dua  atau  lebih  data  usulan sekaligus.  Halaman  tambah  data  usulan ditunjukkan pada gamabr 13.
Gambar 12. Halaman Login dan Home

## Gambar 13.  Halaman Tambah Data Usulan

## Gambar 14.  Halaman Manage Data Jadwal
3) Halaman Manage Data Jadwal
Pada  halaman  ini  pengguna  (administrator pascasarjan)  dapat  melihat  semua  data  usulan yang  telah  diinput  oleh  administrator  program studi  yang  disajikan  dalam  bentuk  tabel dimana  pengguna  dapat  memilih  tombol  buat jadwal.
Halaman  Manage  data  jadwal  ditunjukkan pada gambar 14.
4) Halaman Buat Jadwal
Pada  halaman  ini  pengguna  (administrator pascasarjana) dapat menambahkan data jadwal. Data  jadwal  yang  ditambahkan  hanya  dapat ditambahkan  berdasarkan  pada  data  usulan
yang  sudah  ada.  Pada  saat  membuat  jadwal ujian  sebelumnya  akan  ditampilkan  detail  dari data usulan yang akan dibuat jadwal.
Tampilan halaman buat jadwal ini ditunjukkan pada gambar 15.
5) Halaman Jadwal Ujian Doktor Pada  halaman  ini  pengguna  dapat  melihat jadwal  ujian  doktor  secara  sistematis  karena ditampilkan perbulan dan apabila pada tanggal yang  ditandai  di  klik  akan  muncul  detail  dari pelaksanaan ujian doktor tersebut.
Untuk  tampilannya  diteunjukkkan  pada gambar 16.
.

## Gambar 15.  Halaman Buat Jadwal

## Gambar 16. Halaman Jadwal Ujian Doktor
6) Halaman Statistik Ujian Doktor Pada  halaman  ini  pengguna  dapat  melihat grafik
banyaknya  mahasiswa  yang  melakukan  ujian berdasarkan kategori ujiannya
7) Halaman Lihat Berita
Pada  halaman  ini  pengguna  dapat  melihat berita  terkini  yang  berkaian  dengan  ujian doktor. Untuk level administrator pascasarjana diberikan menu untuk edit dan delete berita.
8) Halaman Lihat Video Sidang
Pada  halaman  ini  pengguna  dapat  melihat data  video  sidang  yang  telah  diupload  yang disajikan dalam bentuk tabel. Untuk guest dan administrator  program  studi  hanya  dapat
mendownload  dan  memutar  video  sidang. Sedangkan  untuk  administrator  pascasarjana dapat  mengupload  dan  menghapus  video sidang.
.
Gambar 17. Halaman Statistik Ujian Doktor
Gambar 18. Halaman Lihat Berita
Pengujian    Sistem    Penjadwalan  Ujian Doktor   menggunakan metode blackbox , yaitu melakukan    pengujian    fungsionalitas    dari perangkat  lunak  untuk  menemukan  kesalahan pada persyaratan fungsional dengan mengabaikan mekanisme internal atau komponen  dari  program  tersebut.  Pengujian blackbox diterima  jika  fitur-fitur  dari perangkat  lunak  telah  memenuhi  kebutuhan aplikasi.  Pengujian  terhadap  sistem  ini  telah dilakukan  dan  berhasil,  semua  fungsi  telah berjalan sesuai dengan kebutuhan sistem [1].

## V. KESIMPULAN
Penelitian  pada  Pascasarjana  Universitas Diponegoro menghasilkan Sistem Penjadwalan Ujian Doktor yang digunakan untuk mengelola semua data yang diperlukan untuk ujian doktor dan berhasil diimplementasikan untuk memudahkan  kinerja  administrator  yang bertugas  membuat  jadwal  dan  mengelola  data mahasiswa  yang  akan  melakukan  ujian  doktor agar  tidak  terjadi  jadwal  yang  bertabrakan sehingga  dapat  lebih  terstruktur,  dapat menambah    keakuratan    data,    dan mempercepat    pemrosesan    data    yang    ada. Bagi  mahasiswa  sistem  ini  mempermudah dalam  mengetahui  jadwal  ujian,  statistik  ujian doktor,  serta  informasi  yang  berkaitan  dengan pelaksanaan ujian doktor karena dapat diakses secara online .
Saran-saran    yang    dapat    dilaksanakan untuk    pengembangan    Sistem  Penjadwalan
Ujian  Doktor    lebih  lanjut  adalah  sebagai berikut :
a) Penambahan  fungsi  untuk  melihat  statistik ujian doktor dalam tiap bulannya.
b) Sistem  Penjadwalan  Ujian  Doktor  dapat dikembangkan  lagi  menjadi  sebuah  sistem yang    lebih    baik    lagi    dari    sebelumnya, dengan    tambahan    fitur    lain    yang  dapat menunjang  kemudahan  seperti  untuk melakukan backup dan restore basis data.

## VI. DAFTAR PUSTAKA
[1]    Pahinsa,        Renegard.        2010.        “Definisi Pengujian        Perangkat        Lunak        (PL)”, (Online),
(http://renegardpahinsa.blogspot.com/ 2010/05/definisi-­‐pengujian-­‐perangkat-­‐ lunakpl.html,    diakses    pada    02    Juni 2014).
[2]    Peranginangin,      K.      2006. Aplikasi      Web dengan      PHP dan MySQL .   Yogyakarta   : Penerbit   Andi.
[3]    Pressman,    R.    S.    2001 .    Software Engineering    :    A    Practitioner’s    Approach Fifth   Edition .   New   York   :   McGraw   -­‐   Hill Companies,   Inc.
[4]    Rahman,        Ricky.        2012.        “Permodelan Fungsional        dan        Aliran        Informasi”, (Online),
(http://rickyrahmanharvard.blogspot.c om/2012/06/pemodelan-­‐fungsional-­‐ danaliran.html,    diakses    pada    21    Mei 2014).