Volume XIII Nomor 2 Halaman 1 - 139 EDISI Agustus 2015 ISSN 1412-1131 JURNAL PRODI P. ADP

## EFISIENSI
Peran Typer Shark Deluxe sebagai Media Pembelajaran Mengetik Cepat bagi Calon Sekretaris ( Daimatun Naﬁah) . Halaman 1-13.
Sekretaris sebagai Praktisi Public Relations dalam Organisasi ( Rumsari Hadi Sumarto ). Halaman 14-30.
Unjuk Kerja Sistem Kearsipan Elektronik PSPAP ( Purwanto, Arwan Nur Ramadhan ). Halaman 31-65.
Pentingnya  Guru  dalam  Pengembangan  Minat  Belajar  Bahasa  Inggris ( Chusnu Syarifa Diah Kusuma ). Halaman 66-84.
Manajemen  Kearsipan  dalam  Meningkatkan  Kualitas  Pelayanan  (Iin Kristiyanti). Halaman 85-97.
Model  Elektronik  Arsip  (E  Arsip)  Pembelajaran  Berbasis  Virtual  dan Microsoft Access Pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro). Halaman 98-110.
Penguasaan  Keterampilan  Mengajar  Mahasiswa  Prodi  Pendidikan Administrasi Perkantoran Pada Mata Kuliah Pembelajaran Mikro Tahun 2015. (Siti Umi Khayatun Mardiyah, Sutirman, Arwan Nur Ramadhan). Halaman 111-139.

## Kajian Ilmu Administrasi

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## REDAKSI
Ketua Dewan Redaksi : Djihad Hisyam, M.Pd. Sekretaris Redaksi
: Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd.
Anggota Redaksi
: Joko Kumoro, M.Si. Muslikhah Dwihartanti, M.Pd. Arwan Nur Ramadhan, M.Pd. Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd. Alamat Redaksi : Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran,  Jurusan  Pendidikan  Administrasi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta.
Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281.
Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website :
http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi
Email: efisiensi@uny.ac.id
Redaksi  menerima  tulisan  masalah  ilmu  administrasi.  Redaksi  berhak menyingkat  dan  mengedit  tulisan  yang  akan  dimuat  tanpa  mengubah substansi isinya. Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.

## KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt, Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah memberikan kekuatan sehingga Jurnal Efisiensi volume XIII Nomor 2 Edisi Bulan Agustus 2015  ini dapat diterbitkan. Jurnal ini berisi tujuh artikel yang relevan dengan bidang studi administrasi perkantoran.
Pada jurnal edisi ini membahas teknologi yang diterapkan dalam perkantoran  yaitu  peran  Typer  Shark  Deluxe  sebagai  media pembelajaran  yang  ditulis  oleh  Daimatun  Nafiah.  Kajian  pada teknologi  yang  lain  disampaikan  oleh  Purwanto  dan  Arwan  Nur Ramadhan  terkait  dengan  unjuk  kerja  sistem  kearsipan  elektornik yang  dikembangkan  untuk  mendukung  dalam  perkuliahan.  Agung Kuswantoro  juga  menyampaikan  hal  yang  tidak  jauh  berbeda  yaitu model elektornik arsip guna mengembangkan pembelajaran berbasis vitual.  Dari  sisi  pendidikan,  Siti  Umi  Khayatun  Mardiyah,  dkk melakukan  kajian  tentang  penguasaan  ketermapilan  mengajar mahasiswa. Tema yang sama disampaikan oleh Chusnu Syarifa Diah Kusuma tentang pentingnya guru dalam pengembangan minat belajar bahasa  Inggris.  Dari  sudut  pandang  lain,  Rumsari  Hadi  S menyampaikan  tentang  peran  sekretaris  sebagai  praktisi public relations dalam organisasi.
Demikian  sekapur  siri  pengantar  penerbitan  edisi  Agustus  2016 ini. Bagi pembaca, Selamat membaca.
Pimpinan Redaksi
Djihad Hisyam.

## DAFTAR ISI
Halaman Judul ...............................................................................  i Redaksi ..........................................................................................  ii Kata Pengantar ............................................................................... iii Daftar Isi ........................................................................................ iv
1. Peran  Typer  Shark  Deluxe  sebagai  Media  Pembelajaran
Mengetik Cepat bagi Calon Sekretaris (Daimatun Nafiah) 1 2. Sekretaris  sebagai  Praktisi  Public  Relations  dalam Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto). 14 3. Unjuk  Kerja  Sistem  Kearsipan  Elektronik  PSPAP (Purwanto, Arwan Nur Ramadhan) 31 4. Pentingnya  Guru  dalam  Pengembangan  Minat  Belajar Bahasa Inggris (Chusnu Syarifa Diah Kusuma) 66 5. Manajemen  Kearsipan  dalam  Meningkatkan  Kualitas Pelayanan (Iin Kristiyanti) 85
6. Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual  dan  Microsoft  Access  Pada  SMK  Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro) 98
7. Penguasaan  Keterampilan  Mengajar  Mahasiswa  Prodi Pendidikan  Administrasi  Perkantoran  Pada  Mata  Kuliah Pembelajaran  Mikro  Tahun  2015  (Siti  Umi  Khayatun Mardiyah, Sutirman, Arwan Nur Ramadhan) 111 8. Rambu-rambu Teknis Penulisan untuk Efisiensi 140
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro)

## MODEL ELEKTRONIK ARSIP (E ARSIP) PEMBELAJARAN BERBASIS VIRTUAL DAN MICROSOFT ACCESS PADA SMK PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Agung Kuswantoro agungbinmadik@mail.unnes.ac.id

## ABSTRAK
Pembelajaran e  arsip di SMK selama  ini  belum ada model sebagai  acuan materinya, oleh karenanya perlu ada  model  e arsip  untuk pembelajaran. Rumusan masalahnya  adalah  (1)  Bagaimana  desain  model  e  arsip  pembelajaran  berbasis virtual dan  microsoft  access? (2)  Menu  apa saja  yang  ditampilkan dalam  model  e arsip  pembelajaran?  (3)  Apa  kelemahan  model  e  arsip  pembelajaran  tersebut? Penelitian  ini  menggunakan  desain  penelitan  dan  pengembangan  (research  and development). Subjek penelitiannya adalah guru  administrasi perkantoran MGMP kabupaten  Kudus  dan  Kendal.Hasil  penelitiannya  adalah  (1)  model  yang  e  arsip pembelajaran  berbasis  virtual  dan  microsoft  access  yaitu  pembuatan  laci,  guide, dan  map  berupa  folder  dan  file-file  yang  telah  ditentukan,  kemudian  disimpan didatabase berupa microsoft access.(2) Menu yang ditampilkan meliputi arsip baru, manajemen  arsip,  buku  agenda  surat  masuk-keluar,  pencarian  arsip,  pengaturan instansi, tambah dan  sunting unit, statistik, rekap surat masuk, rekap surat keluar, rekap  buku  agenda,  dan  rekap  peminjaman  arsip,  dan  tentang  e  arsip.  (3) Kelemahan dari model tersebut adalah masih bersifat offline dan micsoroft access yang digunakan menggunakan minimal tahun 2010. Saran dalam penelitian adalah (1)  Masih terjadi error pada model e arsip pembelajaran, terutama pada  microsoft access,  (2)  Guru  diharapkan  lebih  terampil  dalam  mengoperasikan  komputer  baik secara  micrososft  access  maupun  virtual  atau  folder  (3)  Sekolah  diharapkan menyiapkan  sarana  dan  prasarana  labolatorium  praktek  perkantoran  modern  atau labolatorium kearsipan (4) Perlu ada penelitian lanjutan, karena dalam prakteknya ada beberapa kelemahan dari e arsip berbasis virtual dan microsoft access.
Kata Kunci: E Arsip Untuk Pembelajaran, Virtual, dan Microsoft Access
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro)

## Pendahuluan
SMK  sebagai  penopang jenjang  pendidikan  menengah dan  sekolah  vokasi  (kejuruan) dituntut  untuk  mengoptimal- kan kemampuan siswanya
sesuai dengan bidang keahliannya. Salah satu spektrum  SMK  adalah  bisnis manajemen. SMK dengan spektrum bisnis manajemen di dalamnya  terdapat  program administrasi
perkantoran (sekretaris).  Program  admin- istrasi  perkantoran  memiliki beberapa  kompetensi,  salah satunya  adalah  menyimpan dokumen atau mengarsip. Kompetensi  tersebut  untuk menunjang  dan  meningkatkan kemampuan yang dimiliki oleh setiap siswa.
Kurikulum  tahun  2013 pada  program  administrasi perkantoran,  terdapat  kom- petensi mengarsip secara elektronik  (e-arsip).  Capaian- nya sangat jelas, bahwa sekarang dibutuhkan pe-
ngelolaan  arsip  elektronik.
Pada  kurikulum  sebelumnya (KTSP),
kompetensinya adalah menyimpan arsip
secara  manual.  Artinya,  arsip
disimpan dalam filing cabinet , laci,  dan  map.  Dokumen  atau arsip  mengalami  perubahan paradigma dalam
pe-
nyimpanannya,  seiring  dengan perkembangan  teknologi  dan informasi.  Dulu,  arsip  berupa kertas.  Sekarang,  arsip  berupa file dengan  direktori xlsx, docx,  pptx,  jpeg,  pdf, dan lainnya.  Sehingga  perlu  ada pengelolaan  kearsipan  secara elektronik.
Keadaan  tersebut,  harus diperhatikan oleh SMK, khususnya  program  admin- istrasi perkantoran. Oleh karenanya,  peneliti  tertarik untuk  meneliti  tentang  e  arsip untuk  pembelajaran.  E  arsip untuk pembelajaran me- rupakan  model  yang  diguna- kan  SMK  yang  sesuai  dengan kompetensi-kompetensi  yang ada  dalam  kurikulum.  Ber- dasarkan  pengamatan  penulis, sejauh  ini  belum  ada  pe- nelitian atau buku yang meng- kaji  e  arsip.  Oleh  karenanya guru dalam pembelajaran
mengalami kesulitan. Ke- banyakan  buku  yang  beredar adalah  manajemen  kearsipan manual.  Selain  itu,  masih
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro)
minimnya  pelatihan  mengenai e  arsip  untuk  pembelajaran. Jika pun ada pelatihan e arsip, maka  materinya  tidak  sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan.
Hasil  wawancara  peneliti dengan  beberapa  guru  di  kota Semarang, Kudus, dan Kendal mengatakan  bahwa  belum  ada buku, media pembelajaran atau  model  pembelajaran  e arsip.  Mereka  sangat  mem- butuhkan materi tersebut, karena  kompetensi  tersebut tercantum  dalam  kurikulum 2013.  Jika  pun  mereka  meng- ajarkan  kompetensi  tersebut, maka  mereka browsing inter- net  untuk  mencari  materinya. Jika  mereka  mendapatkannya, maka  materinya  tidak  sesuai dengan  kompetensinya.  Bah- kan  materinya  bersifat  teoritis (kognitif), bukan praktek (psikomotor).  Padahal  ranah dari kompetensi e arsip adalah praktek.  Mulyono,  Partono,
dan Kuswantoro (2011:4) arsip  adalah  warkat  yang disimpan  dam  memiliki  nilai guna  informasi.  Oleh  karena- nya,  dibutuhkan  pengelolaan yang  baik  agar  efektif  dan
efisien.  Inti  dari  manajemen kearsipan  yaitu  penyimpanan ( storing ),  penempatan  ( plac- ing ),  dan  penemuan  kembali
( finding ).
Kompetensi manajemen kearsipan  dalam  kurikulum KTSP,  yaitu  siswa  mampu menangani surat (baca:
dokumen)  masuk  dan  keluar.
Cara  penanganan  surat  masuk yaitu  penerima  mendapatkan surat,  yang  disertai  dengan lembar disposisi dan pengantar,  serta  kartu  kendali untuk dicatat.
Kemudian, diteruskan  oleh  pengolah  dan disimpan  oleh  arsiparis.  Ada- pun  penanganan  surat  keluar, yaitu  pengolah  menyertakan surat  tersebut  dengan  lembar disposisi  dan  kartu  kendali, kemudian disimpan oleh arsiparis untuk dicatat. Setelah itu, surat tersebut, dikirim oleh petugas. Konsep-konsep
tersebut  merupakan  dasar  dari pengembangan  model  e  arsip untuk pembelajaran.
Rumusan  masalah  dalam penelitian  ini  adalah  bagai- mana  pengembangan  e  arsip untuk  pembelajaran  berbasis virtual dan microsoft  access
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
bagi program administrasi perkantoran.  Pertanyaan  pe- nelitian  ini  adalah  (1)  Sistem- sistem  penyimpanan  apa  saja yang  ada  dalam  e  arsip  untuk pembelajaran?  (2)  Bagaimana model  laci, guide ,  dan  map virtual dalam  e  arsip  untuk pembelajaran?  (3) Main menu apa  saja  yang  ditampilkan dalam  e  arsip  untuk  pem- belajaran?  Tujuan  penelitian ini  adalah  untuk  mengetahui pengembangan  e  arsip  untuk pembelajaran  berbasis virtual dan microsoft  acces bagi program administrasi per- kantoran.
Pengertian E Arsip Arsip adalah segala kertas naskah buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar  peta,  bagan  atau dokumen  lain  dalam  segala macam  bentuk  dan  sifatnya, aslinya  atau  salinannya,  serta dengan segala cara pen- ciptaannya,  dan  yang  dihasil- kan  atau  diterima  oleh  suatu badan,  sebagai  bukti  atas tujuan  organisasi,  fungsi,  ke- bijaksanaan,  keputusan,  pro- sedur,  pekerjaan  atau  kegiatan
pemerintah  yang  lain  atau karena  pentingnya  informasi yang  terkandung  di  dalamnya (Wursanto, 1991:18).
Penyimpanan  arsip  perlu diatur agar sewaktu diperlukan harus dapat ditemukan dengan mudah  dan  cepat.  Penyimpan- an  arsip  dapat  menggunakan berbagai  sistem  penyimpanan sesuai  dengan  kebutuhan  dan kondisi  suatu  organisasi.  Ada enam sistem penyimpanan yang  dapat  digunakan  oleh berbagai organisasi, baik pemerintah  maupun  swasta, yaitu abjad, pokok soal,
tanggal, desimal, terminal digit, dan wilayah.
E  arsip  adalah  sistem penyimpanan  arsip  berbasis komputer,  jika  dikembangkan melalui  internet,  maka  dapat di- online -kan  sehingga  dapat digunakan oleh organisasi atau lembaga  yang  besar.  Kelebih- an  e  arsip  berbasis  komputer adalah  harga  relatif  murah, fleksibel  dapat  dibuka  dimana pun  dan software sederhana.
Kelemahannya adalah
kapasitas  memori  rendah  dan data  kurang  akurat.  Kelebihan e arsip berbasis internet adalah
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro)
kapasitas  memori  besar  dan data  akurat.  Kelemahannya harga  mahal  dan  tidak  dapat dibuka  dimanapun  (tidak  ada jaringan).
E  arsip    dapat  dikatakan juga  arsip virtual atau  arsip maya,  karena  secara  fisiknya tidak  ada.  Jika  dalam  arsip konvensional  maka  fisik  arsip menjadi  bukti  sedangkan  jika asrip  maya  maka  fisik  arsip berupa  direktori  file  (ppt,  doc, xls,  abs,  jpeg,  dan  lain-lain). Adapun perbedaan arsip konvensional  dengan  elektro- nik sebagai berikut:
Tabel Perbedaan  Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik
Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik Kabinet Berupa  rak  atau lemari arsip  yang  dibuat secara fisik.
Berupa  kabinet virtual yang dibuat dengan database Map Berupa  map  fisik untuk menyimpan lembaran arsip. Berupa map
virtual atau folder untuk menyimpan  file dokumen Arsip Lembaran- lembaran surat hard copy Lembaran- lembaran  surat yang  sudah  di transfer ke
dalam file gambar/teks. Sumber : Sugiarto dan Wahyono T (2005)

## Perkembangan Teknologi Informasi
Menurut  Sobandi  (2013) otomasi pengelolaan arsip me- liputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan,  penyusutan,  pe- nyerahan,  pelestarian,  dan  pe- layanan.  Dampak  teknologi informasi dan komunikasi (TIK)  terhadap  arsip  yaitu penciptaan, penilaian, cara pe- nyimpanan, media penyimpan- an,  pemeliharaan,  akses,  pe- mindahan/transfer,  preservasi, dan  komunikasi  (deseminasi). TIK  memiliki  dampak  yang kuat terhadap manajemen arsip,  sehingga  perlu  pe- ningkatan dan penyebaran tanggung  jawab  manajemen arsip.  Dengan  adanya  TIK, organisasi (lembaga) akan meningkatkan  anggaran,  ke- seriusan dalam mengubah manajemen,  dan  perencanaan strategis.  Dampak  terhadap komunikasi  dan  diseminasi arsip  yaitu  penggunaan inter- net dan intranet, peng-gunaan surat  elektronik  (email),  peng- gunaan situs-web (website dan portal),  dan  perhatian  pimpin- an terhadap pemanfaatan
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
teknologi informasi
dan komunikasi (TIK). Microsoft Access dan Identifikasi  Kebutuhan  E Arsip
Program  komputer  ber- kembang  seperti php  Mysql, delphi , membeli software
arsip, membuka internet dengan open source (dropbox, google  doc, dan  lainnya). Secara  umum  program  ini mempunyai kelebihan di- banding dengan
sistem komputer  berbasis file karena program  tersebut  sudah  di- rancang  dan  desain  sesuai database yang  secara  khusus sehingga harga aplikasi tersebut  rumit  dipelajari  oleh orang  umum.  Jika  ada  pun software tersebut , maka harga- nya  mahal,  sehingga  kebanya- kan orang tidak bisa membeli- nya.  Untuk  itu,  diperlukan sofwore yang  murah,  bahkan
free (gratis) . Menurut Kuswantoro dan Saeroji (2014),  salah  satu software yang  menunjang  program  ini yaitu microsoft  office access , karena  merupakan  program yang mendesain database .
Database yang  dibuat  adalah kartu  kendali,  buku  agenda masuk dan keluar, buku pinjam arsip dan buku ekspedisi.  Essensinya,  sistem ini  membuat database dan menyimpan arsip tersebut dalam database tersebut. Kemudahan dengan sistem  ini  adalah  murah  di- banding dengan aplikasi sistem kearsipan, bahkan gratis  karena  termasuk  dalam microsoft office . Tahapan sistem kearsipan berbasis access adalah  mengidentifi- kasi kebutuhan dan pembuatan masing-masing
kebutuhan tersebut  yang  meliputi  kartu kendali,  buku  agendaris  surat masuk dan keluar, buku ekspedisi,  dan  kartu  pinjam arsip.  Pembuatannya  meliputi table , query (jika  diperlukan), form , dan report pada masing- masing kebutuhan.
Mengidentifikasi kebutuh- an  bertujuan database yang akan  dibuat  sesuai  dengan kebutuhan  organisasi.  Tiap organisasi memiliki pengelola- an  kearsipan  tersendiri.  Ke- banyakan  lembaga  yang  pe- nulis observasi memiliki
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
empat database yaitu  kartu kendali,  buku  agendaris  surat masuk dan keluar, buku ekspedisi,  dan  kartu  pinjam arsip. Keempat database tersebut  harus  dikelola  sesuai dengan  fungsi  masing-masing database- nya  sehingga  dalam pembuatannya  harus  disesuai- kan dengan fieldname , datatype dan descriptions .

## Metode Penelitian
Penelitian ini meng- gunakan  desain  penelitan  dan pengembangan  ( research  and development). Orientasi  dari penelitan  dan  pengembangan ini adalah produk e arsip untuk pembelajaran  berbasis virtual dan microsoft access.
Penelitian  ini  dibangun  ber- dasarkan teori manajemen
kearsipan.  Prosedur  penelitian ini meliputi pengumpulan data,  merancang  program  atau database e arsip, meng- embangkan  program  e  arsip, validasi  ahli  pada  bidang manajemen kearsipan dan informasi  komunikasi,  revisi berdasarkan hasil validasi ahli, ujicoba  implimentasi  terbatas, revisi  uji  coba  implimentasi
terbatas,  uji  coba  pemakaian lapangan,  dan  implimentasi program serta diseminasi.
Pengumpulan  data  dilakukan dengan cara wawancara dengan  guru-guru  admnistrasi perkantoran dan observasi pembelajaran  e  arsip  dan kearsipan  manual. Database sebagai  desain  awal  dalam membuat  program  e  arsip.
Masukan validator bidang kearsipan  yaitu  sistem  pen- yimpanan  arsip  harus  men- cakup  sistem  pembelajaran yang  ada  di  SMK.  Masukan oleh validator bidang informasi  komunikasi  adalah konten atau menu dan karakter yang  di  dalam  e  arsip  di- perbesar  agar  orang  umum dapat  belajar  e arsip.  Uji  coba terbatas  dilakukan  pada  guru pendidikan  administrasi  per- kantoran  kabupaten  Kendal. Dalam  uji  coba  tersebut,  ada masukan  berupa  urutan  pe- ngurutan  berkas  yang  diarsip- kan.  Uji  coba  pemakaian lapangan  dilakukan  oleh  guru MGMP administrasi per- kantoran  kabupaten  Kudus.
Dalam  uji  coba  ini,  tidak ditemukan permasalahan
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro)
dalam  pengoperasian  e  arsip. Untuk  lebih  jelasnya  per- hatikan  tahapan  penelitiannya sebagai berikut:
Sumber: Data yang Diolah (2015) Bagan 1. Prosedur Penelitian
Populasi  penelitian  ini adalah  guru  administrasi  per- kantoran SMK kabupaten Kudus  dan  Kendal,  sejumlah tiga  puluh  puluh  guru.  Teknik dan  instrumen  dalam  pe- nelitian  ini  adalah  wawancara, observasi,  dan  angket.  Teknik wawancara  dengan  instrumen berupa  pedoman  wawancara. Teknik wawancara ini diguna- kan untuk mengumpulkan informasi berbagai per-
masalahan  yang  dihadapi  oleh
guru  dalam  pembelajaran  e arsip (e filing ). Teknik observasi  dengan  instrumen berupa daftar pertanyaan. Teknik  ini  digunakan  untuk mengetahui berbagai per- masalahan yang muncul dalam pembelajaran  e  arsip.  Teknik angket dengan isntrumen berupa  angket.  Teknik  ini digunakan  untuk  menghimpun pendapat  ahli  dan  pengguna tentang kualitas e arsip berbasis access dan virtual.

## Hasil Penelitian
Sistem  peyimpanan  yang ada  dalam  e  arsip  yaitu  abjad, pokok  soal,  tanggal,  desimal, terminal  digit,  dan  wilayah. Hal  ini  disesuaikan  dengan materi kearsipan di SMK. Jadi dasar  yang digunakan dalam e arsip untuk pembelajaran adalah  materi  yang  terdapat pada  kearsipan  manual  yang ada  di  SMK.  Dari  masing- masing  sistem  penyimpanan tersebut, kemudian dibuat folder-folder  laci,  map,  dan guide.  Folder-folder  tersebut sebagai virtue .  Misal,  dalam sistem  abjad  terpadat  laci virtual A-G, H-N, O-S, dan T- Pengumpulan Data Rancangan Database Pengembangan Program E Arsip Validasi Ahli Arsip dan IT Revisi Uji Coba Implementasi Terbatas Revisi Uji Coba di MGMP Kudus dan Kendal Implementasi Program dan Diseminasi
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Z.  Dalam  laci virtual A-G terdapat  map virtual A,  B,  C, D,  E,  F,  dan  G.  dalam  map virtual A terdapat guide virtual Aa,  Ab,  Ac,  Ad,  Af, AG  Ah,  Ai,  Aj,  Ak,  Al,  Am, An,  Ao,  Ap,  Aq,  Ar,  As,  At, Au, Av, Aw, Ax, Ay, Dan Az. Jika  disimpan  dengan  sistem penyimpanan pokok soal, maka  ada  folder  laci  dengan nama  AP  (Anggaran  dan Permodalan),  (HM)  Humas, KP (Kepegawaian), KU (Keuangan),  (OP)  Operasional dan Pemasaran, (PB) Perbekalan, dan (UM) Umum. Dalam
folder laci KU (Keuangan)  kita  ada  folder dengan  nama  01  (Gaji  dan Upah), 02 (Pajak), 03 (Kredit), dan  04  (Pembayaran  Lain- lain),  kemudian  dalam  folder Gaji  dan  Upah  terdapat  map virtual yaitu  gaji  karyawan. Demikian  juga  jika  disimpan dengan  sistem  tanggal,  maka ada  folder  laci  dengan  nama tahun,  misal  2013,  2014,  dan 2015. Kemudian ada dua belas folder guide dengan  nama folder Januari, Februari, Maret,  April  Mei,  Juni,  Juli, Agustus,  September,  Oktober,
November,  dan  Desember. Dan,  dalam  folder  map  pada tiap-tiap  folder guide ada sejumlah  hari  pada  bulan terkait,  yaitu  misal  mulai  dari tanggal 1, 2, 3, 4,  5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14,  15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24,  25, 26,  27,  28,  29,  30  dan  31.
Sedangkan sistem yang lainnya mengikuti sesuai dengan kaidah kearsipan. E arsip memiliki beberapa  menu,  yaitu  arsip baru,  manajemen  arsip,  buku agenda  surat  masuk-keluar, pencarian  arsip,  pengaturan instansi,  tambah  dan  sunting unit,  statistik,  rekap  surat masuk,  rekap  surat  keluar, rekap  buku  agenda,  dan  rekap peminjaman arsip, dan tentang e  arsip.  Semua  menu  pada menu utama memiliki kegunaan,  sebagaimana  pada gambar  hasil  pengembangan di bawah ini:
Gambar E Arsip dengan Micrososft Access
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro)
Pengembangan  produk  di atas  merupakan,  hasil  desain main menu . Desain main menu  merupakan  awal  dari pengembangan    e  arsip.  Menu tersebut berdasarkan pada prosedur  penanganan  surat (baca arsip) masuk dan keluar. Dalam  penanganannya  ada proses  buku  agenda,  buku ekspedisi,  kartu  kendali,  kartu pinjam  arsip,  dan  lainnya. Dengan bantuan program
microsoft  access kebutuhan akan  prosedur  penanganan kearsipan dapat dikelola melalui main menu. Desain ini sudah  dikonsultasikan  dengan Abdul Karim (validator bidang informasi  teknologi),  beliau memberikan  masukan  agar memperhatikan kapasitas memori  yang  dimiliki  oleh
microsoft access.
Untuk menangani  permasalahan  ini perlu  dibuat copy file  e  arsip tersebut.  Dan,  sering  di- refres dalam  pengoperasiannya  agar tidak mudah error .

## Pembahasan
E  arsip  untuk  pembelajar- an  harus  berdasarkan  pada konsep  manajemen  kearsipan. Konsep  pembelajaran  arsip
secara  manual  mengenalkan enam  sistem  yaitu  abjad, pokok  soal,  tanggal,  desimal, terminal  digit ,  dan  wilayah.
Dalam  e  arsip  harus  me- munculkan keenam sistem tersebut. Keenam tersebut harus  dibuat  dalam  folder- folder  berupa  laci,  map,  dan guide. Hal  ini  sebagaimana rekomendasi  dari  pakar  ke- arsipan  (Sularso  Mulyono). Beliau  menyampaikan  bahwa e  arsip  harus  mengakomodir keenam sistem tersebut. Setelah  itu,  dokumen  yang akan diarsipkan diproses kedalam  bentuk file untuk  di-
entry dalam  e  arsip  berbasis
microsoft access . Untuk
masuk  e  arsip  pembelajaran harus login terlebih dahulu , setelah berhasil login akan ada tampilan  main  menu.  Se- belumnya,  model  e  arsip hanya  ada  tiga  sistem  pe- nyimpanan  arsip  kemudian atas masukan validator direvisi menjadi  enam  sistem  pe- nyimpanan arsip.
Adapun  kegunaan  dari masing-masing menu (1)
Arsip  baru,  untuk  menambah- kan  atau  menyimpan  data
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro)
arsip  baru.  (2)  Manajemen arsip, memuat beberapa fungsi,  diantaranya  meng- edit data,  meminjam  arsip,  me- ngembalikan  arsip,  pencarian arsip,  membuat  kartu  kendali dan  fungsi-fungsi  lain.  (3) Buku  agenda  surat  masuk- keluar, merupakan buku agenda  digital  yang  memuat seluruh  arsip  yang  pernah disimpan dalan E-Arsip.  Buku agenda  menampilkan  infor- masi  secara  detail  tentang arsip  hingga  informasi  laci, guide ,  map,  dan  urutan  berkas sesuai dengan sistem dan kode simpan  yang  dipakai.  (4) Pencarian  arsip,  sebuah  menu yang  digunakan  untuk  me- lakukan  pencarian  arsip.  Pada form  pencarian  arsip  tersedia beberapa  isian  yang  nantinya akan  digunakan  sebagai  kata kunci  atau  kriteria  dalam  pen- carian. (5) Pengaturan instansi, menu  ini  digunakan  untuk mengatur  identitas  instansi yang  menggunakan  sistem  e arsip.  Identitas  tersebut  men- cakup  nama  instansi,  alamat, kontak,  dan  logo.  Identitas  ini secara otomatis akan disimpan dan  diterapkan  pada  semua
report atau  laporan  ketika ingin  mencetak  rekap  arsip, peminjaman  dan  lainnya.  (6) Rekap  surat  masuk  digunakan untuk  mencetak  rekap  surat masuk  secara  keseluruhan.  (7) Rekap  surat  keluar  digunakan untuk  menceteak  rekap  surat keluar  secara  keseluruhan.  (9) Rekap  buku  agenda  dipakai untuk  mencetak  semua  data arsip yang sudah pernah disimpan, yaitu mencakup data  surat  masuk  dan  surat keluar.  (10)  Rekap  peminjam- an arsip digunakan untuk men- cetak  data  peminjaman  arsip. (11)  Tentang  e  arsip  berisi informasi  pengembang  sistem e  arsip.  Manajemen  arsip merupakan menu paling utama pada  sistem  e  arsip.  Pada menu ini semua perintah dapat dijalankan  mulai  menambah data,  meng- edit data,  me- minjam  dan  mengembalikan arsip,  melakukan  pencarian dan  mencetak  laporan  atau rekap  data  baik  data  arsip maupun  peminjaman.  Adapun pada  manajemen  arsip,  ter- sedia  tiga  tab,  yaitu  tab  detail surat, info pinjam, dan riwayat pinjam.
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Permasalahan
teknis
dalam  e  arsip  menggunakan microsoft  access adalah file tidak  bisa  di- edit ,  tidak  dapat pindah ke record (arsip sebelum dan sesudahnya).  Hal yang  sering  terjadi  saat  men- dapatkan  program  ini  adalah tidak  dapat  meng- entry  file (arsip)  yang  akan  digunakan, karena file e  arsip  yang disimpan,  biasanya  dalam  CD sehingga CD tidak mau
memasukkan file arsip  yang akan  disimpan.  Oleh  karena- nya file e  arsip  sebaiknya dipindahkan terlebih dahulu ke komputer (laptop).
Kelebihan e arsip berbasis microsoft access adalah
database yang  dibuat  adalah sesuai dengan kompetensi pembelajaran  e  arsip  di  SMK, di mana terdapat kartu kendali, kartu  pinjam,  buku  agenda, sistem penyimpanan arsip sesuai dengan kompetensi mata  pelajaran  arsip.  Langkah kerja  e  arsip  ini  adalah  arsip disimpan  dalam  laci, guide, dan  map virtual yang  berupa folder-folder  kemudian  di- entry kedalam e arsip berbasis microsoft  access. Kemudahan
lain  dengan  sistem  ini  adalah murah dibanding dengan aplikasi sistem kearsipan, bahkan gratis karena termasuk dalam microsoft office.
Kelemahannya  adalah  dalam banyak  membuat  folder-folder sebagai  pengganti  laci, guide, dan  map.  Dalam  membuat folder  tersebut  harus  ber- dasarkan teori manajemen kearsipan.  Kelemahan  e  arsip berbasis access adalah
jaringannya  bersifat offline, artinya  pembelajaran  tersebut tidak  atau  belum  dapat  di- online- kan,  jadi  belum  ada feedback secara langsung. Evaluasi pekerjaan siswa dalam e arsip dilakukan dengan melihat file e arsip dan
di dalam folder-foldernya. Sehingga perlu adanya penelitian lanjutan dalam pengembangan  e  arsip  seperti program  berupa sofware dan website.
Hasil  angket  menunjuk- kan  89%  guru  administrasi perkantoran Kendal dan
Kudus  mengatakan  e  arsip tersebut  sesuai  dengan  kom- petensi  dalam  pembelajaran arsip  di  SMK  karena  men-
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro)
cakup  keenam  sistem  pe- nyimpanan  arsip  dan  folder- folder  laci, guide, dan  map. Hasil  angket  juga  menunjuk- kan  90%  guru  administrasi perkantoran mengatakan e
arsip mudah dioperasikan karena menggunakan microsoft access , namun beberapa  guru  mengatakan kesusahan
dalam meng- operasikannya dikarenakan programnya  minimal  harus tahun  2010.  Dari  hasil pretest dan posttest menunjukkan adanya  peningkatan  rata-rata hasil belajar sebanyak 8 point , dari  84  (AB)  menjadi  89  (A). Maknanya  bahwa  e  arsip berbasis access dan  laci, guide, serta  map  berbasis virtual dapat digunakan dalam pembelajaran e arsip di SMK.

## Penutup
Berdasarkan
penelitian dan pengembangan yang dilakukan  oleh  peneliti  dapat disimpulkan  (1)  model  yang  e arsip  pembelajaran  berbasis virtual dan  microsoft access yaitu  pembuatan  laci, guide , dan  map  berupa  folder  dan file-file  yang  telah  ditentukan,
kemudian disimpan didatabase berupa  microsoft access .(2) Menu  yang  ditampilkan  me- liputi  arsip  baru,  manajemen arsip,  buku  agenda  surat masuk-keluar, pencarian arsip, pengaturan  instansi,  tambah dan  sunting  unit,  statistik, rekap surat masuk, rekap surat keluar,  rekap  buku  agenda, dan  rekap  peminjaman  arsip, dan  tentang  e  arsip.  (3)
Kelemahan
dari model tersebut  adalah  masih  bersifat offline dan  micsoroft access yang  digunakan  menggunakan minimal tahun 2010.
Saran  dalam  penelitian adalah  (1)  Masih  terjadi error pada  model  e  arsip  pem- belajaran, terutama pada
microsoft access ,  (2)  Guru  di- harapkan lebih terampil dalam mengoperasikan komputer baik  secara  micrososft access maupun  virtual atau  folder  (3) Sekolah  diharapkan  menyiap- kan  sarana  dan  prasarana labolatorium praktek per- kantoran modern atau labolatorium kearsipan (4)
Perlu  ada  penelitian  lanjutan, karena  dalam  prakteknya  ada beberapa  kelemahan  dari  e
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro)
arsip  berbasis  virtual  dan microsoft access .

## Daftar Pustaka
Kuswantoro,  A.  dan  Saeroji, A.  2014. Manajemen Arsip Elektronik (E Arsip): Konsep dan Aplikasi Dengan  Microsoft  Access. Semarang: Fastindo. Sobandi, A. 2013. Pengelolaan Arsip Berbasis TIK. Bandung: UPI- ASPAPI Jabar. Materi disampaikan  saat  workshop media pembelajaran kearsipan elektronik, tanggal 11-12 Oktober
2013.
Sugiarto,  A.  dan  Wahyono,  T.
2005 . Manajemen Kearsipan  Modern  dari Konvensional ke Basis
Komputer.
Yogyakarta:
Penerbit Gava Media.
Mulyono, S., Partono, Kuswantoro, A. 2011. Manajemen Kearsipan. Semarang: Unnes Press. Wursanto, Ign., 1991. Kearsipan  1 .  Yogyakarta.
Penerbit : Kanisius.
Biodata Penulis Agung  Kuswantoro,  S.Pd., M.Pd. Dosen Fakultas Ekonomi  Universitas  Negeri Semarang.

## KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

## FAKULTAS EKONOMI JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

## RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN UNTUK EFISIENSI
1. Tulisan  merupakan  suatu  kajian  ilmiah  tentang  masalah  administrasi  dan  belum  pernah dipublikasikan pada media lain.
2. Tulisan  disusun  dengan  sistematika  ilmiah  mencakup  unsur-unsur  :  (a)  judul,  (b)  abstrak  (c) pendahuluan  tentang  masalah  yang  dibahas,  (d)  tinjauan  secara  teoritis  dan  pembahasan,  (e)
perspektif baru yang diajukan, (f) kesimpulan, (g) daftar pustaka dan, (h) biodata.
3. Judul tulisan dibuat secara singkat namun menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari sepuluh kata.
4. Abstrak yang menggambarkan intisari keseluruhan isi tulisan, disusun secara naratif, kurang lebih
100 kata, diketik satu spasi.
5. Di bawah abstrak ditulis kata kunci.
6. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Azhar Kasirn (1998) menyatakan bahwa
b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998) bahwa
c. ... dikemukakan pula oleh Kristiadi (Azhar Kasim, 1998) kebijakan swastanisasi merupakan
....
7. Penulisan daftar pustaka:
a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam Organisasi . Jakarta:
Lembaga Penerbit FEUI & PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.
b. March,  J.G.  dan  J.P.Olsen  (ed).  1990. Ambiguity  and  Choice  in  Organization .  Oslo
Universitetsforlaget.
8. Biodata penulis dalam narasi, memuat nama lengkap, gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.
9. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.
10. Panjang  tulisan  10 sampai  15  halaman  kuarto  ketik  spasi  ganda  (MS  Word,  Arial  10),  diterima redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD.

## Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902 Website Prodi : http://journal.uny.ac.id/index.php/eﬁsiensi  | E-mail Prodi: eﬁsiensi@uny.ac.id

## Volume XIII, Nomor 2, Agustus 2015
ISSN: 1412-1131

## EFISIENSI Kajian Ilmu Administrasi