E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383

## Perancangan Sistem Pendaftaran Siswa Baru Secara Online Pada SMK Miftahul Jannah Cikupa
Sri Rahayu 1 Ade Setiadi 2
Alim Muryanto 3
Dosen Universitas Raharja 1,2 , Mahasiswa Universitas Raharja 3
E-mail : srirahayu@raharja.info 1 , adesetiadi@raharja.info 2 , alim.muryanto@raharja.info

## ABSTRAK
Virus  korona  (COVID-19)  belakangan  ini  menggegerkan  seluruh  dunia,  tak  terkecuali indonesia. bahkan indonesia termasuk kedalam 30 negara dengan penyebaran virus terbanyak di dunia. Pesatnya penyebaran virus korona (COVID-19) membaut institut pendidikan berhenti memberlakukan  pembelajaran  secara  tatap  muka,  sehingga  para  siswa  harus  belajar  secara daring dirumah masing-masing. Pada tahun ajaran baru para siswa yang telah lulus di sekolah sebelumnya harus memilih sekolah yang akan dituju selanjutnya. akan tetapi banyak sekolahan yang  masih  belum  siap  untuk  mengatasi  penumpukan  calon  siswa  baru  dan  masih  belum sepenuhnya  menerapkan  protokol  kesehatan  COVID-19.  Maka  dari  itu  diciptakanlah  sebuah perancangan  sistem  pendaftaran  siswa  didik  baru  secara  online  pada  SMK  Miftahul  Jannah Cikupa  untuk  menghindari  kontak  fisik  dan  menumpuknya  calon  siswa  baru  pada  lokasi sekolahan.  Pada  penelitian  ini  penulis  menggunakan  beberapa  metodologi  penelitian  yaitu metode  pengumpulan  data  diantaranya  observasi,  wawancara,  dan  studi  pustaka,  metode analisa menggunakan analisa SWOT, metode perancangan sistem menggunakan prototype, dan metode  testing  menggunakan  blackbox  testing.  Hasil  yang  didapat  pada  penelitian  ini  yaitu calon siswa baru tidak perlu datang secara langsung ke sekolahan, cukup mengaksesnya lewat smartphone atau laptop dirumah masing-masing untuk melakukan  pendaftaran secara online dan mengisi formulir yang telah tersedia di website, serta upload file-file yang di perlukan.
Kata kunci : Sistem, Pendaftaran Online, COVID-19

## ABSTRACT
The corona virus (COVID-19) has recently shocked the whole world, including Indonesia. even Indonesia is included in the 30 countries with the most spread of the virus in the world. The rapid  spread  of  the  corona  virus (COVID-19)  has  made  educational institutes  stop  imposing face-to-face  learning,  so  students  have  to  study  online  at  their  respective  homes.  In  the  new school year students who have graduated from the previous school must choose the school to go to next. however, many schools are still not ready to deal with the buildup of prospective new students and have not fully implemented the daily COVID-19 protocol. Therefore, a new online student  registration  system  was  created  at  SMK  Miftahul  Jannah  Cikupa  to  avoid  physical contact and the accumulation of prospective new students at the school location. In this study the  authors  used  several  research  methodologies,  namely  data  collection  methods  including observation, interviews, and literature studies, analysis methods using SWOT analysis, system design  methods  using  prototypes,  and  testing  methods  using  blackbox  testing.  The  results obtained  in  this  study  are  that  new  prospective  students  do  not  need  to  come  directly  to  the school,  simply  access  them  via  a  smartphone  or  laptop  at  their  respective  homes  to  register online and fill out the forms that are available on the website, and upload the required files.
Keywords: System, Online Registration, COVID-19
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383

## PENDAHULUAN
Pademi  tentu  bukanlah  harapan  siapapun,  akan  tetapi  kita  manusia  tidak  dapat berbuat apa-apa, seperti fenomena alam yang terjadi saat ini di tahun 2020 dunia sedang diserang  oleh  virus  korona  (COVID-19)  tak  terkecuali  Indonesia.  Dikutip  dari liputan6.com pada bulan juli 2020 indonesia menduduki urutan ke-24 penyebaran virus terbesar didunia dengan 100,303 kasus, dan bahkan melampaui kasus di episentrum awal COVID-19  di  China  yang  berada  di  posisi  ke-27  dengan  83.959  infeksi  [1].  Akibat banyaknya  kasus  di  Indonesia  membuat  pemerintah  menerapkan lockdown sehingga mematikan  kegiatan  perekonomian  pada  beberapa  sektor  salah  satunya  yaitu  sektor pendidikan.  Untuk  menghindari  penularan  virus  korona  (COVID-19)  di  lingkungan pelajar  institut  pendidikan  mewajibkan  para  siswa  untuk  melakukan  belajar  secara daring dirumah masing-masing.
Pada  tahun  ajaran  baru  para  siswa  yang  telah  lulus  di  sekolah  sebelumnya  harus memilih sekolah yang akan dituju selanjutnya, akan tetapi banyak sekolahan yang masih belum siap untuk mengatasi penumpukan calon siswa baru dan masih belum sepenuhnya menerapkan protokol kesehatan COVID-19.
Untuk  menghindari  pelanggaran  protocol  kesehatan  maka  diciptakanlah  sebuah perancangan  sistem  pendaftaran  siswa  didik  baru  secara  online  pada  SMK  Miftahul Jannah Cikupa untuk menghindari kontak fisik dan menumpuknya calon siswa baru pada lokasi  sekolahan.  Dengan  demikian  para  calon  siswa  tidak  perlu  datang  untuk mendaftarkan  diri,  cukup  melalui  smartphone  atau  laptop  dirumah  dan  mengakses website yang sudah disediakan.

## PERMASALAHAN
Pendaftaran  siswa  didik  baru  pada  umumnya  sama  saja  dari  tahun-tahun sebelumnya, yaitu datang secara langsung kepada pihak sekolah, menyerahkan berkas- berkas yang dibutuhkan, lalu membayar uang masuk yang sudah ditentukan oleh pihak sekolahan tersebut.
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383
Gambar 1. Pendaftaran siswa baru (sumber: http://mediaindonesia.com)
Akan tetapi pada tahun 2020 ini yang dimana telah terjadi wabah virus korona (COVID-19) sehingga tidak bisa diberlakukannya pendaftaran sebagaimana mestinya, yaitu  harus  mengecek  suhu  pengunjung,  membatasi  jumlah  pengunjung  per  harinya, menjaga  jarak,  menggunakan  masker,  dan  beberapa  protokol  kesehatan  lainnya  demi menghindari penyebaran virus pada lingkungan sekolahan.
Untuk  mewujudkan  itu,  terdapat  beberapa  masalah  yang  harus  dihadapi  oleh pihak      sekolahan  yaitu  harus  mengeluarkan  dana  yang  tidak  sedikit  menyiapkan beberapa  persiapan  untuk  menghadapi  penumpukan  jumlah  pengunjung,  yaitu  harus menyediakan alat pengukur suhu tubuh menyiapkan tempat cuci tangan di segala sudut, menyiapkan  alat  penyemprot  disinfektan,  menyiapkan hand  sanitizer ,  dan  lain sebagainya.  Dari  permasalah  tersebut  mendorong  penulis  untuk  merancang  sebuah sistem untuk  mempermudah dalam pendaftaran siswa didik baru pada  SMK Miftahul Jannah Cikupa.

## METODOLOGI PENELITIAN
Gambar 2. Metodologi Penelitian
Dalam  penelitian  ini  penulis  telah  menggunakan  beberapa  metode  penelitian, diantaranya:
1. Metode Pengumpulan Data Pada metode ini terdapat beberapa cara yang digunakan yaitu:
a. Observasi
Menurut Hasyim Hasanah (2017) Observasi merupakan salah satu kegiatan ilmiah empiris yang mendasarkan fakta-fakta lapangan maupun teks, melalui pengalaman panca indra tanpa menggunakan manipulasi apapun. Tujuan dari observasi  adalah  deskripsi,  pada  penelitian  kualitatif  melahirkan  teori  dan
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383
hipotesis, atau pada penelitian kuantitatif digunakan untuk menguji teori dan hipotesis [2].
b. Wawancara Wawancara  merupakan  tindakan  yang  perlu  dilakukan  saat  melakukan pengumpulan data, karena dengan melakukannya kita akan secara langsung menanyakan  hal-hal  yang  berhubungan  dengan  penelitian  kepada  pelaku kegiatan seperti siswa, guru, dan kepala sekolah.
c. Studi Pustaka Mencari  data  yang  berhubungan  dengan  tema  penelitian  baik  internet maupun  perpustakaan,  metode  pengumpulan  data  dengan  studi  pustaka  ini juga dapat memberikan beberapa data dari beberapa sumber yang terkait dan relevan. berikut adalah literature review yang berkaitan dengan penelitian:
1) Penelitian yang dilakukan oleh Ryan Adisaputra, Elis Hernawati, Guntur Prabawa  Kusuma  (2018)  dengan  judul  “Aplikasi  Pendaftaran  Dan Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web (Studi Kasus: SMPN 2 Cianjur)”. Penelitian  ini  membahas  tentang  Aplikasi  Pendaftaran  dan  Penerimaan Siswa  Baru  sebagai  sarana  pencatatan  data  menjadi  terkomputerisasi pada  SMPN  2  Cianjur  dengan  menggunakan  metode  pengerjaan Waterfall dengan menggunakan Framework bahasa pemrograman PHP CodeIgniter dan database MySQL [3].
2) Penelitian yang dilakukan oleh Muslihudin, M., &  Larasati, A. (2017). yang berjudul "Perancangan sistem aplikasi penerimaan mahasiswa baru di  stmik  pringsewu  menggunakan  php  dan  mysql."  Penelitian  ini membahas tentang perancangan sistem yang dibangun untuk pendaftaran mahasiswa  secara  online  dengan  menggunakan  PHP  dan  MySQL  dan menerapkan metode pengembangan sistem waterfall [4].
3) Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Chandra,  T.  (2016)  yang  berjudul "Perancangan  Sistem  Informasi  Pendaftaran  Mahasiswa  Baru  Pada Perguruan  Tinggi  X  Berbasis  Web."  Tentang  membangun  sistem pendaftaran menggunakan CMS (Content Management System) dengan bahasa  pemrograman  PHP  yang  didukung  oleh  HTML  dan  CSS  serta menggunakan  skema  alat  bantu  yaitu  UML  (Unified  Modelling  of Language) meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram [5].
4) Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Anwar,  S.,  Efendi,  Y.,  Rustam,  R.,  & Andrew, A. (2016) berjudul "Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa  Baru  dan  Pengisian  Kartu  Rencana  Studi  (KRS)  AMIK Wahana Mandiri Berbasis Web Mobile." Membahas tentang membangun sebuah sistem yang digunakan untuk pengelolaan data mahasiswa baru secara  online.  Sistem  ini  dirancang  dengan  pemodelan  menggunakan UML  bahasa  pemodelan  (Unified  Modeling  Language)  dan diimplementasikan  dengan  menggunakan  Java,  PHP,  Apache  Web Server dan MySQL Server [6].
5) Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Sidik,  F.,  &  Rahmawati,  M.  (2018) berjudul  "Perancangan  Sistem  Informasi  Pendaftaran  Siswa  Baru Berbasis  Web  Pada  SMK  Bina  Putra  Jakarta."  Penelitian  ini  bertujuan untuk  membangun  website  sekolah  dimana  dalam  penerimaan  peserta
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383
didik  baru  bisa  melalui  media  online  dan  website  ini  dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman java, basis data MySQL, dan Netbeans  8.1  sebagai  media  editornya.  Metode  penelitian  yang digunakan  dalam  penulisan  ini  menggunakan  2  metode  yaitu  metode pengumpulan data dan metode pengembangan software [7].
2. Metode Analisa Sistem Pada metode analisa sistem penulis menggunakan analisa SWOT yaitu kekuatan (Strength),  Kelemahan  (Weakness),  Peluang  (Opportunities),  dan  Ancaman (Threat).  Menurut  Sutrisno,  J.  (2016)  SWOT  analisis  bertujuan  untuk mengidentifikasi  alternatif-alternatif  strategi  yang  secara  intuitif  dirasakan feasible dan sesuai untuk dilaksanakan [8].
3. Metode Perancangan Sistem Metode perancangan sistem pendaftaran online menggunakan metode prototype.
Menurut  Handayani,  I.,  Aini,  Q.,  &  Kristanti,  C.  Y.  (2020)  metode  prototype dilakukan untuk mendefinisikan atau menjelaskan sistem yang akan dirancang. Sebagian  user  kesulitan  mengungkapkan  keinginannya  untuk  mendapatkan sistem  yang  sesuai  dengan  kebutuhannya.  Sehingga  dalam  metode  prototype kesulitan  dan  keinginan  user  dapat  diterjemahkan  [9].  Selain  prototype  dalam metode  perancangan  sistem  juga  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP, MySQL  untuk  database,  Sublime  Text  untuk  kode  editor  dan  Google  Chrome untuk browser.
4. Metode Testing Blackbox testing digunakan sebagai tahap akhir pengujian pada sistem dengan mengamati  hasil  berdasarkan  percobaan  yang  dilakukan.  Menurut  Ramadi,  R.
(2016)  Pengujian  black  box  adalah  pengujian  aspek  fundamental  sistem  tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah sistem berfungsi dengan baik atau tidak [10].

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## 1. Analisa Sistem
Analisa SWOT dilakukan untuk memprediksikan pengaruh dari faktor internal maupun  faktor  eksternal  sehingga  menghasilkan  strategi  perancangan  sistem yang baik. Berikut adalah penjelasan mengenai analisis SWOT yang diusulkan penulis  untuk  mengidentifikasi  Kekuatan  (Strength),  Kelemahan  (Weakness), Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threat) pada sistem.
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383
Gambar 3. Analisa SWOT
Pada gambar diatas poin-poin pada perancangan SWOT ini dapat dijelaskan:
• Strengths
Tampilan  yang  simpel  dan  tidak  membingungkan  untuk  user, mempermudah  user  yang  tidak  dapat  menyempatkan  diri  datang  ke sekolahan karena dapat diakses kapanpun dan dimanapun
• Weaknesses
Masih  banyak  siswa  atau  wali  murid  yang  gaptek  tentang  teknologi sehingga tidak dapat menggunakan smartphone dengan maksimal, harus terhubung internet agar dapat mengaksesnya
• Opportunities
Karena  sistem  ini  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  sehingga dapat di kembangkan lagi menjadi sistem yang lebih komplek.
• Threats Program dan tampilan sangat simpel sehingga mudah untuk ditiru, dan ancaman dari hacker
2. Perancangan Sistem
a. Perancangan Tampilan
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383
Gambar 4. Perancangan tampilan
Gambar  diatas  adalah  rancangan  tampilan  pada  halaman  index,  terdapat  2 layout diantaranya formulir yang berisi data-data pribadi calon pendaftar, dan form login untuk peserta yang sudah melakukan pendaftaran, halaman utama dan login dijadikan 1 halaman agar mempermudah user. Akan tetapi untuk admin halaman login terpisah agar sistem lebih aman dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
b. Perancangan Database
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383
Gambar 5. Database Database  merupakan  media  penyimpanan  yang  harus  dipersiapkan  untuk pengelolaan  data,  sehingga  jika  databasenya  sudah  dipersiapkan  dengan matang, kita dapat memanipulasinya melewati program. pada gambar diatas dapat dilihat bahwa terdapat 6 tabel yaitu tabel formulir_mhs, tabel dokumen, tabel bukti_transaksi, tabel pendidikan, tabel data_orangtua, dan tabel admin. tabel formulir_mhs merupakan induk dari semua tabel sehingga tabel yang lain  berelasi  kecuali  tabel  admin,  karena  untuk  admin  sendiri  dikhususkan agar dapat mengakses segala sisi pada sistem frontend maupun backend.

## 3. Pengujian Sistem
Tahapan  pengujian  menggunakan blackbox  testing untuk  memastikan  bahwa sistem yang kita buat telah berjalan sesuai dengan harapan. Pada pengujian ini penulis menguji beberapa alur yang terpenting seperti pendaftaran calon siswa, login  user,  login  admin,  dan  persetujuan  admin  pada  kolom  transaksi  untuk merubah status lunas atau belum lunas. pengujian sistem dengan blackbox testing dapat dilihat pada gambar dibawah.
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383
Gambar 6. Blackbox Testing

## 4. Implementasi
Setelah melewati beberapa tahapan yaitu analisa sistem, tahap perancangan, dan tahap pengujian sistem dapat berjalan dengan baik, dan berikut adalah beberapa halaman pada sistem yang dapat penulis perlihatkan.
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383
Gambar 7. Halaman utama
Gambar diatas merupakan halaman index atau halaman utama pada sistem yang dimana  terdapat  2  kolom  yaitu  kolom  formulir  pendaftaran,  dan  kolom  login. Calon  siswa  dapat  secara  langsung  mengisi  formulir  dan  mendaftarkan  diri, sehingga setelah mendaftar dapat melakukan login.
Gambar 8. Dashboard user
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383
Gambar  diatas  merupakan  halaman  dashboard  user  yang  berisi  beberapa informasi penting yaitu tagihan yang harus dibayar, status pembayaran, formulir biodata orang tua, data pendidikan, data dokumen, dan konfirmasi pembayaran.
Gambar 9. Halaman login admin
Halaman login ini hanya admin yang dapat mengaksesnya dengan menambahkan “/admin” pada  url.  Akun  admin  sendiri  dapat  ditambah  dan  dikurangi  sesuai kebutuhan, dan yang dapat melakukannya hanya admin itu sendiri.
Gambar 9. Halaman admin
Pada halaman ini admin dapat mengetahui semua informasi yang terdapat pada sistem  seperti  calon  siswa  yang  mendaftar,  informasi  pendidikan  siswa,  data orang  tua  siswa,  data  dokumen  siswa,  dan  data  bukti  transaksi  yang  akan diperiksa terlebih dahulu sesuai atau tidak.
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383

## KESIMPULAN
Pada penelitian yang sudah penulis lewati, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem dapat memudahkan  user  untuk  mendaftarkan  diri  karena  dapat  diakses  dimanapun,  Admin lebih mudah dalam melakukan pendataan pada  calon  siswa baru. Lebih  efektif dalam meningkatkan protokol kesehatan karena sama sekali tidak ada kontak fisik.

## SARAN
Dari kesimpulan diatas  penulis  dapat  sampaikan bahwa sistem ini bersifat  umum dan dapat digunakan pada sekolahan manapun dan jenjang pendidikan apapun seperti SD, SMP,  dan  SMA/SMK  hanya  saja  perlu  disesuaikan  dengan  kebutuhan  pada  sekolah tersebut. Pada sistem ini pun masih terbilang simpel, sehingga dapat dikembangkan lagi menjadi sistem yang lebih kompleks.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Tanti Yulianingsih. “Posisi Indonesia di Dunia Setelah Kasus Corona COVID-19 Menembus  100  Ribu”.  https://www.liputan6.com/global/read/4316916/posisi- indonesia-di-dunia-setelah-kasus-corona-covid-19-menembus-100-ribu.  (Diakses 21 September 2020).
[2]  Hasanah,  H.  (2017).  Teknik-teknik  observasi  (sebuah  alternatif  metode pengumpulan data kualitatif ilmu-ilmu sosial). At-Taqaddum, 8(1), 21-46.
[3]  Adisaputra, R., Hernawati, E., & Kusuma, G. P. (2018). Aplikasi Pendaftaran Dan Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web (Studi Kasus: Smpn 2 Cianjur) Application The  Registrationand  Accepting  New  Students  Webbased  (Case  Study:  Smpn  2 Cianjur). eProceedings of Applied Science, 4(1).
[4]  Muslihudin,  M.,  &  Larasati,  A.  (2017).  Perancangan  sistem  aplikasi  penerimaan mahasiswa  baru  di  stmik  pringsewu  menggunakan  php  dan  mysql.  Jurnal  TAM (Technology Acceptance Model), 3, 32-39.
[5]  Chandra, T. (2016). Perancangan Sistem  Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada Perguruan Tinggi X Berbasis Web. Jurnal Times, 4(2), 31-34.
[6]  Anwar,  S.,  Efendi,  Y.,  Rustam,  R.,  &  Andrew,  A.  (2016).  Perancangan  Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru dan Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) AMIK Wahana Mandiri Berbasis Web Mobile. Studia Informatika: Jurnal Sistem Informasi, 9(1).
[7]  Sidik,  F.,  &  Rahmawati,  M.  (2018).  Perancangan  Sistem  Informasi  Pendaftaran Siswa  Baru  Berbasis  Web  Pada  SMK  Bina  Putra  Jakarta.  Paradigma-Jurnal Komputer dan Informatika, 20(1), 119-128.
E-ISSN: 2528 – 6544 P-ISSN: 2620 – 3383
[8]  Sutrisno,  J.  (2016).  Strategi  Pengembangan  Teknologi  E-Commerce  Dengan Metode SWOT: Studi Kasus PT. Chingmix Berhan Sejahtera. Telematika MKOM, 3(2), 44-50.
[9]  Handayani, I., Aini, Q., & Kristanti, C. Y. (2020). Desain Prototype Sales Report Online  Menggunakan  Konsep  Smart  Application  Pada  PT  Evergreen  Sentosa. Technomedia Journal, 5(1), 14-26.
[10] Ramadi, R. (2016). Penerapan Knowledge Management System Pada Perusahaan Otomotif: Studi Kasus PT. Astrido Jaya Mobilindo. Simetris: Jurnal Teknik Mesin, Elektro dan Ilmu Komputer, 7(2), 635-648.