Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053

## Perancangan Sistem Inventory dan Penjualan Berbasis Microsoft Access pada UMKM Koko Tua
1) Isnaini Nuzula Agustin*, 2) Andryanto
1,2) Manajemen, Universitas Internasional Batam, Batam, Indonesia Email Corresponding: isnaini.nuzula@uib.ac.id*

## INFORMASI ARTIKEL ABSTRAK
Kata Kunci:
Inventory
UMKM Sistem
Penjualan Pembelian Koko  Tua  yakni  salah  satu  Usaha  Mikro  Kecil  Menengah  (UMKM)  di  Kota  Batam  yang bergerak di penjualan dan bidang jasa servis jam tangan dan juga ada memperdagangkan jam tangan. Selama usaha ini telah berdiri 4 tahun, saat ini Koko Tua mencatat penjualan mereka masih dengan teknik manual yakni dengan buku tulis dan tidak adanya pencatatan persediaan barang  atau inventory .  Tujuan  dari  kegiatan  ini  adalah  merancang  sistem  pencatatan pembelian,  penjualan,  dan inventory yang  akurat,  sederhana,  dan  mudah  digunakan  dalam mencatat  transaksi  UMKM  Koko  Tua  dalam  kegiatan  operasional  hariannya.  Metode  yang dimanfaatkan  dalam  pemecahan  permasahalan  yang  dialami  UMKM  Koko  Tua  yakni meciptakan  sebuah  sistem  pencatatan  transaksi  pembelian,  penjualan,  dan inventory dengan menggunakan  aplikasi  Microsoft  Access.  Setelah  menjalankan  kegiatan  pengabdian masyarakat  ini  selama  3  bulan,  dapat  disimpulkan  bahwa  kegiatan  ini  dilaksanakan  dengan lancar  sesuai  dengan  tujuan  kegiatan  ini.  Dimana  penulis  telah  berhasil  merancang  sebuah sistem  pencatatan  transaksi  yang  akurat,  sederhana,  dan  mudah  digunakan  dalam  kegiatan operasional hariannya UMKM Koko Tua.

## ABSTRACT
Keywords: Inventory MSMEs System Sale Purchase
Koko Tua is one of the Micro, Small and Medium Enterprises (MSMEs) in Batam City which operates  in  the  sales  and  service  sector  of  watches  and  also  trades  watches.  While  this business has been established for 4 years, currently Koko Tua records their sales using manual techniques,  namely  using  notebooks  and  there  is  no  recording  of  inventory.  The  aim  of  this activity  is  to  design  a  purchasing,  sales  and  inventory  recording  system  that  is  accurate, simple and easy to use in recording Koko Tua MSME transactions in their daily operational activities. The method used to solve the problems experienced by Koko Tua MSMEs was to create  a  system  for  recording  purchase,  sales  and  inventory  transactions using  the  Microsoft Access application. After carrying out this community service activity for 3 months, it can be concluded that this activity was carried out smoothly in accordance with the objectives of this activity.  Where  the  author has  succeeded  in designing  a  transaction  recording  system  that  is accurate, simple and easy to use in the daily operational activities of MSME Koko Tua.

## I. PENDAHULUAN
Koko Tua yakni salah satu Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) di Kota Batam yang bergerak di penjualan dan bidang jasa servis jam tangan dan juga ada memperdagangkan jam tangan.  UMKM Koko Tua  didirikan  dan  dikelola  langsung  oleh  Bapak  A  Boen  sejak  tahun  2019  dengan  memiliki  karyawan sebanyak tiga orang. UMKM ini beroperasi dengan menyewa sebuah tempat di SUPER MURAH 8000 yang beralamat Jl. Letjen Suprapto, Cemara Asri Blok BB8 No. 16-21, Kel. Tembesi, Kec. Sagulung, Kota Batam, Kepulauan  Riau.  Kegiatan  operasional  Koko  Tua  yakni  dari  hari  senin  sampai  minggu  dengan  waktu operasional mulai dari pukul 10.00 WIB sampai 22.00 WIB.
Aktivitas  kegiatan  operasional  UMKM  Koko  Tua  yakni  melakukan  pembelian  barang,  penjualan barang,  dan  juga  tersedia  jasa  servis  jam  tangan  seperti  ganti  baterai,  ganti  tali  jam,  dan  ganti  kaca  jam
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053
tangan.  Seluruh  transaksi  pembelian  stok  barang dilakukan  langsung  oleh  Bapak  A  Boen,  dimana pemasoknya  berasal  dari  Singapura.  Pembelian inventory berdasarkan  pada  jumlah  sisa  stok  dengan  jenis barang  tertentu,  kemudian  merekap inventory yang  perlu  dibeli  dan  pada  akhirnya  melakukan  transaksi pembelian.  Penjualan  barang  yang  dilakukan  UMKM  Koko  Tua  adalah  bersifat  tunai.  Proses  penjualan terjadi berlangsung ketika konsumen mengunjungi UMKM untuk belanja atau servis jam tangan, kemudian setelah konsumen memilih barang yang ingin dibeli maupun part yang perlu diservis atau diganti, kemudian pihak UMKM Koko Tua akan memberitahui kepada konsumen mengenai total biaya yang dibelanja. Setelah transaksi  penjualan  berhasil,  pihak  UMKM  Koko  Tua  melakukan  pencatatan  penjualan  dengan menggunakan buku tulis.
Perkembangan  teknologi  yang  semakin  pesat  pada  zaman  sekarang  ini  dan  didukung  oleh perlengkapan yang memadai, kini telah banyak pelaku usaha yang memanfaatkan teknologi sistem informasi untuk mempermudah pekerjaan mereka serta menggerakkan usaha mereka. Dengan adanya teknologi sistem informasi, para pelaku usaha tentu saja memperoleh kemudahan dalam mengembangkan layanan informasi. Pelaku usaha dapat memanfaatkan sistem informasi untuk melakukan kontrol dan evaluasi proses bisnis dan dapat  memonitor  pelaporan  usaha  yang  efektif  dan  efisien.  Semakin  rumitnya  informasi  suatu  usaha  akan memerlukan  suatu  solusi  yang  sistematis  dan  terorganisir  agar  penyajian  informasi  dapat  disajikan  secara cepat,  akurat,  dan  mudah  dipahami  (Prabowo  dan  Wiguna,  2021;  Aini et  al .,  2019;  Cahyono  dan  Effendi, 2017).
Inventory atau  persediaan  merupakan  aset  berwujud  yang  sangat  penting  bagi  perusahaan  dalam menjalankan  bisnis  (Dzikrillah et  al .,  2017).  Manajemen  inventaris  yang  efektif  dapat  menghasilkan pendapatan  dan  keuntungan  yang  lebih  tinggi  (Alam et  al .,  2023).  Aplikasi  sistem  informaasi inventory bermanfaat untuk perusahaan dalam menjalankan usahanya (Baramuli dan Pangemanan, 2015). Pemanfaatan sistem informasi inventory diperlukan untuk meminimalisir masalah-masalah yang tidak diharapkan seperti error, kecurangan, dan lain lain. Dalam dunia bisnis, inventory merupakan masalah yang sangat rentan yang dikarenakan inventory berperan penting dalam berjalannya prosedur usaha (Razaluddin dan Evayani, 2019). UMKM mempunyai peranan penting baik di negara berkembang maupun maju karena memberikan kontribusi  yang  signifikan  terhadap  perekonomian  nasional  (Zaelani,  2019).  UMKM  di  Indonesia  juga berperan  penting  dalam  menggerakkan  perekonomian  Indonesia  sehingga  UMKM  perlu  ditegapkan  dan ditingkatkan  (Mutmainnah  dan  Mulyono,  2018).  Literasi  teknologi  dan  sistem  informasi  akan  berdampak baik  terhadap  kinerja  UMKM  dan  berpengaruh  pada  pengembangan  kinerja  secara  menyeluruh  serta pengendalian  pada  proses  bisnis  yang  efektif  (Imbayani  dan  Endiana,  2016).  Salah  satu  UMKM  di  Kota Batam  yang  masih  belum  memanfaatkan  teknologi  dan  sistem  informasi  dalam  menjalankan  usaha  yakni UMKM  Koko  Tua.  Padahal,  pemanfaatan  sistem  informasi  akan  mempermudah  pelaku  usaha  dalam manajemen informasi dan merekam keakuratan informasi (Setiadi dan Setiawan, 2016). Kemudian daripada itu, jika suatu perusahaan menjalankan sistem manual juga menyebabkan timbulnya berbagai masalah, antara lain pencatatan barang wajib dijalankan satu per satu, lamanya pembuatan suatu laporan, dan mengawasi sisa stok barang menjadi sulit. Penggunaan sistem manual bisa memperhambat pelaku usaha dalam menjalankan proses  bisnis.  Salah  satu  masalah  yang  paling  mendesak  yang  timbul  pada perusahaan  mengenai inventory yang  diakibatkan  oleh  tidak  tersedianya  sistem  otomatis  yaitu  barang  yang  menghilang  tanpa  adanya informasi  yang  nyata.  Pencatatan  dengan  teknik  manual  juga  dapat  mengakibatkan  kelalaian  dalam perekaman stok barang seperti ketinggalan pencatatan transaksi ke dalam buku penjualan. Hal tersebut akan berdampak pada keakuratan informasi dalam mengetahui jumlah stok inventory barang dari berbagai macam barang yang tersedia (Razaluddin dan Evayani, 2019).
Berdasarkan  latar  belakang  tersebut,  kegiatan  ini  bertujuan  untuk  merancang  sistem  pencatatan pembelian, penjualan, dan inventory yang akurat, sederhana, dan mudah digunakan dalam mencatat transaksi UMKM  Koko  Tua  dalam  kegiatan  operasional  hariannya.  Sistem  pencatatan  yang  diterapkan  diharapkan mampu  menunjang  proses  perekaman  transaksi  dan  penyusunan  laporan  transaksi  serta  sebagai warning system dalam kontrol ketersediaan inventory toko.

## II. MASALAH
Selama usaha ini telah berdiri 4 tahun, saat ini Koko Tua mencatat penjualan mereka masih dengan teknik manual yakni dengan buku tulis dan tidak adanya pencatatan persediaan barang atau inventory . Hal ini
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053
seringkali  membuat  pihak  Koko  Tua  mengalami  hambatan  atau  kebingungan  dalam  mencatat  penjualan mereka dan tidak dapat mengetahui secara jelas sisa stok barang yang sebenarnya. Hal tersebut dikarenakan pencatatan  penjualan  masih  dikerjakan  secara  manual  sehingga  menjadi  tidak  efektif  dan  tidak  terstruktur. Ini  juga  akan  mempersulit  pihak  UMKM  pada  saat  pembelian inventory ,  karena  tidak  adanya  laporan inventory untuk  mengetahui  secara  jelas  seberapa  banyak  sisa  stok  barang  tertentu  untuk  melakukan pembelian inventory yang diperlukan. Sehingga pada setiap pembelian inventory , pihak Koko Tua hanya bisa mengecek stok dengan cara melihat sekilas jenis barang apa saja yang perlu dibeli. Jika hal tersebut masih tidak  ditangani,  tentu  saja  ini  akan  membuat  laporan  penjualan  dan inventory menjadi  tidak  terkendali dengan baik.
Untuk  membantu  pemilik  usaha  Koko  Tua  dalam  menyelesaikan  masalah  tersebut,  maka  solusi dari  pelaksanaan  kegiatan  ini  adalah  dengan  merancang  sistem  pencatatan  pembelian,  penjualan,  dan inventory dengan  menggunakan  aplikasi Microsoft  Access  365 .  Metode  yang  digunakan  dalam  mencatat inventory yakni metode perpetual. Metode perpetual ialah salah satu teknik pencatatan stok barang dimana arus masuk dan keluar inventory direkam secara jelas dengan informasi yang sering diperbarui (Muchtar dan Darusalam, 2022). Metode ini merekam berbagai hal mengenai pembelian barang dan pengeluaran barang, penjualan barang dan pengeluaran barang, dan total barang yang tersedia dalam inventory . Seluruh kegiatan pada  sistem  akan  direkam  pada  saat  transaksi  berlangsung,  seluruh  masuk  dan  keluarnya  barang  akan terdokumentasi  dengan  baik,  sehingga  pihak  UMKM  tidak  harus  mengadakan  pengecekan  fisik  secara manual  untuk  mengetahui  total  sisa  barang  yang  sebenarnya,  sebab  total  barang  sudah  dapat  diketahui dengan  mudah  pada  sistem.  Dengan  tersedianya  sistem  informasi  yang  diciptakan,  diharapkan  dapat membantu  pihak  UMKM  Koko  Tua  dalam  mengelola  informasi  atau  laporan  mereka  secara  efektif  dan terstruktur. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertartik untuk melakukan pengabdian masyarakat di Koko Tua dengan judul “Perancangan Sistem Pencatatan Inventory dan Penjualan Berbasis Microsoft Access pada UMKM Koko Tua” .
Gambar 1. Lokasi UMKM Koko Tua
III. METODE
Teknik yang dimanfaatkan dalam mengumpulkan data tentang prosedur operasional UMKM Koko Tua untuk memenuhi keperluan proses perancangan sistem pencatatan, antara lain:

## 1. Wawancara
Wawancara  merupakan  suatu  pembicaraan  dengan  maksud  tertentu  yang  melibatkan  dua  pihak  atau lebih. Pihak yang terlibat dalam wawancara antara lain pewawancara ( interview) yang mengungkapkan pertanyaan    dan  narasumber  akan  memberikan  jawaban  atas  pertanyaan  yang  telah  diungkapkan  oleh pewawancara  (Moleong,  2000).  Dalam  wawancara  ini,  penulis  berperan  sebagai  pihak  pewawancara dan  pemilik  UMKM  Koko  Tua  sebagai  narasumber.  Penulis  melakukan  pertanyaan  kepada  pemilik UMKM  Koko  Tua  untuk  mengetahui  informasi  tentang  latar  belakang  prosedur  operasional  UMKM, persepsi  pemilik  UMKM  terkait  pemanfaatan  teknologi  dalam  mencatat  penjualan  serta  berbagai informasi lainnya mengenai aktivitas operasional UMKM Koko Tua.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053

## 2. Observasi
Observasi  yakni  sebuah  aktivitas  yang  memanfaatkan  penglihatan  maupun  pendengaran  untuk mendapatkan  informasi  yang  dibutuhkan  dalam  rangka  menjawab  masalah  penelitian.  Observasi memiliki  tujuan  untuk  mendapatkan  kisah  rill  sebuah  kejadian  untuk  merespon  masalah  penelitian (Rahardjo,  2011).  Penulis  melakukan  observasi  untuk  mengamati  kegiatan  yang  sedang  dijalankan langsung pada UMKM Koko Tua, seperti kegiatan utama yang dijalankan, proses pencatatan penjualan, kendala yang sedang dialami, kemudian penulis melakukan pendataan mengenai hasil dari observasi.

## 3. Dokumentasi
Menurut Rahardjo (2011), selain informasi didapatkan lewat wawancara dan observasi, informasi juga dapat  diterima  melalui  dokumentasi  yang  memuat  fakta  yang  terarsip  dalam  bentuk  catatan  harian, surat,  foto,  dan  lain  sebagainya.  Penulis  mengumpulkan  dokumentasi  dari  pemilik  UMKM  Koko  Tua seperti  catatan  harian  yang  bermanfaat  untuk  penulis  dalam  rangka  merancang  sistem  pencatatan pembelian, penjualan, dan inventory untuk digunakan oleh pihak UMKM Koko Tua.
Berlandas  pada  hasil  wawancara,  observasi,  dan  dokumentasi  yang  telah  dijalankan,  diketahui  bahwa UMKM Koko Tua membutuhkan suatu sistem pencatatan pembelian, penjualan, dan inventory yang akurat, sederhana,  dan  mudah  digunakan  dalam  mencatat  transaksi  UMKM  Koko  Tua  pada  sehari-hari.  Penulis memiliki  sebuah  rencana  untuk  merancang  suatu  sistem  dengan  memanfaatkan  aplikasi Microsoft  Access 365 yang  sesuai  dengan  kebutuhan  UMKM  Koko  Tua.  Gambaran  tahapan  proses  perancangan  sistem pencatatan yang akan dibuat adalah sebagai berikut:
1. Tables
Proses  perancangan tables dimulai  dengan  membuat  tabel  barang,  tabel  beli  barang,  dan  tabel  jual barang.
2. Relationship
Proses  penyusunan relationship dengan  membikin  hubungan  antara  dua  tabel  atau  lebih  agar komponen-komponen  di  bagian tables dapat  saling  berkorelasi,  sehingga  tidak  wajib  untuk  input  dua kali.
3. Forms
Proses  penciptaan forms bisa  dilakukan  setelah  seluruh tables telah  disusun. Forms memiliki  fungsi untuk  memudahkan  pengguna  dalam  mengelola  proses  menginput,  menampilkan,  memperbarui,  dan menyimpan  data  pada tables. Forms yang  dirancang  adalah form pembelian  barang, form penjualan barang, dan form input barang baru.
4. Queries
Proses  perancangan queries dapat  dimulai  ketika  seluruh tables telah  selesai  dirancang.  Tujuan  dari menghasilkan  sebuah queries adalah  untuk  mengelola tables sesuai  dengan  keperluan  seperti mengelompokkan data dari beberapa tables , menginput rumus yang diperlukan, sehingga pada akhirnya menciptakan  laporan  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  UMKM.  Adapun queries yang  dirancang  antara lain query beli, query jual, dan query stock .
5. Reports
Proses  terakhir  dalam  merancang  sistem  pencatatan  pembelian,  penjualan,  dan inventory yakni perancangan reports, dimana reports ini  pada  akhirnya  mempresentasikan  hasil  penyusunan  data  dari tables dan queries .  Adapun reports yang  diciptakan  antara  lain  laporan  pembelian  barang,  laporan penjualan barang, dan laporan stock .
Dalam  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini,  terdapat  beberapa tahapan  yang  harus  dilalui penulis  yang  mencakup  tahap  persiapan,  pelaksanaan,  penilaian,  dan  pelaporan.  Berikut  merupakan penjelasan dari setiap tahapan dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat ini.
1. Tahap Persiapan
Tahap  persiapan  diawali  dengan  menentukan  lokasi  untuk  menjalankan  kegiatan  pengabdian masyarakat.  Lokasi  yang  menjadi  mitra  pelaksanaan  kegiatan  ini  setelah  mendapat  persetujuan  dari dosen pembimbing pengabdian masyarakat yakni  UMKM Koko Tua yang berada di SUPER MURAH 8000,  Jl.  Letjen  Suprapto,  Cemara  Asri  Blok  BB8  No.  16-21,  Kel.  Tembesi,  Kec.  Sagulung,  Kota
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053
Batam,  Kepulauan  Riau.  Penulis  melakukan  pengajuan  surat  izin  kunjungan  pengabdian  masyarakat kepada  BAAK  untuk  menyerahkan  surat  tersebut  kepada  pemilik  UMKM Koko  Tua  yang  bermaksud untuk  meminta  izin  kepada  pemilik  UMKM  agar  dapat  menerima  penulis  untuk  melakukan  kegiatan pengabdian  masyarakat  di  lokasi.  Setelah  pemilik  UMKM  Koko  Tua  memberi  perizinan,  penulis mengirimkan  halaman  persetujuan  mitra  untuk  melakukan  penandatanganan,  sekaligus  melakukan wawancara  langsung  dengan  pihak  UMKM  Koko  Tua  mengenai  prosedur  operasional  usaha,  dan informasi relavan lainnya.
Penerapan  wawancara  ditujukan  untuk  mengetahui  kendala  usaha  dalam  aktivitas  pencatatannya. Penulis mendapat perizinan dari UMKM Koko Tua untuk mengetahui gambaran dasar atas sistem yang dijalankan saat ini, dan sistem yang dibutuhkan untuk kedepannya. Setelah penulis melakukan analisis terhadap proses pencatatan UMKM, pada akhirnya penulis menetapkan topik yang cocok dan memberi solusi atas kendala yang telah diungkapkan oleh pihak UMKM Koko Tua. Topik yang telah ditetapkan diajukan  kepada  program  studi  manajemen  dan  dosen  pembimbing  pengabdian  masyarakat  dalam bentuk proposal pengabdian masyarakat.
2. Tahap Pelaksanaan
Proposal pengabdian masyarakat yang telah disetujui oleh program studi dan dosen pembimbing, maka penulis lanjut melakukan survei lagi ke lapangan lokasi pengabdian masyarakat. Pada tahap pelaksanaan ini meliputi aktivitas wawancara dan observasi yang dilaksanakan pada setiap kunjungan yang bertujuan untuk  mendapatkan  informasi  yang  terbaru  dan  ulasan  dari  pihak  UMKM  dalam  rangka  mendukung perancangan luaran kegiatan sesuai harapan dan kebutuhan UMKM.
Apabila  perancangan  sistem  pencatatan  sudah  menjelang  selesai,  maka  penulis  akan  melakukan eksperimen sistem tersebut dengan cara memasukkan beberapa data transaksi UMKM terdahulu untuk mengetahui  apakah  sistem  berjalan  dan  berfungsi  dengan  baik.  Jika  dalam  eksperimen  tersebut menemukan  adanya  kesalahan,  maka  penulis  akan  segera  perbaiki  kesalahan  yang  muncul,  kemudian setelah sistem telah dibuktikan  mampu berkerja dengan baik, maka diteruskan dengan  malanjutkan ke tahap awal untuk mengimplementasikan sistem.
3. Tahap Penilaian dan Pelaporan
Tahap  penilaian  yakni  proses  dimana  dosen  pembimbing  mendatangi  lokasi  pengabdian  masyarakat. Tujuan  dari  kunjungan  yaitu  untuk  memastikan  bahwa  sistem  yang  telah  diimplementasikan  pada UMKM  Koko  Tua  dan  adanya  manfaat  untuk  pihak  UMKM  Koko  Tua,  kemudian  memberikan penilaian kepada penulis atas luaran kegiatan yang diciptakan dalam mata kuliah Kerja Praktek.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Perancangan Luaran Kegiatan
Proses perancangan sistem pencatatan pembelian, penjualan, dan inventory membutuhkan waktu sekitar 3  minggu,  dikarenakan  perlunya  penginputan  data  barang  yang  beragam  jenis.  Penulis  menciptakan sistem transaksi  yang  paling  sederhana  dan  mudah  digunakan  oleh  pihak  UMKM  yang  sesuai  dengan  keperluan UMKM.  Setelah  sistem  telah  selesai  dirancang,  segala  transaksi  yang  terjadi  pada  UMKM  akan memanfaatkan  menu forms untuk  mendata  seluruh  transaksi,  baik  itu  pembelian  persediaan,  penjualan barang,  maupun  penginputan  barang  baru  yang  belum  pernah  tercatat  dalam  sistem  UMKM.  Kemudian menu reports digunakan  untuk  melihat  laporan  mengenai  pembelian  barang,  penjualan  barang,  dan inventory .  Berikut  merupakan  deskripsi  jelas  tentang  perancangan  sistem  yang  akan  digunakan  untuk transaksi oleh UMKM Koko Tua.
1. Forms Transaksi
a) Form Input Barang Baru
Form ini  berfungsi  untuk  ketika  UMKM  memasok  barang  baru  yang  belum  pernah  tercatat  dalam sistem pencatatan ini untuk diinput kedalam sistem. Adapun data-data yang perlu diisi dalam form input barang ini meliputi kode barang, nama barang, satuan barang, harga  modal, dan harga jual. Kemudian juga  tersedianya  beberapa  tombol  seperti  simpan  data,  hapus  data,  keluar form ,  serta  melihat form sebelumnya  dan  berikutnya.  Bentuk  dari form input  barang  baru  dapat  dilihat  pada  gambar  2  dan gambar 3.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053
Gambar 2. Form Input Barang Baru Sebelum
Gambar 3. Form Input Barang Baru Sesudah

## b) Form Transaksi Pembelian Barang
Ketika  UMKM  Koko  Tua  ingin  melakukan  pembelian  persediaan  barang,  maka form yang  harus dipakai yakni form transaksi pembelian barang. Pada saat mengisi form ini, informasi yang perlu diisi berupa tanggal pembelian dan keterangan jika pengguna ingin mencatat barang tertentu membeli dengan pemasok yang mana satu. Lalu pada bagian bawah terdapat suatu tabel, dimana tabel ini berfungsi untuk pengguna  untuk  memilih jenis  barang  yang  ingin  dibeli  untuk  persediaan  melalui  kolom  kode  barang, setelah itu akan muncul nama barang yang akan dibeli dengan satuan barang dan harga beli, kemudian pengguna  mengisi  jumlah  barang  yang  dibeli  pada  bagian  kolom  Qty.  Setelah  pengguna  memastikan jenis barang dan jumlah yang ingin dibeli telah benar, maka pengguna langsung menekan tombol enter pada  keyboard  setelah  itu  data  pembelian  tersebut  tersimpan  dan  kode  jual  akan  diberi  penomoran secara  otomatis  dan  khusus  per  transaksi.  Histori  transaksi  dapat  dilihat  pada  laporan  yang  telah dirancang. Form transaksi  pembelian  barang  ini  terdapat  beberapa  tombol  antara  lain  transaksi  baru untuk menampilkan form baru, hapus data, keluar form , serta melihat form sebelumnya dan berikutnya. Bentuk dari form transaksi pembelian barang dapat dilihat pada gambar 4 dan gambar 5.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053
Gambar 4. Form Transaksi Pembelian Barang Sebelum
Gambar 5. Form Transaksi Pembelian Barang Sesudah

## c) Form Transaksi Penjualan Barang
Form ini  digunakan  ketika  terjadinya  transaksi  pembelian  barang  oleh  konsumen,  sehingga  untuk mencatat data penjualan pihak UMKM perlu menggunakan form transaksi penjualan barang ini. Data- data  yang  harus  diisi  dalam form transaksi  penjualan  barang  berupa  tanggal  transaksi  dan  keterangan jika  pengguna  merasa  perlu  diberi  keterangan  atau  informasi  tertentu.  Kemudian  pada  bagian  bawah terdapat  sebuah  tabel,  pengguna  dapat  memilih  jenis  barang  yang  telah  dibeli  oleh  konsumen  melalui kolom kode barang, setelah mengklik kode barang maka akan muncul nama barang yang dijual beserta satuan  barang  dan  harga  jual,  kemudian  pengguna  mengisi  jumlah  barang  yang  dijual  pada  bagian kolom  Qty,  begitu  juga  seterusnya  jika  konsumen  belanja  diatas  1  jenis  barang.  Setelah  penjual memastikan barang yang dibelanja oleh konsumen telah benar, maka pengguna tinggal menekan tombol enter  pada  keyboard  kemudian  data  penjualan  tersebut  akan  tersimpan  dan  kode  jual  akan  diberi penomoran  secara  otomatis  dan  khusus per  transaksi. Histori  transaksi juga  dapat  dilihat  pada  laporan yang telah dirancang. Jumlah sisa stok barang akan dihitung secara otomatis yang bersesuaian dengan transaksi  pembelian  barang  dan  penjualan  barang  yang  terjadi  berlangsung. Form transaksi  penjualan barang  ini  juga  terdapat  beberapa  tombol  antara  lain  transaksi  baru  untuk  menampilkan form baru, hapus  data,  keluar form ,  serta  melihat form sebelumnya  dan  berikutnya.  Bentuk  dari form transaksi penjualan barang dapat dilihat pada gambar 6 dan gambar 7.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053
Gambar 6. Form Transaksi Penjualan Barang Sebelum
Gambar 7. Form Transaksi Penjualan Barang Sesudah

## 2. Laporan Transaksi
1. Laporan Pembelian Barang
Laporan pembelian barang menunjukkan hasil pembelian inventory yang dilakukan oleh UMKM Koko Tua.  Laporan  ini  menampilkan  sejumlah  pembelian  berdasarkan  kode  transaksi  tertentu,  sehingga pengguna  bisa  melihat  per  transaksi  pembelian inventory berdasarkan  pada  kode  transaksi.  Berikut merupakan  hasil  laporan  pembelian  barang  di  UMKM  Koko  Tua  selama  1  bulan  terakhir  yang  dapat dilihat pada gambar 8.
Gambar 8. Laporan Pembelian Barang
2. Laporan Penjualan Barang
Laporan penjualan barang mempresentasikan hasil transaksi penjualan yang terjadi pada UMKM Koko Tua  sehari-hari.  Pengguna  dapat  melihat  informasi  transaksi  penjualan  sehari-hari  melalui  laporan  ini berdasarkan kode transaksi tertentu per konsumen. Hasil laporan penjualan barang di UMKM Koko Tua 1 bulan terakhir yang dapat dilihat pada gambar 9.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053
Gambar 9. Laporan Penjualan Barang

## 3. Laporan Stok
Laporan  stok  memperlihatkan  sisa  persediaan  pada  setiap  transaksi  pembelian  maupun  penjualan, dikarenakan pencatatan inventory ini berdasarkan pada teori metode perpetual, sehingga arus masuk dan keluar inventory direkam  secara  jelas  dengan  informasi  yang  sering  diperbarui.  Pengguna  dapat memanfaatkan  laporan  ini  untuk  mengecek  stok  ketika  keperluan  dari  konsumen  maupun  ingin mengetahui  sisa  stok  barang  tertentu.  Penampilan  laporan  stok  UMKM  Koko  Tua  disajikan  pada gambar 10.
Gambar 10. Laporan Stok Barang

## Proses Implementasi Luaran
Proses  implementasi  luaran  kegiatan  dilaksanakan  secara  teratur  dengan  harapan  agar  dapat memperoleh  keefektifan  dalam  menggunakan  sistem  ini  semaksimal  mungkin.  Implementasi  ini  terbagi menjadi tiga tahap yang akan dijelaskan pada pembahasan berikut.
1. Implementasi Tahap Pertama
Penulis melakukan implementasi tahap pertama pada tanggal 25 September 2023 dengan mengunjungi UMKM  Koko  Tua  untuk  menempatkan  sistem  pada  lokasi  usaha.  Pada  tahap  pertama  ini  diawali  dengan menguraikan  teknik  atau  cara  penggunaan  sistem  secara  umum.  Penulis  menjelaskan  bagian-bagian  yang digunakan untuk melakukan transaksi yaitu hanya forms , kemudian untuk menampilkan laporan pembelian, laporan penjualan, dan laporan stok terdapat pada menu reports . Target dari implementasi tahap pertama ini adalah untuk menjelaskan dan memberikan pelatihan kepada pihak UMKM Koko Tua agar dapat mengakses sistem  transaksi  dengan  baik  dan  lancar,  sehingga  pada  saat  pihak  UMKM  Koko  Tua  dalam  praktek menjalankan  sistem  terdapat  kendala,  penulis  dapat  langsung  membantunya  dan  menjelaskan  solusi  atas kendala yang dialami.
Pelatihan  sistem  yang  dilakukan  pada  tahap  pertama  ini  yakni  pengisian  transaksi forms input  barang baru, form pembelian barang, dan form penjualan barang. Penulis memantau pengguna dalam mengisi ketiga
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053
forms ini,  untuk  memastikan  bahwa  pengguna  sudah  mulai  memahami  tata  cara  penggunaan  sistem. Dokumentasi mengenai implementasi tahap pertama dapat dilihat pada gambar 11.
Gambar 11. Implementasi Tahap Pertama
2. Implementasi Tahap Kedua
Implementasi tahap kedua dilaksanakan pada tanggal 01 Oktober 2023. Pada tahap ini memiliki tujuan untuk  menyajikan  pelatihan  mengenai  menghasilkan  laporan  transaksi.  Target  yang  perlu  dicapai  dalam pelatihan  ini  yakni  pengguna  mampu  memahami  cara  kerja  sistem  sehingga  pada  akhirnya  dapat menghasilkan  suatu  laporan  transaksi.  Laporan  transaksi  pembelian  barang  dapat  tercipta  ketika  pengguna melakukan  pembelian inventory melalui form pembelian  barang.  Kemudian  laporan  transaksi  penjualan barang  dapat  dihasilkan  pada  saat  pengguna  melakukan  penjualan  barang  melalui form penjualan  barang sehingga  pada  akhirnya  segala  transaksi  penjualan  akan  dapat  diketahui  melalui  laporan  ini.  Terakhir, laporan stok inventory dapat dihasilkan ketika UMKM telah melakukan transaksi pembelian dan penjualan melalui  menu form ,  sehingga  sisa  stok  barang  terakhir  dapat  diketahui  melalui  laporan  ini.  Sistem  ini kemudian  diserahkan  kepada  UMKM  dengan  jangka  waktu  1  minggu  untuk  melakukan  penginputan transaksi penjualan. Kegiatan implementasi tahap kedua dapat dilihat pada gambar 12.

## Gambar 12. Implementasi Tahap Kedua
3. Implementasi Tahap Ketiga
Implementasi tahap ketiga dijalankan pada tanggal 08 Oktober 2023. Dalam implementasi terakhir ini, penulis  melakukan  finalisasi  kegiatan  implementasi  ini  dengan  memastikan  bahwa  pengguna  telah  mempu menjalankan  sistem  pencatatan  dengan  lancar  dan  tidak  ada  kendala  yang  muncul  pada  saat  penggunaan sistem. Setelah penulis memastikan sistem dapat dijalankan dengan benar, maka penulis langsung melakukan penyerahan sistem kepada UMKM Koko Tua pada saat itu.
Penulis memohon kepada pengguna untuk meneruskan pencatatan transaksi untuk memonitor hasil dari transaksi  yang  telah  dilakukan.  Penulis  juga  meminta  kepada  pengguna  untuk  mendeskripsikan  kembali secara  ringkas  mengenai  tata  cara  penggunaan  sistem  dari  tahap  awal  sampai  tahap  terakhir  terciptanya laporan transaksi. Aktivitas implementasi tahap ketiga dapat dilihat pada gambar 13.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053
Gambar 13. Implementasi Tahap Ketiga

## Kondisi Setelah Implementasi
Seperti  yang  telah  diketahui  permasalahan  pada  UMKM  Koko  Tua  sebelumnya  yaitu  pencatatan transaksi  masih  menggunakan  cara  manual  dan  tidak  adanya  pencatatan inventory .  Saat  ini  kondisi  setelah implementasi  sistem  hasil  rancangan  dari  penulis  untuk  UMKM  Koko  Tua  telah  berbeda  dengan  kondisi sebelumnya.  Sistem  pencatatan  ini  telah  memberikan  kontribusi  yang  lumayan  signifikan  untuk  UMKM Koko  Tua  karena  terbukti  memberikan  kemudahan  dalam  mendata  transaksi  dan  mencari  data  histori transaksi. Berikut merupakan beberapa perubahan yang terjadi setelah proses implementasi.
1. Pihak  UMKM  tidak  perlu  lagi  mencatat  transaksi  melalui  buku  tulis  melainkan  melalui  sistem pencatatan transaksinya, upaya ini telah membantu UMKM menghemat waktu yang cukup signifikan.
2. UMKM  Koko  Tua  mendapatkan  informasi  yang  jelas  dan  mudah  dipahami  mengenai  data  histori pembelian dan penjualan, serta sisa stok barang tertentu.
3. Laporan  stok  memungkinkan  pengguna  untuk  memantau  sisa  stok  barang,  sehingga  pengguna  dapat mengetahui atau memperkirakan kapan suatu persediaan perlu dibeli.
Berikut  merupakan  uraian  dari  pemilik  UMKM  Koko  Tua  setelah  memanfaatkan  sistem  untuk pencatatan transaksi usahanya sehari-hari.
“Semenjak  kami  menggunakan  sistem  untuk  pencatatan  transaksi,  kini  sangat  mempermudah  kami  dalam mengetahui stok secara jelas dan cepat, seperti kemarin ada konsumen yang ingin mencari jam tangan DW, saya tidak perlu lagi mencari stok dengan melihat satu per satu, sekarang semua telah beralih memanfaatkan sistem” ujar Bapak A Boen (Pemilik UMKM Koko Tua).
Berdasarkan  uraian  dari  pemilik  UMKM  Koko  Tua  diatas,  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  kegiatan pengabdian  masyarakat  ini  yang  merancang  sistem  pencatatan  pembelian,  penjualan,  dan inventory telah mencapai  kesuksesan.  Hal  ini  dikarenakan  berlandas  pada  kriteria  sukses  pelaksanaan  kegiatan  ini  yakni mampu  merancang  sebuah  sistem  pencatatan  pembelian,  penjualan,  dan inventory hingga  dapat diimplementasikan  pada  Koko  Tua  yang  dapat  dimanfaatkan  sebagai  acuan  dalam  menjalani  kegiatan usahanya terutama dalam mencatat pembelian, penjualan barang serta inventory .

## V. KESIMPULAN
Setelah  menjalankan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  selama  3  bulan,  dapat  disimpulkan  bahwa kegiatan  ini  dilaksanakan  dengan  lancar  sesuai  dengan  tujuan  kegiatan  ini.  Dimana  penulis  telah  berhasil merancang sebuah sistem pencatatan transaksi yang akurat, sederhana, dan mudah digunakan dalam kegiatan operasional  hariannya  UMKM  Koko  Tua.  Sistem  pencatatan  yang  diterapkan  telah  mampu  menunjang proses  perekaman  transaksi  dan  penyusunan  laporan  transaksi  serta  sebagai warning  system dalam  kontrol ketersediaan inventory toko.  Dengan  pemanfaatan  sistem  ini,  pihak  UMKM  Koko  Tua  telah  memperoleh kemudahan  dalam  mencatat  transaksi  mereka  sehari-hari  yang  telah  dijelaskan  pada  poin  hasil  dan pembahasan.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                              e-ISSN : 2745 4053 Vol. 4 No 4, 2023 |pp: 4323-4334 | DOI : http://doi.org/10.55338/jpkmn.v4i4. 2053
Saran  yang  dapat  penulis  berikan  untuk  kedepannya  adalah  mengembangkan  sistem inventory dengan membuat  kode  khusus  atau QR  code untuk  penyimpanan  barang-barang  di  tempat  tertentu.  Pelaksana kegiatan  kedepannya  juga  dapat  menambahkan  pencatatan  laporan  keuangan  seperti  laporan  laba  rugi, laporan arus kas, laporan neraca serta kebutuhan lainnya yang diperlukan oleh UMKM Koko Tua. Tentu saja segala pengembangan akan berdasarkan dengan kebutuhan atau keperluan dari pihak UMKM Koko Tua.

## DAFTAR PUSTAKA
Aini,  N.,  Wicaksono,  S.  A.,  &  Arwani,  I.  (2019).  Pembangunan  Sistem  Informasi  Perpustakaan  Berbasis  Web menggunakan  Metode  Rapid  Application  Development  (RAD)(Studi  pada:  SMK  Negeri  11  Malang). Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi Dan Ilmu Komputer , 3 (9), 8647–8655.
Alam, M. K., Thakur, O. A., & Islam, F. T. (2023). Inventory Management Systems of Small and Medium Enterprises in  Bangladesh. Rajagiri  Management  Journal , ahead - of - p (ahead-of-print).  https://doi.org/10.1108/RAMJ-09- 2022-0145 Baramuli, F., & Pangemanan, S. S. (2015). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada Yamaha Bima Motor Toli-Toli. Jurnal EMBA: Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis Dan Akuntansi , 3 (3). https://doi.org/10.35794/emba.3.3.2015.9310 Dzikrillah, N., Purba, H. H., Suwazan, D., & Wahjoedi, N. (2017). Pengendalian Persediaan Melalui Penentuan Produk Strategi. Jurnal Teknik Industri , 11 (3), 161. https://doi.org/10.14710/jati.11.3.161-166
Imbayani,  I.  G.  A.,  &  Endiana,  I.  D.  M.  (2016).  Pengaruh  Pemahaman  dan  Penerapan  Sistem  Informasi  Terhadap Kinerja UMKM Pengrajin Genteng di Kabupaten Tabanan. Jurnal Ilmu Manajemen (JUIMA) , 6 (1). Moleong, L. J. (2000). Metodologi Penelitian Kualitatif. XI. Bandung: PT Remaja Rosdakarya .
Muchtar,  F.  S.  P.,  &  Darusalam,  U.  (2022).  Penerapan  Metode  Pencatatan  Perpetual  Pada  Sistem  Informasi  Kasir Penjualan dan Pencatatan Barang. Jurnal Media Informatika Budidarma , 6 (1), 588. https://doi.org/10.30865/mib.v6i1.3518
Mutmainnah,  M.,  &  Mulyono,  H.  (2018).  Analisis  Dan  Perancangan  Sistem  Informasi  Promosi  UMKM  PADA Diskoperindag Kabupaten Batang Hari. Jurnal Manajemen Sistem Informasi , 3 (2), 1071–1082.
Prabowo, W. A., & Wiguna, C. (2021). Sistem Informasi UMKM Bengkel berbasis Web Menggunakan Metode Scrum. Jurnal Media Informatika Budidarma , 5 (1), 149–156. https://doi.org/10.30865/mib.v5i1.2604
Rahardjo, M. (2011). Metode Pengumpulan Data Penelitian Kualitatif .
Razaluddin,  M.,  &  Evayani,  E.  (2019).  Perancangan  Sistem  Informasi  Persediaan  Barang  Menggunakan  Microsoft Access. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Ekonomi Akuntansi , 4 (2), 325–333.
https://doi.org/10.24815/jimeka.v4i2.12261
Setiadi,  N.,  &  Setiawan,  R.  (2016).  Pengembangan  Aplikasi  Penjualan  Sparepart  di  Bengkel  Anugrah  Jaya  Motor Berbasis Desktop. Jurnal Algoritma , 13 (2), 399–406. https://doi.org/10.33364/algoritma/v.13-2.399 Zaelani,  I.  R.  (2019).  Peningkatan  Daya  Saing  UMKM  Indonesia:  Tantangan  dan  Peluang  Pengembangan  IPTEK.
Jurnal Transborders , 3 (1), 15.