Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  1981-1986

## Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa Untuk Meningkatkan Pelayanan Publik
1) Karmila Akib, 2) Sapruni 1,2, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sintuwu Maroso
Email Corresponding karmilaakib@yahoo.com 1

## INFORMASI ARTIKEL A B S T R A K
Kata kunci : Arsip Pemerintah Desa Pelayanan Publik
Kegiatan  ini  bertujuan  untuk  peningkatan  pengetahuan,  sikap  dan  keterampilan  aparatur  Pemerintahan  Desa Patiwunga  Kecamatan  Poso  Pesisir  Selatan  Kabupaten  Poso  dalam  melakukan  penataan  pemerintah  desa sehingga  aparat  desa  dalam  melaksanakan  tugas  dan  fungsinya  lebih  efisien  dan  efektif.  Kegiatan  pelatihan  ini bertujuan  untuk  memberikan  pengetahuan  bagi  pemerintah  desa  bagaimana  melalukan  pengelolaan  arsip  yang baik  dan  tertib  serta  mampu  memberikan  pelayanan  publik  yang  lebih  baik  kepada  masyarakat.  Sasaran  dalam kegiatan ini adalah Sekertaris Desa, Kepala Urusan, Kepala Seksi, Kepala Dusun serta para Kepala RT di Desa Patiwunga  Kecamatan  Poso  Pesisir Selatan dengan  metode  pelatihan  pengelolaan arsip pemerintah desa. Hasil pengabdian  ini  menunjukkan  bahwa  letak    arsip  administrasi  Desa  Patiwunga  Kecamatan  Poso  Pesisir  Selatan tidak tertata. Struktur arsip masih beranrtakan atau tidak tertata dengan baik dengan system yang digunakan. Hal ini  disebabkan  ketidaktahuan  apparat  desa  tentang  pencatatan  dan  pentingnya  penyelenggaraan  arsip  serta fasilitas penyimpanan dokumen yang kurang memadai.

## ABSTRACT
Keywords  : Archives
Village Government
Public ervices
This activity aims to increase the knowledge, attitudes and skills of the Patiwunga Village Government apparatus,
Poso Pesisir Selatan District, Poso Regency in structuring village government archives so that village officials in carrying  out  their  duties  and  functions  are  more  effective  and  effective.  This  training  activity  aims  to  provide knowledge  for  the  village  government  in  realizing  the  implementation  of  village  government  properly  and  in  an orderly manner and can provide public services to the community more optimally. The targets in this activity are the  Village  Secretary,  Head  of  Affairs,  Section  Head,  Hamlet  Head  and  RT  Heads  in  Desa  Patiwunga,  Poso Pesisir  Selatan  District  with  a  training  method  for  structuring  village  government  archives.  The  results  of  this service show that the arrangement of administrative archives D esa Patiwunga, Poso Pesisir Selatan District, has not been in order. The arrangement of archives is still messy or not well organized with the system used. This is due to the lack of knowledge of village officials in terms of archives and lack of awareness about the importance of archival arrangements and inadequate archival facilities such as filing cabinets that are still integrated with office stationery and other items.
This is an open access article under the CC–BY-SA license

## I. PENDAHULUAN
Peran pemerintah desa sangat penting, karena pemerintah desalah yang paling utama menyediakan pelayanan  publik  terkecil  yang  berinteraksi  langsung  dengan  penduduk.  merupakan  penyelenggara pelayanan  publik  terkecil  yang  berhubungan  langsung  dengan  masyarakat.  Oleh  karena  itu,  Pemerintah mengeluarkan  Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa yang mengatur rumah tangganya sendiri atau  biasa  yang  kita  kenal  dengan  istilah  otonomi  desa.  Dengan  segala  kewenangan  dan  tanggung  jawab yang  diberikan  maka  pemerintah  desa  wajib  melakukan  kegiatan  penyelenggaraan  pemerintah  desa, pembangunan,  pemberdayaan  masyarakat  serta  pembinaan.  Jika  implementasi  pemerintah  desa    berjalan dengan baik, akan memungkinkan untuk mewujudkan pembangunan dan kesejahteraan masyarakat desa.
Salah  satu  cara  untuk  menjamin  kesejahteraan  masyarakat  desa  adalah  dengan  menyediakan pelayanan  publik  yang  berkualitas  kepada  masyarakat  sebagai  penerima  pelayanan.  Desa  berperan  dalam memenuhi  kebutuhan  dan  meningktakan  kualitas  pelayanan  bagi  masyarakat.    Undang-Undang  Nomor  25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, menyatakan bahwa pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan undang-undang bagi setiap warga  negara  dan  penduduk  atas  barang,  jasa  dan  pelayanan  administrasi  disediakan  oleh  penyelenggara
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  1981-1986
pelayanan publik. Maka pemerintah desa wajib untuk menerapkan sistem penyelenggaraan pelayanan publik sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
Untuk  dapat  melaksanakan  tugas  penyelenggaraan  pelayanan  publik  tersebut  tentunya  harus didukung dengan pengelolaan arsip desa. Mengatur arsip desa sangat penting untuk dilakukan karena arsip- arsip  tersebut  dapat  dengan  mudah  ditemukan  kembali  dan  tentunya  pihak  desa  dapat  menyediakan pelayanan publik yang prima terhadap masyarakat. Penertiban administrasi merupakan hal terpenting dalam tatanan  pemerintahan  karena  dari  penertiban adminsitrasi  pemerintahan  bisa memberikan  pelayanan  publik yang  prima  terhadap  masyarakat,  oleh  karena  itu  urusan  pemerintahan  oleh  pemerintah  desa  dan  badan permusyawaratan  desa  dalam  mengatur  dan  mengurus  kepentingan  masyarakat,  Pemerintahan  desa  harus melaksanakan  dengan  baik  sehingga  mampu  mendukung  pelaksanaan  fungsi  administrasi  pemerintah  desa (Putra et al., 2020). (Alrasyid et al., 2021) mengatakan agar dapat menciptakan pemerintahan desa yang baik, pemerintah  desa  perlu  didukung  oleh  administrasi  desa  yang  benar.  Oleh karena  kegiatan kearsipan  sangat erat  kaitannya  dengan  kegiatan  administrasi,  baik  administrasi  di  lembaga  pemerintah,  swasta  maupun organisasi (Suliyati, 2020) .
Namun  demikian,  dalam  usaha  mewujudkan  pelayanan  publik  yang  baik  desa  mempunyai  banyak masalah.  Salah  satunya  menurut  (Kadafi,  2019),  masalah  penting  dalam  implementasi  pengelolaan  desa, dalam  rangka  mewujudkan  tata  kelola  pemerintah  desa  yang  baik  ( good  governance), adalah  minimnya penataan administrasi pemerintahan desa yang baik dan benar oleh aparatur pemerintah desa. Arsip tercipta seiring  berjalannya   aktivitas  instansi  bersangkutan.  Semakin  besar  instansi  maka  arsip  yang  tercipta  pun semakin  banyak.  Permasalahan  yang  terkait  dengan  penemuan  kembali  arsip  yang  dibutuhkan    semakin kompleks, sehingga membutuhkan pengelolaan arsip yang tepat. Permasalahan  pengelolaan kearsipan tidak hanya   menjadi milik  organisasi  besar  saja, melainkan  juga organisasi  kecil,  misalnya  di  organisasi tingkat pemerintah  desa  yang  memiliki  tanggungjawab  pelayanan  kepada  masyarakat  yang  permintaannya  tidak mengenal waktu atau jam kerja.
Buruknya  pengelolaan  arsip  di  desa  pasti  akan  menjadi  kendala  tertundanya  proses  tersebut.  Oleh karena  itu,  Pemerintah  Desa  juga  perlu  memperhatikan   penataan  arsip  jika  ingin  berhasil  dalam  melayani publik  (Anna).  Layanan  dapat  diberikan  dengan  cepat  apabila  arsip  terorganisir  dengan  baik.  Hal  ini  juga diperparah  dengan  pencatatan  dan  pengisian  buku  administrasi  desa  yang  belum  teratur.  Dalam  bidang pengelolaan  administrasi  desa  belum  tertib  dan  kurang  memadai  yang  dimana  data  penduduk  ataupun laporan tahunan, semua buku register masih sering terlambat dari jadwal yang sudah ditentukan. Bahkan tata cara pengisiannya pun belum sempurna  (Bodo, 2021).
Setiap  pemerintah  desa  harus  dituntut  untuk  memberikan  pelayanan  bagi  kebutuhan  masyarakat, yang  melewati  administrasi  desa  seperti  pembuatan  KTP,  kartu  keluarga,  akte  kelahiran,  akte  kematian, sertifikat  ha  katas  tanah  dan  lain-lain.  Dengan  jumlah  penduduk  yang  relative  besar,  pemerintah  desa berkewajiban untuk memenuhi tugas pengarsipan dokumen dengan cepat dan akurat. Pekerjaan arsip sangat mempengaruhi administrasi suatu proses yang pada akhirnya bermuara pada pelayanan kepada masyarakat.
Menurut  Undang-Undang  Kearsipan  Nomor  43  Tahun  2009,  yang  menyebutkan  kearsipan  adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan  bernegara.  Dari  uraian  diatas  dapat  disimpulkan  bahwa  cakupan kearsipan itu sangat luas.  Jadi  ketika melakukan  urusan desa, perangkat desa harus melakukan pencatatan dan  pengisian  data  serta  informasi  pada  buku  Administrasi  Desa.  Tentu  saja  diperlukan  komitmen  dari semua  perangkat  desa  agar  kegiatan  pencatatan  ini  dapat  terus  konsisten  dilakukan  yang  pada  akhirnya penataan arsip desa dapat dilakukan. Jika arsip desa tertata dengan baik maka pelaksanaan  pelayanan publik dapat dilakukan dengan lebih baik.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  1981-1986
Namun  pada  kenyataannya,  permasalahan  yang  dihadapi  sebagian  besar  desa  di  Indonesia  adalah salah satunya pengelolaan arsip desa yang masih belum optimal. Selain itu juga pemahaman dan penguasaan manajemen  dan  pengorganisasian  kearsipan  dari  para  perangkat  desa  dan  pegawai  di  kantor  desa  belum memadai, sehingga produktivitas dan kinerja para perangkat desa dan pegawai di kantor desa tidak optimal (Suliyati,  2020).  Melihat  situasi  probematis  ini,  masalah  yang  dihadapi  perangkat  desa  pada  umumnya terletak  pada  keterbatasan  sumber  daya  di  desa.  Selain  itu,  kurangnya  sumber  daya  pendukung  kearsipan termasuk  lemari  arsip  yang  masih  kurang  jadi  kemungkinan  akan  sulit  untuk  menemukan  arsip  yang dibutuhkan yang akan menyebabkan tidak tertibnya administrasi (kearsipan) yang ada di desa.
Masalah ini  juga  yang  dihadapi oleh  Pemerintah  Desa  di  Desa  Patiwunga  Kecamatan  Poso  Pesisir Selatan Kabupaten Poso dimana Penataan arsip administrasi Desa Patiwunga masih belum optimal. Penataan arsip  desa  yang  masih  kacau    dan  dicampur  dengan  barang-barang  lain  dalam  satu  lemari  sehingga  ketika kita akan menemukannya lagi dibutuhkan  waktu yang lama.  Selain itu juga  kurangnya pemahaman akan pentingnya arsip dan pengetahuan tentang penataan arsip administrasi desa oleh aparat Desa Patiwunga.
Berdasarkan  hal  tersebut,  kami  tertarik  untuk  melakukan  kegiatan  pelatihan  pengelolaan  arsip pemerintah desa bagi aparat Desa Patiwunga Kecamatan Poso Pesisir Selatan Kabupaten Poso agar khalayak sasaran  dapat  menata  arsip  administrasi  desa    dengan  optimal. Kegiatan  pengabdian  ini  bertujuan  untuk meningkatkan  pemahaman  dan  ketrampilan  para  aparatur  desa  dalam  pengelolaan  arsip  administrasi  desa sehingga  dalam  pelaksanaan  tugas  dan  fungsi  dapat  lebih  efektif  dan  efesien  terutama  dalam  memberikan pelayanan publik.
Gambar 1. Lemari Arsip di Kantor Desa Patiwunga

## II. METODE
Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  ini  dilaksanakan  dalam    bentuk  penyajian  materi  dan diskusi. Pelaksanaannya dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Tutorial  yaitu  penyajian  dan  penjelasan  materi  tentang Administrasi  Desa  dan  Pelayanan  Publik serta Arsip Desa dan Pengelolaan Arsip Desa.
2. Diskusi  terkait materi  yang  telah  diberikan  serta mendengarkan  hambatan-hambatan dalam  pelaksanaan tugas aparat desa khususnya dalam pengelolaan arsip administrasi desa.
Pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  bertempat  di  Balai  Sanggar  Seni  Desa  Patiwunga Kecamatan  Poso  Pesisir  Selatan  Kabupaten  Poso  dengan  peserta  terdiri  dari aparat  Desa  Patiwunga  yaitu dari Sekretaris Desa, Kepala Urusan, Kepala Seksi, dan Kepala Dusun ditambah dengan Ketua RT.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  1981-1986
Gambar 2. Lokasi Pelaksanaan Kegiatan

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  ini  diawali  dengan  penyampaian  materi  mengenai Administrasi Desa dan Pelayanan Publik. Materi disampaikan untuk memperkenalkan tentang Administrasi Desa  dan  implementasinya  dalam  kegiatan  administrasi  perkantoran  kepada  aparat  Desa  Patiwunga Kecamatan Poso Pesisir Selatan khususnya dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Kemudian dijelaskan juga tentang materi Arsip Desa dan Pengelolaan Arsip Desa. Selanjutnya dilakukan diskusi tentang penataan arsip pemerintah desa dengan peserta dan permasalahan-permasalahan yang dihadapi terkait dengan kegiatan penataan arsip pemerintah desa.
Berdasarkan hasil diskusi, bahwa pengelolaan arsip pemerintah desa yang selama ini dilakukan oleh Aparat  Desa  Patiwunga  masih belum optimal.  Pencatatan data  dan  informasi pada  buku  Administrasi  desa belum  konsisten  dilakukan,  klasifikasi  atau  pengelompokan  arsip  belum  sepenuhnya  dilakukan  sesuai dengan kode klasifikasi, penyimpanan arsip pemerintah desa masih bercampur dengan alat tulis kantor dan barang-barang lainnya dalam sebuah lemari.

## Gambar 3. Penyajian Materi Dan Diskusi
Berdasarkan hasil kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang telah dilakukan dan juga observasi yang  dilakukan  di  Kantor  Desa  Patiwunga  bahwa  aparat  Desa  Patiwunga  kurang  memahami  bagaimanana mengelola  arsip  yang  baik.  Sangat  penting  bagi  Pemerintah  Desa  untuk  berpartisipasi  dalam  kegiatan
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  1981-1986
berkaitan  dengan  pengelolaan  arsip  karena  masalah  arsip  sangat  penting  dalam  menjalankan penyelenggaraan pemerintahan di desa. Apalagi berkaitan dengan kebijakan pengawasan dan audit terhadap arsip  desa  maka  pengelolaan  kearsipan  di  desa  harus  mendapat  perhatian.  Pemerintah  Desa  harus  lebih banyak  mengikuti  bimbingan  teknis  atau  sosialisasi  tertib  kearsipan  antara  lain  tata  cara  membuat  surat keluar,  menyimpan  arsip  surat,  penomoran  surat  dan  lainnya.  Untuk  ketua  RT  disarankan  membuat  arsip surat dalam setiap kegiatan sebagai bukti telah melaksanakan tugas. Selain itu Pemerintah Desa juga harus mengalokasikan anggaran untuk pengadaan sarana kearsipan dalam APBD.
Pada  akhir  kegiatan,  ditekankan  bahwa  pengelolaan  kearsipan  dilakukan  bertujuan  untuk memudahkan pertanggungjawaban anggaran. Selain itu tertib administrasi dan kearsipan juga memudahkan kinerja pemerintah daerah.

## IV. KESIMPULAN
Berdasarkan kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang telah dilakukan terkait dengan penataan arsip  administrasi  desa    di  Desa  Patiwunga  Kecamatan  Poso  Pesisir  Selatan  dapat  disimpulkan  bahwa  : pengelolaan  arsip  administrasi  Desa  Patiwunga  masih  belum  terorganisir  dengan  baik.  Hal  ini  disebabkan kurangnya  pengetahuan  aparat  desa  dalam  hal  kearsipan  dan  kurangnya  kesadaran  tentang  pentingnya penataan arsip serta kurang memadainya sarana kearsipan seperti lemari arsip yang masih menyatu dengan alat tulis kantor dang barang-barang lainnya.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  atas  dukungan  yang  diberikan  Fakultas  Ilmu  Sosial  dan  Ilmu Politik Universitas Sintuwu Maroso atas pendanaan kegiatan pengabdian tahun 2022. Serta pihak Pemerintah Desa Patiwunga Kecamatan Poso Pesisir Selatan Kabupaten Poso yang telah bersedia menjadi mitra dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
Alrasyid,  M.  H.,  Rofieq,  A.,  &  Supriyanto,  H.  (2021).  Pelatihan  Pengelolaan  Administrasi  Desa. Devosi , 2 (1), 19–23. https://doi.org/10.33558/devosi.v2i1.2848 AlKadafi.  (2019).  Penataan  Administrasi  Pemerintahan  Desa  Di  Desa  Kualu  Nenas  Kecamatan  Tambang Kabupaten Kampar. Dinamisia : Jurnal Pengabdian Kepada  Masyarakat , 3 , 76–84. https://doi.org/10.31849/dinamisia.v3i2.2865 Barthos, B. (2016). Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi Aksara Bodo,    ilyas  L.  (2021).  Pengelolaan  Administrasi  Kearsipan  Desa.  In Program  Studi  Ilmu  Pemerintahan Sekolah  Tinggi  Pembangunan  Masyarakat  Desa  Yogyakarta .  http://www.ufrgs.br/actavet/31- 1/artigo552.pdf
Muhidin, Sambas Ali, M. S., & Winata, Hendri, M. S. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: CV Pustaka Setia. Nunuk Nuryani, Anna, Pengelolaan Arsip Desa, Menjadi Prioritas
http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/vieww/pengelolaan-arsip-desa-menjadi-prioritas-565 Putra, L. R., Majid, A. I., Cahyani, G. A., Ekasari, R. N., Aldama, Y., Hikmah, H., Devi, E. P., Alfrida, O.
R.,  Aini,  M.,  Agatha,  Y.  P.,  &  Gunawan,  R.  I.  H.  (2020).  Penertiban  Administrasi  Desa  Menuju Peningkatan  Pelayanan  Publik. Jurnal  Pembelajaran  Pemberdayaan  Masyarakat  (JP2M) , 1 (3),  246. https://doi.org/10.33474/jp2m.v1i3.8757
Rahmawati,  A.  D.,  &  Fatmawati,  A.  (2020).  Sistem  Administrasi  Desa  Mendiro  Kecamatan  Ngrambe Kabupaten Ngawi berbasis Web. Emitor: Jurnal Teknik Elektro , 20 (2), 134–140. https://doi.org/10.23917/emitor.v20i02.9893 Sugiarto, Wahyono, (2015). Manajemen Kearsipan Modern, Salatiga : Gaya Media Sugiman,  (2018).  Pemerintahan  Desa.  Jurnal  Binamulia  Hukum  Vol.  7  No.  1,  Juli  2018. https://media.neliti.com/media/publications/275406-pemerintahan-desa-bc9190f0.pdf
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                   e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  1981-1986
Suliyati,  T.  (2020).  Pengelolaan  Arsip  Desa  Kabupaten  Rembang  dalam  Menunjang  Pemerintahan  Desa.
Anuva: Jurnal Kajian
Budaya, Perpustakaan,
Dan Informasi , 4 (4), 493–507.
https://doi.org/10.14710/anuva.4.4.493-507
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Undang-Undang No. 6 Tahun 2014 Tentang Desa.