Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877

## Analisis Manajemen Kearsipan Dalam Upaya Meningkatkan Pengelolaan Penatausahaan Administrasi Di Dinas Perumahan Dan Kawasan Permukiman Kota Gunungsitoli
Penulis: Wulan Arini Waruwu 1 Martha Surya Dinata Mendrofa 2 Eliyunus Waruwu 3 Jeliswan Berkat Iman Jaya Gea 4
Afiliasi: Universitas Nias 1,2,3,4
Korespondensi: wulanariniwaruwu@gmai l.com 1 martha.mendrofa@gmail. com 2 eliyunuswaruwu@unias.a c.id 3 jeliswan89@gmail.com 4
Histori Naskah: Submit: 18-05-2024 Accepted: 03-06-2024 Published: 01-07-2024
Abstrak :  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisis  manajemen kearsipan  dalam  upaya  meningkatkan  pengelolaan  penatausahaan administrasi dan mengetahui kendala manajemen kearsipan  dalam upaya meningkatkan  pengelolaan  penatausahaan  administrasi  di  Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman kota Gunungsitoli. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif, dengan pendekatan kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan antara lain  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi.  Teknik  analisis  data  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  reduksi  data,  penyajian  data  dan menarik  kesimpulan/  verifikasi.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa pengelolaan arsip pada Dinas Perkim Kota Gunungsitoli belum terlaksana secara  optimal,  masih  banyaknya  masalah-masalah  yang  terjadi  dalam proses pengelolaan arsip mulai dari penciptaan hingga pemusnahan arsip, hal  tersebut  membuat  proses  dari  pengelolaan  tersebut  belum  optimal. Dalam  pelaksanaan  pengelolaan  arsip  Dinas  Perkim  Kota  Gunungsitoli menghadapi  beberapa  hambatan  yaitu  kurangnya  pengetahuan  pegawai, kurangnya sarana dan prasarana yang memadai, ketiadaan gedung khusus tempat  penyimpanan  arsip,  belum  melaksanakan  penyusustan  dokumen arsip, tidak ada SOP penyimpanan arsip, serta tantangan penggunaan arsip digital.
Kata  kunci :  Manajemen  Kearsipan,  Pengelolaan  Penatausahaan Administrasi.

## Pendahuluan
Kantor sebagai pusat kegiatan administrasi dituntut untuk mampu memberikan informasi yang dibutuhkan secara  cepat,  tepat  dan  lengkap.  Informasi  tersebut  akan  digunakan  sebagai  bahan  pertimbangan  dalam pembuatan  keputusan  maupun  penentuan  tujuan  organisasi.  Pelaksanaan  kegiatan  administrasi  di  setiap kantor selalu diarahkan untuk tercapainya efisiensi dan efektivitas kerja yang merupakan keberhasilan dari tujuan organisasi. Salah satu faktor yang dapat menunjang keberhasilan pencapaian tujuan organisasi adalah ketertiban dalam bidang administrasi. Salah satu bidang administrasi adalah kearsipan.
Pengelolaan  data  arsip  yang  efektif  sangat  penting  untuk  fungsi  organisasi  yang  sempurna,  karena mendukung  aktivitas  kerja  dan  menciptakan  dasar  untuk  penyampaian  layanan  yang  efektif.  Selain  itu, manajemen arsip yang baik memfasilitasi mekanisme organisasi untuk mempertanggungjawabkan semua keputusan  dan  tindakan  serta  melestarikan  memori  organisasi.  Pengelolaan  dokumen  yang  baik menunjukkan  kinerja  pekerjaan  yang  baik.  Oleh  karena  itu,  memiliki  sistem  file  sangat  penting  karena mempermudah hal-hal berikut:
Efisiensi, yaitu informasi arsip selalu tersedia, jika diperlukan, baik untuk mengambil keputusan maupun untuk melakukan tindakan operasional
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877
1. Penggunaan dana secara efektif, yaitu. penghapusan arsip yang tidak aktif dapat dilakukan tepat waktu.
2. Akuntabilitas, yaitu memastikan terciptanya catatan aktivitas tertentu yang lengkap dan valid.
3. Kepatuhan, yaitu kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4. Pengurangan Risiko, yaitu. pengelolaan risiko yang disebabkan oleh hilangnya atau rusaknya arsip dan akses oleh orang yang tidak berwenang.
Didasarkan pada fenomena yang sering terjadi di lapangan bahwa manajemen kearsipan pada umumnya belum dilaksanakan dengan baik seperti sarana dan prasarana kearsipan yang belum baik terutama sarana penyimpanan  arsip  karena  pada  hakikatnya  arsip  yang  berjalan  sesuai  dengan  prosedur  pasti  didukung dengan fasilitas kearsipan yang lengkap serta sesuai standar, belum lagi sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat, penumpukan arsip disembarangan tempat hal ini dipicu karena tingginya volume arsip  yang  selalu  bertambah  terus  menerus  tanpa  adanya  tindakan  pengurangan  arsip,  rendahnya pengelolaan  arsip  yang  baik  sesuai  standar  dan  peraturan  yang  berlaku  yang  mengakibatkan  kegiatan kearsipan kurang optimal serta minimnya jumlah arsiparis.
Dinas  Perumahan  dan  Kawasan  Permukiman  (PERKIM)  kota  Gunungsitoli  adalah  salah  satu  instansi pemerintah yang bertanggung jawab dalam penyediaan, pengelolaan, dan pengawasan bidang perumahan dan  kawasan  permukiman  di  kota  Gunungsitoli.  Dinas  Perkim  memiliki  banyak  tugas  dan  fungsi  yang berkaitan dengan pengelolaan dan pembangunan infrastruktur kota, termasuk pembangunan perumahan dan fasilitas  umum  seperti  jalan,  taman,  dan  lain  sebagainya.  Dalam  melaksanakan    tugasnya  dinas mengumpulkan  dan  menyimpan  banyak  dokumen  dan  informasi  terkait  perencanaan,  desain, pembangunan,  dan  pemeliharaan  infrastruktur  yang  mereka  kelola.  Dokumen-dokumen  ini  termasuk gambar teknis, kontrak-kontrak dengan kontraktor, laporan keuangan, dokumen legal, dan lain sebagainya. Dalam prakteknya, manajemen kearsipan di Dinas Perkim kota Gunungsitoli belum optimal dikarenakan oleh  kurangnya  dukungan  dan  perhatian  khusus  terhadap  kearsipan  itu  sendiri,  fasilitas  kearsipan  yang kurang memadai, kurangnya tenaga arsiparis yang handal menyebabkan kegiatan kearsipan dalam Instansi tersebut tidak berjalan lancar dan mengalami beberapa kendala dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip, penyusutan arsip, serta dalam hal pemeliharaan dan pengamanan arsip.  Hal ini dapat menghambat efektivitas  pengelolaan  kearsipan  dan  mengakibatkan  kesulitan  dalam  mencari  informasi  dan  dukumen yang diperlukan, memperlambat proses pengambilan keputusan serta meningkatkan risiko kehilangan data dan dokumen penting.
Berdasarkan  uraian  permasalahan  diatas  peneliti  tertarik  untuk  melakukan  penelitian  lebih  lanjut  dan menuangkannya dalam sebuah karya ilmiah yang berjudul “Analisis Manajemen Kearsipan dalam Upaya Meningkatkan Pengelolaan Penatausahaan Administrasi di Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman kota Gunungsitoli”.

## Studi Literatur Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan  kegiatan operasional  organisasi  atau  perusahaan  agar  berjalan  dengan  lancar.  SOP  dalam  perusahaan  bertujuan untuk memastikan organisai beroperasi secara konsisten, efektif, sistematis, dan terkelola dengan baik. Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  adalah  dokumen  yang  berisi  serangkaian  instruksi  tertulis  yang dibakukan mengenai berbagai proses.
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877
Menurut Arnani  (dalam Hablil, 2021) standar operasioanl proseduer (SOP) adalah serangkaian intruksi  kerja  tertulis  yang  dibakukan  dan  terdokumentasi  mengenai  proses  administrasi  perusahaan, bagaimana  dan  kapan  harus  dilakukan,  dimana  dan  oleh  siapa  dilakukannya..  Selain  itu,  SOP  juga berfungsi sebagai pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian  kinerja  instansi  pemerintah  berdasarkan  indikator-indikator.  SOP  juga  digunakan  untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. Menurut Sailendra (dalam  Alkausa  2022),  Standar  Operasional  Prosedur  adalah  pedoman  yang  dipakai  untuk membenarkan bahwa aktivitas operasional organisasi maupun perusahaan dapat berjalan secara baik dan lancar.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman operasional yang ditetapkan oleh organisasi untuk menjalankan proses kerja secara konsisten dan efisien. Dengan adanya SOP, diharapkan dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas hasil kerja. Hal ini penting dalam menghindari kesalahan, mempercepat waktu pengerjaan tugas, serta memberikan panduan yang jelas bagi anggota tim atau pegawai.
Menurut Joko Dwi Santosa (dalam Nabila dan Ratna, 2022), Standar Operasional Prosedur (SOP) terdiri dari 7 hal pokok sebagai indikator bahwa SOP diterapkan dengan baik, yaitu:
1. Efisiensi
2. Konsistensi
3. Minimalisasi kesalahan
4. Penyelesaian masalah
5. Perlindungan tenaga kerja
6. Peta kerja
7. Batasan pertahanan

## Manajemen Kearsipan
Agar kegiatan pengelolaan kearsipan dapat berjalan sesuai dengan prosedurnya, maka diperlukan sistem  kearsipan  yang  dapat  menyelesaikan  semua  masalah  arsip  agar  dalam  pelaksanaannya  dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Kegiatan pengelolaan kearsipan ini dikenal dengan istilah manajemen kearsipan.
Menurut  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  kearsipan,  arsip  adalah  rekaman kegiatan  atau  peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Disamping  itu,  Dr.  Basir  Barthos  dalam  bukunya  Manajemen  Kearsipan  menyebutkan  bahwa Arsip  adalah  setiap  catatan  tertulis  baik  dalam  bentuk  gambar  ataupun  bagan  yang  memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu obyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa (Barthos, 2005:1). Arsip tersebut dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Manajemen kearsipan menurut Amsyah  (dalam  Susi  Hardjati,  2020)    diartikan  sebagai  pekerjaan  pengurusan  arsip  yang  meliputi pencatatan,  pengendalian  dan  pendistribusian,  penyimpanan,  pemeliharaan,  pengawasan,  pemindahan, dan pemusnahan.
Menurut  pendapat  Suraja  (dalam  Niamah, 2020)  manajemen  kearsipan  mengandung  arti  yaitu rangkaian  kegiatan  mengelola  seluruh  unsur  yang  digunakan  atau  terlibat  di  dalam  proses  pengurusan arsip.  Manajemen  kearsipan  dilaksanakan  dengan  berdasarkan  pada  fungsi-fungsi  manajemen  yang berupa  :  1.  Aktivitas-aktivitas  dari  perencanaan  kearsipan  2.  Pengorganisasian  bidang  kearsipan  3. Penyusunan  personalia  (staf)  bagian  kearsipan  4.  Pengarahan  kerja  dan  pegawai  kearsipan,  dan pengawasan terhadap kegiatan pokok (operasional) kearsipan (Suraja dalam Niamah, 2020).
Berdasarkan  uraian  diatas,  penulis  menyimpulkan  bahwa  manajemen  kearsipan  adalah  suatu proses pengelolaan dokumen dan informasi dalam suatu organisasi atau instansi. Tujuan dari manajemen kearsipan adalah untuk memastikan bahwa dokumen dan informasi yang ada dapat diakses dengan mudah,
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877
aman, teratur, dan terjaga keasliannya. Manajemen kearsipan melibatkan kegiatan seperti pengumpulan, pengorganisasian, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan dokumen dan informasi.

## Pengelolaan Penatausahaan Administrasi Pengelolaan
Marry Parker Follet (dalam Fitri,2022) mendefenisikan pengelolaan adalah seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. Dalam penyelesaian akan sesuatu tersebut, terdapat tiga faktor yang terlibat:
1. Adanya  penggunaan  sumber  daya  organisasi,  baik  sumber  daya  manusia  maupun  faktor-faktor produksi lainnya.
2. Proses yang bertahap mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengeimplementasian, hingga pengendalian dan pengawasan.
3. Adanya seni dalam penyelesaian pekerjaan.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengetian pengelolaan adalah suatu cara atau proses yang bertahap mulai dari perencanaan, pengimplementasian, pengendalian hingga pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan agar berjalan dengan efektif dan efisien.

## Penatausahaan
Penatausahaan  berasal  dari  kata  tata  usaha,  yang  mana  menurut  KBBI  tata  usaha  berarti penyelenggaraan  urusan  tulis-menulis  dalam  hal  keuangan  dan  sebagainya  baik  dalam  perusahaan negara  maupun  bukan.  Menurut  Saiman  (2020)  tata  usaha  merupakan  suatu  kegiatan  pencatatan  dan penyusunan keterangan yang bertujuan agar keterangan tersebut dapat digunakan  secara langsung baik sebagai  bahan  maupun  sumber  informasi  bagi  pihak  yang  membutuhkan,  dalam  hal  ini,  khususnya pimpinan  organisasi/perusahaan.  Tata  usaha  merupakan  segenap  rangkaian  aktivitas  menghimpun, mencatat,  megolah,  mengganda,  mengirim,  dan  menyimpan keterangan-keterangan  yang  akan diperlukan dalam setiap organisasi. Pengertian diatas menjelaskan bahwa kegiatan tata usaha merupakan  kegiatan  mengolah  administrasi  perkantoran  yang  berhubungan  dengan  berkas- berkas atau dokumen kantor.
Menurut Liang Gie (Aqi’ila, 2021) Secara umum inti dari kegiatan tata usaha mencakup 6 pola fungsi, yaitu:
1. Menghimpun
2. Mencatat
3. Mengelolah
4. Menggandakan
5. Mengirim
6. Meyimpan
Dari  uraian  diatas  dapat  disimpulkan  bahwa  penatausahaan  adalah  proses  pengelolaan  dan pencatatan  administrasi  yang  terkait  dengan  kegiatan  pengumpulan,  pengolahan,  penyimpanan,  dan penggunaan informasi atau dokumen dalam suatu organisasi. Tujuan dari penatausahaan adalah untuk memastikan keberlanjutan dan keteraturan administrasi serta memudahkan aksesibilitas dan penggunaan informasi yang diperlukan.

## Administrasi
Secara  etimologis  atau  asal  kata,  administrasi  berasal  dari  bahasa  Inggris  “ administration ”, dengan bentuk infinitifnya to administer yang diartikan sebagai to manage (mengelola). Administrai juga dapat  berasal  dari  bahasa  Belanda  “ administratie ”,  yang  memiliki  pengertian  mencakup  tata  usaha, manajemen  dari  kegiatan  organisasi,  manajemen  sumber  daya.  Dari  pengertian  tersebut,  administrasi mempunyai  pengertian  dalam  arti  sempit  dan  arti  yang  luas.  Dalam  arti  sempit  administrasi  sering diartikan dengan kegiatan ketatausahaan. Tata usaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877
informasi.  Tata  usaha  juga  sering  diartikan  sebagai  kegiatan  yang  berkaitan  dengan  tulis menulis/mencatat, menggandakan, menyimpan, atau yang dikenal dengan clerical work (Silalahi, 2013 : 5).  Administrasi  dalam  arti  luas  diartikan  sebagai  kerjasama.  Istilah  administrasi  berhubungan  dengan kegiatan  kerjasama  yang  dilakukan  manusia  atau  sekelompok  orang  sehingga  tercapai  tujuan  yang diinginkan. Kerjasama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang secara bersama- sama, teratur dan terarah berdasarkan pembagian tugas sesuai dengan kesepakatan bersama.
Berdasarkan  uraian  di  atas  dapat  penulis  simpulkan  bahwa  pengelolaan  penatausahaan administrasi  adalah  proses yang  melibatkan  perencanaan,  pelaksanaan,  pengendalian,  dan  pengawasan dalam  mengatur  dan  mengelola  administrasi  perkantoran  dengan  efektif  dan  efisien.  Tujuan  dari pengelolaan penatausahaan administrasi adalah untuk memastikan bahwa semua dokumen dan informasi yang  terkait  dengan  kegiatan  organisasi  dapat  diatur  dengan  baik,  mudah  diakses,  dan  tersedia  saat dibutuhkan.

## Metode Penelitian

## Jenis Penelitian
Penelitian  kualitatif  menurut  Sugiyono  (2019)  mengemukakan  bahwa  jenis  penelitian  kualitatif  yang dilakukan  pada  kondisi  yang  alamiah,  langsung  ke  sumber  data  dan  peneliti  adalah  instrument  kunci. Penelitian  kualitatif  lebih  bersifat  deskriptif.  Data  yang  terkumpul  berbentuk  kata-kata  atau  gambar, sehingga tidak menekankan pada angka.
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  metode  penelitian  kualitatif  karena penelitiannya dilakukan pada kondisi yang alamiah, langsung ke sumber data dan peneliti adalah instrumen kunci. Penelitian kualitatif lebih bersifat deskriptif. Data yang terkumpul berbentuk pernyataan-pernyataan atau kalimat sehingga tidak menekankan pada angka.

## Lokasi Penelitian
Dalam melaksanakan penelitian ini, peneliti memilih  lokasi penelitian di Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman kota Gunungsitoli yang beralamat di Jl. Pramuka, desa Saewe, kecamatan Gunungsitoli, kota Gunungsitoli, provinsi Sumatera Utara.

## Sumber Data
Menurut V. Wiratna Sujarweni (2018) sumber data adalah subjek dari mana asal data penelitian itu  diperoleh.  Sumber  data  dibagi  menjadi  dua  bagian  yaitu  data  primer  dan  data  sekunder (Sugiyono, 2019). Data primer yaitu data yang diperoleh melalui kegiatan wawancara atau mengisi kuesioner yang artinya sumber data ini langsung memberikan data kepada peneliti. Data Sekunder yaitu peneliti tidak langsung menerima dari sumber data, tetapi didapatkan dari sumber yang dapat mendukung penelitian antara lain dari artikel ilmiah, dan penelitian sebelumnya yang terkait.

## Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data adalah langkah paling utama di dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian ialah untuk mendapatkan data. Dengan mengetahui teknik pengumpulan data, maka penulis akan mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian (Sugiyono, 2013).
Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Observasi
Observasi  adalah  teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukaan  melalui  suatu  pengamatan,  dengan disertai pencatatan-pencatatan terhadap keadaan atau perilaku objek sasaran (Abdurrahman Fatoni, 2011).  Peneliti  melakukan  pengamatan  langsung  terhadap  proses  pengelolaan  kearsipan  dan penatausahaan administrasi di Dinas Perkim kota Gunungsitoli. Dalam melakukan observasi pada penelitian  ini,  peneliti  memilih  hal-hal  yang  diamati  dan  mencatat  hal-hal  yang  berkaitan  dengan penelitian. Observasi yang dilakukan pada penelitian ini tentunya melibatkan seluruh panca indera yang nantinya akan menghasilkan bukti otentik.
2. Wawancara
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877
Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara peneliti dan narasumber. Wawancara adalah percakapan yang bertujuan, biasanya antara dua orang yang diarahkan oleh seseorang dengan maksud memperoleh keterangan, Bogdan (Akbar, 2020). Dalam penelitian ini peneliti melakukan wawancara langsung dengan 7 orang dengan rincian 1 orang sekretaris Dinas Perkim, 1 orang  kasubbag tata usaha,  2 orang staf pengadminsistrasi umum, dan 1 orang staf bagian surat masuk dan keluar, kepala bidang dan staf bidang   Dinas Perkim kota Gunungsitoli.
3.      Dokumentasi Menurut Arikunto (2006), teknik dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, agenda, dan sebagainya. Dokumentasi pada penelitian ini berupa gambar  atau foto dan audio berupa rekaman suara. Dengan dilakukannya  dokumentasi  dapat  membantu  peneliti  dalam  menyesuaikan  antara  kesesuaian  data dengan  kenyataannya.  Peneliti mengumpulkan  gambar  atau  data  yang terkait  dengan  pengelolaan kearsipan dan penatausahaan administrasi di Dinas Perkim kota Gunungsitoli.

## Teknik Analisis Data
Miles dan Huberman (Akbar, 2020) mengemukakan langkah-langkah yang bisa diikuti dalam menganalisis data  kualitatif  yaitu  meliputi  aktivitas  data  reduction  (reduksi  data),  data  display  (penyajian  data),  dan conclusion drawing atau penarikan kesimpulan. Teknik analisis data yang dilakukan pada penelitian ini ada 4 tahap, yaitu:
1. Pengumpulan Data
Langkah  pertama  dalam  proses  analisis  data  adalah  pengumpulan  data.  Data  dalam  penelitian  ini diperoleh dari hasil observasi, wawancara, studi pustaka dan dokumentasi yang dicatat dalam catatan lapangan yang terdiri dari dua aspek yaitu, deskripsi dan refleksi. Catatan deskripsi merupakan data alami yang berisi tentang apa yang dilihat, didengar, dirasakan dan dialami sendiri oleh peneliti tanpa adanya pendapat dan penafsiran dari peneliti tentang fenomena yang dijumpai. Sedangkan catatan refleksi  merupakan  catatan  yang  membuat  kesan,  komentar,  dan  tafsiran  peneliti  tentang  temuan yang  dijumpai.  Catatan  lapangan  dari  observasi  dibuat  selengkap  mungkin  oleh  peneliti.  Dalam penelitian ini, catatan lapangan dibuat penjelasan mengenai jumlah karyawan dan pelayanan yang dilaksanakan setiap harinya.
2. Reduksi Data
Reduksi  data  merupakan  proses  seleksi  dan  penyederhanaan  data  temuan  penelitian  yang  sesuai dengan  kebutuhan  penelitian.  Reduksi  data  dilakukan  dengan  cara  mengelompokkan  data  yang serupa  dan      menyusunnya,  menghapus  data  yang  tidak  relevan  dengan  tujuan  penelitian, menyederhanakan  data  dengan  merangkumnya  menjadi  pola  dan  susunan  yang  sederhana,  dan memilih  data  yang  paling  relevan  dan  signifikan  untuk  tujuan  penelitian.  Proses  reduksi  data dilakukan untuk memperoleh gambaran yang lebih spesifik dan mendalam tentang fenomena yang diteliti,  serta  memudahkan  peneliti  dalam  mencari  data  tambahan  jika  diperlukan  sehingga  pada akhirnya memperoleh data terkait dengan tujuan penelitian. Untuk mendapatkan catatan ini peneliti melakukan wawancara dengan beberapa informan.
3. Penyajian Data
Penyajian data dibatasi sebagai sekumpulan informasi tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Penyajian data dirancang guna menggabungkan informasi  yang  tersusun  dalam  suatu  bentuk  yang  padu  dan  mudah  dipahami.  Pada  langkah  ini, peneliti  berusaha  menyusun  data  yang  relevan  sehingga  informasi  yang  didapat  disimpulkan  dan memiliki makna tertentu untuk menjawab masalah penelitian.
4. Menarik Kesimpulan
Pada  langkah  ini,  peneliti  menyusun  secara  sistematis  data  yang  sudah  disajikan,  selanjutnya berusaha untuk menarik kesimpulan data data tersebut sesuai dengan fokus penelitian.
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877

## Hasil

## Manajemen Kearsipan dalam Upaya Meningkatkan Pengelolaan Penatausahaan Administrasi
Manajemen  kearsipan  menurut  Amsyah  (dalam  Susi  Hardjati,  2020)  diartikan  sebagai  pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Manajemen kearsipan praktis yang diberlakukan di Dinas Perkim Kota Gunungsitoli telah memberikan dampak positif pada kualitas pengelolaan administrasi di Dinas Perkim Kota Gunungsitoli. Beberapa dampak adanya manajemen ini adalah:
1. Peningkatan kualitas pelayanan artinya manajemen kearsipan yang baik memudahkan dalam penemuan kembali arsip, sehingga meningkatkan pelayanan dan menunjukkan tertib tidaknya organisasi tersebut
2. Meningkatkan efisiensi artinya dengan adanya manajemen kearsipan, arsip yang ada pada bagian tata usaha lebih tertata, sehingga mengurangi waktu yang diperlukan untuk mencari dan menemukan dokumen ketika dibutuhkan.
3. Meningkatkan kepuasan para pengguna arsip artinya  mencerminkan perbaikan dalam pengelolaan arsip sehingga pengguna atau organisasi merasa lebih memuaskan ketika mengakses dan menggunakan arsip yang  dibutuhkan.  Hal  ini  mencakup  upaya  untuk  meningkatkan  aksesibilitas,  ketepatan,  dan  kecepatan dalam pencarian serta pengambilan dokumen arsip.
Dalam  pengelolaan  penatausahaan  administrasi  manajemen  kearsipan  diartikan  sebagai  rangkaian kegiatan  yang  terfokus  pada  pengelolaan  efisien  surat-menyurat.  Ini  melibatkan  pencatatan  dan  pengelolaan surat masuk dan keluar, termasuk kegiatan seperti membukukan surat masuk, menanggapi surat keluar, serta mengarsipkan dokumen sesuai dengan kode surat menyurat yang telah ditentukan. Proses ini juga mencakup penyusunan konsep untuk balasan surat keluar, dimana surat-surat tersebut memerlukan persetujuan atau tanda tangan resmi dari Kepala Dinas sebelum dikeluarkan. Manajemen kearsipan dalam kerangka ini berfungsi untuk memastikan  ketertiban,  keteraturan,  dan  kepatuhan  terhadap  prosedur  administratif,  sehingga  memfasilitasi akses yang efisien dan akurat terhadap informasi yang terdokumentasi.
1. Penciptaan Arsip
Manajemen  Kearsipan  adalah  kegiatan  pengaturan  dan  pengelolaan  arsip  dari  tahap  penciptaan, pengurusan,  pemeliharaan,  hingga  pemusnahan  arsip.  Tahap  penciptaan  arsip  sangat  penting  karena mempengaruhi tahap selanjutnya dan berperan terhadap kegiatan yang memerlukan arsip. Pada tahap ini, informasi  kegiatan  atau  peristiwa  dibuat  dalam  bentuk  surat  atau  dokumen  yang  bermanfaat  untuk kepentingan akan datang.
Menurut  Read  &  Ginn  (2011)  penciptaan  arsip  dapat  dilakukan  dengan  dua  cara.  yang  pertama  dari organisasi atau seseorang yang berasal dari luar organisasi (eksternal) dan kedua dari dapat diciptakan secara internal organisasi. Pada Dinas Perkim Kota Gunungsitoli, arsip dapat diciptakan secara eksternal melalui penerimaan surat dari pihaklain, seperti perorangan, kelompok, atau organisasi lain, serta secara internal melalui pembuatan arsip sendiri oleh Dinas Perkim Kota Gunungsitoli.
Hal  ini  dikuatkan  dengan  hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Aufi  Azmi  Fu’dah,  dkk.,(2022) mengungkapkan bahwa penciptaan arsip surat sangat erat kaitannya dengan proses surat masuk dan surat keluar  dalam  pengelolaan  arsip.  Hasil  penelitian  mengungkapkan  bahwa  sebagian  besar  arsip  surat terbentuk sebagai hasil dari aktivitas surat masuk, yang mencakup dokumen-dokumen yang diterima oleh suatu perorangan atau organisasi. Di sisi lain, arsip surat keluar tercipta melalui dokumen-dokumen yang dihasilkan dan dikirim untuk membalas surat masuk kepada pihak terkait.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian  surat  merupakan  suatu  kegiatan  vital  dalam  alur  kerja  administratif,  yang  melibatkan pengiriman  surat-surat  baik  di  lingkungan  internal  suatu  instansi  maupun  kepada  instansi  eksternal. Pendistribusian  surat  dicatat  dalam  buku  tujuannya  untuk  memudahkan  pencarian  kembali  surat  atau arsip. (Nilam, 2019)
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877
Pendistribusian surat merupakan salah satu bagian penting dalam manajemen surat menyurat di Dinas Perkim Kota Gunungsitoli.  Proses pendistribusian surat harus dilakukan dengan baik agar surat dapat sampai ke penerima yang tepat dan dalam waktu yang sesuai.
1. Langkah-langkah Pendistribusian surat masuk di Dinas Perkim Kota Gunungsitoli adalah:
a. Penerimaan surat: Surat yang masuk harus segera diterima dan dicatat oleh petugas administrasi yaitu ibu Yusta Jernihati Gea, S.M. Setiap surat masuk harus diagendakan dan diberi nomor urut dan dicatat dalam buku register surat masuk.
b. Pemeriksaan surat: Surat yang diterima harus diperiksa terlebih dahulu untuk mengetahui jenis surat, pengirim, dan kepentingannya.
c. Pengisian lembar didesposisi: Lembar disposisi digunakan untuk memberikan instruksi atau disposisi pimpinan terkait dengan penanganan surat.
d. Pendistribusian  surat:  Surat  yang  sudah  didesposisi  harus  didistribusikan  ke  penerima  yang tepat. Penerima surat harus dicatat dalam buku register surat keluar.
e. Pengarsipan surat: Setelah surat didistribusikan, surat harus diarsipkan dengan baik agar mudah ditemukan jika dibutuhkan di kemudian hari.
2. Langkah-langkah Pendistribusian surat keluar di Dinas Perkim Kota Gunungsitoli adalah:
a. Pembuatan konsep surat: Proses pendistribusian surat keluar dimulai dengan pembuatan konsep surat. Konsep surat adalah draf awal yang berisi isi dan tujuan surat yang akan disampaikan.
b. Persetujuan konsep surat: Setelah konsep surat selesai disusun, surat perlu diserahkan kepada Kepala  Dinas  atau  pimpinan  untuk  mendapatkan  persetujuan.  Pimpinan  akan  memeriksa konsep surat untuk memastikan kesesuaian dengan kebijakan dan tujuan organisasi. Jika atasan telah menyetujui konsep surat, proses selanjutnya dapat dilanjutkan.
c. Pengetikan konsep surat: Setelah konsep surat disetujui, surat perlu ditulis dan diketik dengan baik dan benar. Penulisan yang efektif, efisien, dan tidak bertele-tele dalam penulisan surat akan mempermudah si penerima dalam membaca dan memahami isi surat yang disampaikan.
d. Pencatatan surat keluar: Surat keluar yang telah disetujui perlu dicatat dalam buku agenda surat keluar. Buku agenda ini berfungsi sebagai daftar urut surat keluar dan memudahkan pencarian surat  di  masa  mendatang.  Pencatatan  surat  keluar  dilakukan  dengan  mencatat  nomor  surat, tanggal surat, alamat tujuan, perihal, dan informasi penting lainnya yang relevan dengan surat keluar tersebut.
e. Pendistribusian surat: Setelah surat keluar selesai ditulis dan diketik, surat harus didistribusikan ke penerima yang tepat. Surat bisa didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit pengolah atau unit kerja sehingga bisa segera diproses lebih lanjut.
f. Penyimpanan surat keluar: Setelah surat keluar didistribusikan, surat harus diarsipkan dengan baik agar mudah ditemukan jika dibutuhkan di kemudian hari.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Aufi Azmi Fu’dah, dkk (2022), menyatakan bahwa pendistribusian surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu tahapan penting dalam pengelolaan surat. Setelah surat masuk dan surat keluar dicatat di buku agenda surat masuk dan keluar, selanjutnya surat tersebut didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit pengolah atau unit kerja sehingga bisa segera diproses lebih lanjut. Pendistribusian surat dapat menggunakan buku ekspedisi intern atau ekstern, tergantung pada kebutuhan dan pentingnya surat tersebut.
Hal diatas, sejalan dengan pendapat yang disampaikan oleh Ibu Rostina Zendrato, S.E, yang menyatakan bahwa  pendistribusian surat masuk dimulai dari penerimaan surat, pencatatan surat ke buku agenda surat masuk, pembuatan disposisi, mendisposisikan, pengolahan surat dan sampai pendistribusian surat ke bagian unit kerja yang  dituju.  Sedangkan  pendistribusian  surat  keluar  dimulai  dari  pembuatan  konsep  surat,  pengetikan, penandatanganan,  pencatatan,  dan  penyimpanan,  kemudian  surat  keluar  didistribusikan  oleh  unit  tata  usaha kepada unit pengolah atau unit kerja sehingga bisa segera diproses lebih lanjut.
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877

## 3. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan  arsip  adalah  suatu  proses  yang  melibatkan  penempatan,  pengorganisasian,  dan pemeliharaan dokumen atau rekaman informasi secara sistematis dan aman. Tujuan dari penyimpanan arsip adalah untuk memastikan ketersediaan, keamanan, dan aksesibilitas informasi yang relevan dalam jangka  waktu  tertentu.  Proses  ini  mencakup  pemilihan  metode  penyimpanan  yang  sesuai,  pembuatan indeks atau metadata untuk pengelompokan yang efisien, serta penerapan prinsip-prinsip retensi yang menentukan  berapa  lama  suatu  arsip  harus  disimpan  sebelum  dapat  disusutkan  atau  dimusnahkan. Penyimpanan  arsip  yang  efektif  sangat  penting  untuk  mendukung  transparansi,  akuntabilitas,  dan keberlanjutan informasi dalam suatu organisasi atau lembaga. (Nuraida dalam Nasution, 2020) Penyimpanan  arsip  di  Dinas  Perkim  Kota  Gunungsitoli  belum  memadai  dan  belum  memiliki  ruang khusus untuk menyimpan arsip. Lemari dan filing cabinet untuk menyimpan arsip berada dalam ruang kerja pegawai Dinas Perkim Kota Gunungsitoli, sehingga perawatan arsip tidak dapat dilakukan secara maksimal.
Penyimpanan dokumen arsip  di Dinas Pekim Kota Gunungsitoli dibindelkan dan kemudian disusun di filling cabinet,  lemari kayu atau lemari kaca kemudian dikunci. Arsip dokumentasi disesuaikan dengan jenis suratnya kalau dia surat masuk dimasukkan di bindel surat masuk begitupun halnya dengan surat keluar sebagai pertinggal dimasukkan di penyimpanan surat keluar.  Penyimpanan dokumen di dalam binder disesuaikan dengan nomor urutan surat dan dipisahkan dengan pembatas tiap bulannya untuk memudahkan pencarian kembali surat/arsip tersebut. Penyimpanan arsip ditempatkan di rak lemari yang disusun dengan rapi dan berurutan sesuai dengan tulisan penomoran di tiap bindelnya. Sistem penyimpanan arsip ini dinilai dapat menunjang layanan informasi bagi lembaga karena fasilitas dan tempat penyimpanan arsip yang memadai serta dapat memudahkan staff tata usaha dalam penemuan kembali.
4. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan  arsip  merupakan  serangkaian  tindakan  yang  bertujuan  untuk  menjaga  kondisi  fisik  dan keberlanjutan informasi yang terdapat dalam arsip. Upaya pemeliharaan ini diperlukan agar arsip tetap dapat diakses, terbaca, dan bermanfaat dalam jangka waktu yang panjang.
Pemeliharaan  arsip  yang  dilakukan  di  Dinas  Perkim  Kota  Gunungsitoli  dilakukan  secara  spontan. Perawatan  arsip  di  tidak  terikat  oleh  jadwal  terstruktur,  tetapi  bergantung  pada  inisiatif  individu  atau kebutuhan mendesak yang muncul. Penyimpanan Arsip hanya diberi kapur barus pada lemari dan filling cabinet, namun tidak diberi secara rutin.
Pemeliharaan  arsip  di  Dinas  Perkim  Kota  Gunungsitoli  tampaknya  menghadapi  tantangan  yang signifikan,  terutama  dalam  hal  keteraturan  dan  konsistensi.  Dengan  adanya  pendekatan  yang  bersifat spontan,  tanpa  jadwal  terstruktur,  perawatan  arsip  sangat  bergantung  pada  inisiatif  individu  atau kebutuhan mendesak yang muncul. Hal ini dapat menimbulkan risiko ketidakrutinan dalam pemeliharaan arsip,  yang  pada  gilirannya  dapat  mempengaruhi  keberlanjutan  dan  aksesibilitas  informasi  di  masa mendatang.
Selain  itu,  penggunaan  kapur  barus  sebagai  metode  pengawetan  arsip  tanpa  pembaruan  rutin  dapat menyebabkan  risiko  kehilangan  efektivitas.  Kapur  barus  yang  tidak  diberikan  secara  teratur  mungkin kehilangan  kemampuannya  untuk  menjaga  kelembaban  dan  mencegah  pertumbuhan  jamur  dengan optimal.  Oleh  karena  itu,  kebijakan  tanpa  pembaruan  rutin  dapat  meninggalkan  arsip  rentan  terhadap potensi kerusakan atau degradasi.
5. Penyusutan Arsip
Penyusutan  arsip  adalah  proses  pengurangan  jumlah  arsip  yang  disimpan  oleh  suatu  organisasi  atau lembaga.  Tujuan  dari  penyusutan  arsip  adalah  untuk  menjaga  efisiensi  dalam  pengelolaan  ruang penyimpanan,  mengidentifikasi  dan  membuang  dokumen-dokumen  yang  sudah  tidak  relevan  atau
memenuhi  batas  waktu  retensi,  serta  memastikan  bahwa  hanya  arsip  yang  masih  memiliki  nilai  atau kepentingan yang tetap disimpan.
Proses penyusutan arsip melibatkan pemilahan dan penilaian dokumen-dokumen yang ada. Dokumen- dokumen  yang  tidak  lagi  diperlukan  atau  memenuhi  kriteria  pemusnahan  ditentukan  untuk  dihapus, sementara dokumen-dokumen yang masih memiliki nilai atau kepentingan akan tetap disimpan. Hal ini dapat  melibatkan  pemindaian  atau  pengecekan  manual  terhadap  setiap  dokumen  untuk  menentukan statusnya.

## Pembahasan
Kendala  Manajemen  Kearsipan    Dalam  Upaya  Meningkatkan  Pengelolaan  Penatausahaan Administrasi Di Dinas Perumahan Dan Kawasan Permukiman Kota Gunungsitoli
Dalam  pelaksanaan  pengelolaan  arsip,  Dinas  Perkim  Kota  Gunungsitoli  dihadapkan  pada serangkaian hambatan yang signifikan. Hambatan-hambatan tersebut, yang kini menjadi penghalang utama, melibatkan berbagai aspek yang mencakup kurangnya pengetahuan pegawai, sarana dan prasarana yang belum memadai, ketiadaan gedung penyimpanan khusus, dan tantangan penggunaan arsip digital.
1. Kurangnya Pengetahuan Pegawai
Tantangan utama yang dihadapi Dinas Perkim adalah kurangnya pemahaman dan pengetahuan yang cukup di kalangan pegawai mengenai praktik pengelolaan arsip yang baik. Pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian integral dari efisiensi dan akuntabilitas dalam suatu organisasi. Kurangnya pengetahuan pegawai mengenai praktik pengelolaan arsip yang baik dapat menyebabkan berbagai masalah, termasuk kesulitan dalam mencari informasi, risiko kehilangan data penting, dan potensi ketidakpatuhan terhadap regulasi.
Hasil penelitian yang dilakukan oleh Agesta dan Alamsyah (2020) tentang knowledge management dalam  pengelolaan  administrasi  arsip.  Penelitian  ini  menekankan  bahwa  pemahaman  karyawan terhadap  pengelolaan administrasi arsip sangat penting. Selain itu, penelitian ini juga menyoroti para karyawan yang bekerja di bagian arsip harus memiliki pengetahuan yang komprehensif, mencakup aspek  teknis,  hukum,  dan  regulasi  terkait  pengelolaan  arsip.  Hasil  penelitian  juga  menyarankan bahwa penerapan knowledge management dapat secara efektif meningkatkan kemampuan karyawan dalam pengelolaan administrasi arsip.
Oleh karena itu, penting bagi Dinas Perkim untuk memberikan pelatihan dan sumber daya kepada pegawainya  untuk  meningkatkan  pengetahuan  dan  pemahaman  mereka  tentang  pengelolaan administrasi arsip yang baik.
2. Kurangnya Sarana dan Prasarana yang Memadai
Infrastruktur  yang  memadai,  termasuk  sarana  dan  prasarana,  sangat  penting  untuk  kelancaran pengelolaan  arsip.  Dinas  Perkim  Kota  Gunungsitoli  menghadapi  hambatan  ini,  yang  dapat melibatkan  keterbatasan  tempat  penyimpanan  fisik,  kurangnya  perlengkapan  pengarsipan,  dan kekurangan alat bantu lainnya yang mendukung tugas pengelolaan arsip.
Kurangnya sarana dan prasarana, seperti lemari dan ruang penyimpanan, dapat menjadi hambatan serius dalam pengelolaan arsip. Lemari arsip yang terbatas atau kurang memadai dapat menyulitkan organisasi  dalam  menyimpan  dokumen  fisik  dengan  baik,  meningkatkan  risiko  kerusakan, kehilangan,  atau  kekacauan.  Selain  itu,  ketiadaan  ruang  penyimpanan  yang  memadai  dapat menghambat  kemampuan  organisasi  untuk  mengatur  dokumen  dengan  sistematis,  menyebabkan ketidakmampuan dalam menemukan informasi dengan cepat dan efisien.
3. Belum Melaksanakan Penyusutan Dokumen Arsip
Penyusutan atau pemusnahan arsip merupakan kegiatan untuk mengurangi jumlah arsip yang tidak memiliki nilai guna atau telah habis retensinya. Dinas Perkim Kota Gunungsitoli belum melakukan tindakan penyusutan atau pemusnahan arsip. Penyusutan atau pemusnahan arsip adalah langkah yang
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877
penting dalam pengelolaan dokumen dan arsip agar tidak terjadi penumpukan yang tidak perlu dan untuk menjaga keamanan data.
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2017 tentang Pedoman Retensi Arsip memberikan pedoman penyusutan arsip yang dapat menjadi dasar atau pegangan untuk melaksanakan penyusutan  arsip  melalui  tahap-tahap  yang  telah  ditentukan.  Penyusutan  arsip  dilakukan  dengan  cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Oktarino  Arizola  dan    Elva  Rahmah  (2014)  yang berjudul Pentingnya Jadwal Retensi Arsip dalam Manajemen Kearsipan. Hasil penelitian ini menekankan pada  pentingnya  penyusutan  arsip  melalui  penyusunan  jadwal  retensi  arsip  (JRA)  sebagai  pedoman penyusutan arsip secara sistematis, rutin, mudah, dan lancar. Jurnal ini membahas pentingnya penyusutan arsip melalui penyusunan jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyusutan arsip yang sistematis, rutin, mudah, dan lancar.
4. Tidak ada SOP Penyimpanan Arsip Dinas Perkim Kota Gunungsitoli masih belum memiliki SOP penyimpanan arsip sebagai pedoman resmi  atau  prosedur  standar  dalam  mengelola  dan  menyusun  dokumen  arsip.  Kondisi  ini  dapat berpotensi  mengakibatkan  kekacauan  dalam  penyimpanan  dokumen,  kesulitan  dalam  pencarian informasi, serta risiko kehilangan atau kerusakan dokumen yang penting. Tanpa panduan yang jelas, keseragaman dalam penanganan dokumen mungkin tidak terjamin, dan kepatuhan terhadap regulasi atau kebijakan internal dapat menjadi kurang terjamin.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Aisha Rahma Mifta dan Dian Arlupi Utami (2023) menyatakan  bahwa  ketidakadanya standar  operasional  prosedur (SOP)  untuk  penyimpanan  arsip aktif  di  Kantor  Dinas  Penanaman  Modal  dan  Pelayanan  Terpadu  Satu  Pintu  Kabupaten  Sidoarjo dapat  menimbulkan  dampak  signifikan  dalam  pengelolaan  arsip  perizinan.  Tanpa  SOP  yang terstruktur,  menyebabkan  bidang  perizinan  tidak  memiliki  acuan  untuk  pengerjaan  penyimpanan arsip yang baik dan benar sesuai standar kearsipan yang berlaku, sehingga bidang perizinan di kantor menghadapi  tantangan  dalam  menjaga  keteraturan,  keamanan,  dan  keterjangkauan  dokumen- dokumen yang terkait dengan proses perizinan.
5. Tantangan Penggunaan Arsip Digital
Penggunaan arsip digital yang belum terlaksana menjadi hambatan terpisah. Proses transformasi dari arsip fisik ke arsip digital mungkin terhambat oleh akumulasi arsip fisik yang belum terkelola dengan baik, membuat sulit untuk memulai penerapan sistem arsip digital secara menyeluruh.
Penggunaan  arsip  digital  yang  belum  dilaksanakan  di  Dinas  Perkim  Kota  Gunungsitoli  dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor. Salah satu faktor utama terkait dengan keterbatasan sumber daya, baik itu dalam hal anggaran, infrastruktur, atau keterampilan teknis yang diperlukan. Implementasi arsip  digital  sering  memerlukan  investasi  yang  signifikan  dalam  teknologi,  pelatihan  staf,  dan infrastruktur jaringan yang memadai.
Selain  itu,  resistensi  terhadap  perubahan  dan  kurangnya  pemahaman  tentang  manfaat  arsip  digital mungkin juga menjadi kendala. Beberapa individu atau kelompok di dalam organisasi mungkin lebih nyaman dengan sistem arsip fisik yang sudah ada dan belum sepenuhnya menyadari potensi peningkatan efisiensi dan aksesibilitas yang dapat diberikan oleh arsip digital.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Muhammad Rahmani Yusuf dan  Sri Rohyanti Zulaikha (2020)  penelitian  ini  menjelaskan  pentingnya  digitalisasi  arsip  untuk  efisiensi  penyimpanan  dan aksesibilitas. Digitalisasi arsip memungkinkan penyimpanan arsip secara elektronik, yang mengurangi kerusakan arsip fisik dan memudahkan akses dan penyimpanan arsip.
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877

## Kesimpulan
Berdasarkan hasil  riset  yang  telah dilaksanakan  di  Dinas  Perumahan  dan  Kawasan  Permukiman Kota Gunungsitoli, maka dapat mengambil kesimpulan bahwa:
1. Pengelolaan  arsip  pada  Dinas  Perkim  Kota  Gunungsitoli  belum  terlaksana  secara  optimal,  masih banyaknya  masalah-masalah  yang  terjadi  dalam  proses  pengelolaan  arsip  mulai  dari  penciptaan hingga  pemusnahan  arsip,  hal  tersebut  membuat  proses  dari  pengelolaan  tersebut  belum  optimal. Ketidak  adanya Standard  Operating  Procedure (SOP)  yang  mengatur  seluruh  tahapan  dalam pengelolaan  arsip,  dari  penciptaan  hingga  pemusnahan,  menjadi  penyebab  kurang  optimalnya pengelolaan  arsip  di  Dinas  Perkim  Kota  Gunungsitoli,  serta  kurangnya  pemahaman  karyawan mengenai  pentingnya  pengelolaan  arsip  membuat  karyawan  tidak  terlibat  sepenuhnya  dalam pengelolaan  arsip  karena  tidak  menyadari  nilai  strategis  dari  pengelolaan  arsip.  Selain  itu, kekurangan sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan yang memadai tentang pengelolaan arsip dapat menghambat pengelolaan arsip secara efektif.
2. Dalam  pelaksanaan  pengelolaan  arsip  Dinas  Perkim  Kota  Gunungsitoli    menghadapi  beberapa hambatan,  hambatan  yang  utama  adalah  kurangnya  pengetahuan  pegawai  mengenai  pengelolaan arsip yang baik, belum adanya kebijakan atau pedoman yang diberikan pimpinan terkait pengelolaan arsip, sarana dan prasarana yang belum memadai, belum melaksanakan penyusutan dokumen arsip, tidak ada SOP penyimpanan arsip, dan penggunaan arsip digital yang belum terlaksana. Hal ini dapat menyebabkan  berbagai masalah  dalam  pengelolaan  arsip  dikarenakan  banyaknya  arsip yang telah tertumpuk sehingga sulit untuk melakukan pengelolaan.

## DAFTAR PUSTAKA
Agustina,  Dwi. (2021).  Analisis  Penerapan  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  Dalam  Meningkatkan Kualitas Kerja Karyawan Bengkel Auto Dakar Ponorogo. Diss. IAIN Ponorogo .
Alkausa, Z. (2022). Standar  Operasional Prosedur (SOP) pada Front Office di PT. Bank Negara Indonesia (PERSERO)  TBK.  Kantor  Cabang    Pembantu  Cikurubuk. Doctoral  dissertation, Universitas Siliwangi.
Amalia, M. (2021). Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur Pembersihan Kamar Tamu dengan Protokol Kesehatan di Ardan Hotel Bandung. Jurnal Pariwisata Vokasi , 2(2), 1-14 .
Basya, M. R., & Puspasari, D. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip di Kantor Kecamatan Bungah Kabupaten Gresik. Pendidikan Administrasi Perkantoran, 9
Daosad, Mochamad Janki. 2020. PA: Prosedur Pengelolaan Dan Pengarsipan Surat Secara Elektronik Pada Sub Bagian Tata Usaha UPT BLK Pasuruan. Diss. Universitas Dinamika.
Djami ,  R.  M.  (2018). Rancangan  SOP  Dalam  Menunjang  Sistem  Kearsipan  di  Kelurahan  Lasiana, Kecamatan Kelapa Lima, Kota Kupang. Bisman-Jurnal Bisnis & Manajemen, 3(01), 48- 53.
Fakaubun,  Arfa.  (2020).  "Manajemen  Kearsipan  Dalam  Menunjang  Kegiatan  Administrasi  Pelayanan Publik  Pada  Sekolah  Usaha  Perikanan  Menengah  Sorong  di  Lingkungan  Kementerian Kelautan dan Perikanan." Jurnal Pari 6.1.
Fitri,  R.  (2022). Analisis  Pengelolaan  Arsip  di  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kabupaten Pelalawan . ( Doctoral dissertation, Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau).
Gabriele,  Gabriele.  (2018).  Analisis  Penerapan  Standar  Operasional  Prosedur  (Sop)  Di  Departemen Marketing Dan Hrd PT Cahaya Indo Persada Artikel Ilmiah Jurnal Agora." Agora 6.1 .
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877
Gie, T. L. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty
Gishella, S. (2018). Analisis Penerapan Standard Operational Procedure Dalam Proses Produksi Pada PT Pertiwimas Adi Kencana. Agora , 6 (2).
Hablil,  Rahman.2021.Pengaruh  Penerapan  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  Room  Attaendant Terhadap  Kinerja  Karyawan  Romm  Attendant  Di  Grand  Rock  Hotel  Bukittinggi. Diss. Universitas Muhammadiyah Sumatra Barat.
Haryadi, Hendi.2009. Administrasi perkantoran untuk manajer & staf. Visi Media.

## Laksmi, dkk. 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penaku
Mappasere,  Stambol  A.,  and  Naila  Suyuti.  "Pengertian  Penelitian  Pendekatan  Kualitatif." Metode Penelitian Sosial 33 (2019).
Marliani, L. (2019). Definisi Administrasi Dalam Berbagai Sudut Pandang. Dinamika: Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi Negara, 5(4), 17-21.
Meirinawati, Indah Prabawati. "Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola AdministrasiPerkantoran  yang  Efektif  dan  Efisien." Jurnal  Informasi  Dan  Komunikasi Administrasi Perkantoran (2015).
Moleong, J. L. (2014). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Muhaimin,  Yahya,  et  al.  Implementasi  Standar  Operasional  Prosedur  Pelayanan  Arsip  Dinamis  Inaktif. Information Science and Library 3.2 (2022): 95-103.
Muhammad,  Zulham. Analisis  Biaya  Operasional  Atas  Konsumsi  Bahan  Bakar  Alat  Berat  Berdasarkan Volume Muatan (Survei dilakukan di PT. Kereta Api Logistik). Diss. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia Jakarta , 2020.
Muntalib, A. (2017). Dasar-Dasar Penulisan Karya Ilmiah.
Octavia, D., Lubis, D. S., & Halim, J. (2021, November). Analisis Penerapan Standart Operasional Prosedur dalam Pengelolaan Arsip pada PT. PLN (Persero) Rayon Medan Baru. SANISTEK , 316- 322.
Pasolong, Harbani. Teori Administrasi Publik. Bandung : Alfa Beta. 2014
Prasetya,  Agesta  Citrasena,  and  Alamsyah  Alamsyah.  "Pengaruh  Knowledge  Management  Arsiparis Terhadap Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah." Jurnal Ilmu Perpustakaan 9.1 (2020): 12-24.
Priansa,   D.   J.,   &   Garnida,   A.   (2013). Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien,   dan   Professional. Bandung: Alfabeta.
Riadi,  M.  (2022,  Maret  18). https://www.kajianpustaka.com/2022/03/manajemen-kearsipan.html . Retrieved Juli 21, 2023
Sailendra, Annie. "Langkah-langkah praktis membuat SOP." Yogyakarta: Trans Idea Publishing (2015).
Tambunan,  E.  (2022).  Penerapan  Standar  Operasional  Prodedur  dalam  Meningkatkan  Trust  Wisatawan Desa  Rumah  Galuh  Kecamatan  Sei  Bingai,  Kab.  Langkat. Jurnal  Ilmiah  Akomodasi Agung , 9 (1), 36-47.
Volume : 04 | Nomor 02 | Juli 2024 | E-ISSN : 2797-7161 | DOI: doi.org/jebma.v4n2.3877
Tjipto Atmoko. 2019. Standar Operasional Prosedur dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Jurnal Akuntansi dan Keuangan . Vol 5, No. 2
Tumiwa, R. A. F., Ningsih, G. M., Romarina, A., Setyadjit, S., Slamet, B., Waruwu, E., Ie, M., & Utomo, Y.  T.  (2023).  Investigating  halal  food  Supply  chain management,  halal  certification and traceability  on  SMEs  performance.  Uncertain  Supply  Chain  Management,  11(4),  1889– 1896. https://doi.org/10.5267/j.uscm.2023.6.003
V.  Wiratna  Sujarweni  (2014).  Metodologi        Penelitian.        PT.  Pustaka  Baru.  Jl.  Wonosari    Km.6 Demblaksari Baturento Banguntapan Bantul Yogyakarta
Waruwu, E., Waruwu, S., Ndraha, A. B., Telaumbanua, A., Lase, D., Halawa, F., Bate’e, M. M., Waruwu, M.  H.,  Mendrofa,  S.  A.,  Laoli,  A.,  Halawa,  O.,  &  Gea,  M.  (2023).  Perencanaan  dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (M. Silalahi (ed.)). Future Science.
Yonas,K.,  Radjikan  &  Hartono,  S.  (2020). Sistem  Pengelolaan  Kearsipan  Dalam  Upaya  Meningkatkan Efektifitas  Terjaminnya  Penyimpanan  Arsip  Pada  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan Provinsi Jawa Timur .  Surabaya: Administrasi Negara, 126.
Yusuf, Rahmani. "Perkembangan pengelolaan arsip di era teknologi." ACARYA PUSTAKA: Jurnal Ilmiah Perpustakaan dan Informasi 7.1 (2020): 50-61.