## ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PENGARSIPAN SURAT PADA KANTOR KORWIL PENDIDIKAN KECAMATAN LAHEI BARAT BERBASIS ANDROID
Analysis And Design Of A Letter Filing Application At The Office Of Education Coordil Of Lahei Barat Sub-District Based On Android
Agung Prabowo 1 , Ada Gawi Hati2 , Deden Andriawan 3 1,2,3 Program Studi Sistem Informasi, STMIK PALANGKARAYA, PALANGKARAYA agungdosen@gmail.com , adagawihatipky@gmail.com , deden.dnw@gmail.com

## Abstrak
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi informasi juga semakin berkembang dan pola hidup masyarakat semakin modern. Tidak terkecuali pada sistem pengarsipan surat atau pencatatan surat masuk dan surat keluar. Berkaitan dengan kemajuan teknlogi informasi dimana peneliti  menganalisis pengolahan data  perngarsipan  surat pada kantor Korwil  Pendidikan Kecamatan Lahei Barat yang  masih konvensional menggunaan buku jurnal dan diubah ke sistem online berbasis android yang diakses menggunakan smartphone. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis dan merancang aplikasi pengarsipan surat yang dimana perancangan menggunakan Balsamiq Mockup 3 sebagai gambaran sistem ini bila nanti dibangun. Metode pengumpulan data yang penulis gunakan adalah dengan cara observasi, wawancara, studi pustaka, dokumentasi, dan kuisioner.  Perancangan ini pabila dibangun  menggunakan bahasa pemrograman Java dan MySql  sebagai  manajemen  database.  Untuk  metode  analisis  penulis  menggunakan  metode  Pieces,  yaitu  Performance,  Information, Economic, Control,Efficiency, Service. Adapun perancangan sistem ini menggunakan metode UML (Unified Modeling Language). Hasil akhir dari penelitian ini adalah sebuah rancangan pengarsipan surat pada kantor Korwil Pendidikan Kecamatan Lahei Barat Berbasis Android dan telah diuji dengan  skala  likert.  Penulis  membagikan  kuisioner  kepada  12  pengguna  dengan  6 pernyataan dan diperoleh perhitungan dengan nillai 85,8% atau 309 point nilai, termasuk dalam kategori sangat setuju. Sehingga dapat dikatakan bahwa perancangan yang penulis buat telah memenuhi nilai yang baik.
Kata Kunci : Analisis, Aplikasi, Pengarsipan Surat, Pendidikan, Android.

## ABSTRACT
Along with the times, information technology is also growing and people's lifestyles are increasingly modern. There is no exception in the mail  filing  system  or  recording  incoming  and  outgoing  letters.  In  connection  with  the  advancement  of  information  technology,  where researchers analyzed the data  processing of archiving letters at the Education Coordinator  office of West Lahei District,  which was still conventional using journal books and converted to an Android-based online system that was accessed using a smartphone.
The purpose of this study is to analyze and design a letter archiving application where the design uses Balsamiq Mockup 3 as an illustration of this system when it is later built. The data collection method that the author uses is through observation, interviews, literature study, documentation, and questionnaires. This design when built using the Java programming language and MySQL as database management. For the analytical method, the author uses  the  method Pieces, namely  Performance, Information, Economic, Control,Efficiency, Service. The design of this system uses the UML (Unified Modeling Language) method.
The final result of this research is a letter archiving design at the Educational Korwil office of West Lahei District based on Android and has been tested with a Likert scale. The author distributed questionnaires to 12 users with 6 statements and obtained a calculation with a score of 85.8% or 309 value points, including in the category of strongly agree. So it can be said that the design that the author made has met a good value.
Keywords : Analytics, Apps, Mail Archiving, Education, Android

## 1. PENDAHULUAN
Surat  adalah  sarana  komunikasi  yang  digunakan  untuk menyampaikan  informasi  tertulis  oleh  suatu  pihak ke  pihak lain.  Surat  juga  merupakan  alat  komunikasi  antar  suatu organisasi,  instansi  atau  perusahaan.  Kegiatan  persuratan pada  suatu  organisasi  atau  instansi  adalah  hal  yang  penting karna dapat menujang perkembangan organisasi atau instansi dari sisi administrasi.
Setiap instansi pemerintah mempunyai suatu unit yang bertugas  dalam  bidang administrasi.  Dengan  kata  lain  setiap instansi memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang  berhubungan  dengan  kegiatan  administrasi  yang  pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan.  Pada dasarnya kegiatan pengarsipan berfungsi untuk menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan, formulir dan sebagainya.
Arsip adalah kegiatan dalam berbagai bentuk dan media yang  dibuat  dan  terima  oleh lembaga  negara,  pemerintahan daerah, lembaga pendidikan organisasi maupun perseorangan. Arsip surat terdiri dari dua macam, yaitu surat masuk dan surat keluar.
Kemudian perkembangan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di segala aspek kehidupan, terkhusus berkembanganya  perangkat  mobile  berimbas  pada peningkatan  pemakaian  internet.  Bagi  pengguna  perangkat mobile  akan  lebih  mudah  mengakses  internet dibandingkan pengguna  PC  atau  laptop  karena  ukurannya  yang kecil  dan mudah dibawa  kemana-mana.  Salah  satu  perkembangan sistem operasi mobile adalah Android. Android kini menjadi sebuah  sistem  operasi  yang  sedang  banyak  diminati  karena bersifat open  source  dan  memudahkan  para  penggemar aplikasi  Android  untuk  membuat  dan  mengembangkan aplikasi dari berbagai aspek.
Begitu pula pada arsip yang dahulunya merupakan arsip bermedia kertas namun sekarang berkembang menjadi arsip yang medianya tersaji dalam bentuk media baru. Saat ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen  yang di  milikinya.  Penggunaan  media  elektronik diharapkan  dapat  membantu  pihak  pengelola arsip  untuk mengelola arsipnya secara efektif dan efisien.
Berdasarkan uraian dari latar belakang diatas, maka dari itu  penulis  mengakat penelitian  yaitu  “Anal isis  dan Perancangan Aplikasi Pengarsipan Surat Pada Kantor Korwil
Pendidikan  Kecamatan  Lahei  Barat  Berbasis  Android” Pencatatan  surat  dalam  sebuah  instansi  tersebut  masih menggunakan  cara  manual  dengan  menggunakan  buku catatan  atau  jurnal  dan  terbilang  kurang  efisien.  Dari  objek penelitian  tersebut  maka  peneliti  akan  menganalisis  dan merancang  suatu  teknologi  yang  akan  membantu mempermudah atau memecahkan masalah dan mengefesienkan  pengarsipan  surat  tersebut  dengan penggunaan berbasis android.

## 2. METODOLOGI

## 2.1. Teori Yang Berkaitan Dengan Penelitian
Menurut  Sugiono  dalam  Aswad  Muhdar  (2021:2), Analisis adalah kegiatan untuk mencari pola, atau cara berfikir yang  berkaitan  dengan  pengujian  secara  sistimatis  terhadap sesuatu  untuk  menentukan  bagian,  hubungan  antar  bagian, serta hubungannya dengan keseluruhan
Menurut Soetam Rizky dalam Vita Resty Tania (2020:2), perancangan  adalah  sebuah  proses  untuk  mendefinisikan sesuatu  yang  akan  dikerjakan  dengan  menggunakan  teknik yang  bervariasi  serta  didalamnya  melibatkan  deskripsi mengenai  arsitektur  serta  detail  komponen  dan  juga keterbatasan yang akan dialami dalam proses pengerjaannya.
Aplikasi  menurut  Dhanta  dalam  Dani  Azhar  (2019:3), adalah software yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu, misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel. Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan lamaran penggunaan.
Menurut  Sugiarto  dan  Wahyono  (2015:2),  kearsipan merupakan  dasar  dari  pemeliharaan  surat  kearsipan mengandung  proses  penyusunan  dan  penyimpanan  surat- surat  sedemikian  rupa,  sehingga  surat  atau  berkas  dapat ditemukan kembali bila diperlukan.
Pengertian surat menurut Hisyam dalam Bella Maya Sari Sitorus  (2020:9),  adalah suatu  sarana  untuk  menyampaikan informasi  atau  pertanyaan  secara  tertulis  kepada  pihak  lain baik itu atas nama sendiri ataupun atas nama jabatannya dalam organisasi.
Menurut  Kurniawan  dalam  Dwi  Agung  Prasetyo (2019:2),  pendidikan  adalah  mengalihkan  nilai-nilai, pengetahuan, pengalaman dan keterampilan kepada generasi muda  sebagai  usaha  generasi  tua  dalam  menyiapkan  fungsi hidup generasi selanjutnya, baik jasmani maupun rohani.
Menurut  Nazruddin  Safaat  dalam  Nurul  Azizah (2017:1),  Android  adalah  sebuah sistem  operasi  untuk perangkat  mobile  berbasis  linux  yang  mencakup  sistem operasi, middleware dan aplikasi.
2.2. Pemodelan Yang Digunakan a. Model Waterfall
Menurut  Sukamto  dan  Shalahuddin  dalam  San  Aven Liane (2015:25) menjelaskan bahwa model SDLC air terjun ( Waterfall )  sering  juga  disebut  model  sekuensial  linier ( sequential  linear )  atau  alur  hidup  klasik  ( classic  life  cycle ). Model  air  terjun,  menyediakan  pendekatan  alur  hidup perangkat lunak secara  sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahap pendukung ( support ).
b. Unified Modeling Language (UML)
Menurut  Sukamto  dan  Shalahuddin  dalam  San  Aven Liane  (2015:26),  UML  (Unified  Modeling  Language)  adalah salah  satu  standar  bahasa  yang  banyak  digunakan  didunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan  desain,  serta  menggambarkan  arsitektur  dalam pemrograman berorientasi objek
Ada  3  (tiga)  jenis  diagram  yang  digunakan  dalam penelitian  ini,  yaitu use  case diagram, activity diagram,  dan sequence diagram.
2.3. Perangkat Lunak Yang Digunakan
a. Logo Balsamiq Mockup 3
b. StartUML
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Profil Instansi
Kantor Korwil Bidang Pendidikan Kecamatan Lahei Barat adalah salah satu instansi pemerintah, pejabat  fungsional atau pegawai aparatur sipil negara lainnya yang bertugas melakukan koordinasi  layanan  administrasi  pada  satuan  pendidikan diwilayah  kecamatan  dan  dimana  juga  sebagai  membimbing, memeriksa,  mengoreksi,  mengawasi  dan  merencanakan kegiatan  urusan  keorganisasian  dan  ketatalaksanaan  umum, kepegawaian, perlengkapan, program pelaporan serta keungan dalam rangka mendukung mekanisme kerja wilayah pendidikan kecamatan.
b. Struktur Instansi
Struktur  organisasi  merupakan  susunan  dan  hubungan antara  tiap  bagian  sesuai  posisi  yang  ada  pada  perusahaan, kantor maupun organisasi dalam menjalin kegiatan operasional untuk  mencapai  tujuan,  dapat  dilihat  pada  bagan  dibawah merupakan  struktur  organisasi  Kantor  Korwil  Bidang Pendidikan Kecamatan Lahei Barat :
Struktur Instansi Korwil Bidang Pendidikan Kecamatan Lahei Barat
Data pegawai dan petugas kebersihan aktif pada kantor bidang Pendidikan Kecamatan Lahei Barat di Desa Teluk Malewai adalah sebagai berikut :
1. Korwil Kec. Lahei Barat : Singkang
2. Stap Pegawai Pungsional Umum : Aswad, S.Pd 3. Pengawas TK/SD : Sudirman, S.Pd 4. Pengawas TK/SD : Karsiman, S.Pd
5. Pegawai Tidak Tetap
: Yeti Utami
c. Implementasi Desain
Gambar 1 . Tampilan Login Gambar 2 . Home (Admin)
Gambar 3 . Halaman Surat Masuk
Pada gambar 1 merupakan gambar halaman login yang sama cara pengaksesanya oleh Admin, Korwil, Pegawai dengan username menggunakan  nama  dan  NIP,  kemudian  password  menggunakan  NIP.  Gambar  2  menunjukkan  halaman  utama Admin  dimana pengaksesan penuh pada aplikasi ini dimiliki oleh Admin. Gambar 3 merupakan halaman data surat masuk yang dimiliki oleh Admin
dan telah diolah oleh Admin.
Gambar 4 . Halaman Surat Keluar
Gambar 5 . Tambah Data Gambar 6 . Tambah Data Surat Masuk
Surat Keluar
Pada gambar 4 merupakan halaman data surat keluar yang dimiliki oleh Admin dan telah diolah oleh Admin. Gambar 5 dan gambar 6 menujukan tampilan tambah data surat masuk dan surat keluar dimana dari form atau kolom tersebut akan diiput oleh Admin.
Gambar 7 . Tampilan Hapus Data
Gambar 8 . Tampilan Data Gambar 9 . Tampilan Data Surat Masuk
Surat Keluar
Gambar 7 menunjukkan tampilan cara menghapus data surat atau data pengguna (gambar 12) yang hanya bisa diakses oleh Admin. Pada gambar 8 dan gambar 9 merupakan tampilan hasil data yang telah diolah oleh Admin dari tampilan tersebut terdapat button Edit yang berfungsi untuk mengubah data maka ketika diclick akan diarahkan ke tampilan form data seperti tambah data pada gambar 5 dan 6 yang hanya bisa diakses oleh Admin.
Jurnal Sains Komputer dan Teknologi Informasi e – issn : 2655-7460. Volume 5 No.1, November 2022 Page 6-13
Gambar 10 . Halaman Data Gambar 11 . Tambah Data Gambar 12 . Tampilan Data Pengguna Pengguna Pengguna
Dari gambar 10 diatas merupakan halaman data pengguna yang hanya bisa diolah atau dikases oleh Admin, kemudian pada  gambar 11 merupakan gambar tambah  data pengguna  dimana harus menginput data pada form data tersebut dan gambar 12 adalah hasil data pengguna yang telah diolah oleh Admin dari tampilan tersebut  terdapat  button edit  yang akan menggubah data  jika  terjadi
Gambar 13 . Home Korwil Gambar 14 . Halaman Data Gambar 15 . Halaman Data Dan Pegawai Surat Masuk Surat Keluar Korwil & Pegawai Korwil
kesalahan maka akan diarahkan kembali ke halaman form data atau tambah data pengguna seperti gambar 11.
Pada gambar 13 merupakan halaman awal yang sama dimiliki oleh Korwil dan Pegawai namun dalam hak akses berbeda bagian menu surat keluar. Kemudian gambar 14 adalah halaman data surat masuk yang dimiliki oleh Korwil  dan  Pegawai  karena  cara  pengaksesan  halaman  sama  dimana  hanya  bisa  melihat  data.  Gambar  15 halamannya ditunjukan hanya untuk Korwil kerena hak aksesnya hanya sampai melihat data.
Gambar 16 . Tampilan Data Gambar 17 . Tampilan Data Gambar 18 . Halaman Data Surat Masuk Surat Keluar Surat Keluar Korwil & Pegawai Korwil & Pegawai Pegawai
Pada gambar 16 dan gambar 17 merupakan tampilan data surat masuk dan surat keluar yang sama dimiliki oleh Korwil dan Pegawai.  Kemudian  gambar 18  merupakan halaman data surat keluar yang  dimiliki oleh Pegawai dimana bisa  menambah data namun dari akses tambah data tersebut hak aksesnya terbatas.
Gambar 19 . Tambah Data
Gambar 20 . Tampilan Data Surat Keluar Surat Keluar Pegawai Pegawai
Gambar 19 merupakan form tambah data surat keluar atau penomoran surat yang telah dibahas pada gambar 18  dimana  batas  pengaksesan  tambah  data  hanya sampai input data gambar oleh Pegawai. Pada gambar 20  adalah  hasil  data  yang  diolah  oleh  Pegawai  yang dimana nantinya data tersebut akan terkirim ke menu surat  keluar  Admin  dan  diolah  kembali  menjadi  data yang lebih jelas dan akurat.

## 4. KESIMPULAN
Perancangan desain interface  aplikasi pengarsipan surat pada kantor Korwil Pendidikan Kecamatan Lahei Barat Berbasis Android ini dibuat dengan menggunakan Balsamiq Mockup 3.
Hasil  analisis  yang  telah  dilakukan  sistem  lama memiliki beberapa kekurangan seperti pengarsipan surat atau  pencatatan  surat  masuh  masih  terbilang konvensional,  kemudian  kesulitan  dalam  mencari nomor surat dan penomoran nomor surat keluar.
Berdasarkan  hasil  dari  perhitungan  kuisioner menggunakan  metode  Skala  Likert,  dengan  6 pernyataan yang diajukan kepada 12 responden dapat disimpulkan  bahwa  perancangan  aplikasi  pengarsipan surat pada Kantor Korwil Pendidikan Kecamatan Lahei Barat  sudah  layak  memperoleh  nilai  interpretasi sebesar  85.8%  dapat  disimpulkan  bahwa perancangan telah mengikuti kebutuhan sistem pengguna.

## 5. REFERENSI
Ahmad Maulidia Rizaldi. 2019. Cara Mudah Membuat Login Multi  Level  User  dengan  PHP  dan  MySQL.  Diakses pada 13 November 2021, dari https://www.mynotescode.com/login-multi- level-user- php-mysql/
Aulianti  Dian  Wiwik,  Sugeng  A.Karim,  dan  Muhammad Riska.  2021.  Pengembangan  Game  Pendidikan  Anti Korupsi  Berbasis  Android.  Makassar  :  Universitas Negeri Makassar.
Azhar Dani. 2019. Aplikasi E-Learning Siswa Berbasis Web Pada  SMPN  Bernas  Kabupaten  Pelalawan  Riau  (Studi Kasus Smpn Bernas Kab. Pelalawan Riau). Yogyakarta : Universitas Teknologi Yogyakarta
Azizah  Nurul.  2017.  Aplikasi  Mobile  Penunjang  Belajar Bahasa  Jawa  Berbasis  Client  Server. Kediri : Universitas Nusantara PGRI Kediri
Cahyaningrum  Nuning.  2016.  Pengembangan  Dan  Analisis Sistem  Infomasi  Pengarsipan  Surat  Masuk  Dan  Surat Keluar Di SMK Batik Perbaik Purworejo. Yogyakarta : Universitas Negeri Yogyakarta
Diana Nur Ilvi, I Gade Susraman Mas Diyasa, Sugiarto. 2020. Analisi Perancangan Aplikasi Pengarsipan Dan Disposisi Surat. Jawa Timur : Universitas Veteran Jawa Timur
Farell Geovanne, Hadi Kurnia Saputra, dan Igor Novid. 2018.
Rancang  Bangun  Pengarsipan  Surat Menyurat  (Studi Kasus Fakultas Teknik UNP). JTIP : Universitas Negeri Padang.
Imamuddin,  Muhammad  Muslihudin,  Joni.  2020.  Aplikasi Pengarsipan  Surat  Untuk  Peningkatan  Pelayan  Desa Bumi Arum. Lampung : STMIK Pringsewu
Irawan Rusdi, dan Liliawati Lia. 2019. Prosedur Pengelolaan Arsip Pada SMA Teknologi Al-Fath Di Kota Sukabumi. Sukabumi : Politeknik Sukabumi.
Irawan Puji, Dimas Aulia Pubjie Prasetya, Petrus Sokibi. 2020. Rancang Bangun Pengarsipan Surat Kedinasan Berbasis Web Menggunakan Framework Codeigniter. Lombok : Universitas CIC.
Liane Aven San. 2019. Sistem Informasi Pengenalan Adat Dan Budaya  Dayak  Kalimantan  Tengah  Berbasis  Web. Palangkaraya : STMIK Palangkaraya.
Muhdar  Aswad.  2021.  Analisis  Mengenai  Pengaruh  Politik Terhadap  Kehidupan  Di  Kampung  Yeflio  Distrik Mayamuk  Kabupaten  Sorong,  2723-0201.  Diakses  13 Oktober  2021,  Dari  Universitas  Muhammadiyah Sorong.
Prawono  Agus  Joko.  2015.  Sistem  Infromasi  Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di STMIK AUB Surakarta. Surakarta : STMIK AUB Surakarta.
Prasetiyo  Agung  Dwi.  2019.  Implementasi  Pendidikan Karakter Peduli Lingkungan Melalui Program Adiwijaya (Studi  Kasus  Pada  Siswa  SMP  Negeri  9  Surakarata Tahun  Ajaran  2018/2019).  Surakarta  :  Universitas Muhammadiyah Surakarata
Ramli  Alamsyah  Muhammad,  Nasir  Hamzah,  A.M.Hasbi. 2021.  Pengaruh  Pendidikan,  Disiplin  Kerja,  Motivasi Terhadap Kinerja Pegawai Kantor Kementerian Agama Kota  Makassar.  Makasar  :  Universitas  Muslim Indonesia.
Rafidah  Irna.  2019.  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat Masuk  Dan  Surat  Keluar  Di  Kecamatan  Ngemplak Yogyakarta. Yogyakarta : Universitas Islam Indonesia
Sanjaya Oky Kadek, I Gede Bendesa Subawa, I Kadek Andy Asmarajaya. 2020. Perancangan Sistem Surat Menyurat Terintegrasi  (SUMATRI)  Berbasis  Website  dan Android. Universitas Hindu Indonesia.
Sari Imelda Putri. 2018. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar  Di  Notaris Debora Ekawati Lukman Dadali, Sh. Batam : STMIK GICI
Sitohang  Tamando  Hengki.  2018.  Sistem  Informasi Pengagendaan  Surat  Berbasis  Web  Pada  Pengadilan Tinggi  Medan.  Sumatra  Selatan  :  STMIK  Pelita Nusantara Medan
Sitorus Sari Maya Bella. 2020. Analisis Surat Dinas Yayasan Perguruan Markus Medan. Medan : Universitas HKBP Nommensen Medan.
Suhandono  Erwin.  2019.  Analisis  Dan  Perancangan  Sistem Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Dinas Penanggulangan  Kebakaran  Dan  Penyelamatan  Kota Jakarta  Utara.  Jakarta Utara  :  Universitas  Persada Indonesia YAI Jakarta
Sugiarto, A., dan Wahyono, T. 2015. Manajemen Kearsipan Modern (dari Konvensial ke basis komputer). Salatiga. Gava Media. Hal.2
Tania  Resty  Vita.  2020.  Perancangan  Sistem  Informasi Penggajian  Karyawan  Pada  CV.  Tri  Multi  Jaya Yogyakarta.2684-8260.  Jakarta  Selatan  :  Universitas Trilogi