p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934
Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada PT. XYZ
Muhammad Faris Raffa Dzakiy 1* , Ade Momon 2
1,2 Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Singaperbangsa Karawang Indonesia * Koresponden email : farisraffa12@gmail.com
Diterima: 18 Oktober 2022 Disetujui: 7 November 2022

## Abstract
PT. XYZ warehouse management system and procedures are having problems doing some of the warehouse work.  Improvements  to  the  warehouse  management  system  are  expected  to  be  able  to  overcome  the problems that occur in the PT. XYZ. This research uses direct observation method and uses primary and secondary data. The root cause of the causative factors that make a bad warehousing management system is  illustrated  by  a  fishbone  diagram.  After  making  a  fishbone  diagram,  it  is  found  that  most  of  the  root causes  of  a  bad  warehousing  management  system  are  because  there  are  no  rules  made  to  regulate warehouses. To overcome this, a Standard Operation Procedure (SOP) was drafted which aims to improve warehouse  conditions  so  that  it  is  expected  to  assist  workers  in  doing  their  jobs.  In  addition,  making  a maintenance picket schedule as a regulatory tool to carry out warehouse maintenance together with other department staff so that the warehouse can be kept clean every day and also making stock cards to find out any incoming and outgoing material activities so that information about the stock of goods is available. in the warehouse will always be updated.
Keywords: logistics, warehouse, warehousing management system, SOP, fishbone diagram

## Abstrak
PT.  XYZ  sistem  dan  prosedur  manajemen  gudang  perusahaan  mengalami  masalah  dalam  melakukan sebagian  pekerjaan  gudang.  Perbaikan  sistem  manajemen  gudang  diharapkan  dapat  mengatasi  masalah yang  terjadi  di  Gudang  PT.  XYZ.  Penelitian  ini  menggunakan  metode  pengamatan  langsung  serta menggunakan data primer dan sekunder. Akar permasalahan dari faktor-faktor penyebab yang membuat sistem  manajemen  pergudangan  yang  buruk  digambarkan  dengan diagram  fishbone. Setelah  dibuat diagram  fishbone didapatkan  sebagian  besar  akar  permasalahan  yang  menyebabkan  sistem  manajemen pergudangan yang buruk adalah dikarenakan belum terdapat aturan yang dibuat untuk mengatur gudang. Untuk mengatasi hal tersebut dibuat rancangan Standard Operation Procedure (SOP) yang bertujuan agar dapat memperbaiki kondisi gudang sehingga diharapkan dapat membantu para pekerja dalam melakukan pekerjaannya. Selain itu pembuatan jadwal piket pemeliharaan sebagai alat pengaturan untuk melakukan pemeliharaan  gudang  secara  bersama-sama  dengan  staf  bagian  lain  sehingga  gudang  dapat  terjaga kebersihannya setiap hari dan juga pembuatan kartu stok untuk mengetahui setiap adanya kegiatan material yang  masuk  dan  keluar  sehingga  informasi  mengenai  stok  barang  yang  berada  di  gudang  akan  selalu diperbarui .
Kata Kunci: logistik, gudang, sistem manajemen pergudangan, SOP, fishbone diagram

## 1. Pendahuluan
Produktivitas  kerja  menjadi  salah  satu  faktor  keberhasilan  suatu  kegiatan  didalam  perusahaan. Dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja diperlukan sistem kerja yang baik. Adapun sistem kerja terdiri  dari  beberapa  macam  faktor,  yaitu metode,  manusia,   bahan,  peralatan,  dan  lingkungan.  Kondisi perusahaan  yang  tidak  sesuai  dengan  standar  prosedur  yang  telah  ditetapkan  oleh  perusahaan  serta karyawan  tidak  mematuhi  prosedur  menjadi  salah  satu  faktor  penyebab  yang  membuat  sistem  kerja menjadi menurun[1].
Gudang  merupakan  bagian  penting  dari  sebuah  perusahaan.  Aktivitas  yang  berlangsung  di pergudangan  diharuskan  memiliki  sistem  penyimpanan  yang  baik  dan  benar  agar  dapat  mendorong kegiatan pergudangan maupun proses produksi [2]. Sistem manajemen gudang kerap kali kurang mendapat perhatian  yang  baik  oleh  para  pelaku  bisnis  [3].  Padahal  sangat  penting  untuk  menerapkan  sistem manajemen di gudang, karena sistem manajemen gudang dapat menstandarisasi proses gudang dari barang masuk  hingga  keluar  dan  diterima  oleh  konsumen[4].  Selain  itu,  sistem  manajemen  gudang  dapat mempengaruhi pendapatan perusahaan. Sistem pergudangan yang kurang baik dapat menyebabkan adanya kehilangan  barang,  barang  rusak  dan  sebagainya  yang  dapat  menyebabkan  perusahaan  pendapatan
p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934
perusahaan menjadi berkurang [5] . Keberhasilan suatu perusahaan mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan diawali dengan sistem manajamen pergudangan itu sendiri yang memaksimalkan efektifitas dan efisiensi pemeliharaan perusahaan [6].
PT. XYZ bergerak dalam general supplier . PT. XYZ merupakan salah satu yang distributor  produk Electrical, Mechanical, dan Hardware. Perusahaan telah menyediakan dan memasok ke semua jurusan industri,  kontraktor  dan  pedagang  di  wilayah  Karawang.  Pada  perusahaan  ini  sistem  dan  prosedur manajemen  gudang  perusahaan  mengalami  masalah  dalam  melakukan  sebagian  pekerjaan  gudang. Perbaikan  sistem  manajemen  gudang  diharapkan  dapat  mengatasi  masalah  yang  terjadi  di  Gudang  PT. XYZ,  sehingga  diharapkan  dapat  menurunkan  biaya  yang  terdapat  di  gudang  serta  pengumpulan  dan pengiriman barang ke gudang dapat lebih efisien dan  efektif. Selain itu, dilakukannya perbaikan sistem manajemen gudang dapat mempermudah dalam pencarian informasi yang akurat untuk mencari barang di gudang [7].
Penelitian-penelitian  terdahulu  yang  digunakan  sebagai  acuan  pada  penelitian  ini  diantaranya penelitian[8] hasil yang didapatkan yaitu pembuatan usulan tata letak yang baru untuk mengatasi belum teratur  dan  seimbangnya  tumpukan  barang. Pada  penelitian  [9],  hasil  yang  diperoleh  adalah  perbaikan pada  sistem  manajemen  gudang  didapatkan  rekomendasi  perbaikan  kegiatan receiving ,  kegiatan storage , kegiatan delivery , dan kegiatan controlling , serta usulan tata letak penyimpanan. Pada penelitian [10] hasil yang didapatkan, yaitu dilakukan perbaikan sistem manajemen gudang dengan membuat usulan penggunaan  kartu  stok  barang,  usulan  melakukan  pemeliharaan  gudang  secara  bersama-sama  dengan karyawan bagian lain, dan usulan untuk penggunaan rak penyimpanan barang.
Pada penelitian [11] hasil yang didapatkan yaitu usulan perbaikan sistem manajemen gudang dalam upaya  untuk  menurunkan  selisih  jumlah  fisik  di  gudang  dilakukan  perbaikan  nota  dengan  cara menggunakan perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) yang dikombinasikan dengan Kanban Tag . Sedangkan pada penelitian [12] diperoleh penerapan sistem informasi persediaan untuk memudahkan karyawan  dalam  mengelola  persediaan  di  gudang  dan  rancangan  standar  operasional  prosedur  (SOP) sebagai pedoman standar untuk meningkatkan efisiensi kerja karyawan perusahaan . Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan manajemen pergudangan pada PT. XYZ.

## 2. Metode Penelitian
Terdapat  metode  penelitian  pada  penelitian  ini  yang  digambarkan  pada  diagram  alir  yang  terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Metodologi Penelitian
Sumber: [13]
Tahapan penelitian, diantaranya:
a. Mulai, yaitu tahap dimulainya penelitian pada tanggal 3 Maret 2022 di PT. XYZ.
b. Studi Pendahuluan, pada tahap ini dilakukan pengumpulan informasi yang dilakukan dengan cara  studi literatur dan studi lapangan [14].
c. Identifikasi Masalah, pada fase ini dilakukan identifikasi terhadap objek penelitian serta melakukan perumusan  masalah  terhadap  masalah  yang  muncul  di  objek  penelitian  [15].  D id ap atk an permasalahan pada penelitian kali ini, yaitu sistem manajemen pergudangan pada gudang PT. XYZ dalam pelaksanaan kegiatannya belum berjalan dengan baik.
d. Pengumpulan Data, merupakan tahap pengumpulan data yang dimana pada penelitian ini menggunakan data  primer  serta  data  sekunder.  Data  primer  didapatkan  dengan  mendatangi  langsung  lokasi penelitian. Sedangkan data sekunder berupa dokumen-dokumen terdahulu perusahaan.
e. Pengolahan  Data,  pada tahap ini dilakukan pengolahan data dengan menggunakan fishbone diagram dan perancangan SOP untuk aktivitas di gudang.
f. Analisis dan Pembahasan, Pada tahap ini dilakukan analisis dan pembahasan hasil pengolahan data.
g. Selesai,  pada tahap ini penelitian selesai dilaksanakan.
p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934

## 3. Hasil dan Pembahasan
Dari observasi, wawancara dan informasi yang didapatkan, sistem manajemen gudang pada gudang PT. XYZ berjalan kurang baik yang disebabkan oleh beberapa masalah. Permasalahan yang ada di gudang PT. XYZ harus diselesaikan secara mendasar, dikarenakan agar masalah sebelumnya tidak muncul kembali dan membuat pemecahan masalah menjadi hal yang percuma. Dengan dibuatnya fishbone diagram dapat membantu menemukan akar penyebab masalah dan memecahkan akar penyebab masalah.
Setelah  dilakukan  observasi  dan  wawancara,  melalui fishbone  diagram ,  akar  penyebab  masalah selanjutnya  dikaitkan  dengan  aspek  manusia,  metode,  material  dan  lingkungan.  Faktor-faktor  ini berpengaruh  terhadap  terjadinya  masalah. Fishbone  diagram untuk  mencari  sumber  masalah  yang menyebabkan buruknya sistem manajemen Gudang di PT. XYZ ditunjukkan pada Gambar 2.
Gambar 2 . Fishbone Diagram
Sumber: Pengolahan data (2022)
Pada Gambar 2 digambarkan akar permasalahan dari faktor-faktor penyebab yang membuat sistem manajemen  pergudangan  yang  buruk.  Belum  terdapat  aturan  standar  untuk  mengatur  gudang  menjadi sebagian besar faktor menyebabkan buruknya sistem manajemen pergudangan pada PT.XYZ. Maka terlihat penyebab permasalahan  yang paling berpengaruh  terhadap  buruknya  sistem  manajemen  pergudangan  di PT. XYZ terlihat pada Tabel 1 .
Tabel 1. Sebab-akibat Faktor Sebab Akibat Saran Perbaikan Manusia Jumlah pekerja gudang kurang Pemeliharaan hanya dilakukan satu bulan sekali Membuat ceklist piket pemeliharaan gudang Tidak rutin melakukan pengecekan barang Masih tersimpannya material tidak terpakai Pembuatan SOP Inventory Checking Metode Tidak ada aturan pencatatan material keluar-masuk Lama dalam pencarian barang Membuat Kartu Stok Tidak ada aturan mengenai penerimaan barang Penerimaan barang sewenang- wenang Pembuatan SOP Receiving Tidak ada aturan mengenai pengiriman barang Terdapat dokumen tertinggal saat pengiriman Pembuatan SOP Delivery Lingkungan Tidak ada aturan mengenai kebersihan gudang Barang menjadi kotor dan rusak Pembuatan SOP Kebersihan dan kerapian Sumber: Pengolahan data (2022)

## 3.1. Perancangan Standard Operating Procedure Gudang
Berdasarkan Tabel  1 untuk  menindaklanjuti  permasalahan  pada  gudang  adalah  dengan  dibuatnya Standard Operating Procedure (SOP) untuk aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada gudang. Adapun SOP yang  perlu  dibuat  yaitu  SOP  Pengiriman,  SOP  Penerimaan,  SOP  Pengecekan  Persediaan  dan  SOP Kebersihan  dan  Kerapihan.  Dengan  dibuatnya  SOP  diharapkan  dapat  membantu  para  pekerja  bagian gudang dalam melakukan pekerjaannya sehingga diharapkan kondisi gudang menjadi lebih baik. Adapun SOP yang dibuat untuk bagian gudang PT. XYZ sebagaimana Gambar 3 - 6.
Gambar 3 . SOP Receiving Sumber: Pengolahan data (2022)
Gambar 5 . SOP Inventory Checking Sumber: Pengolahan data (2022)
p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934

## 3.2. Pembuatan Kartu Stok
Kartu stok dibuat untuk mengetahui setiap adanya kegiatan material yang masuk dan keluar sehingga informasi tentang stok barang yang ada berada di gudang akan selalu diperbarui. Selain itu, dibuatnya kartu stok  berfungsi  sebagai  pengontrolan  lokasi  barang  agar  barang  tidak  diletakkan  sembarangan  di  lantai gudang.  Dengan  dibuatnya  kartu  stok  juga  dapat  mencocokkan  data  item  dengan  persediaan  fisik  saat melakukan penghitungan. Pembuatan kartu stok berguna untuk setiap pekerjaan yang dijalankan di PT XYZ yang berisi daftar lengkap material yang berada di gudang. Adapun kartu stok terlihat pada Gambar 7.
Gambar 7 . Kartu Stok Sumber: Pengolahan data (2022)

## 3.3. Pembuatan Ceklist Piket Pemeliharaan Gudang
Barang-barang yang tersimpan didalam gudang harus dijaga dengan baik agar tidak merusak barang dan  akhirnya  membuat  perusahaan  merugi.  Terdapat  hal-hal  yang  harus  diperhatikan  saat  menyimpan barang, antara lain suhu, kebersihan, kelembaban, dan keamanan gudang. Pada saat ini pemeliharaan PT XYZ  kurang  mendapat  perhatian  karena  kekurangan  personel  gudang,  sehingga  kegiatan  pemeliharaan gudang dilakukan oleh  admin  gudang. Oleh  karena  itu,  kegiatan  pemeliharaan  hanya  dilakukan  sebulan sekali, yaitu pengecekan kondisi barang di gudang untuk mengetahui apakah barang tersebut masih layak pakai. Solusi untuk masalah ini adalah dengan melibatkan departemen lain dalam pemeliharaan gudang, dan  menyusun  rencana  piket  agar  pemeliharaan  dapat  dilakukan  secara  teratur,  dan  semua  orang  di perusahaan  terlibat  dan  memiliki  tanggung  jawab  bersama  untuk  menjaga  aset  perusahaan.  Berikut  ini jadwal piket pemeliharaan gudang terlihat pada Gambar 8.
Gambar 8 . Usulan Daftar Ceklist Piket Pemeliharaan Gudang Sumber: Pengolahan data (2022)
Nama Barang : Harga Brang : Kode Barang : Lokasi : TANGGAL NO. PO MASUK KELUAR SISA
KETERANGAN
PT. XYZ KARTU STOK  BARANG
p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934

## 4. Kesimpulan
Setelah  dilakukan  analisa  dan  pembahasan,  didapatkan  sistem  manajemen  pergudangan  pada  PT. XYZ  memiliki    beberapa  permasalahan.  Dari  permasalahan-permasalahan  yang  ada  pada  sistem manajemen pergudangan PT. XYZ  dibuat usulan diantaranya yaitu rancangan SOP untuk membantu para pekerja bagian gudang dalam melakukan pekerjaannya sehingga diharapkan kondisi gudang menjadi lebih baik, pembuatan jadwal piket pemeliharaan sebagai alat pengaturan untuk melakukan pemeliharaan gudang secara bersama-sama dengan staf bagian lain sehingga gudang dapat terjaga kebersihannya setiap hari dan pembuatan kartu stok untuk mengetahui setiap adanya kegiatan material yang masuk dan keluar sehingga informasi mengenai stok barang yang ada di dalam gudang akan selalu update.

## 5. Referensi
[1] S. S. F. Sitorus, Erwin; Nasution, “Pembakuan Aktivitas Pergudangan dengan Standard Operating Procedure (SOP) DI PT XYZ,” J. Sist. Tek. Ind. , vol. 19, no. 2, pp. 65–70, 2017.
[2] Aresti, “Analisis Manajemen Pergudangan Pada PT. Beurata Subur Persada,” J. Juremi J. Ris. Ekon. ISSN , vol. 3, no. 1, pp. 241–246, 2021.
[3] Y.  Kusuma,  J.  Sumarauw,  and  S.  Wangke,  “Analisis  Sistem  Manajemen  Pergudangan Pada  Cv. Sulawesi Pratama Manado,” J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt. , vol. 5, no. 2, pp. 602–611, 2017.
[4] I.  H.  Kurniani  and  A.  E.  Nurhidayat,  “Analisis  Sistem  Pergudangan  dengan  Meode  Fuzzy Tsukamoto dan Fuzzy C-Mean Studi Kasus PT. Kemindo Parama Mandiri,” J. Optimasi Tek. Ind. , vol. 4, no. 1, p. 18, 2022, doi: 10.30998/joti.v4i1.11957.
[5] C.  Makatengkeng et  al. ,  “Analisis  Sistem  Manajemen  Pergudangan  Pada  PT,  Timur  Laut  Jaya Manado,” J. EMBA J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt. , vol. 7, no. 4, pp. 5912–5933, 2019.
[6] R.  Lama,  Suyamto,  and  Suharyoko,  “Analisis  Sistem  Manajemen  Pergudangan  Pada  Pt.  Delta Merlin Di Kabupaten Karanganyar,” J. Widya Ganecwara , vol. 11, no. 1, pp. 1–14, 2021.
[7] B.  Rahardjo,  “Perancangan  Sistem  Manajemen  Gudang  Material  Penunjang  Di PT.  XYZ,” J@ti Undip J. Tek. Ind. , vol. 12, no. 2, pp. 127–136, 2017, doi: 10.31000/jim.v3i1.616.
[8] J.  S.  B.  Sumarauw,  “Analisis  Manajemen  Pergudangan  Pada  Gudang  Paris  Superstore Kotamobagu,” J. EMBA J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt. , vol. 8, no. 3, pp. 252–260, 2020.
[9] A.  H.  Aryanto,  Noval;  Maksum,  “Analisis  Sistem  Manajemen  Pergudangan  dan  Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) Pada PT. X,” J. Ilm. Wahana Pendidik. , vol. 8, no. 5, pp. 17– 30, 2022, doi: 10.5281/zenodo.6408370.
[10] J. R. Thamrin, “Analisis Manajemen Pergudangan pada PT Tinta Kreatif Bandung,” Jesya , vol. 5, no. 2, pp. 1205–1213, 2022, doi: 10.36778/jesya.v5i2.690.
[11] O. Sutaarga and D. F. Hidayat, “Perancangan Sistem Manajemen Gudang Material Resin Di Pt. Ii,” J. Ind. Manuf. , vol. 3, no. 1, pp. 23–28, 2018, doi: 10.31000/jim.v3i1.616.
[12] D. Rahmaningtias and S. W. Hati, “Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) dan Sistem Informasi Barang Masuk dan Keluar pada Ritel PT Krisna Makmur Abadi,” J. AKUNTANSI, Ekon. dan Manaj. BISNIS , vol. 8, no. 1, pp. 105–114, 2020, doi: 10.30871/jaemb.v8i1.2001.
[13] I. Nursyamsi and A. Momon, “Analisa Pengendalian Kualitas Menggunakan Metode Seven Tools untuk Meminimalkan Return Konsumen di PT. XYZ,” J.  Serambi  Eng. , vol. 7,  no. 1,  pp.  2701– 2708, 2022, doi: 10.32672/jse.v7i1.3878.
[14] A. Gunawan, K. Kusnadi, and H. Hamdani, “Analisis Produktivitas Tenaga Kerja dengan Metode Marvin E. Mundel pada CV. Mulia Tata Sejahtera,” J. Serambi Eng. , vol. 6, no. 3, pp. 2135–2143, 2021, doi: 10.32672/jse.v6i3.3247.
[15] N. Nurhayati, D. Herwanto, and H. Hamdani, “Analisis Produktivitas Mesin Filling Auto Cup Sealer 1 dengan Metode Overall Equipment Effectiveness pada PT. Prima Kemasindo,” J. Serambi Eng. , vol. 6, no. 4, pp. 2248–2255, 2021, doi: 10.32672/jse.v6i4.3468.