DOI: https://doi.org/10.52362/jmijayakarta.v2i2.837
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License . http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/JMIJayakarta

## PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGADUAN CUSTOMER PADA PT. ASTRA GRAPHIA TBK BERBASIS WEB
Muhammad Lutfi 1 , Bernadus Gunawan Sudarsono 2* , Sharyanto 3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bung Karno Lutfiklmens26@gmail.com
bernadusgunawan@gmail.co m , sharyanto@ubk.ac.id ,
Received: 25 Februari 2022, Revised: 28 Maret 2022, Accepted: 5 April 2022

## Abstract
PT  Astra  Graphia  Tbk  is  a  company  that  distributes  goods  in  the  form  of  Xerox  photocopiers  and  is  already  an  exclusive distributor.  In  serving  customer  complaints,  there  are  several  problems  faced,  such  as  in  the  process  of  filling  in  complaint  data where they still use paper as a complaint form which is prone to being lost before it reaches the warehouse head, the custome r must take a long time to find out whether the complaint is accepted or not, the length of the process of requesting a complaint acc. due to the  tight  schedule  of  the  head  of  the  warehouse  so  that  it  is  rarely  available,  and  there  has  been  no  report  to  find  out  how  many customer complaints are still in process, accepted or rejected. In defining the needs and analysis and system design for the company, data collection methods are  needed by means  of literature studies,  observation, interviews, design, and testing. For  the method  of analysis  and  the  concept  of  information  systems,  the  unifeld  modeling  language  (UML)  model  is  used.  The  results  of  this  thesis writing will build an application information system that is expected to be able to deal with the problems that exist in the  company. This  skill  information  system  that  is  owned  by  every  human  being  is  made  using  the  PHP  programming  language,  MySQL database. With this customer complaint information system, it can  handle complaints experienced by the company in the running system  process.  For  example,  customer  complaint  reports,  complaint  information,  and  forms  are  system-based,  thereby  reducing the use of paper on forms.
Keywords - PHP, Customer Complaints, UML Unifed Modeling Language (UML), PT Astra Graphia Tbk, Web
Abstrak -  PT Astra Graphia Tbk adalah perusahaan yang mendistibusi barang berupa mesin fotocopy Xerox dan sudah exclusive distributor.  Dalam  melayani  pengaduan  customer  ada  beberapa  masalah  yang  dihadapi  seperti  pada  proses  pengisian  data pengaduan  dimana  masih  menggunakan  kertas  sebagai  formulir  pengaduan  yang  rentan  hilang  sebelum  sampai kebagian  kepala gudang,  customer  harus  menggu  waktu  yang  cukup  lama  untuk  mengetahui  pengaduannya  diterima  atau  tidak,  lamanya  proses permohonan  acc  pengaduan karena  padatnya  jadwal  kepala  gudang  sehingga  jarang  ada  ditempat,  dan  belum  adanya  laporan untuk  mengetahui  banyaknya  pengaduan  customer  baik  masih  dalam  proses,  diterima  ataupun  ditolak.  Dalam  mendefinisikan kebutuhan  dan  analisa  serta  perancangan  sistem  untuk  perusahaan  dibutuhkan  metode  pengumpulan  data  dengan  cara  stud pustaka,  observasi,  wawancara,  perancangan,  dan  pengujian.  Untuk  metode    analisa  dan  konsep  sistem  informasi  ini  digunakan model unifeld  modelling  language (UML).  Hasil  dari  penulisan  skripsi  ini  akan  dibangunnya  sistem  informasi  Aplikasi  yang diharapkan mampu menghadapi  permasalahan  yang ada  pada perusahaan tersebut. Sistem informasi keterampilan  yang  dimiliki setiap  manusia  ini  dibuat  dengan  memakai  bahasa  pemrograman PHP,  database  MySql .  Dengan  adanya  sistem  informasi pengaduan  customer  ini  maka  dapat  menangani  keluhan  yang  dialami  perusahaan  pada  proses  sistem  berjalan.  Seperti  adanya laporan pengaduan customer, informasi pengaduan, dan formulir sudah berbasis sistem, sehingga mengurangi penggunaan kertas pada formulir.
Kata kunci - PHP, Pengaduan Customer, Unifed Modelling Language (UML) UML, PT Astra Graphia Tbk, Web

## 1. Pendahuluan
PT. Astra Graphia TBK adalah perusahaan Multinasional yang melayani penjulan dan purna jual produk Fuji Xerox barang  konsumen  yang  bermarkas  di  Jakarta.  PT.  Astra  Graphia  TBK  yang  semenjak  dahulu  sampai  sekarang  sudah banyak  mempunyai  customer    dan  akan  terus  bertambah  dari  waktu  ke  waktu,  tetapi  masih  terlihat  lambat  dalam pengelolaan data customer khususnya penjualan produk Fuji Xerox, pengaduan dari customer  masih dilakukan  melalui telepone atau datang langsung ke kantor PT. Astra Graphia TBK, kemudian petugas pelayanan pengaduan  data customer menginput ke sistem (server) sehingga terlihat terlalu lama untuk menindaklanjuti pengaduan tersebut. [1] . Pengaduan  adalah  bentuk  ketidak  puasan  yang  didapatkan  oleh  seseorang  atau  kelempok  baik  secara  lisan  atau tulisan kepada sesuatau yang berhubungan dengannya dan keluhan ini bersifat membangun [1].
DOI: https://doi.org/10.52362/jmijayakarta.v2i2.837
Sebagai pengelola data alur pasok barang PT. Astra Graphia TBK memprioritaskan kebutuhan customer agar dapat tercipta  dan  terjalin  komunikasi  yang  baik  antara  para  manajemen  perusahaan  dengan  customer/  vendor  maupun distributor.    Kurangnya  komunikasi  antara  pelaku  bisnis  dapat  mengakibatkan  pengiriman  barang  dari  perusahaan  ke cuatomer (distributor) sedikit terkendala, sehingga berdampak pada kurangnya mutu pelayanan .
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  maka  peneliti  memberikan  solusi  kendala-kendala  dalam  pengolahan  data pengaduan customer PT. Astra Graphia Tbk maka dibutuhkan, User Interface adalah  cara program dan pengguna untuk berinteraksi  [3].  Menganalisa  dan  merancang  sistem  informasi  pengaduan  customer  berbasis  web,  membuat user interface (UI) dan pengelolaan database serta mengimplementasikan dan  melakukan pengujian perangkat  lunak dengan metode black box testing pada sistem informasi pengajuan kredit usaha mikro [4].
Tujuan penelitian  ini  berdasarkan permasalahan diatas,  maka  peneliti  mendapatkan gambaran tentang sistem  yang sedang  berjalan dan  mengetahui  masalah  yang dihadapi  sebagai acuan pembuat sistem  yang  lebih  efektif,  memberikan masukan  kepada  PT.  Astra  Graphia  TBK  dalam  upaya  meningkatkan  kualitas  layanan  sistem  informasi  pengaduan customer.  Serta  sebagai  bahan  perbaikan  dimasa  depan  khusunya  dalam  layanan  sistem  infomasi  pengaduan  customer berbasis web. Penelitian ini diharapkan memberi manfaat bagi  PT. Astra Graphia dalam mendapatkan sistem baru yang lebih efektif dan dapat memudahkan dalam mengolah data pengaduan custiner yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.

## 2. Metode Penelitian
Metode  penelitian  adalah  tata  cara  bagaimana  suatu  penelitian  dilaksanakan  [5].  Dalam  rangka  pengumpulan  data yang  dibutuhkan,  digunakan  beberapa  metode  yang  dapat  membantu  dalam  penulisan  ini.  Diantaranya  adalah  sebagai berikut:
1. Metode Observasi
observasi  adalah  metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  untuk  menghimpun  data  penelitian  melalui pengamatan dan penghindar [5]. Observasi dilakukan dengan cara meninjau atau mengamati obyek secara langsung dan mengambil kesimpulan dari keadaan yang terjadi pada obyek.
2. Metode Wawancara
Pada  metode  wawancara  ini  pengumpulan  data  yang  dilakukan  adalah  melakukan  proses  tanya  jawab  secara langsung  dengan  sumber  data.  mengonstruksi  perihal  orang,  kejadian,  kegiatan,  organisasi,  perasaan,  motivasi, tuntutan, dan kepedulian, merekonstruksi kebulatan-kebulatan harapan pada masa yang akan datang, memverifikasi, mengubah  dan  memperluas  informasi  dari  orang  lain.Pengumpulkan  data  dengan  wawancara  ini  dilakukan  untuk mencari data dan informasi tentang hal-hal yang dibutuhkan dalam penelitian [5] . 3. Metode Studi Pustaka
Metode  studi  pustaka  ini  menggunakan  buku-buku,  berkas-berkas,  laporan  yang  berkaitan  dengan  judul  yang diangkat sebagai referensi. Buku-  buku  yang diangkat ke dalam tulisan penelitian  ini diambil dari  berbagai  sumber didalam atau diluar instansi .
4. Metode Perancangan
Metode  Perancangan  ini  menggunakan  beberapa  proses  dalam  perancangan  sistem  yaitu use  case  digram , actifity diagram, class diagram dan user interface untuk dibuat aplikasi selanjutnya. 5. Metode Pengujian
Tahap  Metode Pengujian  sistem  merupakan  kegiatan  yang dilakukan setelah tahap perancangan  sistem  selesai dilaksanakan. Metode pengujian dilakukan dalam pengujian black box [2].

## 3. Hasil Dan Pembahasan
Untuk solusi alternatif, saran yang diajukan agar permasalahan yang timbul dapat meminimalisir permasalahan yaitu  dengan  merancang  sebuah  aplikasi  sistem  berbasis  web,  diperlukan    untuk  mempermudah    proses  rekam  medis pasien penyakit jantung, aplikasi tersebut dapata mempermudah dokter untuk melakukan tindak lanjut terhadap penyakit yang dialami pasien.
A. Prosedur Sistem Yang Diusulkan
Pada  bab  ini  dijelaskan  usulan  perancangan  sistem  yang  diharapkan  dapat  mengatasi  beberapa  permasalahan yang telah disebut dalam evaluasi sistem. Adapun proses sistem informasi usulan ialah seperti dibawah ini:
1. Proses Pengisian Data
Pada  proses  pengisian  data  pengaduan,  meliputi  penginputan  data  pihak  customer  yang  ingin  melakukan pengaduan/keluhan
2. Proses Bukti Sales Order dan Delivery Slip
Pada proses bukti sales order dan delivery slip, meliputi bukti yang diberikan oleh customer untuk melakukan pengaduan
DOI: https://doi.org/10.52362/jmijayakarta.v2i2.837
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License . http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/JMIJayakarta

## 3. Proses Pengecekan Data Pengaduan
Pada proses pengecekan data pengaduan, meliputi pengecekan data pengaduan customer dari sales yang akan diberikan kepada admin gudang
4. Proses Permohonan ACC Pengaduan
Pada proses permohonan acc pengaduan, meliputi penerimaan data pengaduan yang telah disetujui.
5. Proses Laporan Data Pengaduan
Pada proses laporan data pengaduan, meliputi pembuatan laporan yang sudah dibuat oleh admin gudang lalu laporan tersebut diserahkan kepada kepala gudang untuk di tandatangani
B. Perancangan Sistem
1. United Modeling Language (UML)
Gambar 1. Usecase Diagram Yang Diusulkan
Pada gambar use case diagram sistem ini menjelaskan tentang proses dan aktor yang terlibat pada sistem, pada use case diagram sistem ini memiliki delapan proses yaitu proses login, proses mengisi form pengaduan, proses memberikan bukti  sales  order  dan  delivery  slip,  proses  melihat  data  pengaduan,  proses  menyetujui  data  pengaduan,  proses  input laporan  data  pengaduan,proses  lihat  data  laporan  pengaduan,  proses  login  dan  proses  logout.  Dan  memiliki  tiga  aktor yaitu Admin Gudang, Kepala Gudag, Customer .

## 2. Normalisasi Data 3NF
Tabel 1. Bentuk Normalisasi 3NF
DOI: https://doi.org/10.52362/jmijayakarta.v2i2.837
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License . http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/JMIJayakarta
Gambar 2. Class Diagram Yang Diusulkan

## C. Hasil Penelitian
Bentuk  pengujian  menggunakan  metode  Black-Box  berfokus  pada  persyaratan  fungsional  perangkat  lunak. Dengan  demikian,  pengujian  black-box  memungkinkan  perekayasa  perangkat  lunak  mendapatkan  serangkaian  kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program.

## Gambar 3. Halaman Login
Halaman ini muncul pertama kali saat user memasuki sistem innformasi pengaduan customer.
Gambar 4. Halaman Menu Utama
Setelah melakukan login user akan masuk ke menu utama pada sistem informasi pengaduan customer.
DOI: https://doi.org/10.52362/jmijayakarta.v2i2.837
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License . http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/JMIJayakarta

## Gambar 5. Halaman Sales Order
Pada Halaman ini menampilkan data sales order yang terkumpul pada sistem informasi pengaduan customer.
Gambar 6. Halaman Acc Sales Order
Pada Halaman ini menampilkan pengaduan sales order yang sudah di acc yang terkumpul pada sistem informasi pengaduan customer.
Gambar 7. Halaman Delivery Slip
Pada halaman ini terdapat data delivery slip customer.
Gambar 8. Halaman Laporan Data Pengaduan
Pada halaman ini menampilkan seluruh data pengaduan customer yang ada pada sistem informasi pengaduan customer.
DOI: https://doi.org/10.52362/jmijayakarta.v2i2.837
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License . http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/JMIJayakarta

## Gambar 9. Hasil Verifikasi

## 4. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dari hasil penelitian yang sudah dijelaskan diatas mengenai pengaduan customer pada  PT  Astra  Graphia  TBK,  maka  dapat  disimpulkan  bawah  Dalam  melakukan  pengaduan  customer,  admin  gudang sering kali  membuang waktu untuk melakukannya. Maka, dalam perancangan sistem pada proses pengaduan customer, untuk  melakukan  pengaduan  yang  sudah  dibuat  oleh  para  customer,  admin  gudang  dapat  mengecek  data  sales  order, delivery  slip,  dan  acc  pengaduan  pada  aplikasi  yang  terdapat  data  para  customer  yang  sudah  melakukan  pengaduan sehingga  accept  pengaduan  customer  sangat  tepat,  Dalam  melakukan  pengaduan  customer,  admin  gudang  sering  kali membuang  waktu  untuk  melakukannya.  Maka,  dalam  perancangan  sistem  pada  proses  pengaduan  customer,  untuk melakukan pengaduan  yang  sudah dibuat oleh para customer, admin gudang dapat mengecek data sales order, delivery slip,  dan  acc  pengaduan  pada  aplikasi  yang  terdapat  data  para  customer  yang  sudah  melakukan  pengaduan  sehingga accept pengaduan customer sangat tepat.

## REFERENSI
[1] Agus, Wibowo & Aris Purnomo. 2007. Mekanisme Komplain Agar Pelayanan Publik Lebih Memihak Masyarakat Miskin. Jakarta: PATTIRO dan ACCESS.
[2] Hutahaean, Jefferson. 2014. Konsep Sistem Informasi . Yogyakarta: Deepublish.
[3] S. Lastiansah, Pengertian User Interface . Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
[4] Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi.
[5] A. K. dan D. Satori, Metodologi Penelitian Kualitatif . Bandung: Alfabeta, 2012.