RANCANGAN APLIKASI PENGADAAN DAN PENCATATAN BARANG PADA PT. IPRO SOLUSI CANGGIH BERBASIS WEB
Farida Rahma Putri 1) , Dian Anubhakti 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Email: farida.yurie@gmail.com 1) , dian.anubhakti@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Sistem informasi dapat menunjang berbagai aspek kegiatan pada organisasi yang mementingkan adanya media atau sarana pendukung dalam hal pengumpulan dan pengelolaan data dengan tujuan dapat diperoleh ataupun dihasilkannya  informasi  yang  tepat,  cepat,  dan  akurat  untuk  kepentingan  perusahaan.  Perkembangan  ini mengharuskan kegiatan bisnis dapat dilakukan dengan tepat sekaligus mampu menghemat waktu pada saat proses transaksi berlangsung. Salah satu masalah yang dihadapi oleh PT. Ipro Solusi Canggih adalah dokumentasi data barang. Dari sisi perusahaan, dokumentasi data barang berguna untuk mengetahui inventaris yang dimiliki dan membantu pengambilan keputusan. Selain itu dengan tercatatnya data pergerakan barang dapat membantu proses audit barang apabila diperlukan. Sedangkan dari pihak karyawan, dengan menggunakan sistem dokumentasi data barang, proses pemantauan barang dan permintaan barang dapat lebih mudah dilakukan. Dengan pertimbangan ini, diperlukanlah sebuah sistem informasi dokumentasi data barang yang dapat menyelesaikan permasalahan di atas serta memenuhi kebutuhan perusahaan dan karyawan.
Kata kunci: Sistem informasi, pengadaan dan pencatatan, web

## 1. PENDAHULUAN
Pencatatan  barang  pada  sebuah  perusahaan sangat penting bagi perusahaan maupun karyawannya.  Sebuah  aplikasi  khusus  mengolah pengadaan  barang  serta  laporannya  sangatlah diperlukan. Hal itu ditujukan agar pegawai yang akan mengolah  dan  mencatatat  data  dapat  melakukannya dengan mudah.
Seiring  dengan  kemajuan  teknologi  saat  ini, komputerisasi  memiliki  peranan  yang  besar  dalam penerapan  ataupun  pengembangan  suatu  sistem informasi  yang  dapat  menunjang  segala  aspek kegiatan  pada  organisasi  yang  memandang  bahwa informasi tersebut ditujukan sebagai salah satu media atau  sarana  pendukung  dalam  suatu  perusahaan dalam memperoleh ataupun menghasilkan informasi yang tepat, cepat, dan akurat. Kegiatan bisnis saat ini diharuskan  dapat  mengolah  data  dengan  tepat sekaligus mampu menghemat waktu pada saat proses transaksi berlangsung.
Sebagai kantor yang bergerak di bidang jasa IT yang  sedang  berkembang,  PT  Ipro  Solusi  Canggih dalam  mengelola  barang  masih  menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan pada proses peminjaman,  pencatatanya  memakai  excel.  Pada sistem  yang  ada  saat  ini,  masalah  yang  sering dihadapi  seperti  tidak  adanya  informasi  tentang barang  yang  tersedia,  susahnya  mengetahui  status peminjaman  barang, tidak ada nya  informasi  barang yang  dikeluarkan  ataupun  rusak,  kurang  adanya pengontrolan barang yang dipinjam atau dikeluarkan untuk operasional perusahaan.
Dari permasalahkan diatas, penulis melihat jelas diperlukan  sistem  atau  aplikasi  pengolahan  yang memadai  agar  dapat  menunjang  kegiatan  karyawan,
sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat lebih cepat dan akurat. Penulis menyusun Laporan Karya Ilmiah dengan  mengambil  judul  “Rancangan  Aplikasi Pengadaan  Dan  Pencatatan  Barang  pada  PT  Ipro Solusi Canggih Berbasis Web”
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  dapat dirumukan masalah sebagai berikut:
1. Sulitnya mengetahui barang
yang tersedia/dimiliki dan yang paling sering dikeluarkan untuk opersional oleh perusahaan.
2. Tidak  ada  informasi  barang  masuk sehingga staf HR-GA  kesulitan  untuk  melakukan  rekap penerimaan  barang  yang  sudah  dikirimkan  oleh vendor.
3. Staff  HR-GA  tidak  mengetahui  kondisi  barang yang dipinjam oleh karyawan.
4. Perusahaan  tidak  mengetahui  barang  apa  saja yang  hilang/rusak,  karena  tidak  ada  informasi pengembalian barang.
Adapun  maksud  dan  tujuan  secara  umum penulisan  laporan  ini  yang  pelaksanaan  nya bertempat di PT Ipro Solusi Canggih adalah sebagai berikut:
1. Memperbaiki sistem yang telah ada yaitu mencari solusi  terbaik,  serta  memberikan  kemudahan dalam  proses  pengadaan  dan  pencatatan  barang tersebut.
2. Dengan adanya sistem ini diharapkan memberikan data yang bermutu dan akurat.
3. Dengan  adanya  sistem  ini  dapat  membantu menyelesaikan masalah dan meningkatkan efektifitas  kerja  yang  sering  terjadi  pada  sistem berjalan.
Penelitian  ini  dibatasi  pada  permasalahan sebagai berikut:
1. Aplikasi  yang  dirancang  berbasis  web  dan membutuhkan koneksi internet dalam penggunaannya.
2. Proses  yang  ada  di  aplikasi  meliputi:  proses permintaan barang, sistem po, sistem pengeluaran dan  pemasukan  barang,  proses  peminjaman barang serta sistem pengembalian barang.
Sistem  informasi  menurut  Irwan  Isa  (2012:3), yaitu  “Sistem  informasi  merupakan  total  semua komponen  yang  mencakup  dan  memiliki  kaitan dengan  sistem  termasuk  hardware,  software, organisasi dan data”.
Sistem  informasi  yang  digunakan  oleh  para pemakai akhir (end user) dibagian penjualan maupun jasa  suatu  perusahaan  akan  berbeda  dengan  sistem informasi  yang  dipakai  oleh  perusahaan  lain.  End user adalah orang yang berada didepan komputer dan berinteraksi secara langsung dengan sistem.
Salah  satu  tujuan  sistem  informasi  yaitu  dapat memberikan  informasi  yang  berguna  untuk  proses pengambilan  pada  perencanaan,  pengorganisasian, pengendalian  kegiatan  operasi  subsistem  suatu perusahaan. Tujuan utama dirancangnya suatu sistem informasi  adalah  dapat  digunakan  untuk  mencatat berbagai  transaksi  yang  terjadi  didalam  perusahaan dan  dapat  digunakan  untuk  menyajikan  berbagai informasi yang diperlukan oleh perusahaan.
Adapun komponen-komponen sistem informasi,  yaitu  Komponen Input (Komponen Masukan),  Komponen  Model,  Komponen Output, Komponen  Teknologi,  Komponen  Basis  Data, Komponen Kontrol.
Menurut KBBI, pengertian dari perangkat lunak adalah  perangkat  program,  prosedur,  dan  dokumen yang  berkaitan  dengan  suatu  sistem  komputer. Perangkat lunak  juga dapat diartikan sebagai  bagian dari  alat  (komputer  dan  sebagainya)  yang  berfungsi sebagai penunjang alat utama.
Tujuan dari UML adalah menyediakan kumpulan  bahasa  dan  istilah  yang  dapat  digunakan dalam  hal  teknik  berbasis  objek  dan  teknik pembuatan skema/diagram yang dapat menggambarkan  semua  pemodelan  dari  analisa sampai desain (Dennis, Wixom, & Tegarden, 2012)
Pada  bahasa  pemrograman  berorientasi  obyek, “obyek” adalah contoh dari beberapa pemrosesan dan nilai  ditentukan  oleh  deskripsi  yang  tertentu  yaitu “kelas”. Adapun model–model yang digunakan untuk analisa  berorientasi  pada  obyek  adalah  sebagai berikut:
a. Package Diagram Package Diagram adalah diagram yang menggambarkan bagaimana elemen model diorganisasikan atau dikelompokkan kedalam Packages. Biasanya Package  diagram dipakai  pada usecase lebih  dari  sembilan. Package digambarkan dalam  sebuah  direktori  yang  berisi  model-model elemen.
b. Use Case Diagram
Use  Case  Diagram adalah diagram yang menggambarkan  kebutuhan  sistem  dari  sudut pandang user, yang  memperlihatkan  hubungan- hubungan  yang  terjadi  antara Actors dan Use  Cases dalam sistem.
c. Activity Diagram Activity  Diagram menggambarkan  proses  bisnis dan  urutan  aktivitas  dalam  sebuah  proses. Activity Diagram dibuat  berdasarkan  sebuah  atau  beberapa use  case pada use  case  diagram.  Activity  diagram dipakai pada bisnis pemodelan untuk memperlihatkan urutan aktivitas proses bisnis.
d. Component and Deployment diagram
Diagram  komponen  atau  component  diagram dimaksudkan  untuk  menunjukkan  ketergantungan antara  kumpulan  komponen  dalam  sebuah  sistem. diagram  komponen  fokus  pada  komponen  sistem yang dibutuhkan dan ada didalam sistem. Deployment diagram merupakan gambaran proses-proses berbeda pada suatu sistem yang berjalan dan bagaimana relasi di dalamnya.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini membahas mengenai pola dan alur pikir penelitian serta metode pengumpulan data.

## 2.1. Pola Pikir
Analisa kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak Analisa masalah dan analisa kebutuhan Aplikasi Hasil penelitian yang sudah ada dilakukan sebelumnya Gambar 1. Alur Pikir Penelitian

## 2.2. Alur Pikir Penelitian
2.3. Metode Pengembangan Sistem
a. Metode Pengumpulan Data 1. Wawancara.
2. Observasi.
3. Studi literatur.
4. Analisa kebutuhan system.
b. Metode Analisa Data
1. Activity Diagram
2. Use Case Diagram
3. Use Case Description
c. Metode Perancangan Sistem
1. ERD ( Entity Relationship Diagram )
2. Tranformasi ERD ke LRS
3. LRS ( Logical Record Structure )
4. Spesifikasi Basis Data
5. Sequence Diagram

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Analisa Proses Bisnis
Berikut  ini  adalah  kegiatan-kegiatan  atau  proses pengadaan  dan  pencatatan  barang  pada  PT.  Ipro Solusi Canggih:
a) Proses Permintaan Barang Karyawan  yang  ingin  melakukan  pembelian barang,  yang  pertama  dilakukan  ialah  mengajukan permintaan  barang  kepada  Staf  HR-GA  dengan mengisi formulir permintaan selanjutnya isi kebutuhan  barang  yang  diminta  kemudian  tanda tangan. Formulir ini dibutuhkan tanda tangan seorang manager divisi. Jika tidak ada tanda tangan manager divisi  permintaan  tersebut  tidak  akan  diproses  oleh staf  HR-GA.  Setelah  ditanda  tangani,  form  tersebut diserahkan  kepada  Staf  HR-GA.  Setelah  menerima form  Staf  HR-GA  akan  menghubungi  vendor  untuk mengetahui  rincian  penawaran  harga.  Setelah memilih  harga  terbaik  Staf  HR-GA  membuat purchase  order (PO)  kemudian  dicetak  untuk kemudian  diserahkan  ke  manager  GA  untuk  minta tanda  tangan,  setelah  itu  scan  purchase  order  dan diserahkan ke vendor untuk diproses.
Gambar 3. Activity Diagram Permintaan Barang
b) Proses Penerimaan Barang Setelah  vendor menerima purchase order beserta pembayarannya,  pihak  vendor  menyiapkan  barang yang  dipesan  untuk  kemudian  di  kirim.  Saat  barang tersebut  sudah diterima oleh Staf HR-GA , dia akan mencatat pada excel.
Gambar 4. Activity Diagram Penerimaan Barang
c) Proses Pengeluaran Barang
Jika ada karyawan yang ingin mengambil barang, atau  staf  HR-GA  mengeluarkan  barang  untuk operasional  perusahaan,  makai  ia  akan  terlebih dahulu  mengecek  ketersediaan  barang,  jika  barang tersedia ia akan langsung menyerahkan ke karyawan yang  membutuhkan  barang  tersebut  dan  dicatat  di excel.

## Gambar 5. Activity Diagram Pegeluaran Barang
d) Proses Peminjaman Barang
Untuk peminjaman barang, Karyawan mengajukan  permintaan  peminjaman  barang  ke  staf HR-GA,  kemudian  staf  HR-GA  mengecek  barang tersedia,  setelah  dicek  barang  akan  disiapkan. Sebelum  diserahkan,  staf  HR-GA  akan  mengisisi pembukuan  catatan  peminjaman  untuk  kemudin ditanda tangan karyawan peminjam.
Gambar 6. Activity Diagram Peminjaman Barang
e) Proses Pengembalian Barang
karyawan  yang  meminjam  barang  membawa barang  dan  menyerahkan  barang  ke  staf  HR-GA kemudian  isi  tanda  tangan  pengembalian  kemudian disimpan kembali barang tersebut.
Gambar 7. Activity Diagram Pengembalian Barang
f) Proses Pembuatan Laporan
Manager di buatkan Laporan PO dan peminjaman barang,  kemudian  Staf  HR-GA  membuat  laporan. Setelah di rekap Staf HR-GA menyerahkan laporan.
Gambar 8. Activity Diagram Pembuatan Laporan PO

## 3.2 Analisa Masukan
a. Nama Masukan :
Purchase Requestion Fungsi
: Sebagai dasar untuk
Purchase Order (PO)
b. Nama Masukan : Invoice Fungsi : Sebagai bukti penerimaan barang 3.3 Analisa Keluaran a. Nama Masukan : Purchase Order Fungsi : Bukti  pemesanan  barang ke pihak vendor b. Nama Masukan : Peminjaman Fungsi : Sebagai  sarana  untuk pencatatan peminjaman 3.4 Fishbone
3.5 Use Case
a. Use Case Diagram Master
Gambar 10. Use Case Diagram Master
b. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 11. Use Case Diagram Transaksi
c. Use Case Diagram Laporan

## 3.6 Model Data
Gambar 13. Entity Relationship Diagram
Gambar 14. Logical Record Structure

## 3.7 Struktur Menu
Gambar 15. Struktur Menu
3.8 Rancangan Layar
a. Rancangan Layar Login
b. Rancangan Layar Entry Barang Gambar 17. Rancangan Layar Entry Barang c. Rancangan Layar Entry PO
Gambar 18. Rancangan Layar Entry PO

## d. Rancangan Layar Laporan PO Vendor
3.9 Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Entry Master Barang
Gambar 20. Sequence Diagram Entry Master Barang
b. Sequence Diagram Entry PO
Gambar 21. Sequence Diagram Entry PO
c. Sequence Diagram Laporan PO
Gambar 22. Sequence Diagram Laporan PO

## 4. KESIMPULAN
a. Tersedianya  menu  untuk  mengetahui  list barang  beserta  stoknya  dan  ada  rekap pengeluaran barang.
b. Tersedianya  menu  untuk  mengetahui  list barang yang telah diterima sehingga staf HR-
GA  akan  lebih  mudah  dalam  perekapan  data penerimaan barang.
c. Tersedianya  menu  untuk  mengetahui  list barang  yang  dipinjam  sehingga  staf  HR-GA akan mudah saat melihat status peminjaman.
d. Tersedianya  menu  untuk  mengetahui  list pengembalian  barang  sehingga  staf  HR-GA akan  lebih  mudah  dalam  perekapan  data pengembalian barang.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Darmawan, Deni. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif . Bandung: PT Remaja Rosdakarya
[2] Darmawan,  Deni,  Kunkun  Nur  Fauzi.  2013. Sistem Informasi Manajemen . Bandung: Rosdakarya
[3] Mahdiana, Analisa dan Rancangan Sistem Informasi Pengadaan  Barang Dengan Metodologi Berorientasi Obyek: Studi Kasus PT.Liga Indonesia. (2011). Web. 12 November 2017
[4] Pengertian pengadaan dan peminjaman website kbbi, (http://kbbi.web.id/,diakses pada 30 November 2017)
[5] Rosa  A.S.,  M.  Shalahuddin. Rekayasa  Perangkat Lunak.  Edisi  Pertama. Bandung:  Informatika Bandung, 2013.
[6] Sutabri,  Tata. Analisis  Sistem  Informasi . Edisi
Pertama . Yogyakarta: Andi, 2012. [7] Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi ,
Yogyakarta: Graha Ilmu. [8] Wahana,  Riswaya, Sistem  Informasi  Pengadaan
Barang ATK di PT. Mekar Cipta Indah menggunakan PHP dan Mysql (2013) . Web. 15 November 2017