## Jurnal Studi Islam Lintas Negara

## IMPLEMENTASI MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM KETATAUSAHAAN DI MADRASAH TSANAWIYAH DARUL ULUM KUBU RAYA
M.Jali 1 , Amrozi 2 , Hasanuddin 3 , Lukman H 4 , Putri P 5 , Rosiana 6 , Huzaimah 7 , Paras Morgan 8 , Rizka F 9 , A. Ruzi 10 , M. Faisal 11 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11 STIT Darul Ulum Kubu Raya, Indonesia E-mail: mjali6416@gmail.com

## ABSTRAK
Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui lebih dalam tentang implementasi manajemen kearsipan dalam  ketatausahaan  di  madrasah  tsanawiyah  darul  ulum  kubu  raya  dengan  pembahasan  melalui beberapa  pokok  bahasan,  Pertama,  bagaimana  implementasi  manajemen  kearsipan  dalam ketatausahaan. Kedua, kendala apa saja yang dihadapi serta upaya untuk mengatasi kendala mengenai manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di madrasah tsanawiyah Darul ulum Kubu raya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Sumber data utama dalam penelitian ini kepala tata usaha dan staf sebagai salah satu komponen aktif dalam proses  implementasi  manajemen  kearsipan  yang  diperoleh  melalui  wawancara,  observasi,  dan dokumentasi.  hasil  penelitian:  Implementasi  manajemen  kearsipan  di  madrasah  stanawiyah  darul ulum  kubu  raya  dapat  digolongkan  dalam  kategori  baik,  karena  telah  melaksanakan    beberapa indikator  tentang  kearsipan  di  madrasah  tsanawiyah  darul  ulum  kubu  raya  seperti,  pencatatan, pendistribusian,  penggunaan,  pemeliharaan,  dan  penghapusan  arsip,  akan  tetapi  seiring berkembangnya zaman maka perlu untuk selalu mengikuti perkembangan zaman agar tetap berada pada posisi baik. Disamping implementasi yang baik tentu memiliki kendala yang dihadapi dengan berbagai penyelesaian kendala yang dihadapi di bagian tata usaha di madrasah tsanawiyah darul ulum kubu  raya  seperti  mengalami  kesulitan  dalam  menemukan  arsip  yang  sudah  lama  tersimpan, dikarenakan banyaknya arsip yang sudah menumpuk namun setelah ditemukan arsip tersebut sudah dimakan rayap. Hal  ini  disebabkan sarana  prasarana  yang  kurang  memadai.  Untuk  menambahkan fasilitas juga terkendala oleh ruangan yang sempit. Adapun beberapa upaya yang dilakukan untuk menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip di madrasah tsanawiyah darul ulum kubu raya berupa penyalinan  arsip-arsip  kedalam  komputer  agar  tidak  hilang  dan  tidak  rusak  selain  itu  melakukan renovasi gedung terutama ruang tata usaha di madrasah tsanawiyah darul ulum kubu raya.
Kata Kunci : Kearsipan, Ketatausahaa, Manajemen

## ABSTRACT
This research was conducted to find out more about the implementation of archives management in administration at Madrasah  Tsanawiyah  Darul  Ulum  Kubu  Raya  by  discussing  several  topics,  First,  how  to  implement  archives management in administration. Second, what obstacles are faced and efforts to overcome obstacles regarding archives management in administration at the Darul Ulum Kubu Raya Islamic boarding school. The method used in this research is a descriptive method with a qualitative approach. The main data source in this research is the head of administration and  staff  as  an  active  component  in  the  archive  management  implementation  process  obtained  through  interviews, observation and documentation. Research results: The implementation of archives management at the Darul Ulum Kubu Raya  Madrasah  Stanawiyah  can  be  classified  in  the  good  category,  because  it  has  implemented  several  indicators regarding  archives  at  the  Darul  Ulum  Kubu  Raya  Madrasah  Tsanawiyah  such  as,  recording,  distribution,  use, maintenance  and  deletion  of  archives,  but  in  line  with  As  time  goes  by,  it  is  necessary  to  always  keep  abreast  of developments in order to remain in a good position. Apart from good implementation, of course there are obstacles faced by resolving various obstacles faced in the administration section at Madrasah Tsanawiyah Darul Ulum Kubu Raya, such as experiencing difficulty in finding archives that have been stored for a long time, due to the large number of archives that  have  accumulated  but  after  being  found  the  archives  have  been  eaten.  termite.  This  is  due  to  inadequate infrastructure. Adding facilities is also hampered by limited space. Several efforts have been made to deal with obstacles in  managing  archives  at  the  Darul  Ulum  Kubu  Raya  Madrasah  Tsanawiyah,  in  the  form  of  copying  archives  into computers so that they are not lost and not damaged, in addition to renovating the building, especially the administration room at the Darul Ulum Kubu Raya Tsanawiyah Madrasah.
Keywords: Archives , Management, School administration

## Jurnal Studi Islam Lintas Negara

## A. PENDAHULUAN
Lembaga  pendidikan  tidak  akan  lepas  dari  bagian  tata  usaha  sebagai  penanggung  jawab operasional  tata  usaha,  bertugas  mengkoordinasikan  seluruh  aktivitas  persuratan  di  sekolah. Sedangkan arsip merupakan sumber  informasi yang dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah.  Peranan arsip tidak hanya sebagai  sumber  informasi  tetapi  juga  sebagai  sumber  ingatan  bagi  warga  sekolah  serta  untuk melancarkan  proses kegiatan  administrasi  di sekolah. Menurut Barthos “Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu  subyek  (pokok  persoalan)  ataupun  peristiwa  yang  dibuat  orang  untuk  membantu  daya ingatan orang (itu) pula” (Barthos, 2012).
Arsip sering dipakai dalam kehidupan sehari-hari, seperti akta kelahiran, ijazah, kartu keluarga dan sebagainya. Tapi arsip tidak hanya berbentuk surat namun juga dalam bentuk media lain seperti kertas  film,  video,  gambar,  dan  lain-lain  yang  memiliki  kegunaan  masa  kini  dan  masa  yang  akan datang.  Jadi,  arsip  merupakan  dokumen,  surat-surat,  kartu,  file,  video,  gambar  dan  lain-lain  yang memiliki  nilai  guna  sebagai  bahan  informasi  dan  komunikasi.  Arsip  memiliki  nilai  sejarah,  dasar hukum yang kuat, sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan, dan sebagai sumber ingatan. Penataan arsip merupakan proses mengelola arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan  logis agar dapat dengan mudah ditemukan. Jadi, penataan haruslah dimulai dari proses klasifikasi/pengkodean arsip, menyimpan arsip, peminjaman, menemukan kembali arsip, dan pemeliharaan  arsip (Ariyanto, 2020)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menghadapi masalah dalam pengelolaan arsip adalah sistem  penyimpanan  arsip  yang  tepat,  disimpan  menurut  sistem  yang  memungkinkan  penemuan dengan cepat apabila diperlukan. Dengan sistem penyimpanan warkat atau arsip yang tepat, tata kerja kearsipan  yang  baik,  dan yang  tertib  dapat terlaksana  dengan  baik secara  efektif  dan  efesien  oleh pengurusan  arsip  dalam  sebuah  lembaga  pendidikan.  Balanchandran  dan  Chandrasekaran  juga menjelaskan  bahwa  manajemen  arsip  merujuk  pada  fungsi  administrative  yang  berkaitan  dengan penciptaan,  pengaturan,  pemeliharaan,  penggunaan, pengambilan, dan penghapusan  arsip  (Rasto, 2019).
Berbicara  masalah  implementasi  manajemen    kearsipan  tentu  tidak  akan  lepas  dari  ketata usahaan sedangkan tata usaha itu sendiri dapat diartikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola  infomasi,  manusia  dan  harta  kearah  suatu  tujuan  yang  terhimpun  dalam  organisasi. Rahmawati  merumuskan  tata  usaha  sebagai  segenap  rangkaian  aktivitas  menghimpun, mengolah, mengganda,  mengirim  dan  menyimpan  keterangan-keterangan  yang  diperlukan setiap organisasi (Rahmawati,  2014).  Pendapat  Sayuti  adalah  tugas  pelayanan  yang  terdiri  dari  aktivitas-aktivitas menghimpun,  mengolah,  mengganda,  mengirim  dan  menyimpan  keterangan-keterangan  yang diperlukan setiap organisasi (Sayuti, 2013).
Tata  usaha  merupakan  serangkaian  kegiatan  perkantoran  yang  dilakukan  dengan  cara mencatat,  mengatur,  mengirim,  menghimpun,  menyimpan  setiap  keterangan-keterangan  atau warkat-warkat penting sehingga keterangan-keterangan tersebut dapat dengan mudah diakses oleh siapa  saja  yang  membutuhkan  khususnya  bagi  para  pimpinan  organisasi.  Tata  usaha  juga  dapat dikatakan sebagai sumber informasi aktual yang menjadi titik pusat pelayanan administrasi di dalam sebuah organisasi sekolah (Noor, 2020).
Kepala  tata  usaha  beserta  para  pegawai  lainnya  memberikan  layanan  kepada  seluruh pihak terutama  dalam  hal  pelayanan  administrasi.  Setiap  pegawai  tata  usaha  dituntut  untuk  dapat mengimplementasikan  pelayanan  yang  baik  untuk  menunjang  segala  bentuk  aktivitas  sekolah. Kemudian  ada  juga  yang  menyebutkan  bahwa  tata  usaha  adalah  suatu  bagian  dari  sekolah  yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan dengan lancar sesuai dengan apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai  seperti apa yang diinginkan. Untuk mendukung semua tugas  yang  berjalan  didalam  instansi,  dibutuhkan  pegawai  tata  usaha  yang  mempunyai  disiplin, loyalitas, dan tanggung jawab terhadap tugas-tugas mereka. Adapun tugas tata usaha adalah untuk membantu  proses  belajar  mengajar,  urusan  kesiswaan,  kepegawaian,  peralatan  sekolah,  urusan

## Jurnal Studi Islam Lintas Negara
insfrastruktur sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan, dan hubungan Masyarakat (Arisanti, 2020).
Oleh karena hal tersebut maka tata usaha sekolah berkeinginan untuk menghimpun, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan sekolah dalam rangka mencapai tujuan sekolah. Tata usaha sekolah merupakan bagian dari administrasi sekolah, karena itu peran tata usaha sangat penting dalam kelancaran administrasi sekolah, dimana kegiatan administrasi sekolah  terdiri  dari:  pelaksana  urusan  administrasi  kepegawaian;  pelaksana  urusan  administrasi keuangan;  pelaksana  urusan  administrasi  sarana  dan  prasarana;  pelaksana  urusan  administrasi persuratan dan kearsipan; pelaksana urusan administrasi kesiswaan; pelaksana urusan administrasi kurikulum; dan layanan khusus, seperti tukang kebun, penjaga kantin, pesuruh. Namun dalam hal ini tata  usaha  hanya  mengurusi  sebagian  dari  administrasi  sekolah  yaitu:  urusan  keuangan,  urusan kepegawaian, urusan kearsipan,  urusan  surat  menyurat,  dan  urusan  kesiswaan  untuk  membantu tugas wakasek bidang kesiswaan dalam memberikan keterangan-keterangan kesiswaan (Anisa et al., 2018). Jadi seluruh implementasi manajemen kearsipan sangat dibutuhkan oleh sekolah dalam rangka mempermudah dalam hal administrasi sekolah. Oleh karena itu peneliti tertarik untuk melakukan penelitian  dengan  pertimbangan  judul  yang  telah  ditetapkan  yaitu    Implementasi  manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di madrasah tsanawiyah Darul Ulum Kubu raya.

## B. METODE
Dalam  hal  ini  peneliti  menggunakan  jenis  penelitian  kualitatif,  secara  esensial  penelitian kualitatif  digunakan  untuk  menemukan  sesuatu.  Sugiono  berpendapat  bahwa  metode  penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai  instrumen  kunci,  pengambilan  sampel  sumber  data  dilakukan  secara pusposive dan snowball , teknik  pengumpulan  data  dilakukan  dengan  trianggulasi  (gabungan),  analisis  data  bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan pada makna dari pada generaliasasi (Sugiyono, 2018). Dalam hal ini subjek penelitian adalah yang memahami informasi objek penelitian sebagai  pelaku  maupun  orang  lain  yang  memahami  objek  penelitian.  Objek  penelitian  menurut Burhan Bungi yakni sasaran penelitian yang fokus dan lokus terhadap penelitian.
Dalam  penelitian  kualitatif,  penentuan  subjek  haruslah  memiliki  kualifikasi  yakni  harus mengetahui, memahami dan mengalami sehingga data yang diperoleh akan lebih valid (Bungin, 2007). Penelitian ini akan menggunakan teknik purposive sampling, yakni suatu teknik sampling atau teknik pengambilan  informan  sumber  data  dengan  pertimbangan  tertentu  dari  pihak  peneliti  sendiri. Sebagaimana diketahui  dalam penelitian kualitatif, peneliti  akan memasuki  situasi  sosial tertentu, melakukan pengamatan  dan  wawancara  kepada  orang-orang  yang  dipandang  mengetahui  tentang situasi sosial dalam objek penelitian penulis. Dalam penelitian ini peneliti mengambil subjek adalah Kepala tata usaha dan staf. Variabel penelitian adalah gejala yang menunjukkan variasi baik dalam jenis maupun tingkatannya. Populasi adalah keseluruhan objek penelitian yang terdiri dari manusia, benda-benda, hewan, tumbuh-tumbuhan, gejala-gejala, nilai tes, atau peristiwa sebagai sumber data yang memiliki karakteristik tertentu dalam suatu penelitian (Margono, 2006). Teknik pengumpulan data  pada  penelitian  ini  dilakukan  untuk  mengumpulkan,mencari,  dan  memperoleh  data  dari responden  serta  informasi  yang  ditentukan.  Teknik  pengumpulan  data  dengan  cara  observasi. Observasi  adalah pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala yang tampak pada objek  penelitian  (Nawawi,  1993).  Observasi  yang  dilakukan  dalam  penelitian  ini  adalah  observasi partisipan,  Teknik  observasi  langsung  adalah  suatu  pengamatan  secara  langsung  yang  dilakukan peneliti terhadap obyek-obyek  tempat berlangsungnya peristiwa. Sehingga peneliti bersama dengan obyek yang akan diteliti. Wawancara adalah percakapan itu dilakukan oleh dua belah pihak, yaitu pewawancara  ( interview )  yang  mengajukan  pertanyaan  data  yang  diwawancai  (interview)  yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Moleong, 2005). Dalam penelitian ini, wawancara pertama kali  akan  ditujukan  kepada  kepala  tata  usaha  dan  staf.  Kelompok  inilah  yang  menjadi  responden dalam  wawancara  mendalam  yang  akan  dilakukan  oleh  peneliti.  Teori  Arikunto  dalam  Zuldafrial

## Jurnal Studi Islam Lintas Negara
dokumentasi dari asal katanya dokumen yang artinya barang-barang tertulis. Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dari sumber non insan seperti catatan-catatatn, foto dan arsip

## C. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Implementasi  Manajemen  Arsip  Dalam  Ketatausahaan  Di  Madrasah  Tsanawiyah  Darul  Ulum Kubu Raya
Dalam  proses  penelitian  yang  dilakukan,  pertanyaan  tersebut  diajukan  kepada  kepala  tata usaha dan staf. Adapun hasil dari keseluruhan wawancara baik itu pertanyaan maupun jawaban dari setiap  responden  beserta  analisisnya  dituangkan  dalam  kajian  sebagai  berikut.  Berdasarkan  hasil wawancara  dengan  kepala  tata  usaha,  dan  staf  di  madrasah  tsanawiyah  Darul  ulum  Kubu  raya, peneliti mendapatkan kesimpulan yaitu arsip-arsip yang dikelola dan disimpan di bagian tata usaha yaitu  arsip  yang  berhubungan  dengan  kepegawaian,  kesiswaan,  keuangan,  arsip  inventaris,  arsip perpustakaan, arsip sarana dan prasarana, dan juga arsip surat masuk dan keluar. Adapun pengelolaan arsip tenaga pendidik di madrasah tsanawiyah Darul ulum Kubu raya sesuai dengan siklus hidup arsip menurut  Rasto,  yaitu  terdiri  dari  penciptaan,  pendistribusian,  penggunaan,  pemeliharaan,  dan penyusutan seperti penjelasan berikut ini:

## Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip merupakan siklus pertama dalam kearsipan, fase ini adalah membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai  hal-hal yang terjadi dalam kehidupan seseorang atau organisasi (Rasto, 2019). Arsip yang diciptakan ini dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh suatu instansi atau yang diterima dari lembaga lain kemudian dikelola. Berdasarkan hasil wawancara  oleh  kepala  tata  usaha  di  madrasah  tsanawiyah  Darul  ulum  Kubu  raya  mengenai penciptaan arsip mengenai surat masuk dan keluar yaitu: Dengan melewati beberapa proses seperti surat pertama kali diterima oleh pihak tata usaha, lalu surat tersebut diurus oleh agendaris. Dalam hal ini agendaris bertugas mencatat ke dalam buku agenda surat masuk dan keluar. Lalu untuk balasan surat  keluarnya,  surat  diketik  sesuai  dengan  yang  diperlukan  dengan  menggunakan  konsep  yang sudah ada, lalu meminta tanda tangan kepala sekolah sebagai bentuk persetujuan. Setelah itu barulah surat diberikan kepada yang bersangkutan(Ismail Nawawi, 2009).
Berdasarkan ungkapan kepala tata usaha tersebut surat tidak cukup  disitu saja akan tetapi sebelum  itu  penerima  surat  harus  tanda  tangan  dahulu,  sebagai  bukti  bahwa  surat  telah  sampai kepada  penerima.  Dalam  lembar  disposisi,  yaitu  dengan  mengisi  keterangan-keterangan  yang dibutuhkan dalam lembar disposisi, poin-poin yang terdapat dalam lembar diposisi tersebut. Hasil penelitian didukung oleh pernyataan yang menyebutkan bahwa fase penciptaan arsip yaitu dimana arsip  mulai  diciptakan  sebagai  akibat  dari  berbagai  macam  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  suatu organisasi  atau  perorangan  dalam  melaksanakan  fungsinya.  Arsip  tersebut  mengandung  data  dan informasi. Hat ini sesuai dengan bentuk arsip yang dinyatakan bahwa bentuk arsip bisa surat, pita film, rekaman suara dan sebagainya.

## Pendistribusian Arsip
Proses  distribusi  arsip  merupakan  proses  penyampaian  arsip  kepada  pihak  yang membutuhkan, baik pihak internal maupun pihak eksternal (Sutirman, 2015). Tahap ini merupakan proses  penyebaran  arsip  dari  pembuat  arsip  ke  pengguna/penerima  arsip.  Dalam  hal  ini penyebarannya,  bisa  melalui  email,  pos,  ataupun  ke  penerimanya  langsung  ditempat.  Mengenai pendistribusian arsip, sesuai dengan hasil wawancara dengan kepala tata usaha dan staf tata usaha yaitu: Kepala tata usaha melalui staf ketata usahaan di madrasah tsanawiyah Darul ulum Kubu raya adalah dengan menggandakan suratnya terlebih dahulu untuk disimpan, lalu memberikan/menginfokan  kepada  yang  memerlukan  surat.    Karena  itu  dalam  pendistribusian  ini merupakan  proses  dari  surat  itu  dibuat  sampai  kepada  yang  membutuhkan.  Dalam  hal pendistribusian  arsip  didukung  oleh  pernyataan  yang  menyebutkan  bahwa  pendistribusian  arsip merupakan prosedur lalu lintas surat masuk dan surat keluar (Widyastuti, 2021).
Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan arsip karena arsip tersebut diperlukan  oleh  seseorang  untuk  mencapai  kepentingan  tertentu,  sesuai  maksud  dan  tujuan penciptaan arsip tersebut. Berdasarkan pernyataan dari staf yaitu sebagai berikut: Penggunaan arsip

## Jurnal Studi Islam Lintas Negara
merupakan pemakaian arsip untuk kepentingan tertentu sesuai dengan tujuan dari penciptaan arsip itu  sendiri.  Jika  arsipnya  berbentuk  surat  keluar,  maka  penggunaa  arsip  dapat  digunakan  oleh penerima  surat  sesuai  dengan  yang  diperlukannya.  Namun  ada  juga  penggunaan  arsip  untuk kepentingan di dalam sebuah lembaga pendidikan itu sendiri seperti guru yang meminjam kembali ke ruang  tata  usaha  dikarenakan  guru  tersebut  tidak  mengarsipkan  surat  keputusan,  dan  berkenaan dengan waktu peminjamannya tidak ditentukan seberapa lamanya dengan syarat harus  mendapat izin  dari  kepala  tata  usaha.  Pada  tahap  ini  pemakai  sering  menggunakan  arsip  dinamis  serta memerlukan  akses  cepat  ke  berkas  dinamis.  Umumnya  arsip  dinamis  memiliki  siklus  hidup  aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja di suatu instansi. Jadi untuk penggunaan arsip dapat digunakan selama berkas tersebut masih tersimpan diruang tata usaha sesuai dengan kebutuhan pengguna masing-masing.

## Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang di lakukan untuk menjaga arsip- arsip dari segala kerusakan. Adapun faktor-faktor kerusakan arsip yang dibedakan 2 faktor, yaitu faktor internal dan faktor esternal. Faktor internal merupakan faktor- faktor yang disebabkan dari dalam, yaitu: kertas, lem atau pasta, dan tinta. Sedangkan faktor eksternal merupakan kerusakan yang di akibatkan dari luar, yaitu: kelembaban udara, udara yang terlalu kering, sinar matahari, kotoran udara, debu, jamur dan  sejenisnya,  dan  rayap  (Hayati,  2020).  Menurut  kepala  tata  usaha  ada  beberapa  cara  dalam pemeliharaan  arsip  seperti  yang  diungkapkan  berikut:  Dalam  rangka  memelihara  dan  merawat peralatan arsip ini  ya kami  rutin membersihkan arsip dari  debu misalnya menggunakan  peralatan yang ada seperti kemoceng, lalu menyapu dan lantainya dipel setiap harinya agar peralatan arsip tidak mudah rusak, selain itu mana yang file/map yang terlihat berantakan dirapikan lagi. Kemudian untuk menjaga keamanan arsip yaitu setiap harinya saat pulang kerja ruangan ditutup rapat dan dikunci agar tidak ada yang bisa memasukinya selain pegawai  yang bersangkutan.
Hal  tersebut  senada  dengan  ungkapan  bahwa  upaya  pemeliharaan  arsip  secara  fisik  dapat dilakukan sebagai berikut: Pertama, Pengaturan ruangan. Pengaturan ruangan ini dijaga agar ruangan tetap kering (tidak lembab), ruangan yang tetap terang, memiliki ventilasi, dan juga terhindar dari serangan api, air maupun serangga. Kedua, Tempat penyimpanan arsip hendaknya memiliki ruang renggang  agar  ada  udara  diantara  berkas  yang  disimpan  dan  Ketiga,  Penggunaan  bahan-bahan pencegah,  misalnya  kapur  barus,  atau  mengadakan  kegiatan  penyemprotan  bahan  kimia  secara berkala.
Dari  pernyataan  diatas  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  bagian  tata  usaha  di  madrasah tsanawiyah darul ulum kubu raya sudah melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip dengan rutin membersihkan  arsip  dari  debu,  misalnya  menggunakan  kemoceng,  menyapu  dan  mengepel  lantai setiap harinya agar peralatan arsip tidak mudah rusak. Selain dari itu file-file atau map yang nampak berantakan dirapikan kembali. Selanjutnya terkait keamanan arsip yaitu dengan menutup rapat dan mengunci pintu ruangan agar tidak ada yang bisa memasukinya selain pegawai yang bersangkutan. Hal tersebut didukung oleh pernyataan staf tata usaha bahwa pemeliharaan arsip memiliki tujuan menyelamatkan  arsip-arsip  beserta  isinya  guna  menjamin  kelangsungan  hidup  arsip  dari pemusnahan.
Berdasarkan  dari  hasil  penelitian  tersebut  membuktikan  bahwa  pemeliharaan  arsip  dapat dilakukan dengan cara mengetahui  penyebab kerusakan dan mencegah terjadinya kerusakan pada arsip (Ardiana & Suratman, 2020). Pemeliharaan arsip juga bisa diartikan sebagai usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna.

## Penghapusan Arsip
Penghapusan  arsip  adalah  kegiatan  mengurangi  jumlah  arsip  dengan  cara  memindahkan, menyerahkan  atau  memusnahkan  arsip,  dengan  catatan  arsip  tersebut  sudah  tidak dipakai/diperlukan  lagi.  Penghapusan  arsip  dapat  dilakukan  dengan  cara  menghancurkan  atau dengan  memindahkan  arsip  tersebut  ke  tempat  penyimpanan  permanen.  Tahapan  akhir  dari pengelolaan arsip adalah pemusnahan, banyak cara yang dapat dilakukan untuk menghilangkan arsip, diantaranya yaitu: (a) menghancurkan arsip menggunakan mesin pelebur kertas, (b) membakar arsip sampai habis, (c) menimbun di dalam tanah, namun cara ini kurang efektif dan (d) Merobek-robek

## Jurnal Studi Islam Lintas Negara
secara manual menjadi kecil hingga tidak dapat dimanfaatkan lagi. Jadi dalam penghapusan arsip ini bertujuan  untuk  mengurangi  jumlah  arsip  agar  tidak  semakin  menumpuk  di  ruang  tata  usaha  di madrasah tsanawiyah darul ulum kubu raya dengan cara dimusnahkan, cara yang dipakai di madrasah stanawiyah darul ulum kubu raya ini yaitu dibakar hal ini sesuai hasil wawancara dengan kepala tata usaha madrasah tsanawiyah darul ulum kubu raya sebagai berikut:
Penghapusan  arsip  di  madrasah  tsanawiyah  darul  ulum  kubu  raya  pertama-tama  dilakukan seleksi dahulu arsip mana yang akan dimusnahkan. Cara menyeleksinya yaitu dengan mengumpulkan arsip-arsip lama  yang sudah  termakan  usia, setelah  itu  dipisahkan  dengan  arsip yang  masih  aktif. Penghapusan  arsip  juga  diperiksa  terlebih  dahulu  apakah  layak  untuk  dimusnahkan.  Kemudian dibuat daftarnya, apa saja file/dokumen arsip yang akan dimusnahkan agar nanti dapat dilihat dengan jelas  informasi  mengenai  arsip  yang  akan  dimusnahkan.  Lalu  dibuatlah  berita  acara  dan dokumentasinya. Berita acara dan dokumentasi tersebut digunakan sebagai bukti bahwa madrasah stanawiyah darul ulum kubu raya telah melakukan pemusnahan arsip.
Hal senada dengan   ungkapan   kepala sekolah tentang bagaimana cara pemusnahan arsip yang tidak produktif lagi seperti berikut: “ Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Perlunya arsip dimusnahkan adalah agar dapat mengurangi tempat penyimpanan arsip. Sehingga arsip yang lainnya dapat dirawat dengan lebih baik lagi. Jadi, berdasarkan  hasil  penelitian  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa  pemusnahan  arsip  tidak  dapat dilakukan secara acak-acakan akan tetapi memerlukan cara yang telah disiapkan oleh sekolah atau kepala  tata  usaha  mulai  dari  perencanaan  pemusnahan,  pemilihan  arsip  yang  akan  dimusnahkan, pendataan  arsip  yang  akan  dimusnahkan  dan  yang  tidak  dimusnahkan  hal  ini  dilakukan  untuk mengurangi tempat penyimpanan untuk arsip yang masih aktif digunakan.

## Kendala Manajemen Kearsipan dan Upaya Mengatasi Kendala di Madrasah Tsanawiyah Darul Ulum Kubu Raya
Sedangkan penghambat manajemen kearsipan diantaranya ialah ruangan yang kecil, sementara arsip  semakin  bertambah.  Jadi  ya  akibatnya  ada  arsip  yang  bertumpuk  dan  tidak  sesuai  dalam penataannya.  Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan,  terdapat  faktor  yang  menjadi  penghambat dalam manajemen kearsipan di madrasah tsanawiyah darul ulum kubu raya. Kendala yang dihadapi oleh madrasah tsanawiyah darul ulum dalam implementasi manajemen kearsipan diantaranya ialah:

## Sarana Prasarana
Kendala pertama yang dihadapi di bagian tata usaha madrasah tsanwiyah darul ulum kubu raya dalam  pengelolaan  arsip  yaitu  sarana  dan  parasarana,  dimana  sarana  prasarana  merupakan  faktor utama  yang  menjadi  pendukung  dalam  terlaksananya  pengelolaan  arsip  secara  maksimal.  Hal  ini sesuai dengan hasil wawancara dengan kepala tata usaha dan staf madrasah tsanwiyah darul ulum kubu raya faktor yang menjadi  penghambatnya yaitu ruangan kecil sementara arsip yang semakin bertambah  setiap  harinya.  Sehingga  berakibat  ada  arsip  yang  bertumpuk  dan  tidak  sesuai  dalam penataannya.

## Temu Kembali Arsip
Berdasarkan  hasil  data  yang  didapat  peneliti,  maka  dapat  disimpulkan  bahwa  terdapat kesulitan  dalam  proses  penemuan  kembali  arsip,  apalagi  pada  saat  tidak  ada  memakai  sistem komputerisasi.  Faktor  penghambatnya  kadang  mereka  lupa  dimana  meletakkan  arsip  yang  telah disimpan, karena banyaknya arsip yang tertumpuk disebabkan oleh ruangan yang kurang memadai. Hal lainnya adalah saat arsip sudah ditemukan ada yang rusak karena dimakan rayap, sehingga arsip dinyatakan rusak dan tidak bisa dipakai. Dalam Ketatausahaan di madrasah tsanawiyah darul ulum terdapat beberapa faktor penghambat yang telah dijelaskan di atas, namun terdapat beberapa solusi atau upaya dalam menghadapi kendala-kendala yang dihadapi. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala tata usaha di madrasah tsanawiyah darul ulum untuk menghadapi kendala pengelolaan arsip yang disebabkan ruangan kurang memadai  yaitu dengan menyalin arsip-arsip ke dalam komputer agar  mudah  ditemukan  saat  dicari.  Selain  itu  dengan  menambah  fasilitas  arsip  seperti  adanya penambahan  lemari,  rak-rak  arsip,  dan  komputer.  Namun  sebelum  bisa  menambahkan  fasilitas-

## Jurnal Studi Islam Lintas Negara
fasilitas  baru  kepala  tata  usaha  menjelaskan  bahwa  strategi  yang  tepat  untuk  meningkatkan pengelolaan arsip di  bagian tata usaha madrasah tsanawiyah darul  ulum yaitu dengan merenovasi gedung, terutama ruangan tata usaha, dikarenakan diruangan tata usaha merupakan ruangan yang sebagian besar menyimpan arsip-arsip sekolah.

## D. KESIMPULAN
Berdasarkan paparan penelitian diatas maka perlu ditarik kesimpulan tentang implementasi manajemen  kearsipan  dalam  ketatausahaan  di  madrasah  tsanawiyah  darul  ulum  kubu  raya:  Hasil penelitian ini menyebutkan bahwa implementasi manajemen kearsipan di madrasah tsanawiyah darul ulum kubu raya sesuai dengan hasil penelitian dapat digolongkan dalam kategori baik, karena telah melaksanakan  beberapa indikator tentang kearsipan di madrasah tsanawiyah darul ulum kubu raya seperti, pencatatan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan arsip, akan tetapi seiring berkembangnya zaman maka perlu kiranya untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi yang sedang berkembang agar tetap berada pada posisi baik. Disamping implementasi yang baik tentu memiliki kendala yang dihadapi dengan berbagai penyelesaian kendala yang dihadapi di bagian tata usaha di madrasah tsanawiyah darul ulum kubu raya seperti mengalami kesulitan dalam menemukan arsip yang sudah lama tersimpan, dikarenakan banyaknya arsip yang sudah menumpuk. Tapi setelah ditemukan arsip sudah dimakan rayap. Hal ini disebabkan sarana prasarana yang kurang memadai. Untuk menambahkan fasilitas juga terkendala oleh ruangan yang sempit. Adapun beberapa upaya yang dilakukan untuk menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip di madrasah tsanawiyah darul ulum  kubu  raya,  yaitu  menyalin  arsip-arsip kedalam  komputer  agar  tidak  hilang  dan  tidak  rusak selain itu melakukan renovasi gedung terutama ruang tata usaha di madrasah tsanawiyah darul ulum kubu raya.

## DAFTAR PUSTAKA
Anisa, Z. R., Murwaningsih, T., & Ninghardjanti, P. (2018). Pelaksanaan Pelayanan Tata Usaha Di SMK Batik 1 Surakarta. Jurnal Informasi Dan Komunikasi Administrasi Perkantoran , 1 , 115 – 27.
Ardiana, S., & Suratman, B. (2020). Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran ,
9 (2), 335 – 348.
Arisanti, A. (2020). Analisis Kualitas Kerja Pegawai Tata Usaha Sekolah Menengah Atas Negeri  1 Bengkulu Tengah. Professional , 7 (1), 58.
Ariyanto, K. (2020). Implementasi Sistem Penataan Arsip di Madrasah Aliyah Negeri 1 Pekanbaru.
Kajian Teori Dan Hasil Penelitian Pendidikan , 1 (1), 50 – 52.
Barthos, B. (2012). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi. Bumi Aksara. Bungin, M. B. (2007). Penelitian Kualitatif . Kencana Media Grpup.
Hayati. (2020). Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Pelayanan Pada Kantor Kelurahan Muara Jawa Ulu Kabupaten Kutai Kartanegara. E Journal Ilmu Pemerintahan , 5 (1), 1 – 11. Ismail Nawawi. (2009). Manajemen Konflik Industrial. Manajemen Konflik .
https://helvetia.ac.id/elearning/pluginfile.php/7/mod_forum/attachment/3560/Manajemen_Kon flik.pdf
Margono. (2006). Metodologi Penelitian Pendidikan . Rineka Cipta.
Moleong, L. J. (2005). Metodologi Penelitian Kualitatif . PT Remaja Rosda Karya.
Nawawi, H. (1993). Pendidikan dalam Islam . Al-Ikhlas.
Noor, F. arif. (2020). Manajemen Tata Usaha, Administrasi  dan Kepemimpinan Raudhatul  Athfal.
Jurnal Pendidikan Islam Anak Usia Dini , 2 (1).

## Jurnal Studi Islam Lintas Negara
Rahmawati. (2014). Manajemen Perkantoran . Graha Ilmu.
Rasto. (2019). Manajemen Perkantoran : Paradigma Baru, ke-2 . Alfabeta.
Sayuti, A. J. (2013). Manajemen Perkantoran . Alfabeta.
Sugiyono. (2018). Metode Penelitian Kuantitatif . Bandung:Alfabeta.
Sutirman. (2015). Urgensi Manajemen Arsip Elektronik. Efisiensi -Kajian Ilmu Administrasi , 13 (1), 103.
Widyastuti,  M.  (2021).  Peran  Kebudayaan  Dalam  Dunia  Pendidikan  The  Role  Of  Culture  In  The World  Of  Education. JAGADDHITA:  Jurnal  Kebhinnekaan  Dan  Wawasan  Kebangsaan , 1 (1),  54 – 64. https://doi.org/10.30998/jagaddhita.v1i1.810