## JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA
Vol.6 No.1, Februari 2021, pp. 1-6 ISSN: 2597-7156 (Online),2502-7786 (Print) http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI
 1

## Dampak Penumpukan Dokumen Rekam Medis Terhadap Waktu Pengambilan Dokumen Rekam Medis Di RSU Sinar Husni Medan
Valentina 1 , Selvia Sari Ritonga 2
1,2 Program Studi D3 Perekam dan Informasi Kesehatan, Universitas Imelda Medan
Article Info ABSTRAK Article history: Received Jan 04, 2021 Revised Jan 14, 2021 Accepted Feb 17, 2021 The  filling  system  is  one  of  the  administrators  of  medical  records that are responsible for orderly administration in an effort to improve health  services  in  hospitals.  Accumulation  of  medical  record documents  will  affect  of  work  of  officers  in the  filling  section. The purpose  of  this  study  is  to  determine  the  impact  of  the  bildup  of medical  records  documents  on  the  time  of  taking  medical  record documents  at  Sinar  Husni  Hospital.  This  research  is  a  descriptive study  with  a  qualitative  approach.  The  population  is  all  filling officers  at  the  Sinar  Husni  Hospital  and  all  patient  medical  records calculated  on  average  in  the  third  quarter  of  2020,  counted  609 documents.  The  samples  in  this  study  were  2  filling  officers  at  the Sinar  Husni  Hospital  and  part  of  the  medical  record  documents totaling  86  medical  record  documents  that  taken  incidentally.  The instrument used was an interview guide. The measurement of time to take  medical  record  documents  uses  a  stopwatch.  Data  analyzed descriptively.  The  results  showed  that  the  accumulation  of  medical record documents had an impact on the time to take medical record documents  at  the  Sinar  Husni  Hospital,  because  the  officers  had difficulty  carrying  out  filling  activities  because  the  access  between shelves  was  narrower  and  the  documents  piled  on  the  floor  did  not properly  aligned,  with  an  average  of  10.05  minute.  We  recommend adding  more  storage  space  and  shelves  so  that  medical  record documents  that  are  stacked  on  the  floor  can  moved  to  the  storage racks. Keywords: Impact Bildup Accumulation
Time of Taking
Medical Record This is an open access article under the CC BY-SA license.
Corresponding Author:
Valentina, Program Studi D-3 Perekam dan Informasi Kesehatan , Universitas Imelda Medan,
Jl. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur, Medan - Sumatera Utara. Email: valentinave89@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN
Rumah sakit sebagai pemberi pelayanan kesehatan selain memberikan pelayanan yang bersifat  klinis  juga  memberi  administratif.  Pelaksanaan  pelayanan  administrasi  atau manajemen  merupakan  pelayanan  pengelolaan  rekam  medis  yang  fungsinya  untuk menunjang  tercapainya  tertib  administrasi  sehingga  mendorong  peningkatan  pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes RI, 2006).
2
Sistem filling merupakan salah satu penyelenggaraan rekam  medis  yang  bertanggung jawab  terhadap  penyimpanan  ( storage ),  penataan,  pengambilan  kembali  ( retrieval ) (Rustiyanto, 2011), retensi serta pemusnahan dokumen rekam medis. Bagian filling rekam medis  merupakan  bagian  yang  sangat  menentukan  pelayanan  pasien  secara  berkelanjutan di rumah sakit karena  merupakan tempat penyimpanan dan pemeliharaan dokumen  rekam medis pasien  yang digunakan untuk kebutuhan  medis dan non  medis pasien. Pengelolaan ruang  penyimpanan  yang  baik  sangat  dibutuhkan  untuk  menjaga  dokumen  rekam  medis agar  tidak  rusak  dan  tidak  terjadi  penumpukan  dokumen  rekam  medis  (Permenkes  RI, 2008).
Terdapat  banyak  masalah  pelayanan pasien di rumah sakit  yang berhubungan dengan tempat penyimpanan dokumen rekam medis. Pengelolaan penyimpanan rekam medis yang tidak  baik  misalnya  dari  segi  kurangnya  rak  penyimpanan  dan  luas  ruangan  dapat menyebabkan  penumpukan  dokumen  rekam  medis.  Penumpukan  dokumen  rekam  medis akan  mempengaruhi  kelancaran  dan  kecepatan  kerja  petugas  di  bagian  filling.  Petugas filling tidak  nyaman  bergerak  dengan  leluasa  akibat  dokumen  yang  bertumpuk.  Hal  ini dapat  menyulitkan  proses  pencarian  dan  pengambilan  kembali  ( retrieval )  rekam  medis sehingga  mengakibatkan  keluhan  pasien  karena  waktu  tunggu  yang  lama  (Ariana  dan Miharti, 2018).
Berdasarkan  hasil  survei  awal  di  ruang filling RSU  Sinar  Husni  terdapat  dokumen rekam  medis  aktif  maupun  in-aktif  yang  ditumpuk  di  lantai  dan  tidak  disimpan  ke  rak penyimpanan.  Kondisi  rak  penyimpanan  penuh  dan  luas  ruangan  yang  tidak  mencukupi untuk  menambah  rak.  Penumpukan  dokumen  tersebut  bisa  mencapai  tinggi  sekitar  1,5  m setiap tumpukannya. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dampak penumpukan dokumen rekam medis terhadap waktu pengambilan dokumen rekam medis di  RSU Sinar Husni Medan.

## 2. METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif untuk melihat gambaran  fenomena  yang  terjadi  di  dalam  suatu  populasi  tertentu  dengan  tujuan untuk  mengetahui  dampak  penumpukan  dokumen  rekam  medis  di  ruang  filling  di RSU Sinar Husni Medan.
B. Populasi Populasi  dalam  penelitian  ini  yaitu  seluruh  petugas filling di  RSU  Sinar  Husni berjumlah  2  orang  dan  seluruh  rekam  medis  pasien  yang  dihitung  secara  rata-rata pada triwulan III tahun 2020 sejumlah 609 dokumen.
C. Sampel Sampel  penelitian  ini  yaitu  petugas filling di  RSU  Sinar  Husni  yang  berjumlah  2 orang  yang  diambil  secara  sampling  jenuh,  serta  sebagian  dokumen  rekam  medis yang dihitung menggunakan rumus slovin.
𝑛 = 𝑁
1 + 𝑁𝑒 2 N : jumlah populasi n  : jumlah sampel e : batas toleransi kesalahan (10%)
= 609 1 + 609  × (0,1) 2 = 609 1 + 609  × 0,01 = 609 7,09 = 85,8   86
3
Maka jumlah sampel penelitian ini sebanyak 86 dokumen rekam medis yang diambil secara insidental untuk mengukur lama waktu pengambilan dokumen rekam medis.
D. Instrumen Penelitian Instrumen  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah  pedoman  wawancara  dan lembar  pengamatan/observasi  untuk  mencatat  waktu  pengambilan  dokumen  rekam medis.
E. Cara Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  menggunakan  metode  wawancara. Wawancara  dilakukan  kepada  petugas  bagian filling untuk  mendapatkan  data mengenai  penumpukan  dokumen  rekam  medis.  Sedangkan  pengukuran  waktu pengambilan dokumen rekam medis menggunakan stopwatch .
F. Analisis Data
Adapun  analisis  data  pada  penelitian  ini  adalah  deksriptif  untuk  melihat  dampak penumpukan  dokumen  rekam  medis  terhadap  waktu  pengambilan  dokumen  rekam medis di RSU Sinar Husni Medan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Hasil
Hasil  penelitian  diperoleh  bahwa  rekam  medis  yang  ditumpuk  di  lantai  merupakan dokumen  rekam  medis  aktif  antara  tahun  2017  sampai  dengan  2018.  Petugas filling melakukan penyimpanan rekam medis menggunakan sistem penjajaran Straight Numerical Filling .  Petugas  filling  di  RSU  Sinar  Husni  berjumlah  2  orang.  Hasil  wawancara  pada petugas  filling  tentang  penyebab  dokumen  rekam  medis  tidak  disimpan  di  rak  dan tertumpuk di lantai adalah sebagai berikut:
“Raknya  tidak  cukup,  kami  cuma  berdua  sedangkan  pasien  baru  bertambah  terus, jadi terpaksa ditumpuk di lantai.” (Informan 1)
“Bagaimana ya? Ini juga terpaksa karena rak sudah penuh.” (Informan 2) Mengenai  proses  pencarian  dokumen  rekam  medis  di  rak,  maka  jawaban  informan adalah sebagai berikut:
“ Iya, kita cari satu persatu dokumennya. DRM kita selalu menggunakan DRM yang baru kalau tidak ketemu. (Informan 1)
“Kita cari di rak, tapi sering tidak ketemu. Jadi kita harus bongkar yang ditumpuk di lantai ini, makanya lama.” (Informan 2)
Mengenai  lama  waktu  pencarian  dokumen  rekam  medis,  maka  jawaban  informan adalah sebagai berikut:
“ Lumayan  lama  ya, ruangan  sempit  karena  rekam  medisnya  bertumpuk  di  lantai.
Apalagi  kalau  adanya  permintaan  dari  dokter  untuk  mengetahui  riwayat  penyakit dan tindakan sebelumnya yang telah diberikan kepada pasien maka waktu pencarian dokumennya membutuhkan waktu yang lama, karena harus dapat itu.” (Informan 1) “Kadang dapat cepat kalau di rak. Kalau tidak ada di rak bisa lama. Dokumen yang ditumpuk  ini  kadang  nggak  diurutkan,  tracer  juga  nggak  ada  ‘kan  disini  makanya sering  salah  letak. Kadang dokumennya juga  nggak nampak udah dicari  cari  ilang dokumennya nggak ada.” (Informan 2)
Mengenai keluhan pasien tentang lama waktu pencarian dokumen rekam medis, maka jawaban informan adalah sebagai berikut:
“Iya, kalau sudah lama, perawatnya datang ke penyimpanan, mengeluh ke petugas di sini karena dokumennya lama ditemukan.” (Informan 1)
“Iya, pasien mengeluh ke perawat karena antrian di poliklinik jadi lama” (Informan 2)
Hasil  pengukuran  lama  waktu  pengambilan  dokumen  rekam  medis  paling  banyak  12 menit  yaitu  13  dokumen,  dan  rata-rata  waktu  pengambilan  dokumen  rekam  medis  yaitu
4
10,05  menit.  Pengukuran  waktu  pengambilan  dokumen  rekam  medis  secara  lengkap tertuang pada tabel 1.

## Tabel 1. Waktu Pengambilan Dokumen Rekam Medis di RSU Sinar Husni Medan
No. Waktu Frekuensi Persentase 1. 5 menit 2 dokumen 2,33% 2. 6 menit 4 dokumen 4,65% 3. 7 menit 7 dokumen 8,14% 4. 8 menit 5 dokumen 5,81% 5. 9 menit 8 dokumen 9,30% 6. 10 menit 9 dokumen 10,47% 7. 11 menit 12 dokumen 13,95% 8. 12 menit 13 dokumen 15,12% 9. 13 menit 8 dokumen 9,30% 10. 14 menit 6 dokumen 6,98% 11. 15 menit 7 dokumen 8,14% 12. 16 menit 3 dokumen 3,49% 13. 17 menit 1 dokumen 1,16% 14. 19 menit 1 dokumen 1,16% Total 86 dokumen 100%

## 3.2. Pembahasan
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  2  petugas filling rekam  medis  di  RSU  Sinar Husni diketahui  bahwa dokumen  yang ditumpuk  di  lantai  karena rak  penyimpanan penuh dan  tidak  dapat  menampung  lagi  dokumen  rekam  medis.  Sesuai  dengan  penelitian (Kamilla,  dkk,  2020)  bahwa  penumpukan  dokumen  rekam  medis  disebabkan  karena kondisi rak penyimpanan yang kurang memadai.
Proses  peminjaman  dokumen  rekam  medis  dilaksanakan  dengan  mencari  dan menelusuri dokumen rekam medis secara Straight Numerical Filling (SNF). Jika dokumen tidak ditemukan di dalam rak maka petugas akan mencari pada tumpukan dokumen rekam medis  yang diletakan di lantai satu persatu. Petugas juga kesulitan  melaksanakan kegiatan filling karena  akses  jalan  antar  rak  menjadi  lebih  sempit  akibat  terhalang  tumpukan dokumen rekam  medis di  lantai.  Selain  itu dokumen  yang ditumpuk di  lantai sering tidak disejajarkan  dengan  baik  sehingga  petugas  membutuhkan  waktu  lebih  lama  dalam pencarian dokumen rekam medis.
Petugas kesulitan  menemukan dokumen rekam  medis karena dokumen tersebut rusak dan  banyaknya  dokumen  yang  menumpuk  berhimpitan  sehingga  menyulitkan  petugas dalam  mencari  dokumen  rekam  medis  dimana  petugas  harus  mencari  satu  persatu  nomor rekam  medis  (Wati  dan  Novita,  2019).  Kesalahan  letak  akibat  penumpukan  dokumen rekam  medis  juga  menjadi penyebab  lamanya waktu pengambilan dokumen rekam  medis (Yastori, 2019).
Berdasarkan  hasil  wawancara,  pelayanan  terhadap  pasien  terkait  waktu  pengambilan dokumen rekam  medis  yang  lama tidak  menjadi  masalah  apabila pasien  lama  berkunjung kembali  maka  diberikan  dokumen  dan  formulir  baru  dengan  nomor  rekam  medis  yang sama  dengan  kunjungan  sebelumnya.  Namun  hal  ini  berakibat  pada  ketidaksinambungan riwayat  dan  layanan  pasien.  Selain  itu  juga  menyebabkan  bertambah  dan  semakin menumpuknya dokumen rekam medis dengan nomor yang sama (duplikasi) serta misfile . Ketika dokumen rekam medis diminta kembali oleh dokter atau tenaga kesehatan lain yang bertugas di unit terkait seperti poliklinik untuk melihat  riwayat pelayanan yang telah
5 diberikan  kepada  pasien  sebelumnya  maka  petugas filling akan  mencari  dokumen  pada tumpukan dan  menelusurinya satu persatu sehingga membutuhkan waktu yang  lama. Dan hal  ini  membuat  pasien,  dokter  atau  tenaga  kesehatan  lain  di  unit  terkait  mengeluh  ke petugas filling karena terkendalanya pelayanan kepada pasien akibat lama waktu pencarian dokumen rekam medis dan dokumen yang sulit ditemukan karena ditumpuk di lantai.
Hasil  penelitian  (Dwie,  dkk,  2020)  diperoleh  informasi  bahwa  penyebab  lamanya penyediaan berkas rekam medis pada rawat jalan dikarenakan rak penyimpanan hanya bisa menampung  67%  dokumen  rekam  medis,  selebihnya  tertumpuk  di  dalam  kardus  yang diletakkan di lantai. Penelitian (Dika dan Ida, 2015) menunjukan bahwa waktu penyediaan dokumen  rekam  medis  63,64%  tergolong  lambat,  dengan  rata-rata  kecepatan  penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan yaitu 12 menit 36 detik. Salah satu penyebabnya adalah banyak dokumen rekam  medis aktif  yang tercecer di  lantai karena rak penyimpanan tidak cukup  menampung  jumlah  dokumen  rekam  medis.  Hal  ini  menyulitkan  petugas  untuk menemukan  rekam  medis  karena  ketidakteraturan  sistem  penjajaran.  Sehingga mempengaruhi  kecepatan  pengambilan  dokumen  rekam  medis.  Sebaliknya,  penelitian (Yovita,  dkk,  2019)  diperoleh  rata-rata  waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medis  17,64 detik  dan  sudah  memenuhi  standar  pelayanan  minimal  karena  dokumen  rekam  medis disimpan rapi dan beraturan sesuai dengan sistem penjajarannya sudah beraturan sehingga petugas lebih mudah ketika mencari dokumen rekam medis tersebut.
Rata-rata  waktu  yang  dibutuhkan  untuk  mengambil  dokumen  rekam  medis  adalah 10,05  menit  dan  paling  banyak  dokumen  ditemukan  dalam  waktu  12  menit.  Berdasarkan standar pelayanan minimal (Menkes RI, 2008) pada pelayanan rekam medis, standar waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan kurang dari atau sama dengan 10 menit (≤ 10 menit), sedangkan untuk waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat  inap  kurang  dari  atau  sama  dengan  15  menit  (≤  15  menit).  Maka  petugas  harus mengambil  rekam  medis  kurang  dari  10  menit,  karena  waktu  penyediaan  rekam  medis dihitung  mulai pendaftaran pasien sampai rekam medis tersebut sampai di poliklinik yang dituju.

## 4. KESIMPULAN
Penumpukan  dokumen  rekam  medis  berdampak  pada  waktu  pengambilan  dokumen rekam medis di RSU Sinar Husni Medan, karena petugas petugas kesulitan  melaksanakan kegiatan  filling  karena  akses  jalan  antar  rak  menjadi  lebih  sempit  dan  dokumen  yang ditumpuk  di  lantai  tidak  dijajarkan  dengan  baik.  Rata-rata  lama  waktu  pengambilan dokumen  rekam  medis  di  rak  penyimpanan  yaitu  10,05  menit.  Sebaiknya  melakukan penambahan ruangan dan rak penyimpanan agar dokumen rekam medis yang ditumpuk di lantai bisa dipindahkan ke rak penyimpanan.

## REFERENCES
Ariana,  Disti.,  dan  Rawi  Miharti.  2018. Dampak Penumpukan  Dokumen  Rekam  Medis  di Ruang  Filling  RSUD  Wonosari  Tahun  2018 .  KTI  Rekam  Medis  dan  Informasi Kesehatan Universitas Jenderal Ahcmad Yani Yogyakarta.
Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia.  2006. Pedoman  Penyelenggaraan  dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia.  2008.  Keputusan  Menteri  Kesehatan  RI  No. 129/Menkes/SK/II/2008. Standar  Pelayanan  Minimal  Rumah  Sakit .  Jakarta: Kemenkes RI.
6
Dika, Firzah Andria., dan Ida Sugiarti. 2015. Tinjauan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Di  Rsud  Dr.  Soekardjo  Kota  Tasikmalaya. Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia. Vol.  3  No.2  Oktober  2015.  Diakses 23  Desember  2020.  Tersedia: https://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/85.
Dwie,  Yudhik  Hartanto.,  Sudalhar.,  dan  Tegar  Wahyu  Yudha  Pratama.  2020.  Analisa Faktor  Yang  Menyebabkan  Lamanya  Penyediaan  Berkas  Rekam  Medis  Pada  Rawat Jalan  Di  Rumah  Sakit  Islam  Muhammadiyah  Sumberrejo. Jurnal  Hospital  Science. Vol 4, No. 1, hal. 134-140. May 2020. Tersedia: http://e- journal.stikesmuhbojonegoro.ac.id/index.php/JHS/article/view/175.
Kamilia, Nurul., Rossalina Adi Wijayanti2., dan Ida Nurmawati. 2020. Identifikasi Faktor Penyebab  Penumpukan  Berkas  Rekam  Medis  Aktif  Di  Rs  Husada  Utama. J-REMI  : Jurnal  Rekam  Medik  Dan  Informasi  Kesehatan .  Vol.  1  No.  4  September  2020. Diakses:  22  Desember  2020.  Tersedia: https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j- remi/article/view/2160.
Permenkes  RI.  2008.  Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  Nomor  269/Menkes  /Per/III/  2008 Tentang Rekam Medis.
Rustiyanto,  Ery.,  dan  Rahayu,  Warih  Ambar.  2011. Manajemen  Filling  Dokumen  Rekam Medis dan Informasi Kesehatan . Yogyakarta: Poltekes Permata Indonesia.
Wati, Try Ganjar., dan Novita Nuraini.  2019. Analisis Kejadian Misfile Dokumen Rekam Medis  Rawat  Jalan  Di  Puskesmas  Bangsalsari. J-REMI  (Jurnal  Rekam  Medik Informasi  Kesehatan). Vol  1,  No  1  Desember  2019. Diakses 23  Desember  2020. Tersedia: https://publikasi.polije.ac.id/index.php/j-remi/article/view/1932/1316.
Yastori. 2019. Sosialisasi Pelaksanaan Sistem Penggunaan Tracer Sebagai Pelacak Berkas Rekam  Medis  Pada  Rumah  Sakit  Naili  DBS  Padang. Logista  Jurnal  Ilmiah Pengabdian  kepada  Masyarakat .  Vol  3.  No.2  Hal:  172-176.  Diakses  23  Desember 2020. Tersedia:  http://logista.fateta.unand.ac.id/index.php/logista/article/view/219.
Yovita,  Maria.,  Uswatun  Hasanah  dan  Reni  Chairunnisah.  2019.  Gambaran  Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Karang Pule Kota Mataram. Jurnal Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan. Volume  2  No  2  (Oktober,  2019).  DOI  : http://dx.doi.org/10.31983/jrmik.v2i2.5344.

## BIOGRAPHIES OF AUTHORS
Valentina, Gelar  Sarjana  dari  FKM  Universitas  Sumatera  Utara  pada  tahun  2011. Magister  Kesehatan  Masyarakat  diperoleh  dari  FKM  USU  pada  tahun  2015.  Saat  ini aktif  sebagai  pengajar  di  Program  Studi  D-III  Perekam  dan  Informasi  Kesehatan Universitas Imelda Medan.