TINJAUAN PROSEDUR PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT JIWA PROVINSI SUMATERA UTARA
MEDAN TAHUN 2015
Parmen Silalahi Dosen APIKES  Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan
E-mail: parmincerior@gmail.com

## ABSTRAK
Sistem  penyimpanan  yang  diterapkan  di  Rumah  Sakit  Jiwa  Provinsi  Sumatera  Utara  Medan menggunakan  sistem  sentralisasi,  yaitu  penggabungan  antara  rekam  medis  rawat  inap  dengan  rekam medis rawat jalan. Rekam medis rawat jalan dan rekam medis rawat inap disimpan di simpan dalam satu penyimpanan rekam medis. Namun dikarenakan jumlah rak penyimpanan rekam medis kurang akibatnya status rekam medis yang tidak cukup untuk disusun didalam rak penyimpanan ditumpukkan diatas status yang  telah  disusun  dengan  rapi.  Penelitian  ini  menggunakan  penelitian  deskriptif  melalui  wawancara dan  check  list.  Dari  hasil  penelitian  sistem  Sistem  penjajaran  yang  diterapkan  di    Rumah  Sakit  Jiwa Provinsi  Sumatera  Utara  Medan  yaitu  menggunakan  sistem  angka  akhir.  sistem  angka  akhir  dapat memudahkan  para  petugas  rekam  medis  yang  bukan  ahli  dalam  rekam  medis  untuk  melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut dan sudah terlaksana dengan baik. Berdasarkan hasil penelitian sistem penyimpanan dengan sistem sentralisasi yang ada di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan belum disusun dengan rapi. Dimana rekam medis yang disimpan tidak cukup untuk masuk kedalam rak penyimpanan  rekam  medis,  yang  disebabkan  karena  luas  ruang  penyimpanan  rekam  medis  yang mengakibatkan rak penyimpanan rekam medis tidak dapat ditambah kedalam ruang penyimpanan rekam medis.  Sehingga  banyak  status  rekam  medis  ditumpukkan  diatas  status  yang  telah  disusun  rapi  sesuai dengan nomor rekam medisnya. Saat pengambilan kembali status rekam medis pasien yang ingin berobat tidak menggunakan tracer ( petunjuk keluar ) sebagai pengganti untuk disisipkan di bagian setiap nomor rekam medis pasien yang ingin berobat.
Kata Kunci: Prosedur Fasilitas Sarana, Penyimpanan Rekam Medis.

## PENDAHULUAN
Rumah  sakit  adalah  sarana  kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan  perorangan  meliputi  pelayanan promotif,
preventif, curative dan rehabilitative,  yang  menyediakan  pelayanan rawat  inap,  rawat  jalan,  dan  gawat  darurat (Menkes  RI,  2008).  Rekam  medis  adalah berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan  tulisan-tulisan  yang  dibuat  oleh dokter  atau  dokter  gigi  mengenai  tindakan-
tindakan  yang  dilakukan  kepada  pasien dalam rangka palayanan kesehatan. (Permenkes RI
No.269/MENKES/PER/III/2008).
Rekam  medis  juga  mempunyai  peran yang  sangat  penting  dibidang  administrasi dan  pengembangan  keterampilan  dibidang pendidikan.  Perkembangan  dan  kemajuan rekam  medis  tergantung  pada  pelayanan rekam  medis  karena  merupakan  ujung tombak  yakni  awal  dari  mulainya  aktifitas pelayanan  kesehatan  yang  harus  diberikan secara  optimal.  (Hatta,  2008).  Proses kegiatan  penyelenggaraan  rekam  medis dimulai pada saat diterimanya pasien rumah sakit, dilanjutkan dengan kegiatan
pencatatan  data  medis  pasien  oleh  dokter atau  dokter  gigi  atau  tenaga  kesehatan  lain yang  memberikan  pelayanan  kesehatan langsung  kepada  pasien.  (Depkes  RI, 2006:12). Rekam medis mempunyai pengertian  yang  sangat  luas  tidak  hanya sekedar  kegiatan  pencatatan  akan  tetapi mempunyai  pengertian  sebagai  satu  sistem penyelenggaraan  suatu  instalasi  /  unit kegiatan. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri  hanya  merupakan  salah  satu  bentuk kegiatan  yang  tercantum  didalam  uraian tugas  ( job  description )  pada  unit  /  instalasi rekam  medis. (Depkes RI, 2006:12). Berkas rekam  medis  berisi  data  individual  yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara  dimasukkan  ke  dalam  folder  atau  map sehingga  setiap  folder  berisi  data  dan informasi  hasil  elayanan  yang  diperoleh pasien  secara  individu  (bukan  kelompok atau  keluarga).  Penyimpanan  berkas  rekam medis  bertujuan  (a)  mempermudah  dan mempercepat  ditemukan  kembali  berkas rekam  medis  yang  disimpan  dalam  rak penyimpanan,  (b)  mudah  mengambil  dari tempat penyimpanan,
(c) mudah pengembaliannya,  (d)  melindungi  berkas rekam  medis  dari  bahaya  pencurian,  bahaya kerusakan  fisik,  kimiawi  dan  biologi. Dengan  demikian  maka  diperlukan  sistem penyimpanan  dengan  mempertimbangkan jenis  sarana  dan  peralatan  yang  digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. Syarat berkas rekam medis dapat disimpan  yaitu  apabila  pengisian  data  hasil pelayanan  pada  lembar  formulir  rekam medis telah terisi dengan lengkap sedemikian  rupa  sehingga  riwayat  penyakit seorang pasien urut secara kronologis. (Budi Savitri Citra.M.PH ,2011).
Rumah  sakit  jiwa  provinsi  sumatera utara  meupakan  rumah  sakit  pemerintah kelas  A,  merupakan  sarana  kesehatan  jiwa dan  fisik  yang  tepadu  bagi  masyarakat umum. Sistem penyimpanan rekam medis di rumah  sakit  jiwa  provinsi  sumatera  utara memakai  sistem  sentralisasi  dan  memakai sistem penjajaran dengan sistem angka akhir ( Teminal  digit ).  Tracer  (petunjuk  keluar) yang  belum  berlangsung  dengan  baik menyebabkan  sistem  penyimpanan  rekam
medis  belum  sesuai  dengan  prosedur penyimpanan  rekam  medis  yang  baik. Berdasarkan hasil survei awal yang dilakukan  oleh  si  peneliti  di  Rumah  Sakit Jiwa  Provinsi  Sumatera  Utara  Medan pelaksanaan  penyimpaan  berkas  rekam medis masih terdapat masalah yaitu tidak di pergunakan tracer (petunjuk keluar) sehingga  tidak  diketahui  apakah  rekam medis  tersebut  masih  diluar  ruangan  atau sudah dikembalikan, sehingga berkas rekam medis  tidak  ditemukan  saat  pencarian menimbulkan keterlambatan dalam pelayanan  pasien  serta  Jarak  almari  atau jarak  rak  penyimpanan  rekam  medis  juga sangat  sempit  yang  menyulitkan  petugas rekam medis ketika mengambil status pasien rekam medis pada almari.

## METODE
Penelitian  ini  dimulai  dengan  peneliti meminta surat izin penelitian dari akademik sebagai  persyaratan  dan  mempersiapkan judul  penelitian  serta  mengajukan  ke  rumah sakit.  Setelah  pihak  rumah  sakit  membalas surat  izin  dan  menyetujui  judul  penelitian, kemudian  peneliti  pun  melakukan  studi pendahuluan  pada  bulan  Juni  2014  dengan melakukan  tinjauan  di  rak  penyimpanan rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Jiwa  Provinsi Sumatera Utara Medan. Penyusunan proposal berlangsung selama 2 bulan dengan melakukan  penelitian  yaitu  berupa  studi dokumen,  observasi  dan  wawancara  dengan datang  ke  Rumah  Sakit  Jiwa  Provinsi Sumatera Utara Medan. Pada hasil akhir dari penelitian  ini  menghasilkan  data  dari wawancara  sebagai  instrument  penelitian yang  telah  didapat  kemudian  disusun menjadi sebuah laporan penelitian.

## HASIL
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang berjudul  “Tinjauan  Prosedur  Penyimpanan Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  Jiwa Sumatera  Utara  Medan”  sebanyak  6  orang dan  didapati  hasil  kharakteristik  responden tentang prosedur penyimpanan berkas rekam medis.
Tabel 1. Kharakteristik Responden Tinjauan Prosedur  Penyimpanan  Berkas  Rekam Medis  Berdasarkan  Umur  di  Rumah  Sakit
Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan
Dari  tabel  di  atas  dapat  dilihat  bahwa sebanyak  5  orang  (83,33%)  dijumpai  umur 20-39  tahun,  sebanyak  1  orang  (16,66%) yang dijumpai berumur 40-59 tahun.
Tabel 2. Kharakteristik Responden Tinjauan Prosedur  Penyimpanan  Berkas  Rekam Medis Berdasarkan Jenis Kelamin di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan
Dari  tabel  di  atas  dapat  dilihat mayoritas  dijumpai  jenis  kelamin  laki-laki sebanyak  1  orang  (%),  dan  jenis  kelamin perempuan sebanyak 5orang (%).
Tabel 3. Kharakteristik Responden Tinjauan Prosedur  Penyimpanan  Berkas  Rekam Medis  Berdasarkan  Pendidikan  di  Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan
Dari  tabel  di  atas  dapat  dilihat  bahwa mayoritas  dijumpai  berpendidikan  SMEA yaitu  2  orang  (33,34%)  dan  pendidikan  S1 sebanyak 4 orang (66,66%).
Tabel 4. Kharakteristik Responden Tinjauan Prosedur  Penyimpanan    Berkas  Rekam Medis  Berdasarkan  Masa  Kerja  di  Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan
Dari tabel di atas dapat dilihat mayoritas dijumpai  dengan  lama  bekerja  selama  1-20 tahun  sebanyak    4  orang  (66,66%)  dan dijumpai dengan lama bekerja selama 21-39 tahun sebanyak 2 orang (33,34%).
Tabel  5. Deskripsi  Sistem  Penyimpanan Rekam Medis

## PEMBAHASAN

## Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Sistem  penyimpanan  rekam  medis  di Rumah  Sakit  Jiwa  Provinsi  Sumatera  Utara menggunakan  sistem  sentralisasi,  dimana penggabungan  antara  status  rekam  medis rawat inap dengan rekam medis rawat jalan. Rekam  medis  rawat  jalan  dan  rekam  medis rawat inap disimpan dalam satu penyimpanan rekam medis.
Dari  hasil  penelitian  pada  ruang penyimpanan  rekam  medis  di  Rumah  Sakit Jiwa  Provinsi  Sumatera  Utara  sudah memiliki  petunjuk  untuk  penyimpanan rekam  medis.  Namun  dalam  penyusunan rekam  medis  ditemukannya  berkas  rekam medis  yang  masih  bertumpuk  di  atas  status yang telah disusun didalam rak penyimpanan  rekam  medis  dan  masih terdapatnya  penumpukan  berkas  rekam medis  yang  belum  di  simpan  ke  dalam  rak penyimpanan.  Ini  dikarenakan  tempat  dan luas  ruang  penyimpanan  rekam  medis  yang masih sangat sempit Sehingga penyimpanan
rekam  medis terlihat berantakan dan lama  – kelamaan  akan  mengakibatkan  status  rekam medis  yang  disimpan  mudah  rusak  dan robek.
Penyimpanan  rekam  medis  di  Rumah Sakit  Jiwa  Provinsi  Sumatera  Utara  Medan belum sesuai dengan SOP (Standar Operasional Prosedur) yang telah diterapkan yaitu  rekam  medis  disimpan  didalam  rak penyimpanan  dan  disusun  sejajar  berurutan sesuai  dengan  nomor  rekam  medisnya. Tetapi  dari  hasil  penelitian  pada  ruang penyimpanan status rekam medis penyusunannya berurutan namun
dikarenakan jumlah rak yang tidak memadai status  rekam  medis  ditumpukkan  diatas status  yang  telah  disusun,  sehingga  status yang disimpan terlihat berantakan.
Penjajaran  Angka  Akhir  ( Terminal  Digit System )
Sistem  penjajaran  rekam  medis  di
Rumah  Sakit  Jiwa  Provinsi  Sumatera  Utara menggunakan Sistem Terminal Digit, dimana berkas rekam medis disimpan sesuai dengan nomor akhir pada rak penyimpanan. Sistem  Terminal  Digit  tersebut  sudah  tepat digunakan.  Karena  sistem  ini  mempunyai keuntungan  diantaranya  dapat  memudahkan petugas rekam medis didalam melaksanakan penyimpanan rekam medis
Dari  hasil  penelitian  pada  ruang penyimpanan berkas rekam medis di Rumah
Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara
penyimpanan  berkas  rekam  medis  sudah secara  sejajar  dan  sesuai  urutan  nomor rekam  medis  pada  setiap  rak  penyimpanan masing-masing, tetapi dalam penyusunannya masih  kurang  rapi.  Banyak  status  rekam medis  yang  ditumpuk  diatas  status  rekam medis  yang  telah  disusun  dengan  rapi sehingga  terlihat  tidak  rapi.  Untuk  itu  perlu penambahan  pada  rak  penyimpanan  yang bertujuan  agar  status  yang  telah  disusun secara  sejajar  dan  sesuai  nomor  urutan rekam medis tidak ditumpukkan diatas status yang  telah  disusun  sehingga  akan  terlihat lebih rapi.
Sistem penjajaran di Rumah Sakit Jiwa Provinsi  Sumatera  Utara  Medan  sudah sesuai  dengan  SOP  (Standar  Oerasional Prosedur)  yang  telah  diterapkan.  Status
rekam medis yang disusun sejajar dan sesuai dengan  nomor  urutan  rekam  medis.  Dari hasil  penelitian  sistem  penjajaran  sudah disusun  secara  sejajar  dan  sesuai  nomor urutan  penyimpanan  rekam  medis,  tetapi dalam  penyusunan  status  ke  dalam  rak rekam  medis  masih  berantakan  dikarenakan jumlah  rak  penyimpanan  yang  sangat terbatas.

## Fasilitas Penyimpaan Rekam Medis
Fasilitas  penyimpanan  rekam  medis dapat mencakup perlengkapan yang digunakan  untuk  menyimpan  rekam  medis maupun peralatan penyimpanan yang berhubungan langsung dengan berkas rekam medis  pasien  yang  akan  disimpan  pada ruang penyimpanan.
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang penuis  lakukan  bahwa  rak  penyimpanan rekam medis yang ada diruang penyimpanan di  Rumah  Sakit  Jiwa  Provinsi  Sumatera Utara menggunakan roll opec dan untuk saat ini sudah cukup memadai, namun juga harus difikirkan  akan  perencanaan  penambahan rak  penyimpanan  untuk  masa  yang  akan datang.  Pada  sampul  rekam  medis  belum menggunaan  kode  warna  dan    memiliki guide  atau  petunjuk  penyimpanan  rekam medis  sehingga  berkas  rekam  medis  sudah tersusun sesuai dengan petunjuk penyimpanan rekam medis.
Ruang  penyimpanan  rekam  sangat sejuk  ini  dikarenakan  ruang  penyimpanan menggunakan pendingin udara (AC) berkisar  antara  18  –  24  °c  dan  pentilasi udara  atau  jendela  yang  sebagian  tertutup juga  memiliki  pencahayaan  yang  sedah sesuai  standar  yaitu  100  lux.  Namum  ruang penyimpanan  rekam  medis  sangat  sempit dan  jarak  antara  rak  ke  rak  yang  lain  tidak memenuhi  standar  yaitu  ±  30  cm  yang seharusnya standar jarak rak ke rak yang lain kurang lebih 1800 – 200 cm, sehingga ketika pengambilan  status  pasien  yang  ingin berobat petugas cukup kesulitan menggerakkan  rak  penyimpanan  sesuai nomor  petunjuk  penyimpanan  rekam  medis dan saat pengambilan status tidak megunakan tracer (petunjuk keluar).

## KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian,  peneliti  dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: a.) Prosedur  penyimpanan  berkas  rekam medis  yang  dilakukan  di  Rumah  Sakit Jiwa  Provinsi  Sumatera  Utara  belum sepenuhnya baik. Ini dikarenakan status rekam  medis  yang  disusun  masih kurang  rapi,  masih  banyak  status  yang ditumpuk  diatas  status  rekam  medis  yg telah  disusun  dengan  rapi  sehingga terlihat  kurang  rapi.  Dan  juga  masih ditemukannya  status  rekam  medis  luar rak  penyimpanan  yang  belum  disusun kedalam  rak  penyimpanan.  Dalam sistem  penjajarann  pada  penyimpanan rekam  medis  sudah  sesuai  dengan prosedur  penjajaran  yang  diterapkan. Berkas  rekam  medis  sudah  disusun sejajar  sesuai  nomor  urut  rekam medisnya. Dan disimpan sesuai dengan nomor  urut  rekam  medisnya,  tetapi dalam  penyusunannya  masih  kurang rapi.
b.) Sistem yang digunakan dalam penyimpanan  berkas  rekam  medis  di Rumah  Sakit  Jiwa  Provinsi  Sumatera
Utara  Medan  menggunakan  sistem sentralisasi. Dan pada sistem penjajaran yang  di  gunakan  di  Rumah  Sakit  Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan menggunakan  Sistem  Angka  Akhir ( Terminal Digit System ).
c.) Fasilitas    dan  sarana  yang  terdapat  di ruang  penyimpanan  rekam  medis  di Rumah  Sakit  Jiwa  Provinsi  Sumatera Utara  sudah  cukup  memenuhi  standar, yaitu ruang penyimpanan menggunakan pendingin  udara  (AC)  berkisar  antara 18  –  24°c,  menggunakan  roll  opec dalam menyimpan rekam medis, belum menggunakan kode warna pada sampul penyimpanan, memiliki petunjuk penyimpanan, pencahayaan yang sudah sesuai standar.

## DAFTAR PUSTAKA
Budi, Savitri Citra.M.PH. (2011).
Manajemen  Unit  Kerja  Rekam  Medis . Jogjakarta: Quantum Sinergis Media. Departemen Kesehatan RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan  dan  Prosedur  Rekam Medis Rumah Sakit . Jakarta: Direktorat
Jendral Pelayanan Medik. Hatta, Gemala.R. (2008). Pedoman
Manajemen  Informasi  Kesehatan  di Sarana  Pelayanan  Kesehatan .  Jakarta: Universitas Indonesia. Huffman  EK.  (1992). Health  Information Manajemen ,  10  mei  2014,  pukul  20.00 WIB, vhttp://pratamoe.blogspot.com/2012/01 /menurut-huffman-ek-1992-defenisi- rekam.html?m=1.
Menkes  RI.  (2008). Permenkes  RI.Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 . Jakarta: Menkes RI. Notoadmodjo, S. (2005). Metogologi
Penelitian  Kesehatan .  Jakarta:  Rineka Cipta. Notoadmodjo, S. (2010). Kesehatan
Masyarakat  Ilmu  &  Seni .  Jakarta:
Rineka Cipta. Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik Indonesia Nomor: 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis . Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara. (2011). Buku Pedoman
Penyelenggaraan  Rekam  Medis  di Rumah  Sakit  Jiwa  Provinsi  Utara
Medan Revisi II .
Rustianto,  Ery.,  Rahayu,  Warih  Ambar. (2011). Manajemen  Filing  Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Politeknik Kesehatan Permata Indonesia . Jogjakarta. Saryono.  (2010). Metodologi  Penelitian Kesehatan . Jogjakarta: Mitra Cendika.
Setiadi.  (2007). Metodologi  Penelitian Kesehatan . Jakarta: Sagung Seto.