## Sistem Informasi Agenda Surat Studi Kasus – Disporabud
Pamekasan
Eka Mala Sari Rochman Teknik Multimedia dan Jaringan, Fakutas Teknik, Universitas Trunojoyo ekamalasari3@gmail.com

## ABSTRAK
Kemampuan  menggunakan  teknologi  informasi  dibutuhkan  oleh  masyarakat indonesia  untuk  menerima  serta  menerapkannya  dalam  berbagai  aspek kehidupan  untuk  memudahkan  penggunanya.  Dalam  perusahaan  atau  industry membutuhkan sebuah sistem yang dapat mempermudah untuk pengaturan aliran data  masuk  maupun  data  keluar.  Utamanya  dalam  hal  surat  menyurat.  Karena dalam hal ini, pengelolaan masih dilakukan secara manual dan tidak tertib maka dibutuhkan  sebuah  sistem  informasi  tentang  agenda  surat.  Dalam  sistem informasi  agenda  surat  ini  dapat  menyimpan,  memperbaharui  surat  masuk maupun  keluar  serta  membuat  laporan  tentang  semua  arsip  semua  surat  yang ada  dalam  instansi.  Dengan  adanya  sistem  ini,  maka  semua  proses  surat menyurat  dalam  sebuah  lembaga  menjadi  lebih  tertib  dan  tidak  adanya keterlambatan penerimaan informasi.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Surat masuk, Surat keluar, laporan

## Information Systems Corespondence
Case Study – Disporabud Pamekasan

## ABSTRACT
The  ability  of  information  technology  required  by  Indonesian  society  to  accept and implement them in various aspects of life to facilitate users. In the company or  industry  requires  a  system that  can  make  it  easier  to  control  the  data  flow  of incoming  and  outgoing  data.  Primarily  in  terms  of  correspondence.  Because  in this case, the management is still done manually and undisciplined then needed an  information  system  on  the  agenda  of  the  letter.  In  this  letter  the  agenda information system can store, update,  incoming and outgoing mail and to report on  all  archive  all  mail  in  the  institution.  With  this  system,  then  all  the correspondence in an institution becomes more orderly and no delay in receipt of information.
Keywords: information systems, incoming mail, outgoing mail, report.

## PENDAHULUAN
Teknologi  informasi  yang maju  pesat  telah  diadopsi  oleh indonesia. Kemampuan menggunakan  teknologi  informasi dibutuhkan oleh masyarakat indonesia  untuk  menerima  serta menerapkan teknologi informasi dalam  berbagai  aspek  kehidupan untuk  memudahkan  penggunanya. Teknologi informasi hendaknya dipusatkan pada pemanfaatan, pengembangan,  dan  penguasaan untuk mempercepat proses perbaikan, peningkatkan produktifitas dan efisiensi, perluasan lapangan kerja, peningkatan  kualitas,  harkat  dan martabat serta kesejahteraan masyarakat [1]. Berbagai perusahaan, industri,  dan  instansi  sekarang sudah menggunakan sebuah sistem yaitu  sistem  informasi,  baik  dalam kegiatan  akademik  maupun  dalam kegiatan perkantoran untuk mempermudah  proses  aktifitasnya sehari-hari. Biasanya untuk perusahaan,  industri,  dan  instansi yang  telah  maju  saja  yang  sudah menggunakan sistem informasi,
sedangkan yang masih berkembang masih  belum  mengetahuinya  dan masih pasif untuk mengadopsinya.
Berdasarkan  uraian  dalam latar  belakang  masalah  tersebut, maka  dilakukan  penelitian  masalah yang akan dituangkan dalam bentuk pembembuatan sebuah sistem informasi yang berbasis web. Batasan  dari  penelitian  ini adalah pada cara menyajikan
informasi  yang  diimplementasikan pada  Sistem  Informasi  Agenda Surat Berbasis Web dari arsip surat manual  yang  dimilikinya.  Sistem Informasi  Agenda  Surat  ini  hanya berfungsi  sebagai  alat  pencatatan (Entry Data), pencarian (Searching),
dan  pencetakan  (Print)  laporan
sesuai dengan keperluan data surat di  DISPORABUD  (Dinas  Pemuda
Olahraga dan Kebudayaan) Kabupaten Pamekasan.

## METODE PENELITIAN
Sistem  adalah kumpulan dari beberapa elemen yang saling berintegrasi  untuk  mencapai  tujuan tertentu. Elemen-elemen yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing)  dan  keluaran  (output) [2].  Elemen-elemen  sistem  secara garis besar adalah input, proses dan output. Sistem mempunyai karakteristik atau sifat –  sifat tertentu, yaitu : 1. Komponen Sistem 2. Batasan Sistem
3. Lingkungan Luar Sistem
4. Masukan Sistem
5. Keluaran Sistem
6. Pengolahan Sistem
7. Sasaran Sistem
Informasi  adalah  data  yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya.  Kegunaan  informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian  di  dalam  proses pengambilan keputusan tentang suatu  keadaan.  Suatu  informasi dikatakan  bernilai  bila  manfaatnya lebih  efektif  dibandingkan  dengan biaya  untuk  mendapatkan  informasi tersebut.  Kualitas  informasi  sangat dipengaruhi  atau  ditentukan  oleh beberapa hal yaitu:
1. Relevan (Relevancy)
2. Akurat (Accurancy)
3. Tepat waktu (Time liness)
4. Ekonomis (Economy)
5. Efisien (Efficiency)
6. Ketersediaan (Availability)
7. Dapat dipercaya (Reliability)
8. Konsisten
Data  merupakan  deskripsi dari  sesuatu  dan  kejadian  yang  kita hadapi. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat, dan waktunya. Data diperoleh  dari  sumber  data  primer atau  sekunder  dalam  bentuk  berita tertulis  atau  sinyal  elektronis.  Jadi pada intinya, data merupakan
kenyataan  yang  menggambarkan suatu  kejadian  dan  merupakan kesatuan  nyata  yang  nantinya  akan digunakan  sebagai  bahan  dasar suatu informasi.
Sistem  Informasi  Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah  data  menjadi  sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi  yang  akurat  dan  efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based”  atau  pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Sistem Informasi “berbasis  komputer”  mengandung
arti  bahwa  komputer  memainkan peranan  penting  dalam  sebuah sistem informasi. [3]
Secara teori, penerapan sebuah  Sistem  Informasi  memang tidak  harus  menggunakan  komputer dalam  kegiatannya.  Tetapi  pada prakteknya  tidak  mungkin  sistem informasi  yang  sangat  kompleks  itu dapat  berjalan  dengan  baik  jika tanpa  adanya  komputer.  Sistem
Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas,  tepat,  cepat  dan  akurat sesuai  dengan  manajemen  yang membutuhkannya [4].

## Kemampuan Sistem Informasi
Sistem  informasi  tentunya  memiliki kemampuan sebagai berikut:
1.  Memiliki  kecepatan  akses  tinggi,
high-volume, komputasi numerik. 2.  Menyediakan kecepatan, komunikasi yang akurat. 3.  Menyimpan informasi dalam jumlah  besar  dan  mudah  untuk digunakan. 4.  Akses  yang  cepat  dan  tidak mahal untuk mendapatkan informasi, dan mendunia. 5.  Fasilitas untuk menginterpretasikan sejumlah data yang besar. 6.  Meningkatkan efektifitas dan efisiensi  dari  orang-orang  yang bekerja  dalam  kelompok  dalam satu  tempat  atau  dalam  lokasi yang berbeda, dimana saja.
7.  Mengotomatisasi  proses  bisnis dan pekerjaan manual.

## Procedure Kebutuhan Sistem
Procedure  yang  dibutuhkan  oleh sistem informasi ini meliputi:
1.  Penambahan Data. Stored procedure  ini  digunakan  untuk menambahkan  data  pada  tabel tertentu. 2.  Penghapusan Data. Stored procedure  ini  berfungsi  untuk menghapus  data  yang  telah  ada pada server basis data. 3.  Penampilan Data. Stored procedure  ini  digunakan  untuk menampilkan  data  pada  tabel tertentu  sesuai  kondisi  yang diinginkan. 4.  Pengubahan Data. Stored procedure  ini  digunakan  untuk mengubah  data  yang  telah  ada pada server basis data.

## Kebutuhan Masukan Sistem
Adapun  masukan  data  untuk  sistem adalah sebagai berikut :
1.  Data agenda surat.
Data agenda surat disini meliputi  data-data  arsip  surat  yang dimiliki oleh DISPORABUD Kabupaten Pamekasan 2.  Data admin.
Data  admin  merupakan  data  login user  yang  bertindak  sebagai  admin untuk mengelola data-data yang ada pada sistem.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Untuk  mendapatkan  data- data yang dibutuhkan dalam penulisan penelitian ini, menggunakan metode sebagai berikut. 1.  Sumber Data Primer Data  primer  ini  merupakan  data dari  hasil  wawancara,  Pengamatan lansung  kelapangan  (Observasi), dan permintaan keterangan terhadap pihak DISPORABUD Kabupaten  Pamekasan  mengenai semua sistem yang sedang berjalan. 2.  Sumber Data Sekunder Data  sekunder  ini  merupakan data  dokumentasi  DISPORABUD, yang dilakukan dengan pengumpulan  data  tertulis  yaitu kegiatan memperoleh data-data dengan menganalisis da mempelajari dokumen-dokumen atau catatan yang ada di DISPORABUD.  Dengan  melakukan penelitian dimana dalam pengambilan datanya penulis melakukan pengambilan contoh data surat  keluar  dan  surat  masuk  yang digunakan  untuk  pelengkap  data yang diperoleh.
Gambar 1. Metode Prototype

## Metode Pembangunan Sistem
Langkah umum penggambaran prototyping adalah sebagai berikut : 1.  Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai.  Pada  tahap  ini  analis sistem  akan  melakukan  studi kelayakan  dan  studi  terhadap kebutuhan  pemakai.  Baik  yang meliputi  model  interface,  teknik procedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan. 2.  Mengembangkan  prototype  untuk memperlihatkan pemodelan
sistem yang akan digunakan.
3.  Menentukan  apakah  prototype dapat  diterima  oleh  pemakai sistem  yaitu  pihak  DISPORABUD Kabupaten pamekasan.
4.  Mengadakan  sistem  operasional melalui  pemograman  sistem  oleh pemograman berdasarkan
pemodelan  sistem  yang  telah disepakati. 5.  Menguji sistem operasional. Pada tahap  ini  dilakukan  uji  coba terhadap  sistem  yang  dibuat untuk  memastikan  bahwa  sistem dapat  berlangsung  dengan  baik dan benar.
6.  Menentukan  sistem  operasional mengenai  sistem  informasi  yang telah dibuat.
7.  Jika  sistem  telah  disetujui,  maka tahap  terakhir  adalah  melakukan implementasi sistem.

## Use Case
Use  case  merepresentasikan sebuah interaksi antara user dengan sistem dan
menggambarkan fungsionalitas  yang  diharapkan  dari sebuah sistem.

## Halaman Web
Halaman  web  merupakan interface  antara  user/petugas  yang terlibat  langsung  dengan  sistem yang  ada  dan  dikarenakan  berbasis web,  sehingga  mempermudah  user dalam
menggunakan sistem.
Adapun  interface  yang  ada  adalah sebagai berikut : 1. Halaman Login Halaman ini berfungsi sebagai
keamanan,  dimana  setiap  kali  akan melakukan  pengeditan,  pengentrian, dan penghapusan data harus melewati halaman ini dengan memasukkan data user dan password admin. 2. Halaman Utama Halaman ini merupakan halaman  kumpulan  sistem  informasi pada website ini. Gambar 4 menunjukkan tampilan halaman utama 3. Halaman Surat Masuk Di  dalam  halaman  surat  masuk  ini admin dapat menginput, mengupdate, mendelete dan mencetak  data  surat  yang  ada sebagai arsip. Sekaligus dapat searching  atau  mencari  surat  yang ada  baik  berdasarkan  no,  perihal maupun tahun, bahkan dalam aplikasi  ini  user  dapat  memberikan report  dari  arsip  surat  yang  ada berdasarkan  tanggal,  bulan  dan tahun  yang  diinginkan.  Gambar  4 menunjukkan halaman surat masuk.
4. Halaman Masukkan Data Halaman ini admin dapat memasukkan data dengan memasukkan no urut, alamat pengirim,  tanggal  masuk,  no  surat, dan perihal.
Gambar 2. Use case                                           Gambar 3. Halaman utama
Gambar 6. Halaman Surat Keluar
5. Halaman Ubah data
Halaman ini akan tampil setelah anda  meng-klik  data  yang  akan diubah.  Dapat  mengubah  no  urut, alamat  pengirim,  tanggal,  no  surat dan perihal.
6. Halaman Cari Data Halaman  ini  berfungsi  untuk pencarian data surat masuk. Pencariannya  bisa  berdasarkan  no, perihal dan tanggal surat masuk.
7. Halaman Cetak Data
Pada  halaman  ini  admin  dapat mencetak arsip surat masuk.
8. Halaman Report
Pada  halaman  ini  admin  dapat membuat report dari hasil surat-surat yang ada pada surat masuk berdasarkan  tanggal.  Gambar  5 menunjukkan halaman report. 9. Halaman Surat Keluar Sama  halnya  dengan  surat masuk, di dalam halaman input data surat keluar ini admin dapat menginput,  mengupdate,  mendelete dan  mencetak  data  surat  yang  ada sebagai arsip. Sekaligus dapat searching  atau  mencari  surat  yang ada  baik  berdasarkan  no,  perihal maupun tahun, bahkan dalam aplikasi  ini  user  dapat  memberikan report  dari  arsip  surat  yang  ada Gambar 4. Halaman Surat Masuk                      Gambar 5. Halaman Report
berdasarkan tahun. Gambar 6 menunjukkan halaman surat keluar.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisa diperoleh beberapa simpulan sebagai berikut: 1.  Sistem  informasi  yang  dibuat telah  sesuai  dengan  langkah- langkah pembuatan sistem informasi untuk agenda surat. 2.   Laporan  pada  sistem  informasi agenda  surat  sesuai  dengan dasar sistem sebelumnya.
3.  Sistem  informasi  yang  dibuat memiliki  menu-menu  input  data
surat  masuk,  surat  keluar,  edit data,  searching, menghapus  data dan  cetak  data.  Dari  pembuatan sistem bantu ini karyawan khususnya  bagian  administrasi agenda surat tidak perlu melakukan  agenda  surat  secara manual. Dan untuk mempermudah dan mempercepat proses kerja pembuatan rekapitulasi agenda surat di DISPORABUD Kabupaten Pamekasan.

## DAFTAR PUSTAKA
Wartawarga, ”Perkembangan Teknologi Informasi”. Ilham, “Pengertian Sistem Informasi”, Universitas Sumatera  Utara,  Sumatera Utara, 2010. Sutarman, S.Kom “Membangun
Aplikasi Web dengan PHP dan
MySQL”, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2003 Kustiyahningsih,  Yeni,  dan  Devi Rosa Anamisa, “Pemrograman  Basis  Data Berbasis  Web  Menggunakan PHP  &  Mysql”,  Graha  Ilmu,
Yogyakarta, 2011.