INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 3 Nomor 3 Tahun 2023 Page 3298-3308 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative
Pembentukan Job Profile melalui Job Analysis dengan Metode Interview pada Posisi Logistik Yayasan Pendidikan Telkom
Salman Albi 1 ✉ , Kiki Sudiana 2
Fakultas Manajemen Bisnis Telekomunikasi & Informatika, Universitas Telkom Email: salmanalbiii@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  merupakan  aspek  penting  dalam  keberhasilan  suatu organisasi. Pada saat ini perusahaan dituntut untuk memiliki sumber daya manusia yang unggul untuk dapat bersaing dengan para kompetitor. Salah satu faktor yang membuat sumber daya manusia lebih efektif adalah dengan adanya Job Profile. Job Profile merupakan gambaran komprehensif tentang tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan keterampilan yang diperlukan dalam suatu posisi pekerjaan. Pada penelitian kali ini menggunakan metode penelitian kualitatif menggunakan teknik analisa data dengan  metode  Miles  and  Huberman.  Dimana  penulis  akan  mengumpulkan  data  menggunakan metode Interview, lalu data yang didapat akan direduksi dan disajikan dengan sejelas mungkin agar mudah  dipahami.  Ditemukannya  keselarasan  antara dua narasumber, memudahkan  penulis  dalam pembentukan  Job  Profile  kali  ini,  dimana  didalam  Job  Profile  penulis  membagi  nya  menjadi  Job Description dan Job Specification.  Saat ini penulis hanya dapat mengolah data dengan teknik Miles and Huberman. Dengan berkembangnya jaman, diharapkan para peneliti yang akan datang dapat menggunakan teknik analisa yang baru, untuk mendapatkan hasil yang lebih bervariasi.
Kata Kunci  : Manajemen Sumber Daya Manusia, Job Profile, Job Description, Job Specification.

## Abstract
Human Resource Management (HRM) is an important aspect in the success of an organization. At this time the company is required to have superior human resources to be able to compete with competitors. One of the factors that make human resources more effective is the existence of a Job Profile. A Job Profile is a comprehensive description of the duties, responsibilities, qualifications, and skills required in a job position. In this research using qualitative research methods using data analysis techniques with the Miles and Huberman method. Where the author will collect data using the Interview method, then the data obtained will be reduced and presented as clearly as possible so that it is easy to understand. Finding harmony between the two sources, made it easier for the author in the formation of the Job Profile this time, where in the Job Profile the author divides it into Job Description and Job Specification. Currently,  the  author  can  only  process  data  using  the  Miles  and  Huberman  technique.  With  the development of the times, it is hoped that future researchers can use new analysis techniques, to get more varied results.
Keywords: Human Resource Management, Job Profile, Job Description, Job Specification.

## PENDAHULUAN
Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, keberadaan karyawan sebagai sumber daya  manusia  sangatlah  penting.  Salah  satu  sumber  daya  yang  paling  berharga  bagi keberlangsungan sebuah perusahaan adalah manajemen sumber daya manusia. Sumber daya manusia termasuk kedalam sumber daya yang dimiliki perusahaan, Menurut Sutjipto, et. al (2019) selain sumber daya perusahaan, kekuatan persaingan industri juga berperan dalam meningkatkan strategi bersaing perusahaan atau organisasi.
Menurut Dessler (2010) manajemen sumber daya manusia adalah proses perekrutan, pelatihan,  evaluasi,  dan  pemberian  kompensasi  kepada  karyawan,  serta  mengelola hubungan tenaga kerja, kesehatan dan keselamatan kerja, dan masalah-masalah hukum. Selain sebagai sumber daya, sumber daya manusia dapat meningkatkan kinerja dan efisiensi organisasi untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan. Untuk itu, dibutuhkan karyawan yang  kompeten  dalam  menjalankan  tugas  dan  pekerjaannya  untuk  mencapai  tujuan tersebut. Pada era globalisasi saat ini, dimana perkembangan bisnis dan organisasi yang sangat cepat dan tingkat persaingan yang semakin tinggi, penting bagi perusahaan untuk menyadari  kewajiban  dan  tugas  yang  terkait  dengan  setiap  posisi  pekerjaan.  Untuk memperoleh pemahaman yang efektif, diperlukannya Job Analysis. Job Analysis menjadi dasar dan menjadi rangka bagi Job Description dan informasi untuk rekrutmen, pelatihan, evaluasi pekerjaan dan manajemen kinerja dengan proses mengumpulkan, mengevaluasi, dan  menentukan  informasi  tentang  isi  pekerjaan.  Menentukan  tujuan  penggunaan informasi adalah tujuan utama dari prosedur Job Analysis. (Armstrong, 1994)
Job  Analysis  berguna  untuk  penentuan  kriteria  perkrutan  sumber  daya  manusia, karena menurut Dudija, et. al (2021) Strategi rekrutmen sumber daya manusia (SDM) sangat penting bagi perusahaan untuk bersaing dengan perusahaan lain. Job Analysis merupakan teknik yang sistematis untuk dapat mengidentifikasi dan menilai kebutuhan dan kompetensi apa  saja  yang  diperlukan  individu  dalam  suatu  pekerjaan  yang  dinamakan  dengan Job Specification. Hasil dari Job Analysis, yang berbentuk Job Specification dan Job Description, akan memungkinkan bisnis untuk memastikan kualitas apa saja yang harus dimiliki oleh calon karyawan sebelum menduduki suatu posisi.
Menurut  Juneja  (2021) Job  Description  dan  Job  Specification  adalah  komponen penting dari data yang digunakan untuk analisis pekerjaan. Organisasi dan karyawan dapat menyelesaikan berbagai kesulitan di tempat kerja dengan membuatnya dengan cara yang jelas dan benar. Di mana dalam Job Description tercantum antara lain tanggung jawab, wewenang, dan kewajiban seorang karyawan. Di sisi lain, Job Description merinci siapa yang akan  melakukan  tugas  dan  prasyaratnya,  terutama  dalam  hal  kemampuan  khusus. Job Specification adalah deskripsi standar minimal yang harus dipenuhi agar seseorang dapat dipekerjakan  dan  melaksanakan  pekerjaan  secara  efektif  dan  kompeten.  Spesifikasi pekerjaan juga mencakup tinjauan ringkas tentang sifat-sifat penting atau kompetensi yang harus dimiliki oleh kandidat pekerjaan.
Unit  Logistik  di  Kantor Yayasan Pendidikan Telkom merupakan unit penting yang harus diperhatikan Job Descripton dan Job Specification nya. Karena manajemen logistik merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang dapat menunjang kelancaran kerja, dan manajemen  logistik  juga  disebut  sebagai  komponen  dari  proses  rantai  pasok,  yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, mengontrol suatu pengadaan barang atau jasa  pada  organisasi  Yayasan  Pendidikan  Telkom.  Setelah  melakukan  observasi  dan melakukan interview dengan AVP (Assisten Vice Presiden) Unit Logistik mengenai dampak negative jika tidak adanya Job Description dan Job Specification dalam suatu perusahaan, antara lain: 1) Ketidak jelasan tugas dan tanggung jawab 2) Sulitnya evaluasi kinerja.
Atas dasar tersebut penelitian ini ditunjukan untuk pembentukan Job Profile melalui Job  Analysis  menggunakan  metode  interview  dengan  objek  studi  yaitu  posisi  logistik Yayasan Pendidikan Telkom.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Tujuan dari  penelitian  deskriptif  adalah  untuk  memahami  karakteristik  kelompok  dalam  situasi tertentu, untuk berpikir secara sistematis tentang aspek-aspek dari situasi tertentu, untuk
memberikan  ide  untuk  penyelidikan  atau  penelitian  lebih  lanjut,  dan  untuk  membantu dalam pengambilan keputusan yang jelas (sederhana) (Sekaran & Bougie, 2016). Peneliti adalah  instrument  utama  dalam  penelitian  kualitatif,  yang  berlandaskan  pada  filsafat postpositivisme. Teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan),  dan analisis data bersifat kualitatif (Sugiyono, 2020).
Penelitian  ini  menggunakan  strategi  penelitian  naturalistik.  Metode  naturalistik digunakan  untuk  melakukan  penelitian  pada  kondisi  yang  alamiah  (natural  setting)  dan tidak  melakukan  perlakuan  karena  peneliti  mengumpulkan  data  secara  emic  atau berdasarkan perspektif sumber data selain peneliti (Sugiyono, 2020). Penelitian ini berada pada level individu, berdasarkan unit analisisnya, penelitian ini menganalisis tingkat beban kerja yang dialami oleh masing-masing karyawan. Penelitian dengan unit analisis individu adalah  penelitian  yang  mengajukan  pertanyaan  mengenai  masalah  yang  terjadi  pada tingkat individu (Sekaran & Bougie, 2016).
Dalam penelitian ini, peneliti memainkan peran minor, penelitian dengan keterlibatan peneliti minor adalah penelitian yang mempelajari aktivitas yang terjadi secara alami tanpa manipulasi kondisi, kontrol, atau simulasi. (Sekaran dan Bougie, 2016). Penelitian ini bersifat cross-sectional  berdasarkan  kerangka  waktu  penelitian.  Penelitian  cross-sectional  atau disebut juga dengan one-shot studies merupakan penelitian yang datanya dikumpulkan hanya satu kali (Sekaran & Bougie, 2016).
Tabel 1. Tahapan Proses Penelitian Urutan Kejra Aktivitas Pelaku 1 Membuat tabel transkrip wawancara verbatim hasil dari wawancara  dengan  para  narasumber  yang  telah direkam menggunakan perangkat seluler. Peneliti 2 Mendengarkan  kembali  rekaman  hasil  wawancara, dengan  tujuan  tidak  adanya  kekeliruan  dalam menafsirkan rekaman menjadi teks Peneliti 3 Memvalidasi atau melakukan uji kredibilitas wawancara yang  telah  dilakukan  dengan  staff,  lalu  memvalidasi dengan AVP Divisi Logistik Peneliti  dan  AVP  unit Logistik Yayasan Pendidikan Telkom 4 Membaca hasil werbatim dan memasukannya kedalam kodingan, untuk menentukan hasil. Peneliti
5 Hasil kodingan dilakukan horizontal data untuk mencari hasil.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Bagaimana Rincian Pekerjaan yang dikerjakan unit Logistik?
Rincian pekerjaan yang baik merupakan faktor penting dalam menyelesaikan tugas dengan  efektif  dan  efisien.  Ketika  sebuah  pekerjaan  memiliki  rincian  yang  jelas  dan terperinci,  hal  itu  memberikan  panduan  yang  lebih  baik  kepada  individu  atau  tim  yang bertanggung jawab dalam menjalankan tugas tersebut. Dengan rincian pekerjaan yang jelas akan menghasilkan kepuasan karyawan tersebut, menurut Permatasari, et. al (2019) karena kepuasan karyawan memiliki pengaruh baik terhadap kinerja karyawan. Karyawan yang puas cenderung memiliki semangat yang lebih untuk melakukan pekerjaannya
Hasil wawancara yang dilakukan terhadap 3 orang, ditambah data pendukung yaitu Dokumen SOTK YPT yang ada, menunjukan bahwa rincian pekerjaan yang ada sudah sesuai, yang  pada  intinya  yaitu:  Melakukan  proses  pengadaan  barang  dan  jasa.  Setelah mendapatkan jawaban jawaban mengenai Rincian pekerjaan yang dilakukan maka penulis melakukan coding, seperti pada tabel berikut:
Tabel 2. Coding Rincian Pekerjaan Narasumber Keywords yang Muncul Baris Hasil Coding N1 (Sulis) “Job desk di unit logistik itu lebih banyak ke urusan administrasi barang dan jasanya” 7 1.Menyusun kebijakan dan strategi pengelolaan Logistic 2.Melakukan koordinasi dan mensupervisi dalam
implementasi pengelolaan Logistic
3.Menyelenggarakan fungsi Logistic di lingkungan N1 (Sulis) “Adapun kaya pengawalan program penyusunan rka, itu yg umum umum semua unit juga dapat.” 10 N2 (Nina) “Draft-draft pengadaan ya” 12 N2 (Nina) “Mmenerapkan justifikasi kebutuhan sampai kontrak itu sih” 12
N2 (Nina)
“Pertama membantu menyusun kebijakan dan strcegi pengelolaaa logistic. Kedua melakukan koordinasi dan mensupervisi dalam implemantasi pengelolaan Logistic.
Menyelenggarakan fungsi logistik di lingkungs Yayasan sesuai dengm ketentuan yang berlaku. Membantu menyusun progrm kerja operasional terkait logistik. Melakukan koordinasi dengan user dalam perencanaan pengadaan barang dan jasa. menyusun laporan secara berkala realisasi RKA unit logistik dan kegiaan implemenasinya”
36- 46
Yayasan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
4.Melakukan proses pengadaan barang dan jasa
sesuai dengan kewenangannya.
5.Melakukan monitoring proses pengadaan barang dan jasa untuk memastikan ketercapaian Kualitas, Biaya dan Waktu sesuai dengan kontrak yang disepakati 6.Menyusun program kerja operasional terkait Logistic. 7.Melakukan koordinasi dengan user dalam perencanaan pengadaan barang dan jasa.
8.Melaporkan secara berkala realisasi RKA Unit Logistic dan kegiatan implementasinya.

## Sumber: Hasil Olahan Penulis (2023)

## B. Perbedaan Job Description dengan yang dikerjakan di lapangan?
Ketika  terjadi  perbedaan  antara  deskripsi  pekerjaan  dengan  apa  yang  terjadi  di lapangan,  dapat  timbul  beberapa  masalah  yang  mempengaruhi  kinerja  dan  efektivitas individu  atau  tim.  Tetapi  pada  hasil  penelitian  kali  ini,  tidak  ditemukan  terlalu  banyak pekerjaan  yang  diluar  tugas  pokok.  Pekerjaan  yang  diluar  tugas  pokok  hanya  satu  yaitu Internal Consulting.
Setelah mendapatkan jawaban jawaban mengenai pekerjaan yang dikerjakan diluar job desc maka penulis melakukan coding, seperti pada tabel berikut:
Tabel 3. Coding Pekerjaan yang Dikerjakan Diluar Job Description
Narasumber Keywords yang Muncul Baris Hasil Coding N1 (Sulis) Internal consulting 12 Internal Consulting N2 (Nina) Internal consulting 29
Sumber: Hasil Olahan Penulis (2023)

## C. Target yang harus dicapai
Pentingnya suatu target untuk individu maupun untuk unit, adanya Target karyawan memberikan sasaran yang  jelas  dan terukur  untuk dicapai. Dengan memiliki target yang spesifik, karyawan memiliki motivasi dan fokus yang lebih besar untuk meningkatkan kinerja mereka. Target membantu mengarahkan energi dan upaya karyawan ke arah pencapaian tujuan  yang  telah  ditentukan,  menghasilkan  kinerja  yang  lebih  baik  dan  meningkatkan produktivitas. Target yang harus tercapai pada unit logistik ini fokus ke pencapaian progress fisik  pembangunan  gedung  untuk  menunjang  Lembaga  Pendidikan,  target  yang  harus dicapai ini dilakukan pertriwulan.
Setelah mendapatkan jawaban jawaban mengenai target yang harus dicapai maka penulis melakukan coding, seperti pada tabel berikut:
Tabel 4. Target yang Harus Dicapai Narasumber Keywords yang Muncul Baris Hasil Coding N1 (Sulis) “Ke pencapaian progress fisik pembangunan Gedung untuk menunjang Lembaga Pendidikan gitu.” 30 Memastikan pengelolaan kegiatan Pengadaan barang dan Jasa di Yayasan Pendidikan Telkom dilaksanakan sesuai dengan target yang ditetapkan. N2 (Nina) “Pada tw 1 minimal kita harus mencapai 30% seperti itu, kita punya target seperti itu.” 77

## Sumber: Hasil Olahan Penulis (2023)

## D. Apakah Spesifikasi yang diperlukan untuk menjadi karyawan?
Spesifikasi karyawan merujuk pada kualifikasi, keterampilan, pengetahuan, dan atribut lain yang diharapkan dari seorang karyawan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang diberikan. Spesifikasi ini membantu dalam mengidentifikasi calon karyawan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Setelah melalui wawancara dengan 3 orang, ditemukan bahwa untuk menjadi staf unit logistik, tidak diperlukan kemampuan khusus. Karena pada unit ini hanya kemampuan umum yang general, asalkan dapat melakukan pekerjaan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang ada.
Setelah mendapatkan jawaban jawaban mengenai spesifikasi maka penulis melakukan coding, seperti pada tabel berikut:

## Tabel 5. Spesifikasi yang Diperlukan
Narasumber Keywords yang Muncul Baris Hasil Coding N1 (Sulis) “Jadi lebih ke umum sih kalo disini (logistik), kan di logistik ini semua bidang pendidikan bisa mengerjakannya.” 17 Tidak adanya spesifikasi khusus yang diperlukan. N2 (Nina) “Untuk spesifikasi khusus untuk menjadi karyawan logistik tidak ada.” 57

## Sumber: Hasil Olahan Penulis (2023)
E. Kompetensi yang diperlukan untuk menjadi karyawan?
Kompetensi mengacu pada kombinasi pengetahuan, keterampilan, sikap, dan atribut lain yang memungkinkan seseorang untuk melakukan tugas-tugas pekerjaan secara efektif. Kompetensi  mencerminkan  kemampuan  seseorang  untuk  menerapkan  pengetahuan  dan keterampilan dalam konteks kerja nyata. Kompetensi yang diperlukan untuk menjadi staff unit  Logistik ini tergolong general, seperti yang dijelaskan  oleh para  narasumber,  penulis merangkum nya menjadi seperti pada tabel berikut:
Tabel 6. Kompetensi yang Diperlukan. Narasumber Keywords yang Muncul Baris Hasil Coding N1 (Sulis) “Pengetahuan logistik khususnya tentang pengadaan.” 20 1. Keterampilan teknologi
2. Kemampuan berkomunikasi yang baik
3. Pengetahuan logistik
4. Ketepatan dan cekatan
5. Kesabaran
6. Kemampuan berorganisasi N1 (Sulis) “Kemampuan berorganisasi, ketepatan, cekatan dan kesabaran” 22 N1 (Sulis) “Kemampuan umum yang general itu ya semuanya diperlukan disini” 24 N2 (Nina) “Yang pertama pokonya teliti, sabar hehe. ketelitian ketepatan cekatan dan kesabaran” 59 N2 (Nina) “Jago berkoordinasi, komunikasi lah yg jelas ya. Karena kita dari hulu sampai hilir kerja, berhubungan dengan semua team” 63 N2 (Nina) “Pengoprasian laptop dan kita tuh harus setidaknya tahu untuk spek spek seperti laptop, pc, dll. 65

## Pengetahuan logsitik dan kemampuan berorganisasi”
Sumber: Hasil Olahan Penulis (2023)
F. Hasil Pembentukan Job Profile Unit Logistik Yayasan Pendidikan Telkom
Tabel 7. Hasil Pembentukan Job Profile Unit Logistik
JOB PROFILE IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan STAFF LOGISTIK Unit Kerja LOGISTIK Atasan Langsung AVP LOGISTIK Target Jabatan
Memastikan pengelolaan kegiatan Pengadaan barang dan Jasa di Yayasan Pendidikan Telkom dilaksanakan sesuai dengan target yang ditetapkan.

## Deskripsi Pekerjaan
Anda akan bertanggung jawab untuk seluruh proses pengadaan barang dan jasa di Yayasan Pendidikan Telkom. Selain melakukan pengadaan barang dan jasa, anda juga akan mengawasi/memonitor proyek tersebut hingga selesai. Tugas anda akan berhubungan langsung dengan User, mitra atau vendor, dan tim internal lainnya.
Tanggung Jawab Utama No Uraian
1 Menyusun kebijakan dan strategi pengelolaan Logistic
2 Melakukan koordinasi dan mensupervisi dalam implementasi pengelolaan Logistic
3 Menyelenggarakan fungsi Logistic di lingkungan Yayasan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
4 Melakukan proses pengadaan barang dan jasa sesuai dengan kewenangannya.
5 Melakukan monitoring proses pengadaan barang dan jasa untuk memastikan ketercapaian Kualitas, Biaya dan Waktu sesuai dengan kontrak yang disepakati
6 Menyusun program kerja operasional terkait Logistic.
7 Melakukan koordinasi dengan user dalam perencanaan pengadaan barang dan jasa.
8 Melaporkan secara berkala realisasi RKA Unit Logistic dan kegiatan implementasinya.

## Job Specification

## Pendidikan Minimal  D3/S1

## Kompetensi Utama
Pengetahuan Logistik Pengetahuan fundamental mengenai pengadaan barang dan jasa Kemampuan Komunikasi Kemampuan komunikasi yang baik dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Kemampuan Berorganisasi Keterampilan organisasi yang baik dan kemampuan untuk mengelola banyak tugas secara efektif. Keterampilan Teknologi Kemampuan untuk mengoprasikan Laptop atau PC terutama mengorpasikan software Microsoft Office.
Sumber: Hasil Olahan Penulis (2023)

## KESIMPULAN
Berdasarkan tujuan penelitian dan pertanyaan penelitian, yaitu untuk pembentukan Job  Profile  pada  Unit  Logistik  Yayasan  Pendidikan  Telkom.  Setelah  melalui  beberapa rangkaian  tahapan  dan  pengcodingan  data,  terbentuklah  Job  Profile  untuk  posisi  Staff Logistik  pada  perusahaan  Yayasan  Pendidikan  Telkom.  Yang  isi  nya  mencakup  identitas jabatan,  target  jabatan,  deskripsi  pekerjaan,  tanggung  jawab  utama,  dan  Job  spesifikasi yang didalamnya pendidikan minimal, kompetensi utama dan target yang harus dicapai.

## DAFTAR PUSTAKA
Amstrong, M. (1994). Manajemen Sumber Daya Manusia: A Handbook Of Human Resource Management. Jakarta: PT Elex Mediakomputindo.
Dessler, G. (2010). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat.
Farras Geovanni, Y. M., Alamsyah, A., & Dudija, N. (2021). Identifying personality of the new job  applicants  using  the  ontology  model  on  twitter  data.  Paper  presented  at  the Proceeding - 2021 2nd International Conference on ICT for Rural Development, IC- ICTRuDev 2021.
Handoko, T. H. (2016). Manajemen. Yogyakarta : BPFE
Hasibuan, M. S. P. (2002). Managemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Bumi Askara. Juneja, P. (2021). Job Description and Job Specification. Management Study Guide.
Permatasari, A., Amadea, C., Anggadwita, G., & Alamanda, D. T. (2019). An integrated human resources model in manufacturing companies: A case of indonesia. Paper presented at the IOP Conference Series: Materials Science and Engineering, 505(1)
Sekaran, U., & Bougie, R. (2016) Research Methods For Business: A Skill Building Approach.
New York: Wiley.
Sugiyono. (2020) Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Sutjipto, M. R., Sule, E. T., Sucherly, Kaltum, U., & Prasetio, A. (2019). The role of company resources and strength of industrial competition on competitive strategy in indonesian wholesale network industry. Academy of Strategic Management Journal, 18(5).