JURNAL PENJAMINAN MUTU Volume 9 Nomor 1 2023 LEMBAGA PENJAMINAN MUTU ISSN : 2407-912X (Cetak) UNIVERSITAS HINDU NEGERI ISSN : 2548-3110 (Online) I GUSTI BAGUS SUGRIWA DENPASAR
http://ojs.uhnsugriwa.ac.id/index.php/JPM

## ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU BERBASIS INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (ISO) 9001:2008 DI SMK NEGERI 3 JAYAPURA
Oleh ELISABETH ARUNGRUBA 1 , TANTA 2 , KUSDIANTO 3 1)2)3) Universitas Cenderawasih, Jayapura eltansmk2@gmail.com, tantocornelius@yahoo.com , kusdiantouncen67@gmail.com
diterima 09 September 2022, direvisi 25 Februari 2023, diterbitkan 28 Februari 2023

## Abstract
The  research  objectives  are  to  analyze  the  implementation  of  (1) Procedur Management System; (2) Management responsibilities; (3) Resource management;  and  (4)  Supporting  and  constraining  factors  of  quality management  system  based  on  ISO  9001:2008.  This  type  of  research  is descriptive qualitative with a case study approach. This research was conducted at  SMK  Negeri  3  Jayapura.  Sources  of  data  in  this  study  were  the  Principal, Deputy  Quality  Management,  Head  of  Administration,  Deputy  Head  of Curriculum, Deputy Head of Public Relations, Deputy Head of Student Affairs, Head  of  Department,  Teachers,  Supervisors,  and  Committees.  The  research instrument  is  the  researcher  himself,  interview  guidelines,  observation guidelines,  and  documentation  guidelines.  The  data  analysis  technique  is qualitative data analysis following the concept of Miles and Huberman (1992), including  data  reduction,  data  display,  and  verification/conclusion.  The  data validity  technique  uses  data  triangulation.  The  results  showed  that  (1)  the procedure management system was successfully implemented. The achievement can  see  this  of  the  school's  quality  targets  classified  as  successful.  (2) Management responsibility has been successfully implemented. This can be seen from  the  management  commitment,  focus  on  customers,  quality  policy  and responsibility, and communication is carried out by conducting periodic internal and  external  quality  audits;  (3)  Resource  management  at  SMK  Negeri  3 Jayapura is classified as successful, this can be seen in the supporting physical resources,  supporting  human  resources,  complete  infrastructure,  and  a comfortable  working  environment;  (4)  Factors  supporting  was  successfully implemented, namely: a) Commitment and Awareness of all School Citizens, b) Quality of Human Resources, c) Adequate Infrastructure.
Keywords: Analysis, Implementation, Procedure Management Systems, ISO,

## SMK

## I. PENDAHULUAN
Proses  penjaminan  mutu  sekolah yang  dilakukan  secara  terus  menerus  dan komprehensif dengan
melakukan pengujian,  pencermatan,  analisis,  dan pelaporan terhadap kegiatan yang berkaitan dengan proses dalam upaya untuk merealisasikan program pendidikan.
Pendidikan  dapat  dikatakan  berkualitas, apabila  sekolah  dapat  mengembangkan potensi diri peserta didiknya sehingga dapat menjadi  manusia  yang  memiliki  ilmu pengetahuan yang luas, keterampilan dalam bidang  teknologi,  etos  kerja  yang  tinggi, kesadaran  hidup  sosial,  berakhlak  mulia, sehat  jasmani  dan  rohani.  Suatu  indikator keberhasilan  pendidikan  adalah  dimana sekolah mampu menghasilkan lulusan yang dapat meningkatkan kesejahteraan ekonominya,  mampu  bersaing  dengan masyarakat global dan berdedikasi terhadap moral  yang  tinggi.  Sebuah  kesuksesan program  pendidikan akan sangat  didukung dengan  berbagai  sumber  daya  yang memiliki  daya  saing  global  yang  tinggi dalam  rangka  menghadapi tantangan dimasa  depan  terutama  untuk  memenuhi kebutuhan  masyarakat,  bangsa  maupun global.
Setiap organisasi berkompetisi dalam  meningkatkan  kualitas  produk  dan pelayanan mereka untuk menarik pelanggan (Kumar, V 2018). Total Quality Management (TQM) membantu organisasi untuk  mencapai  keunggulan  kompetitif  di atas  pesaing  untuk  mencapai  operasi  yang berkelanjutan  (Sharma  &  Modgil,  2019). Salah satu dari penerapan sistem panjaminan  mutu  dalam  sebuah  organisasi yaitu  menerapakan  standar  internasional ISO  9001.  ISO  adalah  badan  Standarisasi Internasional  yang  menangani  masalah standarisasi  untuk  barang  dan  jasa.  Badan ini merupakan federasi badan-badan standarisasi  dari  seluruh  dunia  yang berkedudukan di Ganeva
Swiss. Keanggotaan Indonesia dalam ISO diwakili oleh  Dewan  Standarisasi  Nasional  (DSN).
Tujuan  dari  penerapan  ISO  adalah  untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara mencegah ketidaksesuaian pada setiap tahap  pelaksanaan  pekerjaan  termasuk proses perbaikan jika yang telah dilakukan belum  mencapai  hasil  sesuai  sasaran  mutu (Husaini Usman, 2014:438).
International Organization for Standardization (ISO  9001)  menetapkan persyaratan-persyaratan  dan  rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen  kualitas  yang  bertujuan  untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan suatu produk yang memenuhi persyaratan-persyaratan  yang  ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat  merupakan  kebutuhan  spesifik  dari pelanggan.  Organisasi  yang  dikontrak bertanggung jawab menjamin kualitas dari produk-produk  tertentu  yang  merupakan kebutuhan dari pasar tertentu. Persyaratan- persyaratan  dan  rekomendasi  dalam  ISO 9001 diterapkan pada manajemen organisasi yang memasok produk sehingga akan mempengaruhi bagaimana produk itu didesain, diproduksi, dirakit dan ditawarkan.  Penerapan  Sistem  Manajemen Mutu  ISO  9001:  2008  berlandaskan  pada tujuh  prinsip  manajemen  mutu.  Prinsip- prinsip  itu  digunakan  sebagai  kerangka kerja yang membimbing organisasi menuju peningkatan  kinerja.  Prinsip-prinsip  itu antara lain adalah:
1. Fokus pada pelanggan;
2. Kepemimpinan;
3. Keterlibatan setiap orang;
4. Pendekatan proses;
5. Perbaikan berkelanjutan;
6. Keputusan berdasarkan bukti obyektif;
7. Hubungan antar manajemen (Efansyah  M.N.  dan  Nugraha  A, 2019:48-49).
Penerapan standar ISO 9001 sebagai  standar  mutu  dalam  pembelajaran di  SMK  sangatlah  menunjang  kualitas siswa. Salah satu kriteria Sekolah
Menengah Kejuruan berstandar
Internasional  adalah  mengadopsi  Sistem Manajemen  Mutu  (Sistem  Manajemen Mutu) ISO 9001:2008 juga dikenal dengan sebutan  audit  mutu  internal  atau  audit penjaminan  mutu  (Rosidi,  2008).  Mutu sekolah  merupakan  fungsi  dari  proses pembelajaran yang efektif, kepemimpinan, peran  serta  guru,  siswa,  manajemen, organisasi,  lingkungan  fisik,  sumber  daya, kepuasan  pelanggan  sekolah,  dukungan input  dan  fasilitas,  serta  budaya  sekolah (Setyoningrum, 2018).
Salah  satu  indikator  SMK  dapat dikatakan  bermutu  ialah  apabila  sekolah dapat memberikan kepuasan kepada peserta didiknya  (Saroni,  2017).  Kualitas  yang harus  dimiliki  SMK  untuk  dapat  memberi kepuasan pada siswanya meliputi:
1. Kualitas produk (lulusan);
2. Kualitas proses pembelajaran;
3. kualitas layanan sekolah;
4. kualitas lingkungan sekolah;
5. Sumber daya manusia (guru dan staf pendidikan lainnya).
Pelajar adalah pelanggan utama, dan jika  model  pembelajaran  tidak  memenuhi kebutuhan individu masing-masing mereka, maka  itu  berarti  bahwa  institusi  tersebut tidak dapat mengklaim bahwa mereka telah mencapai mutu terpadu (Sallis, 2012).
SMK  Negeri  3  Jayapura  dipilih sebagai  fokus  kajian  penelitian  karena sekolah  ini  merupakan  sekolah  yang berstandar  ISO,  dimana  ISO  pertama  kali diterapkan pada tahun 2007 dan memperoleh pengakuan dari SAI GLOBAL sebagai  sekolah  yang  layak  memperoleh sertifikat  ISO  9001:2008.  Namun,  setelah 15 tahun berjalan, SMK Negeri 3 Jayapura belum  melakukan  re-sertifikasi  ke  standar yang  baru  yaitu  ISO  9001:2015,  dengan kendala  biaya  yang  tinggi.  Oleh  sebab  itu, penulis melakukan penelitian untuk melihat kembali  apakah  SMK  Negeri  3  Jayapura tetap  menjalan  standarisasi  mutu  yang pernah  diterapkan  sesuai  standarisasi  ISO 9001:2008.  Penelitian  ini  difokuskan  pada klausul  prosedur  sistem  manajemen  mutu, klausul tanggung jawab manajemen,
Klausul  pengelolaan  sumber  daya,  dan klausul  faktor  pendukung  dan  faktor
kendala dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO 9001: 2008.

## METODE
Penelitian ini menggunakan pendekatan  deskriptif  kualitatif  dan  studi kasus.  Penelitian  kualitatif    deskriptif menampilkan data apa adanya tanpa proses manipulasi  atau  perlakuan-perlakuan  lain. Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk menyajikan  gambaran  secara  lengkap mengenai suatu kejadian atau dimaksudkan untuk  mengekspos  dan  mengklarifikasi suatu  fenomena  yang  terjadi  (Rusli  & Rusandi,  2021),  dalam  hal  ini  adalah penerapan  ISO  9001:2008  saat  ini. Sedangkan penelitian studi kasus merupakan jenis penelitian dengan pengumpulan  data  ekstensif,  menampung sumber  informasi  sebanyak-banyaknya, misalnya;  dokumentasi,  rekaman,  arsip, wawancara mendalam, observasi langsung/tidak langsung atau partipan, dan artifek-artifek  fisik  (Rusli  &  Rusandi, 2021). Sumber data penelitian yaitu kepala sekolah,  wakil  manajemen  mutu,  kepala tata  usaha,  wakasek  kurikulum,  wakasek humas,  wakasek  kesiswaan,  wakasek sarpras,  kepala  tata  usaha,  ketua  jurusan, dan  guru.  Teknik  pengumpulan  data menggunakan observasi partisipatif, wawancara  mendalam,  dan  pengecekan dokumentasi (Sugiyono, 2017). Uji keabsahan  data  menggunakan  teknik kredibilitas  data,  yaitu  memperpanjang pengamatan,  diskusi  teman  sejawat,  dan triangulasi  (Augina  et  al.,  2020).  Teknik menganalisis data, digunakan model analisis  interaktif  Miles  dan  Huberman, yaitu  reduksi  data,  display  data,  dan penarikan kesimpulan/verifikasi (Sugiyono, 2017).

## II. PEMBAHASAN

## 2.1. Hasil Penelitian
Berdasarkan  hasil  analisis  data, berikut  beberapa  temuan  penelitian  terkait penerapan ISO 9001:2008 di SMK Negeri 3 Jayapura saat ini :
Tanta, Kusdianto
Pelaksanaan Prosedur Manajemen Mutu.
SMK  Negeri  3  Jayapura  di  dalam menetapkan,
mendokumentasikan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen  mutu  ISO  dan  terus-menerus memperbaiki  efektifitasnya  sesuai  dengan
persyaratan standar.
Persyaratan
dokumentasi pada sistem manajemen mutu mencakup  semua  dokumentasi  meliputi sasaran  mutu,  pedoman  mutu,  prosedur rekaman dokumen dan kelengkapan dokumen. Dokumen yang dikerjakan harus mengacu pada Visi dan
Misi  sekolah  SMK  Negeri  3
Jayapura dengan melibatkan semua stakeholder sebagai pendukung dan temuan-temuan  dari  hasil  audit  eksternal dapat  diminimalisir.  Hasil  Audit  internal yang  dilakukan  Tim  Audit  kemudian dievaluasi  lagi  jika  ditemukan  kekurangan dokumen berdasarkan instruksi kerja maka Tim  Audit  akan  memberitahukan  untuk segera ditindaklanjuti dengan membuat File Rencana Tindak Lanjut berdasarkan temuan-temuan di lapangan.
Pelaksanaan Tanggung jawab manajemen Pada  bagian  ini  berisi  tentang komitmen  manajemen.  Tim  manajemen mutu
ISO
berkomitmen dan mensosialisasikan  kepada  semua  warga dengan  mengumpulkan  semua  stakeholder SMK Negeri 3 Jayapura:
a. Kepala  sekolah,  Wakil  kepala sekolah, Katas, Guru-guru.
b. Membuat jadwal audit mutu Internal.
c. Jadwal  kunjungan  Audit  mutu Eksternal.
d. Mengerjakan  sasaran  mutu  selama ½ tahun dan 1 tahun berjalan. Mencari semua apa yang dibutuhkan di tiap area kerja, apa saja yang perlu  disiapkan,  dan  sangat  bagus  jika  itu masih dilaksanakan dan manajemen sangat tertib,  semua  dokumen  jika  dijalankan dengan baik berdasarka standar maka hasil yang peroleh juga sangat baik  yaitu sesuai sasaran mutu.
Fokus  pada  pelanggan,  Kepuasan pelanggan  yang  berlaku  di  SMK  Negeri  3 Jayapura selalu berupaya untuk fokus pada pelanggan, yang dimaksud pelanggan disini adalah siswa, dengan memenuhi kebutuhan dan  harapan  pelanggan  yaitu  dengan melakukan perubahan secara terus menerus di  seluruh  bidang  antara  lain  dengan
melakukan perbaikan sarana dan prasarana proses belajar mengajar, perbaikan infrastruktur lingkungan sekolah, peningkatan  akademik  dengan    perbaikan sarana  dan  prasarana  ekstrakurikuler, peningkatan perpustakaan untuk menunjang proses pembelajaran dan peningkatan  UKS.”  Untuk  mengukur kepuasan pelanggan perlu membuat survey kepuasan pelanggan, sehingga dapat diketahui  seberapa  besar  pelanggan  puas dan  seberapa  besar  yang  tidak  puas  akan segera diketahui, dan ini perlu kesepakatan semua  warga  sekolah  untuk  mewujudkan sekolah yang memenuhi harapan pelanggan.
Kebijakan  mutu  dan  sasaran  mutu, SMK  Negeri  3  Jayapura  menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu kedua hal ini  ini  dibuat  oleh  kepala  sekolah  dalam upaya  mencapai  visi  sekolah  dan  sebagai acuan  sekolah.  SMK  Negeri  3  Jayapura mempunyai  sasaran-  sasaran  mutu  dalam rangka untuk mencapai tujuan sekolah dan untuk perbaikan secara terus menerus yaitu:
1. Peningkatan nilai ujian nasional
2. Peningkatan  jumlah  lulusan 100%
3. Pencapaian kepuasan pelayanan sekolah 4. Pemenuhan rencana
penelitian  dan  kerja  sama dalam bidang karya ilmiah
5. Peningkatan kedisiplinan kehadiran guru
6. Peningkatan kedisiplinan
siswa
7. Peningkatan prestasi akademik
Tanggung  jawab,  wewenang  dan
komunikasi,  SMK  Negeri  3  Jayapura menetapkan tugas, tanggung jawab, wewenang  dan  kualifikasi  untuk  masing- masing  personal  yang  menangani  ISO
9001:2008(Management Representative,
Auditor dan Document Control) yang saling terkait  dan  saling  berpengaruh  satu  sama lain  agar  pelaksanaan  penerapan  ISO
9001:2008  dapat  berjalan  secara  efektif. Selain itu juga menetapkan proses komunikasi  dimana  komunikasi  tersebut dapat mendukung
Efektifitas  SMM  yaitu  melalui papan pengumuman, surat keputusan, rapat rutin  bulanan  tinjauan  manajemen,  SMK Negeri  3  Jayapura  melaksanakan  rapat tinjauan  manajemen  setiap  6  bulan  sekali dan  efektifitasnya  serta  mengevaluasi keperluan untuk perbaikan Sistem Manajemen  Mutu.  Rapat  ini  membahas hasil dari audit internal dan eksternal.”

## Pengelolaan sumber daya
Bagian ini berisi tentang penyediaan sumber  daya,  SMK  Negeri  3  Jayapura menyediakan sumber daya untuk menunjang  sistem  manajemen  mutu  ISO 9001:2008  tersedianya  sarana  Gedung
Sekolah,
Bengkel praktek siswa,
Laboratorium Fisika, Kimia dan
Laboratorium  Komputer  untuk  menunjang siswa belajar selain dari teori yang di dapat, kemudian  kegiatannya  dalam  bentuk praktek  di  bengkel-bengkel  sesuai  dengan bidang kompetensi. Dampak yang dihasilkan siswa yaitu saat mereka praktek di  industry  mereka  tidak  lagi  grogi  dalam bekerja  tetapi  dapat  langsung  bekerja seperti  karyawan  industry  sebagai  contoh tempat  magang  yang  sudah  menjalin Kerjasama yaitu PT. Astra Honda, sebagai Mitra DuDi”.
Sumber daya manusia, SMK Negeri
3 Jayapura memiliki sumber daya manusia yang  relevan  dengan  kompetensi  yang dimiliki oleh tenaga pendidik, Jumlah guru dan  pegawai  tetap  sebanyak  104  orang, Jumlah  guru  dan  pegawai  tidak  tetap sebanyak  41  jadi  total  keseluruhan berjumlah 145 orang. Sedangkan guru yang sudah  sertifikasi  kurang  lebih  80%  orang dan  sisanya  masih  ada  guru  yang  belum sertifikasi. Selain  guru  yang  sudah sertifikasi  maupun  yang  belum  selalu dilibatkan dalam berbagai kegiatan pelatihan yang diselenggarakan oleh Dinas Pendidikan, IHT sekolah, Pelatihan magang guru.  Prasarana,  SMK  Negeri  3  Jayapura saat ini memiliki 12 Kompetensi Keahlian,
Laboratorium Kimia 2 ruang, Laboratoium
Fisika  2  ruang,  dan  Laboratorium  IT  3 ruang,  tiap-tiap  jurusan  memiliki  bengkel kerja sebagai tempat praktek. Siswa sangat antusias untuk belajar dan mandiri di dalam melakukan  praktek.  Lingkungan  kerja, SMK Negeri 3 Jayapura memiliki lingkungan  kerja  yang  sangat  nyaman  dan rindang  jauh  dari  kebisingan  dengan fasilitas yang sangat lengkap memudahkan siswa nyaman untuk belajar, serta terjamin perawatannya.  SMK  Negeri  3  Jayapura juga selalu menanggapi dan menindaklanjuti umpan balik, keluhan dan komentar  siswa  terkait  dengan  proses pembelajaran.
Faktor pendukung pada Sistem manajemen mutu
SMK Negeri 3 Jayapura memiliki :
a) Komitmen  bersama  yang  sudah disepakati.
b) Adanya  In  House  Trainning  (IHT) disetiap awal tahun pelajaran sebagai  ajang  untuk  refleksi  dari hasil-hasil keterlaksanaan program.
Tanggung jawab manajemen meliputi :
a) Adanya penetapan tugas-tugas yang harus  dilaksanakan  oleh  setiap koordinator pada area kerja, sehingga  tanpa  dikomando  dari Kepala  sekolah  maupun  WMM, tugas-tugas  ditetapkan  pada  awal tahun ajaran.
b) SMK  Negeri  3  merupakan  sekolah yang berstandar Internasional sehingga manajemen sekolah harus tertata dengan baik dan menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
Pengelolaan sumber daya meliputi:
a) Lingkungan  sekolah  yang  sangat mendukung  siswa  karena  jauh  dari kebisingan, suasana keakraban antar guru  dan  siswa  terlihat  dari  sistem pembelajaran. Dalam proses belajar mengajar  praktek,  siswa  lebih diarahkan  untuk  langsung  mandiri
dalam belajar praktek, mengerjakan sendiri sesuai dengan instruksi yang diberikan.
c) Guru-guru  kejuruan  sebagian  besar sudah memilikit sertifikat pendidik.
d) Guru-guru  juga  terlibat  dalam berbagai pelatihan untuk peningkatan kompetensi. Faktor  kendala  pelaksanaan  sistem
manajemen mutu berbasis ISO 9001:2008, yaitu :
a) Kurangnya  pengetahuan  tentang konsep dan eksistensi sistem manajemen  ISO  9001:2008  akan mempersulit  staf  sekolah  dalam menerima  dan  menerapkan  SMM, sehingga arah dan tujuan penerapan SMM menjadi tidak efektif. Tanggung jawab manajemen:
a) Belum maksimalnya masing-
masing  personal  yang  menangani
Sistem  Manajemen  Mutu  ISO dalam  menjalankan  tugasnya  yang telah ditetapkan.
b) Dengan  melibatkan  TIM  Audit internal  maka  dapat  dikatakan bahwa  SMK  Negeri  3  Jayapura belum maksimal menjalankan SMM
ISO  9001:2008 karena  masih banyak  ditemukan  ketidaksesuaian atau ketidakmampuan dalam memenuhi persyaratan/klausul dalam SMM ISO 9001:2008.
c) Kurangnya  pemahaman  di  setiap area kerja sehingga masih ditemukan ketidaksesuaian. Pengelolaan sumber daya:
a) Masih  ditemukan  guru  kurang disiplin didalam melaksanakan tugas  dan  kewajibannya  sebagai tenaga pendidik dimana guru sering datang  terlambat  tidak  tepat  waktu sesuai aturan yang sudah disepakati berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Sekolah.
b) Prasarana  yang  tersedia  masih kurang  hal  ini  seperti  disampaikan lewat  wawancara  dengan  Kepala Sekolah bahwa peralatan
pendukung  praktek  siswa  belum bisa  melakukan  perawatan  dan perbaikan peralatan secara langsung
sehingga jika terjadi kerusakan alat maka  peralatan  tersebut  dibiarkan saja  atau  ditumpuk  digudang. Sedangkan peralatan yang digunakan sebagian besar pembeliannya berasal dari luar yaitu Korea, Jepang.
c) Biaya  untuk  pelaksanaan  ISO 9001:2008 dan penerbitan sertifikat ISO  sangat  besar  jumlah  kisaran yang  diajukan  oleh  penyelenggara ISO  SAI  GLOBAL  dari  pusat sehingga kelanjutan ISO 9001:2008 terhenti  dan  tidak  dilanjutkan  lagi sampai sekarang.

## 2.2 Pembahasan
Berikut bentuk pengimplementasian manajemen  mutu  ISO  9001:2008  dalam bentuk kegiatan, yaitu:

## Prosedur manajemen mutu berbasis ISO 9001:2008
Bagian  ini meliputi  persyaratan umum, persyaratan umum dalam memimpin  dan mengoperasikan organisasi perlu dilakukan pengelolaan yang sistematis  dan  dengan  cara  yang  dapat dibuktikan.  Organisasi  sekolah  harus menetapkan, mendokumentasikan, melaksanakan, memelihara sistem manajemen  mutu  ISO  9001:2008  dan melakukan peningkatan berkelanjutan.
Identifikasi  dan  pengelolaan  proses  juga harus dilakukan untuk memastikan persyaratan  yang  sesuai  telah  terpenuhi. Proses-proses  tersebut  harus  dikelola  oleh organisasi  yang  sesuai  dengan  persyaratan standar.  Bila  organisasi  mensubkontrakan beberapa  proses  produk  yang  memiliki kesesuaian  dengan  persyaratan,  organisasi harus  memastikan  pengendalian  proses tersebut. (Suardi, 2001).
Persyaratan dokumentasi,
Persyaratan dokumentasi merupakan proses untuk  menghasilkan  dokumen-dokumen, dimana  dokumen  –  dokumen  dalam  ISO 9001:2008  didefinisikan  sebagai  informasi dan  medium  pendukungnya.  Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:
1. Pernyataan tertulis tentang kebijakan  kualitas  dan  tujuan kualitas.
2. Manual kualitas.
3. Prosedur–prosedur  tertulis  yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2008. 4. Dokumen–dokumen termasuk
catatan-catatan  yang  dibutuhkan oleh  organisasi  agar  menjamin efektivitas perencanaan, operasional dan  pengendalian  proses–proses  di luar organisasi.
Menurut Atkinson (1994),
manajemen  waktu  adalah  suatu  jenis keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan tindakan seseorang yang dilakukan  secara  terencana  agar  individu dapat  memanfaatkan  waktunya  dengan sebaik-baiknya. Proses pemantaun dokumen  yang  biasa  dilakukan  oleh  Tim Audit  Mutu  Internal  dalam  setahun dilakukan  dua  kali  untuk  memastikan tersedianya kelengkapan dokumen.
Pemantauan  sistem  manajemen  mutu mencakup:  a)  kebijakan  mutu  dan  sasaran mutu;  b)  pedoman  mutu;  c)  prosedur rekaman terdokumentasi; d) dokumen, (SNI 9001:2008, pada klausul 4.2.1).
Organisasi  &  Manajemen  Struktur organisasi ISO 9001:2008 di SMK Negeri 3 Jayapura,  disusun  berdasarkan  Struktur organisasi. Setiap unsur mempunyai Tupoksi masing-masing yang harus dilaksanakan  dalam  rangka  menjalankan SMM  ISO  9001:2008.  Dalam  penelitian oleh  (Enny  W,  2015),  ‘Total  manajemen mutu  dan  lingkungan  kerja  memiliki dampak  positif  dan  signifikan  terhadap kepuasan  kerja  karyawan. Management Representative , mensosialisasikan kebijakan  mutu  dan  memelihara  sistem manajemen  mutu  yang  dijabarkan  dalam pedoman  mutu,  prosedur  mutu  dan prosedur  tetap  (protap).  Memastikan  agar penerapan mutu dilaksanakan secara efektif dan  efisien  untuk  memenuhi  persyaratan ISO  9001:2008.  Melaporkan  penerapan sistem  manajemen  mutu  kepada  Kepala Sekolah.  Pada  penelitian  Susilawati  pada (Nuryati, 2017) wujud keterlibatan personel adalah  dengan  dilibatkannya  semua  warga
sekolah  dalam  berbagai  kegiatan  sehingga ketercapain tujuan merupakan hasil koordinasi  semua  bagian  dari  top  hingga bottom, mengimplementasikan tugas sesuai dengan Tupoksi,  serta prosedur yang telah ditetapkan. Melakukan komunikasi internal sesuai  media  komunikasi  yang  telah ditetapkan.

## Tanggung  jawab  manajemen  berbasis
ISO 9001:2008,
Tanggung jawab tersebut diantaranya adalah: a) Komitmen manajemen, Pelaksanaan tanggung jawab
manajemen  di  SMK  negeri  3 Jayapura  berjalan  sesuai  dengan Instruksi  Kerja  dan  komitmen bersama. Semua warga sekolah ikut terlibat  dalamnya,  Kepala  sekolah sebagai  pimpinan  puncak  bersama WMM selalu memberikan motivasi dan pemantauan. Wakil Manajemen Mutu  sebagai  pelaksana  tanggung jawab manajemen membantu pimpinan puncak mensosialisasikan setiap  kebijakan  mutu  dengan membuat  komitmen bersama untuk mendukung ISO. Sosialisasi meliputi:
1. Membuat  jadwal  pertemuan audit  mutu  Internal  dan Eksternal;
2. Membuat  jadwal  kunjungan Audit mutu Eksternal;
3. Mengerjakan  sasaran  mutu enam  bulan  dan  satu  tahun berjalan.
Hanya  saja  dalam  perjalanan  ISO ditemukan  beberapa  guru  yang  tidak komitmen  membuat  dokumen  mengajar atau perangkat pembelajaran serta mengabaikan  kesepakatan  yang  sudah dibuat.  komitmen  manajemen  diperlukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan dari penerapan  ISO  9001:2008  ini  mendapat dukungan dan keterlibatan manajemen.
b) Fokus pada pelanggan, SMK Negeri 3  Jayapura  di  dalam  pelaksanaan Sistem manajemen mutu ISO selalu mengutamakan fokus pada pelanggan dengan memberikan
layanan  Pendidikan  bagi  siswa melalui  pembekalan  ketrampilan untuk siap magang di industry.
Fokus  pada  pelanggan  menurut International Standard
Organization
(2000:5)  ialah  top  manajemen  harus menjamin persyaratan/keinginan pelanggan yang  ditetapkan  dan  dipenuhinya  tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Whitely dalam  Goetsch  dan  Davis  (1994:149-150) mengemukakan  karakteristik  organisasi yang sukses dalam membentuk fokus pada pelanggan, yaitu:
1. Visi, komitmen, dan suasana,
2. Penjajaran dengan pelanggan,
3. Kemauan  untuk  mengidentifikasi dan mengatasi permasalahan pelanggan,
4. Memanfaatkan informasi dari pelanggan,
5. Mendekati para pelanggan,
6. Kemampuan,  kesanggupan,  dan pemberdayaan pegawai,
7. Penyempurnaan  produk  dan  proses secara terus-menerus. Berdasarkan pandangan TQM menurut  Tjiptono  dan  Diana  (2003:100) pelanggan dan pemasok ada di dalam dan di luar organisasi. Pelanggan eksternal adalah orang  yang  membeli  dan  menggunakan produk  perusahaan.  Pemasok  eksternal adalah  orang  di  luar  organisasi  yang menjual  bahan  baku,  informasi,  atau  jasa kepada  organisasi.  Supriyanto  (1999:27) mengemukakan  dalam  bidang  pendidikan, pelanggan internal adalah pegawai sekolah, sedangkan  pelanggan  eksternal  adalah peserta  didik.  Fokus  utama  dari  lembaga pendidikan  ialah  pada  pelanggan  eksternal (peserta didik).
c) Kebijakan  Mutu  SMK  Negeri  3 Jayapura  adalah  kebijakan  resmi dan  tertulis  dari  pimpinan  puncak Kepala  sekolah  tentang  komitmen sekolah  dalam  memperhatikan  dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu  dalam  aktifitas  keseharian organisasi sekolah. Kebijakan mutu adalah  sebuah  statemen  komitmen yang  disampaikan  institusi,  jika sebuah institusi menggunakan standar, maka standar tersebut harus
benar-benar diikuti.
Institusi sebaiknya  menarik  sebuah  aturan tentang kebijakan mutu,  karena hal tersebut  merupakan  sebuah  metode praktis agar institusi mampu menetapkan standar mutunya
sendiri (Edward Sallis, 2010).
d) Perencanaan, SMK Negeri 3
Jayapura dalam pelaksanaan Sistem manajemen  mutu  ISO  9001:2008 menetapkan  sasaran  mutu  yang akan  dijadikan  sebagai  acuan  di dalam merealisasikan setiap kegiatan  pada  area  kerja  yang mengacu  pada  instruksi  kerja  yang telah ditetapkan oleh Wakil Manajemen Mutu.
e) Tanggung  jawab  wewenang  dan komunikasi, SMK Negeri 3
Jayapura  menetapkan  fungsi,  tugas dan  tanggung  jawab  kerja  yang dibuat  dalam  bentuk  Struktur Organisasi  Sekolah.  Semua  warga sekolah  melaksanakan  tugas  sesuai dengan tupoksi yang sudah ditetapkan  oleh  Kepala  Sekolah bersama  Tim  Manajemen  Sekolah. Struktur organisasi SMK diperlukan sebagai  pedoman  untuk  melakukan pembagian  tugas,  kewajiban,  dan wewenang dalam menjalankan program  dan  kegiatan  sekolah. Dalam  struktur  organisasi  SMK perlu  ditetapkan  wewenang  dan tanggung  jawab  masing-masing fungsi sesuai pembagian yang jelas dan  tidak  terjadi  penugasan  yang tumpangtindih  antara  satu  fungsi dengan fungsi yang lain.
f) Tinjauan  Manajemen,  Tim  wakil manajemen  mutu  SMK  Negeri  3 Jayapura  rutin melakukan Tinjauan Manajemen. Dokumen yang tidak di kerjakan menjadi temuan Tim Audit Surveilance. Dari hasil temuan Tim Audit  maka  diberikan  waktu  untuk membuat  rencana  tindak  lanjut untuk memperbaiki kekurangan dan melengkapi dokumen. Dalam proses  audit  terdapat  audit  internal dan  audit  eksternal  atau  audit  dari badan sertifikasi.
Periode  pelaksanaan  audit  berbeda antara  audit  internal  dan  audit  eksternal. Audit internal dalam 1 tahun di lakukan 2x atau  setiap  semester,  untuk  mengetahui perkembangan  di  lapangan,  hasil  audit internal  dilakukan  dengan  mengaudit semua departemen. Sedangkan audit eksternal atau surveilance di lakukan setiap 1  tahun  sekali  dan  5  tahun  sekali  proses resertifikasi.
Penyelesaian hasil audit juga dipengaruhi oleh beberapa daftar dokumen yang  belum  ada.  Daftar  periksa,  temuan audit,  ringkasan  temuan  membantu  dalam efesiensi waktu penyelesaian audit (Febriyanti & Irawan, 2020). Audit internal yang  di  laksanakan  secara  obyektif  dan tepat  dapat  menjadi  media  dalam  proses improvement  secara  keseluruhan  dan berkelanjutan (Tim Penyusun IAIN
Ponorogo,  2020).    Audit  Eksternal  yaitu ketidaksesuaian  ditemukan  pada  saat  audit eksternal  hasil  temuan  di  lakukan  analisa untuk menemukan penyebab ketidaksesuaian  penyebab  tersebut.  Semua ketidaksesuaian  yang  di  temukan  bersifat minor  sehingga  batas  waktu  perbaikan maksimal selama dua minggu.

## Tanggung  Jawab  Manajemen  Berbasis ISO 9001:2008
SMK  Negeri  3  Jayapura  di  dalam pengelolaan  sumber  daya  berbasis  ISO 9001:2008 terdiri dari sumber daya manusia dan  sumber  daya  material.  Pengelolaan sumber  daya  manusia  melalui  kegiatan pelatihan,  seminar  dan  workshop  sebagai upaya meningkatkan kemampuan.
Pengelolaan  sumber  daya  material  melalui penyediaan dan perawatan sarana prasarana sekolah  serta  menjaga  suasana  lingkungan kerja  yang  mendukung  untuk  kegiatan belajar  mengajar  serta  keahlian  para  guru maupun pegawai.
Pasal 6 ini banyak berbicara tentang sumber  daya  dalam  lingkungan  sekolah. Meskipun  dalam  pelaksanaan  pasal  6  ini ada  beberapa  inkonsistensi  tetapi  selalu segera  dilakukan  perbaikan.  Penyediaan sumber  daya  dilingkungan  sekolah  di tangani  langsung  oleh  bagian  Tata  Usaha. Kualifikasi setiap jabatan sudah
didokumentasikan  dalam  ketentuan  mutu pada  setiap  jurusan.  Guru  yang  kualifikasi nya belum terpenuhi maka segera dilakukan training atau pelatihan bagi yang bersangkutan agar kompetensinya terpenuhi. Untuk meningkatkan kompetensi guru  maka  akan  diikutkan  dalam  setiap pelatihan yang berkaitan dengan kompetensi dan dilakukan secara bertahap. Hal  ini  sesuai  dengan  teori  menurut (Soebagio,  2005)  kompetensi  merupakan landasan  dasar  karakteristik  individu  yang mengindikasikan  cara  berperilaku  dan berpikir  untuk  periode  waktu  yang  cukup lama.  Menurut  (Okibo,  2013)  Dalam operasional  organisasi,  kompetensi  dapat diartikan  sebagai  kualitas  pengetahuan, keterampilan,  dan  etos  kerja  seorang pegawai  yang  dapat  digunakan  untuk memprediksi tingkat kinerjanya.
Prasarana  dan  lingkungan  kerja seperti gedung, alat-alat produksi, lingkungan  kerja  yang  nyaman  dengan udara  dan  penerangan  yang  cukup  serta toilet yang bersih untuk kenyamanan warga sekolah.  Lingkungan  kerja  merupakan keseluruhan  sarana  dan  prasarana  kerja yang  ada  di  sekitar  karyawan  yang melakukan pekerjaan yang dapat mempengaruhi  pelaksanaan  pekerjaan  itu sendiri. (Gonzali, 2003:281). Hal ini sesuai dengan  SNI  ISO  9001:2008  (2008)  bahwa pada  pasal  6  Pengelolaan  Sumber  Daya membahas  tentang  kompetensi,  pelatihan dan  kesadaran,  prasarana  produksi  harus sesuai untuk memenuhi persyaratan produk dan juga lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk.
Faktor  pendukung  dan  faktor  kendala pelaksanaan  Sistem  Manajemen  Mutu berbasis ISO 9001:2008
Faktor  pendukung  keberhasilan SMM  ISO  9001:2008  SMK  Negeri  3 Jayapura, yaitu:
a) Komitmen  dan  Kesadaran  dari semua Warga Sekolah,
b) Kualitas SDM,
c) Sarana  Prasarana  yang  Memadai. SMK  Negeri  3  Jayapura  berupaya
untuk mengoptimalkan faktor pendukung tersebut melalui:
a. Pelatihan dan pemahaman
tentang pentingnya manajemen mutu  serta  adanya  komunikasi sebagai bentuk koordinasi setiap lini kerja,
b. Pelatihan  maupun  workshop peningkatan kualitas SDM serta adanya  beasiswa  untuk  para guru yang melanjutkan pendidikannya,
c. Rutin  melakukan  perbaikan maupun  pengadaan  peralatan dan peningkatan akses internet.
Faktor  kendala  keberhasilan  SMM
ISO  9001:2008  SMK  Negeri  3  Jayapura, yaitu:
a) Ketidak  pahaman  personel  tentang ISO,
b) Kesulitan  Mengubah  Kebiasaan SDM,
c) Masih kurangnya
pendokumentasian  dan  perekaman kegiatan.  SMK  Negeri  3  Jayapura berupaya  untuk  mengatasi  faktor kendala tersebut melalui:
a. Sosialisasi  dan  pemahaman tentang sistem manajemen mutu ISO kepada semua warga sekolah,
b. Sosialisasi dan penyadaran pentingnya  mutu  sekolah  baik oleh tim konsultan ISO maupun pihak internal sekolah,
c. Membuat satu sistem pengendalian  rekaman  yang dibakukan,
d. SMK Negeri 3 Jayapura belum menerapkan
SMM ISO 9001:2015  karena di  dalamnya banyak memuat tentang klausul-klausul yang menunjukkan standar industri.

## III. SIMPULAN
Berdasarkan  pada  hasil  penelitian dan  pembahasan  sebelumnya,  penerapan standar  penjaminan  mutu  ISO  9001:2008 sebagian  besar  masih  diterapkan,  namun ada beberapa bagian yang harus ditingkatkan  kembali  atau  menjadi  fokus
utama  sekolah  dalam  peningkatan  dengan merujuk kepada standarisasi ISO 9001:2008 yang dijabarkan pada poin-poin klausul berikut ini :
Prosedur  Manajemen  Mutu  berbasis ISO 9001:2008
Sekolah Menengah Kejuruan Negeri  3  Jayapura  telah  melaksanakan prosedur  manajemen  mutu  berbasis  ISO
9001:2008  dan  bersertifikat  ISO.  Untuk peningkatan mutu sekolah semua persyaratan dokumen terdokumentasi dengan  baik  termasuk  daftar  rekaman dokumen.

## Tanggung  jawab  manajemen  berbasis ISO 9001:2008
SMK  Negeri  3  Jayapura  telah melaksanakan tanggung jawab manajemen mutu  berbasis  ISO  9001:2008  melalui kepala  sekolah  selaku  Pimpinan  Puncak bersama dengan seluruh stakeholder melakukan  Komitmen  Manajemen  oleh semua warga sekolah, Fokus pada pelanggan  dengan  memenuhi  harapan pelanggan dan survey kepuasan pelanggan, Kebijakan mutu dilakukan dengan komitmen  semua  warga  untuk  memenuhi persyaratan  mutu,  Perencanaan  melalui sasaran  mutu,  tanggung  jawab,  wewenang dan komunikasi melalu selalu berkoordinasi  dengan  pihak  luar  dalam masalah  yang  berkaitan  dengan  sistem manajemen  mutu,  Tinjauan  Manajemen lebih  sering  dilakukan  untuk  melihat perubahan-perubahan yang telah dilakukan dan  setiap  awal  tahun  pelajaran  sudah  di komunikasikan.
Pengelolaan sumber daya berbasis ISO 9001:2008
Pengelolaan  sumber  daya  berbasis ISO 9001:2008 di SMK Negeri 3 Jayapura telah  menerapkan  penyediaan  sumber  di mana  sekolah  perlu  memelihara  sistem manajemen mutu dengan terus memperbaiki efektivitas dan selalu mengutamakan kepuasan pelanggan, sumber  daya  manusia  melalui  pelatihan kompetensi  guru-guru,  prasarana  sekolah
yang  lengkap  dan  lingkungan  kerja  yang sangat nyaman.
Faktor  pendukung  dan  faktor  kendala SMM ISO 9001:2008
Faktor  pendukung  keberhasilan SMM  ISO  9001:2008  di SMK  Negeri  3 Jayapura, yaitu:
a) Komitmen  dan  kesadaran  dari semua warga sekolah,
b) Kualitas SDM,
c) Sarana prasarana yang memadai. Faktor  Kendala  keberhasilan  SMM ISO  9001:2008  SMK  Negeri  3  jayapura, yaitu:
a) Ketidakpahaman  personel  tentang ISO,
b) Kesulitan mengubah kebiasaan SDM, c) Masih kurangnya
pendokumentasian  dan  perekaman kegiatan,
d) Biaya untuk  pelaksanaan ISO yang sangat  tinggi  sehingga  sekolah menangguhkan  untuk  melanjutkan ISO 9001:2008 ke jenjang ISO yang lebih tinggi yaitu ISO 9001:2015.

## DAFTAR PUSTAKA
Augina,  A.,  Program,  M.,  Ilmu,  S., Masyarakat,  K.,  Kedokteran,  F., Kesehatan,  I.,  Jambi,  U.,  Letjend,  J., No,  S.,  33,  T.,  &  Pura,  J.  (2020). Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data pada  Penelitian  Kualitatif  di  Bidang Kesehatan  Masyarakat. In Jurnal Ilmiah  Kesehatan  Masyarakat (Vol.
12). Enny W, M. (2015). THE
INTERNATIONAL  JOURNAL  OF BUSINESS & MANAGEMENT Effect of ISO 900-2008 QMS, Total Quality Management and Work Environment on  Job  Satisfaction  and  Employee
Performance  at  Pt  Mount  Dreams Indonesia in Gresik . www.theijbm.com Febriyanti,  D.  R.,  &  Irawan,  H.  (2020). PENERAPAN  SISTEM  INFORMASI AUDIT MUTU INTERNAL BERBASIS WEB GUNA MENINGKATKAN EFISIENSI
KERJA  STUDI  KASUS:  LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS BUDI LUHUR . Nuryati,  S.  (2017).  Evaluasi  Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008  di  Puskesmas  Wilayah Kabupaten Sleman. Jurnal Medicoeticolegal  Dan  Manajemen Rumah Sakit , 6 (2).
https://doi.org/10.18196/jmmr.6137 Rusli,  M.,  &  Rusandi.  (2021).  Merancang Penelitian Kualitatif Dasar/Deskriptif dan  Studi  Kasus. Jurnal  Pendidikan Dan  Studi  Islam  (AUJPSI) , 2 ,  1–13. http://repository.uin-
Sugiyono.  (2017). Metode  Penelitian Kuantitatif,  Kualitatif,  dan  R&D .
Penerbit Alfabeta. Tim  Penyusun  IAIN  Ponorogo.  (2020). PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) . Atkinson.  (1994). Manajemen Waktu  yang
Efektif .   Jakarta: Binarupa Aksara.
Atmodiwirio.
Soebagio. (2005). Manajemen  Pelatihan .  Ardadizya
Jaya: Jakarta Efansyah,  M.N.,  Nugraha,  A.  (2019). Perkembangan Dan Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2015. Banten  :  Penerbit  Wana Aksara.
Goetsch,  D.  L.,  dan  Davis,  S.  (1994).
Introduction to Total Quality: Quality, Productivity,
Competitiveness.  Englewood  Cliffs: Prentice Hall International, Inc. Kumar, V. (2018). Transformative Marketing:  The  Next  20  Years. Journal  of  Marketing,  82(4),  1–12. https://doi.org/10.1509/jm.82.41 Miles dan Huberman, (1992). Analisis Data Kualitatif.  Buku  Sumber  tentang metode-metode  baru .  Jakarta:  UI. Press Sallis,  Edward,  (2010). Total  Quality Education  in  Education,  Manajemen Mutu  Pendidikan ,  Terj.  Ahmad  Ali Riyadi  dan  Fahrurrozi,  Yogyakarta: IRCiSoD
Sharma,  S.,  &  Modgil,  S.  (2019). TQM, SCM  and  operational  performance: An  empirical study  of Indian
pharmaceutical  industry.  Business Process Management Journal, 26(1), 331–370. https://doi.org/10.1108/BPMJ-01- 2018- 0005 Suardi, R. (2004). Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 . PPM. Jakarta Supriyanto,  A.  1999. Total  Quality
Management  di  Bidang  Pendidikan.
Malang: Jurusan Administrasi
Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Malang.
Tjiptono,  F.,  dan  Diana,  A.  (2003). Total Quality  Management .  Yogyakarta:
Penerbit Andi.
Usman, Husaini. (2014). Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan. Penerbit Bumi Aksara Yogyakarta.