## ALACRITY : Journal Of Education
Volume 3 Issue 3 November 2023 http://lpppipublishing.com/index.php/alacrity
Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar di MAN 2 Langkat
Pitriani  Nasution 1 ,  Elsya  Aminatun  Husna 2 ,  Khikmatu  Zahwa 3 ,  Muammar  Abian Arby Ramadhan 4 , Nur Aini 5 , Aisyah Nurcahyani 6 , Sindi Permata Sari 7 1,2,3,4,5,6 Sekolah Tinggi Agama Islam Jam’iyah Mahmudiyah Tanjung Pura, Indonesia Corresponding Author : aisyahnurcahya1@gmail.com

## ARTICLE INFO
Article history: Received
08 November 2023 Revised 15 December 2023 Accepted 10 January 2023

## ABSTRACT
The  management  of  incoming  and  outgoing  mail  in  educational institutions,  especially  Madrasah  Aliyah  Negeri  (MAN)  2  Langkat, plays  an  important  role  in  running  school  operations  and administration.  Although  the  management  of  letters  is  centred  in  the Administration, there are still some challenges, such as limited storage space,  inadequate  equipment,  and  limited  number  of  administrative staff.  This  research  uses  qualitative  methods  with  data  collection techniques  through  observation,  interviews,  and  documentation  at MAN  2  Langkat.  The  results  showed  that  the  incoming  mail management  procedure  involved  several  stages,  starting  from receiving,  opening,  assessing,  recording,  to  following  up  on  letters.
Meanwhile, the management of outgoing mail involves letter writing, content  verification,  recording,  sending,  monitoring,  archiving,  and evaluation. Some of the factors inhibiting mail management at MAN 2 Langkat  include  limited  storage  space,  inadequate  equipment,  and limited staff. To overcome these obstacles, it is recommended to hold training  for  staff,  add  facilities  and  equipment,  and  make  routine repairs. In conclusion, letter management at MAN 2 Langkat requires serious  attention  in  improving  the  efficiency  and  effectiveness  of school administration. Kata Kunci Management, Incoming Mail, Outgoing Mail

## PENDAHULUAN
Dalam  suatu  lembaga  pendidikan  baik  swasta  maupun  negeri  dalam melakukan  kegiatan  tidak  terlepas  dari  surat  menyurat  atau  korespondensi, maka  dari  itu  pada  suatu  sekolah  atau  instansi  pemerintah  kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar harus mendapatkan perhatian yang serius.  Pengelolaaan  surat  merupakan  salah  satu  kegiatan  dalam  organisasi yang  dapat  membantu  kelancaran  dalam  bidang  administrasi.  Fungsi  umum pengelolaan  surat  adalah  untuk  mengetahui  isi  atau  kegiatan  khusus  yang diajukan dari surat-surat yang masuk ke dalam sekolah.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi formal yang penting dalam menjalankan  operasional  sebuah  organisasi  (Basir,  2009).  Khususnya  untuk institusi  pendidikan  seperti  Madrasah  Aliyah  Negeri  (MAN)  2  Langkat, pengelolaan  surat  masuk  dan  keluar  memegang  peranan  krusial  dalam menjamin  kelancaran  informasi  dan  proses  administrasi.  Efisiensi  dan
Page : 54 - 61
efektivitas pengelolaan surat dapat berdampak pada peningkatan kinerja dan pelayanan.
Pengelolaan surat yang tidak efektif dapat menimbulkan kelambatan dan kegagalan  dalam  pencapaian  tujuan  organisasi.  Banyak  organisasi  atau lembaga  yang  kurang  memperhatikan  keberadaan  surat  dalam  unit  kerja. Berdasarkan  pengamatan  sementara  sebagian  surat  banyak  yang  menumpuk di ruangan tanpa diletakkan di lemari surat. Surat yang menumpuk dan tidak tertata akan mengganggu kelancaran kegiatan organisasi atau lembaga. Selain itu  surat  masuk  dan  surat  keluar  tidak  terkelola  dengan  baik  akan  tercecer, rusak  atau  bahkan  hilang.  Pengelolaan  surat  merupakan  tugas  dan tanggung jawab  dari  unit  kerja  Tata  Usaha sehingga  orang  kurang  peduli  terhadap pengelolaan surat masuk dan surat keluar (Silmi, 2008).
Fasilitas  dalam  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  merupakan salah  satu  faktor  yang  mempengaruhi  efektifitas  kegiatan  sekolah.  Fasilitas surat masuk dan surat keluar misalnya map arsip, rak arsip, c ard cabinet , berkas peringatan,  kotak  arsip,  kotak  arsip,  rak  sortir,  ruang  kearsipan,  lembar disposisi, dll (Basuki, 2003). Fasilitas kearsipan harus dalam keadaan baik dari segi  kualitas  dan  kuantitas  agar  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar berjalan  dengan  lancar.  Namun  setelah  mengamati  keadaan  di  lapangan, fasilitas kearsipan masih kurang dari segi kualitas dan kuantitas. Perlengkapan pengelolaan masih kurang yaitu dimana seperti alat penyimpanan surat ( filing cabinet )  yang  dirasa  masih  kurang  untuk  menyimpan  surat  yang  setiap  hari jumlah  surat  yang  masuk  semakin  bertambah  dan  ruangan  untuk penyimpanan  arsip  dinamis  inaktif  belum  ada,  tempat  penyimpanan  arsip dinamis inaktif menjadi satu dengan ruangan lain (Endang, 2009).
Surat yang tidak teratur akan sulit dicari dan membutuhkan waktu yang lama  dalam  penemuan  kembali.  Hal  ini  akan  menyebabkan  terganggunya kelancaran jalannya kegiatan operasional suatu kantor. Namun kenyataannya yang  ditemukan  di  Unit  Tata  Usaha MAN  2  Langkat  yaitu  dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat belum terlaksana dengan baik. Hal ini  terlihat  dari  penyimpanan  surat  yang  belum  tersusun  rapi  dan  masih terdapat map yang diletakkan begitu saja di bawah meja.
Penerapan sistem pengelolaan surat yang efisien dan terintegrasi di MAN 2  Langkat  akan  memberikan  manfaat  jangka  panjang,  seperti  peningkatan produktivitas,  pelayanan  yang  lebih  cepat  dan  tepat,  transparansi  informasi, serta penguatan akuntabilitas dan integritas institusi. Dengan demikian, upaya untuk memodernisasi pengelolaan surat menjadi investasi strategis yang akan mendukung visi dan misi pendidikan yang berkualitas di MAN 2 Langkat.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  menggunakan  metode penelitian  kualitatif  yaitu  penelitian studi  kasus,  dimana  jenis  penelitian  yang  menyajikan  data  secara  tertulis, mengamati  serta  menggambarkan  situasi  keadaan  yang  sebenarnya  secara kongkrit  (Sugiyono,  2016).  Penelitian  memproleh  data  langsung  dari  subjek penelitian  yaitu  manusia  dengan  cara  berintetaksi  secara  langsung.  Penelitian ini dilaksanakan  di MAN  2  Langkat.  Madrasah ini  dikenal  sebagai  salah satu lembaga  pendidikan  menengah  pertama  yang  berkomitmen  kuat  dalam pendidikan berbasis agama dan akademik di daerahnya.
Partisipan peneliti termasuk didalamnya yaitu kepala sekolah, kepala tata usaha dan staff tata usaha yang akan peneliti wawancarai secara langsung agar informasi  yang  saya  dapat  lebih  jelas  dan  mudah  dimengerti.  Adapun  teknik pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini  yaitu  observasi,  Wawancara  dan Dokumentasi.
Dalam  wawancara  ini  yang  menjadi  sasaran  wawancara  adalah  kepala sekolah dan staff tata usaha. Sedangkan dokumentasi dalam penelitian ini ialah mengumpulkan data yang bersumber dari arsip dan dokumen di sekolah yang ada  hubungannya  dengan  penelitian.  Sedangkan  teknik  analisis  data  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  yaitu  reduksi  data,  penyajian  data  dan penarikan kesimpulan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar di MAN 2 Langkat
Pengelolaaan surat merupakan salah satu kegiatan dalam organisasi yang dapat  membantu  kelancaran  dalam  bidang  administrasi.  Pengelolaan  surat masuk dan surat keluar merupakan kegiatan vital berlangsungnya kegiatan di lembaga pendidikan. Oleh karena itu dibutuhkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang tepat sehingga menciptakan efektifitas dan efisiensi (Nuraida, 2014).  Pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang  berada  di  MAN  2 Langkat berada di bagian Tata Usaha. Dalam pengelolaanya menggunakan asas sentralisasi yang semua berpusat di Tata Usaha .
Pengelolaan surat semua berada di bawah unit kerja bidang Tata Usaha. Pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  MAN  2  Langkat  menggunakan asas  sentralisasi.  Semua  surat  masuk  dan  surat  keluar  dikelola  disini berpedoman sesuai dengan tata cara sekolah. Akan tetapi, kendala yang masih kurang disini masalah tempat penyimpanan.
Adapun  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  di  MAN  2  Langkat, meliputi:
a. Pengelolaan Surat Masuk
Berdasarkan hasil observasi, diperoleh data terkait prosedur pengelolaan surat masuk di MAN 2 Langkat sebagai berikut :
1) Menerima  surat,  yakni  surat  yang  datang  melalui  kurir  atau  pos diterima oleh staf Tata Usaha.
2) Membuka  surat,  yakni  surat  dibuka  sesuai  dengan  kriteria  surat, yaitu surat masuk penting dan surat masuk biasa.
3) Menilai  surat,  yakni  surat  dinilai  menentukan  mana  surat  yang penting  dan  mana  surat  rutin/biasa  serta  mana  yang  surat undangan.
4) Surat  dicatat  dalam  buku  agenda  sura  masuk.  Keterangan- keterangan  yang  dicatat  antara  lain  :  no  urut,  alamat  pengirim, tanggal, nomor dan perihal.
5) Surat diberi lembar disposisi
6) Surat diserahkan kepada kepala Sekolah untuk ditindaklanjuti.
7) Surat  dikembalikkan  kembali  ke  bagian  tata  usaha,  kemudian  surat dikirim kembali.
b. Penanganan Surat Keluar
MAN  2  Langkat  memiliki  kegiatan  administrasi  yang  padat,  termasuk pengiriman  surat-surat  keluar  kepada  berbagai  pihak  seperti  instansi pemerintah, lembaga mitra, atau komunitas pendidikan lainnya. Surat-surat ini mungkin  berkaitan  dengan  berbagai  hal,  mulai  dari  permohonan  kerjasama, pemberitahuan, hingga dokumen resmi lainnya.
Prosedur pengelolaan surat keluar di MAN 2 Langkat mencakup langkah- langkah berikut:
1) Pembuatan  Surat,  yakni  surat  disusun,  diverifikasi,  dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
2) Verifikasi Isi surat, yakni memastikan keakuratan dan kebenaran isi surat terhadap regulasi dan kebijakan yang ada di MAN 2 Langkat.
3) Pencatatan,  yakni  Surat  dicatat  dalam  sistem  arsip  dengan  detail lengkap.
4) Pengiriman,  yakni  surat  dikirim  sesuai  metode  yang  ditentukan dengan memastikan tanda terima.
5) Monitoring,  yakni  memantau  status  pengiriman  untuk  memastikan surat diterima.
6) Arsip,  yakni  salinan  surat  dan  dokumen  terkait  disimpan  dalam sistem arsip MAN 2 Langkat.
7) Evaluasi,  yakni  secara  periodik,  prosedur  dievaluasi  untuk peningkatan efektivitas.
Dengan demikian, MAN 2 Langkat dapat menjaga efisiensi dan integritas administrasi surat keluarnya.
c. Penataan dan Penyimpanan Surat
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali suatu surat atau arsip akan dipengaruhi  oleh  besar  kecilnya  suatu  volume  arsip  yang  dihasilkan  serta fasilitas  penyimpanan  arsip.  Seperti  apapun  sistem  kearsipan  yang  dipakai terpenting  adalah  efisiensi  sistem  yang  digunakan.  Penemuan  kembali  surat tidak sekedar menemukan kembali arsip tetapi juga menemukan kembali arsip yang  dibutuhkan  baik  tidaknya  kearsipan  dalam  suatu  lembaga  pendidikan negeri maupun swasta (Asriel, 2016).
Adapun langkah-langkah penanganannya adalah :
1) Surat-surat  yang  disimpan  terlebih  dahulu  disortir  sesuai  dengan kode asli surat atau kode disposisi.
2) Setelah  disortir  kemudian  dikelompokkan  berdasarkan  kode persoalan atau perihal surat dan menurut tahun.
3) Setelah dikelompokkan kemudian surat-surat dimasukkan ke dalam map besar.
4) Map-map  tersebut  disusun  berdasarkan  tahun,  sedangkan  surat- surat yang terdapat dalam map disusun berdasarkan kode persoalan atau perihal surat.
5) Menginput  surat  masuk  melalui  komputer  berdasarkan  kode persoalan / perihal surat dan menurut tahun.
Penataaan  dan  penyimpanan  surat-surat  dengan  menggunakan  sistem agenda  seperti  ini  mudah  dalam  penemuan  kembali  arsip  yang  dibutuhkan. Akan  tetapi,  dibutuhkan  pula  peralatan  dan  perlengkapan  yang  memadai dalam  penyimpanan,  karena  keberhasilan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat keluar sangat dipengaruhi oleh peralatan dan perlengkapan arsip.

## Peralatan  dan  Perlengkapan  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  di MAN 2 Langkat
Fasilitas  dalam  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  merupakan salah  satu  faktor  yang  mempengaruhi  efektifitas  kegiatan  sekolah.  Peralatan dan  perlengkapan  sangat  berpengaruh  dalam  keberhasilan  tujuan  sekolah dalam  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar.  Fasilitas  surat  masuk  dan surat  keluar  harus  dalam  keadaan  baik  dari  segi  kualitas  dan  kuantitas  agar pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  berjalan  dengan  lancar.  Adapun peralatan  dan  perlengkapan  yang  digunakan  dalam  pengelolaan  surat  masuk dan surat keluar di Tata Usaha sebagai berikut : Filing Cabinet, Lemari Arsip dan Komputer (Martono, 1997) .
Page : 54 - 61
Penggunaan  peralatan  dan  perlengkapan  diatas  menurut  petugas  masih dirasa  kurang,  walaupun  jumlah  peralatan  dan  perlengkapan  masih  sangat terbatas  namun  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  berjalan  dengan sangat  baik.  Dengan  demikian  peralatan  dan  perlengkapan  masih  harus ditambah agar pengelolaan surat dapat ditangani dengan baik.
Faktor-faktor Penghambat Pengelolaan Surat di MAN 2 Langkat
a. Ruang Penyimpanan
Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan di MAN 2 Langkat diketahui  bahwa  ruang  penyimpanan  surat  masih  sangat  kurang.  Tidak  ada ruangan  arsip  untuk  penyimpanan  surat,  sehingga  terlihat  map-map  terlihat bertumpuk  di  atas  kardus  yang  menimbulkan  ruangan  terlihat  tidak  tertata rapi dan tidak enak dipandang.
1) Terbatasnya  peralatan  dan  perlengkapan  kerja,  sehingga mengakibatkan  volume  surat  semakin  bertambah  mengakibatkan kehabisan tempat untuk menampung surat.
2) Terbatasnya jumlah staff tata usaha dalam pengelolaan surat masuk dan  surat  keluar  sehingga  prosedur pengelolaan  surat  masih  belum optimal.

## Usaha-usaha  untuk  Mengatasi  Hambatan  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan Surat Keluar di MAN 2 Langkat
Suatu  sekolah  dalam  mencapai  tujuan  membutuhkan  upaya  dalam mengurangi  hambatan-hambatan  yang  terjadi  di  dalam  sekolah  tersebut. Usaha-usaha  dalam  mengurangi  resiko  atau  hambatan-hambatan  dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar di MAN 2 Langkat, antara lain :
a. Mengadakan  Pelatihan  khusus  kepada  staf  tata  usaha  tentang pengelolaan surat masuk dan keluar.
b. Menambah  fasilitas  dan  peralatan  kerja  serta  melakukan  perbaikan peralatan  secara  rutin.  Misalnya  penambahan  peralatan  seperti filing cabinet dan pergantian infus tinta pada printer.
Dengan demikian secara keseluruhan hasil penelitian ini terhadap hal-hal yang mempengaruhi kelancaran dalam pengelolaan surat masuk maupun surat keluar,  dari  hasil  penelitian  dapat  ditemukan  adanya  hal-  hal  yang  dapat mempengaruhi pelaksanaan pengelolaan surat, peralatan yang digunakan dari petugas pengelola surat yang menangani pengelolaan surat. Sedangkan hal-hal yang  menghambat  dalam  kegiatan  pengelolaan  surat  adalah  ruang penyimpanan,  terbatasnya  jumlah  personil,  kurangnya  tempat  penyimpanan dan kurangngya peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan surat.

## KESIMPULAN
Pengelolaan  surat  masuk  dan  keluar  di  MAN  2  Langkat  merupakan komponen  kritis  dalam  kelancaran  administrasi  sekolah.  Sistem  pengelolaan yang telah diterapkan berpusat di Tata Usaha dan mengikuti asas sentralisasi, meskipun  masih  menghadapi  beberapa  tantangan,  terutama  terkait penyimpanan  surat  dan  ketersediaan  peralatan.  Meskipun  ada  keterbatasan dalam  infrastruktur  dan  sumber  daya,  upaya  untuk  meningkatkan  kualitas pengelolaan  telah  dilakukan,  seperti  pelatihan  staf  dan  peningkatan  fasilitas. Keseluruhan  hasil  penelitian  menekankan  pentingnya  penerapan  sistem  yang efisien,  dukungan  infrastruktur  yang  memadai,  serta  komitmen  untuk  terus melakukan peningkatan dalam pengelolaan surat untuk mendukung efektivitas dan efisiensi administrasi MAN 2 Langkat.
Secara  khusus,  beberapa  faktor  yang  menjadi  hambatan  dalam pengelolaan  surat  mencakup  keterbatasan  ruang  penyimpanan,  kurangnya peralatan dan perlengkapan, serta jumlah staf tata usaha yang terbatas. Untuk mengatasi  hambatan-hambatan  ini,  langkah-langkah  strategis  telah direkomendasikan, seperti pelatihan staf, peningkatan fasilitas, dan perbaikan rutin pada peralatan. Dengan demikian, peningkatan dalam pengelolaan surat di  MAN  2  Langkat  tidak  hanya  memerlukan  perubahan  dalam  prosedur  dan infrastruktur,  tetapi  juga  membutuhkan  komitmen  dan  investasi  dalam pengembangan sumber daya manusia dan sumber daya fisik untuk mencapai efisiensi dan efektivitas yang optimal.

## DAFTAR PUSTAKA
Asriel, Armida Silvia, Armiati dan Leo Frista. (2016). Manajemen Kantor . Jakarta: Kencana. Basir, Barthos. (2009). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara. Basuki,  Sulistyo.  (2003). Manajemen  Arsip  Dinamis .  Jakarta  :  PT  Gramedia Pustaka Utama.
Endang,  Sri,  Sri  Mulyani,  Suyetty.  (2009). Modul  Melakukan  Prosedur Administrasi . Jakarta: Erlangga. Martono, Boedi. (1997). Arsip Korespondensi . Jakarta: CV Muliasari.
Nuraida,  Ida.  (2014). Manajemen  Administrasi  Perkantoran .  Yogyakarta:  PT Kanisius.
Silmi,  Sikka  Mutiara.  (2008). Panduan  Menulis  Surat  Lengkap .  Yogyakarta  : Absolut.
Sugiyono,  (2016). Metode  Penelitian  Kuantitatif,  Kualitatif,  dan  R&D. Bandung:
Alfabeta.
Copyright Holder : © Aisyah.  (2023). First Publication Right : © ALACRITY : Journal Of Education
This article is under:
Lisensi Creative Commons Atribusi 4.0 Internasional