Vol. 3 No. 1, Februari 2021, hlm. 13 – 23

## MANAJEMEN PROJEK TEKNOLOGI INFORMASI PENGEMBANGAN WEBSITE UMKM PMAM BALI
Gede Juliana Eka Putra 1* , I Kadek Setiawan 2 , I Wayan Angga Surya Lodinata 3
1 Informatika, STMIK Primakara
2,3 Sistem Informasi, STMIK Primakara
Email: gedejep@primakara.ac.id
Abstrak: Toko online berbasis Website adalah salah satu Teknologi Informasi yang merupakan platform strategi bisnis untuk memilih dan menjaga customer,  dapat mengoptimalkan nilai jangka Panjang ,dapat menyimpan filosofi customer dan budaya untuk mendukung efektifitas marketing, sales dan proses servis. Membangun toko online  yang  baik  harus  mengikuti  prosedur  proyek yang  benar  yaitu  didahului  dengan  pembuatan  proposal untuk menguraikan semua keperluan yang akan diimplementasikan pada pembuatan aplikasi dimaksud. Pada penulisan ini penulis meyusun proposal Toko Online berbasis Website pada Umkm PMAM Bali yang diuraikan secara rinci tentang Ruang lingkup platform yang akan dibangun (Scope), fungsi-fungsi yang akan dibuat yang digambarkan  dengan  Work  Breakdown  Structure  (WBS),  jadwal  pelaksanaan  (Schedule),  sumber  daya (Resources), rencana biaya (Cost), analisis risiko (Risk Analysis) dan bentuk perubahan manajemen (Change Management) bila aplikasi tersebut siap dioperasikan. Proposal ini diharapkan mampu memberikan masukan untuk membangun platform website tersebut dan akan diusulkan pada Umkm PMAM Bali untuk dapat dipakai danditerapkan.
Kata Kunci: Scope, WBS, Schedule, resources, cost, Risk Analysis dan Change Management.
Abstract: Website based online store is one of the Information Technology which is a business strategy platform for selecting and maintaining customers, can optimize long-term value, can store customer philosophy and culture to support the effectiveness of marketing, sales and service processes. Building a good online store must follow the correct project procedure, which is preceded by making a proposal to outline all the requirements that will be implemented in making the intended application. At this writing, the author prepared a website-based online shop proposal for Umkm PMAM Bali which described in detail the scope of the platform to be built (Scope), the functions to be made which are described by the Work Breakdown Structure (WBS), the implementation schedule (Schedule). Resources (Resources), cost plans (Cost), risk analysis (Risk Analysis) and forms of change management (Change Management) when the application is ready to operate. This proposal is expected to be able to provide input for building the website platform and will be proposed to Umkm PMAM Bali to be used and implemented.
Keywords: Scope, WBS, Schedule, resources, cost, Risk Analysis dan Change Management.

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  teknologi  informasi  saat ini  sudah  menjadi    urat    nadi    bisnis    setiap perusahaan,    yang    tidak  saja  hanya  sekedar pendukung  proses  bisnis  perusahaan  tetapi memegang    peranan    penting  dalam kelangsungan usaha. Peningkatan penggunaan internet
mengalamiperkembangan   pesat,   sebangian besar      menggunakan  pperangkat    desktop, mobile,    dan    juga    tablet.    Hal    yang  paling sering    diakses    oleh    Sebagian    besar masyarakat adalah website dan social media.
Menurut  definisi  dalam  buku  panduan PMBOK  (A      Guide      to      the      Project Management      Body      of  Knowledge)      pada Heryanto      (2015),      definisi      proyek  adalah
suatu  usaha  sementara  yang  dilaksanakan untuk menghasilkan  suatu  produk  atau  jasa yang    unik  [1].  Proyek    yang    dilaksanakan secara    temporer    tentu    perlu  diatur  dan dikendalikan dengan baik. Manajemen proyek juga    dapat    digunakan    untuk    mengetahui apakah  prjek yang  akan  dilaksanakan   layak untuk  dilakukan  apa tidak[2].
Tujuan    utama   dari   manajemen  proyek adalah  agar    proyek    dapat    dilaksanakan dengan  efisien,  tepat waktu,  dan  mencapai hasil  yang  diinginkan.  Sering terjadi    pada sebuah        proyek        yang        berlarut        pada pekerjaannya  sehingga  pada  akhirnya  harus mengalami  penjadwalan  ulang.  Oleh  karena itu,  peran  perencanaan  dalam  suatu  proyek sangat penting, segala  sesuatu harus dimulai
Vol. 3 No. 1, Februari 2021, hlm. 13 – 23
dari  rencana  dan  harus  disepakati  bersama antara  para  stakeholder  yang  terlibat  pada proyek.  Stakeholder  yang  dimaksud  didalam proyek  adalah  pemilik    proyek  (project owner), komite pengarah (steering committee),  pengguna  hasil  proyek  dan pelaksana  proyek[3].  Proses  manajemen proyek  dibagi  dalam  5  tahap  yaitu  inisiasi, perencanaan,   eksekusi,   pengawasan,   dan penutupan,  dimana    masing-masing    tahap memiliki    keterkaitan    satu  dengan  yang lain[4].
Manfaat  yang  dapat    diperoleh    dengan adanya manajemen proyek antara lain [5]:
a. Efsiensi  baik    dari    sisi    biaya,    sumber daya  maupun waktu.
b. Monitoring  dan  evaluasi  terhadap majuan    proyek  menjadi    lebih    baik sehingga    proyek    dapat    sesuai  dengan scope,  biaya,  sumber  daya  dan  waktu yang telah ditentukan.
c. Meningkatkan  kualitas  produk  yang dihasilkan.
d. Meningkatkan      produktivitas      dari masing-masing tim.
e. Dapat meminimalisir risiko yang mungkin terjadi.
f. Kondisi  intenal  tim  proyek  yang  lebih baik.
g. Meningkatkan      semangat,    tanggung jawab      serta  loyalitas    tim    terhadap proyek  dengan  memberikan penugasan yang jelas kepada masing-masing Dampak    penerapan    teknologi    sudah merambah kesemua  bidang  tidak  terkecuali untuk    usah    kecil    dan  menengah[6]. PMAMBali    merupakan    UMKM    atau clothingan      yang      bergerak    di      bidang fashion    berupa  pakaian,          dalam  hal  ini PMAM     Bali, ingin mengoptimalkan   kinerja Umkm  PMAM  Bali      dan  mempermudah memesan  dan  mempromosikan  penjualan. Saat  ini  sistem    penjualan    masih tergolonghanyamengandalkan aplikasi instragram  dll.  Berbagai  upaya    dilakukan oleh    owner    di    PMAM    Bali    untuk mempermudah dalam mempromosikan penjualan. Salah  satunya        adalah        dengan melakukan    promo atau mengadakan  suatu give    away    pada    Instagram.    Umkm  PMAM Bali membutuhkan   suatu   sistem   yang bisa menambah      promosi      penjualan      secara
digital      yang  nantinya  agar  owner  dapat dengan  mudah  mencatat  data  penjualandan stok  yang  tersedia.  Sistem  informasi  data penjualan     di     PMAM     Bali     diharapkan mampu  mempermudah      pencatatan  data penjualan   dan   stok barangtersedia.
Untuk   memberikan   solusi   diatas   maka pihak  manajemen  PMAM  Bali  seharusnya memiliki  informasi  yang  memuat    data penjualan  yang  mengenai  riwayat  penjualan dari  toko  tersebut,  informasi  produk-produk yang  pernah  digunakan  dan  riwayat  jumlah belanja  para  pelanggannya        hal        tersebut dapat        meningkatkan  pelayanan    yang diberikan.  Umkm  PMAM  Bali  kepada pelanggannyalebih profesional, dan proaktif.

## 1.2. Solusi Yang Ditawarkan
Solusi  yang  ditawarkan  dalam  penelitian ini  adalah      pengembanganwebsite      yang memudahkan  PMAM    Bali    untuk mempromosikan  produk  kepada pelanggan dalam  proses  pemesanan  sehingga  mampu meningkatkan pelayanan kepada customer.
1.3. Ruang Lingkup
Adapun        ruang        lingkup        dari penelitian    ini diantaranya:
1 Melakukan  penelitian      terhadap        data laporan penjualan produk.
2 Melakukan        analisi        terhadap operasional,  perencanaan  dan  data-data yang  berhubungan    dengan  penjualan produk.
3 Merancang websiteyang dapat mendukung  semua  operasional  dan penjualanproduk. 4 Mengimplementasikan  website  yang telah dibuat untuk menjawab permasalahan yang telah ditemukan.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Proyek Sistem Informasi sistem  adalah  kumpulan  dari  elemen- elemen  yang  berinteraksi  untuk  mencapai suatu  tujuan  tertentu.  Data  merupakan sebuah  fakta  yang  belum  memiliki  arti, sedangkan  menurut  Jogiyanto  (2005), informasi  adalah  data  yang  telah  diolah menjadi  bentuk  yang  lebih  berarti  dan berguna  bagi  penerimanya  untuk  dapat mengambil  keputusan  masa  kini  maupun masa  yang  akan  datang.  Ada  beberapa  tipe
Vol. 3 No. 1, Februari 2021, hlm. 13 – 23
sistem  informasi  yang  saat  ini  digunakan diantaranya  yaitu  yang  berbasis  desktop, berbasis website, dan berbasis mobile. Dalam mengembangkan sistem informasi dibutuhkan  manajemen  proyek  yang  baik.
Menurut  Nurhayati  (2010),  manajemen proyek adalah kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengorganisasian  sumber  daya  yang  dimiliki untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu yang telah ditentukan

## 2.2. Work Breakdown Structure (WBS)
Work  Breakdown  Structure  (WBS) merupakan  skema  yang  menggambarkan kegiatan-kegiatan  apa  saja  yang  harus dilaksanakan  untuk  menyelesaikan  sebuah proyek yang mana kegiatan-kegiatan tersebut
dibagi menjadi bagian-bagian fokus pengerjaan  proyek  yang  kecil  (hingga  level rinci). Pembagian dilakukan secara bertingkat.  Jumlah  tingkat  ditetapkan  sesuai dengan  kebutuhan  sehingga  kegiatan  pada level  terendah  merupakan  satuan  kerja  yang dapat  dikelola  dengan  baik  dan  dapat ditetapkan  berada  di  bawah  tanggung  jawab satu  individu  tertentu.  Penggunaan  Work Breakdown Structure (WBS) dapat membantu merencanakan,  mengidentifikasi  mengelola, dan mengendalikan proyek.

## 3. METODE
Metode  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini adalah Work  Breakdown  Structure (WBS) sebagai berikut:
Gambar 1. Work Breakdown Structure (WBS)

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1. Estimasi Waktu
Penentuan        estimasi        waktu pelaksanaan  kegiatan        didasarkan        pada
kegiatan    yang    telah ditentukan dalam work breakdown  structure  (WBS).  Dalam      setiap aktifitas   tersebut   di   urutka   dan ditentukan prodesesor      dan      suksesornya      sebagai kegiatan    pendahulu    dan    kegiatan
Vol. 3 No. 1, Februari 2021, hlm. 13 – 23
selanjutnya.    Pada  setiap  aktifitas    tersebut kemudian    ditentukan  periode    waktu    yang
diperlukan.  Estimamsi  masi  waktu  dapat dilihat pada table 1. Tabel 1. Estimasi waktu Proyek KODE AKTIVITAS PREDECESSOR SUCCESSOR PERIODE A Menetapkan tujuan - E 1 B Menentukan fitur spesifikasi - F,G 2 C Mempersiapkan konten - H 3 D Menentukan Sasaran - I 1 E Merencanakan page layout A J 2 F Merencanakan fasilitas website B J 3 G Merancang tampilan website B L 6 H Merencanakan struktur konten website C L 5 I Menentukan mock-up D K 4 J Membuat desain website E,F L 16 K Mengembangkan website I L 30 L Meluncurkan website J,G,H,K - 5

## 4.2. Diagram Network
Setelah    estimasi    waktu    proyek    sudah selesai  dikerjakan,    selanjutnya    membuat Diagram  Network,  untuk membuat diagram network ini berpedoman pada tabel  estimasi proyek    dengan    memperhatikan    task
sesudah    dan    sebelum,  artinya    sebuah kegiatan    dilakukan    sesudah    kegiatan    apa dan sebelum   kegiatan   apa.    Untuk   lebih lengkapnya      diagram  network  ini  dapat ditunjukkan pada gambar 2.
Gambar 2. Diagram Network
4.3. Jalur Kritis (Critical Path)
alur  kritis  adalah  rangkaian  kegiatan atau pekerjaankritis  yang  terdapat  pada  suatu proyek.    Dalam    penjadwalan    proyek    selain umur  proyek  jalur  kritis  merupakan  suatu
hal yang  perlu  diperhatikan  dan  dimonitor dengan  baik,      karena      jalur      kritis      akan berpengaruh  terhadap          terlambat          atau tidaknya          suatu  proyek[7].  Jalur  kritis (critical path) adalah jalur yang
Vol. 3 No. 1, Februari 2021, hlm. 13 – 23
menunjukkan      kegiatan      kritisdari  awal kegiatan  sampai  dengan akhir kegiatan  pada diagram  network.Untuk  menentukan  jalur kritis  dengan    melihat    total    dari  beberapa jalur    yang  dapat    ditarik    dari    diagram network. Dalam hal ini  yaitu  total  hari  yang terlama    adalah    40    hari  pada  jalurD-I-K-L. Asumsikan  semua  durasi  pengerjaan dalam hitungan hari:
a. Path  1  =A-E-J-LPanjang=1+2+16+5=  24 hari
b. Path  2  =B-F-J-Lpanjang=  2+3+  6+5=  16 hari c. Path 3 =B-G-Lpanjang= 2+6+5 =13 hari d. Path 4 =C-H-Lpanjang= 3+5+5 =13 hari e. Path  5  =D-I-K-Lpanjang=1+4+30+5=  40 hari 4.4. Schedule Usulan jadwal kegiatan dapat diterjemahkan  dari  daftar  jalur    kegiatan maupun    dari    diagram    network.  Jadwal kegiatan   diperlihatkan   pada   Critical   Path. Waktu      yang      dibutuhkan      pada      jadwal kegiatan      ini  selama  40  hari,  jadi  sesuai dengan waktu jalur kritis.
Gambar 3. Schedule
4.5. Alokasi Sumber Daya (Resources) Kebutuhan    sumberdaya    dalam penelitian  ini merujuk pada setiap aktifitas di WBS diuraikan pada Tabel 2 berikut ini: Tabel 2. Alokasi Sumber daya Manusia KODE AKTIVITAS HARI SDM SKILL A Menetapkan tujuan 1 2 SA B Menentukan fitur spesifikasi 2 2 SA C Mempersiapkan konten 3 1 PR D Menentukan Sasaran 1 2 SA E Merencanakan page layout 2 1 PR F Merencanakan fasilitas website 3 1 PR G Merancang tampilan website 6 1 PR H Merencanakan struktur konten website 5 1 PR I Menentukan mock-up 4 1 SA K Mengembangkan website 30 2 PR L Meluncurkan website 5 2 PR
Catatan: SA = System Analyst TK = Teknisi PR = Programmer TS = Tester
Berdasarkan        jadwal        pelaksanaan proyek  dimana    ada    beberapa  aktivitas terjadiparalelartinyadapatdikerjakanpada waktu    yang    bersamaan,    maka  jumlah kebutuhan   Sumber   daya   manusia menurut skillnya dapat disusun sesuai Tabel 3 berikut ini:
Tabel 3. Kebutuhan Sumber daya Manusia

## 4.6. Cost Biaya
Komponen biaya dituangkan dalam table biaya  untuk  mengetahui  keseluruahn  biaya yang diperlukan:
Tabel 4. Tabel Biaya
Tabel 5. Sebaran Biaya Sesuai waktu

## 4.7. Analisis Resiko
Risiko    adalah    suatu    kondisi    atau kejadian    (event)  yang  dapat  berdampak positif ataupun  negatif pada hasil dari  suatu kegiatan.  Risiko  berbeda  dengan  problem, dimana    risiko    masih    merupakan    potensi (belum    terjadi)  suatu  kerugian,  sementara problem  menunjukkan  sesuatu  yang      sudah terjadi   dan   dampak   kerugiannya   sudah dirasakan.          Manajemen          risiko merupakanproses  identifikasi,    analisa    dan antisipasirisiko    secara    proaktif  dengan tujuan    untuk    memaksimalkan    dampak positif (keuntungan)    dan    meminimalkan dampak    negatif (kerugian).

## 1. Identifikasi Ancaman
Ancaman  yang    mungkin    timbul    dan membawa dampak bagi Sistem meliputi :
1 Kegagalan jaringan Koneksi WIFI
2 Kesalahanmanusia
3 Error
4 Penggunaan untuk keperluankejahatan

## 2. Pernyataan Resiko
Pernyataan Risiko menggambarkan risiko yang dapat ditimbulkan     sebagai akibat dari kelemahan-kelemahan yang terdapat didalam sistem.  Adapun  pernyataan  risiko  untuk PMAM  Bali  Sistem  Informasi  website  ini diuraian pada Tabel  8  berikut ini:

## Tabel 6. Pernyataan Resiko

## 3. Analisis Kontrol
Melakukan        pendataan        kontrol keamanan  yang  diperlukan  untuk  menjadi sistem.  Analisis  dapat  menspesifikasikan apakah  kontrol  perlu  dilakukan  saat  ini atau
direncanakan  untuk  masa  mendatang,  untuk analisis    control    website    ini    dapat  dilihat pada Tabel 9 berikut ini:

## Tabel 1. Analisis Kontrol
4.8. Manajemen Perubahan Melakukan perubahan struktur
organisasi  sesuai  dengan      sistem      website yang      dibangun,      mulai      dari  struktur organisasi,   kebijakan   SDM   dan   kebijakan pengembangan    untuk    masa    yang    akan datang.Sesuai  dengan  bisnis  perusahaan, maka  untuk  itu  dibuat  sesuai  dengan kebutuhannya  dimana  sebagai  tim yang akan melaksanakannya    dikepalai  oleh  seorang manajer    yang  didukung  oleh  jajaran    yang berada dibawahnya adalah Bagian
Keuangan,    Marketing,    Adm.&    IT    dan Pelayanan, Sesuai gambar 4 berikut:
Gambar  4.  Struktur  Organisasi  PMAM  Bali yang diusulkan
Pengisian        posisi        dalam        struktur organisasi diutamakan   memanfaatkan  SDM yang    ada    dengan  memberikan  pendidikan dan  pelatihan,  mungkin  saja untuk mengisi kekosongan  untuk  posisi  khusus  seperti operator komputer dapat menerima pegawai baru  yang  memiliki  kemampuan  di  bidang komputer.
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam   membuat  perencanaan  proyek, Work  Breakdown      Structured      (WBS) merupakan langkahawalharusdibuat.PadaWBS    dimulai dari    fungsi-fungsi    yang    besar    kemudian dipecah    menjadi    fungsifungsi    yang  yang lebih  kecil.Dengan    menajemen proyek    yang baik    seperti jadwal    pelaksanaan (Schedule), sumber    daya    (Resources),    rencana    biaya (Cost),   analisis   risiko (Risk Analysis)   dan bentuk  perubahan    manajemen    (Change Management) maka pengerjaan  proyek  yang direncankan  dapat  berjalan dengan baik

## 6. DAFTAR REFERENSI
[1]. A Guide to the project management body of knowledge, vol. 34, no. 03. 1996.
[2]. R. Hidayat and D. Kurniadi, “Implementasi Manajemen  Proyek  Dalam  Pembuatan Program  Aplikasi  e-Library,”  Jurnal Wawasan  Ilmiah,  vol.  3,  no.  6.  pp.  7–15, 2010, [Online]. Available: https://www.researchgate.net/publicati on/313166812_Implementasi_Manajeme n_Proyek_Dalam_Pembuatan_Program_A plikasi_e-Library.
[3]. Heryanto,  Iman,  and  T.  Triwibowo, Manajemen  Proyek  Berbasis  Teknologi
Informasi  :  Mengelola  Proyek  Secara Sistematis Menggunakan Microsoft Project. Jakarta: Informatika, 2009.
[4]. A.  R.  Dhuha,  F.  Pradana,and  B. Priyambadha,  “Pengembangan  Sistem Aplikasi Manajemen Proyek Berbasis Web
(Studi  Kasus  :  PT  .  Swadaya  Graha),” Pengemb. Teknol. Inf. dan Ilmu Komput., vol. 1, no. 11, pp. 1367–1375, 2017.
[5]. N.  Nurhayati,  “Perencanaan  Manajemen Proyek  Jaringan  Komputer  Pada  Pt Lovalattes Indonesia,” J. Tek. Inform., vol. 9,  no.  1,  pp.  78–90,  2016,  doi: 10.15408/jti.v9i1.5581.
[6]. E.  Setiawan,  “Manajemen  proyek  Sistem Informasi  Penggajian  Berbasis  Web,”  J. Tek., vol. 17, no. 2, pp. 84–93, 2019, doi: 10.37031/jt.v17i2.50.
[7]. A. Abdurrasyid, L. Luqman, A. Haris, and I. Indrianto,  “Implementasi  Metode  PERT dan  CPM  pada  Sistem  Informasi Manajemen Proyek Pembangunan Kapal,” Khazanah  Inform.  J.  Ilmu  Komput.  dan Inform., vol. 5, no. 1, pp. 28–36, 2019, doi: 10.23917/khif.v5i1.7066.