Vol. 7 No. 2 (Oktober 2023)

## PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK ADMINISTRASI LAYANAN SURAT DI KELURAHAN BUMIAJI
Suci Cahya Amalia * , Yusuf Sulistyo Nugroho Program Studi Teknik Informatika, Universitas Muhammadiyah Surakarta, Indonesia Email: L200190008@student.ums.ac.id
DOI: https://doi.org/10.46880/jmika.Vol7No2.pp188-200

## ABSTRACT
One of the various types of written communication tools is a letter, which is divided into official letters and non- official  letters.  Official  letters  are  used  for  formal  purposes.  However,  the  process  of  letter  administration  in Kelurahan Bumiaji, Kabupaten Sragen is still done conventionally, where people who need a letter have to come to the Kelurahan office and queue, which makes the process ineffective. The letter archiving process carried out by the Kelurahan office is also poorly organized. To overcome this problem, in this study, an information system for letter service administration based on a website was created for the Kelurahan Bumiaji office. The method used to develop the system is the software development life cycle (SDLC), with a waterfall process model. The result of this research is the creation of an information system that can assist the community in obtaining the letters needed and assisting in mail services by the Kelurahan Bumiaji. In addition, this information system also displays information such as announcements from Kelurahan and assets owned by the Kelurahan to the public. Black box testing shows that the system can function as it should, and SUS testing obtained an average score of 77.4 and a grade scale B+.
Keyword: Information Systems, Mail Service, Village, Website.

## ABSTRAK
Salah satu dari berbagai jenis alat komunikasi tertulis adalah surat, yang dibedakan menjadi surat resmi dan surat non-resmi. Surat merupakan salah satu dari jenis alat komunikasi tertulis yang mempunyai berbagai jenis, diantaranya  adalah  surat  resmi  dan  surat  non-resmi.  Surat  resmi  adalah  surat  yang  dipergunakan  untuk kepentingan yang bersifat formal. Namun proses administrasi surat menyurat di Kelurahan Bumiaji, Kabupaten Sragen masih dilakukan secara konvensional, yaitu masyarakat yang membutuhkan surat harus datang ke kantor kelurahan lalu mengantri, sehingga membuat proses tidak efektif. Proses pengarsipan surat yang dilakukan oleh pihak kelurahan juga kurang terorganisir. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dalam penelitian ini dibuat sebuah sistem informasi administrasi pelayanan surat berbasis website bagi Kantor Kelurahan Bumiaji. Metode yang digunakan dalam perancangan ini adalah software development life cycle (SDLC), dengan model proses waterfall.  Hasil  penelitian  ini  adalah  terciptanya  sistem  informasi  yang  dapat  membantu  masyarakat  dalam mendapatkan surat yang dibutuhkan serta membantu pelayanan surat oleh pihak Kelurahan Bumiaji. Selain untuk keperluan administrasi pelayanan surat, sistem informasi ini juga menampilkan informasi seperti pengumuman dari  kelurahan  dan  aset  yang  dimiliki  oleh  kelurahan.  Black  box  testing  menunjukkan  bahwa  sistem  dapat berfungsi sebagaimana mestinya dan SUS testing diperoleh skor rata-rata sebesar 77,4 dan grade scale B+. Kata Kunci: Kelurahan, Pelayanan Surat, Sistem Informasi, Website.

## PENDAHULUAN
Seiring perkembangan zaman, sistem informasi berperan penting dalam menunjang sistem manajerial maupun  operasional  (Nugroho  &  Al  Irsyadi,  2012) serta  mendukung  aktivitas  baik  dalam  perusahaan maupun  instansi  pemerintahan.  Hal  ini  dikarenakan sistem  informasi  sebagai  perangkat  lunak  dapat membantu mengelola dan menganalisis data (Hunaifi, Hikmah, & Ary, 2020). Adanya sistem informasi dalam proses  bisnis  administrasi  di  instansi  akan
meningkatkan pelayanan. Pada instansi pemerintahan, seperti  kantor  kelurahan,  sistem  informasi  layanan administrasi  sangat  berguna  untuk  melayani masyarakat, misalnya sistem informasi layanan surat- menyurat yang selama ini masih banyak yang membuat surat secara manual.
Kelurahan sebagai instansi pemerintah terkecil dalam  memberikan  jasa  pelayanan  administrasi kependudukan (Ariyadi & Bahar, 2017), dituntut untuk selalu  memberikan  layanan  terbaik  bagi  masyarakat.
Vol. 7 No. 2 (Oktober 2023)
ISSN: 2620-4339 (media online)
Berdasarkan  asas  tugas  pembantuan,  pemerintahan desa/kelurahan melaksanakan sebagian tugas administrasi kependudukan guna mendukung pekerjaan  pemerintah  kabupaten/kota  (Wati  & Despahari,  2018). Pelayanan  yang  disediakan  oleh kelurahan  pun  bermacam  jenisnya  mulai  dari pencatatan  sipil  hingga  surat  menyurat.  Contohnya adalah  pembuatan  surat  yang  bisa  digunakan  untuk keperluan  masyarakat  maupun  untuk  keperluan instansi,  yang  bahkan  sifat  suratnya  adalah  segera. Surat yang digunakan untuk keperluan masyarakat pun banyak  macamnya  mulai  dari  surat  kelahiran,  surat kematian, surat kepindahan, dan lainnya. Surat seperti ini  biasanya  digunakan  sebagai  pengantar  ke  instansi yang lebih tinggi seperti kantor kecamatan.
Sebagai garda terdepan dalam urusan pelayanan publik, Kelurahan Bumiaji yang terletak di Kabupaten Sragen  juga  melayani  permintaan  pembuatan  surat. Namun,  administrasi  surat  yang  berada  di  Kelurahan Bumiaji  masih  dilakukan  secara  konvensional,  yaitu warga datang dan mengantri di kantor kelurahan untuk mendapatkan  surat  yang  dibutuhkannya.  Selain  itu, pengarsipan surat yang dilakukan oleh pihak kelurahan juga kurang terorganisir, sehingga arsip surat menjadi rawan  hilang  dan  membuat  petugas  kesulitan  dalam mencari  arsip  surat  (Suharti,  Akib,  Jamaluddin,  & Thukiman, 2020). Salah satu strategi untuk membantu menyelesaikan masalah ini adalah dengan memanfaatkan  teknologi  informasi  untuk  layanan publik, misalnya dengan menerapkan sistem informasi yang  dapat  digunakan  untuk  mengarsip  dan  menjaga data agar tidak mudah hilang (Muqorobin et al., 2022).
Studi  tentang  sistem  informasi  administrasi telah banyak dilakukan sebelumnya. Sebuah penelitian menjelaskan bahwa proses pengolahan data penduduk Kelurahan Keagungan, Jakarta Barat masih tersimpan pada  buku  kependudukan  penduduk  sehingga menyebabkan  kesulitan  dalam  proses  pencarian  data serta  dibutuhkannya  waktu  yang  lama  dalam  proses pengajuan  surat  oleh  masyarakat  (Setiani,  Junaedi, Sianipar,  &  Yasin,  2021).  Hasil  dalam  penelitian tersebut  menunjukkan  bahwa  penerapan  sistem informasi membuat proses pelayanan pembuatan surat pengantar  menjadi  lebih  akurat,  efektif,  dan  efisien. Hasil  yang  sama  juga  disampaiakan  pada  sistem pengarsipan di Kelurahan Balam Sempurna Kota (Br. Ginting,  Jamaluddin,  &  Siringoringo,  2021).  Pada penelitian lain dijelaskan bahwa proses pelayanan surat kependudukan  di  Desa  Pasarean,  Kabupaten  Bogor masih  dilakukan  secara  manual  yang  membuat pekerjaan  tidak  efisien  (Landesta,  Mutia,  &  Farabi, 2022). Hasilnya menunjukkan bahwa penerapan sistem
informasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan  kependudukan  terutama  dalam  hal pembuatan surat.
Pada  penelitian  lain  dijelaskan  bahwa  apabila ada  antrian  dalam  pelayanan  surat  di  Kelurahan Bakunase, Kota Kupang maka penduduk perlu mengisi formulir  secara  mandiri  tanpa  pendampingan  petugas kelurahan  sehingga  akan  berpotensi  mengalami kesalahan penulisan, tulisan yang susah dipahami, dan proses  pelayanan  publik  menjadi  lama  (Anggiawan, Pandie,  &  Boru,  2018).  Penerapan  sistem  informasi dapat  mempermudah  pekerjaan  petugas  dalam memberi  pelayanan  pembuatan  surat  kepada masyarakat.  Pada  penelitian  lain  dijelaskan  bahwa layanan administrasi dan surat menyurat di Kelurahan Mendawai,  Kabupaten  Kotawaringin  Barat  dilakukan dengan sistem konvensional dirasa kurang efektif dan efisien  (Syaebani,  Tyasmala,  Maulani,  Utami,  & Wahyuni, 2021). Implementasi sistem informasi dapat mempermudah  pengajuan  surat  oleh  warga  serta mempermudah  pihak  kelurahan  dalam  pengelolaan arsip surat secara sistematis. (Nurqolbiah, Malfiany, & Suherman,  2022)  menjelaskan  bahwa  prosedur pembuatan  surat  di  Kelurahan  Karangpawitan, Kabupaten  Karawang  yang  dilakukan  dengan  cara datang  secara  langsung  ke  kantor  kelurahan  dapat membuat  proses  pelayanan  menjadi  lama.  Namun dengan  memanfaatkan  sistem  informasi  dapat membantu  proses  pengajuan  surat  secara  online, membantu  pegawai  kelurahan  dalam  penanganan pelayanan surat menyurat, arsip surat tersimpan dengan baik, dan hemat biaya.
Permasalahan  yang  telah  dijelaskan  diatas melatarbelakangi  maksud  penelitian  ini,  yaitu  untuk mengembangkan sebuah sistem informasi administrasi surat  berbasis  website  yang  bisa  dimanfaatkan  oleh masyarakat umum dan pihak Kelurahan Bumiaji yang dilengkapi dengan adanya fitur tracking surat. Fitur ini berguna untuk mengetahui progress ajuan surat milik masyarakat yang sedang diproses oleh pihak kelurahan. Terciptanya  sistem  informasi  pelayanan  administrasi surat  menyurat  bagi  pegawai  dan  masyarakat Kelurahan Bumiaji merupakan temuan dari penelitian ini.  Sistem  informasi  ini  juga  dapat  menampilkan informasi umum kepada masyarakat secara luas, seperti pengumuman  dari  kelurahan,  aset  yang  dimiliki  oleh kelurahan,  rancangan  APBDes,  struktur  organisasi, pengaduan  terkait  Kelurahan  Bumiaji,  dan tracking surat yang bisa digunakan oleh masyarakat yang telah mengajukan permohonan pembuatan surat.
Vol. 7 No. 2 (Oktober 2023)
ISSN: 2620-4339 (media online)

## METODE PENELITIAN
Metode  yang  digunakan  dalam  membangun sistem informasi ini adalah software development life cycle (SDLC). Metode SDLC yang digunakan adalah dengan mengikuti model waterfall karena tahapannya terstruktur  dan  berurutan  mulai  tahap  komunikasi hingga  pengujian  sistem  yang  akan  mendukung pengembangan  sistem  informasi  ini. Waterfall dilakukan secara langkah demi langkah dimana tahap berikutnya  dapat  dilakukan  dengan  menunggu selesainya  tahap  sebelumnya  (Syukhri  &  Gusmayeni, 2021). Metode  ini  menempatkan  fokus  pada penyelesaian  fase  analisis,  desain,  dan  implementasi sehingga  sejumlah  komponen  dari  sistem  dapat dibangun  dengan  cepat  dan  dapat  diberikan  ke pengguna  untuk  evaluasi  dan feedback (Rahman, Oktavia, Fauziah, & Salamah, 2022).
Tahap-tahap dalam metode waterfall terdiri dari analisis  kebutuhan,  perancangan,  pengkodean  dan implementasi,  pengujian,  serta  pemeliharaan  (Royce, 1987) seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1 . Tahap Pengembangan Sistem Dengan Metode Waterfall

## Analisis Kebutuhan
Analisis  kebutuhan  dapat  diartikan  sebagai parsing dari  sistem  data  ke  komponen  dengan  tujuan mengenali  dan  mengetahui  masalah,  peluang,  dan hambatan  yang  terjadi  sehingga  kebutuhan  dan perbaikan  bisa  diusulkan  (Sarimole  et  al.,  2022). Berdasarkan  temuan  wawancara  dan  observasi  pihak terkait  dapat  disimpulkan  bahwa  permasalahan  yang terjadi  adalah  proses  pengajuan  surat  yang  masih lambat  dan  masih  dilakukan  secara  manual.  Maka dalam tahap analisis kebutuhan dapat disimpulkan apa saja  yang  dibutuhkan  untuk  membangun  sistem,  baik analisis  kebutuhan  secara  fungsional  maupun non - fungsional.

## Analisis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan  fungsional  ialah  spesifikasi  yang mencakup informasi dari sistem dan proses yang dapat
dilakukan oleh sistem. Hal ini terdiri dari dengan cara apa  sistem  harus  menanggapi  input  khusus  dan memberi umpan balik pada kondisi khusus (Nurkholis et  al.,  2022).  Kebutuhan  fungsional  untuk  sistem tercantum pada Tabel 1.
Tabel 1. Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem
Informasi Pelayanan Surat Admin Pegawai Masyarakat Mengelola data yang akan ditampilkan di halaman website seperti profil kelurahan, struktur organisasi, dan pengumuman Mengelola data penduduk, alokasi APBDes, dan aset Melihat profil kelurahan, struktur organisasi, pengumuman, alokasi APBDes, dan aset kelurahan Mengelola data aduan yang telah diisikan masyarakat Mengelola data surat permohonan masyarakat lalu memprosesnya Mengisi permohonan surat pada kelurahan, melacak, dan mengunduh Mengelola data pengguna yang berhak login baik dalam level admin maupun pegawai Mengelola laporan administrasi surat Mengisi aduan kepada pihak kelurahan
Surat yang dilayani dalam sistem informasi ini hanya  8  jenis  surat  yang  sering  diajukan  oleh masyarakat setempat yaitu surat keterangan kelahiran, surat  keterangan  kematian,  surat  keterangan jejaka/duda,  surat  keterangan  perawan/janda,  surat keterangan,  surat  keterangan  pindah  kelurahan,  surat keterangan  pindah  kecamatan,  dan  surat  keterangan pindah kabupaten.

## Analisis Kebutuhan Non-Fungsional
Detail  kebutuhan  sistem  didasarkan  dari kebutuhan  non-fungsional.  Analisis  kebutuhan non - fungsional  memberikan  panduan  cara  mengevaluasi perangkat keras, perangkat lunak, dan user (Nurkholis et al., 2022). Kebutuhan non-fungsional dalam sistem ini  adalah  sistem  dapat  diakses  dengan web  browser menggunakan laptop maupun PC ( personal computer ) yang  terhubung  ke  jaringan  internet,  dan  dapat mencetaknya dengan printer.

## Perancangan
Berdasar  hasil  dari  tahap  analisis  kebutuhan, tahap  ini  berperan  untuk  memberikan  gambaran  alur
Vol. 7 No. 2 (Oktober 2023)
sistem informasi yang dirancang secara visual dengan rancangan berupa desain input dan output .

## Perancangan Activity Diagram
Activity  diagram menjelaskan  setiap  aktivitas pengguna  (admin,  pegawai  dan  masyarakat)  dalam suatu sistem yang akan dibuat. Pada activity diagram admin  dan  pegawai  dilengkapi  dengan  fitur login dengan mempertimbangkan segi keamanan untuk data yang  ada  di  dalamnya. Activity  diagram dapat  dilihat pada Gambar 2 hingga Gambar 4.
Masyarakat/umum  memiliki  8  halaman,  yaitu halaman dashboard ,  halaman  struktur,  halaman pengumuman,  halaman  aset,  halaman  APBDes, halaman  surat,  halaman  pengaduan,  dan  halaman tracking surat. Aktivitas  yang  dilakukan  oleh masyarakat/umum dapat dijelaskan pada Gambar 2.
Gambar 2. Activity Diagram Masyarakat
Admin/administrator pada sistem ini memiliki 7 halaman. Pada halaman dashboard disajikan ringkasan hal yang bisa diolah di level admin, sedangkan halaman profil disajikan tabel data dimana admin diberi hak akses untuk  mengubahnya.  Pada  halaman  struktur,  halaman pengumuman,  dan  halaman user disajikan  tabel  data yang  admin  diberi  hak  akses  untuk  menambah, mengubah,  dan  menghapusnya.  Pada  halaman pengaduan, admin hanya bisa melihat aduan yang telah diinputkan  oleh  masyarakat  Kelurahan  Bumiaji. Halaman  pengaturan,  admin  diperkenankan  untuk
mengubah password miliknya.  Adapun  aktivitas  yang dilakukan oleh admin dapat dilihat pada Gambar 3.
Pengguna  dengan  peran  sebagai  pegawai/ karyawan  memiliki  akses  6  halaman.  Halaman dashboard disajikan ringkasan hal yang bisa diolah di level pegawai. Pada halaman penduduk, halaman aset, dan  halaman APBDes  disajikan  tabel  data  yang pegawai diberi hak akses untuk menambah, mengubah, dan menghapusnya, sedangkan halaman surat disajikan tabel data surat yang dimohonkan oleh masyarakat dan pegawai  juga  diberi  hak  akses  untuk  mengubah,  dan menghapusnya.  Pada  halaman  pengaturan,  pegawai diperkenankan  untuk  mengubah password miliknya. Aktivitas yang dapat dilakukan oleh pegawai/karyawan dapat dijelaskan pada Gambar 4.
Gambar 3. Activity Diagram Administrator
Gambar 4. Activity Diagram Karyawan

## Perancangan Interface
Pada  tahap  ini, wireframe dirancang  sebelum diimplementasikan  pada  halaman  sistem. Wireframe merupakan  salah  satu  bentuk  rancangan  dari user interface .
ISSN: 2620-4339 (media online)
Gambar 5. Rancangan Halaman Pengajuan Surat
Gambar 5 menjelaskan tentang halaman pilihan surat  berisi  8  jenis  surat  yang  berbeda  yang  dapat dipilih  oleh  warga  Kelurahan  Bumiaji  sesuai  dengan kebutuhannya.  Masyarakat  dapat  memilih  surat  yang dibutuhkannya  dengan  cara  meng-klik  pada text suratnya.
Gambar 6. Rancangan Halaman Blanko Surat
Gambar  6  menunjukkan wireframe halaman surat  yang  telah  dipilih  oleh  masyarakat.  Form  yang tampil  disesuaikan  dengan  pilihan  surat  yang dibutuhkan.  Tersedia 3 tombol yaitu, tombol kembali berguna  untuk  balik  ke  halam  pilihan  surat,  tombol reset berguna untuk mengosongkan blanko, dan tombol simpan  untuk  melanjutkan  agar  segera  diproses  oleh pegawai kelurahan.
Gambar 7. Rancangan Halaman Login
Rancangan wireframe halaman login berisi  2 input box yaitu username dan password, seperti yang dapat  dilihat  dalam Gambar  7.  Pegawai  dan  admin mengisikan username dan password mereka  lalu  klik tombol login untuk  mengakses  halaman  masing- masing actor .
Gambar 8. Rancangan Halaman Data Surat
Gambar  8  menjelaskan  tentang  halaman  data surat  keterangan  yang  berisi  daftar  surat  keterangan yang diajukan oleh masyarakat. Halaman ini hanya bisa diakses oleh level pegawai.
Gambar 9. Rancangan Halaman Data Pengaduan
Gambar  9  menjelaskan  tentang  halaman  data pengaduan yang berisi daftar aduan masyarakat terkait kelurahan. Halaman ini hanya bisa diakses oleh level admin.

## Coding dan Implementasi
Tahap ini merupakan penerapan hasil dari tahap perancangan  ke  dalam  bahasa  pemrograman  tertentu agar  dapat  dibaca  oleh  komputer  dan  dapat  berjalan sebagai  sistem  yang  berbasis website .  Pada  tahap  ini digunakan  bahasa  pemrograman  PHP  ( Hypertext Preprocessor )  dengan framework CodeIgniter 3, MySQL  ( My  Structured  Query  Language )  sebagai databasenya,  AdminLTE3  sebagai  desain  halaman admin  dan  pegawai,  CSS  ( Cascading  Style  Sheet ) menggunakan Bootstrap dan  aplikasi  Sublime  Text sebagai text editornya . PHP digunakan untuk aplikasi
Vol. 7 No. 2 (Oktober 2023)
berbasis website atau server-side (Dedi,  Iqbal,  & Fahroji,  2019)  karena  tidak  memerlukan driver connection tools khusus sehingga dalam menghubungkan dengan database cukup dengan script koneksi  (Muqorobin  &  Rais,  2022).  Kerangka pengembangan aplikasi PHP yang disebut CodeIgniter dibangun atas arsitektur yang terstruktur yang terbagi menjadi  MVC  ( models , views , controllers )  serta terdapat  alat  bantu  berupa helpers dan libraries , diperkenalkan pada tahun 2006 oleh Rick Ellis (Ellis, 2006).
Pengguna dapat mengakses dan mengolah data dalam database dengan menggunakan software sistem manajemen berbasis data SQL atau DBMS (Widenius, Axmark,  &  Arno,  2002)  atau  dapat  disimpulkan multithread , multi-user (Qadir  &  Adri,  2022). Framework CSS  yang  disebut bootstrap digunakan untuk  membentuk  tampilan  web  yang  dilengkapi dengan class dan komponen siap pakai.

## Pengujian
Setelah sistem selesai dibuat, tahap berikutnya adalah testing yaitu program diintegrasikan serta diuji selaku sistem yang lengkap untuk mengetahui tingkat fungsional  dari  sistem  dan  memastikan  sistem  telah memenuhi  persyaratan  pengguna  ( user  requirement ). Jika  terdapat  kesalahan  atau bug maka  akan  segera dilakukan  perbaikan  pada  sistem. Pada  penelitian  ini, metode Black  box  testing dan system  usability  scale (SUS) digunakan untuk pengujian sistem.
Black box testing digunakan untuk mengevaluasi  sistem  dari  luar  (Cabana,  Charrier,  & Louis,  2019)  yang  menekankan  pada  bagian fungsionalitasnya,  terutama  input  dan output nya (Muqorobin  et  al.,  2022)  tanpa  melihat  struktur  dan cara  kerjanya  (Permitasari  &  Sahara,  2018)  yang bertujuan  untuk  mendeteksi  apakah  sistem  yang dikembangkan  bisa  berfungsi  sebagaimana  mestinya (Rahayu, Sutedi, & Rahayu, 2022). Sedangkan System usability scale merupakan angket yang digunakan guna mengukur  atau  mengevaluasi  keseluruhan  sistem (Brooke,  1996)  dan  subyektif  dari  sudut  pandang pengguna  (Al  Hasri  &  Sudarmilah,  2021) untuk menguji  tingkat  kegunaannya  (Fadllullah,  Mulyadi, Rochniati, & Nabil, 2022).
System  usability  scale diterapkan  berdasarkan skala likert dengan  10  pertanyaan  dengan  rentang jawaban  1  merujuk  pada  uraian  sangat  tidak  setuju (STS),  2  merujuk  pada  uraian  tidak  setuju  (TS),  3 merujuk pada uraian netral (N), 4 merujuk pada uraian setuju (S), dan 5 merujuk pada uraian sangat setuju (SS) (Fadllullah  et  al.,  2022). Rata-rata  skor  SUS
merepresentasikan nilai penerimaan pengguna terhadap  sistem.  Untuk  menyimpulkan  bahwa  sistem dinyatakan  sebagai  “ Acceptable ”,  maka  skor  SUS minimal  70  (Brooke,  2013)  yang  dapat  ditafsirkan dalam gambaran Curved Grading Scale (CGS) (Lewis, 2018).

## Pemeliharaan
Langkah  terakhir  adalah  pemeliharaan  sistem. Hal yang perlu diperhatikan dalam fase pemeliharaan adalah  pengguna  harus  mampu  untuk  menjalankan sistem  dengan  baik  dan  benar.  Sehingga  tahap pemeliharaan bertujuan untuk memastikan jika masih ada kendala pada sistem (Putri & Harahap, 2022). Jika selama masa pemeliharaan ternyata ada kerusakan atau penambahan  fitur  lainnya  maka  akan  diperbaiki (Aisyiyah & Suhardi, 2022).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Sebuah  sistem  informasi  pelayanan  surat  pada Kelurahan  Bumiaji  yang  berbasis  website  merupakan hasil  dari  penelitian  ini  yang  bertujuan  memudahkan masyarakat untuk mengajukan surat dan memudahkan pihak  kelurahan  untuk  membantu  pelayanannya. Sistem  ini  mempunyai  3 actor yaitu  masyarakat, admin, dan pegawai Kelurahan Bumiaji.

## Halaman Utama
Gambar 10 menjelaskan tentang halaman utama website yang menyajikan tentang profil dan deskripsi kelurahan yang berfungsi untuk menyambut pengguna.
Gambar 10. Halaman Utama Website
Halaman  struktur  berfungsi  untuk  memberi informasi kepada pengguna terkait struktur organisasi yang  ada  di  Kelurahan  Bumiaji.  Struktur  organisasi yang disajikan berupa daftar pejabat kelurahan beserta jabatan, nama pejabat, dan NIP (nomor induk pegawai). Halaman  struktur  pada website ditunjukkan  oleh Gambar 11.
Vol. 7 No. 2 (Oktober 2023)
ISSN: 2620-4339 (media online)
Gambar 11. Halaman Struktur pada Website
Halaman pengumuman, yang ditunjukkan pada Gambar 12, berfungsi untuk memberi informasi kepada pengguna  terkait  pengumuman  seputar  Kelurahan Bumiaji.  Pengumuman  dapat  berupa  panduan pelayanan,  informasi  dari  kecamatan,  dan  lain sebagainya.
Gambar 12. Halaman Pengumuman pada Website
Halaman APBD pada website yang ditunjukkan oleh  Gambar  13,  berfungsi  untuk  memberi  informasi kepada  pengguna  terkait  penggunaan  dana  di Kelurahan  Bumiaji.  Pengguna  juga  dapat  melihat APBD  yang  telah  dilaksanakan  di  tahun-tahun sebelumnya.
Gambar 13. Halaman APBD pada Website
Halaman  aset  berfungsi  untuk  memberi informasi  kepada  pengguna  terkait  aset  yang  dimiliki oleh  Kelurahan  Bumiaji.  Informasi  yang  disajikan  di halaman  aset  seputar  jenis  barang  dan  gambarnya. Halaman  aset  pada website ditunjukkan  oleh  Gambar 14.
Gambar 14. Halaman Aset pada Website
Halaman  jenis  surat,  seperti  ditunjukkan Gambar 15, berfungsi untuk memfasilitasi masyarakat yang akan mengajukan permohonan surat kepada pihak Kelurahan Bumiaji berdasarkan jenis surat ajuannya.
Gambar 15. Halaman Pengajuan Surat pada Website
Halaman pengaduan berfungsi untuk membantu masyarakat  memberikan  masukan  dan  saran  yang membangun  kepada  pihak  Kelurahan  Bumiaji. Masyarakat hanya perlu mengisikan NIK (nomor induk kependudukan)  dan  isi  aduan.  Halaman input pengaduan pada website ditunjukkan oleh Gambar 16.
Gambar 16. Halaman input Pengaduan pada Website
Halaman tracking surat  berfungsi  untuk membantu masyarakat yang telah mengajukan suratnya secara online ,  apakah  suratnya  diproses  atau  tidak. Ketika surat telah selesai diproses oleh pihak kelurahan masyarakat juga dapat langsung mengunduh suratnya melalui  halaman  ini.  Halaman tracking surat  pada website ditunjukkan oleh Gambar 17.
Vol. 7 No. 2 (Oktober 2023)
ISSN: 2620-4339 (media online)
Gambar 17. Halaman Tracking Surat pada Website
Halaman login berfungsi  untuk  masuk  ke halaman  khusus  admin  atau  pegawai  Kelurahan Bumiaji.  Disediakan input  username dan password yang  nantinya  akan  dicocokkan  dengan database . Halaman login ditunjukkan oleh Gambar 18.
Gambar 18. Halaman Login
Halaman Admin Halaman dashboard admin  terdapat  ringkasan jumlah  dari  struktur  organisasi,  pengumuman, pengaduan, dan user yang terdaftar di sistem. Halaman dashboard admin  juga  terdapat  kalender.  Halaman dashboard admin ditunjukkan oleh Gambar 19.
Gambar 19. Halaman Dashboard Admin
Halaman profil berisi informasi umum seputar Kelurahan  Bumiaji  yang  akan  ditampilkan  pada halaman  utama.  Admin  dapat  mengedit  informasi terkait Kelurahan Bumiaji. Halaman profil ditunjukkan oleh Gambar 20.
Halaman  struktur  organisasi,  seperti  yang ditunjukkan pada Gambar 21, terdapat daftar pejabat di Kelurahan  Bumiaji.  Admin  dapat  menambah, mengedit, dan menghapus daftarnya.
Gambar 20. Halaman Profil
Gambar 21. Halaman Struktur
Informasi  yang  akan  disampaikan  kepada masyarakat  luas  terkait  dengan  Kelurahan  Bumiaji dapat dikelola di halaman pengumuman. Admin dapat menambah,  mengedit,  dan  menghapus  daftar pengumuman.  Halaman  pengumuman  ditunjukkan oleh Gambar 22.
Gambar 22. Halaman Pengumuman
Halaman  pengaduan  berisi  aduan  yang  telah diinputkan  masyarakat  terkait  Kelurahan  Bumiaji. Admin hanya diberi hak akses untuk melihatnya saja. Halaman pengaduan ditunjukkan oleh Gambar 23.
Vol. 7 No. 2 (Oktober 2023) ISSN: 2620-4339 (media online)
Gambar 23. Halaman Pengaduan
Halaman  kelola user berisi  daftar user yang dapat  login  ke  sistem  baik  sebagai  admin  ataupun pegawai.  Admin  dapat  menambah,  mengedit,  dan menghapus  daftar user yang  berhak  login  ke  sistem. Halaman kelola user ditunjukkan oleh Gambar 24.
Gambar 24. Halaman Kelola User
Halaman  pengaturan  admin  berfungsi  untuk mengubah password yang  dimiliki  oleh  admin  yang sedang login . Halaman pengaturan admin ditunjukkan oleh Gambar 25.
Gambar 25. Halaman Pengaturan Admin

## Halaman Pegawai
Halaman dashboard pegawai dapat ditunjukkan oleh Gambar 26, yang terdapat ringkasan jumlah dari penduduk,  aset.  Halaman dashboard pegawai  juga terdapat  informasi  sumber  pendapatan  desa,  dan belanja  dari  tahun  yang  sedang  berjalan.  Rekapan terkait  jumlah  surat  baik  berdasar  jenisnya  ataupun bulannya  juga  tersedia  di  halaman  ini  dalam  bentuk grafik yang bisa diatur rentang waktunya.
Gambar 26. Halaman Dashboard Pegawai
Halaman penduduk berisi data penduduk yang berada  di  Kelurahan  Bumiaji.  Pegawai  dapat menambah,  mengedit,  dan  menghapus  daftar penduduk.  Halaman  penduduk  ditunjukkan  oleh Gambar 27.
Gambar 27. Halaman Penduduk
Pada menu surat pegawai diberi hak akses untuk mengedit, mencetak surat, dan menghapus ajuan. Menu surat  dibagi  menjadi  8  submenu,  seperti  yang dijelaskan pada Tabel 2.
Tabel 2. Jenis surat Jenis Surat Deskripsi Surat Keterangan Kelahiran Nama bayi, nomor kartu keluarga, tanggal  ajuan  surat,  dan  status tercantum di halaman utamanya. Surat Keterangan Kematian Nama jenazah, NIK jenazah, NIK pelapor,  tanggal  ajuan  surat,  dan status  tercantum  di  halaman utamanya. Surat Keterangan Nama  pengaju,  NIK  pengaju, keperluan, tanggal ajuan surat, dan status  tercantum  di  halaman utamanya. Surat Keterangan Jejaka/Duda Nama  pengaju,  bin  pengaju,  NIK pengaju,  tanggal  ajuan  surat,  dan status  tercantum  di  halaman utamanya.
Vol. 7 No. 2 (Oktober 2023)
Surat
Keterangan
Perawan/Janda Nama pengaju, binti pengaju, NIK pengaju,  tanggal  ajuan  surat,  dan status  tercantum  di  halaman utamanya. Surat Keterangan Pindah Kelurahan Nama  pengaju,  NIK  pengaju, tanggal  ajuan  surat,  dan  status tercantum di halaman utamanya. Surat Keterangan Pindah Kecamatan Nama  pengaju,  NIK  pengaju, tanggal  ajuan  surat,  dan  status tercantum di halaman utamanya. Surat Keterangan Pindah Kabupaten Nama  pengaju,  NIK  pengaju, tanggal  ajuan  surat,  dan  status tercantum di halaman utamanya.
Halaman APBD berisi daftar anggaran APBD di Kelurahan  Bumiaji.  Pegawai  dapat  menambah, mengedit,  dan  menghapus  daftar  APBD.  Halaman APBD ditunjukkan oleh Gambar 28.
Gambar 28. Halaman APBD
Halaman  aset  berisi  daftar  aset  yang  dimiliki oleh  Kelurahan  Bumiaji.  Pegawai  dapat  menambah, mengedit,  dan  menghapus  daftar  aset.  Halaman  aset ditunjukkan oleh Gambar 29.
Gambar 29. Halaman Aset
Halaman  pengaturan  pegawai  berfungsi  untuk mengubah password yang dimiliki oleh pegawai yang sedang login . Halaman pengaturan pegawai ditunjukkan oleh Gambar 30.
Gambar 30. Halaman Pengaturan Pegawai

## Hasil Pengujian Sistem
Hasil Black box Testing Hasil black box testing untuk user umum dapat dilihat di Tabel 3, untuk admin di Tabel 4, dan untuk pegawai di Tabel 5.
Tabel 3. Black box testing untuk user No Pemeriksaan Kondisi 1 Tampilan landing  page /halaman profil kelurahan Sesuai 2 Tampilan menu struktur Sesuai 3 Tampilan menu pengumuman Sesuai 4 Tampilan dan mencari pada rentang waktu tertentu pada menu APBD Sesuai 5 Tampilan menu aset Sesuai 6 Tampilan dan menginputkan aduan pada menu pengaduan Sesuai 7 Tampilan  dan  pengajuan  pada menu surat Sesuai 8 Tampilan  dan tracking surat  pada menu tracking surat Sesuai 9 Login untuk admin dan pegawai Sesuai
Tabel 4. Black box testing untuk admin No Pemeriksaan Kondisi 1 Dashboard untuk admin Sesuai 2 Tampilan dan edit data profil Sesuai 3 Tampilan, tambah, edit, dan hapus data struktur Sesuai 4 Tampilan, tambah, edit, dan hapus data pengumuman Sesuai 5 Tampilan data aduan Sesuai 6 Tampilan, tambah, edit, dan hapus data pengguna Sesuai 7 Tampilan dan edit password Sesuai 8 Logout Sesuai
Tabel 5. Black box testing untuk pegawai No Pemeriksaan Kondisi 1 Dashboard untuk  pegawai,  serta mencari  dan  mencetak  rekap  surat dalam rentang waktu tertentu Sesuai 2 Tampilan, tambah, edit, dan hapus data penduduk Sesuai 3 Tampilan,  edit,  hapus,  dan  cetak data surat Sesuai 4 Tampilan, tambah, edit, dan hapus data APBD Sesuai 5 Tampilan, tambah, edit, dan hapus data aset Sesuai 6 Tampilan dan edit password Sesuai 7 Logout Sesuai
Berdasarkan  hasil  dari  Tabel  3,  Tabel  4,  dan Tabel 5 menunjukkan bahwa fungsionalitas fitur sudah berjalan seperti apa yang diharapkan.

## Hasil System Usability Scale (SUS)
Sebanyak  284  responden  dilibatkan  dalam pengujian ini, dengan rincian 278 orang dari warga dan 6 orang dari pegawai Kelurahan Bumiaji. Rumus untuk menghitung  skor  SUS  setiap  responden  dengan  cara nilai  skala  dikurangi  dengan  1  untuk  pertanyaan bernomor  ganjil,  dan  5  dikurangi  nilai  skala  untuk pertanyaan bernomor genap. Kemudian, rata-rata SUS dihitung  dengan  menjumlahkan  hasil  yang  didapat diproses  sebelumnya  dikali  dengan  2,5  lalu  dibagi dengan jumlah responden.
Gambar 31. Hasil SUS Dari Responden
Hasil pengujian SUS seperti yang dapat dilihat pada  Gambar  31,  diperoleh  nilai  rata-rata  sebesar 77,375 atau 77,4 sehingga sistem ini masuk ke dalam kualifikasi  “ Acceptable ”  dengan adjective “ GOOD ” dan grade scale B+.

## KESIMPULAN
Sebuah  sistem  informasi  pelayanan  surat berbasis website merupakan  hasil  dari  penelitian  ini yang  dapat  digunakan  oleh  masyarakat  untuk mengajukan  permohonan  surat  secara online dan membantu  pihak  Kelurahan  Bumiaji  dalam  hal pengarsipan berkas surat.
Pengujian sistem ini dilakukan dengan 2 tahap, yaitu  metode black  box  testing yang  menunjukkan bahwa sistem dapat berfungsi sesuai yang diinginkan, dan  metode system  usability  scale  testing yang didapatkan hasil rata-rata nilai pengujian sebesar 77,4. Nilai  ini  dapat  dikelompokkan  dalam  kategori “ Acceptable ” yang berarti sistem informasi administrasi  pelayanan  surat  berbasis website di Kelurahan  Bumiaji  dapat  diterima  oleh  warga  dan pegawai  Kelurahan  Bumiaji,  dan  dapat  dinyatakan dengan adjective “ GOOD ” dan grade scale B+.

## DAFTAR PUSTAKA
Aisyiyah, S. R. N., & Suhardi. (2022). Design Of Web-Based Letter Archiving Application At PT. Pegadaian Office Region I Medan. Journal Of Information System And Technology Research , 1 (1), 1–6. https://doi.org/10.55537/jistr.v1i1.52 Al Hasri, M. V., & Sudarmilah, E. (2021). Sistem
Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan Berbasis Website Kelurahan Banaran. Matrik: Jurnal Manajemen, Teknik Informatika, Dan Rekayasa Komputer , 20 (2), 249–260. https://doi.org/10.30812/matrik.v20i2.1056 Anggiawan, D. D., Pandie, E. S. Y., & Boru, M. (2018). Sistem Informasi Pelayanan Publik Kelurahan Bakunase Kota Kupang Untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan Berbasis Web. Jurnal Komputer Dan Informatika , 6 (2), 8–13. Ariyadi, M. B., & Bahar, B. (2017). Model Aplikasi Sistem Pelayanan Terpadu Pada Kantor Kelurahan. JUTISI: Jurnal Ilmiah Teknik
Informatika Dan Sistem Informasi , 5 (1), 895– 906.
Br. Ginting, I. M., Jamaluddin, J., & Siringoringo, R. (2021). Sistem Informasi Pengarsipan Pada Kantor Kelurahan Balam Sempurna Kota. TAMIKA: Jurnal Tugas Akhir Manajemen Informatika & Komputerisasi Akuntansi , 1 (2), 73–78. https://doi.org/10.46880/tamika.Vol1No2.pp73- 78
Brooke, J. (1996). SUS-A Quick And Dirty Usability Scale. In Usability Evaluation In Industry (pp. 4–7).
https://doi.org/https://doi.org/10.1201/97814987 10411 Brooke, J. (2013). SUS: A Retrospective. Journal Of Usability Studies , 8 (2), 29–40.
Cabana, A., Charrier, C., & Louis, A. (2019). Mono And Multi-Modal Biometric Systems Assessment By A Common Black Box Testing Framework. Future Generation Computer Systems , 101 , 293–303.
https://doi.org/https://doi.org/10.1016/j.future.20
19.04.053 Dedi, D., Iqbal, M., & Fahroji, W. (2019). Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis Web Di Kelurahan Sangiang Jaya. In Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIK) 2019 (pp.
306–313). Ellis, R. (2006). Code Igniter User Guide Version 1.5.0 .
Fadllullah, A., Mulyadi, Rochniati, & Nabil, F. M.
(2022). Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Surat Menyurat Berbasis Framework Codeigniter Untuk KPH-KTT. JATISI (Jurnal Teknik Informatika Dan Sistem Informasi) , 9 (2), 1121–1136. https://doi.org/https://doi.org/10.35957/jatisi.v9i 2.1939
Hunaifi, N., Hikmah, A. B., & Ary, M. (2020). Online Information System For Archiving Documents And Letters Requests At The Sub-District Level. In In Proceedings Of The 7th Mathematics, Science, And Computer Science Education International Seminar . Bandung. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.4108/eai.12- 10-2019.2296543 Landesta, A., Mutia, I., & Farabi, M. N. El. (2022). Sistem Informasi Pengolahan Data Penduduk Dan Surat Kependudukan Pada Desa Pasarean. In SEMNAS RISTEK (Seminar Nasional Riset dan Inovasi Teknologi) (Vol. 6, pp. 313–318). https://doi.org/https://doi.org/10.30998/semnasri stek.v6i1.5693
Lewis, J. R. (2018). Measuring Perceived Usability: The CSUQ, SUS, And UMUX. International Journal Of Human–Computer Interaction ,
34 (12), 1148–1156. https://doi.org/https://doi.org/10.1080/10447318 .2017.1418805
Muqorobin, M., & Rais, N. A. R. (2022). Comparison Of PHP Programming Language With Codeigniter Framework In Project CRUD. International Journal Of Computer And Information System (IJCIS) , 3 (3), 94–98. https://doi.org/https://doi.org/10.29040/ijcis.v3i3 .77 Muqorobin, Muslihah, I., Rokhmah, S., Rais, N. A. R., Pardanawati, S. L., & Samanto, H. (2022). Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Kelurahan Gawan Tanon Kabupaten Sragen Berbasis Web. BUDIMAS: Jurnal Pengabdian Masyarakat , 4 (1), 1–10. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.29040/budim as.v4i1.4385 Nugroho, Y. S., & Al Irsyadi, F. Y. (2012). Analisis Hambatan Implementasi e-Government Di
Wilayah Kecamatan Tingkir, Salatiga. In Prosiding SNST Fakultas Teknik (Vol. 1). Nurkholis, A., Jupriyadi, J., Budiman, A., Pasha, D., Ahdan, S., Andika, R., & Amalia, Z. (2022). Digitalisasi Pelayanan Administrasi Surat Pada Desa Bandarsari. Journal Of Social Sciences And Technology For Community Service (JSSTCS) , 3 (1), 21–28.
https://doi.org/https://doi.org/10.33365/jsstcs.v3i 1.1493
Nurqolbiah, Malfiany, R., & Suherman, Y. (2022). Sistem Informasi Pelayanan Permohonan Surat Keterangan Usaha Pada Kelurahan Karangpawitan. Dirgamaya: Jurnal Manajemen Dan Sistem Informasi , 2 (2), 40–47. Permitasari, R. I., & Sahara, R. (2018). Implementation Of Web–Based Bike Renting Application “Bike–Sharing.” International Journal Computer Science And Mobile Computing , 7 (12), 6–13.
Putri, S. D. C., & Harahap, M. K. (2022). Digital Archiving Application In And Out Letter. Jurnal Mantik , 6 (2), 2360–2368.
Qadir, S. A., & Adri, M. (2022). Rancang Bangun Sistem Pelayanan Kantor Wali Nagari Talang Berbasis Web. ALGORITMA: Jurnal Ilmu Komputer Dan Informatika , 6 (1), 23–34. Rahayu, R. E. G., Sutedi, A., & Rahayu, V. A. (2022).
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Online Desa Menggunakan Metode Rational Unified Procces Berbasis Web. Jurnal Algoritma , 19 (1), 230–237.
https://doi.org/https://doi.org/10.33364/algoritm
a/v.19-1.1052
Rahman, A., Oktavia, F. P., Fauziah, S., & Salamah, U. (2022). Sistem Informasi Administrasi Pengajuan Surat Pengantar Pada Kelurahan Meruya Utara. Jurnal Ilmiah Fifo , 14 (1), 81–91. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.22441/fifo.20 22.v14i1.008
Royce, W. W. (1987). Managing The Development Of Large Software Systems: Concepts And Techniques. In In Proceedings Of The 9th International Conference On Software Engineering (pp. 328–338).
Sarimole, F. M., Surapati, U., Purwandono, E., Karim, L., Diadi, R. R., Syaeful, A., & Wibawa, A. P.
(2022). Perancangan Sistem Informasi Warga Di Rw 01 Kelurahan Kebon Bawang Berbasis Web. J-SAKTI (Jurnal Sains Komputer Dan Informatika) , 6 (1), 561–574.
Setiani, P., Junaedi, I., Sianipar, A. Z., & Yasin, V. (2021). Perancangan Sistem Informasi
Pelayanan Penduduk Berbasis Website Di Rw 010 Kelurahan Keagungan Kecamatan Tamansari-Jakarta Barat. Jurnal Manajemen Informatika Jayakarta , 1 (1), 20–35. https://doi.org/https://doi.org/10.52362/jmijayak arta.v1i1.414
Suharti, S., Akib, H., Jamaluddin, J., & Thukiman, K.
Vol. 7 No. 2 (Oktober 2023)
(2020). Analysis Of Archive Management In Secondary School: A Case Study In Indonesia. International Journal Of Educational Administration, Management, And Leadership , 1–6. https://doi.org/https://doi.org/10.51629/ijeamal.v 1i1.2 Syaebani, A., Tyasmala, D. V., Maulani, R., Utami, E. D., & Wahyuni, S. N. (2021). Pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat (Sira) Berbasis Website Dengan Menggunakan Framework Codeigniter: Studi Kasus: Kelurahan Mendawai. Journal Of Information System Management (JOISM) , 3 (1), 32–38. https://doi.org/https://doi.org/10.24076/joism.20 21v3i2.446 Syukhri, & Gusmayeni, P. (2021). Design Of Web- Based Archive Management Information System. Jurnal Teknologi Informasi Dan Pendidikan , 14 (2), 92–98. https://doi.org/https://doi.org/10.24036/tip.v14i2 .429
Wati, M., & Despahari, E. (2018). Sistem Informasi
Pelayanan Administrasi Kependudukan Dan Catatan Sipil Kelurahan Di Kecamatan Marangkayu Kutai Kertanegara. Jurnal Rekayasa Teknologi Informasi (JURTI) , 2 (1), 47–54. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.30872/jurti.v 2i1.1379 Widenius, M., Axmark, D., & Arno, K. (2002). MySQL Reference Manual: Documentation From The Source .