ANALISIS SISTEM PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT PURI HUSADA
Andrias Feri Sumadi 1 , Hendra Rohman 2 , Ibnu Mardiyoko 3 , Erina Septin Prihaningtyas 4 1234 Politeknik Kesehatan Bhakti Setya Indonesia Email: hendrarohman@mail.ugm.ac.id

## ABSTRAK
Pelaksanaan  berkas  rekam  medis  menyusut  di  RS  Puri  Husada  Sleman  Yogyakarta  belum dilakukan secara rutin. Kendala dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis, karena terbatasnya jumlah petugas rekam medis dan pekerjaan yang menumpuk sehingga penyusutan tidak  dapat  dilakukan  penyusutan.  Tujuan,  untuk  mengetahui  alur  pelaksanaan  penyusutan berkas  rekam  medis,  untuk  mengidentifikasi  permasalahan  dalam  pelaksanaan  penyusutan berkas  rekam  medis,  untuk  mengetahui  penyelesaian  permasalahan  mengenai  pelaksanaan penyusutan.  Jenis  penelitian  ini  bersifat  deskriptif.  Subjeknya  adalah  tiga  petugas  rekam medis, dua sebagai responden dan satu sebagai triangulasi sumber. Teknik pengumpulan data dengan  melakukan  observasi,  wawancara  dan  studi  dokumentasi.  Hasilnya,  di  RS  Puri Husada, Sleman Yogyakarta, sudah memiliki SPO terkait penyusutan berkas rekam  medis, dalam  SPO  dijelaskan  penyusutan  berkas  rekam  medis  dilakukan  setiap  lima  tahun  sekali. Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis belum disosialisasikan dengan baik, tidak ada petugas penyusutan khusus atau petugas pengarsipan, karena waktu luang staf terbatas pada penyusutan sehingga masih mengalami keterlambatan penyusutan. Tidak adanya ruang dan tempat khusus untuk menyimpan file rekam medis juga menjadi kendala dalam pelaksanaan penyusutan.  Kesimpulannya,  pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  sudah  sesuai dengan  SOP  terkait  penyusutan  berkas  rekam  medis,  namun  waktu  pelaksanaannya  tidak sesuai dengan SOP. Tidak ada ruang dan rak khusus untuk menyimpan file rekam medis yang tidak aktif.
Kata  Kunci: Analisis kuantitatif, penyusutan file, retensi.

## ABSTRACT
The  implementation  of  shrinking  medical  record  files  at  Puri  Husada  Hospital  Sleman Yogyakarta  has  not  been  carried  out  routinely.  Constraints  in  the  implementation  of  the shrinkage of medical record files, due to the limited number of medical record officers and the work that is piling up so that the depreciation cannot be carried out. Objectives, to know the flow  of  the  implementation  of  shrinkage  of  medical  record  files,  to  identify  problems  in  the implementation  of  shrinkage  of  medical  record  files,  to  know  the  resolution  of  problems regarding the implementation of depreciation. This type of research is descriptive. The subjects were three medical record officers, two as respondents and one as source triangulation. Data collection techniques by conducting observations, interviews and documentation studies. The results,  at  Puri  Husada  Hospital,  Sleman  Yogyakarta,  already  have  an  SPO  regarding shrinkage of medical record files, in the SPO it is explained that the shrinkage of medical record files is carried out every five years. The implementation of shrinkage of medical record files has not been properly socialized, there is no special depreciation officer or filing officer, because the staff's free time is limited to shrink so that they are still experiencing delays in shrinking. The absence of a special space and place for storing medical record files is also an obstacle in

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)

## Volume 1 No 1, Juni 2019
the implementation of depreciation. In conclusion, the implementation of shrinkage of medical record files is in accordance with the SOP regarding the shrinkage of medical record files, but the  implementation  time  is  not  in  accordance  with  the  SOP.  There  is  no  special  space  and shelves to store inactive medical record files.
Keywords: Quantitative analysis, file shrinkage, retention.

## PENDAHULUAN
Menurut Permenkes RI No 269/Menkes/Per/III/2008  tentang rekam medis pada pasal 1, rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan pelayanan lain  yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun  dokter  dan  tenaga  kesehatan  lainnya,  apabila  di  kemudian  hari terjadi suatu  hal  yang  tidak  diinginkan  menyangkut  rekam  medis  itu  sendiri.  Rekam  medis harus disimpan sesuai dengan peraturan yang ada. Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib  disimpan  sekurang-kurangnya  untuk  jangka waktu  lima  tahun  terhitung  dari  tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu lima tahun, rekam medis dapat dimusnahkan,  kecuali  lembar  ringkasan  pulang  dan  lembar  persetujuan  tindakan  medik. Berkas  rekam  medis  dikatakan  aktif  ketika  tanggal  pulang  atau tanggal  kunjungan  terakhir masih dalam jangka waktu tiga sampai lima tahun dari tanggal sekarang. Berkas rekam medis dikatakan  inaktif  ketika  rekam  medis  tersebut  jarang  diambil  dan  disimpan  kembali.  Oleh karena itu,  file-file  rekam  medis  inaktif  disimpan  di  tempat  yang  jarang  diakses  dari  pada rekam medis yang masih aktif (Skurka, (2003) dalam Yoki, (2016)).
Rekam Medis yang dinyatakan inaktif tetap disimpan karena informasi yang terdapat di dalamnya masih diperlukan untuk pendidikan, penelitian dan berobat kembali pasien. Apabila rekam  medis  inaktif  sudah  disimpan  dalam  jangka  waktu  tertentu  sesuai  dengan  ketentuan yang  ada  tidak  digunakan  lagi  maka  rekam  medis  tersebut  dapat  dimusnahkan.  Penyusutan adalah proses  kegiatan  memilih  dokumen rekam  medis  untuk  memisahkan dokumen rekam medis aktif dan dokumen rekam medis inaktif sesuai dengan jangka waktu penyimpanannya. Dalam melaksanakan retensi petugas bisa melihat jadwal retensi arsip sebagai pedoman untuk menentukan jangka waktu penyimpanan dokumen rekam medis, dokumen rekam medis tidak selamanya  akan  disimpan,  dokumen  rekam  medis  akan  dilakukan  penyusutan  sekurang- kurangnya  lima  tahun  dilihat  dari  tanggal  terakhir  pasien  datang  berobat.  Pelaksanaan penyusutan  bisa  dilakukan  setiap  hari  atau  dalam  periode  bulanan  maupun  tahunan (Permenkes  RI  No  269/Menkes/Per/III/2008).  Hal  ini  bertujuan  untuk  mengurangi  jumlah dokumen  rekam  medis  yang  ada,  untuk  menghindari  terjadinya  penumpukan dokumen rekam  medis  dengan  bertambahnya  dokumen  setiap harinya  maka  perlu  adanya  penyusutan dokumen rekam medis.
Dalam  hal  ini  jika  tidak  dilakukannya  penyusutan  untuk  dokumen  rekam  medis  aktif dapat  menimbulkan  permasalahan,  permasalahan  yang  sering  terjadi  adalah  berkurangnya kapasitas rak penyimpanan untuk DRM aktif, dan semakin sempitnya ruangan penyimpanan arsip rekam medis ( filing ). Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan melalui wawancara dengan  salah  satu  petugas  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Puri  Husada  Sleman Yogyakarta ditemukan permasalahan mengenai penyusutan berkas rekam medis. Pelaksanaan penyusutan berkas  rekam  medis  yang  ada  di  Rumah  Sakit  Puri  Husada  belum  terlaksana  secara  rutin, menyebabkan  petugas  rekam  medis  dalam  pengambilan  dan  pengembalian  berkas  rekam medis  pada  rak filing mengalami  kesulitan.  Waktu  dalam  pelaksanaan  penyusutan menjadi

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)

## Volume 1 No 1, Juni 2019
kendala dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis, terbatasnya petugas rekam medis dan  pekerjaan  yang  semakin  menumpuk  sehingga  merasa  kewalahan  untuk  melaksanakan penyusutan.  Rak  yang  terlalu  padat  dapat  mempersulit  dan  memperlambat  proses penyimpanan dan pencarian kembali berkas rekam medis, sehingga bisa menyebabkan misfile dan penduplikasian berkas rekam medis. Untuk mengurangi kepadatan berkas rekam medis di dalam rak penyimpanan perlu dilakukan penyusutan kembali berkas rekam medis.

## METODE
Penelitian  deskriptif  ini dilaksanakan di Rumah  Sakit  Puri Husada  yang beralamat  di Jalan  Palagan  Tentara  Pelajar  No.  67  Km.  11,  Renjodani,  Sariharjo,  Ngaglik, Sleman, Yogyakarta.  Waktu  penelitian dilaksanakan pada  bulan Mei-Juni 2019.  Subjek yang adalah petugas  rekam  medis  yang  melakukan  penyusutan.  Peneliti  memilih  petugas  rekam  medis yang melakukan penyusutan, karena merupakan orang yang mengerti  dan  memahami  tentang objek  yang  diteliti  serta  orang  yang bertugas langsung mengurus berkas rekam medis. Objek di penelitian ini adalah berkas rekam medis inaktif. Populasi objek adalah jumlah berkas rekam medis inaktif yang telah disusutkan pada tahun 2018 dan 2019 yaitu sebanyak 600 berkas rekam medis. Sampel yaitu 86 berkas. Pengambilan data dilakukan dengan observasi, wawancara dan studi dokumentasi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Adanya  alur  penyusutan  berkas  rekam  medis  sangat  membantu  dalam  melakukan penyusutan  berkas  rekam  medis.  Alur  penyusutan  berkas  rekam  medis  dapat  dibuat  dalam bentuk  Standar  Prosedur  Operasional  (SPO)  yang  merupakan  suatu  standar  atau  pedoman tertulis  yang  digunakan  untuk  mendorong  dan  menggerakkan  suatu  kelompok  agar  dapat mengetahui dan menjelaskan kerja sesuai ketentuan yang telah disiapkan.
Di  rumah  sakit  sudah  pernah  melakukan  penyusutan  pada  tahun  2012.  Pelaksanaan penyusutan seharusnya dilakukan kembali pada tahun 2017 sesuai dengan panduan yang ada di SPO  bahwa  waktu  penyusutan  dilakukan  setiap  lima  tahun sekali  akan  tetapi  pelaksanaan tersebut  belum  dilakukan.  Pelaksanaan  kembali  dilakukan  di  tahun  2018  dan  2019. Pelaksanaan tersebut petugas berhasil menyusutkan 600 berkas rekam medis.
Rumah  sakit sudah pernah melakukan penyusutan berkas rekam medis di tahun 2018 karena  berkaitan  dengan  akreditasi  rumah  sakit,  kemudian  karena  belum  selesai  maka dilanjutkan di awal tahun 2019.
Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis yang pertama dilakukan adalah memilih berkas rekam medis yang terakhir kunjungannya sudah lima tahun. Kemudian berkas rekam medis tersebut dikeluarkan dari rak penyimpanan rekam medis aktif. Petugas membuat daftar pertelaan  yang  dimuat  dalam microsoft  excel yang  berisi  No,  No  RM,  nama,  TTL,  alamat, diagnosis,  kunjungan  terakhir.  Berkas  dimasukkan  ke  dalam  kardus  atau  ke  dalam  kantng kresek ( trash bag) lalu diletakkan di dalam gudang. Alur ada di SPO. Panduan penyusutan ada di SPO.
Di rumah sakit belum terdapat ruang dan rak khusus untuk penyimpanan berkas rekam medis inaktif, jadi untuk penyimpanan berkas rekam medis inaktif saat ini masih disimpan di gudang campur dengan barang-barang lainnya. Berkas rekam medis diletakkan dalam kardus dan kantung  kresek ( trash bag ). Di samping gudang terdapat  rumah warga, gudang tersebut tidak ada pintunya jadi siapapun bisa masuk ke dalam gudang tersebut.
Pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  di  rumah  sakit  dilakukan  oleh  petugas rekam  medis  bagian  pelayanan  dan  pendaftaran,  tidak  terdapat  petugas  khusus  penyusutan. Hal  ini  disebabkan  karena  kurangnya  tenaga  rekam  medis,  sehingga  perlu  adanya  petugas penyusutan  agar  meringankan  beban  kerja  petugas  karena  apabila  tidak  ada  petugas filing sekaligus petugas penyusutan maka akan terjadi penumpukan pekerjaan.

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/index

## Volume 1 No 1, Juni 2019
Penghambat  dalam  pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  yaitu  sumber  daya manusia ( man ). Dalam penyusutan berkas rekam medis, sumber daya manusia menjadi salah satu kendala dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis yang harus dihadapi, karena terbatasnya petugas  rekam medis  dan pekerjaan  yang semakin menumpuk  sehingga merasa kewalahan untuk melaksanakan penyusutan. Hal ini dikarenakan dengan seiring bertambahnya pasien  sehingga  mengakibatkan  bertambahnya  berkas  rekam  medis,  sedangkan  petugas pendaftaran/petugas  pelayanan  masih  ada  pekerjaan  yang  lain, akibatnya  beban  pekerjaan petugas pendaftaran/petugas pelayanan juga bertambah.
Material juga  termasuk  salah  satu  yang  menjadi  masalah  dalam  pelaksanaan penyusutan karena tidak ada tempat khusus untuk penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Berkas  rekam  medis  yang  sudah  inaktif  di  taruh  di  kardus  dan  kantong  kresek  ( trash  bag ) kemudian disimpan dalam gudang. Perlu diketahui bahwa gudang untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif bercampur dengan  barang-barang yang lain, gudang  tersebut berada di belakang rumah sakit dan bersebelahan dengan rumah warga. Gudang tersebut tidak terdapat pintu jadi siapa saja bisa masuk ke gudang tersebut.
Metode  yang  digunakan  untuk  pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  yaitu berdasarkan  Standar  Prosedur  Operasional  (SPO).  Dalam  melakukan  penyusutan  Rumah Sakit Puri Husada Sleman Yogyakarta menggunakan SPO penyusutan berkas rekam medis. Untuk proses melakukan penyusutan sudah sesuai dengan SPO, namun dalam pelaksanaannya belum  secara  rutin  dilakukan  penyusutan  berkas  rekam  medis  sehingga  mengakibatkan kepadatan rak (tempat) penyimpanan berkas rekam medis. SDM yang kurang dan tidak ada tempat yang layak untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif serta prosesnya sudah sesuai SPO.  Kurangnya  petugas  rekam  medis  dan  tidak  adanya  tempat  khusus  untuk  menyimpan berkas rekam medis. Proses penyusutan sudah sesuai dengan SPO.
Permasalahan  dalam  pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  yang  dilakukan tidak  secara  rutin,  maka  upaya  yang  dapat  dilakukan  untuk  menyelesaikan  permasalahan tersebut yaitu permasalahan mengenai manusia yaitu terbatasnya pegawai rekam medis untuk melaksanakan penyusutan. Upaya yang  dapat  dilakukan  untuk  mengatasi  kendala  tersebut adalah perlu  pergantian shift antar  pegawai  rekam  medis  lain  sehingga kegiatan penyusutan berkas rekam medis bisa tetap terlaksana. Permasalahan mengenai materi yaitu keterbatasan ruang  penyimpanan,  karena  berkas  rekam  medis  yang  telah  dilakukan  penyusutan  hanya dimasukkan ke dalam kardus dan kantung kresek ( trash bag ) dan disimpan di gudang rumah sakit.  Upaya  untuk  mengatasi  kendala  tersebut  dengan  mengajukan  penambahan  ruangan penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Permasalahan mengenai metode yaitu terbatasnya waktu  untuk  melaksanakan  penyusutan  berkas  rekam  medis  dan  pekerjaan  yang  semakin menumpuk.  Selain  itu  mengingat  pekerjaan  petugas  yang  banyak,  sehingga  pelaksanaan penyusutan belum terlaksana dengan baik. Sehingga menyebabkan banyak berkas rekam medis inaktif yang masih menumpuk di rak penyimpanan aktif.
Upaya dari kendala tersebut petugas rekam medis perlu merutinkan dalam pelaksanaan penyusutan, agar kegiatan penyusutan tetap terlaksana dan tidak terjadi penumpukan berkas rekam  medis  inaktif  di  rak  penyimpanan  aktif.  Menurut  Terry  (1992),  Standar  Prosedur Operasional  (SPO)  yaitu  serangkaian  tugas  yang  saling  berkaitan  dan  secara  kronologis berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan. Suatu SPO memiliki manfaat antara lain  membantu  dalam  meningkatkan  produktivitas  kerja  yang  efektif  dan  efisien.  Adanya petunjuk  kerja  atau  program  kerja  yang  jelas  yang  harus  dipatuhi  oleh  seluruh  pelaksana. Mencegah  terjadinya  penyimpangan  dan  memudahkan  pengawasan,  bila  terjadi penyimpangan akan segera dapat diadakan perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya.
Di  rumah  sakit  sudah  terdapat  alur  yang  dapat  dipahami  oleh petugas  mengenai pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis. Dengan adanya alur yang dimuat dalam Standar Prosedur  Operasional  (SPO),  dapat  memudahkan  petugas  dalam  menjalankan  kerja  sesuai

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)

## Volume 1 No 1, Juni 2019
dengan  ketentuan  yang  telah  ditetapkan.  Sistem  penyusutan  di  rumah  sakit  menurut PERMENKES  No.269/MENKES/PER/III/2008  Bab  IV  tentang  penyimpanan,  pemusnahan dan kerahasiaan pasal 8 disebutkan bahwa rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan  sekurang-kurangnya  untuk  jangka  waktu  lima  tahun  terhitung  dari tanggal  pasien berobat dan dipulangkan. Setelah batas waktu lima tahun sebagaimana dimaksudkan pada ayat (1)  dilampui,  rekam  medis  dapat  dimusnahkan  kecuali  ringkasan  pulang  dan  persetujuan tindakan  medik.  Ringkasan  pulang  dan  persetujuan  tindakan  medik  sebagaimana  dimaksud pada  ayat  (2)  harus  disimpan  untuk  jangka  waktu  sepuluh  tahun  terhitung  dari  tanggal dibuatnya  ringkasan  tersebut.  Penyimpanan  berkas  rekam  medis  dan  ringkasan  pulang sebagaimana dimaksud  pada  ayat (1) dan (2)  dilaksanakan oleh  petugas yang ditunjuk oleh pemimpin sarana pelayanan kesehatan. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Yanmed Tahun 1995 Nomor  HK.00.06.1.5.01160  tertanggal  21  Maret  1995  dalam  buku  Budi  (2011)  tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit, untuk pertama kalinya  sebelum  melakukan  proses  retensi  harus  terlebih  dahulu ditetapkan  jadwal  retensi  arsip  rekam  medis.
Selain  itu,  menurut  Budi  (2011),  dalam  pelaksanaan  penyusutan  yang  perlu dipertimbangkan  adalah  ketersediaan  ruang  penyimpanan  ( filing )  biasanya  selama  masih mencukupi maka pihak rumah sakit masih belum melakukan penyusutan berkas rekam medis. Tingkat  penggunaan rekam  medis,  misalnya kalau di  rumah sakit  tersebut  sering  dilakukan penelitian  atau  sebagaimana  sarana  pendidikan  maka  umumnya  rumah  sakit  akan menyimpannya lebih lama. Kasus-kasus yang terkait masalah hukum ( medico-legal ) biasanya juga  disimpan  lebih  lama  sampai  20  tahun  seperti  kasus  pembunuhan,  penganiayaaan, pemerkosaan, pengguguran, dan sebagainya.
Menurut  Depkes  RI  1997  dalam  buku  Budi  (2011),  penyusutan rekam  medis  adalah suatu  kegiatan  pengurangan  arsip  dari  rak  penyimpanan  dengan  cara  memindahkan  arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke inaktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan, memikrofilmisasi berkas rekam medis yang telah dimikrofilmisasikan dengan cara tertentu sesuai ketentuan, membuat berita acara, pemindahan dan  pelaksanaan  pemusnahan  arsip  dilakukan  setelah  mendapatkan  persetujuan  pemimpin untuk  kerja.  Standar  Prosedur  Operasional  (SPO)  untuk  penyusutan  berkas  rekam  medis inaktif  sudah  ada  yaitu  rekam  medis  dinyatakan  inaktif  apabila  selama  lima  tahun  terakhir tidak  digunakan. Adapun isi prosedur tetap tentang penyusutan berkas rekam  medis  sebagai berikut petugas rekam medis melakukan pemilahan rekam medis inaktif berdasarkan tanggal kunjungan terakhir pasien. Pasien yang tidak berkunjung ke rumah sakit lebih dari lima tahun secara berturut-turut rekam medisnya dinyatakan tidak aktif. Setelah dua tahun berkas rekam medis dinyatakan inaktif, maka dokumen yang tidak memiliki nilai guna dapat dimusnahkan. Jika pasien lama tersebut datang kembali namun berkas rekam medisnya sudah dinonaktifkan, akan dibuatkan berkas rekam medis yang baru dengan nomor rekam medis yang lama.
Pelaksanaan  penyusutan  sudah  sesuai  dengan  SPO,  namun  di  SPO  untuk  langkah pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  tersebut  tidak  dijelaskan  sampai  ke  tahap penyimpanan berkas rekam medis yang sudah inaktif. Hal ini nantinya dapat mengakibatkan kebingungan  petugas  dalam menyimpan  berkas  rekam  medis  inaktif  karena  di  rumah  sakit belum terdapat SPO terkait penyimpanan berkas rekam medis inaktif.
Dalam melakukan penyusutan berkas rekam medis di rumah sakit belum dilaksanakan dengan  rutin  yang  mengakibatkan  berkas  rekam  medis  tidak  tersusun  dengan  rapi  dan mengakibatkan  rak  penyimpanan  menjadi  penuh.  Standar  Prosedur  Operasional  (SPO) menyatakan bahwa waktu pelaksanaan penyusutan dilakukan lima tahun sekali, di rumah sakit sudah  pernah  dilakukan  penyusutan  pada  tahun  2012,  dan  seharusnya  pada  tahun  2017  di rumah  sakit  melakukan  penyusutan  kembali  sesuai  dengan  kebijakan  yang  terdapat  dalam SPO.

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/index

## Volume 1 No 1, Juni 2019
Di tahun 2018 dikarenakan akan ada akreditasi rumah sakit dan rak penyimpanan juga sudah tidak  cukup  menampung  berkas  rekam  medis,  maka  petugas  melakukan  penyusutan  berkas rekam medis. Pelaksanaan tersebut belum selesai dan dilanjutkan di awal tahun 2019. Di tahun 2018  dan  2019  petugas  hanya  berhasil  menyusutkan  600  berkas  rekam  medis.  Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis masih perlu dilakukan kembali mengingat rak penyimpanan berkas rekam medis yang sudah terlalu padat.
Menurut Manullang dalam Rusdiana (2014) secara terperinci ada enam sumber daya manajemen yang dikenal dengan istilah 6 M, yaitu man, money, material, machine, method dan market . Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi  dan dalam manajemen,  faktor  manusia  adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa manusia, tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Material terdiri  atas  bahan  setengah  jadi  dan  bahan  jadi.  Dalam  dunia  usaha  untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya, juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Hal ini disebabkan materi dan manusia tidak dapat dipisahkan. Tanpa materi, hasil yang dikehendaki tidak akan tercapai.
Method adalah  prosedur  agar  pekerjaan  berjalan  secara  sistematis  atau  berurutan. Sebuah  metode  untuk  menentukan  saat  menyatakan  pelaksanaan  kerja  suatu  tugas  dengan berbagai pertimbangan kepada sasaran, fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu dan uang dan  kegiatan  usaha.  Perlu  diingat  meskipun  kedua  metode,  sedangkan  mereka  yang melaksanakan  tidak  mengerti  atau  tidak  punya  pengalaman  maka  hasilnya  tidak  akan memuaskan.
Di  rumah  sakit  terjadi  keterbatasan  petugas  rekam  medis,  karena  tidak  ada  petugas khusus  penyusutan  atau  petugas filing, perlu  adanya  petugas  penyusutan  agar  meringankan beban kerja petugas karena apabila tidak ada petugas filing sekaligus petugas penyusutan maka akan terjadi penumpukan pekerjaan. Tidak ada ruang dan rak khusus untuk menyimpan berkas rekam  medis  inaktif.  Berkas  rekam  medis  yang  sudah  inaktif  diletakkan  dalam  kardus  dan kantung kresek ( trash bag ) disimpan dalam gudang rumah sakit.
Pelaksanaan  penyusutan  di  rumah  sakit  belum  disosialisasikan  dengan  baik,  karena waktu  luang  petugas  terbatas  untuk  melakukan  penyusutan  sehingga  masih  mengalami keterlambatan  dalam  pelaksanaan penyusutan. Dari segi 6  M  di  rumah  sakit  yang  menjadi hambatan  yaitu man,  marterial, dan method, sedangkan money, machine dan market tidak menjadi  permasalahan  karena  dari  dana  (keuangan) sudah  disediakan,  mesin  tidak  menjadi kendala dan market (pemasaran) sudah dijalankan dengan baik.
Pelaksanaan  penyusutan  di  rumah  sakit  belum  tersosialisasikan  dengan  baik,  karena belum dilakukan  penyusutan  secara  rutin.  Berdasarkan  hasil  penelitian  di rumah  sakit  dapat diketahui upaya dalam penyelesaian masalah mengenai pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis yaitu tenaga rekam medis yang cukup, merupakan faktor pendukung dari pengelolaan rekam  medis,  karena  peningkatan  mutu  pelayanan  kesehatan  sangat  tergantung  dari tersedianya  data atau  informasi  yang  akurat,  terpercaya  dan  penyajian  yang  tepat  waktu. Upaya  tersebut  hanya  dapat  di  laksanakan  apabila  faktor  manusia  sebagai  pemeran  kunci dalam pengelolaan rekam medis dan informasi di siapkan secara seksama dan lebih profesional (Hasibuan, 2009).
Petugas  rekam  medis  terbatasnya  pegawai  rekam  medis  untuk  melaksanakan penyusutan.  Bertambahnya  rekam  medis  membuat  rekam  medis  inaktif  menumpuk  di  rak penyimpanan aktif. Padahal salah satu tujuan utama dari rekam medis adalah pelayanan pasien. Karena pelayanan pasien yang baik tercermin  melalui  pengelolaan rekam  medis yang  baik. Upaya untuk mengatasi kendala tersebut petugas perlu bergantian shift antar pegawai rekam medis sehingga kegiatan penyusutan berkas rekam medis bisa tetap terlaksana.

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)
http://thejournalish.com/ojs/index.php/jce/index

## Volume 1 No 1, Juni 2019
Upaya  penyelamatan  dokumen/arsip  bisa  melalui  berbagai  cara  diantaranya  dengan upaya  preventif  dan  kuratif.  Upaya  preventif  dilakukan  dalam  bentuk  penyediaan  ruang penyimpanan yang  memadai  dan  memenuhi  syarat/standar  gedung  penyimpanan. Upaya  ini merupakan  perlindungan  fisik  dan  nilai  informasi  dokumen/arsip  terhadap  bahaya  dan gangguan. Artinya, upaya preventif  dilakukan  terhadap  dokumen/arsip  melalui  pencegahan dan  pelaksanaan  standar  penyimpanan  yang  efektif.  Adapun  penyelamatan  dokumen/arsip secara  kuratif  dilaksanakan  jika  terdapat  unsur  perusak  terhadap  dokumen/arsip,  misalnya dengan  restorasi,  duplikasi  atau  digitalisasi  (Sugiharto,  2010)  (Citra,  B.S  dan  Khasanah,  Z (2015).
Dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis, keterbatasan ruang penyimpanan menjadi  kendala,  karena  berkas  rekam  medis  yang  telah  dilakukan  penyusutan  hanya diletakkan  dalam  kardus  dan  kantung  kresek  ( trash  bag )  disimpan  di  gudang  rumah  sakit. Upaya  untuk  mengatasi  kendala  tersebut  dengan  mengajukan  penambahan  ruangan penyimpanan  berkas  rekam  medis  inaktif.  Agar  berkas  rekam  medis  yang  sudah  inaktif tersimpan dengan baik.
Pelaksanaan penyusutan  belum dilakukan secara rutin karena terbatasnya waktu untuk melaksanakan  penyusutan  berkas  rekam  medis  dan  pekerjaan  yang  semakin  menumpuk. Sehingga  menyebabkan  banyak  berkas  rekam  medis  inaktif  yang  masih  menumpuk  di  rak penyimpanan aktif. Upaya dari kendala tersebut petugas rekam medis perlu merutinkan dalam pelaksanaan  penyusutan,  agar  kegiatan  penyusutan  tetap  terlaksana  dan  tidak  terjadi penumpukan berkas rekam medis inaktif di rak penyimpanan aktif.
Sistem informasi terdapat menu pendaftaran, pelayanan, pembayaran, manajemen data dan laporan yang dapat membantu petugas dalam memberikan pelayanan pendaftaran pasien baru,  pendaftaran  pasien  lama,  penyimpanan  hasil  pemeriksaan,  penyimpanan  pembayaran, khususnya dalam pembuatan surat keterangan medis dan pembuatan laporan kunjungan pasien, obat  dan  pembayaran  (Rohman,  2019).  Sistem  informasi  pelaporan  posyandu  lansia menampilkan  menu  pasien,  cetak  laporan,  cetak  grafik, backup  data , restore  data dan pengaturan  (Rohman,  2019).  Sistem  informasi  terdapat  tampilan  menu  yang  mempermudah proses pendaftaran pasien, hak akses pengguna serta menghasilkan output laporan rekapitulasi kunjungan pasien rawat jalan (Rohman, 2019). Petugas pendaftaran ( user ) hanya dapat input data pasien, mendaftar, dan mengelola rekapitulasi kunjungan pasien, sedangkan kepala bagian rekam medis ( admin ) diberikan hak akses seluruhnya, termasuk menambah user , mengubah username dan password , menambah daftar dokter, dan memiliki kewenangan melaporkan data dari sistem informasi kepada pimpinan klinik (Rohman, 2019). Sistem informasi terdapat menu login , pendaftaran, dan pemeriksaan (Rohman, 2019).
Sistem informasi retensi berkas rekam medis berbasis web yang dapat memudahkan petugas  maupun  dokter  dalam  melihat  formulir  pasien  yang  sudah  dilakukan  retensi,  dapat menyimpan hasil scan formulir rekam medis sebelum dimusnahkan, serta dapat menampilkan formulir  hasil scan yang  telah  di upload ke  dalam  sistem  informasi.  Sistem  informasi  ini membutuhkan  data  pasien  untuk  melihat  daftar  kunjungan  2  tahun  terakhir  yang  digunakan untuk menentukan berkas rekam medis yang akan dilakukan proses retensi (Rohman, 2019). Pengelolaan rekam medis membutuhkan kualifikasi petugas dengan latar belakang D3 rekam medis, pembuatan prosedur dari pendaftaran hingga pelaporan (Meianti et al., 2018).

## KESIMPULAN
Penyusutan berkas rekam medis di Rumah Sakit Puri Husada Sleman Yogyakarta belum dilaksanakan secara rutin. Terdapat kendala penyusutan berkas rekam medis terdiri dari man (manusia) yaitu terbatasnya petugas rekam medis, sehingga tidak ada petugas yang melakukan penyusutan. Material (materi)  yaitu  terbatasnya  ruang  dan  rak  khusus  untuk  menyimpan berkas  rekam  medis  inaktif. Method (metode)  yaitu  waktu  yang  kurang  untuk  pelaksanaan

## JCOMENT (Journal of Community Empowerment)

## Volume 1 No 1, Juni 2019
penyusutan  berkas  rekam  medis  karena  terjadi  rangkap  pekerjaan.  Standar  Prosedur Operasional (SPO) penyusutan berkas rekam medis diberikan keterangan untuk penyimpanan berkas rekam  medis  inaktif.  Agar  nantinya  petugas  tidak  kebingungan  untuk  menyimpan berkas rekam medis yang sudah inkatif. Dalam SPO bisa ditambahkan flowchart (bagan alir) untuk  memudahkan  petugas  dalam  pelaksanaannya.  Pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam medis  di  Rumah  Sakit  Puri Husada  Sleman  Yogyakarta  harus  dilaksanakan  sesuai  dengan Standar Prosedur  Operasional  (SPO)  sebagai  panduan  dimana  disebutkan  bahwa  waktu pelaksanaan penyusutan dilakukan lima tahun sekali, agar tidak terjadi kepadatan berkas rekam medis di rak penyimpanan. Mengingat keterbatasan rak dan ruang penyimpanan berkas rekam medis,  sebaiknya  pelaksanaan  penyusutan  berkas  rekam  medis  dilakukan  secara  rutin  dan direncanakan dengan baik termasuk tenaga dan target pelaksanaan penyusutan sehingga dapat menunjang kualitas pelayanan rekam medis.

## DAFTAR PUSTAKA
Rusdiana, A. 2014. Sistem Informasi Manajemen . Pustaka Setia, Bandung. Budi, S. C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis . Yogyakarta: Quantum Sinergis Media. Citra, B.S,. 2015. Pencitraan ( Imaging ) Berkas Rekam Medis Pada Kegiatan Penyusutan Di RSUD Kota Yogyakarta. Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, Volume 3, No.1, Hal 71-72.
Depkes, RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis  Rumah Sakit di  Indonesia Revisi I . Jakarta: Direktoral Jendral Pelayanan Medik.
Kemenpan  RI.  2012. Peraturan  Menteri  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  Dan  Reformasi Birokrasi  Republik  Indonesia  Nomor  35  Tahun  2012  Tentang Pedoman  Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan . Jakarta: Kemenpan RI. Meianti, A., Rohman, H., & Mayretta, A. (2018). Perencanaan Implementasi Unit Kerja Rekam Medis  Untuk  Klinik  Pratama  Pancasila  Baturetno  Wonogiri.  Jurnal  Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI), 6(2), 135-141.
Menkes  RI.  2008.  Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  Nomor  269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPAN & RB) Nomor 35.  2012. Pedoman  Penyusunan  Standar  Operasional  Prosedur  Administrasi Pemerintahan . MenPAN & RB. Jakarta.
Rohman,  H.,  &  Wulandari,  M.  (2019).  Sistem  Informasi  Manajemen  Rawat  Jalan  Di  Klinik Pratama: Surat Keterangan Medis, Laporan Kunjungan Pasien, Obat, Pembayaran. Jurnal Informatika dan Rekayasa Perangkat Lunak, 1(2).
Rohman,  H.,  &  Agnia,  E.  (2019).  Pelaporan  Posyandu  Lansia  Puskesmas  Banguntapan  III: Perancangan  Sistem  Informasi  Berbasis  Web. Indonesian  of  Health  Information Management Journal (INOHIM) , 7(2), 44-53.
Rohman,  H.,  Prabawati,  B.  C.,  &  Anaskhan,  A.  S.  (2019).  Pembangunan  Sistem  Informasi Pendaftaran Rawat Jalan Klinik Pratama Harapan Sehat Berbasis Web. SMIKNAS, 12- 22.
Rohman,  H.,  Dewi,  C.  W.  P.,  &  Nuswantoro,  M.  R.  (2019).  Perancangan  Sistem  Informasi Pendaftaran Rawat Jalan Berbasis Web Di Klinik Pratama Patalan. SMIKNAS, 23-31. Rohman,  H.  (2019).  Sistem  Retensi  Berkas  Rekam  Medis  Terintegrasi:  Perancangan  Sistem Informasi  Berbasis  Web  Di  Klinik  Pratama.  Jurnal  Manajemen  Informasi  dan Administrasi Kesehatan, 2(2).
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan pasal 1.UU  Praktik  Kedokteran  RI  No.29  Tahun  2004  Pasal  46  ayat  1  tentang Praktik Kedokteran , 157–180.