Pengelolaan Arsip Sesuai Standar Internasional (ISO 15489-1:2016) Studi Kasus Pengelolaan Arsip Bank Indonesia

## ABSTRACT
This  article  discusses  Management  of  Records  that  adapts International Standards in the field of records, it is ISO 15489-1: 2016 on Documentation: Concepts And Principles  - Records Management.
Management of Records that compliance with international standards is  very  important  for  an  organization  to  create  authentic,  reliable, complete  and  usable,  so  that  it  can  support  organizational performance. This article is important because until now there is only one institution in Indonesia that applies international standards in the field of records,  Bank Indonesia. The aim of this research is to find out how  to  manage  records  in  Bank  Indonesia  that  compliance international standards (ISO: 15489-1: 2016). research method used is a qualitative method with primary and secondary data sources. Bank Indonesia  Document  Management  Policy  (MDBI)  as  a  basis  for
Records  Management  according  to  international  standards.  MDBI refers  to  management  of  records  which  consists  of  policies  and responsibilities, systems and processes.

## INTISARI
Artikel  ini  membahas  Pengelolaan  Arsip  yang  menyesuaikan  Standar Internasional  bidang  kearsipan  yakni  ISO  15489-1:2016  tentang Documentation  :  Concepts  And  Principles  –  Records  Management . Pengelolaan  arsip  yang  sesuai  standar  internasional  sangat  penting bagi  sebuah  organisasi  agar  terciptanya  arsip  autentik,  andal,  utuh dan dapat digunakan, sehingga dapat mendukung kinerja organisasi.
Artikel  ini  menjadi  penting  karena    hingga  saat  ini  hanya  ada  satu lembaga di Indonesia yang menerapkan standar internasional bidang kearsipan  yakni  Bank  Indonesia.  Adapun  tujuan  penelitian  ini  adalah mengetahui  bagaimana  pengelolaan  arsip  di  lingkungan  Bank Indonesia  yang  menyesuaikan  standar  internasional  (ISO:15489-
1:2016).  Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  metode  kualitatif dengan  sumber  data  primer  dan  skunder.  Kebijakan  Manajamen Dokumen  Bank  Indonesia  (MDBI)  sebagai  dasar  Pengelolaan  Arsip sesuai  standar  internasional.    MDBI  acuan  pengelolaan  arsip  yang terdiri dari kebijakan dan tanggung jawab, sistem dan proses.

## Arsip Nasional Republik Indonesia

## Submitted: 07/10/2019
Received: 22/01/2020
*Correspondence: Riko P. Ramudin rikopriyatmo@gmail.com
KEYWORDS: Management of Records
ISO 15489-1:2016
Process and Concept of Management of Records

## KATA KUNCI:
pengelolaan arsip
ISO 15489-1:2016
Proses dan Konsep Pengelolaan Arsip

## Riko Priyatmo Ramudin
CITE THIS ARTICLE: Ramudin, Riko P. (2019).
Perkembangan Pengelolaan Arsip Sesuai Standar Internasional (ISO 15489
-1:2016) Studi Kasus Pengelolaan Arsip Bank
Indonesia. Jurnal Diplomatika , 3( 1), 14-25.

## PENDAHULUAN
Pengelolaan  arsip  merupakan  tulang  punggung  bagi  sebuah  organisasi.  Setiap kegiatan  dalam  organisasi  menghasilkan  arsip  yang  menjadi  dasar  sebagai  bukti kegiatan  dan  alat  bukti  hukum  yang  sah.  Untuk  mencapai  kedua  hal  tersebut dibutuhkan pengelolaan arsip yang baik.
Masalahnya  tidak  semua  organisasi  peduli  akan  pengelolaan  arsip.  Hal  tersebut berdampak pada hilangnya arsip dan informasi di organisasi tersebut. Hilangnya arsip dan informasi  lebih jauh berdampak ketidakpercayaan publik (mitra kerja, klien, dan masyarakat)  bahkan  organisasi  tersebut  akan  mengalami  kerugian  berupa  materi seperti hilangnya aset.
Pengelolaan  arsip  yang  baik  adalah  pengelolaan  yang  mengacu  pada  prinsip  dan standar  baik  nasional  maupun  internasional.  Beberapa  keuntungan  bagi  organisasi yang melaksaksanakan pengelolaan arsip mengacu pada prinsip dan standar yakni (ISO 15489, diterjemahkan SNI) :
1. Transparansi dan akuntabilitas;
2. Perumusan kebijakan yang efektif;
3. Pembuatan kebijakan yang efektif;
4. Pembuatan keputusan yang ditunjang informasi yang memadai;
5. Pengelolaan risiko pekerjaan:
6. Kesinambungan ketika terjadi bencana;
7. Perlindungan hak dan kewajiban organisasi dan perseorangan;
8. Perlindungan dan dukungan ligitasi;
9. Ketaatan undang - undang dan peraturan;
10. kemampuan  yang  meningkatan  untuk  menunjukkan  tanggung  jawab  korporat, termasuk memenuhi tujuan keberkelanjutan;
11. pengurangan biaya melalui efisiensi pekerjaan yang berarti;
12. perlindungan terhadap hak atas kekayaan intelektual;
13. kegiatan penelitian dan pengembangan berbasis pembuktian;
14. pembentukan identitas pekerjaan, perseorangan dan budaya;
15. pembentukan identitas pekerjaan, perseorangan dan budaya.
Bank  Indonesia  sebagai  lembaga  pemerintahan  yang  independen  menyadari  akan pentingnya  pengelolaan  arsip  yang  baik.  Untuk  mencapai  itu  semua  Bank  Indonesia selain  mengacu  pada  peraturan  perundang - undangan  yang  berlaku,  Bank  Indonesia juga  menerapkan  standar  internasional  yakni  ISO  30301:2011  Information  and Documentation – Management Systems for Records - Requirement s  dan  5988 9 - 1:2016  – Information and documentation : concepts and principles – Records Management dalam mengelola arsip.
Bank  Indonesia  telah  menerapkan  ISO  30301:2011  dan  15489 - 1:2016  semenjak tahun  2014.  Setelah  proses  audit  tahun  2015  Bank  Indonesia  menerima  sertifikat compliance dari  Lembaga  yang  menerbitkan  ISO.  Selain  Pusat  divisi  arsip  ada  6   unit kerja  yang  mendapatkan  sertifikat  yakni  Depantermen  Logistik  dan  Pengamanan, Departemen  Audit  Intern,  Departemen  Pengelolaan  Aset,  Kantor  Perwakilan  Wilayah Bank  Indonesia  (KPwBI)  Propinsi  Jawa  Barat,  Kantor  Perwakilan  Wilayah  Bank Indonesia  (KPwBI)  Propinsi  Daerah  Istimewah  Yogyakarta,  dan  KPwBI  Propinsi Kepulauan  Riau.  BI  merencanakan  akan  memperluas  unit  kerja  yang  mendapatkan compliance ISO.
Alasan Bank Indonesia menerapkan Standar Internasional untuk pengelolaan arsip yang  tertib,  sehingga  arsip  yang  tercipta  dan  dikelolah  dapat  dibuktikan autentisitasnya,  keutuhan,  keandalan,  dan  digunakan  untuk  kebutuhan  kegiatan
organisasi.
Pada tahun 2017 Bank Indonesia mendapatkan penghargaan dari Arsip Nasional RI sebagai  lembaga  yang compliance ISO  dibidang  kearsipan.  Pada  tahun  2018  Bank Indonesia  juga  dinilai  oleh  Arsip  Nasional  RI  sebagai  Lembaga  yang  baik  dalam pengelolaan arsip.
Pengelolaan  Arsip  Bank  Indonesia  menjadi  contoh  baik (best  practice) untuk lembaga  lainnya.  Tulisan  ini  akan  membahas  masalah  bagaimana  penerapan  standar internasional khususnya ISO 15489 - 1:2016 – Information and documentation : concepts and principles – Records Management, studi  kasus  pengelolaan  arsip di  Bank  Indonesia, dan bagaimana kunci sukses implementasi ISO tersebut?

## METODE PENELITIAN
Penelitian  Pengelolaan  Arsip  sesuai  ISO  15489 - 1:2016  – information  and documentation : concepts  and  principles  –  Records  Management di  Bank  Indonesia menggunakan  penelitian  kualitatif  karena  untuk  dapat  mengkaji  lebih  dalam  pokok permasalahan dan informasi terkait.  Fokus penelitian yakni pengelolaan arsip di Bank Indonesia  yang  mengacu  Standar Internasional.   Sumber data  yang  digunakan  adalah data  primer  dan  data  skunder.    Data  primer  didapat  berdasarkan  wawancara mendalam,  observasi  langsung,  dan  seminar  langsung  dengan  pakar  dari  Bank Indonesia.    Data  Skunder  didapatkan  melalui  referensi  jurnal,  buku,  peraturan  dan standar internasional.
Penelitian  yang  terkait  adalah  Penyusutan  Arsip  Dinamis  Studi  Kasus  Bank Indonesia  yang  disusun  oleh  Eriza  Anindy  dari  Universitas  Islam  Negeri  Syarif Hidayatullah pada tahun 2018. Pembahasan penelitian terkait mengetahui bagaimana program penyusutan arsip dan mengidentifikasi kendala yang dihadapi arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank Indoenesia.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Arsip dan Pengelolaan Arsip
Menurut  ISO  15489 - 1:20016 ,  record  is  information  created,  received  and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or In the transaction of business. Sedangkan  menurut  Undang - Undang  43 tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga  negara, pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Kemudian  menurut  Undang - Undang  Republik  Indonesia  Nomor  8  Tahun  1997 tentang  Dokumen  Perusahaan,  dokumen  perusahaan  adalah  data,  catatan,  dan  atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya,  baik  tertulis  di  atas  kertas  atau  sarana  lain  maupun  terekam  dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Konsep arsip diatas menyebutkan bahwa peran arsip bagi organisasi atau individu adalah  untuk  rekaman  kegiatan,  bukti  legal  transaksi,  asset  dan  informasi.  Sehingga untuk  mencapai  hal  tersebut  arsip  harus  dikelola  dengan  baik.  ISO  15489 - 1:2016,
kegiatan pengelolaan arsip meliputi :
a. Menciptakan  dan  menangkap  arsip  untuk  memenuhi  syarat  sebagai  bukti kegiatan pekerjaan;
b. Mengambil  tindakan  yang  tepat  untuk  melindungi  keotentikan,  keandalan, integritas,  dan  ketergunaannya  sebagai  informasi  pekerjaan  dan  syarat  untuk menghadapi perubahan dalam pengelolaan arsip sepanjang waktu.
Sedangkan  menurut  Undang - Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan menjelaskan  bahwa  pengelolaan  arsip  terdiri  dari  pengelolaan  arsip  dinamis  dan pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan arsip. sedangkan  pengelolaan arsip statis, meliputi akuisisi  arsip  statis,  pengolahan  arsip  statis,  preservasi  arsip  statis,  dan  akses  arsip statis.
Arsip  sebagai  bukti  dan  juga  sekaligus  sumber  informasi,  sehingga  perlu  juga ditimbang  perihal  nilai  guna  berkesinambungan (continuing value) yang  dikandung oleh  arsip.  nilai  guna  berkesinambungan  ini  erat  kaitannya  dengan  memori  kolektif yang harus dilestarikan. Dalam pandangannya, Ellis mengkonsepsikan continuing value sebagai (Ellis,1993):
a. Suatu sumber memori untuk jangka waktu yang panjang;
b. Suatu cara mendapatkan pengalaman yang lain;
c. Suatu bukti akan adanya hak dan kewajiban yang berkelanjutan;
d. Suatu instrument kekuasaan, legitimasi dan pertanggungjawaban;
e. Suatu  gambar  pemahaman  dan  proses  identifikasi  terhadap  diri  kita  sendiri, organisasi dan masyarakat; dan
f. Satu sarana untuk mengkomunikasikan nilai - nilai politis, social dan budaya.
Kemudian  Penn  menyebutkan  bahwa  manajemen  kearsipan/pengelolaan  arsip memiliki fungsi untuk (Penn,1992):
a. Mengontrol kualitas dan kuantitas arsip yang diciptakan.
b. Mengelola  secara  efektif  arsip  yang  ada  sehingga  mampu  melayani  kebutuhan organisasi akan informasi; dan
c. Menyelenggarakan  proses  penilaian  dan  penyusutan  arsip  yang  tidak  lagi dibutuhkan oleh organisasi.
Kemudian  Patricia  Wallace  menjelaskan  pentingnya  manajemen  kearsipan  atau pengelolaan  arsip  yang  berkesinambungan  terkait  dengan  arsip  dinamis  dan  arsip statis.  Dalam  pandangannya,  Wallace  menilai  bahwa  pengendalian  secara  sistematis atas  daur  hidup  arsip  dari  penciptaan  sampai  dengan  pemusnahan  akhir  atau penyimpanan arsip permanen itu penting (Wallace, 1992).

## Konsep dan Prinsip ISO 15489-1:2016
Sebelum membahas pengelolaan arsip Bank Indonesia terlebih dahulu membahas isi dari  ISO  15489 - 1  :  2016  – information and documentation : concepts and principles. Ruang  lingkup  ISO  15489 - 1:2016  meliputi  konsep  dan  prinsip  yang  menjadi  dasar pendekatan  penciptaan,  penangkapan,  dan  pengelelolaan  arsip  harus  dikembangkan.
Perlu kita ketahui bahwa ISO 15489 - 1:2016 tidak memandang bentuk arsip dan media arsip.  Pengelolaan arsip disini lebih diartikan pada arsip dinamis baik aktif dan inaktif. Sehingga  Konsep dan prinsip tersebut berhubungan dengan hal yakni:
a. Arsip, metadata untuk arsip dan sistem kearsipan;
Arsip  tidak  hanya  menjadi  sebuah  rekaman  peristiwa,  pada  perkembangannya arsip  sebagai  bukti  kegiatan  dan  asset  informasi.  Untuk  itu  sebuah  arsip  harus memiliki ciri otentik, andal, utuh dan dapat digunakan.
Ciri  arsip  di  atas  direkam  dalam  sebuah  metadata  dimana  metadata  sebaiknya berisi informasi beberapa hal berikut:
1. deskripsi arsip;
2. struktur  arsip  (misalnya,  bentuk,  format  dan  hubungan  antara  komponen yang membentuk arsip) ;
3. konteks pekerjaan arsip diciptakan atau diterima dan digunakan;
4. hubungan dengan arsip lain dan metadata lain;
5. penciri  dan  informasi  lain  diperlukan  untuk  menemukan  dan  menyajikan arsip seperti format atau informasi penyimpanan;
6. tindakan  pekerjaan  dan  kejadian  yang  melibatkan  arsip  sepanjang keberadaannya  (termasuk  tanggal  dan  waktu  tindakan,  perubahan  pada metdata dan pihak yang melakukan tindakan).
b. Kebijakan,  tanggung  jawab  yang  dibebankan,  pemantauan  dan  penelitian yang mendukung pengelolaan arsip yang efektif;
1. kebijakan
Setiap  organisasi  harus  memiliki  kebijakan  umum  tentang  pengelolaan  arsip. kebijakan  tersebut  harus  dikembangkan,  didokumentasikan,  dan  diterapkan. Sebaiknya  kebijakan  pengelolaan  arsip  meliputi  ruang  lingkup  seperti  aspek pengelolaan  arsip,  standar  atau  aturan  yang  berlaku  dan  ketentuan  audit  dan sebaiknya  menyebut  kegiatan  pekerjaan  yang  diatur.  Kemudian  kebijakan ditinjau  secara  berkala  untuk  memastikan  bahwa  kebijakan  mencerminkan keperluan pekerjaan terkini.
2. Tanggung jawab
Tanggung  jawab  dan  wewenang dalam pengelolaan  arsip  sebaiknya  ditentukan, ditunjuk  dan  diumumkan.  Kemudian  tanggung  jawab  sebaiknya  dibebankan kepada  seluruh  personil  yang  menciptakan  dan  menggunakan  arsip  sebagai bagian dari pekerjaan mereka dan sebaiknya dinyatakan dalam uraian tugas dan informasi  sejenisnya.  Penunjukan  perseorangan  yang  bertanggung  jawab sebaiknya  disahkan  secara  hukum.  Tanggung  jawab  kepemimpinan  yang  lebih tinggi  untuk  pengelolaan  arsip  sebaiknya  dibebankan  kepada  perorangan  yang mempunyai wewenang yang sesuai seperti pejabat senior.
3. Pemantauan dan evaluasi;
Kebijakan  pengelolaan  arsip  seharusnya  dilakukan  pemantauan  dan  evaluasi, pemantauan  dan  evaluasi  terdiri  dari  kebijakan,  sistem,  prosedur  dan  proses arsip. Pemantauan dan evaluasi dirancang untuk menjamin bahwa :
a) sistem dan proses arsip diterapkan sesuai dengan kebijakan dan syarat pekerjaan yang sah;
b) sistem  dan  proses  arsip  bekerjaan  sebagaimana  ditetapkan  dan dirancang;
c) pengubahan terhadap syarat arsip dipenuhi;
d) terdapat peningkatan terus - menerus dalam pengelolaan arsip.
Rancangan program pemantauan dan evaluasi sebaiknya
a) menunjuk penanggung jawab kegiatan pemantauan dan evaluasi;
b) menentukan apa yang perlu dipantau dan dievaluasi;
c) menetapkan  metode  pengukuran,  pemantauan,  analisis  dan  evaluasi untuk menjamin hasil yang sahih;
d) menentukan kapan pemantauan dan evaluasi sebaiknya dilakukan;
e) menentukan  kapan  hasil  pemantauan  sebaiknya  dianalisis  dan dievaluasi;
f) menunjuk penanggung jawab perumusam tindakan yang tepat;
3. Kompetensi dan pelatihan
Orang  yang  diberi  tanggung  jawab  yang  berkaitan  dengan  pengelolaan  arsip sebaiknya  kompeten  dalam  melaksanakan  tugas.  Kompetensi  dievaluasi  secara ajeg  dan  program  pelatihan  untuk  mengembangkan  dan  meningkatkan kompetensi  dan  keterampilan  sebaiknya  disusun  dan  dilaksanakan  bila diperlukan.  Program  pelatihan  terus  dilaksanakan  dan  meliputi  pelatihan mengenai  persyaratan,  kebijakan,  praktik,  peran  dan  tanggung  jawab  dalam mengelola  arsip,  dan  diikuti  oleh  semua  anggota  organisasi  dan  pegawai,  serta perorangan  lain  yang  bertanggung  jawab  atas  bagian  apa  pun  dari  kegiatan pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip.
c. Analisis berkelanjutan dari konteks pekerjaan dan identifikasi syarat arsip; Analisis  dan  identifikasi  syarat  arsip  merupakan  proses  kegiatan  untuk menentukan  arsip  yang  diciptakan  dan  dikelolah  seberapa  lama  arsip  perlu disimpan.  Analisis  menggabungkan  pemahaman  konteks  pekerjaan  dengan penentuan syarat untuk bukti kegiatan sebaiknya dipenuhi melalui arsip. analisis meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. mengembangkan  pemahaman  mengenai  sifat  pekerjaan  dan  latar  hukum, penyediaan sumber daya dan teknologi;
2. menggunakan  penilaian  resiko  untuk  menentukan  arsip  yang  sebaiknya diciptakan dan bagaimana arsip sebaiknya dikelola untuk memenuhi syarat yang dapat diterapkan. Risiko ini meliputi:
a) risiko yang mempengaruhi pekerjaan secara umum, dan
b) risiko  yang  dapat  diatasi  melalui  penciptaan,  penangkapan  dan pengelolaan arsip;
Sedangkan untuk persyaratan arsip didasarkan pada analisis kegiatan pekerjaan dan konteksnya dan beasal dari hal - hal berikut :
1. kebutuhan pekerjaan;
2. persyaratan legal dan regulasi;
3. harapan komuntas atau masyarakat.

## d. Pengendalian arsip;
Pengendalian arsip meliputi hal sebagai berikut :
1. skema metadata untuk arsip;
skema  metadata  merupakan  rencana  logis  yang  menunjukkan  hubungan  antara elemen metadata, biasanya dengan penetapan aturan mengenai penggunaan dan pengelolaan metadata yang secara khusus memperhatikan semantik, sintaks, dan pilihan (tingkat kewajiban) nilai.  Entitas utama pengelolaan arsip adalah sebagai berikut:
a) arsip – meliputi semua tingkat agregasi;
b) agen - meliputi orang, unit kerja, teknologi atau sistem pekerjaan dan
arsip;
c) pekerjaan  (atau  fungsi) - fungsi,  kegiatan  dan  transaksi  atau  proses kerja;
d) mandate - hukum dan ketentuan lain yang mengatur cara menjalankan kegiatan serta penciptaan dan pengelolaan arsip;
e) hubungan - antara berbagai entitas dan berbagai lapisan agregasi.
2. kerangka klasifikasi pekerjaan; skema  klasifikasi  pekerjaan  merupakan  alat  untuk  menghubungkan  arsip dengan konteks penciptaannya.
3. aturan akses dan izin; aturan akses dan izin berhubungan dengan unsur berikut :
a) pihak;
b) kegiatan pekerjaan;
c) arsip;
4. wewenang penyusutan; wewenang  penyusutan  merupakan  instrument  yang  menjelaskan  tindakan penyusutan  yang  diizinkan  untuk  arsip  tertentu.  Wewenang  penyusutan dibentuk untuk mengatur penyusutan arsip. tanggung jawab atas penetapan wewenang  penyusutan  sebaiknya  sesuai  dengan  hukum,  peraturan  dan kebijakan.  Kemudian  wewenang  penyusutan  seharusnya  disahkan, ditentukan  masa  berlakunya,  diterapkan  dan  ditinjau  secara  berkala  agar selalu mengikuti perubahan syarat.
e. Proses penciptaan, penangkapan dan pengelolaan arsip. proses ini mencakup :
1. menciptakan arsip;
2. menangkap arsip;
3. klasifikasi dan pengindeksan;
4. pengendalian akses;
5. menyimpan arsip;
6. penggunaan dan penggunaan ulang;
7. migrasi atau konversi;
8. penyusutan.

## Penerapan ISO 15489-1 : 2016 di Lingkungan Bank Indonesia.
Bank  Indonesia  membuat  kebijakan  kearsipan  melalui  peraturan  internal  yang tertuang pada Surat Edaran Internal Gubernur Bank Indonesia 18/ 125/ 2016 tentang Manajemen Dokumen Bank Indonesia (MDBI). MDBI menjadi pedoman bagi organisasi BI di tingkat pusat dan seluruh kantor perwakilan baik tingkat Provinsi maupun Kota/ Kabupaten  untuk  melakukan  pengelolaan  dokumen  dan  arsip.  Ruang  lingkup  MDBI adalah  semua  dokumen  atau  arsip  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  Bank  Indonesia berbentuk dokumen nonelektronik maupun dokumen elektronik. MDBI berlaku untuk seluruh pegawai dan pihak lain yang ditunjuk atau disetujui oleh Bank Indonesia untuk melakukan  tugas  tertentu,  di  satuan  kerja  di  kantor  pusat,  kantor  perwakilan  Bank Indonesia  dalam  negeri,  dan  kantor  perwakilan  Bank  Indonesia  Luar  Negeri.  Adapun tujuan dari MDBI yakni :
a. menyediakan dokumen autentik, legal dan terpercaya;
b. memberikan keamanan, ketersediaan dan kemudahan arsip bank indonesia;
c. mewujudkan  pengelolaan  dokumen  yang  efektif,  efisien,  dan  selekstif  sesuai dengan  sistem  kearsipan  nasional  serta  memenuhi  standar  internasional
kearsipan
d. Mendukung  akuntabilitas  dan  transparansi  pelaksanaan  tugas  dan  wewenang Bank Indonesia;
Sedangkan prinsip - prinsip dari MDBI adalah :
a. Semua dokumen yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Bank Indonesia adalah milik Bank Indonesia;
b. Dokumen  terkait  kebijakan  Bank  Indonesia  dalam  menjalankan  tugas  dan fungsinya  dikategorikan  sebagai  arsip  terjaga  Bank  Indonesia,  dipindahkan  dan disimpan di SKA KP atau SKA KPW, serta dilakukan alih media.
c. Penyimpanan  arsip  Bank  Indonesia  dilakukan  secara  selektif,  antara  lain  untuk menghindari duplikasi arsip.
d. Penyimpanan  dan  penyusutan  arsip  Bank  Indonesia  dilakukan  dengan berpedoman  kepada  Klasifikasi  Masalah,  Jadwal  Retensi  Arsip  Bank  Indonesia (KMJRABI) yang ditetapkan oleh satuan kerja yang membidangi kearsipan, sesuai dengan usulan satker.
e. Arsip elektronik yang belum memiliki JRA dalam KMJRABI, penentuan retensinya mengikuti retensi dokumen nonelektronik atau JRA yang sejenis arsip elektronik tersebut.
f. Pelaksanaan MDBI dengan menggunakan aplikasi BI - RMS
g. Penyampaian  laporan  perkembangan  volume  arsip  Bank  Indonesia  kepada Anggota Dewan Gubernur yang membawahkan Satuan Kerja Kearsipan Untuk tanggung jawab MDBI dilakukan oleh seluruh pegawai Bank Indonesia atas dokumen  hasil  pekerjaannya  secara  akurat,  lengkap,  dan  memastikan  dokumen dikelola sesuai ketentuan MDBI. Pimpinan Divisi Arsip menetapkan standar, kebijakan dan  petunjuk  pelaksanaan  pengelolaan  dokumen.  Kemudian  pimpinan  satuan  kerja memastikan pengelolaan dokumen di lingkungan kerjanya sesuai ketentuan MDBI dan memastikan  pegawai  di  lingkungan  kerjanya  memahami  dan  mematuhi  ketentuan MDBI.
Berdasarkan aturan MDBI proses pengelolaan arsip terdiri dari  Penerimaan atau pengiriman,  Pemberkasan,  Penyimpanan,  Penggunaan,  Pemeliharaan,  Pengamanan, Penyusutan, Pelaporan. Setiap proses tersebut harus menyesuaikan konsep dan prinsip ISO 15489:1 - 2016.  Setiap tahap tersebut harus dipastikan input, proses dan bukti yang sesuai standar. Adapun input, proses dan bukti setiap proses sebagai berikut:
Gambar 1. Manajemen Dokumen Bank Indonesia

## a. Penerimaan/pengiriman
1. Penerimaan/pengiriman  dokumen  telah  menggunakan  daftar  pengantar atau buku pengantar;
2. Pencatatan  penerimaan/pengiriman  dokumen  dilakukan  secara  konsisten dalam Daftar Dokumen Masuk (DDM) dan Daftar Dokumen Keluar (DDK)
3. Bukti penerimaan/pengiriman dokumen telah diberkas kan secara series:
 Daftar Pengantar (DP)
 Daftar Dokumen Masuk (DDM)
 Daftar Dokumen Keluar (DDK)
4. Penerimaan  dokumen  di  UP  dibubuhkan time stamp (dengan  mesin time stamp atau secara manual)
5. Pengiriman  dokumen  dari  UP  ke  pihak  eksternal  menggunakan  Daftar Pengantar Dokumen Eksternal  (DPDE).
b. Pemberkasan
1. Dokumen  telah  diberkas  ke  dalam  folder,  ordner,  bundle  atau  media penyimpanan  lainnya.  Pemberkasan  dapat  dikelompokan  berdasarkan masalah  atau  kesamaan  jenis  dokumen  dan  diurutkan  per  tanggal dokumen.
2. Dokumen telah diberkas:
a) Diberi  Tanda  Pengenal  Pelengkap  (TPP)  yaitu;  perihal,  Klasifikasi Masalah  dan  Jadwal  Retensi  Arsip  Bank  Indonesia  (KMJRABI),  dan Tahun Dokumen.
b) Dilengkapi Daftar Arsip.
c) Diberi Nomor Urut Sesuai dengan Daftar Arsip
3. Pemberian KMJRABI, diatur sebagai berikut :
a) Dokumen  periode  2016  dan  sebelumnya  menggunakan  kode klasifikasi  sebagaimana  pada  Lampiran  IV  SE  MDBI  No.  18/125/ INTERN  tanggal  30  Desember  2016  tentang  Manajemen  Dokumen Bank Indonesia (MDBI), atau 6 digit.
b) Dokumen  periode  tahun  2017  dan  sesudahnya  menggunakan  Kode Klasifikasi  sebagai  pada  Lampiran  III  SE  MDBI  No  18/125  Intern tanggal  30  Desember  2016  tentang  Manajemen  Dokumen  Bank Indonesia (MDBI), atau 8 digit.
c. Penyimpanan
1. Seluruh sarana simpan arsip telah diberi alamat lokasi simpan, yaitu; Nama  Satker/Nama  Divisi/Jenis  Sarana  Simpan/No  Urut  Sarana  Simpan Arsip/ No Urut Laci atau Hambalan. Contoh : DPLF/PS/FC/03/01
2. Berkas  arsip  yang  telah  di  input  dalam  BI - RMS,  disimpan  dalam  sarana simpan sesuai peruntukannya yaitu :
a) Folder disimpan di Filling Cabine (FC)
b) Odner,  bundel  temple,  dan  binder  disimpan  dalam storage cabinet (SC), Rak Statis, Roll O ’ Pack.
c) Arsip gambar disimpan di Lemari Gambar (LG)
d) CD, catrige, dan flash disk disimpan  dalam lemari  dokumen  elektronik antara lain dry box atau lemari khusus untuk dokumen elektronik.
e) Kotak arsip disimpan di dalam RollO ’ Pack atau Storage Cabinet .
3. Lokasi simpan fisik berkas arsip sesuai dengan data di BI - RMS
d. Peminjaman/Penggunaan
1. Peminjaman arsip oleh Pihak Eksternal
Menggunakan Bon Pinjam Arsip, copy Bon Pinjam arsip diletakkan di lokasi atau tempat dimana berkas arsip semula disimpan
2. Peminjaman  arsip  oleh  Pihak  Eksternal  Berdasarkan  surat  permintaan peminjaman
3. Untuk peminjaman arsip yang disimpan di Sentral Khazanah Arsip (SKA).
a) Dicatat pada Daftar Peminjaman Arsip
b) Memonitor jangka waktu peminjaman arsip.
e. Penyiangan
1. Pemindahan Arsip
a) Pemindahan  berkas  arsip  menggunakan  kotak  arsip  atau  sarana simpan lainnya sesuai dengan jenis arsip yang dipindahkan
b) Kotak arsip harus dilengkapi dengan Daftar Isi Kotak (DIK) dan disegel dengan  dibubuhi  tanggal  dan  paraf  pejabat  pejabat  Unit  Pengelola (UP) pada label segel
c) Berkas dokumen belum habis JRA
d) Menggunakan Daftar Arsip yang dipindahkan (DAP)
2. Pemusnahan
Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang :
a) Telah habis jadwal Retensinya
b) Tidak mempunyai nilai guna
c) Tidak sedang terkait kasus Hukum
d) Tidak ada peraturan perundang - undang yang melarang.
Untuk dokumen dengan Jadwal Retensi (JR):
10 tahun atau lebih;
a) Membuat Daftar Arsip yang akan Dimusnahkan (DAM)
b) Membentuk Panitia Penliaian Arsip (PPA)
c) Membuat Berita Acara Penilaian Arsip (BANA)
d) Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip (BAMA)
Dibawah 10 tahun
a) Membuat DAM
b) Membuat BAMA
Pengajuan  pemusnahan  arsip  dilakukan  pejabat  atau  pegawai  yang  diberi kewenangan  sebagai  Kepala  Unit  dan  persetujuan  pemusnahan  arsip dilakukan Pejabat setingkat kepala tim.
f. Pengamanan / Clean Desk Policy
1. Tersedianya APAR dan Kartu Kontrol APAR yang di cek setiap bulan.
2. Pengendalian  akses  keluar  masuk  ruang  kerja  (RSA)/Khazanah  Buku  dan SKA
3. Sarana simpan arsip dalam kondisi terkunci
4. Anak - anak  kunci  sarana  simpan  beri  identitas  disimpan  dalam  box  kunci. Kunci box disimpan oleh pejabat/PIC
5. Memasang tanda/tulisan “ DILARANG MEMBAWA TAS, MEROKOK, MAKAN DAN MINUM DI RUANG SKA ”
6. Menyimpan  dokumen  setelah  jam  kerja  berakhir  dengan  prinsip  3R  yaitu Rapi, Resik dan Ringkas.
7. Menyediakan tanda jalur evakuasi dan penanganan keadaan darurat
g. Pemeliharaan
Pemeliharaan berkas arsip dilakukan dengan :
1. Pemeliharaan berkas arsip di lakukan dengan;
2. Memiliki Jadwal Pemeliharaan Arsip khusus di RSA dan SKA
a) Suhu udara di RSA antara 18 o - 22 o dan kelembaban 50% RH – 70% RH
b) Ruang SKA terjaga dari masuknya serangga dan sinar matahari
c) Melakukan pest control secara berkala di ruang SKA.
h. Pelaporan
1. Telah melakukan perhitungan volume arsip Satker secara benar dan akurat
2. Telah  menyampaikan  Laporan  Perkembangan  Arsip  Bank  Indonesia  ke Divisi Arsip Kantor Pusat tepat waktu per semester.

## KESIMPULAN
Bank Indonesia telah menerapkan ISO 30301:2011 dan 15489 - 1:2016 semenjak tahun  2014.  Setelah  proses  audit  tahun  2015  Bank  Indonesia  menerima  sertifikat compliance dari  Lembaga  yang  menerbitkan  ISO . Tujuan  dari  penerapan  ISO  tersebut yakni pengelolaan arsip yang tertib, sehingga arsip yang tercipta dan dikelolah dapat dibuktikan  autentisitasnya,  keutuhan,  keandalan,  dan  digunakan  untuk  kebutuhan kegiatan organisasi .
Penerapan  15489 - 1:2016  di  lingkungan  Bank  Indonesia  di  akomodir  melalui kebijakan  Manajemen  Dokumen  Bank  Indonesia  (MDBI).  Adapun  tujuan  dari  MDBI adalah:
1. menyediakan dokumen autentik, legal dan terpercaya;
2. memberikan keamanan, ketersediaan dan kemudahan arsip bank indonesia;
3. mewujudkan  pengelolaan  dokumen  yang  efektif,  efisien,  dan  selekstif  sesuai dengan  sistem  kearsipan  nasional  serte  serta  memenuhi  standar  internasional kearsipan
4. Mendukung  akuntabilitas  dan  transparansi  pelaksanaan  tugas  dan  wewenang Bank Indonesia;
Konsep  dan  prinsip  ISO  15489 - 1:2016  dalam  mengelola  arsip  yakni  menciptakan, menangkap,  dan  mengelola  arsip  yang  tergambar  di  dalam  proses  pengelolaan  arsip Bank  Indonesia  yang  terdiri  dari  dari    Penerimaan  atau  pengiriman,  Pemberkasan, Penyimpanan, Penggunaan, Pemeliharaan, Pengamanan, Penyusutan, Pelaporan. Setiap tahap  tersebut  harus  dipastikan  input,  proses  dan  bukti  yang  sesuai  standar.  Setiap proses selalu ada input, bukti dan terdokumentasi.
Salah satu kunci suksesnya pengelolaan arsip di lingkungan Bank Indoenesia adalah awareness oleh  pimpinan  dan  pegawai  Bank  Indonesia. Awareness tersebut  diikut  oleh kebijakan  pengelolaan  arsip  yang  diinternalisasi  pada  Indeks  Kinerja  Unit  Kerja. Sehingga  masing - masing  unit  kerja  di  lingkungan  Bank  Indonesia  berlomba - lomba untuk membenahi dan mengelola arsip yang baik. Selain itu setiap tahunnya unit kerja yang  terbaik  dalam  pengelolaan  arsip  akan  mendapatkan  pengharagaan  dari  Dewan Gubernur Bank Indonesia.

## DAFTAR PUSTAKA
Wallace,  P.  E.  (1992).  Records  Management  Intregated  Information  Systems.  New Jersey: Prentice Hall Inc.
Ellis,  J.  (1993).  Keeping  Archives.  Port  Melbourne:  Thorpe  and  Australian Society of Archivist.
Undang - Undang  Republik  Indonesia  Nomor  8  Tahun  1997  tentang  Dokumen Perusahaan
Undang – Undang Republik Indonesia 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Undang  – Undang  Republik  Indonesia  Nomor  23  Tahun  2014  tentang  Pemerintahan Daerah ISO 15489 - 1:2016 information and documentation : concepts and principles. Pusat  Pengkajian  dan  Pengembangan  Sistem  Kearsipan  (2017).  Tata  Kelola  E - Arsip. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia.
Badan Standardisasi Nasional.(2018). SNI 8642:2018 ISO 15489 - 1:2016 Informasi dan Dokumentasi - Pengelolaan Arsip - Bagian 1: Konsep dan Prinsip. Jakarta : Badan Standardisasi Nasional
Departemen  Pengelolaan  Logisitik  &  Fasilitas.  (2019) “ Records  Management  System (BI - RMS) ”. Jakarta : Bank Indonesia. Departemen  Pengelolaan  Logisitik  &  Fasilitas.  (2019).  ISO  15489  – RECORDS MANAGEMENT. Jakarta : Bank Indonesia