2024
https://journal.trunojoyo.ac.id/triac

## Pemanfaatan Robotic Process Automation Dalam Pembuatan Laporan Penindakan Kejadian Bencana Secara Otomatis
Dony Susandi 1 , Harun Sujadi *2 ,Kurnia Martin 3 1, Program Studi Teknik Indutri, Fakultas Teknik, Universitas Majalengka Kabupaten Majalengka, Jawa Barat 45418 Indonesia
2,3 Program Studi Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Majalengka Kabupaten Majalengka, Jawa Barat 45418 Indonesia e-mail: dys@unma.ac.id 1 , harunsujadi@unma.ac.id *2 , kurniam88@gmail.com 3
Abstract — Badan  penanggulangan  bencana  daerah  (BPBD) adalah  lembaga  non-departemen  pemerintah  yang  bertanggung jawab atas pengendalian bencana di provinsi, kabupaten, dan kota. Salah  satu  tugasnya  adalah  melaksanakan  dan  membuat  laporan kejadian  bencana  berdasarkan  hasil  kaji  situasi  dan  persyaratan cepat  di  lokasi  bencana  selama  tahap  tanggap  darurat.  Karena semua proses dilakukan secara konvensional saat membuat laporan bencana, staf unit data informasi sering mengalami kesulitan dalam mengolah  dan  memeriksa  laporan.  Untuk  mempercepat  proses tersebut,  aplikasi  berbasis  web  dan  robotic  process  automation (RPA)  yang  terintegrasi  dapat  membantu.  robotic  process automation (RPA) dapat mengotomasi proses yang dilakukan oleh operator  komputer,  seperti  mengambil  data,  menginput  data, memeriksa  laporan,  dan  mengirim  laporan.  Berdasarkan  hasil pengujian, proses yang dilakukan oleh robotic process automation (RPA)  untuk  menginput  form  surat  pengantar  laporan  memiliki waktu eksekusi yang dua kali lebih cepat dari proses konvensional yang  dilakukan  oleh  manusia.  Sementara  robotic  process automation  (RPA)  untuk  memeriksa  dan  mengirimkan  laporan lebih difungsikan untuk melakukan proses pemeriksaan masuknya laporan secara berkala.
Kata  Kunci— Aplikasi  Berbasis  Web,  Laporan  Kejadian Bencana, Robotic Process Automation

## I. P ENDAHULUAN
Bertanggung  jawab  atas  penanggulangan  bencana  di provinsi,  kabupaten,  dan  kota,  badan  penanggulangan bencana  daerah  (BPBD)  adalah  lembaga  pemerintah  non- departemen. BPBD melakukan pekerjaannya sesuai dengan kebijakan  yang  ditetapkan  oleh  badan  nasional penanggulangan  bencana  (BNPB).  Untuk  menggantikan satuan  koordinasi  pelaksana  penanganan  bencana (Satkorlak)  di  tingkat  Provinsi  dan  satuan  pelaksana penanganan bencana (Satlak PB) di tingkat Kabupaten/Kota, yang  dibentuk  oleh  Peraturan  Presiden  Nomor  83  Tahun 2005,  BPBD  dibentuk  oleh  Peraturan  Presiden  Nomor  8 Tahun 2008. Bencana dapat didefinisikan sebagai peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan  dan  penghidupan  masyarakat  yang  disebabkan oleh  faktor  alam,  non  alam,  atau  manusia.  Peristiwa- peristiwa  ini  dapat  menyebabkan  korban  jiwa,  kerusakan lingkungan,  kerugian  harta  benda,  dan  konsekuensi psikologis[1].
Gambar 1 Jumlah Kejadian Bencana Alam di Kabupaten Majalengka 2021 (Open Data Kabupaten Majalengka, 2021) Penanggulangan  dan  penanganan  bencana  di Kabupaten  Majalengka  dilakukan  dalam  tiga  tahap,  yang dikenal sebagai siklus bencana meliputi tahap pra bencana, saat  bencana  atau  tahap  tanggap  darurat,  dan  tahap  pasca bencana. Pada tahap bencana atau tanggap darurat, di mana informasi  bencana  telah  masuk,  dianalisis,  dan  diputuskan untuk  mengirim  tim  ke  lokasi  bencana.  Penyelenggaraan penanggulangan bencana pada tahap ini meliputi pengkajian lokasi,  kerusakan,  dan  sumber  daya,  penetapan  status darurat  bencana,  penyelamatan  dan  evakuasi  masyarakat terkena  bencana,  pemenuhan  kebutuhan  dasar,  dan perlindungan kelompok rentan. Personil unit data informasi yang melakukan pengkajian di lokasi kejadian secara cepat dan  tepat  mengirimkan  laporan  hasil  kaji  cepat  melalui aplikasi pesan ke personel unit data informasi yang berada di kantor, setelah menerima pesan dari tim di lokasi kejadian bencana,  data  kemudian  dimasukkan  ke microsoft  excel , dipanggil  oleh microsoft  word dan  disimpan dalam  format pdf,  setelah  tersimpan,  data  tersebut  dikirimkan  kepada pimpinan serta diteruskan kepada otoritas yang lebih tinggi. Berdasarkan mekanisme laporan pusat pengendalian operasi penanggulangan  bencana  (PUSDALOPS)  keseluruhan proses  tersebut  dilakukan  dalam  waktu  lima  belas  menit awal untuk menghimpun informasi bencana dan lima belas menit  akhir  untuk  menyimpan  dan  mengirim  laporan kejadian,  pembuatan  dan  pengiriman  laporan  kejadian membutuhkan  waktu  secepat  mungkin  untuk  memberikan informasi  kepada  publik  termasuk  untuk  kebutuhan press realease [2].
Gambar 2 Alur Mekanisme Laporan Pusat Pengendalian Operasi Penanggulangan Bencana (PUSDALOPS) di BPBD Kab. Majalengka (BPBD Kab. Majalengka)
Jenis  bencana,  lokasi,  waktu,  dan  jenis  bencana, perkiraan  jumlah  korban  dan  klasifikasi  mereka,  perkiraan kerusakan  lingkungan,  cakupan  bencana,  upaya penanggulangan  yang  telah,  sedang,  dan  akan  dilakukan, jenis dan jumlah bantuan yang dibutuhkan, dan metode yang digunakan  untuk  memberikan  bantuan.  Proses  pengolahan data  menggunakan  r obotic  process  automation  (RPA) dimulai  dengan  mengambil  surat  tugas  yang  dibagikan dalam grup pesan, mengekstraknya sebagai input, kemudian mengisi  form  surat  pengantar  laporan  pada website form laporan.  Berdasarkan  hasil  pemeriksaan  cepat  yang dilakukan  di  lokasi  bencana,  personel  unit  data  informasi menginput  form  laporan.  Kemudian robotic  process automation  (RPA) mengecek  apakah  laporan  kejadian tersedia,  dan  jika  tersedia, robotic  process  automation (RPA) mengirimkannya  melalui  aplikasi  pesan  ke  atasan atau penerima laporan. Proses pembuatan laporan  kejadian dengan  sistem  yang  mengintegrasikan website dan robotic process  automation  (RPA) ini  dapat  mempercepat  waktu dan  mengurangi  jumlah  pekerjaan  yang  dilakukan  oleh manusia,  yang  akan  sangat  berguna dalam  situasi  di  mana jumlah staf yang tersedia di kantor terbatas[3].
Sistem  pembuatan  laporan  kejadian  bencan  ini dibangun  dengan  metode Extreme Programming yang meliputi  proses  Perencanaan  ( Planning ),  Perancangan ( Design ),  Pengkoden  ( Coding )  dan  Pengujian  ( Testing ). Pada  tahap  perancangan  ini,  mengidentifikasi  dan memprioritaskan  fitur-fitur  yang  akan  diimplementasikan pada versi awal sistem. Pada tahap perancangan, merancang desain  keseluruhan  sistem.  Desain  ini  mencakup  tampilan visual, struktur navigasi, dan interaksi antarmuka pengguna. Desain  sederhana  dan  fleksibel  dianjurkan,  karena  dalam metode  XP,  perancangan  bisa  terus  diperbaiki  dan disempurnakan di iterasi berikutnya. Setelah desain website selesai,  mulai  melakukan  pembangunan  kode  atau programming .  Dengan  mengimplementasikan  fitur-fitur sesuai  dengan  desain  yang  telah  ditetapkan.  Setiap  bagian dari  kode  yang  diimplementasikan  diuji  secara  terpisah dengan  pengujian  unit.  Pada  tahap  pengujian  bertujuan untuk  memastikan  bahwa  fungsi-fungsi  di  dalam  kode bekerja dengan benar[4].

## II. B AHAN DAN M ETODE
Kerangka  penelitian  digunakan  untuk  memudahkan pemahaman  tahapan-tahapannya,  dengan  menggunakan metode extreme  programming yang  meliputi  perencanaan,
perancangan,  pengkodean  dan  pengujian  hingga  akhirnya mendapatkan hasil dan kesimpulan penelitian[5].
Gambar 3 Kerangka Penelitian
Kerangka  penelitian  terdiri  dari  beberapa  langkah,  yang dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Pendahuluan  tahap  pendahuluan  dimulai  dari pengumpulan data untuk mengidentifikasi permasalahan  pada  sistem  laporan  kejadian  bencana dengan  cara  studi  lapangan  yaitu  observasi  dan wawancara  kepada  kordinator  bidang  kedaruratan logistik  BPBD  Kabupaten  Majalengka  dan  studi literatur, merumuskan permasalahan yang terjadi pada penelitian ini, menentukan tujuan penelitian, termasuk membatasi masalah penelitian agar diskusi lebih fokus, melakukan proses pencarian, dan mengumpulkan data
pendukung dari berbagai sumber dengan menggunakan metode lapangan dan metode perpustakaan.
2. Perencanaan  Tahap  yang  kedua  yaitu  perencanaan  di mana pada tahapan ini merupakan bagaian dari metode extreme programming . Di mana dalam metode extreme programming terdapat empat tahap yaitu perencanaan, perancangan,  pengkodean  dan  pengujian.  Pada  tahap perencanaan  dilakukan  analisis  terhadap  kebutuhan penggguna serta alat dan bahan  yang akan digunakan untuk  merancang  sistem  laporan  kejadian  bencana yang  menghasilkan  output  berupa  analisis fungsional, analisis  pengguna,  dan  kebutuhan  perangkat  lunak ( software ).
3. Perancangan  tahap  perancangan  terdiri  dari  proses perancangan website untuk  menginput  dan  mengolah data  laporan  dari  lapangan  dan  perancangan robotic process  automation (RPA)  untuk  mengotomatisasi proses  bisnis  operator  komputer.    Setelah  tahap perancangan  selesai  kemudian  masuk  pada  tahap pengkodean berdasarkan perancangan tersebut.
4. Tahap  pengkodean  ini  mengimplementasikan perancangan  model  sistem  ke  dalam  kode  program, yang  menghasilkan prototipe perangkat  lunak.  Untuk membuat  sistem  laporan  kejadian  bencana,  saya menggunakan framework PHP CodeIgnite r  3,  yang menggunakan  konsep  Model, View , and Controller (MVC).  Sistem  Manajemen Database  MySQL digunakan untuk menjalankan basis data.
5. Pengujian  tahap  ini  melibatkan  penerapan perancangan  model  sistem  ke  dalam  kode program  yang  menghasilkan prototipe perangkat lunak.  Untuk  membuat  sistem  laporan  kejadian bencana,  saya  menggunakan framework PHP CodeIgniter 3, yang menggunakan konsep Model, View, and Controller (MVC). Sistem Manajemen Database  MySQL digunakan  untuk  menjalankan basis data.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Perancangan  sistem  terdiri  dari  arsitektur  sistem, perangkat  lunak.  Pada  sistem  pembuatan  laporan  kejadian bencana  ini  menggunakan website dan robotic  process automation (RPA)  terdiri  dari  tiga  bagian  utama  yaitu masukan ( input ), proses ( process ), dan keluaran ( output )[6].
Gambar 4 Blok Komponen Sistem
Perencanaan sistem terdiri dari tiga bagian utama yaitu masukan  ( input ),  proses  ( process ),  dan  keluaran  ( output ) yang  saling  keterkaitan.  Penelitian  tentang  sistem pembuatan  laporan  kejadian  dengan  alur  sistemnya  yaitu, robot diaktifkan untuk mengunduh surat tugas dalam bentuk pdf  dari  grup Whatsapp yang  telah  dibagikan  sebelumnya untuk diambil datanya untuk mengisi form surat pengantar laporan  kejadian[7].  Personel  unit  data  informasi  yang berada di lokasi bencana melakukan pengumpulan data dan pengkajian cepat melalui website . Robot mengecek apakah laporan  kejadian  sudah  ada  atau  tidak  untuk  kemudian dikirim ke Kepala seksi kedaruratan dan logistik.
Blok  diagram  keseluruhanan  sistem website maupun robotic  process  automation  (RPA) di  atas  merupakan gambaran singkat mengenai komponen sistem yang terlibat. Perancangan  sistem  secara  umum  terdiri  dari  perancangan website dan  perancangan robotic  process  automation (RPA) [8]. Perancangan  aplikasi  merupakan  rancangan  mengenai aplikasi  laporan  kejadian  bencana  berbasis  web  untuk memudahkan  personel  unit  data  infomasi  yang  melalukan proses kaji cepat di lokasi bencana. Aplikasi yang dibangun terintegrasi  dengan robotic  process  automation  (RPA) dengan  operator  komputer  yang  berada  di  kantor  untuk mengotomatisasi proses bisnis yang dilakukan oleh operator komputer[9].
Operator /admin Profile Beranda Sistem Pengguna Edit Tambah Edit Hapus Token Memeriksa Status Login Validasi Logout Login Lihat Detail <<include>> <<include>> <<include>> Penggguna Aktivasi Lihat Jenis Bencana Tambah Edit Hapus <<include>> Lihat Pelaporan Tambah Edit Export <<include>> Lihat Beranda Tentang Informasi FAQ Form Laporan Tambah <<include>> Gambar 5 Use Case Diagram Aplikasi Use case diagram di atas menggambarkan bahwa aktor ada dua yaitu admin/operator dan pengguna, admin/operator pada aplikasi ini yaitu operator unit data dan informasi dan aktor  pengguna  yaitu  petugas  lapangan  dari  unit  data  dan informasi. Aplikasi ini dapat digunakan oleh petugas admin unit  data  dan  nformasi  yang  dapat  berinteraksi  dengan sistem dengan melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses  setiap  menu  pada  aplikasi.  Untuk  aktor pengguna  dalam  mengakses  aplikasi  ini  tidak  perlu  login terlebih dahulu dan bisa menginput laporan berdasarkan no surat  tugas  dan  token  yang  diberikan  oleh  unit  data  dan informasi [10].
Perancangan robotic  process  automation  (RPA) input form  surat  pengantar  laporan  pada  sistem  pembuatan laporan  kejadian  bencana  yaitu  untuk  melakukan  proses input data pada form surat pengantar laporan yang terdapat pada website secara  otomatis  oleh  robot  [11].  Alur
rancangan robotic  process  automation  (RPA) input  form surat  pengantar laporan  dapat  digambarkan pada flowchart berikut ini. Perancangan robotic process automation (RPA) kirim  laporan  kejadian  pada  sistem  pembuatan  laporan kejadian  yaitu  untuk  melakukan  proses  melakukan  proses pengecekan  laporan  hingga  pengiriman  laporan  kejadian bencana secara otomatis oleh robot. Alur rancangan robotic process  automation  (RPA) kirim  laporan  kejadian  dapat digambarkan pada flowchart berikut ini[12]. Berikut  merupakan flowchart untuk  memeriksa  laporan kejadian.
Gambar 6 Flowchart RPA Pemeriksaan Laporan Awal dan
Update Pada  gambar  6  merupakan  alur  dari  proses pemeriksaan laporan kejadian. Setelah surat tugas diekstrak, kemudian  robot  membuka website form  laporan  kejadian, masuk  ke  panel  administrator,  membuka  menu  pelaporan, memeriksa ketersedian laporan berdasarkan surat tugas, jika tersedia  robot  melanjutkan  pemeriksaan  terhadap  laporan update, jika laporan update tersedia, maka robot mengunduh laporan update tersebut, jika laporan update tidak ada, maka robot akan mengunduh laporan awal [13] [16].

## IV. K ESIMPULAN
Setelah sistem yang dibangun dan berbagai pengujian yang dilakukan, penelitian ini mencapai kesimpulan berikut: Sistem  pembuatan  laporan  kejadian  bencana  di  BPBD Kabupaten  Majalengka  dibuat  dengan  mengintegrasikan website form  laporan  dan robotic  process  automation (RPA). robotic  process  automation (RPA)  diaktifkan dengan trigger ketika terjadi suatu bencana, robotic process automation (RPA) mengambil surat tugas dari aplikasi pesan dan  mengekstraknya  dengan  aktivitas  Get  OCR  Text sebagai  input.  Hasil  ekstrak  teks  digunakan  untuk  mengisi
form  surat  pengantar  laporan  pada website form  laporan, yang akan dilanjutkan untuk menginput hasil kaji cepat oleh personel unit data informasi yang berada di lokasi kejadian bencana. Robotic  process  automation  (RPA) melakukan pengecekan  apakah  laporan  kejadian  bencana  telah  dibuat. Apabila  laporan  kejadian  bencana  telah  tersedia, robotic process  automation  (RPA) akan  mengirimkannya  melalui aplikasi pesan kepada penerima laporan. Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  penggunaan robotic process  automation  (RPA) dalam  pembuatan  laporan kejadian  bencana  menghasilkan  peningkatan  signifikan dalam efisiensi waktu. Dengan robotic process automation (RPA) , laporan dapat dibuat dengan lebih cepat dan efisien daripada  metode  konvensional  dengan  perbedaan  waktu sekitar  2  menit  23  detik  pada  proses  input  form  surat pengantar  laporan.  Otomatisasi  tugas-tugas  repetitif  dan berulang  dalam  pembuatan  laporan  menggunakan robotic process automation (RPA) mengurangi keterlibatan manusia dan  meningkatkan  kecepatan  dalam  mengolah  data  dan menghasilkan laporan

## D AFTAR P USTAKA
[1]  Untuk  menggantikan  Satuan  Koordinasi  Pelaksana Penanganan  Bencana  (Satkorlak)  di  tingkat  Provinsi dan  Satuan  Pelaksana  Penanganan  Bencana  (Satlak PB)  di  tingkat  Kabupaten/Kota,  yang  dibentuk  oleh Peraturan  Presiden  Nomor  83  Tahun  2005,  BPBD dibentuk  oleh  Peraturan  Presiden  Nomor  8  Tahun 2008.
[2]  Leonard,  Leonard,  and  Muhammad  Iqbal.  Pemilihan
Daerah Penerima Bantuan Pusat Pengendalian Operasi Menggunakan  Analytical  Hierarchy  Process  Pada Pusdatinkomben Bnpb. no. 2, June 2021, pp. 195–204, doi:10.24127/jmsi.v2i2.1092.
[3]  Axmann,  Bernhard,  and  Harmoko  Harmoko.  Robotic Process Automation: An Overview and Comparison to Other  Technology  in  Industry  4.0.  Sept.  2020, doi:10.1109/acit49673.2020.9208907.
[4]  Warjiyono,  Warjiyono,  et  al.  “Sistem  Informasi Geografis  Pemetaan  Bencana  Alam  Kota  Brebes Menggunakan  Metode  Extreme  Programming.”  Pilar Nusa Mandiri: Journal of Computing and Information System,  vol.  15,  no.  1,  Mar.  2019,  pp.  77–84, doi:10.33480/pilar.v15i1.110.
[5]  Vajgel,  Bruna,  et  al.  “Development  of  Intelligent Robotic Process Automation: A Utility  Case Study in Brazil.” IEEE Access, vol. 9, Apr. 2021, pp. 71222–35, doi:10.1109/access.2021.3075693.
[6]  Quille,  Rosa  Virginia  Encinas,  et  al.  “Performance Analysis  Method  for  Robotic  Process  Automation.” Sustainability,  vol.  15,  no.  4,  Feb.  2023,  pp.  3702– 3702, doi:10.3390/su15043702.
[7]  Chandra  Ardiansyah,  H.  P.  P.,  2022.  Peran  Robotic Process  Automation  pada  Sistem  Customer Relationship Management. Remik: Riset dan E-Jurnal Manajemen Informatika Komputer .
[8]  Daniel  Alfa  Puryono,  I.  S.,  2022.  Penerapan  Robotic Process  Automation (RPA)  Untuk  Otomatisasi  Proses Penilaian  Pada  Aplikasi  Raport  Digital  Raudhatul Athfal.  Jurnal  Informatika  dan  Rekayasa  Perangkat Lunak.
[9]  Donny  Fernando,  H.,  2019.  Studi  Literatur:  Robotic Process Automation. JSiI Jurnal Sistem Informasi.
[10]
[11] Munawar, G., 2021. Bot to Monitor Student Activities on  Elearning  System  Based  on  Robotic  Process Automation  (RPA).  Sinkron  :  Jurnal  dan  Penelitian Teknik Informatika.
Madakam,  S.,  Holmukhe,  R.  M.,  &  Jaiswal,  D.  K. (2019).  The  Future  Digital  Work  Force:  Robotic Process  Automation  (RPA).  Journal  of  Information Systems  and  Technology  Management,  16,  1–17. https://doi.org/10.4301/s1807-1775201916001
[12] P. H. Nelly Novitawaty, "Penggunaan Perangkat Lunak Robot  Untuk  Otomatisasi  dan  Mempercepat  Proses Integrasi  Sistem  dan  Manusia  dalam  Berbagai  Proses Bisnis," Seminar Nasional Inovasi Teknologi , 2019.
[13] M. Dra. Ida Royandiah, "Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Bentuk Laporan,"
[Online]. Available: http://repository.ut.ac.id/4123/1/PUST2138-M1.pdf.
[Accessed 22 1 2022].
[14] H. Donny Fernando, "Studi Literatur: Robotic Process Automation," JSiI Jurnal Sistem Informasi, 2019.
[15] Vinson Alvindi, F. K. S. D. E. J., 2022. Pembangunan Robotic Process Automation pada Sistem AOL (Studi Kasus: Astra Credit Companies).
[16] Khumaidi,  A.,  Priyonggo,  P.,  Kusumah,  A.,  Rahmat, M.  B.,  &  Endrasmono,  J.  (2022).  Sistem  Tracking Posisi Kamera Menggunakan Pengolahan Citra Untuk Pemusatan  Posisi  Pengambilan  Video  di  Automation Academy.  Jurnal  Teknik  Elektro  dan  Komputer TRIAC, 9(2), 102-106.