Copyright ©2023, ISSN: 2302-4666 print/ 2540-9638 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/lpustaka doi: 10.14710/lenpust.v9i2.53653
Urgensi Penyelamatan Informasi Arsip Kearstitekturan dan Kartografi Eks PSTA BATAN dalam Masa Transisi Badan Riset dan Inovasi Nasional
Ken Fitria Indrawardani * ; Dhatu Kamajati ; Allen Relyan Wijaya ; Miftahu Rokhmat Badan Riset dan Inovasi Nasional
* Korespondensi: kenf001@brin.go.id

## Abstract
The  vital  archives  of  the  former  BATAN  PSTA  are  one  of  the  dynamic  archives  identified  by  the  Yogyakarta Multi-Unit Work Area Archive Service Team (BRIN) since the issuance of Presidential Regulation (PERPRES) about the National Research and Innovation Agency No. 78 of 2021 regulates the fusion of several entities such as BATAN, BPPT, LIPI, LAPAN and the Ministry of Research and Technology. Special attention is needed to the physical management and vital archival information of the former BATAN PSTA which is partially identified as damaged.  There  are  375  vital  archive  numbers  of  former  BATAN  PSTA  that  have  been  identified  and  are architectural  and  cartography  archives  with  conventional  paper  media.  From  the  data,  15%  of  archives  are partiallydamaged and 85% are still in good condition. These documents, as a whole, belong to the former PSTA BATAN.  Media  transfer is one  of  the efforts  in  archive  maintenance  which  is  usually  done to  prevent physical damage  which  later  will  affect  the  loss  of  some  of  the  information  contained  in  the  architectural  and cartographic archive. This paper attempts to formulate strategic steps in an effort to save archival information. Strategic  steps  that  can  be  taken  are  to  develop  a  program  to  rescue  architectural  and  cartographic  archival information supported by strengthening the competence of processing human resources and the equipment used and the preparation of Standard Operating Procedures (SOP).
Keywords: architectural and cartographicrecord; former psta batan; media transfer; record; vital record

## Abstrak
Arsip  vital  eks  Pusat  Sains  dan  Teknologi  Akselerator  (PSTA)  Badan  Tenaga  Nuklir  Nasional  atau  BATAN merupakan  salah  satu  arsip  dinamis  yang  teridentifikasi  oleh  Tim  Layanan  Arsip  Kawasan  Multi  Unit  Kerja Yogyakarta  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  (BRIN)  sejak  terbitnya  Peraturan  Presiden  (PERPRES)  tentang Badan  Riset  dan Inovasi  Nasional  No  78 Tahun 2021  mengenai  peleburan  dari  beberapa  entitas  seperti  Badan Tenaga  Nuklir  Nasional  (BATAN),  Badan  Pengkajian  dan  Penerapan  Teknologi  (BPPT),  Lembaga  Ilmu Pengetahuan  Indonesia  (LIPI),  Lembaga  Antariksa  dan  Penerbangan  (LAPAN)  dan  Kementerian  Riset  dan Teknologi  (Kemenristek).  Perhatian khusus  diperlukan  terhadap pengelolaan  fisik  dan informasi  arsip  vital  eks PSTA  BATAN  yang  sebagian  teridentifikasi  dalam  kondisi  rusak.  Terdapat  375  nomor  arsip  vital  eks  PSTA BATAN  yang  telah  teridentifikasi  dan  merupakan  arsip  kearsitekturan  dan  kartografi  dengan  media konvensional  kertas.  Dari  data  didapatkan  15%  arsip  dalam  kondisi rusak  sebagian hingga tidak  baik dan 85% masih  dalam  kondisi  baik.  Dokumen  ini  secara  seluruhnya  merupakan  arsip  milik  eks  PSTA  BATAN.  Alih media  merupakan  salah  satu  upaya  dalam  pemeliharaan  arsip  yang  biasanya  dilakukan  untuk  mencegah kerusakan  fisik  yang  nantinya  akan  berpengaruh  pada  hilangnya  sebagian  informasi  yang  terdapat  pada  arsip kearsitekturan  dan  kartografi  tersebut.  Artikel  ini  bertujuan  untuk  mendeskripsikan  kebutuhan  dan  upaya penyusunan  langkah  strategis  dalam rangkaian kegiatan  penyelamatan informasi arsip.  Metode  penelitian  yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan analitik, yaitu suatu penelitian yang berusaha menjawab permasalahan  yang  ada  berdasarkan  data-data.  Data  yang  didapat  merupakan  hasil  identifikasi  terhadap keseluruhan arsip kearsitekturan dan kartografi. Hasil penelitian ini merujuk pada adanya rekomendasi mengenai urgensi  langkah  strategis  yang  dapat  diambil  yaitu  dalam  penyusunan  program  penyelamatan  informasi  arsip kearsitekturan  dan  kartografi  dengan  didukung  dengan  penguatan  kompetensi  SDM  pengelola  dan  perangkat yang digunakan dan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP).
Kata Kunci: arsip; arsip vital; eks psta batan; alih media; arsip kearsitekturan dan kartografi

## PENDAHULUAN
Tahun 2021 merupakan awal  peleburan dari beberapa entitas seperti Badan Tenaga Nuklir Nasional  (BATAN),  Lembaga  Ilmu  Pengetahuan  Indonesia  (LIPI),  Badan  Pengkajian  dan Penerapan Teknologi (BPPT), Lembaga Antariksa dan Penerbangan (LAPAN) serta Kementerian
Riset  dan  Teknologi  menjadi  lembaga  baru  bernama  BRIN  sesuai  dengan  Peraturan  Presiden (PERPRES) tentang Badan Riset dan Inovasi Nasional No 78 Tahun 2021 yang dikeluarkan oleh Presiden  Republik  Indonesia.  Dalam  Peraturan  Presiden  tersebut  dijelaskan  bahwa  Badan  Riset dan  lnovasi Nasional  yang selanjutnya disebut BRIN adalah  lembaga pemerintah  yang berada di bawah  dan  bertanggungjawab  kepada  Presiden  dalam  menyelenggarakan  penelitian, pengembangan,  pengkajian,  dan  penerapan,  serta  invensi  dan  inovasi,  penyelenggaraan ketenaganukliran,  dan  penyelenggaraan  keantariksaan  yang  terintegrasi.  Hal  tersebut,  kemudian menjadi  dasar  perubahan  pada  sistem  dan  pengelolaan  administrasi  lima  eks  entitas  tersebut, termasuk  di  dalam  administrasi  tersebut  adalah  perubahan  pengelolaan  arsip-arsip  yang  berasal dari BATAN, BPPT, LIPI, LAPAN dan Kemenristek sebelum adanya peleburan.
Arsip  merupakan  hal  yang  penting  dan  tidak  dapat  terpisahkan  dalam  kegiatan  instansi. Ketika  suatu  instansi/  organisasi  mengalami  perubahan  maka  arsip  yang  dihasilkan  harus diselamatkan  untuk  mengurangi  kemungkinan  hilangnya  informasi  atau  bahkan  rusaknya  fisik dari arsip-arsip tersebut (Rahayu, 2022). Arsip-arsip tersebut perlu disimpan dan dirawat dengan baik oleh instansi agar dapat digunakan kembali pada saat diperlukan (Adlina, 2020).
Hal  yang  mendasari  adanya  perubahan  pengelolaan  arsip  eks  entitas  adalah  pada  saat transisi  peleburan  lembaga,  segala  bentuk  aktivitas  pekerjaan  yang  dilakukan  oleh  BRIN  terus berlangsung yang secara otomatis menghasilkan arsip (Aulianto dan Raharja, 2022), dan kegiatan pengelolaan  arsip  eks  entitas  pun  membutuhkan  perhatian  khusus  agar  semua  dokumen  penting lembaga yang terintegrasi ke dalam BRIN dapat terselamatkan dengan baik. Hal ini sesuai dengan Keputusan  Kepala  BRIN  No.  127/HK/2021  tentang  Organisasi  Kearsipan  Badan  Riset  dan Inovasi  Nasional  yang  memberikan  tugas  dan  tanggung  jawab  secara  menyeluruh  kepada  Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan II untuk melaksanakan kegiatan penyelamatan arsip dari masing- masing  eks  entitas  yang  merupakan  Unit  Pengolah  arsip  terdahulu.  Pelaksana  yang  bertanggung jawab pada kegiatan di Kawasan Sains dan Edukasi (KSE) A Baiquni BRIN Yogyakarta (dahulu eks  PSTA  BATAN)  adalah  Tim  Layanan  Arsip  Kawasan  Multi  Unit  Kerja  Yogyakarta  sebagai Unit  Kearsipan  II  di  bawah  koordinasi  Unit  Kearsipan  I  Biro  Komunikasi  Publik,  Umum  dan Kesekretariatan (BKPUK) BRIN.
Sebagai Unit Kearsipan II, Tim Layanan Arsip Kawasan Multi Unit Kerja Yogyakarta saat ini  memiliki  beberapa  Unit  Pengolah.  Unit  Pengolah  adalah  satuan  kerja  di  lingkungan  badan yang  mempunyai  tugas  dan  tanggung  jawab  mengolah  semua  arsip  yang  berkaitan  dengan kegiatan  penciptaan  arsip  di  lingkungannya  yang  berasal  dari  eks  Pusat  Sains  dan  Teknologi Akselerator (PSTA) BATAN, eks Balai Teknologi  Infrastruktur Pelabuhan dan Dinamika Pantai (BTIPDP)  BPPT,  eks  Balai  Penelitian  Teknologi  Bahan  Alam  (BPTBA)  LIPI  dan  eks  Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir (STTN) BATAN yang berada di Yogyakarta.
Kondisi arsip yang teridentifikasi dalam proses kegiatan penyelamatan arsip penggabungan lembaga, secara  khusus di  lingkup  eks PSTA BATAN banyak ditemukan arsip  yang  kondisinya sangat  memprihatinkan  dan  merupakan  arsip  vital.  Arsip  vital  ini  banyak  berupa  arsip kearsitekturan  dan  kartografi  berupa  peta  dan  titik  jalur  pembangunan  gedung,  termasuk  reaktor Kartini  yang  hingga  saat  ini  masih  beroperasi.  Arsip  kearsitekturan  dan  kartografi  adalah  arsip yang  memiliki  bentuk  khusus  karena  medianya  terbuat  dari  bahan  khusus.  Pengelolaan  arsip bentuk  khusus  membutuhkan  penanganan  yang  khusus  dan  ahli  dalam  bidangnya  untuk memastikan  arsip  tersebut  tetap  terjaga  kualitas  dan  keutuhannya.  Oleh  karena  itu,  institusi  atau organisasi  yang  memiliki  arsip  bentuk  khusus  perlu  memiliki  tenaga  ahli  dan  fasilitas  yang memadai  untuk  memperhatikan  dan  memelihara  arsip  tersebut  (Darmawan,  2019).  Akan  tetapi arsip ini tersimpan di tempat yang kurang layak sehingga rawan sekali robek, dimakan rayap atau rusak  yang menyebabkan  hilangnya  informasi  yang ada di dalam arsip tersebut. Oleh  karena  itu perlu  dilakukan  suatu  kegiatan  penyelamatan  informasi  arsip  kearsitekturan  dan  kartografi  salah
satunya  dengan  melakukan  alih  media  dari  media  arsip  konvensional  menjadi  arsip  elektronik. Hal ini termaktub dalam Peraturan Kepala ANRI No. 9  Tahun 2018.
Alih  media  arsip  adalah  alih  media  dari  media  konvensional  berupa  kertas  menjadi  media elektronik,  yang  dilakukan  dengan  tujuan  untuk  menyelamatkan  informasi  yang  terdapat  pada arsip  konvensional,  menjaga  keautentikan,  keutuhan  dan  keamanannya  (Sugiharto,  2010). Beberapa  kelebihan  dari  kegiatan  alih  media  arsip  antara  lain,  penyimpanan  yang  menghemat ruang  simpan  karena  media  berupa  metadata  yang  tersimpan  secara  elektronik,  dan  akan  lebih cepat  ditemukan  kembali  pada  saat  informasi  tersebut  dibutuhkan  (Ariyani,  2014).  Jika dibandingkan  dengan  pengelolaan  arsip  kertas,  terdapat  permasalahan  yang  dihadapi,  misal keterbatasan  ruang  simpan  dan  kecepatan  dalam  menemukan  kembali  arsip  yang  dibutuhkan, sehingga hal tersebut menjadi salah satu faktor pertimbangan dilakukannya alih media arsip untuk memberi  ruang  pada  media  elektronik  sebagai  alternatif  dalam  pengelolaan  arsip  yang  lebih efektif  dan  efisien.  Dari  dasar  tersebut  maka  kegiatan  penyelamatan  informasi  arsip  dengan metode  alih  media  memerlukan  suatu  langkah-langkah  strategis  agar  kegiatan  penyelamatan  ini berjalan sesuai dengan koridor peraturan yang berlaku.

## Gambar 1
Penyimpanan Arsip Kearsitekturan di eks PSTA BATAN.
(Sumber: foto koleksi penulis tahun 2023)

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian  deskriptif.  Penelitian  deskriptif merupakan penelitian yang berusaha menemukan pemecahan permasalahan berdasarkan data-data yang  ada  dengan  melakukan  penyajian  data,  analisis,  dan  melakukan  interpretasi  (Narbuko  & Achmadi,  2015).  Penelitian  deskriptif  adalah  penelitian  yang  dimaksudkan  untuk  menyelidiki suatu  kondisi,  keadaan,  atau  peristiwa  lain,  kemudian  hasilnya  akan  dipaparkan  dalam  bentuk laporan  penelitian  (Arikunto,  2019).  Tujuan  pendekatan  ini  adalah  untuk  mendeskripsikan temuan-temuan penelitian berdasarkan data-data yang diperoleh dari kegiatan pemilahan arsip dan identifikasi  terhadap  sejumlah  nomor  arsip  yang  telah  diperoleh . Metode  deskriptif  analitik digunakan  untuk  mendapatkan  data-data  secara  mendalam,  mengandung  makna  dan mempengaruhi  substansi  penelitian  secara  signifikan  (Aprianti  dan  Krismawati,  2020).  Jadi, untuk  menemukan  jawaban  atau solusi atas  permasalahan  yang dihadapi, penulis  melakukan pengumpulan  data-data  yang  relevan,  melakukan  analisis  secara  rinci,  dan  melakukan
penyusunan  deskripsi  atau  gambaran  yang  komprehensif  tentang  fenomena  yang  diteliti. Dalam  hal  ini  adalah  data-data  mengenai  arsip  kearsitekturan  dan  kartografi  yang  telah diperoleh  dari  kegiatan  pemisahan  dan  pengidentifikasian  arsip  yang  diciptakan  oleh  PSTA BATAN. Data-data mengenai  arsip vital  eks PSTA BATAN  yang telah teridentifikasi dianalisis dan  diinterpretasikan  sesuai  dengan  tujuan  penelitian  yang  berhubungan  dengan  permasalahan mengenai kondisi dan pengelolaan, serta penyimpanan arsip kearsitekturan dan kartografi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Arsip  vital  merupakan  arsip  yang  sangat  penting  bagi  sebuah  lembaga  karena keberadaannya  menjadi  persyaratan  dasar  bagi  kelangsungan  operasional  pencipta  arsip,  apabila rusak atau hilang arsip ini tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan. Hal ini sesuai dengan apa yang  terdapat  pada  UU  No  43  Tahun  2009    tentang  Kearsipan,  pada  pasal  40  (1),  bahwa pengelolaan  arsip  dinamis  dilaksanakan  untuk  menjamin  ketersediaan  arsip  dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu  sistem  yang  memenuhi  persyaratan:  a.  andal;  b.  sistematis;  c.  utuh;  d.  menyeluruh;  dan  e. sesuai dengan  norma, standar, prosedur, dan  kriteria. Arsip dinamis  yang dimaksud adalah arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital. Arsip vital eks PSTA BATAN yang telah diidentifikasi berupa arsip konvensional dengan media kertas yang merupakan arsip kearsitekturan atau pun kartografi. Menurut Young dan Miller (Miller& Young, 1989) arsip  kearsitekturan  ini  memuat paling tidak data  historis  mengenai  kegiatan  pada  saat  perencanaan,  survei,  pekerjaan  di  lapangan, pembangunan  dan  pada  saat  terdapat  perbaikan  yang  menggambarkan  secara  detail  keseluruhan informasi yang terdapat pada peta tersebut.
Mengingat  pentingnya  fungsi  dari  arsip  vital  maka  diperlukan  pengelolaan  khusus  agar informasi  serta  kondisi  fisiknya  dapat  terjaga  dengan  baik.  Akan  tetapi  walaupun  arsip  tersebut dikelola  dengan  baik  tetap  ada  kemungkinan  rusak  seperti  terserang  rayap,  menguning  karena jamur,  informasi  dan  tulisan  yang  pudar,  terbakar,  dll.  Oleh  karena  itu  diperlukan  suatu pengelolaan  fisik  yang  baik  terhadap  kondisi  arsip  vital  dengan  tujuan  untuk  menjaga  keutuhan informasi  yang  terkandung  di  dalamnya.  Salah  satu  upaya  pengelolaan  yang  baik  terhadap  arsip vital  kearsitekturan  dan  kartografi  adalah  penyediaan  sarana  simpan  yang  sesuai  dengan  standar dan alih media arsip untuk menyelamatkan informasinya.
Arsip  kearsitekturan  dan  kartografi  tercipta  sebagai  sumber  informasi  pembangunan gedung, bangunan dan kondisi jaringan listrik maupun kondisi peta jaringan yang penting. Karena pekerjaan  perbaikan  gedung  akan  membutuhkan  informasi  awal  pada  saat  pembangunannya. Sebagai  contoh  adalah  arsip  kearsitekturan  mengenai  peta  jalur  listrik  travo,  peta  jalur  titik blower,  peta  jalur  air,  peta  jalur  penerangan  dll.  Informasi  inilah  yang  sangat  penting  untuk diselamatkan dari peta-peta kearsitekturan dan kartografi, ketika fisik arsip dikelola dan disimpan sesuai  dengan  standar,  maka  informasi  tersebut  tidak  akan  hilang.  Hal  ini  sesuai  dengan kedudukan  arsip  tersebut  sebagai  arsip  vital  yang  perlu  diprioritaskan  untuk  alih  media,  dari media  konvensional  menjadi  media  elektronik.  Gambar  2  menunjukkan  keterkaitan  antara  arsip kearsitekturan  dan  kartografi,  informasi  yang  terkandung  dalam  arsip  tersebut  dan  statusnya sebagai arsip vital.
Gambar 2 Keterkaitan antara arsip kearsitekturan dan kartografi, informasi arsip dan statusnya sebagai arsip vital.

## Arsip Kearsitekturan dan Kartografi Eks PSTA BATAN
Sejak tahun 2016 hingga saat  ini  telah dilakukan  kegiatan pemilahan dan  identifikasi serta pendataan  terhadap  keseluruhan  arsip  yang  ada  di  eks  PSTA  BATAN.  Dari  kegiatan  tersebut diperoleh  hasil  identifikasi  terhadap  arsip  vital  eks  PSTA  BATAN  dalam  rentang  kurun  waktu tahun 1965-2010 yaitu sebanyak 375 nomor. Persentase terbanyak arsip vital terdata pada periode tahun  1976-1985,  yaitu  sejumlah  160  nomor.  Arsip  tersebut  terdiri  dari  arsip  kartografi pembangunan  gedung  baik  laboratorium  maupun  reaktor  dan  fasilitas  gedung  lainnya  dengan rincian  135  dalam  kondisi  baik,  sedangkan  sisanya  dalam  kondisi  sobek/kurang  baik/sedikit sobek.  Untuk  arsip  vital  yang  tercipta  pada  kurun  waktu  1996-2010  terdapat  158  nomor  terdata atau  sekitar  42  persen  dari  keseluruhan  jumlah  arsip  vital  Eks  PSTA  BATAN  yang  terdata  dan teridentifikasi.

## Gambar 3
Diagram persentase arsip vital selama kurun waktu Tahun 1965-2010.
(sumber: data di olah, tahun 2023)
Arsip vital tersebut berupa arsip kartografi dan kearsitekturan mengenai pembangunan atau perbaikan gedung baik gedung laboratorium maupun gedung reaktor  yang sampai saat ini masih merupakan  bangunan  eksisting  di  Kawasan  Sains  dan  Pendidikan  Yogyakarta.  Data  arsip  vital tertua diciptakan pada tahun 1965, merupakan arsip “Rencana Mess dan Perumahan Pegawai II” asli  sejumlah  4  lembar.  Arsip  vital  berdasarkan  data  identifikasi  yang  terkait  dengan pembangunan  reaktor,  tercipta  pada  tahun  1974  dengan  tingkat  perkembangan  berupa  salinan sejumlah 1 berkas. Sedangkan persentase arsip vital berdasarkan tingkat perkembangannya, dapat dilihat pada gambar 4 di bawah ini. Sejumlah 154 nomor arsip vital merupakan salinan, 142 dari
9% 43% 6% 42% Jumlah Arsip Tercipta 1965-1975 1976-1985
1986-1995 1996-2010
keseluruhan nomor yang terdata adalah arsip asli. Sisanya adalah arsip asli dan salinan, serta arsip asli namun dalam kondisi tidak lengkap, yaitu sejumlah 34 nomor.
Gambar 4
Diagram persentase tingkat perkembangan Arsip Vital Eks PSTA BATAN.
(sumber: data diolah, tahun 2023)

## Gambar 5
Diagram persentase kondisi Arsip Vital Eks PSTA BATAN.
(sumber: data di olah, tahun 2023)
Arsip Vital Eks PSTA BATAN teridentifikasi memiliki kondisi beragam, dari kondisi baik, rusak sedikit  hingga tidak baik (gambar 5). Dari data didapatkan 15% arsip dalam  kondisi rusak sebagian  hingga  tidak  baik  dan  85%  masih  dalam  kondisi  baik.  Hanya  saja  perlu  tindakan preventif agar arsip yang masih dalam kondisi baik tidak menurun kondisinya.
Asli 38% Asli Tidak Lengkap 9% Asli dan Salinan 12% Salinan 41% Tingkat Perkembangan Arsip Vital Eks PSTA - BATAN 1965-2010 3%12% 85% Kondisi Arsip Vital Eks PSTA BATAN 1965-2010 Tidak Baik Rusak Sebagian Baik 8% 22% 70% Pembagian Arsip Berdasarkan

## Kegiatan Proyek
Arsip Proyek Reaktor
Arsip Proyek Laboraturium
Arsip Proyek Renovasi Gedung dan Rumah Dinas
Gambar 6. Arsip vital eks PSTA BATAN berdasarkan kegiatan proyek.

## (sumber: data di olah, tahun 2023)
Berdasarkan  Gambar  6,  terlihat  bahwa  jenis  arsip  vital  yang  ada  merupakan  arsip  proyek pembangunan, baik pengadaan gedung baru  maupun renovasi gedung  yang sudah  ada,  termasuk proyek  bangunan  reaktor  dan  laboratorium,  dan  banyak  ditemukan  dalam  kondisi  rusak,  sobek maupun sebagian telah pudar. Sebagai contoh, arsip vital tersebut adalah arsip kartografi Reaktor Atom Batan Yogyakarta, dengan keterangan skala 1 : 10, 1 : 20, 1 : 50, dan diciptakan pada tahun 1976 dan saat didata dalam kondisi rusak. Di tahun yang sama, terdapat pula arsip kearsitekturan pembangunan Laboratorium Pengolahan Sampah Radioaktif dengan keterangan skala 1 : 2, 1 : 5, 1 : 10, 1 : 20, 1 : 25, 1 : 50, 1 : 100, dan ditemukan dalam kondisi fisik robek.
Gambar 7
Contoh arsip vital dengan (a). kondisi robek (tidak baik) dan (b). kondisi robek dan berjamur (rusak sebagian).
(Sumber: foto koleksi penulis tahun 2023)
Dari gambaran umum di atas dapat dikategorikan bahwa dalam pengelolaan arsip vital  eks PSTA  BATAN  masih  kurang  mendapatkan  perhatian  dan  penyimpanan  arsip  yang  cenderung seadanya,  sehingga  menyebabkan  kerusakan  terhadap  fisik  arsip.  Hal  ini  tentu  saja  membuat kekhawatiran  selanjutnya  yaitu  informasi  yang  terkandung  di  dalam  fisik  arsip  akan  pudar  atau bahkan  hilang.  Pada  Perka  ANRI  No  9  Tahun  2018  pasal  3  disebutkan  bahwa  tujuan  dari pemeliharaan  arsip  dinamis  adalah  untuk  menjaga  keautentikan,  keutuhan,  keamanan  dan keselamatan  arsip;  dan  menjamin  ketersediaan  informasi  yang  terdapat  pada  arsip.  Disebutkan pula  bahwa  kegiatan  pemeliharan  arsip  adalah  tanggung  jawab  pimpinan  Unit  Kearsipan khususnya  pasal  9  ayat  (3)  telah  jelas  diamanatkan  kepada  seluruh  Pencipta  Arsip  untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.
Alih  media  arsip  vital  merupakan  proses  untuk  memindahkan  atau  mengubah  jenis  media penyimpanan arsip agar tetap dapat diakses dengan mudah dan aman. Peralihan media arsip vital diperlukan  karena  beberapa  alasan.  Pertama,  kepadatan  ruang  penyimpanan:  Jika  ruangan penyimpanan arsip sudah mencapai kapasitas maksimum, maka perlu dilakukan alih media arsip vital  ke  media  penyimpanan  yang  lebih  kecil  dan  efisien.  Kedua,  berubahnya  teknologi: Teknologi penyimpanan data terus berkembang dan mengalami perubahan. Sehingga, alih media arsip  vital  menjadi  penting  agar  data  atau  informasi  yang  disimpan  tetap  dapat  diakses  dengan mudah  dan  aman.  Ketiga,  kebutuhan  pengamanan  yang  lebih  baik:  Pengamanan  arsip  vital menjadi sangat penting untuk menjaga kerahasiaan  dan  keterbukaan  informasi.  Alih media arsip vital menjadi cara untuk meningkatkan tingkat keamanan arsip tersebut. Keempat, meningkatkan aksesibilitas:  Peralihan  media  arsip  vital  juga  dapat  meningkatkan    aksesibilitas  informasi  arsip. Karena  pada  media  penyimpanan  yang  baru,  informasi  arsip  dapat  lebih  mudah  diakses  dan didistribusikan ke berbagai pihak yang memerlukannya.
Bahasan mengenai arsip vital tidak akan lepas dari upaya penyelamatan informasi dan fisik arsip, namun belum mengarah kepada terlaksananya kegiatan alih media terhadap arsip vital yang secara  umum  merupakan  arsip  dengan  media  konvensional  atau  tekstual  yang  rawan  terhadap kerusakan,  baik  yang  disebabkan  oleh  faktor  manusia  maupun  faktor  bencana.  Hal  ini  bertolak belakang  dengan  apa  yang  terdapat  pada  UU  No  43  Tahun  2009  Tentang  Kearsipan  yang menyatakan bahwa arsip vital adalah arsip dengan tingkatan pertama dalam arti memiliki predikat penting  dibandingkan  dengan  jenis  arsip  aktif  dan  inaktif  di  dalam  kedudukannya  sebagai  arsip dinamis.  Sebagaimana  tertuang  pada  Perka  ANRI  No  9  Tahun  2018  Pasal  22  bahwa  dalam pelaksanaan  alih  media  arsip,  pimpinan  pencipta  arsip  menetapkan  kebijakan  alih  media  arsip, dimana kegiatan alih media meliputi metode seperti pengkopian, konversi, migrasi, menggunakan prasarana  dan  sarana  yang  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dengan  terlebih dahulu melakukan penentuan prioritas arsip yang akan dialihmediakan, serta penentuan pelaksana alih media.
Alih  media  arsip  dari  media  konvensional  ke  media  elektronik  memerlukan  berbagai penguatan  baik  kompetensi  SDM  Pengelola  dan  juga  perangkat  yang  digunakan.  Kompetensi yang  dimaksud  adalah  kemampuan  mengolah,  mengelola  dan  menggunakan  arsip  dengan menggunakan  perangkat  keras  dan  perangkat  lunak.  Peningkatan  kompetensi  dapat  dilakukan dengan  pendidikan  dan  pelatihan,  workshop,  mentoring  dan  juga  studi  banding  ke  instansi  lain yang  telah  melaksanakan  alih  media  arsip  dengan  baik.  Perangkat  keras  yang  diperlukan  seperti komputer/  laptop,  scanner,  server  sebagai  bank  data  dan  juga  perangkat  untuk  pembacaan  kaset video  analog  (Betamax,  VHS)  dan  Disc  Player.  Sedangkan  perangkat  lunak  yang  digunakan adalah perangkat lunak yang dapat mengolah file elektronik yang berupa teks, gambar, dan suara. Hal  inilah  yang  perlu  dilakukan  peningkatan  baik  kompetensi  dan  juga  fasilitas  untuk mendapatkan hasil alih media yang baik.

## Program Penyelamatan Informasi Arsip Kearsitekturan dan Kartografi
Kegiatan  alih  media  arsip  vital  khususnya  arsip  kearsitekturan  dan  kartografi  dapat dilakukan secara top down dan bottom up . Secara top down dari Biro Komunikasi Publik, Umum dan  Kesekretariatan  melalui  kewenangan  UK  I,  membuat  suatu  kebijakan  penyelamatan  arsip. Berdasarkan kebijakan tersebut maka Tim Layanan Arsip Kawasan Multi Unit Kerja Yogyakarta selaku  UK  II  dapat  memberikan  masukan  terkait  usulan  kegiatan  dan  program  kerja  yang disesuaikan  dengan  kondisi  yang  ada  di  lapangan  saat  ini  ( bottom  up ).  Dengan  harapan  bahwa ketika  kebijakan  mengenai  alih  media  tersebut  dapat  dilaksanakan,  akan  dapat  membantu beberapa  poin  kekurangan  yang  ada  mengenai  pengelolaan  arsip  terkait  dengan  penyelamatan arsip eks entitas yang saat ini sedang berlangsung.
Usulan  kegiatan  alih  media  yang  bersifat bottom  up ini  merupakan  pendekatan  dalam pengambilan  keputusan  publik  yang  melibatkan  partisipasi  aktif  dari  kelompok  yakni  Unit Kearsipan II di Layanan Arsip Kawasan Multi Unit Kerja Yogyakarta.  Oleh karena itu, kebijakan bottom  up perlu  menjadi  perhatian  utama  dalam  pengambilan  keputusan  publik  (Pandey,  2017). Jadi,  pendekatan  ini  bertujuan  untuk  memperbaiki  interaksi  antara  UK  I  dan  UK  II,  serta memperkuat partisipasi dan keterlibatan UK II dalam pengambilan keputusan kegiatan yang akan dilakukan.  Keuntungannya  adalah  dalam  proses  pengambilan  keputusan  menjadi  lebih  akurat dikarenakan UK II sebagai pengusul berhubungan langsung dengan kondisi arsip di lapangan saat ini.
Berikut  gambaran  singkat  peran  dari  masing-masing  Unit  Kearsipan  dalam  Kegiatan  Alih Media  Arsip  Vital  Kearsitekturan  dan  Kartografi  secara bottom  up yang  berasal  dari  Unit Kearsipan II  kepada Unit Kearsipan I :

## Gambar 8

## Peran dari UK I dan UK II dalam Kegiatan Alih Media Arsip Vital Kearsitekturan dan Kartografi

## Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
SOP  merupakan  elemen  vital  yang  harus  dipertimbangkan  dalam  upaya  mengembangkan birokrasi  yang  efektif,  efisien  di  seluruh  proses  administrasi  pemerintahan.  Tujuannya  adalah untuk  meningkatkan  kualitas  layanan  publik  secara  keseluruhan.  Dalam  prakteknya,  perbaikan proses  administrasi  pemerintahan  harus  dilakukan  untuk  mencapai  tujuan  tersebut.  Hal  ini  akan menunjukkan  bahwa  birokrasi  mampu  menjalankan  fungsi  pemerintahan  sesuai  dengan  kriteria dan tugas serta tanggung jawab yang ada pada setiap unit kerja (Sulistiani, 2016). Oleh karena itu

## UK II
1. Memberikan data arsip kearsitekturan dan kartografi 2. Memberikan daftar kebutuhan sarana dan prasarana 3. Mengajukan usulan kegiatan penyelamatan informasi arsip dengan metode alih media
4. Melaksanakan program penyelamatan informasi arsip dengan metode alih media yang telah disetujui oleh UK I
5. Menyusun berita acara kegiatan penyelamatan informasi arsip dengan metode alih media
6. Menyusun laporan kegiatan penyelamatan informasi arsip dengan metode alih media

## UK I
1. Melakukan verifikasi terhadap data arsip kearsitekturan dan kartografi
2. Mengusahakan memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana 3. Melakukan verifikasi terhadap pengajuan usulan kegiatan penyelamatan informasi arsip dengan metode alih media 4. Melakukan supervisi pada pelaksanaan kegiatan penyelamatan informasi arsip dengan metode alih media 5. Melakukan verifikasi dan pengesahan berita acara hasil kegiatan penyelamatan informasi arsip dengan metode alih media
pelaksanaan  alih  media  harus  dilakukan  secara  tertib  dan  teratur  agar  hasil  alih  media  sesuai dengan standar yang diinginkan.
Agar pelaksanaan alih media dilakukan dengan baik maka perlu disusun SOP Kegiatan Alih Media  Arsip Vital Kearsitekturan dan Kartografi dengan  langkah-langkah  antara  lain, persiapan, pelaksanaan, penyusunan daftar arsip hasil alih media, verifikasi dan pengesahan berita acara alih media  arsip,  dan  pembuatan  laporan  hasil  alih  media  arsip.  Kegiatan  persiapan  meliputi  :  (a) Penentuan  arsip  yang  akan  dialih  media  sesuai  kebijakan  pimpinan,  (b)  Penyiapan  arsip  dan sarana prasarana meliputi perangkat komputer, alat pindai dan sistem penyimpanan arsip hasil alih media. (c) Pengaturan peralatan pindai. Pengaturan peralatan meliputi resolusi, fokus, pembesaran jika diperlukan, ketajaman warna, pengaturan jenis keluaran hasil pindai dan lokasi penyimpanan.
Adapun  pada  tahap  pelaksanaan  dibagi  menjadi  3  kegiatan  yaitu  kegiatan  pemindaian, kegiatan  penyesuaian  (editing)  dan  kegiatan  pemberkasan  arsip  hasil  alih  media.  Kegiatan pemindaian dilakukan secara hati-hati dan tertib. Pemindaian dilakukan lembar per lembar tanpa merubah    urutan  kronologis  pada  berkas  fisik  arsip.  Sedangkan  kegiatan  penyesuaian  dimulai dengan  pemeriksaan  hasil  pindai,  penyesuaian  bentuk,  format  dan  ukuran  arsip  elektronik. Dilanjutkan  dengan  pengolahan  (editing)  hasil  alih  media  dilakukan  untuk  memperjelas, mempertajam dan meningkatkan kualitas hasil pindai yang kemudian diberikan tanda autentifikasi tanpa menutupi informasi arsip.
Kegiatan  pemberkasan  arsip  hasil  alih  media  dilakukan  dengan  pembuatan  database, pemberian  identitas  masing-masing  arsip,  sampai  dengan  penggandaan  file  hasil  alih  media  ke media  penyimpanan  hardisk,  DVD,  atau  media  lainnya.  Kegiatan  penyusunan  daftar  arsip  hasil alih  media meliputi menyusun daftar arsip dan melaporkan hasil alih media serta membuat berita acara  alih  media  arsip.  Verifikasi  dan  pengesahan  berita  acara  alih  media  dilakukan  oleh pimpinan.  Output  yang  dihasilkan  yaitu  laporan  alih  media,  daftar  arsip  hasil  alih  media,  berita acara alih media dan database arsip hasil alih media.
Secara  singkat  penjelasan  tersebut  dapat  dilihat  pada  bagan  alir  proses  alih  media  arsip (Gambar  9).  Dengan  mengikuti  SOP  tersebut  diharapkan  pelaksanaan  kegiatan  alih  media  arsip vital Kearsitekturan dan Kartografi dapat dilaksanakan dengan baik. Sehingga tujuan dari kegiatan ini  yaitu  dapat  menyelamatkan  informasi  penting  mengenai  kondisi  bentuk,  ukuran  dan  fungsi sebuah  bangunan  yang  akan  dibangun  melalui  suatu  arsip  pada  saat  perencanaan,  proses pembangunan  hingga  pada  saat  akan  dilakukan  pemeliharaan  atau  perawatan  atau  bahkan perbaikan dapat terpenuhi.

## SIMPULAN
Sebanyak  15%  dari  arsip  vital  kearsitekturan  dan  kartografi  eks  PSTA  BATAN  telah menurun  kondisinya  sehingga  perlu  segera  dilakukan  penyelamatan  informasi  yang  terdapat dalam  arsip  tersebut.  Salah  satu  cara  penyelamatan  informasi  arsip  yaitu  dengan  metode  alih media arsip. Alih media arsip dilakukan dengan merubah arsip kertas konvensional menjadi arsip elektronik/ digital.
Kegiatan  penyelamatan  informasi  arsip  dapat  dilakukan  secara bottom  up yaitu  Unit Kearsipan  II  mengajukan  usulan  kegiatan  kepada  Unit  Kearsipan  I.  Untuk  mendukung  kegiatan ini  perlu  dilakukan  penguatan  kompetensi  SDM  Pengolah  dan  perangkat  yang  digunakan,  juga perlu disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai panduan sistematis kegiatan agar hasil alih media arsip sesuai dengan standar yang diinginkan.
Dengan adanya alih media arsip kearsitekturan dan kartografi, maka ada beberapa hal yang sekaligus  dilakukan  sebagai  bentuk  penyelamatan  informasi  yang  terdapat  pada  arsip  tersebut, mengingat  arsip  kearsitekturan  dan  kartografi  memiliki  beberapa  manfaat  yang  penting  dalam pengelolaan  dan  pelestarian  arsip  serta  pengaksesan  informasi.  Berikut  adalah  beberapa  alasan mengapa hal ini penting. Pertama, menjaga kelestarian arsip: alih media arsip kearsitekturan dan kartografi dapat meningkatkan pelestarian karena media tersebut lebih tahan lama dan lebih stabil dibandingkan  dalam  bentuk  media  arsip  konvensional  kertas.  Sebagai  contoh,  alih  media  dari kertas  ke  mikro  film  atau  digitalisasi  dapat  mengurangi  risiko  kerusakan  fisik  dan  perusakan karena  factor  lingkungan  atau  penggunaan  berulang.  Kedua,  efisiensi  ruang  simpan  arsip: menghemat  ruang  simpan  arsip  yang  sudah  berbentuk  mikro  film  dan  media  digital  lainnya dibandingkan  dengan  menyimpan  arsip  dalam  bentuk  konvensional.  Ketiga,  aksesibilitas  dan dukungan  teknologi:  alih  media  arsip  ke  bentuk  digital  atau  media  lainnya  memungkinkan aksesibilitas  yang  lebih  fleksibel  dan  mudah.  Informasi  dalam  arsip  format  digital  dapat  diakses tanpa  batas  ruang  dan  waktu,  dengan  dukungan  perkembangan  teknologi  saat  ini.  Keempat, preservasi  informasi:  alih  media  arsip  dari  media  konvensional  ke  bentuk  digital  atau  bentuk lainnya  dapat  membantu  melindungi  informasi  dari  kemungkinan  hilang  atau  rusak  akibat bencana  alam,  kebakaran,  atau  bencana  lainnya.  Kelima,  pengelolaan  hasil  alih  media  arsip kearsitekturan  dan  kartografi  yang  terintegrasi  dengan  teknologi  lain:  pengelolaan  arsip  dalam media  digital  dan  serta  dukungan  teknologi  lainnya  memungkinkan  integrasi  pengelolaan  dan pemanfaatannya seperti system manajemen arsip atau perpustakaan digital. Hal ini mempermudah pengorganisasian, pencarian, dan manajemen keseluruhan dari koleksi arsip ke depannya.
Penting  untuk  diingat  bahwa  alih  media  arsip  harus  dilakukan  dengan  hati-hati  dan  sesuai dengan standar arsip yang tepat untuk memastikan integritas, akurasi, dan keandalan data. Selain itu,  penggunaan  teknologi  harus  diikuti  dengan  strategi  pemeliharaan  dan  cadangan  data  yang tepat agar informasi tetap aman dan dapat diakses dalam jangka panjang.

## DAFTAR PUSTAKA
Keputusan  Kepala  BRIN.  (2021). No  127/HK/2021  tentang  Organisasi  Kearsipan  Badan  Riset dan Inovasi Nasional . BRIN .
An  –  Nisa  Sukma  Badan  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Provinsi  DIY.  (2009).  Arsip  Bentuk Khusus Dan Pemeliharaannya. 1-3.
Arikunto. (2019). Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.
Ariyani, N. F. (2014). Urgensi Preservasi Arsip Digital. Record and Library Journal , 121-138.
Carr,  M.  R.  (2005).  An  analysis  of  the  feasibility  of  a  paperless  environment  –  the  case  of  the Mona School of Business. Management of Environmental Quality An International Journal , 286-290.
Cholid Narbuko, H. Abu Achmadi. (2015). Metodologi Penelitian . Jakarta : Bumi Aksara.
Darmawan,  B.  (2019).  Konservasi  Arsip  Media  Khusus  Di  Dinas  Kearsipan  Dan  Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan , 22-31.
Dhumne, K. M. (2017). Paperless Society in the Digital Era. International Journal of Library and Information Studies , 317-319.
Dwi Ridho Aulianto, Tiara Desyanti Raharja. (2022). Langkah Strategis Fungsi Kearsipan Badan Riset dan Inovasi Nasional Pada Masa Transisi. Lentera Pustaka , 155-164.
Fausiana.  (2008).  Kelebihan  dan  Kelemahan  Sistem  Kearsipan  Elektronik  Komputer  dengan Program Key File. Teknika , 66-71.
Hakim, H. A. (Vol. XIV No.2(2015) ). Omeka: Aplikasi Pengelola Arsip Digital Dalam Berbagai Format. JUPITER , 31-37.
Hapsari, N. F. (2018). Urgensi Preservasi Arsip Digital . Record and Library Journal , 127-138.
Indonesia, A. N. (2009). UU No 43 Tahun 2009. Undang Undang Tentang Kearsipan .
Indonesia,  A.  N.  (2018).  Perka  ANRI  No  9  Tahun  2018. Pedoman  Pengelolaan  Arsip  Dinamis . ANRI .
Indonesia, P. R. (2021). Peraturan Presiden No 78. Tentang Badan Riset dan Inovasi Nasional .
Ine  Aprianti  ,  Jihan  Putri  Krismawati.  (2020).  Pengaruh  Citra  Merk  dan  Persepsi  Kualitas Terhadap  Keputusan  Pembelian  Terhadap  Produk  Mayutfit  Bandung  Melalui  Instagram. Jurnal Ekonomi dan Perbankan , 50-57.
Ma’ali, A. N. (2017). Sistem Manajemen Arsip Kartografi Dan Kearsitekturan Dalam Pemenuhan Kebutuhan  Informasi  Geografis  Peneliti  (Studi  Kasus  Pada  Dinas  Kearsipan  Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah). Jurnal Ilmu Perpustakaan , 4-11.
Miller,  Jeanne  Young  and  Nancy  G.  (1989).  Managing  cartographic  and  architectural  records. Dalam  J.  Y.  Miller, Managing  cartographic  and  architectural  records. Washington,  D.C: United  States.  National  Archives  and  Records  Administration.  Office  of  Records Administration.
Narendra, A. P. (2016). Model Transformasi Media melalui Digitalisasi: Studi Kasus Alih Media Kartografi  di  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah. RECORD  AND LIBRARY JOURNAL , 212-224.
Nur  Safirah  Adlina,  J.  J.  (2020).  Penyelamatan  Arsip  Organisasi  Perangkat  Daerah  di  Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Daerah  Provinsi  Jawa  Tengah  Pasca  Penggabungan  Instansi Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Anuva , 153-168.
Pandey,  R.  &.  (2017).  Climate  change  adaptation  in  the  western-Himalayas:  Household  level perspectives on impacts and barriers. Ecological Indicators , 27-37.
Prasetyo,  S.  (2020).  A  Review  of  The  Challenges  of  Paperless  Concept  in  the  Society  5.0. International  Journal  of  Industrial  Engineering  and  Engineering  Management  (IJIEEM) , 15-22.
Rahayu,  T.  (2022).  Penyelamatan  Arsip  Pasca  Perubahan  Organisasi  BLI  KLHK  -  BSILHK.
STANDAR: Better Standard Better Living , 33-36.
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang No 43 Tentang Kearsipan. Undang Undang Tentang Kearsipan .
Rusdi, Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah. (2015). Teknis Penyelamatan Arsip Lembaga Yang Digabung/ Dibubarkan. Yogyakarta: Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah.
Rusidi,  Badan  Perpustakaan  dan  Arsip  Daerah  Provinsi  DIY.  (2009).  Pengelolaan  Arsip Kartografi. 1-7.
Sari,  I.  N.  (2020).  Pusat  Arsip  di  Era  Digital:  Dilema  antara  Urgensi  dan  Relevansi  . Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan , 105-118.
Sugiharto, D. (2012). Penyelamatan  Informasi Dokumen/Arsip di  Era  Teknologi Digital. BACA , 51-64.
Sulistiani, A. S. (2016). Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Kependudukan dalam Meningkatkan  Efektifitas  Pelayanan  Publik  di  Kecamatan  Sambutan. eJournal  Ilmu Pemerintahan , 53-63.