Tata Kelola Audit Sistem Informasi Akademik Pada Layanan Akademik Fakultas Sains dan Teknologi Menggunakan COBIT 2019
Zairy Cindy Dwinnie 1* , Zaira Cindya Dwynne 2 , Suryani 3* , Jeki Harya Pramana 4 , Megawati 5
1,2,3,4 Jurusan Sistem Informasi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau Jl. HR. Soebrantas No.Km. 15, RW.15, Simpang Baru, Kota Pekanbaru, Riau 28293
2 12050324080@students.uin-suska.ac.id , 3 12050320389@students.uin-suska.ac.id , 4 12050310352@students.uin-suska.ac.id , 4 megawati@uin-suska.ac.id
1* 12050324081@students.uin-suska.ac.id (penulis korespondensi)
Abstrak — Perkembangan  teknologi  informasi  mengharuskan  perguruan  tinggi  untuk  memperbarui  dan  meningkatkan infrastruktur teknologi informasi guna menghadapi persaingan dan memanfaatkan kemajuan zaman. Pelayanan menjadi aspek utama yang dapat memudahkan urusan publik dilingkungan perguruan tinggi. Penggunaan Framework COBIT 2019 dianggap sebagai panduan yang efektif untuk menerapkan Teknologi Informasi dalam mengelola Sistem Informasi Akademik di Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau. Framework ini memberikan kontribusi berharga dalam mendukung  manajemen  Teknologi  Informasi  secara  menyeluruh.  Penelitian  ini  memiliki  tujuan  khusus,  yaitu  menerapkan Framework COBIT 2019 untuk merancang tata kelola teknologi informasi yang efektif dalam pengelolaan bisnis dan teknologi. Harapannya, penelitian ini akan memberikan informasi yang relevan terkait penerapan tata kelola tersebut.
Kata kunci – Audit, COBIT 2019, Sistem Informasi Akademik
Abstract — The  development  of  information  technology  requires  universities  to  update  and  improve  information  technology infrastructure to face competition and take advantage of the times. Service is the main aspect that can facilitate public affairs in the higher education environment. The use of the COBIT 2019 Framework is considered an effective guide for implementing Information Technology in managing the Academic Information System at the Faculty of Science and Technology, Sultan Syarif Kasim  Riau  State  Islamic  University.  This  framework  makes  a  valuable  contribution  to  supporting  overall  Information Technology management. This research has a specific objective, which is to apply the COBIT 2019 Framework to design effective information  technology  governance  in  business  and  technology  management.  Hopefully,  this  research  will  provide  relevant information related to the implementation of such governance . Keywords – Audit, COBIT 2019, Academic Information System

## I. P ENDAHULUAN
Pesatnya  perkembangan  teknologi  informasi  saat  ini  telah memberikan  banyak  manfaat  bagi  berbagai  bidang.  Website dan  aplikasi  menjadi  media  informasi  yang  paling  banyak digunakan  oleh  berbagai  instasi  [1].  Kedua  hal  ini memungkinkan  sebuah  instansi  dalam  memberikan  layanan menjadi lebih mudah dan efisien dan efektif [2]. Website dan aplikasi  ini  banyak  dikembangkan  oleh  instansi  Pendidikan seperti  Universitas  untuk  pengelolaan  kebutuhan  mahasiswa dibidang akademik dan sebagai sarana penyampaian informasi [3]. Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim (UIN Suska) adalah  sebuah  institusi  pendidikan  tinggi  yang  senantiasa mengikuti  perkembangan  Teknologi  Informasi.  Dengan kehadiran  fakultas  Sains  dan  Teknologi,  universitas  ini  telah mempersiapkan  diri  untuk  bersaing  dengan  perguruan  tinggi lain  dalam  menyediakan  layanan  kepada  mahasiswa  melalui website  UIN  Suska  Riau  [4].  Fakultas  sains  dan  teknologi memiliki  sebuah  layanan  Akademik  yang  berupa  website
Direktori  Akademik  FST,  dimana  website  ini  menunjang kebutuhan akademik fakultas seperti pengurusan administrasi fakultas dan jadwal seminar. Untuk menjaga kualitas layanan akademik  pada  Fakultas  Sains  dan  Teknologi,  diperlukan sebuah kerangka kerja yang sistematis untuk mengevaluasi dan meningkatkan layanan akademik yang tersedia.
COBIT  adalah  panduan  manajemen  yang  diterbitkan  oleh ISACA (Information Systems Audit and Control Association) dan  ITGI  (Information  Technology  Governance  Institute). Keduanya merupakan organisasi profesional internasional yang berfokus pada tata kelola IT, manajemen risiko, dan keamanan siber [5]. COBIT adalah singkatan dari “Control Objectives for Information  and  Related  Technologies”  yang  memberikan panduan  yang  terstruktur  dan  praktis  bagi  organisasi  untuk mengatasi permasalahan tata kelola dan manajemen TI. Versi terbaru, yaitu COBIT 2019, merupakan pembaruan dari COBIT 5 sebelumnya dan mencakup tren terbaru serta praktik terbaik dalam tata kelola dan manajemen TI [6]. Penelitian sebelumnya tentang Penilaian Kapabilitas Sistem Informasi Pasien di Unit
Perawatan Intensif (ICU) dan Unit Perawatan Kardiologi (HCU) menggunakan  COBIT  5  pada  Domain  BAI,  studi  ini memberikan  temuan  bahwa  rumah  sakit  mencapai  tingkat kapabilitas  pada  domain  BAI  dengan  nilai  rata-rata  3,30, mencerminkan tingkat established. Level ini mengdeskripsikan bahwa penerapan teknologi informasi mampu mencapai hasil proses yang telah sesuai dengan keinginan dari manajemen [7]. Penelitian  lainnya  yang  mengenai  evaluasi  Capability  Level pada layanan Aplikasi Jaki (Jakarta Kini) dengan menggunakan Framework Cobit 5 Domain Apo, Dss, & Mea. Hasil penelitian menunjukkan  bahwa  nilai  kapabilitas  rata-rata  mencapai  2,2, yang berarti berada pada tingkat Managed Process, sementara target yang diinginkan adalah tingkat 4. Sejumlah proses yang dinilai  perlu  diulas  kembali  oleh  pihak  pengelola  untuk memastikan pemberian layanan yang optimal kepada pengguna. Rekomendasi  yang  disampaikan  juga  dapat  dijadikan pertimbangan dalam upaya meningkatkan kapabilitas aplikasi tersebut [8].
Fakultas Sains dan Teknologi perlu memastikan kesesuaian mereka  dengan  standar  akademik  yang  ditetapkan  oleh lembaga akreditasi dan pemerintah. Evaluasi dapat membantu memverifikasi  kepatuhan  fakultas  terhadap  standar  tersebut serta  mengidentifikasi  bidang  yang  memerlukan  perbaikan. Dengan menggunakan COBIT 2019 dengan fokus pada domain APO10 (Managed Vendors), BAI05 (Managed Organizational), BAI07 (Managed IT Change Acceptance & Transitioning), dan BAI08  (Managed  Knowledge),  layanan  akademik  Fakultas Sains dan teknologi akan memiliki framework kerja yang baik untuk  mengidentifikasi  kelemahan,  peluang  dan  resiko  pada layanan akademik. Selain itu, juga dapat mengimplementasikan  perbaikan  yang  diperlukan  untuk memastikan  bahwa  layanan  akademik  yang  disediakan mencapai standar yang tinggi, memenuhi harapan mahasiswa dan mendukung pencapaian tujuan strategis fakultas.

## II. M ETODOLOGI P ENELITIAN
Penelitian  berbasis  kuantitatif  yang  dilakukan  di  Bagian Akademik  Fakultas  Sains  dan  Teknologi  Universitas  Sultan Syarif  Kasim  Riau  dengan  menggunakan  kerangka  kerja COBIT 2019. Dimana penelitian yang dilakukan berfokus pada 4 domain yakni APO10, BAI05, BAI07 dan BAI08. Adapun alur penelitian ini dapat di lihat pada Gambar 1.

## 2.1. Studi Literatur
Proses ini dilakukan untuk mempelajari berbagai teori dan referensi  penelitian  seperti  jurnal  akademik  dan  lain-lain. Selain  mempelajari  teori,  proses  ini  juga  dilakukan  untuk mempelajari organisasi untuk mendapatkan rumusan masalah penelitian.

## 2.2. Penentuan Domain
Domain Cobit 2019 yang akan digunakan untuk mengukur capability  level  pada  Website  Direktori  Akademik  Fakultas Sains  dan  Teknologi  adalah  domain  APO10,  BAI05,  BAI07, dan BAI08.

## 2.3. Pemetaan Responden
Responden pada penelitian ini ditentukan berdasarkan RACI pada panduan COBIT 2019. Pada Direktori Akademik Fakultas Sains  dan  Teknologi  struktur  organisasi  terdiri  dari  kepala bagian dan lima staf masing-masing prodi yang memiliki tugas yang  sama.  Untuk  melakukan  audit  pada  suatu  tata  kelola, stakeholder pada layanan akademik perlu melakukan penilaian pada  tata  kelola  sebagai  pengguna  internal.  Untuk  itu  pada penelitian ini kuisioner perlu disebarkan kepada keenam orang dari struktur tersebut sebagai responden pada penelitian ini.

## Gambar 2. Struktur Organisasi Akademik Fakultas Sains dan Teknologi
Dimana dari responden yang ditentukan berdasarkan RACI dapat  dilihat  pada  Gambar  2  diatas,  responden  terdiri  dari kepala bagian dengan tingkat tertinggi sebagai pemberi arahan kepada staf dan lima staf yang mengelola seluruh proses pada tata  kelola  masing-masing  prodi  yaitu  Teknik  Informatika, Teknik  Industri,  Sistem  Informasi,  Matematika,  dan  Teknik Elektro.

## 2.4. Pengumpulan Data
Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  menyebarkan kuisioner  dan  wawancara  kepada  staf  Direktori  Akademik. Kuisioner yang disebarkan mencakup fokus domain yang akan diteliti (APO10, BAI05, BAI07 dan BAI08). Dimana pengisian kuisioner diisi secara kompak oleh struktur Layanan Direktori Akademik dengan cara diskusi bersama dengan peneliti.

## 2.5. Analisis dan Pengukuran Tingkat Capability
Hasil  dari  kuisioner  yang  telah  disebarkan,  lalu  dilakukan perhitungan  untuk  dilakuan  analisis  Capability  Level  pada masing-masing domain. Penilaian terhadap pencapaian tujuan dapat  digolongkan  menjadi  empat  kategori,  yaitu  N  (Not Achieved)  untuk  pencapaian  antara  0%  hingga  15%,  P (Partially Achieved) untuk pencapaian lebih dari 15% hingga 50%, L (Largely Achieved) untuk pencapaian lebih dari 50%
hingga  85%,  dan  F  (Fully  Achieved)  untuk  pencapaian  lebih dari 85% hingga 100%.

## 2.6. Rekomendasi
Pada tahap ini, merupakan hasil dari analisis yang dilakukan dengan  menjabarkan  hasil  rekomendasi  peningkatan  yang dibentuk  pada  peneltian  ini.  Dan  diharapkan  dapat  dijadikan sebagai referensi oleh Akademik Fakultas Sains dan Teknologi dalam  mengoptimalkan  tata  kelola  TI  (Direktori  Akademik FST).

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## 3.1. Analisis dan Pengukuran Tingkat Capability

## 3.1.1 Proses APO10
Proses  APO10  pada  Cobit  2019  bertanggung  jawab  untuk mengelola  produk  dan  layanan  terkait  Teknologi  Informasi yang  disediakan  oleh  vendor  guna  memenuhi  kebutuhan perusahaan.  Aktivitas  pada  domain  proses  ini  meliputi pencarian dan pemilihan vendor, manajemen kontrak, hingga pengawasan  kinerja  vendor.  Evaluasi  proses  ini  dilakukan berdasarkan kuisioner dan wawancara terkait prosedur dalam penanganan  vendor.  Evaluasi  proses  dimulai  dari  tingkat capability  level  2  terlebih  dahulu,  kemudian  dilakukan pemeringkatan.  Dari  hasil  penyebaran  kuisioner,  belum  ada aktivitas  yang  diimplementasikan  dengan  baik.  Dengan demikian, maka nilai capability level proses APO10 adalah not achieved (N).

## 3.1.2 Proses BAI05
Proses  BAI05  pada  Cobit  2019  bertujuan  untuk mengevaluasi  kemungkinan  suksesnya  organisasi  dalam menerapkan  perubahan  yang  berkelanjutan.  Evaluasi  ini  juga bertujuan memastikan bahwa perubahan telah diimplementasikan  dengan  efisien  juga  efektif,  serta melibatkan semua pihak yang bertanggung jawab.
Tabel 1. Hasil Perhitungan Process Activities BAI05 Proses Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Nilai - 100% 0% Skala Penelitian F N Kapabilitas Level 2
Evaluasi  proses  dimulai  dari  tingkat  capability  level  2 terlebih  dahulu,  terdapat  9  aktivitas  proses  yang  dievaluasi. Hasil  dari  penyebaran  kuisioner  tersebut,  aktivitas  sudah diimplementasikan dengan baik pada empat aktivitas tersebut. Perhitungan capability level pada BAI05 adalah:
𝐶𝐶 = ∑ 𝐶𝐿𝑎 ∑ 𝑃𝑜 𝑥 100%
𝐶𝐶 = 9 9 𝑥 100% = 100%
Berdasarkan  perhitungan  tersebut,  capability  level  2 tepenuhi atau Fully dengan nilai 100%. Maka proses evaluasi dilanjutkan  pada  capability  level  3.  Pada  capability  level  3, terdapat  14  aktivitas  yang  dievaluasi.  Berdasarkan  hasil penyebaran kuisioner didapat nilai sebesar 0% pada level ini. Sehingga  Aktivitas  tersebut  dapat  diartikan  belum diimplementasikan pada Website Direktori Akademik Fakultas Sains dan Teknologi, maka capability level di level 3 adalah Not Achieved.

## 3.1.3 Proses BAI07
Proses BAI07 secara berkelanjutan melakukan evaluasi yang merujuk  pada  langkah-langkah  resmi  yang  diambil  oleh organisasi  untuk  menerima,  menerapkan  dan  menjalankan perubahan-perubahan  baru.  Proses  ini  meliputi  aktivitas perencanaan  implementasi,  manajemen  data,  hingga peninjauan  pasca  implementasi.  Tujuan  dari  BAI07  adalah memastikan  bahwa  perubahan  telah  diimplementasikan  dan dapat dioperasikan dengan efisien.
Tabel 2. Hasil Perhitungan Process Activities BAI07 Proses Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Nilai - 11,76% Skala Penelitian N Kapabilitas Level 2
Evaluasi proses BAI07 pada Website Direktori Akademik Fakultas  Sains  dan  Teknologi  diawali  dari  capability  level  2 terlebih dahulu. Terdapat 6 aktivitas yang dievaluasi.
𝐶𝐶 = ∑ 𝐶𝐿𝑎 ∑ 𝑃𝑜 𝑥 100%
𝐶𝐶 = 6 51 𝑥 100% = 11,76%
Berdasarkan hasil wawancara dan penyebaran kuisioner, 6 aktivitas  tersebut  belum  diimplementasikan  pada  organisasi sehingga nilai capability levelnya adalah Not Achieved dengan nilai  11,76%  dan  evaluasi  tidak  dilanjutkan  pada  capability level selanjutnya.

## 3.1.4 Proses BAI08
Aktivitas proses BAI08 bertanggung jawab dalam evaluasi keberadaan  informasi  dalam  suatu  organisasi.  Evaluasi  ini bertujuan memastikan bahwa setiap informasi yang dibutuhkan
telah terkelola dengan baik, terjaga keamananya dan memiliki manajemen yang baik pula. Adanya tata kelola informasi yang baik  akan  membantu  organisasi  dalam  menarik  kesimpulan atau  keputusan  dengan  cepat  juga  akurat  berdasarkan  data historis. Penilaian capability level proses BAI08 juga dimulai dari capability level 2 terlebih dahulu. Terdapat dua aktivitas proses yang dievaluasi, dan hasilnya 100% yang menunjukkan bahwa capability level memenuhi level Fully.
Tabel 3. Hasil Perhitungan Process Activities BAI05
Proses Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Nilai - 100% 71% Skala Penelitian F L Kapabilitas Level 2
Berikut adalah hasil perhitungan capability level:
𝐶𝐶 = ∑ "#$ ∑ %& 𝑥 100% = ! ! 𝑥 100% = 100%
Karena  capability  level  di  level  2  memenuhi,  evaluasi dilanjutkan pada capability level 3. Terdapat 7 aktivitas proses yang  dievaluasi.  Hasil  evaluasi  menunjukkan  bahwa  tidak semua  aktivitas  diimplementasikan  dengan  baik.  Hanya  5 aktivitas  yang  telah  diimplementasikan,  sehingga  nilai capability  levelnya  adalah  Largerly.  Perhitungan  capability levelnya sebagai berikut.
𝐶𝐶 = ∑ "#$ ∑ %& 𝑥 100% = ' ( 𝑥 100% = 71%
Karena  hasil  evaluasi  berada  pada  level  Largerly  dengan nilai 71%, maka evaluasi tidak dapat dilanjutkan pada tingkat capability  level  4.  Perlu  dilakukan  perbaikan  terlebih  dahulu agar proses evaluasi dapat dilanjutkan.

## 3.1.5 Analisis GAP
Berdasarkan  hasil  perhitungan  kuisioner  pada  keempat domain diatas, evaluasi sistem dapat diukur dengan hasil level capability  yang  didapat  dengan  level  yang  diharapkan  pada domain. Analisis kesenjangan dapat dilihat pada tabel 4.
Tabel 4. Tingkat Kesenjangan Pada Domain
Domain Hasil Harapan Nilai GAP APO10 0 3 3 BAI05 2 3 1 BAI07 2 3 1 BAI08 3 4 1
Berdasarkan panduan COBIT 2019, rekomendasi diperoleh didasarkan kesenjangan yang teridentifikasi di setiap domain. Berikut  rekomendasi  yang  diberikan  oleh  masing-masing domain.
Tabel 5. Rekomendasi berdasarkan kesenjangan ditiap Domain
Domain Harapan Nilai GAP APO10 • Perusahaan  harus  menerapkan  aturan yang pasti dalam hal pemilihan vendor.
Dokumen Request for Information (RFI) dan Request  for  Proposal (RFP)  harus ditetapkan terlebih dahulu.
BAI05
• Organisasi dapat membentuk tim khusus untuk  mulai  merencanakan  perubahan, kemudian  melakukan  implementasi untuk  meningkatkan  fungsional  pada organisasi
BAI07
• Menetapkan  rencana  implementasi, apabila  perubahan  telah  direncanakan pada organisasi BAI08 • Membuat suatu dokumen yang memuat informasi atau panduan tentang penggunaan Website Direktori
Akademik Fakultas Sains dan Teknologi
• Melakukan  manajemen  arsip  dengan baik,  seperti  mengatur  penyimpanan arsip  menggunakan  sistem  manajemen database,  dan  menentukan  waktu pemusnahan arsip.

## IV. K ESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  evaluasi  yang  dilakukan  pada  Website Direktori  Akademik  Fakultas  Sains  dan  Teknologi menggunakan  Cobit  2019,  dapat  disimpulkan  beberapa  hal. Pertama,  hasil  evaluasi  capability  level  menunjukkan organisasi  memerlukan  beberapa  perbaikan,  karena  banyak aktivitas  yang  tidak  dilaksanakan.  Kemudian  hasil  analisis kesenjangan menunjukkan bahwa kesenjangan tertinggi terjadi pada domain proses APO10 dengan nilai 3, sedangkan domain prosesnya bernilai 1. Untuk meningkatkan nilai capability level, organisasi  harus  melakukan  beberapa  perbaikan  seperti menyusun  RFI  dan  RFP,  membentuk  tim  khusus  untuk perencanaan  dan  implementasi  perubahan,  serta  melakukan manajemen arsip.

## D AFTAR P USTAKA
[1] Algiffary,  M.  A.,  Izman  Herdiansyah,  M.,  &  Kunang,  Y.  N.  (2023). Audit  Keamanan  Sistem  Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  Dengan Framework  COBIT  2019  Pada  RSUD  Palembang  Bari.  Journal  Of Applied  Computer  Science  And  Technology  (JACOST),  4(1),  2723– 1453. https://doi.org/10.52158/jacost.505
[2] Dharma,  I.  G.  M.  S.,  Sasmita,  I.  G.  M.  A.,  &  Putra,  I.  M.  S.  (2021). Evaluasi dan Implementasi Tata Kelola TI Menggunakan COBIT 2019 (Studi  Kasus  Pada  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kabupaten Tabanan). JITTER- Jurnal Ilmiah Teknologi Dan Komputer, 2(2).
[3] Fernando, E., Gatc, J., Bisnis Kalbis, D., Studi Manajemen Informatika, P.,  Teknologi  Informasi,  J.,  &  Negeri  Padang,  P.  (2023).  Evaluasi
Kapabilitas  Sistem  Informasi  Pasien  ICU  dan  HCU  Menggunakan COBIT 5 dengan Domain BAI. Journal Of Applied Computer Science and Technology (JACOST), 4(1), 2723–1453. https://doi.org/10.52158/jacost.451
[4] Hanifah, A., Informasi, S., & Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional  Veteran  Jakarta  Jl  Fatmawati,  F.  R.  (n.d.).  Pengukuran Capability  Level  Pada  Layanan  Aplikasi  Jaki  (Jakarta  Kini) Menggunakan Framework COBIT 5 DomaiN APO, DSS, & MEA.
[5] Insani, T. M. (2021). Audit Tata Kelola Teknologi Informasi pada Balai Penelitian Sungei Putih Menggunakan Framework COBIT 2019.
[6] Irsan, M., Jl, T., Hadari, H., & Pontianak, N. (n.d.). Rancang Bangun Aplikasi Mobile Notifikasi Berbasis Android untuk Mendukung Kinerja fi Instansi Pemerintahan.
[7] Meyliano,  R.,  &  Putra,  D.  (n.d.).  Inovasi  Pelayanan  Publik  di  Era Disrupsi  (Studi  Tentang  Keberlanjutan  Inovasi  E-Health  Di  Kota Surabaya).
[8] Monalisa,  S.,  Sistem,  J.,  Fakultas,  I.,  Dan,  S.,  Uin,  T.,  Riau,  S., Soebrantas, J. H., 155, N., & Baru, S. (2016). Analisis Kualitas Layanan Website  Terhadap  Kepuasan  Mahasiswa  dengan  Penerapan  Metode Webqual (Studi Kasus : UIN Suska Riau). Jurnal Sains, Teknologi Dan Industri, 13(2), 181–189. http://ejournal.uin-
suska.ac.id/index.php/sitekin
[9] Rizky,  K.,  &  Wardani,  N.  (2017).  Analisa  Kualitas  Layanan  Sistem Informasi Akademik Pada Universitas Bina Darma. Seminar Nasional Sains danTeknologi, 1–11.
[10] Wiryany, D., Natasha, S., Kurniawan, R., Komunikasi, J. I., & Bandung, M.  (2022).  Perkembangan  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi Terhadap  Perubahan  Sistem  Komunikasi  Indonesia.  In  Jurnal Nomosleca, Oktober (Vol. 8, Issue 2).
[11] Xiaolu,  Mr.  Z.  (Personal  C.  (2018).  COBIT  2019  Framework Governance and Management Objectives.