JIGE 5 (2) (2024) 1288-1297

## JURNAL ILMIAH GLOBAL EDUCATION
ejournal.nusantaraglobal.ac.id/index.php/jige
DOI: https://doi.org/10.55681/jige.v5i2.2791
Koordinasi  Pada  Bagian  Protokol  dan  Komunikasi  Pimpinan  Dalam Meningkatkan  Pelayanan  di  Lingkungan  Sekretariat  Daerah Kabupaten Supiori
Djamil Hasim 1* ,Tetty Pangaribuan 1 , Rijal 2
1 Prodi Administrasi Publik Institut Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Yapis Biak, Papua Indonesia
2 Prodi Administrasi Publik , Universitas Handayani Makassar, Sulawesi Selatan Indonesia Corresponding author: djamil.hasim1964@gmail.com

## Article Info
Article history:
Received March  07, 2024 Approved May 12, 2024

## ABSTRACT
This  research  aims  to  describe  and  analyze  Coordination  in  the  Protocol and Leadership Communication Section in Improving Services within the Regional  Secretariat  of  Supiori  Regency.  The  research  is  descriptive qualitative  in  nature.  Data  analysis  techniques  through  observation,  in- depth  interviews,  documentation,  literature  study  including  work procedure  mechanisms,  directing,  synchronization  and  division  of  tasks. The  results  of  the  research  found  that  the  work  procedure  mechanism carried  out  in  the  service  was  not  optimal  because  the  communication carried out had not been accommodated well, but the direction carried out looked good but not optimal. This was because the coordination function between  leaders  and  subordinates  in  communication  was  not  good  and the  implementation of activities had not gone well. , the synchronization aspect  was  found  to  be  not  optimal  because  there  was  still  work  being done that was not in accordance with the directions, the division of tasks looked  good  but  was  not  optimal  because  there  were  still  vacancies  in certain  positions.  So  from  the  results  of  this  research  it  was  found  that coordination  in  the  Protocol  and  Leadership  Communication  Section  in Improving  Services  in  the  Regional  Secretariat  of  Supiori  Regency  is  not yet optimal because there are still many factors that influence the delivery of  services  including  poor  communication,  inadequate  facilities  and infrastructure and there is no collaboration yet. both between leaders and subordinates.

## ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan mendiskripsikan dan menganlisis Koordinasi pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dalam Meningkatkan Pelayanan di  Lingkungan  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Supiori.  Penelitian  bersifat deskriptif  kualitatif.  Teknik  analisis  data  melalui  observasi,  wawancara mendalam,  dokumentasi,  Studi  pustaka  meliputi  Mekanisme  prosedur kerja,  Mengarahkan,  Sinkronisasi  dan  Pembagian  Tugas.  Hasil  penelitian ditemukan  bahwa  mekanisme  prosedur  kerja  yang  dilakukan  dalam pelayanan  belum  optimal  disebabkan  komunikasi  yang  dilakukan  belum terakomodir dengan baik, namun pengarahan yang dilakukan terlihat baik
Keywords:
Coordination, Service, Supiori District
namun  belum  optimal  hal  ini  disebabkan  fungsi  koordinasi  antara pimpinan  dan  bawahan  dalam  komunikasi  belum  baik  dan  pelaksanaan kegiatan belum berjalan dengan baik, aspek sinkronisasi ditemukan belum optimal  karena  masih  terdapat  pekerjaan  yang  dilakukan  tidak  sesuai dengan  pengarahan,  pada  pembagian  tugas  sudah  terlihat  baik  namun belum  optimal  disebabkan  masih  terdapat  kekosongan  jabatan  tertentu. Sehingga dari hasil penelitian ini ditemukan bahwa Koordinasi pada Bagian Protokol  dan  Komunikasi  Pimpinan  dalam  Meningkatkan  Pelayanan  di Lingkungan  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Supiori  belum  optimal  karena masih  banyak  faktor  yang  mempengaruhi  dalam  melakukan  pelayanan diantaranya  komunikasi  yang  kurang  baik,  sarana  dan  prasana  belum memadai  dan  belum  terjadinya  kerjasama  yang  baik  antara  pimpinan  dan bawahan.
Copyright © 2024, The Author(s). This is an open access article under the CC–BY-SA license
How to cite: Hasim, D., Pangaribuan, T., & Rijal, R. (2024). Koordinasi Pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Dalam Meningkatkan Pelayanan di Lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Supiori. Jurnal Ilmiah Global Education , 5 (2), 1288– 1297. https://doi.org/10.55681/jige.v5i2.2791

## PENDAHULUAN
Pemerintah  Kabupaten  Supiori  melalui  Sekretariat  Daerah  untuk  menyelenggarakan pemerintahan dan meningkatkan pelayanan sesuai dengan Peraturan Bupati Supiori Nomor 10 Tahun  2020  tentang  Perubahan  Peraturan  Bupati  Supiori  Nomor  2a  Tahun  2017  tentang Kedudukan  dan  Susunan  Organisasi  Perangkat  Daerah  Kabupaten  Supiori  dimana  Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan terdiri atas, Sub Bagian Protokol, Sub Bagian Komunikasi Pimpinan  dan  Sub  Bagian  Dokumentasi  Pimpinan.  Tugas  Bagian  Protokol  dan  Komunikasi Pimpinan lebih kepada memberikan pelayanan dan pendampingan terhadap agenda dan kegiatan Bupati,  Wakil  Bupati  dan  Sekretaris  Daerah  Kabupaten  Supiori,  akan  tetapi  kenyataannya dilapangan minimnya koordinasi antara pimpinan dengan Sub Bagian sehingga berdampak tidak optimalnya  pelayanan  terhadap  pimpinan. bagian  protokol  dan  komunikasi  pimpinan merupakan bagian penyokong fungsi sekretariat daerah yang tidak hanya menawarkan disiplin, tetapi  sekaligus  mengadakan  evaluasi  (Pratama  Yoga  Made  I,  2023).  Kondisi  diatas  terjadi disebabkan karena koordinasi dan kerjasama yang dibangun kurang terlihat secara maksimal, hal ini mempengaruhi kinerja pegawai terutama dalam melakukan tugas pokok dan fungsinya.
Secara  umum  protokol  adalah  suatu  tata  aturan  tentang  cara  menerima  dan  menetapkan tamu resmi (Ari, 2021). Oleh sebab itu perlu analisis jaringan komunikasi yang digunakan untuk melihat  aktor-aktor  dalam  organisasi  yang  mungkin  terhubung  atau  mungkin  tidak  terhubung dengan pemimpin organisasi tetapi mempunyai relasi dengan banyak aktor lain sehingga dapat mempengaruhi  keputusan  pemimpin  (Utami,  2018).  Sebagaimana  dalam  Undang-undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik dalam (Deby et al., 2018) menyebutkan  bahwa  Pelayanan  publik  adalah  kegiatan  atau  rangkaian  kegiatan  dalam  rangka pemenuhan  kebutuhan  pelayanan  sesuai  dengan  peraturan  perundang-undangan  bagi  setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
Pelayanan  publik  sebagai  suatu  proses  kinerja  organisasi  (birokrasi),  keterikatan  dan pengaruh budaya organisasi sangatlah kuat. Dengan kata lain, apapun kegiatan yang dilakukan oleh  aparat  pelayanan  publik  haruslah  berpedoman  pada  rambu-  rambu  aturan  normatif  yang
telah  ditentukan  oleh  organisasi  publik  sebagai  perwujudan  dari  budaya  organisasi  publik (Mansyur, 2013). Olehnya itu pemerintahan dan dunia usaha yang  efektif dapat meningkatkan pelayanan  publik  yang  menjunjung  tinggi  hak  asasi  manusia  dan  demokrasi,  mendorong pertumbuhan ekonomi dan kohesi sosial, menurunkan kemiskinan, meningkatkan perlindungan lingkungan,  menggunakan  sumber  daya  alam  dengan  bijak,  dan  menumbuhkan  kepercayaan masyarakat yang lebih besar terhadap administrasi publik.
Secara  konsepnya  menurut  Pasolong  dalam  (Erlianti,  2019)  menyebutkan  bahwa pelayanan  adalah  sebagai  aktivitas  seseorang,  sekelompok  dan/atau  organisasi  baik  secara langsung  maupun  tidak  langsung  untuk  memenuhi  kebutuhan.  Lebih  lanjut  Standar  pelayanan adalah  tolok  ukur  yang  dipergunakan  sebagai  pedoman  penyelenggara  pelayanan  dan  acuan penilaian  kualias  pelayanan  sebagai  kewajiban  dan  janji  penyelenggara  kepada  masyarakat dalam  rangka  pelayanan  yang  berkualitas,  cepat, mudah,  terjangkau,  dan  terukur  (Ni,  2021). Penjelasan ini dapat dianalisis bahwa pelayanan merupakan aspek penting yang dilakukan secara organisasi  baik  bersifat  individu  maupun  kelompok  untuk  memenuhi  tujuan  pada  bagian protokol dan komunikasi pimpinan di Kabupaten Supiori.
Peran  protokol  sangatlah  penting  bagi  setiap  instansi  pemerintah  maupun  sebuah organisasi  dalam  mengatur  sebuah  acara  atau  kegiatan  pimpinan  (Haryati  et  al.,  2023). Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional (Idris, 2023). Menurut Lattimore dalam (Jaelani & Abbyzar, 2023) bahwa melalui humas di pemerintahan, pemerintah dapat  melaksanakan  seluruh  kegiatan  penyampaian  informasi  baik  itu  terkait  kebijakan- kebijakan tertentu, program-program pembangunan atau capaian-capainnya.
Selain  berfungsi  sebagai  sumber  informasi  bagi  masyarakat  yang  mempunyai  hubungan baik  langsung  maupun  tidak  langsung  dengan  instansi  pemerintah,  Bagian  Protokol  dan Komunikasi  Pimpinan  juga  membina  hubungan  positif  antara  pemerintah  dan  mitra eksternalnya.  Menjalin  hubungan  positif  antara  bawahan  dan  atasan,  atau  sebaliknya, merupakan tanggung jawab Protokol dan Komunikasi Kepemimpinan bagi internal. Menurut  A. M.  Iskandar  et  al.,  dalam  (Setiyawan  &  Nawawi,  2023)  bahwa  komunikasi  pimpinan  sebagai bentuk  komunikasi  yang  paling  mendasar  dalam  suatu  organisasi,  jika  dipertahankan intensitasnya,  akan  berdampak  positif  bagi  organisasi,  khususnya  atasan  dan  bawahan.  agar hubungan antara pemerintah dan masyarakat dapat terjalin secara positif, Bagian Protokol dan Komunikasi  Pimpinan  harus  mampu  membangkitkan  minat  dan  penerimaan  masyarakat terhadap  informasi  yang  diberikan  mengenai  agenda  kegiatan  Bupati,  Wakil  Bupati,  dan Sekretaris Daerah.
Edward L. Barnays seorang pelopor Public Relations di Amerika Serikat dalam (Fitriyani, 2015)  menjelaskan  bahwa public relations mencakup  3  aspek,  yakni:  memberi  informasi  kepada masyarakat, mengajak masyarakat untuk mengubah sikap dan perilaku mereka, dan melakukan usaha-usaha  untuk  menyatukan  sikap  dan  tindakan  suatu  organisasi  dengan  publiknya  atau sebaliknya. Menurut Duhe dalam (Simbolon, 2023) bahwa seluruh pelanggan maupun stakeholder perusahaan  membutuhan  informasi  resmi  yang  bisa  dipercaya  dan  dipertanggungjawabkan sehingga  keberadaan  digital  public  relations  bagi  perusahaan  adalah  hal  mutlak.  Berdasarkan konsep diatas maka pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah kurangnya koordinasi pada bagian  protokol  dan  komunikasi  pimpinan  dalam  memberikan  tugas  dan  fungsinya,  disamping itu tidak terjadinya kerjasama yang kompak dan kolektif antar pegawai di Bagian Protokol dan
Komunikasi Pimpinan di Sekretariat Daerah Kabupaten Supiori sehingga tugas dan fungsi tidak berjalan secara efektif disebabkan karena belum terbangun koordinasi yang baik.
Menurut Hasibuan dalam (Akbar & Amallia, 2023) berpendapat bahwa factor-faktor yang dapat mempengaruhi koordinasi adalah kesatuan tindakan merupakan penyesuaian antara tugas dari  unit  satu dengan  yang  lainnya  agar  berjalan  bersama-sama.  Sedangkan  Koordinasi  adalah usaha  penyesuaian  bagian-bagian  yang  berbeda,  agar  kegiatan  daripada  bagian itu selesai  pada waktunya,  sehingga  masing-masing  dapat  memberikan  sumbangan  usahanya  secara  maksimal, agar  memperoleh  hasil  secara  keseluruhan  (Jusman,  2017).  Oleh  karena  itu,  upaya mengkoordinasikan  pelaksanaan  tugas  dan  kegiatan  dalam  suatu  organisasi  dapat  dipahami sebagai koordinasi.
Setiap  organisasi  memiliki  departemen  berbeda  yang  menangani  jenis  pekerjaan  berbeda, dan  kelompok  kerja  diharapkan  bekerja  sama  untuk  mencapai  tujuan  organisasi  secara keseluruhan.  Akibatnya,  untuk  mencapai  tujuan  organisasi  secara  efektif,  semua  kegiatan  yang dilakukan  oleh  berbagai  departemen  dan  kelompok  kerja  dalam  organisasi  dikoordinasikan. Fungsi  koordinasi  adalah  nama  yang  diberikan  untuk  peran  manajerial  ini.  Berbeda  dengan pekerja tunggal, kumpulan organisasi tercakup dalam fungsi koordinasi. Dengan kata lain, fungsi koordinasi  adalah  pengorganisasian  sistematis  upaya  kelompok  individu  untuk  meningkatkan koherensi  dalam  mencapai  tujuan  bersama.  Karena  saling  ketergantungan  atau  interkoneksi, maka komponen-komponen atau unit-unit yang menjalankan fungsi koordinasi pada hakikatnya bekerja sama, memahami, atau menyepakati cara melaksanakan tugas dan kewajibannya. Inilah inti  dari  fungsi  koordinasi.  Fungsionalisasi  yang  diperlukan  dalam  organisasi  yang  besar  dan kompleks  memunculkan  fungsi  koordinasi,  dan  untuk  mencapai  tujuan  koordinasi,  pemimpin harus mendorong, membimbing, dan mengendalikan berbagai tindakan yang dilakukan melalui koordinasi dan komunikasi yang efektif.

## METODE
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret hingga Juni 2022 di kantor bagian protokol dan  komunikasi  pimpinan  di  Kabupaten  Supiori,  Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif.  Penelitian ini bertujuan untuk memahami fenomena  tentang  apa  yang  dialami  subjek  penelitian,  seperti  perilaku,  persepsi,  motivasi, tindakan, dan lain-lain, secara holistik melalui penggunaan metode ilmiah dan deskripsi kata dan bahasa  dalam  latar  alam.  Dalam  penelitian  kualitatif,  alat  pengumpulan  data  utama  adalah peneliti, dengan bantuan orang lain.
Jenis  dan  sumber  data  terdiri  atas  data  primer  yang  diperoleh  secara  langsung  dari kancah  penelitian  melalui  wawancara  langsung  dengan  informan  yang  ditentukan  secara purposive  sesuai  kebutuhan  data  penelitian,  terdiri  atas  kepala  Bagian  Humas,  Kasubag Protokoler,  Kasuba  Komunikasi  Pimpinan,  Kasubag  Dokumentasi  Pimpinan  dan  Staf.  Data lainnya  diperoleh  melalui  observasi  langsung  terhadap  koordinasi  pimpinan  dalam  melakukan pelayanan  terhadap  pemerintah  di  sekretariat  daerah  Kabupaten  Supiori.  Fokus  pengamatan pada perilaku, sikap, perhatian, tindakan, dan motivasi pelayanan. Data sekunder diperoleh dari telaah  Dokumentasi  dan  komunikasi,  dokumen  berupa  catatan  Dokumentasi  Kegiatan,  dan pemberitaan  media  mengenai  koordinasi  yang  dilakukan  pimpinan.  Instrumen  utama pengumpulan  data  adalah  peneliti  sendiri.  Analisis  data  menggunakan  model  analisis  yang dikembangkan oleh Miles et.al. (2014) prosesnya terdiri dari rangkaian aktivitas yang dilakukan secara  bersamaan  pada  saat  pengumpulan  data  sekaligus  menganalisis  data  melalui  tahapan kondensasi, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Selanjutnya pengabsahan data penelitian
dilakukan melalui triangulasi sumber, teknik, dan waktu. Hasil penelitian selanjutnya dilakukan analitik deskriptif yang disajikan secara naratif.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Organisasi  harus  memprioritaskan  koordinasi  dan  kolaborasi  total  karena  pertumbuhan suatu  organisasi  atau  unit  dalam  suatu organisasi  akan relatif  lambat  jika  hanya  berdiri  sendiri sebagai  entitas  independen.  Manfaat  dari  setiap  tindakan  pengelolaan,  baik  di  sektor  publik maupun  swasta,  meningkat  seiring  dengan  bertambahnya  jumlah  komunitas  dan  terbentuknya jaringan.  Karena  ketidaktahuan  adalah  musuh  kemajuan  organisasi,  koordinasi  dan  kolaborasi sangatlah  penting.  Selain  itu,  ketika  permasalahan  muncul  selama  operasional  organisasi, koordinasi  dan  kolaborasi  yang  disengaja  juga  berupaya  untuk  memperkuat  rasa  persatuan  di antara  semua  pihak  yang  terlibat.  Dengan  meningkatkan  akses  pencarian  informasi  secara bersama-sama, potensi ini juga dapat memberikan dampak yang lebih baik.
Mengikat, mempersatukan, dan menyelaraskan segala tindakan dan usaha adalah dengan melakukan  koordinasi.  Pengetahuan  ini  mengarah  pada  kesimpulan  bahwa  koordinasi diperlukan  untuk  tugas-tugas  manajemen  lainnya.  Singkatnya,  fungsi  lain  mengandung  fungsi koordinasi.  Fungsi  perencanaan,  misalnya,  memerlukan  koordinasi;  Artinya,  untuk mengumpulkan  data  yang  dapat  diandalkan  untuk  perumusan  rencana  masa  depan,  seorang pemimpin harus bekerja sama dengan bawahannya untuk menyiapkan rencana. Hal yang sama berlaku  untuk  tugas  manajerial  lainnya.  Karena  sifat  fungsi  koordinasi  yang  mengikat,  maka fungsi-fungsi  lain—apalagi  yang  menghubungkannya  dengan  fungsi  manajemen  lainnya—tidak dapat  berjalan  tanpa  koordinasi.  Komunikasi  merupakan  komponen  penting  dari  fungsi koordinasi.  Mengapa  peran  utama  koordinasi  adalah  komunikasi?  Karena  setiap  orang  dapat berinteraksi  satu  sama  lain  melalui  komunikasi,  departemen  sumber  daya  manusia  dapat berkoordinasi  dengan  pimpinan  organisasi,  departemen  pemasaran  dapat  berkoordinasi  dengan departemen keuangan, dan seterusnya.
Pada aspek protokoler Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dalam Meningkatkan Pelayanan  di  Lingkungan  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Supiori  dalam  tinjauannya  sebagai fungsi  koordinasi  terkadang  mengalami  masalah  dalam  proses  komunikasi  terutama  dalam pelayanan,  hal  ini  tejadi  karena  adanya  miskomunikasi  antara  bawahan  dan  pimpinan  hal  ini juga dipengaruhi kurang efektifnya pengarahan yang diberikan pimpinan kepada bawahannya.
Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  dalam  pelaksanaan  fungsi  koordinasi  terjadi ketidaksinambungan  antara  pimpinan  dan  bawahan  dalam  menyampaikan  informasi  terutama jika ada pelaksanaan kegiatan yang sifatnya sangat penting untuk dihadiri oleh bupati dan wakil bupati,  disampng  itu  juga  koordinasi  yang  dibangun  belum  terlihat  optimal  hal  ini  disebabkan manajemen  komunikasi  yang  dibagun  belum  terlihat  teratur  sehingga  dapat  menyebabkan terjadinya  miskomunikasi.  Disamping  itu  penyampaian  yang  dilakukan  oleh  ajuan  pimpinan tidak  sampai  pada  bagian  protokoler  yang  menangani  masalah  yang  berkaitan  sehingga  hal tersebut dapat mmpengaruhi kegiatan tidak berjalan dengan baik.
Oleh  sebab  itu  dalam  penelitian  ini  penulis  mengkaji  terkait  fungsi  koordinasi  dengan mengacu pada teori sebelumnya yang dijadikan rujukan dalam menemukan solusi permasalahan dalam  fungsi  koordinasi  Bagian  Protokol  dan  Komunikasi  Pimpinan  dalam  Meningkatkan Pelayanan  di  Lingkungan  Sekretariat  Daerah  Kabupaten Supiori.  Adapun  yang  menjadi  acuan dalam penelitian ini adalah dapat dilihat sebagai berikut:

## a. Mekanisme Prosedur Kerja
Untuk  meningkatkan  kinerja,  analisis  harus  melakukan  koordinasi  kerja  yang  lebih efisien,  yang  mencakup  pemeriksaan  menyeluruh  terhadap  sistematika  pekerjaan  dan  menjaga komunikasi  yang  efektif  untuk  berbagi  informasi  tentang  tugas,  tanggung  jawab,  dan  sifat pekerjaan  agar  dapat  melaksanakan  pekerjaan  dengan  baik.  Dengan  demikian,  hal  ini  akan menghasilkan  kinerja  organisasi  yang  sangat  baik  secara  keseluruhan.    Sumber  daya  manusia yang  unggul  sangat  penting  bagi  suatu  lembaga  karena  mereka  penting  untuk  operasional organisasi  dan  kegiatannya.  Harus  dipahami  bahwa  memiliki  tenaga  kerja  yang  mampu memenuhi tanggung jawabnya setiap saat sangat penting untuk menyeimbangkan perubahan dan kemajuan di berbagai bidang yang berdampak pada beban kerja para pemimpin. Oleh karena itu, seorang  pemimpin  perlu  terampil  dalam  mengelola  sumber  daya,  khususnya  dalam  mengelola sumber daya manusia.
Selanjutnya,  dalam  suatu  kegiatan  yang  sangat  penting  untuk  membentuk  kesatuan kesatuan  atau  mengkoordinasikan  kerja,  ditentukan  mekanisme  kerja.  Ketika  anggota  staf mengikuti prosedur dan berkomunikasi saat  melakukan tugas masing-masing, tujuan organisasi secara  keseluruhan  mungkin  terabaikan,  dan  konflik  anggota  dapat  terjadi.  Anggota  organisasi dapat  tetap  memfokuskan  upayanya  untuk  mencapai  tujuan  organisasi  dan  meminimalkan inefisiensi  dalam  pelaksanaan  pekerjaan  berkat  metode  koordinasi.  Manajer  seharusnya mengoordinasikan sumber daya organisasi, termasuk sumber daya manusianya. Kapasitas suatu organisasi  untuk  mengatur  sumber  dayanya  yang  beragam  untuk  mencapai  suatu  tujuan menentukan  kekuatannya.  Mengorganisasikan  suatu  organisasi  atau  kegiatan  untuk  menjamin peraturan dan tindakan yang akan dilakukan tidak saling bertentangan atau membingungkan dan meningkatkan hubungan satuan kerja disebut dengan koordinasi kerja.
Prokopim  ini  merupakan  pekerjaan  yang  tinggi  mobilisasinya  untuk  mendampingi Pimpinan,  oleh  karena  itu  untuk  mendukung  kelancaran  melakukan  pekerjaan  tersebut,  saya sudah  pertimbangkan  dan  susun  sebelumnya  melalui  anggaran  yang  telah  kami  siapkan.  Di samping  untuk  kelancaran  kegiatan  operasional  dan  mobilasasi  tersebut  saya  juga menganggarkan  biaya  pendampingan  bagi  Staf-  staf  yang  saya  bertugas  yang  sudah  saya distribusikan  melalui  Kasubag2.  Jadi  mekanismenya  Prokopim  itu  adalah  selalu  berkoordinasi untuk  mengetahui  agenda  pimpinan.  Koordinasi  itu  kami  lakukan  dengan  komunikasi  melalui sekpri  beliau  melalui  Handphone  atau  datang  ke  kediaman  maupun  kantor  beliau  untuk mengetahui apa saja agenda2nya. (hasil wawancara,Informan 8 Juni 2022)
Hasil  penelitian  dapat  dianalisis  dan  disimpulkan  bahwa  mekanisme  prosedur  kerja  yang dilakukan oleh Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dalam  Meningkatkan Pelayanan di Lingkungan  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Supiori  terlihat  baik  dan  optimal,  hal  ini  terlihat bahwa  mekanisme  kerja  yang  dilakukan  terkoordinasi  karena  pimpinan  sangat  aktif  dalam melakukan komunikasi kepada bawahannya dalam melakukan pelayanan. Disamping itu proses peningkatan  kualitas  sumber  daya  dilibatkan  sehingga  staff  atau  bawahan  yang  ada  aktif melakukan aktifitas telah diberikan kepada pimpinan.
Dalam  hal  ini,  guna  meningkatkan  kinerja pegawai  di  lingkungan birokrasi  khususnya  di lingkungan birokrasi Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Dalam Peningkatan Pelayanan di Sekretariat Daerah Kabupaten Supiori juga dituntut untuk selalu mempunyai strategi-strategi baru  agar  mampu  untuk  mengembangkan  dan  mengembangkan  pegawai  yang  baik  dan  cakap yang dibutuhkan oleh suatu instansi. Diperlukan koordinasi yang efektif antara kepala divisi dan komunikasi.

## Hasim et al. / Jurnal Ilmiah Global Education 5 (2) (2024)

## b. Mengarahkan
Masalah  umum  dalam  lingkungan  organisasi  adalah  terputusnya  komunikasi  antara pemimpin  dan  bawahan.  Suatu  organisasi  memerlukan  komunikasi  yang  efektif  karena komunikasi  merupakan  sarana  utama  dimana  para  anggotanya  dapat  berkolaborasi  untuk melaksanakan  tugas-tugas  manajemen.  Persoalan  komunikasi  tidak  boleh  diremehkan,  bahkan ketika  proses  pembangunan  organisasi  telah  direncanakan  dengan  matang.  Komunikasi  yang efektif sangat penting untuk keberhasilan penyelesaian program kerja yang telah ditetapkan. Alat yang diperlukan untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengoordinasikan pekerjaan menuju tujuan dan sasaran adalah prosedur, pola, dan komunikasi organisasi.
Disamping itu, dalam komunikasi juga dibutuhkan pengarahan sebagai penunjang dalam pelaksanaan  suatu  kegiatan  dalam  organisasi  sehingga  peranan  sebagai  pimpinan  terutama bagian  protokoler  dan  komunikasi  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Supiori  sangatlah  penting karena  proses  pemberian  arahan  yang  dilakukan  oleh  pimpinan  dapat  mempengaruhi peningkatan  kinerja  pegawai  yang  ada  dalam  melakukan  tugasnya  sesuai  dengan  fungsi  yang ada.  Karena  pengarahan  dan  Komunikasi  sangat  berperan  dalam  menentukan  keberhasilan pelaksanaan  suatu    pekerjaan.    Tidak    ada    satu    pekerjaan    pun    yang    tidak    membutuhkan proses  komunikasi.  Ketika  dalam  lingkup  pekerjaan  ada  interaksi  diantara  pegawai  dan  antara pegawai dengan atasan atau sebaliknya. Ada instruksi maka ada yang harus dikerjakan, dan  ada yang    harus    dikoordinasi.    Begitu  pula    ketika    dilakukan  evaluasi  pekerjaan    dalam  rangka membuat perencanaan kerja.
Sebagaimana  tadi  dalam  mekanisme  itu  saya  selalu  arahkan  kasubag2  saya  untuk berkoordinasi  untuk  mengetahui  kegiatan  atau  agenda  pimpinan.Dengan  koordinasi  tersebut kami  bisa  maksimal  bisa  melaksanakan  tugas  dan  fungsi  kami.  Kami  datang  tepat  waktu  dan koordinasi dengan yang memiliki kegiatan untuk meninjau dan mempersiapkan apa saja sebelum pimpinan datang di tempat kegiatan tersebut. Kami juga  berkoordinasi dengan kepada pemilik kegiatan  ketika  pimpinan  sudah  mau  menuju  tempat  kegiatan,  sehingga  kegiatan  tersebut berjalan dengan baik, Karena terjalin koordinasi dan sinkronisasi yang baik dan harmonis. (hasil wawancara, Informan 10 Juni 2022)
Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  pengarahan  yang  dilakukan  pimpinan  dalam melakukan pelayanan  publik  di  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Supiori  terlihat  cukup  baik.  Hal ini karena proses komunikasi yang dibangun oleh pimpinan dengan terjun langsung kelapangan memberikan arahan dan koordinasi kepada bawahan terkait dengan masalah-masalah yang harus dipersiapkan  dan  dibenahi  dalam  melakukan  pelayanan,  disamping  itu  proses  koordinasi  yang terjadi  antara  atasan  dan  bawahan  dapat  terjalin  dengan  baik  sehingga  terjadi  kerjasama  antar tim dengan berbagai bidang yang dalam menyelesaikan pekerjaan.
Kesimpulan dalam permasalahan diatas bahwa komunikasi yang baik dan meningkatkan efektivitas pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan kepada bawahan dalam memberikan tugas, dan hal tersebut juga mempengaruhi  peningkatan kinerja pegawai dalam melakukan pelayanan publik di Sekretariat Daerah Kabupaten Supiori sehingga proses kerjasama dapat terjalin dengan optimal dalam mencapai tujuan organisasi yang ada.
c. Singkronisasi
Perlunya  sinkronisasi  dapat  dipahami  mengingat  sebagai  protokol  pelayanan  publik, pelayanan  di  sekretariat  daerah  merupakan  hal  yang  sangat  penting  dan  mendesak.  Sebab, pemutakhiran  data  pelaksanaan  kegiatan  yang  sedang  berlangsung  harus  tetap  dilestarikan sebagai  bahan  presentasi  jika  suatu  saat  dibutuhkan  oleh  masyarakat  luas.  Meskipun  secara teknis  mungkin  sejalan  dengan  tujuan  utama  penyediaan  data  mengenai  substansi  penekanan masalah  yang  akan  diberikan,  namun  data  tersebut  berfokus  pada  masalah  yang  sama  tetapi
disajikan  dengan  cara  yang  berbeda.  Intinya,  ini  berbeda  dan  cenderung  fokus  pada  satu komponen.
Kalau  untuk  singronisasi  pekerjaan  belum  optimal  karena  biasa  kalau  dilapangan  biasa tidak  sesuai  dengan  informasi  dari  awal  jadi  kadang  itu  biasa  menjadi  masalah  apalagi  di dokumentasi misalnya foto-foto (hasil wawancara, Informan 15 Juni 2022)
Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  dalam  proses  pelaksanaan  kegiatan  dan penyerentakkan  penyampaian  informasi  untuk  mencapai  sinkronisasi  tidak  berjalan  dengan optimal, hal ini karena komunikasi yang dibangun oleh pimpinan terkadang berbeda pada saat pelaksanaan kegiatan. Disamping itu pula keserasian dalam melakukan pelayanan di sekretariat daerah oleh protokoler dan komunikasi belum efektif dan efisien karena setiap bidang yang ada dalam melakukan tugasnya terkadang melempar tanggungjawab.
Berdasarkan  hasil  observasi  dilapangan  penulis  menemukan  bahwa  komunikasi  yang dibangun  oleh  pimpinan  kepada  bawahan  memang  tidak  terjadi  singkronisasi,  hal  ini  juga terdapat ada saling lempar tanggung jawab jika ada kegiatan yang akan dilaksanakan. Olehnya itu  penulis  menyimpulkan  bahwa  keterbatasan  informasi  yang  disampaikan  oleh  pimpinan kepada  bawahan  tidak  singronisasi  sehingga  dapat  menjadi  masalah  yang  urgen  ketika pelaksanaan kegiatan terjadi.
d. Pembagian Tugas
Pada  kajian  ini  penulis  mencoba  menggambarkan  bagaimana  pembagian  tugas  yang dilakukan pimpinan  kepada  bawahan  dalam  setiap  bidang  yang  ada  pada  bagian  protokol  dan komunikasi  dalam  meningkatkan  pelayanan  publik  di  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Supiori. Secara  umun  bahwa  protokoler  ini  terdapat  beberapa  bidang  dalam  melakukan  pelayanan dimana  ada  kepala  bagian  humas  dan  dibantu  dengan  tiga  kepala  bidang  yakni  bidang protokoler, bidang dokumentasi, bidang komunikasi pimpinan dimana setiap bidang mempunyai staff yang membantu dalam melaksanakan kegiatan. Olehnya itu dalam konteks pembagian tugas dalam penelitian ini sangat jelas berdasarkan tufoksinya masing-masing sehingga dapat dianalisa bagaimana  proses  pelayanan  yang  dilakukan  pada  setiap  bidang  yang  ada.  Hal  ini  juga  dikaji proses  koordinasi  yang  dilakukan  pimpinan  kepada  bawahan  pada  setiap  bidan  yang  ada bedasarkan pada kriteria pembagian tugas yang dilakukan.
Sesuai  dengan  Perbup  No.10  tahun  2020  paragraf  13  pada  pasal  yang  ke  36  tentang Protokol  dan  Komunikasi  Pimpinan.  Sebelumnya  Prokopim,  saya  sebagai  Pimpinan melaksanakan penyiapan kebijakan, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, juga memantau  atau  monitoring  dan  evaluasi  pelaksanaan  kebijakan  daerah  di  bagian  Protokol, Komunikasi  Pimpinan  dan  Dokumentasi.  Sebelumnya  Prokopim  ini  bernama  Humas (Hubungan  Masyarakat).  Dalam  Perubahan  ini,  Prokopim  lebih  fokus  pada  pelayanan  dan pendampingan agenda pimpinan, kalau sebelumnya Humas lebih kepada pemberitaan kegiatan tersebut melalui media, baik itu Media Cetak dan Media Massa. (Hasil wawancara, Informan 10 Juni 2022)
Hasil penelitian menunjukkan bahwa dalam pembagian tugas yang dilakukan pimpinan mengacu  pada  aturan  baku  yang  ada  dengan  melakukan  penyiapan  kebijakan,  melaksanakan kebijakan  daerah  dibagian  protokol  serta  melakukan  monitoring  dan  evaluasi.  Hal  tersebut dianalisis  bahwa  dalam  pembagian  tugas  pimpinan  telah  melakukan  segala  persiapan  yang terkait  dengan  menyiapkan  segala  aspek  yang  terkait  dengan  koordinasi  dalam  meningkatkan pelayanan publik di Sekretariat Daerah Kabupaten Supiori.
Namun  dalam  hal  ini  untuk  mengukur  keberhasilan  fungsi  koordinasi  dengan  megacu pada  pembagian  tugas  pada  bagian  protokol  dan  komunikasi  dalam  meningkatkan  pelayanan publik  di  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Supiori  maka  penulis  akan  melihat  indikator  yang
mempenaruhi  pembagian  tugas  atau  kerja  berdasarkan  teori  Untuk  mengukur  pembagian  kerja digunakan indikator-indikator sebagai berikut menurut (Sutarto, 2012 : 126) : a. Penempatan karyawan
Karena  penetapan  peran  pegawai  yang  tidak  tepat  akan  mengakibatkan  penyampaian kerja yang kurang ideal dan tidak merata, maka penempatan pegawai adalah penempatan setiap orang sesuai dengan kemampuan, keterampilan, dan pendidikannya.
Dalam hal ini untuk melihat fungsi koordinasi berjalan dengan baik terhadap pelayanan publik  maka  kita  akan  lihat  bagaimana  penempatan  pegawai  itu  sangat  memacu  jalannya kegiatan  organisasi.  Disamping  itu  pada  bagian  protokol  dan  komunikasi  terdapat  tiga  bidang yang menjembatangi dan dibantu staff yang ada.
b. Beban kerja
Beban  kerja  adalah  jumlah  total  pekerjaan  yang  ditugaskan  untuk  dilakukan  oleh karyawan  atau  unit  organisasi  tertentu.  Untuk  mencegah  seorang  karyawan  mempunyai pekerjaan yang terlalu banyak atau terlalu sedikit, tugas-tugas yang harus mereka lakukan harus dibagi rata di antara mereka. Namun beban kerja yang merata ini tidak berarti seluruh karyawan perusahaan harus bekerja dalam kapasitas yang sama.
Dalam  hal  ini  juga  sangat  berpengaruh  dalam  meningkatkan  fungsi  koordinasi  dalam meningkatkan  pelayanan  publik  karena  ini  dapat  mengukur  sejauh  mana  tingkat  keberhasilan suatu pekerjaan dengan berkurangnya beban kerja yang diberikan kepada pegawai atau staff yang ada,  hal  ini  juga  beban  kerja  sangat  mempengaruhi  psikologis  pegawai  dalam  menyelesaikan pekerjaannya,  jika  tidak banyak  beban  kerja  maka  proses  kerjasama akan berjalan  dengan  baik dan efektif.
Sebagai  kesimpulan  dalam  pelaksanaan  kegiatan  terjadi  kendala  yakni  kurang optimalnya  komunikasi  yang  terbangun  kepada  atasan  kepada  bawahan  sehingga  dapat mempengaruhi  jalannya  fungsi  koordinasi  terutama  dalam  bentuk  kerjasama  dalam menyelesaikan permasalahan yang ada. Disamping itu pula dapat dianalisis bahwa beban kerja yang ada juga sangat banyak yang dimilki oleh pimpinan sehingga kontrol pada setiap pekerjaan pada bidan yang ada tidak berjalan dengan optimal. Oleh sebab itu fungsi koordinasi yang ada dalam pembagian tugas belum berjalan dengan optimal dan baik karena masih dipenaruhi beban kerja yang banyak sehingga proses pelayanan publik di seketariat daerah belum berjalan optimal.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  uraian  dari  hasil  penelitian  yang  telah  dijelaskan  pada  bab  sebelumnya, maka  peneliti  menarik  simpulan  sesuai  dengan  permasalahan  yang  diteliti  Fungsi  Koordinasi pada  Bagian  Protokol  dan  Komunikasi  Pimpinan  dalam  Meningkatkan  Pelayanan  di Lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Supiori.
Fungsi  Koordinasi  pada  Bagian  Protokol  dan  Komunikasi  Pimpinan  dalam meningkatkan  pelayanan  dilingkungan  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Supiori  belum  berjalan dengan  optimal.  Hal  ini  dilihat  dari  mekanisme  prosedur  kerja  belum  berjalan  dengan  baik karena  masih  terkendala  pada  komunikasi  yang  dibangun  belum  terakomodir,  dari  segi pengarahan sudah terlihat baik namun belum optimal hal ini disebabkan karena masih terjadinya misskomunikasi  antara  pimpinan  dan  ajudan  sehingga  pelaksanaan  kegiatan  tidak  berjalan dengan  baik,  dilihat  dari  sinkronisasi  masih  adanya  pekerjaan  yang  diberikan  pimpinan  belum sesuai  dengan  pelaksanan  pada  saat  dilapangan,  dan  dari  segi  pembagian  tugas  juga  belum optimal hal ini masih adanya penempatan pegawai yang tidak sesuai dengan bidangnya. Faktor berdasarkan  fitur  teknis  dan  sumber  daya  manusia  menunjukkan  kurangnya  dukungan infrastruktur dan fasilitas yang dapat membantu memperkuat fungsi koordinasi. Variabel-variabel
ini termasuk, namun tidak terbatas pada, kompetensi staf, perencanaan yang buruk, komunikasi yang  buruk  antara  manajer  dan  staf,  tujuan  dan  sasaran  sistem  yang  ambigu,  dan  kurangnya dedikasi.  Kurang  dimanfaatkannya  keterampilan  komunikasi  dalam  meningkatkan  fungsi koordinasi kepemimpinan terlihat dari rendahnya tingkat penguasaan tugas di kalangan pegawai. Selain  itu,  pengalaman  kerja  karyawan  dan  tantangan-tantangan  lain  yang  mereka  hadapi tampaknya tidak dapat dipermudah dengan kerja sama tim yang telah terjalin.

## DAFTAR PUSTAKA
Akbar,  M.  F.,  &  Amallia,  N.  (2023).  Koordinasi  Pegawai  Bagian  Protokol  Dan  Komunikasi Pimpinan Melalui Program Bunga Kampung Dalam Meningkatkan Pelayanan Publik Di Kabupaten Lampung Tengah. Sosial Dan Humanis Sains , 08 (01), 55–69.
Ari, Y. (2021). Peran Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Dalam Menyusun Agenda Kepala Daerah Kabupaten Rokan Hulu . Universitas Islam Riau Pekanbaru. Deby, L., Putri, M., & Mutiarin, D. (2018). Efektifitas Inovasi Kebijakan Publik ; Pengaruhnya pada Kualitas Pelayanan Publik di Indonesia. Prosiding Konferensi Nasional Ke- 8 , 1–16. Erlianti, D. (2019). Kualitas Pelayanan Publik. Jurnal Administrasi Publik Dan Bisnis , 1 (1), 15–28. https://doi.org/10.36917/japabis.v1i1.7
Fitriyani, A. (2015). Analisis Fungsi Public Relasi Dan Pelayanan Publik Pada Biro Umum Dan Humas Kantor Gubernur Maluku. MEDIASI , 9 (2), 57–72.
Haryati,  Mitrayati,  Kasirul,  F.,  Indrawan,  &  Aulia,  R.  (2023).  Peran  Protokoler  Dalam Pelaksanaan  Tugas  Dan  Kegiatan  Bagian  Protokol  Dan  Komunikasi  Pimpinan (Prokopim) Sekretariat Kabupaten Karimun. PURNAMA BERAZAM , 5 (1), 77–88. Idris,  M.  (2023).  Aktivitas  Prokopim  Kabupaten  Kolaka  Dalam  Meningkatkan  Layanan Keprotokolan Pimpinan. ALADALAH: Jurnal Politik, Sosial, Hukum Dan Humaniora , 1 (1), 206–212.
Jaelani, R. A., & Abbyzar, A. (2023). Strategi Protokol Dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kabupaten Sumbawa Dalam Mensosialisasikan 10 Program Unggulan Mo-Novi. USC: UTS STUDENT CONFERENCE , 1 (5), 251–284.
Jusman. (2017). Implementasi Peraturan Bupati Tentang Biaya Operasional Satuan Pendidikan (BOSP) Pada Pendidikan Dasar di Kabupaten Bulukumba . Universitas Muhammadiyah Makassar. Mansyur,  S.  (2013).  Efektivitas  Pelayanan  Publik  Dalam  Perspektif  Administrasi  Publik. Academica , 5 (1), 965–972. Miles, M. B., & Huberman, A. M. (2014). Analisis Data Kualitatif. Edisi Pertama . Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press).
Ni, R. K. (2021). Strategi Peningkatan Pelayanan Publik. Inovasi Penelitian , 1 (February), 6. Pratama  Yoga  Made  I.  (2023).  Pengaruh  Kepemimpinan  ,  Disiplin  Dan  Motivasi  Kerja Terhadap  Kinerja  Aparatur  Sipil  Negara  Bagian  Protokol  Dan  Komunikasi  Pimpinan Kabupaten Badung. INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research , 3 (4), 8749–8763.
Setiyawan,  B.  A.,  &  Nawawi.  (2023).  Pola  Komunikasi  Pimpinan  Membangun  Kinerja  Dan Motivasi  Kerja  Aparatur  Sipil  Negara  Bagian  Protokol  Dan  Komunikasi  Pimpinan Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Banyumas. Al-Isyraq:  Jurnal  Bimbingan,  Penyuluhan,  Dan Konseling Islam , 6 (2), 61–82. Simbolon,  A.  N.  (2023). Peran  Protokol  dan Komunikasi  Pimpinan  (Prokopim)  Dalam  Pembentukan Citra  Wali  Kota  Medan  Bobby  Nasution  (Studi  Kasus  pada  Bagian  Dokumentasi  Pimpinan Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kota Medan) . Universitas Medan Area.
Utami, A. B. (2018). Analisis Jaringan  Komunikasi Kelompok. DiMCC Conference Proceeding , 1 , 1–35.
Peraturan  Bupati  Supiori  Nomor  10  Tahun  2020  tentang  Perubahan  Peraturan  Bupati  Supiori Nomor  2a  Tahun  2017  tentang  Kedudukan  dan  Susunan  Organisasi  Perangkat  Daerah Kabupaten Supiori dimana Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan.
UU No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.