Volume 5 Nomor 2, Desember 2022 e-ISSN : 2614-1574 p-ISSN : 2621-3249

## PERANCANGAN APLIKASI MONITORING MAGANG UNTUK MENDUKUNG PENINGKATAN KUALITAS PENGALAMAN BEKERJA BAGI MAHASISWA

## DESIGN OF MONITORING APPLICATION TO SUPPORT IMPROVING THE QUALITY OF WORK EXPERIENCE FOR STUDENT
Handrie Noprisson Universitas Mercu Buana handrie.noprisson@mercubuana.ac.id

## ABSTRACT
The internship  is an opportunity to  gain  work-related experience and apply their knowledge in  a professional work environment for students. The research aims to develop an internship monitoring application model. This research uses or adapts the user-centered design method with the research location being carried out in students at  Mercu  Buana  University  and  Stikhafi  Academy.  In  the  context  of  apprentice  monitoring  application development, UCD represents a systematic process which is the key to ensuring  the application  remains user- focused,  namely  lecturers,  students  and  administrators.  As  a  result,  the  application  for  monitoring  student internships  in  universities  includes  user  management,  guidance  management,  internship  report  management, activity management, assessment management and activity evaluation management with users, including students, lecturers and administrators.

## Keyword: Internship, application, user-centered design, UML

## ABSTRAK
Kegiatan  kerja  praktik  atau  magang  (internship)  adalah  kesempatan  untuk  memperoleh  pengalaman  terkait pekerjaan  dan  menerapkan  pengetahuan  mereka  di  lingkungan  kerja  professional  bagi  mahasiswa.  Penelitian bertujuan  untuk  mengembangkan  model  aplikasi  monitoring  magang.  Penelitian  ini  menggunakan  atau mengadaptasi  metode  User-centered  design  dengan  lokasi  penelitian  dilakukan  di  mahasiswa  di  Universitas Mercu Buana dan Stikhafi Academy. Dalam konteks pengembangan aplikasi monitoring magang, UCD mewakili proses sistematis yang merupakan kunci untuk memastikan aplikasi tetap berfokus pada pengguna yaitu dosen, mahasiswa dan administrator. Sebagai hasil aplikasi monitoring magang mahasiswa di perguruan tinggi mencakup manajemen pengguna, mana-jemen bimbingan, manajemen laporan magang, manajemen kegiatan, ma-najemen penilaian dan manajemen evaluasi kegiatan dengan pengguna antara lain mahasiswa, dosen dan administrator.
Kata Kunci : magang, aplikasi, user-centered design, UML

## PENDAHULUAN
Kualifikasi  dunia  kerja  saat  ini berubah  dengan  cepat,  menghadirkan beberapa tantangan bagi calon pekerja yang baru  saja  lulus  dari  perkuliahan  atau sekolah. Pendidikan formal tidak menjamin bahwa individu memiliki keterampilan  pemecahan  masalah  yang lebih tinggi yang diperlukan sesuai dengan tuntutan  dunia  kerja  (Annisa  et  al.,  2017; Jumaryadi et al., 2020; Jung & Lee, 2017; Noprisson,  2020;  Noprisson  &  Utami, 2020; Pratama et al., 2017; Sensuse et al., 2017; Utami et al., 2022; Utami & Sunardi, 2020).
Perguruan  tinggi  diharapkan  dapat mengajarkan  keterampilan  kerja  yang sesuai  sebelum  mahasiswa  menghadapi dunia  kerja.  Mahasiswa  harus  sudah  siap dengan  tantangan  dan  harapan  dunia  kerja dengan cara mempersiapkan mereka dengan tugas-tugas perkuliahan yang mirip dengan  simulasi  dunia  kerja.  Kelas perkuliahan yang berkaitan dengan penambahan  pengalaman  kerja  mungkin diperlukan untuk meningkatkan
kompetensi awal mahasiswa (Ayumi et al., 2019;  Ayumi  &  Noprisson,  2018;  Jung  & Lee,  2017;  Nurhaida  et  al.,  2020; Priambodo  et  al.,  2019;  Ramadhan  et  al., 2014).
Kelas kerja praktik atau magang atau internship  telah  lama  menjadi  mata  kuliah wajib  bagi  mahasiswa  di  perguruan  tinggi untuk beberapa bidang profesional, seperti kedokteran, hukum, dan pendidikan, dan itu telah  menjadi  semakin  populer  di  bidang studi  lain  dalam  beberapa  tahun  terakhir. Kelas  kerja  praktik  atau  magang  atau internship  ini  tidak  hanya  meningkatkan pengetahuan khusus tetapi juga keterampilan  umum  yang  sesuai  dengan tempat  kerja  mereka,  seperti  pemecahan masalah dan cara komunikasi (Hardyanto et al., 2018; Juhana et al., 2018; Jung & Lee, 2017; Yannuar et al., 2018).
Kelas  kerja  praktik  atau  magang ( internship )  telah  menjadi  populer  di kalangan industry dan universitas di seluruh dunia.  Bagi  mahasiswa,  kerja  praktik  atau magang  ( internship )  adalah  kesempatan untuk  memperoleh  pengalaman  terkait pekerjaan  dan  menerapkan  pengetahuan mereka  di  lingkungan  kerja  profesional. Dalam  hal  ini,  industry  juga  telah menekankan pentingnya pengalaman kerja dalam  proses  rekrutmen.  Universitas  juga semakin banyak menggunakan kerja praktik  atau  magang  ( internship )  untuk mengisi  kesenjangan  antara  apa  yang diajarkan  di  ruang  kelas  dan  apa  yang dipraktikkan  di  dunia  kerja  (Hardyanto  et al., 2018; Juhana et al., 2018; Jung & Lee, 2017; Yannuar et al., 2018).
Di sisi lain, beberapa kritik juga ada dalam  hal  kerja  praktik  atau  magang ( internship ).  Sebagai  contoh,  industri terlalu menekankan spesialisasi dan kurangnya  kualitas  pelatihan  awal  yang baik  di  tempat  kerja.  Selain  itu,  kualitas magang secara signifikan berbeda di setiap negara, disiplin, dan institusi(Hardyanto et al., 2018; Juhana et al., 2018; Jung & Lee, 2017;  Yannuar  et  al.,  2018).  Untuk  itu diperlukan  manajemen  untuk  pelaksanaan kerja praktik atau magang ( internship ) agar kualitas  magang  secara  signifikan  dapat meningkat dan dapat menambah pengalaman bagi mahasiswa.
Tujuan dari penelitian ini ada dua: (1) mengamati  pengalaman  mahasiswa  dan
dosen  dengan  program  magang  dan menentukan  apakah  aplikasi  monitoring magang  diperlukan;  (2)  mengeksplorasi analisis  kebutuhan  (requirement)  aplikasi monitoring magang menggunakan  Unified Modelling  Language  (UML)  dan  model interface menggunakan perancangan wireframe .

## METODE
Penelitian  ini  menggunakan  atau mengadaptasi metode User-centered design yang melibatkan pertimbangan pengguna di setiap tahap proses desain. Siklus berulang pembuatan prototipe dan pengujian pengguna  mengarah  pada  peningkatan kemudahan  penggunaan  dan  adopsi  oleh pengguna  akhir  (McCurdie  et  al.,  2012). Dalam  konteks  pengembangan  aplikasi monitoring magang, UCD mewakili proses sistematis  yang  merupakan  kunci  untuk memastikan  aplikasi  tetap  berfokus  pada pengguna  yaitu  dosen,  mahasiswa  dan administrator.  Tahapan  dari  metode  UCD dapat dilihat pada Gambar berikut ini.
Gambar 1. User-Centered Design Process Sumber: (McCurdie et al., 2012)

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian  pertama  terkait  aplikasi monitoring  magang  adalah  penelitian  oleh Asri  et  al.  (2018)  yang  membahas pelaksanaan  mata  kuliah  magang  di perguruan tinggi atau politeknik. Dari hasil analisis masalah, penelitian ini menyatakan bahwa  waktu  dan  jarak  menjadi  masalah bagi  mahasiswa  untuk  melaporkan  dan melakukan tugas kewajiban selama magang.  Adapun  analisis  fungsional  dan pengguna yang diidentifikasi pada penelitian  ini  dapat  dilihat  pada  Gambar berikut ini.

## Gambar 2. Analisis Fungsional Aplikasi Magang
Sumber: (Asri et al., 2018) Penelitian ini
mencoba mengembangkan sistem informasi pelatihan  kerja  berbasis  web  untuk mengatasi  permasalahan  tersebut.  Sistem ini  dikembangkan  menggunakan  Personal Extreme Programming (PXP). PXP merupakan  salah  satu  metode  agile  yang merupakan kombinasi dari Extreme Programming  (XP)  dan  Personal  Software Process  (PSP)  (Asri  et  al.,  2018).  Adapun hasil  perancangan  antarmuka  aplikasi  dari penelitian  ini  dapat  dilihat  pada  Gambar berikut ini.

## Gambar 3. Perancangan Antarmuka Aplikasi Magang
Sumber: (Asri et al., 2018) Penelitian  kedua  terkait  aplikasi monitoring  magang  adalah  penelitian  oleh Hardyanto et al. (2018). Dalam pengelolaan magang umumnya dilakukan secara manual,  dimulai  dari  pengumpulan  data
mahasiswa  dan  perusahaan  atau  lembaga dunia  industri.  Adapaun  masalah  yang dibahas dari penelitian ini yaitu, bagaimana membawa mahasiswa untuk ditempatkan di dunia  industri,  (2)  bagaimana  melakukan monitoring  visit  mahasiswa  di  dunia industri  pada  pertengahan  waktu  magang, (3)  bagaimana  menarik  mahasiswa  dari dunia industri pada akhir waktu pelaksanaan.  Pada  akhir  pelaksanaan magang,  setiap  siswa  akan  mendapatkan penilaian dari dunia industri yang kemudian diterbitkan dalam bentuk sertifikat. Namun, terkadang penerbitan sertifikat ini terkendala  karena  prosesnya  juga  masih manual mulai dari nilai proses input hingga cetak  dokumen,  sehingga  membutuhkan waktu dalam proses pembuatannya (Hardyanto  et  al.,  2018).  Hasil  dari implementasi aplikasi magang dari penelitian  ini  dapat  dilihat  pada  Gambar dibawah ini.

## Gambar 4. Perancangan Antarmuka Aplikasi Magang
Sumber:  (Hardyanto et al., 2018) Penelitian  ketiga  terkait  aplikasi monitoring  magang  adalah  penelitian  oleh Herawati  et  al.  (2021).  Penelitian  ini menganalisis  proses  magang  atau  kerja praktek  di  Universitas  Trunojoyo  Madura. Kegiatan  magang  merupakan  kegiatan
wajib  yang  bertujuan  untuk  menguji  dan menerapkan  teori  serta  bukti  ilmiah  dari mata  kuliah  yang  telah  diperoleh.  Pada penelitian  ini,  aplikasi  diimplementasikan menggunakan  model  waterfall,  bahasa pemrograman  PHP  dengan  Codeingniter (Herawati  et  al.,  2021).  Penelitian  ini menghasilkan  hasil  analisis  kebutuhan aplikasi dengan antarmuka sebagai berikut.

## Gambar 4. Perancangan Antarmuka Aplikasi Magang
Sumber:  (Herawati et al., 2021) Penelitian  keempat  terkait  aplikasi monitoring  magang  adalah  penelitian  oleh Juhana  et  al.  (2018).  Penelitian  ini difokuskan  pada  implementasi  fitur e- Portfolio magang dengan mendemonstrasikannya kepada mahasiswa yang  telah  melakukan  program  magang. Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  untuk membuat e-Portofolio berbasis web seperti pada  Gambar  berikut  ini  (Juhana  et  al., 2018).

## Gambar 5. Perancangan Antarmuka Aplikasi Magang
Sumber: (Juhana et al., 2018) Penelitian  kelima  terkait  aplikasi monitoring  magang  adalah  penelitian  oleh Yannuar  et  al.  (2018).  Penelitian  ini bertujuan untuk merancang sistem informasi  magang  berbasis  web.  Sistem magang berbasis web berisi fitur informasi, jadwal, pendaftaran, jurnal harian, laporan portofolio,  laporan  akhir,  back-up  basis data, dan sistem panduan yang diimplementasikan  menggunakan  PHP,
Bootstrap, CSS, HTML, JavaScript,
database  MySQL  dan  server  web  Apache. Adapun hasil implementasi aplikasi magang dapat dilihat pada Gambar berikut ini (Yannuar et al., 2018).

## Gambar 6. Perancangan Antarmuka Aplikasi Magang
Sumber: (Yannuar et al., 2018)
Tahap desain awal aplikasi monitoring magang memerlukan melakukan wawancara  kualitatif  dengan  dosen  dan mahasiswa di Universitas Mercu Buana dan Stikhafi Academy sebagai lokasi penelitian.  Persyaratan  desain  atau  design requirements  diperoleh  melalui  analisis tematik dari transkrip wawancara.
Salah  satu  tema  yang  muncul  adalah perlunya manajemen bimbingan dan manajemen kegiatan magang agar kemampuan  mahasiswa  dan  lokasi  tempat magang  dapat  relevan  sehingga  dapat menambah  pengalaman  mahasiswa  sesuai dengan bidang studinya.
Pada  tahap  ini  perlu  diidentifikasi faktor  kunci  apakah  aplikasi  benar-benar akan  diadopsi  oleh  pengguna  dalam kelompok pengguna dosen dan mahasiswa secara  mudah  dan  tepat.  Untuk  itu  dalam mendapatkan  kebutuhan  ini  memerlukan keterlibatan pengguna dalam proses desain. Persyaratan lain yang diidentifikasi adalah perlunya  keterlibatan  pengguna  yang berkelanjutan dengan aplikasi.

## Gambar 7. Usulan Use Case Diagram Aplikasi Monitoring Magang
Selanjutnya,  mock-up  ditunjukkan kepada  pengguna  yang  berpusat  pada pengguna mahasiswa, dosen dan administrator  untuk  mendapatkan  umpan balik  untuk  mendukung  proses  desain. Aplikasi monitoring magang mahasiswa di perguruan  tinggi  mencakup  manajemen pengguna, manajemen bimbingan, manajemen  laporan  magang,  manajemen kegiatan, manajemen penilaian dan manajemen  evaluasi  kegiatan.  Adapun desain mockup halaman utama dari aplikasi monitoring  magang  dapat  dilihat  pada Gambar berikut ini.
Gambar 8. Usulan Mockup Aplikasi Monitoring Magang

## SIMPULAN
Penelitian  ini  menggunakan  atau mengadaptasi metode User-centered design dengan  lokasi  penelitian  dilakukan  di mahasiswa di Universitas Mercu Buana dan Stikhafi  Academy.  Sebagai  hasil  aplikasi monitoring magang mahasiswa di perguruan  tinggi  mencakup  manajemen pengguna, manajemen bimbingan, manajemen  laporan  magang,  manajemen kegiatan, manajemen penilaian dan manajemen  evaluasi  kegiatan  dengan pengguna antara lain mahasiswa, dosen dan administrator.  Aplikasi  ini  diharapkan dapat  digunakan  untuk  memudahkan mahasiswa  dalam  mendokumentasikan hasil  pekerjaannya  dan  membantu  dosen pembimbing  dalam  proses  monitoring selama magang.

## DAFTAR PUSTAKA
Annisa, N. N., Sensuse, D. I., & Noprisson, H.  (2017).  A  systematic  literature review  of  enterprise  information systems implementation. 2017 International Conference on Information Technology Systems and Innovation, ICITSI 2017 - Proceedings , 291–296. https://doi.org/10.1109/ICITSI.2017.
8267959
Asri,  S.  A.,  Sunaya,  I.,  Rudiastari,  E.,  & Setiawan,  W.  (2018).  Web  Based Information System for Job Training
Activities  Using  Personal  Extreme
Programming  (PXP). Journal  of
Physics:  Conference  Series , 953 (1),
12092. Ayumi,  V.,  &  Noprisson,  H.  (2018). Rancang Bangun Aplikasi Monitoring  Pemberian  Obat  Bagi Pasien. Journal Scientific and
Applied Informatics , 1 (1), 8–12. Ayumi, V., Salamah, U., & Noprisson,  H. (2019). A Literature Review of in IS Adoption Model Factors. International  Journal  of  Scientific Research  in  Computer  Science, Engineering and Information
Technology , 5 (5).
Hardyanto, W., Purwinarko, A., Sudana, I. M., & Supraptono, E. (2018). Model development of management information  system  of  internship.
International Conference on Science and Education and Technology 2018 (ISET 2018) , 196–199.
Herawati, S., Negara, Y. D. P., Febriansyah,  H.  F.,  &  Fatah,  D.  A. (2021).  Application  of  the  Waterfall Method  on  a  Web-Based  Job
Training  Management  Information System  at  Trunojoyo  University Madura. E3S  Web  of  Conferences , 328 , 4026.
Juhana, A., Abdullah, A. G., Somantri, M., Aryadi, S., Zakaria, D., Amelia, N., & Arasid,  W.  (2018).  E-portfolio  web- based  for  students’  internship program  activities. IOP  Conference
Series: Materials Science and Engineering , 306 (1), 12003.
Jumaryadi, Y., Firdaus, D., Priambodo, B., &  Putra,  Z.  P.  (2020).  Determining the  Best  Graduation  Using  Fuzzy AHP. 2020 2nd International Conference on Broadband
Communications,  Wireless  Sensors and Powering (BCWSP) , 59–63.
Jung,  J.,  &  Lee,  S.  J.  (2017).  Impact  of internship on job performance among university graduates in South Korea. International  Journal  of  Chinese Education , 5 (2), 250–284.
McCurdie, T., Taneva, S., Casselman, M., Yeung, M., McDaniel, C., Ho, W., & Cafazzo, J. (2012). mHealth consumer  apps:  the  case  for  user- centered design. Biomedical Instrumentation & Technology ,
46 (s2), 49–56.
Noprisson, H. (2020). The Business Failure Prediction Using
Statistical
Approach. International  Journal  of Scientific  Research  in  Science, Engineering  and  Technology , 7 (5), 161–168.
Noprisson, H., & Utami, M. (2020). Faktor
Pengaruh Purchase Intention
Berdasarkan  Perspektif  Konsumen pada  Aplikasi  Mobile  Online  Travel Booking. JSAI  (Journal  Scientific and  Applied  Informatics) , 3 (1),  53–
56.
Nurhaida,  I.,  Ayumi,  V.,  Noprisson,  H.,
Ratnasari, A., Utami, M., & Putra, E. D.  (2020).  Web  Development  Using WISDM and RAD. 2020 International Conference on Information Technology Systems and
Innovation (ICITSI) , 57–61.
Pratama,  A.  A.,  Sensuse,  D.  I.,  &
Noprisson,  H.  (2017).  A  systematic literature  review  of  business  process improvement. Information Technology  Systems  and  Innovation (ICITSI), 2017 International Conference On , 26–31. Priambodo,  B.,  Ani,  N.,  &  Jumaryad,  Y. (2019). Predict Next User Location to
Improve Accuracy of Mobile Advertising. Journal  of  Physics: Conference Series , 1175 (1). https://doi.org/10.1088/1742-
6596/1175/1/012099
Ramadhan, A., Sensuse, D. I., Pratama, M. O., Ayumi, V., & Arymurthy, A. M.
(2014). GIS-Based  DSS  in  e- Livestock Indonesia . 84–89. Sensuse,  D.  I.,  Prima,  P.,  Wahyuni,  R., Edwita,  A.,  Noprisson,  H.,  & Ramadhan, A. (2017). Factors influencing  repurchase  intention  in online  marketplace  through  the perspective  of  DeLone  and  McLean IS  success  model  and  trust. 2017 International
Conference on Information Technology Systems and Innovation, ICITSI 2017 - Proceedings , 2018 - Janua ,  273–278. https://doi.org/10.1109/ICITSI.2017. 8267956
Utami, M., Putra, E. D., & Apridiansyah, Y. (2022).  Survey  Paper:  Perbandingan Agile  Process  Development  Method (SCRUM  dan  RUP). JSAI  (Journal Scientific  and  Applied  Informatics) ,
5 (2), 113–116. Utami,  M.,  &  Sunardi,  D.  (2020).
Pemodelan Arsitektur Mobile Commerce Usaha Mikro Menggunakan EAP Dan Togaf ADM Framework. INTECOMS: Journal of Information Technology and Computer Science , 3 (2), 290–297.
Yannuar,  Y.,  Hasan,  B.,  Abdullah,  A.  G.,
Hakim,  D.  L.,  &  Wahyudin,  D. (2018).  Design  and  implementation of  web-based  internship  information system  at  vocational  school. IOP Conference Series: Materials Science and Engineering , 434 (1), 12301.