E-ISSN: 2503-1171

## SISTEM PENGELOLAAN DATA INVENTARIS UNIVERSITAS ALMUSLIM BERBASIS WEB

## Abstract
[Almuslim  University  Inventor  Data  Management  System  Web-Based] Procurement  of  goods  and services at Almuslim University is a procurement activity financed with development costs or grants from the government, which is managed independently through the inventory management section. Inventory of goods is a step to carry out data collection and management of assets belonging to Almuslim University as assets.
This information system was developed for the management of inventory statistics at Almuslim University where  goods  are  imported  and  goods  are  sent  out.  Information  systems  in  an  organization  are  usually developed to facilitate the management of reports or information output, processing and storage of goods. A computerized information system is often used to reduce management operational costs and to improve work performance. The programming languages used in this research are PHP and MySQL as data containers.
Keywords: Procurement, Inventory, Information system, Programming Language.

## Abstrak
Pengadaan  barang  dan  jasa  pada  Universitas  Almuslim  adalah  kegiatan  pengadaan  yang  dibiayai  dengan biaya pembangunan atau hibah dari pemerintah, yang di kelola secara swakelola melalui bagian mengelolaan inventaris  barang.  Inventarisasi  barang  merupakan  langkah  melaksanakan  pendataan  serta  pengelolaan barang milik kekayaan Universitas Almuslim sebagai aset.
Sistem informasi ini di kembangkan untuk pengelolaan statistics inventaris Universitas Almuslim di mana penginputan  barang  masuk  dan  barang  keluar.  Sistem  informasi  dalam  sebuah  organisasi  biasanya dikembangkan  untuk  memudahkan  pengelolaan  laporan  atau  output  informasi,  pengolahan  serta penyimpanan  barang.  Sebuah  sistem  informasi  berbasis  komputerisasi  sering  dimanfaatkan  untuk mengurangi  biaya  operasional  pengelolaan  serta  untuk  meningkatkan  prestasi  kerja.  Bahasa  penggunaan pemrograman yang pada penelitian ini yaitu PHP dan MySQL sebagai penampung data.
Kata Kunci: Pengadaan Barang, Inventaris, Sistem informasi, Bahasa Pemrograman.

## 1. Pendahuluan
Perkembangan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  sangat  mempengaruhi  terciptanya  sistem  informasi. Kebutuhan informasi yang akurat dan tepat dalam menyajikan suatu data dengan lengkap sangat diperlukan sebuah  sistem,  kebutuhan  akan  sistem  informasi  di  berbagai  aspek  kerja  sangat  tinggi,  seperti  di  sebuah instansi, baik instansi swasta maupun instansi pemerintahan di antaranya adalah Universitas Almuslim.
Universitas  Almuslim  merupakan  salah  satu  Universitas  yang  terletak  di  Matangglumpang  dua Kecamatan Peusangan Kabupaten Bireuen yang didirikan pada tanggal 14 Zulqaidah 1406 H atau bertepatan dengan tanggal 1 Agustus 1985 M. Universitas Almuslim adalah salah satu Universitas swasta yang ternama di Aceh dengan fasilitas dan gedung yang memadai. Pada tahun 2009, Universitas Almuslim memiliki 14.681 mahasiswa  aktif  dan  telah  meluluskan  6.892  sarjana  negara,  memiliki  489  orang  dosen  yang  sebagian

## Iqbal 1)
1) Jurusan Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Almuslim e-mail : iqbalbilora@gmail.com
bergelar  Magister  dan  Doktor,  139  orang  tenaga  administrasi  dan  tenaga  perbantukan  lainnya.  Saat  ini terdapat 227 orang dosen yang sedang menyelesaikan studi S2 dan S3 di berbagai universitas dalam dan luar daerah dengan beasiswa BPPS dari Direktorat Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia dan beasiswa dari Universitas Almuslim (Umuslim, 2021).
Universitas Almuslim merupakan suatu kegiatan, di mana tugas tersebut sudah menjadi tanggung jawab Kasubbag  TU,  sedangkan  data-data  barang,  pengadaan  dan  permintaan  barang  yang  sangat  tinggi  maka sangat diperlukan informasi untuk dapat mengontrol dengan baik, di mana data-data tersebut masih disimpan di dalam sebuah arsip dan untuk mengetahui data barang yang diperlukan, bagian mana yang memerlukan barang  dan  petugas  yang  melakukan  pengelolaan  data  barang  tersebut  harus  melihat  kembali  arsip-arsip sehingga memerlukan waktu yang lama dalam informasi inventaris.
Seperti  perguruan  tinggi  lainnya,  Universitas  Almuslim  sangat  membutuhkan  suatau  sarana  untuk inventaris barang sebagai alat kerja pendukung sehingga kegiatan akademik dapat dikendalikan dengan baik. Supaya pengelolaannya invetaris menjadi teratur, perlu dilakukan penataan pembelian barang kebutuhan dan pendataan barang yang telah menjadi aset universitas sehingga menjadi informasi yang bermanfaat. Untuk melaksanakan  upaya  pendataan  inventarisasi  di  Universitas  Almuslim  menjadi  tugas  bagian  umum (subbagian  umum)  sebab  merupakan  salah  satu  bagian  penyelenggaraan  akademik  di  bidang  pengawasan barang dan aset. Kepala Tata Usaha dan Subbagian Umum.
Kegiatan  pelaporan  pengelolaan  data  persediaan,  subbagian  umum  PMA  belum  secara  optimal menerapkan sistem yang terkomputerisasi. Terlihat  pada saat  penyampaian laporan  penggunaan  komputer hanya untuk menulis semua data inventaris barang yang sebelumnya disiapkan menggunakan aplikasi Word atau Excel. Oleh karena itu, ketika semua laporan yang akurat dan akurat dihasilkan, dibutuhkan waktu yang relatif lama atau bahkan laporan yang tidak lengkap.

## 2. Metode
Masalah  utama  yang  akan  dibahas  dalam  penelitian  ini  berupa  perancangan  serta  peningkatan  sistem informasi pengelolaan barang berbasis web, penerapan model dengan proses linier atau sequential waterfall di Universitas Al-Muslim, yaitu:
1. Merancang sebuah sistem informasi inventaris barang milik Universitas Almuslim.
2. Bagaimana sistem informasi pengadaan barang inventaris milik Universitas Almuslim.
3. Sistem akan berjalan hanya dengan Online pada jaringan internet di Universitas Almuslim saja di batasi karena mencegah penyalahgunaan di tingkat luar universitas.
4. Penelitian hanya lingkup pada inventaris barang aset yang ada pada Sub Bagian Umum Universitas Almuslim mencakup proses pengelolaan data inventaris barang, mutasi dan laporan-laporannya.
5. Pembuatan sistem dari awal mulai saat perancangan, pemodelan, serta pembuatan program.
6. Bahan  pendukung  komputer  sebagai  perangkat  lunak  yang  digunakan  berupa  Apache  versi  2.5 sebagai  web  server  yang  terdapat  di  dalam  Xampp  dimana  telah  termasuk control  panel dan penyimpanan basis data: MySQL versi 5.1.
a. Pengembangan Perangkat Lunak waterfall
Dalam pemodelan aplikasi ini peneliti menerapkan model sequential linier yang telah di guanakan oleh (Muhazir et al., 2017; Susilo, 2018) . Pada model ini terdapat lima tahapan atau langkah pembuatan aplikasi, di mana dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Perancangan  kebutuhan  perangkat  lunak,  dengan  melakukan  perencanaan  bahan  perangkat  lunak, mencakup studi kelayakan, menentukan jadwal, serta lingkup cakupan.
2. Analisis  perancangan,  batasan  masalah,  dan  tujuan  sistem  semau  berdasarakan  masukan  dari konsultasi dengan users.
3. Kegiatan perancangan perangkat lunak ini ditentukan oleh arsitektur sistem secara penuh.
4. Implementasi serta pengujian sistem hasil pengembangan ini di lakukan dengan browser.
5. Operasi  dan  pemeliharaan  merupakan  fase  siklus  yang  paling  lama.  Sistem  di  install  dan  dipakai. "Perbaikan  mencakup  koreksi  dari  berbagai  error,  perbaikan  dan  implementasi  unit  sistem  dan pelayanan sistem . " (“Metode Waterfall”) (Dahliana, 2021)
Gambar 1 Model waterfall

## b. Analisis Sistem
Hasil wawancara serta pengumpulan kuisioner dilakukan saat penelitian dimana orang yang terlibat dalam kegiatan  inventaris  barang,  dapat  ambil  kesimpulan  antara  lain,  selama  ini  kegiatan  inventaris  barang dilakukan dengan cara manual sehingga informasinya kurang terdata, sistem yang berjalan selama ini belum dapat mengelola kebutuhan pencatatan dan penyajian laporan kegiatan inventaris barang.

## c. Analisis Sistem yang Diusulkan
Perkembangan informasi  dewasa  ini  terus meningkat  sehingga sangat  berdampak  terhadap  dunia kerja terutama  pada  inventaris  barang  yang  mana  pemanfaatan  sistem  informasi  ini  dapat  memberikan  dampak yang efisiensi terhadap pekerjaan. Kuisioner yang disebarkan kepada beberapa karyawan, terdapat beberapa usulan yang mana mereka menginginkan antara lain sistem yang dapat memberikan kemudahan dalam proses inventaris barang, agar dapat membantu pendataan barang, serta dapat membantu penyajian hasil laporan.
Dengan  permasalahan  di  atas  terdapat  beberapa  hasil  diskusi  serta  wawancara  dengan  pengumpulan kuisioner,  sehingga  dapat  di  simpulkan  dimana  dapat  diambil  sebagai  solusi  memecahkan  permasalah terhadap kendala yang selama ini di hadapi. Untuk menerapkan solusi yaitu dengan melahirkan sebuah sistem inventaris barang  yang terintegrasi  dengan Bagian Umum, Kabag TU, Wakil Rektor II. Sistem  pendataan inventaris  barang  meliputi  sistem  berbasis  komputerisasi  dimana  yang  sebelumnya  masih  menggunakan pencatatan secara manual.

## d. Kelebihan Sistem di kembangkan
Sistem  Informasi  Inventaris  barang  yang  di  harapkan  dapat  memberikan  kemudahan  dan  memiliki manajemen pengelolaan sistem yang baik, yaitu:
1. Sistem  yang  di  kembangkan  ini  lebih  dapat  secara  otomatis  bekerja  dan  mampu  terintegrasi  antar karyawan  Subag  Umum  antara  Sub  Bagian  yang lain,  sehingga  inventaris  barang  akan  lebih  cepat tilakukan.
2. Dalam langkah penyimpanan data akan otomatis sehingga dapat mudahkan dalam pemanfaatan waktu yang diperlukan.
3. Untuk penyajian laporan akan lebih tersusun dan sitematis, sehingga akan menciptakan suasana kerja lebih efisien.
e. Perancangan Sistem
Context Diagram merupakan kejadian dari suatu diagram alir data. Satu lingkaran mempresentasikan seluruh sistem. Seperti yang terlihat pada gambar  2.
Rektor II
Hasil perancangan yang terlihat pada gambar 2, merupakan Centex Diagram yang terdapat 2 (dua) Entitas yang terlibat dalam sistem tersebut yaitu Admin dan Pimpinan. Sebagai contoh Entitas Admin bertugas input data yang diperlukan diantara-Nya adalah data Sumber Pengadaan Barang, Data Barang, Data Pengadaan Barang, Data Penempatan Barang, Data Mutasi Barang dan Data Pemeliharaan Barang, yang nantinya akan dijadikan sebagai informasi Pengadaan inventaris pada Universitas Almuslim.

## f. Data Flow Diagram (DFD)
Data  flow  diagram  (DFD)  merupakan  model  logika  yang  menggunakan  rotasi-rotasi  untuk menggambarkan  arus  data  dari  sistem  (Dahliana,  2021).  Dalam  sistem  Aplikasi  Inventaris  Ruang  pada Universitas Almuslim Secara lengkap Data Flow Diagramnya (DFD) dapat dilihat pada gambar 3.
1. DFD Level 0
Gambar 3: DFD level 0
Pada rancangan gambar 3, merupakan perancangan data flow diagram (DFD) di mana terdapat 3 proses utama dari keseluruhan proses, yaitu proses dari aplikasi inventaris ruang pada Universitas Almuslim.
2. DFD Level 1
Admin 1
Input Sumber Barang Sumber Barang 2 Input Data Brg Barang 3 Input Lokasi Pnmptn Lokasi Penempatan 5 Transaksi Pngdaan Barang Pengadaan Barang 4 Pngkdean barang Penggkodean Barang 6 Transaksi Mutasi Barang Mutas Barang 7 Transaksi Pnmptn Lokasi Penempatan 8 Transaksi Pmlhraan 9 Laporan Pemeliharaan Barang Pimpinan Input dt Smbr Brg Dt Sbr Brg Info. Dt Sbr Brg Data Brg Info. Data Barang Input Data Barang Dt Mutas Dt Pengadaan Dt Pnmptn Dt Pemeliharaan Imput Dt Lksi Pnmptn Info Dt Lksi Pnmptn Dt Pengkodean Data Lokasi Inpt Dt Pngkdean Inf0.t Dt Pngkdean Inpt Dt  Pengadaan Barang Info.Pengadaan Barang Inpt dt Mutasi Batang Info dt Mutasi Batang Inpt dt Penempatan Barang Info. dt Penempatan Barang Inpt dt Pemeliharaan Barang Info dt Pemeliharaan Barang Laporan Laporan
Pada rancangan gambar 4, merupakan perancangan data flow diagram (DFD) keseluruhan dari proses, yaitu proses dari aplikasi inventaris ruang pada Universitas Almuslim.
3. DFD Level 2 Untuk Proses 1 ( Mengelola Data Sumber Pengadaan Barang).
Gambar 5: DFD Level 2 Untuk Proses 1
4. DFD Level 2 Untuk Proses 2 (Mengelola Data Barang).
Gambar 6: DFD Level 2 Untuk Proses 2
5. DFD Level 2 Untuk Proses 3 (Mengelola Lokasi Penempatan Barang).
6. DFD Level 2 Untuk Proses 4 (Mengkodekan Barang).
Gambar 8: DFD Level 2 Untuk Proses 4
7. DFD Level 2 Untuk Proses 5 (Pengadaan Barang).
Gambar 9: DFD Level 2 Untuk Proses 5
8. DFD Level 2 Untuk Proses 6 (Mutasi Barang).
Gambar 10: DFD Level 2 Untuk Proses 6
9. DFD Level 2 Untuk Proses 7 (Penempatan Barang).
Gambar 11: DFD Level 2 Untuk Proses 7
10. DFD Level 2 Untuk Proses 8 (Pemeliharaan Barang).

## 11. DFD Level 2 Untuk Proses 9 (Laporan)
Gambar 13: DFD Level 2 Untuk Proses 9
g. Perancangan Etinity Relationship
Gambaran  Etinity  Relationship  untuk  Aplikasi  Inventaris  Ruang  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Bireuen. Seperti terlihat pada gambar 14.
Gambar 14, Etinity Relationship

## 3. Hasil dan Pembahasan
Perangkat  lunak  inventaris  barang  milik  Universitas  Almuslim  dikembangkan  melalui  bahasa pemrograman utama yaitu PHP serta databasenya menggunakan MySQl sebagai database server. Aplikasi ini mampu berjalan pada berbagai platform OS dengan dengan bantuan browser.
a. Menu Login
Di dalam form ini user admin dan user internal dapat melakukan login dengan cara yang sama yaitu sebelum masuk ke halaman utama admin, pengguna harus memasukkan username dan password dengan benar dan menekan tombol masuk agar dapat melakukan proses masuk ke dalam halaman utama.
Gambar 15. Menu Login Inventaris Barang
b. Halaman Utama
Di halaman utama atau terdapat menu pilihan yang mana dapat di gunakan untuk mengelola inventaris barang, baik admin dan users dapat masuk ke halaman tersebut dengan di batasi oleh hak akses.
Gambar 16 Halaman antar muka tampilan utama
c. Output Laporan
Halaman Output barang masuk dan barang keluar merupakan halaman di mana untuk menampilkan segala jenis laporan aset milik Universitas baik barang masuk dan barang keluar.

## 4. Kesimpulan
Uraian  di  atas  menyangkut  penjelasan  penelitian  terhadap  pembahasan terkait,  maka  dapat  di  petik kesimpulan di mana menurut analisis serta pengembangan sistem sesuai dengan implementasi pada Sistem inventaris sebagai dapat di simpulkan beberapa uraian sebagai berikut:
1. Sistem aplikasi pengelolaan data inventaris barang telah di tingkatkan, mampu membantu menurunkan permasalahan  yang  selama  ini  terjadi,  dapat  mempermudah  bagian  inventaris  barang  dalam  proses pengelolaan data inventaris, pencatatan keluar masuk barang, dan pengadaan barang.
2. Dengan  sistem  inventaris  barang,  akan  memberikan  kemudahan  serta  dapat  meningkatkan  langkah pembuatan output informasi data di bagian umum.
3. Dengan sistem pengelolaan data inventaris barang ini telah dikembangkan tiap Sub Bagian agar dapat mengetahui aset apa saja yang dimilikinya
5. Daftar Pustaka
Dahliana, C. (2021). Sistem Laporan Keuangan CV. Usaha Maju  Aceh Besar. JURNAL TIKA , 5 (3), 140– 149. https://doi.org/10.51179/tika.v5i3.140
Muhazir,  A.,  Fakhriza,  M.,  &  Sutejo,  E.  (2017).  Implementasi  Metode  Sequential  Dalam  Pencarian Pendistribusian  Barang  Pada  Cargo  Integration  System. Sinkron:  Jurnal  Dan  Penelitian  Teknik Informatika , 2 (2), 24–30.
Susilo,  M.  (2018).  Rancang  Bangun  Website  Toko  Online  Menggunakan  Metode  Waterfall. InfoTekJar: Jurnal Nasional Informatika Dan Teknologi Jaringan , 2 (2), 98–105.
Umuslim.  (2021). Sejarah  Singkat  Universitas  Almuslim .  http://umuslim.ac.id/sejarah-singkat-universitas- almuslim/