## Jurnal TRANSFORMATIKA
Vol.21, No.1, Juli 2023, pp. 9-18 P-ISSN: 1693-3656, E-ISSN: 2460-6731 https://journals.usm.ac.id/index.php/transformatika/
■page 9

## Rancang Bangun Sistem Pengelolaan  Aset Ilmiah Digital Pada Perpustakaan  Perguruan Tinggi
Aries Setiawan 1 , Juli ratnawati 2 , Adi Prihandono 3 , Budi Widjajanto 4 , Ida Farida 5
1 Fakultas Ekonomi dan bisnis,Universitas Dian Nuswantoro Jl. Imam Bonjol No 207, (024) 3517261, e-mail: arissetya_005@dsn.dinus.ac.id
2 Fakultas Ekonomi dan bisnis,Universitas Dian Nuswantoro Jl. Imam Bonjol No 207, (024) 3517261, e-mail: juli.ratnawati@dsn.dinus.ac.id 3 Fakultas Ilmu Komputer,Universitas Dian Nuswantoro Jl. Imam Bonjol No 207, (024) 3517261, e-mail: adi.prihandono@dsn.dinus.ac.id 4 Fakultas Ilmu Komputer,Universitas Dian Nuswantoro Jl. Imam Bonjol No 207, (024) 3517261, e-mail: budi.widjajanto@dsn.dinus.ac.id
5 Fakultas Ekonomi dan bisnis,Universitas Dian Nuswantoro Jl. Imam Bonjol No 207, (024) 3517261, e-mail: ida.farida@dsn.dinus.ac.idJl. Majapahit No. 605

## ARTICLE  INFO
History of the article : Received 23 Mei 2023 Received in revised form 10 Juli 2023 Accepted 10 Juli 2023 Available online 31 Juli 2023

## Keywords:
Rancang Bangun; Sistem; Pengelolaan; Aset Ilmiah Digital;  Perpustakaan
* Correspondece:
Telepon: +62 8156597076
E-mail: arissetya_005@dsn.dinus.ac.id

## ABSTRACT
The library is a higher education unit that manages the  treasury  of  scientific  assets.  Scientific  assets include  textbooks,  reading  books,  student  final assignments, journals, CDs containing written and video files. Each period is always budgeted for the procurement  of  books,  each  period  after  the implementation  of  the  final  assignment  or  thesis examination, the hardcopy of the final assignment that will be used as literature also increases. You can  imagine  if  one  year  there  were  3  periods  of final assignment exams, with a total of around 600 students  per  period,  then  there  would  be  1800 hardcopies of course final assignments. This has an  impact  on  the  fullness  of  the  library  space, making it increasingly difficult to search for final project  report  data.  It  is  necessary  to  design  an electronic asset management system in the library that  collects  all  book  data  and  other  literature  in electronic  file  form,  visitors  will  easily  find literature by simply searching the asset system.

## 1. INTRODUCTION
Aset didefinisikan  sebagai sesuatu yang  terlihat maupun kepemilikan yg tidak secara langsung  bisa  diraba  seperti  surat  menyurat,  file  dan  sebagainya  yang  dimiliki  dan  juga dikelola  oleh perorangan maupun kelompok [1]. Aset berguna untuk memberi nilai tambah dan nilai guna kepemilikan bagi pemiliknya. Agar aset efisien dan efekti dalam pemakaiannya maka perlu adanya identifikasi serta pengelolaan dengan maksimal [2].
Perpustakaan  merupakan  sebuah  unit  perguruan  tinggi  yang  mengurusi perbendaharaan  aset  ilmiah.  Aset  ilmiah  meliputi  buku  ajar,  buku  bacaan,  tugas  akhir mahasiswa,  jurnal,  CD  yang  berisi  file  tulisan  maupun  video.  Setiap  periode  selalu dianggarkan  pengadaan  buku,  setiap  periode  setelah  pelaksanaan  ujian  tugas  akhir  atau skripsi, maka hardcopy tugas akhir yang akan dijadikan literatur juga bertambah banyak. Bisa dibayangkan jika satu tahun ada 3 periode ujian tugas akhir, dengan total per periode sekitar 600 mahasiswa, maka akan ada 1800 hardcopy tugas akhir matakuliah. Hal tersebut berdampak semakin penuhnya ruang perpustakaan, pencarian data laporan tugas akhir yang semakin sulit dan memakan waktu lama.
Semakin banyaknya hardcopy tugas akhir mahasiswa yang dikumpulkan, pengadaan buku  dan    aset  ilmiah  lain  dalam  bentuk  hardcopy  maka  akan  semakin  memadati  ruang perpustakaan. Beberapa tugas akhir dan aset dalam bentuk hardcopy lainnya yang sudah melampaui 10 tahun akan di simpan di penyimpanan lain dan tentunya sudah barang tentu tidak bisa lagi untuk literatur bacaan di perpustakaan dan lambat laun akan rusak, ini akan mengakibatkan hilangnya sejumlah aset.
Bertambahnya  jumlah  aset  bacaan  yang  ditempatkan  di  ruang  perpustakaan menjadikan  perpustakaan  lebih  kaya  literatur,  mahasiswa  dan  civitas  akademika  juga semakin mudah mendapatkan literatur bacaan. Terobosan yang perlu diambil untuk tetap bisa  menambah  jumlah  aset  ilmiah  adalah  dengan  menciptakan  pengelolaan  aset  ilmiah digital.  Pengadaan  buku-buku  maupun  literatur  lain,  tidak  perlu  dengan  jumlah exemplar yang  banyak,  namun  cukup  melengkapi  pengadaan  dengan  file  atau  softfile  yang  berisi dokumen  sama  persis  di  hardcopynya.    Pengelolan    aset  ilmiah  perlu  dilakukan  untuk melindungi karya yang dihasilkan civitas akademika [3].
Perlu  sebuah  rancang  bangun  sistem  pengelolaan  aset  ilmiah  digital  pada perpustakaan yang menghimpun semua data buku dan literatur lainnya dalam bentuk file digital, pengunjung akan mudah mendapatkan literatur dengan cukup melakukan pencarian pada sistem aset

## RESEARCH METHODS
Tahapan  pengembangan  sistem  yang  dilalui  dalam  penelitian  ini  menggunakan waterfall. Menurut Maulina Usnaini dalam Adi Nurseptadi, Model Waterfall didefinisikan sebagai sebuah model yang berisi pendekatan alur hidup software secara berurutan, dengan tahapan mulai dari analisis, desain, implementasi, testing dan evaluasi [4].
Gambar 1. Tahapan waterfall
1. Tahap Analisis
Tahap  analisis  yang  dilakukan  pada  penelitian  ini  adalah  dengan  melakukan  pencarian masalah-masalah yang timbul [5]. Analisis juga berguna untuk untuk memahami kebutuhan pengguna sistem [6]. Beberapa yang didapatkan pada tahap analisis diantaranya :
Tabel 1. Temuan Masalah No.  Temuan 1 Banyaknya aset bacaan dalam bentuk hardcopy yang hilang karena keterbatasan tempat sehingga harus  dipindah  ke  ruangan  lain  yang  jarang dikelola dengan baik 2 Lamanya pencarian aset bacaan dalam bentuk hardcopy 3 Belum adanya perencanaan pengembangan ke pengelolaan aset ilmiah digital
2. Tahapan Desain
Tahapan desain berupa rancangan diagram untuk pengembangan sistem yang sedang dibahas [7].
3. Tahapan Implementasi
Memusatkan semua data aset ilmiah digital ke dalam database aset.
4. Tahap Testing
Menguji semua isian aset dengan melakukan pencarian berdasarkan judul ataupun pengarang.
5. Tahap Evaluasi
Mengavaluasi apakah hasil pencarian sesuai dengan dokumen yang dimaksud.

## RESULTS
1. Solusi Masalah
Solusi masalah yang disebutkan pada tabel 1 adalah sebagai berikut :
Temuan 1 :  Banyaknya  aset  dalam  bentuk hardcopy yang  hilang  karena  keterbatasan  tempat sehingga harus dipindah ke ruangan lain yang jarang dikelola dengan baik
Kriteria :  Seharusnya  ada  monitoring  terhadap  kondisi  dan  keberadaan  aset  ilmiah digital , mengingat sumber bacaan sebagai aset yang dapat dimanfaatkan setiap saat
Sebab :  Belum adanya aplikasi yang mampu memanajemen keberadaar aset. Akibat :  Berkurangnya aset, yang mengakibatkan banyaknya pengguna aset yang tidak dapat menggunakan aset tersebut.
Rekomendasi :  Pembuatan aplikasi yang dapat melayani kebutuhan bacaan secara digital bagi para pengunjung perpustakaan.
Temuan 2 : Lamanya pencarian aset dalam bentuk hardcopy
Kriteria :  Pencarian  aset  seharusnya  dapat  dilakukan  dengan  cepat,  sehingga  pengguna mudah dapat memanfaatkan aset tersebut Sebab : Belum adanya aplikasi yang mampu menyuguhkan aset dalam bentuk elektronik atau digital dan dilengkapi akses pencarian secara mudah
Akibat :  Timbulnya kepadatan pengunjung di perpustakaan
Rekomendasi:  membuat  aplikasi    yang  mudah  dalam  pencarian  aset  ilmiah digital dan menyajikannya tanpa batasan waktu.
Temuan 3 :Belum adanya perencanaan pengembangan ke pengelolaan aset ilmiah digital Kriteria :  pemakaian aset ilmiah digital seharusnya mampu mengurangi tingkat kepadatan pencarian aset yang ada diperpustakaan, serta tidak perlu penambahan aset fisik.
Sebab :  aset fisik yang ada selama ini masih mampu memenuhi kebutuhan pengunjung perpustakaan
Akibat :  Pada  waktu  aset  fisik  dibutuhkan  oleh  banyak  pengunjung,  maka  akan  banyak pula pengunjung yang tidak dapat mendapatkan aset tersebut.
Rekomendasi  : Segera dirancang aplikasi yang mampu mengelola aset bacaan   dalam bentuk file digital.

## 2. Rancangan Pengembangan
Rancangan sistem pengelolaan aset yang ditawarkan, meliputi flow of document , context diagram , data flow diagram .

## 1)  Flow of Document
Alur flow  of  document diawali  dari  permintaan  petugas  perpustakaan  terkait  literatur  (buku, jurnal,  monograf  dan  literatur  penunjang  lainnya)  ke  pemasok  (mahasiswa,  dosen,  penerbit). Selanjutnya  pemasok  menyerahkan  data  literatur  ke  petugas  perpustakaan  untuk  selanjutnya dilah atau dikemas dalam bentuk file dan dihasilkan dataset literatur yang selanjutnya dijadikan data  knowledge berbentuk database untuk  data  acuan  pencarian  yang  dilakukan  oleh pengunjung  perpustakaan.  Dari  pemasok  daftar  literatur  diolah  menjadi  laporan  aset  ilmiah digital yang selanjutnya diserahkan ke kepala UPT Perpustakaan
Gambar 2. Flow of Document Pengelolaan Aset
2) Context Diagram
Context  Diagram rancang  bangun  sistem  aset  ilmiah digital melibatkan  empat  entitas  yaitu petugas perpustakaan, pemasok literatur, pengunjung dan kepala perpustakaan. Pada context aktivitas belum terbagi atas proses yang lebih rinci.
Gambar 3. Context Diagram sistem aset ilmiah digital .

## 3) Data Flow Diagram (DFD) Level 0
Gambar 4. DFL Level 0
DFD level 0 sistem aset ilmiah digital terbagi atas dua proses yaitu pengadaan aset ilmiah digital dan pemanfaatannya.
Proses pengadaan aset ilmiah digital melibatkan entitas pemasok literatur, petugas perpustakaan dan kepala perpustakaan. Sedangkan proses pemanfaatan aset ilmiah digital hanya melibatkan aset pengunjung.
4)   Data flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Pengadaan Aset
Gambar 5. DFL Level 1 Proses Pengadaan Aset
Pada DFD level diatas proses terbagi atas pengadaan aset ilmiah digital yang melibatkan entitas petugas perpustakaan dan pemasok literatur, pemasok memberikan data literatur untuk kemudian diolah  menjadi  daftar  literatur  untuk  selanjutnya  diserahkan  ke  petugas  perpustakaan  untuk dihasilkan dataset dalam bentuk file ke sistem. Dataset aset disimpan dalam database aset. Pada proses  pembuatan  laporan  aset  dengan  mengambil  data  aset  tersebut  untuk  kemudian  diolah menjadi laporan aset yang dapat dipantau oleh entitas kepala perpustakaan.
5) DFD Level 1 Pemanfaatan Aset ilmiah digital
Pada data level ini terbagi atas dua proses yaitu input user dan pencarian. Pada proses input user didahului dengan permintaan data user untuk selanjutnya diproses untuk disimpan pada database user.
Gambar 6. DFL Level 1 Proses Pemanfaatan Aset
Proses pencarian mengambil data aset , dengan terlebih dahulu disertai inputan data pencarian aset berdasarkan judul atau pengarang, selanjutnya jika ditemukan akan diberikan literatur aset bacaan yang sesuai  untuk disajikan ke pengunjung

## 3. Identifikasi Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi yang dibutuhkan dalam perencanaan sistem aset ilmiah digital ini diantaranya :
1. Laporan  aset  per  nama  pengarang  :  laporan  ini  berisi  daftar  semua  aset  literatur  sesuai  nama pengarang yang dicari
2. Laporan aset per judul : laporan ini berisi daftar semua aset literatur sesuai dengan judul yang dicari
3. Laporan aset per tahun terbit : laporan ini berisi aset literatur yang terbit pada rentang tahun yang dicari
4. Laporan aset per penerbit : laporan ini berisi aset berdasarkan penerbitnya
5. Laporan aset per jenis : laporan ini berisi daftar aset berdasarkan jenisnya (buku, jurnal, skripsi, laporan magang, majalah dan lainnya)
6. Laporan aset per kelompok : laporan ini berisi daftar aset ilmiah digital berdasarkan kelompok bidang yang dikaji (komputer, ekonomi, kesehatan, umum dan lainnya)
Semua  aset  ilmiah digital selanjutnya  akan  dihimpun  dalam  database  aset,  untuk  selanjutnya aplikasi mampu mengelola dataset untuk dihadirkan dalam laporan sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan user.

## 4. Perbandingan pengelolaan Sistem lama dan Sistem Baru
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk segera dilakukan pengembangan ke sistem baru

## Tabel 2. Perbandingan pengelolaan Sistem lama dan Sistem Baru

## CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS
Berdasarkan pembahasan diatas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagi berikut :
1.  Rancangan  sistem  yang  ada  mampu  memberikan  dukungan  penyusunan  aplikasi  pengelolaan aset ilmiah digital
2. Pencarian aset yang ada mempermudah upaya pengunjung dalam menemukan aset ilmiah digital yang dicari.
3. Aset ilmiah digital mampu menghemat ruang penempatan aset, karena semua ditampung dalam softfile yang mampu dinikmati pembaca dalam waktu kapan pun

## REFERENCES
[1] A.  Nurseptaji,  "Implementasi  Metode  Waterfall  Pada  Perancangan  Sistem  Informasi Perpustakaan," Jurnal Dialektika Informatika , vol. 1, pp. 49-57, Mei 2021.
[2] A.  A.  Gede  Agung,  "Desain  Smart  Aset  Management  System  Untukperalatan  Elektronik Kantor".
[3] J. Riyanto, "Rancanga Bangun Sistem Informasi Manajemen Aset PAda Universitas Pamulang Berbasis WEB," Jurnal Informatika Universitas Pamulang , vol. 4, pp. 9-15, Maret 2019.
[4] G.  S.  Pambudi,  "Rancang  Bangun  Sistem  Infor  asi  Manajemen  Aset  Berbasis  Web  Untuk Optimalisasi Penelusuran Aset di Teknik Industri UNDIP," Jurnal Teknik Industri , vol. 11, pp. 187-196, 2016.
[5] M.  Usnaini,  "Perancangan  sistem  informasi  inventarisasi  aset  berbasis  web  menggunakan metode waterfall," Jurnal Manajemen Informatika Jayakarta , vol. 1, pp. 36-56, 2021.
Variabel Sistem Lama Sistem Baru Pencarian aset bacaan Walaupun  sudah  ada  sistem  informasi data  buku,  namun  harus  tetap  mencari pada rak buku dan tentunya membutuhkan cuku waktu dan kerumunan pengunjung Pengunjung cukup memasukkan  kata  kunci  aset bacaan  yang  dicari  untuk selanjutnya  bisa  diklik  dan dibaca Resiko Kehilangan Sering  hilang  atau  berkurangnya  aset bacaan  (buku,  skripsi  dan  sumber bacaan lain) Pengunjung dibatasi hanya bisa membaca, tidak bisa mendownload sehingga mengurangi tingkat atau jumlah kehilangan set bacaan Stok opname aset bacaan Seringkali  pengunjung  tidak  jadi meminjam buku , dikarenakan stok buku atau aset bacaan habis karena dipinjam Tidak  terkendala  stok,  karena data  aset  beserta  bacaannya bisa dinikmati banyak pengunjung Pengawasan  Setiap  periode  perlu  mengecek  selalu kondisi aset bacaan , dikhawatirkan ada yang rusak atau hilang Tidak perlu pengawasan terhadap  aset  bacaan,  karena sifatnya berupa file yang hanya bisa dibaca tanpa didownload.
[6] A. Y. Abdillah, "Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset di PT PQR," in  Prosiding SemNas Teknik UMAHA, 2019.
[7]  Y . Yulianti, "Model Pengelolaan Aset Ilmiah Digital Unpad Serta Akselerasi Layanannya," Jurnal Kajian Ilmu dan Perpustakaan , vol. 8, pp. 1-15, 2023.