## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK STUDI KASUS : DIREKTORAT JENDERAL PENGUATAN RISET DAN PENGEMBANGAN KEMENRISTEK DIKTI RI
Ratri Alfiani 1) , Yudi Santoso 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : ratrialfiani21@gmail.com 1) , yudi.santoso@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Kemajuan di pengadaan barang dalam Perkembangan Teknologi dan Informasi mempunyai potensi yang besar, sangat  diperlukan  kecepatan  dan  keakuratan  dalam  mendapatkan  informasi,  sehingga  kapan  pun  informasi tersebut  dibutuhkan  dapat  disajikan  dengan  cepat.  Direktorat  Jenderal  Penguatan  Riset  dan  Pengembangan Kementerian  Riset,  Teknologi  dan  Perguruan  Tinggi  Republik  Indonesia  adalah  unit  pelaksana  di  bawah Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia yang berwenang dalam mengontrol dan mendukung kegiatan  riset  dan  pengembangan  riset  yang  dilakukan  oleh  perguruan  tinggi  yang  ada  di  Indonesia.  Guna mendukung layanan diatas, maka diperlukan kebutuhan sarana dan prasarana yang memadai agar dapat berjalan dengan baik. Saat ini, proses dan pengolahan pengadaan barang yang dilakukan pada unit pelaksana tersebut masih  dilakukan  secara  manual  sehingga  menyebabkan  beberapa  beberapa  permasalahan  antara  lain  : pengolahan data pengadaan barang masih dilakukan berulang-ulang. Penelitian yang dilakukan menghasilkan rancangan sistem usulan, bahasa pemrograman menggunakan Microsoft Visual  Basic.Net 2008, dan database menggunakan  MySQL  sehingga  proses  pengadaan  barang  terkomputersasi.  Supaya  unit  pelaksana  bisa  juga dapat  membantu  dalam  pengolahan  data  pengadaan  barang  sehingga  layanan  kepada  setiap  pegawai  dapat berjalan dengan baik.
Kata kunci: Sistem informasi, pengadaan barang, metodologi berorientasi obyek
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang begitu pesat dari waktu ke waktu di semua lini kehidupan dirasakan baik oleh instansi negeri maupun swasta. Informasi yang cepat, tepat  dan  akurat  menjadi  kebutuhan  yang  mendasar dalam  pengambilan  keputusan  bisnis  bagi  setiap instansi. Agar dapat menghasilkan keputusan terbaik, maka  diperlukan  sebuah  sistem  informasi  yang mendukung kegiatan bisnis instansi.
Menurut  [4],  dalam  bukunya  yang  berjudul “Pengantar Teknologi Informasi”, beliau mendefinisikan  sebagai  berikut:  ” Sistem  adalah kumpulan  yang  saling  berhubungan  dan  saling berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama ”.
Sistem  informasi  menurut  [2],  yaitu  “ Sistem informasi  merupakan  total  semua  komponen  yang mencakup  dan  memiliki  kaitan  dengan  sistem termasuk hardware, software, organisasi dan data ”. didepan  komputer  dan  berinteraksi  secara langsung dengan sistem.
Pengertian  Metodologi  Berorientasi  Obyek menurut  [1]  adalah:  “Suatu  strategi  pembangunan perangkat  lunak  yang  mengorganisasikan  perangkat lunak sebagai kumpulan obyek  yang berisi data dan operasi yang diberlakukan kepadanya”.
Masalah  yang  dihadapi  pada  bagian  umum Kemenristek  DIKTI  RI  yakni  kesulitan  mengetahui data  permintaan  barang,  dikarenakan  belum  adanya dokumen yang merekam nomer nota dinas, pencarian
data  pemesanan  barang  membutuhkan  waktu  yang lama disebabkan nomer surat perintah kerja tidak rapi sehingga mengakibatkan pembuatan laporan pemesanan  barang  menjadi  terhambat,  kesulitan mengetahui  informasi  data    pemesanan  barang dikarenakan  belum  ada  dokumen  yang  merekam nomer permintaan pembayaran, kesulitan mengetahui informasi  penerimaan  barang,  dikarenakan  belum adanya dokumen  yang  merekam  penerimaan  barang dari  supplier,  kesulitan  mengetahui  informasi penyerahan  barang,  dikarenakan  belum  adanya dokumen  yang  merekam  penyerahan  barang  kepada pemohon  dan  laporan  permintaan  pembayaran berfungsi  sebagai  laporan  pemesanan  barang, dikarenakan  belum  adanya dokumen  yang  merekam informasi  no.  pembayaran  dan  belum  ada  laporan pembayaran.

## 2. METODE PENELITIAN
2.1 Teknik Analisa Data
Untuk  mendapatkan  data/informasi  metode yang digunakan sebagai berikut ini :
a. Pengamatan (Observation) Dalam tahapan ini penulis melakukan pengamatan  terhadap  aktivitas  dan  rutinitas  bisnis yang  ada  instansi  riset  guna  mendapatkan  data  dan informasi  yang  berkaitan  dengan  penelitian  yang penulis lakukan.
b. Wawancara (Interview) Pada tahapan ini penulis mewawancarai beberapa informan atau responden penelitian tentang
bagaimana  proses  permintaan  barang  hingga pemenuhan  barang  di  setiap  divisi.  Dari  wawancara tersebut  didapatkan  dokumen  yang  akan  digunakan dalam perbaikan dan pengembangan sistem pengadaan barang. c. Analisa Dokumen
Dilakukan  untuk  menganalisa  dokumen  yang digunakan  pada  sistem  berjalan  yang  akan mendapatkan informasi sistem yang akan dibuat. d. Studi Pustaka
Kerangka  informasi  dan  data  yang  berkaitan dengan acuan yang mempelajari dari berbagai sumber seperti  :  buku,  jurnal  dan  artikel  yang  berkaitan dengan  membaca  jurnal  atau e-book serta  referensi lain yang berkaitan dengan teori pengadaan barang.

## 2.2 Metode Pengembangan Sistem.
Teknik  dalam  merancang  sistem  informasi pengadaan  barang  usulan  menggunakan  metode Waterfall dengan  pemodelan  sistem  menggunakan Unified  Modelling  Language (UML).  Adapun tahapan  dalam  metode Waterfall dijelaskan  sebagai berikut:
a. Identifikasi Kebutuhan ( Requirement )
Identifikasi  kebutuhan  sistem  dilakukan setelah didapatkan permasalahan pada
Kemenristek  Dikti,  kemudian  permasalahan tersebut dibuatkan solusi dengan mengidentifikasi kebutuhan.
b. Perancangan Sistem ( Design )
Pemodelan sistem usulan menggunakan Use Case  Diagram dan  untuk  memodelkan  data menggunakan Entity  Relationship  Diagram (ERD) yang  ditransformasikan ke dalam bentuk Logical  Record  Structure (LRS),  kemudian menspesifikasikan basis data. Dalam perancangan GUI ( Graphical User Interface ), penulis menggunakan Astah Community saat membuat . c. Implementasi ( Implementation ) Adapun  bahasa pemrograman dan database yang  digunakan  adalah Visual  Basic  2008 dan menggunakan database MySQL .
3. HASIL PEMBAHASAN
3.1. Analisa Sistem Berjalan
Adapun  proses  bisnis  pengadaan  barang  pada sistem  berjalan  di  Kemenristek  Dikti  dijelaskan sebagai berikut :
1) Prosedur  Penerimaan  Nota  Dinas  Permintaan Barang.
Pemohon  mengajukan  nota  dinas  permohonan permintaan  kepada  Staf.  Oleh  Staf  Tata  Usaha menyerahkan  Nota  Dinas  tersebut  kepada  Pemohon mengajukan  Nota  Dinas  permohonan  permintaan kepada  Staf  Tata  Usaha,  Staf  Tata  Usaha menyerahkan Nota Dinas tersebut kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepala Bagian Umum untuk ditandatangani, yang terlihat pada gambar 1 berikut:

## Gambar 1. Activity Diagram Penerimaan Nota Dinas Permintaan
Barang
2) Prosedur Pembuatan Surat Perintah Kerja (SPK)
Staf  Tata  Usaha  membuat  Surat  Perintah  Kerja (SPK) kepada Supplier yang telah ditunjuk, kemudian surat  tersebut  diserahkan  kepada  Kepala  Bagian Umum  untuk  ditandatangani.  Kemudian  surat tersebut  diserahkan  kepada Supplier, yang  terlihat pada gambar 2 berikut:
Gambar 2. Activity Diagram Pembuatan Surat Perintah Kerja
3) Proses Pembuatan Surat Permintaan
Pembayaran.
Nota  Dinas,  Staf  Tata  Usaha  membuat  surat permintaan  pembayaran  yang  sudah  ditandatangani oleh Kepala Bagian Umum, kemudian menyerahkan surat  tersebut  kepada  Kepala  Sub  Perbendaharaan dan Pelayanan Keuangan, yang terlihat pada gambar 3 berikut:.
Gambar 3. Activity Diagram Permintaan Pembayaran
4) Proses Pembayaran
Pada Gambar 4, Surat permintaan pembayaran, Kepala Sub Perbendaharaan dan Pelayanan Keuangan  menyerahkan  uang  pembayaran  kepada Staf  Tata.  Kemudian  Staf  Tata  Usaha  melakukan transfer pembayaran ke rekening Supplier.

## Gambar 4. Activity Diagram Pembayaran
5) Prosedur Penerimaan Barang
Pada  Gambar  5, Supplier mengirimkan  barang dan menyerahkan faktur dan kwitansi kepada kepala Staf  Tata  Usaha.  Kemudian  Staf  Tata  Usaha menerima  barang, faktur  dan  kwitansi  dan menyimpan barang tersebut di gudang.
6)
Prosedur Pembuatan Bukti Pengeluaran Barang Pada  Gambar  6,  Staf  Tata  Usaha  menyiapkan barang yang diminta dan membuat surat pengeluaran barang berdasarkan nota dinas. Kemudian  Staf Tata Usaha  menyerahkan  surat  pengeluaran  barang tersebut  kepada  Kepala  Bagian  Umum  untuk disetujui.  Setelah  disetujui,  maka  Staf  Tata  Usaha menyerahkan  barang  dan  surat  pengeluaran  barang kepada  Pemohon.  Pemohon  menerima  barang  dan surat pengeluaran barang
Gambar 6. Activity Diagram Pengeluaran Barang
3.2. Analisa Masalah
1) Fishbone
Gambar 7. Fishbone Diagram
Gambar 7 menjelaskan Masalah, penyebab dan solusi untuk penelitian, yang terlampir di Tabel 1:
Tabel 1. Tabel Masalah dan Solusi Yang Ditawarkan
Kriteria Masalah Masalah Penyebab Solusi yang ditawarkan Process Pencarian data pemesanan barang membutuhka n waktu yang lama. Proses pemesanan barang tidak terintegras i dengan sistem Dibuatkan modul sistem untuk melihat informasi
yang ada saat ini. pemesanan barang. Process Kesulitan mengetahui informasi permintaan barang. Belum  ada dokumen yang merekam informasi permintaa n barang. Dibuatkan modul sistem untuk melihat informasi permintaa n barang. Process Kesulitan mengetahui informasi penerimaan barang. Belum  ada dokumen yang merekam penerimaa n barang. Dibuatkan modul sistem untuk melihat informasi penerimaa n barang. Process Kesulitan mengetahui informasi penyerahan barang. Belum  ada dokumen yang merekam penyeraha n barang. Dibuatkan modul sistem untuk melihat informasi penyeraha n barang. Physical Evidence Laporan persediaan barang  tidak lengkap. Informasi jumlah barang rusak tidak diketahui., Informasi jumlah barang usang tidak diketahui. Dibuatkan modul sistem untuk melihat informasi barang rusak  atau usang.
2) Use Case Diagram
a) Use Case Daigram File Master
Berikut ini adalah daftar use case diagram file master yang dijelaskan pada Gambar 8 :
Gambar 8. Use Case Diagram File Master
Pada Gambar 8 menjelaskan bahwa proses  yang dilakukan oleh  Kepala Sub Tata Usaha  berupa  entri
data barang, entri unit kerja, entri data  jabatan, entri data pegawai dan entri data suplier .
b) Use Case Diagram Transaksi
Berikut ini adalah daftar use case diagram file transaksi yang dijelaskan pada Gambar 9 :
Gambar 9. Use Case Diagram Transaksi
Pada  Gambar  9  bahwa  proses  seperti  berikut staf  Tata  Usaha  berupa  entri  nota  dinas  permintaan barang,  cetak  surat  perintah  kerja,  cetak  surat permintaan  pembayaran,  entri  bukti  pembayaran, entri  penerimaan  barang,  cetak  surat  pengeluaran barang, entri barang rusak atau usang.
c) Use Case Diagram Laporan Berikut  ini adalah daftar use case diagram file laporan yang dijelaskan pada Gambar 10 :
Gambar 10. Use Case Diagram Laporan
Pada Gambar 10, menjelaskan bahwa terdapat 8 laporan dimana 8 diantaranya dicetak oleh staf  Tata Usaha  yang  akan  diberikan  kepada  Kepala  Bagian Umum.

## 3.3. Model Data
1) Class Diagram Class Diagram menjadi salah satu pengembang berorientasi object (OPP).  Adapun Class  Diagram terdiri dari :
Gambar 11. Class Diagram
Gambar  11,  menjelaskan  susunan  yang  terdiri dari  Jabatan,  Unit,  Pegawai, Supplier ,  Nota  Dinas, SPK, Barang, Pembayaran, Permintaan dan Penerimaan.
3.4. Rancangan Layar
1) Rancangan Layar Entry Nota Dinas Permintaan Barang
Gambar 12. Rancangan Layar Entry Nota Dinas Permintaan Barang
Tampilan Gambar 12 yang menjelaskan dimana Staf  ingin  membuat  Nota  Dinas  menginput  Nomer, Tanggal,  Kode  Pegawai,  Kode  Barang  dan  Jumlah Minta.

## 2) Rancangan Layar Cetak Surat Perintah Kerja

## Gambar 13. Rancangan Layar Cetak Surat Perintah Kerja
Pada  Gambar  13,  menjelaskan  Staf  akan menginput  ke  SPK  yang  terdiri  dari  Nomer  SPK, Nomer  Nota  Dinas,  Kode  Barang,  Kode  Supplier, Total Harga.
3) Rancangan Cetak Surat Permintaan
Pembayaran
Gambar 14. Rancangan Cetak Surat Permintaan Pembayaran
Tampilanya Gambar 14, adalah Surat pembayaran di atas  terdiri dari Staf  yang input Surat Pembayaran  terdiri  atas  Nomer  Pembayaran  dan Nomer SPK.
4) Rancangan  Layar Entry Bukti  Penerimaan
Barang
Gambar 15. Rancangan Layar Entry Bukti Penerimaan Barang
Gambar  15,  menjelaskan  Staf  akan  menginput ke  Penerimaan  Barang  yang  terdiri  dari  Nomer Penerimaan dan Nomer SPK.

## 5) Rancangan Layar Cetak Bukti Pengeluaran Barang
Gambar 16. Rancangan Layar Cetak Bukti Pengeluaran Barang
Tampilan  Gambar  16,  adalah  Pengeluaran Barang  yang  Staf  akan  menginput  dari  Nomer Penerimaan Barang, Nomer Nota Dinas dan Jumlah Terima.

## 6) Rancangan Layar Laporan Pembayaran

## Gambar 17. Rancangan Layar Laporan Pembayaran
Tampilan  Gambar  17,  menjelaskan  Laporan Pembayaran  yang  terdiri  dari  Nomer  Pembayaran, Tanggal  Pembayaran,  Nomer  SPK,  Tanggal  SPK, Nama Supplier dan Jumlah.

## 4. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang bisa didapat dari hasil analisa, desain dan pengembangan sistem pengadaan barang pada Direktorat Jenderal Penguatan Riset dan Pengembangan  Kemenristek  DIKTI  RI  adalah dengan adanya sistem usulan ini, masalah pengarsipan dokumen menjadi lebih rapi dikarenakan setiap  transaksi  direkam  dengan  kode  transaksi  dan dokumen  yang  berbeda,  kesalahan  catat  dan  hitung dapat diperkecil dengan adanya fasilitas validasi data di  setiap  modul  program,  data  pemesanan  barang
menjadi  lebih  akurat  dikarenakan  data  sudah terintegrasi  antar  setiap  transaksi,  pencarian  data menjadi  lebih  mudah  dan  cepat  dengan  adanya fasilitas  pencarian  data  ( searching )  di  setiap  modul program,  dengan  adanya  spesifikasi  usulan  dapat menjadikan layanan pengadaan barang menjadi lebih optimal  dan  dengan  adanya  dokumen  masukan  dan keluaran  sistem  usulan,  maka  setiap  transaksi  dan laporan dapat memudahkan staf pengadaan barang/jasa  dan  kepala  sub  bagian  penadaan barang/jasa  untuk  melihat  setiap  transaksi  yang terjadi  sehingga  pengontrolan  data  menjadi  lebih efektif.

## 5. UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada semua yang saya sebutkan kepada :
a. Bapak  Tarimin  dan  Ibu  Karni,  serta  keluarga tercinta  yang  telah  memberikan  do’a  serta dukungan baik secara moril maupun materil.
b. Bapak Dr. Ir. Wendi Usino, M.Sc., M.M selaku Rektor Universitas Budi Luhur.
c. Bapak  Dr.  Deni  Mahdiana,  S.Kom.,  M.M., M.Kom  selaku  Dekan  Fakultas  Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur
d. Ibu Dr. Rusdah, S.Kom., M.Kom. selaku Ketua Program  Studi  Sistem  Informasi  Universitas Budi Luhur.
e. Bapak  Yudi  Santoso,  M.Kom  selaku  dosen pembimbing  yang  telah  banyak  masukan  dan arahan dalam penyusunan laporan ini.
f. Bapak  Sunar,  S.Sos.,  M.AP  dan  Bapak  Willy Ilhamsyah, S.Kom selaku pejabat di
Kemenristek  Dikti  RI    yang  telah  memberikan kesempatan pada penulis untuk melakukan riset.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] A.S, Rosa dan Shalahudin M., “ Modul Pembelajaran Rekayasa  Perangkat  Lunak  (Terstruktur  dan Berorientasi Obyek)” . Bandung: Modula, 2011.
[2] Hayati,  Enty  Nur,  and  Adhi,  Antono,  “Analisa  dan Perancangan  Sistem  Informasi  Pengadaan  Barang”, Jurnal  Dinamika  Teknik ,  Vol.  4,  no.1,  pp.  38-50, Januari, 2010.
[3] Hendrayudi, “ VB 2008 Pemrograman” , Jakarta: PT. Alex Media Komputindo, p.11, 2009.
[4] Isa,  Irwan,  “ Reengineering  Sistem  Informasi” . Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012.
[5] Jogiyanto,  H.M.,  “ Sistem  Teknologi  Informasi: Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan” . Yogyakarta : Andi Offset, 2009.
[6] Sutarman, “ Pengantar Teknologi Informasi” . Jakarta: Bumi Aksara, 2009.
[7] Utomo,  Wiranto  Herry,  “ Pemodelan  Basis  Data Berorientasi  Objek:  Konsep  Dasar  Perancangan Sistem” . Yogyakarta: Andi, 2010.