## PE,NGEMBANGAN KERANGKA  KERJA MIGRASI SISTEM PAPERLESS OFFICE
(Studi Empiris : Universitas Muhammadiyah Semarang )
Bambang Supradonor)
Fakultas Teknik UNIMUS
bsupradono@gmail.com

## Abstract
Ocarrences Paperless Ofice in line with advances in injbrmation  technologt.  Technologt allows people to obtain alternative information in the processing and reading  documents by reduciig th, ut, o.f paper that is currently called  paperless ofice system. This studlt attempts to explore-the -framework of the migration  processing  and reading documents that use paper Jbr the uie of information technology. The initial step to identi-fy  business  processes lhat use paper.  Design information  technolog,t infraslructure  both in terms o.f hardware  architecture  and so-ftware. and tien -followed  by a strdteg) of migration to a prperless ffice system (PLO) So the conversion technology  acquired paper documenls into digital documenls and transform business  processes that use a tot qf paper in business processes using sg/iware applications'
Keytords: paperless  o.fice, digital doaments, sofiware applications'

## Abstralai
Kemunculan Paperless Office sejalan  dengan  kemajuan  teknolog informasi. Teknologi informasi  memungkinkan manusia  memperoleh altematif dalam  mengolah  dan membaca  dokumen dengan *.ngur"ngi penggunaan kertas yang  saat ini disebut dengan  sistem paperless office. penilitian ini mencoba  menggali kerangka  keda  migrasi  pengolahan dan pembacaan dokumen -vang beftantukan kertas menuju berbantukan teknologi informasi.  Langkah arval mengidentifikasi proir-pro..s bisnis .vang menggunakan kertas.  Selanjutnya mendesain teknologi  informasi baik O*i riri arsitekhrr infrastruktur perangkat  keras  dan perangkat lunak, lalu ditindaklanjuti dengan strategi memigrasikan ke sistem  paperless offrce (PlO). Dengan demikian  diperoleh  teknologi konversi  dokumen kertas menjadi  dokumen digital dan mentransformasi proses-proses bisnis yang banyak  menggunakan  kertas menjadi proses bisnis -vang berbantukan aplikasi perangkat  lunak.
Kata Kunci : Paperless  ofTice,  dokumen digital.

## 1. PENDAIIULUAN
Paperless offic, (PlO) meruPakan
suatu sistem yang diciPtakan untuk
menglelola sistem administrasi . Ide PIO
mulai mencuat  pada akhir tahun 90-an.
Filosofinya adalah menggunakan
sesedikit mungkin kertas dan
mendi gitalisasikan dokurn en. Manfaatnya
adalah meningkatkan produktivitas,
hemat biaya, efisien  dalam penyimpanan dokumen dan mengurangi damPak
lingkungan menuj  u green ecotog
aplikasi perangkat  lunak .
Jargon paperle.ls ffice memang sudah menggema  beberapa tahun lalu.
Sejak kemajuan di bidang teknologr informasi dan komputer, rnanusia mendapatkan alternatif lain dalam mengolah dan memb aca berba gai dokumen. Paperless office meruPakan
suatu cita-cita  untuk rnembiasakan  diri mengolah dan memb  aca dokumen dalam bentuk digital, dengan kata lain mengurangi  pemakaian kertas sebagai
bahan pokok penulisan dokurnen seperti sekarang
Ada beberapa manfaat yang ditawarkan oleh pengglrnan paperless antara lain IlJ: lEfisiensi biaya karena rnengurangi
j umlah pemakaian kertas dan j ugo
pengadaan fi lling cabinet ataupun tempat penyirnpanan dokum en
I ai nnya.
2 Efisiensi waktu dan tenaga dalam distribusi  maupun  pencarian dokumen yang diperlukan.
3 - Berkurangnya tumpukan kertas yang dapat mengganggu  kerapian ruangan sebuah kantor dan mengganggu
kenyarnanan  bekerj a.
4. Menjamin keamanan dokumer, karena sebuah dokumen  hanya dapat diakses oleh orang-orang  tertenfu  saja sesuai
opsi yang ditentukan oleh distributor data
5 Manajernen Dokumentasi lebih baik
Dengan  penataan  data yang rapi maka semua  dokumen bisa terekarn dan disimpan sangat baik. Jika suatu saat dilakukan pelacakan maka akan sangat terasa manfaat dari adanya  paperless
Office System.
Kenyamanan ke.ja lebih baik
Mendukung tedadinya keputusan yang
lebih  baik
Manajernen lebih terkendali. Maksud
dari aspek ini yaitu bahwa penerapan I s5 I
l'o1rcrle.s.s O/fice Syszam dapat dimungkinkan jika aplikasi yang diterapkan menyertakan fbsilitas evaluasi  dan pemantauan setiap Surat Keputusan yang diterbitkan yang memerlukan laporan dan  evaluasi  hasil kerla
9. Membaiknya citra dengan semakin baiknya manajemen dan pelayanan yang diakibatkan dengan berbagai penyajian informsi yang akurat dan cepat maka akan memberikan  nilai positif  bagi pihak manapun yang berhubungan dengan organisasi tersebut.
Namun dalam  perkembangannya ide ini kurang meluas.  Manusia sebagai pemakai masih  suka yang berbau  analog walaupun dimana-mana dimanjakan dengan produk digital Hal ini mungkin dikarenakan oleh beberapa hal sebagai berikut:
l. Penggunaan kertas sebagai media tulis lebih prahis dan dalam jumlah kecil hernat  biaya.
2. Proses  digitalisasi membutuhkan skill tertentu.
3. Tingkat kepercayaan publik kepada dokumen  kertas lebih besar ini.
Kebanyakan pemakai kurang begitu suka membaca di depan komputer untuk bahan-bahan yang serius. Katau
6.
7.
8
Media Elektrika, Vol. 3 No. 2, Desemb er 2010
rlernbaca topik serius lebih bai k dicetak
dulu sebel um dibaca, lebih fleksibel dan
nyaman
Tapi pada dasarnYa Paperl ess offrce rnemiliki  banyak manfaat selain
ramah lingkungan karena ti dak menambah  sampah jugu cukup  membanttt
mengurangi tumpukan  kertas di meja
kerj a atau bel aJar serta mengurangi aktifitas penebangan Pohon untuk pembuatan kertas Ditambah  lagr dengan
format digital itu penyebaran informasi
menjadi  lebih mudah  dan cePat

## 2. TTNJAUAN PUSTAKA
Ada bukti yang berkembang bahwa
organisasi  semakin  bergerak dari jalur
berbasiskan  kertas menuju kantor yang memiliki lingkungan tanPa kertas VS PAPER
Dengan dem ikiarr organisasi besar tabLrngan r-rntuk bisnis melalui penurunan
persyaratan penyi m pan an., m engu rangi
biaya  dalam catatan mencari dan mudah pengambilan informasi
Banyak keinginan pemakai  dalam hd ini staf/karyawan suatu perusahaan
memiliki  kantor  - kantor yang "paperless" yakni melepaskan dari pemakaian  kertas Meskipun masih menjadi per-timbangan
penggunaan kertas kaitannya dengan bukti-bukti dalam proses peradilan Pada pri nsipnya poperless ffice tuj uan sebenarnya adalah untuk menjadikan "penggunaan kertas  berkurang".
Beri kut disaj ikan kelebihan dan
kekurangan  sistem  paperless offce l2l
PAPERLESS
B
Mailiaala* fncarian dan penyimpanan. Karyawan biasanya melihat dokumen (lebih dari sekali)  dan kemudian harus menyimpan kembali.  Belum lag dokumen akan digunakan berbagai pemakai  sehingga merepotkan dan menyita waktu dalam pencarian dan  penyimpanan.
menjadi ta dokumen sudah
disimpan  dan &thort.
sehingga mudah untuk file digital
Pencarian dokumen  yang  hilang firyawan harus menyediakan  waktu lebih untuk mencari dokumen  yang  hilang (kadurg-kadang  berjam-jam  alau bahkan berhari-hari);  belum lagijika dokumen telah salah dalam  menempatkan  maka  pasti sulit untuk ditemukan  lagi.
rnen karena  berbantukan  aplikasi dokumen  yang dicari sehingga mudah ditemukan. pencarian  indeks Pengembangan  Kerangka Kerja ........
Mudah ncrtol@;krrfi--
Era teknolog Inforrnasi rnerniliki peluang dikembangkannya  komunikasi secara online dan dapat meninggalkan penggunaan kertas untuk surat menyurat dan dokumen dalam sebuah kantor dengna penerapan Paperless Ofice
Systent
2. Aspek Dokumen. Tahap awal dirnulai
pada jenis dokumen yang tidak sering didistribusikan,  dan dibuat sistem dobel yakni offline dan onliil€,  rnisal tentang Surat Keputusan, Dokumen Hasir rapat, Dokumen petunj uk pelaksanaan,
Dokumen Job Diskripsi, Portofolio,
Statuta, dll sistern onrine akan secara penuh  diberlakukan setelah dipastikan setiap individu pada level tertentu sudah dapat membuka  dan mernbaca  dokumen online
3- Aspek Sistern Aplikasi. Dokumen online disimpan dalam  aplikasi yang terproteksi  dan be.jenjang  hak aksesnya.
Tentang aplikasi menitik beratkan pada keamanan data  dan kemudahan pemakaian.
Hal-hal yang perl u dalam Paperless Ofice lain:
l. Aspek SDM (Pengguna).  Tahap awal yang perlu dirintis yakni pada level paling atas (direktur, pimpinan,kornisaris dll), diikuti level lebi h bawah dst Jika dalam organisasi  pada level atas masih sulit,  perlu diujicoba pada bagian tertentu yang sudah familiar dengan TI.
diperhatikan
System antara
Karyawan  harus menyediakan waktu i dokumen
Mudah dalarl pendistribusian  dimano banV dokumen yang sama secara bersama-sama. Dokumen  secara mudah tersentrali sasr Mudah dala m mensakses
Hanrs dicopy dan dikirirn ke lokasi harus dikeluarkan  Karyawan yang yang nrenrinta,  lebih  banyak  upaya yang sedang  berhrgas luar tidak merniliki kernampuan  mengakses  dokumen
Tersedia  bagi semua  pemakai  dengan tingkat batasan kearnanan rnelalui i nternet Dokumen da at die-rnailkan, rnenqurangi  biava Den riman Iewat f,ax B ack u p/Di s oste r rec ov e Dapat dihancurkan oleh api, dihancurkan,  dokumen nlustahi I
dahulu
air dicuri dan gangguan untuk disi mpan kembali alam lain nya., sekali kecuali dicopy terlebih
Mudah untuk dibochrp, dicopy, dia.ii mudah untuk disirnpan  kernbali  dan ditempatkan di lokasi Dokumen elehronis yang tidak dalam satu erkantoran.
1. Aspek Sosialisasi. lndividu yang
nlemiliki hak akses tertentu dilatih untuk mengakses sistem agar dapat  melakukart
berbagai akti fitas sesuai f,asilitas  dalam
sistem Perubahan  kebiasaan perilaku
perlu diwujudkan untuk disesuaikan
dengan Puperless O.ffice Sy.stem, dengan
memperkenalkan sistem Yang akan
dipakai
5. Aspek Sarana Pendukungan'
Ketersediaan sarana yang diperlukan
untuk mewujudkan PaPerless Ofice
System perlu disediakan secukupnya,
antara I ain, tidak terbatas Pada :
Kebij akan, Hardware, Infrastruktur
Jaringan,  SDM tenaga bantu, Dana, dan
Forum komunikasi,  dll
6. Aspek Komunikasi. Hal ini
memerlukan seorang visioner untuk
dapat menj elaskan kenapa Paperles5
)ffice SY.stent diberlakukan
Pembicaraan diawal sebelum  Paperless
OfJfrce Systenr diluncurkan perlu adanya
forum  untuk PenyamPaian dan mewuj udkan persaman persepsi dan
tujuan
lmplementasi  Paperless office
banyak dipahami sebagai upaya
menggantikan  dokumen dalam bentuk
kertas  yang ada di Perkantoran tradisional  dengan dokumen dalam
format  elektronik seperti  doc, pdf, dan
sebagainya t3] Sistern-sistem Wperless
ofrt, menggantikan  Proses manual
Pengembangan  Kerangka Kerja ......,'
pencarian dokumen  dengan Proses search  pada koleksi dokumen elektronik.
Sistem-sistem semacanl ini belum memanlaatkan  secara  maksimal potensi yang ditawarkan teknologi informasi dan komunikasi sePerti
kolaborasi jarak jauh dan sebagainya.
Sistem  jaringan komPuter baru digunakan sebatas remole access pada dokunten yang tersimPan di sever terpisah.
Sistem-sistem paPerless crfice yang  telah  berkembang  selama ini belum memanfaatkan potensi teknologi informasi secara maksimal.
Sistem jejaringan  sosial sePerti
Fecebook memiliki daYa tarik Yang sangat tinggi pada Para Pengguna Internet sampai-sampai ada banyak perusahaan di Inggris melarang penggunaan  Facebook di tempat kerja [ ]. Meskipun teramati indikasi adanya pemanfaatan  sistem jejaring  sosial untuk membantu  pekerjaan, namun Pada umumnya para pengguna menganggap sistem ini sebagai fasilitas komunikasi pertemanan saja.
Sistem jejaring sosial telah mendorong penggunaan teknologi jauh melampaui sistem-sistem perkantoran yang telah dikembangkan. Berbagai konsep pemanfaatan komunikasi
elektronik seperti  knowledge exchange,
groupware,  kolaborasi dan sebagainya I lse
telah digunakan  secara ef-ekti f' dan
efrsien pada sistem-sisterlr jejanng sosial dalarr]  bentuk fasi litas komunikasi kelompok perternanarl, berbagai
pemikiran serta pengenrbangan ide bersama.
Setiap  elemen  tampilan di layar dirancang secara hati-hati untuk melayani dan mendorong user unfuk meningkatkan terus pemakaian
sr stemnya
Jogyanto t5] menghirnpun  teori- teori keperilakuan  para pengguna sistern
informasi . Boleh dikatakan segala terori yang menyangkut keperilakukan pemakaian TtK baik secara
langsung/sen  gaja atau tidak bisa ditemui di sistem j ejaring sosial terutama pada faktor-faktor pendorong dan ekspetasi jungka pendeknya

## 3. METODOLOGI
Pada pengembangan kerangka kerja migrasi sistem paperless offi ce dengan
mengambil studi  empiris pada
Universitas Muhammadiyah Semarang
(LJNIIMUS) seb agai objek penelitian
l. Tahap I : Mengidentifikasi proses
bisnis yang banyak menggunakan
kertas
Pada tahap ini  lebih kearah
mengidentifi kasi proses-proses bisnis  yang banyak menggunakan kertas baik dari sisi dokumentasi/
60
I
kear-sipan, atau prr)ses-proses
tran sa k si
Tahap II: Mendesiain arsitektur infrastruktur  perangkat keras dan perangkat lunak
Tahapan ini bertuj uan untuk mendesai n arsitehur perangkat keras dan lunak yang akan dipilih untuk bisa  menggantikan  pemakaian kertas pada aktifitas-aktifi  tas bisnis.
Sehingga lebih  pada upaya mekanisme teknologi yang akan

## dikembangkan
Tahap III : Proses migrasi sistem paperless olfice.
Pada  bagian ini lebih kearah  strategi organisasi membangun budaya pemanfaatan  paperless office agar keseluruhan sistem dapat bersinergi menggunakan paperless  offi ce

## 4. ANALISA  DAN PEMBAI{ASAN
Berdasarkan metodologi di atas
A. Tahap I : Identifikasi proses bisnis yang  banyak menggunakan kertas.
Dari aktifitas operasional di LTNIMUS diidentifikasi proses-proses bisnis yang menggunakan kertas di temukan  pada :
I Aktifitas administrasi perkantoran  di
LrNIMus seperti  dokumentasi surat menyurat hampir seb agatn besar
) t.
3.
2
menggunakan kertas meliputi surat
internal rektor k.pada closen,  pejabat
struktural dan senat, surat keptrtusan
dan lai n-lain  yang ctrkup memiliki komposisi paling besar dalam
pemakaian kertas, bagian ini Yang
harus diupayakan penghem  atan
pemakaian  kertas
Aktifitas karya ilmiah mahasiswa
dan penugasan seperti : laporan kerja praktek, tugas akhir dan tugas-tugas
pernbuatan makalah yang bisanYa dalam bentuk laporan berbasis kertas
Aktifitas pendidikan dan pengaj  aran
pada saat perkuliahan yang banYak
meng€runakan kertas  seperti diktat perkuliahan, absensi  mahasiswa dan

## dosen serta dokumen  akademik
Aktifitas penelitian dan pengabdian
masyarakat dalam Pembuatan
Proccsr  Ecfore Proccer After
proposal  dan luporAn hasil penelitiarr dosen dan publikasi hasi I penelitian
B. Tahap ll  : Desain arsitektur infrastruktur perangkat keras darr perangkat lunak
Berdasarkan identifikasi akti fitas- aktifitas yang banyak menggunakan kertas maka perl u  ada rancangan arsitektur perangkat keras dan perangkat lunak guna memindahkan dokumen fisik dalam bentuk kertas ke dokumen digital .
I . Arsitektur Perangkat Keras untuk mengkonversikan data/ dokumen fisik dalam bentuk kertas ke bentuk dokumen digital (PDF file) dengan berbantukan peralatan scanner, seperti nampak pada gambar di bawah ini : 3 4 $* Iax ftep \ POf  Copirx
Gambar 1. fusitektur konversi  dokumen fisik ke format  digital
Pengembangan  Kerangka Kerja ........
Mendesain Arsi tektur Sistern
Iv'lana.j emen Dokumen
Setelah dokumen sem ua terkonversi
dal am f,orm at digita I melalui scan
dokumen menjadi file PDF, maka perlu dirancang sistem rnanajemen
dokumen yang terintegrasi dengan
bert agai dokumen penting Iainnya seperti : e-mail, fax, hasi I imporl data dan hasil printer Dokurnen semua
dimasukkan ke dalam aplikasi sistem manaj emen data yang tersentralisasi pada server dokumen dengan  fasilitas search indeks rt b untuk pencarian
dokumen,  vieu'er -fi1, untuk melihat dokumen  pada sisi client baik secara
intranet (pengguna dalam) dan  internet
+- ft*rs rG*rcflng
(pengguna luar) Kenr udian dokum en tersimpan dal am SAI{, Storage Area Nelwork adalah suatu j a.ingan yang dedikasikan untuk melayani aktivitas penyi mpanan dan pembacaan data NAS,  adalah  suatu sistem penyi rnpanan yang terkoneksi pada j ari ngan data tradisional SAN dan NAS adalah suatu si stem penyimpanan data pada j aringan komputer
untuk
mendukung
kebutuhan aplikasi di masa kini yang menuntut adanya  penyimpanan data yang dapat diandalkan dan fleksibel, baik dari sisi ukuran, aksesibilitas, dan kemudahan  pemeli haraan
P Scrfl 8[*onr @ & E  - llsl SISTEITil MAHAtrllEt{  tXXUllEt{ & tjrr $rqfailbn .& *}#*il' b SmrtPhmtr*tg\tW
Gamb ar 2. Sistem Manajemen  Dokumen
I Merancang aplikasi proses-proses
bisnis yang rnereduksi penggunaan
kertas
Dalam ntelakukan  rangka mereduksi
penggunaan kertas  disetiaP asPek
proses-proses bisnis sePerti :
perkuliahan, uildangan, Penelitian,
adm ini strasi akademik  dan lain-lain,
perlu  didesain aplikasi yang dapat
mentransformasi proses bisnis
m anual menj adi elektronis/digrtal
sebagaimana yang tersebut di bawah

## i. Aplikasi Digital LibrarY
Hasil produk karya ilmiah
secara tradisional banyak  disajikan
dalam bentuk hardcopy dengan
menggunakan kertas, dan tanPa
disadari tiap tahun sernaki n banyak banyak  karya il miah yang di hasil kan
Hal ini tentunya akan menimbulkan
m asalah
tersendiri dalifil penyimpanannya dan pemborosan penggunaan kertas lJntuk itu perlu solusi aplikasi  untuk mengelola hasil karya ilmiah mahasi swa. [Jnimus sendiri telah mengembangkan aplikasi berbasis web digttal library Dimana mahasiswa juga harus mengumpulkan softcopy dalam bentuk file PDF. Kemudian softcopy
hasil-hasil karya ilmiah
rnahasiswa.tersebut dii nputkan ke digital library untuk dapat ditampi lkan dan dibaca.
Sclamat datar6 dl UM$lrS Dlt t l Lbrery Untverttas  l{uhammtdyah Scrnerang ArHkcl Brru J  peogaffr Progrorn  Pelatltrao PertOolahan Sanrpah  Padat Organlt  t{enggrmaka.n  Xetode
- Coofrostlm  terhadap  Pergetahuon  dan Xetrenrpllan  lbu-ibu Pl(X dl  RW nI Xelurohan Eofa f,abopeten  Xeodal UOf  f irf -ZS. ttrrdcrgedurtr  Thc.c. ohh frirrG Srbrdr. fuhryu A.t'rtr. Rirti  fiurul ttlya j Afllkasl  pc{Dctaln  Daerah l,aran Ghl den Statrts  Glrl Blyl dao Balite  di  Semarang menggunakrn Slietn lnlorrursi  Gcogralls lOlr-07.2!,  tlndorgncdrrt.  Il1c.cr  ol.h F.*ih srri ilydlar. Returu  Artutr J pcnOaruh  TGb.l  Dianrctcr  lcolR  dlgooakra  scbagol  Xcdb  Fltter  tertudap  Peaurunan -  Xgcartan Surngr Artetk dl  Xclurahaa  Scodatgguwo Xcctrrltao Te*rbalang  Xota Sernarang ?Of f -07-25. ttndcegrdurta fhc.3 otcfr rtiftrtdrddh. Rdr S.ri  Yf.rd.ni J pernetaan  Doereh  R,.wrn  Girl  dan  Slatus  Glri  Eayl  dan Ealha  di Koia  Scrnarong  Dcogon l{en9guna kan  S}detn tc{ornuri GcoCmns zorl{7-25.  undrrgradurtt ?}sc* ohfi R*fi Srd tirrderr. R'rhlvu  Asrrrt -\ lo16<l<  f st-t Frlrtnr I Lytlrr^.r^. Fldt gerlr  lanfirctrl  frhrr Dl labrrrllra  lnclrbnrr
Gambar 3 Aplikasi  Digital  Library
ii. E-Announcement
Di IJNIMUS pemborosan kertas
banyak
dilakukan diaktifitas
koordinasi  antar pimpinan (reklor,
wakil rektor dan dekan) dan staf
Pengembangan  Kerangka Kerja ........
(dosen dan karyawan  administrasi) melalui surat. Untuk itu perlu ada rancangan aplikasi  pengumurnan (e- announcement), dimana  surat asli di konversi ke format PDF kemudian di l',
tampilkan di aplikasi berbasis web sehingga  semua staf dapat membaca
dan mengunduh dokumen tersebut
secara bersama-saffio, sehingga dapat
menguran$ pemborosan kertas.
Aplikasi
(e-announcement)
nampak pada gambar di bawah ini :
e-ann0uncement
diktat perkuliahan yang biasanya dal am  bentuk kertas dapat ditampilkan dan diunduh dalam bentuk dokumen  digital" Mahasiswa dapat memb aca dan mempelajari
materi perkuliahan  langsung  lewat internet. Gambar 4. Aplikasi
iii, E-Learning
Sedangkan untuk mengadoPsi
paperless office pada proses
perkulihan dapat dilakukan sistem
pembelajaran berbasis e*learning.
Pada sistem e-learning materi perkuliahan dapat diunggah  sehingga
iiri.ffi ii:#'iX' ,*uiliit*u"l'tt1
Gambar 5. Aplikasi e-learning
iv. E-Jurnal dan E-Riset
Pada proses bisnis  penelitian dosen banyak melakukan transaksi proses
yakni konsultasi untuk mereview terhadap  proposal penelitian dan ini menggunakan dokumen  kertas. Untuk itu perlu solusi proses bisnis yang mengurangi kertas yakni perangkat
lunak aplikasi e-riset  dimana aplikasi
Gamb ar7 , Aplikasi
v. Sistem Informasi Akademik.
Pada aktifitas  administrasi mahasiswa
pada layanan  tradisional banyak menggunakan dokumen  kertas seperti pada proses regtstrasi, biodata,
KRS/I(HS, absensi, jadwal
kuliah/ujian dan lainJain. Hal ini dapat diupayakan pengurangan
penggunaan kertas  dengan membuat
aplikasi  sistem informasi akademik
sebagai studi kasus  proses  resstrasi
mahasiswa, dimana mahasiswa pel arnar datang membawa dokumennya kemudian dokumen
Pengembangan  Kerangka Kerja ........
ini mengisyaratkan tidak ada pemakaian  dokumen kertas. Dimana dokumen masih dalam bentuk file digital dikirimkan untuk di review dan dosen dapat memantau editing dari reviewer melalui aplikasi e-riset.
Setelah menjadi  karya ilmiah dapat di publikasikan melalui e-j urnal "
e-riset  dan e-jurnal
tersebut dikonversi dalam bentuk digital, tentunya setelah  diverifikasi dengan dokumen aslinya. Sehingga biodata  mahasiswa sudah tersaji dalam bentuk file digital lengkap dengan dokumen  pendukungnya seperti ijazah dan sertfikat lainnya. Begitu juga pada proses penssian KRS bisa lewat intranet dan internet, tanpa harus menggunakan kertas.
C. Tahap nI : Strategi  migrasi sistem paperless office.
Strategi migrasi  didefinisikan inisiatif suatu organisasi untuk memulai,
mengaktifkan,  melaksanak&n, dan menjaga  sistem PlO. Strategi migrasi mengarah ke serangkaian langkah organisasi untuk meningkatkan atau
memperJahankan budaya PlO.
Tujuannya adalah untuk memberikan arah bagi sistem PIO di masa depan ketimbang upaya untuk segera
mendapatkan solusi untuk dal  arn meningkatkan  efeketifi tas dan efisiensi operasional  proses bisnis di LTNIMUS. Strategi migrasi memberikan arah organisasi  berkaitan dengan kegi atan sistem PlO, disarankan penat aan ditempatkan di katalog praktek- praktek strategi yang diisyaratkan kenijaksanaan organisasi, dengan pendekatan sebagai berikut:

## Strategi Migrasi
Pelatihan dan Kepedulian terhadap Penggunaan Sistem Paperless Oflice (PlO).
Pelatihan dan kepedulian  terhadap  sistem PIO dilakukan $ecara periodik terhadap  semua personil yang terlibat di dalirm  pemanfaatan proses-proses Plo.
Membuat rencana jangka paryang untuk peningkatan pengetahuan melalui pelatihan semua personil yang terlibat  di dalam  sistem  PIO dan  pendatang  baru yang menggunakan  sistem  PlO.
Membuat  kampanye-kampanye dan sosialisasi budaya penggunaan sistem PIO $ecara baik dan benar bagr  segenap sivitas  akademika. Manajemen PIO Starategi bisnis LINIM{.JS secara rutin mempertimbangkan  aspek  pemanfaatan sistem PIO dengan mengurangi  pemanfaatan kertas.
Departemen TIK LINIMUS membuat kebijakan, dan prosedur yang tepat dalirm menciptakan sistem aplikasi penunj ang PlO.
Membuat prosedur manajemen  memantau dan melakukan  laporan secara rutin terhadap sistem  PIO
Membuat  prosedur peran dan tanggungiawab keamanan sistem  PIO ke semua staf LJNIMUS.
Kebijakan dan aturan-aturan tentang sistem PIO LINIMUS harus mempunyai  sekumpulan dokumen yang komprehensifl  kebijakan terkini yang secara periodik di-update  dan direview.
Terdapat  dokumen  proses untuk manajemen kebijakan keamanan berkaitan dengan : 1 . Kreasi/konfi  gurasi (creation)
2. Administrasi (meliputi  periodik review dan update).
LNIMUS selayaknya memiliki dokumen proses untuk evaluasi dan memastikan kepatuhan (compliance) dengan kebijakan sistem PlO, hukum- hukum dan  afuran-aturan.
Membuat aturan keseragaman  penegakkan  terhadap kebi i akan-kebii  akan  keamanan.
Manajemen Kolaburasi dalam menjaga  keamanan
(Collab orative S ec uri$
Management)
LINIMUS  harus memiliki  kebijakan dan prosedur
untuk memproteksi informasi  ketika bekerj  asama dengan pihak eksternal (misal: pihak ketiga, kolaborator, subkontraktor  atau kemitraan) meliputi :
1. Memproteksi  informasi terhadap  pihak  luar.
2. Memahami kebijakkan dan prosedur keamanan  terhadap pihak luar.
3. Mengakhiri akses terhadap informasi dengan memberhentikan  per$onil  eksternal.
UNIMUS memverifikasi layanan  keamanan yang di- outsourching-kan,  ffiekanismenya, dan teknologl untuk memenuhi  kebutuhan tersebut.
Perencanaan keberl anj utanl Pemulihan kembali  terhadap bencana
(Co nti ng e ncy Plunning/Dis sster Recovery)
LII{IMUS telah mendokumentasikan, mereview, dan mencoba  keberlanjutan bisnis (business continuity) atau perencanaan operasi darurat (emergency) , disaster  recovery plan, dan contirugency plan untuk merespon kondisi darurat terhadap keberlanjutan sistem  PlO.
Perencanaan contingency, disaster recovery, dan busines$ continuity mempertimbangkan  aspek fisik dan akses elektronis sistem  PlO.
Prosedur pelibatan semua staf agar peduli terhadap perencanaan  contingency, disaster recovery, dan business continuity agar memahami dan mampu bertanggLlngiawab.