Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38

## KOMPETENSI MINIMAL PROFESI SEKRETARIS DIREKSI DI SEPULUH PERUSAHAAN INDONESIA

## Selfiana
Program Studi Sekretari, Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Insani, Indonesia selfianas@gmail.com
Abstrak:  Kompetensi  Minimal  Profesi  Sekretaris  Direksi  di  Sepuluh  Perusahaan Indonesia. Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  melakukan  pemetaan  terhadap  kompetensi minimal yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris direksi agar memiiki kemampuan yang tinggi guna penyelesaian tugas dan tanggungjawabnya dengan baik. Diharapkan juga agar penelitian  ini  dapat  menjadi  rujukan  bagi  calon  sekretaris  direksi  dalam  mempersiapkan dengan  tepat  dalam  membangun  kompetensi  yang  sesuai  dengan  kebutuhan  profesi tersebut.  Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan  deskriptif  kualitatif.  Hasil  penelitian menunjukkan  bahwa  kompetensi  utama  yang  harus  dimiliki  sekretaris  direksi  adalah pribadi  yang  dapat  dipercaya,  memiliki  perhatian  pada  pekerjaannya,  memiliki pengetahuan  berbahasa  asing,  memiliki  keahlian  menggunakan  bahasa  Indonesia  dan bahasa  asing,  memiliki  ketrampilan  berkomunikasi  serta  memiliki  pengalaman  kerja  di bidang perkantoran dan tata usaha kantor.
Kata kunci: Kompetensi, Sekretaris.
Abstract:  Minimum  Competence  Secretary  of  Director  in  Ten  Indonesian  Companies. The  purpose  of  this  study  is  to  map  the  minimum  competencies  that  must  be  owned  by  a director's secretary so that they have a high ability to properly complete their duties and responsibilities.  It  is  also  hoped  that  this  research  can  be  a  reference  for  prospective secretaries  of  directors  in  preparing  properly  in  developing  competencies  that  are  in accordance  with  the  needs  of  the  profession.  This  research  use  desciptive  qualitative approach.  The  results  showed  that  the  main  competencies  that  the  directors'  secretaries must possess are individuals who can be trusted, have attention to their work, have foreign language  knowledge,  have  expertise  in  using  Indonesian  and  foreign  languages,  have communication skills and have work experience in office and office administration.
Keyword: Competence, Secretary .

## PENDAHULUAN
Sekretaris direksi memiliki tugas dan tanggungjawab yang besar dan beragam dalam membantu pimpinan eksekutif mencapai kinerja optimal saat menjalankan bisnis perusahaan. Guna mencapai tujuan  tersebut,  sekretaris  direksi  harus  kompeten  di  bidangnya  dan  memiliki  ketrampilan kesekretariatan  yang  tinggi  di  atas  rata-rata.  Mereka  diharuskan  memiliki  kemampuan  dalam menangani  aneka  tugas  menantang  disertai  tingkat  kesulitan  yang  tinggi  yang  dibebankan  oleh atasan  sehingga  profesionalitas  yang  disertai  kompetensi  dalam  penyelesaian  tugas-tugas  menjadi sesuatu yang niscaya. Perusahaan dengan banyak sekretaris profesional yang mumpuni akan dapat menjalankan  roda  administrasi  perusahaan  secara  efektif  dan  efisien  sehingga  mendukung  upaya perusahaan  dalam  mencapai  kesuksesan.  Kompetensi  yang  dimiliki  tidak  terbatas  hanya menyangkut  pada  pekerjaan  administrasi  perkantoran  saja,  tetapi  juga  perlu  dilengkapi  dengan
kompetensi tambahan di luar kompetensi utamanya mengingat tugas dan tanggung jawabnya dalam mendukung  aktivitas  atasan  yang  luas,  beragam  dan  kompleks.  Kompetensi  faktual  yang  dimiliki perlu  diidentifikasi  dan  dipahami  guna  melakukan  perencanaan  dalam  pengembangan  kompetensi yang  berkelanjutan  agar  dapat  terus  mengimbangi  tugas-tugas  dengan  tingkat  kesulitan  yang semakin menantang.
Permasalahannya  adalah,  perusahaan  maupun  sekretaris  direksi  belum  dapat  mengenali  dan melakukan  pemetaan  kompetensi  utama  dan  pendukung  secara  akurat  sesuai  kebutuhan  guna mendukung terselesaikannya tugas-tugas penuh tantangan di era digital ini. Mengidentifikasi hal ini merupakan  perihal  yang  krusial.  Adanya  kesenjangan  antara  yang  dibutuhkan  perusahaan  dan kompetensi  riil  para  sekretaris  akan  berakibat  pada  tidak  terselesaikannya  tugas  secara  sempurna, meleset  dari  ekspektasi  yang  berakibat  pada  tidak  terpenuhi  target-target,  tidak  sesuai  dengan harapan  semula.  Penting  sekali  melakukan  pemetaan  kebutuhan  kompetensi  minimal  yang  harus dimiliki sekretaris bahkan sejak proses seleksi dan rekrutmen.
Penelitian ini dilakukan untuk melakukan pemetaan kompetensi sekretaris direksi agar didapat daftar  minimal  kompetensi-kompetensi  inti  yang  harus  dimiliki  serta  menjadikannya  sebagai rujukan  pengembangan  diri  agar  dapat  menyelesaian  tugas  dan  tanggungjawab  sebagai  seorang sekretaris direktur dengan dukungan kompetensi yang mumpuni.
Berdasarkan  penelitian  Kristiana  dan  Selfiana  berjudul  kompetensi  dan  kebutuhan  sekretaris dan  administrasi  profesional  terkini  di  sepuluh  perusahaan  Indonesia,  seorang  sekretaris  harus memiliki  kepribadian  yang  menarik,  handal  dibidang  komunikasi  dan  menggunakan  teknologi informasi  perkantoran.  Kompetensi  lain  yang  harus  di  miliki  adalah  kemampuan  berpikir  kritis, kreatif  dan  inovatif  [Widiawati  and  Selfiana,  2018].  Penelitian  Selfiana  berjudul  kompetensi sekretaris  terkini  mengatasi  era  revolusi  industri  4.0  di  sepuluh  Badan  Usaha  Milik  Negara Indonesia  menunjukkan  bahwa  seorang  sekretaris  harus  memiliki  kemampuan  berkomunikasi, memiliki  kemampuan  beradaptasi  yang  tinggi  dan  sikap  positif.  Selain  itu  sekretaris  juga  harus memiliki  penampilan  yang  menarik,  dan  memiliki  motivasi  tinggi  dalam  bekerja.  Namun kompetensi  bidang  teknologi  tidak  menjadi  persyaratan  utama  yang  wajib  dimiliki  oleh  para sekretaris di BUMN [Selfiana, 2018].
Seorang  sekretaris  didefinisikan  sebagai  asisten  eksekutif  yang  memiliki  penguasaan  keahlian dalam  perkantoran;  orang  yang  menunjukkan  kemampuan  untuk  memikul  tanggungjawab  tanpa pengawasan  langsung;  orang  yang  menjalankan  inisiatf  dan  keputusan;  dan  orang  yang  membuat keputusan dalam lingkup kekuasaan yang ditugaskan [Gaol, 2015].
Untuk  menjadi  seorang  sekretaris  yang  berkompeten  harus  memenuhi  persyaratan  berikut  :  1.
Syarat  kepribadian:  mampu  bersikap  mawas  diri,  ramah,  sabar,  simpatik,  penampilan  diri  yang
baik,  pandai  bergaul,  dapat  dipercaya,  bersikap  bijaksana  terhadap  orang  lain,  memiliki  ingatan baik,  mempunyai  perhatian  atas  pekerjaannya.  2.  Syarat  pengetahuan:  memiliki  pengetahuan kemasyarakatan  kebudayaan  yang  akan  mengangkat  nama  perusahaan  yaitu  menguasai  bahasa Indonesia  dan  beberapa  bahasa  asing  secara  lisan  dan  tertulis,  memiliki  pengetahuan  ekstra  dan pengetahuan  tentang  misi,  fungsi,  tugas-tugas  serta  struktur  organisasi  dan  susunan  personel.  3. Pengetahuan  tentang  korespondensi,  tata  kearsipan.  4.  Pengetahuan  khusus:  sekretaris  memiki pengetahuan  mengenai  hal-hal  yang  berkaitan  dengan  hal-hal  yang  berhubungan  dengan  dunia bisnis  tempatnya  bekerja.  4.  Syarat  keahlian:    sekretaris  memiliki  ketrampilan  untuk  menunjang pekerjaannya  yaitu  kemampuan  menyusun  laporan,  berkorespondensi,  menggunakan  bahasa Indonesia dan bahasa asing, teknik menyimpan arsip, teknik berkomunikasi menggunakan telepon, menulis  cepat  dengan  steno  dan  teknik  mengetik  surat.  5.  Syarat  praktik  :  seorang  sekretaris memiliki pengalaman dalam berbagai pekerjaan di bidang perkantoran dan tata usaha kantor [Gaol, 2015].
Kompetensi adalah kemampuan seseorang dalam menghasilkan suatu produk pada tingkat yang memuaskan  di  tempat  kerja  termasuk  diantaranya  kemampuan  seseorang  untuk  mentransfer  dan mengaplikasikan keterampilan dan pengetahuan tersebut dalam situasi yang baru guna memperoleh peningkatan  manfaat  seperti  yang  disepakati.  Kompetensi  juga  menunjukkan  karakteristik pengetahuan  dan  keterampilan  yang  dimiliki  atau  dibutuhkan  oleh  setiap  individu  yang memampukan  mereka  untuk  melakukan  tugas  dan  tanggungjawab  mereka  secara  efektif  dan meningkatkan standar kualitas profesional dalam pekerjaan mereka [Wibowo, 2010].

## METODE
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  deskriptif  kualitatif.  Metode  penelitian  yang  dilakukan  adalah metode  analisa  sekunder  yaitu  menggunakan  data  sekunder  yang  berasal  dari  iklan  lowongan pekerjaan  untuk  posisi  sekretaris  direksi  tahun  2019.  Jumlah  lowongan  yang  menjadi  data penelitian  berjumlah  sepuluh  perusahaan.  Analisa  data  dilakukan  dengan  melakukan  pemetaan kebutuhan kompetensi dalam upaya menyelesaikan tugas dan kewajiban seorang sekretaris direksi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian  ini  berfokus  pada  kompetensi  yang  dibutuhkan  oleh  seorang  sekretaris  direktur.  Data diperoleh dari laman iklan lowongan pekerjaan indeed, joble dan jobstreet.
Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38

## 1. Sekretaris Direksi, PT Sapta Sarana Sejahtera (SSS) - Bogor.
PT  Sapta  Sarana  Sejahtera  bergerak  di  bidang  pertambangan.  Tugas  dan  tanggungjawab sekretaris direksi adalah memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan  tugas,  fungsi  dan  tanggungjawabnya,  mengatur  aktivitas  perusahaan,  mulai  dari administrasi  hingga  human  relations  (HR),  menjadi  perantara  pihak-pihak  yang  ingin berhubungan dengan pimpinan, menjadi mediator pimpinan dengan bawahan, memberikan ide- ide sebagai  alternatif pemikiran pimpinan, pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
Kualifikasi  yang  di  harus  dipenuhi  adalah  pendidikan  D3  Sekretaris,  IPK  Diatas  3.00, penampilan  menarik,  pandai  berkomunikasi  dan  cepat  beradaptasi  dengan  lingkungan  area pertambangan, menguasai micrososft Office (terutama Hlookup dan Vlookup )
Tabel 1. Kebutuhan Kompetensi PT SSS

## SYARAT KEPRIBADIAN
Bersikap mawas diri Ramah Sabar Simpatik Penampilan diri baik Pandai bergaul Dapat dipercaya Bersikap bijaksana Memiliki ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaannya
√
√ √ √ √ √ √ √ SYARAT PENGETAHUAN Menguasai Bahasa Indonesia, lisan dan tertulis Menguasai Bahasa asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Penge- tahuan visi, misi, Penge- tahuan tugas
& struktur organi- sasi
Penge- tahuan susunan Personel Korespondensi Tata Kearsipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan √ √ √
√ √
√ SYARAT KEAHLIAN Menyusun laporan Kores- pondensi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kearsipan Komunikasi Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor √ √
√

## 2. Asisten Direktur, PT Wiratama Kreasi Komputindo (WKK) - Jakarta.
PT  Wiratama  Kreasi  Komputindo  adalah  perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  distribusi aksesoris  handphone  dan  komputer.  Pemilik  dari  brand  VYATTA  &  WKK.  Tugas  dan tanggungjawab  asisten  direktur  adalah  menginformasikan  kebijakan  direksi  kepada  pihak internal  dan  eksternal  perusahaan,  menyiapkan  bahan-bahan  laporan  untuk  rapat  Direksi bersama dengan jajaran  peserta rapat, mengupayakan kelancaran pelaksanaan  agenda kegiatan direksi, melakukan himbauan kepada para manager maupun supervisor yang harus memberikan laporan  setiap  harinya  kepada  Direksi,  menjadi  notulen  rapat  maupun  perwakilan  meeting, memeriksa  maupun  melakukan  evaluasi  terhadap  hasil  kerja  dan  laporan  para  staff  dan karyawan kepada pimpinan perusahaan.
Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38
Kualifikasi yang di harus dipenuhi adalah minimal pendidikan S1, bisa mengoperasikan Ms. Office  dan  internet  dengan  baik,  mengetik  dengan  cepat,  memiliki  jiwa  kepemimpinan  yang baik, mampu memberikan motivasi, arahan, dan evaluasi kepada tim nya, memiliki kemampuan memeriksa  laporan  yang  mendetail  dengan  sangat  teliti,  memiliki  pengalaman  sebagai administrasi/sekretaris direksi.

## Tabel 2. Kebutuhan Kompetensi PT WKK
SYARAT KEPRIBADIAN Bersikap mawas diri Ramah Sabar Simpatik Penampilan diri baik Pandai bergaul Dapat dipercaya Bersikap bijaksana Memiliki ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaan nya √ √ √ √ √ √ √

## SYARAT PENGETAHUAN
Menguasai b. Indonesia, lisan dan tertulis Menguasai b. asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Penge- tahuan visi, misi, Penge- tahuan tugas & struktur organi- sasi Penge- tahuan susunan Personel Korespondensi Tata Kearsipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan √ √
√ √ √
√ √ √ SYARAT KEAHLIAN Menyusun laporan Kores- pondensi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kearsipan Komunikasi Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor √ √ √
√ √ √

## 3. Sekretaris Direktur, PT Kalibesar Raya Utama (KRU) – Jakarta
PT  Kalibesar  Raya  Utama  adalah  perusahaan  pialang  dan  konsultan  asuransi.  Tugas  dan tanggungjawab  sekretaris  direktur  adalah  mampu  bersikap  tegas  dan  cepat  dalam  mengambil keputusan,  melakukan  aktivitas  kesekretariatan  perusahaan,  menyusun,  menyiapkan,  dan mengupayakan  kelancaran  pelaksanaan  agenda  kegiatan  direksi,  mengurus  segala  administrasi terkait  kegiatan  direksi,  membuat  dan  mengelola  file/dokumen  perusahaan,  mengorganisir pertemuan  bisnis.  Kualifikasi  yang  harus  dipenuhi  adalah  pendidikan  min.  D3  jurusan kesekretarisan/administrasi, berpengalaman minimal satu tahun di bidang sekretaris, memahami dan mampu mengoperasikan microsoft office, bertanggung jawab.
Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38

## Tabel 3. Kebutuhan Kompetensi PT KRU

## SYARAT KEPRIBADIAN
Bersikap mawas diri Ramah Sabar Simpatik Penampilan diri baik Pandai bergaul Dapat dipercaya Bersikap bijaksana Memiliki ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaan nya √
√ √ √ √

## SYARAT PENGETAHUAN
Menguasai b. indonesia, lisan dan tertulis Menguasai b. asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Penge- tahuan visi, misi, Penge- tahuan tugas & struktur organi- sasi Penge- tahuan susunan Personel Korespondensi Tata Kearsipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan
√ √ √
√ √ √ √ SYARAT KEAHLIAN Menyusun laporan Kores- pondensi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kearsipan Komunikasi Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor
√ √ √ √
√ √ √

## 4. Sekretaris Direksi, PT Kreasi Sukses Indoprima (KSI) - Jakarta.
PT  Kreasi  Sukses  Indoprima  adalah  perusahaan  yang  bergerak  di  bidang  alat-alat pendukung  industri,  seperti  penyedia  alat-alat  ukur,  pompa,  filter  dan  systems.  Tugas  dan tanggungjawab sekretaris direktur adalah melaksanakan tugas-tugas administrasi kesekretariatan,  terutama  yang  bersifat  kompleks  dan  rahasia.  melakukan  tugas  –  tugas kesekretariatan  untuk  mendukung  tugas  atau  pekerjaan  sehari  –hari  direktur,  melengkapi dokumen kebutuhan import dan memprosesnya.
Kualifikasi  yang  harus  dipenuhi  adalah  pendidikan  minimum  D3  Sekretaris,  pengalaman sebagai  sekretaris  minimum  3  tahun  dan  diutamakan  pengalaman  sebagai  sekretaris direksi/eksekutif,  memiliki  kemampuan  bahasa  inggris,  dibuktikan  dengan  sertifikat  TOEFL 450  atau  IELTS  6.0,  memiliki  keterampilan  mengoperasikan  microsoft  office,  memiliki pengetahuan  dalam  proses  import,  memiliki  ketrampilan  komunikasi  interpersonal  dan korespondensi  menggunakan  bahasa  inggris,    mampu  berbahasa  mandarin,  teliti  dan  cekatan dalam kerja serta memiliki time management yang baik.
Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38

## Tabel 4. Kebutuhan Kompetensi PT KSI

## SYARAT KEPRIBADIAN
Bersikap mawas diri Ramah Sabar Simpatik Penampilan diri baik Pandai bergaul Dapat diperca ya Bersikap bijaksana Memilik i ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaannya
√ √ √ √ √ √ √ √ √ SYARAT PENGETAHUAN Menguasai b. indonesia, lisan dan tertulis Menguasai b. asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Penge- tahuan visi, misi, Penge- tahuan tugas & struktur organi- sasi Penge- tahuan susunan Personel
Korespon- densi Tata Kearsipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan √ √
√ √ SYARAT KEAHLIAN Menyusun laporan Kores- pondensi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kearsipan Komunikasi Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor
√ √ √ √ √

## 5. Sekretaris Direktur, PT Ihaka Saka Nusantara (ISN) – Jakarta
PT Ihaka Saka Nusantara perusahaan  yang menjadi agen utama Haushahn Elevator. Tugas dan  tanggungjawab  sekretaris  direktur  adalah  mengelola  database  inventaris  dan  menyimpan dokumen  asli  perusahaan,  membuat  kontrak;  surat  perjanjian;  dokumen  perbankan  dan dokumen-dokumen  penting  lainnya  yang  dibutuhkan  oleh  pimpinan,  melakukan  tugas-tugas lainnya  yang  dibutuhkan  oleh  perusahaan,  pemegang  informasi  penting  pimpinan  yang berkaitan  dengan  perusahaan,  menyiapkan  dokumen-dokumen  yang  diperlukan  secara  benar dan tepat waktu, mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dengan baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Kualifikasi yang harus dipenuhi adalah menguasai microsoft office, mampu membuat surat penawaran dan membaca kontrak, pengalaman minimal tiga tahun di bidangnya.
Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38

## Tabel 5. Kebutuhan Kompetensi PT ISN

## SYARAT KEPRIBADIAN
Bersikap mawas diri Ramah Sabar Simpatik Penampilan diri baik Pandai bergaul Dapat dipercaya Bersikap bijaksana Memiliki ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaan nya √ √ √ √ √ SYARAT PENGETAHUAN Menguasai b. indonesia, lisan dan tertulis Menguasai b. asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Penge- tahuan visi, misi, Penge- tahuan tugas & struktur organi- sasi Penge- tahuan susunan Personel Korespondensi Tata Kearsipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan
√ √
√ √
√
√ √ √ SYARAT KEAHLIAN Menyusun laporan Kores- pondensi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kearsipan Komunikasi Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor
√ √ √
√ √ √ √

## 6. Sekretaris Direksi, PT Magnesium Gosari Internasional (MGI) – Gresik
PT Magnesium Gosari  Internasional adalah perusahaan multinasional dibidang manufaktur pupuk.  Tugas  dan  tanggungjawab  sekretaris  direksi  adalah  menyiapkan,  mengatur,  memonitor dan  mengontrol  jadwal  meeting  direksi;  menyiapkan,  melakukan  kegiatan  administrasi, mengatur,  memonitor  dan  mengontrol  jadwal  perjalanan  dan  juga  persiapan  yang  dibutuhkan dalam  perjalanan  dinas  direksi;  melakukan  kegiatan  administrasi,  mengatur,  memonitor  dan mengontrol  seluruh  data-data  administrasi  yang  berhubungan  dengan  direksi  seperti  surat menyurat  direksi,  notulen  rapat;  mengatur,  memonitor  dan  mengontrol  seluruh  telepon  masuk untuk  direksi;  menyiapkan,  melakukan  kegiatan  administrasi,  mengatur,  memonitor  dan mengontrol  seluruh  kebutuhan  surat  menyurat  yang  efektif  dan  efisien;  memegang  rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
Kualifikasi  yang  harus  dipenuhi  adalah  pendidikan  S1  semua  jurusan,  fresh  graduate; pengalaman  minimal  satu  tahun  sebagai  sekretaris  direksi  atau  sekretaris  perusahaan  lebih diutamakan,  penampilan  menarik;  pandai  berkomunikasi  dan  cepat  beradaptasi  dengan lingkungan,  bersedia  bekerjasama  dan  siap  bekerja  keras,  loyalitas  dan  terbiasa  mandiri, menguasai microsoft office, bersedia melakukan perjalanan dinas.
Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38

## Tabel 6. Kebutuhan Kompetensi PT MGI

## SYARAT KEPRIBADIAN
Bersikap mawas diri Ramah Sabar Simpatik Penam- pilan diri baik Pandai bergaul Dapat dipercaya Bersikap bijaksana Memiliki ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaa nnya √ √ √ √ √ √ SYARAT PENGETAHUAN Menguasai b. indonesia, lisan dan tertulis Menguasai b. asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Penge- tahuan visi, misi, Penge- tahuan tugas & struktur organi- sasi Penge- tahuan susunan Personel Korespondensi Tata Kearsipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan
√ √ √
√ √ √ SYARAT KEAHLIAN Menyusun laporan Kores- pondensi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kearsipan Komunikasi Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor
√ √
√ √ √ √ √

## 7. Sekretaris Direksi, PT Angkasa Pura Retail (APR) – Jakarta
PT Angkasa Pura Retail bergerak dibidang penjualan retail  dan layanan  pemasaran.  Tugas dan tanggungjawab sekretaris direksi adalah menyusun agenda direktur; menyiapkan keperluan perjalanan/rapat/ event ;  mengumpulkan  data-data  periodik  setiap  departemen  untuk  untuk dilaporkan  ke  direktur  terkait,  mengelola petty  cash ,  mengelola  klaim  restitusi  direktur, membuat notulen rapat setiap agenda meeting yang dijalankan direksi, menyelesaikan pekerjaan yang  diinstruksikan,  mengurus  masalah  administrasi  direksi,  mempersiapkan  bahan-bahan rapat,  mendampingi  direksi  pada  saat  rapat  atau  perjalanan  dinas,  melakukan  kegiatan korespondensi direksi.
Kualifikasi  yang  harus  dipenuhi  adalah  memiliki  pendidikan  diploma,  gelar  sarjana  di bidang  apapun,  memiliki  kemampuan  berbahasa  Indonesia  dan  Inggris  aktif,  memiliki pengalaman  di  bidang  yang  sesuai  dengan  posisi  sekretaris  direksi  tiga  tahun,  menguasai microsoft  office, lebih  disukai   supervisor/  koordinator khusus  sekretaris,  penampilan menarik dan  komunikatif,  terbiasa  dengan deadline ; multitasking ;  teliti  dan  responsif,  dinamis;  kreatif; komunikasi interpersonal; percaya diri; integritas tinggi.
Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38

## Tabel 7. Kebutuhan Kompetensi PT APR

## SYARAT KEPRIBADIAN
Bersikap mawas diri Ramah Sabar Simpatik Penampil an diri baik Pandai bergaul Dapat dipercaya Bersikap bijaksana Memiliki ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaan nya
√ √
√ √ √ √
√ √ √ √ SYARAT PENGETAHUAN Menguasai b. indonesia, lisan dan tertulis Menguas ai b. asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Penge- tahuan visi, misi, Penge- tahuan tugas & struktur organi- sasi Penge- tahuan susunan Personel Korespondensi Tata Kearsipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan √
√ √ √ SYARAT KEAHLIAN Menyusun laporan Kores- pondensi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kearsipan Komunikasi Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor √ √ √ √ √ √

## 8. Sekretaris Direksi, Gunawangsa Group (GG) - Surabaya.
Gunawangsa Group adalah perusahaan pengembang properti, high rise building , residential , commercial , office dan hospitality .  Tugas  dan  tanggungjawab  sekretaris  direksi  adalah melakukan  kegiatan  kesekretariatan  perusahaan,  membantu  kelancaran  pelaksanaan  agenda kegiatan direksi, memberikan masukan kepada direksi dari aspek hukum yang berkaitan dengan operasionalisasi  dan  pengembangan  usaha  perusahaan,  bertanggungjawab  dalam  penyimpanan dokumen  asli  perusahaan,  mengkomunikasi  kebijakan  perusahaan  kepada  pihak  internal  dan eksternal,  mengkoordinasikan  bahan-bahan  laporan  untuk  rapat  komisaris  dan  rapat  umum pemegang  saham,  menyiapkan  laporan  keseluruhan  tentang  kegiatan  sekretaris  perusahaan secara benar dan tepat waktu.
Kualifikasi  yang  harus  dipenuhi  adalah  pendidikan  minimal  S1  jurusan  akuntansi, pengalaman  minimal  tiga  tahun  sebagai  sekretaris  direksi,  disiplin;  tanggungjawab;  jujur; inisiatif;  komunikatif  dan  memiliki  ketrampilan  presentasi,  tegas  dan  berorientasi  pada  detail, penampilan menarik.
Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38

## Tabel 8. Kebutuhan Kompetensi PT GG

## SYARAT KEPRIBADIAN
Bersikap mawas diri Ramah Sabar Simpatik Penampilan diri baik Pandai bergaul Dapat dipercaya Bersikap bijaksana Memiliki ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaann ya √ √ √ √

## SYARAT PENGETAHUAN
Menguasai b. indonesia, lisan dan tertulis Menguasai b. asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Penge- tahuan visi, misi, Penge- tahuan tugas & struktur organi- sasi
Penge- tahuan susunan Personel Korespondensi Tata Kearsipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan √ √ √
√
√
√ SYARAT KEAHLIAN Menyusun laporan Kores- pondensi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kearsipan Komunikasi Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor
√ √ √ √ √
√ √

## 9. Sekretaris Direksi, PT Priamanaya Energi (PE) - Jakarta
PT  Priamanaya  Energi  adalah  perusahaan  bergerak  dibidang  properti  dan  penambangan.
Tugas  dan  tanggungjawab  sekretaris  direksi  adalah  mensupport  pekerjaan  atasan,  menyusun laporan  dan  melakukan  kegiatan  pengarsipan,  melakukan  kegiatan  korespondensi.Kualifikasi yang harus dipenuhi adalah lulusan S1 semua jurusan, memiliki kemampuan menyusun laporan; mengatur  acara;  mengarsip  dokumen;  korespondensi,  memiliki  kemampuan  berbahasa  Inggris verbal dan tertulis, komunikatif dan enerjik.

## Tabel 9. Kebutuhan Kompetensi PT PE
SYARAT KEPRIBADIAN Bersikap mawas diri Ramah Sabar Simpatik Penampilan diri baik Pandai bergaul Dapat dipercaya Bersikap bijaksana Memiliki ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaan nya
√
√ √ √ √ SYARAT PENGETAHUAN Menguasai b. indonesia, lisan dan tertulis Menguasai b. asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Penge- tahuan visi, misi, Penge- tahuan tugas
& struktur organi- sasi Penge- tahuan susunan Personel Korespondensi Tata Kearsipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan
√ √
√ √ √ SYARAT KEAHLIAN Menyusun laporan Kores- pondensi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kearsipan Komunikasi Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor
√ √ √ √ √ √ √
Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38

## 10. Sekretaris Direksi dan Korporasi, PT Satya Dharma Kardia (SDK) - Jakarta
PT Satya Dharma Kardia adalah sebuah perusahaan yang memberikan pelayanan kesehatan jantung  dengan  membangun  RS.  Jantung  Jakarta.  Tugas  dan  tanggungjawab  sekretaris  direksi adalah melakukan kegiatan administrasi  yang dapat menunjang pekerjaan dan kegiatan direksi yaitu  korespondensi;  review  perjanjian;  laporan  unit  kerja,  mengorganisasikan  kegiatan  rutin direksi  yaitu  menjadwal  rapat;  perjalanan  dinas  dan  aktifitas  personal  direksi,  mencatat  dan membuat minutes  of  meeting pada  PIC  terkait,  menjadi  perantara    untuk  tim  internal  dan eksternal  yang  akan  berhubungan  dengan  direksi,  mengarsip  dokumen  kegiatan  administrasi bisnis  dan  personal  direksi,  menindaklanjuti  surat  direksi,  menyortir  surat  direksi, mengkomunikasi permintaan surat/memo yang telah disetujui direksi kepada pihak internal dan eksternal.
Kualifikasi  yang  harus  dipenuhi  adalah  pendidikan  minimal  D3/S1,  menguasai  bahasa Inggris  lisan  dan  tertulis,  memiliki  pengalaman  sebagai  sekretaris  direksi  dan  bidang  terkait minimal  tiga  tahun,  bersedia  bekerja  overtime;  memiliki  kemampuan time  management; well organized; integritas  tinggi; inisiatif tinggi; multitasking ;  wawasan luas, penampilan rapih  dan enerjik, menguasai microsoft office dan diutamakan mampu menyiapkan laporan dan presentasi, memiliki  kemampuan  menyusun  jadwal  meeting  untuk  direksi,  memiliki  kemampuan komunikasi yang baik dengan semua level dan posisi.

## Tabel 10. Kebutuhan Kompetensi PT SDK
SYARAT KEPRIBADIAN Bersikap mawas diri Ramah Sabar Simpatik Penampilan diri baik Pandai bergaul Dapat dipercaya Bersikap bijaksana Memiliki ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaan nya √ √ √ √ √ √

## SYARAT PENGETAHUAN
Menguasai b. indonesia, lisan dan tertulis Menguasai b. asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Penge- tahuan visi, misi, Penge- tahuan tugas & struktur organi- sasi Penge- tahuan susunan Personel Korespondensi Tata Kearsipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan
√ √
√ √ √ √ √ SYARAT KEAHLIAN Menyusun laporan Kores- pondensi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kearsipan Komunikasi Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor
√ √
√ √ √ √ √
Tugas  dan  tanggungjawab  sekretaris  direksi  adalah  sebagai  sumber  informasi  pimpinan, memfilter  informasi  yang  masuk,  menangani  kegiatan  administrasi  kesekretariatan  dan  human relation,  menjadi  perantara  antara  pimpinan  dengan  bawahan,  memberikan  alternatif  pemikiran kepada  pimpinan,  mampu  memegang  rahasia  pimpinan,  menyampaikan  informasi  mengenai kebijakan  direksi  kepada  pihak  eksternal  dan  internal,  menyiapkan  laporan,  menyusun  agenda kegiatan  direksi,  menjadi  notula  dan  membuat  notulen  rapat,  mengelola  dokumen, mengorganisasikan  pertemuan  bisnis,  mampu  bersikap  tegas  dan  cepat  dalam  mengambil keputusan, mengelola data base, membuat kontrak dan surat perjanjian, menangani dokumen bank dan  dokumen  penting  lainnya,  menyiapkan  dokumen  yang  diperlukan  dengan  benar  dan  tepat waktu, menangani surat menyurat direksi, menangani perjalanan dinas direksi, mengumpulkan data periodik  dari  departemen  terkait  untuk  dilaporkan  ke  direktur,  mengelola petty  cash dan  klaim restitusi  direktur,  mengoordinasikan  bahan-bahan  laporan  untuk  keperluan  rapat  komisaris  dan rapat umum pemegang saham.
Tugas  dan  tanggung  jawab  tersebut  dapat  dilaksanakan  dengan  profesional,  apabila  sekretaris direksi memiliki kompetensi sebagai berikut :
1. Syarat kepribadian seorang sekretaris.

## Tabel 11. Syarat Kepribadian Seorang Sekretaris
Peru- sahaan Bersikap mawas diri Ra- mah Sa- bar Sim- patik Penam- pilan diri baik Pandai bergaul Dapat diper- caya Bersikap bijaksana Memili ki ingatan baik Memiliki perhatian pada pekerjaan nya PT SSJ √ √ √ √ √ √ √ √ PT WKK √ √ √ √ √ √ √ PT KRU √ √ √ √ √ PT KSI √ √ √ √ √ √ √ √ √ PT ISN √ √ √ √ √ PT MGI √ √ √ √ √ √ PT APR √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ PT GG √ √ √ √ PT PE √ √ √ √ √ PT SDK √ √ √ √ √ √ Total 8 3 3 3 6 7 10 7 9 10
Kepribadian yang kuat pada seorang sekretaris direksi dicirikan oleh perilaku tampaknya ( overt ) yang  menaruh  perhatian  tinggi  pada  pekerjaannya,  dapat  dipercaya,  memiliki  ingatan  yang  baik, dapat  bersikap  mawas  diri,  cukup  luwes  dalam  bergaul,  berpenampilan  profesional.  Utamanya seorang sekretaris direksi harus memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi. Sementara sikap seperti ramah, sabar dan simpatik hanya diperlukan pada indutri tertentu saja.
Edisi Agustus 2019, Vol. XVI  No. 2, ISSN 1412-1131, e-ISSN 2528-5750,  Hal. 22-38

## 2. Syarat Pengetahuan
Tabel 12. Syarat Pengetahuan Seorang Sekretaris
Memiliki  kompetensi  pengetahuan  dalam  penguasaan  bahasa  asing  lisan  dan  tertulis, penguasaan  terhadap  bisnis  perusahaan  yang  didukung  dengan  kemampuan  dalam  melakukan korespondensi  dan  penguasaan  bahasa  Indonesia  lisan  dan  tertulis  maupun  keterampilan  dalam kearsipan,  pengetahuan  tentang  tugas  dan  struktur  organisasi,  serta  susunan  personel  merupakan kompetensi-kompetensi  yang  menjadi  kebutuhan  seorang  sekretaris  direksi  pada  semua  bidang industri yang diteliti.
3. Syarat Keahlian
Tabel 13. Syarat Keahlian Seorang Sekretaris
Peru- sahaan Menguasai b. indone- sia, lisan dan tertulis Mengu- asai b. asing, lisan dan tertulis Penge- tahuan ekstra Pengeta huan visi, misi, Penge- tahuan tugas & struktur organi- sasi Penge- tahuan susu- nan Perso- nel Kores- ponden- si Tata Kear- sipan Pengeta- huan berhu- bungan dengan bisnis perusahaan PT SSJ √ √ √ √ √ √ PT WKK √ √ √ √ √ √ √ √ PT KRU √ √ √ √ √ √ √ PT KSI √ √ √ √ PT ISN √ √ √ √ √ √ √ √ PT MGI √ √ √ √ √ √ PT APR √ √ √ √ PT GG √ √ √ √ √ √ PT PE √ √ √ √ √ PT SDK √ √ √ √ √ √ √ Total 8 10 6 1 6 6 8 6 9 Peru- sahaan Menyu- sun laporan Korespon- densi Penggunaan b. Indonesia dan asing Kear- sipan Komunika -si Menulis cepat Mengetik Pengalaman bidang perkantoran & tata usaha kantor PT SSJ √ √ √ PT WKK √ √ √ √ √ √ PT KRU √ √ √ √ √ √ √ PT KSI √ √ √ √ √ PT ISN √ √ √ √ √ √ √ PT MGI √ √ √ √ √ √ √ PT APR √ √ √ √ √ √ PT GG √ √ √ √ √ √ √ PT PE √ √ √ √ √ √ √ PT SDK √ √ √ √ √ √ √ Total 8 9 10 6 10 9 10
Keahlian  dalam  berkomunikasi,  penggunaan  bahasa  Indonesia  dan  asing,  korespondensi, penyusunan laporan dan pengarsipan merupakan kompetensi-kompetensi yang harus dikuasai oleh seorang  sekretaris  direksi.  Tidak  cukup  hanya  itu,  pada  penelitian  ini  syarat  keahlian  lain  yang menjadi  cukup  krusial  adalah  dimilikinya  pengalaman  dalam  menangani  pekerjaan  di  bidang perkantoran dan tata usaha kantor.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian sekunder diatas, maka persyaratan utama yang harus dimiliki oleh sekretaris  direksi  agar  kompeten  dalam  menjalankan  tugas  adalah  memiliki  kepribadian, pengetahuan dan keahlian yang memenuhi standar kualifikasi yang tinggi.
Dari  sisi  kepribadian,  sepuluh  perusahaan  yang  menjadi  objek  penelitian  mensyaratkan sekretaris  direksi  merupakan  seseorang  yang  dapat  dipercaya  dan  memiliki  perhatian  pada pekerjaannya.  Sembilan  perusahaan  mensyaratkan  agar  sekretarisnya  memiliki  ingatan  yang  baik. Delapan  perusahaan  mensyaratkan  sekretarisnya  memiliki  sikap  mawas  diri.  Tujuh  perusahaan mensyaratkan  sekretarisnya  mampu  bersikap  bijaksana.  Tiga  perusahaan  menginginkan  sekretaris mereka  memiliki  kepribadian  yang  ramah,  sabar  dan  simpatik.  Kompetensi  tersebut  dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan tanggungjawab sebagai sumber informasi bagi pimpinan, memfilter informasi  yang  masuk,  menjadi  perantara  antara  pimpinan  dengan  bawahan,  mampu  memegang rahasia pimpinan, mampu bersikap tegas dan cepat dalam mengambil keputusan.
Dari sisi pengetahuan, sepuluh perusahaan mensyaratkan sekretarisnya menguasai bahasa asing, lisan dan tertulis. Sembilan perusahaan mensyaratkan sekretaris direksi yang memiliki pengetahuan yang berhubungan dengan bisnis  perusahaan. Delapan perusahaan mensyaratkan sekretaris  direksi yang menguasai bahasa Indonesia lisan dan tertulis, memiliki pengetahuan tentang korespondensi, enam perusahaan menginginkan sekretaris direksi yang memiliki pengetahuan esktra, pengetahuan tentang  tugas  dan  struktur  organisasi  dan  pengetahuan  tentang  susunan  personel.  Satu  perusahaan membutuhkan sekretaris yang memiliki pengetahuan tentang visi dan misi perusahaan. Kompetensi tersebut  dibutuhkan  untuk  menyelesaikan  tugas  dan  tanggungjawab  menyampaikan  informasi mengenai  kebijakan  direksi  kepada  pihak  eksternal  dan  internal,  membuat  kontrak  dan  surat perjanjian,  memberikan  alternatif  pemikiran  kepada  pimpinan,  menangani  dokumen  bank  dan dokumen  penting  lainnya,  mengorganisasikan  pertemuan  bisnis,  menyiapkan  dokumen  yang diperlukan dengan benar dan tepat waktu, menangani surat menyurat direksi, menangani perjalanan dinas  direksi,  mengelola petty  cash dan  klaim  restitusi  direktur,  mengoordinasikan  bahan-bahan laporan untuk keperluan rapat komisaris dan rapat umum pemegang saham.
Untuk  sisi  keahlian,  sepuluh  perusahaan  menginginkan  sekretaris  direksi  yang  memiliki keahlian  menggunakan  bahasa  Indonesia  dan  asing,  memiliki  ketrampilan  berkomunikasi  dan memiliki  pengalaman  bidang  perkantoran  dan  tata  usaha  kantor.  Sembilan  perusahaan mensyaratkan  sekretarisnya  memiliki  kompetensi  dalam  mengetik  dan  korespondensi.  Delapan perusahaan membutuhkan sekretaris direksi dengan keahlian menyusun laporan. Enam perusahaan membutuhkan  sekretaris  direksi  yang  memiliki  keahlian  mengarsip.  Kompetensi  tersebut dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan tanggungjawab sumber informasi pimpinan, menangani kegiatan  administrasi  kesekretariatan  dan  human  relation,  menjadi  perantara  antara  pimpinan dengan bawahan, menyampaikan informasi mengenai kebijakan direksi kepada pihak eksternal dan internal,  menyiapkan  laporan,  menyusun  agenda  kegiatan  direksi,  menjadi  notula  dan  membuat notulen  rapat,  mengelola  dokumen,  mengelola  data  base,  membuat  kontrak  dan  surat  perjanjian, menangani  dokumen  bank  dan  dokumen  penting  lainnya,  menyiapkan  dokumen  yang  diperlukan dengan benar dan tepat  waktu, menangani surat menyurat direksi, mengoordinasikan bahan-bahan laporan untuk keperluan rapat komisaris dan rapat umum pemegang saham.
Implikasinya, penelitian ini dapat dimanfaatkan oleh individu yang berminat menjadi sekretaris direksi  dalam  melakukan  pengembangan  diri  agar  dapat  memenuhi  kualifikasi  sesuai  dengan kompetensi  minimal  yang  harus  dipenuhi.  Disarankan  agar  perusahaan  yang  membutuhkan sekretaris  direksi  dapat  memberikan  informasi  lengkap  dan  detail  mengenai  tugas  dan tanggungjawab  yang  akan  dilaksanakan,  sehingga  calon  sekretaris  direksi  mampu  mengukur  diri dan  mempersiapkan  diri  dengan  kompetensi  yang  dibutuhkan  yang  memenuhi  prinsip the  right secretary in the right place .

## DAFTAR PUSTAKA
Gaol  CJL.  2015. Keandalan  dan  Sukses  Sekretaris  Perusahaan  dan  Organisasi. Jakarta:  PT  Elex Media Komputindo.
Selfiana.  2018.  Kompetensi  Sekretaris  Terkini  Menghadapi  Era  Revolusi  Industri  4.0  Di  Sepuluh
BUMN Indonesia. Jurnal Administrasi Kantor, 6 920, 163–172 .
Wibowo. 2010. Budaya Organisasi. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada.
Widiawati  K,  Selfiana.  2018.  Kompetensi  dan  kebutuhan  sekretaris  dan  administrasi  profesional terkini  di  sepuluh  perusahaan  indonesia. Ikraith-Humaniora,  2  (2),    24–30,  diambil  dari http://journals.upi-yai.ac.id/index.php/ikraith-humaniora/article/view/221/120

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  rekan-rekan  dosen  yang  telah  memberikan  masukan sehingga  penelitian  ini  dapat  diselesaikan.  Terima  kasih  juga  disampaikan  kepada  pihak  redaksi yang telah bersedia menerima hasi penelitian ini.

## PROFIL PENULIS
Selfiana adalah penulis dan dosen di Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Insani.  Penelitiannya berfokus pada kompetensi sekretaris dan komunikasi. Hasil penelitian seputar kompetensi sekretaris berjudul  kompetensi  dan  kebutuhan  sekretaris  dan  administrasi  profesional  terkini  di  sepuluh perusahaan  Indonesia,  kompetensi  sekretaris  terkini  menghadapi  era  revolusi  Industri  4.0.  di sepuluh  BUMN  Indonesia.  Saat  ini  penulis  sedang  melakukan  penelitian  berjudul  mengelola sekretaris  dengan  kompetensi  sesuai  kebutuhan  masa  depan  melalui strength  based  talent management dan merupakan penerima hibah penelitian dosen pemula tahun 2019.