## P ENGEMBANGAN S ISTEM P ELACAKAN A LUMNI (T RACER S TUDY ) M ENGGUNAKAN

## M ETODE P ROTOTIPE B ERBASIS W EBSITE
Stephanus Widjaja 1 , Edwin Prayoga Hadiwidjaja 2
1 Teknik Informatika, STMIK AKI Pati
2 Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Nasional Karangturi e-mail: 1 stephanuswidjaja@gmail.com, 2 edwinprayoga14@gmail.com

## Abstrak
Pelacakan alumni (tracer study) menjadi salah satu kegiatan yang sangat penting penting untuk dilakukan  secara  berkala  dan  konsisten.  Pelacakan  alumni  sebenarnya  merupakan  salah  satu  bagian dari  pengembangan  universitas  atau  perguruan  tinggi  yang  berkelanjutan.  Hasil  pelacakan  alumni yang baik akan menghasilkan inputan yang baik pula pada universitas khususnya program studi untuk mengembangkan kurikulum dan model pembelajarannya. Sistem pelacakan alumni dibangun berbasis website  dengan  metode  pengembangan  sistem  prototipe.  Pengembangan  sistem  dimulai  dengan pengumpulan  data  pada  objek  dan  pengguna  melalui  metode  wawancara  dan  observasi.  Setelah  itu dilakukan  analisa  sistem menggunakan  metode  PIECES  dan  dilanjutkan  dengan  perancangan  sistem menggunakan metode Unified Modelling Language (UML). Penelitian ini menghasilkan model awal sistem  pelacakan  alumni  yang  kedepannya  akan  terus  dikembangkan  sesuai  dengan  perkembangan peraturan dan kebutuhan penggunanya.
Kata Kunci : sistem pelacakan alumni, prototipe, website

## 1. P ENDAHULUAN
Pelacakan  alumni  atau tracer  study merupakan  salah  satu  kegiatan  rutin  dan  penting  yang dilakukan seluruh perguruan tinggi[1]. Kegiatan pelacakan alumni atau tracer study adalah kegiatan untuk  mengetahui  informasi  alumni  seperti  mereka  bekerja  di  mana,  bekerja  di  bidang  apa,  berapa pendapatan  mereka,  apa  saja skill yang  diperlukan,  apa  saja  tuntutan  dunia  kerja  saat  ini  (kondisi nyata  di  lapangan)  dan  lain  sebagainya[2].  Informasi  tersebut  sangat  penting  bagi  perguruan  tinggi untuk  mengetahui  sudah  seberapa  bergunanya  pendidikan  yang  diselenggarakannya  terhadap kebutuhan  dunia  kerja[3].  Selain  itu  pelacakan  alumni  sangat  berguna  untuk  mengetahui  masukan serta  kritik  dari  alumni  terhadap  pendidikan  yang  diselenggarakan  perguruan  tingginya[3][4].  Data yang  diberikan  oleh  alumni  melalui  kuesioner  sangat  membantu  universitas  untuk  mengembangkan kurikulum  yang  ada[5].  Pengembangan  kurikulum  yang  ada  direncanakan  untuk  dilakukan  setiap empat  tahun  sekali  berdasarkan  masukan  dari  berbagai  pihak  seperti  alumni,  pengguna  alumni (perusahaan  atau  dunia  kerja)  dan  seluruh stakeholder yang  ada.  Untuk  mendapatkan  masukan tersebut  dapat  melalui  kuesioner  alumni  yang  ditujukan  untuk  para  alumni,  kuesioner  pengguna alumni yang ditujukan untuk para pengguna alumni (perusahaan atau sejenisnya) dan sebagainya[6]. Kuesioner  harus  dibuat  tersistem  agar  penyebarannya  dan  pengolahannya  dapat  dipantau  dan dikendalikan dengan baik.
Pembuatan  kuesioner tracer  study mengacu  pada  lampiran  surat  edaran  pelaporan  hasil pelacakan  jejak  alumni  dan  kebutuhan  internal  universitas.  Secara  garis  besar  kuesioner  alumni mencakup  status  pekerjaan  alumni,  mendapatkan  pekerjaan  dibawah  atau  sama  dengan  enam  bulan dari  kelulusan  atau  sudah  bekerja  sebelum  lulus,  lokasi  pekerjaan  alumni,  jenis  tempat  kerja,  nama institusi  tempat  kerja,  jabatan  (untuk  yang  berwiraswasta),  level  tempat  kerja,  jika  studi  lanjut (sumber biaya, perguruan tinggi, program studi dan tanggal masuk) serta hubungan antara pekerjaan dan bidang studi[7].
Universitas Nasional Karangturi (UNKARTUR) yang berdiri pada 19 Juni 2017 kini telah mulai menghasilkan alumni melalui wisuda perdana pada Oktober 2022 karena itu perlu bagi UNKARTUR untuk  segera  mempersiapkan  sistem  pelacakan  alumni  agar  dapat  melakukan  pelacakan  alumni dengan baik. Kuesioner yang sudah dirancang akan dibagikan melalui sebuah sistem dimana alumni dan  pengguna  alumni  secara  otomatis  akan  menerima  kuesionernya  masing-masing.  Almuni  dan pengguna  alumni  akan  menerima  pemberitahuan  atau  notifikasi  melalui  email  yang  sudah  terdaftar pada  sistem.  Sistem  dikembangkan  berbasis  website  dengan  menggunakan  metode  prototipe. Penggunaan  metode  prototipe  dipilih  karena  kebutuhan  pengguna  belum  tergambar  dengan  sangat
jelas diawal. Dengan menggunakan metode prototipe, pengguna memiliki gambaran awal yang jelas tentang  kebutuhannya  dan  berikutnya  pengguna  dapat  melengkapi  atau  menambahkan  kebutuhan lainnya.

## 2. METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode: 1. Metode pengumpulan data
1) Wawancara
Pada  proses  ini  peneliti  medapatkan  informasi  melalui  tanya  jawab  dengan  pengguna sistem[8][9].  Pengguna  sistem  yang  dilibatkan  adalah  kemahasiswaan  (pengelola),  pengguna alumni dan alumni. Hasil yang didapat akan ditabulasi untuk proses analisa.
2) Observasi
Pada  proses  ini  peneliti  mendapatkan  data  dari  pengamatan  langsung  pada  objek  penelitian yaitu bagian kemahasiswaan[10].
2. Metode analisa sistem
Pada penelitian ini menggunakan metode analisa PIECES[11][12], yaitu:
1) Performance , peningkatan dan perbaikan performa sistem
2) Information , peningkatan mutu informasi
3) Economics , mendatangkan lebih banyak keuntungan ekonomi
4) Control , sistem dapat dikendalikan dengan lebih baik
5) Efficiency , proses bisnis menjadi lebih efisien
6) Service , kualitas layanan meningkat
3. Metode perancangan sistem
Penelitian  ini  menggunakan  metode  perancangan Unified  Modelling  Language (UML)  yaitu memodelkan sistem ke dalam bentuk atribut, kelas, dan relasi operasi[13].
4. Metode pengembangan sistem
Penelitian ini menggunakan metode pengembangan Prototipe yaitu memberikan sebuah prototipe (contoh  awal)  kepada  pengguna  terlebih  dahulu[14].  Metode  ini  dipilih  karena  pengguna  belum memiliki gambaran yang utuh dan detail tentang sistem yang akan dibuat. Dengan adanya metode ini  memungkinkan  pengguna  dapat  melihat  terlebih  dahulu  contoh  awal  dan  kemudian memberikan masukan sesuai dengan kebutuhan dan regulasi yang ada. Tahapan metode prototipe meliputi:
1) Gathering Requirements: mengumpulkan dan menganalisa kebutuhan pengguna.
2) Design Prototype: membuat desain, misal: sketsa atau wireframe.
3) Build Prototype: membuat prototipe dari hasil desain.
4) Test  Prototype:  menguji  prototipe  yang  sudah  dibangun,  memastikan  sudah  sesuai  dengan kebutuhan pengguna.
5) Feedback:  mengumpulkan  umpan  balik  dari  pengguna  terkait  prototipe  yang  disajikan, kemudian pengembang melakukan perbaikan atau penyesuaian sesuai kebutuhan pengguna.
6) Build Full System: pembangunan sistem secara keseluruhan berdasarkan prototipe yang sudah disetujui.

## 4. H ASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem  tracer  study  dirancang  menggunakan  metode Unified  Modelling  Language (UML) memberikan output yaitu use case diagram , diagram  aktivitas ( activity diagram ), sequence diagram dan class diagram . Berikut gambaran diagram-diagram tersebut: 1. Use case diagram
Use  case  diagram menggambarkan  apa  yang  bisa  dilakukan  oleh  sistem tracer  study [15]. Pengguna  sistem tracer  study ada  3  yaitu  pengelola  (bagian  kemahasiswaan),  alumni  dan pengguna alumni. Berikut gambar 1 diagram use case .
Gambar 1 Diagram Use Case Sistem Tracer Study
2. Activity diagram
Diagram activity menggambarkan seluruh proses bisnis yang terjadi di dalam sistem tracer study . Berikut gambar 2 diagram activity [15].
Gambar 2 Diagram Activity Sistem Tracer Study
3. Sequence diagram
Diagram sequence menerangkan detail dari tiap proses yang terjadi pada sistem tracer study [15]. Diagram sequence  Login menerangkan  detail  dari  proses login pengguna  ke  sistem tracer  study . Setiap  pengguna  baik  pengelola  (bagian  kemahasiswaan),  alumni  dan  pengguna  alumni  wajib melakukan login (memasukkan user  name dan password )  ke  dalam  form login sebelum beraktivitas  di  dalam  sistem tracer  study .  Pembuatan  akun  pengguna  untuk  alumni  dibuat  oleh pengelola  ketika  mereka  lulus  (wisuda).  Setelah  alumni  bekerja  mereka  akan  diminta  untuk mengisi  kuesioner  alumni,  dari  sinilah  pengelola  mendapatkan  data  pengguna  alumni  dan  akan secara  aktif  menghubungi  pengguna  alumni  (seperti  perusahaan  atau  organisasi  bisnis)  serta memberikan akun ke pengguna alumni. Selain dari data kuesioner alumni, data pengguna alumni juga  didapatkan  dari  hasil  kerja  sama  antara  kampus  dengan  mitra  (perusahaan  atau  organisasi bisnis). Berikut gambar 3 diagram sequence Login .

## Gambar 3 Diagram Sequence Login
Diagram sequence Mengisi  Kuesioner  Alumni  menerangkan  detail  proses  alumni  mengisi kuesioner alumni. Berikut gambar 4 diagram sequence Mengisi Kuesioner Alumni.
Gambar 4 Diagram Sequence Mengisi Kuesioner Alumni
Diagram sequence Mengisi  Kuesioner  Pengguna  Alumni  menerangkan  detail  proses  pengguna alumni  mengisi  kuesioner.  Berikut  gambar  5  diagram sequence Mengisi  Kuesioner  Pengguna Alumni.
Gambar 5 Diagram Sequence Mengisi Kuesioner Pengguna Alumni
Diagram sequence Memasukkan  Data  Alumni  menerangkan  detail  proses  pengguna  alumni menginputkan data alumni yang bekerja di tempat mereka.

## Gambar 6 Diagram Sequence Memasukkan Data Alumni
Diagram sequence Mengelola  Data  Alumni  menerangkan  detail  proses  pengelola  (bagian kemahasiswaan) melakukan pembaharuan atau update data alumni.
Gambar 7 Diagram Sequence Mengelola Data Alumni
Diagram sequence Update  Profil  menerangkan  detail  proses  pengguna  (pengelola,  alumni  dan pengguna alumni) melakukan pembaharuan atau update profil mereka.
Diagram sequence Memberi Feedback menerangkan  detail  proses  alumni  dan  pengguna  alumni melakukan  pengisian feedback . Feedback yang  diisi  alumni  dan  pengguna  alumni  berbeda  dari isinya akan tetapi detail prosesnya sama.
Gambar 9 Diagram Sequence Memberi Feedback
Diagram sequence Mengelola  Kuesioner  Alumni  menerangkan  detail  proses  pengelola  (bagian kemahasiswaan) melakukan pembaharuan atau update kuesioner yang akan diisi oleh alumni dan pengguna alumni. Isi kuesioner berbeda untuk alumni dan pengguna alumni.
Gambar 10 Diagram Sequence Mengelola Kuesioner Alumni
Diagram sequence Mengelola  Kurikulum  Berjalan  menerangkan  detail  proses  pengelola  (bagian kemahasiswaan)  melakukan  pembaharuan  atau update kurikulum  berjalan.  Jika  ada  pergantian kurikulum maka pengelola akan melakukan update pada sistem. Tujuan dari kurikulum berjalan ini adalah  untuk  memberikan  pandangan  kepada  alumni  dan  pengguna  alumni  tentang  materi  yang diberikan sehingga dapat memberikan feedback secara tepat.
Diagram sequence Manajemen User menerangkan detail proses pengelola (bagian kemahasiswaan) melakukan pengaturan pengguna.
Gambar 12 Diagram Sequence Manajemen User

## 4. Class diagram
Diagram class adalah diagram yang menggambarkan hubungan atau relasi antara kelas-kelas yang ada di dalam sistem[15].
Pengelola  (bagian  kemahasiswaan)  memiliki  lima  menu  yaitu  menu  Kelola  User,  menu Feedback, menu Kuesioner, menu Kurikulum dan menu Data Alumni. Menu Kelola User adalah salah satu  menu  pada  admin  atau  pengelola  (bagian  kemahasiswaan)  yang  berfungsi  untuk  mengatur seluruh pengguna sistem tracer study (pembuatan user baru, suspend dan hapus). Berikut menu Kelola User:

## Gambar 14 Menu Kelola User pada Admin
Menu  Kuesioner  pada  pengelola  digunakan  untuk  mengelola  kuesioner  alumni  dan  kuesioner pengguna  alumni  yang  akan  diberikan  setiap  dua  kali  dalam  setahun.  Kuesioner  berisi  pertanyaan- pertanyaan  yang  sudah  disusun  terlebih  dahulu  oleh  bagian  kemahasiswaan  dengan  mengacu  pada peraturan yang berlaku.

## Gambar 15 Menu Kelola Kuesioner pada Admin
Menu  Feedback  pada  pengelola  digunakan  untuk  mengelola  feedback  yang  masuk  dari  alumni dan  pengguna  alumni.  Berbeda  dari  kuesioner,  feedback  dapat  diberikan  oleh  alumni  dan  pengguna alumni setiap saat. Menu Feedback ini bertujuan agar alumni dan pengguna alumni dapat secara bebas memberikan  masukkannya  dan  tidak  terikat  dengan  pertanyaan  yang  ada  seperti  pada  kuesioner.
Menu  Feedback  ini  sangat  dibutuhkan  untuk  mendapatkan  masukkan  sebanyak-banyaknya  untuk pengembangan sistem pembelajaran dan kurikulum.

## Gambar 16 Menu Kelola Feedback pada Admin

## 5. K ESIMPULAN
Penelitian ini menghasilkan model awal sistem pelacakan alumni ( trace strudy ) bagi pengguna. Sistem  ini  masih  memerlukan  penyempurnaan  yaitu  pada  bagian  kuesioner  masih  menggunakan Google Forms dan belum terintegrasi sepenuhnya ke dalam sistem yang ada. Analisa hasil kuesioner alumni dan kuesioner pengguna alumni masih dilakukan secara terpisah di luar sistem yang ada.
Sistem  pelacakan  alumni  ( tracer  study )  ini  sangat  memungkinkan  untuk  dikembangkan  lebih jauh lagi, meliputi bagian kuesioner alumni dan pengguna alumni dapat dibuat terintegrasi langsung pada  sistem  pelacakan  alumni  sehingga  proses  analisa  hasil  kuesioner  menjadi  lebih  mudah. Dashboard yang secara otomatis menampilkan hasil survey alumni dan pengguna alumni secara real time. Dashboard yang secara otomatis dapat menampilkan hasil analisa atau kesimpulan dari seluruh feedback  yang  masuk  (feedback  alumni  dan  pengguna  alumni).  Pengembangan  sistem  pelacakan alumni  ( tracer  study )  berbasis  mobile  sehingga  memudahkan  penggunanya  mengakses  dari  gadget masing-masing.

## D AFTAR P USTAKA
[1]  E. Diana and As’ad, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Tracer Study Berbasis Web,” J. MEDIASISFO , vol. 11, no. 2, pp. 817–829, 2017.
[2]  M.  Saleh  and  N.  Safriadi,  “Tracer  Study  Alumni  Fakultas  Teknik  Universitas  Tanjungpura Dengan Sistem Informasi Berbasis Web,” J.  ELKHA ,  vol.  4,  no.  1,  pp.  38–44,  2012,  [Online]. Available: http://jurnal.untan.ac.id/index.php/Elkha/article/view/353
[3]  M. Rizka, A. Amri, H. Hendrawaty, and M. Mahdi, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Tracer  Study  Berbasis  WEB,” J.  Infomedia ,  vol.  3,  no.  2,  pp.  69–73,  2018,  doi: 10.30811/jim.v3i2.716.
[4]  N.  Imamah  and  D.  Hidayat,  “Tracer  Alumni  Berbasis  Android  Studi  Kasus  Di  Fakultas Teknologi Informasi,” J. Inform. - Comput. , vol. 6, no. 2, pp. 42–50, 2019, [Online]. Available: http://unibba.ac.id/fti
[5]  A.  M.  Abdi  Muhaimin,  Y.  Irawan,  Bakhrizal,  and  Y.  Devis,  “Sistem  Informasi  Tracer  Study Berbasis Web Pada Program Pascasarjana Fisip Universitas Riau,” J. Ilmu Komput. , vol. 9, no. 2, pp. 71–77, 2020, doi: 10.33060/jik/2020/vol9.iss2.167.
[6]  L.  Hakim  and  M.  A.  Oktariandi,  “Perancangan  Sistem  Tracer  Alumni  STMIK  Musi  Rawas Berbasis Web Mobile,” J. Sist. Inf. Musirawas , vol. 2, no. 2, pp. 108–116, 2017.
[7]  D. J. P. T. K. P. dan K. R. Indonesia, “Pelaporan Hasil Pelacakan Jejak Alumni (Tracer Study)
Tahun 2022,” Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia , 2022.
https://dikti.kemdikbud.go.id/pembelajaran-dan- kemahasiswaan/pelaporan-hasil-pelacakan-jejak-alumni-tracer-study-tahun-2022/  (accessed  May 11, 2023).
[8]  M. Susanti, “Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis WEB Pada SMK Pasar Minggu Jakarta,” Informatika , vol. 3, no. 1, pp. 91–99, 2016.
[9]  R. Falmarum, A. Erik Nugraha, and Winarno, “Perancangan Sistem Informasi Sistem Akademik Berbasis  WEB  Pada  SMP  2  Klari,” J.  Inf.  Technol.  Comput.  Sci. ,  vol.  4,  no.  2,  pp.  141–154, 2021.
[10] R.  Purwanto,  “Penerapan  Sistem  Informasi  Akademik  (SIA)  Sebagai  Upaya  Peningkatan Efektifitas Dan Efisiensi Pengelolaan Akademik Sekolah,” JTT (Jurnal Teknol. Ter. , vol. 3, no. 2, pp. 24–31, 2017, doi: 10.31884/jtt.v3i2.58.
[11] J.  L.  Whitten  and  L.  D.  Bentley, Systems  Analysis  &  Design  Methods ,  7th  ed.  New  York: McGraw-Hill, 2007.
[12] Anwardi;, A. Ramadona, M. Hartati, T. Nurainun, and E. Gilang Permata, “Analisis PIECES dan Pengaruh Perancangan Website Fikri Karya Gemilang Terhadap Sistem Promosi Menggunakan Model Waterfall,” J. Rekayasa Sist. dan Ind. , vol. 7, no. 1, pp. 56–65, 2020.
[13] A.  Darisman  and  M.  H.  Widianto,  “Design  and  Development  of  Pharmaceutical  Company Information System Based on Website using the Waterfall Model,” Int. J. Recent Technol. Eng. , vol. 8, no. 4, pp. 3989–3993, 2019, doi: 10.35940/ijrte.d8610.118419.
[14] R.  S.  Pressman, Rekayasa  Perangkat  Lunak  -  Buku  Satu,  Pendekatan  Praktisi ,  7th  ed. Yogyakarta: ANDI, 2012.
[15] S.  Widjaja  and  N.  Dwi  Prasojo,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Unit  Kegiatan  Mahasiswa Universitas  Nasional  Karangturi  Berbasis  Web  Web-Based  Information  System  Design  Of Student  Activities,” Sci.  Technol.  Manag.  J. ,  vol.  2,  no.  1,  2022,  [Online].  Available: https://unkartur.ac.id/journal/index.php/stmj/article/view/54