## AUDIT KOMUNII(ASI SEBAGAI ALAT MENGUKUR  EFEKTIFITAS

## DAI\ EFISIENSI KOMUNIKASI ORGAI\IISASI
OIeh : Suwatnor

## Ahstract
Every organization has to do communication's audit regularly in order  to know how effective the communication's prografi$, activities,  pedormances  or policies that they  have done.  Communication audif uses integrated, planned and  systematic method of researches, objective data  and standardized bench  marking.  The  result of communication's audit shows what  and where the communicatiott's  barriers  and it gives some recofitmendations  to be fixed sothat the goal and objective can be reached.
Keyword:  Audit Communication,  Organizational  Communication

## Pendahuluan
Perusahaan atau organisasi terdiri dari sehelompok  orang yang bekerja  sama untuk suatu hepentingan  bisnis,  profesi,  sosial  dan berbagai macam  keperluan lainnya. Mereka beherja sama melakukan berbagai lcegiatan organisasional yang ada dalam suatu organisasi diantaranya  untuh menentuhan tujuan  yang  ingin dicapai, menyusun  rencana kerja, mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya, memperlancar pelaksanaan rencana kerja, termasuk menyusun  perahrran,  mengambil  lrepufusan dan berhubungan  dengan berbagai pihak serta memonitor kinerja organisasi atau bisnis perusahaan.
Untuk menjalankan tugas-tugas  tersebut, mereka beraksi, berinteraksi dan berkomunikasi.  Bahlcan lebih dari 70olo hari kerja  para eksehutif dan staf perusahaan  atau organisasi  dipergunakzin untuk melakukan l<egiatan komunikasi. Sehingga komunikasi. yang efektif menjadi faktor yang penting bagi pencapaian tujuan suatu  organisasi  baik organisasi  bisnis maupun  non bisnis. Bahkan komunikasi  organisasi  disebut sebagai darah bagi kehidupan organisasi  (Goldhaber, 1 9 9 3 : 5 ). Sehingga menurut  Andre Hardjana,
"penyelenggaraan  sistem komunikasi yang efektif merupakan heharusan bagi  suatu organisasi" (2000:x).
Untuh dapat mengetahui apahah kegiatan homunikasiyang sudah dijalankan efektif atau berhasil mencapai tujuan dan sasaran organisasi  adalah  dengan melakuhan audit komunihasi.  Dengan melakukan audit komunikasi, segala hambatan  komunihasi  dan gangguan yang menyebabkan macetnya aliran informasi dan peluang yang  terlewat dapat diketahui sehingga diperoleh  cara yang dapat meninghatkan  dampah yang dihehendahi sehingga organisasi atau perusahaan  dapat mempertahankan hidup bahkan kesuksesannya di tengah persaingan global yang  makin heras. Namun,  hingga kini belum banyalc eksekutif  perusahaan atau organisasi  yang menyadari pentingnya  dilakuhan  audit komunikasi secara berkala.  Mereka juga  belum memahami apa dan bagaimana cara melakukan audit komunikasi  dan bagaimana hubungannya  dengan efel<tivitas  kegiatan komunikasiyang  dilakukan.  Untuk itu berikut ini beberapa penjelasan yang berkaitan  dengan audit komunikasiyang  perlu diketahui untuk kepentingan  kelangzungan hidup dan  kesehatan organisasi.
I Dosen Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran  Universitas  Pendidikan  Indonesia
Audit Komunikasi Sebagai Alat Mengukur  Efektifitas dan Elisiensi .... (Suwatno) 25

## Definisi Komunikasi
Organisasi Salah satu definisi komunikasi  organisasi yang ada adalah delinisi  komunikasi menurut Redding dan  Sanborn. Menurut mereka, komunihasi organisasi  merupakan proses pengiriman  dan penerimaan  informasi dalam suatu  organisasi yang kompleks, meliputi Komunikasi internal  yang terjadi diantara orang-orang yang berada didalam  suatu organisasi meliputi komunikasi vertikal dari atas ke bawah  (dovvnward) maupun komunikasi dari dalam Suatu  Organisasi bawah  ke atas (upward)  dan komunikasi horisontal diantara orang-orang yang  sama tingkatan otoritasnya  dalam  suatu  organisasi. Selain itu, organisasi juga  melakukan komunikasi eksternal dengan publik-publik  eksternal yang berkaitan  dengannya (Goldhaber, 1 993:12). I(omunikasi tersebut terjadi setiap hari  dengan menggunahan  berbagai media dan memilihi tujuan.
Menurut  Bmerson, "Komunikasi yang dapat mencapai tujuan  atau sasaran yang telah ditentukan  oleh  homunikator adalah komunikasi yang dikatahan efehtif " (Sunarjo, 1995 :72-73). Membangun dan memelihara
sistem komunikasi  yang efehtif tersebut adalah fungsi pohok ehsehutif  perusahaan atau organisasi (Andre  Hardjana,  2000:x). Dan unfuh dapat mengetahui apakah kegiatan atau program  komunikasi yang dilakukannya itu efektif atau tidah  serta untuk mengukurkinerja dan kualitas eksekutif,  pejabat dan staf komunikasi  maka  eksekutif  harus  melahuhan audit komunikasi atas proses-proses komunikasi  yang terjadi  dalam  organisasinya secara berhala.  Sama seperti istilah audit-audit lain yang pernah hita  dengar, audit  komunihasi yang diperkenalkan oleh George  Odiorne berkaitan  dengan  pemeriksaan,  evaluasi  dan pengukuran secara cermat dan sistematik. Dengan kata lain, kegiatan-kegiatan atau program  komunikasi yang  dilahukan oleh staf maupun eksekutif dalam suatu perusahaan atau organisasi dapat diukur, diperiksa dan dievaluasi  sehingga  efekti{itas dan maupun elisiensi kegiatan  komunikasi  yang sudah dilakukan dapat  di ketahui untuk hemudian hari
ditingkatkan. Sedangkan Gerald Goldhaber, seorang  tolcoh kunci  dalam komite ICA (International  Communication Association), seperti yang diliutip oleh Andre Hardjana (2000:9-10) menjelaskan audit komunikasi sebagai  "pemerihsaan diagnosis yang dapat memberikan informasi dini untuk mencegah kehancuran  kesehatan  organisasi  yang lebih besar". Namun, konsep audit  komunikasi  tidak serta merta  menjadi populer.  Hingga akhir dekade 1960-an, audit komunikasi  tidak populer dalam artian tidak banyak  para  ahli yang menggunakannya.
Hal ini disebabhan honsep audit komunikasi  dianggap tidak  praktis.
Audit komunikasi dianggap  bersifat kompleks meliputi segala macam aspek komunikasi  seperti  sumber, arti dan pesan, penerima,  media, proses, dampak dan konteks komunikasi  yang menuntut  aplikasi gabungan antara  berbagai  metode kajian atas data kuantitatif maupun kualitatif. Selain itu audit komunikasi  dianggap  memakan wahtu  lama, karena untuh  menyelesaikan banyak kegiatan yang begitu  luas dengan  berbagai  metode perlu dilaksanakan  secara  sehsama dan bertahap, mulai dari  persiapan,  pelaksanaan,  pemrosesan data, interpretasi  dan penulisan serta penyampaian  laporan.
Menurut  catatan beberapa ahli, audit komunilcasi  setidahnya memakan waktu  sekitar enam bulan. Audit  kornunikasi  juga dianggap menuntut  keahlian  non  komunikasi terutama berkaitan  dengan pengetahuan mendalam dibidang  bisnis dan manajemen.  Kemudian dampak audit homunikasi juga dianggap merugihan dan merupahan kegiatan yang penuh resiko, karena menghasilkan rekomendasi-rekomendasi  yang menakuthan .dan tidak pernah  dipersoalkan  sebelunulya, ' misalnya pemotongan anggaran,  perampingan atau reorganisasi.  Padahal audit komunikasi pada hakikatnya  adalah  lcajian evaluatif  yang memiliki implikasi  kebijakan dan pengembangan, artinya berdasarkan hasil evaluasi secara empiris, dan kebijakan komunikasi sebagai penjabaran dari sistem komunikasi  dapat diubah dan disesuaikan
MANAJERIAL Vol. 7, No. 13, fuli 2008 :25 - 34
dengan l<ebutuhan  hondisi internal maupun eksternal  organisasi. Selain itu hekejaman dampak atau resiko yang dikhawatirhan justru dapat  mencegah terjadinya kerusahan yang lebih besar, seperti terjadinya musibah kebangkrutan yang tidak terelakkan  (Andre Hardjana,  20O0:2-4).
Oleh karena itu, berikut ini beberapa hal yang  perlu  dilcetahui  berhaitan dengan  audit komunikasi  sehingga  tidak terjadi  hekeliruan seperti yang  telah  disebutkan diatas.

## Delinisi Audit Konunikasi
Ketika mendengar hata audit, yang pertama kali terpikirkan adalah audit atau pemerihsaan yang berkaitan dengan keuangan.
Dalam Kamus  besar  Bahasa  Indonesia  pun, kata audit berarti pemeriksaan pembul<uan tentang lceuangan (pabrik,  bank, dan sebagainya)  dan pengujian  efektivitas keluar masuknya  uang dan penilaian kewajaran laporan  yang  dihasilkannya (Andre  Hardjana, 2000:5-6). Begitu pula  dengan  delinisi  audit yang diberikan  American  Accounting Association,  audit merupakan proses sistemik dalam  perolehan  dan penilaian secara objektif atas bukti-bukti berkenaan  dengan pemyataan tentang tindakan-tindakan dan peristiwa- peristiwa  ekonomi yang menentukan tingkat kecocokan antata  pernyataan tersebut  dengan kriteria-hriteria  baku, serta pengkomunikasian hasil-hasilnya  kepada pihak pengguna yang berkepentingan (Andre  Hardjana, 2000:6). Namun berdasarkan definisi  baku tersebut diatas,  terdapat beberapa hal  penting,  yakni : Pertama, audit adalah proses  yang sistemih, artinya pemeriksaan dan pengujian data  oleh auditor dilakukan secara terencana, teratur dan  metodologis.  Kedua,  audit adalah perolehan dan penilaian  secara objektif atas bukti-bukti,  artinya audit merupakan  suatu penelitian atau pemeriksaan empiris yang independen.  Ketiga, audit adalah penentuan tingkat kecocokkan antara pernyataan dengan kriteria-kriteria yang mapan, artinya  audit merupakan wujud dari penentuan  atau penilaian profesional  dengan hriteria yang sudah bahu Keempat, audit  dilengkapi  dengan
pengkomunikasian  hasil-hasilnya hepada semua pihal< pengguna  yang  berhepentingan yang  berarti  bahwa hasil evaluasi  tersebut terbuka bagi pihah-pihak yang seharusnya mengetahuinya  (Andre  Hardjana, 2000:6).
Berdasarkan hal-hal diatas lah audit dikembangkan lie berbagai  bidang,  seperti audit pemasaran, manajemen,  organisasi,dan termasuk pada bidang komunikasi.  ]adi konsep audit tidali hanya digunahan untuk bidang keuangan.  Hal ini bisa dilihat  dari Webster's
New  world Dictionary, yang mengartikan  audit salah satunya sebagai "pengujian dan evaluasi seksama atas  sebuah  persoalan sehingga homunihasi  sebagai suatu persoalan organisasi juga dapat diaudit" (Andre Hardjana,
2000:6-7).
Dari definisi diatas  dapat  diambil kesimpulan bahwa audit merupakan proses pengujian  atau  evaluasi suatu persoalan secara  sistemik,  terencana, teratur dan metodologis, objektif berdasarkan bukti, menggunakan kriteria baku yang sudah ditetapl<an  sebelumnya dan audit dilengkapi dengan  pengkomunikasian  hasil-hasilnya kepada  semua pihak  yang  berhepentingan.
Audit komunihasi menurut Jane Gibson dan Richard  Hodgetts dalam Organizational Communication: A Managerial Perspective
(Andre  Hardjana,  2000:10)  adalah  "suatu analisis yang lengl<ap atas sistem-sistem komunikasi internal dan eksternal  dari suatu organisasi". Begitu pula definisi yang  diberihan oleh foseph A. Kopec,  seperti yang  dikutip cutlip, Center dan Broom (Ngurah  Putra, 1998 : 26) yang menyatakan  audit  komunikasi "sebagai sebuah analisis  lenghap  tentang komunikasi  organisasi  baik internal maupun eksternal yang dirancang untuk memahami l<ebutuhan, kebijahan,  praktek  dan kemampuan komunikasi,  dan untuk menemukan data sehingga manajemen  puncak dapat membuat keputusan yang ehonomis dan berdasarkan informasi  lengkap tentang tujuan kedepan komunikasi  organisasi".  Sedangkan Anthony Booth,  mendefinisikan audit komunikasi sebagai "proses pembuatan  analisis atas homunikasi-komunihasi didalam organisasi
Audit Komunikasi Sebagai Alat Mengukur  Efektifitas dan Efisiensi  .... (Suwatno)
oleh konsultan internal  atau eksternal dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi organisasi". Dengan  pembatasan  ruang lingkup pada komunikasi internal saja dan efisiensi, yang  umumnya  memiliki  arti jangka pendek, menunjukkan kalau  audit komunikasi sebaiknya  dianggap  sesuatu  yang mudah untuk ditangani dan perlu dilakukan berulang-ulang secara teratur (Andre  Hardjana,  2000:11-12).
Tujuan Dan  Alasan Penyelenggaraan Audit
Seperti yang sudah  disebutkan diatas bahwa penyelenggaraan audit komunikasi bermanfaat bagi kelangsungan  dan efektivitas komunikasi  dalam organisasi,  yahni : a. untuk mengetahui  apakah dan dimana terjadi kelebihan  (overload) atau kekurangan  (underload\ muatan komunikasi berkaitan  dengan topik, sumber dan saluran  homunikasi b. untuk menilai  hualitas informasi dan mengukur kualitas hubungan-hubungan homunikasi secara khusus  menguhur kepercayaan antar pribadi (frusf), dukungan, keramahan,  dan kepuasan kerja c. untuk mengenali  jaringan-jaringan  yang aktif  operasional  komunikasi  non  formal dan membandingkannya dengan homunikasi formal d. untuh mengetahui sumber-sumber kemacetan. (bottleneck) arus informasi dan para penyaring  informasi  (gatekeepa) dengan  memperbandingkannya  dengan peran  masing-masing  dalam  jaringan komunikasi e. untuk mengenali kategori dan contoh pengalaman dan  peristiwa komunikasi yang  positif  maupun negative I  untuh menggambarkan pola-pola homunikasi pada tingkat pribadi, helompoli maupun organisasi  berkaitan dengan komponen komunikasi, frekuensi dan kualitas  interaksi g. untuk memberikan  rekomendasi tentang perubahan  atau perbaikan yang perlu dilalrukan  (Andre Hardjana,  20O0:16-17).
Sedangkan alasan-alasan  diselenggara- kannya audit komunikasi  adalah: (1). untuk mengetahui  apakah  program komunikasi berjalan  dengan baik, (2) ingin membuat diagnosis tentang  masalah yang terjadi  atau berpotensi dan peluang yang mungkin terbuang,
(3)ingin melakukan  evaluasi atas hebijakan baru atau praktek komunikasi  yang terjadi, (a). ingin memeriksa hubungan  antara  komunikasi dengan tindakan operasional lain, (5) ingin menyusun anggaran kegiatan komunikasi, (6). ingin menetapkan patok banding, (7). ingin mengukur  kemajuan  dan  perkembangan  dengan membandingkannya  dengan patoh banding  tadi, (8) ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi  fungsi-fungsi komunikasi, (9). dan  ingin membangun  landasan dan  latar belakang  guna  mengembangkan  kebijakan dan program  komunihasi baru (Andre  Hardjana,
2000:17-18)

## VYahtu  Penyelenggaraan Audit

## Komunihasi
Audit  komunikasi dapat dilakuhau kapan saja. Terutama  ketika muncul  persoalan besar yang  harus dipecahkan  sehingga  audit  perlu dilakukan  untulc mengetahui gambaran  yang ada saat itu untuk dijadilian panghal bagi pengembangan perencanaan program komunikasi,  misalnya  ketika program- program komunikasi yang dijalankan kehilangan  kredibilitas  dan ketika  organisasi terpojok sehingga harus melakukan pemangkasan program dan  anggaran  (Andre Hardjana, 2000 :18-20).

## Hambatan  Dilakukannya Audit
Komunikasi
Meski sudah diketahui  manfaat melakukan audit  komunikasi pada suatu organisasi  secara periodik , namun  audit komunikasi masih  tetap tidak populer,  hal ini disebabhan oleh karena audit komunikasi  yang bersifat kompleks, yakni meliputi segala macam aspeh komunikasi mulai dari sumber, media,  proses, arti dan pesan,  bentuk komunikasi, dampak  dan konteks komunihasi  sehingga audit  homunikasi terdiri dari banyak kegiatan yang  dilakukan secara
28 MANAIERIAL  Vol. 7, No.  13,  Juli 2008 :25 - 34
bertahap sehingga membutuhkan waktu yang lama.
Selain itu, audit  homunilcasi juga menuntut keahlian  atau  pengetahuan yang mendalam dibidang-bidang  non  komunihasi seperti  bisnis dan manajemen. Satu hal lagi yang menghambat perkembangan atau dilahukannya audit komunikasi adalah  dampah yang  muncul setelah dilakuhan audit yang dianggap  mengerihan. Hal ini karena audit menghasilkan  rekomendasi-rekomendasi yang munghin  tidak siap untuh dihadapi misalnya berupa pemotongan an.ggaran, perampingan, reorganisasi  atau  bahhan hilangnya program- program yang tidak pernah dipersoalkan sebelumnya.  (Andre Hardjana, 2000:  3-4)
Pendekatan dan Model Audit  Komunilcasi Alasan dan tujuan di atas berpengaruh terhadap  pendekatan dan model yarg akan digunakan.
1. Pendelratan Audit Komunilcasi.Pendekatan laporan audithomunikasi ada  tiga  macam, yakni  (Andre Hardjana,  2000:30-40) : Pertama, pendekatan  konseptual  yang berhaitan  dengan kinerja organisasi dibidang komunikasi atau  efehtivitas sistem komunikasi.  Untuk itu diawali dengan pemilihan standar untuk mengukur  kinerja organisasi, yakni mengukur  sejauhmana tingkatpencapaian  hrjuan dan sasaran dari kegiatan-kegiatan komunikasi tercapai.
Kemudian diaplikasikan pada pemeriksaan kinerja organisasi. Efektivitas itu sendiri berkaitan  dengan  berapa  besar dampal< kegiatan  penyebaran infbrmasi atau tingkat kesesuaian antara  penyampaian  informasi dan kebutuhan  inlbrmasi.  Efektivitas komunihasi  dapat diukur dengan  enam kriteria, yakni penerima komunikasi (receiver), isi pesan  (content),  ketepatan wahtu  (timing), saluran (media),  format kemasan (format) dan sumber (source).
Kedua, pendekatan survei sebagai alat tunggal,  merupakan  riset. evaluasi  lapangan yang paling banyaft dilakukan. Hampir semua riset evaluatif  dalam  komunikasi organisasi termasuh  dalam  kategori  ini,
diantaranya riset homolili yang mengukur efektivitas  komunikasi berdasarkan lremiripan ciri-ciri (frame  of reference) antara penyampai dan penerima homunikasi,  riset kecemasan atau ketidak amanan  karyawan dengan  berbagai  posisi dalam jaringan  interaksi, riset kredibilitas
-yang berhaitan dengan hubungan manusiawi antara pihak-pihak yang terlibat dalam  komunilcasi, hhususnya  keandalan, riset kontingensi lrang mencari kondisi- hondisi  l<ritis yang  berpengaruh pada komunikasi  baih  kondisi mikro mauputl makro  yang menimbulkan  masalah,  riset iaringan yang mencari hubungan antar anggota dalam helompok maupun antar kelompok, kemudian men ghubungkannya dengau macam-macam aspek komunikasinya,  seperti kebutuhan,
kepuasan  dan lrinerja, serta riset efektivitas komunihasi dan organisasi yang memerihsa  hubungan  komunikasi  efektif dan kinerja organisasi. Ketiga, pendekatau prosedur yang lebih mengutamakan proses penyelenggaraan audit komunikasi dari pada  alat-alat pengukuran yang digunakan.
Pendekatan ini paling kompleks, karena melibatkan sekelompok auditor dengan alat ukur ganda unfuk seluruh  organisasi dalam suatu lcurun waktu yang panjang.
Pendekatan ini fuga dinyatakan sebagai pendekatan  baku.
2. Model Audit Komunikasi. Model-model dominan audit komunikasi dapat dimasukkan  dalam  tiga  kategori, berikut ini:
(a) Model struhtur konseptual, adalah audit  komunikasi keorganisasian untuk memahami kaitan antara maksud  atau tujuan  akhir  komunikasi organisasi dalam rangha pencapaian tujuan organiasasi, tata kerja  atau  prosedur pelaksanaan meliputi pemanlaatan jaringan  komunilrasi, adopsi kebijakan  komunikasi dan pelahsanaannya dan sh'uktur organisasi yang mencakup unit kerja, jaringan komunikasi  lungsional, kebijahan dan kegiatan komuuikasi. Model ini mempunyai pengaruh yang  lebih besar daripada  dua
Atrdit Komunikasi Sebagai Alat Mengukur  Efektifitas  dan Elisiensi .... (Suwatno) 29
model lainnya  namun model ini pun tersulit dilahsanakan dibandingkan dua model lainnya itu.  (b)  Model  profil keorganisasian merupakan model analisis fungsional sistem organisasi unfuh memerihsa  headaan  masa kini sehingga dapat diketahui kesalahan-kesalahan yang terjadi  dalam suatu organisasi  dan menemukan jalan-falan  yang dapat dipergunahan untuh memperbaikinya, sehingga efektivitas  organisasi dapat tercapai. Adapun unsur-unsur yang perlu diperihsa menurut Edgar Schein adalah komunikasi,  peran  dan  fungsi anggota dalam helompok,  pemecahan  masalah dan pengambilan  keputusan, norma dan pertumbuhan  kelompok, kepemimpinan  dan hewenangan, kerja sama maupull persaingan antar kelompok.  Analisis ini memandang  homunihasi  keorganisasian sebagai faktor penyebab efehtif maupun tidak efektifnya  kerj a fungsional org anisasi. Langhah-langhah  pelaksanaan analisis ini disusun  berdasarkan tujuh variable penting yang mempunyai pengaruh besar pada sosok komunikasi , yahni kepuasan organisasi, ihlim homunikasi,  kualitas media, kemudahan  perolehan inlbrmasi, penyebaran informasi, muatan informasi, hemurnian pesan dan budaya organisasi. Melalui analisis ini dapat diketahui peristiwa-peristiwa laitis yang  terjadi dalam organisasi. Model evaluasi komunikasi merupahan  pemeriksaan  dan penilaian  atas praktek  dan kegiatan homunihasi pada situasi tertentu.  Informasi yang diperoleh dapat dijadikan  patoh banding bagi manajemen untuk memperbaiki system komunihasi internal  dan eksternal, perbaikan  dalam perencanaan  dan pengendalian manajemen dan menjembatani  berbagai rumpang dalam system komunikasi  (Andre Hardjana, 2000:40-58).
Metode dan Tehnik Audit  Komunikasi Audit homunikasi  yang  lengkap dan mendalam  menggunakan lebih  dari  satu teknik
dan metode. Hal ini terkait dengan  rekomendasi yang dihasilkan yang harus dapat  mengatasi masalah dan memperbaiki  sistem yang ada. Masalah-masalah dalam sistem komunikasi organisasi  disebabkan oleh beberapa fahtor dan mempunyai  pengaruh baik internal maupun eksternal  sehingga  membutuhkan analisis dan interpretasi  multidimensional. International Comrnunication Association telah membakukan standar pengukuran untuk audit  komunikasi  yang  dikenal sebagai system lima alat pengukuran yang oleh Goldhaber dirumushan  menjadi teknik dan metode:
1. Survey dengan huesioner,  survey  dalam ICA Audit terdiri  dari 122 butir pertanyaan, termasuk 12 butir tentang ciri-ciri demografik, 34 butir tentang
kebutuhan  organisasi.
2. Wawancara tatap muka, tujuan utama melakuhan wawancara adalah  untuh memeriksa, menguji  atau melenghapi  data yang diperoleh melalui alat ukur lain. Terdiri  dari  wawancara  penjajakan untuh mengumpulkan  informasi  penting dalam rangka pengenalan masalah dan wawancara pendalaman yang disebut juga wawancara  tindak lanjut unfuk membantu tafsiran atas temuan yang diperoleh melalui alat audit  lain.
3. Teknih  analisis jaringan,  untuh memetakan kegiatan-kegiatan komunikasi Szang melibatkan  responden dalam organisasi ataupun unit kerjanya baik secara formal maupun non formal. Responden secara hhusus diminta menunjukan  sejauhmana dan dengan intensitas  bagaimana ia terlibat dalam  komunikasi  dengan rekan- rekan unit atau departemennya  didalam jam kerjanya baik pada jaringan formal maupun non formal.
4. Pengalaman komunikasi  dikenal  dengan teknik peristiwa  hritis. Responden dirninta menguraikan peristiwa-peristiwa komunikasi  yang dianggap sebagai contoh yang khas baik peristiwa sukses maupun hegagalan. Dari cerita  tersebut dapat ditarik kesimpulan seperangkat contoh  khas tentang homunikasi  dalam
MANAJERIAL Vol. 7, No. 13, Juli 2008 :25 - 34
suatu organisasi  sehingga  dapat  dijelashan mengapa komunihasi di suatu unit berhasil atau  gagal (profil  dasar kesul<sesan atau hegagalan homunihasi dalam  berbagai unit kerja organisasi).
5. Catatan  harian  komunikasi,  hanya cocok digunakan  pada organisasi dengan struhtur yang  komplehs  dan  jelas. Setiap responden diminta membuat catatan dalam  buhu harian selama satu  minggu tentang semua kegiatan  komunikasi  yang dilahukan  (antar  pribadi, via telpon, rapat, pesan tertulis  yang diterima  dan  dihirim) dalam bentuk formulir. Standar pengukuran  ini tidak kaku artinya para ahli atau konsultan  tetap  memiliki kebebasan untuh memilih dan menetukan tel<nik dan metode  mana  saja yang  dianggap sesuai dengan  masalah, situasi organisasi  dan tujuan audit yang hendak  dicapai  karena setiap  organisasi pun berbeda baik jenis, ragam maupun ukurannya (Andre Hardjana,  2000: 60  -7 0).
Berdasarkan  sumber lain, metode yang dapat digunahan  dalam  audit komunikasi, meliputi readership  survey, misalnya untuk mengetahui seberapa banyak pembaca,  peserta program, pemahaman terhadap  suatu publikasi khusus  atau pesan-pesan tertentu, content analysis, untuk mengkoding dan mengklasifihasikan  secara  sistematis pesan- pesan  khusus dalam aspeh tema-tema  yang ada maupun atribut-atribut  lain yang  melekat dalam  pesan sperti  pesan yang favorable maupun sebalikny  a, readability studies, untuk menilai  tingkat keterbacaan  sebuah artikel atau isi media  cetak, communication climate survey, untuk mengukur sikap atau persepsi publik terhadap tingkat heterbukaan dan ketersediaan saluran  komunikasi  dan network analysis, untuk mengamati  frekuensi dan pentingnya jaringan interaksi,  dimana  pola- pola jaringan  komunikasi  dibandingkan dengan struktur organisasi  formal untuh melihat kesenjangan antara yang diharapkan manajemen  dengan kenyataan  dalam  prahteh (Ngurah  Putra, 1998 :26-27).
Teknik Pengumpulan  dan Analisis  Data Ada tiga jenis  tehnih  pengumpulan  dan analsis  data yang bisa digunakan  dalam  audit komunikasi,  yakni:
1. Teknik observasi, merupakan kegiatan mengamati  dan mencatat  perilaku  yang dapat dilahukan atas perilaku orang  lain , sebagai pengamat terlatih (trained observer) dan perilakunya  sendiri yang disebut sebagai studi tugas  (duty  study). 2. Tehnih wawancara, meliputi  dua teknik berbeda yahni teknik wawancara  dengan kuesioner yang merupakan alat pengumpulan  data secara tertulis dimana berbagai lrentuk  pertanynan seperti pertanyaan  terbuka, terhrfup,  pilihan, skala likert, skala semantik  dil'erensial, pilihan ganda dan pertanyaan kesesuaian pilihanyang dapat  digabungkan dan digunakan  dalam suatu l<uesioner  sesuai dengan jenis dan tuiuan audit yang telah diuji coba  (pretest) sebelumnya. Dan wawancara  tatap  muka.
3. Teknik  analisis digunakan  untuk  membuat analisis dari isi pesan-pesan yang ada dalam dokumen. Teknik ini melibatlcan pemilihan  komunikasi-komunikasi  tertulis atau dokumen yang hendak dipelajari, membuat  kategori penguhuran berdasarkan  sampling atau keseluruhan dokumen,  frekuensi pemunculan  kategori, menggunal<an uji statistik dan menarik kesimpulan.  Teknih ini digunahan untuk berbagai kepentingan,  diantaranya untuk rrrengukur  tingkat  kemudahan  pemahaman dari dokumen-dokumen  organisasi, aualisis  tema  pada suatu  terbitan,  analisis pesan melalui  saluran  homunikasi  lbrmal, dan sebagainya.Dalam  audit homunikasi, tehnik ini memberikan  manfaat  untuk  tiga kegiatan, yakni membuat  paparan apa, bagaimana dan kepada siapa  suatu komunikasi  dinlznlnLorrt membuat inferensi  tentang anteseden  mengenai sebab  musabab  mengapa suatu komunikasi  dinyatakan;  dan membuat inferensi tentang apa dampah dar:i komunikasi yang  dinyatakan  tersebut.
Audit Komtrnikasi Sebagai Alat Mengukur  Efektifitas dan Efisiensi  .... (Suwatno) 3l

## Rencana
Keria Pelaksanaan  Audit Komunikasi Audit homunikasi dilakukan demi peningkatan efektivitas  sistem komunikasi  dam kualitas kinerja organisasi. Sistem komunihasi dalam  audit komunihasi diartikan secara luas karena peningkatan  efektivitas  pelahsanaan kerja dibutuhkan tidak hanya pada  sistem secara  keseluruhan organisasi tapi juga meliputi unit-unit kerja, program-program  dan hegiatan-kegiatan  hhusus.  Oleh karena itu, diperlukan suatu rencana kerja yang sistematik untuk  menjadi pedoman.
Rencana kerja adalah pedoman  teknis unfuk  melakukan  serangkaian kegiatan untuk tujuan audit  komunikasi,  yang terdiri dari tiga tahapan  kegiatan yaitu pencarian fakta (fact finding), analisis (analysis)  dan  evaluasi dan pelaporan (evaluation  and reporting\.
Pencarian  fakta dilakukan  untuh mencari  dan menentukan faktor-faktor  utama yang mempengaruhi  perilaku  homunikasi dan jenis- jenis kebijakan, kegiatan-hegiatan, dan pengendalian  dalam  sistem komunikasi dengan teknik-teknih  pengumpulan  data diatas. Data yang dil<umpulkan meliputi sejarah  dan tujuan organisasi, struktur, gaya kepemimpinan dan iklim organisasi dan uraian serta penjelasan tentang cara-cara  bagaimana sistem komunikasi dibina  dan dikembanghan.
Semua data  yang sudah dikumpulhan tersebut  diperiksa  dengan tujuan untuk menentukan sejauhman a kebij akan-kebij akan komunikasi  dan kegiatan-kegiatannya  dapat mencapai  sasaran dari jaringan-jaringan komunikasi  utama  dan organisasi itu sendiri menggunakan  berbagai  teknik  analisis  diatas maupun analisis  klasifikasi  hegiatan, yakni dengan cara  mengatur  informasi yang diperoleh tentang kebijakan  dan kegiatan komunikasi menurut jaringan  komunikasi utama, kemudian membuat  penilaian tingkat memadai atau tidaknya  kegiatan  komunikasi bila dibandingkan dengan kebijakan itu sendiri. Kemudian dilakukan kegiatan  meninjau dan mempertimbanghan  data-data  hasil dari berbagai teknik dan metode riset dan menarik kesimpulan mengenai  efektivitas  dan efisiensi
dari seluruh sistem homunikasi organisasi.
Kesimpulan-hesimpulan  tersebut  dirumuskan secara informal  dalam  pertemuan dengan wakil-wakil manajemen organisasi berkepentingan terlebih dahulu. Kesimpulan akhirdapat difokuskan pada beberapa kegiatan peting yang kurang diperhatikan, yakni kegiatan yang tidak cukup  menyeluruh  dan beberapa hambatan  homunikasi tertentu yang mengganggu pencapaian tujuan dari jaringan- jaringan  komunikasi  dalam keseluruan komunihasi organisasi itu sendiri, hekuatan dan helemahan  hegiatan komunikasi, kegiatan yang pelaksanaannya  tidak dapat mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Kesimpulan-kesimpulan  tersebut perlu disertai  dengan rekomendasi atas kekurangan- kekurangan  yang ditemukan dan dirumuskan sesuai dengan tujuan, kebijakan  dan fahtor- faktor  situasional organisasi.  Rehomendasi yang  dibuat oleh pengaudit berdasarhan  hasil audit komunikasi  yang dilakukan tersebut selayaknya  memperhatihan etika pribadi maupun etika  profesional,  sehingga etika organisasi dalam melaksanakan  langkah- langkah  perbaikan  tidak  bertentangan  dengan etika masyarakat.
Rancangan kerja dimulai dengan kontah awal tentang  penyelengguuaan  audit komunikasi dan pembuatan kontrak. Kontrak adalah landasan kerja untuk penyelenggaraan  audit secara  keseluruhan,. maka harus memuat tujuan, khususnya  kegiatan komunikasi ktrusus, tanggung  jawab,  persyaratan  penyelenggaraan, kerja sama, jangka wahtu  dan biaya.Semua persyaratan  penyelenggaraan audit komunikasi harus dinyatakan  dalam dokumen tertulis yang ditandatangani  oleh  kedua belah  pihak,  sehingga dapat dijadikan pegangan dalam penyeleng- garaan audit.
Audit Mini Komunikasi Audit mini  komunikasi dianjurkan oleh Susan Cluff. Proses  pelaksanaan audit komunikasi mini tersebut disebut dengan Mini Audit Project (MAP). Audit ini mempunyai tujuan yang  sama  dengan audit komunikasi menyeluruh atau audit  total yakni
32
MANAIERIAL  Vol. 7, No.  13, |uli 2008 :25 - 34
meningkatkan hinerja program  komunihasi.
Namun,  audit mini  tidak dapat meughasilkan informasi serinci dan selenghap audit total. Namun, audit mini sangat  prahtis uutuk mengumpulkan informasi yang bermanfaat untul< meninghathan efehtivitas program  yang
sedang berlangsung  maupun untuh  dijadikan petunjuk bagi  pelaksanaan audit total yang menyeluruh  dan mendalam.  Selain itu, audit mini dapat dilakukan dengan  dana,  energi dan waktu yang lebih terbatas.  Pemilihan bentuk audit mini atau pun total  tidak ditentuhan oleh jenis  variabel  atau persoalan namun pada tinghatan  intensitas  yang berbeda.
Audit  mini  dirumuskan sebagai "alat untuk menemuhan titik  rawan,  mendokumentasi dan menguji  program dan prosedur kerja, mendapatl<an umpan balih,  dan membuat berbagai  dokumentasi".  Adapun yang dimaksud  dengan titik rawan dapat  berupa segala  macam peristiwa penting yag berdampak  besar,  seperti pergantian  pimpinan, berita  negatif  dimedia massa,  kemerosotan moral  karyawan  dan sebagainya. Selanjutnya  fokuskan  perhatian pada sesuatu yang berdampak paling besar, kemudian  dapat dirumuskan secara ringkas dan jelas tujuan audit mini. Mendokumentasi program dan prosedur kerja  berarti bahwa dalam  audit mini terdiri  dari kegiatan peninjauan  materi dan membuat  dokumentasi yang  dilanjutkan  dengan  wawancara dengan tokoh-tokoh  kunci  didalam atau  diluar organisasi.Kemudian dilakuhan penguiian guna memperoleh  kesimpulan  yang  mantap secara acah  pada berbagai  jawaban responden.
Sedangkan umpan  balik dapat dicapai dengan cara mewawancarai  sejumlah  pejabat lintas seksi, yakani  para manajer organisasi  atau divisi,  pimpinan  bisnis, sumber-sumber masyarakat  dan khalayak lain. Dan analisis serta rekomendasi, dimana jawaban  kuesioner diperiksa hembali dengan mempertimbanghan umpan  balik  yang diperoleh.  Hasil  audit mini dan  memo jugaberisi analisis  dan  rehomendasi yang akan  disampaikan  kepada  pihali-pihak yang  berkepentingan.
Komunikasi ]ran g, efektif sangat menenhrhan  kelangsungan  hidup  dan kesehatan suatu organisasi. Untuk dapat mengetahui apakah kegiatan komunihasi 5rnpg  sudah dijalankan  efelitif atau berhasil mencapai tujuan  dan sasaran organisasi  adalah  dengan melakukan  audit homunikasi.
Audit  komunikasi  merupakan suatu kajian evaluatif secara empiris yang  mendalam dan menyeluruh tentang sistem  komunikasi keorganisasian baik komunikasi  internal maupun  homunikasi  eksternal, dengan menggunakan berbagai  tehnik  pengumpulan dan analisis data yang ada yang bertujuan untulc  meningkatkan  efektivitas  dan  kinerja organisasi.  Hasil audit komunil<asi dapat memberikan informasi yang berharga  guna mencegah terjadinya  kehancuran suatu organisasi. Audit  komunikasi dapat dilakukan secara menyeluruh  atau total,  tapi dapat pula dilakukan audit  komunikasi mini untuk mengukur efektf atau tidaknya suatu program komunikasi tertentu. Audit komunikasi mini dapat  dilaksanakan dengan  dana,  energi  dan waktu  yang lebih terbatas. Audit komunihasi mini ini dapat menjadi petunjuk bagi pelaksanaan audit komunikasi total yang menyeluruh dan mendalam.
Dengan melakukan audit komunikasi,
segala hambatan homunikasi dan gangguan yang menyebabkan macetnya  aliran informasi dan peluang yang  terlewat dapat  diketahui sehingga diperoleh cara yang dapat meningkatkan dampak yang dikehendaki sehingga organisasi atau perusahaan  dapat mempertahankan hidup bahkan kesuk- sesannya di tengah  persaingan  global  yang makin keras. Audit  komunikasi ini iuga dapat dijadikan sebagai salah  satu jenis penelitian dalam tahap  fact finding kegiatan atau manajemen  kehumasan.
Daftar Pustaha
Endang Lestari Gurtinowati dan M.A. Maliki, 2001 , Komuilikasi  yang Efektif, Lembaga
Administrasi Negara - Republil< Indonesia.
Goldhaber,  Gerald M. 1993.  Organizational fuditR.Gordon,  L996,OrganintionalBehavion Communication.6h Erlition.McGrawHill. A Diagnostic Aprooach, 5th Edition,
USA Printice Hall Intemational. Gordon B. Davis, 1994, Management Ngurah Putra, I Gusti. 1998. Manajemen Information Systemz Conceptual Hubungan Masyarakat. Universitas Foundation, Sffucture and Development etnajaya. Yoryakarta.
(2nd  Edition), McGraw Hill Book, Co. T,M. Lilico, 1972, Komunikasi  Manajemen, Hardjana,  Andre. 2000.  Audit Komunikasi : Lembaga Pendidikan dan Pembinaan Teori dan  Praktek. [If. Grasindo. ]akarta. Manajerrrcn, ]akarta.
Ig Wursanto, 1994, Etika Komunikasi Kantor, Penerbit  Kanisius ]ograkarta
34 MAI{AIERIAI  Yol.7, No. 13,Iuli 2OO8 :25 - 34