Tinjauan Pengembalian Rekam Medis Rawat Jalan dan Kecepatan Pendistribusian Rekam Medis ke Poliklinik di Rumah Sakit An-Nisa Tangerang

## TINJAUAN PENGEMBALIAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DAN KECEPATAN PENDISTRIBUSIAN REKAM MEDIS KE POLIKLINIK DI RUMAH SAKIT AN-NISA TANGERANG
Raysha Dheamalia Muchtar, Noor Yulia Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan, Universitas Esa Unggul Jalan Arjuna Utara No. 9 Duri Kepa, Kebon Jeruk, Jakarta Barat rayshadheamalia@gmail.com

## Abstract
To get the performance of medical record installation of quality the in the implementation of medical record must be done properly and accurately, including on return and distribution of medical  record.  The  return  of  medical  records  at  An-Nisa  Hospital  is  ≤1x24  hours  and  the distribution of medical records is ≤ 10 minutes. Delay in the return of medical records and on the distribution of medical records will be disruptive in the medical services that will be given to patients with repeated control. The purpose of this research is to get a description of the return  of  medical  records  outpatient  and  the  speed  of  distribution  of  medical  record  to polyclinics at An-Nisa Hospital Tangerang. The research method used is descriptive method. The  results  of  the  research  on  the  return  of  medical  records  on  time  83%  and  the  not  on time  by  17%.  For  the  average  distribution  of  medical  records  to  the  nurse  station  is  13 minutes.  Based  on  the  result  of  the  research,  it  is  known  that  the  return  of  outpatient medical  records  and  the  distribution  of  medical  records  has  not  gone  well.  The  delay  in medical record returns is due to no checks on medical records borrowed by those returned by polyclinic nurses and casemix officers. Delays on the distribution of medical records due to >1x24 hour medical record returns. In order for the medical record to run properly, it is necessary to supervise and control the return of medical records.
Keywords: Medical Record, Return, Distribution, Outpatient

## Abstrak
Untuk  mendapatkan  kinerja  instalasi  rekam  medis  yang  berkualitas  maka  dalam penyelenggaraan  rekam  medis  harus  dilakukan  dengan  benar  dan  tepat,  termasuk  pada pengembalian  dan  pendistribusian  rekam  medis.  Standar  pengembalian  rekam  medis  di Rumah Sakit An-Nisa adalah ≤1x24 jam dan pendistribusian rekam medis adalah ≤10 menit. Keterlambatan  dalam  pengembalian  rekam  medis  dan  pada  pendistribusian  rekam  medis akan mengganggu pelayanan medis yang akan diberikan kepada pasien saat kontrol ulang. Tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mendapatkan  gambaran  mengenai  pengembalian  rekam medis rawat jalan dan kecepatan pendistribusian rekam medis ke poliklinik di Rumah Sakit An-Nisa  Tangerang.  Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  metode  deskriptif.  Hasil penelitian pada pengembalian rekam medis yang tepat waktu sebesar 83% dan yang tidak tepat waktu sebesar 17%. Rata – rata pendistribusian rekam medis ke nurse station adalah 13 menit. Berdasarkan hasil penelitian tersebut diketahui bahwa pengembalian rekam medis rawat  jalan  dan  pendistribusian  rekam  medis  belum  berjalan  dengan  baik.  Keterlambatan pada pengembalian rekam medis dikarenakan tidak ada pengecekan terhadap rekam medis yang  dipinjam  dengan  yang  dikembalikan  oleh  perawat  poliklinik  dan  petugas  casemix. Keterlambatan  pada  pendistribusian  rekam  medis  karena  pengembalian  rekam  medis  yang >1x24  jam.  Agar  pada  proses  rekam  medis  bisa  berjalan  dengan  baik  maka  disarankan adanya pengawasan serta pengontrolan terhadap pengembalian rekam medis.
Kata Kunci : Rekam Medis, Pengembalian, Pendistribusian, Rawat Jalan

## Pendahuluan
Rumah  Sakit  merupakan  institusi pelayanan  kesehatan  yang  menyeleng- garakan  pelayanan  kesehatan  perorangan secara paripurna dengan menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat serta dapat berfungsi sebagai tempat
pendidikan  dan  penelitian  bagi  tenaga kesehatan (Permenkes No. 340 Tahun 2010). Untuk tercapainya rumah sakit yang bermutu, rumah sakit harus memiliki sarana penunjang untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatannya,  yaitu  rekam  medis.  Rekam Medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan
Tinjauan Pengembalian Rekam Medis Rawat Jalan dan Kecepatan Pendistribusian Rekam Medis ke Poliklinik di Rumah Sakit An-Nisa Tangerang
dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada pasien (Permenkes No. 269 Tahun 2008).
Proses Penyelenggaraan rekam melalui beberapa  rangkaian,  dimulai  dari  pendaf- taran, pengolahan data rekam medis, audit isi rekam  medis,  pengarsipan,  dan  penyajian informasi
(Widjaya, 2014). Untuk mendapatkan  kinerja  instalasi  rekam  medis yang berkualitas maka dalam proses penyelenggaraan rekam medis harus dilakukan dengan benar dan tepat. Termasuk dalam pengembalian rekam medis. Pengembalian  rekam  medis  adalah  suatu proses  pengambilan  rekam  medis  dari  unit pelayanan  yang  meminjam  kembali  ke  unit rekam medis (Widjaya, 2014).
Dalam  pengembalian  rekam  medis, rekam  medis  harus  dikembalikan  sesudah pasien  pulang  atau  setelah  pasien  selesai mendapatkan  pengobatan.  Rekam  medis yang mengalami keterlambatan dalam pengembalian akan berdampak pada terhambatnya dalam pengolahan data, lambat dalam pengajuan klaim asuransi serta terhambatnya  pelayanan  terhadap  pasien (Winarti, 2013). Keterlambatan pengembalian rekam medis juga bisa mempengaruhi dalam pendistribusian  rekam  medis,  hal  yang meyebabkan  lama  waktu  pendistribusian rekam  medis  adalah  pengembalian  rekam medis  rawat  inap  lebih  dari  2x24  jam  dan pengembalian  rekam  medis  rawat  jalan/IGD lebih  dari  1x24  jam  (Triyatmoko,  2016).  Jika rekam medis didistribusikan ≥10 menit maka hal  ini  bisa  mempengaruhi  mutu  pelayanan rumah sakit dan bisa mempengaruhi kepuasan  pasien  terhadap  pelayanan  yang diberikan  oleh  rumah  sakit  (Permenkes  No. 129 Tahun 2008).
Rumah  Sakit  An-Nisa  Tangerang merupakan  rumah  sakit  swasta  tipe  C. Berdasarkan  wawancara  kepada  kepala Instalasi  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  An-Nisa Tangerang, pelaksanaan pengembalian rekam medis  rawat  jalan  dan  rawat  inap  masih ditemukan  beberapa  masalah.  Penyebab dalam  keterlambatan  pengembalian  rekam medis  adalah SDM (Perawat).  Dalam mengembalikan rekam medis perawat kurang tertib dan kurang komunikasi dengan petugas rekam medis. Sehingga banyak  rekam medis pasien  yang  masih  berada  di  poliklinik ataupun  diruang  perawatan  hingga  berhari- hari.  Hal  ini  juga  berdampak  pada  bagian
pelaporan,  khususnya  bagian  assembling karena terjadinya penumpukan rekam medis.
Berdasarkan  latar  belakang  tersebut, penulis  tertarik  ingin  mengetahui  lebih  lanjut dalam  hal  pengembalian  rekam  medis  rawat jalan  dan  kecepatan  pendistribusian  rekam medis  ke  poliklinik  di  Instalasi  Rekam  Medis Rumah Sakit An-Nisa Tangerang.

## Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan adalah  metode  deskriptif  yaitu  menggam- barkan  analisa  pengembalian  rekam  medis rawat  jalan  ke  instalasi  rekam  medis  dan mengukur  kecepatan  pendistribusian  rekam medis  ke  poliklinik  di  Rumah  Sakit  An-Nisa Tangerang.  Populasi  dalam  penelitian  ini adalah  seluruh  berkas  rekam  medis  rawat jalan  yang  keluar  dari  instalasi  rekam  medis pada  tanggal  8–10  Agustus  2017  di  Rumah Sakit An-Nisa Tangerang yaitu berjumlah 993 rekam  medis.  Sampel  menggunakan  rumus estimasi  proporsi  sehingga  sampel  yang diambil  adalah  96  rekam  medis  rawat  jalan. Teknik pengambilan sampel dilakukan dengan sistematik  random  sampling  atau  acak sistematik.
Teknik  pengumpulan  data  menggu- nakan  observasi,  wawancara,  dan  studi kepustakaan.  Untuk  instrumen  pengumpulan data  menggunakan  pedoman  wawancara, lembar observasi, dan daftar jumlah kunjungan pasien.

## Hasil dan Pembahasan
Instalasi  Rekam  Medis  Rumah  Sakit An-Nisa  Tangerang  dipimpin  oleh  seorang Koordinator Unit
Rekam Medis yang membawahi  2  penanggung  jawab  yaitu penanggung jawab pendaftaran dan penanggung  jawab  ruang  filling.  Penanggung jawab  Pendaftaran  membawahi  2  pelayanan yaitu  pendaftaran  pasien  rawat  jalan  dan pasien  rawat  inap.  Penanggung  jawab  ruang filling  membawahi  administrasi  berkas  yang bertugas penyediaan sampai distribusi rekam medis.
Standar Prosedur Operasional
Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat Jalan  ke  Instalasi  Rekam  Medis Rumah Sakita An-Nisa
Berdasarkan  hasil  observasi  yang penulis  lakukan,  di  Rumah  Sakit  An-Nisa Tangerang  sudah  ada  Standar  Prosedur Operasional  (SPO)  Pengembalian  Rekam
Tinjauan Pengembalian Rekam Medis Rawat Jalan dan Kecepatan Pendistribusian Rekam Medis ke Poliklinik di Rumah Sakit An-Nisa Tangerang
Medis.  Prosedur  pengembalian  rekam  medis rawat jalan:
1. Lakukan  pengecekan  rekam  medis  saat dikembalikan  dari  poliklinik  berdasarkan print  out daftar  jumlah  kunjungan  pasien masing – masing poliklinik, dicasemix.
2. Periksa  dan  hitung  kembali  jumlah  rekam medis yang dikembalikan.
3. Selesai  koding,  rekam  medis  dibawa  ke RMIK untuk di assembling.
4. Lakukan penyimpanan sesuai terminal digit system .
Didalam  SPO  pengembalian  rekam medis  tidak  di  jelaskan  berapa  lama  waktu pengembalian rekam medis rawat jalan. Lama waktu pengembalian rekam medis rawat jalan hanya  dijelaskan  pada  Buku  Pedoman Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit An-Nisa yaitu  ≤1x24  jam  setelah  pasien  selesai berobat.  “Seseorang  yang  menerima  / meminjam rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan  dalam  keadaan  baik  dan tepat  waktunya.  Dan  harus  dibuat  ketentuan berapa  lama  jangka  waktu  peminjaman berkas  rekam  medis  atau  rekam  medis berada  diluar  ruang  penyimpanan  rekam medis” (Depkes RI, 2006).
Analisa  Pelaksanaan  Pengembalian Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di  Rumah Sakit An-Nisa
Berdasarkan  pengamatan,  Pengem- balian  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  An-Nisa Tangerang  belum  sesuai  dengan  prosedur. Dalam  pengembalian  rekam  medis  yang dilakukan  oleh  perawat  dari  poliklinik  ke ruang  casemix  tidak  melalui  tahap  serah terima  dan  pengecekan  oleh  petugas  yang berada  di  ruang  casemix,  sehingga  jumlah rekam  medis  yang  dikembalikan  tidak  sesuai dengan yang ada di daftar jumlah kunjungan pasien.
Tabel 1 Waktu Pengembalian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit An-Nisa Tangerang pada Tanggal 09-11 Agustus 2017
Berdasarkan  tabel  1  diperoleh  hasil prosentase waktu pengembalian rekam medis rawat jalan selama 3 hari kerja (Tanggal 09- 11  Agustus  2017)  ke  Instalasi  Rekam  Medis, prosentase  pengembalian  rekam  medis  yang ≤1x24  jam  sebesar  83%  dan  yang    >1x24 jam  sebesar  17%.  Pengembalian  rekam medis  harus  dilakukan tepat  waktu.  Semakin banyak rekam medis yang dikembalikan tepat waktu  maka  akan  semakin  cepat  proses pengolahan  dan  pelaporan  rekam  medis. Sebaliknya,  jika  rekam  medis  banyak  yang tidak  dikembalikan  tepat  waktu  maka  akan terjadi  penumpukan  rekam  medis  dibagian pengolahan  dan  pelaporan  sehingga  beban kerja petugas akan semakin bertambah. “Ada batas waktu yang diatur dalam pengembalian rekam  medis  oleh  individu  yang  meminta, sebaiknya  pada  akhir  hari  kerja.  Rekam medis  pasien  pulang  harus  dikirim  ke Instalasi  rekam  medis  sehari  sesudah  pasien pulang. Petugas rekam medis harus menindaklanjuti  setiap  poliklinik  yang  tidak mengembalikan  rekam  medis  dalam  jangka waktu  yang  sudah  ditentukan”  (IFHIMA, 2012).  Pada  pengembalian  rekam  medis rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  An-Nisa  masih belum  sesuai  dengan  kebijakan  yang  ada  di SPO  Pengembalian  Rekam  Medis  dan  Buku Pedoman  Pelayanan  Rekam  Medis  Rumah Sakit  An-Nisa.  Karena  masih  ditemukan beberapa rekam medis yang dipinjam dengan yang  dikembalikan  oleh  perawat  poliklinik tidak sesuai. Karena perawat tidak memastikan  kembali  rekam  medis  yang kembali  dengan  yang  dipinjam  di  daftar jumlah  kunjungan  pasien.  Hal  ini  membuat pengembalian  rekam  medis  rawat  jalan menjadi tidak tepat waktu.
Kecepatan  Pendistribusian  Rekam Medis  ke  Poliklinik  di  Rumah  Sakit An-Nisa
Dari hasil penelitian kecepatan pendistribusian  rekam  medis  rawat  jalan  ke nurse  station di  Rumah  Sakit  An-Nisa  pada tanggal  8-10  Agustus  2016  dengan  sampel sebanyak 96. Didapatkan sebagai berikut:
Berdasarkan  tabel  2  diperoleh  total waktu  pendistribusian  rekam  medis  rawat jalan  ke  nurse  station  yaitu  1.253  menit  dan rata-rata  kecepatan  pendistribusian  rekam medis  rawat  jalan  ke  nurse  station  yaitu  13 menit.  “Waktu  penyediaan  rekam  medis rawat  jalan  adalah  ≤10  Menit  dari  pasien mendaftar
sampai rekam medis
ditemukan/disediakan”  (Permenkes  No.  129
Tinjauan Pengembalian Rekam Medis Rawat Jalan dan Kecepatan Pendistribusian Rekam Medis ke Poliklinik di Rumah Sakit An-Nisa Tangerang
Tahun  2008).  Pengembalian  rekam  medis mempengaruhi dalam kecepatan
pendistribusian rekam medis. Karena pengembalian  rekam  medis  yang  tidak  tepat waktu  akan  membuat  petugas  kesulitan mencari  rekam  medis.  Maka  diperlukan pengontrolan  dan  pelacakan  rekam  medis agar  rekam  medis  yang  belum  dikembalikan dapat diketahui dan mengetahui lokasi rekam medis berada.
Tabel 2 Kecepatan Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan Ke Nurse Station di Rumah Sakit
An-Nisa Tangerang pada tanggal 08-10 Agustus 2017 Faktor Keterlambatan dalam Pengembalian Rekam Medis di Rumah Sakit An-Nisa Dari  hasil  observasi  dan  wawancara langsung  dengan  petugas  rekam  medis  ada beberapa faktor keterlambatan dalam pengembalian  rekam  medis  jalan,  sebagai berikut:
Penundaan pengembalian rekam medis  rawat  jalan  yang  dilakukan  oleh perawat  dipoliklinik.  Dengan  alasan  dokter akan  melakukan  tindakan  kepada  pasien seperti rencana anastesi dan rencana operasi.
Dikarenakan  beberapa  pasien  batal melakukan pemeriksaan karena lelah menunggu  dan  mengantri.  Rekam  medis pasien cancel seharusnya  dikembalikan segera  kebagian  pendaftaran  atau  paling lambat  1x24  jam.  Pada  kenyataannya petugas pendaftaran sering tidak mengembalikan  rekam  medis  pasien  tepat waktu karena banyaknya pasien yang datang berobat  atau  petugas  pendaftaran  tidak memberitahu petugas rekam medis, sehingga terjadi  penumpukan  rekam  medis  pasien  di bagian pendaftaran hingga berhari–hari.
Rekam  medis  terselip  di  poliklinik/ nurse  station hingga  berhari–hari.  Karena
perawat tidak melakukan pengecekan jumlah rekam medis dengan benar sebelum dikembalikan ke bagian casemix.
Perawat  lupa  dalam  mengembalikan rekam  medis.  Biasanya  terjadi  pada  pasien yang  batal  melakukan  rencana  anastesi  atau rencana operasi.

## Kesimpulan
Di  Rumah  Sakit  An-Nisa  sudah memiliki Standar Prosedur Operasional (SPO) pengembalian rekam medis.
Pelaksanaan pengembalian rekam medis  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  An-Nisa Tangerang  belum  sesuai  dengan  prosedur yang ada. Dikarenakan pada
saat pengembalian  rekam  medis  tidak  ada  serah terima  dan  pengecekan  antara  perawat poliklinik dengan petugas casemix. Berdasarkan Buku Pedoman Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit An-Nisa
pengembalian  rekam  medis  adalah  ≤1x24 jam.  Pada  penelitian  masih  ditemukan sebesar  17%  rekam  medis  rawat  jalan  yang dikembalikan >1x24 jam.
Rata–rata  kecepatan  pendistribusian rekam  medis  rawat  jalan  ke  nurse  station  di Rumah  Sakit  An-Nisa  adalah  13  menit. Sedangkan,  dalam  Buku  Pedoman  Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit An-Nisa, pendistribusian ditargetkan ≤10 Menit.
Faktor  –  faktor  yang  menyebabkan keterlambatan  pengembalian  rekam  medis rawat jalan yaitu terjadi penundaan pengembalian  rekam  medis  oleh  perawat  di poliklinik,  pasien  yang  batal  melakukan pemeriksaan  rekam  medisnya  tidak  segera dikembalikan,  rekam  medis  terselip,  dan perawat  lupa  dalam  mengembalikan  rekam medis  karena  ada  rencana  tindakan  pada pasien tersebut.

## Daftar Pustaka
Departemen Kesehatan RI. (2006). “Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit”, Jakarta.
Edho  Triyatmoko.  (2016).  “Tinjauan  Lama Waktu  Pendistribusian  Rekam  Medis Rawat  Jalan  di  Poliklinik  Jantung Rumah  Sakit  Marinir  Cilandak  Periode Maret.
IFHIMA. (2012). “Module 3: Record
Identification  Systems,  Filing,  and
Tinjauan Pengembalian Rekam Medis Rawat Jalan dan Kecepatan Pendistribusian Rekam Medis ke Poliklinik di Rumah Sakit An-Nisa Tangerang
Retention  of  Health  Record”,  IFHIMA, United States of America.
Lily  Widjaya.  (2014).  “Modul  2B  Sistem
Rekam Medis dan Manajemen Informasi Kesehatan tentang Pengarsipan Rekam Medis, Jakarta. Meilinda  Dwi  Astuti.  (2016).  “Tinjauan Ketepatan Waktu
Pengembalian Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di  Rumah Sakit Jiwa DR. Soeharto Heerdjan.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor:  129 Tahun  (2008). Standar  Pelayanan Minimal  Rumah  Sakit. 06  Februari 2008. Jakarta.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor:  269 Tahun (2008). Rekam Medis. 12 Maret 2008. Jakarta.
Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor:  340 Tahun  2010 Klasifikasi  Rumah  Sakit.
11 Maret 2010. Jakarta.
Stefanu
Supriyanti Winarti, “Analisis Kelengkapan Pengisian dan Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat Inap  Rumah  Sakit”,  Volume  1  Nomor
4.