## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI LAPORAN PROYEK NEW ROLL OUT
PADA PT. FIRST MEDIA, Tbk
Giyanta *, Suwarni**

## Abstrak
Sistem  Informasi  Laporan  Proyek  berbasis  jaringan  yang  terintegrasi  dan  bebas redundansi data dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan pembuatan laporan. Pembuatan  laporan  secara  manual  dengan  menggunakan  program  spreadsheet OpenOfice.org  Calc  yang  dikirimkan  melalui  email  membuat  proses  administrasi  menjadi kurang efisien, karena seringkali email penerima penuh, atau terjadi kerangkapan data, atau pengiriman  sering  terlambat.  Keterlambatan  penyampaian  laporan,  pengiriman  laporan yang sering tidak sampai ke tangan pengguna,  kerangkapan  data  yang  sering  terjadi  dapat diatasi  dengan  Sistem  Laporan  Proyek  berbasis  jaringan  yang  terintegrasi,  dengan menggunakan  pemrograman  PHP  berbasis  web.  Pembuatan  dan  penyampaian  laporan pekerjaan  proyek  dengan  menggunakan  Sistem  Laporan  Proyek  dapat  mempermudah  staf administrasi  dalam  membuat  laporan  proyek,  sehingga  informasi  yang  dihasilkan  dapat mendukung  pengambilan  keputusan  bagi  manajemen  serta  mengurangi  kesulitan  dalam memasukkan data. Hasil penelitian dan pembuatan Sistem Laporan Proyek berbasis jaringan yang  terintegrasi  ini  dapat  dikembangkan  menjadi  sistem  yang  terintegrasi  dalam  lintas divisi,  yang  bertujuan  untuk  menghasilkan  Sistem  Informasi  Laporan  Proyek    menyeluruh untuk  menampilkan  informasi biaya,  waktu,  dan  kualitas  proyek;  sehingga  sistem  tersebut dapat  melakukan  proses  perhitungan  biaya  dan  analisis  lama  pekerjaan  suatu  proyek,  di mana hak akses terhadap pengolahan sistem disesuaikan dengan wewenang setiap divisi.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Laporan Proyek, New Roll Out , Program Spreadsheet, Pemrograman PHP berbasis web

## Abstract
Information Systems Project Report based integrated network and redundancy-free data can improve  the  effectiveness  and  efficiency  of  the  work  of  preparing  reports.  Preparation  of reports manually using a spreadsheet program Calc OpenOfice.org sent by email to make the administrative process  becomes  less  efficient,  because  often  the  recipient's  email  is  full,  or there  kerangkapan  data,  or  the  delivery  is  often  too  late.  Delay  in  submission  of  reports, delivery reports are often not up to the  hands  of users, kerangkapan common data can  be addressed by the Project Reporting System, an integrated network-based, using a web-based PHP programming. Preparation and submission of reports on work projects using the Project Reporting System can simplify administrative staff in making the project report, so that the resulting information  to support decision-making for management  and reduce  the difficulty in entering  the data. The results of the research and manufacture of System Project Report based integrated network can be developed into an integrated system across divisions, which aims to produce a comprehensive Information System Project Report to display information costs,  time,  and project quality;  so  that  the  system  can  perform  the  calculation  of  the  cost and  long  analysis  of  a  project  work,  in  which  the  right  of  access  to  the  processing  system tailored to the authority of each division.
Keywords  : Information  Systems,  Project  Report,  New  Roll  Out,  Spreadsheet  program,  a web-based PHP Programming

## 1. PENDAHULUAN
Pembangunan  Sistem  Informasi,  apalagi  yang  berbasis  jaringan  komputer, memungkinkan  perusahaan  untuk  mengintegrasikan  data  dari  berbagai  terminal  dalam lingkungan  tersebut.  Dari  data  yang  terintegrasi  tersebut,  dapat  dieksplorasi  berbagai macam  laporan  manajerial  yang  akan  menjadi  dasar  bagi  manajer  untuk  melakukan perencanaan, pengorganisasian, dan pengontrolan terhadap kinerja perusahaan, baik secara departemental  maupun  secara  keseluruhan.  PT.  First  Media,  Tbk  adalah  operator multimedia  terbesar  di  Indonesia  yang  mengoperasikan  jaringan  serat  optik  dan  sistem komunikasi  broadband.  First  Media  merupakan  perusahaan  terkemuka  penyedia  jasa internet broadband, TV kabel, dan layanan komunikasi data berkecepatan tinggi  bagi rumah tangga  dan  korporasi  di  Indonesia.  Pada  tahun  2007  perusahaan  ini  membentuk  Project Quantum  yang  bertugas  untuk  membangun  jaringan  2.000.000  homepassed  hingga  akhir tahun  2014.  Proyek  pembangunan  jaringan  ini  dinamakan  proyek New  Roll  Out atau  NRO untuk pelanggan rumah tangga, dan proyek Corporate Data Center Service , untuk pelanggan korporasi.  Salah  satu  divisi  yang  memegang  peranan  penting  di  dalam  proyek-proyek tersebut  adalah  Divisi New  Roll  Out Construction,  yang  melakukan  pekerjaan  konstruksi jaringan  serat  optik  maupun  coaxial  sehingga  calon  pelanggan  pada  wilayah  yang  sudah memiliki  jaringan  dapat  berlanggannan  produk  First  Media.  Permasalahan  yang  dihadapi. Sistem  Laporan  Pekerjaan  pada  Departemen  Network  Construction  NRO  yang  sekarang sedang berjalan masih banyak permasalahan yang timbul. Pengolahan data laporan proyek belum terintegrasi dengan baik, karena masing-masing staf membuat laporan pada file yang terpisah  dengan  menggunakan  program  spreadsheet  OpenOffice.org  Calc.  Belum  ada database  yang  digunakan  untuk  menyimpan  laporan  proyek,  sehingga  seringkali  terjadi kerangkapan  data  dari  file-file  yang  dibuat  terpisah.  Pengiriman  laporan  melalui  surat elektronik atau e-mail menjadi tidak efektif karena seringkali tidak sampai kepada penerima jika  kotak  masuk  yang    bersangkutan  penuh.  Pembuatan  laporan  tidak  user  friendly, sehingga  hanya  staf  yang  bersangkutan  yang  dapat  mengerjakan  laporan.  Pembacaan laporan  yang  tidak  efisien  karena  harus  selalu  membuka  email  terlebih  dahulu  setiap  kali akan  melihat  laporan.  Pembacaan  laporan  tidak  efisien  dari  segi  waktu  bagi  manajemen tingkat  menengah  atau  tingkat  atas  yaitu  Kepala  Divisi  &  Direktur  yang  memerlukan kecepatan dalam melihat laporan secara global, tidak pada hal-hal rinci seperti manajemen tingkat  bawah  yaitu  supervisor  &  Kepada  Departemen.  Sewaktu-waktu  terhambatnya pengiriman  laporan  dikarenakan  adanya  masalah  pada  surat  elektronik.  Tujuan  penelitian menjelaskan alternatif  pemecahan masalah . Dari permasalahan yang ada pada Departemen Construction  NRO  yang  sekarang  sedang  berjalan  dapat  diusulkan  alternative  pemecahan masalahnya,  yaitu  perlu  dibuatkannya  sebuah  sistem  informasi  yang  sederhana  sehingga beberapa  orang  yang  terlibat  didalamnya  dapat  memberikan  informasi  yang  cepat,  dan pengguna  sistem  tersebut  juga  dapat  dengan  mudah  menerima  dan  menterjemahkan informasi yang dibutuhkan dalam memantau perkembangan proyek.

## 2. METODE PENELITIAN

## 2.1. Perancangan Sistem Usulan
Rancang dan bangun Sistem informasi Laporan Proyek ini menggunakan pendekatan model pengembangan sistem System Development Life Cycle atau SDLC Waterfall didalam tahap analisis dan  perancangannya.  Tujuan  rancang  dan  bangun  sistem  informasi  laporan  proyek ini  adalah  untuk  membuat  suatu  sistem  baru  berbasiskan  komputer  dan  jaringan  dengan menggunakan  database  yang  terintegrasi  untuk  menyediakan  informasi  yang  berkaitan dengan pelaksanaan konstruksi proyek. Sehingga dapat memudahkan bagi staf administrasi dan  penguna dalam memonitor proyek-proyek  di  dalam  lingkup  Departemen  Construction NRO.  Selain  tujuan  sistem,  system  engineering  juga  merupakan  proses  pengumpulan kebutuhan  seluruh  elemen-elemen  sistem,  yaitu  Hardware,  Software,  Database,  dan Brainware. Hardware merupakan Perangkat keras yang digunakan di dalam sistem ini adalah satu  perangkat  PC  sebagai  server  yang  terinstall  web  server  dan  beberapa  perangkat  PC sebagai client yang terinstall web browser. Kesemua PC tersebut terhubung di dalam suatu jaringan  LAN  di  dalam  satu  lokasi  kantor  cabang  dan  jaringan  WAN  untuk  berhubungan dengan lokasi di kantor pusat atau kantor cabang lainnya. Software, karena sistem yang akan dibangun  adalah  sistem  berbasis  web  dengan  server  local  yang  digunakan  di  dalam lingkungan jaringan LAN dan WAN perusahaan, maka bahasa pemograman yang  digunakan adalah bahasa pemograman PHP dengan program editor Macromedia dreamweaver disertai beberapa  tag  HTML  di  dalamnya.  Database  sangat  diperlukan  di  dalam  setiap  sistem informasi sebagai tempat penyimpanan data yang terintegrasi. Dalam Rancang dan bangun Sistem informasi Laporan Proyek ini digunakan database MySQL. Orang-orang yang terlibat di  dalam  sistem  informasi  laporan  proyek  adalah  Staf  Administrasi,  sebagai  administrator sistem yang memiliki hak akses untuk mengupdate data menjadi informasi di dalam sistem, dan pengguna sebagai individu yang memerlukan informasi dari sistem, antara lain Direktur NRO, Division Head Construction NRO, Departement Head Network Construction NRO, dan para Inspector Network Construction NRO.
Diagram Konteks Sistem Usulan
1.1.P Penerimaan Pesanan Iklan 1.2.P Pencatatan Iklan Data harga iklan harga iklan Data harga iklan Materi iklan, Data FKPI Bukti cetak iklan Bagian Produksi FKPI media order Materi iklan Media order, Konsumen Bukti cetak iklan Berkas bukti cetak iklan Bukti cetak iklan FKPI kosong Berkas FKPI kosong Data Media order Data FKPI terisi FKPI kosong FKPI terisi Berkas FKPI terisi Media order Berkas media order Data Pesanan FKPI kosong
Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan

## 2.2. Kamus Data Sistem Usulan
Struktur data Work Progress adalah project_id + kd_os + status_proyek + remark + date_ret_mat + date_reconcile + date_activation + date_send_ac.
Struktur data Time Line adalah project_id + part_no_lab + plan_start + plan_finish + actual_start + actual_finish.
Struktur  data  Volume  Labor  adalah  project_id  +  part_no_lab  +  qty_plan  + qty_actual.
Struktur  data  Material  Usage  adalah  project_id  +  part_no_mat  +  qty_plan  + qty_actual.
Struktur  data  BAST  Status  adalah  project_id  +  no_bast  +  date_receive  + date_send_bast + status_bast.
Pada  simpanan  data  terdapat  beberapa  simpanan  data,  yaitu  tabel  project,  tabel outsource, tabel labor, tabel material, dan tabel BAST.
Struktur data tabel project adalah  project_id  +  nm_project  +  no_po  +  no_wo,  dan sebagai file penyimpanan data mengenai proyek.
Struktur  data  tabel  outsource  adalah  kd_os  +  nm_os  +  almt_os  +  telp_os,  dan sebagai file penyimpanan data mengenai outsource atau kontraktor.
Struktur data tabel labor adalah  part_no_lab  +  unit_lab  +  nm_lab,  dan  sebagai  file penyimpanan data mengenai labor atau jasa pekerjaan.
Struktur data tabel labor adalah part_no_mat + unit_mat + nm_mat, dan sebagai file penyimpanan data mengenai material.
Struktur  data  tabel  BAST  adalah  no_bast  +  amount,  dan  sebagai  file  penyimpanan data mengenai BAST.

## 2.3.Entry Relationship Diagram (ERD )
Dari hasil pengamatan  di lapangan  maka  dapat  dirancang  suatu  relasi  dari  masing- masing entitasyang terkait kepada sistem ini sehingga menunjukkan hubungan dari masing- masing objek data, seperti terlihat gambar di bawah ini.

## Diagram Relasi Entitas

## 2.4.Spesifikasi File
Spesifikasi  file  ini  berisi  rancangan  fisik  database  yang  terdapat  pada  perancangan kamus data, spesifikasi file pada sistem ini seperti ditampilkan pada tabel 3.1 sampai dengan tabel 3.10.
Tabel 3.1 : Spesifikasi File / Tabel Project
Tabel 3.2 : Spesifikasi File / Tabel Outsource
Tabel 3.3 : Spesifikasi File / Tabel Labor
Tabel 3.4 : Spesifikasi File / Tabel Material
Tabel 3.5 : Spesifikasi File / Tabel BAST
Tabel 3.6 : Spesifikasi File / Work Progress
Tabel 3.7 : Spesifikasi File / Tabel Time Line
Tabel 3.8 : Spesifikasi File / Tabel Volume Labor
Tabel 3.9 : Spesifikasi File / Tabel Material Usage
Tabel 3.10 : Spesifikasi File / Tabel BAST Status

## 2.5.Struktur Menu Aplikasi
3. HASIL:
3.1.Implementasi Spesifikasi perangkat keras yang digunakan untuk membangun dan mengimplementasikan sistem ini seperti ditampilkan di bawah ini.
Tabel 3.1.1 Spesifikasi Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan untuk membangun dan mengimplementasikan sistem ini seperti ditampilkan pada Tabel 3.1.1.
Tabel 3.1.2.: Spesifikasi Perangkat Lunak
Tampilan Layar
Tampilan Work Progress
Tampilan Time Line

## Tampilan Volume Project

## 4. SIMPULAN DAN SARAN

## 4.1.Simpulan
Dari  pembahasan  yang  dilakukan  pada  bab-bab  sebelumnya  dapat  disimpulkan bahwa Sistem Informasi Laporan Proyek New Roll Out Pada PT. First Media, Tbk telah selesai dilakukan rancang bangun. Melalui sistem informasi berbasis web ini, disediakan menu yang disesuaikan  dengan  kebutuhan  informasi  yang  diperlukan  untuk  memonitor  pelaksanaan pekerjaan  konstruksi, yaitu  laporan Work  Progress atau  status  kemajuan  pekerjaan  proyek Time  Line atau  jadwal  pelaksanaan  proyek, Volume  Project atau  kuantitas  pekerjaan  dan material  yang  digunakan,  dan  Berita  Acara  Serah  Terima  atau  BAST  Status.  Setelah  Sistem informasi  ini  diimplementasikan,  diharapkan  dapat  meningkatkan  efektifitas  dan  efisiensi pekerjaan  pembuatan  laporan  di  bagian  administrasi  Departement  Construction New  Roll Out , PT. First Media, Tbk, dapat mempermudah  staf  administrasi  dalam  membuat  laporan proyek sehingga informasi yang dihasilkan  dapat  mendukung  pengambilan  keputusan  bagi manajemen serta mengurangi kesulitan dalam memasukkan data.

## 4.2.Saran
Disadari  bahwa  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Laporan  Proyek New  Roll  Out Pada PT. First Media, Tbk ini masih memiliki  kekurangan-kekurangan yang ditemukan pada saat  melakukan  pengujian  sistem,  sehingga  masih  memerlukan  pengembangan  sistem, antara  lain  perlu  adanya history pengaksesan  pengolahan  data  untuk  mengetahui  waktu setiap pebaruan data, siapa yang memperbarui, menambahkan, mengubah, dan menghapus record data,  serta  perlu  dikembangkan  sistem  yang  terintegrasi  dalam  lintas  divisi,  yang bertujuan  untuk  menghasilkan  Sistem  Informasi  Laporan  Proyek  yang  menyeluruh  untuk menampilkan informasi biaya, waktu, dan kualitas proyek, sehingga sistem dapat melakukan proses  perhitungan  biaya  dan  analisa  lama  pekerjaan  suatu  proyek  dimana  hak  akses terhadap pengolahan sistem disesuaikan dengan wewenang masing-masing divisi.

## Daftar Pustaka
Anonim. (2011). Induction For New Employ . First Media. Jakarta. Arbie. (2004). Manajemen Database Dengan MySQL . Andi. Yogyakarta Husen, Abrar. (2009). Manajemen Proyek, edisi ke-1 . Andi. Yogyakarta.
Kadir, Abdul. (2009). From Zero to A Pro: Membuat Aplikasi Web dengan PHP dan Database MySQL . Andi. Yogyakarta.
Kristanto,  Andri.  (2003). Perancangan  Sistem  Informasi  dan  Aplikasinya .  Gaya  Media. Yogyakarta. Nugroho,  Bunafit.  (2008). Aplikasi  Pemrograman  Web  Dinamis  Dengan  PHP  dan  MySQL . Gaya Media. Yogyakarta. Suryadi  H.S,  D  dan  Bunawan.  (1995). Pengantar  Implementasi  dan  Pemeliharaan  Sistem Informasi . Gunadarma. Depok.
Sutedjo  Oetomo,  Budi.  (2002). Perencanaan  dan  Pembangunan  Sistem  Informasi .  Andi. Yogyakarta.