## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN (CONTROL BUFFER STOCK) UNTUK EFISIENSI KEWIRAUSAHAAN PENJUALAN KOPI PADA SOFT COFFEE
First Wanita 1) , Mashud 2) , Randy Angriawan 3) , dan Claudia Elma Pratiwi 4)
1, 3) Program Studi Teknik Informatika, STMIK AKBA
1,4) Program Studi Sistem Informasi, STMIK AKBA Jalan Perintis Kemerdekaan No. 75, Km. 9, Makassar e-mail: firstwanita@akba.ac.id 1) , mashud@akba.ac.id 2) , randy@akba.ac.id 3) , claudiaelmapratiwi@gmail.com 4)

## ABSTRAK
Tujuan  penelitian  ini  untuk  merancang  dan  mengimplementasikan  sistem  informasi  Pengendalian Persediaan  Kopi  sebagai  alat  kontrol  pembelian  bahan  baku  dalam  menjalankan  kegiatan  usaha  agar berjalan secara efisien  dan  mampu  menghasilkan  laba  yang  optimal.  Metode  yang  digunakan  Buffer Stock, Reorder Point Dan Economic Order Quantity Pada Soft Coffee. Hasil pengujian Reorder Point (ROP) dan Safety Stock maka nilai ROP Kopi Arabika sebesar 21 Pak, Kopi Robusta sebesar 20 Pak, Kopi Liberika sebesar 22 Pak dan Kopi Ekselsa sebesar 21 Pak, sehingga dapat disimpulkan bahwa  hasil perancangan  sistem  informasi  pengendalian  persediaan  dapat  diimplementasikan  untuk    efisiensi kewirausahaan penjualan kopi.
Kata Kunci: Kewirausahaan, Kopi, Pengendalian, Penjualan, Persediaan

## ABSTRACT
The purpose of this study is to design and implement a coffee inventory control information system as a means of controlling the purchase of raw materials in carrying out business activities in order to run efficiently and be able to generate optimal profits. The method used is Buffer Stock, Reorder Point and Economic Order Quantity in Soft Coffee. The results of testing Reorder Point (ROP) and Safety Stock, the ROP value of Arabica coffee is 21 packs, Robusta coffee is 20 packs, Liberika coffee is 22 packs and Ekselsa coffee is 21 packs, so it can be concluded that the results of inventory control information system design can be implemented for entrepreneurial efficiency of coffee sales.
Keywords: Coffee, Control, Entrepreneurship, Inventory, Sales

## I. P ENDAHULUAN
engendalian  merupakan  upaya  dari  manajemen  untuk  mencapai  tujuan  yang  telah  direncanakan. Pengendalian  dalam  perusahaan  sangat  penting  karena  akan  mempengaruhi  kelancaran  operasional  yang secara tidak langsung juga berpengaruh terhadap keberhasilan dari perusahaan tersebut. Sistem pengendalian dalam kegiatan produksi adalah pengendalian proses produksi, pengendalian persediaan bahan baku, pengendalian tenaga kerja, pengendalian biaya produksi, pengendalian kualitas serta pemeliharaan.[1]
Persediaan  merupakan  barang-barang  atau  bahan  baku  yang  diperlukan  dalam  proses  produksi  maupun digunakan untuk dijual dalam periode tertentu.[2]. Semakin besar bahan baku yang dibeli maka akan semakin besar biaya penyimpanan. Sebaliknya semakin kecil bahan baku yang dibeli semakin kecil biaya penyimpanannya.  Salah satu model yang sering digunakan untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku adalah model EOQ (economic Order  Quantity),  Buffer  Stock  dan  Reorder  Point  (ROP).  Economic  Order  Quantity  (EOQ)  adalah  ukuran  yang memberikan biaya maksimum dalam membeli bahan baku dan secara keseluruhan memberikan kontribusi terhadap persediaan  bahan  pada    tingkatan  optimum  dengan  biaya  minimum.[3].  Reorder  Point  (ROP)  adalah  tingkatan persediaan  dimana  ketika  persediaan  telah  mencapai  titik  tersebut  maka  pemesanan  ulang  harus  dilakukan.  [4]. Sedangkan,  Buffer  Stock  adalah  persediaan  tambahan  yang  mengizinkan  terjadinya  ketidaksamaan  permintaan sebuah penyangga. Diharapkan Dari penggabungan ke dua metode tersebut pada sistem ini dapat membantu pihak manajemen  sebagai  alat  kontrol  persediaan  dalam  menjalankan  kegiatan  usaha  agar  berjalan  secara  efisien  dan mampu menghasilkan laba yang optimal dengan membuat sebuah sistem yang dapat membantu menentukan jumlah Buffer Stock minima yang diperlukan untuk mencegah stock out sehingga dapat menentukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan sehingga dapat tetap efisien dalam memenuhi permintaan costumer.
P
Berdasarkan uraian diatas, peneliti memilih menggunakan EOQ karena perusahaan yang diteliti tidak memiliki banyak jenis persendiannya, selain itu, perusahaan yang diteliti juga masih dalam skala perkembangannya sehingga lebih cocok menggunakan model EOQ yang lebih sederhana.
Soft  Coffee  merupakan  suatu  usaha  yang  bergerak  di  bidang  kuliner  yang  fokus  pada  penjualan  minuman terutama kopi. Bahan baku utama yang digunakan dalam proses produksi adalah kopi house blend yaitu campuran antara  kopi  arabika  dan  kopi  robusta  dengan  perbandingan  40%  dan  60%.  Usaha  ini  berpusat  di  Jl.  Kihajar Dewantara no, 16, Kecamatan Masamba.

## II. METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang penulis gunakan adalah Research And Development (R&D) saat ini merupakan salah  satu  jenis  penelitian  yang  banyak  dikembangkan.  Penelitian  ini  merupakan  salah  satu  jenis penelitian  yang  dapat  menjadi  penghubung  atau  pemutus  kesenjangan  antara  penelitian  dasar  dengan penelitian terapan. Sering diartikan sebagai suatu proses atau langkah-langkah untuk mengembangkan suatu produk baru atau menyempurnakan produk yang telah ada.
Penelitian ini dilaksanakan di Soft Coffee Masamba yang terletak di Jl. Kihajar Dewantara no, 16, Kecamatan Masamba.
Perancangan sistem secara umum dapat dilihat pada flowchart dan UML diagram berikut ini:
Mulai Selesai Permintaan Barang Keluar Dari Konsumen Cek Stok Persedian Barang Jumlah Stok > Jumlah Pesanan Proses Permintaan Barang Stok < Buffer Stock Stock < ROP Peringatan Buffer Stock Peringatan ROP Tidak Ya Tidak Ya Ya
Gambar 1 Flowchart
Admin Mengelola data barang Stock Buffer Stock Reonder Dan EQR Kartu stock Supplier Melihat grafik stok barang Mengelola data barang * * * * * * * * * * * * Gambar 2. Use case diagram
Gambar 2 merupakan use case diagram yang menjelaskan alur kerja sistem. Pada diagram tersebut obyek  yang  berinteraksi  adalah admin,  dimana  admin mengelola  barang  keluar  kemudian  admin akan melihat grafik stok barang, setelah itu supplier akan memasukkan data barang kemudian admin mengecek kartu stok dan dapat melihat laporan stock buffer stock reorder dan EQR.

## III. LANDASAN TEORI

## A. Pengendalian Persediaan
Pengendalian adalah proses yang dilakukan dalam memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah diimple- mentasikan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan target yang diharapkan. Adapun Fungsi pengendalian meru- pakan upaya sitematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, membandingkan standar  yang  telah  dicapai  dengan  yang  sudah  ditetapkan  sebelumnya,  menentukan  apakah  terdapat  sebuah penyimpangan,  dan  mengambil  tindakan  yang  diperlukan  untuk  memastikan  seluruh  sumber  daya  perusahaan dipergunakan secara efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.[5]

## B. Bahan Baku
Bahan  baku  adalah  semua  bahan  yang  digunakan  dalam  proses  produksi  perusahaan  atau  pabrik,  kecuali terhadap bahan-bahan yang secara fisik akan digabungkan dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan atau pabrik tersebut. [6]

## 2.1. Economic Order Quantity (EOQ)
Metode economic order quantity yaitu jumlah pemesanan yang ekonomis. economic order quantity merupakan jumlah atau besarnya pesanan yang dimiliki jumlah ordering cost dan carriying cost per tahun yang paling minimal [6]
Economic  Order  Quantity  adalah  metode  untuk  menentukan  kuantitas  pesanan  persediaan  yang meminimumkan biaya  penyimpanan  dan  biaya  pemesanan  [7].  Metode  ini  dapat  digunakan  baik  untuk  barang- barang  yang  diproduksi  sendiri  maupun  barang  dibeli  dari  supplier.  Sedangkan  menurut  Heizer  dan  Render economic  order  quantity  merupakan  sebuah  teknik  kontrol  persediaan  yang  meminimalkan  biaya  total  dari pemesanan dan penyimpanan.[8]
Kesimpulannya metode  economic  order  quantity  merupakan metode yang  digunakan untuk  meminimalkan biaya pemesanan maupun penyimpanan guna untuk meminimalkan biaya yang dikeluarkan perusahaan.
Perhitungan EOQ dapat dilakukan dengan rumus sebagai berikut:
(1)
Keterangan: S  : Biaya pemesanan per pesanan D : Pemakaian bahan periode waktu

## H :Biaya penyimpanan per unit per tahun

## 2.2. Safety Stock
Dalam pemesanan suatu persediaan, perusahaan memerlukan waktu untuk menunggu persediaan itu datang. Hal ini biasa di sebut dengan Lead time atau waktu tunggu. Lead time adalah jangka waktu yang  diperlukan sejak pemesanan sampai saat datangnya bahan baku yang dipesan [9]s. Untuk mengetahui lamanya lead time biasanya diketahui  dari  lead  time  pemesanan  sebelumnya  atau  pengalaman  sebelumnya.  Adanya  kemungkinan keterlambatan levansir dalam melakukan pengiriman bahan baku maka di perlukan adanya safety stock (persediaan pengaman).
Persediaan  pengaman  atau  safety  stock  adalah  persediaan  tambahan  yang  diadakan  untuk  melindungi  atau menjaga  kemungkinan  terjadinya  kekurangan  bahan  baku.  Akibat  pengadaan  persediaan  pengaman  dapat menambah biaya penyimpanan [6]

## 2.3. Buffer Stock
Buffer  stock  adalah  persediaan  tambahan  yang  diadakan  untuk  melindungi  atau  menjaga  kemungkinan terjadinya  kekurangan  bahan  (Stock  Out).  Pemesanan  suatu  barang  sampai  barang  datang  memerlukan  jangka waktu yang bisa berbeda-beda setiap bulannya. Hal ini sering disebut dengan lead time . Lead time yang dimaksud adalah jangka waktu yang diperlukan sejak dilakukan pemesanan sampai saat datangnya bahan baku yang dipesan. Lead time diketahui dengan lead time pada histori atau pemesanan-pemesanan sebelumnya.
Safety Stock / persediaan pengaman ditentukan oleh manajemen dengan simbol :
SS = Safety Stock

## 2.4. Re Order Point (ROP)
Re Order Point (ROP) adalah saat atau titik dimana harus diadakan pemesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan materials yang di pesan itu adalah tepat waktu dimana persediaan diatas safety stock sama dengan nol [10]. Faktor yang menentukan Reorder Point adalah:
1) Penggunaan materials selama tenggang waktu mendapatkan barang ( procurement lead time )
2) Besarnya Reorder Point
ROP = (LT x rata-rata penggunaan bahan baku) + SS                  (2)

## Keterangan :
ROP : Reorder Point/Pemesanan Kembali LT : Lead Time/Waktu Tunggu SS : Safety Stock/Persediaan Pengamanan

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1 Hasil Perancangan Sistem
4.1. Home
Home adalah halaman yang pertama kali tampil ketika user dan administrator membuka sistem mon- itoring persedian barang. Pada proses ini sistem sudah bisa menampilkan halaman utama seperti di gam- bar 3.

## 4.2. Login Administrator
Login administrator adalah akses yang harus dilakukan oleh seorang admin untuk mengelola data barang, supplier dan kartu stok. Dibutuhkan validasi username dan password untuk mengakses login ad- ministrator. Pada proses ini sistem sudah bisa menampilkan halaman login seperti di gambar 4.
Gambar 4. Login Administrator

## 4.3. Reorder Point dan Safety Stock
Hasil login administrator adalah tampilan ketika administrator berhasil login. Pada proses ini sistem akan menampilkan status dari Reorder Point dan Safety Stock , pada proses ini sistem sudah bisa menam- pilkan hasil login administrator seperti di gambar 5 sistem menampilkan peringatan apabila stok telah melewati titik pemesanan kembali (ROP) dan batas aman persediaan barang.
Gambar 5 Reorder Point dan Safety Stock

## 4.4. Input Data Barang
Input data barang adalah proses memasukkan data yang dilakukan oleh admin , Penggunaan per tahun adalah rata-rata pemakaian barang pada tahun sebelumnya, safety stock adalah cadangan persediaan , lead time adalah jangka waktu barang dipesan sehingga sampai ke soft coffee. Pada proses ini sistem sudah bisa menampilkan input data barang seperti di gambar 6.

## Gambar 6. Input Data Barang

## 4.5. Data Barang
Data barang adalah detail data yang telah diinput sebelumnya, ROP dikalkulasi secara otomatis oleh sistem. Pada proses ini sistem sudah bisa menampilkan data barang yang sebe- lumnya dimasukkan seperti di gambar 7.
Gambar 7. Data Barang

## 4.6. Input Supplier
Input supplier adalah menu untuk memasukkan data supplier, supplier adalah pemasok barang ke Soft Coffee. Pada proses ini sistem sudah bisa menampilkan input supplier seperti di gambar 8.
Gambar 8. Input supplier

## 4.7. Supplier
Pada proses ini sistem sudah bisa menampilkan daftar supplier yang telah dimasukkan seperti di gambar 9.
Gambar 9. Supplier

## 4.8. Kartu Stok Barang
Kartu  stok  adalah  rekapitulasi  hasil  penjumlahan  proses  barang  masuk  dan  barang keluar, untuk melihat riwayat barang masuk dan barang keluar admin cukup memilih jenis kopi di combo box yang ingin dilihat riwayatnya. Pada proses ini sistem sudah bisa menam- pilkan kartu stok seperti di gambar 10.
Gambar 10. Kartu Stok Barang

## 4.9. Grafik Stok Barang
Grafik stok barang adalah menu yang dapat diakses oleh user ketika berhasil login, sis- tem akan menampilkan grafik stok barang yang masih tersisa. Pada proses ini sistem sudah bisa menampilkan grafik stok barang seperti di gambar 11.
Gambar 11. Grafik Stok Barang

## 4.10. Input Barang Keluar
Input barang keluar adalah proses transaksi barang keluar. User memasukkan jumlah barang yang akan diproses oleh sistem, jika jumlah permintaan lebih besar dari stok maka sistem  tidak  akan  melalukan  proses  permintaan  barang.  Pada  proses  ini  sistem  sudah  bisa menampilkan proses transaksi barang keluar seperti di gambar 12.

## Gambar 12. Input Barang Keluar

## 4.2 Barang Keluar
Barang keluar adalah riwayat transaksi. Pada proses ini sistem sudah bisa menampilkan riwayat transaksi barang keluar seperti di gambar 13.
Gambar 13. Barang Keluar

## 4.3.1 Cetak Kartu Stok Barang
Untuk  melakukan  pengendalian  persediaan  barang  dibutuhkan  tombol  cetak.  Pada proses ini sistem sudah bisa menampilkan cetak kartu barang seperti di gambar 14.
Gambar 14. Cetak Kartu Stok Barang

## 4.3 Evaluasi Sistem
Reorder Point (ROP) / titik pemesanan kembali 4 jenis kopi dapat dilihat pada table 1. Tabel 1. ROP Barang
No Nama Barang Safety Stock Lead Time Pemakaian Rata-rata 2020 ROP 1. Kopi Arabika 15 Pak 5 Hari 467 Pak 21 Pak 2. Kopi Robusta 14 Pak 5 Hari 449 Pak 20 Pak 3. Kopi Liberika 16 Pak 5 Hari 463 Pak 22 Pak 4. Kopi Ekselsa 15 Pak 5 Hari 460 Pak 21 Pak

## V. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Reorder  Point  (ROP)  dapat  digunakan  untuk  menentukan  titik  pemesanan  kembali  item  dengan  cara mengkombinasikan lead time, rata-rata pemakaian per periode, dan safety stock.
2. Berdasarkan hasil pengujian sistem maka nilai ROP Kopi Arabika sebesar 21 Pak, Kopi Robusta sebesar 20
Pak, Kopi Liberika sebesar 22 Pak dan Kopi Ekselsa sebesar 21 Pak, sehingga dapat disimpulkan sistem dapat di implementasikan untuk untuk  efisiensi kewirausahaan penjualan kopi..

## P USTAKA
[1] R. N. Baroroh, Pengendalian Kualitas Proses Produksi Beras Pada UD. Sumber Rejeki Sejati Jember . Jember: Universitas Jember, 2019.
[2] M. C. Tuerah, “Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Ikan Tuna Pada CV. Golden KK,” J. EMBA , vol. 2, no. 4, pp. 524–536, 2014.
[3] N. Novijanto, “Penentuan Jumlah Persediaan Bahan Baku Produk Tempe Dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ),” Agrotek , vol. 4, no. 1, pp. 35–40, 2010.
[4] A. V Langke, I. D. Palandeng, and M. M. Karuntu, “Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kelapa Pada PT. Tropica Cocoprima Menggunakan Economic Order Quantity,” vol. 6, no. 3, pp. 1158–1167, 2018.
[5] T. E. dan K. S. Sule, Pengantar Manajemen . Jakarta: Kencana, 2010.
[6] S. Assauri, Manajemen Produksi dan Operasi . Jakarta: FE UI, 2004.
[7] T. H. Handoko, Dasar-Dasar Manajemen Produksi Dan Operasi , Edisi I. Yogyakarta: BPFE, 2000.
[8] Heizer, Manajemen Operasi , 9th ed. Jakarta: Salemba Empat, 2009.
[9] A. Slamet, Penganggaran Perencanaan dan Pengendalian Usaha . Semarang: UNNES PRESS, 2007.
[10] B. Riyanto, Dasar-dasar Pembelanjaan Perusahaan , 5th ed. Yogyakarta: BPFE, 2001.