## Digitalisasi Arsip Pegawai pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kab. Bone
Jeffry Ilmu Komputer, Universitas Pancasakti Makassar, Indonesia jeffry@unpacti.ac.id
Syahrul Usman* Ilmu Komputer, Universitas Pancasakti Makassar, Indonesia syahrul.usman@unpacti.ac.id Mardewi Sistem Informasi, STMIK Kreatindo Manokwari Manokwari, Indonesia mardewi0004@gmail.com Nur Ayu Asrhi College Student Ilmu Komputer, Universitas Pancasakti
Makassar, Indonesia asrynurayu@gmail.com

## Abstrak
Kebutuhan  akan  efisiensi  dan  fleksibilitas  pada  sistem  pemerintahan  sangat dibutuhkan  di  era  teknologi  dan  informasi  seperti  sekarang  ini,  tidak  terkecuali pada  Badan  Kepegawaian  dan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia  Kabupaten Bone  yang  mencatat  seluruh  berkas-berkas  kepegawaian  dimana  seluruh  sistem pemberkasan  masih  dilakukan  secara  manual  yang  memakan  tempat  dan  biaya yang banyak untuk perawatn. Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi  digitalisasi  arsip  kepegawaian  untuk  proses  percepatan  pengurusan berkas kepegawaian baik dari segi kemudahan mengakses atau menyimpan berkas. Metode  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  menggunakan  metode  waterfall  untuk perancangan  sistem  yaitu  dengan  melakukan  analisis  kebutuhan  sistem,  desain sistem,  penulisan  kode  program,  pengujian  program,  dan  implementasi  program. Hasil  penelitian  menunjukkan  sistem  mampu  mempercepat  proses  pemberkasan sehingga efektifitas dan efisiensi pelayanan menjadi lebih baik.
Kata Kunci : Sitem, Informasi, Digitalisasi, Arsip, Kepegawaian.

## 1. Pendahuluan
Dalam suatu organisasi atau instansi baik swasta atau pemerintahan sudah tentu memiliki  informasi-informasi  yang  disimpan  dalam  bentuk  arsip.  Arsip  inilah  yang berfungsi  sebagai  rekam  jejak  informasi  kegiatan  sehingga  tiap  instansi  memiliki caranya  masing-masing  untuk  menyimpan  arsip  baik  penyimpanan  secara  offline (manual)  maupun  online  (digital).  Menurut  (Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009) tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
Vol. 3 No. 2 Juli 2022
dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang dibuat  dan  diterima  oleh  Lembaga  negara,  pemerintah  daerah,  Lembaga  Pendidikan, perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  persorangan  dalam pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa  dan  bernegara.  Menurut  (Rosalin, 2017)  arsip  harus  dikelola  dan  diselamatkan  karena  merupakan  identitas  dan  jati  diri bangsa, sebagai pusat ingatan, acuan dan bahan pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Pada  lembaga  pemerintahan,  keberadaan  arsip  yang  terstruktur  dan  tersimpan dengan  baik  akan  menjadi  nilai  tambah  terutama  pada  Lembaga  pemerintahan  yang berhubungan  langsung  dengan  pelayanan  kepada  masyarakat.  Tentu  kecepatan  dalam pengolahan arsip yang baik akan meningkatkan efektifitas baik itu dari segi pelayanan publik  maupun  di  lingkup  Lembaga  itu  sendiri,  tidak  terkecuali  pada  pelayanan kepegawaian  pada  Badan  Kepegawaian  dan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia Kabupaten Bone.
Saat ini pengelolaan arsip yang dilakukan pada Badan Kepegawaian dan Sumber Daya Manusia Kabupaten Bone masih dilakukan secara manual, yaitu seluruh arsip data pegawai  tersimpan  dalam  suatu  ruangan  arsip  dalam  bentuk  hard  copy  (kertas)  yang tersusun  secara  rapi  dalam  lemari-lemari  arsip.  Namun  seiring  dengan  banyaknya pegawai  mulai  dari  pegawai  aktif,  pensiun  ataupun  bahkan  meninggal  dunia  tentu semua berkas arsip masing-masing pegawai akan bertumpuk dalam suatu ruangan yang memiliki  keterbatasan  baik  dari  segi  penyimpanan  atau  pencarian  berkas  yang cenderung membutuhkan waktu lama untuk melakukan pencarian terhadap satu  berkas pegawai. Belum lagi jika terdapat berkas-berkas arsip pegawai yang tercecer atau hilang Sesuai dengan pemaparan di atas, maka permasalahannya adalah bagaimana cara melakukan digitalisasi terhadap arsip-arsip atau berkas kepegawaian sehingga efektifitas dan  efisiensi  pelayanan  baik  itu  terkait  dengan  penyimpanan  dan  aksesibilitas  arsip ketika diperlukan. Sehingga penelitian ini bertujuan untuk merancang Sistem Informasi Digitalisasi Online Arsip Pegawai untuk Peningkatan efektifitas dan Efisiensi Pelayanan pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Bone. Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  metode  waterfall  untuk  perancangan  sistem yaitu  dengan  melakukan  analisis  kebutuhan  sistem,  desain  sistem,  penulisan  kode program, pengujian program, dan implementasi program.
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  (Wahyuni  &  Nst,  2013),  melakukan  analisis terhadap media arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Bukittinggi diperoleh  bahwa  pemindahan  dari  media  arsip  konvensioal  ke  media  online  sulit dilakukan karena pengetahuan para staf arsiparis dalam bidang teknologi sangat rendah, kurangnya  peralatan  teknologi,  dan  kurangnya  dana  dan  anggaran  dari  pemerintah, solusi  yang  diberikan  adalah  dengan  melengkapi  peralatan  dan  menyediakan  ruangan khusus  untuk  pengarsipan  dan  menempatkan  arsiparis  yang  memiliki  keterampilan khusus  dibidang  teknologi  informasi.  Namun  pada  penelitian  ini,  hanya  sebatas memberikan  analisis  terhadap  arsip  konvensional  dan  belum  melakukan  perancangan untuk  membuat  sistem  informasi  ke  media  online.  (Muhidin  et  al.,  2016),  melakukan penelitian  tentang  konsep  arsip  digital.  Hasil  yang  diperoleh  bahwa  solusi  dalam menghadapi  media  penyimpanan  arsip  manual  (berbasis  kertas)  adalah  dengan menggunakan penyimpanan arsip dalam bentuk digital dalam hal peningkatan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip. Namun pada penelitian ini hanya memberikan konsep penggunaan  arsip  digital.  Penelitian  yang  dilakukan  oleh  (Yuningsih,  2017),  tentang
implementasi  sistem  informasi  Digitalisasi  Arsip  pada  Sekretariat  Organisasi Mahasiswa  STMIK  STIKOM  Bali  dengan  mengimplementasikan  Framework  Laravel. Hasil  yang  diperoleh  menunjukkan  efektifitas  aplikasi  dalam  hal  memudahkan admistrasi  persuratan  ke  seluruh  internal  Ormawa  secara  cepat  dan  efisien.  (Siregar, 2019)  melakukan  penelitian  untuk memberikan  gambaran  tentang  tata cara  melakukan digitalisasi arsip dengan mempertimbangkan berbagai aspek kepatutan, sehingga dapat menjamin efisiensi penyimpanan dan kemudahan mengakses arsip. Menurut penelitian ini,  untuk  mencapai  tujuan  efisiensi  penyimpanan  dan  kemudahan  mengakses  arsip, maka  digitalisasi  online  perlu  dilakukan  namun  harus  mengikuti  prosedur  yang  benar sesuai  dengan  peraturan  internal  organisasi  maupun  perundang-undangan.  Tetapi dokumen  atau  naskah  asli  yang  memiliki  kekuatan  hukum  otentik  maka  perusahan wajib tetap menyimpannya. Penelitian yang dilakukan oleh (Husain & Tajuddin, 2018) dengan  melakukan  digitalisasi  terhadap  naskah  kuno  sasak.  Hasil  penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi sudah dapat memberikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna seperti Naskah Tulisan dalam Bahasa Lontar, tulisan Arab Melayu, dll.  (Hapsari,  2019)  melakukan  penelitian  tentang  pentingnya  preservasi  arsip  digital. Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  penyimpanan  arsip  digital  sangat  beresiko mengalami  proses  degradasi  karena  tidak  dirancang  untuk  bertahan  dalam  waktu yang lama. Sehingga preservasi teknologi sangat diperlukan untuk menunjang keberlangsungan  data  arsip  digital.  (Bramantya,  2018)  Melakukan  penelitian  dengan mengubah seluruh arsip foto pada organisasi Keluarga Asrama Mahasiswa Ratnaningsih (KAMPR)  ke  dalam  bentuk  digital.  Hasil  digitalisasi  arsip  kemudian  di  simpan  pada server storage.

## 2.  Metodologi Penelitian
Untuk  metode  pengumpulan  data,  terdapat  tiga  metode  yang  digunakan  yaitu wawancara,  kepustakaan,  dan  observasi.  Metode  wawancara  yaitu  memungkinkan analisis  sistem  sebagai  pewawancara  untuk  mengumpulkan  data  secara  tatap  muka langsung dengan orang yang diwawancarai. Dalam hal ini penelitian dilakukan dengan mewawancarai  secara  langsung  pegawai  yang  bertugas  pada  dinas  terkait  yaitu BKPSDM  Kab.  Bone.  Metode  kepustakaan  yaitu  proses  pengumpulan  data  dengan mengutip  teori-teori  atau  konsep  dari  sejumlah  literatur.  Sedangkan  Metode  observasi yaitu melakukan proses pencarian data penunjang mengenai sistem yang saat ini sedang berjalan.

## 2.1. Diagram Alir Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  metode  waterfall  atau  classic  life  cycle  untuk pengembangan  sistem  perangkat  lunak  yang  akan  dirancang  dan  kemudian  dilakukan dengan tahapan-tahapan penelitian di lapangan. Dimulai dari tahap persiapan penelitian yaitu  Menyusun  instrument  penelitian  untuk  melihat  kondisi  di  lapangan  terkait pengarsipan  data  pegawai.  Analysis  system,  yaitu  melakukan  analisis  terhadap  sistem informasi  yang  akan  dibuat,  dalam  hal  ini  sistem  informasi  digitalisasi  online  arsip pegawai  pada  Badan  Kepegawaian  dan  Pengembangan  Sumber  Daya  Manusia Kabupaten Bone termasuk menganalisa kebutuhan-kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem. Setelah melakukan analisis, tahap selanjutnya adalah
Vol. 3 No. 2 Juli 2022
design system, yaitu mendesain sistem yang akan dibuat berdasarkan hasil analisis yang diperoleh.  Tahap  ketiga  adalah  implementation,  yaitu  melakukan  implementasi  atau proses pembuatan perangkat lunak (sistem) berdasarkan desain sistem yang telah dibuat. Selanjutnya  yaitu  tahap  testing.  Ditahap  ini  perangkat  lunak  yang  dibuat  diuji  coba apakah  telah  sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna  atau  tidak.  Jika  belum  sesuai,  maka lanjut  ke  tahap  maintenance  yaitu  perbaikan  sistem,  dan  akan  terus  berulang  sampai proses pengembangan perangkat lunak berjalan sebagaimana mestinya.
Persiapan Penelitian Analisis Sistem Desain Sistem Implementasi Uji Coba Revisi Konsep, Desain Sistem, Code Program
Gambar 1. Diagram Alir Penelitian.

## 3.  Pembahasan

## 3.1. Requirements Definition

## 3.1.1 Proses Bisnis Sistem Berjalan
“ Unified  Modeling  Language (UML)  adalah  keluarga  notasi  grafis  yang didukung oleh meta-model tunggal, yang membantu  pendeskripsian dan desain sistem perangkat  lunak,  khususnya  sistem  yang  dibangun  menggunakan  pemrograman berorientasi objek” (Fowler Martin, 2004).
Berikut  merupakan  proses  bisnis  sistem  berjalan  yang  digambarkan  melalui activity diagram :
Gambar 2. Activity Diagram Proses Unggah Berkas
Gambar  2  menunjukkan  bahwa  pegawai  melakukan  unggah  berkas  melalui sistem  yang  disediakan.  Hasil  unggah  berkas  kemudian  dilihat  dan  divalidasi  oleh admin  BKPSDM  Kabupaten  Bone  untuk  menentukan  bahwa  berkas  yang  diunggah dapat diterima atau ditolak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. .
Proses  unggah  berkas  dilakukan  berdasarkan  kelompok  pada  masing-masing berkas yang telah ditentukan sehingga memudahkan pegawai dalam melakukan proses unggah.
Gambar 3. Activity Diagram Proses Pemantauan dan Pelaporan.
Gambar  3  memperlihatkan  bahwa  terdapat  tiga  pengguna  yang  menggunakan sistem  yaitu  admin  unit  kerja,  pegawai  dan  admin  BKPSDM.  Dalam  hal  pemantauan dan  pelaporan,  ketiga  pengguna  memiliki  hak  akses  yang  berbeda-beda.  Untuk  admin unit kerja, akses yang diberikan hanya pada lingkup unit kerjanya saja. Untuk pegawai, hak akses yang diberikan hanya pada berkas pribadi, sedangkan untuk admin BKPSDM memiliki hak akses pada seluruh pegawai pada setiap unit kerja.

## 3.1.2  Kebutuhan Sistem yang Diusulkan
Kebutuhan  sistem  usulan  ini  dihasilkan  berdasarkan  hasil  analisis  terhadap sistem yang berjalan dan analisis terhadap dokumen sistem berjalan. Adapun kebutuhan sistem yang diusulkan tergambar pada usecase diagram berikut ini:

## • Use Case diagram untuk admin

## Gambar 4. Use case diagram untuk admin
Gambar  4  menunjukkan  use  case  diagram  dimana  admin  bertindak  sebagai aktor.  Admin  dapat  melakukan  beberapa  aksi  yaitu  login  ke  dalam  sistem  kemudian melakukan input data pegawai, input kelompok berkas dan input unit kerja.
• Use Case Diagram Admin Unit Kerja
Gambar 5. Use case Diagram Admin Unit Kerja.
Use Case Diagram unit kerja dapat dilihat pada gambar 5 dimana admin dapatmasuk ke  sistem  dengan  login  terlebih  dahulu,  kemudian  bisa  melakukan  input  data  pegawai pada  unit  kerjanya.  Selain  itu,  admin  unit  kerja  dapat  melihat  laporan  dan  dashboard arsip pada lingkup unit kerjanya.

## • Use Case Diagram Pegawai
Gambar 6. Use Case Diagram Pegawai
Gambar  6  merupakan  Use  case  diagram  pegawai  yang  bertindak  sebagai  arsiparis. Pegawai melakukan login terlebih dahulu untuk dapat melakukan input dan update data arsiparis,  selain  itu  juga  bisa  melakukan  pencetakan  laporan  dan  melihat  dashboard arsip miliknya.

## 3.2. System and Software Design

## 3.2.1. Desain Sistem
Desain  sistem  bertujuan  untuk  memberikan  gambaran  yang  jelas  terhadap rancang  bangun  sistem  yang akan  dibuat.  Untuk  itu,  desain  sistem  harus  dibuat  secara lengkap  karena  pembuatan  dalam  bentuk  perangkat  lunak  merujuk  pada  desain  sistem
ini. Untuk memberikan gambaran terkait kebutuhan pengguna, maka akan dimodelkan dalam bentuk class diagram sebagai berikut.
Gambar 7. Class Diagram.
Class diagram pada gambar 7 menunjukkan bahwa terdapat beberapa objek yang akan  dirancang  dan  merupakan  gambaran  besar  terhadap  struktur  database  yang  akan dibuat.  Dalam  sistem  ini,  terdapat  beberapa  class  yang  akan  dibuat  diantaranya  class user, class unit kerja, class berkas dan class kategori. Pada rancangan class diagram di atas,  dapat  dilihat  bahwa terdapat  beberapa  class  yang  saling  berhubungan  yaitu, class user yang berhubungan dengan class berkas, class unit kerja yang berhubungan dengan class user, dan class berkas yang berhubungan dengan class kategori.

## 3.3. Hasil dan Implementasi
Vol. 3 No. 2 Juli 2022
Berdasarkan  hasil  analisis  dan  perancangan  sistem,  maka  sistem  akan diimplementasikan  dalam  bentuk  aplikasi  berbasis  web  dengan  menggunakan  bahasa pemrograman PHP. Untuk Database Management System, akan menggunakan MySQL.
Gambar 8. Halaman Login
Gambar  8  merupakan  halaman  awal  sistem  sebelum  masuk  ke  beranda. Pengguna  yang  nantinya  akan  berinteraksi  dengan  sistem  adalah  Admin,  admin  unit kerja, dan pegawai yang bersangkutan.
Gambar 9. Halaman Beranda
Gambar  9  merupakan  halaman  beranda  Aplikasi.  Halaman  ini  memperlihatkan statistik dari jumlah pengguna, berkas terunggah, berkas diterima, berkas ditolak, berkas yang  belum  divalidasi  dan  informasi-informasi  lain  yang  diperlukan  sehingga memudahkan pengguna mengetahui statistik aplikasi.

## Gambar 10. Halaman Validasi Berkas.
Gambar 10 merupakan halaman utama admin untuk memverifikasi berkas yang diunggah  oleh  pegawai.  Pada  halaman  ini  ditampilkan  seluruh  berkas  pegawai  yang telah diunggah yang nantinya akan divalidasi oleh admin, apakah berkas diterima atau ditolak,  jika  berkas  berhasil  diterima,  maka  pegawai  tidak  dapat  melakukan  tindakan apapun,  mulai  dari  mengunggah  berkas  hingga  mengganti  berkas.  Sebaliknya,  jika berkas  ditolak,  maka  akan  ada  informasi  ke  pegawai  alasan  berkas  ditolak  dan  segera melakukan perubahan berkas yang diunggah.

## Gambar 11. Halaman Unggah Berkas.
Gambar 11 merupakan halaman  untuk mengunggah berkas dari masing-masing pegawai.  Berkas  yang  diunggah  kemudian  akan  muncul  di  halaman  utama  admin kemudian dilakukan validasi apakah berkas diterima atau ditolak.

## 4. Kesimpulan dan Saran
Bedasarkan  hasil  penelitian  dan  implementasi  sistem  diatas  maka  dapat  disimpulkan bahwa  penggunaan  Sistem  Informasi  untuk  digitalisasi  arsip  data  Pegawai  sangat dibutuhkan guna meningkatkan efektifitas dan Efisiensi kerja, baik pada PNS juga pada lingkup  BPKSDM  Kabupaten  Bone.  Aplikasi  yang  dibangun  juga  sangat memperhatikan hak akses para pengguna ditiap rule nya sehingga kerahasiaan dokumen tetap  terjaga,  dengan  sistem  digitalisasi  ini  tentunya  sangat  membantu  dalam mengefesiensikan  tempat  penyimpanan,  memudahkan  dalam  pencarian  dokumen  dan memberi  rasa  aman  terhadap  hilang  atau  rusaknya  dokumen.  Pada  penelitian selanjutnya  pengembangan  Aplikasi  berbasis mobile bisa  menjadi  alternatif  teknologi untuk mengakomodir pegawai agar lebih mudah mengakses atau menyimpan dokumen. Pengujian performa aplikasi dan server juga perlu dilakukan agar memastikan aplikasi bisa tetap berjalan dengan lancar meskipun diakses oleh banyak pengguna.

## Daftar Pustaka
Bramantya,  A.  R.  (2018).  Jejak  Organisasi  Asrama  Ratnaningsih:  Digitalisasi  Sebagai Upaya Penyelamatan Arsip. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 1(1), 24–37. https://doi.org/10.22146/diplomatika.28247 .
Fowler, Martin. UML distilled: a brief guide to the standard object modeling language. Addison-Wesley Professional, 2004.
Hapsari, N. (2019). Urgency Digital Archive Preservation. Record and Library Journal, 4, 127. https://doi.org/10.20473/rlj.V4-I2.2018.127-138.
Husain,  H.,  &  Tajuddin,  M.  (2018).  Digitalisasi  Naskah  Kuno  Sasak  untuk  Menjaga, Melindungi  dan  Melestarikan  Budaya  Berbasis  Web.  Prosiding  SNST  Fakultas Teknik, 1(1), Article 1.
Muhidin,  S.  A.,  Winata,  H.,  &  Santoso,  B.  (2016).  Pengelolaan  Arsip  Digital.  JPBM (Jurnal Pendidikan Bisnis Dan Manajemen), 2(3), 178–183.
Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Universitas Brawijaya Press.
Siregar, Y. B. (2019). Digitalisasi Arsip untuk Efisiensi Penyimpanan dan Aksesibilitas.
Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan, 4(1), 1–19. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
Wahyuni,  T.,  &  Nst,  B.  (2013).  Alih  Media  Arsip  Konvensional  di  Kantor Perpustakaan,  Arsip,  dan  Dokumentasi  Kota  Bukittinggi.  Ilmu  Informasi Perpustakaan  Dan  Kearsipan,  2(1),  203-208–208.  https://doi.org/10.24036/2324- 0934.
Yuningsih,  L.  (2017).  Implementasi  Framework  Laravel  Pada  Aplikasi  Digitalisasi Arsip  Sekretariat  Organisasi  Mahasiswa  STMIK  STIKOM  Bali  |  E-Proceedings KNS&I STIKOM Bali. 2017, 379–383.