JIPI (Jurnal Ilmiah Penelitian dan Pembelajaran Informatika) Volume 07, Nomor 02, Juni 2022 : 325 – 331

## PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI TATA KELOLA ADMINISTRASI DI JURUSAN TEKNIK MESIN UNESA
Rachmad Syarifudin Hidayatullah 1) , Saiful Anwar 2) , Wahyu Dwi Kurniawan 3) , Ikhwa Nudin 4) , Muhamad Nur Febrian Syah 5)
1,2,3,4,5) Jurusan Teknik Mesin, Fakultas Teknik, Universitas Negeri Surabaya Kampus Unesa Ketintang Gedung A3, Jl.Ketintang Surabaya, Surabaya e-mail: rachmadhidayatullah@unesa.ac.id 1) , saifulanwar@unesa.ac.id 2) , wahyukurniawan@unesa.ac.id 3) , ikhwa.19017@mhs.unesa.ac.id 4) , muhammadnur.19035@mhs.unesa.ac.id 5)

## ABSTRAK
Kegiatan adminitrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh suatu instansi atau perusahaan. Namun, sejak adanya pandemic Covid-19 proses administrasi di Jurusan Teknik Mesin Universitas Negeri Surabaya (Unesa) menjadi kurang efisien. Adanya ketentuan pelayanan adiministrasi boleh dilakukan dengan ketentuan 25% dari total pegawai menjadi salah satu alasannya. Merujuk dari permasalahan tersebut, melalui penelitian ini dibangunlah suatu sistem informasi yang bertujuan untuk meminimalisir ketidakefisienan proses administrasi di Jurusan Teknik Mesin Unesa. Penelitian ini berjenis pengembangan.  Berdasarkan hasil  penelitian  yang  telah  dilaksanakan,  maka  dapat  diketahui  bahwa  SiMME  telah  dikem- bangkan sesuai dengan kebutuhan user. Penggunaan SiMME telah menjadi trobosan baru di Jurusan Teknik Mesin, dimana sebelumnya sistem kelola adiministrasi dilakukan secara manual. Namun, saat ini sudah dapat dilakukan secara online se- hingga  dimanapun  user  berada  proses  pengurusan  administrasi  tetap  dapat  dilakukan.  Selain  itu,  status  pengajuan  usual dapat dipantau secara berkala oleh user sehingga saat diperlukan perbaikan user dapat langsung melakukan revisi sesuai dengan masukan yang diberikan oleh admin.

## Kata Kunci: Layanan administrasi, SiMME, Jurusan Teknik Mesin, Universitas Negeri Surabaya

## ABSTRACT
Administrative activities are routine operational activities carried out by an agency or company. However, since the Covid- 19 pandemic, the administrative process at the Mechanical Engineering Department, State University of Surabaya (Unesa) has become less efficient. The existence of provisions for administrative services may be carried out provided that 25% of the total  employees  is  one  of  the reasons.  Referring  to  these  problems,  through  this  research  an  information  system  was  built which aims to minimize the inefficiency of the administrative process in the Department of Mechanical Engineering, Unesa. This research is a development type. Based on the results of research that has been carried out, it can be seen that SiMME has been developed according to user needs. The use of SiMME has become a new breakthrough in the Department of Me- chanical Engineering, where previously the administrative management system was carried out manually. However, now it can be done online so that wherever the user is, the administrative process can still be done. In addition, the status of the usual submissions can be monitored periodically by the user so that when improvements are needed, the user can immediately make revisions according to the input given by the admin.
Keywords: Administrative services, SiMME, Department of Mechanical Engineering, Universitas Negeri Surabaya.

## I. P ENDAHULUAN
EGIATAN adminitrasi  merupakan  kegiatan  operasional  rutin  yang  dilakukan  oleh  suatu  instansi  atau perusahaan.  Kegiatan  tersebut  meliputi  kegiatan  surat  menyurat,  pencatatan  administrasi  kepegawaian, serta proses inventory [1], [2]. Namun, secara umum dibeberapa perkantoran kegiatan administrasi masih belum  efisien  dikarenakan  pola  yang  terapkan  masih  menggunakan  pola  lama  (konvensional).  Terlebih  lagi ditengah  kondisi  yang  saat  ini  masih  dalam  masa  pandemic  Covid-19,  yang  kerap  kali  menuntut  agar  setiap kegiatan perkantoran dilakukan secara work from home (WFH) [3], [4] atau seringkali dilakukan dengan kapasitas terbatas. Peraturan tersebut juga telah diatur dalam Inmendagri Nomor 35 Tahun 2021 [5], dimana dalam salah satu ketentuan dijelaskan bahwa untuk pelayanan adiministrasi boleh dilakukan dengan ketentuan 25% dari total pegawai.
Penerapan  peraturan  tersebut  tentunya  memiliki  berbagai  imbas  dari  proses  administrasi  perkantoran,  tidak terkecuali  untuk  proses  administrasi  pada  lembaga  pendidikan  [6].  Jurusan  Teknik  Mesin  Universitas  Negeri Surabaya menjadi salah satu lembaga yang terkena dampak dari peraturan tersebut. Adanya pembatasan pegawai yang  diizinkan work  from  office (WFO)  membuat  proses  administrasi  baik  untuk  dosen,  karyawan,  maupun mahasiswa menjadi sangat lambat. Terutama untuk mahasiswa, pembuatan surat tugas dosen pembimbing, seminar
K

## JIPI (Jurnal Ilmiah Penelitian dan Pembelajaran Informatika)
Volume 07, Nomor 02, Juni 2022 : 325 – 331
proposal  skripsi,  maupun  seminar  hasil  menjadi  sangat  lambat,  dan  tentunya  hal  tersebut  sangat  merugikan mahasiswa. Hal ini tentunya, membuat proses administrasi harus dilakukan dengan metode yang berbeda, dimana metode tersebut harus efektif dan efisien sesuai kondisi dimasa pandemic Covid 19.
Beberapa  solusi  telah  diberikan,  salah  satunya  adalah  dengan  mengumpulkan  berkas  secara offline yang kemudian  akan  dikonfirmasi  oleh  pihak  Tata  Usaha  (TU)  dalam  satu  hingga  dua  hari  kedepan.  Namun,  solusi tersebut masih dinilai belum optimal mengingat level Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat  (PPKM) yang  selalu  berubah-ubah  sesuai  pemetaan  angka  kasus  harian  disetiap  wilayah.  Dengan  demikian,  proses pemberkasan akan membutuhkan waktu yang lama dan tidak menentu.
Merujuk dari permasalahan tersebut, solusi lain juga ditawarkan, yakni dengan mengembangkan sebuah sistem informasi  yang  dikhususkan  untuk  mengakomodir  kebutuhan  tata  kelola  administrasi..  Sistem  informasi  ini nantinya akan dibangun dengan bebasis web yang membutuhkan server dan browser untuk menjalankannya. Warju et al. (2020) [7] menunjukkan bahwa dengan menggunakan teknologi sistem informasi proses administrasi untuk penelitian dan pengabdian masyarakat menjadi sangat efektif dan efisien. Sementara itu, Musdalifah et al. (2019) [8],  mengemukakan  bahwa  pengembangan  sistem  informasi  diera  seperti  saat  ini  menjadi  hal  yang  sangat dibutuhkan. Hal tersebut dikarenakan dalam menghadapi persaingan global, setiap lembaga pendidikan dituntut agar mampu memberikan pelayanan terbaik yang cepat dan akurat. Oleh karena itu, tujuan besar dari penelitian ini adalah membangun sistem informasi tata Kelola administrasi di Jurusan Teknik Mesin Universitas Negeri Surabaya yang mampu menjadi sebuah solusi dan memberi kemudahan dalam proses adminisitrasi baik untuk dosen maupun mahasiswa.

## II. M ETODE
Pada penelitian ini model waterfall digunakan sebagai model pengembangan perangkat lunak . Model waterfall mempunyai lima tahapan yang dikembangkan oleh Winston Royce dan merupakan model pengembangan klasik dengan sistem pengembangan linier [9]. Tahapan dalam model ini meliputi analysis requirements , system design , coding , system testing , implementation and maintenance [10], [11]. Lebih jelasnya skema pengembangan model Waterfall dapat dilihat pada Gambar 1.

## Gambar. 1. Tahapan waterfall model
Analysis  Requirements dilakukan  untuk  menganalisis  kebutuhan  sistem  yang  kemudian  dilanjutkan  dengan proses system  design atau  proses  perancangan  sistem  SiMME.  Setelah  tahapan sistem  design selesai,  maka dibuatlah  kode  program  PHP  dan  MYSQL  sebagai  database  sistem  [12].  Setelah  itu,  dilakukan  pengujian menggunakan black box  testing untuk memastikan  bahwa  tidak terjadi error pada  sistem  SiMME.  Selanjutnya, dilakukan tahap implementation sebagai tahapan yang menandakan bahwa sistem telah siap digunakan sedangkan tahap maintenance dilakukan untuk memastikan sistem kembali normal saat terjadi kesalahan fungsi [13]. Lebih lanjut,  Sherman  mengemukakan  bahwa  penggunaan  metode  ini  sangatlah  tepat  karena step-by-step metode pengembangan memiliki definisi yang jelas dan mudah dipahami [14]. Disamping itu, status pengembangan sistem dapat secara mudah diukur berdasarkan jadwal dan rencana sumber daya yang telah direncanakan [15].

## Analysis Requirements

## System Design

## Coding

## System Testing

## Implementation and  Maintenance

## JIPI (Jurnal Ilmiah Penelitian dan Pembelajaran Informatika)
Volume 07, Nomor 02, Juni 2022 : 325 – 331

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. System Requirements Diagram
System  requirements  diagram menunjukkan  tool  apa  saja  yang  dibutuhkan  dari  sistem  SiMME  yang  sedang dibangun mulai dari login hingga user mendapatkan notif terkait usulan yang sedang diajukan. Lebih rinci, system requirements diagram penelitian ini dapat ditunjukkan melalui gambar berikut.
Gambar. 2. System requirements diagram SiMME

## B. Diagram Activity
Diagram  activity merupakan  diagram  yang  menunjukkan  alur  dari  cara  kerja  SiMME.  Dalam  penelitian  ini, dimulai dari admin yang memiliki hak akses tunggal untuk mengontrol seluruh aktivitas sistem apabila ada usulan surat penugasan dari mahasiswa. Lebih detail, alurnya dapat kita lihat melalui gambar berikut.
Sistem Owner/Admin Login Mengisi Data Sistem berikan notivasi dan password Memilih jenis layanan : 1. Penunjukan pembimbing PI atau Skripsi. 2. Ujian Pi 3. Ujian Proposal Skripsi 4. Ujian Laporan Skripsi Kaprodi Admin Kajur Sistem mengirim surat yang telah di acc Akun mahasiswa Revisi ACC Pembimbing Penguji

## E-ISSN : 2540 - 8984

## JIPI (Jurnal Ilmiah Penelitian dan Pembelajaran Informatika)
Volume 07, Nomor 02, Juni 2022 : 325 – 331

## C. Implementasi Sistem
Implementasi  sistem  SiMME  pada  penelitian  ini  menunjukkan  beberapa interface atau  tampilan  yang  telah selesai dibangun. Menu pada SiMME ini meliputi menu login/sign in, menu home, menu buat pengajuan, menu jenis  pengajuan,  dan  menu  kirim  pengajuan.  Sebelum  masuk  SiMME  baik  admin  maupun  user  terlebih  dahulu diwajibkan untuk memasukkan username dan password, dimana tampilan untuk login pada website SiMME dapat ditunjukkan melalu Gambar 4a. SiMME juga memiliki fasilitas menu “saya lupa password”, ini bertujuan untuk mereset password user saat terjadi lupa password dan tampilan untuk menu tersebut dapat dilihat pada Gambar 4b. Selain itu, pada tampilan login juga disediakan menu “daftar pengguna baru”. Ini ditujukan untuk memfasilitasi user  secara  mudah,  saat  user  tersebut  ingin  melakukan  pengusulan  surat  penugasana  baik  praktik  industri  (PI) maupun skripsi namun belum memiliki akun dan tampilan untuk menu “daftar pengguna baru” dapat dilihat pada Gambar 4c.
(a) (b) (c)
Gambar. 4. Tampilan SiMME (a) login, (b) lupa password, (c) registrasi pengguna baru
Setelah user melakukan login , maka akan nampak tampilan home dari SiMME (Gambar 5). Pada tampilan menu home terdapat menu untuk buat pengajuan dimana melalui menu tersebut terdapat beberapa jenis pengajuan yang dapat  disesuaikan  dengan  kebutuhan  user,  mulai  dari  pengajuan  surat  penugasan  dosen  pembimbing  praktek industri,  pembimbing  proposal  skripsi,  penguji  laporan  praktek  industri  hingga  menguji  skripsi  (Gambar  6). Kemudian, setelah selesai memilih jenis pengajuan user dapat menekan menu kirim yang ada pda bagian bawah dari menu jenis pengajuan.

## JIPI (Jurnal Ilmiah Penelitian dan Pembelajaran Informatika)
Volume 07, Nomor 02, Juni 2022 : 325 – 331
Gambar. 5. Tampilan menu home SiMME
Gambar. 6. Tampilan menu jenis pengajuan surat penugasan
Selanjutnya, setelah user mengirimkan pengajuan maka kepala program studi (kaprodi) akan mendapatkan notif terkait usulan yang masuk (Gambar 7). Apabila, usulan telah disetujui oleh kaprodi maka usulan dapat diproses oleh admin untuk diterukan kepada ketua juruan (kajur) untuk ditentukan dosen pengujian yang sesuai dengan topik usulan.  Disamping  itu,  user  juga  dapat  memantau  status  usulannya  melalui  menu home SiMME  hingga  surat penunjukkan selesai disahkan oleh kajur.

## E-ISSN : 2540 - 8984

## JIPI (Jurnal Ilmiah Penelitian dan Pembelajaran Informatika)
Volume 07, Nomor 02, Juni 2022 : 325 – 331

## D. Black Box Testing
Dalam proses memastikan bahwa semua fungsi pada sistem SiMME tidak terjadi error , maka dilakukan black box  testing .  Uji black  box dilakukan  pada  dua  menu  yakni  menu  login  dan  menu  usulan  pengajuan  dosen pembimbing, dimana hasil uji dapat dilihat pada Tabel 1.
TABEL I

## BLACK BOX TESTING
Aktivitas Pengujian Reaksi Sistem Keterangan
Valid
Menginput password yang salah Akses ditolak Valid Menginput password yang benar Akses diterima

## IV. K ESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan, maka dapat diketahui bahwa SiMME telah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan user. Penggunaan SiMME telah menjadi trobosan baru di Jurusan Teknik Mesin, dimana sebelumnya sistem kelola adiministrasi dilakukan secara manual. Namun,  saat ini sudah dapat dilakukan secara online sehingga dimanapun user berada proses pengurusan administrasi  tetap dapat dilakukan. Selain itu, status pengajuan usual dapat dipantau secara berkala oleh user sehingga saat diperlukan perbaikan user dapat langsung melakukan revisi sesuai dengan masukan yang diberikan oleh admin.

## JIPI (Jurnal Ilmiah Penelitian dan Pembelajaran Informatika)
Volume 07, Nomor 02, Juni 2022 : 325 – 331

## D AFTAR P USTAKA
[1] L. Parlina and E. Elawati, “Penanganan Pencatatan Surat Pada Lembar Disposisi pada bagian Biro Umum Sekretariat Provinsi Jawa Barat,” ATRABIS J. Adm. Bisnis , vol. 6, no. 2, pp. 172–179, 2020.
[2] M. Hanafi, “Peranan Administrasi Kepegawaian Pada Sekolah Menengah Kejuruan Di Daerah Istimewa Yogyakarta,” Efisiensi - Kaji. Ilmu Adm. , vol. 15, no. 1, pp. 51–59, 2019, doi: 10.21831/efisiensi.v15i1.24486.
[3] T. Dewayani, “Bekerja dari Rumah (Work From Home) Dari Sudut Pandang Unit Kepatuhan Internal,” 2020. https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/13014/Bekerja-dari-Rumah-Work-From-Home-Dari-Sudut-Pandang-Unit-Kepatuhan-Internal.html (accessed Jun. 08, 2020).
[4] N. J. L. Fitria, “Penerapan Work From Home Dan Work From Office Dengan Absensi Online Sebagai Implikasi E-Government Di Masa New Normal Implementation of Work From Home and Work From Office With Online Absence As an E-Government,” Civ. Serv. , vol. 14, no. 1, pp. 69–84, 2020.
[5] Mendagri, Inmendagri Nomor 35 Tahun 2021 Tentang Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat Level 4, Level 3, dan Level 2 Corona Virus Disease 2019 di Wilayah Jawa dan Bali . Indonesia: Menteri Dalam Negeri, 2021.
[6] M. Rizal, R. Afrianti, and I. Abdurahman, “Dampak Kebijakan Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat (PPKM) bagi Pelaku Bisnis Coffe shop pada Masa Pandemi Terdampak COVID-19 di Kabupaten Purwakarta The Impact of the Policy for Implementing Community Activity Restrictions for Coffee Shop Busi,” J. Inspirasi , vol. 12, no. 1, pp. 97–105, 2021.
[7] Warju, S. E. Cahyaningrum, Nurkholis, L. Saksono, S. R. Nudin, and S. R. Ariyanto, “Development of Web-based Research and Community Service Database at Universitas Negeri Surabaya,” J. Phys. Conf. Ser. , vol. 1577, p. 012042, Jul. 2020, doi: 10.1088/1742-6596/1577/1/012042.
[8] M. Musdalifah, N. Mahmud, and K. Kasmawati, “Implementasi Sistem Informasi Manajemen dalam Mendukung Pelayanan Administrasi di SMA Negeri 1 Barru,” Kelola J. Islam. Educ. Manag. , vol. 4, no. 1, pp. 19–34, Apr. 2019, doi: 10.24256/kelola.v4i1.785.
[9] W. W. Royce, “Managing the Development of large Software Systems,” Ieee Wescon , no. August, pp. 1–9, 1970.
[10] A. M. Dima and M. A. Maassen, “From Waterfall to Agile software: Development models in the IT sector, 2006 to 2018. Impacts on company management,” J. Int. Stud. , vol. 11, no. 2, pp. 315–326, Jun. 2018, doi: 10.14254/2071-8330.2018/11-2/21.
[11] J. Yu, “Research Process on Software Development Model,” IOP Conf. Ser. Mater. Sci. Eng. , vol. 394, p. 032045, Aug. 2018, doi: 10.1088/1757- 899X/394/3/032045.
[12] P. S. Ganney, S. Pisharody, and E. Claridge, “Software engineering,” in Clinical Engineering , Elsevier, 2020, pp. 131–168.
[13] M. Attanggo, S. Andryana, and E. Mardiani, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Penjualan Pakaian,” JIPI (Jurnal Ilm. Penelit. dan Pembelajaran Inform. , vol. 6, no. 1, pp. 106–113, 2021, doi: 10.29100/jipi.v6i1.1920.
[14] R. Sherman, “Project Management,” in Business Intelligence Guidebook , Elsevier, 2015, pp. 449–492.
[15] J. Ilias, et al. , “At-Thoyyib Shop Inventory Management System,” Acta Inform. Malaysia , vol. 2, no. 2, pp. 12–16, Jan. 2018, doi: 10.26480/aim.02.2018.12.16.