…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)

## TINJAUAN PENOMORAN GANDA REKAM MEDIS DI RS. BMC MAYAPADA BOGOR
Oleh Avif Abdul Aziz 1) , Irda Sari 2)
1,2 Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha Jl. Gatot Subroto No.301, Maleer, Kec. Batununggal, Kota Bandung, Jawa Barat 40274/telepon (022) 87340030 /fax (022) 87340086 /email piksiganeshaonline@gmail.com Email: 1 avif.abdulaziz@gmail.com , 2 Irda.sari@piksi.ac.id

## Abstract
The hospital is one of the health service providers that organizes medical records. Medical records are used to document the patient's identity and all actions that have been given by health workers to  patients.  Medical  record  documents  must  be  stored  so  that  they  can  be  useful  for  service continuity. The process of storing medical records refers to the numbering system that is obtained when the patient first registers. Errors in numbering can result in double numbering of the patient's medical record so that the impact on service delivery is hampered and the contents of the patient's medical record file are not sustainable.
The purpose of this study was to determine the factors causing the double numbering of medical records, this study used a qualitative type of research, carried out by interviewing the registration officer.  Data  analysis  used  interview  guidelines,  observation  guidelines  and  primary  data. Duplicate numbering at the time of patient registration where patients get multiple numbers, and every month about 1-10 patients get double numbers. Educational qualifications, knowledge, and experience are less thorough and do not know about the medical record numbering system. There is still duplication of medical record numbering and for officers it is necessary to train and increase broad  knowledge.  It  is  hoped  that  the  hospital  can  pay  attention  to  the  registration  officer  in providing medical record numbering.
Keywords: Multiple numbers, Medical records, BMC Mayapada Hospital Bogor

## PENDAHULUAN
Perkembangan  bidang  teknologi  dan sistem informasi yang pesat memberi pengaruh di segala bidang kehidupan manusia termasuk bidang kesehatan. Berbagai aplikasi dibuat dan dikembangkan  untuk    menunjang    dan membantu  operasional  pelayanan  kesehatan, aplikasi  tersebut  diharapkan  dapat  digunakan dalam  proses  pengambilan  keputusan  yang bermanfaat di bidang kesehatan.
Rekam medis diartikan sebagai keterangan  baik  yang  tertulis  maupun  yang terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan  fisik,  diagnose  segala  pelayanan dan  tindakan  medis  yang  diberikan  kepada pasien, dan pengobatan baik rawat inap, rawat jalan  maupun  yang  mendapatkan  pelayanan darurat. Kalau diartikan secara dangkal, rekam
medis  seakan-akan  hanya  merupakan  catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalua dikaji lebih dalam catatan tersebut sudah tercemin segala informasi menyangkut seorang  pasien  yang  akan  dijadikan  dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjutdalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit.
Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah  No.10  tahun  1960,  kepada  semua petugas diwajibkan untuk menyimpan rahasia kedokteran, termasuk rekam medis. Kemudian pada  tahun  1972  dengan  Surat  Keputusan Menkes  RI  Nomor  034/Birhup/1972  ada kejelasan  bagi  rumah  sakit  menyangkut kewajiban  untuk  menyelenggarakan  rekam medis.  Pada  tahun  1989  diberlakukan
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Journal of Innovation Research and Knowledge
Permenkes Nomor 749a/MENKES/PER/XII/1989  tentang  rekam medis yang merupakan landasan hukum semua tenaga  medis  dan  paramedik  di  institusi pelayanan  kesehatan  yang  terlibat  di  dalam penyelenggaraan rekam medis dalam melaksanakannya. Tahun 1991 Dirjen
Pelayanan  Medik  Depkes  mengeluarkan  SK N0.78 tahun 1991 tentang petunjuk pelaksanaan  penyelenggaran  rekam  medis rumah  sakit.  Lalu  dengan  diterbitkannya Permenkes
nomor 269/MENKES/PER/III/2008  tentang  rekam medis serta perkembangan teknologi informasi maka  dilakukan  penyempurnaan  pedoman penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
Tujuan  rekam  medis  adalah  untuk menunjang  tercapainya  tertib  administrasi dalam  rangka  upaya  peningkatan  pelayanan kesehatan  di  sarana  pelayanan  kesehatan. Tanpa  didukung  suatu  system  pengelolaan rekam  medis  yang  baik  dan  benar,  mustahil tertib  administrasi  rumah  sakit  akan  berhasil sebagaimana  diharapkan,  sedangkan  tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan  di  dalam  upaya  pelayanan kesehatan.
Dalam menjaga mutu pelayanan rumah sakit,  setiap  pasien  yang  datang  berobat mendapatkan  satu  Nomor  Rekam  Medis (NRM)  yang  memiliki  peran  penting  dalam proses pencarian dan membedakan pasien satu dengan  yang  lainnya. Sistem  penomoran RS. BMC  Mayapada  Bogor  menggunakan  Unit Numbering  System  (UNS) yaitu  pada  setiap pasien  yang  datang  berkunjung  mendapatkan pelayanan  kesehatan,  diberikan  satu  NRM yang dipakai selamanya dengan sistem Rekam Medis  Elektronik  (RME).  Namun  pada kenyataannya masih ditemukan adanya nomor ganda  rekam  medis.  Sehingga  diperlukan pemecahan masalah terkait “Tijauan Penomoran Ganda Rekam Medis di RS. BMC Mayapada Bogor”.
Pada dasarnya RME adalah penggunaan perangkat teknologi informasi untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan serta
peng- akses -an  data  yang  tersimpan  pada rekam  medis  pasien  di  rumah  sakit  dalam suatu  sistem  manajemen  basis  data  yang menghimpun  berbagai  sumber  data  medis. Bahkan  beberapa  rumah  sakit  modern  telah menggabungkan RME dengan aplikasi Sistem Informasi  Manajemen  Rumah  Sakit  (SIMRS) yang  merupakan  aplikasi  induk  yang  tidak hanya  berisi    RME    tetapi    sudah    ditambah dengan    fitur-fitur    seperti    administrasi, billing,    dokumentasi  keperawatan,  pelaporan dan dashboard score card .
RME  juga  dapat  diartikan  sebagai lingkungan  aplikasi  yang  tersusun  atas penyimpanan  data  klinis,  sistem  pendukung keputusan  klinis,  standarisasi  istilah  medis, entry data terkomputerisasi, serta dokumentasi medis dan farmasi. RME juga bermanfaat bagi paramedis untuk mendokumentasikan, memonitor, dan mengelola pelayanan kesehatan  yang  diberikan  pada  pasien  di rumah  sakit.  Secara  hukum  data  dalam  RME merupakan rekaman legal dari pelayanan yang telah  diberikan  pada  pasien  dan  rumah  sakit memiliki hak untuk menyimpan data tersebut. Menjadi tidak legal, bila oknum di rumah sakit menyalah  gunakan  data  tersebut  untuk kepentingan  tertentu  yang tidak berhubungan dengan pelayanan kesehatan pasien.
Penomoran  ganda  rekam  medis  yang terjadi  disebabkan  oleh  proses  identifikasi yang  kurang  tepat  sehingga  menyebabkan pasien mendapat  lebih dari satu NRM. Nomor ganda  adalah  perulangan,  keadaan  rangkap. Sedangkan  rangkap  adalah  dua  tiga  helai melekat  menjadi  satu,  bila  ditemukan  pasien memiliki  lebih  dari  satu  nomor  rekam  medis maka  berkas  tersebut  harus  digabungkan menjadi satu nomor . Dari jumlah  data  ganda ditemukan  mulai  bulan  Januari  -  Juni  2021 sebanyak 61 nomor rekam medis. Berdasarkan masalah  yang  terjadi  bahwa  kasus  nomor ganda  rekam  medis  pada  tahun  2021  di  RS. BMC  Mayapada  Bogor  masih  ditemukan beberapa  kasus  nomor  ganda,  maka  peneliti menggali  masalah-masalah  yang  berkaitan dengan penelitian ini , sehingga memperoleh
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
hasil dari wawancara dengan pendaftaran dan petugas  rekam medis  di  RS. BMC Mayapada Hospital.
Rumah Sakit BMC Mayapada terletak di Jl.  Pajajaran  Indah  V  No.  97  Bogor  di  atas sebidang tanah 5.148.45 m2 dan luas bangunan 5.250  m2,  dengan  bangunan  berlantai  lima, RS. BMC Mayapada adalah rumah sakit yang ditunjang  dengan  perlengkapan  modern  dan canggih  serta kualitas pelayanan yang terbaik di  Kota  Bogor.  RS  BMC  Mayapada memberikan  pelayanan  Poliklinik  (Rawat Jalan),  Rawat  Inap,  Instalasi  Gawat  Darurat yang  siap  melayani  selama  24  jam,  Apotik, Laboratorium,  Radiologi,  Rehabilitasi  Medik, Konsultasi Gizi, Kebidanan, Operasi (Bedah), Medical  Check  Up  (MCU),  Pemeriksaan Osteoporosis, dan lain-lain.

## LANDASAN TEORI
Semua instansi pasti menginginkan agar semua kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana  dan  dapat  mencapai  tujuan  yang diharapkan, Namun  pada kenyataannya, tidak semua  kegiatan  dapat  berjalan  dengan  mulus sesuai dengan rencana dan harapan. Begitupun halnya rumah sakit sebagai institusi pelayanan kesehatan  yang  memiliki  system  yang  sangat komplek,  sifatnya  yang  padat  karya,  padat modal  dan  padat  teknologi  yang  memerlukan manajemen yang professional untuk menanganinya.  Menurut  Azrul  Anwar  (1996) dalam  bukunya  “  Program  Menjaga  Mutu Pelayanan  Kesehatan”,  kesenjangan  terjadi apabila suatu penampilan pelayanan kesehatan yang  terjadi  di  lapangan  berbeda  dengan standar  yang  telah  ditetapkan  di  institusi tersebut.
Nomor  rekam  medis  sebagai  bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan    sebab    dalam    pengelolaaan rekam  medis  nomor  rekam medis  menyatu dengan  identitas  pasien.  Dikatakan  sebagai bagian  identitas pasien pribadi karena dengan menyebut  atau  menulis  nomor  rekam  medis tersebut maka dapat diketahui dokumen rekam medis atas nama pasien yang bersangkutan dan memininimalkan informasi pasien yang hilang.
Menurut Depkes RI Tahun 2006, apabila ditemukan  pasien  memiliki  lebih  dari  satu nomor rekam medis maka berkas rekam medis nomor  tersebut  harus  digabung  menjadi  satu nomor.

## METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan  penelitian  deskriptif  dengan pendekatan  kualitatif  yang  bertujuan  untuk mengetahui dengan jelas dan lebih mendalam tentang  Tinjauan  Penomoran  Ganda  Rekam Medis di RS. BMC Mayapada Bogor.
Penelitian  ini  dilaksanakan  pada  bagian Rekam Medis dan Pendaftaran di Rumah Sakit BMC  Mayapada  Bogor  untuk  menganalisis apakah sudah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan wawancara  mendalam  yaitu  melakukan  tanya jawab  dengan  informan  dan  observasi  atau pengamatan.  Maka  pengumpulan  data  yang dilakukan berhadapan langsung dengan narasumber.
Penelitian  tentang  Tinjauan  Penomoran Ganda Rekam  Medis  di  RS. BMC Mayapada Bogor  menggunakan  sampel  sebanyak  61 rekam  medis,  dengan  rata-rata  10  penomoran ganda rekam medis perbulannya.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem  penomoran  yang  diterapkan  di RS. BMC Mayapada Bogor menggunakan unit numbering  system (sistem  penomoran  unit) dengan  Rekam  Medis  Elektronik,  sistem  ini merupakan pemberian nomor yang paling baik untuk efisiensi tempat penyimpanan dokumen rekam medis di RS. BMC Mayapada Bogor.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan petugas  pendaftaran  dan  kepala  unit  rekam medis, diketahui juga bahwa petugas pendaftaran kurang teliti dalam
mengidentifikasi pasien, sehingga kami menemukan beberapa akibat bila terjadi nomor ganda rekam medis yaitu :
a. Isi rekam medis kurang berkesinambungan.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Journal of Innovation Research and Knowledge
b. Rak  dan  ruang  penyimpanan  berkas rekam medis jumlahnya terbatas
sehingga penyusunan tidak rapi mengakibatkan  terjadinya  nomor  ganda rekam medis rekam medis.
c. c. Pasien yang telah mendapatkan nomor rekam  medis  baru  lagi,  bila  tidak diketahui     sebagai  nomor  ganda  maka rekam  medis  yang  pertama  akan  ikut sebagai rekam medis inaktif saat retensi.
d. Biaya menjadi meningkat karena penggunaan map yang lebih banyak. Informan yang berjenis kelamin perempuan  lebih  banyak  dari  yang  berjenis kelamin laki-laki, dilihat dari umur rata-rata 30 tahun  ke  atas  merupakan  umur  yang  cukup matang  dalam perkembangan jiwa seseorang. Berdasarkan  karakteristik  umur  tersebut menunjukkan bahwa kecenderungan informan mempunyai  produktivitas  kerja  yang  tinggi dan cukup  matang. Latar    belakang pendidikan    S1  sebanyak  5  orang,  D3 sebanyak  7 orang, D1 sebanyak  1  orang  dari ke  13 informan.
Pendidikan adalah suatu usaha mengembangkan kepribadian dan kemampuan didalam  dan  diluar  sekolah  dan  berlangsung seumur  hidup.  Pendidikan  memengaruhi proses  belajar,  makin  tinggi  pendidikan seseorang  makin  mudah  orang tersebut untuk menerima informasi.
Dengan pendidikan tinggi maka
seseorang akan cenderung untuk mendapatkan      informasi  yang    masuk    dan semakin    banyak  pengetahuan    yang    didapat tentang kesehatan.    Pengetahuan  sangat   erat kaitannya  dengan  pendidikan  tinggi,  maka orang tersebut akan semakin luas pengetahuannya. Akan tetapi perlu ditekankan bahwa  seorang  yang  berpendidikan  rendah tidak  berarti  mutlak  pengetahuan  rendah. Peningkatan pengetahuan tidak mutlak diperoleh  dari  pendidikan  formal,  akan  tetapi juga  dapat  diperoleh  pada  pendidikan  non formal. Pengetahuan seseorang  dapat didapati dari  pengamatan  tentang  suatu  objek  tertentu. Semakin    banyak    aspek    positif    dari    objek
yang  diketahui,  akan  menimbulkan  sikap positif terhadap objek tertentu (Notoadmojo,2010).
Berdasarkan  observasi  yang  dilakukan di RS. BMC Mayapada Bogor selama 2 bulan, peneliti  menemukan  beberapa  masalah,  satu diantaranya  adalah sering terjadi nomor ganda rekam  medis  pada  saat  pendaftaran  pasien dimana  didapatkan  pasien  yang  mendapatkan nomor  ganda  pada  setiap  harinya  sekitar  1-2 orang pasien. yang Dari catatan  rekam  medis ganda tersebut dapat dijumlah  berapa  pasien yang    mendapatkan  nomor  ganda.  Sistem registrasi  tempat  pendaftaran  pasien  hanya dapat  melakukan  entry  data  yang  fungsinya sebagai indeks master pasien. Sistem komputerisasi  ini  bisa  melakukan  pencarian berdasarkan  nama,  alamat  dan  nomor handphone,  untuk  tanggal  lahir    tidak    dapat digunakan untuk    mencari  pasien  yang sebelumnya pernah berobat. Selain  itu  ada  4 (empat)  tempat    pendaftaran  yang  sudah terkomputerisasi  tetapi  saling  berhubungan satu sama lain, ditambah lagi dengan pengisian data  via  link  oleh  pasien  sendiri.  Maka semakin  besar  pengaruh  terjadinya  duplikasi penomoran  rekam  medis  di  RS.  BMC Mayapada Bogor.
Dari data observasi kami masih menemukan beberapa berkas yang mengalami nomor ganda. Hal ini ditunjukkan pada Tabel 1.
Tabel 1 : Jumlah Penomoran Ganda Berkas Rekam Medis Pada Tahun 2021 di RS. BMC Mayapada Bor
Tabel  1  menunjukkan  bahwa    adanya kejadian  nomor ganda di RS. BMC Mayapada
No. Bulan
Berkas Yang Dipublikasi Jumlah Presentase 1 Januari 8 13,11% 2 Februari 9 14,75% 3 Maret 10 16,39% 4 April 17 27,87% 5 Mei 16 26,23% 6 Juni 1 1,64% Total Berkas 61 100,00%
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Bogor.  Hal  tersebut  tidak  sesuai  dengan Standart  Operating  Procedure  (SOP )  di  RS. BMC  Mayapada  yang  menyatakan  bahwa penyimpanan  rekam  medis  rawat  jalan  dan rawat inap serta UGD menggunakan 1 nomor. Apabila  hal  tersebut  terus  dibiarkan  akan menjadikan mutu pelayanan yang kurang baik. Hal  tersebut  sesuai  dengan  penelitian  Basofi (2013) tentang dampak dari duplikasi dari segi fungsi  yaitu  menurunnya  mutu  pelayanan melalui kegiatan audit medis.
Sesuai dengan penelitian yang dilakukan  oleh  Rokaiyah  and  Setijaningsih (2015);  (Pinerdi    et    al.,    2020),    bahwa dalam    penelitiannya    faktor    duplikasi terjadi    karena  kebijakan  yang  menyatu  di dalam  SPO,  sehingga  perlunya  kebijakan pelayanan rekam medis yang mengacu pada prosedur kerja  rumah  sakit  agar  lebih  baik. Adanya  kebijakan  dalam  suatu  lingkungan kerja akan sangat berpengaruh  bagi kelangsungan kerja.
Sesuai dengan penelitian yang dilakukan  pengembangan  menu    registrasi SIMRS    adalah    dengan    membuat    desain interface  menu  pencarian  pasien  SIMRS berdasarkan  hasil  analisis  kebutuhan,  agar pengguna dapat dengan mudah menggunakan  sistem  tersebut.  Bahwa  dari hasil observasi terhadap petugas pendaftaran petugas  saat  melakukan  pendaftaran  tidak melakukan  pengecekan  data  pasien  pada program  atau  data  yang  di  cari  saat pendaftaran  tidak  ditemukan  dikarenakan berbeda  ejaan  nama  atau  alamat  dan  tidak memastikan  bahwa  pasien  tersebut  belum atau  sudah  pernah  berobat  di  RS.  BMC Mayapada Bogor
Berdasarkan buku pedoman pelayanan rekam  medis  rumah  sakit  tahun  2019, kriteria  pasien  dibagi  menjadi  dua  bagian, dilihat  dari  segi  pelayanan  dan  dari  jenis kedatangan.  Menurut  jenis  kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi pasien baru dan pasien lama.
Menur,  menyatakan  bahwa  petugas penerimaan  pasien  harus  menguasai  alur pelayanan  pasien,  alur  berkas  rekam  medis
dan  prosedur  penerimaan  pasien  sehingga petugas  dapat  memberikan  pelayanan  dan informasi yang tepat dan cepat.

## PENUTUP Kesimpulan
Kami  menemukan  beberapa  masalah yang terjadi di RS. BMC Mayapada Hospital Bogor  salah  satunya  penomoran  ganda rekam  medis,  ada  beberapa  pemecahan masalah  yang  di  usulkan  yaitu  melakukan sentralisasi tempat registrasi pasien, memberikan  pelatihan  terhadap  petugas registrasi, menambahkan tanggal lahir dalam system pencarian dan menambahkan sistem pengingat (warning system) didalam  sistem registrasi pasien dan meningkatkan sosialiasasi  tentang  kartu  pasien.  Hal  ini dilakukan  untuk  menunjang  pelayanan rekam medis yang baik serta meminimalkan pemberian nomor rekam medis ganda.

## Saran
Kinerja  maupun  kemampuan  petugas sudah  baik,  namun  ada  beberapa  masukan untuk pendaftaran yaitu:
1. Gunakan nomor rekam medis ganda  (dua  nomor  rekam  medis  yang memiliki satu pasien kemudian digabungkan oleh  system,  maka  salah  satu  nomor  rekam medis yang tidak terpakai digunakan kepada pasien baru)
2. Tingkatkan kemampuan komunikasi  yang  baik  kepada  pasien maupun customer 3.
Diharapakan  Petugas  lebih meningkatkan  kinerjanya  agar  tercapainya penomoran  rekam  medis  yang  lebih maksimal , demi kepuasan pasien agar tidak terjadi lagi nomor ganda rekam medis.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Depkes        RI. Peraturan        Menkes Nomor              269/Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis . Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2008.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Journal of Innovation Research and Knowledge
[2] Budi, Savitri  Citra, M.PH. 2011. Manajemen  Unit  Kerja  Rekam  Medis . Yogyakarta:  Quantum Sinergi Media [3] Depkes.2013. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun  2013  tentang  Sistem  Informasi
Manajemen  Rumah  Sakit .  Diakses: https://www.kemhan.go.id/itjen/2017/03/ 13/peraturan-menteri-kesehatan-republik indonesia-nomor-82-tahun-2013- tentang-sistem-informasi-manajem en- rumah-sakit.html. [04 Juni 2019].
[4] Nasution        S. Metode        Penelitian Kualitatif . Bandung: Tarsito, 2003.
[5] Notoatmojo.  (2010). Ilmu  Perilaku Kesehatan . Jakarta: Rhineka Cipta
[6] Wimmie  Handiwidjojo.  (2009).  Rekam Medis  Eleltronik. Jurnal  Eksis Vol.  2
No.1 Mei 2009
[7] Defri  K. Nomor  Rekam  Medis  Ganda  di Intalasi Rekam Medis RS. Bogor Medical Center. Jakarta:  Program  Diploma  III Perumahsakitan FKUI; 2011.
[8] Hatta,          R.          Gemala.          (2009).
Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia (UI-Press).
[9] Dina  Wijaya  setiowati.  2014.  Tinjauan penduplikasian  nomor  rekam  medis pasien rawat jalan di Rumah Sakit Umum Pusat  Persahabatan  Jakarta. Laporan kasus . Jakarta: Program studi Manajemen Informasi  Kesehatan  Universitas  Esa Unggul.BMC Mayapada Hospital