Copyright © 2024 THE AUTHOR(S). This article is distributed under a Creative Commons Attribution- NonCommercial 4.0 International license

## Implementasi Sistem Layanan Surat Menyurat Di RT 012 Rw 004 Kelurahan Penggilingan Cakung Berbasis Website

## Implementation of a Website-Based Correspondence Service System in RT
012 Rw 004 Pillian Cakung Subdistrict
Sugiyono a , Pratama Putra Raharjo b , Diva Putra Romadan c , Imam Dzikrilloh Anwar d , Rofik e
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Cipta Karya Informatika abcde a inosoguy007@gmail.com, b pratamapr21@gmail.com, c pdiva559@gmail.com, d imam.anwar609@gmail.com, e justrofik47@gmail.com
Disubmit : 03 Januari 2024, Diterima : 09 Maret 2024, Dipublikasi : 10 Maret 2024
Abstract
Society is a group of individuals living together in a specific area or environment, interacting, gathering, and  forming  social  relationships  based  on  norms,  values,  and  shared  interests.  Society  can  also  be interpreted  as  a  social  unit  that  has  a  certain  structure,  culture,  and  organization  that  influence  how individuals within the group behave and interact with each other. In other words, society is a social entity consisting  of  individuals  who  are  interconnected  and  interact  with  each  other  in  order  to  achieve common goals and meet their life needs. In the rapidly evolving era of digitalization, the implementation of a mail service system through a website becomes an effective solution for local governments such as Penggilingan Cakung Subdistrict. This community service aims to investigate the implementation of such a system with a focus on the interaction between the community and the website as the main platform. The  development  method  used  involves  utilizing  the  CodeIgniter  framework  to  build  a  responsive  and easily  accessible  website.  Through  the  collection  of  qualitative  and  quantitative  data,  the  community service  findings  indicate  that  the  implementation  of  this  system  provides  ease  of  access  for  the community  in  handling  mail  services  online.  Data  analysis  also  reveals  technical  challenges  and community adaptation to the technology. The results of this community service are expected to provide insights  for  other  local  governments  in  implementing  similar  systems  to  enhance  more  efficient  and inclusive public services.
Keywords: Society, System, Mail Service, CodeIgniter.

## Abstrak
Masyarakat  adalah  sekelompok  individu  yang  hidup  bersama  dalam  suatu  wilayah  atau  lingkungan tertentu, saling berinteraksi, berkumpul, dan membentuk hubungan sosial berdasarkan norma, nilai, dan kepentingan yang mereka bagikan. Masyarakat juga dapat diartikan sebagai suatu kesatuan sosial yang  memiliki  struktur,  budaya,  dan  organisasi  tertentu  yang  mempengaruhi  cara  individu-individu dalam kelompok tersebut berperilaku dan berinteraksi satu sama lain. Dengan kata lain, masyarakat adalah  entitas  sosial  yang  terdiri  dari  individu-individu  yang  saling  berhubungan  dan  berinteraksi dalam  rangka  mencapai  tujuan  bersama  serta  memenuhi  kebutuhan  hidup  mereka.  Dalam  era digitalisasi  yang  berkembang  pesat,  penerapan  sistem  layanan  surat  menyurat  melalui  website menjadi solusi efektif bagi pemerintah daerah seperti Kelurahan Penggilingan Cakung. Pengabdian ini bertujuan  untuk  menginvestigasi  implementasi  sistem  tersebut  dengan  fokus  pada  interaksi  antara masyarakat  dan  website  sebagai  platform  utama.  Metode  pengembangan  yang  digunakan  adalah menggunakan framework CodeIgniter untuk membangun website yang responsif dan mudah diakses. Melalui  pengumpulan  data  kualitatif  dan  kuantitatif,  hasil  pengabdian  menunjukkan  bahwa penerapan  sistem  ini  memberikan  kemudahan  akses  bagi  masyarakat  dalam  mengurus  surat menyurat secara online. Analisis data juga mengungkapkan tantangan teknis dan adaptasi masyarakat terhadap  teknologi  tersebut.  Hasil  pengabdian  ini  diharapkan  dapat  memberikan  wawasan  bagi pemerintah  daerah  lainnya  dalam  mengimplementasikan  sistem  serupa  guna  meningkatkan pelayanan publik yang lebih efisien dan inklusif.
Kata Kunci : Masyarakat, Sistem, Surat Menyurat, Codeigniter.

## 1. Pendahuluan
Pertumbuhan penduduk sebenarnya merupakan keseimbangan dinamis antara dua  kekuatan  yang  menambah  atau  yang  mengurangi  jumlah  penduduk. Perkembangan penduduk akan dipengaruhi oleh jumlah bayi yang lahir tetapi secara bersamaan pula akan dikurangi oleh jumlah kematian yang dapat terjadi pada semua golongan  umur.  Dalam  konteks  spasial  moblitas  penduduk  juga  berpengaruh terhadap  perubahan  dalam  jumlah  penduduk,  dimana  imigrasi  akan  menambah jumlah  penduduk  dan  emigrasi  akan  mengurangi  jumlah  penduduk  dalam  suatu wilayah(Arifin & Latif, 2020; Firmansah et al., 2020; Maulidda & Jaya, 2021).
Pemerintah  Indonesia  menggunakan  program  sensus  penduduk  yang dilakukan oleh Badan Pusat Statistik (BPS) setiap 10 tahun untuk menghitung jumlah penduduk.  Sensus  terakhir  pada  Desember  2020  mencatat  jumlah  penduduk Indonesia mencapai 271.349.899 jiwa, menjadikannya negara terpadat nomor empat di dunia, menurut Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri).
Berikut  adalah  data  penduduk  DKI  Jakarta  berdasarkan  jenis  kelamin  serta jumlahnya dari tahun 2020 hingga tahun 2022.
Gambar 1. Data Penduduk DKI Jakarta 2020-2022 (Sumber: BPS) Berdasarkan  data  diatas  yang  didapat  dari  Badan  Pusat  Statistik  (BPS).  pada tahun 2020 terdapat 5.334.781 penduduk berjenis kelamin laki-laki serta 5.227.307 penduduk  berjenis  kelamin  prempuan,  jadi  pada  tahun  2020  penduduk  Laki-laki maupun  Prempuan  berjumlah  10.562.088.  Serta  pada  tahun  2021  terdapat 5.362.784  penduduk  berjenis  kelamin  Laki-laki  serta  5.282.028  penduduk  berjenis kelamin  Prempuan,  jadi  pada  tahun  2020  penduduk  Laki-laki  maupun  Prempuan berjumlah 10.644.776. Dan pada tahun 2022 terdapat 5.401.020 penduduk berjenis kelamin  Laki-laki  serta  5.347.210  penduduk  berjenis  kelamin  Prempuan,  jadi  pada tahun 2020 penduduk Laki-laki maupun Prempuan berjumlah 10.748.230.
Dalam  Negara  Kesatuan  Republik  Indonesia  berdasarkan  Pancasila  dan Undang-  Undang  Dasar  Negara  Republik  Indonesia  Tahun  1945  pada  hakikatnya berkewajiban untuk memberikan perlindungan dan pengakuan terhadap penentuan.
Status pribadi dan status hukum setiap peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang dialami oleh penduduk yang berada di dalam dan atau di luar wilayah Negara  Kesatuan  Republik  Indonesia.  Peristiwa  kependudukan  yang  di  maksud antara  lain  adalah  surat  keterangan  tidak  mampu,  surat  usaha,  surat  domisili, pengantar  nikah,  peryataan  belum  menikah,  pernyataan  sudah  bercerai,  serta
peristiwa  penting  lainnya  yang  dialami  oleh  seseorang  merupakan  kejadian  yang harus dilaporkan karena membawa perubahan data identitas atau surat keterangan kependudukan.  Untuk  itu,  setiap  peristiwa  penting  memerlukan  bukti  yang  sah untuk  dilakukan  pengadministrasian  dan  pencatan  (Melliana  &  Nurgiyatna,  2021; Nelson et al., 2022).
Pengurusan  dan  pengesahan  data  penduduk  merupakan  tanggung  jawab pemerintah  kabupaten/kota,  dimana  pelaksanaannya  diawali  dari  Rukun  Tetangga (RT)  selaku  ujung  tombak  pendaftaran  penduduk.Pada  aktifitas  pelayanan kependudukan, warga diharuskan dalam pengurusan surat-surat permohonan yang dibutuhkan  harus  datang  secara  langsung  ke  kantor  Rukun  Tetangga  (RT)  dengan mengikuti  sejumlah  prosedur,  prosedur  yang  berlaku  sehingga  dalam  pembuatan surat surat tertentu akan memakan waktu dan tenaga yang cukup lama.
Berdasarkan  hal  di  atas  yang  telah  di  jelaskan  latar  belakang  masalah  nya, untuk  memberikan  kemudahan  pengurus  RT  dan  warga  nya  agar  sistem  laporan lebih  efektif  dan  efisien  serta  bisa  diakses  dimana  saja,  maka  penulis  mempunyai suatu gagasan dalam membuat sistem yang berjudul “Implementasi Sistem Layanan Surat  Menyurat  Di  RT  012  RW  004  Kelurahan  Penggilingan  Cakung  Berbasis Website”.

## 2. Metode
a. )  Data  Primer  : Tim  melakukan  sesi  wawancara  kepada  Ketua  RT  dan  beberapa warga  untuk  mendapatkan  informasi  perihal  kebutuhan  yang  terjadi  di lapangan.selain  itu,  Tim  juga  melakukan  observasi  secara  langsung  untuk melakukan pengamatan pada warga terkait pengabdian Masyarakat di Rt 012 Rw 004 Kelurahan Penggilingan Cakung
b. ) Data Sekunder :  Tim mempelajari sumber data yaitu surat yang di berikan oleh Ketua  RT  untuk  memperoleh  informasi,  seperti  kebutuhan  untuk  pembuatan sistem informasi surat menyurat
Dalam  melakukan  proses  pengerjaan.Tim  menggunakan  metode  prototype dalam  proses  pengembangan  sistemnya.terdapat  lima  tahapan  dalam  metode prototype
1. Komunikasi  :  observasi  melakukan  diskusi  dengan  para  perangkat  RT  setempat dalam menentukan  kebutuhan sistem  apa saja  yang digunakan dalam  perancang sistem nantinya (Rahman et al., 2019).
2. Perencanaan  secara  cepat  :Pembuatan  prototype  sistem  sementara  kemudian dilakukan  implementasi  pemodelan  sistem  dalam  bentuk  skema  sistem terstruktur (Ruhiawati & Romdoni, 2021).
3. Perancangan : Dalam  menjabarkan  model  rancangan,  Tim  menggunakan    UML yakni  usecase berfungsi   untuk   mendefinisikan   fungsi   dari   sistem   nantinya, class   diagram   untuk menggambarkan  data  base  pada  sistem,  dan  activity diagram  menggambarkan  alur  proses sistem (Saifulloh et al,. 2021).
4. Pembentukan  Prototype:  Penyajian  hasil  rancangan  interface  pengguna  atau layout sistem (Sary, 2021).
5. Deployment Delivery & Feedback: Penyerahan  prototype  kepada  perangkat RT untuk  melakukan  evaluasi  sistem  dan  feedback untuk  perbaikan  spesifikasi kekurangan    pada    sistem    sehingga    tim    development    dapat  melakukan perbaikan prototype sesuai feedback (Suminten et al., 2021).

## Gambar 2. (Model Prototype)
Kelompok Sasaran yang Strategis Dalam Pengabdian Kepada Masyarakat ini Kelompok sasaran yang dipilih adalah : a. Masyarakat b. RT

## 3. Hasil Dan Pembahasan

## A. Analisis Kebutuhan
Analisis  ini  merupakan  tahapan  hasil  dari  Pengabdian  Kepada  Masyarakat dimana  informasi  yang  dibutuhkan  sudah  di  dapatkan.  Seperti  melakukan  proses wawancara dan melakukan observasi langsung ke lapangan sehingga mendapatkan informasi apa saja yang diperlukan di Rt 012 Rw 004 Kelurahan Penggilingan Cakung Proses  dalam  merancang  sistem  ini  tentunya  bertujuan  untuk  memberikan informasi mengenai sistem yang akan  dibuat. Tahap ini akan membantu tim  dalam mendefinisikan gambaran sistem secara menyeluruh.

## B. Tampilan website untuk warga
No. Organisasi Needs
IT Implication Kebutuhan Bisnis : ( Pengaruh ke Bidang IT ). a.  Data tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi pengguna a.  Membutuhkan  web yang  dapat menyajikan data secara akurat b.  Mengolah data warga mempermudah proses surat menyurat b.  Membutuhkan web untuk mempercepat proses pelaporan masalah c. Menjaga keamanan melalui login user c. Membutuhkan web agar tidak mudah untuk di akses yang belum terdaftar Kebutuhan Informasi / Data : a. Data Masyarakat a. Dibuatkan  level  User  untuk  bisa  di akses setiap masyarakat b. Data Permintaan Surat b.Dibuatkan menu untuk masyarakat ingin menginput permintaan yang ingin dibuatkan surat c. Hasil c. Dibuatkan menu info untuk memberitahu apakah surat sudah selesai Kebutuhan Teknologi : a. Hardware a. Menggunakan Hardware yang terbaru dan memiliki  spesifikasi yang baik untuk menunjang sistem b. Software b.  Menggunakan Software yang  dibutuhkan dan berlisensi untuk merancang dan pembuatan sistem
Selanjutnya terdapat tampilan dari aplikasi yang di buat. Pada tampilan aplikasi ini akan menampilkan halaman -halaman website yang telah di buat 1. Desain form login RT/Warga
Gambar 3. (tampilan login )
Halaman  login  ini  adalah  halaman  untuk  login  RT  dan  Warga  yang  berfungsi untuk masuk ke dalam dashboard berikutnya sesuai role warga atau RT.
2.Tampilan register untuk warga
Gambar 4. (Tampilan register)
Halaman  register  ini  merupakan  halaman  daftar  user  warga  yang  berfungsi untuk masuk ke halaman dashboard warga.masing-masing warga di beri kebebasan untuk melakukan pendaftaran user yang di gunakan dalam proses penginputan surat 3.  Tampilan dashboard warga pada surat keterangan tidak mampu
Gambar 5. (Tampilan surat keterangan tidak mampu)
Pada tampilan ini adalah penjelasan terkait surat yang akan di buat berserta persyaratanya
4. tampilan input surat keterangan tidak mampu

## Gambar 6.  (tampilan input surat keterangan tidak mampu)

## 5. Tampilan dashboard pada surat domisili
Gambar 7. (tampilan dashboard surat domisili)

## 6. Tampilah input surat domisili
Gambar 8. (Tampilan input surat domisili)
7. tampilan dashboard surat untuk pengantar nikah
Gambar 9. (Tampilan dashboard surat untuk pengantar nikah)
8. Tampilan Input Surat Untuk Pengantar Nikah

## Gambar 10. ( Tampilan input surat pengantar nikah)

## 9. Tampilan Dashboard Untuk Surat Penyataan Belum Menikah
Gambar 11. (tampilan dashboard surat penyataan belum menikah)

## 10. Tampilan Input Surat Pernyataan Belum Menikah
Gambar 12. (Tampilan Input Surat Pernyataan Belum Menikah)

## 11. Tampilan dashboard untuk surat pernyataan cerai
Gambar 13.  (Tampilan dashboard untuk surat pernyataan cerai)
12. Tampilan input surat pernyataan cerai

## Gambar 14. (tampilan input surat pernyataan cerai)

## 13. Tampilan Dashboard Untuk Surat Keterangan Usaha
Gambar 15. (Tampilan Dashboard Surat Keterangan Usaha)

## 14. Tampilan Input Surat Keterangan Usaha
Gambar 16. (Tampilan Input Surat Keterangan Usaha)

## 15. Tampilan dashboard dari RT
Pada menu ini,RT dapat langsung melihat semua data yang telah di input oleh warga  kemudian  RT  bisa  langsung  mengecek  juga  surat  yang  telah  di  input  warga agar RT dapat langsung mengerjakan surat tersebut.

## 16. Tampilan Menu User
Gambar 18.  (Tampilan Menu User)

## 17. Tampilan Menu Surat Keterangan Tidak Mampu
Gambar  19. (Tampilan menu surat keterangan tidak mampu)
18. Tampilan Menu Surat Domisili
Gambar 20. (Tampilan Menu Surat Domisili)

## 19. Tampilan Menu Surat Pengantar Nikah
Gambar 21. (Tampilan Menu Surat Pengantar Nikah)

## 20. Tampilan Surat Pernyataan Belum Menikah
Gambar 22. (Tampilah Menu Surat Pernyataan Belum Menikah)

## 21. Tampilan Surat Pernyataan Cerai
Gambar 23. (Tampilan Surat Pernyataan Cerai)
22. tampilan surat keterangan usaha
Gambar 24. (Tampilan surat keterangan usaha)
23. Salah Satu Fitur Cetak Surat Dari View Surat

## 2.4 Salah satu fitur ketika RT sudah memvalidasi surat yang di input warga
Gambar 26, (Fitur Surat Selesai)

## C. Manfaat Untuk Warga
untuk memberikan kemudahan pengurus RT dan warga nya agar sistem laporan lebih efektif dan efisien serta bisa diakses dimana saja

## D. Dokumentasi kegiatan
4. Simpulan
Berdasarkan hasil pembuatan Sistem Layanan Surat Menyurat di RT 012 RW 004  Kelurahan  Penggilingan  Cakung  Berbasis  Website,  dapat  ditarik  kesimpulan bahwa  implementasi  sistem  tersebut  telah  memberikan  kontribusi  positif  dalam
meningkatkan  efisiensi  dan  aksesibilitas  layanan  surat  menyurat  bagi  masyarakat setempat. Secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut:
1) Penerapan teknologi berbasis website telah memberikan  kemudahan akses bagi warga  untuk  mengakses  layanan  surat  menyurat,  menggantikan  proses konvensional yang cenderung memakan waktu dan tenaga.
2) Sistem  ini  telah  terbukti  meningkatkan  efisiensi  dalam  pengelolaan  surat menyurat  di  tingkat  RT,  mengurangi  waktu  pemrosesan  serta  meminimalkan kemungkinan kesalahan.
3) Respons dari masyarakat terhadap sistem baru ini umumnya positif, dengan mayoritas pengguna merasa sistem tersebut lebih nyaman dan efisien dibandingkan dengan cara konvensional.

## Daftar Pustaka
Arifin, R., & Latif, N. (2020). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web Pada  Kantor  Balai  Latihan  Masyarakat  Makassar. Inspiration:  Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 10 (1), 68–76.
https://doi.org/10.35585/inspir.v10i1.2555
Firmansah,  D.  A.,  Rohman,  R.  S.,  &  Farlina,  Y.  (2020).  Aplikasi  Website  Pengajuan Cuti Karyawan Rumah Sakit Islam Assyifa Sukabumi Berbasis Whatsapp Blast.
Jurnal Teknologi Dan Informasi, 10 (2), 129-143.
Maulidda, T. S., & Jaya, S. M. (2021). Perancangan Sistem  Informasi Berbasis  Web Melalui Whatsapp Gateway Studi Kasus Sekolah Luar Biasa-Bc Nurani. Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 11 (1), 38–44.
Melliana,  A.  I.,  &  Nurgiyatna,  N.  (2021).  Sistem  Informasi  Arsip  Surat  Pada  SMA Negeri  2 Sukoharjo  Menggunakan  Framework  Codeigniter. Jurnal  Pendidikan Dan Teknologi    Indonesia, 1 (4), 141–149. https://doi.org/10.52436/1.jpti.29 Nelson,  N.,  Novalia,  N.,  &  Hidayah,  N.  (2022).  Analisis  Perbandingan  Penjualan Offline  dan  Whatsapp  Blast  di  Masa  Pandemi  Covid-19  (Study  Kasus  di Showroom Hammer Mall Boemi Kedaton). Prosiding Seminar Nasional Ekonomi Dan Bisnis, 1 (1), 54–60.
Rahman,  B.,  Susetyo,  B.,  &  Primasari,  D.  (2019).  Analisis  Kinerja  Pelayanan  Surat- Menyurat Berbasis Web di PGRI Kab. Bogor. IKRA-ITH Informatika, 3 (1), 1–12. Ruhiawati,  I.  Y.,  &  Romdoni,  M.  Y.  (2021).  Rancang  Bangun  Sistem  Absensi  Dan Notifikasi Menggunakan  Rfid  Dan  Whatsapp  Blast  Di  Smkn  1  Kota  Serang. Journal of Innovation And Future Technology (IFTECH), 3 (1), 31–39. Saifulloh, S., Pamungkas, R., Saputro, T. D., &  Al-ayyubi, F.  R. (2021).  Perancangan Prototype Pengelolaan  Arsip Surat di  Dinas Lingkungan Hidup Kota Madiun. Jurnal Altifani Pengabdian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat, 1 (1), 35–42. Sary, A. N. (2021). Pemberian Edukasi Tentang Hipertensi Dengan Media WhatsApp Blast  Di  Puskesmas  Dadok  Tunggul  Hitam  Kota  Padang. Jurnal  Abdimas Saintika, 3 (1), 113. https://doi.org/10.30633/jas.v3i1.1049
Suminten,  Rani,  Roni,  F.,  Anggraini,  S.,  &  Indartik,  W.  (2021).  Perancangan  sistem informasi  pengelolaan  surat  menyurat  berbasis  web  pada  STAI muhammadiyah. Jurnal Teknika, 15 (02), 257–264. http://jurnal.polsri.ac.id/index.php/teknika