ABSTRACT - The purpose of this research is to understand the activities of the document management of legal products in legal counseling activities at  Legal Bureau and Human Rights of Regional Secretariat in  West Java Province. The method  in this research used qualitative study. Technical data collection conducted through by observation, interviews and literature study. Data analysis technique done with triangulation and based to Miles and Huberman namely data reduction, data display, and conclusion drawing. The result of research  showed that the document  management of legal products in  Legal Bureau and Human Rights following based of documentation from Landau that which  recording includes legislation program activities, organization includes processing and  storage, and dissemination includes counseling and information disseminated. Based on research results it can be concluded that the document management of legal products in Legal  Counseling activities at Legal Bureau and Human  Rights  Regional Secretariat of West Java Province has been done based to the documentation from Landau.
Keywords: Document  management,  legal products, recording, organization, dissemination.
ABSTRAK - Penelitian  ini bertujuan untuk mengetahui kegiatan manajemen dokumen produk hukum dalam kegiatan penyuluhan hukum di Biro Hukum dan HAM Sekretariat Daerah  Provinsi Jawa Barat. Metode yang digunakan adalah pendekatan studi penelitian kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara dan studi pustaka. Teknik analisis data dilakukan dengan triangulasi dan teknik analisis data  menurut Miles dan Huberman yaitu Data Reduction, Data Display dan Conclusion
Drawing.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa kegiatan manajemen dokumen produk hukum di Biro Hukum dan
HAM Sekretariat Daerah  Provinsi Jawa Barat mengikuti kaidah dokumentasi  menurut  Landau yang  mencakup recording yang  meliputi kegiatan perumusan, organization yang  meliputi kegiatan penyusunan dan penyimpanan serta dissemination yang meliputi kegiatan penyuluhan dan penyebarluasan. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa  manajemen dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Sekretariat Daerah Provinsi  Jawa Barat telah dilakukan sesuai dengan kaidah dokumentasi menurut Landau.
Kata Kunci: Manajemen dokumen, produk hukum, recording, organization, dissemination.

## PENDAHULUAN
Pembangunan di bidang hukum  merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari penyelenggaraan pemerintahan yang berprinsif pada tata kelola pemerintahan  yang baik dan bersih. Hukum dibuat untuk  membuat tatanan kehidupan menjadi lebih tertib, tentram dan teratur. Untuk  menciptakan masyarakat yang taat hukum,  maka penyebaran informasi hukum yang merata perlu dilakukan oleh pemerintah.
Mengingat pentingnya  informasi hukum maka perlu dilakukan pendokumentasian terhadap dokumen-dokumen produk hukum atau perundang-undangan. Hal ini dimaksudkan untuk memecahkan berbagai kasus hukum  ataupun
Yani Kurnia 1 , Sukaesih 2 , Encang Saepudin 3
1 Sekolah Bina Persada Bandung, 2,3 Program Studi Ilmu Perpustakaan Universitas Padjadjaran
1 yanikurnia17@gmail.com , 2 sukesihcicih09@yahoo.com ,
3 encangsaepudin1971@gmail.com

## MANAJEMEN DOKUMEN PRODUK BIRO HUKUM DAN HAM SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
menjadi batasan, aturan
kehidupan bermasyarakat yang tidak boleh dilanggar sehingga supremasi hukum bisa ditegakkan.
Dokumen produk hukum merupakan kumpulan aturan peraturan perundang- undangan yang menjadi titik tolak semua kegiatan negara dan masyarakat. Dokumen-dokumen itu sendiri perlu dikelola dengan baik agar bisa dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Hal ini biasa disebut dengan sistem manajemen dokumen. Sistem manajemen dokumen merupakan pengelolaan dokumen yang dikembangkan untuk mengatur dan mengelola dokumen-dokumen penting  agar  mudah untuk dicari dan ditemukan kembali. Dimanfaatkan sebagai efektivitas dan efisiensi serta kepentingan lembaga.
Sesuai dengan  Keputusan  Presiden Nomor 44 tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Organisasi Departemen serta Keputusan Presiden Nomor 45 Tentang Susunan Organisasi Departemen disebutkan bahwa perlu ada pembentukan Badan Penelitian dan Pengembangan (Litbang) pada setiap departemen  yang didalamnya  memiliki pusat dokumentasi dan perpustakaan yang disesuaikan pada instansi masing-masing. Keberadaan unit ini sangat berguna dan berperan penting dalam pertimbangan pengambilan keputusan, pembuatan kebijakan, dan sumber informasi demi mencapai tujuan dan kepentingan instansi  atau lembaga tersebut. Dan ada pula kewajiban Pemerintah Daerah untuk  melakukan penyebarluasan peraturan perundang-undangan yang diatur dalam UU RI Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah bagian keempat pasal
254 bahwa  Kepala Daerah  melalui Sekretaris Daerah wajib menyebarluaskan Peraturan Daerah untuk memberikan informasi dan memperolehnya.
Menanggapi peraturan perundang-undangan diatas maka, di Biro Hukum dan HAM terdapat bagian Dokumentasi dan  Penyuluhan Hukum dimana bagian  ini bertanggungjawab untuk mengelola dokumen produk hukum dan penyebarannya kepada masyarakat. Untuk manajemen dokumen produk hukum,  mereka memakai  sistem  yang  sesuai dengan keilmuan kepustakaan. Dokumen produk hukum yang dimiliki biro ini sudah dalam bentuk dokumen buku (dibukukan), dihimpun perbidang atau per- aspek hukumnya. Sedangkan penyuluhan hukum dilakukan melalui    sosialisasi, pembinaan, dan pelatihan hukum  serta penyebaran dokumen produk hukum yang dilakukan rutin setiap tahun yang  sumbernya berasal dari dokumen-dokumen yang telah dikelola di bagian dokumentasi.
Kegiatan penyuluhan hukum sendiri merupakan bentuk penyebaran informasi hukum yang  sangat  erat dengan proses  suatu informasi dikomunikasikan melalui  saluran tertentu dalam jangka waktu tertentu. Dimana informasi hukum yang dikomunikasikan atau yang disebarluaskan tersebut nantinya dapat meningkat pengetahuan masyarakat terhadap hukum. Bahkan meningkatkan kesiapan masyarakat dalam menghadapi perubahan menuju  masyarakat yang taat dan sadar hukum. Maka dalam  setiap kegiatan penyuluhan harus ada pula kegiatan dokumentasi untuk produk hukum yang akan
disebarluaskan  melalui kegiatan penyuluhan hukum.
Penyuluhan hukum bertujuan untuk mewujudkan kesadaran hukum masyarakat  yang lebih baik  sehingga setiap anggota  masyarakat menyadari dan menghayati hak dan kewajibannya. Dengan demikian akan terwujud budaya hukum dalam sikap dan perilaku yang sadar, patuh, dan taat terhadap hukum demi tegaknya supremasi hukum. Eksistensi penyuluhan hukum ditingkatkan sejalan dengan dinamikamasyarakat dan kemajuan teknologi karena penyuluhan hukum bukan hanya  semata- mata menyampaikan informasi hukum tetapi juga hal-hal yang tidak terbaca dari peraturan perundang-undangan. Penyuluhan hukum diharapkan dapat  memotivasi masyarakat  agar lebih tanggap terhadap perkembangan dan dinamika hukum dengan berpartisipasi aktif dalam  mewujudkan budaya hukum di tengah masyarakat.
Untuk dapat mendukung suksesnya kegiatan penyuluhan hukum,  maka tentunya keadaan manajemen dokumen hukum tentu harus dikelola sesuai dengan  standar dokumentasi  yang baik. Agar  mudah dicari, ditemukan kembali secara cepat, mudah, baik dan efesien bilamana dibutuhkan. Terutama sebagai sumber dan materi utama bagi kegiatan penyuluhan hukum. Adapun capaian dari penelitian ini adalah:
1. Untuk  mengetahui recording dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Sekteratiat Daerah Provinsi Jawa Barat
2. Untuk  mengetahui organization dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Sekteratiat Daerah Provinsi Jawa Barat
3. Untuk mengetahui dissemination dokumen produk hukum melalui kegiatan penyuluhan hukum di Biro Hukum dan HAM Sekteratiat Daerah  Provinsi Jawa Barat.

## TINJAUAN PUSTAKA
Penelitian ini berangkat dari studi dokumentasi menurut  Thomas Landau dalam Encyclopedia of  Librarianship yang diterbitkan ASLIB dalam Journal of Documentation mengemukakan bahwa dokumentasi  adalah “ recording, organization, and dissemination of specialized knowledge ” khususnya dalam  rangka pembinaan dan pengembangan koleksi pusat dokumentasi suatu organisasi (Landau,  1968). Ditambah dengan proses penyebaran atau difusi informasi merupakan kajian strategis dalam ilmu media dan komunikasi karena proses difusi yang berhasil  akan mampu  memberikan multiplaying effect yang signifikan.
Penyebaran informasi atau difusi informasi merupakan proses dimana suatu  informasi  atau inovasi dikomunikasikan melalui saluran tertentu dalam jangka waktu  tertentu di antara para anggota suatu sistem sosial (Rogers, 2003). Teori ini menekankan proses komunikasi, baik yang menyangkut  informasi yang dibutuhkan untuk memiliki dan menerapkan inovasi maupun pesan yang direncanakan untuk meningkatkan pengetahuan masyarakat akan sesuatu hal. Sehingga meningkatkan kesiapan masyarakat
dalam menghadapi  perubahan. Berikut kerangka penelitian yang dapat digambarkan untuk memudahkan peneliti dalam melakukan penelitian  adaptasi dan modifikasi dari sumber dan hasil pengamatan penulis 2015.
Gambar 1. Kerangka hasil penelitian
Sumber: Analisis hasil penelitian
Secara teoritis melalui penelitian ini diharapkan bisa  memberikan manfaat  serta informasi untuk perkembangan penerapan keilmuan Ilmu Informasi dan Perpustakaan terutama di bidang pendokumentasian (dokumentasi), manajemen dokumen, dan penyebaran informasi  yang diterapkan  melalui kegiatan pendokumentasian dan penyuluhan dokumen produk hukum.
Melalui penelitian ini secara praktis diharapkan bisa memberikan manfaat serta bahan masukan dan pertimbangan bagi Biro Hukum dan HAM Setda Provinsi Jawa Barat dalam menelaah dan  memahami secara  objektif mengenai bagaimana kegiatan pendokumentasian  yang efektif terhadap produk  mereka dan dapat dipahami oleh  semua staf untuk  memberikan
manfaat untuk pekerjaan mereka dengan bantuan pendokumentasian  yang dilakukan terhadap produk hukum serta penyebarluasannya kepada masyarakat.  Sebagai bahan referensi dan dapat menambah pembendaharaan informasi  seputar kegiatan pendokumentasian dan penyebarluasan informasi hukum bagi yang membutuhkan. Dapat menambah wawasan  ilmu pengetahuan terutama dibidang manajemen dokumen dan pendokumentasian terhadap dokumen-dokumen penting serta  mengetahui bagaimana pentingnya pendokumentasian, bagaimana manfaat dan penyebarluasannya. Dapat juga menjadi masukan dan referensi bagi peneliti lainnya dalam penelitian yang serupa.

## METODE PENELITIAN
Permasalahan yang  akan dikaji dalam penelitian ini adalah  mengenai “ Studi  Kualitatif mengenai Manajemen Dokumen  Produk Hukum Dalam Kegiatan Penyuluhan Hukum Biro Hukum dan HAM Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat ” dalam  menyebarluasan peraturan perundang-undangan atau memberikan informasi hukum melalui kegiatan penyuluhan hukum. Penelitian ini  meneliti tentang bagaimana pelaksanaan manajemen dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Setda  Jabar dalam menata dan  menyebarluaskan dokumen produk hukum kepada masyarakat. Biro Hukum dan HAM  Setda  Jabar  sendiri  menurut Peraturan Gubernur  Jawa Barat Nomor 29 Tahun 2009 mempunyai tugas pokok  menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan umum dan koordinasi, fasilitasi, pelaporan  serta  evaluasi di
bidang perundang-undangan, dokumentasi dan penyuluhan hukum, fasilitasi produk hukum Kabupaten/Kota  serta bantuan hukum dan Hak Asasi Manusia (Biro  Hukum  dan  HAM Sekretariat  Daerah  Pemerintahan  Provinsi  Jawa Barat, 2015).
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui recording dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM  Sekteratiat Daerah Provinsi Jawa Barat, organization dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Sekteratiat Daerah Provinsi Jawa Barat, dissemination dokumen produk hukum melalui kegiatan penyuluhan hukum di Biro Hukum dan HAM  Sekteratiat Daerah Provinsi Jawa Barat. Penelitian ini dilakukan  secara kualitatif, yaitu untuk  mengamati proses kegiatan objek  yang akan diteliti. Disebut juga metode artistik karena proses penelitiannya lebih bersifat seni  (kurang berpola) dan disebut  sebagai metode  interpretif karena data hasil penelitian lebih berkenaan dengan interprestasi terhadap data yang ditemukan di  lapangan. Penetian kualitatif ini dijabarkan secara deskriptif (kualitatif deskriptif). Memahami fenomena dan mendeskripsikannya kedalam kontek  ilmiah yang dapat dipahami secara mendalam (Sugiyono, 2013).
Pada penelitian ini, peneliti mengamati proses seperti yang dijelaskan diatas tentang cara kerja penelitian kualitatif.  Proses  yang diamati peneliti di Biro Hukum dan HAM yaitu fokus kepada proses dokumentasi dan penyebaran informasi hukum. Pengamatan dilakukan  secara interaktif didukung dengan data dan dokumen yang didapatkan selama dilapangan. Dari fakta-
fakta yang ada dilapangan, peneliti mengidentifikasinya dengan hipotesis, kerangka konsep pemikiran yang dibuat dianalisa  apakah relevan. Mengulik hal-hal unik  selama proses dokumentasi dan penyebaran  informasi di Biro Hukum dan HAM Sekda  Jabar. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan melalui observasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi dilakukan beberapakali untuk mengamati secara langsung dilapangan bagaimana cara kerja yang diberlakukan terhadap dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Setda Jabar.
Sedangkan untuk wawancara dilakukan secara  interaktif kepada empat  (4) informan dimana  semua  informan tersebut adalah pihak yang terlibat langsung dengan Biro Hukum dan HAM Setda Jabar. Melalui beberapa pertimbangan, yang  menjadi informan dalam penelitian ini  adalah (1). Rosmah Dewi
Asmarani, beliau adalah kepala Bagian Dokumentasi dan Penyuluhan Hukum, Biro Hukum dan HAM Sekda  Jabar.  Sesuai dengan jabatan beliau, peneliti menyiapkan daftar wawancara yang pertanyaannya  lebih bersifat umum. Mengenai  aktivitas dan program bagian yang beliau kepalai. (2). Supriadi, beliau adalah kepala Sub bagian Dokumentasi Hukum. Karena pekerjaan beliau lebih ke teknik  langsung dilapangan,  maka peneliti  menyiapkan daftar pertanyaan yang lebih rinci terkait dengan proses manajemen dokumen produk hukum. (3).  Aan Fardiah, beliau adalah kepala Subbagian Penyuluhan Hukum. Daftar pertanyaan  yang peneliti siapkan untuk wawancara dengan beliau
seputar  rincian kegiatan dilapangan terkait dengan kegiatan penyuluhan hukum yang diselenggarakan.  (4). Engkus Kusnadi, beliau adalah kepala  Sub Bagian Penyusunan Perda. Wawancara dari beliau peneliti  memperoleh informasi  mengenai perumusan perda karena beliau berwenang dalam pelaksanaan perumusan dan penyusunan perda.
Untuk  menguji keabsahan data, maka peneliti  juga  melakukan wawancara triangulasi dengan pihak  akademisi Bapak  Rohanda. Beliau adalah kepala  UPT  Perpustakaan  Universitas Padjadjaran (CISRAL) dan juga merupakan salah satu staf dosen pengajar di Depertemen Ilmu Informasi dan  Perpustakaan  Fakultas Ilmu Komunikasi  Universitas  Padjadjaran. Peneliti sengaja melakukan wawancara dengan beliau untuk memperoleh informasi pembanding (triangulasi), kebenaran serta klarifikasi bidang manajemen dokumen sesuai dengan keilmuan dan kajian ilmu informasi dan perpustakaan. Sehingga dari hasil wawancara dengan beliau, peneliti bisa melakukan identifikasi, analisis data hasil penelitian secara lebih tepat sesuai dengan kajian ilmiah ilmu  informasi dan perpustakaan. Serta triangulasi dari Ibu Sri  Rakhmiyati, beliau adalah sekretaris Perpustakaan Mochtar Kusumaatmadja  Fakultas Hukum  Universitas Padjadjaran.  Peneliti memilih beliau sebagai narasumber (praktisi) untuk triangulasi dalam penelitian ini dengan alasan karena beliau adalah pengelola perpustakaan Fakultas Hukum.
Secara teknis, pengelolaan dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Setda  Jabar sama dengan pengelolaan perpustakaan pada
umumnya. Maka dari ini peneliti  melakukan wawancara triangulasi dengan  ibu Sri karena yang beliau kerjakan pada dasarnya sama dengan yang dilakukan di Biro Hukum dan HAM, hanya saja item atau  objek  yang dikelola saja yang berbeda.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan manajemen dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM  Setda  Jabar meliputi beberapa tahapan mulai dari dirancangnya peraturan perundang-undangan sampai peraturan perundang-undangan tersebut ditetapkan dan disebarluaskan kepada masyarakat dan  aparat pemerintahan Provinsi Jawa Barat. Tahapan itu meliputi: perundang-undangan, dokumentasi produk hukum dan  Penyuluhan hukum. Pada tahap perumusan atau pembentukan peraturan perundang-undangan dimana dalam penelitian ini peneliti memaparkan tahap demi tahap  yang dilakukan dalam proses perumusan PERDA (Peraturan Daerah).
Proses pembentukan PERDA  mencakup tahapan perencanaan, penyusunan, pembahasan, pengesahan atau penetapan, dan pengundangan. Proses pelaksanaan ini  memang harus sesuai dengan yang telah tercantum dalam Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2011  tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan. “ Pembentukan
Peraturan Perundang- undangan adalah pembuatan Peraturan
Perundang-undangan yang mencakup tahapan perencanaan, penyusunan, pembahasan, pengesahan atau penetapan, dan pengundangan. Peraturan Perundang- undangan  adalah  peraturan  tertulis yang memuat norma hukum yang mengikat secara umum dan dibentuk  atau ditetapkan oleh
lembaga negara atau pejabat yang berwenang melalui prosedur yang ditetapkan dalam
Peraturan
Perundang-und angan” (Biro Hukum  dan  HAM  Sekretariat  Daerah Pemerintahan Provinsi Jawa Barat, 2015).
Berikut alur yang dapat digambarkan dari proses perumusan peraturan perundang- undangan menurut hasil wawancara dengan (Kusnadi, 2015).
Gambar 2. Alur Pembentukan PERDA Sumber: Analisis Hasil Penelitian Berdasarkan pengamatan di lapangan, wawancara dan observasi, peneliti menilai bahwa proses perumusan perundang-undangan yang dilakukan disesuaikan dengan ketentuan- ketentuan yang dimuat dalam UU Nonor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan  Peraturan

## Perundang- undangan dan Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor  1 Tahun 2014 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah. Dua
dasar hukum ini menjadi  alasan  mutlak  yang harus dilaksanakan oleh  Pemerintah Daerah dalam merumuskan pearaturan daerah.
“U ntuk pelaksanaan perumusan peraturan perundang-undangan daerah harus sesuai dengan dua dasar hukum diatas mengingat dokumen hukum adalah dokumen resmi, penting dan  sangat berpengaruh  luas di masyarakat. Dasar hukum yang ada untuk perumusan perundang-undangan harus dipatuhi dan dilaksanakan dengan sebaik- baiknya agar dokumen hukum yang dihasilkan  setelah ketuk palu tidak memiliki cacat hukum  sama  seka li”
(Jaringan  Dokumentasi  dan  Informasi Hukum  Pemerintahan  Provinsi  Jawa Barat, 2015).
Tahap pengorganisasian dokumen produk hukum yang di dokumentasikan di  sub  bagian dokumentasi hukum dilakukan  menurut kaidah perpustakaan.  Pengorganisasian ini bertujuan untuk penataan dokumen produk hukum secara sitematis  menurut kaidah dokumentasi dan perpustakaan, dikelola, disimpan dan dimanfaatkan untuk kepentingan lembaga. Hasil dari  wawancara  peneliti  dengan  narasumber Supriadi,  Kepala  Sub  Bagian  Dokumentasi Hukum menyatakan bahwa,
“ Dalam tahapan dokumentasi dokumen produk hukum, Biro Hukum dan HAM Sekda Jabar berfokus pada penyelenggaraan penataan dan penyusunan peraturan perundang-undangan (Pengorganisasian
Dokumen) ” (Supriadi, 2015).
Dokumen produk hukum yang masuk ke Biro Hukum dan HAM  Setda  Jabar dikelola di sub bagian ini. Sumber dokumen terbagi menjadi dua,  yaitu internal dan  eksternal. Dokumen internal adalah dokumen yang memang  sudah ada hasil perumusan sampai diketuk palu
(peraturan perundang-undangan daerah). Dokumen  eksternal  adalah dokumen yang diperoleh dari instansi lain dan dokumen pembelian yang terhadapnya dilakukan akuisisi.
Jenis dokumen digolongkan ke dalam dua kategori, pusat dan daerah.  Ada juga dokumen lain seperti buku hukum umum,  majalah, jurnal dan koran. SOP alur masuk dokumen produk hukum (pusat dan daerah termasuk didalamnya PERDA dan jenis perundang-undangan lainnya) ke Biro Hukum dan HAM Setda Jabar terlebih dahulu dilakukan klarifikasi/pengecekan terhadap dokumen  apakah sudah sesuai dengan yang seharusnya.  Kemudian dokumen dinomori menurut tata naskah dan diberi cap.  Terdapat dokumen/koleksi cetak dan digital. Dokumen yang berbentuk digital/softcopy di kelola dalam satu komputer, disusun secara sistematis menurut tahun dan nomor perundang-undangan ke dalam folder-folder dengan  ekstention PDF. Softcopy dari dokumen produk hukum ini nantinya juga di input kedalam website  JDIH Pemprov Jabar sebagai bentuk penyebarluasan melalui  media massa kepada masyarakat.
JDIH  adalah jaringan dokumentasi dan informasi hukum dimana semua kabupaten/kota se  jabar menjadi anggota  jaringannya. Melalui website JDIH  ini semua  Kabupaten/Kota dapat menginput secara  mandiri dokumen produk hukumnya sendiri dalam bentuk PDF dimana nantinya  masyarakat dapat  mengakses dan mendownload dokumen tersebut secara  online dan gratis.  Sedangkan bagi dokumen tercetak yang masuk ke Biro Hukum dan HAM Setda Jabar,  setelah pemberian nomor dan cap
dilakukan, selanjutnya dokumen tersebut di registrasikan (pencatatan  identitas dokumen) dimana datanya diinput kedalam website JDIH (dulu menggunakan Software DOLPHIN, sekarang dialihkan ke website JDIH).  Input data meliputi keterangan nomor  identitas, judul perundang-undangan, tahun terbit, kota terbit, lembaga  yang menerbitkan,  subjek, nomor klasifikasi  (klasifikasi  menggunakan  UDC), nomor ISBN, jenis perundang- undangan, sumber pengadaan, edisi,  jilid, dan jumlah eksemplar. Setelah itu dilakukan proses pelabelan.  Warna label dibedakan berdasarkan jenis perundang- undangan.  Warna hijau untuk dokumen produk hukum  yang pusat, biru untuk perda, dan kuning untuk pergub. Cetak label dilakukan secara otomatis dari website JDIH.
Label dicetak  menggunakan kertas  stiker ditempel pada punggung buku sebelah bawah. Tahap selanjutnya dalam pengorganisasian dokumen cetak adalah penyimpanan.  Proses penyimpanan diantaranya meliputi penjajaran buku pad arak dan lemari penyimpanan. Penjajaran dilakukan sesuai warna label dan nomor kelas dokumen. Sistem penataan dokumen memang dilakukan melalui website JDIH oleh admin atau staf pengelola (Jaringan Dokumentasi dan  Informasi  Hukum  Pemerintahan Provinsi Jawa  Barat,  2015). Namun  masyarakat yang membuka website ini hanya bisa mengakses berita-berita dan PDF dari dokumen hukum yang di inputkan admin kedalamnya. Sedangkan untuk data dokumen cetak  (buku-buku) tidak bisa diakses masyarakat karena tidak ditampilkan bagi pengguna website. Yang bisa  menelusur semua
buku/dokumen yang diinputkan kedalam  sistem ini hanya orang dalam dari Biro Hukum dan HAM Setda  Jabar saja (sistem tertutup). Tahap penyebarluasan dokumen produk hukum dan informasi hukum di Biro Hukum dan HAM Setda Jabar di lakukan di  27  Kabupaten/Kota se- Jawa Barat dengan dibagi ke dalam 4 (empat) wilayah koordinasi.
Tabel 1. Pembagian Wilayah Badan Kooordinasi Jawa Barat
Sumber (Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Pemerintahan Provinsi Jawa Barat, 2015)
Penyebarluasan dilakukan  oleh Sub Bagian Penyuluhan Hukum dengan dua bentuk kegiatan. Kegiatan penyebaran langsung dan tidak langsung. Kegiatan lansung itu meliputi sosialisasi dengan langsung turun ke daerah- daerah.  Aan  Fardiah, selaku Kepala Subbagian Penyuluhan Hukum menyatakan dalam wawancara pada 3 Maret 2015 dikantornya bahwa:
“K egiatan
sosialisasi peraturan perundang-undangan dimaksudkan agar aparat dan masyarakat Jawa Barat mengetahui,  mengerti dan  memahami peraturan perundang-undangan sehingga peraturan tersebut dapat dilaksanakan dan diharapkan dapat diinformasikan pula ke masyarakat disekitarnya. Bukan hanya sekedar  membaca yang tertulis pada perundang-undangan, tetapi juga memahami isi yang terkandung didalamnya
dan  mempraktekkan dalam kehidupan sehari-har i” (Fardiah, 2015 ).
Selain sosialisasi juga ada pelatihan (Bintek dll.) dan pembinaan desa sadar hukum. Kegiatan- kegiatan ini diselenggarakan rutin setiap tahunnya dengan Biro Hukum dan HAM Setda Jabar sebagai penyelenggara bekerjasama dengan instansi terkait. Sedangkan kegiatan penyebaran tidak langsung dilakukan  melalui penyebaran dokumen produk hukum ke setiap
Kabupaten/Kota  (pengiriman dokumen) dan penyebaran  melalui website JDIH.  Segmentasi dari penyebarannya adalah semua  aparatur daerah Kabupaten/Kota dan masyarakat  Provinsi Jawa Barat.  Penyebarluasan ini tujuan utamanya agar  masyarakat tahu hukum, paham hukum, sadar hukum, untuk kemudian patuh pada hukum tanpa paksaan, tetapi menjadikannya sebagai suatu kebutuhan.
Gambar 3. Kegiatan penyebarluasan Sumber: Analisis hasil penelitian Secara menyeluruh berdasarkan hasil pengamatan dilapangan  serta wawancara dengan informan, pengelolaan manajemen dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Setda Jabar masih dikategorikan tahap  awal,  belum sempurna dan perlu ada peningkatan dan evaluasi
dibeberapa aspek. Dalam wawancara triangulasi yang dilakukan peneliti dengan akademisi, Rohanda mengatakan bahwa:
“ Manajemen
untuk pengelolaan dokumen/koleksi yang baik itu harus baik dalam empat aspek, yaitu planning, organization, aquition, dan controlling. Manajemen dokumen dikatakan efektif apabila
perencanaan, penyusunan, penyimpanan dan penyedian alat akses untuk dokumen terpenuh i” (Rohanda, 2015).
Mengacu kepada kegiatan pendokumentasian dokumen produk hukum yang  ada di Biro Hukum dan HAM  Setda Jabar, mereka telah memiliki perencanaan yang baik. Terbukti dengan terpenuhinya kebutuhan bagian lain seperti  sub bagian penyuluhan hukum dalam kegiatannya karena adanya dokumentasi. Disini keberadaan sub bagian dokumentasi  sangat penting bagi sub bagian penyuluhan untuk sumber informasi dan materi untuk penyuluhan dan penyebaran peraturan perundang-undangan. Bukan hanya bagi  sub bagian penyuluhan hukum, tetapi juga bagi sub bagian lainya di Biro
Hukum dan HAM. Untuk pengelolaan/pengorganisasian sebuah unit
dokumentasi, Rohanda juga menambahkan bahwa : "Penilaian manajemen dokumen yang baik dilihat dari bagaimana keadaan pengelolaan koleksi/dokumen yang dikelola, perangkat (sarana dan prasarana) dan keadaan sumber daya manusianya serta anggaran biaya operasionalny a” (Rohanda, 2015).
Untuk sumber daya manusia dalam pengelolaan dokumen di Biro Hukum dan HAM Setda Jabar saat ini bukanlah staf yang  ahli, bukan berlatar pendidikan ilmu dokumentasi dan
perpustakan. Menurut Sri Rakhmiyati, Sekretaris Perpustakaan Mochtar Kusumaatmadja  Fakultas Hukum Unpad, menyatakan bahwa :
“ Mereka    yang bekerja di bidang dokumentasi
dan manajemen dokumen/koleksi harus benar-benar paham misalnya mulai dari menentukan  subjek kemudian klasifikasinya. Begitu juga dengan  mereka  yang ditugasi dengan operasional perangkat pengelolaan seperti komputer atau sistem alat bantu pencarian untuk pengelolaannya. Dan seseorang yang memasukkan data kesitu seharusnya memang sudah paham misalnya  satu buku  ini masuknya kemana. Terlebih lagi berbicara masalah dokumen hukum. Dalam  satu buku hukum itu biasanya terdapat variasi perundang-undangan didalamnya. Maka petugas pengelolaannya harus bisa mempertimbangkan    subjek dan nomor kelas  yang tepat bagi dokumen tersebu t” (Rakhmiyati, 2015 ).

## SIMPULAN
Dari keseluruhan pembahasan dapat disimpulkan bahwa: 1. Aktivitas Recording manajemen dokumen produk hukum adalah perumusan peraturan perundang- undangan yang meliputi perencanaan, penyusunan, pembahasan, pengesahan atau penetapan, dan pengundangan. Pelaksanaan perumusan dilakukan berdasarkan dasar hukum pembentukan peraturan perundang-undangan yang menjadi sadar mutlak pelaksanaan perumusan. Hasil akhir dari perumusan yang telah diketuk palu dibuatkan dalam softcopy dan hardcopy  yang selanjutnya akan diorganisasikan di bagian dokumentasi
2. Aktivitas Organization atau pengorganisasian dokumen produk hukum di Biro Hukum dan HAM Setda Jabar  merupakan kegiatan dokumentasi yang  meliputi pendataan setiap dokumen yang  masuk, kemudian dikatalogisasi, diberi nomor kelas menurut UDC  lalu diberi label.  Sumber dokumen berasal dari  internal dan  eksternal. Dokumen internal adalah dokumen yang memang sudah ada hasil dari perumusan berupa dokumen prosuk hukum daerah.
Dokumen eksternal adalah dokumen yang diperoleh dari instansi  lain berupa dokumen produk hukum pusat dan dokumen lain dari hasil pengadaan (pembelian, sumbangan, hadiah). Penyimpanan dan penataan untuk dokumen produk hukum dilakukan berdasarkan warna label dan nomor kelas.
Kegiatan input data dilakukan ke dalam sistem JDIH. JDIH  adalah Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum yang
berupa website untuk penyebaran
dokumen produk hukum secara online dan  juga berfungsi  sebagai alat bantu pencarian
3. Aktivitas Dissemination atau penyebarluasan dilakukan melalui kegiatan penyuluhan hukum dalam dua bentuk,  secara langsung berupa sosialisasi, pelatihan dan pembinaan dan secara tidak  langsung berupa penyebaran dokumen produk hukum secara konvensional  (pengiriman dokumen) dan
melalui website JDIH. Segmentasi penyebaran  adalah para  aparatur dan masyarakat Provinsi Jawa Barat. Penyebarluasan informasi hukum memanfaatkan dokumen yang berpotensi yang telah dikelola di bagian dokumentasi dan juga  sumber-sumber informasi lain seperti dari instansi-instansi  yang diajak bekerja sama untuk menjadi narasumber atau partner dalam kegiatan penyuluhan.

## DAFTAR PUSTAKA
Biro Hukum dan HAM Sekretariat Daerah Pemerintahan Provinsi Jawa Barat.
(2015). Retrieved from http://birohukum.jabarprov.go.id/
Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Pemerintahan Provinsi Jawa Barat.
(2015). Retrieved from http://jdih.jabarprov.go.id/
Fardiah, A. (2015 , Maret 3 ). Kegiatan Penyebaran Langsung. (Y. Kurnia, Interviewer)
Kusnadi, E. (2015, Maret 27). Perumusan Perundang-undangan. (Y. Kurnia, Interviewer)
Landau, T. (1968). Encyclopedia ofLibrarianship
. A SLIB Journal of Documentation.
Rakhmiyati, S. (2015 , April 23 ). Sumber Daya Manusia dalam Pengelolaan Dokumen.
(Y. Kurnia, Interviewer)
Rogers, E. M. (2003). Diffusion of Innovations.
New York : Free Press.
Rohanda. (2015, April 23). Pengelolaan
Manajemen Produk Hukum. (Y. Kurnia,
Interviewer)

## Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif
Kualitatif dan R&D. Bandung : AlfabetA.
Supriadi. (2015, Maret 27). (Y. Kurnia,
Interviewer)