## TINJAUAN PELAKSANAAN PEMELIHARAAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUANG FILLING RSUP Dr. SARDJITO
Tias Agustin Ayuningrum 1 * , Gamasiano Alfiansyah 2 , Sustin Farlinda 3 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3 *e-mail: tiasagustin98@gmail.com

## Abstrak
Pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis di  RSUP  Dr.  Sardjito masih  belum  optimal.  Hal tersebut dibuktikan adanya kerusakan dokumen rekam medis sebesar 35,05%. Tujuan penelitian ini adalah meninjau pelaksanaan  pemeliharaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang filling RSUP  Dr.  Sardjito  menggunakan  unsur manajemen  5M  ( man , money , material , machine ,  dan method ).  Jenis  penelitian  ini  adalah  kualitatif  dengan teknik pengumpulan data yaitu wawancara, observasi, dan dokumentasi. Subjek penelitian ini adalah petugas filling .  Hasil  penelitian  dari  unsur man yaitu  petugas filling belum  pernah  mengikuti  pelatihan  pelaksanaan pemeliharaan  dokumen  rekam  medis,  sedangkan  dari  unsur money yaitu  petugas filling belum  mengetahui pengelolaan  anggaran  untuk  pemeliharaan  rekam  medis.  Hasil  dari  unsur material adalah  bahan  untuk formulir dan map rekam medis telah disediakan dengan baik, sedangkan dari unsur machine adalah jenis rak penyimpanan berupa kombinasi besi dan kayu kurang sesuai karena dapat merusak map rekam medis. Hasil dari  unsur method yaitu  standard  prosedur  operasional (SPO)  tentang  pelaksanaan  pemeliharaan  dokumen rekam  medis  masih  belum  tersedia.  Solusinya  adalah  memberikan  sosialisasi  dan  pelatihan  pada  petugas filling terkait  pemeliharaan  dokumen  rekam  medis,  menyediakan  SPO  tentang  pelaksanaan  pemeliharaan dokumen rekam medis, serta melapisi sekeliling bagian rak penyimpanan yang tajam menggunakan ban karet sehingga akan mencegah kerusakan map rekam medis.

## Kata Kunci : pemeliharaan, rekam medis, penyimpanan

## Abstract
The  implementation  of  maintenance  medical  record  documents  in  RSUP  Dr.  Sardjito  is  not  optimal.  This statement  was  proven  by  the  damage  of  medical  record  documents  about  35,05%.  The  purpose  of  this research  is  to  review  the  implementation  of  maintenance  medical  record  documents  uses  management elements  5M  (man,  money,  material,  machine,  and  method).  The  research  type  is  qualitative  and  the  data collection  techniques  use  interviews,  observations,  and  documentations.  The  subjects  of  this  research  are filling  officers.  The  result  from  man factor  shown  that filling  officers have  not  received  maintenance  medical record documents training, meanwhile money factor shown that filling officers did not know about the budget management  of  maintenance  medical  record  documents.  The  result  from  material  factor  show  that  the materials  for  medical  records  forms  and  folders  have  been  provided  optimally,  meanwhile  machine  factor shown that the type of rack from combination of iron and wood was less suitable because it can made medical record  documents  were  damage.  The  result  from  method  factor  show  that  standard  operational  procedure about implementation of maintenance medical record documents was not available. The solutions are giving socialization  about  implementation  of  maintenance  medical  record  documents  to  filling  officers,  providing standard  operational  procedure  about  implementation  of  maintenance  medical  record  documents,  coating around the sharp part of rack using rubber tires that can prevent the damage of medical record folder.

## Keywords: maintenance, medical record, filling

## 1. Pendahuluan
Rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada  pasien (Depkes RI, 2008). Seluruh pelayanan yang diberikan kepada pasien akan dicatat ke dalam rekam medis sebagai bukti telah dilakukannya proses pelayanan kesehatan, sehingga diperlukan sistem pengelolaan  yang  tepat  agar  tepat  agar  terdokumentasi  dengan  baik  dan  selalu  tersedia  ketika dibutuhkan. Subsistem  pengelolaan  rekam medis  yang  bertujuan  untuk menyimpan  dan menjaga ketersediaan dokumen rekam medis adalah penyimpanan rekam medis ( filling ). Menurut  Sari dan Setijaningsih (2015) fungsi bagian filling bukan hanya sebagai penyimpan dan penyedia dokumen rekam medis, melainkan juga sebagai pemelihara dokumen rekam medis itu sendiri.
Berdasarkan  hasil  identifikasi  di  RSUP  Dr.  Sardjito  ditemukan  bahwa  pelaksanaan pemeliharaan  rekam  medis  masih  kurang.  Hal  tersebut  dibuktikan  dengan  masih  adanya kerusakan  dokumen  rekam  medis.  Peneliti  mengambil  sampel  sebanyak  97  dokumen  dengan
mengambil  secara  acak  dokumen  rekam  medis  berdasarkan  kelompok  dua  digit  angka  terakhir dan ditemukan kerusakan seperti yang tertera pada tabel berikut :
Tabel 1. Data Kerusakan Dokumen Rekam Medis Bulan Maret 2020
No. Kelompok Nomor RM Jumlah DRM Kerusakan Kerusakan (%) Ya Tidak 1. Kecil (00-31) 32 berkas 10 22 31,25 2. Tengah (32-65) 32 berkas 13 19 40,63 3. Besar (66-99) 33 berkas 11 22 33,34 Jumlah 97 berkas 34 63 35,05
Sumber: Instalasi Catatan Medik RSUP Dr. Sardjito, 2020
Tabel  1  Data  Kerusakan  Dokumen  Rekam  Medis  Bulan  Maret  2020  menunjukkan  bahwa persentase  kerusakan  dokumen  rekam  medis  di  RSUP  Dr.  Sardjito  sebesar  35,05%.  Kerusakan tersebut diantaranya terjadi pada kelompok angka kecil sebesar 31,25%, kelompok angka tengah sebesar 40,63%, dan kelompok angka besar  sebesar  33,34%.  Kerusakan dokumen rekam medis diantaranya  terdapat  pada  sobeknya  map  rekam  medis  dan  formulir  rekam  medis  yang menyebabkan  hilangnya  informasi  mengenai  nomor  rekam  medis  dan  hilangnya  data  pelayanan pada Formulir Lembar Monitoring yang berupa data grafik.
Hasil  identifikasi  ditemukan  juga  bahwa  pada  rak  penyimpanan  terdapat  beberapa  lembar formulir rekam medis yang tidak dimasukkan ke dalam map rekam medis. Hal tersebut disebabkan ketika dokumen rekam medis masih belum tersedia sedangkan poliklinik sudah membutuhkannya, sehingga  menyebabkan  poliklinik  menyiapkan  lembaran  formulir  rekam  medis  tersendiri  untuk diisikan  pelayanan  dan  nantinya  yang  disimpan  ke  dalam  rak  penyimpanan  hanya  berupa lembaran formulir tersebut. Hal itu tidak sesuai dengan ketentuan menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006) yang menyebutkan bahwa rekam medis harus diberi sampul pelindung untuk  memelihara  keutuhan  susunan  lembaran-lembaran  rekam  medis  dan  mencegah  terlepas atau tersobeknya lembaran tersebut.
Arif  (2018)  menyatakan  bahwa  pemeliharaan  rekam  medis  merupakan  kegiatan  yang bertujuan  untuk  menjaga  keselamatan  dokumen  dengan  cara  menyimpan,  merawat,  melindungi dokumen dari faktor-faktor yang dapat merusak dan  memusnahkan dokumen rekam medis   Hasil penelitian  Sari  dan  Setijaningsih  (2015)  menyebutkan  bahwa  faktor  yang  mengakibatkan  kurang optimalnya  pemeliharaan  rekam  medis  adalah  faktor  Sumber  Daya  Manusia  (SDM)  serta  faktor sarana  dan  prasarana.  Sandika  dan  Ernianita  (2019)  menyatakan  bahwa  faktor  lain  yang menyebabkan  kurang  optimalnya  pelaksanaan  pemeliharaan  rekam  medis  adalah  belum  adanya Standar Prosedur Operasional (SPO) tentang pemeliharan rekam medis itu sendiri.
Kurang  optimalnya  pelaksanaan  pemeliharaan  rekam  medis  di  RSUP  Dr.  Sardjito  diduga disebabkan karena faktor SDM ( man ), faktor sarana dan prasarana ( material dan machine ), serta faktor  SPO  ( method ).  Faktor-faktor  tersebut  termasuk  ke  dalam  unsur-unsur  manajemen  yang dikenal  dengan  istilah  5M  yakni man , money , material , machine , method (Rusdarti,  2008 dalam Pujilestari, 2016) . Ulfa (2018) menyatakan bahwa unsur-unsur manajemen saling terkait satu sama lain  dan  perlu  diperhatikan  karena  bertujuan  untuk mencapai  tujuan  organisasi  secara  efektif  dan efisien. Berdasarkan  hal  tersebut,  peneliti  tertarik  mengajukan  judul  “Tinjauan  Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filling RSUP Dr. Sardjito ”. Tujuan dari penelitian ini  adalah  meninjau  pelaksanaan  pemeliharaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang filling RSUP  Dr. Sardjito menggunakan unsur manajemen 5M.

## 2. Metode Penelitian
2.1  Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif.  Penelitian  kualitatif  bertujuan  untuk  meninjau pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis di ruang filling RSUP Dr. Sardjito.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  penelitian  ini  yaitu  tiga  petugas filling RSUP  Dr.  Sardjito  yang  terlibat  dalam pemeliharaan dokumen rekam medis di ruang filling .

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  adalah  wawancara  yang  disertai  pedoman wawancara  berupa  daftar  pertanyaan  yang  telah  dipersiapkan  sebelumnya,  observasi  untuk mengamati  secara  langsung  objek  yang  ada  di  lapangan,  dan  dokumentasi  yang  digunakan sebagai bukti penunjang.

## 2.4  Metode Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan adalah kualitatif yang diawali dengan pengumpulan data penelitian menggunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi dan kemudian dilakukan reduksi data untuk menghilangkan data yang tidak relevan. Setelah itu, dilakukan peninjauan pelaksanaan pemeliharaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang filling menggunakan  metode  5M  ( man , money , material , machine , method ) untuk kemudian ditarik kesimpulannya.
3. Hasil dan Pembahasan
3.1  Mengidentifikasi  Unsur Man  dalam  Pelaksanaan  Pemeliharaan  Dokumen  Rekam  Medis di Ruang Filling RSUP Dr. Sardjito
Unsur man dalam  penelitian  ini  adalah  mengidentifikasi  faktor  jumlah  petugas,  pendidikan petugas,  dan  pelatihan.  Faktor  jumlah  petugas  didapatkan  bahwa  total  petugas filling berjumlah enam  orang  dan  sudah  sesuai  dalam  menunjang  pelaksanaan  pemeliharaan  dokumen  rekam medis di ruang filling . Pihak Penanggungjawab Sumber Daya Manusia di RSUP Dr. Sardjito telah melakukan perencanaan kebutuhan jumlah petugas yang disesuaikan dengan beban kerja. Imanti dan  Setyowati  (2015)  menyatakan  bahwa  dengan  dilakukannya  perencanaan  kebutuhan  tenaga berdasarkan  beban  kerja  dapat  meningkatkan  kualitas  tenaga  kerja  sesuai  dengan  kebutuhan serta dapat meningkatkan produktifitas kerja.
Faktor pendidikan didapatkan bahwa keenam petugas filling berkualifikasi pendidikan Diploma Tiga  Rekam  Medis.  Kalifikasi  pendidikan  petugas filling tersebut  telah  sesuai  yang  ditetapkan Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia  (2007)  dimana  kualifikasi  pendidikan  minimal  dari seorang  perekam medis  adalah  Diploma Tiga  Rekam Medis  dan  Informasi  Kesehatan.  Relevansi antara  latar  belakang  pendidikan  dengan  penempatan  pekerjaan  bertujuan  untuk  menempatkan petugas sesuai dengan kemampuan, kecakapan, dan keterampilan yang didapatkan dalam proses pendidikan untuk diterapkan ketika bekerja Supriati dan Handayani (2018).
Faktor  pelatihan  didapatkan  bahwa  bahwa  petugas filling belum  pernah  mengikuti  pelatihan pemeliharaan  dokumen  rekam  medis  karena  pelatihan  tersebut  belum  terlalu  diperlukan.  Hal tersebut  ditunjang  dengan  latar  belakang  pendidikan  petugas  juga  sudah  asli  rekam  medis  dan cukup  dengan  mempraktikkan  ilmu  yang  diperoleh  dari  masa  pendidikan  saja.  Nurhuda,  dkk. (2014) menyatakan bahwa pelatihan merupakan hal yang penting karena merupakan proses untuk memberikan pengetahuan, keahlian tertentu, serta sikap pada petugas agar semakin terampil dan dapat bertanggungjawab atas pekerjaannya. Pelatihan pemeliharaan dokumen rekam medis yang diikuti  oleh  petugas filling dapat  meningkatkan  kemampuan  dan  keterampilan  dalam  memelihara dokumen  rekam  medis  itu  sendiri,  mengingat  kebanyakan  praktik  dilapangan  akan  berbeda dengan teori yang diberikan selama masa pendidikan.
3.2  Mengidentifikasi  Unsur  Money  dalam  Pelaksanaan  Pemeliharaan  Dokumen  Rekam Medis di Ruang Filling RSUP Dr. Sardjito Hasil  indentifikasi  pada  unsur money didapatkan  bahwa  petugas filling belum  mengetahui terkait  pengelolaan  dan  alokasi  anggaran  yang  dikhususkan  untuk  pemeliharaan  dokumen  rekam rekam  medis.  Jika  sewaktu-waktu  bagian filling membutuhkan  dana  untuk  pengadaan,  maka
petugas filling mengajukan permintaan pada bagian logistik dan diberikan berupa permintaan atau barang,  bukan  berupa  dana.  Berdasarkan  hal  tersebut  didapatkan  bahwa  anggaran  untuk pemeliharaan  dokumen  rekam  medis  sebenarnya  ada,  meskipun  tidak  dapat  dikatakan dikhususkan  untuk  pemeliharaan  dokumen  rekam  medis.  Pujilestari  (2016)  menyatakan  bahwa dana yang dikelola untuk pengelolaan  rekam  medis  harus  ada  dan  harus  terpenuhi, sehingga pelaksanaan  pengelolaan  rekam  medis  yang  salah  satunya  adalah  upaya  pemeliharaan  rekam medis dapat berjalan optimal.
3.3  Mengidentifikasi  Unsur  Material  dalam  Pelaksanaan  Pemeliharaan  Dokumen  Rekam Medis di Ruang Filling RSUP Dr. Sardjito
Material yang  dimaksud  adalah  berkas  rekam  medis.  Berkas  rekam  medis  terdiri  dari kumpulan  formulir  rekam  medis  yang  dimasukkan  ke  dalam  map  rekam  medis,  sehingga  unsur material yang dimaksud adalah formulir rekam medis dan map rekam medis. Formulir rekam medis menggunakan jenis kertas HVS dan petugas filling menyatakan bahwa jenis kertas tersebut sudah sesuai  dalam menunjang  pemeliharaan  dokumen  rekam medis  karena  tidak mudah  sobek.  Berat kertas  yang  digunakan  adalah  80  gram  untuk  formulir  yang  perlu  diisi  bolak-balik,  sedangkan  70 gram  untuk formulir rekam medis  yang  diisi  bagian  depan  saja.  Hal tersebut  sesuai  dengan  hasil penelitian  Whardani  (2015)  dimana  bahan  yang  digunakan  untuk  formulir  rekam  medis  minimal HVS  80  gram.  Jenis  kertas  yang  dipakai  untuk  formulir  rekam  medis  harus  kertas  yang  tidak mudah sobek karena masa simpan dokumen cukup lama (Karimah dan Nurmawati, 2016).
Selain jenis kertas, yang perlu diperhatikan dari formulir rekam medis adalah pemakaian tinta. Tinta yang dipakai dalam formulir rekam medis  di RSUP Dr. Sardjito adalah tinta berwarna hitam. Tinta  dalam  dokumen  rekam medis  sebaiknya memang  berwarna  hitam  dan tercetak jelas  dalam formulir  rekam  medis,  sehingga  tulisan  di  dalamnya  menjadi  jelas.  Deharja  dan  Swari  (2017) menyebutkan  bahwa  tinta  yang  dipakai  dalam  formulir  rekam  medis  juga  perlu  diperhatikan sehingga mempermudah petugas dalam membaca rekam medis.
Faktor  lain  dalam  unsur material adalah  map  rekam  medis.  Map  rekam  medis  di  RSUP  Dr. Sardjito  selalu  disediakan  oleh  bagian logistik  rekam medis,  baik  untuk map  rekam medis  pasien baru maupun map pengganti untuk dokumen rekam medis yang telah rusak.  Map rekam medis di RSUP  Dr.  Sardjito  terbuat  dari  kertas  berbahan  tebal  berwarna  kuning  yang  memuat barcode identitas  pasien  yaitu  nomor  rekam  medis,  nama  pasien,  jenis  kelamin,  dan  tanggal  lahir  serta dilengkapi dengan stiker nomor berwarna. Bahan yang digunakan untuk map rekam medis sudah berkualitas  dan  kuat  sehingga  memudahkan  petugas  dalam  melakukan  penjajaran  dokumen rekam  medis.  Menurut  Yunisar  (2015)  dalam Budi  (2015)  map  rekam  medis  ini  berguna  untuk melindungi formulir rekam medis dari kerusakan dan terjaga kerahasiannya.
3.4  Mengidentifikasi  Unsur  Machine  dalam  Pelaksanaan  Pemeliharaan  Dokumen  Rekam Medis di Ruang Filling RSUP Dr. Sardjito Unsur machine yang  diidentifikasi  dalam  penelitian  ini  adalah  ruang  penyimpanan,  rak penyimpanan  dan tracer .  Faktor  ruang  penyimpanan  menurut  Departemen  Kesehatan  Republik Indonesia  (2006)  perlu  memperhatikan  adalah  suhu,  kelembaban,  pencegahan  debu,  dan pencegahan kebakaran. Suhu dan tingkat kelembaban di ruang filling telah diatur sedemikian rupa oleh Tim Sanitasi RSUP Dr. Sarjdito sehingga sesuai dengan standar yang ditetapkan rumah sakit. Valentina  dan  Sebayang  (2018) mengatakan  bahwa  suhu  dan  kelembaban  ruang filling yang sesuai akan mengurangi resiko kerusakan dan tumbuhnya jamur pada dokumen rekam medis.
Salah satu upaya untuk menjaga suhu dan kelembaban adalah menjaga sirkulasi udara. Hal tersebut dapat dilakukan dengan mengoptimalkan ventilasi, baik ventilasi alamiah seperti jendela, pintu, lubang angin maupun ventilasi buatan seperti Air Conditioner (AC) (Valentina dan Sebayang, 2018) . Pihak  RSUP  Dr.  Sardjito telah melakukan  hal  tersebut  dengan  menyediakan jendela yang bisa  dibuka  di  sisi  kanan  ruang  penyimpanan  dan  tersambung  dengan  lingkungan  luar,  serta menyediakan  AC  yang  digunakan  untuk  mengontrol  suhu  ruangan.  Pencegahan  debu  di  ruang filling RSUP Dr. Sardjito juga telah terlaksana dengan baik dimana kebersihan ruang filling selalu terjaga  dengan  rutin  membersihkan  ruang filling dengan  sapu  dan  dibersihkan  menggunakan vacum cleaner untuk menghilangkan debu yang ada oleh petugas cleaning service . Ruangan kerja yang  baik  selain  meningkatkan  produktifitas  kerja  juga  dapat  memberikan  rasa  nyaman  baik secara  fisik  maupun  psikologis  (Dinia  dan  Nudji,  2017) . Kebersihan ruang penyimpanan rekam
medis perlu dijaga sehingga menjaga kerapihan berkas rekam medis untuk menghindari terjadinya kerusakan maupun kehilangan berkas serta memberikan kenyamanan kerja bagi petugas filling . Hasil  identifikasi  terkait  pencegahan  kebakaran  di  ruang filling ditemukan  telah  tersedia fasilitas pencegahan kebakaran berupa detektor fire alarm , hydrant beserta APAR berupa tabung dan  APAR thermatic yang  berada  di  atap  yang  secara  otomatis  memancarkan  air  bila  terjadi kebakaran. Setiap petugas filling telah diberikan pelatihan rutin untuk penggunaan APAR sehingga bisa  menggunakannya  dengan  baik.  Hal  tersebut  sesuai  dengan  penelitian  Mustika  (2014) yang menyebutkan bahwa ruang filling perlu memiliki tabung pemadam kebakaran untuk mengantisipasi terjadinya kebakaran karena ruang filling dipenuhi dengan kertas yang mudah terbakar. Hasil  identifikasi  faktor  rak  penyimpanan  didapatkan  bahwa  setiap  rak  penyimpanan  dilabeli dengan nomor 00-99 untuk memudahkan petugas dalam penjajaran dengan menggunakan sistem Terminal  Digit  Filling .  Jenis  rak  penyimpanan  yang  digunakan  di  ruang filling ada  tiga  jenis,  yaitu Roll O’Pack ,  rak  besi,  dan  rak  kombinasi  besi  dan  kayu.  Jenis  rak  penyimpanan  kombinasi  besi dan kayu kurang sesuai dalam pemeliharaan dokumen rekam medis karena memiliki bagian yang tajam dari besi yang bisa merobek dokumen rekam medis jika tidak berhati-hati ketika menyimpan maupun mengambil dokumen dari dalam rak penyimpanan.
Hasil  identifikasi  faktor  rak  penyimpanan  didapatkan  bahwa  sub  rak  penyimpanan  kurang lebar dan tidak sebanding dengan jumlah dan ketebalan dari dokumen rekam medis itu sendiri. Hal tersebut yang menyebabkan penjajaran dokumen kurang rapi dan ada beberapa dokumen rekam medis  yang  mencuat  keluar  dari  rak  penyimpanan.  Hal  tersebut  sesuai  dengan  hasil  penelitian Putri,  dkk.  (2014)  yang  menyatakan  bahwa  jumlah  rak  rekam  medis  yang  kurang  akan mengakibatkan  berkas  tidak  tersimpan  dengan  rapi  dan  banyak  berkas  yang  dipaksa  masuk meskipun rak sudah penuh dan hal ini bisa menimbulkan kerusakan pada dokumen rekam medis. Selain  itu,  ditemukan juga  adanya  beberapa Roll O’Pack yang mengalami  kerusakan.  Kerusakan tersebut  dapat  berdampak  pada  hambatan  kinerja  dari  petugas filling ,  bahkan  bisa  sampai membahayakan petugas.
Hasil identifikasi faktor tracer didapatkan bahwa tracer di RSUP Dr. Sardjito terbuat dari bahan plastik kaku dan tebal berbetuk persegi panjang yang memuat plastik mika kecil untuk meletakkan struk tracer .  Menurut  petugas filling ,  bahan  yang  digunakan  untuk tracer sudah  sesuai  meskipun ada beberapa tracer yang mengalami kerusakan. Tracer di RSUP Dr. Sardjito telah tersedia secara elektronik  dan  selalu  digunakan.  Hal  tersebut  sesuai  dengan  Departemen  Kesehatan  Republik Indonesia  (2006) yang  menyatakan  bahwa  berkas  rekam  medis  tidak  boleh  keluar  dari  ruang penyimpanan tanpa disertai tanda keluar / kartu peminjaman.

## 3.5  Mengidentifikasi  Unsur  Method  dalam  Pelaksanaan  Pemeliharaan  Dokumen  Rekam Medis di Ruang Filling RSUP Dr. Sardjito
Standar  prosedur  operasional  (SPO)  memberikan  langkah  yang  benar  dan  terbaik  dalam rekam medis berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi (Swari dkk, 2019).  Hasil  analisis  unsur method didapatkan  bahwa  SOP  tentang  pelaksanaan  pemeliharaan dokumen  rekam  medis  masih  belum  tersedia.  Tidak  tersedianya  SOP  yang  mengatur  tentang pelaksanaan  pemeliharaan  dokumen  rekam medis  di ruang filling menurut  petugas  adalah  belum dibuatnya  SOP  tersebut  karena  dirasa  SOP  yang  ada  saat  ini  sudah  dapat  menunjang pelaksanaan pemeliharaan rekam medis.  Sandika dan Ernianita (2019) menyatakan bahwa faktor yang  dapat  menyebabkan  kurang  optimalnya  pelaksanaan  pemeliharaan  rekam  medis  adalah belum  adanya  SPO  tentang  pemeliharan  rekam  medis  itu  sendiri). Pelaksanaan  pemeliharaan dokumen rekam medis juga membutuhkan adanya SPO yang jelas untuk menunjang pemeliharaan rekam  medis  yang  sistematis.  Hal  tersebut  dapat  mengurangi  terjadinya  simpang  siur  pekerjaan, sehingga  pelaksanaan  pemeliharaan  dokumen  rekam  medis  menjadi  lebih  teratur  dan dilaksanakan secara optimal.
4. Simpulan dan Saran
4.1  Simpulan
a. Hasil identifikasi unsur man adalah jumlah dari petugas filling adalah enam orang dan sudah disesuaikan dengan beban kerja ada. Pendidikan petugas filling sesuai dengan standar yaitu D-III  Rekam  Medis.  Petugas filling belum  pernah  mengikuti  pelatihan  pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis.
b. Hasil  identifikasi  unsur money adalah  petugas filling belum  mengetahui  terkait  pengelolaan anggaran yang dikhususkan untuk pemeliharaan rekam medis.
c. Hasil  identifikasi  unsur material adalah  jenis  kertas  yang  dipakai  untuk formulir  rekam medis adalah  kertas  HVS  dengan  berat  70-80  gram  dan  memakai  tinta  hitam.  Map  rekam  medis telah disediakan dengan baik oleh bagian logistik dan bahan sudah berkualitas dan kuat.
d. Hasil  identifikasi  unsur machine adalah  perencanaan  ruang  penyimpanan  untuk  suhu  dan kelembaban ruangan, pencegahan debu, serta pencegahan kebakaran telah dikelola dengan baik. Jenis rak penyimpanan berupa rak penyimpanan kombinasi besi dan kayu kurang sesuai karena  dapat  merusak  map  rekam  medis.  Sub  rak  penyimpanan  kurang  lebar  dan  ada beberapa Roll O’Pack yang mengalami kerusakan. Tracer di ruang filling sudah tersedia dan selalu digunakan dengan baik meskipun ada sejumlah tracer yang mengalami kerusakan.
e. Hasil  identifikasi  unsur method adalah  SOP  tentang  pelaksanaan  pemeliharaan  dokumen rekam medis masih belum tersedia.

## 4.2  Saran
a. Pihak  rumah  sakit  perlu  mengadakan  pelatihan  dan  sosialisasi  pelaksanaan  pemeliharaan dokumen rekam medis di ruang filling .
b. Pihak  rumah  sakit  seharusnya  menyediakan  SOP  tentang  pelaksanaan  pemeliharaan dokumen rekam medis.
c. Pihak  rumah  sakit  seharusnya  memperbaiki Roll  O’Pack yang  mengalami  kerusakan, sehingga dapat digunakan kembali.
d. Petugas filling sebaiknya  melapisi  sekeliling  bagian  rak  penyimpanan  yang  tajam menggunakan  ban  karet  sehingga  mencegah  kerusakan  map  rekam  medis.  Ban  karet tersebut juga dapat melindungi tangan petugas agar tidak tergores.

## Ucapan Terima Kasih
Ucapan terima kasih disampaikan kepada pihak RSUP Dr. Sardjito yang telah memberikan ijin kepada peneliti untuk melakukan peninjauan terhadap pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis di ruang filling . Peneliti menyampaikan juga terima kasih kepada narasumber yang bersedia meluangkan waktunya untuk membantu dalam mengumpulkan data penelitian.

## Daftar Pustaka
Arif,  M.  R.  2018. Pengelolaan  Arsip  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  Aminah  Tangerang . http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/handle/123456789/40622.
Budi, S. C. 2015. Pentingnya Tracer Sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam Medis Keluar dari Rak Penyimpanan . https://jurnal.ugm.ac.id/jpkm/article/download/16959/11148.
Deharja,  A.  dan  Swari,  S.  J.  2017. Desain  Formulir Assesment Awal  Medis  Gawat  Darurat Berdasarkan  Standar  Akreditasi  Rumah  Sakit  Versi  2012  di  Rumah  Sakit  Daerah  Balung Jember . Prosiding  Seminar  Nasional  Hasil  Penelitian  Politeknik  Negeri  Jember . https://publikasi.polije.ac.id/index.php/prosiding/article/view/813/582.
Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit . Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Depkes RI. 2007. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377/MENKES/SK/III/2007  Tentang  Profesi  Perekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan . Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Depkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008  tentang  Rekam  Medis .  Departemen  Kesehatan  Republik Indonesia.
Dinia, M. R. dan Nudji, B. 2017. Perancangan Ulang Tata Letak Ruang Unit Rekam Medis dalam Peningkatan  Produktivitas  Kerja  di  Rumah  Sakit  Paru  Surabaya .  http://jurnal.stikes- yrsds.ac.id/index.php/JMK/article/view/78.
Imanti,  M.  dan  Setyowati,  M.  2015. Analisis  Kebutuhan  Tenaga  Kerja  Berdasakan  Beban  Kerja Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Kendal Tahun 2015 .
https://core.ac.uk/download/pdf/35382913.pdf.
Karimah, R. N. dan Nurmawati, I. 2016. Kualitas Informasi Terkait Penerapan Hasil Desain Rekam Medis Gigi di Klinik Sakinah Kabupaten Jember . https://publikasi.polije.ac.id/index.php/jii/article/view/294.
Mustika,  M.    2014. Aspek  Keamanan  pada  Pengelolaan  Dokumen  Rekam  Medis  di Filing Rawat Jalan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Semarang . http://mahasiswa.dinus.ac.id.
Nurhuda, E., Hamid, D., dan Riza, M. F. 2014. Analisis Pelaksanaan Program Rekrutmen, Seleksi, Penempatan  Kerja,  dan  Pelatihan  Karyawan  (Studi  pada  Karyawan  Biro  Perjalanan  Umum Rosalia Indah) . http://administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id/index.php/jab/article/view/404.
Pujilestari,  A.  2016. Pelaksanaan  Penyimpanan  Berkas  Rekam  Medis  Berdasarkan  Unsur Manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta . http://eprints.ums.ac.id/46472/.
Putri,  A.,  Triyanti,  E.  dan  Setiadi,  D.  2014. Analisis  Tata  Ruang  Tempat  Penyimpanan  Dokumen Rekam  Medis  Pasien  Ditinjau  dari  Aspek  Antropometri  Petugas  Rekam  Medis . https://www.jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/22.
Sandika, T. W. dan Ernianita. 2019. Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis di  Ruang Filling Rumah  Sakit  Jiwa  Prof.  Dr.  Muhammad  Ildrem  Medan  Tahun  2018 ’. http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/77.
Sari,  D.  I.  dan  Setijaningsih,  R.  A.  2015. Tinjauan  Pelaksanaan  Pemeliharaan  Dokumen  Rekam Medis di Ruang Filing RSU RA Kartini Tahun 2015 . http://eprints.dinus.ac.id/17463.
Supriati  dan  Handayani, T.  2018. Relevansi  Lulusan  Perguruan  Tinggi  dalam  Penempatan  Kerja . https://snit-polbeng.org/eprosiding/index.php/snit/article/view/3.
Swari,  S.J.,  Alfiansyah,  G., Wijayanti,  R.A.,  dan  Kurniawati,  R.D. Analisis  Kelengkapan  Pengisian Berkas  Rekam  Medis  Pasien  Rawat  Inap  RSUP  Dr.  Kariadi  Semarang .  ARTERI:  Jurnal  Ilmu Kesehatan. Vol. 1, No. 1, Nopember 2019, hlm. 50-56
Valentina  dan  Sebayang,  S.  B.  2018. Faktor  Penyebab  Kerusakan  Dokumen  Rekam  Medis  di Ruang Penyimpanan RSU Mitra Sejati Medan .
http://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/53.
Whardani, D. R. 2015. Evaluasi dan Perancangan Formulir Pendaftaran Rawat Jalan Pasien Baru di RSU Haji Surabaya . Jember: Politeknik Negeri Jember.
Winarti dan Supriyanto, S. 2013. Analisis Kelengkapan Pengisian dan Pengembalian Rekam Medis Rawat  Inap  Rumah  Sakit ’, Jurnal  Administrasi  Kesehatan  Indonesia .  Vol.  1,  hlm.  345 –351. journal.unair.ac.id/download-fullpapers-jakic9989245fafull.pdf.
Ulfa, H. M. 2018. Analisis Unsur Manajemen dalam Pengolahan Rekam Medis di Rumah Sakit TNI AU  Lanud  Roesmin  Nurjadin .  https://www.neliti.com/publications/256290/analisis-unsur- manajemen-dalam-pengolahan-rekam-medis-di-rumah-sakit-tni-au-lanu.