Vol. 4 No. 1 (April 2020)

## RANCANGAN SISTEM INFORMASI LOGISTIK KEBENCANAAN STUDI KASUS: BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH JAWA BARAT
1 Alfaidzah Ummal, 2 Djaka Dito Wicaksana
1,2 Program Studi D-III Manajemen Informatika, Politeknik Pos Indonesia Email: 1 alfaidzah.ummal05@gmail.com , 2 djakadito@gmail.com
DOI: https://doi.org/10.46880/jmika.Vol4No1.pp37-42

## ABSTRAK
Badan Penanggulangan Bencana Daerah sebagai instansi yang bergerak terhadap penanggulangan bencana alam  memiliki  departemen  yang  mengoordinir  bantuan  logistik  para  korban  bencana  alam  yaitu  Bagian Logistik  Kebencanaan  yang  bertanggung  jawab  terhadap  semua  bantuan  logistik  baik  yang  ada  di  gudang maupun  yang  akan  disalurkan  kepada  korban  bencana.  Dalam  penelitian  ini  pengamatan  proses  bisnis dilakukan  di  Badan  Penanggulangan  Bencana  Daerah  Jawa  barat  mengalami  bisnis  proses  mulai  dari pendataan kebutuhan bantuan logistik, koordinir bantuan logistik yang ada di gudang, pendistribusian bantuan logistik sampai ke posko bencana sampai pada tahapan pelaporan. Pada saat melakukan pendataan kebutuhan, pencatatan barang bantuan logistik yang ada digudang dan pelaporan dari pihak instansi masih menggunakan sistem  lembar  kerja  yang  memungkinkan  terjadi  nya  kesalahan  dalam  proses  transaksi.  Serta  sistem pendistribusian  bantuan  logistik  ke  posko  bencana  yang  masih  kurang  efisien  karna  kurangnya  analisis terhadap  tingkat  kebutuhan  para  korban  bencana.  Berdasarkan  kebutuhan  ini,  diperlukan  desain  aplikasi Sistem  Informasi  Logistik  Kebencanaan  di  Badan  Penanggulangan  Bencana  Daerah  Jawa  Barat  yang memiliki  kemampuan  fungsional  untuk  mengelola  data  kebutuhan  bantuan  logistik,  mengelola  bantuan logistik  yang  ada  di  gudang,  serta  memudahkan  dalam  analisis  pendistribusian  bantuan  logistik.  Dalam tahapan analisis pemodelan menggunakan Business Process Modeling Notation (BPMN), sedangkan tahapan perancangan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Desain aplikasi ini akan menjadi pedoman dalam mengimplementasikan perangkat lunak pada penelitian selanjutnya . Kata Kunci: Rancangan, Aplikasi, Logistik, BPMN, UML

## PENDAHULUAN
Dalam  suatu  instansi,  sistem  informasi manajemen  sangat  membantu  kinerja  perusahaan agar  lebih  efektif  dan  efisien.  Seperti  hal  nya mengelola bantuan logistik bencana alam untuk para korban   bencana   alam.   Instansi   pemerintah   yang bertanggung      jawab      dalam      hal  penanggulangan bencana  adalah  Badan  Nasional  Penanggulangan Bencana (BNPB). Sedangkan Badan Penanggulangan Bencana  Daerah  (BPBD)  Provinsi  Jawa  Barat merupakan lembaga penanggulangan  bencana  yang berkedudukan    di    bawah    dan    bertanggung    jawab kepada Gubernur.
Dalam  menyelenggarakan  tugas  pokok tersebut  Badan  Penanggulangan  Bencana  Daerah Provinsi  Jawa  Barat  mempunyai  fungsi  sebagai berikut (BNPB, 2012):
1. Perumusan  dan  penetapan  kebijakan  penang- gulangan  bencana  dan  penanganan  pengungsi dengan  bertindak  cepat  dan  tepat,  efektif  dan efisien.
2. Pengoordinasian  pelaksanaan  kegiatan  penang- gulangan bencana secara terencana, terpadu dan menyeluruh.
Berdasarkan  hasil  penelitian  Ramadhan (2017),  selama  ini  proses  pendataan  kebutuhan korban bencana alam masih menggunakan penulisan pada  kertas  serta  memungkinkan  terjadinya kesalahan,  lalu  belum  adanya  sistem  yang  dibuat secara online sehingga mobilitasnya terbatas dalam menyajikan  informasi.  Permasalahan  juga  terjadi dalam  proses  pendistribusian  bantuan  logistik  dari pihak  BPBD  ke  posko-posko  bencana  alam  yang terkadang kurang merata.
Untuk   mengatasi   masalah-masalah   yang sudah   dijelaskan   sebelumnya,   sehingga dibangun- lah  Sistem  Informasi  Logistik  Kebencanaan  yang merupakan  sistem  informasi berbasis website yang dilengkapi  dengan  modem  satelit  VSAT  Internet Satelit  dengan  fokus  utama  dapat  menjangkau daerah  yang  sulit  koneksi  jaringan  internet. Sistem  Informasi  Logistik  Kebencanaan  dapat
ISSN: 2620-4339 (media online)
membantu  memonitoring  pendistribusian  barang bantuan, dan menghemat waktu dalam penyampaian bantuan logistik sampai ke posko bencana. Selain itu sistem yang dibangun juga dibantu dengan layanan Google  Maps  API  guna  memberikan  layanan  peta digital untuk keperluan khusus.
Adapun  tujuan  yang  ingin  dicapai  dalam penelitian adalah membantu menghasilkan informasi yang diharapkan berguna untuk membantu petugas  dalam  hal  supply  dan  distribusi  bantuan logistik, membantu memonitoring persediaan bantuan  logistik  di  gudang,  membantu  dalam melakukan pelaporan data bantuan logistik.

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah SDLC  (System  Development  Life  Cycle)  dengan menggunakan metode pengembangan Sistem Informasi  Prototyping  yang  akan  dilakukan  adalah sebagai berikut seperti terlihat pada Gambar 1:
Gambar 1. Metode Penelitian (Prototype)
Tahap  penelitian  dilakukan  dari  mulai perencanaan  sistem,  analisis  sistem,  serta  desain sistem.

## Perencanaan Kebutuhan Sistem
Identifikasi  kebutuhan  sistem  dilakukan dengan melakukan observasi ke Badan Penanggulangan Bencana Daerah Jawa Barat. Serta dilakukan  studi  literatur  untuk  mendapatkan  teori atau konsep, model maupun komponen yang relevan dengan  masalah  penelitian  beserta  metodologinya. Tahap  ini  dilakukan  untuk  mendapatkan  informasi tentang  komponen-komponen  kebutuhan  sistem yang  perlu  dirumuskan  agar  dapat  diperoleh gambaran  variabel  yang  diperlukan  dalam  penelitian ini.

## Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan pendekatan  mempelajari  seluruh  fungsi  dan  cara
kerja dari setiap komponen proses bisnis oleh BPBD Provinsi  Jawa  Barat  dan  disinergikan  menjadi  solusi yang tepat dan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan dari  user.  Dengan  metode  analisis  tersebut  dapat diketahui  secara  pasti  kinerja  dari  setiap  fungsi yang  dibutuhkan  untuk  perancangan  sistem informasi bantuan logistik yang akan dibangun.

## Desain Sistem
Tujuan  akhir  dari  desain  sistem  ini  adalah menghasilkan  rancangan  yang  memenuhi  kebutuhan yang  ditentukan.  Desain  sistem  memiliki  3  tahapan yaitu  pemodelan  proses,  pemodelan  data  dan  desain interface.

## Implementasi
Testing  dan  Maintenance  tidak  dilakukan pada  penelitian  ini.  Karena  penelitian  ini  dilakukan hanya sampai perancangan

## HASIL DAN PEMBAHASAN Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Selama  ini  proses  pendataan  kebutuhan korban bencana alam masih menggunakan penulisan pada kertas sehingga dalam mengelola data bantuan logistic  ke  korban  bencana  alam  masih  kurang efektif  dan  efisien,  lalu  belum  adanya  sistem  yang dibuat  secara  online  menyebabkan  terbatasnya mobilitas  dalam  menyajikan  informasi.  Proses pengolahan data serta pembuatan laporan pun masih menggunakan  aplikasi  lembar  kerja  sehingga  pada pengerjaannya  menyebabkan  keterlambatan  dan memungkinkan terjadinya kesalahan.

## Analisis Sistem
Proses  bisnis  yang  terjadi  saat  ini,  para petugas  melakukan  aktivitas  logistik  kebencanaan dimulai  dari  pendaataan  kebutuhan  bantuan  logisitk kebencanaan  hingga  pada  tahap  pelaporan.  Pada analisis  proses  bisnis  digunakan  analisis  rantai  nilai dari  Porter  (Barnes,  2001).  Rantai  nilai  Porter diadaptasi untuk menganalisis aktivitas spesifik dari sistem  infomasi  logistik  kebencanaan  sehingga dapat  diketahui  aktivitas  utama  dan  aktivitas pendukungnya dengan tujuan akhirnya mendapatkan proses  bisnis  yang  lebih  efisien.  Rantai  nilai  poter dari  Sistem  Informasi  Logistik  Kebencanaan  dapat dilihat pada Gambar 2 berikut:
ISSN: 2620-4339 (media online)
Gambar 2. Rantai Nilai Porter
Rantai  nilai  pada  gambar  2  memiliki  jenis aktivitas sebagai berikut:
Aktivitas Utama 1. Perencanaan Kebutuhan Bantuan Logistik Proses  perencanaan  kebutuhan  merupakan langkah  awal  untuk  mengetahui  apa  saja  yang dibutuhkan,  siapa  yang  membutuhkan,  dimana, kapan  dan  bagaimana  cara  menyampaikan kebutuhannya. Perencanaan kebutuhan ini membutuhkan  ketelitian  dan  keterampilan  serta mengetahui secara pasti kondisi korban bencana yang  akan  ditanggulangi.  Tujuan  utama  dari perencananaan  kebutuhan  ini  adalah  untuk mengetahui  seberapa  banyak  bantuan  logistik  dan peralatan yang dibutuhkan.
2. Pengadaan Bantuan Logistik Proses pengadaan bantuan  logistik  dimulai  dari pencatatan  kategori  logistik  atau peralatan yang diterima, darimana dan kapan bantuan diterima, jenis  bantuan  yang  diterima,  jumlah  bantuan serta  permintaan  untuk  siapa  bantuan  ini ditujukan.  Pada  tahapan  ini  juga  akan  dilakukan validasi  data  barang  bantuan  logistik  dan  apabila ada data yang tidak sesuai dan bantuan logistik yang diterima tidak layak maka akan dilakukan penghapusan  data  bantuan  logistik.  Sedangkan bantuan  yang  layak  untuk  disalurkan  akan disimpan terlebih dahulu di gudang.
3. Pendistribusian Bantuan Logistik Berdasarkan  data  kebutuhan  maka  disusunlah perencanaan pendistribusian logistik dan peralatan bantuan kebencanaan  disertai  data  mendukung yaitu didasarkan kepada permintaan atau kondisi darurat dan mendapatkan persetujuan dari  pihak yang  berwenang.  Selanjutkan  akan  dilakukan pengangkutan bantuan logistik ke posko bencana. Pada saat penerimaan bantuan logistik
kebencanaan  dilakukan  verifikasi  data  terlebih dahulu dengan bantuan logistik.
4. Pelaporan Seluruh  proses  pengelolaan  dan  pendistribusian bantuan  logistik  kebencanaan  yang  telah dilaksanakan  harus  dibuat  laporan  pertanggung jawaban.
Aktivitas Pendukung
1. Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber  Daya  Manusia  berfungsi  sebagai penunjang  baik  dalam  kegiatan  fisik  maupun analisis  pengelolaan  dan  pendistribusian  bantuan logistik kebencanaan.
2. Teknologi Informasi dan Komunikasi Penggunaan  teknologi  informasi  dan  komunikasi akan  dapat  dilakukan  perbaikan  secara  signifikan dalam  akses  pengolahan  data  barang  bantuan logistik  kebencanaan  secara  akurat  baik  lokasi maupun waktu.
3. Finansial Biaya  transportasi  terjadi  karena  penggunaan tenaga  sopir  (driver  labor),  konsumsi  bahan bakar  minyak  (fuel),  pemeliharaan  kendaraan, modal  yang  diinvestasikan  dalam  kendaraan  dan peralatan,  penjagaan  barang  bantuan  logistik  di gudang, dan kegiatan administrasi.
4. Sarana dan Prasarana Sarana  dan  Prasarana  merupakan  salah  satu penunjang  atau  pendukung  keberhasilan  dalam proses  pengelolaan  dan  pendistribusian  bantuan logistik kebencanaan
Hasil  yang  didapatkan  dari  aktivitas  utama dan  aktivitas  pendukung  dari  proses  bisnis  yang sedang  berjalan  di  Badan  Penanggulangan Bencana  Daerah  Jawa  Barat  adalah  dapat mengetahui  keberhasilan  pendistribusian  bantuan logistik kebencanaan.
Untuk menggambarkan proses  bisnis yang ada  digunakan    Business  Process  Modeling Notation  (BPMN)  (Stephen,  2011).  Sebagai  contoh adapun kegiatan yang terjadi dalam Sistem Informasi Logistik  Kebencanaan  Studi  Kasus:  Badan Penanggulangan  Bencana  Daerah  (Jawa  Barat) digambarkan pada Gambar 3.
ISSN: 2620-4339 (media online)
Gambar 3. Proses Pendistribusian Bantuan Logistik
Keterangan: Pada proses pendistribusian bantuan logistik Petugas Bagian Logistik BPBD Kota/Kabupaten
menyerahkan  data  bantuan  logistik  kepada  Petugas Posko  berdasarkan  hasil  analisis  pendistribusian oleh  Kepala  Bagian  Logistik  BPBD  Provinsi. Selanjutnya petugas posko melakukan validasi data terhadap  bantuan  logistik.  Jika  sudah  sesuai petugas  posko  akan  membaut  berita  acara penerimaan  bantuan  logistik  dan  menyerahkan kepada Petugas Bagian Logistik BPBD
Kota/Kabupaten.

## Perancangan Sistem
Perancangan  sistem  yang  akan  dirancang dapat  digambarkan  pada  Usecase  Diagram  pada gambar 4 dibawah ini. Terdapat 7 aktor yang terlibat serta terdapat fitur-fitur berikut ini guna menyesuaikan  dengan  fungsi  kerja  setiap  aktornya. Fitur-fiturnya  yaitu  Login,  Kelola  User,  Kelola Barang,  Kelola  Daerah,  Kelola  Posko,  Kelola Bencana,  Kelola  Kebutuhan,  Kelola  Distribusi, Kelola Laporan, Logout
Gambar  4  merupakan  use  case  dari  sistem yang akan dirancang:
Gambar 4. Usecase Diagram
Pada  usecase  diagram  sistem  ini  terdapat  7 aktor  diantaranya:  Admin,  Kepala  Bagian  Logistik BPBD  Provinsi  Jawa  Barat,  Petugas  Bagian Logistik  BPBD  Provinsi  Jawa  Barat,  Kepala Bagian  Logistik  BPBD  Kota/Kabupaten,  Petugas
Vol. 4 No. 1 (April 2020)
Bagian  Logistik  BPBD  Kota/Kabupaten,  Petugas Gudang, dan Petugas Posko
Untuk class diagram dibawah ini menjelaskan  hubungan  antara  tiap  kelasnya  dengan
sistem. Terdapat 7 kelas yaitu: Login, Barang, Daerah, Posko, Bencana, Kebutuhan dan Distribusi
Gambar 5. Class Diagram

## Perancangan Halaman Utama
Perancangan halaman utama sistem ditunjukkan pada Gambar 6 berikut:
Gambar 6. Rancangan Halaman Utama
Vol. 4 No. 1 (April 2020)

## KESIMPULAN
Simpulan dari penelitian rancangan Sistem Informasi  Logistik  Kebencanaan  Studi  Kasus: Badan  Penanggulangan  Bencana  Daerah  Jawa  Barat yang  dilakukan  adalah  telah  terdefinisi  proses  bisnis BPBD  Provinsi  jawa  Barat  yang  selama  ini  berjalan dan  terdapat  peluang  untuk  merancang  sistem informasi yang berhubungan dengan pengelolaan dan pendistribusian  bantuan  logistik  kebencanaan. Rancangan  sistem  informasi  logistik  kebencanaan yang    dihasilkan  didasari  dari  proses  bisnis  yang berjalan  serta  analisis  kebutuhan  user  yang  dapat memberikan  kontribusi  berupa  arsitektur  sistem informasi    yang  dapat  dijadikan  arahan merealisasikan aplikasi dengan menerapkan rancangan  teknologi  informasi.  Pada  tahapan analisis  pemodelan  yang  digunakan  menggunakan BPMN,  sedangkan  pada  tahapan  perancangan menggunakan UML.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada Politeknik  Pos  Indonesia  dan  Dosen  Pembimbing yang telah memberi dukungan terhadap penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Barnes, D. (2001). Understanding Business Processes . London: The Open University.
Dwiantara, L. dan Sumarto, R. H. (2004). Manajemen Logistik. Jakarta: PT. Grasindo.
Oetomo, B. S. (2002). Perencanaan dan Pengembangan  Sistem  Informasi.  Yogyakarta: Penerbit Andi.
Ramadhan,  D.,  dan  Hasugian,  L.  P.  (2017).  Sistem informasi  manajemen  bantuan  logistik  bencana alam. Prosiding  Saintiks  FTIK  UNIKOM. pp.
III.25-III.32
Rinawati,  D.  I.,  Sari,  D.  P.,  Priatamphatie,  F.  & Fahrudin.  (2018).  Rancang  bangun  sistem informasi  bantuan  logistic  bencana  studi kasus  pada  BPBD  kabupaten  magelang. J@ti  Undip:  Jurnal  Teknik  Industri,  13 (1),
51-60.
Stephen  A.,  White,  S.  A.  &  Bock,  C.  (2011). BPMN  2.0  Handbook  Second  Edition: Methods,  Concepts,  Case  Studies  and Standards  in  Business  Process  Management
Notation . Florida: Future Strategies Inc.
Tim  BNPB.  (2012).  Pengelolaan  bantuan  logistik pada status keadaan darurat bencana.