## ANALISIS BEBAN KERJA TENAGA FILING REKAM MEDIS

## (STUDI KASUS RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK BAHAGIA MAKASSAR)
Thabran Talib
Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (RMIK)-(D3) STIKES Panakkukang Makassar thabran.talib7@gmail.com

## ABTRACT
The initial obsevation in medical record of RSIA Bahagia Makassar is known the total number of personnel amounted to 10 people, the details of the admin 6 people, the data processing 4 people, while the iling part there is no power so that the workload analysis of medical record iling personnel. descriptive research method with observational analytic approach of accidental sampling population from daily average of 54 medical record iles. Data collection with obesrvation using data analysis methods work load analysis. Based on the results of the effective working hours at RSIA Bahagia Makassar is 5.25 hours / day (18900 seconds) has been in accordance with the standard working hours of 5.25 hours / day (18900 seconds) and the completion time of all work in the iling section has been appropriate only only in the iling section there are no permanent personnel who handle the process in iling is still implemented by medical record personnel who also concurrently duty at the place of registration of patients. So the workforce in iling requires 1 person permanent personnel. The hospital should pay attention to the workforce and need to create the organizational structure of the medical record unit. With the organizational structure in the medical record unit it can clarify the responsibility, position, job description, thus it will form a permanent employee in the iling to maintain a workload within a certain time.
Keywords: Workload, oficers Filing

## ABSTRAK
Obsevasi awal yang di rekam medis RSIA Bahagia Makassar diketahui jumlah seluruh tenaga berjumlah 10 orang, rincian bagian admin 6 orang, bagian pengolahan data 4 orang, sedangkan bagian iling tidak ada tenaga sehingga dilakukan analisis beban kerja tenaga iling rekam medis. metode penelitian deskriptif dengan pendekatan observasional analitik populasi accidental sampling dari rata-rata setiap hari sebanyak 54 berkas rekam medis. Pengumpulan data dengan obesrvasi menggunakan analisis data metode work-load analysis (analisis beban kerja). Berdasarkan hasil perhitungan jam kerja efektif di RSIA Bahagia Makassar adalah 5,25 jam/hari (18900 detik) telah sesuai dengan standar jam kerja efektif yaitu 5,25 jam/hari (18900 detik) dan waktu menyelesaikan semua pekerjaan di bagian iling telah sesuai hanya saja pada bagian iling tidak ada tenaga tetap yang menangani proses di iling masih dilaksanakan oleh tenaga rekam medis yang juga merangkap tugas di tempat pendaftaran pasien. Sehingga tenaga kerja di iling membutuhkan 1 orang tenaga tetap. Pihak rumah sakit harus memperhatikan tenaga kerja dan perlu pembuatan struktur organisasi unit rekam medis. Dengan adanya struktur organisasi di unit rekam medis maka dapat memperjelas tanggungjawab, kedudukan, uraian tugas, dengan demikian maka akan terbentuk pegawai tetap di bagian iling untuk mempertahankan suatu beban kerja dalam waktu tertentu.
Kata Kunci: Beban Kerja, Tenaga Filing.

## PENDAHULUAN
Penyelenggaran rekam medis yang bermutu diperlukan tenaga kesehatan yang bermutu dan sesuai dengan kompetensinya. tenaga kerja yang baik akan sangat mempengaruhi mutu pelayanan di unit kerja rekam medis. Mutu pelayanan berkaitan dengan beban kerja, maka beban kerja harus sesuai dengan jumlah tenaga
agar pelayanan menjadi bermutu. Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu (Permendagri, 2008)
Laporan hasil penelitian yang disampaikan oleh Rahmawati (2015) di uraikan bahwa kebutuhan jumlah tenaga kerja  di  unit rekam medis Rumah Sakit Umum

## Assalam Gemolong, 2015. Berdasarkan motode
WISN adalah sejumlah 9. Sehingga memerlukan penambahan  1  orang  tenaga  kerja  di  bagian    iling, dengan tujuan untuk mencapai produktiitas kerja yang optimal dengan pendayagunaan tenaga kerja sesuai dengan job description. Rumah Sakit Islam Kendal terdapat 2 petugas, tugas pokoknya adalah mengambil dan menyimpan dokumen rekam medis, melayani peminjaman dokumen rekam medis untuk keperluan penelitian. Kebutuhan tenaga kerja bagian filing sebanyak 9 petugas sudah terdapat 2 petugas jadi perlu penambahan petugas iling sebanyak 7 petugas (Imanti M dan Setyowati M, 2015).
Dalam melakukan perhitungan kebutuhan tenaga perlu adanya pertimbanagan dari pihak managemen untuk menetapkan kebutuhan tenaga iling agar sesuai beban kerja yang dilakukan sehingga meningkatkan produktiitas kerja serta menurunkan resiko kelelahan petugas (Imanti & Setyowati, 2015)

## METODE
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan observasional analitik pada unit kerja filing rekam medis RSIA Bahagia Makassar pada bulan Maret sampai dengan April 2017. Populasi dalam penelitian ini adalah banyaknya rekam medis yang di persiapkan dengan accidental sampling dari rata-rata setiap hari sebanyak 54 berkas rekam medis. Pengumpulan data dilakukan dengan obesrvasi terhadap tenaga dalam menyediakan berkas rekam medis. Analisis data metode work-load analysis (analisis beban kerja) sehingga dapat menyajikan data dan menarik kesimpulan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil peneltian menunjukkan bahwa jenis pekerjaan yang dilaksanakan di bagian filing rekam medis berdasarkan Standar Prosedur Operasional di rumah sakit surat keputusan No. 007/A/RSIA-b/X/2016 yang ditetapkan oleh Direktur RSIA Bahagia Makassar adalah sebagai berikut:
a.  Tenaga penyimpanan menerima berkas rekam medis rawat inap maupun berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diolah untuk disimpan di rak penyimpanan.
b.  Tenaga penyimpanan mencatat di buku pencatatan penyimpanan berkas rekam medis.
c.  Tenaga penyimpanan menyortir rekam medis perkelompok angka awal dari 00-99 di ruang penyimpanan.
d.  Tenaga penyimpanan menyusun berkas rekam medis berdasarkan sistem angka langsung ( Straight Numerical Filling System ).
e.  Bila jam kerja berakhir, maka petugas penyimpanan mengunci lemari atau rak penyimpanan.
f. Berkas rekam medis yang telah berusia 5 tahun (inaktif) disimpan di gudang inaktif juga berdasarkan sistem angka akhir ( Terminal Digit Filling System ).

## Volume Beban Kerja
Sesuai observasi bagian Filing Berkas Rekam Medis di RSIA Bahagia Makassar diketahui volume beban kerja yang diperoleh dari buku register pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap dan rawat darurat adalah sebagai berikut:
a. Pasien rawat jalan rata-rata 29 orang/hari
b.  Pasien rawat inap rata-rata 11 orang/hari
c. Pasien rawat darurat rata-rata 14 orang/hari
Berikut ini merupakan hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang diperoleh dari hasil obseravasi di bagian Filing Berkas Rekam Medis yang dilakukan di RSIA Bahagia Makassar:
Tabel 1 Perhitungan Volume Beban Kerja dan Waktu Tenaga Filing Rekam Medis RSIA. Bahagia Makassar, 2017
No Jenis Kegiatan Waktu Melayani (detik) Volume Beban Kerja Total Waktu Melayani (detik) 1 Petugas penyimpanan menerima berkas rekam medis rawat inap maupun
berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diolah untuk disimpan di rak penyimpanan. 35 54 1890
2 Petugas penyimpanan mencatat di buku pencatatan penyimpanan berkas rekam medis. 90 54 4860 3 Petugas penyimpanan menyortir rekam medis perkelompok angka awal dari 00-99 di ruang penyimpanan. 60 54 3240 4 Petugas penyimpanan menyusun berkas rekam medis berdasarkan sistem angka langsung (Straight Numerical illing system). 90 54 4860 5 Bila jam kerja berakhir, maka petuga penyimpanan mengunci lemari atau rak penyimpanan. 10 54 540 6 Berkas rekam medis yang telah berusia 5 tahun (inaktif) disimpan di gudang inaktif juga berdasarkan sistem angka akhir (terminal digit illing system). 60 54 3240 Total Waktu yang Dibutuhkan 18630
Berdasarkan hasil observasi di RSIA Makassar diperoleh hasil dari tabel di atas menunjukkan bahwa volume beban kerja dan total waktu yang dikerjakan yang dilakukan di bagian iling berkas rekam medis di RSIA Bahagia Makassar sudah sesuai. Menurut Permendagri No.12/2008 Bab I pasal 1 Beban Kerja adalah besaran pekerjaan yang
harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. Volume beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dikerjakan oleh setiap petugas dalam suatu unit kerja. Volume kerja diperoleh dari target pelaksanaan tugas untuk memperoleh hasil kerja atau produk.
Dengan adanya volume beban kerja dapat menentukan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu. Berdasarkan hasil penelitian volume beban kerja di RSIA Bahagia Makassar sudah sesuai antara volume kerja dan norma waktu tetapi masih belum adanya petugas tetap di bagian iling karena pekerjaan di iling sementara waktu masih dikerjakan oleh petugas di tempat pendaftaran pasien.
Dengan kata lain petugas iling tidak ada di RSIA Bahagia Makassar karena petugas pendaftaran yang merangkap pekerjaan di iling hanya sementara saja membantu pekerjaan di iling . Sehingga perlu adanya petugas tetap yang bekerja di bagian iling . Maka pihak rumah sakit harus memperhatikan tenaga kerja dan perlu pembuatan struktur organisasi unit rekam medis karena didalam struktur organisasi terdapat pembagian kerja, fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda.
Dengan adanya struktur organisasi di unit rekam medis maka dapat memperjelas tanggung jawab, kedudukan, uraian tugas, dengan demikian maka akan terbentuk pegawai tetap di bagian iling untuk mempertahankan suatu beban kerja dalam waktu tertentu. Selain itu hal ini juga dapat menjadikan jalur penyelesaian pekerjaan akan lebih efektif dan eisien serta dapat saling menguntungkan.

## Jam Kerja Efektif di Bagian Filing
Jam kerja tenaga rekam medis di bagian iling berkas rekam medis di RSIA Bahagia Makassar sesuai ketentuan yang ada berdasarkan kebijakan rumah sakit yaitu 7 jam/hari mulai dari pukul 08.00 s/d 15.00 WITA. Jam istirahat RSIA Bahagia Makassar adalah 1 jam (3600 detik), mulai dari jam 12.00- 13.00 WITA. Sehingga jam kerja/hari yaitu 6 jam/ hari. Hari kerja RSIA Bahagia Makassar adalah 6 hari kerja dari hari Senin s/d hari Sabtu.
Berdasarkan Permendagri Nomor 12 Tahun 2008 hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Untuk 6 hari kerja mulai
Thabran Talib.  Analisis Beban Kerja Tenaga Filing Rekam Medis (Studi Kasus Rumah Sakit Ibu dan Anak...
dari hari senin s/d hari sabtu, dengan jam kerja dari pukul 08.00 s/d pukul 15.00 WITA.
a. Jumlah hari/tahun = 365 hari
b. Jumlah hari libur sabtu-minggu/tahun = 52 hari
c. Jumlah hari libur resmi/tahun = 15 hari d.  Jumlah cuti/tahun  = 12 hari
Penentuan jumlah hari libur resmi dan cuti/tahun disesuaikan berdasarkan Surat Keputusan Bersama Menteri Agama, Menteri Ketenagakerjaan dan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor: 684 Tahun 2016, Nomor: 302 Tahun 2016, Nomor: SKB/02/MENPAN-RB/11/2016, Tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2017 dan UU No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan.
Berdasarkan hasil obsevasi di RSIA Bahagia Makassar jumlah jam kerja di bagian iling Berkas Rekam Medis:
Tabel 2
Jam Kerja Efektif Tenaga Filing Rekam Medis RSIA Bahagia Makassar, 2017
A Jumlah hari dalam setahun = 365 hari
B Jumlah hari buka atau kerja = (365-52-15) =
298 hari
C Jumlah jam kerja/hari = 7 jam/hari
D Jumlah hari kerja efektif = (298-12-12) = 274 hari
E Jumlah jam kerja efektif = (274x7jam)/365 = 5,25 jam (18900 detik)
F Total waktu melayani semua pasien atau menyelesaikan pekerjaan = 5,1 jam (18630 detik)
Pada tabel 2 dapat dilihat bahwa, pekerjaan yang harus diselesaikan di bagian iling berkas rekam medis dengan volume beban kerja yaitu 54 berkas rekam medis dengan waktu 18630 detik atau 5,1 jam/hari.

## Tabel 3

## Perhitungan Kebutuhan Tenaga Filing Rekam
Medis RSIA Bahagia Makassar Tahun 2017 Kebutuhan Tenaga = A X F
B X E
Kebutuhan Tenaga = Jml Hari Setahun x Total Waktu Menyelesaikan Pekerjaan Jml Hari Kerja x Jml Jam Kerja Efektif
Kebutuhan Tenaga = 365 × 18630 298 × 18900 Kebutuhan Tenaga = 6799950 5632200
= 1.2  =  1 orang
Berdasarkan hasil observasi RSIA Bahagia Makassar diperoleh bahwa petugas tetap di bagian filing tidak ada sehingga untuk sementara petugas tempat pendaftaran pasien yang melaksanakan pekerjaan di bagian iling . Dilihat dari tabel di atas Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja di Bagian Filing Berkas Rekam Medis RSIA Bahagia Makassar dengan menggunakan rumus hasil perhitungan tersebut membutuhkan pengadaan tenaga kerja sebanyak 1 orang. Maka diperlukan tenaga kerja tetap di bagian iling sebanyak 1 orang.
Berdasarkan hasil observasi RSIA Bahagia Makassar jumlah jam kerja di bagian iling sesuai ketentuan yang ada berdasarkan kebijakan rumah sakit yaitu 7 jam/hari mulai dari pukul 08.00 s/d 15.00 WITA. Jam istirahat di RSIA Bahagia Makassar adalah 1 jam (3600 detik), mulai dari jam 12.00-13.00 WITA. Sehingga jam kerja/hari yaitu 6 jam/hari. Hari kerja di RSIA Bahagia Makassar adalah 6 hari kerja dari hari Senin s/d hari Sabtu.
Berdasarkan hasil dari tabel 2 jumlah jam kerja efektif di bagian iling adalah 5,25 jam (18900 detik) sedangkan total waktu menyelesaikan semua jenis pekerjaan yang ada di iling adalah 5,1 jam (18630 detik). Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja ( Allowance ) seperti buang air kecil, melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Allowance rata-rata sekitar 25% dari jumlah jam kerja formal. Jam kerja, waktu istirahat kerja, dalam pasal 77 sampai 85 Undang-Undang No.13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan. Untuk karyawan yang bekerja 6 hari dalam seminggu, jam kerjanya adalah 7 jam dalam 1 hari dan 42 jam dalam 1 minggu.
Penentuan jumlah hari libur resmi dan cuti/tahun disesuaikan berdasarkan Surat Keputusan Bersama Menteri Agama, Menteri Ketenagakerjaan dan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor: 684 Tahun 2016, Nomor: 302 Tahun 2016, Nomor: SKB/02/MENPAN-RB/11/2016, Tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2017 dan UU No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan.
Untuk 6 hari kerja, dengan jam kerja dari pukul 08.00 s/d pukul 15.00
1. Jumlah hari/tahun = 365 hari 2.  Jumlah hari libur sabtu-minggu/tahun
= 52 hari
3.  Jumlah hari libur resmi/tahun = 15 hari
4. Jumlah cuti/tahun = 12 hari
Berikut adalah pembagian jumlah jam kerja efektif dengan jumlah 6 hari kerja:
1.  Jam kerja efektif/hari = 31.5 Jam/6 hari = 5.25 Jam/hari
2.  Jam kerja efektif/minggu = 42 Jam-10.5 Jam
= 31.5 Jam 3.  Jam kerja efektif/tahun  = 286 hari x 5.25
= 1501.5 Jam
Berdasarkan hasil perhitungan jam kerja efektif di RSIA Bahagia Makassar adalah 5,25 jam/hari (18900 detik) telah sesuai dengan standar jam kerja efektif yaitu 5,25 jam/hari (18900 detik) dan waktu menyelesaikan semua pekerjaan di bagian iling telah sesuai hanya saja pada bagian iling tidak ada tenaga tetap yang menangani proses di iling masih dilaksanakan oleh tenaga rekam medis yang juga merangkap tugas di tempat pendaftaran pasien. Sehingga tenaga kerja di iling membutuhkan 1 orang petugas tetap di iling.
Untuk itu RSIA Bahagia Makassar harus melakukan proses rekrutmen terhadap pegawai tetap rekam medis khususnya di bagian iling sehingga masing- masing jenis pekerjaan dikerjakan di unit kerjanya masing-masing. Serta petugas di bagian iling perlu memanajemen waktu.

## SIMPULAN
Jumlah kebutuhan tenaga kerja di bagian iling berkas rekam medis di RSIA Bahagia Makassar adalah 1 orang. Volume beban kerja untuk melayani semua pasien yang datang berobat di Rumah Sakit Ibu dan Anak Bahagia Makassar sudah sesuai antara volume kerja dan norma waktu. Jumlah jam kerja efektif di RSIA Bahagia Makassar adalah 5,25 jam/hari (18900 detik) telah sesuai dengan standar jam kerja efektif yaitu 5,25 jam/hari (18900 detik) dan waktu menyelesaikan semua pekerjaan di bagian iling telah
sesuai hanya saja pada bagian iling tidak ada tenaga kerja. Tugas di iling sementara waktu masih dibantu oleh tenaga di bagian pendaftaran. Sehingga tidak ada tenaga tetap yang menangani proses di iling .
Beberapa saran yang diberikan adalah: Perlu adanya petugas tetap yang bekerja di bagian iling . Pihak rumah sakit harus memperhatikan tenaga kerja dan perlu pembuatan struktur organisasi unit rekam medis. Dengan adanya struktur organisasi di unit rekam medis maka dapat memperjelas tanggungjawab, kedudukan, uraian tugas, dengan demikian maka akan terbentuk pegawai tetap di bagian iling untuk mempertahankan suatu beban kerja dalam waktu tertentu. Perlu memanajemen waktu dalam proses pekerjaan agar jam kerja efektif dapat dipertahankan. Sebaiknya dalam proses pengambilan berkas rekam medis harus petugas di bagian iling yang mengambil berkas rekam medis tersebut, agar informasi yang ada tetap terjaga kerahasiaannya.

## DAFTAR PUSTAKA
Azmant. 2011. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Rekam Medis Di Ruangan Penyimpanan Di Rumah Sakit Umum Daerah Labuang Baji Makassar. Karya  Tulis  Ilmiah . Makassar: Pikes Panakukkang Makassar.
Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis . Yogyakarta: Perpustakaan Nasional.
Direktorat Jendral Pelayanan Medik. 1997. Pedoman Pelayanan Rekam Medis Di Indonesia. Revisi I. Jakarta: DepKes RI.
Depertemen Kesehatan RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia . Jakarta: DepKes RI.
Hatta G. R. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-PERSS.
Imanti, M & Setyowati, M. 2015. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasakan Beban Kerja Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Kendal Tahun 2015, ( http://eprints.dinus. ac.id/17489/1/jurnal_16472.pdf , diakses 25 Mei 2017)

## Keputusan Bersama Menteri Agama, Menteri
Ketenagakerjaan dan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Republik  Indonesia  Nomor:  684  Tahun 2016,  Nomor:  302  Tahun  2016,  Nomor: SKB/02/MENPAN-RB/11/2016, Tentang Hari Libur  Nasional  dan  Cuti  Bersama  Tahun 2017. Jakarta: Menteri Agama, Menteri Ketenagakerjaan dan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi R e p u b l i k   I n d o n e s i a ,   ( h t t p s : / / w w w. mahkamahagung.go.id/media/3507 , diakses 28 Mei 2017)

## Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor  12  Tahun 2008 Tentang Pedoman Analisis Beban Kerja
Di Lingkungan Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah . Jakarta: Menteri Dalam Negeri
Rahmawati E, 2015. Analisis Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja  Berdasarkan Beban Kerja Di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong, ( http://cfp.apikescm. ac.id/iles/Eni.pdf , diakses 25 Mei 2017)
Rinotos, 2014. Pengertian Tenaga Kerja Menurut P a r a   A h l i ( h t t p : / / r i n o t o s . b l o g s p o t . co.id/2014/06/9-pengertian-tenaga-kerja- menurut-para-ahli.html , diakses 30 Mei 2017)
Rustiyanto E, 2010. Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 Tentang Tenaga Kesehatan.