## PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK BERBASIS PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE  PADA INSTANSI PEMERINTAH

## THE DESIGN OF PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE BASED ON PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE IN THE GOVERNMENT AGENCY
Galih Ginanjar 1 , Arry Akhmad Arman 2
1 Balai Besar Bahan dan Barang Teknik, Kementerian Perindustrian, Jl. Sangkuriang No.14, Bandung 40135, Indonesia. Email : ginanjar.galih@gmail.com
2 Sekolah Teknik Elektro dan Informatika , Institut Teknologi Bandung Jl. Ganesha No.10, Bandung 40132, Indonesia. Email : arry.arman@yahoo.com
Diterima: 03 Oktober 2012 Direvisi: 21 November 2012 Disetujui: 12 Desember 2012

## ABSTRAK
Perangkat lunak manajemen proyek berbasis Project Body of Knowledge pada instansi pemerintah telah dirancang. Rancangan berbasis metode pengembangan perangkat lunak OpenUP melalui fase-fase inception dan elaboration . Kedua fase tersebut mencakup vision document, plan project, architecture notebook, iteration plan, risk list, work item list, dan system wide requirement . Arsitektur perangkat lunak dirancang dengan pendekatan 4+1 View Model Software Architecture.
Kata Kunci : manajemen proyek, PMBOK, pemerintah, OpenUP

## ABSTRACT
A project management software based on the Project Body of Knowledge for government agency has been designed. The design is based on the method of OpenUP software development through the inception and elaboration phases. Both phases involves vision document, project plan, architecture notebook, iteration plan, risk list, work item list, and system-wide requirements. The software architecture has been designed using the 4 +1 View Model approach.

## Keywords : project management, PMBOK, government, OpenUP

## PENDAHULUAN
Project Management Institute (PMI) dalam Project Management Body of Knowledge (PMBOK) mendefinisikan bahwa proyek dapat diartikan sebagai suatu usaha yang bersifat sementara yang dikerjakan untuk membuat atau membangun suatu produk atau jasa yang unik [1]. PMBOK berisikan kumpulan pengetahuan yang diperlukan oleh para profesional dalam manajemen proyek dan standar yang ditetapkan oleh American National Standard , ANSI/PMI 99-001-2004 yang diterbitkan oleh PMI. Manajemen proyek dinyatakan dalam PMBOK sebagai suatu aplikasi dari sekumpulan ilmu pengetahuan, keterampilan, peralatan, serta teknik-teknik yang digunakan pada aktifitas
proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek. Manajemen proyek dapat diselesaikan melalui aplikasi dan integrasi proses-proses manajemen proyek yaitu proses initiating, planning, executing, monitoring, controlling, dan closing [1].
Sampai saat ini proyek pemerintah belum sepenuhnya menggunakan standardisasi framework manajemen proyek. Hanya peraturan yang tertuang dalam Peraturan Presiden No.54 tahun 2010 tentang pengadaan barang dan jasa di instansi pemerintah yang isinya hanya mengatur bagaimana proses pengadaan barang dan jasa di instansi pemerintah  [2]. Tentunya hal ini menyebabkan  resiko kegagalan yang signifikan.

## Perancangan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Berbasis Project Management Body of Lnowledge pada Instansi
Pemerintah (Galih Ginanjar, Arry Akhmad Arman)
Banyak studi yang telah dilakukan dan telah menghasilkan prototipe perangkat lunak. Salah satu penelitian yang dimaksud adalah penelitian mengenai “Sistem Informasi Manajemen Proyek Studi kasus : CV. Business and Technology Advisor” yang telah dilakukan oleh Donny A. Hudiansyah.  Perancangan dilakukan dengan menggunakan metoda pendekatan Rational Unified Proccess ( RUP ) [3]. Penelitian lainnya adalah mengenai “Perancangan Aritektur Sistem Informasi Manajemen Proyek Pada PT Pembangunan Perumahan (Studi Kasus Pambangunan Gedung PT. Askrindo )” yang telah dilakukan oleh Deddy Hendra. Dalam penyusunan sistem, Deddy Hendra menggunakan pendekatan BSP (Business System Planning) yang menggunakan metoda Top-Down Planning dan Bottom Up Implementation  [4]. Pada perancangan tersebut dihasilkan Diagram Konteks, Data Flow Diagram, Entity Relationship dan perancangan database. Masih banyak lagi penelitian serupa yang telah dilakukan. Namun penelitian yang dilakukan belum menyentuh ke arah manajemen proyek pada instansi pemerintah yang notabene pelaksanaannya dibatasi oleh aturan-aturan yang berlaku.
Pengembangan perangkat lunak manajemen proyek berbasis PMBOK dan peraturan-peraturan yang berlaku pada instansi pemerintah diharapkan dapat menjawab kebutuhan serta dapat memperkecil kemungkinan kegagalan proyek pada instansi pemerintah mengingat pelaksanaan proyek dapat diselenggarakan dengan lebih efektif, efisien, akuntabel dan transparan.

## BAHAN DAN METODE
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan  metoda  perancangan perangkat lunak  di organisasi, bisnis dan sistem sosial. Perancangan dilakukan dengan menggunakan metoda pendekatan OpenUP ( Open Unified Process ) 5 .  Fase OpenUP yang akan dilakukan hanya fase insepsi ( Inception) dan elaborasi ( Elaboration) mengingat dari kedua fase inilah dokumen-dokumen perancangan didapatkan. Dokumen yang dimaksud adalah vision document, plan project, architecture notebook, iteration plan, risk list, work item list, dan system wide requirement.
Langkah-langkah pada fase insepsi adalah:
1. Mengerti apa yang akan dibangun. Menentukan visi secara keseluruhan, termasuk ruang lingkup sistem dan batas- batasnya. Identifikasi stakeholder: yang tertarik dalam sistem ini dan apa kriteria keberhasilannya.
2. Mengidentifikasi fungsi sistem kunci, dengan memutuskan persyaratan mana yang paling penting.
3. Menentukan setidaknya satu kemungkinan solusi. Menilai apakah visi tersebut secara teknis layak. Ini mungkin melibatkan mengidentifikasi calon tingkat tinggi arsitektur atau melakukan teknis prototip, atau keduanya.
4. Memahami tingkat tinggi perkiraan biaya, jadwal, dan risiko yang terkait dengan proyek.
Langkah-langkah pada fase elaborasi adalah:
1. Mendapatkan pemahaman yang lebih rinci tentang persyaratan dengan melakukan pengidentifikasian dan memperjelas per- syaratan.
2. Merancang,  mengimplementasikan,  mem- validasi, dan dasar arsitektur. Kegiatan yang dilakukan adalah mengembangkan arsitektur, solusi incremental , serta melakukan tes.
3. Merencanakan dan mengatur mitigasi resiko, menyusun jadwal, estimasi biaya.
Rancangan dilakukan dengan asumsi pelaksanaan kegiatan di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T). Secara struktural,  B4T berada pada posisi eselon 2 di Kementerian Perindustrian RI.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Pemodelan Bisnis
Pengerjaan proyek pada pemerintah, merupakan suatu alur kerja ( workflow ). Secara aliran kerja, proses yang dilakukan seperti pada Gambar 2. Setiap kegiatan tersebut di atas, dilakukan dalam 4 (empat) fase yaitu inisiasi, persetujuan, eksekusi dan penutupan. Fase – fase ini tidak begitu jauh berbeda dengan gambaran umum mengenai manajemen proyek yang banyak melibatkan  individu, proses dan entitas lainnya. Perangkat lunak manajemen proyek pada instansi pemerintah ini diharapkan dapat memperlancar pengerjaan proyek sehingga proyek sesuai dengan biaya, waktu dan spesifikasi hasil akhir.

## Gambar 1. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan B4T
Terdapat beberapa catatan penting hasil analisa lapangan terhadap bisnis proses yang ada yang sifatnya kritikal yaitu :
1. Untuk mengoptimalkan proses manajemen proyek setelah fase persetujuan, sebelum fase eksekusi perlu diimplementasikan planning process group PMBOK yaitu :
a. Mengembangkan Project Management Plan dengan  mendokumentasikan tindakan yang diperlukan untuk mendefinisikan, menyiapkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan semua rencana detail.
b. Mendefinisikan Scope dengan  mengem- bangkan penjelasan rinci tentang proyek dan produk.
c. Membuat Work Breakdown Structure (WBS) pekerjaan lebih detail lagi
d. Mendefinisikan penjadwalan lebih detail lagi berdasarkan milestone pada Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) dan TOR.
e. Mengestimasi dan mendeterminasi biaya dengan  menggabungkan biaya perkiraan masing-masing kegiatan atau pekerjaan paket untuk menetapkan garis dasar biaya.
f. Perencanaan kualitas dengan mengiden- tifikasi persyaratan mutu dan atau standard untuk proyek dan produk, dan mendokumentasikan bagaimana proyek
akan sesuai dengan persyaratan mutu /standar tersebut.
g. Mengembangkan rencana Sumber Daya Manusia (SDM) dengan mendokumentasikan peran, tanggung jawab, dan keterampilan yang diperlukan, pelaporan hubungan, dan membuat rencana pengelolaan staf.
h. Perencanaan komunikasi dengan menentukan kebutuhan informasi stakeholder proyek dan pendefinisian pendekatan komunikasi.
i. Perencanaan manajemen risiko dengan mendefinisikan bagaimana melakukan kegiatan pengelolaan risiko untuk proyek.
j. Perencanaan Logistik melalui pengadaan barang dan jasa sesuai dengan Keputusan Presiden No 54 tahun 2010. Dengan mendokumentasikan, menentukan pendekat- an, dan mengidentifikasi potensi penjual.
2. Proses eksekusi, monitoring dan pengontrolan disesuaikan dengan rencana yang sebelumnya telah disusun mulai dari pendefinisian lingkup pekerjaan sampai perencanaan logistik pengadaan barang dan jasa.
Bila  digambarkan, mekanisme pelaksanaan proyek pada instansi pemerintah yang telah disesuaikan dengan PMBOK menjadi seperti sebagai berikut :
Perancangan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Berbasis Project Management Body of Lnowledge pada Instansi Pemerintah (Galih Ginanjar, Arry Akhmad Arman)
Gambar 2. Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan B4T dengan Implementasi PMBOK
Pemakai perangkat lunak ini adalah staf, Kepala Seksi, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), serta Kepala Sub bagian Program dan Pelaporan.
Setiap pemakai memiliki tanggung jawab dan hak akses terhadap perangkat lunak ini. Secara detail dapat dilihat pada Tabel 1
Tabel 1. Profil Pemakai Pemakai ( User ) Tanggung Jawab Keterangan Staf • Menjalankan tugas sesuai Work Breakdown Structure (WBS) dan penjadwalan Kepala Seksi • Memberikan laporan kemajuan proyek Pegawai yang tugasnya membantu Kepala Seksi dalam menjalankan proyek dan tupoksinya Kepala Seksi • Mengkoordinasi staf yang menjalankan proyek • Membuat penjadwalan pengerjaan proyek • Mengatur manajemen proyek Pegawai setingkat Eselon IV yang bertanggung jawab terhadap pengerjaan proyek dan mengkoordinir staf / bawahannya. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Melakukan persetujuan atas pekerjaan pada TOR berdasarkan atas RKAKL Pegawai yang berfungsi sebagai koordinator pengerjaan kegiatan / proyek berdasarkan RKAKL. Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan Melakukan persetujuan atas laporan akhir pekerjaan Pegawai yang berfungsi sebagai koordinator program dan pelaporan. Arsitektur sistem desain dengan menggunakan software Eclipse Modeling Tool versi 1.2.1.20090918-0703 dengan basis Unified Modeling Language Versi 2 dengan pendekatan arsitektur model 4+1 View Model Software Architecture [6].

## Use Case View
Pada rancangan perangkat lunak ini terdapat 4 aktor yang berinteraksi dengan sistem yaitu Kasi, PPK, Kasubag Pelaporan, dan staf sebagai aktor users. Aktor Kasi bertugas melakukan pengaturan manajemen proyek,
Aktor PPK bertugas melakukan persetujuan TOR kegiatan. Aktor Pelaporan bertugas melakukan persetujuan pelaporan. Sedangkan aktor  staf  bertugas melakukan pelaksanaan manajemen proyek, serta melaporkan kemajuannya sebagai berikut:
PPK (from Use Case View) ApproveT OR ApproveFinalReport ManagePSS ManageSchedule ManageT OR <<include>> ManagePMP ManageWBS ManageBudget ManageQualityPlan ManageSDM ManageCommunicationPlan ManageRiskPlan ManageProcurement ManageFinalReport <<include>>
Users Kasi (from Use Case View) Login <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> Staf (from Use Case View) EarlyWarning CostControl QualityControl ManageProgress <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>>
Perancangan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Berbasis Project Management Body of Lnowledge pada Instansi Pemerintah (Galih Ginanjar, Arry Akhmad Arman)

## Logical View
Bila dilihat dari aspek logical view , perangkat lunak dirancang terdiri dari 3 layer , yaitu 1. Presentation layer Presentation layer ini merupakan layer yang berinteraksi langsung dengan user / pengguna. Biasanya  disebut  sebagai front end. Pada perangkat lunak manajemen proyek pada pemerintahan ini layer presentasi terdiri dari :
• Interface Kepala Seksi
• Interface Pejabat Pembuat Komitmen
• Interface Staf
• Interface Kepala Sub Bagian Program /Pelaporan
2. Business layer
Business layer merupakan layer penghubung antara presentation layer dengan data layer . Business layer ini berisi objek-objek yang mengelola dan mengatur sistem. Business layer ini  merupakan aplikasi-aplikasi yang melakukan kontrol dan pemprosesan inputan user / pengguna serta memfasilitasi hasil proses ke layer di bawahnya.
3. Data layer Data layer merupakan layer paling bawah yang berisi kelas –  kelas yang berfungsi melakukan penyimpanan hasil proses pada layer di atasnya  yaitu business layer ke dalam tempat penyimpanan ( storage ). Data layer ini berhubungan dengan  basis data dan manajemen relasi-antar tabelnya Biasanya layer  ini disebut juga backend.
Bila digambarkan akan seperti :
Gambar 4. Arsitektur Komponen Logis

## Process View
Dari sisi proses, rancangan perangkat lunak ini  dideskripsikan seperti dibawah ini: 1. Login
Otorisasi masuk ke dalam sistem.
2. Create TOR
Kepala Seksi setingkat Eselon IV membuat Kerangka Acuan Kegiatan/TOR Sebuah dokumen yang  berisikan inisiasi dan acuan adanya  proyek pemerintahan.
3. Approving TOR
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) melakukan persetujuan terhadap TOR yang diajuan berdasarkan RKAKL.
4. TOR Approved List Daftar TOR yang telah disetujui oleh PPK.
5. Create PMP (Project Management Plan) Kepala Seksi menyusun Project Management  Plan yang  mendokumen- tasikan tindakan yang diperlukan untuk mendefinisikan, menyiapkan, mengintegra- sikan, dan mengkoordinasikan semua rencana pekerjaan.
6. Create PSS (Project Scope Statement)
7. Create WBS (Work Breakdown Structure) Kepala seksi membuat Work BreakDown Structure dan detil pekerjaan.
8. Develop Schedule Kepala Seksi membuat jadwal berdasarkan aktifitas spesifik, durasi, kebutuhan sumber daya.
9. Develop PBudget Kepala Seksi menyusun, mengestimasi dan mendefinisikan biaya yang  dibutuhkan selama proyek dimulai sampai selesai.
10. Develop QMP (Quality Management Plan) Kepala Seksi menyusun dan merencanakan Quality Plan.
11. Develop  HR Plan
Kepala Seksi membuat perencanaan
Sumber Daya Manusia.
12. Develop Communication Plan
Kepala Seksi membuat perencanaan komunikasi.
13. Develop Risk Plan Kepala Seksi membuat perencanaan manajemen resiko mulai dari menentukan resiko yang akan dihadapi sampai dengan respon bila resiko tersebut terjadi. 14. Develop Procurement
Kepala Seksi membuat perencanaan pengadaan barang dan jasa.
15. Progress Reporting
Staf membuat laporan pekerjaan
16. Progress Tracking
Kepala Seksi memonitor dan mengontrol pengerjaan proyek oleh seluruh tim.
17. Develop Final Report
Kepala seksi membuat laporan akhir.
18. Approving Final Report Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan
melakukan persetujuan atas Laporan Akhir yang dibuat Kepala Seksi
19. View Approved Final Report
Kepala seksi melakukan revisi terhadap laporan akhir bila laporan akhir tidak disetujuai Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan.
20. Log out Terminasi otorisasi user terhadap sistem.
Secara detail, proses-proses di atas bila digambarkan akan menjadi seperti:
Gambar 5. Diagram Aktifitas Perangkat Lunak
Perancangan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Berbasis Project Management Body of Lnowledge pada Instansi Pemerintah (Galih Ginanjar, Arry Akhmad Arman)

## Physical View
Secara  fisik  terdapat 3 perangkat fisik yang digunakan oleh perangkat lunak manajemen proyek pada pemerintah ini :
• Web server sebagai server yang
bertugas mengirim respon dan menerima request Hypertext Transport
Protocol dan Hypertext Transport Protocol Secure dari client
• Database server sebagai server yang bertugas melakukan pelayanan dan penyimpanan terhadap data.
• Client sebagai peminta layanan server .
Gambar 6. Arsitektur Fisik System

## Development View
Sistem modul yang terdapat pada rancangan ini secara detail dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Organisasi Kelas dalam Komponen
Modul Kelas Login Login form dalam GUI framework Logout Logout form dalam GUI framework CRUD TOR TOR form dalam Kasi interface Approve TOR Approve form dalam PPK interface CRUD PMP PMP form dalam Kasi interface CRUD PSS PSS form dalam Kasi interface CRUD WBS WBS form dalam Kasi interface CRUD Schedule Schedule form dalam Kasi interface CRUD Budget Budget form dalam Kasi interface CRUD QMP QMP form dalam Kasi interface CRUD HRPlan HRPlan form dalam Kasi interface CRUD CommunicationPlan Communication plan form dalam Kasi interface CRUD RiskPlan RiskPlan form dalam Kasi interface CRUD Procurement Procurement form dalam Kasi interface View Tracking Listing Progress form dalam kasi Interface CRUD ProgressReport ProgressReport form dalam staf interface CRUD Final Report Final report form dalam Kasi interface Approve Final Report Approve final report dalam Kasubag Program dan Pelaporan interface Data Clasess & business service TOR dalam data PMP dalam data Scope Statement dalam data Scope Baseline dalam data Project Schedule dalam data Quality Plan dalam data HRPlan dalam data Communication Plan dalam data Risk Plan dalam data Procurement dalam data Progress dalam data Final report dalam data

## Kualitas
Perangkat lunak manajemen proyek untuk pemerintah ini harus memiliki kualitas yaitu :
• Interface dan tampilan simpel tapi menarik namun tidak memberatkan server serta mudah difahami oleh user .
• Hasil keluaran software harus tepat waktu, sesuai budget, dan sesuai spesifikasi.
• Dipercaya, efisien, responsif.
• Sedikit mengandung kesalahan program ( bug ).
• Perangkat lunak harus dapat bekerja 24 jam sehari dalam 7 hari kerja tanpa adanya penurunan kinerja perangkat lunak.

## KESIMPULAN
Telah dirancang perangkat lunak manajemen proyek yang berbasis PMBOK yang
diharapkan dapat diimplementasikan menjadi perangkat lunak yang dapat digunakan pada proses pengerjaan kegiatan tahunan pada instansi pemerintah melalui metoda OpenUP fase insepsi ( Inception Phase ) dan fase elaborasi ( Elaboration Phase )  dengan pendekatan aristektur perangkat lunak 4+1 View Model Achitecture.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga kepada semua pihak yang telah membantu secara langsung maupun tidak langsung dalam menyelesaikan karya tulis ilmiah ini, terutama kepada Bapak Dr. L.T. Handoko sebagai pembimbing.
Perancangan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Berbasis Project Management Body of Lnowledge pada Instansi Pemerintah (Galih Ginanjar, Arry Akhmad Arman)

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Project Management Institute. 2008. A Guide to the Project Management Body of Knowledge : Fourth Edition. Pennsylvania :
Project Management Institute, Inc., 2008.
[2] Sekretaris  Kabinet Republik Indonesia. 2010. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
[3] Hudiansyah, D.A. 2001. Sistem Informasi Manajemen Proyek (Studi Kasus: CV
Business and Technology Advisors, Jakarta). Tesis. Sekolah Bisnis Manajemen. Bandung: Institut Teknologi
Bandung.
[4] Hendra, D. 2001. Perancangan Arsitektur Sistem Informasi Manajemen Proyek Pada PT Pembangunan Rumah (Studi Kasus : Pembangunan Gedung PT Askrindo). Tesis.
Sekolah Bisnis Manajemen. Bandung : Institut Teknologi Bandung.
[5] Eclipse.
OpenUP. 2009.
( http://epf.eclipse.org/wikis/openup/ , diakses 17 Desember 2009 ).
[6] Kruchen, P. 1995. Architectural Blueprints –  The “4+1” View Model of Software Architecture. IEEE Software 12(6) : 42-50.