## REKRUTMEN PEGAWAI BARU DENGAN METODE PROFILE MATCHING
DALAM MENUNJANG KEPUTUSAN, STUDI KASUS : AL-BAYAN ISLAMIC SCHOOL
Muhammad Royyan Auliya Ratmaja 1) , Grace Gata 2)
1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : royyan.ratmaja@gmail.com 1) , grace.gata@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Al-Bayan Islamic School adalah sebuah lembaga pendidikan islam yang bergerak di bidang pendidikan. Masalah yang dihadapi dalam proses rekrutmen pegawai baru adalah terdapatnya subjektifitas ketika terdapat nilai antara pelamar yang hampir sama, pengambilan keputusan yang kurang akurat, membutuhkan waktu yang cukup lama dalam membandingkan antara pelamar, lambatnya dalam pemenuhan kebutuhan. Tujuan penelitian ini adalah untuk  membuat  sistem  penunjang  keputusan  yang  dapat  membantu  dalam  mendapatkan  calon  pegawai  yang sesuai  dengan  kriteria  yang  sudah  ditetapkan  oleh  Al-Bayan  Islamic  School,  serta  dapat  mengurangi  tingkat subjektifitas  dalam  proses  menentukan  pelamar  mana  yang  akan  diterima  sebagai  pegawai  Al-Bayan  Islamic School.  Penelitian  ini  menghasilkan  sebuah  sistem  penunjang  keputusan  dengan  menggunakan  metode  Profile Matching sebagai metode untuk menentukan nilai akhir alternatif (pelamar). Laporan yang dihasilkan oleh sistem ini salah satunya adalah laporan ranking dari semua alternatif (pelamar) yang sudah diurutkan berdasarkan nilai alternatif terbesar sampai terkecil. Sistem penunjang keputusan untuk rekrutmen pegawai baru ini dibuat dengan menggunakan MySql sebagai database dan Microsoft Visual Studio 2008 sebagai tool pembuatan sistem. Sistem yang  dibuat  dapat  mempercepat  proses  perekrutan  pegawai,  karena  proses  pendataan,  perhitungan  serta pencetakan nilai  dilakukan dalam satu  sistem dimana terdapat  nilai  akhir dari  setiap pelamar sehingga  dapat menentukan pilihan dengan cepat.
Kata Kunci : Penunjang Keputusan, Profile Matching, Rekrutmen Pegawai.

## 1. PENDAHULUAN
Sumber  daya  manusia  (SDM)  merupakan  aset sebuah  perusahaan  dalam  setiap  kegiatan  dan  salah satu  faktor  penentu  keberhasilan  dalam  mencapai sebuah  tujuan  [1] . oleh  karena  itu  dibutuhkan  suatu kemampuan untuk melakukan hal-hal yang tanggap, cepat dan tepat serta mampu menyampaikan gagasan- gagasan yang kreatif dan inovatif.
Al-Bayan  Islamic  School  adalah  sebuah lembaga  pendidikan  islam  yang  bergerak  di  bidang pendidikan  yang  terdiri  dari  KB-TK,  SD,  SMP  di bawah naungan Yayasan At-Tawwaab. Kendala yang sering  terjadi  dalam  proses  penilaian  pelamar diantaranya, pertama subjektifitas dalam pengambilan  keputusan    terutama  jika  terdapat beberapa  pelamar  yang  memiliki  kemampuan  dan beberapa  pertimbangan  yang  tidak  jauh  berbeda, kedua  proses  pengambilan  keputusan  rekrutmen kurang  akurat,  yang  disebabkan  belum  terdapat metode  perangkingan,  ketiga  membutuhkan  waktu yang  cukup  lama  dalam  membandingkan  antara pelamar,  disebabkan  banyaknya  pelamar,  keempat lambat dalam pemenuhan kebutuhan, yang disebabkan  tidak  tercatatnya  proses  permintaan pegawai.
Untuk  menyelesaikan  permasalahan  di  atas, maka diperlukan suatu sistem yang dapat menunjang keputusan  sehingga  dapat  menghasilkan  informasi yang  akurat  dan  rancangan  yang  efisien  dalam  arti
dapat  mempermudah  pengambil  keputusan  dengan menggunakan  metode profile  matching untuk menghitung  nilai  akhir  alternatif  dimana akan mendapatkan hasil yang diharapkan.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan  data-data  yang  berkaitan  dengan penelitian  ini  dilakukan  dengan  wawancara,  analisa dokumen,  kuesioner,  observasi,  dan  studi  pustaka. Berikut penjelasannya:
a) Studi Pustaka
Kegiatan  ini  dilakukan  dengan  mengumpulkan dan  membaca  referensi  seperti  buku-buku,  artikel, jurnal/prosiding  atau  dokumen  lain  yang  telah dipublikasi, serta literatur tugas akhir yang berkaitan dengan  rekrutmen  pegawai  dan  seleksi,  sistem penunjang keputusan dan profile matching.
b) Wawancara
Wawancara  merupakan  proses  pengumpulan data  dengan  bertatap  muka  langsung  dengan mengajukan  pertanyaan  yang  berhubungan  dengan perekrutan pegawai baru yang dilakukan pada bagian Kepala  Divisi  Sumber  Daya  Manusia  sebagai  pihak yang  diberikan  wewenang  untuk  menyelenggarakan rekrutmen  pegawai  dan  menentukan  pelamar  yang lolos.
c) Analisa Dokumen
Analisa  dokumen  merupakan  cara  untuk mendapatkan informasi sesuai dengan sistem berjalan dimana dokumen akan di  analisa untuk sistem  yang akan dibuat.
d) Kuesioner
Kuesioner dilakukan pada Kepala Divis Sumber Daya  Manusia  Al-Bayan  Islamic  School  untuk menentukan core factor dan secondary factor serta nilai  target  yang  telah  ditentukan  yang  akan digunakan  untuk  pengembangan  sistem  penunjang keputusan perekrutan pegawai.

## 2.2 Studi Literatur
Beberapa  penelitian  sebelumnya  terkait  topik rekrutmen, diantaranya dengan menggunakan Profile Matching dengan judul Sistem Pendukung Keputusan Seleksi Penerimaan Staff Administrasi Menggunakan Metode Profile  Matching, tujuan  dari  jurnal  ini adalah  untuk  mendapatkan  orang  yang  tepat  bagi suatu  jabatan, dalam  jurnal  ini  terdapat  3  kriteria  , yaitu  kecerdasan,  sikap  kerja  dan  perilaku  [2]. Berikutnya  dengan  judul  Analisa  dan  Perancangan Seleksi  Pemilihan  Pegawai  untuk  Suatu  Jabatan Menggunakan Metode Profile Matching, tujuan dari jurnal  ini  adalah  untuk  untuk  mendapatkan  orang yang  tepat  bagi  suatu  jabatan  tertentu,  dalam  jurnal ini  terdapat  3  kriteria,  yaitu  Kompetensi  Inti, Kompetensi Kepemimpinan dan Kompetensi Teknis [3].

## 2.3 Komponen Decision Support System
Aplikasi Decision  Support  System yang  dibuat oleh  penulis  terdiri  dari  beberapa subsystem ,  yaitu Data  Management  Subsystem,  Model  Management Subsystem, dan User  Interface  Subsystem [4] . Dari beberapa subsytem tersebut dapat digambarkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Decision Support System
a) Subsistem Manajemen Data ( Data Management
Subsystem ) Subsistem Manajemen Data ( Data Management Subsystem ) menyediakan data, baik dari data internal maupun  eksternal.  Data-data  internal  digunakan untuk  melakukan  kegiatan  pembentukan  dan pengaksesan.
b) Subsistem Manajemen Model ( Model
Management Subsystem )
Dalam  Membuat  Sistem  Penunjang  Keputusan ini  digunakan  bahasa  pemograman  Visual  Basic dengan tool Visual  Studio  2008,  dan database MySQL dengan tool Heidi SQL. c) Subsistem Antarmuka Pengguna ( User Interface Subsystem )
Pengguna (user )  dapat  berkomunikasi  dan memerintahkan Sistem Penunjang Keputusan ( Decision  Support  System) melalui  subsistem  ini. Pengguna ( user ) dianggap sebagai bagian dari sistem ini. Subsistem Antarmuka Pengguna ( user) Interface Subsystem )  ini  yang  interaksi  antara  sistem  dan pembuat pengguna ( user ).

## 3. HASIL PENELITIAN

## 3.1 Proses Bisnis
Activity  diagram  menggambarkan  berbagai aliran  aktifitas  dalam  sistem  yang  sedang  dirancang [5].  Berikut  adalah  activity  diagram  dari  perekrutan pegawai  baru  yang  saat  ini  sedang  berjalan berdasarkan proses bisnis yang ada pada perusahaan:
Kepala  Unit  yang  membutuhkan  pegawai  baru menghubungi Kepala Divisi SDM, Setelah itu Kepala Divisi  SDM  membuat  dan  menyebarkan  iklan lowongan  pekerjaan  melalui  media  sosial.  Pelamar yang  ingin  melamar  pekerjaan,  bisa  mengirimkan dokumen lamaran melalui email atau datang langsung ke  Al-Bayan  Islamic  School.  Selanjutnya  Kepala Divisi  SDM  akan  memilih  lamaran  pelamar  sesuai kebutuhan  posisi.  Kemudian  Divisi  SDM  menelpon pelamar  untuk  mengikuti  tes  Psikotes,  Kompetensi, Interview untuk  pekerjaan  sebagai  karyawan  dan untuk pekerjaan sebagai guru terdapat tes tambahan, yaitu Microteaching . Ketika pelamar datang kemudian Kepala  Divisi SDM memberikan formulir data calon pegawai, kemudian mengikuti serangkaian tes  yang  diadakan.  Dari  serangkaian  tes,  yang memberi  nilai  untuk  tes  Psikotes  dan  Kompetensi adalah  Kepala  Divisi  SDM  sedangkan  untuk  tes Microteaching dan Interview adalah Kepala Unit dan Kepala  Divisi  SDM.  Jika  pelamar  diterima  bekerja, maka  akan  memberikan  informasi  kepada  pelamar, seperti pada Gambar 2.
Gambar 2. Activity Diagram
3.2 Model Keputusan dengan Profile Matching
Metode Profile  Matching digunakan  untuk menghitung  nilai  akhir  alternatif  yang  keadaan dimana client akan  mendapatkan  hasil  yang diharapkan  [6].  Keluaran  yang  nantinya  dihasilkan adalah  urutan  alternatif  dari  yang  tertinggi  sampai alternatif terendah. Alternatif  yang dimaksud adalah pelamar  yang  nantinya  akan  diterima  di  Al-Bayan Islamic  School  dengan  kriteria,  status  dan  bobot untuk  melakukan  perhitungan.  Setiap  kriteria mempunyai subkriteria dan bobot. Setiap subkriteria mempunyai  nilai  target.  Untuk  status  terdapat core factor dan secondary  factor .  Untuk core  factor memiliki  bobot  60%,  sedangkan secondary  factor memiliki  bobot  40%.  Berikut  akan  dilakukan perhitungan untuk posisi tata usaha.
Bobot kriteria yang dibutuhkan untuk pengambilan  keputusan  perekrutan  pegawai  baru pada  Al-Bayan  Islamic  School  sebagai  karyawan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan pada Tabel 1.
Tabel 1. Bobot Kriteria Nama Kriteria Bobot Administrasi 15 % Psikotes 15 % Interview 35 % Kompetensi 35 %
Berdasarkan  hasil  wawancara  dan  kuesioner, berikut  ini  merupakan  subkriteria  dan  nilai  target serta  ketentuan core  factor dan secondary  factor untuk posisi tata usaha pada Tabel 2.
Tabel 2. Nilai Target Tata Usaha Kriteria Kode Sub Kriteria Nama Sub Kriteria Nilai Target Status Administrasi SKR/01 Tingkat Pendidikan 3 CF SKR/02 Jurusan 2 CF SKR/03 Umur 4 CF SKR/04 Pengalaman Kerja 3 SF Psikotes SKR/05 Kecepatan 4 CF SKR/06 Ketelitian 4 CF SKR/07 Kestabilan 3 SF SKR/08 Ketahanan 3 SF SKR/09 Kepribadian 4 CF SKR/10 Pengetahuan 4 CF Interview SKR/11 Kesopanan 4 CF SKR/12 Integritas 4 CF SKR/13 Artikulasi 3 SF SKR/14 Motivasi 4 CF SKR/15 Gaji 2 CF Kompetensi SKR/16 Microsoft Office 5 CF
Untuk  nilai  aspek  sub  kriteria  kecepatan, ketelitian, kestabilan, ketahanan, kepribadian, kesopanan, integritas, artikulasi dan motivasi adalah pada Tabel 3.
Tabel 3. Nilai Aspek Subkriteria Kecepatan, Ketelitian, kestabilan, Ketahanan, Kepribadian, Kesopanan,
Integritas, Artikulasi dan Motivasi Nilai Aspek Keterangan 1 Sangat Kurang 2 Kurang 3 Cukup 4 Baik 5 Sangat Baik
Untuk nilai aspek sub kriteria gaji adalah pada
Tabel 4.
Tabel 4. Nilai Aspek SubKriteria Gaji Nilai Aspek Keterangan 1 Tidak Sesuai 2 Sesuai
Untuk nilai aspek sub kriteria pengetahuan dan microsoft office adalah pada Tabel 5.

## Tabel 5. Nilai Aspek Kriteria Pengetahuan dan
Microsoft Office Nilai Aspek Keterangan 1 0 - 30 2 31 - 50 3 51 – 70 4 71 – 85 5 86 - 100
Untuk nilai aspek sub kriteria Administrasi adalah pada Tabel 6.
Tabel 6. Nilai Aspek Kriteria Administrasi Posisi Sub Kriteria Nilai Aspek Keterangan Tata Usaha Pendidikan 1 Tingkat Pendidikan Lain 2 D3 3 S1 4 S2 5 S3 Jurusan
1 Jurusan Lain
2 Administrasi Perkantoran Umur 1 Umur Lain 2 36 – 40 3 31 -35
4 20 -30 Pengalaman Kerja 1 Fresh Graduate 2 1 Tahun 3 2 Tahun 4 3 Tahun 5 Diatas 3 Tahun
Diambil  tiga  orang  pelamar  sebagai  contoh untuk  penerapan  dengan  metode Profile  Matching dalam  kasus  perekrutan  pegawai  pada  posisi  tata usaha. Berikut ini data pelamar dan nilai yang didapat dari  hasil  masing-masing  tes  yang  akan  dijadikan contoh dalam penerapan metode profile matching . Perhitungan  nilai  gap  administrasi  pada  setiap pelamar dapat dilihat pada Tabel 7.

## Tabel 7. Perhitungan Nilai Gap Administrasi
Subkriteria / Pelamar P1 P2 P3 Profil P1 P2 P3
SKR/01 3 3 2 3 0 0 -1
SKR/02 2 1 2 2 0 -1 0 SKR/03 3 4 2 4 -1 0 -2
SKR/04 3 4 1 3 0 1 -2
Perhitungan  bobot  nilai  gap  administrasi  pada setiap pelamar dapat dilihat pada Tabel 8.
Tabel 8. Perhitungan Bobot Nilai Gap Administrasi
Subkriteria / Pelamar Nilai Gap Nilai Bobot
P1 P2 P3 P1 P2 P3 SKR/01 0 0 -1 5 5 4 SKR/02 0 -1 0 5 4 5 SKR/03 -1 0 -2 4 5 3 SKR/04 0 1 -2 5 4,5 3
Perhitungan  dan  pengelompokan core  factor dan secondary  factor aspek  administrasi  terdapat pada Tabel 9.
Tabel 9. Perhitungan dan Pengelompokan Aspek
Administrasi
Pelamar Core Factor Secondary Factor P1 67 , 4 3 4 5 5     NCF 5 1 5   NSF P2 67 , 4 3 5 4 5     NCF 5 , 4 1 5 , 4   NSF P3 4 3 3 5 4     NCF 3 1 3   NSF
Dari  hasil  perhitungan Core Factor dan Secondary Factor Administrasi sebelumnya dilakukan  perhitungan  nilai  total  agar  dapat menentukan ranking pelamar.
P1= (60% x 4,67)+ (40% x 5)=4,8
P2= (60% x 4,67)+ (40% x 4,5)=4,6 P3= (60% x 4)+ (40% x 3)=3,6
Sehingga didapatkan urutan hasil pelamar yang paling  cocok  pada  posisi  Tata  Usaha  seperti  pada tabel 10.

## Tabel 10. Penentuan Rangking pada Posisi Tata Usaha
Alter natif Kriteria Total Nilai Ran gkin g Admini strasi Psik otes Interv iew Komp etensi P1 4,8 4,3 4,45 3 3,9725 1 P2 4,6 4,4 4,65 2,4 3,8175 3 P3 3,6 4,8 4,5 3 3,885 2 Bobot 15% 15% 35% 35%

## 3.3 ERD
ERD merupakan terknik yang digunakan untuk memodelkan  kebutuhan  data  dari  suatu  organisasi, biasanya  oleh  sistem  analis  dalam  tahap  analisis persyaratan proyek pengembangan sistem [7].
Berdasarkan analisa  basis data  yang dihasilkan adalah kriteria, subkriteria, punya, pekerjaan, posisi, target, pelamar, permintaan, butuh, nilai seperti yang terlihat pada Gambar 3.
Gambar. 3 ERD
3.4 Use Case Diagram Use  case mendeskripsikan  sebuah  interaksi antara  satu  atau  lebih  aktor  dengan  aplikasi  yang dibuat.  Secara  kasar,  use  case  digunakan  untuk mengetahui fungsi / proses apa saja yang ada didalam sebuah  aplikasi  dan  siapa  saja  yang  berhak menggunakan fungsi-fungsi / proses-proses itu [8]. Sistem yang akan diusulkan adalah sebagai berikut:

## 1) Use Case Diagram Input
Pada Use Case Diagram Input terdapat 9 menu yaitu Entry Kriteria, Entry Sub  Kriteria, Entry Pekerjaan, Entry Posisi, Entry Bobot, Entry Nilai Target, Entry Permintaan, Entry Pelamar, Entry Tanggal Apply .  Berikut Use  Case  Diagram Input seperti terlihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Use Case Diagram Input
2) Use Case Diagram Proses Pada Use Case Diagram Proses terdapat 2 menu yaitu Profile  Matching dan  Pilih  Pelamar.  Berikut Use  Case  Diagram Proses  seperti  terlihat  pada Gambar 5.
Gambar 5. Use Case Diagram Proses
3) Use Case Diagram Laporan Pada Use  Case  Diagram Laporan  terdapat  5 menu  yaitu  Laporan  Pelamar  Diterima,  Laporan Usulan  Ulang,  Laporan Rangking, Laporan  Nilai Pelamar,  Laporan  Pemenuhan  Kebutuhan.  Berikut Use  Case  Diagram Laporan  seperti  terlihat  pada Gambar 6.

## Gambar 6. Use Case Diagram Laporan
3.5 Rancangan Sistem Sesuai dengan activity diagram , entity relationship  diagram,  dan  use  case  diagram maka rancangan sistem yang diusulkan sebagai berikut:
1) Struktur Tampilan
Struktur tampilan pada rancangan sistem dibagi menjadi  3  yaitu Input, Proses  dan  Laporan.  Seperti terlihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Struktur Tampilan
2) Rancangan Layar Entry Nilai Target
Desain  Rancangan  Layar  pada  menu  Input terdapat Entry Nilai  Target  seperti  terlihat  pada Gambar 8.
Gambar 8. Rancangan Layar Nilai Target
3) Rancangan Layar Pilih Pelamar Desain  Rancangan  Layar  pada  menu  Proses
terdapat Profile  Matching seperti  terlihat  pada Gambar 9.
Gambar 9. Rancangan Layar Profile Matching
4) Rancangan Layar Laporan Rangking Pelamar
Desain  Rancangan  Layar  pada  menu  Laporan terdapat  Laporan Rangking Pelamar  seperti  terlihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Rancangan Layar Laporan Rangking Pelamar
5) Hasil Laporan Pelamar Diterima
Data  yang  ditampilkan  pada  Hasil  Laporan Pelamar Diterima dibuat berdasarkan permintaan dari unit,  posisi  pekerjaan,  nama  pelamar  yang  diterima, no  hp  dan  email  agar  dapat  dilakukan  pemanggilan kepada  pelamar  yang  diterima  seperti  terlihat  pada Gambar 11.

## Gambar 11. Hasil Laporan Pelamar Diterima
6) Hasil Laporan Rangking Pelamar
Data  yang  ditampilkan  pada  Hasil  Laporan Rangking Pelamar  dibuat  berdasarkan  permintaan dari unit, posisi pekerjaan, nama pelamar, no hp dan email, keputusan dan nilai akhir agar dapat diketahui perbandingan  nilai  akhir  antara  pelamar  yang diurutkan  dari  nilai  terbesar  sampai  terkecil  seperti terlihat pada Gambar 12.
Gambar 12. Hasil Laporan Rangking Pelamar

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada Al- Bayan Islamic School, maka dapat kesimpulan yang dapat diambil, yaitu:
a. Dengan menggunakan metode profile matching sebagai  proses  penentuan  pelamar  yang  lolos seleksi sehingga dapat memperkecil subjektifitas yang  dapat  menghasilkan  nilai akhir yang akurat dalam penilaian pelamar.
b. Dibuatkan  sistem  penunjang  keputusan  yang dapat  mencocokan  antara  nilai  dari  posisi dengan nilai dari pelamar menggunakan metode profile  matching yang  dapat  menghasilkan laporan rangking pelamar.
c. Sistem  yang  dapat  mempercepat  proses perekrutan  pegawai,  karena  proses  pendataan, perhitungan  serta  pencetakan  nilai  dilakukan dalam  satu  sistem,  dalam  fitur  pilih  pelamar dimana terdapat nilai akhir dari  setiap pelamar sehingga  dapat  menentukan  pilihan  dengan cepat.
d. Dengan  dibuatkan  beberapa  laporan  seperti laporan pelamar diterima, laporan usulan ulang, laporan rangking, laporan  nilai,  laporan pemenuhan kebutuhan agar dapat memudahkan pengambilan  keputusan  kepada  Kepala  Divisi Sumber Daya Manusia.
e. Berdasarkan hasil studi kasus dalam perekrutan pegawai  baru  pada  Al-Bayan  Islamic  School untuk posisi tata usaha, didapatkan hasil bahwa pelamar  dengan  nomor  P1  mendapatkan peringkat tertinggi dengan nilai 3,9725.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1]  Mathis,    Robert    L.    &    John    H.    Jackson, 2012, Human  resource  management , Jakarta,  Salemba Empat.
[2]  Agung  Deni  Wahyudi,  2016, Sistem  Pendukung Keputusan Seleksi Penerimaan Staff Administrasi  Menggunakan  Metode  Profile
Matching, Jurnal TEKOINFO, Bandarlampung.
[3] Hartatik,  2013, Analisi  dan  Perancangan  Seleksi Pemilihan  Pegawai  Untuk  Suatu  Jabatan Menggunakan  Metode  Profile  Matching ,  Jurnal DASI, Yogyakarta.
[4] Turban,  Efraim,  Jay  E.  Aronson,  Ting  Peng  Liang, 2010, Decision  Support  System  and  Intelligent System . 9 th ed.
[5] Shelly  and  Rosenblatt,  2010, System  Analysis  and Design  Eight  Edition  Boston ,  USA,  Course Technology.
[6] Liang, Xiaohui., et . al , 2013, Security and Privacy in Mobile  Social  Networks ,  London,  Heidelberg Dordrecht.
[7] Brady. M., and J.  Loonam, 2010, Exploring the use
of entity-relationship  diagramming  as atechnique to  support  grounded  theory
inquiry , Bradford,  Emerald Group Publishing.
[8] Rosa,  A.S.,  and  M.  Shalahuddin,  2011, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak
(Terstruktur dan Berorientasi Obyek) , Bandung,
Modula