Rancang Bangun Sistem Informasi Monitoring Laporan Inventory Control PT.Daiichi Elevator Indonesia
Euis Siti Nur Aisyah 1 , Devi Finastika *2 , Nia Kurniasih 3
1 Program Studi Komputerisasi Akuntansi Universitas Raharja, 2 Program Studi Sistem Informasi Universitas Raharja, 3 Program Studi Teknik Informatika Email : 1 euis@raharja.info, *2 devi.finastika@raharja.info , 3 nia.kurniasih@raharja.info

## Abstrak
PT.Daiichi  Elevator  Indonesia  merupakan  perusahaan  yang  bergerak  dibidang  penjualan Lift , Escalator dan sparepart .  PT.Daiichi Elevator  Indonesia menerapkan merupakan agen tunggal dari  Daiichi  Seloon  perusahaan  China.  Pada  sistem  monitoring inventory kontrol  PT.Daiichi Elevator  Indonesia.  Ditemukan  beberapa  kelemahan  sistem  seperti  pembuatan  laporan persediaan  masih  berjalan  manual  dan  tidak  secara  otomatis  sehingga  dalam  perencanaan  dan pengolahan  data  masih  ditemukan  beberapa  kesalahan  input  yang  terjadi  akibat  sistem  yang belum  terkomputerisasi  secara  baik,  berdasarkan  pemaparan  diatas,  maka  perlu  di  rancang sebuah  sistem  yang  terkomputerisasi  serta  terintegrasi  dengan  baik  untuk  menghasilkan  suatu informasi  yang  benar  serta  akurat  dan  nyata.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  sistem yang memberikan kebutuhan informasi yang terbaru dan memudahkan pengguna sebagai admin dan user dalam sistem, untuk melakukan input , proses dan output monitoring pengolahan data persediaan.  Dengan  menggunakan  metode  wawancara,  observasi  pada  sistem  serta  analisis metode  PIECES  untuk  melihat  kekuatan  yang  dimiliki  perusahaan  untuk  merancang  sistem monitoring  ini  juga  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dengan  penggunaan  basis  data menggunakan  MySQL,  serta  rancangan  yang  dituangkan  kedalam  sebuah  UML  ( Unified Modeling Language ) berupa beberapa diagram seperti usecase , activity . Dalam hal menganalisa sistem  yang  ada  pada  PT.Daiichi  Elevator  Indonesia  diharapkan admin tidak  lagi  membuat laporan inventory perusahaan, karena data yang akan dibuat menjadi laporan inventory tersebut akan secara otomatis diolah dan menjadi laporan siap cetak melalui sistem.
Kata kunci: Inventori, Pengolahan Data, Sistem Monitoring.

## Abstract
PT.  Daiichi  Elevator  Indonesia  is  a  company  engaged  in  the  sale  of  elevators,  escalators  and spare parts. PT. Daiichi Elevator  Indonesia applies a single agent from  the Chinese  company Daiichi  Seloon.  In  the  monitoring  inventory  control  system  PT.  Daiichi  Elevator  Indonesia. Found some weaknesses of the system such as making safety reports still running manually and not complicated so that planning and data processing is still found some input errors that occur have not been properly computerized, in accordance with the request, so it needs to be designed as  a  computerized  system  and  equipped  with  both  to  produce  true  and  accurate  information. This study discusses systems that provide the latest information and provide users as admin and users  in the system to input, process, and output preparations. By using the interview method, observation on the system and the PIECES analysis method to see the strength of the company to support this monitoring system also uses the PHP programming language using a database using MySQL, as well as making that is poured using UML (Unified Modeling Language) using diagrams  such  as  use  case  ,  activity.  In  terms  of  analyzing  the  existing  system  at  PT  Daiichi
Elevator  Indonesia,  it  is  expected  that  the  admin  will  no  longer  make  company  inventory reports,  because  the  data  that  will  be  made  into  inventory  reports  will  be  automatically processed and become print-ready reports through the system.
Keywords: Inventory, Data Processing, Monitoring System

## 1. PENDAHULUAN
Dalam  tahapan  proses  monitoring  pengolahan  data,  meliputi  beberapa  tahapan  seperti perencanaan,  penyusunan,  pemantauan  serta  pelaporan.  pada  tahapan  pemantauan  serta pelaporan  sering  sekali  ditemukan  beberapa  hal  yang  terlewatkan  dikarenakan  faktor  yang terjadi akibat kesalahan staff ( human error ) dan dikarenakan banyaknya pihak staf yang terlibat sehingga  mengakibatkan kurang efektifnya sebuah output dari pemantauan dan pelaporan. Pada sistem monitoring  inventory kontrol  PT.  Daiichi  Elevator  Indonesia,  ditemukan  beberapa kelemahan  sistem  seperti  pembuatan  laporan  persediaan  masih  berjalan  manual  dan  belum berjalan  secara  otomatis  sehingga  dalam  perencanaan  dan  pengolahan  data  masih  ditemukan beberapa  hal  yang  terlewatkan,  akibat  sistem  yang  belum  terkomputerisasi  secara  baik, berdasarkan pemaparan diatas, maka perlu di rancang sebuah sistem yang terkomputerisasi serta terintegrasi dengan baik untuk menghasilkan suatu informasi yang benar serta akurat dan nyata. Penelitian  ini  bertujuan  untuk  merancang  sistem  yang  memberikan  kebutuhan  informasi  yang terbaru  dan  memudahkan  pengguna  sebagai  admin  dan  user  dalam  sistem,  untuk  melakukan input, proses, dan output monitoring pengolahan data persediaan. Dengan menggunakan metode wawancara, observasi pada sistem serta  analisis metode PIECES untuk melihat kekuatan  yang dimiliki  perusahaan  untuk  merancang  sistem  monitoring  ini  juga  menggunakan  bahasa pemrograman PHP dengan penggunaan basis data menggunakan MySQL, serta rancangan yang dituangkan  kedalam  sebuah  UML( Unified  Modeling  Language )  berupa  beberapa  diagram seperti usecase , activity .  Untuk  diharapkan  agar  admin  tidak  lagi  membuat  laporan inventory perusahaan,  karena  data  yang  akan  dibuat  menjadi  laporan inventory tersebut  akan  secara otomatis  diolah  dan  menjadi  laporan  siap  cetak  melalui  sistem.  Permasalahan  yang  sering terjadi misalnya saat pencatatan data barang masuk dan keluar yang tidak sesuai dengan jumlah fisik  barang,  penggunaan  sistem  sederhana  dalam  pemasaran  informasi  dan  pencatatan, sehingga menimbulkan kelambatan dalam pemasaran informasi dan memonitoring barang cetak yang  telah  dikirim.[1][2].  Sistem  informasi  adalah  Suatu  sistem  didalam  organisasi  yang mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian,  mendukung  operasi,  bersifat manajerial dan  kegiatan  strategi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang  diperlukan  sistem  informasi  merupakan  kombinasi  teratur  dari  orang-orang hardware , software ,  jaringan  komunikasi  dan  sumber  daya  data  untuk  mengumpulkan  data  serta menyebarkan informasi dalam organisasi. [3]
Kehadiran teknologi berbasis web telah banyak merubah proses operasional (aktivitas) instansi  serta  menjadi  katalisator  dalam  meningkatkan  pertumbuhan  dan  memberikan  nilai tambah,  sehingga  melahirkan  suatu  ide  strategis  demi  mewujudkan  visi  dan  misi  organisasi instansi. Monitoring adalah proses menjaga atau pengawasan terhadap keberadaan dan besarnya perubahan keadaan dan arus data dalam sebuah sistem. [4]. Pengolahan Data adalah data  yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti yang berupa informasi.[5]

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  merupakan  suatu  kegiatan  pelaksanaan  penelitian  dalam  rangka untuk  mengumpulkan  informasi  -  informasi  data  serta  melakukan  investigasi  terhadap  data yang  telah ditemukan[6].

## 2.1 Metode Pengumpulan Data
1. Observasi Memiliki  fungsi  untuk  mempelajari  prosedur  pengelolaan,  pencatatan  data  barang hingga pengecekan stok barang.
2. Wawancara Memiliki fungsi untuk memperoleh informasi tentang proses bisnis yang sedang terjadi pada sebuah perusahaan.
3. Studi Pustaka memiliki  fungsi  sebagai  acuan  dalam  perancangan  melalui  data  data  atau  penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya.

## 2.2 Metode Analisis
PIECES  adalah  kerangka  yang  dipakai  untuk  mengklasifikasikan  suatu  problem, opportunities,  dan  directives  yang  terdapat  pada  bagian scope  definition analisis  dan perancangan  sistem.  Dengan  kerangka  ini,  dapat  dihasilkan  hal-hal  baru  yang  dapat  menjadi pertimbangandalam  mengembangkan  sistem[7]. Performance (Kinerja),  Performance/kinerja dinilai  dari  jumlah  informasi  yang  dihasilkan  dalam  jangka waktu  tertentu/ throughput serta waktu    tunggu    antara    permintaan    informasi    dengan  tanggapan  yang  dihasilkan  sistem informasi/ response time- nya. Information (Informasi),  Sistem      informasi    yang    baik    dapat menghasilkan   sebuah   informasi   yang   sangat bermanfaat   serta   sebagai  pendukung  dalam menanggapi  masalah  dan  peluang  yang ada. Economy (Ekonomi), Ekonomi   merupakan   hal terpenting      yang      paling      umum      diperhitungkan      bagi  pelaksanaan    suatu    proyek perusahaan,    persoalan    ekonomis    berkait    dengan    masalah  biaya-biaya. Control (Kontrol), Kontrol    sangat    dibutuhkan    untuk    mengantisipasi    dan    mendeteksi    penyalahgunaan  serta kesalahan  sistem  untuk  menjamin  keamanan  data-data  dan  informasi. Efficiency (Efisiensi), Efisiensi  berhubungan  dengan  sumber-sumber  daya  yang  ada,  yang  dapat  digunakan  dengan sebaik-baiknya  serta  sehemat  mungkin,  tanpa  mengeluarkan  banyak  waktu dan tenaga yang berlebihan. Service (Pelayanan),  Pelayanan      yang      diberikan      sangat      mendukung      dalam peningkatan   profit   bagi perusahaan[8].
.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Untuk  menjelaskan  gambaran  prosedur  sistem  rancangan  mengenai  rancang  bangun sistem  monitoring  pengolahan  data inventory ,  dibutuhkan  beberapa  analisa  pengumpulan  data dan informasi perusahaan, untuk membuat model rancangan sistem  yang digambarkan melalui UML berupa prosedur sistem yang berjalan, model basis data.

## 3.1 Use Case Diagram Prosedur Berjalan
Gambar 1. Use Case Diagram prosedur berjalan
Berdasarkan  gambar use  case diagram  prosedur  berjalan  pada  sistem.  Terdapat  (1)  Satu sistem  pengontrolan Inventory yang  berjalan  pada  perusahaan.  Terdapat  (4)  Empat  aktor  yang terdapat dalam use case meliputi tim logistik, staff admin, analyst inventory dan manajer yang berfungsi  menginput  data  transaksi,  melakukan  pelaporan  mengenai  pengolahan  data  serta melakukan pengawasan terhadap aktivitas persediaan. serta terdapat (8) Delapan Use Case yang dilakukan  oleh  aktor  di  dalamnya  mulai  dari  cek  barang  masuk  hingga  penerimaan  laporan  di akhir Use Case .

## 3.2 Activity Diagram Prosedur Berjalan
Gambar 2. Activity Diagram Prosedur Berjalan
Berdasarkan  gambar activity diagram  prosedur  berjalan  pada  sistem.Satu Inisial  node dimana  objek  pertama  dimulai.  Terdapat  8 action  state yang  dimulai  dari  tim  logistik melakukan  pengecekan  barang  masuk,  hingga  penerimaan  laporan inventory oleh  manajer logistik  dan  material.  Serta  satu  (1) Final  Node ,  aktivitas  akhir  menunjukan  akhir  dari  semua aliran kontrol dalam kegiatan berakhir.
3.3 Sequence Diagram Prosedur Berjalan
Gambar 3. Sequence Diagram prosedur Berjalan
Berdasarkan  diagram sequence diatas  terdapat  4  (Empat) Lifeline antarmuka  yang saling  berinteraksi  yaitu  barang  masuk,  pendataan  persediaan  ,  persediaan  keluar  dan  laporan persediaan. 4 (Empat) aktor yang melakukan kegiatan, yaitu tim logistik, admin logistik, analyst inventory ( user ), Manager. 6 (Enam) Stimulus yang  merupakan isi pesan dalam hubungan antar muka  aktor  dan lifeline .  Serta  10  (Sepuluh) message spesifikasi  dari  komunikasi  antar  objek yang memuat informasi-informasi tentang aktivitas yang terjadi.
3.4 Use Case Diagram Usulan
.
Gambar 4. Use Case Diagram Usulan
Berdasarkan  gambar use case Diagram diatas, terdapat 1 (satu) sistem yang mencakup seluruh kegiatan  sistem informasi pengolahan data inventory yang ada, memiliki 3 (tiga)  aktor sistem usulan yang digambarkan berdasarkan use case diagram, yaitu : admin, analis inventory , dan    manajer.  Terdapat  9  (sembilan) use  case yaitu login , dashboard , user ,  jenis,  pemasukan, pengeluaran,  laporan  pemasukan,  laporan  pengeluaran  dan logout .  Serta  2  (dua) extend yaitu barang masuk, dan barang keluar.

## 3.5 Activity Diagram Prosedur Usulan
Gambar 5. Activity Diagram Usulan
Berdasarkan  gambar  diatas  terdapat  1  (satu) initial  node untuk  mengawali  objek.  6 (enam) fork  node untuk  memecah  action.  25  (dua  puluh  lima) action  state ,  diawali  dengan tampilan dashboard kemudian  menu  terdapat  menu  master,  transaksi  dan  menu  laporan    yang didalamnya  dapat  dilakukan  seperti view , edit dan delete serta print ,  jika  sudah  selesai  maka logout . serta 1 (satu) final node menjelaskan bahwa objek telah selesai dibentuk.
3.6 Sequence Diagram Prosedur Usulan
Gambar 6. Sequence Diagram Prosedur Usulan
Berdasarkan  gambar  diatas  terdapat  3  (Tiga)  aktor  sistem  usulan  yang  digambarkan berdasarkan  sequence  diagram,  yaitu  :  Admin,  Analis Inventory ,  Manajer.  6  (Enam) lifeline , yaitu : Login , Dashboard, Master Data, Transaksi, dan Laporan. Serta 20 (Dua Puluh) message yang  dapat  menjadi  alat  komunikasi  antar  objek  yang  memuat  informasi  –  informasi  tentang kegiatan yang terjadi.
Rancangan    pada  (gambar    1,    2,    3)    merupakan    prosedur  berjalan  dimana  pada    tahapan  - tahapan  ini melibatkan beberapa aktor, yang terdiri dari user dan admin .

## 3.7 Class Diagram Sistem Usulan
Gambar 7. Class Diagram Sistem Usulan
Berdasarkan gambar Class Diagram diatas 7 sistem yang diusulkan terdapat 6 class , yaitu ; login ,  barang  masuk,  barang  keluar,  stok  barang, user ,  laporan  dan  terdapat  5  asosiasi,  yaitu merupakan hubungan antara objek satu dengan objek lainnya

## 3.8 Rancangan Basis Data
1. Nama Tabel : Barang Media : Hardisk Isi : id, no_barang, nama, jenis_barang, jenis_id, jumlah, satuan, status, create_date, create_by, update_date, update_by. Primary Key :  id_barang 2. Nama Tabel : Transaksi Media : Hardisk Isi : id, id_tansaksi pemesanan, tanggal_trx, no_barang, nama, jenis_id, jumlah,satuan, status, created_date, created_by, update_date, update_by. Primary Key : id
3. Nama Tabel : User Media : Hardisk Isi :id, password, username, nama, no_telp, email, avatar_id, user_type_id, is_active, created_date, created_by, update_dat, update_by. Primary Key : id
3.8 Tampilan Rancangan Sistem
Gambar 8. Tampilan Halaman Login
Tampilan halaman login ini mengharuskan setiap user yang akan menggunakan sistem, wajib memiliki akun untuk mengakses sistem dengan memasukkan username dan password dan berstatus user aktif.
Gambar 9. Tampilan Halaman Dashboard.
Setelah  melakukan  proses login dengan  benar/ valid ,  maka  sistem  akan  menampilkan halaman dashboard yang didalamnya terdapat jumlah barang yang masuk maupun yang keluar, data barang dan add user .
Gambar 10. Tampilan Halaman Input Transaksi .
Tampilan diatas merupakan tampilan form untuk input data pemasukan yang mana user dapat  mengisi  tanggal  barang  masuk,  kode  barang,  nama  barang,  merk,  tahun,  jumlah  dan satuan. Selanjutnya jika semua data terisi maka akan tersimpan.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  analisa  penelitian  yang  telah  dilakukan,  dapat  disimpulkan  dengan adanya  sistem  monitoring inventory ini,  maka  dalam  hal  pencatatan  dan  pengolahan  data pergerakan barang yang ada pada gudang masih menggunakan sistem yang manual, dan dinilai kurang efektif dan memakan waktu serta biaya yang lumayan besar. Sistem pembuatan laporan persediaan  masih  berjalan  tidak  secara  otomatis  sehingga  dalam  perencanaan  dan  pengolahan data  masih  ditemukan  beberapa  kesalahan input yang  terjadi  akibat  sistem  yang  belum terkomputerisasi  secara  baik,  berdasarkan  pemaparan  diatas,  maka  perlu  di  rancang  sebuah sistem yang terkomputerisasi serta terintegrasi dengan baik untuk menghasilkan suatu informasi yang  benar  serta  akurat  dan  nyata,  berbasis  web  dan  menggunakan database sehingga memudahkan dalam hal akses dan penyimpanan serta dapat memperkecil resiko kesalahan kerja pada  data  terhadap  fakta  lapangan  sehingga  semakin  memudahkan  dan  mempercepat  dalam penyusunan laporan monitoring pengolahan data inventory .

## 5. SARAN
Dalam  penerapannya,  agar  dapat  terwujud  kinerja  dan  sinergi  yang  terintegrasi  dengan baik,  maka  penulis  memberi  beberapa  saran  yang  dapat  dijadikan  masukkan  untuk meningkatkan kinerja yaitu:
1. Karena  informasi  yang  disajikan  pada  dasarnya  berasal  dari  data  yang  di  input,  maka sebelum  menginput  data,  harus  dilakukan  pengecekan  tentang  kebenaran  data  agar informasi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan keinginan user .
2. Peningkatan kualitas SDM dalam pengolahan data serta informasi, dengan mengadakan pelatihan  untuk  para  staf  dalam  pengoperasian  sistem  informasi  ini,  sehingga mempermudah dalam pengolahan data.
3. Faktor  ketelitian,  kecermatan  serta  kontrol  dalam  mengelola  data  dan  informasi  yang tepat untuk menghasilkan laporan akurat, sebagai acuan untuk pengambilan keputusan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Nulhakim,  L.,  Azizah,  N.,  &  Ajija,  M.  T.  (2018,  July).  Sistem  Informasi  Monitoring Inventory  Dengan  Analisa  PIECES  Pada  PT  Care  Spundbond.  In  Proceeding  Seminar Nasional Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (Vol. 1, No. 1, pp. 480-485).
[2]  Nawawi, I., Nurajijah, N., & Ari, A. (2019). Sistem Monitoring Barang Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall. INTI Nusa Mandiri, 14(1), 77-84.
[3]  Martono,  A.,  Maulani,  G.,  &  Pujianingsih,  S.  (2017).  PENGEMBANGAN  WEB ALUMNI DENGAN MENGGUNAKAN LINKEDIN PADA PERGURUAN TINGGI. CICES, 3(1), 71-83.
[4]  Hidayat,  I.  A.  (2019).  Pembangunan  Aplikasi  Pemesanan  Travel  Dan  Rental  Mobil Serta  Monitoring  Mobil  Berbasis  Android  (Studi  Kasus  Duta  Trans)  (Doctoral dissertation, Universitas Komputer Indonesia).
[5]  Durahman,  N.,  &  Munir,  S.  (2019).  SISTEM  INFORMASI  INVENTARIS  DATA BARANG  DI  PT  NATA  BERSAUDARA  SEJAHTERA  MENGGUNAKAN METODE GARIS LURUS. JUTEKIN (Jurnal Teknik Informatika), 7(1).
[6]  Asbar,    Yuli,    dan    Mochamad    Ari    Saptari.    2017.    “Analisa    Dalam    Mengukur Kualitas  Pelayanan    Terhadap    Kepuasan    Konsumen    Menggunakan    Metode PIECES”.    Jurnal  Visioner  &  Strategis  Vol.  6  Nomor  2,  September  2017:  39-47 Universitas Malikussaleh.
[7]  Supriyatna,  A., & Maria, V. (2018). Analisa  Tingkat Kepuasan Pengguna dan  Tingkat Kepentingan  Penerapan  Sistem  Informasi  DJP  Online  dengan  Kerangka  PIECES. Khazanah Informatika: Jurnal Ilmu Komputer Dan Informatika, 3(2), 88-94.
[8]  Yuliana,  K.,  Maesaroh,  S.,  &  Hasanah,  M.  (2020).  Desain  Sistem  Manajemen  Arsip Kependudukan Studi Kasus Kelurahan Sukabakti Tangerang. Journal Sensi: Strategic of Education in Information System, 6(1), 49-59.