## J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 2 ,   M e i   2 0 1 8  | 244

## PENGGUNAAN UML UNTUK MERANCANG SISTEM ADMINISTRASI PEMBAYARAN SEKOLAH PADA SMK MANGGALA TANGERANG
Muhammad Fadjri Givari 1) , Atik Ariesta 2) 1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur 1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : mfgivari @gmail.com 1) , atik.ariesta @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
SMK Manggala Tangerang merupakan sebuah instansi dalam pendidikan dalam kinerjanya masih dilakukan secara manual,sehingga dalam setiap kinerja masih kurang efektif oleh karena itu peranan Teknologi Informasi yang berbasis komputerisasi sangatlah dibutuhkan.Dalam proses administrasi pembayaran di SMK Manggala Tangerang selama ini masih menggunakan buku besar sebagai media pencatatan tiap transaksi pembayaran dan terkadang pencatatan yang dilakukan masih sering tercampur dengan pencatatan transaksi yang lain. Permasalahan lain yang timbul adalah terjadinya penumpukan buku besar tiap transaksi pembayaran, lalu sulitnya mencari data siswa yang telat membayar SPP dan dana kegiatan, serta dalam pembuatan laporan tiap transaksi   pembayaran   dikarenakan   dari   tahun   ke   tahun   hanya   disimpan   dalam   1   lemari   arsip,   sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari buku besar tiap transaksi pembayaran yang diinginkan. Pada penulisan penelitian ini, metodologi untuk menganalisa dan merancang sistem usulan adalah dengan metode penelitian yaitu menggunakan metode observasi, wawancara, analisa dokumen, dan studi pustaka, selanjutnya mengimplementasikan dengan menggunakan Visual Basic.NET 2008 sebagai bahasa pemrograman dan MYSQL sebagai databasenya.. Pada pemodelan sistem, peneliti menggunakan, UML (Unified Modeling Language) dan untuk   perancangan   basis   data   digunakan   metode   normalisasi,   relasi   tabel   dan   ERD   (Entity   Relationship Diagram).
Kata kunci: Sistem Informasi, Administrasi Pembayaran, SMK Manggala, Metodologi Berorientasi Obyek.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penggunaan   sistem   yang   terkomputerisasi merupakan salah satu hal penting yang dibutuhkan untuk diterapkan dalam dunia kerja saat ini. Dengan menggunakan   sistem   yang   terkomputerisasi   dapat mempermudah   dalam   hal   pengolahan   data,   juga dapat   mempermudah   proses   kinerja   agar   lebih efektif   dan   efisien.   Sehingga   komputerisasi   pada macam-macam bidang pekerjaan sudah merupakan tuntutan yang mendasar.
SMK Manggala Tangerang merupakan sebuah instansi   dalam   dunia   pendidikan   yang   dalam kinerjanya masih dilakukan secara manual, sehingga dalam   setiap   kinerja   masih   kurang   efektif   dan efisien. Oleh karena itu peranan teknologi informasi yang berbasis komputerisasi sangat amat diperlukan untuk   mempermudah   proses   administrasi pembayaran pada SMK Manggala Tangerang setiap harinya. Karena   pada   SMK   Manggala   Tangerang memiliki   beberapa   masalah   menyangkut   proses   – proses   administrasi   yang   membuat   proses administrasi   terhambat.   Oleh   karena   itu   SMK Manggala   Tangerang   membutuhkan   pengolahan informasi yang optimal agar dapat membuat proses administrasi kembali efisien dan tidak terhambat.
1.2. Tinjauan Teori
a. Unified Modeling Languange (UML) Yuni   Sugiarti  mengungkapkan   “ Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah “bahasa” yang   telah   menjadi   standar   dalam   industri   untuk visualisasi,   merancang   dan   mendokumentasikan
sistem   piranti   lunak.   UML   menawarkan   sebuah standar   untuk   merancang   model   sebuah   sistem. Dengan   menggunakan   UML   kita   dapat   membuat model   untun   semua   jenis   aplikasi   piranti   lunak dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras,   sistem   operasi   dan   jaringan   apapun,   serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun.“[1]
b. Pengertian Administrasi
Daryanto  mengartikan   “Administrasi   adalah aktivitas-aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, atau proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.”[2]
c. Pengertian Pembayaran Ira Chrisyanti Dewi mengartikan “Pembayaran adalah berpindahnya hak kepemilikan atas sejumlah uang atau dan dari pembayar kepada penerimanya, baik   langsung   maupun   melalui   media   jasa-jasa perbankan.”[3]
2. METODE PENELITIAN
2.1. Metodologi Pengumpulan Data Untuk menyelesaikan masalah yang ada pada SMK   Manggala   Tangerang peneliti  mealakukan beberapa   kegiatan   untuk  memperoleh   keterangan dari sistem yang berjalan saat ini, yaitu:
a. Observasi Peneliti  melakukan obervasi langsung  tentang proses bisnis berjalan di SMK Manggala Tangerang.
b. Wawancara Pada   proses   ini   peneliti   mengumpulkan   data dengan mengajukan pertanyaan tentang proses bisnis berjalan kepada pegawai tata usaha SMK Manggala Tangerang.
c. Analisa Dokumen
Melakukan   analisa   berdasarkan   dokumen berjalan agar   diperoleh kebutuhan   untuk membangun sistem yang akan dibuat.
d. Studi Kepustakaan Studi Kepustakaan yang dilakukan antara lain mencari   sumber   dari  berbagai   buku  dan  referensi lain.   Selain   itu   juga   mencari   informasi   tambahan melalui   internet.  Terdapat   beberapa   penelitian sejenis yang dijadikan referensi untuk penulis seperti penelitian yang dilakukan oleh Sri Rezeki Candra N, Nopriyadi   Nurdam,   dan   Ragil   Hidayat   dalam penelitiannya   yang   berjudul   Rancangan   Sistem Informasi Administrasi Dan Akademik Studi Kasus Sekolah Dasar Islam Terpadu Kaifa yang bertujuan mengefektifkan   tingkat   waktu   pelayanan   transaksi dan   mengurangi   tingkat   kesalahan   yang   dilakukan oleh   manusia   ( human   error )   dalam   proses administrasi.[4] Selain   itu   ada   juga   penelitian   oleh   Cecep Bunyanudin, dan Zaenal Arifin yang berjudul Sistem Informasi  Administrasi   Sekolah   Berbasis   Jaringan Di SMK Islam Mahkota Al-Munawaroh Tegal yang bertujuan   untuk   membuat   system   administrasi pendataan nilai dan pembayaran uang sekolah yang sudah tersimpan pada database untuk memudahkan dalam melakukan pencarian dan kegiatan transaksi. [5]
2.2. Metodologi Analisis dan Perancangan Sistem
a. Analisa Masalah Pada   tahap   ini   peneliti   berusaha   mencatat setiap permasalahan yang muncul pada user dengan menggambarkan   segala   masalah   dengan menggunakan fishbone diagram
b. Analisa Proses Bisnis Pada tahap ini peneliti menggambarkan proses bisnis yang berjalan pada SMK Manggala Tangerang lalu digambarkan oleh peneliti alur kerja ( workflow) dan   urutan   aktivitas   dalam   suatu   proses   dengan activity   diagram dengan   menggunakan Microsoft Office Visio 2010.
c. Analisa Kebutuhan
Pada tahap ini peneliti menganalisa kebutuhan yang dilhat dari sisi pegawai tata usaha sebagai user yang   akan   menggunakan   sistem   usulan   sesuai dengan   kebutuhan   dan   informasi   yang   akan digunakan   digambarkan   dengan use   case   diagram menggunakan Microsoft Office Visio 2010.
d. Perancangan Sistem Pada tahap ini dibuatkan Class Diagram untuk menentukan struktu data sistem informasi yang akan dibuat.   Kemudian   berdasarkan   kebutuhan   yang dianalisa   dibuatkan sequence   diagram dengan menggunakan Astah   Comunity ,   berikutnya   dari sequence  diagram tersebut  diterjemahkan  kedalam Microsoft   Visual   Studio   2008 sebagai   bahasa pemrogramannya.
2.3.  Metode Pengembangan Sistem Metode yang digunakan untuk mengembangkan   sistem   ialah   metode waterfall,
pada model ini terdapat urutan pengembangan yang terurut   juga   sistematik   dimulai   dari   Analisa, Spesifikasi,   Desain,   Koding,   Pengetestan,   dan Penerapan.  Pada   tahap   Analisa   dilakukan   analisa kebutuhan untuk sistem informasi yang akan dibuat seperti analisa masalah, proses, dokumen, input juga output.   Tahapan   selanjutnya   adalah   tahap Spesifikasi,   ditahap   ini   dilakukan   pembentukan kebutuhan   berdasarkan   sistem   yang   diterapkan kedalam perangkat lunak yang akan dibuat sampai dapat berkomunikasi baik dengan hardware, orang, dan   basis   data.   Selanjutnya   adalah   tahap   Desain, pada   tahap   ini   telah   dilakukan   perancangan   untuk memberikan   gambaran   apa   saja   yang   harus dilakukan oleh perangkat lunak semacam rancangan output, input, struktur data, struktur software, juga algoritma.   Kemudian   tahap   Koding,   dimana   pada tahapan   ini   sudah   memasuki   proses   pembuatan sistem informasi yang dipisahkan menjadi beberapa modul   untuk   nantinya   digabungkan   pada   tahap berikutnya yaitu Pengetestan yang merupakan tahap pemeriksaan   apakah   sistem   sudah   memenuhi kebutuhan  atau  belum, apakah  ada  kesalahan  atau error .   Tahapan   yang   terakhir   adalah   tahap Penerapan,   pada   tahap   ini   sistem   informasi   yang terlah  dibuat  akan  diterapkan  langsung  oleh   SMK Manggala Tangerang.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Masalah Berdasarkan   hasil observas,   interview juga pengamatan pada dokumen maka terdapat masalah yang terjadi pada SMK Manggala Tangerang yang menyebabkan   terhambatnya   proses   administrasi pembayaran siswa. Yang dapat dilihat pada gambar cause and effect diagram (fishbone) berikut
Permasalahan yang ada pada SMK Manggala Tangerang   antara   lain   Tidak   adanya   laporan pengajuan   angsuran   karena   terjadinya   kesalahan pendataan   sehingga   menyebabkan   terhambatnya pengajuan   angsuran   siswa.   Lalu   permasalahan sulitnya   mencari   data   administrasi   pembayaran ketika   diperlukan   dikarenakan   banyaknya   data
Gambar 1. Fishbone Diagram
administrasi   pembayaran   yang   hilang   sehingga mengakibatkan   kehilangan   dan   rusaknya   dokumen masukan.   Masalah   yang   lain   adalah   pembuatan laporan   transaksi   yang   masih   tercampur   antara pembayaran SPP dan kegiatan dikarenakan rincian laporan kurang jelas yang mengakibatkan seringnya terjadi   kesalahan   data   pembayaran   siswa.   Semua masalah   diatas   menyebabkan   proses   administrasi terhambat.
3.2. Analisa Perancangan Sistem
Untuk   menganalisa   dan   merancang   sistem perlu dibuat terlebih dahulu Activity Diagram proses bisnis   yang   berjalan,,  lalu  dilanjutkan   dengan mendesain Use Case Diagram untuk memperkirakan batasan   sistem   yang   akan   dibuat   dan  selanjutnya dibuatkan Class   Diagram yang   berguna   untuk melihat   struktur   logika database yang  nantinya dibuat.   Maka  dilanjutkan  pada   proses   akhir   akan dibuatkan Sequence   Diagram untuk   melihat bagaimana  jalannya   program   pada  berbagai form yang dibuat.
1) Activity Diagram
Proses bisnis pembayaran SPP (Gambar 2), untuk   melakukan   pembayaran   SPP   siswa   datang keruangan tata usaha lalu membayarkan SPP kepada pegawai TU kemudian pegawai TU akan mencatat pembayaran SPP di  buku besar SPP lalu meminta kartu   SPP   siswa   dan   mencatatnya   di   kartu   SPP siswa.   Kemudian   pegawai   TU   akan   membuatkan tanda terima pembayaran SPP yang akan diberikan kepada   siswa.   Jika   siswa   tidak   membawa   kartu SPPnya, maka pegawai TU hanya memberikan tanda terima sebagai bukti telah membayar SPP.
Proses bisnis pembayaran kegiatan (Gambar 3) diawali  dengan  siswa dating keruangan  tata usaha kemudian   membayarkan   dana   kegiatan   kepada pegawai   TU.   Lalu   pegawai   TU   akan   mencatat pembayaran   dana   kegiatan   di   buku   besar   dana kegiatan. Kemudian pegawai TU akan membuatkan tanda terima pembayaran dana kegiatan yang akan diberikan kepada siswa.
Gambar 2.  Activity Diagram Pembayaran SPP
Gambar 3. Activity Diagram Pembayaran Pembayaran Kegiatan
Gambar 4. Activity Diagram Surat Peringatan
Gambar 5. Activity Diagram Pengajuan Angsuran
Jika   dalam   waktu   yang   telah   ditentukan terdapat siswa yang belum membayar SPP atau dana kegiatan,   maka   akan   dibuatkan   surat   peringatan kepada siswa yang nantinya akan diserahkan kepada orangtua/wali   siswa.   Pembuatan   surat   peringatan (Gambar 4) dimulai dari pegawai TU mencari data siswa yang belum melakukan pembayaran SPP atau dana kegiatan pada buku besar. Lalu akan dibuatkan surat   peringatan   yang   akan   diserahkan   setelah ditanda tangani Kepala Sekolah.
Siswa   dapat   melakukan   pengajuan   angsuran untuk   biaya   administrasi   (Gambar   5)   dengan   cara menyerahkan   formulir   pengajuan   angsuran   yang telah   diisi   oleh   orangtua/wali   siswa   sebelumnya kepada pegawai  TU.  Kemudian pegawai  TU akan mengecek   kelengkapan   isi   formulir   pengajuan angsuran   yang   diserahkan   siswa.   Jika   formulir pengajuan   angsuran   telah   lengkap   maka   akan diterima   dan   dicatat   dibuku   besar   pengajuan angsuran.   Jika   belum   lengkap   akan   dikembalikan kembali kepada siswa untuk dilengkapi.
2) Use Case Diagram
Berdasarkan   proses   bisnis   yang   terjadi   maka dapat diusulkan sebuah batasan sistem meliputi Use Case   Diagram   Master (Gambar  6), Use   Case Diagram Transaksi (Gambar 7), Use Case Diagram Laporan (Gambar 8)
Pada Use   Case   Diagram Master   merupakan batasan   yang   dapat   dilakukan   oleh   pegawai   TU untuk entry   data master,   juga   untuk Use   Case Diagram Transaksi merupakan batasan yang dapat dilakukan oleh pegawai TU. Sama juga dengan Use Case   Diagram Laporan   merupakan   batasan   yang dapat   dilakukan   oleh   pegawai   TU   juga   Kepala Sekolah untuk mencetak laporan.
3) Class Diagram Struktur Class   Diagram yang   akan   dibuat untuk mendukung batasan yang telah ditetapkan di Use   Case   Diagram dapat   dilihat   pada   Gambar  9 yang terdiri dari 12 Class
4) Rancangan Layar dan Sequence Diagram Berdasarkan batasan yang sudah dibuat berikut ini   adalah   beberapa   rancangan   layar   yang   akan digunakan:
Gambar 6. Use Case Diagram Master
Gambar 7. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 8. Use Case Diagram Laporan
Gambar 9. Class Diagram
Layar Entry Data   Siswa   (Gambar  10) digunakan untuk menginput data siswa, dimana NIS siswa sudah terisi otomatis ( autonumber ) dan untuk Nama   Siswa,   Tempat   Lahir,   Tanggal   Lahir,   Jenis Kelamin, Alamat di Entry pada masing-masing field - nya. Pada data orang tua juga sama di Entry pada masing-masing field- nya.   Rincian   alur   program dapat dilihat juga pada Sequence Diagram Gambar 12.
Layar Entry Pembayaran   SPP    (Gambar  11) digunakan untuk menginput data pembayaran siswa, dimana kode spp sudah terisi otomatis ( autonumber ) dan     Tanggal   pembayaran   sesuai   dengan   tanggal yang   ada   pada   sistem   komputer.   Rincian   alur program dapat dilihat juga pada Sequence Diagram Gambar 13.
.
Gambar 10. Rancangan Form Siswa Gambar 11. Rancangan Form Pembayaran SPP Gambar 12. Sequence Diagram Siswa Gambar 13. Sequence Diagram Pembayaran SPP
Gambar 14. Rancangan Layar Laporan SPP per Periode
Rancangan Layar Cetak Laporan Pembayaran SPP   per   Periode   (Gambar   14)   digunakan   untuk mencetak   Laporan   pembayaran   SPP   per   periode berdasarkan tanggal periode tertentu, yang nantinya akan   menghasilkan   bentuk   cetakan   yang   dapat dilihat pada Mockup Keluaran Laporan Pembayaran SPP   per   Periode   (Gambar   15).  Rincian   alur mencetak laporan pembayaran SPP per periode juga dapat   dilihat   pada Sequence   Diagram Laporan Pembayaran SPP per Periode (Gambar 16).

## 4. KESIMPULAN
4.1. Kesimpulan Menghadapi permasalahan yang ada dan juga solusi   pemecahan   yang   ditawarkan,   maka   dapat ditarik beberapa kesimpulan yang bisa dirinci seperti ini: a. Meningkatkan   kinerja   pegawai   Tata   Usaha pada   sekolah   tersebut   dalam   melakukan proses   administrasi   pembayaran   sehingga dapat   meminimalisir   kesalahan   yang   terjadi dalam proses administrasi pembayaran pada SMK Manggala.
b. Membuat suatu penyimpanan data.
c. Informasi yang dihasilkan akan tersaji secara akurat   dan   berguna   untuk   pegawai   Tata Usaha SMK Manggala Tangerang.
d. Kesulitan   dalam   pencarian   data   dan pembuatan laporan dapat dipermudah dengan diterapkannya sistem komputerisasi.

## 4.2. Saran
Dari   kesimpulan   yang   bisa   peneliti   utarakan ada beberapa saran atau pertimbangan yang harus di perhatikan   dalam   perancangan   sistem   ini, diantaranya:
a. Sebaiknya   pegawai   tata   usaha   diberikan pelatihan  untuk   menggunakan   system   yang telah dibuat.
b. Pemeliharaan sistem atau maintenance secara berkala.
c. Perlu   adanya   dokumentasi   atau back   up berkala.
d. Pengembangan sistem di kemudian hari perlu dipikirkan dari sekarang agar
e. mengikuti   perkembangan   pengolahan informasi serta kebutuhan informasi 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Sugiarti,Yuni,   2013, Analisis   dan   Perancangan UML   (Unified   Modeling   Languange), Yogyakarta,
Graha Ilmu.
[2] Daryanto,   2011, Administrasi   Pendidikan, Jakarta,
Rineka Cipta.
[3] Dewi,   Ira   Chrisyanti,   2011, Pengantar   Ilmu Administrasi , Jakarta, PT. Prestasi Pustakaraya.
[4] Candra N, Sri Rezeki, Nopriyadi Nurdam dan Ragil Hidayat,   2015, Rancangan   Sistem   Informasi Administrasi   dan   Akademik   Studi   Kasus   Sekolah Dasar Islam Terpadu Kaifa, Jurnal Teknik FTUP Vol
28 No. 2.
[5] Bunyadin,   Cecep  dan   Zainal  Arifin,   2015, Sistem Informasi  Administrasi   Sekolah   Berbasis  Jaringan pada   SMK   Islam   Mahkota   Al-Munawaroh   Tegal, Jurnal   Fakultas   Ilmu   Komputer   Universitas   Dian Nuswantaro Semarang. Gambar 15. Mockup Keluaran Laporan Pembayaran SPP per Periode
Gambar 16.  Sequence Diagram Laporan PembayaranSPP per Periode