## SISTEM INFORMASI KEGIATAN BIMBINGAN DAN PENYULUHAN SISWA DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN BIDANG KESISWAAN STUDI KASUS : SDI YAKMI TANGERANG
Muhammad Fathin Gustian 1) , Lusi Fajarita 2)
1) Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2) Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp. (021) 5853753 ext.303, Fax. 5853489 E-mail : vathinistic@gmail.com 1) , lusi.fajarita@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Teknologi   Informasi   dengan   menggunakan   komputer   sebagai   basis   utama   nampaknya   sudah   tidak   dapat dilepaskan lagi dari kehidupan. Dalam menangani aturan ketertiban siswa, sistem kegiatan bimbingan dan penyuluhan   siswa   yang   masih   memiliki   banyak   kesalahan   dalam   pencatatan   manual,   akan   menyebabkan pengerjaan   membutuhkan   waktu   yang   lama,   serta   dokumentasi   yang   kurang   baik,   sehingga   akan   timbul masalah   yang   harus   segera   diatasi.   Oleh   sebab   itu,   melalui   penelitian   ini   penulis   memiliki   tujuan   untuk memberikan masukan dengan membuat sistem informasi kegiatan bimbingan dan penyuluhan siswa yang lama untuk   memberikan   solusi   yang   dapat   membantu   memudahkan   guru   BP   dalam   menangani   masalah   yang berhubungan dengan kegiatan bimbingan dan penyuluhan siswa. Didalam metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah metode wawancara, metode studi pustaka, metode pengamatan dan metode dokumentasi yang ditujukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Metodologi berorientasi objek dipercaya lebih mudah bila   ada   perubahan   dalam   menangani   program.   Pada   tahap   pengembangan   sistem   menggunakan   metode Waterfall. Pada penelitian ini penulis menggunakan Microsoft Visual Studio 2008 sebagai editor aplikasi dan MySQL sebagai database yang digunakan pada aplikasi ini. Dengan penggunaan sistem informasi kegiatan bimbingan   dan   penyuluhan   siswa   pada   SDI   YAKMI   TANGERANG   diharapkan   dapat   memudahkan   dalam menjalankan pengerjaan, karena lebih efisien dan akurat.
Kata kunci : Bimbingan, Fishbone Diagram , Penyuluhan Siswa, Waterfall .

## 1. PENDAHULUAN
Dengan adanya perkembangan teknologi yang begitu pesat di zaman era globalisasi ini, terciptalah media-media informasi yang canggih sehingga arus informasi   menjadi   cepat   dalam   penyampaiannya terhadap masyarakat. Sistem informasi menurut [1], yaitu   “Sistem   informasi   merupakan   total   semua komponen   yang   mencakup   dan   meiliki   kaitan dengan   sistem   termasuk   hardware,   software, organisasi dan data”.
Begitu   pula   dengan   SDI   Yakmi   Tangerang yang   menuntut   manajemen   yang   cepat   dan   tepat dalam   mengambil   keputusan.   Dengan   adanya macam-macam   tuntutan   dalam   menghadapi persaingan,   dibutuhkan   sistem   yang   dapat mempermudah  proses-proses yang  sedang berjalan menjadi terkomputerisasi sehingga dalam mengelola data   menjadi   lebih   baik   lagi   dan   informasi   yang didapatkan menjadi lebih tepat serta akurat.  Sistem yang   perlu   diperbaharui   adalah   sistem   informasi kegiatan   bimbingan   dan   penyuluhan   siswa. Bimbingan dan Konseling merupakan suatu program yang   memiliki   sifat   proaktif   dan   memiliki   sifat
memberikan   pengarahan     dalam   proses   membantu siswa-siswa   dalam   menemukan   pengetahuan, kemampuan, self-awareness, dan   sikap-sikap   yang dibutuhkan   nantinya   dalam   proses   perkembangan individu [2]. Sedangkan penyuluhan adalah  sistem aktivitas manusia (human activities system) berupa proses   pembelajaran   secara   kolaboratif (collaborative learning process) sehingga individu- individu yang ada mengalami perubahan (progresif change) , pola pikir (cognitif) , pola sikap (afektif) dan pola   tindak/kerja (psikomotor) ,   individu-individu yang   ada   menjadi   tahu,   mau   dan   mampu meningkatkan   taraf   kehidupan   keluarga   dan masyarakat sekitarnya [3].
Informasi kegiatan bimbingan dan penyuluhan siswa ini sangat dibutuhkan oleh pihak sekolah yaitu kepala sekolah, para guru dan khususnya guru BP. Bagi   kepala   sekolah   dan   para   guru   informasi kegiatan   bimbingan   dan   penyuluhan   siswa   sangat penting   untuk   menunjang   ketertiban,   pengawasan, kedisiplinan dan pengendalian siswa di sekolah yang akan   mendukung   dalam   pengambilan   keputusan manajemen   sekolah   terhadap   siswa   selanjutnya.
Mengingat   informasi   tentang   kegiatan   bimbingan dan   penyuluhan   siswa   begitu   penting,   maka informasi   tersebut   harus   dilaporkan   dengan   cepat, tepat   waktu,   dan   informatif.   Dalam   memusatkan berbagai   permasalahan   yang   ada   dan   agar   tetap berfokus  terhadap  pokok-pokok  pembahasan,   pada perancangan   sistem   ini,   dalam   batasan-batasan masalahnya   hanya   akan   membahas   kegiatan bimbingan dan penyuluhan siswa yang terdiri dari proses   pencatatan   kegiatan   bimbingan   dan penyuluhan bagi siswa yang bermasalah, pembuatan surat berita acara perjanjian siswa, surat panggilan orang   tua,   surat   keterangan   pindah   sekolah   dan pembuatan laporan.

## 2. METODOLOGI PENELITIAN 2.1 Kajian Terdahulu
Pada   tahun   2012,   [4]   membuat   penelitian dengan tema yang sama dan telah diterbitkan dalam JURNAL DASI Vol. 13 No. 1 MARET 2012 ISSN : 1411-3201.   Pada   penelitian   tersebut   sistem informasi   yang   dibuat     menggunakan   sebuah software/aplikasi   yang   bernama Microsoft   Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 dengan menggunakan   analisis   PIECES   sebagai   metode mengidentifikasi   masalah.   Dengan   adanya   sistem informasi   tersebut   sehingga   dapat   mempermudah user dalam   hal   pencatatan,   penyimpanan   dan pembuatan   laporan   siswa   yang   melakukan pelanggaran   sehingga user dapat   dengan   mudah menemukan data siswa tersebut dengan lebih tepat, cepat   dan   akurat.   Kesimpulan   dalam   penelitian tersebut   adalah   dapat   meningkatkan   produktivitas kerja dalam melakukan suatu pelayanan dan dalam menyelesaikan berbagai tugas yang ada dengan baik karena mudahnya dalam mencetak tiap laporan dan pencarian data atau rekam jejak para siswa.

## 2.2 Metodologi
Metode Penelitian didapat dengan cara:
a. Metode Wawancara Dalam kegiatan yang diajukan untuk berbagai tipe pertanyaan yang terbuka dan pertanyaan yang terstruktur   untuk   melengkapi   data-data   yang   akan diperoleh.   Kegiatan   wawancara   dapat   dilakukan dengan   cara   mewawancarai   Guru   BP   yang   terkait dengan   proses   bisnis   Kegiatan   Bimbingan   dan Penyuluhan   Siswa   pada   SDI   YAKMI TANGERANG.
b. Metode Observasi
Dalam   kegiatan   observasi   langsung   dengan cara   melakukan   pengamatan   terhadap   aktivitas- aktivitas atau cara kerja didalam bagian-bagian yang terkait dalam proses pengolahan data di SDI Yakmi Tangerang yang proses selanjutnya akan dicatat dan akan dijadikan sebagai bahan-bahan penelitian.
c. Metode Studi Kepustakaan
Dalam   kegiatan   penelitian   ini,   studi kepustakaan dilihat dari berbagai macam buku dan referensi   lain   sesuai   dengan   permasalahan   yang sesuai dengan permasalahan yang diamati. Studi ini dilakukan   melalui   buku   yang   ada   di   perpustakaan Universitas   Budi   Luhur.   Selain   dari   perpustakaan Universitas   Budi   Luhur,   penulis   juga   mencari informasi tambahan melalui media internet.
d. Metode Analisa Dokumen Dalam   kegiatan   analisa   dokumen,   dalam mengumpulkan   semua   dokumen   berjalan   yang dimiliki   oleh   instansi   dalam   ruang   lingkup penelitian, lalu menganalisa  semua dokumen yang ada dan mengelompokan kedalam dokumen tersebut menjadi   sebuah   dokumen   masukan   dan   dokumen keluaran.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisa Masalah
Fishbone Diagram atau sebutan lainnya adalah diagram   tulang  ikan. Fishbone yang  terdiri   dari   1 garis, yaitu garis horizontal utama yang  garis kecil yang memiliki cabang garis diagonal utama. Dalam hal ini membuat tampilan grafik tulang ikan menjadi seperti kerangka ikan pada umumnya. Tulang ikan adalah   suatu   penyebab   dari   akibat   dalam   situasi- situasi yang diperlakukan dalam memecahkan suatu permasalahan   produksi   atau   dilema-dilema lainnya[5].
Dalam   gambar   1   di   atas   menjelaskan   bahwa masalah- masalah yang digambarkan didalam bentuk Diagram Tulang Ikan diantaranya adalah : Tidak adanya rekapitulasi  kegiatan  bimbingan dan penyuluhan siswa,  tidak  adanya  laporan  panggilan kepada   orang   tua   siswa,   Tidak   adanya   laporan pindah   sekolah,   tidak   adanya   laporan   berita   acara perjanjian   siswa,   tidak   adanya   laporan   history bimbingan   siswa,   dan   pencarian   data   dilakukan dengan membuka arsip.
Gambar 1 . Diagram Tulang Ikan

## 3.2 Analisa Sistem
a. Proses   Pencatatan   Buku   Kegiatan   Bimbingan dan Penyuluhan Siswa Siswa yang telah melakukan pelanggaran akan ditindak lanjuti oleh guru BP di kelasnya, kemudian pelanggaran   akan   dicatat   ke   dalam   buku   daftar kegiatan bimbingan dan penyuluhan siswa oleh guru BP.   Apabila   siswa   yang   melanggar   sudah ditindaklanjuti   namun   tidak   ada   perubahan,   maka siswa akan diberikan pengarahan dan motivasi oleh guru BP. Dan jika apabila siswa sudah terlihat hasil perubahannya, maka akan dicatat kembali ke dalam buku   daftar   kegiatan   bimbingan   dan   penyuluhan siswa oleh guru BP (Gambar 2).
b. Proses   Pembuatan   Surat   Berita   Acara Perjanjian Siswa Siswa yang telah melakukan pelanggaran dan tercatat   di   buku   daftar   kegiatan   bimbingan   dan penyuluhan siswa, akan dimasukkan ke dalam surat berita acara perjanjian siswa yang dibuat oleh guru BP.   Lalu   siswa   akan   menandatangani   surat   berita acara perjanjian siswa tersebut. Apabila siswa tidak ada   perubahan,   maka   akan   dibuat   surat   panggilan orang tua oleh guru BP. Setelah itu surat berita acara perjanjian   siswa   akan   diberikan   kepada   kepala sekolah untuk disetujui dan ditandatangani (Gambar 3).
c. Proses Pembuatan Surat Panggilan Orang Tua Surat   Panggilan   Orang   Tua   dibuat   oleh   guru BP berdasarkan surat berita acara perjanjian siswa kemudian disetujui dan ditandatangani  oleh kepala sekolah.   Lalu   guru   BP   akan   memberikan   kepada siswa   yang   melakukan   pelanggaran   dan   tidak   ada perubahan.   Setelah   itu   siswa   memberikan   surat tersebut kepada orang tua. Kemudian orang tua akan datang   ke   sekolah   dan   menemui   guru   BP   untuk mendiskusikan masalah siswa tersebut. (Gambar 4)
Gambar 2 . Activity Diagram Pencatatan Buku
Kegiatan Bimbingan dan Penyuluhan Siswa
Gambar 3 . Activity Diagram Pembuatan Surat Berita Acara
Perjanjian Siswa
Gambar 4 . Activity Diagram Pembuatan Surat Panggilan Orang Tua
J u r n a l   I D E A L I S   V o l . 1   N o . 1 ,   M a r e t   2 0 1 8  | 398
d. Proses   Pembuatan   Surat   Keterangan   Pindah Sekolah Orang tua atau wali murid datang ke sekolah untuk menemui guru BP siswa, kemudian orang tua siswa meminta untuk pindah sekolah dengan alasan tertentu.   Lalu   guru   BP   akan   membuatkan   surat keterangan   pindah   sekolah.   Kemudian   surat keterangan  pindah sekolah tersebut  akan diberikan kepada   kepala   sekolah   untuk   disetujui   dan ditandatangani.   Setelah   itu   surat   tersebut   akan diberikan kembali kepada orang tua atau wali murid siswa oleh guru BP. (Gambar 5)
e. Proses   Pembuatan   Laporan   Kegiatan Bimbingan dan Penyuluhan PerKelas Laporan   kegiatan   bimbingan   dan   penyuluhan perkelas   dibuat   oleh   guru   BP   tiap   semester berdasarkan   nama   siswa,   jenis   pelanggaran   dan penanganannya. Setelah membuat laporan kegiatan bimbingan dan penyuluhan perkelas, guru BP akan menyerahkan   laporannya   kepada   kepala   sekolah untuk   disetujui   dan   ditandatangani   dan   kemudian guru BP akan menyimpan laporan tersebut kedalam arsip. (Gambar 6)

## 3.3 Use Case Diagram
Use   Case   Diagram merupakan   suatu pendeskripsian   sebuah   interaksi   antara   satu   aktor atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat [6].
a. Use Case Diagram Master
Pada gambar 7 menjelaskan use case diagram master yang terdiri dari : Entry Data Siswa, Entry Data Guru, dan Entry Data Masalah yang nantinya akan dioperasikan oleh Bagian TU dan Guru BP.
b. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 5 . Activity Diagram Pembuatan Surat Keterangan
Pindah Sekolah Gambar 6 . Activity Diagram Pembuatan Laporan Kegiatan
Bimbingan dan Penyuluhan PerKelas
Gambar 7 . Use Case Diagram Master
Pada gambar 8 di atas menjelaskan use case diagram transaksi   yang   terdiri   dari   : Entry Data Bimbingan   dan   Penyuluhan   Siswa,   Cetak   Surat Berita   Acara   Perjanjian   Siswa,   Cetak   Surat Panggilan Orang Tua, dan Cetak Surat Keterangan Pindah   Sekolah   yang   nantinya   akan   dioperasikan oleh Guru BP.
c. Use Case Diagram Laporan
Pada gambar 9 di atas menjelaskan use case diagram laporan yang terdiri dari : Cetak Laporan Bimbingan dan  Penyuluhan  Siswa,  Cetak  Laporan Surat Berita Acara Perjanjian Siswa, Cetak Laporan Surat   Panggilan   Orang   Tua,   Cetak   Laporan   Surat Keterangan   Pindah   Sekolah,   Cetak   Laporan Rekapitulasi Bimbingan dan Penyuluhan Siswa, dan Cetak   Laporan   History   Bimbingan   Siswa   yang nantinya akan dioperasikan oleh Guru BP.

## 3.4 ERD
ERD adalah   teknik   yang   digunakan   untuk pemodelan kebutuhan data dari sebuah sistem yang memperlihatkan   entitas-entitas   yang   terlibat   dalam suatu   sistem   serta   hubungan-hubungan   atau   relasi antar   entitas   tersebut   yang   berisi   komponen- komponen himpunan entitas dan relasi yang masing- masing   dilengkapi   dalam   atribut-atribut   dapat digambarkan dengan lebih sistematis [7].
Entity yang ada dan dipergunakan dalam sistem ini, yaitu : Siswa, SKPS, DBPS, Masalah, BAPS, SPOT, Guru dan Kelas. (Gambar 10)

## 3.5 Struktur Tampilan Menu
Pada   gambar   11   menampilkan   struktur   tampilan menu yang terdapat didalam sistem.
Gambar 8 . Use Case Diagram Transaksi
Gambar 9 . Use Case Diagram Laporan
Gambar 10 . ERD
Gambar 11 . Struktur Tampilan Menu

## 3.6 Rancangan Layar
Berikut  terdapat  salah   satu  contoh  rancangan layar   yang   dirancang   didalam   penelitian   ini,  yaitu rancangan   layar Entry Data   Siswa,   yang dipergunakan oleh Bagian TU untuk menginput data siswa.   Bagian   TU   Menginput   semua   data   yang terdapat di dalam Form Entry Data Siswa, dan jika Bagian   TU   ingin   mencari   data   siswa   yang   sudah pernah   diinput   sebelumnya,   pencarian   data   siswa menggunakan nama siswa dan nama kelas yang akan tampil di ListView. (Gambar 12)
Sequence diagram menggambarkan   interaksi antara   obyek   di   dalam   sistem   yang   telah   disusun berdasarkan   suatu   urutan   atau   rentang   waktu tertentu.  Pada   gambar   13   di   atas   menampilkan Sequence Diagram Entry Data Siswa yang ada pada sistem   yang   dipergunakan   oleh   Bagian   TU,   yang mempunyai 1 entitas yaitu : Siswa.

## 4. KESIMPULAN
Setelah menganalisa permasalahan- permasalahan yang sedang dihadapi dan juga solusi pemecahan   masalah   yang   disajikan,   maka   dapat diambil kesimpulan-kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan   adanya   Sistem   Informasi   Kegiatan Bimbingan dan Penyuluhan Siswa yang sudah terkomputerisasi   dapat   membantu   Guru   BP dalam  membuat  laporan  rekapitulasi   kegiatan bimbingan dan penyuluhan siswa.
b. Dengan   adanya   Sistem   Informasi   Kegiatan Bimbingan dan Penyuluhan Siswa yang sudah terkomputerisasi   dapat   membantu   Guru   BP dalam menyimpan arsip atas laporan panggilan orang tua.
c. Dengan   adanya   Sistem   Informasi   Kegiatan Bimbingan dan Penyuluhan Siswa yang sudah terkomputerisasi   dapat   membantu   Guru   BP dalam membuat laporan pindah sekolah.
d. Dengan   adanya   Sistem   Informasi   Kegiatan Bimbingan dan Penyuluhan Siswa yang sudah terkomputerisasi   dapat   membantu   Guru   BP dalam membuat laporan berita acara perjanjian siswa.
e. Dengan   adanya   Sistem   Informasi   Kegiatan Bimbingan dan Penyuluhan Siswa yang sudah terkomputerisasi   dapat   membantu   Guru   BP dalam   membuat   laporan   history   bimbingan siswa.
f. Dengan   adanya   Sistem   Informasi   Kegiatan Bimbingan dan Penyuluhan Siswa yang sudah terkomputerisasi   dapat   membantu   Guru   BP dalam mencari data siswa.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Isa, Irwan., 2012, Reengineering Sistem Informasi I,
Cetakan Pertama, Yogyakarta, Graha Ilmu.
[2] Muqodas. 2011. Efektivitas Model Service Quality Untuk   Meningkatkan   Kualitas   Layanan   dan Bimbingan   Konseling.   Tesis   pada   Program   Studi Bimbingan dan Konseling UPI Bandung, 2011.
[3] Subejo.   2010.   Penyuluhan   Pertanian   Terjemahan dari Agriculture. Extention Edisi 2. Jakarta.
[4] Budi Cipta, Soffan. dan Hadi Saputra, Erik. 2012. STMIK   AMIKOM   Yogyakarta,   Analisis   Dan Perancangan   Sistem   Informasi   Bimbingan
Konseling   Pada   Madrasah   Aliyah   Negeri Purwokerto   2,   JURNAL   DASI   Vol   13   No.   1 MARET 2012, ISSN:1411-3201.
Gambar 12 . Entry Data Siswa
[5] Prabantini,   Dwi.   2010. Cracking   Creativity   The Secret of Creativity Genius. Edisi 1. Yogyakarta :
Andi, 2010.
[6] Yasin,   V.,   2012,   Rekayasa   Perangkat   Lunak Berorientasi   Obyek   :   Pemodelan,   Arsitektur   dan Perancangan, Bogor, Mitra Wacana Media.
[7] Fathansyah, 2012. Basis Data, Bandung, Andi.