## SISTEM ADMINISTRASI PELAYANAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA BENGKULU
Leni Natalia Zulita 1 , Indra Kanedi 2
Dosen Tetap Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dehasen Bengkulu

## ABSTRACT
The main purpose of holding and of this study was to create a System Administration Citation Reports Birth Certificate in the Department of Population and Civil Registration Bengkulu city with the  method  of  system  development  using  Visual  Basic  programming  language.  Data  collection methods  used  in  this  study  is  observation,  interviews  and  literature.  The  software  used  to  build  the system  INIA  dalah  Programming  Languages  Visual  Basic  6.0  and  the  results  obtained  are  able  to provide fast and precise output.
The  results of this  study  are  in the  form  of  System  Administration  Birth  Certificate  Citation Reports  on  Population  and  Civil  Registration  Department  of  the  city  of  Bengkulu  with  system development methods. From the main menu and there is a system there are two input data that is input data  requirements  and  data  input  and  two  menus  quote  edit  data  ie  the  data  edit  and  edit  data requirements quotes and menus report containing evidence report quotes deed, deed citation monthly report,  the  report  quotes  deed  annually  and  report  damage  blank.  From  this  discussion  it  can  be concluded  that  the  System  Administration  Citation  Reports  Birth  Certificate  in  the  Department  of Population and Civil mutilations Bengkulu city with system development method is replacing the old system with a new system which is a program that is specific.

## INTISARI
Tujuan  utama  dilakukannya  penelitian  ini  adalah  untuk  membuat  Sistem  Administrasi  Laporan Kutipan  Akta  Kelahiran  pada  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Bengkulu  dengan metode  pengembangan  system  menggunakan  bahasa  pemrograman  Visual  Basic.Metode Pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  teknik  observasi,  dan  studi  pustaka. Perangkat  lunak  yang  digunakan  untuk  membangun  system  ini  adalah  Bahasa  Pemrograman  Visual Basic 6.0 dan hasil yang diperoleh yaitu dapat memberikan output secara cepat dan tepat.
Hasil  yang  didapat  dari  penelitian  ini  adalah  berupa  Sistem  Administrasi  Laporan  Kutipan Akta  Kelahiran  pada  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Bengkulu  dengan  metode pengembangan sistem. Dari sistem terdapat menu utama dan juga terdapat dua input data yaitu input data  persyaratan  dan  input  data  kutipan  dan  dua  menu  edit  data  yaitu  edit  data  persyaratan  dan  edit data kutipan serta menu laporan yang berisi laporan bukti kutipan akta, laporan kutipan akta perbulan, laporan kutipan akta pertahun dan laporan kerusakan blangko .  Dari  pembahasan  dapat  ditarik kesimpulan bahwa Sistem Administrasi Laporan Kutipan Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencacatan Sipil Kota Bengkulu dengan metode pengembangan system ini menggantikan sistem lama dengan sistem yang baru yaitu program yang bersifat khusus.
Keywords: Sistem Administrasi, pemrograman Visual Basic.6.0

## I.PENDAHULUAN

## A. Latar Belakang
Sistem  administrasi  berbasis  komputer kini  menjadi  suatu  hal  yang primer  bagi kebutuhan  pemenuhan  kebutuhan  informasi. Banyak  bidang  yang  telah  memanfaatkan sistem  administrasi  berbasis  komputer  sebagai sarana  untuk mempermudah  pekerjaan.  Mulai
dari kalangan Swasta sampai dengan kalangan Instansi Pemerintahan, memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan. Perkembangan Iptek (ilmu pengetahuan dan
teknologi) memicu banyak kalangan untuk mencari alternatif    pemecahan  masalah  di  bidang teknologi sistem informasi. Penggunaan komputer  sebagai  alat  bantu penyelesaian pekerjaan di bidang teknologi sistem
administrasi  kian  marak  dan berkembang  di segala  bidang.  Komputer  dirasa  memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram  sehingga  dapat  disesuaikan  dengan keinginan user (pemakai) nya.
Kemudahan  pemrograman  komputer yang  terus  dikembangkan  sehingga  lebih mendekati  dengan  bahasa  manusia  ( high  level language )  telah  turut  serta  mempengaruhi penggunaan  komputer  sebagai  alat  bantu pekerjaan manusia. Bahasa pemrograman yang disajikan  untuk  membuat  sebuah  system aplikasi  khusus  yang  semakin  banyak  dan berkembang  saat  ini  memberikan  pilihan  bagi pengguna untuk memilih bahasa pemrograman mana  yang  tepat  untuk  membangun  sebuah system administrasi. Visual Basic 6.0 merupakan  bahasa pemrograman  yang  saat  ini berkembang  dengan  pesat.    Dengan  berbagai kemudahan  yang  ditawarkan  oleh  bahasa pemrograman  Visual  Basic  6.0  menjadikan alternatif    untuk  berbagai  kalangan  memakai bahasa pemrograman tersebut.
Sebagai  suatu  instansi  yang  tidak  ingin ketinggalan mengikuti per-kembangan teknologi  yang  sedang  berkembang.  Bidang administrasi  laporan  yang  selama  ini  masih terasa  kurang  efesian  dan  efektif  untuk dikerjakan  karena  menggunakan  aplikasi  yang umum  menarik  penulis  untuk  meneliti  dan mengembangkan  sistem  administrasi  laporan menjadi  sebuah  system  administrasi  yang khusus.
Beberapa  permasalahan  yang  sering muncul adalah
a. Kurang  adanya  manajemen  file  yang terstruktur
b. Perubahan pada data yang mau ditambah, di perbaiki  bahkan  dihapus  memakan  waktu yang cukup lama karena harus mencari data secara manual.
Permasalahan  lain  yang  muncul  adalah dalam penyusunan laporan, baik laporan bulanan, maupun laporan tahunan.
Permasalahan  yang  sering  dikeluhkan  adalah membuat  format  laporan  yang  terus  menerus setiap bulannya dengan membutuhkan beberapa file laporan yang harus disiapkan.
Akta Kelahiran  adalah  suatu  akta
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang,  yang  berkaitan  dengan  adanya kelahiran  dalam  rangka  memperoleh  atau mendapat kepastian terhadap kedudukan hukum  seseorang,  maka  perlu  adanya  bukti-
bukti  yang  otentik  yang  mana  sifat    bukti  itu dapat  dipedomani  untuk  membuktikan  tentang kedudukan hukum seseorang itu.
Pada prinsipnya, akta kelahiran hanyalah sebuah catatan administratif. Dianggap penting karena  data  yang  ada  dalam  akta  kelahiran dapat  digunakan  sebagai  bukti  jati  diri  bagi  si anak, sehubungan dengan hak waris atau klaim asuransi  dan  pengurusan  hal-hal  administratif lainnya  seperti  tunjangan  keluarga,  paspor, KTP,  SIM,  pengurusan  perkawinan,  perijinan, mengurus beasiswa dan lain-lain.
Dengan adanya pembuatan akta kelahiran tentunya diperlukan system administrasi yang dapat mencatat atau membuat  laporan  sehingga  data  masyarakat yang  membuat  akta  tersebut  dapat  direkap berdasarkan penambahan setiap periodiknya.

## B.   Rumusan Masalah
Adapun  rumusan  masalah  dalam penelitian ini adalah Bagaimana pembuatan  Sistem  Administrasi  Laporan Kutipan Akta Kelahiran Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota Bengkulu menggunakan
metode
pengembangan system?

## C.   Tujuan Penelitian
Tujuan  utama  diadakannya  serta dilakukannya  penelitian  ini  adalah  untuk membuat  Sistem  Administrasi  Laporan Kutipan  Akta  Kelahiran  pada  Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota
Bengkulu menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0.

## II.    TINJAUAN PUSTAKA A.    Sistem
Menurut  Pramuji  (1981  :  4)  sistem adalah  suatu  kebulatan  atau  keseluruhan  yang kompleks  atau  terorganisir,  suatu  himpunan atau  perpaduan  hal-hal  atau  bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh.
Menurut  Poerwadarminta  (1987  :  955) sistem  adalah  sekelompok  bagian-bagian  (alat atau  sebagainya)  yang  bekerja  bersama-sama untuk melakukan suatu maksud.
Menurut    Sumantri  (1976  :  17)  sistem adalah sekelompok bagian-bagian yang bekerja  bersama-sama  untuk  melakukan  suatu maksud,  apabila  salah  satu  bagian  rusak  atau tidak  dapat  menjalankan  tugasnya  maka
maksud  yang  hendak  dicapai  tidak  akan terpenuhi  atau  setidak-tidaknya  sistem  yang sudah terwujud akan mendapat gangguan.
Menurut  Musanef  (1989  :  7)  sistem adalah  sarana  yang  menguasai  keadaan  dan pekerjaan agar dapam menjalankan tugas dapat teratur.
Dari  beberapa  definisi  tersebut  dapat disimpulkan  bahwa  sistem  adalah  kesatuan yang  utuh  dari  suatu  rangkaian,  yang  kait- mengait  satu  sama  lain.  Bagian  atau  anak cabang  dari  suatu  sistem,  menjadi  induk  dari rangkaian  selanjutnya.  Begitulah  seterusnya sampai  pada  bagian  terkecil.  Rusaknya  salah satu  bagian  akan  mengganggu  kestabilan sistem itu sendiri secara keseluruhan.

## B. Administrasi
Menurut Prajudi (1982 : 39)
administrasi merupakan suatu fenomena sosial, yaitu perwujudan tertentu di dalam masyarakat modern.  Eksistensi  administrasi  ini  berkaitan dengan  organisasi.  Jadi,  barang  siapa  hendak mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat  ia  harus  mencari  terlebih  dahulu suatu  organisasi  yang  masih  hidup,  di  situ terdapat administrasi.
Menurut  Liang  (1983  :  12)  administrasi adalah  segenap  rangkaian  kegiatan  penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok  orang  dalam  kerjasama  mencapai tujuan.
Menurut  Hadari  (1990)  administrasi adalah  kegiatan  atau  rangkaian  kegiatan sebagai  proses  pengendalian  usaha  kerja  sama sekelompok  manusia  untuk  mencapai  tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menurut  Sondang  (1985)  administrasi adalah  keseluruhan  proses  pelaksanaan  dari keputusan-keputusan  yang  telah  diambil  dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua  orang  manusia  atau  lebih  untuk  mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Dari definisi para ahli tentang administrasi di atas pada prinsipnya mempunya pengertian yang sama, yaitu antara lain :
a. Kerja sama
b. Banyak orang dan
c. Untuk mencapai tujuan bersama
Pengertian  di  atas  dimaksudkan  sebagai administrasi  dalam  arti  luas,  sedangkan
pengertian dalam arti sempit adalah administrasi  sebagaimana  yang  sering  kita dengan  sehari-hari,  yaitu  tata  usaha.  Memang tata usaha merupakan unsur administrasi dalam arti luas. Secara lengkap unsur-unsur pelaksanaannya tersebut sebagai berikut :
a. Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Tata hubungan
d. Keuangan
e. Perbekalan
f. Tata usaha
g. Perwakilan
Secara  etimologis,  administrasi  berasal dari  kata  ad  dan  ministrate  yang  bearti  : melayani, membantu, memenuhi, melaksanakan,  menerapkan,  mengendalikan, me-nyelenggarakan,  mengarahkan,  menghasil gunakan, mengelola, melaksanakan,
mengemudikan, mengatur, mengurus,
mengusahakan dan mendayagunakan.
Dalam bahasa Arab disebut juga sebagai yudabbiru, sedangkan  dalam  bahasa  Prancis disebut dengan perkataan administer. Dari kata ini  terbentuk  kata  benda  yaitu administration dan  kata  sifat administrativus yang  dalam bahasa Inggris diterjemahkan sebagai
administration .
Dalam buku petunjuk administrasi terbitan  Universitas  Gajah  Mada,  administrasi disebutkan sebagai berikut :
1. Suatu aktivitas yang terutama bersangkutan dengan cara untuk menyelenggarakan  tujuan  yang  telah ditentukan semula
2. Suatu  proses  yang  lazim  terdapat  dalam segenap  usaha  bersama,  baik  usaha pemerintahan  maupun  usaha  swasta, baik  usaha  sipil  maupun  usaha  militer, baik usaha berskala besar maupun usaha berskala kecil.
3. Suatu  pengorganisasian  dan  bimbingan orang-orang  agar  dapat  melaksanakan suatu tujuan khusus
4. Suatu  proses  penyelenggaraan  dalam setiap  usaha  kerja  sama  sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Administrasi disebut sebagai ilmu bahkan  kini  menjadi  suatu  disiplin  ilmu pengetahuan  yang  berdiri  sendiri  karena memenuhi  syarat  yang  diminta  oleh  suatu
disiplin  ilmu  sebagai  ilmu  pengetahuan  yang mandiri.
Pertama, sebagai disiplin ilmu, administrasi  memiliki  objek  materia  yaitu manusia,  artinya  melihat  dari  pokok  masalah yang  dibahas  maka  manusia  sosok  yang dibahas.  Namun  demikian,  yang  namanya objek  materia  sudah  barang  tentu  akan bertumpang tindih ( convergency ) dengan objek materia  ilmu  lain  yang  sama-sama  membahas manusia  sebagai  sosok  yang  dikaji,  yaitu seperti  ilmu  jiwa,  ilmu  pendidikan,  ilmu hokum, ilmu ekonomi, dan lain-lain.
Kedua,  administrasi  sebagai  disiplin ilmu  yang  mandiri  memiliki  objek  forma, dalam arti sudut pandangnya adalah penyelenggaraan.  Baik  penyelenggaraan  yang bermula dari perencanaan, maupun penyelenggaraan yang berakhir dengan evaluasi  untuk  memulai  kembali  pekerjaan terencana tersebut.
Dalam rangkaian penyelenggaraan inilah diperlukan
pengendalian  berbagai  kerja  sama  manusia untuk  mencapai  tujuan  yang  telah  ditetapkan bersama sejak semula.
Ketiga, sebagai ilmu, administrasi diterima  secara  universal  di  seluruh  dunia. Walaupun kemudian dilihat dari corak berpikir (paradigma)  terdapat  berbagai  kutub  yang saling bertolak belakang.
Keempat,  sebagai  ilmu,  administrasi juga  dapat  dipelajari  dan  diajarkan,  sehingga berbagai  perguruan  tinggi  mendirikan  jurusan dan kajian administrasi pada berbagai strata.
Kelima, ilmu administrasi juga mempunyai  sistematika  yang  khas.  Bahkan system  administrasi  suatu  Negara  tidak  sama dengan system administrasi Negara lain. Selain itu,  satu  Negara  terkadang  memiliki  system administrasi yang berubah sesuai dengan ruang dan waktu.

## C. Laporan
Laporan  adalah  bentuk  penyajian  fakta tentang  suatu  keadaan  atau  suatu  kegiatan, pada  dasarnya  fakta  yang  disajikan  itu berkenaan  dengan  tanggung  jawab  yang ditugaskan  kepada  si  pelapor.  Fakta  yang disajikan  merupakan  bahan  atau  keterangan berdasarkan  keadaan  objektif  yang  dialami sendiri  oleh  si  pelapor  (dilihat,  didengar,  atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu  kegiatan.  ( http:  //aderiska-pil  yang.
blogspot.com/2011/06/ pengertian- laporan.html ).
Laporan  mempunyai  peranan  yang penting  pada  suatu  organisasi  karena  dalam suatu  organisasi  dimana  hubungan  antara atasan  dan  bawahan  merupakan  bagian  dari keberhasilan  organisasi  tersebut.  Dengan adanya  hubungan  antara  perseorangan  dalam suatu  organisasi  baik  yang  berupa  hubungan antara  atasan  dan  bawahan,  ataupun  antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa  mewujudkan  suatu  sistem delegation  of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana  secara  effektif  dan  efisien  dalam organisasi.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa  yang  digunakan  haruslah  bahasa  yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti  bahwa  laporan  itu  mempergunakan gaya  bahasa  yang  penuh  hiasan,  melainkan dari  segi  sintaksis  bahasanya  teratur,  jelas memperlihatkan  hubungan  yang  baik  antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat  dengan  kalimat  lain.  Penggunaan  kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali  penggunaan  kata  ”kami”  bila  yang menyampaikan  laporan  adalah  suatu  badan atau suatu tugas.

## D. Akta Kelahiran
Akta  Kelahiran  adalah  suatu  akta  yang dikeluarkan  oleh  pejabat  yang  berwenang, yang berkaitan dengan adanya kelahiran dalam rangka  memperoleh  atau  mendapat  kepastian terhadap  kedudukan  hukum  seseorang,  maka perlu  adanya  bukti-bukti  yang  otentik  yang mana  sifat    bukti  itu  dapat  dipedomani  untuk membuktikan  tentang  kedudukan  hukum seseorang itu.
Adapun  bukti-bukti  otentik  tersebut dapat  digunakan  untuk  mendukung  kepastian, tentang  kedudukan  seorang  itu  adalah  adanya akta  yang  dikeluarkan  oleh  suatu  lembaga, dimana  lembaga  inilah  yang  berwenang  untuk mengeluarkan  akta- akta  mengenai  kedudukan hukum  seseorang.  Sesuai  bunyi  Pasal  261 Kitab Undang-undang Hukum Perdata menyatakan  bahwa  :  “keturunan  anak  sah dapat  dibuktikan  dengan  akta -  akta  kelahiran mereka,  sekedar  telah  dibukukan  dalam register catatan sipil’’.
Berdasarkan keturunan karena surat atau akta  lahir  memang  membuktikan  bahwa
seorang  anak  yang  disebutkan  disana  adalah anak  yang  disebutkan  dalam  akta  kelahiran yang bersangkutan, paling tidak dari perempuan  yang  melahirkan  anak  itu  yang anaknya  disebutkan  disana.    Dari  isi  akta kelahiran  tersebut,  maka  akta  kelahiran  anak sah  membuktikan  tentang  hal-hal  sebagai berikut :
1.   Data Lahir
Kewarganegaraan  (WNI  atau  WNA)., Tempat  kelahiran,  Hari,tanggal,  bulan dan  tahun  kelahiran,  Nama  lengkap anak, Jenis kelamin anak, Nama ayah,
Nama  ibu,  Hubungan  antara  ayah  dan ibu
2. Tanggal, bulan dan tahun terbit akta
3.   Tanda tangan pejabat yang berwenang.

## Manfaat Akte Kelahiran :
1. Identitas anak
2. Administrasi kependudukan : KTP , KK,
3. Untuk keperluan  sekolah
4. Untuk Pendaftaran pernikahan  di KUA
5. Mendaftar pekerjaan
6. Persyaratan pembuatan paspor
7. Untuk mengurus hak ahli waris
8. Mengurus asuransi
9. Mengurus tunjangan keluarga
10. Mengurus hak dana pensiun
11. Untuk melaksanakan ibadah haji
Persyarat untuk membuat akta kelahiran :
1.  Fotokopi  Akte  Pernikahan  (bagi  orangtua yang  sudah  bercerai  dengan  menggunakan akta  cerai).  Catatan:  jika  tidak  bisa memberikan  surat  akta  nikah  atau  itsbath nikah maka anak merupakan anak ibu.
2.  Untuk  anak  tidak  diketahui  asal  usulnya persyaratan pembuatan akta harus dilengkapi  dengan  surat  keterangan  dari kepolisian (menjelaskan asal usul anak) dan dokter (menjelaskan perkiraan usia anak).
1. Photo Copy Kartu Keluarga
2. Photo  Copy  KTP    Ibu    dan  Ayah,  jika usia di atas 17 tahun menggunakan KTP sendiri
3. Photo  Copy  KTP  Saksi  pencatatan pelapor  kelahiran
4. Surat  Keterangan  Lahir    dari  Desa /Kelurahan,  dokter,  bidan,  rumah  sakit yang disahkan di desa/kelurahan
5. Mengisi formulir pelaporan permohonan kelahiran Langkah-Langkah dalam Melengkapi
Persyaratan :

## A. Akta pernikahan
1. Bagi  yang  telah  mempunyai  akta pernikahan cukup dengan memfotokopi.  Bagi  yang  belum punya akta pernikahan mengajukan permohonan itsbath nikah ke Pengadilan  Agama    (Muslim)  dan ke Pengadilan Negeri (non muslim)
2. Bagi anak yang lahir dari perkawinan  yang  tidak  diakui  oleh hukum (tidak memiliki akta nikah/itsbath nikah), maka di dalam akta  kelahiran  hanya  tercantum nama ibu dari anak tersebut.
3. Bagi  anak  temuan  yang  tidak diketahui  orangtuanya  maka  nama orang tua tidak dicantumkan.

## B. Kartu Keluarga/KTP
1. Bagi yang sudah mempunyai KK/KTP  difotokopi,  bagi  yang belum  mempunyai    mengurus KK/KTP ke desa/Kelurahan, kemudian disahkan Kecamatan  dan diajukan  ke Kabupaten.
2. Surat Keterangan Lahir
3. Surat  keterangan  lahir  asli  (bukan fotokopi)
4. Formulir  Pelaporan  Permohonan Kelahiran
5. Formulir  didapat  di  kantor  Dinas Kependudukan  dan  Catatan  Sipil, kemudian diisi

## Proses Pembuatan Akte Kelahiran di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Jika  syarat-syarat  dipenuhi    dengan lengkap    dapat  segera  mengurus  pembuatan akta  kelahiran  dan  mendaftar  ke  Loket. Selanjutnya  petugas  dari    Dinas  Catatan  Sipil melakukan langkah-langkah sbb:
1. Penelitian Berkas
2. Memasukkan data dalam komputer
3. Pengecekan  data  dan    di  paraf  oleh pemeriksa data
4. Penandatanganan  oleh  kepala    Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
5. Di stempel atau di cap
6. Penyerahan Akta Kelahiran pada Pemohon. Jika tidak ada permasalahan dan persyaratan  lengkap  serta  data  sesuai, pengurusan  dapat  selesai  dalam  jangka waktu 2 hari.

## Pembiayaan
Biaya  Pembuatan  Akta  Kelahiran  secara resmi    gratis,  kecuali  bagi  yang  terlambat pengurusan  di  atas  60  hari  dikenakan  denda maksimal  satu  juta  rupiah  atau  sesuai  dengan ketentuan Daerah masing-masing.
Jenis-jenis  Pemohon  Pembuatan  Akta Kelahiran
1. Akta Kelahiran untuk Pendaftar pembuatan akta berusia 60 hari
2. Akta  kelahiran  untuk  Pendaftar  pembuatan akta  lebih  dari  60  hari  kurang  dari  1  (satu) tahun
3. Akta Kelahiran untuk Pendaftar pembuatan akta berusian lebih dari 1 (satu) tahun
Perbedaan  akta  kelahiran  untuk  pendaftar pembuatan  akta  60  hari,  pendaftar  pembuatan akta  lebih  dari  60  hari  kurang  dari  1 (satu) tahun  dan  pendaftar  pembuatan  akta  kelahiran lebih dari 1 (satu) tahun.
1. Untuk  pendaftar  pembuat  akta  60  hari, persyaratan disesuaikan dengan persyaratan umum tanpa biaya atau gratis.
2. Untuk pendaftar pembuat akta lebih dari 60 hari  dan  kurang  dari  1  hari,  persyaratan disesuaikan  dengan  persyaratan  umum ditambah  dengan  disposisi  Kepala  Dinas dan  ditambah  biaya  administrasi  yang ditetapkan oleh pemerintah setempat.
3. Untuk pendaftar pembuat Akta lebih dari 1 (satu) tahun ditambah dengan surat pengandilan dan dikenakan baiaya administrasi yang ditetapkan oleh pemerintah setempat.

## Kutipan Akta Kelahiran
Kutipan  akta  kelahiran  adalah  catatan pokok  yang  dikutip  dari  akta  catatan  sipil  dan
meurpakan  alat  bukti  yang  syah.  (Undang- undang No. 23 tahun 2006).

## Dinas Catatan Sipil
Pengertian  dinas  adalah  bagian  kantor pemerintah  yang  mengurus  pekerjaan  tertentu atau segala sesuatu yang bersangkutan dengan jawatan (pemerintah), bukan swasta. (http://www.artikata.com).
Catatan Sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang dalam  register  pencatatan  sipil  pada  instansi pelaksana.  (UU  Republik  Indonesia  No.  23 tahun  2006)  ,  Jadi  yang  dimaksud  dengan dinas  catatan  sipil  adalah  bagian  kantor  yang mengurus pekerjaan pencatatan peristiwa yang dialami oleh seseorang dalam register pencatatan sipil pada instansi pelaksana.

## E.   Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0
Visual Basic selain disebut sebagai bahasa pemrograman  (Language  Program),  juga sering  disebut  sebagai  sarana  ( Tool )  untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis Windows.
Secara umum ada beberapa manfaat yang diperoleh  dari  pemakaian  program  Visual Basic, diantaranya :
1. Dipakai  dalam  membuat  program  aplikasi berbasis windows
2. Dipakai  dalam  membuat  obyek-obyek pembantu  program,  seperti  fasilitas  Help, Kontrol  ActiveX,  aplikasi  internet  dan sebagainya.
3. Digunakan untuk menguji program ( Debugging )  dan  menghasilkan  program akhir  EXE  yang  bersifat Executable, atau dapat langsung dijalankan.
Banyak  fasilitas  terbaru  yang  ditawarkan oleh Visual Basic 6.0, diantaranya penambahan koleksi fungsi, fasilitas Native,  Code,  penambahan  interface  baru, dan lain-lain. Selain menyediakan tipe data sendiri yang berupa argument atau properti dan  metode  public,  Visual  Basic  6.0  juga bias  menghasilkan  array  dari  suatu  fungsi untuk property suatu prosedur.

## F. Fasilitas Terbaru Visual Basic 6.0
Sejak  dikembangkan  pada  tahun  80-an, bahasa  pemrograman  Visual  Basic  terus berusaha  menambahkan  fasilitas-fasilitas  baru untuk mendukung kinerjanya. Beberapa fasilitas  terbaru  dari  Visual  Basic  6.0  di antaranya :
1. Menggunakan flatform developer Studio
Fasiltias  ini  memiliki  tampilan  dan  sarana yang  sama  dengan  visual  C++  dan  Visual J++. Kelebihannya pemakai programVisual Basic 6.0 dapat belajar bahasa pemrograman  lainnya  dengan  mudah  dan cepat, tanpa belajar dari awal lagi.
2. Sarana Akses Data Sarana  akses  data  visual  basic  6.0  jauh lebih  cepat  dan  andal  untuk  membuat aplikasi  database  yang  berkemampuan tinggi.  Beberapa  fasilitas  database  antara lain  ADO  ( ActiveX  Data  Onject ),  data binding  dinamis,  OLE  OD  pada  interface COM  ( Component  Object  Model ),  quary designer  dan  database  designer.  Setup wizard  dan  data  Report,  data  source  dan window  data  view,  SQL  Editor,  control FlexGrid, Data Repeater dan lain-lain.
3. Memiliki Compiler Terdapat  fasilitas  compiler  yang  handal untuk  menghasilkan  file-file Executable yang  lebih  cepat  dan  lebih efisien dari sebelumnya.
4. Active dan internet Kontrol ActiveX sudah mulai dikenal sejak diluncurkannya Visual Basic versi 5.0 yang digunakan untuk merancang aplikasi sehingga mampu mengakses window browser  Internet  dan  Intranet.  Pada  Visual Basic  6.0  kemampuan  ini  ditambahkan sehingga  fasilitas  internet  yang  disediakan meliputi  apliaksi  IIS,  aplikasi  DHTML, web publishing wizard, dan lain-lain.

## 5. Sarana Wizard
Wizard adalah sarana untuk mempermudah  dalam  pembuatan  aplikasi dengan mengotomatisasi
tugas-tugas tertentu.  Setup  wizard  telah  dikembangkan sehingga mampu digunakan untuk distribusi lewat internet dan proses instalasi komponen remote Automation.
Beberapa wizard yang telah dikembangkan  di  Visual  Basic  6.0  antara lain  Setup  Wizard.  Data  Form  wizard, Toolbar  Wizard,  Aplication  Wizard.  Class builder  utility,  Data  Object  Wizard,  dan Add in Wizard.

## G. Memulai Progran Visual Basic 6.0
Visual  Basic  dapat  dijalankan  melalui menu  star  dengan  melaksanakan  prosedur sebagai berikut :
a. Klik star pada desktop Windows
b. Sorot menu program
c. Klik Visual Basic 6.0
d. Kemudian  akan  muncul  jendela  Visual Basic seperti gambar dibawah ini :
Gambar 1. Kotak dialog new project
Berikutnya,  pilih  tab new dan  klik  pilihan Standard.exe kemudian  klik  tombol open. Selanjutnya,  tampilan  jendela  program  Visual Basic  6.0  akan  terlihat  seperti  gambar  2.2 berikut ini .
Gambar 2. Tampilan Menu Utama Visual Basic

## H.   Elemen yang ada dalam visual Basic
1.  Title Bar
Merupakan  batang  judul  yang  terletak pada  bagian  atas  jendela  program visual  basic  yang  berfungsi  untuk menunjukkan  nama  proyek yang sedang aktif.
2.  Menu Bar
Merupakan  batang  menu  yang  berisi menu-menu  utama,  seperti File,  Edit, View,  Project,  Debug,  Run,  Query, Diagram,  Tools,  Add-Ins,  Windows, dan  Help yang  berfungsi  untuk mengoperasikan program visual basic . ,
Gambar 3. Tampilan Menu Bar
3.  Main Toolbar Merupakan  sebuah  batang tool yang berisi  tombol-tombol  dengan  gambar ikon yang dapat diklik untuk melakukan  suatu  perintah  khusus secara cepat.

## Gambar 4 Tampilan Main Toolbar

## 4. Toolbox
Merupakan kotak perangkat yang terdiri atas beberapa class objek yang digunakan dalam proses pembuatan aplikasi.

## 5. Project
Merupakan jendela yang digunakan untuk menampilkan  proyek-proyek,  form-form,  atau modul-modul  yang  terlibat  dalam  proses pembuatan aplikasi.
Gambar 2.6 Jendela Project Explorer

## 6. Form
Merupakan  tempat  yang  digunakan  untuk merancang  aplikasi  yang  sedang  dibuat.  Di dalam form dapat merangcang sebuah program aplikasi  dengan  menempatkan  kontrol-kontrol yang ada di bagian toolbox.
Saat  mendesain  sebuah  aplikasi,  hanya bisa  memanfaatkan  tombol maximize dan
Restore , tetapi jika program tersebut dijalankan, dapat menggunakan tombol minimize, maximize, dan close .
Selain  itu,  dapat  juga  mengatur  ukuran form  dengan  menggunakan handle di  sisi kanan, bawah, dan sudut kanan bawah dengan cara  klik  tahan  dan  geser  sesuai  arah pengaturan.
Gambar 2.7 Tampilan Form

## 7. Jendela Code
Merupakan jendela yang digunakan untuk menampilkan atau menuliskan kode program.
Untuk  menampilkan  jendela Code ,  dengan cara sebagai berikut:
1. Klik tombol View Code pada jenjela project
2. Klim menu View, pilih perintah Code
3. Klik  ganda  pada  form  atau  kontrol  yang sudah disisipkan pada form.

## Gambar 2.8 Tampilan Jendela Code

## 8. Jendela Properties
Merupakan jendela yang digunakan untuk menampilkan  dan  mengubah  properti-properti yang  dimiliki  sebuah  objek.  Pada  jendela properties terdapat  dua  pilihan  tabulasi,  yaitu Alphabetic (urut  berdasarkan  abjad)  dan Categorized (urut berdasarkan kelompok).

## Tab Alphabetic
Tab Categorized

## Gambar 2.9 Jendela Properties

## I. Cara Menyimpan Project dan Aplikasi
Project dan aplikasi dapat disimpan dengan memilih salahsatu cara dibawah ini
1. Pilih Save Project pada menu File

## 2. Klik Toolbar 

## J.  Cara Menutup Program Visual Basic 6.0
Untuk menutup jendela program Visual Basic 6.0, dapat digunakan salah satu cara berikut ini :
1. Klik tombol          yang terletak di pojok sudut kanan atas program visual basic
2. Klik menu File pada menu bar, kemudian pilih Exit.

## K. Konsep Perancangan Database
Jogiyanto (1988:711), mengatakan “Basis  data  ( database) merupakan  kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang  lainnya,  tersimpan  di  perangkat  keras komputer dan digunakan untuk memanipulasinya”.
Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi,  karena  merupakan  basis  dalam menyediakan  informasi  bagi  para  pemakai. Penerapan database dalam  sistem  informasi disebut dengan database system.
Sistem  basis  data  ( database  system) adalah suatu sistem informasi yang mengitegrasikan  kumpulan  dari  data  yang saling  berhubungan  satu  dengan  yang  lainnya dan  membuatnya  tersedia  untuk  beberapa aplikasi  yang  bermacam-macam  di  dalam suatu organisasi.
Dengan  sistem  dasar  data  ini  tiap-tiap orang  atau  bagian  dapat  memandang  database dari  beberapa  sudut  pandangan  yang  berbeda.
Bagian  kredit  dapat  memandangnya  sebagai data piutang.Bagian penjualan dapat memandangnya sebagai data penjualan.Bagian personalia  dapat  memandangnya  sebagai  data karyawan.Semua  terintegrasi  dalam  sebuah data  yang  umum.Berbeda  dengan  sistem pengolahapan  data  tradisional  ( traditional processing  system), sumber  data  ditangani sendiri untuk tiap-tiap aplikasi. Sampai dengan membentuk suatu
database ,  data  mempunyai  jenjang  mulai  dari karakter-karakter ( characters) item data, ( data item  atau  field), record,  file  dan  kemudian database. Jenjang tersebut adalah :
a. Karakter-karakter
Karakter  merupakan  bagian  data  yang terkecil,  dapat  berupa  karakter  numeric, huruf  ataupun  karakter-karakter  khusus
(special characters) yang membentuk suatu item data.
b. Field
Suatu  field  menggambarkan  suatu  atribut dari record yang merupakan suatu item dari data,  seperti  misalnya  nama,  alamat,  dan lain  sebagainya.  Ada  3  hal  penting  dalam suatu field yaitu :
1. Nama dari field (field name)
Field harus diberi nama untuk membedakan  field  dan  satu  denan  field yang lainnya. 2. Representasi dari field (field representasi) Representasi  dari  field menunjukkan  tipe  dari  field  serta  lebar dari field.
3. Nilai dari field (field value) Nilai  dari  field  menunjukkan  isi  dari field untuk masing-masing record.

## c. Record
Kumpulan  dari  field  membentuk  suatu record.  Record  menggambarkan  suatu  unit data  individu  yang  tertentu.  Kumpulan record-redord membentuk suatu file.
d. File
File terdiri dari record-record yang menggambarkan  satu  kesatuan  data  yang sejenis.
e. Database
Kumpulan  dari  file  membentuk  suatu database.
File dalam pemrosesan aplikasi dikatagorikan kedalam beberapa tipe tergantung dari kegunaannya, sebagai berikut :
1. File induk (master file)
Di dalam aplikasi, file merupakan file yang penting,  karena  berisi  record-record  yang sangat  perlu  di  dalam  organisasi.  File  ini akan  tetap  terus  ada  selama  hidup  dari sistem.  File  induk  dapat  dikategorikan  lagi menjadi :
a.   File induk acuan (reference master file), yaitu  file  induk  yang  record-recordnya relatip  statis,  jarang  berubah  nilainya.
Misalnya  adalah  file  daftar  gaji,  file daftar mata kuliah.
b.  File  induk  dinamik (dynamic  master file), yaitu  file  induk  yang  nilai  dari record-recordnya  sering  berubah  atau
sering dimuktakhirkan (up-dated) sebagai  hasil  dari  suatu  transaksi. Misalnya  adalah  file  induk  data  barang, yang  setiap  saat  field  unitnya  harus dimutakhirkan bila terjadi transaksi.
2. File transaksi (transaction file) File  transaksi  disebut  juga  dengan  nama input  file.  File  ini  digunakan  untuk merekam data hasil transaksi yang terjadi.
3. File Laporan (report file) File  ini  disebut  juga  dengan  nama  output file,  yaitu  file  yang  berisi  informasi  yang akan ditampilkan.
4. File sejarah (sejarah file)
File  sejarah  disebut  juga  dengan  nama  file arsip (archival  file), merupakan  file  yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi.
5. File Pelindung (backup file)
File pelindung merupakan salinan dari file- file  yang  masih  aktif  di  dalam  database pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai  pelindung  atau  cadangan  bila  file database  yang  aktif  mengalami  kerusakan atau hilang.
Menurut  Jogiyanto  H.M,  mengatakan “Semua  input  yang  berhubungan  dengan database harus menggunakan DBMS (database management system). DBMS adalah paket perangkat lunak yang komplek digunakan untuk memanipulasi database”.DBMS  mempunyai  paling  sedikit dua  buah  komponen,  yaitu  DDL (Data Definition  Language) dan  DML (Data Manipulation Language) .
DDL  mempunyai  fungsi  utama  untuk mendefinisikan  data  dalam  database  secara logika, diantaranya yaitu :
1. Digunakan untuk mendefinisikan
karakteristik  dari  record  (meliputi  nama, tipe dan lebar dari field)
2. Untuk menentukan kunci field
3. Menyediakan  cara  untuk  menentukan hubungan dengan database file lain
4. Untuk merubah struktur dari record
5. Untuk menampilkan struktur dari record.
Sedangkan DML digunakan untuk memanipulasi database yang telah
didefinisikan dengan DDL.

## L.  Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
Penganalisis  sistem  perlu  menggunakan kebebasan  konseptual  yang  dilakukan  melalui diagram  aliran  data,  yang  secara  grafis menandai proses-proses serta aliran data dalam suatu  sistem  bisnis.  Menurut  pernyataan aslinya  diagram  alir  data  menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan,  proses,  dan  keluaran  sistem,  yang berhubungan  dengan  masukan,  dari  model sisem umum.
Melalui  suatu  teknik  analisa  data terstruktur  yang  disebut  Diagram  Alir  Data (DAD), penganalisis sistem dapat mempresentasi  proses-proses  data  di  dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika  yang  mendasari  sistem.  Dengan menggunakan  kombinasi  dari  empat  simbol, penganalis  sistem  dapat  menciptakan  suatu gambaran proses-proses yang bisa menampilkan dokumentasi sistem yang solid. Pendekatan  aliran  data  memiliki  empat kelebihan  utama  melalui  penjelasan  naratif mengenai cara data-data berpindah disepanjang sisem yaitu :
1. Kebebasan  dari  menjalankan  implementasi teknis sistem yang terlalu dini.
2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem.
3. Mengkomunikasikan  pengetahuan  sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data
4. Menganalisa  sistem  yang  diajukan  untuk menentukan  apakah  data-data  dan  proses yang diperlukan sudah ditetapkan.
Empat  simbol  dasar  yang  digunakan untuk  memetakan  gerakan  aliran  data  adalah kotak  dua,  tanda  panah,  bujur  sangkar  dengan sudut  membuka,  dan  bujur  sangkar  dengan ujung  terbuka  (tertutup  pada  sisi  sebelah  kiri dan  terbuka  pada  sisi  sebelah  kanan  seperti dalam gambar berikut ni :
Tabel 2.1 Empat simbol dasar Diagram Aliran data
Entitas Aliran data Prose Penyimpanan data
Kota  rangkap  dua  digunakan  untuk menggambarkan  suatu  entitas  eksternal  yang dapat  mengirim  data  atau  menerima  data  dari sistem.  Entitas  eksternal,  atau  hanya  entitas disebut  juga  sumber  atau  tujuan  data,  dan dianggap eksternal terhadap sistem yagn
sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai.
Tanda  panah  menunjukkan  perpindahan data  dari  satu  titik  ke  titik  lain  dengan  kepala tanda  panah  mengarah  ke  tujuan  data.  Aliran data  yang  muncul  secara  simultan  bisa digambarkan  hanya  dengan  menggunakan tanda  panah  paralel.  Karena  sebuah  tanda panah  menunjukkan  seseorang,  tempat  atau sesuatu,  maka  harus  digambarkan  dalam  kata benda.
Bujur  sangkar  dengan  sudut  membulat digunakan  untuk  menunjukkan  adanya  proses transformasi.  Proses-proses  tersebut  selalau menunjukkan  suatu  perubahan  dalam  didalam atau  perubahan  data,  jadi,  aliran  data  yang meninggalkan  suatu  proses  selalu  diberi  label yang  berbeda  dari  aliran  data  yang  masuk. Proses-proses  yang  menunjukkan  hal  itu didalam  sistem  dan  harus  diberi  nama menggunakan  salah  satu  format  berikut  ini. Sebuah  nama  yang  jelas  memudahkan  untuk memahami proses yang sedang dilakukan.
1. Menetapkan nama sistem secara keseluruhan saat menamai proses pada level tinggi. Contohnya ialah SISTEM KONTROL INVENTARIS. 2. Menamai suatu subsistem utama, menggunakan  nama-nama  seperti  :  Sub sistem  Pelaporan  Inventaris  atau  Sistem Pelayanan Konsultan Internet.
3. Menggunakan  format  kata  kerja-kata  sifat- kata  benda  untuk  proses-proses  yang mendetail. Kata kerja yang menggambarkan jenis  kegiatan  seperti  ini,  misalnya  : Menghitung,  Menverifikasi,  Menyiapkan,
Mencetak  atau  menambahkan.  Kata  benda menunjukkan  hasil  utama  proses,  seperti Laporan  atau  Record.  Sedangkan  kata  sifat mengilustrasikan  keluaran  yang  mana, seperti  Urutan  Kebelakang  atau  Inventaris, dihasilkan.
Simbol  terakhir  yang  digunakan  dalam diagram  aliran  data  adalah  bujur  sangkar dengan  ujung  terbuka,  yang  menunjukkan penyimpanan data.
Bujur Sangkar yang digambarkan dengan  dua  garis  paralel  yang  tertutup  oleh sebuah  garis  pendek  disisi  kiri  dan  ujungnya terbuka disisi sebalah kanan. Simbol-simbol
ini digambarkan hanya dengan lebar secukupnya  saja  sehingga  memungkinkan menandai  bentuk  huruf-huruf  diantara  garis- garis  paralet  yang  ada.  Dalam  diagram  aliran data  logika,  jenis  penyimpanan  fisik  tidak ditetapkan.

## M. Aturan Membuat DFD
Dalam penggambaran DFD, ada
beberapa  peraturan  yang  harus  diperhatikan sehingga  dalam  penggambaran  tidak  terjadi kesalahan, aturan tersebut yaitu :
a. Antar  entitas  diijinkan  terjadi  hubungan atau relasi.
b. Tidak  boleh  ada  aliran  data  antara  entitas eksternal dengan data store.
c. Untuk alasan kerapihan (menghindari aliran data  yang  bersilangan),  entitas  eksternal atau  data  store  boleh  digambar  beberapa kali  dengan  tanda  khusus,  misalnya  diberi nomor.
d. Satu  aliran  data    boleh  mengalirkan beberapa paket data
e. Bentuk  anak  panah  aliran  data  boleh bervariasi
f. Semua objek harus mempunyai nama
g. Aliran  data  selalu  diawali  atau  diakhiri dengan proses
h. Semua  aliran  data  harus  mempunyai  tanda arah
i. Jumlah  proses  tidak  lebih  dari  Sembilan proses  dalam  system,  jika  melebihi  maka sebaiknya  dikelompokkan  beberapa  proses yang  bekerja  bersama-sama  di  dalam  suatu sub sistem.

## N. Metode Membuat DFD
Ada  beberapa  metode  yang  dapat digunakan  dalam  pembuatan  DFD,  yaitu sebagai berikut :
a. Mulai  dari  yang  umum  sampai  yang  detail (top-down analisis)
b. Jabarkan setiap proses sedetil mungkin c. Pelihara konsistensi antar proses (perhatikan jumlah masukkan ke proses dan keluar dari proses)
d. Berikan label atau nama yang bermakna Nama untuk eksternal entity / kesatuan luar /  terminator  gunahan  huruf  besar,  Nama untuk  proses  gunakan  huruf  besar,  Nama untuk  data  store  /  simpanan  data  gunakan huruf besar.
Nama  untuk  data  flow  /  arus  data  dengan huruf kecil
e. Menjaga  konsistensi  dengan  model  lain seperti state  of  purpose  entity  relationship diagram,  data  dictionary  dan  process specification

## O. Tahapan Dalam Pembuatan DFD
Ada  beberapa  tahapan  yang  harus dilakukan dalam pembuatan DFD yaitu :
a. Diagram konteks Diagram yang digunakan untuk menggambarkan  sistem  secara  global  atau keseluruhan b. Diagram Detail
Diagram yang digunakan untuk menggambarkan  arus  data  secara  lebih  detail tahapan-tahapan  proses  pada  diagram  detail menggambarkan diagram detail perlu diperhatikan  konsistensi  jumlah  input  dan output yang ada pada diagram detail bila pada level  ini  sudah  tidak  ada  lagi  terdapat  proses, maka pada proses dinamakan proses primitive, pada  nomor  prosesnya  cukup  diberikan  tanda P.
P. HIPO  ( Hierarchy  Plus  Input-Process- Output )
HIPO  (Hierarchy  plus    Input-Proses- Output) merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program.Tetapi  sekarang,  HIPO  juga  banyak digunakan  sebagai  alat  disain  dan  teknik
34
dokumentasi  dalam  siklus  pengembangan sistem.HIPO    berbasis pada  fungsi,  yaitu  tiap- tiap modul di dalam sistem  digambarkan oleh fungsi utamanya.
Sama  seperti  penggambaran    levelisasi pada  DFD  fungsi-fungsi  utama  digambarkan lebih  dahulu,  kemudian    fungsi-fungsi    utama tersebut  dibagi  ke  dalam  tingkatan  yang  lebih rendah.  Pada  HIPO  dapat  dilihat  perpindahan input ke dalam output.
HIPO  merupakan  alat  dokumentasi program  yang  berdasarkan  fungsinya    untuk meningkatkan efisiensi usaha perawatan program.      Dokumen  ini  dilaksanakan  dengan mempercepat lokasi dalam kode pada fungsi
program  yang  akan  dimodifikasi.  Atau  dapat dikatakan  bahwa  HIPO  dikembangkan    agar tersedia suatu teknik untuk men- dokumentasikan fungsi program. Pembentukan HIPO ini dilakukan pada tahap pengembangan sistem informasi.
Jadi    pada    tahap  pengembangan  sistem informasi,  HIPO  digunakan  sebagai  alat bantu dan  teknik  dokumentasi  fungsi  program dengan tujuan utamanya sebagai berikut : 1. Untuk memberikan struktur yang memungkinkan  fungsi  suatu  sistem  dapat dimengerti.
2. Untuk  menguraikan  fungsi-fungsi  yang akan  dikerjakan  oleh sustu  program,  bukan untuk mengkhususkan  pernyataan program yang  dipakai  untuk  melaksanakan    fungsi- fungsi tersebut.
3. Untuk    memberikan    deskripsi  visual  dari input  yang  akan  dipakai  serta  output  yang akan    dihasilakan    oleh    masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkat diagram.

## Q. ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut  Adi  (2011:55)  Entitas  adalah ”sesuatu atau objek di dunia nyata (real word) yang dapat dengan sesuatu atau objek lainnya”. Suatu entitas direpresentasikan dengan sejumlah  atribut.  Atribut  adalah  properti deskriptif  yang  dimiliki  oleh  setiap  anggota dari himpunan entitas.
Himpunan  entitas  adalah  himpunan  dari entitas-entitas  dengan  tipe  yang  sama  yang berbagi properti-properti yang sama.
Istilah  entitas  dengan  himpunan  entitas  adalah konsep yang serupa, namunt idak sama. Entitas merujuk  pada  ”sesuatu”  yang  sifatnya individual, sedangkan himpunan entitas merujuk  pada  sekumpulan  ”sesuatu”  yang memiliki nama-nama atribut yang sama.
Menurut  Adi  (2011:56)  Relasi  adalah ”hubungan  antara  suatu  himpunan  dengan himpunan  entitas  yang  lainnya.  Model  E-R (ERD)  adalah  perincian  yang  merupakan representasi  logika  dari  data  suatu  organisasi atau area bisnis tertentu.
Konstruksi dasar dari Model E-R adalah entitas,  relasi  serta  atribut.  Bentuk-bentuk notasi tersebut  dapat dilihat  pada  gambar  2.14 berikut :
Tabel 2.2  Simbol-simbol Diagram E-R/ERD
Entitas
Relasi Atribut
Relasi  antar  himpunan  entitas  dengan kardinalitas relasi dan atribut-atributnya adalah sebagai berikut :
1. Relasi Satu ke satu (one-to-one)
2. Relasi satu ke banyak (one-to-many)
3. Relasi banyak ke banyak (many-to-many)

## R. Tahap Pembuatan Diagram ERD
Ada  berapa  tahap  yang  harus  dilakukan dalam pembuatan ERD yaitu :
a. Mengidentifikasi  dan  menetapkan  seluruh himpunan entitas yang akan terlibat
b. Menentukan  atribut-atribut  kunci  dari masing-masing himpunan entitas
c. Mengidentifikasi  dan  menetapkan  seluruh himpunan  relasi  diantara  himpunan  entitas yang ada beserta foreign key-nya
d. Menentukan  derajat  relasi  (cardinality) untuk setiap himpunan relasi
e. Melengkapi himpunan entitas dan himpunan  relasi  dengan  atribut  deskriptif (yang bukan kunci)
S. Diagram E-R dengan Kamus Data
Objektif  utama  dari  pembuatan  Diagram
E-R adalah menunjukkan objek-objek (himpunan  entitas)  apa  saja  yang  ingin dilibatkan  dalam  sebuah  basis  data  dan bagaimana  hubungan  yang  terjadi  diantara objek-objek tersebut.
Pada sebuah sistem yang ruang lingkupnya lebar dan kompleks, penggambaran atribut-atribut  dalam  sebuah  Diagram  E-R sering  kali  malah  mengganggap  objektif  yang ingin dicapai tersebut.Dengan adanya pendeklarasian  atribut-atribut  dalam  Diagram E-R  dapat  dinyatakan  dengan  Kamus  Data. Fungsi  dari  Diagram  E-R  dengan  kamus  data adalah  untuk  membedakan  antara  key  dan bukan  key  yaitu  dengan  cara  menggaris bawahi atribut tersebut.
Contoh : a. Mahasiswa= {nim, nama_mhs,alamat_mhs, tgl_lahir)
b. Kuliah ={kode_kul, nama_kul, sks, semester)

## T. Flow Chart
Menurut Jogiyanto (1988 : 750) bagan alir data (program flow chart) adalah “suatu bagan yang mengambarkan arus logika dari data yang akan  diproses  dalam  suatu  program  dari  awal sampai akhir.

## III. ANALISA DAN PERANCANGAN

## 3.2   Metode Penelitian
Adapun  metode  penelitian  yang  digunakan oleh  penulis  selama  penelitian  adalah  metode pengembangan  sistem,  yaitu  metode  yang dilakukan  dengan  cara  melakukan  analisa  dan pengembangan terhadap sistem yang telah ada dan  melakukan  perbandingan  dengan  sistem administrasi  laporan  kutipan  kelahiran  yang telah  ada  untuk  dijadikan  suatu  sistem  yang baru dan lebih baik pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bengkulu.

## 3.3 Perangkat Lunak dan Perangkat
Keras.
Adapun  perangkat  lunak (software) dan perangkat  keras (hardware) yang  digunakan dalam melaksanakan pra penelitian ini adalah : a. Perangkat lunak (software) yang digunakan
:
1. Sistem Operasi Windows XP SP2
2. Visual Basic 6.0
3. Crystal Report 8.5 b. Perangkat keras (hardware) yang digunakan : 1. Processor Intel Pentium P6200
2. Memory 2 GB
3. Harddisk 300 GB
4. Keyboard
5. Mouse
6. Speaker
7. Printer Cannon IP 1900

## 3.4   Metode Pengumpulan Data.
Adapun  metode  pengumpulan  data  yang digunakan adalah :
a. Observasi
Yaitu  metode  pengumpulan  data  dengan  cara melakukan pengamatan secara langsung proses kegiatan  pembuatan  Laporan  Kutipan  Akta Kelahiran  pada  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kota Bengkulu.
b. Wawancara
Metode  yang  dilakukan  dengan  cara  tanya jawab  secara  langsung  kepada  kepala  bidang pelayanan  Catatan  Sipil  untuk  mendapatkan gambaran  pembuatan  laporan  Kutipan  Akta Kelahiran  pada  Dinas  Kependudukan  dan Pencacatan Sipil Kota Bengkulu.
c. Studi Pustaka
Metode yang dilakukan dengan cara membaca buku-buku  atau  literatur  atau  data-data  yang berhubungan  dengan  Sistem  Administrasi Laporan Kutipan Akta Kelahiran.

## 3.5 Metode Perancangan Sistem 3.5.1  Analisa Sistem Aktual
Pada  Sistem  Administrasi  Laporan Kutipan  Akta  Kelahiran  dan  Akta  Kelahiran pada  Dinas  Kependudukan  dan    Pencacatan Sipil  Kota  Bengkulu,  hal  pertama  yang  harus dilakukan  adalah  menganalisis  terlebih  dahulu sistem yang telah dan sedang dipakai di Dinas Catatan  Sipil  tersebut.  Analisis  ini  dilakukan dalam  rangka  identifikasi  masalah  dan kelemahan  yang  selama  ini  dihadapi  oleh pihak  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil  Kota  Bengkulu  dalam  pembuatan Laporan Kutipan Akta Kelahiran.
Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan  Sipil  dalam  membuat  Laporan Kutipan  Akta  Kelahiran  dilakukan  dengan sistem  lama  yaitu  dengan  menggunakan Aplikasi  Microsoft  Excel,  Hal  ini  tentu  saja menimbulkan  beberapa  permasalahan  yang
sekaligus  merupakan  kelemahan  sistem  lama tersebut.
Adapun kelemahan-kelemahan dari sistem  yang  digunakan  adalah  :  Pengolahan data  menggunakan  sistem  lama  memakan waktu yang cukup lama, sehingga kinerja yang dihasilkan tidak efisien.
3.5.2 Analisa Sistem Baru Perkembangan Sistem Administrasi Laporan  Kutipan  Akta  Kelahiran  dalam pembuatan  Laporan  merupakan  kegiatan  yang harus dilakukan secara terstruktur dan sistematis  agar  sistem  yang  diperoleh  dapat digunakan secara optimal sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Dalam  proses  perancangan  sistem  baru ini  peneliti  memberikan  usulan  dalam  bentuk Sistem  Administrasi  Laporan  Kutipan  Akta Kelahiran  menggunakan  bahasa  pemrograman Visual  Basic  6.0,  agar  hasil  Laporan  Kutipan Akta  Kelahiran  lebih  efisien  dan  efektif. Laporan  ini  ditunjukkan  kepada  Pimpinan Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil. Supaya  Pimpinan  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  mengetahui  hasil  yang didapatkan secara mudah.
Sistem  baru  ini  adalah  Sistem  Administrasi Laporan  Kutipan  Akta  Kelahiran  yang  secara otomatis  mengolah  data  untuk  membuat
Laporan Akta Kelahiran. Penulis menggunakan  Data  Flow  Diagram  (DFD) untuk memudahkan dalam menggambar proses dan  alir  data  yang  sedang  berjalan  didalam proses pengolahan data dan informasi.
Diagram  konteks  merupakan  gambaran  awal sebuah  proses  pengolahan  data  dan  informasi dimana  terdapat  entitas  serta  aliran  data  yang terlibat didalamnya.
A. Data  Flow  Diagram  (Data  Flow
Diagram) Pada Data Flow Diagram (DFD) ini merupakan  pemodelan  yang  menggambarkan analisa
sistem dan berfungsi untuk menjelaskan  sistem  secara  logika.  Arus  data pada DFD diberi dengan simbol panah dimana arus  data  ini  mengalir  diantara  proses, simpanan data dan kesatuan luar.
1. Diagram Kontek
Diagram  konteks  gambar  3.1  merupakan gambaran Sistem Administrasi Laporan
Kutipan Akta Kelahiran secara global, dimana dalam  diagram  ini  terdapat  dua  atribut  yaitu Pemohon,  Petugas  dan  Pimpinan.  Data  yang masuk  melalui  Petugas  yaitu  data  Kutifan
Akta,  sedangkan  data  yang  masuk  melalui pemohon  adalah  Data  persyaratan  pesyaratan umum  (umur  >  60),  data  persyaratan  umur  > 60  dan  umur  kurang  dari  1  tahun,  dan    data pesyaratan untum umur > 1 tahun. ..
Gambar .2 Diagram Konteks
C.  Diagram E-R (ERD)
Gambar 3.5. Diagram E-R E.    Rancangan  Struktur  Menu  dan  Sub Menu
Gambar 3.6 Rancangan Struktur Menu dan Sub Menu
Pemohon Sistem Administrasi Laporan Kutipan Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bengkulu Pimpinan Laporan Kutipan Akta Kelahiran Petugas Data kutipan Akta Data Persyaratan Persyaratan Syarat Tidak Lengkap

## F. Rancangan Menu
1. Rancangan menu utama
Gambar 3.7 Rancangan Menu Utama 2. Rancangan menu pilihan persyaratan akta
Gambar 3.8  Rancangan Menu Persyaratan Kutipan Akta Kelahiran
3.  Rancangan  menu  verifikasi  persyaratan akta umur kurang 60 hari
Gambar 3.9 Menu
verifikasi persyaratan  pembuatan  akta  kurang dari 60 hari 4.  Rancangan  menu  verifikasi  persyaratan akta  umur  lebih  60  hari  dan  kurang  dari  1 tahun
Gambar 3.10
Menu verifikasi
persyaratan pembuatan akta lebih dari 60 hari dan kurang dari 1 tahun
4.  Rancangan  menu  verifikasi  pengurusan akta umur lebih dari 1 (satu) tahun
Gambar 3.11 Menu verifikasi persyaratan pembuatan akta lebih dari 1 tahun G. Rancangan Input 1. Rancangan  input  persyaratan Gambar 3.12 Rancangan input persyaratan
2. Rancangan input kutipan akta kelahiran
Gambar 3.13 Rancangan input kutipan akta kelahiran H. Rancangan Perubahan Data 1. Perubahan data pesyaratan
Gambar 3.14 Rancangan perubahan data persyaratan
2. Perubahan data Kutipan akta kelahiran

## Gambar 3.15
g.  Rancangan Output Laporan Kutipan
Akta Kelahiran 1. Interface Laporan Kutipan Akta
Gambar 3.16   Rancangan Interface Kutipan Akta Kelahiran 2.  Interface Laporan Kutipan Per Tahun
Gambar 3.20 Interface Laporan Kutipan
Akta Per Tahun
6. Flowchart 3.6.1  Flow Chart Menu Utama
Gambar 3.23 Flowchart Menu Utama
65
3.6.2  Flow Menu Persyaratan
Gambar 3.24 Flowchart Menu Pilihan Persyaratan A. Flowchart Menu Persyaratan Pembuatan  Kutipan  Akta  Kelahiran Kurang dari 60 Hari Gambar 3.25  Flowchart Persyaratan
Pembuatan Kutipan Akta Kelahiran dari 60 Hari
B. Flowchart Menu Persyaratan Pembuatan Kutipan Akta Kelahiran Usia Antara 60 hari sampai dengan 1 Tahun.
Gambar 3.26  Flowchart Persyaratan Pembuatan Kutipan Akta Kelahiran Dianara 60 Hari sampai dengan 1 Tahun
3.7   Rencana Pengujian Sistem Rencana pengujian system akan dilakukan  melalui  metode  pengujian  Black Box  yang  merupakan  metode  pengujian dengan  pendekatan  yang  mengasumsikan sebuah  system  perangkat  lunak  atau  program sebagai  sebuah  kotak  hitam  (black  box). Pendekatan  ini  hanya  mengevaluasi  program dari  output  atau  hasil  yang  dikeluarkan  oleh program  tersebut.  Struktur  program  dan  kode- kode  yang  didalamnya  tidak  termasuk  dalam pengujian sistem ini. Urutan  pengujian  ini  dituangkan  dalam perencanaan pengujian yaitu dengan mendefinisikan  prosedur  pengujian  yang kemudian dilanjutkan dengan menentukan data uji.  Dilanjutkan  dengan  pengujian  perangkat lunak  tersebut  dengan Alpha  Testing ,    dimana dengan  pengujian  yang  dilakukan  oleh pemakai  pada  lingkungan  pengembang  dalam hal ini lingkungan yagn terkendali.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## 4.1 Hasil dan Pembahasan
Informasi  yang  disajikan  pada  Sistem Administrasi  Laporan Kutipan  Akta Kelahiran dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Bengkulu  dengan menggunakan  bahasa  pemrograman  Visual Basic  6.0  adalah  Informasi  Data  Persyaratan Pembuatan  Kutipan  Akta,  Data  Kutipan  Akta Laporan  Pembuatan  Kutipan  Aka,  Laporan Kutipan  Akta  Perbulan,  dan  Laporan  Kutipan Akta Pertahun.
Data Persyaratan Pembuatan Kutipan akta diawali dengan proses verifikasi terhadap data pembuatan  akta  yang  telah  mendaftarkan  diri untuk membuat kutipan akta. Data persyaratan pembuatan  Kutipan  akta  terbagi  menjadi  3 (tiga)  yaitu  Persyaratan  untuk  umur  60  (enam puluh  hari),  persyaratan  untuk  umur  diantara 60 (enam puluh hari) dan umur 1 (satu) tahun, dan persyaratan untuk umur lebih dari 1 (satu) tahun.  Sedangkan  Data  dimemiliki  field  kunci
Kode Blangko.
Data  yang  telah  dimasukan  atau  dinput kemudian diproses dan disajikan dalam bentuk Laporan untuk dapat dicetak hasilnya. Laporan yang  disajikan  berupa  Laporan  Kutipan  Akta untuk  setiap  pemohon,  Laporan  Kutipan  Akta Perbulan dan Laporan Kutipan Akta Pertahun.

## 4.1.1  Langkah-Langkah Menjalankan
Program
Apabila sistem masih berupa file yang berextensi file-file Visual Basic 6.0, maka kita harus  membuka  aplikasi  Visual  Basic  6.0 terlebih  dahulu,  kemudian  membuka  project yang telah tersimpan dalam media
penyimpanan
yang selanjutnya
untuk
menjalankannya cukup dengan menekan tombol  F5  atau  dengan  memilih  menu Run kemudian pilih sub menu Start . Namun apabila file-file  tersebut  sudah  decompile  menjadi EXE,  maka  cukup  dengan  mengkilik  menu Program  Kutipan.EXE  kemudian  akan  tampil menu  utama  yang  merupakan  awal  untuk menjalankan  Sistem  Administrasi  Laporan Kutipan  Akta  Kelahiran  dan  Pencatatan  Sipil Kota  Bengkulu,  dari  menu  inilah  kita  akan mengetahui  data  verifikasi  persyaratan,  data persyaratan,  data  kutipan  akta,  dan  menu laporan.

## 4.1.2  Tampilan Menu Utama
Seperti penjelasan diatas untuk menjalankan program aplikasi
Sistem
Administrasi  Laporan Kutipan  Akta Kelahiran dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Bengkulu  tidaklah terlalu  rumit  yang  kita  bayangkan.  Sistem  ini biasa  dijalankan  oleh  programmer  pemula ataupun operator yang tidak mengerti
pemrograman Visual Basic 6.0, yang
terpenting langkah-langkah pengoperasian dilakukan dengan benar.
Pada saat aplikasi Visual Basic
dijalankan dan setelah tampil, maka selanjutnya  memanggil  file  project  Sistem Administrasi  Laporan Kutipan  Akta Kelahiran dan  Pencatatan  Sipil  Kota  Bengkulu.  Sistem pertama-tama  akan  memanggil  menu  utama dimana  dalam  menu  utama  tersebut  disajikan menu  akses  yaitu  sub  menu  login.  Hal  ini dimaksudkan  bahwa  penggunaan  sistem  ini hanya untuk kalangkan tertentu saja atau orang yang  ditunjuk  sebagai  petugasnya  saja.  Untuk menampilkan  menu  utama  pada  Visual  Basic 6.0  adalah  dengan  menekan  tombol  F5 sehingga  akan  terlihat  tampilan  menu  utama seperti gambar 4.1 berikut ini.
Gambar 4.1 Menu Utama Sebelum Login Dari tampilan menu Utama sebelum melakukan  Login  tampak  tombol-tombol  dari menu  utama  masih  belum  aktif  hal  ini  terjadi karena  belum  melakukan  login  terhadap sistem.  Gambar  4.2  adalah  Gambar  Menu Utama setelah melakukan login.

## Gambar 4.2 Menu Utama Setelah Login

## 4.1.2  Tampilan Menu Data Baru A.   Sub Menu Pilihan Persyaratan Kutipan Akta
Sub  menu  Pilihan  Persyaratan  Kutipan Akta  yaitu  menu  pilihan  verifikasi  untuk pemohon  yang  membuat  kutipan  akta  kurang dari  60  (enam  puluh)  hari,  verifikasi  untuk pemohon  yang  memiliki  umur  diantara  60 (enam  puluh)  hari  sampai  dengan  1  (satu) tahun  dan  verifikasi  untuk  pemohon  yang memiliki  umur  lebih  dari  1  (satu)  tahunn. Gambar  verifikasi  pembuatan  kutipan  akta dapat dilihat pada Gambar 4.3 berikut ini :
Gambar 4.3 Input Menu Pilihan Persyaratan Kutipan Akta

## B.  Sub Menu Verifikasi Persyaratan Umur Kurang dari 60 Hari.
Sub    menu  verifikasi  persyaratan  umur kurang  dari  60  hari  berisikan  pilihan persyaratan  untuk  membuat  kutipan  akta. Persyaratan  pemohon  dicek  satu  persatu sehingga apabila persyaratannya tidak memenuhi  maka  seorang  pemohon  tidak  bisa melanjutkan  pembuatan  kutipan  akta  sebelum persyarannya lengkap. Menu verifikasi persyaratan  umur  kurang  dari  60  hari  dapat dilihat pada Gambar 4.4 berikut ini.
Gambar 4.4 Menu Pilihan Persyaratan Usia Kurang dari 60 Hari C.   Sub Menu Verifikasi Persyaratan Umur
diantaran 60 hari sampai 1 tahun
Sama  halnya  dengan  sub    menu verifikasi  persyaratan  umur  kurang  dari  60 hari,  sub  menu  verifikasi  persyaratan  umur diantara 60 hari sampai 1 tahun juga berisikan pilihan  persyaratan  untuk  membuat  kutipan akta.  Persyaratan  pemohon  dicek  satu  persatu sehingga apabila persyaratannya tidak memenuhi  maka  seorang  pemohon  tidak  bisa melanjutkan  pembuatan  kutipan  akta  sebelum
persyarannya lengkap. Menu verifikasi persyaratan  umur  diantara  60  hari  sampai dengan 1 tahun dapat dilihat pada Gambar 4.5 berikut ini.
Gambar 4.5 Sub Menu Pilihan Persyaratan Usia  diantara   60 Hari sampai dengan 1 tahun

## D.   Sub Menu Verifikasi Persyaratan Umur diatas 1 tahun
Sama halnya dengan sub  menu verifikasi persyaratan  umur  kurang  dari  60  hari  dan  sub menu  verifikasi  persyaratan  diantara  60  hari dan satu tahun, sub menu verifikasi persyaratan umur diatas 1 tahun juga berisikan pilihan  persyaratan  untuk  membuat  kutipan akta.  Persyaratan  pemohon  dicek  satu  persatu sehingga apabila persyaratannya tidak memenuhi  maka  seorang  pemohon  tidak  bisa melanjutkan  pembuatan  kutipan  akta  sebelum persyarannya lengkap. Menu verifikasi persyaratan  umur  diatas  1  tahun  dapat  dilihat pada Gambar 4.6 berikut ini.
Gambar 4.6 Menu Pilihan Persyaratan Usia lebih dari 1 Tahun
E.   Sub Menu Input Data Persyaratan Sub menu input data persyaratan adalah menu  yang  digunakan  untuk  mengentri  data dari  persyartan  yang  telah  diverifikasi.  Pada sub menu input data persyaratan menampilkan pengentrian  data  persyaratan  yang  diisi  yaitu Nomor Pendaftaran, data pemohon yang terdiri dari  NIP,  Nama,  Tempat  tanggal  lahir,  jenis kelamin, warga Negara, anak ke, alamat, rt, rw, kelurahan,  kecamatan,  kota  /  kabupaten  dan provinsi. Data orang tua terdiri dari nama ibu, usia ibu, pekerjaan ibu, nama ayah, usia ayah, pekerjaan ayah. Data Pelapor terdiri dari NIK, nama,  alamat,  rt,  rw,  kelurahan,  kecamatan, kota/kabupaten  dan  provinsi.  Data  Saksi  1 terdiri  dari,  NIK,  nama,  alamat,  rt,  rw, kelurahan,  kecamatan,  kabupaten/kota  dan propinsi.  Sedangkan  data  Saksi  2  terdiri  dari NIK,  nama,  alamat,  rt,  rw,  kelurahan, kecamatan, kabupaten dan provinsi. Sub menu input  data  persyaratan  yang  menjadikan  field kunci  adalah  nomor  pendaftaran. Untuk melihat sub menu input data persyaratan dapat dapat dilihat pada Gambar 4.7 berikut ini. ,
Gambar 4.7 Menu Input data Persyaratan

## F.  Sub Menu Input Kutipan Akta Kelahiran
Sub  menu  input  data  kutipan  akta kelahiran  adalah  menu  yang  digunakan  untuk mengentri  data  kutipan.  Pada  sub  menu  input data  kutipan  akta  kelahiran  menampilkan pengentrian data yang diisi yaitu kode blangko, tempat kutipan akta, jenis kutipan akta, nomor
akta  kelahiran,  nik  pemohon,  nama  pemohon, nama kepala dinas catatan sipil, dan nip kepala dinas  catatan  sipil.  Sub  menu  input  data kutipan  akta  yang  menjadikan  field  kunci adalah kode blangko.
Untuk  melihat  sub  menu  input  data kutipan akta kelahiran dapat dapat dilihat pada Gambar 4.8 berikut ini.
Gambar 4.8 Menu Input data Kutipan Akta Kelahiran

## 4.1.3  Tampilan Menu Edit Data
Persyaratan Pembuatan Kutipan

## Akta
Menu  Edit  Data  Persyaratan  Pembuatan
Kutipan  Akta  adalah  proses  perubahan terhadap  data  persyaratan  Pembuatan  Kutipan Akta  yang  isinya  sama  dengan  Input  Data Persyaratan  Pembuatan  Kutipan  Akta,  hanya pada  Edit  Data  Persyaratan  Pembuatan Kutipan Akta tombol-tombolnya yang berbeda.
Untuk  melihat  Edit  Data  Persyaratan Kutipan  akta  dapat  dilihat  pada  Gambar  4.9 Berikut ini :
Gambar 4.9 Menu Edit Data Persyaratan

## 4.1.5  Tampilan Menu Edit Data Kutipan Akta Kelahiran
Menu  Edit  Data  Kutipan  Akta  Kelahiran adalah proses perubahan terhadap data Kutipan yang  isinya  sama  dengan  Input  Data  Kutipan Akta,  hanya  pada  Edit  Data  Kutipan  Akta tombol-tombolnya yang berbeda. Untuk melihat  Edit  Data  Kutipan  Akta  Kelahiran dapat dilihat pada Gambar 4.10 Berikut ini :
Gambar 4.10 Menu Edit Data Kutipan

## Akta Kelahiran

## 4.1.6  Tampilan Menu Laporan
Menu  Laporan  merupakan  proses  akhir dari  Sistem  Administri  Laporan  Kutipan Akta  Kelahiran  pada  Dinas  Kependudukan dan  Pencacatan  Sipil  Kota  Bengkulu  yang terdiri dari 3 (tiga) sub laporan.
A. Tampilan Menu Laporan Cetak Kutipan
Akta Kelahiran Tampilan  ini  memberikan  informasi
tentang  hasil  pengimputan  data  yang  dapat dicetak  langsung  ke  priter.  Ketika  user melakukan  pemilihan  menu  Laporan  Cetak Kutipan Akta maka sistem akan menanyakan data  yang  akan  dicetak  yaitu  dengan memberikan interface laporan Cetak Kutipan Akta. Interface Cetak Kutipan Akta
Kelahiran  Dapat  dilihat  pada  Gambar  4.11
Berikut ini.

## Gambar 4.11 Interface Laporan Cetak Kutipan Akta Kelahiran
Setelah mengisikan Nomor Akta Kelahiran dan mengklik tombol cetak maka akan tampil Laporan Cetak Kutipan Akta Kelahiran seperti terlihat pada Gambar 4.12
Gambar 4.12 Output Kutipan Akta Kelahiran
B. Tampilan  Menu  Laporan  Kutipan  Akta Perbulan Tampilan  ini  memberikan  informasi tentang  Laporan  Kutipan  Akta  dalam  setiap bulannya  sesuai  dengan  pengisian  interface dari  Laporan  Kutipan  Akta  Perbulan  yang disajikan pada Gambar 4.13 berikut ini.

## Gambar 4.13 Interface Laporan Cetak Kutipan Akta Kelahiran Perbulan
Setelah mengisikan Bulan dan mengklik tombol  cetak  maka  akan  tampil  Laporan Cetak  Kutipan  Akta  Kelahiran  Perbulan seperti terlihat pada Gambar 4.14 berikut ini :

## Gambar 4.14  Output Laporan Cetak Kutipan Akta Kelahiran Perbulan

## C. Tampilan  Menu  Laporan  Kutipan  Akta Pertahun
Tampilan  ini  memberikan  informasi  tentang Laporan Kutipan Akta dalam setiap tahunnya sesuai  dengan  pengisian  interface  dari
Laporan Kutipan Akta Pertahun seperti yang disajikan pada Gambar 4.15 berikut ini.

## `

## Gambar 4.15 Interface Laporan Cetak Kutipan Akta Kelahiran Pertahun
Setelah  mengisikan  Tahun  dan  mengklik tombol  cetak  maka  akan  tampil  Laporan Cetak  Kutipan  Akta  Kelahiran  Pertahun seperti terlihat pada Gambar 4.15 berikut ini :

## Gambar 4.16 Output Laporan Kutipan Akta Pertahun
D. Tampilan  Menu  Laporan  Kerusakan Blangko
Tampilan  ini  memberikan  informasi tentang laporan kerusakan blangko. Tampilan
laporan kerusakan blangko dapat dilihat pada gambar 4.16 Berikut ini.

## Gambar 4.17  Output Laporan Kerusakan Blangko

## 4.2   Hasil Pengujian Sistem
Hasil  akhir  dari  perancangan  sistem diharapkan  dapat  mengakomodasi  semua aturan  yang  berlaku.  Unttuk  itu  maka diperlukan pengujian sistem.
Pengujian  dilakukan  dengan  mencoba memasukkan  setiap  aturan-aturan  kedalam sistem.  Bila  sistem  tersebut  belum  dapat mengakomodasi semua aturan yang diberikan maka  akan  dilakukan  modifikasi  terhadap sistem.
Berdasarkan  pengujian  sistem  yang dilakukan  pada  pihak  Dinas  Kependudukan dan  Pencatatan  Kota  Bengkulu  maka  dapat disimpulkan.
Sistem Lama Sistem Baru a. Sistem  lama  yang masih menggunakan aplikasi Microsoft excel a. Sistem  baru  dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman  visual basic b. Proses mengakses data membutuhkan waktu yang lama.. b. Waktu mengakses data lebih cepat karena hanya menginputkan  data yang diinginkan c. Proses  pencarian data membutuhkan waktu  yang  lama karena  dicari  satu persatu dari seluruh  data  yang ada. c. Proses pencarian data  lebih  mudah karena  user  cukup memasukkan kata kunci dari field yang dicari dari masing-masing table  sehingga  data akan mudah ditemukan. d. Proses pembuatan laporan lebih sulit d. Proses
pembuatan laporan lebih mudah
karena membutuhkan waktu  yang  lama untuk menyesuaikan format yang diberikan oleh aplikasinya. karena sudah disediakan  dengan format yang ada.

## BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

## 5.1 Kesimpulan
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  tujuan untuk  merancang  dan  mengimplementasikan suatu  sistem  Sistem  Administrasi  Laporan Kutipan Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil  Kota Bengkulu dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0.
Berdasarkan  hasil  penelitian  diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan  Sipil Kota  Bengkulu  dalam  hal  pengentrian  data belum menggunakan aplikasi khusus, masih menggunakan  aplikasi  microsoft  excel sebagai  dokumentasi  filenya.  Sehingga sering  terjadi  kekeliruan,  lambatnya  proses penginputan data serta membutuhkan waktu yang lama dalam hal menyusun laporan.
2. Sistem Administrasi Laporan Kutipan Akta Kelahiran  pada  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Kota  Bengkul  pengolahan data dan penyajian informasi menjadi lebih jelas., cepat, efektif dan efisien dibandingkan dengan menggunakan
aplikasi Microsoft excel, data yang dimasukkan  dalam  sistem  ini  berupa  data persyaratan dan data kutipan akta.
3. Pada sistem ini selain menginputkan semua data, terdapat laporan yang merupakan hasil dari  pengentrian  data.  Laporan  berupa kutipan  akta,  laporan  pembuatan  kutipan akta  perbulan,  laporan  pembuatan  kutipan akta  pertahun  dan  laporan  kerusakan blangko.

## 5.2   Saran
Perancangan  pembangunan  aplikasi  Sistem Administrasi  Laporan Kutipan  Akta Kelahiran pada  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil  Kota  Bengkul  bertujuan  membantu  agar dalam pengolahan data dan penyajian informasi  mendapatkan  hasil  yang  maksimal. Maka  dari  itu  penulis  menyarankan  kepada
103
pihak  Dinas  Kependudukan  dan  Pencatatan Sipil Kota Bengkulu untuk :
1. Hendaknya  Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan Sipil Kota Bengkulu menggunakan sistem yang bisa memberikan  masukkan  dalam  mengambil keputusan  dan  sebaiknya  menggunakan pemrograman  Visual  Basic  6.0  karena lebih
mudah dalam penanganan
databasenya.  Komputer  merupakan  suatu perangkat  yang  amat  penting  pada  proses pengimputkan  data  sistem  pendukung keputusan  ini  terutama  untuk  penyajian informasi yang dibutuhkan.
2. Maka  sebaiknya  disiapkan  tenaga  yang memang
betul-betul menguasai pemrograman  Visual  Basic  secara  khusus agar  sistem  yang  telah  dibuat  dapat berfungsi  secara  optimal  serta  dapat mengevaluasi  sistem  secara  kontinyu  dan memperhatikan dari sistem keamanan agar dapat dikembangkan lebih baik.
3. Hasil penelitian ini masih sangat
sederhana, sehingga perlu diadakan penelitian  dan  pengembangan,  agar  sistem Sistem  Administrasi  Laporan  Kutipan Akta Kelahiran pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bengkulu dapat berfungsi  lebih  efisien  dalam  pengolahan data  sehingga  dapat  diandalkan  kecepatan dan ketelitiannya.

## DAFTAR PUSTAKA
Adi  Nugroho,  2001. Perancangan  dan Implementasi  Sistem  Basis  Data : Andi. Joyakarta.
Daryanto,  Drs.  2003. Belaajar  Komputer Visual  Basic  6.0 :  Yramar  Widya  : Malang.
Ipnu Kencana Syafiie, 2003. Sistem
Administrasi Negara : Bumi Aksara.
Bandung
Kenneth E. Kendal dan Julie E. Kendal. 2010. Analisa  dan  Perancangan  Sistem . Indeks. Jakarta.
Suplemen  Jurnal  Administrasi  Kependudukan Edisi Kesatu : 2007.
http://nindiyahpuspitasari.blogspot.com/2011/ Pengertian-laporan.html,    connection 25 Maret 2012 .
http://www.scribd.com/doc/68001232/12/Peng ertian-akta-kelahiran ,  connecting  26 Maret 2012