## TIERS Information Technology Journal
Vol.1, No.2, Desember 2020, pp. 17~25
ISSN: 2723-4541 / E-ISSN: 2723-4533
DOI:
 17

## Sistem Informasi Pengolahan Surat Perintah Perjalanan Dinas Berbasis Web Studi Kasus di Desa Nyambu
I Komang Agus Ady Aryanto 1 , Ricky Aurelius Nurtanto Diaz 2 , I Nyoman Kusuma Wardana 3 , 1 Program Studi Teknologi Informasi, Insitut Teknologi dan Bisnis STIKOM Bali, Bali
2 Program Studi Sistem Informasi, Insitut Teknologi dan Bisnis STIKOM Bali, Bali
3 Jurusan Teknik Elekro, Politeknik Negeri Bali, Bali

## ABSTRACT
The  village  as  part  of  the  government  has  the  authority  to  run  the  government  affairs  delegated  by  the central  government  to  the  Village  Head  with the  assistance  of  the  village  secretary  and  village  apparatus. One of them is Nyambu  village in Kediri District, Tabanan Regency,  Bali. Nyambu Village consists of  6 (six)  banjars.  In  carrying  out  its  responsibilities,  there  are  several  major  problems  faced  by  the  village government, one of which is the data management process of the Official Travel Order (SPPD).  Based on these problems, researchers developed a web-based official travel system with the aim of making it easier to create and process official travel records at the Office of the Nyambu village. The research design was made with  Data  Flow  Diagrams  (DFD)  and  Entity  Relationship  Diagrams  (ERD).  Furthermore,  a  web-based system  that  supports  multiuser  and  programming  languages  is  used  by  the  PHP,  CSS,  Javascript  and pdf2html  programming  languages  which  are  libraries  for  converting  HTML  tags  into  files  with  pdf extension  format.  The  results  of  the  system  testing  that  has  been  done  in  black  box  get  a  successful conclusion,  where  the  system  can  look  as  expected.  Then  the  next  research  is  expected  to  lead  to  the development of a broader e-government system.
Keywords : government, information systems, web, official letters

## ABSTRAK
Desa  sebagai  bagian  pemerintahan  memiliki  wewenang  untuk  menjalakan  urusan  pemerintahan  yang didelegasikan oleh pemerintah pusat kepada Kepala Desa dengan dibantu oleh sektetaris desa dan perangkat desa. Salah satunya adalah desa Nyambu yang berada di Kecamatan Kediri, Kabupaten Tabanan, Bali. Desa Nyambu terdiri dari 6 (enam) banjar. Dalam menjalankan kewajibanya ada beberapa permasalahan utama yang dihadapi oleh pemerintahan desa salah satunya saat proses manajemen data Surat Perintah Perjalanan Dinas  (SPPD).  Berdasarkan  permasalahan  tersebut,  peneliti  mengembangan  sistem  perjalanan  dinas berbasis  web  dengan  tujuan  agar  mempermudah  pembuatan  dan  pengolahan  arsip  perjalan  dinas  pada Kantor Kepada desa Nyambu. Perancangan penelitian dibuat dengan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD). Selanjutnya sistem yang dibangun berbasis Web yang mendukung multiuser dan bahasa pemrograman yang digunakan bahasa pemrograman PHP, CSS, Javascript dan pustaka pdf2html yang merupakan pustaka untuk mengubah tag HTML menjadi file dengan  format e xtension pdf. Hasil dari pengujian sistem yang telah dilakukan secara black box mendapatkan kesimpulan berhasil, dimana terlihat sistem  dapat  berjalan  sesuai  dengan  yang  diharapkan.  Kemudian  penelitian  berikutnya  diharapkan  akan mengarah ke pengembangan sistem E-Government yang lebih luas.
Kata kunci : pemerintah, sistem informasi, web, surat dinas

## Info Artikel
Diterima Redaksi :  03-12-2020 This is an open access article under the CC BY-SA license. Selesai Revisi :  04-12-2020
Diterbitkan Online
:  31-12-2020
18
Penulis Korespondensi:
I Komang Agus Ady Aryanto Program Studi Teknologi Informasi, Institut Teknologi dan Bisnis STIKOM Bali, Jl. Raya Puputan No.86, Dangin Puri Klod, Kec. Denpasar Tim., Kota Denpasar, Bali 80234 Email: agus_ady@stikom-bali.ac.id

## 1. PENDAHULUAN
Dalam undang-undang nomor 6 tahun 2014 dikatakan bahwa desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang  memiliki  batas  wilayah  yang  berwenang  untuk  mengatur  dan  mengurus  urusan  pemerintahan, kepentingan  masyarakat  setempat  berdasarkan  prakarsa  masyarakat,  hak  asal  usul  dan/atau  hak  tradisional yang  diakui  dan  dihormati  dalam  sistem  pemerintahan  Negara  Kesatuan  Republik  Indonesia  [1].  Dengan demikian,  desa  sebagai  bagian  pemerintahan  memiliki  wewenang  untuk  menjalakan  urusan  pemerintahan yang  didelegasikan  oleh  pemerintah  pusat  kepada  Kepala  Desa  dengan  dibantu  oleh  sektetaris  desa  dan perangkat desa. Berdasarkan data Badan Pusat Statistik (BPS) terdapat 83.931 wilayah administrasi setingkat desa  di  Indonesia  pada  2018.  Salah  satunya  adalah  desa  Nyambu  yang  berada  di  Kecamatan  Kediri, Kabupaten Tabanan, Bali. Desa Nyambu terdiri dari 6 (enam) banjar atau dusun yaitu Banjar Carik Padang, Banjar Tohjiwa, Banjar Mundeh, Banjar Nyambu, Banjar Kebayan dan Banjar Dukuh.  Dalam menjalankan kewajibanya  ada  beberapa  permasalahan  utama  yang  dihadapi  oleh  pemerintahan  desa  salah  satunya  saat proses manajemen data Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).
Saat  ini  proses  pembuatan  dan  rekapitulasi  perjalanan  dinas  masih  dilakukan  secara  manual  dimana setiap dokumen surat diketik dalam aplikasi office sehingga tidak bisa dikerjakan dengan cepat dan kadang kesulitan  mendata  riwayat  perjalanan  dinas  pegawai.  Selain  itu,  proses  pengolahan  keuangan  untuk perjalanan  dinas  kadang  tidak  dapat  dipertanggungjawabkan  dikarenakan  data  pelaporan  arsip  SPPD  tidak terdata  dan  tersimpan  dengan  baik.  Berdasarkan  permasalahan  tersebut,  dibuatlah  sistem  perjalanan  dinas berbasis web dengan tujuan agar mempermudah pembuatan dan pengolahan arsip perjalan dinas pada Kantor Kepada  desa  Nyambu.  Pemilihan  sistem  berbasis  web  dikarenakan  untuk  mempermudah  dalam  penyajian data serta dapat diakses dimana saja dan kapan saja [2]. Selain itu, bentuk antarmuka yang responsive akan mempermudah  pengguna mengakses  dengan  berbagai  perangkat  yang  memiliki  ukuran layar  yang  berbeda [3].
Perancangan  penelitian  sistem  informasi  desa  pada  tahap  pengembangan  sistem  SPPD  dilakukan dengan  mengintegrasikan  data-data  pegawai  atau  perangkat  desa  kedalam  satu  database  yang  terpadu sehingga  membantu  dalam  pengelolahan  data.  Selanjutnya  sistem  yang  dibangun  berbasis  Web  yang mendukung multiuser dan bahasa pemrograman yang digunakan PHP dan mengunakan framework Bootsrap untuk menghasilakn antarmuka yang responsive [4] . Selain itu, sistem dilengkapi dengan pustaka pdf2html yang  merupakan  pustaka  untuk  mengubah tag  HTML  menjadi  file  dengan    format  e xtension pdf,  sehingga memudahkan proses pencetakan dan juga mempercepat penyampaian informasi serta mengurangi kesalahan- kesalahan dalam pengolahan data [5].
Oleh  karena  itu,  peneliti  berharap  dengan  adanya  penelitian  ini  akan  dapat  membantu  mengatasi permasalahan dalam pengolahan data perjalanan dinas pegawai desa setempat. Serta dengan mengoptimalkan penggunaan  teknologi  informasi  yang  telah  dibangun  untuk  mengolah  data  pedesaan  dan  akan  menjadi bagian dari sistem E-Government .

## 2. METODE PENELITIAN
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Pada  Gambar  1  menunjukan  tahapan  penelitian  yang  dilakukan,  tahapan  pertama  dimulai  dari melakukan studi pustaka yang selanjutnya dilakukan proses analisis dan perancangan  sistem dengan diikuti dengan  pembuatan  coding  progam.  Apabila  program  telah  selesai,  tahap  berikutnya  adalah  melakukan impementasi dan pengujian sistem untuk mendapatkan kekurangan sistem yang perlu diperbaiki. Tahap akhir yang dapat dilakukan adalah melakukan dokumentasi sistem.
a. Studi Pustaka
Studi  pustaka  dilakukan  untuk  mengumpulkan  data-data  dari  berbagai  referensi  seperti  buku,  literatur- literatur,  bahkan  penelitian  sebelumnya  yang  menyangkut  sistem E-Government .  Penelitian  sebelumnya sangatlah  diperlukan  dalam  memahami  apa  yang  telah  dilakukan  oleh  para  peneliti  sebelumnya  dan  juga dapat  membantu  memperjelas  masalah  penelitian  berikutnya  [6].  Proses  pencarian  referensi  studi  pustaka, peneliti  memanfaatkan  media  mesin  pencari  diinternet  dan  pusat-purat  penyimpanan  dokumen  atau  arsip- arsip seperti perpustakaan. Peneliti menggunakan referensi yang sesuai dengan tema penelitian, lengkap dan mutakhir.
b. Analisis dan Perancangan Sistem
Pada tahap  perancangan  sistem digunakan model Data  Flow  Diagram (DFD)  dan Entity Relationship Diagram (ERD).  Data  Flow  Diagaram  adalah  sebuah  metode  untuk  mendefenisikan  masukan  atauapun keluaran  data.  DFD  sering  digunakan  untuk  menggambarkan  suatu  sistem  secara  logika  tanpa mempertimbangkan  tempat  data  tersebut  akan  disimpan  [7].  Kemudian  ERD  merupakan  cara  untuk mendeskripsikan data berdasarkan entitas serta hubungan antara entitas dengan menggunakan notasi. Struktur secara umum dari ERD terdiri dari entitas, atribut, dan hubungan. Dalam ERD terdapat beberapa simbol yang digunakan untuk membuatn sebuah relasi untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data [8].
Gambar 2. Data Flow Diagram Konteks
Aliran data dari sistem yang dirancang memiliki dua entitas pengguna yaitu pegawai dan admin. Bagian admin dapat melakukan proses login, proses pengolahan data pegawai, proses pengolahan nomor surat dan proses pengolahan data sppd. Dalam setiap pengolahan data admin dapat melakukan manipulasi data seperti
20 aksi tambah, edit dan hapus. Sedangkan pegawai  dapat melakukan proses pembuatan sppd dan pengolahan nomor surat.
Gambar 3. Data Flow Diagram Level 0
Kemudian  pada  DFD  level  0  seperti  pada  Gambar  3,  setiap  proses  diperlihat  aliran  data  ke  dalam database. Proses login dialirkan ke tabel login, proses data pegawai dialirkan ke tabel pegawai, proses data nomor surat dialirkan ke nomor surat dan proses data sppd dialirkan ke tabel sppd.
Gambar 4. Entity Relationship Diagram Sistem SPPD
Pada  Gambar  4  menunjukan  hubungan  antara  tabel,  yang  digambarkan  dengan  Entity  Relationship Diagram  (ERD).  Dalam  sistem  ada  empat  tabel  inti  yang  dibangun  seperti  tabel  login,  tabel  nomor  surat, tabel  pegawai  dan  tabel  sppd.  Setiap  tabel  memiliki relasinya  seperti,  tabel nomor  surat memiliki relasi  ke tabel sppd dengan hubungan one to one yang artinya satu nomor surat hanya dimiliki oleh satu SPPD atau sebaliknya satu SPPD memiliki satu nomor surat . Berikut tabel  SPPD memilki relasi dengan tabel pegawai dengan hubungan many to many yang artinya satu pegawai bisa memilki banyak surat tugas atau satu surat tugas bisa dimilki oleh banyak pegawai. Kemudian terakhir tabel pegawai memiliki relasi dengan tabel login dengan hubungan one to one.
Kemudian berikut ini adalah penjabaran dari struktur tabel pada sistem.
Nama Tabel : tb_login Kunci Tabel : id_login Tipe File : File Master Kegunaan : Menyimpan data akun pengguna Tabel 1. Tabel Login No Nama Field Tipe Lebar Keterangan 1 id_login int primary key 2 username varchar 100 3 password varchar 100 4 level enum admin, pegawai Nama Tabel : tb_pegawai Kunci Tabel : nip Tipe File : File Master Kegunaan : Menyimpan data pegawai Tabel 2. Tabel Pegawai No Nama Field Tipe Lebar Keterangan 1 nip varchar 15 primary key 2 nama varchar 100 3 tempatlahir varchar 100 4 tgllahir date 5 no_telp varchar 30 6 email varchar 50 7 jabatan varchar 100 8 alamat varchar 200 9 foto varchar 150 10 status enum aktif, tidak aktif Nama Tabel : tb_nomorsurat Kunci Tabel : id_nomorsurat Tipe File : File Master Kegunaan : Menyimpan data nomor surat Tabel 3. Tabel Nomor Surat No Nama Field Tipe Lebar Keterangan 1 id_nomorsurat int primary key 2 tanggal date 3 nomorsurat varchar 20 4 uraian text Nama Tabel : tb_sppd Kunci Tabel : id_sppd Tipe File : File Master Kegunaan : Menyimpan data surat perintah perjalanan dinas Tabel 4. Tabel SPPD No Nama Field Tipe Lebar Keterangan 1 id_sppd int primary key 2 id_nomorsurat int 3 nip varchar 15 4 tingkat_perjalanandinas varchar 100 5 maksud_perjalanan varchar 300
22
6 alat_angkutan enum motor, mobil 7 tempat_berangkat varchar 200 8 tempat_tujuan varchar 200 9 tanggal_berangkat date 10 tanggal_kembali
date

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Implementasi dari Sistem terdiri dari beberapa halaman utama seperti halaman tambah surat perajalan dinas, halaman cetak dan halaman arsi. Pada halaman tambah surat  seperti yang ditunjukan pada Gambar 5 digunakan  untuk  melakukan  manipulasi  edit  dan  tambah  data-data  surat.  Dalam  halaman  ini  terdapat beberapa inputan bertipe text yang digunakan untuk memasukan value dari field untuk membuat surat. Jika sudah  selesai  mengisi  semua  inputan  kemudian  pengguna  mengklilk  tombol  simpan  yang  berada  paling bawah dari halaman. Aksi dari tombol simpan ini akan mengarah ke layanan simpan seperti Tabel 5 berikut :
Tabel 5. Proses Penyimpanan Data Surat
1
2
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 14 Mulai Input datasurat If (empty(datasurat)) then Print ‘Data masih kosong’
Else Read datasurat Result = Store datasurat If (result = true) then Print ‘Data tersimpan’ Else Print ‘Data gagal tersimpan’ End if
End if
Selesai
Gambar 5. Halaman Tambah Surat Perjalanan Dinas
Pada  Gambar  6  merupakan  hasil  cetak  dari  surat  dengan  format  pdf.  Proses  ini  dibuat  dengan menggunakan  pustaka  dari html2pdf.  Dimana  cara  kerja  dari  pustaka  dengan mengubah  tag-tag html  yang berupa  text  diubah  menjadi  format  pdf.  Pembuatan  proses  ini  dibagi  menjadi  empat  fungsi  utama  untuk
mengatur  halaman  surat  seperti  rincian  biaya  perjalanan,  kwitansi,  surat  jalan  dan  data  pengikut.  Setiap fungsi memiliki parameter sesuai dengan kebutuhan pengembangan.
Gambar 6. Halaman Hasil Cetak Surat Perjalanan Dinas
Gambar 7. Halaman Arsip Surat Perjalanan Dinas
Kemudian pada Gambar 7 merupakan data arsip surat yang telah dibuat sebelumnya. Dalam halaman ini terdapat beberapa fitur untuk mencetak arsip kedalam bentuk seperti copy, print, csv, excel dan pdf. Selain itu, disediakan juga  fitur edit, cetak dan hapus  yang ditampilkan dalam bentuk icon dimasing-masing data. Tampilan halaman dibuat dalam bentuk tabel untuk memudahkan melihat setiap baris data dengan disediakan pagination , searching dan sorting setiap baris data.
24
Berikut ini adalah hasil dari pengujian dengan metode back box pada Sistem Perintah Perjalanan Dinas.
a. Pengujian halaman tambah surat perintah perjalanan dinas
No Data Input Hasil yang diharapkan Hasil pengamatan Kesimpulan 1 Pegawai  menyimpan data  surat  perjalan dinas  dengan  klik tombol Simpan Muncul notifikasi berhasil dan data tersimpan dalam database Sistem  memunculkan  informasi validasi  data  untuk  mengecek kesesuaian inputan seperti memastikan  nomor  surat  tidak pernah  ada  yang  memakai sebelumnya.  Setelah  validasi selesai  data    berhasil  tersimpan dalam database Berhasil 2 Pegawai mencetak data  surat  perjalanan dinas  dengan  klik tombol Cetak Muncul preview surat perjalanan dinas dalam bentuk pdf dan berkas dapat diprint dalam printer Sistem  melakukan  pencarian data pada database dan mengubah data tersebut kedalam  bentuk  pdf  kemudian berkas dicetak dalam printer. Berhasil b. Pengujian halaman arsip surat perjalanan dinas No Data Input Hasil yang diharapkan Hasil pengamatan Kesimpulan 1 Pegawai  mengubah data  surat  perjalanan dinas  dengan  klik tombol Edit Muncul halaman untuk mengedit data surat perjalanan dinas dan hasil editan tersimpan dalam database Sistem  memunculkan  halaman untuk  melakukan  edit  dan pegawai  dalam  mengubah  data surat  perjalanan  dinas  dan berhasil tersimpan dalam database. Berhasil 2 Pegawai  menghapus data surat tugas dengan  klik  tombol Hapus Muncul notifikasi hapus untuk meminta konfirmasi apakah data yakin untuk dihapus. Jika pilih Ya data terhapus dalam database, jika Tidak data tidak terhapus dalam database Muncul  notifikasi  konfirmasi dengan  pilih  Ya  atau  Tidak, Apabila  pilih  Ya  data  surat perjalanan dinas terhapus dalam database  sedangkan,  jika  pilih Tidak data tidak terhapus dalam database. Berhasil

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  dilakukan  didapakan  kesimpulan  yang  dapat  diambil  dari  pembuatan Sistem  Informasi  Pengolahan  Surat  Perintah  Perjalanan  Dinas  Berbasis  Web  dengan  Studi  Kasus  di  Desa Nyambu adalah sebagai berikut :
a. Dengan  adanya  system  ini  pegawai  desa  dapat  mengontrol  dan  mengawasi  data-data  yang berhubungan dengan surat perintah perjalanan dinas.
b. Sistem yang dibangun berbasis web sehingga dapat membantu dalam peyampaian informasi secara digital  serta  dapat  dilakukan  kapan  saja  dan  dimana  saja.  Aplikasi  web  ini  dapat  dibangun menggunakan Bahasa pemrograman HTML, PHP, CSS dan Javascript dengan perancangan system menggunakan Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram .
c. Dari  hasil  pengujian  menggunakan  black  box  testing  pada  fitur-fitur  yang  ada  pada  aplikasi mendapatkan hasil sesuai yang diharapkan.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Dalam  keberhasilan  penelitian  ini  tidak  lepas  dari  bantuan  berbagai.  Peneliti  mengucapkan  terima  kasih sebesar-besarnya  secara  khusus  kepada  Kepala  Desa  dan  perangkat  desa  yang  telah  mengijinkan  dan membantu memberikan berbagai kebutuhan data untuk melakukan penelitian di Desa Nyambu. Serta semua pihak  yang  telah  membantu  dan  mendukung  secara  moral  maupun  material    yang  sangat  berpengaruh menyelesaikan  penelitian  ini.  Semoga  Tuhan  Yang  Maha  Esa  senantiasa  membalas  semua  kebaikan  yang telah diberikan dan semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi semua para pembaca.

## DAFTAR RUJUKAN
[1] Peraturan  Indonesia,  Undang  -  Undangan  Republik  Indonesia  Nomor  6  Tahun  2014  Tentang  Desa, Jakarta: Sekretariat Negara, 2014.
[2]  M.  A.  Tate,  Web  Wisdom:  How  to  Evaluate  and  Create  Information  Quality  on  the  Web,  CRC  Press, 2018.
[3]  M.  Hajian,  Progressive  Web  Apps  with  Angular:  Create  Responsive,  Fast  and  Reliable  PWAs  Using Angular, APress, 2019.
[4]  Z. A. Rozi dan SmitDev, Bootstrap Design Framework, Jakarta: Elex Media Komputindo, 2015.
[5]  A. Solichin, Pemrograman Web dengan PHP dan MySQL, Jakarta Selatan: Budi Luhur, 2016.
[6]  K.  H.  Timotius,  Pengantar  Metodologi  Penelitian:  Pendekatan  Manajemen  Pengetahuan  untuk Perkembangan Pengetahuan, Yogyakarta: Andi, 2017.
[7]  M. F. ARIF, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Pasuruan: Qiara Media, 2019.
[8]  P. D. S. Mulyani, Metode Analisis dan Perancangan Sistem, Bandung: Abdi Sistematika, 2016.