## Ugensi Database ASN:
Potret Tata Kelola Pangkalan Data

## Kepegawaian Pemerintah Kota Yogyakarta Dan Kota Banjarbaru
Robby Firman Syah 1) *, Nisa Agistiani Rachman 2)
1 Lembaga Administrasi Negara, Jakarta,
Indonesia.
2 Lembaga Administrasi Negara, Jakarta, Indonesia.
* Korespondensi Penulis. E-mail: syah.robbyfirman@gmail.com

## Abstrak
Salah  satu  tantangan  dan  aspek  penting dalam mendukung pelaksanaan manajemen ASN  adalah  tersedianya  pangkalan  data kepegawaian  yang  komprehensif  dan terintegrasi. Namun masih terdapat kendala dalam pembangunan dan arah pengembangan yang belum terkelola secara optimal.  Tulisan  ini  membahas  tata  kelola pangkalan  data  kepegawaian  di  2  (dua) pemerintah  daerah  yaitu  Pemerintah  Kota Yogyakarta
dan Pemerintah
Kota Banjarbaru.  Tujuannya  ialah  sebagai  studi awal  melihat  tata  kelola  pangkalan  data kepegawaian  pemerintah  daerah  dalam kepentingannya  mendukung  pembangunan database  ASN  secara  nasional.  Penelitian dilaksanakan  di  Badan  Kepegawaian Pendidikan  dan  Pelatihan  Kota  Yogyakarta dan Kota Banjarbaru. Dengan menggunakan studi  dokumen  dan  wawancara  terhadap subjek  penelitian  yang  membidangi  urusan kepegawaian  di  pemerintah  daerah,  hasil penelitian menunjukkan: pertama, pemerintah  daerah  telah  melakukan  start dan  inisiasi  pada  digitalisasi  data  dan layanan  kepegawaian,  walaupun  pada praktiknya  memiliki  desain  dan  komposisi fitur  yang  berbeda;  kedua,  pangkalan  data kepegawaian yang dikembangkan
pemerintah  daerah  mencapai  derajat kualitas pengembangan yang berbeda.
Kata  kunci :  Pangkalan  data  kepegawaian, sistem  informasi  kepegawaian,  manajemen ASN.
ASN Database Urgency: Portrait of Governance on Personel Database in Yogyakarta City Government and Banjarbaru City Government

## Abstract
One of the challenges and important aspects in  supporting  the  implementation  of  ASN management  is  the  availability  of  a comprehensive  and  integrated  personnel database.  However,  there  are  still  obstacles in  development  and  development  directions that have not been managed optimally. This paper  discusses  the  management  of personnel  databases  in  2  (two)  local governments,  namely  the  Yogyakarta  City Government  and  the  Banjarbaru  City Government.  The  aim  is  to  act  as  a preliminary study to look at the governance of  local  government  personnel  databases  in the  interests  of  supporting  the  development of  a  national  ASN  database.  The  research was  carried  out  at  the  Yogyakarta  City Education and Training Personnel Board and the  City  of  Banjarbaru.  By  using  document studies and interviews with research subjects in  charge  of  civil  service  affairs  in  local governments,  the  results  show:  first,  local governments have initiated and initiated the digitization  of  data  and  personnel  services, although  in  practice  they  have  different design and feature compositions; second, the staffing  databases  developed  by  local governments  achieve  different  degrees  of development quality
Keywords: Personnel  database,  personnel information system, ASN management.

## A. PENDAHULUAN
Investasi pada pembangunan Sumber  Daya  Manusia  Aparatur  Sipil Negara  (SDM  ASN)  merupakan  upaya kunci  dalam  menggerakkan  pelayanan publik,  pelaksanaan  kebijakan,  serta perekat dan pemersatu bangsa. Perkembangan teknologi informasi yang memasuki revolusi industri 4.0 menjadikan  hal  itu  sebagai  peluang sekaligus tantangan yang perlu dikelola dengan  baik  oleh  ASN.  Di  sisi  lain,  ASN diharapkan  menjadi  motor  penggerak pelayanan  publik  yang  profesional, berintegritas,  kreatif,  inovatif  dan netral.
Upaya  mewujudkan  ASN  dengan kriteria  tersebut  membutuhkan  sebuah sistem  manajemen  ASN  yang  tepat. Namun demikian, hingga saat ini kondisi manajemen  ASN  masih  dihadapkan pada  berbagai  persoalan  diantaranya: (1) penerapan manajemen ASN berbasis sistem  merit  yang  belum  optimal,  (2) masih  rendahnya  kompetensi  dan tingkat  pendidikan,  kualitas,  kinerja, dan integritas ASN, (3) belum terbangunnya  budaya  kerja  (produktif) aparatur,  dan  (4)  belum  sinkronnya antara  kompetensi  dan  penempatan dengan kebutuhan pembangunan, maupun  distribusi  ASN  yang  tidak merata (Bappenas, 2018).
Selain  itu,  terdapat  sejumlah dinamika  lingkungan  strategis  yang dapat  mempengaruhi  pembangunan ASN  yaitu  (1)  orientasi  terhadap  10 kecenderungan  besar  dunia  ( global megratrend )  yang  meliputi:  demografi dunia,  urbanisasi  global,  perdagangan internasional, keuangan global, pendapatan
kelas
menengah, persaingan sumber daya alam,
perubahan  iklim,  kemajuan  teknologi, perubahan  geopolitik,  dan  perubahan geoekonomi;  (2)  visi  Indonesia  2045 (pembangunan  SDM  dan  penguasaan IPTEK serta pemerataan pembangunan); (3) tren perubahan cara kerja  birokrasi  di  masa  depan  ( just  in time civil service ,  PNS  yang dinamis  dan fleksibel, talent pool , open source talent ); dan  (4)  revolusi  digital  (KemenpanRB, 2018).  Oleh  karenanya,  pembangunan ASN  menjadi  faktor  penting  dan  perlu secara berkesinambungan dilaksanakan agar  mampu  mengatasi  dinamika perubahan lingkungan strategis.
Dalam konteks birokrasi,
Dwiyanto  mengemukakan  Pemerintah bercita-cita  mensinergikan  tata  kelola pemerintahan  menjadi  satu  kesatuan dengan mengurangi fragmentasi birokrasi  serta  kesenjangan  antara pusat dan daerah maupun antar-daerah (Dwiyanto, 2015a). Fragmentasi birokrasi  sendiri  didefinisikan  sebagai pengkotak-kotakan  birokrasi  ke  dalam sejumlah  satuan  yang  masing-masing memiliki  peran  tertentu.  Hal  ini  juga diamati dalam publikasi Prasojo, bahwa birokrasi  Indonesia  mengalami  gejala overstaff dan understaff, dengan jumlah pegawai  sangat  banyak,  tetapi  tidak memiliki keahlian dan kompetensi yang dibutuhkan  (Prasojo,  2014).  Meskipun diantaranya  masih  banyak  pegawai yang  memiliki  kompetensi,  tetapi jumlahnya tidak mampu secara signifikan  menggerakkan  perubahan. Fragmentasi menjadi hambatan pembangunan. Urusan pemerintah terfragmentasi  ke  dalam  beberapa Kementerian  dan  Lembaga  yang  satu dengan  lainnya  tidak  terintegrasi, utamanya terkait indikator kinerja serta
sasaran  strategis  pembangunan  yang hendak dicapai.
Lebih jauh Prasojo juga menyampaikan bahwa fragmentasi juga terjadi
secara vertikal antara Pemerintah  Pusat,  Provinsi,  maupun Kabupaten/Kota.  Meskipun  banyak dampak  positif  yang  ditimbulkan, desentralisasi telah berkontribusi dalam melahirkan egoisme pemerintahan yang menyebabkan  integrasi  antar  instansi pemerintah  pusat  dengan  pemerintah daerah  menjadi  sangat  sulit  terwujud. Dilihat  dari  faktor  organisasi  dan manajemen, tantangan birokrasi Indonesia  mencakup  aspek  struktur, proses,  kepegawaian,  dan  hubungan antara  pemerintah  dan  masyarakat. Organisasi  pemerintah  seringkali  tidak memiliki  keseimbangan  antara  tugas, wewenang,  dan  tanggungjawab.  Dalam hal  struktur,  misalnya,  organisasi pelayanan publik masih bersifat hierarkis sentralistis (Zuhro, 2014).
Kesulitan  melakukan  koordinasi pemerintahan dan pembangunan antara pusat  dan  daerah  akan  semakin  sulit dengan  pemerintahan  yang  terbagi. Dalam hal ini, fragmentasi birokrasi juga akan  mempersulit  pemerintahan  dalam menciptakan pelayanan terpadu, dimana  satuan  unit  birokrasi  bekerja sendiri-sendiri  tanpa  koordinasi  satu dengan  lainnya  (Dwiyanto,  2015b). Dalam  tulisan  Nurprojo,  sejak  otonomi daerah  digulirkan,  peranan  dan  fungsi birokrasi semakin dipertanyakan, mengingat  banyaknya  kecaman  dan keluhan masyarakat terhadap rendahnya  kualitas  pelayanan  publik di berbagai sektor. Namun, desain desentralisasi  telah  memberi  ruang gerak  yang  spesifik  kepada  birokrasi
pemerintah daerah untuk berkreasi dan berinovasi dalam akselerasi pembangunan  di  daerah  (Nurprojo, 2014).  Fragmentasi  birokrasi  pula  yang pada  akhirnya  menyebabkan  buruknya iklim  investasi  dikarenakan  lambatnya pelayanan perizinan.
Merujuk sebagian hasil rekomendasi  kebijakan  dalam  Kajian Mutasi  Jabatan  Pimpinan  Tinggi  (JPT) Nasional  Berbasis  Manajemen  Talenta, mutasi
JPT nasional perlu mempersiapkan dan memenuhi sejumlah  prakondisi  dan  prasyarat meliputi  (1)  tersedianya  mekanisme pola karir secara nasional; (2) perlu ada kebijakan single  salary ;  (3)  database kepegawaian  yang  komprehensif  dan terintegrasi secara nasional; (4) pelaksanaan  asesmen  yang  terstandar nasional  (PKMASN,  2019).  Sejalan dengan  itu,  dalam  FGD  penajaman pembahasan  kerangka  pengembangan Manajemen  Talenta  Nasional  ASN bersama  Direktorat  Aparatur  Negara, Kementerian
PPN/Bappenas (September, 2020), menetapkan beberapa kegiatan meliputi (1) Pengolahan Database ASN; (2)
Pemetaan Kompetensi; dan (3) Training Need  Analysis (Studi  dan  Pelatihan) sebagai  kegiatan Quick  Wins di  tahun 2020-2022.
Merefleksi  kondisi  fragmentasi birokrasi  dan  tantangan  integrasi pemerintah pusat dan daerah, kompleksitas  pembangunan  ASN  tidak hanya dapat diselesaikan dari peningkatan  kapasitas  SDM  aparatur, namun  juga  perlu  dibarengi  dengan meningkatkan  infrastruktur  pendukung dan tata kelolanya. Mencermati pangkalan  data  sebagai  infrastruktur
pendukung, beberapa artikel sebelumnya
(Abdullah, 2014),
(Abdurahman,  2018),  (Faizal  &  Putri, 2017)  menunjukkan  kecenderungan analisa  yang  hanya  berfokus  pada perancangan  sistem  informasi  (sistem pemrograman  software  komputer). Disamping itu, tulisan mengenai manajemen  kepegawaian  belum  secara spesifik mengulas tata kelola pangkalan data  kepegawaian,  lihat:  (Oktarina  & Mustam, 2018), (Megalia, 2011).
Artikel  ini  merupakan  studi  awal yang berfokus dalam melihat tata kelola pangkalan data kepegawaian pemerintah daerah
dalam kepentingannya
mendukung pembangunan  database  ASN  secara nasional.  Dalam  Kamus  Besar  Bahasa Indonesia,  pangkalan  data  (database) diartikan  sebagai  koleksi  data  yang disusun  secara  sistematis  untuk  dapat dicari  dan  ditemukan  kembali  secara cepat  (seperti  pada  komputer),  tempat mencari  atau  mendapatkan  data; dan/atau kumpulan berkas data terintegrasi  yang  disimpan  dalam bentuk  terstruktur  dalam  memori  yang besar, dapat diakses oleh satu atau lebih pengguna  dari  terminal  yang  berbeda. Pembangunan fasilitas pendukung seperti  pangkalan  data  kepegawaian (sistem informasi ASN) dapat mencapai arah  yang  berbeda  sebagai  akibat fragmentasi  dan  masalah  integrasi, kondisi kewilayahan, karakteristik pegawai  ASN,  kapasitas  SDM  aparatur, hingga kapasitas fiskal instansi.
Sebagian  data  penelitian  dalam tulisan  ini  diperoleh  melalui  studi dokumen dan hasil wawancara penelitian kajian Mutasi Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT) Nasional
Berbasis  Manajemen  Talenta  (PKMASN, 2019).  Secara  khusus,  tulisan  ini  ingin menjawab bagaimana kondisi,
tantangan  dan  kendala  tata  kelola pangkalan data kepegawaian Pemerintah  Daerah;  dan  memetik pembelajaran dari upaya yang dilakukan  Pemerintah  Daerah  dalam membangun pangkalan data kepegawaian yang mendukung
pelaksanaan  sistem  merit  dan  agenda manajemen talenta ASN.

## B. TEORI (Literature Review)

## 1. Sistem Merit
Sistem  merit  secara  sederhana diartikan sebagai sebuah metode dalam manajemen  SDM  yang  menyediakan penempatan  karyawan  disesuaikan dengan  prestasi  dan  kompetensinya.
California School Personnel
Commisioners  Association  (CSPCA) mendefinisikan  sistem  merit  sebagai method of personnel management which is designed to promote the efficiency and economy  of  the  workforce  and  the  good of  the  publik  by  providing  for  the selection  and  retention  of  employees, promotional  opportunities,  in-service training,  and  other  related  matters  on the  basis  of  merit,  fitness,  and  the principle  of  “like  pay  for  like  work” .
Maksud  utamanya  adalah  ketersediaan karyawan  yang  didasarkan  pada prestasi,  kompetensi,  dan  kemampuan fisik.
Dalam  Encyclopedia  of  Public Administration  and  Public  Policy, pelaksanaan  sistem  merit  didasarkan pada  tiga  ide  besar  yang  saling berkaitan  satu  sama  lain.  Ide  pertama tentang  keterbukaan  dalam  rekrutmen karyawan yang menghasilkan
persaingan.  Artinya,  bahwa  sistem rekrutmen  yang  terbuka  bagi  siapapun diharapkan  akan  mampu  menghasilkan karyawan yang berkualifikasi. Ide kedua yaitu jaminan terhadap keamanan masa jabatan  dari  karyawan.  Artinya,  yaitu mereka  yang  berkualifikasi  dapat terhindar dari pertimbangan- pertimbangan  politis.  Bahwa  mereka dipilih atau diangkat adalah berdasarkan kemampuan serta kualifikasi  untuk  menduduki  suatu jabatan  tertentu.  Ide  ketiga  yaitu perilaku  untuk  netral  secara  politik. Karyawan  harus  menjalankan  tugas mereka  berdasarkan  sikap  politik  yang netral,  bukan  berdasarkan  pada  afiliasi politik  dari  pimpinan  mereka  (Rabin, 2003). Dalam  pelaksanaannya  di  era digital  saat  ini,  dukungan  sistem informasi  menjadi  kebutuhan  sekaligus transformasi  mewujudkan  pelaksanaan sistem  merit  yang  semakin  akuntabel dan terukur.
2. Sistem Informasi Sistem menurut Jogiyanto
merupakan  suatu  kesatuan  yang  terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub- sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana dapat diartikan sebagai suatu kumpulan  atau  himpunan  dari  unsur, komponen  atau  variabel-variabel  yang terorganisir,  saling  berinteraksi,  saling ketergantungan  satu  sama  lainnya  dan terpadu.  Informasi  dapat  didefinisikan sebagai  hasil  dari  pengolahan  data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan  lebih  berarti  bagi  penerimanya yang  menggambarkan  suatu  kejadian- kejadian  ( event )  yang  nyata  ( fact )  yang digunakan untuk pengambilan keputusan.  Sumber  dari  informasi
adalah  data.  Data  merupakan  bentuk jamak  dari  bentuk  tunggal  atau  data- idem.
Sistem informasi dapat didefinisikan  sebagai  suatu  sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas,  teknologi,  media,  prosedur- prosedur  dan  pengendalian  yang ditujukan  untuk  mendapatkan  jalur komunikasi  penting,  memproses  tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada  manajemen  dan  yang  lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan  suatu  dasar  informasi untuk  pengambilan  keputusan  yang cerdik (Jogiyanto, 2008). Dalam melengkapi perpaduan sistem merit dan sistem  informasi,  dibutuhkan  unsur kebijakan  yang  menjadi  kerangka regulasi atas implementasi keduanya.

## 3. Kebijakan
UU ASN (Undang-Undang Nomor 5 Tahun  2014  Tentang  Aparatur  Sipil Negara, 2014) mengarahkan terwujudnya  ASN  yang  profesional, berintegritas,  kreatif,  inovatif,  dan netral.  ASN  merupakan  suatu  profesi, sehingga setiap ASN harus memiliki ciri profesional  dari  sejak  perencanaan kebutuhannya  sampai  pensiun  melalui penerapan  sistem  merit.    Sistem  Merit adalah  kebijakan  dan  manajemen  ASN yang  berdasarkan  pada  kualifikasi, kompetensi, dan kinerja secara adil dan wajar  dengan  tanpa  membedakan  latar belakang  politik,  ras,  warna  kulit, agama,  asal  usul,  jenis  kelamin,  status pernikahan, umur, atau kondisi kecacatan.
Penilaian  kualitas  sistem  merit instansi  pusat  dan  daerah  didasarkan
pada  delapan  kriteria  sebagai  berikut:
(1)  perencanaan  kebutuhan  pegawai,
(2) pengadaan pegawai, (3)
pengembangan  karier  dan  peningkatan kompetensi,  (4)  promosi,  mutasi,  dan demosi,  (5)  pengelolaan  kinerja,  (6) penggajian,  penghargaan,  dan  disiplin, (7)  perlindungan,  dan  (8)  fasilitas pendukung. Dengan demikian, meskipun  suatu  instansi  mencapai  nilai pengukuran  yang  terkategori  sangat baik,  baik,  atau  pun  kurang  baik,  pasti memiliki  variasi  di  antara  delapan kriteria yang digunakan.
PP  Manajemen  PNS  (Peraturan Pemerintah  Nomor  11  Tahun  2017 Tentang  Manajemen  PNS  j.o.  Peraturan Pemerintah  Nomor  17  Tahun  2020 Tentang  Perubahan  Atas  Peraturan Pemerintah  Nomor  11  Tahun  2017 Tentang  Manajemen  PNS,  2017),  Pasal 134,  mengamanahkan  kriteria  sistem merit  meliputi  (1)  seluruh  Jabatan sudah  memiliki  standar  kompetensi Jabatan,  (2)  perencanaan  kebutuhan pegawai sesuai dengan beban kerja, (3) pelaksanaan  seleksi  dan  promosi dilakukan  secara  terbuka,  (4)  memiliki manajemen  karir  yang  terdiri  dari perencanaan, pengembangan, pola karir,  dan  kelompok  rencana  suksesi yang diperoleh dari manajemen talenta, (5)  memberikan  penghargaan  dan mengenakan  sanksi  berdasarkan  pada penilaian  kinerja  yang  objektif  dan transparan,  (6)  menerapkan  kode  etik dan  kode  perilaku  Pegawai  ASN,  (7) merencanakan dan memberikan kesempatan pengembangan kompetensi sesuai  hasil  penilaian  kinerja,  (8)
memberikan perlindungan kepada Pegawai ASN dari tindakan penyalahgunaan  wewenang,  dan  (9)
memiliki  sistem  informasi  berbasis kompetensi yang terintegrasi dan dapat diakses oleh seluruh Pegawai ASN.
Kombinasi  antara  sistem  merit, sistem informasi, dan kerangka kebijakan di atas merupakan unsur yang saling  tergantung  dan  terhubung  dalam koridor mendukung manajemen kepegawaian  ASN  berbasis  teknologi informasi (pangkalan data kepegawaian) yang optimal dan terintegrasi.

## C. METODE
Metode  yang  digunakan  dalam penelitian  yaitu  metode  kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan prosedur  penelitian  yang  menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku atau  fenomena  yang  diamati  (Moleong, 2006).  Unit  analisis  dalam  penelitian yaitu  tata  kelola  pangkalan  data kepegawaian pemerintah daerah. Subjek  penelitian  merupakan  pegawai ASN  yang  menduduki  jabatan  eselon  II dan eselon III (koordinator). Keterlibatan dan pemilihan narasumber atau  informan  tersebut  oleh  karena kapasitas pengetahuan dan data informasi  tata  kelola  pangkalan  data kepegawaian.
Tempat  penelitian  yaitu  instansi pemerintah  daerah  yang  membidangi pengelolaan SDM aparatur, dalam hal ini adalah  Badan  Kepegawaian  Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Kota Yogyakarta  dan  Pemerintah  Kota Banjarbaru.  Penelitian  dilaksanakan pada  bulan  Mei  hingga  Oktober  2019. Metode  pengumpulan  data  dalam penelitian  ini  meliputi  studi  dokumen ( desk  study ),  wawancara  terstruktur,
dan focus  group  discussion (FGD). Analisis  data  dilakukan  dengan  reduksi data,  sajian  data,  serta  penarikan simpulan  dan  verifikasi  (Sugiyono, 2008).

## D. HASIL DAN PEMBAHASAN
Patut  dicatat  bahwa  pemerintah daerah  telah  melakukan start dan inisiasi  pada  digitalisasi  data  dan layanan  kepegawaian.  Hal  ini  tentu menjadi kabar yang baik bagi Pemerintah  Pusat  di  tengah  upaya mengintegrasikan  data  kepegawaian nasional  yang  komprehensif,  utamanya dalam  mendukung  pelaksanaan  sistem merit  dan  agenda  manajemen  talenta ASN nasional.
Lebih  lanjut,  kita  dapat  melihat pada  2  (dua)  pemerintah  daerah  yang menjadi  lokus  pada  studi  awal  ini,
bahwa  keduanya  mencapai  kualitas pengembangan yang berbeda. Selain itu, kapasitas fitur yang dikembangkan juga menunjukkan  perbedaan,  dengan  salah satunya  lebih  kaya  fitur  dibandingkan dengan  yang  lain.  Hal  ini  juga  dapat dipengaruhi  oleh  kapasitas  anggaran (fiskal) yang digelontorkan oleh masing- masing  pemerintah  daerah  dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaiannya. Walaupun dalam keterbatasan studi ini belum memasukkan  data  kapasitas  fiskal, dimana  hal  itu  menjadi  agenda penelitian mendalam selanjutnya. Apabila  ditarik dalam  konteks  nasional, tidak  menutup  kemungkinan  bahwa akan  terdapat  perbedaan  yang  lebih beragam  dalam  pengembangan  sistem informasi  kepegawaian  di  masing- masing pemerintah daerah.
Tabel 1. Sistem Informasi Kepegawaian Pemerintah Daerah Berdasarkan Lokasi
Penelitian No. Pemerintah Daerah Sistem Informasi Status Dukungan Integrasi Fitur 1. Pemerintah Kota Yogyakarta LIKE-BKPP; SIMPEG; e-Kinerja; Jogja Smart Service (JSS) Aktif Memerlukan pengembangan untuk integrasi nasional Layanan digital (online), Layanan terpadu, Pelayanan langsung secara online (Live Chat dan Tracking Layanan) 2. Pemerintah Kota Banjarbaru Web BKPP; SIMPEG; Banjarbaru- Bagawi Aktif Memerlukan pengembangan untuk integrasi nasional Layanan digital (online)
1. Tata  Kelola  Pangkalan  Data Kepegawaian  Pemerintah  Kota Yogyakarta
Manajemen kepegawaian, pendidikan,  dan  pelatihan  ASN  di  Kota Yogyakarta  dilaksanakan  oleh  Badan Kepegawaian  Pendidikan  dan  Pelatihan (BKPP)  Pemerintah  Kota  Yogyakarta (Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 91  Tahun  2018  Tentang  Susunan Organisasi,  Kedudukan,  Tugas,  Fungsi Dan  Tata  Kerja  Badan  Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan
Kota Yogyakarta,  2018).  Adapun  jumlah  ASN PNS Pemerintah Kota Yogyakarta per 31 Desember  2019  yaitu  sejumlah  5.223 orang  pegawai.  Jumlah  tersebut  terdiri atas  jabatan  fungsional  tertentu  di bidang  pendidikan,  kesehatan  dan teknis sebanyak 2.873 pegawai.
Sejumlah  2.350  pegawai  berada  di jabatan struktural dan fungsional umum (BKPP, Yogyakarta, 2019).
Dalam konteks pemenuhan jumlah pegawai,  Pemerintah  Kota  Yogyakarta memiliki  kekurangan  mencapai  50% dari  kebutuhan,  dengan  keterpenuhan sebesar  36,49%  dibandingkan  dengan kebutuhan  riil  sesuai  hasil  analisis jabatan.  Sehingga  dalam  prosesnya, terdapat  tenaga  bantu  yang  direkrut sebanyak  736  orang  pegawai  yang diperbantukan  untuk  mengisi  gap tersebut,  namun  tetap  hanya  tercapai sebesar  44%  pemenuhan  kebutuhan pegawai.
Proses  pelayanan  kepegawaian  di BKPP  Kota  Yogyakarta  dilaksanakan pada  keseluruhan  tahapan  proses kepegawaian, antara lain  (1) pengkatan CPNS  menjadi  PNS,  (2)  pengusulan kenaikan  pangkat,  (3)  usul  mutasi  atau pindah  antar  instansi,  (4)  pembuatan
kartu  pegawai,  (5)  pembuatan  kartu peserta  Taspen,  (6)  pembuatan  Karis atau  Karsu,  (7)  pengurusan  tanda  jasa atau  satyalancana,  (8)  rekomendasi tugas  belajar,  (9)  rekomendasi  izin belajar, (10) diklat kepemimpinan, (11) pengajuan perceraian, (12) pemrosesan PNS  memasuki  batas  usia  pensiun,  dan (13)  pemrosesan  PNS  memasuki  masa pensiun.
Lebih  lanjut,  upaya  mewujudkan pelayanan  yang  tepat,  cepat,  akuntabel, dan  paperless  dilakukan  BKPP  Kota Yogyakarta  dengan  mengembangkan sistem  informasi  layanan  administrasi kepegawaian yang terintegrasi. Layanan berbasis  web  tersebut  juga  disebut dengan Layanan
Informasi Kepegawaian  Elektronik  (LIKE)  BKPP Kota Yogyakarta (dapat diakses melalui alamat
https://bkpp.jogjakota.go.id).
Sistem informasi atau aplikasi kepegawaian  diintegrasikan  melalui Jogja  Smart  Service  (JSS)  (layanan terpadu  ini  dapat  diakses  melalui alamat https://jss.jogjakota.go.id/homepage?lo gin=true).  Sistem  Informasi  Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) Kota Yogyakarta dikembangkan dengan tujuan mempermudah pengusulan proses  administrasi  kepegawaian  mulai dari pembaharuan data pegawai, usulan kenaikan  pangkat,  hingga  usulan pensiun.
Secara menyeluruh, layanan tersebut melaksanakan kegiatan pelayanan  administrasi  kepegawaian dari  proses  rekrutmen  pegawai  (CPNS) sampai  dengan  pelayanan  pensiun  atau purna  tugas.  Selain  SIMPEG,  proses penilaian  kinerja  pegawai  dilakukan terintegrasi  melalui  aplikasi  e-Kinerja
yang  juga  merupakan  layanan  online dan paperless .
Gambar 1. Laman Layanan Informasi Kepegawaian Elektronik (LIKE) BKPP Kota Yogyakarta
Layanan  informasi  kepegawaian elektronik  tersebut  memuat  beberapa layanan  informasi  organisasi  dan layanan kepegawaian online di lingkungan
Pemerintah
Kota Yogyakarta. Pada menu informasi profil, ditampilkan  akses  informasi  mengenai visi  misi,  struktur  organisasi,  tugas pokok  dan  fungsi,  hingga  statistik pegawai  BKPP.  Menu  berita  dan pengumuman  layanan  BKPP  juga diperbarui  secara  berkala  berdasarkan kegiatan dan informasi yang dipublikasikan.  Menu  Informasi  publik menyediakan beberapa informasi seperti  prosedur  dan  tata  cara,  kinerja BPKP,  dan  integrasi  dengan  pejabat
pengelola  informasi  dan  dokumentasi (PPID).
Beberapa  layanan  yang  bersifat langsung  ( live )  berbasis  operator dilaksanakan  untuk  pelayanan  cuti, pensiun,  mutasi,  kenaikan  pangkat, tugas  belajar/ijin  belajar,  penerbitan KARPEG/KARIS/KARSU,  dan  layanan konseling  pegawai.  Setiap  layanan tersebut  dapat  dipantau  secara  online oleh  pengguna  layanan  melalui  fitur Tracking Layanan  untuk  mengetahui setiap  tahapan  proses  dari  pengajuan dokumen hingga selesainya pemrosesan dokumen yang diajukan. Dalam kesempatan  wawancara,  Kepala  BKPP Kota  Yogyakarta  menuturkan  dari  sisi penilaian  kinerja  pegawai,  kami  juga melaksanakannya secara sistem melalui e-Kinerja.  Sistem  penilaian  dilakukan  6 (enam)  bulan  sekali  dan  setiap  hari dengan  melaporkan  kinerja  dan  upload produk. Nanti pengaruhnya di persentase TPP, semua penilaian masuk di  sistem  tersebut.  (Wawancara  Kepala BKPP Kota Yogyakarta, Juni 2019).
Berkaitan  dengan  tantangan  dan kendala, BKPP Kota Yogyakarta memberikan  perhatian  terkait  kondisi layanan  Sistem  Informasi  Kepegawaian dan  pengembangan  kompetensi  yang masih  perlu  untuk  dikembangkan. Pertama,  sistem  informasi  layanan kepegawaian perlu dikembangkan integrasinya  dalam  seluruh  kegiatan kepegawaian,  baik  dalam  proses perencanaan  pegawai,  penempatan, pengembangan  karier,  peningkatan kompetensi, kesejahteraan, dan sebagainya. Kedua, perencanaan pengembangan  kompetensi  pegawai diharapkan  semakin  merata  bagi seluruh
ASN Pemerintah Kota
Yogyakarta  dalam  rangka  memenuhi ketentuan UU ASN.
2. Tata  Kelola  Pangkalan  Data
Kepegawaian  Pemerintah  Kota Banjarbaru
Fungsi pelaksanaan tugas dukungan teknis
kepegawaian, pendidikan,  dan  pelatihan  ASN  di  Kota Banjarbaru  dilaksanakan  oleh  Badan Kepegawaian, Pendidikan, dan Pelatihan (BKPP)  Pemerintah  Kota  Banjarbaru (Peraturan  Walikota  Kota  Banjarbaru Nomor  51  Tahun  2016  Tentang Kedudukan,  Susunan  Organisasi,  Tugas Pokok,  Fungsi  Dan  Tata  Kerja  Badan Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan Kota  Banjarbaru,  2016).  Berdasarkan dokumen  LKIP  BKPP  tahun  2019, jumlah  ASN  PNS  Kota  Banjarbaru sebanyak 3.779 orang pegawai. Komposisi dari jumlah tersebut meliputi jabatan  struktural  sebanyak  600 pegawai,  kemudian  jabatan  fungsional tertentu  sebanyak  2.233  pegawai,  dan sisanya sebanyak 946 pegawai menduduki  jabatan  fungsional  umum (BKPP, Banjarbaru, 2019).
Dalam  konteks  manajemen  ASN, BKPP Kota Banjarbaru pada tahun 2019 menetapkan  sasaran  strategis  yaitu meningkatkan  penataan  sumber  daya aparatur  dan  meningkatkan  kualitas pelayanan  administrasi  kepegawaian. Pada  aspek  peningkatan  kualitas pelayanan  administrasi  kepegawaian menunjukkan  indikator  kinerja  yang baik dengan indeks kepuasan pengguna layanan mencapai 81,18 atau kategori B (Baik). Sekretaris Daerah Kota
Banjarbaru, dalam kesempatan wawancara  mengatakan  BKPP  Kota
Banjarbaru  diarahkan  untuk  terus meningkatkan kinerja layanan.
Beberapa  layanan  kepegawaian  sudah mulai  dapat  dilakukan  dengan  sistem online.  Kita  memberikan  dukungan anggaran dalam mengembangkan sistem.  Sehingga  dapat  memangkas waktu  layanan  menjadi  lebih  cepat  dan efisien.  (Wawancara  Sekretaris  Daerah Kota Banjarbaru, September 2019).
Di  sisi  layanan,  BKPP  Kota Banjarbaru  memberikan  pelayanan kepegawaian  menyeluruh  sesuai  tugas pokok  dan  fungsinya.  Layanan  tesebut meliputi  (1)  cuti  pegawai,  (2)  diklat teknis,  (3)  mutasi  internal  dan eksternal,  (4)  perbaikan  dokumen  SK NIP,  (5)  izin  belajar,  (6)  pemrosesan CPNS,  (7)  diklat  fungsional,  (8) penerbitan KARPEG, KARIS dan KARSU, serta  TASPEN,  (9)  diklat  dasar  CPNS, (10) diklat kepemimpinan, (11)
kenaikan  gaji  berkala,  dan  (12) pemrosesan pegawai yang pensiun.
Adapun,  salah  satu  strategi  yang dicanangkan oleh BKPP Kota Banjarbaru dalam periode
pembangunan  tahun  2016-2021  adalah pengembangan  aplikasi  kepegawaian berbasis  teknologi  informasi.  Strategi itu dibarengi dengan kebijakan mengintegrasikan  sistem  informasi database kepegawaian secara elektronik terkait layanan kepegawaian terpadu.
BKPP Kota Banjarbaru
melaksanakan  layanan  kepegawaian secara  online  berbasis  website  (laman utama web BKPP Kota Banjarbaru dapat diakses pada alamat https://bkpp.banjarbarukota.go.id). Dimulai  tahun  2017,  Pemerintah  Kota Banjarbaru melaksanakan pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) berbasis
teknologi  (Layanan  ini  dapat  diakses
secara
online di alamat http://simpeg.bkpp.banjarbarukota.go.i
d/tvinformasi).  SIMPEG  BKPP  Kota
Banjarbaru
merupakan aplikasi berbasis  web  untuk  pengolahan  data pegawai.  Selain  layanan  tersebut, Pemerintah  Kota  Banjarbaru  juga mengembangkan penilaian kinerja pegawai  secara  online  melalui  aplikasi Banjarbaru-Bagawi.
Gambar 2. Laman Utama Layanan Kepegawaian BKPP Kota Banjarbaru
Laman  berbasis  web  di  atas menyajikan informasi baik yang bersifat internal  organisasi  BKPP  maupun layanan  kepegawaian  secara  online. Menu profil menampilkan informasi visi misi, susunan  organisasi  dan  tata  kerja. Kemudian  menu  berita  dan  informasi memberikan informasi berupa pengumuman dan informasi publik yang diperbarui  secara  berkala.  Menu peraturan menyediakan publikasi dokumen  rencana  kerja  dan  laporan
kinerja  BKPP  yang  dapat  diunduh  oleh pengguna.  Menu  layanan  merupakan menu  penting  yang  terhubung  dengan layanan SIMPEG online.
Pemerintah Kota Banjarbaru memberikan perhatian dalam mengatasi tantangan dan kendala manajemen ASN khususnya  dalam  mengembangkan sistem informasi kepegawaian. Pertama, distribusi dan penataan pegawai saat ini belum sepenuhnya berdasarkan formasi dan  kompetensi  yang  dibutuhkan. Kedua,  masih  adanya  ketidaksesuaian data dengan Sistem Aplikasi Kepegawaian yang sedang dikembangkan.

## E. SIMPULAN DAN SARAN

## 1. Kesimpulan
Pembelajaran  yang  dipetik  dari studi  ini  menunjukkan  bahwa  upaya pengembangan sistem informasi kepegawaian  di  Pemerintah  Kota Yogyakarta  dan  Pemerintah  Kota Banjarbaru memiliki desain dan komposisi fitur yang berbeda, walaupun keduanya  memiliki  kesamaan  maksud dan  tujuan.  Kesamaan  itu  adalah mewujudkan  layanan  pemerintahan berbasis  elektronik  ( e-Government ) yang mampu secara  efisien memangkas proses  dan  waktu  layanan  serta  lebih akuntabel.
Meskipun demikian, upaya pengembangan sistem informasi tersebut  bukanlah  tanpa  tantangan  dan kendala.  Pertama, dari sisi kondisi SDM aparatur  yang  ada,  pengembangan kompetensi pegawai yang belum merata menjadi  agenda  yang  perlu  segera diselesaikan. Hal lainnya adalah distribusi  dan  penataan  pegawai  belum sepenuhnya  berdasarkan  formasi  dan
kompetensi  yang  dibutuhkan.  Tentu kedua  hal  itu  akan  mempengaruhi tingkat  komposisi  data  pada  sistem informasi
kepegawaian yang dikembangkan. Kedua, dalam pengembangan
sistem informasi kepegawaian, integrasi layanan kepegawaian
belum sepenuhnya menyeluruh dilakukan. Integrasi layanan masih bersifat terbatas, walaupun  dalam  konteks  Pemerintah Kota Yogyakarta telah berupaya dengan baik mengintegrasikan layanan informasi  kepegawaiannya  ke  dalam sistem  layanan  terpadu  (JSS).  Namun, dalam  konteks  agenda  integrasi  data kepegawaian  nasional,  hal  ini  tetap menjadi catatan penting bahwa diperlukan  standar  dan  kesepahaman bersama  tentang  bagaimana  agenda integrasi tersebut dilakukan.
2. Saran
Merefleksi  apa  yang  telah  diulas sebelumnya,  studi  awal  ini  sedikit memberikan
gambaran bahwa pembangunan  ASN  tidak  hanya  dapat diselesaikan dari peningkatan kapasitas SDM aparatur seperti yang telah selama ini  dilakukan  melalui  program  dan kegiatan  di  level  pemerintah  pusat maupun  pemerintah  daerah.  Namun ternyata  hal  itu  juga  perlu  dibarengi dengan meningkatkan aspek infrastruktur  pendukung  dan  tata kelolanya.
Pembangunan  fasilitas  pendukung seperti  pangkalan  data  kepegawaian atau  juga  disebut  sistem  informasi kepegawaian (SIMPEG) pada dua lokasi penelitian dalam studi ini menunjukkan bahwa terdapat perbedaan baik dari sisi desain  dan  fitur  serta  derajat  kualitas pengembangannya.  Hal  tersebut  dapat
dipengaruhi  oleh  akibat  masalah integrasi,  karakteristik  pegawai  ASN, kapasitas SDM aparatur, hingga kapasitas fiskal instansi dalam menjangkau dan mengembangkan sistem informasi kepegawaiannya.
Sekali  lagi,  tulisan  ini  merupakan studi  awal  yang  dilakukan  untuk melihat  tata  kelola  Pangkalan  Data Kepegawaian Pemerintah Daerah, khususnya di Pemerintah Kota Yogyakarta  dan  Kota  Banjarbaru  dalam kepentingannya mendukung
pembangunan  database  ASN  secara nasional. Pembangunan tersebut menjadi  penting  berkaitan  dengan pelaksanaan  sistem  merit  dan  agenda manajemen  talenta  ASN  nasional. Sehingga  studi  ini  tetap  memerlukan studi  lanjutan  yang  lebih  komprehensif dalam mencapai ruang lingkup nasional dan agenda perumusan kebijakan.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdullah,  D.  (2014).  Perancangan Sistem  Informasi  Pengolahan  Data Pegawai  Berbasis  WEB  di  SEKDA Kabupaten  Aceh  Utara. Jurnal Penelitian Teknik Informatika . Abdurahman,
M. (2018). Sistem Informasi  Data  Pegawai  Berbasis Web  Pada  Kementerian  Kelautan dan Perikanan Kota Ternate. Jurnal Ilmiah ILKOMINFO - Ilmu Komputer
& Informatika . https://doi.org/10.47324/ilkominf o.v1i2.10
Bappenas.  (2018). Ringkasan  Hasil Kajian  Background  Study  RPJMN 2020-2024 Bidang Aparatur
Negara . BKPP,  Banjarbaru,  K.  (2019). Laporan Kinerja Instansi Pemerintah - Badan
Kepegawaian Pendidikan
dan Pelatihan  Kota  Banjarbaru  Tahun 2019 .
BKPP,  Yogyakarta,  K.  (2019). Laporan Kinerja Instansi Pemerintah - Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kota Yogyakarta . Dwiyanto,  A.  (2015a). Administrasi Publik  Desentralisasi  Kelembagaan dan  Aparatur  Sipil  Negara .  Gadjah Mada University Press.
Dwiyanto,  A.  (2015b). Manajemen Pelayanan  Publik :  Peduli,  Inklusif, dan  Kolaboratif .  Gadjah  Mada University Press.
Faizal,  M.,  &  Putri,  S.  L.  (2017).  Sistem Informasi Pengolahan
Data Pegawai Berbasis Web (Studi Kasus di  PT  Perkebunan  Nusantara  VIII Tambaksari). Jurnal Teknologi
Informasi Dan Komunikasi . Jogiyanto.  (2008). Analisis  dan  Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur  Teori  dan  Praktek Aplikasi Bisnis . Andi.
KemenpanRB.  (2018). Grand  Design Pembangunan ASN 2020-2024 . Megalia, R. (2011). Manajemen Peningkatan  Kompetensi  Aparatur: Studi tentang Implementasi Kebijakan  Reformasi  Sumber  Daya Manusia  pada  Badan  Pendidikan dan Pelatihan di Indonesia. SOSIOHUMANIKA: Jurnal Pendidikan Sains Sosial Dan Kemanusiaan . Moleong,  L.  J.  (2006). Metodologi
Penelitian Kualitatif (Revisi). Penerbit Rosdakarya.
Nurprojo, I. S. (2014). Merit System dan Politik  Birokrasi  di  Era  Otonomi Daerah. Jurnal  Kebijakan  Dan
Manajemen PNS , 8 (1), 45–52. Oktarina,  A.,  &  Mustam,  M.  (2018). Manajemen Sumber Daya  Aparatur Sipil  Negara  (ASN)  Dalam  Rangka Reformasi  Birokrasi  di  Badan
Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPPD) Kota Pekalongan. Journal of Public Policy and Management Review - Departemen  Administrasi  Publik
FISIP Universitas Diponegoro , 7 (2).
PKMASN,  L.  (2019). Kajian  Mutasi
Jabatan  Pimpinan  Tinggi  (JPT)
Nasional Berbasis Manajemen
Talenta .
Prasojo,  E.  (2014).  Tantangan  Birokrasi Pemerintahan  Jokowi-JK. Kompas Online . https://nasional.kompas.com/read /2014/11/25/12000021/Tantang an.Birokrasi.Pemeri?page=all Rabin,  J.  (2003). Encyclopedia  of  Public Administration  and  Public  Policy (J. Rabin (ed.)). Taylor & Francis.
Sugiyono.  (2008). Metode  Penelitian Kuantitatif  Kualitatif  dan  R  &  D . Alfabeta.
Zuhro,  S.  (2014).  Birokrasi,  Demokrasi dan Politik di Indonesia. Jurnal Ilmu Pemerintahan  -  Masyarakat  Ilmu Pemerintahan Indonesia (MIPI) , 45 .
Dokumen Undang-Undang  Nomor  5  Tahun  2014 Tentang Aparatur Sipil Negara, Pub. L. No. 5 (2014).
Peraturan  Walikota  Kota  Banjarbaru Nomor  51  Tahun  2016  tentang Kedudukan,  Susunan  Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan  Kepegawaian  Pendidikan dan  Pelatihan  Kota  Banjarbaru,
Pub. L. No. 51 (2016). Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017  tentang  Manajemen  PNS  j.o. Peraturan  Pemerintah  Nomor  17 Tahun  2020  tentang  Perubahan atas  Peraturan  Pemerintah  Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen PNS, Pub. L. No. 11 (2017). Peraturan  Walikota  Yogyakarta  Nomor 91  Tahun  2018  tentang  Susunan Organisasi,  Kedudukan,  Tugas, Fungsi  dan  Tata  Kerja  Badan
Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan  Kota  Yogyakarta,  Pub.  L. No. 91 (2018).
Wawancara Wawancara  dengan  Bapak  Kris  Sarjono Sutejo,  Kepala  Badan  Badan Kepegawaian  Pendidikan  dan Pelatihan (BKPP) Pemerintah Kota Yogyakarta, Juni 2019. Wawancara dengan
Bapak Said Abdullah, Sekretaris Daerah Pemerintah Kota Banjarbaru,
September 2019.