RANCANG BANGUN DAN IMPLEMENTASI  SISTEM PEMESANAN RUANG KELAS (SYSTEM BOOKING CLASS ONLINE)
Gerlan A. Manu 1 ,
1 Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan Citra Bina Nusantara
gerlanmanu@cbn.ac.id

## Abstrak
Tersedianya  sarana  dan  prasarana  dalam  menunjang  kegiatan  pendidikan  di  Perguruan  Tinggi  diatur dalam UU No 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional pada pasal 45 ayat 1. Salah satu dari sarana  dan  prasarana  di  Perguruan  Tinggi  adalah  ruangan  kelas.  Dengan  meningkatnya  jumlah mahasiswa  di  suatu  Perguruan  Tinggi  maka  perlu  ketersediaan  ruangan  kelas  yang  cukup  atau  perlu adanya  penambahan  jumlah  ruangan  kelas  di  Perguruan  Tinggi  tersebut.  Namun  terkadang  ruangan kelas yang tersedia di Perguruan Tinggi belum efektif digunakan. Oleh karena itu perlu adanya suatu manajemen  ruangan  kelas  yang  baik.  Dalam  penelitian  ini  dibuat  Rancang  Bangun  System  Booking Class  Online  yang  kemudian  diimplementasikan  di  Yayasan  Citra  Bina  Nusantara  pada  tahun  ajaran 2017/2018 semester genap. Yayasan Citra Bina Nusantara memiliki dua Sekolah Tinggi yaitu STIKES CHMK dan STKIP CBN, dan menghadapi permasalahan dalam manajemen ruangan kelas. Dari kedua Sekolah Tinggi tersebut meminta untuk adanya penambahan ruangan kelas baru, namun kenyataan di lapangan  penggunaan  kelas  masih  belum  efektif.  Terdapat  beberapa  kelas  yang  kosong  namun terjadwalkan.  Berdasarkan  implementasi  sistem  pada  semester  genap  tahun  ajaran  2017/2018 diperoleh manajemen ruangan kelas dapat dilaksanakan secara efektif dan diperoleh data penggunaan kelas  oleh  masing-masing  program  studi.  Dengan  data  tersebut  Yayasan  dapat  mengambil  kebijakan untuk  melakukan  penambahan  sejumlah  ruangan  kelas  yang    dibutuhkan  atau  tidak  melakukan penambahan ruangan kelas.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Perancangan System, Sistem Pemesanan Ruangan Kelas, Booking Class

## 1. PENDAHULUAN
Berdasarkan  UU  No  20  Tahun  2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 45 Ayat 1, maka Perguruan Tinggi sebagai salah satu satuan pendidikan formal wajib menyediakan  sarana  dan  prasarana  untuk menunjang kegiatan pendidikan yang dilaksanakan  [6].  Salah  satu  dari  sarana  dan prasarana  di  Perguruan  Tinggi  adalah ruangan kelas. Dengan meningkatnya jumlah mahasiswa  mempengaruhi  kebutuhan  akan ruangan  kelas  dan  hal ini menjadi  salah satu permasalah  teknis  yang  sering  terjadi  pada bagian akademik dan bagian sarana prasarana di Perguruan Tinggi.
Pada Yayasan Citra Bina Insan Mandiri memiliki  dua  sekolah  tinggi,  yaitu  Stikes CHMK  dan  Stkip  CBN.  Kedua  sekolah tinggi  tersebut  menggunakan  satu  gedung
rektorat  yang  terbagi  atas  lima  lantai,  terdiri dari  34  ruangan  kelas,  1  Aula  Besar,  dan  1 Aula  Kecil  dan  beberapa  ruangan  kantor. Total jumlah mahasiswa Stikes CHMK pada tahun  ajaran  2016/2017  berjumlah  276 mahasiswa dan pada tahun ajaran  2017/2018 berjumlah  322  mahasiswa.  Sedangkan  total jumlah  mahasiswa  Stkip  CBN  pada  tahun ajaran  2016/2017  berjumlah  101  mahasiswa dan  pada  tahun  ajaran  2017/2018  berjumlah 74 mahasiswa. Dengan total mahasiswa yang ada maka penggunaan ruangan kelas menjadi permasalahan  setiap  semesternya  dalam penjadwalan  kuliah.  Stikes  CHMK  memiliki 3  program  studi  dengan  kebutuhan  kelas sejumlah 25 kelas dan Stkip CBN memiliki 3 program  studi  dengan  kebutuhan  kelas sejumlah 7 kelas, jauh lebih sedikit dibanding
Stikes  CHMK  karena  masih  baru  sehingga belum banyak memiliki mahasiswa.
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan  pengawasan  dalam  rangka  untuk mencapai  tujuan  yang  ditetapkan  [1]. Manajemen  penggunaan  ruangan  kelas  yang dijalankan secara cermat dan sistematis dapat membantu proses alokasi ruangan kelas yang efektif.  Dalam  pemanfaatan  ruangan  kelas terdapat  ruangan  yang  sudah  terjadwalkan namun  tidak  digunakan,  dikarenakan  adanya kesibukan dosen sehingga perkuliahan ditunda dan kelas menjadi kosong.
Disamping itu
terdapat beberapa permasalahan  lainnya  dalam  penggunaan kelas,  seperti  adanya  ruangan  kelas  yang terjadwalan  untuk  suatu  matakuliah  praktek, dan  pada  waktu  dan  hari  yang  sama  di laboratorium  juga  terjadwalkan  matakuliah tersebut.  Hal  ini  dinilai  tidak  efisiennya penggunaan kelas yang tersedia.
Untuk mengatasinya maka perlu adanya suatu manajemen ruangan kelas yang terpadu  bagi  kedua  sekolah  tinggi  yang berada  dinaungan  Yayasan  Citra  Bina  Insan Mandiri.  Dalam  mewujudkan  manajemen ruangan  kelas  tersebut  Yayasan  Citra  Bina Insan  Mandiri  memerlukan  suatu  sistem informasi. Sistem informasi merupakan suatu sistem  didalam  suatu  organisasi  yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial  dan  kegiatan  strategis  dari  suatu organisasi  [2].  Dengan  demikian  dalam  hal manajemen  ruangan  kelas  dibuatlah System Booking Class Online .
Dengan  sistem  ini,  maka  penggunaan ruangan  kelas  menjadi  lebih  efektif.  Setiap program  studi  dari  kedua  sekolah  tinggi dapat  melakukan  pemesanan  kelas  secara online,  dan  Yayasan  dapat  memantau  secara langsung penggunaan kelas tersebut. Dengan manajemen  ruangan  kelas  menggunakan sistem  ini  maka  akan  terdata  penggunaan kelas  secara  efektif  oleh  setiap  pengguna ruangan  yang  ada,  dan  dengan  data  tersebut jika  diperlukan,  Yayasan  dapat  berupaya untuk pembangunan ruangan kelas tambahan.

## 2. METODE PENELITIAN
Dalam  siklus  hidup  pengembangan sistem  (System  Development  Life  Cycle  - SDLC),  terdapat  beberapa  metodologi  yang membentuk  suatu  kerangka  kerja  untuk perencanaan  dan  pengendalian  pembuatan sistem informasi [4]. Metodologi pengembangan System Booking Class Online dalam penelitian ini adalah sebagai berikut  :
1. Analisa,  Desain  dan  Perancangan Sistem
2. Pembuatan Sistem
3. Dokumentasi dan Implementasi

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa dan Perancangan Sistem
Sebelum melakukan perancangan sistem,  dilakukan  analisa  kebutuhan  sistem. Berikut  adalah  hasil  analisa  kebutuhan sistem:
1. Pendataan pengguna sistem.
2. Pendataan Program Studi.
3. Pendataan ruangan yang dapat dilakukan pemesanan.
4. Pendataan  dan  penyeragaman  periode waktu penggunaan ruangan kelas.
5. Pendataan Liburan Nasional.
6. Prosedur penggunaan ruangan.
Berdasarkan  hasil  analisa  kebutuhan maka,  dapat  dirancang  desain  sistem  dengan menggunakan  standar  pemodelan  sistem menggunakam  UML  (Unifed  Modelling Language) [5], yang terdiri dari :
1. Use Case Diagram
2. Activity Diagram
3. Sequence Diagram dan
4. Class Diagram
Untuk perancangan basis data ( database ) sistem menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram).

## Use Case Diagram
Pada Use  Case  Diagram ini,  terdapat dua Actor yaitu  Admin  dan  Prodi.  Admin memiliki  hak  akses  untuk  melakukan manajemen  pengguna,  manajemen  ruang, manajemen  program  studi,  manajemen  libur nasional,  manajemen  periode  waktu, View
Booking , Single Booking , Multi Booking dan Cancel Booking .
Gambar 1. Use Case Diagram
Prodi  memiliki  hak  akses  untuk melakukan View  Booking , Single  Booking , Multi Booking dan Cancel Booking .

## Activity Diagram
Activity  Diagram  ini  adalah  diagram yang  menggambarkan  aktivitas  dari System Booking  Class  Online atau worlflow (aliran kerja)  atau  proses  bisnis  dari  sistem  ini. Activity  Diagram    yang  digambarkan  dari sistem  ini  adalah  Activity  Diagram  Login, Activity  Diagram  Manajemen  Pengguna, Activity  Diagram  Program  Studi,  Activity Diagram  Libur  Nasional,  Activity  Diagram
Periode Waktu, Activity Diagram
Manajemen  View  Booking.  Untuk  lebih jelasnya  dapat  dilihat  pada  gambar  2  hingga gambar 8 dibawah ini.
Gambar 2. Activy Diagram – Login
Pada  Activity  Diagram  Login,  untuk  dapat masuk ke dalam sistem pengguna memerlukan username dan password. Khusus untuk  Prodi,  username  dan  passwordnya dibuatkan oleh administrator.
Gambar  3. Activy  Diagram –  Manajemen Pengguna
Gambar  4. Activy  Diagram –  Manajemen Ruang
Gambar  5. Activy  Diagram –  Manajemen Program Studi
Gambar  6. Activy  Diagram –  Manajemen Libur Nasional
Gambar  7. Activy  Diagram –  Manajemen Periode Waktu
Gambar 8. Activy Diagram – Manajemen View Booking
Pada  Activity  Diagram  –  Manajemen View  Booking,  dapat  dilihat  proses  bisnis sistemnya.  Dimana  terdapat  dua  cara booking,  yaitu  Multi  Booking  dan  Single Booking.

## Entity Relationship Diagram
Entity Relationship (E-R) Model adalah  representasi  grafis  dari  logika database  dengan  menyertakan  deksripsi detail  mengenai  seluruh  entitas  ( entity ), hubungan ( relationship ) dan batasan ( constraint ).  Diagram  E-R  merupakan  kunci untuk  memahami  dan  membuat  desain sebuah database [3]. Berikut adalah Diagram ER dari System Booking Class Online :

## Gambar 9. Entity Relationship Diagram

## Implementasi Sistem
Berdasarkan  Desain  dan  Perancangan Sistem menggunakan UML (Unifed Modelling  Language)  dan  Perancangan Database menggunakan ERD (Entity
Relationship Diagram) maka dibuatlah
System  Booking  Class  Online menggunakan framework Codeigniter (CI) dan
dihostingkan,  agar  dapat  diakses  secara online oleh pengguna sistem. System Booking Class Online dilaunching pada awal semester genap  tahun  ajaran  2017/2018  dan  dapat diakses
pada laman
http://cbim.or.id/booking .  Setelah pembuatan sistem dan uji coba sistem selanjutnya dalam penelitian ini disusun dokumentasi pemeliharaan sistem, dan penggunaan sistem. Agar  sistem  dapat  terus  diperbaharui  jika dikemudian hari ditemukan bug atau terdapat penambahan fitur/ content .
Para  pengguna  sistem  ini  adalah petugas  penjadwalan  di  program  studi  yang berasal  dari  dua  sekolah  tinggi  dibawah naungan  Yayasan  CBIM  yaitu  STIKES CHMK  dan  STKIP  CBN.  Program  studi tersebut  adalah  dari  Prodi  Ners,  Prodi Kebidanan,  Prodi  Farmasi,  Prodi  Pend Informatika,  Prodi  Pend  Bahasa  Inggris,  dan Prodi PGSD.
Gambar 10. Tampilan Halaman Login
Masing-masing  petugas  penjadwalan  dari setiap  program  studi  akan  dibuatkan  akun untuk  dapat login ke  sistem.  Selain  petugas penjadwalan  juga  tersedia  akun  dari  pihak Yayasan untuk memantau penggunaan sistem. Berikut adalah tampilan halaman user pada System Booking Class Online :

## Gambar 11.  Tampilan Halaman User
Setiap  akun  yang  telah  terdaftar  dapat menggantikan  password  mereka  masing- masing.  Berikut  adalah  tampilan  halaman edit user :
Gambar 12. Tampilan Halaman Edit User
Proses Booking ruangan dapat dilakukan setelah administrator sistem melakukan beberapa pengaturan, seperti : 1. Pengaturan  Ruangan,  agar  pengguna sistem dapat melakukan booking ruangan  maka  perlu  adanya  data ruangan. 2. Pengaturan  tanggal  mulai  dan  tanggal akhir  yang  menandakan  dimulainya suatu  semester  pada  tahun  ajaran tertentu.
3. Pengaturan  Periode  Jadwal.  Setelah pengaturan  tahun  ajaran,  dilanjutkan dengan memasukan data periode jadwal. Periode jadwal mendata pembagian  waktu  perkuliahan,  dimulai dari  jam  pertama  hingga  selesai. Berdasarkan  hasil  analisa  kebutuhan sistem  pada  kedua  Sekolah  Tinggi  di
Yayasan CBIM ini rata-rata perkuliahan  dimulai  pada  pukul  06.30 dan  paling  lambat  selesai  pukul  19.00.
Maka  dimasukkan  periode  jadwalnya dengan  durasi  1  jam.  Sehingga  jam pertama  adalah  pukul  06.00  s/d  07.00 dan  seterusnya  hingga  selesai  pada pukul 19.00. Dengan pembagian periode  seperti  ini  dapat  terpantau pemakaian ruangan per jam pada setiap ruangan  yang  tersedia.  Berikut  adalah tampilan halaman periode jadwal.
Gambar 13. Tampilan Halaman Periode Jadwal
Setelah  administrator  sistem  melakukan beberapa  pengaturan  sistem  tersebut,  maka sistem  siap  digunakan  oleh  program  studi. Dalam  proses  Booking  ruangan,  program studi  dapat  melakukan  pemesanan  ruangan dengan dua cara yaitu :
1. Single Booking
2. Multi Booking
Single Booking dilakukan jika Program Studi memerlukan  ruangan  untuk  kegiatan  yang hanya  berada  pada  satu  periode.  Misalnya kegiatan  pada  pukul  06.00  s.d  07.00,  maka bisa  dilakukan  booking  dengan  cara  Single Booking.
Multi Booking dilakukan jika Program Studi memerlukan  ruangan  untuk  kegiatan  yang berada pada lebih dari satu periode. Misalnya suatu  mata  kuliah  tertentu  dijadwalkan  pada pukul  06.30  s/d  09.30,  maka  bisa  dilakukan booking  dengan  cara  Multi  Booking,  yaitu mencentang  pada  periode  jadwal  pertama, hingga keempat.
Untuk  Single  Booking  tersedia  kolom centang  untuk Recurring  Options atau pengulangan mingguan. Kolom ini dicentang jika  kegiatan  pada  ruangan  kelas  yang dipesan  akan  berulang  setiap  minggunya selama tahun ajaran berlangsung.  Sedangkan untuk  Multi  Booking  sudah  otomatis  akan berulang  setiap  minggunya.  Sehingga  untuk proses  booking  ruangan  dengan  cara  Multi Booking  dikhususkan  untuk  penjadwalan mata kuliah yang sifatnya tetap.
Gambar  13.  Tampilan  Halaman  Booking Ruangan – Single Booking
Gambar  14.  Tampilan  Halaman  Booking untuk  Ruangan  L201  setelah  uji  coba  single booking
Gambar 15. Tampilan Hapus Booking
Gambar  16.  Tampilan  Halaman  Booking Ruangan – Multi Booking
Gambar  17.  Tampilan  Halaman  Booking Ruangan 201 Hasil Implementasi Sistem pada Semester Genap Tahun Ajaran 2017/2018

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan maka  dapat  disimpulkan  beberapa  hal sebagai berikut :
1. Dengan  adanya System  Booking  Class Online ini  manajemen  ruangan  kelas dapat  dilakukan  dengan  efektif  dan
efisian.
2. System Booking Class Online mempermudah pimpinan dalam mengambil kebijakan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Gaol,  L,  Jimmy. Sistem  Informasi Manajemen
Pemahaman dan
Aplikasi .  Jakarta  :  Penerbit  PT Grasindo. 2008.
[2] Hutahaean  Jeperson. Konsep  Sistem Informasi .  Yogyakarta  :  Penerbit
Deepublish. 2014. [3] Kadir  Abdul. Konsep  &  Tuntunan Praktis  Basis  Data .  Yogyakarta  :
Penerbit ANDI. 2002. [4] Mulyani  Sri. Metode  Analisis  dan Perancangan  Sistem .  Bandung  :
Penerbit Abdi Sistematika. 2016. [5] Nugroho  Adi. Rekayasa  Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java .
Yogyakarta : Penerbit ANDI. 2009. [6] Undang-Undang  Republik  Indonesia Nomor  20  Tahun  2003  Sistem Pendidikan Nasional. Jakarta : Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun  2003  Nomor  4301.  8  Juli 2003.