## PEMODELAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPAREPART DAN JASA SERVICE MOTOR BERBASIS DESKTOP PADA BUMEN JAYA MOTOR
Nita Octaviana 1) , Lusi Fajarita 2)
1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : Nitaoctaviana10@gmail.com 1) , Lusi.Fajarita@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Penelitian ini mengenai analisa dan rancang bangun sistem informasi penjualan sparepart dan jasa service motor pada Bumen Jaya Motor. Bumen Jaya Motor adalah sebuah bengkel yang menjual sparepart, oli, serta melayani jasa service motor. Permasalahan yang terjadi adalah data sparepart tidak dicatat secara terperinci, yang dicatat hanya harga sparepart tanpa adanya informasi sisa stok sparepart tersebut yang mengakibatkan keterhambatan dalam pencarian stok sparepart. Proses untuk pencatatan pembayaran jasa service, pembelian sparepart,  pembayaran  DP  masih  menggunakan  satu  nota  yang  sama.  Sering  terjadi  kesalahan  dalam perhitungan  transaksi  karena  proses  perhitungan  masih  manual.  Pembuatan  laporan  pendapatan  perbulan memakan  waktu  yang  lama  karena  harus  mengumpulkan  dokumen-dokumen  atau  nota  yang  ada  terlebih dahulu. Tidak ada proses pembuatan laporan rekapitulasi penjualan sparepart terlaris, sehingga menyulitkan pemilik untuk mengetahui penjualan sparepart apa yang terlaris. Tidak ada pembuatan laporan pembayaran yang  belum  lunas,  menyulitkan  pemilik  untuk  mengetahui  pelanggan  yang  belum  melakukan  pelunasan pembayaran  service.  Penulis  menganalisa  dan  merancang  sistem  menggunakan  metodologi  berorientasi object.,  didukung  dengan  Microsoft  Visual  Studio  2008  sebagai  editor  aplikasi  serta  MySQL  sebagai penyimpanan basis data. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah melakukan tahapan analisa sistem, perancangan sistem, dan perancangan basis data sehingga mempermudah kegiatan administrasi, pengolahan data, membuat laporan menjadi lebih mudah dan efisien.
Kata Kunci : UML, Sistem, Penjualan, Bengkel, Service.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Dalam  sebuah  perusahaan  yang  bergerak dalam  bidang  layanan  jasa  sangat  dibutuhkan sistem informasi yang baik, terutama pada sistem pengolahan  data  dan  keuangan,  agar  dalam kegiatannya  dapat  berjalan  dengan  baik,  efektif dan  efisien.  Keadaan  tersebut  menyebabkan banyaknya  perusahaan yang meningkatkan pengembangan  dibidang  layanan  jasa  untuk meningkatkan  pelayanan  yang  lebih  baik  lagi serta dapat mengolah  data dan keuangan dengan mudah,  cepat,  tepat  dan  akurat.  Bumen  Jaya Motor  adalah  sebuah  bengkel  yang  menjual sparepart , oli, serta melayani jasa service motor.
Sistem  adalah  sebagai  suatu  jaringan  kerja prosedur  yang  saling  berhubungan,  sedangkan pendekatan  sistem  yang  lebih  menekankan  pada elemen  atau  komponen  mendefinisikan  sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Atau dengan kata lain  sistem  dapat  diartikan  sebagai  suatu kumpulan atau himpunan yang terdiri dari unsur, komponen,  atau  variable  terorganisasi,  yang saling  berinteraksi  dan  saling  tergantung  satu sama lain dan terpadu[1,4].
Satu  sistem  di  dalam  organisasi  yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian  yang  mendukung  fungsi  orasi  organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari  satu  organisasi  untuk  dapat  menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan[1,2].
Service merupakan  aktifitas  perusahaan dalam  memberikan  layanan  kepada  pelanggan meliputi  penanganan  pelanggan  dan  keluhan pelanggan[3].
Proses  untuk  pencatatan  pembayaran  jasa service dan pembelian sparepart masih menggunakan  satu  nota  yang  sama.  Data sparepart tidak  di  catat  secara  terperinci,  yang dicatat  hanya  harga sparepart tanpa  adanya informasi  sisa  stok sparepart dan  untuk  motor jenis apa sparepart tersebut yang mengakibatkan keterhambatan  dalam  pencarian  stok sparepart.
Pembuatan laporan pendapatan perbulan memakan  waktu  yang  lama  karena  harus mengumpulkan  dokumen-dokumen  atau  nota yang  ada  terlebih  dahulu.  Tidak  ada  proses pembuatan laporan rekapitulasi penjualan sparepart terlaris.
Dengan  melihat  masalah  di  atas  maka  di buatkannya  suatu  aplikasi  sistem  informasi
tentang  penjualan sparepart dan  jasa service motor  di  bengkel  Bumen  Jaya  Motor,  sehingga dapat  menjadi  perangkat  lunak  yang  dapat berguna  dan  mampu  memenuhi  kebutuhan aktifitas yang ada di bengkel Bumen Jaya Motor.

## 1.2. Masalah
Masalah  yang terjadi di bengkel Bumen
Jaya Motor, yaitu:
1) Data sparepart tidak dicatat secara terperinci,  yang  dicatat  hanya  harga sparepart tanpa  adanya  informasi  sisa  stok sparepart tersebut  yang  mengakibatkan keterhambatan dalam pencarian stok sparepart.
2) Proses  untuk  pencatatan  pembayaran  jasa service, pembelian sparepart, pembayaran
DP masih  menggunakan  satu  nota  yang
sama .
3) Penyimpanan arsip atau dokumen-dokumen masih  belum  terkomputerisasi  sehingga menyebabkan  umur  arsip  atau  dokumen- dokumen tidak akan lama.
4) Tidak  ada  pembuatan  laporan  pembayaran yang  belum  lunas,  menyulitkan  pemilik untuk  mengetahui  pelanggan  yang  belum melakukan pelunasan pembayaran service.
5) Pembuatan  laporan  pendapatan  perbulan memakan  waktu  yang  lama  karena  harus mengumpulkan  dokumen-dokumen  atau nota yang ada terlebih dahulu.
6) Tidak  ada  proses  pembuatan  laporan rekapitulasi  penjualan sparepart terlaris, menyulitkan  pemilik  untuk  mengetahui penjualan sparepart apa saja yang terlaris.
7) Sering  terjadi  kesalahan  dalam  perhitungan transaksi  karena  proses  perhitungan  masih manual.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  dapat  diperoleh dengan cara:
a. Metode Kepustakaan Pada
tahapan ini, penulis mengumpulkan  berbagai  sumber  bacaan, baik  buku-buku  ilmiah,  catatan  selama kuliah  terutama  yang  erat  hubungannya dengan  topik  penulisan  ini  serta  melihat referensi  yang  berasal  dari  jurnal  maupun penelitian sebelumnya.
b. Metode Wawancara Mengadakan  tanya  jawab  langsung untuk memperoleh data dan informasi yang akurat  dari  pemilik  bengkel  yaitu  Bapak Poniran dan staf Ibu Putri, mengenai Sistem Penjualan Sparepart dan  Jasa Service pada Bumen Jaya Motor.
c. Metode Observasi
Suatu cara mengumpulkan data melalui pengamatan  dengan  melakukan  pencatatan secara  langsung untuk mengetahui  laporan- laporan serta hal-hal yang berkaitan dengan Sistem Penjualan Sparepart dan Jasa Service pada Bumen Jaya Motor.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Masalah

## Gambar 1 : Fishbone Diagram
Pada gambar 1 di atas menjelaskan masalah yang ada di Bumen Jaya Motor yang digambarkan dalam  bentuk fishbone ,  diantaranya:  data sparepart tidak  dicatat  secara  terperinci,  tidak terpisahnya  bukti  transaksi  pembayaran  jasa service ,  pembelian sparepart dan  pembayaran uang  muka,  penyimpanan  arsip  atau  dokumen- dokumen  masih  belum  terkomputerisasi,  proses pembuatan laporan pendapatan perbulan memakan  waktu  yang  lama,  tidak  adanya pembuatan  laporan  pembayaran  yang  belum lunas, tidak adanya pembuatan laporan rekapitulasi  penjualan sparepart terlaris,  dan sering  terjadi  kesalahan  dalam  perhitungan transaksi.
3.2. Analisa Sistem
a. Proses Penerimaan Service
Pelanggan  datang  ke  bengkel  kemudian menginformasikan  keluhan  mengenai  motor yang akan di service ke bagian Staf
Administrasi. Lalu Staf Administrasi memerintahkan  Mekanik  untuk  memeriksa motor  tersebut.  Bila  kerusakan  pada  motor tersebut  terlalu  berat  maka  motor  harus diinapkan. Staf Administrasi menginformasikan kendaraan harus diinapkan kepada  pelanggan,  kemudian  pelanggan menerima  konfirmasi.  Setelah  itu  Staf Administrasi  membuatkan  nota  pembayaran uang  muka,  dan  pelanggan  melakukan pembayaran  uang  muka.  Pembayaran  uang muka sebesar 30-50% dari jumlah yang harus dibayar  sebagai  persyaratan  motor  diinapkan di  bengkel.  Apabila  kerusakan  pada  motor
yang  akan  di service ringan  langsung  segera dikerjakan. (Gambar 2)
Gambar 2 : Activity Diagram Proses Penerimaan Service
b. Proses Service Kendaraan Mekanik mulai mengerjakan sesuai perintah Staf Administrasi. Apabila pada saat service terdapat sparepart yang harus diganti, maka  mekanik  melaporkan  kepada  Staf Administrasi  dab  kemudian  Staf  Adinisrasi menginformasikan  kepada  pelanggan  untuk pergantian sparepart .  Jika  pelanggan  setuju untuk  mengganti sparepart tersebut,  maka
Staf Administrasi menginformasikan kembali kepada  Mekanik  untuk  mengganti sparepart tersebut.  Jika  pelanggan  tidak  setuju, service akan  tetap  dilakukan  tanpa  mengganti sparepart. Setelah  itu  Mekanik  melakukan pengerjaan,  ketika service dan  penggantian sparepart selesai  maka  Mekanik  akan melakukan pengecekkan ulang terlebih dahulu, setelah itu mekanik akan menginformasikan  bahwa service sudah selesai  kepada  Staf  Administrasi.  Lalu  Staf Administrasi menyampaikan kepada pelanggan, kemudian pelanggan akan melakukan pembayaran. (Gambar 3)
Gambar 3 : Activity Diagram Proses Service Kendaraan
c. Proses Pembayaran
Mekanik  menginformasikan  kepada  Staf Administrasi    bahwa  motor  telah  selesai diperbaiki  dan sparepart apa  saja  yang  telah diganti  pada  motor  tersebut,  kemudian  Staf Administrasi  membuatkan  nota  pembayaran dan pelanggan melakukan permbayaran. Lalu Staf Administrasi menyerahkan nota pembayaran tersebut sebagai bukti pembayaran kepada pelanggan. (Gambar 4)
Gambar 4 : Activity Diagram Proses Pembayaran
d. Proses Penjualan Sparepart
Pelanggan datang ke bengkel dan memberitahukan sparepart apa  yang  akan dibeli  kepada  Staf  Administrasi.  Kemudian Staf  Administrasi  akan  mengecek  apakah sparepart yang diinginkan pelanggan tersedia atau  tidak.  Jika  tersedia  Staf  Administrasi
akan  menyiapkan sparepart tersebut  dan membuatkan nota penjualan sparepart . Setelah itu Staf Administrasi mengkonfirmasi jumlah yang harus dibayar kepada pelanggan. Kemudian pelanggan melakukan pembayaran, lalu Staf Administrasi memberikan sparepart dan nota penjualan sparepart kepada pelanggan. Dan jika sparepart yang dimaksud tidak  tersedia  maka  Staf  Administrasi mengkonfirmasi  kepada  pelanggan  bahwa sparepart tersebut tidak tersedia. (Gambar 5)
Gambar 5 : Activity Diagram Proses Penjualan Sparepart
e. Proses Pengambilan Motor Yang Diinapkan Pelanggan  datang  ke  bengkel  untuk mengambil  kendaraan  yang  diinapkan  dan membawa  nota  pembayaran  uang  muka.
Kemudian  pelanggan  menyerahkan  nota pembayaran  dan  melunasi  sisa  pembayaran. Staf  Administrasi  akan  mencatat  pelunasan pada nota pembayaran. Lalu Staf Administrasi memberikan nota pembayaran dan menyerahkan  kendaraan  kepada  pelanggan. (Gambar 6)
Gambar 6 : Activity Diagram Proses Pengambilan Motor Yang Diinapkan f. Proses Pembuatan Laporan
Pada setiap akhir  bulan Staf  Administrasi akan  membuat laporan pendapatan kemudian laporan  tersebut  diserahkan  kepada  Pemilik Bengkel. (Gambar 7)
Gambar 7 : Activity Diagram Proses Proses Pembuatan Laporan
3.3. Use Case Diagram
a. Use Case Diagram Master
Pada  gambar  8  menjelaskan use  case master yang terdiri dari: Entry Data Pelanggan, Entry Data Kendaraan, Entry Data Service , Entry Data Mekanik, Entry Data Sparepart, yang  nantinya dioperasikan oleh Staf Administrasi.
b. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 9 : Use Case Diagram Transaksi
Pada gambar 9  menjelaskan use case transaksi yang  terdiri  dari:  Cetak  Surat  Perintah  Kerja, Entry Pembelian,  Cetak  Nota  Pembayaran,  Cetak  Bukti Inap, Cetak Nota Penjualan Sparepart, yang nantinya dioperasikan oleh Staf Administrasi.
c. Use Case Diagram Laporan
Gambar 10 : Use Case Diagram Laporan
Pada gambar 10 menjelaskan use case laporan yang  terdiri  dari:  Cetak  Laporan  Stok Sparepart, Cetak Laporan Surat Perintah Kerja, Cetak Laporan Service, Cetak  Laporan  Pembayaran  Yang  Belum
Lunas, Cetak Laporan Penjualan Sparepart , Cetak Laporan  Pendapatan,  Cetak  Laporan  Rekapitulasi Penjualan Sparepart Terlaris,  yang  nantinya dioperasikan oleh Staf Administrasi.

## 3.4. ERD
Entity yang dibutuhkan pada sistem ini adalah: pelanggan,  kendaraan,  mekanik, service,  sparepart, spk,  pembelian,  bukti  inap,  nota  pembayaran,  nota penjualan sparepart, detil service ,  detil sparepart (Gambar 11) .
Gambar 11 : ERD

## 3.5. Struktur Tampilan Menu
Gambar 12 : Struktur Tampilan Menu
Pada  gambar  12  di  atas  menjelaskan  struktur tampilan menu yang ada pada sistem.

## 3.6. Rancangan Layar
Berikut  ini  (Gambar  13)  merupakan  salah  satu contoh  modul  atau  rancangan  layar  yang  dirancang
pada penelitian ini. Modul ini akan digunakan untuk menginput  data  dan  mencetak  SPK.  Sedangkan runutan  jalannya  program  dijabarkan  pada  Gambar 14.
Gambar 13 :  Cetak SPK
Gambar 14 :  Sequence Diagram Cetak SPK
Pada gambar 14 di atas menjelaskan runutan jalannya program pada gambar 13 yang dioperasikan oleh Staf Administrasi. Didalam gambar sequence diagram ini terdapat 8 entitas yang digunakan, yaitu: entitas spk, pelanggan,  kendaraan,  mekanik, service , sparepart , detil service , detil sparepart .

## 4. KESIMPULAN
a) Dengan adanya sistem Penjualan Sparepart dan Jasa Service Motor dapat  memudahkan
Staf  Administrasi  dalam  membuat  dan mencetak  laporan  stok sparepart agar  Staf Administrasi dan Pemilik Bengkel mengetahui informasi sisa stok sparepart. b) Dengan adanya sistem Penjualan Sparepart dan Jasa Service Motor maka bukti transaksi dibedakan menjadi dua bukti transaksi yaitu, nota  pembayaran  dan  nota  penjualan sparepart.
c) Dengan adanya sistem Penjualan Sparepart
dan Jasa Service Motor maka penyimpanan data  yang  akan  disimpan  dapat  lebih terjamin dengan dipergunakannya database. d) Dengan adanya sistem Penjualan Sparepart
dan Jasa Service Motor dapat  memudahkan Staf  Administrasi  dalam  membuat  dan mencetak  laporan  pembayaran  yang  belum lunas. e) Dengan adanya sistem Penjualan Sparepart dan Jasa Service Motor dapat  memudahkan Staf  Administrasi  dalam  membuat  dan mencetak  laporan  pendapatan  akan  lebih cepat dan efisien. f) Dengan adanya sistem Penjualan Sparepart dan Jasa Service Motor dapat  memudahkan
Staf  Administrasi  dalam  membuat  dan mencetak  laporan  rekapitulasi  penjualan sparepart terlaris g) Dengan adanya sistem Penjualan Sparepart dan  Jasa Service Motor  maka  tingkat perhitungan transaksi lebih akurat.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1]   Sutabri,  Tata.  2012. Konsep  Dasar  Informasi .
Yogyakarta, Andi.
[2]  Manurung,  Laurensius.  2010. Strategi  dan Inovasi Model Bisnis Meningkatkan Kinerja
Usaha . Jakarta, Elex Media Komputindo. [3]  Kenneth C. Laudon & Jane Price Laudon. 2013. Management Information Systems Managing  the  Digital  Firm (13th  ed.). England, Pearson Education Limited.
[4]  Yakub.  2012. Pengantar  Sistem  Informasi . Yogyakarta, Graha Ilmu.