“Integrasi Aplikasi Memo Online dan Sistem Perencanaan Politeknik Batam”: Sebuah Topik Tugas Akhir di Politeknik

## Batam
Riwinoto*,Uuf Brajawidagda*, Eddy Rahman,Vanny Anggreayni,Rizki Salputra
* Batam Polytechnics Program Studi Teknik Informatika
Parkway Street, Batam Centre, Batam 29461, Indonesia *E-mail: {riwi,uuf}@polibatam.ac.id

## Abstrak
pelaksanaan  tugas  akhir  mahasiswa
Integrasi  aplikasi  memo  online  dan  sistem  perencanaan Politeknik Batam merupakan bagaimana cara menggabungkan  kedua  aplikasi  yang  ada  yaitu  aplikasi memo  online  dan  sistem  perencanaan  Politeknik  Batam.
Makalah ini membahas integrasi aplikasi memo online dan sistem  perencanaan  Politeknik  Batam  melalui  tugas  akhir sekelompok  mahasiswa  Politeknik  Batam.  Analisis  dan Perancangan  integrasi  sistem  dilakukan  dengan  mengacu empat aspek yang ada yaitu Proses bisnis, Aplikasi, Data, Infrastruktur.  Makalah ini diharapkan menjadi salah satu
rekening  [3].  Setiap  bagian  yang  telah  melakukan penyusunan  rencana  kerja  anggaran  dapat  melakukan transaksi  pada  Bagian  Keuangan  (BKE)  dan  mengisi progres setelah rencana tersebut ditetapkan.
Aplikasi  memo  online  yang  dikembangkan  oleh  Hari Kurnia  Shadly dan  Tirtonadi  [4]  ini  dibangun  untuk memantau progres kerja dari memo. Memo diterbitkan dari pimpinan kepada struktur yang berada di bawahnya dalam suatu organisasi. Memo yang telah dikirim dapat di forwad oleh  penerima  memo.  Penerima  memo  dapat  mengisi progres  sesuai  dengan  hasil  kinerja  yang  nantinya  akan dilaporkan kepada pengirim memo.
Penjelasan  di  atas  menunjukkan  bahwa  aplikasi  memo online dan  sistem perencanaan Politeknik Batam  memiliki persamaan di antaranya digunakan dalam suatu organisasi, pembuatan kode struktur dalam organisasi dan pemantauan kinerja/progres  dalam  organisasi. Sehingga  bisa  dilakukan pengintegrasian  yang  dapat mengefisiensikan  kinerja  di dalam satu organisasi .
Salah  satunya  adalah  ketika  memiliki  masalah/keraguan dalam  penggunaan  sistem  perencanaan  Politeknik  Batam, pengguna  dapat  mengirim  memo/pesan  yang  langsung dikirim  kepada  bagian  yang  bertanggung  jawab  atas pengguna  sistem  perencanaan  Politeknik  Batam  yang biasanya  disebut  admin.  Admin  merupakan  seorang
acuan  dalam politeknik.
Kata  kunci:  Aplikasi  Memo  Online,  Sistem  perencanaan
Politeknik Batam, tugas akhir, Integrasi  sistem

## 1 Pendahuluan
Politkenik  Batam  mempunyai  2  buah  aplikasi  dalam mendukung  jalannya  organisasi.  Dua  aplikasi  tersebut adalah  Sistem  Perencanaan  Politeknik  Batam  (SIPER)  [1] dan Aplikasi Memo online. Sistem perencanaan Politeknik Batam  diadopsi  dari  proses  perencanaan  pemerintah Republik Indonesia yang dikelola oleh Badan Perencanaan Nasional  (BAPPENAS)  [2].  Sistem  perencanaan  ini menghasilkan  dokumen  yang  disebut  rencana  kerja anggaran  (RKA).  Rencana  kerja  anggaran  tersebut diklasifikasikan  menurut  struktur  organisasi,  kelompok kegiatan,  program,  kegiatan,  jenis  belanja  dan  jenis
banyak  karena  aplikasi  memo  online  dan  sistem perencanaan  Politeknik  Batam  digunakan  di  dalam  satu unit  organisasi  sehingga  tidak  terjadinya  pemborosan aplikasi  di  dalam  satu  organisasi  dan  tidak  terjadinya kebingungan dalam penggunaan aplikasi.
Oleh  karena  itu,  integrasi  kedua  sistem  diangkat  menjadi topik tugas akhir oleh mahasiswa Poliktenik Batam jurusan Teknik Informatika pada tahun ajaran 2009/2010.

## 2. Pelaksanaan Tugas Akhir

## 2.1Existing System

## 2.1.1 Sistem perencanaan Politeknik batam (SIPER)
Sistem  perencanaan  Politeknik  Batam  merupakan  sistem yang  dirancang  untuk  merencanakan  program  yang  akan dilaksanakan  dalam  periode  satu  tahun  ke  depan  beserta dana yang akan diterima dan dikeluarkan.

## Gambar 1: Sistem Perencanaan Politeknik Batam
Prosedur umum dari sistem SIPER adalah sebagai berikut:
1.  RKA tersebut  diserahkan  kepada  admin  dan  admin akan memverifikasi apakah RKA disetujui atau tidak.
2. Apabila RKA disetujui  oleh  admin,  maka  pihak  yang
telah  disetujui  RKAnya  akan  melaksanakan  rencana
pengguna yang berhak untuk melakukan pengaturan/pengendalian  aplikasi.
tersebut  dengan  melakukan  transaksi.  Setiap  transaksi
Keuntungan  melakukan  pengintegrasian  aplikasi  memo
yang  dilakukan  akan  dilaporkan  kepada  bagian
online  dan  sistem  perencanaan  Politeknik  Batam  adalah
keuangan (BKE). Selain itu pihak yang telah disetujui
meminimumkan  kinerja  pengendalian  aplikasi  yang
RKA-nya  yaitu  direktur,  bagian  atau  bidang  mengisi
biasanya  disebut  admin,  aplikasi  yang  digunakan  tidak
progres dari rencana tersebut.
3. BKE  yang  telah  menerima  laporan  transaksi  akan mencatat  dan  membuat  bukti  transaksi  dan  laporan keuangan berupa laporan aktivitas, arus kas, perubahan modal, posisi keuangan serta neraca saldo.

## 2.1.2 Pengelolaan memo online
Sistem  pengelolaan  memo  online  merupakan  sistem pengelolaan pesan singkat berbasis web.
Gambar 2: Aplikasi Memo Online Politeknik Batam
1. Admin  mengelola  data  organisasi,  berupa  data stuktur organisasi serta data user.
2. User  pengirim  (atasan)  membuat  memo  yang merupakan suatu perintah yang akan diberikan/dikirim ke user penerima (bawahan).
3. User penerima (bawahan) akan  mengisi progres sesuai  dengan  pelaksanaan  memo  tersebut.
Sehingga  user  pengirim  dapat  memantau kinerja-kinerja bawahannya.

## 2.2 Analisa Kebutuhan Integrasi
2.2.1 Analisis integrasi proses bisnis
Analisa  integrasi  proses  bisnis adalah  proses  kinerja  dari masing-masing  aplikasi  dari  awal  sampai  akhir.  Proses pelaporan yang terdapat pada kedua aplikasi berbeda. Pada sistem perencanaan Politeknik Batam, pelaporan dimaksudkan  pelaporan  kinerja  dan  keuangan.  Sedangkan
pada  pengelolaan  memo  online,  pelaporan  adalah  progres kinerja dari bawahan kepada atasannya. Jadi, pada analisis proses  bisnis  yang  tidak  memiliki persamaan  maka  proses bisnis tersebut tidak diintegrasi .

## 2.2.2 Analisis integrasi aplikasi
Analisis  integrasi  aplikasi  dalah  proses  yang  meliputi pengelolahan  data  organisasi  pada  kedua  aplikasi.  Pada aspek  ini  mendefinisikan  fungsi-fungsi  yang  ada  pada kedua  aplikasi.  Terdapat  satu  proses  yang  sama  antara sistem  perencanaan  Politeknik  Batam  dan  aplikasi  memo online  yaitu  proses  pengelolahan  data  organisasi.  Oleh karena  itu,  pengintegrasian  kedua  aplikasi  ini  sangat diperlukan untuk mencegah duplikasi proses yang sama

## 2.2.3 Analisis integrasi data
Analisis  integrasi  data  adalah  menganalisis  data-data  yang terlibat  dalam  penggabungan  kedua  aplikasi  yang  berbeda.
Pada  aspek  ini  mendefinisikan  tabel-tabel  yang  ada  pada kedua  aplikasi.  Kedua  aplikasi  memiliki  beberapa  tabel yang  sama,  yaitu  tabel  t_user,  t_tahun  dan  t_struktur.
Terlihat pada Tabel 1.
Tabel 1: Daftar Perbandingan Spesifikasi Tabel Aplikasi Memo
Online dan Sistem Perencanaan Politeknik Batam
masing-masing tabel seperti type data, boleh null atau tidak juga  harus  dipertimbangkan.  Sehingga  dapat  dilakukan integrasi data antar kedua aplikasi.

## 2.2.4 Analisis integrasi infrastruktur
Analisis integrasi infrastruktur adalah kebutuhan dasar fisik pengorganisasian  sistem  struktur,  teknis  atau  fisik  yang mendukung  jaringan  struktur  pada  teknologi  informasi saluran  komunikasi  formal  dan  informal  serta  alat-alat pengembangan perangkat lunak.

## 1. Infrastruktur Lingkungan Operasional
Sistem  perencanaan  dan  aplikasi  memo  online  mempunyai lingkungan operasional yang sama. Terlihat pada Tabel 2.

## Tabel 2. Daftar Spesifikasi Lingkungan Operasional
Nama Aplikasi Sistem Operasi
Window
s XP
Window s XP Datab ase DBMS MySQ L DBMS MySQ L No
Prosesor Memori Pentium 4 1 Ghz (3,20 GHz) Pentium 4 1 GHz (3,20 GHz) Program
xampp-win32-1.7 .0 xampp-win32-1.7 .0
1. Sistem
perencana an
Politekni k Batam
2 Memo
online

## 2. Infrastruktur Jaringan
Kedua  sistem  mempunyai  infrastruktur  jaringan  yang sama. Terlihat pada Gambar 3  di bawah.

## Gambar 3: :LAN pada politeknik batam
Dari  hasil  analisis  integrasi  infrastruktur,  kedua  aplikasi memiliki persamaan baik dari segi infrastruktur lingkungan operasional  maupun  infrastruktur  jaringan.  Jadi,  sistem perencanaan  Politeknik  Batam  dan  pengelolaan  memo online dapat diintegrasi.
Sistem Perencanaan Politeknik Batam Aplikasi Memo Online Nama Tabel Nama  field Def aul t - - - - - n - - - - - -
- - -
Bole Bole Type & h Defa Type & h
Length NUL ult Length NUL
L L t_user Id Username kode_strukt ur Pass hak_akses Ip kode_tahun t_struk kode_strukt tur ur nama_strukt ur id_parent no_tahun_or gan Nama
t_tahu no_tahun_or n gan nama_organ Tahun Int (11) Varchar (40) Varchar (11) Varchar (40) Varchar (20) Varchar (20) Int (11) Varchar (50) Varchar (40) Varchar (10) Varchar (11) Varchar (80) Int (11) Longtext Varchar (11) Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Yes Yes Tidak Tidak Tidak Yes Yes Tidak Tidak Tidak - - - - - n - - - - - - - - - Int (11) Varchar (40) Varchar (11) Varchar (40) Varchar (20) Varchar (20) int (11) Varchar (50) Varchar (40) Varchar (10) Varchar (11) Varchar (80) Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Yes Yes Tidak Tidak Tidak Yes Yes Int (11) Tidak longtext Tidak Varchar (11) Tidak
Berdasarkan  Tabel  1,  Persamaan  tersebut  tergambar  dari field  yang  sama  dalam  ketiga  tabel  tersebut  antar  kedua aplikasi.  Dalam  pengintegrasiaan  data  tidak  hanya diperlukan  tabel  dan  field  yang  sama,  tetapi  struktur  dari

## 2.3 Perancangan Integrasi
Integrasi  dilakukan  dengan  cara  Aplikasi  memo  online diintegrasikan  ke  dalam  sistem  perencanaan  Politeknik Batam.

## 2.3.1 Integrasi Data
Oleh  karena  itu,  data  yang  ada  pada  sistem  perencanaan mengalami  perubahan  yaitu  penambahan  data  dari pengelolaan memo online ketika dilakukan pengintegrasian.
Teknik  ini  sangat  efisien  karena  hanya  terdapat  tiga  data persamaan  dari  kedua  aplikasi  hanya  tiga  jenis  tabel  yang ditambahkan ke dalam data sistem perencanaan Politeknik Batam.
Integrasi  di  atas  mengakibatkan  konsekuensi  dalam kategori user pada sistem  yaitu:
1. User yang memiliki jabatan (bidang/bagian) di dalam
organisasi. User ini memiliki hak untuk mengakses semua fitur-fitur yang ada pada RKA dan memo.
2. User yang tidak memiliki jabatan di dalam organisasi.
User  ini  hanya  memiliki  hak  untuk  mengakses  beberapa fitur  memo  yaitu  penerimaan  memo  dan  mengiisi  progres kinerja.

## 2.3.2 Integrasi Aplikasi
Dari  sisi  proses  bisnis,  maka  proses  pada  sistem perencanaan  Politeknik  Batam  ditambahkan  satu  proses yaitu pengelolaan memo. Pada aplikasi pengelolaan memo, maka  proses  pengelolaan  data  organisasi  hilangkan  untuk menghindari terjadinya duplikasi proses yang sama.

## 2.3.3 Integrasi Layar
Dari integrasi data dan aplikasi dapat dibuat integrasi untuk layar aplikasi sebagai berikut
Gambar 4: Integrasi layar
Berdasarkan  Gambar  4  terlihat  bahwa  penambahan  layar sehingga  menimbulkan  kekurangan  pada  layar  aplikasi, oleh  karena  itu  layar  yang  ada  pada  pengelolaan  memo online  tersebut  diintegrasikan  ke  sistem  perencanaan Politeknik Batam.

## 2.3.4 Integrasi Menu
Berdasarkan  integrasi  layar,  dapat  dikembangkan  menu pada sistem seperti terlihat pada Gambar 5 di bawah.
Gambar 5: Integrasi menu

## 2.4 Implementasi dan pengujian
Dari proses perancangan integrasi, dilakukan implementasi integrasi dengan cara:
1. Memindahkan direktori dari aplikasi memo menjadi ke sub direktori pada sistem perencanaan.
2. Menghilangkan  menu  pengelolaan  data  organisasi pada sub sistem aplikasi memo.
3. Membuat  tabel-tabel  yang  diperlukan  untuk  proses integrasi aplikasi memo ke sistem perencanaan.
4. Memindahkan  data-data  pada  tabel  di  sistem  memo yang lama ke tabel pada sistem perencanaan.
Pengujian  dilakukan  berdasarkan  persamaan-persamaan yang ada pada 4 aspek integrasi.

## 2.5 Evaluasi
1. Aplikasi  memo  online  dan  sistem  perencanaan
Politeknik
Batam  dapat diintegrasikan  dengan memenuhi  tiga  dari  empat  aspek  integrasi  yaitu integrasi  aplikasi,  integrasi  data  dan  integrasi infrastruktur
2. Integrasi  aplikasi  memo  online  dan  siste  perencanaa Politeknik Batam dapat mempermudah dalam
pengendalian/pengaturan perubahan pada organisasi. aplikasi ketika terjadi

## 3.  Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan  pembahasan,  Integrasi  aplikasi  online  dan sistem  perencanaan  politeknik  batam  bertujuan  untuk menghasilkan  sistem  tunggal  dari  dua  buah  sistem  di politeknik  Batam. Pada analisa didapatkan beberapa aspek untuk  integrasi  yaitu  integrasi  proses  bisnis,  data,  aplikasi dan infrastruktur.
Berdasarkan  analisa  tersebut  dipilih  model  integrasi dimana  aplikasi  memo  online  menjadi  bagian  dari  sistem perencanaan karena efisiensi pada aspek pemindahan data. Berikut adalah klasifikasi Tugas akhir ini.
1. Bidang: Pengembangan perangkat lunak
2. Tipe TA: Integrasi sistem
3. Orisinalitas dan inovasi: Ide integrasi sistem meskipun bukan ide baru namun kasus yang diangkat merupakan inovasi pada tugas akhir ini.
4. Ruang  lingkup:  Ruang  lingkup  integrasi  cukup  lebar namun kajian integrasinya tidak mendalam.
5. Tingkat  kesulitan:  Topik  tugas  akhir  yang  diangkat cukup  sulit  karena  mahasiswa  harus  mempelajari existing system secara mendalam. Meskipun demikian, mahasiswa  dapat  mempelajari  dengan  baik  karena studi existing system sekitar 1 semester.
6. Aspek  penelitian:  Proses  mempelajari existing  system dan  analisa  integrasi  sistem-sistem  yang  ada  menjadi aspek penelitian pada tugas akhir ini.

## 4. Kesimpulan
Tugas  akhir  dengan  untuk  program  diploma  III  dapat diberikan dengan persyaratan sebagai berikut:
1. Aspek inovasi lebih ditekankan dibandingkan aspek orisinalitas
2. Ruang lingkup integrasi bisa cukup lebar namun dengan kajian yang tidak terlalu mendalam
3. Tingkat kesulitan tinggi dapat diberikan dalam kategori sulit jika waktu yang diberikan dalam tugas akhir adalah 2 semester.

## Referensi
[1]. Manual  Sistem  Perencanaan  Politeknik  Batam,
Politeknik Batam, 2009.
[2]. Kesowo,  Bambang.,  Peraturan  Pemerintah  Republik
Indonesia  Nomor  21  Tahun  2004  tentang  Penyusunan
Rencana Kerja dan
Anggaran Kementrian
(Diakses 07
[4]. Tirtonadi, Hari K., 2010, Aplikasi Memo Online , Tugas Akhir, Batam: Politeknik Batam.
http://www.djpp.depkumham.go.id
Febuari 2010). Negara/Lembaga,2004–2009,
http://www.djpp.depkumham.go.id
Febuari 2010). ( Diakses
07
[3]. Kesowo,  Bambang.,  Peraturan  Pemerintah  Republik
Indonesia  Nomor  20  Tahun  2004  tentang  Rencana
Kerja
Pemerintah,
2004–2009,