JUSTIAN, Jurnal Sistem Informasi Akuntansi Vol. 4, No. 2, September 2023, pp. 93~101 ISSN: 2721-7523
Optimasi Proses Pembelian Bahan Baku Melalui Sistem Informasi Berbasis Web
Adi Supriyatna 1 , Irmawati Carolina 2 , Wina Widiati 3
Info Artikel ABSTRACT Diterima Juni 20, 2023 Revisi September 12, 2023 Terbit September 30, 2023 The availability of raw materials is one of the important components in the production process. The availability of raw materials is also key in the production process at coffee shops/coffee shops. The process of recording  raw  material  stocks  in  several  coffee  shops  is  still conventional.  Meanwhile,  in  the  process  of  ordering  raw  materials using social media such as Whatsapp. But there is no system between ordering raw materials and recording stock that is mutually integrated or computerized. This resulting in many discrepancies between data and  items  that  do  not  match.  Therefore,  an  information  system  is needed that can be used in the process of purchasing raw materials for  making  coffee.  This  study  aims  to  design  and  implement  a  raw material  purchasing  information  system  in  Coffee  Shops  that  can assist  Coffee  Shop  entrepreneurs  in  managing  and  monitoring  raw material purchases in a structured and efficient manner. The research method used is the data collection method and the system development method  Rapid  Application  Development  (RAD).  The  result  of  this research  is  the  creation  of  a  web-based  raw  material  purchasing information  system  that  can  minimize  errors  in  the  data  processing process, make coffee shop performance more effective and efficient, and the raw material purchasing process becomes more accurate.
Keywords: Raw materials Purchase Information System
Coffee
Identitas Penulis:
Adi Supriyatna 1 , Irmawati Carolina 2 , Wina Widiati 3
Universitas Bina Sarana Informatika Program Studi Sistem Informasi Akuntansi, Jalan Kramat Raya No.98, Senen, Jakarta Pusat 10450. Email: adi.asp@bsi.ac.id 1 , irmawati.imc@bsi.ac.id 2 , wina.wnw@bsi.ac.id 3

## 1. PENDAHULUAN
Ketersediaan  bahan  baku  merupakan  salah  satu  komponen  penting  dalam  proses  produksi[1].  Bukan hanya pada perusahaan manufaktur, ketersediaan bahan baku juga menjadi kunci dalam proses produksi pada kedai  kopi/Kedai  Kopi.  Pembelian  bahan  baku  merupakan  awal  kegiatan  perusahaan  sebelum  melakukan proses  produksi[2].  Setiap  perusahaan  membutuhkan  sebuah  sistem  informasi  yang  dapat  mempermudah proses produksi, salah satunya pada proses pemesanan bahan baku[3]. Sistem informasi pembelian bahan baku merupakan  sebuah  sistem  yang  dapat  melakukan  proses  transaksi  antara  pihak  perusahaan  dengan  pihak supplier[4]. Proses pembelian bahan baku yang efisien dan tepat waktu sangat diperlukan untuk memastikan ketersediaan stok yang mencukupi dan menghindari kekurangan bahan baku yang dapat mengganggu proses produksi dan layanan kepada pelanggan.
Sistem  merupakan  kumpulan  beberapa  komponen  yang  terkait  dan  bekerja  sama  untuk  mengolah masukan  untuk  kemudian  diproses  sampai  menghasilkan  keluaran  (output)[5].  Sistem  informasi  pembelian adalah  sebuah  sistem  yang  bertujuan  mengidentifikasi kebutuhan dari  informasi pembelian  yang digunakan untuk pengambilan keputusan[6].
Proses pencatatan stok bahan baku pada beberapa Kedai Kopi masih bersifat konvensional. Sedangkan dalam proses pemesanan bahan bakunya menggunakan media sosial seperti Whatsapp. Tetapi belum ada sistem antara  pemesanan  bahan  baku  dan  pencatatan  stok  yang  saling  terintegrasi  atau terkomputerisasi.  Sehingga
JUSTIAN, Jurnal Sistem Informasi Akuntansi Vol. 4, No. 2, September 2023, pp. 93~101 ISSN: 2721-7523
mengakibatkan banyak perbedaan antara data dan barang yang tidak sesuai. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat digunakan dalam digunakan dalam proses pembelian bahan baku pembuatan kopi.
Melalui penerapan teknologi informasi dalam manajemen pembelian bahan baku akan dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencatat, mengolah, dan  mengirim pesanan kepada pemasok. Dengan sistem informasi yang terintegrasi, perusahaan dapat melacak inventaris bahan baku secara real-time, memperkirakan kebutuhan bahan baku berdasarkan permintaan pelanggan, dan mengelola pesanan dengan lebih efisien[7].
Beberapa  penelitian  yang  dilakukan  telah  membuktikan  dengan  penerapan  sistem  informasi  dapat meningkatkan  kinerja  perusahaan  dalam  menjalankan  kegiatan  operasionalnya.  sistem  informasi  akuntansi pengendalian intern yang dilakukan sudah cukup baik karena sudah terdapat pemisah tugas, pencatatan secara manual dan terkomputerisasi serta pengawasan dari pimpinan[1]. Dengan sistem informasi dapat membantu dalam  dokumentasi  kegiatan  pembelian  bahan  baku  sehingga  pengolahan  data  pembelian  bahan  baku  lebih efektif  dan  efisien[4].  Dengan  adanya  sistem  informasi  dapat  membantu  proses  pengolahan  data  transaksi menjadi lebih cepat, sehingga lebih mudah dan tepat dalam menunjang operasional[8].
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan sebuah sistem informasi pembelian bahan baku pada Kedai Kopi. Sistem informasi yang diusulkan akan membantu pengusaha Kedai Kopi dalam mengelola  dan  memonitor  pembelian  bahan  baku  secara  terstruktur  dan  efisien.  Dengan  adanya  sistem informasi  ini,  diharapkan  Kedai  Kopi  dapat  mengoptimalkan  proses  pemesanan  bahan  baku,  mengurangi kesalahan dan keterlambatan, serta meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.

## 2. METODE PENELITIAN
Pada penelitian ini terdapat dua metode yang digunakan yaitu:
2.1. Metode Pengumpulan Data
1.   Observasi, dilakukan oleh peneliti dengan cara melakukan pengamatan langsung ke beberapa kedai kopi di wilayah  Jatiwaringin,  Pondok  Gede,  Kota  Bekasi,  dengan  mengamati  proses  bisnis  yang  berjalan,  yaitu proses pemesanan bahan baku, pencatatan stok serta penjualan produk-produk dari kedai kopi.
2.   Wawancara, Peneliti melakukan wawancara secara langsung beberapa pemilik atau pengusaha kedai kopi. Wawancara  dilakukan  untuk  memperoleh  informasi  lebih  yang  nantinya  dibutuhkan  untuk  melakukan analisis permasalahan yang terjadi selama proses bisnis berlangsung. Selain itu  peneliti juga memperoleh informasi  mengenai profil perusahaan,  jam operasional  caffe, produk apa saja  yang dijual di  kedai  kopi serta beberapa informasi lainya.

## 2.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode  pengembangan  sistem  yang  peneliti  gunakan  dalam  perancangan  sistem  informasi  pembelian bahan baku pada kedai kopi adalah metode Rapid Application Development (RAD). RAD adalah metode yang bersifat incremental yang bertujuan untuk mempercepat proses pengembangan sistem dengan berfokus pada kecepatan dan fleksibilitas[9].
Sumber: [7]

## JUSTIAN, Jurnal Sistem Informasi Akuntansi
Vol. 4, No. 2, September 2023, pp. 93~101 ISSN: 2721-7523
Terdapat lima tahapan pada metode pengembangan sistem RAD[7], yaitu:
1.   Pemodelan Bisnis, pada tahapan ini dilakukan proses analisis proses bisnis berjalan, analisis permasalahan dengan  mengumpulkan  data,  informasi  serta  bahan-bahan  yang  digunakan  dalam  pengembangan  sistem informasi pembelian bahan baku.
2.  Pemodelan  Data,  mengumpulkan  serta  menggambarkan  data  apa  saja  yang  dibutuhkan  dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD).
3.  Pemodelan  Proses,  menggambarkan  kebutuhan  serta  fungsi  dari  sistem  informasi  dengan  menggunakan pemodelan Unified Modeling Language (UML).
4.  Pembentukan  Aplikasi,  mengimplementasikan pemodelan sistem  menjadi aplikasi dengan  menggunakan bahasa pemrograman PHP Framework Laravel , HML dan CSS. Serta implementasi pemodelan data dengan menggunakan Database Management System (DBMS) MySQL.
5.  Pengujian  dan Turnover ,  melakukan  pengujian  terhadap  setiap  bagian  pada  aplikasi  sebelum diimplementasikan. Pada proses pengujian menggunakan blackbox testing dengan menguji fungsi-fungsi utama yang terdapat pada sistem.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1.  Pemodelan Bisnis
1.  Analisis Sistem Berjalan.
Proses bisnis sistem berjalan yang dianalisa digambarkan dengan activity diagram pada gambar 2. berikut ini:
Gambar 2. Activity Diagram Sistem Berjalan
2.  Analisis Permasalahan.
Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan oleh peneliti, ditemukan beberapa permasalahan utama pada beberapa kedai kopi, yaitu:
a. Penggunaan sistem manual pada pendataan stok dan permintaan sehingga sering terjadi kesalahan.
b. Pemesanan bahan baku sering kelebihan karena tidak aktual dengan stok.
c. Terjadi kesalahan data akibat human error pada saat pencatatan.
d. Proses kinerja yang kurang efektif dan efisien
JUSTIAN, Jurnal Sistem Informasi Akuntansi Vol. 4, No. 2, September 2023, pp. 93~101 ISSN: 2721-7523
3.  Analisis Kebutuhan Pengguna.
Dalam pengembangan sistem informasi pembelian bahan baku, Peneliti telah melakukan analisis kebutuhan yang  dapat  menjelaskan  informasi  dari  sistem  informasi  yang  akan  digunakan.  Analisis  kebutuhan berdasarkan  dari  pengguna  sistem  informasi  terdiri  dari  Pimpinan,  Manager  dan  Karyawan  yang digambarkan pada gambar 3 dibawah ini:
Gambar 3. Use Case Diagram Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku

## 3.2.  Pemodelan Data
Perancangan basis data yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi pembelian bahan baku terdapat delapan tabel seperti yang digambarkan pada gambar 4. berikut in:
uc UseCase Pimpinan Manager Karyaw an Login Mengelola Data Pengguna Mengelola Data Supplier Mengelola Data Barang Pemesanan Barang Penerimaan Barang Retur Pembelian Setting Akun Cetak Laporan Input Username dan Passw ord «include»
JUSTIAN, Jurnal Sistem Informasi Akuntansi Vol. 4, No. 2, September 2023, pp. 93~101 ISSN: 2721-7523

## 3.3.  Pemodelan Proses
Pada tahapan ini dilakukan pemodelan sistem informasi yang diusulkan dengan menggunakan unified modeling language (UML) . Berikut adalah beberapa pemodelan sistem informasi yang diusulkan. 1. Activity Diagram Login.
Gambar 5. Activity Diagram Login
2. Activity Diagram Pengolahan Data Barang.

## JUSTIAN, Jurnal Sistem Informasi Akuntansi
Vol. 4, No. 2, September 2023, pp. 93~101 ISSN: 2721-7523
4. Sequence Diagram Login.
Gambar 7. Sequence Diagram Login 5. Sequence Diagram Retur Pembelian
Gambar 8. Sequence Diagram Retur pembelian

## 3.4.  Pembentukan Aplikasi
Pada  tahapan  ini  dilakukan  implementasi  desain  sistem  yang  telah  disepakati  kedalam  bentuk aplikasi/sistem  informasi.  Tahapan  ini  menghasilkan  tampilan  antarmuka  aplikasi  yang  diusulkan.  Berikut adalah beberapa sampel tampilan sistem informasi pembelian bahan baku.

## JUSTIAN, Jurnal Sistem Informasi Akuntansi
Vol. 4, No. 2, September 2023, pp. 93~101 ISSN: 2721-7523
1. Halaman Login.
Gambar 9. Tampilan Halaman Login. Halaman login digunakan  bagi  pengguna  untuk  masuk  ke  sistem  informasi  pembelian  bahan  baku. Pengguna  harus  memiliki  akun  terdaftar,  untuk  masuk  pengguna  wajib  menggunakan username dan password kemudian klik tombol login.
2. Halaman Dashboard.
Gambar 10. Tampilan Halaman Dashboard
Halaman ini merupakan halaman awal setelah pengguna berhasil masuk, dalam halaman ini menampilkan beberapa informasi seperti stok barang, kas masuk, kas keluar, data pesanan, dan lain-lain.
3. Halaman Pengolahan Data bahan baku.
Gambar 11. Tampilan Halaman Master Barang
Pada halaman ini pengguna dapat melakukan pengolahan data bahan baku seperti tambah, ubah dan hapus serta menampilkan data bahan baku yang tersimpan.
JUSTIAN, Jurnal Sistem Informasi Akuntansi Vol. 4, No. 2, September 2023, pp. 93~101 ISSN: 2721-7523
4. Halaman Pencatatan Pemesanan.
Gambar 12. Tampilan Halaman Pemesanan Bahan Baku Halaman ini digunakan untuk melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier, output dari pencatatn ini berupa Purchase Order yang akan dikirimkan ke supplier sebagai bukti pemesanan bahan baku.
5. Halaman Penerimaan Barang.
Gambar 13. Tampilan Halaman Penerimaan Bahan Baku. Halaman ini digunakan untuk melakukan penerimaan barang sesuai dengan pemesanan bahan baku, barang yang diterima dilakukan pemilihan terlebih dahulu sebelum diinput, jika ada bahan baku yang rusak maka pengguna dapat melakukan retur.

## 3.5. Pengujian dan Turnover
Pada tahapan  ini, sistem  informasi  yang sudah selesai dibangun dilakukan pengujian terlebih dahulu untuk  memastikan  aplikasi  tidak  ada  kesalahan  atau  kerusakan  sebelum  aplikasi  dipasang  atau  digunakan secara  langsung oleh pengguna. Metode pengujian  yang digunakan pada tahapan  ini  yaitu  metode blackbox testing dengan  menguji  semua  form  masukan  yang  terdapat  pada  sistem  informasi  pembelian  bahan  baku seperti form login, input data bahan baku, input data supplier, dan sebagainya.
Setelah dipastikan semua sistem informasi tidak ada kesalahan atau kerusakan, selanjutnya dilakukan deployment aplikasi dengan cara melakukan hosting ke cloud service melalui penyedia jasa hosting web yang ada. Kemudian dilakukan uji coba kembali aplikasi yang telah di hosting .

## JUSTIAN, Jurnal Sistem Informasi Akuntansi
Vol. 4, No. 2, September 2023, pp. 93~101 ISSN: 2721-7523

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian berupa analisis, perancangan dan pengembangan sistem informasi pembelian bahan baku yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa:
a. Penggunaan sistem informasi terbukti dapat meminimalisir kesalahan dalam proses pengolahan data.
b. Dengan  sistem  informasi,  proses  pembelian  bahan  baku  menjadi  lebih  akurat  sesuai  dengan pemesanan dan penerimaan.
c. Sistem informasi pembelian bahan baku dapat menjadikan kinerja kedai kopi lebih efektif dan efisien.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Kami ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak, rekan-rekan sejawat, keluarga, dan teman-teman yang telah berkontribusi dalam penelitian ini. Terimakasih atas dukungan, bantuan, dan kerjasama yang telah diberikan. Tanpa kerja sama dan kontribusi dari berbagai pihak, penelitian ini tidak akan terwujud.

## REFERENSI
[1] R.  L.  Fatmawati  and  A.  I.  Sulistyawati,  “SISTEM  INFORMASI  AKUNTANSI  PENGENDALIAN  INTERN TERHADAP PERSEDIAAN BAHAN BAKU (Studi Kasus Pada PT. Geomed Indonesia),” Solusi , vol. 19, no. 3, p. 220, 2021.
[2] Evita Sulis Tyanur, Rachmat Hidayat, and Yusnia Budiarti, “Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Sockliner pada PT Sinar Utama Jaya Abadi,” J. Sist. Inf. , vol. 10, no. 2, pp. 61–68, 2021.
[3] F. Hermawan and D. Evianti, “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bahan Baku Dalam Menunjang Kelancaran Proses Produksi Dan Penjualan,” J. Ilm. Akunt. Kesatuan , vol. 9, no. 1, pp. 141–150, 2021.
[4] S. Muryani, “Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Bahan Baku,” J. Infortech , vol. 2, no. 1, pp. 110–115, 2020.
[5] I.  Alfarobi et  al. ,  “RANCANG  BANGUN  SISTEM  INFORMASI  PEMESANAN  KOPI  DENGAN MENGGUNAKAN  METODE  WATERFALL  Program  Studi  Sistem  Informasi  Akuntansi,  Universitas  Bina Sarana Informatika 2),” Ijns.org Indones. J. Netw. Secur. , vol. 9, no. 1, pp. 1–5, 2020.
[6] Muhamad Tabrani and Eni Pudjiarti, “Implementasi Metode Waterfall Pada sistem Informasi Pembelian Bahan Baku PT. Anugerah Citra Sejahtera,” Elkom  J. Elektron. dan Komput. , vol. 14, no. 1, pp. 1–9, 2021.
[7] O. Irnawati and G. B. A. Listianto, “Metode Rapid Application Development (RAD) pada Perancangan Website Inventory PT. SARANA ABADI MAKMUR BERSAMA (S.A.M.B) JAKARTA,” Evolusi  J. Sains dan Manaj. , vol. 6, no. 2, pp. 12–18, 2018.
[8] M.  Septiani,  V.  Sofica,  R.  Ningsih,  and  N.  Hasan,  “Sistem  Informasi  Pembelian  Bahan  Baku  Makanan Menggunakan Metode Waterfall,” J. Bianglala Inform. , vol. 9, no. 1, p. 2021, 2021.
[9] Z.  G.  T.  F,  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Kos-Kosan  Menggunakan  Framework  Rapid  Application Development,” vol. 3, pp. 226–233, 2019.