## SOSIALISASI DAN PELATIHAN APLIKASI SURAT MENYURAT DAN PENGOLAHAN DATA KAS RT.06 RW.02 KOTA DEPOK
Nilma 1) , Rahnita Nuzulah 2) , Putri Dina Mardika 3)
Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Indraparsta PGRI

## Abstrak
Pada wilayah yang menjadi mitra kegiatan pengabdian kepada masyarakat yaitu bertempat di RT di wilayah RT.06, RW.02 Kelurahan Abadijaya, Kecamatan Sukmajaya Kota Depok, memiliki kekurangan dalam melayani kegiatan administrasi untuk masyrakat setempat yaitu adalah dalam pengolahan surat menyurat dan pengolahan data kas masih dilakukan secara manual yaitu berupa penulisan  di  buku  besar,  kesulitan  dalam  pencarian  data,  hilangnya  data  dan  rusaknya berkas.Pelaksanaan  kegiatan  dimulai  dengan  mengidentifikasi  masalah  pada  mitra,  dengan metode  pengumpulan  data  berupa  wawancara  dan  observasi  langsung,  dan  melakukan  diskusi bersama pengurus RT.06 Rw.02 Kelurahan Abadijaya, Kecamatan Sukmajaya, yang dilakukan secara  daring.  Pada  tahapan  ini  dilakukan  pembuatan  aplikasi  dengan  metode Prototyping.Kegiatan  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  pada  pengurus  RT.06  Rw.02  Kelurahan Abadijaya,  Kecamatan  Sukmajaya  berjalan  dengan  lancar  dan  seluruh  kegiatan  dapat terealisasikan. Pada kegiatan tersebut terdapat dua hal, antara lain sosialisasi dan pelatihan yang menghasilkan  suatu  pengetahuan  baru  mengenai  infrastuktur  kepengurusan  RT  dalam  hal pembuatan  surat-menyurat  dan  pengelolaan  data  menggunakan  aplikasi  agar  lebih  muda  dan terstruktur. Kegiatan abdimas ini memberikan solusi yang baik bagi pihak mitra yaitu pengurus RT.06 Rw.02 Kelurahan Abadijaya, Kecamatan Sukmajaya Kota Depok. Dengan pemanfaatan teknologi  informasi  memberikan  sosialisasi  dan  pelatihan  tentang  penggunaan  Aplikasi  Surat Menyurat dan Pengolahan Data Kas, sehingga mampu meningkatkan kualitas pelayanan pengurus RT/RW setempat.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Administrasi, Rukun Tetangga

## Abstract
In areas that are partners in community service activities, which are located in RT in the area of RT.06,  RW.02,  Abadijaya  Village,  Sukmajaya  District,  Depok  City,  they  have  deficiencies  in serving administrative activities for the local community, namely in processing correspondence and  processing  cash  data.  carried  out  manually,  namely  in  the  form  of  writing  in  ledgers, difficulties in searching data, loss of data, and damage to files. Implementation of activities begins by identifying problems with partners, with data collection methods in the form of interviews and direct  observation,  and  holding  discussions  with  the  management  of  RT.06  Rw. 02  Kelurahan Abadijaya, Kecamatan Sukmajaya, which was conducted online. At this stage, the application was made using the Prototyping method. Community Service Activities for the administrators of RT.06 Rw.02, Abadijaya Village, Sukmajaya District, ran smoothly and all activities were realized. In this  activity,  there  are  two  things,  including  socialization  and  training  which  produces  new knowledge  about  the  RT  management  infrastructure  in  terms  of  making  correspondence  and managing data using applications to make it easier and more structured. This community service activity provides a good solution for partners, namely the management of RT.06 Rw.02, Abadijaya Village,  Sukmajaya  District,  Depok  City.  By  utilizing  information  technology,  providing socialization  and  training  on  the  use  of  the  Correspondence  Application  and  Cash  Data Processing, so as to improve the quality of service for local RT/RW administrators.
Keywords: Information System, Administration, Rukun Tetangga Correspondence author: Nilma, nilma23juli@gmail.com , Jakarta, Indonesia
This work is licensed under a CC-BY-NC

## PENDAHULUAN
Teknologi  dikembangkan  untuk  membantu  manusia  mempermudah  semua aktifitasnya,  diantaranya  yang  paling  banyak  dilakukan  manusia  adalah  penyimpanan data.  Penyimpanan  data  harus  tersusun  rapi  untuk  memudahkan  pencarian.  Data  yang masih  tersimpan  manual  seperti  dalam  tumpukan  kertas  yang  begitu  banyak  kadang- kadang  sulit  untuk  ditemukan.  Data  berisikan  beberapa  fakta  atau  sebuah  cerita  yang terjadi dari sebuah fenomena yang sudah valid kebenarannya (Abdurahman, 2018). Data yang  sudah  diolah  dan  disimpan  dengan  tersusun  akan  lebih  mudah  digunakan  untuk dijadikan sumber informasi. (Hidayatulloh, MZ, & Sutanti, 2020). Maka dari itu, sudah banyak  organisasi  pemerintahan  ataupun swasta  yang  menggunakan  komputer  sebagai media penyimpanan data. Selain tidak memakan banyak tempat, waktu yang dibutuhkan untuk mencari data pun relatif singkat.
Perkembangan  teknologi  informasi  yang  sangat  pesat  menjadikan  perencanaan tidak sebatas pada hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan yang telah lampau. (Hendro, Anna, Ira,  Agus,  &  Lin,  2022).  Penggunaan  teknologi  informasi  yang  tepat  guna  tentu  akan menghasilkan  keefektifan  serta  keefisienan  dalam  menjalankan  sebuah  organisasi  atau lembaga.  Adapun  organsisi  atau  lembaga  yang  paling  dekat  dan  erat  kegiatan  dalam kehidupan  bermasyarakat,  serta  berhubungan  langsung  dengan  masyarakat  yaitu  salah satunya lembaga RT/RW. RT/RW memiliki fungsionalitas sebagai penjembatan antara pemerintah  dan  masyarakat,  sehingga  terkait  perencanan,  penyampaian  kebijakan, program, dan kegiatan pemerintah dapat melalui RT/RW.
Secara detail RT/RW mempunyai peran yakni menjembatani antar warga dengan pemerintah  daerah,  mengemban  tugas  untuk  melayani  warga,  membina  warga  dalam menjalani  kehidupan  bermasyarakat,  bermusyawarah,  membuat  data  penduduk, mengurus  fasilitas  masyarakat,  membantu  kebutuhan  administrasi  warga  setempat, menjaga  kerukunan  warga,  dan  juga  sebagai  tempat  warga  mengetahui  informasi mengenai  kebijakan  atau  peraturan  daerah,  serta  tempat  untuk  menyalurkan  pendapat warga terkait pemerintah daerah. Dalam menjalani fungsi-fungsi tersebut, pengurus RT memiliki  suatu  kekurangan  terkait  peran  RT  dalam  mengurus  tata  kelola  administrasi warga, terkait surat-menyurat, maupun pengelolaan data kas. Pada wilayah yang menjadi mitra kegiatan pengabdian kepada masyarakat yaitu bertempat di RT di wilayah RT.06, RW.02 Kelurahan Abadijaya, Kecamatan Sukmajaya Kota Depok, memiliki kekurangan dalam  melayani  kegiatan  administrasi  untuk  masyrakat  setempat  yaitu  adalah  dalam pengolahan surat menyurat dan pengolahan data kas masih dilakukan secara manual yaitu berupa  penulisan  di  buku  besar,  kesulitan  dalam  pencarian  data,  hilangnya  data  dan rusaknya berkas.
Dengan  demikian  Tim  mengadakan  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  kepada masyarakat  setempat  dengan  tujuan  untuk  pengurus  RT  mampu  meningkatkan pengetahuan  terhadap  adanya  suatu  aplikasi  tata  kelola  surat-menyurat  dan  data  kas, memberikan  pelatihan  mendasar,  sebagai  jalan  keluar  meminimalisir  beban  kerja administrasi  secara  manual,  juga  menyelesaikan  problematika atau  permasalahan yang dialami.  Agar  mencapai  tujuan  tersebut,  kami  tim  pengabdian  masyarakat melangsungkan  kegiatan  dan  berfokus  pada  pengurus  RT.06  RW.02  Kelurahan Abadijaya, Kecamatan Sukmajaya Kota Depok.

## METODE PELAKSANAAN
Pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  pada  masyarakat  ini  dilakukan  RT.06  Rw.02 Kelurahan Abadijaya, Kecamatan Sukmajaya Kota Depok. Adapun metode pelaksanaan kegiatan PKM ini terlihat pada gambar 1.
Gambar 1. Metode Pelaksanaan
Pelaksanaan kegiatan dimulai dengan mengidentifikasi masalah pada mitra, dengan metode  pengumpulan  data  berupa  wawancara  dan  observasi  langsung,  dan  melakukan diskusi bersama pengurus RT.06 Rw.02  Kelurahan Abadijaya, Kecamatan Sukmajaya, yang dilakukan secara daring. Ditemukan beberapa kondisi permasalahan, yaitu kendala tentang hanya beberapa Pengurus RT yang mempunyai latar belakang pendidikan yang cukup  dalam  segi  pembelajaran  sebelumnya  dan  kekurangan  untuk  mengoperasikan Aplikasi surat menyurat dan Aplikasi pengolahan data kas.
Pada  tahapan  ini  didapat  hal  apa  saja  yang  dibutuhkan  mitra  berdasarkan permasalahan yang ada. Dimana kebutuhan mitra adalah adanya dukungan keterampilan cakap teknologi informasi.
Pada tahapan ini dilakukan pembuatan aplikasi dengan metode Prototyping. Ada beberapa  tahapan  dalam  metode  prototype,  tetapi  yang  dipakai  dalam  pelatihan merancang sistem informasi, antara lain tahapan analisis kebutuhan yang sudah dilakukan pada identifikasi masalah pada mitra terkait kekurangan apa saja dari yang sebelumnya, pembuatan  prototype,  dan  pengkodean  sistem.(Mulyanto  Yudi  &  Setyaningrum  Rita, 2019).
Pada  tahap  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  dan  masyarakat  ini  dilakukan  pada tangal 14 Juni 2021. Untuk menunjang kegiatan ini diperlukan alat-alat antara lain adalah laptop, HP, Kuota Internet, Aplikasi surat-menyurat, Aplikasi pengolahan data kas, dan modul.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat pada pengurus RT.06 Rw.02 Kelurahan Abadijaya,  Kecamatan  Sukmajaya  berjalan  dengan  lancar  dan  seluruh  kegiatan  dapat terealisasikan.  Pada  kegiatan  tersebut  terdapat  dua  hal,  antara  lain  sosialisasi  dan pelatihan  yang  menghasilkan  suatu  pengetahuan  baru  mengenai  infrastuktur
Identifikasi Masalah Analisis Kebutuhan Pelaksanaan Abdimas Pembuatan Sistem
Sosialisasi Dan Pelatihan Aplikasi Surat Menyurat Dan Pengolahan Data Kas Rt.06 Rw.02 Kota Depok
kepengurusan  RT  dalam  hal  pembuatan  surat-menyurat  dan  pengelolaan  data menggunakan aplikasi agar lebih muda dan terstruktur.
Dengan  menggunakan  aplikasi  Zoom  tim  pengabdian  kepada  masyarakat melakukan  sosialisasi  dan  pelatihan  penggunaaan  Aplikasi  Surat  Menyurat  dan Pengolahan  Data  Kas.  Beberapa  kegiatan  ini  terdokumentasi  dengan  baik  melalui tangkapan  layar  dan  dilakukan recording .  Bukti  ini  seabgai  otentik  untuk  dapat melengkapi laporan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
Gambar 2. Tampilan Login
Gambar 3. Tampilan Surat Masuk dan Surat Keluar
Gambar 3. Tampilan Data Kas
Gambar 5. Materi Abdimas
Berikut adalah link kegiatan pengabdian kepada masyarakat melalui media Google Meet: https://meet.google.com/nbf-sask-occ .

## SIMPULAN
Kegiatan abdimas ini memberikan solusi yang baik bagi pihak mitra yaitu pengurus RT.06  Rw.02  Kelurahan  Abadijaya,  Kecamatan  Sukmajaya  Kota  Depok.  Dengan pemanfaatan  teknologi  informasi  memberikan  sosialisasi  dan  pelatihan  tentang penggunaan  Aplikasi  Surat  Menyurat  dan  Pengolahan  Data  Kas,  sehingga  mampu meningkatkan kualitas pelayanan pengurus RT/RW setempat.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdurahman,  M.  (2018).  Sistem  Informasi  Data  Pegawai  Berbasis  Web  Pada  Kementerian Kelautan  Dan  Perikanan  Kota  Ternate. Jurnal  Ilmiah  ILKOMINFO  -  Ilmu  Komputer  & Informatika , 1 (2), 70–78. https://doi.org/10.47324/ilkominfo.v1i2.10 Hidayatulloh, K., MZ, M. K., & Sutanti, A. (2020). Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Dana Sehat Pada Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Metro. Jurnal Mahasiswa Ilmu Komputer , 1 (1), 18–22. https://doi.org/10.24127/.v1i1.122
Mulyanto  Yudi,  &  Setyaningrum  Rita.  (2019).  Pengembangan  Sistem  Informasi  Perpustakaan Pada  Universitas  Teknologi  Sumbawa  Berbasis  Android. Jurnal  Tambora , 3 (2),  26–37. http://jurnal.uts.ac.id
Nurlina,  L.  (2022).  Pelatihan  Perencanaan  Berbasis  Data  Untuk  Pengawas. AMMA :  Jurnal Pengabdian Masyarakat , 1 (06), 766–771.