Jurnal ASIIMETRIK : Jurnal Ilmiah Rekayasa & Inovasi Volume 2.1, JANUARI 2020 Website : http://journal.univpancasila.ac.id/index.php/asiimetrik/ Email    : asiimetrik@univpancasila.ac.id

## SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN BARANG PERSEDIAAN MILIK NEGARA DI PUSAT PENILAIAN PENDIDIKAN

## Information System for State Inventory Management at Education Assessment Center
Erwin Suhandono 1 * dan Arif Hidayat 2
1 Universitas Persada Indonesia YAI Jakarta, Jl Salemba Raya no 7-9 Jakarta Pusat 10340, Indonesia 2 Universitas Pancasila Jakarta, Jl Srengseng Sawah Jagakarsa Jakarta Selatan 12640, Indonesia

## Informasi artikel
Diterima: 05/01/2020
Direvisi  : 10/01/2020
Disetujui: 20/01/2020

## Abstrak
Pusat  Penilaian  Pendidikan  merupakan  Instansi  Pemerintah  dibawah  Badan Penelitian  dan  Pengembangan  Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan dalam  melakukan  kegiatan  pencatatan  persediaan  barang  masih  manual dengan standarisasi yang diberikan.Hal ini perlu dilakukan perbaikan dalam pengelolaan barang persediaan milik pemerintah dan bertujuan untuk dapat meningkatkan  efektivitas  dan  akurasi  data  yang lebih baik sehingga dalam proses  pengolahannya  tidak  membutuhkan  waktu  yang  lama.  Berdasarkan permasalahan  tersebut  maka  diperlukan  sebuah  sistem  informasi  secara digitalisasi, sehingga dapat menginformasikan jumlah barang yang tersedia. Sistem  informasi  ini  dirancang  dengan  berdasarkan Object  Oriented (Berorientasi Objek) dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Hasil dari aplikasi yang dibangun berdasarkan pengujian alpha adalah secara fungsionalitas  mengeluarkan hasil  yang  sesuai  dengan yang  diharapkan  dan berdasarkan pengujian betha menurut responden, aplikasi sesuai kebutuhan dan berjalan dengan baik.
Kata  Kunci: pengolahan  barang  persediaan,  sistem  informasi, unified modeling language.

## Abstract
The center of the assessment of education is an and agencies administering the program the government under research and development education and culture ministry in attending to the duties of activities in defiance of a an inventory  of  goods  use  the  standardization  made  by  who  diberikan.hal  is clearly  necessary  refinement  in  a  buildup  in  inventories  can  logistics management  system  handed  over  to  the  government  and are meant  to  be able to enhance its effectiveness and the accuracy of the data better so as to be in the process of processing industry for the plantation do not need a long time .Based on these problems he or she needs a system digitalisasi fact that the information is , so that it can be had informed islamabad of the amount of goods that are available .An integrated information system for this has been designed by virtue of object oriented by the use of the unified modeling language (uml).The results of of the application to aim to build upon some testing alpha is it should also be noted the requested functionality yield  its  fruit  that  corresponds  to  an  less  than  hoped  for  while  based  on testing betha according to respondents, the application as needed and it goes well.
Keywords: inventory  processing,  information  systems,  unified  modeling language.
*Penulis Korespondensi. Handphone: 0817 0171 002 email : erwin.suhandono@upi-yai.ac.id

## 1. PENDAHULUAN
Dewasa  ini  perkembangan  teknologi berkembang  dengan  sangat  cepat  sehingga mendorong  untuk  mengikuti  perkembangan zaman  yang  serba  menggunakan  teknologi tersebut. Seperti  halnya  dalam  pengelolaan barang persediaan milik negara di lingkungan Pusat  Penilaian  Pendidikan  (Puspendik) Badan Penelitian dan Pengembangan
Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan dimana sebelumnya dilakukan secara manual yaitu  setiap  masuk  keluarnya  barang persediaan  dilakukan  pencatatan  dengan tulisan  tangan  pada  kertas  yang  telah distandarisasi.
Cara  ini memiliki  beberapa  kekurangan diantaranya  yaitu  memerlukan  waktu  yang relatif  lebih  lama,  rentan  hilang  atau rusaknya  berkas,  keakuratan  data  yang kurang  serta  sulit  dalam  melakukan pengolahan data barang persediaan tersebut. Maka      dari      itu      untuk      meningkatkan efisiensi  dan  mutu  pengelolaan  barang persediaan  milik  negara  perlu  dilakukan dengan proses pengelolaan  dengan  bantuan teknologi  salah satunya yaitu menggunakan aplikasi berbasis web.
Barang persediaan  milik  negara  adalah aset  lancar  dalam  bentuk  barang  atau perlengkapan  yang  dimaksudkan    untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah, dan barang-barang yang dimaksudkan      untuk      dijual      dan/atau diserahkan  dalam  rangka  pelayanan  dalam masyarakat. Mengingat banyaknya penggunaan  barang  persediaan  baik  itu secara kuantitas maupun secara nilai peroleh yang  tinggi  maka  diperlukan  peningkatan pengelolaan yang baik. Sehingga memudahkan  dalam  menghitung  jumlah persediaan barang yang dibutuhkan, memudahkan pencatatan pendistribusian dan membuat laporan keuangan barang persediaan milik negara di akhir tahun lebih cepat dan tepat dalam penyajiannya.
Untuk  mewujudkan  pengelolaan  barang persediaan milik negara di lingkungan Pusat Penilaian Pendidikan dengan baik dan benar. Maka  dibuatkan  suatu  aplikasi  pengelolaan database  berbasis  web.  Hal  ini  bertujuan untuk  dapat  meningkatkan  efektivitas  dan akurasi    data    yang  lebih  bagus  dalam pengelolaan  barang  persediaan  tersebut. Aplikasi  ini  akan  mengintegrasikan  antar pengelola,    pimpinan,      pengguna      dan penyedia barang sehingga terjadi komunikasi yang lebih tepat waktu walaupun antar users tersebut  tidak  saling  bertatap  muka seperti
halnya  proses  manual  dengan  pencatatan pada  kertas.  Menu-menu  yang  tersaji pada aplikasi  ini  ditampilkan  sesuai  dengan kebutuhan penggunanya.
Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini yaitu membangun  Sistem  Informasi  Pengelolaan Barang  Persediaan  Milik  Negara  di  Pusat Penilaian Pendidikan yang bermanfaat untuk:
1) Merealisasikan      program      digitalisasi sistem  barang    persediaan    di    Pusat Penilaian Pendidikan.
2) Mengelolah  data  barang masuk,  barang keluar, barang return dan penghapusan barang  rusak  berat  di  Pusat  Penilaian Pendidikan.
3) Membuat        sistem        yang        dapat melakukan  pengontrolan  stok  barang persediaan sehingga dapat menginformasikan  tentang  jumlah  stok barang yang ada di gudang.
4) Dapat menunjang kinerja di Lingkungan Pusat  Penilaian      Pendidikan      untuk pengembangan  sistem terkomputerisasi yang  dapat  digunakan  oleh  pihak Kementerian.

## 2. METODOLOGI
Penelitian menggunakan studi observasi langsung,  dokumentasi  maupun  wawancara dengan  operator  serta  pihak-pihak  yang dapat memberikan informasi yang berhubungan  dengan  judul penelitian yang sedang dilakukan. Selain itu juga menggunakan  Library  Research  untuk mengumpulkan  bahan-bahan  melalui  buku- buku,  artikel  dan  bahan  bacaan  lain  yang berhubungan  dengan  pokok  pembahasan yang akan dibahas dalam penelitian.
a. Observasi Secara  umum  observasi  merupakan suatu  teknik  atau  cara  mengumpulkan data  dengan  mengadakan  pengamatan langsung  terhadap  suatu  kegiatan penelitian, bisa berkenaan dengan cara inventarisasi  barang  persediaan,  cara menggunakan barang  persediaan,  dan bagaimana  cara  menyimpan  barang serta  cara  membuat  laporan  keuangan barang persediaan milik negara. Observasi  adalah  mengamati  dan mendengar  dalam  rangka  memahami, mencari  jawaban  dan  mencari  bukti terhadap fenomena sosial.  Metode  ini bermanfaat    untuk  memperoleh  data dengan mengadakan pengamatan selama beberapa waktu tanpa mempengaruhi        fenomena         yang
diobservasi dengan mencatat, merekam dan  memotret  fenomena      tersebut guna      mendapatkan      data  untuk dianalisa.
b. Wawancara Wawancara  dapat  dipandang  sebagai metode pengumpulan data dengan jalan tanya jawab  sepihak  yang  dikerjakan secara  sistematis  dan  berdasarkan kepada tujuan penelitian. Pada umumnya  dua  orang  atau  lebih  hadir secara  fisik  dalam  proses  tanya  jawab. Dalam  hal  ini  responden  yang  dipilih adalah  para  pengelola  data  barang persediaan milik  negara  di  lingkungan Puspendik  Balitbang    Kemdikbud meliputi  Kepala  Sub bagian Keuangan dan  Rumah  tangga,  Penanggung  Jawab Kegiatan, dan Pengelola barang persediaan  milik  negara.  Pegawai  yang terlibat dianggap memiliki pengetahuan dan  mendalami  situasi  serta  lebih mengetahui  informasi  yang  diperlukan, lebih  jelasnya  metode  ini  digunakan untuk memperoleh data  tentang peranan  teknologi  dalam  pengelolaan persediaan barang milik negara.
c. Studi Pustaka Mengumpulkan data yang diperoleh dari buku-buku yang berada diperpustakaan, jurnal-jurnal  yang  terkait  dengan penelitian atau literatur lain yang dapat dijadikan  acuan  untuk  pengembangan sistem persediaan barang milik negara.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Perancangan Sistem
Perancangan aplikasi Sistem Pegelolaan Barang  Persediaan  Milik  Negara  di  Pusat
Penilaian  Pendidikan  yang  dibangun  ini bersifat object-oriented programming (program berorientasi objek) dengan menggunakan Unified  Modeling  Language (UML) sebagai bahasa pemodelan.

## Arsitektur Perangkat Lunak
Sistem  informasi  dimulai  dari  proses input  dan  menghasilkan output informasi. Penulis  merancang  dan  membangun  sistem informasi  aplikasi  Sistem  Pegelolaan  Barang Persediaan  Milik  Negara  di  Pusat  Penilaian Pendidikan  dengan  arsitektur  perangkat lunak seperti Gambar 1.

## Pemodelan Sistem
Pada  tahap  ini, Unified  Modelling Language (UML)  yang  digunakan  untuk membuat  pemodelan  software  dari  aplikasi Sistem  Pegelolaan  Barang  Persediaan  Milik Negara  di  Pusat  Penilaian  Pendidikan  yaitu sebagai berikut:
Gambar 1 Arsitektur perangkat lunak Dari gambar diatas dapat dilihat proses perancangan yang dibuat dalam pengelolaan persediaan barang.
a. Use Case Model  Use  Case menjelaskan  mengenai aktor-  aktor  yang  terlibat  dalam perangkat  lunak  yang  dibangun  beserta proses  –  proses  yang  ada  didalamnya. Berikut ini adalah gambar dari diagram use case pada aplikasi Sistem Pegelolaan Barang Persediaan Milik Negara di Pusat Penilaian  Pendidikan  seperti  pada Gambar  2.  Gambar  2  menjelaskan tentang informasi antara beberapa aktor yang terlibat dengan sistem.
Gambar 2 Use case diagram
b. Activity Diagram Berikut  ini  adalah  beberapa activity diagram yang  terbentuk  dari  kegiatan bisnis  dan  diagram use  case yang  ada pada  sistem  yang  diusulkan,  seperti pada Gambar 3 sampai dengan 7.
Gambar 3 Activity diagram login Gambar  3,  menerangkan  tentang aktifitas  login  yang  dilakukan  oleh administrator,  pengguna  barang  dan suplier terhadap sistem.
Gambar 4 Activity diagram tambah data barang masuk Gambar 4 menerangkan tentang aktifitas  tambah  proses  data  barang masuk yang dilakukan oleh admin.
Gambar 5 Activity diagram tambah data barang keluar
Gambar  5  memperlihatkan  bahwa apabila  ada  barang  yang  keluar  maka bisa ditambah melalui aplikasi tersebut.
Gambar 6 Activity diagram laporan barang masuk Gambar 7 Activity diagram laporan barang keluar
c. Class Diagram Class diagram    adalah    diagram    yang digunakan untuk menampilkan beberapa kelas  yang  ada      dalam      sistem perangkat      lunak      yang      akan dikembangkan.    Berikut    ini    gambar class diagram  dari  aplikasi  Sistem Pengelolaan  Barang  Persediaan  Milik Negara di Pusat Penilaian Pendidikan
Gambar 8 Class Diagram d. Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan interaksi antara objek dan mengindikasikan  komunikasi  anatara objek-objek tersebut.
Gambar 9 Sequence diagram login
Berikut  sequence  diagram  pada  aplikasi Sistem  Pegelolaan  Barang  Persediaan Milik  Negara  di  Pusat  Penilaian Pendidikan dapat dilihat pada Gambar 9. Sequence Diagram Login menggambarkan aktifitas admin atau user saat masuk ke sistem.
e. Bagan Struktur Bagan struktur sistem informasi pengelolaan  barang  persediaan  milik negara  di  pusat  penilaian  Pendidikan.
Bagan Struktur ini menjelaskan tentang struktur  aplikasi  yang  terdapat  pada program.
Gambar 10 Bagan struktur aplikasi f. Perancangan Output
Berikut  adalah  bentuk  form  data  dari barang  masuk  dan  keluar  dapat  diliaht pada Gambar 11.
Gambar 11 Perancangan daftar data barang masuk
Gambar 12 Perancangan daftar data barang kelaur Bahwa  dari  perancangan output diatas dapat dilihat tentang daftar barang yang keluar.
g. Perancangan Input
Berikut  adalah  tampilan  jendela login input Ini  adalah  menu  dimana  user melakukan  login  untuk  masuk  kedalam sistem
Gambar 13 Perancangan input login
Gambar 14 Perancangan input data barang
Dari  Gambar  14  menampilkan  tampilan input barang yang masuk ke dalam data base.
Gambar 15 Perancangan input data barang keluar
h. Implementasi 1) Spesifikasi Perangkat Keras Perangkat  keras  yang  digunakan untuk  aplikasi  sistem  informasi  ini adalah  HP240  dengan  spesifikasi sebagai berikut:
Tabel 1 Spesifikasi perangkat Lunak
2) Spesifikasi Perangkat Lunak Perangkat   lunak   yang   digunakan untuk    aplikasi  sistem  informasi  ini sebagai berikut :
(1). HTML 5
(2). Bootstrap (3). PHP 5.6.36 (4). Xampp 3.2.2 (5). MySQL 5.0.11 (6). Web Browser Chrome

## Implementasi Basis Data
Pada  aplikasi  sistem  informasi  ini membutuhkan  database  yang  terdiri  dari 16  tabel  yaitu  tabel  tbl_bagian,  tabel tbl_barangmasuk,  tabel  tbl_barangkeluar, tabel tbl_jabatan, tabel tbl_katagori,   tabel tbl_kondisi,    tabel    tbl_merek,  tabel tbl_pegawai,  tabel  tbl_penandatangan,  dan tabel  tbl_penghapusan,  tabel  tbl_pesan, tabel  tbl_pjkt,  tabel  tbl_ref_barang,  tabel tbl_status_pemesanan, tabel tbl_stok_ barang, tbl_users sebagai berikut :
//Set variable
$username = $this->input->post(‘username’); $nama  = $this->input->post(‘username’); $password  = $this->input->post(‘username’); //cek database
$query = $this->db->query(“SELECT *  FROM tbl_uswers WHERE username =’$username’ AND password = ‘$password’”);
Query  untuk menampilkan  daftar  barang pesanan  sesuai  dengan level  admin dan Id Users pemesan.
Gambar 16 Query menampilkan daftar barang pesanan sesuai dengan level admin dan Id Users pemesan
Dari gambar diatas dapat kita lihat query barang  pesanan  sesuai  dengan  level  admin dan id user si pemesan barang.
Query untuk menampilkan daftar barang pesanan  ke Supplier diperlihatkan  pada Gambar  17 query tentang  daftar  barang pesanan ke suplier yang dapat ditampilkan.
Gambar 17 Query daftar barang pesanan ke suplier

## Implementasi Proses
Implementasi  pada  aplikasi  ini  meliputi pengolahan  data  barang,  pengolahan  data pegawai,  pengholahan  harga  barang,  dan pengolahan permintaan barang
Implementasi Output
Gambar 18 Daftar barang masuk
Dari gambar 18 dapat lihat daftar barang yang masuk ke puspendik sehingga kita dapat melihat stok barang yang ada.
Gambar 19 Menu detail barang masuk
Dapat diperhatikan bahwa pada Gambar 19  dapat  dilakukan  pengecekan  tentang, apakah  barang  dalam  keadaan  baik  atau rusak?
Gambar  20,  menampilkan  data  secara detail  barang  –  barang  yang  mengalami kerusakan berat.
Dari  gambar  21  dapat  dilihat  data pembelian barang yang sudah dibeli.
Gambar 20 Menu daftar barang rusak berat
Gambar 21 Daftar permintaan pembelian barang

## Implementasi Input
Pada Implementasi Input menampilkan menu utama  admin  yang  bisa  melakukan  tambah, hapus  dan  ubah  data.  Untuk  membedakan tampilan antara user menggunakan level hak akses  dimana  level  1  untuk  admin,  level  2 untuk penanggung jawab kegiatan (PJKT) dan level 4 untuk suplier.
Gambar 22 Menu login
Gambar  diatas  menampilkan  untuk  login  ke sistem yang akan digunakan.
Gambar 23 Form input barang masuk
Dari gambar 23, dapat menginput barang yang akan masuk ke dalam persediaan barang dan kita dapat input pada saat masuk barang tersebut dalam keadaan rusak atau tidak.
Gambar 24 Form tambah barang  keluar Gambar  24  ini,  menerangkan  tentang apabila  barang  keluar  untuk  dipergunakan maka akan ada menu tambah barang keluar.
Persediaan  barang  yang  ada  dapat dilihat  dari  menu  pada  Gambar  25, berdasarkan stok barang dapat dilihat berapa yang masuk dan berapa yang keluar. Setelah  laporan  dilihat  dengan  menu form  (pada  Gambar  26)  maka  laporan tersebut  dapat  di  cetak  untuk  dilaporkan kepada  pimpinan  mengenai  persediaan barang yang ada.

## Persediaan
Persediaan barang juga dapat kita lihat dari  form  laporan  neraca  barang  (Gambar 27), sehingga kita dapat mengetahui berapa barang yang tersedia.
Gambar 25 Laporan barang persediaan masuk
Gambar 26 Cetak laporan barang persediaan masuk
Gambar 28 Tambah barang pesanan Selain itu juga dapat menambah barang pesanan sesuai dengan kebutuhan yang ada, berdasarkan form tambahan barang pesanan seperti pada Gambar 28.
Gambar 29 Approval Pemesanan Barang

## Implementasi Menu
Kemudian  pesanan  disetujui  oleh pimpinan  yang  terkait  bahwa  barang  setuju untuk dipesan berdasarkan Gambar 29.

## 4. SIMPULAN
Berdasarkan pengujian terhadap aplikasi sistem  informasi      ini        yang      telah dilakukan,  didapat  beberapa  kesimpulan sebagai berikut :
1) Aplikasi  yang dibangun mempermudah dalam proses permintaan dan pemberian  barang  persediaan  kepada pengguna  barang  persediaan  di
Lingkungan Pusat Penilaian Pendidikan
sehingga mendukung pengeloaan barang menjadi lebih baik. 2) Memudahkan dalam pembuatan laporan barang  persediaan  di  lingkungan  Pusat Penilaian Pendidikan.
3) Dalam  implementasi  ini  penggunaan sistem  lama  dengan  sistem  baru  dapat digunakan  secara  bersamaan  sehingga dalam kurun waktu tertentu sistem lama dapat ditinggalkan. 4) Sistem informasi pengeloaan persediaan barang ini berhasil melakukan pengolahan  data  barang  persediaan barang. 5) Dengan  adanya  sistem  informasi  ini dapat  dilakukan  back  up  data  untuk menjaga  data  yang  hilang  atau  yang rusak sehingga tidak terlalu mengganggu kinerja  di  Lingkungan  Pusat  Penilaian Pendidikan.

## DAFTAR PUSTAKA
Anggi  Listiani  &  Sulistya Dewi  Wahyuningsih 2016, Analisis Pengelolaan persediaan Barang Dagang untuk Mengoptimalkan Laba, Jurnal Peta Vol. 4 No 1, 95-103 Ar Khorida &  Wiwin Septiana 2017, Analisis Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Barang Jadi Pada PT.Pardic Jaya  Chemicals,  Balance  Vocation Accounting Journal, Vol 1 Assuari  Sofyan.  2018. Manajemen  Produksi dan Operasi . Depok: Penerbit Lembaga Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Dewanti  &  Trivoni  2014, MANAJEMEN PERSEDIAAN  PADA  PERUSAHAAN  BAJA RINGAN  DI  YOGYAKARTA  Studi  Kasus CV. Segitiga Yogyakarta. Jurnal Magister Teknik Sipil. p.1-15 Harjanto  Eddy.  2015. Manajemen  Operasi Edisi Tiga. Bandung: Penerbit Grasindo Heizer      Jay,      Render      Barry.      2015. Manajemen  Operasi  –  Manajemen
Keberlangsungan  dan  Rantai  Pasokan Edisi  II .  Jakarta:  Penerbit  Salemba Empat Kadi  Abdul.  2014 .      Pengenalan  Sistem Informasi  Edisi  Revisi .  Yogyakarta: Penerbit CV. Andi Offset
Kementerian  Keuangan  Republik  Indonesia. 2016. Peraturan  Menteri  Keuangan Repoblik Indonesia Nomor 118/PMK.06/2016 Tentang Penatausahaan  Barang  Milik  Negara. Jakarta: Kementerian Keuangan
McLeod      Raymond      Jr.      2008. Sistem
Informasi Manajemen . Jakarta: Salemba Empat.
Mudjahidin,  &  Putra,  N.  P.  2010. Rancang
Bangun  Sistem  Informasi  Monitoring
Perkembangan  Proyek  Berbasis  Web
Studi  Kasus  Di  Dinas  Bina  Marga dan
Pemantusan .  Jurnal  Teknik   Industri
Vol.11 No.1, 75-83. Prawirosentono  Suyadi.  2007. Manajemen Operasi:  Analisi  dan  Studi  Kasus. Jakarta: PT. Bumi Aksara Ristono      Agus.      2013.
Manajemen
Persediaan. Yogyakarta:  Penerbit
Graha Ilmu Rusdiana,      Irfan      Moch.      2014. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Penerbit CV  Pusaka Setia
Susanto    Azhar.    2013. Sistem    Informasi Akutansi  dan  Sistem  Informasi Manajemen. Bandung: Lingga Jaya Yuyus  Dwi  Kusuma  Wardana  2016, Analisa sistem Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan  dan  Pembelian  Barang dagangan. Jurnal Peta Vol 1 no 1, 40- 53.