SISTEM REPOSITORY PERPUSTAKAAN DI UNIVERSITAS BANTEN JAYA BERBASIS WEB (STUDI KASUS : UNIVERSITAS BANTEN JAYA)
Raden Kania 2 , Rustam Effendi 3 , Muh. Rizal Sidik 1
1,2,3 UNIVERSITAS BANTEN JAYA
Jl.Ciwaru II No. 73 Kota Serang Banten
Email : kania@unbaja.ac.id 3 , rustameffendi@unbaja.ac.id 2 ,
muhrizalsidik@gmail.com 3

## ABSTRACT
The library repository system located at Banten Jaya University is not currently utilizing information  technology  to  the  maximum.  This  is  seen  from  the  library  member registration information system and the ongoing report data storage system, the system is still manually done by filling out the form on paper and also still the manual storage of scientific work report data, if it has finished filling out the form the library must re-input on  the  application.  In  this  way  it  is  certainly  less  effective  and  efficient.  Based  on  the results  of  the  system  research  that  the  authors  conducted,  with  the  update  of  the repository system this web-based library can provide ease to the officer in managing the library  information  system.  The  research  method  used  is  waterfall  development  model, which consists of analysis, design, implementation, and testing. The development of this web-based  library  information  system  uses  php7  language  for  system  functionality because it is very effective for building web-based applications. The result of this study is the  development  of  repository  applications  that  can  facilitate  students  in  accessing scientific  work  in  the  Library  of  Banten  Jaya  University.  Using  the  Repository application  can  reduce  damage,  lose  scientific  work  collections,  make  it  easier  to  use libraries and save space usage and by implementing repository applications are expected to  support  library  performance  and  assist  library  users  in  finding  the  information  they need.
Keywords:System, Repositories, Waterfall, Web.

## PENDAHULUAN
Perpustakaan  perguruan  yinggi  adalah  bagian  integral  dari  pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan berfungsi sebagai pusat sumber belajar  untuk  mendukung  tercapainya  tujuan  pendidikan  yang  berkedudukan  di perguruan  tinggi(Perpustakaan  Nasional  Republik  Indonesia,  2015).  Tujuan penyelenggaraan  perpustakaan  perguruan  tinggi  yang  merupakan  bagian  integral dari  suatu  perguruan  tinggi  adalah  untuk  menunjang  pelaksanaan  program perguruan tinggi, sesuai dengan tri dharma perguruan tinggi yaitu: pendidikan dan pengajaran,  penelitian,  serta  pengabdian  pada  masyarakat  dengan  menyediakan
bahan  perpustakaan  dan  akses  informasi  bagi  pemustaka,  meningkatkan  literasi informasi  pemustaka  dan  mendayagunakan  teknologi  informasi  dan  komunikasi serta  melestarikan  bahan  perpustakaan,  baik  isi  maupun  medianya.  Perpustakaan perguruan  tinggi  juga  dituntut  untuk  dapat  sensntiasa  mampu  memanfaatkan teknologi  yang  semakin  pesat  berkembang  sehingga  keberadaannya  dapat dimanfaatkan secara optimal.
Pandemi Covid-19 yang berlangsung dari awal tahun 2019 sampai saat ini membatasi  pelayanan  perpustakaan  kepada  penggunanya.  Pembatasan  Sosial Berskala  Besar  menyebabkan  mahasiswa  tidak  dapat  lagi  leluasa  mengakses koleksi perpustakaan, untuk memutus mata rantai penyebaran covid-19 di semua lini  termasuk  di  Lembaga  Pendidikan,  sehingga  sekolah-sekolah  ditutup  untuk sementara  waktu.  Hal  ini  mendorong  pustakawan  untuk  dapat  senantiasa memberikan layanan, baik secara offline maupun online .
Perpustakaan  UNBAJA  yang  terletak  di  Jl.  Ciwaru  Raya  No.73  Kota Serang  (Kampus  1  UNBAJA)  di  ruang  khusus  yang  disebut  dengan  Ruang Koleksi  Referensi.  Perpustakaan  Universitas  Banten  Jaya  (UNBAJA)  melayani empat  Fakultas  (Fakultas  Ilmu  Komputer  (lima  prodi),  Fakultas  Teknik(tiga prodi),  Fakultas  Keguruan  dan  Ilmu  Pendidikan(tiga  prodi)  serta  Fakultas Ekonomi  dan  Bisnis(tiga  prodi)).  Perpustakaan  Universitas  Banten  Jaya menghimpun  berbagai  koleksi  karya  ilmiah  mahasiswa  dan  dosen  (berupa Laporan  Praktek  Kerja  Nyata,  Proposal  Mahasiswa  FKIP,  Laporan  Kuliah Praktek,  Skripsi,  Tugas  Akhir,  hasil  penelitian  dosen  dan  mahasiswa  serta berbagai  koleksi  jurnal  ilmiah,  prosiding  nasional  dan  internasional  yang jumlahnya  cukup  banyak),  sehingga  perlu  disiangi/weeding  dalam  jangka  waktu tertentu.  Koleksi  yang  semakin  bertambah  mendorong  perpustakaan  untuk mengalihmediakan  koleksi  karya  ilmiahnya  ke  dalam  bentuk  digital  dengan harapan  agar  ruangan  menjadi  lebih  lapang  dan  koleksi  dapat  diakses  di  mana saja. Selama ini pengguna dapat menggunakan koleksi tersebut pada Setiap tahun koleksi  referensi  semakin  bertambah,  sehingga  ruangan  yang  ada  tidak  lagi mampu  menampung  karya  ilmiah  tersebut.  Sistem repository perpustakaan  yang terdapat  pada  Universitas  Banten  Jaya  saat  ini  belum  memanfaatkan  teknologi informasi  dengan  maksimal.  Hal  ini  terlihat  dari  Sistem  informasi  pendaftaran anggota perpustakaan dan penyimpanan data laporan yang sedang berjalan, sistem tersebut masih manual dilakukan dengan pengisian formulir pada kertas dan juga masih  manualnya  penyimpanan  data  laporan  karya  ilmiah,  jika  sudah  selesai pengisian  formulir  pihak  perpustakaan  harus  menginput  ulang  pada  aplikasi sehingga  membutuhkan  waktu  yang  lebih  lama  dan  tenaga  yang  lebih  banyak, karena karya mahasiswa dan dosen demikian banyak.
Pembaruan  sistem repository perpustakaan(Rodliyah  &  Habib,  2019)  berbasis web dapat  memberikan  kemudahan  kepada  petugas  dalam  mengelola  sistem informasi perpustakaan.
(Sommerville,  2011)  Metode  pengembangan  Sistem  Informasi  menggunakan Waterfall  Model yang  dimulai  dengan  (K.  Kania  et  al.,  2019)analisis,  desain, pengkodean  dan  pengujian  (R.  Kania,  Effendy,  et  al.,  2021).  Pengembangan sistem ( system development ) (K. Kania et al., 2019)dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk  menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Hasugian, 2011)
Menurut Random  House  Dictionary  of  the  English  Language dalam  (Saleh  & Komalasari, 2014) Perpustakaan adalah suatu tempat, berupa sebuah ruangan atau gedung yang berisi buku-buku dan bahan-bahan lain untuk bacaan, studi maupun rujukan(Pendit, 2013). Definisi sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut  pola  yang  terpadu  untuk  melaksanakan  kegiatan  pokok  perusahaan.  (R. Kania,  Hidayanti,  et  al.,  2021)  mengungkapkan  bahwa website adalah  kumpulan dari berbagai macam halaman situs, yang terangkum didalam sebuah domain atau juga subdomain, yang lebih tempatnya berada di dalam WWW ( World Wide Web ) yang tentunya terdapat di dalam internet.
Sistem  berasal  dari  bahasa  (R.  Kania,  Effendy,  et  al.,  2021)Latin systēma dan bahasa  Yunani sustēma adalah  sekumpulan  unsur  atau  elemen  yang  saling berkaitan  dan(Tiningsih,  2011)  saling  mempengaruhi  dalam  melakukan  kegiatan bersama  untuk  mencapai  suatu  tujuan.  Sistem  merupakan  sebuah  objek  yang dikaji  atau  dipelajari  yang  memiliki  karakteristik  tertentu  atau  spesifikasi tersendiri(Cahyono,  2015).  Perpustakaan  perguruan  tinggi  memiliki  fungsi edukatif, informasi, riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi(Untuk et al., 2014).  Secara  tidak  langsung  perpustakaan  perguruan  tinggi  berfungsi  untuk menunjang  tri  dharma  perguruan  tinggi  yaitu  Pendidikan,  penelitian  dan pengabdian  kepada  masyarakat  sehingga  keberadaannya  sangat  dibutuhkan  bagi seluruh sivitas akademika(Sri, 2012).
Kebijakan  manajemen  pendidikan  di  Indonesia  saat  ini  mendorong  seluruh  level pendidikan, terutama pendidikan tinggi untuk memanfaatkan kemajuan teknologi digital  dan  komputasi  pendidikan  era  revolusi  industry  keempat(Reflianto  & Syamsuar, 2018). Demukian pun dengan perpustakaan, harus mampu mengadopsi perkembangan  teknologi  dalam  upaya  memberikan  pelayanan  terbaik  bagi  para penggunanya(Pendit,  2013).  Repository  perpustakaan  yang  sebelumnya  berbasis pelayanan konvensional melalui media cetak baik berupa book materials (skripsi, prosiding,  jurnal)  maupun  dalam  bentuk  compact  disk,  dan soft  file yang tersimpan  pada  komputer  perpustakaan  yang  hanya  dapat  diakses  saat  berada  di perpustakaan, menjadi materi digital yang mudah diakses di mana pun dan kapan pun dibutuhkan oleh penggunanya (berbasis online )(Siregar, 2013).
Masalah  yang  dihadapi  yaitu  proses  penginputan  data  masih  dilakukan  secara konvensional,  laporan  pengguna  dan  data  koleksi  repository  lambat  dilakukan, dan system repository yang ada harus diakses secara langsung. Sistem Repository yang  dibuat  diharapkan  mampu  untuk  mengolah  data  anggota,  untuk memudahkan  pekerjaan  pustakawan,  meningkatkan  pelayanan  secara online
kepada  mahasiswa  di  Universitas  Banten  Jaya  dan  untuk  mempermudah  proses pengolahan data laporan karya ilmiah pada perpustakaan Universitas Banten Jaya. Sistem  repository  perpustakaan  pernah  dilakukan  namun  ada  beberapa kekurangan  diantaranya  adalah  belum  adanya  menu  untuk  upload  dokumen  oleh mahasiswa/anggota  perpustakaan  dan  verifikasi  dari  pustakwan(Ruhiawati  et  al., 2020)
Sistem repository perpustakaan  pada  Universitas  Banten  Jaya,  saat  ini  belum diaplikasikan  di  perpustakaan  Universitas  Banten  Jaya  sehingga  informasi mengenai  karya  ilmiah  mengalami  kesulitan  diperoleh  mahasiswa  dan  dosen. Penelitian  ini  diharapkan  akan  dapat  membantu  mengolah  data  karya  ilmiah seperti,  cari  referensi  judul  karya  ilmiah  yang  sudah  tersedia,  dan  jurnal  serta membuat laporan-laporan kebutuhan sistem perpustakaan terutama laporan karya ilmiah yang lebih cepat untuk kebutuhan penilaian kinerka perpustakaan. Pengembangan  sistem  informasi  perpustakaan  berbasis web ini  menggunakan bahasa PHP7 untuk  fungsi  sistem  karena  sangat  efektif  untuk  membangun aplikasi  berbasis web (Tarigan &  Ardiansyah, 2020). Penelitian ini adalah berupa pengembangan  aplikasi repository (Siregar,  2013)  yang  dapat  memudahkan mahasiswa dalam mengakses karya ilmiah pada Perpustakaan Universitas Banten Jaya.  Dengan  menggunakan  aplikasi Repository dapat  mengurangi  terjadinya kerusakan,  kehilangan  koleksi  karya  ilmiah,  mempermudah  penggunaan perpustakaan  dan  menghemat  penggunaan  ruangan  dan  dengan  diterapkan aplikasi Repository diharapkan  dapat  menunjang  kinerja  perpustakaan  dan membantu  para  pengguna  perpustakaan  dalam  mencari  informasi  yang dibutuhkan.

## METODE
Metode  yang  digunakan  dalam  pengembangan  system  repository  perpustakaan adalah Waterfall  Model ,  yang  secara  sederhana  dapat  dilaksanakan  dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut; analisa, desain, implementasi(Ruhiawati et al., 2020)
Waterfall  model  is  a  software  process  model  that  involves  discrete  development stage:  specification,  design,  implementation,  testing  and  maintenance.  In principle,  one  stage  must  be  complete  before  progress  to  the  next  stage  is possible.  In  practice,  there  is  significant  itteration  between  stages (Sommerville, 2011)

## Gambar 1 Model Waterfall
(sumber: Introduction of Software Engineering chapter 2, p.30 )
Dalam  melakukan  penelitian  menggunakan  beberapa  metode  pengumpulan  data yang akurat, antara lain :
1. Observasi Melakukan  pengamatan  langsung  pada  objek  untuk  mendapatkan  data  yang tepat  serta  mengetahui  gambaran  secara  jelas  dan  lengkap  terhadap permasalahan yang terjadi di lapangan.
2. Wawancara Wawancara  adalah  suatu  cara  untuk  mengumpulkan  data  dengan  mengajukan pertanyaan langsung kepada narasumber.
3. Studi Pustaka Pencarian  data  dengan  membaca  dan  mempelajari  melalui  media  buku  dan sumber lainnya yang berkaitan dengan tugas akhir.

## PEMBAHASAN
Setelah  melakukan  observasi,  interview  maka  peneliti  menyimpulkan bahwa  sistem  yang  sedang  berjalan  sehingga  terbentuknya  keluaran  yang dibutuhkan dapat digambarkan dalam overview diagram , sebagai berikut :

## Gambar 2. Diagram Overview Sistem Berjalan
Penjelasan :
1. User / calon anggota membuat akun terlebih dahulu, dengan mendaftarkan identitas  terlebih  dahulu  pada form registrasi repository Universitas Banten Jaya.
2. Admin  mengecek  identitas  calon  anggota  kemudian  memverifikasi  akun anggota.
3. Akun  anggota  yang  sudah  terverifikasi  dapat  login  dengan username dan password yang  telah  terdaftar  di website Repository Universitas  Banten Jaya.
4. Anggota  dapat  dengan  mudah  mengunggah  hasil  laporan  PKN,  Proposal, maupun laporan Skripsi  di web Repository Universitas Banten Jaya.
5. Admin  mengecek  hasil  laporan  yang  telah  di  upload  oleh  anggota perpustakaan  dan  memvalidasinya  jika  sudah  sesuai  ketentuan  yang berlaku.
6. Setelah  proses  validasi  dan  penyerahan  laporan  selesai  dilakukan  maka pihak admin mencetak surat  penyerahan laporan  PKN, Proposal,  maupun Skripsi dan ditandatangani oleh kepala perpustakaan, kemudian diserahkan kepada anggota perpustakaan yang telah menyerahkan hasil laporannya.
7. Peneliti  selain  membuat  diagram overview proses repository maka mengumpulkan dokumen-dokumen yang bertujuan untuk mengetahui dan memberikan informasi sebagai masukan pada saat perancangan perangkat lunak yang diusulkan.
8. Sumber dokumen untuk perdaftaran anggota baru, seperti berikut :
Gambar 3. Formulir Pendaftaran Anggota
a. Dokumen surat keterangan penyerahan laporan pkn.
Gambar 4. Surat Keterangan Laporan PKN
b. Dokumen surat keterangan penyerahan laporan proposal.
Gambar 5. Surat Keterangan Laporan Proposal
c. Dokumen  surat  keterangan  penyerahan  laporan  skripsi  /  bebas perpustakaan.
Gambar 6. Surat Keterangan Laporan Bebas Perpustakaan
Hasil  akhir  dari  yang  diperoleh  sesuai  dengan  permintaan  (requirement)  sistem berjalan adalah Sistem Repository Perpustakaan Universitas Banten Jaya berbasis web , seperti berikut :
Gambar 7. Halaman Awal
Gambar 8. Tampilan Login Anggota
Gambar 9. Tampilan login Admin
Gambar 10. Tampilan Anggota
Gambar 11. Tampilan Kelola Data Anggota
Gambar 12. Tampilan Kelola Data Karya Ilmiah
Gambar 13. Tampilan Upload Karya Ilmiah
Gambar 14. Tampilan Cetak Bukti Penyerahan Skripsi
Gambar 15. Tampilan Cetak Laporan Pendaftaran Anggota
Gambar 16. Tampilan Cetak Laporan Karya Ilmiah

## KESIMPULAN
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  penulis  memperoleh    kesimpulan sebagai berikut :
Sistem  ini  memudahkan  staf  dalam  pengelolaan  karya  ilmiah,  dimana  sistem tersebut  dapat  dengan  mudah  dipergunakan  mahasiswa  dalam  meng upload hasil karya ilmiahnya. Selain  itu staf dapat  dengan mudah mencetak surat  penyerahan laporan karya ilmiah tanpa harus membuka file excel yang biasa digunakan untuk mencetak ketika mahasiswa telah melakukan penyerahan skripsi.
Di dalam sistem ini terdapat form cetak laporan yang dapat mempermudahkan staf dalam  membuat  laporan  karya  ilmiah,  maupun  laporan  pendaftaran  anggota perpustakaan.
Sistem ini sudah ter hosting ke internet dengan alamat: http://repositoryunbaja.epizy.com dan  juga  tersedia form registrasi untuk pendaftaran  anggota  baru  agar  mempermudah  anggota  dalam  mengakses  dan mengupload  hasil  karya  ilmiahnya  ketika  sudah  terverifikasi  oleh  pihak  admin, serta  terdapat form pencarian  referensi  judul  karya  ilmiah  yang  telah  tersimpan pada repository perpustakaan  Universitas  Banten  Jaya.  Berdasarkan  hasil penelitian,  maka  diperlukan  perawatan  yang  rutin  terhadap  sistem  agar  sistem dapat berkembang dan berjalan dengan baik.

## DAFTAR PUSTAKA
Cahyono, N. (2015). Pengertian Perancangan Sistem Informasi. 07/2015 .
Hasugian, O. J. (2011). Perpustakaan Digital dan Digital Natives. Perpustakaan Digital Dan Digital Natives , 1–12.
http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/64595/Lecture Papers.pdf?sequence=2&isAllowed=y
Kania, K., Nuryani, E., & Azwarsyah, A. (2019). Rancangan Aplikasi Monitoring Produksi Dan Pengiriman Dengan Metode Shortage Di Pt. Indah Kiat Pulp & Paper Serang Mill Tbk. Jurnal Sistem Informasi Dan Informatika (Simika) ,
2 (2), 44–51. https://doi.org/10.47080/simika.v2i2.612
Kania, R., Effendy, R., & Risdiansyah, A. (2021). Sistem Pendukung Keputusan di Pemilihan Karyawan Teladan di universitas Banten Jaya Menggunakan Metode Simple Additive Weighting (SAW). Jurnal Sistem Informasi Dan Informatika (SIMIKA) , 4 (1), 57–72. http://ejournal.lppm- unbaja.ac.id/index.php/jsii/article/view/1186
Kania, R., Hidayanti, N., Nuraida, I., & Solihati, T. I. (2021). Bakti Kami Pada Pertiwi; Catatan Pengabdian Dosen: Literasi Digital Melalui E-Tourism di Desa Cikolelet Berbasis Kearifan Lokal (F. (Universitas B. J. Oktaviana & T. A. (Universitas B. J. Mahmud (eds.); 1st ed.). Media Madani Publisher. https://drive.google.com/file/d/1klppCJ6RcM7BnKmJNLZaFU9eR_wAPjlR /view?usp=sharing
Pendit, P. L. (2013). Digital Native , Literasi Informasi dan Media Digital – sisi pandang kepustakawanan. Seminar Dan Lokakarya Perubahan Paradigma Digital Natives Perpustakaan Universitas - Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga 17 - 18 Januari 2013 , 1–32. https://www.semanticscholar.org/paper/Digital-Native%2C-Literasi- Informasi-dan-Media-%3A-sisi- Pendit/1ed653f61ce6ce178dee0cb255419d0492a92afc Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. (2015). Pedoman penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi perpustakaan nasional republik indonesia (1st ed.). Perpustakaan Nasional.
https://press.perpusnas.go.id/files/pdf/120.pdf
Reflianto, & Syamsuar. (2018). Pendidikan dan Tantangan Pembelajaran Berbasis Teknologi Informasi di Era Revolusi Industri 4.0. Jurnal Ilmiah Teknologi Pendidikan , 6 (2), 1–13.
Rodliyah, U., & Habib, H. (2019). Evaluasi Pemanfaatan Institutional Repository (IR) dalam Penyusunan Karya Ilmiah Tugas Akhir Mahasiswa: Studi Kasus PTKIN di Jawa Timur. Indonesian Journal of Academic Librarianship , 3 (2), 41–50.
Ruhiawati, I. Y., Gunawan, W., & Faniya, N. (2020). Aplikasi Repository Pada Perpustakaan Universitas Banten Jaya. Jurnal Sistem Informasi Dan Informatika (Simika) , 3 (2), 110–126. https://doi.org/10.47080/simika.v3i2.1012
Siregar, A. R. (2013). Pengembangan Repositori Institusi Pengalaman
Perpustakaan Usu. Pengalaman Perpustakaan USU – Mei , 1 , 1–10. http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/39523/Pengembanga n Repositori-Pengalaman Perpustakaan USU.pdf;jsessionid=97FF2C7D5EC478F8EA6AA27A4130A7F5?sequence =1 Sommerville, I. (2011). Software Engineering. In M. at al Horton, Marcia ; Hirsch (Ed.), Science (Internatio, Vol. 195, Issue 4283). Addison-Wiley. https://doi.org/10.1126/science.195.4283.1199
Sri, Y. (2012). Kajian implementasi tri dharma perguruan tinggi sebagai fenomena pendidikan tinggi di Indonesia. Widya , 29 (318), 28–33. Tarigan, R., & Ardiansyah, D. (2020). Perancangan Aplikasi Inventory Barang Pada Cv. Mr Lestari Berbasis Web. Jurnal Sistem Informasi Dan Informatika (Simika) , 3 (2), 77–94. https://doi.org/10.47080/simika.v3i2.985 Tiningsih, E. W. T. (2011). Sistem Informasi Pengolahan Data Perpustakaan pada SMK Negeri 1 Demak. Teknik-Unisfat , 6 (2), 89–102. Untuk, D., Salah, M., Syarat, S., Gelar, M., Ilmu, S., Islam, U., & Alauddin, N. (2014). Repository Koleksi Karya Ilmiah Di Perpustakaan . Mulyadi. (2016). Pengertian sistem menurut mulyadi. In Sistem Akuntansi . Saleh, A. R., & Komalasari, R. (2014). Pengertian Perpustakaan dan Dasar- Dasar Manajemen Perpustakaan. Manajemen Perpustakaan .
Sora, N. (2014). Mengetahui Pengertian Website Dan Jenisnya. In 07/09 .