Sistem Penyimpanan Arsip Statis pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia

## Fifit Hadiaty 1
Program studi Kesekretariatan Akademi Sekretari Manajemen Kencana Bandung Email: fifithadiaty9@gmail.com
Firdha Yunisa Puteri 2 Email: Firdha.yunisa16@gmail.com

## ABSTRAK
Kegiatan  kearsipan  merupakan  salah  satu  faktor  penting  dalam  menunjang kelancaran tujuan organisasi baik swasta maupun pemerintah. Secara sistematis kegiatan  pengelolaan  arsip  memudahkan  dalam  pelaksanaan  dan  penemuan kembali  arsip.  Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  bagaimana sistem penyimpanan arsip statis pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia.Rumusan masalah meliputi; Bagaimana prosedur penyimpanan arsip statis  pada  Bagian  Tatakelola  Administrasi  di  PT  Pos  Indonesia  (Persero), Bagaimana sistem penyimpanan arsip statis pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia (Persero), Sarana apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip statis pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia (Persero), Metode  penulisan  adalah  deskriptif  dengan  tujuan  menggambarkan  hasil peninjauan sesuai fakta di lapangan dan teknik pengumpulan data dengan cara observasi,  wawancara  dan  studi  pustaka.  Berdasarkan  peninjauan,  penulis mendapatkan  hasil  prosedur  penyimpanan  arsip  statis  meliputi  pemeriksaan, menyortir, pencatatan, penyimpanan, dan pemberian label, sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem nomor dan  sarana yang digunakan dalam penyimpanan arsip diantaranya adalah  rak arsip, roll opack, dus arsip dan box file.  Kesimpulan  yaitu  sistem  penyimpanan  arsip  statis  pada  bagian  tatakelola administrasi  di  PT  Pos  Indonesia  (Persero)  sudah  berjalan  efektif,  terbukti dengan kegiatan pengelolaan arsip yang berjalan lancar dan mendukung kegiatan kerja organisasi.
Kata Kunci : Prosedur penyimpanan, arsip statis, sarana penyimpanan.

## PENDAHULUAN
Dalam suatu organisasi pemerintah maupun swasta diperlukan suatu informasi yang benar, tepat dan akurat. Salah satu sumber informasi yang perlu dikelola oleh organisasi dan akurat adalah arsip. Jumlah arsip ini akan selalu bertambah seiring  dengan  aktivitas  organisasi.  Sehingga  jumlah  arsip  ini  akan  selalu bertambah,  untuk  itu  diperlukan  kegiatan  pengelolaan  yang  terstruktur  dan sistematis,  sehingga  data  dan  informasi  yang  diperlukan  dapat  selalu  tersedia secara cepat dan tepat.
Arsip sebagai acuan organisasi dalam merencanakan tujuan dan memiliki fungsi sebagai  bahan  pertimbangan  suatu  kebijakan  dan  pengambilan  keputusan pimpinan  perlu  dikelola  dengan  baik.  Arsip  tercipta  seiring  dengan  aktivitas yang dilakukan oleh organisasi yang mengandung berbagai data dan informasi. Data  dan  informasi  tersebut  memiliki  peranan  yang  sangat  penting  dalam menunjang  kelancaran  kegiatan  organisasi.  Dengan  perkembangan  teknologi modern seperti sekarang ini, maka pengelolaan arsip bisa dilakukan tidak saja secara manual melainkan menggunakan media digital. Begitu juga dengan PT Pos Indonesia (Persero) yang merupakan perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dalam bentuk perseroan terbatas dan merupakan sarana vital pelayanan masyarakat,  menyadari  betapa  pentingnya  kearsipan  untuk  menunjang kelancaran kegiatan-kegiatannya.
Pada  pelaksanaan  pengelolaan  arsip  di  PT  Pos  Indonesia  (Persero)  arsip dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis, dan pembahasan dalam tulisan ilmiah ini adalah arsip statis.
Kegiatan pengelolaan arsip statis ini perlu

## KAJIAN PUSTAKA
Pengertian  Arsip  menurut  Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia  (KBBI)  adalah “Dokumen  tertulis  maupun  lisan  dan  bergambar  dari  waktu  yang  lampau, disimpan  dalam  media  tulis  ataupun  elektronik,  biasanya  dikeluarkan  oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus sebagai referensi”. Dalam  buku  Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono  (2015:5)  mengutip  dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 menyatakan bahwa :
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Menurut  Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono  (2015:7-9),  arsip  pada  dasarnya memiliki bentuk yang sangat beragam. Berikut ini disampaikan beberapa jenis arsip :
1. Arsip Dinamis
Arsip  yang digunakan secara langsung dalam  kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis juga dapat dipahami sebagai  arsip  yang  dipergunakan  secara  langsung  dalam  perencanaan, pelaksanaan, maupun penyelenggaraan aktivitas organisasi pada umumnya atau  dipergunakan  secara  langsung  dalam  penyelenggaraan  administrasi perkantoran. Arsip dinamis terdiri dari 3 (tiga) macam:
1) Arsip Vital
Arsip  yang  keberadaannya  merupakan  persyaratan  dasar  bagi kelangsungan  operasional  pencipta  arsip,  tidak  dapat  diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak dan hilang. 2) Arsip Aktif Arsip  yang  masih  dipergunakan  secara  langsung  dalam  aktivitas perkantoran. 3) Arsip Dinamis Inaktif Arsip  yang  sudah  jarang  digunakan  dalam  kegiatan  administrasi perkantoran,  karena  kegiatan  sudah  selesai  tetapi  sewaktu-waktu masih diperlukan sehingga perlu disimpan.
2. Arsip Statis
Arsip  yang  dihasilkan  oleh  pencipta  arsip  karena  memiliki  nilai  guna kesejarahan, telah  habis retensinya. Arsip statis tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya  maupun  untuk  penyelenggaraan  sehari-hari  administrasi organisasi pemerintah maupun organisasi swasta.
Menurut  Donni  Juni  Priansa  dan  Agus  Garnida  (2015:160),  “Arsip  Statis yaitu  arsip  yang  sudah  tidak  lagi  dipergunakan  dalam  kegiatan  oleh penciptanya,  tetapi  mempunyai  nilai  tertentu  sehingga  pantas  untuk dilestarikan/diabadikan  untuk  kepentingan  umum,  sejarah  atau  sebagai bahan bukti”. Sedangkan  menurut  Barthos  (2016:4),  “Arsip  Statis  adalah  arsip  yang  tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan,  kehidupan  kebangsaan  pada  umumnya,  maupun  untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari”.
Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip statis adalah arsip yang  sudah  tidak  dipergunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan  perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun penyelenggaraan admnistrasi sehari-hari.
Menurut  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  Pasal  1  angka  24  tentang Kearsipan disebutkan bahwa :
“Penyelenggaraan  kearsipan  adalah  keseluruhan  kegiatan  meliputi kebijakan,  pembinaan  kearsipan,  dan  pengelolaan  arsip  dalam  suatu sistem  kearsipan  nasional  yang  didukung  oleh  sumber  daya  manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya”.
Menurut Sedarmayanti (2015:93), “Penyimpanan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis”.
Adapun  sistem  penyimpanan  arsip  yang  dikemukakan  oleh  Sugiarto  dan Wahyono (2015:45-64) dalam bukunya Manajemen Kearsipan Modern , sebagai berikut :
1. Sistem Abjad
Sistem  penataan  berkas  dimana  dokumen-dokumen  disimpan  berdasarkan abjad  dari  nama  orang  atau  organisasi,  menyusun  subjek  dalam  urutan  A sampai Z.
2. Sistem Nomor
Sistem penataan berkas dimana tiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut  urutan nomor. Hampir sama  dengan sistem abjad  yang penyimpanannya  berdasarkan  nama,  sistem  nomor  pun  penyimpanan dokumennya sama berdasarkan nama, hanya saja disini diganti dengan kode nomor.
Pada sistem  nomor terdapat 3 (tiga) unsur yaitu, file utama, indeks dan buku nomor  (buku  register/buku  induk/buku  besar).  Ada  3  cara  penyimpanan dokumen dalam system nomor yaitu :
1) Susunan berurutan, setelah dokumen memperoleh nomor dari buku register/buku nomor, maka map disusun berdasarkan urutan dengan dimulai dari nomor kecil sampai nomor besar. Cara penyimpanan ini sering digunakan untuk jumlah dokumen kurang dari 5 digit. Untuk jumlah  yang  terdiri  dari  5  digit  atau  lebih  cara  susunan  berurutan sudah tidak efektif lagi. 2) Susunan terminal  digit adalah  salah  satu  dari  tiga  cara  menyusun dokumen  pada  tempat  penyimpanan  susunan  digit.  Nomor  pada terminal digit terdiri dari 6 (enam) angka. Pada buku nomor dokumen yang  pertama  diberi  nomor  1  dengan  menuliskan  sesuai  dengan  6 digit  yakni  000001.  Demikian  dengan  angka  120  ditulis  dengan angka 000120.
3) Susunan middle digit hampir sama dengan terminal digit , atau dapat dikatakan sebagai variasi dari terminal digit .
3. Sistem Geografis
Sistem  penataan  berkas  berdasarkan  kepada  pengelompokkan  daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian wilayah yang ditentukan. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.
4. Sistem Subjek
Sistem  penataan  berkas  dimana  dokumen-dokumen  disusun  berdasarkan dengan pokok masalah bukan menurut nama perusahaan, koresponden dan sebagainya.
5. Sistem Tanggal/Kronologis Sistem penataan berkas berdasarkan urutan waktu. Waktu disini dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun dimana dokumen disusun saat surat itu datang.

## Prosedur Penyimpanan Arsip
Menurut  Agus  Sugiarto  dan  Teguh  Wahyono  (2015:30-32)  dalam  bukunya Manajemen Kearsipan Modern , menyatakan bahwa proses penyimpanan adalah langkah-langkah  yang  dilakukan  sehubungan  dengan  akan  disimpannya  suatu dokumen.
Dalam pengelolaan arsip dapat diselenggarakan sebagai berikut :
1. Pemeriksaan
Sebelum dokumen disimpan, terlebih dahulu setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen tersebut, sudah siap untuk disimpan.
2. Mengindeks Menentukan  pada  subjek  apa  surat  akan  disimpan.  Penentuan  indeks tergantung pada sistem penyimpanan apa yang digunakan.
3. Memberi Kode
Dilakukan secara sederhana dengan memberi tanda garis atau lingkaran pada kartu indeks.
4. Menyortir
Mengelompokkan  dokumen-dokumen  berdasarkan  klasifikasi  yang  sudah ditentukan lalu disiapkan untuk penyimpanan.
5. Menyimpan
Langkah  terakhir  yaitu  menempatkan  dokumen  sesuai  dengan  sistem penyimpanan yang digunakan.

## Sarana dalam Penyimpanan Arsip
Menurut  Sedarmayanti  (2015:69-84)  sarana  yang  dapat  digunakan  dalam penyimpanan arsip antara lain adalah:
1. Filling cabinet , lemari arsip yang terdiri dari laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal pada umumnya filling cabinet mempunyai dua sampai lima laci.
2. Ordner , berupa map tebal dapat menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya.
3. Desk Tray (baki surat), alat untuk menyimpan surat.
4. Rak  buku  (Lemari  terbuka),  rak  untuk  menyimpan  buku-buku  atau menyimpan ordner.
5. Safe  Keeping  Document (brankas),  lemari  besi  dengan  bermacam-macam ukuran dan dilengkapi dengan kunci pengaman.
6. Lemari arsip, lemari yang terbuat dari kayu ataupun dari bahan alumunium yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam arsip.
7. Visible  Record  Cabinet, tempat  penyimpanan  arsip  dengan  menggunakan kantong-kantong kartu tersusun ,  yang disimpan dan dijepit di  dalam laci atau baik, kemudian tersusun dalam suatu cabinet.
8. Compact  Rolling  Shelving  (Roll-O-Pact), lemari  penyimpanan  arsip  yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda.
9. Rotary  Filling  System, sistem  file  bertingkat  (vertical),  yang  dilengkapi dengan system kode, angka, abjad, warna serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar.
10. Komputer, rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.

## PEMBAHASAN

## Prosedur Penyimpanan Arsip Statis pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia (Persero)
Prosedur penyimpanan Arsip Statis pada bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia, sebagai berikut:
1) Pemeriksaan
Pemeriksaan adalah langkah persiapan menyimpan surat dengan cara memeriksa pada setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut sudah siap untuk disimpan.
2) Menyortir
Menyortir  adalah  pengelompokkan  dan  pemisahan  surat-surat  sesuai  dengan permasalahannya.  Dalam  tahap  ini  arsip  dikelompokkan  sesuai  dengan  unit pengelola surat tersebut, kemudian arsip dipilah berdasarkan nomor dan tahun.
Langkah  ini  diadakan  khusus  untuk  memudahkan  dalam  penyimpanan  dan pencarian kembali arsip.
3) Pencatatan
Arsip  yang  telah  disortir  atau  dikelompokkan  kemudian  di  data  dan  di scan kemudian di input kedalam aplikasi berupa PDF ( Portable Document Format ), untuk  duplikasi  arsip  agar  surat  yang  akan  disimpan  pun  terdata,  dan  dapat memudahkan dalam pencarian kembali surat yang diperlukan.
Untuk kegiatan duplikasi arsip maka dilakukan proses sebagai berikut :
a. Surat/naskah dilakukan proses scanning
Gambar 1  Proses Scanning
b. Duplikasi arsip yang telah di scan disimpan dalam computer dengan folder:
 Folder pertama ditulis dengan Tahun (2018)
Di dalam folder Tahun ada folder Daftar Klasifikasi Arsip  DIRUT yaitu Direktur Utama
 DIR I yaitu Direktur Keuangan dan Umum
 DIR 2 yaitu Sumber Daya Manusia
 DIR 3 yaitu Kurir dan Logistik sebagai  DIR 4 yaitu Jaringan dan Layanan Keuangan (Daftar Klasifikasi Arsip)
 DIR 5 yaitu Komersial
 DIR 6 yaitu Hubstra
Di dalam folder Klasifikasi, ada folder Nomor-Sub Masalah, seperti :
 KD yaitu Keputusan Direksi
 SE yaitu Surat Edaran
 PKS yaitu Perjanjian Kerja Sama
 SK yaitu Surat Keputusan Direksi
 Intruksi Direksi
 Surat Dinas
c. Data  yang  telah  diubah  menjadi  PDF  ( Portable  Document  Format )  dan disimpan pada computer , kemudian dilakukan pencocokan hyperlink dengan Daftar Arsip. Daftar Arsip berisi nomor surat, pengonsep arsip, tanggal arsip, isi ringkas/perihal surat dan keterangan masuk/tidaknya fisik surat.
Gambar 2  Daftar Arsip pada data Computer Gambar 3  Proses menggabungkan Hyperlink dengan Daftar Arsip

## 4) Menyimpan
Langkah  terakhir  adalah  penyimpanan,  yaitu  menempatkan  surat  berdasarkan nomor yang telah disesuaikan dengan permasalahan arsip tersebut. Kemudian disimpan  kedalam  box  yang  sudah  diberi  nomor  urut  naskah  ataupun  tahun penyimpanan.  Setelah  itu  baru  disimpan  di  lemari  penyimpanan Datascrip Filling  System. Penyimpanan  arsip  tersebut  disimpan  berdasarkan  tahun, contohnya dalam satu lemari berisi arsip Tahun 2018.
5) Pemberian Label
Pemberian label ini diperlukan untuk mempermudah pencarian informasi  dan membantu dalam mengenali identitas dokumen yang ada. Pemberian label pada sisi depan box berisi keterangan perihal :
a. Nomor box
b. Kode Klasifikasi Arsip
c. Nomor Naskah/Nomor pada surat (dari .… s.d .…)
d. Tahun Naskah
Label box berukuran 11 cm x 4,5 cm
Gambar 4  Pemberian Label pada box arsip
Menata  box  dalam  lemari  penyimpanan Datascrip  Filling  System berderet  ke samping berdasarkan urutan nomor box. Bila bagian lain yang ada di kantor pusat sewaktu-waktu  membutuhkan  arsip  (Naskah/Surat)  yang  sudah  disimpan  di gudang arsip, bisa meminta fotocopy atau salinan arsip tersebut.
Menurut  Agus  Sugianto  dan  Teguh  Wahyono  (2015:30-32)  dalam  bukunya Manajemen Kearsipan Modern , menyatakan bahwa proses penyimpanan  arsip dapat diselenggarakan dengan :
1. Pemeriksaan
2. Mengindeks
3. Memberi Kode
4. Menyortir
5. Menyimpan
Dokumen TATAKELOLA ADM DIVISI DIRUT PKS 01-38 Tahun 2018 TAHUN 2016 Box 01 Dokumen TATAKELOLA ADM DIR-1
Keuangan & Umum
PKS 01-38 Tahun 2018 TAHUN 2016 Box 01 Dokumen TATAKELOLA ADM DIR-2 SDM & BANG KARIR PKS 01-38 Tahun 2018 TAHUN 2016 Box 01 Dokumen TATAKELOLA ADM DIR-1 Kurir & Logistik PKS 01-38 Tahun 2018 TAHUN 2016 Box 01
Prosedur  penyimpanan  arsip  pada  Bagian  Tatakelola  Administrasi  di  PT  Pos Indonesia (Persero) disusun sebagai berikut :
1. Pemeriksaan
2. Menyortir
3. Pencatatan
4. Menyimpan
5. Pemberian Label
Berdasarkan  hasil  pengamatan  secara  praktik,  untuk  prosedur  pelaksanaan penyimpanan  arsip  tidak  jauh  berbeda  antara  praktik  dengan  teori  yang dikemukakan oleh para ahli. Penulis berpendapat bahwa prosedur penyimpanan arsip statis pada Bagian Kepegawaian di Dinas Perikanan dan Kelautan Provinsi Jawa  Barat  sudah  cukup  baik.  Hal  tersebut  dilihat  dari  aktivitas  penyimpanan arsip  yang  berjalan  lancar  dan  memudahkan  kegiatan  kerja  organisasi  karena prosedurnya tidak sulit.

## Sistem Penyimpanan Arsip pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia (Persero)
Arsip  yang disimpan berupa arsip permanen  yang dikelompokkan secara Seri, seperti mengelompokkan Arsip Produk Hukum, seperti Keputusan Direksi (KD), Surat Edaran (SE), Keputusan Menteri (Kepmen), Perjanjian Kerja Sama (PKS), Intruksi (INST), Memorandum Of Understanding (MOU), dan Surat Keputusan (SK).
Adapun  rincian  masalah  utama  dan  sub  masalah  berikut  kode  dapat  dilihat, sebagai berikut :
1. DIRUT = Direktur Utama
Sub  masalah:  Penghapusan  Asset,  Surat  Kementerian,  Penunjukan  Surat Kuasa
2. DIR 1 = Direktur Keuangan dan Umum
Sub  masalah:  Penandatanganan  Cek  Gaji,  Penangungjawab  Anggaran Perusahaan, Penetapan Pagukas Perusahaan
3. DIR 2 = Sumber Daya Manusia (SDM) Sub  masalah:  Penentangan  SK  Mutasi,  PHK,  Penerimaan  Pegawai, Pelantikan pegawai, Permohonan Cuti Pegawai
4. DIR 3 = Kurir dan Logistik Sub masalah : Tanggung Jawab pada Produksi Operasi, Lalu Lintas Operasi Pengiriman, Pengawasan pada Delivery seluruh Indonesia
5. DIR 4 = Jaringan dan Layanan Keuangan
Sub  masalah  :  Tanggung  Jawab  pada  Target  Pendapatan  Keuangan, Menjalin kerjasama dengan Bank untuk Pengembangan Layanan, Tanggung
Jawab  kepada  Jaringan  Teknologi  untuk  mempermudah  transaksi  layanan kepada public
6. DIR 5 = Komersial
Sub  masalah:  Tanggung  Jawab  semua  produk  penjualan  dan  tarif  pos (Produk  pos:  Pos Express ,  Kilat  Khusus,  Paket  dan E-Commerce dengan mitra)
7. DIR 6 = Hubstra (Hubungan Strategis dan Kelembagaan)
Sub  masalah  :  Hubungan  Strategis  bertanggung  jawab  untuk  bersinergi dengan Perusahaan Pemerintah, BUMN, eksternal Perusahaan, KOMINFO, departemen lainnya).
Tabel 1  Daftar Klasifikasi Arsip Statis SUBJEK SUB MASALAH SUB-SUB MASALAH DIRUT PKS (Perjanjian Kerja Sama) PKS tentang Layanan Permohonan Pasport Melalui Kantorpos DIR 1 KEUANGAN PKS tentang Pengelolaan Gedung DIR 2 SUMBER DAYA MANUSIA Adendum PKS mengenai Tenaga Kerja Profesional Perusahaan SE (Surat Edaran) SE mengenai Penugasan Khusus Pengelolaan Kantorpos Cabang DIR 3 KURIR & LOGISTIK SE mengenai Penyaluran Kiriman EMS ke Luar Negri KD (Keputusan Direksi) KD mengenai Penggunaan Aplikasi Iregularitas Dalam Proses Kirimanpos DIR 4 JARINGAN & LAYANAN KEUANGAN KD mengenai Hari Libur Nasional Tahun2018 SK (Surat Keputusan) SK mengenai TIM Layanan Pos Universal DIR 5 KOMERSIAL SK mengenai Tim Pengiriman Logistik PILKADA Serentak Thn 2018 DIR 6 HUBSTRA TIM pertanggung jawaban dan penyelenggaraan Layanan Pos Universal TA 2018
96 95 94 93 92 91
Sistem penyimpanan Arsip Statis pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia  (Persero)  menggunakan  Sistem  Nomor.  Contoh  penanganan  dalam penyimpanan arsip statis, sebagai berikut :
Gambar 5  Proses Penyimpanan Arsip Statis Surat disimpan Pada urutan  Ke 96
Dalam  melakukan  penyimpanan,  Perihal  Surat  PKS  tentang  Pengelolaan  Aset dengan  Nomor  PKS096/DIRUT/0418.  Konseptor  tersebut  dibuat  oleh  Bagian Dirut, maka surat merupakan Subjek DIRUT.
Kemudian, perihal surat tersebut mengenai PKS. Maka surat disimpan pada box Perihal PKS dan urutan box ke 4 (empat). Hal itu dikarenakan di dalam Box Arsip terdiri dari 30 surat, BOX 01 yaitu 01-30, Box 02 yaitu 31-60, Box 03 yaitu 61- 90,  dst.  Yang  dimana  posisi  surat  tersebut  disimpan  tersusun  sesuai  dengan urutan nomor yang tertera pada surat.
Jadi,  surat  PKS096/DIRUT/0418  masuk  ke  dalam  box  4  perihal  PKS,  Divisi DIRUT dan disimpan setelah urutan surat ke 95 (sembilan lima).
Berdasarkan teori menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:45-64) dalam bukunya Manajemen Kearsipan Modern , terdapat lima macam penyimpanan arsip yaitu :

## SURAT
PKS tentang
Pengelolaan Aset
Dengan Nomor
Surat PKS096/DIRUT/0418
Dokumen TATAKELOLA ADM DIVISI DIRUT PKS 91-120 Tahun 2018 TAHUN 2016 Box 04
1. Sistem Abjad
2. Sistem Nomor
Sistem  ini  hampir  sama  dengan  sistem  abjad  yang  penyimpanannya berdasarkan nama, hanya saja disini diganti dengan kode nomor. Ada 3 cara penyimpanan dokumen dalam system nomor yaitu :
1) Susunan berurutan, setelah dokumen memperoleh nomor dari buku register/buku nomor, maka map disusun berdasarkan urutan dengan dimulai dari nomor kecil sampai nomor besar.
2) Susunan terminal  digit adalah  salah  satu  dari  tiga  cara  menyusun dokumen  pada  tempat  penyimpanan  susunan  digit.  Nomor  pada terminal digit terdiri dari 6 (enam) angka.
3) Susunan middle digit hampir sama dengan terminal digit , atau dapat dikatakan sebagai variasi dari terminal digit .
3. Sistem Geografis
4. Sistem Subjek
5. Sistem Tanggal/Kronologis
Sistem  penyimpanan  Arsip  Statis  yang  digunakan  pada  Bagian  Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia (Persero) adalah Sistem Nomor dimana arsip tersebut  disusun  secara  berurutan.  Untuk  sistem  penyimpanan  Arsip  Statis tersebut tidak jauh berbeda dengan teori dan pada praktek pelaksanaannya. Sehingga  penulis  berpendapat  bahwa  sistem  penyimpanan  Arsip  Statis  pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia (Persero) sudah cukup baik, sehingga jika diperlukan arsip dapat ditemukan lebih mudah dan cepat.

## Sarana  yang  digunakan  dalam  Penyimpanan  Arsip  Statis  pada  Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia (Persero)
Sebagaimana kita ketahui bahwa kegiatan kearsipan akan berlangsung apabila ada  hal-hal  pendukung  dalam  kegiatannya.  Sarana  yang  digunakan  dalam kegiatan  menata  Arsip  Statis  pada  Bagian  Tatakelola  Administrasi  di  PT  Pos Indonesia (Persero), sebagai berikut:
1. Rak arsip
Rak arsip terbuat dari kayu atau besi, dan tinggi rak ini disesuaikan dengan tinggi ruangan  yang  dilengkapi  dengan  peralatan  dan  perlengkapan  yang  dapat memudahkan dalam penyimpanan arsip inaktif dalam rak ini jika suatu saat arsip tersebut akan dihapuskan tidak perlu pendataan ulang.
2. Lemari arsip besi ( Roll Pack )
Lemari  arsip  terbuat  dari  besi  dengan  jumlah  dan  macamnya  yang  dapat disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan, misalkan untuk arsip, peta, atau buku-buku peraturan dan buku laporan.

## Gambar 6  Lemari Roll Pack
Lemari arsip ini dipilih untuk arsip yang tersimpan dalam jangka waktu cukup lama  sesuai  dengan  jadwal  retensi  arsip  sebelum  dihapuskan  agar  arsip  tidak cepat rusak.

## 3. Datascrip Rotary Filling System
Lemari  arsip  ini  terbuat  dari  besi  dan  cara  penyimpanan  arsip  dengan menggunakan sistem carousel (memutar). Arsip disimpan di dalam map khusus, yang diletakkan tergantung, memutari suatu piringan ( tier ). Dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, warna serta berpola tingkatan.
Gambar 7  Lemari Datascrip Rotary Filling System
4. Box File kecil
Box File ini digunakan untuk menyimpan surat yang dapat menampung kurang lebih satu rim kertas (500 lembar) dengan ukuran :
- Panjang 37 cm
- Lebar 10 cm
- Tinggi 27 cm
Gambar 8  Box File kecil
5. Box File besar
Box File ini digunakan untuk menyimpan surat yang dapat menampung kurang lebih dua rim kertas (1000 lembar) dengan ukuran :
- Panjang 37 cm
- Lebar 20 cm
- Tinggi 27 cm
Gambar 9  Box File besar
6. Dus, digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif.
Arsip inaktif yang ada di PT Pos Indonesia (Persero) yaitu merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun serta jarang dikeluarkan dari tempat penyimpanannya.
Gambar 10  Dus arsip inaktif
Berdasarkan  teori  menurut  Sedarmayanti  (2015:69-84),  sarana  yang digunakan dalam penyimpanan arsip, antara lain adalah :
1. Filling Cabinet
2. Ordner
3. Desk Tray
4. Rak buku (Lemari terbuka)
5. Safe Keeping Document (brankas)
6. Lemari Arsip
7. Visible Record Cabinet
8. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact)
9. Rotary Filling System
10. Komputer
Berdasarkan uraian diatas mengenai sarana yang digunakan dalam penyimpanan arsip statis pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia (Persero) sudah sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh para ahli, hanya saja terdapat beberapa perbedaan pada sarana yang digunakan. Sarana yang digunakan pada Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia pun sudah cukup memadai dan sudah menunjang kegiatan penyimpanan arsip.

## Hambatan  yang  dihadapi  dalam  Penyimpanan  Arsip  Statis  pada  Bagian Tatakelola Administrasi di PT Pos Indonesia (Persero)
Berdasarkan  data  yang  diperoleh  penulis  melalui  pengamatan  dan  wawancara dengan pihak terkait, hambatan yang dihadapi dalam kegiatan penyimpanan arsip pada  Bagian  Kepegawaian  di  Dinas  Perikanan  dan  Kelautan  (DISKANLUT) Provinsi Jawa Barat yaitu sebagai berikut:
1. Masih  banyak  arsip-arsip  yang  disimpan  sembarangan  dan  menyebabkan penumpukan arsip, sehingga kesulitan dalam penyusunan.
2. Lamanya peminjaman arsip (dokumen asli) oleh bagian lain, bahkan tidak jarang arsip itu dikembalikan.
Berdasarkan hambatan diatas maka solusi untuk mengatasinya yaitu :
1. Melakukan  bimbingan/pelatihan  dari  Divisi  terkait  tentang  pemahaman mengelola arsip yang baik.
2. Dibuatkan peraturan mengenai peminjaman arsip.

## KESIMPULAN
Sesuai dengan data yang diperoleh dari hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang telah  penulis  uraikan,  maka  penulis  dapat  mengambil  kesimpulan  sebagai berikut:
1. Prosedur  penyimpanan  arsip  yang  dilakukan  pada  Bagian  Tatakelola Administrasi  di  PT  Pos  Indonesia  (Persero),  diawali  dengan  penerimaan naskah, pencatatan, lalu yang terakhir adalah penyimpanan arsip pada unit kearsipan/gudang arsip.
2. Sistem  penyimpanan  arsip  yang  digunakan  pada  Bagian  Tatakelola Administrasi  di  PT  Pos  Indonesia  (Persero)  yaitu  sistem  nomor.  Penulis menyimpulkan  sistem  penyimpanan  arsip  sesuai  dengan  teori.  Dalam pelaksanaannya, sistem penyimpanan tersebut sudah baik.
3. Sarana  yang  digunakan  dalam  penyimpanan  arsip  di  PT  Pos  Indonesia (Persero)  diantaranya  yaitu  Lemari  arsip  besi, Datascrip  Rotary  Filling System , Box File. Sarana yang digunakan tersebut cukup memadai.
Hambatan  yang  dihadapi  dalam  penyimpanan  arsip  pada  Bagian  Tatakelola Administrasi  di  PT  Pos  Indonesia  adalah  masih  banyak  arsip  yang  disimpan sembarangan  dan  menyebabkan  penumpukan  arsip,  sehingga  kesulitan  dalam penyusunan.

## SARAN
Berdasarkan hasil penelitian serta pembahasan masalah yang terjadi di PT Pos Indonesia (Persero), maka penulis berupaya memberikan beberapa saran sebagai berikut :
1. Sebaiknya  diadakan  bimbingan/pelatihan  kepada  karyawan  terkait  dalam penanganan arsip di PT Pos Indonesia (Persero).
2. Penambahan mengenai  peralatan arsip seperti ordner, dan memaksimalkan filling cabinet untuk penyimpanan arsip agar lebih mudah dalam penemuan arsip.
3. Dibuatkan peraturan mengenai peminjaman arsip.

## DAFTAR PUSTAKA
Barthos, Basir.2016. Manajemen Kearsipan .Jakarta: Bumi Aksara.
Garnida, Agus, dan Donnni Juni Priansa.2015. Manajemen Perkantoran efektif, efisien, dan profesional , Bandung: Alfabeta.
Muhidin,  Sambas  Ali  &  Henri  Winata.2015. Manajemen  Kearsipan  untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik dan Kemasyarakatan . Bandung: Pustaka Setia...........2016.
Manajemen Kearsipan . Bandung: Pustaka Setia.
Sedarmayanti.2015. TATA  KEARSIPAN  Dengan  Memanfaatkan  Teknologi Modern . Bandung: Mandar Maju...........2017.
Manajemen Perkantoran Modern . Bandung: Mandar Maju.
Sugiarto, Agus & Teguh Wahyono.2015. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer . Salatiga: Gava Media.
Wijayanti  Sutha,  Diah.2018. Administrasi  Perkantoran .  Sidoarjo:  Indomedia Pustaka 2018.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Sistem Kearsipan Nasional. Pedoman Administrasi Perkantoran.2000. Bandung: PT Pos Indonesia (Persero).