## SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT KEPUTUSAN PADA UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
Oleh : Dias Eka Fredianto dan Deasy Permatasari Prodi Sistem Informasi UNIKOM

## ABSTRACT
In University Computer Indonesia there is a decision letters that is divided into two groups, namely the rector’s decision letter and decision letter of the foundation and of  any  decrees  are  divided  into  various  types  including  the  decision  letter  Policies, decision letter scholarships, decision letter the formation of the team, the decision letter post  of  structural,  letter  staffing  decisions,  decrees  the  establishment  of  the  unit,  a decision letter forming BEM and SMEs. And for each party receiving the decision letter did just a storage archive without putting it into a database and archival storage can allow data is damaged or lost and in search of data can take a long time.
By  seeing  the  current  issue  so  I  took  the  research  topic  "Decision  letter  of Information Systems at the University of Indonesia computers". To realize that we need a  process  of  making  integrated  software.  Making  the  software  is  done  by  using  PHP and MySQL.
Results of this final project is the form of the Management Information System Application  Decision  letter  based  web.  Hopefully  with  this  System  can  help  the performance  of the  secretariat  of the  rector  and  the relevant  parties  in  the  University Computer Indonesia.
Keywords: Decision letter, Information, Management, System, System Information

## I. Pendahuluan

## 1.1 Latar Belakang Penelitian
Majunya  perkembangan  teknologi  informasi  sudah  mencapai  taraf  sebagai kebutuhan,  sehingga  semua  lapisan  masyarakat  termasuk  mahasiswa,  Dosen  dan  Staff perguruan  tinggi  tergerak  untuk  maju  dan  menggunakannya.  Perkembangan  teknologi informasi  juga  menjamah  proses  dalam  ruang  lingkup  universitas  agar  dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
Kata  "sistem"  banyak  sekali  digunakan  dalam  percakapan  sehari-hari,  dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak  bidang  pula,  sehingga  maknanya  menjadi  beragam.  Dalam  pengertian  yang paling  umum,  sebuah  sistem  adalah  sekumpulan  benda  yang  memiliki  hubungan  di antara  mereka.  Sistem  merupakan  suatu  kesatuan  yang  terdiri  dari  komponen  atau elemen  yang  di  hubungkan  bersama  untuk  memudahkan  aliran  informasi,  materi  atau energy untuk mencapai suatu tujuan.
Sebuah  sistem  apabila  di  gabungkan  dengan  informasi  memiliki  arti  khusus. Sistem  informasi  dapat  berupa  gabungan  dari  beberapa  elemen  teknologi  berbasis komputer  yang  saling  berinteraksi  dan  bekerja  sama  berdasarkan  suatu  prosedur  kerja
(aturan  kerja)  yang  telah  ditetapkan,  dimana  memproses  dan  mengolah  data  menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan.
Surat  keputusan  adalah  aspek  yang  penting  dalam  pemberian  informasi  di Universitas Komputer Indonesia terutama pada bagian Admnistrasi Kepegawaian Pusat. Informasi  yang  dapat  diberikan  pada  surat  keputusan  bermacam-macam  informasi mengenai  mutasi  pegawai,  diantaranya  naik  pangkat  golongan,  naik  jabatan,  pesiun, pindah antar instansi.
Penyimpanan  surat  keputusan  yang  diterima  oleh  setiap  penerima  dilakukan dengan  penyimpanan  secara  manual.  Penyimpanan  data  secara  manual  dilakukan dengan  arsip  data.  Dengan  penyimpanan  secara  arsip  data  memungkinkan  surat keputusan  hilang,  rusak  dan  menyulitkan  dalam  melakukan  pencarian  surat  keputusn jika  suatu  saat  Surat  Keputusan  tersebut  diperlukan  dan  pembuatan  surat  keputusan yang dilakukan saat ini masih menggunakan Microsoft Word sebagai media pembuatan surat  keputusan  yang  memungkinkan  kesalahan  dalam  format  surat  keputusan  yang statis.  Dan  juga  belum  adanya  sistem  yang  membuat  laporan  surat  keputusan  untuk membantu pendataan surat keputusan yang dikeluarkan setiap bulannya.
Untuk  mengatasi  permasalahan-permasalahan  tersebut  diatas,  maka  dibutuhkan suatu  aplikasi  yang  mampu  menyimpan,  memberikan  format  pembuatan  surat keputusan  dan  fasilitas  untuk  mencetak  laporan  surat  keputusan  dan  juga  dapat menampilkan  Surat  Keputusan  yang  diterima  oleh  setiap  dosen  dan  staff  yang diharapkan  dapat  membatu  sekretariat  rektor  selaku  pengelola  surat  keputusan dilingkungan  Universitas  Komputer  Indonesia.  Proses  penyimpanan  data  surat keputusan  kedalam database dapat  memudahkan  para  dosen  dan  karyawan  untuk melakukan pencarian ulang Surat Keputusan yang telah diterima dengan  mudah tanpa harus mendari terlebih dahulu pada tumpukan arsip.
Untuk  mewujudkan hal tersebut diperlukan sebuah proses pembuatan perangkat lunak yang terintegrasi. Adapun proses yang akan dilakukan yaitu studi literatur, tahap awal,  tahap  perluasan,  tahap  kontruksi,  dan  tahap  transisi.  Pemuatan  perangkat  lunak dilakukan yaitu dengan menguunakan PHP dan MySQL.
Dengan  melihat  latar  belakang  tersebut  maka  penulis  akan  mengembangkan suatu  sistem  informasi  yang  membantu  dalam  pengelolaan  surat  keputusan  dan dalam kerja  dosen  dan  staff  tata usaha  di  Universitas Komputer  Indonesia.  Sistem  Informasi ini  diharapkan  nantinya  dapat  terintegrasi  dengan  Sistem  Informasi  Surat  keluar  dan Surat  Masuk  yang  sudah  ada  saat  ini.  Dengan  adanya  fitur  simpan  Surat  Keputusan pada aplikasi ini, maka data akan disimpan pada database .
Hasil  proyek  tugas  akhir  ini  adalah  berupa  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat Keputusan  berbasis  Web.  Dengan  adanya  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat Keputusan yang terintegrasi ini dapat membantu kinerja pihak dosen dan karyawan di Universitas Komputer Indonesia.
Penantaan  informasi  yang  dilakukan  secara  teratur,  jelas  tepat  dan  cepat  serta dapat  disajikan  dalam  sebuah  laporan  tentunya  akan  sangat  mendukung  kelancaran kegiatan operasional organisasi dan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Maka penulis  tertarik  untuk  mengangkat  tema  yang  akan  dibahas  dengan  judul “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan Pada Universitas Komputer Indonesia” .

## 1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

## 1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan  uraian  latar  belakang  diatas,  penulis  mengidentifikasi  beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Belum adanya format pembuatan surat keputusan.
2. Pembuatan  surat  keputusan  yang  dilakukan  saat  ini  masih  menggunakan  fasilitas Microsoft  Office sehingga  rawan  dalam  kesalahan  format  penulisan  surat keputusan.
3. Pengelolaan Surat Keputusan yang masih dilakukan secara konfensional, sehingga beresiko rusak ataupun hilangnya Surat Keputusan tersebut.
4. Adanya  kesulitan  dalam  pencarian  Surat  Keputusan  saat  diperlukan  sewaktu- waktu.
5. Belum  adanyanya  sistem  informasi  yang  mengolah  dan  menyimpan  data  Surat Keputusan.
6. Belum  adanya  informasi  mengenai  laporan  surat  keputusan  yang  dikeluarkan setiap bulannya.

## 1.2.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan pemaparan pada bagian latar belakang masalah, maka permasalahan yang akan di kaji pada penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  pada  Universitas Komputer Indonesia.
2. Bagaimana  merancang  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  pada Universitas Komputer Indonesia.
3. Bagaimana  pengujian  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  pada Universitas Komputer Indonesia.
4. Bagaimana  implementasi  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  pada Universitas Komputer Indonesia.

## 1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud dan tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

## 1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud  dari  penelitian  ini  adalah  untuk  membangun  sistem  informasi pengelolaan  surat  keputusan  Universitas  Komputer  Indonesia  untuk  membatu pengarsipan  dan  penyimpanan  data  surat  keputusan  sehingga  mengurangi  resiko dokumen  atau  surat  rusak  dan  membantu  dalam  mempermudah  pencarian  surat keputusan saat diperlukan sewaktu-waktu.

## 1.3.2 Tujuan Penelitian
Adapun Tujuan dari Penelitian ini adalah sebagai barikut:
1. Untuk  mengetahui  sistem  pengelolaan  surat  keputusan  yang  berjalan  pada Universitas Komputer Indonesia.
2. Untuk  membuat  perancangan  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  pada Universitas Komputer Indonesia.
3. Untuk  melakukan  pengujian  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  pada Universitas Komputer Indonesia
4. Untuk  melakukan  implementasi  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan pada Universitas Komputer Indonesia.
1.4 Kegunaan Penelitian
1.4.1 Kegunaan Praktis
1. Bagi Universitas
Hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu Universitas Komputer Indonesia dalam  meningkatkan  kualitas  dan  keefisiensian  dalam  penyimpana  dan pengolahan surat keputusan.
2. Bagi bagian Administrasi
Hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu bagian administrasi Universitas Komputer  Indonesia  untuk  mengatasi  masalah  kerusakan  dan  mempercepat pencarian surat keputusan saat diperlukan sewaktu-waktu.

## 1.4.2 Kegunaan Akademis
1. Bagi Pengembangan Ilmu
Hasil  penelitian  ini  diharapkan  menjadi  perbandingan  antara  ilmu  manajemen (teori) dengan keadaan yang langsung terjadi di lapangan (praktek).
2. Bagi Penulis
Bagi  penulis sangat  berguna  untuk  menembah  wawasan  dan pengalaman  dalam menulis, merancang dan membangun sistem informasi.
3. Bagi Peneliti Lain
Dapat  menambah  wawasan  dan  menjadi  bahan  referensi  khususnya  bagi  pihak- pihak  yang  berkaitan  dengan  hasil  bahasan  dalam  penelitian  ini  untuk mengembangkan lebih jauh.

## 1.5 Batasan Masalah
Untuk  mendapatkan  sasaran  sistem  informasi  yang  tepat  dan  tujuan  dari penelitian dapat tercapai, penulis membatasi ruang lingkup sistem informasi yang akan dirancang ini adalah sebagai berikut:
1. Pada  proses  sistem  informasi  yang  sedang  berjalan  hanya  menjelaskan  pembuatan surat  keputusan,  pembuatan  laporan  dan  proses  arsip  surat  keputusan  rektor  dan surat keputusan yayasan.
2. Sistem informasi ini dibuat hanya untuk mengelola surat keputusan pada Universitas Komputer Indonesia.
3. Pengelolaan data surat keputusan dilakukan oleh bagian administrasi rektorat.
4. Informasi  dan  laporan  yang  dihasilkan  berupa  data  surat  keputusan  yang  dapat dilihat oleh sekretariat, karyawan dan dosen.

## II. Kajian Pustaka

## 2.1 Konsep Dasar Sistem
Pada dasarnya sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling terkait atau terhubung satu sama lain dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan.

## 2.2 Pengertian Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Selain itu sistem  juga dapat didefinisikan sebagai  suatu  jaringan  kerja  dari  prosedur-prosedur  yang  saling  berhubungan, bekumpul  bersama-sama  untuk  melakukan  suatu  kegiatan  atau  menyelesaikan  suatu sasaran tertentu. [1, p.3]

## 2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem  Informasi  merupakan  suatu  sistem  dalam  suatu  organisasi  yang mempertemukan  kebutuhan  pengolahan  transaksi,  mendukung  operasi,  bersifat manajerial  dan  kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan  menyediakan  pihak  luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. [1, p.14]

## 2.4 Pengertian Surat
Menurut  Seojito  dan  Solchen  (2004:  1),  ditinjau  dari  isinya,  surat  merupakan jenis karangan (komposisi) paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. (sumber: www.zonasiswa.com [2])

## 2.5 Pengertian Keputusan
N egara  sebagai  organisasi  kekuasaan umum dapat  membuat  tiga  macam keputusan yang mengikat secara hukum bagi subjek-subjek hukum yang terkait dengan keputusan-keputusan  itu:  Yaitu  keputusan-keputusan  yang  bersifat  umum  dan  abstrak ( general  and abstract )  biasanya  bersifat  mengatur ( regeling ),  sedangkan  yang  bersifat individual dan konkret dapat merupakan keputusan yang bersifat atau berisi penetapan administratif  ( beschikking )  ataupun  keputusan  yang  berupa  „ vonnis ‟  hakim  yang lazimnya disebut dengan istilah putusan. [3, p.9-10]

## 2.6 Pengertian Surat Keputusan
Surat  Keputusan  adalah  suatu  alat  yang bersifat resmi  yang  digunakan  untuk memberitahukan  atau  menyampaikan  sebuah  ketetapan  atau  keputusan  yang  telah diambil oleh pemegang keputusan untuk disampaikan kepada pihak lain.

## 2.7 Pengertian Sistem Informasi Surat Keputusan
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan adalah seperangkat elemen yang terintegrasi  untuk  mempermudah  proses  pengelolaan  surat  keputusan  yang  dalam penggunaannya  didasarkan  untuk  menyampaikan  ketetapan  yang  telah  diambil  oleh pemegang keputusan kepada semua pihak yang dituju.

## III. Objek dan Metode Penelitian

## 3.1 Visi dan Misi Perusahaan

## Visi :
Menjadikan  Program  Studi  yang  berkompeten,  unggul,  terdepan  dalam  bidang teknologi  dan  sistem  informasi  serta  menghasilkan  lulusan  yang  berprestasi,  berjiwa entrepreneur dan mampu berkompetisi di era global . Misi : a. Menyelenggarakan  pendidikan  akademik  dan  pengajaran profesional dengan memberikan pengetahuan teoritis maupun praktis yang efektif dan efisien dengan pemanfaatan  teknologi  informasi  agar  menghasilkan  lulusan  yang  kompeten  di bidang sistem informasi dan mampu mengaplikasikannya sesuai dengan kebutuhan pengguna ( users ), serta mampu menciptakan lapangan kerja sendiri secara tangguh dan mandiri.
b. Meningkatkan  kualitas  keterampilan  mahasiswa  untuk  jaminan  standar  kualitas lulusan  yang  memiliki  dedikasi,  bermoral,  berintegrasi,  berwawasan  dan  mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan baik nasional maupun global .
c. Melaksanakan program pengabdian kepada masyarakat di bidang sistem informasi sebagai  tanggung  jawab  sosial  dengan  melibatkan  partisipasi  aktif  sivitas akademika
d. Melaksanakan  kolaborasi  dengan  berbagai  pihak  dalam  bidang  pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di tingkat nasional dan internasional secara efektif, efisien dan berkesinambungan untuk pengembangan dan keberlangsungan pendidikan.
e. Menjadikan tempat Uji Kompetensi dalam bidang Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.

## 3.2 Metode Penelitian
Metode  penelitian adalah  suatu  cara,  teknik  yang  sistematik  untuk  mengerjakan karya  ilmiah  atau  penelitian,  dalam  perancangan  sistem  informasi  pengelolaan  surat keputusan  menggunakan  metode  penelitian  deskriptif  dan Action (Tindakan). Pendekatan  Metodologi  Deskriptif  adalah  dimulai  dari  mengumpulkan  data, memaparkan  analisis  tersebut  serta  mengimplementasikan  hasil  analisis  tersebut sedangkan  pendekatan  metodologi Action (tindakan)  adalah  proses  penindak  lanjutan dari  hasil  analisis  tersebut  diimplementasikan  dalam  merancang  sebuah  sistem  yang baik.

## 3.2.1 Desain Penelitian
Desain  penelitian  yang  lakukan  dengan  menggunakan  analasis  penelitian deskriptif  yaitu  suatu  metode  yang  membahas  masalah  dengan  membuat  gambaran secara  sistematis,  faktual  dan  akurat  mengenai  fakta-fakta  dan  sifat-sifat  pada  suatu objek  atau  tempat  penelitian  tertentu  dan  akan  memperoleh  gambaran  tentang  kinerja program yang di rancang dan diimplementasikan oleh pengguna dalam perusahan.

## 3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data 3.2.2.1 Sumber Data Primer
Data  primer  merupakan  data  yang  diambil  secara  langsung,  data  ini  diperoleh dari  kegiatan  observasi  yaitu  pengamatan  langsung  pada  objek  penelitian  dan mengadakan wawancara dengan pihak yang terlibat.

## a. Obeservasi
Observasi atau pengamatan merupakan suatu teknik atau cara mengumpulkan data dengan  mengadakan  pengamatan  terhadap  kegiatan  yang  sedang  berlangsung.  Dalam hal  ini,  peneliti  melakukan  observasi  dengan  langsung  mengunjungi  lokasi  ke  tempat yang dijadikan objek penelitian yaitu UNIKOM. Hal ini dilakukan untuk melihat secara langsung masalah – masalah yang berhubungan dengan pokok bahasan penelitian.

## b. Wawancara
Pengumpulan data melalui tanya jawab yang dilaksanakan penyusun dengan pihak Sekretariat  Rektorat  UNIKOM.  Dalam  teknis  wawancara  ini  penyusun  berperan sebagai pewawancara dan mewawancarai Ibu Vani di instansi ini. Hasil dari wawancara tersebut  penulis  mendapatkan  penjelasan  mengenai  sistem  yang  sedang  berjalan  di UNIKOM.

## 3.2.2.2 Sumber Data Sekunder
Data sekunder merupakan cara pengumpulan data dengan mempelajari data yang telah tersedia atau diberikan oleh pihak yang bersangkutan (Sekretariat Rektorat). Data
sekunder  yang  diperoleh  dari  instansi  terkait  seperti  struktur  organisasi,  uraian  tugas dan fungsi dari sruktur organisasi ( job description ), data berbagai jenis surat keputusan yang    telah  dibuat  Sekretariat  Rektorat,  serta  data-data  yang  bersangkutan  dengan penelitian dalam pembuatan surat keputusan di UNIKOM.

## 3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode  pendekatan  sistem  yang  digunakan  adalah  metode  pendekatan beroorientasi  objek.  Alat-alat  yang  digunakan  dalam  pendekatan  berorientasi  objek diantaranya adalah mudah di pahami dalam pengguna tool oleh pengguna.

## 3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  adalah  dengan  menggunakan metode  Model Prototype yang  merupakan  metode  yang  berfungsi  sebagai  sebuah mekanisme  untuk  mengidentifikasi  kebutuhan  perangkat  lunak.  Dengan  metode prototyping ini  pengembang  dan  pelanggan  dapat  saling  berinteraksi  selama  proses pembuatan sistem.
Metode  ini  mempunyai  tiga  tahapan,  yaitu  mendengarkan  keluhan  konsumen, merancang dan membuat sistem dan ujicoba sistem atau verifikasi.
1. Mendengarakan Keluhan Konsumen
Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembangan  dan  konsumen  bertemu  dan  mendefinisikan  obyektif  keseluruhan  dari perangkat lunak serta mengidentifikasi segala kebutuhan  – kebutuhan yang diperlukan untuk  perancangan.  Dalam  hal  ini  saya  melakukan  wawancara  dengan  Ketua  Panitia Skripsi  Prodi  Sistem  Informasi  dan  mencatat  hal-hal  yang  diinginkan  oleh  konsumen pada sistem yang akan saya buat.
2. Merancang dan Membuat Sistem
Perancangan  difokuskan  pada  penyajian  aspek  –  aspek  perangkat  lunak  yang dibangun,  agar  pengguna  atau  pelanggan  dapat  menerima  tampilan  pada  format masukan  atau  keluarannya.  Dalam  hal  ini  saya  membuat  sistem  informasi  berbasis website  dan  dari  sistem  informasi  yang  dibuat  akan  menghasilkan  output  berupa laporan  atau  lembar  hasil  validasi  pengajuan  proposal  yang  akan  diberikan  kepada mahasiswa prodi sistem informasi yang sudah melakukan validasi pengajuan proposal.
3. Ujicoba Sistem atau Verifikasi
Sistem yang telah dibuat akan dievaluasi oleh pengguna atau pelanggan. Hal ini dilakukan  agar  bisa  dipakai  untuk  menyaring  kebutuhan  pengembangan  perangkat lunak selanjutnya.

## IV. Hasil Penelitian

## 4.1 Perancangan Sistem
Tahapan  perancangan  sistem  merupakan  pendefinisian  atas  kebutuhan- kebutuhan  fungsional  sebagai  persiapan  untuk  melakukan  penggambaran  dan perancangan  sistem  informasi  validasi  proposal  penelitian  yang  diusulkan.  Tahapan perancangan  sistem  ini  memaparkan  proses-proses  yang  diinginkan  oleh  user  sesuai dengan metode yang digunakan sistem  yaitu Metode Berorientasi Objek. Perancangan yang  akan  digunakan  meliputi  perancangan Use  Case, Skenario Use  Case,  Activity
Diagram,  Sequence  Diagram,  Class  Diagram,  Object  Diagram  dan  Deployement Diagram .

## 4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan  perancangan  sistem  adalah  untuk  memberikan  penjelasan  kepada pemakai program mengenai sistem yang akan diusulkan oleh penulis. Dengan demikian pembuatan sistem ini diharapakan dapat membantu mengatasi kekurangan-kekurangan yang  ada  pada  sistem  yang  lama  dan  dapat  menghasilkan  informasi-informasi  dengan cepat dan tepat.

## 4.1.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Gambaran  umum  sistem  yang  diusulkan  merupakan  tahapan  lebih  lanjut  dari sistem  yang  sedang  berjalan,  yang  merupakan  usulan  pemecahan  masalah  yang  dapat membantu dan mempersempit permasalahan yang timbul dari sistem yang dianalisis.
Berikut  beberapa  usulan  yag  dilakukan  untuk  memperbaiki  kekurangan  pada sistem yang sedang berjalan :
1. Membuat  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  yang  memiliki  format  surat keputusan.
2. Membuat  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  yang  meminimalisir kesalahan dalam penulisan dan pembuatan surat keputusan.
3. Membuat  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  untuk  dapat  membantu proses pengarsipan surat keputusan pada Sekretariat Rektorat UNIKOM.
4. Dalam  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  yang  akan  dibuat  tersebut terdapat  suatu  fasilitas  dimana  admin  dapat  melakukan  pencarian  surat  keputusan dengan cepat.
5. Dalam sistem informasi yang akan dibuat tersebut Sekretariat Rektorat menginputkan nomor  surat  keputusan  serta  memilih  jenis  surat  yang  akan  dibuat  selanjutnya  data tersebut  dicetak  dan  didisposisikan  kepada  penerima  yang  ada  di  dalam  tebusan. Selanjutnya, penerima SK tersebut dapat melihat SK yang telah di tandatangani.
6. Dalam  sistem  informasi  yang  akan  dibuat  di  berikan  fasilitas  untuk  mengetahui laporan surat keputusan yang dibuat setiap bulannya.

## 4.1.3 Perancangan prosedur yang diusulkan
4.1.3.1 Diagram Use Case
Untuk  mengetahui  gambaran  interaksi  antara  sistem  dan  aktor  yang  terlibar pada  sistem  yang  dibuat,  maka  digambarkan  dengan  menggunakan use  case diagram sebagai berikut : Gambar 4.1
Gambar 4. 1 Use Case Diagram yang di usulkan

## 4.1.4 Perancangan Data
Berikut  perancangan  data  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  pada UNIKOM 4.1.4.1 Class Diagram
Class  diagram mendeskripsikan  jenis-jenis  objek  dalam  sistem  dan  berbagai macam  hubungan  statis  yang  terdapat  di  antara  mereka. Class  diagram juga menunjukkan  properti  dan  operasi  sebuah class dan  batasan-batasan  yang  terdapat dalam hubungan objek tersebut. Dapat dilihat pada gambar 4.2.
System Sekretariat Admin User Pengelolaan User Surat Keputusan Mengelola Data Surat Login Pengarsipan Surat Cetak Surat Keputusan Download Surat Keputusan Cetak Laporan
Gambar 4. 2 Class Diagram

## 4.1.4.2 Object Diagram
Berikut  adalah object  diagram dari  sistem  informasi  pengelolaan  surat keputusan yang dibuat : Gambar 4.3
sk_rektor +id_jenis_sk: int +keputusan: string +jenis: string +simpan_sk_rektor() +lihat_sk_rektor() +tampil_jenis_sk_rektor() +tampil_sk_rektor() sk_yayasan +id_jenis_sk: int +keputusan: string +jenis: string +simpan_sk_yayasan() +lihat_sk_yayasan() +tampil_jenis_sk_yayasan() +tampil_sk_yayasan() arsip +nama_surat: string +keterangan: string +gambar: string +tambah_arsip() +hapus_arsip() +cetak() +download() user +id_user: int +username: string +password: string +tambah() +edit() +hapus() +cetakSK() +Download Sk() admin +username: string +password: string +hak akses: string
Gambar 4.3 Object Diagram

## 4.1.4.3 Deployment Diagram
Berikut  adalah deployment  diagram dari  sistem  informasi  pengelolaan  surat keputusan yang dibuat : Gambar 4.4
Gambar 4.4 Deployment Diagram
sk_rektor +id_jenis_sk = 1 +keputusan = pembentukan kepengurusan..... +jenis = kebijakan +simpan_sk_rektor() +lihat_sk_rektor() +tampil_jenis_sk_rektor() +tampil_sk_rektor() sk_yayasan
+id_jenis_sk = 2
+keputusan = pemberian tunjangan +jenis = kebijakan
+simpan_sk_yayasan() +lihat_sk_yayasan() +tampil_jenis_sk_yayasan() +tampil_sk_yayasan() admin +username = admin +password = admin +hak akses = admin user +id_user = 2 +username = dias +password = dias +tambah() +edit() +hapus() +cetakSK() +Download Sk() arsip
+nama_surat = Tunjangan biaya persalinan +keterangan = Tunjangan biaya persalinan +gambar = sky1.jpg +tambah_arsip() +hapus_arsip() +cetaak() +download()

## 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan  penelitian  skripsi  yang  telah  dilakukan,  terdapat  beberapa kesimpulan yang dapat diambil yaitu :
1. Telah adanya format untuk pembuatan surat keputusan.
2. pembuatan  surat  keputusan  telah  dapat  dilakukan  menggunakan  sistem  dan memperkecil kemungkinana kesalahan format pada penulisan surat keputusan.
3. pengelolaan surat keputusan telah dilakukan secara komputerisasi sehingga resiko surat rusak dan kehilangan surat keputusan surat keputusan dapat diminimalkan.
4. kemudahan pencarian surat keputusan saat diperlukan sewaktu-waktu.
5. telah  adanya  sistem  informasi  yang  mengeloah  dan  menyimpan  data  surat keputusan.
6. telah adanya informasi mengenai laporan surat keputusan yang dikeluarkan setiap bulannya.

## 5.2 Saran
Penulis  menyadari  bahwa  sistem  informasi  pengelolaan  surat  keputusan  pada Universitas  Komputer  Indonesia  ini  masih  memiliki  beberapa  kekurangan,  untuk  itu apabila kedepannya penelitian ini akan dilanjutkan, penulis akan memberikan beberapa saran mengenai bagian-bagian yang sebaiknya ditingkatkan atau ditambahkan, yaitu :
1. Sistem dapat diintegrasikan dengan sistem informasi surat keluar dan surat masuk untuk dokumen sumbernya.
2. Sistem dapat diintegrasikan dengan sistem informasi surat keluar dan surat masuk dengan  server  yang  ada  di  masing-masing  Fakultas  dan  Prodi  yang  ada  di lingkungan  UNIKOM,  sehingga  ketersediaan  informasi  tentang  pembuatan  Surat Keputusan dapat segera diketahui oleh pihak-pihak terkait.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Ladjamudin.  Al-Bahra,  “Analisis  dan  Desain  Sistem  Informasi”,  1 st ed, Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005.
[3] Asshiddiqie,  Jimly.  Konstitusi  dan  Konstitusionalisme,  Jakarta:  Sinar  Grafika, 2010.
Online
[2] http://www.zonasiswa.com/2013/12/surat-pengertian-fungsi-sejarah.html