Prosedur Penyelenggaraan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Sebagai Wujud Nyata Pembinaan Kearsipan di Kabupaten Kebumen

## ABSTRACT
This  study  aims  to  determine  the  procedures  for  organizing  training  for managing records. In addition, the authors also describe the condition of records  management  on  the  target  of  technical  guidance.  Technical guidance on the management of records is organized by Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen. Data collection methods used by the  author  consist  of  interviews,  participatory  observation,  and  literature study. The data collected was then analyzed using the data triangulation approach. The results of the analysis are then described descriptively. The conclusion  obtained  from  this  paper  is  that  the  condition  of  dynamic archive  management  in  technical  guidance  participants  is  not  in accordance  with  archival  standards,  so  competency  improvement  is needed  through  technical  guidance.  The  procedure  for  organizing technical guidance for managing dynamic records by Disarpus Kabupaten Kebumen  consists  of  3  stages,  namely  preparation,  implementation  and evaluation.

## INTISARI
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  prosedur  penyelenggaraan bimbingan  teknis  pengelolaan  arsip  dinamis.  Selain  itu,  penulis  juga mendeskripsikan  kondisi  pengelolaan  arsip  dinamis  pada  sasaran bimbingan  teknis..  Bimbingan  teknis  pengelolaan  arsip  dinamis diselenggarakan  oleh  DInas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten Kebumen. Metode pengumpulan data yang digunakan penulis terdiri dari wawancara,  observasi  partisipatif,  dan  studi  pustaka.  Data  yang dikumpulkan  kemudian  dianalisis  dengan  pendekatan  triangulasi  data. Hasil  analisis  kemudian  diuraikan  secara  deskriptif.  Kesimpulan  yang diperoleh dari makalah ini adalah kondisi pengelolaan arsip dinamis pada peserta  bimbingan  teknis  belum  sesuai  dengan  standar  kearsipan sehingga  diperlukan  peningkatan  kompetensi  melalui  bimbingan  teknis. Adapun  prosedur  penyelenggaraan  bimbingan  teknis  pengelolaan  arsip dinamis  oleh  Disarpus  Kabupaten  Kebumen  terdiri  dari  3  tahapan,  yaitu persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi.
Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada

## Submitted: 09/07/2020
Received: 09/08/2020
*Correspondence: Nabila Febriana nabilafebriana@mail. ugm.ac.id
KEYWORDS: training records management archival development
KATA KUNCI: bimbingan teknis pengelolaan arsip dinamis pembinaan kearsipan

## Nabila Febriana
CITE THIS ARTICLE: Febriana, N. (2020).
Prosedur Penyelenggaraan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Sebagai Wujud Nyata Pembinaan Kearsipan di Kabupaten Kebumen . Jurnal Diplomatika , 3 ( 2), 126-136.

## PENDAHULUAN
Arsip  merupakan “ bukti  berdirinya  dan  kepemilikan  suatu  organisasi  secara resmi ” (Basuki,  2003).  Informasi  yang  terekam  dalam  arsip  dianggap  sesuai  dengan fakta  dan  tanpa  rekayasa.  Arsip  pun  dipahami  sebagai  sekumpulan  dokumen  yang diciptakan  oleh  organisasi  dan  berisi “ tindakan,  keputusan,  dan  operasi  yang  telah terjadi  dalam  organisasi ” (Muhidin  dan  Winata,  2016,  2).  Arsip  merupakan  aset  vital bagi  organisasi  sehingga  pengelolaannya  diperlukan  keahlian  khusus.  Keahlian tersebut  diperlukan  agar  fisik  maupun  isi  informasi  arsip  tetap  terpelihara  sebab mendapat  penanganan  yang  tepat  saat,  sebelum,  maupun  sesudah  bencana,  sesuai dengan  standar  dan  prosedur  yang  berlaku  di  bidang  kearsipan.  Keahlian  tersebut merupakan  cerminan  dari  akumulasi  pengalaman  dan  pengetahuan  terkait  aspek teknis maupun konsep. Mereka yang dibekali keahlian dalam bidang kearsipan disebut sebagai arsiparis.
Arsiparis,  dalam  makalah  ini,  mengacu  pada  jabatan  fungsional  di  lembaga pemerintahan.  Arsiparis  juga  bertugas  dalam  menyebarluaskan  pemahaman  dan kesadaran untuk tertib arsip Kegiatan penyebarluaskan dan sadar tertib kearsipan di lingkungan institusi pemerintah lazim disebut dengan pembinaan kearsipan. Menurut Effendi (2014, 6), pembinaan kearsipan merupakan:
“kegiatan  untuk  memberi  pengarahan,  penguatan,  dan  pemberdayaan  kepada pencipta  arsip,  lembaga  kearsipan,  dan  sumber  daya  manusia  (SDM)  kearsipan serta  pemangku  kepentingan  lainnya,  berkenaan  dengan  arsip  guna  mencapai tujuan penyelenggaraan kearsipan secara efektif dan optimal”
Tujuan  pembinaan  kearsipan  adalah  memberikan  pengarahan,  penguatan  dan pemberdayaan  kepada  sumber  daya  manusia  kearsipan.  Pengarahan,  penguatan,  dan pemberdayaan  merujuk  pada  kegiatan  penyampaian  pemahaman  konsep  maupun penyampaian  aspek  teknis  dan  prosedur  dalam  mengelola  arsip.  Institusi  yang memiliki  kewenangan  secara  legal  dan  yuridis  dalam  pembinaan  kearsipan  adalah lembaga kearsipan, baik tingkat nasional maupun daerah. Hal tersebut tersurat dalam Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan  pasal  1  ayat  2  bahwa lembaga kearsipan “ memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan ”.
Makalah  ini  berfokus  pada  kegiatan  bimbingan  teknis  sebagai  salah  satu  wujud dari pembinaan kearsipan, khususnya yang dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah. Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kabupaten  Kebumen  merupakan  salah  satu lembaga  kearsipan  daerah  yang  bertugas  membina  setiap  organisasi  di  tingkat Kabupaten  Kebumen  dalam  mengelola  arsip  sesuai  standar  dan  prosedur  kearsipan. Pembinaan kearsipan diwujudkan dalam bentuk bimbingan teknis (selanjutnya disebut bimtek).  Kegiatan  bimtek  kearsipan  yang  dilaksanakan  oleh  Disarpus  Kabupaten Kebumen  difokuskan  pada  pengelolaan  arsip  dinamis.  Adapun  tujuan  utama  dari bimtek  tersebut  adalah  membantu  proses  penataan  arsip  sehingga  lebih  tertata  dan dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan secara cepat, tepat, dan akurat. Selain itu, peserta bimtek juga diberikan pemahaman bahwa seluruh organisasi dibawah binaan Disarpus Kabupaten Kebumen harus melaksanakan pembenahan arsip dan penyerahan arsip bernilai kesejarahan kepada lembaga kearsipan. Adapun kondisi yang diharapkan setelah  bimtek  kearsipan  yaitu  kesadaran  kearsipan  yang  lebih  meningkat  dengan wujud  tertib  dalam  penataan  arsip  diharapkan,  serta  dapat  membantu  kinerja  staff dalam  penemuan  kembali  arsip  dan  proses  pengambilan  kebijakan,  dan  mampu memilah informasi yang akurat.
Berdasarkan  latar  belakang  tersebut,  maka  pertanyaan  penelitian  yang  diajukan dalam  makalah  ini  adalah  bagaimana  prosedur  penyelenggaraan  bimbingan  teknis pengelolaan  arsip  dinamis  oleh  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kabupaten Kebumen?

## METODE PENELITIAN
Makalah  ini  didasarkan  pada  hasil  penelitian  yang  bersifat  kualitatif  deskriptif, yaitu  mendeskripsikan  alur  dan  prosedur  penyelenggaraan  bimbingan  teknis pengelolaan arsip dinamis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen. Data  primer  dikumpulkan  melalui  observasi  partisipasi  dari  salah  satu  penulis  dan wawancara  tidak  terstruktur.  Sedangkan  data  sekunder  dilakukan  dengan  mengkaji berbagai  bahan  pustaka,  baik  berupa  buku,  jurnal,  maupun  produk  hukum.  Data tersebut  kemudian  diolah  dengan  pendekatan  triangulasi  data.  Data  dipilah  dan diklasifikasikan  terlebih  dahulu.  Hasil  pemilahan  kemudian  disinkronkan  dengan konsep  teori  pada  bahan  pustaka.  Hasil  analisis  selanjutnya  dinarasikan  secara deskriptif.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Kondisi Pengelolaan Arsip Dinamis Sasaran Bimbingan Teknis
Arsip  merupakan “ informasi  yang  terekam  dalam  berbagai  media  untuk menjalankan  kegiatan  suatu  instansi ” (Basuki,  2003).  Media  rekam  arsip  dapat berwujud  konvensional  maupun  elektronik.  Muhidin  dan  Winata  (2016),  arsip berdasarkan  fungsi  dan  kegunaannya  terdiri  dari  arsip  dinamis  ( records )  dan  arsip statis ( archive ). Adapun definisi arsip dinamis dan arsip statis sebagai berikut:
“Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan dalam kegiatan penciptaan arsip secara  langsung  dan  disimpan  selama  jangka  waktu  tertentu,  sedangkan  arsip statis merupakan arsip yang dipermanenkan dan memiliki nilai kesejarahan yang diverifikasi oleh lembaga kearsipan” (Muhidin & Winata, 2016, 5).
Arsip  perlu  dikelola  sesuai  standar  dan  prosedur,  dengan  tujuannya  sebagai berikut:
“ develop  and/or  identify  standards  or  procedures  for  the  effective,  efficient,  and secure  management  of  records  and  information  throughout  the  organization; provide effective control, appropriate security, and management over the creation, maintenance, use, and disposition of all records within the organization; ensure that the records accurately reflect the business practices, policies, and transaction of the organization;  simplify  the  activities,  systems,  and  process  of  records  creation, maintenance, and use; preserve and dispose of records in accordance with business needs, statutes, and regulations; protect vital records; provide business continuity in the event of a disaster; protect records of historical importance; provide evidences of business,  personal,  and  cultural  activity;  and  maintain  corporate,  personal,  and collective memory ” (Franks, 2018, 35).
Pengkategorian  arsip  dinamis  dengan  arsip  statis,  pada  dasarnya  merupakan konsekuensi  logis  dari  diterapkannya  pendekatan lifecycle model dalam  pengelolaan arsip.  Pada  mulanya,  pendekatan  lifecycle  model  muncul  untuk  menyelesaikan permasalahan volume arsip bermedia kertas yang semakin meningkat sehingga perlu dilakukan  penyusutan.  Selain  itu,  pendekatan lifecycle model juga  dinilai  merupakan solusi  praktis  penyelamatan  arsip  yang  memiliki  nilai  guna  kesejarahan.  Pendekatan
lifecycle model terbagi  menjadi  dua,  yaitu life cycle of records dan life cycle of archives (Basuki,  2003).  Berdasarkan  Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang Kearsipan,  maka  ruang  lingkup  pengelolaan  arsip  dinamis,  terdiri  dari  penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
Pengelolaan  arsip  tersebut  harus  berpedoman  pada  empat  pilar  utama  kearsipan yang meliputi:
1. Tata naskah dinas, yaitu pengelolaan informasi yang meliputi jenis, media, format, pengamanan,  penyediaan,  legal,  pendistribusian,  dan  penyimpanan  dalam komunikasi kedinasan (Muhidin dan Winata, 2016).
2. Klasifikasi  arsip,  yaitu  pola  pengaturan  informasi  secara  sistematis  dan  logis sebagai dasar pemberkasan arsip (Muhidin dan Winata, 2016).
3. Jadwal retensi arsip, yaitu daftar yang memuat jangka waktu penyimpanan arsip, jenis  arsip,  dan  keterangan  yang  berisi  rekomendasi  penetapan  arsip  musnah atau  dipermanenkan.  Jadwal  retensi  arsip  digunakan  sebagai  pedoman  dalam penilaian dan penyusutan arsip (Muhidin dan Winata, 2016).
4. Sistem  klasifikasi  keamanan  dan  akses  arsip,  yaitu  pengelompokkan  arsip  yang didasarkan pada dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara,  publik,  maupun  perseorangan,  untuk  kemudian  disusun  sebagai  dasar pengaturan yang melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip secara legal serta mempermudah pemanfaatan arsip oleh publik (Muhidin dan Winata, 2016).
Konsep  pengelolaan  arsip  dinamis  tersebut  juga  dilaksanakan  oleh  SMP  Negeri dan  puskesmas  di  Kabupaten  Kebumen  yang  juga  peserta  bimtek  pengelolaan  arsip dinamis.  Dalam  penciptaan  arsip,  SMP  Negeri  umumnya  berpedoman  pada  tradisi pengelola  senior  bidang  tata  usaha,  baik  baik  dalam  pembuatan  surat  maupun pencatatan. Pencatatan surat menggunakan buku besar atau buku agenda surat masuk dan surat keluar. Arsip yang tercipta antara lain arsip korespondensi, arsip keuangan, arsip  kepegawaian,  arsip  kesiswaan,  dan  arsip  barang investasi  miliki  daerah  (BMD). Adapun  penciptaan  arsip  yang  dilakukan  di  puskesmas  berpedoman  pada  Peraturan Bupati  Kebumen  Nomor  25  Tahun  2014  tentang  Pedoman  Klasifikasi  Arsip  di Lingkungan  Pemerintah  Kabupaten  Kebumen,  Peraturan  Bupati  Kebumen  Nomor  26 Tahun  2014  tentang  Pengurusan  Surat  di  Lingkungan  Pemerintah  Kabupaten Kebumen,  dan  Peraturan  Bupati  Kebumen  Nomor  27  Tahun  2014  tentang  Pedoman Penataan  Berkas  di  Lingkungan  Pemerintah  Kabupaten  Kebumen.  Sarana  pencatatan arsip  yang  digunakan  di  puskesmas  menggunakan  buku  agenda.  Penggunaan  buku agenda  hanya  untuk  surat  masuk  dan  kartu  kendali  surat  masuk,  sedangkan  surat keluar  menggunakan  kartu  kendali  surat  keluar.  Arsip  yang  diciptakan  seperti  surat keterangan sehat, arsip korespondensi, arsip keuangan, dan arsip kepegawaian.
Pada tahap penggunaan dan pemeliharaan meliputi kegiatan “ pemberkasan arsip aktif,  penataan  arsip  inaktif,  penyimpanan  arsip,  dan  alih  media ” (Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, 2012). Untuk menemukan kembali arsipnya, SMP Negeri dan puskesmas menggunakan buku agenda. Pemberkasan arsip yang dilakukan oleh  petugas  TU  SMP  Negeri  didasarkan  pada  jenis  dan  disimpan  pada snalhecter untuk  memisahkan  dengan  arsip  lainnya. Snalhecter tersebut  disimpan  ke  dalam  rak dokumen. Satu bulan sekali arsip dari snalhecter dipindahkan ke odner dan disimpan di  lemari.  Penyimpanan  arsip  di  SMP  Negeri  berada  di  bidang  Tata  Usaha  dengan jangka simpan lima tahun. Pemberkasan arsip di Puskesmas didasarkan pada jenisnya. Arsip  tersebut  dimasukkan  ke  dalam  odner.  Penyimpanan  arsip  di  puskesmas  juga berada di bidang tata usaha.
Tahap  penyusutan  arsip  terdiri  dari  kegiatan  pemindahan  arsip,  penyerahan arsip,  dan  pemusnahan  arsip.  Pada  SMP  Negeri,  pemindahan  arsip  dengan  retensi  5 tahun,  dilakukan  dari  bagian  Tata  Usaha  ke  Gudang.  Arsip  yang  dipindahkan merupakan arsip yang disimpan pada odner, sehingga tidak menggunakan boks untuk sarana  penyimpanan  ketika  di  pindahkan.  Pemusnahan  arsip  yang  dilakukan  SMP Negeri yaitu dengan cara pembakaran dan diperjual-belikan ( loak ). SMP Negeri belum pernah  melakukan  penyerahan  arsip  ke  lembaga  kearsipan.  Adapun  di  puskesmas, pemindahan arsip dilaksanakan jika sudah lama dan sudah penuh, maka dipindahkan dari odner dan diganti dengan map kertas yang disimpan pada lemari. Lemari tersebut berada  di  bidang  tata  usaha.  Kegiatan  pemusnahan  dan  penyerahan  arsip  belum  di lakukan.
Kendala yang dihadapi oleh petugas TU SMP Negeri dalam mengelola arsip yaitu adanya rangkap tugas dengan pekerjaan lain sehingga sulit unuk fokus menyelesaikan pengelolaan  arsipnya.  Sedangkan  di  puskesmas,  petugas  arsip  sulit  dalam  penemuan kembali  arsip  karena  pemberkasan  masih  dikategorikan  berdasarkan  jenis  bukan berdasarkan  klasifikasi  arsip.  Selain  itu,  petugas  TU  SMP  Negeri  dan  petugas  arsip puskesmas juga belum  memahami pedoman berupa jadwal  retensi arsip, tata naskah dinas  dan  jenis  dari  arsip  dinamis,  baik  arsip  aktif,  inaktif,  maupun  arsip  vital.  Hal tersebut  kemudian  menjadi  latar  belakang  perlunya  pembinaan  kearsipan  di  lingkup puskesmas  dan  SMP.  Pembinaan  yang  dilakukan  oleh  Disarpus  Kabupaten  Kebumen dilakukan  melalui  bimbingan  teknis  kearsipan.  Bimbingan  teknis  kearsipan  yang diselenggarakan berfokus pada pengelolaan arsip dinamis.

## Prosedur Penyelenggaraan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis
Dalam  konsep  pengelolaan  sumber  daya  manusia  bidang  kearsipan,  bimbingan teknis  kerap  diistilahkan  sebagai training  and  development .  Franks  (2018:  359) menjelaskan  bahwa  program  training  atau  bimbingan  teknis “ are shorter in duration, provide participants with a discrete set of skills and knowledge ”. Pada  umumnya,  durasi waktu  bimbingan  teknis  cukup  singkat  antara  satu  hingga  tiga  hari.  Peserta  bimtek lebih  difokuskan  pada  keterampilan  dan  pengetahuan  yang  spesifik  sesuai  dengan permasalahan  atau  kebutuhan  organisasi. Training “ menjadi  sarana  belajar  terbaik, yaitu    berinteraksi  dengan  ahli  yang  professional  dan  mendapatkan  pelatihan  secara langsung ” (Smith,  2007,  205).  Dalam  konteks  bimtek,  pelaksanaannya  diharapkan memudahkan peserta dalam memahami teori dan praktik sebab disampaikan langsung arsiparis yang dinliai kompeten dan profesional.
Oleh sebab durasi bimtek yang relatif singkat, maka materi dibuat komprehensif dan  menyasar  pada  permasalahan  yang  dihadapi  para  peserta  bimbingan  teknis. Franks  (2018,  370)  menyebutkan  cakupan  materi  yang  dapat  disampaikan  dalam bimbingan teknis, antara lain:
“ definition of records management; key records management laws and regulations; definition  and  example  of  electronic  records;  electronic  records  management (ERM);  steps  to  safeguard  records;  personal  papers  vs  corporate  records; recordkeeping responsibilities; records retention; records schedules; identifying and managing essential records; managing web records; ethics and behavioral norms ” Adapun  bimbingan  teknis  oleh  Disarpus  Kabupaten  Kebumen,  maka  cakupan  materi yang  disampaikan  berfokus  pengelolaan  arsip  dinamis,  baik  konsep  maupun  praktik. Target sasaran dari bimbingan teknis, secara konsep, dapat dibagi dalam tiga kategori (Smith, 2007, 206), yaitu:
1. Senior managers ,  atau  pemangku  kebijakan  organisasi.  Bimbingan  teknis  dalam wujud pertemuan atau rapat rutin, dengan menekankan pada materi urgensi dan
kontribusi pengelolaan arsip bagi keberlanjutan organisasi.
2. Operational  staff ,  atau  staf  yang  berada  di  unit-unit  pengolah  arsip.  Wujud bimbingan  teknik  berfokus  pada  upaya  peningkatan  kesadaran  pentingnya mengelola arsip sesuai standar dan prosedur.
3. Records liaison staff ,  atau  staf  yang  bertanggung  jawab  dalam  hal  kearsipan  di suatu organisasi.
Target  bimbingan  teknis  yang  diselenggarakan  oleh  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Kabupaten  Kebumen,  secara  konseptual,  dapat  dikategorikan  sebagai records liaison staff ,  yaitu  pegawai  tata  usaha  dan  petugas  arsip.  Smith  (6447 ,  647) mengklasifikasikan  menjadi  tiga  bentuk  bimbingan  teknis  untuk  kategori records liaison staff , yaitu:
1. Introductory ,  berupa  sosialisasi  setengah  hari,  dan  materi  berupa  pengantar kearsipan  dan  penerapannya  di  lingkungan  organisasi.  Sesi  ini  diberikan  oleh arsiparis ahli atau manajer rekod.
2. Specialist  training ,  pelatihan full-day atau  setengah  hari  dengan  materi  lebih spesifik dan disesuaikan dengan permasalahan atau kebutuhan organisasi.
3. Annual event ,  berupa  konferensi  tahunan  dengan  fokus  isu-isu  terkini  mengenai kearsipan.
Bimbingan  teknis  kearsipan  yang  diselenggarakan  oleh  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Kabupaten  Kebumen  merupakan  wujud  penggabungan  bentuk introductory dengan specialist training . Hal ini dapat dilihat pada cakupan materi yang diberikan,  berupa  pengantar  kearsipan  sekaligus  pengelolaan  arsip  dinamis.  Adapun tahapan bimbingan teknis, secara konsep, Franks (2018, 371) menyebut terdapat lima tahapan, yaitu:
1. Identify purpose (goals and objectives setting) ,  yaitu  mengidentifikasi  tujuan  dari pelaksanaan bimtek, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Tujuan tersebut harus  mudah  untuk  dievaluasi  serta  realistis  sesuai  dengan  kebutuhan  dan harapan dari peserta bimtek;
2. Choose a training method and tools ,  tiga  alternatif  metode  dan  alat  yang  dapat digunakan,  yaitu  pelatihan  dalam  ruang,  pelatihan  jarak  jauh,  dan on-the-job training .  Pemilihan  metode  dan  alat  didasarkan  pada kondisi  dari  penyelenggara maupun sasaran bimtek;
3. Determine  delivery  method ,  hal  yang  perlu  diperhatikan  dalam  penyampaian materi,  yaitu  pihak  yang  menyampaikan  materi,  lokasi  pelaksanaan  training, durasi pelatihan, serta penyesuaian dengan kondisi sosial psikologis dari peserta training;
4. Motivate  employees ,  penyelenggara  maupun  organisasi  memberikan  motivasi kepada peserta yang diikutkan dalam training, misalnya melalui insentif maupun kesempatan  untuk  mempraktikan  hasil  bimbingan  teknisnya  di  tempat  asal peserta bekerja;
5. Institute review and reporting mechanisms ,  adanya  evaluasi  secara  rutin,  baik  dari penyelenggara maupun peserta bimtek.
Adapun  tahapan  pelaksanaan  bimbingan  teknis  oleh  Disarpus  Kabupaten Kebumen,  berdasarkan  penuturan  salah  satu  narasumber,  terdiri  dari  persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi.

## Persiapan Bimbingan Teknis
Berdasarkan  Rencana  Strategis  Kerja  (Renstra)  Disarpus  Kabupaten  Kebumen 2016-2021,  Disarpus  Kabupaten  Kebumen  memiliki  kebijakan  meningkatkan
pembinaan  dan  pengawasan  kearsipan  dan  perpustakaan.  Pembinaan  yang dilaksanakan  oleh  bidang  kearsipan  salah  satunya  melalui  bimbingan  teknis kearsipan.  Sasaran  bimbingan  teknis  yang  telah  dilaksanakan  sebelumnya  yaitu petugas  arsip  desa,  kemudian  dilanjutkan  dengan  sasaran  instansi  pemerintah lainnya.  Pada  tahun  2020,  sasaran  yang  dipilih  oleh  Disarpus  Kabupaten Kebumen  adalah petugas  Tata  Usaha  SMP  Negeri  dan  petugas  arsip  puskesmas. Jumlah peserta bimbingan teknis adalah 80 peserta, terdiri dari 49 petugas Tata Usaha SMP Negeri dan 31 petugas arsip puskesmas.
Pemilihan tema bimbingan teknis didasarkan pada materi yang diperoleh peserta pada bimbingan teknis yang pernah diikuti sebelumnya. Peserta dari petugas Tata Usaha  SMP  Negeri  dan  petugas  arsip  puskesmas  belum  pernah  mendapatkan bimbingan teknis sehingga tema yang menjadi prioritas adalah pengelolaan arsip dinamis. Alasan pemilihan tema tersebut adalah SMP Negeri dan puskesmas juga merupakan  instansi  pencipta  arsip  yang  seharusnya  dapat  mengelola  arsip dinamis.
Tahap  berkutnya  yaitu  mempersiapkan  materi  untuk  presentasi  dan  penentuan narasumber untuk mendukung terlaksananya bimbingan teknis. Cakupan materi yang dipersiapkan berupa materi kebijakan kearsipan, pengantar kearsipan, tata naskah  dinas,  pengurusan  surat  dalam  SIKD,  pengelolaan  arsip  inaktif, pengelolaan  arsip  vital,  penyusutan  arsip,  pengawasan,  dan  penanganan  arsip secara  dini  dalam  menghadapi  bencana.  Materi  kebijakan  kearsipan,  pengantar kearsipan,  pengurusan  surat  dalam  SIKD,  pengelolaan  arsip  inaktif,  pengelolaan arsip vital, dan penyusutan arsip disampaikan oleh arsiparis Disarpus Kabupaten Kebumen.  Materi  tata  naskah  dinas  mengundang  narasumber  dari  Bagian Organisasi  Sekretariat  Daerah,  materi  pengawasan  dengan  narasumber  dari inspektorat, dan materi penanganan arsip secara dini dalam menghadapi bencana narasumber dari BPBD Kabupaten Kebumen.
Tahap  berikutnya  yaitu  mempersiapkan  administrasi  dan  acara.  Persiapan tersebut  dimulai  dengan  membuat  undangan  bagi  peserta  dan  narasumber, membuat  daftar  hadir  peserta,  mempersiapkan  Surat  Perintah Perjalanan  Dinas (SPPD)  bagi  pembina  bimbingan  teknis  kearsipan,  membuat  persyaratan  yang harus  dipenuhi  peserta  berupa  2  buah  foto  resmi,  SPPD  dari  masing-masing instansi,  dan  membawa  komputer  jinjing.  Kemudian  mempersiapkan lay  out materi untuk peserta dan fasilitas yang akan didapatkan oleh peserta, berupa co- card ,  tas  bimtek,  bolpoin,  dan booknote .  Selanjutnya  pembuatan pretest dan posttest untuk  peserta.  Persiapan  terakhir  yaitu  pengadaan  boks  arsip,  tali  rafia dan  kertas  samson  untuk  dibawa  pulang  peserta  sebagai  implementasi  dari materi  bimbingan  teknis  yang  sudah  dilaksanakan  serta  membuat  daftar penerimaan sarana arsip tersebut.

## Pelaksanaan Bimbingan Teknis
a. Hari Pertama Bimbingan Teknis
Peserta  melakukan  registrasi  dengan  menandatangani  daftar  hadir  peserta  dan mengumpulkan  foto.  Foto  peserta  digunakan  sebagai  tanda  pengenal  pada co- card dan  pada  sertifikat  kepesertaan.  Peserta  juga  menyerahkan  SPPD  sebagai bukti kepada pimpinan peserta telah melaksanakan bimtek. Peserta mendapatkan tas, pretest , booknote, bolpoin, co-card dan lay out materi. Peserta memilih tempat duduk sendiri tidak diatur oleh panitia. Peserta langsung menyelesaikan pretest yang telah diperoleh saat registrasi. Hasil dari pretest di tempel di pintu keluar,
tepatnya di akhir acara oleh panitia.
Acara pertama yaitu pembukaan, menyanyikan lagu Indonesia Raya, dilanjutkan dengan  pembacaan  doa,  dan  sambutan  Kepala  Bidang  Kearsipan  dan  Kepala Dinas.  Acara  berikutnya  berupa  pernyataan  berupa  simbolisasi  bahwa  peserta dinyatakan  resmi  mengikuti  Bimbingan  Teknis  Kearsipan  oleh  Kepala  Disarpus Kabupaten Kebumen.
Materi  bimbingan  teknis  di  hari  pertama,  yaitu  kebijakan  kearsipan,  pengantar kearsipan,  tata  naskah  dinas,  pengurusan  surat  dalam  SIKD,  dan  pengelolaan arsip  inaktif.  Materi  kebijakan  kearsipan  disampaikan  oleh  Anna  Ratnawati, S.KM.,M.Si  selaku  Kepala  Disarpus  Kabupaten  Kebumen.  Cakupan  bahasan  dari materi  tersebut  yaitu  dasar  kebijakan,  pengantar  umum,  dan  penyelenggaraan kearsipan Pemerintah Kabupaten Kebumen.
Materi pengantar kearsipan disampaikan oleh Ir. Agus Subekti selaku Sekretaris Disarpus  Kabupaten  Kebumen.  Materi  ini  memuat  dasar  yuridis,  definisi  arsip, penyelenggaraan  kearsipan,  tujuan  penyelenggaraan  kearsipan,  fungsi  arsip dikelola,  karakteristik  arsip,  jenis  arsip,  pengelolaan  arsip,  presentase  volume arsip, daur hidup arsip, perlindungan dan penyelamatan arsip.
Materi tata naskah dinas dipaparkan oleh Nana dari Bagian Organisasi Sekretariat Kabupaten Kebumen. Berdasarkan Peraturan Bupati Kebumen Nomor 63 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen, Bu Nana menjelaskan tentang pengertian tata naskah dinas, naskah dinas, format, Kop  naskah  dinas,  stempel,  papan  nama,  sampul  naskah  dinas,  Kop  sampul naskah  dinas,  kewenangan  penandatanganan  naskah  dinas,  pendelegasian wewenang penandatanganan naskah dinas, perubahan, pencabutan, pembatalan, mandat,  dan  penandatanganan  naskah  dinas.  Selain  pengertian,  Nana menjelaskan  naskah  dinas  yang  dirumuskan  dalam susunan  dan  bentuk  produk hukum  serta  naskah  dinas  yang  dirumuskan  dalam  susunan  dan  bentuk  surat. Materi lainnya yang disampaikan yaitu azas naskah dinas, prinsip naskah dinas, penyelenggaraan naskah dinas, tingkat keamanan surat dinas, kecepatan proses, penggunaan  kertas,  pengetikan  naskah  dinas,  tingkat  keaslian,  bagian-bagian surat dinas, dan penggunaan bahasa Indonesia di Kantor.
Materi  berikutnya  adalah  pengurusan  surat  dalam  SIKD  oleh  Putri  Wahyu Pengesti,  S.S.T.  Ars  (Arsiparis).  Materi  tersebut  menjelaskan  tentang  pengertian arsip,  jenis  arsip  dinamis,  pengelolaan  arsip  dinamis  aktif,  pengurusan  surat, pemberkasan,  penyusutan  arsip  dinamis  aktif,  dan  pengelolaan  arsip  dinamis aktif  menggunakan  aplikasi  SIKD.  Peserta  juga  mempraktikan  penggunaan  SIKD menggunakan gawai pintar maupun komputer jinjing.
Materi  terakhir  pada  hari  pertama  bimbingan  teknis  yaitu  pengelolaan  arsip inaktif yang disampaikan oleh Galuh Windu Wati, S.S.T.Ars (Arsiparis). Materi ini mendiskusikan  pengertian  arsip  inaktif,  tujuan  pengelolaan  arsip  inaktif,  sarana dan  prasana pengelolaan  arsip  inaktif,  prosedur  penataan  arsip  inaktif,  dan  tata cara  print  fisis  arsip  inaktif.  Peserta  mempraktikan  pengisian  kartu  fisis, membungkus arsip dengan kertas samson dan tali rafia, input data arsip ke SIKD untuk arsip inaktif, manuver fisik arsip, merangkai boks arsip, dan boxing arsip.
b. Hari Kedua Bimbingan Teknis
Materi  bimtek  hari  kedua  yaitu,  pengelolaan  arsip  vital,  penyusutan  arsip, pengawasan arsip, dan penanganan arsip secara dini dalam menghadapi bencana.
Pengelolaan  arsip  vital  disampaikan  oleh  Endah  Wahjoe  Widajati,  S.Sos,M.Si selaku  Kepala  Bidang  Kearsipan  yang  menjelaskan  tentang  pengelolaan  arsip vital, fungsi arsip vital, penataan arsip vital, penyimpanan arsip vital, penggunaan arsip vital, kewenangan akses, perlindungan dan pengamanan arsip vital.
Materi  berikutnya,  yaitu  penyusutan  arsip  oleh  Dra.  Unik  Ganiwati  Kasi Pengelolaan  Arsip  Dinamis.  Penyusutan  arsip  menjelaskan  tentang  kegiatan pemindahan,  pemusnahan,  dan  penyerahan  arsip.  Selanjutnya,  materi pengawasan dari Inspektorat Kabupaten Kebumen yang memuat audit kearsipan eksternal  dan  internal,  kewenangan  pengawasan,  kewenangan  mengaudit,  dan pelaksanaan  pengawasan  kearsipan.  Materi  terakhir  adalah  penanganan  arsip secara dini dalam menghadapi bencana oleh BPBD Kabupaten Kebumen.
Setelah sesi materi, peserta mengisi postest dan hasilnya ditempel di pintu keluar seperti  hasil pretest .  Setelah  sesi  penutupan  bimtek,  panitia  memberikan  boks arsip  sejumlah  5  buah,  kertas  samson,  dan  tali  rafia  sebagai  bekal  menerapkan hasil bimtek di instansi masing-masing.

## Evaluasi Bimbingan Teknis
Evaluasi  bimtek  dalam  hal  ini  terkait  dengan  evaluasi  terhadap  materi  yang disampaikan selama bimtek. Apabila peserta dapat menjawab dengan tepat maka bimbingan  teknis  dapat  dikatakan  berhasil  untuk  memberikan  pemahaman kepada  peserta.  Selain  itu,  diharapkan  peserta  langsung  menerapkan  ilmunya setelah bimtek. Apabila peserta bimtek masih memerlukan konsultasi kearsipan, Disarpus Kabupaten Kebumen memfasilitasi melalui group di WhatsApp sebagai sarana  komunikasi  apabila  peserta  memiliki  kendala  di  instansi.  Jika  bimtek dirasa  masih  belum  maksimal  dalam  menjawab  permasalahan,  instansi  dapat mengajukan pendampingan untuk penataan arsip.

## Kendala Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis
Kendala  yang  dihadapi  dalam  hal  penyelenggaraan  bimtek  oleh  Disarpus Kabupaten  Kebumen  adalah  pelaksanaan  belum  tepat  waktu  dan  kurang  adanya koordinasi antar panitia sehingga durasi untuk narasumber terlalu lama. Pada aspek materi, pemateri melewatkan sesi praktikum untuk pemanfaatan sarana berupa map gantung  dan  kegunaannya  dalam filling cabinet .  Adapun  terkait  materi  pengawasan seharusnya  disampaikan  untuk  peserta  yang  telah  melakukan  pengelolaan  arsip dinamis  secara  utuh  di  instansi.  Adapun  terkait pretest dan posttest bagi  peserta, sebaiknya  dilakukan  sinkronisasi  antara  bentuk  pertanyaan  dengan  materi  yang diberikan  agar  tidak  terjadi  salah  tafsir.  Pertanyaan  yang  mengacu  tentang  kondisi arsip  di  instansi,  menjadi  salah  satu  dasar  untuk  materi  yang  akan  disampaikan. Adapun  jawaban  tentang  kendala  yang  dihadapi  oleh  setiap  instansi  juga  menjadi pedoman  Disarpus  Kabupaten  Kebumen  untuk    memberikan  solusi  yang  dapat langsung diterapkan di institusi masing-masing peserta bimtek.

## KESIMPULAN
Penyelenggaraan  bimtek  pengelolaan  arsip  dinamis  oleh  Disarpus  Kabupaten Kebumen  terdiri  dari  tiga  tahap,  yaitu  persiapan,  pelaksanaan,  dan  evaluasi.  Tahap persiapan  berupa  mempersiapkan  kebutuhan  bimtek.  Tahapan  tersebut  terdiri  dari, penentuan  sasaran  bimtek,  pemilihan  tema  bimtek,  penyusunan  materi  bimtek,  serta administrasi dan acara. Sasaran bimbingan teknis didasarkan pada  Rencana Strategis Kerja  (Renstra)  Disarpus  Kabupaten  Kebumen  2016-2021,  sehingga  sasaran  yang
disepakati  adalah  petugas  Tata  Usaha  SMP  Negeri  dan  petugas  arsip  puskesmas, dengan  jumlah  80  peserta,  terdiri  dari  49  petugas  Tata  Usaha  SMP  Negeri  dan  31 petugas arsip puskesmas. Tema bimbingan teknis kearsipan adalah pengelolaan arsip dinamis  karena  peserta  belum  pernah  mendapatkan  bimbingan  teknis  terkait pengelolaan arsip dinamis dan sebagai instansi pencipta arsip sudah seharusnya dapat mengelola  arsip  dinamis.  Adapun  materi  yang  dipersiapkan  berupa  materi  kebijakan kearsipan,  pengantar  kearsipan,  tata  naskah  dinas,  pengurusan  surat  dalam  SIKD, pengelolaan arsip inaktif, pengelolaan arsip  vital, penyusutan  arsip, pengawasan,  dan penanganan  arsip  secara  dini  dalam  menghadapi  bencana.  Persiapan  yang  terakhir adalah  persiapan  administrasi  dan  acara,  yaitu  membuat  undangan  bagi  peserta  dan narasumber, daftar hadir peserta, foto peserta, SPPD, lay out materi, komputer jinjing, fasilitas  untuk  peserta  berupa  tas, co-card ,  bolpoin,  dan booknote ,  pemilihan  tempat bmbingan teknis, mempersiapkan pretest dan posttest, dan mempersiapkan boks arsip, tali rafia dan kertas samson.
Setelah  tahapan  persiapan,  dilanjutkan  dengan  tahapan  pelaksanaan  bimbingan teknis  pengelolaan  arsip  dinamis.  Tahapan  pelaksanaan  sebagai  berikut,  registrasi peserta  dan  pengumpulan  SPPD  dari  peserta  ke  pelaksana  sebagai  bukti  kepada pimpinan  peserta  telah  melaksanakan  bimtek.  Pembagian  tas,  booknote,  bolpoin, co- card dan lay out presentasi  materi.  Tahapan  pelaksanaan  memuat  pembahasan  materi dan praktikum yang disampaikan oleh narasumber dan arsiparis. Tahapan selanjutnya yaitu  evaluasi  berupa  hasil  dari pretest dan posttest yang  menjadi  dasar  evaluasi, bahwa peserta dapat memahami materi.
Adapun kendala yang dihadapi pada kegiatan bimtek pengelolaan arsip dinamis oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen, yaitu kurang tepat waktu dalam  pelaksanaan,  kurang  koordinasi  antar  panitia  sehingga  durasi  narasumber melebihi  batas  yang  ditentukan,  pemateri  melewatkan  sesi  praktikum  terkait  sarana kearsipan, materi pengawasan yang kurang sesuai dengan peserta bimtek, dan masih belum sinkronnya antara bentuk pertanyaan dengan materi untuk tes.

## DAFTAR PUSTAKA
Basuki,  Soelistyo.  (2003). Manajemen  Arsip  Dinamis  Pengantar  Memahami  dan Mengelola Informasi dan Dokumen . Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Dawson,  Catherine.  (2009). Introduction  to  Research  Methods  a  Practical  Guide  for Anyone Undertaking a Research Project Fourth Edition .  Oxford,  United  Kingdom: How To Books.
Duranti,  Luciana  &  Franks,  Patricia  C.  (2017). Encyclopedia  of  Archival  Science . London: Rowman & Littlefield
Franks,  Patricia  C.  (2018). Records  and  Information  Management:  Second  Edition . United States of America: American Library Association.
Moleong,  Lexy  J.  (2014). Metodologi  Penelitian  Kualitatif    Edisi  Revisi .  Bandung: Remaja Rosdakarya.
Muhidin, Sambas Ali & Winata, Hendri. (2016). Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka Setia.
Smith,  Kelvin.  (2007). Public  Sector  Records  Management  Apractical  Guide .  United States of America: Ashgate Publishing Company.
Hardiwardoyo,  Syauki.  (2014). Modul  1:  Manajemen  Kearsipan  di  Indonesia .
Tangerang: Universitas Terbuka.
Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  22  Tahun  2012  tentang Desain Pembinaan Kearsipan pada Pemerintah Daerah
Peraturan  Bupati  Kebumen  Nomor  74  Tahun  2017  tentang  Tata  Naskah  Dinas Elektronik di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 25 Tahun 2014 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen
Peraturan  Bupati  Kebumen  Nomor  26  Tahun  2014  tentang  Pengurusan  Surat  di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen
Peraturan Bupati Kebumen Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pedoman Penataan Berkas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen
Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan