INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 4 Nomor 3 Tahun 2024 Page 9534-9547 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative
Koordinasi Aktor Dalam Pembangunan Perusahaan Dalam Kerjasama Dengan Pihak Eksternal (Studi Kasus: PT Pratama Jatim Lestari)
Danastri Putri Wardani 1 ✉ , Susi Hardjati 2
Administrasi Publik, UPN Veteran Jawa Timur
Email: putriwardani46@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Koordinasi aktor memungkinkan perusahaan untuk mengimplementasikan strategi yang kohesif dan terintegrasi. Melalui kolaborasi dan komunikasi yang efektif antara aktor internal, perusahaan dapat mencapai kesepakatan bersama tentang arah strategis, alokasi sumber daya, dan prioritas tindakan. Koordinasi  aktor  memainkan  peran  krusial  dalam  pembangunan  perusahaan  melalui  kerjasama dengan  pihak  eksternal.  Seperti  halnya  di  PT  Pratama  Jatim  Lestari.  PT.  Pratama  Jatim  lestari merupakan perusahaan baru yang bergerak pada bidang Pengelolaan Limbah bahan berbahaya dan beracun.  Karena  PT  Pratama  Jatim  Lestari  masih  pada  tahap  proses  pembangunan  pabrik,  dapat dipastikan bahwa perusahaan tidak dapat membangun pabrik sendirian dan atau tanpa bantuan dari pihak-pihak  lain.  Maka  dari  itu  bekerjasama  dengan  perusahaan  lain  untuk  melaksanakan pembangunan pabrik menjadi hal yang harus dilakukan oleh PT Pratama Jatim Lestari. Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mewujudkan koordinator aktor dalam pembangunan perusahaan dalam kerjasama dengan pihak eksternal.  Metode penelitian yang digunakan melalui pendekatan deskriptif kualitatif.  Sumber  data  primer  yaitu  hasil  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi.  Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara mendalam, teknik tersebut digunakan untuk menggali lebih  banyak  informasi  yang  akan  digunakan  untuk  hasil  penelitian.  Hasil  penelitian  menunjukkan bahwa  koordinator  aktor  dalam  pembangunan  perusahaan  dikategorikan  sudah  baik.  Proses  ini berjalan dengan baik dengan tujuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan yang dikatakan  oleh  Hasibuan,  juga  mengatakan  bahwa  koordinasi  merupakan  kegiatan  pengarahan, pengintegrasian,  dan  pengkoordinasian  unsur-unsur  manajemen  dan  pekerjaan-pekerjaan  para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi.
Kata Kunci: Koordinasi aktor, pembangunan perusahaan, pengambilan keputusan .

## Abstract
Coordination of actors allows companies to implement cohesive and integrated strategies. Through collaboration  and  effective  communication  between  internal  actors,  companies  can  reach  mutual agreement on strategic direction, resource allocation, and action priorities. Actor coordination plays a crucial role in company development through collaboration with external parties. As is the case at PT Pratama Jatim Lestari. PT. Pratama Jatim Lestari is a new company operating in the field of hazardous and toxic  waste management. Because PT Pratama Jatim Lestari is still at the factory construction stage, it is certain that the company cannot build the factory alone and/or without assistance from other  parties.  Therefore,  collaborating  with  other  companies  to  carry  out  factory  construction  is something that must be done by PT Pratama Jatim Lestari. The aim of this research is to create an actor  coordinator  in  company  development  in  collaboration  with  external  parties.    The  research method used is a qualitative descriptive approach. Primary data sources are the results of observations, interviews and documentation. The data collection technique uses in-depth interviews, this technique is used to dig up more information that will be used for research results. The research results show that the actor coordinator in company development is categorized as good. This process is going well with the aim of achieving the goals that have been set in accordance with what Hasibuan, also said that coordination is an activity of directing, integrating and coordinating management elements and the work of subordinates in achieving goals. Organization.
Keyword: Coordination of actors, company building, decision making.

## PENDAHULUAN
Koordinasi merupakan upaya untuk menyatukan berbagai orang yang ada di dalam perusahaan agar dapat menjadi satu kesatuan sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan (Syahyuni, 2016). Koordinasi penting untuk dimiliki dalam suatu  perusahaan  agar  suatu  perusahaan  dapat  berjalan  dengan  baik.  Dengan  adanya koordinasi yang baik dan jelas, maka perusahaan dapat terhindar dari masalah yang akan timbul. Seperti misalnya terjadinya miskomunikasi disaat menjalankan suatu kegiatan, tidak tertatanya  susunan  anggota  dalam  suatu  organisasi  yang  mengakibatkan  tidak  jelasnya pembagian  tugas  atau  Job  description  dalam  suatu  organisasi,  serta  akan  terjadinya pekerjaan  yang  bertumpang  tindih  dalam  suatu  organisasi.  Komunikasi  dan  koordinasi merupakan dua hal yang berkaitan. Jika komunikasi tidak berjalan dengan baik, maka dapat menimbulkan kurang baiknya koordinasi yang dilakukan disaat menjalankan suatu kegiatan dalam perusahaan.
Maka  dari  itu  pimpinan  harus  bisa  berkomunikasi  dan  berinteraksi  dengan lingkungannya  dalam  perusahaan.  Dengan  memiliki  ikatan  interaksi  yang  baik  dengan bawahannya, maka dapat membantu pimpinan untuk berkoordinasi dalam suatu kegiatan
yang ada dalam organisasi atau perusahaan. Dengan adanya koordinasi, pimpinan akan dengan  mudah  dalam  menjalankan  rencananya  bersama  dengan  bawahannya  sesuai dengan  tujuan  organisasi.  Untuk  merencanakan  dan  menjalankan  suatu  kegiatan,  maka pimpinan  perlu  membuat  sebuah  keputusan.  Agar  dapat  berjalan  dengan  baik  dan terkoordinasi, maka pengambilan keputusan harus didiskusikan atau dibicarakan terlebih dahulu  dengan  pihak-pihak  yang  terkait.  Maka  dapat  disimpulkan  bahwa  koordinasi merupakan usaha seorang pimpinan untuk menyelaraskan antara tugas dan pekerjaan yang dilakukan  oleh  karyawan  di  bagian  satu  dengan  bagian  yang  lainnya.  Dengan menyelaraskan koordinasi dalam suatu organisasi, maka tidak akan terjadi tumpang tindih pekerjaan  dan  kesimpangsiuran  pekerjaan.  Maka  dengan  ini  karyawan  akan  melakukan pekerjaan  sesuai  dengan  posisi  dan  tugasnya  serta  akan  melaksanakan  pekerjaannya dengan efektif dan efisien.
Pada koordinasi untuk menciptakan kegiatan rapat yang efektif, suatu organisasi harus memperhatikan prosedur rapat dengan baik. Tidak hanya prosedur rapat, komunikasi dan koordinasi menjadi salah  satu proses  yang penting  dalam melaksanakan kegiatan  rapat. Dengan adanya komunikasi dan koordinasi yang baik, maka pelaksanaan kegiatan rapat juga diharapkan akan berjalan dengan baik. Permasalahan utama yang terjadi adalah untuk mewujudkan koordinator aktor dalam pembangunan perusahaan dalam kerjasama dengan pihak eksternal. Implikasi penelitian ini dapat memberikan pemahaman yang lebih dalam tentang pentingnya koordinasi aktor dan kerjasama dengan pihak eksternal dalam konteks pembangunan perusahaan. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengembangkan strategi dan praktik terbaik yang mendukung pembangunan yang berkelanjutan dan sukses.

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  pada  jurnal  ini  menggunakan.  Pendekatan  deskriptif  kualitatif. Sumber  data  primer  yaitu  hasil  observasi,  wawancara,  dan  dokumentasi.  Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara mendalam, teknik tersebut digunakan untuk menggali  lebih  banyak  informasi  yang  akan  digunakan  untuk  hasil  penelitian    pada  PT Pratama Jatim Lestari yang melibatkan aktor-aktor dalam pembangunan yang bekerja sama dengan  pihak  eksternal.  Dalam  metode  ini,  peneliti  dapat  mengumpulkan  data  melalui wawancara, observasi, dan analisis dokumen untuk memahami peran, strategi, dan dampak dari kerjasama tersebut.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam teori Path-Goal salah satu gaya kepemimpinan yang ada di PT Pratama Jatim Lestari adalah gaya Directive leadership, yaitu para anggota dapat mengetahui secara pasti apa yang diinginkan pemimpin terhadap dirinya dan pengarahan yang diberikan. Anggota tidak diberi kesempatan berpartisipasi dalam mengemukakan pendapat. Kenyataan yang diperoleh  penulis  dilapangan  adalah  staf  tidak  diberi  kesempatan  berpartisipasi  untuk mengemukakan pendapat pada saat akan melakukan suatu kegiatan, sehingga seluruh keputusan dilakukan oleh pimpinan tanpa harus melakukan diskusi terlebih dahulu dengan staf.  Namunjika  keputusan  tersebut  menyebabkan  permasalahan  baru,  maka  akan berdampak  pada  staf.  Pimpinan  akan  menyalahkan  staf  karena  tidak  memberikan pendapat  mereka,  padahal  staf  telah  memberikan  pendapat  namun  tidak  didengarkan oleh pimpinan. Hal ini dikarenakan kurangnya komunikasi dan koordinasi yang dilakukan pimpinan dengan staf perusahaan.

## Tabel 1 Struktur Organisasi PT Pratama Jatim Lestari
Dalam setiap proses pembangunan pabrik, PT Pratama Jatim Lestari membutuhkan kerjasama dengan pihak-pihak luar sesuai bidang dan keahliannya masing-masing. Maka dibutuhkanlah  rapat  sebagai  media  serta  alat  komunikasi  untuk  proses  pendiskusian, perencanaan serta pelaksanaan pekerjaan yang akan dilakukan oleh pimpinan PT Pratama Jatim Lestari dengan pihak-pihak luar, sehingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Sesuai  dengan  apa  yang  dikatakan  oleh  Nunung  dan  ratu  Evi  (2001:129)  bahwa  rapat merupakan  suatu  alat  komunikasi  antara  pimpinan  kantor  dengan  stafnya.Wursanto (1987:136)  juga  mengatakan  bahwa  rapat  dapat  dikatakan  sebagai  pertemuan  para anggota  organisasi  atau  para  pegawai  untuk  membahas  hal-hal  yang  berhubungan dengan  kepentingan  organisasi.  Yang  dikutip  oleh  (Geffenberger,  1967).  Terdapat  dua tahap yang dilakukan oleh penulis pada saat mengikuti kegiatan rapat yang dilaksanakan oleh PT Pratama Jatim Lestari.
1. Tahap pertama yaitu koordinasi persiapan rapat, tahap ini dimulai dengan melakukan proses  perencanaan  kegiatan  rapat.  Sekitar  dua  sampai  empat  hari  sebelum pelaksanaan  kegiatan  rapat,  pimpinan  yaitu  Direktur  atau  manajer  melakukan percakapan  dengan  staf  PT  Pratama  Jatim  Lestari  di  kantor  mengenai  pengadaan kegiatan  rapat.  Percakapan  tersebut  berisikan  topik,  tanggal,  waktu,  serta  lokasi pelaksanaan kegiatan rapat. Pimpinan meminta staf untuk menyampaikan informasi mengenai  agenda  rapat  tersebut  kepada  pihak-pihak  yang  terkait  dengan  topik pembahasan rapat melalui media Whatsapp. Hal ini sesuai dengan apa yang dikatakan oleh  Silalahi  (2002:363)  bahwa  komunikasi  dapat  di  diartikan  sebagai  proses pengiriman informasi dari seseorang ke orang lain yaitu penerimaan informasi melalui saluran  tertentu  Yang  dikutip  oleh  (Mariane,  2019).  Hasibuan,  (2006:  85)  juga mengatakan  bahwa  koordinasi  merupakan  kegiatan  pengarahan,  pengintegrasian, dan  pengkoordinasian  unsur-unsur  manajemen  dan  pekerjaan-pekerjaan  para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi (Rusdiana, 2014).
2. Tahap  kedua  yaitu  koordinasi  pelaksanaan  rapat,  pada  tahap  ini  seluruh  peserta kegiatan rapat yang dilaksanakan PT Pratama Jatim Lestari hadir dengan tepat waktu. Setelah rapat dibuka oleh pimpinan, para peserta melakukan pengisian lembar absensi yang telah disediakan oleh PT Pratama Jatim Lestari. Pada seluruh kegiatan rapat yang dilaksanakan oleh PT Pratama Jatim Lestari, seluruh tamu undangan dinyatakan hadir. Dalam seluruh kegiatan rapat, direktur atau manajer berperan sebagai pimpinan yang membuka  dan  menutup  kegiatan  rapat.  Sedangkan  pembicara  pada  saat  proses kegiatan  rapat  berlangsung  dilakukan  oleh  masing-masing  perwakilan  dari perusahaan sesuai dengan topik yang dibahas. Hal ini juga relevan dengan apa yang dikatakan oleh Andrew F. Sikula bahwa manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas  perencanaan,  pengorganisasian,  pengendalian,  penempatan,  pengarahan, pemotivasian,  komunikasi  dan  pengambilan  keputusan  yang  dilakukan  oleh  setiap organisasi  dengan  tujuan  untuk  mengkoordinasikan  berbagai  sumber  daya  yang dimiliki oleh perusahaan (Mariane,2019).
Sebelum dilaksanakannya kegiatan rapat, Keifer Geffenberger (1967). menyatakan bahwa prosedur rapat terdiri dari 4 unsur yaitu:
1. Pra Persiapan Dalam proses pra persiapan kegiatan rapat, PT Pratama Jatim Lestari telah  menyebarkan  undangan  rapat  secara  online  melalui  media  Whatsapp, menentukan tanggal dan waktu pelaksanaan, menentukan topik yang akan dibahas, menentukan lokasi pelaksanaan kegiatan rapat.
2. Persiapan Dalam proses persiapan pelaksanaan kegiatan rapat dilakukan mulai dari menyediakan ruang rapat, mempersiapkan lembar daftar hadir, membuka dokumen baru pada laptop untuk notulensi sesuai dengan format yang telah ditetapkan, serta menata konsumsi yang telah dibeli sebelumnya.
3. Pelaksanaan Pada proses pelaksanaan seluruh kegiatan rapat sudah dilakukan secara maksimal  sesuai  dengan  pra  persiapan  yang  telah  tentukan  sebelumnya.  Proses pelaksanaan  seluruh  kegiatan  rapat  juga  dilaksanakan  dengan  lancar  serta  tanpa adanya kendala, hal ini dikarenakan proses perencanaan sebelum pelaksanaan rapat dilakukan dengan matang.
4. Penggadaan  dan  pendistribusian  Pada  proses  penggadaan  dan  pendistribusian notulensi rapat yang telah di susun dan ditata dengan baik akan dibagikan berbentuk dokumen melalui media Whatsapp oleh staf PT Pratama Jatim Lestari kepada seluruh peserta rapat yang terlibat dalam kegiatan rapat.
Setelah dilakukannya suatu analisis prosedur rapat, maka secara mudah dapat mengetahui  bagaimana  tahapan-tahapan  yang  dilakukan  sebelum  melaksanakan suatu kegiatan rapat. Kegiatan rapat yang diikuti oleh penulis sebanyak 8 (delapan) kali rapat yaitu:
1) Rapat Pekerja Elektrikal
2) Rapat Perkuatan Tanah Tebing Utara Hanggar
3) Rapat Presentasi Kajian Hidrologi
4) Rapat Pembahasan Pekerja Mekanikal
5) Rapat review dan feedback dari vendor
Berikut hasil kegiatan persiapan dan pelaksanaan rapat PT Pratama Jatim Lestari sebagai berikut:

## 1. Rapat Pekerja Elektrikal
Dua sampai empat hari sebelum pelaksanaan kegiatan rapat, manajer teknis PT Pratama  Jatim  Lestari  yaitu  bapak  M.  Abduh  M  Mattalitti  melakukan  komunikasi dengan staf PT Pratama Jatim Lestari di kantor mengenai pengadaan kegiatan rapat. Pak  Abduh  memberikan  perintah  kepada  staf  teknis  agar  dapat  menyampaikan informasi  kegiatan  rapat  melalui  media  Whatsapp  kepada  PT  Jatim  Maju  Jaya,  PT. Trisetia  Cipta  Persada,  dan  PT  Bangun  Persada  Jaya  Abadi.  Informasi  ini  berisikan undangan pelaksanaan kegiatan rapat yang dilakukan oleh PT Pratama Jatim Lestari pada  hari  Senin,  tanggal  3  April  2023  pukul  09.00  WIB  sampai  selesai  dengan mengambil fokus pembahasan pekerjaan elektrikal.
Pada  pukul  09.00  WIB,  tamu  undangan  beserta  manajer  PT  Pratama  Jatim Lestari  memasuki  ruangan  rapat.  Pemaparan  materi  dilakukan  oleh  bapak  Cahyo selaku pihak yang menangani elektrikal. Rapat ini tidak hanya membahas mengenai pekerjaan  elektrikal,  namun  juga  mengkoordinasi  pekerjaan  elektrikal  agar  sejalan dengan  apa  yang  dirancang  oleh  perusahaan.  Pekerjaan  elektrikal  merupakan pekerjaan  yang  berhubungan  dengan  listrik  (arus  listrik).  Sehingga  kebutuhan elektrikal  ini  harus  dikonfirmasi  terlebih  dahulu  serta  ditanyakan  terlebih  dahulu mengenai barang-barang yang dibutuhkan agar nantinya tidak terjadi kesalahan. Mbk Ana selaku staf PT Pratama Jatim Lestari memberikan pertanyaan kepada bapak cahyo mengenai pekerjaan elektrikal yang akan dilakukan. Bapak cahyo segera menjawab pertanyaan mbk ana serta menjelaskan secara lengkap. Pimpinan menentukan dan membagi  siapa  saja  yang  memegang  kendali  pertanggung  jawaban  PT  Bangun Husada dan mana yang bukan agar nantinya tidak terjadi masalah. Pemimpin rapat juga  berharap  agar  segera  mengkonfirmasi  dan  memutuskan  kapan  dimulainya pembayaran PLN.
Peserta  yang  mengikuti  rapat  pada  kegiatan  ini  yaitu  :  bapak  M.  Abduh  M Mattalitti (Manajer Teknis PT Pratama Jatim Lestari); bapak Achmad Basuki (Manajer Operasional PT Pratama Jatim Lestari); ibu Siti Rohanawati (Staf teknis PT Pratama Jatim Lestari); bapak Lim Chandra Halim (Direktur PT Jatim Maju Jaya); bapak Hadi Prasetyo (Direktur PT. BPK), bapak Cahyo (PT Bangun Persada Jaya Abadi); dan bapak Choirul  Uruf  (PT  Bangun  Persada  Jaya  Abadi).  Setelah  di  cek,  seluruh  peserta dinyatakan hadir dan lengkap. Seluruh peserta rapat juga hadir dengan tepat waktu sehingga  seluruh  rangkaian  rapat  dapat  berjalan  sesuai  dengan  waktu  yang  telah ditentukan  Kegiatan  rapat  ini  berjalan  dengan  baik  dan  lancar  tanpa  ada  kendala ataupun masalah serta seluruh undangan dinyatakan hadir. Penulis segera melakukan penataan notulensi yang telah dicatat  bersama dengan salah satu staf PT  Pratama Jatim Lestari. Penulis melakukan pengecekan ulang agar menghasilkan notulensi yang baik. Penulis mengambil lembar absensi yang telah di isi dan di tanda tangani oleh peserta rapat.
2. Rapat Perkuatan Tanah Tebing Utara Hanggar
Dua sampai empat hari sebelum pelaksanaan kegiatan rapat, manajer teknis PT
Pratama  Jatim  Lestari  yaitu  bapak  M.  Abduh  M  Mattalitti  melakukan  percakapan dengan staf PT Pratama Jatim Lestari di kantor mengenai pengadaan kegiatan rapat Rapat membahas mengenai perkuatan tanah tebing utara hanggar. Pemaparan materi rapat  dilakukan  oleh  mas  Anggoro.  Mas  Anggoro  menjelaskan  banyak  sekali  hal
mengenai  tanah  tebing  utara  hanggar.  Setelah  melakukan  presentasi,  pak  Candra selaku direktur PT Jatim Maju Jaya menyampaikan beberapa pertanyaan seputar dsain kepada mas Anggoro, Pak Abduh selaku manajer teknis memberikan feedback berupa saran kepada mas Anggoro. Pak Abduh memberi arahan kepada mas Anggoro untuk memperbaiki gambar desain agar lebih baik. Pak Abduh meminta kepada pak Basukki selaku manajer operasional agar segera menghitung luas geotekstil yang dibutuhkan dan lama waktu pelaksanaannya. Pak haris selaku direktur PT Pratama Jatim Lestari menyampaikan  pesan  agar  pekerjaan  perkuatan  tanah  segera  dilakukan  sebelum musim hujan.
Gambar 1 Rapat perkuatan tanah tebing utara hanggar.

## Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2023
Peserta  yang  mengikuti  rapat  yaitu  :  bapak  H.  haries  Purwoko  (  Direktur  PT Pratama Jatim Lestari); bapak M. Abduh M Mattalitti (Manajer Teknis PT Pratama Jatim Lestari); bapak Achmad Basuki (Manajer Operasional PT Pratama Jatim Lestari); bapak Lim Chandra Halim (Direktur PT Jatim Maju Jaya); bapak Anggoro Dias A.R (Staf teknis PT Pratama Jatim Lestari) dan ibu Siti Rohanawati (Staf teknis PT Pratama Jatim Lestari), seluruh undangan dinyatakan hadir. Rapat berjalan dengan lancar tanpa ada kendala ataupun  masalah.  Pimpinan  menutup  rapat  dan  dilanjutkan  dengan  menikmati hidangan  yang  telah  di  siapkan.  Penulis  melakukan  penataan  notulensi  yang  sudah dicatat bersama dengan salah satu staf PT Pratama Jatim Lestari. Penulis melakukan pengecekan ulang notulensi bersama salah satu staf PT Pratama Jatim Lestari sehingga dapat menghasilkan notulensi yang baik. Penulis mengambil lembar absensi yang telah di isi dan di tanda tangani oleh peserta rapat. Penulis mengscan lembar absensi yang telah  ditanda tangani sehingga dapat  disatukan dengan file  notulensi rapat.  Penulis mengirimkan notulensi rapat kepada staf PT Pratama Jatim Lestari agar dapat dibuatkan berita acara  serta  dikirimkan  kepada pimpinan yang telah mengikuti rapat sehingga dapat  disebar  luaskan  kepada  para  tamu  yang  telah  menghadiri  rapat.  Dokumen notulensi di print dan diarsipkan.

## 3. Rapat Presentasi Kajian Hidrologi
Satu minggu sebelum pelaksanaan kegiatan rapat, konsultan menghubungi staf PT  Pratama  Jatim  Lestari  melalui  media  Whatsapp  untuk  pembahasan  pengadaan kegiatan  rapat  dengan  mengambil  fokus  pembahasan  presentasi  kajian  konsultan hidrologi. Staf meneruskan pesan tersebut kepada manajer teknis yaitu bapak M. Abduh M  Mattalitti  agar  dapat  menentukan  jadwal  kegiatan  rapat.  Manajer  menentukan kegiatan rapat dilaksanakan hari Senin, tanggal 26 September 2022, pukul 13.00 WIB sampai selesai. Lokasi pelaksanaan kegiatan rapat berada di Ruang Rapat lantai 3 (tiga) kantor PT Pratama Jatim Lestari. Staf menyampaikan keputusan tersebut kepada pihak konsultan melalui media Whatsapp. Pimpinan pada rapat presentasi kajian konsultan hidrologi yaitu bapak M. Abduh M Mattalitti. Pemaparan materi rapat dilakukan oleh konsultan dengan fokus pembahasan mengenai analisa hidrologi dan hidrolika pada lokasi pabrik. Telah ditemukan dua sungai serta enam anak sungai yang berdekatan dengan lokasi  pabrik.  Ditemukan juga tiga stasiun hujan  terdekat  dari  lokasi pabrik. Konsultan telah melakukan uji statistika untuk mencari data curah hujan di area pabrik. Konsultan menjelaskan mengenai debit air pada seluruh anak sungai ketika memasuki musim hujan maupun musim kemarau. Setelah melakukan presentasi, bapak Bassuki selaku  manajer  operasional  menanyakan  perihal  sungai  yang  paling  dekat  dengan lokasi  pabrik.  Pak  Bassuki  memberikan  perintah  kepada  pihak  konsultan  untuk menemukan  gambar  dari  sungai.  Konsultan  menanggapi  pertanyaan  pak  Bassuki dengan  sesegera  mungkin  akan  mencari  sungai  terdekat  dari  lokasi  pabrik.  Ada beberapa pertanyaan yang diajukan oleh mbk ana selaku staf teknis mengenai aliran sungai dan debit air. Konsultan segera menanggapi pertanyaan tersebut dan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan jelas.
Gambar 2 Rapat presentasi kajian konsultan hidrologi
Peserta  yang  mengikuti  rapat  yaitu  :  bapak  M.  Abduh  M  Mattalitti  (Manajer Teknis  PT  Pratama  Jatim  Lestari);  bapak  Achmad  Basuki  (Manajer  Operasional  PT
Pratama Jatim Lestari); ibu Siti Rohanawati (Staf teknis PT Pratama Jatim Lestari); bapak Y.  Siswantoro  (Konsultan);  bapak  Wijayanto  (Konsultan);  bapak  Fiqri  Alif  (Konsultan); bapak Rudy (Konsultan), seluruh undangan dinyatakan hadir. Rapat berjalan dengan baik tanpa ada kendala maupun masalah. Pimpinan menutup rapat dilanjutkan dengan menikmati  hidangan  yang  sudah  di  siapkan.  Penulis  melakukan  penataan  notulensi yang telah dicatat bersama dengan salah satu staf PT Pratama Jatim Lestari. Penulis melakukan  pengecekan  ulang  serta  menyimpulkan  hasil  rapat.  Penulis  mengambil lembar  absensi  yang  telah  di  isi  dan  di  tanda  tangani  oleh  peserta  rapat.  Penulis mengescan lembar absensi yang telah ditanda tangani serta menyatukan dengan file notulensi  rapat.  Penulis  mengirimkan  notulensi  rapat  kepada  staf  PT  Pratama  Jatim Lestari agar dapat dibuatkan berita acara, serta dikirimkan kepada pimpinan yang telah mengikuti  rapat  sehingga  dapat  disebar  luaskan  kepada  para  tamu  yang  telah menghadiri rapat. Dokumen notulensi rapat di cetak dan diarsipkan.
4. Rapat Pembahasan Pekerja Mekanikal
Dua  sampai  empat  hari  sebelum  pelaksanaan  kegiatan  rapat,  manajer operasional  PT  Pratama  Jatim  Lestari  yaitu  bapak  Achmad  Basuki  melakukan percakapan  dengan  staf  PT  Pratama  Jatim  Lestari  di  kantor  mengenai  pengadaan kegiatan  rapat.  Pak  Basuki  memberikan  perintah  kepada  staf  teknis  agar  dapat menyampaikan  informasi  kegiatan  rapat  melalui  media  Whatsapp  kepada  PT  Jatim Maju  Jaya  dan  PT  Anugrah  Mandiri  Teknik.  Informasi  ini  berisikan  undangan pelaksanaan kegiatan rapat yang  dilakukan oleh  PT Pratama  Jatim Lestari pada hari Senin, tanggal 5 Juni 2022 pukul 10.00 WIB sampai selesai dengan mengambil fokus pembahasan  rapat  diskusi  pekerjaan  mekanikal.  Lokasi  pelaksanaan  rapat  berada  di Ruang Rapat lantai 3 (tiga) kantor PT Pratama Jatim Lestari.
Sebelum  dimulainya  rapat,  penulis  mencetak  daftar  hadir  sebanyak  2  lembar kertas yang sudah terdesain sesuai prosedur kesekertariatan PT Pratama Jatim Lestari. Penulis membantu staf PT Pratama Jatim Lestari menyiapkan ruangan rapat, menata hidangan yang ada dalam ruang rapat. Penulis membuka dokumen baru pada laptop untuk  mempersiapkan  notulensi  rapat  sesuai  dengan  format  yang  ada  pada perusahaan.  Materi  dijelaskan  oleh  perwakilan  PT  Anugrah  Mandiri  Teknik  dengan pembahasan  mengenai  pekerjaan  mekanikal  elektrikal.  PT  Anugrah  Mandiri  Teknik memberikan usulan kepada pimpinan bahwa panel untuk menambahkan keamanan. Usulan dari PT Anugrah Mandiri Teknik akan dipertimbangkan oleh pimpinan rapat dan akan di diskusikan terlebih dahulu kepada direktur PT Pratama Jatim Lestari. Mbk  Ana  selaku  staf  teknis  memberikan  beberapa  pertanyaan  kepada  PT  Anugrah
Mandiri  Teknik  seputar  mekanikal  elektrikal,  dan  langsung  dijawab  oleh  pembicara secara jelas. Pimpinan mengarahkan kepada PT Anugrah Mandiri Teknik agar segera menjelaskan secara rinci jenis dan merek apa saja yang akan termuat dalam penawaran serta harus sesuai standar SNI. Pimpinan memberikan batas maksimal pengumpulan penawaran kepada PT Anugrah Mandiri Teknik yang nantinya segera dikumpulkan ke PT Pratama Jatim Lestari dan PT Jatim Maju Jaya.

## Gambar 3 Rapat diskusi pekerjaan mekanikal
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2023
Dalam  kegiatan  rapat  pembahasan  pekerjaan  mekanika  elektrikal  dengan  PT Anugrah Mandiri Teknik ini, peserta yang mengikuti rapat yaitu : bapak Achmad Basuki (Manajer  Operasional  PT  Pratama  Jatim  Lestari);  ibu  Siti  Rohanawati  (Staf  teknis  PT Pratama  Jatim  Lestari);  bapak  Candra  Halim  (  Direktur  PT  Jatim  Maju  Jaya);  bapak Sutjyito (PT Anugrah Mandiri Teknik); bapak Wang (PT Anugrah Mandiri Teknik); bapak Jemmy  (PT  Anugrah  Mandiri  Teknik).  Seluruh  undangan  dinyatakan  hadir.  Rapat berjalan  dengan  baik  dan  lancar.  Pimpinan  menutup  rapat  dan  dilanjutkan  dengan menikmati  hidangan  yang  sudah  di  siapkan.  Penulis  melakukan  penataan  notulensi yang sudah dicatat bersama dengan salah satu staf PT Pratama Jatim Lestari. Penulis melakukan  pengecekan  ulang  serta  menyimpulkan  hasil  rapat  pada  hari  ini.  Penulis mengambil lembar absensi yang telah di isi dan di tanda tangani oleh peserta rapat. Penulis mengescan lembar absensi yang telah ditanda tangani serta disatukan dengan file notulensi rapat. Penulis mengirimkan notulensi rapat kepada staf PT Pratama Jatim Lestari. Karena pimpinan memerintahkan untuk mengirim notulensi saja, maka staf PT Pratama  Jatim  Lestari  mengirimkan  notulensi  kepada  pimpinan  yang  nantinya  akan dikirimkan ke seluruh peserta rapat. Dokumen notulensi rapat dicetak dan diarsipkan.
5. Rapat Review dan Feedback dari pihak ke 3 selaku Vendor Satu minggu sebelum pelaksanaan kegiatan rapat, konsultan menghubungi staf
PT  Pratama  Jatim  Lestari  melalui  media  Whatsapp  untuk  pembahasan  pengadaan kegiatan  rapat  dengan  mengambil  fokus  pembahasan  review  dan  feedback  dari
konsultan.  Staf  meneruskan  pesan  tersebut  kepada  manajer  teknis  yaitu  bapak  M. Abduh M Mattalitti agar dapat menentukan jadwal kegiatan rapat. Manajer menentukan kegiatan rapat dilaksanakan hari Senin, tanggal 12 Juni 2023 pukul 10.00 WIB sampai selesai. Lokasi pelaksanaan kegiatan rapat berada di Ruang Rapat lantai 3 (tiga) kantor PT  Pratama  Jatim  Lestari.  Staf  menyampaikan  keputusan  tersebut  kepada  pihak konsultan; PT Jatim Maju Jaya; PT Joshie Arenco; dan PT Bangun Persada melalui media Whatsapp.
Materi rapat dijelaskan oleh konsultan. rapat membahas mengenai bagaimana review  dan  feedback  yang  diberikan  oleh  konsultan.  Konsultan  berharap  dengan adanya rapat kali ini dapat menemukan titik temu perencanaan dan waktu pelaksanaan, serta diharapkan selesai dengan tepat waktu. Terdapat 3 kontrak yang dibahas oleh konsultan pada rapat kali ini, yaitu mengenai hydrant, plumbing dan elektrikal. Terjadi proses Tanya jawab yang dilakukan pak Abduh mengenai 3 kontrak yang telah dibahas oleh konsultan, namun telah dijawab secara jelas. Ada beberapa usulan dan masukan yang  diberikan  oleh  bapak  Abduh  mengenai  pembahasan  rapat  kali  ini,  seluruhnya telah diterima dengan baik oleh para mitra pemegang kontrak. Pimpinan memberikan arahan  bahwa  seluruh  rencana  dan  rancangan  akan  di  kirimkan  kepada  konsultan terlebih dahulu, jika sudah di setujui oleh konsultan, maka akan segera dikerjakan oleh pihak yang terkait. Sehingga dalam kegiatan rapat ini, seluruh kegiatan akan menjadi 1 komando dibawah arahan konsultan.
Gambar 4 Rapat review dan feedback dari pihak ke 3 selaku vendor
Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2023
Kegiatan rapat Rapat pembahasan review dan feedback dari konsultan, peserta yang hadir dalam rapat yaitu : bapak M. Abduh M Mattalitti (Manajer teknis PT Pratama Jatim Lestari); bapak Lim Chandra Halim (Direktur PT Jatim Maju Jaya); bapak Winarno (PT  Joshie  Arenco);  bapak  Anugerah  (PT  Joshie  Arenco);  bapak  Frankie  (Arasinelo); bapak  Jeffry  (Arasinelo);  bapak  mochlas  (Arasinelo);  bapak  Erwin  Prasetyo  (Ses.
Plumbing); bapak Cahyo (PT Bangun Persada). Seluruh peserta dinyatakan lengkap dan hadir. Rapat  berjalan dengan  baik,  lancar  serta tidak ada  kendala maupun  masalah. Pimpinan  menutup  rapat  dilanjutkan  dengan  mengobrol  santai  serta  menikmati hidangan yang sudah di siapkan. Penulis melakukan pengecekan ulang dan berdiskusi bersama  staf  PT  Pratama  Jatim  Lestari  untuk  penataan  isi  dari  notulensi  rapat  serta menyimpulkan hasil rapat pada hari ini. Penulis mengambil lembar absensi yang telah di isi dan di tanda tangani oleh peserta rapat.

## SIMPULAN
Pada seluruh kegiatan rapat yang dilakukan oleh PT Pratama Jatim Lestari, terjadi proses komunikasi dan koordinasi. Proses ini berjalan dengan baik dengan tujuan untuk mencapai  tujuan  yang  telah  ditetapkan  sesuai  dengan  yang  dikatakan  oleh  Hasibuan, (2006:  85)  juga  mengatakan  bahwa  koordinasi  merupakan  kegiatan  pengarahan, pengintegrasian,  dan  pengkoordinasian  unsur-unsur  manajemen  dan  pekerjaan- pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi (Rusdiana, 2014)

## DAFTAR PUSTAKA
Ainiyyah, Gadis Raynita. 2022. “Badan Usaha Milik Daerah (Bumd) Yang Belum Berubah Status Menjadi Perumda Atau Perseroda.” Notary Law Journal 1(2): 176– 203.
Amdanata, Donal Devi, Yusriadi Yusriadi, Noorhayati Mansor, And Nurul Nuzilah Lestari. 2019. “Implementasi Asas Transparansi Good Corporate Governance Pada Bumd Di Indonesia.” Inovbiz: Jurnal Inovasi Bisnis 7(2): 154.
F, K. Ge. (1967). Panduan Dan Teknik Mengelola Rapat. Angewandte Chemie International Edition, 6(11), 951 – 952.
M. Yusuf. (2020). Manajemen Rapat, Teori Dan Aplikasinya Dalam Pesantren. Jurnal Intelektual: Jurnal Pendidikan Dan Studi Keislaman, 10(2), 154 – 166.
Marnelly, T Romi. 2012. “Corporate Social Responsibility (Csr): Tinjauan Teori Dan Praktek Di Indonesia.” Jurnal Aplikasi Bisnis 2(2): 49– 59.
Setiadi. (2014). Teori Prencanaan. Universitas Terbuka : Jakarta.
Shayuni, D. (2016). Analisis Peran Sekretaris Dalam Penanganan Rapat Dan Arsip Terhadap Dengan Efektifitas Kerja Pada Perusahaan. Jurnal Widya Cipta, Viii(1), 96 – 102.
Sutha, D. W.(2018). Administrasi Perkantoran, Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum (Edisi Asli). Indomedia Pustaka.
Somadiyono, Sigit. 2021. “Kedudukan Hukum Anak Perusahaan Badan Usaha Milik Daerah.” Wajah Hukum 5(1): 403.
Taruno Muryanto, Yudho - , And , Djuwityastuti. 2014. “Model Pengelolaan Badan Usaha Milik Daerah (Bumd) Dalam Rangka Mewujudkan Good Corporate Governance.” Yustisia Jurnal Hukum 3(1): 125 – 34.
Tjiptono, Fandy, And Philip Kotler. 2003. “Service Management Manajemen Pemasaran Di Indonesia”: 3– 83.