Available online: https://mayadani.org/index.php/MAYADANI

## Pendampingan E-Dokumen dalam Peningkatan Pelayanan di Panti Jompo Dhuafa Sayang Ummi
Febrina Sari 1 , Soni Fajar Mahmud 1 , Desyanti 1
1 Sekolah Tinggi Teknologi Dumai – Jl. Utama Karya Bukit Batrem, Dumai, Riau, Indonesia E-mail: ghaniyafebri@gmail.com.

## Abstrak
Panti  Jompo  Dhuafa  Sayang  Ummi  merupakan  satu-satunya  rumah  lansia  yang  ada  di  kota  Dumai,  kegiatan yang  berhubungan  dengan  pelayanan  administrasi,  dokumen  dan  pengolahan  data  panti  masih  belum menggunakan  teknologi.  Dokumen  masih  disimpan  dalam  lemari  penyimpanan  tanpa  ditata  dengan  baik, permasalahan  berikutnya  adalah  minimnya  pengetahuan  serta  keterampilan  pengurus  panti  dalam  teknik penyimpanan  dan  pengarsipan  dokumen.  Metode  yang  digunakan  dalam  mengatasi  permasalahan  mitra  yakni penerapan  teknologi  hasil  penelitian  berupa  Aplikasi  E-Dokumen  selanjutnya  melaksanakan  pelatihan  dan pendampingan  manajemen  pengarsipan  dokumen.  Hasil  dari  program  pengabdian  masyarakat  pemula  ini terbentuknya pengurus panti jompo yang mampu mengunakan teknologi informasi berupa Aplikasi E-Dokumen dalam pelayanan administrasi, pengurus panti jompo memiliki pengetahuan serta keterampilan dalam melakukan manajemen dan pengarsipan dokumen.
Kata Kunci : Aplikasi; E-Dokumen; Pengarsipan; Pelayanan

## Abstract
Panti  Jompo  Dhuafa  Sayang Ummi  is  the  only  home  for  the  elderly  in  the  city  of  Dumai.  Activities  related  to administrative services, documents and data processing at the home still do not use technology. Documents are still stored in storage cupboards without being properly organized. The next problem is the lack of knowledge and  skills  of  orphanage  administrators  in  document  storage  and  archiving  techniques.  The  method  used  to overcome  partner  problems  is  the  application  of  technology  resulting  from  research  in  the  form  of  an  E- Document  Application,  then  carrying  out  training  and  assistance  in  document  archiving  management.  The results of this beginner's community service program are the formation of nursing home administrators who are able  to  use  information  technology  in  the  form  of  E-Document  Applications  in administrative  service.  Nursing home administrators have the knowledge and skills in managing and archiving documents. Keywords : Application; E-Documents; Archivist; Service
This is an open access article under the CC – BY-SA license.

## PENDAHULUAN
Panti  Jompo  Dhuafa  Sayang  Ummi  merupakan  satu-satu  rumah  Lansia  yang  berlokasi  di  Jalan Paus  No.10  Kecamatan  Dumai  Barat  Kota  Dumai  Propinsi  Riau.  Rumah  Lansia  ini  berdiri  pada tanggal  19  November  2014  yang  diketuai  oleh  ibu  Nora  Sicilia  Wahani.  Panti ini  bergerak  dibidang pelayanan  sosial,  Berdasarkan  Keputusan  Menteri  Sosial  Republik  Indonesia  Nomor:  4/PRS- 3/KPTS/2009  tentang  Pedoman  Pelayanan  Sosial  Lanjut  Usia  dalam  Panti,  Departemen  Sosial  RI, menyatakan  bahwa  Yayasan  Panti  Sosial  Jompo  adalah  panti  sosial  yang  mempunyai  tugas memberikan bimbingan dan pelayanan bagi lanjut usia terlantar agar dapat hidup secara wajar dalam kehidupan  bermasyarakat  bermasyarakat.  Menurut  (Putri,  2021)  Lanjut  Usia  adalah  seseorang  yang telah  memasuki  usia  60  tahun,  saat  ini  pengurus  panti  jompo  melakukan  pengelolaan  data  dan administrasi dengan cara manual baik itu data lansia, data instruktur, data kegiatan, data donator, data jumlah donasi dan surat masuk dicatat di dalam buku, berikut gambar kegiatan administrasi di Panti Jompo Dhuafa Sayang Ummi.
Buku-buku serta dokumen pendukung (Afrianto et al., 2019) lainya disimpan tanpa pengelolaan berkelanjutan yang mengakibatkan dokumen menumpuk, tidak tertata dengan rapi sehingga saat buku dan  dokumen  dibutuhkan  harus  dicari  terlebih  dahulu  hal  ini  tentunya  akan  memakan  waktu  yang cukup lama. Hal ini selaras dengan pendapat (Suheri, 2019). Gambar 1 merupakan buku dan dokumen yang ada di panti jompo.

## Gambar 1. Buku dan Dokumen Lansia
Selain  buku  dan  dokumen,  Surat-surat  berharga  lainya  oleh  pengurus  panti  tidak  dimanajemen kearsipannya (Solikin & Putra, 2018). Menurut (Wijaya et al, 2018) arsip adalah naskah tertulis yang didalamnya memuat keterangan-keterangan penting. Berdasarkan pengertian ini Arsip sangat berperan penting    dalam    suatu    lembaga,    yaitu    sebagai    penyajian    informasi    maupun    pusat    ingatan bagi seorang pimpinan untuk dapat merumuskan kebijakan dan membuat keputusan. Penyebaran informasi tentang  keberadaan  panti  jompo  disampaikan  hanya  dari  mulut  ke  mulut  sehingga  masyarakat  atau donatur  yang  ingin  mengetahui  informasi  tentang  panti  harus  datang  lansung  ke  panti,  hal  ini  akan menyulitkan  masyarakat  yang  berada  di  luar  kota  Dumai  untuk  menyampaikan  bantuan  baik  berupa materil  dan  moril.  Menurut  (Utami  et  al.,  2018)  Sistem  informasi  dan  teknologi  informasi  (SI/TI) merupakan  salah  satu  faktor  yang  mempengaruhi  keberhasilan  suatu  organisasi,  (Khairatunnisa  & Sari,  2021)  dan  (Elvionita  &  Sari,  2021)  telah  membuktikan  pentingnya  Sistem  Informasi  didalam organisasi.  Sistem  informasi  dan teknologi  bersinergi  sehingga membuat pekerjaan manusia menjadi lebih mudah dan cepat selesai  (Faisal et al., 2022) menggunakan sistem guna memanajemen laporan kinerja penelitian dan pengabdian masyarakat. Dikarenakan sistem informasi dan teknologi yang akan terus berkembang, maka sebuah organisasi sangat memerlukan perencanaan strategis SI/TI.
Kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan administrasi dan pengolahan data  di panti jompo ini  masih  belum  tersentuh  dengan  yang  namanya  teknologi  dan  minimnya  pengetahuan  serta keterampilan  pengurus  panti  dalam  teknik  penyimpanan  dokumen,  tempat  penyimpanan  dokumen juga tidak memadai, Selain itu penyebaran informasi terkait keberadaan panti jompo hanya dari mulut ke  mulut.  Pelayanan  administrasi  dan  pengolahan  data  yang  dilakukan  secara  manual  dengan menggunakan  buku  beresiko  terjadinya  kesalahan  dan  redudansi  data  serta  lambatnya  proses pembuatan  laporan  di  saat  ada  permintaaan  data  dari  Dinas  Sosial  atau  instansi  terkait  lainya, sedangakan dokumen yang disimpan tanpa ditata dengan baik akan berakibat pada lambatnya proses pencarian  data.  Program  pengabdian  masyarakat  pemula  ini  bertujuan  untuk  meningkatkan pengetahuan  pengurus  panti  dalam  memanajemen  dokumen  dan  menyediakan  sistem  E-Dokumen guna mempermudah dan meningkatkan mutu pelayanan di panti jompo.

## METODE
Kegiatan  Program  Pengabdian  Masyarakat  Pemula  ini  dilaksanakan  di  Panti  Jompo  Dhuafa Sayang  Ummi  dengan  Durasi  Kegiatn  selama  4  Bulan,  adapun  metode  yang  digunakan  dalam pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut:

## 1. Koordinasi dan diskusi
Melakukan koordinasi dan pendekatan kepada pengurus panti jompo untuk dapat mengikuti perkembangan zaman khususnya pada bidang teknologi yang saat ini terus berkembang dengan sangat pesat. Solusi yang ditawarkan adalah implementasi sistem informasi pengolahan E- Dokumen.
2. Implementasi teknologi
Tahap Implementasi sistem informasi, yang dilakukan pada tahap ini meliputi:
a. Pembuatan manual book sistem informasi yang berisikan tata cara penggunaan sistem dan penjelasan fasilitas apa saja yang terdapat didalam sistem.
b. Instal sistem ke komputer panti.
c. Sosialisasi penggunaan sistem Informasi Pengolahan E-Dokumen berupa kegiatan pelatihan dan pendampingan penggunaan sistem.
3. Pelaksanaan program pendidikan pengetahuan praktis
Tahap pelaksanaan pendidikan pengetahuan praktis, yang dilakukan pada tahap ini meliputi :
a. Memberikan buku tentang manajemen kearsipan kepada pengurus panti
b. Mempersiapkan slide persentasi manajemen kearsipan untuk kegiatan pelaksanaan penyampaian materi dan pengetahuan tentang pengelolaan dokumen yang baik dan benar.

## 4. Penyerahan lemari arsip
Tahap pemberian media penyimpanan dokumen yakni tim pengabdian masyarakat akan memberikan lemari arsip kaca sebagai media penyimpanan dokumen-dokumen lama yang sudah ditata rapi kedalam folder dan binder.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan  program  pengabdian  masyarakat  pemula  diawali  dengan  melakukan  kunjungan  ke panti  jompo  dhuafa  sayang  ummi,  ketua  tim  pelaksana  yakni  Ibu  Febrina  Sari,  M.Kom  yang didampingi oleh anggota Pak Soni Fajar Mahmud, M.Si dan Ibu Desyanti, M.Kom melakukan diskusi dengan  ketua  panti  Ibu  Nora  Sicilia  Wahani  terkait  penentuan  prioritas  kegiatan  yang  harus dilaksanakan,  hasil  diskusi  diperoleh  kesepakatan  kegiatan  yang  harus  dilaksanakan  sesuai  prioritas adalah sebagai berikut:

## 1. Kegiatan pelatihan penggunaan sistem e-dokumen
Tahap awal pada kegiatan ini adalah memperkenalkan  sistem e-dokumen kepada pengurus panti yang  dilanjutkan  dengan  kegiatan sosialisasi  dan pelatihan  penggunan  sistem.  Ketua tim  pengabdian didampingi dengan dua orang anggota tim juga melibatkan dua orang mahasiswa dalam pelaksanaan kegiatan  pelatihan.  kegiatan  ini  berlangsung  selama  satu  bulan  dengan  durasi  pertemuan  dua  kali dalam satu minggu  hal ini telah  disepakati  diawal  dengan  pengurus  panti, mengingat pengurus  panti juga memiliki kegiatan rutin yang harus dilaksanakan, adapun kegiatan pelatihan penggunaan sistem e-dokumen dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Kegiatan pelatihan penggunaan sistem e-dokumen
Guna  mempermudah  kegiatan  pelatihan  tim  pengabdian  juga  sudah  menyediakan  Manual  Book Sistem E-Dokumen untuk pengurus panti jompo dhuafa, buku ini dapat digunakan oleh pengurus panti
jika ada hal-hal yang terkait dengan penggunaan e-dokumen namun mereka lupa maka pengurus dapat menggunakan manual book sebagai acuan.

## 2. Kegiatan pelatihan manajemen dokumen
Kegiatan pelatihan manajemen dokumen diawali dengan membersihkan ruang kerja pengurus dan merapikan semua dokumen yang ada. Semula semua dokumen yang berkaitan dengan pendirian panti, data  lansia  yang  tinggal  di  dalam  maupun  diluar  panti,  terkhusus  lagi  data  yang  berkaitan  dengan pengurusan  akreditasi  panti,  dokumen  ini  ditempatkan  di  dalam  lemari  kayu  seperti  tampak  pada Gambar 3.
Kegiatan  selanjutnya,  tim  pengabdian  melaksanakan  program  pendidikan  pengetahuan  praktis dan  pelatihan  teknis  manajemen  dokumen.  Pengurus  panti  jompo  dhuafa  sayang  ummi  dibekali dengan ilmu pengetahuan terkait memanajemen dokumen yang dimulai dari proses pengenalan apa itu dokumen,  jenis  tempat  penyimpanan  sampai  bagaimana  memilah  dokumen  berdasarkan  kriteria sampai  dengan  proses  penyusunannya  dan  penyimpanan/pengarsipan  dokumen.  Kegiatan  pelatihan teknis penyususan dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 3. Tempat penyimpanan dokumen sebelum kegiatan pengabdian
Kondisi  dokumen  setelah  dilakukan  kegiatan  pelatihan  manajemen  dokumen,  pengurus  panti jompo  dhuafa  sudah  mampu  memanajemen  semua  dokumen  yang  ada  ke  dalam  lemari  arsip  yang sudah diberikan oleh tim pengabdian, hal ini dapat dilihat pada Gambar 5.

## Gambar 5. Tempat penyimpanan dokumen setelah kegiatan pengabdian
Semua  dokumen  mulai  dari  buku  dan  surat-surat  berharga  lainnya  sudah  tertata  dengan  rapi didalam lemari sesuai dengan kategorinya.

## 3. Kegiatan serah terima barang
Kegiatan  terakhir  yang  dilakukan  oleh  tim  pelaksana  program  pengabdian  masyarakat  pemula adalah  penyerahan teknologi  berupa  sistem  e-dokumen  dan  satu  unit  lemari  arsip  kaca kepada  ketua panti jompo dhuafa sayang ummi. Gambar 6 merupakan kegiatan penyerahan teknologi ke mitra yang langsung diserahkan oleh ketua tim pengabdian kepada ketua panti jompodhuafa saying ummi
Gambar 6. Penyerahan sistem e-dokumen dan lemari arsip
Berakhir sudah serangkaian kegiatan pengabdian masyarakat pemula yang dilaksanakan oleh tim dari  Sekolah  Tinggi  Teknologi  Dumai,  kedepan    kegiatan  pendampingan  akan  tepat  dilaksanakan secara berkesinambungan.

## SIMPULAN
Kegiatan  pengabdian  masyarakat  pemula  sudah  selesai  dilaksanakan  dengan  hasil,  telah meningkatnya sistem pelayanan administrasi panti jompo dhuafa sayang ummi setelah menggunakan sistem  e-dokumen  dan  terdapat  4  orang  pengurus  panti  jompo  yang  meningkat  pengetahuan  dan keterampilannya dalam memanajemen dokumen.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terimakasih  penulis  sampaikan  kepada  Kemendikbudristek  /  DRTPM  yang  telah  memberikan kepercayaan  dan  membiayai  kegiatan  pengabdian  masyarakat  pemula  tahun  anggaran  2023.  Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada LPPM STT Dumai yang telah memfasilitasi kegiatan ini mulai dari pengajuan proposal hingga selesainya kegiatan ini dilaksanakan.

## DAFTAR PUSTAKA
Afrianto,  I.,  Heryandi,  A.,  Finadhita,  A.,  &  Atin,  S.  (2019).  Design  Of  E-Document  System  With Digital  Signature  Using  User  Centered  Design  Method. Conference  SENATIK  STT  Adisutjipto Yogyakarta , 5 , 345–356. https://doi.org/10.28989/senatik.v5i0.390
Elvionita,  D.,  &  Sari,  F.  (2021).  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Data  Panti  Sosial  Jompo  Dhuafa Sayang Ummi Berbasis Website Di Kota. Jurnal Unitek , 14 (1), 1–9. https://doi.org/10.52072/unitek.v14i1.172
Faisal, R., Febrina, W., Suarlin, J., Mahmud, S. F., Sari, F., & Jayanti, T. (2022). Aplikasi Pendataan Rekap  Invoice  pada  PT  Kudamas  Bintang  Sejahtera. Jurnal  Unitek , 15 (2),  189–197. https://doi.org/10.52072/unitek.v15i2.480
Khairatunnisa, K., & Sari, F. (2021). Sistem Informasi Donor Darah Pada Unit Tranfusi Darah (UTD) Palang  Merah  Indonesia  Kota  Dumai  Berbasis  Website. Jurnal  Unitek , 14 (1),  30–37. https://doi.org/10.52072/unitek.v14i1.173
Putri,  D.  E.  (2021).  Hubungan  Fungsi  Kognitif  dengan  Kualitas  Hidup  Lansia. Jurnal  Inovasi Penelitian , 2 (4), 1147–1152.
Solikin,  I.,  &  Putra,  S.  (2018).  Aplikasi  E-Document  Pada  Kantor  Kepala  Desa  Tugu  Jaya  Berbasis Website. Jurnal Cendekia , XVI (1), 89–94.
Suheri, A. (2019). Sistem Dokumentasi Dengan Metode Tag Dan Link. Jurnal Tekno Insentif , 13 (1), 1–8. https://doi.org/10.36787/jti.v13i1.80
Utami,  Y.,  Nugroho,  A.,  &  Wijaya,  A.  F.  (2018).  Perencanaan  Strategis  Sistem  Informasi  dan Teknologi Informasi pada Dinas Perindustrian dan Tenaga Kerja Kota Salatiga. Jurnal Teknologi Informasi Dan Ilmu Komputer (JTIIK) , 5 (3), 253–260. https://doi.org/10.25126/jtiik.201853655 Wijaya, R. A., Wiyono, B. B., & Bafadal, I. (2018). Pengelolaan Kearsipan. Jurnal Administrasi Dan Manajemen Pendidikan , 1 (2), 231–237. https://doi.org/10.17977/um027v1i22018p231