Ayudewi  Komala  Indriastuti,  Helen  Andriani  (2022)  Analisis  Penyimpanan  Dan  Distribusi  Obat,  Alat Kesehatan  Dan  Bahan  Medis  Habis  Pakai  Di  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit  Gigi  Mulut  Universitas Jenderal Achmad Yani Cimahi, Syntax Literate : Jurnal Ilmiah Indonesia (7)12, http://dx.doi.org/10.36418/syntax-literate.v7i12.10632 E-ISSN: 2548-1398 Published by: Ridwan Institute
Syntax  Literate:  Jurnal  Ilmiah  Indonesia  p–ISSN:  2541-0849 e-ISSN: 2548-1398 Vol. 7, No. 12, Desember 2022
ANALISIS  PENYIMPANAN  DAN  DISTRIBUSI  OBAT,  ALAT  KESEHATAN DAN  BAHAN  MEDIS  HABIS  PAKAI  DI  INSTALASI  FARMASI  RUMAH SAKIT GIGI MULUT UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI CIMAHI
Ayudewi Komala Indriastuti 1 , Helen Andriani 2 1 Mahasiswa Magister Kajian Administrasi Rumah Sakit, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, 2 Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia Email : 1 ayudewikomala26@gmail.com, 2 helenandriani@ui.ac.id

## Abstract
The problem of improper storage and distribution of drugs, medical devices (Alkes), and  medical  consumables  (BMHP)  that  have  not  been  distributed  optimally  can reduce the quality of services provided to patients so that it can have an impact on patient  satisfaction.  The  purpose  of  this  study  is  to  analyze  the  storage  and distribution  of  drugs,  medical  devices  (Alkes),  and  consumable  medical  materials (BMHP)  at  the  Pharmacy  Installation  of  RSGM  Unjani  Cimahi.  This  study  uses  a qualitative  descriptive  type  of  research  by  conducting  in-depth  interviews  with  2 informants,  namely  the  Head  of  the  Pharmacy  Installation  and  the  Director  of General  Administration  and  Finance  of  RSGM  Unjani,  reviewing  IFRS  data documents  and  studying  literature.  This  research  was  conducted  in  May  2022. Storage  of  drugs,  medical  devices  (Alkes),  and  consumable  medical  materials (BMHP)  in  pharmaceutical  installations  is  in  accordance  with  hospital  pharmacy service standards in Permenkes No. 72 of 2016, but in storage warehouses it is still there is a shortage in terms of the warehousing criteria that should be. Meanwhile, for  distribution,  the  distribution  channel  system  uses  a  complete  room  inventory system  that  has  been  running  well.  Storage  criteria  that  are  in  accordance  with hospital  pharmaceutical  service  standards  need  to  be  improved  and  there  are  still shortcomings, especially in storage warehouses that can implement the procurement of  facilities  and  infrastructure  in  order  to  improve  the  quality  of  pharmacy  and improve  the  quality  of  hospital  services.  In  the  distribution  flow  that  is  already running at the planning stage, it is necessary to have precise forecasts regarding the amount of drugs, medical devices (Alkes), consumable medical materials (BMHP), so that the distribution process can run more optimally.
Keywords :  Pharmacy  warehouse,  drug  distribution,  drug  storage,  pharmaceutical installation

## Abstrak
Permasalahan  penyimpanan  yang  kurang  tepat  dan  pendistribusian  obat,  alat kesehatan  (Alkes),  dan  bahan medis  habis  pakai  (BMHP)  yang  belum  tersalurkan secara optimal dapat menurunkan kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien
sehingga  dapat  berdampak  terhadap  kepuasan  pasien. Tujuan  dari  penelitian  ini untuk menganalisis penyimpanan dan pendistribusian obat, alat kesehatan (Alkes), dan bahan medis habis pakai (BMHP) di Instalasi Farmasi RSGM Unjani Cimahi. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif dengan melakukan wawancara  mendalam  kepada  2  informan  yaitu  Kepala  Instalasi  Farmasi  dan Direktur  Administrasi  Umum  dan  Keuangan  RSGM  Unjani,  telaah  dokumen  data sekunder  IFRS  dan  studi  literatur.  Penelitian  ini  dilakukan  pada  bulan  Mei  2022. Penyimpanan  obat,  alat  kesehatan  (Alkes),  dan  bahan  medis  habis  pakai  (BMHP) di instalasi farmasi sudah sesuai dengan standar pelayanan kefarmasian rumah sakit pada  Permenkes  No  72  tahun  2016,  namun  pada  gudang  penyimpanan  masih terdapat  kekurangan  dari  segi  kriteria  pergudangan  yang  seharusnya.  Sementara untuk  pendistribusian  dari  sistem  alur  distribusinya    menggunakan  sistem persediaan lengkap ruangan ( floor stock ) yang sudah berjalan dengan baik. Kriteria penyimpanan yang sudah sesuai dengan standar pelayanan kefarmasian rumah sakit perlu  ditingkatkan  dan  yang  masih  terdapat  kekurangan  terutama  pada  gudang penyimpanan dapat  mengimplementasikan  pengadaan  sarana  dan  prasarana  agar dapat  meningkatkan  kualitas  pelayanan  kefarmasian  maupun  meningkatkan  mutu pelayanan  rumah  sakit. Pada  alur  distribusi  yang  sudah  berjalan  pada  tahap perencanaan  diperlukan  peramalan  yang  tepat  mengenai  jumlah  obat,  alat kesehatan  (Alkes),  bahan  medis  habis  pakai  (BMHP)  sehingga  proses pendistribusian dapat berjalan lebih optimal.
Kata  Kunci: Gudang  penyimpanan,  distribusi  obat,  penyimpanan  obat,  instalasi farmasi

## Pendahuluan
Rumah sakit merupakan suatu usaha yang melakukan kegiatan produksi jasa dan berkaitan  dengan  kegiatan  logistik  yang  menyangkut  manajemen  persediaan  bahan barang  dan  peralatan  yang  dibutuhkan (Febriawati,  2013). Produk  utama  dari  sebuah rumah  sakit  adalah  pelayanan  medik  yang  sekaligus  memiliki  akuntabilitas  terhadap aspek efisien,efektif, manusiawi dan merata. Elemen minimal yang harus dipenuhi oleh sebuah rumah sakit dalam mencapai suatu mutu pelayanan yang baik adalah mutu atau kualitas terhadap pelayanan dan proses administrasi, sarana dan fasilitas serta pelayanan medik.  Hal-hal  tersebut  yang  berkaitan  dengan  adanya  kepuasan  pasien (Imron  TA, 2019).
Pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit  telah memiliki standar yang ditetapkan oleh  Peraturan  Menteri  Kesehatan  No  72  Tahun  2016    yang  bertujuan    untuk meningkatkan  mutu  pelayanan  kefarmasian,  menjamin  kepastian  hukum  bagi  tenaga kefarmasian,  dan  melindungi  pasien  dan masyarakat  dari  penggunaan  obat  yang  tidak rasional dalam rangka keselamatan pasien (Permenkes, 2016) .
Pelayanan  kefarmasian  meliputi  dua  kegiatan  yaitu  kegiatan  yang  bersifat manajerial  yang  memiliki  ruang  lingkup  pengelolaan  sediaan  obat,  alat  kesehatan (Alkes),  bahan  medis  habis  pakai  (BMHP)  dan  kegiatan  pelayanan  farmasi  klinik. Kegiatan  tersebut  perlu  adanya  dukungan  sumber  daya  manusia  (SDM),  sarana  dan prasarana.  Pengelolaan  sediaan  obat,  Alkes,  dan  BMHP  harus  dilakukan  secara
multidisiplin, terkoordinir, dan menggunakan proses yang efektif untuk dapat menjamin kendali  biaya  dan  mutu.  Sehingga  rumah  sakit  harus  dapat  menyusun  kebijakan  yang terkait dengan manajemen penggunaan obat yang efektif  lalu harus dievaluasi kembali sekurang-kurangnya  satu  tahun  sekali.  Proses  evaluasi  tersebut  berguna  untuk memahami  kebutuhan  dan  prioritas  dari  perbaikan  sistem  mutu  dan  keselamatan penggunaan obat yang berkelanjutan (Permenkes, 2014) .
Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit  juga  memberikan  pelayanan  kefarmasian  yang terdiri  dari  pelayanan  paripurna  yang  berupa  serangkaian  kegiatan  perencanaan, pengadaan,  penyimpanan,  pendistribusian  obat  serta  pengawasan  mutu (Haq  et  al., 2019). Ketidakterkaitan  antara  masing-masing  tahap  akan  mengakibatkan  tidak efisiennya  sistem  suplai  logistik  yang  ada,  hal  ini  juga  memberikan  dampak  negatif terhadap rumah sakit baik secara medis maupun ekonomis (Malinggas et al., 2015).
Manajemen Logistik Obat merupakan hal yang sangat penting bagi rumah sakit karena  adanya  pasokan  obat  yang  terlalu  besar  ataupun terlalu  sedikit  dapat  membuat pendapatan  rumah  sakit  menurun.  Kerugian  yang  diperoleh  dalam  bentuk  biaya pengadaan  obat-obatan  naik  dan  akhirnya  dapat  menggangu  aktivitas  operasional pelayanan  di  rumah  sakit (Verawaty  et  al.,  2015). Logistik  obat  dan  BMHP  memiliki peranan  untuk mendukung  pelayanan  kesehatan  di  semua tingkat  pelayanan  kesehatan untuk  keberlangsungan  rumah  sakit  sehingga  dibutuhkan    pengelolaan  logistik  yang efektif  dan  efisien  dapat  membantu  mewujudkan  pelayanan  yang  baik (Kemenkes, 2016) .  Pengelolaan  logistik  di  rumah  sakit  harus  mampu  dilaksanakan  dengan professional karena rumah sakit merupakan institusi yang padat karya, modal,teknologi dan  informasi.  Ketidakefisienan  dan  terhambatnya  sistem  pengelolaan  obat  akan memberikan  dampak  negatif  kepada  rumah  sakit  dari  segi  medik,  sosial  dan  juga  dari segi ekonomi (Rahmiyati & Irianto, 2021).
Salah  satu  fungsi  manajemen  logistik  yaitu  penyimpanan  dan  pendistribusian. Penyimpanan merupakan kegiatan menyimpan untuk memelihara sediaan farmasi yang telah  diterima  dan  ditempatkan  pada  tempat  yang  sesuai  guna  mencegah  terjadinya gangguan  fisik  berupa  kerusakan  maupun  aman  dari  pencurian.  Pendistribusian merupakan  kegiatan  untuk  menyalurkan  sediaan  farmasi  di  Rumah  Sakit  untuk pelayanan pasien pada proses pelayanan  rawat jalan maupun rawat inap (Rahmiyati & Irianto, 2021) .
Penyimpanan  alat  dan  bahan  yang  tidak  sesuai  akan  berakibat  pada  kerusakan obat  dan  pendistribusian  obat,  Alkes,  dan  BMHP  yang  tidak  berjalan  dengan  baik (Susanto  et  al.,  2017) .  Kurang  terdistribusinya  obat,  Alkes,  dan  BMHP  ke  masing- masing  unit/ruangan  dapat  memberikan  penilaian  mutu  yang  berkurang  serta  kualitas pelayanan yang kurang optimal (Puspasari et al., 2021). Sehingga, sistem alur distribusi harus sesuai agar dalam tahap penyalurannya terhadap unit/ pasien tetap terjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah dan ketepatan waktunya (Tiarma et al., 2019).

## Metode Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  pada  bulan  Mei  2022  di  RSGM  Unjani.  Metode  yang digunakan  adalah  deskriptif  kualitatif  melalui  wawancara  mendalam  ( In-depth Interview )  yang  dilakukan  secara  tatap  muka  dengan  informan  dan  menerapkan protokol kesehatan, telaah dokumen data sekunder dari Instalasi Farmasi RSGM Unjani berupa  dokumen  pencatatan  dan  laporan  distribusi  obat,  Peraturan  Menteri  Kesehatan tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Rumah Sakit, serta studi literatur.
Penentuan  informan  ditentukan  dengan  menggunakan  prinsip  kesesuaian  yaitu informan sebagai sumber data dengan kriteria tertentu yang dianggap mengetahui secara menyeluruh  dan  mendalam  mengenai masalah  yang  ingin  diketahui  oleh  peneliti  yaitu mengenai penyimpanan dan pendisribusian obat, Alkes, dan BMHP. Selain itu, kriteria lainnya  adalah  informan  dapat  dipercaya  dan  menjadi  sumber  data  tentang  apa  yang diharapkan  dari  penelitian  serta  memenuhi  kriteria  kecukupan  yaitu  informasi  yang disampaikan bervariasi dan tujuan peneilitian hingga mencapai titik jenuh dan tidak ada lagi  informasi  yang  dapat  diperoleh.  Wawancara  dilakukan  antara  penulis  dengan Direktur  Administrasi  Umum  dan  Keuangan  serta  Kepala  Instalasi  Farmasi  RSGM Unjani Cimahi.
Ketika  melakukan  wawancara  diperlukan  alat  tulis/  media  elekronik  dan  juga alat perekam apabila dibutuhkan untuk pencatatan dan pendokumentasian. Bahan yang digunakan  adalah  dokumen-dokumen  terdahulu  yang  berkaitan  dengan  penyimpanan dan pendistribusian  di Instalasi Farmasi RSGM Unjani dan Permenkes tentang standar pelayanan  kefarmasian  rumah  sakit..  Variabel  penelitian  dilakukan  metode  triangulasi untuk memperoleh kebenaran informasi yang didapatkan.

## Hasil Dan Pembahasan
A. Penyimpanan
Berikut  merupakan  hasil  observasi  di  Gudang  penyimpanan  sudah  terdapat beberapa kriteria/indikator yang sudah terpenuhi namun masih indikator yang belum terpenuhi terutama di Gudang penyimpanan BMHP dan Alkes.

## Tabel 1.

## Kondisi Gudang penyimpanan BMHP dan Alkes di  Instalasi Farmasi RSGM
Unjani NO Kriteria/Indikator Hasil Keterangan Sudah Sesuai Belum Sesuai 1 Gudang penyimpanan obat terpisah dari ruang pelayanan atau apotek RS  2 Ruang  penyimpanan  BMHP dan Alkes terpisah dengan obat  Obat  semua  di  instalasi Farmasi  ;  BMHP  dan Alkes di Gudang penyimpanan  dan Floor
stock 3 Gudang memiliki ventilasi  Gudang penyimpanan terdapat AC untuk pengaturan suhu 4 Penerangan gudang yang cukup  5 Adanya pengaturan suhu ruangan  6 Terdapat  ruangan  atau  lemari khusus  yang  memisah  dengan obat/bahan mudah terbakar  Alkohol dan Betadine masih  menyatu  di  satu lemari namun penempatannya berbeda sekat 7 Terdapat lemari pendingin untuk  menyimpan  jenis  obat tertentu  Obat-obat yang harus disimpan di lemari pendingin  seperti  vaksin, supositoria, dll 8 Terdapat alat bantu pemindahan obat dalam gudang  Terdapat  semacam  troli untuk  alat  pemindahan barang 9 Tersedia  kartu  stok  obat  untuk memberi  keterangan    pada masing-masing obat dan BMHP  10 Tersedia  papan  alas  untuk barang dibawah lemari  Belum terdapat papan alas untuk  penempatan  barang yang seharusnya diperlukan untuk meminimalisir  kerusakan obat 11 Tersedia keterangan untuk obat berbahaya dan mudah terbakar  Menggunakan simbol untuk menandakan Tabel 2.

## Gambaran Penyimpanan Obat di Instalasi Farmasi RSGM Unjani
NO Kriteria/Indikator Hasil Keterangan Sudah Sesuai Belum Sesuai 1 Penyimpanan obat disimpan dalam ruangan Instalasi farmasi RSGM Unjani dan terpisah dari barang- barang yang lain  Penyimpanan  obat  terpusat di  Instalasi  Farmasi  dan BMHP dengan sistem floor stock 2 Penyimpanan obat LASA ( look alike sound alike ) tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus  Sudah diberikan tanda untuk  penyimpanan  obat dengan LASA
3 Penyimpanan sudah obat sesuai
metode FIFO dan FEFO 
4 Penyimpanan obat berdasarkan jenis obat, bentuk sediaan, berdasarkan abjad dan khasiat/kelas terapi  5 Lemari obat-obatan narkotika dan psikotropika selalu terkunci  6 Diberikan pelabelan nama obat pada rak penyimpanan 
Penyimpanan  merupakan  sebuah  proses  kegiatan  penyimpanan  logistik  dan peralatan  di  gudang  dengan  cara  menempatkan  logistik  dan  peralatan  yang  telah diterima.  Penyimpanan  diselenggarakan  sesuai  dengan  ketentuan  perundang- undangan  dan  kondisi  yang  dipersyaratkan (Kemenkes,  2016). Kesesuaian berdasarkan  penempatan  sesuai  dengan  denah,  aman  dari  pencurian  dan  gangguan fisik,  aman  dari adanya  pencemaran  secara  kimiawi  dan  bilogi  yang  dapat  merusak kualitas  dan  kuantitas  alat  dan  bahan,  serta  tentunya  aman  dari  kebakaran  dan penataan  sesuai  dengan  standar  pergudangan  yang  telah  ditetapkan (Rahmiyati  & Irianto, 2021) .
Gudang farmasi merupakan awal dari penyimpanan perbekalan farmasi yang datang dari supplier, perbekalan farmasi tersebut kemudian didistribusikan ke bagian unit-unit  pelayanan  rumah  sakit.  Persyaratan  Gudang    penyimpanan  perbekalan farmasi  yang  utama  ruang  penyimpanan  harus  mudah  dan  cepat  diakses  serta kapasitas  penyimpanan  harus  mampu  menampung  barang  yang  ada (Seto,  2008). Gudang  farmasi  mempunyai  fungsi  sebagai  tempat  penyimpanan  yang  merupakan kegiatan  dan  usaha  untuk  mengelola  barang  persediaan  farmasi  yang  dlakukan sedemikian rupa agar kualitas dapat diperhatikan. Gudang farmasi berperan sebagai pilar  dari  manajemen  logistik  karena  dapat  menentukan  kelancaran  dari  proses pendistribusian. Oleh karena itu, metode pengendalian persediaan/ inventory control harus dapat diterapkan dan dipahami dengan baik (Sheina et al., 2010).
Berdasarkan  PMK  No.  72  Tahun  2016  menyatakan  bahwa  “Setelah  barang diterima  di  Instalasi  Farmasi  perlu  dilakukan  penyimpanan  sebelum  dilakukan pendistribusian  dan  penyimpanan  harus  dapat  menjamin  kualitas  dan  keamanan sediaan  farmasi  dan  perbekalan  kesehatan  sesuai  dengan  persyaratan  kefarmasian. lPersyaratan  kefarmasian  yang  dimaksud  meliputi  persyaratan  stabilitas  dan keamanan,  sanitasi,  cahaya,  kelembaban,  ventilasi,  dan  penggolongan  jenis  sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan”. (Kemenkes RI, 2016)
Tertera pula pernyataan mengenai “Instalasi farmasi harus dapat memastikan bahwa  obat  disimpan  secara  benar  dan  diinspeksi  secara  periodik.  Sediaan  farmasi dan perbekalan kesehatan yang harus disimpan terpisah yaitu:” (Permenkes, 2014)
1. Bahan  yang  mudah  terbakar,  disimpan  dalam  ruang  tahan  api  dan  diberi  tanda khusus bahan berbahaya
2. Gas  medis  disimpan  dengan  posisi  berdiri,  terikat,  dan  diberi  penandaan  untuk menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis.
Berdasarkan hasil observasi yang telah dijabarkan pada tabel 1 pada Gudang penyimpanan  beberapa  indikator  telah  sesuai  dengan  ketentuan  namun  masih terdapat beberapa indikator yang belum terpenuhi seperti ventilasi berupa jendela di gudang penyimpanan RSGM Unjani namun memakai AC untuk pengaturan suhunya. Kemudian  hal  yang  penting  dari  hasil  observasi  yaitu  belum  tersedianya  lemari terpisah/lemari  khusus  untuk  bahan/obat  yang  mudah  terbakar  seperti  alkohol  dan betadine sehingga penyimpanan masih disatukan pada satu lemari bahan lain namun berbeda  sekat.  Hal  ini  dapat  dijadikan  perhatian  karena  seharusnya  bahan  mudah terbakar disimpan pada ruangan dan lemari khusus agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan dan Gudang penyimpanan farmasi ini mempunyai peran yang sangat vital dalam  menjamin  kelancaran  proses  distribusi  kepada  unit/pasien  sehingga  harus memiliki  standar  kesesuaian. (Rahmiyati  &  Irianto,  2021) Berikut  adalah    informasi yang didapatkan dari informan :
“ Ya penyimpanan obat hanya terpusat di instalasi farmasi saja, namun untuk Alkes  dan  BMHP  ditempatkan  di  Gudang  penyimpanan  dan  di  masing- masing  unit  pelayanan,  Pendidikan,  radiologi,  laboratorium,  dan  IGD ” ( IF 1)
“ Ya,  belum  ada  lemari  khusus  untuk  penyimpanan  bahan  mudah  terbakar seperti  alkohol  dan  betadine  masih  dijadikan  satu  lemari  namun  berbeda sekat hal ini karena keterbatasan tempat “ (IF 1)
“ Ya, belum terdapat papan alas barang dibawah lemari, seharusnya memang ada untuk meminimalisir kerusakan obat dan BMHP ” (IF 1)
“ Ya,  sejauh  ini  berjalan  dengan  baik  meski  masih  banyak  kekurangan mungkin  karena  sistem  semua  masih  manual  semoga  dengan  nanti berjalannya  sitem  informasi  logistik  rumah  sakit  dapat  membuat  metode penyimpanan lebih efisien dan pencatatan lebih baik “ (IF 1)
Berdasarkan  kesesuaian  dengan  PMK  Nomor  72  Tahun  2016  tertera  bahwa “Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan, dan jenis sediaan farmasi dan perbekalan Kesehatan dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan  prinsip First  Expired  First Out (FEFO)  dan First  in First    Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen”.
Dari  hasil  observasi  yang  terlihat  pada  tabel  2  metode  penyimpanan  di Instalasi  Farmasi  RSGM  Unjani  telah  mengikuti  prosedur  yaitu  sudah  menerapkan prinsip  FIFO  dan  FEFO,  serta  sudah  menyimpan  sediaan  farmasi  dan  perbekalan Kesehatan,  yang  penampilan  dan  penamaan  yang  mirip  (LASA, Look  Alike  Sound Alike/ NORUM)  tidak  ditempatkan  berdekatan  dan  harus  diberi  penandaan  khusus untuk mencegah terjadinya kekeliruan dalam pengambilan obat.
Pencatatan  kartu  stok  yang  masih  secara  manual  merupakan  salah  satu kekurangan  prasarana  di  Gudang  instalasi  Farmasi  RSGM  Unjani.  Kriteria penyimpanan  obat  di  Instalasi  Farmasi  RSGM  Unjani  kurang  lebih  70%  telah memenuhi  ketentuan  standar  pelayanan  kefarmasian  di  rumah  sakit  namun  masih terdapat  indikator  yang  belum  terpenuhi  sehingga  menjadi  saran  untuk  dapat
terpenuhinya  guna  meningkatkan  penyimpanan  dan  kualitas  obat,  Alkes,  maupun BMHP yang nantinya akan berpengaruh terhadap pelayanan dan kepuasan pasien.
Selain itu, ketidaktepatan perencanaan dan kurangnya pengawasan terhadap mutu  penyimpanan  sediaan  farmasi  kemungkinan  dapat  menimbulkan  terjadinya kerusakan  dan  penurunan  mutu  sediaan  farmasi  sehingga  dibutuhkan  indikator persentase obat kadaluarsa dan rusak yang bertujuan untuk mengetahui kerugian RS dari sistem penyimpanan yang kurang tepat. (Novitasari, 2019) Sehingga dibutuhkan pengembangan  manajemen  institusi  jasa  rumah  sakit  dalam  sistem  pengendalian sistem  informasi  yang  memadai  khususnya  pada  bagian  gudang  farmasi  yang diharapkan  mampu  meningkatkan  produktifitas  dalam  sistem  pencatatan  barang masuk  maupun  keluar  dengan  efektif,  memudahkan  perubahan  data  yang  ada, kebutuhan  informasi  dapat  disajikan  dengan  cepat  dan  pembuatan  laporan  yang akurat. (Sheina et al., 2010)

## B. Pendistribusian
Salah  satu  tugas  pokok  dalam  pelayanan  kefarmasian  di  rumah  sakit  adalah pendistribusian  obat.  Tahap  distribusi  dalam  pengelolaan  obat  memegang  peranan penting, seperti melakukan pendistribusian obat dan BMHP maupun Alkes ke setiap unit dirumah sakit, termasuk ke pasien. Distribusi obat yang tidak mencukupi dapat menyebabkan  tingkat  ketersediaan  obat  menurun.  Sebaliknya,  tidak  hanya  dapat menyebabkan  kekosongan  obat  tetapi  kemungkinan  akan  menyebabkan  tingginya akumulasi  obat  yang  tidak  terpakai  sehingga  obat  melewati  masa  baik penggunaannya  atau  kadaluarsa  dan tidak  dapat  digunakan.  Kondisi  ini  pula terkait dengan berbagai fungsi managemen logistic lainnya yang saling berkesinambungan. Selain itu kondisi ini dapat mempengaruhi anggaran dalam proses pengelolaan obat dan BMHP di Instalasi Farmasi. (Sari et al., 2020)
Penjelasan  lain  mengenai  pendistribusian  yaitu  “Distribusi  merupakan  suatu proses dalam rangka mendistribusikan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan dari tempat  penyimpanan  hingga  sampai  kepada  unit  pelayanan/pasien  dengan  tetap menjaga mutu, stabilitas, jenis,jumlah, dan ketepatan waktu.” (Kemenkes, 2016) Suatu  sistem  pendistribusian  yang  efisien  dan  efektif  sangat  tergantung  pada design  sistem  distribusi  obat  yang  didesain  dan  dikelola  baik  harus  harus  dapat menapai hal-hal sebagai berikut : (Siregar & Amalia, 2004)
1. Ketersediaan obat yang tetap terpelihara
2. Mutu dan kondisi obat/tetap stabil dalam seluruh proses distribusi
3. Kesalahan obat minimal dan memberi keamanan maksimum pada pasien
4. IFRS  mempmunyai  akses  dalam  semua  tahap  proses  distribusi  untuk pengendalian, pemantauan dan penerapan pelayanan farmasi klinik
Pendistribusian  Alkes  dan  BMHP  di  Instalasi  Farmasi  RSGM  Unjani  ke masing-masing  unit  dilakukan  kecuali  obat  karena  obat  semuanya  berpusat  di Instalasi  Farmasi  hal  ini  karena  RSGM  merupakan  rumah  sakit  khusus  gigi  mulut sehingga  pelayanan  untuk  kedokteran  umum  berupa  Instalasi  Gawat  Darurat  (IGD)
dan  Poli  masih  terbatas  dan  belum  adanya  pelayanan  rawat  inap  sehingga  sistem distribusi masih menggunakan sistem floor stock .
Sistem  distribusi  persediaan  lengkap  di  ruangan  ( floor  stock )  merupakan sebuah tatanan kegiatan penghantaran sediaan obat sesuai dengan yang ditulis dokter pada  order  obat,  yang  disiapkan  dari  persediaan  ruang  oleh  perawat  dan  dengan mengambil  dosis/unit  obat  dari  persediaan  yang  langsung  diberikan  kepada pasien. (Siregar,  2003) Namun,  dalam  implementasi  di  RSGM  Unjani  yang dimaksudkan  menggunakan  sistem floor  stock hanya  BMHP  dan  Alkes  sedangkan untuk  obat  masih  berpusat  di  Instalasi  Farmasi  RSGM  Unjani.  BMHP  dan  Alkes yang disimpan di masing-masing depo unit ataupun di masing-masing ruangan harus dalam jenis dan jumlah yang sangat dibutuhkan.
Hasil wawancara dengan Kepala Instalasi Farmasi RSGM Unjani yaitu sistem pelayanan  untuk  BMHP  dan  Alkes  menggunakan  sistem  persediaan  lengkap  di ruangan ( floor stock ). Penyaluran kepada tiap-tiap unit di RSGM Unjani diantaranya unit pendidikan lantai 2 dan 3 yang masing-masing memiliki depo BMHP dan Alkes tersendiri, selanjutnya unit poli gigi umum dan spesialis, unit poli dokter umum,  unit laboratorium,  unit  radiologi,  dan  unit  IGD  yang  semua  ruangan  dan  unit  telah tersedia persediaan lengkap ( floor stock ) dengan terdapatnya depo di masing-masing unit  yang  nantinya  petugas  disana  bertanggung  jawab  kepada  kepala  instalasi farmasi. Sedangkan untuk obat semua berdasarkan resep yang telah diberikan kepada pasien dan berpusat di Instalasi Farmasi RSGM Unjani.
Setiap  bulannya,  masing-masing  unit  membuat  pengajuan  BMHP  Kepada Kepala  Instalasi  Farmasi  yang  nantinya    akan  dilakukan  evaluasi  terlebih  dahulu apakah  pengajuannya  sudah  sesuai  dengan  jumlah  dan  dilakukan crosscheck ke gudang  penyimpanan    terlebih  dahulu  sebelum  akhirnya  Kepala  Instalasi  Farmasi membuat laporan akhir yang telah disimpulkan untuk melakukan pengajuan kepada Kepala  Bagian  pelayanan.  Kabag  Pelayanan  melakukan  evaluasi  ulang  kesesuaian dengan  anggaran  dan  prioritas  dari  masing  masing  Obat,  Alkes  dan  BMHP  yang diajukan.  Surat  pengajuan  selanjutnya  akan  diajukan  kepada  direktur  untuk persetujuan.  Kemudian  setelah itu  bagian  pengadaan  membelanjakan  sesuai  dengan pengajuan.
Setelah dilakukan pemesanan, semua barang baik itu alkes, obat, dan BMHP berpusat di Instalasi Farmasi dan kemudian dilakukan pengecekan  sesuai faktur dan pembuatan  berita  acara  oleh  tim  komisi  dengan  tujuan  untuk  memastikan  apakah barang dan bahan yang datang sesuai pesanan atau tidak. Setiap barang datang selalu dibuat laporan sebelum akhirnya didistribusikan ke masing-masing unit. BMHP dan alkes  didistribusikan  ke  masing-masing  unit,  sedangkan  untuk  obat-obatan  berpusat di Instalasi Farmasi.
Beberapa  kendala  pada  sistem  distribusi  ini  dikatakan  oleh  Direktur Administrasi dan Keuangan yaitu pendistribusian yang masih belum berjalan dengan optimal. Contohnya pada beberapa waktu masih terdapat kekurangan BMHP di salah
satu  ruangan  dan  akhirnya  meminta/meminjam  ke  ruangan  lain  untuk mendapatkannya.
“ Selama ini alur pendistribusian sudah berjalan cukup baik, namun kadang terdapat kendala berupa kebutuhan BMHP yang diluar perencanaan, namun dapat diatasi dengan baik ” (IF 1)
“ Karena  belum  berjalannya  Sistem  Informasi  Manejemen  Rumah  Sakit (SIMRS)  yang  terkadang  membuat  distribusi  BMHP  dan  Alkes  belum optimal ” (IF 2)
Hal  ini  sudah  dievaluasi  dan  dipertegas  apabila  pada  pertengahan  bulan sebelum  waktunya  unit  membuat  pengajuan  kepada  KA  Instalasi  farmasi  terjadi kekosongan  BHMP  dan  membutuhkan  bahan  tersebut  ,  unit  membuat  pengajuan CITO  kepada  Instalasi  Farmasi  yang  nantinya  akan  diteruskan  kembali  kepada Kepala  Bagian  Pelayanan  dan  Direktur  untuk  memenuhi  permintaan  tersebut.  Pada kondisi lain apabila ada suatu jenis BMHP yang hanya ada pada satu ruangan namun diperlukan  diwaktu  yang  bersamaan  BMHP  tersebut  dapat  dibagi  pemakaiannya dengan  sesuai  prosedur  yang  aman  agar  meminimalisir  pergerakan  dari  setiap petugas Ketika terjadi kekurangan/ kekosongan BMHP. Hal ini terjadi tatkala bukan hanya pada sistem pendistribusiannya namun dari segi anggaran maupun pada tahap seleksi  dan  perencanaan  yang  kurang  tepat  terkait  pengadaan  Bahan  Medis  Habis Pakai pada bulan atau tahun sebelumnya.
Dari  pembahasan  diatas  Instalasi  Farmasi  RSGM  Unjani  harus  dapat menentukan  sistem  alur  distribusi  yang  tepat  dan  memiliki  solusi  terbaik  apabila terdapat  kendala  pada  alur  pendistribusiannya.  Tentunya  hal  distribusi  ini  berkaitan erat  dengan  proses/tahap  pengadaan  yang  merupakan  suatu  proses  untuk merealisasikan  kebutuhan  yang  telah  ditetapkan  dan  disetujui  anggarannya  dalam fungsi  perencanaan. (Febriawati,  2013) Apapun  model  yang  digunakan  untu mengelola  sistem  pengadaan  dan  distribusi,  prosedur  yang  efisien  harus  diterapan untuk memastikan kualitas produk yang baik. (Quick et al., 2012)
Proses  Sistem  Informasi  Rumah  Sakit  (SIMRS)  yang  sedang  berjalan  di RSGM  Unjani  menjadi  harapan  untuk  dapat  membantu  meningkatkan  keefisienan dalam  pendistribusian  obat,  alkes,  dan  BMHP  di  Instalasi  Farmasi  RSGM  Unjani karena  dengan  adanya  aplikasi  sistem  tersebut  dapat  mempermudah  suatu pengolahan  data  obat  maupun  permintaan  obat  secara  online  di  bagian  instalasi farmasi  serta  dapat  menerapkan  fitur  informasi  yang  dapat  digunakan  untuk memenuhi kebutuhan informasi obat maupun BMHP. (Saputra, 2018)
Teknologi  informasi  dan  komunikasi  semakin  berperan  dalam  mendukung sistem  informasi  manajemen  logistik.  “Kementrian  Kesehatan  melalui  Direktorat Tata  Kelola  Obat  Publik  dan  Perbekalan  Kesehatan  telah  mengembangkan  sistem informasi  manajemen  logistic  elktronik  untuk  memfasilitasi  pengelolaan  data  obat dan  BMHP  dalam  menghasilkan  informasi  yang  mendukung  pengambilan keputusan”. (Kemenkes, 2016)

## Kesimpulan
Sistem penyimpanan obat, Alkes, dan BMHP di Instalasi Farmasi RSGM Unjani Cimahi    pada  beberapa  kriteria/indikator  sudah  sesuai  dengan  peraturan  pemerintah tentang  standar  pelayanan  farmasi  rumah  sakit,  namun  beberapa  kriteria/indikator lainnya  masih  harus  dapat  diimplementasikan  yaitu  berupa  pengadaan  sarana  dan prasarana  terutama  di  Gudang  penyimpanan  agar  dapat  meningkatkan  kualitas pelayanan kefarmasian maupun meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Terkait hal penyimpanan  tersebut  disarankan  untuk  dievaluasi  kembali  setiap  waktu  berdasarkan peraturan pemerintah tentang standar penyimpanan sediaan farmasi di rumah sakit agar dapat  meningkatkan  mutu  pelayanan.    Sistem  pendistribusian  dengan  persediaan lengkap  ( floorstock )  sudah  berjalan  dengan  baik  meskipun  masih  terdapat  kendala kekurangan  BMHP  di  beberapa  bagian  namun  dapat  diatasi  dengan  baik  oleh  KA Instalasi  Farmasi RSGM Unjani. Dalam proses pendistribusian, untuk dapat  mencegah terjadinya  ketidaksesuaian  jumlah  obat,  Alkes,  dan  BMHP  diperlukan  peramalan  dan perencanaan  yang  matang  sebelumnya  agar  perkiraan  lebih  sesuai  dan  melakukan pendistribusian  di  masing  masing  ruangan  agar  lebih  efisien  para  petugasnya  dalam bekerja.

## BIBLIOGRAFI
Febriawati,  H.  (2013). Manajemen  Logistik  Farmasi  Rumah  Sakit .  gosyen  publishing. Google Scholar .
Haq, M., Nurhidayat, & Octaviani, R. D. (2019). Managing Drugs Supply in Pharmacy Logistic  of  Public  Hosipital  in  Indonesia. Global  Research  on  Sustainable Transport & Logistics . Google Scholar .
Imron  TA,  M.  (2019). Manajemen  Logistik  Rumah  Sakit (edisi  kedu).  Sagung  seto. Google Scholar .
Kemenkes.  (2016). Panduan  Penggunaan  Sistem  Informasi  Manajemen  Logistik  di Instalasi  Farmasi  Pemerintah .  Direktorat  Jenderal  Kefarmasian  dan  Alat Kesehatan. Google Scholar .
Kemenkes  RI.  (2016). Farmasi  Rumah  Sakit  dan  Klinik (1st  ed.).  Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Google Scholar .
Malinggas,  N. E. R., Soleman, T.,  & Posangi, J. (2015). Analisis Manajemen Logistik Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Daerah DR Sam Ratulangi Tondano. Jikmu ,
5 (2), 448–460. http://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/jikmu/article/download/7853/7904. Google
Scholar .
Novitasari,  M.  (2019).  Analisis  Pengeloaan  Obat  pada  Tahap  Distribusi  dan Penggunaan  Obat  di  Instalasi  Farmasi  RSUD  Surakarta. Jurnal  Kesehatan  Tujuh Belas , 1 (1). Google Scholar .
Permenkes.  (2014). Peraturan  Menteri  Kesehatan  Nomor  58  Tahun  2014  Tentang Standar Kefarmasian di Rumah Sakit . Google Scholar .
Permenkes. (2016). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit . Google Scholar .
Puspasari,  D.  H.,  Permadi,  Y.  W.,  &  Wirasati.  (2021).  Evaluasi  Manajemen  Logistik Obat  di  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit  Berdasarkan  Petunjuk  Teknis  Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit Tahun 2019. Kajen , 5 (2). Google Scholar .
Quick,  J.  D.,  Rankin,  J.  R.,  Laing,  R.,  Hogerzeil,  H.  V,  &  Dukes,  M.  N.  G.  (2012). Managing Drug Supply (2nd ed). Revised and Expanded, Kumarian Press. Google Scholar .
Rahmiyati,  A.,  &  Irianto,  G.  (2021). Teori  Dan  Praktik  Manajemen  Logistik  Rumah
Sakit (Rachmi (Ed.); Kesatu). Pt Refika Aditama. Google Scholar .
Saputra,  D.  (2018).  Aplikasi  Sistem  Manajemen  Logistik  Obat  pada  Dinas  Kesehatan Kota  Pontianak  Berbasis  Web. Jurnal  Khatulistiwa  Informatika , VI (1). Google Scholar .
Sari, S. R., Khairunnisa, & Dalimunthe, A. (2020). Evaluation of Drug Management of Pharmacy  Installation  at  Universitas  Sumatra  Utara  Hospital. Indonesian  Journal of Pharmaceutical and Clinical Research , 03 (2), 41–46. Google Scholar .
Seto, S. (2008). Manajemen Farmasi (Edisi kedu). Airlangga Univiersity Press. Google Scholar .
Sheina,  B.,  Umam,  M.  .,  &  Solikhah.  (2010).  Penyimpanan  Obat  di  Gudang  Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit I. Jurnal Kesmas , 4 (1), 1–75.
Google Scholar .
Siregar,  C.  J.  (2003). Farmasi  Rumah  Sakit  Teori  dan  Penerapan .  Buku  Kedokteran EGC. Google Scholar .
Siregar, C. J., & Amalia, L. (2004). Teori dan Penerapan Farmasi Rumah Sakit . Buku Kedokteran EGC. Google Scholar .
Susanto,  A.  K.,  Citraningtyas,  G.,  &  Lolo,  W.  A.  (2017).  Evaluasi  Penyimpanan  dan Pendistribusian  Obat  di  Gudang  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit  Advent  Manado. Pharmacon Jurnal Ilmiah Farmasi , 6 (4). Google Scholar .
Tiarma,  Citraningtyas,  G.,  &  Yamlean,  P.  (2019).  Evaluasi  Penyimpanan  dan Pendistribusian  Obat  di  Instalasi  Farmasi  RSUD  Noongan,  Kabupaten  Minahasa Provinsi Sulawesi Utara. Pharmacon , 8 (1). Google Scholar .
Verawaty,  D.  M.,  Damayanti,  D.  D.,  &  Santosa,  B.  (2015).  Metode  Probabilistik Continuous  Review  (  S  ,  S  )  System  pada  Bagian  Instalasi  Farmasi  Rumah  Sakit AMC. Jurnal Rekayasa Sistem & Industri , 2 (1), 27–32. Google Scholar .
Copyright holder:
Ayudewi Komala Indriastuti 1 , Helen Andriani 2 (2022)
First publication right: Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia
This article is licensed under: