http://ejournal.poltekkes-smg.ac.id/ojs/index.php/link

## FAKTOR YANG MEMENGARUHI KESALAHAN PENEMPATAN ( MISSFILE ) REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN
Ida Ayu Elisa Junianthi 1) ; Made Karma Maha Wirajaya* )2) ; I Nyoman Mahayasa Adiputra 3)
1,2,3) Program Studi Manajemen Informasi Kesehatan ; Universitas Bali Internasional Jln. Seroja Gang Jeruk No. 9A ; Tonja ; Denpasar ; Bali

## Abstrak
Penyelenggaraan  rekam  medis  di  RSU  Dharma  Yadnya  masih  ditemukan  adanya  kendala terutama adanya kejadian misfile. Penelitian ini bertujuan mengetahui faktor yang memengaruhi kesalahan  penempatan  rekam  medis  rawat  jalan.  Penelitian  ini  merupakan  penelitian  kualitatif yang sampel penelitiannya berjumlah 7 orang petugas di rawat jalan. Hasil penelitian terkait faktor sumber  daya  manusia  bahwa  rata-rata  umur  dari  petugas  masih  tergolong  muda  dengan pendidikan bukan lulusan bidang rekam medis serta rata-rata masa kerja 1,5 tahun dan  petugas belum pernah mengikuti pelatihan mengenai rekam medis. Dilihat dari faktor sistem pelaksanaan, sistem penyimpanan menggunakan desentralisasi, sistem penomoran unit numbering system dan penjajarannya  yaitu  straight  numerical  filling.  Ruang  filling  rawat  jalan  tidak  terdapat  SOP  dan tidak  menggunakan  tracer.  Dilihat  dari  faktor  lingkungan  yaitu  suhu  terasa  panas,  rak penyimpanan yang tinggi serta penerangan yang kurang di ruangan rekam medis.
Kata kunci: Missfile ; Rekam Medis ; Rawat Jalan

## Abstract
The implementation of medical records at Dharma Yadnya General Hospital was still found  the problems,  especially  the  occurrence  of  misfiles.  This  study  aim  to  determine  the  factors  that influence the placement of outpatient medical records. This  study is qualitative approach with a research sample of 7 outpatient medical record officers. The results of research related to human resource factors show that the average age the officers is still relatively young with an educational background that is not a medical record graduate and the average service period is 1.5 years and the  officers  have  never  attended  training  related  to  medical  records.  Judging  from  the implementation system factors, the storage system is decentralized, the numbering system is a unit numbering  system  and  the  alignment  system  is  straight  numerical  filling.  The  outpatient  filling room  does  not  have  SOP  and  does  not  use  a  tracer.  Judging  from  environmental  factors,  the temperature feels hot, high storage shelves and lack of lighting in medical record room.
Keywords: Missfile ; Medical records ; Outpatient

## 1. Pendahuluan
Rumah  sakit  sebagai  fasilitas  kesehatan diharapkan  dapat  memberikan  pelayanan kesehatan  yang  baik  kepada  seluruh  lapisan masyarakat. Jenis pelayanan yang ada di rumah sakit  terdiri  atas  pelayanan  rawat  inap,  rawat jalan  dan  gawat  darurat.  Hal  terpenting  dalam pemberian  suatau  pelayanan  kepada  pasien  di
rumah sakit adalah dokumen rekam medis yang berguna di dalam mencatat pelayanan kesehatan yang  diberikan  pada  pasien.  Rekam  medis memiliki  fungsi  utama  dalam  penyediaan informasi  untuk  semua  pihak  yang  terlibat dalam  pemberian  pelayanan  kesehatan  pada pasien. Rekam medis pada dasarnya merupakan suatu berkas yang di dalamnya terdapat catatan dan  berisikan  mengenai  identitas  pasien,  hasil pemeriksaan,  hasil  pengobatan,  dan  pelayanan
*) Correspondence Author (Made Karma Maha Wirajaya) E-mail: mdkarma.wirajaya@gmail.com
lainnya  yang  telah  diberikan  pada  pasien (Kementerian  Kesehatan  Republik  Indonesia 2008).  Rekam  medis  pada  sebuah  rumah  sakit merupakan  hal  yang  sangatlah  penting  karena rekam  medis  sebagai  sumber  informasi  pasien, dalam hal ini sebagai dokumen yang membantu tenaga medis untuk menentukkan tindakan yang tepat  untuk  pasien.  Hal  ini  karena  di  dalam rekam  medis  telah  berisikan  segala  informasi yang lengkap terkait pelayanan yang diberikan.
Rekam  medis  memiliki  dua  hal  penting yakni  suatu  pencatatan  dan  suatu  pengolahan data.  Pencatatan  data  biasanya  dilakukan  di beberapa  bagian  seperti  pendaftaran  di  rawat jalan,  rawat  inap  dan  gawat  darurat  namun untuk  pengolahan  data  dilakukan  saat  awal penerimaan  pasien  sampai  pada  assembling, coding, indexing, filling, dan juga retensi. Bagian terpenting dari pengolahan rekam medis, adalah bagian penyimpanan (filling). Ruang penyimpanan  (filling)  pada  dasarnya  adalah tempat  untuk  menyimpan  rekam  medis  untuk rawat  jalan,  rawat inap  termasuk  gawat  darurat (Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia 2006).  Pentingnya  filling  yaitu  memudahkan dalam  menyimpan  dan  juga  mengambil  rekam medis (retrieval) serta cepat agar tidak terjadinya kesalahan  penempatan  (missfile)  rekam  medis. Rekam  medis  yang  salah  penempatan  akan menganggu  proses  pelayanan  pasien  dan  juga menyebabkan  ketidakberlanjutan  isi  rekam medis pasien (Subagia 2017).
RSU  Dharma  Yadnya  adalah  rumah  sakit swasta  di  Kota  Denpasar.  Penyelenggaraan rekam  medis  rawat  jalan  pada  RSU  Dharma Yadnya,  meliputi  pengambilan  rekam  medis  di tempat penyimpanan (filling), kemudian didistribusikan ke poliklinik yang dituju, setelah rekam medis diisi secara tepat dan lengkap oleh dokter maka rekam medis akan ditaruh kembali di  ruang  penyimpanan  (filling).  Berdasarkan hasil  studi  pendahuluan  diperoleh  masih  ada rekam medis rawat jalan yang salah penempatan (missfile)  sehingga  petugas  perlu  membuat rekam  medis  yang  baru  bagi  pasien  yang  lama. Hal  ini  berdampak  pada  terhambatnya pelayanan  yang  akan  diberikan  karena  kurang lengkapnya informasi pasien sebelumnya.
Penelitian  sebelumnya  mengungkapkan bahwa  faktor  yang  menyebabkan  kesalahan penempatan  (missfile)  rekam  medis  adalah faktor  petugas  rekam  medis  di  bagian penyimpanan meliputi pendidikan, tidak adanya pelatihan,  dan  beban  kerja  yang  berlebihan
(Simanjuntak  and  Sirait  2018).  Studi  lain mendapatkan  bahwa  faktor  yang  turut berpengaruh  terhadap  kesalahan  penempatan rekam medis yaitu dari segi SDM karena jumlah petugas  yang  kurang  dan  tidak  adanya pelatihan. Selain itu faktor yang lain karena map folder yang tidak sesuai standar dan kurangnya rak  penyimpanan  (Oktavia,  Djusmalinar,  and Damayanti  2018).  Hasil  studi  penelitian  yang lain  juga  menemukan  bahwa  penyebab  utama missfile adalah petugas yang tidak taat terhadap SOP,  pengetahuan  yang  kurang  baik,  buku ekspedisi  dan  tracer  yang  tidak  ada,  latar belakang  pendidikan  yang  belum  sesuai,  tidak adanya  sortiran  dan  tidak  adanya  audit  secara periodik  (Sawondari  et  al.  2021).  Selain  itu ditemukan  bahwa  penyebab  terbesar  (70%) adanya missfile yaitu karakteristik petugas yang meliputi  usia,  pendidikan  dan  lama  bekerja (Putri  et  al.  2019).  Penelitian  lain  juga mendapatkan  bahwa  adanya  penumpukan rekam  medis  dan  juga  tidak  adanya  tracer (Herawati 2022).
Hasil penelitian di atas lebih menggunakan pendekatan  input  (man,  money,  material, method)  untuk  membahas  faktor  yang mempengaruhi  missfile  pada  pelayanan  rawat jalan.  Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan yang  berbeda  yakni  pendekatan  langsung  pada bagian filling pelayanan rawat jalan yakni SDM, Sistem Pelaksanaan Rekam Medis dan Lingkungan.  Berdasarkan  hal  tersebut  maka peneliti melakukan penelitian mengetahui faktor yang  memengaruhi  kejadian  missfile  di  RSU Dharma Yadnya.

## 2. Metode
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif.  Penelitian  ini  diselenggarakan  selama 1  bulan  dan  dimulai  pada  tanggal  20  Mei  2020 sampai  dengan  25  Juni  2020.  Sampel  dalam penelitian  ini  adalah  4  orang  petugas  rekam medis rawat jalan.
Teknik pengambilan sampel yang digunakan  dalam  penelitian  ini  yaitu  total sampling.  Jenis  data  dalam  penelitian  ini  yaitu data  kualitatif.  Data  kualitatif  meliputi, pendidikan,  pelatihan,  pengetahuan,  sistem penyimpanan, sistem penomoran, sistem penjajaran, Standar Prosedur Operasional (SOP), tracer,  rak  filling,  penerangan,  hubungan  antar karyawan,  dan  hubungan  antar  atasan, sedangkan  data  kuantitaif  meliputi  umur,  lama bekerja,  suhu/temperatur,  dan  tingkat  kejadian
missfile.  Adapun  gambaran  sampel  tersebut adalah sebagai berikut.
Tabel 1. Gambaran Responden Penelitian Inisial Jenis Kelamin Umur (Tahu n) Pendidi kan Lama Bekerja (tahun) Informan 1 Perempuan 24 Sarjana 1 Informan 2 Perempuan 23 D- 3 1 Informan 3 Perempuan 27 D- 2 1 Informan 4 Perempuan 29 D- 1 11
Adapun  daftar  pertanyaan  dalam  kuesioner pada tabel 2.

## Tabel 2. Daftar Pertanyaan Kuesioner

## Sumber Daya Manusia
1 Umur 2 Lama Bekerja
3 Pendidikan
4 Orientasi bagian rekam medis
5 Pelatihan rekam medis
6 Pengetahuan rekam medis rawat jalan
7 Tujuan penyelenggaraan rekam medis
8 Proses filling rekam medis rawat jalan
9 Alur rekam medis rawat jalan Sistem Pelaksanaan Rekam Medis
1 Sistem penyimpanan rekam medis rawat jalan
2 Kesulitan penyimpanan rekam medis rawat jalan
3 Penyimpanan rekam medis di bagian fiiling
4 Kelebihan  dan  kekurangan  sistem  penyimpan  rekam medis yang diterapkan
5 Sistem penjajaran di rekam medis rawat jalan
6 Kesulitan sistem penjajaran rekam medis rawat jalan
7 SOP bagian filling rekam medis rawat jalan
8 Penggunaan tracer dalam rekam medis rawat jalan Lingkungan
1 Kenyamanan  suhu  ruangan  di  rekam  medis  rawat jalan
2 Suhu normal untuk ruangan rekam medis rawat jalan
3 Penerangan ruangan rekam medis rawat jalan
4 Rak penyimpanan rekam medis rawat jalan
5 Standar rak penyimpanan rekam medis rawat jalan
6 Hubungan antara pimpinan dengan petugas
7 Hubungan antara sesama petugas
Sumber  data  penelitian  ini  adalah  data primer  yang  dilakukan  dengan  wawancara mendalam  yang  ditanyakan  kepada  4  informan yaitu  petugas  filling  rawat  jalan.  Data  hasil kualitatif  dengan  wawancara  mendalam  yang direkam  menggunakan  voice  recorder  disajikan
dalam  bentuk  transkrip  wawancara  kemudian akan  dinarasikan  sesuai  dengan  hasil  yang diperoleh.

## 3. Hasil dan Pembahasan
Adapun  hasil  analisis  faktor  penyebab  yang memengaruhi  kesalahan  penempatan  (missfile) di RSU Dharma Yadnya sebagai tersaji tabel 3.
Tabel  3. Faktor  Penyebab  Missfile  dari  Segi  SDM  di RSU Dharma Yadnya
Faktor Penyebab Missfile Frekuensi (%) Sumber Daya Manusia Umur <25 Tahun 2 (50%) >25 Tahun 2 (50%) Lama Bekerja <1 Tahun 3 (75%) >1 Tahun 1 (25%) Pendidikan Diploma 3 (75%) Sarjana 1 (25%) Pelatihan Ya 1 (75%) Tidak 3 (25%) Pengetahuan alur rekam medis Baik 3 (75%) Kurang Baik 1 (25%) Pengetahuan penyimpanan rekam medis Baik 1 (25%) Kurang Baik 3 (75%)
Berdasarkan  tabel  3  dapat  terlihat  bahwa Sebagian  besar  SDM  tergolong  di  umur produktif. Selain itu lebih banyak yang memiliki lama  bekerja  1  tahun  dan  memiliki  pendidikan cukup tinggi yakni diploma dan sarjana. Dilihat pada  aspek  pelatihan  sebagian  besar  belum pernah  mendapatkan  pelatihan  dan  memiliki pengetahuan
yang kurang terkait penyelenggaraan rekam medis rawat jalan.
Tabel  4  disajikan  gambaran  sistem pelaksanaan  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSU Dharma Yadnya.
Tabel 4. Faktor Penyebab Terjadinya Missfile dari Segi Sistem Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Dharma Yadnya
Faktor Penyebab Kesalahan Penempatan (Missfile) Keterangan Sistem  Pelaksanaan Rekam Medis Sistem Penyimpanan rekam medis Sistem penyimpanan yang digunakan yaitu Desentralisasi, walaupun begitu masih ada petugas rekam medis yang belum memahaminya
Sistem penomoran rekam  Sistem  penomoran  yang  diterapkan  di  ruangan  filling  rekam
medis medis  rawat  jalan  yaitu  menggunakan  Unit  Numbering System.  Petugas  rekam  medis  rawat  jalan  tidak  mengetahui sistem  penomoran  seperti  apa  yang  digunakan  di  RSU Dharma Yadnya Sistem  penjajaran  rekam medis Sistem  penjajaran  yang  diterapkan  di  ruangan  filling  rekam medis  rawat  jalan  menggunakan  sistem  Straight  Numerical Filling.  Masih  ada  petugas  yang  tidak  mengetahui  sistem penjajaran  yang  diterapkan  di  dalam  ruangan  filling  rekam medis rawat jalan SOP Tidak  adanya  SOP  pada  bagian  filling  rekam  medis  rawat jalan.  Masih  banyak  petugas  yang  tidak  mengetahui  isi  dari SOP rekam medis rawat jalan. Tracer Petugas tidak memakai tracer sebagai pengganti rekam medis yang  keluar.  Petugas  di  ruangan  filling  rawat  jalan menggunakan pengganti tracer dengan manual yaitu jika ada rekam medis yang keluar dari unit rekam medis makan berkas yang ada didepannya akan ditarik sebgai penanda.
Berdasarkan  tabel  4  diperoleh  bahwa  dari sistem penyimpanan dalam rekam medis, masih ada  petugas  yang  kurang  dalam  memahami sistem  penyimpanan  rekam  medisnya  dan dilihat dari segi sistem penomoran rekam medis, petugas  tidak  mengetahui  sistem  penomoran seperti  apa  yang  digunakan  pada  rekam  medis rawat  jalan.  Selain  itu  dilihat  dari  sistem penjajaran  rekam  medis,  masih  ada  petugas
yang  tidak  mengetahui  sistem  penjajaran  rekam medis  yang  digunakan  di  unit  rekam  medis rawat  jalan.  Disamping  itu  dilihat  dari  SOP, bagian  rekam  medis  rawat  jalan  tidak  memiliki SOP  dan  tidak  adanya  tracer  sebagai  penanda rekam medis yang keluar.
Berikut disajikan gambaran kondisi lingkungan  rekam  medis  rawat  jalan  di  RSU Dharma Yadnya.
Tabel  5. Faktor  Penyebab  Terjadinya  Missfile  dari  Segi  Lingkungan  pada  Bagian  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit Umum Dharma Yadnya
Faktor Penyebab Missfile Keterangan Lingkungan Suhu Ruangan  filling  rekam  medis  rawat  jalan  sudah  termasuk  ruangan dengan  suhu  yang  normal,  akan  tetapi  beberapa  petugas  kurang merasa nyaman karena AC didalam ruangan rusak Penerangan Penerangan didalam ruangan filling rekam medis rawat jalan masih kurang, karena hanya terdapat 2 lampu didalam ruangan dan lampu tersebut  memiliki  watt  yang  kecil  yang  mengakibatkan  kurangnya penerangan.  Selain  itu  ternyata  didalam  ruangan  filling  dibeberapa rak tersedia lampu tetapi jarang digunakan oleh petugas rekam medis
Rak Filling Rekam Medis
Rak penyimpanan berkas rekam medis di ruangan filling rawat jalan menggunakan  rak  yang  rakitan  dan  posisi  rak  yang  terlalu  tinggi, sehingga dalam pengambilan berkas rekam medis di rak bagian atas harus menggunakan tangga lipat Hubungan  antara  atasan dengan petugas Hubungan dengan atas terjalin cukup baik Hubungan antar petugas Hubungan antar petugas cukup baik serta baik dalam bekerja sama
Berdasarkan  tabel  5  diperoleh  bahwa  suhu ruangan  di  bagian  filling  rekam  medis  sudah cukup  namun  petugas  masih  mengeluhkan karean AC yang rusak. Selain itu penerangan di ruangan  filling  rekam  medis  masih  kurang  dan rak  yang  dimiliki  terlalu  tinggi  sehingga  dalam pengambilan  rekam  medis  perlu  menggunakan tangga. Disamping itu hubungan antara petugas dengan  atasan  sudah  terjalin  dengan  baik  dan
hubungan  antar  petugas  juga  baik  karena  bisa bekerja sama dengan baik.

## Sumber daya manusia
Sumber  daya  manusia  memiliki  peranan yang strategis dalam rumah sakit. Hal ini karena sumber  daya  manusia  sebagai  penggerak  dan pelaksana  dalam  sebuah  organisasi  sehingga operasional  rumah  sakit  dapat  berjalan.  Setiap institusi  membutuhkan  sumber  daya  manusia
bekerja  dengan  kompetensi  yang  baik,  sehingga diperlukanlah rata-rata usia petugas yang masih tergolong muda.
Petugas  di  ruangan  filling  rekam  medis rawat  jalan  di  RSU  Dharma  Yadnya  rata-rata umur  petugas  masih  tergolong  muda.  Petugas yang umurnya masih muda cenderung memiliki pengalaman  kerja  yang  masih  rendah  sehingga produktivitas kerja menjadi rendah. Hal tersebut sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh Putra  (2013)  yang  mendapatkan  bahwa  umur seseorang  berpengaruh  positif  dan  signifikan dengan  produktivitas  kerja  (Putra  and  Sutrisna 2013).
Rata rata lama bekerja petugas rekam medis di  ruangan  filling  adalah  selama  1,5  tahun bekerja  di  RSU  Dharma  Yadnya.  Pengalaman bekerja  merupakan  waktu  bagi  seseorang  di dalam  mendapatkan  pengetahuan,  sikap  dan keterampilan  sesuai  dengan  tugasnya.  Masa kerja petugas rekam medis tersebut berpengaruh terhadap kinerja karyawan.
Berdasarkan  hasil  wawancara  petugas rekam  medis  ditemukan  bahwa  sebagian  besar bukanlah  lulusan  dari  rekam  medis.  Hal  ini dapat  mempengaruhi  dalam  penyimpanan ataupun  pengambilan  rekam  medis,  karena petugas  tidak  pernah  mengetahui  teori  ataupun cara  dalam  penyimpanan  ataupun  pengambilan berkas tersebut. Hal trsebut juga didukung oleh Arum  Kurniawati  (2015)  yang  mendapatkan bahwa  pendidikan  seseorang  juga  dapat memengaruhi  kesalahan  penempatan  rekam medis  karena  tingkat  pemahaman  yang  kurang dalam  pengelolaan  rekam  medis  (Kurniawati and Asfawi 2015).
Petugas  rekam  medis  juga  blum  pernah memperoleh  pelatihan  mengenai  pengelolaan rekam  medis  dan  dari  hasil  peneliti  wawancara dengan informanpun ternyata pihak rumah sakit belum  pernah  mengadakan  suatu  pelatihan berkaitan  pengelolaan  rekam  medis.  Hal  ini dapat mempengaruhi petugas dalam pengambilan  ataupun  penyimpanan  rekam medis  yang  dapat  menyebabkan  kesalahan penempatan  rekam  medis.  Hal  ini  sejalan dengan  Anggraeni  (2013)  yang  mendapatkan bahwa  petugas  yang  tidak  mendapatkan pelatihan maka pengetahuan terkait pengelolaan rekam medis menjadi tidak memadai (Anggraeni 2013). Oleh sebab itu petugas rekam medis perlu mendapatkan  pelatihan  yang  memadai  untuk meningkatkan pemahaman dalam penyelenggaraan rekam medis. Hal tersebut juga
didukung  oleh  Esraida  Simanjutak  (2018)  yang menjelaskan  bahwa  petugas  rekam  medis  perlu untuk  mendapatkan  pelatihan  sehingga  lebih paham  dalam  penyimpanan  rekam  medis  dan mencegah  terjadinya  missfile  di  rumah  sakit (Simanjuntak and Sirait 2018).
Hasil wawancara peneliti yang berhubungan  dengan  pengetahuan,  hampir semua  petugas  mengerti  dan  memahami  terkait alur  rekam  medis  dari  pasien  datang  hingga pulang  dan  disimpannya  kembali  rekam  medis rawat  jalan  di  ruangan  filling,  namun pengetahuan  terkait  penyimpanan  rekam  medis masih  ada  beberapa  petugas  yang  kurang memahami.
Hal  tersebut  juga  didukung  oleh  Nova Oktavia  dkk  (2018)  yang  mendapatkan  bahwa pengetahuan  petugas  di  bagian  filling  rekam medis  masih  kurang  yang  disebabkan  karena petugas  hanya  belajar  secara  sendiri  berkaitan dengan cara penyusunan rekam medis di rumah sakit (Oktavia et al. 2018).

## Sistem Pelaksanaan Rekam Medis
Penyelenggaraan rekam medis pada pelayanan  kesehatan  merupakan  komponen yang sangat penting dalam sebuah pelayanan di rumah  sakit.  Salah  satu  mutu  penyelenggaraan rekam  medis  adalah  data  dan  informasi  yang lengkap dan baik.
Berdasarkan hasil observasi, sistem penyimpanan  yang  diterapkan  dalam  ruangan filling  rekam  medis  yaitu  sistem  desentralisasi. Menurut  Depkes  RI  (2006)  desentralisasi merupakan sistem penyimpanan dengan memisahkan  antara  rekam  medis  rawat  jalan, rawat  inap  dan  gawat  darurat  dalam  suatu tempat  yang  berbeda  tetapi  dalam  satu  nomor (Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia 2006). Salah satu kelemahan sistem desentralisasi adalah  bisa  menimbulkan  duplikasi  dalam rekam  medis.  Hal  tersebut  sejalan  dengan Rustiyanto  (2011)  yang  menjelaskan  bahwa penyimpanan desentralisasi lebih banyak terjadi duplikasi  yang  akan  menyebabkan  terjadinya missfile.  Disamping  itu  penyimpanan  ini  dapat berpengaruh  terhadap  kerja  petugas  dan merugikan  pasien  karena  cara  penyimpanan yang  dilakukan  terpisah  sehingga  informasi tidak  akan  sampai  pada  dokter  karena  riwayat pasien  terdahulu  tidak  diketahui  (Rustiyanto and  Rahayu  2011).  Sistem  penomoran  yang dipergunakan  di  RSU  Dharma  Yadnya  yaitu Unit  Numbering  System  yakni  setiap  pasien
akan mendapatkan satu nomor rekam medis dan dapat  dipergunakan  kembali  jika  pasien  datang kembali untuk berobat ke rumah sakit tersebut.
Pada penyimpanan rekam medis diperlukan  penjajaran  dokumen  rekam  medis. Menurut Budi (2011) sistem penjajaran berkaitan dengan  penataan  rekam  medis  yang  lebih mudah sehingga saat pengambilan rekam medis akan  lebih  mudah  dan  berlangsung  cepat  (Budi 2011).  Sistem  penjajaran  yang  dipergunakan adalah  Straight  Numerical  Filling.  Penjajaran Straight  Numerical  Filling  dilakan  dengan  cara melihat  sebuha  nomor  yang  terletak  di  depan, tengah  ataupun  akhir.  Hal  tersebut  didukung oleh Nova Oktavia dkk (2018) yang menyatakan petugas  lebih  sulit  dalam  bekerja  dengan menggunakan  penjajaran  Straight  Numerical Filling  karena  perlu  memperhatikan  nomor rekam  medis  secara  keseluruhan  sehingga mudah  mengalami  kesalahan  penempatan (Oktavia et al. 2018). Hal tersebut didukung oleh Rustiyanto  (2011)  yang  menjelaskan  bahwa kekurangan  dari  Straight  Numerical  Filling  ini yaitu kemudahan terjadinya penempatan rekam medis yang salah saat penyimpanan (Rustiyanto and Rahayu 2011)
Berdasarkan  hasil  observasi  diperoleh bahwa  tidak  adanya  standar  operasional prosedur (SOP) tentang rekam medis rawat jalan. Berdasarkan  hasil  wawancara  juga  diperoleh bahwa  petugas  tidak  mengetahui  isi  dari  SOP rekam  medis  rawat  jalan  karena  SOP  rekam medis  rawat  jalan  tidak  pernah disosialisasikan. Selain  itu  SOP  tersebut  disimpan  pada  ruangan kepala  unit  rekam  medis.  SOP  penyimpanan berkas  rekam  medis  mencakup  penyimpanan rekam medis untuk rawat jalan, UGD, dan rawat inap.  SOP  rekam  medis  rawat  jalan  perlu disosialisasikan  kepada  petugas  sehingga petugas  lebih  paham  dan  mengerti  bagaimana cara  penyimpanan  rekam  medis  yang  baik  dan sesuai  dengan  aturan  penyimpanan  rekam medis.
Petunjuk  keluar  atau  tracer  adalah  salah satu  alat  yang  digunakan  sebagai  petunjuk rekam  medis  yang  keluar  serta  meningkatkan efisien  dan  keakuratan  pengembalian  rekam medis  saat  ditaruh  kembali  (Rustiyanto  and Rahayu  2011).  Berdasarkan  hasil  observasi diperoleh bahwa rekam medis rawat jalan tidak menggunakan  tracer,  tetapi  diruangan  filling menggunakan buku ekspedisi. Buku ekpedisi ini yang  berfungsi  mendata  rekam  medis  yang keluar.  Apabila  rekam  medis  yang  diperlukan
tidak  ada  pada  tempatnya  maka  bisa  dianggap hilang atau salah penempatan. Kondisi ini dapat terjadi  jika  rekam  medis  yang  keluar  tidak tercatat dalam buku ekspedisi yang mengakibatkan rekam medis hilang atau ditaruh di  tempat  yang  salah  (Pujilestari  2016).  Oleh sebab itu penggunaan tracer dalam rekam medis menjadi  penting  agar  rekam  medis  yang  keluar dari rak penyimpanan dapat diketahui sehingga memudahkan dalam mengetahui keberadaannya dan  penggunaannya.  Oleh  sebab  itu  setiap rekam  medis  yang  keluar  perlu  diisikan  tracer dan  di  data  pada  buku  ekspedisi.  Hal  ini  juga didukung  oleh  Arum  Kurniawati  (2015)  yang menjelaskan bahwa tracer merupakan salah satu alat  yang  penting  dalam  mengendalikan  rekam medis.  Tracer  ini  perlu  ada  pada  setiap  rekam medis  yang  keluar  sebagai  petunjuk  bahwa rekam meis tersebut sedang dipergunakan pada tempat  pelayanan  di  luar  rekam  medis (Kurniawati and Asfawi 2015).

## Lingkungan
Lingkungan kerja pada dasarnya
merupakan segala sesuatu yang ada disekelilingpekerja  dan  mampu  mempengaruhi tugasnya.  Kondisi  lingkungan  yang  baik  bagi pekerja adalah lingkungan yang sehat, aman dan nymana  sehingga  mampu  menciptakan  kondisi yang kondusif dalam bekerja.
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan kondisi ruangan filling rekam medis rawat jalan terasa  agak  sedikit  panas,  dikarenakan  kondisi AC yang sedang rusak diruangan. Selain itu jika dilihat  dari  suhu  ruangan  di  ruangan  filling rekam  medis  rawat  jalan  sekitar  27 o C,  dimana hal  ini  membuat  petugas  merasa  agak  sedikit panas.  AC  didalam  ruangan  segera  diperbaiki atau  ditambah  untuk  pemasangan  AC-nya, karena fungsi AC didalam ruangan filling rekam medis rawat jalan adalah untuk mencegah debu yang menempel di rekam medis yang disimpan. Hal  tersebut  didukung  oleh  Oktamianiza  dan Sinta  (2016)  yang  menyatakan  suhu  ideal ruangan  24 o C-26 o C  (Oktamianiza  and  Adriani 2016).  Kondisi  panas  yang  terjadi  di  ruangan juga  disebabkan  karena  luas  ruangan  yang sempit dan tertutupnya ventilasi udara sehingga pertukaran udara tidak lancar yang mengakibatkan  petugas  merasa  kepanasan dalam  bekerja  dan  berakibat  pekerjaan  menjadi terganggu.  Suhu  ruangan  yang  tidak  sesuai standar  tentu  mengakibatkan  petugas  kurang nyaman  dalam  bekerja  sehingga  pekerjaan
menjadi  terganggu  (Darwel,  Mardalinda,  and Katiandagho  2016).  Temperatur  yang  terlampau dingin  akan  mengakibatkan  gairah  kerja menurun,  sedangkan  terlampau  panas,  akan mengakibatkan  cepat  timbul  kelelahan  dalam bekerja  dan  cenderung  membuat  banyak kesalahan.  Hal  inilah  yang  akan  membuat petugas  rekam  medis  melakukan  kesalahan penempatan (missfile).
Berdasarkan  hasil  observasi  ditemukan bahwa  rak  penyimpanan  belum  memenuhi standar  rak  penyimpanan  karena  rak  yang digunakan  merupakan  rak  rakitan  yang  terbuat dari  aluminium  dan  tinggi  rak  penyimpanan yang  kurang  ergonomis.  Hal  seperti  ini  bisa menimbulkan risiko kecelakaan kerja karena jika ingin  mengambil  rekam  medis  yang  terletak pada rak paling atas harus menggunakan tangga lipat.
Menurut  Depkes  RI  (2007)  standar  ruang minimal  untuk  perorangan  berukuran  2.5mx3m (Departemen  Kesehatan  Republik  Indonesia 2007). Pada ruangan penyimpanan rekam medis, jarak antara dua buah rak dianjurkan selebar 90 cm.  Apabila  menggunakan  lemari  5  laci  satu baris, ruangan lowong di depannya harus 90 cm. Apabila  diletakkan  saling  berhadapan  perlu adanya  ruang  lowong  kira  kira  150  cm  sebagai ruang  dalam  membuka  laci  lemari. Lemari  lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindung  dari  debu  dan  kotoran  dari  luar. Pemeliharaan  lemari  rekam  medis  yang  baik akan  menjaga  kerapian  dari  rekam  medis tersebut.  Selain  itu  rak  yang  paling  atas  juga perlu  diperhatikan  agar  susunannya  juga  baik. Hal tersebut didukung oleh Laxmi dan Prasetya (2014)  yang  menjelaskan  bahwa  letak  sub  rak yang  berada  pada  posisi  diatas  pada  suatu  rak merupakan suatu hal yang sulit karena kesulitan dalam  melakukan  penjajaran  rekam  medis sehingga  besar  kemungkinan  untuk  kesalahan penempatan  rekam  medis  (Laxmi  and  Prasetya 2014).
Selain  itu  faktor  pencahayaan  di  ruangan filling rekam medis rawat jalan sangatlah kurang dari  segi  pencahayaannya  karena  hanya  ada  2 lampu  diruangan  dengan  kondisi  watt  lampu yang  kecil.  Terdapat  lampu  tambahan  di  rak penyimpanan  namun  tidak  pernah  digunakan oleh  petugas  rekam  medis  rawat  jalan.  Kondisi tersebut  menunjukkan  bahwa  penerangan diperlukan untuk mencegah kelelahan penglihatan yang dapat mengakibatkan kesalahan  penempatan  rekam  medis.  Hal  ini
didukung oleh Hendarin (2015) yang menjelaskan  bahwa  penerangan  yang  baik dalam  suatu  tempat  penyimpana  rekam  medis sangat dibutuhkan untuk kepuasan, kualitas dan kinerja  penerangan  yang  dibutuhkan  harus memenuhi  standar  minimal  untuk  kenyamanan dalam  bekerja  (Hendarin  2015).  Menurut Kepmenkes  No.  1405  Tahun  2002  menjelaskan bahwa  intensitas  cahaya  yang  diperlukan  di suatu  ruangan  minimal  100  lux  (Kementerian Kesehatan Republik Indonesia 2002).
Dari  hasil  wawancara  peneliti  dengan informan,  hampir  semua  informan  mengatakan hubungan  antara  petugas  dengan  atasan  cukup bagus  jika  dilihat  dari  petugas  meminta  izin untuk tidak bekerja, sedangkan hubungan antara petugas  dengan  petugas  terjalin  dengan  baik, karena  semua  petugas  bisa  diajak  bekerja  sama dengan  baik  dan  saling  memotivasi  antar petugas.

## 4. Simpulan dan Saran
Dilihat  dari  faktor  sumber  daya  manusia rata-rata umur petugas rekam medis rawat jalan masih  tergolong  muda  dengan  pendidikan terakhir bukan dari  bidang  rekam  medis.  Selain itu  petugas  belum  pernah  mengikuti  pelatihan yang berhubungan dengan rekam medis. Dilihat dari  faktor  pelaksanaan  rekam  medis,  sistem penyimpanan yang digunakan yaitu desentralisasi  dan  sistem  penomoran  yang digunakan  adalah  Unit  Numbering  System sedangkan  sistem  penjajaran  menggunakan Straight  Numerical  Filling.  SOP  rekam  medis ada  namun  masih  banyak  petugas  yang  tidak mengetahui isi dari SOP tersebut. Disamping itu tidak  ada  tracer  yang  digunakan  saat  rekam medis  keluar.  Dilihat  dari  faktor  lingkungan diruangan  filling  rekam  medis  rawat  jalan suhunya  26 o C  dan  petugas  masih  terasa  panas didalam  ruangan.  Rak  penyimpanan  masih belum sesuai standar. Selain itu  dilihat dari segi penerangan  masih  kurang.dan  hubungan petugas dengan atasan cukup baik. Perlu adanya suatu  pelatihan  dan  sosialisasi  mengenai  SOP rekam medis rawat jalan. Selain itu pemasangan AC  sebaiknya  dipasang  2  AC  didalam  ruangan, karena  AC  yang  didalam  ruangan  rusak,  untuk rak penyimpanan berkas rekam medis sebaiknya tidak  terlalu  tinggi  karena  bisa  mengakibatkan risiko  kecelakaan  kerja,  dan  sedangkan  untuk penerangan  sebaiknya  pemasangan  2  lampu didalam ruangan dipasangkan lampu yang agak terang sedikit dan beberapa lampu yang berada
dirak sebaiknya digunakan
kembali memudahkan  dalam  menaruh  rekam  medis pada tempatnya.

## 5. Ucapan Terima Kasih
Penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada RSU Dharma Yadnya yang memberikan kemudahan  dan  kelancaran  dalam  pelaksanaan penelitian  dan  juga  bapak  ibu  pembimbing  di Program  Studi  Manajemen  Informasi  Kesehatan Universitas  Bali  Internasional  yang  telah membimbing penulisan artikel penelitian ini.
Keterbatasan  penelitian  adalah  jumlah sampel yang cukup sedikit diperoleh karena ada beberapa  petugas  rekam  medis  yang  masih cuti sehingga  informasi  terbatas  pada  4  informan yang diperoleh.

## 6. Daftar Pustaka
Anggraeni,  Ria.  2013.  “Tinjauan  Pengendalian Missfile  Dokumen  Rekam  Medis  Di  Filing Rawat  Jalan  Rumah  Sakit  Bhayangkara Semarang  Tahun  2013.”  Universitas  Dian Nuswantoro.
Budi,  Savitri  Citra.  2011. Manajemen  Unit  Kerja Rekam  Medis .  Yogyakarta:  Quantum Sinergis Media.
Darwel, Elsa Mardalinda, and Dismo Katiandagho.  2016.  “Kondisi  Ruang Pengolahan  Dan  Ketersediaan  Peralatan Kerja  Rekam  Medis  Terhadap  Kinerja Petugas Rekam Medis Di Rsud Dr. Adnaan
Wd Payakumbuh.” Jurnal Kesehatan Lingkungan 1(7):6–12. doi:
10.47718/jkl.v5i1.597.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2006. “Pedoman  Penyelenggaraan  Dan  Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia.”
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2007. “Pedoman  Penyelenggaraan  Rekam  Medis Di Indonesia.”
Hendarin. 2015. “Tinjauan  Tata Ruang Penyimpanan  Rekam  Medis  Poliklinik Spesialis  Anggrek  Guna  Menunjang Efektivitas  Pelayanan  Di  RSUP  Dr.  Hasan Sadikin Bandung.” Jurnal TEDC 9(1):51–60.
Herawati, Tuti. 2022. “Analisis Kejadian Missfile Berkas  Rekam  Medis  Di  Puskesmas Kalijaga.” COMSERVA:  Jurnal  Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat 1(11):918–26. doi:
10.36418/comserva.v1i11.172.
Kementerian  Kesehatan  Republik  Indonesia.
2002.  “Kepmenkes  Republik  Indonesia Nomor 1405/Menkes/SK/XI/2002 Tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Kerja Perkantoran Dan Industri.” Kementerian  Kesehatan  Republik  Indonesia. 2008.  “Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008
Tentang Rekam Medis.”
Kurniawati, Arum, and Supriyono Asfawi. 2015.
“Analisis  Deskriptif  Faktor  Penyebab Kejadian  Missfile  Di  Bagian  Filling  Rawat Jalan  RSUD  DR.M.Ashari  Pemalang.” UDINUS.
Laxmi, Anjelia, and Jaka Prasetya. 2014. “Tingkat
Kejadian Missile Dan Faktor-Faktor Penyebabnya Di Bagian Filing Unit Rekam Medis Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang.” Universitas Dian Nuswantoro.
Oktamianiza, and Sinta Adriani. 2016. “Tinjauan
Kondisi Fisik Ruangan Terhadap
Kinerjapetugas  Dalam  Pengolahan  Rekam Medis  Di  RSUD  M.  Zein  Painan.” Jurnal Manajemen  Infomasi  Kesehatan  Indonesia 4(1):83–87. doi: 10.33560/jmiki.v8i2.264.
Oktavia,  Nova,  Djusmalinar,  and  Fitrah  Tri Damayanti.  2018.  “Analisis  Penyebab Terjadinya  Missfile  Dokumen  Rekam Medis Rawat Jalan Di Ruang Penyimpanan (Filling) RSUD Kota Bengkulu Tahun 2017.”
Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan Indonesia 6(2):79–86. doi: 10.33560/jmiki.v6i2.190. Pujilestari, Anik. 2016. “Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan  Unsur  Manajemen  5M  Di RSKIA  Permata  Bunda  Yogyakarta.” Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Putra,  Putu  Agus  Wisnu  Sentana,  and  I.  Ketut
Sutrisna. 2013. “Faktor-Faktor Yang
Mempengaruhi Produktivitas Pekerja Pada
Industri  Kerajinan  Sanggah  Di  Desajehem Kabupaten  Bangli.” E-Jurnal  Ekonomi Pembangunan 2(8):359–66.
Putri,  Wahyuana  Amelia,  Nabilla  Wahyu  Nur Aini,  Lilis  Masyfufah  A.S,  Nuril  Istifadah, Ratih Damayanti, Seliyana, Septanti Wahyu Azizah,  Sonieu  Ayu  Naima  Gati,  Tahta
Pratiwi, Hani Jumrotin, and Yessi Priyatini Trisnawati  Susia.  2019.  “Faktor  Penyebab Missfile  Pada  Berkas  Rekam  Medis  Di Rumah  Sakit.” Jurnal  Manajemen  Informasi Kesehatan Indonesia 7(2):137–40. doi:
10.33560/jmiki.v7i2.232.
Rustiyanto, Ery, and Warih Ambar Rahayu. 2011. Manajemen  Filling  Dokumen  Rekam  Medis Dan  Informasi  Kesehatan .  Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
Sawondari,  Nofitalia,  Efri  Ardianto,  Atma Deharja,  and  Gamasiano  Alfiansyah.  2021. “Analisis  Faktor  Penyebab  Terjadinya Missfile  Di  Bagian  Filing  Puskesmas Dringu  Kabupaten  Probolinggo.” Jurnal
Rekam  Medis  Dan  Informasi  Kesehatan 2(3):425–35. doi: 10.25047/j-remi.v2i3.2247.
Simanjuntak,  Esraida,  and  Lisna  Wati  Oktavin
Sirait.  2018.  “Faktor  -  Faktor  Penyebab Terjadinya Missfile Di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit  Mitra  Medika  Medan  Tahun  2017.” Jurnal  Ilmiah  Perekam  Dan  Informasi Kesehatan Imelda 3(1):370–79.
doi:
10.52943/jipiki.v3i1.51.
Subagia.  2017.  “Analisis  Prioritas  Faktor Penyebab  Kejadian  Misfile  Di  Bagian Filling Unit Rekam Medis Rumah Sakit Ibu Dan Anak Srikandi IBI Jember.” Politeknik Negeri Jember.