DOI : http:// 10.31983/jrmik.v2i1.4638

## Effectiveness of Placement of Responsible Medical Records in Each Ward To Medical Record Management
Efektifitas Penempatan Penanggung Jawab Rekam Medis Pada Setiap Bangsal Terhadap Pengelolaan Rekam Medis
Subinarto 1)
Monalisa 2)
Anton Kristijono 3)
1,3) Poltekkes Kemenkes Semarang
2) RSUD Kelet
Jl. Tirto Agung ; Pedalangan ; Banyumanik ; Semarang Email : subbagadum2911@gmail.com

## Abstract
Medical Record is a very important part of a health service facility because medical records contain all information as  long  as  patients  are  given  care  in  health  care  facilities.  Responsible  for  Medical  Records  (PJRM)  are  medical recorders who are placed in wards to work on medical record activities when patients are still being treated. The impact if the absence of medical recorders in the ward is to accumulate medical records in the medical record work unit, uncontrolled services, incomplete medical records. This study is a quantitative analysis,  namely to determine the effectiveness of the person in charge of medical records in each ward on the management of medical records, meaning  that  each  research  subject  is  observed,  the  risk  factors  and  impacts  are  measured  according  to circumstances or observations and how much potential losses or benefits to be received by the hospital. placed the PJRM in April 2018, completing the filling of medical records reaching 96%, in May 2018 reaching 99%, June 2018 reaching 99%. The number of pending claim data from BPJS Kesehatan in April 2018 decreased to 24%, May 2018 as much as 4% and June as much as 14%. Effectiveness of Placement of Responsible Medical Records in Each Ward Against Medical Record Management.
Keywords: Responsible for medical records; medical records

## Abstrak
Rekam  Medis  merupakan  bagian  yang  sangat  penting  dalam  suatu  sarana  pelayanan  kesehatan  karena  rekam medis  memuat  segala  informasi  selama  pasien  diberikan  perawatan di  sarana  pelayanan  kesehatan.  Penanggung Jawab  Rekam  Medis  (PJRM)  adalah  perekam  medis  yang  ditempatkan  di  bangsal  untuk  mengerjakan  kegiatan rekam  medis  ketika  pasien  masih  dirawat.  Dampak  jika  tidak  adanya  perekam  medis  di  bangsal  adalah menumpukknya  rekam  medis  di  unit  kerja  rekam  medis,  pelayanan  yang  tidak  terkontrol,  ketidak  lengkapan rekam medis tinggi. Penelitian ini adalah analisis kuantitatif untuk mengetahui efektifitas dari penanggung jawab rekam  medis  yang  berada  di  setiap  bangsal  terhadap  pengelolaan  rekam  medis  artinya  setiap  subyek  penelitian diobservasi, faktor risiko serta dampak diukur menurut keadaan atau status pada saat observasi dan seberapa besar potensi kerugian atau keuntungan yang akan diterima oleh rumah sakit. Ditempatkannya PJRM pada bulan april 2018 kelengkapan pengisian rekam medis mencapai 96%, bulan mei 2018 mencapai 99%, juni 2018 mencapai 99%. Jumlah  data klaim  yang  terpending  dari BPJS  Kesehatan  pada  bulan  april  2018  mengalami  penurunan  mencapai angka 24%, mei 2018 sebanyak 4% dan juni sebanyak 14 %.
Kata Kunci: Penanggung jawab rekam medis ; rekam medis

## 1. Pendahuluan
Fasilitas  Pelayanan  Kesehatan  adalah tempat yang digunakan untuk
menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan, baik  promotif,  preventif,  kuratif,  maupun rehabilitatif  yang  dilakukan  oleh  Pemerintah, Pemerintah Daerah, institusi kesehatan lainnya dan/atau  masyarakat.  (Permenkes  No.  55 Tahun 2013).
Manajemen  Pelayanan  Rekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan  adalah  kegiatan  menjaga, memelihara  dan  melayani  rekam  medis  baik secara  manual  maupun  elektronik  sampai menyajikan  informasi  kesehatan  di  rumah sakit, praktik dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan kesehatan dan lainnya yang menyelenggarakan  pelayanan  kesehatan  dan menjaga rekaman.
Penyelenggaraan rekam medis dan informasi  kesehatan  harus  dilaksanakan  oleh Perekam  Medis.  Penanggung  Jawab  Rekam Medis  (PJRM)  adalah  perekam  medis  yang ditempatkan  di  bangsal  untuk  mengerjakan kegiatan  Rekam  Medis  ketika  pasien  masih dirawat.penempatan penanggung jawab rekam medis di RSUD X berjalan 1 tahun 4 bulan.
Hasil  penelitian  sebelumnya  pada  tahun 2017, tersedia 11 Standar Prosedur Operasional yang  mendukung  kegiatan  PJRM  di  RSUD  X. PJRM  di  bangsal  bertugas  untuk  mengecek kelengkapan rekam medis, melakukan stimulasi  tarif  Ina-Cbg’s  untuk  rekam  medis pasien  BPJS  Kesehatan,  menetapkan  koding dan melakukan assembling.
Dampak jika tidak adanya perekam medis di  bangsal  adalah  menumpukknya  rekam medis  di  unit  kerja  rekam  medis,  kejadian
overcost yang  tinggi,  pelayanan  yang  tidak terkontrol,  ketidak  lengkapan  rekam  medis tinggi.
Berdasarkan  studi  pendahuluan  yang dilakukan  peneliti  melalui  wawancara  terbuka dengan  koordinator casemix yang  bertanggung jawab  langsung  pada  kepala  instalasi  rekam medis  dalam  proses  verifikasi  internal menunjukkan  bahwa  diperlukannya  perekam medis  di  setiap  bangsal  untuk  mengontrol kejadian over  cost dan  meminimalisir  ketidak lengkapan rekam medis.

## 2. Metode
Jenis  peneliti  an  ini  adalah  analisis kuantitatif,  dengan  rancangan  cross  sectional yaitu, untuk mengetahuiefektifitas dari penanggung  jawab  rekam  medis  yang  berada di  setiap  bangsal  terhadap  pengelolaan  rekam medisartinya setiap subyek penelitian diobservasi,faktor  risiko  serta  dampak  diukur menurut  keadaan  atau  status  pada  saat observasidan  seberapa  besar  potensi  kerugian atau  keuntungan  yang  akan  diterima  oleh rumah sakit.
Penelitian  ini  dilakukan  di  RSUD  X. Populasi  yang  digunakan adalah  rekam medis yang dikembalikan dari BPJS Kesehatan kepada unit kerja rekam medis (Tim Case-Mix) 3 bulan sebelum  ditempatkannya  PJRM  bulan  april 2017  atau  (bulan  Januari  -  Maret  2017)  dan setelah ditempatkannya PJRM pada tahun 2018. Sampel dalam rekam medis menggunakan total sampling/keseluruhan  rekam  medis  yang dikembalikan  oleh  verifikator  BPJS  Kesehatan kepada rumah sakit.

## 3. Hasil dan Pembahasan
a. Pengelolaan Rekam Medis sebelum ada PJRM
Tabel 1 Jumlah Kelengkapan Rekam Medis Sebelum Ditempatkannya PJRM 2017
No Bulan Jumlah Rekam Medis Pasien Rawat Inap Jumlah Kelengkapan Rekam Medis Prosentase 1 Januari 428 382 89% 2 Februari 340 311 91% 3 Maret 407 348 85% Sumber : Data Sekunder RSUD X
Data  Tabel  1  diatas  menunjukkan bahwa  prosentase  kelengkapan  rekam  medis belum  menunjukkan  100  %  sesuai  yang tertuang  dalam    Menkes  RI  No  :
129/Menkes/SK/II2008
Tentang
SPM (Standar  Pelayanan  Minimal)  rumah  sakit bahwa  jenis  pelayanan  rekam  medis  untuk kelengkapan  pengisian  rekam  medis  24  jam
setelah  selesai  pelayanan  dengan  standar 100% terpenuhi.
Awal  tahun  2017  dari  bulan  januari  – maret  di  Instalasi  Rekam  Medis  RSUD  X belum  terdapat  petugas  yang  bertanggung jawab  menganalisis  kelengkapan  pengisian rekam medis  di  setiap  bangsal.
Tabel 2 Jumlah Klaim Pending Sebelum Ditempatkannya PJRM 2017 No Bulan Jumlah data yang diajukan Jumlah Data Pending Prosentase 1 Januari 1256 600 48% 2 Februari 1317 280 21% 3 Maret 1453 395 27% Sumber : data RSUD X Data  Tabel  2  diatas  menunjukkan  bahwa prosentase  jumlah  pending  klaim  belum mencapai  zero  rejected  (0%)  dan  lebih  dari 10%. Diantaranya faktor-faktor yang mempengaruhi  pending  klaim  adalah kelengkapan  berkas  klaim,  administrasi kepesertaan, administasi
pelayanan,kemudian  pelayanan  kesehatan. Pengelolaan Rekam Medis setelah ada PJRM PJRM  (Penanggung  Jawab  Rekam  Medis) adalah perekam medis yang ditempatkan di  bangsal  untuk  mengerjakan  kegiatan pengelolaan  Rekam  Medis  ketika  pasien masih dirawat. Di RSUD X
Gambar 1 Alur Kerja Penanggung Jawab Rekam Medis
Uraian tugas PJRM adalah sebagai berikut:
1) Petugas  PJRM  memfokuskan  pasien  yang dirawat lebih dari 3 hari
2) Mengecek  kelengkapan  dokumen  rekam medis
3) Menghubungi  dokter,  perawat  atau  petugas kesehatan  lain  yang  berwenang  untuk melengkapi dokumen rekam medis
4) Mengevaluasi  kesesuaian  diagnosa  atau tindakan  yang  tertulis  di  RMI.1  (Ringkasan pasien  masuk  dan  keluar)  dan  atau  RMI.24 (Resume  Medis  Pasien  Pulang)  terhadap dokumen rekam medis lain milik pasien yang sama pada periode perawatan tersebut
5) Mengkonfirmasikan  diagnosa  dan  atau tindakan  kepada  dokter  penanggungjawab
pelayanan  (DPJP),  jika  menemukan  diagnosa atau  tindakan  yang  tidak  relevan  dengan dokumen rekam medis lain milik pasien yang sama pada periode perawatan tersebut
6) Mengkode dan menginput kode penyakit dan atau  kode  tindakan  dokumen  rekam  medis rawat inap
7) Mengkode  dan  menginput  kode  diagnosa kematian pada pasien meninggal 8) Memantau  kemungkinan  terjadinya  Over Cost atau Over LOS 9) Mengkonfirmasikan kepada dokter
penanggungjawab  pelayanan  (DPJP)  jika menemukan  kejadian  Over  Cost  atau  Over LOS 10) Melakukan  simulasi  grouping  diagnosa  dan atau  tindakan  pada  pasien  rawat  inap.
Tabel 3 Penempatan PJRM berdasarkan penempatan di bangsal No PJRM Bangsal Kelas 1 PJRM 1 Gatotkaca 2 VIP Gatotkaca 3 VVIP & Presiden suite Gatotkaca 4 Kelas 1 Bedah & VVIP 2 PJRM 2 Gatotkaca 2 VIP Gatotkaca 3 VVIP & Presiden suite Gatotkaca 4 Kelas 1 Bedah & VVIP 3 PJRM 3 Gatotkaca 2 VIP Gatotkaca 3 VVIP & Presiden suite Gatotkaca 4 Kelas 1 Bedah & VVIP 4 PJRM 4 Arimbi Kelas 1 Banowati Kelas 1 5 PJRM 5 Bima Kelas 2 Nakula 4 Kelas 3 6 PJRM 6 Yudistira Kelas 2 & 3 Nakula 2 Kelas 3 7 PJRM 7 Prabukresna Kelas 2 & 3 Bedah Nakula 1 Kelas 3 8 PJRM 8 Dewi Kunthi Kelas 2 & 3 Kandungan Parikesit Kelas  2  &  3  (Bayi  & Kandungan) 9 PJRM 9 Arjuna 1 Kelas 3 Arjuna 2 Kelas 3 Nakula 3 Kelas 3 10 PJRM 10 HCU Intensive setara kelas 2 ICU Intensive setara kelas 2 11 PJRM 11 PICU Intensive setara kelas 2 anak NICU Intensive setara kelas 2 bayi Sumber : data RSUD X Tabel 4 Jumlah Rekam Medis Sesudah Ditempatkannya PJRM No Bulan Jumlah Rekam Medis Jumlah Kelengkapan Rekam Medis Prosentase 1 April 1713 1646 96% 2 Mei 1917 1894 99% 3 Juni 1361 1347 99% Sumber : data RSUD X Data  Tabel  4 diatas menunjukkan  bahwa prosentase  kelengkapan  rekam  medis  belum menunjukkan  100  %  sesuai  yang  tertuang dalam Menkes RI No :
129/Menkes/SK/II2008 Tentang SPM
(Standar  Pelayanan  Minimal)  rumah  sakit bahwa  jenis  pelayanan  rekam  medis  untuk kelengkapan  pengisian  rekam  medis  24  jam setelah  selesai  pelayanan  dengan  standar 100% terpenuhi.
Pada tahun 2018 setiap bangsal di RSUD X di Instalasi  Rekam  Medis  sudah  terdapat
petugas yang
bertanggung jawab menganalisis  kelengkapan  pengisian  rekam medis    di    setiap    bangsal.  Data  yang diperoleh  sebelum  ditempatkannya  rekam medis  3  bulan  berurut-urut  adalah  89% pada bulan  januari,  91%  pada  bulan  februari,  85% pada bulan maret dan di bulan april-juni 2018 mengalami kenaikan.
Tabel 5 Jumlah Klaim Pending Sesudah Ditempatkannya PJRM 2018 No Bulan Jml Data yang diajukan Jml Data Pending Prosentase 1 April 1713 409 24% 2 Mei 1917 80 4% 3 Juni 1361 191 14% Sumber : data RSUD X Data  Tabel  5  diatas  menunjukkan  bahwa prosentase  jumlah  pending  klaim  belum mencapai  zero  rejected  (0%)  dan  lebih  dari 10%. Diantaranya faktor-faktor yang mempengaruhi pending klaim adalah kelengkapan  berkas  klaim,  administrasi kepesertaan, administasi pelayanan,kemudian pelayanan  kesehatan.  Dalam  hal  ini  PJRM  di bangsal  melakukan  kegiatan  diantaranya memantau  kemungkinan  terjadinya  Over Cost  atau  Over  LOS,  mengkonfirmasikan kepada  dokter  penanggungjawab  pelayanan (DPJP)  jika  menemukan  kejadian  Over  Cost atau  Over  LOS  untuk  segera  ditindak  lanjuti melalui diskusi, melakukan simulasi grouping diagnosa  dan  atau  tindakan  pada  pasien rawat  inap.  Sehingga  PJRM  di  setiap  bagsal bisa  meminimalisir  terjadinya  pending  klaim berkaitan  dengan  pelayanan  kesehatan  yang diberikan kepada pasien.
Efektifitas  penempatan  penanggung  jawab rekam  medis  pada  setiap  bangsal  terhadap pengelolaan rekam medis di RSUD X
Data  Tabel  prosentase  kelengkapan rekam medis menunjukkan bahwa prosentase pengisian rekam medis 24 jam setelah selesai pelayanan  mulai  meningkat  dan  mencapai 99%  sehingga  dapat  disimpulkan  bahwa penempatan  PJRM  di  setiap  bangsal menambah prosentase kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam setelah pelayanan.
Data  Tabel  prosentase  Jumlah    pending klaim menurun setelah ditunjang dengan SPO
dan  uraian  tugas  yang  dilakukan  oleh  PJRM .dengan  hasil  wawancara  terkait  dengan kendala  pelaksanaan  PJRM  yang  dilakukan dengan  5  orang  petugas  PJRM,  responden  A mengatakan  bahwa  kendala  yang  dialami adalah  petugas  banyak  mencetak  resume keluar.  Responden  B  mengatakan  bahwa kendala  yang  dirasakan  adalah  belum  ada komputer  dan  petugas  PJRM  masih memegang lebih dari satu ruangan. Responden C Mengalami kesulitan kurangnya petugas  dan  kurangnya  sarana  prasrana tersedianya  komputer  khusus  untuk  PJRM membuat  pekerjaan  tidak  maksimal.  Dalam upaya pelaksanaan agar berjalan dengan baik, responden
A mengatakan bahwa dilaksanakan sesuai prosedur dan penambahan petugas. Responden B
mengatakan  mungkin  perlu  penambahan petugas. Responden C mengatakan kalau ada pasien setelah operasi untuk semua diagnosa langsung  dikode,  komunikasi  lebih  terhadap tenaga  medis,  penguasaan  ICD  lebih dimaksimalkan.  Responden  D  mengatakan sebaiknya ada penambahan sarana dan teanga sehingga keduanya terpenuhi. Untuk perbedaan  sebelum  dan  sesudah  adanya PJRM,  responden  A  mengatakan  setelah adanya  PJRM  tidak  banyak  pengembalian proses  klaim.  Responden  B  mengatakan bahwa  adanya  PJRM  lebih  terbantu  masalah revisi  BPJS  lebih  berkurang.  Responden  C mengatakan sebelum adanya PJRM
tumpukan  dokumen  masih  banyak,setelah
adanya  PJRM  mengurangi  tumpukan  DRM dan  simulasi  INA  CBGs  bisa  dipantau. Responden  D  mengatakan  setelah  adanya PJRM  urusan  klaim  lebih  cepat,  berkas  56 tidak  tercecer  diruangan,  DRM  yang  tidak lengkap  bisa  diminimalisir.  Responden  E mengatakan  adanya  PJRM  akurasi  diagnosa lebih  tinggi  sebab  bisa  disosialisasikan langsung  dengan  dokter.  Responden  F mengatakan adanya PJRM kelengkapan DRM lebih bisa diminimalisir, lebih bisa diantisipasi sejak awal.

## 4. Simpulan dan Saran Simpulan
1) Awal  tahun  2017  dari  bulan  januari  – maret  sebelum  ditempatkannya  PJRM untuk menganalisis kelengkapan pengisian  rekam  medis    di    setiap bangsal, belum mencapai target sesuai SPM  dengan  kelengkapan  pengisian rekam medis 100%. Pada bulan januari 2017 sebanyak 89 % rekam medis diisi lengkap,  februari  2017  sebanyak  91%, dan  85%  pada  bulan  maret  2017. Jumlah  data  klaim  yang  terpending dari  BPJS  Kesehatan  pada  bulan januari  2017  sebanyak  48%,  Februari 2017  sebanyak    21%  dan  Maret  2017 sebanyak  27%.  Untuk  data  terkait overcost  belum  dilaksanakan  oleh peneliti.
2) Pada  bulan  april-juni  2018  setelah ditempatkannya  PJRM  pada  bulan april  2018  kelengkapan  pengisian rekam medis mencapai 96%, bulan mei 2018  mencapai  99%,  juni  2018 mencapai  99%.  Jumlah  data  klaim yang  terpending  dari  BPJS  Kesehatan pada  bulan  april  2018  mengalami penurunan  mencapai  angka  24%,  mei 2018  sebanyak  4%  dan  juni  sebanyak 14 %.
3) Prosentase Jumlah Kelengkapan rekam medis  mengalami  kenaikan  yang signifikan dan pending klaim menurun  setelah  ditunjang  dengan SPO dan uraian tugas yang dilakukan oleh PJRM
Saran
Melakukan  penelitian  lanjutan  berupa evaluasi  kinerja  PJRM  melalui  berbagai faktor yang dapat mempengaruhi keefektifan penanggungjawab rekam medis.
5. Daftar Pustaka Handoko,H.ManajemenEdisi2,Yogyakarta,2 001.
Hatta, Gemala.R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi  Kesehatan  di  sarana  pelayanan kesehatan .  Jakarta:  Penerbit  Universitas Jakarta
Mathis  R.L  dan  Jackson  J.H,  2002. Manajemen  Sumber  Daya  Manusia, Jakarta : Salemba Empat
National  Center  for  Health  Statistics.  2008. International  Classification  of  Disease, Tenth  Revision  (ICD-10).  Diunduh  :  23 Februari 2016
Internet :http://www.cdc.gov/nchs/about/maj or/dvc/icd10des.htm.
Notoatmodjo, S. (2012). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta :  Rineka Cipta Olivia,  Firza.  (2016). Analisis  Administrasi Klaim  Jaminan  Kesehatan  Nasional  Rawat Jalan  RSUD  Kota  Semarang  Tahun  2016. Semarang  :  Jurnal  Kesehatan  Masyarakat Universitas Diponegoro.
Oryza,  Rizki.  (2015). Identifikasi  Kelengkapan Informasi  dan  Keakuratan  Kode  Rekam medis Terkait Penentuan Tarif Biaya Pasien BPJS  di  RSUD  Pandan  Arang  Boyolali. Surakarta : Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor  27  Tahun  2014  tentang  Petunjuk Teknis  Sistem  INA-CBG's .  2014.  Jakarta: Menkes RI
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2015 tentang Pencegahan Kecurangan  (Fraud)  dalam  pelaksanaan program  JKN  pada  SJSN .  2015.  Jakarta: Menkes RI
Peraturan    Menteri    Kesehatan    Republik Indonesia  No.  269/Menkes/SK  /III/2008 tentang  Rekam  Medis .  2008.  Jakarta: Menkes RI
Peraturan    Menteri    Kesehatan    Republik Indonesia  No.  290/Menkes  /Per/III/2008
tentang  Persetujuan  Tindakan  Kedokteran . 2008. Jakarta: Menkes RI Kepmenkes Nomor 377 Tahun 2007 tentang Standar  Profesi  Perekam  Medis  dan Informasi Kesehatan. Jakarta: Menkes RI Terry,G.R. PenelaahanBukuPrinciplesOfManage ment .BalaiLekturMahasiswaUNPAD.Ba ndung.1980 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang BPJS Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36  Tahun  2014  tentang  Tenaga Kesehatan Undang-undnag Republik Indonesia Nomor
40 Tahun 2004 tentang SJSN Wawan,  A  dan  M,  Dewi.  (2011).  Teori  & Pengukuran  PENGETAHUAN,  SIKAP, DAN PERILAKU MANUSIA. Yogyakarta: Nuha Medika World Health Organization, 2004. International Statistical Classification od Dissease  and  Related  Health  Problems Tenth  Revision  Volume  2  second edition. Geneva: World Health Organization www.indonesian-publichealth.com,  tentang Unsur-Unsur Managemen diakses pada tanggal 27 Februari 2016 www.hakayuci.com tentang Sistem
kodefikasi,  diakses  pada  tanggal  2 Maret 2016.