## ANALISIS SWOT KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PONDOK PESANTREN
Oleh :
Mukhsin 1) , Fauzi Rahman 2)
1 Fakultas Teknik Universitas Wiralodra, Jawa Barat
2 Fakultas Teknik Universitas Wiralodra, Jawa Barat

## ABSTRAK
Masalah  yang  dihadapi  Pondok  Pesantren  saat  ini  adalah  bagaimana  mengelola individual knowledge menjadi coorporate knowledge yang saling terintegrasi. Hal ini disebabkan  karena  belum  adanya  media  untuk  mengelola  pengetahuan  serta kurangnya budaya knowledge sharing sehingga sering terjadi kehilangan knowledge asset.  Metode  pembelajaran  di  pesantren  lebih  ke  student-oriented  yang  menuntut kematangan seorang santri, namun dalam penerapannya masih belum sesuai dengan yang  diharapkan.  Oleh  karena  itu  perlu  direncanakan  sebuah  strategi  dalam mengelola  pengetahuan,  yaitu  merancang  suatu  media  pendokumentasian, pendistribusian,  dan  pengkonversian  knowledge  sehingga  nantinya  dapat  dijadikan sarana pembelajaran. Dimaksudkan agar santri mendapatkan pemahaman yang jelas pada  pokok  bahasan.  Beberapa  usulan  sebagai  alternatif  yang  perlu  diupayakan dalam pengembangan pembelajaran di pesantren, seperti knowledge sharing, tanya- jawab,  diskusi,  demonstrasi,  eksperimen,  dan  simulasi.  Sejalan  dengan  itu,  perlu diupayakan  penerapan  Knowledge  Management  System  dengan  menggunakan  KM Tool  sebagai  alat  bantu  dalam  pembelajaran  sesuai  dengan  strategi  pembelajaran yang diharapkan.
Kata Kunci : Knowledge,  Knowledge  Management, Knowledge  Managemen System , Knowledge Goal , Analisis SWOT.

## PENDAHULUAN
Knowledge  Management  System (KMS) memainkan  peranan  penting  dalam menciptakan,  mendokumentasikan,  menggolongkan  dan  menyebarkan  pengetahuan tersebut  diantara  seluruh  anggotanya.  Sehingga  perusahaan  tidak  akan  kehilangan pengetahuan  yang  ada,  bahkan  dapat  mengorganisir  dan  menfaatkannya  dalam pembangunan inteligensi perusahaan.
Pesantren  menurut  pengertian  dasarnya  adalah  tempat  belajar  para  santri. Sebagai  lembaga  pendidikan  Islam,  pesantren  dari  sudut  historis  kultural  dapat dikatakan sebagai “ training centre ” yang otomatis menjadi pusat budaya Islam, yang disahkan  atau  dilembagakan  oleh  masyarakat,  setidaknya  oleh  masyarakat  Islam sendiri  yang secara de facto tidak dapat  diabaikan oleh pemerintah.  Itulah sebabnya Nurcholish  Madjid  mengatakan  bahwa  “Dari  segi  historis,  pesantren  tidak  hanya identik dengan makna keislaman, tetapi juga mengandung makna keaslian Indonesia ( indigenous )”.
Dari  sekian  persoalan  sistem  pendidikan  pesantren  masalah  pengelolaan knowledge dalam  pengembangan  pembelajaran  di  pesantren  sangat  penting  untuk
dikaji  dan  disempurnakan  karena  selama  ini  pengelolaan knowledge di  pesantren seringkali  tidak  efektif  sehingga  masa  belajar  di  pesantren  menjadi  relatif  panjang. Padahal, prinsip masyarakat modern cenderung praktis-pragmatis.
Untuk  mengatasi  permasalahan  ini, Knowledge  Management  System (KMS) muncul  sebagai  sumber  kuat  bagi  keunggulan  kompetitif.  Penerapan  KMS  pada pembelajaran  di  pesantren  berfungsi  sebagai  jembatan  pengetahuan  dengan pembelajaran di pesantren.
Selain  itu,  pihak  pesantren  berharap  untuk  dapat  meningkatkan  kinerja karyawan dengan pola kerja pembelajar yang lebih berorientasi pada knowledge dan meningkatkan  pemecahan  masalah  bersama-sama  diantara  mereka.  Sehingga diharapkan  karyawan  dapat  menyalurkan  pengetahuan  mereka  dalam  sebuah  sistem yang berbentuk aplikasi yang dapat mendukung kegiatan sharing knowledge dan dapat mengelola  pengetahuan  mereka  tersebut  untuk  dapat  digunakan  dan  dimanfaatkan lembaga untuk dapat terus berkembang.

## METODE PENELITIAN
Dalam  upaya  mengembangkan  KMS  dalam  Pondok  Pesantren,  penulis menganalisa dan merancang sistem dengan mempergunakan Knowledge Management Roadmap . Knowledge Management Roadmap membantu pengembangan implementasi KMS, mulai dari membuat sebuah business-driven knowledge management strategy , desain,  pengembangan  dan  implementasi knowledge  management  system .  Secara umum terdapat 4 tahap dalam Knowledge Management Roadmap (Tiwana, 1999):
1. Knowledge Capture & Evalusi Infrastruktur
2. Analisa, Disain dan Pengembangan KMS
3. Pengembangan Sistem
4. Evaluasi
Analisa Infrastruktur yang sudah ada
Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi KM Desain dan Arsitektur Knowledge Management
Audit dan Analisa Knowledge
Disain Tim Knowledege Management
Cetak Biru Knowledge Management System
Pengembangan Knowledege Management System
Prototype Mengelola Perubahan dan Kultur Ukuran untuk Evaluasi Tahap 1 : Knowledge Capture & Evaluasi Infrastruktur Tahap 2 : Desain dan Pengembangan KMS Tahap 3 : Pengembangan Sistem Tahap 4 : Evaluasi
Gambar 3. Metodologi Penelitian

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengumpulan Pengetahuan ( Knowledge Capture )
Pengetahuan  yang terdokumentasikan meliputi dokumen mengenai perangkat pembelajaran, alat pengajaran, dan sistem instrumentasi pengajaran. Pengetahuan tacit dalam  hal  ini  merupakan  pengetahuan  proses  pengajaran  Kuliyatul  ‘Ulum  Al- Islamiyah di Pondok Pesantren yang dimiliki oleh para pengajar Kuliyatul ‘Ulum Al- Islamiyah di Pondok Pesantren yang telah lama mengajar di Pondok Pesantren tersebut. Pengalaman  dalam  pengajaran  ini  berupa  kasus-kasus  dan  penyelesaiannya  serta hal-hal prosedural yang tidak tercantum dalam perangkat pembelajaran.

## Pengetahuan Eksplisit
Pengetahuan  eksplisit  mengenai  proses  pengajaran  Kuliyatul  ‘Ulum  Al- Islamiyah diambil dari dokumen sebagai berikut :
a. Dokumen  perangkat  pembelajaran  Kuliyatul  ‘Ulum  Al-Islamiyah  di  Pondok Pesantren.
b. Dokumen  instrumentasi  pengajaran  Kuliyatul  ‘Ulum  Al-Islamiyah  Pondok Pesantren.
c. Dokumen alat pengajaran Kuliyatul ‘Ulum Al-Islamiyah Pondok Pesantren.
d. Dokumentasi proses pengajaran Kuliyatul ‘Ulum Al-Islamiyah Pondok Pesantren.

## Pengetahuan Tacit
Pengetahuan  tacit  diperoleh  dari  wawancara  dengan  pengajar  dan  pengasuh Pondok Pesantren. Dalam tesis ini wawancara dilakukan dengan lima tahap, yaitu:
a. Tahap pertama merupakan tahap untuk memahami domain proses pengajaran.
b. Tahap kedua adalah wawancara mengenai proses pengajaran dengan lebih rinci.
c. Tahap ketiga adalah wawancara dengan pakar mengenai fitur yang harus tersedia dalam media untuk mewadahi pengetahuan proses pengajaran Pondok Pesantren.
d. Tahap  keempat  merupakan  wawancara  dengan  pakar  dengan  menggunakan prototipe ”knowledge system”.
e. Tahap  kelima  merupakan  wawancara  yang  sifatnya  memvalidasi  pengetahuan yang telah terkumpul mengenai proses pengajaran dengan pakar.
Kodifikasi Pengetahuan ( Knowledge Codification )
Domain  pengetahuan  yang  akan  digunakan  untuk  membangun knowledge system adalah  "Pengetahuan  mengenai  proses  pengajaran  Kuliyatul  ‘Ulum  Al- Islamiyah".  Pengetahuan  yang  ada  dalam  domain  tersebut  meliputi  pengetahuan mengenai  metoda  pembelajaran  yang  digunakan  dalam  proses  pengajaran  Kuliyatul ‘Ulum Al-Islamiyah. Selain metoda pembelajaran, diperlukan pengetahuan mengenai perangkat pembelajaran yang digunakan dalam proses pengajaran tersebut. Kemudian pengetahuan  yang  utama  dalam  domain  ini  adalah  pengetahuan  mengenai  prosedur pengajaran Kuliyatul ‘Ulum Al-Islamiyah.
Evaluasi  pengetahuan  dilakukan  terhadap  dokumentasi  yang  terkumpul  dan hasil  wawancara.  Evaluasi  ini  berfungsi  untuk  memvalidasi  kebenaran  dari pengetahuan yang telah dikumpulkan. Medium kodifikasi yang sesuai dengan domain pengetahuan proses pengajaran Kuliyatul ‘Ulum Al-Islamiyah adalah mapping , karena mapping ini penyederhanaan pengetahuan yang komplek.
Kodifikasi  pengetahuan  tacit  dilakukan  dengan knowledge  map . Mapping ini berfungsi  untuk  menyederhanakan  proses  pengajaran  Kuliyatul  ‘Ulum  Al-Islamiyah yang cukup komplek.
Analisis Proses Bisnis

## Tujuan Pendidikan Program KUI
Tujuan pendidikan pesantren program KUI meliputi meninggikan moral, melatih dan  mempertinggi  semangat,  menghargai  nilai-nilai  spiritual  dan  kemanusiaan, mengajarkan  tingkah-laku  yang  jujur  dan  bermoral,  dan  mempersiapkan  para  santri untuk hidup sederhana dan bersih hati..

## Bahan Pembelajaran Program KUI
Keseluruhan  kitab  klasik  yang  diajarkan  pesantren  pada  program  KUI digolongkan ke dalam delapan kelompok: 1. Nahwu (syintak) dan sharaf (morfologi); 2.  Fiqh;  3.  Ushul  Fiqh;  4.  Hadits;  5.  Tafsir;  6.  Tauhid;  7.  Tasawuf  dan  Akhlak;  8. Cabang lain seperti  sejarah (tarikh) dan balaghah. Kitab-kitab tersebut  meliputi teks yang  sangat  pendek,  menengah  sampai  dengan  teks  terdiri  dari  berjilid-jilid  tebal. Semuanya  dapat  digolongkan  ke  dalam  tiga  kelompok,  yaitu  kitab  dasar,  kitab menengah dan kitab besar.

## Model Pembelajaran Program KUI
Model  pembelajaran  di  pesantren  khususnya  program  KUI  terdiri  dari  model sorogan  dan  model  bandongan.  Kedua  model  ini  Kiai  aktif  dan  santri  pasif.  Secara teknis model sorogan bersifat individual,  yaitu santri menghadap guru seorang demi seorang  dengan  membawa  kitab  yang  akan  dipelajari,  sedangkan  model  bandongan (weton)  lebih  bersifat  pengajaran  klasikal,  yaitu  santri  mengikuti  pelajaran  dengan duduk di sekeliling Kiai menerangkan pelajaran secara kuliah dengan terjadwal.

## Penilaian Program KUI
Di pondok pesantren kemampuan akademik seseorang tentang kompetensi hasil pendidikan  tidak  ditentukan  berdasarkan  angka-angka  yang  diberikan  oleh  guru  dan secara  formal  diakui  oleh  institusi  pendidikan  yang  bersangkutan,  tetapi  ditentukan oleh  kemampuannya  mengajar  kitab-kitab  atau  ilmu-ilmu  yang  telah  diperolehnya kepada  orang  lain.  Dengan  kata  lain,  potensi  lulusan  pondok  pesantren  langsung ditentukan oleh masyarakat konsumen.

## Analisis Strategi Analisis SWOT

## STRENGTHS
+ Kurikulum yang berkualitas + Memiliki Infrastruktur TI yang memadai + Memiliki SDM yang berpengalaman + Melimpahnya Inovasi berbasis knowledge + Minat SDM tinggi terutama dalam pengembangan knowledge

## WEAKNESSES
+ Pengembangan SDM belum optimal + Kurangnya kemampuan menulis
+ Kurangnya budaya knowledge sharing
+ Dokumentasi yang kurang baik + Belum adanya media pengelola pengetahuan

## THREATS
+ Laju pertumbuhan IT
Knowledge yang tinggi + Pondok Pesantren pesaing memiliki brand image yang cukup baik. + Sosialisasi UU ITE yang salah sasaran
+ Tingginya tingkat cybercrime + Kesan tradisional dan Sistem organisasi yang sentralistik

## OPPORTUNITIES
+ Kuantitas lembaga pendidikan
+ Kebutuhan pendidikan pesantren masih cukup tinggi + Adanya tradisi keagamaan dan kepemimpinan + Tren berkembangnya online communities
+ UU HAKI diangkat kembali

## Gambar 4. Hasil identifikasi SWOT Pondok Pesantren
Berdasarkan analisis SWOT Kuliyatul ‘Ulum Al-Islamiyah pondok pesantren dapat disimpulkan bahwa seluruh kelemahan dan ancaman terhadap Kuliyatul ‘Ulum Al-Islamiyah  pondok  pesantren  dapat  diatasi  dengan  kekuatan  yang  dimiliki  dan memanfaatkan  peluang  secara  maksimal.  Strategi  yang  direkomendasikan  adalah membangun  sistem  KM  agar knowledge yang  dimilliki  tenaga  pengajar terdokumentasi  dengan  baik  dan  tidak  hilang  akibat  kurangnya  budaya sharing pengetahuan,  sehingga  meningkatkan  kinerja  Kuliyatul  ‘Ulum  Al-Islamiyah  pondok pesantren  dalam  pengelolaan knowledge  asset dan  memudahkan  pengembangan metode pembelajaran yang inovatif di masa depan.

## Analysis Knowledge Goal
Setelah  analisis  perumusan  strategi  Kuliyatul  ‘Ulum  Al-Islamiyah  pondok pesantren selesai dibuat, di mana strategi yang dipilih adalah membangun suatu SI yang memfasilitasi pengelola pengetahuan. Maka sekarang dapat diidentifikasian knowledge goal dari pembangunan KM ini.
Setelah  mengidentifikasikan knowledge  goal pada  Kuliyatul  ‘Ulum  Al- Islamiyah, dalam menenetukan arahan strategis pengelolaan pengetahuan diperlukan
keterampilan  yang  perlu  dikembangkan  dan  pada  tingkat  apa  pengetahuan  tersebut dikembangkan serta perlu dibuat pemetaan hubungan knowledge goal dengan strategi pada matriks SWOT.
Knowledge Identification Setelah  dilakukan  pemetaan  hubungan knowledge  goal dengan  strategi  pada matriks  SWOT,  maka  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa  strategi  pada  matriks  SWOT tersebut mendukung knowledge goal dalam perancangan KM, di mana setelah itu harus dilakukan identifikasi knowledge apa saja yang dimiliki pondok pesantren Darussalaam sehingga nantinya dapat dibuat pemetaan fitur yang mendukung keduanya.

## Pemetaan Fitur Berdasarkan Hasil Analisis
Perancangan  KM  pada  Kuliyatul  ‘Ulum  Al-Islamiyah  Pondok  Pesantren diawali dengan pemetaan fitur berdasarkan hasil analisis, yaitu mengkategorikan fitur- fitur  apa  saja  yang  mendukung  pencapaian knowledge  goals dengan  pemanfaatan knowledge yang ada.

## Penyelarasan Fitur Berdasarkan Permasalahan
Selanjutnya  berdasarkan  hasil  pemetaan  fitur  yang  telah  dilakukan,  maka dapat dilakukan penyelarasan fitur berdasarkan permasalahan yang dihadapi Kuliyatul ‘Ulum Al-Islamiyah pondok pesantren.
Strukturisasi dan Pengelompokan Knowledge Seluruh fitur ditujukan untuk fungsi pengelolaan knowledge dalam mendukung penyimpanan, penciptaan, pendistribusian, dan pengkonversian knowledge yang ada, sehingga  melimpahnya asset  knowledge dapat  dikelola  dengan  baik  dan  dapat  lebih dimanfaatkan  untuk  kepentingan  pengembangan  kompetensi  para  pengajar  dan pengembangan  metode  pembelajaran.  Dilakukan  strukturisasi  berdasarkan required field dan non-required  field serta  pengelompokan field pada  setiap  fitur  untuk memperjelas taksonomy- nya.
Perancangan Sistem Untuk mendesain fitur knowledge management, penulis menggunakan metode UML sebagai dasar pemodelan sistem. Di bawah ini akan ditampilkan domain class diagram, use case diagram, sequence diagram, dan navigation diagram.
-id_NOM : Integer -id_NOM_cat : Integer -id_NOM_sub_cat : Integer -Username : Char -Title : Char -Upload_date : Date -Last_Update : Date -File_Type : Char -Size : Integer -Path : Char -Hit : Integer Note of Meeting -id_NOM_sub_cat : Integer -id_NOM_cat : Integer -Category_name : Char -Hit : Integer NOM_SubCategory -id_NOM_sub_cat : Integer -Category_name : Char -Hit : Integer NOM_Category 1 * 1 1 1 1 -id_doc : Integer -id_doc_cat : Integer -id_doc_sub_cat : Integer -Username : Char -Doc_Title : Char -Upload_date : Date -Last_Update : Date -File_Type : Char -Size : Integer -Path : Char -Hit : Integer Document -id_Doc_sub_cat : Integer -id_Doc_cat : Integer -Category_name : Char -Hit : Integer Doc_SubCategory -id_Doc_sub_cat : Integer -Category_name : Char -Hit : Integer Doc_Category 1 * 1 1 1 1 -Div_id : Integer -Div_name : Char Division -Remainder_id : Integer -Type : Char -Name : Char -Username : Char -Deadline : Date Remainder -Username : Char -Password : Char -Type : Char -Email : Char -Phone : Integer -Address : Char -Sex : Char -Jabatan : Char -Div_id : Integer -Total_Post : Integer -Status : Integer User * * 1 1 1..* 1 1..* 1 -id_mail : Integer -Sender : Char -Receiver : Char -Subject : Char -Content : Char -Status : Integer -Time : Date Mail -News_id : Integer -Username : Char -Title_news : Char -Content : Char -Hit : Integer -Time : Date News -id_Forum : Integer -id_Forum_cat : Integer -Username : Char -Title : Char -Content : Char -Date : Date -Last_update : Date -Hit : Integer Forum_Thread * * * 1 1 1 -id_Report : Integer -id_Report_cat : Integer -id_Report_sub_cat : Integer -Username : Char -Title : Char -Upload_date : Date -Last_Update : Date -File_Type : Char -Size : Integer -Path : Char -Hit : Integer Report -id_Report_sub_cat : Integer -id_Report_cat : Integer -Category_name : Char -Hit : Integer Report_SubCategory -id_Report_sub_cat : Integer -Category_name : Char -Hit : Integer Report_Category 1 1 1 1 1 * -id_Reply_Forum : Integer -id_Forum : Integer -Username : Char -Content : Char -Date : Date Forum_Reply * 1 1 * -id_Forum_cat : Integer -Category_name : Char -Hit : Integer Forum_Category * 1 1 1
Gambar 5. Class Diagram Aplikasi Knowledge Management System

## KESIMPULAN
Pengenalan  program knowledge  management dalam  dunia  pendidikan  sangat berdampak  positif  dalam  membangun  hubungan  antara  pengajar  dan  santri  didalam pondok  pesantren.  Kemampuan  yang  dapat  dibantu  oleh knowledge  management dalam sebuah pondok pesantren adalah keahlian dalam investasi dan manajemen alur pengetahuan, pengenalan pengetahuan internal, transfer pengetahuan, penyebaran dan penerapan Knowledge management merupakan sebuah hal yang sangat penting dalam menjaga hubungan antara pengajar dan santri baik internal maupun eksternal.
Dengan  semakin  berkembangnya  zaman,  transfer  pengetahuan  haruslah berjalan  dengan  baik  agar  tujuan  yang  diinginkan  oleh  kedua  pihak  dalam  hal  ini pengajar  dan  santri  didalam  pondok  pesantren  dapat  tercapai  dengan  baik.  Pondok pesantren perlu melakukan berbagai tindakan yang memungkinkan pengembangan dan pembaruan aset strategis lainnya sehingga dapat terus memajukan inovasi yang dapat menguntungkan semua pihak.

## DAFTAR PUSTAKA
Awad, Elias M. Ghaziri, Hasan M. 2003. Knowledge Management ,New Jersey Person Education. Inc, .
Bhatt,  Diliip.  2000. Exellence  Model  and  Management  Knowledge  Implication. (Online). http://www.eknowledgecenter.com/articles/1010/1010.htm
Davenport,  T.H.,  Prusak,  L.  1998. Working  Knowledge .  Massachusetts:  Harvard Business School Press.
Nonaka, Ikujiro dan Ichijo, Kazuo. 2007 . Knowledge Creation and Management : New Challbenges for Managers. New York: Oxford University Press.
Nonaka,  Ikujiro  dan  Takeuchi  H.  1995. The  Knowledge  Creating  Company:  How Japanesse  Companies  Create  the  Dynamics  In  Innovation. Oxford University Press.
Probst, Gilbert; Raub, Steffen; Romhardt, Kai. 2000. Managing Knowledge : Building Blocks for Success. John Willey & Sons Inc, England.
Setiarso,  Bambang,  Nazir  Harjanto  Triyono,  Hendro  Subagyo.  2009. Penerapan Knowledge Management pada Organisasi . Graha Ilmu. Yogyakarta.
Tiwana, Atnrit. 2002. The Knowledge Managament Toolkit : Orchestrating IT, Strategy, and Knowledge Platforms. 2 nd Edition. Pearson Education, New Jersey.
Tobing, Paul L. 2007. Knowledge Management: Konsep, Arsitektur, dan Implementasi . Graha Ilmu. Yogyakarta.
Widayana, Lendy. 2005. Knowledge Management Meningkatkan Daya Saing Bisnis . Malang: Bayumedia Publishing.