Tik Ilmeu : Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi Perpustakaan STAIN Curup | p-issn: 1496125591; e-issn:1496125960

## Benchmarking dalam Manajemen Sebuah Perpustakaan
Eke Wince
Pustakawan Pertama Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Curup e-mail: ikewince.iw@gmail.com

## Abstract
This  article  is  a  theoretical  study  of  the  concept  of  benchmarking  in  library management  to  improve  the  quality  of  services  and  functions.  The formulation  of  the  problems  raised  is  how  the  concept  of  benchmarking  is and how its application to the existence and implementation of the functions of library institutions are. The method of writing in this article is to describe the  concepts  of  benchmarking  and  then  put  the  library  activities  on  the concepts found. Benchmarking can and will be implemented in a library as a form  of  library  development  in  a  dynamic  and  sustainable  way. Benchmarking done at this time tend to be external and functional. A library will  apply  benchmarking  if  its  management  system  led  to  a  total  quality management  system.  It  means  that  the  empowerment  of  an  organization's resources  is  developed  maximally,  professionally  and  proportionally.  A library  tends  to  benchmark,  if  it  had  a  strategic  planning  to  increase satisfaction both morally and materially.
Key  Words: Benchmarking;  Library  Management;  Total  Quality Management

## Abstrak
Tulisan ini merupakan sebuah kajian teoritis mengenai konsep benchmarking dalam manajemen perpustakaan untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan fungsi-fungsinya.  Rumusan  permasalahan  yang  dimunculkan  adalah bagaimana  konsep benchmarking dan  bagaimana  penerapannya  terhadap eksistensi  dan  pelaksanaan  fungsi-fungsi  lembaga  perpustakaan.  Metode penulisan  dalam  artikel  ini  adalah  dengan  memaparkan  konsep-konsep benchmarking kemudian selanjutnya meletakkan kegiatan-kegiatan perpustakaan pada konsep-konsep yang ditemukan. Benchmarking dapat dan akan  diterapkan  di  sebuah  perpustakaan  sebagai  wujud  pengembangan perpustakaan  secara  dinamis  dan  berkelanjutan. Benchmarking yang dilakukan  pada  saat  ini  cenderung  berkategori  eksternal  dan  fungsional. Sebuah  perpustakaan  akan  menerapkan benchmarking apabila  sistem manajemennya  menuju  pada  sistem total  quality  manajemen artinya  bahwa pemberdayaan sumber daya yang dimiliki sebuah organisasi dilakukan secara
24 | Eke Wince : Benchmarking dalam Manajemen …
maksimal,  profesional  dan  proporsional.  Sebuah  perpustakaan  cenderung melakukan benchmarking , jika ada perencaraan strategis untuk meningkatkan kepuasan baik secara moril maupun secara materil.
Kata  Kunci  : Benchmarking ;  Manajemen  Perpustakaan;  Total  Quality Manajemen

## A. PENDAHULUAN
Manajemen  adalah  proses  kegiatan  dalam  suatu  organisasi  ynag harus  dilakukan  dalam  rangka  menyiapkan  dan  mengelola  aset-aset  yang berupa  materi,  sumber  daya  manusia,  metode,  dan  lainnya  melalui  fungsi- fungsi manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Perpustakaan  merupakan  suatu  bentuk  organisasi  yang  bergerak dalam  pengorganisasian  informasi  terekam  dalam  rangka  memenuhi kebutuhan  masyarakat  pemakai  ( users ).  Melihat  bahwa  informasi  yang dikelola  oleh  sebuah  perpustakaan  dapat  digunakan  oleh  pemakai  yang kemudian  dengan  informasi  itu  pemakai  tersebut  dapat  kembali menghasilkan  sebuah  informasi  dan  pengetahuan,  maka  perpustakaan  dapat dikatakan organisasi sumber daya informasi dan pengetahuan.
Dengan  berkembangnya  informasi  dan  pengetahuan  yang digunakan  masyarakat  untuk  berbagai  kepentingan  dalam  kehidupan,  maka organisasi  perpustakaan  memegang  peranan  yang  sangat  penting  dalam  hal ini.
Kualitas  perpustakaan  dengan  berbagai  pembagiannya  baik perpustakaan  khusus  maupun  perpustakaan  umum  harus  senantiasa menyediakan  dan  memberikan  sumber  daya  informasi  dan  pengetahuan dengan  baik  terlebih  apabila  perpustakaan  tersebut  berorientasi  kepada kemajuan  masyarakat,  bangsa  dan  negara.  Untuk  mencapai  tujuan perpustakaan yang direncanakan perlu sebuah manajemen yang sangat baik.
Dalam  pelaksanaan  manajemen,  kita  dihadapkan  kepada  beberapa tahapan  yang  penting  antara  lain  tahapan  bagaimana  mengatur  aset-aset dalam  sebuah  organisasi  termasuk  aset  informasi  atau  sumber  informasi. Keseriusan  seorang  manager  dan  dibantu  oleh  para  stafnya  untuk  selalu mengembangkan organisasinya membutuhkan bentuk manajemen secara total yang disebut Total Quality Management .

## B. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Pengertian Benchmarking
Istilah benchmarking banyak  kita  jumpai  dalam  penerapan total quality  manajemen (TQM)  atau  yang  diistilahkan  dalam  bahasa  indonesia manajemen mutu menyeluruh (M3) karena benchmarking merupakan strategi yang  sangat  cocok  untuk  mencapai  keberhasilan  yang  berorientasi  pada perkembangan secara dinamis.
Dalam  buku Total  Quality  Management (Tjiptono  &  Diana,  2002, 232) menjelaskan arti istilah benchmarking menurut kamus yang ditulis Drs. Peter Salim  yaitu patok duga, maksudnya sebuah perusahaan akan mematok perusahaan  lain  yang  mereka  anggap  sebagai  pesaing  terberat,  lalu dibandingkan, menduga perusahaan mereka berada pada posisi setinggi apa.
Istilah benchmark dan benchmarking juga  dapat  dijumpai  dalam berbagai  disiplin  ilmu  pengetahuan  yang  kemudian  mempengaruhi  artinya, seperti yang dijumpai dalam kutipan Wikipedia, ensiklopedi berikut:
Benchmark  (surveying),  a  point  of  reference  for  a  measurement benchmark  (crude oil), a reference for  and discussion of  cost  and/or pricing  of  petroleum,  such  as  Brent  Crude  and  West  Texas Intermediate  in  terms  of  benchmarks  based  on  classification differences. Benchmark (computing), the result of running a computer program,  or  a  set  of  programs,  in  order  to  assess  the  relative performance  of  an  object  by  running  a  number  of  standar  tests  and trials  against  it  benchmarking  (geolocating),  a  sport  similar  to geocaching  in  which  participants  individually  go  out  and  find benchmarks . ( Benchmark URL: http://en.wikipedia.org/wiki/Benchmark, 29 Oktober 2007)
Untuk lebih memahami  istilah benchmarking ini, dapat kita  gunakan bentuk  pertanyaan  seperti,  Apa  itu benchmarking ?  Mengapa  saya  harus melakukan benchmarking ? Apa yang harus aku benchmark ? ( Benchmarking URL:  http://management.about.com/cs/benchmarking/a/Benchmarking.htm, 29 Oktober 2007)
Dalam  manajemen  organisasi, benchmarking terletak  pada  konteks perkembangan organisasi.
Bagaimana sebuah organisasi mampu mengembangkan  sasaran  dan  tujuan  yang  lebih  baik  dan  lebih menguntungkan bagi organisasi tersebut.
Benchmarking merupakan  alat  untuk  mencari  ide  atau  belajar  dari perusahaan  organisasi  yang  dianggap  terbaik. Benchmarking merupakan
proses pengukuran yang sistematis dan berkesinambungan, proses mengukur dan membandingkan secara terus menerus atas proses bisnis suatu organisasi untuk mendapatkan informasi yang akan membantu upaya organisasi tersebut memperbaiki kinerjanya. (Tjiptono & Diana, 2002)
Benchmarking adalah  suatu  proses  terus  menerus  yang  sistematis untuk  membandingkan  efisiensi  perusahaan  sendiri  dalam  ukuran produktifitas,  kualitas,  dan  praktek-praktek  dengan  perusahaan-perusahaan dan  organisasi-organisasi  yang  menunjukkan  keunggulannya  (Karlof  & Ostblom,  1997).  Pendapat  lain  menyatakan benchmarking merupakan  cara untuk  membandingkan  dan  mengukur  jalannya  sebuah  organisasi  atau  cara membandingkan  dan  mengukur  internal  organisasi  secara  berulang-ulang dengan  organisasi  yang  mempunyai  kelas  yang  lebih  baik  dari  dalam  atau dari luar organisasi perusahaan (Goestsch; Davis, 1997).
Dalam  melaksanakan benchmarking banyak  ditentukan  oleh  faktor kepuasan  pelanggan  dalam  hal  ini  adalah  pemakai  perpustakaan.  Dengan semakin  berkembangnya  sistem  manajemen  perpustakaan  yang  diiringi dengan  kemajuan  teknologi  informasi  dewasa  ini,  membuat  pemakai mengetahui  dan  meminta  keunggulan  produk  dan  pelayanan  perpustakaan yang  berbeda  dan  lebih  baik.  Sehingga  perpustakaan  dituntut  untuk  dapat memberikan yang terbaik kepada pemakainya.
Benchmarking merupakan  suatu  pendekatan  proaktif  yang memungkinkan  pihak  manajemen  perpustakaan  memahami  pengelolaan perpustakaan  yang  ideal  untuk  dapat  diperdayagunakan  oleh  pemakainya serta  dapat  memotivasi  manajemen  perpustakaan  untuk  memfokuskan perhatian pada usaha perbaikan terus menerus dan mengimplementasikannya. Benchmarking menjadi  asas  manajemen  untuk  membimbing  pihak perpustakaan  untuk  melihat  keluar  pada  perpustakaan  perguruan  tinggi  lain yang  dianggap  lebih  ideal  dan  memenuhi  standar  perpustakaan  perguruan tinggi,  guna  mendapatkan  gagasan  dan  inspirasi  yang  diperlukan  untuk menghilangkan  perbedaan  perpustakaan  yang  dibandingkan  dengan perpustakaan  pesaing  yang  lebih  unggul.  Sehingga  memungkinkan  untuk meningkatkan  performansi  perpustakaan  untuk  menjadi  lebih  unggul  dari perpustakaan pesaing yang unggul tadi.
Dari  berbagai  definisi  di  atas  memiliki  banyak  persamaan,  yaitu bahwa  tujuan  utama benchmarking adalah  untuk  menemukan  kunci  atau rahasia  sukses  dan  kemudian  mengadaptasi  dan  memperbaikinya  untuk diterapkan pada organisasi yang melaksanakan benchmarking tersebut.
Kategori 1
Guna  mencari  keunggulan  yang  ada  di  sekitar  kita  merupakan  suatu usaha  yang  relatif  berat.  Keunggulan  yang  kita  jumpai  sangat  tergantung pada tingkat keluasan pandangan kita. Secara analitis kita dapat membedakan benchmarking menjadi tiga kategori (Karlof & Ostblom, 1997) :
a. Benchmarking internal ( internal benchmarking )
Banyak  perusahaan  yang  memiliki  berbagai  cabang.  Mereka  bias  jadi memiliki  sejumlah  anak  perusahaan,  divisi,  kelompok  pelayanan,  dan sebagainya  di  lokasi  yang  tersebar  secara  geografis.  Dalam  hal  ini perusahaan  terdiri  dari  sejumlah  operasi  yang  serupa  yang  dapat diperbandingkan  dengan  mudah  satu  sama  lain. Benchmarking di  dalam satu  organisasi  disebut  sebagai benchmarking internal  ( internal benchmarking ). Benchmarking internal  menghasilkan  perbandingan dengan  presisi  yang  sangat  tinggi  bila  semua  data  yang  relevan dikumpulkan dari sumber yang sama. Tentu saja ada kelemahannya, yaitu bahwa  kesempatan  untuk  mendapatkan  kinerja  kelas  dunia  di  dalam organisasi  sendiri  akan  kurang  berhasil  bila  dibandingkan  dengan  jika mencari  alternative  pasangan  dari  luar.  Namun  bagaimana  juga benchmarking internal  seringkali  mampu  mengarah  kepada  perubahan yang  cepat  dan  nyata  dalam  hasilnya. Benchmarking mempunyai  efek lebih  lanjut  yaitu  menyamakan  perbedaan  yang  ada  dalam  kinerja  antar cabang.  Bukan  saja  kinerja  seluruh  perusahaan  tertingkatkan,  tetapi  juga menekan variasi antar operasi yang sejenis.
b. Benchmarking eksternal ( eksternal benchmarking )
Benchmarking eksternal  berarti  membandingkan  organisasi  dengan organisasi  yang sama atau serupa di tempat lain. Pasangan benchmarking mungkin  adalah  para  pesaing  langsung  atau  organisasi  serupa  dan melayani  pasar  yang  berbeda.  Menentukan  pasangan  benchmarking dengan  pesaing  akan  dapat  bermanfaat  banyak,  khususnya  dalam
1 Dalam  buku Quality  Management  and  Library  Science  :  For  Information  and Library  Managers (Peter  Prophy  &  Kale  Coulling,  1997)  mengutip  tulisan  Camp.  R.C. (1989)  dipaparkan  bahwa  bentuk benchmarking ada  empat  jenis  yaitu internal benchmarking,  competitive  benchmarking,  functionanl  benchmarking ,  dan generic benchmarking . Generic  benchmarking yang  dimaksudkan  adalah  suatu  bentuk  kegiatan benchmarking terhadap  organisasi  atau  perusahaan  yang  memiliki  perbedaan  dalam  bentuk dan  sasarannya.  Yang  dilakukan  adalah  mencari  pandangan  secara  umum  dari  sifat  proses manajerialnya.
menentukan posisi perusahaan di pasar. Apakah kekuatan dan kelemahan anda,  baik  menurut  anda  maupun  menurut  pelanggan  anda?  Tingkat perbandingan  yang  tinggi  yang  biasanya  menjadi  ciri benchmarking ekternal  berarti  pula  memiliki  tingkat  profesionalisme  yang  luar  biasa tinggi.  Kandungan operasi  dan proses dapat  di- benchmark dengan presisi dan  dengan  kedalaman  keahlian  yang  tinggi.  Resiko benchmarking eksternal  antar  pesaing  adalah  cenderung  terfokus  pada  factor-faktor perrsaingan,  bukan  pada  pencarian  identitas  kinerja  yang  unggul.  Ini merupakan  suatu  situasi  yang  tidak  biasa  bagi  banyak  orang  untuk “berdansa dengan musuh”.
c. Benchmarking fungsional ( functional benchmarking )
Suatu  perbandingan  atas  produk,  jasa,  dan  proses  kerja  dengan perusahaan-perusahaan yang berhasil tanpa memandang  bidang usahanya. Kita gunakan istilah fungsional di sini karena benchmarking pada tingkat ini  sering  berkaitan  dengan  aktifitas  atau  fungsi  tertentu  di  dalam  suatu organisasi. Istilah alternatif yang kadang-kadang digunakan adalah generic benchmarking, dimana kata generic dipakai dalam arti “tidak berlebel”. Ini mencerminkan  ide  dasar  dari  benchmarking  fungsional,  yangmana mengambil  keunggulan  dimana  pun  ditemukan  sebagai  standar pembanding.  Singkatnya, benchmarking fungsional  adalah  yang menawarkan  peluang  untuk  bergerak  meningkat  ke  dalam  kelas  dunia. Perusahaan-perusahaan  dan  organisasi-organisasi  yang  telah  bekerja dengan  giat  dengan  benchmarking  berkenaan  dengan  variasi  fungsi sebagai “esensi” benchmarking. Meskipun baik kategori internal maupun eksternal  mengandung  potensi  untuk  peningkatan  yang  nyata  dan  besar, namun  kekuatan  penuh  dari  metode  yang  dapat  digunakan  ada  di  dalam benchmarking fungsional.

## Strategi
Seperti yang digambarkan di atas, benchmarking merupakan teknik yang  digunakan  oleh  perusahaan  untuk  menetapkan  arah  strategis berdasarkan kepiawaian eksternal. Oleh sebab itu tujuan benchmarking harus dikaitkan  dengan  arah  strategi  perusahaan  serta  memberikan  pedoman spesifik  dan  fokus  pada  setiap  usaha  strategis  yang  dilakukan.  Tujuan pelaksanaan benchmarking adalah  untuk  meningkatkan  dan  untuk mendorong perubahan dengan strategi pendekatan(Tjiptono & Diana, 2002) :
a. Riset in-house
Cara  ini  dilaksanakan  dengan  melakukan  penilaian  terhadap  informasi dalam  perusahaan  sendiri  maupun  informasi  yang  ada  di  publik. Biasanya  hal  ini  terjadi  bila  perusahaan  hanya  mencari  informasi mengenai hasil kinerja suatu perusahaan/fungsi/proses.
b. Riset pihak ketiga
Cara  ini  ditempuh  dengan  jalan  membiayai  kegiatan  patok  duga  yang akan  dilakukan  oleh  perusahaan surveyor .  Biasanya  pihak  ketiga  ini melakukan  patok  duga  untuk  informasi  yang  sulit  didapat  dari  pesaing bisnis.  Selain  itu  juga  dapat  menyelenggarakan  forum  diskusi  panel untuk  memperoleh  masukan  yang  luas  dan  banyak,  misalnya  mengenai kegiatan pelanggan. c. Pertukaran langsung Pertukaran  informasi  secara  langsung  ini  dilakukan  melalui  kuesioner, survai  melalui  telepon,  dan  lain-lain.  Biasanya  cara  ini  mengawali  cara berikutnya, yaitu kunjungan langsung. d. Kunjungan langsung
Cara  terakhir  ini  dilaksanakan  dengan  melakukan  kunjungan  ke  lokasi mitra patok duga. Wawancara dan tukar informasi dilakukan di sini. Cara ini dianggap paling efektif dalam patok duga.

## Fungsi
Benchmarking dapat menjadi strategi bersaing, karena benchmarking berfokus  pada  proses  dan  produk.  Bila  produk  tersebut  tidak sesuai  dengan  harapan  organisasi/perusahaan,  prosesnya  perlu  diperbaiki. Bila produknya memenuhi  harapan organisasi/perusahaan tetapi  tidak sesuai dengan harapan pelanggan berarti organisasi/perusahaan harus mendefinisikan dan mendesain ulang produknya. Fungsi benchmarking yang dilaksanakan oleh suatu  lembaga/organisasi atau  perusahaan  adalah (Kaplan & Norton, 1992) :
a. Benchmarking sebagai alat bantu menemukan ide dan belajar
Benchmarking adalah  alat  yang  sangat  ampuh  untuk  menemukan  ide dan belajar dari perusahaan-perusahaan dan organisasi-organisasi  yang dipandang terbaik.
b. Alat untuk meningkatkan kemampuan belajar
Manfaat benchmarking telah  teruji  dan  cocok  untuk  meningkatkan kemampuan  menerima  pelajaran-pelajaran  perilaku  yang  sukses.
Manfaat  ini  secara  efektif  mendorong  orang  untuk  membuka wawasannya  dan  menyadarkan  orang  bahwa  menjadi  yang  terbaik  di antara
c. Alat untuk perbaikan
Pada  hakekatnya benchmarking merupakan  suatu  instrument  untuk melakukan  perbaikan.  Langkah  awal  yang  dilakukan  adalah mengidentifikasi  proses  dan  praktek  manufakturing  serta  operasi lainnya  dalam  suatu  perusahaan  atau  organisasi  yang  memerlukan perbaikan.  Langkah  selanjutnya  adalah  mencari  organisasi  lain  yang sukses  dalam  melakukan  aktifitas  operasi  yang  hamper  sama.  Setelah itu  diusahakan  untuk  melakukan  pengamatan  dan  pengukuran  secara rinci bagaimana organisasi  yang sukses itu melaksanakan aktifitas dan proses operasinya. d. Alat untuk pengembangan keterampilan
Pengembangan  keterampilan  dapat  diartikan  sebagai  suatu  gabungan dari  pengetahuan,  motivasi,  situasi  dan  kemauan.  Dengan  melakukan benchmarking suatu  organisasi  akan  memperoleh,  mendapatkan,  dan dapat  mengumpulkan  serta  menganalisa  sejumlah  pengetahuan  dari lingkungan  yang  berbeda.  Pengetahuan  baru  yang  diperoleh  dari  hasil benchmarking ini  memberikan  motivasi  untuk  mendorong  organisasi bagi peningkatan kinerja produktivitasnya.

## Tahapan
Tahapan-tahapan  dalam  melaksanakan benchmarking ini  terdapat banyak  variasi  dari  berbagai  pendapat  antara  lain  yaitu  pada  sebuah organisasi  secara  lebih  sederhana  terdapat  lima  tahapan  yaitu  (Karlof  & Ostblom, 1997) :

## a. Tentukan apa yang di- benchmark
Langkah  pertama  dalam  proses benchmarking adalah  memulai  dari kebutuhan  organisasi  akan  informasi benchmarking .  Apakah  latihannya akan menitikberatkan pada kualitas yang dirasakan konsumen atau pada produktivitas,  dan  apa  saja  factor  kritis  bagi  keberhasilan  kinerja  dari operasi  yang  ingin  dibandingkan.  Banyak  aspek  dari  suatu  perilaku  dan kinerja organisasi yang dapat di- benchmark .
b. Identifikasi pasangan benchmarking
Dengan kebutuhan tertentu, dimana menemukan organisasi yang terbaik? Bagaimnana  kita  mengidentifikasikan  organisasi  tersebut,  mengajak
bekerja sama dalam suatu benchmarking ? Pasangan benchmarking yang baik  bukan  saja  unggul  dalam  bidangnya  sendiri  tetapi  juga  dapat dibandingkan  dengan  organisasi  sendiri  sebagai  tingkatan  tgertinggi yang mungkin dicapai. c. Kumpulkan informasi Ini  bukan  saja  melibatkan  pengumpulan  data  keuangan  dan  kuantitatif, tetapi  juga  mengidentifikasi  dan  mendokumentasikan  kandungan operasi,  proses,  dan  seterusnya  yang  menjelaskan  dan  membantu  anda untuk  memahami  kinerja  suatu  organisasi.  Tahap  pengumpulan informasi  memerlukan  usaha  yang  sungguh-sungguh  dan  sistematis untuk  menciptakan  patokan  ( benchmark )  yang  berguna  dan  dapat dipercaya.
d. Analisis
Langkah  yang  keempat  yang  menuntut  kemampuan  analitis  dan kreativitas  yang  tinggi  dalam  seluruh  proses benchmarking .  Analisa bukan  hanya  berarti  mengidentifikasikan  persamaan-persamaan  dan perbedaan-perbedaan,  tetapi  juga  memahami  hubungan  dengan kandungan operasi yang mendasarinya. Lebih lanjut perlu dikenal faktor- faktor yang tidak dapat dibandingkan dan yang tidak dapat dipengaruhi, keduanya akan mempengaruhi hasil analisis. e. Penerapan
Langkah  terakhir  selain  menerapkan  peningkatan-peningkatan,  juga mengembangkan  organisasi  dan  memindahkan  fokusnya  sehingga mengarah  pada  prilaku  yang  berorientasi  kinerja.  Organisasi  harus memasang  sasarannya  yang  realistis  berdasarkan  pada  potensi peningkatan  yang  diungkapkan  oleh  celah  perbedaan benchmarking . Sasaran-sasaran  tersebut  harus  dirinci  dan  diadaptasikan  agar  cocok dengan  struktur  organisasi  dan  dikomunikasikan  kepada  orang-orang yang terlibat.
Dalam  buku  yang  lain  (Peter  Brophy  and  Kate  Coulling,  1997) ditemukan  beberapa  langkah  melaksanakan benchmarking yang  kemudian diistilahkan  dengan  “ benchmarking  practice ”  yaitu: Plan 2 , Analyse  the
2 The  fisrt  step  is  to  select  an  activity  that  would  benefit  the  organization  by improvement – keeping the user mind. Priorities areset according to user priorities, not by what the organization thinks should be improved .
32 | Eke Wince : Benchmarking dalam Manajemen …
process 3 ,  Design  the  study  and  gather  information 4 ,  compare  performance 5 , dan design and implement improved activity 6 . Sehingga dalam penerapannya, proses benchmarking ini  dibuat  gambar  dengan  istilah the  benchmarking wheel .
Gambar the benchmarking whee l :
Dalam  buku The  Global  Information  Society ,  William  J.  Martin (1995) mengutip dari buku The Work of nations: preparing ourselves for 21 st
Century  capitalism (Robert  B.  Reich,  1991)  merincikan  tahapan benchmarking ini  kepada  12  tahapan  yaitu  : identify  the  process  to  be benchmarked;  establish  a  management  commitment  for  the  benchmarking effort; identify and establish the benchmarking team; define and understand
3 During this step a team, and a team leader with the skill and knowledge required, will be selected. It is far better to train and empower the organization’s own staff, provided those with the necessary background can be found, rather than impose senior staff or people from outside . 4 In  the  third  stage  the  team  identifies  organizations  or  departments  as  the benchmarking  targets;  these  can  be  leaders,  revals  or  parners  who  are  also  aiming  to improve practise. The benchmarking candidates need to be shortlisted to no more than three or four organizations, otherwise again the task will become too extensive . 5 The  team  can  use  the  information  gleaned  from  these  analyses  to  compare  the performance of each organization and to identify how their own organization is performing in  comparison  with  the  others.  The  gaps  between  its  performance  and  that  of  other organizations can now determined . 6 The  team,  having  analysed  the  data  ang  identified  the  differences  between  the organizations, can now decide what is required to close the gaps by more effective operation (not by expecting staff simply to work harder!). the aim now must be to identify actions which will  enable  the  organization  to  perform  better  than  the  others  –  to  become  the  benchmar leaders . Plan Analyse Design/ Implement
Design
Compare
the  process  to  be  benchmarked;  identify  metrics  and  collect  process  data; identify,  rank  and  implement  internal  process  improvements;  identify benchmarking  partners;  collect  process  data  from  benchmarking  partners; analyse benchmarking partners’ process data and compare againts internal process  data;  site  visits,  interviews  an  reanalyse  data;  implement improvements and monitor results; continue to conduct benchmarking of this process, or other aspects of this process, as appropriate .
Seperti yang dikemukakan juga oleh Goetsch dan Davis (1994) untuk melaksanakan benchmarking dibagi menjadi14 langkah yaitu:
1. Komitmen manajemen;
2. Basis pada proses perusahaan itu sendiri;
3. Identifikasi  dan  dokumentasi  setiap  kekuatan  dan  kelemahan proses perusahaan;
4. Pemilihan proses yang akan di benchmarking ;
5. Pembentukan tim benchmarking ;
6. Penelitian terhadap objek yang terbaik di kelasnya ( best in-class );
7. Pemilihan calon mitra benchmarking best in-class ;
8. Mencapai kesepakatan dengan mitra benchmarking ;
9. Pengumpulan data;
10. Analisis data dan penentuan gap;
11. Perencanaan  tindakan  untuk  mengurangi  kesenjangan  yang  ada atau bahkan mengunggulinya;
12. Implementasi perubahan;
13. Pemantauan;
14. Memperbaharui patok duga; melanjutkan siklus tersebut.

## Perkembangan
Dalam  buku Total  Quality  Management (Tjiptono  &  Diana,  2002) dijelaskan  bahwa  Watson  (dalam  Widayanto,  1994)  membagi  konsep benchmarking ke dalam lima perkembangan, yaitu:

## 1. Reverse Engenering
Dalam  generasi  tahap  ini  dilakukan  perbandingan  karakteristik  produk, fungsi  produk  dan  kinerja  terhadap  sejenis  dari  pesaing. Reverse
34 | Eke Wince : Benchmarking dalam Manajemen …
engenering juga tidak melibatkan proses bisnis untuk dipatok duga. Tahap ini  cenderung  berorientasi  teknis,  dengan  pendekatan  rekayasa  produk, termasuk  di  dalamnya  membedah  dan  mempelajari  karakteristik  produk pesaing.
2. Competitive Benchmarking
Generasi  ke  dua  ini  berlangsung  sekitar  tahun  1976-1986.  Selain melakukan  patok  duga  terhadap  karakteristik  produk,  patok  duga kompetitif  juga  melakukan  patok  duga  terhadap  proses  yang memungkinkan produk yang dihasilkan adalah produk unggul.
3. Process Benchmarking
Konsep ini tidak hanya membatasi lingkupnya pada proses bisnis pesaing saja,  tetapi  juga  mengandung  cakupan  yang  lebih  luas  dengan  anggapan dasar  bahwa  beberapa  proses  bisnis  perusahaan  terkemuka  yang  sukses memiliki kemiripan dengan perusahaan yang akan melakukan patol duga.
4. Strategic Benchmarking
Dalam  konsep  ini  dibahas  hal-hal  yang  berkaitan  dengan  arah  strategis jangka  panjang. Strategic  benchmarking merupakan  suatu  proses sistematis untuk mengevaluasi alternatif, implementasi strategi bisnis, dan memperbaiki  kinerja  dengan  memahami  dan  mengadaptasi  strategi  yang telah  berhasil  dilakukan  oleh  mitra  eksternal  yang  telah  berpartisipasi dalam aliansi bisnis.
5. Global Benchmarking
Generasi  kelima  ini  mencakup  semua  generasi  sebelumnya  dengan tambahan  bahwa  cakupan  geografisnya  sudah  meng-global  dengan membandingkan terhadap mitra global maupun pesaing global.

## Benchmarking dan Kegiatan Perpustakaan
Dalam  organisasi  perpustakaan,  terdapat  kegiatan-kegiatan  antara lain: perencanaan pembangunan gedung, perencanaan pengadaan, perencanaan pengolahan, perencanaan layanan, perencanaan sistem layanan, perencanaan kerjasama, dan perencanaan pengembangan, dan lain-lain.
Rangkaian  kegiatan-kegiatan  tersebut  dilaksanakan  oleh  sebuah perpustakaan dalam  rangka mewujudkan tujuan perpustakaan tersebut  yakni menyediakan,  mengolah  dan  memberikan  layanan  sumber  daya  informasi kepada pemakai perpustakaan. Dalam mencapai sasarannya, baik pada setiap bagian  kegiatan  dalam  perpustakaan  maupun  perpustakaan  secara  utuh,
manajemen  perpustakaan  akan  mengalami  perkembangan  seiring  dengan kebutuhan  masyarakat  pemakai.  Oleh  karena  itu  dalam  waktu  tertentu perpustakaan ini perlu melaksanakan benchmarking .
Seperti yang dijelaskan di atas bahwa kegiatan benchmarking meliputi tiga fungsi  yaitu pada proses kerja, jasa (layanan) dan pada produk (lihat benchmarking kategori  fungsional) . Oleh  karena  itu  pada  manajemen perpustakaan  dapat  melakukan  evaluasi  dalam  tiap  perencanaan  kegiatan dengan  menerapkan benchmarking baik  secara  eksternal  pada  fungsi-fungsi yang dimaksudkan.
Dalam  kegiatan benchmarking ini,  manajemen  perpustakaan  perlu menggunakan langkah-langkah strategis yang berkelanjutan ditambah dengan memantapkan keinginan perubahan yang terukur dan berkembang.
IFLA  ( The  International  Federation  of  Library  Association  and Institution )  memberikan  standar  bagi  perpustakaan  universitas  dalam merencanakan  pengembangan  yangmana  standar  tersebut  dikelompokkan kepada  10  (sepuluh)  macam  indikator  (Peter  Brophy  and  Kate  Coulling, 1997, 129), yaitu:
1. Purpose
2. Organization and administration
3. Services
4. Colletion
5. Staff
6. Facilities
7. Budget and Finance
8. Technology
9. Preservation and conservation
10. Co-operation
Kemudian  indikator-indikator  tersebut  dapat  dibagi  lagi  ke  dalam dua pembagian(Peter Brophy and Kate Coulling, 1997, 130), yaitu:
1. Quantitative indicators : Numbers of clients; Size of stock; proportion of stock added/replaced anually; Funding; Staff numbers; Accomodations; Item  issued;  Other  item  supplied;  Enqueries  handled;  Opening  hours; Numbers of visits; Study hours provided.
36 | Eke Wince : Benchmarking dalam Manajemen …
2. Qualitative  indicators :  Variety  of  stock;  Staff  qualification  and experience; Range of information support services; Satisfaction rates.

## Perencanaan Untuk Kegiatan Benchmarking
Selanjutnya  untuk  dapat  melihat  keperluan-keperluan  pengembangan yang  digunakan  dalam  proses benchmarking ,  kita  buat  bentuk  pertanyaan- pertanyaan dengan contoh sebagai berikut:

## Perencanaan Tujuan Organisasi
Apakah  perpustakaan  kita  sudah  memiliki  visi  yang  cukup  ideal  ? Apakah misi yang dicanangkan sudah mampu mencapai visi yang diharapkan ?  Perlukah  perpustakaan  kita  mengembangkan  eksistensinya  seiring  dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan masyarakat pemakai ?

## Perencanaan Struktur Organisasi dan Administrasi
Sudahkah perpustakaan kita memiliki struktur organisasi  yang baik ? Apakah kita akan menambahkan beberapa koordinasi yang penting di dalam organisasi perpustakaan ?

## Perencanaan Petugas/SDM
Sudahkah  perpustakaan  kita  memiliki  cukup  SDM  yang  memadai  ? Perlukah diberikan pendidikan atau pelatihan kepada petugas yang ada ?

## Perencanaan Pembangunan Gedung
Apakah  perpustakaan  yang  kita  sudah  memiliki  gedung  yang  cukup besar  untuk  kebutuhan  pelaksanaan  organisasi  perpustakaan  ?  Apakah perpustakaan  kita  harus  memiliki  gedung  yang  baru  ?  Apakah  gedung perpustakaan  kita  perlu  diperbesar/diperluas  ?  Pertanyaan-pertanyaan  ini menggambarkan  beberapa  hal  yang  perlu  kita  evaluasi  sebelum  kita mengembangkan  gedung  perpustakaan  sesuai  dengan  kebutuhan  masyarakat pemakai.

## Perencanaan pengadaan
Apakah proses pengadaan pada perpustakaan kita sudah cukup efektif
?  Bagaimana  perkembangan  koleksi  perpustakaan  dengan  sistem  pengadaan yang  ada  ?  Hal  apa  saja  yang  harus  ditambahkan  dalam  proses  pengadaan, misalnya  kebijakan  pengembangan  koleksi  ?  Bagaimana  proses  pengadaan yang terjadi di perpustakaan lain yang lebih maju ? Masalah apa yang terjadi jika ditemukan hambatan-hambatan ?

## Perencanaan penglahan
Apakah  proses  pengolahan  pada  perpustakaan  kita  sudah  cukup efektif  ?  Sudahkah  memiliki  sumber  daya  manusia  yang  cukup  untuk membangun sebuah database perpustakaan khususnya jika perpustakaan kita sudah  terotomasi  ?  Bagaimana  kinerja  petugas  bagian  ini  jika  dibandingkan dengan bagian yang lain atau perpustakaan yang lain ?

## Perencanaan pelayanan
Apakah  pelayanan  yang  sudah  diberikan  cukup  menyenangkan pemakai ? Sudahkah perpustakaan kita memiliki standar pelayanan, misalnya ramah  tamah,  kemudahan,  dan  lain-lain  ?  Perlukah  bentuk  pelayanan  yang sudah diberikan dibenahi atau diubah ? Bagaimana pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan lain yang lebih baik ?

## Perencanaan sistem layanan
Apakah  sistem  layanan  pada  tiap  bagian  sudah  sesuai  dengan keinginan  pemakai  ?  Apakah  sudah  cukup  berdasarkan  teori-teori  ilmu perpustakaan  ?  Apakah  ada  bentuk  sistem  pelayanan  baru  seiring  kemajuan teknologi  ?  Bagaimana  sistem  layanan  pada  perpustakaan  yang  sudah  besar dan  maju  ?  Perlukah  diadakan  pelatihan  untuk  petugas  dalam  menerapkan sistem  yang  lebih  maju  ?  Bagaimana  cara  meningkatkan  kinerja  tiap  bagian perpustakaan ? Dan bagaimana di perpustakaan yang lebih baik ?

## Perencanaan kerjasama
Apakah  perpustakaan  kita  bisa  menjalin  kerjasama  ?  Dalam  hal  apa saja  bentuk  kerjasama  yang  bisa  dibangun  ?  Perlukah  kita  menjalin  kerja sama ?

## Perencanaan pengembangan
Apakah  ada  bentuk  layanan  yang  dapat  menambahkan  fungsi perpustakaan  ?  Bentuk  layanan  variatif  yang  bagaimana  yang  dapat diterapkan  di  perpustakaan,  misalnya  kantin,  pencarian  bahan  pustaka khusus,  dan  lain-lain  ?  Perlukah  ada  pelatihan  untuk  pustakawan/petugas perpustakaan ? Bentuk kegiatan yang bagaimana yang dapat dilaksanakan di perpustakaan, misalnya penerbitan, promosi, lomba, seminar, dan lain-lain ?

## Perencanaan Lain-Lain
Di  samping  hal-hal  di  atas  perencanaan  lain  yang  dapat  diperhatikan dalam  manajemen  sebuah  perpustakaan  adalah  perencanaan  fasilitas, perencanaan  anggaran,  perencanaan  teknologi,  perencanaan  pemeliharaan dan pengawetan.
38 | Eke Wince : Benchmarking dalam Manajemen …
Gambaran Benchmarking dalam Kegiatan Perpustakaan

## C. KESIMPULAN
Benchmarking dapat  dan  akan  diterapkan  di  sebuah  perpustakaan sebagai wujud pengembangan perpustakaan secara dinamis dan berkelanjutan.  Benchmarking  yang  dilakukan  pada  saat  ini  cenderung berkategori eksternal dan fungsional.
Sebuah perpustakaan akan menerapkan benchmarking apabila sistem manajemennya  menuju  pada  sistem total  quality  manajemen artinya  bahwa pemberdayaan  sumber  daya  sebuah  organisasi  dilakukan  secara  maksimal dan  dikembangkan  dengan  fokus  profesional  dan  proporsional  terhadap sumber daya yang harus dimiliki.
Persaingan  dalam  konteks  sistem  pelayanan  terhadap  masyarakat pemakai perpustakaan harus ditumbuhkembangkan agar terjadi perkembangan organisasi  perpustakaan di  Indonesia. Selain itu penghargaan terhadap eksistensi  sebuah perpustakaan sebagai  sumber daya informasi dan pengetahuan dan pustakawan sebagai manajernya akan lebih baik.
Perencanaan Program Kebutuhan Pemakai Pelaksanaan Program dan Layanan Pemakai Perpustakaan Lain Benchmarking
Mengapa  sebuah  perpustakaan  cenderung  melakukan benchmarking , akan  diperoleh  jika  dalam  keadaan  adanya  harapan  kepuasan  baik  secara moril maupun secara materil. Oleh karena itu menciptakan suasana seperti ini adalah tugas bagi para pustakawan dan pemerintah khususnya, dan pendidik, peneliti, serta tokoh masyarakat secara umum.

## DAFTAR RUJUKAN
Aqua Golden Mississippi , URL: http://getuk.wordpress.com/2006/12/22/aqua-golden-mississippi-
2/#more-125, 07 November 2007
Benchmark URL: http://en.wikipedia.org/wiki/Benchmark, 29 Oktober 2007 Benchmarking URL:http://management.about.com/cs/benchmarking/a/Bench marking.htm, 29 Oktober 2007
Bengt  Karlof    &  Suante  Ostblom, Benchmarking  :  petunjuk  menuju keunggulan , Yogyakarta : ANDI, 1997
Camp, R. C., Benchmarking , Milwaukee, WI : Quality Press, 1989
David  Goestsch  &  Stanley  B.  Davis, Introduction  to  total  quality  :  quality management  for  production,  processing,  and  services ,  New  Jersey  : Prentice Hall, 1997
--- , Introduction to total quality : quality productivity, competitiveness , New Jersey : Prentice Hall, 1997
Fandy Tjiptono & Anastasia Diana, Total Quality Management , Yogyakarta : ANDI, 2002
Konsep  Kreatif Chad URL:  http://getuk.wordpress.com/2006/12/11/konsep- kreatif-chad-3/#more-96, 07 November 2007
Martin,  William  J., The  Global  Information  Society ,  Hampshire  :  Aslib Gower, 1983
Peter  Brophy  &  Kate  Coulling, Quality  Management  and  Library Science: For Information and Library Managers , Mumbai : Joico Publishing Hoise, 1997