## Pembuatan Surat-Menyurat Dengan Mail Merge Menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel Versi 2019
Imam Saputra 1* ,Anda Yanny 2 , Sumiaty Adelina Hutabarat 3
1 Prodi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi, Universitas Budi Darma Jl. Sisingamangaraja No.338, Siti Rejo I, Kota Medan, Sumatera Utara, Indonesia Email: 1* saputraimam69@gmail.com, 2 penulisandayanny31@gmail.com, sumiatyadelina@gmail.com (*: coressponding author)

## Abstrak
Koperasi Unit Desa Cahaya terletak di Desa Sinunukan III yang merupakan ibukota kecamatan Sinunukan yang terletak di kab. Mandailing Natal, Prov. Sumatera Utara. Kecamatan ini termasuk kawasan pantai barat Sumatera Utara dengan komoditas  utama  masyarakatnya  pertanian  dan  perkebunan  kelapa  sawit.  Terdapat  beberapa  perusahaan  yang bergerak di bidang perkebunan yaitu PT. Sago Nauli dan PT. Gruti. Koperasi Unit Desa Cahaya bekerja sama dengan PT. Sago Nauli untuk mengolah hasil perkebunan kelapa sawit milik warga setempat dengan sistem perkebunan kelapa sawit plasma, yaitu perkebunan kelapa sawit milik warga yang perawatan dan pengembangannya dilakukan oleh PT. Sago Nauli melalui perantaraan Koperasi Unit Desa Cahaya. Koperasi  Unit Desa Cahaya mengelola lahan seluas 621 kapling atau setara dengan 1242 hektar lahan kelapa sawit, dan memiliki anggota sebanyak 691 anggota aktif. Dengan banyaknya anggota yang di miliki maka pembuatan surat-menyurat juga harus terdokumentasi dengan baik dengan memanfaatkan fasilitas yang di miliki oleh Koperasi Unit Desa Cahaya. Selama ini pegawai tata usaha Koperasi Unit Desa  Cahaya  hanya  menggunakan  Microsoft  Office  Word  untuk  membuat  surat-menyurat  sehingga  akan  sangat menyulitkan dan memakan waktu yang lama jika ingin membuat surat dalam jumlah yang besar untuk di kirimkan kepada  anggota  ataupun  surat  keluar.  Dengan  melakukan  pelatihan  kepada  pengurus  Koperasi  Unit  Desa  Cahaya tersebut maka pengurus dapat memahami cara membuat surat menyurat dengan mudah, cepat, efektif dan efisien dan semua surat dapat terdokumentasi dengan baik
Kata Kunci: Surat-Menyurat, Word, Excel, KUD Cahaya, Mail Merge

## Abstract
located in the district Mandailing Natal, Regency North Sumatra. This sub-district belongs to the west coast of North Sumatra with the main commodities of the community being agriculture and oil palm plantations. There are several companies engaged in the plantation sector, namely PT. Sago Nauli and PT. Gruti. The Light Village Unit Cooperative in collaboration with PT. Sago Nauli to process the results of oil palm plantations owned by local residents with a plasma oil palm plantation system, namely oil palm plantations owned by residents whose maintenance and development is carried out by PT. Sago Nauli through the intermediary of the Koperasi Unit Desa Cahaya. Koperasi Unit Desa Cahaya manages a land area of 621 lots or the equivalent of 1242 hectares of oil palm land, and has 691 active members. With so many members, the making of correspondence must also be well documented by utilizing the facilities owned by the Koperasi Unit Desa Cahaya. So far, the administrative staff of the Koperasi Unit Desa Cahaya only uses Microsoft Office Word to compose correspondence, so it will be very difficult and time consuming if you want to make a large number of letters to be sent to members or outgoing letters. By conducting training to the management of the  Koperasi Unit Desa Cahaya, the management can understand how to write correspondence easily, quickly, effectively and efficiently and all letters can be properly documented..
Keywords: Correspondence, Word, Excel, KUD Cahaya, Mail Merge

## 1. PENDAHULUA
Koperasi Unit Desa Cahaya merupakan salah satu koperasi unit desa yang terletak di desa Sinunukan III, kec. Sinunukan, Kab. Mandailing Natal, Prop. Sumatera Utara. Koperasi Unit Desa Cahaya bekerja sama dengan PT. Sago Nauli untuk mengolah hasil perkebunan kelapa sawit milik warga setempat dengan sistem perkebunan  kelapa  sawit  plasma,  yaitu  perkebunan  kelapa  sawit  milik  warga  yang  perawatan  dan pengembangannya dilakukan oleh PT. Sago Nauli melalui perantaraan Koperasi Unit Desa Cahaya.
Koperasi Unit Desa Cahaya mengelola lahan seluas 621 kapling atau setara dengan 1242 hektar lahan kelapa sawit, dan memiliki anggota sebanyak 691 anggota aktif. Dengan banyaknya anggota yang di miliki maka pembuatan surat-menyurat juga harus terdokumentasi dengan baik dengan memanfaatkan fasilitas yang di miliki oleh Koperasi Unit Desa Cahaya. Selama ini pegawai tata usaha Koperasi Unit Desa Cahaya hanya  menggunakan  Microsoft  Office  Word  untuk  membuat  surat-menyurat  sehingga  akan  sangat menyulitkan dan memakan waktu yang lama jika ingin membuat surat dalam jumlah yang besar untuk di kirimkan kepada anggota ataupun surat keluar.
Misalkan pada saat membuat  surat undangan  untuk pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan seperti yang  dilaksanakan  pada  tanggal  15  Maret  2020.  Rapat  yang  diselenggarakan  di  aula  KUD  Cahaya  dan dihadiri oleh Unsur Muspika Kecamatan Sinunukan, Ikhwan Ependi, S. Pd, MM Kadis Koperasi dan UKM dan didampingi Kabid Koperasi dan UKM Mandailing Natal, Sugiarto Kades Sinunukan III, Abdullah Batubara
Plt  Kepala  Desa  Widadaren,  seluruh  anggota  KUD  Cahaya  dan  tamu  undangan  lainnya  [1].  Dengan banyaknya surat yang harus di buat menyulitkan pengurus jika hanya menggunakan microsoft word untuk membuat surat-menyurat.
Melihat  kesulitan  yang  dihadapi  oleh  para  pengurus  Koperasi  Unit  Desa  Cahaya  maka  Kelompok Pengabdian  Kepada  Masyarakat  Universitas  Budi  Darma  berinisiatif  untuk  melakukan  Workshop Pembuatan Surat-Menyurat Dengan Mail Merge Menggunakan Microsoft Office Word Dan Microsoft Office Excel Versi 2019 yang dilakukan secara daring menggunakan Google Meet.
Pada akhir Desember 2019 seluruh dunia terkena wabah Corona Virus Disease yang dikenal sebagai COVID-19.  Indonesia  juga  mengalami  hal  yang  sama  dan  Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan Republik  Indonesia  memutuskan  untuk  menghentikan  proses  belajar  mengajar  yang  dilakukan  dengan tatap muka mulai bulan Maret 2020. Hal ini tentunya menimbulkan dampak yang sangat besar bagi dunia pendidikan, di mana proses belajar mengajar  harus di lakukan secara daring, selain itu jarak dari lokasi pengabdian  dan  lokasi  kampus  yang  jauh  sehingga  akan  lebih  efektif  jika  pelaksanaan  pengabdian dilakukan secara daring.
Tujuan dari kegiatan ini adalah melatih pengurus untuk memahami cara penggunaan microsoft excel dan  microsoft  word  dalam  pembuatan  surat-menyurat,  juga  melatih  pengurus  untuk  memahami  cara penggunaan  fasilitas  Mail  Merge  yang  tersedia  dalam  Microsoft  Word.  Dengan  adanya  kegiatan  ini diharapkan pengurus Koperasi Unit Desa Cahaya memahami pembuatan surat-menyurat memanfaatkan fasilitas  Mail  Merge  pada  microsoft  Word,  memahami  pembuatan  surat-menyurat  dengan  memadukan antara Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel, mempercepat proses pembuatan surat-menyurat, merapikan dokumentasi surat-menyurat di Koperasi Unit Desa Cahaya.

## 2. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1 Surat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak yang lain [2]. Informasi yang terdapat  dalam  surat  dapat  berupa  pemberitahuan,  pernyataan,  pertanyaan,  permintaan,  laporan, pemikiran, sanggahan dan lain sebagainya. Penyampaian secara tertulis itu menggunakan bahasa yang di sebut bahasa surat. Bahasa surat merupakan bahasa yang dilahirkan secara tertulis, baik, indah, rapi, sopan serta ramah-tamah. Di bandingan dengan alat komunikasi modern, surat mempunyai kelebihan tersendiri karena  merupakan  sarana  yang  dapat  merekam  informasi  secara  panjang,  lebar,  terperinci  tetapi  tetap ekonomis.

## 2.2 Fungsi Surat
Surat memiliki beberapa fungsi sebagai berikut [3]:
1. Surat sebagai utusan atau wakil penulis/instansi pengirimnya.
2. Surat sebagai bukti tertulis, misalnya surat-menyurat perjanjian.
3. Surat sebagai alat pengikat karena dapat diarsipkan dan dilihat kembali jika di perlukan.
4. Surat sebagai bukti sejarah, misalnya  surat-surat yang memuat perubahan dan perkembangan suatu perusahaan/instansi.
5. Surat  sebagai  pedoman  kerja,  misalnya  surat  putusan  atau  instruksi  yang  memuat  petunjuk pelaksanaan.
6. Surat sebagai jaminan keamanan, misalnya surat jalan.

## 2.3 Tujuan Surat
Setiap badan usaha, atau instansi pasti mempunyai tujuan tertentu dalam berkirim surat. Tujuan pengiriman surat itu ada berbagai macam sesuai dengan maksud pengirimnya. Dalam penulisannya, tujuan surat itu hendaknya di nyatakan secara jelas agar mudah dipahami oleh penerima surat [3]. Jika tujuan tidak dinyatakan  secara  jelas,  ada  kemungkinan  penerima  surat  dapat  mengalami  kekeliruan  dalam menafsirkannya. Oleh karena itu agar tidak terjadi kekeliruan, kejelasan dalam tujuan mutlak di perlukan. Tujuan pengiriman surat biasanya selain dinyatakan pada paragraf isi, juga dicantumkan pada hal surat yang  posisi  penulisannya  terdapat  pada  sisi  kiri  sebelah  atas  atau  tepatnya  di  bawah  nomor  surat. Pencantuman  tujuan  pengiriman  surat  pada  hal  surat  ini  sangat  menguntungkan  karena  dapat mempermudah penerima surat dalam memahami maksud pengirim surat.
2.4 Sifat Surat
Dilihat dari berbagai segi, sifat surat dapat ditinjau dari 6 segi yaitu [2]:
1. Dari segi isinya a. Surat dinas yaitu surat yang memuat persoalan kedinasan dan di buat oleh instansi pemerintahan
b. Surat  pribadi  yaitu  surat  yang  isinya  bersifat  kekeluargaan,  persahabatan  dan  perkenalan,  surat pribadi juga ada yang bersifat resmi yaitu surat lamaran kerja atau surat permohonan.
c. Surat niaga yaitu surat yang memuat persoalan niaga yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan atau badang usaha yang bersifat dagang.
d. Surat sosial yaitu surat yang dibuat oleh lembaga sosial dan yayasan-yayasan sosial.
e. Surat pengantar adalah surat pengiring untuk suatu pengiriman barang.
2. Dari segi penyelesaian
a. Sangat Segera atau kilat
b. Segera
c. Biasa
3. Dari segi keamanan
a. Rahasia, ditandai dengan RHS atau R
b. Sangat Rahasia, ditandai dengan SRHS atau SR
c. Biasa
4. Dari segi jumlah penerima
a. Surat biasa, untuk satu orang/organisasi atau pejabat
b. Surat edaran, untuk beberapa orang/organisasi atau pejabat
c. Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat
5. Dari segi prosedur pengurusannya
a. Surat Masuk
b. Surat Keluar
6. Dari segi jangkauan
a. Surat Intern
b. Surat Ekstern

## 2.5 Arsip Surat
Arsip berasal dari bahasa Yunani berasal dari kata  Archeon yang memiliki arti milik sebuah kantor. Asal kata  arsip  bermula  dari  banyaknya  dokumen yang  di  ciptakan  oleh  pemerintah.  Secara  sederhana  arsip memiliki arti record, rekam, rekaman, catatan  atau berkas yang di ciptakan oleh sebuah organisasi  baik organisasi  publik  maupun  privat  [4].  Dalam  undang-undang  nomor  43  tahun  2009  tentang  kearsipan memberikan pengertian bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat terjadi dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi politik,  organisasi  kemasyarakatan  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat, berbangsa  dan  bernegara.  Dokumen  dapat  dikatakan  sebagai  arsip  apabila  dokumen  tersebut  memuat persyaratan dari arsip yaitu di dalam dokumen tersebut memiliki informasi penting yang bermanfaat di masa lalu, di masa sekarang dan di masa yang akan datang.

## 2.6 Peranan Arsip
Organisasi sektor publik maupun privat, dalam kegiatan administrasi akan selalu berkaitan dengan arsip. Arsip yang dimiliki sebuah organisasi dapat menyajikan informasi yang penting dan yang dibutuhkan bagi  jalannya  organisasi.  Dengan  semakin  meningkatnya  aktivitas  dan  dinamika  organisasi  maka  akan membawa  kecenderungan  bertambahnya  kebutuhan  akan  informasi  dalam  mendukung  proses pengambilan keputusan untuk pencapaian tujuan. Peranan arsip yang penting dalam kegiatan organisasi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai media pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan proses  perencanaan,  proses  analisa,  pengembangan,  perumusan  kebijakan,  pengambilan  keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya [4].
Mengingat  pentingnya  peranan  arsip  dalam  pengambilan  keputusan  dan  sebagai  bukti akuntabilitas,  maka  arsip  yang  tersimpan  dalam  organisasi  haruslah  di  kelola  dengan  baik  karena merupakan sumber informasi dari organisasi  yang bersangkutan dengan menyampaikan informasi yang tepat  dan  sesuai  dengan  kebutuhan  tanpa  perlu  adanya  kesimpangsiuran  maupun  kebingungan  dalam memproses informasi tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan manajemen arsip yang mudah dan cepat, baik dikelola secara konvensional maupun elektronik.

## 2.7 Jenis Arsip
Jenis arsip menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan terbagi menjadi 6 jenis yaitu:
1. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
2. Arsip  statis  merupakan  arsip  yang  dihasilkan  oleh  pencipta  arsip  karena  memiliki  nilai  guna kesejarahan,  telah  habis  retensinya,  dan  berketerangan  dipermanenkan  yang  telah  diverifikasi  baik secara  langsung  maupun  tidak  langsung  oleh  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  dan/atau  lembaga kearsipan. Dan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan  sehari-hari  administrasi  negara.  Arsip  yang  sudah  mencapai  taraf  nilai  yang  abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah.
3. Arsip  vital  adalah  arsip  yang  keberadaannya  merupakan  persyaratan  dasar  bagi  kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
4. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
6. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

## 2.8 Mail Merge
Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang terdapat dalam Microsoft Word. Fungsi utamanya adalah  memudahkan  kita  memperbanyak  surat  dengan  pola/bentuk  yang  sama  namun  beberapa perbedaan di bagian-bagian tertentu. Bagian-bagian tertentu yang berbeda ini umumnya adalah nama dan alamat tujuan [5]. Terdapat 3 proses dalam pembuatan Mail Merge yaitu :
1. Pembuatan master dokumen
2. Pembuatan dokumen basis data
3. Pembuatan dokumen gabungan

## 2.9 Microsoft Office 2019
Microsoft Office 2019 diluncurkan oleh Microsoft di penghujung tahun 2018. Pengguna Microsoft Office sangat banyak di dunia ini sehingga kebutuhan harian untuk bekerja dengan menggunakan software ini sangat penting. Microsoft membuat dua versi untuk Microsoft Office yang diberi nama berbeda yaitu Microsoft Office 2019 dan Microsoft Office 365 [6]. Perbedaan kedua versi tersebut hanya terletak pada cara memilikinya. Microsoft Office 2019 dijual dengan memanfaatkan metode sekali bayar dan digunakan selamanya.  Sedangkan  lisensi  Microsoft  Office  365  menggunakan  mekanisme  subscription  di  mana menerapkan biaya langganan setiap bulannya.

## 3. METODE PELAKSANAAN
Pelaksanaan program pelatihan ini berlangsung selama 1 hari karena keterbatasan waktu dari para peserta  kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini.  Pelaksanaan  kegiatan  dilakukan  pada  hari  Senin  dan dilaksanakan secara daring menggunakan Google Meet dengan link https://meet.google.com/xps-ystn-voq. Dalam melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat diperlukan persiapan dan perencanaan yang matang  sehingga  kegiatan  tersebut  dapat  terlaksana  sesuai  dengan  yang  diharapkan.  Persiapan  dan perencanaan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Melakukan koordinasi dengan kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Budi Darma untuk mendapatkan persetujuan pelaksanaan kegiatan.
2. Mengirimkan  surat  permohonan  kepada  Ketua  Pengurus  Koperasi  Unit  Desa  Cahaya  untuk melaksanakan kegiatan pengabdian masyarakat secara daing melalui google meet.
3. Menjadwalkan kegiatan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan waktu dan jumlah peserta yang telah disepakati

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Untuk  memperlancar  jalannya  pengabdian  kepada  masyarakat  yang  dilakukan  secara  daring menggunakan aplikasi Google Meet maka panitia telah menyiapkan kuota internet yang di berikan kepada para peserta workshop ini. Pemateri telah menyiapkan slide presentasi yang digunakan untuk memaparkan teori  dasar  tentang  surat-menyurat,  arsip  dan  fasilitas  mail  merge  dari  Microsoft  word  dengan menggunakan dokumen basis data dengan microsoft excel. Setelah menjelaskan teori dasar tentang surat- menyurat, arsip dan fasilitas mail merge maka pemateri memberikan contoh kasus langsung pembuatan surat-menyurat menggunakan mail merge.
Kegiatan  ini  dilakukan  untuk  memberikan  pemahaman  dan  pelatihan  kepada  para  pengurus Koperasi Unit Desa Cahaya untuk membuat surat-menyurat dengan efektif dan efisien dan terdokumentasi dengan  baik,  sehingga  akan  memudahkan  dan  mempercepat  proses  pembuatan  surat-menyurat  pada Koperasi  Unit  Desa  Cahaya.  Materi  pengabdian  masyarakat  ini  disesuaikan  dengan  permasalahan  yang dihadapi  oleh  Koperasi  Unit  Desa  Cahaya  dengan  memanfaatkan  fasilitas  yang  terdapat  pada  Koperasi

## JURNAL ABDIMAS BUDI DARMA
tersebut. Selanjutnya kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dapat berperan strategis dan taktis untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia para pengurus Koperasi Unit Desa Cahaya.
Peserta pelatihan adalah para pengurus Koperasi Unit Desa Cahaya berjumlah 6 orang yaitu, 1 orang Ketua pengurus, 2 orang sekretaris, 1 orang bendahara dan 2 orang dari bagian simpan pinjam. Program pelatihan kepada masyarakat dilaksanakan secara daring menggunakan aplikasi Google Meet melalui link https://meet.google.com/xps-ystn-voq  pada  hari  Senin,  16  November  2020  pukul  10.00  WIB  sampai dengan selesai.
Untuk  mempercepat  proses  pembuatan  surat-menyurat  yang  berjumlah  banyak  dan  agar  dapat terdokumentasi dengan baik maka salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan fasilitas mail merge yang terdapat pada Microsoft Office Word 2019 dengan memanfaatkan dokumen basis data pada Microsoft Office Excel 2019. Dengan memanfaatkan fasilitas tersebut maka pembuatan surat-menyurat dalam jumlah banyak  dapat  dilakukan  dengan  waktu  yang  singkat  dan  lebih  praktis.  Pengabdian  kepada  masyarakat khususnya kepada para pengurus Koperasi Unit Desa Cahaya ini terbilang cukup sukses melakukan transfer knowledge  ditandai  dengan  kemampuan  para  pengurus  untuk  membuat  surat-menyurat  menggunakan fasilitas mail merge

## 5. KESIMPULAN
Kesimpulan dari kegiatan Pembuatan Surat-Menyurat Dengan Mail Merge Menggunakan Microsoft Office Word Dan Microsoft Office Excel Versi 2019 adalah sebagai  berikut, Tim pelaksana telah berhasil melakukan  transfer  knowledge  tentang  pembuatan  surat-menyurat  dengan  mail  merge  menggunakan Microsoft  Office  Word  dan  Microsoft  Office  Excel  Versi  2019  kepada  para  pengurus  Koperasi  Unit  Desa Cahaya.  Para  peserta  pelatihan  sangat  antusias  mengikuti  pelatihan  yang  dilaksanakan  dan  memiliki respons yang positif dikarenakan pelatihan tersebut berkaitan dengan masalah yang sedang dihadapi Para peserta pelatihan mampu memahami materi yang diberikan karena di kemas untuk dapat dengan mudah dipahami

## Daftar Pustaka
[1]  Herbert, “Madina Pos,” Madina Pos, 15 Mei 2020. [Online]. Available: https://madinapos.com/2020/03/15/bisnis- dan-ekonomi/rat-koperasi-unit-desa-cahaya-sinunukan-iii-tahun-buku-2019-berjalan-lancar/. [Diakses 11 Januari 2021].
[2]  A. Ali dan Tanzili, Pedoman Lengkap Menulis Surat, Jakarta: PT. Kawan Pustaka, 2006.
[3]  Z. Arifin dan M. , Bahasa Indonesia Bagi Sekretaris, Jakarta: Grasindo, 2005.
[4]  S. Rosalin, Manajemen Arsip Dinamis, Malang: UB Press, 2017.
[5]  M.  Ferryzal,  Mail  Merge  Efektif  &  Efisien  Lipat  Gandakan  Surat  Dalam  Satu  Langkah,  Jakarta:  Ekuator  Digital Publishing, 2006.
[6]  J. Enterprise, Belajar Sendiri MS Office 2019 dan 365, Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2020.