## MATRIKS VISUALISASI PLOTTING KENDARAAN PADA SISTEM CUSTOMER ORDER (TRUCKING)
DI PT. BUANA CENTRA SWAKARSA (2018)
Rehulina Tarigan Universitas Banten Jaya Serang, Banten e-mail : rtarigan@unbaja.ac.id

## ABSTRACT
In the business of transportation, accurate information about the availability of vehicles at a time is very important. This is closely related to the quality of service to customers in terms  of  order  fulfillment,  whether  the  customer's  order  can  be  met  or  served  well  or not.There  are  2  parts  that  serve  to  serve  the  needs  of  customers,  namely  the  marketing and  transportation  operations.  The  marketing  always  tries  to  find  new  customers  or retain  existing  customers  by  providing  the  best  service:  cargo  customers  can  be transported in accordance with the number of vehicles required and in accordance with the agreed schedule. The operationaltransportation undertakes the scheduling of vehicle, vehicle  plotting  and  drivers.  In  addition,  transportation  operations  should  be  able  to provide correct data or information about the availability of vehicles to marketing. If the data is inaccurate, it can lead to internal conflicts between the two parties. For example, marketing has promised 10 vehicles to fulfill the customer's order at one time, but when the  cargo  of  the  customer  has  to  be transported,  the  number  of  vehicle  is  insufficient.  A visualization  matrix  is  needed  to  answer  the  problem.By  looking  at  the  matrix,  then  all parties will know how many units of vehicles are available at a time, so that the transport of customer cargo can be planned better.
Kata kunci: plotting, matriks visualisasi

## PENDAHULUAN
PT.  Buana  Centra  Swakarsa  adalah  sebuah  perusahaan  yang  bergerak  di bidang  jasa  dan  mempunyai  5 core  business yaitu: transportation , warehouse , packaging , freight  forw arding  dan railway .  PT.  Buana  Centra  Swakarsa  yang sering  dikenal  masyarakat  sebagai  BCS-Logistics  mempunyai  kantor  pusat  di  Jl. Raya Merak Km. 115 Cilegon Banten dan mempunyai beberapa site di Jawa dan Bali.
Pada  jurnal  ini,  secara  khusus  penulis  membahas  tentang  sistem order (pemesanan)  unit  kendaraan  dari  kustomer  di  bidang  bisnis  transportasi.  BCS- Logistics  mempunyai  berbagai  moda transportasi  darat yaitu: trailer  bulk, trailer flat bed, dump truck, light truck CDD, tronton bulk dan tronton flat bed.
Order dari  kustomer  yang  diterima  oleh marketing akan  dieksekusioleh pihak  operasional  transport.  Dalam  hal  ini,  yang  dimaksud  dengan  pihak operasional  transport  terdiri  dari  pengurus  dan fleet .  Tugas  dari  pengurus  untuk melakukan  perencanaan plotting unit  kendaraan  dan driver sesuai  dengan  order yang  diterima  oleh marketing . Fleet bertugas  untuk  merealisasikan  perencanaan itu dan memastikan bahwa unit kendaraan dan driver yang sudah ditentukan siap untuk berangkat. Apabila jumlah unit kendaraan yang diminta oleh kustomer tidak mencukupi  seharusnya  pihak  operasional  menginformasikan  kepada  pihak marketing .  Tapi  pada  kenyataannya  informasi  seperti  ini  tidak  otomatis didapatkan  oleh  pihak marketing .  Mereka  harus  bertanya  dulu  ke  pihak operasional  tentang  ketersediaan  unit  kendaraan  untuk  memenuhi order dari kustomer.
Selama  ini  komunikasi  antara marketing dan  operasional  belum  mampu menjawab berapa ketersediaan unit kendaraan pada suatu waktu, berapa unit yang sudah dialokasikan atau plotting untuk memenuhi customerrequest dalam rentang waktu  tertentu.  Misalnya  duahari  atau  tiga  hari  ke  depan  berapa  unit  kendaraan yang  sudah  dialokasikan  atau  berapa  yang available serta order untuk  kustomer mana  saja  yang sudah dialokasikan.  Walaupun komunikasi antara marketing dan operasionalsudah dilakukan melalui  beberapa media seperti email , WhatsApp dan telepon, tetapi masih sering terjadi permasalahan karena ketidakakuratan data dan sistem pencatatan yang tidak baku.
Adapun  permasalahan  yang  paling  sering  muncul  adalah  mengenai ketidaksinkronan pengetahuan atau data antara marketing dan operasional tentang jumlah unit kendaraan yang tersedia. Sering pihak marketing merasa malu kepada kustomer  karena  sudah  menjanjikan  ketersediaan  unit  kendaraan,  tapi  pada  saat unit  kendaraan  diperlukan  ternyata  tidak  tersedia.  Adapun  kesanggupan pengadaan  unit  kendaraan  oleh marketing berdasarkan  komunikasi  yang dilakukan  dengan  operasional  sebelumnya.  Tentu  saja  permasalahan  ini menimbulkan konflik internal antara marketing dan operasional. Selain itu, image atau  citra  perusahaan  di  mata  kustomer  menjadi  tidak  baik,  karena  tidak  mampu memberikan pelayanan yang maksimal.
Selain itu, marketing tidak tahu status dari sebuah unit kendaraan, apakah sudah mendapat surat tugas , sudah menerima uang jalan operasional  atau sudah kembali dari kustomer.
Berdasarkan  latar  belakang  tersebut,  penulis  dan  tim  IT  BCS-Logistics bermaksud  membangun  sebuah  sistem  aplikasi  yang  mampu  memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu  beserta status  unit  kendaraan  tersebut.  Sistem  aplikasi  ini  merupakan  sub  system  dari Sistem Customer  Order  (Trucking) .  Dengan  adanya  sistem  ini,  semua  pihak berkepentingan dapat secara cepat mengetahui jumlah ketersediaan unit kendaraan pada  suatu  waktu,  jumlah  unit  kendaraan  yang  sudah plotting atau  dialokasikan pada rentang waktu tertentu tanpa perlu melakukan komunikasi yang rumit.

## IDENTIFIKASI MASALAH
Berdasarkan penjelasan yang ada pada Pendahuluan di atas, maka penulis dapatmengidentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut:
a. Ketidaksinkronan  pengetahuan  antara marketing dan  operasional  mengenai jumlah unit kendaraan yang tersedia ( available ) pada suatu waktu
b. Ketidaktahuan marketing tentang status order , apakah order tersebut  sudah diproses  oleh  operasional  atau  belum.  Hal  ini  berkaitan  dengan  status  unit kendaraan apakah sudah mempunyai surat tugas, apakah sudah mendapatkan uang jalan operasional atau sudah kembali dari kustomer.
c. Tidak  ada tools atau  alat  bantu  yang  dapat  memvisualisasikan  tentang kebutuhan unit kendaraan pada waktu tertentu

## BATASAN MASALAH
Permasalahan  hanya  akan  membahas  tentang  bagaimana marketing dapat melakukan input data order .  Selanjutnya  data order itu  diproses  oleh  pengurus trasnport  dalam  membuat  perencanaan plotting unit  kendaraan  dan driver . Perencanaan  itu  dieksekusi  oleh fleet dengan  melakukan input data plotting unit kendaraan dan driver pada sistem aplikasi  yang dibangun.  Salah satu output dari sistem adalah berupa matriks visualisasi plotting unit kendaraan.
Pembahasan tidak mencakup sistem lain yang ada pada marketing, seperti: quotation , intelijen pemasaran maupun operasi pemasaran. Selain itu, pembahasan juga  tidak  mencakup  proses  penentuan  status  unit  kendaraan  seperti:  pembuatan surat tugas, pemberian uang jalan operasional kepada driver yang membawa unit kendaraan tersebut serta proses unit kendaraan kembali dari kustomer. Perubahan status  unit  kendaraan  tersebut  dilakukan  pada  modul  lain  dari  sistem  informasi yang ada. Namun output dari modul tersebut mampu memberikan informasi status unit kendaraan pada matriks visualisasi yang dimaksud.

## MAKSUD DAN TUJUAN
Adapun maksud dari pembuatan visualisasi plotting unit kendaraan adalah :
1) Untuk mempermudah user baik marketing maupun operasional transport atau pihak-pihak  lain  yang  berkepentingan  misalnya  pihak  manajemen,  dalam melihat jumlah unit yang dialokasikan pada waktu tertentu.
2) Untuk  mempermudah user melihat  unit  kendaraan  sudah  dialokasikan  untuk order kustomer mana saja.
3) Untuk  memberikan  pengetahuan  kepada user ,  berapa  unit  kendaraan  yang available pada waktu tertentu.
4) Untuk  mempermudah user mengetahui  berapa  total  unit  yang  sudah dialokasikan  untuk  memenuhi order tertentu  dan  berapa  yang  belum dialokasikan sesuai dengan order .
5) Memperlancar  komunikasi  dan  koordinasi  yang  lebih  baik  antara marketing dan operasional transport.
6) Mengetahui status unit kendaraan yang sudah plotting apakah sudah mendapat surat tugas, apakah sudah menerima uang jalan operasional dan apakah sudah kembali dari kustomer.

## METODE PENELITIAN
Adapun metode  penelitian yang dipakai adalah sebagai berikut:
a. Untuk  pengumpulan  data  dipergunakan  metode  observasi  atau  penelitian kasus/lapangan dan wawancara dengan user .
b. Untuk  pengembangan  aplikasi  perangkat  lunak  menggunakan  metode penelitian kualitatif yaitu prototype karena user tidak tahu persis proses dan output seperti  apa  yang  mereka  butuhkan.  Sementara  tim  pengembang aplikasi  juga  belum  tahu  pasti  program  aplikasi  seperti  apa  yang  akan dikembangkan.

## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Walaupun goal atau  tujuan  dari  pengembangan  sistem  ini  adalah  untuk membuat  visualisasi  berupa  matriks plotting unit  kendaraan,  akan  tetapi  ruang lingkup  pengembangan  sistem  mencakup  beberapa  hal  lain  yaitu  pembuatan screen untuk inputorder ,  pembuatan screen untuk  melakukan plotting unit kendaraan dan driver , serta pembuatan matriks untuk visualisasi plotting unit.
Untuk  selanjutnya,  penulis  cukup  menulis  unit  untuk  istilah  unit kendaraan.Untuk  mengetahui  proses  dan  data  yang  diperlukan  oleh user dalam pengembangan aplikasi ini, maka penulis terlebih dahulu berdiskusi dengan user , baik marketing maupun  pihak  operasional  transport.  Di  bawah  ini  adalahalur proses untuk pembuatan matriks plotting unit.
Gambar 1. Alur proses pembuatan matriks plotting unit
Adapun  visualisasi  berupa  matriks plotting unit  yang  diharapkan  dapat  dibangun adalah seperti matriks berikut di bawah.
Gambar 2. Matriks visualisasi plotting unit
Untuk penjelasan lebih lanjut, penulis menggunakan Gambar 2 untuk menjelaskan beberapa hal yang terdapat pada matriks.
 Dari matriks dapat dilihat pengalokasian atau plotting suatu unit untuk tanggal tertentu.  Misalnya  unit  A9066RM  sudah  dialokasikan  untuk  suatu order pada tanggal  2,6,7  dan  8  Mei  2018.  Artinya  A9066RM  tidak  dapat  dipakai  untuk memenuhi order dari kustomer lain pada tanggal tersebut.
 Pada  tanggal  tanggal  2  Mei  2018  unit  A9066RM  sudah  dialokasikan  dengan menggunakan kode BAH.1.U Arti dari kode ini adalah
o 3 huruf pertama kode kustomer, BAH = Bahari  Caraka Sarana Indonesia, PT
o 1  angka  berikutnyasetelah  BAH  menunjukkan  jumlah  ritase.  BAH.1 berarti  A9066RM  untuk  tanggal  2  Mei  2018  dialokasikan  bagi  kustomer Bahari Caraka Sarana Indonesia, PT sebanyak 1 rit.
o 1  huruf  berikutnya  memberikan  informasi  tentang  status  unit  :  S  berarti sudah  mendapat  surat  tugas,  U  berarti  sudah  menerima  uang  jalan operasional dan P berarti sudah kembali dari kustomer
Beberapa  nama  kustomer  dapat  diketahui  dari  kodenya  seperti  yang  terlihat pada table berikut:
Table 1. Kode kustomer
Ada  beberapa user’s  requirement dan  hasil  analisa  yang  dapat  penulis paparkan adalah sebagai berikut:
a. Jumlah  unit  yang  dioperasikan  dan  di input pada  sistem  ini  sebanyak  95 unit  kendaraan,  yaitu  hanya  untuk  : tronton  flat  bed,  trailer  flat  bed  dan trailer bulk . Tidak termasuk unit CDD dan dump truck . Hal ini disebabkan karena sistem operasional untuk tipe kendaraan tersebut berbeda. Misalnya untuk dump  truck ,  sudah  jelas plotting unit  kendaraan  dan driver setiap hari  tanpa  harus  input order  customer  request dari marketing .  Hal  ini disebabkan untuk transportasi dump truck terikat dengan kontrak kustomer dalam  jangka  waktu  2  atau  3  tahun.  Sedangkan  untuk  trailer,  sistem operasional  dapat  bersifat spots atau  retail. Order dari  kustomer  mungkin hanya 5 unit kendaraan untuk 1 bulan atau rentang waktu tertentu.
b. Sebelum unit berangkat, inspektor harus melakukan inspeksi terhadap unit dan driver ,  apakah  unit  layak  beroperasi  dan  apakah  kesehatan driver cukup fit untuk berkendara.
c. Marketing  dapat  input  satu order ( customer  references  number )  untuk beberapa  tanggal,  tipe  unit  dan  rute  yang  berbeda  seperti  contoh  berikut ini.
Gambar 3. Contoh input order marketing
d. Setelah marketing selesai input data order ,  sesuai  dengan flow  process pada  Gambar  1  di  atas,  maka fleet dapat  melakukan plotting unit  dan driver .
Gambar 4. Plotting unit dan driver
e. Apabila  sudah  ada  unit  dan driver yang  dialokasikan  untuk  tanggal tertentu dan ternyata jumlah unit nya masih kurang, maka fleet dapat input jumlah unit yang akan ditambah atau direvisi seperti tabel berikut.
Gambar 5. Revisi plotting unit dan driver
f. Unit  yang  sedang  dalam  perbaikan,  tidak  dapat  dialokasikan  untuk  suatu order .  Pada  sistem  akan  muncul message .    Apabila  kerusakan  hanya sedikit dan pihak inspektor mengijinkan unit dapat dialokasikan, maka saat melakukan plotting harus  ada approval dari supervisor atau manager operasional  transport.Adapun Data  Flow  Diagram (DFD)  untuk menjelaskan proses aliran data pada sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:

## Gambar 6. DFD Approval
Sebelumnya,  penulis  perlu  menjelaskan  bahwa  pada  sistem  yang  lain  sudah terbentuk  beberapa  master  data  seperti  master  data  untuk  kustomer,  nomor  unit, driver , rute, dll. Sehingga dalam pembuatan sistem ini, ada link data ke sub sistem lain  yang  sudah  dibangun  di  BCS-Logistics.  Hal  ini  sangat  memudahkan user dalam menginput data dan secara sistem data menjadi lebih terintegrasi antar satu subsystem dengan sub system lainnya.
Proses lebih detail dari DFD di atas dapat dijelaskan pada DFD berikut ini:
Gambar 7a. DFD Master data
Gambar 7b. DFD Input Order
Gambar 7c. DFD Plotting unit Gambar 7d. DFD Revisiunit
Gambar 7e. DFD Create matriks visualisasi plotting unit dan driver

## IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Sesuai dengan flow process dan data flow diagram yang sudah dijelaskan pada  sub  bab  sebelumnya,  maka  dapat  dilihat  bahwa  ada  2  table  yang dipergunakan  untuk  membangun  sistem  ini,  selain  dari  beberapa  table  master yang  sudah  terbentuk  sebelumnya.  Adapun  ke-2  table  tersebut  adalah  sebagai berikut:
1. omc_kustomer_request
2. omc_kustomer_request_unit
Akan tetapi pada DFD Gambar
7d terdapat table trans_transaksi_planning_detail  yang    diperlukan  pada  proses  berikutnya  yaitu setelah plotting unit  dan driver maka  dicetak  surat  tugas  sebagai  bukti  perintah bagi driver untuk  mengambil  uang  jalan  operasional.  Tetapi  untuk  sampai  ke tujuan yaitu pembentukan matriks visualisasi plotting unit, cukup hanya 2 table.
Untuk  implementasi  dan  pengujian,  penulis  mengambil  contoh  data  pada analisa dan perancangan sistem. Terdapat  beberapa screen sebagai user interface bagi marketing dan fleet dalam melakukan input data, diantaranya adalah :
a. Add Customer Request
Gambar 8. Add Customer Request b. Plotting unit dan driver
Gambar 9. Plotting unit dan driver
c. Jika  ada  revisi,  karena  menurut  hitungan fleet kurang  unit  dari  3 menjadi 4, maka diinput kekurangan unit pada kolom Qty Rev
Gambar 10. Revisi jumlah unit
d. Dari  hasil plotting tersebut,  maka  dapat  dilihat  matriks  visualisasi booking unit dan driver untuk tanggal 02-05-2018 sebagai berikut:
Gambar 11. Visualisasi Booking Unit dan Driver
Gambar 12. Visualisasi Booking Unit dan Driver
Gambar 13. Matriks visualisasi plotting unit dan driver

## KESIMPULAN
Berdasarkan uraian  sebelumnya, maka penulis dapat  mengambil  beberapa kesimpulan sebagai berikut :
a. Matrks  visualisasi plotting unit  dan driver serta  komunikasi  dan  koordinasi yang baik antara marketing dan operasional transport sangat diperlukan untuk mengetahui jumlah unit yang available pada waktu tertentu.
b. Matriks  visualisasi plotting unit  dan driver dapat  memberikan  informasi kepada  semua  pihak  khususnya marketing untuk  mengetahui progress dari setiap request untuk unit kendaraan
c. Matriks  visualisasi plotting unit  dan driver dapat  memberikan  informasi kebutuhan unit pada tanggal tertentu.
Adapun  saran  yang  dapat  diberikan  untuk  perbaikan  atau improvement sistem  ini  adalah  mengembangkan  fungsi  pada  sistem  sehingga marketing dapat
mengetahui  status request akan  unit  untuk  suatu order  by  email .  Hal  ini  penting karena marketing mempunyai  mobilitas  yang  cukup tinggi,  sehingga  tanpa login ke  sistem  aplikasi,  mereka  dapat  dengan  cepat  mengetahui  status request unit untuk suatu order dengan melihat email.

## DAFTAR PUSTAKA
Sugiyono.  2016. Metode  Penelitian  Kuantitatif  Kualitatif  dan  R  &  D .  Bandung:
Alfabeta
Shi Chuan. 2012. HTML 5 Mobile Development Cook book .  Birmingham : Packt Publising
Lorna  Mitchell,  Davey  Shafik,  Matthew  Turland.  2011. PHP  Master:  Write Cutting-edge Code . SitePoint Pty. Ltd. Larry Ullman.2007. Visual QuickPro Guide PHP 5 Advanced .Berkeley  : Peachpit Press