## IMPLEMENTASI APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK APLIKASI PADA PT. EKIOSKU
Prayogi 1) , Humisar Hasugian 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : prayogisoftware @gmail.com 1) , humisar.hasugian @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
PT. Ekiosku merupakan perusahaan jasa pengerjaan aplikasi untuk instansi pemerintahan, dan aplikasi untuk perusahaan yang notaben nya bukan pemerintahan, banyak sudah aplikasi yang dibuat baik dari web base maupun gadget base dan desktop base. Seiring semakin banyaknya job yang diterima oleh PT. Ekiosku, maka dibutuhkanya aplikasi yang digunakan untuk memanajemenkan proyek yang diterima oleh PT. Ekiosku. Namun PT.   Ekiosku   sendiri   belum   memiliki   aplikasi   yang   digunakan   untuk   memanajemenkan   proyek,   sering bermasalahnya pencarian pada file bug dan file fitur baru yang dicatat oleh proyek manajer, dan penomoran pada hasil cetakan dari aplikasi microsoft word yang belum terformat dengan baik. Dengan dibuatnya aplikasi manajemen maka seluruh data yang berhubungan dengan proyek akan tercatat pada satu basis data yang membuat   pengguna   yang   memerlukan   data   akan   mudah   dalam   membuat   laporan   dan   akan   mudah   untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat nantinya.
Kata kunci: manajemen proyek aplikasi, sistem informasi, proyek, manajemen.

## 1. PENDAHULUAN
Era   Digital   menuntut   agar   seluruh   aktifitas yang   dilakukan   agar   menggunakan   bantuan   dari teknologi,   tidak   terkecuali   dalam   hal   manajemen proyek aplikasi. Perangkat lunak manajemen proyek sangat dibutuhkan oleh PT. Ekiosku agar membantu para   proyek   manajer   agar   bertujuan   lebih   mudah dalam   memanajemen   dokumen   dokumen   terkait dengan   proyek   yang   sedang   ditangani   oleh   PT. Ekiosku.   Pembuatan   akhir   laporan   manajemen proyek   seringkali   terkendala   jika   system   yang digunakan masih menggunakkan sistem yang belum terintegrasi   antar   data   dokumen   satu   dengan dokumen   lainya,   yang   berujung   menyebabkan sulitnya dalam pengolahan data yang tersimpan pada dokumen word atau   dokumen excel, untuk   itu diperkukan sistem yang seluruh data disimpan pada satu basis data.
Hal ini coba di implementasikan dan dijadikan peluang  oleh   PT.  Ekiosku  yang  awal   berdiri  pada tahun 2010, sebagai perusahaan yang bergerak pada bidang konsultan IT dan developer yang professional dalam bidang teknologi it maupun sistem informasi yang   ada   di   Indonesia.   Dalam   menangani manajemen proyek pengadaan aplikasi dan website, masih menggunakan sistem basis komputer namun belum   terkoneksi   atau   terintegrasi   langsung   pada satu   basis   data.   Sebagai   perusahaan   pembuat perangkat   lunak   sudah   semestinya   PT.   Ekiosku menggunakkan   sistem   pada   satu   basis   data   dalam proses manajemen proyek yang ditangani.
Seringnya   terjadi   masalah   kesuliran   dalam memanajemenkan data proyek perangkat lunak. Hal itu tentu menjadi kendala terbesar dan menyebabkan
hambatan   pada   kemajuan   dan   keberhasilan   yang ingin dicapai perusahaan. Pemborosan pemborosan yang   terjadi   ialah   borosnya   dalam   penggunaan media seperti kertas, dan waktu dikarenakan proyek manajer  seringkali  susah dan  lama dalam  mencari dokumen proyek. Dengan rangkaian masalah yang sudah dijabarkan di atas membuat penulis yang pada dasarnya   penulis   bekerja   juga   di   PT.   Ekiosku, tergerak   untuk   menganalisa,   membuat, mengembangkan apliikasi bisnis berbasis teknologi IT   yang   bertajuk   atau   berjudul   “Implementasi Aplikasi   Sistem   Informasi   Manajemen   Proyek Aplikasi Pada PT. Ekiosku”.
Berdasarkan   penjelasan   pada   uraian   masalah yang   penulis   uraikan   di   atas,   maka   masalah   yang akan penulis angkat pada penulisan ini adalah :
a. Proses   pencarian   berdasarkan   data   klien, data   kategori   proyekm   data   sub   kategori proyek, data modul, data karyawan, karena data   masih   disimpan   dalam   bentuk spreadsheet.
b. Tidak efisien dalam penyimpanan data bug dan   data   penambahan   fitur   dan   tidak terintegrasi langsung dengan data proyek.
c. Dalam   penyimpanan   data   proyek   masih sulit   dikarenakan   belum   adanya   form proyek.
d. Dalam proses perhitungan bonus karyawan sulit dikarenakan admin harus menghitung ulang   menggunakan software excel   dan suka terjadi kesalahan dalam perhitungan bonus yang dihitung.
e. Belum   adanya   format   baku   serah   terima aplikasi sehingga para pm membuat ulang format serah terima aplikasi tersebut.
f. Perlu   perbaikan   format   laporan   laporan nominatif   per   periode   perlu   ditambahkan kolom   sub   kategori   proyek   dan   kategori proyek.
g. Perlu   perbaikan   format   laporan   sejarah proyek per klien agar ditambah kolom sub kategori proyek.
h. Perlu perbaikan format laporan bonus yang diterima   karyawan   per   periode   agar ditambahkan kolom total karyawan dalam tim, kolom hirarki, kolom besar persenan bonus berdasarkan hiararki.
i. Perlu perbaikan laporan kinerja karyawan berdasarkan proyek yang pernah ditangani agar   ditambahkan   kolom   total   bonus   di dapat   dan   kolom   total   hirarki   dalam proyek.
j. Perlu   dibuat   laporan   rekapitulasi   proyek per periode.
Dari   masalah   yang   telah   diuraikan   penulis dalam   penelitian   diatas,   maka   penulis   memiliki tujuan dan maksud yaitu membuatkan PT. Ekiosku aplikasi   yang   dapat   memanejenkan   proyek   dan mengatasi masalah diatas dengan orientasi objek dan terkoneksi   atau   terintegrasi   pada   satu   basis   data   / database.

## 2. METODE PENELITIAN 2.1. Pengertian Sistem
Pengertian   menurut   Azhar   Susanto   yang dituangkan di dalam buku yang ditulis oleh Dra. Hj. Yulia   Djahir,   M.M.   dkk   mendefinisikan   :   Sistem adalah   kumpulan   dari   komponen   yang   secara phisik / fisik maupun non phisik / fisik yang secara harmonis bekerja untuk mencapai tujuan yang telah di rencanakan dan ditentukan.[1]

## 2.2. Karakteristik Sistem
Krakteriskik   dalam   sistem   adalah   komponen berkaitan yang saling menghubungkan / terhubung antara satu dan lainya, contoh karakterisktik sistem : Component,   Enviroments,   Boundary,   Interface, Input, Output, Process, Objectives .

## 2.3. Konsep Dasar Informasi (KDI)
Pada buku yang ditulis menurut Dr. Bambang, Hartono,   S.Km.,   M.Sc.,   M.M   [2],   sistem   adalah himpunan dari komponen elemen yang terorganisir dan   terintegrasi   menjadi   satu   kesatuan.   Memiliki attribute berjumlah 4 yaitu : Accuracy, Timeliness, Relevancy, Complete .
2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi (KDSI)
Menurut Robert B. Jackson, dkk [3] , dijelaskan bahwa   sistem   informasi   itu   merupakan   komponen komponen yang dapat menyimpan, memproses, dan dikumpulkan   serta   menyediakan   keluaran   sesuai berdasarkan kebutuhan.

## 2.5. Pengertian Manajemen Proyek
Nurjaman   &   Dimyati   [4]   mengemukakan bahwa manajemen proyek adalah lingkaran proses yang   didalam   terdapat   proses   rencana,   proses organisir, memimpin, dan pengendalian sumber daya perusahaan.
Husen [5] Manajemen Proyek merupakan ilmu pengetahuan,   keterampilan   serta   keahlian   yang kemudian diterapkan, untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan.

## 2.6. Pengertian Aplikasi
Rizal,   Ikhwana   &   Retnadi     [6]   menjelaskan Aplikasi adalah suatu sistem pada suatu perangkat dalam   penggunaan   sesuai   dengan   instruksi   dan statement (kondisi)   yang   telah   disusun   agar komputer dapat memproses masukan dan keluaran.

## 2.7. Tahapan Penelitian

## 2.8. Metode Pengumpulan Data
Untuk   menyelesaikan   masalah   yang   telah   di analisa   oleh   penulis   maka   penulis   membutuhkan metode   dalam   proses   pengumpulan   data,   Metode yang penulis terapkan yaitu : Wawancara kemudian melakukan Observasi kemudian melakukan Analisa Dokumen terakhir melakukan Studi Literatur.
Gambar 1. Tahapan Penelitian

## 2.9. Teknik Analisis Data
Dalam menganalisa sebuah data yang banyak maka penulis membutuhkan teknik yang tepat agar nantinya tidak terjadi kesalahan ataupun kekeliruan dalam   pembuatan   aplikasi   dibuat,   maka   dari   itu berikut ini adalah 4 dari teknik analisis data yang digunakkan oleh penulis:
a. Analisa Proses Bisnis
b. Analisa Masalah
c. Analisa Kebutuhan
d. Perancangan Sistem Usulan

## 2.10. Tahap Rancangan Sistem
Tahapan   rancangan   sistem   adalah   merancang sistem   secara   terperinci   berdasarkan   hasil   analisa sistem   yang   ada,   sehingga   menghasilkan   metode sistem   yang   baru,   model   sistem   yang   baru   yang diusulkan  dengan  disertai  rancangan database dan spesifikasi   program,   Berikut   ini   tahapan   yang penulis uraikan :
a. ERD / Entity Relationship Diagram b. LRS / Logical Record Structure
c. SBD / Spesifikasi Basis Data
d. Rancangan Keluaran
e. Rancangan  Masukan
f. Rancangan Interface (Layar / Antarmuka) g. Sequnce Diagram
h. CD / Class Diagram

## 2.11. Tahap Pengembangan Sistem
Penulis   dalam   penelitian   ini   memilih menggunakan   metode Waterfall dalam pengembangan   system,   dikarenakan   metode   ini cocok   untuk   sistem   yang   berbasis   pada   basis sekuensial,   dimana   setiap   tahapan   memiliki pengaruh   dan   saling   memiliki   integrase,   model metode pengembangan ini dimulai dari proses paling penting   yaitu   :   Requirements   Definitions,   System Design,   UIT   /   Unit   and   Implementation   Testing, Integration   System   Testing,   Operation   and Mintenance.
Pressman   [7] Waterfall / Classic   Life   Cycle , merupakan metode terstruktur dan cocok untuk di implementasikan dalam pengembangan sistem baik di dunia lingkup akamedisi dan industry .

## 2.12. Kerangka Pemikiran
Dalam   suatu   penelitian   sudah   barang   pasti menggunakan karangka / logika proses dari sebuah pemikiran sebelum terciptanya sistem / aplikasi yang akan dihasilkan nantinya, Penulis sendiri memakai kerangka   pemikiran   terbagi   menjadi   4   yaitu   : Kerangka   Masalah   dimana   penulis   di   dalam kerangka   masalah   menjelaskan   hasil   akhir   dari analisa   banyaknya   masalah   yang   dialami   oleh perusahaan,   Setelah   kerangka   masalah   kemudian
penulis   membuat   kerangka   baru   yaitu   kerangka tujuan, pada kerangka tujuan telah dijabarkan tujuan akhir penelitian ini.
Di   dalam   setiap  kerangka  tujuan  sudah  tentu memiliki manfaat, oleh karena itu penulis membuat kerangka   manfaat   yang   isi   dari   kerangka   tersebut adalah   uraian   manfaat   bagi   PM,   manfaat   bagi analisis   proyek,   manfaat   bagi   pimpinan,   manfaat bagi admin, manfaat bagi klien.
Setelah   3   kerangka   pokok   tersebut   dibuat kemudian   penulis   membuat   kerangka   perancangan dimana   pada   kerangka   perancangan,   penulis mendeklarasikan metode pemodelan, pemrograman serta basis data yang nantinya akan digunakan, dan akhir dari seluruh kerangka tersebut adalah Sistem Informasi PT. Ekiosku.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Analisa Sistem Berjalan
a. Activity Diagram Dalam   suatu   sistem   yang   saat   ini   sudah diterapkan   dan   berjalan   tentunya   sudah   memiliki susuan   prosedur   berdasarkan   analisa-analisa   yang telah dilakukan, yang menjadi acuan penulis dalam membuat   rancangan   aplikasi   agar   sesuai   dengan kebutuhan, berikut penulis jabarkan :
1) Proses Kontrak Proyek Proses   ini   dimulai   pada   saat   proyek   manajer bertemu   dengan   klien,   proyek   manajer   tanya kebutuhan   kemudian   catat   dalam   daftar   modul, kemudian pm validasi daftar modul, jika oke maka buat   kontrak   proyek,   kemudian   tanda   tangani kontrak, simpan kontrak.
2) Proses Kontrak Proyek Proyek manajer akan memberikan daftar modul yang   harus   dibuat   kepada   analis   untuk   terlebih dahulu   di   analisa   untuk   dicarikan   metode   terbaik dalam pengerjaan proyek tersebut, kemudian analis akan   menjelaskan   secara   teknis   kepada   kepala programmer,kemudian   kepala   programmer memberikan   tugas   kepada   programmer   yang dipercaya   mampu   membuat   modul   berdasarkan scope dan list module yang telah dicatat oleh proyek manajer, kemudian setelah dikerjakan aplikasi yang dibuat akan di lakukan testing oleh tester dari pihak klien, jika aplikasi yang dibuat terdapat kesalahan / bug maka proyek manajer akan mencatat kedalam daftar   perbaikan   kesalahan   yang   nantinya   akan   di perbaiki   oleh   programmer,   jika   tidak   terdapat kesalahan   proyek   manajer   akan   memvalidasi
aplikasi tersebut apakah ada yang kurang atau tidak, jika   ada   maka   proyek   manajer   akan   mencatat kebutuhan tambahan pada daftar penambahan fitur, jika program yang dibuat sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh klien, maka proyek manajer akan   membuatkan   berita   acara   serah,   terima, nantinya   berita   acara   serah   terima   akan ditandatangai   oleh   pic   klien   dan   setelah ditandatangani   bukti   acara   serah   terima   akan   di arsipkan   oleh   proyek   manajer   guna   keperluan dimasa mendatang.

## 3) Proses Pembayaran
Setelah   tahapan   proses   serah   terima   selesai maka   proses   selanjutnya   admin   PT.   Ekiosku   akan membuatkan invoice pembayaran, kemudian admin akan   memberikan   invoice   tersebut   kepada   proyek manajer untuk divalidasi jumlah invoice berdasarkan kontrak yang dibuat dan ditanda tangani kemudian invoice   tersebut   akan   diberikan   kepada   bagian keuangan   klien,   setelah   diterima   oleh   bagian keuangan   selanjutnya   bagian   keuangan   akan membayar sesuai jumlah yang tertulis pada invoice tersebut,   setelah   membayar   kemudian   bagian keuangan   akan   memberitahu   admin   PT.   Ekiosku bahwa   telah   melakukan   pembayaran,   kemudian admin   PT.   Ekiosku   akan   mengecek   apakah   uang yang   di   transfer   bagian   keuangan   sudah   diterima atau belum, jika sudah diterima admin PT. Ekiosku kemudian mencatat besaran bonus proyek yang akan diberikan   kepada   programmer   serta   designer   yang terlibat   di   dalam   proyek   tersebut   berdasarkan kalkulasi nilai invoice yang telah dibayar dan juga menyimpan pembayaran pada daftar pembayaran.
Gambar 2. Acitivty Diagram Proses Kontrak Proyek
Gambar 3. Acitivty Diagram Proses Pengerjaan Proyek
4) Proses Pembuatan Laporan
Proses   ini   dimulai   pada   saat   pimpinan perusahaan meminta laporan nominatif per periode, laporan sejarah proyek per klien, laporan bonus yang diterima   keryawan   per   periode,   laporan   kinerja karyawan berdasarkan proyek yang pernah ditangai, kemudian   admin   akan   membuatkan   laporan   yang diminta   oleh   pimpinan   kemudian   memberikan laporan   tersebut   kepada   pimpinan   perusahaan   PT. Ekiosku.
b. Use Case Diagram
c. Class Diagram Setelah analisa use case diagra m dibuat maka penulis selanjutnya membuat activity diagram yang dimaksudkan   untuk   mendesain   basis   data   pada penelitian   ini,   penulis   telah   menggambarkan class diagram sebagai berikut dibawah ini :
Gambar 4. Acitivty Diagram Proses Pembayaran
Gambar 5. Acitivty Diagram Proses Pembuaran Laporan
Gambar 6. Use Case Diagram Master
Gambar 7. Use Case Diagram Transaksi
Gambar 8. Use Case Diagram Laporan

## 3.2. Implementasi Sistem
Setelah   seluruh   data   analisa   dijabarkan   oleh penulis,   maka   penulis   sudah   bisa   untuk   memulai implementasi   sistem,   sistem   terbagi   menjadi   3 bagian   yaitu form untuk entry data master , form untuk transaksi, dan form untuk cetak hasil akhir / laporan.
Form   yang   penulis   gambarkan   berikut   ini merupakan form  yang di buat penulis untuk entry data master :
Gambar 9. Class Diagram Aplikasi Manajemen Proyek
Untuk   dapat   berjalanya   sebuah   sistem   tentu tidak hanya dibutuhkan form untuk menginput data master ,  tetapi  butuh  juga  dibuat form untuk entry data transaksi, dikarenakan untuk membuat sebuah laporan   maka   dibutuhkan   data transaksi yang terintegrasi   dengan   data master   /   master data, berikut   ini form yang   digunakkan   untuk entry transaksi :
Berikutnya   penulis   membuat form yang digunakkan untuk menghasilkan suatu laporan yang menjadi   akhir   atau   tujuan   akhir   proses   semua transaksi yang telah di entry di atas :

## 4. KESIMPULAN
Pada akhir tulisan ini penulis telah mempelajari betul tentang permasalahan yang dihadapi oleh PT. Ekiosku,   untuk   itu   penulis   dapat   menarik kesimpulan sebagai berikut : Dengan menggunakan aplikasi   yang   terpusat   pada   satu   database   maka pencarian  data akan  lebih mudah dan lebih cepat, Dengan terorganisir dan terintegrasinya antara data bug,   penambahan   fitur   dengan   data   proyek   maka data   yang   tersimpan   akan   lebih   efisien   tidak membutuhkan banyak file excel, Dengan dibuatnya form   proyek   yang   terintegrasi   dengan   data   modul pada   aplikasi   maka   memudahkan   kepala   proyek dalam   membuat   data   proyek,     Setelah   dibuatnya modul   perhitungan   bonus   karyawan   pada   aplikasi yang telah dibuat maka admin akan terbantu dalam menghitung   bonus   karyawan   serta   meminimalisir kesalahan   dalam   penginputan   angka,   Proyek manajer akan lebih terbantu dalam mencetak bukti serah   terima   dikarenakan   sudah   dibuatnya   format yang baku pada aplikasi, Dengan perbaikan format pada laporan norminatif proyek per periode, maka pimpinan bagian marketing dapat  melihat kategori proyek   yang   sedang   popular,   Dengan   perbaikan format pada laporan sejarah proyek per klien maka pimpinan   bagian   marketing   dapat   menawarkan lanjutan proyek yang telah diberikan klien pada PT. Ekiosku berdasarkan  sub kategori  proyek.  Dengan dilakukan   perbaikan   format   pada   laporan   bonus yang   diterima   karyawan,   maka   pimpinan   menjadi lebih mudah dan lebih terbuka dalam menjelaskan bonus yang diterima karyawan.   Setelah dilakukan perbaikan   format   pada   laporan   kinerja   karyawan, pimpinan   dapat   melihat   seberapa   produktif   dan pimpinan   dapat   menentukan   apakah   pegawai tersebut   berhak   untuk   naik   jabatan   atau   tidak, Pimpinan PT. Ekiosku menjadi lebih mudah dalam melihat   total   keseluruhan   proyek   yang   pernah ditangani per klien.
Gambar 10. Form Entry Master Karyawan
Gambar 11. Form Entry Proyek
Gambar 12. Form Cetak Laporan Sejarah Per Klien

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Dra.   Hj.   Yulia.,   Djahir,   M.M.   dan   Pratita,   S.Pd., Dewi  .,  2015,   Bahan   Ajar: Sistem   Informasi Manajement , Yogyakarta, Deeppublish.
[2] Hartono, S.Km., M.M., Dr. Bambang., 2013, Sistem Informasi Manajement : Berbasis Sistem Komputer,
Jakarta, Rineka Cipta.
[3] Jackson, B, Robert, Satzinger, W, John, dan Burd, B, Stephen.,  2015, Systems Analysist And Design : In A Chaning World, Mexico.
[4] Dimyati, Nurjaman, H., 2014, Manajement Proyek ,
[5] Husen,  2011,   Manajement   Proyek   : Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek , Yogyakarta, Andi Offset.
[6] Rizal, Retnadi, dan Ihkwana., 2013, Pengembangan Aplikasi Pencarian Lokasi Objek Wisata Terdekat di Kabupaten Garut Berbasis Android , Garut, Vol. 10
No. 1. Bandung, CV. Pustaka Setia.
[7] Pressman, 2010, Software Enginerring , New York.