## Analisa Perancangan Sistem Persediaan Bahan Baku Pada Perusahaan Farmasi

## Sukarno Bahat Nauli
Dosen Fakultas Teknik Universitas Satya Negara Indonesia E-mail : sukarnobahat@gmail.com

## Abstract
The  development  of  technology  in  the  field of information encourages each  agency  or company  to keep abreast of its development, especially with regard to the development of information technology that has to do with the activities of the company. Pharmaceutical companies which produce drugs to provide goods for pharmacies and hospitals are very important to record the availability of drugs that are still feasible and drugs that have expired. So that the drug supply can be maintained and can  be  distributed  with  the  needs  of  the  drug  properly.  This  study  aims  to  design a  Raw  Material Inventory  Information  System  in  Pharmaceutical  Companies  to  solve  problems  that  occur  in  the current  system.  Raw  Material  Inventory  System  Design  in  Pharmaceutical  Companies  using  Data Base Design and System Interface Design.
Keywords: System Design Analysis, Raw Material Inventory, Pharmacy

## Abstrak
Perkembangan teknologi dibidang informasi mendorong setiap instansi atau perusahaan untuk tetap mengikuti perkembangannya, terutama berkenaan  dengan perkembangan teknologi informasi yang ada  hubungannya  dengan  kegiatan  perusahaan  tersebut.  Perusahaan  Farmasi  yang  mana memproduksi  Obat  guna  menyediakan barang bagi  apotik dan  rumah  sakit  adalah  sangat  penting untuk  mencatat  persediaan  obat  yang  masih  layak  dan  obat  yang  sudah  kadaluarsa.  Sehingga persediaan obat dapat terjaga dan dapat di distribusikan kebutuhan obat dengan baik. Penelitian ini bertujuan  merancang  Sistem  Informasi  Persediaan  Bahan  Baku  Pada  Perusahaan  Farmasi  untuk untuk  memecahkan  masalah  yang  terjadi  pada  Sistem  yang  sedang  berjalan.  Desain  Sistem Persediaan  Bahan  Baku  Pada  Perusahaan  Farmasi  menggunakan  Desain  Data  Base  dan  Desain Interface Sistem.
Kata Kunci : Analisa Perancangan Sistem, Persediaan Bahan Baku, Farmasi

## 1. I. PENDAHULUAN
2.

## Latar Belakang
Penggunaan  Teknologi  Informasi  yang  cukup  pesat  dari  tahun  ke  waktu  membuat  pekerjaan  yang dilakukan  manusia  pada  umumnya  dapat  diselesaikan  dengan  cepat.  Teknologi  merupakan  salah  satu  alat bantu  yang  sering  digunakan  dalam  aktivitas  manusia.  Peran  serta  teknologi  menjadikan  pengolahan informasi  menjadi  semakin  mudah  karena  pengolahan  sangat  diperlukan  agar  informasi  yang  dihasilkan dapat  bermanfaat  bagi penggunanya.  Pengolahan  data  dan  informasi  secara  cepat, tepat  dan  efisien  adalah hal  penting  yang  dibutuhkan  bagi  setiap  perusahaan  atau  suatu  instansi  untuk  meningkatkan  produktifitas perkerjaan, waktu dan biaya.
Seiring berkembangnya kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, persaingan bisnis dalam dunia system  semakin  ketat.  Jumlah  perusahaan  semakin  banyak  dan  terus  melakukan  usaha  dan  strategi  dalam mempertahankan  bisnisnya.  Kesuksesan  perusahaan  dalam  mempertahankan  bisnisnya  tidak  terlepas  dari peran  perusahaan  tersebut  dalam  mengelola  persediaan  barang  sehingga  dapat  memenuhi  permintaan  dari konsumen  semaksimal  mungkin.  Perusahaan  yang  mampu  mengendalikan  dan  mengelola  persediaannya dengan  baik  akan  dapat  memenuhi  kebutuhan  konsumen  dan  tentu  saja  dapat  menjaga  kelangsungan bisnisnya  saat  ini. Inventory barang  didalam  suatu  usaha menjadi hal  yang  penting  bagi  suatu  perusahaan, karena  dari inventory tersebut,  sistem  mengelola  stok  barang  di  gudang  yang  nantinya  akan  di  jual  ke konsumen.  Oleh  karena  itu  pegusaha  atau  pedagang  tersebut  harus  dapat  mengelolah inventory barang dengan efektif dan efisien agar sesuai dengan tujuan perusahaan.
Perusahaan  Farmasi  merupakan  sebuah  perusahaan  manufaktur  farmasi  yang  bergerak  di  bidang produksi  obat  kimia  dan  obat  tradisional  yang  merupakan perusahaan  yang  tidak menjual  obat  jadi  secara umum  melainkan  mendistribusikan  ke  Rumah  Sakit  tertentu,  sehingga  obat  yang  akan  diberikan  kepada konsumen melalui Dokter dengan resep yang diberikan.
Perusahaan Farmasi selalu melakukan pengawasan dan pencatatan terhadap persediaan bahan baku yang akan  diproduksi  untuk  dijadikan  obat.  Selama  ini  untuk  pengolahan  data  persedian  bahan  baku  masih dilakukan  secara  manual  oleh  Admin  of  Warehouse  yaitu  untuk  pendataan  bahan  baku  masuk  dan  keluar Gudang.  Data  stok  bahan  baku  dicatat  dibuku  besar  yang  berisi  nama  bahan  baku,  banyak  bahan  baku, Expired  Date dan Retest  Date dari  bahan  baku  tersebut.  Sehingga  dari  permasalahan  tersebut  terkadang terjadi  kesalahan  dalam  perhitungan  bahan  baku  karena  bahan  baku  yang  sudah  expired  masih  terhitung layak  pakai,  kesulitan  dalam  pencatatan  dan  pembuatan  laporan  bahan  baku  yang  masuk  dan  keluar  yang banyak  dan  pada  bulan-bulan  tertentu  terjadi  kekurangan    dan  sulitnya  dalam  pencarian  data  bahan  baku yang diperlukan karena penumpukan catatan.
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  maka  perlunya  melakukan  penelitian  tentang  “Analisa  dan Perancangan  Sistem  Informasi  Persediaan  Bahan  Baku  Gudang  Pada  Perusahaan  Farmasi”  yang  dapat memudahkan  dalam  menangani  proses  persediaan  stok  bahan  baku,  pendataan  bahan  baku  masuk  dan keluar,  sehingga  Sistem  yang  akan  dibangun  diharapkan  dapat  mempermudah  pekerjaan  pada  Perusahaan Farmasi dalam mengelola dan mengontrol data persediaan stok bahan baku.
Berdasarkan  latar  belakang  yang  ada  maka  rumusan  permasalahan  dalam  penelitian  ini  adalah bagaimana merancang Sistem Persediaan bahan baku Pada Perusahaan Farmasi dengan baik ?
Dan  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  menganalisis  dan  merancang  sistem  persediaan  bahan  baku  pada perusahaan farmasi dengan baik.

## II.  METODOLOGI PENELITIAN

## Metode Pengembangan Sistem
Metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  untuk  merancang    sistem  ini  menggunakan  metode waterfall. Model  proses waterfall ialah  model  proses  pembuatan  sistem  yang  terstruktur  dimana  dalam pengerjaannya harus  dikerjakan satu persatu. Metode waterfall merupakan metode  yang sering digunakan oleh  penganalisa  sistem  pada  umumnya.  Inti  dari  metode waterfall adalah  pengerjaan  dari  suatu  sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear. Jadi jika langkah ke-1 belum dikerjakan, maka langkah 2 tidak dapat dikerjakan. Jika langkah ke-2 belum dikerjakan maka langkah ke-3 juga tidak dapat dikerjakan, begitu seterusnya. Secara otomatis langkah ke-3 akan bisa dilakukan jika langkah ke-1 dan ke-2 sudah dilakukan.
Gambar 1 Perancangan Sistem dengan Model Waterfall

## Metode Pengumpulan Data
Dalam Perancangan Sistem ini perlu dilakukan suatu usaha pengumpulan data, dan data tersebut yang akan digunakan sebagai alat untuk memecahkan masalah yang didalamnya. Untuk itu diperlukan beberapa metode yang diperlukan dalam pengumpulan data tersebut, yaitu : 1. Pengamatan (observasi)
Untuk  hal  ini  perlu  mengadakan  pengamatan  secara  langsung  mengenai  kebutuhan  data  bahan  baku  di perusahaan Farmasi.
2. Wawancara Metode  wawancara  dengan  cara  melakukan  tanya  jawab  antara  pewawancara  dengan  responden  untuk mendapatkan informasi yang dapat dijadikan sebagai bahan dalam penyusunan hasil penelitian.

## Jenis Data
Berdasarkan sumber data yang diperoleh, maka dapat dibedakan menjadi 2 jenis : 1. Data primer, adalah data yang di peroleh secara langsung terhadap objek penelitian. 2. Data sekunder, adalah data yang terlebih dahulu dikumpulkan dan dilaporkan oleh  orang, dari literature perusahaan  atau  yang  dipeoleh  dari  perpustakaan  berupa,  pengertian  dan  konsep  dan  definisi–definisi meliputi kegiatan.

## Teori yang Berhubungan dengan Sistem
Teori  yang  berhubungan  dengan  sistem  meliputi  sistem,  informasi,  dan  sistem  informasi..  Menurut Sutabri,  sistem  adalah  sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.[7]
Menurut  Fathansyah,  Sistem adalah  sebuah tatanan  yang  terdiri atas  jumlah  komponen  fungsional  dengan satuan  fungsi  dan  tugas  khusus  yang  saling  berhubungan  dan  secara  bersama-sama  bertujuan  untuk memenuhi suatu proses tertentu.[2]
Menurut  Nugroho,  Informasi  merupakan  salah  satu  elemen  dalam  manajemen  perusahaan.  Agar informasi  dapat  mengalir  lancar,  para  manajer  perlu  menempatkan  informasi  dalam  suatu  kerangka sistem.[6]
Menurut  Sutabri,  Informasi  adalah  data  yang  telah  diklasifikasikan  atau  diolah  atau  diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.[7]
Menurut  Laudon,  Sistem  informasi  dapat  didefinisikan  sebagai  serangkaian  komponen  yang  saling berhubungan  yang  mengumpulkan  (atau  mendapatkan),  memproses,  menyimpan,  dan  mendistribusikan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan di dalam sebuah organisasi.[4]
Menurut  Martono,  Persediaan  (Inventory) yang  merupakan  semua  jenis  barang  yang  dimiliki perusahaan dan digunakan untuk mendukung proses bisnisnya.[5]
Menurut Assauri, Persediaan ( inventory ) adalah stok dari suatu item atau sumber daya yang digunakan dalam suatu organisasi perusahaan.[1]

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Setelah  melakukan  observasi  dan  menganalisa  pada  Perusahaan  Farmasi  dapat  diketahui  sistem  yang sedang berjalan selama ini masih kurang efektif, dikarenakan pendataan untuk pengolahan data bahan baku masih  dicatat  manual.  Analisis  prosedur  yang  sedang  berjalan  menguraikan  secara  sistematis  aktifitas- aktifitas  yang  terjadi  dalam  proses  pendataan  persediaan  stok  bahan  baku  pada  Perusahaan  Farmasi.  Agar tahapan  proses  pembangunan  sistem  dapat  berjalan  baik  dan  lancar,  untuk  lebih  jelas  digambarkan menggunakan pemodelan yang digunakan yaitu menggunakan Bagan Alir sistem.
1. Bagan Alir sistem proses bahan baku masuk yang berjalan pada Perusahaan Farmasi Pemasok Head of Warehouse Admin of Warehouse
Operator of Warehouse
Gambar 2 Bagan Alir Sistem Proses Bahan Baku Masuk
Gambar  2  memberikan  petunjuk  bahwa  bahan  baku  yang  masuk  ke  Perusahaan  dari  pemasok,  lalu pemasok  menghubungi  ke  Head  of  Warehouse  dengan  memberikan  surat  jalan  yang  berisikan  jumlah  dan bahan baku apa saja yang di bawah kemudian Head of Warehouse akan mengecek bahan baku tersebut dan Head  of  Warehouse  memberikan  surat  jalan  tersebut  ke  Admin  of  Warehouse  untuk  mencatat  bahan  baku yang  masuk  ke  gudang  kedalam  buku.  Setelah  melalui  pemeriksaan,  Head  of  Warehouse  menghubungi Operator of Warehouse untuk menyimpan pisik dari bahan baku.
Start Surat Jalan Konfir masi Penda taan Penge cekan Penyi mpan an Pema ntaua n Stop
2. Bagan Alir dari bahan baku keluar yang berjalan pada Perusahaan Farmasi Bagian Produksi Admin of Warehouse Head of Warehouse Operator of Warehouse
Gambar  3 Bagan Alir Sistem Proses Bahan Baku Keluar
Gambar 3 menjelaskan bahwa untuk tiap bagian produksi yang ingin melakukan permintaan bahan baku harus memberikan bon permintaan bahan baku yang berisi jumlah dan bahan baku yang ingin di minta yang diberikan  ke  Admin  of  Warehouse.  Kemudian  Admin  of  Warehouse  akan  menyerahkan  kepada  Head  of Warehouse untuk mengkonfirmasi permintaan lalu melakukan pencatatan bahan baku keluar kedalam buku. Selanjutnya  Head  of  Warehouse  memberitahu  Operator  of  Warehouse  untuk  melakukan  pengambilan  dan penyerahan ke bagian produksi.

## Desain Database
Desain  tabel  merupakan  rancangan  tabel  yang  akan  dibuat  pada database guna  memenuhi  kebutuhan fungsi bisnis yang didefinisikan pada fase pemodelan bisnis, berikut perancangan tabel yang diusulkan :
1. Tabel Pengguna
Tabel  pengguna  digunakan  untuk  menyimpan  data  pengguna  yang  berisi  id, user name,  email, permission dan password . Berikut Tabel 1 menjelaskan isi tabel pengguna : Nama Tabel  : users Primary Key : id Foreign Key : -
Tabel 1 Tabel Pengguna No. Field Type Size Keterangan 1. Id Int 11 Primary Key 2. User name Varchar 32 User name 3. Email Varchar 50 E-mail 4. Permission Int 11 Kewenangan 5. Password varchar 16 Password
Mulai Pener imaan Bon Permin taan Konfir masi Penga mbila n Penye rahan Selesai Penda taan

## 2. Tabel Master Materials
Tabel  pengguna  digunakan  untuk  menyimpan master materials yang  berisi  id,  kode_bahanbaku, nama_bahanbaku, vat_bahanbaku dan satuan_bahanbaku. Berikut Tabel 2 menjelaskan isi tabel pengguna:
Nama Tabel  : master materials
Primary Key : id Foreign Key  : -
Tabel 2 Tabel Master Materials No. Field Type Size Keterangan 1. Id Int 11 Primary Key 2. kode_bahanbaku Varchar 32 Kode Bahan Baku 3. nama_bahanbaku Varchar 50 Nama Bahan Baku 4. vat_bahanbaku Int 11 Vatt Bahan Baku 5. satuan_bahanbaku varchar 12 Satuan Bahan Baku
3. Tabel All Materials
Tabel  pengguna  digunakan  untuk  menyimpan  data  semua materials yang  berisi  id,  kode,  nama, no_analisa,  exp_date,  re_date,  qty,  vat,  satuan  dan  keterangan.  Berikut  Tabel  3  menjelaskan  isi  tabel pengguna :
Nama Tabel  : bahanbaku Primary Key : id Foreign Key  : -
Tabel 3 Tabel All Materials No. Field Type Size Keterangan 1. Id Int 11 Primary Key 2. Kode Varchar 32 Kode Bahan Baku 3. Nama Varchar 50 Nama Bahan Baku 4. no_analisa Varchar 9 Nomor Analisa Bahan Baku 5. Exp_date Date - Expired Date Bahan Baku 6. re_date Date - Re- test Bahan Baku 7. Qty Int 11 Quantity Bahan Baku 8. Vat Int 11 Vatt Bahan Baku 9. Satuan Varchar 12 Satuan Bahan Baku 10. Keterangan Varchar 50 Keterangan Bahan Baku

## 4. Tabel Log
Tabel  pengguna  digunakan  untuk  menyimpan  data log yang  berisi  id,  tanggal,  dan  keterangan.  Berikut Tabel 4 menjelaskan isi tabel pengguna :
Nama Tabel  : log data Primary Key : id Foreign Key  : -
Tabel 4 Tabel Log No. Field Type Size Keterangan 1. Id Int 11 Primary Key 2. Tanggal Date - Tanggal Log 3. Keterangan Varchar 50 Keterangan Log
Desain Antarmuka Sistem
1. Laman Login
Laman ini adalah Laman login yang akan digunakan untuk pengguna masuk ke sistem. Dibawah ini adalah desain Laman login admin :
Gambar 4 Rancangan Laman Login
Pada  gambar 4 rancangan  Laman  login  yang  pada  sudut  kanan  atas  dapat  dimasukan  Logo perusahaan.  Pada  sisi  gambar  sebelah  kiri  terdapat  desain  input  username  dan  password  bagi  yang  sudah mempunyai akun. Bagi user yang belum punya akun, dapat mendaftar pada link menu sign up.
2. Laman Register
Laman  ini  adalah  desain  Laman register ,  guna  user  mendaftarkan  dirinya  agar  memiliki  akun untuk akses ke aplikasi terlihat pada gambar 5 dibawah ini
Gambar 5 Rancangan Laman Register
Pada gambar rancangan Laman register terdapat menu input username, email, password, confirm password, tombol register, dan sign in. samping kanan terdapat desain gambar dan logo perusahaan pada posisi kanan atas.
3. Laman awal
Pada laman ini merupakan desain Laman awal yang akan digunakan user. Gambar 6 dibawah ini adalah desain laman awal :
Gambar 6 Rancangan Laman awal
Pada gambar rancangan Laman awal terdapat Foto dan selamat dating berikut nama user,  menu Master Materials, menu menambahkan Master Materials, menu List Bahan Baku, menu menambahkan List Bahan Baku, dan menu Log. Disebelah kanan terdapat desain gambar dan logo perusahaan.

## 4. Laman Master Materials
Laman  ini  adalah  desain  Laman master materials ,  guna  user  dapat  melihat  data master materials . Gambar 7 dibawah ini merupakan desain Laman master materials :
Gambar 7 : Desain Laman Master Materials
Laman  master  material  terdapat  tampilan  sebelah  kirifFoto  user,  tombol  Log  out,  menu  master material,  menu  Menambahkan  Master  Material,  menu  List  Bahan  Baku,  menu  menambahkan  List  Bahan Baku, menu Log. Sebelah kanan, terdapat Data Bahan Baku  yang terdiri dari tampilan Nomor, Kode, Vat, Satuan, dan Action.
5. Laman Menambahkan Master Materials Laman  ini  adalah  desain  Laman  menambahkan master materials, guna  menambahkan  data master materials ke Laman master . Gambar 8 dibawah ini adalah desain Laman menambahkan master .

## Gambar 8 Rancangan Laman Menambahkan Master Materials
Laman Menambahkan Master Material terdiri sebelah kiri adalah Foto user dan selamat dating berikut nama user,  terdapat  menu  Master  Material, menu menambahkan master  material,  menu  List  Bahan  Baku,  menu menambahkan  List  Bahan  Baku,  menu  Log.  Sebelah  kanan  terdapat  menu  Input  Data  yang  terdiri  Input Kode  Bahan  Baku,  Nama  Bahan  Baku,  Vat,  Satuan,  dan  tombol  Tambahkan.  Sebelah  kanan  atas  adalah Logo Perusahaan.
6. Laman List Bahan Baku
Laman ini adalah desain Laman list bahan baku, guna user melihat list bahan baku. Gambar 9 dibawah ini adalah Laman list bahan baku :

## Gambar 9 Rancangan Laman List Bahan Baku
Pada Laman List Bahan Baku tampilan sebelah kiri terdapat Foto dan selamat dating, tombol Log out, menu Master Material, menu List Bahan Baku, menu Menambahkan List Bahan Baku, menu Log. Gambar sebelah kanan adalah desain kolom Nomor, Kode, Nama, NA, ED, RD, Qty, Vat, Satuan, dan Action.
7. Laman Menambahkan Bahan Baku
Gambar  10  pada  Laman  ini  merupakan  rancangan  Laman  menambahkan  list  bahan  baku  yang  akan digunakan untuk pengguna menambahkan bahan baku ke list bahan baku, berikut adalah rancangan  Laman menambahkan list bahan baku :
Gambar 10 Rancangan Laman Menambahkan Bahan Baku
Pada Laman Menambahkan Bahan Baku terdapat menu Foto user, selamat datang, tombol Log Out, Menu Master Material, Menu Menambahkan Master Material, menu List Bahan Baku, Menu Menambahkan  List Bahan Baku, menu Log. Sebelah kanan terdapat menu Input Kode Bahan Baku, Nama Bahan Baku, Nomor Analisa, Expired Date, Retest Date, Quantity, Vat, Satuan, Keterangan, dan Tombol Tambahkan.

## IV. KESIMPULAN
Telah  berhasil  Merancang  Sistem  Persediaan  Bahan  Baku  pada  Perusahaan  Farmasi  dengan  Baik menggunakan desain database  yang terdiri dari Tabel Pengguna, Tabel Materials, Tabel All Materials, dan Tabel Log.
Aplikasi yang dirancang ini dapat mengurangi kesalahan input data bahan baku masuk serta pengecekan stok sehingga pencarian informasi yang dibutuhkan menjadi lebih mudah. Sistem Persediaan Bahan Baku ini dapat meminimalkan pekerjaan manual.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Assauri,  sofjan, Manajemen  Operasi  Produksi  Pencapaian  Sasaran  Organisasi  Berkesinambungan . Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada, 2006
[2] Fathansyah, Basis Data . Bandung : Informatika Bandung, 2012.
[3] Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi . Yogyakarta : ANDI, 2005
[4]  Laudon,  Kenneth  C.  dan  Jane  P.  Laudon. Sistem  Informasi  Manajemen:  Mengelola  Perusahaan Digital, Edisi 13 . Penerbit Salemba Empat, 2014
[5] Martono, Ricky. Manajemen Logistik Terintegrasi . Jakarta : PPM, 2015
[6]  Nugroho,  Bunafit. Pemrograman  Web  :Membuat  Sistem  Informasi  Akademik  Sekolah  dengan  PHP- MySql dan Dreamweaver. Yogyakarta : Gava Media, 2014.
[7] Sutabri, Tata, Analisis Sistem Informasi . Yogyakarta : Penerbit Andi, 2012.