……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)

## TINJAUAN TERJADINYA PENOMORAN GANDA REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT PATRIA IKKT JAKARTA
Oleh
St. Ainur Fadilah Rahman 1 , Noor Yulia 2 , Nanda Aula Rumana 3 , Lily Widjaja 4 1,2,3,4 Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Universitas Esa Unggul Jakarta
Jl. Arjuna Utara No. 09, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, DKI Jakarta 11510 Email: 1 ainurfadhilahrahman27@gmail.com , 2 noor.yulia@esaunggul.ac.id , 3 nanda.rumana@esaunggul.ac.id, 4 lily.widjaja@esaunggul.ac.id

## Abstrak
Penomoran  ganda  adalah  perangkapan  nomor  yang  diberikan  kepada  seorang  pasien  pada  saat pendaftaran di rumah sakit, dimana satu pasien memiliki dua atau lebih nomor rekam medis. Hal ini tidak sesuai peraturan, dimana satu pasien seharusnya memiliki satu nomor rekam medis yang digunakan seumur hidup. Tujuan penelitian meninjau terjadinya penomoran ganda rekam medis di Rumah Sakit Patria IKKT Jakarta. Metode penelitian menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan  kuantitatif  pada  sampel  392  identitas  pasien  rawat  jalan.  Hasil  penelitian  terdapat SPO  Sistem  Penomoran  Rekam  Medis,  namun  masih  ditemukan  Kejadian  Penomoran  Ganda sebanyak  58  (15%).  Hasil  analisis  3  kriteria  pada  58  penomoran  ganda  berdasarkan  Identitas Pasien  yaitu  penulisan  nama,  tanggal  lahir  dan  alamat,  dimana  pada  penulisan  nama  kesalahan terjadi  pada  penulisan  tanda  baca  (5%)  dan  penulisan  identitas  Tn.,  Ny.,  Nn.,  An  (3%).  Pada Penulisan Alamat terjadi perbedaan alamat (12%), perbedaan penulisan alamat (31%), kesalahan penulisan  tanda  baca  pada  alamat  (2%)  dan  ketidaklengkapan  penulisan  alamat  (47%).  Faktor penyebab terjadinya Penomoran Ganda Rekam Medis terutama adalah SDM, belum ada petugas perekam  medis.  Petugas  kurang  teliti  saat  mengidentifikasi  data  pada  SIMRS,  dan  tidak  ada kontrol  kinerja  petugas.  Kesimpulan  terdapat  SPO  sistem  penomoran  tetapi  masih  ditemukan penomoran ganda (15%) karena petugas kurang teliti saat mengidentifikasi data pada SIMRS. Kata Kunci: Penomoran Ganda, Rekam Medis.
PENDAHULUAN Menurut Undang-undang
Republik Indonesia  Nomor  44  Tahun  2009  Tentang Rumah  Sakit,  menyatakan  bahwa  Pelayanan Kesehatan  ialah  hak  untuk  tiap  orang  yang dipastikan  dalam  Undang-Undang  Dasar Negara  Republik  Indonesia  Tahun  1945  yang wajib diwujudkan
dengan cara
ditingkatkannya derajat kesehatan untuk masyarakat  dengan  setinggi-tingginya.  Rumah sakit merupakan organisasi pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  pelayanan perorangan secara paripurna dengan disediakannya  pelayanan  gawat  darurat,  rawat jalan  dan  rawat  inap.  Rumah  sakit  merupakan salah  satu  pelayanan  kesehatan  paling  di
harapkan  dan  dibutuhkan,  serta  yang  menjadi langkah  awal  sebagai  pintu  masuk  pelayanan kesehatan adalah rekam medis.
Rekam Medis menurut Permenkes 269/Menkes/PER/III/2008 yaitu Rekam Medis merupakan  berkas-berkas  yang  didalamnya mencakup  tentang  hasil  pencatatan  mengenai data diri pasien dan dokumen hasil pemeriksaan,  resep  pengobatan  yang  telah diberikan,  beserta  tindakan  juga  berbagai pelayanan yang sudah diserahkan pada pasien. Dalam  artian  yang  lebih  sederhana  rekam medis hanya merupakan  dokumen dan catatan yang berisikan terkait kondisi keadaan pasien, namun  bila  ditelusuri  lebih  dalam,  rekam medis  memiliki  makna  yang  lebih  kompleks
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
bukan  hanya  catatan  biasa,  sebab  didalam catatan dan dokumen tersebut sudah tercermin segala  informasi  terkait  seorang  pasien  yang nantinya  akan  dijadikan  sebagai  dasar  dalam menentukan  tindakan  yang  lebih  lanjut  dalam upaya  pelayanan  ataupun  tindakan  medis lainnya  yang  diberikan  kepada  seorang  pasien yang berkunjung ke rumah sakit.
Di  dalam  penyelenggaraan  rekam  medis dibagi  menjadi  3  bagian,  yaitu  Pendaftaran, Pengolahan  Data  Rekam  Medis,  dan  Sistem Penyimpanan.  Pendaftaran  atau  penerimaan pasien  adalah  salah  satu  sistem  dalam penyelenggaraan  rekam  medis,  dimana  dalam sistem  pendaftaran  tersebut  terdapat  Sistem Registrasi, Sistem Penamaan, Sistem Penomoran,  Dan  Sistem  Kartu  Indeks  Utama Pasien  (KIUP).  Pengolahan  data  rekam  medis terdiri  dari Assembling,  Coding,  Indexing, Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit , Korespondensi  Rumah  Sakit dan  Analisa Rekam  Medis.  Sistem  Penyimpanan  terdiri dari  Nomor  Langsung,  Sistem  Angka  Akhir dan Sistem Angka Tengah. Setiap pasien yang berkunjung  ke  institusi  pelayanan  kesehatan akan  diberikan  nomor  rekam  medis  yang digunakan sebagai salah satu diantara identitas pasien.
Sistem Penomoran yang diberlakukan di unit  rekam  medis  adalah  satu  diantara  hal penting  untuk  melakukan  pendaftaran  atau registrasi  pasien,  sebab  sistem  penomoran adalah  salah  satu  identitas  pasien  yang digunakan  untuk  membedakan  pasien  yang satu dengan pasien yang lainnya.
Penomoran  ganda  yang  terjadi  pada umumnya  dikarenakan  pada  saat  proses identifikasi  pasien  yang  dilakukan  dengan kurang tepat dan teliti sehingga mengakibatkan seorang pasien memiliki nomor rekam medis yang lebih dari satu.
Standar  Prosedur  Operasional  (SPO) wajib diberlakukan untuk meningkatkan pelayanan  yang  lebih  baik  dan  juga  sesuai dengan petunjuk atau pedoman yang diberlakukan di penyelenggaraan rekam medis
bagian  penomoran  registrasi  pasien  sehingga dapat  meminimalisir  terjadinya  penomoran ganda rekam medis.
Dampak  yang  ditimbulkan  jika  terjadi penomoran  ganda,  maka  pelayanan  pasien akan terhambat karena sulitnya dalam menemukan rekam medis pasien yang berkunjung  kembali.  Juga  harus  melihat  dari kedua  rekam  medis  tersebut  pada  pasien  yang sama,  yang  mana  rekam  medis  yang  baru  dan mana rekam medis yang lama dan menyesuaikan  isi  dari  kedua  rekam  medis tersebut. Terjadi kekeliruan terhadap pemberian  terapi  karena  pasien  memiliki rekam  medis  lebih  dari  satu.  Isi  dari  rekam medis  tidak  berkesinambungan  dan  rak penyimpanan rekam medis akan cepat penuh.
Berdasarkan hasil penelitian sebelumnya yang  ditulis  oleh  Kresna  Triyanto,  Yuyun Yunengsih  dan  Aris  Susanto  pada  tahun  2021 di  Rumah  Sakit  x  dengan  judul  “Analisis Faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi Nomor Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit  x”,  dari  81 rekam medis ditemukan 58 rekam medis yang terjadi  duplikasi  (72%)  dan  23  rekam  medis yang  tidak  terduplikasi  (28%).  Faktor-faktor yang  menyebabkan  penomoran  ganda  rekam medis yaitu petugas pendaftaran pasien kurang teliti saat mendaftarkan pasien dan pasien lama sering  kali  lupa  membawa  kartu  identitas berobat.
Berdasarkan hasil penelitian sebelumnya yang  ditulis  oleh  Suheri  Parulian  Gultom  dan Erna  Wati  Pakpahan  pada  tahun  2019  di Rumah  Sakit  Umum  Madani  Medan  dengan judul  “Faktor-Faktor  Yang  Memengaruhi Duplikasi  Penomoran  Rekam  Medis  Di Rumah  Sakit  Umum  Madani  Medan”, diperoleh  sampel  233  rekam  medis  yang terdapat diruang penyimpanan, dari 233 rekam medis  tersebut  yang  terjadi  duplikasi  nomor rekam  medis  berjumlah  32  rekam  medis (13,73%)  dan  rekam  medis  yang  tidak  terjadi duplikasi berjumlah 201 rekam medis (86,26%).  Faktor-faktor  yang  menyebabkan duplikasi  rekam  medis  tersebut  adalah
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)
pendidikan semua petugas pendaftaran lulusan SLTA/sederajat,  belum  adanya  SPO  sistem penomoran, tidak adanya KIUP di penyimpanan rekam medis.
Berdasarkan hasil penelitian sebelumnya yang  ditulis  oleh  Ali  Sabela  Hasibuan  di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia pada  tahun  2016  dengan  judul  “Faktor-faktor yang  Menyebabkan  Terjadinya  Duplikasi Penomoran Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Umum  Imelda  Pekerja  Indonesia”,  diperoleh sampel  720  rekam  medis  yang  terdapat  di ruang  penyimpanan,  dari  720  rekam  medis tersebut yang terjadi duplikasi 10 rekam medis (1,45%)  dan  yang  tidak  terjadi  duplikasi berjumlah 710 rekam medis (98,63%). Faktor- faktor  yang  menyebabkan  duplikasi  rekam medis  tersebut  adalah  kurangnya  kinerja  dari perekam  medis,  dan  tidak  telitinya  dalam bekerja serta tidak bekerja sesuai dengan SPO yang berlaku.
Dari  latar  belakang  masalah  diatas, peneliti  tertarik  melakukan  penelitian  lebih lanjut  dalam  bentuk  Karya  Tulis  Ilmiah dengan judul “Tinjauan Terjadinya Penomoran Ganda  Rekam  Medis  Di  Rumah  Sakit  Patria IKKT Jakarta”

## LANDASAN TEORI
Menurut  Wordl  Health  Organization (WHO)  tahun  2010  menyatakan  Rumah  Sakit merupakan  suatu  bagian  dari  organisasi kesehatan  dan  sosial  yang  memiliki  fungsi untuk memberikan pelayanan kesehatan secara lengkap  untuk  masyarakat,  baik  secara prepentif dan kuratif.
Rekam Medis menurut Permenkes
269/Menkes/PER/III/2008 yaitu Rekam Medis merupakan  berkas-berkas  yang  didalamnya mencakup  tentang  hasil  pencatatan  mengenai data diri pasien dan dokumen hasil pemeriksaan,  resep  pengobatan  yang  telah diberikan,  beserta  tindakan  juga  berbagai pelayanan yang sudah diserahkan pada pasien.
Rekam  Medis  adalah  sumber  dari  data diri  seseorang  yang  kemudian  diolah  untuk
menjadi informasi medis di institusi pelayanan kesehatan.  Rekam  Medis  yang  diisi  pada lembaran  formulir  baik  dalam  bentuk  manual ataupun  dengan  menggunakan  alat  elektronik yang  menggunakan  komputer,  yang  wajib menyimpan  data  medis  untuk  dijadikan gambaran  secara  terperinci  terhadap  semua aspek dari semua asuhan pasien yang terjadi.
Rekam  Medis  adalah  kumpulan  tentang fakta  kehidupan  seseorang  dan  juga  tentang riwayat  penyakit  yang  pernah  dialami,  juga termasuk  keadaan  sakit,  pengobatan  yang pernah dilakukan di  masa lampau yang dibuat untuk  kepentingan  tenaga  medis  yang  berada di  fasilitas  pelayanan  kesehatan  dalam memberikan pelayanan medis pada pasien.
Standar  Prosedur  Operasional  (SPO) bisa mempunyai arti yang berbeda-beda untuk setiap  orang,  tergantung  dari  kriteria  dan konteksnya.  Menurut  Buku  yang  ditulis  oleh Ekotama  yang  berjudul  “Pedoman  Mudah Menyusun
SOP
Standard Operating Procedure”  (2015:  41),  menyatakan  bahwa Standard  Operating  Procedure  (SOP) atau yang  diterjemahkan  menjadi  Standar  Prosedur Operasional  (SPO)  merupakan  sebuah  sistem yang di susun agar memudahkan, menerbitkan dan  juga  merapikan  pekerjaan.  Sedangkan menurut  Buku  yang  ditulis  oleh  Joko  Dwi Santoso  yang  berjudul  “Lebih  Memahami S.O.P (Standar Operating Procedure) ” (2014), mengemukakan  jika  SOP  mempunyai  tiga bagian,  yaitu: Standard,  Operating  dan Procedure . Proses pendaftaran pasien merupakan permulaan dari keseluruhan proses rekam  medis  atau  bisa  disebut  sebagai pelayanan  pertama  kali  yang  diterima  oleh pasien ketika sampai di  rumah sakit, di  dalam proses  pendaftaran  inilah  pasien  memperoleh kesan  tentang  baik  atau  buruknya  suatu pelayanan  kesehatan  dari  sebuah  rumah  sakit. Dengan demikian, pada sistem pendaftaran ini petugas  pendaftaran  wajib  memperlihatkan sikap  sopan,  ramah  dan  tertib  serta  memiliki tanggung jawab supaya pasien merasa dilayani dan diperhatikan dengan sangat baik.
………………………………………………………………………………………………………

## ………………………………………………………………………………………………………
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
Dalam  Sistem  Penomoran  Unit  ( Unit Numbering  System /UNS),  tiap  pasien  akan mendapat  satu  nomor  rekam  medis  yang digunakan untuk selamanya. Pasien mendapatkan  nomor  rekam  medis  baru  saat pasien  tersebut  berjunjung  untuk  pertama  kali sebagai  pasien  baru,  contohnya  65-43-21. Kemudian  jika  datang  untuk  berkunjung  lagi atau  yang  kedua  kali,  baik  untuk  pelayanan rawat  inap  ataupun  rawat  jalan,  maka  nomor rekam  medis yang digunakan akan tetap sama yaitu  65-43-21  tersebut.  Oleh  karena  itu, berkas  rekam  medis  pasien  akan  terus bertambah dan akan berubah menjadi semakin tebal  seiring  dengan  berkunjungnya  pasuen tersebut karena semua riwayat hasil pengobatan  seta  tindakan  disatukan  kedalam satu  map  rekam  medis  dengan  nomor  65-43- 21.
Satu  Rumah  Sakit  biasanya  membuat satu  “bank  nomor)  yang  akan  menentukan sampai  nomor  tertinggi  atau  terakhir  yang tersimpan  dan  akan  muncul  secara  otomatis bila  ada  pasien  baru  yang  mendaftar.  Hampir seluruh  rumah  sakit,  menggunakan  nomor yang  dimulai  dari  000001  sampai  dengan 999999  yang  merupakan  sumber  (patokan) dalam  pemberian  nomor  yang  dapat  berjalan sampai bertahun-tahun. Nomor-nomor tersusun  dan  tersimpan  secara  otomatis  di dalam  komputer,  tempat  nomor  rekam  medis tersebut  disimpan  dan  juga  pengontrolan dilakukan  untuk  mengetahui  sampai  sejauh mana  penggunaan  nomor  dan  tanggung  jawab pendistribusian  nomor  rekam  medis  yang diberikan kepada satu orang petugas.
Penamaan adalah kebutuhan dasar sampai-sampai  di  anggap  perlu  ditetapkan dengan  sistem  tersendiri.  Di  negara  barat penulisan  nama  pasien  sangat  mudah  untuk dilakukan  sebab  mereka  sudah  mempunyai pedoman  yang  baku/  standar  dengan  nama keluarga  = family  name =  surname  yang diikuti oleh nama sendiri = first name. Namun di Indonesia tidak seperti itu, sebab kita terdiri dari banyak suku dan bangsa juga kultur yang
heterogen. Dengan demikian, penamaan wajib dilakukan  dengan  cara  luwes,  sebab  yang sesungguhnya  adalah  nama  hanya  satu identitas yang membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya disamping tanggal lahir/  umur,  alamat  dan  juga  nomor  rekam medis pasien.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),  Ganda  yaitu  mengganda/meng-gan- da/  a  mendua;  tampak  lebih  dari  satu. Sedangkan  nomor/no-mor/  n  yaitu  angka sebagai  tanda  atau  lambang  bilangan.  Jika disimpulkan  maka  penomoran  ganda  adalah penggandaan  atau  perangkapan  nomor  yang diberikan  kepada  pasien  pada  saat  menerima pelayanan  di  rumah  sakit,  seperti  satu  pasien memiliki dua nomor rekam medis.
Menurut  Departemen  Kesehatan  RI tahun  2006,  tiap  pasien  yang  berkunjung  ke rumah  sakit  hanya  akan  mempunyai  satu nomor rekam medis yang juga akan digunakan selamanya  untuk  ke  seluruh  pelayanan  yang diberikan.  Bila  didapatkan  seorang  pasien yang  mempunyai  nomor  rekam  medis  lebih dari  satu  maka  rekam  medis  nomor  tersebut wajib  digabungkan  menjadi  satu  nomor  yang di  mana  rekam  medis  pasien  tersebut  juga digabungkan.  Nomor  yang  biasanya  dipakai yaitu  nomor  rekam  medis  yang  awal  atau pertama.  Namun  harus  disesuaikan  dan dicocokkan  terlebih  dahulu  antara  alamat  dan tanggal  lahir  beserta  identas  yang  lainnya, apakah  sudah  benar-benar  sesuai  antara keduanya.
Indeks  Utama  Pasien (Master  Patient Index) dalam  format  manual  sering  disebut sebagai  Kartu  Indeks  Utama  Pasien  (KIUP). Indeks ini adalah kunci untuk mengetahui data diri  sosial  pasien  yang  akan  digunakan  dalam pelayanan kesehatan. Indeks ini juga berfungsi sebagai  referensi  identitas  utama  pasien  yang harus  dibuat  dalam  setiap  bentuk  fasilitas pelayanan kesehatan (Rumah Sakit, Puskesmas dan lain-lain) dan bersifat permanen. Fungsi indeks akan sangat membantu pasien terutama saat pasien tersebut
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)
tidak  membawa  kartu  identitas  berobatnya. Sedangkan  untuk  kepentingan  administratif, data  sosialnya  sangat  berguna  bagi  berbagai kepentingan  manajemen.  KIUP  hanya  akan dibuat dan diberikan kepada pasien saat pasien tersebut berkunjung untuk pertama kalinya dan terdaftar  di  fasilitas  pelayanan  kesehatan tersebut .
Menurut  Buku  yang  ditulis  oleh  Siswati pada tahun 1960, manajemen memiliki 5 unsur yang lebih dikenal dengan 5M, yaitu:
1. Man (Manusia)
Manusia  adalah  unsur  mutlak  dan yang  paling  penting  dalam  manajemen. Sebagai  sumber  tenaga  kerja  utama, manajemen  tidak  akan  bisa  berjalan  jika tanpa unsur tersebut.
2. Money (Uang) Uang  adalah  sarana  yang  paling penting  sesudah  unsur  manusia,  karena dalam  kegiatannya  disa  dipastikan  jika manusia tersebut membutuhkan uang.
3. Material (Bahan) Bahan juga penting dalam
manajemen  yang  bisa  berupa  bahan mentah, setengah jadi ataupun bahan jadi.
4. Method (Metode) Merupakan  cara  pelaksanaan  kerja. Metode  kerja  yang  baik  yaitu  yang sederhana, gampang dan bisa mempercepat dalam penyelesaian kerja.
5. Machine (Mesin) Penggunaan mesin makin meningkat seiring dengan majunya teknologi. Penggunaan mesih mesin biasanya  untuk  mencapai  efisiensi  kerja, yang dimana mesin tersebut bisa memudahkan, melancarkan dan mempercepat proses kerja, hingga meningkatkan keuntungan secara maksimal.

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  yaitu metode penelitian deskriptif dengan pendekatan  kuantitatif  karena  meninjau  dan
menggambarkan  terkait  rekam  medis  yang terjadi  penomoran  ganda.  Populasi  yang digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  data jumlah  kunjungan  pasien  pada  Triwulan (September – November 2021) dengan jumlah seluruh 20.235 data kunjungan pasien. Sampel yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah data rekam medis di Rumah Sakit Patria IKKT dengan  menggunakan  rumus  Slovin  dengan memperoleh  hasil  yaitu  392.  Adapun  data yang  digunakan  yaitu  Data  sekunder  yang merupakan  data  yang  bersumber  dari  catatan yang sebelumnya sudah ada pada institusi dan dari  sumber  lainnya,  dalam  hal  ini  rekam medis  yang  sudah  ada  sebelum  melakukan observasi. Menggunakan teknik dan instrument  pengumpulan  data  yaitu  observasi dengan  melihat  nomor  rekam  medis  ganda  di SIMRS  dan  wawancara  yang  dilakukan dengan mewawancara kepala rekam medis dan petugas  pendaftaran  terkait  sistem  penomoran dan  kejadian  terkait  penomoran  ganda  rekam medis.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. SPO terkait Sistem Penomoran Rekam Medis yang diterapkan di bagian Pendaftaran di Rumah Sakit Patria IKKT Jakarta.
Di  Rumah  Sakit  Patria  IKKT  Jakarta sudah  terdapat  SPO  mengenai  Penomoran Rekam  Medis.  SPO  tersebut  di  terbitkan  pada tanggal 31 Agustus 2016 dan mulai diberlakukan pada tanggal 5 September 2016 – sekarang,  tetapi  dari  hasil  wawancara  tidak dilakukan  sosialisasi  hanya  diberitahukan untuk membaca sendiri.
Sistem  Penomoran  yang  digunakan  di Rumah  Sakit  Patria  IKKT  Jakarta  adalah Sistem  Penomoran  Unit (Unit  Numbering System) ,  yaitu  satu  pasien  hanya  memperoleh satu nomor rekam medis yang akan digunakan untuk selamanya, baik untuk rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat.
………………………………………………………………………………………………………

## ………………………………………………………………………………………………………
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
Berdasarkan  hasil  observasi  terhadap  6 orang  petugas  pendaftaran,  diperoleh  hasil daftar tilik isi SPO sebagai berikut:
Tabel 1. Kegiatan Petugas Pendaftaran
Dari  6  orang  petugas  pendaftaran  yang diamati, hanya 1 orang petugas yang mendapat hasil  tertinggi  yaitu  100%,  artinya  hanya  1 orang  petugas  yang  mengerjakan  semua pekerjaannya  sesuai  dengan  standar  prosedur operasional,  1  orang  petugas  yang  mendapat hasil 92% dan 2 orang petugas mendapat hasil 83%  serta  2  orang  petugas  mendapat  hasil terendah yaitu 75%.
Dari  12  elemen  yang  diamati,  kegiatan yang mendapat hasil 100% adalah Menerapkan  5S  (senyum,  salam,  sapa,  sopan dan  santun),  Menanyakan  identitas  pasien untuk pasien baru (KTP, SIM, dan sebagainya),  Menanyakan  kartu  berobat  pada pasien  lama  (KIUP,  KIB,  dan  sebagainya), Mengisi  formulir  pendaftaran  untuk  pasien baru dan Menyerahkan RM ke poliklinik yang dituju.  Kegiatan  yang  mendapat  hasil  83% yaitu  Melakukan  pengecekan  status  pasien, Membuatkan  kartu  identitas  berobat  untuk
pasien  baru,  Menanyakan  BPJS  pada  pasien asuransi,  Memberitahu  petugas  filing  dan Mengarahkan pasien ke kasir dan ke poliklinik yang  dituju.  Kegiatan  yang  mendapat  hasil 67% yaitu Menanyakan apakah pasien tersebut pasien  baru  atau  pasien  lama.  Dan  untuk kegiatan Mencatat di buku register merupakan kegiatan  yang  jarang  dilakukan  oleh  petugas pendaftaran dengan hasil 33%.
Berdasarkan hasil wawancara terhadap 6 orang  petugas  pendaftaran  menyatakan  bahwa yang  menyebabkan  banyak  dari  petugas melakukan  tugasnya  tidak  sesuai  dengan  SPO karena  masing-masing  dari  petugas  tidak melihat secara langsung SPO sistem penomoran  dan  tidak  mengerti  langkah- langkah  tata  caranya  sehingga  banyak  dari petugas melakukan tugasnya berdasarkan yang mereka  lihat  dan  ketahui.  Akibat  SPO  dari sistem  penomoran  pada  waktu  diterbitkan langsung diberlakukan tanpa melakukan sosialisasi  terlebih  dahulu  kepada  petugas pendaftaran  sehingga  mereka  tidak  mengerti detil pelayanan yang mereka kerjakan. Menurut Undang-undang Republik
Indonesia  nomor  44  tahun  2009  tentang Rumah  Sakit.  Standar  prosedur  operasional (SPO)  yaitu  sebuah  perangkat  instruksi/ langkah-langkah yang dikerjakan untuk menyelesaikan suatu proses kerja dengan rutin secara tertentu.
Dari  hasil  penelitian  pada  392  sampel ditemukan  penomoran  ganda  sebanyak  58 rekam  medis  (15%).  Akibat  SPO  dari  sistem penomoran  pada  waktu  diterbitkan  langsung diberlakukan  tanpa  melakukan  sosialisasi terlebih  dahulu  kepada  petugas  pendaftaran sehingga mereka tidak mengerti detil tata cara apabila terjadi penomoran ganda dan bagaimana mengatasinya.
SPO  yang  diterapkan  masih  merupakan SPO  lama,  sehingga  tidak  sesuai  dengan  apa yang  dikerjakan  oleh  petugas  pendaftaran, karena pada SPO tersebut antara prosedur dan yang  dikerjakan  oleh  petugas  berbeda.  Oleh karena  itu,  masih  ada  beberapa  petugas
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)
melakukan  pekerjaannya  tidak  sesuai  dengan SPO  yang  berlaku,  sehingga  mengakibatkan kekeliruan  pada  saat  petugas  melakukan identifikasi terhadap identitas pasien.
Hasil  penelitian  ini  sesuai  dengan  hasil penelitian Kresna Triyanto,  Yuyun Yunengsih dan Aris Susanto tahun 2021 yang menyatakan terjadi  penomoran  ganda  rekam  medis dikarenakan oleh faktor kurangnya pemahaman  petugas  pendaftaran  terkait  SPO tentang penomoran rekam medis [6].
Hal  ini  menandakan  perlu  untuk  segera merevisi SPO sebagaimana yang terlampir dan disosialisasikan  kepada  seluruh  petugas,  agar apa  yang  dilakukan  petugas  sesuai  dengan SPO  yang  berlaku,  hal  ini  agar  tidak  terjadi kesalahan  dalam  penginputan  data  pasien  dan tidak terjadi penomoran ganda.
2. Kejadian Penomoran Ganda Rekam
Medis di Rumah Sakit Patria IKKT Jakarta.
Persentase  Kejadian  Penomoran  Ganda Rekam  Medis  pada  bulan  September  - November 2021. Berdasarkan 392 sampel data yang di dapatkan peneliti dari data pendaftaran pasien  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  Patria IKKT Jakarta, diperoleh hasil analisa penomoran  ganda  rekam  medis  sebagai berikut:
Tabel  2.  Persentase  Kejadian  Penomoran Ganda Rekam Medis
Nomor Rekam Medis Jumlah Presen tase Terjadi Penomoran Ganda 58 15% Tidak Terjadi Penomoran Ganda 334 85% Total 392 100% Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah dilakukan di Rumah Sakit Patria IKKT Jakarta pada  bulan  September  –  November  2021, diperoleh rekam medis yang terjadi penomoran  ganda  sebanyak  58  rekam  medis (15%) dan yang tidak terjadi penomoran ganda sebanyak 334 rekam medis (85%).
Dari hasil penelitian, Rekam Medis yang terjadi  Penomoran  Ganda  didapat  3  kriteria
berdasarkan  Identitas  Pasien  yang  disebabkan oleh beberapa hal yaitu, sebagai berikut: Tabel  3.  Penomoran  Ganda  Berdasarkan Identitas Pasien.
Berdasarkan hasil tabel 4.4 diatas terkait 3  kriteria  berdasarkan  Identitas  Pasien  di Rumah  Sakit  Patria  IKKT  Jakarta,  dari  58 rekam  medis  yang  terjadi  penomoran  ganda, ditemukan 53 rekam medis yang sesuai (91%) dan 5 rekam medis yang tidak sesuai (9%).
Untuk kriteria penulisan nama ditemukan 56 rekam medis (96%) yang sesuai dengan kriteria dan 3 rekam  medis (4%) yang tidak  sesuai  dengan  kriteria.  Pada  kriteria penulisan  tanggal  lahir  ditemukan  58  rekam medis (100%) yang sesuai dengan kriteria dan tidak  ditemukan  adanya  yang  tidak  sesuai (0%)  dengan  kriteria.  Pada  kriteria  penulisan alamat ditemukan 45 rekam medis (77%) yang sesuai  dengan  kriteria  dan  13  rekam  medis (23%) yang tidak sesuai dengan kriteria. Total rata-rata persentase ketidak sesuaian / kesalahan pada penomoran ganda berdasarkan identitas pasien terhadap 3 kriteria yaitu 9%.
Menurut  Departemen  Kesehatan  RI tahun  2006,  tiap  pasien  yang  berkunjung  ke rumah  sakit  hanya  akan  mempunyai  satu
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)
nomor rekam medis yang juga akan digunakan selamanya  untuk  ke  seluruh  pelayanan  yang diberikan.  Bila  didapatkan  seorang  pasien yang  mempunyai  nomor  rekam  medis  lebih dari  satu  maka  rekam  medis  nomor  tersebut wajib  digabungkan  menjadi  satu  nomor  yang di  mana  rekam  medis  pasien  tersebut  juga digabungkan.  Nomor  yang  biasanya  dipakai yaitu  nomor  rekam  medis  yang  awal  atau pertama.  Namun  harus  disesuaikan  dan dicocokkan  terlebih  dahulu  antara  alamat  dan tanggal  lahir  beserta  identas  yang  lainnya, apakah  sudah  benar-benar  sesuai  antara keduanya.
Dari  58  rekam  medis  yang  terjadi penomoran ganda, kemudian dianalisis berdasarkan  Identitas  Pasien  terkait  3  kriteria yaitu  penulisan  nama,  penulisan  tanggal  lahir dan penulisan alamat, sehingga didapat hasil 3 rekam  medis  (4%)  terjadi  penomoran  ganda berdasarkan  Kriteria  Penulisan  Nama,  dengan 3  rekam  berdasarkan  kesalahan  penulisan tanda baca pada nama (5%) dan 2 rekam medis berdasarkan  kesalahan  Tn.,  Ny.,  Nn.,  dan  An. (2%). Berdasarkan Kriteria Penulisan Tanggal Lahir, tidak ditemukan adanya kesalahan pada kriteria  tersebut  (0%).  Dan  didapat  13  rekam medis  (23%)  terjadi  penomoran  ganda berdasarkan Kriteria Penulisan Alamat, dengan 7 rekam medis berdasarkan Perbedaan Alamat  (12%),  18  rekam  medis  berdasarkan Perbedaan  Penulisan  Alamat  (31%),  1  rekam medis berdasarkan Kesalahan Penulisan Tanda Baca  pada  Alamat  (2%)  dan  27  rekam  medis berdasarkan Ketidaklengkapan Penulisan Alamat  (47%).  Dari  3  kriteria  tersebut diperoleh  total  ketidaksesuaian  yaitu  9% dengan  5  rekam  medis  dan  total  kesesuaian yaitu 91% dengan 53 rekam medis.
Hasil  penelitian  ini  sesuai  dengan  hasil penelitian  Suheri  Parulian  Gultom  dan  Erna Wati  Pakpahan  tahun  2019  yang  menyatakan bahwa  dari  233  rekam  medis,  yang  terjadi penomoran  ganda  berjumlah  32  rekam  medis (13,73%)  dan  yang  tidak  terjadi  penomoran ganda berjumlah 201 rekam medis (86,26%).
Hasil  penelitian  ini  sesuai  dengan  hasil penelitian  Suheri  Parulian  Gultom  dan  Erna Wati  Pakpahan  tahun  2019  yang  menyatakan bahwa  dari  233  rekam  medis,  yang  terjadi penomoran  ganda  berjumlah  32  rekam  medis (13,73%)  dan  yang  tidak  terjadi  penomoran ganda berjumlah 201 rekam medis (86,26%).
Ditemukannya kejadian penomoran ganda  tersebut  dilihat  berdasarkan  tata  cara pengetikan  pada  saat  melakukan  penginputan identifikasi  pasien  di  SIMRS,  dengan  adanya persamaan  nama  dan  tanggal  lahir  namun terdapat  perbedaan  alamat,  tetapi  perbedaan alamat  yang  dimaksud  bukan  hanya  perbedan alamat  melainkan  perbedaan  dengan  ketidak lengkapan  penulisan  alamat  antara  rekam medis  yang  satu  dan  yang  lainnya.  Dan  juga adanya  persamaan  tanggal  lahir  dan  alamat namun terdapat perbedaan pada nama.
Akibat  dari terjadinya penomoran ganda tersebut maka akan mengakibatkan terhambatnya  pelayanan  dan  cepat  penuhnya rak  penyimpanan  rekam  medis,  karena  1 pasien  memiliki  2  bahkan  sampai  3  nomor rekam medis.
Hal  ini  menandakan  jika  perlu  untuk melakukan  audit  penomoran  ganda  dan sehingga harus menyatukan kembali data yang terjadi  perulangan  menjadi  satu  sesuai  dengan atruran. Petugas pendaftaran ketika melakukan pendaftaran pasien harus benar-benar mengidentifikasi  pasien  baru  sesuai  dengan identitas asli dari pasien tersebut yaitu dengan menggunakan  KTP,  KIB,  SIM  dan  identitas pribadi  lainnya  dan  apabila  pasien  lama  maka petugas  harus  benar-benar  memastikan  di KIUP  dan  SIMRS  jika  pasien  tersebut sebelumnya  sudah  pernah  berobat,  sehingga tidak menginput data pasien baru. Karena jika petugas.
3. Faktor-faktor Penyebab Terjadinya
Penomoran Ganda Rekam Medis di Rumah Sakit Patria IKKT Jakarta. Berdasarkan hasil Observasi dan Wawancara  yang  telah  dilakukan,  faktor- faktor yang menyebabkan terjadinya
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)
penomoran  ganda  berdasarkan  5M (Man, Money, Material, Method dan Machine ) yaitu, sebagai berikut:
1. Man
Dari  hasil  penelitian  Karakteristik petugas pendaftaran di Rumah Sakit Patria IKKT  Jakarta,  didapat  data  sebagai berikut:
Tabel 4. Karakteristik Petugas
Keterangan: P: Perempuan L: Laki-laki S: Sudah B: Belum Petugas  pendaftaran  berusia  sekitar 22  –  30  tahun  merupakan  kelompok  usia produktif,  jenis  kelamin  terbanyak  yaitu wanita. Pendidikan terakhir rata-rata lulusan  SMA/sederajat.  Masa  kerja  1,5 hingga  5  tahun  dengan  frekuensi  yang sudah  dan  belum  mendapat  pelatihan berimbang 3/3.
Dari hasil wawancara yang dilakukan  dengan  petugas  pendaftaran dikatakan  jika  pasien  atau  keluarga  pasien terkadang  tidak  membawa  kartu  identitas pribadi  dan  identitas  berobat.  Ada  pula pasien yang menyatakan baru pertama kali berkunjung namun pasien tersebut ternyata pasien  lama  dan  merupakan  kunjungan berulang.
Dari  hasil  observasi,  petugas  tidak semua melakukan kegiatan crosscheck data pasien yang sudah terdaftar di sistem.
Manusia  adalah  unsur  mutlak  dan yang  paling  penting  dalam  manajemen. Sebagai  sumber  tenaga  kerja  utama, manajemen  tidak  akan  bisa  berjalan  jika tanpa unsur tersebut.
Dari hasil penelitian di Rumah Sakit Patria  IKKT  Jakarta,  bahwa  petugas pendaftaran belum ada yang memiliki latar
belakang  perekam  medis.  Hanya  sebagian dari  petugas  yang  sudah  mengikuti pelatihan,  sehingga  hal  tersebut  dapat mengakibatkan  kurangnya  pemahaman terkait  instruksi  kerja  yang  harusnya dilakukan pada saat melakukan identifikasi pasien.
2. Money
Uang  adalah  sarana  yang  paling penting  sesudah  unsur  manusia,  karena dalam  kegiatannya  bisa  dipastikan  jika manusia tersebut membutuhkan uang .
Untuk  meningkatkan  kompetensi terhadap petugas maka Rumah Sakit harus memberikan  pelatihan  untuk  petugas. Karena belum semua petugas mendapatkan pelatihan  terkhusus  untuk  petugas  baru yang bahkan pendidikannya bukan lulusan rekam medis.
3. Material
Dari  hasil  observasi  kartu  identitas berobat  (KIB)  pasien  di  Rumah  Sakit Patria  IKKT  Jakarta  saat  ini  masih menggunakan bahan kertas HVS tebal dan tidak dilaminating sehingga mudah hilang.
Bahan juga penting dalam manajemen  yang  bisa  berupa  bahan mentah, setengah jadi ataupun bahan jadi . Sebaiknya  bahan  yang  digunakan untuk membuat KIB diganti dengan bahan yang banyak digunakan untuk membuat Id Card  pada  umumnya  agar  awet,  tidak mudah rusak dan berpenampilan menarik.
4. Method SPO yang berlaku masih merupakan
SPO  lama  dan  prosedur  yang  tertera  di SPO  sudah  banyak  yang  tidak  sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan.
Metode merupakan cara
pelaksanaan kerja. Metode kerja yang baik yaitu  yang  sederhana,  gampang  dan  bisa mempercepat dalam penyelesaian kerja .
Banyak dari petugas yang menjalankan  pekerjaan  tidak  sesuai  SPO karena  yang  tercantum  di  SPO  dan  yang dilakukan  tidak  sesuai,  terlebih  terkait
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak)
ISSN 2798-3641 (Online)
sistem yang sudah menggunakan elektronik,  sehingga  apa  yang  dikerjakan petugas tidak sesuai dengan prosedur yang tertera  di  SPO,  yang  dapat  menyebabkan kekeliruan dalam melakukan pekerjaannya.
Master  indeks  pasien  akan  di  cetak berdasarkan  abjad  kemudian  dibukukan seperti  kamus  pertahun,  saat  terjadi kendala  dengan  sistem  atau  terjadi  mati lampu  maka  master  indeks  pasien  tersebut yang  digunakan  untuk  melihat  data  diri pasien  yang  sudah  pernah  berobat.  Jadi sebaiknya  master  indeks  pasien  di  cetak setiap  bulan  sekali  agar  tidak  menumpuk dan memudahkan jika saat diperlukan.
5. Machine
Dari  hasil  wawancara  sistem  / SIMRS  yang  digunakan  di  Rumah  Sakit Patria IKKT Jakarta tidak dapat mengidentifikasi  secara  langsung  data pasien  lama  jika  penginputan  huruf  dan angkanya berbeda, sehingga sistem
tersebut tidak  menolak  jika  terjadi penginputan data yang mirip/sama. Penggunaan mesin makin meningkat seiring dengan majunya teknologi. Penggunaan mesin untuk mencapai  efisiensi  kerja,  yang  dimana mesin tersebut bisa memudahkan, melancarkan  dan  mempercepat  proses kerja,  hingga  meningkatkan  keuntungan secara maksimal .
Perlu untuk melakukan kontrol rutin atau  audit  setiap  hari  sebelum  pergantian hari/tanggal  (oleh  petugas  shift  malam) terhadap  SIMRS  yang  digunakan  agar tidak  terjadi  kesalahan  terutama  terkait penomoran ganda.

## KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan  di  Rumah  Sakit  Patria  IKKT Jakarta,  maka  dapat  diambil  kesimpulan bahwa:
1. Standar  Prosedur  Operasional  terkait Sistem  Penomoran  Rekam  Medis  di
terbitkan  pada  tanggal  31  Agustus  2016 dan  mulai  diberlakukan  pada  tanggal  5
September  2016  –  sekarang.  Namun  dari hasil penelitian terdapat Kejadian Penomoran Ganda Rekam Medis (15%). 2. Rekam  Medis  yang  terjadi  Penomoran Ganda diteliti dengan 3 kriteria berdasarkan Identitas Pasien, dengan hasil:
a. Pada penulisan nama, kesalahan didapat berdasarkan kesalahan penulisan  tanda  baca  pada  nama  (5%) dan  penulisan  identitas  Tn.,  Ny.,  Nn., dan An. (3%).
b. Pada penulisan tanggal lahir, bulan dan tahun tidak didapat kesalahan (0%).
c. Pada  penulisan  alamat,  kesalahan didapat  berdasarkan  perbedaan  alamat
(12%),  perbedaan  penulisan  alamat (31%), kesalahan penulisan tanda baca pada alamat (2%) dan ketidaklengkapan penulisan alamat (47%). 3. Faktor-faktor
Penyebab terjadinya Penomoran  Ganda  Rekam  Medis  terutama adalah:
a. Belum  ada  petugas  yang  mempunyai latar belakang perekam medis.
b. Petugas kurang teliti saat
mengidentifikasi data pada SIMRS saat memasukkan data identitas pasien. c. Tidak  ada  kontrol  kinerja  petugas dalam menerapkan tatalaksana pendaftaran pasien sesuai SPO
d. Tidak  melakukan  sosialisasi  SPO  saat diberlakukan, dan SPO yang diterapkan sudah lama, sehingga antara prosedur  dan  pelaksanaan  kerja  tidak sesuai.
Saran
1. Sebaiknya penelitian berikutnya mengenai evaluasi SPO berkaitan dengan era digitalisasi.
2. Melakukan audit penomoran ganda dan menyatukan kembali data yang terjadi perulangan sesuai aturan.
……………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………... ISSN 2798-3471 (Cetak)
Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3641 (Online)

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  UU  RI,  “UU  Nomor  44  Tahun  2009
Tentang Rumah Sakit.” p. 65, 2009. [2]  Kemenkes RI, “Peraturan Menteri
Kesehatan  Nomor  269  Tahun  2008 Tentang Rekam Medis.” p. 7, 2008.
[3]  Depkes  RI, Pedoman  Penyelenggaraan dan  Prosedur  Rekam  Medis  Rumah  Sakit di  Indonesia  Revisi  II .  Jakarta:  Direktorat
Jenderal Bina Pelayanan Medik., 2006. [4]  Depkes RI, Petunjuk Teknis Penyelenggaraaan Rekam Medis /
Medical  Record  Rumah  Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI, 2006.
[5]  S. C. Budi, Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta:  Quantum  Sinergis Medis, 2011.
[6]  K.  Triyanto,  Y.  Yunengsih,  and  A. Susanto,  “Analisis  Faktor  Penyebab Terjadinya  Duplikasi  Nomor  Rekam Medis  di  Rumah  Sakit  x,” J.  Kesehat. Tambusai , vol. 2, no. 3, pp. 92–96, 2021.
[7]  S.  P.  Gultom  and  E.  W.  Pakpahan,
“Faktor-faktor yang Memengaruhi Duplikasi  Penomoran  Rekam  Medis  di
Rumah  Sakit  Umum  Madani  Medan,” J.
Ilm.  Perekam  dan  Inf.  Kesehat.  Imelda , vol. 4, no. 2, pp. 604–613, 2019.
[8]  A.  S.  Hasibuan,  “Faktor-faktor  yang Menyebabkan Terjadinya
Duplikasi
Penomoran  Berkas  Rekam  Medis  Rumah Sakit  Umum  Imelda  Pekerja  Indonesia
Medan Tahun 2016,” J. Ilm. Perekam dan
Inf.  Kesehat.  Imelda ,  vol.  1,  no.  2,  pp. 104–110, 2016.
[9]  World  Health  Organization,  “Global Physical  Activity  Surveillance.,” WHO Regional  Office  for  the  Western  Pacific , 2010. [Online]. Available: http://www.who.int/chp/steps/GPAQ/en/i ndex.html.
[10] L. Widjaja, Manajemen Informasi Kesehatan  1 .  Jakarta:  Universitas  Esa Unggul, 2015.
[11] G.  R.  Hatta, Pedoman  Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan  Kesehatan. Jakarta:  UI  Press, 2013.
[12] S.  Ekotama, Pedoman  Mudah  Menyusun SOP  Standard  Operating  Procedure. Jakarta: MedPress, 2015.
[13] J.  D.  Santoso, Lebih  Memahami  S.O.P
(Standar Operating Procedure).
Surabaya: Kata Pena, 2014.
[14] R.  Indradi, Rekam  Medis ,  Edisi  2. Tangerang  Selatan:  Universitas  Terbuka, 2014.
[15] L.  Widjaja, Modul  2A-B  “Sistem  Rekam Medis dan Manajemen Informasi
Kesehatan.” Jakarta:  Universitas  Esa Unggul, 2012.
[16] Depdiknas  RI, Kamus  Besar  Bahasa Indonesia. Jakarta, 2008.
[17] Siswati, Manajemen  Unit  Kerja  II Perencanaan  SDM  Unit  Kerja  RMIK. 2018.
[18] D. Sunyoto, Metodologi Penelitian Akuntansi . Yogyakarta: PT. Refika
Aditama, 2013.
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………… Journal of Innovation Research and Knowledge
ISSN 2798-3471 (Cetak) ISSN 2798-3641 (Online)

## HALAMAN INI SENGAJA DIKOSONGKAN