Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                    e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  1658-1661

## Analisis Fishbone sebagai Implementasi Solusi Keterlambatan Faktur pada Gudang Farmasi
1) Nurhasanah*, 2) Andarisma, 3) Christianus Natalis Hurang, 4) Fahri Guslan Haimin, 5) Indah Triesna Uyang, 6) Retno Handayani
1)2)3)4)5)6) STIKES Mutiara Mahakam Samarinda, Indonesia Email Corresponding: nurhasanah.ars@gmail.com *

## I. PENDAHULUAN
Pelayanan  farmasi  rumah  sakit  adalah  pelayanan  kesehatan  yang  menggunakan  perbekalan  farmasi hampir 90% yang meliputi alat kesehatan, obat-obatan, bahan kimia, bahan radioktif, alat kesehatan dokter, dan  gas  medik  dan  50%  pendapatan  rumah  sakit  asalnya  dari  perbekalan  farmasi  (Hia,  2022).  Meninjau

## INFORMASI ARTIKEL
(10PT)

## A B S T R A K
Kata Kunci:
Identifikasi Akar Masalah Farmasi Administrasi Rumah Sakit Pelayanan  farmasi  merupakan  pelayanan  yang  krusial  di  rumah  sakit  karena  setiap  pasien yang  berobat  ke  rumah  sakit  selalu  mendapatkan  terapi  berupa  obat  yang  disediakan  oleh unit farmasi. Obat yang diterima oleh gudang farmasi seringkali tidak disertai dengan faktur yang  memuat  tentang  rincian  obat.  Tanpa  ada  faktur  tersebut,  pihak  gudang  farmasi  tidak dapat  menginput  data  obat  ke  dalam  sistem  informasi  rumah  sakit  sehingga  memperlambat penggunaan  obat  oleh  pasien.  Oleh  karena  itu,  analisis  fishbone  dilakukan  untuk mengidentifikasi akar masalah atas keterlambatan faktur. Analisis fishbone dilakukan dengan brainstorming kepada para top manajemen, tenaga pelaksana, dan pihak distributor.  Setiap pihak  yang  berkepentingan  secara  bergantian  memberikan  ide  untuk  mengidentifikasi penyebab masalah yang mungkin timbul. Ide-ide tersebut diklasifikasikan ke dalam beberapa faktor utama yaitu material, methode, machine dan man. Berdasarkan analisis fishbone yang telah dilakukan, diperoleh bahwa akar masalah dari keterlambatan faktur di gudang farmasi yaitu  rendahnya  kepedulian  distributor  untuk  memberikan  faktur  kepada  pihak  gudang farmasi.

## A B S T R A C T
Keywords: Identification Root Cause Pharmacy Administration Hospital Pharmacy services in the hospital were crucial services because every patient that come to the  hospital  almost  got a  drug  therapy  provided  by  the  pharmacy  unit.  Drugs  received  by the  Pharmacy  warehouse  were  often  not  accompanied  by  an  invoice  that  contains  drug details.  The  pharmaceutical  warehouse  couldn’t  input  drug  data  into  the  hospital information system without that invoice. This leads to inhibition of the use of the drug by the patient.  Therefore,  a  fishbone  analysis  was  performed  to  identify  the  root  cause  of  late invoices.  Fishbone  analysis  was  carried  out  by  brainstorming  with  top  management, executive  staff,  and  distributors.  Each  person  shares  an  idea  to  identify  the  cause  of  the problem.  Those  ideas  were  classified  into  several  main  factors,  such  as  material,  method, machine, and man. Based on the fishbone analysis that has been done,  it is found that the root  cause  of  late  invoices  at  pharmaceutical  warehouses  was  the  low  awareness  of distributors to provide invoices to pharmaceutical warehouses.
This is an open access article under the CC–BY-SA license.
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                    e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  1658-1661
besarannya  kontribusi  pelayanan  farmasi  untuk  kelancaran  pelayanan  dan  juga  merupakan  salah  satu instalasi  yang  memberikan  sumber  pemasukan  besar  di  sebuah  rumah  sakit,  maka  diperlukan  pengelolaan pelayanan  farmasi  secara  detail  mulai  dari  pemilihan,  perencanaan,  pengadaan,  penerimaan,  penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan, pengendalian, dan administrasi (Saputra & Cahyono, 2022) .
Penyimpanan  obat-obatan  di  gudang  farmasi  memerlukan  sistem  pengelolaan  yang  efektif  dan  efisien demi  lancarnya  pemberian  layanan  kepada  pasien.  Gudang  farmasi  merupakan  salah  satu  bagian  dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) yang didirikan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan  rumah  sakit  secara  khusus  yang  berkaitan  dengan  ketersediaan  obat.  Adapun  tugas  utama  dari IFRS  yaitu  pengelolaan,  yang  dimulai  dari  perencanaan,  pengadaan,  penyimpanan,  penyiapan,  peracikan, pelayanan  langsung  pada  pasien,  sampai  pengendalian  semua  perbekalan  kesehatan  yang  beredar  dan digunakan di rumah sakit, baik untuk pasien rawat jalan, rawat inap, serta semua unit salah satunya poliklinik rumah sakit (Hikmawati et al., 2019). Adanya berbagai kendala di gudang farmasi akan berpengaruh kepada kelancaran  pendistribusian  obat  di  rumah  sakit  sehingga  masalah  yang  muncul  harus  dilakukan  analisis pemecahan masalah. Salah satu metode pemecahan masalah adalah analisis fishbone (Yazdani, 2012). Analisis fishbone merupakan  salah  satu  metode  yang  efektif  untuk  digunakan  dalam  menganalisis  data yang  sudah  ada  untuk  diidentifikasi  permasalahan,  dengan  menganalisis  penyebab  masalah  yang  terjadi untuk  mengetahui  sumber-sumber  yang  bervariasi.  Analisis fishbone atau  disebut  diagram  ―Sebab  dan Akibat‖  sering  digunakan  dalam  manajemen  mutu  untuk  mengambarkan  bagaimana  faktor-faktor  dapat berkontribusi pada tujuan, dan membantu mengurutkan ke dalam kategori yang luas  (Tanjung & Muliyani, 2021).
Pengabdian  ini  melakukan  analisis fishbone dengan  tujuan  untuk  mengatasi  permasalahan  di  gudang farmasi  yang  seringkali  terlambat  menginput  data  obat  yang  baru  datang  di  gudang.  Keterlambatan penginputan  ini  disebabkan  oleh  adanya  keterlambatan  pemberian  faktur  oleh  distributor  obat.  Faktur tersebut berisi tentang nama, jumlah, dan harga obat yang data tersebut harus diinputkan ke sistem informasi rumah sakit terlebih dahulu untuk dapat digunakan oleh pasien rumah sakit.

## II. MASALAH
Masalah  yang  terjadi  yaitu  distributor  seringkali  terlambat  memberikan  faktur  yang  berisikan  tentang rincian obat untuk diberikan kepada gudang farmasi. Keterlambatan ini mengakibatkan terhambatnya proses pemberkasan  di  gudang  farmasi.  Staf  gudang  farmasi  tidak  dapat  menginput  data  obat  ke  dalam  sistem informasi dan obat yang tersedia jadi tidak dapat digunakan oleh pasien.
Gambar 1. RSUD I.A. Moeis Samarinda sebagai lokasi pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                    e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  1658-1661
Gambar 2. Contoh Faktur

## III. METODE
Pengabdian yang dilakukan berupa brainstorming (curah pendapat) antar pihak yang berkepentingan pada masalah  ini  yaitu  Kabid  Penunjang,  Kasi  Penunjang  Medik,  Koordinator  Gudang  Farmasi,  Staf  Gudang Farmasi, dan Distributor Obat. Analisis fishbone melalui brainstorming dilakukan dengan menekankan pada ―mengapa  permasalahan  terjadi?‖  untuk  mengeksplorasi  penyebab  yang  mendasari  masalah  sehingga kesimpulan  dapat  tercapai.  data brainstorming merupakan  data  utama  yang  menjadi  bahan  analisis  untuk menjawab  permasalahan.  Data  yang  diperoleh  lalu  dirangkum  dan  dimasukkan  kedalam  klasifikasi  yang telah ditentukan. Hasil dari pengolahan data kemudian digambarkan dalam fishbone diagram .

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Brainstorming yang  dilakukan  diawali  dengan  pembukaan  oleh  Direktur  Rumah  Sakit  sebagai  makna dukungan kepada semua pihak yang berpartisipasi untuk  mencari solusi atas permasalahan yang ada. Hasil brainstorming dirangkum  lalu  kemudian  diklasifikasikan  dalam  format  tertentu  yang  disepakati  bersama. Adapun diagram fishbone sebagai hasil dari brainstorming, tertuang pada gambar 2 dibawah ini.

## Gambar 2. Analisis Fishbone
Berdasarkan analisis fishbone diatas, diperoleh bahwa pada aspek material, penyebab masalah adalah stok  barang  yang  kosong.  Aspek  metode,  penyebab  masalah  adalah  belum  tersedianya  sistem  pembelian secara  online.  Aspek  mesin,  penyebab  masalah  adalah  kurangnya  koordinasi  dalam  proses  pembelian  dan sistem pembelian/pengadaan yang masih secara manual/konvensional. Aspek man, penyebab masalah adalah
Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat Nusantara (JPkMN)                                                                    e-ISSN : 2745 4053 Vol.3 No.2.2 Februari 2023  1658-1661
ketidakpedulian  pihak  distributor  tentang  perlunya  faktur  bagi  gudang  farmasi  dan  pihak  distributor  lupa membawa  faktur  penjualan.  Beberapa  penyebab  masalah  diidentifikasi  kembali  penyebab  masalah  dan diperoleh 2 (dua) penyebab disebabkan oleh sumber yang sama yaitu adanya miss komunikasi antara pihak gudang farmasi dengan pihak distributor. Pihak distributor mengganggap bahwa faktur bisa saja diberikan di kemudian  hari.  Padahal  pihak  gudang  farmasi  membutuhkan  faktur  untuk  memasukkan  data  obat  yang datang agar sistem pelayanan farmasi di rumah sakit dapat berjalan lancar.
Melalui analisis fishbone atau Cause Effect Diagram dapat diidentifikasi penyebab dan akibat dari suatu permasalahan  untuk  membantu  pemecahan  masalah.  Analisis fishbone merupakan  salah  satu  alat  untuk meningkatkan kualitas dari pelayanan di rumah sakit. Penggunaan analisis fishbone sangat bermanfaat bagi pihak rumah sakit untuk mengidentifikasi dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya (Istikomah, 2017).

## V. KESIMPULAN
Brainstorming yang  telah  dilakukan  dengan  menghasilkan  analisis fishbone sebagai  outputnya, menghasilkan bahwa akar masalah dari keterlambatan distributor dalam memberikan faktur kepada gudang farmasi,  yaitu  adanya miss komunikasi  antara  pihak  gudang  farmasi  dengan  distributor  obat.  Pihak distributor mengganggap bahwa faktur bisa saja diberikan di kemudian hari. Padahal pihak gudang farmasi membutuhkan faktur untuk memasukkan data obat yang datang agar sistem pelayanan farmasi di rumah sakit dapat berjalan lancar. Penggunaan  analisis fishbone sangat  bermanfaat  bagi  pihak  rumah  sakit  untuk mengidentifikasi dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Kami  mengucapkan  terima  kasih  kepada  STIKES  Mutiara  Mahakam  Samarinda  yang  telah memberikan bantuan dana. Terima kasih kepada RSUD. I.A. Moeis Samarinda sebagai lokasi, fasilitator, dan mitra sehingga pengabdian kepada masyarakat ini dapat terlaksana.

## DAFTAR PUSTAKA
Hia,  L.  O.  (2022).  Gambaran  Pengelolaan  Persediaan  Obat  Pada  Gudang  Farmasi  Di  Rumah  Sakit  Umum Daerah Tarakan Jakarta Tahun 2021. Dohara Publisher Open Access Journal , 1 (9), 312–322.
Hikmawati,  H.,  Kusumawati,  D.,  &  Irsan,  N.  (2019). IMPLEMENTASI  SISTEM  INFORMASI  GUDANG APOTEK RUMAH SAKIT . 5 (1), 1–7.
Istikomah.,  Basori.,  Budiyanto  C.  (2017).  The  influences  of  problem-based  learning  model  with  fishbone diagram to students's critical thinking ability. Indonesian Journal of Informatics Education , 1(2), 83-91. http://dx.doi.org/10.20961/ijie.v1i2.11432
Saputra,  Y.  D.,  &  Cahyono,  D.  T.  (2022).  EVALUASI  SISTEM  PENYIMPANAN  SEDIAAN  FARMASI DI GUDANG FARMASI RSPAU dr. S. HARDJOLUKITO YOGYAKARTA. Medical Sains : Jurnal Ilmiah Kefarmasian , 7 (3), 535–542. https://doi.org/10.37874/ms.v7i3.323
Tanjung,  A.  A.,  &  Muliyani.  (2021). Metodologi  Penelitian:  Sederhana,  Ringkas,  Padat  dan  Mudah Dipahami . Scopindo Media Pustaka.
Yazdani,  Amir-Abbas  &  Tavakkoli-Moghaddam,  Reza.  (2012).  Integration  of  the  fish  bone  diagram, brainstorming,  and  AHP  method  for  problem  solving  and  decision  making—a  case  study. The International Journal of Advanced Manufacturing Technology . 63. 10.1007/s00170-012-3916-7.