## PENGELOLAAN MEDIA INTERNAL NEWSLETTER “INFO MARITIM” DIREKTORAT JENDERAL PERHUBUNGAN LAUT
Gabriela Chaterine, Menati Fajar Rizki Program Studi Hubungan Masyarakat, Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Negeri Jakarta, Jl.Rawamangun Muka, Jakarta Timur 13220 No.HP: 08131681695; 087822613857 email:gabrielachatgc@gmail, mfajarrizki@unj.ac.id
Naskah diterima tanggal 9 Juli 2021, direvisi tanggal 7 Maret 2022, disetujui 8 April 2022

## Abstrak
Direktorat  Jenderal  Perhubungan  Laut  Kementerian  Perhubungan  melalui  bagian  humas mengelola Newsletter INFO  MARITIM. Newsletter tersebut  merupakan  bagian  dari  media internal  yang  memiliki  peran  penting  dalam  menjalankan  komunikasi  antar  pihak  internal maupun  untuk  memenuhi  kebutuhan  akan  informasi  dan  pengetahuan  kepada  khalayak internal.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  membahas  mengenai  pengelolaan Newsletter INFO MARITIM. Media internal Newsletter yang sudah dikelola selama 20 ini, mengacu pada teori manajemen  humas  yaitu  mendefinisikan  problem  ( fact  finding), perencanaan  ( planning), pelaksanaan dan mengkomunikasikan ( communicating) , dan evaluasi ( evaluation) . Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, serta diterapkannya teknik pengumpulan data dengan wawancara yang dilakukan dengan tiga narasumber yaitu satu informan kunci,  satu  informan  utama,  dan  satu  informan  tambahan.  Hasil  penelitian  menunjukan keempat  proses  manajemen  humas  diterapkan  kepada  pengelolaan Newsletter INFO MARITIM,  sehingga  semua  kalangan  karyawan  berhak  untuk  menerima  informasi  apapun tentang instansi. Berdasarkan temuan tersebut bisa disimpulkan bahwa dalam pengelolaannya Newsletter INFO MARITIM sudah bisa dikatakan efektif sebagai media internal utama dalam menyampaikan informasi kepada khalayak internal.
Kata-kata kunci: Instansi Pemerintah; Komunikasi Internal; Media Internal

## Abstract
The Directorate General of Sea Transportation of the Ministry of Transportation through the public relations department manages the Newsletter MARITIME INFO. The newsletter is part of the internal media which has an important role in carrying out communication between internal  parties  as  well  as  to  meet  the  need  for  information  and  knowledge  to  the  internal audience. This study aims to discuss the management of the Newsletter MARITIME INFO. The Internal  media,  Newsletter's  which  has  been  managed  for  20  years,  refers  to  the  theory  of public  relations  management,  namely  fact  finding,  planning,  implementing  and communicating  and  evaluation.  This  study  used  a  qualitative  approach,  and  applied  data collection techniques with interviews conducted with three sources, namely one key informant, one main informant, and one additional informant. The results of the study show that the four PR management processes are applied to the management of the Newsletter INFO MARITIM, so that all employees have the right to receive any information about the agency. Based on these findings, it can be concluded that in its management the Newsletter INFO MARITIMcan be  said  to  be  effective  as  the  main  internal  media  in  conveying  information  to  internal audiences.
Keywords: Government agencies; Internal Communications; Internal Media
Jurnal Komunikasi Universitas Garut: Hasil Pemikiran dan Penelitian Program Studi Ilmu Komunikasi
P-ISSN: 2461-0836; E-ISSN: 2580-538X
Halaman 775-780

## Pendahuluan
Salah  satu  media  internal  yang dibuat  oleh  praktisi Public  Relations yaitu Newsletter . Asal mulanya Newsletter merupakan house  journal ,  yaitu  terbitan berkala yang diperuntukkan untuk kalangan sendiri. Newsletter bersifat  periodik  waktu terbitnya  dan  berisikan  mengenai  berita- berita  dan  artikel-artikel  yang  menarik  dan sirkulasinya terbatas.(Kriyantono,
2018:174)
Dengan  membuat Newsletter akan ada beberapa keuntungan yang dicapai yaitu bentuk  fisik  yang  mudah  di  dapat  tanpa harus  mengeluarkan  biaya  setiap  saat  dan keakuratan  data  yang  terjamin  karena pembuatannya pun dilakukan dengan pertimbangan  yang  matang,  serta  disertai dengan  desain  yang  membuat  suatu keefienan dan keefektifan dalam menciptakan  sebuah  media  komunikasi untuk memberikan informasi.
Dengan  mengikuti  perkembangan teknologi  komunikasi  yang  sangat  pesat Direktorat  Jenderal  Perhubungan  Laut  pun memanfaatkan dengan sebaik-baiknya. media  internal Newsletter yang  merupakan salah  satu  media  yang  digunakan  instansi untuk memberikan informasi tentang seluruh  kegiatan  yang  telah  berlangsung  di unit  kerja  lain.  Pada  umumnya  mungkin Newsletter hadir  dalam  bentuk  cetak  tetapi tidak  di  Direktorat  Jenderal  Perhubungan Laut.
Saat  ini  media  internal Newsletter “INFO MARITIM diterbitkan dan disebarkan melalui website resmi Direktorat Jenderal Perhubungan Laut https://hubla.dephub.go.id/home/page/news letter.
Gambar 1. Tampilan website bagian
Newsletter INFO MARITIM Penyebaran Newsletter
melalui website tentunya  lebih  dapat  dilakukan dengan cepat karena lebih menghemat waktu tidak  perlu  menunggu  karena  harus  dicetak terlebih  dahulu.  Tidak  hanya  itu  tentunya dengan memanfaatkan website dapat menghemat biaya dan lebih ramah lingkungan  karena  tidak  menghabiskan banyak kertas.
Newsletter “INFO MARITIM” diterbitkan tidak menentu waktu penerbitannya  tergantung  dengan  adanya kegiatan  yang  dilakukan  perusahaan  pada saat itu.
Newsletter “INFO MARITIM” dikemas  secara  khusus  oleh  humas  DJPL, dan  dalam  proses  pembuatannya  tidak  bisa dipandang  sebelah  mata.  Bukan  karena walaupun Newsletter ini  hanya  sebatas majalah  internal  instansi,  namun Newsletter “INFO  MARITIM”  dilihat  dari  proses pembuatannya  ternyata  dikelolah  dengan serius  oleh  pihak  humas  yang  diberi tanggung jawab mengelola media ini. Dalam pengolahannya yang membuat lebih menarik untuk  diteliti  adalah  pengemasan  desain Newsletter “INFO  MARITIM” yang disesuaikan  dengan  identitas  instansi  mulai dari layout dan isi.
Karyawan Direktorat Jenderal Perhubungan  Laut  yang  tersebar  secara  luas tentunya membutuhkan informasi-informasi mengenai  instansinya  yang  dapat  dipercaya kebenarannya.  Para  pegawai  pria  dan  wanita
Halaman 775-780
dengan  umur  dan  latar  belakang  pendidikan yang  berbeda  akan  membutuhkan  informasi yang  sama  tentang  perusahaan  satu  sama lainnya.  Sedangkan  mereka  yang  bertugas secara  teknik  di  lapangan  dan  non-teknik  di kantor  (jajaran  manajemen  dan  administrasi) adalah sama kedudukannya dalam mendapatkan informasi  instansi  tersebut.  Para  pegawai  yang tersebar  kedalam  pembagian  ini  mempunyai persamaan kepentingan dalam mencari, mengetahui  dan  menularkan  informasi  yang tersedia mengenai DJPL untuk dimanifestasikan kedalam  realisasi  kerja  sesuai  bidang  yang ditekuni masing-masing.
Namun Newsletter “INFO  MARITIM” dalam  penerbitannya  terhalang  oleh  anggaran. Karena  itu  terkadang  konten-konten  yang dimuat  sudah  lebih  dulu  dibaca  atau  diketahui melalui press  release atau  media  sosial  DJPL namun tetap Nesletter INFO MARITIM sebagai penyeimbang  untuk  media  konvensionalnya. Maka  dari  itu  peneliti  sangat  ingin  meneliti pengelolaan  media  internal newsletter “info maritim” Direktorat Jenderal Perhubungan Laut.
Kajian  penelitian  terdahulu  pada  jurnal Eksistensi Media Internal Sebagai Alat Kehumasan  (Studi  Kasus  Majalah  Empati PSMP  Toddopuli  Makassar),  Penelitian  ini dilakukan oleh  A. Fauziah Astrid.  Dosen Ilmu Jurnalistik  UIN  Alauddin  Makassar.  Jurnal Vol.3 No.1, Bulan Mei, Tahun 2017. Perbedaan dari  penelitian  tersebut  dengan  penelitian  yang dilakukan  oleh  peneliti  adalah  terletak  pada tujuan,  karena  pada  penelitian  di  atas  lebih kepada  meningkatkan  citra  positif  sedangkan peneliti lebih mengarah kepada pengelolaannya. Serta  perbedaan  lainnya  terletak  pada  objek penelitian, dan teori utama yang menjadi acuan.
Teori yang digunakan dalam penelitian ini yaitu  manajemen  humas,  di  mana  pengelolaan manajemen  humas  dalam  mengelola  media internal  sangatdiperlukan  untuk  memecahkan masalah  pada  penelitian  ini.  Menurut  Scott  M. Cutlip,  Allen  H.  Center,  dan  Glen  M.  Broom dalam  bukunya Effective  Public  Relation (2011:320) terdapat empat tahapan proses yang perlu  dilalui  dalam  sebuah  pengelolaan
manajemen humas, yaitu:
a. Mendefinisikan  problem  ( Fact  Finding). Dalam  proses  ini  mencakup  penyelidikan dan  memantau  pengetahuan,  opini,  sikap, dan  perilaku  pihak-pihak  yang  terkait dengan, dan dipengaruhi oleh, tindakan dan kebijakan organisasi.
b. Perencanaan ( Planning). Membuat
program, strategi tujuan, tindakan, komunikasi, taktik dan sasaran berdasarkan situasi yang ada untuk dilaksanakan.
c. Pelaksanaan dan mengkomunikasikan ( Communicating) .  Mengimplementasikan program aksi dan komunikasi yang didesain untuk  mencapai  tujuan  spesifik  untuk masing-masing public dalam rangka mencapai tujuan program
d. Evaluasi ( Evaluation) . Melakukan penilaian atas persiapan, implementasi dan  hasil dari program.
Penggunaan  teori  manajemen  humas  juga digunakan  peneliti,  dengan  melihat  penelitian terdahulu  dari  jurnal  “Perencanaan  Dan Manajemen  Komunikasi  Dalam  Membangun Citra  Pelayanan  Jasa  Outsourcing”  (Kholik: 2020).  Penelitian  tersebut  menyatakan  bahwa terdapat  pengaruh  yang  cukup  signifikan  terkait pengaruh perencanaan dan manajemen komunikasi  terhadap  citra  pelayanan  jasa  alih daya  (outsourcing).  Dalam  hal  ini  peneliti  ingin melihat apakah tahapan manajemen humas dalam pengelolaan  media  internal  dapat  digunakan dengan baik.
Selanjutnya pengelolaan penerbitan newsletter akan dihubungkan dengan  tujuan dari penerbitan newsletter. Penerbitan Newsletter memiliki  kekhususan  tujuan  tersendiri.  Menurut Smith  (2003:61)  dapat  disimpulkan  sebagai berikut:
a. Untuk menjaga hubungan dengan publiknya
b. Untuk memperkuat sikap dan tindakan yang bermanfaat bagi organisasi
c. Untuk  mencitakan  dan  mempertahankan dialog  antara  organisasi  dengan  publiknya, atau di antara anggota audiensi
Halaman 775-780
d. Untuk meningkatkan dan mempertahankan tingkat  kesadaran  publik  tentang  isu-isu penting terkait organisasinya
e. Untuk
meningkatkan
atau
mempertahankan  sikap  positif  publik
dengan msalah tertentu.

## Metode Penelitian
Dalam penelitian ini penulis menggunakan  pendekatan  Kualitatif.  Menurut Strauss  dan  Corbin  dalam  Cresswell,  J.  (1998: 24), penelitian  kualitatif  adalah  jenis  penelitian yang  menghasilkan  penemuan-penemuan  yang tidak  dapat  diperoleh  dengan  menggunakan prosedur-prosedur  statistik  atau  cara-cara  lain dari kuantifikasi (pengukuran). Penulis memilih menggunakan  penelitian kualitatif  karena penelitian  tersebut  sangatlah  cocok  dengan objek  yang  akan  diteliti,  yaitu  Pengelolaan Media  Internal Newsletter “INFO  MARITIM”. Karena  dengan  penelitian  kualitatif  penulis dapat  mengetahui  langsung  bagaimana  proses pengelolaanya dengan cara wawancara langsung dengan key informan, para informan lainnya.Penulis melakukan penelitian bertempat di  Direktorat  Jenderal  Perhubungan  Laut Kementerian  Perhubungan  yang  berlokasi  di Jalan  Medan  Merdeka  Barat  No.8  Gambir, Jakarta Pusat. Waktu penelitian yang dilakukan oleh  penulis  ialah  dari  April  2021  sampai  Juni 2021.
Pada penelitian ini penulis memiliki key informan,  informan  utama,  dan  informan tambahan sebagai berikut: Key Informan dalam penelitian  ini  adalah  Bapak  Silo  Darmono Kasubbag Humas
Direktorat
Jenderal Perhubungan  Laut  sebagai  Redaktur  Pelaksana dan  Penyunting,  sedangkan  Informan  Utama yaitu Bapak Khairil Nur Wibowo  sebagai Staff Redaksi,  dan  Informan  Tambahan  Bapak Ibrahim Pilpala sebagai  Sekretariat.
Dengan mengacu pada konsep pengelolaan  manajemen  humas  menurut  Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom (2003:320)  yang terdapat empat tahapan proses yang perlu dilalui, menjadikan implementasinya dalam  Newsletter  INFO  MARITIM  adalah
sebagai berikut;

## Gambar 2. Newsletter Info Maritim

## Hasil Penelitian dan Pembahasan

## Fact Findingatau Mendefinisikan Problem
Tahapan  ini  diawali  dengan  rapat  tim redaksi  bersama  dengan  redaktur  pelaksana untuk mencari liputan media, opini internal, dan menentukan  topik  serta  tema  yang  akan  dipakai dalam  setiap  edisinya.  Tema  yang  dipakai haruslah hasil dari seleksi isu-isu atau informasi yang benar-benar sangat penting untuk diketahui oleh  target  sasaran  internal.  Di  tahap  inilah kemampuan  fungsi  manajemen  humas  yang dijalankan  oleh  redaktur  pelaksana  sangat diperlukan, dalam menganalisa, memperkirakan, dan  memberikan  saran  mengenai  pengambilan keputusan.

## Perencanaan dan Pemograman atau Planning
Setelah pengambilan keputusan mengenai  judul  yang  dipakai  berdasarkan  dari tema  besar  yang  dipilih  dan  diambil  di  tiap edisinya.  Redaktur  pelaksana  akan  bertukar pikiran dengan redaktur utama terkait perencanaan untuk pengelolaan Newsletter INFO MARITIM di edisi yang akan datang apakah isu atau informasi sudah dikumpulkan tersebut layak untuk dimuat, lalu apakah tepat sasaran, dan hal lainnya.  Yang  mempertimbangan  hasil  temuan untuk langkah yang akan dimabil selanjutnya.
Pelaksanaan dan Berkomunikasi atau communication .
Newsletter  INFO  MARITIM  dibuat karena  adanya  keinginan  dari  humas  Ditjen Hubla  untuk  membuat  sebuah  media  internal
Halaman 775-780
sebagai  jembatan  dan  penyedia  informasi kepada seluruh karyawan internalnya. Selain itu diharapkan  dengan  adanya  Newsletter  INFO MARITIM  ini  dapat  menyatukan  kantor  pusat dengan UPT maupun KSOP Direktorat Jenderal Perhubungan  Laut  yang  tersebar  di  seluruh Indonesia. Tentu saja dengan adanya Newsletter INFO  MARITIM  merupakan  poin  penting dalam  menciptakan  komunikasi  internal  yang baik.  Karena  dilihat  dari  segi  pengelolaan Newsletter INFO MARITIM, bahan materi yang akan  dimuat  berasal  dari  kegiatan  UPT  dan KSOP,  wawancara  kegiatan,  dan  juga  press release. Sehingga menjadikan saling terhubungnya  masing-masing  karyawan  untuk memberikan  bahan  berita.  Materi  yang  telah dikumpulkan  akan  disisir  oleh  tim  redaksi  dan redaktur  pelaksana  sehingga  dapat  diketahui sejauh mana materi tersebut bisa di angkat dan di  publikasikan.  Lalu  terdapat  juga  komunikasi dalam  hal  pendistrubusian,  agar  tercapainya tujuan  program  tersebut,  dimana  program  itu adalah Newsletter INFO MARITIM.
Mengevaluasi Program atau evaluation . Tahap  ini  merupakan  tahapan  terakhir, dan  pada  tahapan  ini  dilakukannya  proses penilaian  tentang  bagaimana  program  itu berhasil atau tidak. Bila dilihat dari segmentasi karyawan  internal  pembaca  Newsletter  INFO MARITIM dapat dikategorikan yaitu; pimpinan dirjen,  karyawan  kantor  pusat,  serta  karyawan UPT.  Semua  karyawan  internal  Direktorat Jenderal Perhubungan Laut diberikan informasi yang  merata.  Karena  itu  setiap  edisi  dicetak sebanyak  400  eksemplar.  Biaya  yang  cukup besar  ini  akan  sebanding  jika  ada  dampak  dari signifikan  yang  diterima  setelah  penerbitan. Namun  sayangnya  dari  tim  redaksi  Newsletter INFO  MARITIM  belum  pernah  melakukan perhitungan  dampak  dari  Newsletter  INFO MARITIM  ini  untuk  produktivitas  kerja karyawan  dari  setiap  edisinya.  Dan  tim  redaksi kurang  sering  melakukan  evaluasi  secara berkala  Setiap  dari  masing-masing  langkah adalah  penting,  namun  proses  itu  dimulai dengan  pengumpulan  data  untuk  mendiagnosis
problem.  Informasi  dan  pemahaman  yang terbentuk  di  langkah  pertama  akan  mendorong dan memandu kepada langkah berikutnya dalam proses  tersebut.  Dalam  praktiknya,  secara  tegas tentu  saja  meriset,  perencanaan,  implementasi, dan evaluasi tidak dapat dipisahkan, sebab proses ini  saling  berkelanjutan  dan  bersifat  siklis  serta diaplikasikan dalam setting yang dinamis.

## Kesimpulan
Adapun kesimpulan dari penelitian yang berjudul “Pengelolaan Media Internal Newsletter
INFO
MARITIM Direktorat Jenderal Perhubungan  Laut  (DJPL)”  ini  adalah  untuk menginformasikan  kebijakan,  program  kerja, capaian  kerja,  kegiatan-kegiatan,  atau  informasi penting  lainnya.  Karena  semua  kalangan karyawan  berhak  untuk  meneriman  informasi apapun  tentang  instansi.  Berdasarkan  temuan tersebut bisa disimpulkan bahwa dalam pengelolaannya Newsletter INFO  MARITIM sudah bisa bisa dikatakan efektif. Namun dengan kemajuan  teknologi  yang  meningkat  akan  lebih berguna  juga  jika  tim  redaksi  lebih  rutin  meng- upload setiap  edisi  di website  ditjen  hubla a taupun  media  sosial.  Karena  dengan  lebih seringnya di- upload di website atau media sosial akan menghemat biaya anggaran yang dikeluarkan.
Saran  Untuk  bagian  humas  Direktorat Jenderal  Perhubungan  Laut,  khususnya  tim redaksi  dari Newsletter INFO  MARITIM, sebaiknya  mulai  dibentuk  tim  yang menhandle untuk meng- upload Newsletter INFO MARITIM kedalam website atau  media  sosial . Sebaiknya pengelolaan isi media lebih ditingkatkan, yaitu isi dari Newsletter INFO MARITIM lebih mencakup  keseluruhan  hal  yang  dibutuhkan karyawan  untuk  diketahui,  yaitu  media  internal yang  dapat  lebih  terbuka  dalam  menyampaikan informasi  yang  berkaitan  dengan  kepentingan karyawan  misalnya  berupa  tips,  trik,  serta mengangkat  berita  tentang  pegawai  yang berprestasi.  Hal  ni  dapat  memotivasi  pegawai dalam bekerja dengan baik.
Halaman 775-780

## DaftarPustaka
Abdul  Kholik. (2020 ). Perencanaan  Dan Manajemen Komunikasi Dalam Membangun Citra Pelayanan Jasa Outsourcing . Jurnal Komunikasi
Communicology.  Vol.8  No.1.  Jakarta:
Universitas Negeri Jakarta
Cutlip,  M  Scoot.  (2011).  Effective  Public Relations  Edisi  Kesembilan.  Jakarta:
Kencana Prenamedia Group
Kriyantono, Rachmat. (2008). Public Relations Smith,  Roland.  (2003).  Becoming  a  Public Relations  Writer:  A  Writing  Process
Workbook
for the Professional
(secondedition).  New  Jersey:  Lawrence
Erlbaum Associates
Fauziah Astrid. (2017). Jurnal Eksistensi Media
Internal  Sebagai  Alat  Kehumasan  Studi
Kasus  Majalah  Empati  Psmp  Toddopuli
Makassar . Vol.3. Makassar: UIN
Alauddin Makassar
Pupu  Saeful.  (2009) . Penelitian  Kualitatif. Equilibrium. Vol. 5, No. 9