ISSN: 1907-9931 (print), 2476-9991 (online)

## PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM PEMELIHARAAN KAPAL TERENCANA

## APPLICATION OF INFORMATION TECHNOLOGY ON PLANNING MAINTENANCE SYSTEM
Eka Wahyu Ardhi 1* , Setyo Nugroho 1 , Triwilaswandio Wuruk Pribadi 2 ,
1 Departemen Teknik Transportasi Laut FTK, ITS Surabaya
2 Departemen Teknik Perkapalan FTK, ITS Surabaya *Corresponding author e-mail: wahyu221209@gmail.com
Submitted: 11 September 2017/ Revised: 02 November 2018 / Accepted: 02 November 2018
http://doi.org/10.21107/jk.v11i1.3145

## ABSTRACT
High ship operating costs are a challenge for every maritime industry, in some studies it was found that the cost component for ship maintenance reached 40% of the overall operating costs of the ship, for this reason an improvement in ship maintenance systems was needed to reduce these costs but did not result in decreased service quality. Planned Maintenance System / Planned Maintenance System (SPKT  /  PMS)  is  a  system  that  involves  /  plans,  procedures,  and  steps  to  reduce  unexpected maintenance / emergency (emergency) to be as small as possible, so as to reduce costs maintenance becomes as small as possible. SPKT is also a system that will help to be able to know in advance the future maintenance needs, reduce the use of spare parts (inventory) and inventory (inventory), avoid waste of labor / person hours for maintenance, reduce time and costs docking, and in general can save ship  maintenance  costs,  as  well  as guarantee  the  technical  conditions  of  the  ship  so  as  to  increase ship operating time due to longer ship seaworthy conditions. Planned maintenance includes corrective maintenance  work  and  preventive  maintenance  work.  The  Standard  Operation  Procedure  Planned Maintenance System has been designed for manual PMS activities, in the sense of using paper-based media  forms  that  must  be  filled  manually  by  all  PMS  system  entities.  The  PMS  process  manually requires  the  user  to  be  more  active  in  filling  in  existing  forms,  including  sorting  out  daily,  weekly, monthly treatments and so on. The biggest challenge in the implementation of information technology in  the  Planned  Ship  Maintenance  System  is  how  to  transform  SOPs  that  are  manual  into electronic-based so as to improve the quality of the system for the better. This journal describes the steps of implementing information technology in the Planned Ship Maintenance System starting from SOP transformation, network architecture and reporting methods
Keywords:  Planned  Maintenance  Maintenance  System,  Planned  Maintenance  System,  Standard Operation Procedure, vessel operation

## ABSTRAK
Biaya  operasi  kapal  yang  tinggi  merupakan  tantangan  bagi  setiap  industri  maritim,  dalam  beberapa studi ditemukan bahwa komponen biaya untuk perawatan kapal mencapai 40% dari keseluruhan biaya operasi kapal, untuk itu diperlukan suatu perbaikan sistem perawatan kapal untuk menekan biaya ini namun  tidak  mengakibatkan  kualitas  pelayanan  menurun.  Sistem  Pemeliharaan  Kapal Terencana/Planned Maintenance System (SPKT/PMS) adalah suatu sistem yang menyangkut/mengenai rencana-rencana, prosedur-prosedur, dan langkah-langkah untuk mengurangi pemeliharaan  tak  terduga/darurat  (emergency)  menjadi  sekecil  mungkin,  sehingga  dapat  menekan biaya  pemeliharaan  menjadi  sekecil  mungkin.  SPKT  juga  merupakan  suatu  sistem  yang  akan menolong untuk dapat mengetahui lebih awal kebutuhan-kebutuhan pemeliharaan yang akan datang, mengurangi  pemakaian  suku  cadang  (spare  parts)  dan  inventaris  (inventory),  menghindari pemborosan  pemakaian  tenaga  kerja/jam  orang  untuk  pemeliharaan,  menekan  waktu  dan  biaya docking,  dan  secara  umum  dapat  menghemat  biaya  pemeliharaan  kapal,  serta  menjamin  kondisi teknis  kapal  sehingga  meningkatkan  waktu    pengoperasian  kapal  karena  kondisi  layak  laut  kapal yang  lebih  lama.  Pemeliharaan  terencana  rneliputi  pekerjaan  pemeliharaan  perbaikan  (corrective
maintenance)  dan  pekerjaan  pemeliharaan  pencegahan  (preventive  maintenance).  Standard Operation Procedure Planned Maintenance System yang telah dibuat di desain untuk kegiatan PMS yang bersifat manual, dalam artian menggunakan media form-form berbasis kertas yang harus di-isi secara  manual  oleh  semua  entitas  sistem  PMS.  Proses  PMS  secara  manual  membuat  user  harus lebih aktif dalam melakukan isian form yang sudah ada, diantaranya adalah memilah-milah perawatan harian, mingguan, bulanan dan lain sebagainya. Tantangan terbesar implementasi teknologi informasi pada  Sistem  Pemeliharaan  Kapal  Terencana  adalah  bagaimana  mentransformasikan  SOP  yang bersifat manual menjadi berbasis elektronik sehingga meningkatkan kualitas sistem menjadi lebih baik. Jurnal ini menguraikan langkah-langkah implementasi teknologi informasi pada Sistem Pemeliharaan Kapal Terencana mulai dari transformasi SOP, arsitektur jaringan dan metode pelaporan
Kata  Kunci : Sistem  Pemeliharaan  Kapal  Terencana,  Planned  Maintenance  System,  Standard Operation Procedure, pengoperasian kapal

## PENDAHULUAN Latar Belakang
Tantangan terbesar kegiatan pelayaran perintis adalah  biaya  perawatan  yang  tinggi.  Agar kegiatan  tetap  bisa  berjalan  dengan  optimal, diperlukan  sebuah  perencanaan  yang  matang dalam  kegiatan  perawatan  kapal.  Meskipun dalam  kenyataannya,  prosedur  dan  rencana yang  sudah  terususun  baik  untuk  rencana perawatan  kapal  sering  kali  gagal  terlaksana karena  berbenturan  dengan  jadwal  operasi kapal yang sangat padat. Kurangnya koordinasi  antara  pihak  kantor  ,  pihak  kapal, serta  pihak  charterer,  sering  kali  menjadi sebab utama kegagalan melaksanakan rencana perawatan kapal disamping faktor-faktor lain misalnya sulitnya mendapatkan  suku  cadang  dan  perlengkapan serta  rute  kapal  yang  acak  (tramper)  dan merupakan pelayaran pendek.
Penerapan Teknologi Informatika dan Komunikasi (TIK) dalam Planned Maintenance
System  dapat  membantu  mempermudah proses perencanaan dan pengambilan keputusan,  serta  menjaga  agar  data  tetap konsisten  dan  terjamin  kebenarannya,  karena data  dari  lapangan  akan  disimpan  secara langsung dikantor pusat, sehingga meminimalisasi kesalahan data. Selain itu data yang  terdokumentasi  dengan  baik  akan memudahkan proses pencarian kembali apabila  diperlukan  di  kemudian  hari,  baik sebagai  bentuk  pertimbangan  maupun  data statistik.
Sistem  Pemeliharaan  Terencana/Planned Maintenance System (PMS)
Sistem Pemeliharaan Terencana/Planned Maintenance  System  (PMS)  adalah  suatu sistem
mengenai rencana-rencana, prosedur-prosedur, dan langkah-langkah untuk mengurangi pemeliharaan darurat (emergency),  sehingga  dapat  menekan  biaya pemeliharaan  menjadi  sekecil  mungkin.  PMS
juga  merupakan  suatu  sistem  pendukung untuk  mengidentifikasi  kebutuhan-kebutuhan pemeliharaan  yang  akan  datang,  mengurangi pemakaian  suku  cadang  (spare  parts)  dan inventaris (inventory),  menghindari  pemakaian tenaga kerja secara berlebihan untuk pemeliharaan, menekan waktu dan atau biaya pengedokan, dan secara umum dapat menghemat  biaya  pemeliharaan  kapal,  dan juga  menjamin  kondisi  teknis/laik  laut  kapal sehingga  meningkatkan  waktu  pengoperasian kapal.
PMS  dapat  berupa  sistem  yang  berbasis dokumen  atau  software  yang  memungkinkan pemilik kapal atau operator untuk melaksanakan  pemeliharaan  dalam  interval menurut  persyaratan  galangan dan  klasifikasi. Pemeliharaan  didasari  oleh  inspeksi  yang dilakukan  secara  periodik.  Perencanaan  dan penjadwalan pemeliharaan, serta dokumentasi, harus  dibuat  sesuai  dengan  sistem  yang disetujui oleh klasifikasi.
Perencanaan pemeliharaan meliputi bagian-bagian  lambung,  permesinan  dan sistem  kelistrikan,  serta  peralatan  beserta komponen-komponen dari bagian-bagian tersebut. Perincian dan pengkodean komponen-komponen  tersebut  dilihat  pada Ship Work Breakdown.

## Elektronic  Planned  Maintenace  System (ePMS)
Electronic Planned Maintenance System
(ePMS)  adalah  sebuah  Planned  Maintenance System / Sistem Pemeliharaan Kapal Terencana yang berbasis elektronik / berbasis teknologi  informasi.  ePMS  menggunakan serangkaian  teknologi  untuk  menggantikan PMS  manual  sehingga  menjadi  lebih  mudah digunakan  dan  meningkatkan  daya  guna sistem PMS. Implementasi ePMS selain untuk mengubah  format  data  dari  manual  menjadi elektronik, juga melakukan serangkaian perubahan proses pada PMS manual sehingga
menjadi  lebih  mudah  digunakan,  baik  dalam hal perawatan, otorisasi, perencanaan maupun pelaporan.
Aplikasi ePMS memudahkan komunikasi antar entitas  yang  terlibat  dalam  proses  PMS, komunikasi tidak dibatasi oleh media fisik yang berpeluang memperlambat proses tetapi diubah  menjadi  media  digital  yang  bisa  di akses secara realtime. Tiap – tiap entitas bisa mendapatkan  informasi  secara  aktual  sesuai dengan hak aksesnya terhadap sistem.
Penggunaan  e-PMS  terdiri  dari  2  blok  besar yakni:
a.  Pengisian data di lapangan,
Petugas di lapangan, baik kru kapal maupun petugas pangkalan, akan mengisi data-data berkenaan dengan kegiatan PMS melalui perangkat tablet. Perangkat ini digunakan untuk memudahkan mobilitas dari petugas. Data yang diambil meliputi data: ➢ Teks  sesuai  dengan  form  yang  adal dalam aplikasi
➢ Foto atau gambar, baik gambar kapal maupun  beberapa  dokumen  yang berkaitan dengan PMS ➢
Gambar 1. Skema Pengambilan Data di Lapangan
(Petugas  lapangan  mengisi  data  dengan perangkat tablet dengan isian teks dan foto) b.  Pertukaran data
Data yang telah diambil oleh petugas lapangan dikirim melalui aplikasi tersebut pada server pusat untuk dapat diakses,
baik melalui web maupun mobile. Data akan tersimpan dalam server sehingga pencarian dan pemanggilan data kembali mudah dilakukan kapan saja dan dimana saja.
Gambar 2.    Skema Pertukaran Data
Petugas lapangan mengirim data yang telah diambil melalui jaringan internet dengan perangkat tablet ke server pusat, sehingga dapat diakses dalam jaringan internet

## Sistem Kode
Kode  ini  berdasarkan  dari  ship  breakdown untuk memudahkan inventarisasi data komponen-komponen  kapal.  Sistem  Kode yang  diperkenalkan dan  dipakai di  sini  adalah Sistem  Kode  Standar  dari  Marine  Systems Division - The Universitas of Michigan, dimana kapal dibagi atas 5 bagian utama, yaitu:
1.  Bagian Lambung (Hull Parts)
2.  Bagian Permesinan (Machinery Parts)
3.  Bagian  Peralatan  dan  Perlengkapan (Ship's Equipment Parts)
4.  Bagian Kelistrikan (Electrical Parts)
5.  Bagian Alat Keselamatan dan
Pemadam  kebakaran  (Safety  &  Fire Fighting Equipment Parts)
Sistem kode ini terdiri dari 3 digit, dimana digit pertama  menunjukkan  bagian  utama  (main sections),  dan  tiap  main  section  dibagi  lagi dalam  satu  digit  section  (yaitu  digit  kedua), serta tiap bagian section dibagi lagi dalam satu digit sub section (yaitu digit ketiga).

## Tujuan
Tujuan  dari  implementasi  teknologi  informasi pada  sistem  pemeliharaan  kapal  terencana adalah  merancang  dan  membuat  sebuah  alat bantu  atau  aplikasi  (piranti  lunak)  dalam proses perencanaan dan monitoring perawatan  kapal-kapal  perintis  yang  telah dibangun oleh Direktorat Jenderal Perhubungan  Laut,  dimana  aplikasi  tersebut terintegrasi  antara  Kantor  Pusat  dengan UPT/Pangkalan  kapal-kapal  perintis  di  daerah maupun  sebaliknya.  Alat  bantu  atau  aplikasi tersebut  juga  mampu memberikan  dan menyediakan informasi mengenai estimasi/perkiraan  anggaran  yang  dibutuhkan untuk perawatan kapal-kapal perintis per tahun hingga  10  tahun  ke  depan.  Disamping  itu aplikasi tersebut nantinya akan dapat membantu dalam penyusunan daftar perbaikan pada saat kapal akan melaksanakan docking tahunan (repairlist dock).

## MATERI DAN METODE Mempelajari SOP Pemeliharaan Kapal
Sistem  Operasi  dan  Prosedur  yang  bersifat manual  tentang  perawatan  kapal  baik  dalam negeri  dan  luar  negeri  dipelajari  untuk memberikan  gambaran  nyata  tentang  proses perawatan  kapal  yang  baik  dan  benar. Beberapa  perubahan-perubahan  yang  perlu dilakukan  atau  disesuaikan  dengan  kondisi sistem  elektronik  agar  sistem  dapat  berjalan dengan baik.
Survei Lapangan
Survei  implementasi  teknologi  informasi  pada perawatan  kapal  dilakukan  pada  5  kapal dengan  kegiatan  survei  adalah  sebagai berikut :

## Survei kapal
Mengambil data teknis kapal dan data riwayat perbaikan  dan  pemeliharaan  yang  telah dilaksanakan  oleh  kapal.  Data  dapat  berupa teks,  form-form,  maupun  gambar  kapal.  Data yang diambil adalah:
1.  Bagian konstruksi lambung:
2.  Bagian permesinan dan sistem kelistrikan:
3.  Bagian peralatan di deck:
Survei infrastruktur lokasi Mengetahui  kondisi  infrastruktur  komunikasi data  di  lapangan  sebagai  dasar  penggunaan teknologi komunikasi data yang akan digunakan.

## Pembuatan Desain Arsitektur Aplikasi
Keluaran dari kegiatan ini adalah: desain arsitekur, baik desain aplikasi maupun desain komunikasi data sesuai dengan hasil dari kegiatan persiapan.
Desain Aplikasi i. Desain antarmuka pengguna/ user interface yang familiar dan mudah digunakan  ( user  friendly ),  disesuaikan dengan form-form yang ada dalam PMS ii. Desain database sesuai dengan peruntukan  dan  kodefikasi.  Database dirancang sedemikian hingga dapat digunakan untuk modular (mudah ditambahkan)
Desain Komunikasi Data i. Arsitektur  komunikasi  data  serta  teknologi dan  metode  yang  digunakan  dalam pertukaran data antara pusat dan pangkalan,  sehingga  pertukaran  data dapat terus berlangsung

## Pembangunan Aplikasi
Keluaran  dari  kegiatan  ini  adalah:  aplikasi e-PMS web-based dan mobile-based.
Aplikasi mencakup modul-modul sesuai dengan KAK yang telah diberikan, baik aplikasi web-based  maupun  mobile-based.  Aplikasi dibangun  berdasarkan  hasil  yang  telah diperoleh dalam kegiatan sebelumnya.
Kegiatan ini dibagi menjadi 3 kegiatan pokok:
1.  Pembangunan aplikasi
2.  Ujicoba  aplikasi,  baik  secara  internal maupun melibatkan pengguna
3.  Implementasi di server

## Ujicoba
Ujicoba  dilakukan  dengan  memasukkan  data komponen  dan  inventaris  pada  1  kapal  yang telah  dilakukan  proses  survei  untuk  melihat bagaimana  sistem  bekerja.  Apabila  sudah tidak  ada  masalah,  proses  akan  masuk  pada tahap implementasi pada 5 kapal yang telah di survei

## Implementasi
implementasi teknologi informasi pada pemeliharaan  kapal  dilakukan  pada  5  kapal yang telah dilakukan proses survey. Implementasi dilakukan dengan instalasi server dan client serta memasukkan data-data komponen serta inventaris pada sistem ePMS

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Desain Komunikasi Data
Aplikasi ini dibangun dengan konsep client-server  dengan  menggunakan  jaringan internet  melalui  komunikasi  seluler  yang menghubungkan  antara  kapal,  pangkalan  dan pusat.  Server  data  diletakkan  pada  servis cloud  sehingga  bisa diakses  secara  24/7  oleh setiap  bagian  sistem  /  penguna.  Data  yang dikirimkan  dari  kapal  dengan  menggunakan perangkat  tablet,  disesuaikan  sedemikian hingga sehingga ukuran data tidak memberatkan komunikasi. Data akan otomatis akan disimpan dalam perangkat dan dikirimkan secara  utuh  atau  tercacah  sesuai  dengan ukuran  data  jika  perangkat  memperoleh jaringan  internet.  Hal  ini  untuk  menyiasati koneksi  internet  yang  masih  semi  terbatas  di indonesia.
Gambar 3. Skema Pengiriman data melalui perangkat tablet

## Teknologi Teknologi Client Server
Teknologi  client  server  adalah  teknologi pengembangan  aplikasi  yang  saat ini  menjadi pilihan  utama  pengembangan  aplikasi  yang kompleks  dan  berkelanjutan.  Teknologi  ini memungkinkan sebuah aplikasi dapat berjalan meskipun terus di kembangkan.
Implementasi  teknologi  client  server  pada aplikasi  ePMS  yang  dibuat  adalah  dengan meletakkan  server  aplikasi  ePMS  di  layanan cloud sistem dan bisa di akses oleh pengguna dengan  menggunakan  web-browser  atau dengan  menggunakan  aplikasi  yang  terinstall pada perangkat tablet android.

## Teknologi Mobile Computing
Aplikasi  ePMS  yang  dibangun  menggunakan teknologi  Mobile  Computing,  dimana  proses menerima  input  yang  berhubungan  dengan kondisi kapal akan dilakukan dengan menggunakan perangkat tablet android. Keunggulan dari implementasi mobile computing  pada  penerapan  aplikasi  ePMS adalah sebagai berikut :
1.  Kemudahan akses aplikasi.
2.  Kemudahan proses instalasi.
3.  Desain yang intuitive.
4.  Harga relatif terjangkau.
Teknologi Web Processing
Aplikasi  ePMS  selain  menggunakan  teknologi mobile computing juga menggunakan teknologi  web  processing  untuk  mendukung kegiatan  PMS  yang  lain,  diantaranya  adalah menyimpan teks atau data yang besar, proses pelaporan, proses persetujuan dokumen secara elektronik dan lain sebagainya.

## Aplikasi dan Spesifikasi Sistem
Aplikasi dibangun dalam dua antarmuka, yaitu antarmuka web dan antarmuka mobile dengan sistem  operasi  Android.  Tiap  antarmuka memiliki  fungsi  dan  kegunaan  yang  berbeda yang saling mendukung. Server menggunakan cloud sistem yang bisa diakses menggunakan koneksi internet.
1.  Cloud Server Cloud  server  sebagai  otak  dari  aplikasi menggunakan  layanan  cloud  server  yang berlokasi  di  indonesia  sehingga  lebih cepat  koneksi  dengan  client  yang  100% berada di wilayah indonesia.
2.  Spesifikasi Aplikasi Web Aplikasi  web  dibangun  menggunakan bahasa  pemrograman  PHP  didukung dengan  database  MySQL  diatas  sistem operasi GNU/Linux yang menjamin keamanan  dan  kinerja  yang  optimal meskipun berjalan 24/7. Server menggunakan  layanan  cloud  yang  sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya.
3.  Spesifikasi Aplikasi Mobile
Aplikasi  mobile  dibangun  menggunakan android  SDK.  Dengan  minimum  versi yang  didukung  adalag  android  4.0.  Untuk menjalankan aplikasi ini spesifikasi
minimal  perangkat  adalah  android  Ice Cream  Sandswitch  (4.0)  dengan  ukuran layar minimal 600x1024 piksel.
Disarankan  untuk  menggunakan  tablet android.  Format  dari  aplikasi  ini  adalah .apk  (standar  format  installer  aplikasi untuk Android).

## Kodefikasi Komponen
➢ Kode 100: kode untuk perlengkapan
lambung
➢ Kode 200: kode untuk perlengkapan permesinan
➢ Kode 300: kode untuk perlengkapan kelistrikan
➢ Kode 400: kode untuk perlengkapan navigasi
➢ Kode 500: kode untuk perlengkapan peralatan dan keselamatan kapal

## Aplikasi ePMS
Berbasis Web
Halaman  utama,  berisi  peta  lokasi  kapal berdasarkan informasi yang didapat dari Noon Report kapal,  selain  itu  di  tampilkan  juga komponen-komponen kapal yang memerlukan proses  maintenance.    Menu-menu  yang  bisa
diakses  pada  aplikasi  ePMS  berbasis  web diantaranya  adalah  :  menu  database  yang berkenaan dengan sistem, menejemen pengguna, laporan harian, mingguan, bulanan, perawatan terencana dan manajemen
inventaris

## Berbasis Mobile (Android)
Aplikasi  ePMS  berbasis  android  membagi aktifitas  kru  kapal  menjadi  aktifitas  harian (untuk kegiatan perawatan pada hari tersebut), aktifitas  mingguan  dan  bulanan  serta  tahunan untuk  kegiatan  kapal  yang  harus  dilakukan secara mingguan, bulanan dan tahunan sesuai dengan  rencana  perawatan  komponen  kapal
yang telah dimasukkan pada sistem.
Sistem  akan  memberikan  gambaran  umum tentang  kondisi  kapal  yang  dipantau  dengan menampilkan  informasi  komponen  /  inventaris yang membbutuhkan proses perawatan, waktu docking  yang  akan  datang  hingga  proses survei yang telah direncanakan.
Selain  itu,  dilengkapi  pula  fasilitas  komunikasi
dengan  ahli  PMS  baik  berkenaan  dengan teknologi  (ePMS)  maupun  yang  berkenaan dengan SOP Perawatan Kapal.

## DAFTAR PUSTAKA
Amandemen MSC 104(73) BKI CMS (Continuous Machinery Survey) GUIDANCE OF CONTINUOUS MACHINERY  SURVEY  (CMS)  (Ver.3) Class NK
Karana,  Sjafril.  (2003) .  “Armada  Pelayaran Rakyat  sebagai  Sarana  Transportasi Angkutan  antar  Pulau  dalam  Era  Pasar Bebas.” Kementerian  Indonesia,  (2015) .  “KM.  No.33 Tahun  2011  tentang  Usaha  Angkutan Pelayaran Rakyat.” Indonesia, LINUX Ubuntu LR PMS (Planned Maintenance System) Peraturan  Pemerintah  No.  51  tahun  2002 tentang  Pemeriksaan  Periodik  pada kapal Peraturan Pemerintah Republik. 2015.
“Perpem RI No. 20 Tahun 2010 tentang Syarat  Usaha  Angkutan Laut  Pelayaran Rakyat.”
Resolusi  IMO  A.741(18)  Trik  Kolaborasi Androic dengan PHP & MySQL, Ahmad Dharma Kasman, 22 Des 2015 Undang-Undang  No.  17  Tahun  2008  tentang Pelayaran pasal 169 ayat (1)