## SISTEM ADMINISTRASI TATA PERSURATAN DI PUSAT REAKTOR SERBA GUNA

## Suhana
ABSTRAK
SISTEM  ADMINISTRASI  TATA  PERSURATAN  DI  PUSAT  REAKTOR  SERBA GUNA . Lamanya proses administrasi dalam hal pencatatan surat masuk/surat keluar, sulitnya surat  ditemukan  kembali  pada  saat  diperlukan,  hilangnya  surat  karena  tercecer  yang menyebabkan  hilangnya  data,  serta  lambatnya  informasi  yang  didapat,  melatarbelakangi dikembangkannya aplikasi komputer berbasis teknologi informasi di BATAN. Saat ini PRSG menggunakan  SITP  sebagai  alat  bantu  dalam  melaksanakan    pengelolaan  surat.  Meskipun mempunyai  beberapa  keuntungan,  SITP  masih    mempunyai  beberapa  kelemahan diantaranya adalah  bahwa  SITP  tidak  dapat  diterapkan  untuk  surat  yang  bersifat  rahasia,  karena  hanya personil  tertentu  saja  yang  dapat  membacanya.  Kelemahan  lain  adalah  produk    SITP  hanya berupa  salinan  surat  yang  tidak  memiliki  nilai  otentisitas,  sehingga  tidak  bisa  dijadikan  alat pertanggung jawaban yang sah secara hukum. Makalah ini membahas tentang keunggulan dan kelemahan  SITP  dalam  melakukan  proses  administrasi  tata  persuratan.  Lingkup  penulisan dibatasi  pada  administrasi  persuratan  yang  ditangani  Subbagian  PKDI-PRSG.  Dari  hasil pengamatan  pengelolaan  persuratan  di  PRSG  disimpulkan  bahwa  SITP  meskipun  masih mempunyai  beberapa  kelemahan  patut  diapresiasi  sebagai  langkah  maju  dalam  hal  tata persuratan. Penggalian kemampuan yang dimiliki SITP perlu dilanjutkan terus menerus demi tercapai sistem pengelolaan surat yang efektif dan professional .
Kata Kunci : Administrasi, Persuratan, informasi

## ABSTRACT
ADMINISTRATION  SYSTEM  ON  MAILING  PROCEDURE  AT  THE  CENTRE  FOR MULTIPURPOSE REACTOR . Several aspects deemed  as  driving force of  development of a computer-based applications technology information (SITP) are duration of  administration process  for  incoming  /  outgoing  mail  recording,    difficulty    to  retrieve  a  mail  when  needed, scattering causing a letter lost then data lost and slowness  information obtained  . Currently the Center for Multi Purpose Reactor GA Siwabessy PRSG) applies SITP as a tool to manage on  mailing  procedures.  Despite  having  several  advantages,  SITP  still  have  some  weakness such  as  that  SITP  can  not  be  applied  to  a confidential letter  and  only  limited  people  having authority  to  read  it.  Another  weakness  is  that  SITP  product  constitute  as  a  copy  of  a  letter having  no  legal  value.  This  paper  discusses  their  advantages  and  disadvantages  of  SITP  to manage  on  administration  process  of  mailing  procedures..  Scope  of  this  paper  is  limited  to mailing procedures handled by PKDI Subdivision of the PRSG. From day to day observation of handling mailing procedures at the PRSG it the can be concluded that the SITP although it still has some weaknesses it should be appreciated as a step forward in terms of governance correspondence. Searching its capabilities should be proceed continuously in order to achieve an effective and professional on mailing managemen
Key Words : Administration, mailing, Information

## PENDAHULUAN
Dengan  berkembangnya  suatu  kegiatan organisasi,  maka  proses  kegiatan  surat menyurat  akan  terus  berjalan  seiring  dengan keberadaan  organisasi  tersebut.  Mengingat tingginya  produktifitas  kerja  dalam  suatu organisasi,  maka  perlu  pula  ditingkatkan pelayanan administrasi dalam rangka menunjang  kelancaran  kegiatan  organisasi agar  lebih  efektif  dan  efisien.  Pusat  Reaktor Serba  Guna  adalah  organisasi  pemerintahan di bawah Lembaga Pemerintah Non Kementrian  yaitu  Badan  Tenaga  Nuklir Nasional yang melaksanakan tupoksi diantaranya  adalah  pelaksanaan  urusan  tata usaha  yang  merupakan  pintu  masuk  awal berjalannya kegiatan organisasi yang melakukan  proses  kegiatan  administrasi dalam urusan tata persuratan dan kearsipan.
Mengingat  betapa  pentingnya  proses administrasi  pengelolaan  surat  yang  mem- butuhkan  waktu  cukup  lama,  sangat  mem- pengaruhi  kecepatan  dan  ketepatan  dalam pemberian informasi, maka perlu melaku-kan upaya  pengembangan  suatu  sistem  informasi yang dapat menyelesaikan masalah pengelolaan  surat  yang  mencakup  kegiatan administrasi  di  lingkungan  PRSG  khususnya dan  Batan  umumnya.  Sehingga  dapat membantu proses administrasi tata persuratan dan  kearsipan  dalam  memberi-kan  informasi yang  cepat  dan  tepat  untuk  menunjang kegiatan organisasi.
Penulisan  makalah  dilakukan  dengan metode kajian perbandingan terhadap beberapa  kasus  yang  penulis  temukan  di lapangan  dengan  ruang  lingkup  Subbagian PKDI (Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah) PRSG. Tujuan penulisan  yaitu  untuk  memberikan  masukan dan informasi kepada PRSG khususnya serta Batan  secara  umum,  agar  mengetahui  sejauh mana  keuntungan  dan  kerugian  dalam melakukan proses administrasi secara manual maupun  dengan  menggunakan  suatu  sistem berbasis teknologi informasi.
Sistem Informasi Tata Persuratan (SITP) merupakan  suatu  aplikasi  komputer  berbasis teknologi  informasi  yang  di-rancang  sebagai alat bantu dalam proses administrasi persuratan  dan  kearsipan  di  Batan [1] yang bertujuan  untuk  mempercepat  pengiriman informasi  tanpa  menggunakan  media  kertas, disamping  mengurangi  biaya  operasional dalam penyediaan kertas, SITP mampu mem- berikan  informasi  secara  cepat  dan  tepat sehingga  proses  kegiatan  organisasi  dapat berjalan secara efektif. Tujuan diciptakan-nya Sistem  Informasi  Tata  Persuratan  (SITP)  ini yaitu  untuk  merubah  sistem  pencatatan  surat masuk  dan  surat  keluar  yang  dahulu dilakukan  secara  manual,  yang  mempunyai banyak kelemahan diantaranya keterlambatan informasi  yang  didapat,  hilangnya  data karena  tercecer,  dan  sulitnya  penemuan kembali surat/arsip dalam rangka penyediaan informasi  sebagai  data  dalam  melakukan suatu kegiatan.
Untuk  penanganan  surat-surat  tertentu yang  bersifat  rahasia/terbatas,  dan  untuk mempertahankan  nilai  otentisitas  suatu  surat sebagai  bukti  pertanggungjawaban  yang  sah secara  hukum,  PRSG  saat  ini  masih melakukan proses administrasi secara manual.  Namun  dengan  adanya  SITP  ini diharapkan  mampu  menyelesai-kan  masalah pengelolaan surat di bidang kegiatan administrasi dan memenuhi kebutuhan informasi  secara  cepat  dan  tepat  serta  dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan  organisasi  di  lingkungan  PRSG secara khusus dan Batan secara umum.

## TINJAUAN PUSTAKA

## Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari  komponen  atau  elemen  yang  di- hubungkan  bersama  untuk  memudahkan aliran  informasi,  untuk  mencapai  suatu tujuan.  Sistem  juga  merupakan  sekumpulan elemen  yang  saling  berinteraksi  untuk mencapai  suatu  tujuan  tertentu.  Untuk  lebih
jelasnya  dapat  dilihat  pada  gambar  1  di bawah ini:
Input                                                  Output

## Gambar 1. Modul Umum Sistem
Sedangkan  sistem  informasi  adalah kombinasi  yang  terorganisasi  dari  manusia, perangkat  lunak,  perangkat  keras,  jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan,  mengubah  dan  menyebar- kan  informasi  dalam  organisasi.  Sistem informasi  merupakan  suatu  sistem  dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian, mendukung  operasi,  bersifat  manajerial  dan kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan menyediakan  pihak  luar  dengan  laporan- laporan yang diperlukannya. [2]
Sistem  Informasi  Manajemen  didefinisi- kan  sebagai  suatu  sistem  berbasis  komputer yang  menyediakan  informasi  bagi  beberapa pemakai  yang  mempunyai  kebutuhan  yang serupa.  Informasi  menjelaskan  perusahaan atau  salah  satu  sistem  utamanya  mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang  terjadi  sekarang  dan  apa  yang mungkin  terjadi  di  masa  depan.  Informasi tersebut  tersedia  dalam  bentuk  laporan periodik,  laporan  khusus  dan  output  dari simulasi  matematika.  Informasi  digunakan oleh  pengelola  maupun  staf  lain  pada  saat mereka  membuat  keputusan  untuk  me- mecahkan masalah. [3]
Bisa  kita  jabarkan  bahwa  Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem  informasi  yang  menyeluruh  dan terkoordinasi  dan  secara  rasional  terpadu yang  mampu  mentransformasi  data  sehingga menjadi  informasi  lewat  serangkaian  cara untuk  meningkatkan  produktivitas  yang sesuai  dengan  gaya  dan  sifat  manajer  atas
dasar  kriteria  mutu  yang  telah  ditetapkan. Dengan  kata  lain  SIM  adalah  suatu  sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi  bagi  beberapa  pemakai  dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk  suatu  entitas  organisasi  formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya.
Sistem Informasi Tata Persuratan (SITP ) SITP  merupakan  suatu  sistem  aplikasi komputer  berbasis  teknologi  informasi  yang dikembangkan  oleh  Pusat  Pengem-bangan Informatika Nuklir (PPIN) sebagai alat bantu proses  administrasi  pengelolaan  persuratan dan  kearsipan  di  lingkungan  Batan  yang bertujuan  untuk  mempercepat  pengiriman dan  penerimaan  informasi  secara  cepat  dan tepat  dalam  rangka  menunjang  kegiatan organisasi secara efektif. Selain mempercepat proses pengiriman / penerimaan surat masuk/ keluar,  SITP  dirancang  untuk  melakukan penelusuran dan pemantauan surat/arsip yang telah  melalui  proses  tindak  lanjut  sebagai bahan  pertanggung  jawaban  atau  laporan untuk  melakukan  proses  kegiatan  organisasi secara berkelanjutan.
SITP  dirancang  dengan  menggunakan sistem login untuk  memasuki  program aplikasi  tersebut,  yang  dibagi  menjadi  dua cara yaitu menggunakan login user dan login administrator .    Dimana  seluruh  surat  yang masuk ke satker di lingkungan Batan terlebih dahulu melalui administrator yang kemudian di  catat  secara  otomatis  melalui  program aplikasi SITP, sehingga surat secara otomatis akan  terkirim/terbaca  oleh  kepala  Pusat setelah administrator men- submit surat tersebut.  Setelah  surat  terkirim/terbaca  oleh Kepala  Pusat,  maka  Kepala  Pusat  yang mempunyai  kewenangan  untuk  melakukan pendelegasian  ke  tiap  bagian/bidang/unit yang terdistribusi dengan menggunakan login user , seperti gambar 2 di bawah ini.
Sistem

## Gambar 2 Cara Kerja Sistem Informasi Tata Persuratan
Secara  teoritis,  komputer  bukan  syarat mutlak  bagi  terbentuknya  sebuah  sistem informasi  tata  persuratan,  namun  dalam praktek  menjadi  keniscayaan  bahwa  SITP tidak  dapat  terselenggara  dengan  baik  tanpa bantuan  pemrosesan  dari  sebuah  komputer. Walapun  dalam  SITP  akan  selalu  ada  unsur yang  non  komputer.  Komputer  diperlukan sebagai  alat  bantu  dalam  pengolahan  data SITP untuk mempercepat pekerjaan, mempermudah pekerjaan, menangani pekerjaan  dalam  waktu  yang  bersamaan dengan  teliti,  cepat  dan  benar  sehingga didapati  informasi  yang  tepat  pada  saat diperlukan  dengan  tingkat  kesalahan  yang kecil. [4]
Komputer  sebagai  sistem  sangat  mem- bantu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, teliti,  serta  mampu  menyediakan  informasi lebih akurat. Pemegang peranan penting pada cara  kerja  komputer  adalah  CPU  ( Central Processing  Unit )  yang  bertugas mengkontrol kumputer  sehingga  terjadi  sinkronisasi  kerja antar  komponen  dalam  menjalankan  fungsi- fungsinya.  CPU  mengatur  data  masukan ( input )  dan  keluaran  ( output ),  mengambil instruksi-instruksi  dari storage memory (sistem penyimpanan) untuk diproses jika di- perlukan,  dan  menentukan  jenis  instruksi. Hasil dari pengolahan data di bawa oleh CPU ke  memori  utama  untuk  disimpan  dan  pada saatnya akan disajikan melalui output. Untuk
lebih jelasnya dapat di lihat pada gambar 3 di bawah ini :
Gambar 3. Komputer Sebagai Sistem

## TATA KERJA/METODOLOGI

## Metode Kajian
Dalam  penulisan  makalah  ini  penulis menggunakan studi penelitian dengan melakukan perbandingan di lapangan terhadap  beberapa  kasus  yang  penulis temukan dalam pelaksanaan kegiatan administrasi  persuratan  dan  kearsipan  saat menggunakan  cara  manual  dan  meng- gunakan  SITP,  serta  menggunakan  studi pustaka  sebagai  bahan  acuan  melakukan penulisan.

## Perumusan Masalah
a. Identifikasi Melakukan identifikasi permasalahan yang  ada  dalam  melakukan  kegiatan seputar administrasi persuratan dan kearsipan  yang  dilakukan  secara  manual dengan menggunakan buku agenda ataupun  menggunakan  SITP  sebagai database .

## b. Klasifikasi
Setelah  masalah  seputar  administrasi persuratan  dan  kearsipan  teridentifikasi, baik dari segi prosedur tata persuratan dan kearsipan maupun dari segi data informasi yang  diperlukan,  kemudian  melakukan klasifikasi  dari  aspek  keuntungan  dan
Sistem Informasi
Tata Persuratan
Sistem Login Sistem Administrator Sistem User CPU INPUT OUTPUT STORAGE Sub Sistem Pengolah Interface
kerugian melakukan kegiatan administrasi persuratan  dan  kearsipan  secara  manual ataupun menggunakan SITP.
c. Penyelesaian Masalah
Setelah masalah teridentifikasi dan terklasifikasi,  kemudian  dilakukan  per- bandingan  berdasarkan  studi  lapangan ataupun studi pustaka untuk me- nyelesaikan masalah dengan mem-berikan masukan agar :
1. informasi dapat tercapai  secara  cepat dan tepat, sehingga kegiatan organisasi dapat berjalan dengan baik dan benar. 2. tujuan  organisasi  mudah  dicapai dengan tetap memperhatikan standar operasional prosedur administrasi  tata  persuratan  dan kearsipan.

## PEMBAHASAN DAN ANALISIS
Proses Administrasi Persuratan dan Kearsipan Buku Agenda Setiap surat yang masuk/keluar ke/dari PRSG akan  di  catat  dalam  buku  agenda.  Sebelum
petugas pengelola surat menerima surat-surat yang masuk, surat diantarkan oleh kurir/caraka yang mempunyai tugas
mengantarkan  surat  ke  tiap-tiap  satker. Dalam proses pengiriman surat ke tiap satker dimungkinkan  adanya  keterlambatan  surat yang  datang  hingga  berpengaruh  pada informasi  yang  di  dapat,  atau  kemungkinan tercecernya  surat  dalam  perjalanan  sehingga hilangnya satu informasi yang dapat menghambat  kelancaran  tugas  organisasi dalam  hal  penyediaan  data.  Setelah  surat yang  masuk  di  catat  dalam  buku  agenda, maka petugas pengelola surat akan memberikan  lembar  disposisi  sebagai  alat pendelegasian  tugas  atau  pemberi  informasi dari  struktural  kepada  tiap  bagian/bidang  di bawahnya.  Pada  saat  surat  didelegasikan  ke bagian  lain  melalui  lembar  disposisi  surat, dimungkinkan  surat  tercecer  atau  hilang sehingga pada saat surat dibutuhkan sewaktu- waktu  tetapi  tidak  ditemukan,  maka  secara langsung  akan  menghambat  penyediaan informasi.  Untuk  lebih  jelasnya  dapat  dilihat pada  gambar  alur  proses  surat  masuk/keluar secara  manual  pada  gambar  4  tersebut  di bawah ini. [5]

## UNIT KERJA/UNIT PENGOLAH PUSAT REAKTOR SERBA GUNA - BATAN
CARAKA Penata Persuratan & Kepeg/ Arsiparis Pengatur Adm. Umum/Arsiparis Eselon II Ka.Bag.TU/ Ka.Subbag TU/ Subbag PKDI Eselon III Eselon IV Pelaksana Penerimaan Pencatatan, Penyeleksian Pemeriksaan Kelengkapan Pengarahan Pencatatan, Penyeleksian, Pemeriksaan Kelengkapan, Pemantauan Disposisi Disposisi/ Distribusi, Pemantauan Disposisi, Pemantauan Disposisi/ Pemroses Tindak Lanjut Pemroses Tindak Lanjut
Gambar 4. Proses Alur Surat Masuk/Keluar Secara Manual
Keterangan : SM : Surat Masuk BASM : Buku Agenda Surat Masuk LPSR : Lembar Pengantar Surat Rahasia LPS : Lembar Pengantar Surat LD : Lembar Disposisi Salah  satu  kendala  yang  ditemukan  dalam kegiatan adminsitrasi persuratan dan kearsipan  yang  dilakukan  secara  manual dengan  menggunakan  buku  agenda  yaitu lambatnya informasi yang disediakan,
kemungkinan  tercecernya  surat/arsip  karena keteledoran  petugas  pengelola  persuratan sehingga  hilangnya  sumber  data  informasi yang  diperlukan  sewaktu-waktu.  Sulitnya
melakukan  penelusuran  surat-surat  yang masuk  ataupun  keluar  dan  pengendalian disposisi  surat  yaitu  untuk  mengetahui tindakan  apa  saja  yang  telah  diambil  atau disposisi  yang  dberikan  oleh  atasan  kepada masing-masing bidang /bagian.

## Perangkat  Kerja  yang  Digunakan  Dalam
Proses Administrasi Secara Manual 1. Buku Agenda Surat Masuk/Keluar Yang  digunakan  untuk  mencatat  seluruh surat  masuk/surat  keluar  dari  satker  lain ke  PRSG  maupun  dari  PRSG  ke  satker lain 2. Lembar Disposisi Surat SM SM BASM BASM LPSR / PLS BASM LPSR / PLS LD 2 LD 1 BASM LD 2 LD 1 LD 2 LD 1 LD 2 LD 1 LD 1 LD 2 LD 1 LD 1 LD 1
Digunakan  oleh  pimpinan  sebagai  alat untuk  memberikan  instruksi  kepada seluruh eselon dan staf di bawahnya
3. Lembar Pengantar Surat Lembar  pengantar  surat  digunakan  untuk mencatat  surat  yang  akan  dikirimkan  ke satker  lain  di  luar  PRSG  ataupun  di  luar Batan, dan sebagai bukti pengiriman surat yang sudah dilakukan.
Proses Administrasi Menggunakan Program Aplikasi SITP Sistem  Informasi  Tata  Persuratan  (SITP) merupakan  aplikasi  yang  berbasis  sistem informasi  yang  saat  ini  memegang  peranan penting dalam kegiatan administrasi persuratan  dan  kearsipan  di  lingkungan Batan.  Dengan  adanya  SITP  diharapkan kegiatan  administrasi  dalam  pengelolaan persuratan  dan  kearsipan  dapat  dilakukan dengan lebih baik dan lebih mudah, sehingga dapat mempersingkat waktu dalam melakukan  proses  administrasi  persuratan, memperkecil  kesalahan  dalam  pencatatan, memepercepat  proses  penelusuran  dalam rangka penemuan kembali surat-surat, mempermudah  pengontrolan  disposisi  ke bagian-bagian  lain  serta  mempermudah dalam  pembuatan  laporan  secara  berkala sebagai  bahan  pertanggungjawaban  kegiatan. Untuk  lebih  jelasnya  dapat  dilihat  pada gambar 5 di bawah ini:

## Gambar 5. Tombol Bantu Mempermudah Proses Administrasi Menggunakan SITP
Seluruh  surat  yang  masuk/keluar  dari  unit lain  ke  PRSG  melalui administrator selaku petugas  pelaksana  administrasi  persuratan dan  kearsipan  dengan  menggunakan login administrator . Surat yang masuk langsung di catat  menggunakan  fasilitas  pencatatan  surat masuk  yang  telah  tersedia.  Surat  yang  telah tercatat  otomatis  akan  masuk  ke login user Kepala  PRSG,  yang  kemudian  kepala  PRSG bisa  langsung  melakukan  disposisi  surat  ke bagian/bidang  untuk  melakukan  instruksi.
Disposisi  surat  dari  Kepala  PRSG  ke  Kepala Bidang/Bagian,  bisa  diteruskan  langsung  ke Kepala Subbagian/Subbidang yang kemudian diteruskan kembali ke staf dengan menggunakan login user staf yang dibawahinya.  Untuk  lebih  jelasnya  dapat  di lihat pada gambar 6 tersebut di bawah ini:
Tombol surat masuk intern Batan
Tombol pencatatan surat masuk/keluar
Tombol Pencarian surat masuk/keluar
Tombol Pembuatan Laporan surat masuk /keluar
Tombol Pembuatan User Pengguna SITP oleh Admin
Tombol Untuk Ubah Pasword oleh Admin Tombol Untuk Pengiriman Surat Keluar
Gambar 6. Proses Alur Surat Masuk/ Keluar Program Aplikasi SITP
Surat  yang  masuk  dari  unit  lain  ke  PRSG tidak  bisa  terbaca  oleh  Kepala  Unit,  jika administrator tidak  melakukan  pencatatan surat masuk dengan fasilitas pencatatan surat masuk  yang  telah  tersedia,  dengan  alasan petugas  tidak  masuk  dan  tidak  ada  petugas lain yang mengetahui username administrator untuk melakukan login sehingga  surat  akan  terus  berada  di user administrator , dan surat tidak bisa terdistribusi  dari  Kepala  Unit  ke  seluruh bagian/bidang  di  bawahnya,  sehingga  proses adminsitrasi akan terhenti.
Gambar 7. Tampilan Surat Masuk Melalui SITP
Tampilan surat disposisi Ka. Batan ke Ka. Unit Surat masuk dari unit lain ke PRSG yg sdh tercatat
Tampilan Surat masuk dari unit lain ke PRSG yang belum tercatat
Perangkat  Kerja  Yang  Digunakan  Pada Aplikasi Sistem Informasi Tata Persuratan
1. Jaringan internet/intranet Digunakan  sebagai  penghubung  antara tiap satker di lingkungan Batan.
2. Komputer Komputer  diperlukan  sebagai  alat  bantu dalam proses administrasi dan pengolahan data SITP melalui jaringan internet/intranet. 3. Scanner
Digunakan  sebagai  alat  copy  surat  yang secara  otomatis  terhubung  langsung dengan  komputer,  sehingga  memper- mudah  proses  administrasi  pada  saat pengiriman surat melalui SITP.
4. Database Digunakan sebagai alat penyimpanan data pada  saat  surat  diterima  ataupun  dikirim melalui  komputer  dengan  menggunakan SITP.
Keuntungan dan Kerugian Proses Administrasi Secara Manual Lamanya  proses  pencatatan  surat  ke  dalam buku agenda menyebabkan kurang efektifnya dalam penggunaan waktu, sehingga berpengaruh  dalam  penyediaan  informasi sebagai  sumber  data  dalam  melaksanakan suatu  kegiatan  organisasi.  Disamping  kurang efektif, kemungkinan terjadi kesalahan dalam pencatatan  ke  dalam  buku  agenda  ataupun tidak  tercatatnya  surat  dikarenakan  kealpaan petugas  dalam  mencatat  sehingga  di- mungkinkan  terlewatnya  informasi  yang diperlukan.
Proses  administrasi  persuratan  dan  kearsipan yang dilakukan secara manual, memiliki nilai legalisasi  yang  bisa  dipertanggungjawabkan secara  hukum,  dibandingkan  dengan  proses administrasi  dengan  menggunakan  SITP. Dikarenakan  surat  yang  diterima/dikirim memiliki  nilai  keabsahan  yang  diakui keotentikannya,  karena  memiliki  persyaratan nilai yang bisa dikatakan sah dan dapat diper- tanggungjawabkan  dari  segi  hukum  dimana terdapat:  logo  organisasi  asli,  tanda  tangan
asli, cap/stempel basah, yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian.
Keuntungan dan Kerugian Proses

## Administrasi Menggunakan SITP
Dengan  adanya  SITP,  proses  administrasi persuratan  dan  kearsipan  dapat  dilakukan dengan  baik  dan  mudah,  sehingga  dapat mempersingat  waktu  dan  memperkecil  ke- salahan  pada  saat  pencatatan  dan  mem- permudah  penelurusan  dalam  rangka  pe- nemuan  kembali  surat  dalam  rangka  pe- nyediaan  informasi  dan  data  pada  saat  di- perlukan sewaktu-waktu. Mempermudah pemantauan  serta  dalam  pembuatan  laporan sebagai bahan
pertanggung-jawaban kegiatan.
Proses  administrasi  persuratan  dan  kearsipan yang  dilakukan  menggunakan  aplikasi  SITP belum  memiliki  nilai  legalisasi  yang  bisa dipertanggung-jawabkan secara hukum dibandingkan  dengan  proses  administrasi secara  manual.  Dikarenakan  surat  yang diterima  /dikirim  belum  memiliki  nilai  guna arsip yang diakui keotentikannya, yaitu tidak memiliki persyaratan nilai yang bisa dikatakan  sah  dan  dapat  dipertanggung- jawabkan  dari  segi  hukum  dikarenakan surat/arsip  yang  diterima  hanya  berbentuk copy  surat  yang  tidak  memiliki,  kop  surat, tanda  tangan  dan  stempel  asli  yang  dapat digunakan  sebagai alat  pembuktian  yang  sah secara  hukum.  Sedangkan  surat/arsip  asli masih tersimpan di unit pengirim.

## Penyelesaian Masalah Proses Administrasi Secara Manual dan SITP.
Dalam  rangka  mengantisipasi  hal  tersebut, untuk jenis surat yang mempunyai sifat surat penting,  surat  yang  memiliki  nilai  guna tinggi, ataupun surat yang mem-punyai umur inaktif,  sampai  saat  ini  PRSG  masih menggunakan  2  cara  pe-ngiriman  surat  yaitu secara manual  dan  aplikasi  SITP  yaitu  untuk tujuan  legalisasi  surat/arsip  dan  dapat digunakan  sebagai  alat  pembuktian  dan pertanggungjawaban  yang  sah  secara  hukum
dan  secara  pelayanan  informasi  dapat diberikan  dengan  cepat  dan  tepat.  Kecuali untuk  surat-surat  yang  sifatnya  biasa  dan tidak  memiliki  nilai  guna  yang  tinggi  atau tidak  memiliki umur  inaktif,  biasanya  proses pengiriman  surat  hanya  dilakukan  melalui aplikasi  SITP.  Sedangkan  untuk  surat  yang bersifat  surat  rahasia  dan  terbatas  saat  ini belum  bisa  menggunakan  fasilitas  SITP, namun masih menggunakan  cara  pengiriman manual  karena  sifat  surat  tersebut  hanya boleh  dibuka  oleh  kalangan  terbatas  yang kemungkinan administrator SITP  tidak diberikan  kewenangan  untuk  membuka  surat tersebut.

## KESIMPULAN
SITP  perlu  diapresiasi  dan  dikembangkan terus  menerus  untuk  memperkecil  ke- lemahan  yang  dimiliki  dan  memperluas
keunggulan - keunggulannya sehingga pengelolaan tata persuratan dapat di- laksanakan lebih efektif dan professional.

## DAFTAR PUSTAKA
1. http://183.91.67.5/sitpbatan ,
PPIN@2000-Ver.2.00 2. Tata S., 2004, “ Analisis Sistem Informasi ”, Penerbit Andi Yogyakarta
3. Raymond  McLeod,  Jr&G,  “ Sistem Informasi  Manajemen ”,  Prenhallindo, Jakarta, 2004 4. Anggraini, Widiastuti, Zega, “ Pengembangan  Sistem  Informasi  Tata Persuratan  Menggunakan  UML  dan Natural  Language  Processing ”,  Jurnal Informatika  Komputer    No.3,  vol  13, Desember 2008
5. Perka  Batan  No.  081/KA/IV/2009, Tentang  Pedoman  Tata  Naskah  Dinas, Tata Kearsipan, dan Kode Klasifikasi