RANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK GUNA MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA SDN GROGOL UTARA 03 PAGI
Fauzan Bayu Firdaus 1) , Agus Umar Hamdani 2)
1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : ozanbabay@gmail.com 1) , agus.umarhamdani@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Di  zaman  era  modern  ini  teknologi  semakin  berkembang    sangat  cepat,  salah  satunya  adalah  di  bidang komputer. Dengan adanya teknologi yang sudah semakin berkembang, maka dapat di harapkan dapat membuat satu misi yaitu terwujudnya generasi  yang cerdas dan terampil dalam bidang komputer di dalam suatu instansi pendidikan, khususnya di sekolah SDN Grogol Utara 03 Jakarta Barat yang ingin meningkatkan efisiensi kerja serta meningkatkan kreatifitas dan aktifitas guru dan pegawainya. Dengan adanya teknologi yang berkembang pesat  saat  ini,  sangat  mungkin  untuk  mendukung  layanan  akademik  Pada  SDN  Grogol  Utara  03.  Adapun pengolahan  data  akademik  saat  ini  masih  dilakukan  secara  manual  dan  belum  terkomputerisasi  sehingga menyebabkan data dan informasi yang dihasilkan membutuhkan waktu dan proses yang lama. Oleh karena itu, penulis  melakukan  penelitian  guna  menggali  kebutuhan  informasi  dan  memberikan  solusi  terhadap permasalahan yang ada saat ini. Dengan adanya  layanan akademik yang terkomputerisasi dengan penggunaan teknologi  informasi,  maka  diharapkan  mampu  mendukung  layanan  akademik  menjadi  lebih  baik.  Penelitian yang  penulis  lakukan  menggunakan  metodologi  kualitatif  dengan  studi  kasus.  Bahasa  Pemrograman    yang digunakan  untuk  implementasi  sistem  menggunakan  Microsoft  Visual  Studio  Net  2008  dan  MySQL  sebagai software  database.  Produk  akhir  yang  ingin  dicapai  adalah  aplikasi  akademik  berbasis  desktop  yang diharapkan  dapat  membantu  pihak  manajemen  SDN  Grogol  Utara  03  dalam  mengambil  keputusan  terkait penilaian siswa .
Kata Kunci : Sistem Informasi Akademik, SDN Grogol Utara 03, Efisiensi Kerja
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
SDN  Grogol  Utara  03  Pagi  adalah  sebuah institusi pendidikan yang berada di kawasan Jakarta Barat.  Institusi  ini  ingin  meningkatkan  efisiensi kerja  serta  meningkatkan  kreatifitas  dan  aktifitas guru  dan  pegawainya.  Untuk  mewujudkan  hal  itu, maka  Sekolah  SDN  Grogol  Utara  03  Pagi  perlu membuat sistem informasi yang mampu menghasilkan  informasi  yang  tepat  dan  cepat    dan diharapkan  dapat  membantu  kegiatan  penilaian  di sekolah  tersebut.  Dalam  Membuat  rancangan sistem informasi penilaian ini berdasarkan pengamatan  penggunaan nilai di  sekolah  itu  masih manual, selain itu juga melihat beberapa penelitian terdahulu yang relevan dengan topik  yang dibahas.
Adapun  penelitian  terdahulu  yang  menjadi  sumber referensi  antara  lain  oleh  Azhar  Irfandi,  Okta Liansyah,  Ervi  Cofriyanti,  dan  Hermawan  tahun 2014  yang  berjudul  “Analisis  dan  Perancangan Sistem  Informasi  Akademik  (Studi  Kasus  SMA Negeri 1 Talang Kelapa Palembang )”, oleh I Gede Ngurah  Arya  Indrayasa  [2]  tahun  2015  yang berjudul  “Analisis  dan  Perancangan  Sistem Informasi Akademik Pada Sekolah Menengah Atas Berbasis WEB“, dan Recky T. Djaelangkara, Rizal Sengkey, Oktavian A. Lantang [3] tahun 2014 yang
berjudul  “Analisis  dan  Perancangan  Sistem Informasi  Akademik  Sekolah  Berbasis  WEB  Studi Kasus  Sekolah  Menengah  Atas  Kristen  1 Tomohon“.  Adapun  pembeda  dengan  penelitian terdahulu adalah adanya proses remedial, pendataan kegiatan ekstrakulikuler dan  laporan grafik rangking siswa.

## 1.2. Masalah
Permasalahan  yang  ada  pada  SDN  Grogol Utara  03  Pagi  Jakara  Barat  dijelaskan  sebagai berikut :
a. Proses  pencatatan  remedial  yang  kurang  baik dikarenakan tidak ada dokumen remedial.
b. Sering terjadi  salah hitung  pada  saat pembuaan laporan penilain, dikarenakan guru kurang teliti saat pembuatan laporan penilaian.
c. Proses  pengarsipan  kurang  baik  dikarenakan masih menggunakan media keras.
d. Proses pembuatan laporan penilaian kurang baik dikarenakan  sering  terjadi  keterlambatan  dalam pembuatan laporan penilaian.
e. Dokumen  kepribadian  tidak  baik  dikarenkan tidak adanya pencatatan dokumen nilai kepribadian.
f. Dokumen ekstra kulikuler tidak baik dikarenakan  tidak  adanya  dokumen  ekstra kulikuler yang resmi.

## 1.3. Tujuan Penulisan
Tujuan  dari  penulisan  penelitian  ini  adalah membuat model aplikasi sistem informasi akademik yang  sesuai  dengan  kebutuhan  pada  SDN  Grogol Utara 03 Pagi Jakarta Barat.

## 1.4. Ruang Lingkup
Adapun yang menjadi ruang lingkup pembahasan masalah meliputi Proses pengangkatan guru,  Proses  data  kelas,  Proses  jadwal  mengajar, Proses  data  hadir  siswa,  Proses  data  nilai,  Proses data remedial, Proses data eskul.

## 1.5 LANDASAN TEORI
Menurut  Abdul  Kadir  [4]  bahwa  sistem informasi  adalah  penggabungan  antara  prosedur kerja, informasi, pengguna dan teknologi informasi yang  diorganisasikan  menjadi  satu  kesatuan  untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Kata  akademik  berasal  dari  bahasa  Yunani yakni  Academos  yang  berarti  sebuah  taman  umum atua plasa di sebelah barat laut kota Athena.  Nama Academos adalah  nama  seorang  pahlawan  yang terbunuh  pada  saat  perang  legendaris  Troya.  Pada plasa  inilah  filosof  Socrates  berpidato  dan membuka  arena  perdebatan  tentang  berbagai  hal. Tempat  ini  juga  menjadi  tempat  Plato  melakukan dialog dan mengajarkan pikiran-pikiran filosofisnya kepada orang-orang yang datang. Sesudah itu, kata acadomos  berubah  menjadi  akademik,  yaitu semacam tempat perguruan. Para pengikut perguruan  tersebut  disebut academist ,  sedangkan perguruan semacam itu disebut academia . Berdasarkan  hal  ini,  inti  dari  pengertian  akademik adalah  keadaan  orang-orang  bisa  menyampaikan dan menerima gagasan, pemikiran, ilmu pengetahuan,  dan  sekaligus  dapat  mengujinya secara  jujur,  terbuka,  dan  leluasa.  Menurut  Kamus Besar  Bahasa  Indonesia  (KBBI),  akademik  adalah hal-hal yang terkait dengan pendidikan [5].

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1. Jenis Penelitian
Penelitian  ini  termasuk  dalam  kategori penelitian  kualitatif  dengan  mempelajari  secara mendalam tentang obyek yang sedang diteliti.

## 2.2. Obyek Penelitian
Obyek  penelitian  ini  dilakukan  di  pada  SDN Grogol Utara 03 Pagi Jakarta Barat yang terletak di Jl. Kebayoran Lama Pos Pengumben.
2.3. Informan
Penulis memperoleh informasi yaitu walikelas, staf tata usaha dan kepala sekolah.

## 2.4. Metode Pengumpulan Data
Adapun  metode  penelitian  yang  digunakan dalam  pengumpulan data  adalah observasi, wawancara, dokumentasi dan studi kepustakaan.

## 2.5. Teknik  Analisa  Data  dan  Penggunaan Tools
Teknik  yang  digunakan  untuk  menganalisa data  menggunakan  alat  bantu  sebagai  berikut  : Activity  Diagram digunakan  untuk  menganalisa proses  bisnis  dan Fishbone  Diagram digunakan untuk memodelkan masalah.

## 2.6. Perancangan Sistem Usulan
Dalam  merancang  sistem  usulan,  penulis menggunakan alat bantu Use Case Diagram untuk memodelkan  sistem  usulan,  Entity  Relationship Diagram (ERD) untuk memodelkan data, Rancangan  Layar  menggunakan  Ms.  Visio  2007, Sequence  Diagram  untuk  memodelkan  perilaku (behaviour)  sistem,  serta  implementasi  sistem menggunakan  bahasa  pemrograman  Visual  Basic Net 2008 dengan database MySQL.

## 2.7. Kerangka Pemikiran
Gambar 1. Kerangka Penelitian
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Analisa Sistem
1). Analisa Sistem Berjalan
Gambar 2. Activity Diagram Penjadwalan
Gambar 3. Activity Diagram Absensi Siswa
Gambar 4. Activity Diagram Penilaian Siswa Gambar 5. Activity Diagram Pengisian Raport Gambar 6. Activity Diagram Pembuatan Laporan
Rekapitulasi Nilai Per Kelas 2). Analisa Masalah Untuk memodelkan masalah, penulis menggunakan Fishbone Diagram berikut ini :
Gambar 7. Fishbone Diagram
4.2. Perancangan Sistem Usulan
1) Pemodelan Sistem Usulan Untuk memodelkan sistem usulan, penulis  menggunakan  pemodelan Use  Case Diagram berikut ini :
Gambar 8. Use Case Diagram File Master
Gambar 9. Use Case Diagram File Transaksi
Gambar 10. Use Case Diagram File Laporan
2) Pemodelan Data Untuk memodelkan data, penulis menggunakan pemodelan Entity Relationship Diagram berikut ini : Gambar 11. Entity Relationship Diagram 3) Struktur Tampilan Menu Utama
Berikut  ini  digambarkan  model  struktur tampilan menu utama dari sistem usulan :
Gambar 12. Struktur Tampilan Menu Utama
4) Rancangan Graphical User Interface Berikut ini digambarkan rancangan layar
dari sistem usulan :
Gambar 13. Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 14. Rancangan Layar Form Entry Data Master Siswa
Gambar 15. Rancangan Layar Form Entry Data Master Guru Gambar 16. Rancangan Layar Form Entry Data Master Mata Pelajaran Gambar 17. Rancangan Layar Form Entry Data Master Kelas
Gambar 18. Rancangan Layar Form  Entry Pengangkatan Guru
Gambar 19. Rancangan Layar Form  Entry Kelas
Gambar 20. Rancangan Layar Form  Cetak Jadwal Pelajaran
Gambar 21. Rancangan Layar Form  Entry Absen
Gambar 22. Rancangan Layar Form  Entry Nilai Kepribadian
Gambar 23. Rancangan Layar Form  Entry Nilai Eskul
Gambar 24. Rancangan Layar Form  Entry Nilai Eskul
Gambar 25. Rancangan Layar Form  Entry Nilai Remedial
Gambar 26. Rancangan Layar Form  Laporan Siswa Per Kelas
Gambar 27. Rancangan Layar Form Laporan Jadwal Mengajar Guru
Gambar 29. Rancangan Layar Form  Laporan Absensi Siswa
Gambar 31. Rancangan Layar Form  Laporan Nilai Remedial
Gambar 32. Rancangan Layar Form  Laporan Nilai Raport
Gambar 33. Rancangan Layar Form
Laporan Grafik Rangking Siswa

## 5) Rancangan Keluaran Sistem
Berikut  ini  digambarkan  rancangan keluaran dari sistem usulan :
Gambar 34. Rancangan Keluaran Daftar Siswa Per Kelas
Gambar 35. Rancangan Keluaran Jadwal Guru Mengajar
Gambar 36. Rancangan Keluaran Daftar Nilai Absen
Gambar 37. Rancangan Keluaran Daftar Nilai Remedial
Gambar 38. Rancangan Keluaran Daftar Nilai Raport
Gambar 39. Rancangan Keluaran Rangking Siswa Per Kelas
4. KESIMPULAN
4.1. Kesimpulan Berikut ini kesimpulan atas penelitian ini :
a. Disediakannya modul untuk mengetahui laporan remed  yang  akan  mempermudah  tata  usaha dalam mengetahui laporan remed setiap kelas.
b. Disediakannya modul untuk mengetahui laporan nilai yang akan mempermudah tata usaha dalam mengetahui laporan nilai setiap kelas.
c. Disediakannya  modul  untuk  mengetahui  data eskul  yang  akan  mempermudah  tata  usaha dalam mengetahui data eskul.
d. Disediakannya modul untuk mengetahui laporan kepribadian  yang  akan  mempermudah  Tata Usaha  dalam  mengetahui  laporan  kepribadian setiap anak.
e. Disediakannya  fitur  validasi  untuk  mengecek data nilai yang akan membantu tata usaha dalam membuat  laporan  nilai  supaya  tidak  terjadi kesalahan.

## 5. Saran
Agar  sistem  usulan  ini  dapat  berjalan  dengan baik, maka berikut ini saran dari penulis : a. Mengadakan  pelatihan  kepada  staf  tata  usaha mengenai  tata  cara  dan  panduan  penggunaan sistem yang baru.
b. Setiap  data  sebaiknya  tersimpan  dengan  baik dengan  membuat  tempat  penyimpanan  data cadangan  untuk  mem- back-up data,  agar  data tersebut  tidak  hilang  jika  terjadi  hal-hal  yang tidak diinginkan.
c. Perlu  adanya  pemeliharaan  dan  perawatan terhadap hardware dan software yang digunakan untuk implementasi sistem usulan.
5. DAFTAR PUSTAKA [1] Irfandi, Azhar, et.all. Analisis dan Perancangan  Sistem  Akademik  (Studi Kasus  SMA  Negeri  1  Talang  Kelapa Palembang) .  Jurnal  Teknik  Informatika dan Sistem Informasi JATISI, No. ISSN:
2407-4322,  Volume 1, No. 1, September 2014.
[2] Indrayasa,  I  Gede  Ngurah  Arya. Analisis  dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Pada  Sekolah  Menengah  Atas  Berbasis Web ”.  Prosiding  Seminar  Nasional Teknologi  Informasi  dan  Multimedia 2015.  No.  ISSN:  2302-3805.  STMIK AMIKOM Yogyakarta.
[3] Djaelangkara,  Recky  T.,  et.all. Analisis  dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Sekolah  Berbasis  Web  Studi  Kasus Sekolah  Menengah  Atas  Kristen  1 Tomohon ”,  E-jurnal Teknik Elektro dan Komputer, No. ISSN : 2301-8402, 2015.
[4] Kadir,  Abdul. Pengenalan Sistem  Informasi .
Yogyakarta : Andi Offset. 2002. [5] Fadjar. Sistem Informasi Akademik . Yogyakarta : Andi Offset. 2002.