L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I

## RANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA INVENTORY PADA RESTU CELULAR
Elzas 1 , Wike Andriani 2 )
1) Dosen Tetap STMIK Nurdin Hamzah Jambi, Jambi 36121 2) Mahasiswa STMIK Nurdin Hamzah
E-mail : ethas78@gmail.com
Abstrac- This  research  was  conducted  in  Restu  Celular  Bengkal  River  by  suggesting  some  formulation problems,  namely  how  the  data  processing  on  Restu  Celular  Inventory.  With  the  aim  to  find  out  how  the inventory  data  processing,  as  well  as  designing  an  application  system  that  can  cope  with  problems  in  data processing,  in  order  to  provide  information  that  is  accurate  and  fast.  In  this  study  the  author  uses  Data  Flow Diagrams (DFD) as an aid in the design of the system.
Inventory data processing system implemented is still done manually. It is necessary for the development of the system  by  applying  a  programming  language  Visual  Basic  6.0  with  Microsoft  Access  Database  design  in  data processing in order to produce timely and accurate information that can assist management in making decisions.
Keyword : Data processing, Inventory

## I. PENDAHULUAN
Perkembangan  terhadap  penguasaan  teknologi informasi dan komunikasi sudah mencakup di berbagai bidang  kehidupan,  salah  satunya  dalam  bidang  bisnis dan  perdagangan,  kenyataan  menunjukan  bahwa Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  telah  membawa perubahan  penting  dalam  perkembangan  peradaban terutama  perekonomian  dunia.  Abad  ke-  21  bahkan diyakini  akan  menjadi  abad  baru  yang  disebut  era informasi-ekonomi  ( digital-economi )  dengan  ciri  khas perdagangan yang memanfaatkan peralatan elektronik.
Teknologi Informasi dan Komunikasi telah dapat membuka  peluang  sebagaimana  dilakukan  oleh  Restu Celular,  salah  satu  perusahaan  yang  dapat  melihat peluang bisnis yang muncul dari akibat perkembangan Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi,  secara  selektif Restu  Celular  menginvestasikan  modalnya  dengan membuka  usaha  jual  beli  handphone  beserta aksesorisnya.  Tidak  hanya  memajang  produknya, Restu  Celular  juga  berperan  sebagai  salah  satu distributor untuk Jambi dan sekitarnya.
Di  Restu  Celular  kegiatan  perusahaan  tersebut dari  hari  ke  hari  semakin  meningkat  dan  hal  ini membutuhkan  suatu  sistem  pengolahan  data  yang tepat,  untuk  kelancaran  suatu  kegiatan  sangat tergantung  pada  informasi  yang  diterima  dan merupakan  faktor  dasar  untuk  melakukan  suatu kegiatan,  di  dalam  pengolahan  data  inventory  selama penelitian  yang  penulis  lakukan  pada  perusahaan  ini masih  menggunakan  aplikasi  Excel,  yang  digunakan untuk kegiatan administrasinya sehingga laporan
inventory  tersebut  sering  terjadi  kerumitan  terhadap pengumpulan data yang diperlukan oleh pemilik Restu
Celular  maupun  untuk  kepentingan  pelanggan  itu sendiri.
Dalam  hal  ini  Restu  Celular  memerlukan perubahan  dan  pembuatan  sistem  yang  baru  dengan komputerisasi,  dalam  hal  ini  penulis  mencoba menggunakan pemograman komputer yang diharapkan untuk meningkatkan kemampuan penyimpanan,  pengolahan  data  khususnya  data inventory.

## II. TINJAUAN PUSTAKA

## 2.1 Pengertian dan Definisi
Pada  bagian  ini  akan  dijelaskan  tentang pengertian  Sistem,  Rancangan,  Internet,  Website, HTML,  Film,  Intype  serta  penjelasan  secara  teoritis mengenai  software-software  yang  akan  penulis gunakan untuk membuat Sistem Informasi ini.

## 2.1.1 Pengertian Sistem
Pengertian  Sistem  dalam  pengertian  yang paling umum adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan  di  antara  mereka .  Kata  sistem  sendiri berasal dari bahasa Latin ( systēma ) dan bahasa Yunani ( sustēma )  adalah  suatu  kesatuan  yang  terdiri komponen  atau  elemen  yang  dihubungkan  bersama untuk  memudahkan  aliran  informasi,  materi  atau energi.( Amsyah Zulkifli, 2000, 4 )
Sistem  adalah  struktur  konseptual  yang terdiri  dari  fungsi-fungsi  yang  saling  berhubungan dalam satu unit organik untuk mencapai keluaran yang diinginkan  secara  efektif  dan  efisien.  Sistem  juga dapat  diartikan  sebagai  bagian  bekerja  sama  secara
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
bebas  dan  terkait  untuk  mencapai  sasaran  kesatuan dalam situasi yang majemuk pula.

## 2.1.2 Pengertian Informasi
Informasi  merupakan  data  yang  telah diproses  sedemikian  rupa  sehingga  meningkatkan pengetahuan  seseorang  yang  menggunakan  data tersebut (Mc Fadden dkk, 2009, 17).
Sedangkan  dalam  pengertian  lain,  Informasi adalah  data  yang  telah  diolah  menjadi  suatu  bentuk yang  mempunyai  arti  dan  bermanfaat  bagi  manusia. Data adalah aliran fakta-fakta mentah yang menunjukkan  peristiwa  yang  terjadi  dalam  organisasi dan  lingkungan  fisik  sebelum  diorganisir  dan  ditata menjadi  suatu  bentuk  yang  bisa  dipahami  dan digunakan.(Muhammad  Kahri  Husein  dan  Amin Wibowo, 2006, 10).

## 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah seperangkat komponen  yang  saling  berhubungan  yang  berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.(Muhammad  Kahri  Husein  dan  Amin Wibowo, 2006, 11). Menurut James Alter (2009, 28)
mendefinisikan  sistem  informasi  sebagai  kombinasi antar  prosedur  kerja,  informasi,  orang,  dan  teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Sedangkan definisi sistem informasi menurut Joseph  (2009,  28)  adalah  kerangka  kerja  yag mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk  mengubah  masukan  ( input )  menjadi  keluaran (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan.
Tiga  aktivitas  yang  terjadi  pada  sistem informasi  adalah input , processing ,  dan output . Input adalah  sekumpulan  data  mentah  dalam  organisasi maupun  luar  organisasi  untuk  diproses  dalam  suatu sistem  informasi. Processing adalah  konversi  / pemindahan,  manipulasi  dan  analisis input mentah menjadi  bentuk  yang  lebih  berarti  bagi  manusia. Output adalah  distribusi  informasi  yang  sudah diproses ke anggota organisasi dimana output tersebut akan  digunakan.  Informasi  dalam  hal  ini  juga membutuhkan  umpan  balik  ( feedback )  yakni output yang  dikembalikan  ke  anggota  organisasi  yang berkepentingan  untuk  membantu  mengevaluasi  atau memperbaiki input .(Muhammad  Kahri  Husein  dan Amin Wibowo, 2006, 11).

## 2.2 Pengertian Rancangan
Rancangan  merupakan  analisis  dari  siklus pengembangan  sistem  yaitu  pendefinisian  dari kebutuhan-kebutuhan  fungsional  dan  persiapan  untuk rancang  bangun  implementasi  serta  menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
Dalam  buku  Jugiyanto.  HM  (2005:  176), John  Burch  dan  Gary  Gritnitski(1986:  461), menyatakan bahwa rancangan adalah
gambaran,rancangan  dan  pembuatan  sketsa  atau pengaturan  dari  beberapa  elemen  terpisah  ke  dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

## 2.3 Pengertian Data dan Pengolahan Data
Menurut  Jogiyanto  HM  (2005  :  8)  bahwa  Data merupakan  ― Bentuk  yang  masih  mentah  yang belum dapat  berceritera  banyak,  sehingga  perlu  diolah  lebih lanjut.  Data  diolah  melalui  suatu  model  untuk dihasilkan informasi ‖.
Menurut  Muhammad  Fakhri  Husein  (2006  :  5) bahwa  Data  adalah  ―  Aliran  fakta-fakta  mentah  yang menunjukkan  peristiwa  yang  terjadi  dalam  organisasi dan  lingkungan  fisik  sebelum  diorganisir  dan  ditata menjadi  suatu  bentuk  yang  bisa  dipahami  dan digunakan  ‖.  Dari  pengertian  data  diatas  dapat disimpulkan bahwa data merupakan  ―Kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata ‖.
Data  yang  baik  harus  memenuhi  beberapa kriteria sebagai berikut :
1. Data harus objektif, artinya sesuai dengan keadaan yang sesungguhnya.
2. Data harus mewakili/representatif.
3. Kesalahan baku ( standard error ) harus kecil.
4. Data harus tepat waktu ( up to date )
5. Data harus relevan
Menurut Jogianto Hartono (2002 : 2 ) bahwa Pengolahan data ( data processing )  adalah  ― Manipulasi  dari  data  kedalam  bentuk  yang  lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi ‖.
Menurut  Zulkpli  Amsyah  (2003  :  250) Pengolahan  data  adalah  ―Mengubah  data  menjadi informasi  dengan  cara  tertentu  sesuai  dengan informasi yang dihasilkan‖.
Suatu  proses  pengolahan  data  terdiri  dari  3 tahapan dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data ( data processing cycle ), yaitu : input , processing dan output .

## Gambar 2.1. Siklus pengolahan data

## 2.4 Pengertian Inventory
Inventory  meliputi  semua  barang  yang  dimiliki perusahaan  pada  saat  tertentu,  dengan  tujuan  untuk dijual  kembali  atau  dikomsumsikan  dalam  siklus operasi normal  perusahaan  sebagai  barang  yang dimiliki  untuk  dijual  atau  diasumsikan  untuk  dimasa yang akan datang, semua barang yang berwujud dapat disebut  sebagai  inventory,tergantung  dari  sifat  dan jenis usaha perusahaan.
INPUT PROCESSING
OUTPUT
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
Adapun alasan diperlukannya persediaan antara lain: 1. Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan operasi  produksi  dan  untuk  memindahkan  produk dari  suatu  tingkat  proses  ke  proses  lainnya  yang disebut persedian dalam proses dan pemindahan.
2. Alasan  organisasi,  untuk  memungkinkan  satu  unit atau  bagian  membuat  jadwal  operasinya  secara bebas dan tidak tergantung dari yang lainnya.
2.5 Data Flow Diagram (DFD)
2.5.1 Pengertian Data Flow Diagram (DFD)
Diagram  alir  data  (DFD  = Data  Flow  Diagram ) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan  aliran  data  dan  informasi  dari  suatu sistem.  DFD  menggambarkan  proses,  penyimpanan data,  entitas  eksternal  dalam  suatu  bisnis  atau  sistem, serta aliran data informasi diantara unit-unit tersebut.
Data  Flow  Diagram adalah  alat  pembuatan model  yang  memungkinkan  seorang Analyst  System untuk  menggambarkan  sistem  sebagai  suatu  jaringan proses  fungsional  yang  dihubungkan  satu  sama  lain dengan  alur  data,  baik  secara  manual  maupun komputerisasi.

## 2.5.2 Komponen Data Flow Diagram
Menurut  Prof.  DR.  Jugiyanto  HM.  MBA.  Ph.D (2005,  700-710)  dalam  buku  Analisis  dan  Disain Sistem  Informasi,  simbol-simbol  DFD  digambarkan sebagai berikut :
1. Kesatuan Luar
Kesatuan  Luar  ( External  Entity )    merupakan kesatuan ( Entity ) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa  orang,  organisasi  atau  sistem  lainnya  yang berada  di  lingkungan  luarnya  yang  akan  memberikan input  atau  menerima  output  dari  sistem.  Suatu kesatuan  luar  dapat  disimbolkan  dengan  notasi  kotak seperti pada gambar berikut :

## Gambar 2.6 Lambang Kesatuan Luar
Sumber: Analisis dan Disain Sistem Informasi, 2005, 701
2. Arus Data
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah.  Arus  data  ini  mengalir  di  antara  proses  , simpanan  data,  dan  kesatuan  luar.  Arus  data  ini menunjukkan  arus  dari  data  yang  dapat  berupa masukan  untuk  sistem.  Arus  data  sebaiknya  diberi nama  yang jelas dan  mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan di samping garis panahnya. :

## Gambar 2.7 Lambang Arus Data
Sumber: Analisis dan Disain Sistem Informasi, 2005, 702

## 3. Proses
Suatu  proses  adalah  kegitan  atau  kerja  yang dilakukan  olah  orang,  mesin,  atau  komputer  dari hasil  suatu  arus  data  yang  masuk  ke  dalam  proses untuk  dihasilkan  arus  data  yang  akan  keluar  dari proses.  Suatu  proses  dapat  ditunjukkan  dengan simbol  lingkaran  atau  dengan  simbol  empat  persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.
atau

## Gambar 2.8 Lambang Proses
Sumber: Analisis dan Disain Sistem Informasi, 2005, 705
4. Simpanan Data Simpanan  data (data  store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut ini :
a. Suatu  file  atau  database  di  sistem komputer
b. Suatu arsip atau catatan manual
c. Suatu  kotak  tempat  data  di  meja seseorang
d. Suatu tabel acuan manual
e. Suatu agenda atau buku
Simpanan  data  di  DFD  dapat  disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

## Gambar 2.9 Lambang Simpanan Data
Sumber: Analisis dan Disain Sistem Informasi, 2005,
707

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Analisa Sistem
Dari  analisa  dan  metode  penelitian  yang penulis  lakukan,maka  penulis  dapat  menguraikan sistem  yang  sedang  berjalan  saat  ini  pada  UD.  Restu Celular adalah sebagai berikut bahwa pengolahan data yang  dipakai  selama  ini,masih  menggunakan  sistem manual  yaitu  dicatat  di  dalam  suatu  buku  Penjualan
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
dan
pembelian
dan dihitung dengan kalkulator,sehingga  untuk  memproses  data  belum begitu efektif dan efisien,sehingga terjadi keterlambatan dalam menghasilkan pengolahan data.

## 3.1.1 Sistem Yang Sedang Berjalan
UD.  Restu  Celular  dalam  pengolahan  data Inventory  selama  periode  penelitian  yang  penulis lakukan, telah menggunakan aplikasi Microsoft Excel, dimana  dalam  mendapatkan  hasil  laporan  data pengolahan data Inventory belum terstruktur sehingga banyak  sekali  file-file  yang  belum  terhubung  dengan database  tersendiri  sehingga  dalam  menghasilkan laporan  data  Inventory  secara  maksimal  mungkin memakan  waktu  dan  tenaga  untuk  mencari  atau mengolah data inventory tersebut.

## 3.1.2 Sistem Yang Diusulkan
Belum optimalnya sistem yang dipakai, maka perlu di lakukan pengembangan sistem yang di pakai, untuk mendapatkan hasil informasi yang diharapkan,penulis  merancang  suatu  aplikasi  untuk digunakan kedalam sistem pengolahan inventory yang diinginkan  oleh  UD.  Restu  Celular,  untuk  itu  penulis merancang  sistem  yang  baru  dengan  menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 yang diharapkan tepat guna.

## 3.2 Data Flow Diagram ( DFD )
Data Flow Diagram merupakan model logis yang menjelaskan  sistem  jaringan  kerja  ( sub  sistem )  dari proses  yang  dihubungkan  satu  dengan  lainnya  dan atau  dibandingkan  dengan  tempat  penyimpanan. Diagram alir data sering digunakan untuk menggambarkan  satu  sistem  yang  telah  ada  atau sistem  baru  yang  akan  dikembangkan  secara  logika tanpa  mempertimbangkan  lingkungan  fisik  dimana data  tersebut  mengalir  atau  lingkungan  fisik  dimana data tersebut akan disimpan.
Diagram  Konteks  adalah  bentuk  aliran  sistem secara  umum,dimana  didalam  diagram  ini  yang digambarkan  adalah  proses  rancangan  sistem  dan lingkungan  luar  yang  berhubungan  dengan  sistem tersebut. Bentuk dari Context Diagram rancangan sistem pengolahan data Inventory  adalah sebagai berikut :
Meminta  Barang Lap. Barang Mengirim Barang                             Masuk Lap. DataPenjualan                         Faktur Pembelian Pesan Barang Lap.Master Barang
Lap.Data Conter Lap.Data Supplier
Gambar 3.1 Diagram Context

## 3.3 Rancangan File
Bentuk  rancangan  masukan  yang  akan  penulis tampilkan  berikut  ini  terdiri  dari  5  tabel  rancangan masukan  yaitu  :  Master  Barang,Data  Counter,Data Supplier,Barang  masuk  Dan  Barang  Keluar.  dapat dibuat  rancangan  input  sebagai  tempat  pemrosesan bentuk rancangan masukan tersebut adalah.
a. Master Barang
Rancangan  file  data  barang  terdiri  dari  Kode barang, Nama barang,Jenis Barang,Harga dan Stok.
Tabel 3.1. Rancangan File Master Barang
No Field Type Size Keterangan 1 Kd_barang Text 6 Kode Barang 2 Nm_barang Text 30 Nama Barang 3 Jenis_barang Text 20 Jenis Barang 4 Harga Curenncy 8 Harga 5 Stok Single 4 Stok
b. Data Counter Tabel ini dirancang untuk membuat record-record data counter rancangan field-fieldnya dapat dilihat pada .
Tabel 3.2: Rancangan Data Counter
a.Conter c.Pemilik b.Gudang
Proses Pengolahan Data Inventory Pada Restu Celular d.Distribusi
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
Field Type Size Keterangan Kd_Counter Text 5 Kode Counter Nm_Counter Text 20 Nama Counter Alamat Text 50 Alamat Counter Telp Text 25 Telpon
c. Data Supplier
Rancangan  file  data  supplier  terdiri  dari  Kode
Supplier,Nama Supplier,Alamat Dan Telpon

## Tabel 3.3. Rancangan File Data Supplier
No Field Type Width Keterangan 1 Kd_Supplier Text 5 Kode Supplier 2 Nm_Supplier Text 50 Nama Supplier 3 Alamat Text 50 Alamat 4 Telp Text
25 Telpon
d. Barang Masuk
Rancangan  file  barang  masuk  terdiri  dari  No faktur,tanggal transaksi,kode supplier,kode barang,stok awal dan jumlah masuk.
Tabel 3.4. Rancangan File Barang Masuk
No Field Type Width Keterangan 1 No_Faktur Text 8 No Faktur 2 Tgl_Transaksi Date/Time 8 Tanggal Transaski 3 Kd_Supplier Text 6 Kode Supplier 4 Kd_Brg
Text 6 Kode Barang 5 Stok_Awl Double 8 Stok Awal
6 Jmlh_Msuk Single 4 Jumlah Masuk e. Barang Keluar Rancangan  file  barang  keluar  terdiri  dari  No Jalan,tanggal  transaksi,kode  counter,kode  barang,stok awal dan jumlah keluar.
Tabel 3.5. Rancangan File Barang Keluar
No Field Type Width Keterangan 1 No_Jln Text 12 No Jalan 2 Tgl_Transaksi Date/Time 8 Tanggal Transaksi 3 Kd_Counter Text 5 Kode Counter 4 Kd_Brg Text 6 Kode Barang 5 Stok_Awl Double 8 Stok Awal 6 Jmlh_Keluar Double 8 Jumlah Keluar
3.4 User Interface a. Tampilan menu utama
Gambar 3.2  Menu Utama
b. Tampilan File Barang Masuk
L L P P 2 2 M M S S T T M M I I K K N N U U R R D D I I N N H H A A M M Z Z A A H H J J A A M M B B I I
Gambar 3.3  File Barang Masuk
c. Tampilan untuk membuat laporan barang masuk

## Gambar 3.4  Laporan Barang Masuk

## IV. KESIMPULAN
Berdasarkan  analisis  yang  telah  digambarkan  secara rinci  tentang  Rancangan  Sistem  Informasi  Data Inventory  Pada  Restu  Celular,  maka  penulis  dapat menarik beberapa kesimpulan, diantaranya :
1. Pengolahan  Data  Inventory  Sistem  yang  lama, khususnya  Inventorynya    sering  mengalami keterlambatan  hal  ini  dikarenakan  penyusunan laporan  tersebut  secara  manual,  yaitu  berupa  tulis tangan sebelum diolah pada komputerisasi sehingga tidak  dapat  memenuhi  permintaan  Pimpinan terhadap  laporan  yang  bersifat  mendadak,  untuk meningkatkan  efiensi  kerja  UD.  Restu  Celular penulis  mengusulkan  hendaknya  data  Inventory yang  terkomputerisasi  yang  dapat  terjaminnya keamanan data.
2.  Pengolahan  data  pada  sistem  yang  baru,  dari  segi pemrograman yang dipilih adalah aplikasi pengolahan  data  Inventory  adalah  aplikasi  yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan untuk mengolah  data  Inventory  secara  baik,  dan  aplikasi terbaru ini mempunyai keunggulan-keunggulan dari aplikasi  sebelumnya.  Pada  penelitian  ini  penulis mengusulkan dengan menggunakan bahasa
pemograman  Visual  Basic  6.0,  dengan  keunggulan antara  lain  data  tersimpan  di  dalam  suatu  database sehingga terjamin keamanan datanya.

## DAFTAR REFERENSI
- Dr.Eti  Rochaety, Sistem  Informasi  Manajemen,
PT Bumi Aksara, 2005 - Frans Newman, Aplikasi Internet Dengan Visual Basic 6.0, PT Elex Media Komputindo
- Jogianto Hartono, Pengenalan Komputer, Andi
Offset, 2002
- Muhammad Fakhri Husein, Sistem Informasi Manajemen , UPP STIM YKPN,Yogyakarata,
2006
- Jogianto  Hartono, Pengenalan  Komputer ,  Andi Offset, 2002
- Zulkpli Amsyah, Sistem Informasi Manajemen ,PT
Gramedia Pustaka Umum Jakarta, 2003

## DAFTAR RIWAYAT HIDUP PENULIS
Nama :  Elzas, M.Kom TTL :  Jambi/04 Oktober 1978 NIK/NIDN :  11.078 /1004107801 Pend. Terakhir :  S2 (Sistem Informasi)
Bidang Keahlian  :  Ilmu Komputer