Volume 5 Nomor 1, Juni 2022 e-ISSN : 2614-1574 p-ISSN : 2621-3249

## SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU BERBASIS WEB PADA RUMAH GEMILANG INDONESIA DEPOK

## WEB-BASED INFORMATION SYSTEM FOR ADMISSION OF NEW STUDENTS AT RUMAH GEMILANG INDONESIA DEPOK
Muhidin 1 , Mochammad Zakiyamani 2 , Muhammad Yusuf 3
123 Program Studi Ilmu Komputer, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Nusa Mandiri 14002450@nusamandiri.ac.id

## ABSTRACT
Admission  of  new students is one of the processes that exist  in educational institutions that is useful for screening prospective students who are selected according to the criteria determined by the institution to become  their  students.  In  general,  the  process  of  accepting  new  participants  is  carried  out  through registration,  selection  tests,  interviews,  and  announcements  of  student  admissions .  Rumah  Gemilang Indonesia  (RGI) is  an  empowerment  program  unit  and  training  center  under  the  directorate  of  the Al- Azhar Zakat Institution Program ( LAZ Al-Azhar ). Creating an information system to process New Student Admission data so that it becomes more effective and efficient. A system that can accommodate the need to simplify and support the structure and management performance that is stored in managing New Student Admission  data.  The  form  of  data  processing  involving  New  Student  Admission  data  collection  is computerized and all transaction data is stored in the database so as to reduce data loss or damage. New Student Admission  information  system obtained from prospective students through the website so that it can be accessed at any time.
Keywords : Information System, PPDB , Students, New Student Admission, Web-Based, RGI

## ABSTRAK
Penerimaan siswa baru merupakan salah satu proses yang ada di instansi pendidikan yang berguna untuk menyaring  calon  peserta didik yang terpilih  sesuai  kriteria yang ditentukan oleh lembaga tersebut  untuk menjadi peserta didiknya. Pada umumnya proses penerimaan peserta didik baru dilakukan melalui tahapan pendaftaran,  tes  seleksi,  wawancara,  dan  pengumuman  penerimaan  peserta  didik.  Rumah  Gemilang Indonesia (RGI) adalah sebuah unit program pemberdayaan dan pusat pelatihan ( empowering and training center )  di  bawah  direktorat  Program  Lembaga  Amil Zakat  Al-Azhar (LAZ  Al-Azhar).  Membuat  sistem informasi untuk mempercepat pengolahan data PPDB sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Sistem yang  dirancang  dapat  mengakomodasi  kebutuhan  dalam  mempermudah  dan  mempercepat  kinerja instruktur  dan  management  yang  bertugas  dalam  mengelola  data  PPDB.  Bentuk  pengolahan  data  yang menyangkut pendataan PPDB dibuat secara terkomputerisasi dan semua data transaksi pelayanan disimpan dalam database pada sistem yang dibuat sehingga mengurangi resiko atas kehilangan atau kerusakan data. Sistem  informasi  PPDB  yang  diperoleh  calon  peserta  didik  melalui  website  sehingga  dapat  diakses dimanapun dan kapanpun.
Kata Kunci : Sistem Informasi, PPDB, Peserta Didik, Penerimaan Peserta Didik Baru, BerbasisWeb, RGI

## PENDAHULUAN
Dengan  semakin  berkembangnya teknologi  informasi  saat  ini,  segala kegiatan  dalam  kehidupan  sehari-hari akan berbasis komputer(Sari, L.I., 2020; Elsi, Z. R. S., et al., 2021). Maka dalam suatu  instansi,  komputer  merupakan kebutuhan untuk menciptakan, memperoleh,  dan  memproses  suatu sistem informasi yang  setiap saat selalu berkembang(Zaef,  R.  M.,  et  al.,  2018; Hamzah,  M.  L.,  et  al.,  2021).  Oleh
karena  itu  setiap  orang  harus  mampu berupaya mengikuti arus informasi yang berkembang  di  dunia  teknologi  ini. Penerimaan siswa baru merupakan salah satu  proses  yang  ada  di  instansi pendidikan yang berguna untuk menyaring  calon  peserta  didik  yang terpilih  sesuai  kriteria  yang  ditentukan oleh  lembaga  tersebut  untuk  menjadi peserta  didiknya ( Nurhayati,  M.  S.,
2020). Pada umumnya proses penerimaan peserta didik baru dilakukan
melalui tahapan pendaftaran, tes seleksi, wawancara, dan pengumuman penerimaan peserta didik. Rumah Gemilang  Indonesia  (RGI)  adalah sebuah unit program pemberdayaan dan pusat pelatihan (empowering and training  center)  di  bawah  direktorat Program Lembaga Amil Zakat Al-Azhar (LAZ  Al-Azhar).  Saat  ini  RGI  masih menggunakan cara manual dalam proses pendaftaran peserta didik baru (PPDB)(  Hidayat,  F.,  &  Rahmadia,  A., 2021).  Proses  PPDB  secara  manual membuat  pihak  management  RGI kesulitan  melihat  jumlah  peserta  yang sudah  mendaftar,  jumlah  peserta  yang sudah  tes  dan  wawancara  serta  jurusan apa saja yang masih kurang peminatnya. Untuk  mengetahui  hal  tersebut  panitia harus menghitung kembali secara manual. Program PPDB yang dibutuhkan  RGI  adalah  program  yang menghasilkan  informasi  PPDB  yang akurat  dalam  bentuk  laporan  yang dibutuhkan oleh panitia
dan management  RGI  dengan  pengolahan data  menggunakan  basis  data  sebagai media penyimpanan data-data yang telah diolah.  Nilai  wawancara  untuk  calon peserta didik bisa langsung terakumulasi, sehingga memudahkan perhitungan peringkat calon peserta didik.
Berdasarkan  penelitian  yang  dilakukan pada  Rumah  Gemilang  Indonesia, Depok  menemukan  permasalahan  yang dihadapi yaitu bagaimana cara agar para calon siswa baru ketika proses pendaftaran  bisa  dilakukan  dengan mudah dan cepat, dengan memanfaatkan teknologi  informasi  didalam  proses pendaftaran  yaitu  melalui  alamat  web yang sudah disediakan panitia, sehingga calon siswa baru tanpa harus mendaftarkan dirinya di lokasi sekolah(Rosmiati,  M.,  2020).  Dengan adanya masalah yang telah disebutkan di atas, Rumah Gemilang Indonesia, Depok mengubah
metode pendataan
pendaftaran  yang  saat  ini  digunakan yaitu  metode  konvensional  menjadi pendataan pendaftaran terkomputerisasi. Dengan  demikian  perlu  dibuatkan Sistem Informasi yang terkomputerisasi dan  tetap  disesuaikan  dengan  alur  yang ditetapkan oleh Rumah Gemilang Indonesia,  Depok.  Dari  uraian  diatas maka  penulis  tertarik  untuk  membuat penelitian dengan judul “Sistem Informasi  Penerimaan  Peserta  Didik Baru Berbasis Web Di Rumah Gemilang Indonesia”. Program PPDB ini diharapkan  dapat  membantu  kinerja panitia  dan  manajemen  di  RGI.  Rumah Gemilang  Indonesia  berlokasi  di  Jl. Pengasinan RT 02/01, Kp. Kebon Kopi, Kel.  Pengasinan  Kec.  Sawangan  Kota Depok  16518  Jawa  Barat.  Setelah melakukan  riset  di  RGI,  penulis mengidentifikasikan  beberapa  masalah yang terdapat dalam proses pendaftaran peserta  didik  baru,  yaitu:  Pengolahan data yang masih manual membuat calon peserta  didik  harus  datang  langsung untuk mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkannya.  Arsip  PPDB  yang dimiliki masih tersebar, yang mengakibatkan  pencarian  data  calon peserta  didik  dan  pembuatan  laporan oleh  panitia  kurang  optimal.  Dalam proses  wawancara,  nilai  wawancara calon  peserta  didik  tidak  langsung terakumulasi,  sehingga  peringkat  calon peserta  didik  tidak  langsung  terlihat. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah membuat sistem informasi untuk mempercepat  pengolahan  data  PPDB sehingga  menjadi  lebih  efektif  dan efisien,  mempermudah  panitia  PPDB untuk  mengolah  semua  data  transaksi dalam  pembuatan  laporan,  sehingga waktu pengerjaan lebih cepat dan akurat, dan  membuat  sistem  informasi  untuk mengurangi  adanya  kesalahan  dalam perhitungan  antara  jumlah  peserta  yang mendaftar, jumlah yang sudah diterima,
dan  sisa  kuota  peserta  yang  ada (Ramdhan, N. A., & Wahyudi, D., 2019).

## METODE
Dalam penelitian ini, ada beberapa metode  dalam  melakukan  penelitian sehingga mendapatkan data yang diperlukan  serta  bagaimana  cara  dalam mengembangkan  sistem  yang  nantinya akan dibuat. Pertama Teknik Pengumpulan  Data  dengan  melakukan Observasi  dimana  penulis  mengamati secara langsung setiap kegiatan
pendaftaran  peserta  didik  baru  serta melihat  cara  pembuatan  laporan  di Rumah  Gemilang  Indonesia  untuk mencari informasi juga masalah-masalah yang  ada  terkait  proses  bisnis.  Kedua dengan  melakukan  wawancara  untuk mendapatkan  data  yang  dibutuhkan, penulis  juga  mengajukan  beberapa pertanyaan  secara  langsung  kepada beberapa  staff,  manager,  dan  panitia PPDB  di  Rumah  Gemilang  Indonesia. Sedangkan  untuk  model  penelitian,
penulis
menggunakan
model waterfall(Firzatullah,  2021).  Waterfall model adalah sebuah contoh dari proses perencanaan,  dimana  semua  proses kegiatan harus terlebih dulu direncanakan  dan  dijadwalkan  sebelum dikerjakan.” Berikut merupakan beberapa tahapan perencanaan waterfall model: Gambar 1. Waterfall Model 1. Analisa Kebutuhan Software Setelah  penulis  menganalisa  beberapa permasalahan yang terdapat pada Rumah Gemilang Indonesia dengan mengumpulkan beberapa data-data yang terkait dalam proses PPDB dan pembuatan  laporannya  selama  1  tahun belakangan,  maka  dalam  pembuatan program  ini  akan  terdapat  menu  login dengan  hak  akses  untuk  calon  peserta didik,  instruktur  atau  management,  dan administrator  dengan  kegunaan  atau kebutuhan  yang  berbeda.  Jika  admin login  maka  admin  dapat  melakukan penambahan  data-data  penting  seperti data  siswa,  pegawai  (instruktur  dan management),  jurusan,  lokasi  kampus, nilai, pengumuman, slider dan pengguna. Pegawai  (instruktur  dan  management) ketika  login  dapat  mengubah  profil, tambah pengumuman, memberikan nilai PPDB  (sesuai  dengan  tugasnya,  baik nilai  survey,  wawancara  atau  pretest. Sedangkan  calon  peserta  didik  setelah login  dapat  mengubah  profil,  lihat pengumuman,  lihat  jadwal,  lihat  nilai dan  kelulusannya  sendiri(Hamzah,  M. L., et al., 2021).
2. Desain Karena program yang dibuat merupakan program  berbasis  objek  atau  Object Oriented  Programming  (OOP).  Maka, pada  bagian  materi  konseptual  design program  penulis  menggunakan Unified
Modelling  Language (UML)  yang diantaranya  ada Use  Case  Diagram, Activity Diagram, Component Diagram, dan Deployment  Diagram. Sedangkan untuk design database , penulis menggunakan model  Entity  Relation Diagram (ERD)  yang  terdiri  dari  tabel calonpd,  tabel  instruktur  tabel  jurusan, tabel  kategori  nilai,  tabel  kategori  sub, tabel lokasi, dan mata diklat, tabel nilai, tabel  pegawai,  tabel  pengguna,  tabel pengumuman, tabel slider. Yang kemudian akan diubah dan di jelaskan ke
dalam Logical  Record  Structure atau biasa dikenal dengan LRS.

## 3. Code Generation
Desain  diterjemahkan  ke  dalam  bentuk mesin yang bisa dibaca atau dengan kata lain  desain  dipresentasikan  ke  dalam bentuk aplikasi program. Bahasa pemrograman  yang  digunakan  untuk membangun  sistem  ini  adalah  PHP sebagai  bahasa  pemrograman  web  serta MariaDB  sebagai  database  servernya. Jenis  dari  program  yang  akan  dibuat termasuk  pemrograman  berbasis  objek atau Object-Oriented Programming (OOP). 4. Testing Tahapan testing atau uji coba, menggunakan black  box dan white  box testing .  Form  yang  akan  di  uji  coba dibatasi  hanya  untuk  form-form  utama yang mendukung proses bisnis.
5. Support Dalam  tahapan  ini,  sistem  diinstal  dan mulai  digunakan.  Selain  itu  juga memperbaiki error yang tidak ditemukan pada tahap pembuatan. Dalam tahap ini juga  dilakukan  pengembangan  sistem seperti penambahan fitur dan fungsi baru.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Analisis Kebutuhan Software Merupakan  tahapan  penetapan  fitur, kendala  dan  tujuan  sistem  melalui konsultasi  dengan  pengguna  sistem. Semua  hal  tersebut  akan  ditetapkan secara  rinci  dan  berfungsi  sebagai spesifikasi  sistem.  Sistem  Informasi penerimaan  peserta  didik  baru  (PPDB) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk  menyajikan  informasi  tentang penerimaan  peserta  didik  baru  berbasis web.  Dengan  penggunaan  perangkat lunak  ini  diharapkan  kegiatan  PPDB dapat dikelola dengan baik dan informasi
yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat.
2  Diagram Use  Case  (Use  Case Diagram)
Use  case  diagram  digunakan  untuk mendeskripsikan sebuah interaksi antara aktor  dengan  sistem  yang  dibuat, dibawah  ini Use  Case  Diagram yang diusulkan  pada  Sistem  Penerimaan Peserta  Didik  Baru  Berbasis Web Pada
Rumah Gemilang Indonesia Depok yang ditampilkan hanya proses bisnis
utamanya  saja(Hamzah,  M.  L.,  et  al.,
2019).
a.  Use  Case  Diagram  PPDB  Halaman Pengunjung
Gambar 2. Use Case Diagram PPDB

## Halaman Pengunjung

## b.  Use  Case  Diagram  PPDB  Halaman Calon Peserta
Gambar 3. Use Case Diagram PPDB Halaman Calon Peserta

## c. Use Case Diagram PPDB Halaman Instruktur
Gambar 4. Use Case Diagram PPDB Halaman Instruktur

## d. Activity Diagram
Gambar 5. Activity Diagram PPDB Halaman

## Pengunjung
3. Desain Pada tahapan ini akan menjelaskan tentang desain database, desain software architecture dan desain interface dari sistem yang dibuat.
a. Desain Database Dalam  Database  ini  terdapat object- object dasar yang mempunyai hubungan atau  relasi  antar object dan  dapat
digambarkan dengan menggunakan symbol-symbol ERD (Entity
Relationship Diagram) sebagai berikut:
Gambar 6. Entity Relationship Diagram
b. Logical Record Structure
Gambar 7. Logical Record Stucture
c. Software Architecture
Component diagram

## Gambar 8. Component diagram PPDB

## Deployment Diagram
Gambar 9. Deployment Diagram PPDB
d. User Interface
Tampilan Beranda
Gambar 10. Tampilan Beranda Tampilan Pendaftaran Calon Peserta
Gambar 11. Tampilan Pendaftaran Calon Peserta
Tampilan Beranda Halaman Calon

## Peserta Didik
Gambar 12. Tampilan Beranda Halaman Calon Peserta Didik Tampilan Halaman Admin
Gambar 13. Tampilan Halaman Admin Tampilan Halaman Login

## Gambar 14. Tampilan Halaman Login

## KESIMPULAN
Berdasarkan uraian analisa
masalah  yang  dilakukan  oleh  penulis mengenai Sistem Informasi Penerimaan Peserta  Didik  Baru  Berbasis  Web  Pada
Rumah Gemilang Indonesia Depok yang sebelumnya  masih  terbilang  manual. Maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
Dengan  dirancangnya  sistem  informasi penerimaan  peserta  didik  baru  (PPDB) berbasis  web  ini,  terlihat  bahwa penggunaan  teknologi  informasi  dan komputer sangat membantu pada proses pengolahan  serta  penyimpanan  data. Sistem yang dirancang dapat mengakomodasi kebutuhan dalam mempermudah dan mempercepat kinerja instruktur dan management yang bertugas  dalam  mengelola  data  PPDB. Bentuk pengolahan data yang menyangkut  pendataan  PPDB  dibuat secara  terkomputerisasi  dan  semua  data transaksi  pelayanan  disimpan  dalam database  pada  sistem  yang  dibuat sehingga mengurangi resiko atas kehilangan atau kerusakan data. Selanjutnya mengupayakan
agar
informasi PPDB diperoleh calon peserta didik  melalui  website  sehingga  dapat diakses dimanapun dan kapanpun.

## DAFTAR PUSTAKA
Elsi, Z. R. S., Rohana, G., & Nuranjani,
V. (2021). New Student Admissions Information  System  With  Client Server  Based  Sms  Gateway. JITK (Jurnal  Ilmu  Pengetahuan  dan Teknologi  Komputer),  6 (2),  159- 166. Firzatullah, R. M. (2021). Development of XYZ University's Student Admission  Site  Using  Waterfall Method. Jurnal  Mantik,  5 (1),  201-
206.
Hamzah, M. L., Rizal, F., & Simatupang, W. (2021). Development of Augmented Reality Application for Learning Computer Network Device. International  Journal  of
Interactive  Mobile  Technologies,
15 (12). Hamzah,  M.  L.,  Purwati,  A.  A.,  &
Rusilawati, E. Hamzah.(2019). Rapid  Application  Development  In Design  Of  Library  Information System In Higher Education.
International Journal of Scientific &
Technology  Research,  8 (11),  153- 156.
Hamzah,  M.  L.,  Pabottingi,  M.  A., Saputra,  E.,  Anofrizen,  A.,  & Sutoyo, S. (2021). Rancang Bangun Sistem  Informasi  Surat  Menyurat Berbasis Web Pada PT. Radar Riau. INTECOMS: Journal of Information Technology and Computer Science,
4 (1), 9-19.
Hidayat,  F.,  &  Rahmadia,  A.  (2021). Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) Berbasis  Web  Pada  Smk  Pertiwi. Zona  Komputer:  Program  Studi Sistem Informasi Universitas Batam, 11 (1), 28-33.
Nurhayati, M. S. (2020). Penerapan Rad Model Dalam Pembangunan Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) Secara Online. Jurnal Akrab Juara, 5 (1), 106-112. Ramdhan, N. A., & Wahyudi, D. (2019).
Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) Berbasis  WEB  Di  SMP  Negri  1 Wanasari  Brebes. Jurnal  Ilmiah
Intech:  Information  Technology Journal of UMUS, 1 (01), 56-65. Rosmiati,  M.  (2020).  Sistem  Informasi Penerimaan  Peserta  Didik  Baru
Berbasis  Web. Indonesian  Journal on  Software  Engineering  (IJSE), 6 (2), 182-194.
Sari,  L.  I.  (2020).  Pemanfaatan  Web Sebagai  Sistem  Informasi  PPDB pada  SLBN  Koba  Bangka  Tengah.
Techno Xplore: Jurnal Ilmu
Komputer dan Teknologi Informasi,
5 (2), 64-73.
Puspita,  K.,  Alkhalifi,  Y.,  &  Basri,  H.
(2021).  Rancang  Bangun  Sistem
Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru  Berbasis  Website  Dengan Metode  Spiral. Paradigma-Jurnal Komputer dan Informatika, 23 (1).
Zaef,  R.  M.,  Herbaviana,  N.  C.,  &
Chusyairi, A. (2018). Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru Berbasis Android Menggunakan Metode Agile. Konferensi Nasional Sistem Informasi (KNSI) 2018 .