## IMPLEMENTASI PIECES FRAMEWORK DALAM PERANCANGAN E-DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM WEBSITE PUSAT JAMINAN MUTU
Cosmas Haryawan 1) , Sari Iswanti 2)
1 Prodi Sistem Informasi, STMIK AKAKOM YOGYAKARTA email: cosmas@akakom.ac.id
2 Prodi Informatika, STMIK AKAKOM YOGYAKARTA email: sari@akakom.ac.id

## Abstract
The Quality Assurance Center (PJM) is an important unit in a university because it carries out activities in the context of improving the quality of higher education. STMIK AKAKOM as one of the universities also has a PJM Unit, but until now document management is still done in a simple way, namely storing the data and  documents  on  the  computer  belonging  to  PJM.  Meanwhile,  specifically  for  monitoring  results, document need to be printed to be distributed to related parties. Both of these things make it difficult to access by internal or external parties. Electronic Document Management System (E-DMS) is needed to facilitate good document maintenance and management so that documents will be easily stored, searched, updated or shared with other parties and has a security when accessed. In system development, proper analysis and design are needed in order to identify the problem and the solution. Evaluation of the condition of the existing system and result of the design are  evaluated using the PIECES Framework. Based on the final results, it can be seen that the E-DMS design for the PJM STMIK AKAKOM obtained good results for the  6  evaluation  components,  namely  Performance,  Information,  Economics,  Controls  and  Security, Efficiency and Service
Keywords : E-DMS, PIECES Framework, PJM, Quality Assurance Center.

## 1. PENDAHULUAN
Pusat  Jaminan  Mutu  (PJM)  merupakan unit yang sangat penting dalam sebuah perguruan tinggi.    PJM  dapat  melakukan  kegiatan  dalam rangka peningkatan mutu perguruan tinggi secara berkelanjutan  [1].    STMIK  AKAKOM  sebagai salah  satu  perguruan  tinggi  juga  memiliki  Unit PJM,  hanya  saja  hingga  saat  ini  pengelolaan dokumen masih dilakukan dengan cara sederhana yaitu  menyimpan  data-data  dan  dokumen tersebut  di  komputer  milik  PJM.  Sedangkan khusus  untuk  hasil  monitoring  dilakukan pencetakan  untuk  dibagikan  ke  pihak  terkait. Kedua  hal  ini  memunculkan  kesulitan  dalam pengaksesan  baik  oleh  pihak  internal  maupun eksternal.  Sebagai contoh pihak eksternal adalah BAN-PT  sebagai  penilai  mutu  suatu  perguruan tinggi yang penilaiannya mengacu pada dokumen yang  ada  [2].  Dokumen  ini  dapat  berupa dokumen fisik maupun elektronik [3].
Berdasarkan hal tersebut maka diperlukan pemeliharaan dan pengelolaan dokumen  yang  baik  sehingga  dokumen  akan
mudah  disimpan,  dicari,  di update maupun dibagikan  ke  pihak  lain  namun  tetap  memiliki tingkat  keamanan  dalam  hal  pengaksesan  [4]. Solusi  yang  mendukung  kebutuhan  tersebut dilakukan  dengan  memanfaatkan  Electronic Document Management System (E-DMS) [5].  E- DMS  memiliki  karakteristik,  yaitu  :  (a) scallability ,  sistem  dapat  mengelola  dokumen dengan baik meskipun makin lama data semakin banyak  (b) Compatibility ,  dapat  menyesuaikan dengan  kebutuhan  yang  berkembang  seperti bertambahnya  kategori  ataupun  jenis  dokumen (c) Remote Avaibility , yaitu dimungkinkan untuk mengakses  dokumen  dari  lokasi  mana  saja  (d) Dynamism ,  terdapat  fasilitas  pencarian  untuk mempercepat pengguna dalam menemukan suatu dokumen  [5].    Kebutuhan  lain  E-DMS  adalah terdapat  fitur  otorisasi,  sehingga  pengguna memiliki privileges yang  berbeda  tergantung peran  nya  [6].  Hal  ini  untuk  mengurangi  resiko terhadap  kerentanan  dokumen  elektronik  dari ancaman pihak luar [7]
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa  perancangan  website  PJM  dengan konsep  E-DMS.    Agar  dapat  mengetahui sejauh mana  perancangan  ini  dapat  meningkatkan pengelolaan  dokumen  di  PJM  maka  dilakukan analisa  menggunakan  PIECES  Framework  [8]. Analisa  dilakukan  baik  pada  kondisi  eksisting maupun  untuk  evaluasi  hasil  perancangan. Metode PIECES adalah  analisa yang menyeluruh dengan melakukan evaluasi terhadap 6 komponen  yaitu Performance,  Information, Economics, Control and Security, Efficiency dan Service .  [9]-[13].    Hasil  akhir  penelitian  ini adalah  untuk  mengetahui  apakah  berdasarkan analisa  PIECES  tersebut,  website  PJM  dengan konsep  E-DMS  dapat  menjadi  solusi  terhadap masalah yang dihadapi PJM saat ini.

## 2. METODE PENELITIAN
Metode  pengembangan  perangkat  lunak digunakan  model  waterfall  untuk  memudahkan dalam  memastikan  urutan  pekerjaan  dan penentuan  waktu  pengerjaan  [14].    Model waterfall ditunjukkan oleh gambar 1.
Gambar 1. Model Waterfall
Obyek  penelitian  ini  adalah  tahap perancangan  dari  pengembangan  website  PJM STMIK  AKAKOM.  Pada  tahapan  software requirement  dan  analysis  dilakukan  proses pendefinisian  masalah  dan  solusinya.    Design adalah  implementasi  dari  solusi  yang  diambil. Analisis dan hasil solusi dievaluasi menggunakan PIECES Framework supaya mendapatkan gambaran menyeluruh terhadap perbaikan permasalahan yang ada [15].
Pengumpulan  data  dilakukan  dengan  3 cara yaitu yang pertama Studi literatur mengenai penjaminan mutu, E-DMS dan PIECES Framework.  Kedua  adalah  Observasi  dengan melihat  langsung  kondisi  pengelolaan  data  dan dokumen di PJM. Terakhir dilakukan wawancara pada Kepala dan Staff PJM.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1.   Analisa PIECES kondisi existing Mengacu ke kondisi PJM saat ini, maka didapatkan hasil analisa PIECES sebagai berikut:
1. Performance
a. Response  Time :  dikarenakan  dokumen masih tersimpan di komputer lokal, apabila dibutuhkan  oleh  stakeholder  yang  ada maka  perlu  dicari  lebih  dahulu  file tersebut,  kemudian  di -copy atau  dicetak agar  dapat  dibaca  oleh  pihak  yang membutuhkan
b. Throughput :  proses  manual  seperti  yang terjadi sekarang menjadi kurang maksimalnya  kinerja  PJM,  terutama  pada saat akreditasi yang membutuhkan
berbagai macam dokumen dari pihak PJM 2. Information a. Outputs : proses pencarian file hanya dapat dilakukan  oleh  pihak  PJM  dikarenakan data ada di komputer PJM
b. Inputs :  tidak  ada  input  data  ke  system,
yang ada adalah simpan file ke salah satu folder di komputer PJM
c. Stored Data : data tersimpan di komputer lokal  PJM  sehingga  untuk  pengambilan data harus melalui staff PJM.
3. Economics
Dokumen seperti hasil monitoring, selama ini dicetak dan difotokopi untuk dibagikan ke  pihak  yang  berkepentingan.    Hal  ini tentu  saja  sangat  memakan  biaya,  baik untuk  mencetak  maupun  biaya  fotokopi, karena dokumen tersebut cukup tebal.
4. Controls and Security
a. Controls :  saat  ini  semua  data  ada  di komputer  PJM,  tetapi  tidak  ada  akses pembeda bagi stakeholder, misalnya hanya dapat  melihat  tanpa  boleh  memiliki, dikarenakan  jika  perlu  melihat  maka mereka  dapat  mendapatkan  fotokopi  atau salinan dokumen.
b. Security :  data  yang  terletak  di  komputer lokal PJM tidak memiliki personil khusus dalam  hal  keamanan  data,  baik  dari  virus maupun kerusakan komputer.
5. Efficiency
a. Setiap  kali  dokumen  dibutuhkan  maka harus  dilakukan  pencetakan  dan  fotokopi atau setidaknya dilakukan pengcopyan file melalui flash storage .
b. Pencarian  dokumen  membutuhkan  waktu yang  cukup  lama  dikarenakan  struktur penyimpanan  saat  ini  yang  menggunakan folder-folder tidak terlalu detail.
6. Service
Stakeholder  di  luar  PJM  tidak  dapat mengakses  dokumen  secara  langsung, sehingga jika membutuhkan harus menghubungi  staff  PJM  di  hari  kerja. Kebutuhan untuk segera memperoleh dokumen  pada  saat  dibutuhkan  menjadi tidak selalu terpenuhi.

## 3.2.  Implementasi E-DMS
Berdasarkan  kebutuhan  E-DMS  agar dapat  diakses  oleh  berbagai  jenis  pengguna[6] maka pada desain ini ditentukan terdapat 4 jenis pengguna  yaitu:  (1)  admin  PJM,  (2)  Pengguna internal seperti pegawai atau dosen, (3) Pimpinan seperti ketua dan jajarannya dan (4) masyarakat umum  yang  mengakses  web  dan  membutuhkan data mengenai PJM.
Gambar 2. Struktur Menu E-DMS PJM
Menyesuaikan dengan kebutuhan pengguna  tersebut  maka  dibuatlah  menu  agar dokumen  lebih  mudah  diakses.    Struktur  menu yang  ditunjukkan  oleh  gambar  2  berbentuk hierarchy tree .  Menu yang memiliki background abu-abu  adalah  menu  yang  berisi  kategori- kategori  maupun  dokumen-dokumen  yang bersifat fleksibel, dalam artian isian kategori dan dokumen  dapat  diatur  oleh  pengguna  dengan peran “admin” .  Terlihat bahwa menu memiliki banyak submenu hingga 3 level, sehingga untuk implementasi yang paling tepat adalah menggunakan model menu pulldown .
Untuk mengimplementasikan kebutuhan sesuai  karakteristik  E-DMS  maka  digunakan Diagram  Arus  Data  (DAD).    DAD  pada penelitian  ini  mencakup  konteks  diagram, diagram  level  0  dan  diagram  level  1.    Konteks Diagram ditunjukkan oleh gambar 3.
Gambar 3. DAD Konteks
Berdasar  DAD  Konteks  pada  gambar  3 tersebut terlihat bahwa SI PJM memiliki 4 entitas luar  yaitu  Admin  PJM,  Pengguna  Internal, Pimpinan dan Masyarakat umum.  Setiap entitas luar  tersebut  memiliki  fitur  yang  berbeda terhadap sistem.  Pengisian data ke sistem hanya dilakukan  oleh  admin  PJM,  entitas  yang  lain hanya  memiliki  fasilitas  untuk  mendapatkan informasi  dari  sistem,  khusus  untuk  pimpinan terdapat  fasilitas  melakukan  unduhan  hasil monev.    Dari  diagram  konteks  belum  terlihat proses-proses  utama  yang  ada  dalam  SI  PJM yang  akan  dibangun.  Proses-proses  utama tersebut  terlihat  dari  DAD  level  0,  seperti  pada gambar 4.
Gambar 4. DAD Level 0
Proses  utama  yang  ditunjukkan  pada DAD  level  0  adalah  pengelolaan  data  dan pengelolaan  informasi.  Proses  tersebut  akan dijabarkan lagi secara lebih rinci pada DAD level berikutnya yaitu pada level 1.  Proses pengelolaan data berinteraksi langsung dengan entitas Admin PJM. Admin PJM memasukkan berbagai data ke proses  tersebut  meliputi  data  kategori,  user, konten,  dokumen,  hasil  monev,  kegiatan,  dan data  gallery.  Arus  data  yang  menuju  ke  entitas Admin  PJM  berupa  informasi  yaitu  informasi mengenai kategori, user, konten, dokumen, hasil monev, gallery, dan informasi kegiatan. Berbagai data  yang  masuk  ke  dalam  proses  pengelolaan data kemudian akan disimpan dalam penyimpan yang  berbeda-beda  sesuai dengan jenis  datanya. Penyimpan  yang  digunakan  untuk  menyimpan data terdiri dari 6 penyimpan dengan nama user, kategori, dokumen, konten, kegiatan, dan gallery.
Proses utama yang kedua yaitu pengelolaan informasi berinteraksi dengan semua entitas  yaitu  admin  PJM,  pimpinan,  pengguna internal, dan masyarakat umum. Semua data yang masuk dari entitas luar ke proses tersebut berupa data pencarian. Arus data yang keluar dari proses pengelolaan  informasi  menuju  ke  semua  entitas berupa informasi konten, dokumen, hasil monev, kegaitan, dan gallery. Proses ini juga menggunakan data yang diambil dari penyimpan
untuk diproses sehingga menghasilkan informasi yang menuju ke semua entitas.
Proses  utama  yang  ditunjukkan  pada gambar  4  perlu  diuraikan  lagi  sehingga  bisa terlihat secara lebih rinci dan mendalam proses- proses  yang  seharusnya  ada  dalam  membangun sistem informasi PJM ini. Gambar 5 menunjukkan uraian dari proses 1.0 Pengelolaan Data dan gambar 6 menunjukkan pemecahan dari proses  2.0  Pengelolaan  Informasi    yang  ada  di gambar 4.
Gambar 5. DAD Level 1 Proses 1
Gambar 5 memperjelas proses pengelolaan  data  oleh  admin.    Setiap  proses pengelolaan  data  akan  menyimpan  maupun mengambil  data  (ditunjukkan  oleh  tanda  panah dengan  2  ujung  panah)  dari  storage  yang  sama. Hal  tersebut  juga  berarti  saat  pengelolaan  data dapat  dilakukan  proses  update  atau  mengubah data.  Khusus untuk proses 1.4, yaitu pengelolaan data  monev,  penyimpanan  dilakukan  pada storage dokumen. Ini dikarenakan pada prinsipnya  data  hasil  monev  adalah  data berbentuk dokumen, sehingga dapat dimasukkan ke  dalam  storage  dokumen  dengan  penanda kategori hasil monev.
Gambar 6. DAD Level 1 Proses 2
Proses  2.0  yaitu  pengelolaan  informasi dipecah menjadi 3 proses yaitu (a) Pencarian (b) Menampilkan  informasi  (c)  Menampilkan link hasil unduhan
Detail dari proses no 2, ditunjukkan oleh gambar  6.    Pada  DAD  tersebut  terlihat  bahwa hanya  pimpinan  dan  admin  PJM  yang  dapat memperoleh hasil unduhan hasil monev.  Selain itu, dokumen-dokumen di luar hasil monev hanya dapat  dilihat/diinformasikan  ke  semua  entitas luar tanpa bisa diunduh.
Perancangan  E-DMS  Website  PJM  ini membutuhkan sebuah basisdata yang terdiri dari 6  tabel  yang  saling  berhubungan  seperti ditunjukkan oleh gambar 7.

## Gambar 7. Relasi Antar Tabel

## 3.3.  Hasil PIECES E-DMS
1. Performance
a. Response  Time :  semua  dokumen  terletak di server dan dapat diakses dari mana saja oleh  siapa  saja  sesuai  kewenangannya,
sehingga setiap kali membutuhkan dokumen  bisa  dilakukan  sendiri  tanpa perlu menunggu diambilkan oleh staff PJM pada hari kerja. b. Throughput :  dengan  konsep  dokumen dapat langsung di-view melalui web maka akan mempercepat proses untuk mendapatkan  dokumen  yang  dibutuhkan dan membaca isinya 2. Information a. Outputs :  adanya  fasilitas  menu  untuk masuk ke tiap kategori dokumen memudahkan pengguna untuk menemukan informasi yang dibutuhkan.  Selain adanya tanggal modifikasi maupun versi dari tiap dokumen  lebih  memudahkan  pengguna memastikan dokumen yang terbaru.
b. Inputs :  personel  yang  memiliki  peran sebagai  admin  dapat  mengisikan  data  ke dalam  sistem,  baik  data  kategori-kategori baru  disesuaikan  dengan  perkembangan maupun data dokumen dilengkapi dengan meta datanya.
c. Stored  Data :  data  tersimpan  di server sebagai single repository .  Ini menjadikan kemudahan dalam pengelolaan data tanpa harus terjadi redundansi data di komputer lain.
3. Economics Kemampuan sistem untuk dapat menampilkan  dokumen  melalui  browser dan  /  atau  mengunduhnya  sesuai  apabila memiliki privilege  download menjadikan siapapun yang memerlukan dapat langsung mengaksesnya bersama-sama dalam waktu yang sama dan dokumen yang sama tanpa perlu ada biaya pencetakan atau fotokopi. 4. Controls and Security
a. Controls :  pengaturan  akses  sebanyak  4 peran yang berbeda menjadikan pengendalian akses lebih mudah dan lebih baik.    Selain  itu  semua  input  data  akan memiliki  rekaman  waktu  dan  mencatat siapa pengguna yang mengisikan sehingga lebih  mudah  dilakukan  pelacakan  jika terjadi kesalahan.
b. Security :  data  terletak  di  komputer  yang memiliki  personil  khusus  dalam  hal keamanan  data,  baik  dari  virus  maupun kerusakan  komputer,  serta  dilakukan backup data secara terjadwal
5. Efficiency
a. Setiap  kali  dokumen  dibutuhkan  maka pengguna  tinggal  membuka  file  melalui browser atau jika memiliki privilege dapat melakukan unduhan, sehingga tidak perlu dilakukan pencetakan dan fotokopi maupun  pengcopyan  file  melalui flash storage .
b. Terdapat  fasilitas  pencarian  dokumen sehingga jika diinginkan untuk
menemukan  suatu  dokumen  akan  dapat dilakukan dalam waktu yang singkat. 6. Service
Sistem memberikan fasilitas bagi
stakeholder  di  luar  PJM  untuk  dapat mengakses  dokumen  secara  mandiri,  tanpa harus meminta bantuan dari staff PJM, yang diperlukan  hanyalah  registrasi  ke  sistem. Kebutuhan untuk segera memperoleh dokumen  pada  saat  dibutuhkan  menjadi selalu terpenuhi dengan mudah.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan  dapat  dikatakan  bahwa  dengan menggunakan analisa PIECES framework  maka perancangan  website  pusat  jaminan  mutu berbasis  E-DMS  yang  dibuat  dapat  menjadi solusi  permasalahan  yang  dimiliki  PJM  STMIK AKAKOM  pada  6  komponen Performance, Information,  Economics,  Control  and  Security, Efficiency dan Service

## 5. REFERENSI
[1] A.  Yusuf,  D.  Roliawati,  and  A.  S. Hamdani, “DESAIN PROTOTIPE SISTEM  INFORMASI  PENJAMINAN MUTU INTERNAL BERBASIS STANDAR  NASIONAL  PENDIDIKAN TINGGI,”  in Seminar  Nasional  Inovasi dan  Aplikasi  Teknologi  di  Industri  2018 , 2018, pp. 167–173.
[2] H. Suroyo and Z. Amin, “Aplikasi Sistem
Manajemen Dokumen Elektronik
Berorientasi  Standar  Borang  BAN  PT,”
Teknol. Inform. dan Komput. , vol. 8, p. 1,
2017.
[3] S. M. Huang, D. C. Yen, Y. C. Hung, Y.
J.  Zhou,  and  J.  S.  Hua,  “A  business process gap detecting mechanism between information  system  process  flow  and internal  control  flow,” Decis.  Support Syst. ,  vol.  47,  no.  4,  2009,  doi:
10.1016/j.dss.2009.04.011.
[4] L.  F.  Luna-Reyes  and  J.  R.  Gil-Garcia, “Digital  government  transformation  and internet  portals:  The  co-evolution  of technology, organizations, and institutions,” Gov. Inf. Q. , vol. 31, no. 4, 2014, doi: 10.1016/j.giq.2014.08.001.
[5] V. S. Abbasova, “MAIN CONCEPTS OF
THE  DOCUMENT  MANAGEMENT SYSTEM REQUIRED FOR ITS IMPLEMENTATION IN ENTERPRISES,” ScienceRise ,  vol.  1,
2020, doi: 10.21303/sr.v0i1.1149.
[6] N. A. Ragimova, A. V. Hajimahmud, and
A. V. Soltanaga, “ANALYSIS OF MAIN REQUIREMENTS  FOR  ELECTRONIC DOCUMENT
MANAGEMENT SYSTEMS,” ScienceRise ,  vol.  1,  2020, doi: 10.21303/sr.v0i1.1148.
[7] A. A. Mohamad Ramli and W. A. K. Wan Dollah,  “Threats  to  electronic  records  in Malaysian government organizations,” in CSSR 2010 - 2010 International Conference  on  Science  and  Social Research , 2010, doi: 10.1109/CSSR.2010.5773773. [8] C.  Haryawan  and  A.  A.  Subagyo, “ANALISIS  DAN  PERANCANGAN
SISTEM  INFORMASI  PEMBAYARAN BIAYA  STUDI  MAHASISWA  DI
STMIK  AKAKOM  YOGYAKARTA MENGGUNAKAN
PIECES
FRAMEWORK,”  in Seminar Riset Teknologi  Informasi  (SRITI) ,  2016,  pp.
30–37. [9] R. Komarudin, “Analisis Sistem
Informasi  Penjualan  Tanaman  Obat Berbasis  Web  Dengan  Metode  Pieces Framework,” J. Bianglala Inform. , vol. 5, no. 1, 2017.
[10] W. Warjiyono, F. Fandhilah, A. N. Rais,
and  A.  Ishaq,  “Metode  FAST  & Framework  PIECES :  Analisis  &  Desain Sistem  Informasi  Penjualan  Berbasis Website,” Indones. J. Softw. Eng. , vol. 6, no. 2, 2020, doi: 10.31294/ijse.v6i2.8988.
[11] A. B. Paryanti, “Implementasi E-Service Untuk  Pelayanan  Prima  dengan  Metode PIECES Framework,” CKI SPOT , vol. 11, no. 1, 2018.
[12] S.  Aji  and  A.  Hidayatullah,  “Analisis Kepuasan  Pelanggan  Terhadap  Kualitas Pelayan  Aplikasi  Gojek  Dengan  Metode PIECES Framework,” J. Sist. Inf. , vol. x,
2019.
[13] R. Prayogi, K. Ramanda, C. Budihartanti, and  A.  Rusman,  “Penerapan  Metode
PIECES  Framework  Dalam  Analisis  dan Evaluasi  Aplikasi  M-BCA,” J.  Infortech
Vol. 3 No. 1 Juni 2021 E-ISSN 2715-8160 , vol. 3, no. 1, pp. 7–12, 2021.
[14] W.  Nugraha,  M.  Syarif,  and  W.  S.
Dharmawan,  “Penerapan  Metode  Sdlc
Waterfall Dalam Sistem Informasi Inventori  Barang  Berbasis  Desktop,”
JUSIM (Jurnal Sist. Inf. Musirawas) , vol. 3,  no.  1,  pp.  22–28,  2018,  doi: 10.32767/jusim.v3i1.246.
[15] N. Nurbojatmiko, N. I. R. Taufiqiya, D. Al
Aziz,  M.  I.  Shiddiq,  and  M.  Musri,
“Penilaian  Layanan  Infrastruktur  Seluler
Berbasis Pengguna Menggunakan Framework  Pieces  (Studi  Kasus:  Pt.  Xl Axiata Tbk Di Wilayah Bojong Sari, Kota Depok),” Sebatik , vol. 23, no. 1, pp. 165– 171, 2019, doi:
10.46984/sebatik.v23i1.463.