Copyright © 2023 THE AUTHOR(S). This article is distributed under a Creative Commons Attribution- NonCommercial 4.0 International license

## Pelatihan Alih Media Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Jiwa (RSJ) Prof HB Saanin Padang
Inactive Medical Record Media Transfer Training In Mental Hospitals Prof. HB Saanin Padang
Alfauzain a* , Ade Wisandra b ,  Hendra Nusa Putra c , Andra Fransdika d STIKES Dharma Landbouw Padang a,b,c,d *alfauzain@gmail.com
Disubmit : 10 Desember 2022, Diterima : 08 Januari 2023, Dipublikasi : 08 Januari 2023
Abstract
Technological  developments  in  hospitals  are  the  existence  of  an  application  system  that  supports  the management of media transfer of medical record retention archives. This system allows officers to easily sort inactive documents without having to reopen the documents and check the date of the patient's last visit. The application system also provides the ability to store medical records in a digital file format in accordance  with  Ministry  of  Health  Regulations  through  Minister  of  Health  Regulation  (Permenkes) Number  24  of  2022  concerning  Medical  Records.  Thus,  the  Implementation  of  Medical  Record  Media Transfer is a must for information systems in Hospitals so that medical record officers must be ready to accept  challenges  and increase  knowledge  in  the  context  of  transforming digital-based medical  record systems  for  ease  and  security  of  document  management.  Community  service  is carried  out  at  Prof  HB Saanin Padang Hospital, West Sumatra Province, to related staff/officials. The method used is training through the stages of planning, implementing, observing, evaluating and reflecting. This aims to provide an  understanding  of  inactive  medical  record  media  transfer  in  medical  record  document  storage.  The results of the activity show that the training runs smoothly and it is hoped that participants will be able to receive material, especially those that are simulated for each officer.
Keywords: Medical record files, media transfer, inactive, retention

## Abstrak
Perkembangan teknologi di Rumah Sakit adalah adanya sistem aplikasi yang mendukung pengelolaan alih  media  arsip  retensi  rekam  medis.  Sistem  ini  memungkinkan  petugas  dengan  mudah  menyortir dokumen  yang  inaktif  tanpa  harus  membuka  kembali  dokumen  tersebut  dan  mengecek  tanggal kunjungan terakhir pasien. Sistem aplikasi juga menyediakan kemampuan penyimpanan rekam medis dalam format file digital yang sesuai dengan Regulasi Kementrian Kesehatan melalui Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis. Dengan demikian, Implementasi Alih Media Rekam Medis merupakan sebuah keharusan bagi sistem informasi di Rumah Sakit sehingga petugas rekam medis harus siap menerima tantangan dan meningkatkan pengetahuan dalam rangka transformasi  sistem  rekam  medis  berbasis  digital  untuk  kemudahan  dan  keamanan  pengelolaan dokumen. Pengabdian kepada masyarakat dilakukan di RSJ Prof HB Saanin Padang Provinsi Sumatera Barat  kepada  Staf/Pejabat  terkait.    Metode  yang  digunakan  adalah  dengan  pelatihan  melalui  tahap perencanaan,  pelaksanaan,  observasi,  evaluasi  dan  refleksi  hal  ini  bertujuan  guna  memberikan pemahaman alih media rekam medis inaktif pada penyimpanan dokumen rekam medis. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa pelatihan berjalan dengan lancar dan diharapkan peserta dapat menerima materi terutama yang disimulasikan kepada masing-masing petugas.
Kata Kunci : Berkas rekam medis, alih media, inaktif, retens

## 1. Pendahuluan
Transformasi  Perkembangan  teknologi  informasi  dalam  bidang  kesehatan adalah sistem rekam medis elektronik. Rekam medis elektronik merupakan catatan, pernyataan, atau interpretasi yang dibuat oleh dokter atau profesional medis lainnya yang berkaitan dengan diagnosis dan pengobatan pasien, dimasukkan dan disimpan
dalam  bentuk  penyimpanan  elektronik  melalui  sistem  komputer.  Selain  itu,  rekam medis  elektronik  juga  merupakan  perangkat  teknologi  informasi  untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan mengakses data pasien yang tersimpan dalam sistem rumah sakit. Hal ini didukung oleh adanya Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes)  Nomor  24  tahun  2022  tentang  rekam  medis  bahwa  perkembangan teknologi  digital  dalam  masyarakat  mengakibatkan  transformasi  digitalisasi pelayanan kesehatan sehingga rekam medis perlu diselenggarakan secara elektronik dengan prinsip keamanan dan kerahasiaan data dan informasi (Permenkes RI Nomor 24, tahun 2022).
Sistem  Aplikasi  Alih  Media  Rekam  Medis  Inaktif  secara  elektronik memungkinkan  petugas  dengan  mudah  menyortir  dokumen  retensi  rekam  medis tanpa harus membuka kembali dokumen tersebut dan mengecek tanggal kunjungan terakhir  pasien  yang  disimpan  dalam  bentuk  format  file  digital.  Proses  alih  media dilakukan setelah penyimpanan dan sebelum pemusnahan dokumen Inaktif yang akan dilakukan  retensi  sehingga  mengurangi  penumpukan  dokumen  pada  unit penyimpanan rekam medis. Penyimpanan arsip yang teratur dan menyeluruh dapat membantu  dalam  memperlancar  proses  pembuatan  laporan  dan  pencarian  data dengan  cepat.  Selanjutnya  dengan  mengelola  arsip  secara  baik  akan  menunjang kegiatan  administrasi  menjadi  lebih  mudah,  tetapi  hal  ini  kurang  dipahami  oleh petugas rekam medis (Laksono, 2017).
Pada  RSJ  Prof  Hb  Saanin  Padang,  proses  penyusutan  dokumen  rekam  medis Inaktif  yang  akan  retensi  dilakukan  secara  manual  dengan  cara  memisahkan lembaran-lembaran yang masih bernilai guna dan rekam medis yang kemungkinan dibutuhkan kembali sangat besar,  sehingga menimbulkan penumpukan berkas dan jika  suatu  saat  lembaran  tersebut  kembali  dibutuhkan  petugas  akan  kesulitan mencarinya  karena  sudah  tertimpa  oleh  lembaran  yang  baru.  Berdasarkan  kondisi tersebut perlu dilakukan pemahaman kepada petugas rekam medis berupa pelatihan sistem  aplikasi  alih  media  dokumen  rekam  medis  inaktif  dalam  memberikan gambaran solusi dan kesiapan petugas dalam menghadapi transformasi sistem rekam medis digital sesuai dengan Permenkes Nomor 24 tahun 2022.

## 2. Metode
solusi yang ditawarkan untuk mengatasi permasalahan mitra adalah berupa 4 (empat)  tahapan  kegiatan  berupa  perencanaan,  pengenalan  prototype  aplikasi, simulasi  dan  praktek  serta  evaluasi  kegiatan  pelatihan  dengan  penjelasan  sebagai berikut :
a. Perencanaan Kegiatan ini untuk  merumuskan permasalahan pada ruang penyimpanan rekam medis, solusi alih media rekam medis inaktif yang akan retensi, dan membuat skenario praktek alih media serta menentukan jadwal pelatihan.
b. Pengenalan Sistem Alih Media
Tim Memperkenalkan Sistem alih media berupa prototype aplikasi berbasis web yang dipasang pada laptop sebagai server merangkap difungsikan menjadi terminal input  data  alih  media  dan  beberapa  komputer  mitra  yang  terhubung  ke  server menggunakan koneksi jaringan lokal.

## c. Simulasi dan Praktek
Kegiatan  Simulasi  dan  Praktek  dilaksanakan  menggunakan  skenario  yang disiapkan oleh Tim untu dipraktekkan oleh mitra sesuai dengan jadwal kegiatan yang sudah ditentukan
d. Evaluasi Evaluasi kegiatan dilakukan terhadap proses pelatihan kepada petugas rekam medis  terkait  tentang,  prosedur  kerja  alih  media  dan  peranan  sistem  aplikasi  alih media rekam medis  yang sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. Beberapa hal yang dievaluasi adalah permasalahan, kekurangan-kekurangan dan kelemahan- kelemahan yang muncul dalam proses pelatihan serta rekomendasi terhadap sistem alih media.

## 3. Hasil Dan Pembahasan
Dalam hasil dan pembahasan kegiatan pelatihan alih media rekam medis inaktif di RSj Prof HB Saanin Padang dilakukan dengan tahapan berikut ini :
a. Tahapan Perencanaan
Tim bersama mitra merumuskan permasalahan pada ruang penyimpanan rekam medis,  solusi  alih  media  rekam  medis  inaktif  yang  akan  retensi,  dan  membuat skenario praktek alih media serta menentukan jadwal pelatihan. Dalam pelatihan tersebut mitra menyiapkan materi sample dokumen rekam medis inaktif yang akan disimulasikan ke dalam prototype aplikasi alih media.
Gambar 1. Lokasi Pelatihan Alih Media Rekam Medis

## b. Tahapan Pengenalan Sistem Alih Media
Tim Memperkenalkan Sistem alih media berupa prototype aplikasi berbasis web yang  sudah  terpasang  pada  laptop  dan  sarana  yang  dimiliki  oleh  mitra  berupa fungsi dan menu serta cara penggunaan sistem aplikasi alih media antara lain :
1) Gambaran Arsitektur Aplikasi
Scanner Server Aplikasi Alih Media Terminal 2 Terminal 1 Smartphone

## Gambar 2. Arsitektur Aplikasi Alih Media
Pada  gambar  tersebut  sebuah  laptop  difungsikan  sebagai  server  yang  bisa difungsikan sebagai terminal input, kemudian terdapat 2(dua) buah terminal yang terhubung  ke  server  menggunakan  jaringan  Lokal  Area  Network  (LAN)  serta
dilengkapi sebuah scanner atau smartphone sebagai media perekam rekam medis inaktif yang akan retensi untuk sarana alih media

## 2) Form Login
Gambar 3. Form Login Aplikasi Alih Media
Pada  tahapan  ini  dilakukan  Penjelasan  Form  dan  Cara  akses  ke  aplikasi  alih media

## 3) Menu, Wewenang dan Fungsi Aplikasi
Gambar 4. Form Home dan Menu Aplikasi Alih Media Pada bagian ini dijelaskan tentang menu-menu yang terdapat pada aplikasi alih media berupa fungsi untuk pelaksanaan alih media dokumen rekam medis dan wewenang akses menu tersebut.

## c. Tahapan Simulasi dan Praktek
Tim  membuat  skenario  simulasi  dan  praktek  yang  akan  dilakukan  oleh staf/pejabat mitra, kemudian melakukan praktek sesuai dengan skenario dengan didampingi oleh anggota tim yang ditunjuk.
1) Melakukan  persiapan  dokumen  yang  inaktif  untuk  dilakukan  alih  media dengan  memilah  dokumen  kemudian  dilakukan  scan  menggunakan smartphone atau scanner
2) Dokumen  rekam  medis  yang  sudah  dikonversi  menjadi  versi  digital menggunakan smartphone atau scanner diinputkan  ke  sistem  alih  media berbasis web
3) Hasil  alih  media  diperiksa  oleh  staf/pejabat  yang  berwenang  untuk memastikan kesesuaian hasil alil media rekam medis
Gambar 5. Kegiatan Mempersiapkan Dokumen Inaktif yang akan dilakukan alih media

## Gambar 6. Kegiatan Input rekam medis digital ke sistem aplikasi alih media
Gambar 7. staf/pejabat yang berwenang memeriksa hasil alih media
d. Tahapan Evaluasi
Pada  tahap  ini  tim  melakukan  evaluasi  keseluruhan  rangkaian  simulasi  dan praktek alih media rekam medis inaktif, sejauh mana pemahaman petugas dalam menjalankan  prosedur,  melakukan  persiapan  dokumen  rekam  medis  inaktif, input ke sistem alih media dan memeriksa hasil input data alih media

## 4. Simpulan
Berdasarkan pelatihan alih media rekam medis inaktif  pada RSJ Prof HB Saanin Padang dapat disimpulkan bahwa Sistem Alih media Rekam Medis Inaktif berbasis web dapat memudahkan petugas rekam medis dalam mengelola data rekam medis
pasien  secara  digital  dalam  rangka  mempersiapkan  sumber  daya  untuk  memenuhi Permenkes No. 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis. Selanjutnya Pejabat/Staf unit rekam  medis  dapat  mempersiapkan  penyimpanan  data  rekam  medis  Inaktif  dalam bentuk digital sehingga akan mempermudah pencarian data-data Rekam Medis Inaktif pasien.
Berdasarkan hasil simulasi, dengan adanya Sistem Alih Media  Rekam Medis  Inaktif dapat  meminimalisir  penumpukan  dokumen  fisik  retensi  rekam  medis,  kemudian Pejabat  rekam  medis  dapat  mengontrol  kegiatan  alih  media  rekam  medis  serta mempermudah pembuatan laporan data retensi rekam medis

## 5. Ucapan Terimakasih
Terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang terlibat dalam kegiatan pengabdian  kepada  masyarakat,  khususnya  staf  dan  pejabat  RSJ  Prof  HB  Saanin Padang sebagai mitra dalam pengabdian ini, dan STIKES Dharma Landbouw Padang atas dukungan yang diberikan sehingga kegiatan ini dapat berjalan dengan baik.

## 6. Daftar Pustaka
Hatta,  Gemala  R.  (2013).  Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  Di  Sarana Pelayanan Kesehatan. Universitas Indonesia (UI-Press) : Jakarta.
Hermansyah,  Y.  (2016).  Tinjauan  Pelaksanaan  Penyusutan  Berkas  Rekam  Medis Inaktif Di Rumah Sakit Khusus Jiwa Soeprapto Bengkulu. Jurnal Manajemen Informasi  Kesehatan  (Health  Information  Management),  1(2),  23 – 30. https://doi.org/10.51851/jmis.vi.25
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2022). Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis. Jakarta : Kementrian Kesehatan. Laksono,  Ridho.  (2017).  Pemanfaatan  Teknologi  Digital  Dalam  Proses  Alih  Media Arsip  Statis.  Jurnal  Diplomatika  Vol  1  No.  1.  Di  akses  di  : https://journal.ugm.ac.id/diplomatika/article/view/28271
Notoatmodjo, S. (2002). Metode Penelitian Kesehatan. Jakarta : Rineka Cipta. WHO. 2002. Manual Medical Record. Geneva.
Sudjana. (2017). Aspek Hukum Rekam Medis Atau Rekam Medis Elektronik Sebagai Alat  Bukti  Dalam  Transaksi  Terapeutik.  Journal  Unpar  VeJ.  Volume  3  No.2 Tahun 2017, diakses di : https://journal.unpar.ac.id/index.php/veritas/article/ view/2685/2420