## USULAN PERBAIKAN PROSES BISNIS PADA PEMESANAN MESIN
ROLL FORMING
Ahmad Bazy 1 , Evi Yuliawati 2*
1,2 Magister Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya eviyulia103@itats.ac.id 2
Submitted January 26, 2024; Revised April 25, 2024; Accepted April 28, 2024

## Abstrak
Dalam industri manufaktur, proses bisnis penjualan mesin roll forming memegang peran penting dalam menghasilkan  produk  dengan  kualitas  dan  efisiensi  tinggi.  Oleh  karena  itu,  penelitian  ini  dilakukan untuk meningkatkan efektivitas proses bisnis pada customer order Mesin Roll Forming Merk Vietsteel di  PT.  Vinatech  dengan  menggunakan  metode Business  Process  Improvement (BPI)  dan  teknik streamlining . Potensi permasalahan yang teridentifikasi melalui metode BPI terletak pada pembuatan approval profile design yang masih dilakukan secara manual. Proses tersebut mengakibatkan kesalahan pada desain mesin dan keterlambatan pengiriman barang. Kemudian dengan teknik streamlining upaya upgrading , terjadi penurunan yang signifikan pada penggunaan sumber daya dan percepatan waktu pada proses  bisnis customer  order PT.  Vinatech.  Dengan  demikian,  hasil  dari  penelitian  ini  mendukung peningkatan  kualitas  dan  efisiensi  proses  bisnis  pada customer  order Mesin  Roll  Forming  Merk Vietsteel  di  PT  Vinatech  yang  berdampak  positif  pada  kepuasan  pelanggan  dan  profitabilitas perusahaan.
Kata  Kunci  : Proses  Bisnis,  Business  Process  Improvement,  Streamlining,  Mesin  Roll  Forming, Pengiriman Barang

## Abstract
In the manufacturing industry, the business process of selling roll forming machines plays an important role  in  producing  products  with  high  quality  and  high  efficiency.  Therefore,  this  research  was conducted to improve the effectiveness of business processes on Vietsteel Brand Roll Forming Machine customer  orders  at  PT  Vinatech  using  the  Business  Process  Improvement  (BPI)  method  and streamlining techniques. The potential problems identified lie in making approval profile designs that are still done manually, which results in errors in machine design and delays in shipping goods. After improvements were made to business processes through upgrading efforts in the streamlining category, there was a significant decrease in resource usage and accelerated the customer order business process at PT Vinatech. Thus, the results of this research can support the improvement of quality and efficiency of  business  processes  in  customer  orders  of  Vietsteel  Brand  Roll  Forming  Machine  at  PT  Vinatech which has a positive impact on customer satisfaction and company profitability.
Keywords  :  Business  Process,  Business  Process  Improvement,  Streamlining,  Roll  Forming Machine, Freight Forwarding

## 1. PENDAHULUAN
Proses bisnis penjualan mesin Roll Forming merupakan  salah  satu  tahapan  penting dalam  industri  manufaktur.  Mesin  Roll Forming  adalah  peralatan  yang  digunakan untuk  mencetak  dan  membentuk  bahan logam menjadi  bentuk  yang sesuai  dengan kebutuhan  [1].  Proses  bisnis  penjualan mesin  Roll  Forming  memiliki  beberapa keuntungan  yang  membuatnya  sangat
penting  [2].  Mesin  Roll Forming  memiliki efisiensi tinggi dalam menghasilkan produk dengan kualitas yang baik dan cepat. Proses ini  mengurangi  waktu  dan  biaya  produksi, sehingga meningkatkan profitabilitas bisnis [3]. Bisnis yang mampu menawarkan mesin Roll  Forming  dengan  kualitas  tinggi  dan harga kompetitif akan meningkatkan permintaan di pasar manufaktur [3,4].
Vol. 9 No. 1 Agustus 2024
Peningkatan kualitas proses bisnis
merupakan  hal  yang  sangat  penting  bagi setiap perusahaan guna memastikan keberlangsungan  usaha  dan  kepuasan pelanggan.  Oleh  karena  itu,  perusahaan perlu untuk mengidentifikasi potensi permasalahan yang ada dalam proses bisnis supaya berhasil bersaing di industrinya. PT Vinatech  merupakan  cabang  dari  Vietsteel Machinery  Company  Limited  Vietnam untuk Indonesia yang melayani purna jual, teknisi  dan  perwakilan  (representative) marketing di Indonesia.
Permasalahan  yang  sedang  dihadapi  PT Vinatech  adalah  penurunan  penjualan. Hasil  observasi  awal  memperlihatkan bahwa sering terjadi kesalahan pada proses customer order . Dengan melakukan analisis dan perbaikan pada proses bisnis, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses customer order.
BPI  memodelkan  nilai  ambang  batas dengan  modifikasi  untuk  mendapatkan tingkat  kualitas  yang  lebih  tinggi,  yang dilakukan  dengan  representasi Business Process  Modelling  and  Notation (BPMN) [5]. Belum banyak penelitian terkait proses bisnis  yang  melakukan  tahapan  secara runtut. Penelitian ini diawali oleh identifikasi,  pemodelan,  dan streamlining dengan  menggunakan  perspektif  analisis validasi, analisis sumber daya, dan analisis utilisasi.  Ketiga  perspektif  ini  untuk mendapatkan  perbandingan  kondisi as-is
dengan to-be . Untuk
mendapatkan perbandingan  ini  dilakukan  analissis  kritis menggunakan  Failure  Mode  and  Effect Analysis dan 5-Whys [6,7].
Tujuan penelitian ini adalah untuk meningkatkan efektivitas proses bisnis pada customer  order Mesin  Roll Forming Merk
Vietsteel di PT Vinatech dengan menggunakan  metode  Business  Process Improvement (BPI) dan teknik
streamlining ,  serta  untuk  mengidentifikasi dan  memperbaiki  potensi  permasalahan yang  terjadi  pada  proses  bisnis  yang
dilakukan  secara  manual.  Penelitian  ini diharapkan  dapat  memberikan  masukan bagi  pengembangan  proses  bisnis  yang lebih baik di masa depan dan dapat menjadi acuan  untuk  perusahaan  lain  yang  ingin melakukan perbaikan proses bisnis.

## 2. METODE PENELITIAN

## Desain Penelitian
Penelitian  ini  menggunakan  pendekatan kualitatif  dan  kuantitatif.  Penggambaran proses  bisnis as-is diperoleh  berdasarkan hasil  wawancara  dan  observasi,  hingga menggunakan proses simulasi bizagi modeler  [8].  Simulasi  ini  dipilih  karena untuk  mendapatkan  perspektif  analisis validasi, analisis sumber daya, dan analisis utilisasi  dari  aktivitas  awal  hingga  akhir dalam  proses  pemasaran  mesin  Roll Forming.

## Populasi dan Sampel
Pengambilan  data  dalam  penelitian  ini dilakukan dengan wawancara pada 3 tim PT Vinatech.  Ketiga  tim  tersebut  adalah  tim pemasaran, branch  manager dan viesteel factory . Pemilihan tim yang terlibat tersebut berdasarkan tujuan dari penelitian ini yaitu mendapatkan  proses  bisnis  saat  ini  ( as-is ) yang tepat.

## Instrumen Penelitian
Instrumen  penelitian  ini  menggunakan teknik  wawancara  dengan  materi  proses bisnis  saat  ini  ( as-is ),  software  bizagi modeler  untuk  merancang  simulasi  proses bisnis  saat  ini  ( as-is )  dan  rekomendasi proses bisnis ( to-be ).

## Prosedur Penelitian
Analisis Kebutuhan Pada  tahap  ini  dilakukan  analisis  untuk mengumpulkan  kebutuhan  apa  saja  yang diperlukan  dalam  penelitian  ini.  Tahapan yang  dilakukan  dalam  melakukan  analisis kebutuhan terbagi menjadi dua yaitu:
a. Wawancara
Proses wawancara dilakukan pada
responden yang terlibat yaitu tiga tim yang
Vol. 9 No. 1 Agustus 2024
melakukan  aktivitas  pemasaran  mesin roll forming ,  yaitu  tim  pemasaran, branch manager dan vietsteel  factory .  Pertanyaan yang diajukan adalah seputar proses bisnis yang ada pada perusahaan, bagaimana alur dari  setiap  proses,  siapa  saja  yang  terlibat dalam  proses  bisnis,  kebutuhan  apa  saja yang diperlukan dalam proses serta kendala yang dihadapi selama proses berlangsung.

## b. Observasi
Observasi  yang  dilakukan  pada  penelitian ini  adalah  observasi  partisipasi.  Observasi partisipasi  adalah  melakukan  observasi dengan  ikut  langsung  dalam  aktivitas pemasaran  mesin roll  forming .  Observasi ini bertujuan untuk melakukan pengamatan dan  pengumpulan  informasi  lebih  banyak tentang  proses  bisnis  dalam  aktivitas pemasaran mesin roll forming .

## Analisis Proses Bisnis Saat Ini (As-Is)
Pada  tahap  ini  dilakukan  analisis  pada proses  bisnis  PT  Vinatech  dalam  aktivitas pemasaran  mesin  Roll  Forming.  Analisis proses bisnis yang dilakukan mengadaptasi dari fase yang ada pada BPI yaitu fase 1 dan fase 2. Pada fase 1 dilakukan pengumpulan data-data  pada  lingkungan  PT  Vinatech seperti  struktur  organisasi,  tugas  dan tanggung  jawab  stakeholder,  target  dan tujuan  yang  ingin  dicapai.  Pada  fase  2 dilakukan pemodelan proses bisnis dengan menggunakan  diagram  BPMN,  melakukan simulasi  dari  proses  bisnis  yang  telah digambarkan  menggunakan tools Bizagi Modeler,  dan  melakukan  evaluasi  dari proses bisnis tersebut.
Analisis  proses  bisnis  bertujuan  untuk mendapatkan  analisis  validasi,  analisis sumber  daya  dan  analisis  utilitas  serta estimasi  waktu  pelaksanaan  proses  bisnis dari awal hingga akhir aktivitas.

## Rekomendasi Proses Bisnis (To-Be)
Pada tahap ini dilakukan BPI fase 3 untuk menentukan  tindakan  apa  yang  dilakukan pada aktivitas  yang  ada  pada setiap proses bisnis  dengan  menggunakan  12 tools
streamlining [9].  Hasil  dari streamlining berupa  rekomendasi  perbaikan  proses bisnis,  hasil  tersebut  akan  dimodelkan dengan menggunakan BPMN dan disimulasi  dengan  menggunakan  Bizagi Modeler [10].

## Perbandingan  Proses  Bisnis  Saat  Ini dengan Rekomendasi Proses Bisnis
Pada bagian ini hasil simulasi proses bisnis as-is dan to-be akan  dibandingkan.    untuk melihat selisih dari analisis validasi, analisis sumber  daya    dan  analisis  utilitas  serta estimasi  waktu  pelaksanaan  proses  bisnis dari awal aktivitas hingga akhir aktivitas.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Organizing for Improvement
Salah  satu  divisi  di  PT  Vinatech  adalah bagian marketing .  Bagian  ini    berperan dalam menangkap informasi dari customer , dan  kemudian  menyampaikannya  kepada perusahaan.  Permasalahan  yang  sedang dihadapi  pada  divisi marketing adalah penurunan penjualan. Hasil observasi awal memperlihatkan  bahwa  sering  terjadi kesalahan  pada  proses customer  order . Sumbernya  karena  operasional  proses tersebut  masih  dilakukan  secara  manual dengan  menggunakan Whatssapp ,  email ataupun menggunakan telepon.
Tabel  1  merupakan  aktivitas  proses  bisnis pada customer order. Potensi permasalahan pada tabel tersebut hanya potensi kesalahan yang akar permasalahannya terkait dengan sumber daya manusia dan kesalahan pihak eksternal.
Tabel 1. Identifikikasi Proses Bisnis Saat Ini
Sub Proses Potensi Masalah Resiko Penerimaan Order Kesalahan nomor kontrak, spesifikasi mesin dan time schedule pengiriman Tidak  sesuai yang diharapkan oleh customer menjadikan customer tidak puas karena  tidak sesuai  dengan yang di inginkan
Sub Proses Potensi Masalah Resiko Repair, Rework  atau bahkan Retur Drawing Approval Ketidaksesuaian Profile dengan Sampe  atau  drawing yang di minta Repair, Rework  atau bahkan Retur Purchase Order Kesalahan pembelian part untuk seri mesin yang berbeda Tidak bisa dipakai  oleh mesin dengan serial yang berbeda Retur ke supllier  atau menjadi  stok di gudang Pengiriman Order Barang yang di kirim ada part yang terlewatkan  inspeksi oleh QC Membuatkan nomor resi pengiriman melalui sistem sehinggan costumer bisa melacak barang pesanan yang sedang dikirim. Penerimaan Barang Standardization Menyerahkan surat jalan supplier dan berkas purchase order Update kesesuaian barang pesanan ke sistem.
Tahap  identifikasi  organisasi  merupakan fase  pertama  dari Business  Process Improvent  (BPI) yaitu organizing  for improvement .  Tahap  ini  menjelaskan tentang  struktur  organisasi  serta  tujuan organisasi  yang  terlibat  langsung  pada proses  bisnis customer  order Mesin  Roll Forming Merk Vietsteel pada PT. Vinatech. Berikut  ini  adalah job  description dari masing-masing  departemen  yang  terkait dengan pelaksanaan customer order :

## Tabel 2. Job Description Masing – Masing Departemen PT Vinatech
Departemen Job Description Branch Manager - Melakukan kontrol kegiatan operasional PT Vinatech di indonesia
- Sebagai penghubung antara Customer indonesia dengan Pabrik vietnam, baik dari  segi  teknis,  produksi,  purchasing, forwarding -  Melakukan  monitoring  aktivitas personil - Sebagai penghubung antara customer indonesia dengan direksi perusahaan di Vietnam - Melakukan koordinasi dengan pabrik vietnam  terkait  spesifikasi  ,  jadwal produksi dan pengiriman - Menyetujui Finalisasi harga -  Melakukan  proses  monitoring  dari awal  pemesanan  sampai  mesin  sampai ke customer - Bertanggung jawab terhadap Pimpinan  perusahaan  Vietsteel  di Vietnam Admin & Spare Part - Melakukan semua kegiatan administrasi operasional cabang indonesia
- Melakukan kontrol stok spare part
- Melakukan penjualan spare part
- Pengaturan jadwal kegiatan teknisi
- Penerimaan dan Pengiriman Sample
- Pengiriman dan Penerimaan Sparepart
Marketing
-  Melakukan  kegiatan  pemasaran  baik Online maupun Offline -  Melakukan  perjalanan  dinas  dalam rangka mencari customer atau kunjungan -  Melakukan  Kegiatan  Pameran  di event tertentu - Membuat penawaran harga, follow up, kontrak,    sampai  dengan  mesin  di terima customer di pabrik
-  Membuat  invoice  serta  follow  up  ke customer
-  Komunikasi  terkait  order  dari indonesia ke Vietnam Teknisi Mekanikal -  Instalasi  Mesin  baru  yg  berkaitan dengan mekanikal -  Melakukan  training  kepada  operator (untuk mesin baru) - Membantu stok opname spare part -  Melakukan  cek  mesin  secara  berkala kepada customer Teknisi Elektrikal -  Instalasi  Mesin  baru  yg  berkaitan dengan Elektrikal -  Melakukan  training  kepada  operator (untuk mesin baru)
- Membantu stok opname spare part
-  Melakukan  cek  mesin  secara  berkala kepada customer
Sumber: Data perusahaan, Diolah peneliti 2023
Vol. 9 No. 1 Agustus 2024
Sistem customer order yang masih manual mengakibatkan sering terjadinya kesalahan, seperti  kualitas  barang  yang  tidak  sesuai dengan  permintaan customer pada  saat approval profile design mesin. Hal ini dapat terjadi  karena  salah  satu  pihak,  baik penerima order dalam hal ini marketing PT Vinatech  dan  kepala  cabang  Vietnam ataupun  pemberi  pekerjaan  yaitu customer lalai.    Proses  bisnis  ini  sangat  krusial, karena akan berpengaruh pada performansi mesin yang dipesan oleh customer.

## Understanding the Process (As-Is)
Pemodelan
proses
bisnis dibuat menggunakan  notasi BPMN ( Business Process  Model  and  Notation ).  Tahap  ini merupakan  implemetasi  dari  fase  2  pada BPI  yaitu understading  the  process . Pemodelan  proses  bisnis  dilakukan  untuk mengetahui alur aktivitas pada proses bisnis yang  ada.  Pada  penelitian  ini  akan dimodelkan  proses  bisnis costumer  order pada  PT.  Vinatech  untuk  Mesin  Roll Forming  Merk  Vietsteel.  Desain  proses bisnis  menggunakan modelere  bizagi menghasilkan  proses  bisnis as-is. Berikut adalah tiga perspektif analisis, yaitu analisis validasi, analisis waktu dan analisis sumber daya dari proses bisnis to-be .
Pada  Tabel  3  Dapat  dilihat  mengenai validasi  proses  bisnis customer  order saat ini ( as-is ).
Tabel 3. Analisis Validasi Name Type Instances completed Machine Ordering Business Process Process 100 Get Promotion from Marketing Start event 100 Make Quotation Task 216 Review Quotation Task 216 Send Quotation Task 100 ORDER Task 100 Order Confirmed by Whatsapp Task 100 Send Profile Drawing or Sample Task 100 Received Profile Drawing or Sample Task 100 Send Profile Drawing or Sample Task 100
Name Type Instances completed Received Profile Drawing or Sample Task 100 Send Profile Drawing or Sample Task 100 Re-Drawing and Send Back Task 100 Received New Profile Drawing Task 100 Send New Profile Drawing Task 100 Received Re-Drawing Task 100 Approved Profile Drawing Task 100 Send Re-Drawing Task 100 ParallelGateway Gateway 100 Make Sales Contract Task 100 Send Sales Contract Task 100 Send Sales Contract for Sign Task 100 ParallelGateway Gateway 100 Received Sales Contract Task 100 Sign Sales Contract Task 100 Payment Task 100 Production Confirmation and Payment Checking Task 100 Profile Confirmation Task 100 Production Task 100 Fctory Test Task 100 Factory Acceptance Test Task 100 Delivery Task 100 Received Machine End event 100 ExclusiveGateway Gateway 216
Tabel  3  menunjukkan  bahwa  dari start event hingga end  event tidak  terjadi kesalahan validasi. Sehingga dilanjutkan ke tahap  analisis  waktu,  yang  dapat  dilihat pada Tabel 4 sebagai berikut :

## Tabel 4. Analisis Waktu
Name Min. time (m) Max. time (m) Avg. time (m) Total time (m) Machine Ordering Business Process  232500  233220  232639.2  23281920 Get Promotion from Marketing Make Quotation 60 60 60 12960 Review Quotation 60 60 60 12960 Send Quotation 120 120 120 12000 ORDER 60 60 60 6000 Order Confirmed by Whatsapp 30 30 30 3000 Send Profile Drawing or Sample 4320 4320 4320 432000 Received Profile Drawing or 4320 4320 4320 432000
Name Min. time (m) Max. time (m) Avg. time (m) Total time (m) Sample Send Profile Drawing or Sample 7200 7200 7200 720000 Received Profile Drawing or Sample 7200 7200 7200 720000 Send Profile Drawing or Sample 120 120 120 12000 Re-Drawing and Send Back 1440 1440 1440 144000 Received New Profile Drawing 30 30 30 3000 Send New Profile Drawing 1440 1440 1440 144000 Received Re- Drawing 60 60 60 6000 Approved Profile Drawing 4320 4320 4320 432000 Send Re-Drawing  60 60 60 6000 ParallelGateway Make Sales Contract 60 60 60 6000 Send Sales Contract 60 60 60 6000 Send Sales Contract for Sign  60 60 60 6000 ParallelGateway  0 0 0 0 Received Sales Contract 1440 1440 1440 144000 Sign Sales Contract 1440 1440 1440 144000 Payment 1440 1440 1440 144000 Production Confirmation and Payment Checking 1440 1440 1440 144000 Profile Confirmation 60 60 60 6000 Production 172800  172800  172800 17280000 Fctory Test 4320 4320 4320 432000 Factory Acceptance Test  4320 4320 4320 432000 Delivery 14400  14400  14400 1440000 Received Machine 0 0 0 0 Exclusive Gateway 0 0 0 0
Berdasarkan analisis waktu terdapat proses dengan nilai waktu sebesar 0. Hal ini terjadi karena  dalam  proses  bisnis  pelaksanaan customer  order ,  aktivitas  tersebut  hanya sebagai aktivitas penerimaan tanpa memiliki  proses  aktivasi  waktu  dalam bisnis tersebut.
Kemudian  selanjutnya  dilakukan  analisis sumber  daya,  hasilnya  dapat  dilihat  pada Tabel 5.

## Tabel 5. Utilisasi Sumber
Resource Utilization Customer 28.53 % Marketing 24.83 % Branch Manager 21.72 % Vietnam Factory 92.97 %
Berdasarkan Tabel 5, hasil utilisasi sumber daya  menunjukkan  bahwa  nilai  utilisasi terbesar adalah pada Vietnam Factory. Nilai ini  menunjukkan  bahwa  Vietnam  Factory merupakan  pihak  yang  bertanggung  jawab penuh  dalam  pelaksanaan customer  order . Dimulai dari penerimaan keinginan
customer melalui  komunikasi  dengan  tim marketing  hingga  validasi  dengan  pihak branch manager .

## Streamling
Identifikasi  proses  bisnis  dilakukan  pada bagian customer order PT. Vinatech. Proses bisnis  utama  perusahaan  adalah purchase order ,  penerimaan order , stock  opname , produksi  mesin,  dan  pengiriman  mesin. Hasil  analisis  menggunakan Failure  Mode and  Effect  Analysis  (FMEA) didapatkan nilai Risk  Priority  Number  (RPN) atau peringkat  dari  potensi  masalah  dalam proses  bisnis customer  order .  Pada  proses bisnis customer  order  as-is ditemukan  10 potensi  kesalahan.  Nilai  RPN  yang  tinggi menandakan potensi masalah yang mendesak  untuk  diselesaikan.  Tabel  6 menunjukan  nilai Risk  Priority  Number (RPN) dari proses bisnis customer order.
Tabel 6. Nilai RPN Proses Bisnis Costumer Order
Potensi Masalah RPN Pembuatan approval profile design masih manual 16 Approval profile design mesin yang diminta costumer hilang/rusak 16 Salah dalam memasukan approval profle design dalam sales order 16 Potensi ketidaksesuaian antara desain dan sample customer 18 Data tidak ter- update ke dalam sistem 9
Tidak teliti memeriksa part mesin yang akan dikirim 12 Tidak teliti memeriksa kesesuaian part 12 Pengecekan saat barang sampai tidak dilakukan dengan teliti 8 Menerima return customer tanpa memeriksa berkas PO 12 Tidak teliti membaca berkas PO customer 12
Potensi permasalahan potensial pada proses bisnis customer order PT. Vinatech adalah aktivitas approval  profile  design yang dilakukan secara manual. Sehingga mengakibatkan tingginya peluang kesalahan dalam desain mesin, yaitu mesin yang diterima customer tidak sesuai dengan desain  yang  diminta.  Kesalahan  tersebut berdampak pada  keterlambatan pengiriman barang ( out of schedule ), karena terlambatnya supply  part  electrical atau part mechanic .
Setelah ditemukan sepuluh potensi masalah seperti  yang  dapat  dilihat  pada  Tabel  6 langkah  selanjutnya  adalah  mencari  akar permasalahannya menggunakan Five Whys Analysis . Pada Gambar 1 dapat dilihat akar permasalahan  proses  bisnis  dari  hasil Five Whys Analysis.
Gambar 1. Whys Analysis

## Tabel 7. Akar Masalah 5-Whys
Proses Bisnis Akar Masalah Penerimaan Order Pembuatan approval profile design masih manual Staff kurang teliti membaca berkas purchase order customer
mengakibatkan salah memasukan data di sales order Purchase Order Terjadi miskomunikasi pada internal organisasi kantor partner
Proses Bisnis Akar Masalah
(PT. Vinatech) dengan Branch Manager di Vietnam Stock Opname Kesalahan pemasukan data Pengiriman Barang Kelalaian Supplier Penerimaan Barang Part mesin yang datang tidak sama dengan desain yang diminta costumer atau tidak sesuai dengan berkas purchase order Mengeluarkan Barang Waktu dan SDM tidak memungkinkan SOP tidak tertulis Kekurangan SDM Return SOP tidak tertulis Kekurangan SDM

## Tabel 8. Aktivitas Proses Bisnis Rekomendasi
Aktivitas Proses Bisnis Awal Jenis Streamlining Aktivitas Proses Bisnis Rekomendasi Penerimaan Order Upgrading Menyediakan menu pemesan produk pada sistem informasi berbasis website atau aplikasi yang terkoneksi langsung dengan supplier pusat, sehingga sehingga costumer dapat memilih dan melihat detail produk yang ingin dipesan. Menyediakan layanan konsultasi produk berupa desain produk, jenis material, dan budgetting ke sistem. Purchase Order Upgrading Membuat database untuk menyimpan berkas purchase order costumer sehingga bisa meminimalisirkan kesalahan memasukkan data di sales order sehingga tidak terjadi kesalahan dalam proses produksi. Menyediakan form kontrak bisnis melalui sistem dan menambahkan beberapa pilihan metode
Aktivitas Proses Bisnis Awal Jenis Streamlining Aktivitas Proses Bisnis Rekomendasi pembayaran pada form tersebut seperti M-Banking maupun metode lain. Sehingga kendala trouble saat melakukan tanda tangan kontrak dan pembayaran dapat diminimalisir. Pengiriman Order Upgrading Membuatkan nomor resi / tracking number pengiriman melalui sistem sehinggan costumer bisa melacak barang pesanan yang sedang dikirim. Penerimaan Barang Standardization Menyerahkan surat jalan supplier dan berkas purchase order Update kesesuaian barang pesanan ke sistem.
Kemudian dilanjutkan dengan desain proses bisnis menggunakan modelere bizagi . Hasil dari aktivitas itu digunakan untuk membandingkan proses bisnis as-is dan to- be.
Berikut adalah tiga perspektif analisis, yaitu analisis validasi, analisis waktu dan analisis sumber daya dari proses bisnis to-be .

## Tabel 9. Analisis Validasi (To-Be)
Name Type Instances completed Machine Ordering Business Process Improvement Process 100 Get Promotion from Marketing Start event 100 Make Quotation Task 179 Review Quotation Task 179 ExclusiveGateway Gateway 179 Send Quotation Task 100 Received Quotation Task 100 ORDER Task 100 Checking Software Apps Task 100 Review Apps & Fill Contact Number Task 100 Checking Profile Task 100
Drawing Payment Task 100 Order Confirmation Task 100 Order Confirmation Task 100 Profile Confirmation Task 100 Factory Acceptance Test Task 100 Sign Contract & Checking Payment Task 100 Production Task 100 Factory Test Task 100 Delivery Task 100 Received Machine End event 100
Hasil analisis validasi menunjukkan bahwa tidak  terjadi  error,  maka  dapat  dilakukan tahapaan analisis waktu berikut :
Tabel 10. Analisis Waktu (To-Be)
Name Min. time (m) Max. time (m) Avg. time (m) Total time (m) Machine Ordering Business Process Improvement  197880 198240  197951.1  19795110 Get Promotion from Marketing Make Quotation 60 60 60 10740 Review Quotation 30 30 30 5370 Exclusive Gateway Send Quotation 120 120 120 12000 Received Quotation 60 60 60 6000 ORDER 30 30 30 3000 Checking Software Apps 30 30 30 3000 Review Apps & Fill Contact Number 60 60 60 6000 Checking Profile Drawing 60 60 60 6000 Payment 1440 1440 1440 144000 Order Confirmation  30 30 30 3000 Order Confirmation  30 30 30 3000 Profile Confirmation  30 30 30 3000 Factory Acceptance Test 4320 4320 4320 432000 Sign Contract  60 60 60 6000
Name Min. time (m) Max. time (m) Avg. time (m) Total time (m) & Checking Payment Production 172800 172800  172800 17280000 Factory Test 4320 4320 4320 432000 Delivery 14400 14400  14400 1440000 Received Machine Berdasarkan hasil analisis
waktu menunjukkan  jika  tidak  terdapat  eror, sehingga  dapat  dilanjutkan  pada  tahap analisis  utilisasi.  Hasilnya  adalah  sebagai berikut :

## Tabel 11. Analisis Utilisasi To-Be
Resource Utilization Customer 3.48 % Marketing (Vinatech) 0.59 % Branch Manager 0.45 % Vietnam Factory 99.63 %
Berdasarkan Tabel 11 peran proses tertinggi berada pada Vietnam Factory yaitu sebesar 99.63%. Nilai ini menjadikan proses bisnis menjadi  lebih  ideal,  karena marketing dan branch  manager hanya  fokus  sebagai perantara dan checking terhadap kebutuhan customer .

## Tabel 12. Perbandingan Validasi As-Is
dengan  To-Be Instances Completed Type As-is To-be Start Event 100 100 End Event 100 100 Tabel 13.  Perbandingan Time Analysis As- Is dengan To-Be Perbandingan As-is To-be Min 161d 11h 137d 10h Max 161ds 23h 137d 16h Avg 161ds 13h 19m 137d 11h 11m Tabel 14. Perbandingan Resource Analysis As-Is dengan To-Be Perbandingan As-is To-be Customer 28.53% 3.48% Marketing 24.83% 0.59% Branch Manager 21.72% 0.45% Vietsteel Factory 92.97% 99.63%
Tabel  14  menunjukkan  bahwa  terdapat perbedaan  jumlah  instances  yang  telah selesai  antara as-is dan to-be . Start  Event dan End Event mempunyai nilai yang sama antara as-is dan to-be ,  yaitu  100. As-is memiliki  waktu  minimum  sebesar  161hari 11jam,  waktu  maksimum  sebesar  161hari 23jam, dan rata-rata sebesar 161hari 13jam 19menit.  Sementara  itu, to-be memiliki waktu  minimum  sebesar  137hari  10jam, waktu  maksimum  sebesar  137hari  16jam, dan  rata-rata  sebesar  137hari  11jam 11menit.
Pada analisis sumber daya antara as-is dan to-be menunjukkan  penurunan  signifikan dalam penggunaan sumber daya pada to-be. Nilai pada pelanggan ( customer ) berkurang dari  28.53%  menjadi  3.48%,  pemasaran ( marketing ) berkurang dari 24.83% menjadi 0.59%, manajer cabang ( Branch Manager ) berkurang dari 21.72% menjadi 0.45%, dan pabrik  Vietnam  berkurang  dari  92.97% menjadi 99.63%.
Hasil analisis menunjukkan bahwa potensi permasalahan terbesar terletak pada pembuatan approval  profile  design yang masih  dilakukan  secara  manual.  Hal  ini mengakibatkan  terjadinya  kesalahan  pada desain  mesin  yang  diterima  oleh customer dan  keterlambatan  pengiriman  barang. Setelah  dilakukan  perbaikan  pada  proses bisnis,  terjadi  perbedaan  pada  analisis validasi, analisis waktu, dan analisis sumber daya.  Penurunan  yang  signifikan  pada penggunaan sumber
daya
akan memperbaiki  proses  bisnis  dari  PT Vinatech,  terutama  pada  proses  bisnis customer order .

## 4. SIMPULAN
Setelah dilakukan identifikasi proses bisnis awal  ( as-is )  dan  merancang  proses  bisnis yang  baru  ( to-be )  dengan  pendekatan Bussiness Process Improvement , ditemukan perbedaan  waktu  sebesar  24  hari  2  jam  8 menit  pada  proses customer  order .  Untuk mengatasi permasalahan tersebut
perusahaan mengembangkan sistem
informasi  menggunakan  pendekatan  EAP untuk  mempermudah  dan  mempercepat proses customer  order mesin.  Sistem tersebut membuat proses bisnis pemesanan mesin menjadi lebih efektif dan efisien.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  K.  Wu,  Y.  Sun,  C.  Cao,  C.  Zhou,  Q. Liu,  and  X.  Chang,  “On  Simulation Analysis  of  Plate  Forming  and
Deformation Compensation
Technology  of  the  side  roll  for  Four- roll Plate Bending Machine,” Procedia Eng. ,  vol.  207,  pp.  1617–1622,  2017, doi: 10.1016/j.proeng.2017.10.1088.
[2]  A.  Rouzbeh,  M.  Sedighi,  and  R. Hashemi, “Effects of strain path on the microstructure,  tensile  properties,  and formability  of  Al/Mg  roll-bonded sheets,” J.  Mater.  Res.  Technol. ,  vol. 23,  pp.  5318–5328,  2023,  doi: 10.1016/j.jmrt.2023.02.148.
[3]  C.  Su et  al. ,  “Rebound  control  in multipass  roll  forming  of  cap-shaped parts  based  on  segmental  boundary optimization  function,” Mater.  Des. , vol.  225,  p.  111512,  2023,  doi: 10.1016/j.matdes.2022.111512.
[4]  N.  Ćatić et  al. ,  “Aerosol-jet  printing facilitates  the  rapid  prototyping  of microfluidic  devices  with  versatile geometries and precise channel functionalization,” Appl. Mater. Today , vol. 19, 2020, doi: 10.1016/j.apmt.2020.100618. [5]  F.  Kahloun  and  S.  A.  Ghannouchi, “Improvement of Quality for Business
Process
Modeling
Driven
by
Guidelines,” Procedia  Comput.  Sci. , vol.  126,  pp.  39–48,  2018,  doi: 10.1016/j.procS.2018.07.207.
[6]  D.  S.  Dewi,  B.  Syairudin,  and  E.  N. Nikmah,  “Risk  Management  in  New Product  Development  Process  for Fashion Industry: Case Study in Hijab Industry,” Procedia Manuf. , vol. 4, no. Iess, pp. 383–391, 2015, doi: 10.1016/j.promfg.2015.11.054. [7]  N.  Abiya,  N.  Y.  Setiawan,  and  N.  H. Wardani,  “Perbaikan  Proses  Bisnis
Menggunakan Metode Business Process Improvement (BPI)(Studi
Kasus  Online  Requisition  (ORAS) Pada  PT  Freeport  Indonesia),” J. Pengemb.  Teknol.  Inf.  dan  Ilmu Komput. , vol. 3, no. 3, pp. 3047–3052,
2019.
[8]  F.  Pratomo,  “Streamlining  Proses
Bisnis Penyiapan Press Release
Inflasi,” Infotek  J. Inform. dan Teknol. , vol. 4, no. 2, pp. 125–130, 2021.
[9]  S. D. Larasati, S. A. Wicaksono, and N. H. Wardani,  “Perbaikan Proses Bisnis
Menggunakan Metode Business
Process  Improvement  (  BPI  )  (  Studi Pada  Bagian  Riset  Pemasaran  dan
Pusat,” J.  Pengemb.  Teknol.  Inf.  dan Ilmu Komput. Univ. Brawijaya , vol. 1,
no. 11, pp. 1425–1432, 2017.
[10] I.  M.  A.  Pradnyana  and  I.  M.  E. Listartha,
“Business process improvement  design  of  complaints  on technical information system problems using the business
process improvement  method,” J.  Phys.  Conf.
Ser. ,  vol.  1810,  no.  1,  2021,  doi: 10.1088/1742-6596/1810/1/012031.