## ANALISIS PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT MITRA MEDIKA BONDOWOSO
Adlien Rizqo Fadillah 1* , Novita Nuraini 2 , Feby Erawantini 3 , Ervina Rachmawati 4 Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia 1,2,3,4
*Corespondent Author : adlienr10@gmail.com

## Abstrak
Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  dapat  mempengaruhi  pelayanan  rekam  medis  dan  akan menghambat kegiatan selanjutnya, seperti kegiatan koding serta penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan. Pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RS  Mitra  Medika  Bondowoso  masih  mengalami keterlambatan.  Pada  triwulan  pertama  tahun  2019  total  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  yang  terlambat sebanyak  871 berkas  dari  7404  berkas  atau  11,76%.  Tujuan  dari  penelitian  adalah menganalisis  penyebab keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  RS  Mitra  Medika.  Jenis  penelitian  yang digunakan  adalah  penelitian  kualitatif.  Teknik  pengumpulan  data  berupa  wawancara,  observasi  dan dokumentasi. Subjek penelitian ini adalah 1 kepala rekam medis, 1 petugas rekam medis, dan 5 perawat poli. Hasil penelitian yang didapatkan oleh peneliti adalah pengetahuan dan sikap perawat yang masih kurang baik, sarana atau fasilitas yang kurang memadai. Tidak ada motivasi yang diberikan oleh kepala rekam medis, serta belum  pernah  dilakukannya sosialisasi  SOP tentang  pengembalian  berkas  rekam medis rawat jalan.  Upaya yang  dilakukan  adalah  sosialisasi  SOP  untuk  meningkatkan  pengetahuan  tenaga  kesahatan,  kepala  rekam medis memberi teguran kepada perawat yang terlambat mengembalikan berkas rekam medis, mendesain ulang buku  ekspedisi rawat jalan, memberikan motivasi kerja  dan memperbarui  SOP terkait pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.
Kata kunci : Keterlambatan, Pengembalian, Berkas Rekam Medis

## Abstract
The delay in returning medical record file can affect medical record service and will hampered further activities, such  as  assembling,  coding,  analysis,  or  index  activities.    The  return  of  outpatient  medical  records  in  Mitra Medika Bondowoso Hospital  is still experiencing delays.  In the first quarter of 2019 the total number of late outpatient medical records was 871 out of 7404 files or 11.76%. The purpose of the study was to analyze the causes of the delay in returning the outpatient medical record file at Mitra Medika Hospital. This research using qualitative  research.  To  gather  all  of  the  important  data  the  researchers  using  various  techniques  such  as interview, observation, and documentation. The subjects of this study were 1 head of medical record, 1 medical record officer, and 5 poly nurses. The results of this study that there was still lack of knowledge and attitude, inadequate infrastructure or facilities. There was no motivation given by the head of the medical record, and the SOPs about the returning of outpatient medical record files had never been socialized. Things that can be taken are making an efforts to socialize SOPs to increase knowledge of health professionals, giving a warning from the  head  of  medical  records  to  nurses  who  are  late  returning  medical  record  files,  redesigning  outpatient expedition  books,  providing  work  motivation  and  updated  SOPs  related  to  returning  medical  record  files outpatient.
Keywords: Delays, Return, Medical Record File .

## 1.  Pendahuluan
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat yang memiliki karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat serta harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih  bermutu  dan  terjangkau  oleh  masyarakat  demi  terwujudnya  derajat  kesehatan  masyarakat yang  setinggi-tingginya  (Perpres  RI,  2009).  Setiap  Rumah  Sakit  memiliki  kewajiban  yaitu menyelenggarakan rekam medis (Permenkes, 2018). Rekam medis adalah dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan, maka dokumen rekam medis wajib dijaga kerahasiaannya (Permenkes, 2008).
Rekam  medis  dapat  mendukung  peningkatan  mutu  pelayanan  kesehatan,  yaitu  dengan melakukan pendokumentasian secara cepat dan tepat, sehingga pasien tidak akan menunggu lama jika ingin  berobat.  Pendokumentasian  rekam medis  yang  dilakukan  dengan  tepat  dan  cepat  akan mengasilkan  data  yang  berguna  untuk  perencanaan  dan  pengawasan  dalam  memberikan
pelayanan  kesehatan  yang  berkesinambungan  terhadap  pasien.  Pengisian  berkas  rekam  medis yang tidak dilakukan secara tepat dan cepat, akan berpengaruh dalam proses pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis. Pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis menjadi terlambat atau tidak tepat waktu (Hamidatuz, 2014).
Keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  dapat  mempengaruhi  pelayanan  rekam medis dan akan menghambat kegiatan selanjutnya, seperti kegiatan assembling, koding, analisis, indek  serta  beresiko  menyebabkan  hilang  atau  rusaknya  dokumen  rekam  medis  karena  tidak disimpan  ditempat  penyimpanan  dokumen  rekam  medis.  Apabila  hal  itu  terus  terjadi  maka  akan menghambat kegiatan berikutnya jika dokumen rekam medis itu dibutuhkan untuk keperluan hukum (Rusmala, 2016). Hal lain yang dapat ditimbulkan dari keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis  adalah  dapat  menghambat  proses  laporan  kepada  kepala  rekam  medis  RS  Mitra  Medika Bondowoso seperti laporan 10 besar penyakit dan laporan kunjungan pasien rawat jalan.
Berdasarkan studi pendahuluan yang di lakukan di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso pada tanggal  16  April  2019  telah  diidentifikasi  adanya  permasalahan  yang  dijumpai  disana  terdapat keterlambatan  pengembalian  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan.  Berikut  tabel  keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis pada tabel 1.

## Tabel 1 Data Triwulan Pertama Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Tahun 2019
No. Poliklinik Jumlah Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Total Jumlah Berkas Jumlah Berkas Terlambat Persentase Jan Feb Mar 1 Umum 61 64 78 203 22 10,83 % 2 Anak 319 279 387 985 111 11,26 % 3 Obgyn 607 522 559 1688 209 12,38 % 4 Internis 983 923 885 2791 311 11,14 % 5 Kulit dan Kelamin 36 37 31 104 11 10,57 % 6 Mata 90 88 67 245 48 19,59 % 7 Jantung 358 400 445 1203 140 11,63 % 8 Mulut dan Gigi 35 36 40 111 12 10,8 % 9 Bedah 33 30 0 63 6 9,52 % 10 Saraf 8 1 2 11 1 9,09 % Jumlah 7404 871 11,76 %
Sumber: Laporan Triwulan Pertama Kunjungan Semua Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Tahun 2019
Tabel 1 Menjelaskan bahwa pada triwulan pertama yaitu Januari, Februari, Maret 2019 jumlah berkas rekam medis rawat jalan yang terlambat dikembalikan sebanyak 871 berkas (11,76 %) dari 7404 berkas yang harus dikembalian ke unit rekam medis. Dari data diatas dapat diketahui bahwa masih  terdapat  keterlambatan  dalam  pengembalian  beerkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso.
Berdasarkan  uraian  permasalahan  pada  RS  Mitra  Medika  Bondowoso,  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dapat terjadi karena disebakan oleh beberapa faktor yang dapat dikaitkan  dengan  teori  Lawrence  Green  (1980)  dalam  Notoatmodjo  (2010)  tentang  perilaku seseorang  dapat  dipengaruhi  oleh  tiga  faktor  yaitu predisposing  factors (faktor  predisposisi), enabling factors (faktor pemungkin) dan reinforcing factors (faktor penguat). Faktor predisposisi yaitu pengetahuan petugas tentang pengembalian berkas rekam medis rawat jalan meliputi batas waktu pengembalian  berkas  serta  dampak  yang  ditimbulkan  dari  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam medis rawat jalan, di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso ada beberapa perawat poli yang masih  belum  memahami  tentang  waktu  pengembalian  berkas  rekam  medis  yang  seharusnya dikembalikan pada hari yang sama setelah pelayanan rawat jalan, tetapi ada beberapa perawat poli yang mengembalikan pada hari berikutnya.
Sikap petugas yang kurang baik terhadap pengembalian berkas rekam medis rawat jalan dapat menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan.  Berdasarkan  studi pendahulan yang dilakukan didapatkan bahwa ada beberapa perawat poli yang belum patuh dalam
mengembalikan berkas rekam medis rawat jalan dengan tepat waktu, sehingga pada  saat pasien berobat kembali berkas rekam medis pasien tersebut tidak ada diruang penyimpanan hal ini sejalan dengan Rusmala (2016) jika perawat bersikap kurang baik terhadap ketepatan pengembalian berkas rekam medis maka akan menghambat kegiatan selanjutnya yaitu assembling , koding, verifikasi klaim BPJS serta filing .
Faktor  pemungkin meliputi  sarana  atau fasilitas  yang  digunakan  untuk  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  jalan,  di  RS  Mitra  Medika  Bondowoso  sarana  yang  digunakan  yaitu  buku ekspedisi yang memiliki kegunaan sebagai buku petunjuk untuk mengetahui dan memonitor rekam medis yang sedang dipinjam maupun yang sudah dikembalikan (Dirjen Yanmed, 2006) namun buku ekspedisi  tersebut  belum  memuat  nama  peminjam,  unit  peminjam,  tanggal  pinjam  dan  tanggal mengembalikan  sehingga  petugas  rekam  medis  tidak  dapat  mengetahui  ketepatan  atau keterlambatan berkas rekam medis rawat jalan.
Faktor  penguat  meliputi  motivasi  atau  dorongan  yang  diberikan  kepada  petugas  untuk  tidak terlambat  mengembalikan  berkas  rekam  medis,  menurut  Nafisatun  (2011)  petugas  yang  memiliki motivasi rendah akan cenderung mengembalikan berkas rekam medis lebih dari standar waktu yang telah  ditentukan.  Sebaliknya  petugas  yang  memiliki  motivasi  yang  tinggi  akan  mengembalikan berkas  rekam  medis  tepat  waktu  sesuai  dengan  standar  yang  telah  ditentukan,  serta  SOP pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  yang  sudah  ada  tetapi  masih  ada  berkas  rekam medis rawat jalan yang terlambat dikembalikan ke unit rekam medis.
Mengingat  dampak  perilaku  yang  tidak  disiplin  adalah  tingginya  angka  keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan di RS Mitra Medika Bondowoso. Dampak yang terjadi akibat keterlambatan pengembalian berkas rekam medis yaitu dapat mempengaruhi waktu tunggu pasien  untuk  mendapatkan  pelayanan,  selain  itu  juga  dapat  menghambat  kegiatan  selanjutnya seperti  koding  dan  penyimpanan  berkas  rekam  medis  dan  terlambat  dalam  pembuatan  laporan. Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  mencari  penyebab  kerelambatan  pengembalian  berkas  rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso.

## 2.  Metode Penelitian

## 2.1  Jenis/desain Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  adalah  penelitian  kualitatif.  Penelitian kualitatif  pada  penelitian  ini  digunakan  untuk  menganalisis  keterlambatan  pengembalian berkas rekam  medis  rawat  jalan  Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Bondowoso  dengan  menggunakan  teori Lawrence  Green yaitu  tentang  perilaku  seseorang  dipengaruhi  oleh  tiga faktor  yaitu predisposing factor (pengetahuan dan sikap), enabling factor (sarana) dan reinforcing factor (motivasi dan SOP) dan perbaikan masalah menggunakan brainstorming.

## 2.2  Subjek Penelitian
Subjek  dalam  penelitian  ini  berjumlah  7  orang  yaitu  1  orang  kepala  rekam  medis,  1  orang petugas rekam medis, dan 5 perawat poli Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso.

## 2.3  Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penelitian ini adalah menggunakan wawancara mendalam, observasi dan dokumentasi. Pengambilan data dilakukan pada bulan Maret 2019 - Januari 2020.

## 2.4  Metode Analisis Data
Penelitan ini menggunakan teknik analisis kualitatif dengan memaparkan hasil dari wawancara, observasi  dan  dokumentasi  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti  dan  melakukan  upaya  perbaikan dengan brainstorming .

## 3.  Hasil dan Pembahasan
3.1  Menganalisis Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso memiliki 10 instalasi rawat jalan diantaranya yaitu Poli Penyakit Dalam, Poli Kebidanan dan Kandungan, Poli Jantung dan Pembuluh Darah, Poli Gigi dan Mulut, Poli Kulit dan Kelamin, Poli Saraf, Poli Anak, Poli Bedah, Poli Umum dan Poli Mata. Pengembalian berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso dilakukan oleh perawat masing-masing poli ke ruang rekam medis. Berkas yang  telah  dikembalikan  ke  ruang  rekam  medis  akan  dicatat  pada  buku  ekspedisi  pengembalian
berkas rekam medis. Pada buku ekspedisi berisi kolom no, no rekam medis, nama, dan paraf. Pada buku  ekspedisi  tidak  terdapat  kolom  tanggal  dikembalikan,  kolom  terlambat  dan  kolom  tidak terlambat. Dengan adanya kolom tanggal dikembalikan, kolom terlambat dan kolom tidak terlambat maka  petugas  rekam  medis  akan  mengetahui  poli  mana  saja  yang  paling  banyak  menyetorkan berkas  dengan  tepat  waktu.  Hal  ini  dapat  dijadikan  bahan  evaluasi  untuk  mengurangi  tingkat keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.
3.2  Menganalisis  Predisposing  Factors  (Pengetahuan,  Sikap)  yang  menyebabkan keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  Mitra Medika Bondowoso
Predisposing Factors pada penelitian ini meliputi pengetahuan dan sikap petugas yang diduga dapat  menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  Rumah  Sakit Mitra Medika Bondowoso.
a.  Pengetahuan
Pada faktor pengetahuan berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa masih ada perawat yang belum mengetahui batas waktu pengembalian berkas rekam medis rawat jalan ke ruang rekam medis. Ketika ada perawat yang telah mengetahui bahwa batas waktu pengembalian berkas rekam medis rawat jalan 1x24 jam namun masih terlambat dikarenakan berkas yang  akan  di  kembalikan  ke  ruang  rekam  medis  masih  belum  lengkap,  padahal  keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  dapat  menimbulkan  beberapa  dampak  seperti  menghambat kegiatan selanjutnya hal ini sejalan dengan Syamsudin (2016) apabila pengembalian berkas rekam medis  terlambat  dapat  menghambat  kegiatan  berikutnya  jika  dokumen  rekam  medis  itu  sedang dibutuhkan.
Menurut  Notoatmodjo  (2012)  dalam  buku  Promosi  Kesehatan,  kurangnya  pengetahuan  bisa berdampaj  terhadap  hasil  kerja,  artinya  pengetahuan  yang  tinggi  dapat  meningkatkan  kualitas pekerjaan seseorang. Pentingnya pengetahuan petugas tentang pengembalian berkas reakm medis rawat  jalan  dengan  tepat  waktu  bisa  berdampak  terhadap  hasil  kerja,  artinya  pengetahuan  yang tinggi dapat meningkatkan kualitas kerja dalam hal ini keterlambatan pengembalian berkas reakm medis rawat jalan dapat dikurangi.
b.  Sikap
Pada  faktor  sikap  berdasarkan  hasil  observasi  yang  telah  dilakukan  dapat  diketahui  bahwa masih terdapat perawat poli yang mengembalikan berkas reakm medis rawat jalan lebih dari 1x24 jam.  Artinya,  masih  ada  sikap  perawat  yang  kurang  baik  terhadap  pengembalian  berkas  rekam medis rawat jalan dan hal ini dapat menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat  jalan.  Setelah  dilakukannya  penelitian  masih  terdapat  perawat  yang  belum  patuh  dalam mengembalikan berkas rekam medis rawat jalan dengan tepat waktu, sehingga pada  saat pasien berobat kembali berkas rekam medis pasien tersebut tidak ada diruang penyimpanan hal ini sejalan dengan Rusmala (2016) jika perawat bersikap kurang baik terhadap ketepatan pengembalian berkas rekam medis maka akan menghambat kegiatan selanjutnya yaitu assembling , koding, verifikasi klaim BPJS serta filing .
3.3  Menganalisis Enabling Factors (Sarana) yang menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso
a. Sarana
Pada faktor sarana berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa sudah  terdapat  sarana  yang  digunakan  berupa  buku  ekspedisi.  Tetapi  pada  buku  ekspedisi  yang digunakan  tedapat  ketidaklengkapan  pada  nuku  ekspedisi.  Hal  itu  dapat  dilihat  pada  gambar  1 dibawah ini.

## Gambar 1. Lembar ekpedisi RS Mitra Medika Bondowoso
Berdasarkan  gambar  1  ketidaklengkapan  buku  ekspedisi  dapat  mengakibatkan  kesalahan dalam  proses  pengolahan  berkas  rekam  medis.  Jika  melihat  dari  Dirjen  Yanmed  (2006)  tentang standar waktu pengembalian berkas rekam medis rawat jalan 1x24 jam berkas dikembalikan dengan tepat  waktu  dengan  kondisi  yang  lengkap,  seharusnya  pada  buku  ekpedisi  ditambahkan  kolom keterangan kolom tanggal kembali, kolom terlambat dan kolom tidak terlambat untuk memudahkan proses  pengembalian  berkas  rekam  medis.  Adanya  tambahan  tersebut  maka  petugas  dapat mengawasi  poli  mana  saja  yang  paling  banyak  mengalami  keterlambatan  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  jalan.  Dengan  demikian  petugas  dapat  mengevaluasi  terkait  dengan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan dengan harapan dapat mengurangi angka keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan. Seperti gambar 2 dibawah ini.
Gambar 2. Contoh kolom buku ekspedidi yang terdapat kolom tanggal kembali, kolom tidak terlambat dan kolom terlambat
Dengan adanya kolom tambahan seperti gambar diatas diharapkan dapat membantu kegiatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat jalan. Hal ini juga sejalan dengan penelitian Silfani (2014) yang menyatakan bahwa segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat atau media yang disediakan oleh rumah sakit yang digunakan untuk membantu menunjang kegiatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan. Ketersediaan fasilitas sangat penting untuk membantu kecepatan pengembalian dari unit rawat jalan ke unit rekam medis
3.4  Menganalisis  Reinforcing  Factors  (Motivasi,  Standar  Operasional  Prosedur)  yang menyebabkan  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso
a. Motivasi
Pada faktor motivasi berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa tidak  adanya  motivasi  yang  diberikan  oleh  kepala  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Mitra  Medika Bondowoso.  Sehingga  memungkinkan  perawat  untuk  bekerja menjadi  kurang maksimal. Padahal dengan  adanya  motivasi  yang  diberikan  dapat menambah  rasa  semangat  dari  perawat itu  sendiri untuk  melakukan  pekerjaannya.  Hal  ini  sejalan  dengan  Nafisatun  (2011)  Petugas  yang  memiliki motivasi rendah akan cenderung mengembalikan berkas rekam medis lebih dari standar waktu yang telah  ditentukan.  Sebaliknya  petugas  yang  memiliki  motivasi  yang  tinggi  akan  mengembalikan berkas  rekam  medis  tepat  waktu  sesuai  dengan  standar  yang  telah  ditentukan.  Motivasi  sangat penting untuk di berikan kepada seorang pegawai sebagai bentuk apresiasi kepada pegawai dengan tujuan agar semakin giat dalam melakukan pekerjaan dengan baik, misalnya dapat mengembalikan berkas  rekam  medis  rawat  jalan  dengan  tepat  waktu.  Sehingga  memungkinkan  bisa  mengurangi terjadinya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan ke ruang rekam medis di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso.
b. Standar Operasional Prosedur
Pada faktor standar operasional prosedur berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dapat  diketahui  bahwa  sudah  terdapat  SOP  mengenai  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat jalan. Namun belum pernah dilakukan sosialisasi ke tiap poli sehingga masih terdapat perawat yang belum  mengetahui  isi  dari  SOP  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  itu  seperti  apa. Sebaiknya  rumah  sakit  melakukan  sosialisasi  SOP  agar  petugas  medis  yang  terlibat  dapat memahami  isi  dari  SOP  itu  sendiri.  Hal  ini  sejalan  dengan  Susanto  (2016)  dengan  di  lakukan sosialisasi  tentunya  akan  mempermudah  pemahaman  kedapa  petugas  kesehatan  yang  terlibat dalam penyelenggaraan rekam medis.
3.5  Menganalisis solusi masalah terkait dengan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Bondowoso  dengan  menggunakan brainstorming
Hasil akhir dari penelitian ini adalah melakukan kegiatan brainstorming . Dimana pada tahap ini menyusun  upaya  penyelesaian  atau  solusi  dari  permasalahan  yang  menyebabkan  keterlambatan pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  Mitra  Medika  Bondowoso. Penyusunan  upaya  rekomendasi  atau  solusi  dari  permasalahan  diatas  dapat  dilihat  pada  tabel  2 berikut ini.

## Tabel 2. Hasil Upaya Penyusunan Solusi
No. Istilah Masalah Solusi 1. Pengetahuan Pengetahuan petugas mengenai standar  waktu  pengembalian berkas  rekam medis  rawat  jalan masih kurang Sosialisasi Standart  Operational Procedure (SOP) untuk meningkatkan  pengetahuan  tenaga kesehatan tentang waktu pengembalian  berkas  rekam  medis rawat  jalan  dan  alur  pengembalian berkas rekam medis. 2. Sikap Masih ada perawat yang mengembalikan  berkas  rekam medis rawat jalan lebih dari 1x24 jam Kepala  rekam  medis  dengan  tegas memberi  teguran  kepada  perawat yang mengembalikan berkas rekam medis  rawat  jalan  yang  melebihi batas  waktu  pengembalian  yang
telah  ditetapkan  oleh  rumah  sakit yaitu 1x24 jam. 3. Sarana Belum lengkapnya buku ekspedisi,  tidak  terdapat  kolom tanggal dikembalikan, kolom terlambat  serta  kolom  tidak terlambat. Dengan meredesain buku ekspedisi dengan menambahkan kolom tanggal dikembalikan, kolom terlambat, serta kolom tidak terlambat.  Dengan  adanya  kolom tersebut  dapat  mengurangi  angka keterlambatan pengembalian berkas rekam  medis  rawat  jalan  ke  ruang rekam medis 4. Motivasi Belum  adanya  motivasi  kerja yang  diberikan  oleh  kepala rekam medis untuk perawat agar giat dalam melakukan pekerjaannya. Dengan  adanya  pemberian  pujian atau penghargaan diharapkan dapat mendorong  perawat  untuk  dapat memberikan  kontribusi  yang  lebih besar terhadap kegiatan pengembalian  berkas  rekam  medis rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  Mitra Medika Bondowoso sehingga berkas  rekam  medis  rawat  jalan dapat  dikembalikan  dengan  tepat waktu  sesuai  dengan  standar  yang telah  ditetapkan  yaitu  1x24  jam setelah pelayanan poli selesai. 5. SOP Belum pernah diadakannya sosialisasi terakit SOP pengembalian berkas rekam medis rawat jalan. 1. Mengadakan sosialisasi SOP terkait  alur  pengembalian  berkas rekam  medis  rawat  jalan  kepada perawat secara rutin setiap bulan sekali  pada  minggu  terakhir  agar petugas dapat memahami isi serta alur  pengembalian  berkas  rekam medis rawat jalan ke ruang rekam medis. 2. Apabila  terdapat  ketidaksesuaian dalam SOP yang terdahulu, maka harus memperbarui  SOP  dengan persetujuan dan kesepakatan bersama.
Dari  tabel  diatas  dapat  disimpulkan  bahwa  terdapat  solusi  untuk  masing-masing  faktor penyebab  keterlambatan  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  di  Rumah  Sakit  Mitra Medika Bondowoso dan diharapkan dari solusi tersebut dapat membantu untuk mengurangi angka keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.

## 4.  Simpulan dan Saran
4.1  Simpulan
a.  Pengembalian berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso masih terdapat keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat jalan ke ruang rekam medis.
b.  Petugas masih belum mengetahui batas waktu pengembalian berkas rekam medis rawat jalan ke ruang rekam medis sehingga masih terdapat berkas rekam medis rawat jalan yang terlambat.
c.  Sikap  petugas  masih  tidak  disiplin  dalam  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  ke ruang  rekam  medis,  serta  kepala  rekam  medis  yang  belum  pernah  menegur  perawat  yang mengembalikan berkas rekam medis rawat jalan tidak tepat waktu.
d.  Sarana yang ada di Rumah Sakit Mitra Medika Bondowoso belum mendukung walaupun sudah terdapat buku ekspedisi yang dapat membantu pengembalian berkas rekam medis rawat jalan, namun dalam buku ekspedisi tersebut belum terdapat kolom tanggal kembali, kolom terlambat dan kolom tidak terlambat
e.  Tidak  adanya  motivasi  berupa  penghargaan  yang  diberikan  kepada  perawat  mengenai ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan
f. Sudah terdapat Standart Operational Procedure (SOP), namun belum pernah disosialisasikan kepada tenaga kesehatan yang bertanggung jawab dalam pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.
4.2  Saran
a.  Sosialisasi  Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  untuk  meningkatkan  pengetahuan  tenaga kesehatan  tentang  waktu  pengembalian  berkas  reakm  medis  rawat  jalan  dan  alur pengembaluan berkas rekam medis.
b.  Adanya sangsi atau teguran untuk memperbaiki sikap dan kedisplinan tenaga kesehatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.
c.  Pihak  RS  Mitra  Medika  Bondowoso  menambahkan  kolom  tanggal  dikembalikan,  kolom terlambat dan kolom tidak terlambat pada buku ekspedisi serta menambahkan sisten informasi rekam  pengembalian  berkas  rekam  medis  rawat  jalan  untuk  memudahkan  pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.
d.  Memberikan motivasi  atau  pujian  berupa  sertifikat  penghargaan  atau  insentif  kepada  tenaga kesehatan yang bertanggung jawab dalam pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.
e.  Memperbarui Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.

## Ucapan Terima Kasih
Peneliti  mengucapkan  terima  kasih  yang  tidak  terhingga  kepada  semua  pihak  yang  telah membantu  dan  berkontribusi  dalam  proses  penelitian ini.  Khususnya  kepada  Prodi  Rekam Medik Jurusan Kesehatan Politeknik Negeri Jember.

## Daftar Pustaka
Dirjen  Yanmed.  (2006). Pedoman  Penyelenggaran  Dan  Prosedur  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  di Indonesisa Revisi II .
Hamidatuz.  (2014). DAMPAK  KETERLAMBATAN  PENGEMBALIAN  BERKAS  REKAM  MEDIS RAWAT INAP DI RSUD GENTENG BANYUWANGI INTISARI .
Nafisatun.  (2011). Analisis  Faktor-Faktor  yang  Berhubungan  Dengan  Pengembalian  Dokumen Rekam Medis Rawat Inap Reguler di RSUD Dr. Moewardi Surakarta .
Notoatmodjo. (2010). PROMOSI KESEHATAN DAN PERILAKU KESEHATAN .
Permenkes. (2008).
Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008Tentang  Rekam  Medis.  ,  Peraturan  Menteri  Kesehatan  tentang Rekam Medis .
_________. (2018). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesis No. 4 Tahun  2018 Tentang Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien .
Perpres RI. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia no 44 tahun 2009. Tentang Rumah Sakit , 1 –40.
Rusmala. (2016). HUBUNGAN PENGETAHUAN, SIKAP DAN PERILAKU PERAWAT TERHADAP KETEPATAN  WAKTU  PENGEMBALIAN  REKAM  MEDIS  RAWAT  INAP  DI  RSD  KOTA TIDORE KEPULAUAN . Jurnal Skripsi , (April).
Silfani,  W.  E.,  &  Achadi,  A.  (2014). Analisis  Faktor  Ketidaktepatan  Waktu  Pengembalian  Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RS Omni Medical Center Tahun 2014 . Fkm Ui . Retrieved from wanda_elsa@ymail.com, aachadi@gmail.com
Susanto.  (2016). PENERAPAN  MANAJEMEN  MUTU  PELAYANAN  DI  UNIT  REKAM  MEDIS RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA . https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004