## Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Sarana dan Prasarana Universitas Dhyana Pura Berbasis Web
I Nyoman Bernadus 1 , Putu Wida Gunawan 2 , Ida Bagus Kurniawan 3
1,2 Teknik Informatika Universitas Dhyana Pura Jalan Raya Padang Luwih Tegaljaya, Dalung Kuta Utara, Bali e-mail: 1 bernadus@undhirabali.ac.id , 2 putuwida@undhirabali.ac.id
3 Manajemen Pemasaran Universitas Dhyana Pura Jalan Raya Padang Luwih Tegaljaya, Dalung Kuta Utara, Bali e-mail: baguskurniawan@undhirabali.ac.id
Artikel Info : Diterima : 08-12-2023 | Direvisi : 28-02-2024 | Disetujui : 28-06-2024
Abstrak - Proses permohonan peminjaman sarana dan prasarana di lingkungan Universitas Dhyana Pura masih menggunakan  cara  konvensional  yakni  pemohon  wajib  datang  di  bagian  Kemahasiswaan  membawa  surat permohonan peminjaman untuk diteruskan pada Wakil Rektor II sebelum disposisi di Kepala Bagian Sarana dan Prasarana. Pemohon menunggu dalam rentang waktu 1 hari untuk mengambil surat tanggapan di Kepala Bagian Sarana  dan  Prasarana,  namun  pemohon  dapat  mengalami  kesulitan  dalam  proses  peminjaman  dikarenakan jadwal yang hanya terdapat di ruang Kepala Bagian Sarana dan Prasarana. Sistem Informasi Peminjaman Sarana dan  Prasarana  dirancang  untuk  meningkatkan  efisiensi  dan  transparansi  dalam  proses  peminjaman  fasilitas kampus. Tujuan sistem informasi ini guna memperbaiki sistem konvensional sehingga dapat memudahkan dalam mengajukan permohonan peminjaman, menerima informasi, pengembalian, dan juga dapat memudahkan bagian pengelola dalam proses memantau ketersediaan dan laporan aktivitas peminjaman dan pengembalian sarana dan prasarana. Dalam perancangan sistem menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC). Hasil dari rancangan  sistem dapat digunakan  untuk Prototyping dalam pengembangan pembuatan  perangkat lunak sistem infomasi peminjaman sarana dan prasarana yang lebih baik dan efisien.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Peminjaman Sarana dan Prasarana, Perancangan Sistem
Abstracts - The application process for borrowing facilities and infrastructure at Dhyana Pura University still uses  the  conventional  method,  namely  that  the  applicant  must  come  to  the  Student  Affairs  section  with  a  loan application  letter  to  be  forwarded  to  the  Deputy  rector  II  before  disposition  to  the  Head  of  the  Facilities  and Infrastructure  Section.  The  applicant  waits  for  a  day  to  collect  the  response  letter  from  the  Head  of  Facilities and Infrastructure, but the applicant may experience difficulties in the loan process because the schedule is only available  in  the  Head  of  Facilities  and  Infrastructure.  The  Facilities  and  Infrastructure  Lending  Information System is designed to increase efficiency and transparency in the process of borrowing  campus facilities. This information  system  aims  to  improve  the  conventional  system  so  that  it  can  make  it  easier  to  submit  loan applications,  receive  information,  and  return,  and  also  make  it  easier  for  management  in  the  process  of communicating the availability and reporting of borrowing and return activities for facilities and infrastructure. In system design using the System Development Life Cycle (SDLC) method. The results of the system plan can be used  for  prototyping  in  the  development  of  better  and  more  efficient  facilities  and  infrastructure  lending information system software.
Keywords: Information Systems, Lending of Facilities and Infrastructure, System Design.

## PENDAHULUAN
Pendidikan  adalah  suatu  proses  untuk  mengembangkan  semua  aspek  kepribadian  manusia  yang mencakup  pengetahuan,  nilai  dan  sikap,  serta  keterampilan  (Annisafitri  &  Toni,  2022).  Peran  utama  dalam pendidikan  yakni  membangun  sumber  daya  manusia  dengan  tujuan  untuk  menjadikan  individu  yang  memiliki kualitas  dan  kemampuan  yang  baik,  sehingga  dapat  bermanfaat  bagi  lingkungan  dan  masyarakat.  Menjadi perguruan tinggi yang unggul juga membutuhkan sarana dan prasarana yang baik.  Pada saat ini dapat dirasakan bahwa perkembangan teknologi informasi telah memberikan dampak signifikan pada seluruh aspek kehidupan, termasuk  dalam  bidang  pendidikan.  Perguruan  tinggi  sebagai  salah  satu  lembaga  pendidikan  tidak  terkecuali mengalami perubahan dalam menjalankan proses administrasi dan manajemen. (Witjaksono & Muliawati, 2020). Salah satu area yang mengalami perubahan adalah pengelolaan dan peminjaman sarana prasarana di lingkungan kampus. Universitas sebagai pusat kegiatan akademik dan non-akademik membutuhkan Data yang disampaikan dengan cepat, akurat, terintegrasi dari berbagai bagian di dalam perusahaan, sesuai dengan kebutuhan organisasi. Penerapan  sistem  yang  efisien  dan  terstruktur  untuk  pengelolaan  peminjaman  ruang  serta  alat  sarana  dan prasarana guna mendukung berbagai kegiatan kampus.
Universitas  Dhyana  Pura  sebagai  salah  satu  institusi  pendidikan  tinggi  menghadapi  tantangan  dalam pengelolaan  meminjam  fasilitas  dan  infrastruktur.  Proses  peminjaman  metode  yang  masih  menggunakan pendekatan  tradisional.  dari  proses  permohonan  peminjaman,  pencatatan  jadwal  peminjaman.  Sehingga banyaknya  kegiatan-kegiatan  yang  dilakukan  baik  bagian  didalam  universitas  ataupun  organisasi  mahasiswa tentang  permintaan  peminjaman  sarana  dan  prasarana  yang  sering  menyebabkan  kepala  bagian  mengalami kendala  dalam  pengelolaan  pengaturan  jadwal,  konfirmasi,  dan  penggunaan  sarana  dan  prasarana  secara  tidak optimal.  Oleh  karena  itu,  diperlukan  suatu  sistem  informasi  sehingga  dapat  membantu  proses  peminjaman menjadi lebih efisien, transparan, dan mudah diakses oleh semua pihak terkait.(Herfandi, Yuliadi, Sultan Naufal Abdillah,  2021).  Salah  satu  cara  untuk  mengatasi  masalah  tersebut  adalah  dengan  menerapkan  teknologi informasi  komputerisasi  yang selalu up to date (Jafar, Abdullah, &  Safi, 2020), sehingga dapat mempermudah akses  informasi,  cepat,  dan  kapan  saja,  di  mana  saja  selama  terhubung  ke  internet.  (Hesti,  Krisbiantoro,  & Kusuma, 2020)
Berdasarkan  permasalahan  yang  ada,  perancangan  sistem  informasi  peminjaman  sarana  dan  prasarana universitas  dhyana  pura  berbasis  web  perlu  untuk  dilakukan.  Sehingga  dengan  adanya  sistem  ini  diharapkan dapat memberikan informasi terkait jadwal pemakaian, jumlah peminjaman, kondisi sarana dan prasarana yang ada  dan  laporan  peminjaman  dan  pengembalian  dari  fasilitas  yang  ada  guna  memberikan  manfaat  dalam mendukung berbagai kegiatan kampus serta meningkatkan kualitas pendidikan di Universitas Dhyana Pura.

## METODE PENELITIAN
Metode  penelitian  adalah  mencapai  tujuan  yang  diinginkan  dengan  memperoleh  data  penelitian  yang telah diuraikan, sehingga mempermudah proses kerja dan memperoleh hasil yang baik.(Suryadi, 2020). Adapun tahapam yang digunakan diantaranya sebagai berikut :

## 1. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah dalam peminjaman sarana dan prasarana masih dilakukan secara manual dan di catat pada  papan  tulis  yang  terdapat  pada  ruangan  engineering  yang  mana  peminjam  perlu  memeriksa  ketersediaan fasilitas dan infrastruktur sebelumnya. Masalah yang terjadi dapat proses peminjaman sarana dan prasarana yang masih  dilakukan  sering  terjadi  bentrok  dengan  banyaknya  kegiatan  yang  dilakukan  bagian  didalam  universitas tersebut, ataupun organisasi mahasiswa yang menyebabkan kepala bagian mengalami kendala dalam pengaturan jadwal, konfirmasi sehingga penggunaan baik sarana maupun prasarana.

## 2. Pengumpulan Data
Melakukan  wawancara  dan  pengamatan  langsung  (observasi)  di  Universitas  Dhyana  Pura,  khususnya pada  bagian  Manajemen  Ruang,  Inventaris  dan  Pemeliharaan  Sarpras  guna  mengetahui  bagaimana  proses pengajuan dan peminjaman sampai pencatatan sarana dan prasarana.

## 3. Perancangan Sistem
Metode  System  Development  Life  Cycle (SDLC)  atau  sering  disebut  sebagai  pendekatan  air  terjun ( waterfall )  menggambarkan pengembangan suatu  model  yang  menyajikan proses aturan  hidup perangkat lunak atau  aplikasi  dengan  sistem  yang  berurutan  dengan  mendahului Requirement  Analysis , Design (Perancangan Sistem),  Implementasi,Testing  (Pengujian),  dan  perawatan  sistem  agar  sistem  perangkat  lunak  berjalan  secara terorganisir dan efisien (Triyanto, 2020)(Kurniawan et al., 2021). Tahapan-tahapan metode System Development Life Cycle (SDLC).
1. Analisa Kebutuhan
Tahap  penganalisisan  kebutuhan  melibatkan  pengenalan  perangkat  yang  digunakan  dalam  penelitian, termasuk perangkat keras dan perangkat lunak. Detail spesifikasi perangkat tersaji dalam Tabel 1.
Tabel 1. Spesifikasi Perangkat
No Spesifikasi Keterangann 1 Monitor LED 19” HD IPS 144Hz 2 Processor Intel(R) Gold 3 Memori 4 GB DDR4 4 SSD 256 GB 5 XAMPP Sebagai localhost 6 Sublime Text Software teks editor dalam penulisan code pemrograman 7 Google Chrome Menampilkan hasil website yang sudah dibuat
Sumber : Hasil Penelitian

## 2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem akan menggambarkan secara rinci bagaimana sistem akan berjalan dan menyelesaikan masalah pada sistem yang berjalan berdasarkan kebutuhan user . Pada perancangan sistem penulis memberikan rancangan terkait use case diagram, activity diagram, dan Sequence Diagram tentang sistem peminjaman sarana dan prasarana sebagai berikut.
1. Use Case Diagram
Use  case  diagram adalah  satu  dari  berbagai  jenis  diagram  UML  ( Unified  Modelling  Language )  yang menggambarkan  hubungan  interaksi  antara  sistem  dan  aktor  (Larasati  &  Masripah,  2017). Use  Case dapat mendeskripsikan  tipe  interaksi  antara  si  pengguna  sistem  dengan  sistemnya.  Berikut  ini  alur  kerja  sistem digambarkan dalam Use Case Diagram ditunjukan pada Gambar 1.
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 1. Use Case Diagram Peminjaman Sarana dan Prasarana

## 2. Activity diagram
Activity diagram adalah salah satu jenis diagram UML ( Unified Modeling Language ) yang digunakan untuk memodelkan  aktivitas  atau  alur  kerja  dalam  suatu  sistem  (Putra,  2018).  Diagram  aktivitas  membantu  dalam menggambarkan  secara  garis  besar  dari  sistem  informasi  peminjaman  sarana  dan  prasarana  yang  dibuat  serta

## Simpatik: Jurnal Sistem Informasi dan Informatika
Volume 4 No. 1 Juni 2024 | E-ISSN: 2777-1024
menunjukkan hubungan antar peminjam dan kabag sarpras yang terlibat langsung dengan sistem sampai dengan proses  pengembalian.  Berikut  ini  alur  kerja  sistem  digambarkan  dalam Activity diagram  ditunjukan  pada Gambar 2.
Sumber : Hasil Penelitian Gambar 2. Activity Diagram Peminjaman
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 3. Activity Diagram Approve Peminjaman Sarana dan Prasarana kabag sarpras
Volume 4 No. 1 Juni 2024 | E-ISSN: 2777-1024
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 4. Activity Diagram Pengembalian
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 5. Activity Diagram Approve Pengembalian kabag sarpras
3. Sequence Diagram
Sequence Diagram  ini  memberikan  gambaran  secara  visual  mengenai  interaksi  antara  peminjaman, pengembalian kepada kabag sarpras serta sistem informasi sarana dan prasarana.
Volume 4 No. 1 Juni 2024 | E-ISSN: 2777-1024
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 6. Sequence Diagram Peminjaman
Sumber : Hasil Penelitian Gambar 7. Sequence Diagram Approve peminjaman
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 8. Approve pengembalian
Volume 4 No. 1 Juni 2024 | E-ISSN: 2777-1024

## Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 9. Pengembalian Sarana dan Prasarana pada kabag sarpras

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut ini adalah hasil implementasi sistem berdasarkan perancangan sistem informasi peminjaman sarana dan prasarana di Universitas Dhyana Pura berikut adalah tampilan utama sistem sarana dan prasarana.
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 10. form Utama login admin dan peminjam

## 1. Halaman Kepala Bagian Sarana dan Prasarana
1.1. Halaman Dashboard Kepala Bagian Sarpras
Login pada sisi kabag selanjutnya ke halaman dashboard yang berisikan menu dashboard, Data user, data sarana dan prasarana, permintaan peminjaman, permintaan pengembalian, Riwayat peminjaman, Laporan Peminjaman, Laporan Pengembalian dan logout. Halaman utama dapat dilihat pada Gambar 5.11
Volume 4 No. 1 Juni 2024 | E-ISSN: 2777-1024
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 11 Halaman Dashboard Kepala Bagian Sarpras

## 1.2. Halaman Status Peminjaman dan Pengembalian Sarana dan Prasarana
Pada  halaman  status  peminjaman  halaman  kabag  akan  menampilkan  nama  peminjam,  nama  sarana dan prasarana, jumlah pinjam, tanggal pinjam. Kepala bagian bisa approve dan menolak. Halaman data dilihat pada Gambar 5.14.
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 12. Halaman Status Peminjaman Kabag
Sumber : Hasil Penelitian Gambar 13. Approve Pengembalian
1.3. Halaman Laporan Peminjaman dan Pengembalian Saran dan Prasarana
Volume 4 No. 1 Juni 2024 | E-ISSN: 2777-1024
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 14. Halaman laporan peminjaman dan pengembalian Sarana dan Prasarana

## 2. Halaman Peminjam Sarana dan Prasaranan

## 2.1 Tampilan Dashboard Peminjam
Setelah login pada sisi peminjam selanjutnya ke halaman dashboard yang berisikan menu user profil, dashboard,  peminjaman  sarana  dan  prasarana,  status  peminjaman,  pengembalian  sarana  dan  prasarana,  dan logout. Halaman utama dapat dilihat pada Gambar 15.
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 15. Halaman dashboard peminjam

## 2.2 Tampilan Peminjaman sarana dan Prasarana
Pada  peminjaman  akan  menampilkan  beberapa  keterangan  seperti  nama  sarana,  prasarana,  stok apakah tersedia atau tidak, dan pengajuan peminjaman. Halaman data dilihat pada Gambar 16 dan 17
Volume 4 No. 1 Juni 2024 | E-ISSN: 2777-1024
Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 16. Peminjaman sarana dan Prasarana

## Sumber : Hasil Penelitian
Gambar 17. Halaman menunggu approve Peminjaman dari kabag
Pada  status  peminjaman  akan  menampilkan  nama  sarana  dan  prasarana,  tanggal  peminjaman,  dan  menunggu persetujuan peminjaman dari kapala bagian. Halaman data dilihat pada Gambar 5.14.

## 2.3 Tampilan Pengembalian Sarana dan Prasarana
Pada  menu  pengembalian  halaman  peminjam  langsung  melakukan  action  pengembalian  setelah  itu  menunggu persetujuan. Halaman data dilihat pada Gambar 18.
Sumber : Hasil Penelitian

## Simpatik: Jurnal Sistem Informasi dan Informatika

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  maka  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa  perancangan sistem  ini  bisa  digunakan  sebagai prototyping dalam  mengembangan  sistem  informasi  peminjaman  sarana  dan prasarana kemasa depan, dan sistem informasi ini juga dapat digunakan untuk meningkatkan dan mempermudah akses  informasi  dan  cepat  dalam  pengajuan  peminjaman  sarana  dan  Prasarana  serta  laporan  di  Universitas Dhyana Pura agar lebih efektif dan efisien.

## REFERENSI
Annisafitri, W., & Toni, A. (2022). Peran dan Posisi Hubungan Masyarakat sebagai Fungsi Manajemen dalam Meningkatkan Kualitas Pendidikan. Edumaspul: Jurnal Pendidikan , 6 (1), 1271–1278. https://doi.org/10.33487/edumaspul.v6i1.3530
Herfandi,  Yuliadi,  Sultan  Naufal  Abdillah,  E.  S.  S.  (2021).  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Pengaduan Layanan Sarpras Di. Eduvantage , 1 (1), 308–315.
Hesti,  A.  P.,  Krisbiantoro,  D.,  &  Kusuma,  B.  A.  (2020).  Sistem  Informasi  Sarana  Dan  Prasarana  Sekolah Berbasis Website. Journal of Information System Management (JOISM) , 2 (1), 33–42. https://doi.org/10.24076/joism.2020v2i1.211
Jafar, R., Abdullah, M. H., & Safi, M. (2020). Perancangan Sistem Informasi Menejemen Sarana Dan Prasarana Menggunakan  Framework  Codeigniter  Pada  Akademi  Ilmu  Komputer  Ternate. Jurnal  Ilmiah ILKOMINFO - Ilmu Komputer & Informatika , 3 (2), 62–68. https://doi.org/10.47324/ilkominfo.v3i2.103
Kurniawan,  I.,  Apriliah,  W.,  Saefudin,  D.  F.,  Komalasari,  Y.,  Akbar,  M.  F.,  &  Royadi.  (2021).  Waterfall Methods  for  Application  of  Accounting  Information  Systems  in  Hotel  Income  Management  Case  Study:
Citra Grand Hotel Karawang.
Jurnal Teknologi Dan Open Source , 4 (1), 56–64. https://doi.org/10.36378/jtos.v4i1.1369
Larasati, H., & Masripah, S. (2017). Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Pembelian Grc Dengan Metode Waterfall. Jurnal Pilar Nusa Mandiri , 13 (2), 193–198. Diambil dari
http://ejournal.nusamandiri.ac.id/ejurnal/index.php/pilar/article/view/504
Putra,  H.  N.  (2018).  Implementasi  Diagram  UML  (Unified  Modelling  Language)  dalam  Perancangan  Aplikasi Data Pasien Rawat Inap pada Puskesmas Lubuk Buaya. Sinkron : jurnal dan penelitian teknik informatika , 2 (2), 67–77.
Suryadi, A. (2020). Sistem Informasi Rekap Buku Online Menggunakan Metode Waterfall. JURTEKSI (Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi) , 6 (2), 101–108.
Triyanto, R. (2020). Rancang Bangun Aplikasi Penjualan Berbasis Website (Studi Kasus : Toko Waroeng Bola).
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi , 2 (1), 1–9. https://doi.org/10.31326/sistek.v2i1.670
Witjaksono,  H.  R.,  &  Muliawati,  A.  (2020).  Rancang  Bangun  Sistem  Informasi  Peminjaman  Sarana  dan Prasarana  (Studi  Kasus:  Universitas  Pembangunan  Nasional  Veteran  Jakarta). Seminar  Nasional Mahasiswa Ilmu Komputer dan Aplikasinya (SENAMIKA) , (November), 123–135.