## RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN TATA KELOLA ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
Eva Oktaviani 1 , Rodianto 2 , Sari Noviana 3 , Nawassyarif 4*
1 ) Mahasiswa Informatika Universitas Teknologi Sumbawa
2,3,4) Dosen Informatika Universitas Teknologi Sumbawa Email : Nawassyarif@uts.ac.id *
Abstrak :  Surat  menyurat  merupakan  kegiatan  operasional  rutin  yang  mencakup  dalam  pembuatan  surat,  pendataan  surat masuk dan pendataan surat  keluar.  Kantor  Kelurahan  Uma Sima  yang terletak  di  Kabupaten Sumbawa    merupakan tempat untuk  melayani  masyarakat  dalam  memenuhi  administrasi  surat  menyurat.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  membantu memudahkan pegawai dalam pembuatan surat keterangan, pendataan surat masuk, pendataan surat keluar, pendataan warga, dan pendataan disposisi. Penelitian  ini bertujuan  membangun sebuah sistem informasi  yang berbasis web , sistem  informasi administrasi  surat  menyurat  di  Kantor  Kelurahan  Uma  Sima.  Sistem  ini  bangun  menggunakan visual  studio  code dengan bahasa  pemrogramman PHP dan  menggunakan MySql sebagai database .  Metode  pengembangan  perangkat  lunak menggunakan waterfall Model.  Pengujian  perangkat  lunak  dilakukan  melalui  pengujian black-box .  Instrumen  Teknik pengumpulan  data  pada  penelitian  menggunakan  wawancara,  observasi  dan  studi  pustaka.  Hasil  akhir  dari  penelitian  ini adalah sistem informasi administrasi surat menyurat yang berguna untuk membantu dalam pembuatan surat serta pengolahan data surat masuk dan surat keluar.
Kata Kunci : Kantor Kelurahan Uma Sima, Sistem Informasi, Surat Menyurat, Waterfall
Abstract: Correspondence is a routine operational activity that includes writing letters, data collection of incoming letters, and data collection of outgoing letters. The Uma Sima Urban Village office, which is located in Sumbawa Regency, is a place to serve the community in fulfilling correspondence administration. This study aims to help facilitate employees in making certificates,  data  collection  of  incoming  letters,  data  collection  of  outgoing  letters,  citizen  data  collection,  and  disposition data  collection.  This  study  aims  to  build  a  web-based  information  system,  a  correspondence  administration  information system in the Uma Sima village office. This system is built using visual studio code with the PHP programming language and uses  MySql  as the database.  The  software  development  method  uses  the  waterfall  model.  Software  testing is done through black-box testing. Instruments Data collection techniques in research using interviews, observation and literature study. The final  result of  this  research  is  a  correspondence administration  information system  which is  useful for assisting in  writing and processing incoming and outgoing mail data.
Keywords : Uma Sima District office, Information Systems, Correspondence, Waterfall

## PENDAHULUAN
Surat menyurat merupakan kegiatan operasional rutin  yang dilakukan oleh suatu instansi atau  perusahaan  yang  dimana  kegiatan  tersebut mencakup  dari  pembuatan  surat,  pengolahan  data surat  masuk,  dan  data  surat.  keluar  Surat  yang diterima  ataupun  yang  keluar  dari  instansi  tentunya memerlukan wadah yang baik agar tidak menimbulkan kekeliruan dan bisa menghemat waktu dalam pendataan surat yang tidak sedikit.
Kantor Kelurahan Uma Sima yang terletak Di Jalan  Durian  No  22,  Kabupaten  Sumbawa,  Provinsi Nusa  Tenggara  Barat  merupakan  tempat  untuk melayani  masyarakat  dalam  memenuhi  administrasi kependudukan,  salah  satunya  dalam  membuat  surat keterangan  kelakuan  baik,  surat  pindah,  surat keterangan  tidak  mampu,  surat  keterangan  usaha, surat keterangan menikah dan lainnya. Dalam proses pengolahan  data  administrasi  surat  menyurat  di Kantor  Kelurahan  Uma  Sima  masih  dikatakan kurang  maksimal  dan  efisien  mulai  dari  proses pembuatan surat yang dimana biodata pembuat surat sebelumnya  harus  dihapus  terlebih  dahulu  lalu mengubah  dan  memasukan  biodata  baru  yang  akan membuat  surat  keterangan  tersebut,  Kemudian pendataan  surat  keluar  dan  surat  masuk  yang  masih
melakukan pencatatan dibuku atau belum terkompurerisasi  hingga  banyak  memakan  waktu dan memperlambat pekerjaan karyawan.
Dari permasalahan diatas, penulis menawarkan  sebuah  Sistem  Informasi  Untuk Meningkatkan  Tata  Kelola  Administrasi  Di  Kantor Kelurahan  Uma  Sima    Kabupaten  Sumbawa  yang Berbasis web . Sistem  informasi  ini dapat membantu dalam  pembuatan  surat,  data  surat  keluar,  dan  data surat  masuk.  Pada  proses  pembuatan  surat, karyawan  hanya  memilih  surat keterangan apa  yang akan dibuat lalu  memasukan  NIK atau nomor induk kependudukan  maka  otomatis  data  pembuat  akan langsung  muncul  disurat  keterangan  tersebut kemudian dicetak, setelah dicetak data surat tersebut langsung  terinput  otomatis  kedalam  data  surat keluar.  Kemudian  pengolahan  data  surat  masuk dilakukan  dengan  menginputnya  kedalam  data  surat masuk.
Sistem informasi yang akan dibuat nantinya akan dibatasi sehingga ruang lingkup pada penelitian ini  dapat  lebih  fokus  menyelesaikan  permasalahan yang ada,  maka  batasan  masalah pada penelitian  ini adalah sebagai berikut:
1. Platform Sistem  informasi  yang  akan  bangun adalah berbasis web.
2. Bahasa  pemrograman  yang  akan  digunakan adalah  bahasa  pemrograman PHP dengan database mySQL .
3. Ruang  lingkup  proses  pada  sistem  informasi yang  akan  dibangun  meliputi  pembuatan  surat keterangan,  mengelolah  data  surat  masuk,  data surat keluar, dan mendata warga/penduduk.
4. Rencana penggunaan sistem informasi yang akan dibangun  adalah  terdiri  dari  staf  admin  kantor kelurahan dan lurah.

## TINJAUAN PUSTAKA
Dalam suatu penelitian diperluhkan dukungan  hasil-hasil  penelitian  yang  sudah  pernah dibangun  sebelumnya  yang  berkaitan  dengan penelitian yang akan dibuat.
Sistem  Informasi Administrasi  Untuk
Meningkatkan  Tata  Kelola  Administrasi  Surat Menyurat terlah banyak dibangun dan diimplementasikan.  Salah  satunya  penelitian  yang sudah  pernah  dilakukan  dengan  judul  “Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  dan Kearsipan  Pada  Sekretariat  Daerah  Provinsi  NTB Berbasis Web ”. Pada Penelitian ini hanya mencakup dalam  pendataan  surat  masuk  serta  mendata  surat keluar saja dimana dalam surat yang keluar di  input secara manual ke dalam aplikasi[1].
Sedangkan  dalam  jurnal  Manajemen  dan Teknik Informatika yang berjudul “Aplikasi Pengolahan  Surat  Menyurat  Berbasis Web (Studi Kasus  Di  Madrasah  Tsanawiyah  BPI  Baturompe Kota Tasikmalaya)”, yang dimana aplikasi ini berisi penginputan  data  surat  masuk,  surat  keluar, pencarian data surat masuk, dan surat keluar.[2]. Dasar Teori
1. Sistem Informasi
Sistem  dapat  didefinisikan  dengan  pendekatan prosedur  dan  pendekatan  komponen.  Dengan pendekatan  prosedur,  sistem  dapat  didefinisikan sebagai  kumpulan  dari  prosedur–prosedur  yang mempunyai tujuan tertentu[3].
2. Surat Menyurat Surat  merupakan  lembaran  kertas  yang ditulis  atas  nama  kedudukannya  dalam  organisasi untuk  berbagai  kepentingan.  pengertian  lain  dari surat  adalah  alat  komunikasi  tertulis  untuk menyampaikan  isi  hati  atau  maksud  kepada  orang lain (perseorangan atau organisasi) [4]. 3. Web Web atau  situs  dapat  diartikan  sebagai kumpulan halaman yang menmpilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi,suara,video  dan  gabungan  dari  semuanya baik  yang  bersifat  statis  maupun  dinamis  yang membentuk  suatu  rangkaian  bangunan  yang  saling terkait  dimana  masing-masing  dihubungkan  dengan jarngan-jaringan halaman ( hyperlink )[5].
4. XAMPP
Xampp adalah  perangkat  lunak  ( free  software ) bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, yang merupakan komplikasi dari beberapa program[6].
5. MySQL
MySQL adalah  program database yang  mampu mengirim  dan  menerima  data  dengan  sangat  cepat dan multi user. MySQL memiliki dua bentuk lisensi, yaitu free software dan hardware [7].
6. PHP
PHP adalah  suatu  Bahasa  pemrograman  yang digunakan  untuk menerjemahkan baris  kode program menjadi kode mesin yang dapat dimengerti oleh  komputer  yang  bersifat server - side yang  dapat ditambahkan ke dalam HTML [8].
7. Framework
Framework merupakan  kerangka  kerja    untuk memudahkan  dalam  membuat  dan  mengembangkan software [9].
8. Codeigniter
Codeigniter merupakan sebuah framework PHP yang diklaim eksekusi tercepat dibandingkan dengan framework lainnya[10].
9. Framework
Flowchart merupakan  diagram  yang  membuat simbol-simbol  grafis  yang  menyatakan  aliran algoritma atau proses dari Langkah-langkah intruksi dalam  bentuk-bentuk  kontak  persegi  dan  bulat  dan pernyataan  intruksi,  dimana  hubungan  dan  urutan proses tiap  intruksi  ditunjukan  dengan  simbol  tanda panah[11].
10. Waterfall Waterfall adalah  model  klasik  yang  bersifat sistematis,  berurutan  dalam  membangun software . Model  ini  melakukan  pendekatan  secara  sistematis dan  berurutan.  Disebut  dengan waterfall karena tahap  demi  tahap  yang  dilalui  harus  menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan[12].

## METODE
Adapun alur dari penelitian Sistem
Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Administrasi  Surat  Menyurat  Di  Kantor  Kelurahan Uma  Sima  Kabupaten  Sumbawa  adalah  sebagai berikut:
Adapun alur  dari proposal  penelitian  Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata  Kelola
Administrasi  Surat  Menyurat  Di  Kantor  Kelurahan  Uma  Sima  Kabupaten  Sumbawa  adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1 Alur Metode Penelitian Gambar diatas merupakan alur proses pada penelitian yang telah dilakukan dan yang akan dilakukan dimana tahap awal penulis melakukan metode pengumpulan data secara kualitatif yaitu: wawancara,  observasi,  dan  studi  pustaka,  kemudian  menyusun  proposal.  Setelah  menyusun proposal  maka melakukan  metode pengembangan  perangkat lunak menggunakan waterfall yang terdiri  dari communication , planning , modelling . Contruction ,  dan deployment ,  dan  analisa perangkat lunak terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, dan data. Setelah melakukan proses
Gambar 1. Alur Penelitian

## Metode Pengumpulan Data
Metode  pengumpulan  data  merupakan metode yang digunakan untuk memperoleh data-data yang  dibutuhkan  dalam  penelitian,  metode  yang digunakan  dalam  proses  pengumpulan  data  dalam penelitian ini[13] adalah sebagai berikut: a. Wawancara Wawancara dilakukan untuk mengumpulkan  data  secara  langsung  dengan  cara melakukan tanya jawab dengan narasumber, dalam penelitian proposal ini penulis melakukan wawancara  dengan  Bapak  Ariif  Rakhmansyah, SAP,  MAP  selaku  Lurah  Uma  Sima,  hasil wawancara terdapat dilampiran.
b. Observasi Observasi  dilakukan  dengan  cara  terjun langsung  ke  lokasi  untuk  mengumpulkan  data mengenai  proses  surat  menyurat  di  Kantor Kalurahan  Uma  Sima  dengan  meihat  pegawai melakukan proses pembuatan surat dan bagaimana proses  mengelolah  data  surat  masuk  dan  surat keluar.
c. Studi pustaka Studi  pustaka  dilakukan  untuk  meneliti referensi  atau  literatur  yang  mandukung  dalam penelitian.  Pada  tahap  ini  peneliti  mempelajari konsep,  teknik,  maupun  informasi  dari  berbagai sumber  seperti  internet,  buku,  jurnal,  maupun artikel  ilmiah  lainnya  yang  berkaitan  dengan sistem  informasi  surat  menyurat.  Disini  penulis mengambil  penelitian  yang  serupa  dari  skripsi dengan  judul  “Rancang  Bangun  Sistem  Informasi Pengelolaan  Surat  dan  Kearsipan  Pada  Sekretariat Daerah Provinsi NTB  Berbasis Web ”[1].

## Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode  pengembangan  perangkat  lunak yang  diterapkan  penulis  dalam  membangun  Sistem Informasi  Administrasi  Untuk  Meningkatkan  Tata Kelola Administrasi Surat Menyurat adalah menggunakan  metode Waterfall [14]  dimana  metode ini memiliki beberapa tahapan yaitu: communication,  planning,  modeling,  contruction, dan deployment .
Gambar 2. Metode Waterfall
a. Communication Pada tahap ini penulis melakukan komunikasi  dengan  mewawancarai  langsung  kepala lurah  Uma  Sima  yaitu  bapak  Arif  Rakhmansyah, SAP,  MAP.,  untuk  mendapatkan  gambaran  awal tentang aplikasi yang akan dibangun.
b. Planning Pada proses perencanaan penulis melakukan  penjadwalan  kegiatan  serta  melakukan analisis  permasalahan-permasalahan  yang  ada  pada kegiatan  surat  menyurat  di  Kantor  Kelurahan  Uma Sima.
c. Modelling
Setelah  melakukan  penjadwalan  kegiatan maka  tahap  ini  penulis  melakukan  gambaran  dasar yang  nantinya  digunakan  sebagai desain atau  hasil analisis  terhadap  rancangan  sistem  informasi  yang akan  dibuat,  untuk  membuat  gambaran  umum  surat menyurat  menggunakan UML yang  terdiri  dari use case  diagram,  activity  diagram,  sequence  diagram, dan class diagram. d. Construction
Pada  tahapan  ini  dilakukan  implementasi sistem  program  dimana  hasil  dari  desain  atau analisis  yang  telah  dilakukan  kemudian  diubah menjadi  kode-kode  program  yang  dibuat  dengan visual studio code menggunakan Bahasa pemrograman PHP dengan framework  CodeIgniter sebagai kerangka kerja.
e. Deployment Pada proses ini penulis melakukan pengoperasian  aplikasi  yang  telah  selesai  dibuat pada  Kantor  Kelurahan  Uma  Sima  Kabupaten Sumbawa untuk mengganti sistem yang sebelumnya.

## HASIL DAN PEMBAHASAN Alur Kerja Sisitem yang Diusulkan
Berdasarkan  hasil  Analisa dari  sistem  yang sedang  bejalan  di  Kelurahan  Uma  Sima  maka, penulis  mengusulkan  sistem  yang  dapat  lebih mempermudah  pegawai  dalam  melakukan  proses surat  menyurat.  Berikut  gambar  alur  kerja  sistem pembuatan surat sistem yang diusulkan penulis yaitu sebagai berikut:
Gambar .4. use case diagram
Gambar 5. Class diagram
Gambar 6. Rancangan tampilan login Gambar 7. Halaman Beranda Gambar 3. Alur Kerja yang usulkan
Use Case Diagram Berikut use case diagram secara umum dari Sistem  Informasi  Untuk  Meningkatkan  Tata  Kelola Administrasi  Surat  Menyurat  Di  Kantor  Kelurahan Uma Sima Kabupaten Sumbawa, sebagai berikut:

## Class Diagram
Class diagram  bertujuan  menggambarkan interaksi  tiap-tiap class yang  ditunjukkan  dengan garis  yang  menghubungkan class selain  itu, class diagram juga  mendeskripsikan  jenis-jenis  objek pada  sistem  sehingga  dapat  menjukan  operasi- operasi dari sebuah class .
Rancangan tampilan Masuk/Login :

## Implementasi Interface Halaman Beranda
Gambar berikut merupakan tampilan halaman beranda.
Tabel 1. Pengujian Masuk/Login

## KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Dari  hasil  Analisa  dan  perancangan perangkat lunak  yang telah dilakukan,  maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Untuk Meningkatkan Tata Kelola Admistrasi  Surat  Menyurat  Di  Kantor  Kelurahan Uma  Sima  Kabupaten  Sumbawa  telah  selesai dibangun  dengan  menggunakan  metode waterfall sebagai pengembangan perangkat lunak dan dibangun  menggunakan Visual  Studio  Code dengan Kasus dan Hasil Uji Aksi Aktor Yang Diharapkan Pengamatan Kesimp ulan Memasukan username dan password sesuai dengan  data yang ada Login berhasil  dan masuk ke dalam halam utama sistem  yang menampilka n beranda Sesuai Memasukka n username dan password yang salah Keluar notifikasi “ wrong password” sesuai
Bahasa PHP dan MySQL sebagai Database nya. Penggunaan  sistem  inforamasi  surat  menyurat  ini dilakukan  oleh  a dmin atau  pegawai  kantor Kelurahan Uma Sima yang dimana  sistem informasi tersebut  dapat  membantu  berjalannya  proses  surat menyurat mulai dari pembuatan surat, mendata surat masuk,  mendata  surat  keluar,  dan  mendata  warga yang  akan  membuat  surat  keterangan  tersebut dengan  memberikan  pelayanan  yang  lebih  lebih efisien.

## Saran
Dari  hasil  pembuatan  Sistem  Informasi Untuk  Meningkatkan  Tata  Kelola  Admistrasi  Surat Menyurat  Di  Kantor  Kelurahan  Uma  Sima Kabupaten  Sumbawa,  penulis  memberi  saran  pada tahap selanjutnya yang akan melakukan pengembangan  pada  sistem  informasi  tersebut  yaitu meliputi sebagai berikut:
a. Penambahan  fitur  untuk  pembuatan  surat  dapat input menggunakan dua NIK.
b. Penambahan  fitur  pembuatan  surat    untuk  surat keputusan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Anthony, Aggarawan. (2018). Algoritma Dan Pemrograman-  Implementasi  pada  VB.NET dan JAVA. Yogyakarta, hlm 15-22
[2] Ayu, F., & Permatasari, N. (2018). Perancangan  Sistem  Informasi  Pengolahan Data  Praktek  Kerja  Lapangan  (Pkl)  Pada Devisi  Humas  PT.  Pegadaian. Volume  2.
No.2Oktober 2018
[3] Destiningrum,  M.,  &  Adrian,  Q.  J.  (2017).
Sistem Informasi Penjadwalan Dokter Berbassis Web Dengan Menggunakan Framework Codeigniter (Studi Kasus: Rumah Sakit Yukum Medical Centre). Jurnal Teknoinfo, 11(2), 30–37. Https://Ejurnal.Teknokrat.Ac.Id
[4] fadell,  Geovanne  Dkk  .(2018).  " Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat Menyurat  (Studi  Kasus  Fakultas  Teknik Unp) ".Vol.11.No.2.Hal.56.
[5] Haqi,  Bay.(2012)." Aplikasi  SKP  Pemilihan
Dosen  Terbaik  Metode  Simple  Additive Weighting (SAW) Dengan Java " . Yogyakarta. Hal.8 [6] Hidayat, S., & Jumiatun, U. (2017). Prosedur Pengelolaan  Surat  Untuk  Memperlancar Proses  Penyampaian  Informasi  Pada  Kantor Kecamatan  Pamulang. Sekretari,  3(1),  33. Https://Doi.Org/10.32493/Skr.V3i1.637
[7] Komputer, wahana. (2010). "panduan belajar MySQL database server". jakarta
[8] Sarmidi.(2018)."  A plikasi  Pengolahan  Surat Menyurat  Berbasis  Web  (Studi  Kasus  Di Madrasah  Tsanawiyah  Bpi  Baturompe  Kota Tasikmalaya) "Jurnal  Manajemen  Dan  Teknik Informatika. Vol. 02. .No. 01.
[9] Setiawan,  P.,  &  Dkk,  D.  (2015). "Rancang
Ban.gun  Aplikasi  Pengolahan  Data  Evaluasi Proses  Belajar  Mengajar  Berbasis  Web". 4(2), 1–6.
[10]  Setyawan  Dkk.  (2019).  " membuat  sistem informasi gadai online menggunakan codeigniter serta kelola proses pemberitahuan ". Bandung. Hal.56-57. [11]  supono  &  vidiandry  putratama.  (2018). "pemrograman  web  dengan  menggunakan PHP dan Framework codeigniter".
Yogyakarta.hlm.3.
[12]  Sumiati.  (2017).  " Rancang  Bangun  Sistem Informasi  Pengelolaan  Surat  Dan  Kearsipan Pada  Sekretariat  Daerah  Provinsi  Ntb
Berbasis Web". jurnal Komputerisasi
Akuntansi  (Jsk).  Vol.  1.  No.  1.  Hal.
83.Diakses Juni 2017.
[13]  widodo,  wahyu.  (2013). "membangun  web super cepat dengan codeigniter groceryCRUD dan tankAuth". hlm.7.
[14]  Widiyanto, W. W. (2018). " Analisa Metodologi  Pengembangan  Sistem  Dengan Perbandingan Model Perangkat Lunak Sistem Informasi Kepegawaian Menggunakan Waterfall Development Model, Model
Prototype,  Dan  Model  Rapid  Application Development  (Rad)" .  Jurnal  INFORMA Politeknik  Indonusa  Surakarta.Vol.  4.  No.1. Hal 36.