Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.290-294

## Sosialisasi Pelaksanaan Sistem Penomoran  Berkas Rekam Medis di Klinik Assalam Padang

## Nila Mayasari*
Program Studi DIII ilmu Rekam Medis, Apikes Iris Padang, Indonesia * nilamayasari2529@gmail.com

## ABSTRAK
Setiap  Instansi  kesehatan  wajib  menyelenggarakan  rekam  medis  karena  rekam  medis merupakan  jantung  sebuah  institusi  pelayanan  kesehatan  yang  harus  dirawat  dan dilindungi.  Pengelolaan  rekam  medis  yang  benar  termasuk  sistem  penomoran  berkas rekam  medis  di  klinik  merupakan  salah  satu  kriteria  dalam  penilaian  akreditasi  klinik. Pengabdian  Kepada  Masyarakat  (PKM)  ini  bertujuan  untuk  meningkatkan  pemahaman petugas rekam medis dalam hal penyimpanan rekam medis serta menunjang akreditasi dari klinik  Assalam.  PKM  ini  dilakukan  pada  bulan  Januari  2019  di  Klinik  Assalam  Padang. PKM  ini  dilakukan  dengan  cara  melakukan  sosialisasi  ke  petugs rekam  medis.  Hasil  dari PKM  ini  akan  dipublikasikan  di  jurnal  nasional  terkareditasi.kesimpulan  dari  Kegiatan sosialisasi  dapat  diselenggarakan  dengan  baik  dan  berjalan  dengan  lancar  sesuai  dengan rencana kegiatan yang telah disusun meskipun belum semua peserta sosialisasi menguasai dengan  baik  materi  yang  disampaikan.  Kegiatan  ini  mendapat  sambutan  sangat  baik terbukti  dengan  keaktifan  peserta  mengikuti  pendampingan  dengan  tidak  meninggalkan tempat sebelum waktu sosialisasi berakhir.
Kata Kunci : Rekam medis, Penyimpanan, Akreditasi, Klinik
Received: August 2, 2020 Revised: August 20, 2020 Accepted: August 30, 2020
This is an open-acces article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.

## PENDAHULUAN
Klinik merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan  perorangan  yang  menyediakan  pelayanan  kesehatan  perorangan  yang menyediakan pelayanan medis dasar dan /atau spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu  jenis  tenaga  kesehatan  dan  dipimpin  oleh  seorang  tenaga  medis,  Berdasarkan  hal tersebut klinik sebagai salah satu institusi pelayanan kesehatan umum dituntut  untuk dapat mengelola  manajemen  klinik  dalam  rangka  peningkatan  mutu  klinik  salah  satunya  pada peningkatan rekam medis (Permenkes, 2011)
Berdasarkan permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis, menyebutkan  bahwa  rekam  medis  merupakan  berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan  kepada  pasien.  Dengan  demikian  dokumen  rekam  medis  harus  dikelola  dengan baik  agar tidak rusak atau hilang sehingga dapat dipergunakan kembali  untuk  pengobatan atau pemberian pelayanan lainnya (Depkes RI , 2006). Salah satu unit Rekam Medis yang
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.290-294
menunjang  dalam  pelayanan  rekam  medis  adalah  sistem  penomoran.  Adapun  jenis penomoran Rekam Medis menurut (Huffman,2011) serial, unit dan serial unit.
Pemberian  nomor  cara  seri  dikenal  dengan  nama Serial  Numbering  System (SNS) adalah  suatu  sistem  penomoran  dimana  setiap  penderita  yang  berkunjung  ke  rumah  sakit atau  puskesmas  selalu  mendapat  nomor  yang  baru.  Pada  sistem  ini,  KIB  dan  KIUP  tidak diperlukan  karena  seorang  pasien  dapat  memiliki  lebih  dari  satu  nomor  rekam  medis. Pemberian  nomor  cara  unit  atau  dikenal  dengan Unit  Numbering  System (UNS)  adalah suatu  sistem  penomoran  dimana  sistem  ini  memberikan  satu  nomor  rekam  medis  pada pasien  berobat  jalan  maupun  pasien  rawat  inap  dan  gawat  darurat  serta  bayi  baru  lahir. Setiap pasien yang berkunjung mendapat satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke  rumah  sakit  atau  puskesmas,  dan  digunakan  selamanya  pada  kunjungan  berikutnya. Maka dokumen rekam medis pasien tersebut hanya tersimpan didalam satu folder dibawah satu nomor.
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah  suatu  sistem  pemberian  nomor  dengan  cara  penggabungan  sistem  seri  dan  sistem unit.  Dimana  setiap  pasien  datang  berkunjung  ke  rumah  sakit  atau  puskesmas  diberikan nomor  baru  dengan  dokumen  rekam  medis  baru.  Kemudian  setelah  selesai  pelayanan, berdasarkan  nomor  rekam  medis  pada  dokumen  rekam  medis  tersebut  dicari  di  KIUP untuk  memastikan  pasien  tersebut  pernah  berkunjung  atau  tidak.  Bila  ditemukan  dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya  dokumen  rekam  medis  lama  dicari  di filing ,  setelah  ditemukan  dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan satu, dan yang menjadi patokan nomor rekam medis adalah nomor yang lama. Sedang nomor baru diberikan lagi ke pasien yang lain. Dalam hal ini  Klinik  Assalam  belum  melaksanakan  pengelolaan  data  rekam  medis  dari  segi penomoran yang baik,  sehingga penyuluhan ini penting untuk dilakukan.

## BAHAN DAN METODE
PKM  ini  akan  dilaksanakan  pada  bulan  03  Mei  2019  di  Klinik  Assalam  Padang.Dalam pelaksanaan  kegiatan  ,  metode  dan  langkah  yang  dilakukan  akan  dilaksanakan  sebagai berikut:
1. Melakukan  rapat  koordinasi  bersama  anggota  pengabdian  kepada  masyarakat  dalam waktu yang terukur dan tersistem.
2. Memilih tema terkait bentuk kegiatan yang akan diselenggarakan.
3. Melakukan survey lokasi  dengan  cara  mendatangi  langsung  tempat  atau  lokasi kegiatan.  Kegiatan  ini  diakhiri  dengan  membuat  kerjasama  berupa  penganggendaan jadwal kegiatan PKM.
4. Mendata  dengan  baik  seluruh  peserta  kegiatan  dan  fasilitas  yang  digunakan  selama berkegiatan.
5. Merealisasikan seluruh agenda di  atas secara tertulis dalam naskah proposal  kegiatan PKM.  Kemudian  menyerahkannya  kepada  LPPM  APIKES  IRIS    Padang  sesuai dengan arahan dan prosedur yang telah ditentukan

## Metode Pelaksanaan
Dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini metoda yang digunakan adalah dengan  cara  memberikan  sosialisasi  tentang  penomoran  rekam  medis  di  Klinik  Assalam Padang. Implementasi kegiatan dapat diuraikan sebagai  berikut:

## Diagram Proses Implementasi Kegiatan

## 1. Persiapan
Persiapan dari kegiatan ini mencakup beberapa prosedur:
a. Menyiapkan materi
b. Survei lokasi
c. Mengurus surat-surat perizinan
d. Membuat proposal dan proses persetujuan lokasi pengabdian kepada masyarakat.
2. Screening
Setelah memaksimalkan persiapan, screening kemudian menjadi agenda selanjutnya. Ada beberapa tahap yang dilakukan :
a. Menyiapkan pembicara dan panitia sebelum acara
b. Memastikan semua alat-alat siap dibawa ke lokasi
c. Memastikan semua kebutuhan acara seperti transportasi.

## PEMBAHASAN
Kegiatan  ini  dilaksanakan  pada  hari  juma’at    tanggal  03  Mei  2019  pukul  14.30  WIB hingga  jam  16.00  WIB  dengan  pelaksanaan  dilakukan  sesuai  dengan  proposal  yang  telah dibuat. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dilakukan di Klinik Assalam Padang Pada  awal  kegiatan,  moderator  memperkenalkan  diri  beserta  anggota.  Kegiatan sosialisasi  di  laksanakan  dengan  metode  diskusi  di  karenakan  tidak  tersedianya  ruangan untuk  menyampaikan  materi  dengan  menggunakan  perangkat  infokus,pemilik  klinik banyak  menanyakan  tentang  tentang  sistem  penomoran  yang  benar  yang  sesuai  dengan standar  rekam  medis,  klinik  Assalam  masih  memakai  sistem  penomoran family folder. Selanjutnya  anggota  PKM  melakukan  peninjuan  pada  sistem  penyimpanan  dan melihat rak rak penyimpanan di Klinik Assalam.
Penyampaian  materi  dilakukan  secara  langsung.  Materi  yang  diberikan  yaitu  tentang penyimpanan  rekam  medis  yang  ideal  dan  umum  dilakukan  di  klinik  dan  bagaimana contoh  berkas  rekam  medis  yang  baik  dan  tahan  lama.  Disela  pemberian  materi,  para petugas  rekam  medis  di  klinik  memberikan  pertanyaan  pertanyaan  yang  terkait  dengan penyimpanan rekam medis.
Vol.3 No.2. Sep 2020. Page.290-294
Dokumentasi  kegiatan PKM di Klinik ASSALAM Padang

## Berkas Rekam Medis Klinik ASSALAM Rak Penyimpanan Klinik ASSALAM

## KESIMPULAN
Kegiatan sosialisasi  dapat  diselenggarakan dengan baik dan berjalan dengan lancar sesuai dengan  rencana  kegiatan  yang  telah  disusun  meskipun  belum  semua  peserta  sosialisasi menguasai dengan baik materi yang disampaikan. Kegiatan ini mendapat sambutan sangat baik  terbukti  dengan  keaktifan  peserta  mengikuti  pendampingan  dengan  tidak meninggalkan tempat sebelum waktu sosialisasi berakhir.
Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan dapat diajukan beberapa saran  sebagai berikut : 1. Waktu pelaksanaan kegiatan pengabdian perlu ditambah agar tujuan kegiatan dapat tercapai  sepenuhnya,  tetapi  dengan  konsekuensi  penambahan  biaya  pelaksanaan. Oleh  karena  itu  biaya  PKM  sebaiknya  tidak  sama  antara  beberapa  tim  pengusul proposal, pengingat khalayak sasaran yang berbeda pula.
2. Adanya  kegiatan  lanjutan  yang  berupa  pelatihan  sejenis  selalu  diselenggarakan secara  periodik  sehingga  dapat  meningkatkan  kemampuan  dosen  dalam melaksanakan PKM.

## DAFTAR PUSTAKA
Departemen  Kesehatan  RI.  2006.  Pedoman Penyelenggraan  dan  Prosedur  Rekam  Medis Rumh Sakit di Indonesia Jakarta . Direktoral Jendral Pelayanan Medik Hatta,  G.  2010. Manajemen  Informasi  Kesehatan  Masyarakat  di  Sarana  Pelayanan Kesehatan . Universitas Indonesia. Jakarta
Huffman,  EK.  1994. Health    Information  Management. Physicians  Record Company.United Stated
Peraturan Menteri Kesehatan R.I. Nomor 028/Menkes/PER/I/2011. Tentang Rekam Klinik.
Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis