## ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINSTRASI SERVICE DAN PENJUALAN SPAREPART PADA JOGLO BARU MOTOR BERBASIS OBJECT ORIENTED
Iban Achmad Sena 1) , Joko Sutrisno 2)
1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail : ibansena13 @gmail.com 1) , joko.sutrisno @budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Joglo Baru Motor bergerak dalam bidang administrasi service dan penjualan sparepart, yang melayani service motor   pelanggan   dan   penjualan   sparepart   seperti   spion,   kabel   cvt,   oli   dan   lain-lain.   Permasalahan   yang dihadapi oleh pemilik usaha bengkel tersebut antara lain pemilik usaha bengkel tidak mengetahui pendapatan dari   hasil   penjualan,   sulit   mencari   data   surat   perintah   kerja,   terjadi   penumpukan   data,   sulit   mengetahui sparepart yang sering dipesan, admin kurang teliti sehingga terjadi kesalahan menghitung saat transaksi, data hilang   dan   rusak.   Dengan   adanya   permasalahan   tersebut,   maka   diperlukan   suatu   sistem   terkomputerisasi sehingga dapat memberikan informasi yang tepat, cepat dan akurat yang digunakan dalam menunjang jalannya aktivitas transaksi  dan pembuatan  laporan. Berdasarkan hal  tersebut, penulis memilih judul  “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Service dan Penjualan Sparepart Pada Joglo Baru Motor Berbasis Object Oriented “dan diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.NET 2008 dan   menggunakan   database   MySQL-Front.   Dengan   sistem   yang   sudah   terkomputerisasi   diharapkan   dapat membantu kegiatan pengolahan dan pengontrolan data transaksi. Sistem komputerisasi dapat menghasilkan data lebih akurat, relevan dan tepat waktu yang dibutuhkan manajemen dalam pengambilan keputusan. Dengan sistem komputerisasi diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan di dalam Joglo Baru Motor.
Kata kunci: Sistem Informasi administrasi serivice dan penjualan sparepart , Metodologi Berorientasi Obyek.

## 1. PENDAHULUAN
Pada   saat   ini   pengelolahan   data   pada   Joglo Baru   Motor   masih   dilakukan   secara   manual   yaitu masih   dicatat   didalam   sebuah   buku,   arsip,   dan microsoft excel . Pemilik usaha Bengkel yang terletak di   Joglo   ini   mempunyai   banyak   pelanggan   setiap harinya,   serta   berbagai   keluhan   pun   diterima   oleh mekanik  bermacam-macam.  Dan  sulitnya  mekanik mengatahui secara detail keluhan pelanggan, karena minimnya   sistem administrasi di   pemilik   usaha bengkel tersebut.
Permasalahan yang sering terjadi adalah Data- data   seperti   pencatatan   dan   pengelolahan   data sparepart ,   jumlah   dan   harga sparepart ,   serta   data transaksi   penjualan   masih   sering   terjadi   redudansi atau   pengulangan   data,   hilangnya   buku   atau   arsip akan   semakin   meningkat   dan   sulit   mengatahu sparepart yang sering di beli oleh pelanggan. Hal ini dikatakan tidak efektif dan efisien dikarenakan sulit untuk   mencatat   dan   menghitung   banyaknya   jenis sparepart yang   sudah   ada,   banyaknya   jumlah penjualan   dan   pengiriman sparepart ,   besarnya jumlah   harga   mengakibatkan   penjual   mengalami kesulitan   untuk   mengelolah   dan   menghitung transaksi penjualan secara cepat, tepat, dan efisien. Berdasarkan   permasalahan   diatas   mendorong penulis   untuk   mencari   solusi   pemecahan   masalah tersebut.   Dengan   kemajuan   teknologi   informasi, tidak sulit untuk merubah sebuah sistem pengolahan
data yang tadinya hanya berbentuk microsoft excel menjadi   pengolahan   data   yang   terkomputerisasi. Penulis   ingin   membuat   suatu   perancangan   sistem berbasis objek oriented untuk membantu menjawab permasalahan   dari   Joglo   Baru   Motor.   Dari   uraian diatas maka penulis memutuskan untuk mengambil topik   sebagai   berikut   “Analisa   Dan   Perancangan Sistem   Informasi Administrasi   Service Dan Penjualan Sparepart Pada   Joglo   Baru   Motor Berbasis Object Oriented ”
Menurut   Prof.  Dr.  PM.  Budi   Haryono   dalam pelaksanaan   penjualan   perlu   dilakukan   penentu kebutuhan.   Penentuan   kebutuhan   ini   sangatlah penting guna mendukung kelancaran dalam sistem penjualan, maka perlu dibuat suatu sistem yang dpat memberi   layanan   dan   kemudahan   bagi   proses kegiatan transaksi penjualan. [1]

## 2. METODE PENELITIAN
Berikut   merupakan   tahapan   penelitian   yang merupakan langkah-langkah yang dilakukan dalam menyelesaikan masalah yang akan dibahas
Pada tahap Studi Literatur dilakukan pencarian landasan-landasan teori yang diperoleh dari berbagai buku   dan   juga   internet   untuk   melengkapi perbendaharaan konsep dan teori, sehingga memiliki landasan   dan   keilmuan   yang   baik   dan   sesuai. Administrasi Service dan Penjualan Sparepart yang sedang   berjalan   pada   Joglo   Baru   Motor,   sehingga mendapatkan   data   dan   informasi   yang   dibutuhkan oleh   peneliti   ,   sistem Administrasi   Service dan Penjualan Sparepart pada   Joglo   Baru   Motor, sehingga   peneliti   dapat   mencari   solusi   dari permasalahan tersebut.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Ulasan Singkat Organisasi
Joglo Baru Motor adalah sebuah badan usaha milik   perorangan   yang   bergerak   dalam   bidang otomotif   khususnya   kendaraan   motor   yang pendukung dengan penjualan sparepart dan layanan dalam   melakukan service kendaraan   motor. Didirikan sejak tahun 2006, tepatnya pada tanggal 20 Maret 2006 yang bertempat di Jalan Joglo Baru No 13 , Joglo – Jakarta Barat.

## 3.2. Proses Bisnis Berjalan
Uraian prosedur bertujuan untuk menjelaskan tahapan-tahapan   yang   terjadi   untuk   setiap   proses yang ada. Proses urutan prosedur pada pemilik usaha bengkel Joglo Baru Motor adalah sebagai berikut :
1) Proses Penjualan Sparepart
Pelanggan   datang   langsung   ke   Joglo   Baru Motor , kemudian   pelanggan   menanyakan   apakah ada sparepart yang pelanggan inginkan. Setelah itu admin mengecek sparepart tersedia   atau   tidak. Apabila   sparepart   tidak   tersedia   maka   admin menyampaikan   kepada   pelanggan sparepart tidak tersedia,   namun   apabila sparepart tersedia   maka, admin   akan   menyiapkan sparepart yang   dipesan oleh   pelanggan   kendaraan.   Kemudian   admin membuatkan invoice penjualan sparepart yang akan diserahkan kepada pelanggan kendaraan setelah itu pelanggan kendaraan melakukan pembayaran.
2) Proses Pengiriman sparepart Admin   menyiapkan sparepart yang   akan dikirim   dan   membuatkan   surat   jalan   yang   akan diberikan   kepada   kurir.   Lalu   kurir   akan mengantarkan sparepart ke   tempat   tujuan   dan meminta   tanda   bukti   dari   pelanggan   bahwa sparepart telah diterima.
3) Proses Penanganan Service
Pelanggan   datang   langsung   ke   pemilik   usaha bengkel Joglo Baru Motor. Kemudian menjelaskan
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Gambar 2. Activity Diagram Penjualan Sparepart
Gambar 3. Activity Diagram Proses Pengiriman sparepart
Gambar 4. Activity Diagram Proses Penanganan Service
keluhan kendaraan kepada Admin, kemudian Admin membuatkan surat perintah kerja (SPK) ke mekanik untuk   melakukan   pemeriksaan   kendaraan   dan melakukan service ,   apabila   ada Sparepart yang harus di ganti maka mekanik akan mengkonfirmasi penggantian   sparepart   kepada   pelanggan,   apabila pelanggan   setuju   untuk   di   lakukan   penggantian Sparepart ,   maka   mekanik   akan   melakukan penggantian,   apabila   pelanggan   tidak   setuju   maka mekanik tidak melakukan penggantian.
4) Proses Pembayaran Service Mekanik memberikan data SPK kepada Admin, service yang dilakukan dan Sparepart apa saja yang diganti,   selanjutnya   bagian   Admin   membuat perincian   dengan   membuat Invoice pembayaran service ,   Kemudian Invoice pembayaran service diserahkan   kepada   pelanggan   untuk   melakukan pembayaran.
5) Proses Pembuatan Laporan
Setiap   bulan   Admin   membuat   laporan pendapatan service dan   pendapatan   penjualan sparepart selanjutnya laporan tersebut diserahkan ke pimpinan.
3.3. Analisa Sistem Usulan
a. Analisa Masalah
b. Identifikasi Kebutuhan
Rangkuman hasil analisa dalam bentuk uraian masalah   yang   ada,   dikaitkan   dengan   pengelolaan manusia, proses, untuk perbaikan yang diinginkan, segala   sesuatu   yang   berkaitan   dengan   kebutuhan- kebutuhan   yang   diuraikan   adalah   kebutuhan   yang ingin dicapai.
1. Data Pelanggan
2. Data Kendaraan 3. Data Mekanik 4. Data Sparepart 5. Data Service 6. 7. 8.
Cetak Surat Perintah Kerja Cetak Invoice Service Cetak Invoice Penjualan Sparepart 9. Cetak Surat Jalan 10. Cetak Retur 11. Laporan Pendapatan Service 12. Laporan Penjualan Sparepart 13. Laporan Pemakaian Sparepart 14. Laporan Surat Perintah Kerja 15. 16. 17. Laporan Stok Sparepart Laporan Retur Laporan   Rekapitulasi   Penjualan Sparepart Terlaris
c. Use Case Diagram Use   case   diagram   mengambarkan   fungsional dari sebuah sistem yang didapatkan dari identifikasi kebutuhan  pada  tahap   sebelumnya.  Berikut  adalah beberapa contoh dari use case diagram pada sistem usulan.
Gambar 5. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan
Gambar 6. Fishbone Diagram
Gambar 7. Use Case Diagram Master
Gambar 8. Use Case Digram Transaksi
3.4. Model Data
a. LRS
b. Spesifikasi Basis Data Spesifikasi   basis   data   yang   memberikan penjelasan penjualan barang sebagai berikut:
Nama File : Surat Perintah Kerja Media : Harddisk Isi : Data Surat Perintah Kerja Organisasi : Index Sequential Primary Key : nospk
Panjang Record : 258 byte Jumlah Record : 36.000 record
c. Desain GUI
Rancangan   sistem   usulan   sistem   penjualan barang   ini   dibuat   menggunakan   bahasa
pemrograman VB .Net , berikut ini adalah gambaran mengenai tampilan GUI dari sistem usulan.

## 3.5. Sequence Diagram
Berikut   adalah   sequence   diagram   dari   sistem usulan penjualan barang pada Joglo Baru Motor.
a. Sequence Diagram Entry Service
b. Sequence   Diagram Cetak   Surat   Perintah Kerja
Gambar 9. Use Case Diagram Laporan
Gambar 10. Logical Record Structure Gambar 11. Struktur Menu Gambar 12. Sequence Diagram Entry Service
Gambar 13. Sequence Diagram Cetak Surat Perintah Kerja
c. Sequence   Diagram Cetak   Laporan   Surat Perintah Kerja

## 4. KESIMPULAN
Maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai berikut:
a. Sistem   yang   terkomputerisasi   dapat membantu staff   administrasi pada   pemilik usaha   bengkel   Joglo   Baru   Motor   untuk mempercepat perhitungan total biaya service
dan   penjualan
sparepart sehingga kekurangan   pada   sistem   yang   lama   dapat teratasi.
b. Dengan   adanya  fitur  rekapitulasi   penjualan sparepart terlaris   maka   pemilik   toko mengatahui sparepart telaris  pada bengkel, dan   dengan   ada   nya   fungsi update stok, maka   memudahkan   dalam   mengatahui jumlah stok sparepart. c. Pemilik toko akan menggantikan sparepart yang   baru   kepada   pelanggan   apabila sparepart yang dibeli pelanggan bermasalah.
d. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi dapat mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan dalam setiap proses bisnis.
e. Dapat   memberikan   informasi   yang   akurat dalam   pendataan   proses   pemakaian sparepart dan   pencarian   data   pendapatan
penjualan sparepart
yang   sudah terkomputerisasi.
Untuk   memperoleh   hasil   yang   optimal   dari Aplikasi   pada   Sistem   Informasi   Administrasi Service Motor   dan   Penjualan Sparepart ini,   maka beberapa   hal   yang   perlu   diperhatikan   diantaranya adalah:
a. Perlu backup data   untuk   menjamin keamanan data.
b. Faktor   ketelitian   dan   kecermatan   dalam mengolah informasi data pelanggan.
c. Peningkatan  kualitas  sumber   daya  manusia dalam pengolahan informasi.
d. Kontrol   yang   tepat   untuk   menghasilkan laporan yang tepat waktu, dan akurat sebagai bahan untuk mengambil keputusan.

## 5. DAFTAR PUSTAKA
[1] AS,   Rosa   dan   Shalahuddin,   M  2016, Modul Pembelajaran   Rekayasa   Perangkat   Lunak Terstruktur   dan   Berorientasi   Objek, Bandung. Modula.
[2] Heri,   Utomo   Wiranto,  2017, Konsep   Dasar Perancangan Sistem, Surabaya.
[3] Isa,   Irwan  2015, Konsep   Dasar  Sistem   Informasi, Jakarta.
[4] Isa, Irwan. 2016, Konsep Dasar Sistem Informasi , Jakarta.
[5] Rosa A.S dan M. Shalahudin. 2015, Konsep Dasar Berorientasi Obyek, 82.
[6] Sutabri, T., 2012, Analisis Sistem Informasi , Jakarta.
Gambar 14. Sequence Diagram Cetak Laporan Surat Perintah Kerja