Vol. 1, No. 1, Januari 2018, hal. 23-29 JCES FKIP UMMat || ISSN 2614-3666
Journal of Character Education Society

## PELATIHAN PENULISAN SURAT DINAS PADA PERANGKAT KANTOR DESA JATISELA KECAMATAN GUNUNG SARI LOMBOK BARAT
Baiq Yuliatin Ihsani 1 , Titin Untari 2 , Linda Ayu Darmutika 3
Dosen Proram Studi Pendidikan Bahasa Indonesia Universitas Muhamadiyah Mataram Email: baiqyulia120789@gmail.com

## ABSTRAK
Abstrak: Tujuan pelatihan penulisan surat dinas pada perangkat kantor desa Jatisela adalah  untuk  meningkatkan  pemahaman  perangkat  desa  tentang  penulisan  surat resmi  yang  baik  dan  benar.  Kegiatan  program  pengabdian  pada  masyaakat  ini berlangsung  selama  tiga  hari,  yaitu  pada  tanggal  22,  23,  24  November  2017  yang bertempat  di  aula  Kantor  Desa  Jatisela.  Jumlah  perangkat/staf  desa  yang  mengikuti pelatihan penulisan surat dinas ini berjumlah 8 orang. Berdasarkan tabel di atas, nilai ejaan  peserta  kegiatan  sudah  sangat  baik,  artinya  bahwa  ada  peningkatan  dalam memahami  Ejaan  Bahasa  Indonesia.  Pada  hari  ini  juga,  peserta  kegiatan  dan  tim pelaksana  mengadakan  refleksi  dan  evaluasi  mengenai  materi  yang  sudah disampaikan. Dengan demikian, peserta kegiatan dapat menyusun surat dinas dengan baik dan benar sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.

## Kata Kunci : Pelatihan, Surat Dinas, Perangkat Desa
Abstract:  The  purpose  of  training  on  writing  the  official  letter  on  the  Jatisela  village office  equipment  is  to  improve  the  understanding  of  village  apparatus  about  writing good  and  correct  official  letter.  The  program  of  community  service  activity  lasted  for three days, ie on 22, 23, 24 November 2017 which was held in the hall of Jatisela Village Office.  The  number  of  village  staff  /  staff  attending  this  letter  writing  training  is  8 people.  Based  on  the  above  table,  the  spelling  value  of  the  participants  is  very  good, meaning  that  there  is  an  improvement  in  understanding  the  Indonesian  Spelling.  On this  day  also,  the  participants  of  the  activity  and  the  implementing  team  held  a reflection and evaluation of the material that has been delivered. Thus, the participants of the activity can prepare the letter of service well and correctly in accordance with the General Spellings Guidelines of Indonesia.
Keywords: Training, Letter of Service, Village Device
Riwayat Artikel: Diterima: 12 Desember 2017, Disetujui: 10 Januari 2018

## A. PENDAHULUAN

## 1. Analisis Situasi
Bahasa  memiliki  peranan  yang  sangat  penting  dalam  kehidupan  manusia. Bahasa merupakan  alat komunikasi  yang digunakan  untuk  menyampaikan  ide, gagasan, perasaan, dan ekspresi mengenai sesuatu. Setiap melakukan aktivitas, manusia  selalu  menggunakan  bahasa.  Dalam  berbagai  macam  situasi,  bahasa dapat dimanfaatkan untuk menyampaikan gagasan pembicara kepada pendengar atau  penulis  kepada  pembaca.  Berkaitan  dengan  hal  tersebut,  ragam  bahasa menurut sarananya dibagi menjadi dua, yaitu ragam lisan dan tulisan.
Dalam penggunaannya, ragam lisan lebih mudah digunakan daripada ragam tulisan. Ragam lisan digunakan ketika pembicara berhadapan langsung dengan pendengar. Oleh karena itu, unsur-unsur seperti gerak isyarat, pandangan, atau anggukan  sebagai  tanda  penegasan,  tinggi  rendahnya  aksen  pengucapan  dapat terlihat  langsung  dari  pembicara.  Sementara  itu,  dalam  ragam  tulisan  pihak yang  diajak  berbahasa  tidak  berhadapan  langsung.  Oleh  karena  itu,  agar pembaca memahami maksud yang diungkapkan penulis, bahasa yang digunakan harus  lebih  terang  dan  jelas  serta  eksplisit  karena  bahasa  tulis  tidak  dapat disertai  gerak  isyarat,  aksen,  pandangan  atau  anggukan  sebagaimana  yang digunakan  dalam  ragam  lisan.  Dengan  kata  lain,  ragam  lisan  lebih  mudah dipahami daripada ragam tulisan.
Bahasa  tulis  membutuhkan  kesempurnaan  lebih  daripada  bahasa  lisan. Bahasa  tulis  akan  sulit  dipahami  jika  penggunaanya  tidak  tepat  atau  tidak sesuai  dengan  kaidah  kebahasaan.  Oleh  karena  itu,  penguasaan  bahasa  tulis mutlak  diperlukan  oleh  seorang  penulis  agar  pesan  yang  disampaikan  dapat dipahami  dengan  baik  oleh  pembaca.  Lebih  lanjut  dapat  dijelaskan  bahwa pemahaman tata bahasa perlu diperhatikan dalam menulis yang bersifat ilmiah maupun  nonilmiah.  Menulis  harus  menggunakan  atauran-atauran  baku  yang terdapat dalam bahasa Indonesia.
Namun,  pada  kenyataannya  banyak  pemakai  bahasa  tulis  yang  kurang memperhatikan  kaidah  kebahasaan  seperti  yang  terdapat  dalam  penggunaan bahasa tulis surat dinas di Kantor Desa Jatisela. Berdasarkan pantauan penulis, ditemukan  berbagai  bentuk  kesalahan  dalam  penulisan  surat  dinas  tersebut, seperti  penggunaan  huruf  kapital,  penggunaan  tanda  baca,  penggunaan  huruf miring, pemilihan kata, dan penggunaan kata tugas. Kesalahan-kesalahan dalam penulisan  surat  dinas  tersebut  tentu  akan  mengganggu  kaidah  kebahasaan. Surat dinas hendaknya menggunakan bahasa baku dan mengikuti kaidah-kaidah kebahasaan  seperti  yang  telah  diatur  dalam  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa Indonesia (PUEBI).
Perangkat  desa  yang  ada  di  Kantor  Desa  Jatisela  mengaku  bahwa  mereka membuat  surat  dinas  tersebut  berdasarkan  pengetahuan  yang  diperoleh  dari bangku  sekolah.  Mereka  belum  pernah  mendapatkan  pelatihan  secara  khusus tentang penulisan surat dinas yang sesuai dengan PUEBI. Sementara itu, surat dinas  bersifat  resmi  dan  megandung  aturan  serta  etika  yang  sangat  perlu diperhatikan  dalam  penulisannya  agar  pesan  yang  ingin  disampaikan  dapat dipahami dengan baik oleh yang menerimanya. Atas dasar permasalahan itulah kami  bermaksud  ingin  mengadakan  pelatihan  penulisan  surat  dinas  pada perangkat kantor Desa Jatisela dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman perangkat desa tentang penulisan surat resmi yang baik dan benar.
2. Permasalahan Mitra
Berdasarkan  uraian  di  atas  dapat  dirumuskan  permasalahan  sebagai berikut.
a. Bagaimanakah  proses  penulisan  surat  dinas  pada  perangkat  kantor  Desa
Baiq Yuliatin Ihsani, Pelatihan Penulisan Surat...
Jatisela Kecamatan Gunung Sari Lombok Barat?
b. Bagaimanakah  kemampuan  penulisan  surat  dinas  pada  perangkat  kantor Desa Jatisela Kecamatan Gunung Sari Lombok Barat?

## B. METODE PELAKSANAAN KEGIATAN

## 1. Langkah-Langkah Kegiatan
Kegiatan  Program  Pengabdian  Pada  Masyarakat  dilaksanakan  selama  tiga hari,  yaitu  hari  I  penyampaian  teori,  hari  II  dan  III  digunakan  untuk  latihan penulisan surat dinas yang baik dan benar sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa  Indonesia.  Adapun  langkah-langkah  pelaksanaan  Kegiatan  Program Pengabdian Kepada Masyarakat adalah sebagai berikut.
a. Hari  pertama,  tim  pelaksana  kegiatan  menyampaikan  teori  mengenai pengertian dan struktur surat dinas serta  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa Indonesia yang diselingi dengan tanya jawab dan diskusi.
b. Hari  kedua,  peserta  kegiatan  latihan  untuk  menyusun  surat  dinas  sesuai dengan  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa  Indonesia  yang  dipandu  oleh  Tim pelaksana  kegiatan.  Setelah  dipandu,  peserta  kegiatan  menyusun  surat dinas  secara  mandiri  untuk  mengetahui  pemahaman  peserta  kegiatan mengenai teori yang sudah disampaikan.
c. Hari  ketiga,  tim  pelaksana  kegiatan  menyampaikan  hasil  kerja  peserta kegiatan dan menyampaikan bentuk-bentuk kesalahan yang terjadi dalam penyusunan surat dinas. Kemudian, tim pelaksana kegiatan menyampaikan  kembali  teori  yang  lebih  mendalam  mengenai  penulisan surat  dinas  yang  baik  dan  benar  sesuai  dengan  Pedoman  Umum  Ejaan Bahasa  Indonesia.  Selain  itu, pada  tahap  ini, tim  pelaksana kegiatan  dan peserta  kegiatan  mengadakan  refleksi  dan  evaluasi  mengenai  teori kegiatan yang sudah dilaksanakan.

## 2. Khalayak Sasaran
Kegiatan pengabdian pada masyarakat ini ditujukan pada perangkat/staf desa Kantor Jatisela, Kecamatan Gunung Sari Lombok Barat.  Jumlah perangkat/staf desa  yang  mengikuti  pelatihan  penulisan  surat  dinas  ini  berjumlah  8  orang. Adapun peserta kegiatan dapat dilihat dalam tabel di bawah ini.
TABEL 1 KHALAYAK SASARAN No Nama Pendidikan Terakhir Jabatan 1. Zahar Mahmud SMA Kepala Desa 2. Masypuk Alhamdani, S.E S1 Ekonomi Sekretaris Desa 3. Faesal, A.Ma. D2 Kasi Pemerintahan 4.   Rohaniyah SMA Rohaniyah 5. Rosyhandi Permana, A.Md. D3 Kasi Pelayanan 6. Jaka Samudra SMA Kaur TU dan Umum 7. Abdurrahman SMA Kaur Perencanaan 8. Munahar SMP Kaur Keuangan
Kegiatan  pelatihan  ini  dilaksanakan  dengan  harapan  agar  ketidakpahaman perangkat/staf  desa  dalam  menulis  surat  dinas  yang  baik  dan  benar  sesuai dengan  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa  Indonesia  yang  selama  ini  dialami  oleh perangkat/staf  desa  Kantor  Jatisela  dapat  diatasi.  Setidak-tidaknya  perangkat desa  dapat  terbantu  untuk  meningkatkan  profesionalisme  diri  sebagai  pegawai pemerintahan.

## C. HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Proses Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan  program  pengabdian  pada  masyaakat  ini  berlangsung  selama tiga hari, yaitu pada tanggal 22, 23, 24 November 2017 yang bertempat di aula Kantor  Desa  Jatisela.  Kegiatan  ini  dimulai  pada  pukul  14.00  –  15.30  WITA dengan  alasan  supaya  tidak  mengganggu  pelayanan  staf  desa  kepada masyarakat.
a. Hari  pertama,  tim  pengabdian  pada  masyarakat  menyampaikan  teori tentang  pengertian  dan  struktur  surat  dinas.  Selain  itu,  tim  secara bergantian  menyampaikan  teori  tentang  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa Indonesia.  Adapun  perangkat/staf  desa  yang  hadir  dalam  pembekalan teori ini dapat dilihat dalam tabel di bawah ini.
TABEL 2

## PESERTA KEGIATAN
Nama Pendidikan Terakhir Jabatan Zahar Mahmud SMA Kepala Desa Masypuk Alhamdani, S.E S1 Ekonomi Sekretaris Desa Faesal, A.Ma. D2 Kasi Pemerintahan Rohaniyah SMA Rohaniyah Rosyhandi Permana, A.Md. D3 Kasi Pelayanan Jaka Samudra SMA Kaur TU dan Umum Abdurrahman SMA Kaur Perencanaan Munahar SMP Kaur Keuangan
Dalam  kegiatan  ini,  tim  pengabdian  pada  masyarakat  dan  peserta kegiatan  mengadakan  tanya  jawab  supaya  peserta  kegiatan  mampu memahami  dengan  jelas  mengenai  teori  yang  disampaikan.  Peserta kegiatan sangat antusias mengikuti pembekalan teori ini karena staf desa mengaku  bahwa  materi  ini  sangat  penting  untuk  pebaikan  penyusunan surat  dinas  yang  lebih  baik  dan  sesuai  dengan  Pedoman  Umum  Ejaan Bahasa Indonesia.
b. Hari  kedua,  peserta  kegiatan  mengadakan  latihan  penyusunan  surat dinas yang sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia. Pada tahap ini, perangkat/staf desa dipandu oleh tim pelaksana kegiatan dalam menyusun  surat  dinas.  Mereka  mengaku  bahwa  menyusun  surat  dinas yang  baik  dan  benar  sesuai  dengan  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa Indonesia  sedikit  sulit  karena  mereka  hanya  mengingat  sebagian  kecil tentang  kaidah  bahasa  Indonesia  yang  dipelajari  saat  berada  di  bangku sekolah.  Pada  tahap  ini  juga,  peserta  kegiatan  diperintah  untuk menyusun  surat  dinas  secara  mandiri  dengan  tujuan  untuk  mengetahui kemampuan  peserta  kegiatan.  Setelah  dikoreksi,  hasil  kerja  peserta kegiatan dapat dilihat dalam tabel di bawah ini.

## TABEL 3 NILAI PESERTA HARI KEDUA
Nama Pendidikan Terakhir Nilai Struktur Surat Dinas Ejaan Zahar Mahmud SMA - - Masypuk Alhamdani, S.E S1 Ekonomi 95 80 Faesal, A.Ma. D2 90 70
Baiq Yuliatin Ihsani, Pelatihan Penulisan Surat...
Nama Pendidikan Terakhir Nilai Struktur Surat Dinas Ejaan Rohaniyah SMA 85 65 Rosyhandi Permana, A.Md. D3 90 70 Jaka Samudra SMA 90 65 Abdurrahman SMA 90 65 Munahar SMP 80 60
Berdasarkan  data  pada  tabel  di  atas,  tampak  bahwa  nilai  peserta kegiatan  pada  komponen  penilaian  struktur  surat  dinas  sudah  sangat baik karena peserta kegiatan hampir setiap hari melihat surat dinas yang keluar dan masuk ke Kantor Jatisela. Jadi, peserta kegiatan sudah sangat hafal dengan struktur surat dinas. Namun, yang menjadi masalah adalah penggunaan  ejaan  bahasa  Indonesia.  Pada  tebel  di  atas  tampak  bahwa nilai  ejaan  peserta  kegiatan  masih  kurang  baik  karena  dilatarbelakangi oleh pendidikan terakhir peserta kegiatan. Di antara perangkat/staf desa, hanya  2  orang  yang memiliki tingkat  penguasaan  ejaan  yang  baik. Oleh karena  itu,  tim  pelaksanan  kegiatan  akan  memfokuskan  materi  pada ejaan bahasa Indonesia.
c. Hari  ketiga,  tim  pelaksana  kegiatan  menyampaikan  hasil  latihan  pada hari  kedua.  Kemudian,  tim  pelaksana  memberikan  pemahaman  teori yang  lebih  mendalam  terkait  dengan  kesalahan  ejaan  saat  pelatihan  di hari  kedua.  Setelah  penyampaian  teori,  peserta  kegiatan  melakukan latihan  penyusunan  surat  dinas  tahap  II.  Adapun  hasil  kerja  peserta kegiatan penysusunan surat dinas dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
TABEL 4

## NILAI PESERTA HARI KETIGA
Nama Pendidikan Terakhir Nilai Struktur Surat Dinas Ejaan Zahar Mahmud SMA - - Masypuk Alhamdani, S.E S1 Ekonomi 95 95 Faesal, A.Ma. D2 90 85 Rohaniyah SMA 90 80 Rosyhandi Permana, A.Md. D3 95 85 Jaka Samudra SMA 90 80 Abdurrahman SMA 90 75 Munahar SMP 80 75
Berdasarkan tabel di atas, nilai ejaan peserta kegiatan sudah sangat baik, artinya  bahwa  ada  peningkatan  dalam  memahami  Ejaan  Bahasa Indonesia.  Pada  hari  ini  juga,  peserta  kegiatan  dan  tim  pelaksana mengadakan  refleksi  dan  evaluasi  mengenai  materi  yang  sudah disampaikan.  Dengan demikian, peserta kegiatan dapat menyusun surat dinas  dengan  baik  dan  benar  sesuai  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa Indonesia.

## 2. Kendala Pelaksanaan Program
Pelatihan  penyusunan  surat  dinas  yang  baik  dan  benar  sesuai  dengan Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa  Indonesia  ini  dilaksanakan  dalam  rangkaian kegiatan pengabdian pada masyarakat. Dalam hal ini, pengabdian dilaksanakan
di  Kantor  Desa  Jatisela,  Gunung  Sari  Lombok  Barat.  Perangkat/staf  desa memiliki  pekerjaan,  yaitu  melayani  masyarakat  dalam  berbagai  keperluan. Untuk itu, pelaksanaan program pengabdian pada masyarakat ini kurang efektif karena  waktu  yang  sangat  terbatas.  Adapun  kendala  pelatihan  ini  dapat dirincikan sebagai berikut.
a. Waktu  pelaksanaan  terlalu  singkat,  hanya  tiga  hari  sehingga  hasilnya kurang maksimal.
b. Motivasi  diri  perangkat/staf  desa terhadap  kemampuan  diri sendiri rendah, hal  ini  ditunjukkan  dengan  jumlah  peserta  dan  penyediaan  sarana  dan prasarana.
c. Tidak pernah ada pelatihan semacam ini, sehingga kegiatan ini merupakan pengalaman baru.
d. Pemahaman materi sangatlah rendah.
e. Merasa kurang waktu untuk mempelajari materi tentang ejaan karena tugas perangkat/staf  desa  yang  melayani  masyarakat  sepanjang  hari  dengan berbagai keperluan dan masyarakat.
f. Kurangnya  buku  sumber  dan  dukungan  dari  pemerintah  akan  pentingnya menggunakan  Bahasa  yang  baik  sesuai  dengan  Pedoman  Umum  Ejaan Bahasa Indonesia.

## D. PENUTUP
Berdasarkan  hasil  kegiatan  pengabdian  pada  masyarakat  yang  berupa pelatihan  penyusunan  surat  dinas  yang  baik  dan  benar  sesuai  dengan  Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut.
1. Pelatihan  penyusunan  surat  dinas  yang  baik  dan  benar  sesuai  dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia dapat dilaksanakan dengan sukses, lancar sesuai dengan rencana.
2. Kegiatan pelatihan ini memberikan pengetahuan kepada para perangkat/staf desa  tentang  penyusunan  surat  dinas  yang  baik  dan  benar  sesuai  dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.
3. Tingkat  pemahaman  peserta  kegiatan  tentang  penyusunan  surat  dinas  yang baik  dan  benar  sesuai  dengan  Pedoman  Umum  Ejaan  Bahasa  Indonesia meningkat setelah diadakan pelatihan ini.
4. Perangkat/staf  desa  mengalami  beberapa  kendala  dalam  menyusun  surat dinas  yang  baik  dan  benar,  di  antaranya  kurangnya  waktu  dan  kesibukan perangkat/staf desa dalam melayani masyarakat untuk berbagai keperluan.

## DAFTAR PUSTAKA
Afifuddin dan Beni A. S. 2009. Metode Penelitian Kualitatif . Bandung: Pustaka Setia Alwi, H. 2010. Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia . Jakarta: Balai Pustaka. Arifin,  Z.  1987. Penggunaan  Bahasa  dalam  Surat  Dinas .  Jakarta:  PT.  Mediyatama  Sarana Perkasa. Dewi, R. 2013. Analisis Kesalahan Pemakaian Huruf Kapital dan Kesalahan Penulisan Kata pada  Tajuk  Rencana  Koran  Lombok  Post  Periode  2013 .  Mataram:  Universitas Muhammadiyah Mataram Keraf, G. 2004. Komposisi . Flores: Nusa Indah Mahsun.  2011. Metode  Penelitian  Bahasa  (Tahapan,  Strategi,  Metode,  dan  Tekniknya) . Jakarta: Rajawali Pers Moleong, L. J. 2013. Metode Penelitian Kualitatif . Bandung: Remaja Rosdakarya Muslich,  M.  2014. Tata  Bentuk  Bahasa  Indonesia:  Kajian  ke  arah  Tatabahasa  Deskriptif . Jakarta: Bumi Aksara
Baiq Yuliatin Ihsani, Pelatihan Penulisan Surat...
Nasucha,  dkk.  2012. Bahasa  Indonesia  untuk  Penulisan  Karya  Tulis  Ilmiah .  Yogyakarta: Media Perkasa. Sabariyanto, D. 1988. Bahasa Surat Dinas . Yogyakarta: PT. Mitra Gama Widya. Soedjarwo.  2007. Beginilah  Menggunakan  Bahasa  Indonesia .  Yogyakarta:  Gadjah  Mada University Press Sugihastuti. 2014. Bahasa Laporan Penelitian . Yogyakarta: Pustaka Pelajar Offset Suparjati. 1999. Surat-Menyurat dalam Perkantoran . Yogyakarta: Kanisius. Sustyorini, E.N. 2013. Kesalahan Penggunaan Ejaan Surat Dinas di SDN Dinoyo Lamongan . Jember: Universitas Jember Tim Permata Press. 2015. Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia . Jakarta: Permata Press