## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS DESKTOP STUDI KASUS: SMK MUHAMMADIYAH 4 JAKARTA
Fildzah Fitriani 1) , Safitri Juanita 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail: fildzah.fitriani@gmail.com 1) , Safitri.juanita@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Saat ini, proses pengolahan akademik siswa di SMK Muhammadiyah 4 Jakarta masih dilakukan secara manual dan  belum  terkomputerisasi  sehingga  menyebabkan  beberapa  permasalahan  seperti  nilai  sering  tertukar disebabkan  staf  tata  usaha  kurang  teliti,  pengolahan  data  penilaian  siswa  membutuhkan  waktu  yang  lama dikarenakan  perhitungan  nilai  dilakukan  secara  konvensional,  informasi  data  siswa  pada  buku  rapor  kurang lengkap dikarenakan data orang tua dan data nilai sikap tidak diisi, informasi kelas pada daftar absensi kurang lengkap dikarenakan data kelas siswa tidak diisi, pengolahan data jumlah kehadiran siswa membutuhkan waktu yang  lama  dikarenakan  dihitung  secara  manual  dan  pengolahan  data  siswa  dengan  peringkat  terbaik membutuhkan  waktu  yang  lama  dikarenakan  proses  perangkingan  peringkat  siswa  dilakukan  secara  manual. Penelitian  ini  menggunakan  metode  pengembangan  sistem  Waterfall,  aplikasi  dibangun  menggunakan  bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.Net dengan basis data MySQL. Kesimpulan dari penelitian ini adalah sistem informasi membantu pihak sekolah dalam pengolahan data akademik dengan baik agar layanan yang diberikan kepada guru dan staf tata usaha dapat berjalan dengan baik pada SMK Muhammadiyah 4 Jakarta, dengan adanya modul Entry penilaian prestasi kerja dan modul perhitungan nilai prestasi kerja pegawai, maka pengolahan data penilaian prestasi kerja menjadi lebih cepat dan akurat, serta tidak membutuhkan waktu yang lama.
Kata kunci: sistem informasi, akademik, layanan siswa, perancangan, metodologi berorientasi obyek

## 1. PENDAHULUAN
Informasi  yang  cepat  dan  akurat  menjadi kebutuhan di era industri 4.0 saat ini. Informasi yang cepat  dan  akurat  diperoleh  dengan  dukungan teknologi  informasi  dan  komunikasi  yang  memadai dan  didukung  oleh  pengguna  yang  memiliki kompetensi  di  bidang  Komputer.  Informasi  tersebut digunakan untuk melihat kinerja setiap unit di suatu instansi dan juga mendukung pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
SMK  Muhammadiyah 4 Jakarta adalah  sebuah instansi yang bergerak di bidang Pendidikan sekolah menengah  tingkat  kejuruan  yang  berada  di  bawah naungan Pimpinan Cabang Muhammadiyah Komplek  Slipi  Jakarta.  Saat  ini,  proses  dan pengolahan  akademik  siswa  yang  dilakukan  pada sekolah tersebut masih dilakukan secara manual dan belum  terkomputerisasi  sehingga  menyebabkan beberapa  permasalahan  dan  menjadikan  layanan akademik  siswa  menjadi  kurang  optimal,  sehingga diperlukan sebuah sistem informasi yang mendukung kegiatan  SMK  Muhammadiyah  4  Jakarta  dalam menangani  masalah  terkait  layanan  akademik  siswa dengan menyusun penelitian yang berjudul “Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Akademik  Dengan Metodologi  Berorientasi  Obyek  Studi  Kasus:  SMK Muhammadiyah 4 Jakarta”.
“Sistem informasi  merupakan  total  semua komponen  yang  mencakup  dan  memiliki  kaitan dengan  sistem  termasuk  hardware,  software, organisasi dan data”. [1]
Sistem  informasi  yang  digunakan  oleh  para pemakai akhir ( end user ) di bagian penjualan maupun
jasa  atau  suatu  perusahaan  akan  berbeda  dengan sistem informasi yang dipakai oleh perusahaan lain.
Menurut Sutarman [2], mendefinisikan sebagai berikut.  ”Sistem  adalah  kumpulan  yang  saling berhubungan  dan  saling  berinteraksi  dalam  satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu  tujuan  utama”.    “Informasi  adalah  data  yang diolah  menjadi  bentuk  yang  berguna  bagi  para pemakainya”.  [3]  Informasi  terdiri  dari  data-data, meskipun  demikian  definisi  informasi  berbeda dengan  data.  Data  adalah  fakta  dan  angka  yang sedang  tidak  digunakan  pada  proses  pengambilan keputusan  dan  biasanya  berbentuk  catatan  historis yang  dicatat  dan  diarsipkan  tanpa  maksud  untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Berorientasi obyek adalah: “Suatu strategi pembangunan perangkat lunak yang mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan  obyek  yang  berisi  data  dan  operasi  yang diperlakukan”  [4].  Sehingga  dapat  disimpulkan bahwa  akademik  adalah  semua  hal  yang  berkaitan dengan  layanan  kepada  peserta  didik  pada  sebuah lembaga pendidikan tinggi atau sekolah.
Perancangan Sistem Informasi  Akademik Pada Sekola  Dasar  Negeri  Sukajadi  9  Bandung,  Jurnal Sistem  Informasi  Akademik” [5] , pelayanan  yang diberikan bagi peserta didik yaitu seperti: penyimpanan data untuk siswa baru, penentuan kelas, penentuan  jadwal  pelajaran,  pembuatan  jadwal mengajar,  pembagian  wali  kelas  dan  proses penilaian”. Memberikan saran yang dapat digunakan oleh  manajemen  perusahaan      dan      sebagai  bahan pertimbangan  untuk  perbaikan-  perbaikan  yang  ada dalam layanan akademik siswa.
Penelitian yang dilakukan oleh [6], dengan topik Penerapan  Sistem  Informasi  Akademik  Nilai  Siswa Berbasis  Web  (Studi  Kasus:  SMK  Ciledug  Al- Musaddadiyah  garut.  Pada  penelitian  ini  membahas proses  transaksi  nilai  ulangan,  nilai  ujian  tengah semester (UTS), nilai ujian akhir semester (UAS) dan Nilai  praktek.  Dalam  penelitian  ini  menggunakan metodologi  UML  dan menggunakan  Bahasa pemrograman  PHP.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah Aplikasi  sistem  informasi  akademik  nilai  siswa berbasis web yang di terbitkan oleh Jurnal STT Garut Volume 09 Nomor 17 dengan ISSN: 2302-7339.
Penelitian  lain  yang  dilakukan  oleh  [7], Penerapan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web di  SMP  Negeri  2  Kecamatan  Gaung  Anak  Serka. Yang  di  terbitkan  pada  Jurnal  SISTEMASI  Volume 5,  Nomor  3,  Halaman  8-13,  E-ISSN:  2540-9719, ISSN:  2302-8149,  penelitian  ini  membahas  tentang penilaian  siswa  dengan  menggunakan  Bahasa pemrograman  PHP  dan  HTML  dengan  hasil penelitian  yaitu  Aplikasi  penilaian  siswa  berbasis web.
Perbedaan  kedua  penelitian  di  atas  dengan penelitian  yang  dibuat  saat  ini  yaitu  pada  studi literatur  di  atas  hanya  membahas  ruang  lingkup seputar  penginputan  dan  menampilkan  data  nilai siswa,  sedangkan  penelitian  yang  penulis  lakukan membhas  mulai  dari  pembagian  kelas,  pembagian tugas  mengajar  guru,  penjadwalan  guru,  absensi kehadiran siswa dan pengolahan data penilaia siswa.
Pada studi literatur di atas semua menggunakan teknologi berbasis web, sedangkan penulis menggunakan teknologi berbasis desktop. Pada studi literatur  di  atas  ada  penelitian  yang  menggunakan pedektan Unified  Modeling  Language (UML)  dan pendekatan System Structure Analysis Design (SAD). Sedangkan penulis menggunakan pendekatan Unified Modeling Language (UML).

## 2. METODE PENELITIAN
Langkah-langkah  penelitian  yang  dilakukan oleh penulis dalam memberikan solusi permasalahan yang dijelaskan pada gambar 1 berikut ini:
Gambar 1. Langkah-Langkah Penelitian
a. Perumusan Masalah
Rumusan  masalah  ini  adalah  hasil  dari  kegiatan observasi  dan  wawancara  langsung  kepada  pejabat dan staf tata usaha yang ada di SMK Muhammadiyah 4 Jakarta.
b. Studi Literatur
Studi  Literatr  ini  dilakukan  untuk  mendapatkan teori  tentang  akademik  siswa,  serta  teori  yang berkaitan  dengan  rumusan  permasalahan.  Metode yang  dilakukan  peneliti  yaitu  dengan  membaca berbagai  referensi  dari  artikel  maupun  skripsi  yang telah dipublikasikan.
c. Pengumpulan Data Dalam  penelitian  ini  untuk  mengumpulkan  data penulisan  dilakukan  dengan  cara  wawancara  dan analisa dokumen.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Analisa Proses Bisnis
a. Prosedur Pembagian kelas siswa
Wakil  kepala  sekolah  bidang  kurikulum menyusun daftar pembagian kelas, dan menyerahkan daftar pembagian kelas siswa tersebut kepada kepala sekolah  untuk  ditandatangani.  Kemudian  surat tersebut  diserahkan  kepada  staf  tata  usaha  untuk  di arsipkan.  Gambar  2  adalah  activity  diagram  dari prosedur pembagian kelas siswa.
Gambar 2. Activity Diagram Dari Prosedur Pembagian Kelas Siswa.
b. Prosedur pembagian Tugas guru
Wakil  kepala  sekolah  bidang  kurikulum membuat daftar pembagian tugas untuk setiap guru, kemudian  menyerahkan  daftar  pembagian  tugas tersebut  kepada  kepala  sekolah  untuk  disetujui. Kemudian  daftar  pembagian  tugas  tersebut  di serahkan  kepada  staf  tata  usaha  untuk  di  arsipkan. Gambar  3  adalah activity  diagram dari  pembagian tugas guru.
Gambar 3. Activity Diagram Dari Pembagian Tugas Guru.
c. Prosedur Pengisian Daftar Kehadiran Siswa
Setiap  guru  mengisi  daftar  kehadiran  siswa setiap  hadir  di  kelas.  Di  akhir  bulan,  guru  akan menyerahkan  daftar  kehadiran  tersebut  kepada  wali kelas.  Kemudian  wali  kelas  menyerahkan  daftar kehadiran  tersebut  kepada  kepala  sekolah  untuk ditandatangani.  Kemudian  daftar  kehadiran  tersebut di  serahkan  kepada  wali  kelas  dan  kemudian  wali kelas menyerahkan daftar kehadiran tersebut kepada staf  tata  usaha.  Gambar  4  adalah  activity  diagram daftar kehadiran siswa.
Gambar 4. Activity Diagram Daftar Kehadiran Siswa.
d. Prosedur Penilaian Siswa
Setiap  akhir  semester,  guru  akan  menginput nilai  tugas,  UTS,  dan  UAS,  nilai  sikap,  nilai keterampilan,  nilai  Praktek  Kerja  Lapangan  (PKL), nilai prestasi akademik, nilai ekstrakulikuler dan nilai kehadiran  siswa.  Gambar  5  adalah  activity  diagram penilaian siswa.
Gambar 5. Activity Diagram Penilaian Siswa.

## 3.2. Use Case Diagram
Use  Case  Diagram dibuat  berdasarkan  dengan bisnis usulan yang peneliti buatu, sebagai berikut: a. Use Case Diagram File Master Pada gambar  6  adalah use case file diagram file master:
Gambar 6. Use Case Diagram File Master
b. Use Case Diagram Transaksi Berikut ini adalah daftar use case transaksi master yang dijelaskan pada gambar 7.
Gambar 7. Use Case Diagram Transaksi
c. Use Case Diagram Laporan Berikut  ini  adalah  daftar use  case diagram Laporan master yang dijelaskan pada gambar 8.
3.4. Entity Relationship Diagram Model ini dirancang untuk keperluan menangkap kebutuhan data/informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. adapun rancangan model data disajikan dalam bentuk model basis data Berikut ini sistem informasi akademik pada gambar 9.
Gambar 9. ER-D Sistem Informasi Akademik

## 3.5. Implementasi Program
a. Struktur Tampilan Menu
Pada  gambar  10  menjelaskan  struktur tampilan menu Master, Transaksi dan Laporan.
Gambar 10. Struktur Tampilan Menu

## b. Layar Entry Penilaian sebagai berikut :
Setiap  akhir  semester,  guru  akan  menginput nilai  tugas,  nilai  ujian  tengah  semester  (UTS),  nilai akhir semester (UAS), nilai sikap, nilai keterampilan, nilai  Praktek  Kerja  Lapangan  (PKL),  nilai  prestasi akademik,  nilai  ekstrakulikuler  dan  nilai  kehadiran siswa.  Gambar  11  berisi  tampilan  layar entry penilaian.

## c. Tampilan Layar Transaksi Entry Absensi kehadiran siswa sebagai berikut:
Setiap  guru  mengisi  daftar  kehadiran  siswa setiap  hadir  di  kelas.  Di  akhir  bulan,  guru  akan menyerahkan  daftar  kehadiran  tersebut  kepada  wali kelas.  Kemudian  wali  kelas  menyerahkan  daftar kehadiran  tersebut  kepada  kepala  sekolah  untuk ditandatangani.  Kemudian  daftar  kehadiran  tersebut diserahkan  kepada  wali  kelas  dan  kemudian  wali kelas menyerahkan daftar kehadiran tersebut kepada staf tata usaha. Gambar 12 merupakan Tampilan layar entry absensi kehadiran siswa.
Gambar 12. Entry Absensi Kehadiran Siswa
d. Tampilan  Layar  Laporan  Cetak  Penugasan
Guru.
Wakil kepala sekolah bidang kurikulum membuat daftar pembagian tugas untuk setiap guru, kemudian menyerahkan daftar pembagian tugas tersebut kepada kepala  sekolah  untuk  disetujui.  Setelah  disetujui, maka  wakil  kepala  sekolah  bidang  kurikulum  akan menyerahkan  daftar  pembagian  tugas  guru  tersebut kepada  tata  usaha.  Tata  usaha  menerima  berkas tersebut dan mengarsipkannya. Gambar 13 merupakan  tampilan  layar  laporan  cetak  penugasan siswa.
Gambar 13. Cetak Penugasan Guru
e. Tampilan Layar Cetak Rapor Siswa.
Pada  gambar  14    merupakan  tampilan  layar untuk transaksi cetak rapor siswa.
Gambar 14. Cetak Rapor Siswa

## f. Hasil Keluaran Laporan Penilaian
Gambar  15  adalah  tampilan  hasil  keluaran program berupa laporan penilaian siswa.

## Gambar 15. Laporan Penilaian Siswa

## g. Hasil Keluaran Laporan Rekapitulasi Absensi Siswa.
Gambar  16  adalah  tampilan  hasil  keluaran program berupa laporan rekapitulasi absensi siswa.

## h. Hasil Keluaran Laporan Perangkingan
Gambar  17  adalah  tampilan  hasil  keluaran program berupa laporan rekapitulasi absensi siswa
Gambar 17. Laporan Perangkingan

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil kajian penelitian yang telah dilakukan  pada  layanan  akademik  pada  SMK Muhammadiyah 04 Jakarta, maka penelitian ini dapat diambil  kesimpulan  sebagai  berikut;  dengan  adanya modul Entry rapor dan cetak rapor maka pengolahan data  nilai  siswa  tidak  mebutuhkan  waktu  lama  dan tidak  akan  tertukar,  dengan  adanya  modul  Entry absensi  dan  cetak  laporan  Rekapitulasi  perhitungan jumlah  kehadiran  dan  tidak  kehadiran,  maka perhitungan  jumlah  kehadiran  dan  tidak  kehadiran dapat  diketahui  dengan  cepat  dan  dengan  adanya modul  Entry  rapor  dan  cetak  perangkingan  maka pengolahan data perangkingan lebih cepat

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Isa,  Irwan,  “ Reengineering  Sistem  Informasi” , Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012.
[2] Sutarman, “ Pengantar Teknologi Informasi” ,
Yogyakarta: Andi Offset, 2009. [3] Jogiyanto, “Sistem Informasi Manajemen”,
Yogyakarta: Andi Offset, 2009.
[4] Sukamto  and  Shalahudin,  “ Rekayasa  Perangkat Lunak  Terstruktur  dan  Berorientasi  Objek” , Bandung: Informatika, 2011.
[5] Imelda  and  Erick,  M.,  “Perancangan  Sistem Informasi  Akademik  Pada  Sekola  Dasar  Negeri Sukajadi  9  Bandung”, JATI: Jurnal  Teknologi  dan Informasi  UNIKOM ,  vol.  3,  no,  4,  pp.  45-59,  April 2013.
[6] Kurnia,  T.,  Destiani,  D.,  Supriatna  A.  D., “Perancangan  Sistem  Informasi  Akademik  Nilai Siswa Berbasis Web (Studi Kasus: SMK Ciledug Al- Musaddadiyah Garut)”, Jurnal Algoritma STT Garut , vol. 9, no.17, pp. 1-9, November 2012.
[7] Alpiandi,  M.  Rizki, “Sistem  Informasi  Akademik Berbasis  Web  di  SMP  Negeri  2  Kecamatan  Gaung Anak Serka” . Jurnal Sistemasi . Vol. 5, no. 3, pp. 8- 13, September 2016.