## PELATIHAN PENGOPERASIAN PROGRAM MICROSOFT EXCEL DAN POWERPOINT KEPADA PEGAWAI KANTOR DISTRIK KOKAS
Nelson Rumui 1) , Deisya Maulida Al Hamid 2) , Syukron Anas 3) 1, 2, 3 Jurusan Manajemen Informatika, Politeknik Negeri Fakfak
Email: nelsonrumui@gmail.com ,  deisya@polinef.ac.id, syukron@polinef.ac.id

## Abstract
Having 15 sub-districts and villages with an area of 1,128 km2, Kokas is the district with the highest number  of  wards  and  villages  in  Fakfak.  To  carry  out  the  administrative  tasks  of  processing  data and delivering information to the public, Kokas District employees must be able to work optimally, and  one  of  the  things  that  is  not  What  can  be  avoided  is  the  use  of  computers  to  help  improve performance and quality work output, as well as time efficiency. Therefore, this Microsoft Excel and Powerpoint  operation  training  activity  was  carried  out  to  improve  the  ability  of  Kokas  District employees  to  perform  administrative  tasks  of  data  processing  and  dissemination  of  Government policies  and  programs.  This  activity  is  carried  out by  preparing modules,  providing material  with practicum,  as  well  as  a  final  ability  test.  Modules  and  materials  are  provided  and  developed according  to  the  needs  of  Partners,  based  on  the  results  of  discussions.  During  the  training,  the leadership  and  employees  of  the  Kokas  District  were  very  cooperative  and  disciplined  in participating in the program according to the agreed schedule.
Keywords:  training, administration, office, Fakfak, West Papua

## Abstrak
Memiliki 15 kelurahan dan desa dengan luas wilayah 1.128 km 2 , Kokas merupakan distrik dengan jumlah kelurahan dan desa terbanyak di Fakfak Untuk melaksanakan tugas administrasi pengolahan data  dan  penyampaian  informasi  kepada  masyarakat,  para  pegawai  Distrik  Kokas  harus  dapat bekerja dengan optimal, dan salah satu hal yang tidak dapat dihindari adalah pemanfaatan komputer untuk  membantu  meningkatkan  kinerja  dan  output  kerja  yang  berkualitas,  selain  juga  efisiensi waktu.  Oleh  karena  itu  kegiatan  pelatihan  pengoperasian  Microsoft  Excel  dan  Powerpoint  ini dilaksanakan untuk meningkatkan kemampuan pegawai Distrik Kokas untuk melakukan tugas-tugas administrasi  pengolahan  data  dan  sosialisasi  kebijakan  dan  program  Pemerintah. Kegiatan  ini dilakukan  dengan  penyiapan  modul,  pemberian  materi  disertai  praktikum,  serta  uji  kemampuan akhir.  Modul  dan  materi  diberikan  dan  dikembangkan  sesuai  kebutuhan  Mitra,  berdasarkan  hasil diskusi.  Selama  pelaksanaan  pelatihan  Pihak  Pimpinan  dan  para  pegawai  Distrik  Kokas  sangat kooperatif dan disiplin dalam mengikuti program sesuai schedule yang disepakati.
Kata kunci : pelatihan, administrasi, perkantoran, Fakfak, Papua Barat

## 1. PENDAHULUAN
Teknologi  di  Indonesia  mengalami perkembangan  yang  pesat  di  berbagai bidang,  termasuk  teknologi  komputer, yang  menuntut  semua  pihak,  termasuk pelayan  masyarakat,  untuk  menyesuaikan
diri  mengikuti  perkembangan  teknologi [1].  Harapannya,  upaya  adaptasi  ini menjadi upaya nyata untuk meningkatkan kualitas  pelayanan  kepada  masyarakat. Hal  tersebut  sangat  penting,  karena pemerintah  desa  dan  kecamatan  beserta aparatnya  berperan  sebagai  administrator
penyelenggara utama aktivitas
pemerintahan,  pembangunan,  dan  kema- syarakatan, serta sebagai pembina ketentraman dan ketertiban di wilayahnya [2].
Distrik  Kokas  adalah  salah  satu distrik  yang  ada  di  wilayah  Kabupaten Fakfak.  Memiliki  15  kelurahan  dan  desa dengan  luas  wilayah  1.128  km 2 ,  Kokas merupakan distrik dengan jumlah kelurahan  dan  desa  terbanyak  di  Fakfak [3]. Kantor distrik sendiri berada di pusat Kokas  (wilayah  kelurahan  Kokas  Kota), dipimpin oleh  Bapak  Hamzah  Almohdar,
S.Sos selaku Kepala Distrik Kokas.
Secara  umum,  Kepala  Distrik  Kokas dan jajarannya diharapkan mampu menjadi  perpanjangan  tangan  Pemerintah
Kabupaten dalam melaksanakan kewenangan  untuk  menangani  sebagian urusan otonomi daerah. Tugas dan fungsi pokok dari Kepala dan staf Kantor Distrik Kokas  antara  lain  melaksanakan  urusan pemerintahan  umum,  mengoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat, mengoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan kepentingan  umum,  mengoordinasikan penerapan  dan  penegakan  peraturan daerah dan peraturan Bupati, mengoordinasikan pemeliharaan prasarana  dan  sarana  pelayanan  umum, mengoordinasikan
penyelenggaraan
kegiatan  Pemerintahan,  membina  dan mengawasi  penyelenggaraan  kegiatan desa,  melaksanakan  urusan  pemerintah yang  didelegasikan  oleh  Pemerintah Kabupaten.  Dalam  pelaksanaan  tupoksi tersebut,  fungsi  administrasi,  termasuk pengelolaan juga pengolahan data,
maupun sosialisasi dari berbagai informasi  serta  program  Pemerintah Kabupaten,  Pemerintah  Provinsi,  dan Pemerintah  Pusat,  menjadi  hal  yang utama untuk dilaksanakan.
Gambar 1. Kantor Distrik Kokas

## 2. IDENTIFIKASI MASALAH
Melayani  penduduk  yang  berjumlah  lebih kurang 3.243 jiwa (data BPS 2018) di wilayah kerjanya, para pegawai Distrik Kokas dituntut untuk  mampu  bekerja  dengan  optimal  agar segala  kebutuhan  administrasi  masyarakat dapat terpenuhi. Namun dalam melaksanakan fungsi  tersebut,  pegawai  masih  memilih melakukan  tugas  secara  manual  alih-alih secara  terkomputerisasi.  Padahal,  melakukan pekerjaan secara manual menyebabkan layanan  menjadi  lebih  lama  dan  kurang efektif  [4].  Karenanya,  tentu  saja  pegawai Distrik harus berupaya meningkatkan kualitas kerja  dengan  mengakrabkan  diri  dengan komputer  dan  berbagai  programnya,  Salah satu  cara  meningkatkan  kualitas  dan  kinerja sumber  daya  manusia  adalah  pelatihan. Pelatihan sangat diperlukan untuk mengembangkan  pengetahuan,  keterampilan, dan sikap pegawai [5].
Sebelumnya pada 2019, pelatihan administrasi  perkantoran  berbasis  program pengolahan  kata  (Microsoft  Word)  telah dilaksanakan  oleh  tim  Polinef.  Namun pengolahan data dan kemampuan memanfaatkan  program  komputer  untuk berbagai sosialisasi dan penyampaian informasi  yang  masih  perlu  diasah.  Hal  ini diindikasikan  dengan  adanya  permintaan  dari Kepala  Distrik  Kokas  dan  staf  kantor  Distrik yang mengharapkan adanya pelatihan
pengoperasian  program  Microsoft  Excel  dan Microsoft  Powerpoint,  dimana  dua  program ini  mudah  digunakan  dan  sebenarnya  cukup familiar bagi para pengguna komputer [6].
Gambar 2. Peta Administratif Distrik Kokas
Kepala  Distrik  Kokas  berharap  staf mampu  untuk  melakukan  pengolahan  data dalam lembar sebar (worksheet) serta mampu untuk  menyiapkan  halaman  presentasi  untuk memberi  penjelasan  dalam  berbagai  program yang harus disosialisasikan kepada masyarakat.  Terutama  mengingat  saat  ini, pegawai  yang  mampu  menggunakan  Excel hanya  beberapa  orang  saja,  dan  penyampaian informasi  serta  sosialisasi  masih  dilakukan dengan  menyampaikan booklet dan  media cetak  sejenis  karena  belum  mahir  membuat pemaparan  dengan  memanfaatkan  program komputer Microsoft Powerpoint.

## 3. METODELOGI PELAKSANAAN
Untuk  melaksanakan  tugas  administrasi pengolahan  data  dan  penyampaian  informasi kepada  masyarakat,  para  pegawai  Distrik Kokas  harus  dapat  bekerja  dengan  optimal, dan  salah  satu  hal  yang  tidak  dapat  dihindari adalah pemanfaatan komputer untuk membantu  meningkatkan  kinerja  dan  output kerja  yang  berkualitas,  selain  juga  efisiensi waktu.  Oleh  karena  itu  kegiatan  pelatihan untuk  meningkatkan  kemampuan  pegawai Distrik  Kokas  untuk  melakukan  tugas-tugas
administrasi  pengolahan  data  dan  sosialisasi kebijakan  dan  program  Pemerintah  dengan menggunakan  program  Microsoft  Excel  dan Microsoft  Powerpoint  digagas  dan  akan dilaksanakan.  Diharapkan  setelah  mengikuti kegiatan pelatihan, seluruh pegawai,
khususnya yang bersentuhan langsung dengan fungsi  administrasi  pengolahan  data  dan sosialisasi  kebijakan  dapat  mengoperasikan kedua program  yang masih  termasuk  aplikasi perkantoran  tersebut  secara  optimal  dan mampu  meningkatkan  kualitas  kerja  dan pelayanan  kepada  seluruh  masyarakat  dan kantor-kantor  kelurahan  di  bawah  wilayah administratif Distrik Kokas.
Untuk  melaksanakan  tugas  administrasi pengolahan  data  dan  penyampaian  informasi kepada  masyarakat,  para  pegawai  Distrik Kokas  harus  dapat  bekerja  dengan  optimal, dan  salah  satu  hal  yang  tidak  dapat  dihindari adalah pemanfaatan komputer untuk membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas  kerja  dan  waktu,  dengan  output kerja  yang  berkualitas  [7].  Oleh  karena  itu kegiatan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan  pegawai  Distrik  Kokas  untuk melakukan tugas-tugas administrasi pengolahan data dan sosialisasi kebijakan dan program  Pemerintah  dengan  menggunakan program  Microsoft  Excel  dan  Microsoft Powerpoint  digagas  dan  akan  dilaksanakan. Diharapkan setelah mengikuti kegiatan
pelatihan,  seluruh  pegawai,  khususnya  yang bersentuhan langsung dengan fungsi administrasi  pengolahan  data  dan  sosialisasi kebijakan dapat mengoperasikan kedua program  yang  masih  termasuk  aplikasi perkantoran  tersebut  secara  optimal  dan mampu  meningkatkan  kualitas  kerja  dan pelayanan  kepada  seluruh  masyarakat  dan kantor-kantor  kelurahan  di  bawah  wilayah administratif Distrik Kokas.
Sesuai  dengan  nama  kegiatan  PKM  ini, yaitu  Pelatihan  Mengoperasikan  Program Microsoft  Excel  dan  Powerpoint  dalam
rangka  Peningkatan  Kualitas  Pelayanan  di Kantor Distrik Kokas, maka kegiatan ini akan dilakukan  seperti  halnya  pelatihan  komputer pada  umumnya  yaitu  dengan  penyiapan modul,  pemberian  materi  disertai  praktikum, serta uji kemampuan akhir. Modul dan materi akan  diberikan  dan  dikembangkan  sesuai kebutuhan Mitra, berdasarkan hasil diskusi.
Tahap-tahap kegiatan ini adalah sebagai berikut :
1. Diskusi  dengan  Mitra  mengenai  metode kerja  yang  selama  ini  diterapkan,  serta modul  dan  materi  yang  akan  diberikan selama masa pelatihan (1 kali pertemuan).
2. Penyiapan  tempat  dan  sarana  pelatihan yang  kondusif  dan  representatif  serta penyusunan  modul  dan  jadwal  pelatihan (1 kali pertemuan).
Gambar 3. Persiapan kegiatan Pelatihan
3. Pelaksanaan  pelatihan  dengan  metode penjelasan  materi  langsung  dilanjutkan dengan praktikum di kantor Mitra (8 kali pertemuan).
4. Setelah masa pelatihan selesai, dilanjutkan dengan kunjungan tim
pengusul untuk berdiskusi dan konsultasi
mengenai penerapan hasil pelatihan serta kendala  yang  dihadapi  pada  masa  awal penerapan (2 kali pertemuan).

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Saat  laporan  akhir  ini  disusun,  seluruh rangkaian  Program  Kemitraan  Masyarakat berupa  pelatihan  mengoperasikan  aplikasi Microsoft  Excel  dan  Microsoft  Powerpoint telah  rampung  dilaksanakan,  dengan  tahapan kegiatan sebagai berikut :
1. Tahap  persiapan  :  berupa  satu  kali kunjungan  pra  pelatihan  ke  Kantor Distrik Kokas untuk melakukan diskusi dengan  Kepala  Distrik  dan  melakukan berbagai persiapan, diantaranya
pengecekan ruangan, pendataan
peserta,  pengecekan  fasilitas  (seperti genset  dan  LCD  proyektor).  Persiapan ini  dilaksanakan  pada  tanggal  20 Agustus 2021.
2. Tahap  pelaksanaan  :  Pelaksanaan pelatihan  dilakukan  selama  6  (enam) minggu  dimulai  tanggal  29  September sampai  dengan  11  November  2021, beberapa  kali  pelatihan  harus  di- reschedule karena  berbenturan  dengan kegiatan  lainnya.  Walaupun  demikian pelaksanaan  pelatihan  berjalan  dengan relatif  lancar  dan  baik.  Pertemuan  per sesi  selama  3  (tiga)  jam  dimanfaatkan tim pelaksana pelatihan (instruktur) dan peserta untuk mendapatkan pemahaman dan saling bertukar pengalaman.
3. Tahap  pasca  pelatihan  :  berupa  satu kali  kunjungan  setelah  pelaksanaan pelatihan  pada  tanggal  20  November 2021.  Dalam  kunjungan  ini  dilakukan review  pelatihan  dan  ramah  tamah dengan  Kepala  Distrik  Kokas  dan  para peserta kegiatan.
Saat  pelaksanaan  pelatihan  para peserta  mengikuti  dengan  penuh  semangat dan  cukup  proaktif  bertanya  kepada  tim pelaksana  selaku  instruktur.  Materi  yang diberikan  kepada  para  peserta  meliputi menerapkan  fungsi-fungsi  sederhana  dalam Excel, sampai dengan formulasi seperti fungsi
‘if’  yang  dapat  membantu  pekerjaan administratif sehari-hari.
Gambar 4. Ruangan Pelatihan
Kepala Distrik Kokas berterima kasih dan merasa terbantu dengan program Kemitraan Masyarakat yang dilaksanakan ini. Beliau juga sangat kooperatif dan menyatakan kesediaannya  untuk  bekerja  sama  dengan pihak  Politeknik  Negeri  Fakfak  untuk program-program  berikutnya,  bahkan  juga melibatkan  Kelurahan  setempat  juga  dalam kegiatan  sejenis.  Kepala  Distrik  selalu  hadir dan  memantau  pelaksanaan  pelatihan,  serta terlibat  langsung  memastikan  ketertiban pelaksanaan  kegiatan.  Untuk  menunjang pelatihan,  Kepala  Distrik  mempersilakan kami  untuk  memanfaatkan  fasilitas  ruangan dan  genset  milik  Distrik  Kokas.  Penggunaan genset  sangat  diperlukan  mengingat  jadwal pengaktifan  aliran  listrik  yang  hanya  tersedia pada  pukul  18.00  WIT  sampai  dengan  pukul 06.00 WIT hari berikutnya.
Gambar 5. Pelaksanaan Pelatihan
Gambar 6. Pelaksanaan Pelatihan
Gambar 7. Pelaksanaan Pelatihan
Dalam  melaksanakan  program  pelatihan ini, dilibatkan juga 5 (lima) orang mahasiswa Manajemen  Informatika  sebagai  instruktur pendamping  untuk  memaksimalkan  hasil yang  diharapkan..  Dengan  pengalaman  yang diperoleh diharapkan para mahasiswa tersebut akan  mampu  untuk  mengabdikan  dirinya  di lingkungan  masyarakat  sesuai  dengan  ilmu dan kompetensi yang dimiliki.
Gambar 8. Bersama Kepala Distrik Kokas dan jajaran

## 5. KESIMPULAN
Selama  pelaksanaan  pelatihan  Pihak Pimpinan  dan  para  pegawai  Distrik  Kokas sangat kooperatif dan disiplin dalam
mengikuti  program  sesuai schedule yang
disepakati.  Walaupun  di  awal  sebagian  besar peserta masih bingung dengan berbagai menu dalam aplikasi Microsoft Excel dan Powerpoint,  mereka  tetap  bersemangat  untuk belajar  dan  banyak  bertanya  atas  fungsi  dan menu  yang  belum  mereka  pahami.  Pada latihan  terakhir  para  peserta  relatif  sudah mampu  mengoperasikan  Excel  dan  membuat presentasi  sederhana  dengan  Powerpoint. Kegiatan  ini  dilaksanakan  di  Kantor  Distrik Kokas  bertempat  di  ruang  sekretaris  Distrik. Kepala  Distrik  dan  para  pegawai  Distrik menyatakan  puas  dan  berterima  kasih  atas kegiatan ini, serta berharap ke depannya akan dilaksanakan  kembali  kegiatan  peningkatan kualitas SDM lainnya.

## 6. UCAPAN TERIMA KASIH
Tim pelaksana kegiatan Pengabdian kepada  Masyarakat  memanjatkan  syukur kepada  Tuhan  Yang  Maha  Kuasa,  serta mengucapkan  terima  kasih  kepada  Direktur Politeknik  Negeri  Fakfak,  Kepala  Distrik Kokas  dan  jajaran,  Kepala  Penelitian  dan Pengabdian  kepada  Masyarakat  Polinef  atas dukungan  dan  masukan  yang  senantiasa diberikan  selama  persiapan  sampai  dengan pelaksanaan  kegiatan  pelatihan  ini.  Semoga segala  upaya  yang  telah  dilakukan  memberi manfaat yang baik untuk kita semua.

## 7. REFERENSI
[1] D.  M.  Al  Hamid,  M.  S.  Ali,  and  O. Koromath,  “Pelatihan  Peningkatan
Kemampuan  Pengolahan  Nilai  Siswa
Berbasis Microsoft Excel kepada Guru Sekolah  Dasar  Gugus  IV  Kabupaten Fakfak,” Aptekmas  J. Pengabdi. Kpd. Masy. , vol. 3, no. 3, pp. 29–33, 2020.
[2] R. Purbowati and M. Astutik,
“Pelatihan  Microsoft  Office  Sebagai
Upaya Peningkatan Kemampuan Aparat  Desa  Dalam  Pelaksanaan Tugas Administrasi Pemerintahan Desa,” Comvice    J.  community  Serv. , vol.  1,  no.  1,  pp.  1–8,  2017,  doi: 10.26533/comvice.v1i1.115.
[3] D.  M.  Al  Hamid  and  R.  Arridha, “PELATIHAN PENINGKATAN
KEMAMPUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS
MICROSOFT  WORD  DI  KANTOR
DISTRIK KOKAS,” J. Vokasi , vol. 5, no. 1, pp. 33–38, 2021.
[4] W.  Warjiyono et  al. ,  “Pelatihan Aplikasi Perkantoran Untuk Meningkatan Kualitas SDM Perangkat
Desa  Karangmangu,” J.  Abdimas  BSI J. Pengabdi. Kpd. Masy. , vol. 4, no. 1, pp. 156–163, 2021, doi: 10.31294/jabdimas.v4i1.9102. [5] E. D. Purnamasari, L. D. Anggraini, P.
S.  Manajemen,  F.  Ekonomi,  U.  Indo, and  G.  Mandiri,  “Pelatihan  Uji Kompetensi Keahlian Otomatisasi Tata Kelola Administrasi Perkantoran,” Aptekmas , vol. 4, no.  2,
pp. 59–62, 2021.
[6] N.  Eliza,  U.  A.  Al  Rizwan,  and  L.
Mukaramah, “PELATIHAN PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN MELALUI PEMANFAATAN APLIKASI EXCEL  PADA  MASJID  Abstrak,” Aptekmas    J.  Pengabdi.  Kpd.  Masy. , vol. 4, no. 4, pp. 107–118, 2021. [7] Irmayani  and  A.  M.  Sudirman, “Pengembangan Sumber Daya Manusia  melalui  Pelatihan  Microsoft Office pada Aparat Desa di Kecamatan  Lamasi  Timur  Kabupaten Luwu  Provinsi  Sulawesi  Selatan,”
Abdimas Toddopuli J. Pengabdi. pada
Masy. ,  vol.  1,  no.  1,  pp.  20–27,  2019,
[Online]. Available: https://e- journal.my.id/atjpm/article/view/96.