## Sistem Informasi Absensi Berbasis Web Untuk Kegiatan Konferensi

## Web-Based Information System Attendance to Activity Conferences

## Reymon Rotikan
Jurusan Sistem Informasi, Universitas Klabat reymonr@unklab.ac.id

## Abstrak
Dalam  pelaksanaan  sebuah  konferensi  ilmiah,  salah  satu  kegiatan  yang  dilakukan  adalah  sesi presentasi  dari  para  peneliti,  dan  dihadiri  oleh  para  peserta  konferensi.  Namun  proses  pengambilan absen  untuk  sesi  presentasi  masih  dilakukan  secara  manual  dengan  cara  mencatat  nama  lengkap,  asal perguruan tinggi, dan tanda tangan peserta. Begitu juga dengan pembuatan laporan yang harus di rekap ke  komputer  terlebih  dahulu  dengan  menggunakan  Microsoft  Office  Excel  baru  kemudian  menyusun laporan  yang  diperlukan.  Oleh  karena  itu  pada  penelitian  dibuat  sistem  absensi  berbasis  Web  dengan menggunakan  Barcode  yang  dapat  digunakan  untuk  setiap  kegiatan  konferensi.  Pengembangan  sistem absensi  menggunakan  metode  Spiral  yang  memungkinkan  pengembangan  sistem  secara  sistematis  dan iterative  untuk  setiap  fiturnya.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  sebuah  sistem  absensi  yang  dapat digunakan  untuk  mengambil  absen  di  setiap  sesi  presentasi  dalam  sebuah  kegiatan  konferensi.  Sistem juga  dapat  menampilkan  laporan  kehadiran  untuk  setiap  sesi  presentasi  dan  juga  sesi  presentasi  yang paling diminati.
Kata kunci —sistem absensi, konferensi, web , barcode , spiral

## Abstract
In a scientific conference, one of the activities carried out  is the presentation  session, and  was attended  by  the  participants  of  the  conference.  However,  the  process  to  record  the  attendance  of participants  is  still  done  manually  by  writting  the  full  name,  university,  and  the  signature  of  the participant.  So  does  with  the  process  of  creating  the  reports,  where  the  attendance  records  need  to  be recap  to  the  computer  first  using  Microsoft  Office  Excel  and  then  prepare  the  necessary  reports. Therefore,  in  this  study,  an  attempt  has  been  made  to  develop  a  Web-based  attendance  system  using Barcode  that  can  be  used  on  any  scientific  conferences.  In  this  study  the  Spiral  software  engineering method has been used, given the systematically and iterative development of the system. And the result of this study is an attendance system that can record the attendance of each presentation session. The system also can give the full attendance report for each session, and the most interested session.
Keywords — attendance system , scientific conference , web , barcode , spiral

## 1. PENDAHULUAN
Kegiatan konferensi ilmiah merupakan kesempatan bagi para peneliti untuk berkumpul dan  berbagi  tentang  penelitian  yang  sedang  mereka  kerjakan.  Pelaksanaan  konferensi  ilmiah memberikan  manfaat  bagi  para  peserta  yang  hadir,  dimana  mereka  bisa  mendapatkan  banyak informasi  mengenai  metode  penelitian  yang  digunakan  untuk  menyelesaikan  suatu  masalah. Sedangkan  bagi  peneliti,  ini  merupakan  suatu  kesempatan  untuk  berbagi  ilmu  kepada  sesama peneliti  dan  peserta  yang  hadir.  Pada  setiap  pelaksanaan  suatu  konferensi  ilmiah,  salah  satu kegiatan yang diikuti adalah sesi presentasi. Di sesi presentasi ini, setiap peserta dapat memilih untuk mengikuti sesi presentasi sesuai dengan bidang ilmu yang mereka minati.
Adapun  dalam  pelaksanaan  sebuah  konferensi  ilmiah,  salah  satu  permasalahan  yang dihadapi  adalah  sulitnya  mencatat  kehadiran  peserta  yang  mengikuti  sesi  presentasi.  Proses pengambilan  kehadiran  peserta  di  sesi  presentasi  dilakukan  secara  manual,  yaitu  dengan mencatat  nama  lengkap  peserta,  perguruan  tinggi  asal  peserta,  dan  juga  meminta  tanda  tangan peserta.  Proses  pengambilan  absen  secara  manual  ini  memakan  waktu  sekitar  15  –  20  menit. Selain  itu  setelah  kegiatan  konferensi  berakhir,  proses  penyusunan  laporan  kehadiran  pun dilakukan  secara  manual,  dan  cukup  memakan  waktu.  Dimana  panitia  konferensi  harus melakukan rekap data absen terlebih dahulu ke dalam komputer dengan menggunakan aplikasi pengolahan  data  seperti  Microsoft  Office  Excel,  baru  kemudian  membuat  laporan  yang diperlukan. Proses ini dapat memakan waktu yang cukup lama.
Saat  ini  sudah  ada  beberapa  sistem  absensi  berbasis Web yang  telah  dikembangkan. Salah  satu  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Dewi  [1]  di  SMA  Islamic  Center  Tangerang,  yaitu sistem  absensi  guru  berbasis  Web.  Dalam  penelitian  ini  proses  absensi  dilakukan  oleh user dengan  level  Administrator,  dengan  cara  mencari  nama  guru  yang  telah  terdaftar  di  dalam sistem,  kemudian  mengklik  tombol  ―Belum‖  untuk  mengambil  absen.  Pada  saat  tombol ―Belum‖ di klik, maka akan berubah menjadi ―Masuk‖ yang menandakan bahwa guru atau staff tersebut  telah  hadir.  Kekurangan  dalam  sistem  ini  adalah  proses  pengambilan  absen  yang mengharuskan  untuk  mencari  nama  guru  atau  staff.  Untuk  jumlah  guru  dan  staff  yang  sedikit, sistem  ini  masih  mumpuni,  namun  untuk  kasus  dimana  jumlah  guru  dan  staff  yang  banyak, maka sistem ini tidaklah efisien.
Penelitian  lainnya  yang  dilakukan  Soleh  [2]  di  Universitas  Islam  Syekh  Yusuf Tangerang yaitu sistem monitoring absen yang digabungkan dengan teknologi biometric berupa mesin fingerprint .  Penggunaan  sistem biometric seperti fingerprint ini  sangat  berguna  dalam efisiensi  pengambilan  absen,  dimana  proses  pengambilan  absen  dapat  dilakukan  secara  cepat dengan memindai  sidik  jari yang telah didaftarkan  sebelumnya. Namun  untuk sebuah kegiatan konferensi  jika  menggunakan  sistem  absensi  seperti  ini  tidak  bisa  diimplementasikan,  oleh karena untuk mendapatkan data sidik jari peserta tidaklah mudah.
Sampai  pada  saat  ini  belum  didapati  sistem  absensi  yang  dikembangkan  khusus  untuk kegiatan konferensi ilmiah. Oleh karena itu, tujuan penelitian ini adalah untuk membuat sistem absensi  berbasis Web untuk  kegiatan  konferensi  dengan  menggunakan Barcode .  Penggunaan barcode dalam  sistem  absensi  [3]  dapat  memudahkan  proses  pengambilan  absen  dengan  lebih cepat dan efisien. Penggunaan barcode saat ini sudah sangat umum dan dapat dijumpai disekitar kita.  Dan  diharapkan  dengan  adanya  sistem  absensi  ini  dapat  membantu  penyelenggara konferensi  ilmiah  baik  yang  bertaraf  Nasional  maupun  Internasional  dapat  dimudahkan  dalam proses  pengambilan  absen  untuk  sesi  presentasi  dengan  melakukan scan  barcode pada  kartu peserta.  Selain  itu  sistem  absensi  ini  juga  dapat  memberikan  laporan  kehadiran  sesuai  dengan kebutuhan secara cepat dan tepat.

## 2. METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini menggunakan model pengembangan Spiral. Model pengembangan Spiral  merupakan  model  yang  memadukan  sifat  iteratif  atau  perulangan  dari  model pengembangan Prototyping dengan  model Waterfall yang  sistematis  dan  terkontrol,  sehingga memungkinkan proses pengembangan sistem secara bertahap sampai selesai [4].
Pada  model  pengembangan  Spiral  terdapat  lima  tahapan  yaitu, Communication , Planning , Modeling , Construction ,  dan Deployment .  Tahap Communication adalah  tahap inisialisasi,  dimana  pada  tahap  ini  dilakukan  pengumpulan  informasi  untuk  mengidentifikasi kebutuhan  sistem  yang  akan  dibuat.  Tahap  kedua  adalah Planning ,  pada  tahap  ini  yang dilakukan  adalah  membuat  jadwal  untuk  pengembangan  sistem.  Pada  tahap  ketiga,  yaitu Modeling ,  adalah  tahap  analisis  kebutuhan  sistem  yang  dibuat  berdasarkan  hasil  pengumpulan informasi  di  tahap Communication .  Selain  analisis,  ditahap  ketiga  ini  juga  dibuat  perancangan antarmuka  aplikasi  dan  desain Database .  Tahap  keempat,  yaitu Construction adalah  tahap
pembuatan  program,  dimana  yang  dilakukan  adalah  penulisan  kode  program  aplikasi.  Pada tahap  ini  juga  dilakukan  pengujian  pada  kode  program  yang  ditulis.  Tahap  terakhir  yaitu Deployment ,  pada  tahap  ini  sistem  yang  telah  dibuat  diberikan  kepada  pengguna  untuk digunakan.  Gambar  1  memperlihatkan  tahapan-tahapan  yang  ada  pada  model  pengembangan Spiral.
Gambar 1. Metode pengembangan Spiral [4]
Penggunaan  metode  Spiral  pada  penelitian  ini  adalah  karena  sifat  iteratif  dari  Spiral memungkinkan kita untuk kembali ke tahapan sebelumnya jika didapati masih ada kekurangan terhadap sistem yang telah dibuat.

## 2.1 Barcode
Barcode adalah  representasi  dari  informasi  yang  terbentuk  dari  kombinasi  tinggi  dan rendah  pada  daerah  reflektansi  dari  permukaan  suatu  benda  yang  dapat  dibaca  oleh  mesin, dimana  kombinasinya  akan  dikonversi  menjadi  1  dan  0.  Secara  sederhana,  barcode  dapat didefinisikan  sebagai  barisan  kode  yang  terdiri  dari  kotak  hitam  ( black  bar )  dan  spasi  ( white space )  dimana  ukuran  dari  kotak  hitam  dan  spasi  berbeda  dan  dapat  dikelompokkan  untuk merepresentasikan informasi yang terkait ke karakter tertentu dalam sebuah satuan karakter [5]. Gambar 2 memperlihatkan salah satu contoh barcode .
Gambar 2. Barcode tipe 128
Cara kerja dari barcode sendiri adalah dengan memasukkan atau memindai barcode ke alat pembaca ( barcode reader atau barcode scanner ) yang memancarkan sinar laser ke seluruh area  kode.  Pada  saat  cahaya  sinar  bertambah  atau  berkurang,  waktu  menentukan  panjang  dan lebar  dari  kotak  hitam  dan  spasi. Barcode  scanner kemudian  menginterpretasi  dan  melakukan proses decode untuk dijadikan kumpulan angka.
Penggunaan barcode memiliki  beberapa  keuntungan,  salah  satunya  adalah  proses pemasukan  data  menjadi  lebih  cepat  dan  akurat.  Hal  ini  dikarenakan  untuk  memasukkan  data kita  tidak  perlu  mengetiknya  secara  manual,  melainkan  dengan  cara  memindai barcode pada alat  pembaca barcode ,  maka  secara  otomatis  data  langsung  tersimpan.  Hal  ini  juga  dapat mengurangi  kesalahan  dalam  proses  memasukkan  data  yang  jika  secara  manual  dilakukan,
terdapat  kemungkinan  kesalahan  mengetikkan  data.  Oleh  karena  itu  pada  penelitian  ini menggunakan barcode untuk meng-input data.
2.2 Teknologi Web World  Wide  Web atau  sering  disingkat Web merupakan  teknologi  yang  dapat  kita gunakan untuk berbagi informasi dengan memanfaatkan jaringan Internet. Dalam teknologi Web setiap dokumen dihubungkan dengan menggunakan hyperlink [6]. Web menggunakan protokol HTTP  ( HyperText  Transfer  Protocol )  yang  merupakan  standard  yang  mengatur request dan response terhadap suatu informasi yang terjadi pada Web Browser yang berjalan pada komputer user dan komputer Web Server yang menyediakan informasi [7].

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Analisa Masalah
Masalah  yang  diangkat  dalam  penelitian  ini  adalah  bagaimana  membuat  proses pengambilan  absen  peserta  di  setiap  sesi  presentasi  dalam  suatu  kegiatan  konferensi  dengan cepat dan akurat, dan menyediakan laporan yang informatif.

## 3.2 Analisa Sistem
Analisa sistem menggunakan UML ( Unified Modeling Language ) dengan menampilkan Use  Case  diagram dan Class  diagram .  Dimana Use  Case  diagram memperlihatkan  pengguna ( actor )  yang  menggunakan  sistem  dan  fungsionalitas  ( use  case )  dari  sistem.  Sedangkan Class diagram memperlihatkan dalam sistem yang menyediakan fungsionalitas kepada pengguna [8]. Gambar  3  menampilkan  analisis Use  Case  Diagram ,  dimana  pada  sistem  absensi  ini  terdapat tiga actor yaitu,  Admin  yang  bertugas  untuk  mengatur user Operator  dan  mengatur  sesi presentasi.  Sedangkan user Operator  bertugas  untuk  melakukan  pengambilan  absen  peserta. Setiap sesi presentasi memiliki satu Operator yang bertugas. User terakhir adalah Director, yang dapat melihat laporan absensi.
Gambar 3. Analisis Use Case Diagram
Gambar 4 memperlihatkan analisis Class diagram , dimana diagram ini memperlihatkan bagian internal dari sistem yang dikembangkan. Dalam sistem ini terdapat 7 (tujuh) Class yaitu, participants , universities , attendance , report , presentation_session , users ,  dan login . Class participants mengatur  data  peserta  konferensi, class  universities untuk  menampilkan  data Universitas asal peserta  konferensi, class presentation_session untuk mengelola sesi presentasi dalam  sebuah  konferensi, class  attendance untuk  mengatur  pengambilan  absen, class  report untuk  mengolah  dan  menampilkan  laporan  absensi, class  users untuk  mengatur  data user dengan  level  Operator  dan  Director,  dan class  login untuk  proses  autentikasi  pengguna  yang akan mengakses sistem.
Gambar 4. Analisis Class Diagram

## 3.3 Rancangan Database
Pada bagian ini dijelaskan rancangan database yang dibuat untuk sistem absensi dalam bentuk Crow’s Foot Diagram [9]. Hasil perancangan database menghasilkan 5 tabel, yaitu tabel users untuk menyimpan data pengguna sistem yang memiliki tiga level akses, admin, operator, dan  director.  Tabel peoples untuk  menampung  data  peserta  konferensi,  tabel  psession  untuk menyimpan  data  sesi  presentasi  selama  kegiatan  konferensi  berlangsung.  Sedangkan  tabel universities untuk  menyimpan  daftar  Universitas  peserta,  dan  tabel attendance untuk menyimpan  data  absen  peserta  konferensi  yang  mengikuti  sesi  presentasi.  Secara  detail rancangan database dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Rancangan Database Berdasarkan rancangan database pada Gambar 5, rancangan tersebut diimplementasikan  dalam  bentuk  tabel.  Implementasi  tabel database menggunakan  DBMS ( Database  Management  System )  MySQL.  MySQL  merupakan  DBMS Open  Source yang banyak  digunakan  pada  saat  ini,  baik  di  kalangan  akademis  ataupun  pembuatan  aplikasi komersial.

## 3.4 Implementasi Sistem
Bagian  ini  menampilkan  hasil  pembuatan  sistem  absensi  berbasis Web untuk  kegiatan konferensi.  Gambar  6  memperlihatkan  kerangka  konseptual  dari  sistem  absensi  yang  dibuat. Cara kerja dari sistem absensi ini adalah, partisipan konferensi akan menunjukkan kartu peserta mereka  yang  memiliki barcode kepada  Operator,  kemudian  dengan  menggunakan Barcode Scanner , Operator memindai kartu peserta tersebut. Sebelum memindai, Operator akan memilih sesi  presentasi  yang  diikuti  oleh  peserta.  Sedangkan  pengguna  dengan  level  Director  dapat melihat  laporan  absensi.  Laporan  yang  dilihat  dapat  berdasarkan  sesi  presentasi  atau berdasarkan  tanggal.  Dan  pengguna  dengan  level  Admin  dapat  melakukan  manajemen users , Universitas, dan sesi presentasi.
Gambar 6. Kerangka konseptual sistem absensi yang dikembangkan

## 3.4.1 Implementasi Modul Admin
Admin bertugas untuk mengatur data pengguna, universitas, dan sesi presentasi. Admin juga  dapat  melihat  laporan  absen  yang  diambil  oleh  Operator.  Gambar  7  memperlihatkan halaman pengaturan pengguna ( users ), dimana Admin dapat melihat, menambah, merubah, dan menghapus users .
Gambar 7. Halaman Manage Users
Salah satu tugas dari Admin adalah mengatur sesi presentasi dalam kegiatan konferensi. Sesi  presentasi  terbagi  dua,  yaitu Open  Session dan Closed  Session .  Dimana Open  Session adalah sesi presentasi yang aktif (sedang berlangsung) atau yang akan dilaksanakan, sedangkan Closed  Session adalah  sesi  presentasi  sudah  selesai.  Sebuah  sesi  presentasi  akan  dirubah statusnya  menjadi Closed  Session pada  saat  waktu  presentasinya  sudah  lewat.  Gambar  8 memperlihatkan  halaman Open  Session ,  atau  sesi  presentasi  yang  masih  aktif.  Sedangkan Gambar 9 memperlihatkan halaman Closed Session , yaitu sesi presentasi yang sudah selesai.
Gambar 8. Halaman Manage Presentation Session

## Gambar 9. Halaman Archived Session
Menu View  Report pada  halaman  Admin  adalah  menu  untuk  melihat  laporan  absen, merupakan fitur yang sama dengan pengguna dengan level Director.

## 3.4.2 Implementasi Modul Operator
Operator bertugas  untuk  melakukan  pengambilan  absen.  Cara  pengambilan  absen adalah  dengan  memindai  kartu  peserta  konferensi  dengan  menggunakan Barcode  Scanner . Setiap  peserta  yang  mendaftar  di  konferensi  akan  mendapatkan  kartu  peserta  yang  telah  berisi barcode . Dengan penggunaan barcode dan tampilan antarmuka pengambilan absen yang simple , dimana Opertaror hanya perlu mengarahkan kursor mouse ke input field Participant’s Barcode , maka  secara  otomatis  peserta  tersebut  sudah  berhasil  dikatakan  hadir  di  dalam  sesi  presentasi tersebut  tanpa  harus  mengklik mouse .  Gambar  10  memperlihatkan  tampilan  halaman pengambilan absen oleh Operator.
Gambar 10. Halaman pengambilan absen oleh Operator

## 3.4.3 Implementasi Modul Director
Director dapat  melihat  laporan  absen  yang  diambil  oleh  Operator.  Gambar  11 memperlihatkan  halaman  utama  laporan  absensi  yang  menampilkan  daftar  sesi  presentasi  dan ringkasan  absen  dalam  bentuk  grafik Bar .  Untuk  melihat  laporan,  Director  dapat  memilih  sesi presentasi  yang  akan  dilihat  laporannya.  Tampilan  halaman  detail  absensi  memperlihatkan
nama-nama  peserta  yang  hadir,  asal  Universitas,  dan  waktu  saat  peserta  masuk  ke  dalam ruangan presentasi. Tampilan halaman detail absensi dapat dilihat pada Gambar 12.
Gambar 11. Tampilan halaman utama laporan absensi
Gambar 12. Halaman laporan detail absensi

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dari penelitian ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu:
1. Pemanfaatan teknologi barcode dalam membuat sistem absensi ini memberikan kemudahan bagi Operator untuk melakukan pengambilan absen dengan cepat dan tepat.
2. Dengan  adanya  sistem  absensi,  dapat  meningkatkan  kapabilitas  penyelenggara  konferensi untuk menjadi penyelenggara yang baik.

## 5. SARAN
Cakupan  dari  penelitian  ini  masih  terbatas  pada  proses  pengambilan  absen  peserta konferensi.  Untuk  pengembangan  lanjutan  dapat  ditambahkan  fungsionalitas,  seperti dihubungkan dengan bagian  sekretariat  sebagai persyaratan untuk mendapatkan  sertifikat,  baik
sebagai  presenter  (pemakalah)  atau  peserta.  Sehingga  benar-benar  hanya  peserta  yang  hadir  di ruangan  presentasi  yang  bisa  mendapatkan  sertifikat,  begitu  juga  dengan  mereka  yang  sudah melakuan presentasi saja berhak mendapatkan sertifikat sebagai presenter.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Universitas  Klabat  yang  telah  memberi dukungan financial terhadap penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Dewi,  Meta  Amalya,  Anggraeni,  Vivi  Duwi,  Mudjadi,  Sibgatullah  Achmad,  Wicaksono, Aditya, 2014, Aplikasi Rekapitulasi Elektronik Absensi Guru & Pegawai (AREA-GP) Pada Sekolah  Menengah  Atas, Prosiding  Seminar  Nasional  Teknologi  Informasi  dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) , Yogyakarta, 15 Maret 2014.
[2] Soleh,  Oleh,  Wahyudin,  Andri,  Safitri,  Windy  Lia,  Purnomo,  Budi,  2014,  Monitoring Absensi Melalui Visualisasi Grafik Studi Kasus Karyawan Universitas Islam Syekh Yusuf Tangerang, Prosiding  Seminar  Nasional  Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  2014 (SENTIKA 2014) , Yogyakarta, 15 Maret 2014.
[3] Nasution,  Salhazan,  2010,  Sistem  Manajemen  Administrasi  dan  Presensi  Online  Untuk Perkuilahan dan Praktikum Menggunakan Oracle dan Barcode Scanner, Prosiding Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2010 (SNATI 2010) , Yogyakarta, 19 Juni 2010.
[4] Pressman,  Roger  S.,  2010, Software  Engineering:  A  Practicioner’s  Approach  Seventh Edition , McGraw-Hill Education, New York.
[5] Kato, Hiroko, Tan, Keng T., Chai, Douglas, 2010, Barcode for Mobile Devices , Cambridge University Press, New York.
[6] Robbins, Jennifer N., 2012, Learning Web Design Fourth Edition: A Beginner’s Guide to HTML, CSS, JavaScript, and Web Graphics , O’Reilly Media, Canada.
[7] Nixon,  Robin,  2014, Learning  PHP,  MySQL  &  JavaScript:  with  jQuery,  CSS  &  HTML5 Fourth Edition , O’Reilly Media, California.
[8] Miles, Russ, Hamilton, Kim, 2006, Learning UML 2.0 , O’Reilly Media, California.
[9] Coronel,  Carlos,  Morris,  Steven,  Rob,  Peter,  2011, Database  Systems:  Design, Implementation, and Management Ninth Edition , Cengage Learning, Boston.