## JIUBJ
Jurnal Ilmiah Universitas Batanghari Jambi, 21(3), Oktober 2021, 1459-1464 Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat universitas Batanghari Jambi
ISSN 1411-8939 (Online), ISSN 2549-4236 (Print)

## Penciptaan Iklim Komunikasi Organisasi (Tinjuan Peran Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi)

## Mohamad Muspawi*, Firman, Yeni Confristha Manullang
Prodi Administrasi Pendidikan FKIP Universitas Jambi *correspondence email: muspawi01@gmail.com
Abstrak .  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  langkah-langkah  kepala  dinas  dalam  menciptakan  iklim  komunikasi  yang kondusif  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kota  Jambi  dan  mendeskripsikan  faktor  pendukung  dan  penghambatnya. Menggunakan  metode  kualitatif  dengan  jenis  penelitian  studi  kasus.  Subjek  penelitian  adalah  kepala  Dinas,  kepala  bidang, pegawai, cleaning service dan petugas keamanan. Teknik pengumpulan data yaitu wawancara. Teknik analisis data yaitu reduksi data, penyajian data,  dan  penarikan  kesimpulan.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa: (1) Langkah-langkah  kepala dinas dalam menciptakan  iklim  komunikasi  jika  ditinjau  dari  dimensi  iklim  komunikasi  seperti,  dukungan,  partisipasi  pembuat  keputusan, kepercayaan, keterbukaan dan keterusterangan dan pencapaian kinerja yang tinggi menghasilkan bahwa iklim komunikasi di situ sudah berjalan kondusif  secara keseluruhan. Namun  masih terdapat pegawai yang tidak  melaksanakan pekerjaan yang diberikan. (2)  Faktor  pendukungnya  yaitu  dukungan  dan  motivasi  kepala  dinas  terhadap  bawahan  serta  menyiapkan  sarana  dan  prasarana yang  dibutuhkan  dalam  pekerjaan.  Pimpinan  juga  melakukan  monitoring  dan  menanyakan  kendala  yang  dihadapi.  Faktor penghambatnya  yaitu  tidak  seimbangnya  jumlah  pegawai  dengan  pengawasan  sehingga  sering  terjadi  kesalahpahaman  persepsi antar pimpinan dan pegawai maupun antar pegawai dalam penyampaian dan pelaksanaan tugas, terdapat pegawai yang melakukan pekerjaan  tidak  sesuai  dengan  tupoksinya, dan  terdapat pula  pegawai  yang selalu sungkan  terhadap  pimpinan  dan sesama rekan kerjanya yang mengakibatkan komunikasi susah terjalin.
Kata kunci : Iklim komunikasi, Peran kepala dinas
Abstract.  This  study  aims  to  determine  the  steps  taken  by  the  head  of  the  department  in  creating  a  conducive  communication climate  in  the  Jambi  City  Archives  and  Library  Office  and  to  describe  the  supporting  and  inhibiting  factors.  Using  qualitative methods  with  the  type  of  case  study  research.  The  research  subjects  were  the  head  of  the  department,  the  head  of  the  field, employees,  cleaning  service  and  security  officers.  Data  collection techniques  are interviews. Data  analysis techniques  are  data reduction, data presentation, and drawing conclusions. The results showed that: (1) the steps taken by the head of the service in creating  a  communication  climate  when  viewed  from  the  dimensions  of  the  communication  climate  such  as  support,  decision- making  participation,  trust,  openness  and  candor  and  the  achievement  of  high  performance  resulted  that  the  communication climate there was already running conducive overall. However, there are still employees who do not carry out the work given. (2) The supporting factors are  the  support  and motivation  of  the head of service  towards  subordinates  and preparing  the  facilities and infrastructure needed in the work. The leaders also monitor and ask about the obstacles they face. The inhibiting factor is the unbalanced number of employees  with supervision so that there is often a misunderstanding of perceptions between leaders and employees as well as between employees in the delivery and implementation of tasks, there are employees who do work that is not in accordance with their main duties and responsibilities, and there are also employees who are always reluctant to their leaders and fellow workers which makes communication difficult.

## Keywords: Communication climate, The role of the head of service

## PENDAHULUAN
Komunikasi  dalam  suatu  organisasi  menjadi  alat koordinasi  yang  akan  menghasilkan  informasi  melalui suatu aliran sistem yang menghubungkan dan menghasilkan  kinerja  antar  komponen  di  dalam organisasi itu sendiri. Iklim dan budaya organisasi dapat dibentuk  oleh  komunikasi  dalam  organisasi.  Hal  ini harus dipahami dengan baik agar perbedaan individu dan kesalahpahaman  dalam  organisasi  dapat  diminimalkan dan dikurangi sehingga konflik dapat dihindari.
Iklim  komunikasi  merupakan  kombinasi  dari persepsi  evaluasi  yang  ekstensif  terhadap  kejadian, perilaku  manusia,  reaksi  karyawan  terhadap  karyawan lain,  ekspektasi,  konflik  antar  karyawan  dan  peluang pertumbuhan  dalam  organisasi  gabungan  (Stevenson  et al.,  2017).  Iklim  komunikasi  diciptakan  oleh  interaksi
antar  anggota  organisasi.  Interaksi  dan  proses  yang membentuk,  menciptakan  kembali,  mengubah  dan menopang  iklim  adalah  hal-hal  yang  harus  menjadi prioritas  dalam  organisasi.  Upaya  yang  dapat  dilakukan oleh  suatu  organisasi  adalah  dengan  menciptakan  iklim kerja  yang  positif  yang  didukung  oleh  anggota organisasi,  karena  setiap  individu  dalam  organisasi membutuhkan  penyesuaian  dan  perbaikan  secara bertahap  untuk  mencapai  hasil  yang  maksimal  dan bermanfaat  bagi  organisasi.  Iklim  komunikasi  yang positif  akan  berdampak  pada  organisasi,  dimana  tujuan bersama  tercapai  sesuai  harapan  dengan  didukung  oleh karyawan yang berkinerja baik. Komunikasi yang efektif merupakan  bagian  penting  bagi  semua  organisasi,  oleh karena  itu  pemimpin  organisasi  dan  komunikator  dalam organisasi  harus  memahami  dan  menyempurnakan
Mohamad Muspawi et al., Penciptaan Iklim Komunikasi Organisasi (Tinjuan Peran Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi)
keterampilan komunikasinya (Walandouw & Moelyono, 2014).
Salah  satu  aspek  terpenting  yang  dibutuhkan untuk  kelangsungan  hidup  kelompok  atau  organisasi yang  sehat  dan  baik  adalah  kepemimpinan,  sesuai dengan  tujuan  yang  ditetapkan  dalam  pembentukan kelompok  atau  organisasi.  Hal  ini  juga  berlaku  dalam sebuah organisasi kelembagaan, peran seorang pemimpin  diperlukan  untuk  memberikan  contoh  dan arahan  terhadap  kegiatan  sehari-hari  di  suatu  lembaga atau  layanan.  Tanpa  pemimpin,  tujuan  pribadi  atau organisasi  akan  menimbulkan  kendala  serius  jika  tidak ada yang mengarahkannya. Yuliani & Kristiawan (2016) sebagaimana  yang  dikutip  oleh  Muspawi  (2020) mengatakan bahwa eksistensi kepemimpinan menyangkut  sebuah  proses  pengaruh  sosial  yang  dalam hal  ini  pengaruh  yang  dijalankan  oleh  seseorang  secara sengaja  terhadap  orang  lain  untuk  menstruktur  aktivitas serta hubungan di dalam suatu organisasi atau kelompok. Greenberg  &  Baron  (1995)  mengatakan  pemimpin adalah  seseorang  yang  menciptakan  atau  membuat strategi  dalam  suatu  organisasi  untuk  mencapai  tujuan bersama.  Oleh  karena  itu,  kepemimpinan  di  suatu instansi  pemerintah  atau  swasta  merupakan  nilai  yang sangat  dibutuhkan.  Komunikasi  yang  baik  merupakan kunci  kelangsungan  hidup  organisasi  yang  sehat,  baik secara  formal  maupun  informan.  Komunikasi  antara karyawan  dengan  pimpinan  serta  antara  karyawan dengan  karyawan  sangat  penting  karena  komunikasi dapat  diibaratkan  sebagai  jembatan  interaksi  yang memberikan  informasi  bagi  semua  orang,  sehingga berdampak  positif  bagi  suatu  organisasi.  Jika  tidak  ada komunikasi,  tidak  mungkin  terjadi  koordinasi  dan kerjasama, karena karyawan tidak dapat mengetahui apa yang  dilakukan  rekan  kerjanya,  pemimpin  tidak  dapat menerima  informasi  serta  memberikan  arahan  dan intruksi.  Mencapai  tujuan  tanpa  kolaborasi  tidak mungkin tanpa komunikasi, karena karyawan tidak dapat menyampaikan  kebutuhan  dan  perasaannya  kepada pimpinan dan kolega.
Studi  awal  penelitian  ini  menginformasikan bahwa  kondisi  iklim  komunikasi  organisasi  pada  Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kota  Jambi  masih  perlu mendapat perhatian serius, ditemukan bahwa komunikasi  sesama  pegawai  dalam  hal  melakukan pekerjaan masih kurang terjalin, oleh karena  itu melalui penelitian  ini  penulis  berupaya  menelaah  bagaimana peran  kepala  dinas  dalam  penciptaan  iklim  komunikasi organisasi di kantor tersebut.

## METODE
Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif  dengan  jenis  penelitian  studi  kasus (case study) . Penelitian  studi  kasus  yang  dikemukakan  oleh Creswell  (2010)  adalah  strategi  penelitian  dimana peneliti  secara  cermat  menyelidiki  suatu  peristiwa,
kegiatan,  program,  proses  atau  sekelompok  individu. Namun  jenis  penelitian  studi  kasus  ini  dibatasi  oleh aktivitas  dan  waktu.  Peneliti  dapat  sepenuhnya mengumpulkan  informasi  data  yang  diperlukan  dengan menggunakan prosedur pengumpulan data yang berbeda berdasarkan  waktu  yang  telah  ditentukan.  Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara.  Untuk  mengecek  keabsahan  data  peneliti menggunakan triangulasi yaitu dengan cara membandingkan dan mengecek tingkat kepercayaan atau informasi  yang  diperoleh  melalui  alat  dan  waktu  yang berbeda. hal-hal yang dimaksud meliputi: ( 1) Membandingkan  data  wawancara, (2) Membandingkan apa  yang  menjadi  perhatian  partisipan  di  depan  umum dengan  apa  yang  disajikan  secara  pribadi, (3) Membandingkan  situasi  apa  yang  dipikirkan  partisipan dengan  situasi  penelitian  dari  waktu  ke  waktu  (4) Membandingkan  keadaan  dan  cara  pandang  seseorang dengan  pendapat  dan  pandangan  yang  berbeda.  Teknik analisis  data  sebagai  berikut:  (1)  reduksi  data  ( data reduction ),  (2)  penyajian  data  ( data  display ),  (3) penarikan  kesimpulan  dan  verifikasi  ( conclusion drawing/verifying ).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil penelitian menunjukkan bahwa peran kepala dinas  kearsipan  dan  perpustakaan  kota  Jambi  dalam menciptakan  iklim  komunikasi  organisasi  sebagai berikut:

## Dukungan
Agar  pekerjaan  dapat  dilakukan  dengan  baik,  hal yang  harus  dilakukan  pimpinan  adalah  memberi dukungan terhadap pegawai agar pegawai merasa bahwa dirinya  di  perhatikan  oleh  pimpinan.  Berdasarkan  hasil penelitian  di  Dinas  Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kota Jambi  dukungan  dari  pimpinan  yaitu  melakukan monitoring  terhadap  pekerjaan  yang  dilakukan  bawahan dan  menanyakan  kendala  yang  dihadapi  seperti  apa. Tidak  hanya  itu,  dukungan  yang  diberikan  kepala  dinas adalah  dimulai  dari  hal  sederhana  yaitu  saling  bertegur sapa  ketika  bertemu.  Kepala  dinas  tidak  selalu  hanya berada dalam ruangan/atas meja beliau selalu mengecek ke  bawah  dan  berkunjung  keruangan-ruangan.  ia  juga memberikan  dukungan  berupa  sarana  prasarana  yang dibutuhkan  dalam  pelaksanaan  pekerjaan  agar  tujuan bersama dapat tercapai.
Hal ini memiliki kesamaan dengan penelitian yang dilakukan  oleh  Hapsari  (2015)  yang  mengatakan  bahwa dukungan  yang  terjalin  dapat  berupa  interaksi  yang bentuknya saling menyapa satu sama lain. Hal ini sejalan dengan  pendapat  Yuli  (2005)  mengatakan  bahwa seseorang  (pemimpin)  dapat  memengaruhi  orang  lain untuk  bekerjasama  melaksanakan  pekerjaan  yang berkaitan  agar  mencapai  tujuan  bersama.  Komunikasi yang efektif, apabila dalam berkomunikasi menunjukkan
Mohamad Muspawi et al., Penciptaan Iklim Komunikasi Organisasi (Tinjuan Peran Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi)
sifat  saling  mendukung.  Hal  ini  sesuai  dengan pernyataan  Armstrong  (1998) Support  is  a  feeling related  to  providing  support  from  both  superiors  and colleagues .  Dukungan  dari  pimpinan  merupakan  salah satu  cara  agar  memotivasi  para  pegawai  melaksanakan pekerjaannya.  Ditambah  lagi  dengan  pernyataan  Likert (2005)  yang  menyatakan  bahwa  setiap  hubungan  antar pimpinan menunjukkan sifat mendukung dan membangun  sehingga  merasa  bahwa  dirinya  berharga dalam  organisasi.  Jika  para  pegawai  merasakan  dirinya telah  dianggap  penting  dan  berharga  oleh  pimpinan, maka  para  pegawai  akan  memberikan  hasil  yang maksimal.

## Partisipasi pengambilan keputusan
Hasil penelitian menginformasikan bahwa pimpinan  dinas  kearsipan  dan  perpustakaan  kota  Jambi terkait  dalam  pengambilan  keputusan  dapat  dikatakan melibatkan  bawahan  dalam  pengambilan  keputusan. Pimpinan  selalu  mendengarkan  pendapat  bawahan kemudian  dipertimbangkan  sebelum  diputuskan.  Dalam pengambilan suatu keputusan dirapatkan terlebih dahulu agar  keputusan  yang  akan  ditetapkan  dapat  berjalan dengan  maksimal.  Selanjutnya  keputusan  yang  diambil oleh  kepala  dinas  dilakukan  koordinasi  sesuai  dengan ketentuan  yang  ada,  meskipun  semua  sudah  diatur berdasarkan  tupoksi  bawahan  karena  tidak  semua permasalahan  atau  keputusan  pimpinan  melibatkan semua  bawahan,  dimana  ada  hal-hal  tertentu  yang  tidak melibatkan  bawahan  seperti  membahas  mengenai anggaran dan lain sebagainya.
Berdasarkan  wawancara  yang  dilakukan  peneliti terhadap  kepala  dinas  yang  mengatakan  bahwa  ketika ada  kepentingan urgent dan  membutuhkan  keputusan yang cepat saat itu juga maka pimpinan tidak melibatkan bawahan  dalam  pengambilan  keputusan.  Namun, pengambilan keputusan yang menyangkut kebijakan dan pekerjaan, kepala dinas sangat terbuka dan mengharapkan  pegawai  memberikan  masukan  agar tercapainya  tujuan  bersama.  Hasil  penelitian  ini  sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Susilawati (2010) bahwa  setiap  karyawan  memang  diharapkan  untuk berpartisipasi  dalam  membuat  keputusan  ketika  rapat untuk  memecahkan  suatu  masalah.  Setelah  keputusan diambil,  manager  mengemukakan  program  kerja  yang telah  diputuskan  ke  forum  direksi.  Latifah  (2016) melaporkan  bahwa  kepala  sekolah  SDIT  Al-Bayyinah Garut  melibatkan  para guru  dalam mengambil keputusan. Kusuma (2017) melaporkan bahwa pimpinan di  perusahaan  PT  PLN  (Persero)  APJ  Surakarta  juga melibatkan jajarannya dalam mengambil keputusan.
Hal  ini  sesuai  dengan  pendapat  Pace  dan  Faules (2002) seluruh pegawai di semua tingkat harus diberikan kesempatan  berkomunikasi  dengan  manajemen  di  atas mereka  agar  berperan  serta  dalam  proses  pembuatan keputusan. Komunikasi dan koordinasi merupakan peran
penting  dalam  pengambilan  keputusan  agar  tidak memberikan dampak negatif untuk Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi kedepannya.

## Kepercayaan
Tercapainya  hasil  pekerjaan  yang  dilakukan bawahan tidak terlepas dari  kepercayaan  yang diberikan pimpinan.  Kepercayaan  merupakan  aspek  yang  cukup penting  dalam  membentuk  hubungan  timbal  balik  yang positif antara pimpinan dan bawahan. Berdasarkan  hasil penelitian  ditemukan  bahwa  kepercayaan  dari  pimpinan sudah  dirasakan  oleh  pegawai,  dengan  pimpinan memberikan tugas kepada pegawai itu sudah menunjukkan  bahwa  pimpinan  percaya  terhadap bawahannya.  Namun,  masih  ada  pegawai  yang menyalahgunakan kepercayaan yang diberikan pimpinan dengan  tidak  melakukan  pekerjaan  sesuai  dengan tugasnya.  Seperti  contoh,  pimpinan  memberikan kepercayaan kepada pegawai untuk melakukan monitoring  turun lapangan  kepada Organisasi Perangkat Daerah  (OPD)  memantau  sejauh  mana  kegiatan  arsip sudah dilakukan. Namun pegawai tidak mengindahkannya dan melakukan kepentingan pribadi.
Tingkat  kepercayaan  yang  positif  akan  mampu menunjukkan  kerja  yang  efektif  dan  efisien.  setiap pegawai  percaya  akan  kemampuan  satu  sama  lain,  dan memiliki  tujuan  yang  sama  untuk  mencapainya. Sebaliknya  jika  kepercayaan  tidak  terjalin  dengan  baik maka  akan  terdapat  anggota  yang  tidak  menunjukkan kinerjanya  dan  akan  memberikan  dampak  negatif  untuk kedepannya.  Hal  ini  sesuai  dengan  pernyataan  Suranto (2011)  jika  pemimpin  dipercaya  oleh  pegawai  maka akan lebih mudah menyampaikan pesan dan mempengaruhi sikap orang lain. Karena dengan percaya akan mempermudah tercapainya tujuan bersama.

## Keterbukaan dan keterusterangan
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat  dikemukakan bahwa  terkait  keterbukaan  dan  keterusterangan  temuan di  dinas  kearsipan  dan  perpustakaan  kota  Jambi  sudah terlaksana  sebagaimana  mestinya.  Pimpinan  selalu terbuka  mengenai  pekerjaan  namun  ada  beberapa  hal yang  tidak  disampaikan  pimpinan  ke  bawahan  seperti pembahasan  yang  hanya  melibatkan  kepala  bidang  dan tidak  kepada  pegawai  secara  umum.  Pimpinan  selalu terbuka  akan  program  kerja  yang  akan  dilaksanakan, karena  jika  tidak  ada  keterbukaan  dan  keterusterangan akan  menghambat  pekerjaan.  Jika  ada  suatu  kendala yang  dialami  oleh  pimpinan  ataupun  bawahan  akan menjadi  terhambat  jika  tidak  disampaikan  dan  tidak mencari  solusinya  bersama,  karena  pada  dasarnya keterbukaan  dan  keterusterangan  akan  menghilangkan kesalahpahaman.  Kepala  dinas  sudah  cukup  terbuka mengenai  pekerjaan  yang  akan  dilakukan  dan  juga kepala  dinas  selalu  menerima  saran  dan  keluhan  dari pegawainya.  Keluhan  yang  dimaksud  adalah  ketika
Mohamad Muspawi et al., Penciptaan Iklim Komunikasi Organisasi (Tinjuan Peran Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi)
pegawai mengalami kendala dalam melakukan pekerjaan dimana  dibutuhkan  penambahan  sarana  prasarana  untuk mendukung  tercapainya  tujuan,  seperti  contoh  pegawai menyampaikan  kendala  dan  memberikan  saran  kepada kepala  bidang  untuk  menambahkan  printer  agar  proses pencetakan  berkas  arsip  dapat  selesai  pada  waktunya, lalu  kepala  bidang  akan  menyampaikan  keluhan  dan saran  tersebut  kepada  kepala  dinas  kemudian  akan dipertimbangkan dan di diskusikan bersama.
Hasil  ini  sejalan  dengan  pernyataan  Suranto (2011)  keterbukaan  adalah  sikap  yang  dapat  menerima masukan  dari  orang  lain,  serta  bersedia  menyampaikan informasi  kepada  orang  lain.  Dalam  iklim  komunikasi, keterbukaan  dan  keterusterangan  akan  memberikan dampak  positif  akan  sebuah  organisasi.  Seorang pemimpin  akan  mendengarkan  apa  yang  disampaikan oleh  pegawainya,  begitupun  sebaliknya.  Hal  ini  juga sejalan  dengan  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Silvia Noviani (2017) keterbukaan dalam komunikasi kebawah dilihat  dari  kemudahan  anggota  organisasi  untuk berkoordinasi, mendengarkan dalam komunikasi kebawah  dilihat  dari  atasan  yang  terbuka  untuk berdiskusi  dan  mendengarkan  saran  dari  bawahan. Berdasarkan  temuan  penelitian  ini,  penulis  melihat  para pegawai  tidak  canggung  bertanya  jika  ada  kesulitan terhadap  sesama  rekan  kerja  maupun  pimpinan. Keterbukaan  dalam  komunikasi  kebawah  dilihat  dari kemudahan  anggota  organisasi  untuk  berkoordinasi, mendengarkan  dalam  komunikasi  ke  bawah  dilihat  dari atasan yang terbuka untuk berdiskusi dan mendengarkan saran  dari  bawahan.  Kurangnya  sifat  terbuka  di  antara pimpinan  dan  bawahan  akan  menyebabkan  pemblokan atau  tidak  mau  menyampaikan  pesan  dan  gangguan dalam pesan.

## Pencapaian kinerja yang tinggi
Pencapaian  kinerja  yang  tinggi  tidak  terlepas  dari dukungan  dan  motivasi  yang  diberikan  pimpinan terhadap bawahannya. Pegawai akan menunjukkan  hasil yang terbaik jika dia merasa diperhatikan oleh pimpinan. Jika  pekerjaan  yang  dilakukan  baik  maka  akan berdampak  juga  terhadap  tujuan  yang  sudah  ditetapkan. Di  semua  tingkat  organisasi  setiap  anggota  harus memiliki  komitmen  terhadap  kinerja  yang  tinggi  dan berkualitas  (Pace  &  Faules,  2002).  Agar  tercapainya kemajuan  suatu  organisasi,  pimpinan  berusaha  mencari cara  agar  memperoleh  kinerja  yang  baik  dari pegawainya,  caranya  dengan  memberikan  pemahaman mengenai  visi  misi.  Berdasarkan  pengamatan,  peneliti sudah  melihat template yang  berisi  visi  misi  Dinas Kearsipan  dan  Perpustakaan  Kota  Jambi  di  depan ruangan  kepala  dinas.  Oleh  karena  itu,  untuk  mencapai visi  misi  tersebut  maka  sangat  membutuhkan  dukungan dan motivasi dari pimpinan dan sesama rekan kerja.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa kepala dinas kearsipan dan perpustakaan kota Jambi sudah
memberikan dukungan dan motivasi terhadap pegawainya. Dukungan yang diberikan berupa menyiapkan  sarana  dan  prasarana  yang  dibutuhkan,  dan juga  pimpinan  memberikan  motivasi  agar  pegawai melakukan pekerjaan dengan baik. Hal ini sesuai dengan pernyataan  Fuad  (2006)  motivasi  adalah  proses pemberian  pola  (penggerak)  kepada  pegawai  agar  dapat bekerjasama  sehingga  tujuan  organisasi  dapat  tercapai secara efisien dan efektif.
Namun,  berdasarkan  hasil  temuan  masih  ada beberapa pegawai yang lebih mementingkan kepentingan pribadi dan tidak melakukan pekerjaan yang diberikan  pimpinan  kemudian  akan  berdampak  pada kepentingan  dinas  kearsipan  dan  perpustakaan  kota Jambi.  Koordinasi  yang  kurang  baik  dapat  ditutupi dengan  komunikasi  antar  rekan  kerja  dan  pimpinan. Banyak media yang dapat digunakan dalam berkomunikasi seperti telepon dan grup Whattsapp untuk menyelesaikan  permasalahan  yang ada.  Seorang pemimpin  dapat  dipandang  efektif  apabila  dapat mempengaruhi pegawainya untuk meninggalkan kepentingan  pribadi  demi  keberhasilan  organisasi, motivasi dalam melakukan pekerjaan sangat berpengaruh  terhadap  peningkatan  kerja  pegawai. Berkurangnya  motivasi  kerja,  akan  berdampak  pada kinerja yang diberikan oleh karena itu perlu dihindari.

## Pembahasan
Faktor pendukung dalam menciptakan iklim komunikasi  organisasi  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Kota Jambi
Faktor  pendukung  pimpinan  dalam  menciptakan komunikasi  di  dinas  kearsipan  dan  perpustakaan  kota Jambi  yaitu  kepala  dinas  memberikan  dukungan  dan motivasi  terhadap  bawahannya,  menyiapkan  sarana  dan prasarana  yang  dibutuhkan  dalam  menjalankan  tugas. Tidak  hanya  itu,  pimpinan  juga  melakukan  monitoring terhadap  bawahan  dan  menanyakan  kendala  apa  yang dihadapi,  monitoring  dilakukan  kepala  dinas  dengan melihat kinerja pegawai melalui CCTV dan juga dengan berkunjung  ke  ruangan-ruangan  tiap  bidang.  Dinas kearsipan  dan  perpustakaan  kota  Jambi  juga  sudah memiliki  sarana  prasarana  yang  mendukung  terjalinnya komunikasi yang efektif, seperti sudah mempunyai grup Whatsaap yang  sangat  berfungsi  untuk  menjalin koordinasi  terhadap  pimpinan  dan  pegawai.  juga  sudah tersedia wifi di  beberapa  titik  agar  komunikasi  tidak terhambat  oleh  jaringan.  Disamping  itu,  juga  sering dilakukan kegiatan bersama-sama dengan asas kekeluargaan seperti melakukan pengajian bersama pada hari kamis, jika ada yang sakit dijenguk, dan setiap hari jumat melakukan gotong royong yang melibatkan semua pegawai  sehingga  komunikasi  akan  selalu  terjalin  dan hubungan  antara  pimpinan  dan  pegawai  menjadi semakin erat dan harmonis.
Mohamad Muspawi et al., Penciptaan Iklim Komunikasi Organisasi (Tinjuan Peran Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi)
Hal  ini  sesuai  dengan  pernyataan  Pace  &  Faules (2002)  yang  mengatakan  bahwa  ada  empat  faktor  yang mempengaruhi keberlangsungan iklim komunikasi yaitu: anggota  organisasi,  pekerjaan  dalam  organisasi,  struktur organisasi dan pedoman organisasi. Hubungan pimpinan dan bawahannya merupakan interaksi untuk menciptakan  lingkungan  yang  dapat  memotivasi karyawan.  Tidak  hanya  itu,  faktor  pendukung  dalam menciptakan  iklim  komunikasi  yang  kondusif  di  dinas kearsipan  dan  perpustakaan  kota  Jambi  juga  didukung oleh  kelengkapan  administrasi  seperti,  sudah  memiliki struktur  organisasi  yang  jelas,  pedoman  organisasi seperti  visi  misi,  dan  anggota  organisasi  yang  memiliki peran  untuk  menciptakan  iklim  komunikasi,  sehingga iklim  komunikasi  dapat  berjalan  kondusif  tergantung dari  persepsi  dan  pemahaman  yang  diberikan  oleh pimpinan terhadap pegawainya.
Faktor Penghambat dalam menciptakan iklim komunikasi  organisasi  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Kota Jambi
Berdasarkan  hasil  penelitian  dapat  disampaikan bahwa  faktor  penghambat  pimpinan  dalam  menciptakan iklim  komunikasi  di  dinas  kearsipan  dan  perpustakaan kota  Jambi  yaitu  sering  terjadi  kesalahpahaman  antar pimpinan  dan  pegawai  bahkan  pegawai  antar  pegawai dalam  penyampaian  dan  pelaksanaan  tugas,  dan  masih ada  pegawai  yang  melakukan  pekerjaan  tidak  sesuai dengan  tupoksinya,  pegawai  yang  tidak  berada  di ruangan  berpengaruh  pada  hal  yang  perlu  disampaikan menjadi  terhambat,  masih  ada  pegawai  yang  merasa sungkan  terhadap  pimpinan  dan  sesama  rekan  kerja  nya yang membuat komunikasi susah disampaikan.
Hal ini senada dengan pernyataan yang disampaikan  oleh  Marhaeni  (2009)  ada  beberapa hambatan  dalam  proses  komunikasi,  yaitu:  a.  Hambatan dari  pengirim  pesan,  misalnya  pesan  yang  akan disampaikan  belum  jelas  bagi  dirinya  atau  pengirim pesan,  hal  ini  dipengaruhi  oleh  perasaan  atau  situasi emosional  sehingga  mempengaruhi  motivasi,  yaitu mendorong  seseorang  untuk  bertidak  seseuai  keinginan, kebutuhan  atau  kepentingan.  b.  Hambatan  dalam penyandian/simbol.  Hal  ini  dapat  terjadi  karena  bahasa yang  dipergunakan  tidak  jelas  sehingga  mempunyai  arti lebih  dari  satu,  bahasa  yang  dipergunakan  antara  si pengirim  dan  si  penerima  terlalu  sulit.  c.  Hambatan media,  merupakan  hambatan  yang  terjadi  dalam penggunaan  media  komunikasi.  d.  Hambatan  dari penerima  pesan,  kurangnya  perhatian  pada  saat menerima/mendengarkan  pesan,  tanggapan  yang  keliru dan  tidak  mencari  informasi  lebih  lanjut.  Jadi  dalam berkomunikasi,  penting  ketika  orang  yang  sedang melakukan  komunikasi  tidak  hanya  mendengarkan informasi yang akan disampaikan, melainkan juga harus memperhatikan siapa yang menyampaikan. Dan jika ada keliru  atau  kurang  paham  dalam  mendengarkan
informasi  yang  disampaikan  pemimpin  atau  rekan  kerja dapat  mencari  informasi  lebih  lanjut  kepada  orang  yang bersangkutan.
Temuan  penelitian  ini  juga  menginformasikan bahwa  yang  menjadi  faktor  penghambat  terciptanya iklim  komunikasi  yaitu:  terjadi  kesalahpahaman  dalam penyampaian  tugas  seperti pemimpin memberikan tugas membuat  nota  dinas  dengan  format  yang  diberikan pimpinan  namun  yang  melaksanakan  tugas  tidak membuat  nota  dinas  seperti  yang  diharapkan  oleh pimpinan dan juga terdapat pegawai yang melaksanakan pekerjaan  tidak  sesuai  dengan  tugasnya.  Hal  tersebut berpengaruh  dengan  tujuan  yang  akan  dicapai. Hambatan  yang  terjadi  ada  kaitannya  dengan  jumlah pegawai  yang  berada  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Kota Jambi yaitu terdiri dari kepala dinas, sekretaris, 4 orang kepala bidang, dan 82 orang pegawai PNS  dan  PTT.  Dimana  dengan  jumlah  pegawai  yang cukup  banyak  akan  membuat  pengawasan  dan komunikasi  kepala  dinas  terhadap  pegawai  yang  akan mengakibatkan  sering  terjadi  kesalahpahaman  dalam menyampaikan pekerjaan.

## SIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan penelitian  yang  telah  disampaikan  maka  dapat disampaikan  kesimpulan  sebagai  berikut:  1.  Langkah- langkah yang dilakukan kepala dinas dalam menciptakan iklim  komunikasi  yang  ditinjau  dari  pembentuk  iklim komunikasi  seperti,  dukungan,  partisipasi  pembuat keputusan, kepercayaan, keterbukaan dan keterusterangan  dan  tujuan  kinerja  yang  tinggi, memberikan  hasil  bahwa  iklim  komunikasi  antara pimpinan  dan  pegawai  berjalan  kondusif  secara keseluruhan. Namun masih ada pegawai yang menyalahgunakan  kepercayaan  pimpinan  dengan  tidak melaksanakan  pekerjaan  yang  diberikan.  2.  Faktor pendukung  dalam  menciptakan  iklim  komunikasi  yaitu pimpinan  memberikan  dukungan  dan  motivasi  terhadap pegawainya serta menyiapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan  dalam  pekerjaan.  Pimpinan  juga  melakukan monitoring dan menanyakan kendala yang dihadapi oleh pegawainya  dalam  melaksanakan  pekerjaan.  3.  Faktor penghambat  dalam  menciptakan  iklim  komunikasi  yaitu tidak  seimbangnya  jumlah  pegawai  dengan  pengawasan yang  dilakukan  oleh  pimpinan  sehingga  sering  terjadi kesalahpahaman  dalam  penyampaian  tugas  yang diberikan  terhadap  pegawai,  kesalahpahaman  terjadi antar  pimpinan  dan  pegawai  bahkan  pegawai  antar pegawai  dalam  penyampaian  dan  pelaksanaan  tugas, terdapat pegawai yang melakukan pekerjaan tidak sesuai dengan tupoksinya, dan masih ada pegawai yang merasa tidak  enak  terhadap  pimpinan  dan  sesama  rekan  kerja nya yang mengakibatkan komunikasi susah disampaikan.
Mohamad Muspawi et al., Penciptaan Iklim Komunikasi Organisasi (Tinjuan Peran Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi)

## DAFTAR PUSTAKA
Armstrong  M.  (1998). Manajemen  sumber  daya manusia. Media Kompetindo, Jakarta. Creswell,  J.  W.  (2010). Research  design  pendekatan kualitatif,  kuantitatif,  dan  mixed. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Fuad,  M  (2006). Pengantar  Bisnis .  Jakarta:  Gramedia Pustaka Umum . Greenberg,  J.,  &  Baron,  R.  A.  (1995). Behavior  in organization . New Jersey: PrenticeHall.
Hapsari,  Elisa  (2015).  Iklim  komunikasi  organisasi dalam  childhood  cancer. Skripsi. Universitas Sebelas Maret.
Kusuma,  Satria  (2017).  Iklim  Komunikasi  Organisasi dan Motivasi Kerja Pimpinan dalam Mewujudkan Misi  Perusahaan. Jurnal  Perspektif .  Universitas Muhammadiyah  Jakarata.  Vol.  1  No.  1  Januari  - Juni 2017.
Latifah,  Hanny  (2016).  Membangun  Iklim  Komunikasi Organisasi  Dalam  Upaya  Optimalisasi  Kinerja Guru. Jurnal  Komunikasi  Hasil  Pemikiran  dan Penelitian -ISSN:  2461-0836.  Volume.  2  No.  2 Oktober 2016: 102. Likert  (2005). Human  communication: Konteks-konteks komunikasi. Bandung: Remaja Rosdakarya Marhaeni,  Fajar.  (2009). Ilmu  komunikasi,  teori  dan praktik. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Muspawi,  Mohamad.  (2020).  Strategi  Menjadi  Kepala Sekolah  Profesional. Jurnal  Ilmiah  Universitas Batanghari Jambi , 20(2), Juli 2020, 402-409 Noviani,  S.  (2017).  Iklim  komunikasi  organisasi  pada bidang  kantor  pengolahan  di  PT.  Perkebunan Nusantara  VIII  (Perkebunan  Montaya). Disertasi. Universitas Padjadjaran Bandung. Pace  RW  &  Faules  D  (2002). Komunikasi  organisasi strategi meningkatkan keja perusahaan, Bandung: Remaja Rosdakarya. Stevenson, Kathryn T, Tasha L. King, Kathryn R. Selm, M.  Nils  Peterson  &  Martha  C.  Monroe.  2017. Framing climate change communication to prompt individual and collective action among adolescents from agricultural communities.
Environmental  Education  Research ISSN:  1350- 4622 (Print) 1469-5871 Suranto, Aw (2011) . Komunikasi interpersonal.
Yogyakarta: Graha Ilmu Susilawati,  F.  (2010).  Komunikasi  organisasi  dalam kepemimpinan  pada  PT  Tempo  Inti  Media. Skripsi. UIN Syarif Hidayatullah. Yuli,  C.  (2005). Manajemen  sumber  daya  manusia . Malang: Universitas Muhammadiyah Walandouw,  Adelin  &  Herry  Moelyono.  2014.  Iklim komunikasi organisasi dalam meningkatkan kinerja  karyawan  di  perusahaan  manado  post. Journal  “ Acta  Diurna ”  Volume  III.  No.2.  Tahun 2014.