## ANALISIS STANDAR PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI APOTEK MALEO BINTARO
Nurwulan Adi Ismaya 1* , Riris Andriati 2 , Lilis Suryani Butar Butar 3
1, 3 STIKes Kharisma Persada,Tangerang Selatan, 15417, Indonesia
2 STIKes Widya Dharma Husada Tangerang, 15417, Indonesia

## A RTICLE I NFORMATION

## A B S T R A C T
* Corresponding Author
Nurwulan Adi Ismaya E-mail: nurwulan@masda.ac.id
Selection and procurement is an important for drugs  in health service. In  Maleo  Bintaro’s  pharmacy,  the  lateness  in  fulfilling  the  needs  of medicine because of the industry void, the lateness for the invoice payment and also PBF facilities and infrastructure  which is not fast enough cause the inefficient service towards the society. The purpose of these research is to  know  how  drug’s  selection    and  procurement  in  MaleoBintaro pharmacy.  This  research  is  descriptive  research  by  retrieving  data retrospectively.  These  are  qualitative  and  quantitative  data,  also interviews with the related parties. The stage of selection and procurement efficiency  is  measured  by  using  the  indicators  which  are  released  by  the Ministry of Health (DEPKES) RI in  2002 and Pudjaningsih  in  1996. The conclusion  of  this  research  is  from  the  5  indicators  which  can  be measured;  2  indicators  have  not  met  the  standard  yet.  First,  in  the selection  stage,  the  suitability  value  of  the  available  drugs  with  DOEN showed 6,78% as the result, and the incomplete letter of the order or the contract  showed  the  result  for  12  times.  On  the  other  hand,  the  3  other indicators which are the frequency of procuring drug items, the lateness in payment from the pharmacy to the specified time, and also the percentage of the number of drugs that are held and planned  are effective according to the standard.
Keywords:
 Drugs
 Pharmacy
 Procurement
Kata Kunci:
 Obat
 Apotek
 Pengadaan
Seleksi dan pengadaan obat merupakan bagian paling penting bagi semua  fasilitas  pelayanan  kesehatan . Pada  Apotek  Maleo  Bintaro, keterlambatan  dalam  pengadaan  obat  yang  disebabkan  oleh kekosongan  pabrik,  keterlambatan  pembayaran  faktur  dan  sarana prasarana  dari  PBF  yang  kurang  cepat  menyebabkan  ketidakefisienan pelayanan  terhadap  masyarakat.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengetahui  gambaran  standar  perencanaan  dan  pengadaan  obat  di Apotek  Maleo  Bintaro.  Penelitian  deskritif  dengan  pengambilan  data secara retrospektif .  Data  berupa  kualitatif  dan  kuantitatif  disertai wawancara  pada  pihak  terkait.  Tahap Selection dan Procurement diukur  efesiensinya  dengan  menggunakan  indikator  yang  dikeluarkan oleh  Depkes  RI  (2002)  dan  Pudjaningsih  (1996).  Hasil  penelitian  ini adalah  dari  5  indikator  yang  dapat  diukur  dua  indikator  belum  sesuai dengan  standar,  yaitu  pada  tahap  seleksi,  nilai  kesesuaian  obat  yang tersedia  dengan  DOEN  menunjukkan  hasil  6,78%,  dan  kurang lengkapnya  surat  pesanan/kontrak  menunjukkan  hasil  12  kali, Sedangkan  tiga  indikator  lainnya  yaitu  frekuensi  pengadaan  itemobat, tertundanya pembayaran oleh Apotek terhadap waktu yang di tentukan , dan persentase jumlah obat yang diadakan dengan yang direncanakan menunjukkan hasil yang sudah efektif.
Available online at: http://openjournal.masda.ac.id/index.php/edumasda

## Edu Masda Journal
ISSN ( Print )  2597-4572     ISSN ( Online )  2715-5269

## PENDAHULUAN
Obat atau sediaan farmasi
berperan penting dalam dunia kesehatan,  dimana  ketika  ada  orang yang  sakit  dan  pergi  ke  dokter,  pasti akan  diberikan  resep.  Pengadaan  obat menyumbang 5% sampai 12%
keuntungan  pada  sarana  pelayanan
kesehatan di negara maju dan menyumbang 40% keuntungan di negara  berkembang.  Keberadaan  obat merupakan  bagian  paling  penting  bagi semua  fasilitas  pelayanan  kesehatan.
Mengingat  pentingnya  sediaan  farmasi dalam  pelayanan  kesehatan,  maka diperlukan sistem manajemen yang baik
dan berkesinambungan terkait
pengelolaannya.  Kekurangan  jumlah sediaan  farmasi  terutama  obat  di sarana  pelayanan kesehatan akan menurunkan tingkat kepercayaan konsumen  terhadap  suatu  apotek,  oleh sebab  itu  sistem  manajemen  pengadaan menjadi  hal  penting  untuk  di  kelola dengan  baik  (  Permenkes  RI  No.73 Tahun  2016). Pengelolaan  obat  terbagi menjadi 5 fungsi dasar yang dinamakan  siklus  Manajemen  Sediaan Farmasi yang terdiri dari : perencanaan  ( selection ),  pengadaan
( procurement ),
distribusi
( distribution ),  dan  penggunaan  ( use ).
Kesuksesan  siklus  manajemen  ini
bergantung  pada  kemampuan  secara andal  dan  konsisten  memasok  obat  – obat  yang  berkualitas,  sesuai  standar, dengan  harga  yang  terjangkau  bagi seluruh  tingkatan  sistem  perawatan kesehatan(Iqbal,  Geer,  &  Dar,  2016; Muhia, Waithera, & Songole, 2017).
Dalam  tingkat  perencanaan, diestimasikan  terdapat  3000-  4000 obat  di  seluruh  dunia  yang  sudah  di registrasi  di  berbagai  rumah  sakit, 70%  diantaranya  tidak  dibutuhkan. Rumah  sakit  –  rumah  sakit  pusat hanya  membutuhkan  150  sampai  200 obat,  sedangkan  pusat  pelayanan kesehatan dapat mengelola 40-50 obat. Semakin  sedikit  daftar  obat  yang masuk  dalam  urutan  formularium rumah  sakit  maka  semakin  mudah untuk dikelola, diadakan, dan diberikan pada pasien sehingga rasionalitas  penggunaan  obat  dapat meningkat.  Pada  tingkat  pengadaan ( procurement ), hasil dari data penelitian  menunjukkan  hanya  61% fasilitas kesehatan yang  sesuai dengan daftar  obat  esensial  WHO,  dan  39% list obat yang benar –  benar digunakan.  Sementara  itu,  di  apotek  – apotek  hanya  64%  obat  yang  sesuai dengan daftar obat essensial WHO. Di Indonesia,    hasil  penelitian  Ulfah
Mahdiyani  yang  dilakukan  di  rumah sakit  di  Magelang  menyatakan  bahwa dari 7 indikator pengukuran, terdapat 6 indikator  yang  belum  sesuai  dengan standar,  yaitu  persentase  alokasi  dana pengadaan  obat,  perbandingan  jumlah item  obat  yang  direncanakan  dengan jumlah item dalam kenyataan pemakaian,  persentase  jumlah  barang dalam satu item obat dalam perencanaan  dengan  jumlah  barang dalam  item  tersebut  dalam  kenyataan pemakaian,  frekuensi  pengadaan  item obat,  frekuensi  kurang  lengkapnya surat  pesanan/kontrak,  dan  frekuensi tertundanya pembayaran rumah sakit(Iqbal  et  al.,  2016;  Ulfah, Wiedyaningsih, & Endarti, 2018).
Apotek Maleo merupakan salah satu apotek swasta yang terletak di  Bintaro  Tangerang  selatan,  yang memiliki  ruang  lingkup  Instalasi
Farmasi yang lebih kecil dibandingkan dengan  rumah  sakit  pada  umumnya.
Berdasarkan  hasil  wawancara  penulis dengan pemilik sarana apotek,
masalah  kekosongan  obat  merupakan masalah  yang  sering  dihadapi  oleh setiap  apotek  begitupun  dialami  oleh Apotek  Maleo  Bintaro.  Masalah  lain yang  sering  dihadapi  di  apotek  maleo dalam  pengadaan  sediaan  farmasi
adalah keterlambatan dalam pengadaan  obat  yang  disebabkan  oleh
kekosongan pabrik, keterlambatan pembayaran  faktur  dan  sarana  dan prasarana dari PBF yang kurang cepat. Akibat  dari  kekosongan  obat  tersebut pihak  apotek  memesan  obat  pada apotek  lain  dan  itu  menyebabkan ketidakefisienan  terhadap  pelayanan terhadap masyarakat
(Badaruddin,Mahmud,2015).
Tingginya  permasalahan  terhadap ketidaksesuaian obat baik di dunia maupun di  Indonesia  membuat  peneliti  tertarik mengambil  judul  “Gambaran  Standar Perencanaan  dan  Pengadaan  Obat  di Apotek  Maleo  Bintaro  tahun  2018”.
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  untuk menegetahui Gambaran Standar
Perencanaan  dan  Pengadaan  Obat  di Apotek Maleo Bintaro tahun 2018.

## METODE
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif  deskriptif.  Data  diambil  secara retrospektif  yaitu  pengambilan  data  yang sudah  ada  pada  tahun  sebelumnya  atau pada  masa  lampau,  disertai  dengan wawancara  mendalam  dengan  sumber informasi  yang  relevan.  Populasi  pada penelitian ini adalah semua jenis obat yang termasuk  dalam  daftar  perencanaan  dan
pengadaan  obat  di  Apotek  Maleo  Bintaro Tahun  2018  sebanyak  1750  jenis  obat.
Sampel  yang  digunakan  yaitu  total sampling  sebanyak  1750  jenis  obat.
Instrumen penelitian yaitu lembar observasi  DOEN,  daftar  pengadaan  obat, faktur  penerimaan  dan  pemesanan,  alat perekam  suara.  Data  yang  telah  diperoleh
terdiri  dari  :  data  obeservasi  dan  hasil wawancara kemudian diurutkan dan dilakukan  analisa  deksriptif  disesuaikan dengan pustaka.

## HASIL
Dari penelitian yang dilakukan didapatkan hasil berdasarkan masing-masing indikator. Tabel 1 Hasil Penelitian Tahap Selection Indikator Nilai pembanding Hasil Kesesuaian item obat dengan DOEN 49% 6,78% Tabel 2. Hasil Penelitian Tahap Procurement No Frekuensi Nilai Pembanding Hasil 1 Frekuensi pengadaan item obat pertahun Rendah <12x/tahun Sedang 12-24x/tahun Tinggi >24x/tahun 1-52 x/tahun 2 Frekuensi  kurang  lengkapnya  surat pesanan/kontrak 1-9 kali 10 kali 3 Frekuensi tertundanya pembayaran oleh  Apotik  terhadap  waktu  yang ditentukan 0-25 kali 2 kali 4 Persentase  Jumlah  item  obat  yang diadakan dengan yang direncanakan 100 – 120% 110,9% Berdasarkan Tabel 1 dan 2, diketahui bahwa keseuaian item obat yang dilakukan
di Apotek Maleo Bintaro selama tahun
2018  dengan item  obat yang  berada
di DOEN menunjukkan nilai  persentase kesesuaian sebesar
6,78%,frekuensi
pengadaan item obat pertahun sebanyak 1- 52 setiap tahun, frekuensi kurang lengkapnya surat pesanan/ kontrak terjadi  sebanyak 10 (sepuluh)
kali, frekuensi  tertundanya  pembayaran oleh apotek terhadap waktu yang ditentukan  sebanyak  2  kali,  danpersentase jumlah  item  obat  yang  diadakan dengan yang  direncanakan  sebesar  110,9%.

## DISKUSI
Tahap selection ,  Persentase  item obat  yang  sesuai  dengan  Daftar  Obat Esensial  Nasional  (DOEN)  di  Apotek Maleo  Bintaro  pada  tahun  2018  sebesar
6,78%  dari  jumlah  item  obat  yang diadakan  sebanyak  1578  item  obat, menurut Depkes bahwa nilai standar untuk indikator  tersebut  adalah  sebesar  49%. Persentase item obat yang sesuai DOEN di Apotek  Maleo  Bintaro  belum  efektif.
Jumlah  ini  sangat  tidak  efektif  jika dibandingkan  dengan  penelitian  Gregorius
Nesi  dan  Erna  Kristin  di  IFRS  RSUD Kafenau - Timor Tengah Utara tahun 2018 sebesar 57,24%.
Tahap Procurement , frekuensi pengadaan  item  obat  pertahun.  Dari  hasil data  frekuensi  pengadaan  item  obat  di
Apotek Maleo bintaro tahun 2018 menunjukkan  hasil  sebanyak  1-52x/tahun, menurut penelitian Pudjaningsih,1996 nilai ini  masuk  ke  dalam  kategori  tinggi (>24x/tahun).  Jika  dibandingkan  dengan penelitian Lilihata(2011), frekuensi pengadaan  tiap  item  obat  sebanyak  2- 7x/tahun  ,  maka  nilai  pada  Apotek  Maleo masuk dalam kategori Efektif.
Tahap Procurement kurang lengkapnya  Surat  pesanan/kontrak.  Dari hasil  pengamatan  2548  faktur,  ditemukan terjadi  kesalahan  sebanyak  10  kali diantaranya 6 kali karena salah nya jumlah obat  yang dikirim dan 4 kali karena pihak apotek  tidak  memesan  barang  tersebut, jika dibandingkan dengan penelitian pudjaningsih  1996,  kategori  efektif  (1- 9kali),  maka  nilai  pada  apotek  maleo masuk  dalam  kategori  tidak  efektif,  jika
dibandingkan pada penelitian yang dilakukan oleh Achmad Fakhriadi
Marchaban dan  Dwi  Pudjaningsih (2011) dimana tidak dapat mengidentifikasi faktur –  faktur  yang  salah  karena  data  pesanan belum  di  dokumentasi  dengan  jelas,  maka nilai  pada  apotek  Maleo  Bintaro  masih lebih baik.
Tahap Procurement tertundanya
pembayaran  oleh  apotek  terhadap  waktu yang  ditentukan.  Pada  tahun  2018  Apotek Maleo  Bintaro  telah  2  kali  menunda pembayaran. Menurut penelitian Pudjaningsih,  1996  (nilai  standar  0-25 x/tahun)  nilai  ini  masuk  dalam  kategori efektif,  jika  dibandingkan  pada  penelitian Ulfah  Mahdiyani  dengan  nilai  rata  –  rata 16,72 kali, maka dapat dikatakan pengadaan  obat  pada  Apotek  Maleo Bintaro sudah Efisien.
Dari hasil penelitian yang dilakukan  pada  Apotek  maleo  Bintaro tahun  2018  bahwa  persentase  jumlah item obat yang diadakan dengan yang direncanakan  sebanyak  110,9%.  Menurut penelitian  Pudjaningsih,  1996  nilai  ini masuk  dalam  kategori  efektif  (100-120%) jika  dibandingkan  pada  penelitian  yang dilakukan  oleh  Mahdiyani  pada  tahun
2017 dimana hasil yang didapatkan adalah pada  periode  2015  sebesar  104,8% sedangkan periode 2016 sebesar
80,80%,penelitian lain terkait yang dilakukan  oleh  Rianasari  tahun  2016
mendapatkan  hasil  92%.  Berdasarkan kedua  hasil  tersebut  yang  dilakukan penelitian  dari  dua  rumah  sakit  berbeda menunjukkan bahwa terdapat
ketidaksesuaian  antara  perencanaan  dan pengadaan.Dimana  pengelolaan  tersebut harus  diperhatikan  sebaik  mungkin  agar tidak menyebabkan kerugian baik dari segi dana ataupun kepercayaan pasien.

## SIMPULAN
Hasil penelitian menyimpulkan bahwa  masih  banyak  obat  di  apotek Maleo  Bintaro  yang  belum  sesuai  dengan DOEN. Pada tahap Procurement
frekuensi  pengadaan  item  obat  pertahun tergolong  tinggi  yaitu  1-52x  setiap  tahun.
Kurang lengkapnya Surat pesanan/kontrak menunjukkan  hasil  yang  belum  efisien yaitu  10  kali.  Tertundanya  pembayaran oleh apotek terhadap waktu yang ditentukan menunjukkan hasil yang sudah efisien  yaitu  sebanyak  2  kali.  Persentase jumlah  item  obat  yang  diadakan  dengan yang  direncanakan  menunjukkan  hasil yang sudah efisien yaitu bernilai 110,9%.

## DAFTAR PUSTAKA
Badaruddin,  Mahmud,2015,  Gambaran pengelolaan persediaan obat di  Gudang  Farmasi  Rumah  Sakit Umum Daerah Kota SekayuKabupaten  Musi  Banyu  Asin Palembang Tahun 2015.Skripsi
FKIK UIN. Jakarta.
Fakhriadi A,Marchaban, Pudjaningsih D.Analisis Pengelolaan  Obat di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah  Temanggung  tahun 2006,2007 dan 2008. Jurnal
Manajemen  dan  Pelayanan  Farmasi vol 2. Iqbal,  M.  J.,  Geer,  M.  I.,  &  Dar,  P.  A.
(2016).  Medicines  management  in hospitals: A supply chain perspective.  Systematic  Reviews  in Pharmacy, 8(1), 80–85. https://doi.org/10.5530/srp.2017.1.14 Kagashe GA, Massawe T.,2012. Medicine  Stock  Out and Inventory Management Problems in Public Hospitals InTanzania:  A  Case  of  Dar  Es Salaam Region Hospitals.
International  journal  of  Pharmacy  ,
252-9
Kementerian Kesehatan RI,2017. Undang-
Undang  Republik  Indonesia  Nomor 9  tahun  2017  Tentang  Apotik. Jakarta.
Muhia,  J.,  Waithera,  L.,  &  Songole,  R.
(2017). Factors Affecting the Procurement of Pharmaceutical Drugs:  A  Case  Study  of  Narok County  Referral  Hospital,  Kenya. Medical & Clinical Reviews, 03(04), 1–8.  https://doi.org/10.21767/2471- 299x.1000061
Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  Nomor 58  tahun  2014  tentang  Standar Pelayanan kefarmasian di Apotik.
Pudjaningsih,D.,1996,
Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat di  Farmasi  RS,  Tesis,  40,  Program Pasca  Sarjana,  Fakultas  Kedokteran, Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
Quick  J.  D,  Rankin, J  R.  Laing.  R.  O.  O’
Connor R.W, Hogerzeil H.V
Dukes,M.N.G., Garnet  A.,1997,
Managing  Drug  Supply,  Second Edition,revised  and  expanded,4,  14, 33, Kumarin Press, West Harford.
Sasongko,  H,  2016, Evaluasi Pengelolaan Obat Tahap
Procurement  di  RSUD  Sukoharjo Jawa Tengah, 21-28 Siregar,  C.J.P.,  dan  Amalia,  L.,2003, Farmasi  Rumah  Sakit,  Teori  dan
Penerapan 7, Penerbit: Buku Kedokteran EGC, Jakarta Ulfah,  M.,  Wiedyaningsih,  C.,  &  Endarti,
D.  (2018).  Evaluasi  Pengelolaan
Obat Tahap Perencanaan dan
Pengadaan di RSUD Muntilan Kabupaten  Magelang  Tahun  2015  –
2016.  Jmpf,  8(1),  24–31.  Retrieved from https://journal.ugm.ac.id/jmpf/article /view/31883/pdf World  Health Organization,  1993,  How to Investigate  Drug  Use in Health Facilities, Selected Drug  Use Indicator, Action Program On Essential Drug,  46,52,  WHO, Geneva.