Vol. 2, No.1, Bulan Oktober Tahun 2020 E-ISSN   : 2686-6102 P-ISSN   : 2721-4842

## SISIPAN: Sistem Informasi Pengarsipan Di Desa Wahas Dusun Kalipang Kecamatan Balongpanggang Kabupaten Gresik
Vidiyati Ruroh Rahayu 1 , Faridatun Nadziroh 2
Program Studi/Jurusan Otomasi Perkantoran Akademi Komunitas Semen Indonesia Gresik Email: 1 vidiyatirurohrahayu@gmail.com, 2 faridatun.nadziroh@gmail.com
Abstrak: Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis yang wujudnya berupa selembar surat atau data statistik.  Dengan adanya pengarsipan ke arah yang lebih baik dapat membantu pegawai kantor kelurahan untuk  menunjang  perkembangan  Teknologi  Informasi  yang  lebih  maju  dan unggul.  Maka  diperlukan  suatu  sistem yang  lebih  baik  guna  menunjang  kemajuan  teknologi  pada  suatu  wilayah  desa  yang  sebelumnya  masih  belum terkomputerisasi dengan baik dan kurang efisien. Salah satu cara agar informasi data dapat tersajikan dengan baik dan cepat ialah menggunakan suatu sistem komputer yang dapat menampilkan data secara akurat dengan menggunakan program  komputerisasi  pangkalan  data  berbasis  web  sehinga  dapat  mempermudah  jika  suatu  saat  data  tersebut digunakan sebagai bahan informasi. Tujuan penelitian adalah menghasilkan Sistem Informasi Pengarsipan di Desa Wahas  Dusun  Kalipang  Kecamatan  Balongpanggang  Kabupaten  Gresik.  Dalam  penyusunan  Sistem  Informasi Pengarsipan tersebut menggunakan metode Waterfall dan Black-box . Dengan adanya Sistem Informasi Pengarsipan ini  mempermudah  pegawai  kantor  kelurahan  tentunya  bagi  administrator  (Sekretaris  Desa)  dalam  mengolah  arsip khususnya surat menyurat. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi maka tidak terjadi redudansi data atau data ganda  pada  data  arsip,  sehingga  waktu  untuk  melakukan  pencariannya  akan  lebih  cepat  dan  sesuai  sasaran, pengarsipan  surat  menjadi  lebih  rapi,  akurat  dan  tidak  terdapat  kehilangan  data  karena  semua  tersimpan  dalam database penyimpanan.
Kata Kunci: Arsip, Waterfall , Black-box .
Abstract: An Archive is a collection of documents stored systematically in the form of a letter or statistical data. With the existence of archiving in a better direction, it can help village officer to develop it more advanced and superior Information Technology. So a better system is needed to support technological advances in a village area that was previously not well computerized and less efficient. Data information can be presented properly and quickly is to use a computer system that can display data accurately using a web-based database computer program, so it can make easier  if  one  day  the  data  is  used  as  information  material.  The  purpose  of  research  is  to  produce  an  Archiving Information  System  in  Wahas  Village,  Kalipang  Hamlet,  Balongpanggang  District,  Gresik  Regency.  It  uses  the Waterfall and Black-box methods. With this Archiving Information System, it makes easier for Village Secretary in processing  archives,  especially  correspondence.  With  the  existence  of  a  computerized  system,  there  is  no  data redundancy or double data in the archived data, so that the time for searching will be faster and on target, filing letters becomes more neat, accurate and there is no data loss because everything is stored in the storage database.
Keywords : An Archive, Waterfall , Black-box .

## PENDAHULUAN
Arsip  merupakan  salah  satu  produk  pekerjaan kantor  ( office  work )  selain  surat,  formulir  dan  laporan. Kegiatan  atau  pekerjaan  kantor  yang  berhubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan warkat, surat surat dan dokumen dokumen ini disebut kearsipan. Kearsipan memegang  peranan  penting  bagi  kelancaran  jalannya proses  organisasi,  yaitu  sebagai  sumber  informasi  dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
. Di Desa Wahas Dusun Kalipang Kecamatan Balongpanggang  Kabupaten  Gresik  terdapat  kesulitan dalam  mengelola  surat  masuk  dan  keluar.  Bagian sekretaris  desa  merupakan  unit  kerja  yang  mengelola arsip sebagai hasil akhir dari kegiatan melayani dokumen seperti berkas-berkas surat yang Penyimpanannya belum dilakukan secara teknologi. Penggunaan sistem teknologi  informasi  diharapkan  dapat  membantu sekretaris  Desa  Wahas  Dusun  Kalipang  Kecamatan
Balongpanggang  Kabupaten  Gresik  secara  efektif  dan efisien,  dengan  memanfaatkan  sistem  teknologi informasi  pengelolaan  dan  pelayanan  dokumen  akan lebih cepat, mudah, dan hemat dari segi waktu, tenaga, dan biaya.
Mengingat  pentingnya  dokumen  bagi  sebuah instansi  khususnya  di  Desa  Wahas  Dusun  Kalipang Kecamatan Balongpanggang Kabupaten Gresik, dimana pengarsipan surat masuk dan keluar tersebut digunakan untuk  menyimpan  dokumen  yang  lama  dan  baru  agar tidak hilang dalam bentuk softcopy, maka untuk itu perlu dibangun  sistem  informasi  pengarsipan  yang  dapat menyimpan  dokumen  secara digital tanpa  harus menggunakan  tempat  yang  luas  untuk  penyimpanan, serta  memudahkan  sekretaris  desa  untuk  mencari  dan mengelola dokumen.
Penelitian  dengan  tema  pengembangan  sistem informasi  kearsipan  telah  juga  dilakukan  oleh  [1]-[6]. Penelitian  tersebut  mengembangkan  aplikasi  yang bertujuan untuk mempermudah aktifitas pengarsiapan.
Metode  yang  mendukung  untuk  hal  tersebut juga, dan pernah dikembangkan pada [5] menggunakan Waterfall dan [10] menggunakan Metode User Centered Design  (UCD).  Berdasarkan  studi literature ,  metode yang  tepat  yang  digunakan  pada  penelitian  ini  adalah Waterfall.
Terkait  dengan  permasalahan  diatas,  maka dalam penelitian ini  penulis mengangkat permasalahan yang  berkaitan  dengan  pengelolaan  pengarsipan  yang ada  di  Desa  Wahas  Dusun  Kalipang  Kecamatan Balongpanggang Kabupaten Gresik
dengan menggunakan sistem informasi berbasis web.
Untuk  menanggulangi  hal  tersebut  maka dirancanglah  SISIPAN  :  Sistem  Informasi  Pengarsipan Di Desa Wahas Dusun Kalipang Kecamatan Balongpanggang  Kabupaten  Gresik. Tujuan  penulis dalam  penelitian  ini  yaitu  dapat  menjadi  perbaikan sistem  pengarsipan  dokumen  untuk  mendukung terciptanya  manajemen  data  yang  baik  dan  dapat dimanfaatkan  sebagai  kemajuan  di  bidang  teknologi informasi khususnya dalam instansi kependudukan yang bisa  diimplementasikan  dan  menghasilkan  aplikasi pengelolaan data pengarsipan dan akurat. Sehingga dapat memperbarui sistem pengarsipan di Desa Wahas Dusun Kalipang  Kecamatan  Balongpanggang  Kabupaten Gresik.
Pada penelitian ini membahas mengenai sistem pengarsipan  menggunakan  PHPRunner  di  di  Desa Wahas  Dusun  Kalipang  Kecamatan  Balongpanggang Kabupaten Gresik. Manfaat dari pembangunan sistem ini adalah memudahkan dalam pencarian data penduduk dan arsip  surat  menyurat  agar  tidak  terjadi  duplikasi  data, yang  kemudian  data  tersebut  disimpan  pada Database Systems . Selain itu, sistem pengarsipan ini akan diakses lewat  alamat  web  secara  lokal,  hal  yang  sama  juga pernah dilakukan oleh [8]-[10]. Dari penelitian tersebut menyebutkan  pula  bahwa  kearsipan  lebih  mudah  jika pengaksesan dilakukan lewat web.
Objek    dari  penelitian  ini  adalah  surat  masuk dan  surat  keluar  yang  terdiri  dari  no  surat,  perihal, tanggal  surat  diterima  dan  dikirim,  nama,  tujuan,  sifat file,  dan filling  cabinet. Serta  Data  Kependudukan meliputi : (No.KK, NIK, Nama, Jenis Kelamin, Alamat, Agama,  Status  Perkawinan,  Status  Kewarganegaraan, KK, KTP).

## METODE PENGARSIPAN
Metode pengarsipan ditunjukkan  pada diagram konteks sebagai berikut:
Gambar 1 Metode Pengarsipan
Sistem  pengarsipan  pada  penelitian  ini  terdiri dari  satu  sistem  Abjad  ( Alphabetical  Filling  System ) yang  penyusunannya  dilakukan  terhadap  nama  orang, nama  perusahaan/organisasi  dan  nama  tempat,  nama benda  dan  subjek  masalah.  Dua  Sistem  perihal, penyimpanan dan penemuan kembali surat  berpedaman pada  perihal  surat  atau  pokok  isi  surat.  Tiga  Sistem Nomor  yang  berdasarkan  nomor  urut  surat  atau  nomor kode permasalahan yang terdapat pada daftar klasifikasi. Empat  Sistem  Geografis/Wilayah  berdasarkan  wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Lma Sistem Tanggal dimana penyimpanan surat berdasarkan tanggal surat diterima dan surat kirim.
Sistem  pengarsipan  tersebut  menggunakan database  MySQL  denghan  PHPRunner  untuk  tampilan web dari databasenya.

## UJI COBA SISTEM
Uji  Coba  sistem  ditunjukkan  dengan  tampilan awal dari halaman login dari web, entri data surat masuk dan  keluar,  serta  halaman record untuk  surat  masuk- keluar  dan  data  kependudukan.    Ditambahkan  uji  coba untuk  pencarian  data, download file  dan print file. Berikut tampilan web dan database yang telah dibuat:
Gambar 2. Halaman Login
Gambar 3. Entri Data Surat Masuk
Gambar 4. Tampilan Halaman Record Surat Masuk
Gambar 6 Tampilan Halaman Record Surat Keluar 7 (a) 7 (b)
Gambar 7 (a)-(b) Entri Data Kependudukan
Gambar 8 Tampilan Halamman Record Data Kependudukan
Gambar 9. Tampilan Halaman Pencarian Data
Gambar 10. Tampilan Halaman Donwload File
Gambar 11. Tampilan Halaman Print Data
Gambar 12. Tampilan Halaman Log Out dari Sistem

## ANALISIS SISTEM
Dengan adanya implementasi SISIPAN: Sistem Informasi Pengarsipan, sistem dapat diimplementasikan dengan baik dan sesuai dengan tujuan pembuatan sistem di kelurahan Wahas tersebut, sehingga dapat mempermudah  sekretaris  desa  dalam  pencarian  data kependudukan  khususnya  dalam  kegiatan  arsip  surat menyurat, tidak akan terjadi data ganda pada setiap arsip sehingga  pencarian  akan  lebih  cepat  sesuai  dengan sasaran juga bisa meminimalisir waktu, juga tidak akan kehilangan data  karena  sudah  tersimpan  pada database penyimpanan.
Pada  Gambar  13,  menunjukkan  diagram  data responden  kuesioner  mengenai  pengarsipan  pada kelurahan tersebut.
Gambar 13. Diagram hasil kuesioner analisa responden
Variabel  penilaian  hasil  kuesioner  yang disajikan sebagai tolak ukur untuk menyusun item-item berupa perta nyaan, yang nantinya akan digunakan dalam
menganalisa  dan  mengevaluasi  Sistem  Informasi Pengarsipan.
Berdasarkan diagram hasil kuesioner menunjukkan bahwa pegawai kantor selalu melaksanakan  pencatatan  arsip  surat  keluar  masuk  dan data  kependudukan  warga  desa  dan  meletakkan  arsip sesuai  kriteria  abjad  sehingga  arsip  mudah  dijangkau sampai dengan dibuatkannya sistem untuk meringankan tugas  pegawai  dengan  analisa  nilai  menunjukkan  90%, dengan kecepatan waktu mencari arsip yang dibutuhkan dengan  analisa  nilai  1%-9%.  Maka  dapat  disimpulkan bahwa  pengarsipan  yang  ada  di  Desa  Wahas  memiliki kriteria  atau  nilai  yang  umumnya  terbilang  baik  dan terstuktur  ditambah  dengan  adanya  Sistem  Informasi Pengarsipan  untuk  kegiatan  arsip  surat  menyurat,  yang dapat dilakukan secara efisien dan lebih efektif.

## KESIMPULAN DAN SARAN
Dari  hasil  observasi,  perancangan,  uji  coba,  dan analisa  yang  telah  dilakukan  tentang  dibuatnya SISIPAN: Sistem Informasi Pengarsipan di Desa Wahas Dusun Kalipang
Kecamatan Balongpanggang Kabupaten Gresik, penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut :
1. Surat Masuk dan Surat Keluar Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  memiliki  Kriteria Input yang berbeda namun memiliki tujuan Output yang  sama  yaitu  mengarsipkan  arsip  Desa  berupa surat masuk dan surat keluar.
2. Data Kependudukan Data  Kependudukan  juga  memiliki  input  dan menghasilkan output dalam pengarsiapan identitas penduduk Warga Desa Wahas Dusun Kalipang.
Saran  untuk  sistem  dapat  dikembangkan  dengan data  yang  digunakan  dan  dibutuhkan  dalam  sistem pengarsipan, tidak hanya surat masuk, surat keluar, data kependudukan  namun juga data lainnya yang berhubungan dengan kepentingan pengarsipan desa

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Puspita,  D.,  Muslim,  B.,  &  Aminah,  S.  (2019). Aplikasi  Pengelolaan  Data  Penduduk  dengan Pemrograman  PHP  (Studi  Kasus:  Kecamatan Suka  Merindu).  JURNAL  ILMIAH  BETRIK: Besemah  Teknologi  Informasi  dan  Komputer,
Vol 10 no 1, hal  7-16.
[2] Septiani,  W.  D.  (2018).  Sistem  Informasi Pengelolaan  data  Penduduk  (Studi  Kasus: RT/RW Kelurahan Pondok Kacang Timur). JITK (Jurnal  Ilmu  Pengetahuan  Dan  Teknologi Komputer), Vol 4 no.1, hal 23-28.
[3] Syaddad, H. N. (2018). Pengelolaan Kelengkapan Dokumen dan Pelayanan Berbasis Web Di Desa Sukawangi. Media Jurnal Informatika, Vol 10, no 1, hal 70-79
[4] Multazam, E. (2017). Aplikasi Administrasi Surat
Menyurat Berbasis
Web
Di SMK
Muhammadiyah 1 Lamongan. Jurnal Mahasiswa
Fakultas Teknik, Vol 1 no.1, hal 8.
[5] Tristianto,  C.  (2018,  July).  Penggunaan  Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan
Pedesaan. In ESIT Vol. 12, no. 1, hal. 8-22
[6] Marfitalova,  A.  R.  (2017).  LKP:  Sistem Pengarsipan  Metode  Abjad  di  Admin  Fakultas Teknologi  Informatika  Institut  Bisnis  dan Informatika Stikom Surabaya
[7] Hazmi,  E.  G.,  &  Prasetyawan,  Y.  Y.  (2019). Manajemen  Organisasi  Arsip  Dengan  Asas Sentralisasi Oleh Subbagian Tata Usaha Sekretariat  Dprd  Provinsi  Jawa  Tengah.  Jurnal Ilmu Perpustakaan, Vol 6,  no.4, hal 161-170.
[8] Mulyono, T. (2019). Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis  Web  Untuk  Menunjang  Akreditasi  Di SDN  Pongangan  Gresik. Jurnal  Teknologi  dan Terapan Bisnis , Vol. 2 , no.1, hal 134-139.
[9] Masykur,  F.,  &  Atmaja,  I.  M.  P.  (2015).  Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat  Keluar  Berbasis  Web. IJNS-Indonesian Journal on Networking and Security , Vol. 4 no.1, hal 1-7
[10] Nandari,  B.  A.,  &  Purnama,  B.  E.  (2013). Aplikasi  Sistem  Pengelolaan  Surat  Pada  Kantor Desa  Jetis  Lor.  IJNS-Indonesian  Journal  on Networking and Security,Vol 4 no.3, hal 1-3
[11] Yunus, A. I. (2018). TA: Perancangan Desain User Interface  dan  User  Experience  pada  Aplikasi SIAKAD  dengan  Menggunakan  Metode  User Centered  Design  (UCD)  pada  Universitas  Islam Negeri  Sunan  Ampel  Surabaya.  Universitas Dinamika