## Evaluasi  Pengelolaan  Obat  pada  Tahap  Perencanaan  dan Pengadaan di Dinas Kesehatan Kabupaten Pati
Evaluation  of  Medicine  Management  in  Planning  and  Procurement  Stage  in the Health Office of Pati District
Nur Aisah 1* ,  Satibi 2 , Sri Suryawati 3
1 Mahasiswa Pasca Sarjana Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada 2 Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta 3 Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada Yogyakarta Corresponding author: Nur Aisah: Email: aishnoer32@gmail.com
Submitted: 22-07-2019 Revised: 08-08-2019 Accepted: 30-08-2019
ABSTRAK Pengelolaan obat yang efektif dan efisien adalah untuk menjamin ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat. Rendahnya tingkat ketersediaan obat di fasilitas kesehatan dipengaruhi ketepatan perencanaan dan gangguan suplai obat pada proses pengadaan. Penelitian ini bertujuan untuk  mengidentifikasi  permasalahan  terkait  pada  proses  perencanaan  dan  pengadaan  di  Dinas Kesehatan  Kabupaten  Pati.  Penelitian  ini  menggunakan  desain  diskriptif  kualitatif.  Metode pengambilan  data  dengan  wawancara  mendalam  kepada  7  informan  terpilih  yang  menguasai perencanaan dan pengadaan obat. Transkrip wawancara di analisis dengan content analysis . Hasil penelitian menunjukkan  bahwa proses perencanaan dan pengadaan  belum  berjalan dengan  baik. Pada  proses  perencanaan,  kepatuhan  terhadap  formularium  nasional  masih  kurang,  perubahan prevalensi  penyakit  mempengaruhi  ketepatan  dalam  perencanaan  obat.  Pada  proses  pengadaan, terjadi  keterlambatan  pengiriman  dan  kekosongan  obat  oleh  indutri  farmasi.  Faktor-faktor  yang menghambat  perencanaan  dan  pengadaan:  (1)  kegagalan  suplai  obat;  (2)  Kurangnya  tenaga apoteker di Puskesmas dan staf yang mempunyai sertifikat pengadaan (3) Belum optimalnya sistem informasi e-logistik. Kata kunci: stock out; drug suply; staf bersertifikat; e-logistik

## ABSTRACT
Effective and efficient drug management is to ensure the availability, equity and affordability of drugs. The low level of drug availability in health facilities is influenced by the accuracy of planning and disruption of drug supply in the procurement process. This study aims to identify problems to the planning and procurement process at Pati District Health Office. This research applied qualitative descriptive  design.  Methods  of  data  collection  included  in-depth  interviews  with  7  selected informants who carried out the planning and procurement of drugs. Transcription were produced and analyzed by of means content analysis. The results indicated that the planning and procurement process had not gone well. In the planning process, compliance with the national formulary was still lacking, changes in disease prevalence affected the accuracy of drug planning. In the procurement process, there was a delay in the delivery and vacancy of the pharmaceutical industry. Factors that hinder  planning  and  procurement  included  (1)  failure  of  suply;  (2)  inadequate  pharmacist  and certified procurement staff; (3) inoptimal e-logitics implementation.
Keywords : stock out; drug supply; certified staff; e-logistics
PENDAHULUAN Obat  merupakan  salah  satu  komponen yang  tak  tergantikan  dalam  pelayanan kesehatan.  Obat  sebagai  salah  satu  unsur penting  dalam  upaya  kesehatan,  mulai  dari upaya  peningkatan  kesehatan,  pencegahan, diagnosis, pengobatan dan pemulihan sehingga
harus diusahakan agar selalu tersedia pada saat dibutuhkan (Depkes RI, 2006).
Dalam  upaya  pelayanan  kesehatan, ketersediaan  obat  dalam  jenis  yang  lengkap, jumlah  yang cukup terjamin khasiatnya, aman, efektif, dan  bermutu,  merupakan sasaran yang harus  dicapai.   Untuk  menjamin   ketersediaan,
pemerataan  dan  keterjangkauan  obat,  perlu manajemen  pengelolaan  obat  yang  efektif  dan efisien.  Manajemen  pengelolaan  obat  meliputi kegiatan  seleksi,  pengadaan,  distribusi  dan penggunaan (MSH, 2012).
Proses  perencanaan  dan  pengadaan sangat  berpengaruh  pada  ketersediaan  obat maupun  segi  ekonomi.  Prinsip-prinsip  dasar perencanaan dan pengadaan yang efisien telah dikenal  selama  beberapa  dekade,  dan menghasilkan  hasil  positif  dalam  pengelolaan obat.  Kuantifikasi  obat  yang  baik  mampu meningkatkan  ketersediaan  obat  yang  lebih baik  di  Belize,  Bhutan  dan  Zimbabwe  (MSH, 2012).  Pengadaan  yang  kompetitif  dapat menghemat  biaya  obat  seperti  yang  terjadi  di Brazil,  Karibia  Barat,  Mozambik  dan  Thailand (MSH, 2012).
Rendahnya  tingkat  ketersediaan  obat yang masuk dalam kategori aman dikarenakan perencanaan  obat  yang  dilakukan  belum  tepat sasaran (Rahayu S.T, 2017). Belum efektif dalam proses penentuan beberapa jumlah atau volume obat  yang  direncanakan  dan  yang  diadakan  di Instalasi  Farmasi  RSUP  Prof.  Dr.  R.  D.  Kandou Manado  menyebabkan  kekurangan  bahkan kelebihan  obat  (Mumek et  al. ,  2016).  Dalam proses  pengadaan,  faktor  suplayer  ikut berperan dalam menjamin obat tersedia dalam jumlah yang cukup sesuai kebutuhan (Quick et al .,  1997).  Keterlambatan  pengiriman  dan kegagalan
memenuhi
pesanan, dapat meningkatkan  kekosongan  obat  di  fasilitas kesehatan  dan  berdampak  pada  terhentinya pelayanan  kesehatan  kepada  masyarakat (Kanyoma  and  Khomba,  2013).  Meningkatnya jumlah  kekurangan  obat  memiliki  dampak negatif pada perawatan pasien dan berimplikasi pada  pembiayaan  yang  mahal  (Caulder et  al ., 2015). Dalam pelaksanaan
studi
awal perencanaan  dan  pengadaan  obat,  Dinas kesehatan Kabupaten Pati mengalami beberapa kendala  dan  permasalahan  antara  lain  :  1) Proses  identifikasi  kebutuhan  tidak  valid  dan akurat sehingga mengakibatkan kelebihan stok obat,  stok  obat  rusak/kadaluwarsa;  2) Kegagalan dalam proses pelaksanaan pemilihan penyedia /pemasok  menyebabkan pemenuhan ketersediaan obat mengalami keterlambatan; 3) Penyedia  tidak  mampu  menyediakan  obat sesuai    dengan     pemesanan   (tepat    jumlah);
4)  Penyedia  tidak  memenuhi  kesepakatan waktu  pengiriman  sesuai  kontrak  sehingga mengakibatkan  kekosongan  obat  dalam pelayanan;  5)  Dalam  beberapa  waktu penyedia/pemasok dalam pelaksanaan pekerjaan tidak mampu dalam menjamin mutu obat khususnya dalam penyediaan obat dengan masa kadaluwarsa pendek.
Adanya  permasalahan  terkait  dengan proses perencanaan dan pengadaan, diperlukan penelitian  lebih  lanjut  terkait  hal  tersebut  di Dinas Kesehatan Kabupaten Pati. Penelitian ini bertujuan  untuk  mengetahui  sejauh  mana pelaksanaan  perencanaan  dan  pengadaan obat di Dinas Kesehatan dan menganalisis hambatan dalam proses perencanaan dan pengadaan obat.

## METODOLOGI
Penelitian  ini  merupakan  penelitian kualitatif dengan fokus penelitian perencanaan dan  pengadaan  obat  di  Dinas  Kesehatan Kabupaten  Pati  pada  tahun  2017.  Penelitian dilaksanakan  bulan  01  Nopember  sampai  31 Desember  2018.  Sumber  data  berasal  data primer dari hasil wawancara mendalam kepada 7 informan terpilih.
Informan  yang  dipilih  berdasarkan jabatan dan penguasaan masalah terkait dengan proses  perencanaan  obat  dan  pengadaan  obat dengan masa kerja lebih dari 3 tahun. Informan meliputi  Kepala  Dinas  Kesehatan  Kabupaten Pati,  Kepala  Seksi  Kefarmasian  dan  Alkes,  Staf Seksi  Kefarmasian  dan  Alkes,  Staf  Gudang Farmasi  dan  Kepala  Unit  Layanan  Pengadaan (ULP)  Kabupaten  Pati,  Pejabat  Pembuat Komitmen  (PPK)/Pejabat  Pengadaan,  Tim Penerima  Hasil  Pekerjaan.  Protokol  penelitian telah  mendapatkan  surat  kelaikan  etik  dari komisi etik penelitian Universitas Gadjah Mada no KE/FK/1313/EC/2018 dan semua informan menandatangani informed-consent . Untuk  menghindari  pertanyaan  agar tidak  keluar  dari  tujuan  penelitian,  digunakan pedoman wawancara yang disusun berdasarkan pengembangan pada observasi awal penelitian. Teknik  wawancara  bersifat  semi  terstruktur. Durasi  tatap  muka  30  menit  -  2  jam.  Semua informasi  yang  disampaikan  oleh  informan  di rekam  menggunakan  alat  perekam  / tape recorder . Data yang telah terkumpul, diolah dan dianalisis  dengan  metode  pendekatan  analisis isi ( content analysis ).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil wawancara mendalam kepada  informan  terpilih  diperoleh  gambaran hasil penelitian pada tabel I.
Perencanaan Obat
Perencanaan  kebutuhan  obat  di  Dinas Kesehatan Kabupaten Pati berdasarkan wawancara  mendalam,  di  awali  dengan penyusunan  jenis  dan  jumlah  obat  oleh Pengelola  obat  Puskesmas  dan  Pemangku Program.  Usulan  dari  Puskesmas  kemudian disatukan  oleh  bidang  kefarmasian  di  Dinas Kesehatan.  Selanjutnya  dilakukan  analisa terhadap  kebutuhan  obat  di  Puskesmas  oleh Tim Perencanan Obat Terpadu (TPOT).
Dalam  menetukan  kebutuhan  obat pelayanan kesehatan dasar, dilakukan pendekatan  dengan  metode  konsumsi  pada tahun  sebelumnya.  Sementara  itu  untuk menentukan kebutuhan obat program, dilakukan pendekatan dengan metode mordibitas. Hal tersebut sesuai dengan PMK No. 30  Tahun  2014  tentang  standart  pelayanan kefarmasian  puskesmas  bahwa  dasar-dasar perencanaan  yang  telah  ditentukan  untuk menyusun  kebutuhan  obat  antara  lain  dengan metode  konsumsi,  epidemiologi,  kombinasi metode  konsumsi  dan  epidemiologi  yang
disesuaikan  dengan  anggaran  yang  tersedia  di fasilitas kesehatan.
Dalam  penyusunan  kebutuhan  obat, Dinas
Kesehatan berpedoman pada Formularium  Nasional  (Fornas),  Pedoman Pengobatan Puskesmas dan usulan dari dokter di
Puskesmas. Belum dilaksanakannya penyusunan  kebutuhan  yang  sesuai  dengan Fornas  menandakan  seleksi  dan  perencanaan yang dilakukan belum optimal. Ketidak patuhan terhadap
Fornas, dikhawatirkan dapat dikhawatirkan  dapat  menyebabkan  irrasional pengobatan  dan  pengelolaan  obat  tidak  efektif dan  efisien.      Dengan  diterapkannya Formularium  Nasional  sebagai  pedoman penyusunan  obat  merupakan  upaya  untuk meningkatkan
ketepatan, keamanan,
kerasionalan penggunaan dan pengelolaan obat (Kemenkes RI, 2015). Untuk menentukan jenis dan jumlah yang tepat,  sesuai  dengan  pelayanan  kesehatan, diperlukan  koordinasi  dan  keterpaduan  dalam hal  perencanaan  kebutuhan  obat.  Oleh  karena itu,  perlu  ditetapkan  Tim  Perencanaan  Obat Terpadu  (TPOT)  (Direktorat  Bina  Obat  Publik dan  Perbekalan  Kesehatan,  2010). Dari  hasil wawancara, Informan menyatakan TPOT Dinas Kesehatan terdiri dari bagian yang membidangi farmasi dan unsur terkait yang meliputi Dokter
Tabel I.  Gambaran proses perencanaan dan pengadaan obat di Dinas Kesehatan Kabupaten Pati
Tahapan Indikator Hasil A. Perencanaan Usulan kebutuhan Metode penghitungan kebutuhan Pedoman Penyusunan Kebutuhan Tim Perencana Obat Terpadu Bottom up dari Puskesmas dan pengelola program. Konsumsi dan Mordibitas Fornas,  Pedoman  pengobatan  Dasar, Usulan Dokter Puskesmas TPOT dibentuk melalui SK Kepala Dinas. B. Pengadaan Frekuensi Pengadaan Metode pengadaan Sekali setahun E-Tendering,  E-Purchasing  dengan  e- catalogue, Pengadaan langsung C. Manajemen support Organisasi Sumber daya Manusia Sumber Anggaran Sitem Informasi Bagian dari Seksi Kefarmasian dan Alkes di Dinas Kesehatan Terdapat  Tim  Pengadaan  melalui  SK Kepala Dinas Kesehatan, kepanitian ULP
Apoteker di Dinas Kesehatan 4 org Apoteker di Puskesmas 1 orang
Staf   Farmasi  bersertifikat  pengadaan 1 orang DAK, APBD II, Dana Kapitasi Puskesmas E-logistik, LPSE
Sumber : Dinas Kesehatan, ULP, Gudang Farmasi, 2018.
Puskesmas, Pemangku program kesehatan, dan bagian  yang  membidangi  perencanaan  dan keuangan di Dinas Kesehatan. TPOT ditetapkan melalui SK Kepala Dinas Kesehatan.
TPOT memiliki peran yang sangat krusial dalam dalam merumuskan rancangan kebutuhan obat pada proses perencanaan. Tim ini melakukan  pengkajian terkait dengan rekap usulan dari Puskesmas dan pemangku program terkait  tentang  penggunaan  obat  di  layanan kesehatan,  informasi  perkembangan  pola penyakit  dan  data  sasaran  program  yang  di rencanakan. Elaborasi dengan unsur pengguna (dokter  puskesmas  dan  pemangku  program) dapat  memberikan  gambaran  terkait  dengan kebutuhan obat dalam pelayanan kesehatan dan skala prioritas terkait dengan pola perkembangan  penyakit.  Dalam  merumuskan rancangan  kebutuhan  untuk  pengadaan  obat yang akan datang, Tim TPOT akan mempertimbangkan  juga  tingkat  kecukupan masing-masing obat, buffer stok dan sisa stok di Gudang Farmasi untuk memperkirakan estimasi kebutuhan.  Setelah  itu  dilakukan  koordinasi terkait  dengan  penyediaan  anggaran  dengan unsur  perencanaan  dan  keuangan  Dinas Kesehatan.  Koordinasi  ini  diperlukan  agar pemanfaatan  dana  obat  dapat  lebih  optimal dengan estimasi yang mendekati kebutuhan riil di Puskesmas.
Adanya koordinasi dalam merencanakan obat menghindari tumpang tidih antara jumlah kebutuhan  dan  anggaran  obat.  Pembentukan tim perencanaan obat terpadu merupakan suatu kebutuhan  dalam  rangka  meningkatkan efisiensi  dan  efektivitas  penggunaan  dana melalui  koordinasi,  integrasi  dan  sinkronisasi antar instansi yang terkait dengan perencanaan obat  di  setiap  kabupaten/kota(Direktorat  Bina Obat  Publik  dan  Perbekalan  Kesehatan,  2010). Rumbay
(2015)
menyatakan
bahwa perencanaan  kebutuhan  obat  yang  baik  dan tepat  akan  tercapai  jika  ada  koordinasi  dan monitoring  yang  baik.  Elaborasi  dengan pengguna obat juga merupakan titik yang sangat krusial  untuk  memperoleh  data  obat  yang mendekati  ketepatan.  Untuk  memperoleh  data kebutuhan  obat  yang  mendekati  ketepatan, dalam  menghitung  kebutuhan  obat  yang  akan datang perlu mempertimbangkan faktor antara lain  pemakaian  obat,  pola  penyakit, lead  time , buffer stock dan sisa stok (Direktorat Bina Obat Publik  dan  Perbekalan  Kesehatan,  2010). Dengan  koordinasi  dan  proses  perencanaan
untuk  pengadaan  obat  secara  terpadu,  maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat jenis,  jumlah  dan  waktu  serta  mutu  yang terjamin  (Direktorat  Bina  Obat  Publik  dan Perbekalan Kesehatan, 2010).
Perubahan  prevalensi  penyakit  di  Dinas kesehatan  Kabupaten  Pati  mempengaruhi ketepatan  dalam  proses  perencanaan.  Hasil wawancara  ini  selaras  dengan  penelitian sebelumnya, menyebutkan bahwa perencanaan yang  kurang  tepat  dikarenakan  kurang memperhatikan stok dan memprediksi perkembangan  pola  penyakit  (Silvania et  al.,
2012 ). Kondisi  ini  menyebabkan  stok  berlebih di Gudang Farmasi. Beberapa obat yang sudah direncanakan  tidak  dapat  diserap  secara optimal. Kondisi ini cukup riskan karena adanya stok  berlebih  akan  meningkatkan  pemborosan dan kemungkinan obat mengalami kadaluwarsa atau  rusak  dalam  penyimpanan  (Satibi,  2015). Peran  tim  TPOT  perlu  ditingkatkan  kembali, terutama  berkaitan  dengan  proses  elaborasi dengan pengguna obat dan pemangku program di Puskesmas. Historical data tren pola penyakit tiga  tahun  sebelumnya  akan  membantu  dalam penentuan prioritas kebutuhan yang lebih tepat dengan  mempertimbangkan  pula  informasi terkait  dengan  kondisi  dan  pola  penggunaan obat pada masing-masing wilayah.

## Pengadaan Obat
Pengadaan  obat  di  Dinas  Kesehatan Kabupaten  Pati  mengacu  pada  Perpres  Nomor 54/2010  tentang  pengadaan  barang/jasa pemerintah  dan  aturan  turunannya.  Frekuensi pengadaan  obat  dilakukan  satu  kali  setahun. Pengadaan obat dilaksanaan dengan metode e- purchasing dengan e-catalogue , e-tendering dan pengadaan langsung . Dinas Kesehatan  menggunakan  metode pengadaan e-purchasing dengan e-catalogue sebagai  prioritas  utama  untuk  menyediakan kebutuhan obat, sejak PMK No 63/2014 tentang pengadaan  obat  dengan e-catalogue wajib diterapkan  di  fasilitas  kesehatan.  Hal  tersebut sesuai kutipan wawancara sebagai berikut:
“….Karena
e-catalogue wajib diimplementasikan  di  fasilitas  kesehatan pemerintah,  Kepala  Dinas  memberi  instruksi, mengutamakan e-catalogue dalam  pembelian obat.  Apabila e-catalogue tidak  mampu memenuhi,  kemudian  digunakan  metode pengadaan  lain  seperti  lelang  dan  pengadaan langsung….” (Informan 3).
“…Pengadaan  obat  dilakukan  dengan beberapa  cara  yaitu e-catalogue ,  lelang elektronik  dan  pengadaan  langsung.  Kita  akan lebih  dahulu  mengadakan  lewat e-catalogue karena wajib, ketika e-catalogue belum ada atau belum ditayangkan, maka pengadaan dilakukan dengan  lelang  elektronik  dan  pengadaan langsung…” (Informan 4). Berdasarkan hasil wawancara mendalam, informan juga menyatakan beberapa  alasan  lain  terkait  pemanfaatan e- catalogue .  Prosedur e-catalogue dinilai  lebih aman  baik  dari  faktor  harga  maupun  proses penentuan  pemasok.  Harga e-catalogue obat dinilai  lebih  ekonomis  dibandingkan  dengan pengadaan  yang  lain,  sehingga  menghasilkan biaya  pengadaan  yang  lebih  efisien.  Terkait penentuan  pemasok,  proses  pemilihan  sudah dilakukan  oleh  LKPP  secara  nasional. Selanjutnya panitia
pengadaan dapat melakukan  pembelian  secara  langsung  melalui portal pengadaan e-catalogue sehingga membuat  proses  pemesanan  lebih  efisien  di bandingkan dengan metode yang lain.
Di lain hal, metode pengadaan dengan e- tendering harus melewati  beberapa  tahapan yaitu  pengumuman,  pendaftaran,  penjelasan Rencana  Kerja  dan  Syarat-syarat  (RKS), pemasukan dan evaluasi
penawaran, pengumuman pemenang dan penandatanganan kontrak.  Tahapan  tersebut  dilewati  sesuai dengan  ketentuan  jangka  waktu  yang  di tetapkan  oleh  panitia  ULP,  sehingga  waktu pengadaan menjadi kurang efisien.
Pengadaan  obat  di  Dinas  Kesehatan Kabupaten Pati mengalami beberapa hambatan yang  menyebabkan  terganggunya  siklus pengadaan  obat,  hal  tersebut  sesuai  hasil wawancara sebagai berikut:
“…. e-catalogue tayangnya  tidak  tepat waktu di awal tahun sehingga pemesanan obat terlambat.  Ketersediaan  obat  di  penyedia  juga banyak  kosong  dan  penyedia  mengirim  pada akhir  tahun,  sehingga  cukup  mempengaruhi ketersediaan  untuk  layanan  keseha tan…” (Informan 1).
“….Terdapat limitasi pemesanan pada E- catalogue ,  terdapat  permasalahan  dalam pengiriman
karena kekosongan
obat.
…..(Informasi 2) .
“….  Distribusi  obat  dengan e-catalogue sebagian  sampai  akhir  tahun  anggaran  dan beberapa penyedia tidak mengirim obat sesuai dengan kontrak…” (Informan 3) .
“…. E-catalogue
penayangan pada pertengahan  tahun,  beberapa  obat  terlambat dikirim  sampai  akhir  tahun,  kadang-kadang obat  sudah  dipesan  tapi  penyedia  tidak memenuhi…”(Informan 7) . Penelitian di Jawa Tengah oleh Kusmini et al., (2016) ditemukan adanya hambatan dalam sistem  suplai  obat  pada  Industri  Farmasi penyedia e-catalogue obat,  dan  (Dwiaji et  al ., 2016)  menyatakan  ketidaksiapan  pemenang lelang  menyebabkan  obat  terlambat  terkirim atau  tidak  terkirim  sesuai  komitmen  yang disepakati.  Ketidaksesuaian  pengadaan  obat tidak  selalu  dipengaruhi  oleh  keterbatasan dana,  tetapi  karena  pengadaan  obat  yang dilakukan  sekali  dalam  setahun  belum  dapat menghindari kekosongan obat, adanya keterlambatan dalam pengiriman dan obat yang tidak terpenuhi oleh pemenang lelang meskipun dana  yang  tersedia  mencukupi  (Pratiwi et  al , 2011).
Dalam  PMK  No  63/2014,  prosedur e- catalogue diharapkan  mampu  menjamin ketersediaan dan pemerataan obat yang aman, bermutu,  dan  berkhasiat  di  fasilitas  kesehatan secara  transparan,  efektif,  efisien,  dan  dapat dipertanggungjawabkan  (Kemenkes  RI,  2014). Berbasis teknologi informasi, sistem e-catalogue diharapkan  mampu  memberikan  kenyamanan, efisiensi, harga yang wajar, dan informasi obat baru dan menempatkan pembeli pada efisiensi tertinggi  (Ketikidis et  al .,  2010).    Diperlukan upaya  agar  kejadian  kekosongan  obat  dapat dimimimalisir. Pengadaan obat dengan metode lain dapat menjadi solusi agar ketersediaan obat di fasilitas kesehatan tidak kosong.
Manajemen Pendukung (Manajemen
Support) Organisasi
Pengelolaan  obat  disetiap  organisasi menggunakan bentuk  yang berbeda-beda. Ada 2 bentuk  organisasi yang digunakan di tingkat Dinas Kesehatan, yaitu Instalasi Farmasi sebagai unit  Pelaksana  Teknis  Dinas  (UPTD)  dan menjadi bagian dari salah satu seksi di struktur Dinas  Kesehatan  yang  mengelola  logistik (Sanjaya and Hidayat, 2016). Perencanaan  dan  pengadaan  obat  di Dinas  Kesehatan  menjadi  bagian  dari  Seksi Kefarmasian dan Alat Kesehatan dalam struktur organisasi  Dinas  Kesehatan,  dan  pembagian tugas  dan  fungsi  pokok,  wewenang  dan tanggung jawab untuk semua personil memiliki standar operasional prosedur. Seksi
Kefarmasian dan Alkes juga menyelenggarakan koordinasi berjenjang dengan instansi
kesehatan  propinsi  maupun  tingkat  pusat dalam melakukan perencanaan dan pengadaan obat.
Proses  pengadaan  obat  dilaksanakan oleh Pejabat pembuat komitmen (PPK), pejabat pengadaan dan panitia penerima pekerjaan. Tim ini  ditunjuk  langsung  dan  ditetapkan  dengan Surat  Keputusan  Kepala  Dinas  Kesehatan. Dalam hal proses e-tendering dilaksanakan oleh panitia  pengadaan  ULP.  Hal  ini  sesuai  dengan Perpres No. 54/2010 tentang pengadaan barang dan  jasa  yang  yang  menyatakan  organisasi pengadaan  barang/jasa  terdiri  atas  PA,  PPK, Pejabat  pengadaan,  ULP  dan  panitia  penerima pekerjaan.

## Anggaran
Untuk  memenuhi  kebutuhan  obat  di Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Pati,  sumber anggaran  berasal  dari    Dana  Alokasi  Khusus (DAK), APBD I dan Dana Kapitasi. Berdasarkan wawancara,  informan  menyatakan  sebagai berikut :
“…. Sumber anggaran bisa  DAK, APBD 2 dan dana kapitasi, tetapi sebagian besar sumber anggaran  Dinas  Kesehatan  berasal  dari  dana DAK….” (Informan 1) . “……Sumber  anggaran  berasal  dari  DAK, tetapi apabila di gudang farmasi tidak ada dan pengadaan  obat  di  Dinas  Kesehatan  belum terkirim  maka  kita  persilahkan  kepada puskesmas untuk melakukan pembelian melalui dana  kapitasi  puskesmas.  Dana  APBD diperuntukkan  untuk  pembelian  reagen  dan buffer  dari  propinsi  biasanya  untuk  obat program  dan  sebagian  obat  kecil  untuk pelayanan kesehatan dasar ….” (Informan 3).
Dinas  Kesehatan  berupaya  untuk meningkatkan penyediaan anggaran pengadaan obat agar kebutuhan obat dapat terpenuhi. Total dana  yang  dialokasikan  untuk  pengadaan  obat mengalami  kenaikan  setiap  tahun.  Kenaikan anggaran  dipengaruhi  oleh  peningkatan konsumsi kebutuhan karena meningkatnya pola kunjungan berobat di puskesmas. Ketersediaan obat  dapat  dipengaruhi  oleh  ketersediaan anggaran (Tumwine et al., 2011). Tercukupinya dana  pengelolaan  obat  membuktikan  bahwa pemerintah  berkomitmen  untuk  menjamin ketersediaan  obat  dalam  pelayanan  kesehatan (Lubis, 2015).

## Sistem Informasi Obat
Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Pati  sudah menggunakan sistem informasi dalam pengelolaan  data  dan  pelaporan  obat,  yaitu E-logistik.  Sistem  informasi  saat  ini  belum berjalan optimal. Tidak semua obat terakomodir dalam  sistem  informasi  pengelolaan  e-logistik. Keterbatasan  dalam  melakukan  pengkodingan obat menjadikan kesulitan bagi petugas gudang obat untuk melakukan pengentrian data      obat.
Adanya  kendala  dalam  penggunaan  e-logistik menyebabkan Dinas Kesehatan dan Instalasi  Farmasi  masih  menggunakan  sistem pelaporan dengan komputerisasi yang dikerjakan  secara  manual  (non – aplikasi/exel sederhana).
Belum  maksimalnya  penggunaan  sistem e-logistik, tidak sejalan dengan sistem informasi dalam  proses  pengadaan.  Dalam  melakukan proses  pengadaan,  Aplikasi  sistem  LPSE menjadi  sistem  informasi  yang  cukup  efektif, efisien,  transparan  dan  kompatibel  untuk digunakan.
Diperlukan  evaluasi  kembali  terkait dengan implementasi e-logistik obat yang belum optimal.    Belum  optimalnya  e-logistik  obat, menyebabkan proses
perencanaan dan pengendalian  persediaan  tidak  terfasilitasi dengan  baik  (Suryagama,  2019).  Penataan administrasi  informasi  obat  sangat  penting terutama  dengan  menggunakan  komputerisasi sehingga  data  yang  diperoleh  cepat  untuk dipergunakan  dalam  perencanaan  tahun berikutnya  (Nesi  and  Kristin,  2018).  Menurut Oetomo  (2002)  dalam  pengembangan  sistem informasi  perlu  diperhatikan  efisiensi  dan keefektifan, prosedur pemasukan data sesingkat mungkin dan
sistem harus dapat mengoptimalkan sumber daya manusia. Sumber Daya Manusia
Berdasarkan wawancara,
Informan menyampaikan  informasi  terkait  jumlah  SDM sebagai berikut:
“…Jumlah  SDM  Apoteker  di  Dinas Kesehatan berjumlah 4 orang dan tenaga teknis kefarmasian  berjumlah  2  orang,  namun  di Puskesmas  SDM  Apoteker  berjumlah  1  orang dan  masih  terdapat  tenaga  non  farmasi  yang menangani pengelolaan obat….” (Informan 1) . “…Jumlah SDM Apoteker yang mempunyai  kompetensi  pengadaan  obat  di Dinas  Kesehatan  masih  terbatas,  1  orang   dan
dalam proses pelelangan dilaksanakan oleh tim ULP….” (Informan 3) .
Adanya  keterbatasan  Sumber  daya manusia  dikhawatirkan  akan  mempengaruhi kelancaran  suatu  kegiatan  dalam  sebuah
organisasi.  Menurut  penelitian  Lubis  (2015) bahwa  kurangnya  jumlah  SDM,  dapat mengakibatkan beban kerja yang terlalu  tinggi sehingga menyebabkan  pengelolaan obat tidak efektif.
Tabel II. Identifikasi masalah atau hambatan-hambatan dan solusi dalam proses perencanaan dan pengadaan obat di Dinas Kesehatan Kabupaten Pati Tahapan Masalah Solusi D. Seleksi A.1 Masih terdapat obat yang tidak sesuai dengan Fornas A.1.1. Diperlukan kebijakan Kepala Dinas untuk  menggunakan  Fornas  sebagai dasar seleksi obat A.1.2  Peningkatan  fungsi  TPOT  dalam pemilihan  obat  yang  memenuhi  standar efficacy dan safety sebagai kriteria dalam seleksi obat E. Perencanaan   B.1 Prevalensi penyakit selalu berubah B.1.1  Menggunakan  10  penyakit  teratas dalam  proses  seleksi  dan  perencanaan dengan historical data 3 tahun sebelumnya.
F. Pengadaan
C.1. Penayangan e-catalogue obat di pertengahan tahun
C.2. Beberapa penyedia e-catalogue mengirim obat terlambat C.3. Penyedia e-catalogue tidak memenuhi obat sesuai
C.4. Limitasi jumlah pemesanan obat e-catalogue.
C.1.1  Menggunakan  metode  pengadaan lain sesuai peraturan yang berlaku untuk obat  sangat  dibutuhkan  pada  waktu tersebut C.2.1.  Menggunakan  metode  pengadaan lain sesuai peraturan yang berlaku untuk obat  sangat  dibutuhkan  pada  waktu tersebut C.2.2. Peningkatan fungsi panitia pengadaan dalam memonitoring pesanan obat kepada penyedia C.3.1  Menggunakan  metode  pengadaan lain sesuai peraturan yang berlaku C.3.2.  Melaporkan  wanprestasi  penyedia kepada LKPP C.3.3.  Evaluasi  pemilihan  pemasok (LKPP)
C.4.1  Konsilidasi  pengadaan  dengan instansi lain. C.4.2.  Menggunakan  metode  pengadaan lain sesuai peraturan yang berlaku G. Manajemen support D.1. SDM khususnya Apoteker di Puskesmas terbatas D.2. SDM yang bersertifikat pengadaan di Dinas Kesehatan dan Puskesmas terbatas. D.3. Sistem informasi obat belum optimal, sebagian perekapan dan pelaporan masih dilakukan secara manual D.1.1.  Pengadaan  tenaga  Apoteker  oleh pemerintah D.2.1.  Mengikuti  pelatihan  setifikasi pengadaan barang dan jasa
D.3.1.  Perlu  dilakukan  pembaharuan sistem informasi e-logistik (Kementerian
Kesehatan RI).
D.4. Petugas kesulitan dalam mengklasifikasikan pengkodingan item obat pada e-logistik . D.4.1.  Mengikuti  pelatihan  penggunaan sistem informasi e-logistik
Sumber : Dinas Kesehatan, ULP, Gudang Farmasi, 2018.
Keterbatasan SDM yang sesuai kompetensi  juga  menjadi  hambatan  dalam proses  perencanaan  dan  pengadaan  obat. Informan  menyampaikan  informasi  sebagai berikut:
“…Kita  membutuhkan  SDM  sesuai kompetensi
tetapi pada kenyataannya jumlahnya  masih  terbatas.  Bidan,  perawat  dan dokter melakukan perencanaan dan pengadaan obat.  Saya  yakin  perencanaan  dan  pengadaan obat ini akan berjalan dengan baik pula apabila SDM ini terpenuhi……” (Informan 1). “Terdapat  juga  kendala  lain  terkait dengan  SDM  baik  itu  apoteker  maupun  tim pengadaan  yang  profesional  di  bidang pengadaan.  Kita  idealnya  memang  masih membutuhkan beberapa tenaga
yang profesional terkait pengadaan….” (Informan 3) . Kompetensi  SDM  merupakan  kunci keberhasilan  dalam  organisasi  (Satibi,  2015) 2015).  Penelitian  Mala  (2010)  menyebutkan bahwa  hasil  yang  didapat  dari  pelatihan menjadikan  kayawan  lebih  produktif  dan pengujian menjadi lebih baik sehingga tercapai efektivitas  dan  efisiensi  dari  pengujian. Penambahan  SDM  juga sangat diperlukan agar organisasi  dapat  berjalan  dengan  lancar (Rahayu S.T, 2017).

## Identifikasi Masalah dan Solusi
Hasil  wawancara  mendalam  ditemukan beberapa  masalah  dalam  perencanaan  dan pengadaan  obat  sehingga  perlu  dilakukan perbaikan.  Hasil  identifikasi  masalah  atau hambatan-hambatan  dan  solusi  dalam  proses perencanaan  dan  pengadaan  obat  Di  Dinas Kesehatan Kabupaten Pati pada Tabel II.

## KESIMPULAN
Perencanaan  obat  dengan  metode konsumsi dan  mordibitas, terdapat TPOT untuk mengalisa  kebutuhan  obat,  tetapi  proses perencanaan belum berjalan dengan optimal; 2) Pengadaan  dilakukan  sekali  setahun  dengan metode e-purchasing dengan e-catalogue,  e- tendering dan  pengadaan  langsung  oleh  tim pengadaan;  3)  Manajemen  support  meliputi struktur  organisasi  merupakan  bagian  dari seksi  kefarmasian  dan  alkes,  jumlah  SDM Apoteker  di  Puskesmas  dan  bersertifikat pengadaan terbatas, Pendanaan obat meningkat setiap  tahun,  Sistem  informasi  belum  berjalan optimal;  4)  Faktor-faktor  yang  menghambat perencanaan  dan  pengadaan  obat  adalah
kegagalan  suplai  obat,  keterbatasan  apoteker dan  staf  yang  memiliki  serifikat  pengadaan, belum optimalnya sistem informasi e-logistik.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan  terima  kasih  kepada  PPSDM karena  penelitian  ini  sebagian  di  danai  dari alokasi beasiswa PPSDM Kesehatan Tahun 2017

## DAFTAR PUSTAKA
Caulder, C.R., Mehta, B., Bookstaver, P.B., Sims, L.D.,  Stevenson,  B.,  The  South  Carolina Society  Of  Health-System  Pharmacists, 2015. Impact of Drug Shortages on Health System  Pharmacies  in  the  Southeastern United  States. Hosp.  Pharm. 50, 279 – 286. Depkes  RI,  2006.  P edoman  Supervisi  dan Evaluasi  Obat  Publik  dan  Perbekalan Kesehatan, 2nd ed. Direktorat yanfar dan Alkes, Jakarta.
Direktorat  Bina  Obat  Publik  dan  Perbekalan Kesehatan,  2010.  M ateri  Pelatihan Manajemen  Kefarmasian  di  Instalasi Farmasi  Kabupaten/Kota .  Kementrian Kesehatan RI, Jakarta. Dito Suryagama, 2019. Analisis Pengaruh Sistem Informasi  Manjemen  Logistik  Obat  dan Perilaku  Kerja  Terhadap  Kegiatan Pengelolaan Obat dan Kinerja Organisasi.
Thesis . Universitas Gadjah Mada,
Yogyakarta. Dwiaji,  A.,  Sarnianto,  P.,  Hasbullah,  T.,  2016. Evaluasi  Pengadaan  Obat  Publik  Pada JKN  Berdasarkan  Data  E-Catalogue Tahun  2014-2015. J.  Ekon.  Kesehat.
Indones. Vol 1, No 1 (2016).
Indriawan,
I.,
Wahyudi,
W.T., dan
Rahayuningsih, A., 2014. Analisis Pengelolaan  Obat  di  Puskesmas  Gaya Baru  V  Kecamatan  Bandar  Surabaya
Kabupaten  Lampung  Tengah. Journal kesehatan Holistik , 8: 6. Kanyoma, K.E., Khomba, J.K., 2013. The Impact of Procurement Operations on
Healthcare  Delivery:  A  Case  Study  of Malawi’s  Public  Healthcare  Delivery System  11. Glob  J  Mangement  Bus  Res. 2013;13(January 2013):3.
Kemenkes  RI,  2014.  Peraturan  Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 63 Tahun  2014  Tentang  Pengadaan  Obat Berdasarkan  Katalog  Elektronik  (E- Catalogue).
Kemenkes  RI,  2014.Surat  Keputusan  Menteri Kesehatan RI No HK.02.02/Menkes/524/2015 tentang Pedoman  Penyusunan  dan  Penerapan Formularium Nasional.
Ketikidis,  P.H.,  Kontogeorgis,  A.,  Stalidis,  G., Kaggelides,  K.,  2010.  Applying  E- Procurement  System  in  The  Healthcare: The  EPOS  Paradigm. Int.  J.  Syst.  Sci .  41, 281 – 299. Kusmini,  K.,  Satibi,  S.,  Suryawati,  S.,  2016. Evaluasi Pelaksanaan E-Purchasing OBAT pada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota  Di  Jawa  Tengah  Tahun 2015. J.  Manaj.  Dan  Pelayanan  Farm ..  6, 277. Lubis,  D.M.,  2015.  'Evaluasi  Pengelolaan  Obat Antituberkulosis di Dinas Kesehatan Kota Surakarta',  Tesis,  Universitas  Gadjah Mada, Yogyakarta. Mala,  C.D.F.U.,  2010.  'Analisis  Tingkat
Kepentingan  dan  Kinerja  Karyawan Bidang  Pengujian  Balai  Besar  Pengawas Obat  dan  Makanan  di  Manado',  . Univarsitas Gadjah Mada,
Tesis ,
Yogyakarta.
MSH,  2012.  MDS-3:  M anaging  Access  to Medicines  and  Health  Technologies.
Kumarian Press. Mumek, V.M., Citraningtyas, G., Yamlean, P.V.Y., 2016. Evaluasi Perencanaan Dan Pengadaan  Obat  Di  Instalasi  Farmasi Rsup  Prof.  Dr.  R.  D.  Kandou  Manado Berdasarkan Analisis ABC-VEN. Pharmacon Jurnal Farm. 5 (3) Nesi, G., Kristin, E., 2018. Evaluasi Perencanaan Dan Pengadaan Obat Di Instalasi Farmasi Rsud  Kefamenanu  Kabupaten  Timor Tengah Utara. JKKI . 7(4) Oetomo,  Budi  Sutedjo  Dharma.  2002. Perencanaan  dan  Pengembangan  Sistem. Informasi. Edisi I. ANDI Yogyakarta.. Presiden  RI,  2010.  Peraturan  Presiden  Nomer
54  Tahun  2010  Tentang  Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Pratiwi,  F.,  Dwiprahasto,  I.,  Budiarti,  E.,  2011.
Evaluasi  Perencanaan  dan  Pengadaan Obat  di  Instalasi  Farmasi  Dinas Kesehatan Kota Semarang. J. Manaj. Dan
Pelayanan Farm. Vol. 1 No. 4
Quick, J.D., Health (Firm), M.S. for, Drugs, A.P. on E.,  Organization),  V.  (World  H.,  1997. Managing  Drug  Supply:  The  Selection, Procurement,  Distribution,  and  Use  of Pharmaceuticals,  Books  on  International Development . Kumarian Press. Rahayu  S.T,  2017.  Evaluasi  Perencanaan  dan
Ketersediaan  Obat  di  Instalasi  Farmasi Dinas  Kesehatan  Kabupaten  Murung Raya Provinsi Kalimantan Tengah Tahun 2013-2015. Thesis .  Universitas  Gadjah Mada, Yogyakarta.
Rumbay,  I.N.,  Kandou,  G.D.,  dan  Soleman,  T., 2015.  Analysis  of  Drugs  Planning  in Health  Office  Southeast  Minahasa Ragency. JIKMU ., 5: 10. Sanjaya, G.Y., Hidayat, A.W., 2016. Pemantauan Obat  Dan  Perbekalan  Kesehatan  Di Indonesia: Tantangan Dan Pengembangannya. Jurnal  Manajemen Pelayanan Farmasi 6: 10. Satibi,  2015.
Manajemen  Obat  di  Rumah  Sakit , 4th  ed.  Gadjah  Mada  University  Press, Yogyakarta.
Swastha,  B.  dan  Sukotjo,  I.,  2007. Pengantar Bisnis  Modern  (Pengantar  Ekonomi Perusahaan  Modern) ,  ketiga.  ed.  Liberty Yogyakarta, Yogyakarta Silvania A., Hakim L., Satibi. Evaluasi Kesesuaian Antara  Perencanaan  dan  Realisasi Penerimaan  Obat  di  Puskesmas  Rawat Inap Se-Kabupaten Sleman Tahun 2008- 2010. J.  Manaj.  Dan  Pelayanan  Farm . 2012;2(2):90-94.
Tumwine, Y., Kutyabami, P., Odoi, R.A., Kalyango,
J.N.,  2011.  Availability  and  Expiry  of Essential Medicines and Supplies During the  ‘Pull’  and  ‘Push’  Drug  Acquisition Systems  in  a  Rural  Ugandan  Hospital. Trop. J. Pharm. Res . 9. .