## PROSES MANAJEMEN LOGISTIK PADA PAGELARAN  SENI BUDAYA INDONESIA CHANNEL 2011
Djuni Akbar Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Jakarta djuni62@yahoo.co.id

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk mengetahui bagaimana  proses    manajemen  logistik  dalam suatu  event.  Untuk  memenuhi  semua  kebutuhan Logistik  pada  suatu  event  dibutuhkan sebuah  pengeloalaan  atau  manajemen  yang  meliputi  perencanaan  pengadaan  dan pengendalian , guna lancar dan suksesnya acara suatu event, event Organizer memerlukan kerjasama  dari  berbagai  pihak  diantaranya  dengan  supplier event  dan  client  dari  event tersebut. Dari  pembahasan  disimpulkan :Pada proses  perencanaandilakukan technical meeting oleh penyelenggara bersama dengan pemakai jasa penyelenggara agar memahami kebutuhan  acara  dalam  hal  logistik. Setelah  itu,  penyelenggara  bekerjasama dengan  para supplier s  untuk  pemenuhan  kebutuhan  logistik. Selanjutnya  proses pengadaan merupakan proses  untuk  merealisasi  atau  mewujudkan  kebutuhan  yang  telah  direncanakan  atau  telah disetujui sebelumnya oleh pihak penyelenggara PT.Pentara Divia dan PT.Toyota Boshoku Indonesia  sebagai  pemakai  jasa  penyelenggara . Proses pengendalian dilakukan  untuk pengendalian  keseluruhan  kebutuhan  logistik,  agar  penyelenggara  mengetahui  apakah pelaksanaan dan pengadaan logistik sesuai dengan perencanaan.
Kata kunci: Manajemen Logistik, Event Organizer, manajemen supply chain.

## Abstract
This study aims to determine how the process of logistics management within an event. To meet all  the  needs  of logistics at an event takes  A  management including procurement planning and  control, in  order  to show a smooth and successful event, event organizer requires  the  cooperation of various  parties including the supplier and client event of  the event. From the  discussion concluded: In the technical  meeting by  the organizers in conjunction with service users in order to understand the needs of event organizers in terms of logistics. After that, the organizers work with our suppliers to meet the logistics needs. Furthermore, the procurement process is a process for realizing or realizing the needs that have  been planned or  approved in  advance by  the  organizers PT.Pentara Divia and PT.Toyota Boshoku Indonesia as service users organizers. Process control is carried out to control the entire logistical needs, so that the organizers know whether the implementation of logistics and procurement in accordance with the plan.
Keywords: Logistics Management, Event Organizer, supply chain management .

## Pendahuluan
Dalam  suatu  event, kebutuhan logistik  menjadi  fakor  sangat  penting untuk  suksesnya  suatu  acara.  Pelayanan logistik  ini  harus  mencakup  manajemen logistik  dan supply  chain  management yang  kompeten.  Keterkaitan  logistik dengan supply  chain  management
menjadi suatu faktor utama dalam langkah awal memenuhi kebutuhan klien sehingga dapat  memuaskan  klien.  Memanfaatkan kesempatan untuk meningkatkan pelayanan  dan  penurunan  biaya  dapat dilakukan  melalui koordinasi dan kerjasama  antara  pengadaan  bahan  baku dan  pendistribusiannya.  Hal  ini  terkait dengan kegiatan rantai supply yang secara
tidak  langsung  terkontrol  dari  kegiatan logistik.  Penyelenggara  event  yang menjalankan just  in  time sangat  besar ketergantungannya pada kelancaran bahan baku  dan  berusaha  meminimalkan persediaan  dengan  jalan  membangun hubungan baik dengan para supplier- nya. Venue dalam  sebuah event memiliki kebutuhan  logistik  dengan  berbagai macam  ketentuan  sesuai  dengan event yang  akan  diselenggarakan,  mekanisme pelaksanaan  management  logistik  akan mempengaruhi  keseluruhan  kualitas  dan kuantitas venue terutama dalam pemilihan material  dan  sumber  daya  manusia  yang mengerjakannya Penentuan manajemen logistik pada venue memiliki  beberapa  bidang,  logistik panggung, sound , lighting , kemanan, alur pengunjung,  gerbang  utama,  logistik media  partner,  ruangan  artis,  tempat keamanan,  kesehatan,  sampai  parkir. Bagian – bagian itulah yang diperhatikan dalam venue . Penelitian ini merupakan observasi terhadap proses manajemen logistik di dua perusahaan yang sedang menyelenggarakan  event  di  wilayah Jabodetabek  dan  Bandung.  Mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan penelitian ini adalah  mahasiswa  yang    melaksanakan job training di bidang MICE. Hasil yang diperoleh  akan  dijadikan  sebagai sumbangan  berupa  informasi  dalam proses pembelajaran Manajemen Logistik , sehingga  proses  belajar  mengajar  akan semakin  meningkat  dan  kompetensi mahasiswa  di  bidang  MICE pun meningkat  pula.  Oleh  karenanya  judul kegiatan  Program Research  Grant adalah : Proses Manajemen Logistik pada Pagelaran Seni Budaya Indonesia Channel 2011  Oleh PT  Pacto Convex Niagatama Dan Mekanisme Pengelolaan Venue Pada Event PT. Toyota Boshoku Indonesia Metode Penelitian Untuk menjawab pertanyaan penelitian  pada  tujuan  penelitian  maka peneliti menggunakan paradigma kualitatif.  Bogdan  dan  Taylor  (dalam Moleong,2000:3)  mendefinisikan  metode penelitian  kualitatif  sebagai  prosedur penelitian  yang  menghasilkan  data deskriptif  berupa  kata-kata  tertulis  atau lisan  dari  orang  dan  perilaku  yang  dapat diamati. Dalam hal ini mahasiswa sebagai surveyor melakukan pengamatan terhadap proses manajemen logistik    pengaturan venue  yang  digunakan pada  kedua  event tersebut.
Mahasiswa pun menggunakan pendekatan eksploratif  dan  kualitatif.  Pendekatan eksploratif dipergunakan untuk mendapatkan  gambaran  awal  yang menyeluruh  tentang  kebijakan penjualan paket  program  sponsorship yang dirancang, sedangkan pendekatan kualitatif akan digunakan untuk mendapatkan  uraian  yang  kaya  dengan nuansa,  perasaan  dan  pemikiran  yang berhubungan dengan permasalahan penelitian ini.

## Teknik Pengambilan Data
Dalam  pengambilan  data,  mahasiswa menggunakan  pendekatan  eksploratif  dan kualitatif.  Menurut  Jalaludin  (1997:53), pendekatan  eksploratif  dipergunakan untuk  mendapatkan  gambaran  yang menyeluruh  tentang proses manajemen logistik pengaturan venue yang digunakan pada kedua event tersebut, serta hambatan yang ditimbulkannya. Kemudian bagaimana  kiat  dan  strategi  bagian logistik  dalam  mengatasi  situasi  dan persoalan tersebut.
Tempat dan Waktu Penelitian
Adapun  yang  menjadi  tempat penelitian  ini  adalah  industri/perusahaan yang  tersebar  di  wilayah  Jabodetabek yang menjadi tempat mahasiswa melakukan job training dalam melaksanakan tugasnya. Sedangkan waktu pelaksanaan penelitian ini
dilakukan  selama  enam bulan  mulai  dari persiapan  bahan-bahan,  penyusunan pedoman wawancara, pelaksanaan wawancara, pengkajian bahan-bahan yang akan diteliti serta pengolahan dan analisa data.

## Obyek penelitian
Organiser  event banyaknya berharap dari keberhasilan  pelaksanaan  event, dimana  salah  satu  faktor  keberhasilan tersebut  adalah  dengan    mengelola kebutuhan  logistik  event  tersebt  dengan baik. Sehingga  yang  menjadi  obyek penelitian disini adalah proses manajemen logistic  pengaturan  venue yang digunakan pada kedua event tersebut .

## Analisa Data
Dalam  melakukan  analisis  data  saat pengumpulan data, peneliti menggunakan alat  yang  dapat  memastikan  agar  data tersebut layak untuk dipercaya kebenarannya,  yakni  Triangulasi  (Deddy, 2001 :74). Dengan metode Triangulasi ini, peneliti mencari beberapa sumber berbeda yang  dapat  memberikan  pandangan  serta masukan-masukan penting tentang situasi yang  mirip  dan  berhubungan  satu  sama lain,  terutama  dalam  mengelola proses manajemen logistik    pengaturan  venue . Dengan membanding data yang diperoleh dengan sumber-sumber lain akan meyakin data  yang  sudah  didapat.  Penggunaan berbagai  sumber  yang  berbeda  adalah untuk mendukung hasil yang didapat juga memungkinkan  peneliti  untuk  dapat mendeskripsikan  temuan  ini  agar  lebih akurat dan meyakinkan.

## Hasil Penelitian dan Pembahasan Proses Manajemen Logistik Event
Rangkaian kegiatan proses manajemen  logistik  yang dilakukan  PT Pacto  Convex  ini meliputi  fungsi-fungsi manajemen logistik diantaranya perencanaan, pengadaan dan pengendalian. Gambar    .  Siklus  Fungsi  Manajemen Logistik Perencanaan Logistik Proses  manajemen  yang  pertama dilakukan  PT  Pacto  Convex  yaitu perencanaan penyediaan logistik.  Dalam kegiatan  ini, organizer melakukan technical  meeting .  Kegiatan  ini merupakan  awal  dari  penyediaan  logistik sebelum organizer melakukan  kerjasama dengan  para supplier di  setiap  logistik acara  ini  yaitu  venue,  publikasi, konsumsi, transportasi dan akomodasi. Pengadaan Logistik Kegiatan  pengadaan  ini  merupakan kegiatan  untuk  memenuhi  kebutuhan acara  dalam  hal  logistik  pada  Pagelaran Seni  Budaya  Indonesia  Channel  2011 Tahapan  pengadaan  ini  dimulai  dengan pengadaan  logistik  acara diantaranya adalah  pengadaan  venue,  akomodasi, konsumsi,  publikasi  dan  transportasi. Setelah  itu  penjelasan  mengenai  rincian pengadaan  kebutuhan  di  setiap  logistik. Berikut  ini  adalah  tahapan  proses penyediaan venue:
Pengadaan Akomodasi Tahapan proses penyediaan akomodasi  yang  dilakukan  PT  Pacto Convex ini adalah sebagai berikut : PENGEN DALIAN PEREN
CANAAN
PENGA
DAAN
SURVEY
VENUE PENENTUAN
TANGGAL
PEMAKAIAN VENUE
MELAKUKAN PENAWARAN DAN NEGOSIASI DENGAN PIHAK VENUE PENENTUAN VENUE KONTRAK
MELAKUKAN KONFIRMASI  JADWAL KEDATANGAN
DAN KEPULANGAN  PESERTA DAN SANGGAR

## Pengadaan Konsumsi
Selama pelatihan persiapan pagelaran Indonesia  Channel  2011  di  Bandung, peserta  dan  pembimbing  sanggar  berada di  Hotel  Alam  Permai,  Bandung, konsumsi  disediakan  oleh  pihak  Hotel Alam Permai  Bandung. Konsumsi  yang disediakan yaitu  2  (dua)  kali  makan (siang  dan  malam  secara  penuh)  dan  2 (dua) kali makanan kecil ( snack ) selama 8
(delapan)  hari.  Setiap  harinya  makanan dihidangkan  di  restoran  Hotel  Alam Permai  di  lantai  2.  Namun  pada  tanggal 28 dan  29 Juli  2011,  makanan  kecil
( snack )  pagi dan  sore,  makan  siang,  dan juga makan  malam  para  peserta  dan pendamping  sanggar  dilakukan  di  The Venue Eldorado Bandung.
Pengadaan Publikasi Adapun proses penyediaan publikasi ini adalah sebagai berikut :
Pengadaan Transportasi
Penyediaan transportasi ini bekerjasama dengan Pacto Tour Bandung. Pacto Tour Bandung menyediakan 2 Bus besar,1  Bus  kecil  serta  2  mobil operasional. Kegiatan Pengendalian Kegiatan pengendalian ini merupakan kegiatan untuk memonitor dan mengamankan  keseluruhan  pengolahan logistik.  Maka,  kegiatan  pengendalian yang  dilakukan  PT  Pacto  Convex  adalah dengan menggunakan Checklist spesifikasi  logistik. Checklist spesifikasi logistik  ini  adalah  daftar  data – data logistik yang diperlukan dalam penyelenggaraan event Pagelaran Indonesia  Channel  2011.  Data  logistik beserta spesifikasi tersebut sesuai dengan TOR ( Term of Reference ) yang diberikan Kemenlu kepada Pacto Convex.
Proses  Manajemen  Logistik Event Family Day PT. Toyota Boshoku Indonesia Didalam kegiatan perencanaan Pengadaan logistik  ini adalah  mengenai venue,  akomodasi, publikasi, staging,
sound,  lighting ,  konsumsi, signage dan seluruh  peralatan  yang  dibutuhkan  dalam event serta, organizer melakukan  2 tahapan  yaitu technical  meeting dengan keseluruhan  tim,  untuk  mengetahui  dan mencocokan kebutuhan perancang program  acara,  penyesuaian budget, penyesuaian  waktu,  sumber  daya manusianya dan presentasi keseluruhan.
Technical Meeting Technical  meeting dilakukan PT. Tirtasari  Pentara dengan PT.  Toyota Boshoku  Indonesia.  Dalam  hal  ini  pihak PT.  Toyota  Boshoku  Indonesia sebagai client PT.  Tirtasari  Pentara membahas kembali  mengenai  kebutuhan  dan keinginan PT. Toyota Boshoku Indonesia terhadap  jalannya  acara  ini  khususnya dalam penyediaan logistik.
Hal – hal  yang  dibahas  di technical meetin g diantaranya adalah:

## KONFIRMASI  JUMLAH PESERTA SANGGAR
YANG AKAN  MENGINAP DAN

## MEMINTA ROOMING  LIST PESERTA DAN PENDAMPING SANGGAR KE SETIAP SANGGAR
MELAKUKAN KONFIRMASI KE HOTEL DAN CHECK IN HOTEL
ORGANIZER MELAKUKAN MEETING DENGAN DESIGNER
PUBLIKASI PACTO
MENDAPAT PERSETUJUAN
DARI KEMENLU ATAS DESAIN YANG DIBUAT
OLEH DESIGNER PUBLIKASI PACTO MEMBERIKAN LAPORAN DESAIN PUBLIKASI KE KEMENLU
MENCETAK DESAIN
PUBLIKASI MENYEBARKA N PUBLIKASI ORGANIZER MELAKUKANMEETING
DENGANKEMENLU
a. Membahas tentang logistik yang diperlukan  dan  menyesuaikan  dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
b. Membahas  rundwon  acara  untuk  hari  H nya beserta logistiknya.

## Penyediaan Venue
Kegiatan Penyediaan Publikasi
Pada event ini publikasi hanya berbentuk surat undangan untuk para karyawan, para VIP  dan  VVIP  yang  berisi  penjelasan acara,  penjelasan  lokasi  serta  penyertaan kupon  di dalamnya  (hanya  untuk karyawan) Kegiatan Penyediaan Akomodasi Kegiatan  penyediaan  akomodasi  yang dilakukan oleh penyelenggara berdasarkan  keseluruhan  jadwal  dari gladiresik sampai selesai acara untuk para pengisi acara dan tim kreatif saja.

## Kegiatan Pengendalian
Kegiatan  pengendalian  dilakukan  PT Pentara  Divia dengan  menggunakan Checklist spesifikasi  logistik yaitu  terdiri dari daftar logistik yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan  event  Family  Gathering PT.Toyota  Boshoku  Indonesia  2011. Adanya Checklist ini  adalah  untuk memudahkan organizer dalam mengontrol  keperluan  hal  logistik sebelum, selama  acara dan  setelah  acara sehingga  acara  dapat  berjalan  sesuai dengan yang diharapkan Kesimpulan
Berdasarkan  hasil  analisa  penulis diatas,  maka  dapat  disimpulkan  bahwa terdapat beberapa    tahapan  pada  proses manajemen  logistik  yang  mengacu kepada    fungsi – fungsi  manajemen logistic diantaranya adalah : 1. Proses Perencanaan Pada  tahap  ini  dilakukan technical meeting oleh penyelenggara bersama dengan  pemakai  jasa  penyelenggara agar memahami kebutuhan  acara  dalam  hal logistik. Setelah  itu,  penyelenggara SURVEY VENUE PENENTUAN
TANGGAL PEMAKAIAN VENUE
PENAWARAN PENYEWAAN
VENUE
PENENTUAN VENUE PENYESUAIA N SPESIFIKASI KONTRAK MENGUMPULKAN DATA BASE MENDESAIN UNDANGAN MEMBERIKAN LAPORAN DESIGN PUBLIKASI KE CLIENT MENDAPAT PERSETUJUAN DARI CLIENT MENCETAK UNDANGAN MENYEBARKAN UNDANGAN PENYESUAIAN JUMLAH ORANG DENGAN KAMAR KONFIRMASI PEMAKAIAN KAMAR
CHECK IN
bekerjasama dengan para supplier s untuk pemenuhan  kebutuhan  logistik. Dalam tahapan  perencanaan  logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut: a. Apakah  barang yang  tepat  guna  bagi event tersebut
b. Seberapa  besar  kebutuhan  barang  dan resikonya
c. Kapan  waktu  yang  tepat  untuk menyediakan  dan  menjalankan  fungsi keseluruhan barang
d. Siapa  orang  yang  bertanggung  jawab untuk barang-barang yg dipakai
e. Bagaimana  penggunaan barang  agar sesuai dengan kebutuhan
2. Proses Pengadaan
Kegiatan ini merupakan proses untuk merealisasi  atau  mewujudkan  kebutuhan yang  telah  direncanakan  atau  telah disetujui sebelumnya oleh pihak penyelenggara  PT.Pentara  Divia  dan PT.Toyota  Boshoku  Indonesia sebagai pemakai  jasa  penyelenggara . Pengadaan yang  dimaksud  adalah  pengadaan kebutuhan  acara  dalam  hal  logistik  yaitu pengadaan  venue,  akomodasi,  konsumsi, dan publikasi 3. Proses Pengendalian Proses ini dilakukan untuk pengendalian  keseluruhan  kebutuhan logistik,  agar  penyelenggara  mengetahui apakah  pelaksanaan  dan  pengadaan logistic  sesuai  dengan  perencanaan. PT.Pentara Divia menggunakan Checklist spesifikasi  logistik untuk  melakukan proses  pengendalian. Dengan  demikian maka acara Family Gathering PT. Toyota Boshoku  Indonesia  2011  dapat  berjalan sesuai dengan kebutuhan client
SARAN
Mengenai  kendala – kendala  yang diuraikan  pada  Bab  IV,  penulis menyarankan : a. Spesifikasi  kebutuhan  di  setiap  logistik harus sudah fix sebelum  acara berlangsung.  Dalam  hal  ini  pihak organizer harus membuat suatu antisipasi yang harus disetujui mengenai perubahan spesifikasi  dan  waktu  perubahannya kepada  klien  setelah  itu  konfirmasikan kepada pihak supplier mengenai perubahan  spesifikasi tersebut  tetapi waktu  perubahan  harus  lebih  awal  dari waktu yang disepakati dari klien.
b. Penanganan  permasalahan  kekurangan konsumsi  terhadap  pihak  sanggar menurut  penulis  sebaiknya  pihak organizer aktif    berkomunikasi  dan berkordinasi  serta  mengontrol  tugas supplier sehinggga setiap ada perubahan apapun  dapat  terbaca  dan  dipahami sekaligus diantisipasi oleh pihak organizer. c. Pada  proses  manajemen  logistik,  mulai dari supplier sampai  konsumen  harus lebih  komunikatif  sehingga  fungsi manajemen  yang  terlibat  dalam    proses manajemen logistik mulai dari perencanaan, pengadaan sampai pengendalian  dapat  berjalan  dengan  baik dan  memiliki  kualitas  logistik  yang maksimal  sehingga  kualitas  pelaksanaan event dapat lebih ditingkatkan.
d. Penanganan  kendala  yang  dilakukan  PT Pacto  Convex  harus  dipertahankan  agar menjadi  bahan  evaluasi  di  masa  yang akan datang.

## DAFTAR PUSTAKA
Eko, Richardus, dan Richardus Djokopranoto. 2003. Manajemen  Persediaan .  Jakarta  :
Grasindo Evelina,  Lidya.  2005. Event  Organizer Pameran .  Jakarta: Indeks Hendayani,    Ratih.  2011. Mari  Berkenalan dengan  Manajemen  Logistik .    Bandung  : Alfabeta Bandung
Herjanto,  Eddy.  1999. Manajemen  Produksi dan Operasi . Jakarta : Grasindo J.  Bawersok,  Donald.  2006.
Manajemen Logistik  :  integrasi  sistem-sistem manajemen distribusi fisik dan manajemen  material .  Jakarta  :  Bumi Aksara
Kesrul,  M.  2004. Meeting,  Incentive  Trip,
Conference,  Exhibition . Yogyakarta  : Graha Ilmu Miranda.  2002. Manajemen  Logistik    dan
Supply  Chain  Management .  Jakarta  : Harvarindo
Noor,  Any.  2009. Manajemen  Event . Bandung: Alfabeta Bandung