## IMPLEMENTASI DAN PELATIHAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PRESENSI KEHADIRAN GURU PADA MIM TARAMAN SRAGEN
Dedi Gunawan* Program Studi Teknik Informatika Fakultas Komunikasi dan Informatika Universitas Muhammadiyah Surakarta dedi.gunawan@ums.ac.id
Yasir Sidiq Program Studi Pendidikan Biologi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Muhammadiyah Surakarta Yasir.sidiq@ums.ac.id
Widi Widayat Program Studi Teknik Informatika Fakultas Komunikasi dan Informatika Universitas Muhammadiyah Surakarta Widi.widayat@ums.ac.id
Dinny Patria Muslimawati Program Studi Teknik Informatika Fakultas Komunikasi dan Informatika Universitas Muhammadiyah Surakarta l200200083@student.ums.ac.id
Cindi Dila Apriliana Program Studi Teknik Informatika Fakultas Komunikasi dan Informatika Universitas Muhammadiyah Surakarta l200200083@student.ums.ac.id
Aldin Nasrun Minallah Program Studi Teknik Informatika Fakultas Komunikasi dan Informatika Universitas Muhammadiyah Surakarta l200214208@student.ums.ac.id
Riwayat naskah:Naskah dikirim 29 Mei 2024 Naskah direvisi 9 Juli 2024 Naskah diterima 10 Juli 2024
* coresponding author

## ABSTRAK
Penggunaan  sistem  informasi  untuk  keperluan  administrasi  dan pembelajaran pada lingkungan pendidikan sudah sangat umum digunakan. Sistem informasi presensi adalah salah satu sistem yang diperlukan oleh sekolah  untuk  menyimpan  data  kedatangan  dan  kepulangan  guru. Implementasi  sistem  tersebut  di  sekolah  Madrasah  Ibtidaiyah Muhammadiyah  (MIM)  Taraman  dilaksanakan  sebagai  upaya  dari  pihak sekolah dalam mempermudah proses pemantauan kedisiplinan guru yang dilakukan oleh kepala sekolah. Sistem tersebut memiliki dua tipe pengguna yaitu guru dan kepala sekolah. Terdapat empat fitur utama untuk guru yaitu presensi kehadiran dengan deteksi lokasi dan foto kamera, histori presensi, dan melihat rekap presensi perbulan. Sementara itu, untuk kepala sekolah memiliki  fitur  administrator  yang  bisa  melihat  data  catatan  setiap  guru, melakukan  pesetujuan  ijin,  melakukan  monitoring  dan  cetak  daftar presensi perbulan. Mengingat pentingnya fitur yang tersedia pada sistem sehingga pelatihan penggunaan sistem menjadi wajib dilakukan terhadap kedua tipe pengguna tersebut. Pelatihan bertujuan agar pengguna dapat menguasai  dan  menggunakan  sistem  dengan  baik  dan  benar.  Hasil pelatihan  menunjukkan  bahwa  100%  peserta  memiliki  pandangan  yang positif  terhadap  sistem  yang  diterapkan.  Selain  itu  seluruh  peserta berpandangan  bahwa  sistem  mudah  digunakan  dan  dapat  membantu pekerjaan.
KATA KUNCI: Deteksi lokasi, pelatihan, sistem informasi, sistem presensi kehadiran.

## PENDAHULUAN
Madrasah  Ibtidaiyah  Muhammadiyah  (MIM) Taraman  adalah  sekolah  dasar  swasta  di  bawah naungan  Muhammadiyah  yang  terletak  di  dusun Sembungan  Desa  Taraman  Kecamatan  Sidoarjo Kabupaten  Sragen  Jawa  Tengah.  MIM  Taraman memiliki  15  Guru  termasuk  didalamnya  kepala sekolah.  Sarana  dan  prasarana  pendidikan  serta
administrasi  masih  terus  dikembangkan  dan ditingkatkan untuk menuju sekolah yang berkualitas. Gambaran  umum  mengenai  lokasi  dan  kondisi  MIM Taraman  bisa  dilihat  pada  Gambar  1.  Dalam  hal administrasi  guru,  kepala  sekolah  memerlukan  data yang  akurat  mengenai  waktu  kehadiran  serta kepulangan  guru  sekaligus  kegiatan  yang  dilakukan oleh  guru  dalam  periode  waktu  tertentu.  Sistem presensi yang tengah berjalan saat ini mengharuskan
ISSSN: 2745-701X E-ISSN: 2745-7028 http://journals2.ums.ac.id/index.php/abditeknoyasa/
guru  dan  karyawan  melakukan  tanda  tangan  pada lembar  presensi  yang  telah  disediakan  untuk  setiap kehadiran  dan  kepulangan.  Proses  manual  yang dilakukan  umumnya  menimbulkan  masalah  pada efisiensi sehingga menyebabkan kesulitan bagi kepala sekolah ketika akan melalukan proses monitoring [1].
Salah  satu  solusi  untuk  menangani  masalah tersebut adalah dengan menerapkan sistem informasi yang modern sehingga bisa mengikuti perkembangan yang  ada  serta  bisa  meningkatikan  performa  untuk mencapai  efektivitas  dan  efisiensi  yang  optimal  [2], [3]. Selain sistem presensi kehadiran dan kepulangan, laporan  kegiatan  harian  guru  dan  karyawan  juga belum  tersistem  dengan  benar.  Guru  dan  karyawan membuat laporan secara garis besar apa yang mereka lakukan selama sepekan atau sebulan sekaligus.

## Gambar 1. Lokasi pengabdian masyarakat
Sistem  yang  dikembangkan  dilengkapi  dengan beberapa  fitur  utama  yaitu  deteksi  lokasi  untuk memastikan  tidak  ada  kecurangan  saat  presensi, histori presensi guru, laporan kegiatan guru dan fitur untuk  mengajukan  ijin.  Sistem  yang  sudah  dibangun selanjutnya diimplementasikan dan dilakukan ujicoba oleh  para  guru  dan  kepala  sekolah.  Mengingat  fitur- fitur  yang  ada  pada  sistem  maka  perlu  dilaksanakan pelatihan  penggunaan  yang  intensif  kepada  guru, kepala sekolah dan administrator dari sistem.
Pelatihan  penggunaan  sistem  dilakukan  dalam dua  tahap  dimana  tahap  pertama  ditujukan  untuk guru  dan  kepala  sekolah  selanjutnya  tahap  kedua difokuskan  untuk  sistem  administrator  dalam mengelola sistem informasi.

## PELAKSANAAN PENGABDIAN MASYARAKAT
Pelaksanaan  pengabdian  masyarakat  di  MIM Taraman  dilakukan  dalam  lima  tahapan.  Tahap pertama  adalah  analisis  situasi  dan  permasalahan. Tahap  kedua  berupa  pembuatan  sistem  untuk mengatasi  persoalan.  Sistem  yang  dibangun merupakan  sistem  yang  sesuai  dengan  kebutuhan pengguna.  Tahapan  ketiga  adalah  implementasi sistem.  Pada  tahap  ini  sistem  yang  sudah dikembangkan selanjutnya diunggan ke penyedia jasa hosting  sehingga  sistem  bisa  diakses  oleh  pengguna
dari  berbagai  perangkat.  Tahap  keempat  adalah pelaksanaan pelatihan penggunaan sistem untuk guru dan  kepala  sekolah  dan  tahap  terakhir  adalah pelatihan administrasi sistem kepada salah satu guru yang  ditugaskan  sebagai  administrator  dari  sistem. Alur  pelaksanaan  pengabdian  secara  singkat ditampilkan pada Gambar 2.
Gambar 2. Alur pelaksanaan pengabdian masyarakat

## a. Analisis situasi dan permasalahan mitra
Proses  analisis  situasi  dan  permasalahan bertunuan  untuk  menggali  informasi  mengenai kebutuhan sistem [4], [5]. Proses ini dilakukan secara mendalam untuk menetapkan spesifikasi yang akurat untuk  perangkat  lunak  yang  akan  dibangun.  Pada tahapan  ini  Informasi  dikumpulkan  melalui  metode seperti  observasi  dengan  mengunjungi  sekolah, wawancara dengan guru dan kepala sekolah, dan studi kasus  untuk  memahami  seperti  apa  sistem  yang diharapkan  oleh  calon  pengguna  [6].  Proses wawancara terlihat pada Gambar 3. Hasil wawancara menyimpulkan  bahwa  sistem  memiliki  dua  tipe pengguna  yaitu  guru  dan  sistem  administrator  yang dalam hal ini dipegang oleh kepala sekolah.
Gambar 3. Wawancara dengan kepala sekolah MIM Taraman
b. Pembuatan sistem
Hasil wawancara selanjutnya diwujudkan dalam rancangan  sistem.  Tahap  perancangan  atau  desain aalah  bagian  dari  fase  desain  yang  mencakup penyusunan  use  case,  diagram  aktivitas,  diagram hubungan  entitas  (ERD),  dan  antarmuka  pengguna (user interface). Tujuannya adalah untuk merinci tugas yang harus dijalankan dan bagaimana cara sistem akan dibuat  [7],  [8].  Beberapa  desain  antar  muka  sistem untuk guru terlihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Desain tampilan sistem

## c. Implementasi sistem
Sistem  yang  sudah  dibagung  selanjutnya diimplementasikan  secara  langsung  melalui  jasa hosting. Cara ini dilakukan supaya sistem bisa diakses oleh  semua  guru  melalui  internet.  Sebelum  sistem diimplentasikan  tim  pengabdian  memastikan  sarana pendukung  terutama  jaringan  internet  pada  MIM Taraman  yang  harus  selalu  tersedia.  Spesifikasi  dan kapasitas hosting yang digunakan untuk implementasi sistem dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Spesifikasi layanan hosting Item Deskripsi Sistem operasi Ubuntu Linux Server Web server NGINX web server Media penyimpan HDD dengan kapasitas 1 GB Memory 8 GB
Fitur-fitur yang terdapat pada sistem diantaranya adalah  fitur  log  in,    halaman  dashboard,  halaman presensi, halaman histori, halaman izin, halaman profil dan halaman lembar catatan kegiatan harian (LCKH).

## • Halaman log in
Halaman Log in merupakan halaman pertama dari sistem. Fitur berfungsi sebagai tempat di mana pengguna  diminta  memasukkan  informasi  atau data  pribadi  sebagai  tanda  pengenal  guna melanjutkan proses presensi. Untuk mengaksesnya,  pengguna  perlu  memasukkan Nomor  Induk  Pegawai  (NIP)  dan  kata  sandi  yang telah terdaftar sebelumnya. Setelah proses log in berhasil maka pengguna akan masuk ke halaman dashboard .
• Halaman dashboard Halaman  Dashboard  merupakan  halaman utama  sistem  dimana  pada  halaman  ini  terdapat menu  menu  terkait  presensi  seperti  presensi harian,  laporan  kinerja  harian,  pengajuan  cuti, histori  presensi,  serta  profil  dari  pengguna.  Pada halaman  ini  pengguna  bisa  melihat  waktu kehadiran  sesaat  setelah  pengguna  melakukan presensi.  Pada  halaman  ini  pengguna  juga  bisa melihat  secara  langsung  apakah  kehadiran  saat sekarang  termasuk  dalam  kategori  tepat  waktu atau  terlambat.  Pada  sistem  presensi  yang digunakan,  waktu  kedatangan  ditentukan maksimal  jam  07.00  WIB  sehingga  jika  ada  guru melakukan  presensi  melebihi  jam  tersebut  maka dianggap terlambat dan sistem akan menampilkan warna  merah  pada  jam  kehadirannya.  Detail halaman dashboard bisa dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Tampilan dashboard untuk guru
• Halaman presensi
Halaman presensi merupakan fitur inti dalam aplikasi.  Fitur  ini  dirancang  sebagai  pintu  masuk untuk proses presensi, dengan dilengkapi dengan kamera  untuk  mengambil  gambar  yang  akan direkam  sebagai  catatan  kehadiran  harian.  Selain kamera,  pada  fitur  ini  juga  dilengkapi  dengan informasi  mengenai  posisi  serta  jangkauan geografis di mana proses presensi dapat dilakukan [9].  Fitur  deteksi  lokasi  akan  menolak  setiap presensi yang dilakukan diluar radius yang sudah ditetapkan.  Gambar  6  menampilkan  pesan kesalahan  presensi  disebabkan  oleh  jarak  yang melebihi radius.
Gambar 6. Sistem menolak presensi saat lokasi diluar radius
• Halaman histori
Halaman histori berfungsi untuk menyimpan rangkuman data presensi dari masing-masing guru dalam  kurun  waktu  satu  bulan.  Para  guru  bisa memilih  bulan  tertentu  kemudian  sistem  akan menampilkan histori presensi yang sudah pernah dilakukan. Data yang ditampilkan pada halaman ini tidak  bisa  dirubah  ataupun  dihapus  untuk menghindari terjadinya kesalahan.
• Halaman pengajuan izin
Fitur  pengajuan  surat  izin  ini  dirancang sebagai  layanan  bagi  para  dan  karyawan  untuk dapat mengajukan permohonan izin kepada kepala sekolah  secara  online.  Cara  kerja  dari  fitur  ini adalah guru mengajukan permohonan izin apakah dikarenakan  sakit,  dinas  luar  atau  yang  lainnya. Setelah  diajukan,  izin  akan  diverifikasi  oleh administrator  dalam  hal  ini  kepala  sekolah memutuskan  apakah  ijin  disetujui  atau  ditolak. Hasil  keputusan  tersebut  juga  dapat  dilihat  pada halaman  yang  sama  oleh  guru  yang  mengajukan. Selanjutnya untuk menjaga validitas data pada fitur ini,  guru  hanya  diberikan  satu  kali  izin  pada  hari yang sama.
• Halaman profil Halaman  profil  ini  didesian  dengan  tujuan untuk memudahkan pengguna
dalam memperbarui dan mengelola data pribadi meraka, seperti  nama  lengkap,  nomor  telepon,  dan  foto profil.  Halaman  ini  dirancang  sesederhana mungkin  untuk  menghindari  kebingunan  pada pengguna.
• Halaman LCKH
Halaman  ini  telah  diranacang  sebagai  fitur khusus bagi guru untuk mengunggah hasil kinerja harian mereka. Data yang diunggah tersebut akan menjadi salah satu data bagi Kepala Sekolah untuk memantau  kinerja  guru.  Selain  itu,  apapun  yang diunggah oleh para guru akan teredia untuk dilihat kembali pada halaman yang sama, memungkinkan transparansi dan evaluasi yang lebih baik.
Fitur  LCKH  memiliki  empat  input  data  yaitu nama  lengkap  guru,  kegiatan  yang  dilakukan, outuput  yang  dihasilkan  dan  keterangan tambahan.  Setelah  data-data  dimasukkan pengguna  bisa  menekan  tombol  kirim  dan  data akan tersimpan di dalam sistem. Tampilan halaman LCKH bisa dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Halaman input data LCKH
d. Pelatihan penggunaan sistem untuk guru
Pelatihan untuk guru dilaksanakan untuk memberikan pemahaman  dan  ketrampilan  penggunaan  aplikasi. Pelaksanaan  pelatihan  dilakukan  di  MIM  Taraman menggunakan sistem yang sudah berjalan di internet. Adapun  proses  pelatihan  tersebut  terbagi  menjadi beberapa kegiatan diantaranya sambuatan dari kelapa sekolah,  sambutan  dari  ketua  tim  pengabdian, penyampaian  materi  oleh  mahasiswa  dan  pelatihan penggunaan  aplikasi  dengan  didampingi  mahasiswa. Gambar  8  dan  Gambar  9  menunjukkan  suasana pelatihan penggunaan sistem di MIM Taraman.
Pada  saat  proses  pelatihan  penggunaan  sistem setiap guru diberikan akun pribadi masing-masing dan diminta  masuk  ke  dalam  sistem.  Mahasiswa  yang mendampingi  menyampaikan  kegunaan  semua  fitur pada  sistem  dan  cara  pengoperasiannya.  Selain  itu, semua  guru  juga  diminta  mengakses  sistem  melalui perangkat smart  phone untuk  memastikan  bahwa sistem kompatibel dengan semua perangkat.
Setelah  proses  pelatihan  selesai,  para  guru diberikan  waktu  untuk  mengisikan  kuisioner  untuk menilai  apakah  aplikasi  sudah  sesuai  dan  fitur-fitur yang ada sudah berjalan dengan baik dan benar. Hasil kuisioner selanjutnya dianalisis untuk melihat persepsi pengguna  terhadap  aplikasi.  Hasil  analisis  kuisioner khususnya  pada  pertenyaan  Q1  mengindikasikan bahwa  100%  peserta  sangat  setuju  bahwa  sistem tersebut  sangat  diperlukan  selain  itu  sistem  juga mudah  digunakan.  Hasil  kuisiner  secara  lengkap tercantung  pada  Tabel  2,  dimana  Q1  sampai  Q10 mengindikasikan pertanyaan dari nomor 1 sampai 10 dan  hasil  akhir  yang  diperoleh  adalah  89,44. Berdasarkan rentang hasil system usability scale (SUS) [10]seperti  pada  Gambar  10,  hasil  tersebut menunjukkan  bahwa  sistem  berada  pada  kategori excelent dan  layak  digunakan  dan  bisa  membantu dalam  kegiatan  presensi  dan  pencatatan  kegiata harian guru.
Gambar 8. Mahasiswa menjelaskan kepada peserta pelatihan
Gambar 9. Proses pelatihan penggunaan sistem pada guru Tabel 2. Hasil kuisioner pelatihan untuk guru

## Gambar 10. Rentang nilai SUS
e. Pelatihan manajemen sistem admininstrator
Selain  melaksanakan  pelatihan  untuk  guru, dalam pengabdian masyarakat ini tim pengabdian juga  melakukan  pelatihan  untuk  sistem administrator yang merupakan salah satu guru di MIM  Taraman.  Tujuan  dari  pelatihan  ini  adalah untuk memberikan pemahaman dan keterampilan kepada guru yang bertugas sebagai administrator
dalam  mengelola  dan  mengatur  sistem  secara keseluruhan.
Sistem  yang  dikelola  oleh  administrator meliputi  aplikasi  dan  sistem  hosting.  Pelatihan dilakukan  dalam  dua  sesi  dimana  sesi  pertama fokus pada pelatihan pengaturan user dan laporan- laporan  kinerja.  Pada  sesi  ini  guru  yang  bertugas sebagai  administrator  dipandu  oleh  mahasiswa. Selanjutnya  pada  sesi  kedua  dilakukan  pelatihan mengenai  pengaturan  untuk  mengatur  file-file sistem  di  layanan  hosting.  Pelatihan  sesi  ini tergolong  rumit  karena  administrator  harus  bisa mengatur  dan  merubah  beberapa  seting  dari sistem  supaya  sistem  terus  berjalan.  Salah  satu foto  kegiatan  pelatihan  untuk  administrator  bisa dilihat pada Gambar 11.

## Gambar 11. Pelatihan menejemen sistem untuk sistem administrator

## PENUTUP
Implementasi dan pelatihan penggunaan sistem informasi presensi kehadiran guru pada MIM Taraman Sragen  sudah  dilaksanakan.  Proses  pengabdian masyarakat  ini  dilakukan  dalam  beberapa  tahap dimulai dari analisis permasalahan mitra, desain solusi permasalahan,  implementasi  sistem  sebagai  solusi kepda mitra, pelatihan penggunaan sistem untuk guru dan pelatihan manajemen sistem untuk administrator. Proses  pengabdian  masyarakat  secara  keseluruhan dilaksanakan  dalam  waktu  6  bulan  dengan  luaran utama  berupa  sistem  presensi  guru  dan  pencatatan kegiatan  harian  guru.  Sistem  tersebut  selanjutnya diimplementasikan  secara  online  melalui  layanan hosting sehingga bisa diakses melalui internet dengan berbagai  platform  perangkat  komputer.  Dengan adanya  sistem  ini,  kepala  sekolah  bisa  melihat  dan memonitoring kegiatan yang dilakukan oleh para guru
di  MIM  Taraman  dalam  periode  waktu  tertentu sehingga  kepala  sekolah  bisa  membuat  suatu keputusan  berdasarkan  data  yang  dimiliki  untuk meningkatkan  kinerja  guru  sekaligus  sebagai  upaya peningkatan kualitas pembelajaran di MIM Taraman.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Pengabdian masyarakat skema P2TTG ini didanai oleh  Lembaga  Pengabdian  Masyarakat  dan Pemberdayaan  Persyarikatan  (LPMPP),  Universitas Muhammadiyah  Surakarta  dengan  nomor  kontrak 26.22/A.3-III/LPMPP/1/2024.  Ucapan  terima  kasih juga disampaikan kepada Kepala sekolah dan seluruh Guru di MIM Taraman Sragen.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] M. Faisal, “Design an Attendance System Using
Global Positioning System (GPS) Technology at
PT. Cipta Anugrah Musi,” Jurnal Pengembangan Sistem Informasi dan Informatika , vol. 2, no. 2. pp. 1335–2746, 2021.
[2] R.  Prasetya  and  H.  Supriyono,  “Sistem Peminjaman  Sepeda  Otomatis  Berbasis  QR- Code,” Emitor:  Jurnal  Teknik  Elektro ,  vol.  20, no. Jurnal Teknik Elektro, pp. 1–6, 2020.
[3] F. Hidayat and A. Rahmadia, “Sistem Informasi Penerimaan  Peserta  Didik  Baru  (PPDB) Berbasis  Web  Pada  Smk  Pertiwi,” Zona Komputer:  Program  Studi  Sistem  Informasi Universitas  Batam ,  vol.  11,  no.  1,  pp.  28–33, 2021.
[4]
Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) Berbasis Web Pada Smk  Pertiwi,” Zona  Komputer:  Program  Studi Sistem  Informasi  Universitas  Batam ,  vol.  11, no. 1, pp. 28–33, 2021.
[4] N.  Fajriati  and  K.  Budiman,  “Pengembangan
Sistem  Absensi  Karyawan  Berbasis  Web Menggunakan  Metode  Waterfall,” Jurnal Kemajuan Sistem dan Teknologi Informasi , vol. 3,  no.  2,  2021,  [Online].  Available: https://journal.unnes.ac.id/sju/index.php/jaist
[5] F. Fatihi, G. Rahmadani, R. M. Ardiansah, and W.  Haryono,  “Design  Of  Web  Student  And Teacher Attendance Information System Using The  Waterfall  Method  In  Sahabat  Indonesia Kindergarten,  South  Tangerang  City,” Journal
Of  Computer  Science  And  Big  Data  Journal Homepage:login , vol. 1, no. 1. pp. 77–85, 2023.
[Online].
Available:
http://jcosbida.com/index.php/index
[6] D. Gunawan, I. A. A. Raniri, R. N. Setyawan, and Y.  D.  Prasetya,  “WEB-BASED  LIBRARY INFORMATION  SYSTEM  IN  MADRASAH IBTIDAIYAH  NEGERI  SURAKARTA,” Jurnal Teknik Informatika (Jutif) , vol. 2, no. 1, pp. 33– 41, 2021, doi: 10.20884/1.jutif.2021.2.1.44.
[7] A. Gunanto and E. Sudarmilah, “Pengembangan  Website  E-Arsip  Di  Kantor Kelurahan Pabelan,” Jurnal Teknik Elektro , vol.
20, no. 02. 2020.
[8] P.  Bhimasty  and  E.  Sudarmilah,  “DONATION MANAGEMENT  INFORMATION  SYSTEM  IN
BAITUL MAAL MITRA USAHA MANDIRI USING THE  WATERFALL  METHOD,” Jurnal  Teknik
Informatika (Jutif) , vol. 3, no. 5, pp. 1195–1202,
2022.
[9] R. H. Sembiring, “Implementasi Sistem Absensi menggunakan  Barcode  Scanner  dan  GPS
Berbasis  Android,” Implementasi  Sistem Absensi  Menggunakan  Barcode  Scanner  dan GPS Berbasis Android , vol. 20, no. Jurnal Teknik Informatika, pp. 1–129, 2020.
[10]    P.  R.  Setiawan,  “Aplikasi  Absensi  Online Berbasis  Android,” IT  Journal  Research  and Development ,  vol.  5,  no.  1,  pp.  63–71,  2020, doi: 10.25299/itjrd.2020.vol5(1).5120.