## SISTEM INFORMASI E-DOSIR PESERTA PENSIUN ASURANSI (STUDI KASUS: PT ASABRI (PERSERO) CABANG PONTIANAK)
Agung Sasongko Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer BSI Pontianak Jl. Abdurahman Saleh No.18A, Kota Pontianak, Indonesia agung.ako@bsi.ac.id
Abstract - This paper study e-dossier information system  for  data  collection  of  archive  holders  of pension insurance policy of PT.  ASABRI in digital media. The problem that occurs is the control of the participants'  dossier  which  still  have  to  be  made adjustment  between  the  data  of  the  participants and the dossier conventionally finds constraints on the  service  time.  Grouping  files  into  digital  data that  can  be  searched  for  viewing  or  printing  to improve  service  to  participants.  Control  dossier both  existing  in  the  file  warehouse  and  with  the system  will  be  done  so  as  to  improve  the performance  of  the  discipline  administration order.  The  system  is  developed  web-based  to  be accessible  on  more  than  one  computer.  The research  method  used  in  descriptive  qualitative analysis  design,  while  the  method  of  software development  using  Software  Development  Life Cycle with Waterfall model.
Keywords:  e-dossier,  information  system,  digital archive
Intisari  -  Penelitian  ini  membahas  rancangan sistem  informasi  e-dosir  untuk  pendataan kumpulan  arsip  pemegang  polis  asuransi pensiunan  PT.  ASABRI  dalam  media  digital. Permasalahan  yang  terjadi  yaitu  pengendalian dosir  peserta  yang  masih  harus  dilakukan penyesuaian  antara  data  peserta  dengan  dosir secara  konvensional  menemukan  kendala  pada waktu pelayanan.  Dengan menggunakan sistem informasi  e-dosir,  maka  Pengelompokan  berkas menjadi  data  digital  yang  dapat  dicari  kembali untuk dilihat maupun dicetak dapat meningkatkan  waktu  layanan  kepada  peserta. Pengendalian  dosir  baik  yang  ada  di  gudang berkas  maupun  dengan  sistem  akan  dapat dilakukan,  sehingga  meningkatkan  kinerja  dari bidang  tertib  administrasi  kerasipan.  Sistem dikembangkan berbasis web agar dapat diakses dilebih  satu  komputer.  Metode  penelitian  yang digunakan  pada  perancangan  analisa  deskriptif kualitatif,  sedangkan  metode  pengembangan perangkat lunak menggunakan Software
Development Life Cycle dengan model Waterfall. Kata  Kunci:  e-dosir,  sistem  informasi,  arsip digital

## PENDAHULUAN
Dosir  merupakan  himpunan  berkas  yang meriwayatkan  dari  seseorang  yang  disusun berdasarkan kronologisnya. PT. Asabri (Persero) Cabang Pontianak adalah salah satu BUMN yang mengurusi  peserta  pensiunan  khusus  dari  TNI- Polri dan PNS Kementrian Pertahanan Republik Indonesia.  Dalam  memberikan  layanan  kepada peserta  selalu  melakukan  verifikasi  terhadap riwayat rekam jejak peserta, yang salah satunya dapat dilihat dari dosir peserta.
Kendala  umum  yang  terjadi  karena  dosir yang digunakan saat ini masih berupa fisik yang harus  dilakukan  pencarian  keberadaannya  di gudang  penyimpanan  dosir  saat  akan  melayani nasabah.  Kegiatan  tersebut  akan  mengurangi kecepatan  waktu  pelayanan  (Agustia  &  Nelisa, 2013).  Dengan adanya teknologi informasi, dosir yang ada secara fisik dapat ditransformasikan ke dalam  media  digital,  sehingga  memungkinkan pencariannya yang lebih singkat. Pada dasarnya PT.  ASABRI  (Persero)  telah  memiliki  Sistem Informasi  YANDU  (Pelayanan  Terpadu)  yang meliputi  seluruh  data  peserta,  namun  untuk pengelolaan  Dosir  peserta  saat  ini  masih dilaksanakan  secara  konvensional,  sehingga kesulitan  dan  proses  menemukan  kembali (Agustia & Nelisa, 2013). Belum ada sistem yang mengakomodir penyimpanan data dosir peserta secara digital. Pada hasil penelitian Dhika Pada jurnalnya “Perancangan Basis Data Untuk Sistem Karsipan Pegawai  Badan  Tenaga  Nuklir  Nasional (BATAN)”, diketahui bahwa pegawai yang kurang menyadari  pemanfaatan  secara  optimal  dari Sistem  Informasi  Kearsipan  akan  membuat kinerja  kearsipan  kurang  baik,  dengan  adanya proses digitalisasi arsip maka akan meningkatkan  kinerja  pegawai  dalam  upaya temu  balik  arsip  yang  telah  tersimpan.  Hal  itu tentu  harus  perlu  dilakukan  edukasi  dan membiasakan  mengisi  data  dengan  sistem informasi. (Dhika & Destiawati, 2011). Penelitian  yang  dilakukan  (Lolytasari, 2015) menyarankan bahwa dalam pengendalian arsip  diperlukan  jadwal  retensi  bagi  arsip  yang
inaktif,  guna  dimusnahkan  agar  tidak  terlalu menumpuk (Hadi, 2016)
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah merancang  sebuah  sistem  informasi  untuk pengelolaan dosir menjadi elektronik dosir untuk memudahkan  pencarian  data  peserta  dalam upaya  meningkatkan  kecepatan  pelayanan kepada peserta asuransi.
Ruang  lingkup  penelitian  ini  yaitu membahas  bagaimana  merancang  sistem informasi e-dosir yang meliputi pengelolaan data peserta,  rekam  riwayat  manfaat  yang  diterima, serta dosir tiap peserta.

## BAHAN DAN METODE
Model yang digunakan untuk pengembangan perangkat lunak adalah waterfall
(air  terjun),  yang  terdiri  dari  fase  analisa kebutuhan,  perancangan  hingga  ke  fase implementasi hasil rancangan menjadi perangkat lunak.
Metode  penelitian  yang  digunakan  di penelitian  ini  adalah  metode  analisis  deskriptif kualitatif. Sedangkan metode pengumpulan data yaitu:  1.  observasi  ke  bagian  operasional  di bagian front-office. 2. melakukan wawancara baik ke  pimpinan  yang  berwenang  di  kantor  Cabang hingga  ke  bagian  staff  operasional.  3.  Studi pustaka  dari  penelitian  terdahulu  yang  pernah membahas  mengenai  e-dosir  maupun  arsip digital.
Sumber  data  didapat  langsung  dari  bagian administrasi yang mengurusi langsung mengenai dosir  peserta.  Dalam  pengumpulan  data  juga dudukung  oleh  staff  IT  di  PT  ASABRI  kantor cabang Pontianak.

## A. Pendataan Peserta
Data  peserta  sebenarnya  telah  ada  pada Sistem  Informasi  YANDU.  Konsolidasi  data peserta  dengan  sistem  informasi  e-Dosir  yang tidak  terintegrasi  secara  langsung  dapat dilakukan  apabila  dari  sisi  Sistem  Informasi YANDU  memiliki  Application  Programming Interface  (API).  Sedangkan  kondisi  yang  sedang berjalan  hal  tersebut  belum  ada  sehingga pendataan  peserta  harus  dilakukan  secara konvensional, yaitu mengisi data ulang ke sistem informasi e-dosir.
B. Digitalisasi Dosir Peserta
Dosir  yang  tersedia  di  ASABRI  kantor cabang Pontianak masih berupa bentuk fisik yang terdiri  dari  beberapa  lembar  arsip.  Untuk melakukan  digitalisasi  arsip  diperlukan  alat
pemindaian dokumen (scanner). Untuk mempercepat  kerja  dalam  upaya  digitalisasi maka  diperlukan  alat  scanner  yang  memiliki kemampuan ADF (Automatic Document Feeder).
Sebelum  dilakukan  pemindaian  perlu dilakukan konfigurasi terhadap kualitas pemindaian.  Dari  hasil  percobaan,  bila menggunakan  besaran  DPI  250  maka  tiap  data peserta    dosir  sebesar  7  s/d  9  megabyte,  bila menggunaka  DPI  75  maka  mendapatkan  hasil yang  signifikan  ukuran  dosir  yang  hanya mencapai 400-800 kilobyte per dosir peserta.
C. Penggantian Status Pensiun
Penggantian  status  pensiun  memiliki beberapa ketentuan:
1. Aktif  ke  Pensiun  sendiri  :  dapat  langsung dilakukan dari status pensiun di data peserta.
2. Aktif  atau  Pensiun  Sendiri  ke  Pensiun Wari/Warakawuri : dilakukan harus berdasarkan dari hubungan anggota keluarga yang berstatus Suami/Istri. 3. Aktif, Pensiun Sendiri, Pensiun
Wari/Warakawuri  ke  pensiun  warisan berdasarkan  data  dari  hubungan  keluarga.
Bila anak maka anak pertama yang di bawah umur  25  tahun,  bila  telah  melampau  dapat dipindahkan  ke  anak  kedua  hingga  anak ketiga.
Peserta  yang  telah  berganti  status  pensiun akan  mendapatkan  nomor  pensiun  yang  baru yang ditujukan kepada penerima pensiunan. Data yang  tidak  berubah  hanya  NRP  (Nomor Registrasi Pokok) sesuai data peserta utamanya. Ahli  waris  yang  menerima  pensiunan  memiliki data  dosir  yang  dapat  juga  dilihat  runtutannya hingga ke peserta utamanya.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisa Kebutuahan Sistem
1. Kebutuhan Fungsional
Fungsi-fungsi  yang  dibutuhkan  di  sistem diantaranya:
a. Kelola data peserta. Walaupun telah adanya Sistem  Informasi  Pelayanan  Terpadu (YANDU),  namun  integrasi  data  pegawai belum  memungkinkan  dilakukan,  maka perlu adanya pendataan peserta pensiunan.
b. Kelola data menfaat
c. Kelola  data  dosir.  Untuk  memasukan informasi  dosir  tiap  peserta  pensiunan, merekam  setiap  manfaat  yang  pernah diterima oleh peserta dan mendata  anggota keluarga peserta.
d. Pencarian  data  peserta  dan  mendapatkan dosir  oleh  Customer  Service  Officer  untuk keperluan  pelayanan  kepada  peserta asuransi.
e. Kelola data pengguna. Pengguna harus dapat dibedakan  menjadi  3  tingkatan.  Yaitu Administrator sistem yang dipegang langsung  oleh  staff  yang  mendata  Dosir. Pimpinan  Cabang  untuk  melihat  laporan pemetaan dosir berdasarkan Unit organisasi, status pensiun, kota asal dan tahun pensiun. Serta  CSO  yang  menggunakan  sistem  ini untuk mencari dosir guna keperluan menadi dosir peserta.
2. Kebutuhan Non-Fungsional
Sistem  Informasi  E-Dosir  yang  dibutuhkan hanya dapat diakses di internal kantor PT Asabri (Persero)  Cabang  Pontianak.  Maka  pada instalasinya  Sistem  dibuat  berbasis  web  namun tidak  di  online  kan  ke  publik.  Sehingga  akses terhadap  sistem  hanya  dapat  dilakukan  di internal jaringan komputer di dalam kantor saja.
Mengingat  sistem  harus  menyimpan  hasil pindaian arsip kertas menjadi arsip digital, maka diperlukan  ruang  penyimpanan  data  (harddisk) sebesar  1  TeraByte.  Karena  integrasi  ke  sistem informasi utama yang digunakan oleh PT. ASABRI yang  ada  di  Jakarta  tidak  memungkinkan, maka sistem  sementara  berjalan  hanya  untuk keperluan  internal  di  ASABRI  kantor  cabang Pontianak
B. Desain
1. Perancangan Basis Data
Tabel-tabel  yang  dibutuhan  pada  sistem  e- dosir diantaranya:
a. Tabel  “tb_peserta”,  tabel  ini  untuk  mendata peserta  asuransi  baik  yang  masih  aktif maupun yang sudah pensiun.
b. Tabel “tb_manfaat”, table ini untuk mendata semua  manfaat  produk  asuransi  yang  akan diterima oleh peserta asuransi.
c. Tabel  “tb_rwymanfaat”,  tabel  ini  digunakan untuk  mendata  manfaat  yang  pernah diperoleh dari peserta asuransi.
d. Tabel  “tb_hubkeluarga”,  tabel  ini  digunakan untuk  mendata  anggota  keluarga  peserta untuk dapat memindahkan status pensiunan ke ahli waris.
e. Tabel  “tb_dosir”,  tabel  ini  digunakan  untuk mendata  semua  dosir  yang  dimiliki  oleh peserta  maupun  ahli  waris  yang  akan meneruskan  manfaat  pensiunan  dari peserta.
f. Tabel  “tb_pengguna”,  tabel  ini  digunakan untuk  menyimpan  data  pengguna  sistem,
seperti nama pengguna, password, level dan identitas penunjang lainnnya.

## Sumber: Sasongko (2017)

## Gambar 1. Rancangan Basis Data
Pada  rancangan  tabel  diatas  menggunakan recursive associations, yaitu pada tabel tb_peserta antara  attribute  parent_id  ke  attribute  id. Dikarenakan  adanya  kondisi  penurunan  ahli waris  sebagai  peserta  yang  memiliki  attribute daata  yang  sama,  serta  untuk  mengetahui  data turunan dari peserta. Peserta utama menggunakan nilai parent_id = 0.
2. Rancangan Sistem
a. Actor Glossary Untuk  memudahkan  pemetaan  fitur  dan kewenangan tiap tingkatan pengguna, berikut Actor glossary dari sistem Informasi  e-dosir.

## Tabel 1. Actor Glossary Sistem Informasi E-
Dosir No Actor Goal 1 Admin Dosir  Login
 Mengelola data peserta
 Mengelola data keluarga peserta
 Mengelola dosir peserta
 Mengganti status pensiun peserta 2 CSO  Login  Mencari data peserta
 Mengelola data manfaat pensiun peserta 3 Kepala Kantor Cabang  Login  Mencari
data peserta berdasarkan filter tertentu
 Mencari data dosir peserta
 Cetak data peserta
 Menambahkan  akun  pengguna sistem Sumber: Sasongko (2017)
b. Use Case Diagram
Sumber: Sasongko (2017) Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Informasi E-Dosir
c. Activity Diagram Mengelola data Peserta Pada  pengelolaan  data  peserta,  setiap  data peserta  yang  baru  dimasukkan  ke  sistem akan  di  cek  terlebih  dahulu  apakah  nomor pensiun  telah  pernah  ada.  Karena  nomor pensiun sifatnya unik yang tidak boleh sama antar  penerima  pensiunan.  Bila  nomor pensiun  telah  pernah  ada  di  sistem  maka akan  tampil  peringatan  bahwa  nomor pensiun  telah  ada.  Admin  Dosir  harus melakukan  verifikasi  nomor  pensiun peserta,  kemungkinan  data  peserta  telah pernah diisikan di sistem.
Sumber: Sasongko(2017) Gambar 3. Activity Diagram Mengelola data Peserta
d. Activity diagram Mengelola data Dosir Untuk  menambahkan  data  dosir  peserta, maka  harus  memilih  data  peserta  terlebih dahulu  dengan  cara  edit  data  peserta  yang bersangkutan,  kemudian  masuk  ke  mode edit  data  peserta.  Mode  edit  data  peserta berisikan data peserta dan juga daftar dosir milik peserta. Kemudian lakukan penambahan  dosir  dan  mengisikan  data dosir beserta file yang ingin disimpan.
Sumber: Sasongko(2017)
Gambar 4. Activity Diagram Tambah Dosir Peserta
3. Hasil Tampilan Aplikasi
Berikut  beberapa  tampilan  aplikasi  Sistem informasi e-dosir yang telah dikembangkan:
e. Login Agar  tidak  terjadi  penggunaan  sistem  oleh orang  yang  tidak  memiliki  kewenangan, sistem perlu dilakukan pengamanan dengan menggunakan  login,  yaitu  memasukkan nama  pengguna  dan  sandi  yang  terlebih dahulu  didaftarkan  oleh  Kepala  Cabang selaku level manajerial di sistem.
Sumber: Sasongko (2017) Gambar 3. Login Sistem E-dosir
f. Peserta
Pengelolaan  data  peserta  dilakukan  oleh ADMIN  DOSIR.  Menampilkan  seluruh  data peserta  baik  yang  masih  aktif  hingga  yang sudah punah.
Sumber: Sasongko (2017) Gambar 4. Data Peserta
g. Laporan Data Fitur bagi kepala cabang untuk mencari data peserta  berdasarkan  beberapa  attribut  yang dapat ditentukan.
Sumber: Sasongko (2017) Gambar 5. Filter Data Peserta

## C. Koding (Code)
Bahasa  pemrograman  yang  digunakan untuk  pengembangan  Sistem  informasi  e-dosir ini  menggunakan  dua  sisi  script,  yaitu:  1. Scripting  server-side,  2.  Scripting  Client-Side. Untuk  script  sisi  server  menggunakan  PHP  5.6, dan pada sisi client menggunakan HTML, CSS dan Javascript. Untuk mendukung tampilan dan kerja proses  di  sisi  client  menggunakan  framework bootstrap dan jQuery.

## D. Pengujian (Testing)
Untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan  baik,  maka  diperlukan  beberapa pengujian. Berikut  pengujian  Load  Testing  pada masing-masing halaman. Metode yang dilakukan dengan mengamati lama memuat suatu halaman
di-aplikasi browser menggunakan tools Performance  yang  ada  pada  fitur  Developer  di browser Mozilla Firefox dan mengaktifkan mode Disabled  Cache  untuk  memastikan  kondisi  data yang dimuat bukan data cache. Table 2. Waktu dan Ukuran Transfer Per Halaman Tanpa Cache - Load Testing No Halaman Waktu (ms) Ukuran Transfer (KB) 1. Login 782 522.80 2. Beranda 7,570 1,720.32 3. CSO 7,940 1,566.72 4. Pencarian data di CSO 6,720 1,443.84 5. Data Manfaat 4,070 1,597.44 6. Data Peserta 3,610 1,617.92 7. Form isi Peserta 2,710 1,669.12 8 Data Pensiunan 3,630 1,587.20 9 Laporan data Peserta 2,910 1,484.80 10.   Data Pengguna 2,130 1,413.12 Rerata 4,207.2  1,462.328 Sumber: Sasongko (2017)
Dari  hasil  pengujian  pada  beberapa halaman  untuk  diukuran  besaran  waktu  dan ukuran  file  transfer  pada  sebuah  halaman  web, rata-rata  waktu  yang  diperlukan  yaitu  4,2 detik dan  ukuran  file  rata-rata  1.42MB.  Besarnya ukuran tiap halaman disebabkan karena aplikasi menggunakan banyak library Javascript dan CSS. Library  javascript  yang  digunakan  diantaranya jQuery,  jDataTable,  numberFormat,  jQuery-UI dan  bootstrap.  Padahal  semua  library  telah dilakukan minify ukurannya agar tidak melebihi 3MB pada setiap halamannya.
Sedangkan  hasil  pengukuran  load  testing pada  halaman  website  dengan  skenario penggunaan  seperti  biasa  yang  mengasumsikan browser  melakukan  caching  terhadap  CSS  dan library  javascript  pengujiannya  dengan  cara mengaktifkan  data  cache.  Berikut  hasil pengukuran  tiap  halaman  yang  menggunakan cache:
Table 3. Waktu dan Ukuran Transfer Per
Halaman Dengan Cache - Load Testing No Halaman Waktu (ms) Ukuran Transfer (KB) 1. Login 582 6.89 2. Beranda 1,120 36.83 3. CSO 1,730 37.40 4. Pencarian data di CSO 780 48.21 5. Data Manfaat 1,270 16.71 6. Data Peserta 1.110 15.08 7. Form isi Peserta 710 25.24
8 Data Pensiunan 980 14.52 9 Laporan data Peserta 674 18.94 10.   Data Pengguna 1,880 16.04 Rerata 972.71 23.59 Sumber: Sasongko (2017)
Hasil  pengujian  pada  beberapa  halaman yang  dilakukan  dengan  metode  caching,  maka didapat  rerata  lama  muat  tiap  halaman  selama 0.973  detik  dan  besar  data  perhalaman  rerata 23.59KB,  dengan  demikian  aplikasi  ini  masih layak untuk digunakan karena tidak membutuhkan waktu yang lama pada akses tiap halamannya bila library javascript dan CSS telah di cache oleh browser.

## E. Support
Spesifikasi perangkat keras yang digunakan sebagai server web yaitu:
1. Intel Core I3 2.3Ghz Generasi ke 4
2. RAM DDR3L 4GB
3. Harddisk 1 Terabyte
4. Monitor 15 inch
Sedangkan spesifikasi perangkat lunak yang digunakan  untuk  mendukung  aplikasi  berjalan diantaranya:
1. Sistem Operasi Windows 10
2. Paket  aplikasi  server  XAMPP  for  Windows 5.6.21  yang  isinya  terdiri  dari  PHP  5.6  dan MySQl 5.0
3. Browser  Mozilla  Firefox  56.0.2  untuk digunakan pada sisi client.
Infrastruktur jaringan yang digunakan pada kantor  PT  ASABRI  Kantor  Cabang  Pontianak mengugnakan  wireless.  Sehingga  setiap  client untuk  terhubung  ke  server  menggunakan  wifi yang telah diatur mendapatkan IP secara DHCP.

## KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  yang  telah dilakukan  Sistem  Informasi  E-dosir  yang dikembangkan  berbasis  web  efektif  untuk membantu  kegiatan  administrasi  dosir  untuk menyimpan, mencari  dan  mencetak  ulang  dosir yang  telah  di-digital-kan  yang  mudah  diakses secara jaringan internal kantor.
Isi konten dosir tidak begitu penting untuk menjadi indikator pencarian data, sehingga tidak perlu  dilakukan  upaya  pengenalan  teks  pada hasil  pemindaian  dosir.  Pencarian  data  dosir menitik  beratkan  pada  metadata  informasi kepesertaan, karena informasi kepesertaan yang
seringkali  digunakan  oleh  bagian  front-office untuk melakukan pelayanan.
Pada  dasarnya  e-dosir  merupakan  salah satu  bentuk  dari  sistem  informasi  arsip  digital, namun  lebih  kepada  historical  kepemilikan berkas seseorang, sehingga untuk mencari suatu berkas dikelompokkan berdasarkan dari pemilik berkas.

## REFERENSI
Agustia, SD. & Nelisa, M. (2013). Sistem Penataan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Kepegawaian  Daerah  Kabupaten  Padang Pariaman. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. 2(1). Seri D. 299-304. Dhika,  H  &  Destiawati,  F.  (2011).  Perancangan Basis  Data  Untuk  Sistem  Kearsipan Pegawai  Badan  Tenaga  Nuklir  Nasional (BATAN).  Jurnal  Ilmiah  Faktor  Exacta.
4(3). 215-229. Hadi,  W.  (2016).  Studi  Eksploratip  Pengelolaan Kearsipan  Di  Kantor  Arsip  Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Widya  Cipta-Jurnal  Sekretari dan Manajemen, 3(1).
Lolytasari. (2015). Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi  dalam  Upaya  Penyelamatan  Arsip. Record and Library Journal. e-ISSN 2442- 5168. 1(1). 26-38..
Sasongko,  Agung.  (2017).  Laporan  Akhir Penelitian  Mandiri.  Pontianak:  AMIK  BSI Pontianak