## IMPLEMENTASI PIECES FRAMEWORKUNTUK MENGANALISA KEBUTUHAN PENGGUNA PADA PERANCANGAN WEBSITE PT ALMICO RISET

## Netci Hesvindrati
Magister Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan KomputerAMIKOMYogyakarta

## ABSTRAK
Penelitian  ini  bertujuan  membuat  analisa  kebutuhan  pengguna  menggunakan  framework  PIECES (Performance,  Information,  Economics,  Control,  Efiiency,  Services)    untuk  mengembangkan  sebuah situs  web  dengan  pendekatan  RAD Extreme  programmin g.Hasil  akhir  dari  penelitian  ini  adalah dokumen  kebutuhan  pengguna  ( user  requirement )  yang  nantinya  akan  menjadi dasar  pengembangan situs web. Baik atau buruknya sebuah analisa kebutuhan pengguna dapat dinilai dari kesesuaian antara goal awal dengan pengujian sistem. Hasil penelitian menunjukkan bahwa secara fungsional situs yang dikembangkan sudah memenuhi kebutuhan pengguna.
Keyword: Extreme Programming, PIECES Framework, User Requirement

## ABSTRACT
This  study  aims  to  make  an  analysis  of  user  needs  using  the  framework  PIECES  (Performance, Information,  Economics,  Control,  Efiiency,  Services)  to  develop  a  website  with  Extreme  RAD approach  to  programming.  The  end  result  of  this  research  is  the  document  needs  of  users  (user requirement) which will be the basis for development of web sites. Good or bad a user needs analysis can  be judged  from  the  correspondence  between  the initial  goal  with  the testing  system.  The  results showed that the functional site developed already meet the needs of users.
Keywords: Extreme Programming, PIECES Framework, User Requirements

## I.    PENDAHULUAN
Sebagai  konsultan  riset,  bisnis  jasa mengolah  data  dan  penerjemahan,  PT. Almico  Riset  melakukan  proses  bisnisnya secara  sederhana  dengan  terlebih  dahulu menangani pelanggannya yang berkonsultasi  sesuai  dengan  jasa  yang dibutuhkan dan yang dapat disediakan oleh PT  Almico  Riset.  Setelah  berkonsultasi, pelanggan  kemudian  memberikan  order bersamaan  dengan  pembayaran  DP.  Order tersebut kemudian dikerjakan sesuai dengan kesepakatan project.
Sistem  bisnis  yang  dilakukan  oleh Almico  dalam  melakukan  pemasaran masih  konservatif  dengan  pertemuan, negosiasi  dan  order  secara  temu  fisikdan terbatas  untuk  bertransaksi  di  wilayah Yogyakarta  saja.  Jangkauan  yang  terbatas ini  diharapkan  dapat  diperluas  dengan sistem online yang diinginkan oleh Almico agar  dapat  menjangkau  pelanggan  dengan area  yang lebih luas dengan menggunakan website.  Namun  demikian  kesulitannya adalah belum ada perancangan yang cukup representative  mewakili  proses-proses  di dalam  perusahaan.  Perancangan  perlu memadukan  setiap  proses  yang  terjadi  di perusahaan dengan menggunakan database yang sesuai.
Sistem  pelayanan  konsultasi  saat  ini masih konservatif menggunakan email, HP saja  tanpa  memanfaatkan  fasilitas  online berbasis  web  yang  bisa  lebih  terorganisir, tertata  dan  tercatat  databasenya.  Sehingga data  pelanggan  dapat  ditelusuri  oleh perusahaan  untuk  di  prospek  kembali untuk repeat order, maupun untuk meminta referensi  calon  pelanggan  baru.  Data kontak  yang  diperoleh  perusahaan  sebagai calon pelanggan pun juga belum dapat ter- record  dengan  baik.  Padahal  jika  data potensial pelanggan ini dapat di koneksikan  dengan  perusahaan,  maka profil  perusahaan  dapat  tersampaikan  ke pelanggan via internet tanpa harus menggunakan cetak brosur.
Namun karena belum ada website, saat ini  perusahaan  banyak  berkomunikasi dengan
pelanggannya terbatas menggunakan  cara  konvensional  dan mengkomunikasikan    ke  pelanggannnya satu  per satu  via namecard maupun brosur saja.  Tentu  saja  cara  ini  dapat  digunakan untuk  menjalankan  bisnis  Almico,  namun operasionalnya akan menjadi sangat terbatas  di  wilayah  Yogyakarta.  Dengan adanya  website  yang  terkoneksi  dengan social  media  akan  membuat  Almico  Riset lebih  dikenal  di  kalangan  yang  jauh  lebih luas di luar Yogyakarta, sehingga pasarnya semakin luas.
Proses konsultasi akan dipermudah bila adanya  website,  karena  pelanggan  akan mendapat banyak informasi terlebih dahulu sesuai  dengan  adanya  penjelasan  layanan di  website.  Ini  akan  membuat  pelanggan memahami kondisi potensi permasalahannya yang akan dibantu penyelesaiannya oleh Almico Riset.
Dengan
demikian waktu untuk memprospek  pelanggan  menjadi  lebih singkat
dan
Almico
memperoleh kemudahan dalam business introduction ke calon pelanggan.
Adanya website
yang
lebih representative  dan  bisa  melakukan  chat online  dengan  pelanggan  maupun  calon pelanggan, diharapkan akan dapat mendongkrakcorporate  image  perusahaan sehingga  Almico  Riset  menjadi  lebih percaya  diri  saat  menghadapi  klien  dan dapat  memiliki  posisi  tawar  yang  lebih baik dalam bernegosiasi.
Satu hal yang perlu diperhatikan adalah nama  klien  harus  dijaga  kerahasiaannya, agar  tidak  ter- published .Setelah  klien  atau pelanggan  berkonsultasi  dengan  Almico Riset  maka  tahap  selanjutnya  adalah closing dengan pelanggan melakukan order terhadap  project  yang  diminta.  Tentu  saja tidak  setiap  calon  pelanggan  melakukan order,  beberapa  mungkin  hanya  sekedar bertanya  atau  mengumpulkan  informasi saja.
Pesanan  yang  disepakati  ditentukan nilainya  di  awal  dan  rincian  order  yang akan  di  selesaikan.  Pelanggan-pelanggan yang melakukan transaksi ini belumlah ter- database  dengan  rapi.  Kesulitan  akses dengan  pelanggan  yang  datanya  hilang sering  membuat  terputusnya  komunikasi sehingga  order  tidak  dapat  berkelanjutan. Hal  ini  yang  harus  di  antisipasi  dengan data  pelanggan  yang  lebih  baik.Bila  data pelanggan  dan  project  dapat  dibuat  lebih baik,  akan  lebih  mudah  perusahaan melakukan  marketing  terstruktur  dalam meningkatkan transaksi ordernya.
Harga  yang  dipakai  sangat  customized sesuai  dengan  jenis  pekerjaan  dan load project yang  diberikan  klien/pelanggan.
Harga  ini  ditentukan  atas  penilaian berdasar  konsultasi  yang  di  lakukan  di tahap sebelumnya. Harga di verifikasi oleh owner  menggunakan  dokumen  manual. Namun demikian rencananya, paket standar  untuk  translate  harga  per  lembar dan  paket  olah  data  per  proses  akan diberikan acuan harga standar nya.
Pengingkatan  order  ini  harus  melihat kembali  kapasitas  perusahaan  dengan jumlah  karyawannya  dan  kemampuan handling  project .  Karena  bila project overload ,  perusahaan  juga  mengalami kesulitan  dalam  memberikan  layanan terbaiknya.Proses selanjutnya setelah terjadi transaksi adalah proses pembayaran DP yang dilakukan oleh pelanggan dengan nilai  DP  ditentukan  30%  dari  total  nilai proyek  sebagai  tanda  kesepakatan  harga proyek.  Pelunasan  dilakukan  saat  serah terima  hasil  olah  data  atau  terjemah  yang sudah  diberikan.Project  yang  diterima kemudian  diberikan  kepada  staf  yang spesialisasi  di  bidang  tersebut  untuk diolah. Lama pengerjaan tergantung
dengan banyaknya order. Setelah selesai di proses  kemudian  hasil  pekerjaan  di  kirim kembali kepada pelanggan melalui email.Di Almico, karyawan tidak diberikan remunerasi gaji tetap melainkan menggunakan  sistem  bagi  hasil,  dimana Perusahaan  mendapat  bagian  30%  dan karyawan  yang  mengerjakan  memperoleh 70% dari nilai net project (sudah dikurangi
biaya)  dan  dibayarkan  saat  ada  pelunasan dari pelanggan.

## II.   ANALISIS KEBUTUHAN
2.1. Performance JENIS ANALISI S KELEMAHA N SISTEM LAMA SISTEM YANG DIAJUKAN Performan ce Sistem record data transaksi dengan pelanggan dan remunerasi yang masih manual lebih riskan terhadap terjadinya kesalahan dalam pemrosesan data yang memerlukan proses 2 hari kerja Proses bisnis di perusahaan diolah menggunakan sistem berbasis komputer yaitu dengan software proses transaksi dan penghitungan remunerasi berdasar order pelanggan secara otomatis. Proses kalkulasi dan report secara manual akan hilang dan terganti dengan menu laporan yang bisa diakses dengan mudah Informatio n Dengan sistem yang masih manual informasi yang ingin disampaikan menjadi lebih lama dan terbatas, banyak informasi yang tidak tersampaikan. Customer banyak yang tidak mengetahui keberadaan perusahaan ini.
Dengan sistem baru berbasis web maka proses informasi akan lebih cepat diterima khalayak umum dan semakin banyak orang yang mengetahui profil perusahaan
Informasi menjadi lebih mudah diakses pelanggan tanpa harus tatap muka. Economic Biaya komunikasi yang dikeluarkan akan lebih banyak dalam personal selling yang harus dilakukan kepada setiap pelanggan dan Perlu biaya untuk desain dan pembuatan website serta biaya untuk
maintenance system online nya.
Ada peluang untuk memperluas pasar yang berarti
JENIS ANALISI S KELEMAHA N SISTEM LAMA SISTEM YANG DIAJUKAN calon pelanggan. Waktu dalam pendekatan pelanggan juga dilakukan berulang-ulang memberikan penjelasan sehingga mengurangi nilai produktivitas dalam mengerjakan proyek. Proses mengenalkan perusahaan kepada calon pelanggan dilakukan dengan menyebar brosur. Tentu saja ini membutuhkan biaya cetak brosur. meningkatkan order sehingga pendapatan perusahaan dan karyawan dapat meningkat. Meningkatnya kualitas perusahaan dengan berbasis IT membuat corporate image perusahaan lebih baik, sehingga dapat memposisikan kembali harga jual di pasar dengan harga yang lebih baik dan menguntungkan.
Perlu adanya kalkulasi insentif remunerasi bahwa perusahaan memperoleh 70% dan karyawan 30% dari total net project Biaya cetak brosur dapat dipangkas 50%, hanya diperlukan untuk pelanggan yang membutuhkan saat dilakukan personal selling saja Control Pengendalian secara manual memungkinkan terjadinya kehilangan data dan ketidakakuratan dalam control sehingga rentan kesalahan Dengan sistem berbasis web  maka control kinerja karyawan dan pembuatan laporan akan lebih mudah dilakukan dan memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan. Database pelanggan akan lebih rapih dan tersimpan dan terupdate dengan baik Pembuatan laporan
JENIS ANALISI S KELEMAHA N SISTEM LAMA SISTEM YANG DIAJUKAN transaksi juga akan lebih bisa dimonitor untuk pencapaian target pendapatan setiap bulan nya Eficiency Sistem pendataan pelanggan yang dilakukan secara manual kurang efisien karena melakukan dokumentasi secara manual potensi data hilang lebih besar Sistem database berbasis website lebih efisien karena tidak perlu dokumentasi manual dan laporan akan terproses secara otomatis.
Terdapat efisiensi waktu dan biaya komunikasi marketing yang cukup besar dengan pengelolaan website Service Pelayanan kepada customer memakan banyak waktu karena harus menunggu waktu bertemu untuk melakukan proses negosiasi dan transaksi. Semua harus dilakukan berdasar temu muka tanpa ada representasi perusahaan sebagai profile untuk menjelaskan produk. Pelayanan kepada customer akan lebih cepat karena komunikasi dan proses transaksi bisnis dapat dilakukan secara online
Terdapat representasi company profile yang berisi produk- produk dan penjelasan sistem order secara lebih jelas yang didesain secara khusus untuk menciptakan kesan perusahaan yang memiliki kredibilitas tinggi
Kerahasiaan klien harus dapat terjaga dengan baik

## III. PERUMUSAN MASALAH
3.1 Performance
Tabel  3.1  Perumusan  Masalah  dan  Kebutuhan Fungsional Berdasar Analisis Performance
3.2 I nformation
Tabel Error!  No  text  of  specified  style  in document. -1Perumusan Masalah dan Kebutuhan  Fungsional  Berdasar  Analisis Information No Daftar Identifikasi Masalah Kebutuhan Fungsional 1 Perusahaan masih lokal di Yogyakarta. Sistem bisnis masih konservatif dengan pertemuan, negosiasi dan order secara temu fisik - Admin dapat melakukan entri transaksi  bisnis  yang bersifat online
3 Sistem pelayanan masih berdasar email, Hp secara konservatif - Admin dapat memberikan informasi melalui website - Admin dapat melakukan  transaksi melalui website - Customer dapat melihat informasi melaui website - Customer dapat berkonsultasi  secara online 4 Komunikasi perusahaan dan pelanggan terbatas, interaksi hanya - Admin dapat berkomunikasi secara online dengan customer
No Daftar Identifikasi Masalah Kebutuhan Fungsional berbasis smartphone dan email - Pelanggan dapat meng-upload  project yang akan diberikan 7 Tampilan produk harus dikomunikasikan satu per satu ke setiap pelanggan yang ditemui saja - Admin dapat memasukkan tampilan produk - Admin dapat menambahkan tampilan produk - Admin dapat menghapus  tampilan produk - Customer dapat melihat tampilan produk - Customer dapat memberikan komentar pada tampilan produk 8 Belum ada aplikasi sistem komunikasi dengan pelanggan secara periodik - Admin dapat terhubung dengan facebook Sistem personal selling dan brosur masih belum dapat memaksimalkan kinerja pemasaran - Diperlukan  program untuk membuat website ini terpromosikan dengan  baik  dengan SEO, sehingga banyak menggantikan  fungsi brosur

## 3.3 Ekonomi
Tabel Error! No text of specified style in document. -2  Perumusan  Masalah  dan Kebutuhan Fungsional Berdasar Economic
No Daftar Identifikasi Masalah Kebutuhan Fungsional 1 Paket standar hanya dikomunikasikan ke pelanggan yang dapat ditemui secara personal - Admin dapat menampilkan paket layanan yang disediakan - Admin dapat menampilkan harga paket standar 2 Belum ada daftar harga standar yang dapat dijadikan acuan, karena transaksi tidak terdata - Dengan adanya data transaksi, perusahaan dapat merumuskan daftar harga standar yang akan menjadi dasar penghitungan  harga  tiap No Daftar Identifikasi Masalah Kebutuhan Fungsional 1 Belum ada analisis dan perancangan website yang bisa memberikan panduan untuk membuat website Perlu dibuat sebuah perancangan website dimana Admin dapat melakukan transaksi melalui website Perlu ada perancangan database yang mendukung sistem website. 2 Selama ini hanya menggunakan komunikasi dengan representative personal via namecard dan brosur Admin dapat memasukkan layanan jasa yang disediakan perusahaan Admin dapat menambahkan layanan jasa yang disediakan perusahaan Admin dapat menghapus layanan jasa yang disediakan perusahaan
No Daftar Identifikasi Masalah Kebutuhan Fungsional dengan baik project. Tentu saja karena harganya relative negotiable,  maka  dapat dilakukan  penyesuaian harga sesuai dengan kesepakatan  perusahaan dengan pelanggan. - Pelanggan maupun calon  pelanggan  dapat menengok  situs  website untuk  mengecek  harga yang  ditawarkan  untuk produk jasa Almico 3 Penghitungan remunerasi masih manual - Seluruh  karyawan  dapat mengakses kalkulasi insentif remunerasinya - Owner  dapat  mengakses laporan keuangan pengeluaran biaya remunerasi  nya  setiap bulan. Kalkulasi insentif remunerasi bahwa perusahaan  memperoleh 70% dan karyawan 30% dari total net project

## 3.3 Kontrol
Tabel Error!  No  text  of  specified  style  in document. -3Perumusan Masalah dan Kebutuhan  Fungsional  Berdasar  Analisis Control No Daftar Identifikasi Masalah Kebutuhan Fungsional 1 Database masih bersifat manual.
Bahkan banyak
data pelanggan yang tidak terdata dengan baik da nada risiko kehilangan data - Admin  dapat  melakukan input data pelanggan - Admin dapat menyimpan data pelanggan - Admin  dapat  mengedit data pelanggan
2 Laporan karyawan manual - Laporan kinerja karyawan dan pencapaian terhadap target perusahaan menjadi lebih baik. Owner dapat memperoleh laporan secara akurat dan otomatis  sehingga  dapat mengontrol kinerja karyawan
No Daftar Identifikasi Masalah Kebutuhan Fungsional - Laporan  transaksi  dapat di akses oleh owner
3.4 Eficiency
Tabel Error! No text of specified style in document. -4Perumusan Masalah dan
Kebutuhan Fungsional Berdasar Analisis Eficiency No Daftar Identifikasi Masalah Kebutuhan Fungsional Pendataan pelanggan yang masih manual membuat follow up dalam proses personal selling menjadi kurang efektif dan efisien. - Sistem  database  dapat mendukung  personal selling.  Staf  dapat mengakses data pelanggan untuk follow  up  prospect yang dapat di update di data
-

## 3.5 Service
Tabel Error! No text of specified style in document. -5Perumusan Masalah dan Kebutuhan Fungsional Berdasar Analisis Service No Daftar Identifikasi Masalah Kebutuhan Fungsional 1 Pelanggan harus meluangkan banyak waktu untuk bertemu konsultasi tatap muka - Pelanggan dapat berinteraksi via website. 2 Daftar nama klien yang hilang, dapat menjadi sebuah risiko bisnis - Pelanggan  akan  mendapat registrasi dan login dengan  tingkat  keamanan yang baik unntuk menjaga kerahasiaan klien Pelanggan tidak dapat mengikuti updatenews perusahaan
sehingga ada kemungkinan kehilangan kontak. Tidak ada fasilitas - Website/Admin dapat terkoneksi  dengan  social media Facebook.Keuntungannya adalah  pelanggan  dapat mengikuti update  news Almico. Dengan demikian pelanggan yang.udah pernah orderakan  selalu  terikat
No Daftar Identifikasi Masalah Kebutuhan Fungsional social media yang mendukung dengan perusahaan sehingga  dapat  kembali berinteraksi  untuk repeat order
9 Belum pernah me-release testimony pelanggan. - Customer dapat memberikan komentar terhadapat perusahaan - Admin  dapat  melihat  data komentar - Admin  dapat  menghapus data komentar

## IV. ANALISIS
KEBUTUHAN NON
FUNGSIONAL:
1) Operasional
a. Pada  Server,  menggunakan  system operasi Linux atau CentOS
b. Komputer  dengan  Prosesor  minimum 244 Mhz
c. Memory  Komputer  minimal  512  MB, rekomendasi 1 GB
d. Hardisk  minimal  20GB,  Rekomendasi 40 GB
2) Security
Sistem aplikasi maupun databasenya dilengkapi password dan hanya bisa diakses oleh user yang berhak. Dalam hal ini akses dari  admin,  pemilik  perusahaan  dan karyawan  dibedakan  hak  aksesnya  sesuai dengan otoritasnya
3) Informasi
a. Digunakan  untuk  menginformasikan apabila  password  yang  dimasukkan oleh pengguna salah.
b. Selama  menggunakan  aplikasi  user akan  mendapatkan  informasi  sesuai dengan fungsi aplikasi yang diakses
4) Kinerja
Kecepatan,  kapasitas,  dan  reliabilitas sistem:
a. Akurasi  waktu  dalam  akses  website cukup  mudah  diakses  via  android  maupun PC/laptop
b. Backup data base secara continue
c. Data base yang selalu up data

## V. PENGUJIAN
Untuk  Menguji  apakah  kebutuhan  pengguna sudah  terpenuhi  maka  dilakukan  pengujian sistem. Proses pengujian sistem perlu dilakukan  untuk  menentukan  keberadaan,
kualitas  dan  kemurnian  dari  atribut-atribut sistem  aplikasi  yang  akan  dibangun.  Dalam penelitian  ini,  pengujian  sistem  dibatasi  hanya pada  fungsional  sistem  yang  dijelaskan  dalam bentuk  skenario  proses.  Pengguna  diberikan sebuah daftar cek ( checklist ) untuk mengevaluasi kebutuhan pengguna yang sudah dianalisa  dan  siap  dibuat  desain  sistemnya. Jika  skenario  proses  tersebut  sudah  sesuai dengan  kebutuhan  pengguna,  dapat  dikatakan bahwa  analisa  kebutuhan  pengguna  yang dibuat  sudah  dapat  dibuat  desain  sistemnya. Penelitian  ini  terdapat  skenario  pengujian prosesyang terdiri dari:
1. skenario proses register
2. skenario proses login
3. skenario proses pemesanan
4. skenario proses pembayaran
5. skenario proses konfirmasi
6. skenario proses validasi

## VI. PENUTUP
Framework PIECES membantu pengembang  sistem  menemukan  kebutuhan pengguna ( user requirement ). Adapun langkah-langkah dalam penyusunan kebutuhan pengguna, terlebih dahulu menentukan kebutuhan  sistem  secara  fungsional  dan  non fungsional.  Framework  PIECES  memiliki fokus  pada  fungsional  sistem  yang  akan dibangun.  Oleh  karena  itu untuk  menguji  baik atau  buruknya  framework  tersebut  digunakan skenario pengujian proses.

## DAFTAR PUSTAKA
Deitel  Paul,  dkk.  2012. Internet  and  World Widw  World:  How  to  Program .  5 th edition. Prentice Hall. USA
Kniberg,
H.(2007). Scrum and XP
Practice.USA: C4Media.
Netci,  dkk.  2016. Analisis  dan  Desain  sistem
Penggajian  SMK  1  Imogiri .  ANSI Class Agus Mulyanto. MTI Amikom Yogyakarta
Pressman  Roger  S  dan  Lowe  David.  2009. Web  Engineering:  A  practitioner’s Approach .McGraw Hill New York Silverburg,  A.(2012).  Agile  Analytics  in Higher Education. USA: Phytorion Susanto,  Azhar  (2004).  Sistem Informasi  Manajemen  konsep  dan
pengembangannya.
Bandung:Lingga Jaya