## Sistem Aplikasi Akademik
Case Study: Fakultas  Sains dan Teknologi UIN Jakarta

## Andrew Fiade
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta andrew_fiade@uinjkt.ac.id
Abstract –Academic  letter  within  the  faculty  of science and technology become a big job, considering it  was  previously  done  manually  and  serves  7 department of the department of physics, engineering informatics,  information  systems,  chemistry,  biology, mathematics and agri business class plus international  and  CCIT  class,  number  no  students totaled  2,000  students.  many  academic  letter  of complaint  ever.  academic  letter  in  the  student ministry  that  is  active  demand  letter  college,  thesis guidance  letter,  letter  of  research  studies,  field  work application  letter,  letter  of  active  scholarship, fieldwork  guidance  letter,  certificate  of  graduation, student data, certificate of leave, then the background of the system was made to accommodate the ministry letter,  the  methodology  used    rapid  application development,  because  the  system  required  by  the student 's application must be immediately implemented, tested and direct experiments when the applied  research  process  becomes  faster  academic letter  and the data stored into  the  database, then the application  the  expected  integrated  with  the university's academic information system
Kata Kunci – informasi system; pensuratan, academic;  pensuratan  systems;  information  systems academic pensuratan

## I. PENDAHULUAN
Pensuratan  dalam  bidang  akademik  menjadi kegiatan  rutin  sehari-hari  khusunya  di  Fakultas Sains  dan  Teknologi  dengan  naungan  7  prodi  dan kelas  internasional,  yaitu  prodi  teknik  informatika, sistem informasi, kimia, fisika, biologi, matematika, agri bisnis, ditambah kelas internasional  tenik  informatika,  sistem  informasi dan  kelas  ccit  teknik  informatika  dan  sistem informasi, total mahasiswa FST kisaran 2000 lebih mahasiswa,  dengan  cara  manual  dalam  pengerjaan surat,  1  mahasiswa  dapat  meminta  2  atau  3  surat dan  jumlah  staff  yang  tersedia  untuk  pensuratan ada  2  staff,  yang  terjadi  saat  ini  proses  pembuatan untuk  satu  surat  dan  satu  mahasiswa  pengerjaan dapat seminggu sampai sebulan.
Jika  dilakukan  seperti  ini  yang  sering  terjadi adalah keluahan mahasiswa karena proses pensuratan  menjadi  lambat,  sehingga  kinerja akademik menjadi tidak optimal.
Maka  perlu  dibuat  terobosan  dalam  mengatasi permasalahan  ini,  cara  yang  umum  dilakukan adalah  menggunakan  teknologi.  Dalam  penelitian ini,  peneliti  akan  mengembangkan  sistem  infrmasi pensuratan,  dimana  mahasiswa  akan  mengetik  di komputer yang disediakan berbasis web. Dan pihak staff  akan  print  data  yang  diinput  mahasiswa melalui  web  atau  sistem  yang  telah  dibuat, sehingga  proses  permintaan  surat  akan  menjadi lebih cepat.
Adapun  surat  yang  penulis  kembangkan  yaitu surat  permintaan  aktif  kuliah,  surat  bimbingan skripsi, surat penelitian riset, surat permohonan pkl, surat  aktif  beasiswa,  surat  bimbingan  pkl,  surat keterangan lulus, data mahasiswa, surat keterangan cuti.

## II. METODOLOGI
Pada tahap ini menggunakan tahapan RAD yaitu :
 Definisi Lingkup (Scope Definition)
 Analisis Sistem (Analysis)
 Perancangan Sistem (Design)
 Implementasi Sistem (Construction & Testing)
 Pengujian (Testing)

## III. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Dalam  implementasi  ini  menggunakan  bahasa pemrograman  php  dan  dataabse  mysql.analisa kebutuhan:
 jumlah  mahasiwa  dalam  7  prodi  dengan permintaan    8  surat  yang  berbeda  dan membutuhkan waktu cepat.
 selama  ini  pembuatan  surat  cukup  lama,  lama dalam penomoran surat
 Sering  kali  kesalahan  dalam  pengisian  nama mahasiswa
 Memiliki  data  yang  sama  untuk  8  surat  yang berbeda seperti nama mahasiswa
 tersimpan dalam buku cetak, sehingga tidak ada pengarsipan data
Alur proses yang digunakan yaitu:
Gambar.1. Use Case diagram pada sistem ini, untuk mahasiswa dan staf admin
Gambar.2. Sequence diagram pada aplikasi ini untuk mahasiswa
Gambar.3. Sequence diagram untuk admin
Database yang digunakan pada sistem ini  Login
 Akademik
 Semester
 Akademik
 Akademik Jajaran
 Dosen
 Tahun Akademik
 Mahasiswa
Fitur yang ada pada menu ini adalah Fungsi Aktif Kuliah Bimbingan Skripsi
Fitur Penelitian Riset Fungsi Permohonan PKL ke Instansi Fungsi Aktif Beasiswa Fungsi Pensuratan Bimbingan PKL Fungsi Surat Keterangan Lulus Fungsi Pensuratan Cuti Fungsi Peserta Wisuda
Hasil  penerapan,  dalam  penelitian  ini  aplikasi sudah diterapkan dan sudah terisi 4100 record yang diinput  mahasiswa  dari  7  prodi  di  Fakultas  Sains dan  teknologi.  Untuk  record  data  yang  diakses tanggal 1 oktober 2013 terdapat 4130, hal ini dapat diketahui  dari  sumber  basis  data  yang  digunakan yaitu php myadmin.
Gambar.4. list (Daftar) pengisian form yang diakses melalui http://172.27.1.5/akademik, situs tersebut dapat diakses pula di jaringan UIN
Gambar.5. Untuk Bimbingan Skripsi
Untuk menu admin, masuk kehalaman http://172.27.1.5/adminsfst    untuk  halaman  ini diperlukan login, supaya dapat diakses oleh admin, yang lain tidak diberikan akses
Gambar.6. menu admin
Pada gambar 4. ada menu list daftar mahasiswa yang input, ketika admin selesai print, maka admin akan  update  data  tersebut  menjadi  tercetak  jika field  yang diisi benar atau tidak valid jika ternyata data  yang  diinput  salah  atau  ada  yang  kurang, seperti pada gambar 7.
Gambar.7. update data tersebut menjadi tercetak
Gambar.8. Untuk update cetak melalui office word dengan mail merge
Gambar.9. Contoh bentuk mail merge Bentuk Form pada surat-
surat  seperti pada gambar keseluruhan form dilatakan dilampiran.
A. Analisa Pengujian
Pengujian  dan  implementasi  sudah  dilakukan dari  bulan  februari  2013  sampai  sekarang,  karena sistem  ini  masih  diterapkan,  dengan  jumlah  record yang sudah mencapai 4100 record sistem ini sudah berjalan  stabil,  dan  dapat  diakses  di  jaringan  UIN. Hal  ini  karena  jaringan  UIN  dapat  diakses  di seluruh  fakultas  UIN,  sesuai  kebijakan  dari  Pusat Komunikasi  Data  UIN.  Semua  Form  sudah  diuji baik  dari  sisi  akses  sistem  mahasiswa  dan  sistem admin.  Dengan  cetak  dengan  microsof  word keuntungan  dari  sisi  pengembangan  jika  ada pengubahan  header  ataupun  footer  atau  template yang  akan  dikonGambarurasikan.  Aplikasi  ini hanya  dapat  diakses  di  jaringan  UIN  tidak  dapat diakses jaringan internet dikarenakan pertimbangan data  yang  diinput  dapat  disalahgunakan  maka sistem  hanya  dapat  diakses  di  Jaringan  UIN. Wawancara  dilakukan  ke  mahasiswa  dan  admin (staf),  kasubag  akademik.  Untuk  mahasiswa dengan 15 partisipant. didapatkan hasil:
 14    persen  pernah  menggunakan  sistem pensuratan yang masih manual
 Untuk sistem yang lama, sistem sampai tercetak 5  orang  mengatakan  form  dapat  tercetak  lebih dari  7  hari,  3  orang  mengatakan  lebih  dari  14 hari, dan sisanya mengatakan lebih dari 3 hari
 Semua  sudah  menggunakan  sistem  pensuratan yang dikembangkan.
 Total  15  orang  mengatakan  sistem  pensuratan cara penggunaan biasa, atau mudah digunakan.
 Dari  15  orang  terbantu  dengan  adanya  sistem ini
 Untuk  sistem  cetak  pensuratan,  10  orang mengatkaan 3 hari surat jadi, dan sisanya 2 hari tercetak.
Beberapa Saran dan kritik dari mahasiswa:
 Sistem  pensuratan  perlu  dilakukan  online, supaya bisa diakses secara online
 Mahasiswa dapat mencetak surat form tersendiri supaya lebih cepat.
 Pelayanan  di  akademik  kurang,  ketika  form sudah  diisi,  tidak  ada  staf  admin  dalam mencetak
 Perlu  ditambahkan  manual  atau  buku  petunjuk cara penggunaan sistem.
Dari  hasil  wawancara  dengan  staf  admin yang  menggunakan  aplikasi  ini  dan  kasubag akademik dapat disimpulkan 1. Aplikasi  ini  sudah  membantu  dalam  akademik mengenai pensuratan, terkait proses pencetakan, sampai 2-3 hari, dikarenakan ketika  mahasiswa isi  form  dapat  lansung  tercetak,  namun  proses tanda  tangan  ke  pejabat  terkait,  membutuhkan waktu, sering  kali pejabat  yang ditemui sedang sibuk  atau  tidak  berada  ditempat,  maka  dalam hal  ini  proses  dokumen  jadi  yang  diterima mahasiswa memakan waktu 2-3 hari.
2. Untuk  keterkaitan  sistem  aplikasi  ini  sudah dirasa cukup oleh kasubag akademik, untuk staf karena  memiliki  latar  belakang  IT  maka  dari sistem  diusulkan  perlu  ditambahkan  mesin  lagi yang  langsung  bisa  cetak,  teintegrasi  dengan ais,  dan  beberapa  field  tambahan  yang  perlu diperbaiki supaya sistem menjadi lebih baik.

## V. KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari  hasil  analisa  dan  pengujian,  maka dalam penelitian ini dapat disimpulkan
1. Adapun  surat  yang  penulis  kembangkan  yaitu surat  permintaan  aktif  kuliah,  surat  bimbingan skripsi, surat penelitian riset, surat permohonan pkl,  surat  aktif  beasiswa,  surat  bimbingan  pkl, surat  keterangan  lulus,  data  mahasiswa,  surat keterangan  cuti  sudah  dapat  berjalam  dengan baik  dan  sudah  digunakan  dari  februari  2013 sampai  sekarang  oktober  2013,  belum  ada perubahan dari sistem ini
2. Baik  user  mahasiswa  dan  user  admin  dapat dengan  mudah  menggunakan  aplikasi  ini, karena  aplikasi  ini  mahasiswa    hanya  input
form  surat,  dan  admin  cetak  surat  selebihnya ditangani oleh sistem.
3. Template  dapat  diatur  dengan  mudah,  karena umumnya  cetak  menggunakan  word,  dalam sistem ini menggunakan word dengan menggunakan mail merge.
4. Semua  transaksi  yang  dilakukan  mahasiswa tersimpan dalam database, dan penomoran surat dibuat secara otomatis oleh sistem.
5. Sistem  ini  membantu  kemudahan  mahasiswa dalam pensuratan dan proses pencatatan.
6. Sistem  diakses  melalui  jaringan  UIN  tapi  tidak diberikan akses kejaringan internet, dikarenakan  banyak  informasi  alamat,  no  telp mahasiswa  dan  informasi  lainnya,  sehingga faktor  kemanan  data  menjadi  bagian  penting dalam sistem ini.
B. Saran
1. Untuk  pengembangan  aplikasi  ini  dapat ditambahkan form form pensuratan lainnya baik dari  akademik,  mahasiswa  ataupun  dosen  jadi semua pensuratan menjadi tersistem
2. Untuk sistem yang terintegritas, dapat menggunakan  sistem  login  dan  password sehingga  dapat  lebih  aman,  namun  diperlukan pembuatan  sistem  login  dan  sosialisasi  dalam penggunaannya ke seluruh mahasiswa.
3. Untuk  integtrasi  dengan  ais,  dapat  dilakukan sehingga  semua  dalam  satu  sistem,  namun beban  sistem  ais(  sistem  informasi  akademik universitas akan bertambah lagi.
4. Beberapa  saran  dari  hasil  quesioner  supaya sistem  ini  dibuatkan  secara  online,  dan mahasiswa  memiliki  account  untuk  sistem tersebut, untuk kedepannya dapat diintegrasikan namun  hal  security  menjadi  konsen  tersendiri untuk terjaminnya data yang tersimpan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Antonius  E.W,  Henry.  2009. Implementasi pensuratan  pada  Rumah  Sakit .  Yogyakarta. ISSN : 1907-5022
[2] Asrofi,  Hamdan.  2011. Rancang  Bangun Sistem  Pengadaan  Barang  dan  Jasa  secara Online  (e-Auction  Procurement) .  Malang  : UIN Maulana Malik Ibrahim.
[3] Fahudi.  2010.  Rancang  Bangun  Aplikasi  e- Government Bidang
Perencanaan
Pembangunan  Daerah  Terpusat  Kabupaten Mojokerto  berbasis  XML  WEB  Service. Malang : UIN Maulana Malik Ibrahim.
[4] Jogiyanto,  HM.  2005. Analisis  dan  Desain Sistem  Informasi:  Pendekatan  Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis . Yogyakarta: Andi.
[5] Kadir,  Abdul.  2003. Pengenalan  Sistem Informasi . Yogyakarta : Andi
[6] Kendall,  Kenneth  E.  dan  Kendall,  Julie  E. 2003. Analisis  dan  Perancangan  Sistem .
Jakarta : Pearson Education Asia Pte. Ltd dan PT. Prenhallindo
[7] Mathiassen,  Lars,  Munk-Madsen,  Andreas.
Nielsen,  Peter  A,  Stage,  Jen.  2000. Object Oriented  Analysis  dan  Design .  Denmark  : Forlaget Marko
[8] Nazir,  Mohammad.Ph.D.  2005. Metode Penelitian . Ghalia Indonesia : Bogor.
[9] Padeli, Henderi dan Suyatno. 2008. Membangun
e-Procuement
Pengadaan Barang  dan  Jasa  dengan  Prinsip  Good Corporate  Governance  dengan  visual  UML . STMIK Raharja. Vol. 2 No. 1 ISSN : 1978  – 8282
[10] Putra,  Ade  Pardana.  2010. Implementasi Keamanan  Sistem  Administrasi  berbasis Local  Area  Network  (LAN)  menggunakan
Algoritma
RC4 . Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah.
[11] Putri,  Lidia.  2011. Implementasi  Intrusion Detection System (IDS) menggunakan SNORT pada Jaringan Wireless . Jakarta : UIN Syarif Hidayatullah.
[12] Rina,  Dian  P.  2011.  Rancang  Bangun  Sistem Informasi Kepegawaian UIN Malang berbasis WEB. Malang : UIN Maulana Malik Ibrahim.
[13] Sarika. 2011. Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Surat Keputusan (Studi
Kasus :Subbagian Administrasi Kepegawaian Pusat  UIN  Syarif  Hidayatullah  Jakarta) . Jakarta : UIN Syarif Hidayatullah.
[14] Sarwono J. 2006. Metode Penelitian
Kuantitatif  dan  Kualitatif .  Bandung:  Graha Ilmu.
[15] Shonhaji, Ahmad. 2010. pensuratan pada PT.
Gajah  Tunggal  Tbk .  Jakarta  :  UIN  Syarif
Hidayatullah.
[16] Sidik,  Betha,  Ir.  2006. Pemrograman  WEB dengan PHP . Bandung : Informatika.
[17] Sugiyono,  Prof.Dr.  2009. Metode  Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D . CV Alfabeta
: Bandung
[18] Sumarlin, Dani A. 2010. Perancangan Sistem Informasi  pensuratan  pada  PT.  TELKOM Divisi  Consumer  Service  Barat  Regional  III . Bandung : Universitas Komputer Indonesia.
[19] Supriatna,  Asep.  2010. Fase  Partisipasi Masyarakat
melalui
www.lpse.jabarprov.go.id  dalam  Pelelangan Barang  dan  Jasa  di  Provinsi  Jawa  Barat . Bandung : Universitas Komputer Indonesia.
[20] Wahab,  Solichin  Abdul.  2005. Analisis Kebijakan:  dari  Formulasi  ke  Implementasi Kebijakan Negara. Jakarta : PT. BumiAksara
[21] Whitten L, Jeffrey. 2007. System Analysis and Design  Methods  E. 7th .  Yogyakarta  : McGraw-Hill