DESAIN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PENDAFTARAN MAHASISWA BARU STUDI KASUS DI UNIVERSITAS RIAU KEPULAUAN BATAM
Henry Agustian¹;Vera Methalina Afma²,Annisa Purbasari ³ 1 Program Studi Teknik Industri, Universitas Riau Kepulauan Batam
2 Staf Pengajar Program Studi Teknik Industri, Universitas Riau Kepulauan Batam Jl. Batu Aji Baru, Batam, Kepulauan Riau

## ABSTRAK
Informasi  merupakan  sesuatu  yang  penting  didalam  suatu  organisasi  pendidikkan  dalam pengambilan  keputusan.  Pemanfaatan  teknologi  informasi  dalam  organisasi  pendidikan  untuk mendukung kegiatan akademik, Hal ini disebabkan karena manfaat dari teknologi informasi semakin dirasakan, baik bagi pihak kampus maupun mahasiswa. Suatu organisasi akan membutuhkan informasi yang  akurat  untuk  mendukung  pengambilan  keputusan  yang  akan  dilakukannya.  Saat  ini  Fakultas Teknik  masih  menggunakan  Sistem  Informasi  secara  manual,  walaupun  sudah  menggunakan komputerisasi  akan tetapi tidak merupakan  sistem  yang  saling  terintegrasi  dan  dalam pengengolahan data   pendaftaran mahasiswa  baru hanya    menggunakan  program Microsoft Excel .  UNRIKA  saat  ini belum  menerapkan  sistem  berbasis web yang  pengolahan  datanya  sacara  otomatis  dan  saling berintegrasi untuk melihat hasil pendaftaran dan  ujian tes penerimaan mahasiswa baru,  sehingga hal ini selalu menyebabkan antrian yang cukup panjang pada waktu melihat informasi tersebut.
Penelitian ini  bertujuan menganalisis  sistem  informasi  akademik  pendaftaran mahasiswa  baru yang  sedang  berjalan  dan  mendesain  sistem  informasi  akademik  pendaftaran  mahasiswa  baru  yang baru. Metode  yang digunakan pada penelitian ini adalah metode FAST ,dimana berkaitan erat dengan analisis  dan  desain  sistem  melalui  cara PIECES ( Performance,  Information,  Economics,  Control, Efficiency,  dan  Service ).    Berdasarkan  analisis  kebutuhan,  user  terdiri  dari  BAAK,  dosen  dan mahasiswa membutuhkan sistem informasi akademik yang bisa diakses dengan mudah dan informasi didapat tepat waktu.
Kata Kunci : sistem, informasi, akademik, FAST, PIECES

## PENDAHULUAN
Desain  Sistem  Informasi  Akademik Pendaftaran  Mahasiswa  Baru  merupakan komponen  terpenting  dalam  membangun Sistem  Akademik  Kampus.    Bahkan sistem  informasi  nilai  bisa  dijadikan  titik utama  yang  paling  dibutuhkan  oleh kampus dalam mengelola mahasiswa baru. Tanpa adanya Sistem Informasi Akademik pendaftaran  mahasiswa  baru,  pihak  calon mahasiswa akan sulit mendapatkan informasi masalah kampus, Dengan adanya  desain  sistem  informasi  akademik pendaftaran mahasiswa baru, maka mahasiswa  juga  lebih  mudah  untuk
melihat  informasi  dengan  mengakses lewat  internet  sehingga  dikampus  juga tidak  mengakibatkan  antrian.  Akurasi data,  kecepatan  waktu  dan  relevansi menjadi  penentu  kualitas  informasi  yang dihasilkan  sehingga  upaya  sistem  untuk melakukan peningkatan kualitas informasi Akademik dapat dilakukan dengan efektif.
Saat  ini  Fakultas  Teknik  masih menggunakan  Sistem  Informasi  secara manual,  walaupun  sudah  menggunakan komputerisasi akan tetapi tidak merupakan sistem  yang saling terintegrasi dan dalam pengengolahan data pendaftaran mahasiswa baru hanya menggunakan  program Microsoft  Excel .
UNRIKA  saat  ini  belum  menerapkan sistem  berbasis web yang  pengolahan datanya  sacara  otomatis  dan  saling berintegrasi untuk melihat hasil pendaftaran  dan    ujian  tes  penerimaan mahasiswa  baru,    sehingga  hal  ini  selalu menyebabkan antrian  yang cukup panjang pada waktu melihat informasi tersebut.

## LANDASAN TEORI Sistem Informasi Manajemen
Pemanfaatan  teknologi  informasi sangatlah penting dalam organisasi pendidikan  untuk  mendukung  kegiatan akademik,    Penelitian  Supriyanto et  al (2006)  yang  membahas  tentang  sistem informasi akademik yang dilakukan secara otomatis. Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja,
informasi,  orang  dan  teknologi  industri yang  diorganisasikan  untuk  mencapai tujuan  organisasi  (Yanuar,  1992)  dalam Supriyanto et al (2006).  Sistem informasi manajemen  merupakan  penerapan  sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh setiap tingkatan
(Handayani et  al, 2011),  sedangkan menurut  Davis,  (1992)  dalam  Jogiyanto
(2005),  sistem  informasi  manajemen adalah  sebuah  sistem  manusia  atau  mesin yang  terpadu  untuk  menyajikan  informasi guna mendukung funsi operasi, manajemen  dan  pengambilan  keputusan dalam organisasi atau perusahaan.
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi  antara  lain  adalah  sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai.
2. Menjamin  tersedianya  kualitas  dan keterampilan  dalam  memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan  proses  perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan- kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan  investasi  yang  akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi  ekonomis dari  sistem  informasi  dan  teknologi baru. 7. Memperbaiki  produktivitas  dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem. Sistem  Informasi  Manajemen  adalah sistem manusin / mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Menurut  Robert  K.  Leitch  kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi. Kebutuhan  informasi  yang  berbeda  ini dapat diketahui dari masing-masing kegiatan  manajemen  tersebut.  Kegiatan manajemen untuk masing-masing
tingkatan  dapat  dikategorikan  sebagai berikut : 1. Perencanaan strategi ( strategic planning ) merupakan kegiatan manajemen tingkat atas. 2. Pengendalian manajemen ( management  control )  merupakan kegitan manajemen tingkat menengah
3. Pengendalian  informasi  ( operational control ), merupakan kegiatan manajemin tingkat bawah.

## Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik adalah sebuah  sistem  yang  digunakan  untuk melakukan  pendataan  serta    proses pengolahan  data  yang  baik,  rapi  dan terorganisir dalam suatu lembaga pendidikkan  (Handayani et  al ,  2011). Sistem Informasi Akademik (SIA)
dihimpun  dari  berbagai  macam  data  yang dikelola dan diproses se-otomatis mungkin dengan alat dan metoda sehingga menghasilkan  informasi  yang  diperlukan
Sistem Informasi Administrasi  BAAK Calon Mahasiswa Entity Entity Proses Input Input OutPut OutPut
bagi  terlaksananya  kegiatan  akademis. Sistem  ini  dibagi  ke  dalam  beberapa subsistem: (a) Menampilkan Jadwal pendaftaran dan kejuruan; (b) Menampilkan  dan  Menentukan  nama nama calon yang akan ikut tes pergelombang; dan (d) Menampilkan hasil tes ujian seleksi.
Menurut  Lasar  (2008)  dalam Indrayani  (2011)  mengidentifikasi  dua faktor penghambat ini, yaitu: faktor teknis dan  non  teknis. Faktor  teknis meliputi:
(1) Teknologi  dan  infrastruktur .  Sistem Informasi Akademik membutuhkan perangkat  komputer,  jaringan  internet  dan teknologi  yang  tepat.  Persoalan  saat  ini adalah  belum  semua  Perguruan  Tinggi memiliki  teknologi  dan  infrastruktur tersebut,  terutama  di  daerah  pelosok;  (2) Desain  materi .    Penyampaian  konten- konten  data  akademik  melalui  Sistem Informasi  Akademik perlu dikemas dalam bentuk  yang  berpusat  pihak  -  pihak  yang terlibat dalam proses pembelajaran (mahasiswa-dosen-stakeholder) .  Saat  ini masih  sangat  sedikit  desainer  Sistem Informasi  Akademik  yang  berpengalaman dalam  membuat  suatu  paket  Sistem Informasi  Akademik  yang  memadai;  (3) Finansial .  Persoalan  finansial  merupakan masalah yang pelik di Indonesia.
Pengadaan  fasilitas  Sistem  Informasi Akademik  membutuhkan  anggaran  yang tidak sedikit dan hal ini belum tentu dapat dijangkau oleh semua lembaga pendidikan di  Indonesia;  (4) SDM .  Sumber  Daya Manusia yang mampu dan terampil dalam mendukung  penerapan  Sistem  Informasi Akademik  masih  terbatas,  terutama  di Luar  Jawa Faktor  non-teknis meliputi  :
(1) Budaya . Pemanfaatan Sistem Informasi Akademik berbasis TIK membutuhkan  budaya  akses  dan  belajar mandiri  dan  kebiasaan  untuk  belajar  atau mengikuti
perkembangan melalui komputer/internet.  Persoalan  saat  ini, apakah  budaya  belajar  mandiri  telah dimiliki  oleh  semua  pihak  yang  terkait
dengan proses Sistem Informasi Akademik pembelajaran yaitu staff, dosen,  dan  mahasiswa; (2) Buta teknologi (technology illeteracies) .

## Konteks Diagram
Menurut  Gordon  (1998),  Konteks Diagram adalah  suatu  diagram  alir  yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh  jaringan,  masukan  dan  keluaran. sistem  yang  dimaksud  adalah  untuk menggambarkan  sistem  yang  sedang berjalan.  Secara  uraian  dapat  dikatakan bahwa  diagram  konteks  itu  berisi  siapa saja  yang  memberikan  data  (inputan) kesistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem.
Gambar 1 Konteks Diagram Level 0
Sistem Development Life Cycle ( SDLC) SDLC  ( Sistem  development  life cycle )  atau  siklus  hidup  pengembangan sistem  adalah  pengembangan  sistem informasi  yang  berbasis  komputer.  Dalam penyelesaiannya membutuhkan waktu sampai  berbulan-bulan  bahkan  bertahun- tahun. Menurut Raymond McLeod dalam Peniarsih (2009) proses pengembangan  sistem  mencakup  5(lima) tahapan, yaitu:
1. Tahap Perencanaan.
1 Proses
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan antara lain adalah menyadari  masalah,  mendefinisikan masalah,  menentukan  tujuan  sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem,  membuat  studi  kelayakan, mempersiapkan usulan penelitian sistem,  menyetujui  atau  menolak penelitian proyek, menetapkan mekanisme pengendalian.
2. Tahap Analisis.
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah mengumumkan penelitian  sistem,  mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan kebutuhan  informasi,  mendefinisikan kriteria  kinerja  sistem,  menyiapkan usulan  rancangan,  menyetujui  atau menolak rancangan proyek.
3. Tahap Rancangan. Kegiatan  pada  tahap  ini  antara  lain adalah  menyiapkan  rancangan  sistem yang terinci, mengidentifikasikan berbagai altematif konfigurasi sistem, mengevaluasi berbagai altematif konfigurasi sistem, memilih konfigurasi yang terbaik, menyiapkan
usulan  penerapan,  menyetujui  atau menolak penerapan sistem.
4. Tahap Implementasi. Pada  tahap  ini  ada  8  (delapan) tahapan kegiatan yaitu merencanakan penerapan, mengumumkan penerapan, mendapatka  sumber  daya  perangkat keras,  mendapatkan  sumber  daya perangkat lunak, menyiapkan database,  menyiapkan  fasilitas  fisik, mendidik peserta dan pemakai, masuk ke sistem yang baru.
5. Tahap Penggunaan Dalam tahapan ini  mencakup 3 (tiga) kegiatan sekaligus, yaitu
menggunakan sistem, melakukan audit terhadap sistem yang bersangkutan dan melakukan perawatan terhadap sistem. Data Flow Diagram (DFD)
DFD  menggunakan  simbol  untuk mewakili entity ,  proses, data  flow dan data  store yang  berkaitan  denga  sistem (Hall, 2010).
Beberapa simbol yang dipergunakan untuk menggambarkan sistem antara lain:
1. External  Entity ,  merupakan  simbol  yang  mewakili  elemen  yang  berada  di  luar  sistem, tetapi memiliki hubungan interaksi dengan sistem.

## Gambar 2 External Entity
2. Proses ,  merupakan  simbol  yang  mewakili  kegiatan  untuk  mengubah  data  menjadi informasi atau masukan untuk data lain.

## Gambar 3 Proses
3. Data  Store ,  merupakan  simbol  yang  mewakili  tempat  penyimpanan  dari  data  dan  dapat dipergunakan bila dibutuhkan.
External Entity
Data Store
Entity 1 Entity 1 Entity 2

## Gambar 4 Data Store
4. Data  flow ,  merupakan  simbol  yang  mewakili  arah  aliran  data  yang  berasal  dari  satu proses, data  store atau  elemen  lingkungan  menuju  ke  satu  proses, data  store atau enviromental element lainnya.
Gambar 5 Data Flow Permodelan sistem dengan menggunakan  DFD  memiliki level yang menandai  penggambaran  sistem  mulai dari  umum  hingga  detail. Level yang menandai  hubungan  yang  paling  umum dan menggambarkan sistem secara keseluruhan disebut context diagram . Dari context diagram selanjutnya dapat diuraikan ke dalam DFD level 0, 1, hingga level dimana proses dianggap cukup detail
dan  jelas  serta  tidak  bisa  diuraikan  lebih detail.
Entity Relationship Diagram (ERD) ERD  merupakan data  modeling yang dipergunakan untuk mendokumentasikan data sistem.
Dokumentasi  dilakukan  dengan  cara menentukan  kelompok  data apa  saja  yang terdapat  dalam  tiap entity dan  bagaimana hubungan  antara entity satu  dengan lainnya.
Menurut Singh (2006) Simbol-simbol yang dipergunakan dalam ERD antara lain: 1. Entity , yang termasuk ke dalam entity antara lain environmental element , resource , dan transaksi  yang  sangat  penting  bagi  sistem.  Setiap entity memiliki attribute merupakan karakteristik yang menandai atau dimiliki oleh entity

## Gambar 6 Entity
2. Relationship , menandakan  hubungan  diantara entity, simbol relationship adang  diwakili sebagai garis yang menghubungkan entitiy
Gambar 7 Relationship
Selain istilah  dan simbol  di atas, terdapat juga istilah yang  menggolongkan jenis relasi yang dilakukan antar entity , yaitu: a. Cardinality , menandai jumlah entity yang muncul dalam relasi dengan entity lainnya. Nilai cardinality ada dua yaitu “1” atau “ many ”. Bentuk relasi yang dapat dihasilkan ada tiga yaitu:
- One  to  one  relationship ,  merupakan  relasi  antara entity dimana  tiap  satu entity hanya dapat berpasangan dengan satu entity pasangannya.
Entity 1 Entity 2 Entity 1 Entity 2 Entity 1 Entity 2
Gambar 8 One to One Relationship
- One to many relationship , merupakan relasi antar entity dimana tiap satu entity dapat berpasangan dengan lebih dari satu pasangan pada entity lain.

## Gambar 9 One to Many Relationship
- Many to many relationship, merupakan relasi antar entity dimana beberapa entity dapat berpasangan dengan lebih dari satu pasangan pada entity lain.

## Gambar 10 Many to Many Relationship
b. Mandatory ,  menandai  apakah  semua  anggota entity harus  berelasi  dengan  anggota entity lain atau tidak. Bila semua anggota harus berelasi maka diberi simbol “|” atau disebut juga mandatory/obligatory dan bila semua anggota tidak harus berelasi maka diberi simbol “o” atau disebut non mandatory/non obligatory .
Gambar 10 Mandatory
Dari  gambar  tersebut  berarti semua anggota dari entity 1 harus berelasi dengan  anggota  dari entitiy 2,  dengan memberi  simbol  “|”  di  depan entity 2. Sementara  dari entity 2  terhadap entity 1 diberi simbol “o” di depan entity 1, berarti anggota  dari entitiy 2  tidakharus  berelasi seluruhnya dengan anggota dari entitiy 1.

## METODE PENELITIAN
Obyek penelitian Desain Sistem Informasi  Pendaftaran  Mahasiswa  Baru ini  dilaksanakan  di  Fakultas  Teknik Universitas Riau kepulauan (UNRIKA)  di
Jl.  Batu  Aji  Baru.  Objek  yang  diamati dalam  penelitian  ini  adalah  Sistem
Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru  di Fakultas  Teknik  UNRIKA  Batam.  Dalam penelitian  ini  diperlukan  data  primer  dan data  sekunder.  Data  primer  berupa kebutuhan  pengguna  terhadap  sistem informasi  Pendaftaran  Mahasiswa  Baru yang  dikembangkan.  Sedangkan  data sekunder berupa kajian kepustakan.
Metode  pengembangan  sistem yang  digunakan  adalah  metode FAST adalah preliminary  investigation,  problem analysis, requirement  analysis,  decision analysis, desain Construction dan Implementation . Akan  tetapi  pada penelitian  ini  tahapan  pengembangan sistem  informasi  BAAK  fakultas  teknik hanya  sampai  ketahap  desain  sistem
informasi  saja. FAST sendiri  berkaitan erat  dengan  analisis  dan  desain  sistem melalui  cara  PIECES  ( Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, dan Service) . PIECES membantu  metode FAST pada  tahap analisis  masalah  dan  kebutuhan  sistem, meliputi:
1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap  kinerja  sistem  yang  baru sehingga menjadi lebih efektif diukur dari  jumlah  pekerjaan  yang  dapat dilakukan pada saat tertentu
( throughput ) dan response time.
2. Information (informasi),  peningkatan terhadap  kualitas  informasi  yang disajikan ion (Informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan 3. Economics (ekonomi), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan  atau  penurunan  biaya yang terjadi. 4. Control (pengendalian),  peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan  derta  kecurangan  yang akan terjadi. 5. Efficiency (efisiensi), peningkatan
terhadap efisiensi operasi. 6. Service (pelayanan), peningkatan terhadap  pelayanan  yang  diberikan oleh sistem. Diagram  alir  penelitian  dapat  dilihat  pada gambar dibawah ini :
Mulai Tinjauan Pustaka Studi Kasus Rumusan Masalah Terjadinya Antrian yang Panjang Untuk Pendaftaran Pengumpulan dan Pengolahan Data Tingkat Kepadatan Di Depan Papan Pengumuman dan Administrasi BAAK Analisa Desain Sistem Usulan Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru Kesimpulan dan Saran Selesai

## Gambar 11 : Bagan Alir Penelitian
HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru Secara Secara Manual Sistem penginputan data berdasarkan  formulir  yang  sudah  diisi setelah  pembayaran  administrasi  dan diserahkan  ke  BAAK  setelah  diisi. Kemudian  staf  BAAK  mengarsipkan formulir yang telah  diserahkan oleh calon mahasiswa.  Sistem  seperti  ini  terdapat kelemahan  dari  sistem  pengisian  formulir seperti  ini.  Dengan  jadwal  yang  telah  di tetapkan  oleh  pihak  fakultas  antara  calon mahasiswa  dengan  panitia  penyelengara didalam  pengesian  sering  kali  jadi masalah  dimana  waktu  yang  telah  di tetapkan tidak akurat. Dalam pengambilan yang  mau  diisi,  dan  disetujui  oleh  panitia dan    masih  terdapat  juga  kelemahan dimana  saat  penyerahan  kepanitia  calon mahasiswa  diharuskan  mengantri  karena panitia  masih  terbatas  yang  menerima formulir  hanya  terdiri  dua  orang.  Dengan staf yang terbatas seperti ini maka terdapat juga  kelemahan  yaitu  form  formulir  yang akan  diambil  mahasiswa  tidak  bisa direkap  secepatnya  sehingga  Form  daftar calon  mahasiswa  yang  dibuat  bukan berdasarkan  urutan  abjad  tetapi  secara acak dengan berdasarkan waktu pendaftaran pada waktu pendaftaran,sehingga sering terjadi kesalahan untuk penulisan nama, sehingga banyak  terjadi  kekeliruan  antara  calon mahasiswa dan para panitia penyelenggara penerimaan mahasiswa baru.
Analisis Sistem Penerimaan

## Mahasiswa Baru Secara Manual
Dari  sistem    di  atas  yang  telah dijelaskan sebelumnya terdapat kelemahan sistem    yang  seperti  ini  yaitu    nama  yang diterbitkan  oleh  BAAK  terkadang  waktu yang  telah  ditetapkan  tidak  sesuai. Adapun  yang  diserahkan  oleh  panitia
dipublikasikan oleh BAAK hanya berdasarkan  data  yang  di  peroleh  bukan berdasarkan  hasil  tes  yang  di  kerjakan calon  mahasiwa,  akibatnya  mahasiswa harus  mengantri  untuk  melihat  nama  dan nomor NPM karena mahasiswa mendapatkan informasi berdasarkan papan informasi, dari sini juga terdapat kelemahan karena calon mahasiswa terkadang  membawa  pulang  informasi yang ada di  BAAK  dengan tulis selembar kertas terkadang hanya di ingat saja, maka sebagian  mahasiswa  tidak  bisa  melihat informasi  yang  diterbitkan  BAAK  secara keseluruhan.
Pengolahan  Analisa  Masalah (Problem Analysis)
Dari  sistem  yang  telah  dijelaskan sebelumnya,  sistem  informasi  masih bersifat  manual  dan  jumlah  staff  yang terbatas sehingga menimbulkan permasalahan yang menyebabkan
informasi yang disampaikan kurang akurat,  terlambat  dari  segi  waktu  dan kadang kurang relevan.
Pengelompokan
permasalahan
berdasarkan  metode  PIECES  diperoleh identifikasi masalah sebagai beriikut :
1. Performance. Performansi sistem pada  saat  ini  perlu  dikembangkan untuk meningkatkan kecepatan penyediaan informasi bagi mahasiswa.
2. Information . Informasi yang disajikan tidak  akurat,  dikarenakan  semua sistem masih manual. pengisian KRS, penerbitan  nilai dari dosen  dan Kartu Hasil Studi mahasiswa juga tidak bisa diberikan  sesuai  jadwal  yang  telah ditentukan.
3. Economic . Jika dilakukan pengembangan sistem informasi dapat meningkatkan pelayanan
kepada  mahasiswa,  dan  merupakan daya  tarik  bagi  calon  mahasiswa yang baru. 4. Control. Jika dilakukan pengembangan sistem informasi maka  kontrol  terhadap  mahasiswa akan lebih baik. 5. Efficiency. Jika dilakukan pengembangan sistem informasi dapat  meningkatkan  efesiensi  dari segi biaya dan waktu. 6. Service . Dengan pengembangan sistem informasi  akan  meningkatkan layanan  kepada  mahasiswa dengan  penyediaan  informasi yang cepat dan tepat. Pengolahan Analisa Kebutuhan (Requirement Analysis) Analisis kebutuhan sistem bertujuan untuk mengidentifikasi  data  apa  dan  proses  apa yang  dibutuhkan  pada  sistem  baru  dan menentukan  kubutukan  fungsional  dan non  fungsional  dari  sisitem  yang  baru. Kebutuhan fungsional adalah Menunjukkan fasilitas apa yang dibutuhkan  serta  aktivitas  apa  saja  yang terjadi  dalam  sistem  baru  sedangkan kebutuhan  non  fungsional  adalah  hak akses untuk menggunakan sistem informasi  yang  baru.  Kebutuhan  yang dimaksud adalah :
1. Kebutuhan  data  calon  mahasiswa akan  membutuhkan  data  :  nama mahasiswa,  nomor  induk  mahasiswa, tempat tanggal lahir mahasiswa, jenis sekolah  menengah,  alamat  sekolah menengah,  alamat  orang  tua,  alamat surat  menyurat,  program  studi,  jenis kelamin,  nomor  ijazah  dan  no handphone mahasiswa, data-data tersebut akan diinput oleh administrator kedalam sistem sehingga menghasilkan biodata mahasiswa dan akan tersimpan didalam  data  base  SIM  BAAK.  User yang  membutuhkan  informasi  data
mahasiswa  khususnya  adalah  BAAK dan Wakil Dekan.
2. Kebutuhan  informasi  Kartu  Rencana Studi  (KRS),  informasi  KRS  berisi, nama  mahasiswa,  NPM,  nama  dosen pembimbing  akademik,  semester, program studi, tahun akademik, kode matakuliah,  nama  matakuliah.  Untuk menghasilkan informasi
KRS
tersebut  membutuhkan  data  biodata mahasiswa, biodata dosen dan kurikulum  semua  data  tersebut  akan diolah  atau  diproses  sesuai  prosedur dan formula tertentu sehingga menghasilkan KRS. User yang membutuhkan informasi KRS khususnya  adalah  mahasiswa,  dosen dan BAAK. Analisa Kebutuhan Antarmuka
1. Kebutuhan  Antarmuka  Output Sistem mencakup output atau laporan hasil dari pendataan calon mahasiswa,  terdiri  dari  informasi: nama  mahasiswa,  NPM,  semester, program  studi,  tahun  akademik, jumlah sks yang di ambil.
2. Kebutuhan Antarmuka Input Sistem a. Input Entry data biodata mahasiswa : - Data utama: NPM , Program studi ,  Nama  mahasiswa,  Tempat  dan tanggal lahir, Jenis kelamin
- Data  lainnya  :  Jenis  sekolah menengah,  Alamat  dan  provinsi sekolah  menengah,  Nomor  seri ijazah  sekolah  menengah,  Alamat orang  tua,Alamat  surat  menyurat,
Nomor telepon atau handphone
b. Input Entry data biodata dosen:
- Data  utama:  Nomor  Induk  Dosen
Nasional  (NIDN),  Nomor  Induk Karyawan  (NIK),Nama  Dosen, Program Studi,Tempat dan
tanggal lahir,Riwayat jabatan fungsional, Jenis kelamin
- Data  lainnya:    Bidang  keahlian  ,
Alamat  ,  Nomor  telephon  atau nomor handphone
c. Input  Entry  data  nilai  UAS mahasiswa:
Data  utama:  Nama  matakuliah, Nama dosen,Nama matakuliah,Sks,Semester,Tahun ajaran ,NPM, Nama mahasiswa,Nilai

## PERANCANGAN SISTEM
Berikut  akan  diuraikan  desain proses  dengan  menggunakan Data  Flow Diagram (DFD).  Gambar  12  adalah gambar  DFD  data  master  mahasiswa,
mahasiswa  akan  melakukan  entry  data secara  online  melalui  form  isian  biodata mahasiswa  dilayar  online,  data-data  yang di entry mahasiswa adalah nama mahasiswa,  nomor  induk  mahasiswa, tempat  tanggal  lahir  mahasiswa,  jenis sekolah menengah, alamat sekolah menengah,  alamat  orang  tua,  alamat  surat menyurat,  program  studi,  jenis  kelamin, nomor ijazah dan no handphone mahasiswa.  Data-data  ini  diolah  oleh sistem  sehingga  menghasilkan  informasi biodata  mahasiswa  dan  akan  tersimpan pada  database  sistem  sebagai  data  master mahasiswa.
Mahasiswa Proses Data Mahasiswa 1 Data mahasiswa Informasi Biodata Mahasiswa dt_mahasiswa Data mahasiswa Gambar 12 Gambar DFD Data Master Calon Mahasiswa
Gambar  13  adalah  DFD  level  0  untuk proses  daftar  ulang  mahasiswa,  BAAK akan mendapat informasi transaksi pembayaran  SPP  mahasiswa  dari  pihak bank  secara  online,  untuk  memverifikasi data pembayaran, mahasiswa akan melakukan entry pada sistem secara online melalui  form  isisan  daftar  ulang  dilayar online,  data  yang  di  entry  mahasiswa
adalah nomor transaksi keuangan mahasiswa    dan  NPM  mahasiswa  yang langsung  terhubung  ke  data  master mahasiswa  sehingga  akan  menampilkan nama  mahasiswa  dan  program  studi  nya, data-data  ini  akan  diolah  didalam  sistem sehingga menghasilkan informasi pendaftran ulang mahasiswa.
Gambar 13 Gambar DFD Level 0 Pendaftaran Calon mahasiswa Baru
Gambar  14  DFD  pengisian  formulir pendaftaran calon mahasiswa baru, etintas mahasiswa  akan  melakukan  pengesian
data  secara  online  dengan  memasukkan data  calon  mahasiswa  yang  bersangkutan, sistem  akan  menampilkan  rincian  yang
Calon Mahasiswa Proses Pendaftaran 6 Data pendaftaran Informasi pendaftaran dt _ Pendaftaran _ Data Pendaftaran
akan dipilih. Entitas admin saling terintegrasi malakukan persetujuan pengisian data dari mahasiswa, sedangkan BAAK  hanya  bisa  melihat  informasi persetujuan  dari  panitia  pengisian  form pendaftaran mahasiwa.
Gambar 14 DFD Level 0 Pengisian Formulir Pendaftaran, Proses pengisian Form
Desain Antarmuka Untuk  melancarkan  pembuatan  disain Antarmuka PMB ini penulis membandingkan dengan beberapa Universitas, dimana penulis membandingkan dengan Universitas Mercu Buana dan Universitas Balikpapan.
Aplikasi  Penerimaan  Mahasiswa  Baru  ini dirancang  dengan  menggunakan  bahasa pemrograman  PHP  dan  menggunakan database MySQL
Dibawah  ini  adalah  salah  satu  contoh desain  antar  muka  untuk  Penerimaan Mahasiswa Baru
BAAK ADMIN Calon Mahasiswa Bukti Pembayaran Pendaftaran Prosses Pendaftaran Data Pendaftaran Informasi Data Pendaftaran Panitia Pendaftaran Proses persetujuan data pendaftaran data pendaftaran Informasi persetujuan data pendaftaran Lulus / Tidak Informasi Data Persetujuan data pedaftaran Di BAAK / Panitia Informasi Pembayaran Uang Pendaftaran Prosses Data Pembayaran Pendaftaran Data persetujuan

## Gambar 15 Tampilan depan Pendaftaran Mahasaiswa baru
Tampilan depan untuk Pendaftaran Mahasaiswa baru berisi :
1. Home  berisi  menu  shortcut  untuk membuka form lainnya
2. Daftar  berisi  form  registrasi  calon mahasiswa
3. Pendaftar berisi daftar calon mahasiswa 4. Bantuan berisi form Tanya jawab 5. Tutorial berisi video tutorial penggunaan aplikasi
Setelah  pendaftar  mengisi  form  registrasi sesuai dengan draft kebutuhan antar muka seperti  yang  dijelaskan  sebelum    maka tampilan siapa saja pendaftar dapat dillihat juga di tampilan meu seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 16 Tampilan Menu setelah di seleksi yang belum terverifikasi
Pada  bagian  Bantuan  dapat  digunakan  untuk  mengirim  pesan  ke  administrator  berisi pertanyaan seputar peneriaan mahasiswa baru atau yang lainnya (gambar 17)
Gambar 17 Tampilan Menu untuk Komplain atau masukan ke pihak Universitas
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan  implementasi  dan penjelasan yang telah dilakukakan sebelumnya,  dapat  diambil  kesimpulan
dari sistem informasi penerimaan mahasiswa  baru  berbasis  Web  ini  sebagai berikut: 1.    Pembangunan  sistem  informasi penerimaan  mahasiswa  baru  berbasis web  di  UNRIKA  BATAM  dapat membantu untuk memberikan informasi mengenai UNRIKA BATAM ke masyarakat luas. 2.    Pembangunan  sistem  informasi  ini dapat  membantu  proses  penyampaian Informasi  dari  pihak  Universitas  ke calon Mahasiswa
3.    Pembangunan  sistem  informasi akademik ini dapat membantu mahasiswa mendapatkan jadwal menjadi  lebih  mudah  di  terima  dan bisa di akses kapanpun dan dimanapun Saran Berdasarkan dari Sistem Informasi  pengolahan  nilai  Berbasis  web di UNRIKA BATAM yang telah dibangun,  terdapat  beberapa  saran  yang dapat disampaikan, yaitu: 1. Untuk peneliti selanjutnya, menambahkan desain yang lebih menarik  dan  lebih  atraktif  untuk website sehingga menarik animo masyarakat untuk berkunjung ke website UNRIKA BATAM
2. Menambahkan fasilitas pengolahan data mahasiswa Online.
3.  Menggunakan  keamanan  website  agar semua data terjaga dengan aman

## DAFTAR PUSTAKA
Bagad, V. S, 2009, Manajement
Information  System,  India: Technical
Publication  Pune,  fourth  revisied edition .
Devis  ,Gordon  B,  1998. Manajemen Information System, Conceptual Foundation Structure and Development.  Edisi  Indonesia.  New Yrok: Penerbit MacMillan . Handayani,  2011, Kompeterisasi  Sistem
Informasi Akademik SMK Bina Patria  1  Sukaharjo ,  Sekolah  Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer, Yogyakarta. Jogianto,  1989, Analisa  &  Desain .
Yogyakarta:  Andi  Yogyakarta,  edisi ketiga, 2005.
Suprioyono, 2006, Sistem Informasi Akademik Jurusan Teknofisika Nuklir , STTN-BATAN Yogyakarta. Susanti, E, 2012, Desain Sistem Informasi Manajemen Biro administrasi , Akademik kemahasiswaan, UII Yogyakarta.