## Sistem Informasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Website Menggunakan Metode Waterfall

## Arijal Bela Praja*, Darmansah, Sena Wijayanto
Fakultas Informatika, Program Studi Sistem Informasi, Institut Teknologi Telkom Purwokerto, Banyumas, Indonesia Email: 1,* 17103086@ittelkom-pwt.ac.id, 2 darmansah@ittelkom-pwt.ac.id, 3 sena@ittelkom-pwt.ac.id Email Penulis Korespondensi: 17103086@ittelkom-pwt.ac.id Submitted: 14/03/2022 ; Accepted: 25/03/2022 ; Published: 31/03/2022
Abstrak− Sokaraja Lor merupakan sebuah desa yang terletak di Kecamatan Sokaraja, Kabupaten Banyumas, Provinsi Jawa Tengah yang dipimpin langsung oleh Kepala Desa. Kepala Desa juga dibantu oleh perangkat desa yang terdiri dari Sekretaris Desa,  Kepala  Urusan  dan  Kepala  Seksi  dengan  tugas  sesuai  dengan  bidang  masing-masing.  Sebagai  salah  satu  unsur penyelenggara  pemerintahan,  pemerintahan  desa  memiliki  tugas  untuk  menyelenggarakan  urusan  pemerintahan, kemasyarakatan,  dan  pembangunan  desa.  Kegiatan  atau  pekerjaan  kantor  yang  berhubungan  dengan  pengelolaan  surat, penyimpanan dan dokumen ini disebut kearsipan. Pencatatan arsip surat masuk dan surat keluar di Kantor Desa Sokaraja Lor masih dilakukan secara manual yaitu dicatat di buku besar kemudian disimpan di lemari penyimpanan. Akan tetapi arsip surat yang tersimpan terkadang sering hilang karena surat-surat yang dipinjam tidak tercatat oleh petugas. Tujuan dari penelitian ini adalah  menerapkan  pengelolaan  arsip  surat  dari  sistem  manual  ke  dalam  sistem  informasi  berbasis website dengan memanfaatkan  teknologi  informasi  untuk  mempermudah  dan  membantu  pekerjaan  dalam  mengelola,  mencari  ataupun penginputan. Metode yang digunakan adalah waterfall , yang disebut  juga dengan model sekuensial linier ( sequential linear ) atau alur hidup klasik ( classic  life cycle ). Hasil dari penelitian ini merupahan sistem website yang diharapkan meningkatkan kinerja administrasi dalam hal pengelolaan surat masuk dan surat keluar sehingga proses pengarsipan surat dan pencarian surat menjadi lebih mudah dan cepat.
Kata Kunci: Perancangan Sistem; Website ; Surat Masuk dan Surat Keluar; Waterfall
Abstract− Sokaraja Lor is a village located in Sokaraja Subdistrict, Banyumas Regency, Central Java Province led directly by the Village Chief. The Village Head is also assisted by the village device consisting of the Village Secretary, Head of Affairs, and Section Head with duties in accordance with their respective fields. As one of the elements of government organizers, the village government has a duty to organize government affairs, community, and village development. Office activities or work related to the management of letters, storage, and documents are called archiving. Recording of incoming and outgoing mail archives at Sokaraja Lor Village Office is still done manually, which is recorded in the ledger and then stored in the storage cabinet. However, stored mail archives are sometimes lost because the borrowed letters are not recorded by the officer. The purpose of this research is to apply the management of mail archives from manual systems into website-based information systems by utilizing information technology to facilitate and assist the work in managing, searching, or inputting. The method used is the waterfall, which is also called a linear sequential model (sequential linear) or classic life cycle. The results of this study are a website system that is expected to improve administrative performance in terms of managing incoming and outgoing mail so that the process of filing letters and mail search becomes easier and faster.
Keywords : System Design; Website; Incoming and Outgoing Letters; Waterfall

## 1. PENDAHULUAN
Teknologi  informasi  mencakup  perangkat  keras  dan  perangkat  lunak  untuk  menjalankan  sejumlah  tugas pemrosesan  data  seperti  menyimpan,  mengambil,  menangkap,  mentransmisikan,  memanipulasi,  atau menampilkan data [1],[2][3][4].  Komponen utama dalam teknologi  informasi adalah perangkat komputer, yang menggantikan peran manusia dan memperkuat peran manusia [5][6]. Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat  pesat  baik  di  instansi  pemerintahan  maupun  perusahaan,  teknologi  informasi  dibutuhkan  untuk  dapat mendukung proses kerja dan pelayanan bagi masyarakat [7],[8][9]. Teknologi informasi yang dapat kita jumpai pada  instansi  pemerintahan  salah  satunya  adalah website [10][11]. Website adalah  salah  satu  aplikasi  yang berisikan  dokumen-dokumen  multimedia  (teks,  gambar,  suara,  animasi,  video)  di  dalamnya  yang mengunakan protokol HTTP (hypertext transfer protokol) dan untuk mengakses menggunakan perangkat lunak yang disebut browser [12]. Tujuan pembuatan situs website pemerintah daerah adalah memberikan kemudahan bagi masyarakat dan pihak lain dalam memperoleh akses informasi dan layanan pemerintah sehingga penyimpanan, pengaksesan dan pengelolaan informasi dapat diserap dalam volume yang besar secara cepat dan akurat oleh masyarakat.
Pemerintahan desa sebagai penyelenggara pemerintahan dilaksanakan oleh kepala desa yang dibantu oleh perangkat desa sebagai unsur penyelenggara pemerintahan desa. Negara pada hakikatnya memiliki sifat memaksa, memonopoli,  atau  termasuk  keduanya.  Berdasarkan  hakikat  tersebut  pemerintah  sangat  dibutuhkan  dalam kehidupan bernegara untuk mengatur rakyat, melindungi rakyat, dan memenuhi kebutuhan rakyat. Semua wilayah dan perbatasan dapat dikendalikan serta dapat diatur dengan mudah karena adanya pemerintahan. Setiap daerah memiliki  pemerintahan  dan  perangkat  pemerintahannya  sendiri  mulai  dari  desa,  kecamatan,  kecamatan, kabupaten, provinsi dan pusat [13]. Kegiatan atau pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan  surat  dan  dokumen  ini  disebut  kearsipan.  Kearsipan  memegang  peranan  penting  bagi  kelancaran jalannya proses organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Melihat arti pentingnya arsip dan kearsipan, Pemerintah Indonesia memberikan perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.
Ini terbukti dengan diberlakukannya beberapa peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai Kearsipan Nasional  [14][15].  Surat  merupakan  alat  komunikasi  yang  dibuat  atau  diterima  oleh  suatu  instansi  yang berhubungan  dengan  pelaksanaan  tugas  pokok  dan  fungsi  instansi  yang  bersangkutan  [16].  Baik  komunikasi dengan pihak-pihak diluar instansi ( external ) maupun untuk komunikasi internal [17].
Sokaraja Lor merupakan sebuah desa yang terletak di Kecamatan Sokaraja, Kabupaten Banyumas, Provinsi Jawa Tengah yang  dipimpin langsung oleh Bapak Umar Muslim, S.T. sebagai  Kepala Desa. Kepala Desa juga dibantu oleh perangkat desa yang terdiri dari Sekretaris Desa, Kepala Urusan dan Kepala Seksi dengan tugas sesuai dengan  bidang  masing-masing.  Sebagai  salah  satu  unsur  penyelenggara  pemerintahan,  pemerintahan  desa memiliki  tugas  untuk  menyelenggarakan  urusan  pemerintahan,  kemasyarakatan,  dan  pembangunan  desa. Wawancara  yang  dilakukan  dengan  Bapak  Ngathour  Rokhman  sebagai  Kepala  Urusan  Tata  Usaha  dan  Umum yang juga bertugas mengelola surat masuk dan surat keluar, menyampaikan bahwa pencatatan surat masuk dan surat  keluar  pada  Desa  Sokaraja  Lor  melibatkan  banyak  buku  dan  kertas  yang  harus  diisi  untuk  mencatat  dan mengelompokkan surat  masuk maupun surat  keluar. Ketika ada surat yang masuk, maka petugas akan mengisi kartu pengendali surat masuk dan lembar disposisi surat sesuai dengan data surat masuk yang ada. Setelah itu surat dan  lembar  disposisi  diserahkan  kepada  Sekretaris  Desa  untuk  diperiksa,  setelah  surat  dan  lembar  disposisi diperiksa selanjutnya diberikan kepada Kepala Desa untuk  memberi  instruksi  selanjutnya. Kemudian surat  dan lembar disposisi tersebut akan kembali lagi ke petugas dan petugas akan melanjutkan proses sesuai instruksi yang diberikan. Langkah terakhir yang dilakukan petugas adalah menyimpan surat yang telah masuk ke dalam lemari penyimpanan arsip. Semakin banyak berkas yang harus diisi, tentu akan membutuhkan banyak kertas. Hal tersebut berhubungan dengan keamanan surat atau informasi yang disimpan. Berkas yang tidak dikelola dengan baik dapat berakibat pada rusak atau bahkan hilangnya kertas kertas. Masalah lain yang diresahkan Kantor Desa Sokaraja Lor yaitu  terkait  ruang  penyimpanan  berkas  harus  cukup  besar  karena  semakin  lama  jumlah  berkas  yang  disimpan akan  terus  berkembang.  Penyimpanan  informasi  surat  dengan  menulis  di  buku  catatan  dapat  menimbulkan penulisan laporan yang datanya harus dihitung satu per satu  bersamaan  [18],[19]. Misalnya, untuk menentukan berapa banyak surat yang keluar dalam satu bulan, petugas akan menghitung setiap surat yang keluar dari buku catatan  atau  penyimpanan  arsip.  Begitu  juga  pada  saat  petugas  ingin  mencari  surat  menggunakan  kata  kunci tertentu, petugas akan mencari dan membaca surat tersebut satu persatu. Sistem informasi arsip surat mempunyai peranan yang penting dalam sebuah instansi atau perusahaan dan digunakan dalam mendukung proses administrasi atau  kegiatan,  mempermudah  dalam  penyimpanan  arsip  dan  pencarian  informasi  yang  telah  disimpan  serta mendukung proses pemeliharaan dan keamanan dokumen agar terhindar dari kerusakan [20],[21].
Berdasarkan permasalahan yang ada maka diperlukan  sistem informasi  pada Desa Sokaraja Lor. Sistem informasi  yang  dibangun  bertujuan  untuk  mengelola  arsip  surat  dengan  lebih  baik.  Informasi  arsip  surat  yang terkelola dengan baik akan memudahkan Kantor Desa Sokaraja Lor dalam memeriksa dan menghindari kesalahan maupun kerusakan dalam pengelolaan informasi berbasis website dengan metode yang digunakan pada penelitian ini adalah waterfall [22],[23],[24],[25]. Metode waterfall disebut  juga dengan model sekuensial linier ( sequential linear ) atau alur hidup klasik ( classic life cycle ) [26].
Pada  penelitian  yang  dilakukan  oleh  Irawan  membahas  Perancangan  sistem  surat  berbasis web dengan menggunakan metode pengembangan sistem Waterfall , Bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database aplikasinya. Pada tahap pengujian sistem dalam penelitian ini hanya menjelaskan sistem di uji coba menggunakan metode Black Box , tetapi tidak menjelaskan secara detail tingkat keberhasilan atau kesalahan yang terjadi. Hasil dari  penelitian  ini  yaitu  aplikasi  disposisi  surat  berbasis web  mobile yang  dapat  mempermudah  pendataan  dan pengolahan data surat, mengurangi terjadinya duplikat data karena input hanya dapat dilakukan sekali, kemudian user  dapat    melakukan  disposisi  surat  masuk  yang  telah  terdata    menggunakan  aplikasi  ini  dimanapun  [27]. Penelitian  yang  dilakukan  Ade,  membahas  tentang  rancang  bangun  sistem  arsip  surat  berbasis website .   Objek dalam  penelitian  ini  yaitu  Kantor  Desa  Karangrau  Banyumas.  Metodologi  perancangan  sistem  informasi  yang digunakan yaitu SDLC waterfall , dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database aplikasinya,  tahap  implementasi  dengan  pendekatan  berorientasi  objek  menggunakan UML  (Unified  Modeling Languange). Penelitian  ini  hanya  pada tahap  perancangan  sistem,  belum  dilakukan  pengujian  sistem,  sehingga tidak diketahui tingkat keberhasilan atau kesalahan dari sistem yang dibangun. Dengan adanya sistem informasi arsip surat berbasis web akan  mempermudah proses pencarian arsip surat dengan akurat, cepat dan efesien. Sistem yang dihasilkan dapat mendokumentasikan surat masuk dan  surat keluar sehingga memudahkan pengaksesannya pada  saat  diperlukan  [28].  Penelitian  yang  dilakukan  Rizki  Maulana  Syaban,  dkk.  membahas  tentang pengembangan sistem pengelolaan surat berbasis website . Objek penelitian ini adalah Dinas Sosial Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten Garut. Sistem yang dibangun berbasis website dengan menggunakan metode USDP (Unified  Software  Development  Process) yang  mana  metode  ini  merupakan  kerangka  kerja  pengembangan perangkat  lunak  berorientasi  objek,  dan UML  (Unifed  Modelling  Language) .  Pengujian  sistem  menggunakan metode Black  Box. Penelitian  ini  hanya  mengambil  studi  kasus  Dinas  Sosial  Tenaga  Kerja  Dan  Transmigrasi Kabupaten  Garut.  Hasil  dari  penelitian  ini  yaitu     sistem  yang  telah  100%  berhasil  pada  pengujian Black  Box , semua fungsi  utama dan fungsi  pendukung aplikasi  ini berjalan dengan baik berdasarkan pengujian Black Box . Proses pengelolaan surat lebih efektif dalam prosedur kerja, dalam hal penyimpanan dan pencarian data surat yang sudah lama. Selain itu juga diperoleh laporan surat, baik surat masuk atau surat keluar berdasarkan periode yang diinginkan [29].

## 2. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yaitu memperoleh data dengan melakukan wawancara, observasi dan  studi  kepustakaan.  Hasil  dari  penelitian  dianalisis  kemudian  diolah  dan  ditarik  kesimpulannya.  Objek penelitian  ini  adalah  pada  Kantor  Desa  Sokaraja Lor,  Kecamatan  Sokaraja,  Kabupaten  Banyumas.  Subjek  dari penelitian ini yaitu pada bagian Kepala Urusan Tata Usaha dan Umum  yang menangani  surat  masuk dan surat keluar Kantor Desa Sokaraja Lor. Gambar di bawah ini merupakan diagram alir penelitian yang akan digunakan untuk merancang sistem website surat masuk dan surat keluar.
Start Selesai Identifikasi Masalah Pengumpulan Data Studi Literatur Observasi Wawancara Rancangan Sistem Desain Sistem Input Perancangan sistem informasi menggunakan metode waterfall Analisa Kebutuhan Implementasi Pengujian Pemeliharaan
Gambar 1. Diagram Alir Penelitian
Berdasarkan pada Gambar 1 setiap proses-proses dalam penelitian ini dijelaskan sebagai berikut:

## 2.1 Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah pada penelitian ini yaitu dengan menentukan objek dan masalah yang ada di objek penelitian yaitu  Kantor  Desa  Sokaraja  Lor.  Topik  ini  diambil  dikarenakan  belum  adanya  penelitian  sebelumnya  yang melakukan  perancangan  sistem  informasi  surat  berbasis website untuk  Kantor  Desa  Sokaraja  Lor.  Identifikasi masalah  dilakukan  dengan  cara searching atau  pencarian  di  internet  sehingga  didapatkan  kasus  mengenai perancangan sistem informasi menggunakan waterfall di objek penelitian lain yang digunakan sebagai acuan untuk perancangan sistem Kantor Desa Sokaraja Lor bagian pengarsipan.

## 2.2 Studi Literasi
Studi literasi  yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu dengan cara mengambil informasi  sebanyak-banyaknya terkait  rancang  bangun  sistem  melalui  jurnal,  buku,  maupun  laman  internet  yang  berkesinambungan  dengan metode waterfall. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan landasan pemikiran dan cara pandang untuk menunjang penelitian yang dibuat.

## 2.3 Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data pada penelitian ini yaitu dengan melakukan observasi dan wawancara langsung ke Kaur Tata Usaha dan Negara Kantor Desa Sokaraja Lor. Wawancara ini guna mencari permasalahan-permasalahan yang nyata di proses pengelolaan informasi arsip surat Kantor Desa Sokaraja Lor sehingga didapatkan informasi akurat terkait  kebutuhan  dan  keinginan  objek  penelitian  terhadap  sistem  yang  akan  dibangun.  Wawancara  dilakukan kepada  Bapak  Ngathour  Rokhman  sebagai  Kaur  Tata  Usaha  dan  Negara  Kantor  Desa  Sokaraja  Lor  sekaligus pengelola surat masuk dan surat keluar.

## 2.4 Perancangan Sistem
Tahapan Software Development Life Cycle adalah tahapan yang digunakan untuk pembuatan penelitian rancang bangun  sistem  informasi  pencatatan  surat  masuk  dan  surat  keluar  Desa  Sokaraja  Lor  berbasis website yang dibangun  menggunakan  metode waterfall. Berikut  penjelasan  lebih  detail  terkait  perancangan  sistem  informasi pencatatan surat masuk dan surat keluar Desa Sokaraja Lor :
1. Analisis kebutuhan
Pada tahap ini, peneliti harus menganalisis apa yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem, seperti kebutuhan fitur-fitur  yang  terdapat  pada  web,  alat  yang  akan  digunakan,  desain  website,  dan  sebagainya.  Berikut  ini merupakan proses surat masuk yang ada pada Kantor Desa Sokaraja Lor yang ditunjukan pada Gambar 2. :
Gambar 2. Proses bisnis Surat Masuk Kantor Desa Sokaraja Lor
Surat  masuk yang datang dari  pos ataupun kurir diterima melalui Kepala Urusan Tata Usaha &  Umum, kemudian dilakukan pencatatan dibuku besar dan diberi kartu kendali dengan menggunakan buku besar, setelah itu  dilampiri  lembar  disposisi.  Setelah  dilakukan  pencatatan  surat  dengan  menggunakan  kartu  kendali  dan diberi lembar disposisi, surat diserahkan ke Sekertaris Desa.
Langkah selanjutnya Sekretaris Desa membaca surat masuk lalu memberikan paraf pada lembar disposisi dan dilanjukan dengan menyerahkan surat kepada Kepala Desa. Surat diketahui dan dibaca oleh Kepala Desa kemudian Kepala Desa memberikan paraf pada lembar disposisi, lalu surat dikembalikan ke Sekretaris Desa untuk ditindak lanjuti kepada kasi atau kaur yang dituju. Surat yang telah diterima dan dibaca oleh kasi atau kaur yang dituju, kemudian surat dikembalikan kembali kepada Kepala Urusan Tata Usaha & Umum untuk dilakukan  pengarsipan.  Setelah  penjelasan  mengenai  prosedur  alur  proses  surat  masuk  diatas,  berikut  ini merupakan  prosedur  alur  proses  surat  keluar  yang  ada  pada  Kantor  Desa  Sokaraja  Lor.  Proses  bisnis  Surat Keluar ditunjukan pada Gambar 3. :
Gambar 3. Proses bisnis Surat Keluar Kantor Desa Sokaraja Lor
Kepala Urusan Tata Usaha & Umum membuat konsep surat keluar dan menyerahkan surat tersebut kepada Sekretaris Desa untuk dikoreksi. Konsep surat keluar akan diteliti apakah benar atau membutuhkan revisi. Jika konsep surat keluar telah sesuai, maka konsep surat tersebut mendapatkan paraf  dari Sekretaris Desa. Apabila konsep surat keluar direvisi, maka konsep surat tersebut akan dilakukan perbaikan. Konsep surat keluar yang telah benar(sesuai) akan diajukan kepada Kepala Desa untuk disahkan dan ditandatangani. Konsep surat keluar yang  telah  disetujui  oleh  Kepala  Desa,  kemudian  diketik  berupa  pemberian  nomor  urut  surat  dan dan  kode
surat  (sosial,  undangan  dan  pertanahan)  dan  dilakukan  penggandaan  surat  keluar.  Surat  yang  asli  akan diarsipkan sedangkan surat yang telah digandakan akan dikirim sesuai dengan tujuan surat.
2. Desain Sistem
Langkah selanjutnya peneliti merancang, mendesain database dan mendesain mock up interface serta membuat website pencatatan  surat  masuk  dan  surat  keluar  Desa  Sokaraja  Lor.  Pada  proses  ini,  perancangan  sistem dirancang  menggunakan  diagram UML meliputi use  case diagram, activity diagram, sequence diagram  dan class diagram.
Gambar 4. Use Case Diagram Surat Masuk dan Surat Keluar Desa Sokaraja Lor
Gambar  menunjukan  use  case  diagram  dari  sistem website surat  masuk  dan  surat  keluar  Kantor  Desa Sokaraja Lor yang terdiri  dari  3 aktor yang berinteraksi  dengan sistem, yaitu Kepala Urusan Tata Usaha & Umum sebagai administrator, kemudian Sekretaris Desa dan Kepala Desa sebagai user . Administrator dapat mengakses sistem seluruh fitur sistem yang ada pada website seperti login, reset password , mengelola profil admin,  mengelola  data  pengguna,  mengelola  surat  masuk,  mengelola  surat  keluar,  mengelola  hak  akses, mengelola wewenang, mengelola menu profil, mengelola laporan surat masuk, mengelola laporan surat keluar, melihat  daftar  surat  masuk,  melihat  daftar  surat  keluar.  User  Sekretaris  Desa  dapat  mengakses  fitur  seperti login, melakukan reset password , mengelola menu profil, melihat surat masuk, melihat surat keluar, mengelola surat masuk, mengelola surat keluar, mencari surat masuk, mencari surat keluar, mencetak laporan surat masuk dan mencetak laporan surat keluar.
3. Implementasi
Setelah  melalui  tahap  analisis  kebutuhan  dan  perancangan  sistem  tahap  selanjutnya  adalah  implementasi, dimana  desain  yang  telah  dibuat  perlu  diterapkan  dalam  bentuk website surat  masuk  dan  surat  keluar  Desa Sokaraja Lor. Website surat  masuk dan surat  keluar Desa Sokaraja Lor yang dibangun dalam penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman PHP..
4. Pengujian sistem
Unit  program  diintegrasikan  dan  diuji  sehingga  persyaratan  perangkat  lunak  dapat  sesuai  kebutuhan  dan keinginan.  Pengujian  dilakukan  melalui Black  Box  testing. Setiap  menu  input  diuji  melalui  klasifikasi  dan pengelompokan berdasarkan fungsinya.
5. Pemeliharaan
Sistem  diinstal  dan  digunakan  oleh  Kantor  Desa  Sokaraja  Lor.  Perbaikan  kesalahan,  meningkatkan implementasi sistem, dan meningkatkan layanan sistem Surat Masuk dan Keluar Desa Sokaraja Lor.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Implementasi Sistem
Implementasi ini merupakan hasil output yang berupa halaman tampilan atau interface yang membuktikan bahwa website pencatatan surat masuk dan surat keluar yang dibangun telah berfungsi dengan baik. Berikut merupakan tampilan dari website pencatatan surat masuk dan surat keluar. Berikut merupakan contoh implementasi tampilan website dengan user sebagai Kepala Urusan Tata Usaha & Umum.
Halaman login merupakan halaman awal ketika admin Kaur Tata Usaha & Umum mengakses website surat masuk dan surat keluar untuk mengolah data pada web surat masuk dan surat keluar. Terlihat pada gambar dibawah
ini bahwa form login pada halaman login diisi  dengan username dan password . Untuk dapat  masuk ke sistem, admin harus melakukan login terlebih dahulu.
Gambar 5. Tampilan Login Kepala Urusan Tata Usaha & Umum
Halaman surat masuk merupakan halaman ketika admin Kaur Tata Usaha&Umum mengakses website surat masuk dan surat keluar kemudian melakukan login . Halaman ini merupakan menu untuk melihat total surat masuk yang telah diinput dan melihat detail surat seperti nomor agenda, nomor surat, tanggal surat, tanggal terima, asal surat, perihal dan file surat. Selain itu, admin dapat mengubah, menambah, dan menghapus surat tersebut.
Gambar 6. Tampilan Menambah Surat Masuk Kepala Urusan Tata Usaha & Umum
Pada halaman menambah surat masuk, admin dapat menambahkan surat masuk kedalam website , dengan menekan tombol tambah surat masuk pada menu surat masuk. Setelah itu muncul tampilan form berisikan nomor surat, tanggal surat, tanggal terima, asal surat, perihal, file surat yang wajib untuk diisi oleh admin. Berikut adalah tampilan halaman tambah surat masuk :

## 3.2 Pengujian Sistem
Unit  program  diuji  sehingga  persyaratan  perangkat  lunak  dapat  sesuai  kebutuhan  dan  keinginan.  Pengujian dilakukan  melalui Black  Box  testing. Pada  tahap  pengujian  ini,  fokusnya  adalah  untuk  mengetahui  apakah fungsionalitas  dan  kebutuhan output dari  sistem  telah  sesuai  dengan  yang  diharapkan  atau  tidak.  Pengujian  ini dilakukan dengan menggunakan teknik equivalence partitioning , yaitu pengujian pada setiap menu atau function yang  membutuhkan input dari user berdasarkan  fungsi  yang  bernilai  valid  atau  invalid.  Tahap  pertama  dalam pengujian ini adalah menentukan test case . Berikut ini adalah salah satu desain test case fungsi input pada sistem website surat masuk dan surat keluar yaitu Pengujian yang dilakukan untuk halaman Kaur Tata Usaha & Umum sebagai Admin.
Tabel 1. Pengujian Proses Login Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum
ID Kondisi Awal Deskripsi Pengujian Kondisi Yang Diharapkan Kondisi Hasil Hasil L01 Mengakses Menu Login Mengisi username yang benar dan password yang benar Login akan berhasil  kemudian masuk  ke  halaman beranda Login berhasil kemudian  masuk ke halaman beranda Sesuai L02 Mengakses Menu Login Mengisi username yang benar dan password  yang salah Login akan  gagal dan  menampilkan notifikasi “ Username or password not correct ” Login gagal  dan ditampilkan notifikasi “ Username or password not correct ” Sesuai
L03 Mengakses Menu Login Mengisi username yang salah dan password yang benar Login akan  gagal dan  menampilkan notifikasi “ Username or password not correct ” Login gagal  dan ditampilkan notifikasi “ Username or password not correct ” Sesuai
L04 Mengakses Menu Login Tidak  mengisi kolom username dan tidak  mengisi kolom password Login akan  gagal dan dan mampilkan notifikasi  “Harap isi bidang ini” Login gagal  dan ditampilkan notifikasi  “Harap isi bidang ini” Sesuai
Pada tabel test case , pengujian log in diuji sebanyak 4 kali dengan alur deskripsi pengujian yang berbeda. Input data pada kolom username dan password berupa “A-Z”, “a-z”, dan “0-9”.
Berdasarkan hasil pengujian, maka dilakukan rekapitulasi hasil untuk mengetahui jumlah fungsi yang diuji dan untuk mengetahui jumlah kesesuaian dan ketidaksesuaian pada sistem. Hasil rekapitulasi dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2. Rekapitulasi Hasil Pengujian Equivalence Partitioning No Nama Test Case Banyak Pengujian Persentase Hasil Pengujian Berhasil Jumlah Error/Tidak Sesuai 1 Test Case Login Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 4 100% 0 2 Test Case Reset Password Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 3 100% 0 3 Test Case Edit Akun Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 7 100% 0 4 Test Case Edit Pengguna oleh Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 7 100% 0 5 Test Case Tambah Surat Masuk Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 8 100% 0 6 Test Case Edit Surat Masuk Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 8 100% 0 7 Test Case Tambah Surat Keluar Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 7 100% 0
No Nama Test Case Banyak Pengujian Persentase Hasil Pengujian Berhasil Jumlah Error/Tidak Sesuai 8 Test Case Edit Surat Keluar Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 7 100% 0 9 Test Case Edit Peran Pengguna Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 3 100% 0 10 Test Case Tambah Hak Akses Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 5 100% 0 11 Test Case Edit Hak Akses Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum 5 100% 0 12 Test Case Login Sekretaris Desa 4 100% 0 13 Test Case Reset Password Sekretaris Desa 3 100% 0 14 Test Case Edit Akun Sekretaris Desa 7 100% 0 15 Test Case Tambah Surat Masuk Sekretaris Desa 7 100% 0 16 Test Case Edit Surat Masuk Sekretaris Desa 7 100% 0 17 Test Case Tambah Surat Keluar Sekretaris Desa 8 100% 0 18 Test Case Edit Surat Keluar Sekretaris Desa 8 100% 0 19 Test Case Login Kepala Desa 4 100% 0 20 Test Case Reset Password Kepala Desa 3 100% 0 21 Test Case Edit Akun Kepala Desa 7 100% 0
Pada  Tabel  2. merupakan rekapitulasi  hasil  pengujian  dalam  nilai  persentase.  Pengujian  pada Test Case Login Admin  Kepala  Urusan  Tata  Usaha  &  Umum  dilakukan  sebanyak  4  kali,  pengujian  tersebut  dilakukan pengujian untuk mendapatkan persentase 100%. Pengujian pada kasus Reset Password Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum dilakukan sebanyak 3 kali percobaan uji mendapat persentase 100%. Pengujian pada Test Case Edit Akun Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum dilakukan pengujian sebanyak 7 kali, pengujian tersebut dilakukan pengujian untuk mendapatkan persentase 100%. Pengujian pada Test Case Edit Pengguna oleh Admin Kepala  Urusan  Tata  Usaha  &  Umum,  pengujian  dilakukan  sebanyak  7  kali,  mendapatkan  persentase  100%. Pengujian pada kasus Tambah Surat Masuk Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum dilakukan sebanyak 8 kali pengujian, pengujian dilakukan untuk mendapatkan persentase 100%. Pengujian pada Test Case Edit Surat Masuk  Admin  Kepala  Urusan  Tata  Usaha  &  Umum  dilakukan  sebanyak  8  kali,  pengujian  tersebut  dilakukan pengujian untuk  mendapatkan persentase 100%. Pengujian pada kasus Test  Case Tambah Surat  Keluar Admin Kepala  Urusan  Tata  Usaha  &  Umum  dilakukan  sebanyak  7  kali  percobaan  uji  mendapat  persentase  100%. Pengujian pada Test  Case Edit Surat  Keluar Admin  Kepala Urusan Tata Usaha &  Umum  dilakukan pengujian sebanyak  7  kali,  pengujian  tersebut  dilakukan  pengujian  untuk  mendapatkan  persentase  100%.  Pengujian  pada Test Case Edit Peran Pengguna Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum, pengujian dilakukan sebanyak 3 kali, mendapatkan persentase 100%. Pengujian pada Test Case Tambah Hak Akses Admin Kepala Urusan Tata Usaha &  Umum  dilakukan  sebanyak  5  kali  pengujian,  pengujian  dilakukan  untuk  mendapatkan  persentase  100%. Pengujian pada Test Case Edit Hak Akses Admin Kepala Urusan Tata Usaha & Umum dilakukan sebanyak 5 kali pengujian, pengujian dilakukan untuk mendapatkan persentase 100%.
Pengujian pada Test Case Login Sekretaris Desa dilakukan sebanyak 4 kali, pengujian tersebut dilakukan pengujian untuk mendapatkan persentase 100%. Pengujian pada kasus Reset Password Sekretaris Desa dilakukan sebanyak 3 kali percobaan uji mendapat persentase 100%. Pengujian pada Test Case Edit Akun Sekretaris Desa dilakukan  pengujian  sebanyak  7  kali,  pengujian  tersebut  dilakukan  untuk  mendapatkan  persentase  100%. Pengujian  pada Test  Case Tambah  Surat  Masuk  Sekretaris  Desa,  pengujian  dilakukan  sebanyak  7  kali, mendapatkan persentase 100%. Pengujian pada Test Case Edit Surat Masuk Sekretaris Desa dilakukan sebanyak 7 kali pengujian, pengujian dilakukan untuk mendapatkan persentase 100%. Pengujian pada Test Case Tambah Surat  Keluar  Sekretaris  Desa  dilakukan  sebanyak  8  kali,  pengujian  tersebut  dilakukan  pengujian  untuk mendapatkan persentase 100%. Pengujian pada kasus Edit Surat Keluar Sekretaris Desa dilakukan sebanyak 8 kali percobaan uji mendapat  persentase 100%. Pengujian pada Test  Case Login Kepala Desa  dilakukan sebanyak 4 kali, pengujian tersebut  dilakukan  pengujian untuk mendapatkan persentase 100%. Pengujian pada kasus Reset Password Kepala Desa dilakukan sebanyak 3 kali percobaan uji mendapat persentase 100%. Pengujian pada Test Case  Edit Akun  Kepala  Desa  dilakukan  pengujian  sebanyak  7  kali,  pengujian  tersebut  dilakukan  untuk mendapatkan persentase 100%. Berdasarkan pengujian yang telah dilakukan, dapat  disimpulkan bahwa dari  21 pengujian mendapatkan hasil dengan persentase rata-rata 100% tanpa ditemukan error saat pengujian Black Box testing .

## 4. KESIMPULAN
Kesimpulan yang didapatkan dalam merancang, mengimplementasikan dan menguji sistem informasi surat masuk dan surat keluar berbasis website adalah pada tahapan analisis kebutuhan dilakukan mengetahui gambaran umum
sistem yang akan dibangun dan kebutuhan sistem surat masuk dan surat keluar desa sokaraja lor. Tahapan desain membuat  gambaran  atau  desain  sistem  yang  mewakili  fungsi  masing-masing  perangkat  lunak  untuk  disajikan kepada objek penelitian Kantor Desa Sokaraja Lor. Pemodelan unified modelling language (UML) yang digunakan dari sistem surat masuk dan surat keluar Desa Dokaraja Lor yaitu use case diagram , activity diagram , sequence diagram dan class diagram . Tahapan implementasi dilakukan berdasarkan tahapan sebelumnya dan implementasi metode waterfall . Hasil output yang berupa halaman tampilan atau interface yang membuktikan bahwa website pencatatan surat masuk dan surat keluar yang dibangun telah sesuai dengan kebutuhan Kantor Desa Sokaraja Lor dan berfungsi dengan baik. Tahapan pengujian dilakukan pengujian sistem informasi surat masuk dan surat keluar menggunakan metode Black Box testing . Kemudian sistem diuji dengan menggunakan metode black-box testing yaitu equivalance partitioning dapat disimpulkan bahwa dari 21 pengujian mendapatkan hasil dengan persentase rata-rata 100% tanpa ditemukan error saat pengujian .

## UCAPAN TERIMAKASIH
Terima kasih disampaikan kepada pihak-pihak yang telah mendukung terlaksananya penelitian ini.

## REFERENCES
[1] D. Susianto, “Perancangan Sistem Pemesanan E-Tiket Pada Wisata Di Lampung Berbasis Web Mobil,” vol. 2, pp. 60–71, 2019.
[2] Y. Utami, A. Nugroho, and A. F. Wijaya, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada Dinas Perindustrian dan Tenaga Kerja Kota Salatiga,” J. Teknol. Inf. dan Ilmu Komput. , vol. 5, no. 3, p. 253, 2018, doi: 10.25126/jtiik.201853655.
[3] K.  M.  Rida  and  G.  F.  Fitriana,  “PERANCANGAN  PROTOTYPE  APLIKASI  TIKET  WISATA  DI  KOTA PENDAHULUAN Teknologi yang berkembang pada bidang bisnis mengalami kemajuan yang signifikan . Salah satu bidang bisnis yang mengalami percepatan dalam bidang teknologi informasi pada sektor pariwisata . ,” vol. 7, no. 1, pp. 90–100, 2022.
[4] D. Darmansah and Z. Suhendro, “Sistem Informasi Sekolah Pada Sd Negeri 21 Sungai Geringging Kabupaten Padang Pariaman Berbasis Web,” MATRIK  J. Manajemen, Tek. Inform. dan Rekayasa Komput. , vol. 19, no. 2, pp. 235–245, 2020, doi: 10.30812/matrik.v19i2.639.
[5] A.  Rozaq,  R.  K. Hardinto,  Annurrahman,  and  D.  Susanti,  “Sistem  Informasi  Pembayaran Tambahan  Penghasilan Berdasarkan Beban Kerja Pada Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Kabupaten Tanah Bumbu,” J. Sist. dan Teknol. Inf. , vol. 4, no. 1, pp. 1–11, 2018, [Online]. Available: http://ejurnal.poliban.ac.id/index.php/Positif/article/view/531.
[6] M. Metode, F. Multiple, C. Decision, M. Fmcdm, and D. Yogyakarta, “Indonesian Journal of Business Intelligence,” vol. 3, no. 2, pp. 54–60, 2020.
[7] F. Muhammad and S. L. Putri, “Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi STMIK Subang, Oktober 2017 ISSN: 2252-4517,” Sist. Inf. Pengolah. Data Pegawai Berbas. Web (Studi Kasus Di Pt Perkeb. Nusant. Viii Tambaksari) , no. April, pp. 1–23, 2017.
[8] W. Nugraha, M. Syarif, and W. S. Dharmawan, “Penerapan Metode Sdlc Waterfall Dalam Sistem Informasi Inventori Barang  Berbasis  Desktop,” JUSIM  (Jurnal  Sist.  Inf.  Musirawas) ,  vol.  3,  no.  1,  pp.  22–28,  2018,  doi: 10.32767/jusim.v3i1.246.
[9] D. D. Darmansah, I. Chairuddin, and T. N. Putra, “Perancangan Sistem Pakar Tipe Kepribadian Menggunakan Metode Forward Chaining Berbasis Web,” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist. Informasi) , vol. 8, no. 3, pp. 1200–1213, 2021, doi: 10.35957/jatisi.v8i3.1033.
[10] A. Christian, S. Hesinto, and A. Agustina, “Rancang Bangun Website Sekolah Dengan Menggunakan Framework Bootstrap ( Studi Kasus SMP Negeri 6 Prabumulih ),” J. Sisfokom (Sistem Inf. dan Komputer) , vol. 7, no. 1, pp. 22– 27, 2018, doi: 10.32736/sisfokom.v7i1.278.
[11] M.  Y.  Fathoni,  D.  Darmansah,  and  D.  Januarita,  “Sistem  Pendukung  Keputusan  Pemilihan  Siswa  Teladan Menggunakan Metode Simple Additive Weighting (SAW) Pada SMK Telkom Purwokerto,” J. Sisfokom (Sistem Inf. dan Komputer) , vol. 10, no. 3, pp. 346–353, 2021, doi: 10.32736/sisfokom.v10i3.1202.
[12] P. S. Hasugian, “Perancangan website sebagai media promosi dan informasi,” J. Inform. Pelita Nusant. , vol. 3, no. 1, pp. 82–86, 2018.
[13] S. Sugiman, “Pemerintahan Desa,” Binamulia Huk. , vol. 7, no. 1, pp. 82–95, 2018, doi: 10.37893/jbh.v7i1.16.
[14] G. Farell, H. K. Saputra, and I. Novid, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat (Studi Kasus Fakultas Teknik Unp),” J. Teknol. Inf. dan Pendidik. , vol. 11, no. 2, pp. 56–62, 2018.
[15] N. W. Darmansah, Wardani, M. Y. Fathoni, and F. Recognition, “Perancangan Absensi Berbasis Face Recognition Pada Desa Sokaraja Lor Menggunakan Platform Android 1,3,” vol. 8, no. 1, 2021.
[16] I. Devi, J. Hendrawan, and N. Alfiana, “Perancangan Prototype Sistem Pengarsipan  Surat Berbasis Web Pada PD. Pembangungan Kota Medan,” J. Ilm. Core It , no. x, 2018.
[17] A. T. D. Santosa, “Sistem Informasi Administrasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang,” Univ. Dian Nuswantoro Semarang , p. 3, 2014, [Online]. Available: http://eprints.dinus.ac.id/.
[18] Z. Z. Tazkia, “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Laporan Keuangan Laba Rugi pada Restoran Eatboss Dengan Menggunakan PHP dan MySQL,” is Best Account. Inf. Syst. Inf. Technol. Bus. Enterp. this is link OJS us , vol. 4, no. 1, pp. 426–440, 2019, doi: 10.34010/aisthebest.v4i1.1831.
[19] M.  S.  Novendri,  A.  Saputra,  and  C.  E.  Firman,  “Aplikasi  Inventaris  Barang  Pada  MTS  Nurul  Islam  Dumai Menggunakan PHP Dan MySQL,” Lentera Dumai , vol. 10, no. 2, pp. 46–57, 2019.
[20] J. A. Prawono and A. R. Pamungkas, “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di STMIK AUB
Surakarta,” Informatika , vol. 2, no. 1, pp. 26–33, 2015.
[21] E.  krishna  Putra,  W.  Witanti,    intan  vidia  Saputri,  and    syarifudin  yoga  Pinasty,  “Perancangan  Sistem  Informasi Pengarsipan Surat Berbasis WEB di Kecamatan XYZ,” J. IKRA-ITH Inform. , vol. 4, no. 2, pp. 55–64, 2020.
[22] B. A. Krisnamurti, Y. D. Prasetyo, and C. Kartiko, “Expert System of Land Suitability for Fruit Cultivation Using Case-Based Reasoning Method 1st,” 2021 IEEE Int. Conf. Commun. Networks Satell. , pp. 39–44, 2021.
[23] R. Widyastuti, W. Indrarti, M. Novaliza, and Rani, “Rancang Bangun Sistem Informasi Inventory Boneka Berbasis Web Studi Kasus Di Toko Istana Boneka Cihampelas Bandung,” Prosisko , vol. 7, no. 2, pp. 96–101, 2020.
[24] R. Harminingtyas, “ANALISIS LAYANAN WEBSITE SEBAGAI MEDIA PROMOSI, MEDIA TRANSAKSI DAN MEDIA  INFORMASI  DAN  PENGARUHNYA  TERHADAP  BRAND  IMAGE  PERUSAHAAN  PADA  HOTEL CIPUTRA DI KOTA SEMARANG,” vol. 6, no. 3, 2014.
[25] Amrin, M. D. Larasati, and I. Satriadi, “Model Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi Pengolahan Nilai Pada SMP Kartika XI-3 Jakarta Timur,” J. Tek. Komput. AMIK BSI , vol. 6, no. 1, 2020, doi: 10.31294/jtk.v4i2.
[26] A. Krismadi, A. F. Lestari, A. Pitriyah, I. W. P. A. Mardangga, M. Astuti, and A. Saifudin, “Pengujian Black Box berbasis Equivalence Partitions pada Aplikasi Seleksi Promosi Kenaikan Jabatan,” J. Teknol. Sist. Inf. dan Apl. , vol. 2, no. 4, p. 155, 2019, doi: 10.32493/jtsi.v2i4.3771.
[27] D.  Irawan,  “Perancangan  Aplikasi  Disposisi  Surat  Masuk  Dan  Pembuatan  Surat  Keluar  Di  Stmik  Musirawas Lubuklinggau  Berbasis  Web  Mobile,” J.  Sist.  Komput.  Musirawas ,  vol.  3,  no.  1,  p.  46,  2018,  doi: 10.32767/jusikom.v3i1.303.
[28] A. Suryadi, “Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall (Studi Kasus :  Kantor  Desa  Karangrau  Banyumas),” J.  Khatulistiwa  Inform. ,  vol.  7,  no.  1,  pp.  13–21,  2019,  doi: 10.31294/jki.v7i1.36.
[29] izky  Maulana  Syaban  and  H.  Bunyamin,  “Pengembangan  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar Berbasis Web di Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Garut Menggunakan Framework PHP,” J. Algoritm. , vol. 12, no. 2, pp. 301–311, 2016, doi: 10.33364/algoritma/v.12-2.301.