## Transformasi Manageria
Journal of Islamic Education Management Vol 4 No 2 (2024)   422 – 429   P-ISSN 2775-3379 E-ISSN 2775-8710 DOI: 10.47476/manageria.v4i2.6316

## Analisis Penerapan Sistem Pengelolaan Persuratan di BPMP: Balai
Penjaminan Mutu Pendidikan
Solihin Ginting 1 , Ahmad Taufik Al Afkari Siahaan 2 ,
Zaim Izza Makarim 3 , Yuci Laila Amanda Ritonga 4
1,2,3,4 Fakultas Sains dan Teknologi, Program Studi Ilmu Komputer Universitas Islam Negeri Sumatera Utara solihinginting70@gmail.com 1

## ABSTRACT
The  rapid  progress  of  science  and  technology  in  the  field  of  information  and communication has had an impact on all organizational operations in the contemporary era of globalization.  Delivery  of  information  will  occur  more  quickly  with  increasingly  advanced technology in communication. The purpose of. implementation of a letter processing system at BPMP  (Education  Quality  Assurance  Center)  which  makes  it  easier  for  employees  to  make permits to enter and leave the company and increases the disciplinary attitude of each employee. The  method  used  is  literature  study  and  interviews.  The  use  case  diagram  lists  the  parties involved and discusses any systemic actions that might be taken. There are five different actors in this system: visitors, staff, administration, leadership, and archives.
Keywords: management system, planting, BPMP

## ABSTRAK
Pesatnya  kemajuan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  di  bidang  informasi  dan komunikasi telah memberikan dampak terhadap seluruh operasional organisasi pada masa globalisasi  kontemporer.  Penyampaian  informasi  akan  terjadi  lebih  cepat  dengan  semakin majunya  teknologi  dalam  komunikasi.  Tujuan  dari.  penerapan  sistem  pengolahan  surat  di BPMP (Balai Penjaminan Mutu Pendidikan) yakni memudahkan karyawan dalam membuat izin  masuk  dan  keluar  perusahaan  serta  menambah  sikap  kedisiplinan  setiap  karyawan. Metode  yang  digunakan  yaitu  dengan  studi  pustaka  dan  wawancara.  Diagram use  case mencantumkan  pihak-pihak  yang  terlibat  dan  membahas  tindakan  sistemis  apa  pun  yang mungkin diambil. Ada lima aktor berbeda dalam sistem ini: pengunjung, staf, administrasi, pimpinan, dan arsip.
Kata kunci: sistem pengelolaan, persuratan, BPMP.

## PENDAHULUAN
Pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang informasi dan komunikasi telah memberikan dampak terhadap seluruh operasional organisasi pada masa  globalisasi  kontemporer.  Penyampaian  informasi  akan  terjadi  lebih  cepat dengan semakin majunya teknologi dalam komunikasi. Perkembangan informasi pun sudah  merambah  ke  era  digital.  Jika  sebelumnya  data  diolah  dan  disimpan  dalam arsip  sebagai  basis  buku  (kertas),  kini  diolah  oleh  sistem  komputer  dan  disimpan

## Transformasi Manageria
Journal of Islamic Education Management Vol 4 No 2 (2024)   422 – 429   P-ISSN 2775-3379 E-ISSN 2775-8710 DOI: 10.47476/manageria.v4i2.6316
dalam format file digital. Informasi yang dahulu diolah dengan cara tradisional kini dikelola dengan teknologi komputer. Hasil pekerjaan kantor, selain surat, formulir, dan  laporan,  adalah  arsip.  Sistem  pengiriman  surat  yang  buruk  dapat  merugikan perusahaan  karena  menyebabkan  hilangnya  informasi  dan  surat,  mengacaukan tempat kerja dengan tumpukan surat yang terbengkalai, dan mempersulit pencarian informasi dari korespondensi sebelumnya (Arifin et al., 2020).
Kecepatan perkembangan teknologi saat ini sangat tinggi terutama di bidang informasi. Kemajuan ini telah mengarah pada penciptaan sistem informasi. Efisiensi pengelolaan  informasi  meningkat  secara  signifikan  dengan  hadirnya  sistem informasi. Namun terkadang, seperti halnya dalam administrasi administratif, sistem informasi belum diterapkan sebaik mungkin. Buku dan kertas masih digunakan untuk mengumpulkan  informasi  seperti  komunikasi  yang  dilakukan  secara online secara manual.  Hal  ini  membuat  administrasi  menjadi  sulit  dan  tidak  efisien,  sehingga menurunkan efektivitas manajemen administrasi (Syafitri et al., 2022)
Surat adalah komunikasi tertulis antara dua orang, baik di atas kertas maupun melalui  media  lain.  Dilihat  dari  isinya,  terlihat  bahwa  surat  tersebut  merupakan contoh  karangan  ekspositori,  yang  mana  penulis  memaparkan  pemikiran  dan perasaannya  dalam  eksposisi.  Sementara  surat  tersebut  dibuat  sebagai  bahan pembahasan  format  peraturannya.  Di  sisi  lain,  surat  berfungsi  sebagai  alat komunikasi tertulis (Mulyani, 2021).
Kegiatan tidak dapat dipisahkan dari komunikasi dalam organisasi apa pun, baik  swasta  maupun  publik.  Oleh  karena  itu,  penanganan  surat  masuk  dan  keluar merupakan tugas penting bagi setiap badan usaha atau pemerintah. Salah satu tugas di  perusahaan  yang  mungkin  memfasilitasi  administrasi  yang  efisien  adalah manajemen surat (Sari et al., 2020).
Pengembangan  Sistem  Agenda  Informasi,  Kearsipan,  dan  Korespondensi diharapkan  dapat  menghasilkan  terciptanya  sistem  informasi  yang  mampu menangani  data  persuratan,  melacak  disposisi  surat,  mengelola  arsip  data,  dan memfasilitasi  penyediaan  agenda  yang  cepat,  akurat,  dan  kaya  data.  ,  arsip,  dan informasi korespondensi di BPMP (Balai Penjaminan Mutu Pendidikan).

## TINJAUAN LITERATUR
Menurut  Arifin  dkk  (2020)  salah  satu  cara  penyampaian  informasi  tertulis dari  satu  pihak  ke  pihak  lain  adalah  melalui  surat.  Lima  fungsinya  adalah  sebagai berikut: bukti tertulis; pengingat alat; permintaan, saran, peringatan; bukti sejarah; dan rekomendasi kerja.
Menurut Sari, et al (2022) absensi adalah apakah seorang karyawan ada di kantor  atau  tidak,  admin  dapat  mengawasi  mereka  dengan  menggunakan  absensi. Kantor  sangat  merasakan  dampak  ketidakhadiran  karena  menentukan  kinerja pegawai  terlepas  dari  ketekunannya  dan  menjadi  bahan  pertimbangan  dalam menentukan pilihan dan melakukan kegiatan tindak lanjut mengenai kelangsungan

## Transformasi Manageria
Journal of Islamic Education Management Vol 4 No 2 (2024)   422 – 429   P-ISSN 2775-3379 E-ISSN 2775-8710 DOI: 10.47476/manageria.v4i2.6316
kerja pekerja. Ada dua jenis ketidakhadiran yang dapat dipilih: hadir dan tidak hadir, dengan pilihan untuk menyertakan alasan ketidakhadiran pekerja di tempat kerja.

## Pengertian Surat
Menurut  Putri  dkk  (2021)  surat  adalah  sarana  untuk  menyampaikan informasi atau pertanyaan secara tertulis kepada pihak lain baik dalam nama sendiri ataupun nama lembaga perusahaan/pemerintah.
Andi  (20220  mengemukakan  surat  digital  merupakan  konversi  media komunikasi yang digunakan untuk mengirim dan menerima surat internal. Ini adalah format  digital  yang  dirancang  untuk  membalas  surat  yang  diterima  atau  dikirim. Office adalah istilah lain untuk korespondensi elektronik ini. Sebuah sistem ada.

## Prosedur Pengolahan Surat Masuk dan Surat Keluar
Arifin (2020) mengartikan prosedur yakni proses sebagai rangkaian tindakan terkait  yang  dilakukan  sesuai  dengan  jadwal  dan  protokol  yang  telah  ditetapkan untuk  menyelesaikan  pekerjaan  yang  harus  dilakukan.  Prosedur  sangat  penting untuk pengoperasian bisnis apa pun.
Kamus  Besar  Bahasa  Indonesia  (KBBI)  mengartikan  prosedur  mempunyai beberapa arti sebagai berikut :
1) Prosedur, pendekatan, atau tindakan manajemen.
2) Praktik pemanfaatan tenaga manusia untuk melaksanakan tugas tertentu.
3) Prosedur yang mendukung terciptanya tujuan dan kebijakan organisasi.
4) Prosedur  yang  menawarkan  pengawasan  atas  seluruh  aspek  penerapan kebijakan dan pencapaian tujuan.

## Pengolahan Data
Informasi diciptakan melalui pemrosesan data, yang dimulai sebagai bahan mentah.  Namun  dengan  menggunakan  kata-kata,  mengingat  tujuan  yang  ingin dicapai,  data  yang  dikumpulkan  harus  dievaluasi  dan  diklasifikasikan  sebagai  baik atau  buruk,  berharga  atau  tidak.  Pemrosesan  data  melibatkan  sejumlah  operasi, seperti berikut :
1. Kumpulan  data  transaksi  yang  dimasukkan  ke  dalam  media  pengolah  data dan digunakan dalam kalkulator disebut dengan data masukan.
2. Transformasi data terjadi dalam berbagai cara, seperti berikut ini:
a) Kalkulasi operasi aritmetika terhadap field
b) Menyelesaikan  prosedur  pengumpulan  informasi  tertentu,  seperti menjumlahkan jam yang dihabiskan setiap minggu.
3. Perbanyakan  merupakan  kegiatan  penyimpanan  data  yang  dimanfaatkan bagi  pengguna  lain  yang  menginginkan  informasi  tersebut,  sedangkan keluaran  informasi  atau  penyajian  hasil  merupakan  tindakan  untuk menampilkan  informasi  yang  diperlukan  oleh  pengguna  monitor  atau pencetakan.  Proses  penyimpanan  data  secara  elektronik  melalui  jalur komunikasi dikenal sebagai telekomunikasi.

## Transformasi Manageria
Journal of Islamic Education Management Vol 4 No 2 (2024)   422 – 429   P-ISSN 2775-3379 E-ISSN 2775-8710 DOI: 10.47476/manageria.v4i2.6316

## Definisi Sistem
Suatu  sistem  terdiri  dari  beberapa  komponen  otonom  yang  bekerja  sama untuk  mencapai  tujuan  tertentu.  Dinyatakan  juga  bahwa  sistem  terdiri  dari sekelompok komponen yang saling berhubungan. Berdasarkan pengetahuan tentang sistem yang ada, dapat dikatakan bahwa sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan  yang  sering  mengalami  proses  transformasi  terorganisir  untuk menghasilkan  keluaran  dan  menerima  masukan  guna  mencapai  suatu  tujuan (Syafitri, et al., 2020)
Sistem, menurut Aryanti (2022), adalah kumpulan sub sistem yang bekerja sama  untuk  mencapai  suatu  tujuan  tertentu.  Sub  sistem  ini  dapat  digabungkan, abstrak,  atau  di  replikasi  secara  fisik.  Sistem  adalah  susunan  bagian-bagian  yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sistem informasi secara umum terdiri dari  tiga  bagian  besar.  Ketiga  unsur-unsur  tersebut  terdiri  dari brainware dan software .  Ada  hubungan  antara  ketiga  elemen  ini.  Definisi  ini  memperjelas  bahwa suatu sistem terdiri dari beberapa bagian yang saling berinteraksi dan berkomunikasi untuk menyelesaikan suatu tugas.

## METODE PENELITIAN
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut :
1) Studi Pustaka
Merupakan  metode  pengumpulan  data  dan  informasi  dengan melakukan  kegiatan  kepustakaan  melalui  buku-buku,  jurnal  penelitian terdahulu dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian yang sedang dilakukan. Dan informasi yang diperlukan dalam peneliti ini diperoleh dengan studi pustaka
2) Metode Wawancara
Wawancara  memungkinkan  analisis  sistem  sebagai  pewawancara untuk  pengumpulan  data  secara  tatap  muka  langsung  dengan  orang  yang diwawancara.  Dalam  hal  ini  penulis  melakukan  wawancara  langsung terhadap  pegawai  di  BPMB  yang  mengurus  pengelolaan  persuratan  secara langsung.
3) Observasi
Metode Observasi yaitu metode yang melakukan penelitian didalam bidang kerja, sehingga peneliti dapat memahami dan mengetahui masalah apa saja yang ada didalamnya.

## Kerangka Berpikir/Alur Penelitian/Dsb
Diagram  alir  adalah  diagram  dengan  arus  yang  menunjukkan  tahapan- tahapan  yang  terlibat  dalam  penyelesaian  suatu  masalah.  masalah.  representasi visual  dari tahapan  dan  urutan  pengoperasian dari  suatu  aplikasi.  Diagram  alur berguna.  pemrogram  dan  analis  untuk  menyelesaikan membagi  masalah  menjadi bagian-bagian  yang  lebih  kecil  dan  memfasilitasi serta  memeriksa  opsi  lebih lanjut dalam pengoperasian

## Transformasi Manageria
Journal of Islamic Education Management Vol 4 No 2 (2024)   422 – 429   P-ISSN 2775-3379 E-ISSN 2775-8710 DOI: 10.47476/manageria.v4i2.6316
Sistem yang dibuat bisa dilihat pada diagram alir berikut :
Gambar 1. Diagram Alir Penelitian

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam proses pembuatan surat pegawai harus mengikuti beberapa tahapan yaitu dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1. Proses Pembuatan Surat No Langkah-langkah 1 Login dalam akun pengisian biodata 2 Masukkan akun pegawai 3 Melakukan permohonan surat sesuai keterangan yang diinginkan 4 Menginput data yang dimasukkan pegawai mulai dari tanggal, bulan dan juga keterangan surat 5 Klik yes/oke 6 Laporan berhasil direkam

## Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis yang sedang berjalan adalah suatu sistem yang melakukan penelitian terhadap  tugas-tugas  yang  terkait  dengan  tampilan  informasi  untuk  menentukan secara  tepat  dan  menyeluruh  prosedur input yang  efisien  untuk  menangani  surat masuk dan keluar serta untuk menilai masalah, hambatan yang ada, dan kebutuhan yang diantisipasi dalam rangka. untuk menyarankan pengembangan informasi baru.
Analisis  kerangka  PIECES,  sebuah  metode  untuk  mengategorikan  isu, prospek, dan pedoman yang terdapat dalam definisi, ruang lingkup, dan bagian desain

## Transformasi Manageria
Journal of Islamic Education Management Vol 4 No 2 (2024)   422 – 429   P-ISSN 2775-3379 E-ISSN 2775-8710 DOI: 10.47476/manageria.v4i2.6316
analisis  dan  desain  sistem,  diterapkan  dalam  penelitian  ini.  Dengan  menggunakan pendekatan ini, ide-ide baru dapat dihasilkan dan dipertimbangkan seiring dengan pengembangan  sistem.  Enam  variabel  digunakan  dalam  PIECES  untuk  mengkaji sistem informasi: ekonomi ( economic value ), kinerja ( reliability ), informasi dan data ( data  and  information ),  efisiensi  ( efficiency ),  pengendalian  dan  keamanan  ( control and security ), dan pelayanan ( service ).

## Gambar 2. Diagram Pengolahan Surat

## Implementasi dan Pembahasan
Diagram use  case mencantumkan  pihak-pihak  yang  terlibat  dan  membahas tindakan  sistemis  apa  pun  yang  mungkin  diambil.  Ada  lima  aktor  berbeda  dalam sistem ini : pengunjung, staf, administrasi, pimpinan, dan arsip.
1) Pengunjung, pada halaman ini pengunjung dapat melihat tampilan dasar dari BPMB.
2) Staf,  diberikan  akses  ke  lapangan  atau  departemen  kesekretariatan  untuk menangani  agenda,  surat,  melacak  korespondensi,  dan  laporan  kegiatan seluruh karyawan departemen.
3) Arsip, bertugas mengelola surat masuk dan keluar.
4) Pimpinan,  ini  bertanggung  jawab  mengawasi  tindakan-tindakan  yang mengatur monitor persuratan, termasuk melihat data surat masuk dan cuti. Kepala
5) Selain itu, Anda dapat memeriksa arsip komunikasi dan laporan aktivitas dari personelnya.

## Transformasi Manageria
Journal of Islamic Education Management Vol 4 No 2 (2024)   422 – 429   P-ISSN 2775-3379 E-ISSN 2775-8710 DOI: 10.47476/manageria.v4i2.6316
6) Administrasi,  pengelolaan  data  pengguna  sistem,  referensi  dari  arsip, referensi dari pendukung retensi, dan pengelolaan data asal dan tujuan surat semuanya termasuk dalam proses pengelolaan data di administrasi.

## Gambar 3. Alur Pembuatan Surat Pada Sistem

## Fungsi Surat
Ada beberapa kegunaan surat. Secara umum, surat digunakan sebagai media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pesan. Meskipun demikian, surat secara khusus mempunyai tujuan sebagai berikut:
1) Utusan atau agen penulis untuk berinteraksi dengan pewawancara. Alhasil, isi surat tersebut mewakili pola pikir pengirimnya.
2) Karena surat dapat disimpan dan diakses kembali bila diperlukan, surat dapat berfungsi sebagai pengingat atau alat berpikir.
3) Petunjuk tindakan, seperti surat instruksi atau keputusan.
4) Dokumen tindakan, seperti surat instruksi atau keputusan.
5) Dokumentasi tertulis yang nyata, khususnya surat perjanjian.
6) Catatan sejarah ( history ), seperti surat menyurat mengenai pertumbuhan dan perubahan suatu organisasi, hukum keuangan, dan catatan administrasi.
7) Instrumen yang berhubungan dengan keamanan, seperti sertifikat jalan.

## KESIMPULAN
Hasil dari penelitian ini yaitu pegawai dapat melakukan pembuatan surat di perusahaan/lembaga  BPMB  dengan  lebih  efisien  dan  memperbaiki  sistem sebelumnya dengan memanfaatkan sistem informasi surat elektronik.

## Transformasi Manageria
Journal of Islamic Education Management Vol 4 No 2 (2024)   422 – 429   P-ISSN 2775-3379 E-ISSN 2775-8710 DOI: 10.47476/manageria.v4i2.6316

## SARAN
Diharapkan kepada pembaca agar bisa membuat proses surat-menyurat pada suatu instansi lebih cepat.

## DAFTAR PUSTAKA
Andini, M., Rozi, F., & Syam, A. M. (2022). PERSEPSI MAHASISWA ILMU KOMUNIKASI STAMBUK 2018 UINSU TENTANG APLIKASI SI-SELMA (SISTEM INFORMASI SURAT EEKTRONIK MAHASISWA). JISOS: JURNAL ILMU SOSIAL , 1 (11), 1041- 1050.
Arifin, R., & Latif, N. (2020). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web  Pada  Kantor  Balai  Latihan  Masyarakat  Makassar. Inspiration:  Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi , 10 (1), 68-76.
Aryanti, U., & Karmila, S. (2022). Sistem informasi absensi pegawai berbasis web di Kantor Desa Nagreg. INTERNAL (Information System Journal) , 5 (1), 90-101.
Mulyani,  G.,  Zulhalim,  Z.,  &  Yasin,  V.  (2021).  Perancangan  aplikasi  e-persuratan berbasis web menggunakan framework codeigniter pada direktorat lalu lintas dan  angkutan  laut  kementerian  perhubungan. JISAMAR  (Journal  of Information  System,  Applied,  Management,  Accounting  and  Research) , 5 (3), 546-557.
PUTRA, I. M. A. W., & GUNAWAN, I. M. A. O. (2021). Pengembangan Sistem Informasi Agenda,  Arsip  Dan  Persuratan  Bappeda  Kabupaten  Badung. Majalah  Ilmiah Universitas Tabanan , 18 (1), 63-70.
Putri,  W.  J.  (2021).  ANALISIS  KINERJA  PEGAWAI  DALAM  PENGELOLAAN  SURAT MENYURAT SESUAI TATA NASKAH DINAS (Studi: Sekretariat Kantor Camat Kumun Debai): WINDI JETISYA PUTRI, M. DHANNY ALSUNNAH, FLORA LIDIA SANDI. Jurnal Administrasi Nusantara Maha , 3 (10), 31-47.
Syafitri,  S.  A.,  Pratama,  A.,  &  Ulva,  A.  F.  (2020).  Sistem  Informasi  Administrasi Persuratan (Paperless Office) Berbasis Web Pada Fakultas Teknik Universitas Malikussaleh. Sisfo: Jurnal Ilmiah Sistem Informasi , 4 (1).