Abstrak : Pelaksanaan ujian akhir semester merupakan agenda rutin dalam setiap semester bagi Program Studi Sistem Informasi Universitas Nusantara PGRI Kediri. Dalam pelaksanaan ujian akhir semester, beberapa dokumen pendukungnya adalah jadwal ujian, berita acara ujian dan daftar hadir peserta ujian.
Dalam dokumen berita acara ujian dan daftar hadir peserta ujian, beberapa isian harus ditulis tangan oleh pengawas. Beberapa isian tersebut antara lain data hari, tanggal, jam ujian, ruang ujian, nama mata kuliah, pengampu, kelas dan nama pengawas. Masing-masing dari dokumen tersebut dibuat dalam 2 rangkap, sehingga proses pengisian tersebut dapat menyita waktu pengawas ketika melakukan tugas pengawasan. Apabila dicermati, beberapa isian tersebut sebenarnya telah ada di dalam jadwal ujian, tinggal  bagaimana  caranya  agar  data  yang  ada  dalam  jadwal  dapat  diitegrasikan  untuk  melengkapi  isian-isian  tersebut. Permasalahan tersebut ada adalah karena belum adanya sistem maupun basis data yang menjadi landasan dalam pembuatan dokumen-dokumen tersebut.
Penelitian  ini bertujuan  untuk  memberikan  solusi  serta  kontribusi  dengan  membangun suatu  sistem  informasi  yang membantu pembuatan dokumen pendukung ujian akhir semester bagi Program Studi Sistem Informasi Universitas Nusantara PGRI Kediri. Dokumen  yang akan  dihasilkan  adalah  jadwal  ujian, berita  acara ujian dan  daftar hadir  peserta  ujian.  Proses  Pembangunan sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP serta dukungan basis data MySQL.
Sebagai  hasil  dari  penelitian  dilakukan uji  perbandingan waktu  pengisian  lembar  berita  acara  ujian  dan  lembar  daftar  hadir peserta  ujian  yang  selama  ini  digunakan  dibandingkan  dengan  lembar  yang  dihasilkan  dari  sistem.  Hasil  uji  perbandingan menunjukkan  bahwa  dokumen    yang  dihasilkan  oleh  Sistem  Informasi  Dokumen  Pendukung  Ujian  Akhir  Semester  dapat menghemat waktu pengisian menjadi lebih cepat dengan selisih rata-rata waktu pengisian sebesar  97.85 detik untuk lembar berita acara ujian dan 43.7 detik lembar daftar hadir peserta ujian.

## Kata Kunci—sistem Informasi, sistem pembuatan dokumen, dokumen pendukung ujian akhir semester
Abstract : The final semester examination is a routine agenda for each semester for the Program Studi Sistem Informasi Universitas Nusantara  PGRI  Kediri.  In  the  implementation  of  the  final  semester  exams,  some  of  the  supporting  documents  are  the  exam schedule, minutes of the exam and the list of attendees of the exam.
In the minutes of the exam and the attendance list, some entries must be written by the supervisor. Some of the fields include data on day, date, exam time, exam room, course name, lecturer, class and supervisor's name. Each of these documents is made in 2 copies, so that the filling process can take up the time of the supervisor when carrying out supervisory duties. When examined, some of the entries are actually already in the exam schedule, just how to make the data contained in the schedule can be integrated to complete the fields. This problem exists because there is no system or database that is the basis for making these documents. This  study  aims  to  provide  solutions  and  contribute  by  building  an  information  system  that  helps  produce  end-semester  exam supporting documents for the Information Systems Study Program at the Nusantara University PGRI Kediri. The documents that will be produced are the exam schedule, minutes of the exam and the list of attendees of the exam. The system development process uses the PHP programming language and MySQL database support.
As a result of the study a comparison test was carried out when filling out the minutes of the exam and the attendance sheet of the examinees that had been used compared to the sheets produced from the system. The results of the comparative test show that the documents produced by the Information System for Supporting Final Examination Semester Documents can save filling time faster by an average difference in filling time of 97.85 seconds for the minutes of the exam and 43.7 seconds for the list of attendees of the exam.
Keywords — Information system, document making system, end of semester examination supporting documents
I. P ENDAHULUAN elaksanaan  ujian  akhir  semester  (UAS)  merupakan  rutinitas  bagi  Program  Studi  Sistem  Informasi Universitas Nusantara PGRI Kediri. Persiapan yang tentunya juga rutin dilakukan adalah terkait dengan

## S ISTEM I NFORMASI D OKUMEN P ENDUKUNG U JIAN A KHIR S EMESTER
Muhammad Najibulloh Muzaki ) , M. Dewi Manikta Puspitasari 2) , dan Rini Indriati 3)
1,2, 3) Fakultas Teknik dan Universitas Nusantara PGRI Kediri e-mail: m.n.muzaki@gmail.com 1) , dewimanikta@unpkediri.ac.id 2) , rini.indriati@unpkediri.ac.id 3)
P
dokumen-dokumen yang mendukung terlaksananya ujian akhir semester (UAS). Dokumen tersebut beberapa diantaranya adalah jadwal ujian, daftar hadir mahasiswa dan berita acara ujian.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, proses penyiapan dokumen-dokumen tersebut dilakukan secara terpisah, sehingga belum ada sinkronisasi data antar dokumen-dokumen tersebut. Sebagai contoh, data hari, tanggal, jam, ruang, mata kuliah dan nama pengawas telah jelas tercantum dalam jadwal ujian, namun pada dokumen lainnya yaitu berita acara dan daftar hadir mahasiswa data tersebut masih harus diisi secara manual dengan ditulis tangan oleh pengawas.
Bentuk solusi yang saat ini sedang digunakan adalah dengan membuat dokumen dalam bentuk formulir kosong dan untuk pengisian dilakukan dengan ditulis tangan. Hal tersebut dapat menyingkat waktu penyiapan dokumen,  karena  tidak  perlu  memikirkan  dokumen  yang  berbeda  untuk  kelas  maupun  mata  kuliah  yang berbeda. Pada sisi  yang  lain, hal  tersebut  memunculkan masalah  baru  yaitu  memerlukan waktu  pengisian oleh  pengawas  yang  lebih  lama  karena  harus  mengisi  satu  persatu  isian  yang  ada  pada  beberapa  jenis dokumen dan masing-masing dokumen tersebut terdiri dari dua rangkap untuk satu sesi atau satu mata kuliah. Pada saat yang sama, pengawas juga harus melakukan tugas pengawasan terhadap peserta ujian.
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  memberikan  solusi  bagi  Program  Studi  Sistem  Informasi  Universitas Nusantara PGRI Kediri  dengan membangun suatu sistem informasi  yang  membantu  pembuatan dokumen pendukung UAS, seperti jadwal  ujian, berita  acara ujian dan daftar hadir  peserta ujian, dengan dukungan basis data sehingga proses pembuatan dokumen tersebut dilakukan secara sistematis dan otomatis melalui sistem dan dokumen yang dihasilkan dapat mempersingkat waktu pengisian dokumen oleh pengawas.

## II. L ANDASAN T EORI
Sistem  informasi  dokumen  memiliki  beberapa  fokus  penelitian,  salah  satunya  adalah  sistem  peringkas dokumen menggunakan algoritma Latent Semantic Analysis (LSA) yang bertujuan untuk meringkas dokumen secara otomatis sebagai masukan untuk proses selanjutnya yaitu clustering dokumen [1].
Pada  penelitian  yang  lain,  sistem  dan  metode  telah  di  kembangkan,  untuk  kolaborasi  dokumen  antara penulis yang mengelola menggunakan Document Management System (DMS) dengan satu atau lebih penulis yang dapat berkontribusi didalamnya [2].
Masih  terkait  dengan Document  Management  System (DMS)  yaitu  penelitian  yang  bertujuan  untuk mempermudah  proses  pengelolaan  seperti  pencarian  dan  pengiriman  dokumen-dokumen standart operational procedure dengan menggunakan Document Management System (DMS) [3]. Implementasi Document  Management  System (DMS)  selanjutnya  adalah  penelitian  terkait  dengan pengelolaan dokumen pada bagian SDM yang bertujun untuk mempercepat proses kerja dan membantu  serta memudahkan  bagian  SDM dalam proses penyimpanan, pencarian dan dokumen [4].
Penelitian  selanjutnya  adalah  sistem  informasi  pengaksesan  dan  pengiriman  dokumen  rancangan  dalam proses pencetakan PCB. Tujuan utama dari penelitian ini adalah selain untuk mereduksi penggunaan kertas dalam proses produksi, juga untuk memudahkan dalam proses pengiriman. dokumen karena dapat dilakukan via on-line [5].
Pada penelitian lain telah mengimplementasikan sistem pengelolaan arsip dokumen pada Unit Pelayanan Pajak dengan beberapa fitur didalamnya seperti penginputan data penyimpanan data dan juga pencarian data pajak [6].

## III. M ETODE P ENELITIAN
Pada  penelitian  ini  memiliki  beberapa  tahapan  seperti  ditunjukkan  pada  gambar  1.  Tahap  awal  adalah Persiapan penelitian dilanjutkan dengan proses penelitian  yang   merupakan tahapan inti dalam  penelitian. Tahap ketiga adaah pembuatan laporan dan tahap keempat adalah realisasi luaran.

## Gambar 1 Bagan Penelitian
Proses  penelitian  menggunakan  konsep System  Development  Life  Cycle (SDLC)  dengan  metode  yang digunakan adalah metode Waterfall dengan tahapan :
a. Tahap   perencanaan  (Planning) dengan melakukan identifikasi  permasalahan, batasan dan tujuan  dari sistem informasi dokumen pendukung ujian akhir semester pada Program Studi Sistem Informasi Universitas Nusantara  PGRI  Kediri.  Dokumen  pendukung  ujian  akhir  semester  tersebut  meliputi  jadwal  ujian,  daftar hadir pengawas, daftar hadir mahasiswa dan berita acara.
b. Tahap   analisis (Analysis) dilakukan dengan menganalisis siapa  yang akan menggunakan sistem, apa yang  akan  dilakukan  oleh  sistem,  menginvestigasi  proses  pembuatan  dokumen  pendukung  ujian  akhir semester, mengidentifikasi perbaikan apa saja yang bisa dilakukan dan membuat konsep baru yaitu sistem informasi dokumen pendukung ujian akhir semester.
c. Tahapan    desain  (Design)  dilakukan  dengan  mendesain  perangkat    lunak    sistem  informasi  dokumen pendukung  ujian  akhir  semester.  Desain  yang  dilakukan  meliputi  desain  proses,  desain  data  dan  desain tampilan  menggunakan Data Flow Diagram, Entitiy  Relationship  Diagram  dan desain interface.
Hasil  implementasi  mengacu  pada  rancangan  yang  telah  dibuat.  Rancangan database ditunjukkan  pada Gambar 2. Istilah database memiliki arti sebagai berikut: Secara umum database berarti koleksi data yang saling terkait [7]. Secara praktis, basis data dapat dianggap sebagai suatu penyusunan data yang terstruktur yang disimpan dalam media pengingat ( hard disk ) yang tujuannya adalah agar data tersebut dapat diakses dengan mudah dan cepat.
Gambar 2. Rancangan database
Rancangan diagram aliran data secara umum dalam sistem ditunjukkan pada Gambar 3. Penjabaran diagram aliran  data  secara  detail  ditunjukkan  pada  Gambar  4  dan  lebih  detail  ditunjukkan  oleh  Gambar  5.  Entitas utama  adalah  petugas  yang  menjalankan  seluruh  proses  yang  ada  dalam  Sistem  Informasi  Dokumen
Pendukung  Ujian  Akhir  Semester  (SiDOPUAS).  Petugas  dapat  melakukan  manajemen  data  dengan melakukan  input data, update data, delete data dan read data. Data tersebut adalah Data Tahun, Data Tahun Ajaran, Data Dosen, Data Mata Kuliah, Data Pengampu, Data Kelas, Data Perkuliahan, Data Mahasiswa, Data Absensi Kelas, Data Ruang, Data Jam Ujian dan Data Jadwal. Petugas juga dapat melakukan pencetakan dokumen jadwal, Berita acara ujian dan daftar hadir peserta ujian.
Gambar 3. DFD Level 0
Gambar 4. DFD Level 1
d. Tahapan implementasi (Implementation) dilakukan dengan  mengaplikasikan  desain ke dalam  bahasa pemrograman.   Bahasa pemrograman    yang  digunakan,   yaitu:  PHP   dan MySQL.   Langkah selanjutnya adalah melakukan pengujian dan penerapan atau instalasi sistem sistem informasi dokumen pendukung ujian akhir semester.

## IV. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Pembangunan sistem informasi membutuhkan data, biaya pengadaan, pengolahan dan penyimpanan dan sebagainya.  Sebuah  sistem  informasi  ditujukan  untuk  mempermudah  kinerja,  mengurangi  biaya  dan mempercepat pengolahan data menjadi informasi bagi organisasi. Hal tersebut selaras dengan konsep sinergi, dimana Output  yang dihasilkan organisasi  diharapkan lebih besar dari output pada masing-masing bagian [8].
Suatu  sistem  didalam  suatu  organisasi  yang  merupakan  kombinasi  dari  orang-orang  fasilitas,  teknologi, media,  prosedur-prosedur  dan  pengendalian  yang  ditujukan  untuk  mendapatkan  jalur  komunikasi  penting memproses  tipe  transaksi  rutin  tertentu,  memberi  sinyal  kepada  manajemen  dan  yang  lainnya  terhadap kejadian-kejadian  intenal  dan  eksternal  yang  penting  dan  menyediakan  suatu  dasar  informasi  untuk pengambilan keputusan yang cerdik [9].

## A. Implementasi sistem
Tampilan secara keseluruhan dari hasil implementasi sistem yang telah dibangun terdapat pada Gambar 6. Pada halaman utama terdapat menu yang terletak pada sebelah kiri halaman. Menu tersebut digunakan untuk mengakses halaman-halaman manajemen data. Halaman manajemen data digunakan untuk memproses data yang dibutuhkan untuk pembuatan dokumen pendukung ujian akhir semester. Pada tabel 1 memuat tentang data yang digunakan, serta nama halaman untuk memanajemen data tersebut.

## T ABEL I
D ATA DAN H ALAMAN M ANAJEMEN D ATA Nomor Data Halaman Manajemen Data 1 Data Tahun Halaman Data Tahun 2 Data Tahun Ajaran Halaman Data Tahun Ajaran 3 Data Dosen Halaman Data Dosen 4 Data Mata Kuliah Halaman Data Mata Kuliah 5 Data Pengampu Halaman Data Pengampu 6 Data Kelas Halaman Data Kelas 7 Data Perkuliahan Halaman Data Perkuliahan 8 Data Mahasiswa Halaman Data Mahasiswa 9 Data Absensi Kelas Halaman Data Absensi Kelas 10 Data Ruang Halaman Data Ruang 11 Data Jam Ujian Halaman Data Jam Ujian 12 Data Jadwal Halaman Data Jadwal
Halaman utama Halaman data tahun Halaman data tahun ajaran Halaman data dosen
Halaman data mata kuliah
Halaman data pengampu mata kuliah Halaman data kelas Halaman data perkuliahan Halaman data mahasiswa Halaman data absensi kelas
Halaman data ruang
Halaman data jam ujian
Halaman data jadwal ujian
Halaman cetak
Gambar 6. Halaman manajemen data
Pada Gambar 7 menunjukkan hasil tampilan untuk lembar jadwal ujian. Informasi yang dimuat oleh jadwal dibuat dari data yang telah tersimpan dalam database . Pengguna dapat menyimpan halaman tersebut dalam bentuk file berekstensi .pdf atau pengguna dapat juga langsung mencetak halaman tersebut melalui menu print yang terletak di pojok kanan atas.

## Gambar 7 Tampilan hasil cetak jadwal
Pada Gambar 8 dan gambar 9 menunjukkan hasil tampilan untuk lembar berita acara dan lembar daftar hadir.  Lembar-lembar tersebut  seluruhnya  dibuat pada  halaman cetak. Format  dari berita acara dan daftar hadir dibuat sama persis dengan format manualnya, yang membedakan adalah beberapa isian yang awalnya harus  ditulis  tangan,    oleh    sistem  sudah  diisi  dengan  data,sehingga  nantinya  pengawas  tidak  perlu  lagi mengisi isian terebut.  Pengguna dapat mengunduh halaman tersebut dalam bentuk file berekstensi .pdf atau pengguna juga dapat mencetak menggunakan menu print .
Gambar 8 Dokumen cetak berita acara

## Gambar 9 Dokumen cetak daftar hadir

## B. Uji perbandingan waktu pengisian
Tahap akhir setelah sistem selesai diimplementasikan adalah menguji perbandingan  catatan waktu  yang digunakan  untuk  mengisi lembar  berita  acara  dan  lembar  daftar  hadir  pada  proses  manual  dibandingkan  dengan lembar  yang  dihasilkan  oleh  sistem.  Hasil pengujian pada  gambar  10  menunjukkan  bahwa  pengisian  lembar  berita acara ujian pada lembar manual membutuhkan waktu diatas 1 menit, sementara pengisian lembar yang dihasilkan oleh sistem memiliki catatan waktu pengisian dibawah 0.5 menit. Pada gambar 11  menunjukkan bahwa pengisian lembar daftar  hadir  ujian  pada  lembar  manual  membutuhkan  waktu  diatas  30  detik,  sementara  pengisian  lembar  yang dihasilkan oleh sistem tidak perlu lagi dilakukan sehingga catatan waktu pengisiannya adalah 0 detik.
Gambar 10 Perbandingan waktu pengisian berita acara
Gambar 11 Perbandingan waktu pengisian daftar hadir
T ABEL 2
R ATA - RATA WAKTU PENGISIAN
Nama lembar Lembar manual Lembar dari sistem Selisih Berita acara 102.45 detik 4.6 detik 97.85 detik Daftar hadir 43.7 detik 0 detik 43.7 detik
Hasil akhir dari uji perbandingan ditunjukkan pada tabel 2 dengan waktu pengisian diperoleh waktu rata-rata 102.45 detik untuk  pengisian lembar berita acara manual dan 43.7 detik untuk  pengisian  lembar daftar hadir manual. Sedangkan lembar dari sistem membutuhkan rata-rata waktu pengisian 4.6 detik untuk
0 0.5 1 1.5 2 2.5 1 2 3 4 5 6 7 8 Me n it Perbandingan waktu pengisian berita acara Berita acara manual Berita acara dari sistem
0 10 20 30 40 50 60 1 2 3 4 5 6 7 8 De tik Perbandingan waktu pengisian daftar hadir Daftar hadir manual Daftar Hadir dari sistem
pengisian lembar berita acara dan 0 detik untuk pengisian lembar daftar hadir. Selisih waktu pengisian adalah 97.85 detik untuk pengisian lembar berita acara dan 43.7 detik untuk pengisian lembar daftar hadir.

## V. K ESIMPULAN DAN S ARAN

## A. Kesimpulan
Sistem  informasi  dokumen  pendukung  ujian  akhir  semester  mampu  melakukan  proses  pembuatan sekaligus  mengisikan  data-data  pada  lembar  jadwal,  lembar  berita  acara  serta  lembar  daftar  hadir  secara terintegrasi dan otomatis.
Uji perbandingan waktu pengisian menunjukkan bahwa pengisian lembar dokumen yang dihasilkan oleh sistem membutuhkan waktu lebih cepat dengan selisih rata-rata waktu pengisian sebesar  97.85 detik untuk lembar berita acara ujian dan 43.7 detik lembar daftar hadir peserta ujian
.

## B. Saran
Sistem  ini  dapat  dikembangkan  dengan  cara  memperbanyak  fitur  untuk  pembuatan  dokumen-dokumen pendukung ujian akhir semester yang belum tercakup dalam penelitian ini.
Sistem ini juga dapat diitegrasikan dengan sistem informasi akademik,  sehingga menjadi sub-sistem yang khusus menangani penyiapan dokumen pendukung ujian akhir semester.

## U CAPAN T ERIMA K ASIH
Terima kasih disampaikan kepada Ristekdikti atas pendanaan penelitian melalui hibah Penelitian Dosen Pemula berdasarkan surat keputusan Nomor 7/E/KPT/2019 tanggal 19 Februari 2019  dengan kontrak Nomor 113/SP2H/LT/DRPM/2019 tanggal 11 Maret 2019, Nomor 042/SP2H/LT/MONO/L7/2019 tanggal 26 Maret 2019, Nomor 0448.01/UNP-Kd/IV/2019 tanggal 1 April 2019.

## D AFTAR P USTAKA
[1] A. Luthfiarta, J. Zeniarja and A. Salam, “Algoritma Latent Semantic Analysis (LSA) Pada Peringkas Dokumen Otomatis  Untuk Proses Clustering Dokumen”, Seminar Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi Terapan, hal 13-18, Semarang 2013.
[2] B.A. Hadfield, R.W. Glover, S.J. Coates and S. Hopkins, ”Method and System for Document Collaboration”. Amerika Serikat. US7496841B2, 2009
[3] Handika, I P. S., dan  Suryawan, I G. T., “Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web”, JTIIK, Vol. 4, No. 3, 2017
[4] A. Simangunsong, “Rancang Bangun Document Management System Untuk Mengelola Dokumen Standart Operational Procedure”, Jurnal Mantik Penusa, Vol. 2. No. 1, 2018.
[5] Tukino, “Perancangan Sistem Informasi Menajemen Proyek Pengaksesan Dokumen Perakitan PCBA di PT Surya Teknologi Batam Berbasis Web”, TEKNOSI, Vol.02, No.03, 2016,
[6] Y. Fitriani dan R.Pekpahan, “Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Pada Unit Pelayanan Pajak dan Retribusi Daerah Palmerah Jakarta”, PARADIGMA, Vol.XX, No.2, 2016.
[7] A. Kadir, “Tuntunan Praktis: Belajar Database Menggunakan MySQL”,Indonesia, Yogyakarta, 2008.
[8] T. Sutabri, “Analisis Sistem Informasi, Indonesia”, Yogyakarta, 2012.
[9] Jogiyanto, “Analisis dan Desain Sistem Informasi”, Indonesia, Yogyakarta, 2005.