## JIUBJ
Jurnal Ilmiah Universitas Batanghari Jambi, 20(2), Juli 2020, 514-518 Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat universitas Batanghari Jambi ISSN 1411-8939 (Online), ISSN 2549-4236 (Print) DOI 10.33087/jiubj.v20i2.936
Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Desa Kampung Besar Menggunakan Metode

## Alphabetical Filing dan Chronology System
Noer Azni Septiani 1 , Deden Haitami 2
1,2 Universitas Bina Sarana Informatika Kampus Kramat 98 Jl.Kramat Raya No.98, Senen, Jakarta Pusat 10450 Correspondence email: noer.azni@bsi.ac.id
Abstrak. Arsip  merupakan  salah  satu  sumber  informasi  yang  memiliki  fungsi  penting  untuk  menunjang  proses  kegiatan administrasi  dan  manajemen  sebuah  instansi.  Semua  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  instansi  tersebut,  baik  itu  berupa  proposal, surat-  menyurat  maupun  dokumen-dokumen  lain  akan  menjadi  arsip.  Informasi  yang  terekam  tersebut  merupakan  bukti  dan dokumentasi atau memori bagi instansi yang bersangkutan. Pada Desa Kampung Besar Teluknaga sistem pengarsipan surat yang berjalan  masih  belum  terkomputerisasi,  sehingga  dalam  sistem  tersebut  terdapat  beberapa  masalah  dalam  keakuratan  data. Penelitian  ini  bertujuan  membuat  sistem  pengelolaan  surat  untuk  meningkatkan  efisiensi  pengambilan  kembali  dalam  rangka kegiatan  investigasi  maupun  referensi  kedinasan.  Metode Alphabetical  Filing  dan  Chronology  System digunakan  dalam perancangan  system  karena  sederhana  dan  mudah  diimplementasikan,  pengarsipan  surat  pada  desa  kampung  besar  teluknaga menggunakan program dekstop yang mudah digunakan dalam sistem tersebut juga mudah dalam hal penggunaan dan perawatan. Selain mempermudah proses pengarsipan surat sistem tersebut juga mempermudah pegawai dalam proses pembuatan laporan dan pencarian  data.  Sistem  usulan  tersebut  diharapkan  mempu  memperbaiki  sistem  yang  sedang  berjalan  saat  ini  sehingga  mampu membuat sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Desa Kampung Besar Teluknaga menjadi lebih efekif dan efisien.
Kata kunci : Alphabetical Filing; Arsip; Chronology System
Abstract.  The archive is one source of information  that has an important function to support  the process of administration and management  of  an  agency.  All  activities  carried  out  by  the  agency,  whether  in  the  form  of  proposals,  correspondence  or  other documents will be archived. The recorded information is evidence and documentation or memory for the agency concerned. In the village of Kampung Besar Teluknaga the letter filing system that is running is still not computerized, so that in the system there are some problems in the accuracy of the data. This study aims to create a letter management system to improve the efficiency of retrieval in the context of investigative and official reference activities. The Alphabetical Filing and Chronology System method is used in  system design  because it is simple and easy to  implement, archiving letters to  large villages in  the bay using  a desktop program that is easy to use in the system is also easy in terms of use and maintenance. In addition to simplifying the process of archiving letters, the system also facilitates employees in the process of making reports and searching data. The proposed system is expected to improve the current system so that it can make the filing system of incoming and outgoing letters in the village of Kampung Besar Teluknaga more effective and efficient.

## Keywords: Alphabetical Filing; Archive; Chronology System

## PENDAHULUAN
Surat  menyurat  merupakan  kegiatan  yang  sangat penting  dalam  mengelola  sistem  administrasi  pada sebuat  organisasi  dan  perusahanan  (Mayasari  et  al., 2020).  Desa  merupakan  suatu  wilayah  yang  ditempati oleh  sejumlah  penduduk  yang  diberi  keluasan  untuk dapat berkreasi dalam rangka mengatur dan menyelenggarakan  urusan  rumah  tangganya  sendiri sesuai  dengan  adat  istiadat,  kebutuhan,  dan  aspirasi masyarakat  dalam  kehidupan  sehari-hari.  Sedangkan Administrasi  merupakan  kegiatan  ketatausahaan  yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lain yang dimaksud untuk menyediakan informasi serta mempermudah  memperoleh  informasi  kembali  jika dibutuhkan.  Arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan  media  yang  harus dapat  dikelola  dengan  baik  dan  teliti  (Basri  &  Devitra,
2017).  Untuk   peningkatan  mutu  pelayanan  maka dibutuhkan  suatu  sistem  pelayanan  pada  kelurahan sehingga mempermudah kinerja penyelenggara pelayanan  di  kelurahan  dan  meningkatkan  kualitas pelayanan  aparat  yang  menjadi  sistem  terkomputerisasi serta mempermudah pendataan/pengarsipan data administrasi  warga  (Wati  &  Despahari,  2018).  Arsip merupakan  salah  satu  sumber  informasi  yang  memiliki fungsi  penting  untuk  menunjang  proses  kegiatan administrasi dan manajemen sebuah instansi (Simangunsong,  2018).  Jumlah  surat  yang  dibuat  dan diterima  secara  administratif  yang  tidak  sedikit mengakibatkan  data  pencarian  tidak  efiesien  dalam  hal waktu  dan  cukup  menghabiskan  energi  apabila dilakukan  dengan  menggunakan  cara  manual  (Farell  et al.,  2018).  Fungsi  kearsipan  yaitu  untuk  menyajikan suatu  informasi  dan  data  secara  cepat  dan  tepat  kepada yang membutuhkan.  Sistem pengarsipan dapat di bilang
Noer Azni Septiani dan Deden Haitami, Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Desa Kampung

## Besar Menggunakan Metode Alphabetical Filing dan Chronology System
baik  jika  waktu  penyimpanan  atau  pengarsipan  yang  di butuhkan bisa ditemukan kembali dengan cara tepat dan cepat,  sehingga  dibutuhkan  kerapihan  dalam  penataan arsip  yang  begitu  efektif  dan  sistematis,  dikarenakan sistem  pengarsipan  tidak  jauh  melakukan  kegiatan penataan  pengarsipan  dan  juga  kegiatan  lainnya  seperti penemuan  Kembali  (Mulyati  et  al.,  2020).  Semua kegiatan  yang  dilakukan  oleh  instansi  tersebut,  baik  itu berupa  proposal,  surat-menyurat  maupun  dokumen- dokumen  lain  akan  menjadi  arsip.  Pengelolaan  surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu tugas yang harus  dijalankan  agar  proses  layanan  menjadi  maksimal (Pawana  et  al.,  2014).  Informasi  yang  terekam  tersebut merupakan  bukti  dan  dokumentasi  atau  memori  bagi instansi  yang  bersangkutan.  Surat  merupakan  salah  satu media  komunikasi  yang  sangat  penting  dalam  suatu instansi,  perusahaan  maupun  bentuk  organisasi  yang lain,  baik  untuk  berkomunikasi  dengan  pihak-  pihak secara  eksternal  maupun  internal.  Setiap  hal  yang menyangkut  kegiatan  organisasi  yang  bersifat  resmi selalu  diwujudkan  dalam  bentuk  surat  (Anggraeni  & Iriani,  2013).  Surat  keluar  ialah  surat  yang  lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani  oleh  pejabat  yang  berwenang)  yang dibuat oleh instasi atau lembaga lain Permasalahan yang terjadi  didalam  pemerintahan  desa  kampung  besar teluknaga dan  cukup mendapat perhatian adalah  tentang proses  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  yang masih  di  lakukan  secara  manual,mulai  dari  proses penerimaan  surat,  pencatatan  surat  masuk  dan  surat keluar,  serta  penyimpanan  data  surat  masuk  dan  surat keluar  yang  hanya  pada  file  kerja  saja,  hal  ini  akan mengakibatkan keterlambatan dalam pencarian data-data surat  serta  proses  pembuatan  laporan  surat  yang  tidak efektif.  Oleh  karena  itu  penulis  ingin  membangun sebuah  rancangan  sistem,  yaitu  perancangan  sistem pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada    desa kampung besar teluknaga.
Permasalahan  yang  terjadi  Dalam  menyimpan data-data  masih  sangat  kurang  dalam  penataannya  dan kurang  efektif    dikarenakan  tidak  terdapat  tempat  untuk penyimpanan  sebuah  data  yang  terintegrasi  dan  baik (Mulyati et al., 2020).
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mempermudah  proses  penomoran,  layanan  penyajian, dan  mempercepat  proses  pembuatan  laporan  arsip berdasarkan kriteria dengan lebig cepat, tepat dan akurat serta  menjaga  data  arsip  agar  tidak  hilang  (Basri  & Devitra,  2017),  pembuatan  aplikasi  sistem  informasi manajemen  surat  masuk  dan  surat  keluar  dengan menggunakan  metode  Alphabetical    Filing  System  dan Chronologis  System  untuk  mempermudah  proses pencarian surat berdasarkan nama dan tanggal kronologi dan  dibangun  untuk  mempermudah  dalam  tata  kelola arsip  sehingga  dapat  menghemat  ruang  dan  waktu (Diana et al., 2019), membuat aplikasi pengelolaan surat
untuk  memberikan  kemudahan  kepada  aparatur  desa dalam pengelolaan surat.

## METODE
Penelitian  ini  menggunakan  Alphabetical  filing system  yaitu  sistem  penyimpanan  dan  penemuan kembali  arsip  berdasarkan  abjad  (Ria  Resti,  2020). Metode  Chronological  filling  system  merupakan  suatu sistem penyimpanan arsiparsip yang di susun berdasarkan  waktu  seperti  tahun,  bulan  dan  tanggal surat.  Dalam  sistem  penyimpanan  surat  masuk  di  susun berdasarkan  waktu  surat  di  terima  sedangkan  surat keluar  berdasarkan  pada  waktu  surat  di  buat  (Diana  et al., 2019), sistem abjad dibutuhkan metode indeks, yaitu cara  menemukan  dan  menentukan  ciri/  tanda  dari  suatu dokumen  yang  akan  dijadikan  petunjuk/  tanda  pengenal untuk  memudahkan  mengetahui  tempat  dokumen tersimpan. Gambar 1 menunjukkan langkah penyusunan arsip  dengan Alphabetical  Filing  System yang  sudah sangat lazim ditemui secara konvensional dan dilakukan juga  di  Kantor  Kecamatan  Pasar  Kemis  sebagai  tempat penelitian (Ria Resti, 2020).
Gambar 1. Langkah-langkah Alphabetical Filing System (Ria Resti, 2020)
Sistem Kronologis menggunakan kalender sebagai patokan  pengindeksan.  Langkah-  langkah  penyimpanan arsip  mengunakan  metode Chronology  System adalah disusun dan diatur berdasarkan waktu, tahun, bulan, dan tanggal penyimpanan arsip (Ria Resti, 2020).
2020)
Noer Azni Septiani dan Deden Haitami, Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Desa Kampung Besar Menggunakan Metode Alphabetical Filing dan Chronology System
Chronological  filling  system yang  bertujuan  agar setiap  pekerjaan  bisa  dilakukan  secara  cepat  dan  mudah dengan hasil yang maksimal dalam hal surat menyurat di dalam  instansi  dengan  mengatur  susunan  arsip berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal pada system (Diana et al., 2019).
Adapun metodologi yang penulis gunakan saat ini adalah  SDLC  karena  masih  sesuai  untuk  menjadi pedoman dalam pengembangan system.System Development  Life  Cycle  (SDLC)  adalah  metodologi yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara dan atau mengganti sistem informasi. SDLC terdiri dari tujuh fase  atau  langkah  yaitu  dapat  dilihat  pada  gambar  3 sebagai berikut:
Gambar 3 . System Development Life Cycle (SDLC)(Wahyudi, 2020)
Sementara  itu  guna  meningkatkan  kinerja  system yang  tidak  terikat  oleh  jarak  dan  waktu,  maka  system yang dibangun adalah berbasis Web(Ria Resti, 2020).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Use Case
Analisis
pertama dilakukan
dengan menerjemahkan  hasil  observasi  system  berjalan  ke dalam use case. Atas beberapa alasan use case dianggap cukup  mudah  menerjemahkan  kondisi  system  sehingga dapat  diidentifikasi  masalah  yang  muncul  maupun potensial  masalah.  Dengan  demikian  selanjutnya  dapat diusulkan  perbaikan  system  yang  efektif  untuk membangun system yang sesuai dengan kebutuhan.
Gambar 4 . Use Case Pengarsipan Surat

## Tabel Database
Berikut  ini  adalah  ilustrasi  dari  tabel  yang  dibuat untuk mendukung system yang dibangun:
Tabel 1. Rancangan Table Surat Masuk No  Elemen Data Nama Field  Tipe Size  Keterangan 1 Usename Username Varchar 20 Primary key 2 Nama Nama Varchar 20 3 Password Password Varchar 15 4 Status Status Varchar 15 5 No telepon  No_telp Varchar 13 6 Alamat Alamat Varchar 50 7 Email Email Varchar 20 8 Jenis kelamin Jns_kel Varchar 10 Tabel 2. Rancangan Table Surat Keluar No Elemen data Nama field Tipe size Ket. 1 No_srt_keluar No_srt_keluar Varchar 30 Primary key 2 Jenis surat Jns_srt Varchar 15 3 Tanggal surat Tgl_srt Date 4 Tanggal Keluar  Tgl_keluar Date 5 Penerima Penerima varchar 20 6 Perihal Perihal varchar 80 7 Arsip Arsip varchar 15 8 gambar Gambar varhar 30 Tabel 3. Rancangan Table Admin No  Elemen Data Nama Field  Tipe Size  Keterangan 1 Nomor no_srt_msk Varchar 30 Primary key
2 Jenis surat  jns_srt Varchar 20 3 Tgl surat Tgl_srt Date 4 Tgl masuk  Tgl_msk Date 5 Asal surat Asal_srt Varchar 30 6 tujuan Tujuan Varchar 30 7 perihal Perihal varchar 80 8 arsip Arsip varchar 15 9 gambar Gambar varchar 30
Noer Azni Septiani dan Deden Haitami, Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Desa Kampung Besar Menggunakan Metode Alphabetical Filing dan Chronology System

## GUI
Graphical  User  Interface  (GUI) memang  penting diperhatikan  untuk  memberikan  pengalaman  yang menarik  dan user  friendly sesuai  hasil  analisis  yang dijalankan  sebelumnya.  Namun dalam peneliian ini GUI didesain  cukup  sederhana  mengingat  informasi  yang ditampilkan belum begitu kompleks.
Gambar 5 . Rancangan GUI Menu Utama
Gambar 6 . Rancangan GUI Data User
Gambar 7 . Rancangan GUI Surat Masuk
Gambar 9 . Rancangan GUI Laporan Surat Masuk
Gambar 10 . Rancangan GUI Laporan Surat Keluar

## SIMPULAN
Perancangan  sistem  pengarsipan  surat  masuk  dan surat  keluar  pada  desa  kampung  besar  dengan menggunkan  sistem  informasi  pengarsipan  surat  masuk dan  surat  keluar  ini  maka  proses  pencarian  data  surat masuk dan surat keluar akan menjadi lebih cepat karena data-data  sudah  tersimpan  dengan  aman  dan  terstruktur, sehingga  tidak  terjadi  lagi  keterlambatan  dalam pencarian  data,dengan  adanya  sistem  pengarsipan  surat masuk  dan  surat  keluar  yang  berbasis  komputerisasi sehingga  dapat  meningkatkan  produktifitas  kerja khususnya  dari  segi  proses  pencarian  data  surat  masuk dan  surat  keluar  serta  pembuatan  laporan  akan  menjadi cepat  dan  akurat,memudahkan  staff  desa  dalam melakukan  proses  penginputan  surat  masuk  dan  surat keluar  serta  proses  pembuatan  laporan,mempermudah warga dalam mengajukan dan mendapatkan surat secara cepat,  terutama  dalam  pencetakan  ulang  surat  karena data-data sudah  tersimpan oleh sistem.

## DAFTAR PUSTAKA
Anggraeni,  D.,  &  Iriani,  S.  (2013).  Sistem  Informasi Pengarsipan  Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar  Pada Kantor Kecamatan Pringkuku. Indonesian Journal on Networking and Security .
Basri,  &  Devitra,  J.  (2017).  Analisis  Dan  Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berbasis Web (Studi  Kasus:  Pada  Komisi  Pemilihan  Umum (Kpu) Kabupaten Tebo. Jurnal Manajemen Sistem
Informasi , 2 (1), 227–243. https://doi.org/http://dx.doi.org/10.1159 Diana,  I.  N.,  Anwar,  M.  M.,  N, R.  S., &  D, I.  G.  S.  M.
Noer Azni Septiani dan Deden Haitami, Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Desa Kampung Besar Menggunakan Metode Alphabetical Filing dan Chronology System
(2019). Analisis  Perancangan  Sistem  Informasi Pengarsipan  Dan  Disposisi  Surat  Berbasis Chronological  Filling  System . September ,  27–32. http://santika.ijconsist.org/index.php/SANTIKA/a rticle/view/11/10 Farell,  G.,  Saputra,  H.  K.,  &  Novid,  I.  (2018).  Rancang Bangun  Sistem  Informasi  Pengarsipan  Surat Menyurat  (Studi  Kasus  Fakultas  Teknik  Unp). Jurnal  Teknologi  Informasi  Dan  Pendidikan (JTIP) .
Mayasari, M. S., Andrika, Y., Fitriyani, F., & Zailun, Z. (2020).  OPTIMALISASI  APLIKASI  SURAT MENYURAT  PADA  PT.  BPR  SENTRAL MITRA  SEJAHTERA  (SMS)  SUNGAILIAT. Simetris:  Jurnal  Teknik  Mesin,  Elektro  Dan  Ilmu Komputer . https://doi.org/10.24176/simet.v11i1.3874 Mulyati, M., Sany, N., & Kurniawan, M. (2020). Sistem Informasi  Surat  Masuk  Pada  Pengelolaan  Rantai Suplai  Satuan  Kerja  Khusus  Migas. Technomedia
Journal , 5 (1), 27–39.
https://doi.org/10.33050/tmj.v5i1.1256 Pawana,  M.  G.,  Suharsono,  N.,  &  Kirna,  I.  M.  (2014). Pengembangan  Multimedia  Interaktif  Berbasis Proyek  Dengan  Model  ADDIE  Pada  Materi Pemrograman  Web  Siswa  Kelas  X  Semester Genap  Di  SMK  Negeri  3  Singaraja. E-Journal Program  Pascasarjana  Universitas  Pendidikan Ganesha . Ria  Resti,  E.  a.  (2020). SISTEM  PENGELOLAAN DOKUMEN SURAT MENGGUNAKAN METODE ALPHABETICAL  FILING  DAN  CHRONOLOGY SYSTEM . 15 , 192–200.
Simangunsong, A. (2018). Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen  Berbasis  Web. Sistem  Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web , 2 (1), 11. Wahyudi,  S.  (2020).  PENGEMBANGAN  SISTEM INFORMASI  KLINIK  BERBASIS  WEB  (  Studi Kasus :  Klinik  Surya  Medika  Pasir  Pengaraian  ). Riau Journal OfComputer Science , 06 (01), 50–57. Wati,  M.,  &  Despahari,  E.  (2018).  Sistem  Informasi Pelayanan  Administrasi  Kependudukan  Dan
Catatan Sipil Kelurahan
Di Kecamatan Marangkayu  Kutai  Kartanegara. Jurnal  Rekayasa Teknologi Informasi .
https://doi.org/10.30872/JURTI.V2I1.1379