## FAKTOR-FAKTOR YANG MEMENGARUHI DUPLIKASI PENOMORAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM MADANI MEDAN
1. Suheri Parulian Gultom; 2. Erna Wati Pakpahan
1. Dosen Prodi D-III Perekam Dan Infokes Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan; 2. Alumni D-III Perekam Dan Infokes  Imelda
E-mail: 1. suheriparuliangultom@gmail.com
2. Ernawatipakpahan@gmail.com

## ABSTRAK
Sistem  penomoran  yang    digunakan  di  RSU  Madani  yaitu  unit  numbering  system  dimana  pasien  yang berkunjung  ke  rumah  sakit  tersebut  hanya  memiliki  satu  nomor  rekam  medis  yang  digunakan  untuk selamanya  berobat.  Tempat  penerimaan  pasien  tidak  memiliki  Standard  Operating  Procedure  (SOP) tentang    sistem  penomoran,  sehingga  masih  di  temukan  adanya  duplikasi  nomor  rekam  medis,  satu nomor  rekam  medis  diindikasikan  dimiliki  oleh  beberapa  pasien.  Diketahui  juga  bahwa  sering  terjadi penomoran ganda akibat kurang telitinya petugas rekam medis pada saat mencari dan menyimpan rekam medis  pasien  lama  yang  sudah  pernah  berobat,  penomoran  manual  pada  saat  melakukan  pendaftaran, komputerisasi yang terbatas, minimnya petugas rekam medis di bagian pendaftaran. Hal yang bisa saja terjadi  seperti  kesalahan  dalam  melakukan  tindakan  dikarenakan  diagnosa  terakhir  atau  tindakan terakhir  yang  tertera  di  berkas  rekam  medis  ganda  tersebut,  bukan  terakhir  di  pergunakan  pada  saat pasien  mendapatkan  pelayanan  medis.  Penelitian  ini  menggunakan  penelitian  deskriptif  kuantitatif melalui  wawancara,  observasi  dan  studi  dokumentasi.  Populasi  dan  sampel  penelitian  adalah  petugas rekam  medis  di  pendaftaran  sebanyak  8  orang.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  latar  belakang pendidikan  petugas  rekam  medis  sebagian  besar  D-III  kesehatan  sebanyak  5  responden    (41,6%), sebagian  kecil  berpendidikan  D-III  rekam  medis  sebanyak  1  (8,3%).  Sistem  penomoran  menggunakan straight  numbering  system  atau  sistem  penomoran  secara  langsung  namun  dalam  melaksanakan pengelolaan  penomorannya  belum terlaksanakan dengan  baik karena pada RSU  Madani  belum adanya penetapan  tentang  standar  operasional  prosedur  di  unit  rekam  medis  untuk  penomoran.  Tidak tersedianya  Kartu  Indeks  Utama  Pasien  (KIUP).  Hal  ini  dikarenakana  standar  operasional  prosedur dalam  pengembangan  sarana  dan  prasarana  belum  ada  dan  kurangnya  pengetahuan  petugas  rekam medis  tentang  KIUP.  Diharapkan  pada  pimpinan  RSU  Madani  agar    melakukan  pelatihan  kepada petugas rekam medis khususnya dibagian pendaftaran dan penyimpanan agar kinerjanya semakin baik.
Kata kunci : Rekam Medis, Duplikasi Penomoran

## PENDAHULUAN
Rumah  sakit  merupakan  instansi  yang mempunyai peran penting dalam meningkatkan  upaya  kesehatan  per  orangan atau  individu.  Dalam  pelayanan  kesehatan, rumah sakit selalu berusaha untuk memberikan  pelayanan  yang  terbaik  bagi pasien. Diantaranya dengan  mencatat semua tindakan pelayanan kesehatan yang diberikan  terhadap  pasien  dan  semua  data sosial  serta  riwayat  kesehatan  pasien.  Data
pasien  tersebut  dicatat  dalam  sebuah  berkas atau  dokumen  yang  disebut  dengan  rekam medis.  Dimana  salah  satu  pelaksanaannya adalah  bagaimana  cara  pemberian  nomor rekam medis.
Menurut  Undang-undang  RI  No.  44 Tahun  2009,  rumah  sakit  adalah  institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan per orangan secara paripurna yang menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat jalan  dan  gawat  darurat.  Salah  satu
pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit  yang sangat  dibutuhkan  dan  merupakan  pintu masuk  pelayanan  kesehatan  adalah  rekam medis.
Rekam  medis  adalah  berkas  yang berisikan  catatan  dan  dokumen  tentang identitas  pasien,  pemeriksaan,  pengobatan, tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah diberikan  kepada  pasien  (Permenkes  RI, 2008).  Rekam  medis  yang  baik  adalah apabila  memiliki  data  yang continue sejak awal hingga akhir perawatan di berikan atau sejak  pasien  mendaftar  pertama  kali  hingga pasien menjadi pasien in aktif. Kesinambungan data rekam medis merupakan  satu  hal  yang  mutlak  dipenuhi dalam  menjaga nilai rekam  medis yang baik untuk  mendukung  kesehatan yang  maksimal (Huffman, 1999).
Rekam medis bertujuan untuk menunjang  tercapainya  tertib  administrasi dalam  rangka  upaya  peningkatan  pelayanan kesehatan  di  rumah  sakit,  dimana  tanpa adanya  dukungan  suatu  sistem  pengelolaan rekam  medis  yang  baik  dan  benar,  maka tertib administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil  sebagaimana yang  diharapkan. Sedangkan  tertib  administrasi  merupakan salah  satu  faktor  yang  menentukan  upaya pelayanan  kesehatan  di  suatu  rumah  sakit (Depkes RI, 2006).
Penyelenggaraan
rekam medis merupakan  proses  kegiatan  yang  dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, kegiatan  pencatatan  data  medis  pasien selama  mendapatkan  pelayanan    kesehatan dan  dilanjutkan  dengan  penanganan  berkas rekam  medis  yang  meliputi  penyimpanan dan pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan  untuk  melayani  permintaan atau peminjaman serta retensi setiap formulir  rekam  medis  sesuai  ketentuan  yag sudah ada    (Depkes RI, 2008).
Berkas  rekam  medis  pasien  pertama sekali  berkunjung  di  rumah  sakit  akan disimpan  sesuai  dengan  peraturan  yang  ada. Berkas  rekam  medis  berisi  data  individual yang  bersifat  rahasia,  maka  setiap  lembar formulir berkas rekam  medis berisi  data dan informasi  hasil  pelayanan  yang  diperoleh pasien  secara  individu.  Jika  pasien  berobat ulang,  maka  berkas  rekam  medis  di  ambil
kembali  dari  rak  penyimpanan.  Berkas rekam  medis  akan  di  retensi  minimal  5 (lima)  tahun  terhitung  tanggal  terakhir  sejak pasien berobat di rumah sakit.
Dalam  meningkatkan  mutu  pelayanan rumah sakit dan pengembangannya diperlukan  pengelolaan  setiap  unit  rumah sakit  yang  efektif  dan  efisien.  Keberhasilan pelayanan  kesehatan  dimulai  pada  bagian pendaftaran,  dimana  pasien  yang  datang  ke rumah  sakit  seharusnya  mendapatkan  satu nomor  rekam  medis  baik  rawat  jalan maupun  rawat  inap.  Penomoran  rekam medis  di  rumah  sakit  pada  umumnya menggunakan unit  numbering  sistem karena memiliki kelebihan dan keefisienan. Penomoran berperan penting dalam memudahkan  pencarian  rekam  medis  pada waktu  pasien  datang  kembali  untuk  berobat sehingga  data  pasien  tetap  terdokumentasi dengan baik.
RSU  Madani  diresmikan  pada  tahun 2014  yang  berlokasi  di  Jl.  AR.  Hakim  No. 168 Medan dan merupakan salah satu rumah sakit  umum  swasta  tipe  C  di  kota  Medan yang  mendapat  Akreditasi  Pratama  dari Komite  Akreditasi  Rumah  Sakit  (KARS) pada bulan November tahun 2016.
Menurut  survey  pendahuluan  yang dilakukan  pada  bulan  Maret  2019    di    RSU Madani,  dari  penomoran  30  rekam  medis, terdapat duplikasi penomoran sebanyak 13,3 %  dan    tidak  terjadi  duplikasi  sebanyak 86,7%. Sistem  penomoran  merupakan  kunci utama dalam penyelenggaraan rekam  medis. Terjadinya  duplikasi  nomor  rekam  medis pasien dapat menyebabkan pelayanan kesehatan  terganggu  dan    riwayat  penyakit pasien tidak terdokumentasikan dengan baik.
Berdasarkan wawancara dengan petugas  rekam  medis  di  bagian  pendaftaran diketahui sistem penomoran yang digunakan  di  RSU  Madani  yaitu unit numbering  system dimana  pasien  yang berkunjung  ke  rumah  sakit  tersebut  hanya memiliki  satu  nomor  rekam  medis  yang digunakan untuk selamanya berobat. Tempat Penerimaan  pasien  tidak  memiliki Standard Operating  Procedure  (SOP) tentang    sistem penomoran,  sehingga  masih  di  temukan adanya  duplikasi  nomor  rekam  medis,  satu
nomor  rekam  medis  diindikasikan  dimiliki oleh beberapa pasien.
Diketahui  juga  bahwa  sering  terjadi penomoran  ganda  akibat  kurang  telitinya petugas rekam  medis  pada  saat  mencari  dan menyimpan  rekam  medis  pasien  lama  yang sudah  pernah  berobat,  penomoran  manual pada saat melakukan pendaftaran, komputerisasi  yang  terbatas,  minimnya petugas  rekam  medis  di  bagian  pendaftaran. Hal  yang  bisa  saja  terjadi  seperti  kesalahan dalam  melakukan  tindakan  dikarenakan diagnosa  terakhir  atau  tindakan  terakhir yang  tertera  di  berkas  rekam  medis  ganda tersebut,  bukan  terakhir  di  pergunakan  pada saat pasien mendapatkan pelayanan medis.
Penelitian yang dilakukan oleh
Irmawati  (2014),  Joint  Commision  on Acreditation of Health Organization ( JCAHO ) menganjurkan untuk menggunakan  sistem  penomoran  unit  ( Unit Numbering  System )  dalam  memberikan nomor  rekam  medis  pada  setiap  pasien. Akan tetapi masih terdapat kejadian mengenai  duplikasi  nomor  rekam  medis pada  berkas  rekam  medis.  Duplikasi  yang terjadi bukan hanya satu pasien dengan lebih dari satu nomor rekam medis tetapi ada juga duplikasi  yang  berupa  satu  nomor  rekam medis  yang  digunakan  untuk  lebih  dari  satu pasien.  Hal  tersebut  akan  mempengaruhi sistem  pengambilan  kembali  berkas  rekam medis  dan  dapat  juga  mengakibatkan kesalahan  dalam  melakukan  tindakan  medis karena  diagnosa  terakhir  atau  pengobatan terakhir  yang  tercatat,  bukan  merupakan catatan terakhir yang dipergunakan pada saat pasien mendapatkan pelayanan medis.
Sesuai  penelitian  yang  dilakukan  oleh Muldiana  dan  Widjaja  (2016),  tentang faktor-faktor  yang  memengaruhi  terjadi duplikasi  penomoran  di  Rumah  Sakit  Atma Jaya,  diketahui  bahwa  duplikasi  penomoran rekam  medis  pada  saat  pendaftaran  pasien terjadi  setiap  harinya  sekitar  1-4  orang pasien. Faktornya adalah kualifikasi pendidikan,  pengetahuan  dan  pengalaman kurang teliti dan kurang  mengetahui tentang sistem penomoran rekam medis.
Penelitian  selanjutnya  dilakukan  oleh Silaban  (2015)  di  RSU  Imelda  Pekerja Indonesia  Medan,  menunjukkan  bahwa  dari
710  berkas  rekam  medis  terdapat  duplikasi penomoran  sebanyak  1,45%  dan  tidak terduplikasi  98,55  %.  Penelitian  oleh Ochtavira  (2016)  di  RSU  Bhayangkara Tebing  Tinggi,  didapatkan  bahwa  dari  240 berkas  rekam  medis  pada  kunjungan  bulan Januari sampai dengan Mei diperoleh nomor rekam medis yang terjadi duplikasi sebanyak 16,7%) dan yang tidak terduplikasi 83,3% .

## Perumusan Masalah
Bagaimana  sistem  penomoran  dan faktor-faktor  yang  memengaruhi  duplikasi penomoran rekam  medis di RSU Madani?

## Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui  sistem  penomoran  dan  faktor- faktor yang memengaruhi duplikasi penomoran rekam medis di RSU Madani.

## Manfaat Penelitian
1. Menghasilkan  informasi  tentang  sistem penomoran rekam  medis  di RSU Madani dan  masukan  kepada  pimpinan  serta manajemen  dalam  menyusun  standar prosedur operasional terkait upaya mencegah  duplikasi  penomoran  rekam medis.
2. Menjadi bahan referensi dalam peningkatan  Ilmu  Rekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan  (RMIK)  khususnya dalam  pemberian  nomor  rekam  medis  di rumah sakit.
3. Menjadi  bahan  informasi,  edukasi  dan perbandingan  bagi  peneliti  selanjutnya yang berhubungan dengan masalah penelitian ini.

## METODE

## Jenis Penelitian
Jenis  yang  digunakan  dalam  penelitian ini  adalah deskriptif  kuantitatif  dengan rancangan cross  sectional yaitu  untuk mengetahui faktor-faktor yang memengaruhi duplikasi  penomoran  rekam  medis  di  RSU Madani Medan Tahun 2019.

## Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitan  dilakukan  di  RSU  Madani Medan.  Adapun  alasan  pemilihan  lokasi
penelitian, karena ditemukan masalah duplikasi  penomoran  rekam  medis  baik penomoran  ganda  maupun  terdapatnya nomor  rekam  medis  pasien  lebih  dari  satu nomor.  Penelitian  ini  dilakukan  pada  bulan Februari  sampai  dengan  Mei  2019.  Diawali dengan pengajuan judul, penyusunan proposal, hasil penelitian dan seminar hasil.

## Populasi
Populasi  dari  penelitian  ini  adalah petugas  rekam  medis  di  bagian  pendaftaran dan  kepala  rekam  medis  di  RSU  Madani Medan berjumlah 8 orang .

## Sampel dan Teknik Sampling
Sampel  dalam  penelitian  ini  adalah petugas  rekam  medis  di  bagian  pendaftaran di  RSU  Madani  Medan  sebanyak  8  orang. Teknik  sampling  yang  digunakan  adalah total  sampling  yaitu  seluruh  petugas  rekam medis di bagian pendaftaran di RSU Madani Medan dijadikan sampel.

## Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Adapun  sumber  data  yang  digunakan yaitu:
1. Data primer Data    primer    diperoleh    langsung    dari petugas rekam medis melalui wawancara dan dari hasil observasi.
2. Data sekunder Data  sekunder  adalah  data  dokumentasi atau  data  laporan  yang  sudah  tersedia  di RSU Madani.

## Instrumen Penelitian
Instrumen  penelitian  yang  digunakan dalam penelitian ini yaitu pedoman wawancara  dan  dan  lembar checklist untuk observasi.

## Teknik Analisa Data
Dalam  penelitian  ini  analisa  data dilakukan  secara  deskriptif  melalui  reduksi data,  penyajian  dan  penarikan  kesimpulan, sehingga  diperoleh  gambaran  yang  jelas tentang  faktor  yang  memengaruhi  duplikasi penomoran  rekam  medis  di  Rumah  Sakit Umum Madani Medan.

## HASIL

## Gambaran Umum Lokasi Penelitian
Rumah  Sakit  Umum  Madani  Medan beralamat  di  Jalan  A.  R.  Hakim  No.  168 Kelurahan  Suka Ramai  I  Kecamatan  Medan Area  Kota  Medan  dibangun  di  atas  lahan seluas 1.116  m 2 dan  luas  bangunan  sebesar 3.209,52  m 2 yang  terdiri  dari  4  (empat) lantai. Rumah sakit ini pada awalnya adalah Klinik  Madani  yang  didirikan  pada  Agustus 2008  ditandai  dengan  keluarnya  Surat  Izin Sarana  Pelayanan  Kesehatan  Dasar  Swasta oleh  Dinas  Kesehatan  Kota  Medan  Nomor  : 445/1227/VII/08  Tanggal  26  Agustus  2008. Sejalan  dengan  kebutuhan  kesehatan  dan meningkatnya kepercayaan masyarakat, maka  pemilik  Klinik  Madani  berencana untuk  meningkatkan  status  klinik  menjadi Rumah Sakit Umum Madani.

## Gambaran  Duplikasi  Penomoran  Rekam Medis
Sistem  penomoran  yang  diterapkan  di RSU  Madani  menggunakan unit  numbering system (sistem  penomoran  unit),  sistem  ini merupakan  pemberian    nomor  yang  paling baik  untuk  efisiensi  tempat  penyimpanan dokumen rekam medis di RSU Madani.
Berdasarkan  observasi  yang  dilakukan di  RSU  Madani  selama  1  bulan,  peneliti menemukan beberapa masalah, satu diantaranya  adalah  sering  terjadi  duplikasi penomoran  pada  saat  pendaftaran  pasien dimana
didapatkan pasien yang mendapatkan  nomor  ganda  pada  setiap harinya  sekitar  1-2  orang  pasien.  yang  Dari catatan  rekam  medis  ganda  tersebut  dapat dijumlah  berapa  pasien  yang  mendapatkan nomor  ganda.  Sistem  registrasi  tempat pendaftaran  pasien  hanya  dapat  melakukan entry  data  yang  fungsinya  sebagai  indeks master  pasien.  Sistem  komputerisasi  sangat sederhana  dan  belum  dapat  diurut  indeks pasiennya  berdasarkan  nama  atau  tanggal lahir  yang  dapat  digunakan  untuk  mencari pasien  yang  nomor  rekam  medis  ganda. Selain  itu  ada  3  (tiga)  tempat  pendaftaran yang  sudah  terkomputerisasi  tetapi  saling berhubungan  satu  sama  lain,  maka  semakin besar pengaruh terjadinya duplikasi penomoran rekam medis di RSU Madani.
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan petugas  pendaftaran  dan  kepala  unit  rekam medis,  menemukan  beberapa  akibat  bila terjadi  duplikasi  penomoran  rekam  medis yaitu :
a. Pelayanan  terhambat  karena  lamanya dalam  pencarian  berkas  rekam  medis dikarenakan tracer tidak ada.
b. Isi rekam medis kurang berkesinambungan. c. Rak  dan  ruang  penyimpanan  berkas rekam medis jumlahnya terbatas sehingga penyusunan tidak rapi mengakibatkan terjadinya duplikasi penomoran rekam medis.
d. Pasien  yang  telah  mendapatkan  nomor rekam  medis  baru  lagi,  bila  tidak diketahui  sebagai  nomor  ganda  maka rekam  medis  yang  pertama  akan  ikut sebagai rekam medis inaktif saat retensi. e. Biaya menjadi meningkat karena penggunaan map yang lebih banyak.
f. Khusus  pasien  asuransi  perlu  diminta foto  copy  KTP  agar  tidak  terjadi penyalahgunaan pemakaian kartu asuransi. Berdasarkan wawancara yang
dilakukan  terhadap  petugas  pendaftaran, didapatkan  bahwa    responden  kurang memahami  tentang  pentingnya  pemberian nomor rekam medis terhadap pasien, kurang mengetahui alur penerimaan pasien dan atau alur  pendaftaran. Selanjutnya  diketahui  juga bahwa petugas kurang teliti dalam mengidentifikasi pasien.
Karakteristik Responden Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar
responden  berumur  >  22  tahun  sebanyak  6 orang (75,0%), sebagian kecil berumur < 22 tahun sebanyak 2 orang (25,0%). Berdasarkan  jenis  kelamin,  sebagian  besar responden  berjenis  kelamin  perempuan sebanyak  7  orang  (87,5%),  sebagian  kecil berjenis  kelamin  laki-laki  sebanyak  1  orang (12,5%).  Berdasarkan  status  perkawinan, seluruh  responden  belum  kawin  sebanyak  8 orang (100,0%)
Hasil  penelitian  ini  sebagian  besar responden  bekerja  <  5  tahun  sebanyak  7 orang  (87,5%),  sedangkan  yang  bekerja  >5
tahun sebanyak 1 orang (12,5%). Berdasarkan  pendidikan,  seluruh  responden berpendidikan  SLTA/  Sederajat  sebanyak  8 orang  (100,0%).  Berdasarkan  pelatihan rekam  medis,  sebagian  besar  responden tidak  mengikuti  pelatihan  rekam  medis sebanyak  6  orang  (75,0%),  sebagian  kecil responden pernah mengikuti pelatihan rekam  medis  sebanyak  2  orang  (25,0%). Berdasarkan  hasil  penelitian,  karakteristik responden  dapat  dilihat  pada  Tabel  4.1 berikut ini.
Tabel  1. Distribusi  Frekuensi  Berdasarkan Karakteristik  Responden  di  Rumah  Sakit Umum Madani Tahun 2019 . No Karakteristik Jumlah (n) (%) Umur 1 < 22 tahun 2 25,0 > 22 tahun 6 75,0 2 Jenis Kelamin Laki-laki 1 12,5 Perempuan 7 87,5 3 Status Perkawinan Belum Kawin 8 100,0 Kawin 0 0,0 4 Pendidikan SLTA/Sed erajat 8 100,0 Lain-lain 0 0,0 5 Masa Kerja < 5 tahun 7 87,5 > 5 tahun 1 12,5 6 Pelatihan Pernah 2 25,0 Tidak pernah 6 75,0 Total 8 100,0
Berdasarkan  jumlah  sampel  233  berkas rekam  medis  di  ruangan  penyimpanan, didapatkan  bahwa  terjadi  duplikasi  nomor rekam  medis  sebanyak  32  rekam  medis (13,73%)  dan  yang  tidak mengalami duplikasi  nomor  berkas  rekam  medis sebanyak 201 rekam medis (86,26%). Secara rinci  dapat  dilihat  pada  Tabel  4.2  dibawah ini :
Tabel  2. Gambaran  Kejadian  Duplikasi
Penomoran  Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah Sakit Umum Madani Tahun 2019. Berkas Rekam Medis Jumlah (n) Persentase (%) Duplikasi 32 13.73% Tidak Duplikasi 201 86.26%

## Ketersediaan  Prosedur  Tetap  di  Instalasi Rekam Medis  RSU Madani
Sistem  penyimpanan  di  RSU  Madani, yaitu  sentralisasi  dimana  semua  berkas rekam  medis  baik  rawat  jalan,  rawat  inap dan  gawat  darurat  disimpan  dalam  satu berkas  dan  satu  tempat.  Selanjutnya,  sistem penjajaran  berkas  rekam  medis,  yaitu  : terminal  digit  filling  system ,  dimana  dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok akhir.
Berdasarkan  dari  hasil  hasil  observasi peneliti,  ada  beberapa  berkas  yang  tidak berurut, duplikasi dan missfile .  Terjadinya hal tersebut mengakibatkan terdapat kekeliruan  dan  lamanya  dalam  pencarian berkas rekam medis yang dibutuhkan. Kemudian  sistem  penomoran  yang
digunakan  di  RSU  Madani,  yaitu  :  sistem penomoran dengan cara unit ( unit numbering  system ),  dimana  pada  sistem  ini memberikan  satu  nomor  rekam  medis kepada  pasien  rawat  jalan,  rawat  inap  dan gawat  darurat.  Nomor  rekam  medis  tersebut dapat digunakan selamanya untuk kunjungan  berikutnya.  Selain  itu,  tidak terdapatnya    standar  operasional  prosedur (SOP)  untuk  penomoran  dan  penyimpanan berkas  rekam  medis.  Hal  ini  mengakibatkan tidak adanya keseragaman dalam memberikan  nomor  terhadap  rekam  medis sehingga  dapat  mengakibatkam  duplikasi penomoran berkas rekam medis.
Ketersediaan  Sarana  dan  Prasarana  di Instalassi Rekam Medis RSU Madani
Hasil  observasi  di  RSU  Madani,  tidak terdapatnya  Kartu  Indeks  Utama  Pasien (KIUP).  Hal  ini  dikarenakana  standar operasional  prosedur  dalam  pengembangan sarana  dan  prasarana  belum  ada  dan kurangnya  pengetahuan  petugas  rekam medis  tentang  KIUP.  Dengan  tidak  adanya
KIUP  ini,  maka  petugas  akan  kesulitan dalam melayani pasien yang tidak membawa kartu  berobat  dan  petugas  memberi  nomor baru kepada pasien, maka dari itu terjadinya duplikasi berkas rekam medis.
Selanjutnya  tidak  terdapat  kartu  tracer atau  petunjuk  keluar  berkas  rekam  medis dimana  hanya  menggunakan  kertas  yang ditempel  pada  map  rekam  medis  dengan ditulis spidol dan juga komputer yang masih terbatas jumlahnya. Hasil observasi, ditemukan tidak adanya buku register pasien di instalasi rawat jalan, hanya menggunakan buku tulis biasa.
Ruangan  penyimpanan  rekam  medis  di RSU Madani terdiri dari dua tempat di lantai satu  dan  dua  karena  luas  ruangan  yang terbatas. Suhu ruangan penyimpanan normal,  terdapat  rak  penyimpanan  terbuka dan  petunjuk  rak  sehingga  memudahkan petugas  dalam  pengambilan  berkas  rekam medis.  Jarak  antara  rak  penyimpanan berjarak  52  cm  dan  ini  tidak  sesuai  dengan standar dimana harus berjarak 90 cm.

## PEMBAHASAN

## Gambaran  Duplikasi  Penomoran  Rekam Medis
Sistem  penomoran  yang  digunakan  di RSU  Madani  adalah unit  numbering  system (sistem  penomoran  unit)  dimana  satu  pasien hanya  diberikan  satu  nomor  rekam  medis baik untuk rawat jalan maupun rawat inap.
Untuk menghindari terjadinya duplikasi penomoran,  seharusnya  petugas  rekam medis  dibagian  pendaftaran  pasien  baik rawat  jalan  maupun  rawat  inap  menanyakan apakah  pasien  tersebut  pernah  berobat  atau tidak  sehingga  tidak  terjadi  duplikasi penomoran  rekam  medis  dan  petugas  harus lebih teliti dalam melayani pasien agar tidak terdapat lagi pasien lama berkunjung sebagai pasien  baru,  kemudian  diberikan  nomor rekam  medis  baru  yang  menyebabkan duplikasi penomoran rekam medis.
Sistem registrasi hanya dapat melakukan  entry  data  yang  berfungsi sebagai  indeks  master  pasien.  Belum mempunyai  sistem  pelaporan  dikarenakan sistem  komputerisasi  yang  sederhana,  tidak dapat  membuat  indeks  pasien  yang  dapat
digunakan  sebagai  data  pasien  dengan duplikasi penomoran rekam medis. Seharusnya  duplikasi  penomoran  rekam medis tidak terjadi, sebab menurut Permenkes  269  Tahun  2008,  rekam  medis merupakan  berkas  yang  berisikan  catatan dan  dokumen  tentang  identitas  pasien, pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  dan pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada pasien,  sehingga  saat  terjadinya  duplikasi penomoran maka pengobatan pasien menjadi  tidak  berkesinambungan.  Menurut Budhi  (2011),  menyatakan  bahwa  petugas penerimaan  pasien  harus  menguasai  alur pelayanan  pasien,  alur  berkas  rekam  medis dan  prosedur  penerimaan  pasien  sehingga petugas  dapat  memberikan  pelayanan  dan informasi  yang  tepat  dan  cepat.  Prosedur sebaiknya  diletakan  di  tempat  yang  mudah dibaca  oleh  petugas  pendaftaran  pasien,  hal ini  bertujuan  untuk  mengontrol  pekerjaan yang  telah  dilakukan  sehingga  pekerjaan yang  dilakukan  dapat  konsisten  dan  sesuai aturan.  Akan  tetapi  kenyataan  dilapangan hingga  saat  ini  sosialisasi  mengenai  Standar
Operasional Prosedur (SOP) tentang
pendaftaran  pasien  belum  berjalan  dengan baik,  hal  ini  dibuktikan  dengan  terdapatnya petugas  yang  tidak  mengetahui  langkah  apa saja  yang  harus  dilakukan  saat  melakukan pekerjaan.

## Gambaran  Pendidikan  Petugas  Rekam Medis Terhadap Duplikasi Penomoran
Dari  hasil  studi  dokumentasi  di  RSU Madani, jumlah petugas rekam medis secara keseluruhan  sebanyak  30  orang.  Sedangkan yang  bekerja  di  unit  pendaftaran  pasien sebanyak  8  orang,  dimana  seluruhnya berpendidikan  SLTA/  Sederajat.  Tidak adanya  petugas  yang  berpendidikan  rekam medis  di  unit  pendaftaran  pasien,  maka dapat  menjadi  faktor  penyebab  terjadinya duplikasi  penomoran  rekam  medis,  hal  ini dikarenakan  petugas  kurang  mengetahui tentang sistem penomoran rekam medis.
Pendidikan adalah suatu usaha mengembangkan kepribadian dan
kemampuan  didalam  dan  diluar  sekolah  dan berlangsung  seumur  hidup.  Pendidikan memengaruhi  proses  belajar,  makin  tinggi pendidikan  seseorang  makin  mudah  orang
tersebut  untuk  menerima  informasi.  Dengan pendidikan  tinggi  maka  seseorang  akan cenderung  untuk  mendapatkan  informasi yang masuk dan semakin banyak pengetahuan yang didapat tentang kesehatan. Pengetahuan sangat erat kaitannya  dengan  pendidikan  tinggi,  maka orang tersebut akan semakin luas pengetahuannya. Akan tetapi perlu ditekankan bahwa seorang yang berpendidikan  rendah  tidak  berarti  mutlak pengetahuan rendah.
Peningkatan pengetahuan  tidak  mutlak  diperoleh  dari pendidikan  formal,  akan  tetapi  juga  dapat diperoleh  pada  pendidikan  non  formal. Pengetahuan  seseorang  dapat  didapati  dari pengamatan  tentang  suatu  objek  tertentu. Semakin  banyak  aspek  positif  dari  objek yang  diketahui,  akan  menimbulkan  sikap positif terhadap objek tertentu (Notoadmojo, 2010).
Gambaran Kualifikasi Pendidikan Petugas Rekam Medis di unit

## Pendaftaran RSU Madani
Berdasarkan  hasil  wawancara  yang dilakukan  peneliti,  diketahui  bahwa  petugas pendaftaran  kurang  memperhatikan  dan mengetahui  tentang  sistem  penomoran rekam medis. Menurut Asti (2005), berpendapat  bahwa  tingkat  pendidikan  akan mengubah  sikap  dan  cara  berpikir  ke  arah yang  lebih  baik  dan  tingkat  kesadaran  yang tinggi  akan  memberikan  kesadaran  lebih tinggi dalam berwarga negara serta memudahkan untuk pengembangan kepribadian. Sedangkan menurut
Sedamaryanti  (2011),  melalui  pendidikan seseorang  dipersiapkan  untuk  memiliki bekal  agar  siap  tahu,  mengenal  dan mengembangkan  metode  berpikir  secara sistematik  agar  dapat  memecahkan  masalah yang akan dihadapi dalam kehidupan sehari- hari. Berdasarkan atas dua pendapat tersebut di atas, diharapkan semakin tinggi kualifikasi  pendidikan  petugas  pendaftaran, maka  semakin  kecil  kemungkinan  duplikasi penomoran  yang  dilakukan  oleh  petugas pendaftaran.
Bedasarkan hasil observasi yang dilakukan  peneliti,  diketahui  bahwa  petugas rekam medis di unit pendaftaran
berpendidikan SLTA/Sederajat dimana seharusnya  yang  bekerja  di  instalasi  rekam medis harus berpendidikan rekam medis .
Hal  ini  sesuai  dengan  penelitian Muldiana (2016) di Rumah Sakit Atma Jaya, terjadi  duplikasi  nomor  rekam  medis sebanyak  18  sampel,  dengan  faktor-faktor penyebab  terjadinya  duplikasi  nomor  rekam medis  dikarenakan  kualifikasi  pendidikan, pengetahuan  dan  pengalaman  kurang  teliti dan  kurang  mengetahui  tentang  sistem penomoran rekam medis.

## Gambaran  Pengetahuan  Petugas  Rekam Medis di unit Pendaftaran RSU Madani
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan petugas  pendaftaran,  menunjukkan  kurang mengetahui  tentang  sistem  penomoran rekam  medis.  Hasil  ini  sesuai  dengan  hasil penelitian  yang  dilakukan  oleh  Winarni (2010),  menyatakan  jika  satu  diantara faktor-faktor  yang  memengaruhi  duplikasi penomoran  rekam  medis  pada  petugas pendaftaran  adalah  faktor  pengetahuan, karena menurut Notoatmodjo (2010), pengetahuan  adalah  hasil  penginderaan manusia,  atau  hasil  tahu  seseorang  terhadap objek  melalui  indera  yang  dimilikinya (mata,  hidung,  telinga  dan  sebagainya) sehingga  dapat  di  simpulkan  jika  semakin besar  tingkat  pengetahuan  yang  dimiliki petugas maka semakin kecil peluang petugas pendaftaran  untuk  melakukan  duplikasi penomoran  rekam  medis.  Jadi  sebaiknya petugas  rekam  medis  perlu  pelatihan  dan meningkatkan wawasan yang luas.

## Gambaran  Pengalaman  Petugas  Rekam Medis di unit Pendaftaran RSU Madani
Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan petugas  pendaftaran,  menunjukkan  kurang mengetahui  tentang  alur  pendaftaran  dan pentingnya  dalam  memberikan  penomoran rekam  medis.  Menurut  Haditono  (2003), pengalaman merupakan suatu proses pembelajaran dan
pertambahan perkembangan  potensi  bertingkah  laku  baik dari  pendidikan  formal  maupun  non  formal atau  dapat  diartikan  sebagai  suatu  proses yang membawa seseorang kepada suatu pola
tingkah  laku  yang  lebih  tinggi.  Suatu pembelajaran  juga  mencakup  perubahaan yang  relatif  tepat  dari  perilaku  yang diakibatkan  pengalaman,  pemahaman  dan praktek.  Suatu  perusahaan  akan  cenderung memilih  tenaga  kerja  yang  berpengalaman dari pada yang tidak berpengalaman. Hal ini disebabkan  mereka  yang  berpengalaman lebih berkualitas dalam melaksanakan pekerjaan  sekaligus  tanggung  jawab  yang diberikan  perusahaan  dapat  dikerjakan sesuai  dengan  ketentuan  atau  pemintaan perusahaan.  Oleh  karena  itu,  pengalaman kerja  mempunyai  manfaat  bagi  perusahaan maupun karyawan. Sebaiknya petugas rekam medis perlu pelatihan dan meningkatkan wawasan luas.

## Gambaran Standar Operasional Prosedur (SOP)  Terhadap  Duplikasi  Penomoran Berkas Rekam Medis .
Dari  hasil  observasi,  di  RSU  Madani belum  tersedianya  SOP  tentang  penomoran berkas rekam medis, hal ini dapat mengakibatkan  petugas  belum  mengetahui langkah  apa  saja  dan  tata  cara  yang  harus dilakukan  dalam  memberi  nomor  rekam medis .
Standar  operasional  prosedur  dibuat berdasarkan  kebijakan  dari  instalasi  rumah sakit sendiri dengan ketetapan dari permenkes  No.  269/Menkes/PER/III/2008 tentang  rekam  medis,  yang  menyatakan bahwa di setiap unit pelayanan rekam medis harus memiliki standar operasional prosedur (SOP).  Sistem  penomoran  di  unit  rekam medis  merupakan  salah  satu  bagian  penting dalam  melakukan  registrasi  pasien,  karena sistem  penomoran  merupakan  salah  satu identitas  pasien,  yang  membedakan  antara pasien  satu  dengan  pasien  yang  lain.  Maka standar operasional prosedur tentang penomoran harus ditetapkan agar terciptanya pelayanan  yang  baik  dan  sesuai  dengan kaedah-kaedah  atau  standar  yang  berlaku  di pengelolaan rekam medis bagian penomoran registrasi pasien dan meminimalisir terjadinya  duplikasi  penomoran  rekam medis.
Gambaran Penggunaan  KIUP  Terhadap Duplikasi  Penomoran  Berkas  Rekam Medis
Ditemukan  di  RSU  Madani  belum tersedia Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). Hal  ini  dikarenakan  standar  operasional prosedur  dalam  pengembangan  sarana  dan prasarana  belum  ada  serta  kurangnya pengetahuan  petugas  rekam  medis  di  RSU Madani,  tentang  kartu  indeks  utama  pasien (KIUP).  Menurut  Robetty  (2015),  dalam mempermudah  pencarian  berkas  rekam medis maka diperlukan suatu alat yang dapat membantu  petugas  untuk  penghematan waktu dalam pencarian berkas. Alat tersebut adalah  KIUP  atau  Kartu  Indeks  Utama Pasien,  KIUP  adalah  suatu  kartu  katalog yang  berisikan  nama  semua  penderita  yang pernah  berobat  ke  rumah  sakit.  Informasi yang  terkandung  dalam  KIUP  merupakan kunci  untuk  menemukan  berkas  rekam medis pasien. Dengan tidak adanya KIUP ini maka petugas akan kesulitan dalam
melayani  pasien  yang  tidak  membawa  kartu berobat,  dan  petugas  memberi  nomor  baru kepada  pasien,  oleh  karena  itu  terjadinya duplikasi berkas rekam medis.

## KESIMPULAN
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan  di  RSU  Madani,  peneliti  dapat menarik kesimpulan bahwa :
1. Petugas pendaftaran seluruhnya berpendidikan SLTA/sederajat sehingga kurang mengetahui dan pentingnya penomoran rekam medis.
2. Dari  analisis  233  berkas  rekam  medis, diperoleh bahwa terjadi duplikasi nomor rekam medis sebanyak 32 rekam medis (13,73%) dan yang tidak mengalami  duplikasi  nomor  berkas rekam  medis  sebanyak  201  rekam medis (86,26%).
3. Tidak  terdapat    Standar  Operasional Prosedur  (SOP)  untuk  penomoran  dan penyimpanan berkas rekam medis
4.  Tidak  tersedianya  KIUP,  buku  register pendaftaran  daan  tracer  di  instalasi rekam medis RSU Madani.

## SARAN
Adapun  saran  yang  dapat  diberikan berdasarkan  penelitian  ini  adalah  sebagai berikut:
1. Diharapkan  bagi  petugas  pendaftaran dan  penyimpanan  agar  memiliki  bank nomor dan lebih teliti dalam pemberian nomor rekam medis pasien.
2. Diharapkan pada pimpinan RSU Madani  agar    melakukan  pelatihan kepada petugas rekam medis khususnya dibagian  pendaftaran  dan  penyimpanan agar kinerjanya semakin baik.
3. Melakukan  evaluasi  terhadap  fasilitas yang  ada  untuk  dapat  menunjang  lagi pelaksanaan  rekam  medis  di  RSU Madani.
4. Disarankan  hasil  penelitian  ini  dapat dilanjutkan  kembali  untuk  peneliti berikutnya yang memiliki topik permasalahan yang sama.

## DAFTAR PUSTAKA
Budi, Savitri Citra. (2011). Manajemen Unit
Kerja Rekam Medis. Jogjakarta: Quantum Sinergis Media.
Depkes  (2006). Pedoman  Penyelenggaraan Dan  Prosedur  Rekam  Medis  Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta : Depkes RI. Departemen  Kesehatan  RI.  2006. Petunjuk teknis penyelenggaraan rekam
medis/medical  record  rumah  sakit. Jakarta : Departemen Kesehatan RI. Departemen Kesehatan
RI. (2008).
Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  No. 269/MenKes/PER/III/2008 .  Jakarta  : Depkes RI.
Hasibuan,  S  (2001). Manajemen  Sumber Daya  Manusia  :  Pendekatan  Non Sekuler. Surakarta  :  Muhammadiyan University Press. Hatta,  Gemala.,  R.  (2008). Pedoman Manajemen  Informasi  Kesehatan  di Sarana  Pelayanan  Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia. Hatta, Gemala. (2011). Pedoman
Manajemen  Informasi  Kesehatan  di Sarana  Pelayanan  Kesehatan. Jakarta  : Universitas Indonesia (UI-Press).
Huffman,  Edna  K,  RRA.  (1994). Health Information Management, Tenth Edition ,  Berweyn,  Illinois  Physicians’ Record Company. Notoatmodjo. (2010). Ilmu Perilaku Kesehatan . Jakarta : Rineka Cipta.
Notoatmodjo, S. (2012). Metodologi
Penelitian  Kesehatan. Jakarta:  Rhineka
Cipta. Rustiyanto, E.(2009). Etika profesi Perekam Medis Dan Informasi kesehatan.
Yogyakarta: Graha Ilmu. Rustianto,  Ery.,  Rahayu,  Warih  Ambar. (2011). Manajemen  Filing  Dokumen Rekam Medis Dan Informasi
Kesehatan. Jogjakarta  :  Politeknik
Kesehatan Permata Indonesia. Saryono.  (2010). Metodologi  Penelitian Kesehatan .Yogyakarta : Mitra Cendika.