## KERJASAMA PARTISIPATIF PENGEMBANGAN BAHASA INDEKS ONLINE PADA PROYEK VOCABULARY CONTROL NUSANTARA
Waris Agung Widodo 1 *
1 Universitas Terbuka
*Korespondensi: ido.alit@gmail.com

## ABSTRAK
Bahasa indeks diperlukan dalam kegiatan pengindeksan subjek untuk mempermudah temu kembali informasi.  Bahasa  indeks  merupakan  sebuah  daftar  dari  kumpulan  subjek  beserta  hubungan  antar subjek-subjek tersebut. Salah satu contoh bahasa indeks adalah Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional  (DTS  Perpusnas)  yang  disebarkan  atau  dibagikan  oleh  Perpustakaan  Nasional  Republik Indonesia  dalam  bentuk  buku  elektronik.  Implementasi  DTS  Perpusnas  dalam  proses  pengolahan koleksi perpustakaan belum terintegrasi dalam sistem otomasi perpustakaan. Oleh sebab itu, perlu adanya  upaya  untuk  mempermudah  implementasi  bahasa  indeks  khususnya  DTS  Perpusnas.  Saat ini, ada sebuah gerakan yang bertujuan untuk membangun bahasa indeks dalam bentuk basis data. Gerakan ini dinamakan Proyek Vocabulary Control Nusantara (ValCoN) yang sifatnya terbuka dan partisipatif. Siapa saja dapat berpartisipasi dalam gerakan ini dan ikut serta membangun basis data bahasa indeks. Beragamnya latar belakang partisipan gerakan ini menimbulkan permasalahan ketika partisipan  yang  bergabung  belum  memahami  cara  kerjanya.  Hal  ini  dapat  menyebabkan  kosakata terkendali  hasil  kegiatan  proyek  ValCoN  tidak  seragam  kualitasnya.  Oleh  sebab  itu,  artikel  ini dibuat untuk memberikan gambaran tentang kerjasama pengembangan model bahasa indeks secara partisipatif  melalui  ValCoN.  Kajian  ini  menggunakan  metode  penelitian  deskriptif.  Pengambilan data dilakukan dengan cara observasi. Hasil kajian ini dapat digunakan sebagai pedoman oleh para partisipan dalam menyelesaikan proyek ValCoN.
Kata kunci : Bahasa indeks; daftar tajuk subjek; katalogisasi; fitur otomasi perpustakaan.

## 1. PENDAHULUAN
Pengindeksan  koleksi  perpustakaan  mencakup  kegiatan-kegiatan  pembuatan  indeks dan  sejenisnya  seperti  katalog  dan  bibliografi  yang  bertujuan  untuk  mempermudah  temu kembali  informasi.  Bahasa  merupakan  unsur  utama  dalam  temu  kembali  informasi,  baik yang tersusun dalam bentuk abjad istilah maupun menurut kelas berdasarkan urutan notasi. Temu kembali tidak hanya mengandalkan penggunaan bahasa secara umum, perlu adanya modifikasi  terkait  dengan  kosakata  maupun  sintaksis  sehingga  perlu  diciptakan  bahasa terkendali  yaitu  bahasa  indeks.  Terdapat  dua  jenis  bahasa  indeks  yaitu  bahasa  indeks nonverbal  berupa  skema  /  bagan  klasifikasi  dan  bahasa  indeks  verbal  berupa  daftar  tajuk subjek dan tesaurus (Purwono, 2011).
Tajuk  Subjek  merupakan  deskriptor  yang  dibentuk  dari  kata  tunggal  atau  kata majemuk,  dipilih  secara  empiris  dari  teks  dokumen  dengan  tujuan  memori  pada  tingkat
ketepatan yang moderat berbagai subjek yang diliput unit informasi. Karena masing-masing deskriptor  bebas  satu  dari  yang  lain,  tajuk  subjek  disebut  pula  bahasa  kombinasi.  Daftar tajuk  subjek  biasanya  menyertakan  juga  acuan  silang  atau  acuan  “ lihat  juga ”  sehingga tercipta  hubungan  antar  subjek  (Sulistyo-Basuki,  2011).  Salah  satu  contoh  bahasa  indeks adalah Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional (DTS Perpusnas) yang disebarkan atau dibagikan  oleh  Perpustakaan  Nasional  Republik  Indonesia  dalam  bentuk  buku  elektronik. Implementasi  DTS  Perpusnas  dalam  proses  pengolahan  koleksi  perpustakaan  belum terintegrasi dalam sistem otomasi perpustakaan. Oleh sebab itu, perlu adanya upaya untuk mempermudah  implementasi  bahasa  indeks  khususnya  DTS  Perpusnas.  Upaya  tersebut antara lain mengubah format DTS Perpusnas dari bentuk Portable Document Format (PDF) menjadi  XML  ( Extensible  Markup  Language )  seperti  MeSH  yang  diterbitkan  oleh  NLM (National  Library  of  Medicine)  atau  menjadi Linked  Data  Service seperti  Library  of Congress Subject Headings.
Saat ini, ada sebuah gerakan yang bertujuan untuk membangun bahasa indeks dalam bentuk  basis  data  online.  Basis  data  bahasa  indeks  itu  nantinya  dapat  dikembangkan menjadi  XML  maupun Linked  Data  Service .  Gerakan  ini  dinamakan  proyek  Vocabulary Control  Nusantara  (ValCoN)  yang  sifatnya  terbuka  dan  partisipatif  (Kangko,  2016). ValCoN dapat diakses di http://slimsjakarta.web.id/vocabulary atau http://vocabulary.slimsjakarta.web.id. Siapa saja dapat bergabung menjadi partisipan dalam gerakan ini dan ikut membangun basis data bahasa indeks.
Beragamnya latar belakang partisipan gerakan ini menimbulkan permasalahan ketika partisipan  yang  bergabung  belum  memahami  cara  kerjanya.  Hal  ini  dapat  menyebabkan kosakata  terkendali  hasil  kegiatan  proyek  ValCoN  tidak  seragam  kualitasnya.  Oleh  sebab itu, artikel ini dibuat untuk memberikan gambaran tentang kerjasama pengembangan model bahasa indeks secara partisipatif melalui ValCoN.

## 2. METODE
Kajian ini menggunakan metode penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif bertujuan untuk  menggambarkan  atau  mendeskripsikan  suatu  karakter  atau  fungsi  dari  sesuatu  hal (Hasibuan, 2007). Pengambilan data dilakukan dengan cara observasi langsung partisipatif. Artikel  ini  hanya  membatasi  pembahasan  penggunaan  DTS  Perpusnas  di  dalam  sistem ValCoN. Dalam prosesnya, digunakan mesin perambah web berupa Google Chrome versi 54.0.2840.99 serta aplikasi proyek ValCoN versi 1.3.2.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pembahasan akan dibagi menjadi 2 bagian, yaitu pembahasan fitur serta pembahasan alur  kerja  pada  ValCoN.  Proyek  ValCoN  dapat  diakses  melalui  perabaan  web  yang terhubung dengan jaringan internet melalui
alamat URL http://slimsjakarta.web.id/vocabulary atau http://vocabulary.slimsjakarta.web.id.

## 3.1 Fitur-Fitur
Fitur  yang  ada  pada  ValCoN  terdiri  dari  fitur-fitur  yang  ada  di  halaman  Homepage dan  Backend.  Fitur  pada  halaman  Homepage  dapat  diakses  oleh  semua  orang  sedangkan fitur  halaman  Backend  hanya  dapat  diakses  oleh  partisipan  yang  sudah  mendaftarkan  diri (register).  Para  partisipan  dapat  berpartisipasi  membangun  bahasa  indeks  pada  ValCoN melalui halaman Backend
Homepage  merupakan  halaman  utama/halaman  pembuka  sebuah  situs  web.  Saat proyek  ValCoN  pertama  kali  terbuka  akan  ditampilkan  halaman  yang  sederhana  dengan beberapa menu navigasi yaitu Register, Login, dan About. Menu Register digunakan untuk menampilkan halaman pendaftaran. Pada halaman ini akan ditampilkan formulir pendaftran dengan ruas-ruas informasi  yang dibutuhkan dalam keanggotaan. Beberapa ruas informasi tersebut  antara  lain username , full  name , email , phone ,  dan password .  Menu  Login menampilkan halaman Login dengan terdapat Form Login yang terdiri dari ruas username dan password .  Menu  About  menampilkan  informasi  nama  aplikasi,  hak  cipta kepengarangan aplikasi, serta versi dari aplikasi.
Backend merupakan halaman belakang dari aplikasi. Diperlukan Login untuk masuk ke  dalam  halaman  ini.  Halaman  Backend  merupakan  tempat  dilakukannya  kegiatan penginputan  subjek.  Halaman  Backend  aplikasi  tidak  banyak  terdapat  perbedaan  pada tampilan.  Pada  bagian  atas  kiri  terdapat  menu  Dashboard  dan  menu  Topic.  Pada  bagian kanan  atas  menu  Registrasi  &  Login  tidak  ada  dan  diganti  oleh  menu dropdown dengan informasi username yang saat ini sedang login. Jika username tersebut di klik akan muncul menu Profile serta Logout.
Menu Dashboard menampilkan statistik dari hasil penginputan subjek, lihat Gambar1. Informasi ditampilkan dengan element kotak-kotak. Dengan icon yang mewakili informasi dengan latar belakang warna berbeda-beda. Statistik yang tersedia antara lain jumlah subjek keseluruhan  yang sudah  diinput,  jumlah relasi subjek, jumlah subjek  yang terelasi  dengan subjek lain, serta jumlah subjek yang diinput oleh anggota yang saat itu login.
G ambar 1. Tampilan halaman dashboard.
Menu  Profile  menampilkan  halaman  Profile  dari  anggota.  Pada  halaman  Profile terdapat tiga kolom yang masing masing kolom menampilkan informasi yang berbeda. Pada kolom pertama sebelah kiri menampilkan foto, nama, kepangkatan akun, jumlah topik yang sudah  diinput,  jumlah  relasi  antar  topik  yang  sudah  dilakukan,  serta  jumlah  topik  yang diinput  pada  hari  ini.  Pada  kolom  kedua  terdapat  formulir  untuk  meyunting  atau memperbaharui dan juga melengkapi informasi tentang akun. Terdapat informasi tambahan yang  diminta,  antara  lain Full  Name (nama  lengkap)  dan image .  Gambar  profile  yang diizinkan  untuk  diunggah  maksimal  berukuran  500kB.  Untuk  mengubah password akun juga dapat dilakukan pada halaman profile ini. Pada kolom berikutnya terdapat ruang untuk informasi dari sistem. Menu Logout digunakan untuk keluar dari halaman Backend.
Saat  Menu  Topic  dibuka  akan  menampilkan  daftar  subjek  yang  sudah  diinputkan. Subjek  ditampilkan  dengan  menggunakan  tabel  yang  terdiri  dari  beberapa  kolom,  di ataranya:
a. Topic , menampilkan nama subjek.
b. Topic  type ,  menampilkan  jenis  subjek  apakah  berupa  subjek  topik,  geografis, nama, masa, aliran atau pekerjaan.
c. Classification , menampilkan notasi klasifikasi.
d. Input date , menampilkan tanggal penginputan.
e. Action , berisi tombol-tombol aksi seperti View, Edit dan Delete.
Daftar  subjek  dibuat  paginasi  dengan  menampilkan  10  cantuman  secara default. Terdapat opsi berapa cantuman yang dapat ditampilkan dalam halaman, yaitu 10, 25, 50 dan 100 cantuman. Untuk memudahkan  perpindahan halaman cantuman terdapat  deret  tombol halaman  ( paging) yang  terdapat  pada  kanan  bawah  tabel.  Untuk  mencari  subjek  tertentu terdapat  form  pencarian  yang  terdapat  pada  kanan  atas  tabel.  Saat  keyboard  memasukan kata  kunci  pada  form  pencarian  maka  sistem  secara  otomatis  akan  melakukan  sebuah pencarian untuk kata kunci yang dimasukan.

## Gambar 2. Daftar subjek yang sudah diinputkan.
Pada  kanan  atas  tabel  terdapat  tombol Add  Topic dan Reload (berfungsi  untuk memperbaharui  daftar  subjek  secara  manual).  Tombol Add  Topic digunakan  untuk menambah subjek baru. Saat tombol ini diklik akan menampilkan popup berupa form isian untuk  menambahkan  subjek  baru.  Terdapat  ruas  yang  harus  diisi  diantaranya Topic, Classification  Code,  Topic  Type,  Auth  List .  Pada  ruas  Topic  diisikan  subjek  baru, Classification  Code diisikan  nomer/notasi  klasifikasi  DDC.  Topic  Type  berupa dropdown dengan beberapa nilai, yaitu topic, geografis, nama, aliran serta pekerjaan. Auth List secara default  bernilai  “Tajuk  Subjek  Perpusnas”,  hal  ini  dikarenakan  projek  ValCoN  ini menggunakan DTS Perpusnas sebagai acuan subjek yang diinputkan, lihat Gambar2.
Gambar 3. Peringatan akan muncul saat akan menghapus sebuah subjek.
Tombol-tombol action pada  tiap-tiap  subjek  memiliki  fungsi  yang  berbeda.  Tombol View  digunakan  untuk  melihat  relasi  dari  subjek  tersebut.  Tombol Edit digunakan  untuk menyunting  subjek  jika  terdapat  kekeliruan,  serta  tombol Delete digunakan  untuk menghapus subjek. Saat  sebuah subjek dihapus maka semua relasi  yang ada untuk  subjek tersebut  akan  terhapus  juga,  lihat  Gambar  3.  Dalam  halaman  ini  juga  dapat  dilihat  relasi antar kata yang sudah terbentuk seperti pada Gambar 4.

## Gambar 4. Relasi sebuah subjek.

## 3.2 Alur Kerja
Pembahasan  alur  kerja  mencakup  alur  pendaftaran  dan  alur  penginputan  subjek. Partisian  memerlukan username dan password untuk  dapat  masuk  ke  halaman  Backend. Dengan  demikian,  pendaftaran  perlu  dilakukan  oleh  partisipan  sebelum  dapat  memulai penginputan subjek. Alur pendaftaran terdiri dari 5 langkah, lihat Gambar 5.
Gambar 5. Diagram alur pendaftaran.
Registrasi/pendaftaran  sebagai  partisipan  proyek  ValCoN  dapat  dilakukan  dengan mengakases  Menu  Register  di  alamat  http://slimsjakarta.web.id/vocabulary/register.  Data yang perlu diisi pada formulir pendaftaran antara lain :
a. Username : Username yang diminta minimal 4 karakter dengan menggunakan huruf atau angka atau perpaduan dari keduanya.
b. Email
c. Phone
d. Password : Kata sandi yang diminta minimal 6 karakter.
e. Confirm password : Ruas ini diisi sama persis dengan kata sandi (password)
Jika  terjadi  kesalahan/ketidaksesuaian  informasi  yang  diminta  maka  akan  terdapat peringatan  berwarna  merah  pada  bagian  atas  formulir.  Beberapa  peringatan  yang  biasa terjadi disebabkan oleh:
a. Ruas yang diminta tidak diisi akan muncul peringatan “<nama ruas> is required”
b. Username kurang  dari  4  karakter  akan  ditampilkan  pesan “The  Username  field must be at least 4 characters in length.”
c. Username sudah  digunakan  akan  ditampilkan  pesan “This  username  already exists. Please choose another one.”
d. Email yang  tidak  benar/valid  akan  ditampilkan  pesan “The  Email  field  must contain a valid email address.”
e. Password tidak sama dengan ruas Confirm password akan ditampilkan pesan “The Confirm Password field does not match the Password field.”
Setelah  pendaftaran  berhasil  dilakukan  maka  partisipan  akan  diarahkan  ke  halaman Login.  Login  dapat  dilakukan  dengan  memasukkan username serta password yang  sudah didaftarakan sebelumnya. Login yang berhasil akan diarahkan ke halaman tunggu. Terdapat informasi bahwa akun yang baru saja dibuat masih menunggu verifikasi dari administrator.
Akun yang telah diverifikasi oleh administrator dapat memulai kegiatan penginputan subjek.  Alur  penginputan  subjek  terdiri  dari  beberapa  langkah,  lihat  Gambar  6.  Proyek ValCoN menggunakan DTS Perpusnas sebagai acuan dalam penginputan subjek, sehingga perlu  dipersiapkan  terlebih  dahulu  DTS  Perpusnas  sebelum  melakukan  penginputan.  DTS Perpusnas  dapat  diunduh  secara  gratis  dalam  bentuk  PDF  pada  alamat http://pusbangkol.perpusnas.go.id/downlot.php?file=tajuksubjek_pnri.pdf.

## Gambar 6. Diagram alur penginputan.
Untuk memulai penginputan dapat dilakukan dengan mengunjungi Menu Topic atau mengakses alamat http://slimsjakarta.web.id/vocabulary/topic. Kemudian klik pada tombol Add  Topic ,  maka  akan  muncul popup formulir  isian  untuk  menambah  subjek  baru.
Penulisan  subjek  utama  pada  DTS  Perpusnas  ditulis  dengan  huruf  tebal,  sedangkan  sub- subjek  ditulis  dengan  format  huruf  normal.  Untuk  membedakan  mana  subjek  utama  dan mana sub-subjek dalam proyek ValCoN, digunakan aturan sebgai berikut:
a. Subjek utama ditulis dengan huruf kapital ( uppercase )
Contoh: ABSENSI (PEKERJA), ADHESI ELEKTROSTATIK
b. Sub-subjek ditulis dengan huruf kecil ( lowercase )
Contoh: Bolos, Buruh, Pekerja. (Lihat Gambar 7)
Gambar 7. Bagian-bagian penulisan subjek pada DTS Perpusnas.
Dengan demikian, langkah-langkah dalam penginputan  subjek pada proyek ValCoN sebagai berikut:
1. Menambahkan subjek utama sebagai subjek baru dengan cara klik pada tombol Add Topic,  masukan  subjek  utama  (Absensi  (Sekolah))  pada  ruas  Topic  dengan  huruf kapital ( uppercase ), sehingga menjadi ABSENSI (SEKOLAH), lihat Gambar 8.
Gambar 8. Menambahkan subjek baru.
2. Isikan notasi DDC pada ruas Classification Code jika tersedia.
3. Pilih salah satu Topic Type sesuai dengan subjek yang diinputkan.
Menurut Sulistio-Basuki (2011) terdapat empat macam jenis tajuk subjek:
a. Tajuk topik
Tajuk  topik  adalah  kata  atau  frasa  untuk  benda  atau  konsep  sehari-hari  yang mewakili isi berbagai karya.
b. Tajuk bentuk
Tajuk bentuk tidak menguraikan isi subjek sebuah karya melainkan bentuk karya. Bentuk  dalam  konteks  ini  bermakna  bentuk  intelektual  dari  materi  perpustakaan bukannya bentuk fisik materi tersebut.
c. Tajuk geografi
Tajuk  geografi  merupakan  nama  sebuah  tempat  /  kawasan  yang  sudah  mapan. Tajuk  geografi berbeda  dari tajuk subjek topik karena tajuk  geografi merupakan entitas unik, bukannya abstraksi benda.
d. Tajuk nama
Koleksi  sebuah  perpustakaan  lazimnya  mencakup  juga  karya  tentang  seseorang, keluarga,  badan  korporasi,  karya  sastra,  film,  dll.  Tajuk  yang  sesuai  bagi  karya tersebut adalah nama unik dari entitas yang bersangkutan
4. Klik tombol Save jika untuk menyimpan subjek baru ke dalam database. Jika subjek yang  dimasukan  sudah  tersedia  maka  akan  ditampilkan  peringatan  bahwa  subjek sudah  tersedia  dengan  pesan  error “Error  adding  or  update  data  or  topic  already exist.”
Jika subjek berhasil disimpan maka akan muncul pada baris pertama daftar subjek.
5. Selanjutnya  klik  tombol  View  pada  daftar  subjek  untuk  subjek  yang  baru  saja ditambahkan.  Gunakan  fasilitas  pencarian  jika  kesulitan  dalam  menemukan  subjek yang baru saja diinputkan, lihat Gambar 9.

## Gambar 9. Pemanfaatan fasilitas pencarian.
6. Klik pada tombol Add Scope untuk menambahkan scope note pada subjek. Kemudian isikan scope note pada subjek tersebut, lihat Gambar 10.
Gambar 10. Menambahkan scope note subjek.
Jika scope  note berhasil  ditambahkan  maka  akan  tampil  di  atas  tabel  relasi,  tombol Add  Scope  akan  berganti  menjadi  tombol Edit  Scope .  Hal  ini  menunjukkan  bahwa scope note hanya ada satu untuk setiap subjek.
7. Untuk  menambahkan  relasi/hubungan  subjek  utama  dengan  subjek  lain  dapat menggunakan  tombol Add  Relation .  Saat  tombol  diklik  akan  muncul popup form untuk menambahkan relasi subjek yang terdiri dari beberapa ruas diantaranya relation term  (rujukan),  Subject  (subjek  yang  akan  direlasikan  dengan  subjek  utama), Classification Code, Subject Type.
Saat  menginputkan  pada  ruas  Subject  System  akan  mencari  subjek  yang  sudah tersedia,  sehingga  dapat  langsung  dipilih,  hal  ini meminimalisir  terjadinya  duplikasi data  serta  menjaga  keseragaman  penulisan.  Pengisian  ruas  Subject  juga  dapat dilakukan sekaligus untuk subjek yang banyak dengan relation term yang sama, lihat Gambar 11.
Gambar 11. Penginputan ruas subject dapat dilakukan lebih dari satu.
Jika subjek sudah tersedia pada pangkalan data maka untuk ruas Classification Code serta Subject Type tidak perlu diisi. Namun jika subjek yang direlasikan belum tersedia pada pangkalan  data  kedua  ruas  tersebut  dapat  diisi  sehingga  saat  relasi  disimpan  maka  subjek tersebut akan disimpan sebagai subjek baru.

## 4. KESIMPULAN
Proyek  ValCoN  merupakan  kegiatan  yang  memfokuskan  pada  pengalihan  bentuk daftar subjek ke dalam basisdata. Artikel ini memberikan gambaran fitur-fitur yang tersedia serta  alur  kerja  pada  proyek  ValCoN.  Artikel  ini  dapat  dijadikan  sebagai  pedoman  bagi partisipan proyek ValCoN yang hendak dan telah bergabung pada proyek ValCoN. Dengan demikian  meskipun  para  partisipan  berasal  dari  berbagai  macam  latar  belakang  keilmuan dan profesi, kosakata terkendali hasil kegiatan ini akan tetap seragam.

## DAFTAR PUSTAKA
Kangko,  D.  D.  (2016).  “Implementasi  Bahasa  Indeks  Pada  Senayan  Library  Management System  (SLIMS)”. Lokakarya  Nasional  Dokumentasi  dan  Informasi:  Pengelolaan
Data,  Informasi  dan  Pengetahuan  untuk  Mendukung  Pembangunan  Repositori. Kumpulan Makalah Lokakarya Nasional 2016 (pp. 151–163). Jakarta: PDII LIPI.
Hasibuan,  Z.  A.  (2007). Metodologi  penelitian  pada  bidang  ilmu  komputer  dan  teknologi informasi: konsep, teknik, dan aplikasi . Depok: Fasilkom Universitas Indonesia.
Purwono.  (2011).  Dasar-dasar  Dokumentasi.  Retrieved  November  21,  2016,  from http://www.pustaka.ut.ac.id/lib/2016/08/08/pust2241-dasar-dasar-dokumentasi/
Sulistyo-Basuki.  (2011).  “Tajuk  Subjek  dalam  Konteks  Pengajaran  dan  Penggunaannya  di
Perpustakaan Indonesia”. Visi Pustaka , 13 (1).
Retrieved from
http://perpusnas.go.id/magazine/tajuk-subjek-dalam-konteks-pengajaran-dan- penggunaannya-di-perpustakaan-indonesia/