## Optimasi Manajemen Rapat di Masa Pandemi Covid-19 Berbasis Aplikasi SeMaR
Ahmad Faisol 1*) , Joseph Dedy Irawan 1) , Hirarki Ardi Pratama 1) 1 Institut Teknologi Naisonal Malang
* mzfais@lecturer.itn.ac.id, DOI: https://doi.org/10.21107/rekayasa.v13i3.9011

## ABSTRACT
The meeting activity is one of the routine and scheduled activities that is definitely carried out in every institution, as well as the ITN Malang campus. Problems arise when Covid-19 begins to plague in the city of Malang so that teaching and  learning  activities  on  campus  must  be  closed  and  demanded  to  work  from  home  according  to  government recommendations. Difficulties that arise are the way to send invitations and record the results of meetings that have not been efficient. So, it is necessary to develop an application that functions to manage meetings in the ITN Malang internal environment named SeMaR (Meeting Management System). This application was developed based on web and Android using design sprint development method. The results of the analysis and testing show that the design of applications that involve potential users can produce an application that is truly in accordance with user requirements. In addition, the  use  of  the  SeMaR  application  to  manage  meeting  activities  in  the  ITN  Malang  is  able  to  optimize  employee performance especially during the Covid-19 pandemic, and meeting management can be more effective and efficient.
Keywords: meeting management, efficiency, application, android, website

## PENDAHULUAN
Menurut  Hubber,  rapat  merupakan  sebuah perangkat yang
secara efisien dapat memfasilitasi  pertukaran  informasi  diantara beberapa  orang ( Wirautama  et.al ,  2012).  Di dalam  setiap  kegiatan  rapat,  selalu  diawali dengan  permasalahan  yang  hendak  dibahas, dilanjutkan dengan penjadwalan dan penyebaran  undangan  bagi  peserta  rapat, sampai pada tahap proses rapat dan pencatatan kehadiran dan notulen.
Kampus  Institut  Teknologi  Nasional  (ITN) Malang,  sebagai  salah  satu  kampus  swasta  di kota Malang juga tidak lepas dari kegiatan rapat yang bahkan sudah  menjadi kegiatan rutin dan terjadwal  di  setiap  Fakultas  dan  Program  Studi pada  awal  dan  akhir  periode  semester.  Namun kegiatan rapat menemui kendala di saat Covid- 19  mulai  mewabah  di  wilayah  Indonesia khususnya kota Malang dan sekitarnya, sehingga
kegiatan  rapat  harus  dilakukan  secara  daring sebagai salah satu program Working From Home (Mungkasa, 2020).
Permasalahan  paling  mendasar  ketika mengelola  rapat  secara  daring  adalah  cara penyebaran atau pengiriman undangan kepada para  peserta  rapat.  Alternatif  pengiriman undangan  yang  selama  ini  digunakan  adalah dengan  mengirimkan  undangan  melalui  media komunikasi  seperti  Email,  WhatsApp,  Telegram, atau aplikasi sejenisnya. Akan tetapi cara tersebut masih  terasa  kurang  efisien  dan  tidak  praktis karena pengelola rapat harus menyimpan kontak seluruh peserta yang terkadang tidak semuanya dimiliki.  Selain  itu,  kesulitan  berikutnya  adalah pencatatan  hasil  rapat  yang  tetap  harus dikirimkan  satu  –  persatu  kepada  seluruh anggota  rapat,  belum  lagi  permasalahan  jika terdapat  materi  atau  dokumen  yang  harus disertakan  selama  kegiatan  rapat.  Hal  tersebut menyebabkan  pengelola  rapat  harus  bekerja

## REKAYASA
Journal of Science and Technology https://journal.trunojoyo.ac.id/rekayasa
Cite this as: Faisol,  A.,  Irawan,  J.D  &  Pratama,  H.A  (2020).  Optimasi Manajemen  Rapat  di  Masa  Pandemi  Covid-19  Berbasiskan Aplikasi  SeMaR.  Rekayasa,  13  (3),  284-290.  doi: https://doi.org/0.21107/rekayasa.v13i3.9011
© 2020 Ahmad Fasiol, Joseph Dedy Irawan, Hirarki Ardi Pratama
Rekayasa , 2020; 13(3): 284-290 ISSN: 0216-9495 (Print) ISSN: 2502-5325 (Online)
Article History: Received: Nov, 13 th 2020; Accepted: Dec, 14 th 2020 Rekayasa  ISSN:  2502-5325  has  been  Accredited  by Ristekdikti (Arjuna) Decree: No. 23/E/KPT/2019 August 8th, 2019 effective until 2023
ekstra selama masa pandemi Covid-19 sehingga mengakibatkan  pekerjaan  lainnya  bisa  saja tertunda.
Berdasarkan
permasalahan tersebut, kebutuhan  terhadap  sebuah  aplikasi  untuk mengelola  rapat  menjadi  sangat  mendesak, sehingga perlu dilakukan pengembangan dalam waktu  singkat.  Oleh  karena  itu,  menggunakan metode Design Sprint dalam tahap perancangan menjadi  pilihan  yang  tepat,  karena  metode  ini dapat  memvalidasi  setiap  kesalahan  di  awal melalui masukan dari pengguna sebelum aplikasi diimplementasikan  (Prasetyo  et.al.,  2019) (Rokhmawati  et.al.,  2019)  (Subagaya  et.al.,  2019) (Sumual et.al., 2019).
Berdasarkan  data  dari  StatCounter  Global Stats, Android merupakan sistem operasi ponsel pintar terbanyak  digunakan saat ini (Faried et.al, 2017). Dalam penggunaannya Android ditunjang oleh  aplikasi  end-user  untuk  memaksimalkan kinerja  dan  membantu  pengguna  melakukan pekerjaannya  (Yan,  2015).  Salah  satu  fitur unggulan  pada  setiap  aplikasi  berbasis  Mobile adalah  adanya  fitur  Notifikasi. Fitur  ini  dapat menjadi  layanan  penting  dalam  membantu pengguna untuk mengelola task dan perubahan informasi  pada  aplikasi  (Celeste,  et.al,  2015), selain  sebagai  pengingat  bagi  pengguna terhadap  tugas  yang  harus  dilaksanakan (Ramadhan & Utomo, 2014).
Pada  penelitian  ini,  dikembangkan  sebuah aplikasi  berbasis  Android  yang  berfungsi  untuk mengelola  kegiatan  rapat  dan  diberi  nama SeMaR  (Sistem  Manajemen  Rapat).  Aplikasi  ini dirancang  untuk  memenuhi  kebutuhan  dalam mengelola kegiatan rapat di lingkungan kampus ITN Malang agar lebih efisien dan efektif.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  pada  tahun  2020 dimana  Covid-19  mulai  mewabah  di  Indonesia, khususnya di Kota Malang. Dalam penelitian ini, kami menggunakan metode Design Sprint dalam mengembangkan konsep dan prototype aplikasi karena  kebutuhan  akan  aplikasi  tersebut  yang harus diselesaikan dalam waktu singkat dengan hasil  yang  maksimal  (Rokhmawati  et.al.,  2019). Dalam metode ini, terdapat enam tahap yang sangat komunikatif  dan  interaktif  untuk  menghasilkan sebuah ide dan desain yang dibutuhkan. Enam tahap tersebut  yaitu  understand,  define,  diverge,  decide,
prototype, dan validate (Subagya et.al., 2019). Berikut adalah penjelasan dari tahapan – tahapan tersebut: 1. Understand
Berdasarkan  permasalahan  yang  sudah dijabarkan sebelumnya, bahwa kampus ITN Malang membutuhkan sebuah sistem yang berfungsi untuk mengelola rapat secara efisien dan efektif terutama di  masa  pandemi  Covid-19.  Maka  dari  itu,  peneliti melakukan  observasi  dan  wawancara  dengan pegawai (karyawan dan dosen) ITN Malang sebagai pelaku atau calon pengguna pada aplikasi ini.
2. Define
Setelah  melakukan  observasi  dan  wawancara untuk  menemukan  permasalahan  utama,  peneliti mulai mengidentifikasi kebutuhan fungsional bahwa penyampaian  undangan  rapat,  dokumen,  dan notulen hasil rapat harus dapat tersampaikan dengan cepat  baik  di  platform  komputer  pribadi  (Laptop) maupun  perangkat  pintar  (Smartphone)  serta memudahkan  tata  kelola  rapat  bagi  panitia. Selanjutnya,  kebutuhan  calon  pengguna  akan disusun secara sistematis dan terstruktur.
3. Diverge
Tahap  berikutnya  adalah  membuat  desain  pra- antarmuka  yang  masih  bersifat  low-fidelty.  Desain antarmuka yang dibuat akan ditinjau oleh dosen atau karyawan yang berpengalaman di bidangnya. Selain itu,  pada  tahap  ini  peneliti  juga  akan  membuat storyboard  untuk  skenario  pengalaman  pengguna (User Experience) dalam menggunakan sistem yang sudah dikembangkan.
4. Decide
Setelah  membuat  desain  pra-antarmuka  dan melakukan peninjauan ulang dengan dosen maupun karyawan  yang  terkait,  peneliti  akan  memilih  dan menetapkan  desain  antarmuka  mana  yang  paling cocok  dan  sesuai  dengan  kebutuhan  pengguna. Tahap  ini  termasuk  pemilihan  warna  yang  akan diterapkan pada aplikasi.
5. Prototype
Berikutnya setelah menyelesaikan tahap deciding, peneliti  mulai  membangun  pengembangan prototype sistem berdasarkan desain dan storyboard yang telah dibuat sebelumnya. Pembuatan prototype dimulai  dari  desain  yang  bersifat  high-fidelity sehingga pengguna akan lebih mudah  memahami bagaimana  alur  dan  cara  kerja  sistem  yang dikembangkan.
6. Validate
Setelah  selesai  membuat  prototype  dari  sistem yang  akan  dikembangkan,  tahap  terakhir  adalah melakukan pengujian terhadap hasil dari prototype ke
calon  pengguna  yaitu  dosen  dan  karyawan  di lingkungan  ITN  Malang.  Hasil  dari  tahap  validate  ini adalah  melihat  bagaimana  reaksi  pengguna  dalam memakai fitur atau sistem yang akan dikembangkan, apakah  fitur  atau  sistem  yang  akan  dikembangkan mempermudah pengguna atau tidak.
Dengan  metode  ini,  proses  pengembangan sebuah sistem akan lebih cepat sehingga urgensi akan  kebutuhan  aplikasi  pengelola  rapat  dapat segera  diterapkan  di  lingkungan  kampus  ITN Malang.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Implementasi Design Sprint
Implementasi  merupakan  tahapan  dalam pengembangan  sebuah  sistem  untuk  merubah  hasil analisis  dan  desain  menjadi  sebuah  prototype  atau aplikasi. Pada tahapan ini, akan dibuat sebuah aplikasi sesuai hasil perancangan present solution sketch yang telah  divalidasi  sebelumnya.  Untuk  mempersempit ruang lingkup pembahasan, maka implementasi hanya akan membahas pengembangan aplikasi SeMaR yang berbasis Android saja.
1. How Might We
Pada tahap how might we peneliti mencari peluang untuk pengembangan aplikasi manajemen rapat ini. Hasil  dari  tahap  ini  adalah  sebuah  aplikasi  yang berfungsi untuk mempermudah dan meningkatkan kinerja  karyawan  atau  dosen  dalam  mengelola sebuah rapat, baik sebagai panitia maupun sebagai peserta rapat.

## 2. User Interviews
Tahap berikutnya adalah melakukan user interviews kepada calon pengguna, yaitu karyawan dan dosen, termasuk jajaran pimpinan yang ada di lingkungan kampus ITN Malang. Wawancara dilakukan dengan memberikan  pertanyaan  tentang  apa  saja  yang dibutuhkan agar mengelola rapat bisa lebih efisien dan efektif serta catatan hasil rapat dapat tersimpan dengan  baik.  Kesimpulan  dari  hasil  wawancara  ini adalah belum ada aplikasi khusus yang benar – benar mendukung secara penuh dalam mengelola rapat di lingkungan ITN Malang.
3. Present Solution Sketch
Pada  tahap  ini,  peneliti  membuat  gambar  sketsa untuk tampilan antarmuka aplikasi yang nanti akan dikembangkan.  Hasil  present  solution  sketch  dapat dilihat pada Gambar 1 dan 2.
Gambar 1. . Present Solution Sketch Halaman Login, Beranda, Detil Rapat, dan Profil Pengguna
Gambar 2. Present Solution Sketch Halaman Penjadwalan Rapat

## 4. Prototyping Real Enough
Tahap  ini  menjelaskan  prototype  dari  aplikasi SeMaR  yang  dirancang  berdasarkan  hasil  sketch prototyping.  Tampilan  dari  prototype  dapat  dilihat pada Gambar 3 - 6. Gambar 3 menampilkan halaman login dari aplikasi. Terdapat logo kampus ITN Malang pada bagian pojok kiri atas di halaman Login untuk memberi kesan bahwa aplikasi ini akan digunakan di lingkungan kampus ITN Malang saja. Pada halaman login  ini  pengguna  harus  menggunakan  Nomor Induk Pegawai yang telah terdaftar di database ITN Malang sebagai username. Tidak ada fitur registrasi pengguna baru di halaman login, karena aplikasi ini hanya  digunakan  oleh  dosen  dan  karyawan  di lingkungan kampus ITN Malang saja.
Gambar 3. Tampilan Halaman Login
Pada Gambar 4, dapat dilihat halaman beranda dan detil dari aplikasi SeMaR. Halaman beranda ini terdiri dari 3 menu yang diposisikan di bawah layar perangkat,  yaitu  menu  Agenda,  Riwayat,  dan Pengguna.  Halaman  Agenda  akan  menampilkan jadwal  rapat  yang  harus  dihadiri  pada  hari  ini  dan yang  akan  datang.  Halaman  Riwayat  akan menampilkan  daftar  riwayat  rapat  yang  pernah diikuti  selama  menjadi  pegawai  di  ITN  Malang. Sedangkan halaman pengguna akan  menampilkan statistik  dari  pengguna  yang  menginformasikan tentang  jumlah  rapat  yang  pernah  diikuti,  jumlah undangan  yang  telah  diterima,  serta  jumlah kehadiran pada kegiatan rapat.
Halaman detil dari rapat dapat ditampilkan saat pengguna  memilih  atau  menekan  info  rapat  yang ditampilkan di halaman agenda dan histori. Terdapat 2 perbedaan fitur bagi pengguna yang login sebagai panitia  atau  pengelola  rapat  dan  pengguna  yang login sebagai pengguna biasa (dosen dan karyawan).
Panitia  berhak  untuk  mengelola  rapat  sehingga aplikasi  akan  menampilkan  fitur  berupa  tombol untuk menjadwalkan rapat,  mengedit jadwal rapat, mengunggah  berkas  atau  dokumen  rapat,  dan mencatat notulen hasil rapat. Sedangkan pengguna biasa hanya dapat mengakses agenda, histori, unduh berkas, dan melihat notulen saja.
Gambar 4. Tampilan Halaman Beranda, Detail Rapat dan Notulen
Bagi  pengguna  yang  login  sebagai  panitia atau  pengelola  rapat,  maka  pengguna  tersebut dapat  menjadwalkan  rapat  dengan  melengkapi formulir  penjadwalan  rapat  yang  berisi  judul rapat,  waktu  dan  ruangan  rapat,  agenda  rapat,
dan peserta rapat (dosen dan karyawan). Proses penjadwalan rapat dapat dilihat pada Gambar 5. Jika  terdapat  jadwal  rapat  yang  bentrok,  baik ruangan  maupun  peserta  rapat  maka  aplikasi akan  menampilkan  sebuah  peringatan  seperti yang  dapat  dilihat  pada  Gambar  6.  Jika  yang bentrok  adalah  ruangan,  maka  ruangan  harus dirubah  terlebih  dahulu  sebelum  disimpan. Sedangkan  jika  yang  bentrok  adalah  peserta, proses  penyimpanan  jadwal  rapat  masih  bisa dilanjutkan dengan resiko peserta tersebut tidak bisa  menghadiri  rapat  kecuali  jika  diwakilkan kepada  rekannya,  misal  Ketua  Program  Studi mewakilkan  kepada  Sekretaris  Program  Studi. Sebenarnya,  aplikasi  SeMaR  ini  memiliki  fitur untuk  merekam  dan  mencetak  daftar  hadir peserta, akan tetapi fitur tersebut masih terbatas pada aplikasi yang berbasis web saja.

## 5. Usability Study
Pada  tahap  ini  dilakukan  pendataan  kuesioner kepada  beberapa  dosen  dan  karyawan  khususnya calon pengguna yang nanti akan berperan sebagai
pengelola  atau  panitia  rapat,  tahap  ini  dilakukan untuk mengetahui respon calon pengguna terhadap aplikasi.  Berdasarkan  hasil  kuesioner  tersebut, diperoleh  kesimpulan  yang  dapat  dilihat  pada Tabel 1.

## 6. Sprint Conclusion: Recap and Next Steps
Berdasarkan  hasil  kuesioner  kepada  calon pengguna,
dilanjutkan
dengan proses pengembangan  aplikasi  menjadi  aplikasi  yang siap  pakai.  Selain  itu,  pada  tahap  ini  dilakukan pengujian serta merilis aplikasi SeMaR di Google Playstore  agar  semua  pengguna  di  lingkungan ITN Malang bisa mengunduh aplikasi tersebut.

## Pengujian
Pengujian aplikasi dilakukan dengan menggunakan metode Blackbox
untuk mengetahui  apakah  semua  fungsional  sistem berjalan  dengan  baik.  Tabel  2  menjelaskan skenario  dan  hasil  pengujian  yang  telah dilakukan.
Gambar 5. Tampilan Halaman Penjadwalan Rapat
Gambar 6. Peringatan Jadwal Rapat Bentrok

## KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan  hasil  analisis  dan  pengujian  dapat disimpulkan  bahwa  desain  aplikasi  yang  sudah  diuji dan melibatkan calon pengguna dapat menghasilkan suatu  aplikasi  yang  benar  –  benar  sesuai  kebutuhan pengguna.  Penggunaan  aplikasi  SeMaR  untuk mengelola kegiatan rapat di lingkungan kampus ITN Malang  mampu  mengoptimalkan  kinerja  pegawai terutama  di  masa  pandemi  Covid-19.  Selain  itu, pengelolaan  rapat  dapat  menjadi  lebih  efektif  dan efisien.

## DAFTAR PUSTAKA
Celeste,  L.P.,  Komlodi,  A.,  &  Lutters,  W.G.  (2015).
Interruptive  Notifications  in  Support  of  Task Management. Int. J. Human-Computer Studies, 79, 20-34.
Faried, M.Z., Mulwinda, A., & Primadiyono, Y. (2017). Pengembangan  Aplikasi  Android  Bimbingan Skripsi  dengan  Fitur  Notifikasi.  Jurnal  Teknik Elektro Unnes, 9(2), 74-79.

## Tabel 1. Kesimpulan Hasil Kuesioner
No Pertanyaan Kesimpulan 1. Bagaimana antarmuka aplikasi manajemen rapat ini? Tampilan yang menarik, tidak terlalu rumit untuk dioperasikan, warna tidak terlalu mencolok dan sesuai dengan ciri khas ITN Malang. 2. Apakah fitur – fitur yang terdapat pada aplikasi memudahkan anda dalam mengelola rapat? Sangat membantu dalam mengelola rapat secara cepat, efektif, dan efisien. Fitur penjadwalan sangat bermanfaat dalam meminimalisasi jadwal rapat yang bentrok, dan histori rapat dapat terus tersimpan selama pengguna aktif. 3. Fitur apa saja yang harus dikembangkan lagi? Kedepannya ditambahkan fitur absensi rapat dengan face recognition, kelola user profile, fitur lokasi dengan menampilkan peta lokasi rapat.

## Tabel 2. Pengujian dengan Metode Blackbox
No Skenario Hasil yang diharapkan Hasil Pengujian 1. Menampilkan halaman Agenda dan Riwayat rapat Agenda menampilkan jadwal rapat hari ini dan yang akan datang. Sedangkan histori akan menampilkan riwayat rapat yang pernah diikuti Halaman Agenda menampilkan daftar rapat yang akan diikuti pada hari ini dan yang akan datang. Halaman Riwayat menampilkan daftar rapat yang pernah diikuti oleh pengguna 2. Pengujian hak akses pengguna dalam mengelola rapat Jika yang login adalah panitia atau pengelola rapat, maka akan ditampilkan tombol untuk menambah rapat, mengedit rapat, mengunggah berkas, dan mencatat notulen hasil rapat. Sedangkan jika yang login adalah pengguna biasa (dosen dan karyawan) maka aplikasi hanya akan menampilkan halaman agenda, riwayat dengan tombol filter pencarian rapat, tombol untuk mengunduh berkas, dan tombol untuk melihat notulen hasil rapat. Saat login menggunakan akses sebagai panitia, maka dapat mengelola rapat sesuai perancangan, dimana pengguna dapat menjadwalkan dan mengedit rapat, mengunggah berkas, dan mencatat notulen hasil rapat. Saat login menggunakan akses sebagai pengguna biasa, hanya terdapat fitur untuk melihat agenda dan riwayat, mengunduh berkas, dan melihat notulen hasil rapat. 3. Menjadwalkan rapat baru atau merubah jadwal rapat Setiap ada jadwal rapat baru ataupun perubahan jadwal, notifikasi akan diterima oleh perangkat selama pengguna terhubung dengan jaringan internet. Notifikasi rapat diterima dengan cepat (sesuai kondisi jaringan). 4. Mengelola berkas atau dokumen rapat Panitia rapat dapat mengunggah dan mengunduh dokumen rapat tanpa dibatasi jumlahnya. Peserta rapat dapat mengunduh dokumen rapat dan menyimpan di perangkat pengguna. Pengguna dapat mengelola berkas atau dokumen rapat sesuai hak akses yang telah diberikan. 5. Mengelola notulen hasil rapat Panitia dapat mencatat notulen hasil rapat. Sedangkan peserta hanya dapat melihat hasil rapat yang sudah dimasukkan oleh panitia. Pengguna dapat mengelola notulen hasil rapat sesuai hak akses yang telah diberikan.
Mungkasa.  (2020).  Bekerja  dari  Rumah  (Working From Home / WFH): Menuju Tatanan Baru Era Pandemi COVID 19. The Indonesian Journal of Development Planning, 4(2), 126-150.
Prasetyo,  A.,  Az-Zhara,  H.  M.,  &  Brata,  H.A.
(2019). Perancangan Aplikasi Bimbingan Skripsi Berbasis  Mobile  dengan  menggunakan Pendekatan Design Sprint. Jurnal Pengembangan  Teknologi  Informasi  dan  Ilmu Komputer, 3(6), 5808-5816.
Ramadhan,  T.,  &  Utomo,  V.G.  (2014).  Rancang Bangun Aplikasi Mobile Untuk Notifikasi Jadwal Kuliah  Berbasis  Android  (Studi  Kasus:  STMIK Provisi  Semarang).  Jurnal  Teknologi  Informasi dan Komunikasi, 5(2), 47-55.
Rokhmawati, R. I., Az-Zhara, H. M., & Ramadhana, R.
(2019).  Perancangan  User  Interface  Aplikasi EzyPay menggunakan Metode Design Sprint. Jurnal  Pengembangan  Teknologi  Informasi dan Ilmu Komputer, 3(9), 8831-8840.
Subagaya, K. A., Pratami, D., & Hasibuan, M. A. (2019). Pengembangan konten E-Learning Menggunakan  Design  Sprint  Pada  Mata
Kuliah  Manajemen  Proyek.  Jurnal  Integrasi
Sistem Industri, 6(2), 107-106.
Sumual,  H.,  Batmetan,  J.  R.,  &  Kambey,  M.  (2019). Design Sprint Methods for Developing Mobile Learning  Application.  3rd  UNJ  International Conference  on  Technical  and  Vocational Education  and  Training  2018.  KnE  Social Science. 394–407.
Wirautama, I.K.D., Setiwan, B., & Wibowo, R.P. (2012). Pengembangan  Aplikasi  Pengelolaan  Rapat Studi Kasus: Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi  Sepuluh  Nopember.  Jurnal Politeknik POMITS, 1-4.
Yan, Z. (2015). Encyclopedia of Mobile Phone Behavior
[Online] Available: https://books.google.co.id/books?id=bIkfCg AAQBAJ&printsec=frontc over&hl=id#v=onepage&q&f=false