## SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI SURAT (STUDI KASUS) DI PT.PERTAMINA DEPOT BULA
Program Studi Manajemen Informatika, STMIK Palangka Raya Jalan George Obos, No. 114, Palangkaraya
Email:rfrengklin@gmail.com

## ABSTRACT
In managing documents PT.Pertamina of Depot Bula at the time still in manual and less efficient  in  recording  and  data  search  letters  that  take  a  considerable  time  in  all processes. Therefore, it is required by the software to help manage data effectively and efficiently  letter.  To  help  resolve  the  constraints  faced  by  the  author  takes  the  title "information system documentation letter". With this information system is expected to last letter of information system documentation to be better than ever.
After  this  letter  information  system  documentation  created  and  based  on  the  desire  of the results of PT. Pertamina Depot Bula with their conclusion that the letter information system  documentation  process  is  becoming  more  efficient,  fast  and  easy  because  in giving  the  number  of  letters  assistant  will  no  longer  need  to  open  a  file  of  letters  and numbers letter will be recorded automatically at the time assistant to open a new mail. Therefore, the numerical gain minimizing mistakes letter. In the letter, the data search process  will  be  easier  to  fast  and  without  the  need  to  open  the  file  documentation  as well  as  data  security  is  also  more  secure  with  their  password  gift.  Another  database keeps  bending  to  mind  is  information  system  documentation  this  letter  is  much  more effective.
Key word : documentation letter,Sistem Infomation,PT Pertamina Depot bula

## PENDAHULUAN
Kegiatan dalam suatu instansi perkantoran sangat erat kaitannya dengan penggunaan kertas dalam jumlah  yang  besar.  Tentunya  hal  ini akan membutuhkan biaya yang dikeluarkan  untuk  kebutuhan  kertas menjadi lebih tinggi. Selain itu kebutuhan  akan  tempat  penyimpanan juga  menjadi  semakin  banyak.  Hal  ini juga  tidak  menutup    kemungkinan
terjadi  pemborosan  dalam  penggunaan kertas.
Kesulitan  utama  yang  dihadapi jika  ingin  mengurangi  kebutuhan  akan kertas dalam jumlah besar adalah sistem Dokumentasi Surat yang masih dilakukan  dengan  cara  manual.  Sistem manual  ini  memungkinkan  terjadinya..

## FRENGK L IN MATATULA
STMIK Palangka Raya
kesalahan dan proses dalam Dokumentasi  Surat  menjadi  lebih  sulit dan proses mendapatkan dokumen yang
diinginkan  juga  akan  terhambat.  Selain
itu, sistem manual juga akan memungkinkan  terjadinya  dokumen yang hilang atau rusak.
Pertamina Depot  Bula merupakan bagian  dari  suatu  instansi  yang  masih menggunakan cara manual dalam sistem Dokumentasi  Surat.  Dengan  sistem yang masih manual ini Pertamina Depot Bula  juga  mengalami  berbagai  masalah diatas.  Hal  ini  dikarenakan  belum tersedianya Sistem Informasi Dokumentasi Surat yang terkomputerisasi.
Dari  beberapa  permasalahan  dan latar  belakang  yang  telah  dipaparkan sebelumnya, diantaranya kebutuhan kertas  dalam  jumlah  yang  besar,  sistem yang  masih  manual,  belum  terdapatnya Sistem  Informasi  Dokumentasi  Surat, maka dibutuhkan suatu Sistem
Informasi  yang  dapat  membantu  dalam menangani  masalah-masalah  tersebut.
Dengan dibangun suatu Sistem Informasi Dokumentasi Surat
diharapkan dapat berfungsi untuk perbaikan  sistem  Dokumentasi  Surat Pertamina Depot Bula.
Berdasarkan  latar  belakang  yang telah  dipaparkan  diatas  maka  dapat diidentifikasi permasalahannya yaitu :
a. Mengurangi  kebutuhan  terhadap kertas dalam jumlah yang besar
b. Proses  Pencarian  dokumen  pada sistem  informasi  Dokumentasi
Surat yang ada masih menggunakan  proses  manual, Sistem manual ini memungkinkan terjadinya
kesalahan  dan  proses  dalam dokumen  surat  menjadi  lebih sulit dan tidak akurat .
c. Belum  adanya  Sistem  Informasi Dokumentasi Surat di Pertamina Depot Bula
Adapun  maksud  dari  penulisan laporan penelitian ini untuk membangun  suatu  Sistem  Informasi Dokumentasi  Surat  dengan  studi kasus di Pertamina Depot Bula
Tujuan  dari  penelitian  ini  adalah sebagai berikut:
1. Mengubah sistem Dokumen Surat yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi
2. Menyediakan suatu Sistem
Informasi  Dokumentasi  Surat  di
Pertamina Depot Bula

## STMIK Palangka Raya
3. Pengolahan data Dokumen Surat
menjadi  lebih  optimal,  dimana pencarian  data  lebih  mudah dilakukan, laporan data Dokumen  surat  dapat  disusun
dengan cepat, dan kinerja karyawan  lebih  baik  karena didukung  oleh  sistem  yang sudah otonom atau terkomputerisasi Batasan Masalah
Agar  masalah  yang  akan  dibahas tetap  berada  dalam  ruang  lingkup kajian, dalam Sistem Informasi
Dokumen  Surat  ini  terdapat  beberapa proses atau prosedur, yaitu diantaranya:
- Pendataan surat masuk
- Pendataan surat keluar
- Penyimpanan  dokumen  dalam bentuk digital
- Pencarian dokumen digital dalam waktu singkat
- Pendataan tempat
penyimpanan dokumen/arsip

## METODOLOGI PENELITIAN
Adapun  Metodologi  yang  akan digunakan dalam dalam proses pembuatan Sistem Informasi Dokumentasi  Surat  ini  adalah  sebagai berikut :
1. Tahap pengumpulan data
Metode  pengumpulan  data  yang digunakan  dalam  pembuatan  Sistem Informasi Dokumentasi Surat ini adalah sebagai berikut :
a. Studi Kepustakaan
Teknik pengumpulan data dengan  mempelajari  sumber- sumber  pustaka  yang  berkaitan dengan  Sistem  Informasi  yang akan dibangun.
b.  Wawancara
Teknik pengumpulan data dengan  cara  mengadakan  tanya jawab  secara  langsung/secara tidak  langsung  kepada  pihak Pertamina Depot Bula Seram
2. Tahap pembuatan perangkat lunak
Teknik  analisis  data  dalam pembuatan Sistem Informasi ini menggunakan paradigma perangkat lunak  secara waterfall ,  yang  meliputi beberapa proses diantasranya:

## ANALISIS  DAN  PERANCANGAN SISTEM
Analisis Masalah
Sebelum melakukan
perancangan  suatu  system,  ada  baiknya terlebih dahulu melakukan tahap analisis.  Dari  tahap  analisis  dapat
diketahui dengan jelas masalah-masalah apa saja yang sering muncul, bagaimana user  yang  menggunakan  system  yang sedang  berjalan  sampai  solusi  yang dapat  diajukan  untuk  memecahkan masaah.  Sesuai  dengan  penelitian, bahwa sistem informasi yang berjalan di PT.  PERAMINA  Depot  Bula  terutama untuk  dokumentasi  surat  seperti  surat masuk,  surat  keluar,  masih  di  lakukan secara  manual  sehingga  membutuhkan system  dokumentasi  surat  berbasis komputerisasi
Flow  Map  Prosedur  Dokumen  surat masuk
Pimpinan Asisten umum Bagian LK2LL Bagian penjualan Bagian keuangan Bagian Teknik Bagian Distribusi Dokumen surat Dokumen surat arsip Dokumen surat Dokumen surat Dokumen Surat Dokumen surat Dokumen surat ACC dokumen surat Data dokumen surat yg telah di ACC Data dokumen surat yg telah di ACC Melakukan disposisi Dokumen surat
Flow  Map  Prosedur  Dokumen  surat keluar
Pimpinan
Asisten umum Instansi Polres/polsek Instansi Sabandar Instansi Bupati Instansi Dinas deperindag ACC dokumen surat Dokumen surat Dokumen surat Data dokumen surat yg telah di ACC Data dokumen surat yg telah di ACC arsip Dokumen Surat Dokumen surat Dokumen surat Melakukan disposisi Dokumen surat Dokumen surat Diagram Konteks Data Flow Diagram Level 1 Entity Relation Diagram(ERD) Pengguna Surat keluar menghasilkan 1 Surat masuk 1 1 Pengguna SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI SURAT Data pengguna Data surat Info pengguna Info surat Validasi login Data login Data laporan Info laporan Pencarian data surat Info Pencarian data surat
Skema Relasi
Surat masuk Kode surat masuk No asli surat masuk Tangga surat masuk Kepada_penerima Perihal Alamat Surat keluar User_name Pengguna Dari_pengirim Kode surat keluar No surat keluar Tangga surat keluar Kepada_penerima Perihal Alamat Dari_pengirim User_id User_id User_id FK FK PK User_pass Struktur Menu login Menu utama Surat Masuk Pencarian Data Surat Laporan surat masuk Data SuratMasuk Surat Keluar Data SuratKeluar Pencarian Surat Masuk
Pencarian Surat Keluar Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Data SuratMasuk bagian teknik Data SuratMasuk bagian distribusi Data SuratMasuk bagian keuangan Data SuratMasuk bagian penjualan Data SuratMasuk bagian LK2LL Data Suratkeluar bagian teknik Data Suratkeluar bagian distribusi Data Suratkeluar bagian keuangan Data Suratkeluar bagian penjualan Data Suratkeluar bagian LK2LL laporan SuratMasuk bagian teknik laporan SuratMasuk bagian distribusi laporan SuratMasuk bagian keuangan laporan SuratMasuk bagian penjualan laporan SuratMasuk bagian LK2LL Laporan surat keluar laporan Suratkeluar bagian teknik laporan Suratkeluar bagian distribusi laporan Suratkeluar bagian keuangan laporan Suratkeluar bagian penjualan laporan Suratkeluar bagian LK2LL Rancangan Antar Muka Menu Surat Masuk Surat Keluar Pencarian Data Laporan T02 Sistem Informasi Dokumen Surat SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI SURAT DI PT. PERTAMINA DEPOT BULA Ukuran 1024 x 766 tampilan sesuai dengan skin visual basic Font 10 dan 12 arial warna hitam, Nama Form T02 - klik menu menampilkan data log out/keluar form -Klik surat masuk menampilkan data surat masuk -Klik surat keuar menampilkan data surat keluar -Klik pencarian data menampilkan data surat masuk dan data surat keluar -Klik laporan menampilkan laporan data surat masuk dan laporan data surat keluar 1 Login 3 Pengolahan data surat Pengguna 2 Pengolahan data login 5 Laporan Pengguna Surat masuk Info pengolahan surat Info data yg telah ditambah,edit dan hapus Data yg telah ditambah,edit dan hapus Data pengguna Info data login Data surat Data laporan Data login Data yang akan di tambah atau edit Data yg telah ditambah atau edit Id pengguna password Valid login Id pengguna password confirm login Info data laporan 4 Pencarian Data surat Pencarian data surat info pencarian data surat Surat keluar Data yang akan di tambah atau edit Data yg telah ditambah atau edit Data yang akan di tambah atau edit Data yg telah ditambah atau edit Data yang akan di tambah atau edit Data yg telah ditambah atau edit Data yang akan di tambah atau edit Data yg telah ditambah atau edit Data yang akan di tambah atau edit Data yg telah ditambah atau edit
T03 Surat Masuk Ukuran 1024 x 766 tampilan sesuai dengan skin visual basic Font 10 dan 12 arial warna hitam, Nama Form T02 - klik tambah untuk memasukan data ke dalam tabel dengan menggunakan sistem scan atau file -Klik edit untuk mengedit data -Klik hapus untuk menghapus data -Klik keluar form untuk menutup form surat masuk Tampilan Surat Masuk Tabel surat masuk Tambah Edit Hapus Keluar Form View dokument -Klik cari untuk mencari data-data yang di perlukan Kirim data surat Jaringan simantik T01 T07 18 T16 T14 T12 T10 T06 T17 T04 T15 T13 T03 T02 T05 T11 T09 T21 27 T25 T23 T19 T22 28 T26 T24 T20

## KESIMPULAN
Setelah  menyelesaikan  penelitian  dan penyusunan  dari  laporan  penelitian  ini dan  melihat  tujuan  awal  dari  penulisan laporan  penelitian  ini.  Maka  diperoleh beberapa  kesimpulan  dari  sistem  yang telah dibangun, diantaranya:
1. Aplikasi dari sistem yang dibangun dapat  memenuhi  tujuan  awal  yaitu
mempermudah  pengolahan  data surat  masuk  ke  setiap  bagian sehingga lebih efisien dan akurat
2. Pengolahan  data  surat  masuk  dan data  surat  keluar  dapat  dilakukan dengan lebih mudah dan
mengurangi  beban  kerja  asisten umum  untuk  mengimputkan  data surat  masuk,  surat  keluar  dan laporan  surat  masuk  dan  surat keluar
3. Berkurangnya  intensitas  kesalahan data dan informasi yang dihasilkan
4. Laporan  surat  masuk  dan  surat keluar yang dihasilkan tidak memiliki  tampilan  yang  terlalu diperhatikan karena referensi utama untuk mendapat data adalah melihat langsung  pada  informasi  yang dihasilkan oleh aplikasi
5. Tidak  adanya  pengguna  dalam sistem yang dibahas yang mempunyai hak akses untuk seluruh  menu/hak  akses  tertinggi, karena  hak  akses  untuk  mengelola keseluruhan  aplikasi  dipegang  oleh karyawan dengan jabatan Maintenance yang
bertugas mengelola seluruh hal yang berhubungan dengan komputer.
STMIK Palangka Raya
Saran
Untuk  menjaga  keakuratan  dan keamanan  data  maka  disarankan  untuk menggunakan satu buah komputer yang khusus  digunakan  sebagai server dari aplikasi  ini.  Penggunaan  komputer khusus  yang  berfungsi  sebagai server dapat  mempermudah  aplikasi  untuk melakukan  proses Refresh data.  Selain itu untuk lebih memudahkan pengolahan  data  surat  masuk  maupun surat keluar,
Agar  aplikasi  ini  memberikan manfaat  yang  lebih  besar,  aplikasi  ini dapat dikembangkan dengan menambahkan  prosedur  atau  menu pengolahan  data  yang  lain.  Aplikasi  ini juga  dapat  dikembangkan  menjadi aplikasi  Sistem  Informasi  pengolahan data  kayawan  dengan  menambahkan menu  untuk  mengolah  data  absensi karyawan,  data    penggajian  dan pengelolaan data surat .

## DAFTAR PUSTAKA
A.M.Hirin,” seni pemprograman aplikasi xtrime”, DSI Publishing,2008
Budiharto Widodo,” Visual Basic NET ”, Andi, Yogyakarta, 2005 Didik  Dwi  Prasetyo.  (2005),  Belajar Sendiri  Mengola  Database  dengan
Visual  Basic.NET  dan  MySQL Server, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Firdaus,”Visual Basic.NET 7”,Maxikom, Palembang, 2006 Madcom,” Aplikasi database Visual
Basic NET dengan cristal Report  NET” ,Andi, Madiun 2003.
Madcoms.  (2004),  Dasar  Aplikasi
Database  Visual  Basic.NET  dengan Crystal Report.NET, Andi Yogyakarta Prasetyo  Didik  Dwi,” Mengolah database denga Visual Basic.NET.dan MYSQL Server:PT.Elex Media Komputindo,Jakarta , 2005 Sadeli  Muhammad  ” Visual  Basic  2005 untuk  orang  awam” ,  Maxicom, Palembang,2008 Wahana  Komputer.  (2008),  Pembuatan
Aplikasi Profesional dengan Visual Basic.NET, Salemba Infotek, Jakarta