STUDI TENTANG PENERAPAN ADMINISTRASI PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI PADA PT SANWA ENGINEERING BATAM
Putrhi Pranitha Napitu 1 ),   Dwi Kartikasari 2 )
1) Prodi Administrasi Bisnis Terapan Politeknik Negeri Batam, email: putripranita66@gmail.com 2) Prodi/Jurusan  A d m i n i s t r a s i   B i s n i s ,  Politeknik Negeri Batam, email: dwi@polibatam.ac.id

## Abstract
This  study  aims  to  develop  operational  standards  of  administrative  procedures  of  production  planning  and control  in  PT  Sanwa  Engineering  Batam.  Methods  of  data  collection  using  method  of  documentation  and structured  interview  to  planner  and  customer  service  planner.  While  for  data  analysis  using  descriptive qualitative  analysis  and  also  SWOT  analysis  (Strengths,  Weakness,  Opportunity,  and  Threats)  which  discuss about  how  application  of  planning  and  controlling  production  at  PT  Sanwa  Engineering  Batam  start  from production  planning,  production  scheduling,  production  supervision,  related  organizational  functions  and information  and  documents  required.  The  results  of  this  research  is  the  formation  of  a  flowchart  of  the administration  process  of  planning  and  controlling  new  production  in  more  detail  so  as  to  facilitate  new employees to understand their work or the reader understand the principal activities of a staff of administration in the production department.
Keywords: Administration of production planning and control, standard operational procedures, SWOT analysis, flowchart.analisis SWOT, bagan alur (flowchart).

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menyusun  standar  operasional  prosedur  administrasi  perencanaan  dan pengendalian  produksi  di  PT  Sanwa  Engineering  Batam.  Metode  pengumpulan  data  menggunakan  metode dokumentasi dan wawancara terstruktur kepada planner dan costumer service planner . Sedangkan untuk analisis data menggunakan analisis kualitatif deskriptif dan juga analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, and Threats) yang  membahas  tentang  bagaimana  penerapan  administrasi  perencanaan  dan  pengendalian  produksi pada  PT  Sanwa  Engineering  Batam  mulai  dari  perencanaan  produksi,  penjadwalan  produksi,  pengawasan produksi, fungsi-fungsi organisasi terkait dan informasi dan dokumen yang dibutuhkan. Hasil dari penelitian ini yaitu  terbentuknya  suatu  bagan  alur (flowchart) proses  administrasi  perencanaan  dan  pengendalian  produksi yang  baru  secara  lebih  detail  sehingga  memudahkan  karyawan  baru  untuk  memahami  pekerjaannya  ataupun pihak pembaca memahami kegiatan pokok seorang staf sdministrasi di bagian produksi.
Kata  kunci: Administrasi  perencanaan  dan  pengendalian  produksi,  standar  operasional  prosedur, analisis SWOT, bagan alur (flowchart) .

## PENDAHULUAN Latar Belakang
Sebagaimana  yang  telah  diketahui  bahwa suatu  perusahaan  manufaktur  yang  bertujuan untuk  memproduksi  suatu  barang  sudah selayaknya melakukan perencanaan dan pengendalian produksi yang baik dan terencana.  Menurut  Kusuma  (2009:1)  tujuan dari  perencanaan  dan  pengendalian  produksi adalah  merencanakan  dan  mengendalikan aliran material ke dalam, di dalam pabrik, dan keluar  pabrik  sehingga  posisi  keuntungan optimal  dapat  dicapai  oleh  perusahaan.  Dalam
hal  perencanaan  dan  pengendalian  produksi diperlukan adanya suatu sistem yang merupakan  acuan  kegiatan/alur  produksi  yang akan dilaksanakan.
PT Sanwa Engineering Batam merupakan salah  satu  perusahaan  manufaktur  yang berlokasi  di  Kawasan  Industrial  Batamindo Muka  Kuning  yang  berpusat  pada  PT  Sanwa Plastic  Industri  Pte  Ltd  yang  berlokasi  di Singapura.  Perusahaan  ini  bergerak  dalam bidang  produksi  layanan  manufaktur  presisi yang  terpadu.  Dalam  melakukan  perencanaan produksi,  PT  Sanwa  Engineering  Batam
merencanakan
produksi berdasarkan
permintaan costumer yang  biasanya  dikirim setiap  6  (enam)  bulan  sekali  atau  per  tahun yang disebut dengan forecast . Setelah menerima forecast dari costumer selanjutnya bagian planner mengolah  data  dan  menyusun jadwal  produksi  serta  jumlah  barang  yang diproduksi  berdasarkan  sistem  perencanaan yang  diterapkan  di  PT  Sanwa  Engineering Batam  yang  kemudian  menghasilkan  jadwal produksi (Master Production Schedule/MPS).
Meskipun  demikian,  pada  realisasinya, kegiatan  produksi pada PT Sanwa Engineering Batam  dituangkan  dalam flowchart  production planning yang  faktanya  hanya  merupakan flowchart sederhana yang
tidak menggambarkan prosedur detail dan aktual dari perencanaan dan pengendalian produksi saat ini karena  disusun  sudah  cukup  lama  sekitar  7 tahun  lalu  tepatnya  pada  19  Juli  2010.  Oleh sebab  itu,  untuk  kelancaran  kegiatan  produksi persusahaan,  perlu  dirancang  sebuah flowchart production  planning yang  menjadi  acuan  kerja (work instruction) yang lebih faktual. Kegiatan penyusunan  ulang/pembaharuan  dari flowchart ini  diperlukan  agar  lebih  jelas  terlihat  alur setiap  langkah/proses  yang  dilakukan  mulai dari  pesanan  diterima  hingga  barang  jadi tersebut dikirim. Maka tujuan utama penelitian ini  adalah  melakukan  penelitian  mengenai bagan  alur  proses  produksi  PT  Sanwa Engineering Batam yang kemudian akan diolah ke  dalam  suatu flowchart yang  lebih detail yang  disusun  dengan  menggunakan  Microsoft Visio.
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan  di  atas,  maka  penulis  merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimanakah penerapan administrasi
perencanaan  produksi  pada  PT  Sanwa Engineering Batam Bagaimanakah penerapan administrasi penjadwalan produksi  pada  PT  Sanwa  Engineering
Batam
2. Bagaimanakah penerapan administrasi pengawasan  produksi  pada  PT  Sanwa Engineering  Batam  khususnya  untuk  PT XYZ
3. Bagaimanakah fungsi-fungsi organisasi yang  terkait  proses  penerapan  administrasi perencanaan  dan  pengendalian  produksi
dilaksanakan  pada  PT  Sanwa  Engineering Batam
4. Apasajakah  informasi  dan  dokumen  yang diperlukan terkait administrasi perencanaan dan pengendalian produksi pada PT Sanwa Engineering Batam
5. Bagaimanakah  pembuatan  bagan  alur prosedur  administrasi  perencanaan  dan pengendalian  produksi  yang  diterapkan pada PT Sanwa Engineering Batam
6. Apakah tinjauan praktis terhadap administrasi  pada  subsistem  perencanaan dan pengendalian produksi pada PT Sanwa Engineering Batam

## Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimanakah penerapan  administrasi  perencanaan produksi  pada  PT  Sanwa  Engineering Batam
2. Untuk mengetahui bagaimanakah penerapan  administrasi  penjadwalan produksi  pada  PT  Sanwa  Engineering Batam
3. Untuk mengetahui bagaimanakah penerapan administrasi pengawasan produksi  pada  PT  Sanwa  Engineering Batam
4. Untuk  mengetahui  bagaimanakah  fungsi- fungsi  organisasi  yang  terkait  proses penerapan  administrasi  perencanaan  dan pengendalian  produksi  dilaksanakan  pada PT Sanwa Engineering Batam
5. Untuk  mengetahui  apasajakah  informasi dan  dokumen  yang  diperlukan  terkait administrasi perencanaan  dan  pengendalian produksi  pada  PT  Sanwa  Engineering Batam Untuk mengetahui pembuatan bagan alur prosedur administrasi perencanaan dan pengendalian  produksi  yang  diterapkan pada PT Sanwa Engineering Batam
6. Untuk mengetahui tinjauan praktis terhadap administrasi  pada  subsistem  perencanaan dan  pngendalian  produksi  pada  PT  Sanwa Engineering Batam

## Manfaat Penelitian
Adapun  manfaat  yang  dapat  diperoleh  dari penelitian ini antara lain:
1. Manfaat Praktis
Penulis  berharap  hasil  penelitian  ini  dapat digunakan  oleh  perusahaan  khususnya pada  PT  Sanwa  Engineering  Batam  dalam
Journal of Business Administration Vol 1, No 2, September 2017, hlm. 244-255
memberikan informasi mengenai penerapan  administrasi  perencanaan  dan pengendalian produksi yang telah diterapkan  dan  juga  sebagai  acuan  dalam menjelaskan  prosedur  perencanaan  dan pengendalian produksi di bagian perencanaan  dan  pengendalian  produksi ( Production Planning Inventory Control/PPIC) . 2. Manfaat teoritis
Penulis  berharap  hasil  penelitian  ini  dapat digunakan  sebagai  bahan  referensi  dan sebagai  bahan  acuan  penelitian  yang serupa  di  masa  yang  akan  datang.  Penulis juga  berharap  agar  penelitian  ini  dapat memberikan  informasi  tambahan  yang
bermanfaat bagi pembaca dalam penerapan administrasi
perencanaan dan pengendalian  produksi  yang  diterapkan pada PT Sanwa Engineering Batam

## KAJIAN TEORI Kajian Empiris
Sebenarnya penelitian studi kasus tentang  administrasi  perencanaan  produksi sangatlah  terbatas,  relatif  terhadap  evaluasi prosedur  pembelian  dan  prosedur  penjualan yang telah banyak tersedia dalam literatur yang ada.  Diantara  yang  mendekati  topik  yang dibahas peneliti di antaranya:
Tabel 1. Kajian Empiris

## Kajian Teori
1. Pengertian Administrasi
Menurut Kusdi (2011:7) administrasi dapat diartikan  sebagai  cara  atau  sarana  untuk menggerakkan organisasi dengan tugas
mengarahkan  organisasi  mencapai  tujuan- tujuan  yang  diinginkan.  Menurut  Fahmi (2015:1)  administrasi  adalah  sebuah  bangunan hubungan  yang  tertata  secara  sistematis  yang membentuk  sebuah  jaringan  yang  saling bekerjasama satu sama lainnya untuk mendukung  terwujudnya  suatu  mekanisme kerja yang tersusun dan mencapai tujuan yang diharapkan.  Kegiatan  administrasi  produksi meliputi aspek-aspek sebagai berikut yaitu :
a. Perencanaan produk atau barang yang akan di produksi
b. Keputusan perencanaan kapasitas produksi
c. Sistem  penyediaan,  penyimpanan  dan  juga logistrik produksi
d. Perencanaan kebutuhan dan juga pengawasan kualitas produksi (QC)
2. Perencanaan dan Pengendalian Produksi Menurut  Prihantoro  (2012:122),  secara garis  besar  proses  produksi  adalah  kegiatan mengolah  masukan  ( input yaitu  sumber  daya produksi)  dalam  proses  dengan  menggunakan metode  tertentu  untuk  menghasilkan  keluaran ( output yaitu barang maupun jasa) yang sesuai dengan ketentuan. a. Perencanaan Produksi Menurut Siswandi (2011:43), pada umumnya  perencanaan  dapat  dibedakan  ke dalam : 1. Perencanaan Menurut Waktu Perencanaan menurut waktu dapat dibedakan  yaitu  perencanaan  jangka  pendek adalah  perencanaan  yang  pelaksanaannya memerlukan  waktu  paling  lama  setahun, perencanaan jangka menengah adalah perencanaan yang jangka waktu
Puthri & Dwi, Studi tentang Penerapan Administrasi Perencanaan dan Pengendalian…
pelaksanaannya  lebih  dari  setahun  akan  tetapi kurang  dari  5  tahun  dan  perencanaan  jangka panjang  adalah  perencanaan  yang  waktu pelaksanaannya adalah lebih dari setahun.
2. Perencanaan Menurut Fungsi
Perencanaan menurut fungsi adalah perencanaan  yang  dikelompokkan  menurut bagian  (unsur-unsur)  penting  dan  utama  yang ada  di  dalam  suatu  organisasi  yang  meliputi fungsi produksi, fungsi umum, fungsi pemasaran,  fungsi  keuangan,  fungsi  sumber daya  manusia,  fungsi  riset  dan  fungsi pengembangan.
3. Perencanaan Menurut Pusat Pertanggungjawaban Di  dalam  organisasi  bisnis,  masing-
masing bagian seperti bagian yang bertanggungjawab terhadap penghasilan membuat perencanaan, bagian yang bertanggungjawab  terhadap  biaya  membuat perencanaan dan selanjutnya.
4. Perencanaan Menurut Penggunaan
Dari segi penggunaan, perencanaan
dibedakan ke dalam perencanaan satu langkah yaitu  perencanaan  di  mana  implementasinya hanya dikerjakan satu periode implementasinya dan perencanaan berkelanjutan yaitu perencanaan yang pelaksanaannya  akan  berkelanjutan  (diulang) pada periode berikutnya.

## 5. Perencanaan  Dalam Kaitannya  dengan
Strategi
Dalam kaitannya dengan strategi, perencanaan  dibedakan  ke  dalam  perencanaan strategi  dan  perencanaan  taktis.  Perencanaan strategis  berkaitan  dengan  perencanaan  yang bermuatan  luas  dan  menyeluruh  serta  bersifat jangka panjang sejalan dengan tujuan dan misi organisasi  sedangkan  perencanan  taktis  adalah perencanaan yang memusatkan kepada tindakan atau aktivitas sehari-hari.
b. Penjadwalan Produksi
Menurut Deitiana (2011:230), perencanaan agregat  atau  penjadwalan  agregat merupakan sebuah
pendekatan untuk menentukan  kuantitas  dan  waktu  produksi pada  jangka  menengah  (biasanya  3  hingga  18 bulan  ke  depan).  Penjadwalan  produksi berimplikasi pada hal-hal berikut, yaitu :
 Pada  penggunaan  aset  yang  dimiliki perusahaan menjadi efektif sehingga
investasi yang ditanamkan perusahaan akan memberikan hasil yang optimal
 Kapasitas  yang  digunakan  akan  lebih terukur  sehingga  jumlah output dapat dipastikan dan pelayanan kepada konsumen dapat lebih baik dari sebelumnya
 Pada akhirnya akan lebih cepat pengiriman produk  tersebut  kepada  konsumen  yang berarti keunggulan kompetitif bagi perusahaan  dalam  pelayanan  yang  cepat dapat tercapai.
c. Pengawasan Produksi Menurut Siwandi (2011;195),
pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk  “menjamin”  bahwa  tujuan-tujuan  dari suatu  organisasi  dan  manajemen  tercapai.  Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan.
Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan,
dan pengarahan telah dilaksanakan secara efektif.
3. Fungsi-fungsi Organisasi
Menurut  Ridhotullah  dan  Jauhar  (2015:1), terdapat  4  fungsi  utama  dalam  manajemen, yaitu :
a. Perencanaan (planning)
Dalam  manajemen,  perencanaan  adalah proses  mendefinisikan  tujuan  organisasi, membuat  sebuah  strategi  untuk  mencapai tujuan yang dharapkan, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.
b. Pengorganisasian (organizing)
Proses  yang  menyangkut  bagaimana strategi  dan  taktik  yang  telah  dirumuskan dalam  perencanaan  didesain  dalam  sebuah struktur  organisasi  yang  tepat,  sistem  dan juga  lingkungan  organisasi  yang  kondusif, dan  dapat  memastikan  bahwa  semua  pihak dalam  organisasi  tetap  bekerja  secara  efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi tersebut
c. Pengarahan (actuating/directing)
Proses  implementasi  program  agar  dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi  serta  proses  memotivasi  agar semua pihak dapat menjalankan tanggungjawabnya  dengan  penuh  kesadaran dan produktivitas yang tinggi.
d. Pengawasan (controlling)
Journal of Business Administration Vol 1, No 2, September 2017, hlm. 244-255
Proses yang dilakukan untuk memastikan  seluruh  rangkaian  kegiatan- kegiatan yang telah direncanakan,
diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan  sekalipun  berbagai  perubahan terjadi  dalam  lingkungan  dunia  bisnis  yang dihadapi.

## 4. Analisis SWOT
Menurut  Rangkuti  (2015:20),  penelitian menunjukkan  bahwa  kinerja  perusahaan  dapat ditentukan  oleh  kombinasi  faktor  internal  dan faktor  eksternal.  Faktor  internal  dan  eksternal tersebut  harus  dipertimbangkan  dalam  analisis SWOT. SWOT adalah singkatan dari lingkungan  internal strengths dan weakness serta  lingkungan  eksternal opportunities dan threats yang  dihadapi  dunia  bisnis.  Sebuah analisis  SWOT  membandingkan  antara  faktor eksternal peluang (opportunities) dan ancaman (threats) dengan  faktor  internal  kekuatan (strengths), dan kelemahan (weakness) .

## Kerangka Pemikiran
Gambar 1. Kerangka Pemikiran

## METODE Rancangan Penelitian
Rancangan  penelitian  menggunakan metode  deskriptif  kualitatif  dan  menggunakan Microsoft
Visio untuk pembuatan flowchart/ bagan  alur  prosedur  administrasi perencanaan  dan  pengendalian  produksi  PT Sanwa  Engineering  Batam.  Tujuan  dari penelitian  deskriptif  kualitatif  adalah  untuk
mengungkapkan  kejadian  atau  fakta  dan keadaan yang terjadi saat penelitian berlangsung sehingga dapat menjawab pertanyaan  yang  telah  dikemukakan  dalam rumusan  masalah  dengan  cara  mengolah  atau menganalisis hasil penelitian.

## Informan/Subjek Penelitian
Jumlah  informan/subjek  yang  dipilih  yaitu hanya  2  dikarenakan  berfokus  pada  salah  satu costumer PT  Sanwa  Engineering  Batam  yaitu PT  XYZ.  Adapun  kriteria  informan/subjek penelitian yang dikategorikan dalam penelitian ini adalah:
a. Responden  adalah  karyawan  yang  bekerja di  bagian/departemen  PC  pada  PT  Sanwa Engineering Batam
b. Responden  memiliki  jabatan  dan  tugas dalam  merencanakan  dan  mengendalikan produksi
c. Responden  memiliki  tugas  dan  tanggung jawab  yang  mendukung  sebagai costumer service planner khusus untuk PT XYZ

## Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan  dalam  penelitian  ini  yaitu  metode wawancara  terstruktur,  metode  observasi  dan metode  dokumentasi.  Metode  wawancara terstruktur yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka dan tanya jawab langsung  antara  peneliti  dengan  narasumber dan peneliti telah mengetahui dengan pasti apa saja  informasi  yang  ingin  digali/ditanyakan kepada responden/narasumber secara
sistematis.  Metode  dokumentasi  yaitu  teknik pengumpulan  data  dengan  mencari  data  yang dapat  berbentuk  gambar,  tulisan,  dan  lain-lain yang  mendukung  sebagai  informasi  dalam suatu penelitian

## Metode Analisis dan Tahapan Pengolahan Data
Teknik  analisis  yang  digunakan  dalam penelitian ini yaitu analisis kualitatif deskriptif untuk  menganalisis  penerapan  administrasi perencanaan  dan  pengendalian  produksi  pada PT  Sanwa  Engineering  Batam.  Tahapan pengolahan data yang dilakukan pada penelitian ini yaitu : 1. Analisis penerapan administrasi perencanaan  kapasitas  dan  juga  tahapan
Puthri & Dwi, Studi tentang Penerapan Administrasi Perencanaan dan Pengendalian…
atau langkah-langkah yang dilakukan dalam administrasi  proses  perencanaan  produksi pada PT Sanwa Engineering Batam 2. Analisis penerapan
administrasi
penjadwalan  produksi  dan  juga  tahapan atau langkah-langkah yang dilakukan dalam administrasi  proses  penjadwalan  produksi pada PT Sanwa Engineering Batam
3. Analisis penerapan administrasi pengawasan produksi dan juga tahapan atau langkah-langkah  yang  dilakukan  dalam administrasi  proses  pengawasan  produksi pada PT Sanwa Engineering Batam 4. Analisis penerapan fungsi-fungsi organisasi pada bagian PC (Production Control) di PT Sanwa Engineering Batam
5. Analisis  informasi  dan  dokumen  apa  saja yang diperlukan terkait administrasi perencanaan  dan  pengendalian  produksi pada PT Sanwa Engineering Batam 6. Pembuatan  atau  perancangan  bagan  alur prosedur  administrasi  perencanaan  dan pengendalian  produksi  hingga  barang tersebut  dikirim  ke  PT  XYZ  sebagai  salah satu costumer yang  diterapkan  pada  PT Sanwa  Engineering  Batam,  studi  kasus melalui  salah  satu costumer yang  paling sering  memesan part dari  PT  Sanwa Engineering Batam yaitu PT XYZ. 7. Analisis tinjauan praktis terhadap administrasi  pada  sub  sistem  perencanaan dan pengendalian produksi pada PT Sanwa Engineering Batam melalui analisis SWOT

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Penerapan Administrasi Perencanaan Produksi a. Tujuan Membuat suatu rencana produksi yang baik dan  sesuai  dengan  kebutuhan  agar  dapat memenuhi permintaan costumer dan membuat costumer merasa puas.
b. Ruang Lingkup
Disusun oleh costumer service planner dan planner dan  berlaku  hanya  pada  bagian production control (PC). c. Istilah/Singkatan/Definisi PO  : Purchase Order FG  : Finish Goods CS  : Costumer Service d. Referensi
Purchase Order
Forecast Bill of Material (BOM) Daily Delivery Schedule e. Lampiran
Purchase Order Forecast
Daily Delivery Schedule
PO Revised
f. Sub-Prosedur
-
g. Uraian Prosedur
Gambar 1 Flowchart Administrasi Perencanaan Produksi
Sumber :  Hasil Penelitian
Journal of Business Administration Vol 1, No 2, September 2017, hlm. 244-255
Puthri & Dwi, Studi tentang Penerapan Administrasi Perencanaan dan Pengendalian…
h. Penyimpanan Dokumen dan Rekaman
No. Dokumen/Rekaman Lokasi Penyimpanan Period 1. Forecast PC (Production Control) 5 years 2. PO (Purchase Order) PC (Production Control) 5 years 3. PO Revised PC (Production Control) 5 tahun 4. Daily Delivery Schedule PC (Production Control) 5 tahun Penerapan Administrasi Penjadwalan Produksi a. Tujuan
Menyusun suatu jadwal produksi yang baik dan  terencana  setiap  harinya  atau  yang biasa  disebut daily  production  schedule agar  prosess  produksi  dapat  dilakukan seefektif  dan  seefisien  mungkin  sehingga dapat  memenuhi  permintaan  dari  costumer tepat waktu.
b. Ruang Lingkup
Disusun  oleh  planner  di  bagian production control  (PC) yang  selanjutnya  diserahkan kepada  bagian production  office , leader production , quality control (QC), dan store. c. Istilah/Singkatan/Definisi FG  : Finish Goods CS  : Costumer Service d. Referensi Purchase Order Forecast Bill of Material (BOM) Machine Capacity e. Lampiran Purchase Order Forecast Machine Capacity
f. Sub-Prosedur -
g. Uraian Prosedur
Gambar 2 Flowchart Administrasi Penjadwalan Produksi
Sumber :  Hasil Penelitian
Journal of Business Administration Vol 1, No 2, September 2017, hlm. 244-255
Sumber : Hasil Penelitian
h. Penyimpanan Dokumen dan Rekaman
Penerapan Administrasi Pengawasan Produksi a. Pengawasan Produksi oleh Planner Dalam hal pengawasan, planner bertanggungjawab  dalam  mengawasi  jalannya proses produksi dan jika ada permasalahan yang timbul  sehingga  dapat  dicarikan  solusi  yang tepat  dan  dapat  diselesaikan  secepat  mungkin. Dan  juga  untuk  memastikan  bahwa  produksi berjalan  sesuai  dengan  mesin  yang  seharusnya digunakan  dan  berdasarkan  perencanaan  yang telah disusun oleh planner sebelumnya.
b. Pengawasan  Produksi  oleh  Costumer Service Planner Dalam  hal  pengawasan, costumer  service planner bertugas  untuk  mengawasi  kesesuaian jumlah part yang  diproduksi  di  mesin  dan  juga mengawasi  proses  produksi  tersebut  mulai  dari mesin hingga disimpan di bagian store/warehouse PT Sanwa Engineering Batam.
Costumer  service  planner juga  bertugas  untuk mengawasi  pengiriman  barang/ part tersebut kepada costumer ,  mulai  dari  jumlah part yang seharusnya  dikirim  dan  juga  waktu  dan  tanggal pengiriman yang diminta oleh costumer .
Fungsi-fungsi Organisasi Terkait
a. Fungsi Organisasi yang dilakukan Planner 1. Perencanaan (planning)
Dalam  hal  perencanaan, planner pada  PT Sanwa  Engineering  Batam  bertanggungjawab mulai dari :
 Menghitung  kapasitas  mesin  yaitu  melalui perhitungan cycle  time,  output  per  day dan ouput  per  hour berdasarkan standar  bill  of material  (BOM) yang  telah  ditetapkan  oleh perusahaan.
 Merencanakan  jumlah  produksi  yang  akan diproduksi  melalui  pengurangan  dari  jumlah part yang  dipesan  dengan  jumlah inventory yang tersedia di gudang perusahaan.
 Merencanakan  mesin  yang  akan  dipakai dalam  proses  produksi  yaitu  berdasarkan mesin yang sesuai dengan tonnage biasa part tersebut diproduksi.
 Merencanakan  dan  membuat  suatu  jadwal produksi  harian (daily  production  schedule) berdasarkan urgensi dari part tersebut.
2. Pengorganisasian (organizing)
Seorang planner yang  bekerja  di  PT  Sanwa Engineering Batam dalam hal kegiatan pengorganisasian bertanggungjawab dalam mengorganisasikan  dokumen  yang  diterimanya dan  mengolahnya  menjadi  sebuah  jadwal produksi yang baik sehingga dapat dilaksanakan oleh  karyawan  yang  bekerja  di  bagian  produksi PT Sanwa Engineering Batam.
3. Pengarahan (actuating)
Dalam  hal  pengarahan,  seorang planner melakukan  kegiatan  untuk  mengarahkan  bagian production  office untuk  melakukan  produksi berdasarkan  jadwal  produksi (daily  production schedule) yang  telah  disusun  berdasarkan tanggal  pengerjaan  dan  target  yang  ingin dicapai.  Jika  ada  kekurangan  atau  kerusakan mesin  atau  masalah  yang  dihadapi,  maka planner juga bertanggungjawab dalam mengarahkan staff atau karyawan yang berkepentingan yang dapat mengatasi permasalahan yang terjadi agar cepat mencarikan  solusi  dan  mengatasi  permasalahan sehingga proses produksi dapat segera dilanjutkan.
4. Pengawasan (controlling) Dalam hal pengawasan, planner bertanggungjawab  dalam  mengawasi  jalannya proses produksi dan jika ada permasalahan yang timbul  sehingga  dapat  dicarikan  solusi  yang
Puthri & Dwi, Studi tentang Penerapan Administrasi Perencanaan dan Pengendalian…
tepat  dan  dapat  diselesaikan  secepat  mungkin. Pengawasan  juga  dilakukan  untuk  memastikan bahwa  produksi  berjalan  sesuai  dengan  mesin yang  seharusnya  digunakan  dan  berdasarkan perencanaan  yang  telah  disusun  oleh planner sebelumnya.

## b. Fungsi Organisasi yang dilakukan
Costumer Service Planner 1. Perencanaan (planning)
Dalam  hal  perencanaan,  costumer  service planner  hanya  bertugas  sebagai  pendukung  dari seorang  planner  yaitu  untuk  memperjelas tanggal  pengiriman  dan  juga  jumlah  barang yang  akan  diproduksi  berdasarkan  kekurangan barang  yang  ada  di  gudang (store) dengan barang yang dipesan oleh costumer . 2. Pengorganisasian (organizing) Dalam hal pengorganisasian, seorang costumer  service  planner bertugas  untuk mengumpulkan seluruh data dan informasi yang diterima  dari costumer dan  mengolah  data tersebut serta mengecek
kelengkapan, kesesuaian dan kebenaran data tersebut berdasarkan aturan yang dibuat oleh perusahaan. Selanjutnya costumer  service  planner juga bertanggungjawab dalam meng input data tersebut  ke  dalam  sistem  Navision  yang digunakan  oleh  perusahaan  sehingga  apabila staff atau karyawan ingin melihat suatu transaksi maka mereka dapat mengecek transaksi tersebut di dalam sistem.
3. Pengarahan (actuating) Dalam  hal  pengarahan,  seorang costumer service  planner bertugas  untuk  mengarahkan bagian store dalam  hal  pengiriman  barang  agar sesuai  dengan  waktu  dan  tanggal  yang  diminta oleh costumer dan  juga  sesuai  dengan  jumlah part yang dipesan oleh costumer tersebut.
4. Pengawasan (controlling) Dalam  hal  pengawasan, costumer  service planner bertugas  untuk  mengawasi  kesesuaian jumlah part yang  diproduksi  di  mesin  dan  juga mengawasi  proses  produksi  tersebut  mulai  dari mesin hingga disimpan di bagian store/warehouse PT Sanwa Engineering Batam. Costumer  service  planner juga  bertugas  untuk mengawasi  pengiriman  barang/ part tersebut kepada costumer ,  mulai  dari  jumlah part yang seharusnya  dikirim  dan  juga  waktu  dan  tanggal pengiriman yang diminta oleh costumer .

## Bagan Alur Administrasi Perencanaan dan Pengendalian Produksi

## Gambar 3 Bagan Alur Administrasi Perencanaan dan Pengendalian Produksi
Tinjauan Praktis a. Strengths (Kekuatan)
Tinjauan praktis dalam penerapan administrasi  perencanaan  dan  pengendalian produksi  di  PT  Sanwa  Engineering  Batam dalam hal kekuatan/ strengths yaitu :
1. PT  Sanwa  Engineering  Batam  merupakan salah  satu  perusahaan moulding terbesar  di Batam  yang  sudah  berdiri  sejak  tahun  1993 dan  sudah  termasuk  perusahaan  yang  sudah diakui dan juga memiliki banyak costumer
2. Planner  yang  merencanakan  produksi  dan menyusun  jadwal  produksi  sudah  termasuk karyawan  yang  lama  dan  sudah  ahli  dalam hal  menyusun  rencana  produksi  dan  dapat mengatasi segala permasalahan yang timbul
3. Mesin  yang  digunakan  dalam  memproduksi part sudah  sangat  memadai  dan  termasuk mesin yang canggih sehingga dapat menghasilkan produk terbaik dengan kualitas sesuai dengan yang telah diharapkan
Mulai 1. Costumer Service Planner menerima PO dari costumer 2. Order diterima 3. Advise Costumer 4. Input order on Navision System 5. Make summary for delivering order 6. Check Finish Goods status Yes No 7. Check Material Status Yes 8. Order Material No 10. Check tonnage machine yang biasa digunakan 9. Hitung machine capacity 12. Urutkan pesanan berdasarkan urgensinya 11. Check tonnage machine yang dapat digunakan No Yes 13. Input Jobsheet Jobsheet 14. Input daily production schedule Daily Production Schedule 15. Schedule diserahkan kebagian production office Selesai 16. Proses Produksi 17. Check Finish Goods on Quality Control 19. Delivery to Costumer Delivery Order 18. Rework Have Problem Daily Delivery Schedule PO Revised Sumber : Hasil Penelitian
Journal of Business Administration Vol 1, No 2, September 2017, hlm. 244-255
4. Tenaga ahli mold/tooling yang bekerja di PT Sanwa  Engineering  Batam  sudah  diakui  dan memang ahli dalam hal penanganan permasalahan  yang  terjadi  pada  mesin  dan mold
b. Weakness (Kelemahan) Kelemahan/ weakness dari penerapan administrasi  perencanaan  dan  pengendalian produksi pada PT Sanwa Engineering Batam yaitu sebagai berikut :
1. Kurangnya  rasa  tanggungjawab  karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya sehingga apabila ditanyakan  sesuatu  persoalan,  sebagian karyawan justru melemparkan
tanggungjawabnya terhadap rekan kerja yang lain dan informasi sulit didapatkan
2. Terkadang  ditemukan  ketidakcocokan  antara jumlah  barang  di  gudang  dengan  jumlah barang di sistem Navision karena ketidaktelitian  karyawan  atau  staff  dalam menginput  data  setiap  transaksi  yang dilakukan
c. Opportunities (Kesempatan)
Dalam  hal  kesempatan  yang  mungkin  saja didapatkan  oleh  PT  Sanwa  Engineering  Batam yaitu  kesempatan  untuk  berkembang  dan menjadi  perusahaan  lebih  besar  lagi  dengan dukungan  mesin  yang  canggih  sehingga  dapat meningkatkan  profit  perusahaan  karena  PT Sanwa  Engineering  Batam  sudah  berdiri  sekitar 24 tahun.
d. Threats (Ancaman/Hambatan)
Hambatan  atau  ancaman  yang  dihadapi  oleh PT Sanwa Engineering Batam yaitu :
1. Persaingan yang ketat antara sesama perusahaan  manufaktur  khususnya  di  bidang moulding karena  di  Batam  sendiri  banyak perusahaan  sejenis  yang  juga  memproduksi part atau barang yang sejenis
2. Persaingan  harga  antara  sesama  perusahaan yang  bergerak  dalam  bidang  manufaktur sehingga  apabila  suatu costume r  ingin memesan part maka  costumer  tersebut  akan membandingkan  harga  antar  perusahaan  lain yang sejenis
SIMPULAN DAN SARAN

## Simpulan
Hasil dari pembahasan pada penelitian ini yaitu : 1. Penerapan  administrasi  perencanaan  dan pengendalian  produksi  pada  PT  Sanwa Engineering  Batam  sudah  cukup  baik  dan berjalan  dengan  lancar  karena  dikerjakan
oleh  seorang planner yang  sudah  cukup berpengalaman  dan  mengerti  bagaimana membuat  suatu  rencana  produksi  yang  baik dan  tepat  waktu  sehingga  tidak  terbengkalai dan dapat dikirim sesuai dengan waktu yang diminta oleh costumer.
2. Bagan alur proses perencanaan dan pengendalian  produksi  pada  PT  Sanwa Engineering Batam perlu diadakan pembaharuan  maka  dari  itu  dalam  penelitian ini  juga  bertujuan  untuk  merancang  suatu bagan alur ( flowchart ) baru yang lebih detail mengenai tahapan-tahapan kegiatan
perencanaan dan pengendalian produksi yang diterapkan di PT Sanwa Engineering Batam
3. Dokumen  dan  informasi  yang  dibutuhkan pada  proses  perencanaan  dan  pengendalian produksi  sudah  cukup  baik  dan  mudah  di dapatkan  apabila  diperlukan  dan  didukung oleh sistem Navision yang digunakan dan di terapkan pada PT Sanwa Engineering Batam sehingga  apabila  seorang  staff/karyawan ingin  melihat  sebuah  transaksi  maka  dapat mencari pada sistem Navision Batam.

## Saran
Saran  yang  dapat  diberikan  untuk  perusahaan setelah melakukan penelitian ini adalah :
1. Perusahaan  sebaiknya  memperbaharui  setiap alur  yang  biasanya  dilakukan  karyawan  agar pada  saat  ada  staff  maupun  karyawan  baru yang  diterima  bekerja  di  perusahaan  dapat melihat  alur  detail  yang  lebih  mudah dimengerti seperti salah satu nya adalah alur proses perencanaan dan pengendalian produksi.
Alur tersebut hanya menggambarkan  dasar  dari  proses  tanpa memberikan penjelasan secara detail mengenai  setiap  proses  yang  biasanya dilakukan.  Karena  dari  pengamatan  yang dilakukan  penulis  adalah  setiap  costumer memiliki  cara  dan  metode  sendiri  dalam melakukan  pemesanan  dan  juga  sistem  yang digunakan berbeda-beda.
2. Pembagian  tugas  dan  tangungjawab  yang jelas  sehingga  karyawan  dapat  menjalankan tugas  dan  tanggungjawabnya  dan  dapat mempertanggungjawabkannya sesuai dengan kewajibannya dan ruang lingkup tugas

## Keterbatasan
Penelitian ini hanya membahas tentang penerapan administrasi perencanaan dan
Puthri & Dwi, Studi tentang Penerapan Administrasi Perencanaan dan Pengendalian…
pengendalian produksi yang dilakukan oleh staff dan  karyawan  di  bagian Production  Control (PC) di PT Sanwa Engineering Batam dan tidak membahas  tentang  pemesanan  material  dan quality  issue .  Penelitian  ini  juga  hanya mengambil studi kasus tentang alur perencanaan dan pengendalian produksi untuk PT XYZ yang merupakan  salah  satu  costumer  PT  Sanwa Engineering  Batam.  Sehingga  pada  penelitian selanjutnya  dapat  memperluas  pembahasan maupun ruang lingkup penelitian.

## UCAPAN TERIMAKASIH
Penulis berterima kasih kepada Tuhan Yesus Kristus  yang  telah  memberikan  kebaikan, kesehatan,  kesabaran  dan  karunia-Nya  kepada penulis.  Penyusunan  skripsi  ini  tidak  terlepas dari  bimbingan  dan  bantuan  berbagai  pihak. Pada  kesempatan  ini,  penulis  mengucapkan terima kasih kepada:
1. Orang  tua  saya  yang  selalu  memberikan motivasi dalam menyelesaikan skripsi ini dan juga  untuk  Julius  Albertino  yang  selalu memberikan  semangat  dan  telah  banyak membantu saya
2. Dosen pembimbing saya Ibu Dwi Kartikasari dan  dosen  penguji  saya  Ibu  Rusda  Irawati dan Bapak Aditya Wirangga
3. Teman  saya  Maria  Goretti  Pakpahan, Yulianti  Harianja,  Monalisa  Sijabat  dan Bellayanni  Sulastri  dan  juga  teman-teman seangkatan Administrasi Bisnis A

## DAFTAR PUSTAKA
Cheng,  W.  &  Liu  X.  B.  (2013).  Integrated Production  Planning  and  Control:  A
Multi-objective Optimization Model . Journal  of  Industrial  Engineering  and Management. 6(4).815-830. Deitiana,  T.  (2011). Manajemen  Operasional Strategi  dan  Analisa  Services  dan
Manufaktur. Jakarta:  Penerbit  Mitra Wacana Media. Fahmi, Irham. (2014). Manajemen produksi dan Operasi . Bandung: Penerbit Alfabeta.
Fatmawati  &  Wiwi,  U.  (2013).  Analisis
Kapasitas  Produksi  Dengan  Metode
Capacity  Requirement  Planning  (CRP)  di
PT Hanil Jaya Stell. JTM 1(2). 351-354. .
Hadiguna,  R.  A.  &  Machfud.  (2008).  Model Perencanaan  Produksi  Pada  Rantai  Pasok
Crude Palm Oil dengan Mempertimbangkan Preferensi Pengambil
Keputusan. Jurnal Teknik  Industri.  10(1).
38-49. Kusdi. (2011). Teori Organisasi dan Administrasi .  Jakarta:  Penerbit  Salemba Humanika.
Kusuma, H. (2009). Perencanaan dan Pengendalian  Produksi .  Jakarta:  Penerbit ANDI Yogyakarta.
Fithri,  P.  &  Berlian,  Y.  (2015).  Pengelolaan Persediaan  Barang  Suku  Cadang (Spare Parts) pada  gudang  PT  Semen  Padang. Jurnal ilmiah Teknik Industri. April. 1-42. Prihantoro, C. Rudy. (2012). Konsep Pengendalian Mutu. Bandung: PT
Remaja Rosdakarya Offset.
Rangkuti,  F.  (2015). Teknik  Membedah  Kasus Bisnis  Analisis  SWOT. Jakarta:  PT Gramedia Pustaka Utama. Ridhotullah,  S.  &  Jauhar,  M.  (2015). Teknik
Membedah  Kasus  Bisnis  Analisis  SWOT. Jakarta: Prestasi Pustakaraya. Siswandi. (2011). Aplikasi Manajemen Perusahaan Analisis Kasus dan
Pemecahannya (edisi 3). Jakarta: Penerbit
Mitra Wacana Media.
Sulayman,  Yunita,  Velany  &  Palit,  Herry  C.
(2013).  Rancangan  Sistem  Perencanaan Produksi  dan  Pengendalian  Persediaan dengan Mempertimbangkan Efisiensi Biaya Pada PT X . 1. 165-170.
Journal of Business Administration Vol 1, No 2, September 2017, hlm. 244-255