BIBLIOTIKA: Jurnal Kajian Perpustakaan dan Informasi Volume 7 Nomor 2, Tahun 2023, Hal 180-189 DOI: http://dx.doi.org/10.17977/um008vi12017p001 Eissn: 2579-3802 9 (Online)

## PENYELENGARAAN DAN TATA KELOLA ARSIP PADA RECORD CENTER FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS PADJADJARAN
Nur Indah Srirezeki 1 *, Sukaesih 2 1 Univrsitas Padjajaran, Jl. Raya Bandung, Sumedang, 45363, Jawa Barat, Indonesia *Penulis korespondensi, Surel: nurindahsrirezeki0@gmail.com
ARTICLE INFO

## ABSTRACT
Article history:
Received: 01 Apr 2023
Accepted: 20 Des 2023 Published: 21 Des 2023
Keyword : Record center , records management, faculty of dentistry, padjadjaran universit Penyelenggaraan  dan  tata  kelola  arsip  merupakan  hal  yang  sangat penting  dalam  pengelolaan  informasi  dan  dokumen. Record  Center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  merupakan lembaga  yang  memiliki  tugas  dan  tanggung  jawab  dalam pengelolaan  arsip  dokumen  Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas Padjadjaran.  Sistem  pengelolaan  arsip  di Record  Center Fakultas Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  telah  dilakukan  dengan baik  dan  teratur,  namun  masih  terdapat  beberapa  kendala  yang dihadapi  seperti  kurang  nya  fasilitas  alat  media.  Untuk  mengatasi kendala-kendala  tersebut,  beberapa  upaya  perlu  dilakukan  seperti peningkatan  penyimpanan  pada  komputer  serta  peningkatan  pada sarana  dan  prasarana.  Dengan  sistem  pengelolaan  arsip  yang  baik dan teratur, diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan efektivitas Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran dalam mengelola dokumen dan informasi yang terkait dengan kegiatan akademik dan administratif.
Organizing  and  managing  records  is  very  important  in  the management  of  information  and  documents.  The  Record  Center  of the  Faculty  of  Dentistry,  University  of Padjadjaran  is an  institution that  has  duties  and  responsibilities  in  managing  the  document archives  of  the  Faculty  of  Dentistry,  University  of Padjadjaran. The archive management system at the Record Center of the Faculty of Dentistry,  University  of  Padjadjaran  has  been  carried  out  properly and regularly, but there are still some obstacles to be faced, such as the lack of media equipment facilities. To overcome these obstacles, several  efforts  need  to  be  made  such  as  increasing  storage  on computers and improving facilities and infrastructure. With a good and organized record management system, it is expected to improve the  performance  and  effectiveness  of  the  Faculty  of  Dentistry, Padjadjaran  University  in  managing  documents  and  information related to academic and administrative activities.

## PENDAHULUAN
Record  center atau  pusat  arsip  adalah  tempat  penyimpanan  dokumen  atau  arsip yang  diatur  dengan  baik  dan  teratur  untuk  memudahkan  akses  dan  penggunaannya.  Di Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran, record  center memiliki  peran  penting dalam  penyimpanan  dan  pengelolaan  arsip  yang  terkait  dengan  kegiatan  akademik, administrasi, penelitian, dan layanan yang diberikan oleh fakultas tersebut.
Menurut  Sukaesih  (2022)  kearsipan  merupakan  bagian  dari  pada  rekod  yang mana  terbentuk  dari  informasi  yang  terekam,  dalam  segala  bentuk  baik  termasuk  data dalam  transaksi  bisnis  atau  menjalankan  kegiatan  dan  disimpan  sebagai  bukti  kegiatan tersebut. sedangkan untuk pengertian dari kata arsip itu sendiri merupakan rekod yang bernilai  dan  memiliki  nilai  guna  berkelanjutan  karena  mereka  telah  memenuhi  nilai administratif, hukum atau sejarah.
Penyelenggaraan  dan  tata  kelola  arsip  yang  baik  pada record  center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran dapat membantu memastikan keberlangsungan dan akuntabilitas informasi yang terkait dengan kegiatan fakultas. Oleh karena itu, penting bagi record  center untuk  memiliki  sistem  manajemen  arsip  yang  baik  dan  efisien  untuk memastikan bahwa arsip tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah.
Fakultas  Kedokteran  Gigi Universitas  Padjadjaran merupakan  salah  satu  fakultas unggulan  di  Indonesia  yang  memiliki  misi  untuk menghasilkan  lulusan  yang  berkualitas dan mampu bersaing di kancah global, serta menjadi pusat penelitian dan pengembangan ilmu kedokteran gigi yang inovatif dan bermanfaat bagi masyarakat.
Dalam  tulisan  ini,  akan  dibahas  mengenai  penyelenggaraan  dan tata  kelola  arsip pada record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran,  termasuk  definisi arsip, pentingnya penyelenggaraan dan tata kelola arsip yang baik, serta beberapa strategi yang  dapat  digunakan  untuk  meningkatkan  efisiensi  penyelenggaraan  dan  tata  kelola arsip di record center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran.
Berdasarkan  pengamatan  penulis  di record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi Universitas  Padjadjaran,  bahwa  kondisi  manajemen  kearsipan record  center sudah terbilang cukup baik namun setelah dilakukan observasi terdapat suatu kekurangan pada manajemen  kearsipan record  center yaitu  terdapat  kekurangan  alat  media.  Alat  media sendiri bertujuan untuk membatu mengalih media dari yang sebelumnya berbentuk fisik menjadi bentuk digital, seperti contohnya ialah pada mesin scanner yang berada di lokasi tersebut  memiliki  keterbatasan  dalam  ukuran  kertas  yang  dimana  alat  tersebut  hanya mampu menerima jenis kertas dengan ukuran A4 saja dan untuk jenis kertas ukuran lain maka  akan  kesulitan  diproses  selain  keterbatasan  mesin  scanner  terdapat  kelemahan lainnya pada alat media seperti hal nya ialah  pada keterbatasan penyimpanan komputer dan  hal  ini  akan  mempersulit  proses  data  yang  dimana  pada  setiap  hari  nya  data  akan terus bertambah dan akan terus diproses melalui penyimpanan komputer.

## METODE PENELITIAN
Penelitian  yang  digunakan  adalah  dengan  pendekatan  kualitatif  dimana  pada pembahasan  ini  untuk  menggali  dan  memahami  makna  yang  berasal  dari  individu  atau kelompok yang berasal dari situasi sosial atau kemanusiaan (Creswell, 2013). Sedangkan pada  metode  penelitian  yang  digunakan  menggunakan  studi  kasus  dimana  akan melibatkan  mempelajari  seseorang  atau  organisasi,  namun  juga  memungkinkan  untuk menggunakan pengamatan rinci tentang kejadian di lingkungan (Lawal, 2009).
Data  disajikan  secara  deskriptif  mengenai  kondisi  manajemen  pengelolaan  arsip pada record center di fakultas yang terdapat di Universitas. Dalam  hal ini, studi kasus di Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran dengan melakukan diteliti. Model Siklus Hidup  Informasi  adalah  fondasi  di  mana  data  untuk  penelitian  ini  diperoleh.  Metode utama pengumpulan data untuk penelitian ini adalah dengan observasi langsung di record center . Sedangkan sistem kelola dokumen di lokasi penelitian dengan melihat ke tempat penyimpanan, melakukan observasi dan melakukan penelitian pada buku sebagai metode pengumpulan  data.  Observasi  dilakukan  untuk  mengumpulkan  informasi  yang  terlihat (fisik),  termasuk  ruang  penyimpanan  arsip  dan  sejumlah  dokumen  yang  dapat  diakses secara terbuka. Serta tinjauan literatur tentang peraturan yang ditetapkan oleh universitas dan sesuai dengan undang-undang yang berkaitan dengan sistem penyimpanan arsip pada record center .

## HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Sistem  Pengelolaan  Arsip  di Record  Center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas Padjadjaran
Sistem  manajemen  arsip  menjadi  perwujudan  daripada  proses  pengelolaan, pemeliharaan,  penyimpanan,  penyusutan,  hingga  penemuan  kembali  arsip  secara  efektif dan  tepat  guna.  Dengan  begitu,  diperlukan  suatu  sistem  penanganan  arsip  yang  baik dalam aktivitas kelembagaan. Supaya seluruh proses manajemen arsip yang ada di record center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  dapat  terpelihara  serta  mudah ditemukan apabila diperlukan.
Meskipun fokus program tata kelola adalah pada pengelolaan arsip dan informasi, sangat penting untuk mengetahui perbedaan antara keduanya. "Informasi yang direkam, terlepas  dari  media  atau  kualitasnya,  dibuat  atau  diterima  oleh  suatu  entitas  karena kewajiban  hukum  atau  dalam  transaksi  bisnis,"  menurut  ARMA  International,  adalah arsip.  Definisi  organisasi  standar  internasional  (ISO)  tentang  arsip  sedikit  berbeda:  ini adalah  "informasi  yang  dibuat,  diterima,  dan  disimpan  sebagai  bukti  dan  informasi  oleh suatu  organisasi."  Terlepas  dari  perbedaan  antara  catatan  dan  informasi,  sistem  tata kelola  informasi  yang  ideal  akan  menggunakan  satu  platform  untuk  mengelola  semua informasi di seluruh perusahaan sesuai dengan kebijakan organisasi atau perusahaan dan tujuan komersial.
Record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  memiliki  sistem pengelolaan arsip yang sistematis dan teratur. Sistem pengelolaan arsip yang baik dapat memudahkan  pencarian  dan  penggunaan  dokumen,  serta  menjaga  keamanan  dan kerahasiaan dokumen. Berikut adalah beberapa sistem pengelolaan arsip yang digunakan oleh record center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran:
1.  Pengindeksan Dokumen
Setiap dokumen atau arsip yang masuk ke record center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran akan diindeks dengan nomor atau kode tertentu. Hal ini bertujuan untuk  mempermudah  pencarian  dokumen  atau  arsip  tersebut  di  kemudian  hari. Pengindeksan dokumen atau arsip juga dapat dilakukan berdasarkan kategori atau  jenis dokumen. Misalnya, dokumen administrasi atau dokumen akademik.
Seperti halnya pengindeksan dokumen yang dilakukan pada record center Fakultas Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  sudah  sesuai  dengan  ketentuan  yang  ada  yaitu pada  Peraturan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  4  Tahun  2021  Tentang Pedoman  Penerapan  Sistem  Informasi  Kerasipan  Dinamis  Tersintegrasi  yang  terdapat
pada Bab 1 (17) bahwa “Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas Arsip yang satu dengan berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip”.
Gambar 1. Pengindeksan Dokumen
2.  Penyimpanan Dokumen
Dokumen  atau  arsip  yang  masuk  ke record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi Universitas Padjadjaran akan disimpan dalam wadah khusus seperti folder atau box arsip yang  telah  diberi  label.  Hal  ini  bertujuan  untuk  memudahkan  identifikasi  dokumen  atau arsip  tersebut.  Penyimpanan  dokumen  juga  harus  dilakukan  dengan  baik,  seperti memperhatikan  kondisi  lingkungan  penyimpanan,  suhu  ruangan,  dan  kelembaban ruangan untuk menjaga kualitas dokumen atau arsip tersebut.

## Gambar 2. Penyimpanan Dokumen

## 3.  Penyusunan Jadwal
Retensi Dokumen Record center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran juga  memiliki  jadwal  retensi  dokumen  atau  arsip  yang  ditetapkan  oleh  peraturan  atau kebijakan yang berlaku. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen atau arsip tersebut  dapat  disimpan  atau  dihapus  sesuai  dengan  jangka  waktu  yang  ditentukan. Jadwal  retensi  dokumen  juga  harus  disesuaikan  dengan  jenis  dokumen  atau  arsip  yang ada. Misalnya, dokumen administrasi memiliki jangka waktu penyimpanan yang berbeda dengan dokumen akademik.
4.  Pengamanan Dokumen
Record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  juga  memiliki sistem  pengamanan  dokumen  atau  arsip  yang  baik.  Hal  ini  bertujuan  untuk  menjaga keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  atau  arsip  tersebut.  Sistem  pengamanan dokumen dapat  dilakukan  dengan  cara  memberikan  akses  khusus  hanya  pada  orang  yang
berwenang,  memperhatikan  sistem  pengamanan  ruangan  penyimpanan  dokumen  atau sistem pengamanan lainnya.
5.  Penghapusan Dokumen
Penghapusan dokumen atau arsip harus dilakukan dengan baik dan sesuai dengan jadwal  retensi  yang  telah  ditetapkan.  Dokumen  atau  arsip  yang  sudah  tidak  diperlukan lagi  harus  dihapus  untuk  menjaga  kebersihan  dan  ketertiban record  center Fakultas Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran.  Penghapusan  dokumen  atau  arsip  harus dilakukan dengan aman dan tidak boleh menimbulkan kerugian atau masalah hukum bagi fakultas.
6.  Pemeliharaan Arsip
Record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  juga  melakukan pemeliharaan  arsip  secara  rutin.  Pemeliharaan  arsip  ini  meliputi  kegiatan pemeliharaan fisik  dan  metadata  dokumen  atau  arsip.  Pemeliharaan  fisik  dilakukan  dengan  cara membersihkan debu atau kotoran pada dokumen atau arsip, memperbaiki dokumen atau arsip  yang  rusak,  dan  melakukan  pemindahan  dokumen  atau  arsip  ke  wadah  baru  jika diperlukan.  Sedangkan  pemeliharaan  metadata  dilakukan  dengan  cara  memperbaharui informasi atau data mengenai dokumen atau arsip pada sistem informasi yang digunakan.
Pentingnya  Sistem  Pengelolaan  Arsip  di Record  Center Fakultas  Kedokteran  Gigi Universitas Padjadjaran
Sistem  pengelolaan  arsip  yang  baik  di record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi Universitas  Padjadjaran  sangat  penting  untuk  memastikan  keamanan  dan  kerahasiaan dokumen atau arsip, memudahkan pencarian dan penggunaan dokumen atau arsip, serta memastikan  bahwa  dokumen  atau  arsip  tersebut  dapat  disimpan  atau  dihapus  sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan.
Dokumen  atau  arsip  yang  dihasilkan  oleh  Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas Padjadjaran  memiliki  nilai  penting  dan  strategis  bagi  institusi  tersebut.  Dokumen  atau arsip ini terkait dengan kegiatan akademik, administrasi, keuangan, dan penelitian. Oleh karena itu, pengelolaan dokumen atau arsip harus dilakukan dengan baik dan teratur agar dokumen atau arsip tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik.
Pengelolaan  dokumen  atau  arsip  juga  sangat  penting  dalam  rangka  memenuhi kebutuhan  akademik,  administrasi,  dan  penelitian.  Dokumen  atau  arsip  yang  tersimpan dengan  baik  akan  memudahkan  pengambilan  keputusan  dan  membuat  laporan  yang diperlukan. Selain itu, pengelolaan dokumen atau arsip juga sangat penting dalam rangka menjaga citra dan reputasi institusi.
Tahapan  Pembenahan  Sistem  Pengelolaan  Arsip  di Record  Center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran
Penyelenggaraan dan tata kelola arsip pada record center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran merupakan suatu hal yang sangat penting dalam menjaga kualitas dan  keberlangsungan  aktivitas  administrasi  dan  akademik  di  fakultas  tersebut.  Dalam penelitian ini, ditemukan bahwa penyelenggaraan dan tata kelola arsip pada record center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  sudah  berjalan  dengan  cukup  baik, namun masih perlu ada perbaikan pada beberapa aspek tertentu.
Salah  satu  aspek  yang  perlu  diperbaiki  adalah  alat  media  dalam  pendukung Pengelolaan  arsip  secara  digital.  Alat  media  sendiri  bertujuan  untuk  membatu  mengalih media  dari  yang  sebelumnya  berbentuk  fisik  menjadi  bentuk  digital  Meskipun record center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran telah melaksanakan standar yang
ditetapkan  untuk  melakukan  pengelolaan  arsip  secara  digital,  tetapi  seperti  contohnya ialah  pada  mesin  scanner  yang  berada  di  lokasi  tersebut  memiliki  keterbatasan  dalam ukuran  kertas  yang  dimana  alat  tersebut  hanya  mampu  menerima  jenis  kertas  dengan ukuran  A4  saja  dan  untuk  jenis  kertas  ukuran  lain  maka  akan  kesulitan  diproses  selain keterbatasan mesin scanner terdapat kelemahan lainnya pada alat media seperti hal nya ialah pada keterbatasan penyimpanan komputer dan hal ini akan mempersulit proses data yang  dimana  pada  setiap  hari  nya  data  akan  terus  bertambah  dan  akan  terus  diproses melalui penyimpanan komputer. Oleh karena itu, perlu adanya perbaikan ataupun upgrate pada  alat  digital  yang  terdapat  di record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas Padjadjaran agar dokumen-dokumen yang ada dapat terorganisir dengan baik dan mudah dicari.
Aspek  selanjutnya  yang  perlu  diperbaiki  adalah  pengaturan  tata  letak.  Namun seiring waktu pada penetapan tata letak ini telah melakukan perubahan dan penyesuaian bahkan tempat record center yang sebelumnya kurang memadai dengan seiringnya waktu telah  mendapatkan  tempat  yang  lebih  memadai  dan  telah  teorganisir  dengan  baik  di dalam rak-rak penyimpanan dokumen.
Aspek  terakhir  yang  perlu  diperbaiki  adalah  pemeliharaan  dan  pemulihan dokumen  yang  rusak.  Meskipun record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas Padjadjaran  telah  melaksanakan  standar  yang  ditetapkan  untuk  pemeliharaan  dan pemulihan  dokumen  yang  rusak,  masih  terdapat  beberapa  dokumen  yang  tidak  dapat dipulihkan  karena  kerusakan  yang  sudah  terlalu  parah.  Oleh  karena  itu,  perlu  ada perbaikan  dalam  hal  pemeliharaan  dan  pemulihan  dokumen  agar  dokumen  yang  rusak dapat dipulihkan secepat mungkin.
Dalam menjaga kualitas dan keberlangsungan aktivitas administrasi dan akademik di Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran, peran penting penyelenggaraan dan tata kelola arsip harus diperhatikan. Penyelenggaraan dan tata kelola arsip yang baik dan efektif  akan  memudahkan  proses  pencarian  dokumen,  mengurangi  kemungkinan kehilangan  dokumen,  serta  memastikan  bahwa  dokumen-dokumen  penting  dapat tersimpan dengan baik dan aman. Selain itu, penyelenggaraan dan tata kelola arsip yang baik  dan  efektif  juga  akan  meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas  dalam  menjalankan aktivitas administrasi dan akademik di fakultas.
Dalam  hal  penyelenggaraan  dan  tata  kelola  arsip,  peran  penting  juga  dimainkan oleh  pegawai  yang  bertanggung  jawab  dalam  mengurus  arsip  di record  center Fakultas Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran.  Pegawai  yang  bertanggung  jawab  harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai dalam mengelola arsip agar dapat menjalankan  tugasnya  dengan  baik.  Selain  itu,  pegawai  tersebut  juga  harus  memiliki komitmen  dan  dedikasi  yang  tinggi  dalam  menjalankan  tugasnya  agar  dapat  menjamin keberhasilan dalam penyelenggaraan dan tata kelola arsip.
Dalam menjalankan tugasnya, pegawai yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip  di record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  juga  perlu memperhatikan beberapa aspek penting, seperti:
a. Pemilihan dan pemisahan dokumen
Pemilihan  dan  pemisahan  dokumen  merupakan  hal  yang  sangat  penting  dalam penyelenggaraan  dan  tata  kelola  arsip.  Dokumen-dokumen  yang  ada  harus  dipilah  dan dipisahkan  berdasarkan  jenis dan  kategori tertentu  agar  dapat  terorganisir dengan  baik dan  mudah  dicari.  Oleh  karena  itu,  pegawai  yang  bertanggung  jawab  dalam  mengelola
arsip di record center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran perlu memahami standar dan prosedur yang berlaku dalam pemilihan dan pemisahan dokumen.
b. Pengaturan tata letak
Pengaturan tata letak merupakan hal yang sangat penting dalam penyelenggaraan dan  tata  kelola  arsip.  Dokumen-dokumen  yang  ada  harus  ditempatkan  pada  rak-rak penyimpanan dokumen yang tepat agar dapat terorganisir dengan baik dan mudah dicari. Oleh karena itu, pegawai yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip di record center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran perlu memahami standar dan prosedur yang berlaku dalam pengaturan tata letak.
c. Pengelolaan dokumen dalam format digital
Pengelolaan  dokumen  dalam  format  digital  merupakan  hal  yang  sangat  penting dalam era digital seperti saat ini. Seluruh dokumen yang ada harus dipindahkan ke format digital agar dapat tersimpan dengan baik dan mudah dicari. Oleh karena itu, pegawai yang bertanggung  jawab  dalam  mengelola  arsip  di record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi Universitas  Padjadjaran  perlu  memahami  standar  dan  prosedur  yang  berlaku  dalam pengelolaan dokumen dalam format digital.
d. Pemeliharaan dan pemulihan dokumen yang rusak
Pemeliharaan  dan  pemulihan  dokumen  yang  rusak  merupakan  hal  yang  sangat penting dalam penyelengaraan dan tata kelola arsip. Dokumen-dokumen yang rusak atau mengalami kerusakan harus segera diperbaiki agar tidak mengalami kerusakan yang lebih parah  dan  memudahkan  proses  pencarian  di  kemudian  hari.  Oleh  karena  itu,  pegawai yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip di record center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas  Padjadjaran  perlu  memahami  standar  dan  prosedur  yang  berlaku  dalam pemeliharaan dan pemulihan dokumen yang rusak.
e. Penyimpanan dokumen dengan aman
Penyimpanan dokumen dengan aman merupakan  hal yang sangat penting dalam penyelenggaraan  dan  tata  kelola  arsip.  Dokumen-dokumen  yang  ada  harus  disimpan dengan aman agar terhindar dari pencurian, kerusakan, atau kehilangan. Oleh karena itu, pegawai  yang  bertanggung  jawab  dalam  mengelola  arsip  di record  center Fakultas Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  perlu  memahami  standar  dan  prosedur  yang berlaku dalam penyimpanan dokumen dengan aman.
f. Pelaporan dan evaluasi
Pelaporan  dan  evaluasi  merupakan  hal  yang  sangat  penting  dalam penyelenggaraan dan tata kelola arsip. Pegawai yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip  di record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  harus  dapat melakukan pelaporan secara rutin terkait dengan status dan kondisi dokumen yang ada, serta  melakukan  evaluasi  terhadap  sistem  penyelenggaraan  dan  tata  kelola  arsip  yang telah dilakukan.
Dalam menjalankan penyelenggaraan dan tata kelola arsip, record center Fakultas Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  telah  mematuhi  standar  dan  prosedur  yang berlaku.  Proses  pemilihan  dan  pemisahan  dokumen  telah  dilakukan  dengan  baik  dan dokumen-dokumen  yang  ada  telah  ditempatkan  pada  rak-rak  penyimpanan  dokumen yang  tepat.  Selain  itu,  semua  dokumen  juga  telah  dipindahkan  ke  dalam  format  digital, sehingga  memudahkan  proses  pencarian  dan  meminimalisir  risiko  kerusakan  pada dokumen.
Pemeliharaan  dan  pemulihan  dokumen  yang  rusak  juga  telah  dilakukan  dengan baik  oleh  pegawai  yang  bertanggung  jawab  dalam  mengelola  arsip  di record  center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran. Dokumen-dokumen yang rusak segera diperbaiki  dan  disimpan  kembali  dengan  aman.  Seluruh  dokumen  juga  telah  disimpan dengan aman dan terhindar dari risiko pencurian, kerusakan, atau kehilangan.
Pegawai yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip di record center Fakultas Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  juga  telah  melakukan  pelaporan  secara  rutin terkait dengan status dan kondisi dokumen yang ada, serta melakukan evaluasi terhadap sistem penyelenggaraan dan tata kelola arsip yang telah dilakukan. Hal ini menunjukkan bahwa record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  telah  berhasil dalam menjalankan penyelenggaraan dan tata kelola arsip.
Berdasarkan  kriteria  khusus  tugas  pegawai  dalam  tanggung  jawab  pengelolaan arsip  di record  center fakultas  kedokteran  gigi  universitas  padjajaran  sejauh  ini  seluruh sumber  daya  manusia  yang  berada  dalam  pengelolaan  arsip  telah  memenuhi  semua kewajiban  akan  tugas  nya  dan  bertanggung  jawab  akan  tugas  yang  dikerjakan.  Hal  ini terlihat  dari  seluruh  staf  sdm  dalam  melakukan  tugas  pengelolaan  dokumen, penyimpanan dokumen, pelaporan dokumen hingga tahap akhir yaitu evaluasi dokumen. Tahap tahap tersebut dilakukan secara sistematis dan tertata rapi yang kelak bermanfaat dalam menjaga dokumen dan mengelola dokumen.

## KESIMPULAN Simpulan
Record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  memiliki  sistem pengelolaan  arsip  yang  baik  dan  teratur.  Sistem  pengelolaan  arsip  ini  meliputi pengindeksan  dokumen,  penyimpanan  dokumen,  penyusunan  jadwal  retensi  dokumen, pengamanan  dokumen,  penghapusan  dokumen,  pemeliharaan  arsip,  dan  pemeliharaan metadata.
Oleh  karena  itu, record  center Fakultas  Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran sudah terbilang cukup baik namun setelah dilakukan observasi terdapat suatu kekurangan pada  manajemen  kearsipan record  center yaitu  terdapat  kekurangan  alat  media.  Alat media sendiri bertujuan untuk membatu mengalih media dari yang sebelumnya berbentuk fisik menjadi bentuk digital, seperti contohnya ialah pada mesin scanner yang berada di lokasi  tersebut  memiliki  keterbatasan  dalam  ukuran  kertas  yang  dimana  alat  tersebut hanya  mampu  menerima  jenis  kertas  dengan  ukuran  A4  saja  dan  untuk  jenis  kertas ukuran  lain  maka  akan  kesulitan  diproses  selain  keterbatasan  mesin  scanner  terdapat kelemahan lainnya pada alat media seperti hal nya ialah pada keterbatasan penyimpanan komputer  dan  hal  ini  akan  mempersulit  proses  data  yang  dimana  pada  setiap  hari  nya data akan terus bertambah dan akan terus diproses melalui penyimpanan komputer..

## Saran
Berdasarkan pembahasan mengenai Penyelenggaraan dan Tata Kelola Arsip Pada record center Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Padjadjaran, terdapat beberapa saran yang dapat diberikan untuk meningkatkan pengelolaan arsip di lembaga tersebut, antara lain  dengan  melakukan  Peningkatan  sarana  dan  prasarana. Record  center Fakultas Kedokteran  Gigi  Universitas  Padjadjaran  membutuhkan  sarana  dan  prasarana  yang memadai  untuk  memenuhi  kebutuhan  penyimpanan  dan  pengelolaan  arsip.  Sarana  dan prasarana  yang  dimaksud  meliputi  ruangan penyimpanan  arsip  yang  memadai,  alat  dan
peralatan pengelolaan arsip seperti komputer dengan penyimpanan yang lebih besar dan alat  scanner  yang  memadai.  Dalam  hal  ini,  perlu  dilakukan  perencanaan  dan penganggaran yang tepat agar dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

## DAFTAR RUJUKAN
Abriani,  N.,  Anggorowati,  A.,  &  Wardani,  N.  P.  (2018).  Tata  Kelola  Arsip  Kantor  Desa  di Wilayah  Kecamatan  Sumbang  Kabupaten  Banyumas  dalam  Mewujudkan  Tertib Arsip Desa. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 11(1), 26-36.
Akib,  K.  (2023).  Pengelolaan  Arsip  Pemerintah  Desa  untuk  Meningkatkan  Pelayanan Publik. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat Nusantara, 3(2.2), 1981-1986.
Anggraeni, M., Suyitno, I., & Asari, A. (2021). Manajemen kinerja pengelolaan arsip statis di unit  pusat  arsip  universitas  negeri  malang  pada  masa  pandemi  covid-19.  JoLLA: Journal of Language, Literature, and Arts, 1(3), 383-396.
Dzikria,  I.,  &  Narulita,  L.  F.  (2023).  Penerapan  Software-as-a-Service  untuk  Tata  Kelola Arsip di Klinik Pratama Wieta Relasa Medika. JPM17: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 8(2), 44-50.
Fajarwati,  I.  (2019).  Tata  Kelola  Arsip  di  Badan  Penyelenggara  Jaminan  Sosial  (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten.
Finnahar, A. M. W., & Fatmawati, R. (2021). Sistem Klasifikasi Arsip Di Biro Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Negeri Padang. Jurnal Pustaka Budaya, 8(1), 20-29. Fitriana, E. D., & Christiani, L. (2018). Tata Kelola Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif dalam Upaya  Meningkatkan  Efisiensi  Penemuan  Kembali  Arsip  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan Kabupaten Pati. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(3), 151-160.
Franks,  P.  C.  (2013).  Records  &  Information  Management.  Chicago:  American  Library Association.  ISO  (International  Organization  for  Standardization).  ISO  15489- 1:2001:  Information  and  Documentation-Records  Management-Part  1:  General, Geneva: ISO, 2001.
Handayani,  T.  (2018).  Inovasi  Sebagai  Solusi  pada  Implementasi  Kebijakan Penyelenggaraan  Kearsipan. Anuva:  Jurnal  Kajian  Budaya,  Perpustakaan,  dan Informasi , 2 (4), 413-428. Hapsari,  Y.  A.,  &  Suharso,  P.  (2021).  Analisis  Pengelolaan  Arsip  Dinamis  di  Kantor Kelurahan  Pojoksari  Kecamatan  Ambarawa.  Anuva:  Jurnal  Kajian  Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 5(4), 555-568.
Hasanah, S. (2017). Perencanaan Kearsipan Kanada: Pembelajaran Bagi Penyelenggaraan Kearsipan Di Indonesia. Jurnal Kearsipan , 12 (2), 131-150.
Jahari,  J.,  Prayoga,  A.,  &  Paramudita,  A.  (2019).  Tata  Kelola  Arsip  Di  Kantor  Seksi Pendidikan  Madrasah  Kementerian  Agama  Kabupaten  Sumedang.  ITQAN:  Jurnal Ilmu-Ilmu Kependidikan, 10(2), 79-90.
Jumiyati,  E.  (2016).  Pengelolaan  Arsip  di  Pusat  Teknologi  Bahan  Bakar  Nuklir.  PIN Pengelolaan Instalasi Nuklir, 2(03).
Mustika,  R.  (2018).  Pengelolaan  arsip  di  detik  Sumatera  Selatan.  IQRA:  Jurnal Perpustakaan dan Informasi, 12(1), 83-98.
NARA  (National  Archives  and  Records  Administration).  (2000).  "Context  for  Electronic Records  Management  (ERM)."  Restricted  from  http://www.archives.gov/records- mgmt/initiatives/context-for-erm.html
Niswaty,  R.,  Darwis,  M.,  &  Arhas,  S.  H.  (2022).  Tata  Kelola  Arsip  Berbasis  Program Birokrasi  Maya  (BiMA)  Pada  Desa  Bonto  Tappalang  Kecamatan  Tompobulu Kabupaten  Bantaeng.  E-Amal:  Jurnal  Pengabdian  Kepada  Masyarakat,  2(2),  1375- 1386.
Nyfantoro,  F.,  Salim,  T.  A.,  &  Mirmani,  A.  (2019).  Perkembangan  Pengelolaan  Arsip Elektronik di Indonesia: Tinjauan Pustaka Sistematis. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 3(1), 1-13.
Prasetijowati,  T.,  Fitriawardhani,  T.,  Ekantoro,  J.,  Azis,  M.  H.,  Nurany,  F.,  Kirana,  A.  P.,  & Melati,  N.  F.  A.  (2023).  Pendampingan  Tata  Kelola  Arsip  dalam  Mendukung  Good Governance. ABDIMASY: Jurnal Pengabdian dan Pemberdayaan Masyarakat, 4(1), 9- 18.
Prasojo,  H.,  &  Kartini,  M.  T. (2022).  Konsep  Pengelolaan  Arsip  Digital  untuk Mendukung Percepatan  Pelayanan  Publik  dan  Informasi  Publik  di  Universitas  Jenderal Soedirman. In Prosiding Seminar Nasional LPPM Unsoed (Vol. 11, No. 1).
Ramanda, R. S. (2015). Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif Terhadap Temu Kembali Arsip di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 4(3), 211-220.
Sendouw, R. H. E., Bone, W. A. T., Mongan, D. C., & Rawung, H. (2023). Tata Kelola Arsip di Sekretariat  Kota  Bitung.  JURNAL  PARADIGMA:  Journal  of  Sociology  Research  and Education, 4(2), 118-125.
Simanjuntak,  R.,  Hutagalung,  S.,  &  Karmilasari,  V.  (2021).  Kapasitas  Organisasi  dalam Penyelenggaraan  Kearsipan  di  Dinas  Perpustakaan  dan  Kearsipan  Kota  Bandar Lampung. Administrativa: Jurnal Birokrasi, Kebijakan dan Pelayanan Publik , 3 (2). Wirawanty, F. (2014). Tata kelola penyimpanan arsip dalam upaya meningkatkan efisiensi penemuan  kembali  arsip  di  kantor  Perpustakaan  Umum  dan  Arsip  Kabupaten Pamekasan. Jurnal JPAP, 2(2), 1-16
Wuryatmini, P. (2020). Upaya Kebijakan dan Strategi Penyelenggaraan Kearsipan Mahkamah Konstitusi Dalam Rangka Meningkatkan Hasil Pengawasan
Kearsipan. Jurnal Administrasi Bisnis Terapan (JABT) , 3 (1), 1.
Yunda, N. R., Sukaesih, S., & Prahatmaja, N. (2022). Pengelolaan arsip dinamis dalam menunjang tertib administrasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung. Nautical: Jurnal Ilmiah Multidisiplin Indonesia , 1 (7), 638-648.