Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
Volume 1 Halaman 24 – 37
No. 1 September 2017

## JEJAK ORGANISASI ASRAMA RATNANINGSIH: DIGITALISASI SEBAGAI UPAYA PENYELAMATAN ARSIP
Arif Rahman Bramantya Program Studi Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada arif.rahman.b@mail.ugm.ac.id

## Abstract
Ratnaningsih dormitory is a female student dormitory founded by UGM Women's Family Association  (PWK  UGM)  with  a  capacity  of  90  peoples  in  the  1960s.  At  that  time, Ratnaningsih dormitory was very helpful for the students as a result of large amount of the students studying at UGM. Through the organization of the Family of Ratnaningsih Female  Student  Dormitory  (KAMPR),  various  activities  are  recorded  and  documented. Along  the  time,  KAMPR  began  to  fade  away  and  disperse,  thus  the  archives  was  not maintained  and  it’s  almost  lost.  One  of  the  saved  collection  of  KAMPR  refers  to organization's  photographs  archive.  In  archival  management,  the  photographs  archive included in audiovisual form and it’s required a contextual approach to be descripted in accordance with international standards. Specifically, this study explains the importance of  archives  for  human  life  and  historical  consciousness  of  the  students  about  KAMPR activities through the students learning process of photographs archive management as a non  credits  practice.  The  process  of  digitilalization  becomes  an  important  part  in  the maintain and preservation of photographs archive. Eventually, (virtual) exhibitions is one of the media socialization as an educational tool that can increase public conciousness in the era of information technology.
Keywords :  KAMPR,  photographs  archive,  historical  consciousness,  digitalization, exhibitions

## Intisari
Asrama  Ratnaningsih  adalah  asrama  mahasiswa  putri  yang  didirikan  oleh  Persatuan Wanita Keluarga UGM (PWK UGM) dengan kapasitas 90 orang di tahun 1960an. Pada saat  itu,  asrama  Ratnaningsih  sangat  membantu  para  mahasiswa  sebagai  akibat  dari banyaknya  mahasiswa  yang  belajar  di  UGM.  Melalui  organisasi  Keluarga  Asrama Mahasiswa  Ratnaningsih  (KAMPR),  berbagai  kegiatan  organisasi  direkam  dan didokumentasikan.  Dengan  berjalannya  waktu,  KAMPR  mulai  memudar  dan membubarkan diri, oleh karena itu arsipnya tidak terawat dan hampir hilang. Salah satu koleksi KAMPR yang tersimpan mengacu pada arsip foto organisasi. Dalam pengelolaan arsip,  arsip  foto  termasuk  dalam  bentuk  audiovisual  dan  diperlukan  pendekatan kontekstual untuk dapat dideskripsi sesuai dengan standar internasional. Secara khusus, penelitian  ini  menjelaskan  pentingnya  arsip  bagi  kehidupan  manusia  dan  kesadaran sejarah  tentang  kegiatan  KAMPR  melalui  proses  pembelajaran  mahasiswa  dalam pengelolaan  arsip  foto  sebagai  bentuk  praktik  non  SKS.  Proses  digitalisasi  menjadi bagian penting dalam pemeliharaan dan pelestarian arsip foto. Pada akhirnya, pameran (virtual)  merupakan  salah  satu  media  sosialisasi  sebagai  alat  edukasi  yang  dapat meningkatkan kesadaran masyarakat di era teknologi informasi.
Kata kunci : KAMPR, arsip foto, kesadaran sejarah, digitalisasi, pameran
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip

## PENDAHULUAN
Hari Kearsipan Nasional ke-46 jatuh pada  tanggal  18  Mei  2017.  Diketahui bahwa tanggal 18 Mei merupakan tanggal pengesahan  Undang-Undang  No.  7  tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian diganti dengan Undang-Undang  No.  43  Tahun  2009 tentang  Kearsipan  karena  dianggap  perlu penyesuaian dengan
kebutuhan kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa, dan  bernegara  yang  dipengaruhi  oleh perkembangan  nasional  dan  global  serta perkembangan  teknologi  informasi  dan komunikasi.  Tanggal  18  Mei  pun  menjadi tanggal  yang  memiliki  nilai  kesejarahan, sekaligus  menjadi  tonggak  politik  bahwa bidang  kearsipan  memiliki  aspek  yang fundamental dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Slogan  bertajuk  “Tertib  Arsip  Cermin Budaya  bangsa”  dalam  peringatan  hari Kearsipan Nasional ke-46, bukan sekedar slogan,  melainkan  esensi  dari  slogan tersebut harus mengakar pada masyarakat  agar  Gerakan  Nasional  Sadar Tertib  Arsip  (GNSTA))  dapat  terwujud (Surat  Edaran  Kepala  ANRI  Nomor  1 Tahun  2017).  Namun  realita  sosial  yang sering  dijumpai  bahwa  masih  banyak masyarakat yang belum sadar pentingnya arsip bagi kehidupan.
“Sekitar  akhir  2011,  saya  bertemu dengan  adik  angkatan  di  Asrama Putri  Ratnaningsih  UGM  (asrama RN),  yang  mengabarkan  bahwa koleksi  perpustakaan  Asrama  RN akan  dihibahkan  ke  Perpustakaan Kota Yogyakarta dikarenakan pengelola  Asrama  yang  sudah berubah. Organisasi Keluarga Asrama  Mahasiswa  Ratnaningsih (KAMPR) yang mengelola perpustakaan  Asrama  pun  sudah tidak ada karena telah membubarkan  diri.  Saya  tentu  saja kaget  luar  biasa.  Sebagai  salah  satu alumni asrama tersebut saya tentunya  menyayangkan  keputusan
itu, sebab koleksi perpustakaan yang terdiri  dari  buku,  novel,  majalah, termasuk juga catatan-catatan kegiatan  keorganisasian  Asrama  RN, foto-foto  kegiatan,  laporan-laporan kegiatan  asrama  RN  yang  telah didirikan  sejak  1954  itu,  jika dihibahkan  ke  perpustakaan  Kota Yogyakarta  tentunya  seluruh  jejak perjalanan  Asrama  RN  akan  turut hilang” (Mariana, 2014, p. 76)
Anna Mariana adalah alumni asrama Ratnaningsih,  seorang  peneliti  sekaligus pengelola Etnohistori 1 menganggap bahwa  beberapa  koleksi  perpustakaan asrama  Ratnaningsih  perlu  dikelola  dan ditata  agar  sumber  informasi  yang terdapat didalamnya dapat bernilai guna khususnya  bagi  kepentingan  akademis. Melalui serangkaian korespondensi yang dilakukannya, beberapa koleksi kegiatan Organisasi  Keluarga  Asrama  Mahasiswa Ratnaningsih  (KAMPR)  yang  berhasil diselamatkan  antara  lain  majalah,  novel populer,  laporan-laporan,  buku,  kliping dan  dokumentasi  kegiatan  berupa  foto. Pengurus  Organisasi  Keluarga  Asrama Mahasiswa  Ratnaningsih  menyerahkan koleksi  asrama  kepada  Etnohistori  di tahun  2012.  Menurut  Anna,  salah  satu sebab  tidak  terawatnya  koleksi  asrama Ratnaningsih  sejak  tahun  2008  adalah proses  regenerasi  pengurus  yang dihentikan secara halus dan terhambatnya  diseminasi  pengetahuan tentang kepengurusan organisasi kepada warga  baru. 2 Sangat  disayangkan  jika
1 Etnohistori  merupakan  kelompok  kerja kolektif  yang  berbentuk  koperasi  dan  memiliki fokus  terhadap  kajian  antropologi  dan  sejarah Indonesia, berbasis penelitian lapangan, publikasi dan  advokasi  masyarakat.  Kelompok  kerja  ini memperkenalkan serta mempraktikkan etnografi dan  historiografi  dengan  memberikan  materi  se- jarah  alternatif  dan  metode  penelitian  pada khalayak. www.etnohistori.org
2 Wawancara  Anna  Mariana  dengan  Elok Angraeni  dan  Windi  Wahyu  Ningtyas  (alumni
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
jejak  perjalanan  organisasi  asrama Ratnaningsih hilang, maka dapat dipastikan bahwa secuil sejarah perkembangan  UGM  sebagai  universitas tertua  pun  turut  hilang,  kerena  secara tidak  langsung  asrama  Ratnaningsih telah menjadi bagian dari UGM.
Di  sisi  lain,  konsep creation dalam life cycle record terkait  pengertian  arsip dapat  digolongkan  menjadi  dua  yakni pencipta  arsip  lembaga  dan  pencipta arsip  perseorangan.  Dalam  Undang- Undang  Kearsipan  disebutkan  bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa  dalam  berbagai  bentuk  dan media  sesuai  dengan  perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat  dan  diterima  oleh  lembaga negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,  organisasi  kemasyarakatan,  dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa, dan  bernegara  (Undang-Undang  Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Jika  ditinjau  lebih  lanjut  dari pengertian  arsip  tersebut,  Organisasi Keluarga Asrama Mahasiswa Ratnaningsih termasuk dalam organisasi kelembagaan  pencipta  arsip.  Semua rekaman kegiatan harus dikelola dengan baik  dan  benar  sesuai  dengan  kaidah dalam kearsipan. Hasil dokumentasi dan pengelolaan koleksi asrama Ratnaningsih sebelum  tahun  2008  oleh  Organisasi Keluarga Asrama Mahasiswa Ratnaningsih  (KAMPR)  tidak  terlepas dari  rangkaian  proses  pendisiplinan tubuh sebagai manifestasi gerakan sadar arsip  dan  kerja  pengarsipan  sebuah organisasi.
Tahun  2008,  di  samping  tidak terawatnya koleksi asrama Ratnaningsih, pemahaman  arsip  sebagai  tumpukan kertas  (arsip  konvensional)  masih menjadi  kultur  masyarakat  Indonesia. Apalagi  pandangan  mengenai  arsip  yang dianggap  hanya  dimiliki  oleh  lembaga resmi  pemerintahan,  sehingga  rujukan para  peneliti  atau  sejarawan  seolah- olah hanya  berada  di  lembaga  pemerintahan. Selain itu pemahaman jenis arsip lainnya pun  masih  terbilang  minim.  Arsip  foto misalnya,  arsip  foto  merupakan  salah satu  arsip  bentuk  khusus  ( Records in Special  Format )  yang  sebagian  besar menjadi  bagian  tidak  terpisahkan  dari arsip tekstual.
Konsep Records  in  Special  Format merupakan arsip yang memiliki informasi  terekam  dalam  bentuk  dan karekteristik  khusus  selain  media tekstual atau kertas. Arsip bentuk khusus terdiri  dari  arsip  audiovisual,  kartografi dan kearsitekturan, ephemera, karya seni dan arsip elektronik. Dalam hal ini, arsip foto  termasuk  dalam  arsip  audiovisual. (Robert, 1993, p.386-389) Foto  merupakan  citra  diam  yang tercipta  dari  sebuah  pengambilan gambar  dengan  menggunakan  kamera. Sedangkan  arsip  foto  merupakan  arsip yang  isi  informasinya  berupa  gambar statik yang penciptaannya menggunakan peralatan  khusus  (Peraturan  Kepala ANRI  Nomor  23  Tahun  2011).  Beragam bentuk  arsip  foto  berupa  negatif  film, hasil  cetak,  foto  digital  menjadi  bagian yang  tidak  dapat  dipisahkan  dari keberadaan  jenis  arsip  lain  (arsip konvensional).  Pada  dasarnya,  arsip  foto akan  menjadi  sumber  sejarah  setelah arsip  foto  tersebut  diciptakan.  Beragam nilai informasi yang terkandung di dalam arsip foto dapat digunakan sebagai bahan pembuktian.  Peneliti  atau  sejarawan memanfaatkan arsip foto untuk merangkai  sebuah  fakta  atau  peristiwa yang  terjadi  di  masa  lampau.  Selain  itu, perkembangan Etnofotografi untuk
asrama Ratnaningsih) tanggal 12 dan 14 Oktober 2011,  via  Anna  Mariana,  “Menghidupkan  Arsip, Mencipta  Wacana.  Pentingnya  Arsip  Untuk Gerakan  Sosial”  dalam  Farah  Wardani  dan  Yoshi fajar  Kresno  Murti. Arsipelago, Kerja Arsip dan Pengarsipan Seni Budaya di Indonesia . Yogyakarta: Indonesia Visual Art Archive (IVAA), 2014. Hal. 76.
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
meneliti
sejarah perkembangan kebudayaan  manusia  pun  menggunakan media  foto.  Penyelenggaraan  pameran arsip  pun  sebagian  besar  menggunakan material foto.
Permasalahan  klasik  dan  mendasar terhadap pengelolaan arsip foto mengacu pada  rendahnya  pengetahuan  arsiparis terhadap  penilaian  sebuah  foto.  Tidak jarang  dalam  proses  penilaian  secara subjektif, lembaga yang satu menganggap bahwa  arsip  foto  A  misalnya  bernilai tinggi dan dianggap penting. Tidak jarang pula lembaga lainnya menganggap foto A tidak  bernilai.  Penilaian  terhadap  foto mengacu  pada  beberapa  faktor,  antara lain  subjek,  umur,  keunikan,  kualitas, identifikasi, jumlah dan sumber (Roberts, 1993).
Koleksi  foto  asrama  Ratnaningsih yang disimpan oleh Etnohistori kemudian  dijadikan  pembelajaran  bagi para mahasiswa Program Studi
Kearsipan  melalui  kegiatan  praktikum. Melalui  kerja  kolektif,  para  mahasiswa dituntut  untuk  dapat  mengolah  koleksi foto  asrama  Ratnaningsih  dengan  baik dan  benar.  Tidak  hanya  mengacu  pada kepentingan  praktis,  para  mahasiswa pun  diajak  untuk  membangun  pribadi yang  kritis  dan  bertanggung  jawab  serta memiliki kesadaran sejarah bahwa upaya “penghilangan”  jejak  yang  terjadi  pada organisasi  asrama  Ratnaningsih  dapat dijadikan  pembelajaran.  Berdasarkan latar belakang di atas, pokok permasalahan  dalam  studi  ini  mengacu pada  bagaimana  proses  mengolah  arsip foto  koleksi  asrama  Ratnaningsih  dan metode  apa  yang  dipakai  untuk menyelamatkan  arsip  foto.  Bagaimana sosialisasi  untuk  menciptakan  sebuah wacana gerakan sosial.
Studi  ini  menggunakan  pendekatan deskriptif.  Metode  yang  dipakai  adalah studi  pustaka  dan  observasi.  Observasi dilaksanakan  dengan  cara  terlibat langsung dalam proses pengolahan arsip foto  bersama  dengan  para  mahasiswa dengan  tujuan  untuk  mendapatkan  data
dan  informasi  langsung  tentang  jejak asrama
Ratnaningsih dan proses pembelajarannya.
Sedangkan, studi kepustakaan  mengacu  pada  buku-buku, dan  artikel  tentang  pengolahan  arsip foto.  Melalui  pendekatan  deskriptif diharapkan  mampu  menggambarkan kajian  akademis  yang  dapat  menjawab permasalahan.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Asrama Ratnaningsih dan Nilai Kesejarahan
Pendirian  asrama-asrama  di  UGM tidak  terlepas  dari  Persatuan  Wanita Keluarga  UGM  (PWK  UGM),  organisasi wanita  yang  berdiri  pada  tanggal  30 Januari  1951.  Sejak  awal  perkembangan UGM,  organisasi  PWK  diprakarsai  oleh sekelompok  ibu  istri  dosen  UGM  antara lain  Ibu  Sardjito,  Ibu  A.  Sigit,  Ibu Soedomo, Ibu Hardjono, Ibu
Wreksodiningrat,  Ibu  Djojdigoeno  dan Ibu  Notosoesanto. 3 Tujuan  utama  dari organisasi  ini  adalah  mempererat hubungan antara para wanita keluarga di lingkungan  UGM  dan  memberikan bantuan bila perlu kepada perkembangan  UGM  di  luar  pengajaran formal.  Organisasi  PWK  UGM  memiliki bagian atau divisi antara lain;
1.  Bagian Ekonomi dan Arisan 2.  Bagian Pelajaran dan
Demonstrasi
3.  Bagian Perpustakaan
4.  Bagian Sosial ke Dalam
5.  Bagian Sosial ke Luar
6.  Bagian Asrama Mahasiswa.
3 Ibu Sardjito merupakan istri Prof. Dr. M. Sardjito  (Rektor  UGM  ke-1),  Ibu  A.Sigit merupakan istri Prof. Drs. A. Sigit (Guru Besar dan Ketua Fakultit Sastra, Pedagogik, dan Filsafat), Ibu Soedomo  merupakan  istri  Prof.  drg.  Soedomo (Guru  Besar  Fakultas  Kedokteran  Gigi),  Ibu Wreksodiningrat  merupakan  istri  Prof.  Ir. Wreksodiningrat  (Guru  Besar  Fakultas  Teknik UGM, dekan 1947-1951 dan merupakan insinyur teknik sipil pertama Indonesia).
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
Tahun 1951, seiring dengan perkembangan  UGM  yang  semakin kokoh, para mahasiswa terus bertambah sedangkan  mereka  kesulitan  untuk mencari pondokan. Pada bulan Desember 1951,  UGM  mendirikan  24  buah  asrama. Kurang  lebih  13  tahun  kemudian,  tidak berselang  lama,  dua  asrama  besar berhasil  didirikan  yakni  asrama  Dharma Putra  untuk  mahasiswa  dan  asrama Ratnaningsih untuk mahasiswi (Agustina, 2013, p.37).
Asrama Ratnaningsih memiliki organisasi tersendiri bernama organisasi Keluarga  Asrama  Mahasiswa  Putri Ratnaningsih  (KAMPR).  Sebagai  sebuah organisasi,  mereka  menghasikan  arsip yang menjadikan kepengurusan organisasi  tersebut bertahan  lama.  Kerja dokumentasi  dan  pengarsipan  oleh organisasi asrama menurut Anna Mariana  terbilang  baik,  arsip  yang dimiliki asrama Ratnaningsih terdiri dari foto-foto  kegiatan  organisasi  asrama tahun 1970-an-2000-an,
laporan kegiatan  organisasi,  proposal  kegiatan kerjasama  dan  lain-lain.  Di  tahun  2008, hasil  kerja  dokumentasi  dan  kerja pengarsipan  organisasi  dapat  dikatakan tidak terawat, bahkan organisasi tersebut hilang seiring dengan berjalannya waktu.
Terkait  dengan  perjalanan  sejarah organisasi  Keluarga  Asrama  Mahasiswa Putri Ratnaningsih (KAMPR), menghidupkan ingatan kolektif merupakan  sesuatu  hal  yang  tidak mudah.  Selain  dibutuhkan  data-data primer  untuk  membangun  peristiwa sejarah,  konteks  sejarah  kritis  dalam metode  penelitian  sejarah  tidak  dapat dikesampingkan. Berangkat dari kegelisahan mengenai kurangnya kesadaran  akan  pentingnya  arsip  dan kesadaran akan sejarah tentang aktivitas asrama  Ratnaningsih  sebagai  bagian yang  tidak  dapat  dipisahkan  dari Universitas  Gadjah  Mada,  rekonstruksi historis  diharapkan  dapat  membangun pemahaman  menyeluruh.  Cara  pandang terhadap  arsip  dan  menghidupkannya
melalui  proses  kreatif  akan  membentuk narasi  sejarah  dengan  gaya  tersendiri. Pada akhirnya proses ini akan membentuk wacana lain untuk membuat sebuah  gerakan  sosial  di  dalam masyarakat.  Membaca  khazanah  asrama Ratnaningsih  sebagai  sebuah  gerakan perempuan  bercorak  asrama  dengan segala aktivisme di dalamnya setidaknya menjadi  dasar  bahwa  nilai  kesejarahan dalam  arsip  dapat  menjadi  sumber informasi  yang  bernilai  guna  akademis (Mariana, 2014).
Pengguna  akan  tergantung  pada sumber  informasi  di  dalam  arsip.  Arsip akan  tersedia  dan  “hidup”  jika  ada  yang seseorang yang ahli dalam menanganinya.  Arsiparis  bertugas  untuk menyiapkan,  menata,  menyimpan  dan mengolah  agar  sumber  data  tersebut dapat  disajikan  dan  dapat  dimanfaatkan oleh pengguna. Sebagai contoh sejarawan (pengguna)  memiliki  kepentingan  untuk menyajikan  fakta  ke  dalam  bentuk tulisan  sejarah.  Kepentingan  pengguna satu  dengan  pengguna  lain  tentu  saja berbeda,  namun  tetap  bermuara  pada kepentingan  untuk  mencari  informasi. Dua  kepentingan  yang  berbeda  akan menimbulkan  simbiosis  dan  saling melengkapi.  Kerja arsiparis  pun  dituntut untuk  memiliki  kesadaran  yang  tinggi akan  nilai  kesejarahan  pada  arsip (Bramantya,  2016,  p.  9-11).  Kesadaran sejarah  adalah  akumulasi  pengetahuan tentang fakta-fakta sejarah beserta sebab akibatnya  dan  meningkatkan  alam pikiran  dengan  logika  serta  peningkatan hati  nurani  dengan  hikmah  kearifan  dan kebijaksanaan  untuk  menghadapi  masa sekarang dan masa depan dengan belajar dan  bercermin  kepada  pengalaman- pengalaman  masa  lalu (Abdulgani,  1980, p. 10-11).
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
Pengolahan  Foto  Organisasi  Asrama Ratnaningsih sebagai Media Pembelajaran Mahasiswa Menilik perkembangan dunia fotografi  diawali  dengan  ditemukannya teknologi  kamera  oleh  Jaques  Daguerre tahun  1837.  Sejarah  di  Hindia-Belanda menyebutkan  bahwa  kegiatan  berfoto pada  saat  itu  sebagian  besar  hanya dilakukan  oleh  para  bangsawan.  Foto- foto  pada  era  ini  untuk  menunjukkan status  sosial.  Di  sisi  lain,  fakta  sejarah menyebutkan bahwa di era kemerdekaan peristiwa bersejarah berhasil diabadikan oleh  Frans  dan  Alex  Mendur.  Dengan penuh  perjuangan,  menghindar  dari kejaran  tentara  Jepang  sampai  harus menyembunyikan  negatif  foto  ke  dalam tanah,  mereka  berhasil  mencetak  foto detik-detik  Proklamasi  yang  sampai  saat ini  dapat  dijumpai  dalam  buku-buku sejarah  Indonesia.  Tulisan  di  atas menjadi paragraf awal untuk menggambarkan  bahwa  foto  yang bernilai  sejatinya  harus  dirawat  dan dilestarikan, bukan “dihilangkan” seperti dalam kasus  asrama  Ratnaningsih hanya karena  persoalan  teknis,  tidak  ada  yang memberdayakan koleksi asrama maupun tidak  ada  ketertarikan  terhadap  koleksi tersebut.
Berawal  dari  korespondensi  dengan pengelola  Etnohistori,  sebagian  koleksi foto kegiatan organisasi Keluarga Asrama Mahasiswa  Putri  Ratnaningsih  (KAMPR) yang  terselamatkan  mendapat  perhatian untuk dirawat dan dilestarikan. Kerjasama  kelompok  yang  melibatkan beberapa  mahasiswa  Program  Studi Kearsipan,  Sekolah  Vokasi,  UGM  untuk melakukan  kerja  pengarsipan  koleksi foto  asrama  Ratnaningsih  dibentuk. Kelompok mahasiswa menjadikan program  ini  sebagai  kegiatan  praktikum non SKS di luar mata kuliah.
Dalam  mengolah koleksi  foto Ratnaningsih,  tidak  semua  foto  memiliki nilai  kesejarahan.  Nilai  informasional dari  sebuah  foto  menjadi  aspek  penting. Pemahaman  terhadap  dunia  fotografi,
orang-orang  penting  dan  peristiwa- peristiwa  penting  terhadap  sebuah  foto harus  dimiliki  oleh  seorang  arsiparis, tentu dengan pendampingan dari supervisor. Selain itu, dalam pengelolaan arsip foto, prinsip Provenance (asal-usul) dan Original Order (aturan  asli)  dalam pengolahan arsip tidak dapat dikesampingkan. Prinsip provenance merupakan prinsip  yang  mengacu  pada  organisasi pencipta arsip dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.  Prinsip  ini  mengacu  pada tugas  pokok  dan  fungsi  organisasi  yang diimplematasikan  ke  dalam  struktur organisasi.  Pemahaman  dasar  mengenai organisasi  pencipta  yang  meliputi  tugas pokok  dan  fungsi  menjadi  mutlak  untuk dipahami.  Konteks  hubungan  arsip  foto dengan  organisasi  pencipta  arsip  sangat berkaitan  dengan  prinsip provenance yang  menitikberatkan  pada  konteks fungsi  organisasi.  Dalam  deskripsi  arsip foto, pengetahuan tentang latar belakang penciptaan  arsip  foto  yang  mencakup tujuan  penciptaan  arsip  foto  bagi organisasi  pencipta  merupakan  hal  yang sangat  penting.  Pada  dasarnya,  setiap organisasi  memiliki  tugas  pokok  dan fungsi dalam melaksanakan peran sesuai dengan kedudukannya. Fungsi organisasi ini  kemudian  dilaksanakan  melalui berbagai  kegiatan  yang  dilakukan  oleh organisasi.  Kegiatan  inilah  yang  direkam atau  didokumentasikan  dalam  bentuk arsip yang salah satunya berbentuk foto.
Prinsip original  order adalah penataan  arsip  yang  mengacu  pada aturan  asli  yang  digunakan  oleh organisasi  pencipta  arsip.  Prinsip  ini menekankan  bahwa  arsip  diatur  sesuai dengan pengaturan yang dilakukan pada saat  arsip  masih  bersifat  dinamis.  Arsip foto  tidak  akan  kehilangan  konteks administratif
yang menjelaskan hubungan  arsip  foto  dengan  organisasi pencipta.  Penataan  arsip  foto  di organisasi pencipta dilakukan berdasarkan  kurun  waktu  penciptaan foto  yang  mengacu  pada  waktu
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
pengambilan gambar suatu kegiatan atau peristiwa.  Dengan  demikian,  biasanya arsip  foto  tersebut  tersusun  secara kronologis (Pambudi, 2009, p. 43-44).
Tahapan  pengelolaan  arsip  foto dalam  ranah  seleksi  dan  penilaian menjadi aspek penting dalam keseluruhan  tahapan  pengelolaan  arsip foto.  Seleksi  dan  penilaian  arsip  foto merupakan  pekerjaan  yang  paling  sulit selain melibatkan aspek pengalaman dan ketrampilan juga melibatkan pemahaman  akan  sejarah.  Seleksi  dan penilaian  terhadap  arsip  foto  mengacu pada aspek bersifat teknis dan intelektual.  Indikator  dalam  seleksi  dan penilaian  arsip  foto  mengacu  pada beberapa kategori antara lain pentingnya arsip  foto  ketika  masih  dinamis, kuantitas, keunikan, usia arsip foto, jenis media  cetak,  kualitas  fisik,  rentang waktu, kegunaan dan aksesbilitas.
Setelah  dilakukan  proses  seleksi tahap  awal,  kurang  lebih  3%  dari  total foto  dalam  kondisi  kurang  baik. Penyimpanan  foto  dalam  album  akan memperpendek usia foto dan menyebabkan  foto  menjadi  rusak. Penyimpanan  tanpa  sirkulasi  udara menyebabkan  foto  menjadi  gelap,  pudar dan  timbul  noda.  Penanganan  arsip  foto berbeda  dengan  penanganan  arsip tekstual.  Foto  seharusnya  disimpan dalam tempat penyimpanan yang memiliki  keasaman  6,5-7,5,  memiliki alpha  selulosa  di  atas  87%,  memiliki kandungan  yang  dapat  mengurangi sulfur  dan  bebas  partikel  metal  ataupun perekat.  Foto  sebaiknya    ditempatkan dalam  bok  sesuai  standar  penyimpanan. Selain  itu  faktor  perusak  ekstern  seperti suhu  udara,  kelembaban,  cahaya,  jamur dan serangga mempengaruhi kondisi foto (Harisson,  1997,  p.  300-301).  Kontrol terhadap  lingkungan  yang  menyebabkan kerusakan pada foto seperti pertumbuhan  jamur,  karat,  penguningan menjadi penting. Kelembaban relatif atau relative humidity dianjurkan  kurang  lebih 40% (Hendriks, 1984).
Kerja  pengarsipan  yang  dilakukan oleh kelompok mahasiswa Program Studi Kearsipan  selama  kurang  lebih  2  bulan dengan  beragam  koleksi  foto  kegiatan asrama  Ratnaningsih  sedikit  menemui hambatan.  Tidak  adanya  pengelolaan arsip  foto  dengan  benar,  menyebabkan dalam satu album terdapat beberapa foto yang  tidak  saling  berkaitan  satu  sama lain.  Penataan  arsip  foto  asrama Ratnaningsih  berdasarkan  subyek  atau masalah  karena  sebagian  besar  album foto  mencantumkan  informasi  mengenai kegiatan  atau  peristiwa  disertai  dengan caption dan  tanggal  kegiatan.  Dalam konteks  pembelajaran  mahasiswa,  kerja pengarsipan  terkait  dengan intellectual handling yang  dimiliki  individu  pun berbeda.  Salah  satu  contoh  yang menyebabkan  kesalahan  tafsir  dalam menata  arsip  foto  asrama  Ratnaningsih adalah  kemampuan  identifikasi  personal tokoh.  Sebagai  contoh,  mahasiswa  tidak mengenal petinggi UGM, seperti Prof. Dr. Ir.  Mochamad  Adnan,  M.Sc,  rektor  UGM periode  1990-1994.  Oleh  karena  itu, bekal kemampuan dalam mengindentifikasi  foto  secara  eksplisit dikaitkan dengan pemahaman masa lalu, dalam  hal  ini  pemahaman  sejarah menjadi penting.
Gambar 1. Foto Koleksi Asrama Ratnaningsih dalam Kondisi Rusak Sumber: Dokumentasi Personal
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
Pencarian informasi tentang konteks kegiatan  atau  peristiwa  yang  terekam dalam  arsip  foto  asrama  Ratnaningsih yaitu  dengan  cara  mempertimbangkan hubungan antara arsip foto satu dan yang lainnya.  Oleh  karena  itu,  konteks kegiatan  atau  peristiwa  dalam arsip  foto menjadi  penting.  Informasi  secara lengkap dan utuh hanya dapat digambarkan  melalui  beberapa  foto dengan rangkaian cerita dalam gambar. Penyusunan  deskripsi  dalam  arsip foto  berdasar  pada General International Standar Archival Description (ISAD-G)  di level  item  yaitu,  deskripsi  yang  memuat keterangan  gambar  dari  masing-masing lembar  arsip  foto (caption) .  Proses identifikasi  terkait  dengan  informasi yang  didapat  pada  sebuah  foto  meliputi subjek,  tanggal,  tempat,  fotografer. Kesulitan
untuk mengidentifikasi
informasi  tentang  fotografer  sebagian besar  dialami  oleh  para  mahasiswa dalam mengolah foto Asrama ratnaningsih.  Foto  kegiatan  asrama
Ratnaningsih  berukuran  3R  berwarna dan  satu  album  foto  3R  hitam  putih. Tahun  tertua  yang  dapat  diidentifikasi yaitu tahun 1970 tentang Peringatan Hari Kartini. Informasi tentang peristiwa atau kegiatan  organisasi  Keluarga  Asrama Mahasiswa  Putri  Ratnaningsih  (KAMPR) ditunjukkan  melalui  keterangan  yang terdapat  di  album  foto.  Beberapa kegiatan organisasi asrama Ratnaningsih yang dapat diidentifikasi yaitu 1. Malam Keakraban
2. Forum Nasional
3. Dies Natalis
4. Peringatan Hari Kartini
5. Pelantikan Pengurus KAMPR 6. Perayaan Natal
7. Studi Banding 8. Bakti Sosial
9. Orientasi Warga Baru 10.  Perlombaan Dalam  proses  pengolahan  arsip  foto kegiatan  organisasi  Keluarga  Asrama Mahasiswa  Putri  Ratnaningsih  (KAMPR) sebagai bentuk pembelajaran mahasiswa,
upaya penyelamatan koleksi foto mengacu  pada  proses  digitalisasi  dan eksibisi. Digitalisasi menjadi pembelajaran akhir para mahasiswa agar mereka paham bahwa proses digitalisasi merupakan salah satu rangkaian kegiatan dalam  merawat  dan  melestarikan  arsip. Dengan kata lain, melestarikan informasi digital  sebagai  sumber  otentik  dalam berbagai kehidupan bermasyarakat, berbangsa,  dan  bernegara  hukumnya adalah wajib.
Gambar 2. Informasi dalam Album Foto KAMPR
Sumber: Dokumentasi Personal
Berikut  beberapa  tahapan  dalam mengolah  foto  asrama  Ratnaningsih meliputi:
1.  Observasi.
Observasi meliputi pengumpulan  data  dan  informasi mengenai  koleksi  foto  asrama Ratnaningsih,  kondisi  dan  jumlah koleksi yang disimpan oleh Etnohistori. 2.  Perencanaan dan persiapan. Perencanaan dan persiapan mengacu pada perencanaan kebutuhan  sarana  dan  prasarana, serta  SDM  (mahasiswa)  yang dibutuhkan.
3.  Identifikasi.
Identifikasi foto mengacu pada kartu identifikasi.

## Gambar 3. Kartu Identifikasi
Sumber: Prodi Kearsipan SV UGM
 No. Awal: Berisi nama atau inisial dan nomor urut pengerjaan. Contoh: FLN/ 1, FLN/ 2, dst
 Main : Diisi berdasarkan masalah sesuai dengan skema  klasifikasi.
 Sub main: Diisi berdasar sub masalah sesuai dengan skema klasifikasi.
 No. Definitif: Penomoran definitif diisi setelah pengelompokan dan manuver.
 Nama Kegiatan (Judul): Berisi judul kegiatan.
 Uraian kegiatan (deskripsi): Berisi uraian kegiatan.
 Tempat: Tempat berlangsungnya kegiatan atau peristiwa yang terdapat dalam foto.
 Tanggal: Tanggal foto
 Warna: Foto hitam putih atau berwarna
 Asal: Berasal dari instansi atau organisasi.
 Fotografer: Nama fotografer
 Kondisi: Diisi sesuai dengan kondisi foto
4.  Pembuatan skema klasifikasi. Pembuatan skema berdasarkan pada masalah  atau  kegiatan  secara sistematis dan logis, disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus sebagai kode yang merupakan pedoman penataan arsip (Barthos, 2005, p.6). Skema klasifikasi  digunakan  untuk  mengisi main  dan  sub  main  pada  kartu
identifikasi.
5.  Pengelompokan berdasar pada main dan  sub-main,  berdasar  pada masalah dan tahun. 6.  Penomoran  dan  penyimpanan  foto dalam  amplop  kemudian  pemberian nomor  dan  kode  pada  kartu identifikasi dan amplop. 7.  Penataan dalam boks.
8.  Pembuatan Finding aids ( Registered , loose leaf dan katalog) 4
Gambar 4. Amplop untuk menyimpan foto (sarana prasarana praktikum) Sumber: Prodi Kearsipan SV UGM
Digitalisasi dan Pameran Arsip Seiring dengan perkembangan Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi (TIK)  yang  semakin  pesat,  kerja pengarsipan  pun  dituntut  untuk  dapat memanfaatkan  Teknologi  Informasi  dan Komunikasi  untuk  kepentingan  praktis dengan mempertimbangkan aspek efisiensi dan fleksibilitas. Sistem kearsipan  yang  semula  menggunakan sistem  manual  (berbasis  konvensional) sedapat mungkin dapat beralih ke sistem elektronik.  Namun,  rasanya  mustahil
4 Prinsip  fleksibilitas  dan  efisiensi  dalam pertimbangan  pemilihan  model finding  aids menjadi  pilihan  bagi  lembaga  kearsipan.  Ketiga model  finding  aids  model  katalog, loose leaf ,  dan registered memiliki  karakteristik  masing-masing. Penjelasan  mengenai  ketiga  model finding aids dapat di  baca di Machmoed Effendhie, “Penilaian dan  Model  Finding  Aids  Arsip  Foto:  Sebuah Pengantar”,  dalam Khazanah ,  Volume  6,No.  1. Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada. 2013.
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
apabila  sistem  kearsipan  berbasis konvensional  tidak  dibenahi  terlebih dahulu  sesuai  dengan  kaidah  kearsipan, sebelum  beralih  ke  dalam  sistem elektronik.
Penyelamatan arsip saat ini mengacu pada  bagaimana  para  pengguna  dapat mengakses  informasi  arsip  yang  mampu diintegrasikan  ke  dalam  teknologi.  Salah satu  metode  penyelamatan  arsip  untuk tujuan  pelestarian  jangka  panjang  yaitu dengan  digitalisasi.  Digitalisasi  menjadi mutlak  dalam  penyelamatan  arsip dikarenakan  perangkat  media  analog yang  menjadi  usang  seiring  dengan perkembangan teknologi serta ketersedian sparepart yang sulit ditemukan dan langka. Ditambah dengan biaya perawatan dan penyimpanan arsip akan  menjadi  lebih  mahal.  Oleh  karena itu  upaya  penyelamatan  arsip  dengan digitalisasi  menjadi  urgensi  yang  wajib dilakukan. Secara konseptual, digitalisasi merupakan  instrumen  penting  dalam proses  melestarikan  arsip  (Sugiharto, 2011,  p.  36-37).  Digitalisasi  adalah  cara merubah  arsip  konvensional  dalam berbagai  bentuk  dan  media  menjadi digital.
Proses digitalisasi dapat menggunakan  dua  cara  sesuai  peralatan yang digunakan yaitu  digitalisasi dengan pemindai  atau scanner dan  digitalisasi dengan kamera digital.
Dalam  proses  digitalisasi,  beberapa aspek penting dalam memahami karakter fisik  arsip  antara  lain  (Effendhie,  dkk, 2010):
a.  Jenis arsip Material  arsip  dapat  berupa  tulisan, teks  atau  naskah;  arsip  foto  berupa gambar;  sedangkan  arsip  kartografi berupa  peta,  denah,  chart,  desain, sketches ,  bagan,  arsip  kearsitekturan dan gambar teknik. b.  Ukuran
Arsip  foto,  arsip  tekstual  maupun arsip  kartografi  memiliki  ukuran tersendiri.  Biasanya  ukuran  arsip foto  lebih  kecil  dari  arsip  tekstual dan  arsip  kartografi.  Ukuran  objek
sangat penting karena akan menentukan jenis dan ukuran mesin pemindai.
c.  Struktur
Susunan  arsip  dapat  berwujud lembaran  lepas  atau  lembaran  jilid yang  dapat  berpengaruh  pada  tahap digitalisasi.
d.  Warna Tidak jarang sebuah warna mempunyai  makna  dan  filosofi tersendiri.  Jika  demikian  maka digitalisasi arsip perlu memperhatikan  elemen  warna  yang terdapat  pada  arsip  asli.  Apabila warna merupakan informasi penting untuk  mengapresiasi  objek  maka warna  tidak boleh  dimanipulasi.  Hal ini  penting    karena  teknologi  alih media digital memungkinkan manipulasi itu. Selain itu, warna juga kan  menentukan  resolusi,  tipe pemindaian  dan  kedalam  bit  dalam proses digitalisasi.
e.  Usia Usia  arsip  juga  perlu  diperhatikan.
Arsip yang sudah tua harus ditangani secara  hati-hati.  Disamping  faktor keunikan,  arsip  tua  juga  sering mengalami kerapuhan. Arsip semacam  ini  akan  sangat  berbahaya jika  dialih  mediakan  dengan  mesin scanner  akan  tetapi  lebih  aman  jika menggunakan  kamera  digital.  Aspek umur arsip perlu mendapat perhatian  karena  terkait  dengan keselamatan arsip itu sediri.
Dengan  pemahaman  menyeluruh tentang  karakter  arsip  maka  akan berdampak  pada  proses  dan  hasil digitalisasi  yang  menentukan  cara penanganan,  alat  pemindai,  jenis  format, dan resolusi. Selain itu, dibutuhkan aspek tambahan untuk menjamin hasil digitalisasi  yang  baik  harus  didukung oleh  sarana  dan  peralatan  yang  standar antara  lain scanner , Personal Computer dan software .  Citra  digital  dapat disimpan  dalam  beberapa  jenis  format file. Pemilihan jenis format file
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
tergantung  dari  tujuan  penggunaanya. Citra  digital  untuk  keperluan  preservasi arsip  (citra  digital  master)  berbeda dengan  format  digital  untuk  akses  dan penayangan  pada  halaman  web.  Dalam melakukan  proses  scanning,  dianjurkan untuk  hanya  satu  kali.  Oleh  karena  itu dibutuhkan  perencanaan  yang  matang. Diketahui  sinar  dalam  scanner  pada proses scanning memiliki daya perusak 4 kali lebih besar dari sinar fotokopi.
Gambar 4. Perangkat Komputer ( All in One PC) dan Scanner Laboratorium Arsip Audiovisual Prodi Kearsipan SV UGM Sumber: Dokumentasi Personal
Resolusi  atau  ukuran  citra  digital pada  arsip  foto  untuk  file  master menggunakan  format  TIFF  sebesar 600dpi,  RGB  warna  24  bit  (foto berwarna), 8 bit skala kelabu (foto hitam putih).  Untuk  file  akses  menggunakan format TIFF sebesar 300dpi format TIFF sebesar  600dpi,  RGB  warna  24  bit  (foto berwarna), 8 bit skala kelabu (foto hitam
putih).  Untuk  thumbnail  menggunakan format JPEG sebesar 72 dpi RGB warna 8 bit  (foto  berwarna),  4  bit  skala  kelabu (foto  hitam  putih).  Resolusi  pemindaian arsip foto berbeda dengan arsip tekstual maupun  arsip  kartografi.  Informasi mengenai warna dalam suatu citra digital tergantung  pada  jumlah  warna  atau tingkat  degradasi  kelabu  yang  dibawa oleh  suatu  pixel.  Kemampuan  membawa ini  mengandung  arti  lingkup  dinamika atau kedalaman bit (bit depth) dari pixel yang  bersangkutan. 5 Sebuah  bit  adalah unit  penyimpan  terkecil  dalam  sebuah komputer,  Semakin  besar  lingkup dinamika atau kedalam bit akan semakin kecil nuansa perbedaan antar warna atau degradasi (Effendhie, dkk, 2010).
Hasil digitalisasi kemudian disimpan ke  dalam  media  simpan.  Media  simpan citra  digital  dalam  berbagai  media (magnetik,  optik  dan  solid  state)  akan sangat  tergantung  pada  perubahan teknologi  dan  para  produsen  yang bergelut  dengan  teknologi  dipastikan tidak  menjamin  bahwa  media  simpan yang  diciptakan  mampu  bertahan  dalam No Tema Pameran Waktu Pelaksanaan Tempat 1 Dolanan Jaman Biyen (Mainan Jaman Dahulu) 5 – 7 Juli 2012 Lobby Sekolah Vokasi UGM 2  Kampus Kerakyatan dalam Lipatan Zaman 12 – 14 Maret 2015 Taman Budaya Yogyakarta 3  Menyingkap Arsip Industri di Yogyakarta 13 – 15 Mei 2016 Benteng Vredeburg 4  Rajut Karya Bhinneka 28 – 30 April 2017 Benteng Vredeburg
Tabel 1. Pameran Arsip Program Studi Kearsipan SV UGM Sumber: Program Studi Kearsipan SV UGM
5 Bi-tonal,  dikenal  juga  sebagai  line  art atau black and white .  Tipe  ini  sangat  baik  untuk pemindaian teks tercetak atau citra digital dengan kontras  tinggi.  Tipe  skala  kelabu (grey scale) dapat  memberikan  ruang  lingkup  degradasi kelabu  dalam  suatu  citra  digital  dan  lebih  baik dari black and white ,  serta  sangat  cocok  untuk dokumen  dengan tone yang  berkelanjutan  dan negatif black and white. Tipe color menduplikasikan lingkup warna dari citra asli ke citra digital dengan lebih baik.
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
jangka  waktu  yang  lama.  Media  simpan juga ditentukan oleh kombinasi pemakaian hardware maupun software . Kumpulan  hasil  digitalisasi  disebut sebagai database yang  disimpan  dalam server  storage . Setiap file akan menerangkan  format  dan  keaslian  serta terkait dengan metadatanya. Program  Studi  Kearsipan  Sekolah Vokasi UGM melalui mata kuliah Eksibisi Arsip  menjadi  salah  satu  bagian terpenting dalam proses mensosialisasikan  pentingnya  arsip  bagi kehidupan.  Para  mahasiswa  dituntut untuk dapat merancang sebuah pameran arsip yang menjadi agenda tahunan rutin. Mahasiswa  dibimbing  dalam  observasi dan  riset  sampai  proses  memamerkan
arsip.  Pameran  arsip  yang  telah dilaksanakan oleh Program Studi Kearsipan sebanyak 4 (empat) kali. Beberapa arsip foto kegiatan Asrama
Ratnaningsih  kemudian  dipindai  dan dicetak  untuk  dipajang  dalam  Pameran Arsip  2017.  Dengan  adanya  pameran arsip,  berbagai  manfaat  diberikan masyarakat dan Program Studi Kearsipan. Masyarakat memperoleh
informasi mengenai tema yang dipamerkan.  Program  Studi  Kearsipan memiliki  misi  untuk  mengedukasi sekaligus  sebagai  bentuk  promosi. Perencanaan  untuk  membuat  pameran virtual sebagai sarana edukasi masyarakat  menjadi  penting  dalam  era teknologi  informasi  sekarang  ini  dan diharapkan  di  tahun  2018,  program tersebut dapat terealisasikan.

## KESIMPULAN
Arsip  akan  terkait  dengan  dimensi waktu.  Kajian  akademis  yang  berkaitan dengan  arsip  tentu  memiliki  benang merah  yaitu  informasi  atau  peristiwa  di masa  lampau.  Organisasi  Keluarga Asrama  Mahasiswa  Putri  Ratnaningsih
(KAMPR)  dengan  berbagai  aktivitas  dan kegiatan  organisasi  di  masa  lampau secara  aktual  dapat  dilihat  melalui  arsip yang diciptakannya. “Penghilangan” organisasi  Keluarga  Asrama  Mahasiswa Putri  Ratnaningsih  (KAMPR)  bukan berarti melenyapkan aktualitas yang ada, melainkan  kenyataan  baik  berupa peristiwa  akan  turut  serta  jika  rekaman sezaman  sebagai recorded memory juga
Gambar 5. Salah satu foto yang sudah dipindai dan dipamerkan dalam Pameran Arsip 2017 Prodi Kearsipan, SV UGM
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip
ikut  terjaga  dengan  baik.  Koleksi  foto kegiatan  organisasi  Keluarga  Asrama Mahasiswa  Putri  Ratnaningsih  (KAMPR) merupakan  warisan  visual  yang  dapat dipergunakan  untuk  melihat  gerakan sosial  bercorak  asrama.  Foto  sebagai hasil  rekaman  kehidupan  sosial  dapat menggambarkan moment tertentu.  Oleh karena itu, informasi yang terkandung di dalam  foto  kemungkinan  tidak  terdapat dalam  arsip  lain  yang  menjadi  dasar bahwa  foto  bernilai  guna  perlu  untuk dijaga  dan  dilestarikan.  Menjaga  dan melestarikan arsip bukan perkara mudah apalagi  arsip  foto  yang  membutuhkan penanganan dan perhatian khusus.
Aktivitas  interaktif  mahasiswa  yang berkaitan  dengan  pengolahan  arsip bertujuan untuk menambah kemampuan dan  keterampilan  mahasiswa.  Proses pembelajaran  kognitif  dan  afektif  akan menambah stimulus untuk
meningkatkan  intelektualitas  mahasiswa dalam  mengolah  arsip  foto.  Mahasiswa belajar untuk menilai arsip dari sisi nilai kebuktian  dan  nilai  informasi,  sehingga kesadaran  sejarah  akan  tumbuh.  Hal  itu menjadi  penting  agar  arsip  yang ditanganinya  pun  memiliki  kualitas  dan kualifikasi  untuk  dijaga  dan  dilestarikan sebagai memori bersama.
Proses digitalisasi merupakan upaya penyelamatan arsip khususnya arsip foto organisasi  Keluarga  Asrama  Mahasiswa Putri  Ratnaningsih  (KAMPR),  sehingga jejak  organisasi  asrama  sebagai  sebuah gerakan sosial dengan segala
aktivitasnya akan tetap terjaga. Selain itu, sebagai sarana edukasi mengenai pentingnya  arsip  foto  dalam  berbagai kehidupan  tampak  pada  banyaknya pameran  arsip.  Salah  satunya  adalah pameran  arsip  yang  dilaksanakan  oleh Program Studi Kearsipan SV UGM.
Mengutip  Arthur  Doughty  seorang Dominion Archivist of Canada ,  1904-1935 bahwa  “Dari  semua  aset  nasional,  arsip adalah  yang  paling  berharga.  Mereka adalah  pemberian  dari  satu  generasi  ke generasi yang lain, dan tingkat
kepedulian kita terhadap arsip menandai tingkat peradaban kita”
DAFTAR PUSTAKA Adhie  Gesit  Pambudi  (2014).  “Konteks, Konteks, Konteks! Aspek Fundamental Dalam Proses Pengolahan  Arsip  Foto”. Jurnal Kearsipan ,  Volume  9 ,  No.  5.  Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem  Kearsipan  Arsip  Nasional Republik Indonesia. Anna  Mariana  (2014).  “Menghidupkan
Arsip, Mencipta Wacana. Pentingnya Arsip  Untuk  Gerakan  Sosial”,  Farah Wardani  dan  Yoshi  fajar  Kresno
Murti. Arsipelago,  Kerja  Arsip  dan Pengarsipan Seni Budaya di Indonesia .  Yogyakarta:  Indonesia Visual Art Archive (IVAA). Arif Rahman Bramantya (2016). “Revolusi  Mental,  Gerakan  Sadar Arsip  dan  Kesadaran  Sejarah”, dalam
Revolusi  Mental  Bidang Kearsipan ,  ANRI  Media  Kearsipan Nasional,  Edisi  70.  Jakarta:  Arsip Nasional Republik Indonesia.
Basir  Barthos  (2005). Manajemen
Kearsipan . Jakarta: Bumi Aksara. David Robert (1993). “Managing Records in  Special  Format”, Judith Ellis  (ed), in Keeping Archive .  Melbourne:  D.W Thorpe.
Dhani  Sugiharto  (2011).  “Penyelamatan Arsip  di  Era  Teknologi  Digital”, dalam Peran Arsip dalam Membangun Karakter Bangsa ,  ANRI Media  Kearsipan  Nasional,  Edisi  54.
Jakarta:  Arsip  Nasional  Republik Indonesia. Fitria  Agustina  (2013).  “Mengenal Persatuan Wanita Keluarga Universitas  Gadjah  Mada  melalui Khazanah Arsip”, Khazanah , Volume 6,  No.  2.  Yogyakarta:  Arsip Universitas Gadjah Mada.
Helen  P.  Harrison  (1997). Audiovisual Archives:  A  Practical  Reader .  Paris: UNESCO.
Jejak Organisasi Asrama Ratnaningsih: Digitalisasi sebagai Upaya Penyelamatan Arsip

## Herman  Setyawan  (2014).  “Preservasi
Material
Fotografi”, Khazanah , Volume  7,  No.  1.  Yogyakarta:  Arsip Universitas Gadjah Mada.
Klaus
B. Hendriks (1984). The Preservation  and  Restoration  of Photographic  Materials  in  Archives and  Libraries:  A  RAMP  Study  with Guidelines . Paris: UNESCO. Machmoed  Effendhie,  Herman  Setyawan (2012). Panduan
Ringkas
Pengelolaan Arsip Foto .  Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada. Machmoed  Effendhie,  dkk  (2010).
Panduan  Umum  Digitalisasi  Arsip . Yogyakarta: Arsip Universitas
Gadjah Mada Machmoed  Effendhie  (2013 ). “Penilaian dan  Model  Finding  Aids  Arsip  Foto: Sebuah Pengantar”, Khazanah , Volume  6,  No.  1.  Yogyakarta:  Arsip Universitas Gadjah Mada.
Roeslan  Abdulgani  (1980). Arsip  dan Sejarah .  Jakarta:  Arsip  Nasional
Republik Indonesia. Undang-Undang  No.  43  tahun  2009
Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
Peraturan Kepala ANRI Nomor 23 Tahun 2011  tentang  Pedoman  Preservasi Arsip Statis. Surat  Edaran  Kepala  ANRI  Nomor  1 Tahun 2017 tentang Peringatan Hari Kearsipan Ke-46 tahun 2017. http://www.etnohistori.org/ https://www.ica.org/sites/default/files/ CBPS_2000_Guidelines_ISAD% 28G%29_Second-edition_EN.pdf