## EVALUASI TATA KELOLA SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU (PPDB) TAHUN AJARAN 2022/2023 BERBASIS COBIT 5  DI SMK

## NEGERI 4 PALEMBANG
Heri Akwan Syahputra1, Tata Sutabri2 1,2 Universitas Bina Darma Palembang
Sur-el : 1 herisyahputra66@guru.smk.belajar.id, 2 Tata.Sutabri@gmail.com

## Abstrak
Penelitian    ini    bertujuan    untuk    mengevaluasi    tingkat    kematangan    tata  kelola    teknologi informasi    (TI)    dalam    penerapan    layanan    sistem    informasi  Peneriman  Peserta  Didik  Baru  (PPDB) SMK Negeri 4 Palembang Tahun Ajaran 2022/2023.  Metode  yang  digunakan adalah  metode campuran kuantitatif  dan  kualitatif  menggunakan  instrumen  kuesioner,  wawancara,  dan  studi  dokumen.  Fokus penelitian ini pada beberapa domain COBIT 5 meliputi, EDM4, APO7, dan BAI4. Sumber data diperoleh dari  Kepala  Sekolah  SMK  Negeri  4  Palembang,  Kepala  TU  dan  staf  Tata  Usaha  SMK  Negeri  4 Palembang, Ketua Panitia Pelaksana PPDB SMK Negeri 4 Palembang, dan Anggota Panitia Pelaksana PPDB  SMK  Negeri  4  Palembang.  Analisis  penelitian  dilakukan  dengan  cara  deskriptif  interpretatif berbasis COBIT 5. Hasil penelitian  menunjukkan tingkat kematangan tata kelola TI pada layanan PPDB SMK Negeri 4 Palembang saat ini berada pada tingkat tiga (established). Hasil ini dibandingkan dengan tingkat  kematangan  yang  diharapkan  yaitu  tingkat  lima  (optimizing),  dari  hasil  perbandingan  tersebut diperoleh  nilai  kesenjangan.  Nilai  kesenjangan  digunakan  untuk  merumuskan  rekomendasi  perbaikan. Untuk  perbaikan  tata  kelola  TI  disarankan  agar  lembaga  mempersiapkan  SDM  yang  kompeten,  serta mendokumentasikan  setiap  kegiatan  evaluasi,  pengarahan,  dan  monitoring  dalam  pengelolaan pelaksanaan PPDB SMK Negeri 4 Palembang.
Kata Kunci: Tata KelolaTekonologi Informasi; PPDB; COBIT5

## Abstract
This research aims to evaluate the level of maturity of information technology (IT) governance in the implementation of the New Student Admissions (PPDB) information system services at SMK Negeri 4 Palembang for the 2022/2023 academic year. The method used is a mixed quantitative and qualitative method  using  questionnaires, interviews and document  studies. The focus of this research is on several COBIT 5 domains including, EDM4, APO7, and BAI4. Data sources were obtained from the Principal of SMK Negeri 4 Palembang, Head of TU and Administrative staff of SMK Negeri 4 Palembang, Chair of the  PPDB  Executive  Committee  of  SMK  Negeri  4  Palembang,  and  Members  of  the  PPDB  Executive Committee  of  SMK  Negeri  4  Palembang.  The  research  analysis  was  carried  out  using  a  descriptive interpretive  method  based  on  COBIT  5.  The  research  results  show  that  the  level  of  IT  governance maturity in the PPDB service at SMK Negeri 4 Palembang is currently at level three (established). These results are compared with the expected level of maturity, namely level five (optimizing), from the results of this  comparison  the  gap  value  is  obtained.  The  gap  value  is  used  to  formulate  recommendations  for improvement. To improve IT governance, it is recommended that institutions prepare competent human resources,  as  well  as  document  every  evaluation,  direction  and  monitoring  activity  in  managing  the implementation of PPDB SMK Negeri 4 Palembang.
Keywords: IT Governance;  PPDB; COBIT5

## I. PENDAHULUAN
Pemanfaatan  TI  di  sebuah  lembaga
pendidikan secara teori diyakini memberikan  kemudahan  dan  efisiensi dalam  kaitan  dengan  sistem  administrasi.
Namun demikian,
untuk mencapai kemudahan dan  efisiensi administrasi dalam  penerapan  memerlukan  tata  kelola yang baik. Tujuan  strategis  dapat  tercapai jika    strategi    yang    telah    direncanakan,
dibuat,    dan  diterapkan,  dikelola  dengan baik.  Sistem  teknologi  informasi  yang terkelola  dengan  baik  merupakan  salah satu  sumber  daya  yang  penting,  karena dengan  teknologi  informasi  yang terkelola dengan  baik  memberi  kontribusi  besar dalam  menyediakan  layanan  pendidikan sesuai  dengan  tujuan  organisasi.  Salah  satu cara  yang  dilakukan  dengan  menciptakan sebuah sistem informasi Penerimaan
Peserta  Didik  Baru  (PPDB).  penggunaan TI  dalam  mendukung  layanan  PPDB  di SMK  Negeri  4  Palembang  memunculkan resiko  tingginya  biaya,  baik  dari  segi pengadaan perangkat keras,  pengembangan perangkat lunak, implementasi serta pemeliharaan  sistem.  Pada  tahun  2022  di SMK Negeri 4 Palembang  menganggarkan biaya  Web  layanan  khusus  PPDB  serta memamfaatkan  peralatan    dan    sarana    TI sebesar    Rp.2.500.000,-  (Dua  juta  lima ratus  ribu  rupiah). Anggaran untuk P P D B .  Hal    ini    dilakukan    dengan harapan    mampu    mewujudkan    tujuan organisasi    (SMK  Negeri  4  Palembang, 2022).  Biaya  operasional  untuk  layanan PPDB,  bersifat  anggaran  tahunan,  biaya pada  setiap  tahun  disesuaikan  dengan kebutuhan  dan  keadaan  keuangan  sekolah.
Layanan      PPDB      yang    dilaksanakan oleh S M K N e g e r i 4 P a l e m b a n g   belum   optimal   seperti yang  diharapkan.  Masalah  yang  terjadi antara  lain  keterlambatan  proses  Informasi yang  diterima  Peserta  atau  Orang  tua  Wali Peserta PPDB dan p e m a h a m a n registrasi  PPDB.  Panitia  sebagian  besar menginput  Data  Peserta  dan  nilai  raport pada  batas  hari  terakhir  penjadwalan, kinerja    sistem    lambat    atau    sistem belum    mampu    bekerja    optimal    ketika banyak panitia menginput  nilai  pada  waktu yang  bersamaan.  Panitia  pada  masing- masing bagian tidak fokus dalam mengurus  TI  khususnya  sistem  informasi PPDB,    karena    tugas    ini    di  kerjakan bersamaan dengan peserta PPDB
menyerahkan  syarat  utama  berkas  bukti fisik nya. Masalah-masalah yang tersebut di atas  terkait  dengan  beberapa  aspek/domain yang  tertera  di  dalam  teori  COBIT  5 diantaranya  adalah  mengatur  persediaan dan kapasitas sistem
(BAI4), pengoptimalan    sumber    daya    (EDM4), pengaturan   sumber   daya manusia (APO7)
[1].  Mengamati  kondisi  tersebut  di  atas nampak  ada  kesenjangan  antara  yang direncanakan  dengan  waktu  pelaksanaan yang  terjadi.  Kesenjangan  yang  terjadi berkaitan  dengan  sistem  tata  kelola  PPDB yang  dilaksanakan.  Sistem  tata  kelola PPDB  dipandang  perlu  untuk  dikaji  lebih mendalam  dengan  melakukan  evaluasi  tata kelola.  Evaluasi  tata  kelola  diperlukan untuk mencari  tahu bagaimana pelaksanaan tata    kelola,    bagaimana    tingkat kematangan    tata    kelola    yang    telah dilakukan,  dan  masalah-masalah  apa  yang dihadapi,  sehingga  dapat  diusahakan  jalan keluar  dan  rekomendasi  yang  tepat  untuk peningkatan  dan  pengembangan.  Cara penelitian evaluasi yang dilakukan berdasarkan kerangka kerja COBIT 5, yang dimodifikasi  disesuaikan  dengan  kondisi di tempat penelitian. Modifikasi yang dilakukan yaitu mengukur beberapa aktivitas  kegiatan  yang  diturunkan  dari beberapa  domain  yang  ada  pada  COBIT  5. Berdasarkan beberapa hal yang dikemukakan  di  atas  masalah  yang dibahas yaitu: (1) Bagaimanakah
tingkat kematangan    tata    kelola    teknologi informasi    dalam    layanan    system informasi  PPDB  di  SMK  Negeri  4 Palembang?  (2)  Rekomendasi  apakah  yang dapat  diberikan    dalam    upaya    perbaikan tata    kelola    teknologi    informasi    dalam layanan    sistem  informasi  PPDB  di  SMK Negeri  4  Palembang?  Dalam  penelitian terdapat batasan-batasan yaitu: (1) Penelitian  terbatas  pada  tata  kelola  TI dalam layanan sistem informasi PPDB pada
SMK  Negeri  4  Palembang.  (2)  Penentuan proses-proses tingkat pengelolaan TI menggunakan framework COBIT  5,  pada domain EDM 4 (memastikan
pengoptimalan  sumber  daya),  APO  7 (mengatur  sumber daya manusia),  dan  BAI 4  (mengatur  persediaan  dan  kapasitas sistem).  (3)  Model assessment proses
COBIT  5  ini  mengacu  pada  konsep  model tingkat kapabilitas ISO/IEC 15504.

## II.  Tinjauan Pustaka
2.1 Penelitian Terdahulu
Evaluasi    terhadap    tata    kelola teknologi  informasi  menggunakan  COBIT framework telah  banyak  diteliti  dan  hasil rekomendasinya  dapat  membantu  SMK Negeri  4  Palembang  memperbaiki  tata kelola  TI  menjadi  lebih  baik.  langkah- langkah  untuk  meningkatkan  kinerja  serta rekomendasi  perencanaan  tata  kelola  di tahun  berikut  nya.  Evaluasi  yang  dilakukan hanya pada area tata kelola tidak mengevaluasi  area  manajemen  sekolah. hasil  dari  kajian  yang  dilakukan  adalah
membuat pengukuran kinerja sistem informasi PPDB SMK Negeri 4 Palembang yang   berupa   analisa,   pemetaan maturity pada    aktivitas    domain Plan    and Organize (PO).  menggunakan  COBIT  5, Untuk  rekomendasi  bagi  SMK  Negeri  4 Palembang  yaitu  harus  ada  Penilaian kuesioner    pada    penelitian    ini    dari top management sampai    tingkat    operasional,
Evaluasi menggunakan COBIT juga dilakukan [2], dalam penelitiannya membahas bagaimana COBIT 4.1
khususnya  pada  proses deliver  and  support (DS)  dan monitor  evaluate (ME)  dapat membantu Universitas Budi Luhur mengetahui  tingkat  keselarasan  rencana strategi TI dengan strategi bisnis yang telah ditetapkan, hasil
analisis tingkat
kematangan pada proses DS dan ME berada pada tingkat 2, selanjutnya digunakan untuk rekomendasi  pengoptimalan      kualitas layanan PPDB. Penelitian ini tidak mengelompokkan tingkat pengisian kuesioner,  maka  hasil  kuesioner  masih diragukan, sehingga berdampak pada rekomendasi  yang  diberikan  menjadi  tidak tepat.  Berdasarkan  tinjauan  pustaka  diatas maka penulis menyimpulkan bahwa COBIT
framework merupakan  model  yang  tepat dan telah banyak digunakan untuk melakukan  evaluasi  terhadap  tata  kelola teknologi informasi khususnya pada Perguruan Tinggi yang mengimplementasikan  teknologi  informasi dalam  proses  bisnisnya.  Pada  penelitian  ini framework COBIT  5  digunakan  penulis untuk  mengevaluasi  tingkat  kematangan tata  kelola  TI,  karena  COBIT  5  membagi proses  tata  kelola  dan  manajemen  TI  suatu organisasi  menjadi  dua  area  proses  utama, serta  menyediakan  petunjuk  lebih  detail yang  dibutuhkan  oleh  pengguna  sebagai referensi  yang  mudah  dipahami  dalam operasional TI.[3]

## 2.2 Tata Kelola TI
Tata  kelola  TI (IT  Governance) adalah  wewenang  dan  tanggung  jawab secara  benar  dalam  menetapkan  suatu keputusan untuk mendorong perilaku penggunaan  teknologi    informasi  pada perusahaan.  [4].  Pentingnya  manfaat  tata kelola  TI  tidak  muncul  secara  tiba-tiba. Tata  kelola  TI  adalah  sebuah  hal  yang serius  ( critical) dalam  operasional  suatu organisasi. Penerapan TI di dalam organisasi  dapat  dilakukan  dengan  baik apabila ditunjang dengan  suatu  tata  kelola TI    mulai  dari  perencanaan  sampai implementasinya.  Definisi IT  Governance menurut Information Technology Governance    Institute (ITGI)    adalah: “Suatu bagian
terintegrasi dari
kepengurusan  perusahaan  serta  mencakup kepemimpinan  dan  struktur  serta      proses organisasi   yang   memastikan   bahwa   TI perusahaan      mempertahankan      dan memperluas  strategi  bisnis  dan  tujuan organisasi”  (ITGI,  2014).  Nova,  dkk, menyatakan  tata  kelola  TI  pada  intinya mencakup pembuatan keputusan, akuntabilitas      pelaksanaan      kegiatan penggunaan   TI,   siapa   yang   mengambil
keputusan,    dan    mengelola    proses pembuatan
dan pengimplementasian keputusan  -  keputusan  yang  berkaitan dengan TI. Menurut Jogiyanto dan
Abdillah (2011), mendefinisikan tata kelola  TI  sebagai  sebuah  sistem  yang  ada dalam organisasi, yang secara umum dibagi menjadi  dua  bagian  utama,  yaitu  struktur tata  kelola  TI,  dan  proses  tata  kelola  TI. Struktur  sistem  tata  kelola  TI  terdiri    atas komponen-komponen    yang    membangun sistem  tata    kelola    TI,    yaitu:    aktiva manusia, archetype ,  kendali  dan  regulasi.
Dalam  konteks  ini,  manusia  termasuk  ke dalam sistem tata kelola TI, karena manusia merupakan  komponen  yang  memiliki  peran dan  fungsi  penting  dalam  merancang, membuat  keputusan,  melaksanakan  dan mengevaluasi sistem tata kelola TI.
.

## III. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian    ini    pada    dasarnya adalah    penelitian    kualitatif    yang dipadukan    dengan  kuantitatif.    Penelitian kualitatif    adalah    penelitian    untuk memahami    fenomena  tentang  apa  yang dialami  oleh  subjek  penelitian  misalnya perilaku,  persepsi,  motivasi,    dan  tindakan secara    holistik[5].    Penjelasannya    dengan cara    deskripsi    dalam    bentuk    kata-kata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah[5]. Jenis pendekatan yang digunakan adalah
pendekatan  studi  kasus.  Penelitian  studi kasus berorientasi untuk memahami, menggali, dan menafsirkan  arti  dan peristiwa-peristiwa,  dan  hubungan  dengan orang-orang  yang  biasa  dalam  kasus tertentu. Ini biasa disebut dengan penelitian kualitatif dengan menggunakan pengamatan terhadap fenomena-fenomena   atau   gejala- gejala    sosial    yang    alamiah    yang berdasarkan  kenyataan lapangan.
Gambar 1. Kerangka Sistem Tata Kelola TI[1]
Kasus  yang  diteliti  adalah  evaluasi tata  kelola  TI  khusus  dalam  penerapan layanan  Penerimaan  Peserta  Didik  Baru (PPDB)  SMK  Negeri  4  Palembang. Evaluasi  layanan  PPDB  menggunakan framework COBIT  5  pada  domain  EDM  4 (memastikan  pengoptimalan  sumber  daya), APO  7  (mengatur  sumber  daya  manusia), dan    BAI    4    (mengatur    persediaan    dan kapasitas    sistem).    Setelah    dievaluasi, selanjutnya dilakukan penilaian berdasarkan model  kapabilitas  ISO/IEC  15504  untuk mengetahui  tingkat  kematangan  tata  kelola TI.  Berdasarkan  hasil  penilaian  akan digunakan  untuk  merumuskan  rekomendasi yang  mungkin  diberikan  sebagai  perbaikan tata  kelola  TI  dalam  layanan  PPDB  di SMK Negeri 4 Palembang.
Data  atau  informasi  yang  menjadi bahan baku penelitian untuk diolah merupakan  data  primer  dan  data  sekunder.
Data  primer  adalah  data  yang  diperoleh melalui serangkaian kegiatan, yaitu penyebaran  kuesioner,  dan  wawancara mendalam sedangkan, data sekunder adalah data yang diperoleh melalui pengumpulan  data  yang  bersifat  studi dokumentasi  [5].  Penyebaran    kuesioner sebagai    langkah    untuk    mengumpulkan data    kuantitatif,    sedangkan  wawancara dan pengumpulan dokumen sebagai langkah untuk pengumpulan data kualitatif.
Teknik analisis data dilakukan dengan  analisis  campuran  kuantitatif  dan
kualitatif.  Analisis    kuantitatif    dengan cara    mencari    skor    rata-rata    dari    hasil kuesioner, selanjutnya
dilakukan pengkategorian.    Analisis    kualitatif dilakukan    dengan    deskriptif  interpretatif dengan  langkah,  yaitu  pengumpulan  data, reduksi  data,  penyajian  data,  interpretasi data, dan penarikan simpulan atau verifikasi [6]
Berdasarkan  data  hasil  kuesioner,
wawancara,  dan  studi  dokumen,  analisis dilakukan untuk menilai tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi  pada  aktivitas  EDM  4,  APO  7, dan BAI 4 saat ini (as-is) [7]. Pada tahap ini  penulis  melakukan  penilaian  terhadap masing-masing aktivitas berdasarkan
hasil kuesioner seluruh responden. Setelah masing-masing aktivitas memeroleh  nilai  selanjutnya  dilakukan penggabungan  seluruh  nilai  aktivitas  dan mencari  rata-  rata  untuk  mendapatkan tingkat  kematangan  saat  ini (as-is) pada tiap domain.[2]
Target  atau  harapan  kematangan proses  TI  adalah  kondisi  ideal  tingkat kematangan  aktivitas  yang  diharapkan. Tingkat  kematangan  ini  digunakan  sebagai acuan  dalam  model  tata kelola TI PPDB di SMK Negeri 4 Palembang.
Tingkat kematangan yang diharapkan diperoleh  dari  hasil  wawancara  dengan Kepala SMK Negeri 4 Palembang . Setelah tingkat  kematangan  tata  kelola  teknologi informasi  untuk  saat  ini (as-is) dan tingkat  kematangan  tata  kelola  teknologi informasi yang diharapkan (to-be) diperoleh, penulis melakukan perbandingan untuk analisis kesenjangan (gap      analysis) terhadap tingkat kematangan tersebut.[8] Berdasarkan perbandingan tingkat kematangan  tersebut  di  atas  akan  diperoleh aktivitas  yang  sesuai  atau  tidak  sesuai dengan tingkat kematangan yang
diinginkan.[9] Dari hasil analisis kesenjangan, kemudian dilakukan perbaikan  terhadap  aktivitas  yang  tidak sesuai    tersebut    menuju    tingkat kematangan yang diharapkan. Kesenjangan  antara  yang diperoleh saat ini dengan  yang  dituju  merupakan  indikator dalam  rumusan  rekomendasi  perbaikan  tata kelola.
Rekomendasi  perbaikan  diperoleh dari hasil analisis yang  dilakukan terhadap tingkat  kematangan  saat  ini  dan tingkat  kematangan  yang  diharapkan. Perolehan rekomendasi tersebut diharapkan  mampu  memberikan  hasil yang maksimal dalam pengelolaan teknologi  informasi  PPDB  pada  SMK. Rekomendasi disusun dengan
mempertimbangkan  kondisi  SMK Negeri 4  Palembang  dari  sisi  SDM,  kinerja sistem,  dan  target  Sekolah  kedepan. Beberapa  rekomendasi  diambil  dari  sub- domain framework COBIT 5 dan disesuaikan dengan strategi dan
kemampuan  SMK.  Rekomendasi  dapat dijalankan  secara  bertahap  sehingga rekomendasi  ini  dapat  digunakan  dan dikembangkan oleh SMK di Palembang.

## IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  tingkat  kematangan  dilakukan pada  setiap  proses  teknologi  informasi yang  dilakukan  terhadap  semua  tingkat, mulai  dari  tingkat  nol  atau incomplete, hingga  tingkat  lima  atau optimizing. h a s i l   tingkat  kematangan  dilakukan dengan  pengolahan  data  kuesioner.  Hasil yang    diperoleh    divalidasi    melalui    hasil studi dokumen. Penilaian tingkat kematangan  setiap  proses  TI  mengacu pada  model  ISO/IEC  15504  dan  dihitung dengan  Persamaan  1.  Rata-rata  aktivitas dihitung  dengan  cara  total  skor  aktivitas yang  diperoleh  dari  jawaban  kuesioner dibagi  dengan  jumlah  responden  sebanyak
37 orang.
Hasil  perhitungan maturity secara keseluruhan  disajikan  dalam  tabel-tabel. Hasil perhitungan kuesioner proses EDM 4 ada  pada  Tabel  1.  Hasil  perhitungan kuesioner  proses  APO  7  ada  pada  Tabel 2.  Hasil  perhitungan  kuesioner  proses BAI  4  ada  pada  Tabel  3.  Rata-rata  hasil perhitungan  kuesioner  seluruh  domain proses ada pada Tabel 4.
Hasil  yang  di  dapatkan  dari perhitungan  kuesioner  digunakan  sebagai acuan  awal  penentuan  tingkat  kematangan saat  ini,  selanjutnya  dilakukan  analisis dokumen  untuk  menentukan  kesesuaian tingkat  kematangan  tata  kelola  TI  dalam pelayanan  PPDB  di  SMK  Negeri  4 Palembang.  Analisis  dokumen  dilakukan dengan melihat langsung dokumen- dokumen  dan  melakukan  interpretasi  yang terkait  dengan  domain  proses  EDM  4, APO  7,  BAI  4  Hasil  analisis  dokumen
yang diperoleh dijabarkan pada Tabel 5.
Hasil  analisa  dari  dokumen  proses EDM  4  yaitu  memastikan  pengoptimalan sumber  daya,  yang  tercatat  pada  dokumen aset  SMKN  4  Palembang.  Dokumen tersebut  berisi  tentang  pemantauan  dan evaluasi penggunaan sumber daya ( hardware , software,  brainware )  dalam rangka  menunjang  layanan  PPDB  SMK Negeri  4  Palembang.  Pemantauan,  dan evaluasi  penggunaan  sumber  daya  telah dilakukan sesuai standar operasional prosedur,  ketika  sesudah  peserta  memasuki kelulusan SMP maka persiapan pendaftaran  dibuka  baik  jalur  prestasi PMPA  maupun  Jalur  Reguler  PPDB.
Namun  demikian,  belum  dilakukan  analisis lebih  mendalam  tentang  faktor  pendukung, dan  penghambat  penggunaan  sumber  daya. Berdasarkan  fakta  yang  ada  di  dalam dokumen  tersebut  di  atas,  bahwa  proses EDM  4  termasuk  dalam  ketegori largely
achieved artinya  terdapat  bukti  bahwa secara  garis  besar  proses  ini  terlaksana, terkelola, didefinisikan dan mencapai tujuan.  Ada  kesesuaian antara hasil  analisis dokumen  dan  analisis  kuesioner  yaitu tingkat  kematangan  proses  berada  pada tingkat  tiga (establibhsed). Proses  APO  7 mengatur  sumber  daya  manusia  yang dicatat  dalam  dokumen  SDM  SMK  Negeri 4 Palembang.  Dokumen  yang  ada  hanya memuat  tentang  struktur  K e p a n i t i a n dan    anggota  Panitia    SDM  SMKN  4 Palembang,  serta  jumlah  panitia.  Namun demikian,  dokumen  SDM  panitia  belum tercatat  kemampuan, kompetensi,  dan
kinerja  panitia.  Dari  fakta  tersebut  dapat dinyatakan  bahwa  tingkat  kematangan proses  APO  7  hanya  tercapai  sebagian
(partially achieved), artinya proses dijalankan    dan    dikelola    mencangkup perencanaan   namun   belum   didefinisikan. Dari   hasil kuesioner  yang  diperoleh  yaitu berada    pada    tingkat    dua (managed) sesuai  dengan  analisis dokumen yang ada.
Proses  BAI  4  mengatur  persediaan dan  kapasitas  sistem  untuk  kegiatan layanan  PPDB  yang  dicatat  pula  di  dalam dokumen  inventaris  SMKN  4  Palembang. Pencatatan tentang pemantauan dan penilaian   kapasistas,   serta   kinerja   sistem sudah    sesuai    dengan    standar    yang ditetapkan.  Pencatatan  dilakukan  secara berkala  setiap  tahun  ajaran  baru,  Hasil pencatatan  tersebut  selanjutnya  dievaluasi untuk  perbaikan  sistem.  Namun  demikian, belum  dilakukan  analisa  yang  mendalam mengenai faktor pendukung dan penghambat  kinerja  sistem.  Berdasarkan fakta  tersebut  di  atas,  tingkat  kematangan proses  BAI  4  termasuk  kategori largely achieved karena  terdapat  bukti  bahwa secara  garis  besar  proses  ini  terlaksana, terkelola,  terdefinisi,  dan  mencapai  tujuan. Dari  analisis  kuesioner  yang  diperoleh selanjutnya  dicocokkan  dengan  dokumen yang  ada,  tampak  sesuai  berada  pada tingkat tiga (established).
Hasil
perhitungan tingkat
kematangan  proses  tata  kelola  teknologi informasi  dalam  pelayanan  PPDB  di  SMK Negeri  4  saat  ini  benar  diperoleh  rata-rata sebesar  2,79  setelah  dilakukan  validasi analisis  dokumen.  Dari  nilai  ini  dapat ditarik  kesimpulan  bahwa  pengelolaan teknologi informasi dilakukan secara
established, artinya  pada  tingkat  ini  proses yang telah
dibangun kemudian diimplementasikan  sesuai  dengan  proses yang  telah  didefinisikan  atau  yang  telah ditentukan,  dan  mampu  untuk  mencapai
hasil  dari  proses  tersebut.  Pengelolaan lebih lanjut perlu ditingkatkan dan dikembangkan untuk mencapai tingkat lima berdasarkan  tingkat  kematangan  yang diharapkan SMKN 4 Palembang
Rangkuman  tingkat  kematangan  proses dijabarkan pada Tabel 6.
Berdasarkan  nilai  kematangan  saat ini  yang  diperoleh  dari  hasil  analisis kuesioner  dan  analisis  dokumen  jika dibandingkan dengan tingkat yang diharapkan, ternyata masih terdapat kesenjangan.  Kesenjangan  yang  ada  pada masing-masing    domain    selanjutnya dilakukan analisis.  Analisis  ini  diharapkan dapat    memberikan    kemudahan    bagi pengelolaan    teknologi  informasi  yang serasi  pada  tiga  domain  tersebut  di  atas. Analisis  ini  menunjukkan  kesenjangan/ gap antara      tingkat      kematangan      saat    ini dengan      tingkat      kematangan      yang diharapkan, tertera pada Tabel 7.
Rata-rata gap pada  seluruh  domain
proses yang diteliti sebesar 2,20.
Dibutuhkan  penyesuaian  masing-masing domain proses, karena nilai 2,20 merupakan nilai  rata-rata  seluruh  domain  proses,  maka penulis  akan  memberikan  rekomendasi pada  tiap  proses  yang  diteliti,  sehingga rekomendasi perbaikan yang diberikan tepat sasaran. Perbedaan kondisi kesenjangan tata kelola  seluruh  domain  proses  saat  ini dengan  tata  kelola  yang  diharapkan,  dapat dilihat pada Gambar 2.
Berdasarkan  hasil  evaluasi  yang telah  dilakukan  di  SMKN  4  Palembang, maka  nilai-nilai  temuan  dicocokan  pada kondisi  kematangan  pada  masing-masing domain  COBIT  5,  dari  hasil  tersebut kemudian dianalisis temuan masalah, selanjutnya diberikan rekomendasi.
Gambar  2.  Perbandingan  kesenjangan kondisi  tata  kelola  saat  ini  dengan  tata kelola yang diharapkan
Analisis yang telah dilakukan pada  domain  EDM  4,  masih  terdapat beberapa  aspek  yang  belum  dilakukan secara  maksimal,  antara  lain:  (1)  Kegiatan monitoring kepada petugas yang  mengelola PPDB,    dilakukan    tidak    secara    langsung ke  SMKN 4,  melainkan  hanya monitoring melalui  sistem.  Masalah  yang  muncul  di tingkat  SMKN  4  yaitu,  ketika  terjadi perubahan    anggota  panitia  pada  saat pelaksanaan  PPDB,  yang  sesungguhnya dilaporkan  kepada  petugas  TI    PPDB, dengan harapan petugas TI PPDB, mengubah  nama  Panitia.  Namun  demikian, dalam  kenyataannya  pada  akhir  ketika panitia bersangkutan  menginput  nilai Peserta  PPDB  ke  dalam    layanan  sistem informasi  ,  ternyata  tidak  muncul.  Hal  ini terjadi  karena  petugas  TI  PPDB  belum mengubah User di bagian penginputan nilai tersebut. (2) Kegiatan pengarahan pengelolaan program PPDB belum
dilakukan  secara  maksimal  khususnya
kepada pengguna layanan sistem informasi PPDB.  Masalah  yang  muncul  yaitu,  masih ada  beberapa  panitia  yang  belum  bisa mengoperasikan  program  PPDB,  sehingga pada  saat  menginput  nilai  tidak  dilakukan sendiri, tetapi dengan cara meminta bantuan kepada  petugas  TI  PPDB.  Kondisi  ini menyebabkan  petugas  TI  PPDB  menerima beban  kerja  tambahan  yang  memengaruhi kinerja utamanya.
Rekomendasi  perbaikan  yang  dapat dilakukan  untuk  mengatasi  masalah  diatas adalah  sebagai  berikut.  (1)  Rekomendasi Jangka  Pendek  (2024-2027):  (a)  SMKN  4 perlu memfasilitasi atau menginisiasi  untuk melakukan  sosialisasi  dan  pelatihan  kepada pengguna layanan PPDB khususnya p a n i t i a   d a n   p e s e r t a   d i d i k   b a r u .  (b) Menerbitkan  buku  petunjuk  penggunaan layanan  PPDB.  (2)  Rekomendasi  Jangka Panjang (2024-2030): (a) Kegiatan monitoring  kepada petugas  yang mengelola
PPDB,  dilakukan  secara  langsung  ke program,  agar  kinerja  petugas  TI  PPDB maksimal.  (b)  Dibuat  sistem  presentasi yang  terintegrasi  dari  PPDB  ke  Panitia dan  peserta  PPDB ,  agar  data  peserta didik baru sinkron.
APO  7  digolongkan  pada  tingkat dua (manage) , karena SMK N 4
Palembang dalam kegiatan mengatur sumber  daya  manusia  sudah  dilakukan, mencapai  tujuan,  dan  terkelola,  namun demikian  belum  mencapai  pada  kategori standar.  Kondisi  ini  disebabkan  karena beberapa  faktor  antara  lain:  (1)  Staf  TI  di SMK  N  4  tidak  fokus  dalam  menangani PPDB, karena yang dimaksud Staf TI SMK Negeri 4 sesungguhnya adalah staf pegawai,  guru  atau  bagian  perlengkapan yang  diberikan  tugas  tambahan  mengelola TI.  (2)  Staf  TI  yang  bertugas  di  masing- masing  SMK  Negeri  4  tidak  seluruhnya memiliki kompetensi dalam bidang TI.
Rekomendasi  perbaikan  yang  dapat
dilakukan  untuk  mengatasi  masalah  diatas adalah  sebagai  berikut.  (1)  Rekomendasi Jangka Pendek (2024-2027): (a) Peningkatan  komitmen  kerja  staf TI dengan  cara  memberikan  motivasi  yang optimal.  (b)  Mengatasi  masalah  yang muncul dengan   secepat   mungkin   melalui koordinasi    yang    intens.    (2)    Rekomedasi Jangka    Panjang  (2024-2030):  (a)  Sekolah hendaknya  merekrut  staf  pegawai  yang kompeten  pada  bidang TI untuk ditugaskan sebagai  tenaga  khusus  menangani  TI  di SMK  Negeri  4.  (b)  SMK  Negeri  4  perlu memberi  pelatihan  kepada  seluruh  staf  TI SMK  Negeri  4  agar  mampu  melaksanakan tupoksi dengan baik dan benar.
Berdasarkan informasi yang
diperoleh  terkait  dengan  domain  BAI  4, bahwa  kapasitas server  yang dimiliki  SMK N  4,  mampu  diakses  1.000 user secara bersamaan,  akan  tetapi  pada  kenyataannya ketika  PPDB  diakses  oleh  800 user secara bersamaan  sistem  mengalami  gangguan. Kondisi  ini  sebagai  masalah  yang  perlu diupayakan pemecahan untuk perbaikan.
Rekomendasi  perbaikan  yang  dapat dilakukan  untuk  mengatasi  kesenjangan  di atas adalah sebagai berikut. (1)
Rekomendasi  Jangka  Pendek  (2024-2027):
(a)  Dilakukan  perbaikan sistem  agar  sesuai dengan kapasitas server. (b) Jika perbaikan  sistem  belum  dapat  dilakukan maka  untuk  mengatasi  gangguan  tersebut dilakukan  dengan  cara  penjadwalan  akses masuk  PPDB.  (2)  Rekomendasi  Jangka Panjang  (2024-2030):  (a)  Perlu  dilakukan perbaikan,  dan  pengembangan  sistem  agar layanan menjadi lancar. (b) Perlu melakukan  pengembangan  sistem  untuk layanan  kegiatan  PPDB  yang  lain,  seperti memantau  proses  penerimaan  peserta  didik baru.

## V.  KESIMPULAN
Pelaksanaan    tata    kelola    TI
dalam    layanan    PPDB    di    S M K N e g e r i 4 P a l e m b a n g yang dianalisis menggunakan COBIT 5, meliputi domain  EDM  4,  APO  7,  dan  BAI 4,  sudah dilakukan  dengan  cukup  baik.  Tingkat kematangan  tata  kelola  teknologi  informasi dalam  layanan  sistem  informasi  PPDB    di SMK  Negeri  4  Palembang    adalah    2,79 berada   pada   tingkat   tiga   yang bermakna bahwa  pengelolaan  teknologi  informasi dilakukan secara Established. Untuk meningkatkan  tingkat  kematangan  dari tingkat  tiga  ke  tingkat  lima  sesuai  yang diharapkan  maka  rekomendasi  sebagai berikut.  (1)  Rekomendasi  jangka  pendek (2024 - 2027) antara lain: (a) SMK Negeri 4 perlu memfasilitasi atau menginisiasi  untuk melakukan  sosialisasi  dan  pelatihan  kepada pengguna  layanan  PPDB    khususnya
P a n i t i a dan P e s e r t a d i d i k b a r u .  (b)  Menerbitkan  buku  petunjuk penggunaan layanan PPDB. (c)
Peningkatan komitmen kerja  staf TI dengan cara  memberikan  motivasi  yang  optimal. (d) Mengatasi masalah yang muncul dengan secepat  mungkin  melalui  koordinasi  yang intens. (e) Dilakukan perbaikan sistem agar dapat  digunakan  secara  maksimal.  (f)  Jika perbaikan  sistem  belum  dapat  dilakukan maka  untuk  mengatasi  gangguan  tersebut dilakukan  dengan  cara  penjadwalan  akses masuk    PPDB.    (2)    Rekomendasi    jangka panjang (2024-2027): (a) Kegiatan monitoring kepada petugas  yang mengelola PPDB,  dilakukan  secara  langsung  d i S M K   N e g e r i   4 ,  agar  kinerja  petugas TI  maksimal.  (b)  Dibuat  sistem  yang terintegrasi  dari  SMK  Negeri  4  ke  panitia, agar  data  peserta  didik  baru  sinkron.  (c) Sekolah  hendaknya  merekrut  staf  pegawai yang  kompeten  pada  bidang  TI  untuk ditugaskan sebagai tenaga khusus menangani  TI  di  S M K   N e g e r i   4 .  (d) S M K   N e g e r i   4     perlu memberi
pelatihan  kepada  seluruh  staf  TI    agar
mampu  melaksanakan  tupoksi  dengan  baik dan  benar.  (e)  Perlu  dilakukan  perbaikan, dan  pengembangan  sistem  agar  layanan menjadi  lancar.  (f)  Perlu  melakukan pengembangan sistem untuk layanan kegiatan PPDB yang lain, seperti memantau proses penerimaa peserta didik baru.
VI. SARAN
Hasil dari penelitian yang dilakukan peneliti memiliki beberapa saran  yang  dapat  dipertimbangkan  oleh SMK Negeri 4 Palembang untuk memperbaiki  tata  kelola  TI  dalam  layanan
PPDB, dan saran bagi peneliti selanjutnya.
Adapun saran yang dimaksud adalah  sebagai  berikut.  (1)  Langkah pertama  dengan  cara  meningkatkan  tata kelola  pada  domain  EDM  4,  APO  7,  dan BAI  4,  sesuai  rekomendasi  yang  telah diberikan    penulis.    (2)    Mempersiapkan SDM    yang    kompeten,    melakukan transfer  pengetahuan  dari  ahli  kepada  staf TI  yang  terkait  dalam  pengelolaan  P P D B
melalui pelatihan  dan magang. (3)
Mendokumentasikan setiap kegiatan evaluasi, pengarahan,  dan monitoring yang berkaitan dengan pengelolaan
P P D B .  (4)  Rekomendasi  yang  diberikan agar dimuat pada  dokumen  rencana strategis (RENSTRA) SMK Negeri 4 tahun 2024-2027.  (5)  Pada  penelitian  selanjutnya diharapkan    melakukan    evaluasi    tata kelola  TI  dalam   layanan   PPDB   SMKN 4  dengan  COBIT  5  pada  domain  yang berbeda.[7]
Saran-saran  untuk  untuk  penelitian lebih  lanjut  untuk  menutup  kekurangan penelitian.  Tidak  memuat  saran  –  saran diluar untuk penelitian lanjut.

## VII. DAFTAR PUSTAKA
[1] N.  Rijati,  B.  Widjajanto,  dan  D.  A.
Santoso,  “Tata  Kelola  Teknologi
Informasi  Universitas  Xyz  Domain
Monitor  and  Evaluate  (  Me  ) Framework Cobit 4 . 0,” Semin. Nas. Teknol.  Inf.  Komun.  Terap. ,  vol.
2012,  no.  Semantik,  hal.  158–162, 2012.
[2] Purwanto,  “EVALUASI  TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT DALAM MENDUKUNG LAYANAN  SISTEM  INFORMASI AKADEMIK  STUDI  KASUS : UNIVERSITAS BUDI
LUHUR Purwanto,” Telemat.  Mkom ,  vol.  2, no. 1, hal. 41–51, 2010.
[3] L. L. Lee, “IT Governance,” IT Gov.
a  Networked  World ,  no.  March,
2011, doi:
10.4018/9781605660844.ch002. [4] O. :  Ade,  A.  Hendriadi,  M.  Jajuli, dan  K.  Siwi,  “Pengukuran  Kinerja Sistem Informasi Akademik Dengan Menggunakan Kerangka Kerja COBIT  4.1  pada  Domain  Plan  and Organise di Universitas Singaperbangsa Karawang,” vol. 10, no. 23, hal. 1–9, 2012. [5] J.  Brannen,  “MEMADU  METODE PENELITIAN Kualitatif dan Kuantitatif,” J.  Masy.  dan  Budaya , vol.  VI,  no.  1,  hal.  137–141,  1999, [Daring]. Tersedia pada: http://jmb.lipi.go.id/index.php/jmb/a rticle/view/198 [6] A.  Setiawan,  “Evaluasi  penerapan teknologi  informasi  di  perguruan tinggi  swasta  Yogyakarta  dengan menggunakan model Cobit framework,” Semin. Nas. Apl. Teknol.  Inf. ,  vol.  2008,  no.  Snati,
hal.  1907–5022,  2008,  [Daring]. Tersedia pada: https://journal.uii.ac.id/Snati/article/ view/175 [7] F.  Adikara,  “Implementasi  Tata
Kelola Teknologi Informasi Perguruan Tinggi Berdasarkan Cobit 5  Pada  Laboratorium  Rekayasa Perangkat Lunak,” Semin.  Nas.  Sist.
Inf. Indones. , no. 2, hal. 2–4, 2013.
[8] A.  M.  Fiqri  dan  T.  Sutabri, “Indonesian Journal of Multidisciplinary  on  Social  and Technology Homepage: https://journal  Analisis  Manajemen Layanan E-Learning Berbasis Teknologi  Informasi  Menggunakan Framework ITIL Versi 3 Pada SMK
Muhammadiyah 1 Palembang,” … J. Multidiscip.  Soc.  … ,  vol.  1,  no.  1, hal. 74–80, 2023, [Daring]. Tersedia pada: https://doi.org/10.31004/ijmst.v1i2.1
22
[9] I.  G.  L.  A.  R.  Putra,  B.  L.  Sinaga,
dan  I.  Wisnubhadra,  “Evaluasi  Tata Kelola  Sistem  Informasi  Akademik Berbasis  COBIT  5  di  Universitas
Pendidikan  Ganesha,” J.  Buana Inform. ,  vol.  6,  no. 4,  hal.  279–288, 2015, doi: 10.24002/jbi.v6i4.460.
.