Pelatihan Pengembangan Kompetensi Sekretaris Pimpinan
Iis Torisa Utami
Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Budi Luhur E-mail:  iis.torisautami@budiluhur.ac.id

## Abstrak
Sekretaris pimpinan merupakan karyawan yang bekerja pada suatu perusahana untuk membantu kelancaran tugas-tugas pimpinannya, untuk itu pimpinan perusahaan Bank Lampung bekerjasama dengan Banking and Finance Developmet menyelenggarakan kegiatan pelatihan dengan tujuan untuk mengembangkan kompetensi sekretaris. Metode pada kegiatan ini berupa pelatihan dengan tahap-tahap  persiapan,  pelaksanaan  dan  evaluasi.  Hasil  dari  pelaksanaan  kegiatan  ini menunjukkan  bahwa  tingkat  kepuasan  peserta  terhadap  penyajian  materi  sebesar  50%  artinya peserta sangat puas karena materi yang disampaikan sesuai dengan harapan dan kebutuhan dalam pelaksanaan tugas kesekretarisan; dan 33% peserta merasa puas karena suasana selama pelatihan interaktif;  serta  17%  peserta  cukup  puas  dengan  penyajian  modul  yang  sistematis  dan  struktur yang  disertai  dengan  studi  kasus,  sehingga  dapat  disimpulkan  bahwa  kegiatan  pelatihan  bagi karyawan  dalam  mengembangkan  kompetensi  dan  keahlian  dalam  menyelesaikan  pekerjaan kantor sangat penting.
Kata kunci: Kompetensi, Pengembangan, Sekretaris pimpinan

## Abstract
The leadership secretary is an employee who works in a company to help smooth the tasks of his leadership that the leadership of the Bank Lampung company collaboration with the Banking and Finance Development  Center. The training activities intend to develop secretarial competence. The  method  in  this  activity  is  in  the  form  of  training  with  the  stages  of  preparation, implementation, and evaluation. The results of this activity indicate that the level of participant satisfaction with the presentation of the material is 50%, meaning that the participants are very satisfied because the material presented is to the expectations and needs in the implementation of secretarial  duties,    next  the  aspects  of  the  training  atmosphere  of  33%    showing  that  the participants  were  satisfied  because  it  can  create  an  interactive  training,  and  the  aspects  of modules training of 17% the participants were quite satisfied with the systematic and structured presentation  of  the  modules  accompanied  by  case  studies,  so  it  can  conclude  that  training activities for employees in developing competencies and skills in completing office work are very important.
Keywords: Competence, Development, Secretary Leadership

## 1. PENDAHULUAN
Seiring  perkembangan  teknologi  yang  semakin  maju,  hampir  seluruh  pekerjaan  kantor mengoptimalkan penggunaan teknologi untuk mendukung penyelesaian pekerjaan kantor. Maka kehadiran sekretaris di suatu perusahaan memiliki peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran  tugas  dan  tanggungjawab  pimpinan  dalam  mencapai  tujuan  yang  diharapkan. Sekretaris merupakan seorang karyawan yang diberi kepercayaan untuk membantu tugas-tugas pimpinan dalam mengelola administrasi perkantoran.
Tingkat  kemampuan  seorang  sekretaris  sangat  menentukan  kesuksesan  dan  kelancaran tugas-tugas  pimpinan,  oleh  karena  itu  sekretaris  harus  senantiasa  mampu  mengembangkan kemampuannya baik soft skill maupun hard skill hal ini tentunya yang diharapkan oleh pimpinan
memiliki  sekretaris  yang  menjadi  kaki  kanan  atau  orang  kepercayaannya  dalam  membantu pekerjaannya.
Pengembangan  kompetensi  profesionalisme  bagi  sekretaris  dalam  menjalankan profesinya sebagai orang kepercayaan, maka pimpinan perusahaan Bank Lampung bekerjasama dengan Banking  and  Finance  Development  Center (BFDC)  menyelenggarakan  pelatihan  bagi para  sekretaris  pimpinan  yang  sedang  melakukan  perjalanan  dinas  ke  Jakarta.  Tujuan  dari pengembangan  profesionalisme  bagi  sekretaris  untuk  meningkatkan  kompetensi  dan  keahlian sekretaris dalam mengelola tugas-tugas administrasi perkantoran. Etika kantor, dan kemampuan mengelola stres saat bekerja.
Pengelolaan  administrasi  perkantoran  meliputi  kegiatan  catat-mencatat,  menghimpun, mengumpulkan dan menyediakan data atau infomasi bagi pimpinan dan pihak-pihak perusahaan secara efektif dan efisien serta melakukan pendokumentasian, menerapkan kebijakan perusahaan serta  memberikan  pelayanan  yang  baik,  dan  melakukan  pengawasan  serta  memastikan  semua prosedur kerja telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku [1]. Stres kerja merupakan kondisi  atau  permasalahan  yang  timbul  dalam  bekerja  seperti  beban  kerja  yang  berlebihan sehinnga  karyawan  kelelahan,  kurangnya  waktu  dalam  menyelesaikan  tugas,  konflik  antar karyawan [2]. Etika merupakan seperangkat norma yang berlaku atau pedoman yang mengatur perilaku manusia, salah satu etika profesi bagi sekretaris adalah menjunjung tinggi kehormatan dan  nama  baik  atau  menjaga  citra  perusahaan  serta  memiliki  sikap  yang  jujur,  loyal  dan bertanggungjawab terhadap tugas [3]
Kegiatan  pelatihan  ini  diperuntukkan  untuk  para  sekretaris  dalam  mengembangkan potensi  atau  kemampuannya  sebagai  asisten  atau  orang  kepercayaan  pimpinan,  perlu  kiranya untuk mengembangkan ilmu pengetahuan baik soft skill maupun hard skill , karena pengembangan soft  skill dan hard  skill yang  baik  mampu  memberikan  dampak  yang  positif  bagi  diri  sendiri maupun orang lain sehingga akan meningkatkan kinerja dalam bekerja, selain itu pelatihan yang diselenggarakan  ini  dimaksudkan  agar  sekretaris  dapat  memanfaatkan  waktu  luang  selama mendampingi  pimpinan  dalam  melakukan  perjalanan  dinas.  Dengan  demikian  kegiatan  ini merupakan  kegiatan  pengabdian  masyarakat  melalui  program  pelatihan  pengembangan  profesi sekretaris.

## 2. METODE
Metode  dalam  kegiatan  pelaksanaan  pengabdian  ini    menggunakan  metode  pelatihan pengembangan kompetensi sekretaris pimpinan yang ditujukan kepada sekretaris pimpinan Bank Papua.  Pelaksanaan  kegiatan  ini  dilaksanakan  selama  3  (tiga)  hari,    mulai  tanggal  19  sampai dengan  20  Mei  2022  di    Swissbell  Hotel  Hasyim-Jakarta,  dengan  jumlah  peserta  sebanyak  3 orang.  Peserta  pelatihan  ini  datang  ke  Jakarta  karena  mendampingi  pimpinannya  yang  sedang berdinas  di  Jakarta,  maka  pimpinan  berinisiatif  memberikan  program  pelatihan  atau  Diklat (Pendidikan  dan  Pelatihan)  bagi  sekretarisnya  dalam  pengembangan  potensi  diri  sebagai sekretaris pimpinan.
Program  pelatihan  ini  dilaksanakan  secara offline ( face  to  face )  yang  didampingi  PIC ( Person  in  Change )  dari    Banking  and  Finance  Development  Center  (BFDC)  sebagai  pihak penyelenggara program pelatihan. Berikut tahap-tahap penyelenggaraan kegiatan pengabdian ini:

## 2.1. Tahap Persiapan
Pada tahap ini penulis menerima informasi dari TIM Banking and Finance Development Center  (BFDC)  sebagai  narasumber  atau  pembicara  dalam  program  pelatihan  untuk  sekretaris pimpinan, kemudian menyiapkan bahan materi yang sesuai dengan SOP dari pihak penyelenggara pelatihan ini.

## 2.2. Tahap Pelaksanaan
Pada  tahap  ini  adalah  tahap  penyampaikan  materi  mengenai  tugas-tugas  administrasi
kesekrtarisan, dan kemampuan berkomunikasi serta pengendalian emosi. Pada tahap pelaksanaan pelatihan, peserta diberikan waktu untuk diskusi atau membahas mengenai permasalahan yang dihadapi dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.

## 2.3. Evaluasi
Pada tahap ini, setiap peserta diberikan kuesioner yang mencakup aspek materi pelatihan; aspek modul pelatihan dan aspek suasana pelatihan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini ditujukan kepada karyawan Bank Lampung yang  bekerja  sebagai  sekretaris  pimpinan,  yang  dalam  pelaksaan  tugasnya  saat  ini  sedang mendampingi  pimpinan  melakukan  perjalanan  dinas  ke  Jakarta.  Maka  untuk  mengembangkan kompetensi sekretaris, pimpinan berinisiatif untuk mengikut-sertakan sekretaris dalam pelatihan yang  diselenggarakan  oleh  .  Adapun  jumlah  peserta  yang  mengikuti  pelatihan  ini  sebanyak  3 orang yang terdiri dari sekretaris komisaris, sekretaris direksi dan sekretaris pimpinan unit kerja. Pelatihan  ini  dilangsungkan  selama  2  (dua)  hari  tepatnya  tanggal  19-20  Mei  2022  yang diselenggarakan di Jakarta. Pelaksanaan kegiatan pelatihan ini dilaksanakan secara offline (tatap muka) yang diselenggarakan oleh  Banking and Finance Development Center (BFDC). Rincian kegiatan  pelatihan  berupa materi  kompetensi hard  skill yaitu  kemampuan  atau  keahlian  dalam mengelola  kegiatan  administrasi  seperti  surat  menyurat,  dan  mengelola  dokumen  perusahaan dengan  memanfatkan  teknologi  modern  sebagai  penunjang  dalam  menyelesaikan  pekerjaan sekretaris, dan kompetensi soft skill yaitu kemampuan atau keahlian menyediakan informasi baik lisan  maupun  tulisan  serta  kemampuan  berinteraksi  atau  berkomunikasi  dengan  pihak  lain. Pelatihan  yang  diberikan  berupa  pembinaan,  edukasi,  dan  pelatihan  yang  disesuaikan  dengan kebutuhan  dari  peserta.  Pada  akhir  pelatihan  peserta  diminta  untuk  mengisi  kuesioner  yang dibagikan secara langsung setelah pelatihan berakhir.
Hasil akhir dari pelatihan ini diharapkan peserta dapat menerapkan kompetensi hard skill maupun  soft  skill  pada  saat  pelaksanaan  tugas-tugas  perkantoran  atau  tugas  dalam  membantu kelancaran tugas pimpinan.
Pada tahap pelaksanaan pelatihan, yang mana pada pelatihan mengenai pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta pengelolaan dokumen perusahaan, maka berdasarkan hasil diskusi dari peserta pelatihan dapat diketahui bahwa pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Bank Lampung sudah mengacu pada standar operasional prosedur (SOP) yang ditetapkan perusahaan, namun  demikian  dalam  pelaksanaan  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  ada  beberapa pengelolaan yang dirasa kurang tepat yaitu (1) surat masuk dan surat keluar di-input ke Microsoft Word artinya pencatatan surat masuk maupun surat keluar dicatat dengan menggunakan media komputer, tetapi yang menjadi permasalahan bahwa tembusan surat di-input di kolom sifat surat; (2)  distribusi  surat  masuk  tidak  menggunakan  lembar  pengantar  surat  atau  lembar  ekspedisi internal,  sedangkan  distribusi  surat  keluar  menggunaan  bukti  pengiriman  surat.  Terkait  hal tersebut  maka  perlu  diberikan  penjelasan  mengenai  pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar yang baik dan benar. Hal utama yang harus diketahui oleh sekretaris pimpinan dalam pengelolaan surat  masuk  dan  surat  keluar  bahwa  tembusan  bukan  termasuk  kategori  sifat  surat  karena tembusan  dalam  surat  merupakan  salinan  yang  disampaikan  kepada  pejabat  yang  berwenang. Pendapat  ini  sejalan  dengan  [4]  menyatakan  bahwa  tembusan  adalah  bagian  surat  yang menunjukkan pihak lain atau orang lain yang berhak mendapatkan surat tersebut. [5] tembusan merupakan  perintah  untuk  disampaikan  kepada  unit  lain  tembusan  merupakan  bagian-bagian surat.  [6] Bagian-bagian surat terdiri dari kepala surat; tanggal surat; nomor surat; alamat surat; salam pembuka; isi surat; salam penutup; pengirim surat; tembusan; inisial.
Selanjutnya  materi  mengenai  pengelolaan  dokumen  perusahaan  seperti  tata  cara penyimpanan dokumen, sistem penyimpanan dokumen, dan penyusutan dokumen yang meliputi pemusnahaan  dan  pemindahaan  dokumen,  setelah  memberikan  penjelasan  materi  mengenai
pengelolaan dokumen perusahaan, selanjutnya diskusi kepada peserta pelatihan mengenai sistem penyimpanan  yang  digunakan  di  tempatnya  bekerja,  tata  cara  penyimpanan  dokumen  dan penyusutan. Berdasarkan hasil diskusi diperoleh informasi bahwa sistem penyimpanan dokumen yang digunakan adalah sistem abjad berdasarkan nama perusahaan, atau nama nasabah, dan tata cara  penyimpanan  dokumen  dengan  cara  dokumen  yang  telah  diberi  kode  abjad  kemudian langsung disimpan ditempat penyimpanan seperti filing cabinet, serta penyusutan dokumen untuk pemindahan  dokumen  dilakukan  dalam  jangka  waktu  2  (dua)  tahun    sekali,  yang  mana  pada pemindahan dokumen dilakukan secara langsung dengan cara memindahkan dokumen in-aktif ke gudang  penyimpanan  tanpa  ada  berita  acara  pemindahan  dokumen  (BAP)  sedangkan  untuk pemusnahan arsip jarang dilakukan atau bahkan tidak pernah dilakukan. Dengan demikian arsip memiliki  peranan  penting  dalam  kegiatan  perkantoran  dalam  proses  penyajian  informasi  bagi pimpinan  untuk  mengambil  keputusan  dalam  perumusan  kebijakan  sehingga  informasi  yang disajikan harus dilakukan secara cepat, tepat dan benar sesuai dengan prosedur [7].
Pelatihan yang dilaksanakan pada hari kedua juga membahas mengenai mengendalikan stres dalam bekerja. Stres ketika bekerja umumnya karena kelebihan beban kerja atau terjadinya interaksi  yang  berlawanan  sehingga  menimbulkan  beban  emosi  yang  tidak  dapat  dikeluarkan secara  langsung  (dipendam  dalam  hati).  Berdasarkan  hasil  diskusi  dengan  peserta  salah  satu permasalahan  yang  dihadapi  sekretaris  di  saat  bekerja  yaitu  sulitnya  memahami  keinginan pimpinan  sehingga  seringkali  apa  yang  diperintahkan  pimpinan,  hasilnya  tidak  sesuai  dengan keinginan pimpinan yang pada akhirnya hasil kerja yang telah diselesaikan tersebut tidak diterima oleh pimpinan. Stres yang dialami sekretaris merupakan stres ringan oleh karena itu dari sudut pandang perusahaan, manajemen tidak khawatir karena tingkat stres seperti itu akan memberikan dampak yang positif, karena hal ini akan membuat sekretaris akan melakukan tugas lebih baik. Walker J dalam [8] terdapat 2 (jenis) jenis stres yaitu eustres merupakan hasil dari respon terhadap stres yang  bersifat  sehat,  positif,  konstruktif  (bersifat  membangun)  maka  ketika  tubuh  mampu mengolah  stres  yang  dialami  dengan  baik  maka  dapat  membantu  melewati  hambatan  dan meningkatkan performa, sedangkan distres merupakan respon terhadap stres yang bersifat tidak sehat, negatif dan destruktif (bersifat merusak) maka ketika seseorang mengalami distres orang tersebut akan cenderung bereaksi secara berlebihan, bingung dan tidak dapat berperforma secara maksimal.
Gambar 1. Suasana Pelatihan
Selanjutnya tahap evaluasi merupakan tahap akhir dari pelaksaan kegiatan  pengabdian yang mana setelah penyampaian materi pelatihan ini selesai, setiap peserta diberikan kuesioner secara langsung, isi pernyataan terdiri dari 3 aspek yaitu materi perlatihan, modul pelatihan dan suasana pelatihan, penilaian dari kuesioner untuk  mengetahui tingkat kepuasan peserta terhadap pelaksanaan pelatihan. Setelah kuesioner diisi oleh peserta selanjutnya dihitung nilai reratanya, berikut tingkat kepuasan peserta dari pelaksanaan pelatihan:

## Gambar 2. Hasil Survey Kepuasan
Pada gambar 1 menunjukkan bahwa pada aspek materi pelatihan tingkat kepuasan peserta sebesar  50%  menyatakan  sangat  puas  karena  materi  pelatihan  yang  disajikan  mudah  dipahami dan dimengerti,materi yang disampaikan sesuai kebutuhan, dan materi yang disampaikan dapat dimanfaatkan  dalam  pelaksanaan  tugas;  selanjutnya  aspek  suasana  pelatihan  sebesar  33.3% menyatakan puas karena narasumber dapat memotivasi peserta dengan memberikan contoh kasus pada  setiap  penjelasan  yang  disampaikan,  dan  narasumber  memberikan  waktu  untuk  diskusi; berikutnya aspek modul pelatihan sebesar 17%  menyatakan cukup puas karena modul disusun secara sistematis dan terstruktur sehingga mudah dipahami seperti  modul disertai dengan studi kasus.
Berdasarkan  hasil  survey  dari  responden  maka  dapat  dinyatakan  secara  keseluruhan bahwa pelaksanaan pelatihan yang bertujuan untuk mengembangkan kompetensi sekretaris baik hard  skil l  maupun soft  skill diharapkan  dapat  diimplementasikan  dalam  membantu  kelancaran tugas-tugas pimpinan.

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN
Kegiatan  pengabdian  masyarakat  yang  ditujukan  kepada  sekretaris  pimpinan  Bank Lampung  melalui  program  pelatihan  pengembangan  kompetensi  sekretaris  pimpinan  yang diselenggarakan  oleh Banking  and  Finance  Development  Center (BFDC)  merupakan  kegiatan yang sangat penting bagi pengembangan kompetensi dan keahlian dalam membantu kelancaran tugas  pimpinan.  Kegiatan  yang  telah  dilaksanakan  berjalan  baik  mulai  dari  tahap  persiapan, pelaksanaan  dan  evaluasi.  Hal  ini  ditunjukkan  dengan  hasil  survey  yang  dilakukan  dengan memberikan kuesioner kepada setiap peserta sehingga dapat diketahui bahwa kegiatan pelatihan ini memberikan kepuasan bagi peserta pelatihan karena materi yang disampaikan sesuai dengan harapan dan kebutuhan dari peserta  dalam membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan, selain itu  suasana  pelatihan  berlangsung  secara  interaktif  karena  diberikan  waktu  diskusi  selama pelatihan  berlangsung  maupun  setelah  pelatihan.  Keuntungan  dari  pelaksanaan  pelatihan  ini antara  lain  (1)  dapat  berdiskusi  secara  aktif  mengenai  pelaksanaan  tugas  rutin  maupun  tugas insidental  sekretaris;  (2)  materi  pelatihan  sesuai  dengan  kebutuhan  dari  peserta;  (3)  dapat mengetahui bahwa latar belakang pendidikan formal untuk menjadi sekretaris pimpinan rata-rata berpendidikan sarjana dengan berbagai bidang ilmu, dan kelemahan dari pelaksanaan pelatihan
Suasana Pelatihan puas 33% Modul Pelatihan cukup puas 17% Materi Pelatihan sangat puas 50%

## SURVEY TINGKAT KEPUASAN
Suasana Pelatihan puas Modul Pelatihan cukup puas Materi Pelatihan sangat puas
ini  yaitu  (1)  jumlah  peserta  yang  terlalu  sedikit;  (2)  terkadang  sebagian  peserta  sibuk  dengan telepon gengam sehingga kurang fokus terhadap materi. Saran untuk peneliti selanjutnya kegiatan pengabdian  masyarakat  melalui  pelatihan  dapat  menambahkan  aplikasi  sofware  mengenai pengelolaan dokumen perusahaan dan pengelolaan surat.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan terima kasih diberikan kepada Banking and Finance Development Center yang telah  memberikan  kesempatan  kepada  penulis  dan  yang  telah  mendanai  kegiatan  ini  serta Universitas  Budi  Luhur  yang  telah  mendukung  penulis  untuk  melakukan  kegiatan  pengabdian melalui program pelatihan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  I. t. utami, "Pelatihan Pengelolaan Administrasi Perkantoran pada Divisi Corporate Secretary Bank Papua," Jurnal Reswara, vol. 2, no. 2, 2021.
[2]  M. Nelsi, "Pengaruh Stress Kerja terhadap Kinerja Karyawan PT PLN (Persero) Area Pondol Aren, Tangerang Selatan," Jurnal Ekonomi Efektif, vol. 3, no. 3, pp. 359-366, April 2021.
[3]  I. t. utami, "Pengaruh Karakteristik Individu dan Etika Profesi Sekretaris terhadap Kinerja Sekretaris  (Studi  Empiris  Karyawan  yang  berprofesi  sebagai  Sekretaris)," Jurnal  Serasi (Jurnal Sekretaris dan Administrasi), vol. 19, no. 01, 2021.
[4]  V.  O.  Sari,  "Keterampilan  Menulis  Surat  yang  Baik  dan  Benar," Jurnal  Edukasi  Lingua Sastra, vol. 16, no. 2, pp. 91-100, 20 Oktober 2018.
[5]  ANRI, "Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia," Arsip Nasional Republik Indonesia, 2017.  [Online].  Available:  https://anri.go.id/download/peraturan-arsip-nasional-republik- indonesia-nomor-7-tahun-2018-tentang-tata-naskah-dinas-di-lingkungan-arsip-nasional- republik-indonesia-1592969959.
[6]  S. Riyanto, "Surat Dinas," IPB, 2018. [Online]. Available:
http://sutisnari.staff.ipb.ac.id/files/2018/10/Surat-Dinas.pdf. [Accessed 2 September 2022].
[7]  T.  J.  Husnita  and  M.  e.-K.  Kesuma,  "Pengelolaan  Arsip  sebagai  Sumber  Informasi  Bagi Suatu Organisasi Melalui Arsip Manual dan Arsip Digital," Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam (El Pustaka), vol. 1, no. 2, pp. 27-41, 2020.
[8]  R.  N.  Massie,  W.  A.Areros  and  W.  Rumawas,  "Pengaruh  Stres  Kerja  Terhadap  Kinerja Karyawan pada Kantor Pengelola Lt Center Manado," Jurnal Administrasi Bisnis, vol. 6, no. 2, 2018.
[9]  S. Fuada, I. Ichsan, P. D. H.P., E. G.M.Setyowati and F. A, "Workshop Internet-Of-Things untuk  Guru  dan  Siswa  Sekolah  Menengah  di  Purwakarta,Jawa  Bata,  Guna  Menunjang Kompetensi Era Indusri," Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat (J-ABDIPAMAS), vol. 5, no. 1, pp. 39-52, 2020.