## Penilaian Kondisi Eksisting Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Perangkat Daerah Menggunakan Cobit 5
Aisyah Nuraeni Fakultas Teknik Program Studi Informatika
Universitas Langlangbuana aisyahnuraeni@unla.ac.id Abstrak - Penilaian Tata Kelola Teknologi Informasi adalah mengukur kondisi nyata penatakelolaan teknologi informasi pada sebuah organisasi. Pengukuran ini bertujuan untuk meningkatkan ketepatan dalam melakukan perbaikan kondisi tata kelola TI sehingga investasi TI yang dikeluarkan selaras dengan manfaat yang diperoleh dalam pemenuhan tujuan organisasi. Pada Penelitian ini organisasi yang dimaksud adalah perangkat daerah pemerintah kota. Pemerintah Kota memiliki kompleksitas masalah dalam mencapai tujuannya, sehingga target penilaian di breakdown kepada perangkat daerah selaku tombak operasional Kota. Penilaian Tata kelola TI ini menggunakan COBIT 5 yaitu PAM dengan prioritas proses yang terpilih adalah berkenaan dengan pengelolaan anggaran, sumber daya manusia, pendefinisian kebutuhan, aset, operasi, dan evaluasi. Rata-rata hasil penilaian berada pada level 1.
Kata kunci - Penilaian, Tata Kelola TI, Perangkat Daerah, COBIT 5

## 1. PENDAHULUAN

## 1.1. Latar Belakang
Penerapan Tata Kelola Teknologi Informasi sangat diperlukan. Hal ini berkaitan dengan pengoptimalan nilai dari pengembangan investasi, penggunaan teknologi informasi, dan melindungi informasi[1]. Karena kebutuhan akan informasi memaksa Pemerintah Kota melakukan investasi besar dalam pemenuhan sumber daya informasinya sehingga
Tata Kelola Teknologi Informasi merupakan salah satu tanggung jawab penting pengelola TIK Pemerintahan Kota disamping tugas lainnya dalam mengelola sumber daya dan menangani masalah yang berkaitan dengan teknologi. Dengan Penilaian Tata Kelola TIK diharapkan dapat melakukan efisiensi proses penilaian dan menghasilkan potret kondisi tingkat kematangan TIK, hal ini penting dalam mengetahui kesesuaian penggunaan teknologi dengan tujuan bisnis organisasi [2]
Penilaian ( Asessment ) Tata Kelola Teknologi Informasi di Lingkungan Pemerintahan Kota sangat diperlukan untuk mengetahui dan memotret kondisi pengelolaan TI saat ini, sehingga dapat menentukan strategi ataupun solusi untuk mencapai target yang diinginkan[3]. Idealnya dengan menerapkan dasar dasar Tata Kelola TI yang baik tentunya akan mendukung pencapaian tujuan Pemerintah Kota dengan meninjau pemanfaatan Teknologi Informasi, dan memastikan investasi yang dikeluarkan sebanding dengan manfaatnya.[4]
Dalam melakukan penilaian Tata Teknologi Informasi diperlukan alat bantu yang relevan, praktek-praktek yang baik dan standar perlu disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari lingkungan spesifik organisasi. COBIT 5 adalah kerangka best practices yang lengkap, karena semua proses pada standar atau framework lain terwakili[5].
COBIT 5 menggunakan PAM (Process Assessment Model) sebagai model penilaian yaitu didasarkan pada standar ISO / IEC 15504 untuk melakukan penilaian proses. Penilaian proses didasarkan pada model dua dimensi yang mengandung dimensi proses dan dimensi kemampuan. Dimensi proses disediakan oleh Model Referensi Proses COBIT 5 yang mendefinisikan serangkaian proses yang dicirikan oleh pernyataan tujuan proses dan hasil proses. Dimensi kemampuan terdiri dari kerangka pengukuran yang terdiri dari enam tingkat kemampuan proses dan atribut proses yang terkait[6].
Penilaian Tata Kelola Teknologi Informasi dilakukan dengan kunjungan langsung, yaitu Perangkat Daerah ditinjau secara langsung untuk mengetahui kondisi nyata pengelolaan TIK berbasis bukti di lapangan. Dengan hal tersebut maka akan menghasilkan informasi yang relevan dan dapat digunakan sebagai Referensi Dasar dan Alat Kontrol pelaksanaan dan pengembangan TIK di lingkungan Pemerintahan Kota pada era E-Government.

## 1.2. Rumusan Masalah
1. Bagaimana menilai kondisi eksisting tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi pada perangkat daerah
2. Berada pada level berapa nilai kematangan tata kelola teknologi informasi pada perangkat daerah Tata Kelola Teknologi Informasi sangat diperlukan.

## 2. METODE

## 2.1. Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Studi Literature: Meninjau dokumen terkait tata kelola TI dari berbagai sumber, baik eskternal maupun internal.
2. Pemilihan Proses pada COBIT 5: Pemilihan Proses Pada Cobit 5 diawali dengan melakukan pemetaan tujuan organisasi dengan Tujuan COBIT 5, kemudian menyelaraskan dengan Tujuan TI dan menyesuaikan dengan Proses TI.
Monitor, Evaluasi, Penilaian kinerja dan ukuran kinerja)
3. Umpan balik: Untuk mengetahui efektifitas dan beban kuisioner penilaian dilakukan umpan balik, Diskusi dengan Operator Perangkat Daerah bertujuan guna
mengumpulkan
berbagai informasi secara detail sehingga dapat dilakukan penyesuaian.
4. Penyesuaian: Penyesuaian dilakukan dengan cara melakukan pemetaan dokumen pemerintahan dengan dokumen COBIT 5 dan perbaikan aplikasi. Acuan penyesuaian pada pemetaan berdasarkan diskusi dengan pihak-pihak terkait (sampling perangkat Daerah).
5. Sosialisasi: Setelah penyesuaian dilakukan, selanjutnya adalah sosialisasi pengisian data untuk menentukan nilai kematangan Tata kelola TI kepada Perangkat Daerah sebagai target pengisi data
6. Pengisian Data: Perangkat Derah mengisi data melalui form penilaian mandiri, kemudian untuk memeriksa isian dilakukan kunjungan lapangan oleh peneliti.
7. Penilaian Kondisi Tata kelola TI: Melakukan penilaian kapabilitas tata kelola TI pada perangkat daerah dengan tujuan dapat dilakukan langkah selanjutnya yatu analisis gap antara kondisi ideal dan eksisting untuk membuat roadmap pemenuhan tujuan yang lebih akurat.

## 2.2. Cascading Tujuan Organisasi ke Proses TI pada COBIT 5
Organisasi dibuat untuk memenuhi kebutuhan dari stakeholder. Tata kelola adalah tentang bernegosiasi dan memutuskan di antara kepentingan nilai pemangku kepentingan yang berbeda. Sebagai akibatnya, sistem tata kelola harus mempertimbangkan semua pemangku kepentingan ketika mengambil keputusan penilaian manfaat, risiko dan sumber daya.
Rangkaian sasaran COBIT 5 adalah mekanisme untuk menerjemahkan kebutuhan pemangku kepentingan menjadi sasaran perusahaan yang spesifik, dapat ditindaklanjuti dan disesuaikan, sasaran terkait TI, dan sasaran pemungkin
Adapun dokumen yang digunakan dalam penentuan tujuan organisasi adalah RPJMD (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah) dan Master Plan TI Kota sedangkan dalam pemilihan proses mempertimbangkan aturan dan dokumen terkait evaluasi tata kelola TIK seperti Peraturan Wali Kota tentang Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi serta Pemeringkatan E- Government Indonesia.
Tahapan mengcasecade tujuan organisasi sampai dengan enabler goals (proses terkait TI) dapat dilihat pada gambar berikut[5].

## Gambar 1. Overview Goals Cascade
2.3. Process Assessment Model (PAM)
Model penilaian proses pada COBIT 5 menggunakan framework yang berbeda dengan COBIT 4.1. Skala ini merepresentasikan peningkatan kapabilitas proses yang
diimplementasikan, dari proses yang belum mencapai tujuan sampai roses yang memenuhi tujuan bisnis saat ini dan yang akan datang [6].
Gambar 2. Overview Process Assessment Model (PAM)
Kapabilitas proses terdiri dari 6 skala poin yang dimulai dari 0 sampai 5 seperti pada tabel di bawah.
TABEL 1. Skala Kapabilitas Skala
Keterangan Level 0 Incomplete process Proses tidak diimplementasikan atau gagal mencapai tujuan proses. Pada level ini, ada sedikit atau bahkan tidak ada bukti akan pencapaian tujuan proses.
Level 1 Perfomed process
Proses yang diimplementasikan mencapai tujuan prosesnya Level 2 Managed process Proses yang diimplementasikan, dikelola (direncanakan dimonitor dan disesuaikan) dan hasilnya ditetapkan, dikontrol dan dipelihara. Level 3 Established process Proses yang dikelola, diimplementasikan dengan menggunakan proses yang ditetapkan, yang mampu mencapai hasil proses Level 4
Predictable process Proses yang ditetapkan, dioperasikan dengan batasan yang ditetapkan untuk mencapai hasil proses. Level 5 Optimizing process Proses yang dapat diprediksi ditingkatkan secara kontinu untuk memenuhi tujuan bisnis saat ini dan masa yang akan datang.
Pada penilaian kapabilitas tata kelola TI menurut PAM, untuk dapat naik ke level berikutnya harus bernilai Fully achieved (F) yaitu mencapai ≥ 85%.

## 2.3. RACI
RACI merupakan singkatan dari R ( Responsible ),
A ( Accountable ), C ( Consulted ), dan I ( Informed ). Diagram RACI adalah bagian dari Responsibility Assignment Matrix (RAM), yaitu pemetaan antara sumberdaya dengan aktivitas dalam setiap prosedur. Setiap Proses umumnya memiliki RACI yang berbeda. Tabel berikut menjelaskan arti dari nilai pada diagram RACI[5].
TABEL 2. Arti dan Nilai RACI Nilai Arti R (Responsible) bagian yang merupakan pihak pelaksana yang harus bertanggung jawab melaksanakan dan menyelesaikan aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya A (Accountable) bagian yang merupakan pihak yang harus mengarahkan jalannya pelaksanaan aktivitas C(Consulted) bagian yang merupakan pihak yang akan menjadi tempat konsultasi selama pelaksanaan aktivitas I (Informed). bagian yang merupakan pihak yang diberikan infromasi
Sedangkan rating setiap level harus mencapai nilai persentase berikut.
TABEL 3.
Rating level
Abbreviation Description % Achieved N Not achieved 0 to 15% achievement P Partially achieved >15% to 50% achievement L Largely achieved >50% to 85% achievement F Fully achieved >85% to 100% achievement Berikut adalah RACI pada setiap proses: Gambar 3. RACI APO06
Gambar 4. RACI APO07
Gambar 5.
RACI BAI02 Gambar 6. RACI BAI09 Gambar 7. RACI DSS01 Gambar 8.
RACI MEA 01

## 3. HASIL DAN DISKUSI
Perangkat Daerah pada sebuah Kota beragam jumlah dan kondisi Tata Kelolanya, karenanya pada penelitian ini kriteria Perangkat Daerah yang diteliti adalah Kecamatan yaitu Perangkat Daerah yang
merupakan Representatif dari rata rata terhadap kondisi TI Perangkat Daerah pada umumnya di Kota.
Penilaian dilakukan sesuai dengan tahapan kegiatan. Pada bagian ini terdapat 3 point penting, yaitu nara sumber, indikator penilaian dan hasil penilaian:

## 3.1. Narasumber
Sebelum melaksanakan kunjungan lapangan, peneliti melakukan pemetaan terhadap narasumber dengan mempertimbangkan pengelompokan tupoksi jabatan pada Perangkat Daerah dan Penangung jawab aktivitas pada RACI.
TABEL 4. Pemetaan Narasumber Berdasarkan RACI No Jabatan Narasumber Proses Nama Proses Detail BP&WP Proses/Outcome s 1. Kepala Keuangan PD APO06 Mengelola Anggaran dan Biaya APO06 01-03, dan 05 01,02,04 (O) 2. Kepala Bidang Informasi (CIO) APO06 Mengelola Anggaran dan Biaya APO06 04 03(O) APO07 Mengelola Sumber Daya Manusia
APO07 01-02 (O)
MEA0 1 Monitor, Evaluasi, MEA01 01 (P) 3. Kepala Pengembanga n TI MEA0 1 Monitor, Evaluasi, MEA01 02-05 (P) 4. Kepala Operasional TI BAI09 Mengelola Aset BAI09 01-02 (O) DSS01 Mengelola Operasi DSS01 01-02 (O) 5. Kepala Bagian Pengelolaan proyek BAI02 Mengelola Pendefinisia n Kebutuhan BAI02 01-04 (O)

## 3.2. Indikator
Dari hasil casding enabler goals kemudian dilakukan pemerioritasan kembali yang disesuaikan dengan kebutuhan permerintahan Kota sehingga diperoleh proses berikut.
Kode Proses Definisi APO06 Mengelola Anggaran dan Biaya APO07 Mengelola Sumber Daya Manusia BAI02 Mengelola Pendefinisian Kebutuhan BAI09 Mengelola Aset DSS01 Mengelola Operasi MEA01 Monitor, Evaluasi, Penilaian kinerja dan ukuran kinerja
Berdasarkan PAM ( Process Assessment Model ) pada COBIT 5 terdapat indikator yaitu praktik dasar (base practices (BPs)) dan hasil kerja (work products(WPs)). Total Bps dan Wps pada 6 proses di atas adalah 161 indikator.
Dari hasil umpan balik yang dilakukan terdapat beberapa Work Produk penempatannya disatukan pada dokumen pemerintahan, serta adanya indikator yang dikategorikan belum ada ditambah relevansi kebutuhan tata kelola sehingga daftar pertanyaan dapat disesuaikan menjadi 88 pertanyaan

## 3.3. Hasil Penilaian
Hasil nilai dibagi menjadi 2 bagian sesuai urutan, yaitu proses APO06, APO 07, dan BAI02 kemudian proses BAI 09, DSS01, dan MEA01.
TABEL 5.
Hasil nilai proses APO06, APO07, dan BAI02
APO 06 APO 07 BAI 02 Number Input/Output Nilai Number Input/Output Nilai Number Input/Output Nilai APO06-BP1- 1 100% APO07-BP1- 1 100% BAI02-BP1 100% APO06-BP1- 2 100% APO07-BP1- 2 100% BAI02-BP4-1 0% APO06-BP3 0% APO07-BP2- 1 0% BAI02-BP4-2 100% APO06-BP2- 1 100% APO07-BP2- 2 0% BAI02-BP2-1 0% APO06-BP2- 2 100% APO07-BP5- 1 100% BAI02-BP2-2 0% APO06-BP4 100% APO07-BP5- 2 100% BAI02-BP3 0% APO06-BP5- 1 0% APO07-BP3- 1 100% APO01- WP15 0% APO06-BP5- 2 100% APO07-BP3- 2 100% APO03-WP2 0% BAI09-WP1 100% APO07-BP4- 1 100% APO10- WP11 0% APO06-WP1 0% APO07-BP4- 2 100% BAI01-WP17 0% APO06-WP2 0% APO07-BP6 100% BAI02-WP2 0% APO06-WP3 100% EDM04-WP1 100% APO10-WP2 0% APO06-WP4 0% EDM04-WP3 100% APO11-WP6 0% APO06-WP6 100% EDM04-WP8 0% BAI02-WP4 0% APO06-WP7 100% APO01-WP9 0% BAI02-WP5 0% APO06-WP8 100% APO06-WP4 0% BAI02-WP6 0% APO06-WP9 100% APO06-WP5 100% BAI02-WP7 0% APO06- WP10 100% Outside COBIT 100% APO01- WP14 0% BAI01-WP6 100% EDM01-WP5 100% APO01- WP16 0% BAI01-WP10 100% EDM04-WP8 100% APO03-WP4 0% APO06- WP11 100% BAI08-WP2 100% APO03-WP6 0% APO06- WP12 100% BAI08-WP4 100% APO03- WP12 0% APO06- WP13 100% DSS04-WP14 100% APO11-WP6 0% APO04-WP4 0% DSS04-WP15 100% APO10- WP12 0% APO05-WP7 0% EDM01-WP5 100% APO10- WP13 0% APO06-WP5 100% APO04-WP9 0% BAI02-WP1 0% EDM02-WP6 0% BAI05-WP14 100% BAI02-WP3 0% EDM02-WP5 0% BAI05-WP7 0% BAI02-WP8 0% 28 81% DSS06-WP6 100% BAI02-WP9 0% EDM04-WP4 0% 29 17% EDM04-WP7 100% EDM04-WP1 100% EDM04-WP8 100% APO01- WP10 100%
APO06-WP6 100% APO06-WP7 100% EDM01-WP6 0% EDM04-WP9 0% BAI08-WP6 0% DSS04-WP16 100% DSS04-WP17 100% EDM01-WP6 0% 42 74%
Adapun untuk nilai proses BAI09, DSS01, dan MEA01 terdapat pada tabel di bawah.
TABEL 6. Hasil nilai proses BAI09, DSS01, dan
MEA01
BAI 09 DSS 01
MEA01 Number Input/Output Nilai Number Input/Output Nilai Number Input/Output Nilai BAI09-BP5 0% DSS01-BP1 100% MEA01-BP1-1 0% BAI09-BP1 100% DSS01-BP2 100% MEA01-BP1-2 0% BAI09-BP2 100% DSS01-BP3-1 100% MEA01-BP2 100% BAI09-BP3 100% DSS01-BP3-2 0% MEA01-BP3-1 0% BAI09-BP4 100% DSS01-BP4-1 100% MEA01-BP3-2 100% BAI09-WP11 0% DSS01-BP4-2 100% MEA01-BP5 100% BAI09-WP12 0% DSS01-BP5 100% MEA01 - BP4 0% BAI10-WP3 100% BAI05-WP10 100% EDM05-WP5 0% BAI09-WP2 100% APO09-WP6 0% EDM05-WP1 100% BAI09-WP4 0% DSS01-WP2 100% EDM05-WP2 100% BAI09-WP5 0% DSS01-WP5 0% MEA01-WP1 0% BAI03-WP5 100% DSS01-WP7 100% MEA01-WP2 0% BAI09-WP1 100% DSS01-WP8 0% MEA01-WP3 100% BAI09-WP3 0% DSS01-WP9 100% APO09-WP8 0% BAI09-WP6 0% 14 78% APO10-WP10 0% BAI09-WP7 0% BAI04-WP5 0% BAI09-WP8 0% BAI05-WP11 100% BAI09-WP9 0% BAI01-WP12 0% BAI09-WP10 0% DSS02-WP13 0% 19 33% DSS01-WP8 0% MEA01-WP4 0% EDM05-WP4 0% APO01-WP2 0% APO01-WP12 100% MEA01-WP6 0% MEA01-WP7 0% MEA01-WP5 0% 29 41%
Pada penilaia tata kelola TI menurut PAM, untuk dapat naik ke level berikutnya harus bernilai Fully
achieved (F) yaitu mencapai ≥ 85%, sedangkan hasil yang diperoleh belum mencapai nilai minimum untuk dapat naik ke level 2.
Berikut adalah rekapitulasi hasil nilai kapabilitas tata kelola TI pada setiap proses.
TABEL 7.

## Rekapitulasi nilai tata kelola TI
No Proses Deskripsi Rating By Criteria Rating Levels Capability
Level Achieved 1 APO06 Mengelola Anggaran dan Biaya 81% L 1 2 APO07
Mengelola Sumber Daya Manusia 74%
L 1
3 BAI02 Mengelola Pendefinisian Kebutuhan 11% N 0 4 BAI09 Mengelola Aset 33% P 1 5 DSS01 Mengelola Operasi 78% L 1
6 MEA01 Monitor, Evaluasi, Penilaian kinerja dan ukuran kinerja 41%
P 1

## 4. KESIMPULAN
Kecenderungan hasil nilai tata kelola Perangkat Daerah adalah dapat mencapai level 1, dengan kesimpulan sebagai berikut:
1. Penilaian kondisi eksisting tata kelola teknologi informasi menggunakan best practice COBIT 5 yaitu Indikator Penilaian dan Narasumber disesuaikan dengan PAM (Process Assessment Model).
2. Hasil penilaian menunjukkan masih berada di level 1 dengan Nilai kematangan terendah pada proses BAI02 (Mengelola Pendefinisian Kebutuhan) yaitu 11%, artinya untuk kematangan Tata kelola
TIK dalam Mengelola Sumber Daya Manusia, Mengelola Pendefinisian Kebutuhan, Mengelola Aset, Mengelola Operasi dan Monitor, Evaluasi, Penilaian kinerja dan ukuran kinerja mencapai tujuan proses. Umumnya praktik – praktik dasar sudah dilakukan tetapi tidak memiliki bukti berupa dokumen pendukung.

## U CAPAN T ERIMAKASIH
Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Pemerintah Kota dan Perangkat Daerah yang telah serta Lembaga Penelitian UNLA yang telah membantu pelaksanaan penelitian ini.
.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] ISACA, 2012, COBIT 5 for Information Security, ISACA, United States of America.
[2] Aisyah Nuraeni, KM Syarif Haryana, 2016, Penilaian Tata kelola Teknologi Informasi Dengan Menambahkan Unsur Keamanan Menggunakan Framework COBIT 5 pada Domain DSS, Jurnal Computech & Bisnis, Bandung, Jawa Barat, Indonesia.
[3] Richardus E. Indrajit, 2014, Manajemen Organisasi dan Tata Kelola Teknologi Informasi, Aptikom, Jakarta.
[4] Schindlwick. Helmut (2017). IT Governance: How to Reduce Costs and Improve Data Quality through the Implementation of IT Governance 1st. USA.
[5] ISACA. 2012. COBIT 5: Enabling Processes. ISACA. United States of America.
[6] ISACA. 2012. COBIT 5: Process Assessment Model. ISACA. United States of America.