Terakreditasi Nomor 204/E/KPT/2022 | Vol. 4, No. 2, April (2023), pp. 333-341

## Sistem Informasi Disposisi Surat Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara
Nadaa Qur’atul‘Ain 1 , Syahidatul Islamiyah 2 , Andi Juliardi Abdillah 3 , Rizal Adi Saputra 4 1,2,3,4 Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Halu Oleo, Kendari, Indonesia
E-mail: nadaaquratulain34@gmail.com 1 , syahidatulislamiyah66@gmail.com 2 , andiabdi016@gmail.com 3 , rizaladisaputra@uho.ac.id 4

## Abstract
Mail disposition information system is a web-based system of mail filing and follow-up (disposition)  between  employees  within  the  scope  of  an  office.  This  system  has  been created  to  solve  administrative  problems  managing  mail  archives  and  following  up  on incoming  mail.  The  design  process  for  the  development  of  this  letter  disposition  system used the Waterfall method. The system that has been built has been tested using blackbox testing with the result that all the features of the mail disposition system can run perfectly. The Research of the letter disposition system is expected to assist in managing the storage and  searching  of  letter  archives  as  well  as  follow-up  at  the  Badan  Perencanaan Pembangunan Daerah in Southeast Sulawesi Province, Indonesia.
Keywords: Information  System,  Mail  Disposition,  Web-based,  Waterfall,  Blackbox Testing

## Abstract
Sistem informasi disposisi surat merupakan sebuah sistem pengarsipan persuratan dan tindak  lanjut  (disposisi)  antar  pegawai  dalam  ruang  lingkup  suatu  perkantoran  yang berbasis  web.  Sistem  ini  dibuat  sebagai  bentuk  penyelesaian  masalah  administratif pengelolaan arsip surat dan tindak lanjut dari surat yang masuk. Rancang bangun sistem disposisi surat ini menggunakan metode Waterfall. Sistem yang telah dibangun telah diuji dengan menggunakan pengujian blackbox dengan hasil semua fitur sistem disposisi surat dapat  berjalan  dengan  baik.  Penelitian  mengenai  sistem  disposisi  surat  ini  diharapkan dapat membantu dalam manajemen penyimpanan dan pencarian arsip surat serta tindak lanjut pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara.
Keywords: Sistem  Informasi,  Disposisi  Surat,  Berbasis  Web,  Waterfall,  Pengujian Blackbox

## 1. Pendahuluan
Badan  Perencanaan  Pembangunan  Daerah  (BAPPEDA)  merupakan  lembaga  teknis daerah  dengan  tugas  pokok  membantu  Gubernur,  Bupati  atau  Walikota  dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang penelitian dan perancangan pembangunan daerah  [1].  Bappeda  Sulawesi  Tenggara  merupakan  instansi  pemerintahan  yang  selalu aktif, dengan manajemen surat masuk dan surat keluar yang harus ditindak lanjuti setiap hari. Oleh karena itu, Bappeda membutuhkan suatu sistem untuk mengelola surat masuk dan  surat  keluar  agar  dokumen  surat  kantor  lebih  terstruktur,  terbuka,  dan  teratur,  serta dapat segera ditindaklanjuti (disposisi).
Di  perusahaan  atau  institusi  dengan  skala  kecil,  proses  disposisi  biasanya  dilakukan secara  konvensional  atau  manual  dengan  mengedepankan  penggunaan  SDM  (Sumber Daya  Manusia)  atau staff sebagai  media  untuk  menyampaikan  dokumen  disposisi  [2]. Namun,  pada  perusahaan  atau  institusi  besar  kebiasaan  semacam  ini  akan  menyebabkan masalah.  Permasalahan  tersebut  berkaitan  dengan tracking tugas  yang  telah

## KESATRIA: Jurnal Penerapan Sistem Informasi (Komputer & Manajemen)
Terakreditasi Nomor 204/E/KPT/2022 | Vol. 4, No. 2, April (2023), pp. 333-341
didisposisikan.  Pemberi  disposisi,  dalam  hal  ini  atasan  atau  pimpinan  sulit  untuk mengetahui  sejauh  mana  disposisi  tersebut  telah  dilaksanakan,  penyebabnya  dapat disebabkan karena kesibukan staff atau terbatasnya jumlah sumber daya manusia sehingga menyebabkan  pelaksanaannya  terkendala,  sedang  disposisi  harus  segera  dilaksanakan. Pada  sisi  lain,  juga  sulit  bagi  penerima  disposisi  untuk  memberikan  tanggapan  atau laporan secara resmi atas diposisi yang diterimanya.
Sebagai  solusi  atas  permasalahan  di  atas, tracking disposisi  harus  dilakukan  secara digital.  Sangat  penting  untuk  melacak  disposisi  ini  secara  digital  karena  dapat memberikan  banyak  kemudahan  dan  efisiensi  dalam  hal  memeriksa  kemajuan  surat masuk  [3].  Akibatnya,  sekretaris  atau staff operasional  tidak  perlu  pergi  ke  ruang pimpinan untuk menyampaikan atau melaporkan kinerja surat-surat.
Berdasarkan  permasalahan  yang  telah  dipaparkan  sebelumnya,  akan  dibangun  sebuah sistem  informasi  berbasis website untuk  membantu  proses  disposisi  surat  pada  Badan Perencanaan  Pembangunan  Daerah  Provinsi  Sulawesi  Tenggara  dengan  nama  Sistem Informasi Disposisi Surat atau yang disingkat SIPOS.

## 2. Metodologi Penelitian
Pada penelitian ini, digunakan salah satu metode pengembangan perangkat lunak yaitu metode waterfall.
Waterfall merupakan metode pengembangan perangkat lunak sistem informasi dengan struktur linear dan  dilakukan  secara  berurutan  [4].  Metode waterfall termasuk  dalam pendekatan  SDLC  ( Software  Development  Life  Cycle )  dan  kerap  juga  dikenal  dengan siklus  hidup  klasik  ( classic  life  cycle ).  Metode  ini  harus  dilakukan  bertahap  diawali dengan  merincikan  kebutuhan  pengguna  menurut  tahapan  perencanaan  ( planning ), dilanjutkan dengan pemodelan ( modeling ), konstruksi ( construction ), hingga implementasi kepada pelanggan atau pengguna ( deployment ) [5]. Secara lengkap, tahapan metode waterfall [6] dapat dilihat pada Gambar 1 :
Gambar 1. Tahapan Metode Waterfall
a) Requirements analysis and definition
Hasil dari konsultasi pengguna digunakan untuk membuat layanan sistem, batasan, dan tujuan,  yang  kemudian  secara  khusus  ditentukan  dan  dikerjakan  sebagai  spesifikasi sistem.
b) System and Software Design
Kebutuhan  sistem  perangkat  keras  dan  perangkat  lunak  dialokasikan  selama  tahap desain sistem bersama dengan arsitektur sistem secara keseluruhan. Sistem menjadi kacau oleh  desain  perangkat  lunak,  yang  juga  mendefinisikan  abstraksi  perangkat  lunak  dan interaksinya.
c) Implementation and Unit Testing
Desain  perangkat  lunak  pada  tahap  ini  diimplementasikan  sebagai  program  atau  unit program.  Memverifikasi  bahwa  setiap  unit  sesuai  dengan  spesifikasinya  melalui  proses pengujian.

## KESATRIA: Jurnal Penerapan Sistem Informasi (Komputer & Manajemen)

## d) Integration and System Testing
Untuk  menentukan  apakah  setiap  unit  individu  program  atau  program  sesuai  dengan persyaratan perangkat lunak,  masing-masing komponen digabungkan dan dinilai sebagai keseluruhan  sistem.  Program  selanjutnya  dapat  dibuat  tersedia  untuk client setelah pengujian.
e) Operation and Maintenance
Tahap  ini  merupakan  tahapan  yang  paling  lama,  meskipun  tidak  selalu.  Sistem  telah dapat  di install dan  dipergunakan  sebagaimana  mestinya.  Dalam  proses  pemeliharaan, kesalahan  yang  terlewatkan  pada  fase  sebelumnya  diperbaiki,  unit  sistem diimplementasikan  dengan  lebih  baik,  dan  layanan  sistem  ditingkatkan  sebagai  respon terhadap perubahan kebutuhan.

## 3. Hasil Dan Pembahasan

## 3.1. Perancangan Diagram Use Case
Diagram  yang  digunakan  untuk  menggambarkan  hubungan  antara  pengguna  dan sistem dikenal sebagai diagram use case . Hasil skema disajikan secara sederhana dengan tujuan untuk memudahkan konsumen dalam membaca informasi yang ditawarkan [7].
Gambar 2. Diagram Use Case
Terdapat  4  Aktor  yang  dapat  mengakses  sistem,  diantaranya Superadmin,  Admin, Operator dan Pegawai. Dari Gambar 1, dapat dilihat Superadmin memiliki akses aktivitas login dan  kelola user ( Admin ), Admin dapat  melakukan  aktivitas login dan  kelola pegawai,  Operator  dapat  mengakses  aktifitas login ,  kelola  surat  masuk  dan  kelola  surat keluar,  selanjutnya  Pegawai  dapat  melakukan  aktivitas login dan  akses  disposisi  pada kelola surat masuk.

## 3.2. Perancangan Diagram Activity
Representasi  visual  dari  alur  kerja  yang  mencakup  aktivitas  dan  tindakan  yang  juga mencakup alternatif atau urutan yang dikenal sebagai diagram aktivitas ( activity ) [8].
a) Activity Login
Superadmin, Admin, Operator, dan Pegawai (Kadis, Sekretaris, Kepala Bagian, Kepala Sub  Bagian,  dan staff /pegawai)  semuanya  dapat  mengakses  halaman login .  Jika login berhasil, pengguna akan diarahkan ke halaman berikutnya.
Gambar 3. Activity Login

## b) Activity Manajemen Surat Masuk
Setelah operator berhasil login, operator dapat mengakses halaman menu surat masuk. Kemudian  operator  dapat  mengisi form tambah  data,  selanjutnya  data  yang  ingin disimpan  sebelumnya  akan  divalidasi.  Jika  data  sesuai,  maka  data  akan  tersimpan  pada database , jika belum sesuai maka akan dikembalikan ke halaman form surat masuk.
Gambar 4. Activity Surat Masuk
c) Activity Manajemen Surat Keluar
Operator dapat mengirimkan surat keluar ke manajemen surat dengan mengisi formulir dan menyimpannya, seperti halnya dengan surat masuk.
Gambar 5. Activity Surat Keluar

## d) Activity Disposisi
Pegawai  dapat  menggunakan  halaman  ini  untuk  menindaklanjuti  surat  (disposisi) dengan  melakukan  navigasi  ke  bagian  manajemen  surat  masuk,  memilih  opsi  disposisi, menambahkan disposisi mereka, lalu menyimpannya.
Gambar 6. Activity Disposisi

## 3.3. Perancangan Diagram Class
Dalam  UML  ( Unified Modelling  Language ), class diagram  merupakan  jenis  diagram yang  termasuk  kategori  struktur  statis. Class diagram  merepresentasikan  struktur  sistem dengan menunjukkan class , atribut, fungsi, dan hubungan antar objek [7].
Gambar 7. Class Diagram
3.4. Implementasi Sistem
a) Halaman Landing Page
Halaman  ini  merupakan  halaman  awal  Sistem  Informasi  Disposisi  Surat  yang  tampil pada  saat  pengguna  mengakses link Sistem  Informasi  Disposisi  Surat.  Pada  halaman  ini berisi  informasi  tentang  sistem  disposisi  surat  dan  tombol login yang  mengarahkan  ke halaman login sistem.  Halaman landing  page sistem  disposisi  surat  ditunjukan  pada Gambar 8.
Gambar 8. Landing Page
b) Halaman Login Pengguna  seperti Superadmin,  Admin ,  Operator,  dan  Pegawai  dapat  mengakses halaman login .  Setelah  mereka  masuk,  mereka  akan  diarahkan  ke dashboard halaman masing-masing. Halaman login sistem disposisi surat ditunjukan pada Gambar 9.
Gambar 9. Halaman Login

## c) Halaman Manajemen Surat Keluar
Halaman  ini  ditujukan  khusus  untuk  pengguna  (Operator)  yang  memproses pengarsipan  surat  keluar.  Pada  halaman  manajemen  surat  keluar,  Operator  dapat melakukan  penambahan,  mengubah,  atau  menghapus  data  surat  keluar.  Halaman manajemen surat keluar sistem disposisi surat seperti ditunjukan pada Gambar 10.
Gambar 10. Halaman Surat Keluar

## d) Halaman Manajemen Surat Masuk
Halaman  ini  (Gambar  11)  digunakan  oleh  2  jenis  pengguna  yaitu  Operator  dan Pegawai. Operator bertugas menambahkan dan menyunting data surat masuk, sedangkan pegawai dapat melihat dan meneruskan disposisi kepada pegawai yang ditugasi.
Gambar 11. Halaman Surat Masuk

## KESATRIA: Jurnal Penerapan Sistem Informasi (Komputer & Manajemen)

## e) Halaman Disposisi
Halaman  ini  digunakan  bagi  pengguna  (Pegawai)  yang  perlu  mengirimkan  surat  ke pegawai lain dalam satu kantor sebagai tindak lanjut dari suatu surat yang masuk.
Gambar 12. Halaman Disposisi
3.5. Pengujian Sistem
Pengujian  yang  digunakan  pada  proses  pengembangan  Sistem  Informasi  Disposisi Surat ini adalah pengujian blackbox .
Pengujian  perilaku  adalah  nama  lain  untuk  pengujian blackbox .  Teknik  ini mengevaluasi  fungsi  atau  kegunaan  dari  aplikasi.  Pengujian blackbox adalah  jenis pengujian  yang  dilakukan  dengan  memeriksa  semua  persyaratan  dan  standar  untuk perangkat  lunak  [9].  Pengujian blackbox hanya  memeriksa  perangkat  lunak  berdasarkan input dan output sistem tanpa proses pemrograman internalnya [10].
Tabel 1 . Pengujian Sistem No Halaman Aksi Reaksi Sistem Hasil Benar Salah 1 Landing Page Pilih menu login Masuk ke halaman login Tidak masuk ke halaman login Sesuai 2 Login Memasukkan username dan password Masuk ke halaman dashboard masing masing Kembali ke halaman l ogin dan muncul pesan error Sesuai 3 Manajemen Surat Masuk Menambahkan data surat masuk Data surat masuk berhasil tersimpan dan redirect ke halaman kelola surat masuk Menampilkan pesan error pada halaman form surat masuk Sesuai Menghapus data surat masuk Data surat masuk terhapus Data surat masuk tidak terhapus dan muncul pesan error Sesuai Meng- update data surat masuk Data surat masuk berhasil ter- update Data surat masuk tidak berhasil ter- update Sesuai Melakukan disposisi Surat berhasil didisposisi dan disimpan pada history . Menampilkan pesan error dan surat tidak berhasil di disposisi. Sesuai 7 Manajemen Surat Keluar Menambahkan data surat keluar Data surat keluar berhasil tersimpan dan redirect ke halaman kelola surat keluar Menampilkan pesan error pada halaman form surat keluar Sesuai Menghapus data Data surat keluar Data surat keluar tidak Sesuai
No Halaman Aksi Reaksi Sistem Hasil Benar Salah surat keluar terhapus terhapus dan muncul pesan error Meng- update data surat keluar Data surat keluar berhasil ter- update Data surat keluar tidak berhasil ter- update dan muncul pesan error Sesuai

## 4. Kesimpulan
Sistem  informasi  yang  dihasilkan  pada  penelitian  ini  disebut  Sistem  Informasi Disposisi  Surat (SIPOS)  yang  dapat  memantau  dan mengevaluasi  surat  masuk  dan  surat keluar.  Program  korespondensi  memiliki  kapasitas  untuk  mencatat  dan  mengarsipkan surat  secara  tepat  dan  benar.  Sistem  disposisi  surat  berbasis  web  dapat  mengefisienkan pengelolaan  disposisi  surat.  Ketika  digunakan,  setiap  pegawai  dapat  memahami  secara akurat dan benar bagaimana sistem beroperasi. Pegawai akan merasa lebih mudah untuk mengajukan dan menindaklanjuti surat dengan menggunakan Sistem Informasi Disposisi Surat (SIPOS) daripada prosedur tradisional.

## Daftar Pustaka
[1] Keputusan  Presiden  Republik  Indonesia  Nomor  27  Tahun  1980  Tentang
Pembentukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.” Https://Peraturan.Bpk.Go.Id/Home/Details/66885/Keppres-No-27-Tahun-1980
(Accessed Dec. 27, 2022).
[2] I.  N.  Diana,  I.  G.  Susrama,  And  M.  Diyasa,  “Analisis  Perancangan  Aplikasi Pengarsipan Dan,” Vol. 1, No. 2, Pp. 584–593, 2020.
[3] I.  Satriadi,  S.  Oktapriandi,  H.  Meileni,  And  D.  Aprianty,  “Aplikasi  Tracking Disposisi Surat Di Politeknik Negeri Sriwijaya Berbasis Android Webview,” Nuansa Informatika, Vol. 15, No. 1, P. 7, 2021, Doi: 10.25134/Nuansa.V15i1.3666.
[4] Y. Findawati, Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak. 2018. Doi: 10.21070/2018/978- 602-5914-09-6.
[5] A. A. Wahid, “Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi,” Jurnal Ilmu-Ilmu Informatika Dan Manajemen Stmik, No. November, Pp. 1–5, 2020.
[6] I. Sommerville, Software Engineering (9th Ed.; Boston, Ed.). Massachusetts: Pearson Education. 2011.
[7] R. M. And K. Hamilton, A Pragmatic Introduction To Uml, Vol. 66. 2006. [Online]. Available: Https://Www.Eganjy.Com/2016/06/Download-Ebook-Uml-Belajar- Uml.Html
[8] M. K. 1ong T. Limbtonni Limbong, S.Kom, “Modul 7 Activity Diagram Activity,” Pp. 1–5.
[9] R. As And M. Salahudin, “Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek 2015,” Bandung: Informatika Bandung, P. 137, 2018.
[10] Tri Snadhika Jaya, “Testing  It An Off The Shelf Software Testing Process,” Jurnal Informatika  Pengembangan  It  (Jpit),  Vol.  3,  No.  2,  Pp.  45–46,  2018,  [Online].
Available:
Http://Www.Ejournal.Poltektegal.Ac.Id/Index.Php/Informatika/Article/View/647/640