Jurnal ECOTIPE, Volume 8, No.2, Oktober 2021, Hal. 131-135 p-ISSN 2355-5068, e-ISSN 2622-4852 Akreditasi Kemenristekdikti (SINTA 4), SK. No.10/E/KPT/2019 DOI: 10.33019/jurnalecotipe.v8i2.2590

## Rancang Bangun Aplikasi Barang Habis Pakai di Laboratorium Teknik Elektro Universitas Bangka Belitung

## Asmar¹, Ridwan Andrian²
Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik, Universitas Bangka Belitung¹ Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik, Universitas Bangka Belitung² asmar@ubb.ac.id¹, *ridwan-andrian@ubb.ac.id²

## ABSTRACT
The Electrical Engineering Laboratory of the University of Bangka Belitung is a place where students carry out practicum activities and research activities. In the University of Bangka Belitung Electrical Engineering laboratory, there are many electronic components and electrical equipment used by students for practicum activities and research activities. Electronic components and electrical equipment are categorized as consumables because these components are only used once or twice. Analysis in making the application is done by observing the system that is running and then designed using Microsoft Access. The application that will be made is expected to facilitate laboratory managers in the process of recording data on the use of goods. In addition, the application is also expected to provide information regarding the availability of goods so that it can facilitate planning for the procurement of consumables and making reports and storing data digitally.
Keywords: Laboratory, Consumables, Microsoft Access

## INTISARI
Laboratorium Teknik Elektro  Universitas Bangka Belitung merupakan tempat  mahasiswa melakukan aktifitas praktikum dan kegiatan  penelitian.  Di  laboratorium  Teknik  Elektro  Universitas  Bangka  Belitung  banyak  sekali  komponen  elektronika  dan peralatan listrik yang digunakan mahasiswa untuk kegiatan praktikum maupun kegiatan penelitian. Komponen elektronika dan peralatan listrik dikategorikan sebagai bahan habis pakai dikarenakan komponen tersebut hanya satu atau dua kali pakai. Analisis dalam  pembuatan  aplikasi  dilakukan  dengan  cara  observasi  terhadap  sistem  yang  berjalan  kemudian  didesain  menggunakan Microsoft Access . Aplikasi yang akan dibuat diharapkan dapat memudahkan pengelola laboratorium dalam proses perekaman data  penggunaan  barang.  Selain  itu,  aplikasi  juga  diharapkan  dapat  memberikan  informasi  mengenai  ketersediaan  barang sehingga dapat memudahkan perencanaan pengadaan barang habis pakai dan pembuatan laporan dan penyimpanan data secara digital.
Kata kunci: Laboratorium, Bahan Habis Pakai, Microsoft Access

## I. PENDAHULUAN
Kegiatan  inventaris  barang  pada  laboratorium Teknik  Elektro  telah  menggunakan  aplikasi  tetapi hanya  terbatas  pada  barang-barang  yang  sifatnya barang  pinjam  pakai,  sedangkan  barang  habis  pakai atau  barang  persediaan  belum  terdapat  aplikasi  untuk mengelola barang-barang tersebut. Karena jumlah dan jenis  barang  tersebut  jumlahnya  juga  relatif  banyak maka  perlu  dibuat  suatu  aplikasi  untuk  mengontrol penggunaan barang-barang tersebut.
Analisis  dalam  pembuatan  aplikasi  dilakukan dengan  cara  observasi  terhadap  sistem  yang  berjalan kemudian  didesain  menggunakan Microsoft  Access . Aplikasi  yang  akan  dibuat  diharapkan  dapat
memudahkan  pengelola  laboratorium  dalam  proses perekaman data penggunaan barang. Selain itu, aplikasi juga diharapkan dapat memberikan informasi mengenai  ketersediaan  barang  sehingga  dapat memudahkan  perencanaan  pengadaan  barang  habis pakai.

## II. LANDASAN TEORI
Inventaris  barang  habis  pakai  merupakan database bahan  umum  kategori  1  (satu)  maupun kategori 2 (dua) untuk kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian mahasiswa dan dosen serta masyarakat umum,  dimana jumlahnya mengalami  perubahan  bisa bertambah  atau  berkurang  yang  diakibatkan  oleh
Jurnal ECOTIPE, Volume 8, No.2, Oktober 2021, Hal. 131-135 p-ISSN 2355-5068, e-ISSN 2622-4852 Akreditasi Kemenristekdikti (SINTA 4), SK. No.10/E/KPT/2019 DOI: 10.33019/jurnalecotipe.v8i2.2590
Rancang Bangun Aplikasi Bahan Habis Pakai…(Asmar, dkk.)
kegiatan  yang  dilakukan  oleh  mahasiswa,  dosen  atau masyarakat umum. Dalam pengendalian ini dibutuhkan sistem yang terintegrasi.
Saat  ini  perkembangan  teknologi  begitu  pesat namun ternyata masih banyak instansi yang melakukan sistem inventaris secara manual. Hal ini dinilai kurang efektif karena dengan pencatatan secara manual sering terjadi  kesalahan-kesalahan.  Adapun  tujuan  dari penerapan  sistem  informasi  inventaris  barang  adalah sebagai berikut:
1. Dapat mempermudah dan mempercepat pelayanan,
2. Meningkatkan mutu pelayanan,
3. Mempermudah pencarian data barang ,
4. Mempermudah pembuatan laporan. Salah  satu software yang  digunakan  dalam pembuatan  aplikasi  untuk  inventaris  barang  adalah Microsoft  Access.    Software tersebut adalah  sebuah program  aplikasi  basis  data  komputer  relasional  yang ditujukan  untuk  kalangan  rumahan  dan  perusahaan kecil  hingga  menengah. Microsoft  Access merupakan aplikasi yang dibuat oleh Microsof Office yang berguna untuk  mengolah  data  dan  juga  berfungsi  untuk merancang,  membuat  dan  mengolah  beragam  jenis data.

## III. METODE PENELITIAN
Secara  garis  besar  metode  penelitian  dibagi menjadi beberapa tahap yaitu sebagai berikut:
1. Melakukan pengamatan sistem yang berjalan,
2. Melakukan  analisis  sistem  yang  berjalan  dengan cara indentifikasi permasalahan,
3. Merancang aplikasi
Sistem  penggunaan  barang  habis  pakai  di laboratorium Teknik Elektro ditunjukkan pada Gambar
1.
Gambar 1. Sistem penggunaan barang habis pakai di laboratorium Teknik Elektro
Pengguna  barang  (dosen  atau  mahasiswa) mengajukan permintaan barang. Jika barang yang akan digunakan sifatnya hanya bisa dipakai satu kali (seperti akrilic,  lem,  kabel,  dll)  maka  pengeluaran  barang tersebut dicatat sebagai barang hibah. Jika barang yang diminta  sifatnya  dapat  digunakan  kembali,  maka dicatat  sebagai  barang  pinjam.  Barang  yang  dapat digunakan  kembali  juga  dapat  dihibahkan,  misalnya untuk  kepentingan  pumbuatan  tugas  akhir.  Pengelola laboratorium  mendata  ketersediaan  barang,  yaitu jumlah total pengadaan, jumlah tersedia, jumlah yang terpinjam dan jumlah yang dihibahkan
Sebelum pembuatan aplikasi, harus diidentifikasi permasalahan  dalam  inventaris  barang  laboratorium. Hasil identifikasi digunakan untuk pembuatan aplikasi. Tahapan-tahapan  yang  dilakukan  dalam  penelitian diperlihatkan pada Gambar 1.
Identifikasi Permasalahan Perancangan Tabel Perancangan Query Perancangan Form Perancangan Report Penerapan Aplikasi Pembuatan Aplikasi
Gambar 2. Tahapan-tahapan penelitian
Sistem  penggunaan  barang  tersebut  kemudian akan dianalisis untuk menentukan proses perancangan aplikasi yang akan dibuat, yang meliputi :
1. Perancangan table , 2. Perancangan query , 3. Perancangan form , 4. Perancangan report , 5. Perancangan macros dan modules .
Hubungan  tabel-tabel  tersebut  pada query diatur agar  proses  peminjaman,  pengembalian,  jumlah ketersediaan  barang  dan  pembuatan  laporan  dapat dilakukan  dengan  mudah  dan  cepat  serta  dapat memberikan  informasi  yang  diperlukan.  Perancangan
Jurnal ECOTIPE, Volume 8, No.2, Oktober 2021, Hal. 131-135 p-ISSN 2355-5068, e-ISSN 2622-4852 Akreditasi Kemenristekdikti (SINTA 4), SK. No.10/E/KPT/2019 DOI: 10.33019/jurnalecotipe.v8i2.2590
Rancang Bangun Aplikasi Bahan Habis Pakai…(Asmar, dkk.)
form dan report dibuat  dengan  mempertimbangkan kemudahan dalam proses memasukkan data dan dapat menyajikan informasi-informasi yang diperlukan.

## IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pada  Gambar  3  memperlihatkan  tampilan  awal ( switchboard )  ketika  aplikasi  dijalankan.  Aplikasi untuk  barang  habis  pakai  telah  terintegrasi  dengan aplikasi  barang  inventaris  yang  telah  dibuat  pada penelitian sebelumnya.
Gambar 3. Switchboard integrasi aplikasi barang inventaris dan barang habis pakai (barang persediaan)
Gambar 4 memperlihatkan switchboard untuk barang  habis  pakai  (barang  persediaan). Form peminjaman,  pengembalian  dan  pengubahan  data dilindingi  dengan  password  karena  proses  tersebut hanya boleh dilakukan oleh pengelola laboratorium.
Gambar 4. Switchboard barang habis pakai/barang persediaan
Form daftar barang persediaan (Gambar 4) berisi informasi mengenai kode barang, nama barang, jumlah total,  jumlah  tersedia,  jumlah  terpakai  (dipinjam  dan dihibahkan),  tempat  simpan,  dan  lain-lain. Form tersebut dilengkapi dengan tombol daftar peminjaman. Ketika  tombol  tersebut  ditekan,  maka  akan  diberikan informasi mengenai siapa saja yang telah menggunakan  barang  yang  dipilih  pada  form  daftar barang persediaan.
Gambar 5. Form daftar barang
Form daftar  pemakaian  barang  (Gambar  6) memberikan  informasi  mengenai  identitas  pengguna barang,  jenis  penggunaan  (hibah  atau  pinjam),  lama peminjaman,  dan  lain-lain.  Dari Form tersebut  juga dapat ditampilkan barang-barang yang belum dikembalikan,  sudah  dikembalikan,  hibah,  belum diperpanjang peminjamannya, dan lain lain.
Gambar 6. Daftar pemakaian barang
Form untuk  peminjaman  diperlihatkan  pada Gambar  7.  Untuk  melakukan  proses  peminjaman barang,  operator  cukup  memasukkan  nomor  identitas kemudian  aplikasi  akan  mencari  identitas  lengkap peminjam pada tabel identitas. Jika suatu barang telah terpinjam  selama  lebih  dari  14  hari  dan  peminjam hendak  meminjam  barang  yang  lain,  maka  aplikasi akan  memberikan  pesan  kepada  operator  bahwa terdapat barang yang dipinjam lebih dari 14 hari.
Gambar 7. Form peminjaman barang
Proses input data barang cukup dengan menginput kode  barang, jumlah  barang  yang  akan  dipinjam  atau diminta,  dan  jenis  permintaan  (pinjam  atau  hibah). Aplikasi  secara  otomatis  akan  memperbarui  jumlah ketersediaan barang. Form peminjaman juga menyediakan tombol untuk membuka report formulir
Jurnal ECOTIPE, Volume 8, No.2, Oktober 2021, Hal. 131-135 p-ISSN 2355-5068, e-ISSN 2622-4852 Akreditasi Kemenristekdikti (SINTA 4), SK. No.10/E/KPT/2019 DOI: 10.33019/jurnalecotipe.v8i2.2590
peminjaman  yang  telah  terisi  data  yang  lengkap  dan hanya perlu ditandatangani.
Gambar 8. Form Pengembalian Barang
Pada proses pengembalian barang, operator akan diminta untuk memasukkan nomor identitas peminjam, hal  ini  bertujuan  agar  aplikasi  hanya  menampilkan barang  yang  dipinjam  sesuai  dengan  nomor  identitas yang  dimasukkan  (Gambar  8).  Proses  pengempalian barang dilakukan dengan memasukkan jumlah barang yang dikembalikan,  sedangkan sisa barang ditetapkan oleh operator apakah akan dihibahkan atau tetap dalam kondisi dipinjam.
Form - form pada aplikasi juga dilengkapi tombol- tombol untuk memudahkan operator dalam memperoleh  informasi  yaitu  tombol  untuk  mencari data, memfilter data, mengurutkan data, dan mencetak laporan.
Aplikasi yang dibuat dapat menghasilkan 3 jenis laporan  ( report ),  yaitu  kondisi  daftar  ketersediaan barang  (Gambar  9),    formulir  peminjaman  (Gambar 10),  dan  daftar  pemakaian  barang  (Gambar  11). Aplikasi  juga  memungkinkan  untuk  melakukan konversi  data  menjadi file  excel sehingga  operator dapat  membuat  laporan  dan  mengolah  data  dalam format excel .
Gambar 9. Contoh report ketersediaan barang
Gambar 10. Contoh report formulir peminjaman
Gambar 11. Contoh report daftar pemakaian barang
Agar  aplikasi  dapat  diakses  melalui  jaringan, maka  setiap  komputer  diatur  dalam  satu homegroup yang  sama  dan folder tempat aplikasi  tersebut  berada harus  dibagikan  ( shared )  ke  komputer  lain.  Aplikasi tersebut  juga  dapat  diakses  lebih  dari  satu  komputer secara  bersamaan  dan  proses  perekaman  dan penampilan data tetap dapat berlangsung dengan baik.

## V. KESIMPULAN
Hasil dari penelitian ini sudah diimplementasikan dan  membantu  dan  mempermudah  pengelolaan laboratorium  Jurusan  Teknik  Elektro  Universitas Bangka  Belitung  dalam  melakukan  pengendalian dalam pemakaian bahan habis pakai serta mempermudah  pembuatan  laporan  dan  perencanaan barang habis pakai ke depannya.

## REFERENSI
[1]. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi
Pendekatan  Terstruktur  Teori  dan  Praktek Aplikasi Bisnis , Cetakan Ketiga, Andi,
Yogyakarta, 2005.
[2]. David  M.  Kroenke, Database  Processing Fundamentals,  Design,  and  Implementation ,
Eight Edition, Pretince Hall, 2002.
Jurnal ECOTIPE, Volume 8, No.2, Oktober 2021, Hal. 131-135 p-ISSN 2355-5068, e-ISSN 2622-4852 Akreditasi Kemenristekdikti (SINTA 4), SK. No.10/E/KPT/2019 DOI: 10.33019/jurnalecotipe.v8i2.2590
Rancang Bangun Aplikasi Bahan Habis Pakai…(Asmar, dkk.)
[3]. Madcoms, Membangun  Aplikasi  Stok  Inventori ,
Andi Publisher, 2015.
[4]. Asmar dan Ghiri B. P., Rancang Bangun Aplikasi Sistem Inventory dengan Barcode di Laboratorium Teknik Elektro Universitas
Bangka  Belitung ,  Jurnal  Ecotipe  Vol.  8  No.1, pp.33-38, 2021.
[5]. Kukuh  Nugroho, Jaringan  Komputer ,  Media Tera, 2016.
[6]. A. D. Maharani dan S. Wiyono, Sistem Informasi
Inventaris  Laboratorium  Berbasis  Web  Pada Stikes  Bhakti  Mandala  Husada  Slawi ,  Jurnal Informatika , 2016. [7]. H. R. Puspitawati, H. W. Herwanto,
Perancangan  Sistem  Informasi  Invetarisasi Labotorium Berbasis Web , Jurnal Tekno, Vol.17, 2012.