## IMPLEMENTASI WEBSITE PENGOLAHAN DATA ALUMNI DAN INFORMASI LOWONGAN KERJA DI SMK 3 PANGKALPINANG
Marini 1 , Tri Sugihartono 2 , Fitriyani 3 dan Sarwindah 4 1,2,3 Fakultas Teknologi Informasi, Institut Sains dan Bisnis , Jl.Jen.Sudirman- Selindung Lama- Pangkalpinang
1 Email: arinimarini44@atmaluhur.ac.id
2 Email: trisugihartono@atmaluhur.ac.id
3 Email: fitriyani@atmaluhur.ac.id
4 Fakultas Bisnis Digital, Institut Sains dan Bisnis ,Jl. Jend. Sudirman- Selindung Lama- Pangkalpinang
4 Email: indah_syifa@atmaluhur.ac.id

## ABSTRAK
Pendataan  alumni  pada  Sekolah  Menengah  Kejuruan  3  (SMK  3)  Pangkalpinang  sebelumnya sudah  ada  tapi  masih  dilakukan  secara  tertulis  dengan  menggunakan  aplikasi  Microsoft  Word  sehingga mengalami  beberapa  kendala  seperti  adanya  kesalahan  dalam  pendataan,  kesulitan  pengarsipan, keterlambatan dalam memperoleh informasi alumni dan kurangnya informasi lowongan kerja. Pembuatan website ini  berfungsi  untuk  melacak  keberadaan  alumni  melalui  jaringan  internet  dan  memperoleh informasi pendataan alumni, keberadaan tempat bekerja alumni secara cepat. Informasi yang ditampilkan dalam website ini adalah profil sekolah, alumni, lowongan pekerjaan dan kegiatan yang akan akan diadakan di sekolah khususnya yang berhubungan dengan alumni. Informasi tersebut dapat diakses oleh para alumni dan  pihak  eksternal  lainnya.  Metode  yang  dipakai  untuk  merancang website ini  adalah  model pengembangan perangkat lunak menggunakan  model Framework or Application of  Systems Technology (FAST) yang terdiri dari definisi ruang lingkup, analisa masalah, analisa kebutuhan dan sebelum desain. Database yang digunakan  yaitu MySQL dan  alat  yang dipakai untuk  mengembangkannya ialah Unified Modeling Language (UML). Hasil dari penelian ini adalah adanya website yang berfungsi sebagai sarana interaksi pihak sekolah dan alumni,promosi sekolah dan pengolahan data alumni Kata Kunci : Sistem Informasi, WebSite , MySQL, Alumni

## ABSTRACT
Alumni Data Collection at Vocational High School 3 (SMK 3) Pangkalpinang previously existed but was still done in writing using the Microsoft Word application so that it experienced several problems such as errors in data collection, archiving difficulties, delays in obtaining alumni information and lack of job  vacancies  information.  Making  this  website  serves  to  track  the  whereabouts  of  alumni  through  the internet  network  and  obtain  alumni  data  collection  information,  the  whereabouts  of  alumni  workplaces quickly. The information displayed on this website is the profile of the school, alumni, job vacancies and activities that will be held at the school, especially those related to alumni. This information can be accessed by alumni and other external parties. The method used to design this website is a software development model using a Framework or Application of Systems Technology (FAST) model which consists of scope definition, problem analysis, requirements analysis and prior design. The database used is MySql and the tool  used  to  develop  it  is  the  Unified  Modeling  language.  The  result  of  this  research  is  a  website  that functions as a means of interaction between schools and alumni, promoting schools and processing alumni data Keywords: Information Systems, WebSite, MySql, Concept, Alumni

## 1. PENDAHULUAN
Dalam  dunia  pendididikan  pengembangan  website  sangat  penting  sehingga  proses  bisnis kegiatan pendidikan dapat dilakukan secara digital dengan akses online  [ 1 ]. Dengan adanya website maka pekerjaan bisa cepat dilakukan sehingga  keakuratan data terjamin. Dunia pendidikan  yang  masih belum beralih  ke  dunia  digital  karena  masih  bermasalah  dengan  jaringan  internet,  pemerintah  sekarang  telah mengalokasi dana untuk pembangunan menuju perubahan berbasis dunia digital. Dengan adanya website sekolah dapat memperbaharui fitur-fitur yang lebih menarik lagi supaya lebih baik ke depannya [ 2 ]. Untuk mempromosikan  sekolah  sangat  diperlukan  data  lulusan  yang  sudah  bekerja  di  perusahaan  yang    akan mempengaruhi kebutuhan data sekolah. Fungsi dari aplikasi ini bertujuan untuk menginput data para alumni
kemudian,  diolah  sebagai  arsip.  Dalam  dunia  pendidikan,  suatu  sistem  pengelolaan  data  dan  informasi menjadi dasar yang paling esensial [ 3 ]. Pemanfaatan teknologi informasi di sekolah sangatlah diperlukan untuk meningkatkan kualitas sekolah dan memudahkan setiap kegiatan.
Pendataan data alumni pada SMK 3 masih dikatakan kurang optimal karena setiap data siswa masih terdata secara manual dan belum terkomputerisasi. Pengelolaan data alumni  masih dicatat di buku arsip  sehingga bisa saja terjadi kesalahan dalam pendataan data alumni  tersebut. Pengarsipan data alumni yang masih menggunakan kertas. Banyaknya penggunaan kertas dapat menimbulkan penumpukan di meja kantor,  sehingga  bisa  saja  terjadi  kehilangan  data  jika  tidak  dikelolah  dengan  baik.  Kajian  yang  akan digunakan untuk  menyelesaikan masalah ini ialah dengan Model Freamwork for Application of Systems Technology (FAST) dengan merancang sebuah aplikasi data pembukuan alumni secara online berbasis web pada SMK 3 Pangkalpinang  sehingga lebih mempercepat pencarian data alumni. Adapun tujuan dari ini untuk mengetahui proses pengelolaan data alumni yang masih sederhana dengan menggunakan kertas dan tulis  tangan,  membuat  rancangan  fitur-fitur  yang  lebih  baik  untuk  pencarian  data  alumni  SMK  3 Pangkalpinang. Manfaat dari website ini memberi kemudahan dalam mengumpulkan data alumni secara cepat.

## 2. MATERI DAN METODE

## Optimasi
Optimasi adalah pencapaian suatu tindakan dan keadaan terbaik dari sebuah masalah [ 3 ]. Optimasi dapat  dipandang  sebagai  upaya  mencapai  sesuatu  secara  maksimum  agar  mendapatan  efek  yang memuaskan  pada  konteks-konteks  tertentu,  Adapun  optimasi  sangat  berguna  bagi  suatu  instansi  atau perusahaan dalam merangsang percepatan kinerja instansi atau perusahan yang sedang berjalan. Optimasi juga  sangat  berguna  bagi  perusahaan  atau  instansi  apabila  diterapkan  di  dalam  sendi-sendi  obyek  vital perusahaan atau instansi terkait secara produktif dan efisien agar tercapai target atau hasil yang diinginkan [ 4 ]. Model Pengembangan Model ini memiliki tahapan-tahapan yang sangat terstruktur  mendefinisikan lingkup, menganalisa kebutuhan sistem, dan mendesain sistem seperti pada gambar 1 .

## Gambar 1. Tahapan-tahapan model FAST

## Definisi Lingkup
Data-data digunakan dalam penelitian merupakan data-data yang berasal dari dua sumber, yaitu sumber data primer dan sumber data sekunder.  Metode observasi atau pengamatan langsung  merupakan salah  satu  teknik  pengumpulan  fakta  yang  cukup  efektif  untuk  mempelajari  suatu  sistem  [ 5 ].  Lingkup cakupan yang akan dibahas dalam kebutuhan sistem yang akan dibangun harus sesuai dengan kebutuhan yang akan kita rancang. Dalam tahap ini proses pengambilan  data akan dilakukan secara bertahap untuk menspesifikasi  kebutuhan  perangkat  lunak.  Agar  dapat  memahami  kebutuhan  perangkat  lunak  sangat dibutuhkan dokumentasi pada perangkat lunak yang dibutuhkan oleh user [6 ].

## Analisa Kebutuhan
Tahap  analisa  kebutuhan  ini  dilakukan  pengumpulan  data  dan  analisa  data  pada  SMK  3 pangkalpinang dengan melakukan empat sumber informasi yang digunakan yaitu dokumentasi, wawancara, observasi dan tinjauan lebih lanjut untuk memenuhi kebutuhan sistem yang akan dibuat [ 7 ].

## Desain Logis
Desain perangkat lunak merupakan  langkah yang difokuskan pada pembuatan program perangkat lunak  termasuk  struktur  data,  arsitektur  perangkat  lunak  dan  representasi  antar  muka  [ 8 ].  Tahap  ini mentranslasi  kebutuhan perangkat lunak  dari tahap analisa kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasi menjadi program. Desain perangkat lunak yang dihasilkan ini juga perlu didokumentasikan. Berdasarkan analisa kebutuhan pada tahap selanjutnya dengan teknik pengumpulan data secara wawancara sehingga dapat mendesain sebuah rancangan sistem yang terkait dengan pengolahan data alumni [ 9 ]. Desain ini akan dirancang sesuai dengan kebutuhan sistem dan keinginan sekolah  dengan penyesuaian terhadap sistem yang berjalan di sekolah tersebut.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## Definisi Lingkup
Pengumpulan  data  dilakukan  langsung  melakukan  pengamatan  ke  lapangan  untuk  data  yang berhubungan  dengan  dokumentasi  yang  dibutuhkan  untuk  membuat  diagram  entitas  relasi.  Kemudian mewawancarai proses kegiatan alumni dengan bagian yang melakukan pendataan alumni[10].

## Pengolahan data oleh alumni
Alumni  dapat  melakukan  login  sebagai  alumni,  alumni  dapat  memasukkan  data  identitas  diri berupa nama lengkap, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat status, nomor handphone, pekerjaan, dan  jabatan.  Alumni  dapat  mengubah  identitas  diri  jika  ada  perubahan.  Amuni  dapat  memasukan  data pekerjaan dan perguruan tnggi. Alumni dapat  melihat agenda kegiatan alumni dan kabar berita. Alumni dapat  melihat  lowongan  pekerjaan,  alumni  dapat  memasukkan  data  lowongon  pekerjaan,  alumni  dapat melihat data alumni lain yang ditampilkan berupa nama, tempat lahir, tanggal lahir, tahun lulus dan nomor handphone.

## Pengolahan Data Admin Sekolah
Admin  sekolah  dapat login sebagai  admin  sekolah,  admin  dapat  mengelola  data  alumni,  admin dapat memasuki data lowongan pekerjaan, admin dapat mengelola data kelas, tahun angkatan, tahun lulus dan jurusan. Admin dapat melihat data agenda alumni, admin dapat melihat lowongan pekerjaan, admin dapat melihat daftar alumni dan mencetak laporan.

## Proses Kerja Sistem Admin
Admin melakukan proses kerja sistem pengolahan data alumni dan  lowongan informasi melalui website alumni  yang  mana  admin  harus  melakukan  login  dahulu  agar  dapat  mengakses  data  alumni. Kemudian  admin  dapat  mengelola  data  alumni  dari    jurusan,  perusahaan,  kuisioner  dan  lowongan pekerjaan. Proses kerja admin dalam akses web terdapat pada gambar 2 .

## Proses Kerja Sistem Alumni
Dalam proses ini, alumni dapat melakukan login dengan registrasi terlebih dahulu kemudian baru bisa mengakses data. Alumni dapat mengisi pendaftaran kuisioner, data alumni, dan lowongan. Proses kerja alumni dalam akses web ditampilkan pada gambar 3 .

## Rancangan Basis Data
Diagram  entitas  relasi  berfungsi  untuk  merancang  basis  data  yang  terdiri  dari  beberapa  entitas yakni  entitas  jurusan,  pendataaan,  akun,  lowongan  dan  perusahaan.  Setiap  entitas  terdiri  dari  beberapa atribut  dan  hubungan  relasi  antar  entitas.  Gambar 4 menunjukan  relasi  antar  entitas  dan  gambar 5 menunjukan struktur logis dari record . Sequence Diagram Sequence diagram  pendataan  kuisioner  dirancang  untuk  melakukan  proses  penginputan, pengubahan,  penghapusan  dan  pencetakan  yang  dijalankan  pada  menu  tampilan  program.  Gambar 6 sequence diagram pendataan kuisioner.

## Perancangan Antar Muka
Fitur-fitur  alumni  terdiri  dari  data  alumni,  jurusan,  perusahaan  dan  kuisioner.  Data  tersebut kemudian diproses dan menghasilkan laporan. Rancangan menu utama pendataan kuisioner seperti pada gambar 7 . Rancangan Tampil Output Rancangan Tampilan kuisioner dan output data kuisioner yang akan diisi oleh seorang user mengenai data Kuisioner seorang alumni dapat dilihat pada gambar 8 dan gambar 9
Gambar 2. Proses kerja admin dalam akses web
Gambar 3. Proses kerja alumni dalam akses web
Gambar 5. Logical record structure
Gambar 6. Sequence diagram pendataan kuisioner

## Gambar 7.  Rancangan menu utama pendataan kuisioner
Perancangan Class Diagram
Struktur  basis  data  akan  dibuat  secara  rinci  dalam  rancangan class  diagram yang  akan  digunakan. Gambar 10 menampilkan perancangan class diagram basis data.
Gambar 8.  Rancangan Menu  pendataan kuisioner
Gambar 9.  Rancangan output laporan  pendataan kuisioner
Gambar 10.  Rancangan class diagram

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN

## Kesimpulan
Manfaat  implementasi website pengelolaan  data  alumni  dan  lowongan  perkerjaan  bagi  pihak sekolah  adalah  mempercepat  pengumpulan  informasi,  meningkatkan  efisiensi  waktu  dan  memudahkan penyebaran informasi yang dibutuhkan pihak sekolah. Di dalam proses implementasi sistem aplikasi, maka para  alumni  dapat  mengakses  website  sehingga  data  para  alumni  lebih  cepat  dikumpulkan  tanpa  harus diminta ke perusahaan tempat alumni bekerja.

## Saran
Beberapa saran untuk diperhatikan  oleh pihak sekolah di antaranya adalah dalam menggunakan sistem informasi diperlukan pelatihan kepada pengguna agar memahami komponen dan tahap pada sistem sehingga mengurangi kesalahan proses input data dan output data, Perlu diupayakan adanya pemeliharaan sistem informasi secara rutin serta harus adanya kegiatan back-up data secara periodik untuk mengindari kehilangan data sehingga tidak memerlukan biaya yang besar untuk perbaikan data sekolah. Sekolah perlu melakukan  audit  sistem  untuk  memperbaiki  kesalah-kesalahan  yang  ada.  Keamanan  website  harus  di utamakan agar terhindar dari pencurian data, virus dan pembobolan website ( hacking ).

## DAFTAR PUSTAKA
[1] S.  S.  Radiant Victor,  “No TitleAnalisa  Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Tracer Pendataan Alumni System Analisis,” 2015.
[2] & S. N. Juwita, M, Wicaksono, S, “No TitlePengembangan Sistem Informasi Tracer Studi Alumni Berbasis Web Menggunakan Metode RUP (Studi Kasus : SM Suluh Jakarta Selatan).,” J. Pengemb. Teknol. Inf. dan ilmu Komput. , vol. 3, pp. 5703–5720, 2019.
[3] M. Christianti, No TitleSistem Informasi Pendataan siswa Komputer . 2009.
[4] R. S. Andri Prasetyo, “No TitleSistem Informasi siswa alumni Berbasis Web Pada SMK Cahaya Sentosa Blitar,” vol. 10, 2016.
[5] J. HM, No Title“ Sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis . 2005.
[6] B. I. K. S, No TitleJago Pemrograman PHP Untuk Pemula dan Orang Awam Dunia Komputer. 2014.
[7] U. K. Martin S Colleran G, No TitleSistem Informasi Pendataan Berbasis Web pada Universitas UAD . 2006.
[8] R. dan M. S. A.S, No TitleRekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Penerbit Informatika . 2016.
[9] A. Kadir, No TitlePengenalan Sistem Informasi edisi revisi . 2015.
[10] D.  E.  N.  Basu  Swasta,  “Rancangan  Sistem  Informasi  Pendataan  data  alumni  Website  Dengan Metode Fast,” 2011.