## OPTIMALISASI PENGELOLAAN KEARSIPAN MELALUI ARSIP-E DI DIREKTORAT JENDERAL GURU DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

## THE OPTIMALIZATION OF ARCHIVE MANAGEMENT WITH E- ARCHIVE IN DIRECTORATE GENERAL OF TEACHERS AND EDUCATION PERSONNEL
Soesilo Email: soesms@yahoo.co.id

## ABSTRAK
Inti  masalah  yang  dikaji  adalah  bagaimana    optimalisasi  pengelolaan arsip dengan menggunakan arsip-e di lingkungan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan. Fokus kajian adalah penerapan proyek perubahan untuk tata  kelola  arsip  secara  elektronik  untuk  mencapai  tujuan  secara  efektif  dan efisien. Proyek perubahan ini dilakukan melalui enam tahapan, yaitu persiapan perencanaan,  pengorganisasian,  koordinasi  dengan stakeholder ,  pelaksanaan, evaluasi,  dan  pembuatan  laporan.  Proyek  tersebut  dilaksanakan  mulai  dari  20 September  –  13  November  2016.  Dalam  pelaksanaan  proyek,  tentunya  tidak terlepas  dari  dukungan  para  pihak  yang  terlibat  seperti stakeholder ,  baik internal  maupun  eksternal.  Keterlibatan  pihak stakeholder perlu  dinilai  dan dianalisis  kekuatan  pengaruhnya.  Metode  analisis  yang  digunakan  adalah analisis SWOT. Selama pelaksanaan proyek perubahan, ada beberapa kendala yang  dihadapi.  Namun,  dengan  menggunakan  suatu  strategi,  maka  kendala tersebut dapat diatasi dengan baik. Dengan adanya proyek perubahan ini, setiap pihak  yang  terlibat  bisa  meningkatkan  pemahamannya  mengenai  kearsipan secara elektronik.
Kata Kunci : optimalisasi kearsipan, pengelolaan kearsipan, arsip-e.

## ABSTRACT
The core problem investigated in this project is about the optimization of archive  management  with  E-Archive  in  the  milieu  of  Directorate  General  of Teachers  and  Education  Personnel.  It  focuses  on  the  utilization  of transformation  project  for  electronic  archiving  in  order  to  achieve  proposed goals  effectively  and  efficiently.  The  transformation  project  was  conducted  in six stages; planning preparation, organization, coordination with stakeholder, execution,  evaluation,  and  reporting.  The  project  was  put  into  action  from September  20  to  November  13  in  2016.  During  the  project,  relevant  parties, such  as  internal  and  external  stakeholder,  had  offered  their  supports.  The influence  of  stakeholder  involvement  should  be  taken  into  account  and analyzed  further.  Method  of  analysis  used  in  the  project  was  SWOT  analysis. Throughout the project, challenges had arisen. Regardless, the challenges had been  handled  thoroughly.  With  this  transformation  project,  every  relevant
party  is  able  to  enhance  their  understanding  of  electronic  archive  or  E- Archive.
Keywords : archive optimization, archive management, e-archive

## PENDAHULUAN
Informasi  telah  menjadi  kebutuhan  mutlak  bagi  berbagai  jenis  organisasi,  baik pemerintah  maupun  bisnis  pada  era  globalisasi  ekonomi  dan  pasar  bebas  yang  semakin kompetitif seperti sekarang ini. Dalam kondisi lingkungan yang penuh dengan persaingan, kinerja  organisasi  bergantung  pada  seberapa  jauh  kemampuannya  dalam  menyelaraskan diri  dengan  lingkungan  stratejik  secara  kreatif.  Hal  ini  seiring  dengan  pendapat  (Latif  & Pratama,  2008)  yang  menyatakan  Kemajuan  teknologi  informasi  saat  ini  sudah berkembang  begitu  pesat,  serta  memberikan  pengaruh  besar  terhadap  berbagai  aspek kehidupan,  mulai  dari  lapisan  masyarakat  baik  individu,  organisasi,  maupun  instansi lainnya yang juga tergerak untuk maju dan menggunakannya.
Sebagai salah satu sumber informasi terekam, arsip mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting untuk mendukung manajemen modern organisasi pemerintah dan bisnis hal ini  sejalan  dengan  pernyataan  (Sutirman,  2015)  yaitu  bahwa  Arsip  merupakan  salah  satu sumber informasi yang penting bagi suatu organisasi. Oleh karenanya, arsip harus dikelola dalam  suatu  sistem  secara  konseptual  dan  terpadu  melalui  cara  yang  profesional. Perkembangan  zaman  yang  ditandai  dengan  penerapan  teknologi  informasi  dan komunikasi  menuntut  pengelolaan  system  kearsipan  pada  suatu  lembaga  harus  mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (Effendhie, 1993) .
Masalah yang sering dihadapi oleh banyak organisasi di dalam mengelola arsip adalah masih  terbatasnya  SDM  yang  profesional  dalam  mengelola  arsip  dan  penerapan  sistem kearsipan  yang  disesuaikan  dengan  kemajuan  teknologi  informasi.  Pengaruh  globalisasi terutama di bidang teknologi informasi  menuntut Akselerasi dalam pengelolaan kearsipan. Pengelolaan  kearsipan  yang  tidak  bisa  mengikuti  kemajuan  Teknologi  informasi  akan menjadi  penghambat kemajuan suatu  instansi.  Untuk menghindari  berbagai  permasalahan yang  mungkin  mungkin  muncul  ke  depan  maka  perlu  dibingkai  dengan  peraturan  legal mengenai transaksi elektronik (RI, 2008) .
Pengelolaan  arsip  elektronik  secara  praktis  akan  mempergunakan  media  internet. Penggunaan  media  internet  yang  prinsipnya  informasi  bersifat  terbuka.  Untuk  mengatur dan melindungi dampak keterbukaan informasi maka harus dilindungi sebagaimana diatur oleh undang-undang (RI 2008). Termasuk di dalamnya adalah terkait dengan perlindungan terhadap  transaksi  elektronik.  (Undang  Undang  No.11,  2008).  Peningkatan  pengelolaan yang  profesional  terhadap  arsip  merupakan  suatu  langkah  untuk  memaksimalkan  fungsi arsip bagi kepentingan organisasi. Sebagaimana di atur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun  2009  (“Undang  Undang  No.  43  Tentang  Pokok-pokok  Kearsipan,”  2009)  tentang system  Kearsipan,  telah  memberikan  amanat  kepada  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia (ANRI) untuk menciptakan tenaga ahli di bidang kearsipan.
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang
efektif.  Kearsipan  sangat  dibutuhkan  dalam  pelaksanaan  administrasi  karena  arsip merupakan  pusat  ingatan  bagi  setiap  kegiatan  dalam  suatu  kantor.  Oleh  karena  itu  suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan  yang sesuai dengan  keadaan  organisasinya  dalam  mencapai  tujuannya.  Efektivitas  pengelolaan kearsipan  pada  suatu  kantor  dipengaruhi  pula  oleh  pegawai  yang  bekerja  pada  unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.
Seiring  dengan  kemajuan  teknologi,  dunia  kearsipan  yang  selama  ini  hanya  berkutat pada  kertas-kertas  lusuh  dan  berbau  menyengat.  Kini  juga  tak  ketinggalan  telah memanfaatkan  teknologi  sebagai  alat  untuk  mengolah,  mengakses  dan  penyebaran  serta pelestarian  arsip.  Arsip-arsip  kuno  yang  memiliki  nilai  guna  informasi  sejarah  dan mengandung  keunikan  yang  sangat  menarik  sekarang  telah  disajikan  dan  diakses  melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan  yang lebih luas,   diharapkan arsip merupakan  barang  bukti  yang  sekaligus  mampu  berbicara  tentang  fakta  dan  peristiwa sejarah  dan  mampu  memberikan  arti  dan  manfaat  dalam  kehidupan  manusia.  Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses  secara  online,  dan  bahkan  layanannya  telah  mengarah  pada  sistem  layanan otomasi.
Untuk  mencapai  visi  dan  misi  Direktorat  Jenderal  Guru  dan  Tenaga  Kependidikan pada  Kementerian  Pendidikan  dan  Kebudayaan,  maka  tusi  Bagian  Umum  dan Kepegawaian  antara lain 1) Melaksanakan  urusan  persuratan  dan  kearsipan  Direktorat Jenderal; 2) Melaksanakaan  penyusunan  formasi  dan  rencana pengembangan pegawai di lingkungan  Direktorat  Jenderal;  3)  Melaksanakan    penyusunan    data    dan    informasi kepegawaian    dan    administrasi    penilaian    prestasi/kinerja  pegawai  di  lingkungan Direktorat  Jenderal;  dan  4)  Melaksanakan    penyimpanan    dan    pemeliharaan    dokumen Bagian.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi di Bagian/Subagian tersebut  terdapat isu, yaitu kesulitan untuk mendapatkan/menemukan kembali, menempatkan kembali,  serta mengatur arsip sesuai  dengan kebutuhan. Faktor penyebabnya adalah belum optimalnya penggunaan system    kearsipan  elektronik  yang  ada    saat  ini.  Kondisi  objektif  pengelolaan  arsip  di lingkungan Ditjen GTK  dipengaruhi oleh komponen-komponen: tugas, struktur, program, SDM dan teknologi. Komponen tersebut saling mempengaruhi.  Interaksi antar komponen tersebut  menunjukkan  adanya  identifikasi  faktor-faktor  permasalahan  dari  setiap komponen.  Kondisi  postur  lembaga  masih  belum  optimal  apalagi  mendekati  ideal.  Atas fakta  dan  realita  yang  dihadapi  ini    maka  dengan  semangat  dan  dedikasi  untuk menghasilkan  perubahan  dan  inovasi  baru,  mendorong  penulis  untuk  mengembangkan lebih lanjut melalui Gagasan Proyek Perubahan.
Tujuan  dari  proyek  perubahan  ini  terbagi  ke  dalam  tiga  jenis,  yaitu  jangka  pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Penjabarannya adalah sebagai berikut.
1. Jangka  pendek  :  Persiapan  Perencanaan  Proyek  Perubahan,  revisi  anggaran, pembentukan  tim,  validasi  dan  verifikasi  sistem  yg  sudah  berjalan,  mengupdate rancangan  sistem  yang  tervalidasi,  menguji  coba  rancangan  sistem,  bimtek  sistem
kearsipan  elektronik,  finalisasi  sistem    kearsipan  elektronik,  penyusunan  panduan sistem  dan  koordinasi  tahap,  TOT  sistem  kearsipan  elektronik  (7  upt,  5  direktorat,  3 bagian), dan penyusunan laporan akhir proyek perubahan (11 NOVEMBER 2016).
2. Jangka  menengah  :  Sosialisasi  dan  Penguatan  sistem  kearsipan  elektronik  (2017), pendampingan  persiapan  pelaksanaan  sistem  kearsipan  elektronik  (2017),  dan penerapan sistem kearsipan di lingkungkan Ditjen GTK (2017).
3. Jangka  panjang  :  Monitoring    pelaksanaan  sistem  kearsipan  elektronik  (2018), mengevaluasi pelaksanaan sistem kearsipan elektronik (2018), mempersiapkan simpul SIKN  dan  JIKN  (2018),  dan  terbentuknya  SIKN  dan  JIKN  di  tingkat  Kementerian (2018).
Adapun ruang lingkup dari proyek perubahan ini yang dibatasi pada :
1. Identifikasi  kebutuhan  pengembangan  aplikasi  sistem  persuratan  dan  kearsipan  yang terintegrasi.
2. Pengembangan  sistem  persuratan  dan  kersipan  (Tim  pengembang  terdiri  dari Project Manajer, Sistem Analist dan database Administrator).
3. Menyusun  buku  panduan  ( User  Guide )  yang  meliputi:  Proses  intalasi  aplikasi,  proses persuratan dan kearsipan .
4. TOT sistem kearsipan elektronik di lingkungan Ditjen GTK.

## DESKRIPSI DAN ANALISIS PROYEK PERUBAHAN
Proyek  perubahan  dilaksanakan  dalam  3  tahapan  yaitu  Tahap  I,  Tahap  II  dan  Tahap III.  Pada  masing-masing  tahapan  diurai  menurut  kegiatan-kegiatan  menurut  milestone. Berikut penjelasan tahapan  tiap milestone:

## A. Pelaksanaan Tiap Tahapan Kegiatan
Evaluasi dan monitoring dilakukan dengan pola mengikuti Tahapan (Milstone) Proyek perubahan.  Pada  pelaksanaan  proyek  perubahan  ini  terdiri  dari  6  milestone    yaitu  : Mileston I, Mileston II, Mileston III, Mileston IV, Mileston V, dan Mileston VI.  Berikut disampaikan uraian untuk setiap tahapannya:

## 1. Persiapan Perencanaan Proyek Perubahan
a. Pembentukan TIM
Pembentukan  tim  dilakukan  pada  tanggal  20  September  2016.  Pembentukan  tim dipimpin  oleh  Ketua  Tim  Proyek  perubahan  dengan  melibatkan  seluruh  pegawai  di lingkungan Bagian Umum dan kepegawaian. Pelaksanaan pembentukan tim melalui rapat yang  dihadiri  oleh  seluruh  pegawai.  Mekanismenya  melalui  undangan  dan  disertai pengisian  daftar  hadir  serta  dilengkapi  dengan  dokumen  foto.  Hasil  kegiatan  ini  adalah terbentuknya  tim  proyek  perubahan.  Hal-hal  yang  dibahas  dalam  rapat  pembentukan  tim antara lain:
1. Menerapkan sistem pembentukan tim tata kelola kearsipan.
2. Penyimpanan arsip menggunakan E-Kearsipan secara digital.
3. Meningkatkan sistem kearsipan dalam menyusun surat  masuk dan surat  keluar dengan menggabungkan  sistem  SAP,  Aplikasi  E-Office,  ANRI,  Konsultan  arsip  dan  Biro Umum Kemendikbud.
Kemudian partisipasi peserta rapat antara lain mengemukakan hal-hal sebagai berikut:
1. Peserta  rapat  masing-masing  mengemukakan  tentang  permasalahan  pengelolaan  arsip pada lembaga.
2. Peserta  menghendaki  adanya  studi  banding  tentang  pengelolaan  arsip  pada  instansi pemerintahan, dalam hal ini ke ANRI.
3. Pimpinan rapat menegaskan tentang peran dan fungsi manajemen arsip untuk berbagai kepentingan baik internal maupun eksteranal.
4. Pimpinan  menyampaikan  tentang  hakekat  pengelolaan  arsip  secara  elektronik,  hal  ini untuk memberikan kemudahan dan kecepatan dalam penanganan arsip.
Rapat  menghasilkan  keputusan  pembentukan  Tim  Proyek  Perubahan.  Ada  tiga  tim yang  dibentuk  yaitu  Tim  1  yaitu  Tim  Sosialisasi  yang  bertugas  untuk  mensosialisasikan proyek  perubahan,  Tim  2  yaitu  Tim  IT  bertugas  melakukan  kajian  tentang  kearsipan elektronik  dan Tim 3 yaitu elektronik, Penyusunan panduan sistem, TOT sistem kearsipan elektronik. Informasi lebih lengkap terlampir (Notula Rapat, 20 September 2016).

## b. Revisi Anggaran
Langkah  untuk  menentukan  pembiayan  proyek  adalah  langkah  merancang  ulang  dan melakukan revisi anggaran pembiayaan. Revisi anggaran dilakukan oleh ketua tim dengan melibatkan bagian keuangan. Pelaksanan revisi anggaran yaitu pada tanggal 21 September 2016. Tujuan revisi anggaran adalah untuk merancang biaya proyek sehingga biaya proyek sesuai dengan anggaran yang sudah diplot sebelumnya. Permasalahan yang dibahas dalam revisi anggaran antara lain:
1. Besaran anggaran yang diperlukan dalam proyek perubahan.
2. Keterbatasan dana dalam penganggaran proyek perubahan.
3. Pengalokasian anggaran sesuai dengan kebutuhan proyek.
Dalam  kenyataanya  penentuan  anggaran  perbaikan  sangat  rumit  dilakukan  karena menyangkut  perhitungan  dan  estimasi  ulang  terhadap  alokasi  biaya  yang  diperlukan. Strategi  yang  dilakukan  adalah  memplot  kembali  berdasarkan  program  dan  rencana kegiatan  yang  baru.  Langkah  praktis  yang  dilakukan  adalah  dengan  mengkoordinasikan dengan cermat semua bagian dan kegiatan yang sudah direncanakan sebelumnya.
Hasil revisi anggaran adalah anggaran biaya proyek perubahan yang sudah disesuaikan dengan tingkat kebutuhan riil pada pelaksanaan proyek perubahan. Semoga melalui revisi anggaran kegaiatan akan memberikan dampak terhadap pelaksanaan proyek perubahan.

## c. Pembuatan SK
Pembuatan  SK  merupakan  bagian  dari  tahapan  proyek  yang  bertujuan  untuk menyusun,  menentukan  struktur  dan  tim  pelaksana  proyek  sehingga  proyek  bisa  berjalan dengan  baik.  Struktur  pelaksana  proyek  yang  telah  terbentuk  selanjutnya  ditentukan pembagian  tugas  dan  job  deskripsi  masing-masing.  Penetapan  dan  pengngesahan  tim
pelaksana  proyek  dilakukan  oleh  sekretaris  Direktorat  Jenderal  Guru  dan  Tenaga Kependidikan.  Beberapa  persoalan  yang  dibahas  dan  ditetapkan  dalam  tahapan penmbuatan Surat Keputusan pelaksana proyek  dibahas dan dibicarakan dalam satu forum rapat. Hal-hal yang dibicarakan  antara lain:
1. Biro Kepegawaian sudah menggunakan arsip secara digitalisasi online serta ada pihak ketiga dengan menggunakan ahli media.
2. Arsip  yang  sudah  menggunakan  digitalisasi  juga  harus  mempunyai  bukti  fisik  arsip agar memudahkan untuk menemukan arsip.
3. Arsip  yang  sudah  5  tahun  dipindahkan  ke  arsip  Biro  Umum  untuk  dipindahkan  ke gudang arsip di Ciketing.
4. Biro Kepegawaian sudah berjalan menggunakan metode digitalisasi untuk memproses tunjangan, SK, database pegawai baru.
5. Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  ingin  membuat  tim  kearsipan  dengan  Bagian  Biro Umum Sekretariat Jenderal, ANRI juga Pustekkom.
6. Ketika ingin menggunakan aplikasi elektronik diharapkan bukti fisik atau bukti otentik untuk meyakinkan arsip asli juga stempel basah.
7. Biro Umum sudah membuatkan Tata Naskah Dinas Elektronik.
8. Bagian  Umum  dan  Kepegawaian  merencanakan  membuat  aplikasi  elektronik  untuk disosialisasikan kepada UPT di Tahun 2017.
9. Jika ingin menggunakan aplikasi E-Office maka benahi terlebih dahulu arsip agar bisa menggunakan secara digitalisasi.
10. Untuk aplikasi E-Office belum terbentuk secara sempurna karena arsip hanya direkam bukan disimpan. Jadi masih membutuhkan bukti fisik arsip.
Hal  ini  dimaksudkan  untuk  mempertegas  tugas  dan  kewajiban  anggota  tim.
Pelaksanaan pembuatan SK tim yaitu pada tanggal 22 September 2016. Hasil kegiatan ini adalah  SK  tim  yang  ditanda  tangani  oleh  atasan  langsung  yaitu  Sekretaris  Jenderal  Guru dan Tenaga Kependidikan. Secara kuantitatif tahapan kegiatan persiapan dan perencanaan proyek  perubahan  berjalan  100  %,  artinya  tahapan  ini  berjalan  sebagaimana  mestinya. Informasi lebih lengkap terlampir pada (Notula Rapat, 22 September 2016).

## 2. Tahapan Pengorganisasian Proyek Perubahan
Tahap  pengorganisasian  proyek  perubahan  adalah  tahapan  untuk  melakukan pembagian  tugas  dan  penjadwalan  proyek.  Tahapan  ini  terdiri  dari  dua  kegiatan  yaitu: pembuatan  jadwal  dan  kegiatan  dan  pembuatan  instrument  monev  dan  pembagian  tugas. Tahapan  pembuatan  jadwal  dilaksanakan  pada  tanggal  23  September  2016.  Tahapan pembuatan  istrumen  monev  dilakukan  seiring  dengan  kegiatan  pengorganisasian  proyek dikarenakan  untuk  menghemat  waktu.  Pembuatan  instrumen  dilakukan  dalam  rangka mempersiapkan langkah monev pada langkah atau milestone berikutnya.
Untuk  memantapkan  tahapan  ini  dilakukan  rapat  dan  koordinasi  dengan  anggota  tim. Pembahasan  permasalahan  dimaksudkan  untuk  mengidentifikasi  dan  menemukan  solusi terhadap  pemasalahan  yang  timbul  selama  pelaksanaan  proyek.  Hal-hal  yang  dibahas
dalam  rapat    dengan  tema  Pengorganisasaian  Proyek  Perubahan    antara  lain  penentuan langkah-langkah pembuatan aplikas Arsip-E yang diantaranya adalah:
a. Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD).
b. Menerapkan tata naskah dinas menurut Peraturan Menteri Kemendikbud RI Nomor 74 Tahun 2015.
c. SIKD mengikuti Peraturan Menteri Nomor 43 Tahun 2009.
d. Dalam  kewajiban  pencipta  arsip  ada  beberapa  penetapan  kebijakan  rektur  bidang kearsipan, yaitu: Pola klasifikasi, Pengurusan surat, Tata Kearsipan, Aktif dan In aktif, JRA  (Jadwal  Retensi  Arsip),  Prosedur  penyusunan  arsip,  Klasifikasi  keamanan  dan akses  arsip.  Tata  cara  penyerahan  arsip  statis,  Kebijakan  payung  hukum  tentang pedoman.
Hal  lain  yang  dibahas  tentang    menyusun  jadwal  dan  menyusun  instrument  monev. Hasil tahapn ini  adalah jadwal  kegiatan proyek dan instrument  monev proyek perubahan. Lampiran  hasil  dan  persiapan  terdiri  dari:  undangan,  daftar  hadir,  foto-foto  kegiatan  dan instrument  monev.  Tahapan  kegiatan  ini  berjalan  dengan  baik  secara  kuantitatif berlangsung 100%. Gambaran kegiatan dalam tahapan ini terekam dalam   (Notula Rapat, 23 September 2016).

## 3. Tahapan Koordinasi dengan Pemangku Kepentingan
Tahapan ini terdiri dari kegiatan rapat dengan pemangku kepentingan dan Konsolidasi dengan pemangku kepentingan. Kegiatan ini bertujuan untuk menemukan titik temu antara Koordinator proyek dengan pemangku kepentingan. Rapat dengan pemangku kepentingan berlangsung  pada  tanggal  24  September  2016.  Konsolidasi  dilakukan  pada  tanggal  26 September 2016. Hal-hal yang  dibahas pada rapat ini antara lain:
a. Membahas Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD).
b. Menerapkan tata naskah dinas menurut Peraturan Menteri Kemendikbud RI Nomor 74 Tahun 2015.
c. SIKD mengikuti Peraturan Menteri Nomor 43 Tahun 2009.
d. Dalam  kewajiban  pencipta  arsip  ada  beberapa  penetapan  kebijakan  rektur  bidang kearsipan, yaitu: Pola klasifikasi, Pengurusan surat, Tata Kearsipan, Aktif dan  Inaktif, JRA  (Jadwal  Retensi  Arsip),  Prosedur  penyusunan  arsip,  Klasifikasi  keamanan  dan akses  arsip,  Tata  cara  penyerahan  arsip  statis,  Kebijakan  payung  hukum  tentang pedoman.
Hasil yang didapat dari tahapan ini adalah kesepakatan antara pemangku kepentingan dengan  tim  proyek.  Tahapan  kordinasi  dengan  pemangku  kepentingan  dilaksanakan dengan  baik  dan  dilaksanakan  100%.  Bukti  otentik  pada  tahapan  ini  terekam  dalam dokumen notula  (Notula Rapat, 26 September 2016).

## 4. Tahapan Pelaksanaan
Tahapan ini merupakan bagian milestone ke IV, pada tahapan ini terdiri dari: Validasi dan  verifikasi  sistem  yg  sudah  berjalan,  Mengupdate  rancangan  sistem  yang  tervalidasi, Menguji  coba  rancangan  system,  Bimtek  sistem  kearsipan  elektronik,  Finalisasi  sistem
kearsipan  elektronik,  Penyusunan  Panduan  arsip  elektronik,  TOT  sistem  kearsipan elektronik.  Fokus permasalahan yang dibahas antara lain:
a. Meningkatkan sistem persuratan dalam menyusun surat masuk dengan menggabungkan sistem Aplikasi SAP, Aplikasi E-Office, dan Aplikasi E-Arsip.
b. Menggabungkan  semua  sistem  aplikasi  dengan  tidak  membuat  dua  kali  input.  Yang diharapkan  data-data  yang  sudah  di  input  tidak  akan  mudah  hilang  jika  sudah menggabungkan dua aplikasi tersebut.
Tahapan  pelaksanaan  secara  urut    terangkum  dalam    jadwal  pelaksanaan  proyek perubahan sebagai berikut.
Tabel 1 Jadwal Pelaksanaan Proyek Perubahan No  Kegiatan Pelaksanaan Hasil Presentasi Penyelesaian 1. Validasi dan verifikasi  sistem yg sudah berjalan 27  September  s.d  03 Oktober Hasil Validasi,Undangan,Daft ar Hadir, Notulen 100 % 2 Mengupdate rancangan  sistem yang tervalidasi 4  Oktober  s.d  07 Oktober Rancangan Sistem , Undangan, Daftar hadir,Notulen 100 % 3 Menguji coba rancangan sistem 11  Oktober  s.d  13 Oktober Hasil  Uji  Coba,Fotho Kegiatan,Undangan, Notula 100 % 4 Bimtek sistem kearsipan elektronik 18  Oktober  s.d  20 Oktober Hasil dari Bimtek system kearsipan elektronik, Notulen, Foto Kegiatan,Surat Undangan, Daftar hadir 100 % 5 Finalisasi  sistem kearsipan elektronik 25  Oktober  s.d  27 Oktober Sistem  Kearsipan  yang siap  digunakan,  Notula, Fotho  Kegiatan,  Daftar hadir, Surat Undangan 100 % 6 Penyusunan Panduan arsip elektronik 01  November  s.d  03 November Buku  Panduan  arsip elektronik,Fotho Kegiatan, Undangan,Notulen, Daftar Hadir 100 % 7 TOT sistem kearsipan elektronik 8  November  s.d  10 November Para  Trainer  yang  siap melatih    seluruh  Staf Arsiparis  dilingkungan GTK,Undangan,Daftar Hadir 100 %

## 5. Tahapan Evaluasi
Tahapan  evaluasi  proyek  perubahan  dilaksanakan  pada  tanggal  10  November  2016. Tahapan ini dilaksanakan dengan tujuan untuk melihat efisiensi, efektivitas, permasalahan, dan  kendala  dan  rintangan  yang  dialami  selama  proses  pelaksanaan  proyek  perubahan. Hasil tahapan Evaluasi proyek Perubahan, antara lain Instrumen monitoring, analisis hasil evaluasi dan monitoring.
Evaluasi dilakukan terhadap dua hal yaitu evaluasi proses dan evaluasi hasil. Evaluasi proses yaitu mengevaluasi keseluruhan proses pelaksanaan proyek perubahan. Berdasarkan evaluasi proses  sampai dengan bulan oktober presentasi keberhasilan tahapan adalah baru 50  %,  karena  untuk  finalisasi  evaluasi  dan  monitoring  baru  dilaksanakan  pada  bulan November,  informasi  selengkapnya  ada  pada  bukti  fisik  sebagaimana  dirangkum  dalam notula. (Notula Rapat, 12 Oktober 2016).
Selanjutnya  evaluasi  juga  memotret  tentang  kelayakan  pengembangan  sistem  aplikasi menggunakan analisa sederhana yang merujuk pada model analisa diungkap oleh Ida Ayu Putu Ari Krisnayanti (Ayu & Ari, 2014) Instrumen analisa diambil dari indikator sebagai berikut  ;  Kecepatan,    Ketepatan,  Keamanan,  Manfaat    sistem,  Dampak    sistem. Stakeholders  memberikan  persepsi  tentang  penerapan  Arsip-E  dengan  memberikan  skor penilaian pada kategori : Sangat Baik, Baik, Cukup dan Buruk. Hasil  yang diperoleh dari persepsi responden sebagai berikut.

## Tabel 2
Gambaran Variabel Skor Indikator Frekuensi  Persentase Kecepatan  Ketepatan  Keamanan Manfaat Sistem Dampak Sistem BK 1 2 4 3 3 13 9% 3% 7% 13% 10% 10% C 5 6 11 5 3 30 20% 17% 20% 37% 17% 10% B 18 15 9 15 16 73 49% 60% 50% 30% 50% 53% SB 6 7 6 7 8 34 23% 20% 23% 20% 23% 27% Jumlah Responden 30 30 30 30 30 150 100%
Dari  tabel  di  atas    menjelaskan  bahwa  indikator  Kecepatan  memiliki  persentase tertinggi  yaitu sebesar 60% dari keseluruhan indikator lain.  Selain  itu gambaran variabel berada  pada  kategori  baik  dengan  persentase  sebesar  49%  .  Hal  ini  menunjukkan  bahwa pengembangan  aplikasi  Arsip-A  yang  digagas  dalam  proyek  perubahan  ini  memberikan impact terhadap responden dalam kategori baik yaitu sebesar 49 %.

## 6. Tahapan Pembuatan Laporan
Tahapan  Pembuatan  laporan  perubahan  adalah  tahapan  untuk  menyusun  laporan proyek  perubahan  secara  keseluruhan.  Tahapan  ini  dilaksanakan  setelah  selesai  seminar rencana proyek dan terus bergulir sampai batas waktu yang telah ditetapkan. Dalam proyek perubahan  ini  laporan  proyek  perubahan  dilaksanakan  mulai  tanggal  11  –  13  November 2016.  Tahapan  pembuatan  laporan  proyek  perubahan  ini  antara  lain:  data  data  laporan, tahapan pelaporan dan laporan final yang akan diserahkan pada Pusdiklat.
Pembuatan laporan pada dasarnya adalah proses akhir dari keseluruhan tahapn proyek perubahan.  Proses  pembuatan  laporan  merupakan  proses  untuk  menghimpun, mengkompilasi,  mengolah  dan  menyusun  semua  rangkaian  kegiatan  menjadi  satu  produk atau  hasil  berupa  laporan  Proyek  Perubahan.  Proses  ini  dilakukan  secara  sinergis  dengan melibatkan  seluruh  tim  efektif  dan  komponen  terkait  yang  terlibat  dalam  proyek perubahan.

## B. Analisis Stakeholder
Untuk  memberikan  penilaian  terhadap  pengembangan  sistem  kearsipan  elektronik  di lingkungan  Direktorat  Jenderal  Guru  dan  Tenaga  Kependidikan  maka  harus  melibatkan stakeholder  di  maksud  di  atas.  Pelibatan  stakeholders  tersebut  melalui  partisipasi  dalam setiap  kegiatan  yang  dilaksanakan  oleh  bagian  umum  dan  kepegawaian  Setditjen  GTK dalam hal ini sebagai leading sektor dari pengembangan sistem kearsipan elektronik ini.
Sejalan dengan proyek perubahan yang sedang disusun penulis mencoba menampilkan analisa stakeholder tentang pengembangan Arsip-E di lingkungan Direktorat Jenderal Guru dan  Tenaga  Kependidikan.  Secara  faktual  kondisi  stakeholder  baik  internal  maupun eksternal memiliki persepsi yang beragam menanggapi keberadaan Arsip-E. Keberagaman persepsi  stakeholders  mengenai    pengembangan  Arsip-E  terangkum  melalui  analisa stakeholder berikut.
Metode  analisa  merujuk  pada  model  analisa  diungkap  oleh  Ida  Ayu  Putu  Ari Krisnayanti (Ayu & Ari, 2014) dan analisa yang digunakan menggunakan SWOT analisis sebagaimana  diungkap  dalam    (Elisa,  1999)  yaitu  Analisis  lingkungan  internal  dan eksternal sering dikenal pula dengan analisis SWOT ( Strength, Weakness, Opportunity and Threat ).  Analisis  ini  digunakan  untuk  memahami  kondisi  internal  (kekuatan  dan kelemahan) dansituasi  eksternal  (peluang dan hambatan), sehingga dapat diperoleh posisi suatu organisasi atau isu dalam kontek dan konten yang diemban.

## 1. Penerima Manfaat
Pihak-pihak penerima manfaat dari proyek perubahan ini, adalah sebagai berikut:

## Tabel 3
Identifikasi Stakeholder No Stakeholder Internal Stakeholder Eksternal Pengaruh 1 Subbagian Tata Usaha ANRI Positif 2 Subbagian Kepegawaian 8 Satker di Tingkat Pusat Positif 3 Subbagian Rumah Tangga Biro Umum Kemdikbud Positif 4 14  UPT  di  lingkungan  Dirjen GTK Positif 5 Pengelola Pendidikan Positif
2. Peranan dan Pengaruh
Stakeholder (pemangku  kepentingan)  dipetakan  dengan  jelas  mana  yang  berperan sebagai stakeholder utama  (primer)  dan stakeholder pendukung  (sekunder).  Untuk  lebih jelasnya tentang peran dan pengaruh stakeholder akan dijelaskan sebagai berikut :
a. Peran Langsung dalam proyek perubahan berarti memiliki hubungan langsung dengan output dan outcome proyek perubahan.
b. Tidak langsung sebagai supporting system .
c. Stakeholder internal yang berada dalam batas kewenangan.
d. Stakeholder eksternal sebagai supporting system .
Tabel 4
Peran dan Pengaruh Stakeholder N O STAKEHOLDE R PERAN
PENGARUH
LANGSUN G TIDAK LANGSUN G KUA T SEDAN G LEMA H

## INTERNAL
1. Subbag Kepegawaian X X 2. Subbag Tata Usaha X X 3. Subbag Rumah tangga X X

## EKSTERNAL
1. Bagian Keuangan X X 2. Bagian HTL X X 3. Bagian Perencanaan X X 4. Biro umum X X
5. UPT didaerah X X 6. ANRI X X 7. Direktorat di lingkungan GTK
X X

## 3. Tanggapan Stakeholder
Gambaran mengenai stakeholder proyek perubahan terinci dalam tabel berikut :
Tabel 5 Tanggapan Stakeholder NO. PEMANGKU KEPENTINGAN TANGGAPAN/RESPON
Mendukung Menolak (resisten) Netral

## INTERNAL
1. Subbag Kepegawaian X - - 2. Subbag Tata Usaha X - - 3. Subbag Rumah tangga X

## EKSTERNAL
1. Bagian Keuangan - - X 2. Bagian HTL X - - 3. Bagian Perencanaan - - X 4. Biro umum X - - 5. UPT didaerah - - X 6. ANRI X - -

## 4. Individu/Instansi yang Berpengaruh
Adapun  instansi/individu  yang  berkepentingan  dan  memiliki  pengaruh  terhadap  hasil akhir dari proyek perubahan, yaitu sebagai berikut.
Tabel 6 Individu/Instansi yang Berpengaruh
NO STAKEHOLDERS YANG BERPENGARUH PETA POSISI PERAN STAKE HOLDER TINDAKAN TINDAKAN 1. Sekretaris Setditjen ++++ Pengambil Kebijakan Mentor 2. Bagian Umum ++++ Leader Program Mendesain Operasional pelaksanaa 3. Bagian Perencanaan +++ Pelaksanaan Tenis Merencanakan
Anggaran 4. Bagian Keuangan ++ Penetepan Anggaran Menyetujui Anggaran 5. Kassubag Tata Usaha +++ Pelaksana Tenis Penyipan Teknis Pelaksanaan 6. Kassubag Kepegawaian +++ Pelaksana Teknis Penyiapan Teknis 7. Kassubag Rumah Tangga +++ Pelaksa Teknis Penyiapan  Sarana  dan Prasarana 8. Biro Umum +++ Pengambilan Kebijakan Regulasi 9. UPT di daerah +++ Peserta/pengguna Peserta 10. ANRI +++ Mendukung  dalam Regulasi Memberikan Saran dan Masukan 11. B  P P +++ Eksukusi Program Mendukung dalam tercapainya Kegiatan
Keterangan: (++++) Kuat, (+++) Cukup kuat, (++) Tidak kuat.

## 5. Analisis Kekuatan Stakeholder
a. Identifikasi Stakeholder
Identifikasi  stakeholder  berdasarkan  kondisi  struktur  organisasi  di  lingkungan Direktorat  Jenderal  Guru  dan  Tenaga  Kependidikan.  Merujuk  pada  model  analisa  dari Derek Walker  (Walker,  Shelley,  &  Bourne, 2008),  dan   mengadopsi dari  model analisa dari  Marwoto Sujud (Marwoto, 2014) maka dapat digambarkan sebagai berikut:
Tabel 7
Identifikasi Stakeholder 1 Promotors Sekretaris Ditjen Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian Subbagian Tata Usaha Subbagian Kepegawaian Subbagian Rumah Tangga 2 Latens Bagian Keuangan Bagian HTL Bagian Perencanaan Biro umum 3 Defenders UPT didaerah ANRI 4 Apathetic Tidak ada

## b. Kategori Stakeholder
1) Lingkaran  Stakeholder  ( Stakeholder  Circle ).    Tahapan  dalam  membuat  pemetaan dan analisis stakeholder adalah sebagai berikut:
a) Identifikasi stakeholder;
b) Prioritas ( Prioritise ) stakeholder;
c) Visualisasi stakeholder;
d) Pelibatan ( Engage ) stakeholder; dan
e) Monitor stakeholder.
2) Urutan prioritas stakeholder ditentukan berdasarkan indikator:
a) Power (kekuatan)  pengaruhnya  terhadap  kelangsungan  dan  keberhasilan proyek;
b) Proximity (tingkat keterlibatan langsung) di dalam proyek;
c) Interest (kepentingan), kepentingan stakeholder dalam proyek.

## c. Indikator Penilaian Pengaruh Stakeholder
Indikator  penilaian  pengaruh stakeholder dapat  digambarkan  melalui  tabel  di  bawah ini:
Tabel 8 Indikator Penilaian Pengaruh Stakeholder Preferensi Definisi Konsep Definisi Operasional Power (kekuatan Pengaruh) Kewenangan formal  untuk mengambil keputusan 1 2 3 4 Tidak memiliki kewenangan Terbatas hanya  pada 1 fungsi Beberapa fungsi Penuh  pada semua fungsi Proximity (Keterlibatan) Keterlibatan secara langsung pada proyek Tidak terlibat langsung Pada satu tahap saja Pada beberapa tahap Terlibat  pada setiap tahapan Interest (Kepentingan) Kepentingan terhadap proyek Tidak memiliki kepentingan Satu kepentingan Beberapa kepentingan Kepentingan penuh
Sumber: modifyng Derek Walker, et. al., 2008

## d. Matrik Kekuatan Pengaruh Stakeholder
Matrik  kekuatan  pengaruh stakeholder dapat  digambarkan  melalui  tabel  sebagai berikut:

## Tabel 9
Matrik Kekuatan Pengaruh Stakeholder No Stakeholder Power Proximity Interest Skor INTERNAL 1 Sekretaris Ditjen GTK  4 4 4 12 2 Ka Bagian Umum dan Kepegawaian 3 4 4 11 3 Subbagian Tata Usaha   3 4 4 11 4. Subbagian Kepegawaian 2 3 4 9 5. Subbagian Rumah Tangga 2 3 4 9

## EKSTERNAL
1. Bagian Keuangan 2 1 2 5 2. Bagian HTL 1 2 2 5 3. Bagian Perencanaan 1 1 2 3 4. Biro umum 3 1 2 6 5 UPT 2 3 4 9 6 ANRI 3 1 1 5 Jumlah 26 27 33 86 Nilai Tertinggi   = ∑ Indikator x Bobot tertinggi = (11x4=44) Nilai Terendah  = ∑ Indikator x bobot terendah = (11x1=11) Rentang =  Nilai Tertinggi – Nilai Terendah = (44-11=33) Interval = 𝑅𝑒𝑛𝑡𝑎𝑛𝑔 𝐾𝑒𝑙𝑎𝑠 = 33 4 = 8,25
Kategori  peringkat  dan  strategi  kerjasama  dengan  stakeholder  berdasarkan pengaruh/minat/kepentingannya dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Apathetics (Low  power,  less  interested  people) nilai  0    simbol  (-  -)  : Tidak  punya minat/kepentingan  dan  tidak  berpengaruh .  (golongan  ini  di  monitor  terus,  jangan sampai  membuat  bosan  dengan  komunikasi  anda  yang  berlebihan).  Pada  posisi  ini stakeholder tidak ada (kosong).
2. Latens (High  Power,  high  interested  people) nilai 19 simbol  (+  +)  : Punya minat/kepentingan  dan  tidak  berpengaruh  ( Cukup  bekerja  dg  mereka  agar  tetap puas, tapi tidak perlu terlalu banyak sehingga mereka malah bosan dengan pesan kita)
3. Defender (Low power, High interested people) nilai 14 simbol (-+)
4. Punya minat/kepentingan dan sedikit pengaruh ( Pertahankan agar orang yg masuk golongan  ini  tetap  dijaga  mendapatkan  informasi,  dan  usahakan  bicara  dg  mereka untuk memastikan tidak ada masalah
5. Promoters  (High  Power,  High  Interested  people) 52  simbol  (-  +)  : Punya minat/kepentingan  dan  punya  pengaruh  ( Harus  melibatkan  orang  orang  tersebut karena memiliki pengaruh besar).

## C. Kendala
Pada  proses  berjalannya  proyek  perubahan  ada  beberapa  kendala  antara  lain    sebagai berikut :
1. Banyaknya  beban  kerja  rutin  yang  dikerjakan  oleh  staf  yang  bersamaan  dalam menghadapi  daya  serap  anggaran  sehingga  banyak  nya  staf  yang  keluar  daerah pada pekerjaan lain.
2. Terbatas  nya  sumber  daya  yang  tersedia.  Jumlah  pegawai  pada  satuan  kerja  tidak sebanding  dengan  beban  kerja  yang  harus  dijalani,  mengakibatkan  terhambatnyan beberapa pekerjaan pokok.
3. Sifat program substantif yang dikerjakan bukanlah bidang keseharian yang dialami, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk bisa memahami konteksnya.
4. Keterbatasan  sumber  dana  yang  memadai  untuk  terus  mengembangkan  program perubahan ini.
5. Belum adanya regulasi yang tegas dalam mengatur program-program yang sifatnya baru.

## D. Strategi Mengatasi Kendala
Adapun  kendala  atau  hambatan  tersebut  harus  dicarikan  solusinya  dalam  pelaksanaan proyek  perubahan  dan  harus  disikapi  serta  dicari  strateginya  untuk  dapat menimplementasikan  proyek  perubahan  ini  dapat  berjalan  dengan  lancer  sesuai  dengan target  yang  telah  ditentukan  sesuai  dengan  perencanaan.  Strategi  yang  digunakan  untuk mengatasi kendala tersebut adalah sebagai berikut :
1. Diusahakan seringnya komuikasi dan koordinasi sesama staf secara persuasive;
2. Membuat jadwal khusus untuk focus mengerjakan proyek peruban diluar jam kerja;
3. Membuat  Tim  bayangan  sebagai  cadangan  jika  Tim  yang  sudah  ada  mengalami gangguan.
4. Banyaknya  beban  kerja  rutin  yang  dikerjakan  oleh  staf  yang  bersamaan  dalam menghadapi  daya  serap  anggaran  sehingga  banyak  nya  staf  yang  keluar  daerah  pada pekerjaan  lain,  maka  strategi  yang  diterapkan  adalah  dengan  pembagian  tugas  dan penjadwalan secara teratur.
5. Terbatasnya  sumber  daya  yang  tersedia.  Jumlah  pegawai  pada  satuan  kerja  tidak sebanding  dengan  beban  kerja  yang  harus  dijalani,  mengakibatkan  terhambatnyan beberapa  pekerjaan  pokok  strategi  yang  dilakukan  dengan  cara  menentukan  skala prioritas dan mengangkat tim teknis untuk menyelesaikan bagian pekerjaan.
6. Sifat  program  substantif  yang  dikerjakan  bukanlah  bidang  keseharian  yang  dialami, sehingga  memerlukan  waktu  yang  cukup  lama  untuk  bisa  memahami  konteksnya, strategi  yang  dilakukan  adalah  melalui  pelatihan  dan  pemantapan  bidang  substantif yang masih kurang.
7. Keterbatasan  sumber  dana  yang  memadai  untuk  terus  mengembangkan  program perubahan  ini,  Strategi  yang  dilakukan  adalah  dengan  merelokasikan  anggaran  yang tidak terserap.
8. Belum  adanya  regulasi  yang  tegas  dalam  mengatur  program-program  yang  sifatnya baru,  strateginya  adalah  membuat  aturan  dan  membuat  keputusan  untuk  menetapkan aturan-aturan yang diperlukan.

## E. Capaian Kegiatan
Capaian  kegiatan    dari  proyek  perubahan  milestone  ini  dilaksanakan  pada  tanggal  20 September  s.d.  tanggal  13  November  2016.  Target  capaian  kinerja  proyek  perubahan  ini secara rinci dapat dilihat sebagai berikut:
1. Terjadi  peningkatan  pemahaman  stakeholder/pemangku  kepentingan    terhadap pentingnya Aplikasi Arsip-E.
2. Peningkatan pemahaman stake holder atau pemangku kepentingan dalam hal Aplikasi Arsip-E untuk penanganan masalah kearsipan di setiap lembaga.
3. Terjadi  peningkatan  pemahaman  pentingnya  mengelola  arsip  elektronik  berbasis internet.
4. Target  capaian  proyek  perubahan  tentang  kearsipan  elektronik  Arsip  (Arsip-E)  akan ditindaklanjuti dengan program-program kegiatan lainnya.

## KESIMPULAN
Penanganan  arsip  pada  instansi    pada  kenyataanya  belum  optimal,  disebabkan  oleh keterbatasan  pada  aspek  SDM,  sarana  dan  prasarana,  kebijakan  pimpinan  instansi  dan dampak perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Tuntutan kemajuan dan perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi menuntut pemenuhan solusi terhadap persoalan pengelolaan arsip. Terobosan melalui inovasi dalam bidang  teknologi  informasi  mendorong  untuk  menciptakan  media  untuk  mengelola  arsip secara  modern,  yaitu  memadukan  sistem  kearsipan  konvensional  dengan  kemajuan teknologi.  Pengembangan  Aplikasi  Arsip-E  adalah  salah  satu  tawaran  solusi  untuk mengatasi permasalahan dalam pengelolaan arsip.
Berbagai analisis dilakukan untuk mencari solusi terhadap persoalan pengelolaan arsip, dengan  tujuan  untuk  menghasilkan  satu  sistem  pengelolaan  arsip  secara  modern  dengan pendekatan teknologi informasi dan komunikasi. Pengembangan Arsip-E adalah solusinya. Analisis dengan pendekatan konsep Levit telah  memetakan skala prioritas pengembangan sistem  kearsipan  elektronik.  Pendekatan  model  Derek  telah  menghasilkan  analisis stakeholder  dimana  stakeholder  internal  dan  eksternal  memiliki  dukungan  yang  sangat tinggi  terhadap  pengembangan  Arsip-E.  Evalusi Usability  Heuristics dari  Nielsen  telah menghasilkan  kelayakan  dan  visibilitas  aplikasi  yang  dikembangkan.  Analisis  usability heuristic menyimpulkan bahwa aplikasi Arsip-E memiliki visibilitas dengan kategori baik, artinya memiliki keterbacaan oleh pengguna dengan baik.
Secara  umum  proses  pelaksanaan  kegiatan  proyek  perubahan  berjalan  dengan  baik, lancar dan sesuai dengan perencanaan. Hasil pelaksanaan antara lain:
1. Tersedianya Sistem kearsipan elektronik menjamin tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah khususnya dibidang kepegawaian dan keuangan serta menjamin  terwujudnya  pengelolaan  arsip  yang  handal  dan  pemanfaatnanya  sesuai dengan ketentuan perundang undangan
2. Keberadaan  Sistem  Kearsipan  elektronik  ini  maka  akan  terciptanya  pegawai  yang terampil  dan  profesioanl  dalam  pengelolaan  kearsipan  dan  sangat  membantu  bagi fungsional tertentu yaitu Arsiparis
3. Adanya system kerasipan elektronik maka dengan mudahnya serta  cepat dalam hal ini staf atau pimpinan pencarian arsip yang dibutuhkan sewakt waktu.
4. Tersedianya  system  kearsipan  elektronik  dapat  mendinamiskan  penyelengagaraan kearsipan di suatu unit kerja sebagai suatu system yang koprehensip dan terpadu
5. Tersedianya  system  kearsipan  elektronik  dapat  menjamin  kerahasian  serta  keamanan arsip itu sendiri.

## DAFTAR PUSTAKA
Notula  Rapat.  (12  Oktober  2016). Uji  Coba  Rancangan  Sistem  untuk  Peningkatan  Tata Kelola E-Kearsipan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan.
Notula Rapat. (20 September 2016). Pembentukan Tim Tata Kelola Kearsipan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan. Jakarta.
Notula Rapat. (2016). Pembentukan Tim Tata Kelola Kearsipan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan. Jakarta.
Notula Rapat.  (22 September 2016). Pembuatan  Jadwal  Kegiatan,  Pembagian  Kerja  dan Pembuatan Instrumen Monev Tata Kelola E-Kearsipan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan.
Notula  Rapat.  (23  September  2016). Koordinasi  dengan  Pemangku  kepentingan  untuk Peningkatan  Tata  Kelola  E-Kearsipan  Direktorat  Jenderal  Guru  dan  Tenaga Kependidikan.
Notula  Rapat.  (26  September  2016). Koordinasi  dengan  Pemangku  kepentingan  untuk Peningkatan  Tata  Kelola  E-Kearsipan  Direktorat  Jenderal  Guru  dan  Tenaga Kependidikan.
Notula  Rapat.  (27  September). Validasi  dan  Verifikasi  sistem  yang  sudah  berjalan  (E- Office) untuk peningkatan Tata Kelola Kearsipan Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan.
Ayu,  I.,  &  Ar i,  P.  (2014).  Analisis  Persepsi  Stakeholder  Internal  Dan  Eksternal  Terhadap Transparansi  Dan  Akuntabilitas  Laporan  Keuangan  Pengelolaan  Dana  BOS  di SMP Negeri 1 Banjar Tahun 2013.
Effendhie, M. (1993). ASPEK TEORITIS DAN LEGALITAS, (3), 47–52.
Elisa. (1999). analisis lingkungan internal dan eksternal . Retrieved from http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:nZbXxtspsk4J:elisa.ugm .ac.id/user/archive/download/24062/b69c27dcc82cc712e3387f9fe533cbfd+&cd= 3&hl=id&ct=clnk&gl=id
Falletta, S. V, & Ed, D. (2005). Organizational Diagnostic Models : A Review & Synthesis White Paper, 1–43.
Ismael,  I.  (2013).  KETERLAMBATAN  PROYEK  KONSTRUKSI  GEDUNG  FAKTOR PENYEBAB  DAN  TINDAKAN  PENCEGAHANNYA  Oleh. Februari  Jurnal Momentum , 14 (1), 46–56.
Kemendikbud.  (2015).  Permendikbud  No.  11  tahun  2015,  Tentang  Organisasi  dan  Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Latif,  F.,  &  Pratama,  A.  W.  (2008).  Perancangan  sistem  informasi  manajemen  arsip elektronik (e-arsip) berbasis microsoft access pada pt. hi-test. Prodi Administrasi Bisnis Terapan Poltek Negeri Batam .
Marwoto,  S.  (2014). Laporan  proyek  perubahan  peningkatan  pemahaman  masyarakat terhadap pentingnya paud di wilayah kerja upt pendidikan kecamatan bojong .
Walker,  D.,  Shelley,  A.,  &  Bourne,  L.  (2008).  Influence  ,  Stakeholder  Mapping  and Visualisation Abstract :, 1–19.
Sutirman. (2015). Manajemen Arsip Elektronik. Universitas Negeri Yogyakarta , 1–8.
Undang Undang No.11 tahun 2008, tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. (2008).
Undang Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. (2008).
Undang Undang No. 43 Tentang Pokok-pokok Kearsipan. (2009).