## Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS)
Vol. 2, No. 2, September 2021, page-page. 121~127 P-ISSN : 2723-455X E-ISSN : 2723-2026 available online at: https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/teknoabdimas
PENERAPAN DIGITAL LIBRARY UNTUK OTOMATISASI ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN
Dyah Ayu Megawaty 1 , Setiawansyah 2 , Debby Alita 3 , Putri Sukma Dewi 4
Universitas Teknokrat Indonesia 1,2,3,4
Email : dyahayumegawaty@teknokrat.ac.id 1 , setiawansyah@teknokrat.ac.id 2 , debbyalita@teknokrat.ac.id 3 , putrisukmadewi@teknokrat.ac.id 4
Received: (2 September 2021) Accepted : (8 September 2021) Published : (15 September 2021 )

## Abstract
The library at SMK Negeri Sukoharjo is a Vocational High School Library that already has library management  staff,  has  a  number  of  book  collections  according  to  library  standards,  and  has  very adequate  equipment.  Library  administration  must  be  able  to  meet  all  the  needs  related  to  library management,  administrative  activities  are  in  every  library  activity  both  at  the  secretariat, procurement  of  library  materials,  processing,  and  services.  Community  service  activities  at  SMK Negeri  Sukoharjo, namely  the digital  library  application,  are the  main  solution in  solving  problems for  partners,  so  that  they  can  manage  library  administration  by  utilizing  existing  information technology .
Keywords: Administration, Digital Library, Dedication.

## Abstrak
Perpustakaan di SMK Negeri Sukoharjo merupakan Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan yang telah  memiliki  tenaga  pengelola  perpustakaan  memiliki  jumlah  koleksi  buku  sesuai  standar perpustakaan,  serta  memiliki  perlengkapan  yang  sangat  memadai.  Administrasi  perpustakaan  harus dapat  memenuhi  semua  keperluan  yang  berhubungan  dengan  pengelolaan  perpustakaan,  kegiatan administrasi ada dalam setiap kegiatan perpustakaan baik pada sekretariat, pengadaan bahan pustaka, pengolahan,  dan  layanan.  Kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  di  SMK  Negeri  Sukoharjo  yaitu aplikasi digital library merupakan solusi yang utama dalam menyelesaikan permasalahan pada mitra, sehingga  dapat  melakukan  pengelolaan  administrasi  perpustakaan  dengan  memanfaatkan  teknologi informasi yang ada.
Kata Kunci: Administrasi Digital Library, Pengabdian.

## To cite this article:
Dyah  Ayu  Megawaty,  Setiawansyah,  Debby  Alita,  Putri  Sukma  Dewi.  (2021).  Penerapan  Digital  Library  Untuk  Otomatisasi  Administrasi Perpustakaan. Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol(2), 121-127.

## PENDAHULUAN
Sekolah  Menengah  Kejuruan  (SMK)  adalah  satu  forum  pendidikan  kejuruan  yg  didirikan  buat membentuk lulusan supaya siap kerja sinkron menggunakan minat serta bakatnya. Hal ini sangat sesuai dengan menggunakan  pernyataan  Peraturan  Pemerintah  No.  29  Tahun  1990  mengenai  Pendidikan  Menengah,  bahwa pendidikan  menengah  kejuruan  merupakan  pendidikan  dalam  jenjang  menengah  yg  mengutamakan pengembangan kemampuan anak didik buat melaksanakan jenis pekerjaan tertentu.
Sekolah  Menengah  Kejuruan  (SMK)  Negeri  Sukoharjo  adalah  sekolah  yang  berada  dikabupaten pringsewu yang terletak di jalan wiyata no 107 sukoharjo III saat ini masih menerapkan prosedur konvensional dalam proses pembukuan serta pelayanan perpustakaan.Pada saat ini dimana kemajuan teknologi informasi dan komunikasi  (TIK)  berkembang  dengan  pesat  serta  pemanfaatan  TI  (Information  Techonology)  dalam  bidang pendidikan  sudah  merupakan  hal  yang  wajar  (Juliyanto  &  Parjito,  2021).  Oleh  karena  itu  sekolah-sekolah
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 2, No: 2,  121-127
berlomba-lomba  meningkatkan  kualitas  mutu  pendidikan  dengan  lebih  baik,  sekolah  dituntut  untuk  mengikuti perubahan  dalam  bidang  teknologi  informasi  (Ahdan  &  Setiawansyah,  2021).  Salah  satunya  menerapkan teknologi informasi tersebut pada bagian perpustakaan sekolah.
Perpustakaan  di  SMK  Negeri  Sukoharjo  merupakan  Perpustakaan  Sekolah  Menengah  Kejuruan  yang telah memiliki tenaga pengelola perpustakaan memiliki jumlah koleksi buku sesuai standar perpustakaan, serta memiliki perlengkapan yang sangat memadai. Siswa/I telah diwajibkan menjadi anggota perpustakaan sekolah. Namun proses pelayanan yang dilakukan saat ini masih secara konvesional yaitu semua pendataan masih ditulis didalam  buku  saat  melakukan  pencarian  data  yang  dibutuhkan  harus  membuka  perhalaman  buku  peminjaman, hal  tersebut  menyebabkan  lambatnya  dalam  pencarian  data,  dalam  hal  pelayanan  ataupun  pembuatan  laporan. Petugas  Perpustakaan  SMK  Negeri  Sukoharjo  juga  mengalami  kesulitan  dalam  hal  pembukuan,  selain  itu petugas  juga  kesulitan  untuk  mengetahui  ketersediaan  buku  serta  menemukan  siswa/i  yang  belum mengembalikan buku tepat waktu.
Untuk memenuhi pelayanan yang baik dan efesien terhadap para anggotanya, perpustakaan memerlukan suatu  sistem  informasi  yang  dapat  membantu  para  anggota  dalam  mencari  informasi  atau  referensi  tentang informaai  tentang  buku  yang  diperlukan.  Suatu  perpustakaan  juga  membutuhkan  suatu  sistem  untuk mengumpulkan information ,  mengola information ,  menyimpan information ,  melihat  kembali information dan menyalurkan  informasi  yang  baik  salah  satunya  adalah  memiliki  keakuratan  information  yang  tinggi.  Untuk memenuhi  kebutuhan  tersebut,  usaha  yang  harus  dilakukan  perpustakaan  adalah  pemanfaatan  teknologi informasi  seperti  komputer  beserta  aplikasi  sistem  informasi  (Sulistiani  et  al.,  2021).  Hal  tersebut  diharapkan dapat membantu petugas perpustakaan dalam pengolahan data serta informasi dan penyusun laporan secara cepat dan akurat (Setiawansyah et al., 2020).
Penerapan sistem informasi administrasi perpustakaan menggunakan user experience design ini pengguna dapat lebih memahami dan mudah dalam penggunaan aplikasi yang dibuat untuk memaksimalkan kinerja staff perpustakaan,  kepala  sekolah,  serta  siswa  dalam  mengelola  administrasi  perpustakaan.  Hasil  pengujian  kriteria Model  DeLone  dan  McLean  untuk  kesuksesan  sistem  informasi  sebesar  84,  31%  dengan  hasil  kriteria  yaitu Sangat Baik (Setiawansyah et al., 2021).
Administrasi  perpustakaan  harus  dapat  memenuhi  semua  keperluan  yang  berhubungan  dengan pengelolaan  perpustakaan,  kegiatan  administrasi  ada  dalam  setiap  kegiatan  perpustakaan  baik  pada  sekretariat, pengadaan  bahan  pustaka,  pengolahan,  dan  layanan  (sirkulasi).  Otomasi  perpustakaan  merupakan  sistem  yang mengkomputerisasikan  beberapa  kegiatan  yang  dilakukan  pada  perpustakaan  tradisional.  Dengan  menerapkan otomasi,  penelusuran  bahan  pustaka  juga  bisa  lebih  cepat  dan  akurat  melalui  OPAC  (Online  Public  Access Catalog).  Dengan  menggunakan  sistem  OPAC  (Online  Public  Access  Catalog)  diharapkan  dapat  memberikan solusi terhadap permasalahan administrasi perpustakaan yang ada pada SMK N 1 Talangpadang (Prayoga et al., 2020).

## METODE PELAKSANAAN

## Tempat dan Waktu
Tempat  pelaksanaan  pelatihan  dilakukan  di  laboratorium  komputer  SMK  Negeri  Sukoharjo,  serta  waktu pelaksanaan kegiatan dilakukan pada hari selasa 15 Juni 2021.

## Metode Pengabdian
Metode penelitian merupakan langkah-langkah yang dilakukan oleh peneliti dalam pelaksanaan kegiatan PKM, berikut adalah tahapan yang dilakukan
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: Vol: 2, No: 2,  121-127

## Gambar 1. Tahapan Pengabdian
tahapan pengabdian ini mempunyai tujuh tahapan sebagai berikut:
1. Definisi Lingkup (Scope Definition)
Definisi  Lingkup (Scope  Definition) dalam  sistem  informasi  administrasi  perpustakaan  ini  akan  dibuat sistem  informasi  yang  dapat  mengelola  data  buku,  data  anggota,  data  peminjaman  dan  pengembalian sampai dengan laporan.
2. Analisis Kebutuhan (Requirements Analysis)
Analisis  Kebutuhan (Requirements  Analysis) mengidentifikasi  kebutuhan  fungsional  program  disertai dengan  penggambaran  usecase  yang  terkait  dengan  penerapan  kerangka  aplikasi  sistem  berfikir  untuk sistem informasi perpustakaan
3. Desain Logis (Logical Design)
Desain Logis (Logical Design) digambarkan melalui usecase diagram, activity diagram, class diagram dan Sequence diagram.
4. Analisis Keputusan (Decision Analysis)
Analisis  Keputusan (Decision  Analysis) yang  akan  diimplementasikan  dalam  pembuatan  sistem  aplikasi perpustakaan  sebagai  solusi  atas  masalah  dan  kebutuhan  yang  sudah  di  definisikan  pada  tahapan-tahapan sebelumnya
5. Desain Fisik (Physical Design)
Desain  Fisik (Physical  Design) yang  akan  menjadi  panduan  terhadap  desain  sistem  yang  akan  dibuat. Rancangan Interface yang dibuat yaitu rancangan interface halaman login , halaman beranda, halaman data siswa, halaman data buku, halaman peminjaman, halaman pengembalian dan rancangan interface halaman laporan.
6. Konstruksi dan Pengujian (Construction and Testing) Konstruksi dan Pengujian (Construction and Testing) dalam penelitian ini yaitu yang akan membagun dan menguji basis data, program aplikasi, dan perancangan antarmuka (interface) dengan menggunakan metode black box dan web quality 4.0 sebagai pengujian sistem berfikir untuk sistem informasi perpustakaan SMK Negeri Sukoharjo.
7. Instalasi dan Pengiriman (Installation and Delivery)
Instalasi  dan  Pengiriman (Installation  and  Delivery) pada  penelitian  ini  sistem  yang  telah  dibangun  akan dioperasikan.  Dengan  demikian  tahap  instalasi  dan  pengiriman  berperan  untuk  mengirimkan  sistem  ke dalam operasi, melibatkan pelatihan orang-orang yang akan menggunaan sistem final dan mengembangkan dokumentasi untuk membantu para pengguna sistem.
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 2, No: 2,  121-127

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## Tahapan Pelaksanaan Kegiatan
Metode  pelaksanaan  yang  digunakan  dalam  kegiatan  pengabdian  masyarakat  adalah  penerapan digital  library untuk otomatisasi administrasi perpustakaan, kemudian melakukan pelatihan dan pendampingan kepada bagian perpustakaan,  siswa  dan  guru  dalam  menggunakan  aplikasi digital library guna  untuk  menyelesaikan permasalahan (Sulistiani et al., 2020)d. Adapun tahapan pelaksanaan yang dilakukan dapat dilihat pada Gambar berikut

## Gambar 2. Tahapan Pelaksanaan pengabdian
Berikut ini penjelasan dari tahapan pelaksanaan pengabdian :

## 1. Pengumpulan Kebutuhan
Pada  tahapan  ini  tim  pengusul  bersama  mitra  membuat  kebutuhan  terkait  dengan  aplikasi  yang  akan dikembangkan,  peran  mitra  yaitu  SMK  Negeri  Sukoharjo  yaitu  memberikan  masukkan  kepada  tim pengusul tentang kendala yang dihadapi dalam perpepustakaan.
2. Analisis dan Perancangan Sistem
Setelah mengetahui tentang gambaran aplikasi yang dibutuhkan mitra, selanjutnya tim pengusul membuat analisis dan perancangan sistem untuk aplikasi yang akan digunakan, pada tahapan analisis kegiatan yang dilakukan  adalah  membuat  kebutuhan  fungsional  dan  non  fungsional  dari  aplikasi  yang  akan  dibuat, sedangkan  pada  tahapan  perancangan  kegiatan  yang  dilakukan  adalah  merancang  basis  data,  dan prototype aplikasi digital library . 3. Pembuatan Aplikasi digital library Tahapan ini merupakan proses pembuatan aplikasi digital library sesuai dengan kebutuhan, analisis dan perancangan yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya. Aplikasi yang digunakan adalah Web Based . Web  Based adalah  aplikasi  perangkat  lunak  untuk  kegiatan  dalam  jaringan,  program  pembelajaran elektronik,  serta  dengan  menggunakan  basis  data  MySQL,  dan  aplikasi digital library akan  dihosting pada server sekolah.
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: Vol: 2, No: 2,  121-127
4. Pengujian
Setelah  aplikasi  selesai,  selanjutnya  agar  aplikasi  dapat  diakses  secara  online,  maka  aplikasi digital library tersebut  harus  dihosting  agar  dapat  diuji  coba  secara  langsung  melalui  koneksi  internet  dan intranet menggunakan jaringan hotspot sekolah.
5. Pelatihan dan Pendampingan
Setelah  aplikasi  selesai,  selanjutnya  agar  aplikasi  dapat  diakses  secara  online,  maka  sosialisasi penggunaan aplikasi digital library akan disoliasisasikan kepada bagian perpustakaan, siswa, dan guru. 6. Penerapan digital library
Kegiatan  ini  merupakan  tahapan  untuk  meningkatkan  keterampilan  dan  kemampuan  mitra  yaitu  bagian perpustakaan, guru, dan siswa dalam penggunaan aplikasi digital library para Bagian perpustakaan, guru, dan  siswa  akan  dibekali  pengetahuan  tentang  bagaimana  menggunakan  aplikasi digital library dan melakukan manajemen perpustakaan online.
7. Evaluasi Kegiatan
Pada tahapan ini akan dilakukan evaluasi dengan menyebar kuisioner kepada sebagian admin, guru, dan siswa  untuk  mengukur  tingkat  keterampilan  dan  kemampuan  dalam  pengelolaan  dan  pemanfaatan aplikasi digital library di SMK Negeri Sukoharjo.

## Hasil dan Ketercapaian Kegiatan
Tahapan  pelaksanaan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  pada  SMK  Negeri  Sukoharjo  Pringsewu  ini membuat aplikasi library digital untuk optimasi administrasi perpustakaan sudah memiliki sumber daya manusia yang  baik(Anggraini  et  al.,  2020),  tetapi  masih  belum  optimalnya  kemampuan  serta  pengetahuan  bagian perpustakaan  dalam  pengelolaan  adminstrasi  perpustakaan  dalam  memanfaatkan  teknologi  (Rahmanto  et  al., 2020).
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan maka aplikasi library digital mempunyai fitur login , mengelola data  siswa,  mengelola  buku,  mengelola  data  peminjaman,  mengelola  data  pengembalian,  laporan  data peminjaman, laporan data pengembalian, laporan data denda, dan logout . Tampilan antar muka aplikasi library digital terdapat pada Gambar berikut ini.
Gambar 3. Tampilan Aplikasi Digital Library
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: 2, No: 2,  121-127
Pelatihan dan workshop penggunaan aplikasi digital library dilakukan dengan melibatkan Bagian Perpustakaan. Materi  dalam  kegiatan  ini  meliputi  penerapan  teknologi  yang  digunakan  dalam  aplikasi digital library , pendampingan  penerapan  aplikasi  dalam  penginputan  data  siswa,  data  buku,  data  peminjaman,  data pengembalian,  laporan  data  peminjaman,  laporan  data  pengembalian,  laporan  data  denda,  dan logout dengan memanfaatkan teknologi informasi (Styawati et al., 2020).
Gambar 4. Pelatihan dan Pendampingan
Hasil  pengujian web  quality 4.0    diperoleh  dari  kuisioner,  hasil  rekapitulasi  pengujian  berdasarkan  4  kriteria kualitas kesuksesan aplikasi digital library pada SMK Negeri Sukoharjo sebagai berikut :
Tabel 1. Kesimpulan Pengujian Web Quality 4.0
No Aspek/Kriteria Skor Aktual Skor Ideal 1 Kegunaan ( Usability ) 20 20 2 Kualitas Informasi ( Information Quality ) 18 20 3 Kualitas Layanan Interaksi ( Service Interaction Quality ) 16 20 4 Kepuasan Pengguna ( Use Satisfaction ) 10 10 Total 64 70
Berdasarkan hasil pengolahan data dari 1 responden didapatkan hasil yaitu
%𝑆𝑘𝑜𝑟𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 = 𝑠𝑘𝑜𝑟𝐴𝑘𝑡𝑢𝑎𝑙
𝑠𝑘𝑜𝑟𝐼𝑑𝑒𝑎𝑙 𝑥 100 %
= (64/70) * 100% = 91,43% Hasil  keseluruhan  pengujian web  quality 4.0  untuk  kesuksesan  sistem  informasi  sebesar  91,43%  dengan kriteria yaitu sangat baik untuk aplikasi digital library pada SMK Negeri Sukoharjo.
Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol: Vol: 2, No: 2,  121-127

## KESIMPULAN
Kesimpulan  kegiatan  pengabdian  kepada  masyarakat  di  SMK  Negeri  Sukoharjo  yaitu  aplikasi  digital library merupakan solusi yang utama dalam menyelesaikan permasalahan pada mitra, sehingga dapat melakukan pengelolaan administrasi perpustakaan dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terima  kasih  kami  ucapkan  kepada  jajaran  perangkat  SMK  Negeri  Sukoharjo  Pringsewu.  Selanjutnya ucapan terima kasih kepda LPPM dan Univeristas Teknokrat Indonesia atas dukungan yang diberikan, sehingga kegiatan pengabdian ini terlaksana dengan baik dan lancar.

## REFERENSI/DAFTAR PUSTAKA
Ahdan, S., & Setiawansyah, S. (2021). Android-Based Geolocation Technology on a Blood Donation System (BDS) Using the Dijkstra Algorithm. IJAIT (International Journal of Applied Information Technology) , 1–15. Anggraini,  Y.,  Pasha,  D.,  &  Damayanti,  D.  (2020).  SISTEM  INFORMASI  PENJUALAN  SEPEDA  BERBASIS  WEB MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER. Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi , 1 (2), 64–70.
Juliyanto,  F.,  &  Parjito,  P.  (2021).  REKAYASA  APLIKASI  MANAJEMEN  E-FILLING  DOKUMEN  SURAT  PADA  PT ALP (ATOSIM LAMPUNG PELAYARAN). Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi , 2 (1), 43–49.
Prayoga, W. D., Bakri, M., & Rahmanto, Y. (2020). Aplikasi Perpustakaan Berbasis Opac (Online Public Access Catalog) Di Smk N 1 Talangpadang. Jurnal Informatika Dan Rekayasa Perangkat Lunak , 1 (2), 183–191. Rahmanto,  Y.,  Randhika,  M.  F.,  Ulum,  F.,  &  Priyopradono,  B.  (2020). APLIKASI  PEMBELAJARAN  AUDIT  SISTEM INFORMASI . 14 (2), 62–67. Setiawansyah,  S.,  Adrian,  Q.  J.,  &  Devija,  R.  N.  (2021).  Penerapan  Sistem  Informasi  Administrasi  Perpustakaan Menggunakan Model Desain User Experience. Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA) , 11 (1), 24–36. Setiawansyah,  Sulistiani,  H.,  &  Darwis,  D.  (2020).  Penerapan  Metode  Agile  untuk  Pengembangan  Online  Analytical Processing ( OLAP ) pada Data Penjualan ( Studi Kasus : CV Adilia Lestari ). Jurnal CoreIT , 6 (1), 50–56.
Styawati,  S.,  Ariany,  F.,  Alita,  D.,  &  Susanto,  E.  R.  (2020).  PEMBELAJARAN  TRADISIONAL  MENUJU  MILENIAL: PENGEMBANGAN  APLIKASI  BERBASIS  WEB  SEBAGAI  PENUNJANG  PEMBELAJARAN  E-LEARNING PADA MAN 1 PESAWARAN. Journal of Social Sciences and Technology for Community Service (JSSTCS) , 1 (2). Sulistiani,  H.,  Darwis,  D.,  Silaen,  D.  S.  M.,  &  Marlyna,  D.  (2020).  PENGEMBANGAN  MEDIA  PEMBELAJARAN AKUNTANSI BERBASIS MULTIMEDIA (STUDI KASUS: SMA BINA MULYA GADING REJO, PRINGSEWU). Jurnal Komputer Dan Informatika , 15 (1), 127–136. Sulistiani,  H.,  Yuliani,  A.,  &  Hamidy,  F.  (2021).  Perancangan  Sistem  Informasi  Akuntansi  Upah  Lembur  Karyawan Menggunakan Extreme Programming. Technomedia Journal , 6 (01 Agustus).