## Submitted 10 Mei 2020
Accepted 18 Juni 2020

## PERANAN SALES SECRETARY DALAM MENDUKUNG KELANCARAN MANAJEMEN SALES DI KUTA PARADISO HOTEL
Ni Luh Supartini 1
Cendana Cahyani Lestari Guyana 2
12 Institut Pariwisata dan Bisnis Internasional E-mail: supartini@stpbi.ac.id cendanaclg@gmail.com

## ABSTRACT
The role of a secretary is required in assiting to complete the whole works. As a secretary, the most important skill is managing time and choosing work priorities so  that  the  main  work  can  be  completed  on  time.  At  the  same  time,  there  are  a number of jobs beside of the main jobs should be completed. It affects the load of secretary’s  jobs  were  fulled.  This  study  aims  to  find  out  how  the  roles  and responsibilities of the sales secretary who are concurrently as sales admins, as well as what are the obstacles faced in carrying out the tasks. Data was collected through observation, interview and documentation techniques. The data analysis technique used  in  this  research  is  descriptive  qualitative.  The  results  of  the  study  showed descriptively  that  the  sales  secretary  is  very  instrumental  in  supporting  the management  system  of  sales  at  Kuta  Paradiso  Hotel,  Bali.  The  problems  was encountered  by  a  secretary  was  lack  of  communication  skills,  lack  of  human resources that affect the load of secretry’s responsibilities was over.
Keywords : sales secretary, roles of secretary and management

## PENDAHULUAN
Kuta  Paradiso  Hotel  merupakan  hotel  berbintang  lima  yang  berlokasi  di Jalan  Dewi  Sartika  (Kartika  Plaza)  Kuta  dan  dioperasikan  mulai  tahun  1996. Pemilik Kuta Paradiso Hotel adalah Bapak Harijanto Karjadi. Kuta Paradiso Hotel terdiri dari 257 kamar di mana kamar salable berjumlah 251 kamar. Selain memiliki fasilitas kamar, Kuta Paradiso Hotel memiliki 7 restoran , 1 kolam renang , 1 Spa , 1 Kids Club, 1 Gym , dan 4 Meeting Room . Untuk memastikan semua fasilitas dapat berjalan  dengan  lancar,  Kuta  Paradiso  Hotel  memiliki  9  departemen  untuk melancarkan  semua  aktivitas  hotel.  Di  setiap  hotel,  memiliki  departemen  yang berbeda-berbeda namun kadang memiliki fungsi yang sama. Salah satu departemen yang menjadi sorotan di hotel ini adalah Departemen Sales dan Marketing.
Departemen Sales and Marketing merupakan salah satu departemen  yang bertugas memasarkan dan bertanggung jawab atas penjualan produk yang dimiliki hotel.  Pada  dasarnya sales  and  marketing merupakan  suatu  hal  yang  saling berhubungan satu dengan yang lainya, Sales berarti karyawan yang bertugas untuk menjual sedangkan marketing karyawan  yang bertugas untuk memasarkan. Sales
&  Marketing  Departemen di  Kuta  Paradiso  Hotel  berada  di  bawah General Manager langsung.
Di  Paradiso  Hotel,  staffnya  terdiri  dari  banyak  orang  dan  masing-masing memiliki  tugas  yang  berbeda-beda  tentunya.  Seorang Sales  Secretary di departemen ini juga merangkap sebagai Sales administrator . Dalam menjalankan tugasnya,  seorang sales  secretary harus  bertanggung  jawab  terhadap  manager  di departemennya.  Dan  disini  ada  lima  manager  di  bawah Departement  Sales dan Marketing .
Pada  kenyataannya  dari  observasi  yang  peneliti  lakukan  pada  saat melaksanakan management training di section Sales , peneliti menemukan beberapa permasalahan  di Sales  Department Kuta  Paradiso  Hotel.  Berdasarkan  observasi tersebut, peneliti melihat adanya indikasi pemberian tugas yang berlebihan di luar Job  Description seorang secretary yang  dirangkap  sebagai  seorang sales  admin. Kemudian  pengambilan  paket  belanja online pribadi  dan  makanan  para  manajer saat  istirahat,  pencatatan minute  meeting di  luar section Sales, serta pembuatan laporan yang harusnya dilakukan oleh manager juga menjadi tanggung jawab Sales Secretary .
Hal tersebut menyebabkan Sales Secretary memiliki beban kerja yang lebih banyak,  sehingga  masalah  seperti  kekeliruan  rekap  absensi staff, keterlambatan pembuatan  surat  –  surat  penting, over-time kerja  dan  keterlambatan  pembalasan surat sering terjadi. Dari ulasan tersebut menunjukan adanya indikasi bahwa Sales Secretary memiliki  beban  kerja  melebihi  tugas  yang  telah  ditetapkan  pada Job Description sehingga kinerjanya tidak berjalan dengan optimal. Jika hal ini terjadi terus menerus akan berdampak buruk baik kepada Sales Secretary maupun kepada Kuta Paradiso Hotel.
Berdasarkan  fenomena  yang  telah  dipaparkan  pada  latar  belakang sebelumnya,  dapat  dirumuskan  dua  permasalahan:  1)  Apakah  peranan  dan  tugas Sales Secretary yang merangkap sebagai Sales Admin dalam menunjang kelancaran manajemen di Kuta Paradiso Hotel? dan 2) Apakah kendala yang dihadapi seorang Sales Secretary di Kuta Paradiso Hotel?

## TINJAUAN PUSTAKA
Dalam  penelitian  ini,  ada  beberapa  kajian  pustaka  yang  peneliti  gunakan terkait  dengan  peranan secretary dalam  mendukung  kelancaran  kerja.  Seperti penelitian  yang  dilakukan  oleh  Suryaniadi  (2013)  yang  berjudul  “ Peranan Sekretaris  Dalam  Melancarkan  Tugas  Perkantoran  Di  Hotel  Melia  Bali,  Nusa Dua” . Masalah untuk penelitian ini adalah seberapa besar peran seorang sekretaris dalam  melakukan  pekerjaan  kantor  di  Melia  Bali  Nusa  Dua,  dan  tujuan  dari penelitian ini adalah untuk mengetahui lebih banyak tentang tugas sekretaris dan seberapa banyak dia bisa menyelesaikannya dengan baik.
Selain itu, ada juga penelitian sejenis yang dilakukan oleh Anjarwati (2009) dengan judul “Fungsi Dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Demak”. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana fungsi sekretaris di dalam membantu pimpinan di BKD Kab.Demak, bagaimana Peranan sekretaris dalam menunjang kegiatan kantor di  BKD  Kab.Demak,  dan  apa  saja  wewenang  sekretaris  dalam  pelaksanaan pekerjaan  kantor  di  BKD  Kab.Demak.  Penelitian  ini  merupakan  penelitian kualitatif  dengan  menggunakan  teknik  analisis  data  dekskriptif.  Kesimpulan  dari
penelitian  ini  adalah  fungsi  dan  peranan  sekretaris  sangat  dibutuhkan  oleh  BKD Kab.Demak karena dapat membantu meringankan tugas terutama Pimpinan.
Penelitian  lain  yang  terkait  dengan  penelitian  ini  adalah  penelitian  yang dilakukan  oleh  Handayani  (2016)  yang  berjudul “Peranan  Sales  Administration Section pada Sales and Marketing Department dalam Penyelenggaraan Kegiatan MICE di Lorin Business Resort and SPA Surakarta”. Hasil penelitian menunjukan bahwa Sales Administration Section memegang peranan penting dalam kelancaran sebuah kegiatan MICE yang berkaitan dengan dokumen dokumen yang diperlukan demi  kelancaran  persiapan  penyelenggaraan  MICE.  Kendala  yang  dihadapi  oleh Sales Administration Section dalam menangani kegiatan MICE berupa kebutuhan pelanggan yang semakin kompleks, dan koordinasi antara staf yang kurang efektif. Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden (2008: 2), secretary adalah: “Asisten atau pegawai kantor yang karena kedudukannya memiliki tanggung jawab yang lebih daripada tanggung jawab seorang stenografer. Tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan ke dalam bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang  berurusan  dengan  publik,  menjawab  telepon,  mengundang  pertemuan, membuat  perjanjian,  serta  memelihara  atau  mengarsip  warkat-warkat  dan  surat- surat. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda”.
Sedangkan Sales merupakan  bagian  di  suatu  perusahaan  yang  mengurusi bagian  penjualan.  Sehingga sales  secretary adalah  orang  yang  membantu  tugas pimpinan di bagian sales (penjualan).
A. Peran Sales Secretary
Peran Sales Secretary sebagai asisten para manajer mempunyai tanggung jawab  langsung  atas  jalannya  kelancaran  manajemen  di  suatu  perusahaan.  Pada dasarnya  setiap  sekretaris  mempunyai  peranan  yang  sama,  yaitu  membantu kelancaran  pelaksanaan  tugas  -  tugas  pimpinan.  Dalam  melaksanakan  tugas tersebut,  seorang  sekretaris  bukan  hanya  berhubungan  dengan  pimpinannya  saja melainkan  juga  dengan  klien  perusahaan,  karyawan  lain,  dan  dengan  pekerjaan yang ditekuninya.
Adapun  peranan  sekretaris  yang  dikemukakan  oleh  Hartiti  dan  Tulus Haryono (2003:6) adalah:
“sebagai  penjaga  atau  beranda  perusahaan,  dalam  menerima  tamu,  sekretaris menyeleksi  siapa  yang  bisa  dan  tidak  bisa  bertemu  dengan  pimpinan,  kapan waktunya supaya diatur jadwalnya dan tidak saling bertabrakan.  Sebagai filter dan pengelola informasi, surat yang masuk dicatat, diatur, dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan mencari informasi-informasi yang diperlukan pimpinan.”
B. Tugas Sales Secretary
Sekretaris dibutuhkan oleh pimpinan untuk membantu meringankan tugas- tugas  dan  beban  pimpinan,  terutama  dalam  tugas-tugas  bersifat  rutin  dan operasional  sehingga  pimpinan  dapat  berkonsentrasi  dan  mengurus  tugastugas manajerialnya. Menurut Herlambang dan Marwoto (2014), tugas – tugas seorang sekretaris sebagai berikut:
a. Tugas Rutin
Merupakan  tugas  umum  sehari-hari  seorang  sekretaris  tanpa  menunggu intruksi khusus pimpinan, waktu pelaksanaan sesuai job description.
b. Tugas Instruksi
Merupakan  tugas  seorang  sekretaris  yang  diperintahkan  secara  khusus  oleh pimpinan tidak tercantum dalam job description.
c. Tugas Kreatif Merupakan  tugas  yang  dilakukan  oleh  seorang  sekretaris  atas  prakarsa  atau inisiatif  sendiri,  meringankan  beban,  menciptakan  efisiensi  dan  efektivitas kerja.  Sedangkan  tugas  seorang  sales  administrator  adalah  menangani  tugas administratif  seperti  memasukkan  data  base  dari  konsumen  setiap  sales, monitoring  sejauh  mana  produk  siap  untuk  diserahkan  kepada  konsumen, membuat report aktifitas sales setiap hari, setiap minggu bahkan setiap bulan.
Dari  uraian  diatas,  dapat  disimpulkan  bahwa  tugas  sekretaris  dibedakan dalam  tiga  kelompok,  yaitu  tugas  rutin,  tugas  instruksi  dan  tugas  kreatif.  Semua tugas yang dilakukan bertujuan untuk membantu kerja pimpinan.
C. Fungsi Sales Secretary
Seorang  sekretaris  memiliki  fungsi  yang  sama.  Menurut  Herlambang  dan Marwoto (2014: 9) fungsi sekretaris dibedakan dalam tiga fungsi utama yaitu:
a. Fungsi sekretaris berdasarkan ruang lingkup tugas Sekretaris
Berdasarkan  ruang  lingkup  Sekretaris,  fungsi  Sekretaris  dapat  dibagi menjadi dua, yaitu:
1) Fungsi Primer Fungsi primer seorang sekretaris adalah memberikan jasa administrative penunjang  kegiatan  operasional  organisasi  perusahaan  atau  unit organisasi  melalui  ketrampilan,  meliputi,  pengetikan,  penanganan telepon,  serta  pengelolaan  surat  dan  arsip,  agenda,  penggandaan,  dan lain-lain.
2) Fungsi Sekunder
Fungsi  sekunder  seorang  sekretaris  adalah  ikut  menjamin  kelancaran kegiatan organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab atas aktivitas rutin  kantor,  menggunakan  pengetahuan  bisnis  perbankan,  statistic, keuanganm  hubungan  antar  manusia,  komunikasi,  teknik  persiapan rapat.
b. Fungsi sekretaris berdasarkan kedudukan sekretaris dalam organisasi Fungsi  sekretaris  merupakan  seorang  staf  atau  karyawan,  resepsionis, operator  telepon,  pengarsipan  dokumen,  pengetik,  pembantu  pimpinan,  seorang dan seorang public relation officer.
c. Fungsi sekretaris berdasarkan hubungan Sekretaris dengan pimpinan Fungsi  sekretaris  adalah  sebagai  penjaga  manajemen  pimpinan,  asisten pribadi, perawat dan penasihat. Hubungan sekretaris dan pimpinan sangat dekat dan bersifat professional berkaitan dengan pekerjaan di kantor.
Maka dapat disimpulkan bahwa fungsi sekretaris adalah sebagai pembantu pimpinan dalam mendukung kelancaran kerja pimpinan.
A. Kendala Yang Dihadapi Sales Secretary Menurut Anora, dkk (2013) kendala yang dihadapi sekretaris adalah:
a. Kurangnya keterampilan sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif. Seorang  sekretaris  setiap  harinya  beerkomunikasi  dengan  tamu-tamu dengan berbagai tingkatan dan golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus
mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai Bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik.
b. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi.
Sekretaris  bertugas  mencarikan  dan  menyajikan  informasi  kepada pimpinannya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
c. Tingkat  berfikir  yang  kurang  dalam  mengidentifikasikan  masalah  dan pencarian solusi.
Sekretaris  yang  bekerja  secara  paripurna  harus  mampu  berpikir  untuk mengidentifikasi  sebab  dan  akibat  setiap  kali  menghadapi  masalah  dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus  menuntun  dan  membimbing  sekretaris,  namun  cukup mendelegasikan  setiap  penugasan  kepada  sekretaris  dan  sekretaris  yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
d. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas. Seseorang  yang  tidak  memiliki  komitmen  dalam  tugasnya  hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh ketaatan pada norma-norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila  pengawasan  mengendur  atau  sangsi  tidak  diterapkan  secara konsisten,  maka  orang  akan  cenderung  melanggar  aturan  ataupun menghindari tanggung jawab.
e. Kurangnya kemampuan mengembangkan skill Human Relations. Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris yaitu kemampuan  dan  keterampilan  teknis  seperti  komputer,  Bahasa  Inggris, shorthand dan filling ,  kemampuan  berkomunikasi  dan  berinteraksi, keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor. Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah teamwork, posiive thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
f. Kurangnya tanggung jawab dalam bekerja. Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung  jawabpada  tugas  maka  mereka  akan  menyelesaikan  tugas  atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena  terikat  pada  norma-norma  formal,  sehingga  apabila  tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
g. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris. Pada  zaman  era  globalisasi,  sekretaris  harus  mengembangkan  diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi sekretaris  yang  profesional  harus  dapat  mengikuti  perkembangan  zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin  untuk  menghadapi  dunia  kerja  seorang  sekretaris  dengan  daya saing yang semakin maju

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada hasil penelitian ini, peneliti memaparkan hasil penelitian berdasarkan sebagaimana  adanya  yang  terjadi  di  lapangan,  yang  dialami,  dirasakan  dan dipikirkan oleh peneliti. Peneliti menjabarkan hasil observasi berdasarkan teori – teori  peranan  sekretaris  dan  fungsi-fungsi  manajemen Sales  Secretary serta  hasil wawancara  dengan  seorang Sales  Manager dan  seorang Sales  Secretary di  Kuta Paradiso  Hotel. Dari  hasil  penelitian  yang  diperoleh,  maka  didapat  hasil  dan pembahasan  mengenai  peranan Sales  Secretary dan  kendala  yang  dihadapi  oleh sales secretary sebagai berikut:
Tugas  yang  dilakukan  oleh Sales  Secretary dalam job  description merupakan implementasi dari fungsi-fungsi manajemen seperti:
a. Fungsi Perencanaan Menurut  Terry  (2010) Planning (perencanaan)  ialah  penetapan  pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan  yang digariskan. Dari  teori  tersebut  jika  dikaitkan  dengan  hasil  observasi  yang  didapat,  yaitu perencanaan yang dilakukan oleh sekretaris / administrator terlihat pada bagaimana ia membuat laporan , membuat check list tugas yang ada pada jobdesc, mencatat dan mendistribusikan segala bentuk informasi yang didapat, membuat payment request , serta memberikan saran dan ide kepada pimpinan. Semua dilakukan dengan baik dan benar sehingga kegiatan di sales berjalan lancar. Kemudian hasil wawancara dengan sales secretary / sales admin dan sales manager yang mengatakan:
“Saya  membantu  membuat minute  sales  meeting, membuat payment request, membuat budget sales, membuat jadwal kerja sales staf, membuat invitation, memo dan guest list jika ada event, dan masih banyak lagi sesuai dengan jobdesc yang ada.” (Mrs. Ladys Apriliani, selaku sales secretary ). Mrs. Ayu Ningrat selaku sales manager menambahkan:
“Sekretaris  sangat  membantu  membuat minute  sales  meeting, membuat payment  request, membuat budget  sales, membuat complimentary  stay, membuat jadwal kerja sales staf, membuat invitation, memo dan guest list jika  ada event, membuat  memo  komisi  dan  semua  tugas  yang  ada  pada jobdesc. Semua dilakukan dengan baik dan benar sehingga kegiatan di sales berjalan lancar.”
Maka dapat disimpulkan bahwa tugas yang dilakukan oleh sales secretary yang  merangkap  sebagai sales  admin dalam  fungsi  perencanaan  kegiatan manajemen  meliputi  membuat minute  sales  meeting, membuat payment  request, membuat budget sales, membuat jadwal kerja sales staf, membuat invitation, memo dan guest  list jika  ada  event,  membuat complimentary  stay, membuat  laporan , membuat check list tugas yang ada pada jobdesc, mencatat dan mendistribusikan segala  bentuk  informasi  yang  didapat,  serta  memberikan  saran  dan  ide  kepada pimpinan.
b. Fungsi Pengorganisasian
Menurut  Terry  (2010)  pengorganisasian  adalah  proses  pengelompokan kegiatan - kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada  seorang  manajer.  Dari  teori  tersebut  jika  dikaitkan  dengan    data  hasil observasi,  yaitu  pengorganisasian  yang  dilakukan  oleh  sekretaris  terlihat  pada bagaimana  ia  mampu  mengorganisir  tugas  dengan  baik,  yang  mana  yang  harus didahulukan, kapan harus dikerjakan sehingga pengerjaan tugas menjadi efektif dan
efisien,  seperti  mengatur trainee ,  mengatur    pertemuan  pimpinan  dengan  klien, menangani petty cash, menyiapkan segala kebutuhan perjalanan bisnis pimpinan, memberikan  motivasi,  saran  dan  ide  agar  kegiatan  manajemen  di sales berjalan dengan lancar. Serta hasil wawancara dengan sales secretary dan sales manager seperti sebagai berikut:
“Saya  membantu  menyiapkan morning  briefing, menyiapkan  banyak  hal sesuai job description . Saya mengorganisir pekerjaan seefektif dan seefisien mungkin  guna  melancarkan  kegiatan  manajemen  di Sales .”  (Mrs.  Ladys Apriliani, selaku sales secretary )
“Sekretaris  mampu  mengorganisir  tugas  dengan  baik,  yang  mana  yang harus  didahulukan,  kapan  harus  dikerjakan  sehingga  pengerjaan  tugas menjadi efektif dan efisien.” (Mrs. Ayu Ningrat, selaku sales manager )
Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawanacara  yang  dilakukan,  serta dikaitkan dengan teori yang ada, dapat disimpulkan pengorganisasian tugas yang dilakukan oleh sales secretary yang merangkap sebagai sales admin dalam fungsi perencanaan kegiatan manajemen meliputi mengatur trainee , mengatur  pertemuan pimpinan dengan klien, menangani petty cash, memberikan motivasi, saran dan ide, menyiapkan morning  briefing, serta  menyiapkan  segala  kebutuhan  perjalanan bisnis pimpinan.
c. Fungsi Penerapan
Menurut Terry (2010) penerapan merupakan usaha menggerakkan anggota- anggota  kelompok  sedemikian  rupa,  hingga  mereka  berkeinginan  dan  berusaha untuk  mencapai  tujuan  yang  telah  direncanakan  bersama.  Jika  dikaitkan  dengan data hasil observasi  yaitu penerapan tugas  yang  dilakukan sekretaris terlihat dari bagaimana ia mengerjakan semua tugas dan fungsi sebagai seorang sales secretary dan sebagai sales admin dengan baik, benar, sesuai harapan serta penerapan tugas dan planning yang  dibuat  sangat  detil,  menjalin  hubungan  yang  baik  dengan pimpinan,  klien  dan  staf,mengetahui  dengan  pasti  semua  informasi  tentang  hotel khususnya pada bagian sales dan segala bentuk kebijakan yang dimiliki oleh hotel, menangani petty cash, memberikan motivasi, saran dan ide, sehingga mendukung kelancaran kegiatan di sales.
Adapun  hasil  wawancara  dengan sales  secretary/sales  admin dan sales manager adalah sebagai berikut:
“Saya  menerapkan  semua  perencanaan  tersebut  dengan  detil  dan  benar. Memastikan  semuanya  berjalan  sesuai  dengan  harapan”  (Mrs.  Ladys Apriliani, selaku sales secretary/sales admin )
“Semua tugas dan fungsi sebagai seorang sales secretary telah dilaksanakan dengan baik dan benar, serta sesuai harapan. Penerapan tugas dan planning yang  dibuat  sangat  detil  dan  mendukung  kelancaran  kegiatan  di  sales.” (Mrs. Ayu Ningrat, selaku sales manager )
Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawanacara  yang  dilakukan,  dapat disimpulkan  pengorganisasian  tugas  yang  dilakukan  secara  detil  dan  benar  oleh sales secretary/sales admin sangat mendukung kelancaran kegiatan manajemen di sales.
d. Fungsi Pengawasan
Menurut  Terry  (2010)  pengawasan  merupakan  penemuan  dan  penerapan cara  dan  alat  utk  menjamin  bahwa  rencana  telah  dilaksanakan  sesuai  dengan rencana  yang  telah  ditetapkan. Jika  dikaitkan  dengan  data  hasil  observasi,  dapat dipaparkan  bahwa  pengawasan  yang  dilakukan  oleh sales  secretary yang merangkap  sebagai sales  admin terlihat  dari  bagaimana  ia  sangat  teliti  dalam memastikan semua kegiatan berjalan lancar. Mengawasi pekerjaan yang dilakukan oleh trainee ,  memastikan  semua  alat  dan  mesin  tetap  pada  kondisi  yang  baik.
Memastikan air galon selalu isi dan memastikan semua peralatan dan mesin telah tersimpan rapi dan dalam keadaan mati saat jam pulang kerja tiba, memastikan tidak ada miss  communication dengan  pimpinan  serta  memastikan  pimpinan mengerjakan tugas mereka tepat waktu.
Adapun  data  hasil  wawancara  dengan sales  secretary dan sales  manager yang mempertegas hasil observasi di atas adalah sebagai berikut:
“Saya mengingatkan kembali tugas – tugas  yang belum diselesaikan oleh pimpinan, kemudian membuat check list pekerjaan yang harus saya lakukan serta memeriksa semua alat dan mesin yang ada di sales tetap dalam kondisi yang baik” (Mrs. Ladys Apriliani, selaku sales secretary ) “Sekretaris sangat teliti dalam memastikan semua kegiatan berjalan lancar.
Memastikan semua alat dan mesin tetap pada kondisi yang baik.” (Mrs. Ayu Ningrat, selaku sales manager )
Berdasarkan  hasil  observasi  dan  wawancara  yang  dilakukan,  dapat disimpulkan  bahwa sales  secretary yang  merangkap  sebagai sales  admin sangat mendukung  kelancaran  kegiatan  manajemen  di  sales  dengan  memastikan  segala sesuatunya  berjalan  dengan  baik  dan  lancar  dengan  mengawasi  pekerjaan  yang dilakukan oleh trainee , memastikan semua alat dan mesin tetap pada kondisi yang baik. Memastikan air galon selalu isi dan memastikan semua peralatan dan mesin telah tersimpan rapi dan dalam keadaan mati saat jam pulang kerja tiba, memastikan tidak  ada miscommunication dengan  pimpinan  serta  memastikan  pimpinan mengerjakan tugas mereka tepat waktu.
A. Peranan dan Tugas Sales Secretary dan Sales Admin Berdasarkan teori peranan sales secretary, pemaparan tugas yang dimiliki oleh sales secretary/sales admin dalam fungsi – fungsi manajemen yang ada, hasil observasi  dan  wawancara,  maka  didapat  peranan  dan  tugas sales  secretary yang merangkap sebagai sales admin seperti:
a. Sekretaris sebagai Asisten Administrasi Peranan sekretaris di hotel selain membantu kelancaran tugas pimpinan, juga sebagai asisten administrasi. Dalam hal ini, tugas sekretaris adalah menyiapkan kontrak dengan travel agent, membuat presentasi, menyiapkan berkas – berkas meeting, menyiapkan  3 month  forecast,  Competitor  Statistic,  Nationality Statistic  Report,  Expected  Arrival  Guest-VIP,  Minutes  of  Daily  Morning Briefing.
b. Sekretaris sebagai Penghubung / Humas
Sebagai  penghubung  /  humas,  sekretaris  berperan  sebagai  jembatan penghubung  antara  pimpinan,  klien  dan  karyawan  lainnya.  Sekretaris berwenang  dalam  memutuskan  apakah  klien  yang  ingin  bertemu  dengan pimpinan  diperbolehkan  untuk  bertemu  dengan  pimpinan.  Sekretaris  juga
diharapkan  mampu  berkomunikasi  dengan  baik  sehingga  hubungan  dengan pihak manapun dapat terjalin dengan baik.
c. Sekretaris sebagai Pengelola Informasi
Selain  peran  di  atas,  sekretaris  juga  berperan  sebagai  pengelola  informasi. Sekretaris harus mengetahui dan memahami segala bentuk informasi mengenai hotel khususnya di sales section. Informasi  yang didapat melalui email akan langsung diteruskan kepada pihak yang terkait. Informasi melalui telepon akan dicatat di sticky note atau langsung disambungkan kepada telepon pihak terkait, sehingga  informasi  yang  didapat  tidak  sampai  terlupakan  dan  menyebabkan kesalahpahaman.
d. Sekretaris sebagai Bendahara Sebagai  bendahara,  sekretaris  menangani  uang  kas  yang  digunakan  untuk keperluan  mendadak  seperti  pembelian  barang  yang  tidak  ada  di store, atau pembelian  hadiah  untuk  klien.  Selain  itu  sekretaris  menangani  pembuatan payment  request kepada accounting untuk  me- refund uang  perjalanan  bisnis ( sales trip ), bensin kendaraan yang digunakan untuk urusan pekerjaan seperti melakukan sales call. Kemudian membuat payment request untuk uang makan bagi staf yang tidak makan di hotel karena urusan pekerjaan dan harus makan di luar hotel.
e. Sekretaris sebagai Pemberi Motivasi Sebagai  pemberi  motivasi,  sekretaris  diharapkan  mampu  memberi  motivasi dan dorongan positif kepada pimpinan dan karyawan lainnya, dengan tujuan melancarkan  segala  bentuk  kegiatan  manajemen  di sales. Dalam  hal  ini, sekretaris  memotivasi  dengan  mengingatkan  kembali  pimpinan  akan  tugas yang  belum  diselesaikan  dan  mengingatkan  target  yang  harus  dicapai  guna memastikan kelancaran kegiatan manajemen tetap terjaga.
f. Sekretaris sebagai Pemberi Saran / Ide. Sekretaris  sebagai  pemberi  saran  /  ide,  dalam  hal  ini  sekretaris  memiliki karakter  yang  kreatif  dan  diharapkan  memiliki  pengalaman  yang  banyak sehingga  jika  sekretaris  dimintai  pendapat  atau  ide,  sekretaris  mampu memberikan saran dan ide yang baik, seperti membuat kejutan ulang tahun bagi karyawan lain.
Selain peranan di atas, tugas lain sekretaris adalah meng- handling telepon masuk  dan  keluar.  Adapun  telepon  masuk  dari  luar  maupun  dari  dalam  hotel dibedakan  berdasarkan  jumlah  deringan  telepon.  Sekretaris  harus  tanggap mengangkat telepon jika karyawan lain tidak mengangkat telepon dan memastikan mengangkat sebelum telepon berdering lebih dari tiga kali. Informasi yang didapat melalui telepon juga harus dicatat agar tidak terlupakan.
Tugas  lain  sekretaris  adalah  meng- update  data  base klien  agar  tidak kehilangan  kontak.  Menangani filling, seperti filling  contract  rate,  purchase request,  complimentary  form serta  menangani  email  masuk  dan  keluar. Menyiapkan contract rate yang biasanya dibedakan menjadi dua yaitu harga untuk active agent dan non-active agent. Berkoordinasi dengan pihak housekeeping jika ada site  inspection.  Site  Inspection biasanya  dilakukan  oleh  agen  yang  ingin membawa tamu untuk menginap untuk melihat kondisi kamar.
Membuat  jadwal  kerja  juga  merupakan  tugas  dari  seorang  sekretaris.
Sekretaris bertugas meng- update jadwal kerja karyawan dan mengurus leave form,
surat  sakit,  formulir  cuti  dan  libur  yang  akan  diserahkan  kepada  bagian  HRD  di awal bulan.
Selain itu sekretaris juga bertugas menyiapkan perjalanan bisnis pimpinan seperti sales  kit dan name  card, serta hotel  voucher .  Kemudian  membuat travel expense report yang merupakan laporan perincian biaya yang dikeluarkan selama melakukan perjalanan bisnis.
Mengecek perlengkapan alat tulis kantor serta memastikan semua alat dan mesin berada pada kondisi yang baik dan layak pakai juga merupakan tugas dari sekretaris.  Membuat beverage  store  requisition jika  air  mineral  untuk  karyawan habis serta menyiapkan maintenance order form jika ada mesin atau alat yang perlu diperbaiki.
Berdasarkan  penjelasan  diatas,  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa sales secretary memiliki  peranan  dan  tugas  yang  sangat  penting  dalam  mendukung kelancaran kegiatan manajemen sales di Kuta Paradiso Hotel.
B. Kendala yang dihadapi
Menurut Anora, dkk (2013) kendala yang dihadapi seorang sekretaris antara lain:
1. Kurangnya keterampilan sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif.
2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi.
3. Tingkat  berfikir  yang  kurang  dalam  mengidentifikasikan  masalah  dan pencarian solusi.
4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas.
5. Kurangnya kemampuan mengembangkan skill Human Relations
6. Kurangnya tanggung jawab dalam bekerja
7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris Berdasarkan teori kendala yang dihadapi sekretaris tersebut, jika dikaitkan dengan  hasil  observasi  dan  wawancara,  maka  didapat  kendala-kendala  yang dihadapi oleh sales secretary seperti:
a. Pemberian tugas yang berlebihan di luar job desc sebagai sales secretary, sehingga tugas pokok di dalam jobdesc terkadang terlambat diselesaikan. Sekretaris memiliki beban kerja yang berlebih seperti harus menyelesaikan tugas- tugas yang seharusnya dilakukan oleh sales admin , harus dikerjakan sendiri. Kemudian pengerjaan laporan harian dan bulanan yang seharusnya dikerjakan  sendiri  oleh  pimpinan  harus  dikerjakan  oleh  sekretaris. Pengambilan  makanan  di  saat  jam  istirahat  di  kantin  menjadi  tugas  rutin yang harus dilakukan. Pengambilan paket belanja online di luar area hotel serta  pembuatan  risalah  rapat  diluar sales  section juga  menjadi  tanggung jawab sales  secretary. Pengerjaan  tugas  diluar sales  section sering  kali dianggap  sebagai  hal  yang  wajar  dan  dimanfaatkan  banyak  pihak  untuk kepentingan section masing-masing.
b. Kurangnya sumber daya manusia untuk membantu sekretaris Berdasarkan  data  hasil  wawancara,  didapat  hasil  bahwa  sekretaris  harus membantu menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan oleh section lainnya seperti marketing section dan reservation section. Hal ini disebabkan karena section – section tersebut tidak memiliki sekretaris khusus seperti yang ada di sales setion, sehingga keberadaan sales secretary yang berada dalam satu ruangan  dengan section lain  mengharuskan sales  secretary membantu
menyelesaikan  tugas  yang  diberikan section lain.    Kemudian  kosongnya posisi sebagai sales admin menyebabkan sales secretary harus mengambil alih  semua  pekerjaan sales  admin. Jarangnya  mendapat trainee untuk membantu  kinerja sales  secretary juga  menjadi  kendala  bagi  sekretaris untuk menyelesaikan tugasnya.
c. Kurangnya kemampuan dalam berkomunikasi Berdasarkan  hasil  observasi  yang  peneliti  dapatkan,  sekretaris  mampu berkomunikasi dengan baik dan benar jika menggunakan Bahasa Indonesia.
Namun,  dalam  penggunaan  bahasa  asing,  khususnya  bahasa  Inggris, sekretaris masih belum bisa berkomunikasi dengan baik dan lancar. Hal ini menjadi  kendala  bagi  sekretaris  apabila  menerima  telepon  atau  bertemu langsung dengan tamu asing.
Berdasarkan  pemaparan  hasil  penelitian  diatas,  dapat  disimpulkan  bahwa kendala  yang  dihadapi sales  secretary di  Kuta  Paradiso  Hotel  adalah  beban pekerjaan yang berlebih, kurangnya sumber daya untuk membantu sales secretary dan  kurangnya  kemampuan  berkomunikasi  dalam  bahasa  asing  oleh sales secretary .
Selain  itu,  berdasarkan  observasi  yang  peneliti  lakukan,  peneliti menemukan  sudut  pandang  yang  berbeda  dari  pekerjaan  seorang  sekretaris. Seorang sekretaris tidak hanya bertugas untuk mendukung kelancaran kerja suatu organisasi maupun hanya bertugas mengurusi urusan administrasi saja. Pekerjaan seorang sekretaris memiliki peranan yang besar dalam kelancaran suatu organisasi. Sekretaris bertanggungjawab atas citra positif perusahaan dan citra positif pimpinan karena  sekretaris  merupakan  pihak  pertama  yang  menjadi  penghubung  antara pimpinan dengan klien.
Peneliti  juga  melihat  bahwa  pekerjaan  seorang  sekretaris  merupakan pekerjaan yang tidak mudah karena seorang sekretaris dituntut untuk dapat bekerja secara multitasking dan  pekerjaan  sebagai  sekretaris  masih  sering  mendapat anggapan  yang kurang baik dari masyarakat karena dipandang sebagai simpanan pimpinan. Pendapat ini timbul karena ketidaktahuan masyarakat tentang bagaimana pekerjaan  seorang  sekretaris  sebenarnya.  Pekerjaan  menjadi  sekretaris  memang sangat menjanjikan, namun dalam praktek sehari-hari pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan  serabutan  yang  mengharuskan  sekretaris  memiliki  sikap  yang  cekatan serta kemampuan, pengetahuan dan kepribadian yang mumpuni.

## PENUTUP

## A. Simpulan
Berdasarkan rumusan masalah pada skripsi ini, dapat disimpulkan bahwa:
a. Peranan Sales  Secretary yang  merangkap  sebagai Sales  Admin adalah sebagai asisten adminitrasi, sebagai penghubung / humas, sebagai pengelola informasi,  sebagai  bendahara,  sebagai  pemberi  motivasi  dan  sebagai pemberi saran dan ide. Tugas yang dimiliki Sales Secretary meliputi tugas rutin seperti tugas – tugas yang telah ditetapkan dalam job description atau tugas – tugas administrative. Selain itu, tugas instruksi seperti tugas – tugas di luar job description yang diberikan secara langsung oleh pimpinan, dan tugas  kreatif  yang  merupakan  pengerjaan  tugas  berdasarkan  inisiatif  dan kreativitas dari sekretaris seperti pengembangan diri dengan cara mencari tahu informasi lebih dalam mengenai suatu hal.
b. Kendala yang dihadapi sekretaris Kendala  yang  dihadapi  sebagai  seorang  sekretaris  antara  lain  pemberian tugas  yang  berlebihan  sehingga  tugas  pokok  sebagai sales  secretary terkadang menjadi terlambat diselesaikan, kurangnya sumber daya manusia untuk  membantu  sekretaris  dalam  penyelesaian  tugas  dan  kurangnya kemampuan dalam berkomunikasi.
B. Saran
Seorang  sekretaris  diharapkam  mampu  bekerja  secara  efektif  dan  efisien serta  mampu  memiliki  karakter  yang  kreatif,  tanggap,  dan  cekatan.  Selain  itu sekretaris  diharapkan  memiliki  psikologis  yang  kuat  dan  selalu  berpikir  positif, serta  memiliki  kemampuan  kesekretariatan,  mampu  berpikir  logis,  berinisiatif, mengikuti perkembangan masalah dan selalu meningkatkan wawasan.
Sekretaris juga diharapkan mampu mengikuti perubahan dan perkembangan di  tempat  kerja  sehingga  penyelesaian  tugas  tidak  terhambat.  Selalu  belajar  dari kesalahan  dan  berusaha  mengenal  sifat  dan  karakter  pimpinan  serta  menjadi panutan bagi pimpinan dalam mengerjakan suatu hal.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdullah Ma’ruf.  2014. Manajemen dan Evaluasi Kinerja Karyawan .
Yogyakarta: Aswaja Pressindo
Agus Sulastiyono. 2011. Manajemen Penyelenggaraan Hotel .  Bandung:
Manajemen Hotel Bandung
Anjarwati. 2009. Fungsi Dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Demak. Available from :
URL: https://lib.unnes.ac.id/2413/1/6239.pdf
Anora, dkk. 2013. Makalah Tugas, Kualifikasi dan Masalah Yang Dihadapi Sekretaris . Available from URL: https://www.academia.edu/
8541433/makalah_tugas_kualifikasi_dan_masalah_yang_dihadapi_sekreta ris
Burhan Bungin . 2011 . Penelitian Kualitatif . Jakarta: Kencana Predana Media Dantes . 2012 . Metode Penelitian. Yogyakarta: ANDI
Departemen Pendidikan Nasional.  2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia . Jakarta: Balai Pustaka. Handayani. 2016. Peranan Sales Administration Section pada Sales and Marketing Department dalam Penyelenggaraan Kegiatan MICE di Lorin Business Resort and SPA Surakarta.
Hani Handoko. 2016. Manajemen . Yogyakarta: BPFE Hartiti dan Tulus Haryono. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional . Jakarta: PPM Hasibuan, M.S.P. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia . Jakarta: PT. Bumi Aksara
Herlambang dan Marwoto. 2014. Manajemen Kesekretarisatan . Yogyakarta:
Gosyen Pusblishing
Kotler , Philip and Gary Armstrong . 2012 . Prinsip-prinsip Pemasaran . Jakarta: Erlangga
Miles, Mathew B, dan Huberman, A Michael. 1992. Analisis Data Kualitatif . (Tjetjep Rohendi Rahan, Pentj). Jakarta: UI
Nahassy dan William Selden. 2008. Business Dictionary. Available from URL: https://www.pelajaran.co.id/2018/15/pengertian-sekretaris-tugas-fungsi- tujuan-dan jenisnya.html
Nitisemito. 1992. Manajemen dan Sumber Daya Manusia . Yogyakarta: BPFE UGM Pantiyasa, 2013, Metode Penelitian Yogyakarta Andi
Pantiyasa, 2015, The Effects of Economic, Socio-Cultural and Environment of an Integrated Rural Tourism Destination Pinge Village-Tabanan Vol 1, No 1 (2015)
Robbins, P.Stephen dan Coulter, Mary. 2012. Management . England: PT Pearson Education Limited
Sihite, R. 1996. Tourism Industry . SIC: Surabaya Soekanto. 2009. Peranan Sosiologi Suatu Pengantar, Edisi Baru. Jakarta: Rajawali Pers Subagyo. 2011. Available from URL: https://elib.unikom.ac.id/files/ disk1/717/jbptunikompp-gdl-seniyulyan-35824-7-unikom_s-i.pdf Sugiyono.  2015. Metode   Penelitian   & Pengembangan   Research   and Developmen . Bandung: Alfabeta Suharsimi Arikunto. 2013. Manajemen Penelitian . Jakarta: PT Rineka Cipta Terry, George dan Lesslie W, Rue. 2010. Dasar – Dasar Manajemen . Cetakan Kesebelas. Jakarta: PT. Bumi Aksara
Suryaniadi, S. M. 2013. Peranan Sekretaris Dalam Melancarkan Tugas Perkantoran Di Hotel Melia Bali, Nusa Du Available from URL: http://scholar.google.co.id/citations?user =wvnR4gsAAAAJ&hl=en