## Sistem Informasi Administrasi Arsip Elektronik Surat Menyurat Di Kantor Kecamatan Ngusikan Kabupaten Jombang
Izzatul Umami 1 , Novia yohanasari 2
1,2 Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Darul ‘Ulum Jombang e-mail: 1 izzatulumamimuslim@gmail.com, 2 novia.yohanasari97@gmail.com

## Abstract
In the study entitled Mendiro Village Administration System, Ngrambe District, Ngawi Regency, web-based administration is an activity of collecting and processing data, making correspondence in the current instance still uses the manual by making letters using the Microsoft Office application, using the application has the weakness is the process of making letters which is quite long and inefficient, therefore in this research a web-based application is made to support making letters easier and more efficient. This research was designed Information System Service Administration Correspondence village level in order to improve the quality of service for the villagers. The benefit of this research is expected to help simplify the process of service correspondence residence at the village level. In this research that used to design the information system of this letter is SDLC (System Development Life Cycle). SDLC covers research implementation steps from the beginning till the end. The conclusion of  this  research  result  is  with  the  presence  of  Information  System  Service  Administration  Correspondence,  the  process  of Administration Correspondence can run faster, precise and effective. The arrangement of correspondence reports can be done more quickly, thoroughly and neatly.

## Abstrak
Dalam penelitian yang berjudul Sistem Administrasi Desa Mendiro Kecamatan Ngusikan Kabupaten Jombang Berbasis Web administrasi merupakan suatu kegiatan pengumpulan dan pengolahan data, pembuatan surat menyurat yang ada dalam instansai saat  ini  masih  menggunkan  manual  dengan  cara  pembuatan  surat  dengan  menggunakan  alikasi  Microsoft  Office,  dalam mengguanakan aplikasi  tersebut  memiliki  kelemahan  yaitu  proses  pembuatan  surat  yang  terbilang  cukup  lama  dan  tidak efisien, oleh karena itu pada penelitian ini di buat aplikasi berbasis web untuk menunjang pembuatan surat agar lebih mudah dan efisien. Penelitian ini dirancang Sistem Informasi Administrasi Pelayanan Korespondensi tingkat desa guna meningkatkan kualitas  pelayanan  kepada  masyarakat  desa.  Manfaat  penelitian  ini  diharapkan  dapat  membantu  mempermudah  proses pelayanan  surat  menyurat  kependudukan  di  tingkat  desa.  Dalam  penelitian  ini  yang  digunakan  untuk  merancang  sistem informasi surat ini adalah SDLC (System Development Life Cycle). SDLC mencakup langkah-langkah pelaksanaan penelitian dari awal hingga akhir. Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Persuratan maka proses Administrasi Persuratan dapat berjalan lebih cepat, tepat dan efektif. Penyusunan laporan korespondensi dapat dilakukan dengan lebih cepat, teliti dan rapi.
Keywords : design, information systems, correspondence

## PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu dan teknologi saat ini begitu pesatnya,  laju  perkembangan  itu  demikian luasnya  hingga  hampir  mencakup  seluruh kehidupan  manusia,  khususnya  di  bidang teknologi  informasi,  komunikasi  dan  komputer. Inilah yang melatar belakangi perlunya penerapan iptek  pada  perusahaan-  perusahaan  swasta maupun  pada  instansi  pemerintahan  di  berbagai bidang. Otomatis menjadi tantangan untuk dapat menerima perubahan-perubahan yang datang dari dalam  maupun  dari  luar  negeri,  untuk  dituntut agar  siap  mengahadapi  segala  dampak  negatif akibat  dari  proses  perkembangan  teknologi  di dunia ini, sekaligus diharapkan dapat memanfaatkan  segala  dampak  positif  yang ditimbulkan, dalam memenuhi tuntutan diperlukan sumber daya manusia yang cakap dan handal,  karena  teknologi  yang  canggih  tanpa peran  aktif  sumber  daya  manusia  tidak  akan berarti apa-apa.[1]
Komputer  memegang  peranan  yang penting dalam aktivitas manusia modern saat ini. Berbagai  kegiatan  manusia  hampir  semua  dapat diwakili  oleh  komputer,  misalnya  menghitung, menulis,  membaca  dan  lain-lain.  Kesamaan- kesamaan  ini  yang  membuat  komputer  dapat dimanfaatkan  oleh  manusia  dalam  melakukan aktifitasnya.  Misalnya  dalam  pengolahan  data- data  penting  perusahaan,  pembuatan  laporan- laporan  kegiatan,  anggaran  atau  perencanaan, atau  pengolahan  arsip-arsip  perusahaan  atau instansi.[2]
Sistem  informasi  adalah  suatu  system didalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan kebutuhan  pengolahan  transaksi  harian  yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial  dengan  kegiatan  strategi  dari  suatu organisasi  untuk  dapat  menyediakan  laporan- laporan  yang  diperlukan  oleh  pihak  luar  tertentu. Sistem Informasi sebagai suatu sistem yang dapat menghasilkan  informasi  yang  dibutuhkan  secara
optimal.  Proses  pengolahan  data  dapat  dilakukan secara  efektif  dan  menghasilkan  peningkatkan kualitas  informasi  dalam  artian  dapat  membantu suatu organisasi mengoptimalkan seluruh kegiatan atau proses yang sedang berlangsung.[3]
Surat  adalah  sarana  komunikasi  untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dan juga berfungsi sebagai alat pengingat,  Politeknik  Negeri  Malang  (Polinema) adalah  salah  satu  perguruan  tinggi  negeri  vokasi yang terletak di Malang, Jawa Timur. Pada bidang Rekayasa terdapat salah satu jurusan yaitu Jurusan Teknik Elektro. Persuratan dalam Jurusan Teknik Elektro berperan penting dalam proses administrasi.  Melihat  pentingnya  sebuah  surat untuk  dikelola  dengan  baik  maka  penyajian informasi  terbaru  mengenai  pengelolaan  sangat penting  karena  memegang  peran  utama  dalam menunjang  pelaksanaan  kegiatan  dan  fungsi- fungsi yang lain. Pengelolaan data surat pada suatu instansi  yang  tergolong  besar  tentu  menjadi permasalahan,  apabila  dalam  pengelolaan  surat masih menggunakan cara konvensional [4]
Pengagendaan  surat  masuk  dan  surat keluar  pada  kantor  Pengadilan  Tinggi  Medan masih  menggunakan  sistem  pengarsipan  yang konvesional. Proses yang dilakukan masih dengan cara  memisahkan  antara  surat  masuk  dan  surat keluar  dikarenakan  jumlah  data  yang  sangat banyak jika data tidak dikelola dengan baik, teliti dan  teratur,  maka  akan  menimbulkan  suatu permasalahan,  sehingga  diperlukan  pembuatan sistem informasi yang mendukung kinerja dari pada Instansi pemerintah yang bersangkutan. [5]
Berdasarkan studi kasus yang sudah dilaksanakan dari  penelitian-penelitian  yang  sudah  dilakukan sebelumnya  penulis  mencoba  mengangkat  judul yang  berkaitan  dengan  surat  masuk  dan  keluar pada  kantor  kecamatan  sehingga  pada  penelitian ini dengan judul “ Sistem  Informasi Administrasi Arsip Elektronik  Surat  Menyurat  Berbasis  WEB Dikantor Kecamatan Ngusikan Kabupaten Jombang”.
METODOLOGI PENELITIAN
Tahapan  yang  dilakukan  dalam  penelitian ini ditunjukkan gambar dibawah ini

## Gambar 1 Tahapan Penelitian
Penelitian  ini  di  mulai  dari  identifikasi masalah di tempat kantor kecamatan, penelitian yang di lanutkan dengan merumuskan masaah yang ada. Proses  perumusan  masalah  didukung  dengan  studi pustaka dari beberapa jurnal yang telah di teliti. Dari hasil studi pustaka yang dirumuskan tersebut tujuan dari  penelitian  ini  adalah  untuk  merancang  suatu sistem informasi administrasi arsip elektronik surat menyurat di kantor kecamatan ngusikan kabupaten jombang. Pengumpulan data di lakukan dengan cara melihat proses surat menyurat di lakukan agar dapat mengetahui kebutuhan apa saja yang perlu digunakan agar proses pembuatan sistem  bisa berjalan dengan kebutuhan  yang  di  perlukan.  Data  data  itu  di antaranya berupa surat masuk dan keluar yang sering dibuat  di  lokasi  penelitian.  Berdasarkan  data-  data yang di dapat maka di buat perancangan atau design sistem yang akan di buat
2.1. Use Case Diagram Pemodelan  Use  Case  Diagram  serta deskripsi  tiap  aktor  yang  ada  pada  sistem,  dan menjelaskan  alur  yang  ada  disistem.  Use  Case merupakan  interaksi  khusus  antara  para  aktor  dan sistem  untuk  menangkap  sasaran  serta  kebutuhan para  aktor.  Untuk  masing-masing  Use  Case  dalam Use Case Diagram.

## Gambar 2Use Case Diagram

## 2.2. Activity Diagram
Dengan  melakukan  login  dengan  mengisi username dan password untuk masuk ke sistem. Jika username  dan  password   salah  maka  akan kembali ke halaman login. Dan jika username dan password benar, maka muncul halaman utama pada sistem

## Gambar 3Activity Diagram Login dan Logout

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam  bab  ini  akan  dijelaskan  tentang implementasi dan pembahasan Pemanfaatan Sistem Informasi Administrasi Arsip Elektronik Di Kantor Kecamatan Ngusikan  Jombang.
Pengujian Halaman Login Admin
Uji Skenario Harapan Hasil
Login Data username dan password
keduanya tidak di isi kan atau tidak diisi salah satunya,
Muncul pesan
“Gagal login, Silahkan cek kembali email dan password anda”
Sukses
kemudian klik tombol login
Mengisi data
username
dengan benar dan password
dengan salah kemudian klik tombol login Muncul pesan “Gagal login, Silahkan cek kembali email dan password anda”
Sukses
Mengisi data username dengan salah dan password dengan benar kemudian klik tombol login Muncul pesan “Gagal login, Silahkan cek kembali email dan password anda” Sukses Mengisi data username dengan benar dan password
dengan benar kemudian klik tombol login Muncul halaman utama admin Sukses

## Tabel 1 Pengujian Halaman Login Admin

## Pengujian Halaman Login Pengguna
Uji Skenario Harapan
Hasil Login Data username dan password keduanya tidak di isi kan atau tidak diisi salah satunya, kemudian klik tombol login Muncul pesan “Gagal login, Silahkan cek kembali email dan password anda” Sukses Mengisi data username dengan benar dan password dengan salah kemudian klik tombol login Muncul pesan “Gagal login,
Silahkan cek kembali email dan password anda”
Sukses Mengisi data username dengan salah
dan password
dengan benar kemudian klik tombol login Muncul pesan “Gagal login, Silahkan cek kembali email dan password anda”
Sukses Mengisi data username dengan benar dan password
dengan benar kemudian klik tombol login Muncul
halaman utama developer Sukses
Tabel 2 Pengujian Halaman Login Pengguna

## Pengujian Halaman LoginUser
Uji Skenario Harapan
Hasil Login Data username dan password keduanya tidak di isi kan atau tidak diisi salah
satunya, kemudian
klik tombol login Muncul pesan “Gagal login, Silahkan cek kembali email dan
password anda” Sukses Mengisi data username dengan
benar dan password dengan salah kemudian klik tombol login Muncul pesan “Gagal login, Silahkan cek kembali email dan password anda” Sukses Mengisi data username dengan
salah dan password dengan benar kemudian klik tombol
login Muncul pesan “Gagal login, Silahkan cek kembali email dan password anda”
Sukses
Mengisi data username dengan
benar dan password
dengan benar kemudian klik tombol
login
Muncul halaman utama user Sukses

## Tabel 3 Pengujian Halaman Login User
Pengujian Halaman Menyimpan Data Di Wishlist
Uji Skenario Harapan Hasil Simpan data ke wishlist Klik tombol simpan di wishlist Muncul informasi “Sudah disimpan di wishlist” Sukses

## Tabel 4Pengujian Halaman Menyimpan Data Di
Wishlist 3.1. Pengujian Sistem
Dalam manual program ini akan dijelaskan  secara  lengkap  dalam  menggunakan program  aplikasi  Sistem  Informasi  administrasi arsip  elektronik  surat  menyurat  di  kantor kecamatan Ngusikan Jombang.
Halaman  Login  admin  ini  digunakan untuk  melakukan  login  dengan  cara  mengisi username  dan  password.  Jika  data  yang  diisikan sesuai maka akan masuk halaman admin. Jika salah satu  username  dan  password  tidak  sesuai  maka login gagal. Tampilan halaman login admin dapat dilihat pada Gambar 4

## Gambar 4 Halaman Login Admin
Pada halaman admin. Admin dapat melihat data surat  masuk  dan  surat  keluar ,atau  dapat melihat  pengguna  pada  sistem  ini.  Tampilan halaman  admin  melihat  data  user  dapat  dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5 Halaman Melihat Data User
Proses penambahan data dapat dilakukan  dengan  cara  pengguna  menekan  icon tambah  data,  lalu  mengisi  semua  keterangan  dan setelah selesai  kemudian tekantombol simpan. Jika penyimpanan  berhasil  maka  akan  muncul  pesan sukses data berhasil ditambahkan, setelah itu sistem secara  otomatis  kembali  ke  halaman  transaksi  surat masuk  dan menampilkan  data yang telah ditambahkan.  Untuk menyunting  data  Pengguna menekan  edit  lalu  pengguna  dapat merubah keterangan dari data arsip surat tersebut jika selesai pengguna  menekan  tombol  menu  simpan,  Sistem secara otomatis akan kembali ke tampilan halaman transaksi surat  masuk  lalu  data  yang  sudah  di  ubah akan  ditampilkan.  Untuk  menghapus  data  arsip surat  pengguna menekan  tombol  menu delete lalu akan  muncul  konfimasi  penghapusan  data.  Jika pengguna  menekan  tombol  hapus  maka  data
arsip  surat  akan  dihapus.  Disposisi  surat  dapat dilakukan  dengan  cara  pengguna  menekan  tombol menu  disp  lalu  pengguna  mengisikan  data  dan keterangan yang diperlukan lalu pengguna menenkan tombol simpan untuk menyimpan.
Gambar 6 Halaman Transaksi Surat Masuk

## Gambar 7 Halaman Diposisi Surat

## Gambar  8 Halaman transaksi Surat keluar
Proses  penambahan  data  dapat  dilakukan dengan  cara  pengguna  menekan  icon tambah data, lalu  mengisi  semua  keterangan  dan  setelah  selesai kemudian  tekan  tombol  simpan.  Jika penyimpanan berhasil  maka  akan  muncul  pesan  sukses  data berhasil  ditambahkan,  setelah  itu  sistem  secara otomatis  kembali  ke  halaman transaksi  surat  keluar dan  menampilkan  data  yang  telah  ditambahkan. Untuk  menyunting  data.  Pengguna  menekan  edit lalu  pengguna  dapat  merubah  keterangan  dari  data arsip  surat  tersebut  jika  selesai  pengguna  menekan tombol  menu  simpan,  Sistem  secara  otomatis  akan kembali ke tampilan halaman transaksi surat  keluar lalu  data  yang  sudah  di  ubah  akan  ditampilkan. Untuk  menghapus  data  arsip  surat  pengguna
menekan  tombol  menu  del  lalu  akan  muncul konfimasi  penghapusan  data.  Jika  pengguna menekan  tombol  hapus  maka  data  arsip  surat  akan dihapus.
Gambar  9 Halaman Delete data surat keluar
Dalam proses melihat galeri surat masuk maupun  surat  keluar  pengguna  menekan  lihat detail file, maka gambar yang terlampir pada surat akan  menjadi  fullscreen  dan  pengguna  dapat menyimpan  gambar  lampiran  dengan  cara  klick kanan  lalu  Save  Image  As  lalu  pengguna menentukan direktori pada drive komputer.Untuk lampiran doc,pdf, dan txt pengguna dapat melihat isi  lampiran  dengan  mendunduh file lampiran  dan menyimpanya pada direktori drive computer.

## Gambar  10 Halaman galery surat

## KESIMPULAN
Setelah melakukan analisis dan perancangan, serta implementasi aplikasi pengarispan  surat  menyurat  berbasis web di Kecamatan  Ngusikan  Jombang  dengan  metode Index  Field maka  dapat  diperoleh  kesimpulan adalah  aplikasi  yang  dibuat  mampu  melakukan pencarian  surat  secara  cepat  berdasarkan  jenis surat.  Aplikasi  ini  metode waterfall dengan dibantu  UML  ( Unified  Modelling  Language ) dalam  menggambarkan  alur  dari  sistem,dibangun menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP  dan HTML serta menggunakan database MYSQL.

## DAFTAR PUSTAKA

## [1] D. Krisnawati, “PERAN PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DIGITAL PADA STRATEGI
PEMASARAN DAN JALUR DISTRIBUSI UMKM
DI INDONESIA (Studi Kasus: UMKM Kuliner Tanpa
Restaurant ’Kepiting Nyinyir’),” 2018.
[2] N. Purba, F. Ekonomi, D. Bisnis, I. Uin, S. Utara, and M. Yahya, “REVOLUSI INDUSTRI 4.0 : PERAN
TEKNOLOGI DALAM EKSISTENSI PENGUASAAN BISNIS DAN
IMPLEMENTASINYA.”
[3] P. Teknologi et al. , “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN.”
[4] R. Hamdani, “SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR,” 2019.
[5] F. Masykur, I. Makruf, and P. Atmaja, “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web,” Online.
[6] Farid Hamzah Habibie, Bambang Eka Purnama, Ramadian Agus Triyono, Pembangunan Sistem
Informasi Penerimaan Calon Tenaga Kerja Secara
Online Berbasis Web Pada Bursa Kerja Khusus Smk Ganesha Tama Boyolali, Jurnal TIK Provisi Vol 5, No 2.
[7] Simangunsong, A. (2018) ‘Sistem Informasi
Pengarsipan Dokumen Berbasis Web’, Jurnal Mantik
Penusa, 2(1), pp. 11–19.
[8] Suryadi, A. and Zulaikhah, Y. S. (2019) ‘Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis
Web Menggunakan Metode Waterfall (Studi Kasus : Kantor Desa Karangrau Banyumas)’,
Jurnal Khatulistiwa Informatika, 7(1), pp. 13–21. doi: 10.31294/jki.v7i1.36.
[9] Nur, H. et al. (2020) ‘Pengujian Black Box pada Aplikasi Sistem Pengarsipan Surat
Menggunakan Teknik Equivalence Partitions’, Jurnal Teknologi Sistem Informasi dan Aplikasi, 3(2), pp. 76–81. doi: 10.32493/jtsi.v3i2.4692.
[10]   Pamungkas, C. A. (2017) Pengantar dan Implementasi
Basis Data. Yogyakarta: Deepublish.