## PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DAN ADMINISTRASI SISWA PADA TAAM AL-IKHLAS DEPOK
Dwi Sakti Oktaviani a , Ftiriana Destiawati b , Indra Kurniawan c a,b,c Jurusan Teknik Informatika, Universitas Indraprasta PGRI, Jakarta
a dwisakti16@gmail.com , b fitrianadestiawati@gmail.com , c inkur.master@gmail.com

## ABSTRAK
TAAM Al-Ikhlas Depok merupakan salah satu TK yang berlokasi di Jl. Waru Jaya no. 8 Depok. Kendala pada TAAM Al-Ikhlas Depok adalah sistem pendataan dan pembayaran belum optimal karena sistem yang diterapkan masih manual dan sering terjadi kesalahan pada  proses input data,  proses  perhitungan  dan  sulitnya  pencatatan  pelaporan  di  dalam buku  besar.  Dari  permasalahan  tersebut,  peneliti  berniat  untuk  merancang  sistem informasi  akademik  dan  administrasi  siswa  pada  TAAM  Al-Ikhlas  Depok  untuk  dapat mengatasi kekurangan yang ada. Metode pengembangan sistem yang dipergunakan pada sistem ini adalah metode waterfall dan menggunakan bahasa pemprograman java beserta tahapan-tahapan  seperti  observasi  dan  wawancara.  Hasil  akhir  dari  penelitian  ini  adalah untuk  mengembangkan  sebuah  sistem  informasi  dan  memudahkan  bagian  tata  usaha dalam  melakukan  pekerjaannya  yaitu  pengelolaan  data  yang  sudah  terkomputerisasi sehingga dapat dikerjakan secara efisien.
Kata kunci : Akademik, DAD, Informasi, Java, Sistem, Waterfall

## ABSTRACT
TAAM  Al-Ikhlas  Depok  is  a  kindergarten  located  on  Jl.  Waru  Jaya  no.  8  Depok.  The problem  with  TAAM  Al-Ikhlas  Depok  is  that  the  data  collection  and  payment  system  is not optimal because the system applied is still manual and errors often occur in the data input process, the calculation process and the difficulty of recording reports in the ledger. From  these  problems,  the  researcher  intends  to  design  an  academic  and  administrative information  system  for  students  at  TAAM  Al-Ikhlas  Depok  to  be  able  to  overcome  the existing  shortcomings.  The  system  development  method  used  in  this  system  is  the waterfall  method  and  uses  the  Java  programming  language  along  with  stages  such  as observation and interviews. The  end result of this research is to develop an information system  and  make  it  easier  for  the  administrative  section  to  do  its  work,  namely computerized data management so that it can be done efficiently .
Keywords : Academic, DAD, information, Java, system, waterfall

## 1. P ENDAHULUAN
Menurut KBBI, pendidikan merupakan prosedur mengubah sikap dan perilaku seseorang dalam rangka
membuat  manusia  menjadi  lebih dewasa  melalui  upaya  pengajaran dan pelatihan Pernyataan ini
berdasarkan  penelitian  yang  bisa dilihat dari arti kamus bahwa dengan pendidikan;  satu,  orang  mengalami perubahan sikap dan perilaku; kedua, seiring  dengan  bertambahnya  usia, sikap  dan  perilaku  menjadi  dewasa; ketiga,  proses  pendewasaan  ini dicapai  melalui  pendidikan  dan pelatihan  [1].  Perkembangan  potensi anak pada usia ini akan mempengaruhi  kehidupan  mereka  di masa  depan..  Hal  ini  berdasarkan penelitian  yang  menyatakan  bahwa anak  harus  dididik  sedini  mungkin [2]. Setelah anak-anak tumbuh dewasa,  mereka  akan  memiliki karakter yang mulia. Perancangan merupakan proses pembahasan  tentang  apa  yang  akan dicapai dengan menggunakan berbagai  teknologi  dan  melibatkan deskripsi  komponen  serta  batasan- batasan  yang  akan  ditemukan  dalam proses  tersebut  [3].  Sistem  adalah sekrangkaian  elemen  yang  terkait untuk dapat bersatu demi memperoleh  tujuan  tertentu  [4]. Informasi  adalah  hasil  dari  satu  atau lebih pemrosesan data dan kemudian mengolahnya untuk memberikan nilai, makna dan manfaat [5]. Sistem informasi adalah anggota yang saling berhubungan yang digunakan dengan cara  menggabungkan,  mengelola, menyimpan, dan menampilkan informasi untuk menopang pengambilan  keputusan,  koordinasi, pemantauan,  analisis,  dan  visualisasi dalam  organisasi.  [6].  Pengolahan data merupakan rangkaian pengolahan informasi untuk mendapatkan  tujuan  atau  hasil  yang diharapkan  [7].  Administrasi  adalah kelengkapan  proses  persatuan  antara berdasarkan beberapa kewajaran untuk  menghasilkan  tujuan  yang telah  ditetapkan  [8].  Tempat  yang
dipilih  oleh  penulis  sudah  sangat memenuhi  kriteria  penulis,  yaitu tempat  yang  belum  melaksanakan sistem  yang  sudah  terkomputerisasi. Karena  sistem  yang  masih  bersifat manual sangat memperlambat proses pekerjaan  dan  memerlukan  banyak waktu,  sehingga  diperlukan  sistem yang  telah  terkomputerisasi  untuk mempermudah  proses  pekerjaan  dan mempercepat waktu yang digunakan. Ketika  admin  program  melakukan penginputan  data,  maka  data  akan tersimpan otomatis di dalam
database.  Hal  ini  sebanding  dengan penelitian  yang  menyatakan  bahwa Cara  pengolahan  data  siswa  secara manual  dapat  memakan  waktu  lama saat  data  dimasukkan  dan  dikoreksi ulang  sebelum  diberikan  ke  kepala sekolah  [9].  Sistem  ini  dirancang untuk membantu pengelolaan keuangan  dan  data  mempunyai  daya guna lebih.

## 2. M ETODOLOGI P ENELITIAN
Penelitian ini berlokasi di TAAM Al- Ikhlas  yang  beralamat  di  Jl.  Waru Jaya  no.  8  Sukmajaya  Depok  Jawa Barat.  Lokasi  ini  dipilih  karena mempunyai  semua  aspek  penyokong sehingga  penelitian  dapat  berjalan dengan  baik.  Penelitian  dilakukan pada  semester  ganjil  antara  bulan Februari 2021 – Agustus 2021
Metode penelitian biasanya bertujuan demi  memperoleh  data  untuk  tujuan dan  kegunaan  tertentu  secara  ilmiah. Metode  penelitian  yang  digunakan peneliti  dalam  melakukan  penelitian kali  ini  adalah  metode  Waterfall [10].
Tahapan  yang  dilakukan  pada  saat pengembangan  sistem  adalah  analisa kebutuhan, studi kepustakaan, perancangan sistem, pengkodean
program,  pengujian  sistem,  serta implementasi dan pemeliharaan.
Gambar 1. Langkah pengembangan sistem
Dalam proses akumulasi data penulis menggunakan  metode  observasi  dan wawancara.  Observasi  yaitu  penulis melakukan  kunjungan  pada  TAAM Al-Ikhlas Depok untuk dapat melakukan pengamatan pada TAAM
tersebut. Penulis mengumpulkan data-data  terhadap  proses  kerja sistem  yang  berjalan  pada  TAAM Al-Ikhlas Depok. Sedangkan wawancara  yang  dilakukan  penulis adalah  mengumpulakn  data  dengan melakukan  tanya  jawab  dan  tinjauan kepada tata usaha yang bertugas pada TAAM  Al-Ikhlas  Depok  mengenai hal yang berhubungan dengan tinjauan kepada siswa dan guru.

## 3. H ASIL DAN P EMBAHASAN
3.1. Analisa Permasalahan
a. Pembayaran  masih  dikerjakan dengan cara manual dan
menggunakan buku besar dalam pengarsipan data.
b. Proses penyusunan secara manual  membutuhkan  ruang penyimpanan  yang  sangat  besar sehingga mengakibatkan penumpukan kertas dan
pencarian  data  memakan  waktu yang lama. c. Sulitnya dalam pembuatan laporan pembayaran Sumbangan Pembinaan  Pendidikan  (SPP), pembayaran Uang Pangkal, pembayaran  Daftar  Ulang,  dan pembayaran Uang Buku. d. Resiko  hilang  dan  rusaknya dokumen 3.2. Analisa sistem yang berjalan Analisa  sistem  pada  TAAM  Al- Ikhlas  menpergunakan  diagram  alir data  (Data  Flow  Diagram)  dengan tahapan diagram sebagai berikut :
a. Diagram  konteks  :  pada  diagram ini menggambarkan secara umum keseluruhan  sistem administrasi dan  akademik  pada TAAM  Al- Ikhlas Depok
Gambar 2. Diagram konteks sistem administrasi dan akademik
b. Diagram Nol  : pada diagram ini menggambarkan  tahapan  proses sistem administrasi  dan  akademik pada TAAM Al-Ikhlas Depok
Gambar 3. Diagram Nol sistem administrasi dan akademik
3.3. Aturan Bisnis yang diusulkan
Aturan bisnis sistem informasi akademik  dan  administrasi  yang diusulkan  pada  TAAM  Al-Ikhlas Depok adalah sebagai berikut :
a. Bagian  Tata  Usaha  menginput data  siswa,  data  pegawai,  data akademik ke database.
b. Siswa  yang  akan  melakukan pembayaran  menyerahkan  uang pembayaran  ke  bagian  Tata Usaha.
c. Bagian  Tata  Usaha  mengecek data  siswa  dengan  menginput nomor induk siswa.
d. Bagian  Tata  Usaha  menginput
jumlah pembayaran SPP, pembayaran Daftar Ulang, pembayaran  Uang  Pangkal,  dan pembayaran  buku  atas  nama siswa  yang  membayar,  data tersebut  akan  tersimpan  di database.
e. Bagian Tata Usaha menyerahkan  bukti  print  out pembayaran.  Satu  lembar  untuk siswa  dan  satu  lembar  untuk arsip sekolah f. Bagian  Tata  Usaha  melakukan rekap  data  pembayaran  SPP, pembayaran Daftar Ulang, pembayaran  Uang  Pangkal,  dan pembayaran buku perbulan untuk dijadikan laporan. g. Laporan  data  pembayaran  SPP, pembayaran Daftar Ulang, pembayaran  Uang  Pangkal,  dan pembayaran  buku  diserahkan kepada  Kepala  Sekolah  secara berkala.

## 3.4. Rancangan Basis Data
Normalisasi  berperan  sebagai  proses penggolongan  data  dalam  tabel  atau file  untuk  membentuk  entitas  dan relasi,  hingga  kini  suatu  bentuk database sangat mudah untuk disimilaritas  dan  terdapat  banyak bentuk normalisasi [11]. Perancangan  basis  data  pada  sistem yang diusulkan menurut hasil normalisasi seperti yang terlihat pada gambar berikut ini :
Gambar 4. Normalisasi

## 3.5. Tampilan Layar
Tampilan  layar  untuk  sistem  yang diusulkan  adalah  menu login ,  menu utama,  menu  sistem,  menu  siswa, menu  tata  usaha,  dan  fungsi logout untuk menyembul dari sistem. Menu siswa  memiliki  menu  data  siswa, data kelas, jadwal kegiatan, pembayaran  spp,  pembayaran  uang
pangkal,  pembayaran  daftar  ulang, dan  pembayaran  buku.  Menu  tata usaha memiliki menu data tata usaha dan menu laporan pembayaran.
Gambar 5. Tampilan Menu Login
Gambar 6. Tampilan Menu Utama
Tampilan  masukan  yang  berada  di dalam sistem ini terdiri dari tampilan form  data  pegawai,  form  data  siswa, menu jadwal kegiatan, menu pembayaran  spp,  menu  pembayaran uang  pangkal,  menu  pembayaran daftar  ulang,  dan  menu  pembayaran uang  buku.  Form  masukan  ini digunakan oleh user untuk
memasukan  data  akademik  dan  data administrasi  yang  ada  pada  TAAM
Al-Ikhlas Depok.
Gambar 7. Tampilan Menu Data Pegawai
Gambar 8. Tampilan Menu Data Siswa
Gambar 9. Tampilan Menu Kegiatan
Gambar 10. Tampilan Menu
Pembayaran SPP
Gambar 11. Tampilan Menu Pembayaran Uang Pangkal
Gambar 12. Tampilan Menu
Pembayaran Daftar Ulang
Gambar 13. Tampilan Menu
Pembayaran Uang Buku Tampilan  keluaran  dari  sistem  ini berupa kwitansi dan laporan. Keluaran berupa kwitansi terdiri dari kwitansi  pembayaran  spp,  kwitansi pembayaran  uang  pangkal,  kwitansi pembayaran daftar ulang, dan kwitansi  pembayaran  uang  buku. Sedangkan  keluaran  yang  berupa laporan  terdiri  dari  laporan  data pegawai, laporan data siswa, laporan data  kegiatan,  dan  laporan  data pembayaran.
Gambar 14. Tampilan Kwitansi
Pembayaran SPP
Gambar 15. Tampilan Kwitansi
Pembayaran Uang Pangkal
Gambar 16. Tampilan Kwitansi Pembayaran Daftar Ulang
Gambar 17. Tampilan Kwitansi
Pembayaran Uang Buku
Gambar 18. Tampilan Laporan Data Pegawai
Laporan  data  pegawai  merupakan hasil cetakan dari data pegawai yang diinput  ke  dalam  sistem  oleh  pihak Tata  Usaha  kemudian  diberikan kepada Kepala Sekolah setiap bulannya.
Gambar 19. Tampilan Laporan Data
Siswa
Sedangkan  laporan  data  siswa  berisi data-data  siswa  yang  ada  pada TAAM Al_Ikhlas Depok. Data siswa ini  diinput  oleh  pihak  Tata  Usaha berdasarkan  dari  formulir  yang diberikan oleh siswa ketika pendaftaran.
Gambar 20. Tampilan Laporan Data Kegiatan
Laporan  data  kegiatan  merupakan laoran  yang  berisi  kegiatan  yang dilakukan  oleh  siswa  dan  pegawai dalam  hal  ini  adalah  kegiatan  yang sifatnya  akademik.  Laporan  ini dierikan  kepada  Kepala  Sekolah setiap semesternya.
Gambar 21. Laporan Data Pembayaran
Laporan  data  pembayaran  diinput oleh  Tata  Usaha  ketika  terjadi transaksi  pembayaran  dari  siswa. Laporan  pembayaran  ini  dilaporkan oleh  pihak  Tata  Usaha  kepada Kepala Sekolah setiap bulannya.

## 4. K ESIMPULAN
a. Perancangan  sistem  informasi yang  digunakan  pada  sistem menggunakan  metode  waterfall yang  mencakup  beberapa  poin seperti rancangan masukan, proses dan keluaran yang berfungsi untuk mengetahui bagaimana rancangan atau langkah  awal  dari  sistem  itu sendiri.  Kemudian  rancangan diagram alir data untuk mengetahui  alur kerja dari sistem  dan  spesifikasi  file  basis data  untuk  mengetahui  isi  field yang berhubungan langsung dengan database. Sehingga dengan  adanya  sistem  ini  dapat menyederhanakan  dalam  proses penyusunan laporan dan mengurangi kesalahan yang
mungkin  saja  terjadi  di  TAAM Al-Ikhlas  Depok  sehingga  user bisa menggunakan dengan mudah dan cepat. b. Proses penginputan menggunakan  tampilan  yang
sederhana,  langkah  awal  dari proses  penginputan  adalah  user hanya  perlu  memasukan  data yang telah diterima dari siswa ke dalam field yang telah disediakan  di  dalam  sistem seperti nisn, nama, jenis kelamin,  agama,  tempat  lahir, tanggal  lahir,  kelas,  no  telp, alamat  serta  data  lain  yang dibutuhkan  untuk  disimpan  ke dalam database. Sedangkan untuk  proses  pencarian  hanya memerlukan  data  yang  telah tersimpan  di  database  untuk dipilih  salah  satu  datanya  dan selanjutnya diisi di dalam kolom pencarian.  Sehingga  user  dapat melakukan pencarian data dengan lancar dan tidak memakan  waktu  yang  lama karena sistem sudah terkomputerisasi. c. Dengan tampilan sistem saat ini, sangat kecil kemungkinan sistem dapat  terjadi  masalah  atau  error. Namun tidak menutup kemungkinan  kerusakan  sistem dapat  terjadi  kapan  saja,  salah satu  cara  untuk  mencegah  error pada  sistem  yang  telah  dibuat adalah dengan melakukan pemeliharaan dan pengembangan sistem. Kemudian selalu pindahkan data atau  file  ke  dalam  tempat penyimpanan  lainnya  agar  file yang telah ter input tidak hilang.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] R. Fahreza, F & Rabiatul, “Peningkatan Keterampilan
Sosial Melalui Metode Role
Playing Pada Pembelajaran
Ips Di Kelas Iv Sd Negeri Pasi Pinang Kabupaten Aceh Barat,” J. Bina Gogik , vol. 5,
no. 1, pp. 79–90, 2018.
[2] A. Zamroni, “Strategi
Pendidikan Akhlak Pada
Anak,” Sawwa J. Stud. Gend. , vol. 12, no. 2, p. 241, 2017, doi: 10.21580/sa.v12i2.1544. [3] R. W. Soetam, Rekayasa
Perangkat Lunak . Malang: Seribu Bintang, 2011. [4] T. Sutabri, Analisis Sistem
Informasi . Yogyakarta: Andi Offset, 2012. [5] P. Agus Eka, Sistem Informasi dan Implementasinya . Bandung: Informatika Bandung, 2014. [6] K. C. da. L. J. P. Laudon, Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital , 13th ed. Jakarta: Salemba Empat, 2012. [7] J. Hutahean, Konsep Sistem
Informasi . Yogyakarta: CV
Budi Utama, 2014. [8] Siagian. Sondang P, Manajemen Sumber Daya
Manusia . Jakarta: Bumi aksara, 2012. [9] D. A. Shofia, S & Anggoro,
“Sistem Informasi Manajemen
Administrasi Dan Keuangan Pada Tk-It Permata Hati Sumberrejo-Bojonegoro,” JITK (Jurnal Ilmu Pengetah. dan Teknol. Komputer) , vol. 5, no. 2, pp. 221–230, 2020, doi:
10.33480/jitk.v5i2.1192.
[10]  Sugiyono, Metode Penelitian Kombinasi (Mixed Methods) . Bandung: CV Alfabeta, 2018.
[11]  A.-B. Bin Ladjamudi, Analisis dan Desain Sistem .
Yogyakarta: Informasi Graha Ilmu, 2013.