Available at: http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/index

## Optimization of Archive Digitization at the Padjadjaran University Central Library
Novana Noer Alamsyah 1* , Sukaesih 1 , Kusnandar 1 1 Universitas Padjadjaran *Corresponding author, e-mail: novana20001@mail.unpad.ac.id

## Abstract
Digitizing archives or converting archival media from conventional to digital is one way to optimize  archive  management  in  an  institution  so  that  archives  can  be  archived  more efficiently and easily accessed. The purpose of this study is to provide an overview of the optimization of the digitization of archives in the Central Library of Padjadjaran University. The method  used  is  descriptive qualitative. Techniques in  data  collection, researchers carried out three series of stages, namely interviews, observation and literature study. The results  of  this  study  show  that  the  digital  archives  at  the  Padjadjaran  University  Central Library  are  compiled  in  a  system  called  e-Office  and  centralized  with  the  Padjadjaran University Record Center. With this digital archive, archivists and users can easily access it simultaneously and make it easier to retrieve information. Digital archive management goes well  through  four  stages,  namely  creation,  use,  maintenance,  and  depreciation.  However, there are still obstacles that are experienced, including the low awareness of some higher education institutions in collecting files for digital archives, a lack of human resources with special expertise in the field of archiving, and a lack of human resources with expertise in technology. It can be concluded, the digitization of archives and their overall management at the Padjadjaran University Central Library is considered optimal.
Keywords : digitization of archives, digital archives, archive management
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2018 by author.

## Introduction
Dari  waktu  ke  waktu,  teknologi  semakin  berkembang  dengan  cepat.  Dengan  perubahan  saat  ini, seluruh  organisasi  dari  berbagai  bidang  perlu  melakukan  pembenahan  pada  setiap  unit  kerjanya termasuk dalam bidang  keadministrasian agar  dapat  memenuhi tuntutan dalam  pemenuhan informasi sesuai dengan perkembangan zaman. Informasi merupakan hal yang penting untuk dijaga keabsahannya. Informasi  juga  merupakan  salah  satu  hal  yang  menjadi  ujung  tombak  dan  kepentingan  dari  suatu organisasi atau instansi. Salah satu informasi yang dinilai sangat penting keberadaannya dan diperlukan untuk kepentingan berkelanjutan yaitu arsip (Utami 2017).
Secara umum, arsip merupakan sumber informasi atau rekaman yang dihasilkan dari suatu kegiatan pada suatu  organisasi atau  instansi yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan  organisasi di  berbagai waktu  dan  berkelanjutan  karena  sifatnya  yang  sangat  penting  dan  autentik.  Sebagaimana  menurut Hendriyani (2021), arsip merupakan suatu  rekaman kegiatan dari suatu  organisasi atau  instansi dalam berbagai  bentuk  dan  media  yang  memiliki  nilai  informasi penting  yang  berguna  untuk  kepentingan organisasi  baik  di    masa  lalu,  masa  sekarang,  maupun  masa    depan.  Untuk  itu,  suatu  organisasi  perlu mengelola  arsip  dengan  baik  karena  arsip  ini  memiliki  peranan  yang  penting  dimana  arsip  berkaitan dengan  seluruh  aktivitas  yang  terdapat  di  dalam  organisasi.  Nantinya,  arsip  ini  akan  dibutuhkan  untuk kepentingan  dari  organisasi  dan  pengambilan  keputusan.  Selaras  dengan  pendapat  Sholikah  dan Hermanto (2021) yang mengatakan bahwa arsip tidak hanya sebagai sumber informasi, bahkan arsip pun berperan  sebagai  legalitas  dan  rujukkan  historis  dalam  hal  mengambil  keputusan  di  suatu  oganisasi. Kepentingan  dari  organisasi  dan  pengambilan  keputusan.  Selaras  dengan  pendapat  Sholikah  dan Hermanto (2021) yang mengatakan bahwa arsip tidak hanya sebagai sumber informasi, bahkan arsip pun berperan sebagai legalitas dan rujukkan historis dalam hal mengambil keputusan di suatu oganisasi.
Dalam  pengelolaannya,  mengikuti  perkembangan  teknologi  saat  ini,  arsip  memerlukan  tempat penyimpanan  yang  lebih  besar,  mudah  dilakukan  temu  kembali,  efektif  dan  efisien.  Untuk  itu,  arsiparis sebagai  pengelola  arsip  harus  cepat  tanggap  dalam  mengikuti  perubahan  ini  agar  kegiatan  pengelolaan arsip dapat terus berjalan dan bahkan menjadi lebih baik. Arsiparis dapat memanfaatkan teknologi atau sistem informasi manajemen untuk mengelola arsip. Sebagaimana tertulis  pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun  2009  tentang  kearsipan,  dikatakan  bahwa  “arsip  merupakan  sebuah  rekaman  dari  suatu kegiatan  (peristiwa)  dalam  berbagai  bentuk  maupun  media  yang  disesuaikan  dengan  perkembangan teknologi informasi  dan  komunikasi  yang  dibuat  oleh  lembaga  negara,  lembaga  pemerintah  daerah, lembaga  pendidikan,  perusahaan  ataupun  organisasi  politik,  kemasyarakatan  dan  perseorangan  yang pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan b ernegara” (Indonesia 2009b).
Secara  umum,  berdasarkan  jenisnya  arsip  dibagi  menjadi  dua  yakni  arsip  dinamis  dan  arsip  statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam suatu kegiatan penciptaan arsip yang kemudian disimpan selama jangka waktu tertentu (Ivaramulya and Husna 2019). Biasanya arsip dinamis digunakan dalam kurun waktu 10 tahun. Sedangkan yang dimaksud dengan arsip statis ialah arsip yang berdasarkan jadwal  retensinya telah  habis  yang  kemudian dipermanenkan dan  diserahkan ke  pihak lembaga kearsipan untuk disimpan dan dirawat baik secara fisik maupun informasinya (Laksono 2017). Secara  garis  besar,  arsip  dinamis  memiliki  fungsi  yang  sangat  krusial  dalam  sebuah  lembaga  karena berperan sebagai sumber  memori, referensi  pengambilan keputusan,  penunjang litigasi, hingga  rujukan historis  (Laili  2014).  Selain  itu,  apabila  dilihat  dari  jenisnya,  catatan  arsip  dinamis  juga  dinilai  lebih penting  dalam  suatu  lembaga  karena  sifatnya  yang  berkesinambungan  antar  rutinitas  dan  nantinya berdampak  pada  kuantitas  arsip  yang  mengalami  perubahan  (Wardah  2016).  Singkatnya,  suatu  arsip dinamis dapat tercipta dari berbagai kegiatan di suatu lembaga, semakin banyak aktifitas yang dilakukan, maka akan semakin banyak pula arsip yang tercipta dan pada akhirnya akan mempengaruhi volume arsip (Jamilah and Pahlevi 2021).
Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran  merupakan  lembaga  informasi  dan  memiliki  fungsi sebagai  lembaga  Pusat  Pengelolaan  Pengetahuan  di  Universitas  Padjadjaran.  Sebagai  sebuah  instansi, Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran  memiliki  pusat  administrasi  dimana  dalam  bidang  ini terdapat  proses  terciptanya  arsip,  baik  dokumen,  surat,  dan  lain  sebagainya.  Arsip  yang  dikelola  oleh Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran merupakan arsip dinamis, yang dimana arsip tersebut akan dibutuhkan  untuk  digunakan  sesuai  kebutuhan  instansi.  Disini  arsip  tercipta  ssecara  otomatis  sebagai bukti kegiatan transaksi dan administrasi dari instansi, tidak tercipta secara khusus. Dari kegiatan inilah banyak  tercipta  arsip-arsip  baru.  Arsip  tidak  hanya  berguna  sebagai  sumber  data  dan  informasi, melainkan  juga  berguna  sebagai  bahan  untuk  pengambilan  keputusan,  bukti  pertanggungjawaban evaluasi  lembaga,  dan  bahan  perumusan  kebijakan.  Lembaga  yang  tiap  harinya  melakukan  aktivitas administratif dan menghasilkan banyak dokumen arsip baru tentunya harus memiliki sistem pengelolaan yang  baik    (Rahayu  2014).  Kegiatan  pengelolaan  ini  bukanlah  suatu  hal  yang  mudah  dilakukan  karena pengelolaan  arsip  tidak  hanya  serta  merta  agar  terlihat  rapih,  namun  kegiatan  ini  juga  harus  mampu memberikan kemudahan dalam melakukan penemuan kembali arsip apabila dibutuhkan nantinya (Azizah and Nugraha 2022).
Arsip ada sebagai informasi yang tercipta dari suatu bukti kegiatan dan pada akhirnya akan digunakan kembali untuk kepentingan lembaga tersebut.  Oleh  karena itu, arsip tersebut merupakan arsip dinamis karena  masih  merupakan  arsip  yang  secara  langsung  digunakan  untuk  kebutuhan  lembaga  dengan frekuensi yang tinggi. Basuki (2003) mengemukakan bahwa arsip dinamis adalah informasi yang direkam, termasuk  data  dalam  sistem  komputer,  yang  diciptakan  atau  diterima  oleh  badan  hukum  atau  individu selama  kegiatan  transaksional,  atau  bertindak  sebagai  bukti  dari  kegiatan  tersebut.  Arsip  dinamis  juga dapat memenuhi persyaratan peraturan dan undang-undang; melindungi aset organisasi, karyawan, dan pelanggan;  mengurangi  risiko  yang  terkait  dengan  hilangnya  bukti  tindakan  dan  kebijakan,  serta mendokumentasikan aktivitas dan kesuksesan organisasi (Yunda, Sukaesih, and Prahatmaja 2022). Dalam Undang-Undang  Nomor  43  Tahun  2009  tentang  Kearsipan,  Pasal  40  ayat  (1),  dikatakan  bahwa: ”Pengelolaan  arsip  dinamis  dilaksanakan  untuk  menjamin  ketersediaan  arsip  dalam  penyelenggaraan kegiatan  sebagai  bahan  akuntabilitas  kinerja  dan  alat  bukti  yang  sah  berdasarkan  suatu  sistem  yang memenuhi  persyaratan:  (a)  andal;  (b)  sistematis;  (c)  utuh;  menyeluruh;  dan  (d)  sesuai  dengan  norma, standar, prosedur, dan kriteria.” (Indonesia 2009a).
Data  dan  informasi  yang  terkandung  dalam  arsip  dinamis  berperan  penting  bagi  jalannya  kegiatan administrasi  di    Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran.  Arsip  dinamis  merupakan  keluaran  dari kegiatan  administrasi  lembaga.  Arsip  diperlukan  untuk  melaksanakan  kegiatan  lembaga.  Kearsipan  dan
administrasi merupakan siklus yang melingkar, dan keduanya saling membutuhkan. Dalam penelitian ini, peneliti  menggunakan  ruang  lingkup  manajemen  arsip  Betty  Ricks  (1992)  untuk  menggambarkan keunikan manajemen arsip dinamis secara lebih objektif, komprehensif dan mendalam.
Berdasarkan  uraian  tersebut  di  atas,  maka  rumusan  masalah  yang  dialami  adalah  bagaimana optimalisasi  digitalisasi  arsip  di  Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran  dilihat  dari  proses pengelolaan  arsip  secara  digital  dan  apa  saja  hambatan  yang  dialami  dari  kegiatan  pengelolaan  arsip digital ini. Dengan demikian, tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis sehingga dapat memberikan gambaran  mengenai  optimalisasi  digitalisasi  arsip  di  Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran  yang menjamin efisiensi dan kemudahan akses pada arsip.

## Method
Penelitian  ini  menggunakan  metode  kualitatif  deskriptif.  Dimana  metode  penelitian  kualitatif merupakan  suatu  bentuk  tradisi  tertentu  dalam  ilmu  sosial  yang  pada  dasarnya  bertumpu  pada pengamatan manusia di wilayahnya sendiri dan berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasa dan terminologi. Jenis penelitian ini dipilih karena peneliti berusaha memahami dan menginterpretasikan makna suatu peristiwa interaksi perilaku manusia dalam situasi tertentu menurut sudut pandang peneliti sendiri dan dilakukan dalam situasi yang wajar tanpa adanya intervensi dari peneliti. Hal ini sebagaimana dikemukakan  oleh  Miles  dan  Hubberman  (Miles  and  Hubberman  2002)  bahwa  penelitian  dengan menggunakan penelitian kualitatif bertujuan untuk memahami objek yang diteliti secara mendalam.
Selain itu, penelitian ini juga dilakukan dengan pendekatan deskriptif. Menurut Sugiyono (Sugiyono 2018)  metode  deskriptif  adalah  metode  yang  digunakan  untuk  menggambarkan  atau  menganalisis suatu  hasil  penelitian  tetapi  tidak  digunakan  untuk  membuat  kesimpulan  yang  lebih  luas.  Akhmad (Akhmad  2015)  menambahkan  bahwa  pendekatan  deskriptif  adalah  suatu  pendekatan  yang menggambarkan dan menafsirkan makna dari data yang telah dikumpulkan dengan memperhatikan dan mencatat sebanyak mungkin aspek situasi yang diteliti pada saat itu, sehingga diperoleh suatu gambaran umum. dan gambaran yang komprehensif dari situasi yang sebenarnya. Berdasarkan penjelasan tersebut, peneliti memutuskan untuk menggunakan pendekatan deskriptif sebagai pendekatan yang paling sesuai dengan kebutuhan penelitian yang menggambarkan dan menganalisis fenomena secara menyeluruh dan mendalam.
Penelitian  dilakukan  di  Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran  yang  berlokasi  di  Gedung  Grha Kandaga  Jl.  Raya  Bandung  Sumedang  Km.  21  Jatinangor.  Subyek  penelitian  ini  adalah  pengelola perpustakaan  di  bagian  kearsipan  di  Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran.  Subjek  informan  ini dipilih  karena  sesuai  dengan  kriteria  topik  penelitian  yaitu;  (1)  Orang  yang  memahami  dan  memiliki pengetahuan  yang  memadai  tentang  pelaksanaan  program  (2)  Orang  yang  terlibat  langsung  dalam perencanaan  program  dan  pelaksanaan  program.  (3)  Masyarakat  yang  terkena  dampak  langsung  dari pelaksanaan  program.  Sedangkan  objek  penelitian  ini  adalah  “Optimalisasi  Digitalisasi  Arsip  di Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran”. Dalam  teknik  pengumpulan  data,  peneliti  melakukan  tiga rangkaian tahapan; (1) Wawancara semi terstruktur, dimana wawancara ini dilakukan untuk memperoleh informasi  dari  para  informan.  Wawancara  semi-terstruktur  memungkinkan  peneliti  untuk  mengajukan pertanyaan  yang  sudah  disiapkan  dan  pemikiran  atau  pendapat  pribadi  dari  setiap  orang  yang diwawancarai  (Newcomer,  Hatry,  and  Wholey  2015).  Pada  saat  wawancara  dilakukan  antara  peneliti dengan nara sumber, peneliti dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan keadaan atau situasi pada saat  wawancara  berlangsung.  (2)  Observasi.  Menurut  Shidiq,  Choiri,  dan  Mujahidin  (Sidiq,  Choiri,  and Mujahidin  2019),  observasi  adalah  suatu  kegiatan  terencana  dan  terfokus  untuk  melihat  dan  merekam serangkaian perilaku atau jalannya suatu sistem yang mempunyai tujuan tertentu. Serta mengungkapkan apa yang melatarbelakangi munculnya perilaku dan dasar dari suatu sistem. Dalam kegiatan ini peneliti akan terjun langsung untuk mengamati kondisi di lapangan dengan menempatkan diri sebagai pengamat. (3) Studi literatur. “Studi literatur atau studi pustaka merupakan kajian teoritis, referensi lite ratur ilmiah lainnya yang berkaitan dengan budaya, nilai dan norma yang berkembang pada situasi sosial yang diteliti” (Sugiyono 2012). Studi literatur dilakukan dalam penelitian untuk memperkaya pengetahuan, mengkaji teori, dan memperkaya literatur ilmiah terkait topik penelitian. Studi literatur dalam penelitian ini diambil dari berbagai sumber, antara lain jurnal ilmiah, undang-undang, buku, dan literatur lain yang membahas tentang preservasi di perpustakaan, khususnya perpustakaaan perguruan tinggi.
Setelah  data  diperoleh,  selanjutnya  data  tersebut  diolah  dengan  menggunakan  teknik  analisis  data yang diperkenalkan oleh Miles dan Hubberman (Miles and Hubberman 2002). Dalam prosesnya terdapat tiga  urutan  tahapan:  (1)  Reduksi  data,  dimana  secara  singkat  tahapan  ini  diartikan  sebagai  proses memilih, memfokuskan pada penyederhanaan, mengabstraksi, dan mentransformasikan data kasar yang muncul dari catatan tertulis di lapangan. (2) Penyajian data, dalam proses ini data yang telah direduksi sebelumnya disajikan dalam berbagai jenis matriks, grafik, jaringan dan diagram. Mereka dirancang untuk menggabungkan informasi terstruktur dalam bentuk yang koheren dan mudah dipahami. (3) Penarikan kesimpulan,  pada  tahap  terakhir  ini  data  yang  sebelumnya  telah  disajikan  kemudian  ditarik  garis kesimpulan  yang  linier.  Selain  itu,  pada  tahap  ini  juga  dilakukan  verifikasi  ulang  mengenai  kesesuaian antara satu data dengan data lainnya.

## Results and Discussion

## Optimalisasi  Digitalisasi  Arsip  dalam  rangka  pemeliharaan  Arsip  di  Perpustakaan  Pusat Universitas Padjadjaran
Digitalisasi adalah proses peralihan media dari media konvensional menjadi media digital. Arsip dalam bentuk tercetak, seperti dalam bentuk kertas, gambar, dan suara dapat dialihkan ke dalam format digital. Menurut Van Bussel, tujuan dibuatnya arsip digital sendiri yaitu guna mengurangi biaya pembuatan arsip dan  meningkatkan  kemudahan  akses  arsip    (Rosmaniah,  Santoso,  and  Muhidin  2022).  Selaras  dengan penelitian  yang  dilakukan  Kriesberg  (2017)  dalam  Rosmaniah,  Santoso,  dan  Muhidin  (2022),  dimana arsiparis merasa dengan adanya arsip digital, akses terhadap arsip menjadi lebih mudah dilakukan oleh banyak pengguna secara bersamaan, selain itu juga memudahkan untuk melakukan temu kembali arsip.
Saat  ini,  dimana  perkembangan  teknologi  berjalan  dengan  cepat,  organisasi  harus  tanggap  untuk beralih  media  menjadi  serba  digital  dibandingkan  dengan  pengelolaan  tradisional  berbasis  kertas  yang sekarang dinilai lambat dan tidak efisien. Untuk  itu,  pengelolaan arsip dengan  memanfaatkan teknologi menjadi solusi yang tepat ditengah perubahan saat ini. Menurut Siregar (2019), dalam pengelolaan arsip untuk  mencapai  kemudahan  akses  dan  efisiensifitas,  dibutuhkan  semacam  sistem  dimana  terdapat  5 faktor  yang  menjadi  dasar  pertimbangan  untuk  dilakukannya  digitalisasi  arsip,  yaitu:  a)  Media penyimpanan  dokumen  untuk  penggunaan  jangka  pendek  dan  jangka  panjang;  b)  Arsip  dapat  diakses dengan  cepat  dan  mudah  ketika  dibutuhkan;  c)  Membatasi  akses  hanya  untuk  orang  yang  memiliki wewenang;  d)  Media  penyinpanan  back  up  arsip  untuk  menghindari  bencana/kerusakan;  e)  Efisiensi penggunaan peralatan penyimpanan arsip.
Menurut  Rosmaniah,  Santoso,  dan  Muhidin  (2022),  terdapat  8  keunggulan  dilakukannya  pengalihan media digital, adalah sebagai berikut.
1) Aksesibilitas  informasi.  Dimana  kemudahan  akses  informasi  arsip  dalam  bentuk  digital  tidak terbatas ruang dan waktu sehingga dapat di akses dimanapun dan kapanpun dengan bantuan internet.
2) Kemudahan  dalam  pencarian.  Dimana  arsip  dalam  bentuk  digital  akan  memudahkan  dalam proses temu kembali informasi.
3) Kecepatan  akses.  Arsip  dalam  bentuk  digital  akan  lebih  cepat  dalam  hal  penerbitan,  sehingga mengurangi waktu pengiriman.
4) Peningkatan akses,  yakni  dalam mengakses arsip  digital  ini  tidak  terbatas ruang dan  waktu sehingga menghasilkan nilai guna yang lebih besar.
5) Tampilan  yang  efisien.  Arsip  digital  yang  disimpan  di  sistem  dapat  dirancang  dengan  desain yang
6) lebih menarik dan efisien. Sistem ini dapat diubah, ditambahkan, atau  dikurangi sesuai dengan kebutuhan.
7) Kecepatan  penyalinan  dan  penggandaan.  Informasi  atau  arsip  dalam  bentuk  digital  dapat dengan
8) mudah  disalin  dan    digandakan  dengan  cepat  dan  autentik,  sehingga  terhindar  dari  ancaman kehilangan atau kerusakan.
9) Hemat ruang. Berbeda dengan arsip dalam bentuk cetak yang membutuhkan penyimpanan yang lebih besar, arsip dalam bentuk digital hanya membutuhkan sedikit ruang penyimpanan dalam memori computer atau system.
10) Kemudahan  pembagian  informasi.  Informasi  digital  dapat  dengan  mudah  dibagikan  antar jaringan sehingga menghemat waktu dan memudahkan akses.
Adapun  digitalisasi  arsip  yang  dilakukan  oleh  Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran,  mencakup semua material arsip yang ada, diantaranya berkas-berkas kepegawaian, buku, poster, brosur, serta surat- surat.  Arsip  digital  Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran  dihimpun  dan  diorganisir  dalam  media sistem  komputer  bernama  SIAT  e-Office  2020.  e-Office  (Electronic  Office)  adalah  suatu  sistem  yang digunakan untuk kepentingan administrasi secara maya, yang memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi, di mana data, informasi dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi (Mulyono 2018). Dalam prosesnya terdapat beberapa tahapan sebagai berikut.
1) Mengumpulkan  material  arsip  baik  surat-surat  atau  material  lainnya.  Arsip  surat  dikumpulkan dengan cara mendownload surat-surat yang diterima tersebut dari e-mail.
2) Material arsip yang sudah  dikumpulkan atau  didownload kemudian  dihimpun ke dalam folder- folder pada computer.
3) Material arsip diberikan indeks atau dikelompokkan berdasarkan subyek yang sama. Setelah itu,
4) arsip diurutkan berdasarkan system nomor (numerik) yang didasarkan pada urutan waktu arsip tersebut tercipta.
5) Arsip-arsip terebut di migrasi ke dalam system SIAT e-Office agar menjadi lebih terstruktur dan
6) mudah diakses.
7) Organisir arsip-arsip yang di migrasi ke dalam SIAT e-Office agar lebih sistematis.
8) Untuk temu kembali informasi, dapat mencari menggunakan keyword yang telah ditentukan.

## Proses Pengelolaan Arsip Digital
Ruang lingkup pengelolaan arsip dinamis menurut konsep Life Cycle of Records oleh Betty Ricks (1992), terdiri dari beberapa tahapan meliputi; (1) Penciptaan dan penerimaan (creation and receipt), ini merupakan  tahap  dimana  surat  keluar  atau  masuk  ditangani.  (2)  Pendistribusian  (distribution), merupakan  tahap  penyebarluasan  surat  ke  lembaga  yang  membutuhkan.  (3)  Penggunaan  (use),  tahap dimana  arsip  akhirnya  digunakan  sesuai  kebutuhan  dan  fungsinya.  (4)  Pemeliharaan  (maintenance),  di tahap ini arsip akan kembali dipilah yang kemudian akan disimpan. (5) Penyusutan (disposition), tahap akhir  ini  arsip  akan  mengalami  pegurangan  berdasarkan  volume  untuk  efektivitas  penemuan  kembali arsip.
Menyesuaikan  dengan  data  yang  penulis  dapat  dilapangan,  penulis  merumuskan  siklus  hidup arsip menjadi 4 tahapan, yaitu penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan penyusutan. Tahapan-tahapan ini imaksudkan untuk melihat bagaimana alur pengelolan arsip dinamis berbasis digital yang di kelola di Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran. Tahapan-tahapan yang dimaksud adalah sebagai berikut.
1. Penciptaan Arsip (Create),
Tahap  awal  yang  dilakukan  dalam  pengelolaan  arsip  dinamis  berbasis  digital  yaitu  penciptaan. Penciptaan arsip di suatu lembaga adalah hal sangat penting karena proses ini merupakan awal dari lahirnya suatu arsip. Pada tahap ini, arsip tercipta otomatis dari bukti pelaksanaan kegiatan transaksi  dan  administrasi  yang  dilakukan  di  Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran. Contohnya yaitu dari proses surat masuk dan keluar (e-mail), undangan tokoh dari luar, kegiatan webinar dan lain-lain.
2. Penggunaan Arsip (Use)
Penggunaan arsip, yaitu prosedur dari peminjaman arsip atau  penemuan kembali arsip apabila diperlukan.  Menurut  Muhidin,  dkk  (2016)  tahapan  penemuan  kembali  arsip  apabila  pihak peminjam kepada arsiparis adalah (1) Membuka perangkat keras komputer, tempat arsip digital disimpan,  (2)    Membuka  folder  daftar  arsip  yang  menyimpan  file    arsip  yang    akan  dicari,    (3) Melakukan pencarian file arsip pada daftar arsip (4) Membuka file arsip yang sudah ditemukan, melalui  tools  hyperlink,  serta  (5)  Melakukan  pencetakan  arsip.  Temu  kembali  informasi  harus
menyesuaikan dengan kebutuhan pengelola untuk menunjang pengelolaan arsip digital. Namun dalam menggunakan arsip di Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran, perlu membuat  surat pernyataan  dengan  dibubuhi  materai  10.000,  karena  arsip  ini  bersifat  rahasia.  Sebagaimana dalam  wawancara,  narasumber  2  memberikan  pernyataan  bahwa  penggunaan  arsip  ini  sangat ketat, “Tidak  semua  orang  dapat  mencantumkan  ini  (tanda  tangan  kepala  perp ustakaan  untuk surat pernyataan), hanya ada operator-operator yang ditunjuk, di Kandaga disini hanya Bu Tati yang  pegang,  yang  bisa  menggunakan  tanda  tangan  barcode  Bu  Wina.  Kenapa,  karena  tidak sembarangan, karena setiap orang yang akan menggunakan barcode itu sebagai operator e-Office harus bikin pernyataan di atas materai 10.000, karena kadang-kadang ada surat penting, jangan sampai bocor”. (Wawancara pada, 29 Maret 2023)
3. Pemeliharaan (Maintenance)
Perawatan  arsip  adalah  penjagaan  keusangan  arsip  digital  terhadap  system  yang  disesuaikan dengan  ketentuan  yang  berlaku.  Pemeliharaan  arsip  di  Perpustakaan  Pusat  Universitas Padjadjaran  sudah  sesuai  dengan  pernyataan  yang  dikemukakan  oleh  Harky,  Sukaesih,  and Prahatmaja  (2022),  yakni  dimana  proses  pemeliharaan  arsip  antara  lain  dengan  dilakukan preservasi arsip seperti; 1) Migrasi, yaitu proses pemindahan arsip digital dari perangkat usang (computer) ke perangkat  terkini (system e-Office); 2) Konversi, yaitu proses perubahan format arsip  ke  format  untuk  preservasi  jangka  panjang;  3)  Emulsi,  yaitu  proses  penciptaan  kembali lingkungan sistem arsip sebagaimana arsip tersebut diciptakan.
4. Penyusutan (Disposition)
Kegiatan terakhir dari proses pengelolaan arsip dinamis aktif ialah penyusutan. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memilah  arsip yang tidak lagi  memiliki nilai guna (Jamilah  and Pahlevi 2021). Menurut Sholikah dan Hermanto (2021), kegiatan penyusupan antara lain; (1) Pemindahan, (2) Pemusnahan, (3) Penyerahan. Arsip tersebut nantinya akan berubah menjadi arsip statis. Hal ini juga dilakukan di Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran. Penyusutan arsip yang dilakukan di  Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran  ini  yaitu  dengan  memilah  arsip  yang  sudah lampau  atau  jarang/tidak  digunakan  dengan  memindahkannya  ke  unit  sentral  (Record  Center Universitas Padjadjaran).

## Hambatan dalam Optimalisasi Penggunaan Sistem Digital dalam rangka Pemeliharaan Arsip
Dalam  pengelolaan  arsip  digital,  tentu  saja  tidak  akan  luput  dari  masalah  dan  hambatan  yang dialami.  Beberapa  hambatan  dan  kendala  yang  dialami  di  arsip  Perpustakaan  Pusat  Universitas Padjadjaran diantaranya yaitu :
1) Rendahnya  kesadaran  beberapa  perangkat  perguruan  tinggi  dalam  pengumpulan  berkas  untuk arsip digital.
Dengan  peralihan arsip konvensional menjadi arsip  digital, semua dokumen  dan berkas terkait kepegawaian di migrasi terpusat ke dalam system e-Office. Untuk mengimpor data-data tersebut, setiap perangkat  perguruan tinggi  dapat mengajukan pengumpulan kepada  SDM  yang  bertugas mengelola  unit  arsip  digital.  Namun,  masih  banyak  data-data  dari  perangkat  perguruan  tinggi yang belum lengkap.
2) Kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang memiliki keahlian khusus di bidang kearsipan. SDM yang mengelola arsip di Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran umumnya merupakan seorang pustakawan. Padahal, pengelolaan arsip dan perpustakaan ini tidaklah sama. Seharusnya arsip  dikelola  oleh  seorang  arriparis  yang  memang  sudah  ahli  di  bidangnya,  agar  pengelolaan arsip menjadi lebih baik dan efektif.
3) Kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang memiliki keahlian di bidang teknologi. Hal  ini  mengakibatkan  SDM  yang  mengelola  system  arsip  digital  hanya  dikelola  oleh  sedikit orang.  Bahkan,  di  Perpustakaan  Pusat  Universitas  Padjadjaran,  orang  yang  memegang  system hanya satu orang.
Selain  adanya  kemungkinan  masalah  dan  hambatan,  keberadaan  arsip  digital  juga  dapat menimbulkan  ancaman.  Hal  ini  dikemukakan  oleh  Muhidin,  Winata,  dan  Santoso  (2016),  ancaman tersebut antara lain: (1) Segala jenis bencana alam, (2) Kerusakan bangunan, seperti atap yang bocor atau kabel listrik yang rusak, (3) Kecelakaan industri seperti kebocoran nuklir atau tumpahan bahan kimia, (4)
Bencana  teknologi,  seperti  virus  komputer,  kerusakan  peralatan  komputer,  dan  lain-lain,  (5)  Tindakan kriminal seperti pencurian, spionase atau terorisme. (6) Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak  stabil,  seperti  menyimpan  media  magnetik  di  dekat  peralatan  yang  menghasilkan  medan  magnet yang kuat; (7) Kualitas material yang buruk, seperti korosi pada compact disk yang kualitasnya rendah.

## Conclusion
Alih media arsip dari arsip konvensional menjadi arsip digital di era teknologi saat ini menjadi suatu keharusan agar arsip pada sebuah instansi dapat menjadi lebih optimal. Arsip digital bernilai lebih efektif dan memudahkan dalam mengakses. Selain itu, arsip digital memudahkan pengguna untuk melakukan temu kembali guna memenuhi kebutuhan instansi dalam menggunakan arsip. Kegiatan digitalisasi arsip di Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran dinilai sudah optimal. Seluruh data arsip dihimpun ke dalam sebuah sistem Bernama e-Office. Sistem ini terpusat dengan pengelola arsip pusat yaitu Record Center Universitas Padjadjaran. Pengelolaan arsip digital di Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran melalui beberapa tahapan di antaranya yaitu: 1) Penciptaan, dimana arsip tersipta secara otomatis sebagai sebuah bukti  kegiatan transaksi dan administrasi dari instansi, 2) Penggunaan, dalam menggunakan arsip digital, perlu melewati beberapa ketentuan yang ketat karena arsip ini bersifat rahasia. Namun, dalam hal temu kembali informasi, arsip dapat dengan mudah ditemukan yakni dengan hanya membutuhkan keyword arsip yang dicari, 3) Pemeliharaan, dimana arsip digital pada Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran dilakukan tahap migrasi dari perangkat komputer ke dalam sistem e-Office agar terhindar dari ancaman hilangnya arsip, 4) Penyusutan, dimana arsip dipilah yang dirasa sudah jarang/tidak digunakan, kemudian arsip tersebut dipindahkan ke pusat arsip di Record Center Universitas Padjadjaran. Kegiatan pengarsipan tidak luput dari hambatan-hambatan yang terjadi. Hambatan yang dialami Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran di antaranya yaitu rendahnya kesadaran beberapa perangkat perguruan tinggi dalam pengumpulan berkas untuk arsip digital, kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang memiliki keahlian khusus di bidang kearsipan, serta kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang memiliki keahlian di bidang teknologi.

## References
Akhmad, Khabib Alia. 2015. “ Pemanfaatan Media Sosial Bagi Pengembangan Pemasaran UMKM (Studi Deskriptif Kualitatif Pada Distro Di Kota Surakarta) .” DutaCom Journal 9(1):43 – 54.
Azizah, Siti Nur, and Jaka Nugraha. 2022. “ Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Kecamatan Tanjunganom Kabupaten Nganjuk .” Journal of Office Administration : Education and Practice
2(1):62 –
78. doi: 10.26740/joaep.v2n1.p62-78.
Basuki, Sulistyo. 2003. Pengantar Ilmu Kearsipan . Tangerang: Universitas Terbuka.
Betty, Ricks. 1992. “ R (and) Swaffor d.” Ann, J & Gow, Kay, E.
Harky, Putri Sekar Lembayung, Sukaesih Sukaesih, and Nurmaya Prahatmaja. 2022. “ Pengelolaan Arsip Digital Pada Surat Keputusan Direksi (Kd) Di Pt Pos Indonesia (Perser o).” Fihris: Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi 17(1):76. doi: 10.14421/fhrs.2022.171.76-93.
Hendriyani, Mungky. 2021. “ Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Di Subbagian Persuratan Dan Arsip Aktif Pada Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri) .” Kompleksitas: Jurnal Ilmiah Manajemen, Organisasi Dan Bisnis 10(1):11 – 17. doi: 10.56486/kompleksitas.vol10no01.80.
Indonesia. 2009a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 40 Ayat (1) Tentang Kearsipan . Jakarta: Sekretariat Negara.
Indonesia. 2009b. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan . Jakarta: Sekretariat Negara.
Ivaramulya, Elfri Annisa, and Jazimatul Husna. 2019. “ Analisis Kinerja Pegawai Kearsipan Dalam Mengelola Arsip Dinamis Inaktif Di Dinas Arsip Dan Perpustakaan Kabupaten Purwore jo.” Jurnal Ilmu Perpustakaan 7(1):211 – 20.
Jamilah, Arifatul, and Triesninda Pahlevi. 2021. “ Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Pegawai Di Kantor Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Sumenep. ” Journal of Office Administration : Education and Practice 1(2):235 – 48. doi: 10.26740/joaep.v1n2.p235-248. Laili, M. 2014. “ Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan Umum Dan Arsip Daerah Kota Semaran g.” Economic Education Analysis Journal 3(3):551 – 57. Laksono, Ridho. 2017. “ Pemanfaatan Teknologi Digital Dalam Proses Alih Media Arsip Statis.” Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan 1(1):47. doi: 10.22146/diplomatika.28271.
Miles, M. B., and M. Hubberman. 2002. The Qualitative Researche r’ s Companion . Sage.
Muhidin, Sambas Ali, Hendri Winata, and Budi Santoso. 2016. “ Pengelolaan Arsip Digital .” Jurnal Pendidikan Bisnis & Manajemen 2(3):178 – 83.
Mulyono, Totok. 2018. “ Sistem Informasi E-Office Pendukung Program Paperless Korespondensi Perkantoran (Studi Kasus: Bagian Administrasi Akademik Akademi Komunitas Semen Indonesia Gresik ) .” Tecnoscienza 2(2):107 – 22.
Newcomer, K. E., H. P. Hatry, and J. S. Wholey. 2015. “C onducting Semi-Structured Intervie ws.”
Handbook of Practical Program Evaluation 492.
Rahayu, Sri Hastuti Pudji. 2014. “ Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Meningkatkan Sistem Informasi Manajemen Di Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Banjarnegara .” Economic Education Analysis Journal 3(3):587 – 93.
Rosmaniah, Siti Maliah, Budi Santoso, and Sambas Ali Muhidin. 2022. “Dig italisasi Arsip Statis Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Perguruan Tinggi. ” Jurnal Pendidikan Manajemen Perkantoran 7(2):214 – 24. doi: 10.17509/jpm.v7i2.46819.
Sholikah, Ma r’ atus, and Febrika Yogie Hermanto. 2021. “ Manajemen Arsip Dinamis Dalam Meningkatkan Akuntabilitas Sekola h.” Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) 9(3):321 – 31. doi: 10.26740/jpap.v9n3.p321-331.
Sidiq, U., M. Choiri, and A. Mujahidin. 2019. Metode Penelitian Kualitatif Di Bidang Pendidikan . Vol. 53. Siregar, Yakin Bakhtiar. 2019. “Di gitalisasi Arsip Untuk Efisiensi Penyimpanan .” Jurnal Administrasi Dan Kesekretarisan 4(1):1 – 19.
Sugiyono. 2012. Memahami Penelitian Kualitatif . Bandung: Alfabeta.
Sugiyono. 2018. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, Dan R&D . Alfabeta.
Utami, Rahayu Tri. 2017. “ Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Manual (Fisik) Pada Politeknik Lp3I Jakarta Kampus Cimone .” Jurnal Lentera Bisnis 2(1):189 – 236.
Wardah, Mutiawatul. 2016. “ Pengelolaan Arsip Dina mis.” Libria 8(1):51 – 68.
Yunda, Nadya Rahma, Sukaesih Sukaesih, and Nurmaya Prahatmaja. 2022. “ Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang Tertib Administrasi Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Bandung .” Nautica l : Jurnal Ilmiah Multidisiplin Indonesia 1(7):638 – 48. doi:
10.55904/nautical.v1i7.427.