## SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPOR REPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI KELAS II

## Rayadi
Akademi Manajemen Informatika Komputer Panca Bhakti Pontianak rayadiluna@gmail.com

## Abstract
The need for an information is the most important thing for everyone to take a decision. Internet  is a medium that reaches the existence of all people in different places in the world, and people will compete to use it as a means of information and publications are inexpensive and fast. Online passport information service system is an application that is based on the thought that a good idea to access the fast service. Someone who needs a passport RI no longer need to waste a lot of time to come to the Immigration office to take care of it. They simply by using the internet to access pages and submit pre Immigration for a passport . In addition, the form of information about immigration can be known by the public.
Key word: information System, online pasport

## I. PENDAHULUAN
Kemajuan di bidang teknologi informasi telah memungkinkan instansi-  instansi atau  perkantoran melakukan interaksi dengan konsumen melalui jaringan komputer. Seiring dengan kemajuan teknologi, perkembangan dunia informasi saat ini sudah berkembang semakin cepat dan semakin pesat, sehingga banyak instansi yang meningkatkan kualitas pelayanannya dalam berbagai hal. Salah satu perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan sistem yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara efisien, cepat dan valid, selain itu juga mudah dalam pengolahan data dan juga  mudah dalam pencarian data saat diperlukan. Sebuah instansi yang ingin berkembang dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer. Komputer merupakan salah satu alat yang sangat mendukung dan mempermudah dalam pemrosesan dan pengolahan data sehingga data yang diolah tersebut dapat menghasilkan suatu informasi.
Sistem pelayanan secara online adalah salah satu jawaban terhadap instansi atau kantor-kantor yang bergerak dalam bidang melayani masyarakat. Salah satu instansi yang sangat baik dalam menerapkan sistem pelayanan secara online seperti ini adalah kantor Imigrasi Kelas II yang bergerak di bidang melayani masyarakat dalam proses pembuatan paspor atau Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI). Dengan adanya sistem pelayanan seperti ini, masyarakat yang membutuhkan paspor RI untuk ke luar negeri tidak perlu lagi datang langsung ke kantor Imigrasi untuk mengurusnya, mereka bisa mengakses melalui jaringan internet/website untuk mengajukan pra permohonan.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka yang menjadi permasalahan adalah Bagaimana Sistem Informasi Pelayanan Paspor Republik Indonesia Online Pada Kantor Imigrasi Kelas II.

## II. Kajian Literatur

## Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut (Putra, 2008).Informasi adalah "hasil pengolahan data yang telah mempunyai arti sehingga dapat digunakan khususnya  oleh manajemen dalam membuat keputusan" (Kurniawan, 1998:13). Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi  informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks pengambilan keputusan (Sutabri, 2004).
Perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik awal untuk memahami sistem informasi. Siklus informasi yang menggambarkan pengolahan data menjadi informasi dan pemakaian informasi untuk mengambil keputusan, hingga akhirnya dari tindakan hasil pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali (Kadir, 2003)
Hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data yaitu, informasi itu mempunyai kandungan "makna", sedangkan data tidak. Secara konseptual, data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Pengertian makna disini merupakan hal yang sangat penting, karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan (Kadir, 2003).Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 1997).
Menurut Oetomo (2002) kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor,
yaitu: a) Keakuratan dan teruji kebenarannya, Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bisa, dan tidak menyesatkan; b) Kesempurnaan informasi, Kesempurnaan informasi sangat penting untuk mendukung faktor keakuratan dan kesempurnaan di mana informasi tersebut disajikan dengan lengkap; c) Tepat waktu, Informasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat informasi akan menjadi lebih dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan; d) Relevan, Informasi akan memiliki nilai manfaat tinggi, jika informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan informasi tersebut menjadi tidak berguna dan tidak bermakna jika diberikan kepada mereka yang tidak membutuhkannya; dan e) Mudah dan murah, Kini cara dan biaya
untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Bila cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal, maka orang akan menjadi tidak berminat untuk memperolehnya.
Jadi, "informasi merupakan pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada" (Oetomo, 2002).
Berdasarkan beberapa sumber diatas terlihat bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data yang telah memiliki arti sehingga informasi tersebut dapat digunakan oleh pihak-pihak yang membutuhkan dalam mengambil suatu kebijaksanaan. Data adalah elemen dari informasi, dimana data belum memberikan tambahan pengetahuan atau suatu temuan tertentu. Dengan demikian, "data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut, Data diolah melalui suatu model agar menghasilkan informasi" (Sutabri, 2004).

## Pengertian sistem informasi
Data dengan informasi sering di kaitkan dengan adanya sistem informasi yang sering dihubungkan satu sama lain. Perkembangan dari sistem informasi menyebabkan juga perusahaan materi sistem informasi. Sistem informasi sekarang ini semakin luas, perkembangan dari informasi ini juga menyebabkan perusahaan- perusahaan peran dari sistem informasi itu sendiri, perkembangan informasi dapat menentukan dalam mengambil keputusan dan untuk mengendalikan organisasi. "Pendefinisian Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna" (Bodnar dan Hopwood 1993).
Sistem informasi adalah sekumpulan hal, elemen, sub sistem atau bagian yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan yang saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian yang satu dengan yang lainnya dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan berupa data kemudian mengolahnya dan menghasilkan keluaran berupa informasi yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat bermanfaat dan dapat dirasakan akibatnya, sebagai dasar bagi proses pengambilan keputusan, mendukung kegiatan manajemen dan operasional dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi proses tersebut guna mencapai tujuan (Kurniawan, 1998:30).
Sistem informasi manajemen merupakan sebuah kelengkapan pengolahan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi (Oetomo, 2002).
Sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis (Kroenke, 1992).
Ada empat peranan penting sistem informasi dalam organisasi (Alter, 1992), yaitu 1) Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas; 2) Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem; 3) Mengkoordinasikan subsistem- subsistem; 4) Mengintegrasikan subsistem-subsistem.
Jadi, sistem informasi berupa kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter, 1992).

## Pengertian paspor
Dalam kamus besar bahasa Indonesia, disebutkan pengertian paspor adalah "Surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk seorang warga negaranya yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri" (http://sauri- sofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.html).
Sementara menurut wikipedia, paspor adalah "Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara"
Paspor internasional adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara. Paspor berisi biodata pemegangnya yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda tangan, tempat dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan terkadang juga beberapa informasi lain mengenai identifikasi individual. Ada kalanya pula sebuah paspor mencantumkan daftar negara yang tidak boleh dimasuki oleh si pemegang paspor itu. Sebagai contoh, dahulu pemegang paspor Indonesia sempat dilarang berkunjung ke beberapa negara, antara lain negara Israel dan Taiw
Saat ini beberapa negara telah mengeluarkan apa yang disebut  e-paspor atau elektronik paspor. E-paspor merupakan pengembangan dari paspor kovensional, dimana pada paspor tersebut telah ditanamkan sebuah chip yang berisikan biodata pemegangnya beserta data biometrik-nya, data biometrik ini disimpan dengan maksud untuk lebih meyakinkan bahwa orang yang memegang paspor adalah benar orang yang memiliki paspor dan berhak atas paspor tersebut. Karena dengan sistem biometrik ini, paspor dapat diterbitkan setelah mendapat persetujuan langsung dari Pusat (Online System). Sejak diterapkannya sistem ini di Indonesia, maka pembuatan paspor saat ini bisa dilakukan di kantor Imigrasi manapun yang berada dalam batas wilayah negara Republik Indonesia
Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara, walaupun di negara tertentu ada beberapa perjanjian dimana warga suatu negara tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokumen selain paspor. Paspor akan diberi cap (stempel) atau disegel dengan visa yang dilakukan oleh petugas negara tempat kedatangan

## III. Data dan Metodologi Penelitian
Penelitian yang dilakukan adalah jenis penelitian deskriptif. Penelitian desktiptif yaitu menggambarkan masalah-masalah yang berhubungan dengan tujuan penelitian seperti apa adanya, dengan mengumpulkan data dan menjelaskan data yang diperoleh
sesuai dengan  keperluan, menurut Suryabrata (2004:19) ”metode deskriptif adalah metode untuk membuat suatu deskripsi  mengenai situasi-situasi atau  kejadian- kejadian”
Penelitian menggunakan data sekunder, dimana data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah jadi.Dalam hal ini, data diperoleh dari instansi terkait, dalam hal ini Kantor PT Imigrasi Kelas II Singkawang.

## IV. Hasil dan Pembahasan

## Paspor Online
Setiap kantor atau instansi pasti ada sebuah sistem aplikasi internal dan eksternal kantor. Sistem aplikasi internal adalah sebuah sistem yang berlaku hanya untuk sebuah kantor yang menerapkan aplikasi tersebut, dan yang memiliki hak akses aplikasi itu hanyalah karyawan-karyawan kantor yang memiliki wewenang untuk menjalankan sistem aplikasi tersebut. Sedangkan sistem aplikasi eksternal adalah sebuah sistem yang diterapkan oleh suatu kantor atau instansi yang berlaku untuk umum dan bisa diakses oleh semua orang. Misalnya sistem aplikasi online , dan lain sebagainya.
Kantor Imigrasi Kelas II menerapkan sebuah sistem aplikasi yang bersifat eksternal untuk meningkatkan kualitas pelayanannya dalam melayani masyarakat. Sistem aplikasi tersebut merupakan sebuah sistem yang bisa diakses oleh semua orang dan siapa saja yang membutuhkan paspor Republik Indonesia. Sistem aplikasi tersebut bisa diakses lewat internet atau website yang telah ditetapkan. Dengan adanya sistem aplikasi tersebut, pihak kantor imigrasi bisa melayani masyarakat secara online dalam bidang pengurusan paspor Republik Indonesia.
Halaman Aplikasi paspor online atau yang disebut dengan xpasinet akan tampil ketika pengunjung memilih menu layanan paspor online pada halaman utama website Imigrasi, aplikasi ini sangat sederhana dan mudah dipahami, cukup dengan mengetika
Dokumen yang minimal harus di upload adalah copy KTP WNI, copy Kartu Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah. Jika dokumen-dokumen tersebut tidak lengkap, maka pemohon tidak dapat melanjutkan proses. Semua dokumen adalah hasil scan asli dokumen tersebut diatas dengan ketentuan ukuran file yang kecil yaitu dibawah 500 kb dengan file jenis jpg atau pdf.
Jika proses pengimputan berhasil maka pemohon akan mendapatkan tanda terima pra permohonan dan ini harus dicetak oleh pemohon ke printer. Setelah menerima dan mencetaknya ke printer, maka proses pengajuan pra permohonan melalui internet/website telah selesai dan berhasil. Kemudian pemohon harus hadir pada kantor Imigrasi dengan membawa tanda terima pra permohonan beserta dokumen persyaratan asli. Setelah itu dilanjutkan dengan proses selanjutnya yaitu pembayaran, foto biometrik dan sidik jari serta wawancara dengan petugas kantor Imigrasi.

## Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol.
Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.
Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan poses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram (programmer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahsa pemrograman.
Adapun bagan pada gambar 10 menjelaskan bagaimana proses yang harus dilakukan oleh pemohon pada saat mengajukan pra permohonan paspor online dengan penjelasan sebagai berikut:
1. Pemohon mengeti
2. Pada halaman utama website Imigrasi, pemohon memilih menu layanan paspor online untuk akses ke dalam aplikasi. Kemudian muncul menu utama tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI.
3. Pemohon memilih menu pra permohonan personal untuk melakukan entri data pemohon dan dilanjutkan dengan entri alamat pemohon.
4. Upload data dokumen pemohon berupa copy KTP WNI, copy Kartu Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah yang telah discan sebelumnya.
5. Pemohon memasukkan kode verifikasi sesuai dengan gambar yang ditampilkan, dan proses penyelesaian permohonan.
6. Setelah membaca pesan proses penyelesaian pra permohonan, maka aplikasi akan menampilkan tanda terima pra permohonan.
7. Tanda terima pra permohonan tersebut harus dicetak oleh pemohon ke printer dan membawanya pada saat datang ke kantor Imigrasi.

## Kelebihan dan Kekurangan Sistem
Setiap sebuah sistem atau aplikasi tentunya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Adapun kelebihan dari sistem informasi pelayanan paspor online ini adalah:
1. Tidak menggunakan sistem login seperti username dan password sehingga aplikasi dapat digunakan oleh semua orang.
2. Aplikasi ini berlaku untuk umum dan bisa diakses 24 jam oleh siapa saja, kapan saja, dan dimana saja tanpa ada batasan waktu.
3. Pengolahan data secara otomatis dan terkomputerisasi sehingga dapat membantu kinerja instansi dalam melayani masyarakat.
4. Prosesnya cepat dan mudah dalam penggunaannya.
5. Tidak membutuhkan waktu dan tempat yang banyak dalam mengelola dan menyimpan data-data pemohon.
Adapun masih ada juga kekurangan dan kelemahan yang terdapat pada sistem informasi pelayanan paspor online ini, antara lain:
1. Sistem ini tidak akan berjalan dengan lancar apabila terjadi gangguan terhadap jaringan.
2. Jaringan yang kurang bagus membuat sistem lambat dan prosesnya lama.
Tidak ada perubahan atau pengembangan terhadap desain tampilan aplikasi yang masih kurang sempurna.

## V. Simpulan

## Kesimpulan
Penerapan sistem informasi pelayanan paspor RI secara online pada kantor Imigrasi Kelas II merupakan salah satu bentuk dalam mempermudah dan memperbaiki kualitas pelayanannya terhadap masyarakat.
Dengan adanya sistem informasi pelayanan paspor online ini, pihak kantor Imigrasi dapat berinteraksi dengan masyarakat sehingga masyarakat sangat terbantu dalam mendapatkan informasi-informasi terbaru tentang keimigrasian, serta memberi kemudahan bagi mereka dalam pengurusan paspor atau Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).

## Rekomendasi
Sebaiknya Imigrasi melakukan pengembangan terhadap sistem agar lebih lengkap dan sesuai dengan kebutuhan serta desain tampilan aplikasi perlu dilakukan pengembangan yang lebih sempurna dan lebih disesuaikan lagi dengan instansi.
Sistem atau website yang sudah dibangun selalu diupgrade atau diperbaharui seluruh data-data yang tersimpan demi menarik peminat masyarakat dalam mendukung kinerja perkantoran agar fasilitas yang telah dirancang dapat dipergunakan semaksimal mungkin untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
Pihak instansi diharapkan agar tidak juga mengandalkan sistem atau website ini sebagai salah satu media pelayanan atau penyampaian informasi, karena sebagian masyarakat masih sangat minim pengetahuannya terhadap internet. Ada baiknya pihak instansi menyediakan program yang bisa melayani melalui pesan singkat agar masyarakat lebih mudah dalam berinteraksi, karena sebagian besar masyarakat masih menggunakan media handphone (HP) dalam berkomunikasi.

## Daftar Pustaka
Alter, Steven. 1992. Information Systems: A Management Perspective. The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc.
Bodnar, George H., Hopwood, William S. 1993. Accounting Information System. 5 th Edition, Prentice-Hall, Inc.
Jogiyanto. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer. BPFE-Yogyakarta : Yogyakarta.
Kroenke, David M. 1992. Management Information Systems. Watsonville: Mitchell McGraw-Hill.
Kurniawan Puji Agus. 1998. Sistem Informasi Manajemen. IPW, Jakarta Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta. Mcleod, Raymond. 1998. Sistem Informasi Manajemen. PT Prenhalindo : Jakarta.
Oetomo, B. Soetedjo. 2001. Perspektif e-Business. Andi : Yogyakarta.
Oetomo, B. Soetedjo. 2002. Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta.
Oetomo, B. Soetedjo, Esther Wibowo, Eddy Hartono, dan Samuel Prakoso. 2007. Pengantar Teknologi Informasi Internet: Konsep dan Aplikasi. Andi : Yogyakarta.
Republik Indonesia. 2008. Permenkumham No. M.HH-04.0T.03.01 Tahun 2008 tentang Pedoman Penerapan E-Office Keimigrasian, Menteri Hukum dan Ham.
Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. ANDI: Yogyakarta.
Http://sauri-sofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.html
Http://iguidepost.blogspot.com/2008/06/pengertian-paspor.html Http://id.wikipedia.org/wiki/Paspor
Http://www.imigrasi.go.id