## Perancangan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Keluar Pada Inspektorat Utama Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Berbasis Java Netbeans
Dwi Ryan Maulana 1 , V.H.Valentino 2* , Rudi Prasetya 3
1,2,3 Program Studi Informatika, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Indraprasta PGRI Jalan Raya Tengah No 80, Kelurahan Gedong, Pasar Rebo, Jakarta Timur
1 dwiryanm@gmail.com
2* v.h.valentino.na70@gmail.com
3 rudiprasetya1@gmail.com
Intisari — Pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  Inspektorat  Utama  Kementerian  Pariwisata  dan  Ekonomi Kreatif melibatkan banyak kertas yang harus diisi untuk mencatat dan mengelompokkan surat masuk maupun surat keluar.  Hal  ini  berhubungan  dengan  keamanan  dari  surat  atau  informasi  yang  disimpan  karena  jika  tidak  dikelola dengan baik kertas bisa saja rusak atau hilang. Penyimpanan informasi surat yang dilakukan dengan cara menulis di jurnal  berakibat  pada  penulisan  laporan  yang  datanya  harus  dihitung  satu  per  satu.  Sistem  Informasi  Manajemen Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  dapat  mempermudah  kinerja  petugas  dengan  cara  menginput  data  surat  ke  dalam sistem  sehingga  tidak  perlu  mengisi  terlalu  banyak  berkas  dan  informasi  surat  dapat  disimpan  dalam  basis  data. Petugas juga dapat dengan mudah melakukan pembuatan laporan karena surat masuk maupun surat keluar disimpan sesuai kategori surat yang sudah dikelola secara sistematis. Metode penelitian yang dilakukan adalah dengan grounded research ,  yaitu  metode  penelitian  yang  berdasarkan  fakta  dan  menggunakan  analisis  perbandingan  yang  bertujuan untuk mengadakan generalisasi empiris, menetapkan  konsep, membuktikan teori, dan mengembangkan teori dimana pengumpulan data dan analisis data berjalan pada waktu yang bersamaan. Maka dirancanglah sebuah Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Keluar pada Inspektorat Utama Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Berbasis Java Netbeans dengan menggunakan basis data MySQL.
Kata kunci — Sistem Informasi, Manajemen Surat Masuk dan Keluar, Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif.
Abstract — Management  of  incoming  and  outgoing  mail  at  the  Main  Inspectorate  of  the  Ministry  of  Tourism  and Creative Economy involves a lot of paper that must be filled in to record and classify incoming and outgoing letters. This is related to the security of the letters or information that is stored because if it is  not managed properly the paper can be damaged or lost. The storage of letter information by writing in a journal results in writing a report whose data must be  calculated  one  by  one.  Incoming  and  Outgoing  Mail  Management  Information  Systems  can  facilitate  officer performance  by  inputting  letter  data  into  the  system  so  that  there  is  no  need  to  fill  in  too  many  files  and  letter information can be stored in a database. Officers can also easily create reports because incoming and outgoing mail is stored  according  to  the  mail  category  that  has  been  systematically  managed.  The  research  method  used  is  grounded research, which is a research method that is based on facts and uses comparative analysis that aims to make empirical generalizations, establish concepts, prove theories, and develop theories in which data collection and data analysis run at the same  time. Then an application for  the Management  Information System for  Incoming and Outgoing Mail at the Main  Inspectorate  of  the  Ministry  of  Tourism  and  Creative  Economy  based  on  Java  Netbeans  using  the  MySQL database was designed . Keywords — : System  Information,  Management  of  Incoming  and  Outgoing  Mail,  the  Ministry  of  Tourism  and  Creative Economy.

## I. P ENDAHULUAN
Kementerian  Pariwisata  dan  Ekonomi  Kreatif/Badan Pariwisata  dan  Ekonomi  Kreatif  merupakan  satu  kesatuan unsur  pemimpin  Kementerian/Badan  yang  mempunyai  tugas
membantu  Presiden  dalam  menyelenggarakan  urusan pemerintahan di bidang pariwisata dan tugas pemerintahan di bidang  ekonomi  kreatif.  Organisasi  yang  terdapat  dalam Kementerian  Pariwisata  dan  Ekonomi  Kreatif/Badan Pariwisata  dan  Ekonomi  Kreatif  adalah  Inspektorat  Utama,
dimana  salah  satu  tugas  pokok  dan  fungsinya  adalah pelaksanaan administrasi Inspektorat Utama. Pada Inspektorat Utama  banyak  tercipta  surat  yang  berbentuk  konvensional (kertas). Oleh karena itu, pengurusan dan pengendalian surat perlu  dilakukan,  guna  memperlancar  pengolahan  surat-surat beserta  informasi  yang  terkandung  di  dalamnya  sehingga aktivitas  organisasi  dapat  berjalan  secara  efektif  dan  efisien dalam mencapai tujuan dan maksud organisasi [1]. Surat yang disimpan  di  Inspektorat  Utama  terdapat  surat  biasa,  surat penting  maupun  surat  rahasia  di  unit  kerja  yang  digunakan untuk  menunjang  keberlangsungan  organisasi.  Surat  biasa, surat  penting  dan  surat  rahasia  harus  dibedakan  dalam pengelolaannya.  Surat  rahasia  harus  langsung  ditujukan kepada  bagian  yang  dituju  sehingga  petugas  tidak  boleh membuka  surat  tersebut  tanpa  ijin  kepala  atau  orang  dituju dalam  surat.  Inspektorat  Utama  Kementerian  Pariwisata  dan Eknomi  Kreatif  membagi  pengelompokan  surat  dalam  dua jenis,  yaitu  surat  masuk  dan  surat  keluar  [2].  Surat  masuk adalah  surat  yang  masuk  ke  dalam  instansi  dari  pihak eksternal maupun pihak internal dari bagian instansi tersebut, sedangkan  surat  keluar  adalah  surat  yang  dikirim  oleh  suatu instansi ke instansi lain.
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Inspektorat Utama  Kementerian  Pariwisata  dan  Eknomi  Kreatif melibatkan  banyak  jurnal  atau  kertas  yang  harus  diisi  untuk mencatat  dan  mengelompokkan  surat  masuk  maupun  surat keluar. Contohnya ketika ada surat masuk, maka petugas akan mengisi  buku  daftar  pengendali  surat  masuk  dan  lembar disposisi  surat  sesuai  dengan  data  surat  masuk  yang  ada. Setelah  itu  surat  dan  lembar  disposisi  akan  diserahkan  ke Inspektur  Utama  untuk  memberi  instruksi  selanjutnya. Kemudian  surat  dan  lembar  disposisi  tersebut  akan  kembali lagi  ke  petugas  dan  petugas  akan  melanjutkan  proses  sesuai instruksi  yang  diberikan  Inspektur  Utama.  Langkah  terakhir yang  dilakukan  petugas  dengan  mengisi  kartu  kendali  surat masuk [3].
Banyaknya  berkas  yang  harus  diisi  artinya  banyak  kertas yang diperlukan. Hal ini berhubungan dengan keamanan dari surat atau informasi yang disimpan karena jika tidak dikelola dengan  baik  kertas  bisa  saja  rusak  maupun  hilang.  Semakin banyak  berkas  maka  tempat  penyimpanan  yang  dibutuhkan semakin  besar.  Penyimpanan informasi  surat  yang  dilakukan dengan  cara  menulis  di  jurnal  berakibat  pada  penulisan laporan  yang  datanya  harus  dihitung  satu  per  satu.  Misalnya untuk  menentukan  berapa  surat  keluar  untuk  Bulan  Januari, petugas  akan  menghitung  satu  per  satu  surat  keluar  pada jurnal  atau  lemari  penyimpanan.  Begitu  juga  ketika  petugas ingin mencari surat dengan kata kunci tertentu, maka petugas akan mencari dan membaca surat satu per satu.
Sistem  Informasi  Manajemen  Surat  Masuk  dan  Surat Keluar  dapat  mempermudah  kinerja  petugas  dengan  cara menginput  data  surat  ke  dalam  sistem  sehingga  tidak  perlu mengisi  terlalu  banyak  berkas  dan  informasi  surat  dapat disimpan  dalam  basis  data,  sehingga  dapat  meminimalisir segala  resiko  terhadap  berkas  yang  hilang  maupun  rusak. Petugas  juga  dapat  dengan  mudah  melakukan  pembuatan
laporan  karena  surat  masuk  maupun  surat  keluar  disimpan sesuai kategori surat yang sudah dikelola secara sistematis [4].

## II. BACKGROUNG/LATAR BELAKANG
Dari  penelitian  sistem  informasi  sangatlah  penting  dari hasil  yang  didadapat  dapat  diperhitungan  dalam  kehadiran dari  seorang  karyawan  yang  hadir  pada  waktu  yang  telah ditentukan  sehinga  nantinya  dapat  membantu  dalam perhitungan  penggajian  karyawan  di  tempat  kami  [5].  Dari sistem  yang akan berjalan ini semua data tersimpan pada satu database  Mysql  yang  dikelola  oleh  bagian  pengelola  data sehingga  dapat  membantu  kelancaran  dalam  pengecekan keluar  masuknya  surat  menyurat  yang dilakukan  oleh  semua pihak  yang  berkepentingan  [6].Penelitian  yang  berjudul Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ini  Pada  Kantor  Kecamatan  ini  dipermudah  dalam melakukkan penginputan data sehingga karyawan tidak perlu di  berikan  penyuluhan  yang  memakan  waktu  ,cukup  dengan pengarahan sederhana maka karyawan pasti dapat melakukan semua  pekerjaan  dengan  mudah  dan  cepat  tanpa  harus memakan  waktu  yang  lama  [7].  dengan  menggunakan Netbean pada aplikasi ini secara langsung mempercepat data dapat  dikirim  dan  langsung  terrekam  dalam  sistem  database yang dimiliki, dan tidak perlu takut akan kehilangan data yang sudah  di  simpan  pada  database  yang  dimilikinya  [8]. Dikarenakan  database  yang  tersimpan  pada  Mysql  yang disimpan  pada  server  telah  tersimpan  pada  server  yang tehubung dengan computer pada jaringan di kantor dan server disimpan  pada  tempat  yang  paling  aman  dan  terjaga  secara aman dan di periksa oleh petugasnya secara berkala [9]. Dari penggunaan  aplikasi  java  ini  benyak  sekali  penggunanya merasa  nyaman  dan  mudah  menggunakan  nya  sehingga aplikasi  java  ini  cukup  lah  familiar,  sehingga  dalam pengaplikasian  nya  tidak  lah  sulit  dan  memakan  dana  yang banyak  karena  java  adalah  aplikasi  yang  tidak  perlu membelinya  secara  khusu  sehingga  pemakainya  pun  tidak terlalu  sulit  [10].  Penelitian  ini  mengunakan  konsep  yang sederhana dalam pengarsipan surat  menyurat yang dilakukan baik dari penulisannya, pengirimannya, dan penyimpanannya semua  dilakukan  dalam  satu  jaringan  yang  saling  terhubung dilam  perkantoran  dan  terarsip  secara  baik  di  dalam  server yang  dimiliki  [11].  Rancangan  ini  dibuat  semudah  mungkin agar  dalam  perbaikan  atau  dalam  perawatan  nya  tidak  lah menyulitkan baik dari teknisi dan karyawan yang melakukan tugas  nya  sehingga  mengurangi  permasalahan  yang  harus dibuat  sekecil  mungkin  dan  mempermudah  kinerja  untuk karyawan yang menggunakannya [12]
Penelitian  ini  menghasilkan  kesimpulan  Mengembangkan sebuah  sistem  informasi  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat keluar. Metode pengembangan sistem yang digunakan penulis dalam penelitian ini  adalah metode prototipe (prototyping).

## III. M ETODOLOGI P ENELITIAN
Metode  penelitian  yang  dilakukan  ini  adalah  dengan grounded research, yaitu metode penelitian yang berdasarkan ada  fakta  dan  menggunakan  analisis  perbandingan  yang bertujuan untuk mengadakan generalisasi emprisis,
menetapkan konsep, membuktikan teori, dan mengembangkan teori dimana pengumpulan data dan analisis data berjalan pada waktu yang bersamaan. Selain itu, penulis juga melakukan penelitian dengan metode pengumpulan data dengan cara Observasi, Wawancara dan Dokumentasi.

## IV. H ASIL DAN P EMBAHASAN
Analisa Permasalahan Dari  hasil  penelitian  yang  penulis  lakukan,  maka  penulis dapat menganalisa permasalahan yang ada adalah :
1. Pengelolaan surat masuk dan keluar masih dilakukan secara  manual  dengan  menulis  pada  buku  daftar  pengendali surat. Belum adanya sistem manajemen surat sehingga proses pencarian  surat  membutuhkan  waktu  lama,  karena  petugas harus  membaca  satu  persatu,  Sering  terjadi  kerusakan  pada berkas surat.
2. Proses  pembuatan  laporan  sangat  membutuhkan waktu  yang  lama,  karena  harus  menghitung  satu  persatu berkas setiap bulannya.
Alternatif Penyelesaian Masalah Berdasarkan masalah-masalah yang dihadapi, maka penulis memberikan alternatif penyelesaian masalahnya, yaitu :
1. Merancang  Sistem  Informasi  Manajemen  surat masuk dan surat keluar pada Inspektorat Utama Kementerian Pariwisata dan Eknomi Kreatif.
2. Membangun  Sistem  Informasi  Manajemen  surat masuk dan surat keluar pada Inspektorat Utama Kementerian Pariwisata dan Eknomi Kreatif.
3. Menyusun  sebuah  database  untuk  mempermudah proses pengolahan data dan dan pelaporan kepada pimpinan.

## Diagram Konteks
Gambar 1. Diagram Konteks
Normalisasi  teknik  untuk  merancang  tabel  basis  data relasional  guna  meminimalisir  duplikasi  sehingga  dapat menjaga  basis  data  dari  permasalahan  unomaly  update. (Pahlevi, 2013)

## Gambar 2. Normalisasi

## Entity Relationship Diagram
Entity  Relationship  Diagram  merupakan  bentuk  paling  awal dalam  melakukan  perancangan  basis  data  relasional.  ERD biasanya memiliki hubungan binary (satu relasi menghubungkan dua buah entitas). (Shalahudin, 2015)

## Gambar 3. Entity Relationship Diagram

## Tampilan Layar Sistem

## 1. Tampilan Layar Menu Utama
Gambar 4. Tampilan Layar Menu Utama
2.Tampilan Layar Data Administrator
Gambar 5. Tampilan Layar Data Administrator

## 3.Tampilan Layar Data Surat Edaran
Gambar 6. Tampilan Layar Data Surat Edaran
4.Tampilan Layar Data Surat Perintah /Surat Tugas
Gambar 7. Tampilan Layar Data Surat Perintah / Surat Tugas

## 5.Tampilan Layar Data Nota Dinas
Gambar 8. Tampilan Layar Laporan Data Nota Dinas

## 6.Tampilan Layar Data Disposisi
Gambar 9. Tampilan Layar Data Disposisi

## 7.Tampilan Layar Laporan Data Surat Edaran
Gambar 10. Tampilan Layar laporan Data Surat Edaran
8.Tampilan  Layar  Laporan  Data  Surat  Perintah  /  Surat Tugas
Gambar 11. Tampilan Layar laporan Data Surat Perintah / Surat Tugas

## 9.Tampilan Layar Laporan Data Disposisi
Gambar 12. Tampilan Layar laporan Data Disposisi.

## V. K ESIMPULAN
Aplikasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Surat  Masuk  dan Keluar  pada  Inspektorat  Utama  Kementerian  Pariwisata  dan Ekonomi  Kreatif  Berbasis  Java  Netbeans  telah  berhasil dibangun  dengan  menggunakan  basis  data  MySQL.  Sistem Informasi  Manajemen  Surat  Masuk  dan  Keluar  pada Inspektorat  Utama  Kementerian  Pariwisata  dan  Ekonomi Kreatif ini dirancang untuk mempermudah proses manajemen arsip khususnya surat masuk dan surat keluar, dimana semua proses  dari  mulai  rekap  data  petugas,  rekap  surat  naskah instruksi  hingga  proses  laporan  dilakukan  secara  sistematis. Hasil  pengujian  fungsional  menunjukan  bahwa  fungsi-fungsi yang  terdapat  pada  aplikasi  berjalan  dengan  baik  dan  sesuai dengan kebutuhan dan rancangan. Pembuatan laporan-laporan seluruh proses manajemen surat masuk dan surat keluar dapat dengan mudah dilakukan, karena data yang diinput disimpan dalam basis data, yang mana dapat diolah setiap waktu.

## U CAPAN T ERIMA K ASIH
Dengan  dibuatnya  aplikasi  ini  saya  mengucapkan  banyak terima  kasih  atas  pemberian  waktu  dan  tempat  dalam pembuatan  aplikasi  ini  dan  diaharapkan  aplikasi  ini  dapat membantu dalam pembuatan laporan surat menyurat didalam kementrian pariwisata dan mengucapkan banyak terima kasih atas  batuan  petinggi  di  kementrian  pariwisata  tempat  saya bekerja,  memberikan  dukungan  secra  moril  sehingga terciptanya aplikasi ini.

## REFERENSI
[1]  I  Putu  Agus  Eka  Pratama,  Sistem  Informasi  Dan Implementasinya, 1st ed. Bandung: Informatika bandung, 2014.
[2]   J.  A.  O.  &  G.  M.  Marakas,  SISTEM  INFORMASI MANAJEMEN  Management  Information  Systems,  9th ed. Salemba Empat, 2014.
[3]   Tata  Sutabri,  Konsep  Sistem  Informasi,  1st  ed. Yogjakarta: Penerbit Andi, 2012.
[4] S. M. Prof. Dr. H. M. Ma’ruf Abdullah, Manajemen dan Evaluasi Kinerja Karyawan. Aswaja Pressindo, 2014.
[5]   Krismiaji. 2015. Sistem Informasi Akuntansi edisi ketiga. Yogyakarta:  Unit  Penerbit  dan  Percetakan  Sekolah Tinggi Ilmu YKPN.
[6]  Lubis,  Adyanata.  2016.  Basis  Data  Dasar  Untuk Mahasiswa  Ilmu  Komputer.  Yogyakarta:  CV  Budi Utama.
[7]  Muslihudin  dan  Oktafianto.  2016.  Analisis  dan perancangan  Sistem  Informasi,  menggunakan  model Terstruktur dan UML. Yogyakarta: CV ANDI OFFSET.
[8]   Nofriadi.  2015.  Java  Fundamental  dengan  Netbeans 8.0.2. Yogyakarta: CV BUDI UTAMA.
[9]   Priyadi,  Yudi.  2014.  Kolaborasi  SQL  dan  ERD  Dalam Implementasi Database. Yogyakarta: CV Andi Offset.
[10]  Gata,  Windu  dan  Gata,  Grace.  2013.  Sukses Membangun  Aplikasi  Penjualan  dengan  Java.  Jakarta  : Elex Media Komputindo.
[11]  Hutahean,  J.,  2014.  Konsep  Sistem  Informasi. Yogyakarta: DEEPUBLISH.
[12] Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2013. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Bandung.