## J UIK ( JURNAL ILMU KOMPUTER ) - V OL . 2 N O . 1 (2022) F EBRUARY 2022

## Penerapan Teknologi Web Paperless Office Pada Sistem Informasi Manajemen Organisasi Mahasiswa
Mohamad Firmansyah Daud a , Syahrial b , Rubiyanto Maku c
a,c Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi,
b Program Studi Ilmu Komputer, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Muhammadiyah Gorontalo Email : mohamaddaud2811@gmail.com

## ABSTRACT
This research was conducted at the Muhammadiyah University of Gorontalo. The purpose of this research is to design and build  a  web-based  student  organization  management  information  system.  This  system  applies  the  concept  of  a  paperless office  (PLO)  which  aims  to  reduce  the  use  of  paper  in  organizational  activities.  The  system  was  developed  for  several users,  namely:  academics,  Chair  of  Ormawa,  Vice  Chancellor  of  Student  Affairs,  and  Head  of  Fields.  PLO  support  on work program plan submission, approval, and reporting. Ormawa are registered by the academic division, then the head of Ormawa registers the heads of their  respective fields. Ormawa  enter the  work program plan  in the system. The  work program  plan  is  then  reviewed  and  approved  by  the  vice  chancellor.  Reports  are  submitted  by  Ormawa  in  the  form  of documentation  and  activity  reports.  The  whole  series  of  student  organization  business  processes  are  done  without  using paper. The system was developed by utilizing web technology so that it can be accessed anywhere .
Keywords: Web Application Paperless Office, Information System, Student Organization

## ABSTRAK
Penelitian ini dilakukan di lingkungan Universitas Muhammadiyah Gorontalo . Tujuan penelitian ini untuk merancang dan membangun  sistem  informasi  manajemen  organisasi  mahasiswa  berbasis  web.  Sistem  ini  menerapkan  konsep paperless office (PLO)  yang  bertujuan  mengurangi  penggunaan  kertas  dalam  aktifitas  kegiatan  organisasi.  Sistem  yang dikembangkan untuk beberapa pengguna, yaitu: akademik, ketua Ormawa, Wakil rektor kemahasiswaan, dan ketua bidang. Dukungan  PLO  pada  pengajuan  rencana  program  kerja,  persetujuan,  dan  pelaporan.  Ormawa  didaftarkan  oleh  bagian akademik, lalu ketua Ormawa mendaftarkan ketua bidang masing-masing. Ormawa memasukkan rencana program kerja di sistem. Rencana program kerja selanjutnya diperiksa dan disetujui oleh wakil rektor. Pelaporan dimasukkan oleh Ormawa berupa  dokumentasi  dan  laporan  kegiatan.  Seluruh  rangkaian  proses  bisnis  organisasi  mahasiswa  dikerjakan  tanpa menggunakan kertas. Sistem dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi web sehingga dapat diakses dimana saja.
Keywords: Aplikasi Web Paperless Office , Sistem Informasi, Organisasi Mahasiswa

## 1. PENDAHULUAN
Sistem  informasi  dan  teknologi  komputer  menjadi  salah satu  hal  terpenting  dalam  suatu  instansi  dan  lembaga,  terutama pada  instansi  dan  lembaga  yang  memiliki  rutinitas  pelayanan yang  tinggi  dan  membutuhkan  manajemen  data  yang  baik. sistem  informasi  maka  suatu  instansi  dan  lembaga  dapat
menjamin  kualitas  informasi  yang  disajikan.  Sistem  informasi digunakan  untuk  menampilkan  informasi  dengan  cepat  tanpa adanya redudansi yang tidak diperlukan.
Organisasi  mahasiswa  memiliki  proses  bisnis  yang menggunakan kertas yang dapat dibilang tidak sedikit.
Pengembangan sistem menggunakan Waterfall yang dapat merancang  dan  membangun aplikasi Manajemen  Unit Kegiatan
Mahasiswa  untuk  memudahkan  bagi  anggota  UKM  untuk mengolah  data  mereka  secara  rapi  [1].  Pada  penelitian  lain dengan  menggunakan  metode  System  Development  Life  Cycle (SDLC)  untuk  mengembangkan  sistem  informasi  terpadu  guna meningkatkan  dan  membantu  kinerja  lembaga  penelitian  [2]. Pada  penelitian  lain  juga,  metode  R&D  digunakan  untuk mendukung  Pemanfaatan  Teknologi  RFID  sebagai  Pengelolaan Inventaris Sekolah [3]. Pada pembangunan sistem menggunakan PHP, dan database MySQL yang bertujuan untuk menghasilkan aplikasi  yang  dapat  membantu  peningkatan  efisiensi  waktu  dan biaya  dalam  proses  pengolahan  data  donor  darah  [4](Ummu  & Triyono, 2013). Penelitian  lain  menggunakan  metode prototype dalam pengembangan sistem poliklinik terpadu yangs mengelola klinik, rekam medis, rawat inap/jalan, apotik, dan keuangan [5].
Berdasarkan penelitian sebelumnya, maka kami merancang  dan  membangun  sistem  organisasi  mahasiswa  yang berbasis  web.  Sistem  dibangun  guna  menerapkan paperless office atau  penggunaan  kertas  lebih  sedikit.  Peneliti  merancang dan  membangun  sebuah  sistem  informasi  berbasis  web  dengan bahasa  pemrograman  PHP  dan  database  MYSQL  dengan menggunakan  metode  penelitian  Prototyping.  Berupa  sistem yang menyebarkan informasi mengenai pendataan Ormawa, data anggota Ormawa, data rencana kerja/ kegiatan, laporan kegiatan yang berlangsung, laporan pertanggung jawaban kegiatan (LPJ), dan galeri profil Ormawa

## 2. METODOLOGI
Aplikasi  web  Ormawa  ini  dirancang  dan  dibangun menggunakan model pengembangan sistem Prototype. Prototype adalah  satu  versi  dari  sebuah  sistem  potensial  yang memberikan  ide  dari  para  pengembang  dan  calon  pengguna, bagaimana  sistem  akan  berfungsi  dalam  bentuk  yang  telah selesai.  Proses  pembuatan prototype ini  disebut prototyping . Dasar  pemikirannya  adalah  membuat prototype secepat mungkin,  bahkan  dalam  waktu  semalam,  lalu  memperoleh umpan balik dari pengguna yang akan memungkinkan prototype tersebut diperbaiki Kembali dengan sangat cepat (Darmawan & Fauzi, 2013). Prototype adalah suatu proses yang memungkinkan  developer  membuat  sebuah  model  software, metode ini baik digunakan apabila client tidak bisa memberikan informasi yang maksimal mengenai kebutuhan yang diinginkannya [6].
Tahap-tahap  dalam  pengembangan prototype adalah  sebagai berikut:
1. Requirements  gathering  and  analysis :  Model prototyping dimulai dengan analisis kebutuhan dan persyaratan sistem didefinisikan secara rinci.
2. Quick  design :  Bila  persyaratan  sudah  diketahui,  desain awal atau desain cepat untuk sistem dibuat.
3. Build  prototype :  Informasi  yang  dikumpulkan  dari  desain cepat  dimodifikasi  untuk  membentuk  prototipe  pertama, yang merupakan model kerja dari sistem yang dibutuhkan.
4. User  evaluation :  Selanjutnya,  sistem  yang  diusulkan dipresentasikan kepada pengguna untuk evaluasi menyeluruh terhadap prototype untuk mengenali kekuatan dan  kelemahannya  seperti  apa  yang  akan  ditambahkan atau dihapus.
5. Refining  prototype :  Setelah  pengguna  mengevaluasi prototype dan  jika  ia  tidak  puas, prototype saat  ini disempurnakan sesuai dengan persyaratan.
6. Engineer product : Setelah persyaratan dipenuhi, pengguna menerima prototype akhir [7].

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1. Hasil Wawancara
Sumber  data  yang  digunakan  dalam  penelitian  ini  terbagi atas  2  data  yaitu  data  primer  dan  data  sekunder.  Data  primer adalah data yang di peroleh secara langsung dengan mengamati objek  penelitian.  Observasi  dan  wawancara  dilakukan  untuk mengumpulkan  informasi  kebutuhan  sistem,  peran  atau  tupoksi dari  tiap  pengguna,  dan  alur  proses  bisnis  yang  terjadi  dalam organisasi.
merupakan  flowchart  sistem  yang  berjalan.  Berikut  alur sistem berjalan saat ini :18
1.  Ormawa  melakukan  Pembentukan  pengurus/  struktur Ormawa sesuai dengan prosedur dari kampus
2.  Ormawa  menyerahkan  laporan  Keanggotan/  pengurus,  visi dan misi Ormawa kepada Baaksi
3.  Baaksi  melakukan  persetujuan  laporan  Ormawa  jika  laporan diterima
4.  Wakil  Rektor  Kemahasiswaan  mengesahkan  laporan  dari Ormawa jika disetuji oleh Baaksi
5.  Wakil  Rektor  kemahasiswaan  mengeluarkan  surat  keputusan Ormawa
6.  Ormawa  menerima  surat  keputusan  dari  Wakil  Rektor Kemahasiswaan
7. Ormawa menyusun rencana kerja.
8. Ormawa menyerahakan laporan rencana kerja kepada Baaksi
9. Baaksi memberikan bantuan kegiatan kedapada Ormawa 10. Ormawa melaksanakan Rencana Kerja
11.  Ormawa  menyerahakan  Laporan  Pertanggung  Jawaban
(LPJ) kepada Baaksi dan Wakil Rektor kemahasiswaan.

## Gambar 1 Bagan alir sistem berjalan

## 3.2. Sistem Usulan
Memahami  kelemahan  alur  proses  manajemen  Ormawa yang  berjalan  maka  peneliti  dapat  mengembangkan  proses manajemen  Ormawamenjadi  lebih  efektif.  Berikut  Flowchart sistem  yang  diusulkan.  Gambar  2  merupakan  flowchart  sistem yang  diusulkan  terdapat  5  entitas  yaitu  Admin/Baaksi,Ketua Ormawa,  Wakil  Rektor  Kemahasiswaan,  Ketua  bidang,  dan guest. berikut alur dari 5 entitas tersebut : 1. Admin/ Baaksi : a. Melakukan Login ke dalam sistem b. Menginput Data Ormawa c. Menginput Data akun Ketua d. Membuat Surat Keterangan Program Kerja
e. Menginput Data Surat Keterangan Program Kerja
2. Ketua Ormawa :
a. Melakukan Login ke dalam sistem
b. Menginput Data Rencana Program Kerja
c. Melengkapi Data Profil Ormawa d. Mengimput data bidang e. Membuat akun ketua bidang 3. Wakil Rektor Kemahasiswaan a. Melakukan Login ke dalam sistem b. Melakukan validasi rencana program kerja ormawa c. Memperoleh laporan pertanggung jawaban d. Memperoleh dokumentas 4. Ketua Bidang a. Melakukan Login ke dalam sistem b. Menginput Data Laporan Pertanggung Jawaban c. Menginput Data Dokumentasi Program Kerja
5. Pengunjung
a. Memperoleh Informasi Beranda Lensa Kegiatan dan LPJ b.  Memperoleh  Informasi  Surat  Keputusan  Program  Kerja Ormawa c. Memperoleh Informasi Profil Ormawa
d. Memperoleh Informasi Program Kerja Ormawa

## Gambar  2 Bagan alur sistem yang diusulkan

## 3.3. Rancangan Sistem

## Gambar 3 Diagram konteks sistem
Diagram Konteks dari Aplikasi Manajemen Ormawa, dari diagram  konteks  diatas  terdapat  3  entitas  yang  memiliki  aliran data input dan output berikut penjelasannya, sebagai berikut: 1. Admin/ Baaksi
a. Input : Data Ormawa, Data Akun Ketua Ormawa, Data Akun Ketua Bidang, Data Surat Keputusan Program Kerja b.  Output  :  Info  Rencana  Proker,  Info  Persetujuan  Rencana Proker, Info Surat Keputusan Proker, Info Laporan Pertanggung Jawaban
2. Ketua Ormawa
a. Input : Data Rencana Program Kerja, dan Data Profil Ormawa
b.  Output  :  Info  Rencana  Proker,  Info  Surat  Keputusan  Proker, Info Profil Ormawa, Info Laporan Pertanggung Jawaban 3. Wakil Rektor Kemahasiswaan a. Input : Data Persetujuan Rencana Program Kerja b.  Output  :  Info  Rencana  Proker,  Info  Surat  Keputusan  Proker, Info Profil Ormawa, Info Laporan Pertanggung Jawaban 4. Ketua Bidang a. Input : Data Proker, Data LPJ, Data Dokumetasi Proker b.  Output  :  Info  Rencana  Proker,  Info  Surat  Keputusan  Proker, Info Profil Ormawa, Info Laporan Pertanggungjawaban.

## 3.4. Diagram Berjenjang

## Gambar 4 Diagram berjenjang fitur aplikasi.
Sisem  Informasi  Manajemen  Ormawa  terdapat  beberapa  proses diantaranya Ormawa, Program Kerja, Surat Keputusan Program Kerja, dan Laporan Pertanggung Jawaban Program Kerja. 1. Ormawa
- Data Profil Ormawa
- Data Akun Ketua Ormawa
- Data Akun Ketua Ormawa
2. Program Kerja
- Data Rencana Program Kerja
3. Surat Keputusan Program Kerja
- Data Surat Keputusan Program Kerja
- Data Persetujuan Program Kerja
4. Laporan Pertanggung Jawaban Program Kerja
- Data Program Kerja
- Data Laporan Pertanggung Jawaban
- Data Dokumentasi Program Kerja

## 3.5. Diagram Level 0

## Gambar  5 Diagram level 0 SIM Ormawa
Sistem  dapat  dijelaskan  bahwa  Baaksi  sebagai  Admin menginput  Data  Ormawa  dan  membuat  akun  Ketua  Ormawa dan  Ketua  Bidang.  Ketua  Ormawa  juga  akan  menginput  Data Profil  Ormawa  mereka.  Pada  proses  Program  Kerja,  Ketua Ormawa  akan  memasukkan  apa  saja  yang  menjadi  rencana program  kerja  mereka.  Pada  proses  Surat  Keputusan  Proker, Baaksi  akan  membuat  surat  keputusan  program  kerja berdasarkan  data  rencana  proker  yang  telah  di  input  oleh  ketua Ormawa,  surat  keputusan  proker  tersebut  akan  disetujui  jika Wakil  Rektor  Kemahasiswaan  mengeluarkan  Data  persetujuan program  kerja.  Data  persetujuan  proker  itu  akan  menjadi landasan  bagi  Ketua  bidang  dalam  melaksanakan  Program Kerjanya. Kemudian pada proses Laporan Pertanggung Jawaban Proker, Ketua Bidang akan menginput data Program Kerja, Data Laporan Pertanggung Jawaban, dan Data Dokumentasi Program Kerja..

## 3.6. Rancangan Basis Data
Manajemen  Ormawa  terdapat  5  entitas  yaitu  Ormawa yang berisi yang mempunyai atribut id_ormawa, nama_ormawa,nama_singkatan, pembina, jmlh_anggota, nama_ketua,  no_telp,email,  dan  logo_ormawa.  Pada  gambar  6 Ormawa  mempunya  entitas  SK  Ormawa  yang  memiliki  atribut id_sk, id_proker, id_oramawa, dan sk_ormawa yang merupakan surat  keterangan  proker  ormawa.  Dapat  dilihat  juga  pada  ERD
proses  pada  ormawa  yang  pertama  adalah  membuat  entitas Proker  yang  mempunyai  atribut  id_proker,  id_ormawa, nama_proker, tanggal_pelaksanaan, anggaran, status_pelaksanaan  dan  foto_kegiatan.  Proses  kedua  yang dilakukan  oleh  Ormawa  adalah  membuat  Laporan  yang memiliki atribut id_laporan, id_ormawa, id_proker, dan file_lpj, yang  memiliki  hubungan  one  to  many  dengan  entitas  Proker. Pada  entitas  Lensa  Kegiatan  yang  mempunya  atribut  id_lensa, id_ormawa,  id_proker,  dan  foto  yang  mempunyai  hubungan dengan entitas Proker.

## Gambar 6 Struktur dan relasi basis data SIM Ormawa

## 3.7. Halaman Login Aplikasi

## Gambar 7 Tampilan halaman login
Halaman  login  dari  sistem  informasi  manajemen  Ormawa Universistas  Muhamadiyah  Gorontalo,  di  dalam  halaman  login terdapat  input  username  dan  password,  untuk  pengguna  yang tidak  memiliki  username  dan  password  bisa  masuk  sebagai guest,  guna  untuk  melihat  informasi  yang  terdapat  di  dalam sisstem informasi manajemen Ormawa

## 3.8. Halaman Utama Ormawa

## Gambar 8 Tampilan halaman utama Ormawa.
Halaman  Ormawa  merupakan  tampilan  dari  menu  navigasi ormawa  dimana  dalam  halaman  tersebut  ada  tombol  untuk menambahkan ormawa dan ada daftar tabel ormawa yang dalam tabel tersebut ada tombol aksi untuk edit , deleted, dan detail .

## 3.9. Halaman Profil

## Gambar 9 Tampilan halaman profil
Halaman  profil  ormawa  dimana  di  halaman  ini  ketua ormawa  harus  melengkapi  informasi  dari  ormawanya,  yaitu dengan  mengunggah  logo  dari  ormawa,  dan  mengunggah AD/ART.

## 3.10. Halaman Rencana Proker (ketua bidang)

## Gambar  10 Tampilan halaman rencana proker bagi ketua bidang
Tampilan  menu  navigasi  dari  rencana  program  kerja  untuk ketua  bidang  ormawa,  di  halaman  ini  ketua  bidang  dapat
mengunggah  laporan  ,  dokumentasi,  dan  mengubah  status program  kerja  sudah  di  laksanakan  atau  belum,  dengan menggunakan tombol aksi detail.

## 3.11. Halaman Verifikasi Rencana Proker (wakil rektor 3)

## Gambar  11 Tampilan halaman verifikasi proker oleh wakil rektor 3
Halaman validasi untuk wakil rektor, dimana dalam halaman verifikasi  wakil  rektor  akan  menulis  alasan  kenapa  program kerja di tolak atau di terima.

## 3.12. Halaman Pengguna Tamu

## Gambar 12 Tampilan halaman pengguna tamu .
Halaman  utama  untuk  para  pengguna  yang  tidak  memiliki username dan password , pennguna  dapat  mengakses  dua  menu navigasi yaitu, menu ormawa dan menu program kerja.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  uraian  dari  penulis  sebelumnya  maka  dapat diambil  kesimpulan  bahwa  konsep paperless dapat  diterapkan dalam  sistem  informasi  manajemen  Ormawa.  Penelitian  dapat menggabungkan konsep paperless dengan aplikasi berbasis web.
Pengelolaan  dalam  sistem  menerapkan  seminimal  mungkin penggunaan  kertas.  Program  kerja  tidak  lagi  diajukan  dalam bentuk  proposal  yang  dicetak  tetapi  hanya  melalui  sistem. Penggunaan kertas hanya pada laporan akhir yang dicetak untuk kebutuhan penandatanganan dan arsip.
Sistem  dapat  mengoptimalkan  dan  mempermudah  kinerja organisasi  mahasiswa  dalam  memanajemen  pengajuan  dan pelaporan  program  kerja,  serta  memudahkan  mahasiswa  lain dalam mencari informasi tentang organisasi mahasiswa yang ada di Universitas Muhamadiyah Gorontalo.
Sistem  infomasi  manajemen  ormawa  berbasis  web Universitas  Muhamadiyah  Gorontalo  ini  terdapat  tiga  proses utama  yaitu  input,  proses  dan  output.  Inputaan  dari  sistem  ini berdasarkan  dari  data  ormawa  dan  data  akun,  kemudian  proses pada  sistem  ini  yaitu  proses  program  kerja,  proses  struktur ormawa  dan  proses  laporan  pertanggung  jawaban  dan  output dari sistem ini yaitu Surat Keputusan program kerja, laporan

## 5. SARAN
Penelitian  ini  menghasilkan  aplikasi  web  sistem  informasi manajemen  Ormawa  yang  menerapkan  konsep paperless . Namunn,  masih  bayak  yang  harus  ditambahkan  untuk penyempunaan sistemnya.
Masih  perlu  adanya  pengembangan  terhadap  aplikasi  ini utamanya  pada  pengamanan  sistem.  Pemanfaatan  teknologi blockchain sangat  relevan  sebagai  bentuk  pengamanan  data dalam transaksi, verifikasi, dan pelaporannya.
Penelitian ini juga diharapkan dapat memberi masukan terhadap para  peneliti  lainnya  yang  akan  mengadakan  penelitian selanjutnya  ataupun  sebagai  acuan  untuk  penelitian  selanjutnya terkait penerapan konsep paperless office (PLO) berbasis web .

## DAFTAR PUSTAKA
[1] A.  R.  Hidayat,  T.  Listyorini  dan  T.  Khotimah,  “Aplikasi Manajemen  Unit  Kegiatan  Mahasiswa  pada  Universitas Muria Kudus Berbasis Web,” dalam SNATIF Ke-2 , 2015.
[2]  M. Dinar dan Fathahillah, “Pengembangan Sistem Informasi Manajemen  Lembaga  Penelitian  UNM,”  dalam Seminar Nasional Pascasarjana , Makassar, 2019.
[3]  S.  Fransisca  dan  R.  N.  Putri,  “Pemanfaatan  Teknologi  Rfid Untuk  Pengelolaan  Inventaris  Sekolah  Dengan  Metode (R&D),” Jurnal  Mahasiswa  Aplikasi  Teknologi  Komputer Dan Informasi, vol. 1, no. 1, pp. e-issn: 2685-656, 2019.
[4]  L.  Ummu  dan  R.  A.  Triyono,  “ancang  Bangun  Sistem Informasi  Manajemen  Pendonoran  Darah  Pada  Udd  PMI Kabupaten  Pacitan,” Indonesian  Jurnal  on  Computer Science, vol. 10, no. 2, p. 48–56, 2013.
[5]  Syahrial,  “Sistem  Informasi  Poliklinik  Terpadu,” Juz  Data: Jurnal Sistem Informasi, vol. 5, no. 1, pp. 24-31, 2017.
[6]  Yurindra,  Software  Engineering,  Yogyakarta:  Deepublish (CV Budi Utama), 2017.
[7]  I.  Samsudin  dan  M.  Muslihudin,  “Implementasi  Web Government Dalam Meningkatkan Potensi Produk Unggulan Desa Berbasis Android,” JTKSI, vol.  1,  no.  2,  p. 10–16, 2018.

## NOMENKLATUR
Nomenklatur  disertai  arti  dari  semua  persamaan  matematika ataupun nomenklatur lain di alam artikel, dituliskan pada bagian ini.
PLO arti dari Paperless Office
UMGO  arti dari Universitas Muhammadiyah Gorontalo

## BIODATA PENULIS
Mohammad Firmansyah Daud Penulis  dilahirkan  di  Bongomeme  pada tanggal  28  November  1997  dari  Ayah  Iwan Daud  dan  Ibu  Sulastri  H.  Tilola.  Penulis merupakan putra ke – 1 dari 3 bersaudara. Tahun  2016  penulis  lulus  dari  SMK  Negeri 2  Paguyaman  dan  pada  tahun  2016  penulis melanjutkan
studi
di Universitas Muhammadiyah  Gorontalo  (UMGo)  melalui  jalur  sebagai penerima beasiswa Pimpinan Wilayah Muhammadiyah (PWM). Penulis  memilih program studi Sistem  Informasi (S1),  Fakultas Sains dan Teknologi.