## Journal of Applied Informatics and Computing (JAIC)
Vol.2, No.2, Desember 2018, pp. 09~14 e-ISSN: 2548-6861

## Rekomendasi Perbaikan Infrastruktur TI SMK Berdasarkan Evaluasi Tingkat Kematangan Framework COBIT 5
Hendrik Kusbandono 1 *, Dwiyono Ariyadi 2 ** * Teknologi Informasi, Politeknik Negeri Madiun ** Teknik Informatika, Universitas Muhammadiyah Ponorogo h3ndrik57@pnm.ac.id 1 , dwiyono_ariyadi@umpo.ac.id 2
Article Info

## ABSTRACT
Article history: Received : 08-11-2018 Revised : 16-11-2018 Accepted : 03-12-2018 Starting from 2017, the management policy and education authority of Vocational High School in district region is taken over by the provincial government. In order to distribute the services to Vocational High School in several regions, the provincial government applies data service in online. To support online data service between the provincial education office and the Vocational High School in several regions, it is  needed  the  supports  of  adequate  IT  infrastructure.  The  IT  infrastructure components cover human resources and IT assets in form of hardware and software. To discover the maturity level of IT infrastructure in each Vocational High School, it is required analysis of IT human resources capability and IT asset owned. The research method used was COBIT 5 framework with a set of best practices which able to facilitate the management to assess and mitigate risks, as well as provide improvement  recommendations.  Subdomain  focus  used  for  evaluations  and recommendations were APO07 and BAI09. The results obtained by capability level of  each  subdomain  is  at  level  1  namely  Performed  Process  that  organization performs a process to achieve the purpose with improvement recommendations to Level 2 namely Managed Process.
Keyword: APO07, BAI09,
IT Infrastructure, COBIT 5,
Improvement Recommendations
Copyright © 2018 Journal of Applied Informatics and Computing.
All rights reserved.

## I. P ENDAHULUAN
Sejak  diberlakukannya  UU  No.  23  tahun  2014  tentang Pemerintahan  Daerah  terkait  tanggung  jawab  pendidikan, kewenangan  pengelolaan  SMA/SMK  dilimpahkan  ke  pihak provinsi  [1].  Dengan  pelaksanaannya  dimulai  pada  tahun 2017, sehingga hal ini berdampak pada banyak hal, salah satu diantaranya  adalah  sistem  pelayanan  administratif  yang dilakukan oleh provinsi ke SMA/SMK daerah masing-masing dengan implementasi e-government . Tujuan implementasi e- Government di  suatu  organisasi  difungsikan  untuk meningkatkan  efisiensi,  efektivitas,  transparansi  dan akuntabilitas  penyelenggaraan  pemerintahan  dan  pelayanan publik [6].
Dengan  implementasi e-government di  tingkat  provinsi dipandang  lebih  efektif  untuk  menjembatani  hubungan administratif baik dari pihak provinsi dengan SMK maupun sebaliknya.  Dampaknya  di  semua  daerah  masing-masing SMK harus mempersiapkan dukungan sarana (infrastruktur) TI  (teknologi  informasi)  yang  memadai,  dan  sumber  daya
manusia yang berkompetensi pada bidang TI. Dengan hal ini, maka perlu adanya peninjauan tata kelola TI yang dilakukan di  masing-masing  SMK  daerah.  Tata  kelola  TI  merupakan salah satu pendorong utama dalam transformasi proses bisnis menuju good  governance [4].  Penggunaan  sarana  TI memberikan  pengaruh  penting  untuk  mencapai  tujuan  visi, dan  misi  bagi  organisasi,  dengan  cara  melakukan  evaluasi, salah satunya dengan adanya pengukuran secara berkala [3].
Sebagai  aset  penting  dengan  nilai  investasi,  dan  resiko yang  tinggi,  TI  membutuhkan  tata  kelola  yang  baik  dalam rangka  mencapai  tujuan  organisasi  [5].  Penerapan  TI  di organisasi  dapat  dilakukan  dengan  baik  apabila  ditunjang dengan manajemen konsep tata kelola TI mulai perencanaan sampai  dengan  proses  implementasi.  Penerapan  TI  tidak selalu  identik  selaras  dengan  perkembangan  organisasi, namun dapat juga mendukung organisasi untuk tetap bertahan di  tengah-tengah  persaingan.  TI  sebaiknya  harus  dikelola selayaknya sebagai salah satu aset dari organisasi.
Peninjauan tata kelola TI melibatkan banyak unsur, unsur yang  mendukung  layanan  data e-government diantanya
10
adalah sumberdaya manusia (SDM) sebagai pelaku, dan aset TI sebagai perangkat kerasnya. Sedangkan untuk mengetahui kondisi tata kelola TI di SMK perlu adanya suatu penilaian tingkat  kemampuan  ( capability  level ).  Adapun capability level digunakan  sebagai  rujukan  awal  untuk  membuat rekomendasi perbaikan secara bertahap khususnya dukungan TI terhadap pencapaian tujuan organisasi. COBIT merupakan salah satu framework yang sering digunakan oleh para auditor terutama  auditor  TI  sebagai  alat  yang  komprehensif  untuk menciptakan tata kelola TI pada suatu organisasi [2]. Adapun COBIT  5  merupakan  kerangka  menyeluruh  yang  dapat membantu  organisasi  dalam  mencapai  tujuannya  untuk  tata kelola  dan  manajemen  TI.  Secara  sederhana  COBIT  5 membantu  organisasi  menciptakan  nilai  optimal  dari  TI dengan  cara  menjaga  keselarasan  antara  mendapatkan keuntungan, mengoptimalkan tingkat resiko, dan penggunaan sumbar daya yang ada [5].
Berdasarkan  uraian  diatas,  maka  rumusan  masalah penelitian  ini  adalah  bagaimana  tingkat  kemampuan  tata kelola TI khususnya unsur pengelolaan sumberdaya manusia TI dan aset TI di SMK (dibatasi SMK di kabupaten Madiun). Sedangkan  tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui tingkat  kemampuan  tata  kelola  TI  di  SMK  pada  unsur pengelolaan sumberdaya manusia TI dan aset TI.

## II. METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan framework COBIT 5 pada sub domain  (proses)  APO07  dan  BAI09,  tujuan  dari  masing- masing sub domain adalah sebagai berikut :
1) Proses  APO07 Manage  Human  Resource bertujuan menyediakan  pendekatan  terstruktur  untuk  memastikan penataan, penempatan, ketrampilan sumber daya manusia secara optimal.
2) Proses  BAI09 Manage  Aset bertujuan  pengelolaan  aset, khususnya  pada  aset  TI.  Fokus  dari  pengelolaan  aset diantaranya,  identifikasi  seluruh  aset  TI,  pembiayaan operasional  yang  optimal,  serta  mengelola  lisensi software .
Metodologi dalam penelitian ini diawali dari studi pustaka hingga  rekomendasi  perbaikan.  Tahapan  penelitian  lebih jelasnya ditunjukkan seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Alur penelitian
Berikut tahapan dalam alur penelitian adalah :
1) Melakukan  studi  kepustakaan  terkait  infrastruktur  TI SMK  (SMK  di  kabupaten  madiun),  dan  juga  tentang manajemen audit tata kelola COBIT 5 dari jurnal.
2) Menentukan  domain pada COBIT 5 yang sesuai dengan permasalahan infrastruktur TI di SMK, yaitu sub domain (proses) APO07 dan BAI09.
3) Membuat  kuisioner  berdasarkan  aktifitas  pada  proses APO07 dan BAI09 untuk disebarkan ke responden yang berkepentingan.
4) Menghitung  setiap  aktifitas  pada  proses  APO07  dan BAI09  menggunakan  PAM  ( Procces  Assesment  Model ) untuk mengetahui level instansi.
5) Menentukan analisis gap mengacu pada model PAM dan ISO 15504-2, 2003.
6) Memberikan  rekomendasi  perbaikan  tata  kelola  TI mengacu model PAM.

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada  bagian  ini  peneliti  akan  membahas  hasil  yang diperoleh  dari  sub  domain  (proses)  APO07  dan  BAI09. Adapun  hasil  yang  diperoleh  dari  masing-masing  proses adalah sebagai berikut.

## A. Proses APO07 Manage Human Resource
Pada sub domain (proses) APO07 manage human resource terdapat  enam  aktifitas  dengan  hasil  level  kapabilitas  dari proses APO07 beserta aktifitasnya disajikan dalam Tabel 1.
T ABEL 1.
L EVEL KAPABILITAS APO07 Sub domain (activity) Procces atttribut Level kapabilitas APO07.1 2.2 (L) 2 APO07.2 2.1 (L) 1 APO07.3 2.2 (L) 2 APO07.4 2.1 (L) 1 APO07.5 2.1 (L) 1 APO07.6 2.1 (L) 1 Rata-rata 1,3 Sumber: Data yang diolah, Tahun 2018
Berdasarkan Tabel 1, diketahuai level kapabilitas masing- masing activity sub  domain  APO07  rata-rata  mencapai  1,3. Secara keseluruhan pada proses APO07 masih pada level 1 Performed Process .
APO07.01 Maintain adequate and approriate staffing
Pada  aktititas  ini  rata-rata  telah  mencapai  level  2.2  (L) work product management skala (L) largely achieved, maka level  kapabilitas  pada  aktifitas  ini  adalah  level  2 managed procces .  Adanya  perencanaan  rekrutmen  SDM  baru  yang dibutuhkan  menjelang  tahun  ajaran  baru,  sebagian  besar instansi juga mengevaluasi kebutuhan SDM.
APO07.02 Identify key IT personnel
Pada  aktifitas  ini  rata-rata  masih  mencapai  level  2.1 performance management skala (L) largely achieved, maka
e-ISSN: 2548-6861
Rekomendasi Perbaikan Infrastruktur TI SMK Berdasarkan Evaluasi Tingkat Kematangan Framework COBIT 5 (Hendrik Kusbandono dan Dwiyono Ariyadi)
11 level kapabilitas pada aktifitas ini adalah level 1 Performed Process . Adanya kegiatan identifikasi SDM, Jumlah staf TI yang kompeten sesuai kebutuhan layanan TI instansi  masih sedikit.  Telah  ada  kegiatan  workshop  untuk  meningkatkan kompetensi SDM TI walapun tidak kontinu.
APO07.03 Maintain the skills and competencies of personel
Pada aktitfitas ini rata-rata telah mencapai level 2.2 work product management skala (L) largely achieved, maka level kapabilitas pada aktifitas ini adalah level 2 managed procces . Adanya  kegiatan  pendataan  atau  identifikasi  kompetensi masing-masing  staf  TI,  adanya  pendataan jobdesc masing- masing staf sesuai kompetensinya.
APO07.04 Evaluate employee job performance
Pada  aktifitas  ini  rata-rata  masih  mencapai  level  2.1 performance management skala (L) largely achieved, maka level kapabilitas pada aktifitas ini adalah level 1 Performed Process .  Evaluasi  kinerja  staf  SDM  telah  dilakukan  secara global, belum  merujuk ke tujuan  instansi. Sebagian instansi telah memiliki rencana evaluasi kinerja secara individu.
APO07.05 Plan and track the usage of IT and business human resource
Pada  aktifitas  ini  rata-rata  masih  mencapai  level  2.1 performance management skala (L) largely achieved, maka level kapabilitas pada aktifitas ini adalah level 1 Performed Process . Adanya surat resmi terkait tugas dan tanggungjawab masing-masing  staf  TI  mengenai  layanan  TI.  Sebagian instansi  melakukan  perencanaan  kebutuhan  layanan  TI  saat ini dan masa yang akan datang.
APO07.06 Manage contract staff
Pada  aktifitas  ini  rata-rata  masih  mencapai  level  2.1 performance management skala (L) largely achieved, maka level kapabilitas pada aktifitas ini adalah level 1 Performed Process .  Adanya  perjanjian  kontrak  secara  umum  kurun waktu  1  tahun  bagi  SDM  status  kontrak,  namun  belum mencantumkan unsur kompetensi TI didalamnya.

## B. Proses BAI09 Manage Assets
Deskripsi  dari  proses  ini  adalah  pengelolaan  aset, khususnya  pada  asset  asset TI.  Fokus  dari  pengelolaan  aset diantaranya,  identifikasi  seluruh  aset  TI,  pembiayaan operasional  yang  optimal,  serta  megelola  lisensi software. Sedangkan hasil level kapabilitas dari proses BAO09 beserta aktifitasnya disajikan dalam Tabel 2.
T ABEL 2. L

## EVEL KAPABILITAS
BAI09 Sub domain (activity) Procces atttribut Level kapabilitas BAI09.1 2.2 (L) 2 BAI09.2 2,1 (P) 1 BAI09.3 2,1 (P) 1
BAI09.4 2,1 (P) 1 BAI09.5 2.1 (P) 1 Rata-rata 1,2 Sumber: Data yang diolah, Tahun 2018
Berdasarkan Tabel 2, diketahuai level kapabilitas masing- masing activity sub  domain  BAI09  rata-rata  mencapai  1,2. Secara  keseluruhan  pada  proses  BAI09  masih  pada  level  1 Performed Process .
BAI09.01 Identify and record current assets )
Pada  aktititas  ini  rata-rata  telah  mencapai  level  2.2  (L) work product management, skala (L) largely achieved , maka level kapabilitas pada activity proses ini adalah level level 2 managed procces . Terbukti dengan adanya kegiatan sebagian besar aset TI telah teridentifikasi dan dicatat keberadaannya, serta adanya monitoring dan pelaporan identifikasi aset TI.
BAI09.02 ( Manage cricital assets )
Pada  aktititas  ini  rata-rata  masih  mencapai  level  2.1  (P) performance management skala (P) partially achieved maka level  kapabilitas  pada activity proses  ini  adalah  level  1 Performed  Process. Terbukti  dengan  hanya  ada  kegiatan pengidentifikasian aset TI yang dianggap sangat penting atau vital.
BAI09.03 (Manage the asset life cycle)
Pada  aktititas  ini  rata-rata  masih  mencapai  level  2.1  (P) performance management skala (P) partially achieved maka level  kapabilitas  pada activity proses  ini  adalah  level  1 Performed  Process. Terbukti  dengan  adanya  kegiatan pengelolaan  aset  yang  rusak  dan  dapat  diperbaiki  kembali, atau pemusnahan aset yang sudah tidak terpakai.
BAI09.04 ( Optimise asset costs )
Pada  aktititas  ini  rata-rata  masih  mencapai  level  2.1  (P) performance management skala (P) partially achieved maka level  kapabilitas  pada activity proses  ini  adalah  level  1 Performed  Process. Terbukti  dengan  adanya  kegiatan peninjauan seluruh basis aset yang masih layak dipakai secara teratur  guna  mengidentifikasi  mengoptimalkan  keuangan instansi.
BAI09.05 (Manage License)
Pada  aktititas  ini  rata-rata  masih  mencapai  level  2.1  (P) performance management skala (P) partially achieved maka level  kapabilitas  pada activity proses  ini  adalah  level  1 Performed  Process. Terbukti  dengan  adanya  kegiatan sebagian  kecil  instansi  telah  mendapatkan  lisensi  atas perangkat lunak yang digunakan.

## C. Analisis Gap dan Rekomendasi
Analisis gap mengacu pada model PAM dan ISO 15504-2, 2003,  perbaikan  dapat  dilakukan  satu  tingkat  diatasnya
12
apabila proses atribut (PA) berada pada level largely achieved ( L),  atau fully  achieved  (F) .  Jika  masih  berada  diposisi bawahnya, not achieved (N) atau partially achieved (P) , maka belum  dapat  naik  ke  tahap  berikutnya.  Analisis  gap  setiap activity pada sub domain ditujukkan pada Gambar 2.
Gambar 2. Grafik analisisi gap

## D. Rekomendasi Perbaikan
Berikut  dibuat  rekomendasi  perbaikan  kurun  waktu  tiga tahun, rekomendasi level kapabilitas disesuaikan dengan yang diperlukan dalam waktu dekat (tiga tahun kedepan). Masing- masing rekomendasi perbaikan beserta tahun pelaksanaanya ditunjukkan pada Tabel 3. Rekomendasi proses APO07 dan tabel 4. Rekomendasi proses BAI09.
T ABEL 3.
R EKOMENDASI PROSES APO07 (M ANAGE H UMAN R ESOURCE ) Sub domain ( activity) L ev el
Uraian Rencana Pelaksanaan Tahun Ke 1 2 3 APO07.01
( Maintain adequate and approriate staffing ) 3 Dibuatnya SOP peggunaan SDM TI dari pihak ketiga (outsorcing). √
3 Monitoring pelaksanaan SDM dari pihak ketiga. √ APO07.02 ( Identify key IT personnel ) 2 Perencanaan agenda rutin sharing knowledge dari SDM internal yang telah kompeten.
√
2 Monitoring kegiatan sharing knowledge internal. √
Sub domain ( activity) L ev el Uraian Rencana Pelaksanaan Tahun Ke 1 2 3 3 Mengidentifikasi peningkatan kompetensi SDM hasil sharing knowledge. √ 3 Monitoring peningkatan kompetensi SDM setelah sharing knowledge internal √ 3. APO07.03 ( Maintain the skills and competencies of personel ) 2 Perencanaan kebutuhan kompetensi tiap staf tahun mendatang. √ 2 Mengirim staf untuk ikut workshop sesuai yang direncanakan. √ 3 Merencanakan staf mendapatkan sertifikat kompetensi tingkat lanjutan. √ 3 Memonitoring pelaksanaan sertifikasi kompetensi staf. √ APO07.04 ( Evaluate employee job performance ) 2 Perencanaan SOP evalusi kinerja individu merujuk ke visi instansi. √ 2 Mengevaluasi hasil evaluasi kinerja individu. √ 3 Penetapan standart tanggungjawab kinerja spesifik tiap individu sesuai kompetensinya. √ 3 Mengevaluasi hasil pelaksanaan SOP kinerja individu. √ APO07.05 ( Plan and track the usage of IT and business human resource ) 2 Perencanaan kebutuhan SDM beserta spesifik kompetensi sesuai kebutuhan TI masa depan. √
2
Mengevaluasi hasil kebutuhan SDM supaya sesuai harapan. √
e-ISSN: 2548-6861
Rekomendasi Perbaikan Infrastruktur TI SMK Berdasarkan Evaluasi Tingkat Kematangan Framework COBIT 5 (Hendrik Kusbandono dan Dwiyono Ariyadi)
13 Sub domain ( activity) L ev el Uraian Rencana Pelaksanaan Tahun Ke 1 2 3 3 Mengidentifikasi kekurangan SDM yang kompeten yang perlu dimiliki instansi. √ 3
Merencanakan hasil identifikasi kebutuhan SDM yang kompeten.
√ APO07.06 ( Manage contract staff ) 2 Bagian rekrutmen SDM melibatkan orang TI sehingga sesuai kompetensi SDM baru yang dibutuhkan. √
2 Melibatakan orang TI dalam test calon SDM. √
3 Adanya unsur penguasaan TI dalam kontrak kerja untuk SDM baru.
√ 3
Memonitoring pelaksanaan hasil rekrutmen SDM baru, mengevaluasi supaya sesuai harapan. √ T ABEL 4. R EKOMENDASI PROSES BAI09 (M ANAGED A SSET )
Sub domain ( activity ) L ev el Uraian
Rencana Pelaksanaan Tahun Ke 1 2 3 BAI09.01 Identify and record current assets 2 Dibuatnya SOP untuk mendokumentasikan aset TI hingga detail kondisinya. √ 2 Pendokumentasian aset TI dimonitoring pelaksanaanya secara berkala. √ 3 Dibuatnya prosedur kebutuhan aset selaras dengan kebutuhan layanan TI instansi. √ 3 Pelaksanaan kebutuhan aset yang selaras kebutuhan layanan TI √
Sub domain ( activity ) L ev el Uraian Rencana Pelaksanaan Tahun Ke 1 2 3 dimonitoring pelaksanaanya. BAI09.02 Manage cricital assets 2 Dibuatnya SOP pengelolaan rutin aset TI instansi yang dianggap penting (vital). √ 2 Dimonitoring pelaksanaan SOP pengelolaan aset TI yang dianggap penting (vital). √ 3 Perencanaan keberadaan aset TI yang vital, sehingga support terhadap layanan TI instansi masa depan. √ 3 Pemantauan dan pencatatan keberadaan aset TI yang dianggap penting (vital),
sehingga support untuk layanan TI instansi 5 tahun kedepan.
√
BAI09.03 Manage the asset life cycle 2 Dibuatnya SOP pemusnahan aset TI yang sudah tidak terpakai. √
2
Monitoring pelaksanaan pemusnahan aset TI. √
3 Adanya prosedur pemilahan aset TI yang bisa dihibahkan ke pihak lain atau dimusnahkan aset yang sudah tidak terpakai. √ 3 Monitoring terhadap aset TI yang tidah terpakai untuk dihibahkan ke pihak lain. √ BAI09.04 Optimise asset costs 2 Dibuatnya SOP untuk perbaikan/ service berkala aset TI, sehingga menghemat keuangan. √ 2 Memonitoring pelaksanaan SOP √
14 Sub domain ( activity ) L ev el Uraian Rencana Pelaksanaan Tahun Ke 1 2 3 perbaikan aset TI secara berkala. 3
Dibuatnya dokumentasi untuk menyelaraskan layanan TI dengan kebutuhan aset TI sebagai pendukungnya. √ 3 Memonitoring pelaksanaan penyelarasan layananan TI dan aset. √ BAI09.05 Manage License 2 Membuat SOP terkait legalitas sebagian software yang dianggap vital. √ 2 Mengawasi pelaksanaan lisensi software √ 3 Mendapatkan lisensi software secara berkala. √ 3 Memonitoring update lisensi software yang dipakai instansi. √

## V. K ESIMPULAN
Mengacu pada Tabel 1 dan Tabel 2, tingkat kapabilitas tata kelola TI pada unsur pengelolaan sumberdaya manusia TI dan aset TI di SMK Madiun berada pada level Performed Process dimana  kegiatan  proses  proses  yang  berkaitan  dengan
pengelolaan sumber daya dan aset TI telah diimplementasikan,  namun  masih  sebagian  kecil  kegiatan yang  dilanjutkan  hingga  ke  monitoring.  Perlu  dilakukan tindaklanjut untuk mencapai tatakelola TI yang baik.
Instansi skala kecil masih sedikit yang peduli terhadap tata kelola  TI,  sehingga  perlu  dilakukan  pemahaman  terkait pentingnya evaluasi tata kelola TI di SMK sedini mungkin. Penelitian  berikutnya  dapat  mengembangkan  pada  sub domain yang lain dari framework COBIT 5.

## U CAPAN T ERIMA K ASIH
Peneliti  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Politeknik Negeri  Madiun  yang  mendukung  administrasi,  dan Kemenristekdikti  atas  hibah  pendanaan  riset  program Penelitian Dosen Pemula (PDP).

## D AFTAR P USTAKA
[1] Aivanni,  N.  (2017,  08  16).  Mediaindonesia.com.  Retrieved  from mediaindonesia.com:  http://mediaindonesia.com/read/detail/117828- sma-smk-tetap-dikelola-pemprov-1.
[2] Andry,  J.,  F.,  Christianto,  K.  Audit  Menggunakan  COBIT  4.1  dan COBIT 5 dengan Case Study. Yogyakarta: Teknosain.
[3] Ariyadi,  D.  (2017).  Evaluasi  Infrastruktur  TI  Menggunakan Framework COBIT 4.1. Fountain of Informatics Journal Volume 2, No. 2, November 2017.
[4] Novita,  R.,  Nugroho,  E.,  (2014).  Sumaryono,  S.  Penilaian  Tingkat Capability  Tata  Kelola  TI  pada  Aspek  Manajeman  Sumber  Daya Manusia.  Seminar  Nasional  Teknologi  Informasi  dan  Multimedia 2014, 2.07.41-46.
[5] Putri,  R.,  E.  (2015).  Model  Penilaian  Kapabilitas  Proses  Optimasi Resiko TI Berdasarkan COBIT 5. Seminar Nasional Informatika, 252- 258.
[6] Romayah,  S.,  Suroso,  A.I.,  Ramadhan,  A.  (2014).  Evaluasi Implementasi  E-government  di  Instansi  XYZ.  Jurnal  Aplikasi Manajemen (JAM) Vol 12 No 4, 612-620.