## IMPLEMENTASI APLIKASI PENERIMAAN SISWA BARU SMP IDN BOARDING SCHOOL
Mesra Betty Yel 1) ,Yuma Akbar 2) , Frencis Matheos Sarimole 3) , Candra Milad Ridha Eislam 4) , Ikhwanul Kurnia Rahman 5) , Miftahul Huda 6) , Oky Tria Saputra 7) 1-7 Teknik Informatika, STIKOM Cipta Karya Informatika email: optime.mby@gmail.com , yumekhan@stikomcki.ac.id , matheosfrancis.s@gmail.com candramilad@gmail.com , ikhwanulkurniarahman@gmail.com , miftah.network@gmail.com , okytria@gmail.com

## Abstract
New Student Admission at each school is important because it is the entrance gate for prospective new students at the school and can obtain information about prospective new students through the student documents which of course must be archived for future needs. The system that runs on the New Student Admissions Information System At SMP IDN Boarding School are still many problems that  are  obtained,  whether  it's  the  student  registration  process,  data  archiving  to  reports  to  the Principal, there are many weaknesses, both from supporting data or the structure of the irregular input and selection process. , there are still many piles of data that have not been managed properly so  that  there  can  be  duplication  of  data  originating  from  the  same  process.  The  research  method used  for  preparation  of  this  community  service  report  is  a  descriptive  research  method  using  the PHP  programming  language,  while  the  techniques  are  interviews,  observations,  and  literature studies. With this community service program, hoped can provide a solution in the form of a New Student Admission Application Program which can used for support and simplify the processing of the New Student Admission System.
Keywords: New student admission, Junior High School, SMP IDN Boarding School, Archive.

## Abstrak
Penerimaan Siswa Baru pada setiap sekolah merupakan langkah pertama dan termasuk salah satu yang  terpenting  karena  merupakan  gerbang  masuk  calon  siswa  baru  pada  sekolah  tersebut  dan sekolah  dapat  mendapatkan  informasi  calon  siswa baru  tersebut  melalui dokumen  dokumen calon siswa tersebut yang tentu saja harus diarsip demi kebutuhan mendatang. Sistem yang berjalan pada Sistem  Informasi  Penerimaan  Siswa  Baru  Pada  SMP  IDN  Boarding  School  masih  banyak permasalahan  yang  didapat  baik  itu  proses  pendaftaran  siswa,    pengarsipan  data  sampai  dengan laporan kepada Kepala Sekolah didapatkan banyak kelemahan baik dari data pendukung ataupun struktur dari proses penginputan dan penyeleksian yang tidak teratur, masih banyaknya tumpukan data  yang  belum  dikelola dengan  baik  sehingga  bisa  terjadi  penggandaan  data  yang  berasal  dari satu proses yang sama. Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan laporan pengabdian masyarakat  ini  yaitu  dengan  metode  penelitian  deskriptif  dengan  menggunakan  aplikasi  bahasa pemrograman PHP, sedangkan tekniknya adalah interview/wawancara, observasi/pengamatan, dan studi  pustaka.  Dengan  adanya  pengabdian  masyarakat  ini  diharapkan  dapat  memberikan  suatu solusi yang berbentuk sebuah Program Aplikasi Penerimaan Siswa Baru SMP IDN Boarding School yang  mana  nantinya  bisa dipergunakan  untuk  mendukung  serta  mempermudah dalam  pengolahan Sistem Penerimaan Siswa Baru Pada SMP IDN Boarding School.
Kata  Kunci  :  Pendaftaran  Siswa  Baru,  Sekolah  Menengah  Pertama,  SMP  IDN  Boarding  School, Arsip.

## 1. PENDAHULUAN
Seiring  kemajuan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi maka perkembangan dunia informasi  ikut  melaju  dengan  pesatnya,  yang mana  dunia  teknologi  merupakan  suatu kebutuhan  yang  sudah  banyak  digunakan manfaatnya.  Berdasarkan  hal  tersebut  maka untuk bisa mengikuti perkembangannya perlu adanya  penyesuaian  dengan  menyediakan teknologi  informasi  yang  mendukung,  tepat, cepat  dan  akurat.  Keterlambatan  dan  kurang cepatnya  informasi  yang  dihasilkan  akan menghambat  lajunya  kegiatan  –  kegiatan yang  akan  dilaksanakan  dalam  suatu  instansi atau organisasi.
Sekolah Menengah Pertama IDN
Boarding  School  merupakan  lembaga  formal yang bergerak dalam bidang pendidikan, yang setiap tahun ajaran menerima siswa baru yang mendaftar menjadi siswa SMP.
Khusus  dalam  sistem  penerimaan  siswa baru  yang  dijadikan studi kasus oleh  penulis, saat  ini  masih  ditangani  oleh  tenaga administrasi  tanpa  melibatkan  data  yang sudah terkomputerisasi dalam arti pengolahan data  masih  secara  manual,  sehingga  dapat menimbulkan  masalah  dan  kendala  yang menjadikan pelayanan penerimaan siswa baru menjadi kurang maksimal.

## 2. IDENTIFIKASI MASALAH
1. Ruang lingkup
Berdasarkan  latar  belakang  di  atas,  dapat dirumuskan permasalahan yaitu :
1. Pendaftaran Siswa Baru
2. Pengarsipan Data
a. Biodata Siswa Baru
b. Nilai  Ujian  Sekolah  Siswa Baru
3. Laporan Penerimaan Siswa Baru
2. Batasan masalah
Dalam  penelitian  ini  permasalahan  hanya dibatasi pada :
1. Pendaftaran Siswa Baru
2. Nilai Ujian Sekolah Siswa Baru
3. METODELOGI PELAKSANAAN
Dalam kegiatan penelitian ini kami melakukan beberapa teknik untuk pengumpulan data, yaitu:
1. Studi Lapangan
Penulis  melakukan  pengamatan  pada Sekolah SMP IDN BOARDING
SCHOOL  untuk  mendapatkan  data  dan informasi secara langsung, dengan mencatat  tata  cara  penerimaan  siswa  baru di sekolah tersebut  serta melihat data data dalam  buku  laporan  penerimaan  siswa baru.
2. Wawancara Penulis  melakukan  wawancara  dengan narasumber yaitu Kepala sekolah dan para staf  TU  serta  para  guru-guru  yang  terkait dalam penerimaan siswa baru.
3. Studi Literatur
Studi Literatur merupakan metode penelitian dengan mengumpulkan beberapa sumber kepustakaan untuk mendapatkan  dasar  teori  yang  tepat  dan sesuai  dalam  penysunan  KKP.  Dalam  hal ini informasi serta keterangan dikumpulkan dari beberapa sumber seperti buku teks, bacaan-bacaan, materi perkuliahan, situs internet dan sebagainya.
4. Metode Analisis
Dalam  hal  perencanaan  analisa  strategi pada  KKP  ini,  penulis  menggunakan analisis  SWOT  dengan  menggabungkan beberapa  komponen  yang  dimiliki  oleh SMP  IDN  Boarding  School,  komponen tersebut  meliputi  kekuatan,  kelemahan, peluang  dan  ancaman  baik  secara  internal maupun external dalam peningkatan bisnis agar dapat berjalan secara optimal.
5. Metode Pengolahan/Perancangan Metode yang kami gunakan untuk merancang aplikasi adalah dengan menggunakan  metode  waterfall.  Metode ini  sangat  membantu  dalam  proses pembuatan  aplikasi  agar  lebih  terstruktur dan meminimalis kesalahan.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  KKP  yang  telah  kami  lakukan memberikan  kami  semangat  dalam  membuat program aplikasi untuk membantu penerimaan siswa baru di SMP IDN Boarding School aplikasi yang kami buat berbasis web, berikut  kami  gambarkan  bagaimana  proses Penerimaan Siswa Baru dengan menggunakan beberapa simbol flowchart, sebagai berikut :
Gambar  1. Diagram  Flowmap  Sistem Berjalan Penerimaan Siswa Baru
Kami  menyediakan  dua  tampilan/gambaran aplikasi  dari  sudut  pandang  siswa  maupung adminsintrator.  Tampilan  aplikasi  dari  sudut pandang siswa sebagai berikut:
1. Pendaftaran Calon Siswa Calon  siswa  yang  akan  mendaftar  harus mengakses  halaman  penerimaan  siswa baru  dan  mengisi  form  pendaftaran  serta mengupload berkas data asli via web yang
telah disediakan.
Kemudian akan memperoleh  nomor  pendaftaran  yang nantinya  dapat  dicetak  untuk  dilampikan sebagai salah satu syarat pendaftaran.
Gambar 2. Tampilan Web Utama
Gambar  3. Form  Pendaftaran  Calon Siswa Baru
2. Informasi login
Siswa yang telah melakukan pendaftaran akan diberikan  nomor  pendaftaran  sehingga  dapat menggunakan  informasi  nomor  pendaftaran tersebut  untuk  login  atau  masuk  kedalam aplikasi.  Setelah  calon  siswa  berhasil  masuk kedalam  aplikasi  terdapat  beberapa  menu, sebagai  berikut:  Biodata  Pendaftaran,  Cetak Bukti Pendaftaran, Rekap Nilai, dan Download Panduan. Kami juga menambahkan  informasi  pengumuman  hasil seleksi  yang  dapat  dilihat  secara  langsung oleh siswa.
Gambar 4. Tampilan Login untuk Siswa
Gambar 5. Halaman Utama Siswa
Gambar 6. Hasil Pengumuman Siswa
Gambar 7. Tampilan Biodata Siswa
3. Cetak Bukti Pendaftaran
Calon  siswa  yang  telah  dintayakan  lulus seleksi  dapat  mencetak  bukti  pendaftaran penerimaan calon siswa baru (PPSB).
Gambar 8. Tampilan Cetak Bukti Pendaftaran
Gambar 9. Tampilan Rekap Nilai Siswa
Sedangkan untuk tampilan aplikasi dari sudut pandang administrator adalah sebagai berikut:
1. Informasi Login Administrator Admin  dapat  menggunakan  user  yang  sudah tersedia  untuk  login  kedalam  aplikasi.  Pada tampilan halaman utama aplikasi admin dapat melihat statistik pendaftaran calon siswa baru, selain  itu  admin  juga  dapat  melakukan penutupan pendafaran jika jumlah calon siswa yang sudah masuk telah memenuhi kuota
Gambar 10. Tampilan Login Admin
Gambar 11. Halaman Utama Admin
Gambar 12. Statistik Pendaftaran Admin
2. Verifikasi data siswa
Pada  laman  ini  admin  melakukan  verifikasi data siswa  yang telah melakukan pendaftaran melalui  menu  yang  telah  disediakan,  calon siswa yang telah terverifikasi dapat mengikuti proses  seleksi  penerimaan  siswa  baru  SMP IDN  Boarding  School.  Hasil  dari  verifikasi dapat  di  export  /  di  download  dalam  bentuk file excel
Gambar 13. Tampilan Verifikasi Admin
Gambar 14. Tampilan Export Admin
3. Pengumuman
Setelah melakukan seleksi calon siswa, admin dapat  menginfokan  /  mengirimkan  informasi berupa pengumuman hasil seleksi penerimaan siswa.
Pengumuman  hasil  seleksi  akan  dikirimkan secara otomatis ke akun siswa sehingga siswa secara langsung dapat melihat hasil seleksi
Gambar 15. Tampilan Pengumuman Admin
Kami  juga  membuat  kuesioner/angket  yang sudah  dishare  untuk  memperoleh  data  para responden  mengenai  implementasi  aplikasi yang kami buat, yaitu sebagai berikut:
Gambar 16. Kueisoner/angket 1
Gambar 17. Kueisoner/angket 2
Gambar 18. Kueisoner/angket 3
Berdasarkan kuesioner/angket yang sudah di share dan sudah diisi oleh para responden, penulis  mendapatkan  kesimpulan  berupa semua  responden  setuju  dengan  adanya aplikasi  penerimaan  siswa  baru  karena memudahkan  proses  penerimaan  siswa  baru di SMP IDN Boarding School dan membutuhkan aplikasi tersebut untuk running selama  24  jam,  serta  dapat  memudahkan proses  peng-arsipan  bagi  staff  yang  meng- handle proses penerimaan siswa baru ini.

## 5. KESIMPULAN
Setelah  melakukan  suatu  analisa  terhadap suatu  system  penerimaan  siswa  baru  pada SMP  IDN  Boarding  School.  Maka  penulis dapat mengambil kesimpulan terhadap system yang akan dikembangkan sebagai berikut :
1. Dengan  adanya  Progam  Khusus  dapat mempermudah  proses  pendaftaran  serta penerimaan  siswa  baru  terutama  bagi calon  siswa  yang  akan  melakukan pendaftaran  pada  SMP  IDN  Boarding School
2. Dengan  Menggunakan  Progam  Khusus Percetakan  biodata  calon  siswa  /  siswa baru  dapat  dilakukan  sewaktu  –  waktu dan dapat langsung dilakukan oleh pihak pendaftar  yaitu  calon  siswa  sendiri  dan juga  administrasi  panitia  pendaftaran SMP IDN Boarding School
3. Panitia PSB menjadi lebih mudah dalam proses  kerja  untuk  pendaftaran  serta pengarsipan  data  calon  siswa  /  peserta didik  baru  SMP  IDN  Boarding  School. Serta meminimalisir waktu dalam proses pencarian  data  calon  siswa  baru  SMP IDN Boarding School.

## 6. UCAPAN TERIMA KASIH
Kami  ucapkan  banyak  terima  kasih  kepada keluarga  besar  SMP  IDN  Boarding  School, dan dosen pembimbing yang telah membantu dalam  proses  pembuatan  dan  penelitian  KKP ini.  Harapan  kami  semoga  bisa  memberikan manfaat untuk semua.

## 7. REFERENSI
[1] Kiswanto,  Benny  Wijaya,  Yurindra, Marini Mar, Sarwindah, Supardi, "SOSIALISASI PENGGUNAAN APLIKASI PENERIMAAN MAHASISWA  BARU  DI  ISB  ATMA LUHUR  PANGKALPINANG,"  Vol  5 No  2  (2022):  APTEKMAS,  Volume  5
Nomor 2 2022
[2] Yel Mesra Betty, Yuma Akbar, Frencis Matheos Sarimol, Abdulloh, Ari
Ramadhan,  Fadhil  Khanifan  Achmad,
Untung  Wahyudi,  "IMPLEMENTASI MONITORING  NILAI  AKADEMIK
DAN  PRESENSI  SISWA  BERBASIS WEB  PADA  SMP  IDN,"  Vol  5  No  2
(2022): APTEKMAS Volume 5 Nomor
2 2022
[3]    U. Kholifah, I. Uly Wardati, “SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN PESERTA  DIDIK  BARU  PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 SUDIMORO”,  Indonesian  Journal  on Networking  and  Security,  Vol  3,  No  3 2014
[4]      I.  Fitri  Astuti,  D.  Marisa  Khairina,  A. Febriani, “SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU SEKOLAH  MENENGAH  PERTAMA BERBASIS  WEB  (STUDI  KASUS KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA)”, Jurnal Informatika  Mulawarman  (JIM),  Vol. 12 no. 2 2015 [5] Jimmie, “SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS  WEB  DI  SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 43 PALEMBANG”, Jurnal Digital Teknologi Informasi UM Palembang
[6]      Donal  Donal,  R.  Arlizon,  Rosmawati,
Munawir, "PELATIHAN MELAKUKAN  NEED  ASESMENT
SISWA  SECARA  ONLINE  PADA MASA  NEW  NORMAL  COVID-19," Vol  5  No  2  (2022):  APTEKMAS Volume 5 Nomor 2 2022 [7] Yunita, Maruloh, S. Wulandari,

## “RANCANG BANGUN SISTEM
INFORMASI  PENERIMAAN  SISWA BARU PADA SMP YANURI
JAKARTA”    Simposium  Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Vol 1 no. 1 2017
[8]     Anisah, Yurindra, Y. Setiawan Japriadi, Y. Andrika, H. Arie Pradana, “SIMULASI  DATABASE  BEBAN KERJA DOSEN PERGURUAN TINGGI MENGGUNAKAN DIMENSIONAL MODELING”, Jurnal SIMETRIS, Vol. 11 No. 1 2020 [9]    Sarwindah, “SISTEM PENDAFTARAN SISWA  BARU  PADA  SMP  N  1 KELAPA BERBASIS WEB MENGGUNAKAN  MODEL  UML”,
JURNAL  SISFOKOM,  Vol.  7  No.  2
2018
[10]   PUTRA, Mardi Yudhi; SHADIQ, Jafar. Sistem  Informasi  Penerimaan  Siswa
Baru  pada  SMK  Bekasi  Berbasis Website. BINA INSANI ICT
JOURNAL,  [S.l.],  v.  7,  n.  1,  p.  43-52, June 2020
[11]  SAPUTRA,  Muhammad  Hadi;  WR, Tanto.  Perancangan  Sistem  Informasi Penerimaan  Siswa  Baru  Berbasis  Web (Studi  Kasus  :  LKP  Smartfast  Global Education  Jambi).  Jurnal  Elektronika Listrik dan Teknologi Informasi
Terapan, [S.l.], v. 2, n. 2, p. 35-42, feb. 2021
[12]  Ardy,  R.,  &  Badrul,  M.  (2017). PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI  PENERIMAAN  SISWA BARU  PADA  SMK  CENGKARENG 1. INTI Nusa Mandiri, 11(2), 1-6