SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DESA BERBASIS WEB DAN MOBILE DI DESA TANAH MERAH, KECAMATAN SIAK HULU, KABUPATEN KAMPAR RIAU
Salhazan Nasution 1) , Feri Candra 2) , T. Yudi Hadiwandra 3) , Rahmat Rizal Andhi 4) , Noveri Lysbetti Marpaung 5)
1,2,3,4,5 Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Riau

## Abstrak
Desa  Tanah  Merah  merupakan  salah  satu  desa  yang  ada  di  kecamatan  Siak  Hulu, Kabupaten  Kampar,  Provinsi  Riau.  Saat  ini  seluruh  proses  administrasi  desa  dikerjakan manual,  disamping  itu  jumlah  tenaga  kerja  di  kantor  desa  terbatas  sehingga  pelayanan  di kantor  desa  cukup  memakan  waktu.  Tim  Universitas  Riau  melakukan  kegiatan  berupa pembuatan  sistem  informasi  administrasi  berbasis  web  dan  mobile.  Pada  kegiatan pengabdian  masyarakat  ini  tim  pengabdian  menerapkan  suatu  teknologi  dengan membangun Sistem Informasi Desa berupa website yang berisi informasi tentang desa, dan sistem  administrasi  surat  berbasis  web  dan  mobile  untuk  membantu  pegawai  kantor  dan masyarakat  desa  Tanah  Merah  dalam  mengajukan  surat  keterangan  domisili,  keterangan untuk  mencari  pekerjaan  dan  keterangan  untuk  menikah.  Sistem  ini  digunakan  oleh pegawai kantor desa dalam mengelola administrasi kantor desa, aplikasi mobile digunakan oleh  masyarakat  desa  melakukan  pendaftaran  dan  permintaan  surat  keterangan  yang diperlukan.  Sistem  informasi  desa  telah  dapat  diakses  secara  online  dengan  alamat www.desatanahmerah.com dan aplikasi Android telah dapat diunduh melalui Playstore .
Keywords: Sistem Informasi Administrasi, Web, Android, Desa

## Abstract
Desa  Tanah  Merah  is  one  of  the  villages  in  the  Siak  Hulu  sub-district,  Kampar  Regency, Riau Province. Currently, all village administrative processes are done manually. Besides that the number of workers at the village office is limited, so services at the village office are quite time-consuming. The community service team from the University of Riau carried out activities to create a web and mobile-based administrative information system. In this community  service  activity,  the  team  applies  a  technology  by  building  an  Information System  that  contains  information  about  the  village  and  a  mobile-based  administration system  to  assist  employees  of  the  village  office  and  the  villagers  in  submitting  a  domicile certificate, information to find work, and a description for marriage. This system is used by employees in managing village office administration, the mobile application is used by the villagers to register and request the necessary certificates.  The village information system can  be  accessed  online at  www.desatanahmerah.com,  and  an  Android application  can be downloaded via Playstore.
Keywords: Administration Information System, Web, Android, Village
Correspondence author: Salhazan Nasution, salhazan@lecturer.unri.ac.id, Pekanbaru, Indonesia
This work is licensed under a CC-BY-NC

## PENDAHULUAN
Penerapan  e-government  sedang  marak  dicanangkan  untuk  peningkatan  layanan publik di  Indonesia. Penggunaan sistem informasi terbukti dapat menunjang efektifitas dan  efisiensi  penyelenggaraan  administrasi  di  kantor  pemerintah.  Aplikasi memungkinkan pertukaran data secara realtime ketika terkoneksi Internet sehingga alur informasi menjadi lebih cepat (Faiza, 2014). Disamping itu, berdasarkan penelitian yang dilakukan lembaga riset We Are Social diperkirakan pada 2018 jumlah pengguna aktif smartphone di Indonesia lebih dari 171 juta orang (Nabila, 2019). Hal ini menunjukkan bahwa geliat penggunaan teknologi di Indonesia disambut baik oleh masyarakat umum sehingga  penerapan  teknologi  informasi  pada  layanan  publik  akan  dapat  dimanfaatkan optimal oleh masyarakat.
Komunikasi  merupakan  salah  satu  hal  yang  penting  dalam  mendeskripsikan sesuatu,  seperti  sebagai  perantara,  untuk  mempresentasikan  sesuatu  kepada  publik (Salim,  2013).  Sehingga  untuk  mempermudah  komunikasi  dalam  suatu  desa  antara aparat  desa  dengan  warga  dibutuhkan  suatu  media  komunikasi,  yaitu  Website  dan Sistem  Informasi  Desa  (SID).  Adanya  website  akan  mempermudah  aparat  desa  dalam mempresentasikan hasil kinerja ataupun produk – produk yang ada dalam desa tersebut. Selain  itu  penggunaan  Sistem  Informasi  Desa  akan  mempermudah  dalam  pekerjaan. SID  akan  mampu  merubah  data  mentah  menjadi  suatu  data  yang  berarti  dan  siap digunakan (Rozi et al., 2017).
Undang-undang  Republik  Indonesia  Nomor  6  Tahun  2014  Tentang  Desa khususnya  pasal  86  tentang  Sistem  Informasi  Pembangunan  Desa  dan  Pembangunan Kawasan  Perdesaan  menyatakan  bahwa  Desa  berhak  mendapatkan  akses  informasi melalui  sistem  informasi  Desa  yang  dikembangkan  oleh  Pemerintah  Daerah Kabupaten/Kota.  Sistem  informasi  Desa  dikelola  oleh  Pemerintah  Desa  dan  dapat diakses  oleh  masyarakat  Desa  dan  semua  pemangku  kepentingan  (Presiden  Republik Indonesia, 2014).
Desa Tanah Merah merupakan salah satu desa yang ada di kecamatan Siak Hulu, Kabupaten  Kampar,  provinsi  Riau,  Indonesia.  Desa  ini  memiliki  luas  1.096  Ha,  yang berbatasan dengan Kotamadya Pekanbaru, Desa Pandau Jaya, Desa Baru dan Simpang Tiga.  Lokasinya  yang  tidak  jauh  dari  kota  Pekanbaru,  menjadikan  masyarakat  desa didominasi oleh kaum pendatang. Adapun saat ini jumlah penduduk Desa Tanah Merah sebanyak  18.334  orang  dengan  total  4.364  KK.  Berdasarkan  data  dari  kantor  desa, mayoritas  masyarakat  desa  Tanah  Merah  berprofesi  sebagai  pedagang  keliling (sebanyak  4.121  orang)  dan  pegawai  negeri  sipil  (sebanyak  615  orang).  Masyarakat desa  Tanah  Merah  tergolong  berpendidikan  tinggi  dengan  rata-rata  berpendidikan minimal  SMA  sederajat.  Masyarakat  100%  tidak  buta  aksara.  Lokasi  desa  juga  tidak jauh dari kota Pekanbaru yaitu 37 menit dari kantor walikota Pekanbaru dan hanya 26 menit  dari  Universitas  Riau  menggunakan  kendaraan  roda  dua/empat  sehingga mayoritas masyarakat merupakan kaum pendatang dimana mereka hanya bermukim di desa tapi bekerja di kota Pekanbaru.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala desa Tanah Merah, diketahui bahwa kebanyakan  masyarakat  sudah  menggunakan  mobile  smartphone  Android.  Selain  itu sinyal Internet yang ada sudah 4G dan akses menggunakan Internet yang mudah karena banyak tower pemancar alat telekomunikasi tersebar di desa Tanah Merah. Desa Tanah Merah juga cukup aktif dalam kegiatan baik yang diadakan oleh pemerintah kabupaten ataupun  yang  diadakan  oleh  instansi  pemerintahan  lainnya.  Kegiatan  tersebut
terdokumentasikan  dalam  foto  dan  video,  namun  sayang  dokumentasi  tersebut  tidak tersimpan  dengan  baik  dan  hanya  dapat  diakses  oleh  kalangan  internal  saja  melalui group whatsapp ataupun  sosial  media  masing-masing.  Proses  administrasi  surat keterangan  Desa  Tanah  Merah  juga  masih  dikerjakan  secara  manual  dengan  mengetik pada  komputer  sebelum  dicetak  dan  ditandatangani  oleh  Kepala  Desa,  disamping  itu jumah  tenaga  kerja  di  kantor  desa  terbatas  sehingga  pelayanan  di  kantor  desa  cukup memakan waktu.
Dari hasil survey lokasi, penulis berdiskusi dengan kepala desa Tanah Merah guna mengidentifikasi  potensi  apa  yang  bisa  disumbangkan  guna  mendukung  kegiatan masyarakat  desa  Tanah  Merah.  Dari  hasil  diskusi  tersebut  disepakati  untuk  membuat sistem informasi desa serta sistem administrasi pengurusan surat keterangan warga. Saat ini  proses  administrasi  surat  keterangan  desa  dikerjakan  manual,  disamping  itu  jumah tenaga kerja di kantor desa terbatas sehingga pelayanan di kantor desa cukup memakan waktu.  Kepala  desa  menjelaskan  bahwa  mayoritas  penduduk  desa  berlatar  belakang pendidikan tinggi dan cukup paham akan teknologi informasi. Berdasarkan identifikasi ini, tim Teknik Informatika Universitas Riau menawarkan pembuatan sistem informasi desa dan administrasi surat berbasis web dan mobile .

## Maksud dan Tujuan
Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  bertujuan  untuk  menerapkan  teknologi informasi  dengan  membangun  sistem  informasi  serta  sistem  administrasi  berbasis  web dan  aplikasi  administrasi  berbasis mobile untuk  membantu  pegawai  kantor  dan masyarakat  desa  Tanah  Merah  dalam  mengerjakan  pekerjaan  administrasi  dan memanfaatkan  layanan  administrasi  secara  efektif  dan  efisien.  Sistem  informasi  desa bertujuan  sebagai  media  publikasi  terkait  informasi  yang  ada  di  Desa  Tanah  Merah seperti  profil  desa,  sarana  prasana,  informasi  kegiatan  dan  lain  sebagainya.  Sistem administrasi  berbasis  web  membantu  merapikan  pendataan  mencakup  data  penduduk, data pernikahan, data pengajuan surat keterangan dan lain sebagainya. Selain itu, sistem informasi  administrasi  berbasis mobile memungkinkan  masyarakat  untuk  melakukan registrasi  online  sehingga  saat  tiba  di  kantor  desa,  masyarakat  mengambil  nomor antrian, menunjukkan kode registrasi, verifikasi dan cetak surat.

## METODE PELAKSANAAN
Kegiatan  pengabdian  dilaksanakan  pada  rentang  waktu  bulan  Juli  –  November 2020.  Kegiatan  pengabdian  ini  terintegrasi  dengan  kegiatan  Kuliah  Kerja  Nyata (kukerta)  Universitas  Riau.  Tim  pengabdian  terdiri  dari  5  (lima)  orang  dosen  Prodi Teknik  Informatika  dan  10  (sepuluh)  orang  mahasiswa  kukerta  yang  berasal  dari  4 Fakultas yang ada di Universitas Riau.
Langkah  -  langkah  yang  dilakukan  dalam  proses  pembuatan  sistem  informasi administrasi desa berbasis web dan mobile antara lain sebagai berikut:
a. Survei ke lokasi
Tim  pengabdian  melakukan  survei  ke  lokasi-lokasi  tempat  pelaksanaan  kegiatan pengabdian  masyarakat.  Tim  menemui  kepala  desa  Tanah  Merah  untuk mengidentifikasi masalah di lapangan dengan melihat langsung situasi pada kantor desa tersebut.
b. Pengambilan Data
Selanjutnya  Tim  mengambil  data  yang  diperlukan  untuk  pembuatan  sistem.  Data yang diperlukan antara lain struktur organisasi desa, informasi perangkat desa, visi & misi  desa, fasilitas  umum  yang  ada di  desa,  kegiatan  yang  ada di  desa dan lain sebagainya.
c. Membangun sistem administrasi berbasis web dan mobile Berdasarkan  data  yang  diperoleh  di  lapangan,  tim  pengabdian  bersama  dengan mahasiswa  kukerta  membangun  sistem  informasi  desa  berbasis  web.  Data  berupa teks, foto dan video dimasukkan dalam sistem informasi yang dibangun. Selain itu alur proses pengajuan surat ditransformasikan dalam bentuk sistem dimana hal ini berdasarkan alur yang didapat di lapangan.
d. Pengujian sistem informasi Setelah  sistem  informasi  telah  dibuat,  selanjutnya  tim  pengabdian  melakukan sistem  dengan  melibatkan  pegawai  kantor  dan  masyarakat  Desa  Tanah  Merah. Dalam  pengujian  ini  akan  dilakukan  berbagai  skenario  penggunaan  sistem,  jika terdapat ketidaksesuaian maka akan dilakukan perbaikan terhadap sistem.
e. Pelatihan penggunaan sistem Tahap  selanjutnya  adalah  memberikan  pelatihan  penggunaan  sistem  informasi administrasi  kepada  pegawai  kantor  dan  masyarakat  Desa  Tanah  Merah.  Pada pelatihan ini akan didemonstrasikan bagaimana cara penggunaan sistem, mulai dari awal pengajuan hingga sampai surat tersebut dapat dicetak.
Gambar 1. Kunjungan Tim Pengabdian dan Mahasiswa Kukerta Ke Desa Tanah Merah
Gambar 2. Pengumpulan Data dan Survei Kondisi Desa
f. Melakukan dokumentasi kegiatan
Dokumentasi  kegiatan  dilakukan  dalam  bentuk  foto  dan  video  kegiatan.  Setiap kegiatan  yang  dilakukan  di  Desa  Tanah  Merah,  di  dokumentasikan  dan  akan dipublikasikan pada website desa tersebut.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem  informasi  berbasis  web  dibuat  dengan  mengunakan  bahasa  pemrograman PHP.  PHP: Hypertext  Preprocessor ,  adalah  bahasa  pemrograman script  server-side yang  didesain  untuk  pengembangan  web  dan  bahasa  pemrograman  umum  (Yuliano, 2007).  Sedangkan  aplikasi  berbasis  android  dikembangkan  menggunakan  framework sencha.  Sencha  merupakan  sebuah  web  framework  Javascript  yang  mendukung pembangunan aplikasi web atau aplikasi mobile berbasis HTML5. Framework ini dapat digunakan  oleh  developer  untuk  membangun  antarmuka  pengguna  untuk  aplikasi mobile  web  seperti  layaknya  aplikasi  native  pada  perangkat  seluler  yang  mendukung (Nasution  et  al.,  2019).  Penggunaan  sistem  informasi  berbasis  web  telah  memberikan kemudahan  dalam  pengelolaan  administrasi  secara  online  dan  terkomputerisasi  (S. Nasution  &  Frianti,  2019),  selain  itu  aplikasi  android  mempermudah  pengguna  dalam mengakses  melalui smartphone dengan  adanya  fitur  notifikasi  yang  dapat  diperoleh secara realtime (S. Nasution et al.,  2020).
Kebutuhan  yang  diperlukan  Desa  Tanah  Merah  adalah  memberikan  informasi kepada  publik  sehingga  masyarakat  dapat  mengakses  informasi  secara  langsung  dan mengetahui  perkembangan  secara  cepat  dan  akurat  yang  ada  di  Desa  Tanah  Merah. Website  Desa  Tanah  Merah  telah  dapat  diakses  melalui  internet  dengan  alamat www.desatanahmerah.com , website ini telah dapat diakses darimana saja dan kapan saja melalui  laptop,  komputer  ataupun  smartphone.  Informasi  terkait  profil  desa,  sejarah desa, visi misi desa, fasilitas desa, data penduduk serta dokumentasi kegiatan desa telah dapat dilihat pada website ini.
.
Gambar 3. Tampilan Website Desa Tanah Merah
Melalui  sistem  informasi  berupa  website  ini,  perangkat  desa  dapat  memberikan informasi  berupa  dokumentasi  kegiatan,  prestasi  desa,  ataupun  pengumuman  untuk masyarakat.  Sehingga  Desa  Tanah  Merah  dapat  dikenal  lebih  luas  bukan  hanya  oleh penduduk sekitar tapi juga pemerintah kabupaten, provinsi beserta stake holder lainnya. Desa  Tanah  Merah  juga  telah  memiliki  sistem  administrasi  surat  menyurat  yang dapat  dimanfaatkan  oleh  masyarakat  dalam  mempercepat  proses  pengurusan  surat berupa  surat  keterangan  domisili,  surat  keterangan  untuk  mencari  pekerjaan  dan  surat keterangan menikah. Sistem administrasi desa tanah merah dapat diakses melalui alamat http://surat.desatanahmerah.com ,  sistem  ini  dapat  dipergunakan  oleh  perangkat  desa dalam mengelola data penduduk.
Sistem  administrasi  ini  juga  tersedia  dalam  aplikasi  android  yang  datanya terintegrasi  dengan sistem  berbasis web.  Aplikasi  Androi  ini telah dapat  diunduh  pada Google  Play  store  dengan  kata  kunci  “Administrasi  Desa  Tanah  Merah”.  Masyarakat yang akan mengurus surat, dapat melakukan pengisian data terlebih dahulu dari rumah masing-masing  sesuai  dengan  data  diri  yang  diperlukan.  Setelah  pengisian  data dilakukan,  masyarakat  dapat  datang  ke  kantor  desa  dengan  membawa  kelengkapan berupa identitas asli untuk keperluan verifikasi dokumen oleh petugas di kantor desa.
Gambar 4. Sistem Administrasi Desa Tanah Merah
Gambar 5. (a) Aplikasi Administrasi Desa Tanah Merah yang dapat diunduh di Google Playstore, (b) Tampilan Aplikasi Android Desa Tanah Merah
(a) (b)
Setelah  data  dinyatakan  valid  oleh  petugas  desa,  surat  tersebut  dapat  dicetak langsung dari sistem sesuai dengan data yang ada. Petugas tidak perlu lagi mengetikkan surat  secara  manual  pada  komputer,  data  penduduk  dan  format  surat  telah  otomatis dibuat oleh sistem dan dapat langsung dicetak pada printer yang telah terhubung dengan komputer petugas di kantor desa tersebut.
Pelatihan  penggunaan  sistem  dilaksanakan  pada  tanggal  5  November  2020  yang dilakukan  oleh  tim  pengabdian  beserta  mahasiswa  kukerta.  Pelatihan  dihadiri  oleh Kepala  Desa,  Sekretaris  Desa  serta  staff  Kantor  Desa  Tanah  Merah  yang  akan menggunakan  sistem.  Pada  pelatihan  ini  dijelaskan  tentang  cara  penggunaan  sistem, pengelola  diberikan  akun  yang  digunakan  untuk  login  ke  sistem.  Selain  itu  pengelola juga diajarkan bagaimana mengunduh aplikasi Desa Tanah Merah di playstore , dimana aplikasi ini akan digunakan oleh masyarakat untuk melakukan permohonan pembuatan surat. Pada pelatihan ini, tim pengabdian juga menyerahkan buku panduan penggunaan sistem  informasi  dan  aplikasi  Desa  Tanah  kepada  Kepala  Desa  untuk  dapat dipergunakan oleh perangkat desa (S. Nasution et al., 2020).
Gambar 6. Hasil Surat Keterangan yang Dibuat Otomatis oleh Sistem
(a) (b)
Gambar 7. (a) Pelatihan Penggunaan Sistem Administrasi Desa Tanah Merah, (b) Foto Bersama Tim Pengabdian,
Mahasiswa Kukerta dan Perangkat Desa Tanah Merah

## SIMPULAN
Pengabdian  Terintegrasi  Universitas  Riau  tahun  2020  adalah  sebuah  program pengabdian  kepada  masyarakat  yang  pelaksanaannya  diintegrasikan  dengan  kegiatan Kuliah  Kerja  Nyata  (Kukerta).  Pengabdian  ini  dilakukan  di  Desa  Tanah  Merah Kabupaten  Kampar,  Riau.  Pada  kegiatan  ini  tim  pengabdian  menerapkan  suatu teknologi  informasi  dengan  membangun  Sistem  Informasi  Desa  berupa  website  yang berisi  informasi  tentang  desa,  dan  sistem  administrasi  surat  berbasis  web  dan  mobile untuk membantu pegawai kantor dan masyarakat desa Tanah Merah dalam mengajukan surat  keterangan  domisili,  keterangan  untuk  mencari  pekerjaan  dan  keterangan  untuk menikah. Sistem informasi administrasi ini digunakan oleh pegawai kantor desa dalam mengelola  administrasi  kantor  desa  Tanah  Merah,  aplikasi mobile digunakan  oleh masyarakat  desa  melakukan  pendaftaran  dan  permintaan  surat  keterangan  yang diperlukan.  Sistem  informasi  desa  telah  dapat  diakses  secara  online  dengan  alamat www.desatanahmerah.com dan aplikasi Android telah dapat diunduh melalui Playstore dengan kata kunci “Administrasi Desa Tanah Merah”.

## DAFTAR PUSTAKA
Faiza,  N.  N.  (2014).  Aplikasi  Persuratan  Berbasis  Android  di  Lingkungan  Pemerintah Kota Bogor. Prosiding Industrial Research Workshop and National Seminar , 5 , 231–234. https://doi.org/10.35313/IRWNS.V5I0.449
Nabila,  M.  (2019).  Survei  APJII:  Pengguna  internet  di  Indonesia  capai  171,  17  juta sepanjang 2018. DailySocial. Id . Nasution, A. H., Monika, W., & Nasution, S. (2019). Pemrograman Mobile HTML 5 - Sencha Untuk Pemula . UIR Press, ISBN: 978-979-3793-86-3. Nasution, S., Candra, F., & Fauzi, E. A. (2020). Panduan Penggunaan Sistem Informasi dan  Administrasi  Berbasis  Web  Desa  Tanah  Merah  Kecamatan  Siak  Hulu Kabupaten Kampar . Farha Pustaka, ISBN: 978-623-278-335-5. Nasution, S., & Frianti, R. A. (2019). Sistem Informasi Inventori Obat Berbasis Web di
Rumah Sakit Universitas Riau. SEMINAR NASIONAL APTIKOM (SEMNASTIK) 2019 , 0 (0), 402–409.
Nasution,  S.,  Nasution,  A.  H.,  &  Yamita,  F.  (2020).  Mobile  Application  of  Religious Activities  for  the  Great  Mosque  Islamic  Center  Rokan  Hulu  with  Push Notification. The Second International Conference on Science, Engineering and Technology (ICoSET 2019) , 2 , 155–162.
Presiden  Republik  Indonesia.  (2014). Undang-Undang  Republik  Indonesia  Nomor  6 Tahun 2014 Tentang Desa .
Rozi,  F.,  Listiawan,  T.,  &  Hasyim,  Y.  (2017).  Pengembangan  website  dan  sistem informasi  desa  di  kabupaten  tulungagung. JIPI  (Jurnal  Ilmiah  Penelitian  Dan Pembelajaran Informatika) , 2 (2).
Salim, A. (2013). Management Information in Rural Area: A Case Study of Rancasalak Village in Garut, Indonesia. Procedia Technology , 11 , 243–249. https://doi.org/10.1016/j.protcy.2013.12.187
Yuliano, T. (2007). Pengenalan Php. IlmuKomputer. Com .