## Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Surat Desa Berbasis Web Menggunakan Metode Unified Approach
Dini Destiani Siti Fatimah 1 , Yeni Paryatin 2 , Nisa Nurhasanah 3
Jurnal Algoritma Institut Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email : jurnal@itg.ac.id
1 dini.dsf@itg.ac.id
2 yeni.pariyatin@itg.ac.id
3 1606044@itg.ac.id
Abstrak  – Pembuatan  surat  keterangan  di  kantor  desa  atau  kelurahan  masih  menggunakan perangkat lunak perkantoran untuk kebutuhan umum sehingga masih manual. Agar petugas desa lebih  dimudahkan  dalam  pembuatan  berbagai  surat  keterangan,  maka  diperlukan  sistem  yang khusus  untuk  membantu  pembuatan  surat  keterangan  tersebut.  Tujuan  penelitian  ini  adalah merancang  bangun  sistem informasi  pelayanan  surat desa berbasis  web menggunakan metode unified  approach .    Rancangan  yang  dihasilkan  dikonstruksi  dengan  PHP  dan  My  SQL  untuk menjadi sistem yang teruji fungsinya sesuai dengan yang ditentukan di awal. Melalui pengujian black box terlihat bahwa sistem dapat membuat surat keterangan yang biasa diminta masyarakat dari desa, yaitu surat untuk keterangan: usaha, tidak mampu, domisili, pindah, kelakuan baik dan kelahiran.
Kata Kunci – MySql; Pelayanan Surat Desa; PHP; Sistem Informasi; Web.

## I. PENDAHULUAN
Pelayanan  administrasi  di  suatu  pemerintahan  diawali  dari  kelurahan  selaku  ujung  tombak  pendataan penduduk. Selanjutnya pencatatan dan pengolahan penduduk dilanjutkan di pemerintahan kabupaten atau kota. Pelayanan pemerintahan desa seperti pembuatan surat keterangan, surat pengantar, serta surat lainnya yang memerlukan pengakuan dari kelurahan atau desa harus dilakukan dengan cepat dan tepat. Terdapat beberapa jenis pelayanan yang biasanya dilakukan oleh petugas desa di antaranya seperti pembuatan surat keterangan tidak mampu, surat keterangan kelahiran, surat keterangan usaha, dan masih banyak jenis- jenis surat lainnya. Berdasarkan  data yang di dapatkan dari lapangan menunjukan bahwa pelayanan kepada masyarakat masih dilakukan  secara manual dengan menggunakan  perangkat lunak  perkantoran untuk  kebutuhan  umum  yang mengakibatkan format surat berubah ubah.
Hal  lain  yang  menjadi  masalah  adalah  kurangnya  informasi  untuk  persyaratan  dalam  pembuatan  surat menyurat  sehingga  warga  harus  menanyakan  terlebih  dahulu  dan  mengumpulkan  persyaratan  yang  harus dilengkapi  untuk  pembuatan  surat  tersebut  [1].  Pelayanan  administrasi  pemerintahan  desa  juga  terkadang terhambat oleh waktu yaitu saat diperlukan verifikasi dalam bentuk tanda tangan dari kepala desa yang harus disetujui hari  itu juga  sedangkan  kepala  desa  sedang tidak  ada  di tempat  sehingga  harus menunggu  untuk melakukan verifikasi tersebut sehingga banyak waktu yang terbuang [2].
Beberapa penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan penelitian ini. Penelitian pertama membahas mengenai pengembangan  aplikasi  untuk  mengurus  arsip  surat  di  Sekretariat  Daerah  Kabupaten  Garut  menggunakan
Vol. 18; No. 2; 2021; Hal 376-384
metodologi Unified Software Development Process (USDP) dengan hasil sebuah sistem yang dapat membantu staf Bagian Umum Informatika untuk mengarsipkan surat masuk dan keluar [3]. Penelitian kedua membahas mengenai  pengembangan  aplikasi  layanan  kependudukan  di  Kantor  Kelurahan  Pataruman    dengan menggunakan metode Unified Approach (UA)  dengan  hasil  berupa    aplikasi  untuk  pelayanan administrasi kependudukan yang dapat membantu pekerjaan seorang petugas dari sebelumnya manual sehingga menjadi terkomputerisasi  [4].  Penelitian  ketiga  membahas  mengenai  sistem  informasi  yang  berbasis  multimedia mengenai informasi kependudukan di kantor kelurahan menggunakan metode Interactive Multimedia System Design and Development dengan hasil penelitian ini adalah sistem informasi yang berbasis multimedia dalam hal  administrasi  kependudukan.  Sistem  ini  memiliki  struktur  navigasi  dan  tampilan  yang  nyaman  [5]. Penelitian keempat membahas mengenai pembuatan sistem informasi administrasi kependudukan di Kantor Karseman  Kabupaten  Kediri  dengan  penggunaan  metode  yaitu System  Development  Life  Cycle (  SDLC) dengan hasil yang di dapat adalah memudahkan petugas desa dalam melakukan pelayanan administrasi [6]. Penelitian kelima membahas mengenai  perancangan sistem informasi  mengenai layanan surat menyurat di Kantor  Desa  Tanjungsari  Berbasis  Desktop  dengan  metode Waterfall dengan  hasil  berupa  aplikasi  untuk membantu proses pembuatan surat menyurat. Petugas desa memiliki hak akses sebagai pengguna pada sistem pelayanan masyarakat [7].

## II. METODE PENELITIAN

## A.   Unified Approach
UA merupakan  metodologi  analisis  berbasis  objek  dengan  menyatukan  metodologi  dan  proses  yang  ada sebelumnya menggunakan pemodela UML. UA adalah kombinasi praktek cara kerja dengan menggunakan diagram-diagram UML sebagai pemodelan serta perancangan aplikasi [8]. Adapun tahapan dari metodologi dimulai  dari Object  Oriented Analysis  (OOA),  Object  Oriented  Design  (OOD) dan  dilanjutkan  pada tahap konstruksi.
OOA adalah prosedur untuk mengidentifikasi rekayasa perangkat lunak (aplikasi) sebagai persyaratan dalam merancang dan mengembangkan perangkat lunak berorientasi objek [9].  Aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada OOA disajikan pada Gambar 1.
Gambar 1 : Tahap Object Oriented Analysis [8] .

## 1. Identifikasi Aktor
Aktor merupakan gambaran dari orang dan sistem yang berperan dalam menjalankan fungsi dari target sistem, orang atau sistem yang memiliki peran yang berbeda, aktor berinteraksi dengan use case namun tidak memiliki control terhadap use case [10]. Tipe aktor dalam UML adalah sebagai berikut [11].
• PBA ( Primary Bussines Actor) merupakan stakeholder atau pelaku bisnis;
• PSA  ( Primary  Sistem  Actor )  merupakan  aktor  yang  berhubungan  langsung  dengan  sistem sehingga sistem dapat berjalan;
• ERA ( Exsternal Receiving Actor ) atau pelaku penerima, merupakan aktor bukan pelaku utama yang menerima laporan dari pengguna sistem;
• ESA ( External Server Actor ) atau pelaku sistem kedua, merupakan stackholder yang tidak

## langsung berhubungan dengan sistem.

## 2. Pengembangan Diagram Use Case dan Diagram Activity
Use case merupakan deskripsi dari fungsi sebuah sistem dari pandangan pengguna ataupun gambaran dari interaksi antara sistem dan aktor [10]. Use case digunakan untuk menggambarkan kebutuhan dari sebuah  sistem  yang  dikumpulkan  secara  spesifik  ditinjau  dari  pengaruh  internal  maupun  internal. Activity diagram digunakan untuk menggambarkan alur kegiatan dari suatu sistem ke sistem yang lain. Sehingga activity diagram digunakan untuk mendeskripsikan aliran banyak aktivitas dalam sistem.

## 3. Pengembangan Diagram Interaksi
Diagram interaksi adalah penggabungan antara sequence diagram dengan activity diagram , dengan digantinya aktivitas menggunakan sedikit sequence diagram maka  diagram interaksi  bisa dikatakan activity diagram [10]. Diagram interaksi hampir mirip dengan activity diagram , hanya perbedaannya pada  diagram  interaksi  setiap  aktivitas  individu  digambarkan  sebagai  bingkai  yang  dapat  berisi diagram interaksi.
OOD adalah  konsep  yang  mengimplementasikan  hasil  analisis  sebelumnya,  desain  berorientasi  objek memberikan  pemahaman  bagi  pemrogram  dalam  merancang  perangkat  lunak  [9].  Tiga  aktivitas  yang dilakukan pada OOD sebagaimana tampak pada Gambar 2 [8].
Gambar 2: Tahap Object Oriented Design [6]

## B. Tahap Konstruksi
Tahap  konstruksi  adalah  tahapan  implementasi  dari  desain  yang  telah  dirancang  sehingga  menjadi  sebuah sistem yang utuh. Pada tahap konstruksi dilakukan pengujian untuk mengetahui kesalahan sehingga terbebas dari error. adapun aktivitas pada tahap ini adalah sebagai berikut :
1. Komponen Dasar Pengembangan
Komponen dasar pengembang berperan bagi pembangunan sistem agar dapat berjalan dengan baik, komponen  ini  memungkinkan  untuk  berinteraksi  dengan  sistem  tanpa  harus  memodifikasi  dan mengembangkan ulang sistem.
2. Pengujian Sistem Black box merupakan pengujian yang dilakukan dalam pembuatan sistem ini, sistem dijalankan dan dicoba sehingga dapat terlihat kesalahan-kesalahan yang terjadi, pengujian ini dilakukan secara manual dengan mencoba setiap langkah agar hasil yang dikeluarkan sesuai dengan rancangan.

## C. Unified Modelling Language
Unified Modeling Language merupakan gambaran sistem yang berorientasikan objek dengan sebuah notasi grafis hasil dari kerjasama Gradi Booch, James Rumbaugh dan Ivar Jacobson. UML merupakan sebuah bahasa untuk  memvisualilasikan,  membangun  dan  mendokumentasikan  komponen  sistem  perangkat  lunak    [8]. Metode ini menguraikan proses analisis dan design kedalam empat tahapan iteratif, yaitu: identifikasi kelas dan obyek, identifikasi semantik dari hubungan obyek dan kelas tersebut, menyusun rincian antar muka dan implementasi [10].
Dari definisi diatas UML merupakan bahasa pemodelan sistem  untuk menggambarkan secara spesifik dari pembuatan  sistem  yang  didasarkan  pada  grafik  atau  gambar  untuk  menspesifikasikan,  membangun, menvisualisasaikan dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak berorinetasi objek. UML yang meliputi skema database, proses bisnis, class , dan komponen penunjang dalam sistem perangkat lunak.

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## A. Hasil Pembahasan
Sistem informasi ini mencakup informasi seputar profil desa, data penduduk, persyaratan dalam membuat surat serta  tahapan  dalam  pembuatan  surat.  Sistem  Informasi  ini  dirancang  menggunakan  Metodelogi Unified Approach (UA)  dengan  tahapan  model,  Object  Oriented  Analysis,  Object  Oriented  Design,  dan  Tahap Konstruksi. Berikut ini merupakan hasil dari tahap pengembangan yang telah dilakukan.

## B. Object Oriented Analysis
Dalam tahap pembuatan Sistem Informasi ini metode yang digunakan adalah OOA yang merupakan salah satu metode  yang  digunakan  untuk  mengidentifikasi  rekayasa  perangkat  lunak  menggunakan  UML  sebagai persyaratan  dalam  merancang  dan  mengembangkan  perangkat  lunak  berorientasi  objek.  Aktivitas  yang terdapat pada OOA diantaranya sebagai berikut :

## 1. Identifikasi Aktor
Tahapan dari proses dalam Sistem Informasi Pelayanan Administrasi desa ini memiliki alur proses data yang terdiri dari server, web, admin dan user. Sehingga aktor yang terlibat dalam aplikasi ini yaitu masyarakat yang membutuhkan surat dari Desa dan pihak desa yang akan menyediakan surat tersebut. Dalam hal ini pihak Desa atau admin desa berperan sebagai Primary Secondary Actor (PSA) dan masyarakat sebagai Primary Bisnis Actor (PBA). Adapun deskripsi dari tiap aktor dapat dilihat pada Tabel 1.

## Tabel 1: Identifikasi Aktor
No Aktor Tipe Aktor Deskripsi 1 Masyarakat PBA Menambahkan  Data,  Melihat Data, Menghapus Data, Mengedit Data 2 Admin Desa PSA Melihat detail Data, Melakukan Konfirmasi Surat

## 2. Pengembangan Diagram Use Case dan Diagram Activity
Tahap setelah aktor ditentukan selanjutnya diimplementasikan kedalam use case diagram dan activity diagram. Bagian menu yang terdapat didalam Sistem Informasi Pelayanan Surat ini diantaranya Menu Utama, Menu pendaftaran, Menu Pembuatan Surat, dan menu laporan. Pada Gambar 3 ditunjukkan secara umum menu-menu serta  aktor  yang  terlibat  dalam  aplikasi  tersebut.  Masyarakat  dalam  hal  ini  berperan  dalam  mengelola  data pribadinya  yang  akan  di  tulis  dalam  surat.  Masyarakat  berperan  sebagai  PSA  ( Primary  Sistem  Actor )  atau sebagai pelaku utama sebagai pemicu untuk berjalannya sistem.
Login Pendaftaran Pembuatan Surat Verifikasi Cetak Admin Desa Masyarakat login <<include>> <<include>> <<include>> Edit Data <<include>> Riwayat Pembuatan Surat Gambar 3: Use Case Diagram Activity Diagram Pemrosesan Surat Surat Masyarakat Sistem P h as e Masuk Ke menu Utama Menampilkan Menu Utama Pilih Menu Pembuatan Surat Menampilkan Menu Pembuatan Surat Memilih Surat Menampilkan Formulir Mengisi Formulir Validasi Menyimpan ke database True Menampilkan Notifikasi Gagal Menampilkan Notifikasi Berhasil
Gambar 4: Activity Diagram Pemrosesan Surat
Pada Gambar 4 dijelaskan tahapan dalam pembuatan surat, diawali dari masyarakat yang akan membuat surat memilih surat yang akan dibuat, yang nantinya akan dilakukan pengecekan oleh admin desa untuk disetujui atau dibatalkan.

## 3.  Object Oriented Design
Tahap  pertama  dalam  OOD  yaitu  dilakukan  perancangan  dan  pemeriksaan attribute,  method, dan keterkaitannya  terhadap  kelas-kelas  yang  telah  teridentifikasi.  Tahapan  ini  juga  bisa  menambahkan class, method dan  asosiasi  jika  memang  perlu  ditambahkan.  Dalam  tahapan  identifikasi, class yang  telah teridentifikasi dilakukan pengujian ulang dan penambahan attribute dan method dilakukan untuk melengkapi class diagram.
Masyarakat nik nama username password tgl_lahir, alamat, status pernikahan level Getnik, setnik(), getusername(), setusername(), getpassword(), setpassword, gettgl_lahir(), settgl_lahir, getalamat(), setalamat(), get status_pernikahan(), setstatus_pernikahan(), getlevel(), setlevel() Pembuatan Surat nik nama tgl_lahir alamat status pernikahan jenis_surat status getnik() getnama() gettgl_lahir() gealamat() getstatuspernikahan() setjenissurat() setstatus() Admin Desa username, password, level getusername() setusername() getpassword() setpassword() getlevel() setlevel() Antar Muka Formutama formpembuatansurat formmasyarakat formadmin validasi login() validasilogin() logut() koneksi basis data database username password membukakoneksi() queryselect() queryupdate() querydelete() tutupkoneksi()
Gambar 5: Class Diagram
Desain layar akses bertujuan untuk menggambarkan rancangan layer untuk Sistem Informasi Administrasi Surat Desa dan mencerminkan sebuah class pada sistem. Sebagaimana nampak pada Gambar 6.
Menu Utama ShowPembuatan surat() ShowValidasi() Showuser() Showdatadesa() Menu Pembuatan Surat ShowDataSurat() Menu Validasi ShowDetailSurat() ShowSuratPemrosesan() ShowSuratSelesai() Admin ShowMenuSurat() ShowMenuValidasi() ShowMenuUser() Menu Surat ShowDetailSurat() Menu Verifikasi ShowDetailSurat() Menu User ShowUser() Menu User ShowDataSurat() ShowDataUser()

## C.  Tahap Konstruksi
Pada tahap konstruksi ini bertujuan untuk menguji dan mengetahui  sistem yang dibangun telah memenuhi kebutuhan user . Tahap pengujian pada sistem ini adalah dengan metode blackbox. Yaitu dengan pengujian sistem ini dilakukan untuk mengetahui kesalahan yang bisa terjadi terhadap user, adapun bagian ujian serta skenario pengujian terdapat pada Tabel 2.

## Tabel 2: Pengujian Sistem
Bagian Uji Skenario Uji Hasil Yang Diharapkan Kesimpulan Login Melakukan login username & Pasword Login  berhasil Berhasil Transaksi Pembuatan Surat Memasukan data kependudukan yang diperlukan Data tersedia dan berhasil disimpan Berhasil Transaksi validasi Mencari data surat Status surat berubah Berhasil
Pada Tabel  2.  metode  yang  digunakan  dalam  pengujian  adalah  blackbox  yaitu menguji  setiap tombol satu persatu menu untuk menghasilkan hasil yang diharapkan

## D. Pembahasan Hasil
Pembahasan hasil merupakan pembahasan akhir penelitian yang telah dilakukan,  hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diketahui sesuai dengan apa yang diharapkan atau tidaknya dan juga manfaat yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan.
Berdasarkan permasalahan yang teridentifikasi yaitu pengelolaan desa yang dilakukan masih secara manual, serta kendala masyarakat dalam mencari informasi dan kendala ketika memerlukan verifikasi dari Kepala Desa dalam  pembuatan surat dari desa. Dengan adanya perancangan sistem informasi ini, permasahalan tersebut terjawab pada penelitian Object Oriented Analys, Object Oriented Design sampai tahap konstruksi.
Gambar 7: Tampilan Login
Gambar 8: Tampilan Menu Pembuatan Surat
Tampilan  yang  diperoleh  dari  hasil  pengujian  terlihat  pada  Gambar  7  dan  Gambar  8.  Hasil  pengujian menunjukkan  bahwa  pengembangan  sistem  informasi  selain  dapat  menggunakan  metode  terstruktur  [12], dapat pula dibangun dengan metode berorientasi objek seperti UA pada penelitian ini.

## V. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  maka  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa  penelitian  ini berhasil merancang bangun sistem informasi pelayanan administrasi surat desa berbasis web dengan metode UA .    Sistem  yang  telah  dibangun  diharapkan  dapat  membantu  aparatur  desa  dalam  membuat  surat-surat keterangan, sehingga dengan sistem informasi ini masyarakat dapat dengan mudah mendapatkan surat dari desa untuk bermacam-macam keperluan.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] M. Susilowati and D. Chandra, “SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DESA DI KANTOR DESA SUMBERSEKAR,” Kurawal - J. Teknol. Inf. dan Ind. , 2018, doi: 10.33479/kurawal.2018.1.1.40-44.
[2] A.  Andria,  “Perancangan  Sistem  Informasi  Administrasi  Surat  Desa  menggunakan  Basis  Data MySQL,” Res.  Comput. Inf. Syst. Technol. Manag. , 2018, doi: 10.25273/research.v1i1.2450.
[3] U.  A.  Aziz  and  R.  Cahyana,  “Pengembangan  Aplikasi  Pengarsipan  Surat  Di  Bagian  Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten Garut Untuk Kemudahan Dalam Pendisposisian Surat,” J. Algoritm. , vol. 11, no. 2, pp. 417–425, 2015.
[4] N.  Syabandhi  and A.  Mulyani,  “Pengembangan Aplikasi  Pelayanan Administrasi  Kependudukan  di Kantor Kelurahan Pataruman Kabupaten Garut,” J. Algoritm. , vol. 13, no. 1, pp. 70–77, 2016, doi: 10.33364/algoritma/v.13-1.70.
[5] S. D. Waluyo and D. Tresnawati, “Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Kantor  Kelurahan  Berbasis  Multimedia,” J.  Algoritm. ,  vol.  14,  no.  1,  pp.  1–6,  2017,  doi: 10.33364/algoritma/v.14-1.1.
[6] D.  Kurniawan,  “Rancang Bangun  Sistem Informasi Pelayanan Administrasi  Penduduk  Pada  Kantor Desa Kasreman Kecamatan Kandangan Kabupaten Kediri,” Tek. - Sist. Inf. , pp. 1–13, 2017.
[7] D. A. Priyadi and E. W. Lestari, “Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Pada Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun Kebumen Berbasis Desktop,” J. Tek. Komput. , vol. IV, no. 2, pp. 84– 91, 2018, doi: 10.31294/jtk.v4i2.3444.
[8] A. Bahrami, Object Oriented System Development . Singapore: Irwin McGraw-Hill, 1999.
[9] N. Anwary, A. D. Supriatna, and R. Kurniawati, “Rancang Bangun Aplikasi E-Commerce Di Outlet
Persib Hardcore Menggunakan Metode Berorientasi Objek,” J. Algoritm. , vol. 11, no. 2, pp. 237–245,
2014.
[10]  Munawar, Analisis Perancangan Sistem Berorientasi Objek dengan UML . Depok: Informatika, 2018.
[11]  J. Whitten, L. Bentle, and K. Ditman, Metode Desain & Analisi Sistem . Yogyakarta: Andi and McGraw- Hill, 2004.
[12]  D. D. S. Fatimah, R. Kurniawati, I. Farida, and Y. Pariyatin, “Website for remote village empowerment in  developing  countries,” J.  Phys.  Conf.  Ser. ,  vol.  1402,  no.  7,  2019,  doi:  10.1088/1742- 6596/1402/7/077009.