Pelatihan Manajemen Kearsipan atas Pengelolaan Dana Desa (ADD) di Desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat kota Lhokseumawe
Dasmi Husin Politeknik Negeri Lhokseumawe Email: dasmihusin@yahoo.com

## ABSTRAK
Kegiatan penerapan Ipteks ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan  aparatur desa dalam pengelolaan administrasi keuangan melalui pengelolaan kearsipan (majemen kearsipan). Dari hasil survey awal diketahui aparatur desa terutama sekretaris desa sangat terbatas kecakapan teknis dalam hal penentuan nomor surat, sifat surat, dan pengdokumentasian surat-surat desa. Kegiatan  ini  dilaksanakan  di  desa  Alue  Lim  Kecamatan  Blang  Mangat  Pemerintah  Kota Lhokseumawe. Personal yang diharapkan sebagai mitra adalah Kepala Desa, Sekretaris Desa, Bendahara Desa, kepala urusan (Kaur) Pemerintahan Desa, Kegiatan penerapan ipteks dalam program  hibah  pembinaan  desa  ini  memberi  manfaat  nyata  dalam  pengelolaan  administrasi keuangan  desa.  Dampak  dari  kegiatan  ini  akan  memberikan  value  prestasi  kerja  lebih  baik terutama dalam kecepatan, ketepatan, dan keakuratan pelayanan publik. Kegiatan pengabdian masyarakat sangat mendukung maksud dan tujuan dari Undang-undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa dan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2006 tentang Pemerintahan Aceh.
Keyword : Pengelolaan Kearsipan Desa

## PENDAHULUAN

## 1.1  Analisis Situasi
Kemajuan  teknologi  telah  mengubah secara  dramatis  penilaian  lingkungan eksternal. Indonesia sebagai negara berkembang  saat  ini  sedang  giat-giatnya berbenah  diri  membangun  infrastruktur dari  kota  sampai  ke  desa.  Berbagai pembangunan terus dipacu guna mewujudkan  fundamental  ekonomi  yang kuat. Seluruh desa di Indonesia melakukan reformasi administrasi menuju tata  pemerintahan  yang  baik,  bersih  dan berwibawa  ( good  goverment ).  Bahkan pemerintah  telah  membentuk  kementrian desa,  menyalurkan  dana  yang  cukup signifikan agar pembangunan di desa lebih cepat  tumbuh  dan  berkembang  Sejajar  di seluruh Indonesia..
Sayangnya, keinginan untuk berbenah diri itu tidak diiringi dengan masalah keterbatasan  sumber  daya  manusia.  Salah satu penyebabnya adalah rendahnya kecakapan  dari  para  aparatur  desa  atau sebaran  orang  pintar  tidak  merata. Akibatnya  keinginan  untuk  menunjukkan
performa pelayanan publik di tingkat desa masih  bermasalah.  Padahal  paradigma pengelolaan  administrasi  dan  penataan kearsipan  desa  menjadi  hal  yang  penting. Dalam  era  keterbukaan  dan  digital teknologi informasi, masyarakat menuntut profesionalitas aparatur desa dalam menangani  berbagai  keperluan  warga. Aparatur desa harus mampu menyelenggarakan  sistem  administrasi dan  pelaporan  keangan  desa.  Kantor  desa sebagai  pusat  pemerintahan  desa  sudah semestinya memiliki manajemen operasional  pengelolaan  pemerintahan desa.  Pengelolaan  manajemen  kearsipan atas  penerimaan  dan  penyaluran  Alokasi Dana Desa (ADG) yang bisa dipertanggungjawabkan kepada publik.
Pengurusan  surat-surat  kantor  adalah suatu  kegiatan  yang  terpenting  dalam kantor.  Organisasi  pengurusan  surat-surat kantor  sangat  berbeda  dari  instansi  ke instansi.  Dalam  suatu  organisasi  yang kecil,  surat-surat  masuk  dan  keluar  dapat diurus  oleh  seorang  petugas  dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam organisasi  yang  besar  pengurusan  surat-
surat  dapat  dikerjakan  dalam  bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan  di  suatu  bagian  khusus,  yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Setelah  surat-surat  diterima,  petugas
(sekretaris)  harus  segera  mulai  dengan pengurusan  surat-surat  itu  agar  segera dapat diserahkan kepada pimpinan secepatnya. Diantara alat-alat yang diperlukan oleh sekretaris dalam pengurusan  surat  antara  lain  pisau  atau gunting  untuk  pembuka  amplop,  stepler atau  hechter,  pinsil,  dan  buku  agenda untuk mencatat surat-surat yang masuk.
Banyaknya  fokus  perhatian  terhadap penguatan kemampuan keuangan bendahara  desa  menyebabkan  sering terlupanya  perhatian  kepada  sekretaris desa. Padahal fungsi dan peranan
sekretaris  desa  tidak  kalah  pentingnya dengan  kemampuan  bendahara  dalam mengelola  pencatatan  keuangan  desa.
Pada  dasarnya  antara  sekretaris  dengan bendahara desa memiliki hubungan pekerjaan  yang  saling  terkait.  Sekretaris desa juga berkewajiban meneliti
kelengkapan, menguji kebenaran, menguji ketersediaan  dan,  dan  menolak  pengajuan permintaan. Menurut Undang-Undang Nomor 6 Tahun
2014  tentang  desa  dijelaskan  bahwa
Sekretaris Desa selaku koordiantor pelaksana  teknis  pengelolaan  keuangan Desa  (PTPKD)  memiliki  tugas  menyusun dan  melaksanakan  kebijakan  pengelolaan APBDes.  Menyusun  rancangan  peraturan Desa  tetang  APBDes,  perubahan,  dan pelaporan  pertanggungjawaban  APBDes.
Kemudian melakukan pengendalian terhadap  pelaksanaan  kegiatan  yang  telah ditetapkan  dalam  APBDes.  Paraturan- peraturan  desa  dimaksud  memerlukan proses  penyimpanan  /  pengarsipan  yang baik.
Tidak terkecali dalam menatausahakan alokasi dana desa. Setiap penerimaan  dan  penggunaan  dana  desa memerlukan proses penyelenggaraan kearsipanmanajemen kearsipan kantor yang baik.
Gambar 1. Proses Penyelenggaraan Kearsipan
Alokasi dana gampong (ADG) yang telah dikucurkan  oleh  pemerintah  sejak  tahun 2015  sangat  memerlukan  pengelolaan kearsipan  yang  handal.  Keberhasilan sekretaris desa dalam mengatur dokumen-
dokumen seperti surat menyurat,
manajemen  kearsipan  sangat  membantu penyelenggaraan pemerintahan desa menjadi lebih baik. Dokumen Qanun desa, hasil  rapat,  dan  faktur-faktur  keuangan perlu  di  tata  menurut  prinsip  kearsipan.
Ketika  dilakukan  pengecekan  ataupun pertanggungjawaban
administrasi
keuangan,  dokumen-dokumen  tersebut dapat ditelusuri dengan mudah.
Desa  Alue  Lim  merupakan  salah  desa dalam  wilayah  Kecamatan  Blang  Mangat Pemerintah  kota  Lhokseumawe.  Desa Alue Lim  berada sekira 4 kilo meter dari jalan  nasional.  Desa  ini  merupakan  salah
satu  desa  binaan  Politeknik  Negeri Lhokseumawe. Dari asistensi awal, diketahui  bahwa  perangkat  pemerintahan desa setempat belum mengetahui bagaimana cara menyelesaikan administrasi  dan  kearsipan  desa  dengan benar. Para aparatur desa tidak mengetahui bagaimana mengarsipkan
surat  dengan  baik.  Dari  hasil  observasi awal,  pemerintahan  desa  tersebut  belum memiliki  bundel  map  filling  cabinet  surat masuk dan surat keluar. Fungsi sekretarise tidak berjalan maksimal seiring terbatasnya  kemampuan  dan  kecakapan oleh karena rendahnya tingkat pendidikan.
Sayangnya, sampai dengan saat ini belum ada  pihak-pihak    terkait  yang  melakukan pemberdayaan langsung menyangkut sistem administrasi dan kearsipan.
Politeknik Negeri Lhokseumawe merupakan  lembaga  pendidikan  yang berada  di  wilayah  kota  Lhokseumawe. Disamping  sebagai  institusi  pendidikan, lembaga  ini  juga  berfungsi  sebagai lembaga pembinaan masyarakat khususnya  yang  berhubungan  dengan pemberdayaan  dan  pengembangan  ilmu pengetahuan.  Salah  satu  bentuk  tri  darma perguruan tinggi Politeknik Negeri Lhokseumawe  adalah  adanya  program pengabdian masyarakat. Kegiatan pengabdian  masyarakat  dalam  bentuk hibah  pembinaan  desa  ini  dilakukan  oleh staf  pengajar  dari  Jurusan  Tata  Niaga
Politeknik Negeri Lhokseumwe.

## 1.2 Permasalahan Mitra
Berdasarkan analisa di atas maka permasalahan  mitra  dapat  dirumuskan sebagai berikut: - Keahlian dan kecakapan aparatur desa harus  disikapi  dengan  kemampuan dan  keahlian  yang  memadai,  salah satunya adalah keahlian dalam mengelola  administrasi  dan  kearsipan desa. - Diharapkan  seluruh  aparatur  desa  di Kecamatan  Blang  Mangat  khususnya desa  Alue  Lim  belum  memiliki standarisasi dan satu visi dengan desa- desa  lain  dalam  menyelenggarakan sistem  administrasi  dan  kearsipan desa. - Aparatur desa terutama sekretaris desa
Alue Lim belum sepenuhnya terampil mengarsipan  laporan  /  dokumen terutama  dalam  pengelolaan  alokasi dana desa.

## 1.3  Target dan Luaran
Jenis target kegiatan yang akan dihasilkan dalam  program  hibah  pembinaan  desa adalah  melatih  aparatur  desa  Alue  Lim Kecamatan  Blang  Mangat  Pemerintah
Kota  Lhokseumawe  secara  mandiri  agar mahir
dalam mengelola sistem administrasi  dan  kearsipan  desa.  Dengan kecakapan  manajemen  kearsipan  tersebut,
aparatur  desa  Alue  Lim  dapat  mengelola sistem  administrasi  sejak  penyiapan, pelaporan,  sampai  dokmentasi  terutama
yang  berkaitan  dengan  penyelenggaraan Alokasi Dana Desa (ADD).
Luaran  penerapan  ipteks  ini  adalah tercapainya pengelolaan administrasi keangan    desa  mengikti  sistem  dan manajemen  kearsipan  yang  berlaku  di Indonesia.  Aparatur  desa  Alue  Lim mampu menyelenggakan
sistem administrasi  dan  kearsipan  desa,  mampu menyusun  laporan  dengan  format  dan standar  yang  baku,  dan  mampu  menata usaha  dokumen-dokumen  desa  melalui sistem pengarsipan yang jelas.

## 1.4  Tujuan Pengabdian
Tujuan Pengabdian ini antara lain adalah:
1. Aparatur  Desa  memahami  Sistem Kearsipan Indonesia. Aparatur desa memahami arsip
dinamis dan arsip statis yang dipergunakan  secara  langsung  untuk perencaaan, penyelenggaraan administrasi desa. Memahami langkah- langkah atau prosedur untuk menyimpan  arsip  seperti  meneliti  dan membaca warkat, mengindeks, memberi kode, menyortir , dan menyimpan. 2. Aparatur Desa Terampil dalam mengelola Sistem Kearsipan Desa Hibah  desa  binaan  ini  juga  bertujuan untuk meningkatkan ketrampilan aparatur desa Alue Lim dalam mengelola adminsitrasi dan dokumentasi sehingga dapat meningkatkan kinerja pelayanan prima kepada warga desa (publik). METODE PELAKSANAAN 2.1.  Tempat dan Waktu Kegiatan pengabdian masyarakat dilaksanakan di desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat Pemerintah Kota Lhokseumawe. Pelaksanaan kegiatan
dialkukan  selama  dua  bulan,  namun kegiatan  workshop  dilakukan    pada tanggal 17 November 2016.

## 2.2. Solusi yang Ditawarkan
Dalam  pelaksanaan  penerapan  ipteks  ini, tim/instruktur berusaha membantu aparatur desa Alue Lim dalam bidang :
1. Pemanfaatan  peralatan  penyimpanan arsip
2. Tata cara penyimpanan arsip
3. Prosedur penyimpanan arsip 4. Kearsipan sistem abjad ( Alphabeticfilling System )
5. Tata  cara  pengagendaan  surat  masuk dan surat keluar

## 2.3. Justifikasi Pengusul dan Mitra
Berdasarkan  Undang_Undang  Nomor  6 Tahun  2014  tentang  Desa  dijelaskan bahwa setiap desa akan dialokasikan dana desa  ±  satu  milyar  tergantung  status  dan luasnya desa. Dana tersebut telah direalisasikan  sejak  tahun  2015  berlanjut sampai  saat  ini.  Pada  prinsipnya  desa harus  siap  mengelola  dana  desa  baik secara finansial maupun secara administrasi. Desa-desa yang tidak mampu  menyelenggarakan  pembukuan, pelaporan, dan pertanggungjawaban admnistrasi  keuangan  dipastikan  akan menuai  masalah  besar.  Kenyataannya sampai  saat  ini  masih  banyak  desa bermasalah dengan pengelolaan dana desa misalnya permasalahan dibidang kearsipan  dan  surat  menyurat  desa.  Salah satunya  desa  Alue  Lim  Kecamatan  Blang Mangat  –  Lhokseumawe.  Dari  hasil observasi  awal  diketahui  bahwa  aparatur desa setempat sangat memerlukan bimbingan  teknis  terhadap  pengelolaan arsip-arsip desa. Justifikasi  ini  memberi  alasan  yang  kuat bahwa  penerapan  ipteks  berupa  Pelatihan Manajemen  Kearsipan  atas  Pengelolaan Dana  Desa  (ADD)  di  Desa  Alue  Lim Kecamatan Blang Mangat kota Lhokseumawe sangat dibutuhkan. Sejumlah  apartur  desa  terutama  dalam empat desa sebagai mitra binaan
Politeknik  Negeri  Lhokseumawe  perlu segera  diberdayakan  melalui  pelatihan teknis  pengelolaan  manajemen  kearsipan desa.
2.4  Langkah-Langkah Kegiatan Terdapat beberapa langkah yang dilaksanakan  oleh  tim  instruktur  untuk membantu  mitra  dalam  menyelesaikan permasalahan  yang  dihadapi.  Metode
pendekatan  yang  akan  digunakan  dalam kegiatan ini adalah:
1. Metode ceramah atau orasi
2. Metode demonstrasi 3. Metode praktek langsung Dari hasil visitasi awal diperoleh kesepakatan  bahwa  metode  pelaksanaan kegiatan  pengabdian  tersebut  diatas  telah dibahas  dan  disepakati  bersama  antara instruktur dari Politeknik Negeri Lhokseumawe dengan khalayak sasaran. Tahapan  pelatihan  meliputi  pemberian materi  mengenai  sistem  administrasi  desa yang  baku  seperti  pengenalan  struktur organisasi, pengindentifikasian job description  aparatur  desa, dan  pengenalan sistem informasi dan komunikasi.
Tahapan kedua membimbing teknis penulisan  /  konsep  surat  resmi,  cara penomoran, dan pengarsipan. Dalam tahap ini  juga  dilatih  cara-cara    membuat laporan  kearsipan  desa,  inventarisasi  aset, dan  pendokumentasian  surat  menyurat. Pada  akhir  kegiatan  akan  dibuat  evaluasi untuk melihat kemampuan masing-masing peserta pelatihan.
2.5  Keterlibatan dan Partisipasi Mitra
Pelatihan ini berkaitan dengan peningkatan sumber daya manusia masyarakat.  Metode  kegiatan  diberikan dalam  bentuk  pelatihan  dan  diberikan modul  sebagai  panduan.  Jumlah  peserta yang  hadir  adalah  sebanyak  10  orang. Kriteria  khusus    dari  peserta  pelatihan diurutkan  berdasarkan  skala  prioritas sebagai berikut:
1. Aparatur  pemerintahan  desa  yang terdiri Kepala desa (Keucik), sekretaris  desa  (sekdes),  dan  Tim Pelaksana  Kegiatan  (TPK)  memiliki kemampuan  menulis  (tidak  buta huruf).
2. Berpengalaman dalam mengurusi administrasi dan kearsipan desa. 3. Tokoh  masyarakat  lainnya yang ditunjuk  oleh  kepala  desa  namun pernah  menjabat  sebagai  pengurus dari  salah  satu  organsisasi  di  desa (Kepala urusan pemerintahan desa).

## HASIL DAN PEMBAHASAN
3.  1  Gambaran  Umum  Kegiatan Pengabdian Masyarakat Desa  Alue  Lim  terletak  di  Kecamatan Blang Mangat Pemerintah Kota Lhokseumawe.  Letak  demografis  desa  ini tidak begitu jauh dari jalan raya (jalan line pipa Exxon Mobil Oil). Untuk menempuh lokasi  dapat  dilakukan  dengan  angkutan pribadi baik dengan mobil maupun dengan sepeda  motor.  Jarak  desa  Alue  Lim dengan  ibu  kota  ±  15  Km  dengan  waktu tempuh  dua  puluh  lima  menit    dari  kota Lhokseumawe.
Meskipun  letak  desa  sedikit  agak  masuk kedalam,  desa  Alue  Lim  tergolong  desa yang  bersih.  Rumah-rumah  penduduk tertata  rapi  dengan  dekorasi  arteristik tradisional.
Mayoritas  penduduk  setempat  bermata pencaharian  sebagai  pedagang.  Sebagian lagi  berprofesi  sebagai  petani  perkebunan dan  Pegawai  Negeri  Sipil.  Tanah  yang kering dan tandus mendominasi area desa ini.  Saat  pengabdian  ini  dilaksanakan sebagian masyarakat sedang sibuk menghadapi    persiapan  pemilihan  kepala daerah  baik  Walikota  maupun    Gubernur Provinsi Aceh. Oleh karena itu disepanjang jalan nampak kibaran bendera-bendera dari partai pengusung. Desa  Alue  Lim  memiliki  satu Meunasah
(surau/balai  desa).  Tempat  ini  menjadi sentra  kegiatan  dan  pertemuan  tokoh- tokoh masyarakat setempat. Dalam lingkungan  Meunasah  ini  pula  terdapat kantor  desa.  Saat  dikunjungi  nampak kantor  desa  Alue  Lim  sedang  dilakukan renovasi  fisik.  Operasional  kantor  desa dipindahkan  sementara  ke  bangunan  di samping Meunasah.
Operasionalisasi pemerintahan desa dipusatkan di gedung cadangan. Bangunan tersebut  memiliki  dua  ruangan.  Satu ruangan besar nampak kosong. Inventarisasinya  hanya  berisi  meja-meja, genset  listrik,  dan  satu  unit  televisi.  Satu ruangan  lainnya  disekat.  Ruangan  ini  pun berisi  beberapa  kursi  dan  meja  oparator komputer. Disudut depan ruangan nampak satu  meja.  Sepertinya  meja  dan  kursi  itu adalah  meja  dan  kursi  kepala  desa.  Tidak ada  lemari  arsip  dan  map  filling  cabinet
dalam  ruangan  tersebut.  Dari  kondisi  dan suasananya  ruangan  ini  terkesan  memang sedang  dimanfaatkan  secara  dadakan  dan sementara.

## 3. 2 Gambaran Umum Peserta Sebelum
Pelatihan Kegiatan pengabdian masyarakat dilakukan  dalam  dua  tahap.  Tahap pertama adalah tahap penjajakan. Instruktur  melakukan  asistensi  pemetaan masalah  guna  menentukan  tindak  lanjut pengabdian selanjutnya. Instruktur melakukan koordinasi dengan kepala desa beserta seluruh aparatur desa yang terlibat. Tahap  kedua  adalah  tahap  demontrasi bimbingan  teknis  berupa  peragaan  cara mengatur  arsip  desa  dengan  benar.
Pelaksanaan pelatihan
administrasi keuangan  gampong  dilaksanakan  hari
Kamis  tanggal  17  November  2016  di kantor  desa  Alue  Lim  Kecamatan  Blang Mangat  -  Lhokseumawe.  Dari  lima instruktur  yang  ada,    hanya  tiga  orang yang hadir.
Selain  instruktur  juga  berkenan  hadir  dua orang  personil  dari  tim  monitoring  dan evaluasi (Monev) Politeknik Negeri Lhokseumawe.  Sedangkan  dari  aparatur desa Alue Lim juga tidak semuanya hadir. Bendahara  desa  berhalangan  hadir  karena sakit,  sedangkan  sekretaris  desa  sedang keluar  daerah  (Banda  Aceh).  Satu  orang pendamping  desa  dan  satu  orang  operator (sekretarise) desa hadir mengikuti kegiatan pengabdian masyarakat. Kepala  desa  sangat  berkeinginan  belajar tata  cara  mengelola  surat  menyurat  desa. Fungsi sekretaris yang
terbatas kemampuannya  selama  ini  ternyata  lebih banyak  dibantu  oleh  kepala  desa.  Disela kesibukan  menjadi  kepala  desa, Pak Keucik ini  juga  memiliki  perhatian  lebih terhadap
pengelolaan manajemen
kearsipan  desa.  Khalayak  sasaran  yang diinginkan  adalah  seluruh  perangkat  desa terutama  yang  terlibat  langsung  dalam penanganan    sistem  administrasi  dan keuangan desa.
Dari  wawancara  awal  diketahui  bahwa kebanyakan  peserta    menyatakan  belum begitu mengerti terhadap fungsi tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.
Bendahara  desa  disamping  mengelola dana  desa,  ia  semestinya  juga  harus mengelola  kearsipan  keuangan  terutama yang  menyangkut  dengan  dokumen- dokumen  uang  masuk  dan  uang  keluar desa.  Meskipun  kepala  desa  mengklaim diri bahwa segala proses pembukuan baik yang  terkait  dengan  pengelolaan  maupun pertanggungjawaban  alokasi  dana  desa tidak  bermasalah,  namun  kenyataannya segala  pengelolaan  arsip  masih  sangat terbatas.
Banyak  peserta  tidak  mengetahui  struktur organisasi  pemerintah  gampong  dan hirarki  tugas  pemerintahan  desa  menurut Undang-Undang  Nomor  11  Tagun  2006 tentang Pemerintahan Aceh dan Peraturan Pemerintah Nomor 72 tahun 2005 tentang pemerintahan  desa.  Fungsi Tuha  Peut
(DPR-desa) dan Imuem belum begitu jelas koordinasinya dengan Geuchik dan Sekretaris  Desa.    Seluruh  perangkat  desa, Imuem  Meunasah,  Tuha  Peut  sangat diperlukan  sinergisitas  pekerjaan  agar proses penyelenggara pemerintah gampong  dapat  berjalan  dengan  baik. Berbagai  kepentingan  masyarakat  dapat terlayani  melalui  pelayanan    prima  dari aparatur gampong. Belum  lagi  halnya  dengan  pengelolaan APB-Gampong. Dari keterangan perangkat  desa  setempat  menyatakan bahwa  beberapa  pos  pengeluaran  sampai dengan  sekarang  penyelesaiannya  masih menuai masalah. Sumber-sumber pendapatan  dari  Alokasi  Dana  Gampong (ADG) yang dialokasikan oleh pemerintah secara  rutin  rentan  disalahgunakan  jika tidak  dikelola  dengan  baik.  Disisi  lain kinerja  aparatur  yang  sudah  maksimal kadang juga dianggap miris dan dipandang negatif oleh sebagian masyarakat.  Saluran-saluran  informasi publik  mestinya  diperhatikan  agar  mudah diakses warga.
Dari hasil pemetaan tersebut  diatas dapat diketahui bahwa aparatur gampong di desa Alue  Lim    sangat  memerlukan  bantuan pemberdayaan dibidang pemerintahan gampong,  sistem  administrasi  keuangan,
dan penataan arsiparis desa. Tim pengabdian  masyarakat  jurusan  Tata
Niaga  Politeknik  Negeri  Lhokseumawe
menganggap  bahwa    pelatihan  yang sedang  dilaksanakan  telah  sesuai  dengan kebutuhan  masyarakat.  Pelatihan  ini diharapkan sedikit tidaknya mampu membuka cakrawala aparatur desa Meunasah  Alue  Lim  tentang  pentingnya manajemen  kearsipan  desa.    Diharapkan aparatur desa memahami dan mengimplementasikan sistem sistem administrasi  keuangan  desa  yang  baik. Sistem administrasi keuangan yang dilaksanakan  tidak  bertentangan  dengan peraturan / kebijakan pemerintah.

## 3.3.  Evaluasi Pencapaian Program
Setelah  acara  seremonial  pembukaan pengabdian  masyarakat,    para  instruktur mulai memberikan pengarahan / pendekatan.  Satu  persatu  para  instruktur mengupas  topik  pelatihan.  Dari  lima instruktur dari Politeknik Negeri Lhokseumawe, tiga orang yang berkesempatan  hadir.  Ketiga  instruktur tersebut membahas materi secara mendalam. Bahasa pengantar yang
digunakan  lebih  banyak  dalam  bahasa daerah  (Aceh).  Bahasa  yang  disampaikan adalah  bahasa  yang  mudah  dimengerti. Informasi  yang  disajikan  dalam  materi juga    telah  di  format  dengan  bahasa  yang mudah dipahami.
Pada  dasarnya  peserta  belum  mengerti tentang fungsi struktur organisasi pemerintahan  gampong.  Garis  informasi dan pengambil kebijakan dalam pemerintahan desa belum jelas.
Pembagian  tugas  dan  tanggung  jawab antara  kepala  desa  dengan  sekretaris  desa tidak dapat dipahami dengan baik. Banyak tugas satu sama lain tumpang tindih tidak saling  terkoordinasi.  Kepala  desa  masih berasumsi  bahwa  tugas    dan  tanggung jawabnya  dapat  begitu  saja  diwakilkan kepada sekretaris desa.
Pada  akhir  pemaparan  materi,  instruktur juga  memeperagakan  cara  mengarsip dokumen  sesuai  jenis  jenis  dokumen masing-masing.  Beberapa  model  /  sistem seperti    sistem  kronologis,  abjad,  subjek (masalah),  dan  penomoran  ikut  dibahas. Instruktur langsung mempergakannya pada  map  file  dihadapan  peserta.  Para peserta  memperhatikan  secara  seksama.
Peragaan ini berjalan agak lamban karena beberapa kali harus diulang atas permintaan  peserta.  Pada  tahap  akhir pelatihan,  tim  menyerahkan  seperangkat map,  map  filling,  alat  pelobang  kertas yang diserahkan langsung kepada Geuchik kepala  desa  Alue  Lim  Kecamatan  Blang Mangat Lhokseumawe.
Pelatihan ini merupakan kombinasi antara tioritis  dan  praktik  yang  disajikan  secara sederhana.  Secara  keseluruhan  kegiatan pelatihan  teknis  pengelolaan  administrasi dan  keuangan  desa  di  Desa  Alue  Lim Kecamatan  Blang  Mangat Pemerintah Kota Lhokseumawe  telah dilakukan dengan  baik.  Sebanyak  90%  para  peserta telah  memahami  dan  memperagakan teknik-teknik  pengarsipan  dokumen  / surat. Beberapa kendala yang ditemui diantaranya  adalah  tidak  semua  instruktur hadir ke lapangan. Padahal setiap instruktur  sudah  diberikan  tugas  dan tanggung  jawab  sesuai  kemampuan  dasar dan  pengalamannya.  Kendala  lain  adalah seluruh  peserta  tidak  memiliki  gambaran tentang  pengelolaan  administrasi  desa sehingga  instruktur  juga  kesulitan  dalam berdiskusi tukar menukar pengalaman.

## PENUTUP
Secara  umum  pelaksanaan  pelatihan teknis  administrasi  dan  keuangan  desa  di Desa Alue Lim Kecamatan Blang Mangat
Lhokseumawe  telah  dilaksanakan  dengan baik. Aparatur desa setempat antusias dan sangat apresiatif terhadap kegiatan pengabdian  yang  dilakukan.  Ada  empat isu  pokok  yang  dibahas  dalam  kegiatan sosialisasi tersebut yakni (1), Pemerintahan  gampong  di  Aceh  menurut Undang-Undang  Nomor  11  Tahun  2006,
(2),  Sistem  penyimpanan  arsip  aktif,  (3), Administrasi dan Pelaporan desa, dan (4), Teknik  pengarsipan  model  kronologis, abjad, nomor, dan masalah pada file yang sesuai.

## DAFTAR PUSTAKA
Abdul  Halim,  2004. Akuntansi  Kearsipan Daerah .  Edisi  Revisi.  Jakarta  : Salemba Empat. Basir Barthos, 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Swasta,  dan  Perguruan  Tinggi . Jakarta : Bumi Aksara.
Boedi  Martono,  1994. Penyusutan  dan Pengamanan  Arsip  Vital  dalam Manajemen Kearsipan . Cetakan Pertama. Jakarta : Pustaka Sinar
Harapan Direktorat  Penelitian  dan  Pengabdian kepada  Masyarakat  Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemenristek Dikti, 2016. Panduan Pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat di Perguruan Tinggi. Edisi X . Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2014 . Tentang Desa. Peraturan  Menteri  Desa  Nomor  5 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Keuangan Alokasi Dana Desa . Undang-Undang Republik Indoensia Nomor  11  Tahun  2006  tentang Pemerintahan Aceh .
Undang  Undang  Republik  Indoensia Nomor    6  tahun  2014  tentang Desa http://lkbh.uny.ac.id/sites/lkbh.u ny.ac.id/files/UU_NO_6_2014.P DF