Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia p–ISSN: 2541-0849 e-ISSN: 2548-1398 Vol. 5, No. 9, September 2020

## ANALISIS PEMANFAATAN TEKNOLOGI DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN WARGA BINAAN PEMASYARAKATAN

## Rayinda Estri Maula
Politeknik Ilmu Pemasyarakatan Depok Jawa Barat, Indonesia Email: rayinda292@gmail.com

## Abstract
This research aims to analyze the utilization of technology in the framework of the implementation  of  confidential  documents  such  as  the  data  of  prison  community. The research is backed by the abundance of data on the target citizens who have to be  processed  and  archived  structured  from  the  period  of  detention  in the  stage  of investigation,  prosecution  and  up  to  the  fall  of  the criminal  ruling,  as  well  as  the management of the data of the target citizens To be processed in order to grant the rights  of  the  target  citizen  in  the  construction  period  in  correctional  institution. Information technology is used to assist criminal calculations and the management of digital data archives, thus creating accountable, precise and transparent public information.  Based  on  the  problems  that  arise  from  current  issues,  we  use  the theory  and  review  by  literature  on  management  of  information  technology-based data.  The  study  includes  understanding,  objectives,  and  utilization  indicators  that can be adopted by the system management and archisiation of community-building people. Proposed hypothesis: Information technology affects data management and conversion by digitizing methods so that data can be integrated. From the results of this  research,  there  is  a  conclusion  that  information  technology  presents  a  useful element  for  the  management  and  conversion  of  the  Community  data  workers  and the influence on the integrated work pattern.

## Keywords: information technology; document management; correctional

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  menganalisa  pemanfaatan  teknologi  dalam  rangka pelaksanaan  pengelolaan  dokumen  yang  bersifat  rahasia  seperti  data-data  warga binaan  pemasyarakatan.  Adapun  penelitian  ini  dilatarbelakangi  oleh  banyaknya data  warga  binaan  yang  harus  diolah  dan  diarsipkan  secara  terstruktur  mulai  dari masa penahanan ditiap tahap penyidikan, penuntutan dan hingga jatuhnya putusan pidana,  serta  pengelolaan  data  warga  binaan  pemasyarakatan  yang  harus  diolah guna pemberian hak-hak warga binaan dalam masa pembinaan di dalam Lembaga Pemasyarakatan.  Teknologi  informasi  digunakan  untuk  membantu  perhitungan pidana  dan  pengelolaan  kearsipan  data  secara  digital,  sehingga  menciptakan informasi  publik  yang  akuntabel,  tepat  dan  transparan.  Berdasarkan  permasalahan yang  muncul  dari  isu  aktual  saat ini,  kami  menggunakan  teori  dan  kajian  literatur mengenai  manajemen  pengelolaan  data  berbasis  teknologi  informasi.  Kajian tersebut  meliputi  pengertian,  tujuan,  serta  indikator  pemanfaatan  yang  dapat diadopsi  oleh  sistem  pengelolaan  dan  pengarsiapan  data  warga  binaan
pemasyarakatan.  Hipotesis  yang  diajukan:  Teknologi  Informasi  berpengaruh  pada pengelolaan  data  dan  kearsiapan  dengan  metode  digitalisasi  sehingga  data  dapat terintegrasi.  Dari  hasil  penelitian  ini  terdapat  kesimpulan  bahwa  teknologi informasi  menghadirkan  bergabagai  unsur  yang  bermanfaat  bagi  pengelolaan  dan kearsiapan  data  warga  binaan  pemasyarakatan  serta  berpengaruh  pada  pola  kerja yang terintegrasi.
Kata kunci: Pemasyarakatan; Pengelolaan Dokumen; Teknologi Informasi.

## Pendahuluan
Pada  dasarnya  setiap  organisasi  ataupun  Lembaga  Pemerintahan  akan  selalu berusaha meningkatkan pelayanan dan menunjukan eksistensinya yang melekat dengan perkembangan  teknologi  dan  kebutuhan  masyarakat.  Hadirnya  kemajuan  generasi teknologi  yang  kompetitif  memerlukan  penanganan  dan  konsentrasi  khusus  terhadap sumber  daya  manusia  sebagai  pengelola  atas  penggunaan  metode  digitalisasi  dalam pengelolaan data menjadi informasi yang terintegrasi. Era digitalisasi dengan kemajuan teknologinya  mempengaruhi  Lembaga  Pemerintah  untuk  melakukan  pemanfaatan teknologi  yang  ada  untuk  membantu  mempermudah  pengelolaan  data  hingga  segala jenis pengurusan kearsipan yang dibutuhkan.
Dengan  adanya  penerapan  sistem  informasi  dalam  pelaksanaan  tugas  dan  fungsi pemasyarakatan,  dibutuhkan  peran  petugas  pemasyarakatan  yang  menguasai perkembangan  teknologi  dan  tentu  saja mempunyai  keahlian  keterampilan  pengolahan informasi berbasis komputer. Arus pertumbuhan kuantitas warga binaan pemasyarakatan  setiap  tahunnya,  menimbulkan  permasalahan  yang  harus  sesegera mungkin diselesaikan dengan percepatan pelayanan, pembinaan dan pemberian program pembinaan  yang  sesuai,  cepat  dan  tepat  sehingga  mempunyai  nilai  efektif  dan  efisien tanpa mengesampingkan tugas dan fungsi-fungsi Pemasyarakatan.
Dalam  beberapa  tahun  terakhir,  Pemasyarakatan  syarat  dengan  pemberitaan miring  yang  sangat  merugikan  yang  dilakukan  oleh  oknum  petugas  pemasyarakatan baik  pelaksana  tugas  maupun  pejabat  struktural.  Adapun  beberapa  yang  dapat  di ingat adalah  penyalahgunaan  wewenang  dan  prosedur  pelaksanaan  pengawalan  Setya Novanto  sehingga  memicu  pemberitaan  ‘Napi  Koruptor  Plesir’,  terjadinya  salah prosedur  dalam  pelaksanaan  pengeluaran  narapidana,  ketidaksesuaian  pelaksanaan pemberian hak narapidana seperti pemberian remisi dan program pembinaan lain yang syarat  dengan  isu  ‘jual  beli’,  hingga  tersebar  kabar  bahwa  Pemasyarakatan  tidak  lagi berjalan  sesuai  dengan  tugas  dan  fungsi  dikarenakan  banyak  penyelewengan  dan perkara yang ada dalam tubuh pemasyarakatan itu sendiri.
Permasaahan  seperti  ini  sudah  terjadi  sejak  lama,  sehingga  membuat  Direktorat Jenderal  Pemasyarakatan  mulai  mengaplikasikan  teknologi  dalam  Layanan  Informasi publik.  Sebagaimana  telah  dijelaskan  dalam  Keputusan  Direktur  Jenderal Pemasyarakatan  Nomor  PAS1.14.OT.02.02  Tanggal  15  Juli  2014  tentang  Standar Pelayanan Pemasyarakatan sebagai upaya terciptanya pelayan prima terhadap penerima layanan  khususnya  bagi  Warga  Binaan  Pemasyarakatan,  masyarakat,  dan stakeholder
sekaligus  penerapan Good  Governance yang  mengedepankan  optimalisasi  pemberian layanan,  Direktorat  Jenderal  Pemasyarakatan  menetapkan  mengimplementasikan perkembangan  teknologi  sebagai  salah  satu  cara  dalam  mewujudkan  layanan  publik yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.
Dalam  penelitian  ini  permaslahan  yang  akan  diteliti  adalah  sejauh  mana pemanfaatan  teknologi  dalam  pengelolaan  dokumen  warga  binaan  pemasyarakatan dalam mewujudkan keterbukaan informasi.
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  menganalisa  pelaksanaan  penerapan  teknologi informasi  dalam  rangka  pengelolaan  data  warga  binaan  pemasyarakatan.  Dan diharapkan  melalui  penelitian  ini  dapat  memberikan  informasi  dan  manfaat  yang berguna  baik  dalam  kepentingan  akademik  maupun  bagi  instansi  terkait  serta masyarakat yang membutuhkan.

## Metode Penelitian
Dalam  kegiatan  menjawab  permasalahan  penelitian,  peneliti  menggunakan beberapa  langkah  yang  bersifat  ilmiah  yang  terdiri  dari  kajian  kepustakaan,  penelitian deskriptif dan pendekatan kualitatif.
Dalam  perancangan  penelitian,  penulis  melakukan  studi  analisis  berdasarkan beberapa  artikel  tentang  pelaksanaan  pengelolaan  data  secara  digital.  Penulis mempelajari  penelitian  tentang  penerapan  layanan  teknologi  informasi  dalam penyimpanan  dan  pengelolaan  benda  sitaan  dan  barang  rampasan  negara  di  rumah penyimpanan benda sitaan dan barang rampasan negara kelas I Bandung.
Penelitian  Deskriptif  disebut  juga  dengan  penelitian  observasi  taksonomik, menurut  Ernayanti  Lubis,  penelitian  ini  dimaksudkan  untuk  mengeksplorasi  mengenai suatu fenomena atau kenyataan social dengan mendeskripsikan beberapa variabel yang berkenaan dengan berkenaan dengan masalah dan unit yang diteliti jenis penelitian ini tidak mempersoalkan jaringan hubungan variable, sehingga tidak melakukan pengujian hipotesis (Lubis, 2014).
Dalam  hal  ini  penulis  menggunakan  juga  metode  pendekatan  kualitatif fenomenologi. Menurut Kuswarno, Fenomenologi adalah fakta yang didasari dan masuk ke  pemahaman  manusia,  merefleksikan  pengalaman  langsung  manusia,  sejauh pengalaman itu berhubungan dengan suatu objek yang diteliti (Violetta K, n.d.).

## Hasil dan Pembahasan
1. Sarana dan prasarana
Sarana dan prasarana menjadi alat utama dalam pelaksanaan pengelolaan data. Adanya  keterbatasan  sarana  dalam  melakukan  kegiatan  pengelolaan  data  warga binaan  pemasyarakatan  seperti  peng- roll- an,  registrasi  dan  hingga  pengarsipan berkas tidak berjalan dengan baik sesuai dengan kaidah kearsipan yaitu menghindari kemungkinan terjadinya pelanggaran hukum terhadap kearsipan seperti: a. Penipuan computer:  perusakan,  penipuan  dan  pencurian  data.  b.  Privasi  (perlindungan  data)
dan  penyebaran  informasi.  c.  Tanpa  hak  memasuki system  computer /melakukan upaya pencurian data. d. Perlindungan hak cipta. e. Kerahasiaan data (Laksmi, 2008).
Dalam  masa  observasi,  penulis  menemukan  permasalahan  yang  terjadi  dalam penggunaan  sarana  dan  prasarana,  antara  lain:  a.  Penggunaan  sarana  dan  prasarana tidak sesuai dengan peruntukan yang semestinya. Banyak intervensi dari bidang kerja lain yang juga turut menggunakan sarana dan prasarana yang peruntukannya telah di tetapkan  untuk  pengelolaan  data.  Biasanya  sarana  dan  prasarana  yang  demikian adalah  computer,  scanner,  dan  ruangan.  b.  Pelaksanaan  perawatan  berkala  atau maintenance sarana dan prasarana yang tidak berjalan, atau hanya sebagai formalitas. c.  Tidak  tersedianya  kartu  control  kelayakan  sarana  dan  prasarana.  d.  Sarana  dan prasarana sering digunakan untuk kepentingan pribadi oleh pelaksana atau pengelola data warga binaan. Seperti penggunaan akses internet atau perangkat internet lainnya untuk  keperluan  diluar  dinas.  Diungkapkan  juga  bahwa  piranti  elektronik  internet juga  mempunyai  peranan  yang  penting  dalam  pembangunan  informasi  berbasis teknologi (Suwardi, 2014). Selain itu teknologi informasi dan komunikasi digunakan sebagai  media  untuk  meneruskan  kegiatan  yang  tidak  dapat  dilakukan  secara  tatap muka (Komalasari, 2016).
2. Sumber daya manusia
Sumber daya manusia merupakan Angkatan kerja atau penduduk yang berusia 15  tahun  keatas  yang  dapat  dipekerjakan  pada  satu  atau  lebih  bidang  pekerjaan tertentu dalam kegiatan produksi (Bangun, 2017). Pada pembahasan ini sumber daya manusia  diasumsikan  sebagai  petugas  pemasyarakatan  atau  seseorang  yang melakukan pengelolaan data warga binaan pemasyarakatan. Dalam pengelolaan data warga binaan pemasyarakatan terdapat pembagian level pengelola data warga binaan pemasyarakatan  yang  dibagi  menjadi  Operator,  Administrator  dan  Supervisor (Informasi  et  al.,  2013).  Sesuai  dengan  aturan  pada  Standar  dan  Modul  Pelayanan Berbasis IT, pelaksanaan pengelolaan data dilaksanakan berdasarkan asas kepatuhan aturan  dasar  prnggunaan  Sistem  Database  Pemasyarakatan  sesuai  dengan  izin  yang dikeluarkan  oleh  Direktorat  Infomasi  dan  Komunikasi  Direktorat  Jenderal Pemasyarakatan (Informasi et al., 2013). Dalam pemberian bekal bagi sumber daya manusia  di  lingkungan  Pemasyarakatan  yang  mendorong  Rencana  Aksi  Nasional Kementerian  Hukum  dan  Hak  Asasi  Manusia  Tahun  2013,  Direktorat  Jenderal Pemasyarakatan  telah  melakukan  bimbingan  teknis  bagi  Asministrator  SDP  pada seluruh  Lapas/Rutan  (Direktorat  Informasi  dan  Komunikasi  Direktorat  Jenderal Pemasyarakatan, 2013).
3. Arus perkembangan teknologi
Dalam pemanfaatan peran teknologi seorang pemimpin dapat melibatkan orang lain  dalam  penyelesaian  masalah  bersama  untuk  keperluan  pencapaian  tujuan organisasi.  Kehadiran  teknologi  komunikasi  dan  informasi  dengan  “segudang” kecanggihan dan kemudahan yang dibawanya mampu mengantar manusia ke sebuah tatanan  yang  memiliki  kualitas  dan  standar  hidup  yang  lebih  baik  (Ahmad,  2012). Hal  ini  tentu  saja  membutuhkan  tingkat  responsibilitas  yang  tinggi  yang  dikaitkan
dengan  usaha-usaha  modernisasi  dan  dengan  kemajuan  teknologi  sebagai  media transformasinya.  Sebagaimana  diketahui  bahwa  penggunaan  dari  system  informasi harus  dikaitkan  dengan  usaha  modernisasi,  sedang  proses  modernisasi  hanya  dapat terjadi  bila  kemajuan  telah  dicapai  dalam  bidang  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi (Rizan Machmud, 2013).
4. Anggaran
Ini  adalah  salah  satu  kendala  yang  menjadi  penghalang  dalam  implementasi pemanfaatan  teknologi  dalam  pengelolaan  data.  Dimana  dalam  tiap  pelaksanaan pengadaan  perawatan  berkala  ( maintenance). Pada  dasarnya (maintenance) atau perawatan  ditujukan  unutuk  memperpanjang  usia  pemakaian  alat  dan  juga meminimalisir  pengeluaran  uang  untuk  membeli  alat  baru  yang  bahkan membutuhkan  dana  yang  tidak  sedikit  (Ekonomi,  2020).  Disisi  lain  terdapat permasalahan bahwa anggaran akan  bertambah bila sumber daya manusia yang ada tidak  mampu  melakukan  pemanfaatan  teknologi  dengan  baik,  dan  atau  tidak mempunyai  kompetensi  di  bidang  teknologi  terkait  dengan  pengelolaan  data  warga binaan pemasyarakatan.
5. Keamanan data
Data menurut Jogianto adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian- kejadian  dan  kesatuan  nyata  (Febriyanti  &  Hidayanto,  2012).  Masalah  keamanan data  adalah aspek  penting  dalam  pengelolaan  data  untuk  menjamin  keamanan  data, informasi, pesan dan dokumen penting yang bersifat rahasia lainnya (Silalahi, 2014). Oleh  karena  itu  diperlukan  pengelolaan  data  secara  teliti  dan  sistematis,  akurat, mempunyai nilai efektif dan efisien untuk menghasilkan sebuah data informasi yang akurat  dan  terjamin  keaslian  datanya.  Pentingnya  pengelolaan  data  disebabkan  oleh adanya aspek kepercayaan terhadap informasi publik, yaitu informasi yang disimpan, dikelola  dan/atau  dikirim/diterima  oleh  suatu  badan  publik  yang  berkaitan  dengan penyelenggara  dan  penyelenggaraan  negara  dan/atau  penyelenggara  dan penyelenggaraan  badan  publik  lainnya  yang  sesuai  dengan  undang-undang  ini  serta informasi  lain  yang  berkaitan  dengan  kepentingan  publik  (Kristiyanto,  2016). Dengan  keterbukaan  informasi  dan  akurasi  data  dapat  meningkatkan  dan  menjaga kepercayaan  publik  maupun  warga  binaan  sendiri  dikarenakan  kepercayaan  adalah opini atau pendapat yang seperti kepastian (Taylor, 2018). Menjamin keamanan data dan  akurasi,  Direktorat  Jenderal  Pemasyarakatan  melakukan  system  konsolidasi untuk  menjaga  konsistensi  pengelolaan  data  dan  melakukan back  up data  secara nasional pada bid data dengan pengawasan implementasi konsolidasi di tingkat pusat adalah  Direktorat  Informasi  dan  Komunikasi,  tingkat  wilayah  diberikan  kepada Divisi  Pemasyarakatan  (Direktorat  Informasi  dan  Komunikasi  Direktorat  Jenderal Pemasyarakatan, 2013).

## Kesimpulan
Berdasarkan  observasi  beragam  permasalahan  yang  ada  di  lapangan  terkait dengan  pengelolan  data  warga  binaan  pemasyarakatan,  Direktorat  Jenderal
Pemasyarakatan  dalam  hal  ini  menggunakan  system  aplikasi  berbasis  teknologi  yang dinamakan Sistem Database Pemasyarakatan (SDP). Penulis menganalisa terdapat 5 hal penting  yang  harus  diperhatikan  dalam  pemanfaatan  teknologi  yaitu:  1.  Sarana  dan prasarana, 2. Sumber daya manusia. 3. Arus perkembangan teknologi. 4. Anggaran. 5. Keamanan data
Dengan  pengelolaannya  diatur  berdasarkan  Surat  Edaran  Optimalisasi  SDP No.PAS-5.TI-01.04.159  Tahun  2013,  diharapkan  sumber  daya  manusia  di  lingkungan pemasyarakatan dapat melaksanakan tata tugas yang sesuai dengan aturan dan mampu melakukan  pengelolaan  data  warga  binaan  dengan  semestinya,  sehingga  diharapkan dapat  menghasilkan  keterbukaan  informasi  public  yang  mengutamakan  unsur kerahasiaan data.
Dibutuhkan  dukungan  nyata  dalam  penyelenggaraan  pengelolaan  data  warga binaan,  yang  tidak  lepas  dari  peran  teknologi  dan  pengembangannya,  sehingga dibutuhkan  bimbingan  teknis  bagi  pelaksana  pengelolaan  data  warga  binaan pemasyarakatan  secara  berkala  yang  disesuaikan  juga  dengan  pengembangan  System Database Pemasyarakatan (SDP) sesuai kebutuhan dan untuk mewujudkan keterbukaan informasi  dan  dibutuhkan  konsistensi  petugas  pemasyarakatan  dalam  mengikuti perkembangan  teknologi  sehingga  memacu  keinginan  petugas  selaku  sumber  daya manusia untuk berkembang sehingga mampu melakukan pengelolaan data dengan baik dan  menghadirkan  informasi  public  yang  bersifat  terbuka  atau  transparan  namun mengutamakan aspek keamanan dan kerahasiaan data.

## BIBLIOGRAFI
Ahmad,  Amar.  (2012).  Perkembangan  Teknologi  Komunikasi  dan  Kesenjangan Informasi:  Akar  Informasi  dan  Berbagai  Standarnya. Jurnal  Dakwah  Tabligh , 13 (1), 137–149.
Bangun, W. (2017). Manajemen SDM Hubungan Industrial . Jakarta: Erlangga.
Direktorat  Informasi  dan  Komunikasi  Direktorat  Jenderal  Pemasyarakatan. SE optimalisasi sdp 2013 . , Pub. L. No. PAS-5.TI.01.04-159 (2013).
Dr.  Laksmi,  M.,  Fuad  Gani,  M.,  &  Drs.  Budiantoro,  M.  (2018). Manajemen Perkantoran Modern. Depok: Rajawali Pers.
DR. Rasto, M. (2016). Manajemen Perkantoran Paradigma Baru. Bandung: Alfabeta
Ekonomi,  G.  (2020,  Juli  18). Maintenance  (Pemeliharaan) .  Retrieved  from sarjanaekonomi.co.id: https://sarjanaekonomi.co.id/maintenance/
Febriyanti,  Aulia,  &  Hidayanto,  B.  C.  (2012).  Manajemen  Risiko  pada  Pengelolaan Data  di  Bagian  Pengolahan  Data  PT  Petrokimia  Gresik. Jurnal  Teknik  Pomits , 1 (1), 1–6.
Informasi,  Direktorat,  Komunikasi,  D.  A.  N.,  Direktorat,  S.  U.  B.,  Dan,  Data, Pengembangan,  Seksi,  &  Database,  Sistem.  (2013). Standar  dan  modul  layanan berbasis informasi teknologi direktorat jenderal pemasyarakatan .
K,  V.  (2016,  maret). Pendekatan-pendekatan  Dalam  Penelitian  Kualitatif. Retrieved from Academia: www.academia.edu
Komalasari,  Rita.  (2016).  TEMATIK  -  Jurnal  Teknologi  Informasi  Dan  Komunikasi Vol. 3, No. 1 Juni 2016. Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi , 3 (1), 86–99.
Kristiyanto, Eko Noer. (2016). Urgensi Keterbukaan Informasi dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik (Urgency of Disclosure of Informationin The Implementation of Public Service). Jurnal Penelitian Hukum De Jure , 16 (2), 231.
Laksmi,  F.  Budiantoro.  (2008). Manajemen  Perkantoran  Modern .  Jakarta:  Penerbit Pernaka.
Lubis,  Ernayanti.  (2014). Penelitian  Deskriptif  Kualitatif . Fakultas  tarbiyah  Dan keguruanuin Alauddin Makassar
Rizan  Machmud.  (2013).  Peranan  penerapan  sistem  informasi  manajemen  terhadap efektivitas  kerja  pagawai  lembaga  pemasyarakatan  narkotika  (lapastika)  bollangi kabupaten gowa. Jurnal Capacity STIE AMKOP Makassar
Silalahi,  Dhion.  (2014). Perancangan  Program  Keamanan  Data  File  Teks  Dengan Menggunakan  Algoritma  Vertical  Bit .  Skripsi  Program  Studi  Teknik  Informatik

## STMIK Budidarma Medan
Suwardi, A. W. (2014). Penerapan Layanan Teknologi Infoemasi Dalam Pelaksanaan Penyimpanan  dan  Pengelolaan  Benda  Sitaan  Negara  dan  Barang  Rampasan Negara  Di  Rumah  Penyimpanan  Benda  Sitaan  dan  Barang  Negara  Kelas  I Bandung . Depok. Akademi Ilmu Pemasyarakatan
Taylor,  I.  (2014). Measuring  Competency  For  Recruitment  and  Development. Jakarta Pusat: PPM Manejemen.
Unnamed. (2017). Unikom. Retrieved from Unikom: https://elib.unikom.ac.id/files/disk1/455/jbptunikompp-gdl-klaveryusi-22747-9-
12.uniko-i.pdf
Violetta K. (n.d.). Pendekatan-pendekatan Dalam Penelitian Kualitatif . Retrieved from www.academia.edu