## PELATIHAN PENGELOLAAN DATABASE DESA UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PERANGKAT DESA KRANGGAN KECAMATAN GEGER KABUPATEN MADIUN
1) 2) 3) 4) Edy Suprapto , Wasilatul Murtafiah , Davi Apriandi , Reza Kusuma Setyansah Fakultas PMIPA, IKIP PGRI Madiun
1) email:
2) email:
3) email:
4) email:

## Abstract
The purpose of this activity IbM program is to help facilitate the management of village database particular  use  of  information  technology  by  using  Microsoft  Access.  Currently  in  the  village administration is still largely in the form of written records form (manual). Through the utilization of training  computer-based  applications,  is  expected  to  help  support  the  management  of  the  village administration  to  become  more  convenient,  efficient  and  effective.  IbM  activity  is  carried  out  by providing training to the village on how to use information technology for database management village. The technology used is the application of system administration using Microsoft Access, which begins with the introduction phase of Microsoft Word and Microsoft Excel as basic training, further directed  to  use  Microsoft  Access  programming  language  with  a  simple  stage. Based on the results of community service that has been implemented, the following conclusions can be drawn:  1)  Community  service  activities  by  the  team  can  be  conducted  properly  and  smoothly;  2) Training participants consisting of 6 people, 5 of them have the ability to grasp in the category of medium (83.33%) and one person has the ability to grasp in the category of low (16.67%); 3) Making village database using Ms.Access not been up and still in the early stages of introduction. This is due to the low capacity of participants' understanding of the basic concepts of training materials and the allocation of limited time.
Keywords : Information Technology, Database, Microsoft Access.
edypraja@gmail.com wasilatul@yahoo.com
davi apriandi@yahoo.com rezas@gmail.com

## 1. PENDAHULUAN a. Analisis Situasi
Perkembangan  teknologi  informasi  yang semakin pesat menuntut manusia untuk bekerja cepat,  akurat  dan  efisien.  Pengolahan  data  dan informasi  secara  manual  memiliki  banyak kendala  baik  faktor  eksternal  maupun  internal. Dewasa ini sistem informasi berbasis komputer k i n i   m u l a i   b a n y a k   d i g u n a k a n   u n t u k menggantikan  pengolahan  data  secara  manual. Sistem  berbasis  komputer  ini  membuat pengguna  lebih  mudah  dan  cepat  dalam menyelesaikan segala permasalahannya. Kondisi  masyarakat  kabupaten  madiun  terdiri dari  19  desa/kelurahan.  Di  antara  desa  di kecamatan  geger  dengan  potensi  administrasi desa yang cukup modern namun kondisi teknis pelaksanaan kurang memadai. Kecamatan geger tergolong  masyarakat  modern  dan  rata-rata tingkat  pendidikannya  menengah  ke  atas sehingga  memiliki  tuntutan  akan  kualitas layanan yang tinggi dalam berbagai hal. Jumlah
total  masyarakat  desa  kranggan  adalah  2892 penduduk  terdiri  dari  1422  penduduk  laki-laki dan  1470  penduduk  perempuan.  Sementara  itu hampir  seluruh  aparat  pemerintahan  desa termasuk desa kranggan hanya terdiri dari kepala desa dan perangkat desa lainnya adalah pejabat yang dipilih oleh penduduk secara langsung dan bukan  pegawai  negeri  sipil.  Sebanyak  36,84% diantaranya berpendidikan setingkat SLTA  dan 15,79% berpendidikan Diploma/Sarjana. Lebih dari  47,37%  diantaranya  berusia  antara  25-40 tahun.  Dalam  hal  kemampuan  penanganan administrasi  data  desa,  sebagian  besar  masih dilakukan oleh kepala desa dan sekretaris desa. Perangkat desa lainnya masih tergolong rendah terbukti dari hasil observasi secara acak terhadap 19  desa  di  kecamatan  geger survey BPS  tahun 2011, diketahui bahwa sistem administrasi desa hampir  seluruhnya  masih  dikerjakan  secara manual  belum  menggunakan  perangkat komputer dan media internet. Lebih dari 69,23% data desa adalah data dari dua hingga tiga tahun
Pelatihan Pengelolaan Database Desa untuk Meningkatkan Kinerja Perangkat Desa ....
yang  lalu  dan  ragam  data  juga  tidak  lengkap. Meskipun  tiap-tiap  pemerintahan  desa  telah dilengkapi  dengan  komputer  namun  perangkat tersebut  belum  dapat  dimanfaatkan  secara maksimal  karena  belum  adanya  tenaga  yang m e m i l i k i   k e m a m p u a n   u n t u k mengoperasikannya. Lebih dari 90% perangkat desa belum terampil mengoperasikan perangkat komputer  karena  belum  pernah  mendapat pelatihan  tentang  hal  tersebut.  Perangkat  desa belum  terampil  mengoperasikan  perangkat komputer  karena  belum  pernah  mendapat pelatihan tentang hal tersebut   (BPS Kabupaten Madiun, 2011: 7-14)
Usia  Perangkat  Desa  Kranggan  di  Kecamatan Geger yang masih relatif muda (20 - 48 tahun) memungkinkan  masa  pengabdian  yang  masih p a n j a n g   d a n   k e m a m p u a n   m e n y e r a p pengetahuan  yang  cepat  sehingga  masih memungkinkan  untuk  diberikan  pelatihan- pelatihan  yang  relevan  guna  meningkatkan pengetahuan  dan  kemampuannya  dalam menjalankan  tugasnya  memberikan  layanan kepada  masyarakat  termasuk  di  dalamnya melakukan  pendokumentasian  data  dengan komputer,  sehingga  desa  memiliki  data  base yang lengkap, akurat, dan selalu siap pakai. Kecamatan geger adalah salah satu Kecamatan yang  ada  di  Kabupaten  madiun.  Sistem administrasi yang dilaksanakan di kantor-kantor desa  di  kecamatan  tersebut  selama  ini  sama dengan desa-desa lainnya di Kabupaten madiun yaitu  masih  berupa  sistem  administrasi konvensional  dan  belum  berbasis  komputer. Salah  satu  sebabnya  karena  perangkat  desa belum  memiliki  pengetahuan  mengenai  sistem administrasi  berbasis  komputer.  Rendahnya pengetahuan  mengenai  sistem  administrasi berbasis  komputer  dan  kurangnya  ketrampilan m e n g o p e r a s i k a n   p e r a n g k a t   k o m p u t e r menyebabkan  dokumentasi  data  desa  tidak tertib, tidak lengkap, dan tidak akurat. Selain itu pelayanan  kepada  masyarakat  juga  lambat sehingga  banyak  masyarakat  yang  tidak  puas terhadap layanan yang diterimanya dari Kantor Desa.  Dokumentasi data desa yang tidak tertib, tidak  akurat,  dan  tidak  lengkap  juga menyebabkan  munculnya  kesenjangan  antara kebijakan  pembangunan  yang  ditetapkan dengan kebutuhan riil masyarakat di tingkat desa karena  hampir  seluruh  kebijakan  diambil berdasar data yang berasal dari tingkat desa.
b. Tujuan
Tujuan  dari  kegiatan  pengabdian masyarakat ini adalah: 1) Untuk meningkatkan
kemampuan perangkat desa sehingga memiliki pengetahuan  mengenai  sistem  administrasi berbasis  komputer  dan  kurangnya  ketrampilan mengoperasikan perangkat komputer; 2) Untuk mengatasi  administrasi  dokumentasi  data  desa yang tidak tertib, tidak lengkap dan tidak akurat; 3) Untuk meningkatkan kemampuan perangkat desa  memberikan pelayanan kepada masyarakat desa  kranggan  secara  administrasi  berbasis perangkat komputer dengan Microsoft Access ?

## c. Target dan Luaran
Target  dan  luaran  dalam  kegiatan  ini secara  umum  adalah  memberikan  pelatihan kepada masyarakat dengan harapan terwujudnya sistem  administrasi  desa  yang  lebih  teratur, efektif  dan  efisien.  Adapun  bentuk  pelatihan tersebut adalah bagaimana pengelolaan database desa yang berbasiskan komputer, yang meliputi beberapa  materi  diantaranya:  1)  Penjelasan tentang  sistem  administrasi  desa  berbasis komputer;  2)  Pengenalan  perangkat  komputer dan  program-programnya;  3)  Pelatihan  cara mengoperasikan  program  Ms. Word  (membuat surat  undangan,  edaran,  laporan,  deskripsi wilayah, dan lain-lain dalam  bentuk  naratif); 4) Pelatihan  cara  mengoperasikan  program    Ms. Excel  untuk  menyimpan  data  monografi  desa dalam  bentuk  tabel  distribusi  frekuensi, persentase,  dan  grafik.  Pemilihan  materi  ini didasarkan  pada  hasil  pre-test  peserta  yang menunjukkan  bahwa  rata-rata  peserta  belum mampu  mengoperasikan  kedua  program tersebut untuk mengadministrasikan data desa; 5 )   P e m b u a t a n   d a t a b a s e   d e s a   d e n g a n menggunakan Ms. Access.

## 2. METODE PELAKSANAAN ROGRAM
Skema dalam pengabdian masyarakat ini dapat digambarkan dalam siklus berikut ini :

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan  pengabdian  masyarakat  untuk perangkat  desa  Kranggan  Kecamatan  Geger, Kabupaten  Madiun,  mendapat  sambutan  yang sangat baik. Para perangkat desa pada umumnya masih belum mempunyai pengetahuan yang baik mengenai pemanfaatan komputer sebagai sarana pengelolaan  database  desa  yang  lebih  efektif. Hal  tersebut  dikarenakan  selama  ini  mereka masih  melakukan  pengarsipan  database  desa secara manual.
Pada pengabdian ini, diajarkan bagaimana cara pemanfaatan Ms.Word, Ms. Excel dan Ms. Access untuk memudahkan di dalam mengelola data desa. Beberapa perangkat sudah mengenal software-software tersebut (khususnya Ms.Word dan Ms.Excel ), tetapi masih sebatas pengetahuan dasarnya  saja.  Hal  tersebut  dapat  dilihat  dari hasil  pretest,  dimana  pengetahuan  tentang komputer  dan  kemampuan  awal  peserta  dalam mengoperasikan Ms.  Word , Ms.  Excel dan Ms. Access sebesar  35.  Dari  6  (enam)  orang  yang diberi  pelatihan,  83,3%  masuk  dalam  kategori rendah dan 16,67% orang lainnya masuk dalam kategori sedang.
Selanjutnya Tim Pengabdian Masyarakat melaksanakan  pelatihan  selama  5  (lima)  kali pertemuan.  Pada  akhir  pengabdian,  para perangkat  desa  diberikan  post  test  untuk mengukur  sejauh  mana  pemahaman  mereka terhadap  materi  yang  diajarkan.  Berdasarkan hasil  post  test,  diperoleh  rata-rata  nilai  sebesar 54,17. Hal ini menunjukkan bahwa pemahaman perangkat  desa  lebih  meningkat  dibandingkan hasil  sebelum  pelatihan.  Dari  6  (enam)  orang peserta  pelatihan,  5  (lima)  orang  termasuk  ke dalam kriteria sedang (83,3%) dan 1 (satu) orang dengan kriteria rendah (16,67%).
Dari  hasil  pelaksanaan  pengabdian  yang telah  dilakukan,  dapat  dikatakan  baik.  Namun demikian,  bukan  berarti  dalam  pelaksanaan pengabdian  tidak  ada  hambatan.  Berikut beberapa  faktor  yang  mendukung  dan menghambat  kegiatan  pengabdian  masyarakat bagi perangkat desa Kranggan Kecamatan Geger Kabupaten Madiun:
a. Faktor  Pendukung:  1)  Adanya  dukungan positif  (berupa  ijin  yang  diberikan)  dari
Bapak  Suhartoyo  sebagai  Kepala  Desa Kranggan,  sehingga  kegiatan  dapat terlaksana  dengan  baik,  2)  Adanya antusiasme  dari  segenap  perangkat  Desa Kranggan  dalam  mengikuti  serangkaian kegiatan pelatihan yang dilaksanakan.
b. Faktor  Penghambat:  1)  Sarana  pendukung berupa seperangkat komputer yang terbatas. Namun  hal  tersebut  diatasi  dengan penyediaan  laptop  sebanyak  4  (empat)  unit oleh  tim  pengabdian  masyarakat,  2) Kemampuan  pengoperasian  laptop  yang belum  maksimal  oleh  beberapa  perangkat desa, sehingga menyebabkan tim pengabdian harus mendampingi lebih intensif, 3) Alokasi waktu yang terbatas, sehingga menyebabkan kegiatan  pelatihan  dirasakan  masih  kurang maksimal.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pengabdian masyarakat yang telah dilaksanakan, dapat ditarik simpulan sebagai  berikut:  1)  Kegiatan  pengabdian masyarakat  oleh  tim  dapat  terlaksana  dengan baik dan lancar, 2) Peserta pelatihan yang terdiri dari  6  orang  ,  5  diantaranya  memiliki kemampuan  pemahaman  yang  masuk  kategori sedang  (83,33%)  dan  1  orang  memiliki kemampuan  pemahaman  yang  masuk  kategori rendah  (16,67%),  3)  Pembuatan  database  desa dengan  menggunakan Ms.  Access belum maksimal  dan  masih  pada  tahapan  pengenalan awal.  Hal  tersebut  disebabkan  oleh  rendahnya kemampuan  pemahaman  peserta  terhadap konsep dasar materi pelatihan dan alokasi waktu yang terbatas.

## 5. REFERENSI
Badan Pusat Statistik (BPS) Kabupaten Madiun. 2011. Kecamatan  Geger Dalam  Angka . M a d i u n .   ( h t t p : / / w w w. m a d i u n k a b . g o . i d / u s e r f i l e s / d o w n l o a d / 0 2 0 % 20Geger.pdf) diunduh 20 Januari 2014.
Madcoms.  2014.  Kupas  Tuntas  Microsoft Access 2010. Yogyakarta : Andi Offset
Tim  EMS.  2014.  Microsoft  Access  untuk Pemula.  Jakarta:  PT  Elex  Media Komputindo.