Usulan Perancangan dan Analisis Sistem Pengiriman Produk PT. XYZ

## Nicholas Leonardy Johandinata, Trifenaus Prabu Hidayat
Program Studi Teknik Industri, Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Jakarta Jalan Jenderal Sudirman Kav 51, Jakarta 12930, Indonesia
Email: trifenausprabuhidayat@gmail.com
Received 2 October 2014; Accepted 2 November 2015

## Abstract
PT. XYZ uses a decentralises system for the delivery of products, where the delivery of products to consumers done by the dealer. PT. XYZ uses expedition logistics to deliver products to dealers. It is expected to make the shipping cost is high. This study changed the pattern of delivery of products directly carried out by PT. XYZ without going through dealers (centralises system). Then compare the lowest shipping cost of both systems. These  results  indicate  that  the  system  centralises  can  save  shipping  costs  by  77%  compared  to  a decentralises system.
Key words: distribution system, decentralized system

## 1. PENDAHULUAN
Piaggio dalam industri otomotif mulai berkembang pesat  sehingga  permintaan  pasar  pun  semakin meningkat.  PT  XYZ  melakukan  distribusi  motor merk  Vespa  dengan  mengirimkan  unit  motor tersebut  dari  gudang  pusat  ke showroom dimana customer membeli  motor,  dari dealer  shoroom tersebut  baru  di  antarkan  kembali  ke  rumah customer .  Metode  inilah  yang  menjadi  masalah karena  ketidak  efektifan  dalam  pengiriman  dan pendistribusian sehingga cost distribusi dari produk besar.
Berangkat  dari  Masalah  tersebut  Biaya distribusi  yang  membengkak  akan  berpengaruh terhadap  keuntungan  dari  perusahaan  harus dihitung dan dibuat sistem ulang untuk mengefektifkan pendistribusian motor Vespa tersebut. Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menghemat atau meminimalisirkan biaya distribusi adalah  dengam  membangun  usulan  sistem  yang baru  dan  membangun  rute  distribusi  yang  baru. Penelitian ini diharapkan mendapatkan sistem yang baru  dan  membandingkan  sistem  distribusi  yang baru dengan sistem yang lama.

## 2. METODE PENELITIAN
Data  yang  digunakan  untuk  penelitian  ini  adalah data historis penjualan setiap dealer mulai dari data jenis  motor  yang  dipesan  dan  alamat customer. Data waktu pemesanan dan waktu pengantaran unit motor  yang  dipesan.  Data  biaya  jasa  pengiriman jasa  ekspedisi  logistik.    Setelah  mendapatkan  data yang  dibutuhkan  peneliti  melakukan  analisis SWOT  PT  XYZ  dari  berbagai  sudut  pandang. Setelah  mendapatkan  hasil  dari  analsisi  SWOT maka  dirancanglah  sistem  usulan  sentralisasi region.
2.1 Perhitungan
Sistem Pengiriman Desentralisasi
Tahap tahap pengolahan data sistem desentralisasi / sistem pengiriman awal adalah sebagai berikut :
1. Data yang didapatkan diolah dengan mensimulasikan  pengiriman  selama  3  bulan yaitu  bulan  Desember  2014  –  Febuari  2015 untuk  mendapatkan  jarak  pengiriman  sehingga dapat  dibandingan  dengan  sistem  pengiriman usulan.
2. Data historis penjualan dikelompokkan berdasarkan tanggal pengiriman produk.
3. Pengiriman  setiap  tanggalnya  di- tracking yang bertujuan  untuk  mencari jarak total pengiriman pada tanggal itu.
4. Setelah  mendapatkan  jarak  total  pengiriman maka data dicari biaya total pengiriman dengan menggunakan rumus :
Dimana  Jarak total  merupakan jarak yang telah dicari  menggunakan google  maps dari  gudang –  rumah  c ustomer –  gudang  dan  n  adalah banyaknya  unit  motor  dalam  satu  kali pengiriman.

## 2.2 Perhitungan Sistem Pengiriman Sentralisasi
Sistem  distribusi  yang  diusulkan  adalah  sistem distribusi sentralisasi dan region. Dimana distribusi unit  vespa  dibagi  menjadi  5  region  yang  masing masing region memiliki 1 pick up untuk melakukan pengantaran  unit.  Semua  pengantaran  dilakukan secara  terpusat  dari  gudang  PT  XYZ  yang  terletak di Cirendeu. Setiap region dibagi menjadi beberapa bagian  wilayah  Jabodetabek.  Peta  pembagian wilayah  untuk  masing  masing  region  dapat  lihat Gambar  1.  Berdasarkan  Gambar  1,  usulan pembagian  region  distribusi  Logistik  PT  Premier International sebagai berikut:
a. Region 1 : Jakarta Timur dan Bekasi.
b. Region 2 : Jakarta Utara, dan Jakarta Pusat.
c. Region 3 : Jakarta Selatan, dan Jakarta Barat.
d. Region 4 : Tanggerang, Serpong dan Bintaro.
e. Region 5 : Depok dan Bogor
Tahap  tahap  pengolahan  data  sistem  sentralisasi region adalah sebagai berikut:
1. Lakukan Perhitungan Distance Matrix
Distance  Matrix  berisi  jarak  antara warehouse PT  Premier  International  dengan  tempat customer  yang  dituju.  Perhitungan  jarak dilakukan  dengan  menggunakan  google  maps. Jarak  yang  dicari  dalam  Google  Maps  adalah jarak  WH  ke  A1,  WH  ke  A2,  dan    A1  ke  A2. Berikut  ini  contoh  perhitungan distance  matrix pada Region 1:
Tabel 1. Contoh Perhitungan Distance Matrix 1-Dec- 2014 0 F1 F2 0 0 32.4 39.9 F1 32.6 0 25.8 F2 40.4 27.4 0
2. Lakukan perhitungan TSP menggunakan software LINGO 13.0.
Perhitungan TSP dibantu menggunakan softwere LINGO 13.0. perhitungan ini bertujuan  untuk  mengurutkan  tempat  tujuan customer  berdasarkan  jarak  terdekat  sehingga pengantaran  unit  motor  dapat  lebih  cepat  dan menghemat  biaya  pengantaran  karena  jarak yang  di  tempuh  pendek.  Penelitian  ini  tidak mempertimbangkan kemacetan jalan.
3. Setelah  mendapatkan  jarak  total  pengiriman setiap harinya maka dihitunglah biaya pengiriman  yang  dibutuhkan  pada  sistem sentralisasi  region.  Untuk  menghitung  biaya pengiriman dengan menggunakan sistem sentralisasi digunakan rumusan berikut ini :
Setelah  semua  perhitungan  telah  selesai  maka peneliti membandingakn biaya total yang digunakan  oelh  setiap  sistem  untuk  menentukan sistem  pengiriman  mana  yang  dapat  menghemat biaya pengirimanan

## 2.3 Simulasi Sistem Pengiriman Terpilih
Perancangan simulasi sistem terpilih menggunakan software  Pro  Model.  Langkah    awal  dari pembuatan  simulasi  distribusi  adalah  membuat lokasi  dari  gudang  dan  tempat  tujuan  customer masing  masing  region.  Penggambaran  lokasi  pada simulasi  juga  dapat  memasukkan background graphic sehingga  dapat  memiliki  latar  belakang peta  yang  sudah  di  bagi  regionnya.  Penggambaran lokasi  dapat  dilihat  pada  Gambar  2.  Selanjutnya penelitian melakukan pendefinisian entitas ( entities )  pada  program  promodel.  Berikut  ini entitas yang digunakan dalam  merancang simulasi sistem pengiriman PT Premier International.
Setelah itu untuk membuat jalan yang akan dilalui, didefinisikan  dengan  menggunakan  menu path network .  Pada  pembuatan Path  Network ,    node yang  telah  dibuat  harus  dihubuingkan    dengan lokasi    dengan  menggunakan interface (Gambar 6) . Langkah    berikutnya  adalah  mendefinisikan proses  distribusi  atau  alur  perjalanan  dalam  sistem pengiriman  pada  menu process (Gambar  7) . Setelah mendefinisikan proses, dilakukan pendefinisian arrivals yaitu  merupakan  keterangan keterangan  yang  berkaitan  dengan  frekuensi kedatangan entitas ke dalam system (Gambar 8).
.
Gambar 1. Peta region sistem pengiriman desentralisasi
Gambar 2. Tampilan Lokasi Pengiriman PT XYZ
Gambar 3. Pendefinisian Location Pengiriman pada 5 Januari 2015 Gambar 4. Pendefinisian Entitas Pengiriman pada 5 Januari 2015
Gambar 5. Pendefinisian Interface pengiriman pada 5 Januari 2015
Gambar 6. Pendefinisian Path Network pengiriman pada 5 Januari 2015
Gambar 7. Pendefinisian Process Pengiriman pada 5 Januari 2015
Gambar 8. Pendefinisian Arrivals Pengiriman pada 5 Januari 2015

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil  perhitungan  biaya  pengiriman  dengan menggunakan  sistem  desentralisasi  dan  hasil perhitungan
biaya
pengiriman dengan menggunakan sistem sentralisasi dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Hasil Rekapitulasi Biaya Pengiriman Desentralisasi Desentralisasi Kebayoran Lama Rp                13.052.133 Depok Rp                13.288.118 Serpong Rp                11.017.220 Sawah Besar Rp                  5.424.997 Kelapa Gading Rp                  4.053.503 Total biaya Rp                46.835.972
Tabel 3. Hasil Rekapitulasi Biaya Pengiriman Sentralisasi Sentralisasi R1 Rp        1.435.168 R2 Rp        1.808.313 R3 Rp        2.347.095 R4 Rp        2.730.538 R5 Rp        2.392.482 Total biaya Rp     10.713.597
Hasil  rekapitulasi  waktu  pengiriman  simulasi sistem terpilih dapat dilihat pada Tabel 4
Tabel 4. Rekapitulasi waktu simulasi sistem terpilih No Tanggal Waktu 1 02/01/2015 2 jam 22 menit 2 05/01/2015 1 jam 52 menit 3 06/01/2015 1 jam 10 menit 4 07/01/2015 1 jam 24 menit 5 08/01/2015 2 jam 49 menit 6 09/01/2015 3 jam 1 menit 7 10/01/2015 2 jam 52 menit 8 12/01/2015 2jam 14 menit 9 13/01/2015 2 jam 6 menit 10 14/01/2015 2jam 3 menit 11 15/01/2015 3 jam 12 16/01/2015 2 jam 14 menit 13 17/01/2015 4 jam 3 menit 14 19/01/2015 2 jam 23 menit 15 20/01/2015 3 jam 3 menit 16 21/01/2015 2 jam 6 menit 17 22/01/2015 6 jam 3 menit 18 23/01/2015 2 jam 40 menit 19 24/01/2015 2 jam 44 menit 20 26/01/2015 2 jam 48 menit 21 27/01/2015 3 jam 29 menit 22 28/01/2015 2 jam 55 menit 23 29/01/2015 1 jam 44 menit 24 30/01/2015 3 jam 33 menit 25 31/01/2015 6 jam 6 menit
Sistem  pengiriman  desentralisasi  ini  dilakukan perusahaan  ini  sejak  awal  berdiri.  Setiap  cabang dealer akan diberikan unit untuk display dan untuk
stok.  Pengiriman unit produk  dari  gudang  ke masing  masing dealer menggunakan  jasa logistic ekspedisi.  Saat customer datang  dan  melakukan pemesanan, maka dealer akan langsung mengirimkan  kepada customer .  Setiap dealer mempunyai  sebuah  kendaraan pick  up untuk mengangkut unit motor ke rumah customer .
Sistem  pengiriman  yang  digunakan  oleh perusahaan  ini  memakan  biaya  cukup  besar,  yaitu pada  dealer  Kebayoran  Lama  dalam  3  bulan  yaitu bulan Desember 2014 – Januari 2015
mengeluarkan  biaya  pengiriman  sebesar  Rp 13.288.188,  biaya  ini  terdiri  dari  biaya  perjalanan pengiriman  produk  ke  konsumen  ditambahkan dengan  biaya  pengiriman  roduk  ke  delaer  yang diaman menggunakan jasa logistic ekspedisi.
Perhitungan  sistem  pengiriman  dihitung menggunakan  data  historis customer PT  XYZ bulan  Desember  2014  –  Februari  2015.Data customer yang  dihitung  sebanyak  542 customer . Perhitungan  dilakukan  dengan  mencari  jarak  dari dealer yang  melakukan  penjualan  ke  rumah customer dan  kembali  lagi  ke dealer .Dari pencarian jarak tersebut didapatkan jarak pengiriman  1  rit  perjalanan pickup .  Setelah  jarak didapatkan,  jarak  tersebut  dikalikan  dengan  harga bensin  dan  ratio  pemakaian  bensin  pada pick  up . Dari  hasil  tersebut  didapatkan  biaya  yang dikeluarkan  dalam  1  rit  perjalanan.Setiap pickup mampu  membawa  3-4 unit motor, pickup berjalan sejauh  jarak  yang  telah  dicari  di Google  Maps . Ratio  bensin pickup sebesar  1:12  dan  harga
Premium
sebesar Rp7300/liter. Setelah mendapatkan  biaya  pengiriman  dari dealer ke customer ,  biaya  tersebut  masih  harus  ditambahkan dengan  biaya  pengiriman  yang  menggunaan  jasa logistic Promindo  (Rp70.000,00  / unit ).  Maka, didapatkanlah  total  biaya  pengiriman  keseluruhan selama 3 bulan.
Dapat  dilihat  bahwa  total  biaya  pengiriman dari sistem desentralisasi sebesar Rp 46.835.972,00.  Dari  table  hasil  perhitungan  biaya sistem  pengiriman  desentralisasi  tersebut,  kita dapat  melihat  dealer  cabang  Depok  mempunyai biaya  pengiriman  paling  besar  karena  cabang Depok  mempunyai  jangkauan  penjualan  yang  luas seperti  Bogor  dan  rata  rata  jarak  pengiriman  60,1 Km.  Dealer  Kelapa  Gading  mempunyai  biaya pengiriman  paling  kecil  karena  penjualan  pada delaer tersebut masi tergolong rendah dibandingakn dengan penjulan depok dan kebayoran  lama.  Hal  ini  juga  menjadi  kelemahan dari  sistem  desentalisasi  karena  utilitas  pemakaian pickup  kelapa  gading  rendah  sedangakn  utilitas pemakaian pickup depok tinggi.
Sistem  usulan  yang  baru  adalah  sistem pengiriman  sentralisasi  region  dimana  sistem  ini dirancang  dari  melihat  masalah  maslah  yang  ada
pada  sistem  desentralisasi.  Sistem  sentralisasi  ini dirancang  karena  melihat  prilaku  konsumen  yang tidak teratur, contohnya konsumen yang letakrumahnya di Bekasi melakukan permintaan di dealer  Serpong  atau  Kebayoran  lama.  Dengan sentralisasi  PT  XYZ  dapat  mengelompokkan pengiriman  sehingga  tidak  perlu  lagi  mengirimkan unit  yang  berjauhan  letaknya.  Pengelompokkan konsumen  yang  digunakan  adalah  metode  region. Region  digunakan  karena  sistem  region  akan mengelompokkan  konsumen  dengan  berdasarkan wilayah  tempat  tinggan  dan  pada  saat  pembagian tugas  pengiriman  pickup  akan  lebih  mudah mengatur  posisi  atau  tugas  pickup.  Siklus pengiriman  barang  ada  harian,  permintaan  akan ditampung sehari untuk kemudian dikirimkan pada hari setelahnya.
Sebagai pertimbangan dalam pemilihan sistem  maka  harus  diketahui  terlebih  dahulu keuntungan  dan  kerugian.  Keuntungan  dari  sistem sentralisasi ini adalah pertama, kontrol pengiriman dari  gudang.  Dealer  dealer  tidak  perlu  lagi mengatur  pengiriman  unit  motor  ke  customer, dealer  hanya  fokus  untuk  melakuan  promosi  dan penjualan. Gudang akan mengatur pengelompokkan  pengiriman  dengan  region  dan mengatur  rute  terdekat  pengiriman  unit  motor. Kedua,  Tidak  ada  penumpukan  unit  motor  di dealer. Dealer tidak perlu lagi menyediakan gudang sementara.  Ketiga,  tidak  adanya  tahan  barang. Karena  semua  barang  terpusat  berada  di  gudang. Ketiga,  tidak  ada  penumpukan  unit  yang  cacat  di dealer.  Unit  yang  cacat  langsung  dapat  dipilih  di gudang  dan  dapat  di  repair  sesuai  dengan kerusakannya.  Keempat,  Ketika  suatu  region mempunyai permintaan yang berlebihan maka pick up yang lainnya dapat membantu region tersebut.
Dari  hasil  perhitungan  kita  dapat  melihat bahwa  biaya  pengiriman  untuk  setiap  region tergolong rata. Biaya pengiriman terbesar berada di region  4.  Region  4  mengirimkan  unit  di  wilayah Tanggerang dan Bintaro. Hal ini disebabkan karena wilayah  4  mempunyai  cakupan  yang  luas, contohnya  pada  tanggal  17  Januari  2015  pickup region 4 harus mengantarkan ke daerah tanggerang kota dengan jarak total 126 Km.
Dengan  perbandingan  biaya  dapat  dilihat sistem  usulan  dapat  memotong  biaya  pengiriman sekitar  77%  dari  biaya  sistem  pengiriman  yang sebelumnya.Hal  ini  dapat  tercapai  karena  tidak menggunakan  jasa  pengiriman  dan  mengurutkan pengiriman  menggunakan  metode  TSP  yang  dapat mengurangi jarak pengiriman.
Dari  hasil  rekapitulasi  kita  dapat  melihat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengantaran dalam 5 region.  Rata-rata  waktu  yang dibutuhkan  2,87  jam,  semua  waktu  pengiriman diasumsikan berangkat bersamaan dan perhitungan
waktu  selesai  saat  semua pickup region  telah kembali  ke  gudang.  Pada  tanggal  31  Desember perusahaan  memerlukan  waktu  6  jam  6  menit untuk  pengiriman  karena  pada  tanggal  tersebut terjadi penumpukan pemesanan yang mengakibatkan  peningkatan  jumlah  pengiriman, contohnya  pada  region  3  harus  mengantarkan  9 unit motor  ke  rumah customer .  Pengiriman  dibagi menjadi  2  rit  pengiriman  dan  juga  pada  tanggal tersebut    terdapat  pembelian  motor  Piaggio Premium yang diharuskan pengantarannya tersendiri sehingga  menggunakan pickup cadangan sebagai back  up .  Pengiriman  yang  menggunakan waktu paling sedikit adalah tanggal 6 Januari 2015 halini disebabkan karena Jarak yang ditempuh oleh R3,R4, dan R5 pendek sehingga pengantaran hanya membutuhkan waktu 1 jam 10 menit.

## 4. KESIMPULAN
a. Sistem  pengiriman  PT  XYZ  Menggunakan Sistem Desentralisasi.
b. Biaya  pengiriman  dengan  menggunakan  sistem desentralisasi adalah Rp 46.835.972,00
c. Sistem usulan untuk
memperbaiki
permasalahan PT XYZ adalah sistem pengiriman  centralisasi  dimana  pengiriman dilaukan  langsung  dari  warehouse  ke  rumah customer  dan  diatur  menggunakan  metode Travelling Salesman Problem yang berdasarkan jarak terpendek.
d. Sistem Centralisasi menggunakan biaya pengiriman sebesar Rp 10.713.597,00
e. Dengan  perbaikan  sistem  pengiriman  unit motor PT XYZ menggunakan sistem centralisasi ,  biaya  yang  dapat  direduksi  adalah sebesar 77%  dari biaya sistem desentralisasi.
f. Hasil  simulasi  sistem  pengiriman  centralisasi menggunakan software ProModel maka menunjukan  bahwa  rata  rata  waktu  pengiriman satu hari 2,83 jam.

## DAFTAR PUSTAKA
1. Ballou,  R.H.  (2004). Business  Logistics/Supply Chain  Management  5th  Edition. New  Jersey: Prentice-Hall.
2. Subagya, M.(1998). Manajemen Logistik Jakarta: Haji Masagung.
3. Siswanto  (2006). Operation  Research ,  Jilid  1 Jakarta , Erlangga
4. Siswanto  (2007). Operation  Research ,  Jilid  2 Jakarta: Erlangga.
5. Mulyadi.  (1998). Akutansibiaya  :  Peranan Biaya dalam Pengambilan Keputusan . Yogyakarta: BPFE.
6. Mulyono,  S.  (2000). Operations  Research .
Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
7. Nasution.  (1996). Manajemen  Transportasi . Jakarta: Ghalia Inde.