## Mengukur Akseptasi Pegawai pada Penggunaan Aplikasi HRIS

## Tatang Tarmedi
Kementerian Keuangan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Pangkalpinang, Pangkalpinang, Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, Republik Indonesia
Email Korespondensi: tatang.tarmedi@kemenkeu.go.id
ABSTRACT  : This  research  is  to  find  out  how  big  the  acceptance  level  of  KPPN  Pangkalpinang employees to HR management application through HRIS which applies in all units of the Ministry of Finance. The use of this application has been in effect since 2015 and has become mandatory starting in 2018. The change from the old system to the new / conventional to the digital era certainly has an impact on its users. This application system certainly has a significant effect. The qualitative method was  chosen  by  the  authors  plus  phenomology  which  was  carried  out  directly  on  the  Pangkalpinang KPPN  employees.  The  results  showed  that  out  of  10  respondents  only  1  person  felt  familiar/could operate  and  knew  all  the  features  available  and  9  other  people  could  operate the  application  but  did  not know all the available features.
The  analysis  used  using  fishbone  analysis  shows that  the level  of  acceptance  of  employees is good enough so that it is only necessary to increase awareness of employees.
Keywords: HRIS; Acceptance; Feature; Fishbone
ABSTRAK  : Penelitian  ini  untuk  mengetahui  seberapa  besar  tingkat  akseptasi  para  pegawai  KPPN Pangkalpinang  terhadap  aplikasi  pengeloaan  SDM  melalui  HRIS  yang  berlaku  di  seluruh  unit Kementerian  Keuangan.  Penggunaan aplikasi  ini  telah  berlaku  sejak  tahun  2015  dan  menjadi  wajib mulai tahun 2018. Pergantian dari sistem lama ke baru / konvensional ke era digital tentunya membawa dampak para penggunanya. Sistem aplikasi ini tentunya berpengaruh signifikan. Metode kualitatif dipilih oleh penulis ditambah  fenomologi  yang dilakukan secara  langsung  pada pegawai KPPN Pangkalpinang. Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  dari  10  responden  hanya  1  orang  yang  merasa  familier/bisa mengoperaskan dan tahu semua fitur yang ada dan 9 orang lainnya bisa mengoperasikan aplikasi tetapi tidak mengetahui semua fitur yang tersedia.
Analisa  yang  dipakai  menggunakan fishbone  analysis memperlihatkan  bahwa  tingkat  akseptensi pegawai  sudah cukup  baik  sehingga  hanya  perlu  dilakukan  peningkatan awareness kepada  para pegawai.
Kata kunci: HRIS; Akseptasi; Fitur; Fishbone

## I. Pendahuluan
Reformasi  birokrasi  Indonesia  di bidang  sumber  daya  manusia  aparatur mengharuskan diimplementasikannya
manajemen  strategis  yang  kredibel  dalam penataan SDM aparatur (Siti Khaeromah, Febri Yuliani, Hasim As’ari, 2021)
Kebutuhan digitalisasi di era sekarang sudah tidak bias ditawar (Lestari, 2015)
Pemanfaatan  digitalisasi  di  sector pemerintahan  khususnya  bidang  SDM  baru dikenal di era tahun 2000 (Akbar, 2018)
Reformasi  Birokrasi  di  Kementerian Keuangan  telah  berjalan  sejak  tahun  2002, tentunya berbagai inisiatif telah ditetapkan dan dijalankan  yang  dalam  pelaksanaannya  telah terjadi dinamika yang luar biasa dalam rangka menjawab  tantangan  perubahan  lingkungan strategis  organisasi  Kementerian  Keuangan (Keuangan, 2020).
Digital  strategy untuk  pengelolaan SDM harus mempermudah
kegiatan pengelolaan sumber daya manusia yang dapat diakses  dimanapun  dan  kapanpun  ( access anywhere  and  anytime ).  Hal  ini  guna menunjang  pola  kerja  yang  sudah  mulai bertransformasi  seperti Work  From  Home (WFH)/ Work  From  Anywhere (WFA).
Dimana,  setiap  saat  diperlukan,  maka  sistem harus  siap  dalam  mengkomodasi  seluruh kebutuhan tersebut (Susilo, 2022).
Tata kelola yang dinamis adalah kunci sukses  di  dunia  yang  mengalami  percepatan globalisasi dan kemajuan teknologi yang tiada henti  (Boon  Siong  Neo  &  Geraldine  Shen, 2007).
Human Resource Information System (HRIS)  merupakan  sebuah  sistem  informasi sumber daya manusia, yang berupa serangkaian proses pengumpulan, penyimpanan  serta  penyajian  data  dan informasi  kepegawaian  guna  mendukung manajemen pembinaan kepegawaian di lingkungan Kementerian Keuangan (Kementerian Keuangan RI, 2015). Sistem ini dikembangkan  oleh  Sekretariat  Jenderal Kementerian  Keuangan  mulai  tahun  2015 berdasarkan  Peraturan  Menteri  Keuangan Nomor 6 Tahun 2015 tentang Pengelolaan
Sistem  Informasi  Sumber  Daya  Manusia  di Lingkungan  Kementerian  Keuangan.  Sejak 2018 melalui Surat Edaran Menteri Keuangan Nomor  SE-24/MK.1/2018  sebagai  tindak lanjutnya  Tentang  Pengunggahan  Softcopy Dokumen Kepegawaian ke dalam HRIS Bagi Seluruh  Pegawai  ASN  di  Lingkungan Kementerian Keuangan.
Hadirnya HRIS menjadi jawaban dari tantangan era digital yang paperless.
Kemenkeu  selama  ini  memang  berkomitmen memajukan
teknologi informasinya.
Keunggulan  lainnya  adalah  menghemat  tempat yang  sebelumnya  berkas  itu  perlu  tempat dalam ruangan khusus masing-masing  kantor vertikal  menjadi  hanya  ada  di  kantor  pusat Kementerian Keuangan. Hemat waktu artinya bisa diakses dimana saja  dan kapan saja oleh para  penggunanya  karena  sudah  memakai gawai. Hemat biaya artinya tidak perlu masing- masing  kantor  ada  alokasi  untuk  tempat sehingga  anggarannya  bisa  dialihkan  untuk yang  lainnya.  Keamanan  lebih  baik  karena hanya  bisa  diakses  yang  punya user dan password .
Fitur  yang  ada  pada  HRIS  meliputi  :
(1)  Profil  yang  berisi  data  pokok,  riwayat pangkat,  riwayat  jabatan,  riwayat  diklat, riwayat  pendidikan,  riwayat  diklat,  riwayat hukuman, riwayat kesehatan, riwayat grading, riwayat gaji, medsos, rekening dll. (2) Layanan meliputi : presensi, cuti, KLC, E-performance, izin  ke  luar  negeri,  melanjutkan  Pendidikan, (3)  Laporan  meliputi  :  DSS,  HR  Dashboard,
Struktur Organisasi. (4) Administrasi meliputi :  Assesment  Center,  DS,  Nominatif  Pensiun dll.  (5)  Akurasi  Data  :  Monitoring  dan Verifikasi/khusus unit pengelola SDM.
Ada dua pemangku kepentingan HRIS yakni: Internal Pemangku  kepentingan  internal adalah semua pegawai di tingkat Kementerian sampai  tingkatan  tingkat  terkecil,  pengelola SDM,  pengambil  kebijakan  SDM. Eksternal Pemangku  kepentingan  eksternal  adalah  semua orang  berkepentingan  yang  berasal  dari  luar kementerian  keuangan.  Contoh  eksternal adalah  Badan  Kepegawaian  Negara  dan Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara.
Kebijakan  kantor  pusat  Kementerian Keuangan  melalui  HRIS  yaitu  mewujudkan suatu informasi yang representatif, lengkap dan terkini  serta  mampu  menyajikan  informasi kepegawaian  yang  diperlukan  dalam  proses bisnis kepegawaian.
Awareness pegawai tentunya menjadi hal  yang  pokok  dalam  pengelolaan  HRIS, apabila data pegawai tidak lengkap maka akan berdampak  untuk  pegawai  sendiri  maupun organisasi.

## II. Rumusan Masalah
Aplikasi pengelolaan data SDM yang disebut  HRIS  yang  ada  di  Kementerian Keuangan yang dimulai sejak tahun 2015 dan ditindaklanjuti dengan pada tahun 2018 secara lebih  intens.  Adapun  yang  menjadi  objek penelitian yaitu para pengguna aplikasi HRIS pada KPPN Pangkalpinang, seluruh pegawai, pengelola  SDM  dan  pengambil  kebijakan. Rentang  waktu  objek  penelitian  yaitu  tahun 2018 sd 2022.
Dari  uraian  diatas  dapat  diindentifikasi sejauh mana tingkat akaseptasi pegawai dalam menggunakan aplikasi HRIS.

## III. Studi Literatur
Seiring  dengan  reformasi  birokrasi sebuah  organisasi  dituntut  untuk  mampu berjalan dinamis. Kondisi kedinamisan dalam pemerintahan
sangat penting bagi pembangunan  ekonomi  dan  sosial  yang berkelanjutan terutama pada lingkungan yang mengalami  ketidakpastian  dan  perubahan  yang cepat  (Lukman  Munawar  Fauzi  &  Asep Bambang Iryana, 2020). Menjawab tantangan perubahan  tersebut  sebuah  organisasi  harus memiliki strategi dalam Menjalankan perannya. Salah satunya adalah strategi dalam melakukan  pengelolaan  Sumber  Daya  Manusia (SDM) secara efektif dan efisien. Perkembangan teknologi digital dan pola kerja yang terus bertransformasi menuntut organisasi  untuk  berinovasi  dan  bertranformasi dalam hal pengelolaan SDM (Susilo, 2022).
Transformasi  digital  pada  pengelolaan SDM  tidak  serta  merta  dapat  di  terima  oleh semua  pihak  pengguna,  hal  ini  dikarenakan pengguna memiliki karakter berbeda di setiap generasi. Perubahan ini tidak hanya memberi manfaat  kepada  organisasi  dalam  mengambil keputusan  tetapi  harus  mampu  memberikan efektifitas dalam operasinal, efisensi, peningkatan  pengelolaan  kinerja  SDM  dan mampu membangun SDM menjadi lebih baik.

## IV. Metodologi Penelitian
Adapun metodologi yang akan digunakan  adalah  secara  kualitatif.  Menurut (Moleong,  2018),  penelitian  kualitatif  adalah penelitian  yang  bermaksud  untuk  memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi,  tindakan,  dll  secara  holistic,  dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan  bahasa,  pada  suatu  konteks  khusus  yang alamiah  dan  dengan  memanfaatkan  berbagai metode  alamiah.  Dalam  penelitian  ini  yang ingin dicapai yaitu menggali informasi terkait dengan  pengalaman  secara  langsung  dari pegawai  terhadap  penggunaan  aplikasi  ini, maka  dilaksanakan  dengan  survey  berupa pengamatan langsung/wawancara dan kuisoner.  Terdapat  10  responden  pegawai KPPN  Pangkalpinang  yang  menjadi  subjek penelitian.  Sehingga  data  yang  dikumpulkan adalah  data  primer.  Teknik  pengumpulan datanya  melalui  self  selection  sampling  yang tiap  responden  mampu  merepresentasikan karakteristik setiap pegawai KPPN Pangkalpinang.
Pengumpulan data  dimulai dilakukan dengan teks pertanyaan saat akan melakukan penelitian dengan wawancara langsung dalam kurun  waktu  1  minggu/7  hari.  Dari  hasil wawancara  dapat diperoleh  data yang kemudian  diolah  dan dianalisa.  Adapun analisa yang dipilih penulis adalah Fishbone Analysis . Fishbone  Analysis ,  adalah  suatu analisa  yang  dicetuskan  oleh  Ishikawa dinamakan juga diagram tulang yang menunjukkan penyebab-penyebab yang spesifik.        Diagram        ini         membantu

## Pengetahuan HRIS
15 10
Mengetahui       Mengetahui Tidak
Sebagian Mengetahui Mengetahui HRIS Mengetahui Fitur HRIS
mengidentifikasi  faktor-faktor  yang  memberi efek pada sebuah even.
Kepala ikan biasanya selalu terletak di sebelah kanan. Di bagian ini, ditulis peristiwa yang  dipengaruhi  oleh  penyebab-penyebab yang  nantinya  di  tulis  di  bagian  tulang  ikan. Peristiwa ini sering berupa masalah atau topik yang akan di cari tahu penyebabnya.
Pada  bagian  tulang  ikan,  ditulis kategori-kategori  yang  bisa  berpengaruh terhadap peristiwa tersebut.
Kategori yang paling umum digunakan:  (1)  Orang:  Semua  orang  yang terlibat  dari  sebuah  proses.  (2)  Metode: Bagaimana  proses  itu  dilakukan,  kebutuhan yang spesifik dari poses itu, seperti prosedur, peraturan  dll.  (3)Material:  Semua  material yang  diperlukan  untuk  menjalankan  proses seperti bahan dasar, pena, kertas dll. (4) Mesin: Semua  mesin,  peralatan,  komputer  dll  yang diperlukan  untuk  melakukan  pekerjaan.  (5) Pengukuran:  Cara  pengambilan  data  dari proses yang dipakai untuk menentukan kualitas proses.  (6)  Lingkungan:  Kondisi  di  sekitar tempat  kerja,  seperti  suhu  udara,  tingkat kebisingan, kelembaban udara, dll.
Dari masing-masing kategori tersebut, terus dikembangkan ke tahap yang lebih detil.

## V. Hasil dan Pembahasan

## Hasil
Dari hasil penelitian dan pembahasan menggunakan analisis fishbone bahwa tingkat akseptasi/penggunaan  aplikasi  HRIS  sudah cukup  baik,  akan  tetapi  dari  fitur  ternyata belum  mengetahui  oleh  sebagian  besar pegawai.  pada  KPPN  Pangkalpinang  yang terbagi atas 3 pemangku kepentingan (pegawai, pengelola SDM dan pimpinan/pengambil kebijakan). Dengan metodologi/riset kualitatif. Data survey responden  mencakup  10  pegawai  yaitu pengumpulan  data  serta  wawancara.  Akseptasi pegawai  terhadap  penggunaan  aplikasi  HRIS berdasarkan  analisis  ternyata  memberikan hasil pada grafik sebagai berikut:
Grafik 1.

## Pegawai yang mengetahui aplikasi HRIS
Dari  grafik  1  dapat  dilihat  bahwa semua responden 10 orang pegawai mengetahui  ada  aplikasi  HRIS,  sedangkan yang  tidak  mengetahui  nol  (tidak  ada).  Dan responden  yang  mengetahui  fitur  secara lengkap  hanya  1  orang,  sedangkan  9  orang hanya mengetahui sebagian.
Grafik 2.

## Pegawai yang mengetahui penggunaan aplikasi HRIS
Dari  grafik  2  diketahui  bahwa sebanyak  5  orang  PNS  yang  baru  diangkat tahun  2022  sehingga  menjadi  alasan  tidak mengetahui  secara  lengkap  penggunaannya. Sedangkan  5  orang  responden  yang  hanya menggunakan fitur pokok saja seperti cuti dan informasi data pokok kepegawaian.

## Pembahasan
Berdasarkan  analisis  yang  dilakukan bahwa  tingkat  akseptasi  para  pegawai  terkait penggunaan aplikasi HRIS adalah cukup baik. Selanjutnya  berdasarkan  data-data  grafik  diatas akan disajikan dalam bagan Fishbone Alanysis untuk bisa menjawab permasalahan : Minimnya penggunaan aplikasi HRIS/penggunaan aplikasi HRIS belum
maksimal pada KPPN Pangkalpinang.
Penyebabnya adalah sebanyak 50% responden menyatakan relative baru tahu karena diangkat PNS  tahun  2022  (belum  mendapatkan sosialisasi terkait dengan fitur yang ada dalam aplikasi  HRIS),  sebanyak  50%  lainnya menyatakan penggunaan aplikasi HRIS hanya untuk  penggunaan  informasi  data  pokok  dan permohonan  cuti  (hanya  menggunakan  saat dibutuhkan saja), awarness yang masih belum optimal terkait dengan pentingnya data dalam aplikasi  HRIS,  monitoring  pengelola  SDM terhadap  penggunaan  aplikasi  yang  belum optimal dan belum adanya reward/punishment secara langsung.
Bagan Fishbone

## VI. Kesimpulan
Setelah  diuraikan  dengan  rumusan- rumusan  masalah  yang  menjadi  latar belakang  terjadinya  dengan  pendekatan metode Fishbone  Analysis dan  terlebih dahulu disajikan dengan grafik berdasarkan data  survey  yang  dikumpulkan  berupa wawancara,  dapat  disimpulkan  bahwa akseptasi  pegawai  KPPN  Pangkalpinang telah  cukup  baik.  Langkah  selanjutnya  yang diperlukan sebagai berikut  :
1. Kantor/instansi untuk mengadakan kegiatan yang bisa meningkatkan pengetahuan  terhadap  aplikasi  HRIS secara  lengkap  dengan  cara  GKM,
Refeshment, Pelatihan.
2. Meningkatkan Awareness pegawai
terhadap data dirinya sendiri,  bahwa data itu sangat penting untuk yang
bersangkutan dan organisasi.
3. Pengelola  SDM  di  KPPN  Pangkalpinang untuk  tetap  terus  memonitoring  terkait
aplikasi
HRIS yang menjadi kewenangannya.

## Daftar Pustaka
Akbar, D. (2018). Penerapan Anggaran berbasis Kinerja. JAWARA: Jurnal Wawasan dan Riset Akuntansi , 6(1),36-44. Boon Siong Neo, & Geraldine Shen. (2007). Dynamic Governance, Embedding Culture,
Capabilities and Change Singapore.
Singapore: World Scientific Publishing Co. Pte. Ltd.
Kementerian Keuangan RI. (2015). Peraturan Menteri
Keuangan Nomor 6 Tahun 2015 tentang
Pengelolaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di Lingkungan Kementerian Keuangan. Kementerian Keuangan. Keuangan, K. (2020). Perjalanan reformasi Birokrasi Kementerian Keuangan. In H. Pambudi, Perjalanan reformasi Birokrasi Kementerian Keuangan (p. 11). Jakarta: Biro Organta Sekjen Kemenkeu RI. Lestari, F. (2015). Pengaruh Kejelasan Sasaran Anggaran, Kinerja Manajerial, Pelaporan/Pertanggungjawaban Anggaran, Transparansi Publik dan Akitivitas Pengendalian Terhadap Akuntabilitas Kinerja Instansi (Pada Pemerintah Kabupaten Lingga). Jurnal Akuntansi , 2(5).
Lukman Munawar Fauzi, & Asep Bambang Iryana.
(2020). Strategi Dynamic Governance Dalam Penyelenggaraan Pemerintahan Provinsi Jawa Barat. Moderat: Jurnal Ilmiah Ilmu Pemerintahan , 18. Moleong, L. J. (2018). Metodologi penelitian kualitatif / penulis, Prof. DR. Lexy J. Moleong, M.A. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Siti Khaeromah, Febri Yuliani, Hasim As’ari. (2021). DIGITALISASI BIROKRASI MELALUI PEMBANGUNAN SMART ASN DI KANTOR REGIONAL XII BKN PEKANBARU. Jurnal El-Riyasah , 140-158. Susilo. (2022, Februari 15). id.linkedin.com. Retrieved from linkedin.com: https://id.linkedin.com/pulse/digital-strategy- dalam-pengelolaan-sdm-susilo-