Vol. XIV, No. 3, Desember 2020, pp.336-350 p-ISSN 2085-5869/ e-ISSN 2598-4853

## Analisis Proses Kerja pada Gudang Spare Part Industri Manufaktur
Siti Dhetia 1 , Yevita Nursyanti 2
1,2) Program Studi Manajemen Logistik Industri Elektronika, Politeknik APP Jl. Timbu No 34 cipedak Jakarta Selatan Email: yevita.nursyanti@gmail.com

## Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis prosedur kerja yang terdapat dalam aktivitas produksi  suku  cadang  dan  memberikan  saran  untuk  perbaikan  bagi  prosedur  kerja penyimpanan suku  cadang. Data  yang digunakan adalah Standar Operasional Prosedur (SOP)  untuk  pengeluaran  suku  cadang  serta  masalah  proses  kerja  penyimpanan  di gudang  suku  cadang  yang  belum  memiliki  Prosedur  Operasi  Standar  (SOP).  Proses kerja  untuk  mengeluarkan  suku  cadang  yang  tidak  dilakukan  sesuai  dengan  prosedur yang  ada.  Sehingga  menyebabkan  perbedaan  dalam jumlah  stok  aktual  dengan  sistem. Masalah  dalam  proses  penyimpanan  suku  cadang  tidak  disimpan  sesuai  dengan  lokasi penyimpanan.    untuk  proses  pengeluaran  pekerja  gudang  tidak  menggunakan  Bukti Permintaan  Barang  (BPB)  atau  dokumen  terkait.  Penyebab  masalah  dianalisis menggunakan metode diagram Fish bone dengan beberapa faktor, yaitu faktor manusia, metode,  lingkungan,  mesin  dan  bahan  dan  menggunakan  kuesioner  untuk  menentukan akar penyebab potensial masalah. Untuk perbaikan yang diajukan dengan menggunakan metode  5W  +  1H.  Berdasarkan  hasil  analisis  metode  5W  +  1H,  perbaikan  yang diusulkan  adalah  dalam  bentuk  Standar  Operasi  Prosedur  (SOP)  untuk  penyimpanan suku cadang dan membuat identitas setiap suku cadang yang disimpan.
Kata kunci: penyimpanan, proses pengeluaran, prosedur kerja

## Abstract
This  research  aims  to  analyze  the  work  procedures  contained  in  the  activity  of  spare part  issuance  and  provide  suggestions  for  improvement  for  the  work  procedures  for spare part storage. The data used is the Standard Operating Procedure (SOP) for spare part  expenditure  as  well  as  existing  problems.  The  problem  that  occurs  is  that  the storage  work  process  in  the  spare  part  warehouse  does  not  yet  have  a  Standard Operating Procedure (SOP) and the work process for the removal of spare parts is not carried  out  in  accordance  with  existing  procedures.  That  caused  a  difference  in  the actual amount of stock with the system. The problem in the storage process is that spare parts  are  not  stored  in  accordance  with  the  storage  location  and  for  the  warehouse worker  expenditure  process  does  not  use  the  Proof  of  Request  for  Goods  (BPB)  or related documents. The cause of the problem was analyzed using the fishbone diagram method  with  several  factors,  namely  human,  method,  environment,  machine  and material factors and used a questionnaire  to determine the potential root causes of the problem. For proposed improvements using the 5W + 1H method. Based on the results of the analysis of the 5W + 1H  method, the proposed improvement is in the form  of a Standard Operating Procedure (SOP) for storing spare parts and making the identity of each spare part that is stored.
Keywords: warehouse, pick up process, Operating Procedure

## PENDAHULUAN
Spare part yang disimpan ada tiga jenis atau type , yang pertama ialah consumable part ,  jenis  ini  merupakan spare  part yang  habis  pakai  dan  rutin  digunakan.  Jenis critical part merupakan spare  part yang  tidak  rutin  digunakan  tetapi  harus  memiliki stock di gudang  karena  sangat  berpengaruh  terhadap  mesin  produksi  dan  yang  ketiga  ialah commont  part jenis  ini  merupakan spare  part yang  digunakan  hanya  saat  ada  keperluan proyek  saja.  Gudang spare  part memegang  peranan  penting  dalam  menjaga  kehandalan mesin  produksi,  selain  itu  gudang spare  part juga  mengelola  produk  yang  berisi  cairan kimia  yang  digunakan  untuk  proses  produksi  dan  bagian quality  control .  Setelah melakukan  observasi  pada  divisi  gudang spare  part dapat  diketahui  bahwa  terjadi perbedaan  antara  jumlah stock spare  part aktual  dengan stock data  pada  sistem  saat kegiatan stock opname atau stock  take. Hal  tersebut  disebabkan  karena  kegiatan  kerja aktual dengan SOP yang sudah ditetapkan oleh perusahaan tidak dilakukan sesuai dengan prosedur. Seperti saat pengeluaran spare part , user yang bekerja tidak menggunakan form BPB  (Bukti  Permintaan  barang)  atau  user  tidak  menggunakan  dokumen  TJO  ( Technical Job Order ) dan untuk proses penyimpanan spare part tidak disimpan sesuai dengan lokasi penyimpanan, hal tersebut disebabkan karena untuk proses penyimpanan di gudang spare part belum memiliki Standard Operating Procedure (SOP). Menurut  (Fatimah,  2014) Standard  Operating  Procedure atau  disingkat  SOP biasanya dijadikan standar bagi pelaksanaan prosedur kerja tertentu. Sehingga banyak juga yang  menyebutnya  sebagai  “prosedur”  diartikan  sebagai  tahap  kegiatan  untuk menyelesaikan  suatu  aktivitas,  atau  metode  langkah  demi  langkah  secara  pasti  dalam menyelesaikan  suatu  aktivitas,  atau  metode  langkah  demi  langkah  secara  pasti  dalam memecahkan suatu masalah. Data perbedaan jumlah stock aktual dengan data pada sistem tersebut dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 . Hasil Perbedaan Stock produk Consumable part Periode Januari - April 2019
Gambar  1  merupakan  data  jumlah  selisih  s tock aktual spare  part dengan  data  pada sistem  untuk spare  part dengan type consumable  part karena type ini  merupakan spare part yang  rutin  digunakan  seperti, o-ring , disc  cutting  wheel dan  mata  bor  nachi.  Pada periode Januari sampai dengan April terdapat perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem untuk spare part jenis mata bor nachi sebanyak 28 pcs, untuk disc cutting wheel sebanyak 27 pcs dan spare part dengan jenis o-ring sebanyak 35 pcs. Dengan adanya hal ini dampak
0 2 4 6 8 10 12 Januari Februari Maret April K ua n ti ta s (P cs ) Periode Mata Uang Bornachi (Pcs) Disc Cutting Wheel (Pcs) O-ring (Pcs)
yang  terjadi  yaitu  para  pekerja  akan  kesulitan  dalam  mencari spare  part karena  pada periode  saat  dilakukannya stock  take,  spare  part tersebut tidak  tersedia  di  lokasi  yang sudah  ditentukan  dan  dapat  menyebabkan  kehilangan spare  part .  Biaya  kehilangan spare part untuk  periode  Januari  sampai  dengan  April  sebesar  Rp2.051.875,00    Berdasarkan uraian di atas maka untuk menyelesaikan masalah ini dengan mencari sebab-akibat dengan fishbone diagram  dan  memberikan  usulan  perbaikan  dengan  menggunakan  metode  5W  + 1H.

## TINJAUAN PUSTAKA

## Tahapan Penyusunan SOP
Menurut Sailendra (2015), tahapan penyusunan SOP diuraikan sebagai berikut.
1. Dapatkan informasi  sebanyak  mungkin  mengenai  proses  kerja.  Hal  ini  bisa  dilakukan dengan  cara  berdiskusi  dan  melakukan interview dengan  Kepala  Departemen  yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP.
2. Catat  efisiensi  waktu,  biaya,  dan  hal  penting  lainnya  untuk  kemungkinan  sistem  yang akan digunakan.
3. Lakukan brainstorming terlebih  dahulu  untuk  menerima  pendapat  dan  masukan. Brainstorming bisa melibatkan staff , customer , dan pihak-pihak lain yang terlibat.
4. Buat terlebih dahulu draf baku untuk dilakukan pembahasan dengan tim.
5. Uji  coba  instrumen  yang  ada  dengan  draf  SOP  yang  telah  menjalani  proses pembahasan.
6. Jika  SOP  dirasa  sudah  cukup  efektif  dan  efisien,  minta  persetujuan  pimpinan,  setelah sebelumnya dibuat draf revisi final atas SOP tersebut.
7. Gunakan bahasa yang mudah dibaca, dipahami, dan dilaksanakan.
8. Tuliskan langkah demi langkah secara bertahap.
9. Gunakan  kata  kerja  dalam  kalimat  aktif  karena  diharapkan  pembaca  melakukan sesuatu.
10. Gunakan kalimat positif dan hindari kata tidak dan jangan.
11. Buat bagan alurnya ( flowchart ).
12. Buat penjelasan yang dibutuhkan.
13. Buat dan cantumkan dokumen pendukung.
14. Cantumkan tanggal pembuatan SOP serta tanggal revisi.
15. Cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan.
16. Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan

## METODE PENELITIAN
Berikut langkah-langkah dilakukan dalam penelitian ini:

## 1) Identifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah dengan dua tahap:
a. Data Primer
Merupakan  data  yang  diperoleh  langsung  dari  sumber  datanya,  berikut  teknik pengumpulan:
 Observasi dengan cara peninjauan langsung. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila penelitian berkenaan dengan  perilaku  manusia,  proses  kerja,  gejala-gejala  alam  dan  bila  responden yang diamati tidak terlalu besar (Sugiyono, 2017).
 Wawancara
Wawancara  dilakukan  untuk  memperoleh  informasi  yang  lebih  mendalam  dari narasumber yang menguasai secara teknis mengenai proses kerja yang dilakukan (Sailendra, 2015).
 Kuesioner Kuesioner  merupakan  teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  dengan  cara memberi  seperangkat  pertanyaan  atau  pernyataan  tertulis  kepada  responden untuk  dijawabnya.  Untuk  hasil  kuesioner  diolah  dengan  menggunakan  metode skala  likert  menurut  (Djaali,  2008) ialah  skala  yang  dapat  dipergunakan  untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentan suatu gejala atau fenomena pendidikan (Sugiyono, 2017).
b. Data Sekunder
Data Sekunder adalah sumber data yang mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari  sumber  yang  telah  ada  (Sekaran,  2011).  Sumber  data  sekunder  adalah  catatan atau dokumentasi perusahaan, sebagai berikut :
 Data  hasil stock  take untuk  periode  bulan  Januari  sampai  dengan  bulan  April 2019.
 Standar Operating Procedure (SOP) pengeluaran spare part .
2) Metode Analisis Berikut tahapan dari metode analisis :
a. Menganalisis proses pengeluaran spare part di gudang
b. Analisis perbandingan kondisi aktual dengan SOP pengeluaran spare part
c. Identifikasi  permasalahan sebab – akibat menggunakan diagram fishbone . Menganalisis  faktor-faktor  yang  mempengaruhi  terhadap  permasalahan  perbedaan jumlah stock aktual dengan yang ada pada sistem.  (Ulkhaq, 2016) Diagram sebab- akibat  atau  yang  biasa  disebut Fishbone Diagram  adalah  alat  untuk mengidentifikasi  berbagai  sebab  potensial  dari  satu  efek  atau  masalah,  dan menganalisis  masalah  tersebut  melalui  sesi brainstorming .  Masalah  akan  dipecah menjadi  sejumlah  kategori  yang  berkaitan,  mencakup  manusia,  material,  mesin, prosedur,  kebijakan,  dan  sebagainya.    Berikut  ini  adalah  langkah-langkah  dalam mengerjakan diagram fishbone menurut (Soejitro, 2010) yaitu :
a. Membuat kerangka diagram fishbone .
b. Merumuskan masalah utama.
c. Mencari faktor-faktor utama.
d. Menemukan penyebab untuk kelompok penyebab masalah.
e. Langkah  selanjutnya  setelah  masalah  dan  penyebab  masalah  diketahui,  kita dapat menggambarkannya dalam diagram fishbone .
d. Analisis Usulan perbaikan pada PT QWERTY menggunakan metode 5W+1H. (Utami,  2018) 5W  +  1H  pada  dasarnya  adalah  suatu  metode  yang  digunakan untuk  melakukan  investigasi  dan  penelitian  terhadap  masalah  yang  terjadi dalam  proses  produksi.  Konsep  ataupun  metode  5W  +  1H  ini  tentunya  tidak hanya  dapat  digunakan  dalam  proses  produksi.  Saat  ini  penelitian-penelitian, investigasi  simbol  ataupun  jurnalisme  juga  menggunakan  metode  5W  +  1H untuk  mengumpulkan  informasi.  Menurut  (Gaspersz,  2002)  adapun  tahap improvement pada ini yaitu :
a. What, apa yang menjadi target utama dari perbaikan?
b. Why, mengapa rencana tindakan diperlukan?
c. Where, dimana rencana tindakan akan dilakukan?
d. Who, siapa yang akan mengerjakan aktivitas rencana tersebut?
e. When, kapan tindakan ini akan dilaksanakan?
f. How, bagaimana mengerjakan rencana tersebut?

## HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Analisis Proses Pengeluaran Spare part
Berikut merupakan alur kerja proses kerja pengeluaran spare part yaitu :
a. Menerima Technical  Job  Order (TJO)  //  Bukti  Permintaan  Barang  (BPB)  dari engineering / maintenance / user
Pada  proses  ini  admin  gudang  menerima  dokumen  TJO  ( Technical  Job  Order ) dari user area yang di dalam dokumen tersebut sudah terdapat kode dan deskripsi atau nama spare part yang dibutuhkan oleh user , selain TJO admin gudang juga menerima  permintaan  barang  dengan  menggunakan form BPB  manual  (Bukti Permintaan  Barang), form BPB  (Bukti  Permintaan  Barang)  akan  dibuatkan  oleh admin gudang atau picker apabila user tidak menggunakan dokumen TJO untuk permintaan spare part .
b. Pengecekan Stock Spare part
Setelah  admin  gudang  menerima  dokumen  TJO,  kemudian checker akan melakukan  pengecekan stock pada  database  yang  ada  di microsoft  excel ,  untuk pengecekan stock dapat  dicari  dengan  memasukan  kode  atau  deskripsi  yang terdapat  pada  dokumen Technical  Job  Order (TJO)  kemudian  dapat  melakukan pengecekan  fisik  barang  dengan  melihat  lokasi  penyimpanan spare  part sesuai dengan yang ada pada database .
c. Mengirimkan / Menyerahkan spare part ke user & melakukan Good Issue
Pada  proses  ini  apabila stock spare  part tersedia  di  gudang  maka spare  part tersebut akan diserahkan kepada user sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh user ,  kemudian  akan  dilakukan  pencatatan  manual  pada form BPB  (Bukti Permintaan  Barang)  oleh  admin  gudang  atau picker , form BPB  tersebut ditandatangani  oleh user ,  petugas  gudang  dan  manager  gudang. Form BPB berupa rangkap 3 lembar untuk lembar pertama diserahkan ke bagian accounting , untuk  lembar  yang  kedua  diserahkan  kepada  user  dan  untuk file di  gudang menggunakan  lembar  yang  ketiga.  Proses  selanjutnya  admin  gudang  akan melakukan  pembuatan Good  Issue pada  sistem  SAP  apabila form BPB  sudah ditandatangani oleh pihak terkait dan user menyerahkan dokumen TJO.
d. Membuat PR ( Purchase Requisition )
Apabila stock di gudang tidak tersedia maka user melakukan permintaan kepada admin  gudang  untuk  segera  membuat  PR  ( Purchase  Requisition )  melalui  email dengan  memberikan  nomor  TJO  ( Technical  Job  Order )  dan spare  part serta quantity untuk  dibuatkan  PR.  Admin  gudang  akan  mengecek quantity  on  hand , jika quantity  on  hand =  0  maka  akan  dibuatkan  sesuai  dengan  permintaan, kemudian admin gudang akan menyerahkan dokumen PR ( Purchase Requisition ) ke beberapa pihak yang terkait untuk menyetujui permintaan spare part dari user . Apabila quantity on hand pada gudang  masih terdapat stock maka dokumen PR akan dibuatkan tetapi tidak dengan quantity yang sesuai dengan permintaan dari user .
2. Analisis  perbandingan  kondisi  aktual  dengan  SOP  pengeluaran spare  part di  industri manufaktur.  Pada  kondisi  aktual  proses  pengeluaran spare  part terdapat  beberapa ketidaksesuaian  dengan  SOP.  Beberapa  aktivitas  yang  tercantum  pada  SOP  tidak
dilaksanakan oleh pekerja gudang dengan baik. Berikut aktivitas yang tidak dijalankan pada proses pengeluaran.
a. Menerima Technical  Job  Order (TJO)  //  Bukti  Permintaan  Barang  (BPB)  dari engineering/ maintenance / user.
Maintenance  /  user Pada  SOP  aktivitas  yang  dilakukan  yaitu  admin  gudang menerima  TJO  ( Technical  Job  Order )  dari user ,  tetapi  pada  aktivitas  aktualnya admin  gudang  tidak  menerima  dokumen  tersebut  dalam  melakukan  permintaan spare part , hal tersebut disebabkan karena user tidak mengetahui kode spare part yang jelas dan user hanya membawa spare part bekas sebagai contoh spare part yang  dibutuhkan.  Hal  tersebut  akan  menyebabkan  proses  pencarian spare  part membutuhkan  waktu  yang  lama  karena  jenis  dan  kode  dari spare  part tersebut tidak  diketahui  sehingga  akan  berdampak  pada  proses  produksi  yang  sedang berjalan.
b. Menyerahkan spare part & tidak melakukan Good Issue Pada SOP untuk proses ini petugas gudang menyerahkan spare part kepada user dan  melakukan Good  Issue .  Namun,  pada  kegiatan  aktualnya  petugas  gudang hanya  menyerahkan spare  part dan  tidak  melakukan Good  Issue ,  tetapi  petugas gudang hanya membuatkan form BPB (Bukti Permintaan Barang) secara manual dan  akan  melakukan Good  Issue apabila form bukti  permintaan  barang  sudah ditandatangani oleh beberapa pihak.
Hal tersebut disebabkan karena proses pembuatan Good Issue memerlukan nomor dokumen TJO dari user yang dibuat di dalam sistem, sehingga akan membutuhkan waktu 2 sampai 3 hari dalam pembuatan Good Issue . Dampak  yang terjadi  yaitu terdapat  beberapa spare  part yang  sudah  dikeluarkan  dan  belum  dimasukkan  ke dalam sistem SAP oleh admin gudang.
3. Identifikasi  permasalahan sebab – akibat menggunakan diagram fishbone . Berdasarkan  permasalahan  yang  terjadi  terdapat  langkah  untuk  melakukan  pemecahan masalah  yaitu  dengan  menggunakan  diagram fishbone .  Dengan  menggunakan  diagram fishbone dapat  ditemukan  akar  masalah  atau  penyebab  dari  suatu  permasalahan  yang terjadi  pada  perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem  dan  untuk  menentukan penyebab potensial didapatkan berdasarkan hasil kuesioner. Berikut ini adalah diagram fishbone beserta  penjelasannya  yang  bertujuan  untuk  mencari  dan  menentukan penyebab masalah dari faktor yang diamati.
Perbedaan jumlah stock Kurangnya komunikasi antar shift Koordinasi  didalam team  tidak  berjalan dengan baik Pekerja kurang teliti Pengeluaran spare part tidak menggunakan form Bukti Permintaan Barang (BPB) Bising Bagian workshop melakukan proses pengelasan  di  area luar gudang Tidak memiliki SOP sehingga menyebabkan picker tidak menyimpan spare  part sesuai  lokasi penyimpanan Rak/bin tidak tersedia identitas MACHINE
Berdasarkan Gambar 2 mengenai fishbone perbedaan jumlah stock aktual dengan data  pada  sistem,  ditemukan  beberapa  penyebab  terjadinya  perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem.  Penyebab  tersebut  dikategorikan  ke  dalam  empat  faktor  antara lain Man, Method, Machine dan Environment , sebagai berikut:
1. Man Pada permasalahan perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem pada gudang spare part disebabkan faktor man atau manusia antara lain  yaitu pekerja kurang teliti dan koordinasi  dalam  team  tidak  berjalan  dengan  baik.  Penyebab  pekerja  kurang  teliti karena  pada  saat  proses  perhitungan  jumlah stock untuk  jenis spare  part yang memiliki ukuran yang kecil dengan jumlah  yang banyak seperti o-ring , karena tidak melakukan pengecekan ulang terhadap jumlah stock yang sudah dihitung dan pekerja yang  terlibat  dalam  aktivitas  tersebut  hanya  1  pekerja  yaitu checker .  Penyebab selanjutnya  yaitu  koordinasi  di  dalam  team  tidak  berjalan  dengan  baik  yang disebabkan  oleh  pekerja  yang  bekerja  pada  shift  2  &  3  apabila  telah  melakukan pengeluaran spare part tidak memberikan informasi kepada pekerja shift 1 sehingga terdapat spare  part yang  telah  dikeluarkan  dan  tidak  dicatat  pada  form  bukti permintaan barang.
2. Method
Perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem terjadi karena faktor metode kerja yang masih belum baik. Penyebab terjadinya perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem yaitu tidak adanya Standard Operating Procedure (SOP) untuk proses penyimpanan sehingga  checker  tidak  menyimpan spare  part sesuai  bin  dan  rak  yang  telah ditentukan, hal itu akan menyulitkan pada saat proses stock take atau stock opname karena spare  part tersebut  tidak  tersedia  dan  menyebabkan  selisih  jumlah  stock. Penyebab  kedua  pada  faktor  method  yaitu  pengeluaran spare  part tidak menggunakan  form  bukti  permintaan  barang  (BPB),  di  dalam  SOP  seharusnya pengeluaran spare  part harus  menggunakan  dokumen  TJO  apabila  tidak menggunakan  TJO  maka  petugas  gudang  akan  membuatkan  form  BPB  tetapi seringkali petugas gudang tidak melaksanakan prosedur kerja tersebut sesuai dengan SOP sehingga terdapat beberapa spare part tidak diinput kedalam sistem.
3. Environment Faktor environment atau lingkungan juga disebabkan oleh kebisingan karena gudang spare  part bersebelahan  dengan  bagian workshop sehingga  pada  saat  ada  proses pengelasan  besi  yang  dilakukan  di  area  luar workshop dan  pekerja  gudang  merasa terganggu dan kurang serius saat melakukan proses pengecekan stock aktual.
4. Machine
Faktor machine merupakan  fasilitas  yang  ada  di  gudang  pada  faktor machine yang menyebabkan  perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem  yaitu  karena  terdapat beberapa  bin  tidak  tersedia identitas  dari masing-masing spare  part yang  disimpan, hal  tersebut  akan  menyulitkan  pekerja  gudang  dalam  proses  pencarian  dan pengambilan spare  part terutama  pada  saat   melakukan  pengecekan stock dan  akan membutuhkan waktu yang lama.
Kesimpulan  untuk  faktor  penyebab  yang  potensial  berdasarkan  hasil  kuesioner terhadap permasalahan yang terjadi yaitu perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem dan akar penyebab potensial mengacu pada faktor method disebabkan karena tidak adanya SOP untuk  proses  penyimpanan  sehingga checker tidak  melakukan  proses  penyimpanan spare part sesuai  lokasi  yang  sudah  ditentukan.  Faktor  penyebab  selanjutnya  yaitu  faktor machine ,  disebabkan  karena  disetiap  bin  tidak  tersedia  atau  tidak  memiliki  identitas  dari
masing-masing spare  part yang  disimpan  sehingga checker dan checker akan  kesulitan dalam mencari spare part tersebut. Berikut merupakan hasil rekapan dari kuesioner :
Tabel 1 . Keterangan Kuesioner Variabel Keterangan X1 Rak/bin tidak tersedia identitas. X2 Tidak memiliki SOP sehingga menyebabkan picker tidak menyimpan Spare part sesuai lokasi penyimpanan X3 Pengeluaran spare part tidak menggunakan form Bukti Permintaan Barang (BPB) X4 Pekerja kurang teliti X5 Koordinasi di dalam team tidak berjalan dengan baik X6 Bising
Tabel  1  merupakan  keterangan  kuesioner  dengan  akar  penyebab  dari  permasalahan perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem  yang  disimbolkan  dengan  variabel  X  yaitu X1, X2, X3, X4, X5 dan X6. Variabel tersebut disesuaikan dengan akar penyebab yang ada pada  diagram fishbone dan  Gambar  3  menunjukkan  hasil  rekapan  kuesioner  untuk menentukan akar penyebab yang paling potensial.

## Gambar 3 . Rekapan Hasil Kuesioner
Gambar  3  merupakan  rekapan  hasil  kuesioner  yang  sudah  diisi  oleh  responden dengan  jumlah  responden  sebanyak  lima,  pada  hasil  rekapan  untuk  variabel  X1  dengan pernyataan rak/bin tidak tersedia identitas dengan jumlah persentase yang didapat sebesar 95%.  X2  dengan  pernyataan  tidak  memiliki  SOP  sehingga  menyebabkan picker tidak menyimpan spare  part sesuai  lokasi  penyimpanan  dengan  persesntase  sebesar  90%,  X3 dengan  pernyataan  pengeluaran spare  part tidak  menggunakan form Bukti  Permintaan Barang  (BPB)  dengan  jumlah  hasil  persentase  sebesar  80%,  variabel  X4  yaitu  pekerja kurang  teliti  dengan  persentase  sebesar  55%,  X5  sebesar  65%  dengan  pernyataan koordinasi  di  dalam team tidak  berjalan  dengan  baik  dan  untuk  X6  dengan  pernyataan bising dengan persentase sebesar 60%.
Dari  hasil  rekapan  kuesioner  mengenai  permasalahan  yang  ada  yaitu  perbedaan jumlah stock aktual  dengan  sistem  didapatkan  penyebab  potensial  yang  akan  dijadikan usulan  perbaikan.  Berikut  adalah  usulan  perbaikan  menggunakan  5W  +  1H  dengan penyebab potensial berdasarkan hasil kuesioner dengan memprioritaskan 2 hasil persentase yang  paling  tinggi  yaitu  faktor method dengan  akar  penyebab  yaitu  tidak  adanya  SOP penyimpanan  dengan  persentase  sebesar  95%  dan  faktor machine yaitu  tidak  adanya identitas pada bin/tempat penyimpanan dengan persentase sebesar 90%:
0% 20% 40% 60% 80% 100% X1 X2 X3 X4 X5 X6 P er se n ta se Variabel  Pernyataan Persentase
1. Apa yang menjadi target usulan perbaikan?
a. Merancang  SOP  pada  proses  penyimpanan spare  part di  gudang.    Berikut merupakan  langkah  –  langkah  yang  dilakukan  dalam  merancang Standard Operating Procedure (SOP) penyimpanan yaitu:
1) Memperoleh  informasi  mengenai  aktivitas  penyimpanan  dengan  cara  diskusi dengan supervisor gudang dan petugas gudang spare part
2) Setiap aktivitas dituliskan secara bertahap
3) Mencantumkan  dokumen  pendukung  seperti  dokumen Good  Receipt dan form checklist penyimpanan spare part
4) Mencantumkan tanggal pembuatan SOP serta revisi yang dilakukan
5) Mencantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan
Gambar  4  merupakan  usulan  prosedur  penyimpanan spare  part ,  untuk  halaman  1 merupakan in form asi mengenai SOP tersebut, seperti terdapat tujuan, merupakan informasi apa yang harus dicapai atau tujuan dari dibuatnya SOP tersebut, kemudian ruang lingkup, definisi  atau  dokumen  yang  terkait,  tanggung  jawab  merupakan  pihak-pihak  yang bertanggung  jawab  dalam  pelaksaan  prosedur  kerja  tersebut,  uraian  prosedur  merupakan alur proses kerja penyimpanan dan lampiran terkait.
Mulai
Menerima spare  part yang sudah  dibuatkan  dokumen  (GR)
Good Receipt . Selesai Picker Membuat  label/kartu  identitas dan  form checklist sesuai  kode spare part yang akan disimpan. Admin Gudang Menempelkan  label / kartu identitas pada spare part. Picker Penyimpanan spare  part sesuai identitas dan lokasi penyimpanan. Picker Menyerahkan dokumen GR ( Good Receipt ) kepada supervisor gudang Picker Mengisi  form checklist  spare part yang sudah disimpan sesuai lokasi Picker Memeriksa quantity spare par t disesuaikan dengan dokumen Good Receipt Yes Spare  part dengan quantity tidak  sesuai    akan  disimpan dahulu di area tempat penyimpanan sementara. Picker No Aktivitas Dokumen Keterangan Good Receipt Good Receipt Good Receipt Kartu Identitas Form Checklist Form Checklist
Picker menerima spare  part yang sudah dibuatkan dokumen Good Receipt oleh admin gudang.
Picker memeriksa  kembali spare  part yang  sudah  diterima  dan  disesuaikan sesuai dengan dokumen Good Receipt
Picker akan  menyerahkan  dokumen good  receipt kepada supervisor apabila spare  part sudah  sesuai dengan dokumen.
Admin gudang akan membuat label/ kartu  identitas  dan form checklist sesuai spare part yang akan disimpan
Picker akan menempelkan label/kartu identitas  yang  sudah  dibuat  pada spare part .
Spare  part yang  sudah  diberi  label/ kartu  identitas  akan  di  simpan  sesuai dengan rak penyimpanan.
Picker akan  mengisi  form checklist apabila spare  part yang  disimpan sudah sesuai dengan lokasi penyimpanan  yang  termuat  di  dalam kartu/label identitas pada spare part . Pada saat proses pemeriksaan kesesuaian quantity  spare  part dengan GR  tidak  sesuai  maka spare  part akan disimpan  di  area  tempat  penyimpanan sementara

## STANDARD OPERATING PROCEDURE

## PROSES PENYIMPANAN
SPARE PART No. Dokumen : Status Revisi : Halaman : 2/2 PT QWERTY

## STANDARD OPERATING PROCEDURE

## PROSES PENYIMPANAN
SPARE PART
No. Dokumen :
Status Revisi :
Halaman : 1/2

## PT QWERTY

## 1.   Tujuan
1.1 Untuk memastikan proses penyimpanan spare part sesuai lokasi penyimpanan agar memudahkan dalam proses pencarian terutama pada shift 2 dan 3. Menjaga barang agar terhindar dari kerusakan dan kotoran berupa debu. 1.2 Memberikan pedoman kepada Person In Charge (PIC) dalam melaksanakan dan Menjalankan tugas operasional perusahaan dengan baik.

## 2.   Ruang Lingkup
Proses  ini  mencakup  proses  kerja  penyimpanan spare  part di  gudang,  mulai  dari menempelkan  identitas spare part sampai dengan penyimpanan spare part di rak.

## 3.   Definisi
3.1 GR  : Good Receipt
3.2 Label / Kartu Identitas : Informasi dan keterangan mengenai spare part .
3.3 Form Checklist : Form Checklist spare part yang sudah disimpan.

## 4.   Tanggung Jawab
4.1 Admin gudang bertanggung jawab dalam proses pembuatan label / kartu identitas dan form checklist spare part . 4.2 Picker bertanggung jawab dalam proses penempelan label sampai dengan penyimpanan spare part .

## 5.   Uraian Prosedur
5.1 Diagram Alir ( Flowchart ), dapat dilihat pada halaman 2.

## 6.   Lampiran
Form & Catatan Mutu terkait
Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh : Administrasi Gudang Supervisor  Gudang Tanggal : Tanggal :
Tanggal : Gambar 5 .  Usulan Prosedur Kerja Penyimpanan
Gambar  5  merupakan  usulan  mengenai  alur  proses  kerja  penyimpanan  di  gudang spare part PT QWERTY. Pada alur proses kerja tersebut terdapat beberapa aktivitas yang didapatkan  berdasarkan  hasil  wawancara,  melihat  kondisi  aktual  dan  beberapa  aktivitas tambahan  sebagai  usulan  SOP.  Aktivitas  tambahan  yang  dilakukan  yaitu  membuat form checklist , form checklist digunakan apabila spare part yang sudah disimpan sesuai dengan jenis  dan  lokasi  penyimpanan  yang  tersedia  maka  akan  dilakukan  pengisian  dan  akan ditandatangani  oleh  pihak  terkait,  bahwa picker tersebut  telah  menyimpan spare  part sesuai  dengan  identitas  dan  lokasi  penyimpanan  yang  sesuai.  Gambar  6  merupakan form checklist yang akan diusulkan.

## Gambar 6 . Usulan Form Checklist Penyimpanan
Gambar  6  merupakan  usulan form  checklist untuk  memastikan  bahwa spare  part benar-benar  disimpan  sesuai  dengan  lokasi  penyimpanan. Checklist tersebut  berisi informasi nama petugas yaitu orang yang melakukan penyimpanan spare part tersebut dan juga sebagai penanggung jawab atas aktivitas yang dilakukan. Hari dan tanggal diisi sesuai dengan  proses  aktivitas  penyimpanan  yang  sedang  berlangsung.  Kolom  deskripsi  barang tersebut diisi disesuaikan dengan spare part yang disimpan. Kolom selanjutnya yaitu kode spare part yang akan disimpan dengan jenis dari spare part tersebut, pada kolom checklist terdapat 3 type spare part yaitu V1, PD dan ND. Untuk type V1 merupakan type spare part yang  rutin  digunakan  atau consumable  part , type PD  atau critical  part merupakan type spare part yang tidak sering digunakan tetapi gudang harus memiliki stock untuk type ini karena type PD ini jika barang tidak tersedia maka akan menghambat proses produksi dan aktivitas  lainnya. Type ND  atau type  commont  part merupakan type yang  tidak  rutin digunakan, type ini digunakan hanya untuk kegiatan jika ada proyek yang sedang berjalan. Usulan  perbaikan  selanjutnya  yaitu  pada  bagian  penyimpanan spare  part tidak adanya  identitas  untuk  masing-masing  bin  sesuai  dengan spare  part yang  disimpan  dan usulan yang diberikan yaitu membuat identitas untuk masing-masing bin. Hal tersebut akan memudahkan  petugas  gudang  dalam  melakukan  aktivitas  penyimpanan  dan  dapat memudahkan  dalam  proses  pencarian  dan  pengambilan spare  part .  Gambar  7  merupakan kondisi aktual yang ada di gudang spare part .
Gambar 7. Kondisi Aktual bin tidak memiliki identitas
Hari : Tanggal : Nama Petugas : Sesuai Tidak Sesuai 1 O-Ring 600190 V1 J1 √ 2 Mata Bor Nachi 859790 V1 D1 √ 3 Ball Bearing W6202 598432 PD K2 √ 4 Endmill Finishing Nachi
888509 ND E1 √ Gudang Spare part Petugas Diketahui Oleh, Supervisor Spare part Keterangan Penyimpanan CHECKLIST PENYIMPANAN SPARE PART No Deskripsi Barang Kode Type Lokasi
RakPenyimpanan
Gambar 7 merupakan kondisi aktual yang ada di gudang karena untuk penyimpanan spare  part disetiap  bin/tempat  penyimpanan  tidak  menggunakan  identitas  dari  masing- masing spare part yang disimpan, maka dari itu akan dibuatkan usulan identitas, Tabel 2 merupakan simulasi atau usulan yang dapat dilakukan.
Tabel 2. Usulan identitas untuk bin penyimpanan Type Kode Deskripsi Satuan Lokasi PD 695384 Gasket 2” PC K5.3 PD 695385 Gasket 3” PC K5.3 PD 695386 O-ring 85” PC K5.3 PD 695387 O-ring 44” PC K5.3 PD 695388 O-ring 31” PC K5.3
Tabel 2 merupakan usulan identitas untuk bin penyimpanan spare part yang dengan termuat beberapa in form asi yaitu pada kolom type , merupakan type untuk spare part type PD  yaitu  jenis spare  part critical  part merupakan type spare  part yang  tidak  sering digunakan tetapi gudang harus memiliki stock untuk type ini karena type PD ini jika barang tidak tersedia  maka akan menghambat  proses  produksi  dan  aktivitas  lainnya,  pada  kolom type disesuaikan  dengan type yang  ada  di  gudang  seperti type V1  dan type ND.  Kolom kode  merupakan  kode  dari spare  part yang  disimpan,  untuk  kolom  deskripsi  merupakan in form asi  mengenai  keterangan  nama  dari spare  part yang  disimpan,  kemudian  pada kolom  satuan  merupakan  satuan  bisa  berupa  unit  atau  pc  dan  kolom  lokasi  yaitu  lokasi penyimpanan spare part atau lokasi bin.

## Gambar 8 . Hasil Simulasi
Gambar  8  merupakan  simulasi  atau  usulan  perbaikan  yang  dapat  dilakukan  dalam pemberian  identitas  pada  bin/tempat  yang  digunakan  untuk  menyimpan spare  part sehingga terdapat informasi yang jelas mengenai spare part yang disimpan. Informasi yang termuat dalam identitas tersebut yaitu type dari spare part , kode spare part , deskripsi nama spare part , satuan spare part dan lokasi penyimpanan spare part .
2. Mengapa rencana tindakan itu diperlukan?
a. Karena  gudang spare  part belum  memiliki  SOP  untuk  proses  penyimpanan spare part . Sehingga akan diusulkan mengenai rancangan SOP penyimpanan.
b. Karena  setiap  bin/box  yang  digunakan  untuk  menyimpan spare  part belum memiliki identitas yang jelas, seperti kode dan nama dari spare part yang disimpan.
c. Karena pada saat proses pengecekan stock aktual dengan sistem sering mengalami perbedaan jumlah stock .
d. Karena  petugas  gudang  kurang  memahami  dalam  penerapan  prosedur  kerja  yang baik.
3. Dimana rencana tindakan akan dilakukan?
a. Untuk  rancangan  SOP  akan  diusulkan  untuk  bagian  gudang spare  part khususnya untuk prosedur penyimpanan spare part.
b. Untuk  pemberian  identitas  pada  bin/box  tempat  menyimpan spare  part akan dilakukan di area rak penyimpanan spare part di gudang
4. Kapan rencana itu akan dilakukan?
a. Untuk usulan SOP dapat diterapkan pada saat pihak gudang menyetujui mengenai usulan yang diberikan.
b. Pembuatan  identitas  dan  melakukan  penempelan  pada  bin  penyimpanan  dapat dilaksanakan dalam waktu 2 bulan.
5. Siapa yang akan mengerjakan? Dikerjakan  oleh  pihak  terkait  yaitu supervisor gudang, picker , checker dan  admin gudang. Picker dan checker memberikan  identitas  pada  bin  penyimpanan,  admin gudang melakukan pembuatan identitas.
6. Bagaimana mengerjakan aktivitas rencana tindakan perbaikan?
a. Untuk  prosedur  kerja  penyimpanan spare  part dilakukan  dengan  membuat rancangan Standard  Operating  Procedure (SOP)  mengenai  penyimpanan spare part
b. Membuat  identitas  dengan  in form asi  yang  lengkap  seperti  kode spare  part ,  nama spare  part , type  spare  part dan  lokasi  penyimpanan,  kemudian  menempelkan identitas untuk di bin penyimpanan sesuai spare part yang disimpan.
c. Melakukan  sosialisasi  dengan  melakukan  penempelan  prosedur  kerja  di  area gudang spare  part sehingga  pekerja  gudang  lebih  memahami  aktivitas  yang seharusnya dilakukan.
Dari  usulan  yang  sudah  diberikan  kepada  pihak  gudang spare  part dan supervisor gudang  menerima  mengenai  usulan  yang  diberikan,  tetapi supervisor akan  melakukan pengajuan usulan kepada kepala gudang atau manager untuk melakukan perbaikan tersebut dengan melakukan revisi dengan beberapa pihak terkait.

## PENUTUP

## Kesimpulan
Terdapat beberapa faktor penyebab yang menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian data Spare part s antara stock aktual dengan stock disistem dan dianalisis menggunakan diagram fishbone yaitu:
a. Faktor Man ,  disebabkan  oleh  koordinasi didalam  team  tidak  berjalan  dengan  baik  dan pekerja kurang teliti.
b. Faktor Method (metode),  karena  pada  gudang spare  part tidak  memiliki Standard Operating Procedure (SOP) sehingga menyebabkan picker menyimpan spare part tidak disimpan sesuai dengan  lokasi yang sudah ditentukan dan pengeluaran spare part tidak menggunakan form Bukti Permintaan Barang (BPB).
c. Faktor Environment ,  disebabkan  karena  kebisingan  karena  pada  saat  bagian workshop melakukan pengelasan dan prosesnya dilakukan di area luar yang bersebelahan dengan gudang spare part .
d. Faktor Machine ,  pada  faktor machine ini  karena  rak/bin  tidak  memiliki  identitas  dari masing-masing spare part yang disimpan.

## Saran
Usulan  perbaikan  ini  adalah  untuk  meminimasi  perbedaan  jumlah stock aktual dengan    sistem  di  gudang spare  part dengan  memberikan  usulan  berupa  rancangan  SOP untuk  proses  penyimpanan spare  part dan  memberikan  identitas  pada  setiap  bin  sesuai dengan spare part yang disimpan.

## DAFTAR PUSTAKA
Djaali. (2008). Psikologi Pendidikan . Jakarta: Bumi Aksara. Fatimah,  F.  N.  D.  (2014). Pedoman  Praktis  Menyusun  Standard  Operating  Procedure . Yogyakarta: Quadrant.
Gaspersz, V. (2002). Total Quality Management . Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Sailendra,  A.  (2015). Langkah-Langkah  Praktis  Membuat  SOP .  Yogyakarta:  Trans  Idea Publishing.
Sekaran, U. (2011). Metode Penelitian untuk Bisnis . Jakarta: Salemba Empat. Soejitro,  P.  (2010). Instrumen  Total  Quality  Management  (TQM)  sebagai  pilihan  alat pengendalian. Value Added , 6 (2), pp.49-60. Sugiyono.  (2017). Metode  Penelitian  Kuantitatif,  Kualitatif  dan  R  &  D .  Bandung: Alfabeta.
Ulkhaq, M. M. & Rasyida, D. R. (2016). Aplikasi Seven Tools Dan Analisis 5w+1h Untuk Mengurangi  Cacat  Produk  Galon:  Studi  Kasus  Di  PT.  Berlina,  Tbk. Prosiding Seminar Nasional Multi Disiplin Ilmu & Call For Papers Unisbank (Sendi_U) Ke-2 Tahun 2016 , pp. 330-338.
Utami,  R.  (2018). Analisis  Ketidaksesuaian  Jumlah  Stock  Pipa  uPVC  pada  PT  Pralon Cimanggis . Jakarta : Politeknik APP Jakarta.