ISSN  : 1978-1105 E-ISSN : 2722-5445

## PERANCANGAN FRAMEWORK ALIRAN INFORMASI MANAJEMEN PERAWATAN PADA PT WAINIBE WOOD INDUSTRY NAMLEA

## Atina Buton
Program Studi Teknik Industri, Universitas Iqra Buru, Namlea, Indonesia
Mentari Rasyid*
Program Studi Teknik Industri, Universitas Pattimura, Kota Ambon, Indonesia
*E-mail korespondensi: mentarirasyid03@gmail.com

## ABSTRAK
Penelitian ini  betujuan  untuk  mengetahui  sistem  aliran  informasi manajemen  perawatan  pada PT Wainibe Wood Industry Namlea. Sistem yang kemudian dirancang berdasarkan hasil diskusi bersama  dengan  pihak  perusahaan.  Berdasarkan  pada  obervasi  dan  wawancara  dengan perusahaan,  belum  adanya  suatu  sistem  yang  terintegrasi  secara  menyeluruh  kepada  setiap stakeholder  pada  perusahaan.  Penelitian  ini  menggunakan  Ms  Access  sebagai  media  untuk membuat  database  dan  tampilan  user  interface.  Database  yang  dibuat  disesuaikan  dengan kebutuhan  pihak  perusahaan.  Adapun  data-data  yang  diperoleh  dari  hasil  pengumpulan data, diolah dan dibuat kedalam table-tabel yang setiap table-nya berisi entity. Model proses bisnis dikembangkan  berdasarkan  input,  process,  sumber  daya,  dan  output  yang  ada  dalam  sistem. Untuk  memodelkan,  digunakan  beberapa  diagram  yakni  diantaranya  Bussines  Process Diagram,  Use  Case  Diagram,  Activity  Diagram,  Class  Diagram  dan  Entity  Relationship Diagram.
Kata Kunci: Maintenance, Sistem Informasi, Ms Access

## ABSTRACT
This  study  aims  to  determine  the  maintenance  management  information  flow  system  at  PT Wainibe  Wood  Industry  Namlea.  The  system  was  then  designed  based  on  the  results  of  joint discussions  with  the  company.  Based  on  observations  and  interviews  with  companies,  there  is no  system  that  is  fully  integrated  with  every  stakeholder  in  the  company.  This  study  uses  Ms Access  as  a  medium  for  creating  databases  and  displaying  user  interfaces.  The  database created is tailored to the needs of the company. As for the data obtained from the results of data collection,  processed  and  made  into  tables  where  each  table  contains  an  entity.  The  business process model is developed based on the inputs, processes, resources and outputs in the system. For  modeling,  several  diagrams  are  used,  including  Business  Process  Diagrams,  Use  Case Diagrams, Activity Diagrams, Class Diagrams and Entity Relationship Diagrams.

## Keywords: Maintenance, Information System, Ms Access

## 1. PENDAHULUAN
Perkembangan  Industri  yang  begitu  cepat,  memaksa  perusahaan  untuk  selalu  senantiasa bertahan  dan  bersaing  dalam  dunia  industry  yang  begitu  sulit.  Dalam  menjalankan  proses produksi,  sistem  produksi  yang  yang  diterapkan  melibatkan  beberapa  komponen-komponen yang mendukung berjalannya proses produksi seperti mesin, peralatan, trasnportasi, gudang dan tenaga  kerja.  Salah  satu  komponen  yang  terpenting  yang  harus  diperhatikan  adalah  mesin.
Mesin  dan  peralatan  yang  digunakan  dalam  melakukan  aktivitas  perusahaan  tidak  selamanya selalu dalam kondisi baik. Manajemen perawatan mesin merupakan salah satu aspek manufaktur yang memainkan peran penting dalam kesuksesan dan keberlanjutan sebuah perusahaan (Parida, A.  dan  Kumar,  U.  (2006)).  Umumnya  mesin  merupakan  kekuatan  utama  perusahaan  dalam memproduksi  barang.  Mesin  yang  digunakan  merupakan  asset  fisik  yang  memerlukan perawatan  agar  perusahaan  terus  produktif.  Menurut  Ebeling  (1997)  mendefiniskan  perawatan sebagai  bentuk  kegiatan  yang  dilakukan  untuk  mencapai  hasil  yang  mampu  mengembalikan item  atau  mempertahankannya  pada  kondisi  yang  selalu  dapat  berfungsi.Penggunaan  mesin secara  terus-menerus  akan  mengakibatkan  fungsi  mesin  menurun.  Oleh  karena  itu  perlu diadakan  kegiatan  perawatan  ( maintenance ).  Kegiatan  perawatan  ( maintenance )  ditujukan untuk  meyakinkan  bahwa  asset  fisik  yang  dimiliki  dapat  terus  berlanjut  untuk  memenuhi  apa yang  diinginkan  oleh  pengguna  terhadap  fungsi  yang  dijalankan  oleh  asset  tersebut.  Kegiatan maintenance pada  dasarnya  terbagi  menjadi  dua  kategori  yaitu corrective maintenance  dan preventive maintenance .
Manajemen  perawatan  pada  era  tersebut  dianggap  sebagai  suatu  hal  yang  tidak memberikan  keuntungan  tetapi  harus  dilaksanakan  untuk  memastikan  agar  kegiatan  produksi tetap  berjalan  lancar  (Yuliandra  &  Kushisa  (2017)).  Khususnya  dalam  memingkatkan produktivitas dan kualitas produksi. Argument ini didukung oleh hasil penelitian Onohaebi dan Lawal (2010) yang menunjukkan bahwa buruknya aktivitas perawatan mesin dapat memberikan dampak  posited  terhadap  operasi  dan  keuntungan  organisasi.  Pentingnya  peranan  mesin produksi  mengharuskan  suatu  perusahaan  menjaga  performansi  mesin  produksi  yang dimilikinya  agar  selalu  optimal  dengan  cara  perawatan  mesin.  Sistem  perawatan    mesin  yang baik  adalah  berdasarkan  jam  operasi  sesuai    dengan  petunjuk  pabrikan  untuk  menghindari kerugian  yang lebih besar (Anwar, 2015).  Setiap mesin memiliki pola kerusakan yang berbeda. Seperangkat peralatanyang sama akan memiliki pola kerusakan yang berbeda, jika dioperasikan padakeadaan  lingkungan  yang  berbeda  (Lukman,  2011).  Penelitian  terkait  penjadwalan  juga dilakukan  oleh  (Tanurahardja,  2009)  yakni  Penjadwalan  preventive  maintenance  dilakukan dalam  3  skenario  yang  berbeda  untuk  memperoleh  hasil  terbaik.  Perancangan  penjadwalan maintenance diperlukan  untuk  mengurangi downtime pada  mesin,  sehingga tidak  menghambat dan mengganggu jadwal produksi. Penjadwalan yang diusulkan adalah preventive maintenance dengan metode age replacement (Praharsi dkk, 2013).
PT  Wainibe  Wood  Industry  merupakan  perusahaan  yang  bergerak  dibidang  pembuatan tripleks. Dalam kegiatan proses produksi tripleks melibatkan beberapa mesin. Jenis mesin yang digunakan dalam kegiatan proses produksi antara lain, (1) Genset , (2) Input Log , (3) Barker , (4) Log  Carger ,  (5) Rotory ,  (6) Reling ,  (7) Dyare ,  (8) Pc.  Cliper ,  (9) Core  Bluder ,  (10) Vender Setting ,  (11) Glue  Spider ,  (12) Cool  Press .  (13) Hard  Press ,  (14) D.  Saw ,  (15) Sander ,  (16) Gredin , dan (17) Srap . Berikut ini merupakan gambar beberapa mesin produksi yang ada pada PT  Wainibe  Wood  Industry.  Dalam  pelaksanaannya    PT  Wainibe  Wood  Industry,  belum menerapkan  suatu  sistem  atau  belum  adanya  atau  diterapkan  manajemen  perawatan.  Pada  saat terjadi  kerusakaan  pada  mesin,  mesin  tersebut  diperbaiki  pada  saat  kegiatan  proses  produksi berlangsung. Sehingga tidak ada tindakan pencegahan sebelum mesin diperbaiki ( maintenance ). Hasil wawancara dan observasi yang dilakukan, PT Wainibe Wood Industry juga tidak memiliki catatan  empiris  mengenai  jenis  perawatan  dan  mesin  apa  saja  yang  pernah  diperbaiki ( maintenance ) jika dibandingkan dengan umur pakai sebuah mesin, mesin-mesin produksi yang ada pada pabrik juga memiliki umur antara 20-30 tahun. Hal ini tentu akan menyebabkan mesin mudah rusak. Berdasarkan uraian tersebut, adapun tujuan yang ingin dicapai yaitu memperoleh data dan infromasi yang tepat untuk melakukan perancangan sistem informasi perawatan.

## 2. BAHAN DAN METODE
Pada  penelitian  ini,  untuk  menyelesaikan  masalah  yang  terjadi  dirancang  suatu  sistem informasi  manajemen  perawatan  mesin  dengan  sistem  database  (Raena,  2014)  yang  dapat
memepermudah pengolahan data, mengintegrasi data, pembuatan laporan untuk manajerial dan pencarian informasi. Perancangan sistem menggunakan bantuan Ms. Access, dan menggunakan kodefikasi GT dalam mengodekan mesin, komponen dan sparepart sebagai basis pembangunan database.
a. Lokasi Penelitian
Penelitian  ini  dilakukan  di  PT  Wainibe  Wood  Industry  yang  terletak  di  Desa  Wainibe, Kecamatan  Fenalisela,  Kabupaten  Buru,  Namlea.  PT  Wainibe  Wood  Industry  (WWI) bergerak pada industry pembuatan tripleks.
b. Jenis Penelitian
Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian  deskriptif  yang  bertujuan  untuk menggambarkan suatu kejadian atau kondisi yang terjadi di masyarakat sesuai dengan objek penelitian di lapangan berdasarkan realita.
c. Pengumpulan Data
Pengumpulan data berupa data primer dan data sekunder. Untuk data primer, pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara. Adapun untuk data sekunder, pengumpulan data dilakukan  dengan  metode  pengumpulan  dokumen  perusahaan.  Data  primer  dilakukan dengan  wawancara  bebas,  dengan  tujuan  untuk  mengetahui    Adapun  teknik  pengumulan data yang dilakukan adalah :
1. Observasi
Observasi dilakukan dengan cara melakukan pengamatan kondisi actual di lapangan dan brainstorming dengan  para  praktisi  di  lapangan  untuk  mengtahui  permasalahan  yang actual  yang  berakitan  dan  relevan  dengan  penelitian.  Seperti,  data  jumlah  mesin  yang ada.
2. Studi Pustaka
Studi  pustaka  ini  diakukan  dengan  tujuan  mengumpulkan  teroi  dari  textbook,  jurnal maupun penelitian-penelitian sebelumnya yang pernah dilakukan guna mendukung dan memperkuat argumentasi penelitian
3. Wawancara
Wawancara  dilakukan  dengan  pihak  PT  Wainibe  Wood  Industry  terkait  kegiatan maintenance yang selama ini dilakukan.
d. Pemodelan Sistem Informasi
Secara garis besar pemodelan sistem informasi dilakukan melalui dua tahapan berikut:
1) Analisis Sistem
Analisis  sistem  dilakukan  untuk  mengidentifikasi  dan  mempelajari  kekurangan  yang ada pada sistem. Gambaran serta tujuan dari sistem yang akan dirancang dapat dipahami dengan jelas melalui langkah ini.
2) Pemodelan Sistem
Pemodelan  sistem  dilakukan  berdasarkan  hasil  analisis.  Metodologi  berorientasi  objek digunakan untuk merancang sistem informasi.
Penggambaran model dilakukan dengan Business Process Diagram, Use case Diagram,
Activity Diagram,  dan Class  Diagram . Entity  Relationship  Diagram dirancang berdasarkan model Class Diagram .  Adapun urutan perancangan sistem informasi yang digunakan adalah sebagai berikut :
(a) Tahap I : Perancangan Proses Business Diagram
Tahap  ini  bertujuan  untuk  menggambarkan  hubungan  antar  aktivitas  serta  aliran informasi yang terjadi di dalam sistem
(b) Tahap II : Perancangan Use Case Diagram Tujuan tahapan ini adalah untuk menggambarkan proses urutan kegiatan yang harus dilalui oleh user dalam menggunakan sistem
(c) Tahap III : Perancangan Activity Diagram
Tahap  ini  dilakukan  untuk  menggambarkan  proses  urutan  kegiatan  yang  harus dilalui oleh user dalam menggunakan sistem
(d) Tahap IV  : Perancangan Class Diagram
Tujuan  tahapan  ini  adalah  menggambarkan  struktur,  deskripsi  dan  hubungan  dari semua objek yang terlibat di dalam sistem
(e) Tahap V  : Perancangan Entity Relationship Diagram Tahap  ini  bertujuan  untuk  menggambarkan  hubungan  dari  berbagai  entitas  yang terdapat dalam suatu kelas dengan entitas pada kelas lainnya.
3) Perancangan Sistem Informasi
Perancangan  sistem  informasi  dilakukan  berdasarkan  hasil  pemodelan  sistem.  Tahap perancangan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah menggunakan langkah-langkah sebagai beirkut:
a.  Analisa terhadap aliran data dan informasi
b.  Perancangan Database Sistem
c.  Perancangan User Interface
e. Flowchart Penelitian
Adapun alur penelitian pada penelitian ini adalah dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 . Flowchart Penelitian

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. PT Wainibe Wood Industry
PT  Wainibe  Wood  Industry  merupakan  salah  satu  perusahan  yang  bergerak  dibidang produksi  tripleks.  Perusahaan  ini  berdiri  pada  tahun  1990  yang  terletak  di  desa  Finalisela, Namlea. Perusahaan ini memproduksi tripleks dengan 2 jenis tripleks berdasarkan ketebalannya yakni 3mm dan 7 mm. PT Wainibe Wood Industry mampu menghasilkan 150 meter kubik kayu dalam  kegiatan  proses  produksinya  per  hari.    Perkembangan  PT  Wainibe  Wood  Industry mengalami  kemajuan  diawal  berdirinya,  hal  ini  dikarenakan  PT  Wainibe  Wood  Industry merupakan satu-satunya perusahaan tripleks di pulau buru, yang mana jumlah tenaga kerja yang ada sekarang mencapai 800 pekerja.

## a) Data Jumlah Mesin Produksi
Adapun jenis-jenis mesin yang ada dalam kegiatan proses produksi PT Wainibe Wood Industry dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Nama-nama mesin pada kegiatan proses produksi No Mesin No Mesin 1 Genset 10 Vender Setting 2 Input Log 11 Glue Spider 3 Barker 12 Cool Press 4 Log Carger 13 Hard Press 5 Rotarry 14 D.Saw 6 Relling 15 Sander 7 Dyare 16 Gredin 8 Pc. Cliper 17 Srap 9 Core Bluder
Gambar 2. Mesin Produksi
b) Data Aliran Informasi pada Maintenance
Adapun data aliran informasi mengenai maintenance dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2 . Aliran informasi Maintenance Operator Mandor Manager Ka Pabrik Direktur Pengecekan Mesin Memperoleh Laporan Kerusakaan Mesin Menindaklanjuti laporan yang diterima Memeriksa laporan ACC Laporan Bila terdapat kerusakaan, dilaporkan melakukan inspeksi terlebih dahulu terkait laporan yang diperoleh Setelah disetujui dilakukan perbaikan, Ka Pabrik melakukan pengecekan ketersediaan alat ataupun spareparts untuk perbaikan mesin Menerima hasil laporan akhir dari Direktur, dan menghubungi
stakeholder maintenance
Pelaporan Kerusakaan
c) Pemodelan Sistem Informasi
[1] Bussiness Process Diagram
Bussines  process  diagram merupakan  diagram  yang  digunakan  untuk  memodelkan kegiatan-kegiatan yang terjadi di dalam sistem. Model tersebut berpa alur kegiatan dan aliran  informasi  (berupa  data)  serta  menampilkan  input,  proses  an  output  dan  sumber daya yang tersedia.
Tabel 3 . Bussiness Process Diagram
[2] Use Case Diagram
Use case diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi antara user dengan sistem yang dirancang, perancangan mendefenisikan tiga user yang dapat menggunakan sistem informasi manajemen perawatan yaitu, (1) Operator; (2) Admin; (3) Kepala Pabrik; (4) Gudang Maintenance ;  dan  (5)  Mekanik.  Adapun  hasil  perancangan  use  case  diagram untuk  aktivitas  manajemen  perawatan  PT  Wainibe  Wood  Industry.  Dapat  dilihat  pada gambar 4.5.
Gambar 3 . Use Case Diagram Manajemen Perawatan PT WWI
[3] Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk menggambarkan aliran atau urutan kegiatan yang dilakukan oleh user yang ada di dalam sistem. Pada penelitian ini, Activity Diagram dibuat menjadi 2, yakni:
i. Activity Diagram untuk Aktivitas Perawatan
Gambar 4 . Activity Diagram Aktivitas Perawatan
ii. Activity Diagram Validasi Laporan Perawatan
Gambar 5 . Activiy Diagram Validasi Laporan Perawatan
[4] Class Diagram
Class Diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class , package dan objek. Selain deskripsi, class diagram juga memperlihatkan hubungan diantara hal-hal tersebutseperti containmentnya  (isinya).  Adapun  class  diagram  yang  telah  dibuat  dapat  dilihat  pada Gambar 6.
Gambar 6 . Class Diagram

## [5] Entity Relationship Diagram
Menggambarkan  relasi  antara  masing-masing  entitas  dalam  sebuah  kelas.  Pembuatan ERD  didasarkan  pada  class  diagram.  Gambar  7  menunjukkan  ERD  untuk  sistem informasi perawatan mesin pada PT WWI.
Gambar 7 . Entity Relationship Diagram

## d) Perancangan Sistem Informasi
Perancangan  sistem  informasi  perawatan  mesin  pada  PT  Wainibe  Wood  Industry dilakukan  untuk  mempermudah  proses  penyimpanan  dan  pemanfaatan  data  kerusakaan  mesin. melalui hal tersebut kepala pabrik dapat mengetahui kondisi akutual mesin, data  historis mesin dengan lebih cepat dan efisien. Sebelumnya, pencacatan dan penyimpanan data mesin dilakukan dengan cara manual, bahkan terkadang tidak sama sekali dilakukan.
Aliran  data  bermula  dari  laporan  kerusakan  dari  operator  serta  tindakan  perbaikan  yang akan diambil. Data tersebut dicatat dan diperbarui oleh administrator pabrik sebagai actor utama sistem. Segala kegiatan yang dialkukan oleh operator akan disampaikan secara langsung kepada kepala pabrik dalam bentuk laporan. Kepala pabrik dapat mengkases database sistem informasi perawatan mesin untuk melakukan validasi terhadap laporan tersebut.
Database  dirancang  untuk  merapikan  dan  menstabilkan  struktur  data  melalui pengembangan  rancangan  yang  logis.  Pengembangan  logika  database  akan  membantu perancangan  fisik  dari  database  tersebut.  Perancangan  database  yang  logis  perlu mempertimbangkan  setiap  elemen  data  yang  terlibat  dalam  sistem,  baik  input  maupun output .
Perancangan  database  dalam  penelitian  ini  menggunakan Microsoft  Access .  Table-tabel  pada database  dirancang  sedemikian  rupa  sehingga  setiap  table  yang  dihasilkan  telah  ternomalisasi. Setiap  table  memiliki  primary  key  dan  foreign  key.  Perancangan  tersebut  bertujuan  untuk menghilangkan data akibat pemberian atribut field yang saah.  Perancangan user interface (UI) disesuaikan  dengan  kebutuhan  dari  user.  UI  dirancang  hanya  pada  halaman  utama.  Hasil perancangan UI dapat dilihat pada Gambar 8.

## 4. KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  rancangan  sistem  informasi  yang  dibuat  adapun  kesimpulan  dalam penelitian  ini  adalah  Perancangan  sistem  informasi  difokuskan  untuk  dua  proses  aliran informasi  pada  manajemen  perawatan  PT  Wainibe  Wood  Industry,  yaitu  pencatatan  dan pelaporan  kerusakan  mesin.    Perancangan  database  dalam  penelitian  ini  menggunakan Microsoft  Access.  Table-tabel  pada  database  dirancang  sedemikian  rupa  sehingga  setiap  table yang  dihasilkan  telah  ternomalisasi.  Setiap  table  memiliki primary  key dan foreign  key . Perancangan  tersebut bertujuan  untuk  menghilangkan  data akibat pemberian atribut  field yang saah.

## DAFTAR PUSTAKA
Anwar  M.  S.,  Setiawan  H.,  &  Ummi  N.  (2015).  “Perancangan  Sistem  Informasi  Jadwal Perawatan Mesin Untuk Meminimasi Troubleshooting Mesin Produksi PT.XYZ”. Jurnal Untirta. Vol 3. No. 2.
Ebeling, Charles E. (1997). “An Introduction to Reliability and Maintability Engineering”, Mc Gram Hill Book Co., Singapore.
Lukman  D,  A.,  Santosa,  H.;  Maukar,  A.L.  (2011).  “Penjadwalan  perawatan  di  PT.  Steel  Pipe Industy of Indonesia”. Widya Teknik. Vol. 10 (1), pp. 103-116.
Raena,  M.,  Santoso,  P.  B.,  &  Choiri,  M.  (2014).  “Perancangan  Sistem  Informasi  Manajemen Perawatan  Mesin  Berbasis  Group  Technology  (Studi  Kasus:  PT.  Adi  Putro Wirasejati  Malang)”.  Jurnal  Rekayasa  dan  Manajemen  Sistem  Industri.  Vol  3. No. 2. Universitas Brawijaya Malang.
Parida, A. dan Kumar, U. (2006). Maintenance  Performance Measurement (MPM): Issues and Challenges. Journal of Quality in Maintenance Engineering, Vol. 12 (3), 239-251 Tanurahardja,  W.O..  2009.  “Penjadwalan  preventive  maintenance  di  PT.  Wahana  Lentera Raya”. Widya Teknik. Vol. 8 (1), pp. 86-96.
Winata,  I.A.;  Prayogo,  D.N.;  Hidayat,  A.  (2013).  “Penjadwalan  perawatan  dan  penggantian spare-parts  di  PO.  X,  Bojonegoro”.  Calyptra:  Jurnal  Ilmiah  Mahasiswa Universitas Surabaya. Vol. 2 (2), pp. 1-12.
Yuliandra  Berry  dan  Jaeba  Atta  Kushisa  (2017).  Perancangan  Sistem  Informasi  Perawatan Mesin  Pada  PT  XYZ.  Jurnal  Rekayasa  Sistem  Industri.  Volume  6  No.1  April 2017. http://journal.unpar.ac.id/index.php/jrsi/index .  ISSN:  0216-1036  (print)  & ISSN 2339-1499 (online)