## PENGOLAHAN DATA DALAM SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
oleh : Ade Sobandi)

## ABSTRAI{
Peiaksaaaan pengolahan data dengan  menggunakan  komputer  dewasa ini semakin berkembang bahkan dapat dikatakan sangat pesat. Hampir setiap kantor kini telah memiliki komputer yang digunakan untuk kegiatan  organisasi, walaupun kadang-kadang kamputer  baru  merupakan alat bantu sebagai pengganti ntesin tik atau  ntesin hitung. Era  globalisasi yang  nlenuntut proses serba  cepat, tepat, dan akwat merupakan alasan pringgunaan  komputer sebagai media data dalam sistent informasi. Karena dalam kondisi yang semakin maju diperlukan suatu alat yang  mempunyai  kemampuan  untuk melakukan  pekerjaan rutin, seperti  menghi- tung,  menyimpan informasi dalam jumlah besar, mengurut data  dengan  cepat baik secara acak (raadom) maupun secara urut (sequential), dan menyelesaikan persoalan yang rumit serta banyak perhitungan dalam  waktu yang cepat. Dalam hal ini komputer  merupakan  alat yang memainkan  peranan sangat besar.

## Pendahuluan
Setiap  bentuk  usaha mutlah membu- tuhkan informasi  yang  akurat,  cepat, dan dapat  dipercaya.  Pada  prakteknya  hampir semua  keputusan  bisnis  yang tepat dapat diambil jika terdapat  informasi yang rele- van. Informasi seperti itu dihasilkan melalui suatu proses, cara,  dan  alat  yang tepat.
Saat ini semua pihak semakin menya- dari bahwa komputer seperti halnya telepon adalah sarana yang penting bagi sebuah perusahaan. Seiring  dengan memasyara- katnya penggunaan komputer  dalam dunia bisnis di Indonesia, maka proses penanganan informasi pun telah tinggal landas menuju era komputerisasi.
Pelaksanaan pengolahan data dengan menggunakan komputer  di Indonesia  sema- kin berkembang  bahkan dapat &katakan sangat  pesat. Hampir setiap kantor kini telah memiliki komputer yang digunakan  untuk kegiatan  organisasi, walaupun kadang- kadang komputer baru merupakan alat
bantu sebagai  pengganti mesin tik atau mesin hitung.
Bagi seorang  manajer  kondisi  seperti ini tentunya merupakan  tantangan. Dengan semakin  terjangkaunya harga komputer, maka  akan semakin mudah dan perlu memilikinya. Akan tetapi pelaksanaailrya memerlukan pertimbangan yang cukup matang, khususnya yang berhaitan  dengan manfaat  yang bisa diperoleh serta pengen- dalian yang diperlukan  sehingga pengelu- aran investasi  tersebut akan memberikan hasil  yang menguntungkan.
Atas  dasar kenyataan tersebut di atas tulisan ini mencoba menyoroti secara  sing- kat tentang pemanfaatan komputer dalam pengolahan data dalam Sistem Informasi Berbasis Komputer. Namun penulis  manya- dari bahwa  tulisan ini belum merupakan tulisan yang original tapi masih merupakan kumpulan pendapat yang penulis ambil dari berbagai literatur.
') Ade Sobandi  adalah Dosen  Program Administrasi Perkantoran furusan Ekonomi FPIPS UPI
Pengolahan Data dalam  Sistem Informasi Berbasis Komputer (Ade  Sobandi) 89
Kemampuan Komputer
Seperti telah diungkapkan di muka bahwa  saat ini komputer  telah  digunakan  di setiap perusahaan dan bahkan  bagi  seorang manajer komputer sudah  merupakan teman dekat  yang setia setiap saat. Adanya jaringan komunikasi  antara  komputer  dengan  saluran telepon atau satelit telah memberikan peluang bagi para  manajer untuk membuat perencanaan  dan/atau mengambil  keputusan segera  sesudah  diperolehnya informasi atau gagasan yang berkaitan  dengan masalah yang dihadapi.
Karena  banyaknya  manfaat yang bisa diperoleh dari komputer, maka dirasakan perlu bagi manajer  untuk  memahami kon- sep-konsep pengolahan data melalui kompu- ter tanpa harus terlibat dengan urusan  detail mengenai teknis komputer itu sendiri.
Komputer secara nyata dan signifikan memberikan  dukungan besar dalam pros€s dan  aktivitas bisnis, hal ini ditunjukkan dengan hadirnya fasilitas bisnis berbasis komputer sebagai salah satu ciri perkantoran modern.
Era globalisasi yang menr ntut proses serba cepat, tepat, dan  akurat merupakan alasan penggunaan komputer  dalam sistem informasi. Dalam kondisi  yang semakin maju maka diperlukan suatu alat yang mempunyai  kemampuan untuk melakukan pekerjaan rutin, seperti menghitung, menyimpan  informasi  dalam jumlah besar, mengurut data dengan cepat baik secara acak (random) maupun  secara urut (sequential'1, dan menyelesaikan  persoalan yang rumit serta banyak perhitungan  dalam wahtu  yang cepat. Dalam hal ini komputer merupakan alat yang memainkan peranan sangat besar.
Sebagai suatu alat,  komputer mempu- nyai kemampuan  yang  sangat besar  yang cenderung berkembang dan beraneka  ragam jenis manfaat  yang dapat diberikan dalam rangka memperingan  tugas  manusia. Wa- laupun demikian  kegunaan  komputer  itu
sangat tergantung bagaimana kita meman- lhatkannya  semaksimal  mungkin.
Beberapa kemampuan komputer yang cukup menonjol seperti yang dibahas oleh Sanyoto  Gondodiyoto (1992:72) antara lain : a. Speed  (Kecepatan) b. Accuracy  (Kecermatan) c. Pelaksanaan  pekerjaan rutin secara terus  menerus d. Kemampuan menyimpan data (Memo- rizing  capacity)
e. Kemampuan untuk
tehnologi lain. memanfaatkan

## Pengolahan Data  Berbasis Komputer
Pengolahan  data berbasis komputer  atau lebih dikenal dengan istilah  Pengolahan  Data Elektronik  adalah merupakan serangkaian kegiatan yang menggunakan komputer un- tuk mengubah informasi yang masih mentah  (data) menjadi informasi yang berguna  (Anies  SM Basalamah,1995  :2)
Rangkaian kegiatan dalam pengolahan data elektronik meliputi aktivitas sebagai berikut:
Inputting Storing Processing Outputing Controlling
Sistem  pengolahan data berbasis kom- puter sebenarnya terdiri dari banyak unsur walaupun yang sering tampak hanya beberapa unsur  saja, misalnl,a  hardware dan software.  Padahal sebenarnva unsur-u[sur tersebut terdiri dari : Manusia/Personil  (Brainware) Prosedur Fasilitas  (Gedung atau ruangan)
Perangkat  keras (Hardware) Perangkat lunak  (Software)

## Database
Di antara fungsi manajer adalah  mem- buat keputusan. Salah satu cara untuk mempermudah pembuatan keputusan ada-
a.
b. c. d.
e.
a. b. c. d. e. 90
MANAIERIAL,  VOL.  1, NO. 1, IULI 2OO2:89 - 95
lah dengan  menyediakan  informasi yang benar pada waktu yang tepat. Karena informasi tersebut  sangat penting dalam pembuatan  keputusan,  maka  seorang  mana- ier harus tahu di mana  informasi tersebut, bagaimana cara mengaksesnya serta bagai- mana menggunakannya dalam pembuatan heputusan yang  akan dilakukan.  Kumpulan informasi yang banyak  digunakan dalam pembuatan  keputusan biasanya disimpan dalam pangkalan data yang disebut database.
fika sebuah organisasi memiliki suatu koleksi terpadu dari data yang disusun secara  logis  dan  dikendalikan  secara  sentral, maka  organisasi itu sudah  bisa dikatakan memiliki database.
Database merupakan  komponen  terpen- ting  dalam pembangunan  Sistem Informasi, karena menjadi  tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam  sistem,  5shingga  dapat diekplorasi untuk menyusun  informasi  dalam berbagai bentuk.
Data dalam sebuah  database disusun berdasarkan sistem  hierarki yang unik, yaitu:
a. Database yang merupakan  kum-pulan file yang saling terkait.
b. File, yaitu kumpulan dari record yang saling terkait dan memiliki  format field yang sama dan sejenis.
c. Record, yaitu kumpulan field yang menggambarkan suatu unit data individu tertentu.
d. Field, yaitu atribut  record yang me- nunjukkan suatu item  dari  data. e. Byte, yaitu dari  field
f. Bit, yaitu bagian terkecil  dari  data
Manfaat  Database a. meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya pemutakhiran  data. b. meningkatkan  keandalan  data
c. menghemat  tempat  penyimpanan d. mempermudah akses data e. mempermudah  pengendalian  data

## Sistem Manajemen Database
Sistem Manajemen Database pada dasar- nya adalah suatu pipnti (program) yang mengorganisasikan, mengkategorikan, me- nyimpan,  meuampilkan  kembali (retrieve) serta memelihara  data di dalam database yang memungkinkan  bagi beberapa  pemakai untuk mengakses data yang disimpan  dalam database tersebut  secara bersama-sama dengan menggunakan  beberapa aplikasi (Anies  SM Basalamah, 199 5:147)
Sistem manajemen database dalam sustu Sistem  Informasi berbasis  komputer memiliki fungsi sebagai berikut : a. Menyortir record sesuai dengan urutan atau petunjuk (key) tertentu yang dikehendaki  pemakainya.
b. Melihat  record tertentu saja yang dike- hendaki oleh pemakainya tanpa menam- pilkan  keseluruhan isi file.
c. Menghitung jumlah record yang me- menuhi kriteria tertentu. d. Melakukanperhitungan e. Menggabung  beberapa file menjadi in- formasi yang berguna  bagi  pemakainya.
Dalam merancang dan metryusun Sistem Manajemen Database ada beberapa hal yang harus diperhatikan  seperti yang diungkapkan oleh  Robert G. Murdick dkk (1993 :158), Sistem Manajemen Database harus bertujuan:
a. Menyediakan tempat penyimpanan
masal untuk data yang relevan.
b. Membuat agar pemakainya mudah mendapatkan data.
c. Memungkinkan  respon yang segera atas permintaan  data dari pemakai.
d. Melakukan  modifikasi terakhir dengan segera pada database. e. Menghapus  data yang berlebihan.
f. Memungkinkan penggunaan  secuua se-
rempak dalam beberapa pemakai.
c. Memungkinkan  pengembangan lebih
lanjut dalam sistem database.
h. Melindungi  data  dari  kerusakan fisik  dan pemakaian yang tidak  diotorisasi.
Pengolahan Data dalam  Sistem  Informasi  Berbasis Komputer (Ade  Sobandi)
Aplikasi Pengolahan Data
Untuh  memberikan  contoh konkrit pe- ngolahan data dalam Sistem Informasi ber- basis komputer penulis  mencoba menyaji- kan proses pengolahan data  keuangan  yang penulis sarihan dari " New Concept Accoun- ting  Softwaie".
Dalam dunia bisnis yang semakin  kom- petitif,  peranan  akuntansi  semahin penting sebagai media yang menyediakan  informasi keuangan  yang akan  digunahan sebagai  dasar pengambilan  keputusan.
Akuntansi  merupakan suatu ahtivitas yang berhubung.rn  dengan pencatatan han- saksi perusahaan yang bersifat finansial  dan membuat  laporan  atas transaksi  tersebut, jika pela}sanaannya  dilakukan  secara manual seringhali terasa menjemukan  karena satu ienis data harus diproses dan  dicatat berulang kali sehingga resiko kesalahanpun  semakin tinggi.
Untuk membandingkan  beban  peherjaan dalam pelaksanaan ahuntansi  manual  dengan Komputerisasi  Akuntansi  maka dapat  terlihat pada  skema Sihlus Ahuntansi  Manual dan Siklus Komputerisasi  Akuntansi.
Pada Siklus  Akuntansi  Manual terlihat bahwa mulai  dari proses penyiapan  bisnis do- kumen  sampai  dengan penyiapan  Neraca Sal- do setelah penutupan seluruhnya  dilahukan secara manual. Hal ini mengandrrng resiko kemungkinan human error yang  tinggi dan membutuhkan waktu pengerjaan yang lebih lama  dan tenaga yang  relatif lebih  banyak.
Pada Siklus Komputerisasi Akuntansi terlihat  lebih  ringkas  karena  ada beberapa proses yang  dilakukan  oleh perangkat  lunak, sshinga hal ini akan mempercepat proses pembuatan laporan sebagai  media  informasi yang  dibutuhkan.
Komputer Sebagai AIat Bantu
Dengan semakin  majunya teknologi komputer, maha  proses akuntansipun  dapat dikerjakan secara  efehtif dan efisien.
Dalam  praktek bisnis yang  umum dila- kukan di Indonesia,  biasanya untuk mem- bantu proses  akuntansi, ditempuh cara-cara sebagai berikut : a. Semi Komputerisasi.
Cara ini dilakukan dengan cara mem- buat  tabel-tabel  pembantu untuk mering- kas proses  transaksi  dengan bantuan Pahet Program Spread Sheet seperti Lotus, Microsoft Excel, dan sebagainya.
Cara ini hanyalah membantu sebagian  proses akuntansi saja dan belum dapat  dihatakan suatu proses  kompu- terisasi akun-tansi yang optimal. Hal ini disebabkan karena  dengan  cara ini para personil yang  melakukannya  harus  terus menenrs  memberikan  perintah kepada perangkat lunak Spread  Sheet  tersebut dengan perintah dari software  yarg bersangkutan.
b. Membuat Perangkat  Lunak  Akuntansi Sendiri.
Cara ini biasanya mempekerjakan personil yang ada yang  memputryai latar belakang pendidikan akuntansi atau informatika.
c. Membuat Integrated Tailor Made Accounting Software.
Perangkat lunak  yang dibuat dengan cara ini ialah suatu perangkat lunak nfupfansi terpadu yang dibuat sesuai pesanan perusahaan  berdasarkan  situasi dan kondisi yang ada di perusahaan
tersebut.
d. Menggunakan Paket  Akuntansi  Standar.
Yang dimaksud paket perangkat lunak akuntansi  standar  adalah suatu perangkat lunak akuntansi yang dibuat berdasarkan hasil  riset dan pengem- bangan di suatu negara tertentu  untuk kemudian dipasarkan  secara massal di negara yang  bersangkutan.

## SIKLUS AKUNTANSI  MANUAL
PERIODE AKUNTANSI SEI,ESAI Mulai
NERACA SATDO SETELAH  PENTITUPAN TRANSAKSI BISNIS Terjadi JURNAT  PENYESUAIAN dan IURNAT  PENInUP Di Posting
JIIRNAL  PEI{YESUAIAN  dan IURNAL PENUTUP dibuat BISNIS DOKUT,{EN Disiapkan LAPORAN KEUANGAN . Disajikan NERACA  TAIUR Disiapkan POSTING (Pemindahbukuan) Ke BUKU BESAR NERACA SALDO disiapkan KOREKSI / PEI,IYESUAIAN
Pengolahan Data dalam  Sistem Inlormasi Berbasis Komputer (Ade Sobandi)
93

## SIKI,US KOMPUTERISASI  AKUNTANSI
PERIODE AKUI.IIANSI SETESAI I I PROSES YANG DILAKUKAN  OIEH PERANGKAT LUNAK Mulai JURNAL Dibuat
94 MANAIERIAL, VOt. 1, NO. 1, JIIIJ 2OO2 :89 - 95

## DAFTAR BACAAN
Ade  Sobandi. (1992), Metode  praktis AJompu- teisasi Akuntansi, furusan pendidikan Ekonomi, FPIPS IKIP, Bandung.
Anies  S.M. Basalamah, (1995), Pengolahan Data Elektronik, FI Pustaka  Binamaan Pressindo, fakarta.
Budi Sutedjo Dharma Oetomo, (2002), Perencanaan & Pengembangan Sistem Inform asi, Andi,  Yogyakarta.
Robert G. Murdick,  foel E.Ross,lames R.Clag- gett, (1993), Sistem Informasi Untuk Manajemen  Moderu, Erlangga,  Jakarta.
Sanyoto Gondodiyoto, (7992\, pengantar Komputer  dan  Komputerisasi, Elex  Media Komputindo, Jakarta.
Stefanus S. Indrapradia. (1992),  Komputei- sasi  Akuntansi bagi perusahaan-Fru- sahaan  di Indonqia, profesitama, ]akarta -----, (1991),  Petunjuk Penggunaao New (:on- cept Accounting  Software, profesitama. fakarta.
\Vidi Iskandar, Ir, I,Isc., (1996), pentanfaarart
Jaringan  Komputer  Global Internet Untuk Pemeroleltan  Karya llmiah, pps UNPAD,
Bandung.
95
Pengolahan Data dalam  Sistem Informasi Berbasis Komputer  (Ade sobandi)