Accepted : 3 November 2023 Website
: jurnal.stikespamenang.ac.di | Email : jurnal.pamenang@gmail.com

## ANALISIS  PEMUSNAHAN  REKAM  MEDIS  DI  PUSKESMAS  : SYSTEMATIC REVIEW

## ANALYSIS OF THE DESTRUCTION OF MEDICAL RECORDS IN PUSKESMAS: A SYSTEMATIC REVIEW
Frida Indriani 1 *, Siswanto 2 1,2 Politeknik Insan Husada Surakarta *Korespondensi :nersfrida15@gmail.com

## Abstrak
Pemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik dokumen rekam medis yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi  maupun  bentuknya.  Tujuan  dari  penelitian  ini  untuk  mengetahui  pelaksanaan  pemusnahan dokumen  rekam  medis  di  puskesmas.  Penelitian  ini  merupakan  systematic  review  dengan menggunakan metode preferred reporting items for systematic reviews and meta-analyses atau biasa disebut PRISMA, metode ini dilakukan secara sistematis dengan mengikuti tahapan atau protocol penelitian  yang  benar.  Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  terdapat  4  jurnal  yang  memiliki kesamaan yang membahas tentang standar operasional prosedur pemusnahanan berkas rekam medis belum  mengikuti  aturan  yang  berlaku  dan  3  jurnal  yang  di  review  terdapat  kesamaan  pada pengetahuan  petugas rekam  medis  pada  pemusnahan  rekam  medis  dikarenakan kurangnya  tenaga PMIK yang sesuai dengan kualifikasinya serta kurangnya pengetahuan petugas tentang pemusnahan rekam medis sehingga perlu merekrut pegawai yang sesuai dengan klasifikasi khusus rekam medis dan memerlukan sosialisasi terkait pemusnahan rekam medis. Disarankan puskesmas menggunakan standar  operasional  prosedur  yang  telah  ditetapkan  oleh  pemerintah  serta  melakukan  pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam  medis sesuai aturan yang berlaku dan perlu merekrut pegawai yang sesuai dengan klasifikasi khusus rekam medis, selain itu puskesmas juga perlu mengadakan terkait pemusnahan  rekam  medis  sehingga  pelaksanaan  pemusnahan  dokumen  rekam  medis  dapat terlaksana dengan baik.
Kata kunci : pemusnahan, rekam medis, puskesmas

## Abstract
Destruction is an activity of physically destroying medical record documents that have expired and have no use value, are damaged, illegible and cannot be recognized in terms of content or form. The aim  of  this  research  is  to  determine  the  implementation  of  the  destruction  of  medical  record documents at community  health  centers.  This research  is  a systematic  review  using the  preferred reporting items for systematic reviews and meta-analyses method or commonly called PRISMA, this method  is  carried  out  systematically  by  following  the  correct  research  stages  or  protocols.  The results of the research show that there are 4 journals that have similarities in discussing standard operational procedures for destroying medical record files that do not follow applicable regulations and the 3 journals reviewed have similarities in the knowledge of medical record officers regarding the destruction of medical records due to the lack of PMIK staff who match their qualifications. as well as the lack of knowledge of officers regarding the destruction of medical records so that it  is necessary  to  recruit  employees  who  are  in  accordance  with  the  special  classification  of  medical records and require socialization regarding the destruction of medical records. It is recommended that community health centers use standard operational procedures that have been established by the  government  and  carry  out  the  destruction  of  medical  record  documents  in  accordance  with applicable  regulations  and  need  to  recruit  employees  who  are  in  accordance  with  the  special classification of medical records. Apart from that, community health centers also need to carry out
the destruction of medical records so that the destruction of medical record documents can be carried out. can be implemented well.
Keywords: destruction, medical records, health center

## Pendahuluan
Puskesmas merupakan fasilitas pelayanan kesehatan  yang  menyelenggarakan  upaya kesehatan  masyarakat  dan  upaya  kesehatan perseorangan  tingkat  pertama  dengan  lebih mengutamakan  upaya  promotif  dan  preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang  setinggitingginya  di  wilayah  kerjanya (Nugroho & Agung, 2018)  Dalam puskesmas terdapat  beberapa  unit  termasuk  unit  rekam medis (Amelia, 2019). Rekam medis merupakan  salah  satu  bagian  terpenting  di puskesmas dalam meningkatkan mutu pelayanan,  salah  satu  wewenang  dari  unit rekam  medis  yaitu  pengelolaan  rekam  medis pasien  (Novia  &  Khunah,  2019).  Salah  satu sistem pengelolaan rekam medis adalah sistem pemusnahan  yang  merupakan  suatu  kegiatan penghancuran secara fisik dari dokumen yang sudah  berakhir  masa  simpan  atau  fungsi  dan tidak  memiliki  nilai  guna,  rusak,  atau  tidak terbaca  serta  tidak  dapat  dikenali  baik  isi maupun bentuknya (Gunarti dkk,2019). Tujuan dari pemusnahan sendiri ialah mengurangi  tumpukan  berkas  rekam  medis diruang  penyimpanan  dan  mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang memiliki nilai guna (Miranda dkk, 2019).

## Metode
Penelitian ini menggunakan desain review sistematis. Proses  penelitian  adalah  mencari dan  menyeleksi  (skrining)  data  dari  hasil penelitian primer yang dilakukan di Indonesia. Periode  studi  adalah  penelitian  primer  yang dilaksanakan sampai tahun 2018 - 2023. Data penelitian dicari dari beberapa database jurnal online,  yaitu  google  scholar,  garuda  dan pubMed  dengan  menggunakan  kata  kunci pencarian “rekam medis”, “pemusnahan rekam medis,  dan  “pemusnahan  rekam  medis  di puskesmas”  Penelitian  ini  menggunakan panduan  24  langkah  tentang  cara  merancang, menjalankan,  dan  menerbitkan  penelitian review  sistematis  dalam  penelitian  medis Petunjuk  tersebut  kami  rangkum  menjadi  10 langkah, antara lain: memformulasikan pertanyaan review, mengumpulkan dan membagi  tugas  tim  peneliti,  menerapkan strategi  pencarian  literature,  mendefinisikan
kriteria inklusi dan eksklusi, mengembangkan kriteria inklusi dan eksklusi,  memilih studi  yang  relevan,  menilai kualitas  penelitian  yang  dipilih,  melakukan analisis  dan  interpretasi  hasil  dan  melakukan publikasi.  Kriteria  inklusi  dari  penelitian  ini adalah jurnal tentang pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis di puskesmas.

## Hasil
Berdasarkan hasil penelitian Susanto dkk pada  tahun  2019  di  puskesmas  Pandanaran Semarang Pelaksanaan Puskesmas Pandanaran Semarang sudah pernah melakukan pemusnahan rekam medis satu kali pada tahun 2005.  Pemusnahan  yang  dilakukan  saat  itu dengan  cara  memusnahkan  seluruh  rekam medis  yang  berjumlah  lebih  dari  5000  rekam medis tanpa ada proses pemilahan dan dengan cara  dibakar.  Pemusnahan  rekam  medis tersebut dilakukan sendiri tanpa menggunakan pihak  ketiga.  Jumlah  rekam  medis  yang dimusnahkan  tidak  bisa  dipastikan jumlahnya dikarenakan  saat  proses  pemusnahan  rekam medis  pada  tahun  2005  tidak  disertai  Berita Acara  Pemusnahan  Rekam  Medis  dan  tidak ada pendokumentasian identifikasi pasien.
Berdasarkan  hasil  penelitian  Sofyan  & Sitohang pada tahun 2018 di Puskesmas Sering Medan  tidak  terdapat  prosedur  tetap  tentang sistem pemusnahan, sehingga tidak adanya tata cara  dalam  melakukan  pemusnahan.  Semua berkas  dimusnahkan  tanpa  adanya  penilaian terhadap berkas tersebut
Berdasarkan hasil penelitian Fikri Irpansyah  &  Meira  Hidayati    di  puskesmas Huarngombong  Sumedang  pada  tahun  2022, Setiap  5  tahun  sekali  di  puskesmas  tersebut dilakukan  pemusnahan  berkas  rekam  medis, pemusnahan  dilakukan  karena  berkas  rekam rekam  medis  sudah  rusak  dan  tidak  terbaca, pemusnahan berkas rekam medis di puskesmas Haurngombong dilakukan dengan cara dibakar,  berkas  rekam  medis  yang  dibakar adalah  berkas  yang  sebelumnya  sudah  tidak ada  kunjungnan  selama  5  tahun  kemudian disimpan digudang selama 2 tahun dan setelah waktu  tersebut  maka  berkas  rekam  medis dibakar.
Berdasarkan  penelitian  Asad  pada  tahun 2022  untuk  kebijakan  pemusnahan  rekam
medis  dari  Puskesmas  Bojonegoro  memang baru  akan  didiskusikan  bersama  Kepala Puskesmas.  SOP  Puskesmas  Bojonegoro belum  tersedia,  hal  ini  belum  sesuai  jika mengacu pada Komisi Akreditasi Rumah Sakit 2012  mendefinisikan  SOP  sebagai  instruksi atau  langkah-langkah  yang  dibakukan,  untuk menjelaskan proses kerja rutin tertentu.
Berdasarkan penelitian Susanto dkk pada tahun  2018  didapatkan  hasil  Puskesmas Pandanaran  belum  memiliki  tenaga  PMIK sampai  dengan  saat,  hal  ini  belum  sesuai dengan  Permenpan  30  tahun  2013  tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya  dan  kualifikasi  petugas  menurut Notoatmodjo (2007) yang menyatakan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi pengetahuan seseorang  (SDM)  yaitu  pendidikan,  umur, danpengalaman atau pelatihan.
Berdasarkan  penelitian  Ashad  2022  di puskesmas Bojonegoro didapatkan Berdasarkan  hasil  wawancara,  Puskesmas Bojonegoro terdapat 5 (lima) orang, 2 petugas lulusan  SMA,  1  petugas  lulusan  SMU,  1 petugas lulusan D3 rekam medis dan 1 petugas lulusan SKM.
Di Puskesmas Kebasen Kabupaten Banyumas telah memiliki petugas rekam medis sejumlah  2  (dua)  petugas  berlatar  belakang pendidilkan DIII Relkam Medis, adapun yang bertanggung jawab terhadap kelgilatan retensi rekam  medis  yaitu  2  orang  petugas  terselbut. Hal ini telah sesuai delngan standar kualifilkasi yang telah diltetapkan olelh Kemenkels (2013) nomor 55 tentang penyelenggaraan pelkerjaan perelkam  medis  yakni  pendidilkan  minimal yang  perlu  ditempuh  adalah  lulusan  Diploma tiga  selbagai  Ahli  Madya  Relkam  Medis  dan Informasi Kesehatan.

## Pembahasan
Pemusnahan  rekam  medis  di  puskesmas Pandanaran Semarang pada tahun 2005 masih belum sesuai dengan SOP Pemusnahan Rekam Medis  yang  sekarang  berlaku  di  Puskesmas Pandanaran,  karena  pada  saat  pemusnahan tersebut  dilakukan,  Puskesmas  Pandanaran belum  memiliki  SOP  Pemusnahan  Rekam Medis. Pemusnahan tersebut juga belum sesuai dengan  Permenkes  269  tahun  2008  yang menyatakan  bahwa  rekam  medis  dapat dimusnahkan setelah disimpan minimal 2 (dua) tahun.
Puskesmas Sering sudah dilakukan pemusnahan  terhadap  berkas  rekam  medis
namun belum sesuai dengan sistem pemusnahan menurut Permenkes RI
No.269/Menkes/Per/III/2008,  karena  semua berkas dimusnahkan dengan cara dibakar tanpa dipilah menurut tahun terakhir kunjungan dan kategori suatu penyakit.
Dilakukan  pemusnahan  terhadap  berkas rekam  medis  di  Puskesmas  Haurngombong namun belum sesuai dengan system pemusnahan menurut SOP karna semua berkas dimusnahkan dengan cara dibakar tanpa sesuai dengan  prosedur  pemusnahan.  Pembakaran dengan cara dibakar habis, pencacah (pencacah yang  menggunakan  mesin  sehingga  dokumen berkas  rekam  medis  terpotong-potong  dan tidak bias dikenali lagi), proses kimiawi (bahan kimia yang melenyapkan tulisan) dan pembuburan atau pulping (dokumen yang akan dimusnahkan dengan air kemudian dicacah dan disaring  yang  akan  menghasilkan  lapisan bubur kertas).
Di  puskesmas  Bojonegoro  ditinjau  dari faktor  method  (metode)  faktor  penghambat pemusnahan  karena  SOP  dan  JRA  belum tersedia dan perlu dibuat untuk mengatur kapan pelaksanaan  penyusutan  dan  pemusnahan rekam  medis  dilakukan.  Hal  ini  belum  sesuai jika mengacu pada Komisi Akreditasi  Rumah Sakit  2012  mendefinisikan  SOP  sebagai instruksi atau langkah-langkah yang dibakukan,  untuk  menjelaskan  proses  kerja rutin  tertentu,  dan  juga  belum  sesuai  jika mengacu  pada  kebijakan  tentang  pelaksanaan penyusutan (Jadwal Retensi Arsip) pada Surat Edaran Dirjen
Pelayanan Medik No.HK.00.05.1.5.01160  tahun  1995,  bahwa SOP  harus  ada  dalam  menjalankan  kegiatan penyimpanan,
penyusutan, maupun pemusnahan rekam medis.

## Kesimpulan
Berdasarkan 4 jurnal yang di review dapat dilihat  kesamaan  yang  membahas  tentang pelaksanaan  pemusnahan  rekam  medis  di puskesmas.  Dari  ke  empat  jurnal  tersebut didapatkan  hasil  bahwa  pemusnahan  rekam medis  di  puskesmas  belum  sesuai  dengan standar  operasional  prosedur  yang  telah ditetapkan.  Berdasarkan  3  jurnal  yang  di review  dapat  disimpulkan  bahwa  kurangnya tenaga RMIK yang sesuai dengan kualifikasinya  dan  kurangnya  pengetahuan petugas  tentang  pemusnahan  rekam  medis sehingga  perlu  merekrut  pegawai  yang  sesuai dengan  klasifikasi  khusus  rekam  medis  dan
memerlukan  sosialisasi  terkait  pemusnahan rekam medis.

## Ucapan Terima Kasih
Ucapan  terima  kasih  kami  sampaikan kepada  Politeknik  Insan  Husada  yang  telah mendukung  dan  memberikan  bantuan  baik berupa  moril  maupun  materiil  terhadap penelitian yang telah dilakukan.

## Daftar Pustaka
Amelia,  Reski  2018,  Pentingnya  Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Ditinjau Dari Aspek  Hukum  di  RSUD  Salewangan Maros.  Karya  Tulis  Ilmiah.  Makassar: STIKES Panakkukang Makassar Irpansay,  Fikri  &  Hidayati,  Meira,  2022, Analisis  Pemusnahan  Rekam  Medis Rawat  Jalan  Puskesmas  Haurngombong Sumedang  Tahun  2021.  Jurnal  Ilmiah Indonesia. Vol. 2 No.1 (2022): 125-132 Jennie  R  Maghfira,  G  Alfiansyah,  Maya  W Santi,  Sabran, Analisis  Matriks  USG Terhadap  Retensi  dan  Pemusnahan Berkas  Rekam  Medis  di  Puskesmas Sempu  Banyuwangi.  Jurnal  penelitian Kesehatan  Suara  Forikes.  Vol.13  No.3 (2022) Gunarti,  Rina  &  Mucthar,  Masrudi,  2019, Tinjauan dari Perspektif Etika Profesi dan Pengaturan  Hukumnya  di  Indonesia. Yogyakarta: thema publishing
Miranda,  Vonny  Yulia  &  Putri,  Nuzulul Kusuma,  2019,  Pengelolaan  Rekam Medis  di  Puskesmas  Ketabang  kota Surabaya. Majalah Kesehatan Masyarakat  Aceh.  Vol.  2  No.  3  (2019): 89-97 Novia,  Khunah  A,  2019,  Tinjauan  Prosedur Pemusnahan  Berkas  Rekam  Medis Inaktif  di  Puskesmas  Ciptomulyo  kota Malang dalam Rangka Menjaga Kelancaran  Pelayanan  Kesehatan. Tesis. Malang: Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Malang Nugroho,  Agung  Suryo,  2018,  Tinjauan  alur prosedur  pemusnahan  dokumen  rekam medis  in  aktif  di  RSUD  Dr.  Moerwardi periode 2010. Karya Tulis Ilmiah
Efendi,  Oktavio  &  Pratama,  Tegar,  2022,
Tinjauan Faktor Penghambat Pemusnahan Rekam Medis di Puskesmas Bojonegoro. Vol.2 No.3 (2022) Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  Nomor  269
Tahun  2008  Tentang  Rekam  Medis.
Jakarta: Kemenetrian Kesehatan Republik Indonesia Peraturan  Menteri  Kesehatan  RI  Nomor  55 Tahun  2013  Tentang  Penyelenggaraan Pekerjaan  Perekam  Medis.  Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik IndonesiaFitriah Maria. 2018. Komunikasi  Pemasaran  Melalui  Desain Visual. Yogyakarta: Deepublish
Sitohang,  Mei  Gemini  &  Sofyan,  2018, Perancangan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Sering Medan tahun  2018.  Ilmiah  perekam  dan informasi kesehatan imelda. Vol. 3 No. 2
(2018)
STIKES Panakkukang Makassar. 2020. Pedoman  Penyusunan  Karya  Tulis Ilmiah. Prodi D3 RMIK: Makassar Susanto, Edy, Dkk, 2018, Tinjauan
Pelaksanaan  Pemusnahan  Rekam  Medis di  Puskesmas  Panadanaran  Semarang. Rekam  Medis  dan  Informasi  Kesehatan, Vol 1. No 1(2018)