## Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Diskominfo Payakumbuh
Sarip Hidayatuloh 1 , Siti Nursofiana 2
1,2 Program Studi Sistem
Informasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
sarip_hidayatuloh@uinjkt.ac.id 1 siti.nursofiana18@mhs.uinjkt.ac.id 2
Intisari  —  Bidang  perkantoran  yang  semakin  hari  semakin  kompleks,  membuat  fasilitas  perkantoran  menerapkan  teknologi informasi  demi  mendukung  kinerjanya.  Salah  satu  teknologi  informasi  yang  bisa  diterapkan  adalah  kegiatan  pengelolaan  surat. Namun,  Diskominfo  Payakumbuh  belum  menerapkan  sistem  informasi  pengelolaan  surat  dengan  baik.  Pengelolaan  surat  yang berjalan  masih  menggunakan  pengelolaan  surat  manual  atau  menggunakan  kertas  yang  memiliki  beberepa  kelemahan  seperti sulitnya  ditransfer  antar  bagian, lambatnya proses persetujuan surat, dan mudah hilang,  tercecer, serta salah letak. Berdasarkan permasalahan  tersebut,  maka  penulis  melakukan  kegiatan  Analisis  dan  Perancangan  Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat Diskominfo  Payakumbuh.  Analisis  dan  perancangan  sistem  ini  dibuat  menggunakan  object  oriented  dengan  pendekatan  Rapid Application  Development  (RAD)  dan  menggunakan  Unified  Modelling  Langunge  (UML)  sebagai  alat  bantu  pendeskripsian  dan perancangan  sistem.  Dengan  adanya  analisis  dan  perancangan  sistem  ini,  diharapkan  dapat  menjadi  sistem  usulan  dan  dapat diterapkan  oleh  Diskominfo  Payakumbuh  untuk  mempermudah  kegiatan  pengelolaan  surat  sehingga menjadi  akurat,  cepat,  dan efisien.
Kata kucni— Diskominfo, Pengelolaan Surat, RAD, UML

## I.  PENDAHULUAN
Teknologi  sudah  memiliki  peran  penting  dalam kehidupan  umat  manusia.  Hampir  di  seluruh  bidang pekerjaan  membutuhkan  bantuan  teknologi.  Dengan teknologi, manusia lebih mudah untuk berkomunikasi satu sama  lain  baik  antar individu, divisi,  atau  unit  organisasi. Berkembangnya  teknologi informasi dan sistem  informasi yang  demikian  pesat  di  era  sekarang  ini  telah  membuat hampir  semua  aspek  kehidupan  tidak  dapat  terhindar dari penggunaan  perangkat  komputer.  Penggunaan  komputer yang  umum  adalah  penggunaan  komputer  di  suatu perusahaan.
Di    era    sekarang  ini    penataan    surat    sangatlah penting. Sejalan dengan adanya kemajuan ilmu pengetahuan  dan teknologi didukung pula  dengan  adanya kemajuan  di  bidang  informasi.  Semakin  tinggi  teknologi komunikasi  yang  digunakan  akan  semakin  mempercepat proses penyampaian informasi(Astriana Wulandari, 2012). [1]
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak  terlepas dari kegiatan surat-menyurat,  Surat  merupakan  salah  satu  media komunikasi yang  sangat  penting  dalam  suatu  instansi dan institusi,  perusahaan maupun  bentuk  organisasi yang  lain, baik  untuk  berkomunikasi  dengan  pihak-pihak  diluar organisasi  (eksternal)  maupun  untuk  berkomunikasi dalam lingkup organisasi itu sendiri (internal)[2].
Prosedur  pengolahan  surat  perlu  diterapkan  untuk masing-  masing  unit  organisasi,  karena  merupakan sumber  data  atau  informasi  yang  bermanfaat  untuk kemajuan  organisasi  tersebut  secara  maksimal.  Sumber data  atau  informasi  yang  digunakan  adalah  surat.  Surat
adalah  alat  komunikasi  tertulis  yang  berasal  dari  satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Prosedur  pengelolaan  surat  masuk  yang  meliputi; pengelompokan surat, membuka surat, pemerikasaan surat, pencatatan  surat  dan  pendistribusian  surat,  sedangkan untuk surat keluar meliputi; pembuatan konsep, persetujuan konsep,  pengertian  surat,  pemberian  nomor,  penyusunan surat, pengiriman surat [3]
Kegiatan  pengelolaan  surat  untuk  menjadi  arsip sebagai  salah  satu  kegiatan  perkantoran  merupakan  hal yang  sangat  penting dan  tidak  mudah.  Surat  yang dimiliki oleh  organisasi  harus  dikelola  dengan  baik  sebab keunggulan  pada  bidang  pengarsipan  surat-surat  akan sangat  membantu  tugas  pimpinan  serta  membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan pada instansi yang bersangkutan  dalam  pencapaian  tujuan  secara  lebih efisien  dan  efektif(Astriana  Wulandari,
201 2).
Dengan  merubah  metode  persuratan  konvensional, menjadi metode manajemen persuratan yang terkomputerisasi  maka  sistem  pengelolaan  surat  masuk dan  surat  keluar  dapat  dikelolah  secara    efektif    sesuai alur    yang    telah    ditetapkan  dimana  pengarsipan  surat dilakukan  secara  elektronik,  yaitu  penyimpanan  dokumen softcopy,  dan  dilengkapi  dengan  laporan  surat  masuk  dan surat  keluar  baik  perhari  maupun  perpriode (Widyantoko, 2013).
Diskominfo Payakumbuh merupakan instansi
pemerintah  yang  tidak  lepas  dari  kegiatan  pengelolaan surat. Pengelolaan  surat  pada  intansi  ini  meliputi  kegiatan
pengelolaan  surat  masuk  dan surat  keluar.Proses pengelolaan  surat  pada  Diskominfo  Payakumbuh  masih dilakukan  secara  konvensional,  yakni  surat  masuk  yang ditujukan  untuk  instansi  kemudian  dipilah  sesuai  dengan bagian-bagian yang dituju,  selanjutnya surat masuk dicatat pada  sebuah  buku  ekspedisi  yang  akan  diletakan  pada loker  sesuai  dengan  masing–masing  bagian.  Begitu  pula dalam  penanganan  surat  keluar  pada  Diskominfo Payakumbuh  yang  diawali  dengan  membuat  rancangan surat  yang  akan  dikirim,  kemudian  memeriksa  kembali rancangan  surat  tersebut  untuk  mengecek  kebenarannya. Apabila  surat  sudah  benar  dan  disetujui,  selanjutnya surat diberikan  nomor  surat  keluar  kemudian  surat  dikirim  ke bagian-bagian instansi lainnya.
Dalam melakukan proses pengelolan  surat Diskominfo Payakumbuh memiliki 3 tenaga kerja yang bertugas untuk melaksanakan  tugas  pengelolaan  surat.  Jumlah  tenaga kerja yang terdapat pada  Diskominfo Payakumbuh saat ini kurang  memadai  dalam  menyelesaikan  tugas  pengelolaan surat.  Hal  itu  disebabkan  jika  salah  satu  pegawai Diskominfo  Payakumbuh  harus  mengantarkan  surat  ke bagian atau pejabat yang dituju, maka pegawai Diskominfo Payakumbuh  tersebut  harus    meninggalkan    sementara tugas    yang    dilaksanakan  sebelumnya    sehingga pekerjaan   sebelumnya   yang   harus diselesaikan menjadi tertunda.
Proses  pengelolaan  surat  yang  masih  dilakukan  secara konvesional  ini  perlu  diadakan  perbaikan  karena  dalam proses  yang  berjalan  saat  ini  memiliki  beberapa kelemahan,  seperti  memerlukan  waktu  yang  lama  dalam pencarian informasi surat.
Pencarian data  dilakukan dengan cara  memeriksa satu per  satu  surat  dengan  banyaknya  jumlah  surat  yang tercatat  pada  buku  agenda  serta  pengelolaan  dan penyampaian  informasi  surat  yang  lambat  karena terbatasnya  tenaga  kerja  pada  Diskominfo  Payakumbuh. Dengan  merubah  metode  persuratan  konvensional, menjadi metode manajemen persuratan yang terkomputerisasi  maka  sistem  pengelolaan  surat  masuk dan  surat  keluar  dapat  dikelola  secara  efektif  sesuai  alur yang  telah  ditetapkan  dimana  pengarsipan  surat  dilakukan secara    elektronik,  yaitu    penyimpanan  dokumen softcopy,  dan  dilengkapi  dengan  laporan  surat  masuk  dan surat keluar baik per hari maupun per priode. Berdasarkan pembahasan  sebelumnya  maka  penulis  tertarik  untuk melakukan  penelitian  yang  “Analisis  dan  Perancangan Sistem  Informasi  Pengelolaan  Surat  Diskominfo  Kota Payakumbuh.”

## II.   TINJAUAN PUSTAKA

## A.  Pengertian Sistem
Sistem  adalah  sekumpulan  elemen  yang  berinteraksi untuk  mencapai  tujuan  tertentu.  Sistem  dapat  diartikan sebagai  kumpulan  atau  sekumpulan  elemen  atau  variabel yang  saling  tersusun,  berinteraksi  satu  sama  lain,  dan saling  bergantung.  Sistem  adalah  sebuah  tatanan (keterpaduan)  yang  terdiri  atas  sejumlah  komponen
fungsional  (dengan  satu  fungsi  atau  tugas  khusus)  yang saling  berhubungan  dan  secara  bersama-sama  bertujuan untuk memenuhi suatu proses pekerjaan tertentu [4].

## B.  Pengertian Informasi
Menurut  (Gordon,  1985)  mendefinisikan  informasi sebagai data  yang  telah  diolah  menjadi bentuk  yang  lebih berarti  dan  berguna  bagi  penerimanya  untuk  mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang. Informasi mempunyai  arti  benar  atau  sah,  baru,  tambahan,  dan korektif. (Putra, 2019).

## C.  Metode PIECES
PIECES  Framework  adalah  kerangka  yang  dipakai untuk  mengklasifikasi-kan  suatu  problem,  opportunities, dan  directives yang  terdapat pada bagian scope definition analisa  dan  perancangan  sistem.  Dengan  kerangka  ini, dapat  dihasilkan  hal-hal  baru  yang  dapat  menjadi pertimbangan  dalam  pengembangan  sistem.  Metoda PIECES  yang  terdiri  dari  Performance,  Information/data, Control/security,  Efficiency,  Service.  Masing-masing kategori  tersebut  dapat  dibagi  lagi  menjadi  beberapa kriteria.

## D.  Rapid Application Development
Rapid  Application  Development (RAD)  adalah  salah satu metode pengembangan suatu sistem informasi dengan waktu  yang  relatif  singkat.  Untuk  pengembangan  suatu sistem  informasi  yang  normal  membutuhkan  waktu minimal  180  hari,  akan  tetapi  dengan  menggunakan metode RAD  suatu sistem dapat diselesaikan hanya dalam waktu 30-90 hari. [6].
Dari  penjelasan  ini,  satu  perhatian  khusus  mengenai metodologi    RAD      dapat      diketahui,    yakni implementasi metode  RADB  akan  berjalan maksimal jika pengembang aplikasi  telah   merumuskan  kebutuhan  dan ruang  lingkup pengembangan aplikasi dengan baik [7]

## E.  Unified Model Language
Menurut  Windu  Gata,  Grace  (2013:4),  Unified Modeling  Language  (UML)  adalah  bahasa  spesifikasi standar  yang  digunakan  untuk  mendokumentasikan, menentukan  dan  membangun  perangkat  lunak.  UML merupakan  metodologi  dalam  mengembangkan  sistem berorientasi  objek  dan  juga  merupakan  alat  untuk mendukung pengembangan sistem.

## F.  Sistem Informasi Pengelolaan Surat
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan  kebijakan  dan  tujuan  organisasi  atau  proses yang diberikannya  pengawasan  semua  hal  yang  terlibat dalam  implementasi kebijaksanaan dan  pencapaian tujuan [8].
Pengelolaan adalah proses, sarana, tindakan manajemen  membantu merumuskan kebijakan dan  tujuan organisasi  atau  itu  memberikan  pengawasan atas  masalah yang  terlibat  dalam implementasi  kebijakan  dan pencapaian tujuan menggunakan kekuatan orang lain [9].
Pengelolaan  surat  masuk  adalah  proses  pencatatan semua jenis surat yang  diterima dari  instansi lain maupun perseorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari instansi. kurir (pengirim surat) dengan    menggunakan    buku    pengiriman    (ekspedisi) yang kemudian  diedarkan  ke  bagian  yang dituju.
Pengelolaan  surat  keluar  di  suatu  lembaga  tergantung pada sistem yang  digunakan oleh organisasi atau  lembaga yang  bersangkutan.  Oleh  karena  itu,  penanganan  surat keluar harus dilakukan dengan  benar  dan  cepat  agar tidak menimbulkan kesalahpahaman atau kerugian.

## III.  METODE PENELITIAN

## A.  Metode Pengumpulan Data
1.    Wawancara
Metode  ini  dilaksanakan  untuk  mengetahui masalah apa  yang  sedang dihadapi dan  apa saja  yang dibutuhkan  dalam  Sistem  Informasi  ini  dengan Armein Busra, S.Kom, Plt  Kepala Dinas  Komunikasi dan  Informatika  Kota  Payakumbuh.  Dari  wawancara tersebut didapatkan bahwa :
1. Pengelolaan   surat   masuk   dan   surat keluar manual diatas kertas
2. Pencatatan  secara  manual  berakibat kesulitan saat pencarian data
3. Keterlambatan dalam penyelesaian atau tindak lanjut dari surat masuk maupun surat keluar
2.    Metode Observasi
Metode  ini  dilaksanakan  untuk  mengumpulkan data  dan    informasi  dengan    cara    meninjau    dan mengamati  secara  langsung  bagaimana  sistem  yang sedang  berjalan  dan coba untuk dipecahkan permasalahannya, serta diaplikasikan ke dalam sebuah aplikasi  yang  dilakukan  di  Diskominfo  Kota Payakumbuh  mulai  Senin,  4  Januari  s.d  Jumat,  26 Februari 2021 selama hari kerja yaitu Senin s.d Jumat. Dari observasi tersebut didapatkan bahwa :
1.      Jumlah    tenaga   kerja    yang    terdapat pada Diskominfo Payakumbuh yang bertugas untuk melaksanakan tugas pengelolaan surat kurang memadai dalam menyelesaikan tugas pengelolaan surat.
2. Pencarian        data        dilakukan        dengan cara  memeriksa  satu  per  satu  surat  dengan banyaknya  jumlah  surat  yang  tercatat  pada buku  agenda  sehingga  memerlukan  waktu yang lama dalam pencarian informasi surat.
3. Pencarian        data        dilakukan        dengan cara  memeriksa  satu  per  satu  surat  dengan banyaknya  jumlah  surat  yang  tercatat  pada buku  agenda  sehingga  memerlukan  waktu yang lama dalam pencarian informasi surat
4. Faktor    sumber    daya    manusia    yang kurang  menguasai  teknologi  khususnya komputer  serta  kurangnya  tempat  untuk meletakkan  dokumen  arsip  surat  yang  tiap hari bertambah
5. Pencarian        data        dilakukan        dengan cara  memeriksa  satu  per  satu  surat  dengan banyaknya  jumlah  surat  yang  tercatat  pada buku  agenda  sehingga  memerlukan  waktu yang lama dalam pencarian informasi surat.
6. Faktor    sumber    daya    manusia    yang kurang  menguasai  teknologi  khususnya komputer  serta  kurangnya  tempat  untuk meletakkan  dokumen  arsip  surat  yang  tiap hari bertambah
3.    Metode Studi Pustaka
Metode  ini  dilakukan  dengan  cara  mempelajari teori-  teori  literatur  dan  buku-buku  serta  situs-situs penyedia  layanan  yang   berhubungan  dengan    objek tugas  akhir sebagai dasar dalam perancangan ini.
4.    Metode Studi Literatur
Studi  literatur  yang  dipergunakan  di  dalam penulisan  ini  adalah  studi  literatur  hasil  dari  karya ilmiah, detail studi literatur sejenis.

## B.  Metodologi Analisis Sistem Berjalan
Dalam analisis sistem berjalan ini peneliti menganalisis  menggunakan  metode  PIECES.  Analisis PIECES  (Performance,  Information,  Economic,  Control, Efficiency,  Service)  merupakan  suatu  model  evaluasi sistem  informasi yang berupa kerangka yang dipakai untuk mengklasifikasikan  suatu  masalah,  opportunities,  dan directives  yang  terdapat  pada  bagian  scope  definition analisa dan perancangan sistem. Dari hasil analisis tersebut akan  dapat  dirumuskan  berbagai  usulan  untuk  membantu perancangan sistem pengelolaan surat yang lebih baik.

## C.  Metodologi Pengembangan Sistem
Dalam perancangan sistem ini peneliti akan menganalisis  mulai  dari  sistem  yang  berjalan  sampai sistem yang  akan diusulkan dengan  menggunakan metode RAD  (Rapid  Application  Development)  dengan  UML (Unified Model Language) diagram untuk memperlihatkan aliran proses dan data pada sistem yang akan dirancang.
Metode  pengembangan  sistem  yang  digunakan  dalam perancangan  sistem  ini  adalah  RAD  (Rapid  Application Development) (Kendall & Kendall, 2008) antara lain :
1.    Tahapan Perencanaan Kebutuhan
Pada  tahapan  perencanaan  kebutuhan  ini,  penulis melakukan  diskusi  dengan  Bapak  Armein  Busra, S.Kom, Plt Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika  Kota  Payakumbuh  untuk  mengetahui tujuan  dan  kebutuhan  informasi  untuk  sistem  yang akan dibangun, yaitu:
a.     Analisis Masalah
Pada tahap ini, penulis menganalisis permasalahan yang ada pada Pengelolaan Surat Dinas Komunikasi  dan  Informatika  Kota  Payakumbuh. Ditahap  ini  juga  penulis  juga  menganalisis  sistem yang  berjalan  pada  Pengelolaan  Surat Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Payakumbuh.
b.    Analisis Kebutuhan Sistem
Pada  tahap  ini,  penulis  menganalisis  kebutuhan sistem  apa  saja  yang  dibutuhkan  untuk  membangun Sistem  Informasi Pengelolaan Surat  di  Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Payakumbuh.
2.    Tahap Perancangan
Perancangan sistem usulan akan dilakukan penulis pada  tahap  ini.  Pada  tahap  ini  disebut  sebagai pemodelan dengan menggunakan alat bantu pemodelan yaitu  Unified  Modeling  Language  (UML)  dengan tahapan sebagai berikut:
a.     Desain Proses
Desain Proses ini terdiri dari pembuatan use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagram. Use case diagram dibuat dengan tujuan untuk menggambarkan tingkah laku dari sistem yang dibuat. Activity diagram dibuat untuk menggambarkan urutan kegiatan yang terjadi pada sistem. Sedangkan sequence diagram dibuat untuk menggambarkan interaksi di antara objek, dan Class diagram dibuat untuk menggambarkan struktur kelas dari suatu sistem dan hubungan antar kelas.
b.    Desain Database
Penulis  akan  menggambarkan  spesifikasi  dari database yang akan dibuat pada tahapan ini.
c.     Desain Interface
Pada  tahap  ini,  akan  dibuat  desain  antarmuka yang  dibentuk  dengan  sederhana  dan  efisien  agar pengguna  dapat  dengan  mudah  berinteraksi  dengan sistem.

## D.  Kerangka Berpikir
Penyusunan  penelitian  Sistem  Informasi  Pengelolaan Surat    pada    Diskominfo  Payakumbuh  ini    disusun melalui  beberapa  tahapan  yang  harus  dilakukan  dengan tujuan  memudahkan  dalam  penulisan  penelitian.  Adapun kerangka  berpikir  yang  dilakukan  pada  penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut :
Gambar 1. Kerangka Penelitian

## IV.  H ASIL D AN P EMBAHASAN

## A.  Analisis Sistem Berjalan
Gambar 2. Analisis Sistem Berjalan
Berdasarkan gambar di atas, alur sistem pengelolaan surat  yang  berjalan  di  Diskominfo  Payakumbuh  dapat dijelaskan sebagai berikut :
1.  Pegawai  melakukan  pencatatan  surat  masuk  ke buku agenda
2.  Pegawai  menyertakan  lembar  disposisi  surat yang  akan  diserahkan  kepada  Kepala  Unit untuk mendapatkan persetujuan
3.  Kepala  Dinas  menyerahkan  surat  yang  telah disetujui kepada pegawai kembali
4.  Pegawai    kemudian    melakukan    pengelolaan surat untuk diarsipkan
5.    Untuk surat keluar, pegawai membuat surat
6.    Pegawai melakukan pengecekan surat
7.  Pegawai    mengajukan    surat    kepada    Kepala Dinas untuk diparaf
8.  Setelah  surat  keluar  diparaf  oleh  Kepala Dinas, maka surat dapat diarsipkan
9.  Surat  keluar  siap  untuk  dilakukan  pengiriman kepada instansi terkait

## B.  Perancangan Sistem Usulan
Gambar 3. Sistem Usulan Surat Diskominfo Payakumbuh
Solusi yang ditawarkan berdasar analisis permasalahan di atas  adalah  dengan  diimplementasikannya suatu  Sistem Informasi  Pengelolaan  Surat.  Berikut  sistem  yang  akan diusulkan  dalam  sistem  pengelolaan  surat  yang  dapat diimplementasikan  di  Diskominfo  Payakumbuh  adalah sebagai berikut :
1.  Pegawai  Diskominfo  melakukan  penginputan surat masuk ke dalam database Sistem Pengelolaan Surat.
2.     Sistem akan mengirimkan surat masuk ke kotak surat
Kepala Dinas 3.     Kepala dinas akan mendisposisikan surat masuk 4.  Kepala  bagian  memverifikasi  surat  masuk  dan surat keluar yang telah disetujui dan ditandatangani  oleh  Kadis  pada  kotak  keputusan.
Jika belum terverifikasi  maka  kepala  bagian  perlu memverifikasi surat kembali
5.  Kepala    bagian    menyerahkan    surat    masuk kepada  pegawai  Diskominfo,  untuk  disimpan dalam sistem pengelolaan surat 6.  Pegawai Diskominfo akan melakukan penginputan surat keluar ke dalam Sistem database Sistem Informasi Pengelolaan Surat
7.  Pegawai      Diskominfo      menyerahkan      surat keluar kepada kepala dinas untuk ditandatangani
8.     Kepala dinas menandatangani surat keluar
9.  Setelah    Kadis  menandatangani  surat  keluar, maka  diverifikasi  terlebih  dahulu  oleh  Kepala Bagian,  lalu  Kepala  Bagian  mengirimkan  surat keluar ke Pegawai Diskominfo
10.    Sekretaris  membuat  laporan  akhir  dari  surat masuk dan surat keluar
11.   Pegawai Diskominfo mengirimkan surat

## Gambar  4. Use Case Diagram
D.  Class Diagram
Gambar  5. Class Diagram

## Gambar 6. Mapping Cardinality
F.   Desain Interface

## •    Halaman Login
Gambar 7. Desain Interface Halaman Login
• Dashboard Pegawai Diskominfo
Gambar . 8. Desain Interface Dashboard Pegawai Diskominfo
Gambar 9. Desain Interface Input Surat Masuk

## •    Input Surat Keluar
Gambar 10. Desain Interface Input Surat Keluar
• Dashboard Kepala Dinas
Gambar 11. Desain Interface Dashboard Kepala Dinas
Gambar 12. Desain Interface Menu Disposisi • Dashboard Kepala Bagian
Gambar 13. Desain Interface Kepala Bagian
•    Menu Verifikasi Surat Masuk
Gambar 14. Desain Interface Menu Verifikasi Surat Masuk

## •    Menu Verifikasi Surat Keluar
Gambar 15. Desain Interface Menu Verifikasi Surat Keluar
• Dashboard Sekretaris
Gambar 16. Desain Interface Dashboard Sekretaris
•    Laporan Akhir Surat Masuk
Gambar 17. Desain Interface Laporan Akhir Surat Masuk

## •    Laporan Akhir Surat Keluar
Gambar 18. Desain Interface Laporan Akhir Surat Keluar
Berdasarkan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa :
•  Sistem      informasi      pengelolaan      surat      dapat meningkatkan  efektifitas  dan  efisiensi  dalam  hal pencatatan data pada proses penerimaan surat masuk dan pendisposisian surat oleh Kepala Dinas.
•  Sistem   informasi   pengelolaan   surat   memudahkan pihak-pihak seperti kepala dinas, pegawai Diskominfo,  dan  kepala  bagian  dalam  mengetahui surat masuk dan surat keluar serta telah disetujui atau belum  tanpa  melakukan  tatap  muka  dengan  bagian pegawai Diskominfo yang mengurusnya.
•  Dengan   adanya   pengelolaan   surat   secara   digital mampu  meningkatkan  efisiensi  waktu  setiap  staf maupun pegawai dalam pencarian data.
2.   Saran
Berdasarkan  kesimpulan  yang  telah  dijabarkan  di  atas maka  saran  untuk  penelitian  selanjutnya agar  dapat  menjadi lebih baik lagi adalah sebagai berikut :
• Dengan  adanya  analisa  dan  perancangan  sistem pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  sebaiknya dapat  diimplementasikan  ke  sistem   sehingga  dapat terealisasi dengan baik.
• Dalam      menetapkan      sistem      pengelolaan      surat hendaklah  benar-benar  dipelajari  secara  mendalam karena  mengubah  sistem  lama  menuju  sistem  yang terkomputerisasi  memerlukan  biaya  dan  waktu. Penyesuaian  antara  lingkungan  dengan  sistem  yang baru  perlu  diterapkan  agar  tidak  menyimpang  dari tujuan pengembangan sistem.
• Sumber  daya  manusia  yang  akan  menangani  sistem harus  memiliki  kualitas  yang  baik  karena  kesalahan- kesalahan yang dapat terjadi biasanya disebabkan oleh kurangnya  kemampuan user dalam  menangani pengoperasian sistem.
• Memberikan  pelatihan  bagi  karyawan  atau  personil sehingga lebih terlatih dan terampil dalam mengoperasikan  komputer,  maka  perlu  diadakannya training  terlebih  dahulu  dengan  harapan  agar  dalam pekerjaannya nanti tidak akan terjadi banyak kesalahan
yang dilakukan dan tentunya tidak akan menghambat pekerjaan.

## V. R EFERENCES
[1]                ASTRIANA  WULANDARI,  “Prosedur  Pengelolaan  Surat Masuk  Dan  Surat  Astriana  Wulandari  Program  Diploma  Iii Manajemen Administrasi,” 2012, [Online]. Available: https://ijns.org/journal/index.php/speed/article/view/ 1369.
[2]                Nirsal    and    Syafriadi,    “Analisis    dan    Perancangan  Sistem Informasi  Pengelolaan  Surat  Pada  Universitas  Cokroaminoto Palopo,” Pros.   Semin.   Nas.   ISSN 2443-1109 ,   vol.   2,   no. 1, pp. 765–776, 2016,  [Online].    Available: https://ijns.org/journal/index.php/speed/article/view/1369 .
[3] I.  Widyantoko ,  Pengelolaan  Surat  Masuk  Dan  Surat  Keluar pada  Kantor  Kecamatan  Gunangpati  Kota  Semarang ,  no.  1. 2013.
[4] A.  Kadir,  “Pengenalan  Sistem  Informasi.”  2014.  Putra,
“TUGAS  SISTEM  INFORMASI  MANAJEMEN  (Study Tentang    Manfaat    system  informasi,  Pengaruh        Sistem Informasi    bagi  perusahaan,  Data  &  Informasi,  dan  Profesi  di Bidang Sistem Informasi),” Sist. Inf. Manaj., pp. 1–26.
[5] F.  T.  Industri,  J.  T.  Informatika,  and  U.  K.  Petra,  “Studi
Analisis   Rapid   Aplication   Development
Sebagai            Salah            Satu            Alternatif            Metode Pengembangan Perangkat Lunak,” J. Inform., vol. 3, no.2, pp.
64–68,  2002, doi: 10.9744/informatika.3.2.pp.64-68.
[6] J.          R.          Sagala,          “Model          Rapid          Application Development (Rad) Dalam Pengembangan Sistem   Informasi Penjadwalan Belajar Mengajar,” J. Mantik Penusa, vol. 2, no.
1, pp. 87–90, 2018.
[7] T. Pustaka et al., “mengenai pendataan surat masuk dan surat keluar  pada  instansi  yang  berbeda  untuk  membuat  Sistem Pengolahan  Data  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  pada  dengan komputerisasi dan agar kesulitan  cara   manual   yang   selama ini   sering melakukan Perancangan Sistem Infor,” 2014.
[8] H.    Rahmi,    “Pengelolaan    Arsip    Dinamis    Aktif    di  Badan Kepegawaian Provinsi Jawa Barat,” J. Mhs.  Univ.  Padjadjaran, vol.  1,  no.  1,  pp.  1–10,  2012,  [Online].  Available: http://journals.unpad.ac.id.