## Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Penginapan & Homestay Pada Palmyra Homestay Malang

## Developing A Homestay Lodging Management Information System at Palmyra Homestay Malang
Rizky Galuh Dewantara 1 Koko Wahyu Prasetyo 2*
1 Teknik Informatika, STIKI Malang, Indonesia
2 Sistem Informasi, STIKI Malang, Indonesia
1 171111034@mhs.stiki.ac.id, 2 koko@stiki.ac.id
Penulis Korespondensi:
Koko Wahyu Prasetyo koko@stiki.ac.id Riwayat Artikel: Diterima : 6 September 2022 Direview : 12 November 2022 Disetujui : 5 Desember 2022 Terbit : 23 Desember 2022 Abstrak
Teknologi informasi memiliki kontribusi penting pada peningkatan kinerja di sektor industri pelayanan ( hospitality ). Faktor-faktor yang mempengaruhi peningkatan kinerja tersebut di antaranya adalah optimasi sumber daya dan peningkatan mutu pengalaman pelanggan. Palmyra Homestay Malang selama ini melakukan aktivitas manajemen ketersediaan kamar secara manual. Efisiensi aktivitas tersebut dapat ditingkatkan lebih lanjut dengan adanya aplikasi system informasi yang mengintegrasikan seluruh pemangku kepentingan yang terkait. Penelitian ini akan mengembangkan sebuah aplikasi sistem informasi berbasis web dan android yang memiliki beberapa fitur fungsional antara lain: pengelolaan data reservasi, manajemen kamar, transaksi keuangan, dan pelaporan status housekeeping . Metode pengembangan apliakasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode waterfall yang meliputi analisis kebutuhan, perancangan sistem, pengkodean program, uji coba program, dan penerapan program. Metode Blackbox Testing digunakan untuk menguji aplikasi dengan berfokus pada fungsionalitas untuk memastikan input dan ouput aplikasi sesuai dengan yang dibutuhkan. Luaran dari penelitian ini diharapkan dapat mempermudah pihak manajemen hotel dalam melakukan aktivitas bisnisnya.
Kata Kunci: hotel, penginapan, reservasi, sistem informasi

## Abstract
Information technology has a vital contribution to improving performance in the hospitality industry sector. Factors that influence the increase in performance include resources optimization and improving the quality of the customer experience. Palmyra Homestay Malang has been carrying out room availability management activities manually. The efficiency of these activities can be further improved by implementing an information system application that integrates all relevant stakeholders. This research will develop a web and android-based information system application that provides several functional features such as reservation data management, room management, financial transactions, and reporting on housekeeping status. The application development method used in this study is the waterfall method which includes needs analysis, system design, program coding, program testing, and program implementation. The Blackbox Testing method is used to test applications by focusing on functionality to ensure the input and output of the application are as required. The output of this research is expected to make it easier for hotel management to carry out their business activities.
Keywords: hotel, lodging, reservation, information system

## 1. Pendahuluan
Sektor pariwisata dan perhotelan saat ini sedang mengalami perubahan luar biasa sebagai akibat dari penerapan teknologi informasi (TI) baik untuk aktivitas operasional maupun strategis [1]. Hal ini didorong oleh meningkatnya daya saing di seluruh sektor industri melalui berbagai ide dan praktik yang inovatif. Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi informasi diperlukan agar bisnis tetap kompetitif [2]. Nilai investasi industri perhotelan dalam TI menjadi semakin signifikan [3]. Penerapan TI diharapkan dapat membantu hotel menjadi tangkas dan gesit untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis [4].
Aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dengan baik dapat menghasilkan informasi yang berkualitas tinggi [5]. Pelaku bisnis besar bahkan melakukan investasi keuangan untuk meningkatkan efisiensi dengan menawarkan inovasi canggih dalam sistem informasi perusahaan. Sistem informasi akan memungkinkan bisnis dalam menyajikan informasi secara tepat waktu, akurat, dan terbuka yang memenuhi harapan pengguna [6]. Pada akhirnya, penerapan teknologi dan sistem informasi tidak sebatas untuk menunjang kegiatan operasional, namun juga dalam aspek perencanaan dan optimalisasi sumber daya yang dimiliki oleh bisnis tersebut [7].
Pada sebuah bisnis penginapan, jumlah kamar akan berpengaruh terhadap banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengelola dengan ketersediaan pesanan kamar tersebut. Pengelolaan ketersediaan kamar secara manual tentu akan membuat pelanggan menunggu dan memerlukan lebih banyak waktu. Selain itu, bukan tidak mungkin jika petugas melakukan kesalahan dalam pengecekan ketersediaan maupun kesalahan pencatatan. Begitupun bagi pihak penginapan akan kesulitan dalam menghitung perolehan pendapatan harian berdasarkan data pengunjung harian. Maka dari itu dengan dibangunkan aplikasi yang sesuai dengan permasalahan hotel tersebut, sistem bisa disediakan detail seperti tipe kamar atau nama kamar, status yang sesuai dengan hotel tersebut, sehingga petugas lebih mudah untuk mengoperasikan.
Sejumlah penelitian dan pengembangan aplikasi telah dilaksanakan untuk menyediakan alternatif solusi terhadap permasalahan tersebut. Aplikasi-aplikasi sistem informasi tersebut bertujuan untuk mengoptimalkan pekerjaan di industry hospitality , termasuk perhotelan, untuk memaksimalkan kualitas layanan konsumen dan pendapatan bisnis. Penelitian Siregar dan Siagian [8] bertujuan untuk mengkomputerisasi proses bisnis yang terjadi antara resepsionis dan pengelola hotel. Penelitian Hamidah dkk [9] dilakukan untuk mengembangkan alternatif solusi reservasi hotel berbasis ponsel atau perangkat bergerak. Di sisi lain, penelitian Muliadi dkk [10] merancang mekanisme reservasi kamar secara daring dan real-time untuk menampilkan fasilitas dan status kamar yang tersedia. Aplikasi yang dirancang oleh Sutanto dkk [11] juga menyediakan aktivitas pemesanan kamar secara daring yang dapat mempermudah konsumen sehingga konsumen dapat mendapatkan pengalaman positif.
Dengan memperhatikan beberapa capaian penelitian di atas, aplikasi yang dirancang melalui penelitian ini akan membantu pencatatan ketersediaan kamar dan pengecekan sehingga pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk mengetahui status reservasi tersebut. Sedangkan akses untuk divisi housekeeping akan disediakan secara terpisah sehingga membantu dalam melaporkan status ketersediaan kamar melalui aplikasi Android. Status kamar yang sudah selesai dibersihkan akan secara cepat tersampaikan ke bagian front-office , sehingga petugas front-office dapat mengetahui informasi status kamar secara langsung. Selain itu, tugas-tugas dan laporan transaksi akan tercatat ke dalam sistem, sehingga petugas karyawan hotel dapat terbantu dan lebih efektif.

## 2. Metode Penelitian
Tahapan pengembangan aplikasi sistem informasi pada penelitian ini akan diadopsi dari SDLC Waterfall yang dapat dimodelkan sebagai berikut:

## Gambar 1. Prosedur Penelitian
Palmyra Homestay Malang akan digunakan sebagai studi kasus penelitian ini. Tahapan analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan wawancara dengan pihak manajemen Palmyra Homestay Malang. Observasi langsung juga akan dilakukan untuk mengamati aktivitas operasional khususnya pada bagian resepsionis dan housekeeping.
Tahapan perancangan aplikasi system informasi akan menggunakan pemodelan use case diagram dari UML ( unified modeling language ). Pemodelan UML digunakan untuk memvisualisasikan, merancang, serta mendokumentasi sebuah sistem perangkat lunak.

## 3. Hasil dan Pembahasan Use case Aplikasi Mobile
Usecase diagram housekeeping menunjukkan housekeeping dapat melihat status informasi kamar, dan merubah informasi status kamar yang telah atau sedang proses dibersihkan dan mengirimkan informasi tersebut ke front-office melaui aplikasi.

## Gambar 2. Use case housekeeping
Usecase Aplikasi Web - Admin Usecase diagram admin memberi gambaran interaksi antara admin dengan a sistem.
Gambar 3. Usecase Admin

## Usecase Aplikasi Web – Front office
Pada usecase diagram front-office menggambarkan front-office dapat mengelola a data reservasi, serta melihat data ketersediaan kamar.
Gambar 4. Usecase FrontOffice
Usecase Aplikasi Web - Pelanggan Usecase diagram pelanggan menggambarkan pelanggan dapat membuat akun, a melihat informasi kamar, serta melakukan pemesanan kamar dan memberi kritik a dan saran. Berikut merupakan usecase diagram pelanggan :

## Gambar 5. Usecase Pelanggan

## Implementasi Database
Pada bagian ini merupakan implementasi daripada rancangan basisdata yang telah dilaksanakan pada tahapan sebelumnya. Berikut merupakan tampilan implementasi basisdata aplikasi Palmyra Homestay.

## Tabel Booking
Tabel booking merupakan tabel yang berfungsi untuk menampung data – data pemesanan kamar hotel.

## Gambar 6. Tabel Booking

## Tabel Reservasi Pembayaran
Tabel reservasi pembayaran berfungsi untuk menampung data pembayaran setelah dilakukan transaksi pembayaran pemesanan, tabel ini juga menampung charge atau denda jika pengunjung check-out melebihi batas waktu yang telah dipesan sebelumnya.
Gambar 7. Tabel Reservasi Pembayaran

## Tabel Tamu
Tabel tamu berfungsi untuk menampung identitas pemesan kamar hotel. Pada tabel ini terdapat bebeapa atribut untuk menyimpan identitas, seperti nama pengunjung, email pengunjung, nomor ponsel, alamat pengunjung, kewarganegaraan, serta nomor identitas yang digunakan untuk melakukan pemesanan.

## Gambar 8. Tabel Tamu

## Tabel Tamu User
Tabel tamu user berfungsi untuk menyimpan data tamu apabila pemesan melakukan pemesanan secara online melalui aplikasi web palmyra. Tabel ini hanya menampung data yang digunakan untuk login pada website Palmyra.

## Gambar 9. Tabel Tamu User
Tabel Kamar
Tabel kamar untuk menyimpan mengenai data tentang kamar, seperti harga kamar, nomor kamar, fasilitas kamar, dan status kamar.

## Gambar 10. Tabel Kamar
Tabel User
Tabel user mempunyai fungsi menyimpan data akun untuk login petugas Palmyra. Pada tabel ini terdapat 3 level user yaitu, pemilik hotel, resepsionis dan housekeeping.

## Gambar 11. Tabel User

## Tabel HouseKeeping
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan tugas housekeeping. Tabel ini juga menampung data kerusakan maupun kehilangan pada kamar setelah selesai disewa pengunjung.
Gambar 12. Tabel HouseKeeping

## Implementasi Program Halaman Utama Admin
Tampilan pada halaman ini meliputi, menu kamar untuk mengelola data kamar, menu pemesanan terbagi menjadi 3 yaitu check-in, check-out, dan menambah pemesanan baru, menu selanjutnya yaitu menu report yang berisi laporan kegiatan transaksi pada palmyra, menu refund untuk melihat pemesanan yang dibatalkan atau ditolak, menu cleaning untuk melihat catatan tugas housekeeping, menu kritik dan saran, menu setting untuk mengelola akun petugas.

## Gambar 13. Halaman Utama
Halaman Pemesanan Baru Di halaman ini diminta memasukkan tanggal check in serta tanggal check out untuk melanjutkan pemesanan ke halaman pemilihan kamar.

## Gambar 14. Halaman Pemesanan Baru

## Halaman Pemesanan Kamar
Setelah memasukkan tanggal check in dan tanggal check out, pada halaman ini pengguna diminta memasukkan identitas pemesan meliputi nama, email, nomor ponsel, nomor identitas, alamat, kewarganegaraan, dan memilih kamar yang akan digunakan.

## Gambar 15. Halaman Pemesanan Kamar
Halaman Utama Aplikasi HouseKeeping Halaman utama aplikasi housekeeping menampilkan info housekeeping, tentang aplikasi, bantuan aplikasi, dan menampilkan status kamar yang harus dikerjakan.

## Gambar 16. Halaman Utama Aplikasi HouseKeeping

## Halaman Pengecekan Kamar HouseKeeping
Halaman ini adalah halaman untuk mengkonfirmasi kamar ada kerusakan, kehilangan atau tidak. Jika ada kerusakan pengguna diminta memilih kerusakan atau memilih lain – lain dan menuliskan kerusakan.
Gambar 17. Halaman Pengecekan Kamar

## Halaman Update Status Kamar
Halaman ini berfungsi untuk memperbarui status kamar sesuai yang sedang dilakukan oleh housekeeping.
Gambar 18 . Halaman Update Status Kamar

## Halaman Utama Web Pelanggan
Halaman utama web pelanggan berisi tentang informasi singkat hotel serta fasilitas – fasilitas yang disediakan, yang dipadukan dengan slide gambar beserta keterangan.

## Gambar 19. Halaman Utama Web Pelanggan

## Halaman Kamar Web Pelanggan
Informasi yang ditampilkan berupa harga kamar, status kamar tersedia atau dalam perbaikan, fasilitas kamar. Pada informasi setiap kamar tersedia tombol booking yang berfungsi untuk melakukan pemesanan kamar.

## Gambar 20. Halaman Kamar Web Pelanggan
Halaman Pemesanan Kamar
Dalam halaman ini tersedia 2 tombol pemesanan, jika pengguna hanya memesan 1 kamar bisa dengan menekan tombol pesan, jika pesan beberapa kamar sekaligus bisa menekan tombol keranjang di sebelah tombol pesan.
Gambar 21. Halaman Pemesanan Kamar

## Halaman Informasi Pemesanan
Halaman informasi pemesanan ini menampilkan informasi kamar - kamar yang telah dipesan serta total harga.
Gambar 22. Halaman Informasi Pemesanan

## Halaman Konfirmasi Pembayaran
Halaman ini menampilkan informasi pemesanan pelanggan, serta form untuk mengunggah bukti pembayaran. Jika pengguna tidak membayar sesuai batas waktu yang ditentukan maka pesanan tidak bisa dilanjutkan atau dianggap dibatalkan.
Gambar 23. Halaman Konfirmasi Pembayaran
Halaman Invoice Pemesanan Halaman invoice pemesanan menampilkan informasi transaksi yang sedang atau pernah dilakukan oleh akun pelanggan.

## Gambar 27. Halaman Invoice Pemesanan

## Pengujian
Pengujian fungsionalitas yang dilakukan pada sistem aplikasi palmyra menggunakan metode blackbox, dimana pengujian dengan metode ini bertujuan untuk mengetahui atau memastikan
bahwa output yang dihasilkan aplikasi berjalan sebagaimana mestinya dan sesuai dengan rancangan aplikasi. Berikut skenario pengujian yang akan digunakan pada hotel.
Tabel 3. Sistem Operator Komponen Sistem Poin Pengujian Halaman Login Login dengan akun operator Halaman Pemesanan Menambah pemesanan baru Verifikasi pemesanan Pembatalan pemesanan Check-In dan Check-Out Mencetak invoice check-out Halaman Refund Menampilkan data pembatalan Halaman Cleaning Menampilkan catatan tugas housekeeping Tabel 4. Sistem Admin Komponen Sistem Poin Pengujian Halaman Login Login dengan akun admin Halaman Kamar Menambah data kamar Merubah data kamar Menghapus data kamar Halaman Report Mencari transaksi dari tanggal tertentu Mencetak pencarian transaksi Halaman Pemesanan Menambah pemesanan baru Verifikasi pemesanan Pembatalan pemesanan Check-In dan Check-Out Mencetak invoice check-out Halaman Refund Menampilkan data pembatalan Halaman Cleaning Menampilkan catatan tugas housekeeping Halaman Kritik & Saran Menampilkan kritik & saran Halaman Setting Merubah level user group Merubah data user Merubah informasi tentang aplikasi
Tabel 5. Sistem HouseKeeping Komponen Sistem Poin Pengujian Halaman Login Login dengan akun housekeeping Halaman Utama Menampilkan kamar check-out Menampilkan informasi housekeeping Menampilkan fab Halaman Pengecekan Mengirim data konfirmasi pengecekan Halaman Info Kamar Merubah status kamar Tabel 6. Sistem Pelanggan Komponen Sistem Poin Pengujian Halaman Login Login dengan akun pelanggan Halaman Tentang Menampilkan informasi hotel Halaman Kamar Menampilkan data kamar Halaman Cek Kamar Menampilkan ketersediaan kamar Halaman Pemesanan Menampilkan kamar yang dipilih Mengurangi kamar yang dipilih Halaman Pembayaran Mengunggah bukti pembayaran Batas waktu pembayaran Halaman Akun Menampilkan informasi akun Menampilkan daftar transaksi Halaman Invoice Menampilkan invoice pemesanan Halaman kritik & saran Mengirim kritik & saran

## 4. Penutup
Sistem informasi manajemen homestay yang telah dikembangkan dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi waktu pemantauan ketersediaan kamar oleh petugas housekeeping. Dengan adanya integrasi dan komputerisasi fungsi antar bagian, petugas tidak mengalami kesulitan dalam mengelola data pemesanan sekaligus data transaksi keuangan yang terkait. Adanya 2 aplikasi pada platform yang berbeda dapat memudahkan bagian housekeeping dan resepsionis untuk berbagi informasi status kamar secara real time . Fitur tersebut dapat memudahkan pengguna untuk dapat mengetahui status kamar saat ini. Implementasi aplikasi sistem informasi telah dikembangkan sesuai rancangan dan pemodelan yang disusun. Hasil uji fungsionalitas juga menunjukkan bahwa fitur-fitur yang tersedia telah diuji dan dapat beroperasi sesuai dengan kebutuhan. Model aplikasi yang dikembangkan melalui penelitian ini dapat memperkaya hasil penelitian sebelumnya terutama penelitian [8], [9], dan [11] melalui penyediaan fitur dan akses yang terpisah untuk divisi housekeeping .
Aplikasi yang dikembangkan melalui penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan mengintegrasikan fitur promosi pada platform layanan pihak ketiga secara simultan. Adanya informasi promosi tersebut diharapkan dapat memudahkan pengguna untuk mendapatkan penawaran harga kamar yang menarik. Dari aspek operasional, aplikasi ini juga dapat diintegrasikan dengan aplikasi manajemen shift kerja karyawan. Fitur tersebut dapat membantu manajemen homestay untuk memastikan layanan pelanggan selalu tersedia dan tidak terganggu sepanjang jam operasional homestay tersebut.

## 5. Referensi
[1] Leung, R., & Law, R. “Evaluation of hotel information technologies and EDI adoption: The perspective of hotel IT managers in Hong Kong”. Cornell Hospitality Quarterly , 54(1), 25-37, 2013.
[2] Khatri, I. “Information technology in tourism & hospitality industry: A review of ten years’ publications”. Journal of Tourism and Hospitality Education, 9, 74-87.2019.
[3] Melián-Alzola, L., Fernández-Monroy, M., & Hidalgo-Peñate, M. “Information technology capability and organisational agility: A study in the Canary Islands hotel industry”. Tourism Management Perspectives , 33, 100606, 2022.
[4] Tallon, P. P., Queiroz, M., Coltman, T., & Sharma, R. “Information technology and the search for organizational agility: A systematic review with future research possibilities”. The Journal of Strategic Information Systems, 28(2), 218-237, 2019.
[5] Devi, N. L. N. S., & Suartana, I. W. “Analisis technology acceptance model (TAM) terhadap penggunaan sistem informasi di Nusa Dua Beach Hotel & SPA”. E-Jurnal Akuntansi , 6(1), 167-184, 2014.
[6] Handayani, T., & Sudiana, S. “Analisis penerapan model UTAUT (Unified Theory of Acceptance and Use of Technology) terhadap perilaku pengguna sistem informasi (studi kasus: sistem informasi akademik pada STTNAS Yogyakarta)”. Angkasa: Jurnal Ilmiah Bidang Teknologi , 7(2), 165-180, 2015.
[7] Prasetyo, K. W. “Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem Informasi Manajemen Kinerja Internal Perguruan Tinggi Di Stiki Malang”. Jurnal Dinamika Dotcom , 9(1), 2018.
[8] Siregar, V. M. M., & Siagian, N. F. “Sistem Informasi Front Office Untuk Peningkatan Pelayanan Pelanggan Dalam Reservasi Kamar Hotel”. Jurnal Tekinkom (Teknik Informasi dan Komputer) , 4(1), 77-82, 2021.
[9] Hamidah, H., Rizan, O., & Wahyuningsih, D. “Implementasi Aplikasi Reservasi Hotel Berbasis Mobile Application”. JEPIN (Jurnal Edukasi dan Penelitian Informatika) , 5(3), 338- 343, 2019.
[10] Muliadi, M., Andriani, M., & Irawan, H. “Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Kamar Hotel Berbasis Website (Web) Menggunakan Data Flow Diagram (DFD)”. JISI: Jurnal Integrasi Sistem Industri , 7(2), 111-122, 2020.
[11] Sutanto, P. H., Lidwan, N., & Ridwan, W. “Perancangan Reservasi Pariwisata Dan Kamar Hotel Berbasis Web”. Journal of Information System, Applied, Management, Accounting and Research , 4(4), 39-48, 2020.