TINJAUAN PELAKSANAAN PROSEDUR PEMINJAMAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI UNIT PENYIMPANAN RSUP H. ADAM MALIK MEDAN TAHUN 2015

## Suheri Parulian Gultom
Dosen APIKES  Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan
E-mail: suheriparuliangultom@gmail.com

## ABSTRAK
Peminjaman dokumen rekam medis di rumah sakit digunakan untuk keperluan internal ataupun eksternal yang meliputi keperluan dalam aspek kegunaan dokumen rekam medis seperti aspek administrasi, medis, hukum,  keuangan,  penelitian,  dan  pendidikan.  Berdasarkan  pengamatan  penulis  selama  melakukan survey awal di RSUP H. Adam Malik menemui permasalahan, yaitu masih terjadi peminjaman dokumen rekam medis yang tidak sesuai dengan prosedur peminjaman di unit penyimpanan. Tujuan penelitian ini yaitu  mengetahui  pelaksanaan  prosedur  peminjaman  dokumen  rekam  medis.  Penelitian  ini  merupakan jenis  penelitian  deskriptif.  Obyek  penelitian  adalah  pelaksanaan  prosedur  peminjaman  dokumen  rekam medis  di  unitpenyimpanan.  Instrumen  yang  digunakan  adalah  pedoman  observasi.  Hasil  penelitian  di RSUP  H.  Adam  Malik  Medan  diperoleh  angka  ketepatan  dokumen  rekam  medis  yang  dipinjam  sebesar 93,10% dan ketidaktepatan dokumen yang dipinjam sebesar 6,90%.Dari hasil penelitian juga diperoleh angka penggunaan tracer dalam proses pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis sebesar 82,76% dan tidak menggunakan tracer sebesar 17,24%. Dari hasil penelitian juga diperoleh angka penggunaan bon  peminjaman  dalam  proses  pelaksanaan  peminjaman  dokumen  rekam  medis  sebesar  63,79%  dan tidak menggunakan bon peminjaman sebesar 36,21%. Hasil dari penelitian diperoleh proses pelaksanan peminjaman  dokumen  rekam  medis  yang  tepat  dan  benar  sebesar  56,90%,  maka  dapat  dinilai  bahwa proses  pelaksanaan  peminjaman  dokumen  rekam  medis  di  unit  penyimpanan  Instalasi  Rekam  Medis RSUP Haji Adam Malik bernilai Cukup Baik.
Kata Kunci: Pelaksanaan Prosedur Peminjaman, Dokumen Rekam Medis.

## PENDAHULUAN
Rumah  sakit  adalah  suatu  badan  usaha yang  menyediakan  dan  memberikan  jasa pelayanan  medis  jangka  pendek  dan  jangka panjang yang terdiri atas tindakan observasi, diagnostik,  terapeutik  dan rehabilitative untuk  orang-orang  yang  menderita  sakit, terluka  dan  untuk  yang  melahirkan  ( World Health Organization ).
UU  NO.44  tahun2009  tentang  rumah sakit , rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan
yang menyelenggarakan pelayanan  kesehatan  perorangan  secara paripurna  yang  menyediakan  pelayanan rawat  inap,  rawat  jalan  dan  gawat  darurat. Pelayanan  rumah  sakit  juga  diatur  dalam kode  etik  rumah  sakit,  dimana  kewajiban
rumah  sakit  terhadap  karyawan,  pasien  dan masyarakat diatur.
Rumah  sakit  adalah  bagian  integral organisasi  sosial  dan  medik,  yang  bertugas memberikan  pelayanan  kesehatan  kepada masyarakat  sekitar  beserta  lingkungannya.
Menurut PERMENKES
No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam  medis  adalah  berkas  yang  berisi catatan  dan  dokumen  antara  lain  identitas pasien,  hasil  pemeriksaan,  pengobatan  yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan  lain  yang  telah  diberikan  kepada pasien.  Catatan  merupakan  tulisan-tulisan yang  dibuat  oleh  dokter  atau  dokter  gigi mengenai  tindakan-tindakan  yang  dilakukan kepada  pasien  dalam  rangka  pelayanan kesehatan.  Bentuk    rekam    medis    dalam
berupa  manual  yaitu  tertulis  lengkap  dan jelas  dan  dalam  bentuk  elektronik  sesuai ketentuan.
Rekam    medis    terdiri    dari    catatan- catatan  data  pasien  yang  dilakukan  dalam pelayanan    kesehatan.    Catatan-catatan tersebut    sangat    penting    untuk  pelayanan bagi    pasien    karena    dengan    data    yang lengkap    dapat    memberikan    informasi dalam    menentukan    keputusan    baik pengobatan,    penanganan,    tindakan    medis dan    lainnya.    Dokter    atau    dokter    gigi membuat  rekam  medis  sesuai  aturan  yang berlaku.
Secara umum peminjaman rekam medis dibagi menjadi 2 ( dua ) yaitu pinjaman rutin dan  tidak  rutin.  Peminjaman  rutin  adalah peminjaman berkas rekam medis oleh dokter dikarenakan  pasien  yang  memiliki  berkas tersebut memerlukan atau sedang mendapatkan  perawatan  di  unit  pelayanan. Peminjaman  tidak  rutin  adalah  peminjaman berkas  rekam  medis  oleh  tenaga  kesehatan atau  dokter  untuk  keperluan  penelitian, makalah atau sejenisnya.
Rumah  Sakit  Umum  Pusat  Haji  Adam Malik  Medan  merupakan  sebuah  rumah sakit  pemerintah  yang  dikelola  pemerintah pusat  dengan  Pemerintah  Daerah  Provinsi Sumatera  Utara,  Rumah  Sakit  Umum  Pusat H.  Adam  Malik  berdiri  sebagai  rumah  sakit kelas  A  sesuai  dengan  SK  Menkes  No. 335/Menkes/SK/VII/1990  dan  Rumah  Sakit
Umum Pusat Haji Adam  Malik Medan juga Sebagai  Rumah  Sakit  Pendidikan  sesuai dengan SK Menkes No. 502/Menkes/SK/IX/1991  RSUP  H.  Adam Malik  juga  sebagai  Pusat  Rujukan  wilayah Pembangunan    yang  meliputi  Provinsi Sumatera Utara, Nanggroe Aceh Darussalam,  Sumatera  Barat  dan  Riau. RSUP  H.  Adam  Malik  Medan  tidak  hanya mengobati orang sakit tetapi juga meberikan perawatan, pendidikan, dan konsultasi kesehatan. Berdasarkan pengamatan penulis
selama  melakukan  survey  awal di  RSUP  H.
Adam  Malik  menemui  permasalahan,  yaitu masih  terjadi  peminjaman  dokumen  rekam medis  yang  tidak  sesuai  dengan  prosedur peminjaman di unit penyimpanan.

## METODE

## Jenis Penelitian
Menurut  Notoatmodjo,  2010.  Metode penelitian  deskriptif  kuantitatif  adalah  suatu metode  penelitian  yang  dilakukan  dengan tujuan  utama    untuk  membuat  gambaran atau  deskripsi  tentang  suatu  keadaan  secara obyektif.

## Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian  dilaksanakan  di  rumah  sakit pada  bulan  Mei  -  Juni  2014.  Penelitian dilakukan di RSUP H. Adam Malik Medan, berlokasi  di  Jl  Bunga  Lau  No.17  Medan Tuntungan. RSUP H. Adam Malik Medan.

## Populasi
Menurut  Arikunto  (2006)  populasi adalah  keseluruhan  subjek  penelitian  yang berupa subjek atau objek yang diteliti untuk dipelajari  dan  diambil  kesimpulan.  Populasi dalam penelitian ini adalah jumlah dokumen rekam  medis  yang  dipinjam  selama  bulan mei  tahun  2013  di  RSUP  H.  Adam  Malik Medan yang berjumlah 137 dokumen.

## Sampel
Sampel  adalah  sebagian  atau  mewakili populasi  yang  diteliti.  Besarnya  sampel dihitung  dengan  menggunakan  rumus  yang dikutip  dari  Notoatmodjo  (2005),  sebagai berikut:
n = ) ( 1 2 d N N
 keterangan: N  =  besar populasi yaitu 137 n   =  besar sampel d   =  tingkat  kepercayaan/  ketepatan  yaitu 0,1
n   = 2 ) 1 , 0 ( 137 1 137  = ) 01 , 0 ( 137 1 137  = 37 , 1 1 137  = 37 , 2 137
Berdasarkan perhitungan di atas didapat sampel  sebanyak  57,80  dokumen  dan digenapkan menjadi 58 dokumen.

## Teknik Pengumpulan Data
Data dikumpulkan dengan cara observasi  tentang  pelaksanaan  prosedur peminjaman dokumen rekam medis terhadap pegawai  unit  penyimpanan  RSUP  Haji Adam Melik Medan.

## Teknik Pengukuran
Mengetahui tingkat pelaksanaan peminjaman  dengan  melakukan  observasi terhadap proses pelaksanaan prosedur peminjaman  yaitu dengan melihat  ketepatan dokumen  yang  dipinjam,  adanya  tidaknya menggunakan  tracer  dan  ada  tidaknya menggunakan  bon  peminjaman.  Untuk kepentingan analisis menurut arykunto maka pelaksanaan  peminjaman  dokumen  rekam medis  dapat  dikategorikan  menjadi  tiga dengan skala pengukuran ordinal yaitu :
 Baik bila nilai 76 – 100 %
 Cukup Baik bila nilai 56 – 75 %
 Kurang Baik bila nilai < 55 %

## HASIL
Hasil  penelitian  ini  didapat  melalui observasi dan meminta data sekunder berupa laporan  yang  sudah  tersedia  di  Instalasi Rekam  Medis  RSUP  H.  Adam  Malik Medan,  antara  lain  berupa  jumlah  pegawai di  unit  penyimpanan  berdasarkan  tingkat pendidikan serta jumlah pegawai berdasarkan masa kerja di Unit penyimpanan  Instalasi  Rekam  Medis  RSUP H. Adam malik.
Tabel  1. Distribusi  Pegawai  Menurut Tingkat  Pendidikan  di  Unit  Penyimpanan Dokumen  Rekam  Medis  RSUP  H.  Adam
Malik Tahun 2014 No Tingkat Pendidikan Jumlah Persentase (%) 1 SMA 3 42,86 2 Akademi (DIII) 3 42,86 3 Universitas (S1) 1 14,29 Total 7 100 Dari  tabel  di  atas  dapat  dilihat  bahwa petugas unit
peminjaman yang berpendidikan  terakhir  SMA  atau  sederajat dan  Diploma  III  sebanyak  3  orang  pegawai atau 42,86 %, sedangkan yang berpendidikan  Sarjana  sebanyak  1  orang pegawai atau 14,29 %.
Tabel  2. Distribusi  Pegawai  Menurut  Masa kerja  di  unit  penyimpanan  dokumen  rekam medis RSUP H. Adam Malik Tahun 2014
No Masa kerja Jumlah Persentase (%) 1 < 2 tahun 2 28,57 2 2 – 5 tahun 4 57,14 3 > 5 tahun 1 14,29 Total 7 100
Dari  tabel  di  atas  dapat  dilihat  bahwa petugas  unit  peminjaman  yang  memiliki masa  kerja  kurang  dari  2  tahun  sebanyak  2 orang  pegawai  atau  28,57  %,  sedangkan yang  memiliki  masa  kerja  antara  2  sampai dengan  5  tahun  sebanyak  4  orang  pegawai atau 57,14 %, dan yang memiliki masa kerja lebih dari 5 tahun sebanyak 1 orang pegawai atau 14.29 %.
Sedangkan,  dari  hasil  observasi  yang penulis lakukan terhadap 58 dokumen rekam medis  yang  dipinjam  selama  periode  bulan mei  tahun  2014  adalah  sebagai  berikut:
Tabel 3. Distribusi  ketepatan  DRM  yang  dipinjam  di  ruang  penyimpanan  RSUP  H.  Adam Malik Medan
No Kriteria Jumlah Persentase Sesuai Standar Tidak Sesuai Standar Sesuai Standar Tidak Sesuai Standar 1 Ketepatan DRM yang dipinjam 54 4 93,10 6,90
Dari  tabel  3  dapat  dilihat  bahwa  ketepatan  dokumen  rekam  medis  yang  dipinjam  yang sesuai  dengan  standar  adalah  sebesar  54  dokumen  dari  58  kasus  peminjaman  dokumen  rekam medis atau sebesar 93,10 %. Sedangkan ketepatan dokumen rekam  medis yang dipinjam yang
tidak  sesuai  dengan  standar  sebanyak  4  dokumen  dari  58  kasus  peminjaman  dokumen  rekam medis atau sebesar 6,90 %.
Tabel  4. Distribusi  Penggunaan  Tracer  dalam  pelaksanaan  peminjaman  DRM  di  ruang penyimpanan RSUP H. Adam Malik Medan
No Kriteria Jumlah Persentase Sesuai Standar Tidak Sesuai Standar Sesuai Standar Tidak Sesuai Standar 1 Penggunaan Tracer 48 10 82,76 17,24
Dari  tabel  4  dapat  dilihat  bahwa  angka penggunaan tracer dalam peminjaman dokumen  rekam  medis  yang  sesuai  standar adalah  sebesar  48  dokumen  dari  58  kasus peminjaman dokumen rekam medis atau
sebesar  82,76  %.  Sedangkan  yang  tidak menggunakan  tracer  sesuai  standar  dalam peminjaman dokumen rekam medis sebanyak  10  dokumen  dari  58  kasus peminjaman  dokumen  rekam  medis  atau sebesar 17,24 %.
Tabel  5. Distribusi  Penggunaan  Bon  Peminjaman  dalam  pelaksanaan  peminjaman  DRM  di ruang penyimpanan RSUP H. Adam Malik Medan
No Kriteria Jumlah Persentase Sesuai Standar Tidak Sesuai Standar Sesuai Standar Tidak Sesuai Standar 1 Penggunaan Bon peminjaman 37 21 63,79 36,21
Dari  tabel  5  dapat  dilihat  bahwa  angka penggunaan  bon  peminjaman  yang  sesuai standar  dalam  peminjaman  dokumen  rekam medis  adalah  sebesar  37  dokumen  dari  58 kasus  peminjaman  dokumen  rekam  medis atau sebesar 63,79 %. Sedangkan yang tidak menggunakan bon peminjaman sesuai standar  dalam  peminjaman  dokumen  rekam medis  sebanyak  21  dokumen  dari  58  kasus peminjaman  dokumen  rekam  medis  atau sebesar 36,21 %.

## PEMBAHASAN
Pembahasan dalam penelitian ini menggunakan  pendekatan  deskriptif  dengan cara  menggambarkan  atau  mendiskripsikan data-data  yang  sudah  diperoleh  melalui observasi dan data-data sekunder yang sudah ada tersedia di Instalasi Rekam medis RSUP Haji Adam Malik.
Tabel  6. Data  Presentase  Ketetapan  Pelaksanaan  Peminjaman  Dokumen  Rekam  Medis Instalasi Rekam Medis di Unit Penyimpanan RSUP H. Adam Malik Medan
No Kriteria Jumlah Persentase Sesuai Standar Tidak Sesuai Standar Sesuai Standar Tidak Sesuai Standar 1 Ketepatan DRM yang dipinjam 54 4 93,10 6,90 2 Penggunanan Tracer 48 10 82,76 17,24 3 Penggunaan Bon peminjaman 37 21 63,79 36,21
Dari  tabel  di  atas  dapat  dilihat  bahwa jumlah  dokumen  rekam  medis  yang  sesuai dengan  standar  dalam  pengambilan  pada saaat  peminjaman  adalah  sebesar  54 dokumen  dari  58  dokumen  rekam  medis yang dipinjam dan hanya 4 dokumen rekam medis yang tidak sesuai dengan standar dan harus diambil kembali sebanyak 4 dokumen
dari  58  dokumen  yang  dipinjam,  angka pengguanan  tracer  sebesar  48  dokumen peminjaman  yang  menggunakan  tracer sesuai  dengan  standar    dari  58  peminjaman dan  hanya  10  dokumen  yang  tidak menggunakan  tracer  sesuai  dengan  standar dari  58  dokumen  yang  dipinjam.  Tingkat penggunaan  bon  peminjaman  sebesar  37
dokumen yang menggunakan bon peminjaman sesuai standar dari 58 dokumen yang dipinjam dan yang tidak menggunakan bon  peminjaman  sesuai  standar  sebesar  21 dokumen.  Sedangkan  nilai  presentase  yang tidak sesuai standar dalam prosedur peminjaman  yang  tertinggi  adalah  dalam
penggunaan  bon  peminjaman  yaitu  sebesar 36,21  %,  kemudian  dalam  penggunaan tracer  dalam  setiap  peminjaman  sebesar  17,
24  %  dana  yang  paling  kecil  adalah  salah ambil dokumen rekam medis yang dipinjam yaitu sebesar 6,90 %.
Tabel  7. Distribusi  Prosedur  Pelaksanaan  Peminjaman  Dokumen  Rekam  Medis  di  unit penyimpanan Instalasi Rekam Medis RSUP H. Adam Malik Medan
No Kriteria Jumlah Persentase Sesuai standar Tidak sesuai standar Sesuai standar Tidak sesuai standar 1 Prosedur pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis 33 25 56,90 43,10 Hasil  pengolahan  data  yang  peneliti lakukan didapat prosedur pelaksanaan peminjaman  yang  sesuai  standar  berjumlah 33  dokumen  dari  58  dokumen  rekam  medis yang  dipinjam  atau  56,90  %,  sedangkan prosedur yang tidak sesuai standar sebanyak 25  dokumen  dari  58  kasus  dokumen  rekam medis yang dipinjam atau sebesar 43,10 %.

## KESIMPULAN
Berdasarkan uraian dan hasil penelitian yang telah dikemukakan sebelumnya penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem penyimpanan yang dilaksanakan di  unit  penyimpanan  Instalasi  rekam Medis  RSUP  H.  Adam  Malik  adalah Sentralisasi.
2. Sistem penjajaran yang dilaksanakan di unit  penyimpanan  Instalasi  rekam Medis  RSUP  H.  Adam  Malik  adalah Terminal Digit Filing System . 3. Jumlah pegawai bagian unit penyimpanan  di  Instalasi  rekam  Medis
RSUP  H.  Adam  Malik  berjumlah  7 orang  pegawai  dengan  mayoritas  masa kerja  2  sampai  dengan  5  tahun sebanyak  4  orang  pegawai  dan  tingkat pendidikan  terakhir  SMA  dan  Diploma III  sebanyak  masing-masing  3  orang pegawai..
4. Dari  hasil  penelitian  diperoleh  angka dokumen  rekam  medis  yang  dipinjam yang sesuai standar sebesar 93,10% dan dokumen  yang  dipinjam  yang  tidak sesuai standar sebesar 6,90%.
5. Dari  hasil  penelitian  juga  diperoleh angka  penggunaan  tracer  yang  sesuai standar  dalam  proses  pelaksanaan peminjaman  dokumen  rekam  medis sebesar 82,76% dan tidak menggunakan tracer  yang  sesuai  standar  sebesar 17,24%.
6. Dari  hasil  penelitian  juga  diperoleh angka  penggunaan  bon  peminjaman yang  sesuai  standar  dalam  proses pelaksanaan peminjaman dokumen rekam  medis  sebesar  63,79%  dan menggunakan  bon  peminjaman  yang tidak sesuai standar sebesar 36,21%.
7. Hasil  dari  penelitian  diperoleh  proses pelaksanan peminjaman dokumen rekam  medis  yang  sesuai  standar sebesar  56,90%,  maka  dapat  dinilai bahwa  proses  pelaksanaan  peminjaman dokumen rekam medis di unit penyimpanan  Instalasi  Rekam  Medis RSUP  H.  Adam  Malik  bernilai  Cukup Baik.

## SARAN
1. Untuk  meningkatkan  mutu  pelayanan rekam  medis  diharapkan  sikap  petugas untuk lebih baik lagi dalam melaksanakan tugasnya. Seorang petugas harus bertindak cepat, tepat dan tanggap terhadap
permasalahan ketepatan pengambilan dokumen rekam medis yang dipinjam.
2. Untuk  petugas  rekam  medis  di  RSUP H.  Adam  Malik  Medan  disarankan
untuk mengikuti pelatihan yang bertujuan  untuk  mengetahui  prosedur peminjaman yang baik dan benar. Maka petugas rekam medis diharapkan mampu meningkatkan efektivitas
pelayanan  petugas  yang  baik  dan bermutu. 3. Untuk meningkatkan kualitas ketepatan dalam proses peminjaman maka disarankan untuk meningkatkan disiplin dari  para  petugas  pengisi  rekam  medis dan dalam jangka panjang perlu kiranya dipikirkan untuk memberikan penghargaan  dan  sanksi  kepada  para petugas pengisi yang tidak melaksanakan peminjaman sesuai dengan  standar  operasional  prosedur yang telah ditetapkan.
4. Bagi peneliti selanjutnya agar mencoba penelitian  yang  lebih  konprehensif  dari sebuah  rumah  sakit  sehingga  dapat membantu  pihak  lembaga  kesehatan memberikan  pelayanan  yang  bermutu bagi pasien.

## DAFTAR PUSTAKA
Arief  TQ.  (2003). Metodologi  Penelitian Kedokteran  Dan  Kesehatan .  Klaten: CSGF  (Comunitty  of  self  Help  Group
Forum).
Departemen Kesehatan RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam
Medis  Rumah  Sakit .  Jakarta:  Dirjen Yanmed.
Depkes.  2004.  UU  Nomor  29  Tahun  2004 Tentang  Praktik  Kedokteran.  Jakarta:
Depkes RI. Hatta, Gemala R. (2008). Pedoman Manajemen  Informasi  Kesehatan  Di Sarana  Pelayanan  Kesehatan .  Jakarta:
UI Press. Notoadmojo, S. (2005). Metodologi Penelitian  Kesehatan  Edisi  Revisi Ketiga . Jakarta: Rineka Cipta. Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, Medical Record.
Wardani,  Dyah  Ayu.    (2012). Tinjauan Pelaksanaan    Prosedur  Peminjaman Dokumen  Rekam  Medis  Di  Unit  Filing Rsu  Daerah  Pandan  Arang  Boyolali Tahun  2012 . Medan:  (Karya  Tulis Ilmiah)  Diploma  III  APIKES  Mitra Husada KarangAnyar.