## PENGELOLAAN ARSIP PELAPORAN DAN PERTANGGUNG JAWABAN KEUANGAN DI DESA KALIJATI BARAT KABUPATEN SUBANG
Mita Yuliyani 1
Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Subang feniamita123@gmail.com
Ade Suparman 2

## Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Subang
Suparmanade09@gmail.com
Kamal Ma’ruf 3
Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Subang kamalmaruf2207@gmail.com

## Abstrak
Dalam  penelitian  ini,  penulis  bertujuan  untuk  mengetahui  (1)  bagaimana  prosedur pengelolaan dokumen keuangan di Desa Kalijati Barat, Kabupaten Subang, dan (2) proses pengelolaan  pengarsipan  dokumen  keuangan  di  Desa  Kalijati  Barat.  Metode  yang digunakan adalah kualitatif deskriptif, sedangkan teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi.
Hasil  penelitian  menunjukkan  bahwa  terdapat  permasalahan  dalam  prosedur pengelolaan dokumen keuangan di Desa Kalijati Barat, terutama pada laporan realisasi penggunaan  dana  desa  dan  laporan  pertanggungjawaban  realisasi  anggaran  desa. Permasalahan  ini  terjadi  karena  terdapat  kekurangan  pada  bukti  transaksi.  Dalam pengelolaan kearsipan, pegawai keuangan masih mengalami kendala karena dokumen hanya diletakkan di map dan ditumpuk menjadi satu dengan map-map dari dokumen lainn.

## Kata kunci: Prosedur, dokumen keuangan, arsip keuangan

## Abstract
In this research, the author aims to find out (1) what are the procedures for managing financial documents in Kalijati Village, Subang Regency, and (2) the management process for archiving financial documents in West Kalijati Village. The method used is descriptive qualitative, while the techniques used to collect data include observation, interviews, and documentation.
The results of the research show that the procedures for managing financial documents in West Kalijati Village have problems, particularly in the report on the realization of village fund usage and the accountability report on the realization of the village budget. These problems occur due to deficiencies in transaction evidence. In archival management, financial officers still experience issues because documents are only placed in folders and stacked together with folders of other documents.
Keywords : Procedures, financial documents, financial archives

## Pendahuluan
Tantangan utama dalam menjaga keakuratan data yang mungkin diperlukan suatu saat oleh bisnis atau organisasi adalah bagaimana menangani surat. Surat-surat yang  masuk  hendaknya  tertata  rapi  dan  cepat  untuk  menghemat  waktu  dan memudahkan  pencariannya  di  kemudian  hari.  Oleh  karena  itu,  penanganan  surat perlu dilakukan secara praktis dan efektif (Prawono & Pamungkas, 2015).
Arsip  merupakan  kumpulan  dari  surat-surat  atau  dokumen  yang  memiliki  peran penting dalam suatu organisasi, yaitu sebagai pusat informasi yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan di masa yang akan datang. Menurut Amsyah dalam Pramudyo  (2016),  arsip  adalah  "pusat  ingatan",  sumber  informasi,  dan  alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,  penganalisaan,  pengembangan,  perumusan  kebijakan,  pengambilan keputusan,  pembuatan  laporan,  pertanggungjawaban,  penilaian,  dan  pengendalian setepat-tepatnya.
Kecerobohan  pengurus  dalam  mengatur  arsip  sering  ditemukan.  Arsip  yang tidak  disusun  menurut  subjeknya  sering  kali  sulit  ditemukan  bila  diperlukan. Permasalahan  pengelolaan  surat  masih  berupa  kurangnya  alat  dan  perlengkapan, serta  kurangnya  tempat  atau  lokasi  penyimpanan  arsip  (Yomi,  2015).  Jika  sistem penyimpanan  arsip  berfungsi  dengan  baik,  maka  menemukan  kembali  arsip  yang diperlukan akan mudah terdeteksi. Sebaliknya, jika sistem penyimpanan arsip kurang mendapat  perhatian,  maka  kegiatan  pengelolaan  organisasi  akan  terganggu.  Ini mungkin  karena  dokumentasinya  sulit  ditemukan  atau  bahkan  tidak  diketahui keberadaannya,  dan  dapat  berdampak  pada  kinerja  pegawai  dalam  organisasi  itu sendiri (Widhi & Hartiati, 2023).
Dalam  sistem  pengelolaan  arsip  keuangan,  masih  ditemukan  kendala  seperti kesulitan dalam menemukan arsip keuangan dan bukti transaksi yang sudah lama.

## Kerangka Teori
Menurut  Leonard  D.  White  dalam  Malawat  (2023,  halaman  80),  administrasi adalah suatu proses yang umum ada pada setiap usaha kelompok, baik pemerintah maupun swasta, sipil maupun militer, serta baik dalam ukuran besar maupun kecil. Sedangkan  menurut  Gie  dalam  Malawat  (2023,  halaman  80),  administrasi  dalam pengertian  luas  adalah  "segenap  rangkaian  kegiatan  penataan  terhadap  pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang."
Pengertian  administrasi  keuangan  secara  umum  adalah  pekerjaan  manajemen yang mencakup seluruh kegiatan yang berkaitan erat dengan seluruh sistem keuangan untuk  mencapai  tujuan  setiap  perusahaan  atau  organisasi.  Selain  itu,  menurut Mamesah  dalam  Hsb  (2020),  administrasi  keuangan  adalah  "rangkaian  kegiatan  dan prosedur  dalam  mengelola  keuangan  secara  tertib,  sah,  hemat,  berdaya  guna,  dan berhasil  guna."  Pengelolaan  keuangan  tersebut  meliputi  penerimaan  dan  sumber- sumbernya serta pembiayaan.
Menurut  Wursanto  dalam  Saputra  &  Famukhit  (2014),  surat  adalah  sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
lain.  Fungsinya  mencakup  lima  hal:  sarana  pemberitahuan,  permintaan,  ide  dan gagasan;  alat  bukti  tertulis;  alat  pengingat;  bukti  historis;  dan  pedoman  kerja. Dibuktikan  menurut  Sitohang  (2018),  surat  merupakan  media  komunikasi  tertulis yang diperuntukkan bagi suatu pihak untuk menyampaikan suatu informasi kepada pihak lain.
Pengertian arsip secara etimologis berasal dari bahasa Belanda yaitu "archief" atau "archives", dari bahasa Yunani "arche" yang berarti permulaan. Dari kata "arche" inilah kemudian berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya, dari kata "ta archia" tersebut berkembang lagi menjadi kata "archeon" yang berarti gedung pemerintahan. Istilah lain dari arsip adalah file (bahasa Inggris) dan record atau warkat.
Pengertian prosedur menurut Rudi M. Tambunan yang dikutip dalam Susilowati &  Nurfadilah  (2022)  adalah  "pedoman  yang  berisi  prosedur  operasional  yang  ada  di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang di dalam organisasi berjalan efektif dan efisien, konsisten, standar, dan sistematis."
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dikutip dari Kakesing, Rares, & Londa (2022) disebutkan bahwa pengelolaan adalah proses atau cara perbuatan mengelola atau proses  melakukan  kegiatan  tertentu  dengan  menggerakkan  tenaga  orang  lain,  proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi, serta proses yang memberikan  pengawasan  pada  semua  hal  yang  terlibat  dalam  pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
Arsip keuangan adalah kumpulan dokumen yang berkaitan dengan transaksi keuangan  di  suatu  organisasi  atau  perusahaan,  mulai  dari  perencanaan  hingga pertanggungjawaban transaksi keuangan.

## Metode Penelitian
Metode  penelitian  yang  digunakan  oleh  peneliti  adalah  metode  kualitatif deskriptif.  Metode  penelitian  ini  digunakan  untuk  menggambarkan  prosedur pengelolaan arsip, pengelolaan, dan pertanggungjawaban keuangan di Desa Kalijati Barat,  Kabupaten  Subang.  Metode  penelitian  ini  bertujuan  untuk  menemukan, mengumpulkan,  dan  menganalisis  data  yang  ada  guna  mengkarakterisasi  secara metodis masalah yang muncul.
Adapun  teknik  pengumpulan  data  yang  digunakan  oleh  peneliti  dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Observasi
2. Wawancara
3. Dokumentasi

## Hasil dan Pembahasan Gambaran Umum Perusahaan
Desa  Kalijati  Barat  terletak  di  Kecamatan  Kalijati,  Kabupaten  Subang,  yang terdiri  dari  245  desa  dan  8  kelurahan.  Dahulu,  Subang  dikenal  dengan  nama
Karawang  Timur.  Desa  Kalijati  Barat  resmi  berdiri  pada  tahun  1980  setelah dimekarkan dari desa induknya, yaitu Desa Kalijati Timur.
Di Desa Kalijati Barat terdapat Pangkalan TNI AU Suryadarma, yang merupakan pangkalan udara militer pertama di Indonesia. Pangkalan ini memiliki latar belakang sejarah yang  sangat  penting  dan  tidak  bisa  dipisahkan  dari  perkembangan  sejarah  militer  di Indonesia.

## Prosedur Pengelolaan Arsip Pelaporan dan Pertanggungjawaban Keuangan di Desa Kalijati Barat Kabupaten Subang
1. Pelaporan Keuangan Pemerintahan Desa
a. Laporan Realisasi Pelaksanaan APB Desa Laporan  realisasi  pelaksanaan  APB  Desa  disampaikan  oleh  kepala  desa kepada  bupati/wali  kota  setiap  semester  tahun  berjalan.  Laporan  semester pertama  disampaikan  paling  lambat  akhir  bulan  Juli  tahun  berjalan,  dan laporan akhir tahun berjalan disampaikan paling lambat akhir bulan Januari tahun  berikutnya.  Laporan  realisasi  pelaksanaan  APB  Desa  Semester  I menggambarkan  pendapatan,  belanja,  dan  pembiayaan  semester  I  dari seluruh  sumber  pendanaan  yang  diselenggarakan  oleh  Pemerintah  Desa dibandingkan dengan tujuan/anggaran. Laporan realisasi pelaksanaan APB Desa semester akhir menggambarkan realisasi kumulatif pendapatan, belanja, dan pembiayaan sampai dengan akhir tahun anggaran.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kaur keuangan desa, laporan realisasi pelaksanaan  APB  Desa  selalu  lengkap  setiap  tahun,  sehingga  tidak  terjadi permasalahan.
b. Laporan Realisasi Penggunaan Dana Desa Laporan realisasi penggunaan dana desa disampaikan kepada bupati/wali kota setiap semester. Penyampaian laporan realisasi penggunaan dana desa dilakukan untuk  semester  I  paling  lambat  minggu  keempat  bulan  Juli  tahun  anggaran berjalan. Untuk semester II, paling lambat minggu keempat bulan Januari tahun anggaran  berikutnya.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  kaur  keuangan, terdapat  permasalahan  karena  seringkali  penyedia  barang  tidak  memberikan bukti transaksi.
2. Pertanggungjawaban Keuangan Pemerintahan Desa
a. Laporan Pertanggungjawaban Realisasi Anggaran Desa Laporan  Pertanggungjawaban  Realisasi  Pelaksanaan  APB  Desa  merupakan bagian  dari  peraturan  desa  mengenai  laporan  pertanggungjawaban  realisasi pelaksanaan  APB  Desa  sebagai  bentuk  pertanggungjawaban  terhadap pelaksanaan  APB  Desa  yang  telah  disepakati  di  awal  tahun.  Kemudian, Pertanggungjawaban  Realisasi  Pelaksanaan  APB  Desa  disampaikan  kepada BPD.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  kaur  keuangan,  pernah  terjadi permasalahan karena bukti transaksi tidak ada. Hal ini disebabkan oleh kurang
telitinya kaur dalam menyimpan bukti transaksi atau penyedia barang yang tidak memberikan bukti transaksi, dan menjadi temuan audit oleh BPD.
b. Laporan  Kekayaan  Milik  Desa  per  31  Desember  Tahun  Anggaran  yang Bersangkutan
Laporan  kekayaan  milik  desa  merupakan  laporan  posisi  kekayaan  (dan hutang) milik Pemerintah Desa per tanggal akhir tahun anggaran/pelaporan. Laporan  kekayaan  milik  desa  merupakan  hal  yang  baru  bagi  desa  karena belum  pernah  diatur  sebelumnya  dalam  ketentuan  mengenai  desa  sebelum terbitnya UU Desa. Oleh karena itu, sebagai langkah awal penyusunan laporan kekayaan  milik  desa,  harus  dilakukan  inventarisasi  aset  desa.  Inventarisasi aset desa paling lambat dua tahun sejak UU Desa berlaku (UU Nomor 6 tahun 2014  pasal  116  ayat  4).  Inventarisasi  aset  desa  merupakan  hal  penting  yang harus dilakukan oleh pemerintah kabupaten/kota untuk memberi kejelasan mengenai aset desa baik jumlah maupun nilainya.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kaur keuangan desa, laporan kekayaan dilaporkan dengan lengkap setiap tahun, sehingga tidak terjadi permasalahan.
c. Laporan  Program  Pemerintahan  dan  Pemerintahan  Daerah  yang  Masuk  ke Desa
Laporan akses program pemerintah dan pemerintah daerah ke desa mencakup informasi  mengenai  rencana  sektoral  dan  rencana  yang  diintegrasikan  ke dalam  pembangunan  desa,  terlepas  dari  apakah  pelaksanaannya dikoordinasikan  dan/atau  dilimpahkan  kepada  desa  pada  tanggal  tertentu. Rencana  masuknya  desa  diberitahukan  kepada  pemerintah  desa  oleh pelaksana kegiatan pemerintah tingkat desa yang bersangkutan. Di bawah ini adalah  contoh  Laporan  Rencana  Dinas  dan  Laporan  Rencana  Wilayah  yang dikirimkan ke desa.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kaur keuangan desa, laporan program pemerintahan  dan  pemerintahan  daerah  yang  masuk  ke  desa  dilaporkan dengan lengkap setiap tahun, sehingga tidak terjadi permasalahan.
d. Laporan Tingkat Pemerintahan Kabupaten/Kota
1) Laporan Realisasi Penyaluran dan Konsolidasi Penggunaan Dana Desa Bupati/wali  kota  menyusun  dan  menyampaikan  Laporan  Realisasi Penyaluran  dan  Konsolidasi  Penggunaan  Dana  Desa  kepada  Menteri Keuangan.  Laporan  Realisasi  Penggunaan  Dana  Desa  tahun  anggaran sebelumnya  disampaikan  paling  lambat  minggu  keempat  bulan  Februari tahun anggaran berjalan; sedangkan Laporan Realisasi Penggunaan Dana Desa Tahap 1 disampaikan paling lambat minggu keempat bulan Juli tahun anggaran  berjalan.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  kaur  keuangan desa, laporan realisasi penyaluran dan konsolidasi penggunaan dana desa dilaporkan  dengan  lengkap  setiap  tahun,  sehingga  tidak  terjadi permasalahan.
2) Ikhtisar Laporan Pertanggungjawaban Realisasi Pelaksanaan APB Desa Ikhtisar  Laporan  Pertanggungjawaban  Realisasi  Pelaksanaan  APB  Desa adalah  ringkasan  lengkap  dari  seluruh  kegiatan  keuangan  desa. Berdasarkan hasil wawancara dengan kaur keuangan desa, ikhtisar laporan pertanggungjawaban  realisasi  pelaksanaan  APB  Desa  dilaporkan  dengan lengkap setiap tahun, sehingga tidak terjadi permasalahan.

## Sistem  Pengelolaan  Pengarsipan  Dokumen  Keuangan  di  Desa  Kalijati  Barat, Kabupaten Subang
Sistem  pengarsipan  di  Desa  Kalijati  Barat  menerapkan  penyimpanan berdasarkan  subjek,  di  mana  arsip  disusun  berdasarkan  isi  surat.  Organisasi penyimpanan  arsip  didasarkan  pada  konsep  desentralisasi,  di  mana  setiap  unit memiliki  tempat  penyimpanan  sendiri.  Meskipun  demikian,  dalam  praktiknya, pencarian arsip sering mengalami kesulitan karena arsip-arsip aktif sering ditumpuk bersama, menyulitkan aksesibilitasnya.
Berdasarkan  pengamatan  peneliti,  langkah-langkah  dalam  pengarsipan keuangan di Desa Kalijati Barat adalah sebagai berikut:
1. Penyortiran Dokumen Berdasarkan Subjek: Dokumen masuk keuangan disortir berdasarkan subjeknya.
2. Penyimpanan Dokumen dalam Map: Dokumen ditempatkan dalam map sesuai dengan keterangan jenis dokumen yang tertera pada map tersebut.
3. Penyimpanan  Dokumen:  Dokumen  disimpan  sesuai  dengan  sistem penyimpanan yang telah ditetapkan.
4. Penyusutan  Dokumen:  Meskipun  demikian,  proses  penyusutan  arsip  di  desa tidak dilakukan karena kemungkinan arsip tersebut masih diperlukan di masa yang  akan  datang,  terutama  dalam  proses  rutin  menentukan  rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa (APBDes).

## Kesimpulan
Kesimpulan  yang  dapat  diambil  dari  hasil  penelitian  di  Desa  Kalijati  Barat, Kabupaten Subang adalah sebagai berikut:
1. Prosedur  pengelolaan  dokumen  keuangan  di  Desa  Kalijati  Barat  Kabupaten Subang  sudah  cukup  baik.  Namun,  diperlukan  peningkatan  ke  telitian  dalam menyimpan  bukti  transaksi  serta  memastikan  bahwa  penyedia  barang/jasa memberikan bukti transaksi pada setiap proses transaksi.
2. Sistem  pengarsipan  laporan  keuangan  di  Desa  Kalijati  Barat  menggunakan pendekatan  berdasarkan  subjek  dan  penyimpanan  yang  terdesentralisasi, dimana setiap unit bertanggung jawab atas pengarsipan dokumennya sendiri. Langkah-langkah pengarsipan dokumen keuangan meliputi:
a. Menyortir dokumen masuk keuangan.
b. Meletakkan  dokumen  ke  dalam  map  sesuai  dengan  keterangan  jenis dokumen.
c. Menyimpan dokumen dengan tertib.
d. Melakukan penyusutan dokumen.
Meskipun  demikian,  pegawai  keuangan  masih  menghadapi  kendala  karena dokumen hanya diletakkan dalam map dan ditumpuk bersama dengan map-map dari dokumen lainnya. Disarankan untuk memperbaiki sistem penyimpanan agar dokumen dapat diakses dengan lebih mudah dan teratur.

## Referensi
Barthos, b. (1990). Manajemen kearsipan . Jakarta: bumi aksara
Frisnawati, e. (2013). Sistem kearsipan pada museum benteng vredeburg yogyakarta , hal 33.
Kurniawanti,farida, &   dkk.   (2021). Buku   petunjuk   pedoman   penatausahaan   teknis operasional keuangan desa. Indonesia: Menteri dalam negeri
Malawat, S.  H.  (2023, April 16). Buku Ajar Pengantar Administrasi Publik. From Scribd: https://www.scribd.com/embeds/638724301/content?start_page=1&view_ mode=scroll&access_key=key-fFexxf7r1bzEfWu3HKwf
Nofia, (2023). Sistem pengelolaan kearsipan sekolah (studi kasus di smp negeri 35 mukomuko) , 74. Pramudyo, A. (2016). Peran Manajemen Kearsipan Dalam Kehidupan Organisasi , 69.
Prawono, j. A., & pamungkas, a. R. (2015). Sistem informasi pengelolaan suramasuk dan surat keluar di stmik aub surakarta , 26.
Puspawijaya, Adrian, &    Julia    Dwi    Nuritha    Siregar. 2016. s istem    pengelolaan keuangan .Bogor: Pusdiklatwas BPKP
Sitohang,  h.    T.    (2018).    Journal  of  informatic  pelita  nusantara. Sistem  informasi pengagendaan surat berbasis web pada pengadilan tinggi medan , 7.
Subekti, a. (2015). Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di jogjatronik mall yogyakarta , 16,19-20,24-25
Suryatama,  d.  (2017). Pengelolaan  surat  masuk  dan  surat  keluar  pada  kantor  kecamatan kalasan yogyakarta , 11-19,30-35
The Liang Gie. 2009. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Liberty.
Yomi,  A.  P.  (2015). Pengelolaan  Surat  Masuk  dan  Surat  Seluar  Provinsi  Sumatera  Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, 4(1), 81–89.