## Jurnal Informatika Terpadu
https://journal.nurulfikri.ac.id/index.php/JIT ISSN ONLINE : 2460-8998

## ANALISIS DAN IMPLEMENTASI SISTEM PENGELOLAAN SDM MENGGUNAKAN APLIKASI ODOO PADA MEDINAT ART
Sri Rejeki 1 , Suhendi 2
1, 2 Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri Jakarta Selatan, DKI Jakarta, Indonesia 12640 rejekicici37@gmail.com , suhendi@nurulfikri.ac.id

## Abstract
Medinat Art is an online-based business institution that has been established in 2015. It is slowly starting to improve its HR management to make it more structured. One of the efforts made was using the HR Information System, namely the  Odoo application, to manage employee leave. The Odoo application is an Enterprise Resource Planning (ERP) application made in Open Source. Previously, Medinat Art still needed to fix many things regarding the leave management carried out. One of them is the leave application process which is still manual and unstructured because there is no official SOP. The problem that occurs is that there is no place to find out the history of employee leave, both those submitted and the remaining rights to leave, and there is a sudden impression that there is no planned delegation of tasks before the employee leaves. The module applied in this research is the Leaves module. The results of this research are the use of several features in the Odoo software, including  creating  types  of  leave,  granting  leave  rights,  submitting  leave,  providing  leave  submission  results,  viewing  the results of leave submissions. This research is expected to facilitate the management of leave, especially filing and recording leave history so that it is systemized so that the quality of human resource management is preferable .

## Keywords: Enterprise Resource Planning, Odoo, Leaves

## Abstrak
Medinat  Art  merupakan  suatu  lembaga  usaha  berbasis online yang  sudah  berdiri  sejak  tahun  2015.  Pelan-pelan  mulai membenahi manajemen pengelolaan SDM agar lebih terstruktur. Salah satu upaya yang dilakukan seperti penggunaan Sistem Informasi  SDM  yaitu  aplikasi  Odoo  untuk  pengelolaan  cuti  karyawannya.  Aplikasi Odoo merupakan  aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) yang dibuat dalam bentuk Open Source . Sebelumnya ada banyak hal yang masih perlu dibenahi oleh Medinat Art mengenai pengelolaan cuti yang telah dilakukan. Salah satunya proses pengajuan cuti yang masih manual dan  tidak  terstruktur  karena  tidak  ada  SOP  resmi.  Sehingga  masalah  yang  terjadi  adalah  tidak  ada  adanya  wadah  untuk mengetahui  riwayat  cuti  karyawan,  baik  yang  sudah  diajukan  maupun  sisa  hak  cuti,  serta  terkesan  mendadak  yang mengakibatkan tidak ada pendelegasian tugas yang terencana sebelum karyawan cuti. Modul yang diterapkan dalam penelitian ini  adalah  modul Leaves. Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  penggunaan  beberapa  fitur  dalam software Odoo,  diantaranya: pembuatan jenis cuti, pemberian hak cuti, pengajuan cuti, pemberian hasil pengajuan cuti, melihat hasil pengajuan cuti. Pada penelitian ini diharapkan dapat memfasilitasi pengelolaan cuti, khususnya pengajuan dan pencatatan riwayat cuti agar tersistem sehingga kualitas manajemen SDM lebih baik.
Kata kunci: Enterprise Resource Planning, Odoo , Cuti

## 1. PENDAHULUAN
Menurut UU Nomor 13 tahun 2003 pasal 1 ayat 2, Tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna  menghasilkan  barang  dan/atau  jasa  baik  untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat [1]. Di  samping  teknologi,  Sumber  Daya  Manusia (SDM)  kini sudah menjadi faktor penting yang akan menentukan jatuh bangunnya  perusahaan.  Dimana  segala  kemampuan
manusia  yang  tidak  bisa  digantikan  oleh  teknologi  sudah dianggap sebagai asset perusahaan yang tak ternilai.
Dalam rangka menunaikan pekerjaannya, manusia memerlukan tenaga yang harus dikeluarkan sesuai besarnya kebutuhan  beban  kerja  yang  dilakukan.  Ketika  manusia melakukan  pekerjaan  melebihi  ketentuan  jam  kerja  (UU Nomor  13  tahun  2003),  maka  waktu  kerja  bisa  dianggap masuk sebagai lembur sehingga  pegawai berhak  atas  upah
lembur  [2].  Lembur  yang  berlebihan  pun  dapat mengakibatkan  seseorang  mengalami  kelelahan  baik  fisik maupun  psikologis.  Perlu adanya  penyeimbang antara hak dan kewajiban yang dilakukan oleh pegawai.
Medinat  Art  merupakan  suatu  lembaga  usaha  berbasis online yang  sudah  berdiri  sejak  tahun  2015  Ini  belum menggunakan  sistem  informasi  berbasis  computer untuk mengelola  SDM  termasuk  untuk  pengelolaan  cuti pegawainya.  Berdasarkan  hasil  wawancara  dengan  salah satu pegawainya, pengelolaan cuti saat ini masih manual.
Pegawai  hanya  melakukan  pengajuan  cuti  kepada  CEO melalui  lisan  bahkan  melalui WhatsApp .  Pegawai  bisa melakukan  pengajuan  cuti  kapanpun,  termasuk  sehari sebelumnya.  Prosedur  yang  terkesan  tidak  resmi  ini membuat  pengajuan  cuti  tidak  terdokumentasikan  secara jelas, sehingga tidak ada sistem yang dapat melihat riwayat cuti setiap pegawainya. Hal seperti ini juga membuat pihak Medinat  Art  tidak dapat  merencanakan penggantian posisi seorang pegawai yang cuti agar proses bisnis tetap berjalan sebagaimana mestinya. Oleh karena itu penulis melakukan penelitian dengan judul “Analisis dan Implementasi Sistem Pengelolaan  SDM   menggunakan  Aplikasi  Odoo  pada Medinat Art”.
1.1 Rumusan Masalah
Berdasarkan  latar  belakang  yang  sudah  dijelaskan sebelumnya,  maka  dapat  dirumuskan  beberapa  masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana cara mengimplementasikan sistem informasi SDM menggunakan Odoo di Medinat Art?
2. Bagaimana pengelolaan SDM di Medinat Art sesudah menggunakan Odoo?
1.2 Tujuan dan Manfaat
Tujuan  yang  akan  dicapai  dalam  penelitian  ini  sesuai dengan rumusan masalah yang ada adalah sebagai berikut:
1. Mengimplementasikan sistem informasi SDM menggunakan Odoo di Medinat Art.
2. Mengetahui dampak  perubahan  pengelolaan  SDM  di Medinat Art sesudah menggunakan Odoo.
Manfaat  yang  akan  dihasilkan  dari  penelitian  ini  adalah sebagai berikut:
1. Tersedianya Sistem  Informasi  SDM  yang  digunakan untuk pengelolaan cuti pegawai.
2. Perbaikan SOP pengajuan cuti di Medinat Art.
3. Peningkatan kualitas  pengelolaan  SDM  di  Medinat Art.
4. Kemudahan  CEO,  Bagian  SDM  dan  pegawai  itu sendiri untuk melihat riwayat cuti pegawai.
2. METODE PENELITIAN
2.1 Manajemen SDM
Menurut  T.  Hani  Handoko,  Manajemen  Sumber  Daya Manusia  adalah  penarikan,  seleksi,  pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai  tujuantujuan  (individu  maupun  organisasi)  [4]. Sebelum  melakukan  penarikan  atau  rekrutmen,  manajer SDM perlu melakukan perencanaan (menyusun kebutuhan jabatan dan SDM) melalui analisis pekerjaan (job analysis) yang  hasilnya  antara  lain  untuk  menyusun  deskripsi pekerjaan (job  description), spesifikasi  pekerjaan (job specification), dan standar-standar pekerjaan (job standards).

## 2.2 Sistem Informasi SDM
Sistem  Informasi  Sumber  Daya  Manusia  atau  ditulis lengkap Sistem Informasi Manajemen SDM adalah sistem informasi  yang  merupakan  bagian  atau  sub-sistem dari sistem informasi manajemen dalam organisasi. SIM SDM dipergunakan untuk mengelola data pegawai, menyelesaikan fungsi-fungsi administrasi, dan pengambilan kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia. [3].

## 2.3 Cuti
Menurut  H.  Nainggolan  (1998:131)  cuti  adalah  hak pegawai  negeri  sipil,  oleh  sebab  itu  pelaksanaan  cuti hanya  dapat  ditunda  dalam  jangka  waktu  tertentu.  [5]. Menurut  UU  Ketenagakerjaan  Nomor  13  tahun  2003 mengatur  tentang  ketentuan  cuti,  ada  6  jenis  cuti  yang meliputi : cuti tahunan, cuti sakit, cuti besar, cuti bersama, cuti hamil, dan cuti penting [6].

## 2.4 Odoo
Odoo  adalah  sebuah  perangkat  lunak  manajemen perusahaan  berbasis Open  Source yang  merupakan  salah satu dari aplikasi ERP yang praktis dan mudah  digunakan, yang dirancang untuk mengatasi kebutuhan perusahaan dan proses, serta membantu meningkatkan kinerja bisnis.
Open Source mengacu pada perangkat lunak atau program yang  kode  sumbernya  dibuat  tersedia  untuk  pengembang lain untuk digunakan, modifikasi dan perangkat tambahan. Open  source tidak  berarti  hanya  akses  ke  kode  sumber, ketentuan distribusi software open  source harus memenuhi beberapa  kriteria  yang  berkaitan dengan  distribusi,  karya turunan,  integritas  kode  penulis  sumber,  distribusi  lisensi, dan persyaratan lisensi antara lain [7].
Fitur  bisnis  Odoo  disusun  dalam  sebuah  modul.  Modul adalah  suatu  folder  dengan  struktur  yang  telah  ditetapkan yang berisi kode Python dan file XML. Suatu modul terdiri dari struktur data, form , laporan, menu, prosedur, workflow , dan  komponen web yang  ditulis  dalam  Javascript. PostgreSQL  digunakan  Odoo  sebagai  sistem  manajemen database .
Berikut kelebihan-kelebihan yang dimiliki oleh Odoo:
1. Akses informasi yang dapat dipercaya.
2. Menghindari  redundansi  dari  pemasukan  data  dan operasi.
3. Mengurangi waktu jeda waktu penampilan informasi dan laporan.
4. Pengurangan  biaya,  penghematan  waktu,  dan peningkatan kontrol dengan analisis skala enterprise .
5. Modul  CRM  ( Customer  Relationship Management ) dan EDI.
2.5 Skala Likert
Menurut  Sugiyono  (2014:132)  Skala  Likert  digunakan untuk  mengukur  sikap,  pendapat,  dan  persepsi  seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial [8].

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian  ini  dilakukan  dengan  menggunakan  tahapan metode:
1. Studi Pendahuluan
Pada tahap ini penulis melakukan dua jenis studi untuk mendapatkan  data  yang  dibutuhkan  terkait  penelitian yang dilakukan, dua jenis studi tersebut yaitu:
a. Studi Literatur dilakukan dengan mengumpulkan berbagai referensi berupa jurnal, paper, dan hasil penelitian lainnya yang berkaitan dengan sistem informasi SDM, Odoo, informasi terkait Medinat Art  untuk  membantu  penulis  dalam  menyusun penelitian ini.
b. Studi Lapangan dilakukan dengan cara wawancara  kepada  salah  satu  pegawai  Medinat Art yang bertujuan untuk mengetahui permasalahan yang akan diteliti.
2. Analisis dan Perancangan
Analisis,  pada  tahap  ini  penulis  melakukan  analisis data  dan  informasi  yang  didapatkan  dari  studi literature  dan  studi  lapangan.  Data  tersebut  berupa kebutuhan  dari  studi kasus  yang  diteliti  dan  kondisi pengelolaan  SDM  saat  ini. Hal  itu  menjadi  acuan implementasi sistem SDM yang akan dilakukan pada Medinat Art.
Perancangan,  pada  tahapan  ini  penulis  melakukan analisis perancangan  sistem  yang  akan  diterapkan sesuai  hasil  studi  lapangan  dan  analisis  yang  telah dilakukan sebelumnya. Tahapan analisis perancangan sistem dilakukan untuk mengetahui aplikasi apa yang digunakan untuk implementasi sistem informasi SDM di Medinat Art.
3. Implementasi Sistem
Pada tahap ini merupakan tahapan inti dari penelitian ini, yaitu  menerapkan  sistem  informasi  SDM  yaitu menggunakan  Odoo  di  Medinat  Art  sesuai  dengan rancangan  yang  telah  ditentukan  pada  tahapan sebelumnya.  Tahapan  yang  harus  dilakukan  dalam tahap ini yaitu instalasi aplikasi Odoo lalu dilanjutkan dengan proses memaukkan data SDM di Medinat Art dengan  menggunakan  modul  yang  sesuai  dengan penelitian ini.
4. Uji Coba dan Evaluasi Tahap  ini  dilakukan  setelah  implementasi  sistem selesai  dilakukan.  Harapannya  setelah  tahap  uji  coba ini,  dapat  diketahui  apakah  sistem  berjalan  dengan baik sesuai dengan perancangan sebelumnya, manfaat setelah  implementasi  sistem,  dan  perubahan  setelah menerapkan sistem.
5. Penarikan Kesimpulan dan Saran Setelah melakukan uji coba yang dilakukan di Medinat Art  menggunakan  beberapa  modul  pada  Odoo  untuk pengelolaan SDM, penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang lebih baik dalam penerapan sistem implementasi Odoo di Medinat Art.

## 4. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEN
4.1 Analisis Masalah
Pada  tahap  ini  penulis  melakukan  analisis  masalah berdasarkan  hasil  pengumulan  data  yang  telah  dilakukan pada tahap sebelumnya. Terdapat beberapa permasalahan yang penulis temukan di Medinat Art,  diantaranya:
1. Pengelolaan cuti yang belum terstruktur.
2. Pegawai belum mengetahui jumlah cuti yang sudah diambil dan belum diambil.
3. Belum ada pengingat pemberitahuan pengajuan cuti kepada CEO
4.2 Analisis Perancangan Sistem
Analisis Perancangan Sistem merupakan sebuah perancangan  kebutuhan  sistem  dimana  akan   menampilkan aktor-aktor  yang  akan  terlibat,  membuat  kebutuhan fungsional  dan  non-fungsional  dari  sistem  dan diagram activity untuk implementasi modul Leaves
1. Identifikasi Aktor
Tahap  ini  akan  mengidentifikasi  aktor-aktor  yang terlibat  pada  implementasi  sistem  informasi  SDM menggunakan  Odoo modul leaves, hal tersebut dilihat dari  kebutuhan Software  Requirement  Specification (SRS). Dan di bawah ini gambaran yang telah dibuat.
Gambar 1. Identifikasi Aktor
2. Use Case
Pada  gambar  di  bawah  ini  menjelaskan  tentang use case  diagram implementasi  Odoo  modul leaves , dimana use  case sendiri  merupakan  representasi  dari fungsi-fungsi berdasarkan kebutuhan user.
Gambar 2. Use Case
5. IMPLEMENTASI
Selanjutnya adalah tahap  implementasi  Odoo  modul leave . Berikut hasil dari penerapan yang telah dilakukan.
1. Admin  akan login terlebih  dahulu  dengan  menginput username dan password lalu meng-klik “ Login ”.
Gambar 3. Halaman Login
2. Admin  membuat user pada  menu user ,  lalau  klik “ Create ”  dan  akan  muncul  halaman  seperti  di  bawah ini. Kemudian Admin mengisi kebutuhan data user dan meng-klik “ Save ”.
Gambar 4. Membuat User
3. Admin membuat Jenis Cuti pada Menu Configuration– Leave  Types ,  lalu  meng-klik  “ create ”  maka  akan muncul halaman seperti gambar diatas.
Gambar 5. Membuat Jenis Cuti
4. Admin  memberikan  hak  cuti  pegawai  dengan  meng- klik  “ days  allocated ”,  maka  akan  muncul  halaman seperti  pada  gambar  di  bawah,  admin  mengisi  data sesuai kebutuhan lalu meng-klik Approve dan Save .
Gambar 6. Memberikan Hak Cuti
5. Pegawai dapat melihat hak cuti yang diberikan dengan meng-klik  menu Configuratin–Leave  Types ,  maka akan  muncul  halaman  seperti  pada  gambar  di  bawah ini.
Gambar 7. Melihat Hak Cuti yang Diberikan
6. Pegawai  dapat  mengajukan  cuti  dengan  meng-klik menu  “ My  Leaves ”  lalu leave  request ,  maka  akan muncul halaman seperti pada gambar dibawah ini, lalu pegawai  mengisi  halaman  tersebut  lalu  meng-klik “ Save ”.
Gambar 8. Mengajukan Cuti
7. Admin  melihat pengajuan cuti pegawai dengan meng- klik menu “ Manager” to Approve – Leaves , maka akan muncul halaman seperti dibawah ini.
Gambar 9. Melihat Pengajuan Cuti
8. Admin  memberikan keputusan  pengajuan cuti dengan meng-klik menu “ Managers ” To Approve – Leaves , lalu meng-klik  cuti  yang  akan  diberi  keputusan approve atau refuse atau reset ,  maka  akan  muncul  halaman seperti gambar.
Gambar 10. Memberikan Keputusan Pengajuan Cuti
9. Pegawai  melihat  hasil  keputusan  pengajuan  cuti dengan melihat inbox , halaman yang muncul pertama kali setelah login , seperti gambar di bawah ini.

## 6. HASIL USER ACCEPTANCE TEST
Tabel 1. Evaluasi UAT Admin No. Fitur Deskripsi Berhasil 1. Login Admin dapat melakukan login setelah memasukkan username dan password. √ 2. Manage User Admin dapat  membuat, memberi  akses, mengedit, dan delete user. √ 3. Modul Leave Admin dapat mengakses modul leave . √ 4. Membuat jenis cuti Admin dapat  membuat jenis cuti: add, edit, delete. √ 5. Memberikan hak cuti Admin dapat memberikan hak cuti. √ 6. Melihat jenis cuti Admin dapat melihat pengajuan cuti. √ 7. Memberikan keputusan cuti Admin dapat memberikan keputusan pengajuan cuti. √ Tabel 2. Evaluasi UAT CEO No. Fitur Deskripsi Berhasil 1. Login CEO dapat melakukan login setelah memasukan username dan password. √ 2. Modul Leave CEO  dapat  mengakses modul leave . √ 3. Melihat pengajuan cuti CEO  dapat  melihat pengajuan  cuti. √ 4. Melihat notifikasi  CEO  dapat  melihat notifikasi  pengajuan cuti. √
Tabel 3. Evaluasi UAT Pegawai No. Fitur Deskripsi Berhasil 1. Login Pegawai  dapat melakukan  login setelah memasukan username dan password. √ 2. Modul Leave Pegawai  dapat mengakses modul leave. √ 3. Melihat hak cuti Pegawai  dapat  melihat jenis  cuti yang diberikan. √ 4. Membuat pengajuan cuti Pegawai dapat membuat pengajuan cuti. √ 5. Melihat keputusan Pegawai dapat melihat keputusan pengajuan cuti. √

## 7. KESIMPULAN
Dari  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  oleh  peneliti, maka  dapat  disimpulkan  bahwa  penelitian  ini  berhasil menerapkan sistem pengelolaan cuti di Medinat Art dengan menggunakan  aplikasi  Odoo.  Hasil  dari  penelitian dapat menjawab  rumusan  masalah  yang  sudah  dipaparkan sebelumnya, sebagai berikut:
1. Berdasarkan  cara  implementasi  yang  sudah  dipapar- kan  pada  bab  sebelumnya  bahwa  tahapan-tahapan secara ringkas adalah sebagai berikut:
a. Melakukan instalasi modul leaves
b. Membuat user , memberi hak akses
c. Mengelola modul leaves yaitu membuat jenis cuti, memberikan  hak  cuti,  mengajukan  cuti,  melihat pengajuan cuti, memberikan keputusan pengajuan cuti dan melihat hasil keputusan pengajuan cuti.
Seluruh  tahapan  cara  implementasi  tersebut  sudah diimplementasikan  dengan  hasil  pengujian blackbox testing dan UAT berhasil.
2. Dari hasil kuisioner yang sudah diisi oleh admin dan pegawai  didapatkan  hasil,  bahwa  pengelolaan  SDM khususnya pengelolaan cuti karyawan di Medinat Art sesudah menggunakan Odoo menjadi lebih baik, lebih mudah  dibandingkan  dengan  sebelumnya,  sehingga dapat meningkatkan kualitas manajemen SDM.

## Ucapan Terima Kasih
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada  semua  pihak yang telah mendukung tulisan ini, terutama Ketua   STTNF,
Kaprodi  SI,  Dosen  Pembimbing,  orang  tua,  dan  teman- teman sehingga tulisan ini dapat berjalan dengan baik dan lancar.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  UU Nomor 13 tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan pasal 1 ayat 2.
[2]  UU Nomor 13 tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan pasal 78.
[3]  E.  Budiyanto,  “Sistem  Informasi  Manajemen Sumber  Daya  Manusia  Kerangka  Teori  dan Pendekatan Teknis,” Yogyakarta: Graha Ilmu, 2013.
[4]  T. H. Handoko, “Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia,” Jilid 2, Yogyakarta: BPFE, 2008.
[5]  Peraturan  Pemerintah  RI  Nomor  24  tahun  1976 Tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil
[6]  UU Nomor 13 tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan pasal 79.
[7]  V.  Fougatsaro,  “ A  Study  Open  Source  ERP Systems,” School of Management Blekinge Institute of Technology , Paris, 2009.
[8]  Sugiyono, “Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R & D,” Bandung: Alfabeta, 2014.