## KESIAPAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL) MAHASISWA PROGRAM STUDI SEKRETARI D3 TAHUN 2018
Siti Umi Khayatun Mardiyah, Joko Kumoro, Muslikhah Dwihartanti, Yuliansah, & Isti Kistiananingsih
Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta, Indonesia ummikha@uny.ac.id , jokokum@uny.ac.id , muslikhah@uny.ac.id , yuliansah@uny.ac.id , isti@uny.ac.id
Abstrak:  Kesiapan  Praktik  Kerja  Lapangan  (PKL)  Mahasiswa  Program  Studi Sekretari  D3  Tahun 2018 .  Salah  satu  cara untuk  mencapai  kompetensi lulusan  Sekretari D3  ialah  dengan  memberikan  kesempatan  kepada  mahasiswa  untuk  PKL.  Pelaksanaan PKL membutuhkan koordinasi yang baik antara mahasiswa, prodi sekretari D3 dan instansi mitra  atau  dunia  kerja/dunia  industri  (DU/DI).  Tujuan  penelitian  ini  untuk  mengetahui kesiapan dari segi administrasi dan teknis mahasiswa, Prodi dan DU/DI dalam pelaksanaan PKL tahun 2018. Jenis penelitian  yaitu penelitian survey. Populasi sekaligus sampel pada penelitian  ini  adalah  mahasiswa  yang  melaksanakan  PKL  tahun  2018,  Ketua  Prodi Sekretari  D3  dan  pembimbing  PKL.  Teknik  pengumpulan  data  menggunakan  angket  dan dokumentasi.  Teknik  analisis  data  secara  deskriptif  kuantitatif.    Hasil  penelitian:  1) Kesiapan  administrasi  mahasiswa  dalam  pelaksanaan  PKL  yaitu  pemenuhan  persyaratan, melakukan  pendaftaran  pada  Prodi  Sekretari  D3,  dan  pendaftaran  PKL  pada  DU/DI. Kesiapan  prodi  dalam  pelaksanaan  PKL  secara  administratif  terdiri  dari  mengidentifikasi mahasiswa yang memenuhi persyaratan, memfasilitasi proses pendaftaran, membuat jadwal penyelenggaraan pembekalan dan penunjukan dosen pembimbing. Kesiapan DU/DI dalam pelaksanaan  PKL  secara  administratif  terdiri  atas  penyediaan  informasi  penyelenggaraan PKL,  proses  penerimaan  surat  permohonan  PKL  dan  penunjukan  pembimbing  PKL.  2) Kesiapan teknis  dalam  pelaksanaan  PKL  mahasiswa terdiri  atas  proses  mencari  informasi tempat  PKL,  mengikuti  pembekalan,  memperoleh  buku  panduan, melakukan  pendaftaran, persiapan  pelaksanaan  PKL.  Kesiapan  prodi  Sekretari  D3  secara  teknis  yaitu menyelengarakan  pembekalan,  penjelasan  teknis,    menyediakan  waktu  konsultasi, persetujuan  pelaksanaan  PKL  dan  menyediakan  dosen  pembimbing.  Kesiapan  teknis DU/DI  sebagai  tempat  PKL  yaitu  menyediakan  fasilitas  untuk  mahasiswa  yaitu  tempat kerja,  peralatan  administrasi,  uang  saku  dan  uang  lembur,  membuat  deskripsi  pekerjaan untuk  mahasiswa,  membuat  jadwal  penyelenggaraan  dan  menyiapkan  pembimbing  yang sesuai latar belakang pendidikan mahsiswa.
Kata  kunci:  Praktik  Kerja  Lapangan,  Kesiapan  Mahasiswa,  Kesiapan  Prodi,  Kesiapan DUDI
Abstract:  Field  Work  Practice  Readiness  (PKL)  for  D3  Secretary  Study  Program Students  in  2018 .  One  way  to  achieve  the  competence  of  D3  Secretary  graduates  is  to provide  opportunities  for  students  to  PKL.  The  implementation  of  PKL  requires  good coordination  between  students,  D3  secretary  study  programs  and  partner  agencies  or  the world of work/industry (DU/DI). The purpose of this study was to determine the readiness in  terms  of  administrative  and  technical  students,  study  programs  and  DU/DI  in  the implementation of PKL in 2018. This type of research is survey research. The population as well as the sample in this study are students who carry out PKL in 2018, the Head of the D3  Secretary  Study  Program  and  the  PKL  supervisor.  Data  collection  techniques  using questionnaires  and  documentation.  Descriptive  quantitative  data  analysis  techniques.  The results of the study: 1) Administrative readiness of students in the implementation of PKL,
namely  fulfillment  of  requirements,  registering  at  the  D3  Secretary  Study  Program,  and PKL  registration  at  DU  /  DI.  The  readiness  of  study  programs  in  the  implementation  of PKL  administratively  consists  of  identifying  students  who  meet  the  requirements, facilitating  the  registration  process,  making  a  schedule  for  organizing  debriefing  and appointment  of  supervisors.  DU  /  DI  readiness  in  implementing  PKL  administratively consists of providing information on the implementation of PKL, the process of receiving PKL  application  letters  and  the  appointment  of  PKL.  2)  Technical  readiness  in implementing student PKL consists of the process of finding information on the location of PKL,  taking  part  in  debriefing,  obtaining  guidebooks,  registering,  preparing  for  the implementation of PKL. Technical readiness of the D3 Secretariat is to conduct debriefing, technical explanations, provide consultation time, approval for the implementation of PKL and  provide  a  supervisor.  DU  /  DI's  technical  readiness  as  a  place  for  PKL  is  to  provide facilities  for  students,  namely  workplaces,  administrative  equipment,  pocket  money  and overtime pay, make job descriptions for students, make a schedule for implementation and prepare counselors that are appropriate for students' educational background.
Keywords:  Field  Work  Practices,  Student  Readiness,  Study  Program  Readiness,  DUDI Readiness

## PENDAHULUAN
Program  studi  (prodi)  sekretari  D3  merupakan  salah  satu  program  vokasi  yang  bertujuan  untuk menghasilkan  lulusan  siap  kerja  sesuai  dengan  kualifikasi  kompetensi  nasional  Indonesia  (KKNI) yang  telah  ditetapkan.  KKNI  adalah  kerangka  penjenjangan  kualifikasi  kompetensi  yang  dapat menyandingkan,  menyetarakan,  dan  mengintegrasikan  antara  bidang  pendidikan  dan  bidang pelatihan kerja serta pengalaman kerja dalam rangka pemberian pengakuan kompetensi kerja sesuai dengan  struktur  pekerjaan  di  berbagai  sektor  (Perpres  Nomor  8  Tahun  2012).  KKNI  yang  terdiri atas  sembilan  jenjang  memiliki  implikasi  terhadap  kurikulum  perguruan  tinggi.  Setiap  lulusan perguruan tinggi, termasuk UNY harus mencapai jenjang tertentu dari KKNI. Lulusan prodi jenjang D3  harus  mencapai  KKNI  level  5  yang    lingkupnya  terdiri  dari  empat  aspek,  yakni  kemampuan bidang kerja, pengetahuan yang dikuasai, kemampuan manajerial, serta sikap dan tata nilai.
Upaya yang dilakukan untuk mencapai KKNI adalah dengan merumuskan dalam visi dan misi prodi. Visi prodi sekretari D3 yaitu menjadi program studi yang unggul dalam bidang administrasi perkantoran  berlandaskan  ketaqwaan,  kemandirian,  dan  kecendekiaan,  serta  memiliki  jiwa nasionalisme  yang  tinggi  dan  responsif  terhadap  perubahan  zaman.  Visi  tersebut  lebih  lanjut diturunkan dalam  bentuk  misi  yaitu: a)  menyelenggarakan pendidik-an profesi tingkat ahli  madya dengan  pola  pembelajaran  yang  berkualitas,  terpadu,  seimbang  dan  sinergis  dalam  membentuk kompetensi  lulusan  dengan  penguasaan  konsep  teoritis  dan  kemampuan  aplikasi  praktis  dalam bidang  Administrasi  Perkantoran  dengan  memperhatikan  aspek  etika  profesi;  b)  melakukan pendekatan  dan  penalaran  terhadap  permasalahan  yang  ada  dalam  bidang  Administrasi Perkantoran;  c)  mengamalkan  ilmu  dan  keterampilan  yang dimiliki  secara  reponsif dan antisipatif terhadap  perkembangan  zaman;  d)  menjalin  kerjasama  dengan  dunia  usaha/dunia  industri  dalam rangka  meningkatkan  kualitas  pembelajaran,  pengembangan  kurikulum,  penyerapan  lulusan,  dan pe-ngembangan unit produksi.
Profil  lulusan  yang  dirumuskan  oleh  prodi  sekretari  D3  yaitu  sebagai  sekretaris,  praktisi administrasi perkantoran, dan pengelola MICE (meeting, incentives, conference, exhibitions). Profil dan deskripsi mengenai profil lulusan disajikan pada tabel berikut.
Tabel 1. Profil dan Deskripsi Profil Lulusan Profil Lulusan Deskripsi Profil Lulusan Sekretari Mampu  melaksanakan  tugas-tugas  sekretari  dan  pekerjaan  administrasi untuk  membantu  pimpinan  dengan  sikap  dan  penampilan  yang profesional. Praktisi Administrasi Perkantoran Mampu melaksanakan pekerjaan administrasi perkantoran dengan sikap dan penampilan yang profesional. Pengelola MICE (Meeting, Incentives, Conference, Exhibitions)
Mampu merencanakan, mengorganisasi, menggerakkan, dan mengendalikan  suatu  kegiatan  dengan  sikap  dan  penampilan  yang profesional.
Sebagai program vokasi, sebaran mata kuliah Prodi Sekretari D3 lebih banyak praktik daripada teori dengan perbandingan 63,71% praktik dan 36,29% teori. Bentuk aplikasi pembelajaran praktik salah  satunya  ialah  praktik  kerja  lapangan  (PKL).  PKL  bagi  mahasiswa  prodi  sekretari  D3 dilaksanakan  pada  semester  6  selama  2  bulan  di  instansi  mitra  baik  swasta  maupun  pemerintah. PKL  memberikan  kesempatan  kepada  mahasiswa  mengenal  dunia  kerja  yang  sesungguhnya, sehingga mahasiswa mendapatkan pengalaman kerja secara nyata.
Pelaksanaan  PKL  membutuhkan  koordinasi  yang  baik  antara  mahasiswa,  prodi  sekretari  D3 dan  instansi  mitra  dalam  hal  ini  dunia  kerja/dunia  industri  (DU/DI).  Keterampilan  apa  saja  yang akan  diperoleh  mahasiswa  selama  PKL  menjadi  acuan  dalam  penyelenggaraannya.  Prodi seharusnya membuat kesepakatan dengan DU/DI mengenai berbagai keterampilan kerja yang harus dilatihkan  kepada  mahasiswa  selama  PKL  agar  mahasiswa  mendapatkan  jenis  pekerjaan  yang sesuai  dengan  latar  belakang  keilmuannya.  Keterampilan  kerja  yang  dilatihkan  di  tempat  PKL diantaranya  surat  menyurat,  kearsipan,  penanganan  telepon,  penanganan  rapat,  pelayanan  prima, humas dan protokol, serta segala kegiatan kesekretarisan.
Berdasarkan hasil pemantauan yang dilakukan oleh dosen pembimbing PKL, tugas-tugas yang diberikan  kepada  mahasiswa  selama  PKL  kurang  proporsional  dan  belum  sesuai  dengan keterampilan  kerja  yang  seharusnya  dilatihkan.  Proporsi  kegiatan  mahasiswa  selama  PKL  lebih banyak pada kegiatan surat menyurat berupa penerimaan surat masuk dan pengagendaannya. Selain itu mahasiswa lebih sering ditempatkan di ruang resepsionis untuk menerima tamu.
Laporan  hasil  PKL  mahasiswa  memberikan  informasi  berbagai  kegiatan  yang  dilakukan selama  pelaksanaan  PKL.  Sebagaian  besar  mahasiswa  menyatakan  bahwa  kegiatan  selama  PKL dapat  berjalan  dengan  lancar  akan  tetapi  jenis  pekerjaan  yang  diberikan  kurang  proporsional  dan kurang  bervariasi.  Mahasiswa  bahkan  kadang  mengerjakan  jenis  pekerjaan  di  luar  kompetensinya misalnya membelikan barang di toko atas perintah karyawan. Hal ini menunjukkan bahwa DU/DI belum  memahami  esensi  pelaksanaan  PKL.  PKL  seolah-olah  hanya  kegiatan  rutin  yang  tidak  ada target  capaiannya.  Dampaknya,  mahasiswa  tidak  mendapatkan  pengalaman  kerja  yang  sesuai dengan keterampilan kerjanya.
Masukan  yang  disampaikan  DU/DI  terhadap  kinerja  mahasiswa  selama  PKL  juga  bervariasi. DU/DI menyarankan agar mahasiswa lebih menguasai teknologi informasi misal program microsoft
access agar  dapat  membatu  DUDI  dalam  pembuatan database .  Selain  itu  pihak  DU/DI menyarankan  agar  pelaksanaan  PKL  tidak  hanya  2  bulan  akan  tetapi  selama  3  bulan.  DU/DI khususnya instansi pemerintah juga menyatakan pelaksanaan PKL di awal tahun menyulitkan bagi DU/DI  untuk  memberikan  berbagai  jenis  pekerjaan  kepada  mahasiswa  dikarenakan  anggaran  dari pemerintah belum turun sehingga berdampak pada pekerjaan yang dilakukan. Beberapa mahasiswa dinilai  kurang  luwes  dalam  menangani  jenis  pekerjaan  tertentu  misalnya  menelpon  instansi  lain. Mengacu pada berbagai permasalahan yang ada maka perlu digali lebih dalam mengenai kesiapan pelaksanaan PKL baik dari sisi mahasiswa, prodi maupun DU/DI sebagai instansi mitra. Kesiapan tersebut dapat dibagi menjadi kesiapan dalam hal administrasi dan kesiapan dalam hal teknis.
PKL  atau  lebih  dikenal  pendidikan  sistem  ganda  dalam  dunia  vokasi  merupakan  bentuk penyelenggaraan  pendidikan  keahlian  profesional  yang  memadukan  secara  sistematis  dan  sinkron program  pendidikan  di  sekolah  dan program  pengusahaan keahlian  yang  peroleh  melalui kegiatan bekerja langsung di dunia kerja, bersifat terarah untuk mencapai suatu tingkat profesional tertentu. Djojonegoro  (1998:  79)  mengemukakan  bahwa  praktik  kerja  lapangan  merupakan  sebuah  bentuk penyelenggaraan  pendidikan  keahlian  kejuruan  yang  memadukan  secara  sistematik  dan  sinkron program  pendidikan  di  sekolah  dan  program  penguasan  keahlian  yang  diperoleh  melalui  bekerja langsung di dunia usaha atau dunia industri (DU/DI), secara terarah untuk  mencapai suatu tingkat keahlian profesional.
Kegiatan PKL mempunyai tujuan yang terukur dan terarah dengan harapan peserta didik yang kembali  dari  PKL  mempunyai  kompetensi  yang  diinginkan  sesuai  dengan  DU/DI.  Wena  (1996: 226)  menjelaskan  bahwa  penyelenggaraan  pendidikan  dan  pelatihan  dengan  Pendidikan  Sistem Ganda  bertujuan  untuk:  1)  Menghasilkan  tenaga  kerja  yang  memiliki  keahlian  profesional,  yaitu tenaga  kerja  yang  memiliki  tingkat pengetahuan,  keterampilan,  dan etos  kerja  yang  sesuai  dengan tuntutan lapangan kerja; 2) Meningkatkan dan memperkokoh keterkaitan dan kesepadanan (link and match) antara  lembaga  pendidikan  pelatihan  kejuruan  dan  dunia  kerja;  3)  Meningkatkan  efisiensi proses  pendidikan  dan  pelatihan  tenaga  kerja  berkualitas  dan  profesional;  dan  4)  Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai proses dari pendidikan.
Sedangkan dalam kurikulum Prodi Sekretari D3, praktik industri bertujuan untuk memberikan kesempatan  dalam  melatih  kedisiplinan,  melaksanakan  praktik  perkantoran  di  dunia  usaha/dunia kerja  secara on  the  job dan  mengajarkan  kemampuan  observasi,  menggali  data  serta  menyusun laporan  yang  merupakan  refleksi  secara  mendalam  profesi  administrasi  perkantoran  (Kurikulum Sekretari D3, 2016 :6).
Komponen  PKL  merupakan  bagian  dari  keseluruhan  proses  pelaksanaan  PKL  tersebut. Menurut  Djojonegoro  (1998:79),  Praktik  Industri  sebagai  salah  satu  bentuk  penyelenggaraan pendidikan  dan  pelatihan  bidang  kejuruan  didukung  oleh  faktor  yang  menjadi  komponen  utama. Komponen  tersebut  adalah;  1)  dunia  usaha/dunia  industri  (DU/DI)  pasangan;  2)  program pendidikan  dan  pelatihan  bersama,  yang  terdiri  dari  standar  kompetensi,  standar  pelatihan  dan pendidikan, penilaian hasil belajar dan sertifikasi, kelembagan dan kerjasama.
Dalam  pelaksanaan  PKL,  DU/DI  sebagai  tempat  penyelenggaraan  harus  mampu  menyiapkan berbagai  fasilitas  pendukung  praktik  kerja.  Fasilitas  kerja  tersebut  harus  sesuai  dengan  tujuan praktik  kerja  lapangan  pada  Prodi  Sekretari  D3  yaitu  memberikan  kesempatan  dalam  melatih kedisiplinan,  melaksanakan  praktik  perkantoran  di  dunia  usaha/dunia  kerja  secara on  the  job dan mengajarkan  kemampuan  observasi,  menggali  data  serta  menyusul  laporan  yang  merupakan refleksi  secara  mendalam  profesi  administrasi  perkantoran  (Kurikulum  Sekretari  D3,  2016:  6).
Beberapa fasilitas praktik yang harus disediakan oleh DU/DI sebagai tempat praktik kerja lapangan meliputi:  1)  Ruang  kerja;  2)  Peralatan  dan  mesin-mesin  kantor  misalnya  mesin fotocopy ,  telepon, faxcimile , stapler ,  dan paper - shrader ;  3)  Perlengkapan  admnistrasi  kepegawaian  berupa  ID card /kartu pegawai, akses masuk kantor, ID karyawan untuk presensi, job deskripsi dan jadwal.
Kesiapan  menurut  Slameto  (2010:  113)  adalah    keseluruhan  kondisi  seseorang  yang membuatnya  siap  untuk  memberi  respon/jawaban  didalam  cara  tertentu  terhadap  suatu  situasi. Sedangkan  menurut  Chaplin  (2006:  419)  kesiapan  adalah  tingkat  perkembangan  dari  kematangan atau  kedewasaan  yang  menguntungkan  untuk  mempraktikkan  sesuatu.  Pendapat  lain  juga dikemukan  oleh  Dalyono  (2005:  52)  yang  mengartikan  kesiapan  sebagai  kemampuan  yang  cukup baik fisik dan mental. Kesiapan fisik berarti tenaga yang cukup dan kesehatan yang baik, sementara kesiapan mental memiliki minat dan motivasi yang cukup untuk melalakukan suatu kegiatan.
Berdasarkan  beberapa  pengertian  di  atas  kesiapan  adalah  kemampuan  orang  baik  secara  fisik yaitu kondisi kesehatan dan kompetensi yang cukup dan kesiapan mental yaitu punya motivasi yang cukup untuk melakukan suatu kegiatan/praktik. Sehingga dapat di simpulkan bahwa kesiapan kerja mahasiswa dalam melakukan praktik kerja lapangan yaitu kemampuan mahasiswa secara fisik dan kompetensi yang cukup serta memiliki motivasi dalam melakukan praktik kerja lapangan.
Persiapan  pelaksanaan  praktik  kerja  lapangan  merupakan  agenda  rutin  setiap  tahun  yang dilaksanakan  oleh  Prodi  Sekretari  D3.  Kesiapan  prodi  dalam  menyelenggarakan  Praktik  Kerja Lapangan  dimulai  dari  sosialisasi  PKL,  pembekalan  PKL,  pendaftaran  PKL,  penentuan  dosen pembimbing PKL, penerjunan dan penarikan  mahasiswa pada tempat PKL serta koordinasi antara Prodi dengan tempat PKL.
DU/DI  dalam  hal  ini  tempat  PKL  seharusnya  mempunyai  persiapan  yang  khusus  dalam menerima/menjadi  tempat  magang  PKL  untuk  mahasiswa  sekretari.  kersiapan  administrasi penerimaan  PKL,  kesiapan  teknis  pelaksanaan  PKL  penyiapan  tempat  kerja,  penyiapan  peralatan kerja dan persiapan administrasi kepegawain untuk mahasiswa PKL.
Proses  persiapan  yang  dilakukan  oleh  mahasiswa,  Prodi  dan  DU/DI  akan  membuat pelaksanaan  PKL  menjadi  berjalan  lancar.  Sehingga  kompetensi  yang  ingin  dicapai  mahasiswa dalam proses penyelenggaraan PKL terpenuhi.

## METODE
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  kesiapan  administrasi  dan  teknis  mahasiswa,  prodi  dan DU/DI  dalam  pelaksanaan  PKL  Prodi  Sekretari  D3.  Penelitian  ini  merupakan  penelitian  survey dengan pendekatan kuantitatif. Populasi penelitian ini adalah semua mahasiswa peserta PKL prodi sekretari  D3  tahun  2018  sejumlah  48  mahasiswa,  pengelola  prodi  (1  orang),  seluruh  pembimbing PKL  dari  DU/DI  sejumlah  14  orang.  Teknik sampling yang  digunakan  menggunakan  teknik sampling jenuh dimana semua pupoluasi dijadikan sampel dalam penelitian ini. Metode dan teknik pengumpulan  data  menggunakan  kuesioner  dan  dokumentasi.  Alat  pengumpulan  data  yang digunakan yaitu angket dan dokumentasi.
Analisis data menggunakan analisis deskriptif. Proses analisis data dilakukan dengan tahapan: pengumpulan data, reduksi data, analisis data, dan menyimpulkan hasil pengolahan data.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Deskripsi data hasil penelitian meliputi 2 pokok pembahasan yaitu persiapan administrasi dan teknis pelaksanaan PLK mahasiswa, prodi dan DU/DI.

## 1. Persiapan Administrasi Pelaksanaan PKL Prodi D3 Sekretari Tahun 2018
Persiapan administrasi pertama yang harus mahasiswa lakukan adalah mencari informasi tentang tempat PKL. Respon mahasiswa tentang sumber informasi tempat PKL disajikan pada histogram berikut.

## Gambar 1. Sumber Informasi Tempat PKL
Data pada Gambar 1 menunjukkan bahwa sebagian besar mahasiswa mencari informasi tempat PKL  secara  mandiri.  Selanjutnya  diperoleh  data  tentang  informasi  yang  disediakan  oleh  DU/DI sebagai  tempat  penyelenggaraan  PKL.  Respon  terhadap  angket  tersebut  disajikan  pada  gambar berikut.

## Gambar 2. Informasi PKL Oleh DU/DI
Data  pada  gambar  2  menunjukkan  bahwa  informasi  yang  disediakan  oleh  DU/DI  tentang pelaksanaan PKL sebagian besar adalah tentang syarat administrasi PKL, alur/prosedur pendaftaran PKL dan informasi lainnya. Sedangkan respon dari mahasiswa, prodi dan DU/Di tentang prosedur pendaftaran  PKL  di  Prodi  dan  DU/DI  menunjukkan  bahwa  seluruh  mahasiswa  sudah  melakukan pendaftaran  sesuai  dengan  prosedur  baik  di  kampus  dan  di  DU/DI.  Pada  saat  proses  pendaftaran mahasiswa harus melengkapi beberapa syarat administrasi. Persyaratan yang harus dilengkapi pada saat pendaftaran PKL di DU/DI disajikan pada gambar berikut.

## Gambar 3. Syarat Administrasi Pendaftaran PKL
Data pada gambar 3 menunjukkan bahwa syarat administrasi pada proses pendaftaran PKL di DU/DI sebagian besar membutuhkan proposal dan surat pengantar.

## 2. Persiapan teknis pelaksanaan PKL
Data tentang persiapan teknis pelaksanaan PKL disajikan pada gambar berikut ini.

## Gambar 4. Pemberian Deskripsi Tugas PKL
Data pada gambar 4 menunjukkan bahwa sebagian besar baik dari respon mahasiswa maupun DU/DI menyatakan bahwa pada saat proses PKL terdapat penjelasan tentang deskripsi tugas selama PKL.

## Gambar 5. Pemberian Desripsi Tugas
Data  pada  gambar  5  menunjukkan  bahwa  sebagian  besar  respon  terhadap  pemberian job deskripsi adalah secara tertulis baik dari mahasiswa maupun DU/DI. Berikut diperoleh data tentang
fasilitas yang disediakan Prodi Sekretari D3 untuk pelaksanaan PKL berdasarkan respon mahasiswa dan Prodi.

## Gambar 6. Fasilitas PKL dari Prodi
Berdasarkan  gambar  6  dapat  diketahui  bahwa  prodi  sudah  mempersiapkan  fasilitas  bagi mahasiswa  sebelum  PKL  yaitu  pelaksanaan  pembekalan,  menyediakan  buku  panduan,  penyiapan dan penyampaian form PKL, form penilaian  PKL dan  dosen  pembimbing  PKL.  Berikut  diperoleh data  mengenai  fasilitas  PKL  yang  disediakan  oleh  DU/DI  berdasarkan  respon  mahasiswa  dan DU/DI.

## Gambar 7. Fasilitas PKL dari DU/DI
Berdasarkan gambar 7 dapat diketahui fasilitas yang disediakan oleh DU/DI untuk mahasiswa PKL adalah ruang kerja, peralatan perkantoran, konsumsi, ID card dan sebagian kecil ada beberapa DU/DI yang menyediakan uang tranport untuk mahasiswa PKL. Selanjutnya diperoleh data tentang pemberian berbagai jadwal untuk pelaksanaan PKL.

## Gambar 8. Jadwal PKL
Gambar  8  menunjukkan  bahwa  berdasarkan  respon  mahasiswa  dan  DU/DI  tentang  informasi jadwal  PKL  meliputi  jadwal  mulai  dan  berakhirnya  pelaksanaan  PKL,    jadwal  masuk  dan  pulang kerja,  jadwal  istirahat,  jadwal  rotasi  serta  jadwal  lembur.  Selanjutnya  diperoleh  data  tentang ketersediaan  pembimbimng  PKL  di  DU/DI  berdasarkan  respon  mahasiswa  dan  DU/DI  disajikan sebagi berikut.

## Gambar 9. Penyediaan Pembimbing PKL
Berdasarkan  data  pada  gambar  9  dapat  diketahui  bahwa  DU/DI  sudah  menyediakan pembimbing  PKL.  Hal  tersebut  diperkuat  oleh  respon  dari  mahasiswa  yang  sebagian  besar menjawab  demikian.  Berikutnya  diperoleh  data  tentang  kualifikasi  pembimbing  PKL  berdasarkan respon mahasiswa.

## Gambar 10. Kualifikasi Pembimbing PKL
Berdasarkan respon terbanyak dari mahasiswa tentang kualifikasi pembimbing PKL, sebagian besar  berpendidikan  S1,  menjabat  sebagai  kepala  sub  bagian,  berpengalaman  2-5  tahun,  memiliki kesesuaian dengan bidang sekretari D3 dan merupakan pegawai tetap.

## PEMBAHASAN
Pertama  persiapan  administrasi  mahasiswa  Prodi  Sekretari  D3  memulai  pelaksaaan  PKL  dari tahap  persiapan  administrasi.  Untuk  dapat  melaksanakan  PKL  mahasiswa  harus  memenuhi  syarat secara administrasi yang telah ditentukan yaitu: a) telah menempuh mata kuliah minimal 100 SKS; b) IPK minimal 2 tanpa E; c) Nilai D maksimal 10% ; d) Terdaftar pada semester berjalan.
Setelah  memastikan  diri  memenuhi  syarat  kemudian  proses  administrasi  pertama  kali  yang harus  dilakukan  mahasiswa  yaitu  proses  pendaftaran  PKL.  Proses  selanjutnya  yaitu  mendaftar melalui  prodi  mahasiswa  kemudian  menyusun  proposal  kegiatan  PKL  sebagai  syarat  adminsitrasi untuk  meminta  surat  permohonan  PKL  dari  bagian  akademik.  Surat  permohonan  PKL  yang dikeluarkan oleh universitas menjadi salah satu syarat administrasi pada saat mendaftar pada DU/DI yang menjadi tempat PKL. Prosedur pendaftaran PKL dilakukan oleh mahasiswa secara mandiri.
Proses  pendaftar  PKL  di  instansi  mengajukan  surat  permohonan  PKL  kepada  instansi. Kemudian setelah proses pengajuan surat permohonan PKL mahasiswa menunggu untuk menerima balasan  permohonan  PKL.  Proses  pendaftaran  PKL  dapat  menyita  waktu  yang  lama  karena disesuaikan  dengan  peraturan  yang  berlaku  pada  instansi  tersebut.  Pada  instansi  pemerintahan proses  pengajuan  permohonan  PKL  harus  dilakukan  paling  lambat  1  bulan  sebelum  pelaksanaan PKL.  Setelah  itu  jawaban  atas  permohonan  paling  cepat  akan  direspon  1  minggu  dari  surat permohonan  PKL  diajukan.  Hal  tersebut  berbeda  dengan  instansi  swasta  karena  prosesnya  lebih pendek. Berdasarkan data penelitian ini juga didapatkan informasi bahwa instansi pemerintah harus melewati  alur  yang  cukup  panjang,  bagian-bagian  yang  terlibat  juga  cenderung  lebih  banyak dibandingkan  instansi  swasta.  Persyaratan  bagi  mahasiswa  D3  Sekretari  dalam  persiapan  PKL membutuhkan  surat  permohonan  PKL  yang  dikeluarkan  oleh  UNY  Wates  dan  juga  proposal kegiatan  PKL  yang  ditujukan  kepada  instansi  sesuai  dengan  jenis  instansi  yang  dituju.  Beberapa instansi yang dijadikan tempat pelaksanaan PKL membutuhkan persyaratan lain seperti adanya CV , dan fotocopy identitas diri sebagai syarat pelengkap lainnya. Proses selanjutnya setelah mahasiswa
menerima  surat  balasan  tentang  kesediaan  instansi  sebagai  tempat  PKL  yaitu  menyerahkan  surat tersebut kepada Kaprodi Sekretari D3.
Kedua  persiapan  administrasi  prodi  dalam  pelaksanaan  PKL  mahasiswa  Sekretari  D3.  Pada semester  gasal  pihak  prodi  Sekretari  D3  sudah  membuat  jadwal  tentang  sosialisasi  pelaksanaan PKL  untuk  semester  genap.  Tahap  pertama  dalam  proses  pesiapan  pelaksanaan  PKL  yaitu  proses pembekalan  PKL  yang  diselenggarakan  oleh  Prodi  Sekretari  D3.  Proses  pembekalan  dilakukan beberapa  minggu  sebelum  pelaksanaan  PKL.  Tujuan  proses  pembekalan  yaitu  untuk mempersiapkan  mental  mahasiswa  sebelum  melakukan  PKL.  Dalam  pembekalan  juga  diberikan berbagai  macam  informasi  tentang  peraturan  yang  harus  ditaati,  jadwal  pelaksanaan  PKL,  jadwal selesai  PKL,  penjelasan  secara  teknis  tentang  pelaksanaannya  dan  informasi-informasi  yang berkaitan dengan PKL.
Setelah  melakukan  pembekalan  tahap  selanjutnya  yaitu  proses  pendaftaran  PKL.  Sebelum proses  pendaftaran  dilakukan  oleh  mahasiswa,  pihak  Prodi  membuka  kesempatan  kepada mahasiswa  untuk  berkonsultasi  tentang  tempat  PKL  yang  akan  dituju.  Keterbatasan  informasi tentang  tempat  PKL  karena  tidak  adanya  kerja  sama  memang  menjadi  kendala  Prodi  untuk memberikan  informasi  yang  jelas  tentang  institusi  yang  dituju  sebagai  tempat  PKL.  Berdasarkan data  yang  didapatkan  bahwa  pihak  Prodi  memberikan  informasi  hanya  bedasarkan  pengalaman PKL tahun sebelumnya.
Tahap  selanjutnya  yaitu  proses  pendaftaran  PKL  oleh  mahasiswa.  Setelah  mahasiswa memperoleh  informasi  tentang  tempat  pe-laksanaan  PKL  kemudian  melakukan  pendaftaran langsung  kepada  Kaprodi  Sekretari  D3.  Pihak  Prodi  kemudian  merekap  pendaftaran  mahasiswa untuk  menentukan  dosen  pembimbing  PKL.  Proses  selanjutnya  yaitu  menyerahkan  daftar  tempat PKL  yang  akan  dituju  kepada  pengelola  Kampus  UNY  Wates  untuk  membuat  surat  permohonan PKL. Surat tersebut digunakan untuk melakukan pendaftaran pada instansi tempat PKL yang akan dituju oleh mahasiswa.
Ketiga,  kegiatan  PKL  merupakan  salah  satu  kegiatan  rutin  di  DU/DI  sebagai  wadah  atau instansi  tempat  penyelenggaraan  PKL.  Tetapi  DU/DI  atau  intansi  tidak  semuanya  mempunyai prosedur  administrasi  PKL  yang  sama.  Dalam  proses  administrasi  pihak  institusi  baik  swasta  dan pemerintah  mempunyai  beberapa  prosedur  sendiri.  Berdasarkan  data  di  atas  bahwa  prosedur  pada instansi pemerintah lebih panjang sedangkan prosedur pada pihak swasta lebih singkat.
Persiapan  administrasi  penyelenggaraan  PKL  pada  instansi  sudah  dilakukan  setiap  tahunnya. Beberapa  persiapan  yang  dilakukan  yaitu  penyediaan  informasi  tentang  PKL  pada  setiap  intansi, pembuatan  jadwal  penyelenggaraan  PKL,  surat  tugas/surat  penunjukkan  pembimbing  PKL  serta penyiapan deskripsi kerja yang akan dilakukan oleh mahasiswa PKL.
Informasi tentang penyelenggaraan PKL dapat diakses dengan cara mendatangi  DU/DI secara langsung.  Pada  kantor  Imigrasi,  PLN,  KAI  proses  mendapatkan  informasi  dapat  dengan  cepat dilakukan dan proses pendaftaran secara administrasi juga sangat cepat dilakukan. Sedangkan pada instansi  pemerintah  daerah  misalnya  Kantor  Gubernur,  DPRD  Kota  Yogyakarta  proses  informasi sangat  sulit  dan  respon  terhadap  pendaftaran  lama.  Secara  administratif  pembuatan  jadwal dilakukan setelah instansi mendapatkan surat permohonan PKL dari mahasiswa sehingga dibuatkan jadwal untuk magang berdasarkan waktu yang tertera pada surat tersebut. Setelah proses pembuatan jadwal  mahasiswa  PKL  kemudian  diberikan  surat  balasan  berisi  jawaban  permohonan  PKL  yang dilampirkan  jadwal  pelaskanaan  PKL.  Bersamaan  dengan  surat  tersebut  juga  dilampirkan pembimbing  selama  pelaksanaan  PKL  yang  betugas  untuk  mengarahkan  mahasiswa  melakukan
pekerjaan  dengan  baik  dan  benar.  Proses  penyusunan  deskripsi  pekerjaan  sudah  dilakukan  yang disesuaikan dengan latar belakang mahasiswa yaitu Prodi Sekretari D3.
Persiapan  teknis  mahasiswa  berkaitan  dengan  persiapan  diri  yaitu  memastikan  bahwa  seluruh persyaratan mengikuti mata kuliah PKL telah terpenuhi. Proses teknis selanjutnya yaitu mahasiswa mencari  informasi  tentang  tempat  PKL.  Proses  pencarian  tempat  PKL  dikoordinasikan  dengan pihak  Prodi  Serkretari  D3  tentang  karakteristik  tempat  PKL  yang  ideal  untuk  mahasiswa.  Pihak Prodi tidak secara langsung menyediakan tempat PKL tetapi menawarkan kepada mahasiswa untuk melihat daftar instansi yang pernah bekerja sama untuk pelaksanaan PKL pada tahun sebelumnya. Sayangnya,  beberapa  instansi  belum  menjalin  kerja  sama  yang  dibuktikan  dengan  MoU  maupun MoA. Oleh karena informasi yang disediakan oleh prodi yang tersebatas menyebabkan mahasiswa harus kreatif dalam mencari tempat PKL secara mandiri.
Persiapan  teknis  yang  harus  disiapkan  mahasiswa  terkait  dengan  jadwal  penyelenggaran, jadwal  masuk,  jadwal  pulang,  jadwal  lembur  serta  fasilitas  yang  didapatkan.  Dengan  segala peraturan pekerjaan secara teknis mahasiswa sudah siap karena sudah menempuh minimal 100 SKS dengan semua nilai mata kuliah dinyatakan lulus.
Persiapan teknis Prodi Sekretari D3 dalam pelaksanaan PKL diawali dengan mengidientifikasi mahasiswa  yang  memenuhi  persyaratan  mengikuti  PKL.  Selanjutnya  Prodi  menyelenggarakan pembekalan PKL,  menyediakan  waktu untuk  konsultasi  dan  memperoleh  persetujuan pelaksanaan PKL  serta  menyediakan  dosen  pembimbing  PKL.  Tahap  pertama  Kaprodi  Sekretari  D3  membuat jadwal pelaksanaan pembekalan PKL.
Proses  selanjutnya  yaitu  mempersiapkan  form  pendaftaran  PKL  yang  akan  digunakan mahasiswa  untuk  mendaftar.  Form  tersebut  di upload di website prodi  untuk  di download oleh mahasiswa kemudian diisi dan dikumpulkan kepada Kaprodi untuk melakukan pendaftaran. Proses teknis selanjutnya yaitu mempersiapkan pembimbing dimana pihak Prodi mengadakan rapat dengan mengundang  dosen-dosen  Prodi  Sekretari  D3.  Pada  rapat  tersebut  dibahas  tentang  pembagian pembimbing PKL, satu orang dosen dapat membimbing pada 2-3 lokasi PKL mahasiswa.
Ketiga, persiapan teknis instansi sebagai tempat PKL mahasiswa Prodi Sekretari D3. Persiapan secara  teknis  dalam  proses  PKL  mahasiswa  Sekretari  D3  oleh  Instansi  tempat  PKL  dimulai  dari proses  penerimaan  surat  permohonan  PKL  kemudian  dirumuskan  untuk  menentukan  jadwal, persiapan fasilitas, pemberian deskripsi pekerjaan dan penentuan pembimbing PKL.
Setelah mendapatkan surat permohonan PKL pihak DU/DI kemudian membuat jadwal tentang penyelenggaraan  PKL  selama  2  bulan,  kemudian  membuat  jadwal  rotasi  bagi  mahasiswa  untuk melakukan  pekerjaan  yang  disesuaikan  dengan  bidangnya.  Proses  rotasi  pada  beberapa  instansi berbeda-beda  ada  yang  1  minggu  ada  yang  per  10  hari.  Selanjutya  secara  teknis  pihak  instansi menyediakan  tempat  kerja,  peralatan  kerja  untuk  mahasiswa  PKL.  Beberapa  instansi  juga menyediakan uang saku bahkan uang lembur untuk mahasiswa PKL.
Penentuan  pembimbing  PKL  berdasarkan  data  yang  didapatkan  bahwa  untuk  menjadi pembimbing  PKL  harus  memenuhi  beberapa  kriateria  yaitu  berpendidikan  minimal  S1,  telah bekerja dalam kurun waktu 2-5 tahun, jabatan kepala sub bagian, mempunyai latar belakang  yang sesuai  dengan  mahasiswa  yang  dibimbing  dan  merupakan  pegawai  tetap.  Hal  tersebut  dilakukan untk  dapat  memaksimalkan  potensi  mahasiswa  yang  dibimbing  agar  sesuai  dengan  latar  belakang pendidikan yang sedang ditempuh mahasiswa.

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  dan  pembahasan,  maka  dapat  diambil  kesimpulan  bahwa:  1) Kesiapan administrasi mahasiswa dalam pelaksanaan PKL terdiri dari memenuhi syarat mengikuti mata  kuliah  PKL,  proses  pendaftaran  PKL  pada  Prodi  Sekretari  D3,  proses  pendaftara  PKL  pada Institusi. Kesiapan prodi dalam pelaksanaan PKL secara administratif terdiri dari me-ngidientifikasi mahasiswa yang memenuhi syarat melaksanakan PKL, sebagai tempat pendaftaran PKL, membuat jadwal  pe-nyelenggaraan  pembekalan  dan  surat  penunjukkan  pembimbing  PKL.  Kesiapan  DU/DI dalam  pelaskaaan  PKL  secara  adminsitartif  terdiri  penyediaan  informasi  penyelenggaraan  PKL pada institusi, proses pengumpulan surat permohonan PKL, penunjukkan pembimbing PKL; dan 2) Kesiapan  teknis  dalam  pelaksanaan  PKL  mahasiswa  terdiri  dari  proses  mencari  informasi  tempat PKL,  mengikuti  pembekalan  PKL,  memperoleh  dan  mengetahui  penggunakan  buku  panduan pelaskanaan  PKL,  melakukan  pendaftaran  PKL  secara  mandiri,  kesiapan  bekerja  sesuai  jadwal yang  telah  didapatkan  pada  tempat  PKL  dan  siap  bekerja  dengan  fasilitas  yang  disediakan  oleh instansi.  Sedang-kan  kesiapan  prodi  Sekretari  D3  secara  teknis  yaitu  menyelengara-kan pembekalan, penjelasan secara teknis PKL,  menyediakan waktu untuk konsultasi dan memperoleh persetujuan pelaksanaan PKL dan menyediakan dosen pembimbing. Kesiapan secara teknis DU/DI sebagai  tempat  PKL  yaitu  menyediakan  beberapa  fasilitas  untuk  mahasiswa  PKL  yaitu  tempat kerja, peralatan administrasi, uang saku dan uang lembur, membuat deskripsi pekerjaan yang sesuai dengan  mahasiswa  PKL,  membuat  jadwal  penyelenggaraan  PKL  dan  menyiapkan  pembimbing PKL yang sesuai latar belakang pendidikan mahsiswa PKL.

## DAFTAR PUSTAKA
Chaplin,  J.  P.  (2006). Kamus  Lengkap  Psikologi  (Diterjemahkan  Oleh  Kartono,  K) .  Jakarta:  PT. Raja Grafindo Persada.
Dalyono. (2005). Psikologi Pendidikan . Jakarta: Penerbit Rineka Cipta.
Djojonegoro,  W.  (1988).  Pendidikan  dan  Pelatihan  Kejuruan  Dalam  Era  Kompetensi  Global. Jakarta. PT Jayakarta Agung Offset
Hamalik, O. (2007). Proses Belajar Mengajar . Jakarta: Bumi Aksara.
Rosidah,  dkk.  (2016). Kurikulum  2014  Program  Studi  Sekretari  D3 .  Yogyakarta:  Prodi  Sekretari D3 FE UNY
Slameto. (2010). Belajar Dan Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi . Jakarta: Rineka Cipta
Sukanti.  (2005).  Efektivitas  Pelaksanaan  Praktik  Kerja  Lapangan  Program  D  III  Fakultas  Ilmu Sosial Universitas Negeri Yogyakarta. Jurnal Pendidikan Akuntansi Indonesia , 2(1) , 28-61.
UNY Kampus Wates. (2014). Buku Panduan Praktik Kerja Lapangan. Yogyakarta: UNY Kampus Wates
Wena, M. (1996). Pendidikan Sistem Ganda . Bandung: Tarsito.
Wye, C.K., Yet-Mee, L, & Teck-Hean, L. 2012. Perceived Job Readiness of Business Students at the Institutes of  Higher Learning in Malaysia. International Journal of Advances in Manajement and Economics , 6(2), 20-35.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Artikel  publikasi  ini  tidak  akan  terpublikasi  tanpa  bantuan  banyak  pihak.  Oleh  karena  itu  penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1) UNY Kampus Wates yang telah membiayai penilitian sehingga dapat terlaksanakan dengan baik; 2) DU/DI sebagai tempat PKL yang telah memberikan feedback  terhadap  kesiapan  pelaksanaan  PKL  Prodi  Sekretari  D3  FE  UNY;  3)  Review  jurnal  dan editor  yang  telah  melakukan  review  terhadap  artikel  untuk  menyempurnakan  secara  keselurahan artikel  ini;  dan  4)  Pihak-pihak  lain  yang  telah  berkontribusi  terhadap  penelitian  dan  penulisan artikel ini

## PROFIL PENULIS
Semua penulis  merupakan Dosen Jurusan dan satu penulis  merupakan pranata laboran pendidikan di  Jurusan  Pendidikan  Administrasi,  Fakultas  Ekonomi,  Universitas  Negeri  Yogyakarta.  Siti  Umi Khayatun  Mardiyah  merupakan  dosen  dengan  jabatan  Asisten  Ahli    memiliki  latar  belakang pendidikan S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran dan S2 Pendidikan Teknologi Kejuruan. Joko Kumoro  merupakan  dosen  dengan  jabatan  Lektor  memiliki  latar  belakang  pendidikan  S1 Pendidikan  Administrasi  Perkantoran  dan  S2  Ilmu  Administrasi.  Muslikhah  Dwihartanti  merupa- kan Dosen dengan jabatan Asisten Ahli memiliki  latar belakang pendidikan S1 Ilmu Administrasi Negara  dan  S2  Teknologi  Pembelajaran.  Yuliansah  merupakan  Dosen  dengan  jabatan  Tenaga Pengajar  memiliki  latar  belakang  pendidikan  S1  Pendidikan  Administrasi  Perkantoran  dan  S2 Teknologi  Kejuruan.  Isti  Kistiananingsih  merupakan  Pranata  Laboran  Pendidikan  memiliki  latar belakang pendidikan S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran.