PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DAN PENGADAAN BARANG PADA PT NEO MEDIA SOLUSI MENGGUNAKAN UML MODELING TOOL
Rifqi Dainur Ikhsan 1) , Lis Suryadi 2)
1 Program studi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
1,2 Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : rifqiikhsann@gmail.com 1) , lis.suryadi@budiluhur.ac.id )
Abstrak
PT NEO MEDIA SOLUSI merupakan salah satu perusahaan Digital Agency di Indonesia. Digital Agency merupakan  perusahaan  yang  bergerak  dibidang  digital.  Namun  dalam  kenyataanya,  dalam  menunjang operasional  perusahaan.  Pengelolaan  dan  pengadaan  barang  masih  belum  sepenuhnya  tersentuh  oleh digitalisasi yang menyebabkan seringnya kehilangan data pengadaan dan data barang itu sendiri karena berkas atau dokumen belum tersimpan dengan rapih. Dari permasalahan tersebut, maka keluarlah ide untuk membuat suatu  sistem  informasi  agar  dalam  melakukan  pengolahan  proses  pengadaan  dan  data  barang  menjadi lebih mudah,  terdigitalisasi  dan  terkomputerisasi.  Piranti  lunak  yang  digunakan  dalam  development  aplikasi  ini mempergunakan  bahasa  pemrograman  yang  cukup  populer  dalam  penggunaannya  tergolong  handal  yaitu Mircorosft  Visual  Basic.  Net  2008  serta  menggunakan  basis  data  MySQL.  Diharapkan  aplikasi  ini  akan mendukung bentuk proses digitalisasi yang dilakukan dari dalam lingkungan perusahaan demi  mempermudah proses  pengadaan  barang  di  internal  operasional  perusahaan  sehingga  hasil  rekapan  data  dapat  diraih  dan didapatkan dengan mudah.
Kata kunci: sistem informasi, pengadaan barang, PT NEO MEDIA SOLUSI, UML, Microsoft Visual Basic. Net 2008, basis data MySQL.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Munculnya  masyarakat  serba  digital  seperti sekarang  ini,  penggunaan  sistem  komputerisasi dalam  perusahaan  merupakan  hal  yang  wajar  dan umum  ditemukan.  Penggunaan  teknologi  informasi menjadi  sebuah  kebutuhan  dalam  membantu  serta mendukung  berjalannya  sebuah  proses  operasional dalam menjalankan operasional dan bisnisnya. Salah satu  investasi  di  bidang  SI  yang  cukup  penting dalam  perkembangan  sebuah  perusahaan  atau lembaga  dalam  menunjang  sebuah  proses  yang transparan dan terbuka adalah pengadaan barang.
PT.  NEO  MEDIA  SOLUSI  merupakan  salah satu  perusahaan,  dimana  sistem  pengolahan  data pengadaan barang belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi.  Sehingga  seiring  berkembangnya perusahaan dan semakin banyaknya data pengadaan barang yang diolah, sering menjadi masalah. Dengan membuat sistem terkomputerisasi pengadaan barang diharapkan kinerja HRGA purchasing dapat menjadi lebih baik, pengolahanan data lebih responsif karena diproses  secara  terkomputerisasi  serta output yang dikeluarkan  menjadi  lebih  beragam  dan  akurat. Melihat  hasil  analisis  dengan  cara  mengumpulkan data  yang  ada  dan  dilakukan  pada  sistem  yang  ada saat  ini,  dapat  di  identifikasi  permasalahan  yang sering  dihadapi  pada  PT  NEO  MEDIA  SOLUSI. Berikut  adalah  masalah-masalah  yang  sering dihadapi:
a. Data  yang  belum  disimpan  secara  digital menyebabkan kesulitan dalam mencari data.
b. Sering  terjadi human  error dalam  proses pencatatan,  dan  perhitungan  sehingga  laporan yang  dihasilkan  sering  kali  kurang  tepat  dan kurang akurat.
c. Laporan  yang  disajikan  ke  pimpinan  sering  kali terlambat  dan  kurang  informatif  karena  harus merekap  kembali  dokumen  dalam  bentuk  kertas dan file excel  yang ada kedalam format  rekapan data.
d. Ruang penyimpanan berkas data yang memerlukan ruang banyak menyebabkan dokumen  mudah  terselip  maupun  rusak  oleh faktor internal dan eksternal.
e. Belum  tersedianya  informasi  dan  data  berapa besar  biaya  pengadaan  yang  dikeluarkan  untuk setiap departemen sehingga CEO belum mengetahui  secara  pasti  besaran  biaya  yang harus dianggarkan untuk pengadaan barang.
f. Belum  adanya  informasi  yang  sahih  terkait penerimaan  barang  yang  dikirimkan  dari distributor pengadaan barang, sehingga pada saat informasi  penerimaan  barang  dibutuhkan  harus mencari kembali dokumen penerimaan barang.
g. Belum  tersedia  informasi  dalam  bentuk  rekapan data  terkait  dengan  data  barang  yang  diretur, sehingga  pimpinan  belum  memiliki  informasi barang  dan  distributor  yang  sering  retur  untuk bahan pertimbangan

## 2. STUDI PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem Sistem secara sederhana dapat didefinisikan  sebagai  kelompok  elemen  yang saling  berhubungan  atau  berinteraksi  hingga membentuk  satu  persatuan.    Konsep  umum sistem  adalah  sekelompok  komponen  yang saling  berhubungan,  bekerja  sama  untuk mencapai  tujuan  bersama  dengan  menerima input  serta  menghasilkan output dalam  proses transformasi yang teratur. [2]

## 2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi  adalah  data  yang  diolah menjadi  bentuk  yang  berguna  bagi  dan  lebih berarti  bagi  penerimanya”.  Informasi  terdiri dari  data-data,  meskipun  demikian  definisi informasi  berbeda  dengan  data.  Data  adalah fakta  dan  angka  yang  sedang  tidak  digunakan pada  proses  pengambilan  keputusan  dan biasanya  berbentuk  catatan  historis  yang dicatat  dan  diarsipkan  tanpa  maksud  untuk segera  diambil  kembali  untuk  pengambilan keputusan. [5]

## 2.3. Konsep Sistem Informasi
Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  di dalam  suatu  organisasi  yang  mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung  operasi,  bersifat  manajerial  I,  dan kegiatan  strategi  dari  suatu  organisasi  dan menyediakan  pihak  luar  tertentu  dengan laporan-laporan yang dibutuhkan. [5]

## 2.4. Konsep Analisa Sistem
Analisa  sistem  adalah  penguraian  suatu sistem  informasi  yang  utuh  ke  dalam  bagian komponennya dengan maksud yang mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan,  kesempatan,  hambatan  yang terjadi  dan  kebutuhan  yang  diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. [4]

## 2.5. Konsep Dasar Perancangan Sistem
Dalam  pengembangan  dan  perancangan, penganalisa  sistem merupakan  bagian  dari  tim yang  berfungsi  mengembangkan  sistem  yang memiliki daya guna tinggi secara umum terdiri dari  analisa  pendahuluan,  pelaksanaan  analisa, penyusunan laporan.
2.6. Konsep  Dasar  Berorientasi  Obyek  (Object- Oriented)
Berorientasi  obyek  adalah  Suatu  strategi pembangunan perangkat lunak
yang
mengorganisasikan  sebagai  kumpulan  obyek berisi  data  dan  operasi  yang  diberlakukan kepadanya. [3]

## 2.7. Teori Pendukung
Pengadaan  atau procurement adalah kegiatan  untuk  mendapatkan  barang  atau  jasa secara  transparent,  efektif  dan  efesien  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya. [6]

## 3. METODOLOGI PENELITIAN
Pengumpulan informasi Kebutuhan data Metode Pengumpulan data 1. Wawancara 2. Observasi 3. Analisa Dokumen 4. Studi Literatur Metode pengembangan Sistem sistem( Waterfall Model) Tahapan Analisis Menggunakan  Beberapa  Tehnik  Analisa  data,    Analisa proses  bisnis  ( Activity  Diagram),  Analisa  Masalah ( Fishbone  Diagram),  analisa  kebutuhan  fungsional  dan nonfungsional ( Use Case Diagram), analisa model data.
Desain
Merancang Struktur Data, Struktur perangkat lunak, tampilan antar muka perangkat lunak. Implementasi Penerjemahan desain kedalam Bahasa pemrograman dan dilakukan testing pada program. Gambar 1. Tahapan Penelitian
4. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Profil Organisasi
Munculnya  masyarakat  digital  dan  tingginya kebutuhan  akan  penggunaan  sosial  media  serta membooming  nya  digital  marketing  pada  saat  itu mendorong  para  pendiri Digital  Agency ini  untuk dapat  membangun  sebuah Digital  Agency yang mampu menjawab kebutuhan akan digital.
Sehingga  dari  buah  pemikiran  bapak  Mirfagah Iqbal  dan  Ibu  Grace  Mashur  terbentuklah  sebuah Digital  Agency  yang  selanjutnya  diberi  nama  PT NEO  MEDIA  SOLUSI  atau  sering  disebut  NEO DIGITAL,  tepatnya  pada  bulan  Juni  tahun  2014. Bersama-sama  membangun  PT  NEO  MEDIA SOLUSI  menjadi  sebuah  Digital  Agency  dengan visi  utama  nya  yaitu “Trusted  Digital  Partner” . Klien  pertama  NEO  Digital  yaitu  Daihatsu, Commlife,  dan  Yamaha  Musik  Indonesia.  Produk pertama  yang  ditawarkan  dari  PT  NEO  MEDIA SOLUSI kala itu adalah SEO dan Sosial Media.

## 4.2 Analisis Masalah
Gambar 2. Fishbone Diagram

## 4.3 Analisis Proses Bisnis
Bagian Purchasing Supplier Terima Permintaan Barang Terima Purchase Order Departemen Mengisi Permintaan Barang Verifikasi Kebutuhan Barang Terima Informasi Buat Purchase Order Kirim Purchase Order Barang Belum Dibutuhkan Barang Dibutuhkan Gambar 3. Activity Diagram Permintaan Barang
Permintaan  barang  dilandaskan  dari  keperluan  dari tiap  departemen  yang  tercantum  pada  form permintaan  barang.  Form  permintaan  barang  ini sangat diwajibkan dibuat dan di isi oleh departemen yang  membutuhkan  barang.  Form  ini  diserahkan  ke bagian  HRGA purchasing .  Jika  permintaan  barang disetujui  maka  selanjutnya  HRGA purchasing akan membuatkan  dokumen Purchase  Order (PO) kemudian mengirimkan PO kepada distributor.
Bagian Purchasing Supplier Siapkan Barang sesuai PO Barang Kondisi Baik Kirim Barang, Delivery Order, Invoice Terima Barang, Delivery Order, Invoice Periksa Kondisi Barang Kembalikan Barang Tanda Tangan DO, Buat Tanda Terima Barang Serahkan Tanda Terima Barang Terima Barang yang diretur Terima Tanda Terima Barang Barang Kondisi Tidak Baik
Gambar 4. Activity Diagram Penerimaan Barang
Distributor  mengirimkan  barang  yang  disertai dengan  dokumen Delivery  Order (DO)  yang ditujukan untuk bagian HRGA purchasing , melakukan  identifikasi  terhadap  barang  yang  telah
sampai  dan  dibandingkan  antara  barang  yang dikirim  dengan  dokumen Delivery  Order (DO), selain  barang  dan  (DO),  distributor  biasanya    juga menyertakan dokumen penagihan atau invoice .
Supplier Bagian Purchasing Lakukan Pembayaran sesuai Invoice Berikan Informasi sudah Dibayar Terima Informasi Pembayaran Gambar 5. Activity Diagram Pembayaran
Saat  barang  yang  dipesan  sesuai purchase  order diterima  dengan  baik,  HRGA purchasing akan verifikasi  tagihan  pembayaran  dan  melakukan pembayaran dengan cara transfer langsung ke pihak distributor  secara  rinci  dengan  jumlah  yang  harus dibayarkan perusahaan atas pembelian barang.
Supplier Bagian Purchasing Menghubungi Supplier Siapkan Barang yang akan diretur Terima Barang Retur Siapkan Barang Pengganti Terima Barang Pengganti Terima Informasi Retur Barang

## Gambar 6. Activity Diagram Retur Barang
Retur akan terjadi jika barang yang telah kita terima ternyata bermasalah sehingga tidak dapat digunakan. HRGA purchasing akan  melakukan  konfirmasi barang  yang  bermasalah,  kemudian distributor  akan mengambil barang yang bermasalah dan menggantikannya dengan yang baru Departemen Bagian Purchasing Buat Bukti Serah Terima Barang Serahkan Barang Tanda tangan BuktiSerah Terima Barang dan terima Barang

## Gambar 7. Activity Diagram Serah Terima Barang
Barang  yang  diterima  oleh  HRGA purchasing , diserahkan  ke  departemen  yang  meminta  barang tersebut, proses serah terima barang ini
menggunakan  dokumen  berita  acara  serah  terima barang
CEO / Pimpinan Bagian Purchasing Buat Laporan Pengadaan Barang Serahkan Laporan Terima Laporan Pengadaan Barang

## Gambar 8. Activity Diagram Serah Terima Barang
Bagian purchasing akan  memasukan  detail  data barang  ke  laporan  pengadaan  barang.  Laporan tersebut diberikan kepada CEO atau Pimpinan
4.4 Use Case Diagram Entry Data Barang Entry Data Supplier Entry Data Departemen Bagian Purchasing Gambar 9. Use Case Diagram File Master
Bagian purchasing dapat melakukan entry informasi mengenai data barang, supplier dan departemen
Entry Data Permintaan Barang Cetak Purchase Order Cetak Tanda Terima Barang Entry Pembayaran Barang Cetak Berita Acara Serah Terima Barang Cetak Surat Retur Barang Bagian Purchasing
Gambar 10. Use Case Diagram File Transaksi
Bagian purchasing dapat  melaksanakan  kegiatan entry data  permintaan  barang  yang  diminta departemen,  cetak purchase  order ,  cetak  tanda terima  barang  dari  distributor, entry pembayaran barang  berdasarkan  refrensi  tagihan  pembayaran, cetak berita acara serah terima dan cetak surat retur
Cetak Laporan Permintaan Barang Cetak Laporan Penerimaan Barang Cetak Laporan Pengadaan Barang Cetak Laporan Serah Terima Barang Cetak Laporan Retur Barang Rekapan Biaya Pengadaan Barang Per Departemen Bagian Purchasing CEO / Pimpinan Gambar 11. Use Case Diagram File Transaksi
Bagian purchasing dapat  melakukan  cetak  berbagai macam laporan dan diberikan kepada CEO

## 4.5 Class Diagram
*Kd_Departemen Nm_Departemen Tlp_Departemen EMail_Departemen +Autonumber() +GetDepartemen() +Simpan() +Batal() Supplier *kd_supplier nm_supplier Almt_supplier Tlp_supplier Email_supplier +Autonumber() +GetSupplier() +Simpan() +Batal() bstb *No_bstb Tgl_bstb NmPenerima NmMenyerahkan +Autonumber() +Getbstb() +Simpan() +Batal() fpb *No_fpb Tgl_fpb Pemohon Tgl_Diperlukan Tujuan +Autonumber() +Getfpb() +Simpan() +Batal() PO *No_po Tgl_po Kepada Note PPN +Autonumber() +GetPO() +Simpan() +Batal() Serah Jlm_Serah +GetSerah() +Simpan() Minta *No_fpb Jml_minta keterangan +GetMinta() +Simpan() Pesan *No_po Qty Harga_pesan +GetPesan() +Simpan() DO *No_DO NorefDO Tgl_DO +Autonumber() +GetDO() +Simpan() +Batal() Barang *Kd_barang Nm_barang Jenis_barang Hrg_satuan Satuan +Autonumber() +GetBarang() +Simpan() +Batal() Terima Jml_terima +GetTerima() +Simpan() 1 ..* 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1..* 1 1..* 1..* 1 Retur 1 ..* 1 *No_Ret Tgl_ret No_DO +Autonumber() +GetRetur() +Simpan() +Batal() Kembalikan Jml_Ret Ket_ret No_ret +GetKembalikan() +Simpan() INVOICE +Autonumber() +GetInvoice() +Simpan() +Batal() *No_Inv NorefInv Tgl_Inv JmlInv TglBayar KetInv 1 1 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 ..* 1 1 ..* Departemen Gambar 12. Class Diagram 4.6 User Interface
Gambar 13. Rancangan Layar Entry Data Barang
Form  Entry Data  Barang  adalah  form  untuk entry data  barang  ke  dalam  sistem  pengadaan  barang  PT
NEO  MEDIA  SOLUSI.  Form  ini  terdiri  dari  form isian, ubah, hapus dan pencarian data barang
Gambar 14. Rancangan Layar Entry Permintaan Barang
Form  Entry Permintaan  Barang  digunakan  untuk memasukan data permintaan barang dari departemen ke  dalam  Sistem  Pengadaan  Barang  PT  NEO MEDIA  SOLUSI.  Terdapat  form  pencarian  data departemen, detail pemohon dan detail barang yang diminta
Gambar 15. Rancangan Layar Entry Data Purchase Order
Form Cetak Purchase  Order digunakan  untuk mencetak Purchase Order. Agar menjadi sebuah PO. Form  yang  tersedia  ialah  pencarian  data  Form Permintaan  Barang,  Form  untuk  mencari  data Supplier dan Form dan list Data Barang
Gambar 16. Rancangan Layar Entry Pembayaran Barang
Form ini  digunakan  untuk  memasukan  data pembayaran  sesuai  purchase  order  ke  dalam  Sistem Pengadaan Barang PT NEO MEDIA SOLUSI
4.7 Keluaran Sistem

## Gambar 17. Laporan Permintaan Barang
Laporan    ini  digunakan  untuk  mengetahui  laporan permintaan  barang  PT  NEO  MEDIA  SOLUSI berdasarkan periode yang pilih.

## Gambar 18. Laporan Penerimaan Barang
Laporan    ini  berisi  data  barang  yang  masuk  dari distributor  barang  ke  dalam  inventaris  barang  PT NEO  MEDIA  SOLUSI.  Laporan  yang  ditampilkan merupakan berdasarkan periode yang pilih.

## Gambar 19. Laporan Serah Terima  Barang
Laporan    ini  berisi  data  barang  yang  telah  di  serah terima  dari  bagian  HRGA purchasing kepada departemen  yang  meminta  barang.  Isi  laporan  yang ditampilkan merupakan berdasarkan periode laporan yang pilih.
5 PENUTUP 5.1 KESIMPULAN a) Dengan penggunaan sistem yang terdigitalisasi  dan  terkomputerisasi,  dapat meminimalisir  kesalahan  pencatatan  dan perhitungan  yang  disebabkan  oleh human error.
b) Proses  pengadaan  setelah  secara  sistem yang  biasa  dilakukan  menjadi  lebih
responsif dan efisien sehingga mempermudah dalam penggunaannya.
c) Ketersediaan  data-data  pendukung  yang dibutuhkan  berhubungan  dengan  transaksi pengadaan  barang,  sehingga  bermanfaat bagi pengambilan keputusan dan perencanaan perusahaan kedepan.
d) Kesulitan  dalam  pembuatan  rekapan  data saat  belum  terkomputerisasi  kini  lebih dipermudah dan dipercepat.
e) Data  dan  informasi  yang  di  olah  pada sistem  yang  diusulkan  lebih  terjamin kebenarannya,  karena  adanya sistem validasi  yang  lebih  baik  dari  sistem sebelumnya dan data yang di entry telah di verifikasi terlebih dahulu.
f) Data  yang  disimpan  dalam  basis  data memudahkan  dalam  penyimpanan  dan pemeliharaan data, sehingga meminimalisir    penyimpanan  data  dalam media kertas.

## 5.2 SARAN
a) Informasi  yang  disajikan  pada  awalnya berawal dari data masukan, maka sebelum memasukan  data  harus  dilakukan  validasi dan  verifikasi  terhadap  validitas  data  agar output informasi benar-benar sesuai dengan keinginan
dan spesifikasi penggunaan.
b) Perlu  adanya  pelatihan,  dokumentasi panduan  penggunaan  serta  berita  acara serah  terima  kepada  pengguna  yang  akan menggunakan sistem informasi ini, supaya penggunaan sistem menjadi tepat.
c) Penggunaan  komputer  dalam  pengolahan data dan informasi harus lebih dioptimalkan  agar  mencapai  hasil  yang maksimal.
d) Perlu  adanya  review  penggunaan  sistem setidaknya  minimal  1  bulan  sekali  pada sistem  informasi  ini  untuk  memperbaiki bug dan error yang terjadi pada sistem dan mengikuti update untuk  meningkatkan efisiensi  dan  efektivitas  sistem  informasi ini.
e) Berupaya  adanya  pengawasan  sistem  dan pemeliharaan  sistem  secara  rutin  serta adanya  pertanggung  jawaban terhadap tim terkait dalam menangani sistem yang ada.
f) Back  up data  harus  dilakukan  secara berkala  untuk  menjaga  dari  kehilangan data.
6 DAFTAR PUSTAKA [1] Sutabri, T., 2012, Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi.
[2] Indrajani, 2012, Perencanaan Basis Data Dalam All in 1, Jakarta, Elex Media Komputindo.
[3] Rosa A.S, M. S., 2013, Modul Pembelajaran: Rekayasa Perangkat Lunak, Bandung, Modula.
[4] Taufiq, R., 2013, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, Graha Ilmu.
[5] Hutahaean, J., 2014, Konsep Sistem Informasi, Yogyakarta, Deepublish.
[6] Aswam, Asman., 2013, Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, Yogyakarta, Pancaran Ilmu.