## IPTEK BAGI MASYARAKAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ADMINISTRASI DESA BERBASIS WEB  DI DESA SEKARAN KECAMATAN SIMAN – PONOROGO
Aziz Musthafa 1 , Shoffin Nahwa Utama 2 1,2 Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Darussalam Gontor Email: aziz@unida.gontor.ac.id
Abstract. The  development  of  technology  is  very  influential  on  community  service  in  the  village. Therefore,  Sekaran  Village  Siman  District  Ponorogo  District  has  made  various  improvements, including  one  of  the  information  systems.With  a  location  that  is  not  too  far  from  the  University  of Darussalam  Gontor  makes  basis  why  people  empowerment  in  Sekaran  village  as  a  partner  is  held. The condition of administration service system in the Village is still conventional or manual. Such as (a) data storage of villagers is still in the register books; (b) data storage archives, especially letters from  villages  have  not  implemented  application  based  information  systems.  This  has  become influential to the villagers or village officials, where human errors often occur, the service queue, and a waste of time and cost. Therefore we need a system to overcome the existing problems. Based on the problem,  implementer  people  empowerment  develop  Sistem  Administrasi  Desa  (SIMADES)  to facilitate the service of residents data and administration.
Keywords: Information System, SIMADES, administration
Abstrak. Perkembangan teknologi yang cepat sangat berpengaruh terhadap pelayanan masyarakat dilingkup  desa.  Oleh  karena  itu  Desa  Sekaran  Kecamatan  Siman  Kabupaten  Ponorogo  telah melakukan  berbagai  peningkatan,  termasuk  salah  satunya  peningkatan  sistem  informasi.  Dengan lokasi  yang  tidak  terlalu  jauh  dari  Universitas  Darussalam  Gontor  menjadikan  dasar  mengapa pengabdian  masyarakat  di  Desa  Sekaran  sebagai  mitra  diadakan.  Kondisi  sistem    pelayanan administrasi    kependudukan    di  Desa  saat  ini    masih  bersifat  konvensional  atau  manual,  seperti:  (a) Pencatatan  data  penduduk  desa  dalam  buku - buku  register;  (b)  Pendataan  arsip  khususnya  surat- menyurat  belum  menerapkan  sistem  informasi  berbasis  aplikasi.  Hal  tersebut  berimbas  kepada perangkat  desa  maupun penduduk desa, dimana sering terjadi human error, antrian pelayanan, serta pemborosan waktu dan biaya. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem untuk mengatasi permasalahan yang ada. Berdasarkan masalah tersebut, pelaksana pengabdian masyarakat melakukan pengembangan Sistem Informasi Desa (SIMADES) untuk memudahkan pelayan data kependudukan dan administrasi. Kata kunci: Sistem Informasi, SIMADES, administrasi

## PENDAHULUAN
Desa  sebagai  bagian  terkecil  dari  sistem pemerintahan administratif di Indonesia, dituntut  untuk  dapat  mengikuti  perkembangan teknologi dan terus
meningkatkan kemampuannya  di  dalam  mengelola  data administrasi kependudukan desa.
Desa Sekaran  Kecamatan  Siman  Kabupaten Ponorogo.  Dengan  lokasi  yang  tidak  terlalu jauh  dari  Kampus  Universitas  Darussalam Gontor menjadikan dasar pengabdian masyarakat  di  Desa  Sekaran  dilakukan.  Dalam sistem  pelayanan  administrasi  kependudukan di  Desa  saat  ini    masih  bersifat  konvensional atau  manual,  seperti:  (a)  Pencatatan  data
penduduk desa dalam buku - buku register; (b) Pendataan  arsip  khususnya  surat-menyurat belum  menerapkan  sistem  informasi  berbasis aplikasi.  Hal    tersebut  berimbas  kepada perangkat desa  maupun  penduduk  desa, dimana  sering  terjadi  human  error,  antrian pelayanan,  serta  pemborosan  waktu  dan  biaya. Oleh  karena  itu  dibutuhkan  suatu  sistem  untuk mengatasi permasalahan yang ada.
SIMADES hadir sebagai suatu paradigma yang memungkinkan  seorang  pegawai  di  perangkat desa  bisa  mengatur  administrasi  desa  yang sudah  terkomputersisasi. Salah  satu  fitur  yang ada SIMADES adalah layanan pengolahan data administrasi  kependudukan  desa  berupa  web
aplikasi.
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, diharapkan  dengan  penggunaan
SIMADES,  perangkat  desa  dapat  mudah  akses kependudukan  dan  surat  menyurat. Menjaga data lebih aman serta mengoptimalkan pemberdayaan  waktu,  dan  menekan  biaya operasional desa.

## Tujuan Pengabdian
Tujuan dari pengabdian ini adalah:
1. Penambahan wawasan  tentang  sistem informasi administrasi pada lingkup desa.
2. Untuk memberikan  kemudahan  bagi perangkat  desa  dalam pengolahan  data pendudukan  dan  surat-menyurat  yang dibutuhkan.
3. Untuk mempercepat  proses  pelayanan administrasi kepada masyarakat.

## Target
Target melalui aplikasi SIMADES ini yaitu :
1. Perangkat  dapat  mudah  mengakses  data kependudukan  dan  surat  menyurat  yang dibutuhkan.
2. Perangkat desa dapat mengarsip surat dan mencetaknya  untuk  pelayanan sehari - hari di lingkungan desa.
3. Pelatihan  SIMADES  untuk  perangkat desa  diperlukan  untuk  memaksimalkan penguasaan  terhadap  sistem  informasi yang diberikan kepada Desa Sekaran.

## Luaran
Luaran pengabdian masyarakat ini berupa  aplikasi  SIMADES  berbasis  web, database arsip  kependudukan,  dan  surat- menyurat dalam file PDF , Excel dan cetak.

## METODE PELAKSANAAN
Metode  yang  digunakan  saat  pengabdian meliputi  pembuatan  aplikasi  SIMADES  dan pelatihan  aplikasi. Metode  pembuatan  aplikasi mengadopsi  Siklus  Hidup  Perangkat  Lunak, atau waterfall yaitu  dengan melalui  lima  tahap yang  berkesinambungan  membentuk  suatu siklus daur  hidup  perancangan  perangkat lunak Lebih  jelasnya  dapat  digambarkan  dalam  tabel 1. berikut :
Tabel 1. Permasalahan dan solusi pada mitra No Permasalahan Mitra Solusi Metode 1 Rendahnya sumber daya teknologi pengelolaan data administrasi desa khususnya kependudukan dan surat menyurat Membuat aplikasi Sistem Informasi Desa Siklus Hidup Perangkat Lunak 2 Rendahnya pengetahuan teknologi terkait SIMADES Pelatihan infrastruktur dan penggunaan SIMADES Presentasi, Praktek langsung, Diskusi
.

## Gambar 1. Siklus Hidup Perangkat Lunak (Sommerville, 2011)
Materi Pelatihan Materi pelatihan disampaikan dengan memberikan wawasan tentang sistem informasi  administrasi  pada lingkup desa dan pembahasan cara penggunaan aplikasi
SIMADES.
Musthafa, Utama, Iptek Bagi Masyarakat Sistem Informasi … 3 Metode Penyampaian Pelatihan
Untuk melaksanakan kegiatan tersebut digunakan metode ceramah untuk menjelaskan  tentang  kegunaan sistem
informasi  dalam  administrasi  dan  tahapan penggunaan SIMADES.

## Khalayak Sasaran
Sasaran kagiatan ini adalah Kepala Desa Sekaran beserta  perangkatnya  yang  merupakan  pengguna langsung dari aplikasi SIMADES berbasis web.

## Waktu dan Tempat Pengabdian
Pengabdian  ini  dilaksanakan  di  Balai  Desa yang terletak di Desa Sekaran, Kecamatan
Siman, Kabupaten Ponorogo. Waktu pelaksanaan dari bulan Januari – Agustus 2017.

## Teknik Pengumpulan Data
Tahap  Studi  Literatur  yaitu  suatu  tahapan pengumpulan data dengan cara sebagai berikut :
1. Studi Wawancara
Tahap  ini  komunikasi  langsung  dengan Kepala  desa  dan  perangkat  desa  agar mengetahui  tentang  permasalahan  yang  ada di Manajemen Desa Sekaran.
2. Studi Dokumentasi
Dengan  mengumpulkan  informasi  mengenai dokumen dan data-data yang diperlukan agar lebih  mudah  untuk  didefinisikan.  Hasil
pengumpulan  dokumen  ada  11  jenis  surat yaitu  :  Surat  kelahiran,  Surat  SKCK,  Surat Pindah, Surat Bepergian, Surat Status Nikah, Surat  Ijin  Keramaian,  Surat  Mendirikan Bangunan,  Surat  Pernah  Sekolah,  Surat Keterangan Miskin, Surat Dispen Nikah, dan Surat  Keterangan.  Selain  itu  terdapat  buku induk kependudukan.

## Evaluasi
Evaluasi  dilakukan  selama  proses  akhir pengabdian  seusai  aplikasi  diujikan.  Yang dilakukan adalah membagikan angket kepuasan pelaksanaan pengabdian dan penggunaan  aplikasi.  Dari  hasil  angket  dapat mengidentifikasi tingkat  kepuasan  dalam pelaksanaan pengabdian dan tingkat pencapaian tujuan pengabdian kepada
masyarakat.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan pengabdian masyarakat terdapat 2 tahapan yaitu :

## Tahap 1 : Implementasi SIMADES
Awal  pengabdian dibuka  oleh  Kepala  Desa Bapak Minim Subarno beserta jajaran perangkat  desa.  Dalam  sambutannya  beliau mengapresiasi acara pengabdian masyarakat ini dan  dimohon  untuk  segera  melaksanakan  agar baik  infrastruktur  maupun  aplikasi  dapat digunakan oleh perangkat desa
Gambar 2. Pembukaan Pengabdian Masyarakat
.

## Gambar 3. Halaman Login SIMADES
Pada form login terdapat pengecekan user baik admin  web  atau  admin  desa  (perangkat). Karena  berbeda  level  user  akan  ada  perbedaan juga  pada  akses  menu  web  pada  halaman utama. Selain itu, terdapat fitur responsive yang berguna untuk mengakses dari media smartphone  atau  tablet.  Sehingga  konten  web akan  beradaptasi  dengan  layar  media.  Dengan Framework  bootstrap,  web  dapat  diakses diperangkat  smartphone  ataupun  tablet  tanpa
menginstall  aplikasi  dan  hanya  memerlukan web browser diperangkat tersebut.
Pada  form  utama  terdapat  komponen  berupa menu  pilihan  untuk  menjalankan  aplikasi  dan informasi tambahan yang membantu perangkat desa  dalam  mendapatkan  info  cepat  terkait data  kependudukan.  Info  tersebut  seperti jumlah  usia  kerja,  jumlah  surat  keluar  jumlah laki-laki dan perempuan didesa.
Gambar 4. Halaman Login SIMADES dengan layout interface versi mobile

## Gambar 5. Halaman administrasi SIMADES
Pada  form  pendataan  penduduk  terdapat fasilitas  tambah  warga,  edit,  hapus  dan  lihat. Fasilitas lainnya  antara  lain  pencarian  data penduduk dan pengurutan. Pendataan
penduduk  ini  didasarkan  untuk  isian  surat-
menyurat Pada Form  surat-menyurat  tersedia sub  menu  berupa  jenis  surat  yang  terdiri  dari 11 jenis  surat.  Isian  surat  sesuai  dengan karakteristik jenis surat. Form ini diperuntukkan  sebagai  arsip  surat  keluar . .

## Gambar 6. Halaman Pendataan Penduduk dengan SIMADES
Pada form perangkat antarmuka dan fitur sama dengan  form  penduduk.  Sedangkan  form setting  dan  kontak  hanya  sebagai  form tambahan  untuk  setting  surat  dan  informasi. Hal  terpenting  dalam  sistem  informasi  yaitu laporan yang disini dapat berupa cetak dan file PDF.
Pada pengabdian  bulan  keempat aplikasi  ini siap uji coba sesuai dengan skenario percobaan selama  1  minggu. Tahap  selanjutnya  aplikasi yang  telah  dibuat  diimplementasi  di  Desa Sekaran  dengan  bantuan  seluruh  jajaran perangkat desa dan atas izin dari kepala desa.
Gambar 7. Halaman Surat menyurat dengan SIMADES
Gambar 8. Contoh laporan surat SIMADES
.
Gambar 10. Dokumentasi pelatihan aplikasi SIMADES

## Tahap 2 : Pelatihan
Diberikan  pelatihan  tambahan  mengenai pemanfaatan, perawatan infrastruktur perangkat jaringan yang didampingi mahasiswa Kemudian pelatihan penggunaan aplikasi SIMADES untuk menunjang pelayanan administrasi  desa. Dari perangkat  desa  bagian administrasi  dan  perlengkapan yang  mengikuti pelatihan  pemanfaatan infrastruktur dan sistem informasi mempunyai prosentase kehadiran 100%.

## 1) Indikator Keberhasilan
Hasil  yang  diperoleh setelah pengabdian  ini terdapat  peningkatan  teknologi  dalam  hal pelayanan  administrasi  yaitu  terkomputerisasi dan  penggunaan  aplikasi  SIMADES.  Dari  sisi perangkat  desa  terdapat  penambahan  ilmu mengenai wawasan sistem informasi administrasi desa dan aplikasi SIMADES. Sebagai  pengguna  aplikasi,  perangkat  desa memberikan  dukungan  cukup  baik  terhadap pelaksaan  pembuatan  SIMADES  yaitu  terlihat dari  hasil  sebaran  angket awal antara  80% memilih sangat setuju dan 20% memilih setuju. Kemudian sebaran  angket  akhir dari  7 responden  yaitu  perangkat  desa serta  terdapat 10  pertanyaan  terkait  kepuasan  penggunaan SIMADES.
Pertanyaan tentang adanya peningkatan
kecepatan  proses  pelayanan sebanyak  5 reponden  memilih  sangat  setuju  dan  2 responden  memilih  setuju.  Pertanyaan  tentang desain yang menarik dan kemudahan pemahaman cara menggunakan aplikasi SIMADES,  terdapat  6  responden  memilih sangat  setuju  dan  1  responden  memilih  setuju. Pertanyaan  tentang  kemudahan  pengelolaan data  penduduk  dan  surat-menyurat  dengan SIMADES,  terdapat  6  responden  memilih sangat setuju dan 1 reponden memilih setuju. Dari  hasil  tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa SIMADES  diperlukan  bagi  mitra  khususnya bagian  pelayanan  administrasi  dibagian  surat menyurat dan kependudukan.

## 2) Kontribusi Mitra
Kontribusi  Desa  Sekaran  pada  kegiatan  ini menyediakan  data  terkait  kependudukan  dan surat  menyurat,  tempat  pengaplikasian  sistem baru  berbasis  sistem  informasi,  pendanaan untuk  infrastruktur,  serta  teknis saat  pelatihan oleh  pihak  desa,  seperti  tempat,  waktu  dan konsumsi.
3)

## Keberlanjutan
Permintaan  akan  keberlanjutan pengabdian kepada  masyarakat  masih  diharapkan  dari kepala  desa  dan  perangkat.  Permintaan  mitra dari  segi  perbaikan  dan  penambahan  fasilitas dari  aplikasi  yang  tidak  hanya  kependudukan dan  surat  menyurat  namun  juga  untuk
8 Jurnal Terapan Abdimas, Volume 3, Nomor 1, Januari 2018, hlm. 1-8
pembuatan  Kartu  Keluarga.  Bagi  pengabdi  hal ini  membuat  kemudahan  dalam  hal  transfer ilmu dan teknologi.

## SIMPULAN
Dari  Uraian  di  atas  maka  dapat  disimpulkan sebagai berikut :
1. Pelaksanaan  Pengabdian  Pada  Masyarakat pada Desa  Sekaran  Kecamatan  Siman Kabupaten  Ponorogo berlangsung  dengan baik sesuai dengan rencana pengabdi.
2. Pencapai  tujuan dan  luaran  dinyatakan berhasil  dan  di  perkuat  dengan hasil sebaran angket.
3. Pelatihan  berjalan  dengan  baik  membuat perangkat  mengerti  penggunaan  aplikasi
SIMADES  untuk  pelayanan  administrasi desa.

## DAFTAR PUSTAKA
Sommerville,  Ian.  2011.  Software  Engineering
(Rekayasa  Perangkat  Lunak).  Jakarta: Erlangga.
Azhar,  Susanto.  2004.  Pengertian  Sistem
Informasi : Lingga Jaya, Bandung.
Purbo,  Onno.  2006.  Internet  Wireless  dan
Hotspot. Jakarta. PT. Elex Media
Komputindo.
Pressman,  R.S.  (2010). Software  Engineering, A Practitioner’a Approach . Seventh Edition. Singapore: McGraw-Hill Education.