## Langkah Strategis Fungsi Kearsipan Badan Riset dan Inovasi Nasional Pada Masa Transisi
Dwi Ridho Aulianto * ; Tiara Desyanti Raharja Badan Riset dan Inovasi Nasional
*Korespondensi: dwiridhoaulianto@gmail.com

## ABSTRACT
The  National  Research  and  Innovation  Agency  (BRIN),  as  an  institution  resulting  from  the  merger  of  several institutions, is required to work directly so that the process of integrating institutions can be processed quickly. Archives,  assets,  finances,  and  human  resources  are  the  main  elements  that  are  affected  in  the  process  of integrating institutions, so special attention is needed for them.. The purpose of this research is to find out the strategic  steps  of  the  National  Research  and  Innovation  Agency,  especially  the  archival  function  after  the integration of  LIPI,  LAPAN, BATAN, BPPT,  and  Kemenristek-Brin.  The  research  method  uses qualitative  and descriptive methods. Data collection took place from September 2021 to January 2022 through observation and interviews.  The  research  results  inform  BRIN's  strategic  steps  during  the  transition  period,  especially  in  the archive's  function,  namely:  forming  an  archival  transition  team;  issuing  a  letter  from  the  main  secretary regarding  the  arrangement  of  official  documents;  preparing  guidelines  for  official  document  arrangement; disseminating the final draft of official document layout guidelines; preparing archive management guidelines; preparing archive organization guidelines; mapping and placement of archivists; as well as performing archive rescue, ex. for ministries or institutions that are integrated into BRIN.
Keywords : brin; brin archives; transition period; archives unit

## ABSTRAK
Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN) sebagai lembaga hasil penggabungan beberapa lembaga dituntut untuk langsung  bekerja  sehingga  proses  pengintegrasian  lembaga harus  diproses  secara  cepat.  Arsip,  aset,  keuangan, dan  sumber  daya  manusia  menjadi  elemen  utama  yang  terdampak  dalam  proses  pengintegrasian  lembaga sehingga  perlu  perhatian  khusus terhadapnya.  Tujuan penelitian ini  untuk mengetahui langkah  strategis  Badan Riset  dan  Inovasi  Nasional  khususnya  fungsi  kearsipan  pasca  pengintegrasian  LIPI,  LAPAN,  BATAN,  BPPT, dan  KemenristekBrin.  Metode  penelitian menggunakan  kualitatif  dengan  metode  deskriptif.  Pengumpulan  data berlangsung sejak bulan September 2021 sampai dengan Januari 2022 melalui observasi, dan wawancara. Hasil penelitian menginformasikan bahwa langkah strategis BRIN selama masa transisi khususnya difungsi kearsipan yaitu:  membentuk  tim  transisi  kearsipan;  menerbitkan  surat  sekretaris  utama  tentang  tata  naskah  dinas; menyusun  pedoman  tata  naskah  dinas;  sosialisasi  rancangan  final  pedoman  tata  naskah  dinas;  menyusun pedoman  penyelenggaraan  kearsipan;  menyusun  pedoman  organisasi  kearsipan;  melakukan  pemetaan  dan penempatan arsiparis;  serta melakukan penyelamatan  arsip eks.  kementerian  atau  lembaga  yang terintegrasi ke BRIN.
Kata Kunci: brin; kearsipan brin; masa transisi; unit kearsipan

## PENDAHULUAN
Pemerintah  melalui  Undang-undang  No.  11  Tahun  2019  tentang  Sistem  Nasional  Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, pasal 48 ayat (1) menyebutkan bahwa untuk menjalankan Penelitian, Pengembangan,  Pengkajian,  dan  Penerapan,  serta  Invensi  dan  Inovasi  yang  terintegrasi  maka dibentuk  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional.  Selanjutnya,  pada  Bab  I  pada  Pasal  1  Peraturan Presiden No.78 Tahun 2021  tentang Badan Riset dan  Inovasi Nasional disebutkan bahwa Badan Riset  dan  Inovasi  Nasional  yang  selanjutnya  disingkat  BRIN  merupakan  lembaga  pemerintah yang berada di bawah Presiden dan bertanggung jawab kepada Presiden dalam menyelenggarakan penelitian, pengembangan, pengkajian, dan penerapan, serta invensi dan inovasi, penyelenggaraan ketenaganukliran, dan penyelenggaraan keantariksaan yang terintegrasi.
BRIN  berdasarkan  regulasi  di  atas,  melakukan  integrasi  terhadap  kementerian  dan lembaga  pemerintah  non  kementerian  yang  mempunyai  fungsi  penelitian,  pengembangan, pengkajian,  dan  penerapan,  serta  invensi  dan  inovasi,  penyelenggaraan  ketenaganukliran,  dan penyelenggaraan  keantariksaan.  Lembaga  yang  terintegrasi  pada  awal  terbentuknya  BRIN  yaitu Kementerian Riset dan Teknologi BRIN, Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), Lembaga Antariksa  dan  Penerbangan  (LAPAN),  Badan  Tenaga  Nuklir  Nasional  (BATAN),  serta  Badan Pengkajian  dan  Penerapan  Teknologi  (BPPT).  Menurut  Pace  &  Faules  (2006)  dalam perkembangannya  setiap  organisasi  mengalami  perubahan  dan  evolusi  dalam  rangka meningkatkan  efisiensi  dan  efektivitas  untuk  mencapai  tujuan  dari  organisasi,  sehingga  dalam proses revolusi dan perubahan dalam suatu  organisasi,  keterlibatan setiap  individu  yang menjadi bagiannya yang sangat penting dan memiliki peran dalam kemajuan organisasi.
Organisasi  dalam  mencapai  tujuan  di  dalamnya  terdapat  struktur  organisasi,  pembagian tugas, sistem kerja sama, sistem sosial yang berdasarkan pada wewenang dan bersifat tetap dalam suatu  sistem  administrasi  yang  memiliki  mekanisme  yang  mempersatukan  kegiatan-kegiatan untuk  menyelesaikan  pekerjaan-pekerjaan  yang  menjadi  tujuan  bersama  (Syukran  et.al,  2022). Disebutkan pada pasal 12 Peraturan Badan Riset dan Inovasi Nasional No. 1 Tahun 2021 tentang organisasi  dan  tata  kerja  BRIN,  dalam  hal  menyelenggarakan  koordinasi  pelaksanaan  tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administratif  kepada seluruh unit  organisasi di  lingkungan BRIN  merupakan  tugas  dari  Sekretariat  Utama  (Sestama).  Pembinaan  dan  pemberian  dukungan administrasi  meliputi  ketatausahaan,  sumber  daya  manusia,  keuangan,  kerumahtanggaan,  arsip, dan dokumentasi. Sestama dalam hal pelaksanaan ketatausahaan, kerumahtanggaan dan kearsipan secara  khusus  dibantu  oleh  Biro  Komunikasi  Publik,  Umum,  dan  Kesekretariatan  (BKPUK). Koordinasi  merupakan  inti  operasi  organisasi,  yang  memungkinkan  tujuan  organisasi  tercapai (Juliawati,  2012).  Menurut  Praja  (2021),  ada  faktor  yang  dapat  menghambat  upaya  peningkatan kinerja  organisasi  yang  mengalami  perubahan  organisasi,  yaitu  adanya  perbedaan  pemahaman antara pegawai satu dengan yang lainnya terhadap pemahaman visi dan misi organisasi, informasi yang tidak tersampaikan  ke seluruh pegawai  yang  mengakibatkan terjadi kesalahpahaman dalam menyelesaikan masalah  yang terjadi serta  komitmen kerja antar pegawai  yang  tidak sama dalam menyikapi  perubahan  organisasi  yang  nantinya  dapat  memberikan  dampak  terhadap  kinerja organisasi.
BRIN  sebagai  lembaga  baru  dituntut  untuk  langsung  bekerja  sehingga  situasi  dan  kondisi penggabungan  lembaga  perlu  diproses  secara  cepat.  Disisi  lain,  aktivitas  pekerjaan  yang  telah direncanakan  sebelumnya  oleh  LIPI,  LAPAN,  BATAN,  BPPT  maupun  KemenristekBrin  harus tetap  berjalan  dan  diselesaikan.  Aset,  arsip,  keuangan,  dan  sumber  daya  manusia  merupakan elemen penting dalam proses pengintegrasian lembaga baik yang dilebur atau digabung sehingga elemen-elemen  ini  menjadi  bagian  yang  perlu  dikelola  untuk  menunjang  penyelenggaraan administrasi kegiatan di BRIN. Pemetaan dan penataan Sumber Daya Manusia dilakukan merujuk pada preferensi  sivitas  BRIN terkait karir dan fungsi yang diminati pegawai. Setiap SDM dapat menentukan  fungsi  yang  diminati  dengan  mempertimbangkan  ketersedian  kebutuhan  jabatan, minat dan kompetensi (Marsita, Musyidah, & Wijaya, 2022).
Penyesuaian, penataan dan sistem kerja pegawai dalam proses integrasi ke BRIN dilakukan pada  masa  transisi  kelembagaan  sesuai  Surat  Edaran  No.3/K/SE/2021  tentang  sistem  kerja pegawai  di  lingkungan  BRIN.  Masa  transisi  dilakukan  sejak  bulan  September  sampai  dengan Desember 2021 terhadap semua aspek mulai dari  sistem kerja pegawai,  kelembagaan  organisasi, distribusi dan pemetaan pegawai, termasuk dalam urusan kearsipan.
Fungsi kearsipan menjadi salah fokus perhatian dalam masa transisi karena segala aktivitas yang  dilakukan  oleh  BRIN  secara  otomatis  menghasilkan  arsip  sebagai  bukti  pelaksanaan aktivitas bisnis. Melihat peranan penting arsip sebagai salah satu bahan dasar dalam pengambilan
kebijakan dan keputusan maka BRIN perlu mengeluarkan  kebijakan terkait kearsipan pada masa transisi.  Pelaksanaan  pekerjaan  administratif  rutin  pada  masa  transisi  di  BRIN  membutuhkan pedoman,  acuan,  petunjuk  teknis  terkait  administrasi  kearsipan  sehingga  proses  pengintegrasian lima  lembaga  ini  diharapkan  tidak  menghambat  pekerjaan  yang  akan  dikerjakan  oleh  seluruh pegawai yang ada di lingkungan BRIN.

## METODOLOGI PENELITIAN
Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  pendekatan  kualitatif  dengan  metode  deskriptif. Penelitian  kualitatif  ditunjukkan  untuk  mendeskripsikan  dan  menganalisis  fenomena,  peristiwa, aktivitas  sosial,  sikap,  kepercayaan,  persepsi,  memahami    pemikiran  seseorang  secara  individu maupun kelompok dan beberapa deskripsi untuk menemukan prinsip-prinsip dan penjelasan yang mengarah  pada  kesimpulan  yang  bersifat  induktif  (Ghony    &  Almanshur,    2016).  Pendekatan kualitatif  dilakukan  dengan  tidak  menggunakan  dasar  kerja  statistik,  tetapi  berdasarkan  bukti- bukti  kualitatif  (Sudjarwo,  2011).  Lebih  lanjut,  menurut  Komariah  dan  Satori  (2011),  penelitian kualitatif  dilakukan    karena    peneliti    ingin  menggali  lebih  dalam  kejadian-kejadian  yang  tidak dapat  dikuantifikasikan  yang  bersifat  deskriptif  seperti  proses  suatu langkah  kerja,  formula suatu  resep,  pengertian-pengertian  tentang  suatu konsep   yang  beragam,   karakteristik  suatu barang    dan    jasa,    gambar-gambar,    gaya-gaya,    tata    cara    suatu    budaya,    model    fisik    suatu artefak  dan lain sebagainya.
Metode  deskriptif  dipilih  karena  penelitian  yang  dilakukan  berkaitan  dengan  peristiwa- peristiwa yang berlangsung dan terkait dengan kondisi masa sekarang. Menurut Sugiyono (2015), metode  deskriptif merupakan metode yang bertujuan  mendeskripsikan  atau  memberi  gambaran terhadap  suatu  objek  penelitian  yang  diteliti  melalui  sampel  atau  data  yang  telah  terkumpul  dan membuat    kesimpulan  yang  berlaku  umum.  Informasi  mengenai  langkah  strategis  pada  fungsi kearsipan  di  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  pada  masa  transisi  akan  digambarkan  sesuai dengan  hasil  observasi  dan  wawancara.  Informan  dalam  penelitian  ini  adalah  Tim  Transisi Kearsipan  yang  merupakan  pegawai  yang  terlibat  secara  langsung  dalam  kegiatan  kearsipan  di masa  transisi  BRIN.  Pengumpulan  data  dilakukan  sejak  bulan  September  sampai  Januari  2022. Analisis  data  dalam  penelitian  ini  dilakukan  melalui  reduksi  data,  penyajian  data  dan  penarikan kesimpulan  atau  verifikasi  yang  merupakan  rangkaian  kegiatan  analisis  yang  saling  berurutan (Miles  &  Huberman, 2007).

## HASI DAN PEMBAHASAN
BRIN mengintegrasikan LIPI, LAPAN, BATAN, BPPT, dan KemenristekBrin baik secara kelembagaan,  arsip,  aset,  maupun  sumber  daya  manusia.  Penyesuaian  kebijakan  dan  regulasi  di BRIN  perlu  dilakukan  agar  proses  administrasi  perkantoran  berjalan  sebagaimana  mestinya. Berdasarkan  hasil  observasi,  wawancara  dan  analisis  data,  berikut  adalah  langkah-langkah strategis  yang  diambil  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  pasca  pengintegrasian  LIPI,  LAPAN, BATAN, BPPT dan KemenristekBrin khususnya dalam bidang kearsipan.

## Pembentukan Tim Transisi Kearsipan
Sekretaris  Utama  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  pada  Tanggal  19  Agustus  2021, melakukan  pertemuan  dengan  mengundang  Sestama  dari  LIPI,  LAPAN,  BATAN  dan  BPPT untuk  membahas  perihal  kearsipan  di  lingkungan  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional.  Hasil pertemuan  merekomendasikan  bahwa  setiap  lembaga  mengirimkan  perwakilan  untuk  menjadi Tim Transisi Kearsipan BRIN yang bertugas dalam penyelamatan dan pengintegrasian kearsipan di lingkungan Badan Riset dan Inovasi Nasional. Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Riset dan Inovasi  Nasional  Nomor  25/HK/2021  tentang  Tim  Penyusun  Norma,  Standar,  Prosedur,  dan
Kriteria  (NSPK)  Kearsipan  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  tanggal  1  September  2021  maka terbentuk Tim Penyusun NSPK di BRIN. Masa kerja mulai terhitung sejak  tanggal 1 September 2021  sampai  dengan  31  Desember  2021.  Jumlah  pegawai  yang  terlibat  sebanyak  33  pegawai terdiri  dari  Pengarah,  Penanggung  Jawab,  Ketua  Pelaksana,  Sekretaris  dan  Anggota.  Pada  tahun 2022, Kepala Biro Komunikasi Publik, Umum, dan Kesekretariatan melalui nota dinas Nomor B- 126/IV/HK.01.00/1/2022  tanggal  20  Januari  2022  mengajukan  permohonan  perpanjangan Keputusan Kepala BRIN tentang Tim Penyusun NSPK Kearsipan BRIN.

## Menerbitkan Surat Sestama tentang Tata Naskah Dinas
Berdasarkan  Peraturan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  No.  5  Tahun  2021  tentang pedoman umum tata naskah dinas bahwa Naskah Dinas merupakan informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Lembaga  Negara  dan  Pemerintahan  Daerah  dalam  rangka  penyelenggaraan  tugas  pemerintahan dan pembangunan. Pedoman naskah dinas diperlukan untuk keseragaman tata kelola naskah dinas di lingkungan organisasi. Naskah dinas harus mempunyai standar baku sebagai acuan umum dan menghindarkan  tumpang  tindih  kewenangan  pejabat  dalam  pelaksaan  tugas  di  dalam  organisasi. Naskah dinas dalam bentuk surat bukan hanya sekedar alat komunikasi namun mempunyai fungsi sebagai  alat  bukti  tertulis,  alat  pengingat,  bukti  historis  dan  pedoman  kerja  yang  sangat  penting bagi organisasi, baik pemerintah maupun swasta (Sari, Dailiati, & Saputra, 2018).
BRIN  menyusun  dan  menerbitkan  Surat  Plt.  Sekretaris  Utama  Nomor  B- 001/II/OT.00.00/9/2021  tanggal  4  September  2021  tentang  pedoman  penggunaan  logo  BRIN, pedoman penomoran  naskah dinas dan penulisan  kepala  naskah dinas dan pedoman penggunaan cap  dinas.  Naskah  dinas  merupakan  informasi  tertulis  sebagai  alat  komunikasi  resmi  kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan BRIN sehubungan dengan pelaksanaan tugas pemerintahan. Pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan  jenis,  format,  penyiapan,  pengamanan,  pengabsahan,  distribusi,  dan  penyimpanan naskah  dinas  serta  media  yang  digunakan  dalam  komunikasi  kedinasan.  Surat  diterbitkan  dan berlaku  sejak  masa  transisi  berlangsung  sebagai  dasar  pelaksanaan  persuratan  di  BRIN.  Surat Sestama  tentang  tata  naskah  dinas  diedarkan  agar  tercipta  komunikasi  tertulis  yang  yang  efektif dan efisien antar unit organisasi di lingkungan BRIN atau dengan instansi/pihak lain di luar BRIN dalam  penyelenggaraan  urusan  tertentu  dalam  pemerintahan.  Surat  Sestama  akan  tidak  berlaku apabila Peraturan BRIN tentang Tata Naskah Dinas secara resmi diterbitkan.

## Pemetaan dan Penempatan Arsiparis
Upaya  dalam  mendukung  kinerja  organisasi  khususnya  pada  fungsi  kearsipan  diperlukan arsiparis  atau  pengelola  arsip  sebagai  tenaga  profesional  yang  menangani  arsip.  Terwujudnya pengelolaan  kearsipan  yang  baik  dapat  dicapai  jika  organisasi  memperhatikan  kebutuhan  dan ketersediaan  sumber    daya  manusia  kearsipan  sehingga  mampu  mendukung  pencapaian  visi  dan misi  organisasi  (Pambudi  &  Oktariana,  2018).  Lebih  lanjut,  Azmi  (2009)  menyatakan  aspek sumber daya manusia  dan  kegiatan penyelenggaraan  kearsipan  yang terencana  merupakan aspek penting untuk meningkatkan kualitas dan capaian tujuan penyelenggaraan kearsipan nasional.
Pengintegrasian  lima  lembaga  ke  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  berpengaruh  terhadap sumber  daya  kearsipan  yang  ada,  hal  ini  berdampak  kepada  pemetaan  dan  penempatan  arsiparis yang  ada  di  lingkungan  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional.  Berdasarkan  identifikasi  pada  bulan September 2021, jumlah pegawai dengan jabatan fungsional arsiparis adalah 348 pegawai dengan rincian: LIPI 131 Arsiparis, LAPAN 70 Arsiparis, BATAN 38 Arsiparis, BPPT 91 Arsiparis, dan KemenristekBrin  18  Arsiparis.  Jenjang  jabatan  arsiparis  pada  tabel  1  menunjukkan  informasi bahwa  semua  jenjang  jabatan  fungsional  arsiparis  secara  lengkap  terisi  mulai  dari  Arsiparis
Pelaksana/Terampil,  Arsiparis  Pelaksana  Lanjutan/Mahir,  Arsiparis  Penyelia,  Arsiparis  Ahli Pertama,  Arsiparis  Ahli  Muda,  Arsiparis  Ahli  Madya,  dan  Arsiparis  Ahli  Utama.  Jumlah  dan jenjang  ini  kemudian  dipetakan  untuk  mengatur  kedudukan  arsiparis,  tanggung  jawab  dan  tugas fungsinya  berdasarkan  kualifikasi  yang  telah  ditetapkan  oleh  BRIN.  Pemetaan  dan  Penempatan SDM Kearsipan dan Pegawai BRIN ditetapkan dalam Keputusan Kepala Badan Riset dan Inovasi Nasional Nomor 437/KP/2021 tentang Penempatan  Tahap  I Pegawai Negeri Sipil di  lingkungan Badan Riset dan Inovasi Nasional.
Tabel 1. Identifikasi jumlah arsiparis
Jenjang JF Arsiparis LIPI  LAPAN  BATAN  BPPT KemristekBrin Jumlah Arsiparis Ahli Utama - 1 1 - - 2 Arsiparis Ahli Madya 8 5 6 3 1 23 Arsiparis Ahli Muda 33 20 6 19 13 91 Arsiparis Ahli Pertama 36 28 0 51 2 117 Arsiparis Penyelia 17 6 13 - - 36 Arsiparis Mahir 21 8 6 5 - 40 Arsiparis Terampil 16 2 6 13 2 39 Total 131 70 38 91 18 348
Sumber: Hasil Olah Data Penelitian, 2022

## Penyusunan NSPK Tata Naskah Dinas BRIN
Menurut  Azmi  (2016),  salah  satu  faktor  yang  menyebabkan  belum  baiknya  pengelolaan arsip  dinamis  karena  tidak  adanya  keinginan  yang  kuat  dari  pencipta  arsip  untuk  menerapkan empat instrumen pokok kearsipan yaitu tata naskah dinas, klasifikasi, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, serta jadwal retensi arsip dalam pengelolaan arsip. Ketersedian tata naskah dinas sebagai satu instrumen pokok pengelolaan arsip dinamis di lingkungan  pencipta, antara lain untuk mengatur  mengenai  jenis,  format,  penyusunan,  pengamanan,  pengabsahan,      distribusi  naskah dinas,  dan  media  yang  digunakan  dalam  komunikasi  kedinasan.  Syarat  untuk  memenuhi autentisitas  dan  reliabilitas  arsip  sebagai  naskah  dinas,  maka  penciptaan  arsip  dinamis dilaksanakan berdasarkan tata  naskah dinas pencipta arsip  yang  mengacu  kepada pedoman  yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
Tata  Naskah  Dinas  sebagai  salah  satu  Norma,  Standar,  Prosedur,  dan  Kriteria  (NSPK) kearsipan dijadikan agenda prioritas oleh Tim Penyusun NSPK BRIN karena Tata Naskah Dinas memiliki  peranan  penting  dalam  penciptaan  arsip  di  BRIN  sehingga  arsip  yang  tercipta  dapat autentik dan dapat dipercaya. Penyusunan Tata Naskah Dinas BRIN dilaksanakan secara simultan dan berkelanjutan oleh tim Penyusun NSPK BRIN baik melalui zoom meeting atau melalui tatap muka  dengan  berkoordinasi  dengan  ANRI  selaku  pembina  kearsipan.  Penyusunan  NSPK  Tata Naskah  Dinas  dimulai  dengan  melihat  beberapa  referensi  terkait  aturan  dan  regulasi  tata  naskah dinas  terutama  dari  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (Peraturan  ANRI  No.  5  Tahun  2021) sebagai  instansi  pembina  yang  mengatur  mengenai  Tata  Naskah  Dinas.  Selain  itu,  aturan  dan regulasi dari masing-masing lembaga yang terintegrasi ke BRIN (LIPI, LAPAN, BPPT, BATAN dan KemenristekBRIN), agar diketahui persamaan  dan perbedaan dari masing-masing peraturan, serta dengan mempelajari  jenis dan  format tentang  Tata Naskah Dinas dari  Instansi  lain sebaga i bahan perbandingan. Pelaksanaan penyusunan NSPK Tata Naskah Dinas dilakukan secara daring, luring  maupun hybrid melalui  forum  FGD  ( Focus  Group  Discussion )  dengan  melibatkan  Tim Transisi Kearsipan, Biro Hukum, dan ANRI.

## Tabel 2. Bahan referensi penyusunan NSPK Tata Naskah Dinas BRIN
NO Peraturan tentang Tata Naskah Dinas
1 Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2082 )
2 Peraturan Badan Tenaga Nuklir Nasional Nomor 7 Tahun 2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 699)
3 Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 8 Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
4 Peraturan Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 7 Tahun 2019 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 572)
5 Peraturan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 15 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 950)
6 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 758)
7 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kesehatan
8 Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
9 Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Republik Indonesia Nomor P.44/Menlhk/Setjen/Kum.1/5/2016 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan
10 Peraturan Menteri Sekretaris Negara Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian Sekretariat Negara
Sumber: Hasil Olah Data Penelitian, 2022

## Sosialisasi Rancangan Final Tata Naskah Dinas BRIN
Menurut  Agustina,  Kumorotomo,  &  Priyanto  (2019),  faktor  yang  mempengaruhi implementasi  pembuatan  surat  dinas  yaitu  standarisasi  kode,  sosialisasi,  kompetensi  pegawai, penggunaan  sistem  informasi,  komitmen  pimpinan,  dan  kebiasaan.  Sosialiasi  merupakan  salah satu  sarana  untuk  menyebarluaskan  informasi  terkait  dengan  kebijakan  tata  naskah  dinas  yang akan diimplementasikan oleh organisasi.
Pengelolaan  tata  naskah dinas akan mempengaruhi  keberhasilan  kinerja  organisasi,  karena melalui  surat  dinas  secara  nyata  dan  berkelanjutan  memberikan  dukungan  kelancaran  pada keseluruhan proses komunikasi organisasi. Rancangan final Tata Naskah Dinas BRIN  yang telah disusun  dan  telah  diproses  harmonisasi  oleh  Kementerian  Hukum  dan  HAM  kemudian disosialisasikan  kepada  semua  pegawai  di  lingkungan  BRIN  khususnya  para  pimpinan, koordinator  dan  sub-koordinator,  sekretaris,  dan  arsiparis  agar  isi  tata  naskah  dinas  dapat disebarluaskan  dan  dipahami  lebih  awal.  Kegiatan  sosialisasi  dilaksanakan  secara  berkala terhadap aspek ketentuan umum, jenis susunan dan bentuk naskah dinas, pembuatan naskah dinas, pengamanan  naskah dinas, pejabat penanda tangan  naskah dinas, pengendalian naskah dinas dan ketentuan-ketentuan  lain  terkait  tata  naskah  dinas.  Pelaksanaan  sosialisasi  dilakukan  secara berkala  pada  masa  transisi  dan  juga  dilakukan  kembali  apabila  Peraturan  BRIN  tentang  Tata Naskah Dinas resmi diterbitkan.

## Penyusunan NSPK Penyelenggaraan Kearsipan BRIN
Menurut  Undang-undang  No.43  tentang  Kearsipan  Pasal  1,  disebutkan  bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan  pengelolaan  arsip  dalam  suatu  sistem  kearsipan  nasional  yang  didukung  oleh  sumber  daya
manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Pedoman penyelenggaraan kearsipan di BRIN  perlu  dibuat  agar  seluruh  kegiatan  terkait  kearsipan  mempunyai  dasar  kebijakan  dan terarah.
Pelaksanaan  penyusunan  pedoman  penyelenggaraan  kearsipan  BRIN  dilakukan  secara daring, luring maupun hybrid melalui forum FGD ( Focus Group Discussion ) dengan melibatkan Tim  Transisi  Kearsipan,  Biro  Hukum  dan  ANRI.  Ruang  lingkup  penyusunan  pedoman penyelenggaraan  kearsipan  BRIN  meliputi  Kebijakan  Kearsipan,  Pengelolaan  Arsip  Dinamis, Sumber Daya Manusia Kearsipan, Prasarana dan Sarana, Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan dan Pendanaan. Tujuan adanya pedoman penyelanggaraan kearsipan BRIN antara lain: menjamin terciptanya arsip dari kegiatan BRIN; tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; terwujudnya pengelolaan arsip yang andal; menjamin penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan arsip BRIN; serta menjamin terciptanya layanan arsip yang baik.

## Penyusunan NSPK Organisasi Kearsipan BRIN
Menurut  Pasal  1  Undang-undang  No.  43  tahun  2009  tentang  kearsipan  disebutkan  bahwa unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah  semua  arsip  yang  berkaitan  dengan  kegiatan  penciptaan  arsip  di  lingkungannya. Sedangkan,  unit  kearsipan  adalah  satuan  kerja  pada  pencipta  arsip  yang  mempunyai  tugas  dan tanggung  jawab  dalam  penyelenggaraan  kearsipan.  Pengaturan  unit  pengolah  dan  unit  kearsipan di  BRIN  tercantum  dalam  pedoman  Organisasi  Kearsipan  BRIN.  Lebih  lanjut,  organisasi kearsipan di BRIN terdiri atas unit kearsipan I, unit kearsipan II, unit pengolah dan record center . Pedoman  tentang  organisasi  kearsipan  BRIN  merupakan  bagian  dari  penyelenggaraan kearsipan  yang  akan  diterbitkan  dalam  bentuk  Keputusan  Kepala  BRIN.  Pedoman  ini  mengatur tentang  prinsip,  kedudukan,  tugas  dan  fungsi  unit  pengolah  dan  unit  kearsipan  di  lingkungan BRIN, serta menetapkan unit kerja-unit kerja yang menjadi unit pengolah, unit kearsipan II, Unit Kearsipan  I  dan Record  Center .  Penetapan  ini  dilakukan  terhadap  semua  unit  kerja  yang  ada  di BRIN baik satuan kerja tunggal, maupun multi satuan kerja yang ada di kawasan-kawasan BRIN.

## Penyelamatan Arsip Eks. Kementerian/Lembaga yang terintegrasi ke BRIN
Berdasarkan  Peraturan  Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Nomor  46  Tahun  2015 tentang  penyelamatan  arsip  penggabungan  atau  pembubaran  lembaga  negara  dan  perangkat daerah  dalam  rangka  menjamin  keselamatan  dan  keamanan  arsip  sebagai  alat  bukti pertanggungjawaban  dalam  penyelenggaraan  pemerintahan,  negara  berkewajiban  melaksanakan pelindungan dan penyelamatan arsip yang tercipta di lembaga-lembaga yang terintegrasi ke BRIN yaitu LIPI, LAPAN, BATAN, BPPT dan KemenristekBrin.
Penyelamatan  dokumen/arsip  dapat  dilakukan  melalui  upaya  preventif  dan  kuratif.  Upaya preventif dilakukan dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan yang memadai dan memenuhi standar  gedung  penyimpanan.  Upaya  ini  merupakan  perlindungan  fisik  dan  nilai  informasi dokumen/arsip  terhadap  bahaya  dan  gangguan.  Penyelamatan  dokumen/arsip  secara  kuratif dilaksanakan  jika  terdapat  unsur  perusak  terhadap  dokumen/arsip,  misalnya  dengan  restorasi, duplikasi, atau digitalisasi (Sugiharto, 2012).
Penyelamatan  arsip  dilakukan  secara  terencana,  terpadu  dan  berkelanjutan  agar  arsip sebagai  memori  kolektif  dan  identitas  bangsa  di  masa  mendatang  tidak  hilang  atau  rusak. Berdasarkan  surat  Plt.  Sekretaris  Utama  Nomor  B-303/II/KA.04.02/10/2021  tentang penyelamatan arsip, Biro Komunikasi Publik, Umum, dan Kesekretariatan selaku Unit Kearsipan I  mengirimkan  tim  untuk  melaksanakan  penyelamatan  arsip  di  eks  Kemenristek,  eks Kemenristekdikti,  eks  Kemenristek/BRIN,  eks  LAPAN,  eks  LIPI,  eks  BATAN  dan  eks  BPPT. Lebih  lanjut,  melalui  Keputusan  Kepala  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  Nomor  84/HK/2021
ditetapkan  Tim  Penyelamatan  Arsip  di  lingkungan  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  yang melaksanakan  tugas  penyelamatan  arsip  agar  seluruh  arsip  yang  telah  tercipta  dapat teridentifikasi,  terdaftar,  tersusun,  terverifikasi  dan  dapat  diserahkan  atau  dimusnahkan  sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Langkah  strategis  telah  dilakukan  BRIN  sebagai  upaya  mewujudkan  penyelenggaraan kearsipan  yang  baik  selama  masa  transisi.  Proses  pengintegrasian  telah  dilakukan  dan  akan dilanjutkan prosesnya untuk  kegiatan  yang belum selesai dan merencanakan  kegiatan  yang akan dikerjakan agar seluruh aspek pada fungsi kearsipan dapat terpenuhi sesuai ketentuan perundang- undangan yang berlaku dan dapat dijadikan acuan bagi seluruh arsiparis di lingkungan BRIN.
Gambar 1. Langkah Strategis BRIN pada Fungsi Kearsipan
Sumber: Hasil Olah Data Penelitian, 2022

## SIMPULAN
Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  telah  berupaya  mewujudkan  tata  kearsipan  yang  baik dengan  melakukan  langkah  strategis  selama  masa  pengintegrasian  lima  lembaga  negara khususnya  pada  fungsi  kearsipan.  Pimpinan  dan  seluruh  pegawai  Badan  Riset  dan  Inovasi Nasional    berkomitmen  untuk  membangun good  governance dan open  government serta  telah menempatkan  transparansi  dan  akuntabilitas,  sebagai  salah  satu  prinsip  dasar  mewujudkan pemerintahan yang demokratis dan tertib arsip di lingkungan BRIN. Perhatian pimpinan terhadap kearsipan di BRIN dibuktikan melalui surat keputusan, surat edaran maupun penugasan arsiparis

## LANGKAH STRATEGIS BRIN PADA FUNGSI KEARSIPAN
Telah dilaksanakan
 Pembentukan Tim Transisi
Kearsipan
 Menerbitkan Surat Sestama tentang Tata Naskah Dinas
 Penyusunan Tata Naskah Dinas
 Sosialisasi Rancangan Final Tata Naskah Dinas
 Penyusunan Penyelenggaraan Kearsipan
 Penyusunan Organisasi Kearsipan
 Pemetaan dan Penempatan Arsiparis
 Penyelamatan Arsip Eks. K/L
Masa Transisi Kearsipan September – Desember 2021
 Pengawasan Kearsipan
 Pengelolaan Arsip Dinamis
 Implementasi GNSTA (Tertib Kebijakan Kearsipan, Tertib Organisasi Kearsipan, Tertib Sumber Daya Manusia Kearsipan, Tertib Prasarana dan Sarana Kearsipan, Tertib Pengelolaan Arsip dan Tertib Pendanaan Kearsipan
 Pelaksanaan Monitoring dan evaluasi terhadap UK 1 dan UK II
 Pembentukan Asosiasi Arsiparis BRIN
 Menjadi Simpul SIKN-JIKN  Rencana Implementasi
SRIKANDI  Penyusutan Arsip Eks.
Entitas
Rencana Berikutnya
Sedang berlangsung  Sosialisasi Tata Naskah Dinas  Penyelamatan Arsip Eks. LIPI, LAPAN, BATAN,
BPPT, KemristekBrin
 Pencanangan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip  Penyusunan NSPK Klasifikasi Arsip
 Penyusunan NSPK Jadwal Retensi Arsip
 Penyusunan NSPK Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis
Setelah Masa Transisi Januari 2022
untuk melaksanakan kegiatan kearsipan yang mendukung terselenggaranya tata administrasi yang baik di BRIN.
BRIN  membentuk  tim  transisi  kearsipan,  menerbitkan  surat  sestama  tentang  tata  naskah dinas,  menyusun  pedoman  tata  naskah  dinas,  sosialisasi  rancangan  final  pedoman  tata  naskah dinas, menyusun pedoman penyelenggaraan kearsipan, menyusun pedoman organisasi kearsipan, melakukan  pemetaan  dan  penempatan  arsiparis,  serta  melakukan  penyelamatan  arsip  eks. kementerian  atau  lembaga  yang  terintegrasi  ke  BRIN  adalah  upaya  nyata  untuk  mewujudkan penyelenggaraan  kearsipan  yang  sesuai  dengan  prinsip,  kaidah  dan  standar  kearsipan  serta mendukung program reformasi birokrasi untuk dapat membangun tata kelola pemerintahan  yang bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel dan transparan.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Terima  kasih  disampaikan  kepada  Tim  Transisi  Kearsipan  BRIN,  dan  Biro  Komunikasi Publik,  Umum,  dan  Kesekretariatan  BRIN  selaku  Unit  Kearsipan  1  yang  telah  mendukung penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
Agustina,  F.,  Kumorotomo,  W.,  &  Priyanto,  I.  F.  (2019).  Analisis  Implementasi  Tata  Naskah Dinas  dalam  Pembuatan  Surat  Dinas  di  Lingkungan  Universitas  Gadjah  Mada  (UGM). Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan , 12(2), 120-141. DOI:
http://dx.doi.org/10.22146/khazanah.48091
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  (2021).  Peraturan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  No.  5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.
Azmi.  (2009).  Reformasi  Birokrasi  dalam  Perspektif  Penyelenggaraan  Kearsipan. Jurnal Kearsipan ,  4(1),  1-34.  Retrieved  from https://anri.go.id/download/jurnal-vol.4anri122009- 1571893398
Azmi.  (2016).  Signifikansi  Empat  Instrumen  Pokok  Pengelolaan  Arsip  Dinamis. Jurnal Kearsipan , 11(1), 15-38. Retrieved from
http://jurnalkearsipan.anri.go.id/index.php/ojs/article/view/69
Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional.  (2021).  Peraturan  Badan  Riset  dan  Inovasi  Nasional  No.  1 Tahun 2021 mengenai organisasi dan tata kerja Badan Riset dan Inovasi Nasional.
Ghony,    M.  D.,  &  Almanshur,  F.  (2016). Metode  Penelitian  Kualitatif .    Yogjakarta:    Ar-Ruzz Media.
Indonesia. (2009). Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Indonesia.  (2012).  Peraturan  Pemerintah  Nomor  28  Tahun  2012  tentang  Pelaksanaan  Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Indonesia.  (2019).  Undang-undang  Nomor  11  Tahun  2019  tentang  Sistem  Nasional  Ilmu Pengetahuan dan Teknologi.
Indonesia.  (2021).  Peraturan  Presiden  No.78  Tahun  2021  tentang  Badan  Riset  dan  Inovasi Nasional.
Juliawati,  Nia.  (2012).  Koordinasi  dan  Usaha  Koordinasi  dalam  Organisasi:  Sebuah  Kerangka
Studi. Jurnal Administrasi Bisnis . 8(2), 177-192. DOI:
https://doi.org/10.26593/jab.v8i2.425.%25p
Komariah, A. & Satori, D. (2011). Metode  Penelitian  Kualitatif .  Bandung: Alfabeta.
Marista,  D.,  Mursyidah,  L.,  &  Wijaya,  F.  (2022).  Penyederhanaan  birokrasi  di  Kebun  Raya Purwodadi BRIN. Publisia: Jurnal Ilmu Administrasi Publik, 7 (1), 15-25.
DOI: https://doi.org/10.26905/pjiap.v7i1.7386
Miles,  Matthew  B.  &  A.  Michael  Huberman. (2007). Qualitative Data Analysis (terjemahan) . Jakarta: UI Press.
Pace,  R  Wayne  &  Faules  Don  F.  (2006). Komunikasi  Organisasi .  Bandung:  PT.  Remaja Rosdakarya.
Pambudi,  N.,  &  Oktariana,  N.  (2018).  Analisis  Kebutuhan  Arsiparis  di  Dinas  Kearsipan  dan Perpustakaan  Provinsi  Jawa  Tengah. Economic  Educational  Analysis  System ,  7(3),  1100- 1114. DOI https://doi.org/10.15294/eeaj.v7i3.28342
Praja, Bayu Amengku. (2021). Dampak Perubahan Organisasi Pemerintah Terhadap Komunikasi
Organisasi. Journal Publicuho, 4(2), 217-224. DOI:
https://doi.org/10.35817/jpu.v4i2.17700
Sari, E., Dailiati, S., & Saputra, T. (2018). Evaluasi Kebijakan Tata Naskah Dinas di Universitas Lancang Kuning. Jurnal Niara. 10(2). 45-54. DOI: https://doi.org/10.31849/nia.v10i2.1901
Sudjarwo. (2011). Metodologi Penelitian Sosial . Bandung: Mandar Maju.
Sugiharto, D. (2012). Penyelamatan  Informasi Dokumen/Arsip  di  Era Teknologi Digital. BACA: Jurnal Dokumentasi dan Informasi , 31(1), 51-64. DOI:
https://doi.org/10.14203/j.baca.v31i1.96
Sugiyono. (2015). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D . Bandung: Alfabeta.
Syukran,  M.,  Agustang,  A.,  Idkhan,  A.  M.,  &  Rifdan.  (2022).  Konsep  Organisasi  dan Pengorganisasian  dalam  Perwujudan  Kepentingan  Manusia. PUBLIK:  Jurnal  Manajemen Sumber  Daya  Manusia,  Adminsitrasi  dan  Pelayanan  Publik. 9(1),  95-105.  DOI: https://doi.org/10.37606/publik.v9i1.277