Studi Kasus Koperasi Karyawan Permata Bank

## PROTOTIPE KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM KOPERASI PADA
PERUSAHAAN PERBANKAN: Studi Kasus Koperasi Karyawan Permata Bank
Oleh: Tuti Handayani
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik, Matematika, dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Indraprasta PGRI
Email: mail_tuti_hani@yahoo.com

## ABSTRACT
Permata Bank Employee Cooperative was still unable to well-manage knowledge. Knowledge  is  one  of  the  crucial  aspects  for  improving  the  added  value  of  a cooperative.  Therefore,  a  form  of  system  commonly  known  as  Knowledge Management  System  is  highly  required  in  a  cooperative.  This  journal  is  entitled “Prototype  of  Knowledge  Management  System  of  the  Cooperative  a  Banking Company:  A  Case  Study  at  PermataBank  Employee  Cooperative”  which  was aimed  to  analyze  and  apply  the  benefits  of  Knowledge  Management  System  in  a banking company cooperative, particularly PermataBank Employee Cooperative. In  this  research,  a  knowledge  management  system  model  was  developed  for Customer  Service  by  analyzing  and  designing  the  system  prototype  of  the  model that was developed. The research method  used  was Tiwana’s framework model, the  Organization  Knowledge  Potentials  mapping  used  Zack’s  model,  and  the knowledge generation used SECI’s model, while the hypothesis testing used Focus Group  Discussion  (FGD).  Focus  Group  Discussion  (FGD)  was  used  for  the existing  tendency  on  the  perception  in  a  cooperate.  This  system  was  not  only applied  for  Customer  Service,  but  also  used  by  other  units/departments  by developing sharing knowledge at PermataBank Employee Cooperate. This system was expected to be applied at banking companies across Indonesia.
Keywords: Knowledge, Knowledge Management System, SECI model

## A. PENDAHULUAN
Dalam  menyambut  AFTA  tahun  2015,  maka  sangat  diperlukan knowledge management  system bagi  sebuah  organisasi  atau  perusahaan.  Pemahaman bagaimana knowledge tersebut  diciptakan,  digunakan  untuk  meningkatkan performa  sebuah  organisasi  yang  memunculkan  teori  tentang knowledge management .
Pendekatan knowledge management ke dalam strategi bisnis, terbukti dapat meningkatkan  kreatifitas  dan  inovasi  bagi  sebuah  organisasi  sehingga  organisasi atau perusahaan tersebut dapat tetap bertahan walaupun banyak pesaing.
Pengelolaan knowledge  (Knowledge  Management) pada  sebuah  organisasi atau perusahaan perlu dilakukan juga untuk menjaga keberhasilan organisasi atau perusahaan  tersebut. Knowledge yang  perlu  dikelola  selain knowledge pada umumnya,  seperti  keuangan  dan  kepegawaian,  juga knowledge tentang  layanan produk dan jasa pada sebuah organisasi.
Begitu pula dengan Koperasi Karyawan Permata Bank, yaitu koperasi yang bergerak  di  bidang  jasa,  simpan  pinjam,  berbagai  produk  kebutuhan  sehari-hari, pengelolaan knowledge sangat diperlukan untuk menjaga kemajuan koperasi serta untuk  dapat  bertahan,  di  mana  saat  ini  Koperasi  Karyawan  PermataBank  belum dapat  mengelola knowledge yang  digunakan  untuk  menjalankan  bisnis operasionalnya. Pengelolaan knowledge Koperasi Karyawan Permata Bank belum terdistribusi  dengan  baik,  yaitu  masih  bersifat  individu  ke  individu,  secara  lisan dan tidak terdokumentasi. Knowledge seorang karyawan  yang telah resign , tidak diwariskan semua kepada penggantinya ataupun sebaliknya.
Seorang customer service baru belum memiliki knowledge tentang produk- produk  yang  dimiliki  Koperasi  dimana  produk-produk  tersebut  akan  ditawarkan kepada konsumen.
Hal seperti ini sangat penting diterapkan knowledgemanagement system bagi Koperasi Karyawan Permata Bank.
Adapun  tujuan  dari  penelitian  ini  adalah  memberikan  solusi  yang  efektif melalui prototipe berbasis knowledge management dalam membantu meningkatkan kinerja Koperasi  Karyawan Permata  Bank dan membuat  prototipe sistem berbasis knowledge management.

## 1. Konsep Dasar Model

## Prototipe
Menurut Raymond McLeod (MCLE: 2007), prototipe didefinisikan sebagai alat  yang  memberikan  ide  bagi  pembuat  maupun  pemakai  potensial  tentang  cara sistem  berfungsi  dalam  bentuk  lengkapnya,  dan  proses  untuk  menghasilkan sebuah prototipe disebut prototyping.
Prototyping adalah  proses  pembuatan  model  sederhana  perangkat  lunak yang  mengijinkan  pengguna  memiliki  gambaran  dasar  tentang  program  serta melakukan pengujian awal. Prototipe memberikan fasilitas bagi pengembang dan pemakai  untuk  saling  berinteraksi  selama  proses  pembuatan,  sehingga pengembang  dapat  dengan  mudah  memodelkan  perangkat  lunak  yang  banyak digunakan. Model ini dapat berupa tiga bentuk:
a). Prototipe  kertas  atau  model  berbasis  komputer  yang  menjelaskan bagaimana interaksi antara pemakai dan komputer.
b). Prototipe  yang  mengimplementasikan  beberapa  bagian  fungsi  dari perangkat  lunak  yang  sesungguhnya.  Dengan  cara  ini  pemakai  akan lebih  mendapatkan  gambaran  tentang  program  yang  akan  dihasilkan, sehingga dapat menjabarkan lebih rinci kebutuhannya.
c). Menggunakan  perangkat  lunak  yang  sudah  ada,  seringkali  pembuat software  memiliki  beberapa  program  yang  sebagian  dari  program tersebut mirip dengan program yang akan dibuat.
Studi Kasus Koperasi Karyawan Permata Bank
Gambar 1.

## Model Prototipe
(ERIC 2012): p104

## 2. Definisi Knowledge Management
Knowledge  Management dapat  didefinisikan  sebagai  berikut:  Proses pengelolaan berbagai asset pengetahuan yang dimiliki organisasi baik yang berada di  SDM  ( tacit )  ataupun  dokumen  ( explicit )  agar  pengetahuan  tersebut  dapat bernilai  bagi  penggunanya  dalam  melakukan  aktivitasnya  dan  juga  bagi organisasi.  Dengan Knowledge  Management ini  memungkinkan  terjadinya pembuatan,  komunikasi,  dan  pengaplikasian  berbagai  pengetahuan  untuk mencapai tujuan organisasi (TIWA 2000).

## 3. Focus Group Discussion
Focus Group Discussion adalah suatu bentuk dari penelitian kualitatif yang pada  penerapannya  dilakukan  tanya  jawab  dengan  sekelompok  orang  mengenai sikap mereka terhadap suatu  produk, layanan, konsep, iklan, ide atau packaging. Pertanyaan dilontarkan secara interaktif dalam suatu group dimana peserta dapat secara bebas berbicara dengan anggota kelompok lainnya.
Focus  Group  Discussion sebagai  salah  satu  bentuk  penelitian  kualitatif, merupakan  wawancara  kelompok  yang  ditekankan  pada  interaksi  dan  perilaku yang  muncul  dalam  kelompok,  ketika  kelompok  itu  disodorkan  suatu  topik  atau isu tertentu sesuai dengan kepentingan penelitian.
Penelitian  ini  berbeda  dari  tiga  penelitian  yang  dijadikan  perbandingan, pada  penelitian  ini  membuat  prototipe  sistem  berbasis knowledge  management dengan  menggunakan  model  SECI  Nonaka  serta  merupakan  pelopor  penerapan knowledge  management  system pada  koperasi  perusahaan  perbankan.  Prototipe sistem  berbasis  knowledge  management  yang  dibuat  tidak  menggunakan  CMS seperti  Suhitarini  (menggunakan  CMS  Moodle)  dan  Agus  (menggunakan  CMS Joomla),  pada  penelitian  ini  pembuatan  prototipe  ini  menggunakan  PHP  dan MySQL dengan desain web menggunakan alat bantu editor Dreamweaver .

## 4. Obyek Penelitian
Obyek penelitian ini adalah proses knowledge management system pada unit Jasa  Koperasi  Karyawan  PermataBank  yang  dihubungkan  dengan  visi,misi
Koperasi  Karyawan  PermataBank  menjadi  proses  dan  strategi  bisnis  untuk mencapai keunggulan kompetitif.

## 5. Kerangka  Pemikiran  Konseptual Penelitian
Berdasarkan  hasil  pengamatan  sementara,  kajian  teori  dan  studi  dari penelitian  sebelumnya,  maka  penulis  membangun  kerangka  konsep  penelitian tentang  Prototipe Knowledge  Management  System Koperasi  Pada  Perusahaan Perbankan: Studi Kasus Koperasi Karyawan PermataBank sebagai berikut:
Gambar 2

## Kerangka konsep Penelitian

## B. METODOLOGI PENELITIAN

## 1. Metode Pemilihan Sampel
Metode  pengambilan  sampel  dalam  penelitian  ini  adalah purposive sampling .  Pengambilan  sampel  dengan purposive  sampling merupakan  teknik pengambilan  sampel  dengan  mengambil  responden  yang  terpilih  betul  oleh peneliti  menurut  ciri-ciri  spesifik  yang  dimiliki  oleh  sampel  tersebut  (Nasution 2009: p. 98).
Adapun kriteria pemilihan responden sebagai sampel penelitian ini adalah:
a. Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai manajer atau pimpinan di Koperasi Karyawan PermataBank selama lebih dari 1 tahun.
b. Karyawan  Koperasi  Karyawan  PermataBank  yang  memiliki pengalaman  di  Koperasi  Karyawan  PermataBank  selama  lebih  dari  5 tahun.
c. Anggota  Koperasi  Karyawan  PermataBank  yang  menjadi  anggota selama 1 tahun.
Studi Kasus Koperasi Karyawan Permata Bank
Responden  dalam  penelitian  ini  adalah  Manager,  Leader  Unit  Jasa  / Customer Service, Leader Business Development, Leader P & P, Leader Finance, Leader Event & Task, Anggota.
Pemilihan  responden  sampel  ini  dengan  pertimbangan  berdasarkan  kriteria yang  sudah  dijelaskan  sebelumnya  dan  bahwa  website  yang  akan  dikembangkan digunakan oleh Unit Jasa, sehingga sampel tersebut sangat representatif.

## 2. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan observasi  ( fieldwork ), wawancara,  kuesioner  serta  pengumpulan  data  berupa  dokumentasi  perusahaan dan data sekunder. Jenis data yang akan dikategorikan adalah sebagai berikut:
a. Latar belakang organisasi
Data  ini  diperlukan  untuk  mengetahui  konsep  bisnis  yang  diterapkan oleh Koperasi Karyawan PermataBanktermasuk filosofi, visi dan misi, struktrur  organisasi  serta  bisnis  proses  yang  berjalan  pada  Koperasi
Karyawan Permata Bank
b. Materi bisnis organisasi
Data  ini  diperlukan  untuk  mengembangkan Knowledge  Management System pada Koperasi Karyawan Permata Bank.
c. Umpan balik terhadap penerapan Knowledge Management System
Data  ini  dikumpulkan  untuk  mengetahui  efektifitas  penerapan Knowledge Management System di dalam organisasi.
Untuk menggali lebih jauh mengenai proses Knowledge Management yang ada  pada  Koperasi  Karyawan  PermataBank,  maka  dilakukan  pula  pengumpulan data dengan menggunakan metode Focus Group Discussion (FGD).

## C. HASIL PENELITIAN

## 1. Desain Tim Knowledge Management
Rancangan  tim knowledge  management yang  terlibat  dalam  aplikasi  KMS Koperasi  pada  Perusahaan  Perbankan  disesuaikan  dengan user  yang ada.  Pengelola berbasis knowledge management terdiri dari:
1). Satu  orang  bertindak  sebagai  administrator  aplikasi Knowledge Management System  (KMS)  Koperasi  Pada  Perusahaan  Perbankanyang bertanggung jawab mengelola data user, knowledge dan konten sistem.
2). Karyawan sebagai sumber knowledge dan sekaligus user knowledge.
3). Anggota sebagai user knowledge.

## 2. Pembuatan Database
Berdasarkan  kebutuhan  sistem  maka  rancangan Entity  Relationship Diagram (ERD)  untuk  prototipe Knowledge  Management  System Koperasi  pada
perusahaan  perbankan  ini  terdiri  dari  entitas  yang  saling  memiliki  hubungan dalam sistem, diagram ERD nya adalah sebagai berikut:

## Gambar 3 ERD Koperasi Pada Perusahaan Perbankan

## 3. Pembuatan Aplikasi Web
Tampilan  antarmuka  ( interface )  dari  setiap  halaman  dalam Knowledge Management System Koperasi Pada Perusahaan Perbankan dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 4 Halaman Login Knowledge Management System
Koperasi Karyawan Permata Bank
Studi Kasus Koperasi Karyawan Permata Bank
Halaman  login  pertama  tampil  saat  user  mengakses  aplikasi  web Knowledge Management  System Koperasi  Karyawan  Permata  Bank, user harus  melakukan autentifikasi  dengan  memasukkan username dan password, hanya  user  yang  telah terdaftar lah yang dapat login.
Gambar 5. Halaman Knowledge Management System
Koperasi Karyawan Permata Bank
Pada  halaman  ini  terdapat  dua  menu  yaitu  admin  panel  dan user panel. Admin  panel  merupakan  menu  untuk  administrator,  sedangkan user panel merupakan menu untuk user .

## Gambar 6 Menu Admin Panel

## Kesimpulan Hasil Pengujian Kualitas Dan Pembuktian Hipotesis
Dari beberapa pengujian yang dilakukan maka hasil yang di dapatkan dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 1. Hasil Pengujian Kualitas No Teknik Pengujian Keberhasilan Kriteria 1 Forum Group Discussion (FGD) 100 % Diterima keseluruhan 2 Blackbox Testing 96 % Performance Baik dan tidak ditemukan bugs 3 ISO 9126 92,67% Sangat Baik

## D. SIMPULAN DAN SARAN

## Simpulan
1. Model analisis dengan kerangka kerja Tiwana, perancangan dan implementasi perangkat lunak untuk Prototipe KMS berbasis web dan menggunakan metode Prototipe  Sistem  Informasi  model  Prototipe  Waterfall  dapat  menghasilkan sebuah  aplikasi  KMS  yang  dapat  diterapkan  pada  kegiatan  organisasi  di Koperasi  Karyawan  PermataBank,  sehingga  dapat  meningkatkan  penguasaan knowledge dan sharing  knowledge di  antara karyawan Koperasi  PermataBank dan Anggota Koperasi Karyawan PermataBank.
2. Tingkat  kualitas  prototipe Knowledge  Management  System yang  dihasilkan berdasarkan blackbox  testing dan  empat  karakteristik  model  ISO  9126,  yaitu: functionality,  reliability,  usability ,  dan efficiency dapat  mencapai  kriteria Sangat Baik.

## Saran
1. Penelitian  berkaitan  dengan  pengembangan  prototipe  KMS  Koperasi  Pada Perusahaan  Perbankan  berbasis  web  ini  dapat  diperluas  lagi  ruang  lingkup penelitiannya.  KMS  ini  dapat  dikembangkan  untuk  unit  Simpan  Pinjam bahkan  untuk  seluruh  organisasi  serta  koperasi  perusahaan  perbankan  di seluruh  Indonesia.  Penelitian  selanjutnya  dapat  dikembangkan  bukan  hanya untuk  web  tetapi  dapat  dikembangkan  untuk  sistem  operasi  mobile  seperti Android,  Blackberry,  Windows  Phone  dan  iOS  Apple,  kemudian  dari  segi fitur bisa dikembangkan dan ditambah lagi agar dapat mengakomodir semua kebutuhan user.
2. Hendaknya  sampel  lebih  diperbanyak  lagi,  yaitu  tidak  terbatas  pada  staf Koperasi  Karyawan  PermataBank  dan  Anggota,  namun  dilakukan  pengujian di  dengan  mitra  kerja  Koperasi  Karyawan  PermataBank,  sehingga  tingkat generalisasinya lebih baik.

## DAFTAR PUSTAKA
Erik,Van. Standard  glossary  of  terms  used  in  Software  Testing  (V2.2). ISTQB,
2012.
Raymond McLeod, Jr. dan George P. Schell., Sistem Informasi Manajemen , Edisi kesembilan,Jakarta: Indeks, 2007.
Tiwana, Amrit. The Knowledge Management Tollkit . Prentice Hall PTR.