INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 3 Nomor 4 Tahun 2023 Page 8152-8164 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Faktor Penyebab Kejadian Missfile Dokumen Rekam Medis Pada Bagian Filling di RSIA Bunda Arif Purwokerto
Dimas Prambudi Politeknik Yakpermas Banyumas Email: dimas160101@gmail.com
Abstrak
RSIA Bunda Arif Purwokerto dari hasil observasi terdapat permasalahan khususnya pada rekam medis bagian filling terkait missfile dokumen rekam medis. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor penyebab kejadian missfile dokumen rekam medis pada bagian filling di RSIA Bunda Arif Purwokerto. Jenis penelitian ini adalah deskriptif menggunakan metode kuantitatif. Penelitian ini dilaksanakan di unit rekam medis RSIA Bunda Arif Purwokerto dari bulan Juli 2023. Populasi berjumlah 3 orang dan menggunakan  total  sampling.  Cara  pengumpulan  data dengan  observasi  dan  wawancara.  Analisis data  penelitian  dilakukan  secara  deskriptif.  Hasil  penelitian  ditemukan,  faktor man  bukan  faktor kejadian missfile  dokumen  rekam  medis  (100%),  faktor  methode  bukan  faktor  kejadian  missfile dokumen  rekam  medis,  faktor  machine  faktor penyebab  kejadian missfile  dokumen  rekam  medis. Kesimpulan berdasarkan hasil RSIA Bunda Arif Purwokerto pada faktor penyebab kejadian missfile dokumen rekam medis di bagian filling mengalami missfile pada faktor machine dan belum sesuai dengan Permenkes RI.
Kata Kunci : missfile dokumen rekam medis, rekam medis, filling

## Abstract
From the results of observations at RSIA Bunda Arif Purwokerto, there were problems, especially in the medical record filling section, related to missfiles of medical record documents. This research aims to determine the factors causing the misfile of medical record documents in the filling section at RSIA Bunda Arif Purwokerto. This type of research is descriptive using quantitative methods. This research was  carried  out  in  the  medical  records  unit  of  RSIA  Bunda  Arif  Purwokerto  from  July  2023.  The population was 3 people and used total sampling. How to collect data by observation and interviews. Research data analysis was carried out descriptively. The research results found that the man factor was not a factor in the medical record document missfile incident (100%), the method factor was not a factor in the medical record document missfile incident, the machine factor was the cause of the medical record document missfile incident. The conclusion is based on the results of RSIA Bunda Arif Purwokerto  on  the  factors  that  cause  missfiles,  medical  record  documents  in  the  filling  section experience misfiles in the machine factor and are not in accordance with the Indonesian Minister of Health Regulation..
Keywords: Keywords: medical record document missfile, medical record, filling

## PENDAHULUAN
Rekam  medis  merupakan  komponen  penting  kegiatan  manajemen  rumah  sakit. Rekam  medis  berfungsi  menyajikan  informasi  yang  akurat  dan  lengkap  tentang  proses pelayanan medis dan kesehatan di rumah sakit, baik masa lalu, masa kini maupun yang diperkirakan akan terjadi dimasa mendatang. Penyelenggaraan rekam medis dimulai saat diterimanya  pasien  di  rumah  sakit,  diteruskan  kegiatan  pencatatan  data  medis  pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan  berkas  rekam  medis  yang  meliputi  penyelenggaraan  penyimpanan  serta pengeluaran  berkas  dari  tempat  penyimpanan  untuk  melayani  permintaan  ataupun peminjaman untuk keperluan lainnya. Penyelengaraan rekam medis yang baik selain dilihat dari pencatatannya juga dapat dilihat pengolahan data yang baik pula. (E. Simanjuntak & Wati Oktavin Sirait, 2019).
Bagian dari pengolahan data adalah bagian penyimpanan. Unit penyimpanan digunakan sebagai penyimpan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan. Penyimpanan rekam medis dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan  kesehatan.  Penyimpanan  sangatlah  penting  untuk  melihat  riwayat  penyakit pasien dan kunjungan ulang pasien oleh sebab itu cara penyimpanan berkas rekam medis harus diatur  dengan  baik. Penyimpanan berkas  rekam medis yang baik merupakan satu kunci keberhasilan manajemen dari suatu pelayanan maka, cara penyimpanan berkas rekam medis harus diatur dengan baik agar memudahkan petugas dalam mencari kembali berkas
yang diperlukan. Namun, sistem penyimpanan di rumah sakit belum terlaksana dengan baik, di bagian rak penyimpanan berkas rekam medis masih sering terjadi kesalahan misalnya kesalahan penempatan berkas rekam medis, salah simpan berkas rekam medis, ataupun tidak ditemukannya berkas rekam medis di rak penyimpanan. Hal ini yang disebut sebagai missfile (E. Simanjuntak & Wati Oktavin Sirait, 2019).
Missfile  merupakan  berkas  rekam  medis  yang  hilang  atau  salah  letak  pada  rak penyimpanan berkas rekam medis di ruang filling. Berkas rekam medis dikatakan salah letak atau hilang (missfile) apabila berkas tersebut dibutuhkan akan tetapi pada rak penyimpanan berkas  tersebut  tidak  tersedia  atau  tidak  ada.  Tingkat  kejadian  misfile  semakin  tinggi terutama  pada  fasilitas  pelayanan  Kesehatan  yang  masih  menyelenggarakan  sistem penyimpanan berkas rekam medis secara manual. Penyimpanan berkas rekam medis secara manual  juga  membutuhkan  sarana  dan  prasarana,  seperti  rak  filling,  tracer,  serta  buku ekspedisi guna penyelenggaraan dan pengendalian berkas rekam medis yang baik. Tidak memadainya  ketersediaan  sarana  dan  prasarana  tersebut  dapat  menyebabkan  missfile. Berbeda dengan penyimpanan secara manual, penyimpanan berkas rekam medis secara elektronik menggunakan computer sehingga pengolahan data pada bagian  filling lebih cepat dan akurat serta tingkat terjadinya misfile akan semakin kecil (Emmett Grames, 2020).
Penelitian  yang  dilakukan  oleh  Dhimas  Pernaba  Putra,  &  Sri  Suparti,  (2022)  di Rumah  Sakit  Umum  Assalam  Gemolong  telah  teridentifikasi  adanya  permasalahan  yang dijumpai yaitu terjadinya misfile atau salah letak dokumen rekam medis pasien sehingga hal tersebut dapat mengakibatkan semakin lamanya pelayanan terhadap pasien. Di ruang filling Rumah  Sakit  Umum  Assalam  Gemolong  dalam  sehari  kurang  lebih  terdapat  3-4  kali terjadinya kejadian misfile.  Penelitian lain yang dilakukan oleh A Triatmadja di RSUD Kota Bengkulu menunjukan bahwa salah satu faktor yang menyebabkan misfile dokumen rekam medis yaitu petugas rekam medis yang terlibat dalam filling dokumen rekam medis memiliki kualifikasi  Pendidikan  terakhir  bukan  rekam  medis.  Pegawai  rekam  medis  harus  telah menyelesaikan Pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, minimal lulusan Diploma tiga sebagai ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Faktor lainnya yaitu belum adanya tracer, berdasarkan hasil survey pendahuluan dalam penyimpanan berkas rekam medis bagian filling di RSUD Kota Bengkulu terdapat kejadian misfile sebanyak 50 dokumen rekam  medis  pada  rak  01-21  sampai  01-30.  Karena  tidak  tersedianya  tracer  yang  dapat digunakan sebagai pengganti bahwa berkas rekam medis tersebut sedang berada di luar filling.  Ketentuan  pokok  yang  harus  dipenuhi  ditaati  ditempat  penyimpanan  yaitu  tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis tanpa tanda keluar atau kartu
peminjaman, seseorang yang menerima atau meminjam rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu serta rekam medis tidak dibenarkan diambil dari fasilitas Kesehatan kecuali atas perintah pengadilan (Emmett Grames, 2020).
Hasil  teori  dari  Situmorang  (2022)  Menyatakan  dampak  terjadinya  missfile  pada keterlambatan dalam menemukan berkas rekam medis pasien dan dapat mengakibatkan turunnya  kualitas  pelayanan  rumah  sakit,  pasien  memiliki  duplikasi  nomor  rekam  medis sehingga  isi  dokumen  rekam  medis  tidak  jelas,  keterlambatan  pengembalian  dan peminjaman  dokumen  rekam  medis,  serta  kesalahan  pada  petugas  dalam  menyimpan dokumen rekam medis. Banyak faktor terjadinya misfile, faktor-faktor tersebut antara lain yaitu  faktor  sistem  penyimpanan,  sistem  penomoran,  sistem  penjajaran,  sarana  ruang penyimpanan,  petugas  ruang  penyimpanan,  dan  pendidikan  terakhir  petugas penyimpanan. Hal ini  sesuai  dengan  penelitian yang  dilakukan  oleh Retno  Astuti (2013), dimana sistem penyimpanan, sistem penjajaran, sarana ruang penyimpanan, dan petugas ruang penyimpanan merupakan penyebab terjadinya misfile (S. 2017 Simanjuntak, 2018).
Pendidikan  dapat  mempengaruhi  tingkat  pengetahuan,  dan  pengetahuan dipengaruhi oleh  Pendidikan  semakin  tingkat  pendidikannya tinggi maka semakin tinggi pula  pengetahuan  yang  di  dapat.  Dari  hasil  wawancara  yang  dilakukan  oleh  Masriani Situmorang, Mulyana, dan Tri Sundari di rumah sakit X Kota Batam memiliki 2 orang petugas rekam  medis,  petugas  rekam  medis  tersebut  merupakan  lulusan  D3  RMIK  dan  1  orang petugas pendaftaran lulusan D4 Admnistrasi Bisnis. Petugas rekam medis yang setiap shift hanya satu saja yang mengerjakan dari mengambil no rekam medis dari pendaftaran lalu mencari  status  pasien  di  rak  penyimpanan,  lanjut  distribusi  status  ke  poli,  stelah  itu mengambil Kembali   status dari poli, melakukan assembling sampai menyimpan Kembali status berkas rekam medis pasien ke dalam rak penyimpanan (Situmorang et al., 2022).
Metode yang tepat sangat membantu tugas-tugas seorang petugas filling, sehingga akan lebih cepat dalam pelaksanaan sistem pelayanan yang ada di rumah sakit. Hasil dari wawancara  dan  observasi  yang  dilakukan  oleh  Masriani  Situmorang,  Mulyana,  dan  Tri Sundari di rumah sakit X Kota Batam bahwa sistem penyimpanan yang digunakan Rumah Sakit X adalah sistem penyimpanan sentralisasi. Sistem penyimpanan yang ada di rumah sakit x tidak sesuai dengan SOP yang berlaku. Maksud dari SOP yang tidak sesuai seperti masih ada status berkas rekam medis yang masih di simpan pada kardus di lantai. Sarana dan prasarana yang ada di unit rekam medis belum memadai dari rak penyimpanan yang masih  belum  sesuai  standar,  belum  menggunakan  alat  bantu  tracer  sebagai  pengganti berkas yang diambil dari rak penyimpanan (Situmorang et al., 2022).
Alat  yang  digunakan  manusia  untuk  melakukan  sesuatu  pekerjaan  agar lebih cepat selesai, teknologi dan infrastruktur yang digunakan untuk memberi kemudahan serta menciptakan kerja yang efisien. Penelitian yang dilakukan oleh Fahirah Tamara Salim, Atma Deharja, dan Ervina Rachmawati RSUP Sanglah Denpasar faktor yang mempengaruhi saat  proses  pengambilan  berkas  rekam  medis  yang  terkadang  masih  sering  ditemukan tracer  yang  tidak  tercabut  atau  peletakan  tracer  yang  tidak  sesuai  urutannya,  serta pengembalian oleh bagian assembling dan peminjaman yang tidak langsung diurutkan juga dapat mempengaruhi terjadinya missfile. Faktor dari tracer yang ditemukan banyak dalam keadaan rusak, rak yang cukup tinggi, rak yang rusak, tidak terdapat penanda pada setiap subrak serta ruang filling yang masih membutuhkan tempat lebih luas (Salim et al., 2020).
Berdasarkan  latarbelakang  tersebut  peneliti  tertarik  melakukan  penelitian  dengan judul  “faktor  penyebab  kejadian  missfile  dokumen  rekam  medis  pada  bagian  filling  di puskesmas”.

## METODE PENELITIAN
Karya Tulis Ilmiah ini menggunakan metode Deskriptif Kuantitatif yang dilakukan dengan observasi dan wawancara dalam pengumpulan data di RSIA Bunda Arif Purwokerto. Untuk melakukan  pengukuran  atau  pengamatan  variabelnya  menggunakan  alat  bantu  berupa daftar checklist dan wawancara mendalam.

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## HASIL PENELITIAN
1. Identifikasi faktor man
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh melalui wawancara dan obsrevasi yang dilakukan di RSIA Bunda Arif Purwokerto berikut penuturan hasil wawancaranya.
“ Di sini ada 11 petugas rekam medis, belum semua lulusan rekam medis mas, tapi yang 3 yang di bagian filling itu lulusan D3 rekam medis (informan 1), ada 11 petugas rekam medis yang 3 di bagian filling sudah D3 rekam medis dan yang 8 non rekam medis (informan 2), ada 11 yang lulusan rekam medis itu 3, sisanya bukan lulusan rekam medis (informan 3)”
Tabel 1 Identifikasi Pendidikan Identifikasi Pendidikan Jumlah Presentase D3-Rekam  Medis  dan Informasi Kesehatan 3 100%
Berdasarkan    tabel  1  dapat  diketahui  bahwa  faktor man  pada  bagian  identifikasi Pendidikan  petugas  rekam  medis  bagian filling  yang  ada  di  Rumah  Sakit  Bunda  Arif Purwokerto diperoleh hasil Pendidikan D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sebanyak 100%  dengan  jumlah  3  petugas,  dapat  dinyatakan  bahwa  Rumah  Sakit  Bunda  Arif Purwokerto bukan salah satu faktor penyebab kejadian missfile dokumen rekam medis.

## 2. Identifikasi faktor method
Berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Arif Purwokerto berikut penuturan hasil wawancaranya.
Sistem penyimpanan apa yang digunakan di rumah sakit?
“ Sentralisasi  (informan  1),  penyimpanannya  menggunakan  sentralisasi  (informan  2), menggunakan sentralisasi (informan 3) ”
Sistem penjajaran apa yang digunakan di rumah sakit?
“SNF (informan 1), Penjajaran menggunakan SNF (informan 2), Penjajaran SNF (informan 3) ”
Sistem penomoran apa yang digunakan di rumah sakit?
“Seri unit (informan 1), Penomoran menggunakan Seri unit (informan 2), Kalau penomoran kita menggunakan seri unit (informan 3)”
Apakah sistem penyimpanan sudah ada SOP?
“ Sudah ada SOP untuk penyimpanan (informan 1), Sudah ada SOP (informan 2), Sudah ada SOP (informan 3) ”
Apakah sistem penjajaran sudah ada SOP?
“ Sudah ada SOP (informan 1), Sudah ada SOP (informan 2), Sudah ada SOP (informan 3) ”

## ”
Berdasarkan  tabel  2  dan  hasil  wawancara  yang  dilakukan  ke  3  informan,  seluruhnya menyatakan bahwa sistem penomoran, sistem penjajaran, dan sistem penyimpanan yang digunakan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Arif Purwokerto adalah sistem penomoran menggunakan Serial  Unit  Numbering  System,  sistem  penjajaran  menggunakan  Straight Numerical  filling  system,  dan  sistem  penyimpanan  menggunakan  Sentralisasi  dan  sudah sesuai dengan SOP yang berlaku di Rumah Sakit. Dengan hasil yang didapatkan pada faktor method,  dapat  dinyatakan  bahwa  Rumah  Sakit  Bunda  Arif  Purwokerto  bukan  salah  satu faktor penyebab kejadian missfile dokumen rekam medis.

## 3. Identifikasi faktor machine
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh melalui wawancara dan obsrevasi yang dilakukan di RSIA Bunda Arif Purwokerto berikut penuturan hasil wawancaranya.
Apakah di rumah sakit sudah menggunakan tracer?
“Sudah  menerapkan  tracer  tapi  belum  maximal,  yang  menggunakan  tracer  di  dokt er tertentu yang ramai pasiennya (informan 1),  Kita  sudah menerapkan tracer (informan 2),

## Tracer sudah ada (informan 3)”
Apakah di rumah sakit sudah menggunakan buku ekspedisi?
“Buku  ekspedisi  kita  sudah  menerapkannya (informan  1),  Kita  sudah  menerapkan  buku ekspedisi (informan 2),Buku ekspedisi sudah ada juga (informan 3) ”
Apakah di rumah sakit sudah menggunakan rak penyimpanan?
“Sudah  menggunakan  rak penyimpanan(informan  1),  Sudah  menggunakan  rak penyimpanan dari kayu (informan 2),Sudah menggunakan rak penyimpanan yang terbuat dari kayu(informan 3) ”
Tabel 2. Observasi No Ketersediaan  machine Ada  Tidak Keterangan 1. Tracer Sudah  ada  Tracer  tapi pemakaian belum maksimal 2. Rak Penyimpanan Rak Penyimpanan terbuat dari kayu dan sudah ada sekat 3. Buku Ekspedisi Sudah Ada
Berdasarkan tabel 3 dan hasil wawancara yang dilakukan ke 3 informan, seluruhnya menyatakan bahwa Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Arif Purwokerto sudah menerapkan tracer,  rak  penyimpanan  dan  buku  ekspedisi.  Namun  tracer  dan  buku  ekspedisi  belum dilaksanakan  secara  maksimal  dan  rak  penyimpanan  masih  menggunakan  kayu,  yang kemungkinan  menimbulkan missfile  pada  dokumen  rekam  medis.  Dengan  hasil  yang didapatkan pada faktor machine, dapat dinyatakan bahwa RSIA Bunda Arif Purwokerto salah satu faktor penyebab kejadian missfile dokumen rekam medis.

## PEMBAHASAN
1. Identifikasi faktor man
Berdasarkan  hasil  identifikasi  faktor man  di  Rumah  Sakit  Ibu  dan  Anak  Bunda  Arif Purwokerto,  diketahui  sebesar  100%  distribusi  kualifikasi  pada  bagian filling  terdapat  3 petugas rekam medis dengan latar  belakang pendidikan D3  rekam medis dan informasi kesehatan. Dari hasil tersebut dinyatakan petugas rekam medis pada bagian filling di Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Arif didapatkan hasil pada faktor man, dinyatakan bahwa Rumah Sakit Bunda Arif Purwokerto bukan salah satu faktor penyebab kejadian missfile dokumen rekam medis. Dilihat dari tingkat pendidikan rekam medis merupakan aspek penting dalam pengelolaan  informasi  kesehatan  di  rumah  sakit.  Apabila  faktor man  salah  satu  faktor penyebab missfile  dokumen  rekam  medis  dapat  timbul  beberapa  dampak  negatif  bagi Rumah Sakit Bunda Arif Purwokerto yang akan mengakibatkan terjadinya dalam pencarian
dokumen rekam medis sulit untuk ditemukan yang akan mempengaruhi dalam kelancaran pelayanan kesehatan bagi pasien.
Merujuk pada pendidikan, menurut Permenkes No.24 Tahun 2022 yang mengatakan bahwa  perekam medis adalah seseorang yang telah lulus minimal D3 rekam medis  dan informasi kesehatan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan dan telah memiliki STR.  Apabila  petugas  rekam  medis  tidak  sesuai  dengan  pendidikan  memungkinkan terjadinya missfile  atau  kesalahan  dalam  mengelola  dokumen  rekam  medis  yang  dapat memiliki dampak negatif yang serius pada pasien, penyedia layanan kesehatan, dan sistem perawatan kesehatan secara keseluruhan. Hal tersebut didukung oleh peneliti (Kartika et al., 2020). menyatakan bahwa Pendidikan, pengetahuan, dan pelatihan petugas yang kurang mengenai ilmu rekam medis mengakibatkan petugas yang ada tidak memahami ilmu terkait rekam  medis  yang  akan  mengakibatkan  missfile.  Peneliti  lainnya  oleh  (Digoel,  2021). Menyatakan bahwa  semakin tinggi pendidikan maka  semakin  baik tingkat pengetahuan. Apabila rendahnya pendidikan rekam medis akan berdampak pada tingkat pengetahuan kurang baik terutama pada bagian filling di rumah sakit.

## 2. Identifikasi Identifikasi faktor method
Berdasarkan hasil identifikasi sistem di RSIA Bunda Arif Purwokerto bahwa pada bagian filling  sudah  sesuai  dengan  SOP,  yaitu  menggunakan  sistem  penomoran  Serial  Unit Numbering  System,  sistem  penjajaran  Straight  Numerical  Filling  System,  dan  sistem penyimpanan  Sentralisasi.  Dengan  hasil  yang  didapatkan  pada  faktor method,  dapat dinyatakan bahwa Rumah Sakit Bunda Arif Purwokerto bukan salah  satu faktor penyebab kejadian missfile dokumen rekam medis.
Sistem Penyimpanan sentralisasi merupakan sistem penyimpanan yang menyatukan semua dokumen rekam medis baik pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat dalam sebuah tempat penyimpanan. Kelebihan dari  sistem ini adalah  informasi hasil pelayanan dapat dilakukan secara berkesinambungan. Hal ini sudah sesuai menurut Depkes RI yang menyatakan bahwa berkas rekam medis sebaiknya menggunakan sentralisasi karena secara teori  cara  sentralisasi  lebih  baik  dari  pada  desentralisasi  sehingga  berkas  rekam  medis tersimpan dalam satu kesatuan.
Sistem  penomoran Serial  Unit  Numbering  System  adalah  gabungan  dari  sistem penomoran serial dan unit. Kelebihan dari sistem penomoran Serial Unit Numbering System pasien  dapat  langsung  memperoleh  berkas  rekam  medisnya,  tanpa  harus  menunggu petugas  rekam  medis  mencari  dokumen  rekam  medis  lamanya.  Didukung  oleh  peneliti
(Rahayu., (2021). menyatakan bahwa Pemberian nomor secara serial unit numbering system memiliki keuntungan dalam menggunakan sistem ini petugas lebih mudah mengerjakannya.
Sistem penjajaran Straight Numerical Filling System suatu cara penyimanan dokumen rekam  medis  dengan  menjajarkan  dokumen  rekam  medis  berdasarkan  urutan  langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan. Kelebihan dari sistem ini adalah petugas pelayanan kesehatan akan mudah dilatih untuk memahami sistem penjajaran, kemudian petugas  juga  akan  mudah  untuk  mendapatkan  kembali  rekam  medis  sesuai  dengan keperluan reset urut waktu, dan mudah memilah rekam medis inaktif. Didukung oleh peneliti (Ulfa, (2022). Menyatakan bahwa menggunakan sistem Straight Numbering Filling System lebih mudah salah penjajaran karena penjajar harus memperhatikan seluruh nomor untuk menentukan letaknya dalam file dan mudah salah mentranskrip nomor bila satu digit salah tulis.

## 3. Identifikasi faktor machine
Berdasarkan  hasil  sarana  dan  prasarana  di  RSIA  Bunda  Arif  Purwokerto  sudah menerapkan tracer, buku ekspedisi dan rak penyimpanan akan tetapi belum dipergunakan secara  maksimal.  Dengan  hasil  yang  didapatkan  pada  faktor machine,  dapat  dinyatakan bahwa RSIA Bunda Arif Purwokerto salah satu faktor penyebab kejadian missfile dokumen rekam medis. Penyebab terjadinya missfile dokumen rekam medis dikarenakan kurangnya pemanfaatan tracer (petunjuk keluar) dan buku ekspedisi sebagai alat untuk serah terima berkas  rekam  medis  agar  jelas  siapa  yang  meminjam  dan  menerimanya  sehingga  tidak diketahui  apakah  rekam  medis  tersebut  masih  diluar  ruangan  atau  sudah  dikembalikan, sehingga berkas rekam medis tidak ditemukan saat pencarian menimbulkan keterlambatan dalam pelayanan pasien.
Menurut  WHO  tahun  2017  menggunakan  petunjuk  atau tracer  dan  buku  ekspedisi dapat  meningkatkan  kerja  instalasi  rekam  medis  dan  pengawasan  rekam  medis  agar mempermudah petugas untuk melacak rekam medis yang tidak ditemukan. Didukung oleh peneliti  (Wulandari,  (2021).  Penyediaan  rekam  medis  yang  cepat  dan  tepat  waktu  dapat mempengaruhi dalam pelayanan pasien, oleh karena itu agar meminimalisir missfile dalam penyediaan rekam medis yang cepat salah satunya ialah dengan menggunakan tracer dan buku ekspedisi.
Berdasarkan  hasil  penelitian  di  RSIA  Bunda  Arif  dinyatakan  di  rumah  sakit  sudah memiliki rak penyimpanan akan tetapi masih menggunakan kayu. Menurut Permenkes RI No.24 tahun 2022 rak penyimpanan merupakan tempat penyimpanan arsip atau dokumen
rekam medis yang bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis di ruang penyimpanan serta menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis dan standar terkait bentuk rak dan ukuran penyimpanan, yaitu rak penyimpanan roll o’pack. Dampak negatif dari penggunaan rak penyimpanan d okumen rekam medis yang menggunakan kayu dapat menimbulkan missfile seperti kurangnya keamanan yang dapat mempermudah  seseorang  yang  tidak  berwenang  dalam  mengaksesan  dokumen  rekam medis  dan  kehilangan  dokumen  rekam  medis.  Didukung  oleh  peneliti  (Alfiansyah  et  al., (2020).  Identifikasi  keamanan  dan  kerahasiaan  dokumen  rekam  medis  di  ruang filling, ditandai  masih  ditemukannya  kehilangan  dokumen  rekam  medis  dikarenakan  masih menggunakan rak penyimpanan terbuka.

## SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Arif Purwokerto dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Identifikasi  faktor man  berdasarkan  hasil  dinyatakan  bahwa  Rumah  Sakit  Bunda  Arif Purwokerto  pada  bagian filling  bukan  salah  satu  faktor  penyebab  kejadian  missfile dokumen rekam medis.
2. Identifikasi faktor method berdasarkan hasil dinyatakan bahwa di RSIA Purwokerto pada bagian filling bukan salah satu faktor penyebab kejadian missfile dokumen rekam medis.
3. Identifikasi  faktor machine  berdasarkan  hasil  dinyatakan  bahwa  di  RSIA  Bunda  Arif Purwokerto  pada  bagian filling    faktor  penyebab  kejadian  missfile  dokumen  rekam medis. Dilihat dari tracer, buku ekspedisi sudah berjalan tetapi belum maksimal dan rak penyimpanan belum sesuai PERMENKES RI .

## DAFTAR PUSTAKA
Alfiansyah,  g.,  wijayanti,  r.  A.,  nuraini,  n.,  swari,  s.  J.,  &  wafiroh,  s.  (2020).  Determinan keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di ruang filing rs x. J-remi : jurnal rekam  medik  dan  informasi  kesehatan,  1(2),  37 – 51.  Https://doi.org/10.25047/j- remi.v1i2.1961
Digoel,  b.  (2021). Pengaruh  latar  belakang  pendidikan  perekam  medis  terhadap  sistem penyimpanan rekam medis di rsud boven digoel. 1(8), 1029 – 1036.
Emmett  grames.  (2020). Faktor  terjadinya  missfile  di  ruang  penyimpanan.  269,  14. Https://all3dp.com/2/fused-deposition-modeling-fdm-3d-printing-simply-explained/
Faida,  muhadi. (2019). Management rekam medis. 1 – 23.
Hasanah,  s.,  widiyanto,  w.  W.,  &  wulandari,  s.  (2022).  Journal  health  information management  indonesian  (  jhimi  )  issn  2829-6435  journal  health  information management indonesian ( jhimi ). Journal health information management indonesian (jhimi), 1(1), 26 – 32.
Jepisah, d., & yahya, p. (2022). Strategi pencegahan missfile pada rekam medis dilihat dari unsur 5m di rsau dr. Sukirman lanud roesmin nurjadin tahun 2021. Jurnal rekam medik & manajemen informasi kesehatan, 1(1), 1 – 6. Https://doi.org/10.47134/rmik.v1i1.2
Kartika, a., aprilia, d., nurmawati, i., & wijayanti, r. A. (2020). J-remi : jurnal rekam medik dan informasi kesehatan rekam medis rawat jalan di rumah sakit husada utama surabaya tahun 2020 j-remi : jurnal rekam medik dan informasi kesehatan. 1(4), 630 – 638.
Mendagri. (2019). Bab ii tinjauan pustaka. Pengelola dokumen rekam medis. Bab ii tinjauan pustaka. Pengelola dokumen rekam medis,
Nur, w. (2020). Faktor- faktor penyebab terjadinya misfile di bagian penyimpanan berkas rekam medis.
Putra, p. A., & suryanata, i. G. N. P. (2021). Sinergi halodoc dalam mutu pelayanan rumah sakit  di  masa  pandemi  covid  19. E-jurnal  ekonomi  dan  bisnis  universitas  udayana, 10(04), 211. Https://doi.org/10.24843/eeb.2021.v10.i04.p04
Rahayu, h. A., mulyaningsih, s., & yunengsih, y. (2021). Analisis faktor penyebab terjadinya duplikasi rekam medis di bagian rawat jalan di rumah sakit x. Cerdika: jurnal ilmiah indonesia, 1(10), 1291 – 1296. Https://doi.org/10.36418/cerdika.v1i10.210
Sabela hasibuan, a., & w siburian, m. (2019). Sikap petugas terhadap pengisian rekam medis rawat inap di rumah sakit sinar husni tahun 2017. Jurnal ilmiah perekam dan informasi kesehatan imelda (jipiki), 3(1), 363 – 369. Https://doi.org/10.52943/jipiki.v3i1.50
Salawiyah, f., yunengsih, y., & widayanti. (2021). Analisis penyimpanan rekam medis aktif rawat  jalan  guna  meningkatkan  efektivitas  pelayanan  di  puskesmas  cillengkrang kabupaten bandung. Jurnal inovasi penelitian, 2(4), 1281 – 1286. Jurnal inovasi penelitian Salim,  f.  T.,  deharja,  a.,  &  rachmawati,  e.  (2020).  Evaluasi  kejadian  missfile  rekam  medis menggunakan metode focus pdca di rsup sanglah. J-remi : jurnal rekam medik dan informasi kesehatan, 2(1), 50 – 56. Https://doi.org/10.25047/j-remi.v2i1.2115
Simanjuntak, e., & wati oktavin sirait, l. (2019). Faktor-faktor penyebab terjadinya missfile di bagian  penyimpanan  berkas  rekam  medis  rumah  sakit  mitra  medika  medan  tahun 2017. Jurnal  ilmiah  perekam  dan  informasi  kesehatan  imelda  (jipiki),  3(1),  370 – 379. Https://doi.org/10.52943/jipiki.v3i1.51
Simanjuntak, s. 2017. (2018). Bagian penyimpanan berkas rekam medis rumah sakit mitra medika medan tahun 2017. Jurnal ilmiah perekam dan informasi kesehatan imelda,
3(1), 370 – 379.
Situmorang, m., sundari, t., & rekam medis dan informasi kesehatan, p. (2022). Sakit x kota batam. 16, 2716 – 3083.
Student, m. T., kumar, r. R., omments, r. E. C., prajapati, a., blockchain, t.-a., ml, a. I., randive, p. S. N., chaudhari, s., barde, s., devices, e., mittal, s., schmidt, m. W. M., id,  s. N. A., preiser, w. F. E., ostroff, e., choudhary, r., bit- cell, m., in, s. S., fullfillment, p., … fellowship, w. (2021). Faktor penyebab terjadinya missfile di ruang penyimpanan rumah sakit griya husda madiun. Frontiers in neuroscience, 14(1), 1 – 13.
Surabaya, r. (2021). J-remi : jurnal rekam medik dan informasi kesehatan pelayanan di bagian filling rumkital j-remi : jurnal rekam medik dan informasi kesehatan. 2(2), 304 – 312.
Syahputra  wiguna,  a.,  &  risma  safitri,  d.  (2019).  Tinjauan  sistem  penyimpanan  dokumen rekam  medis  di  rsu  sinar  husni  tahun  2019. Jurnal  ilmiah  perekam  dan  informasi kesehatan imelda (jipiki), 4(2), 648 – 654. Https://doi.org/10.52943/jipiki.v4i2.88
Taringan,  s.  F.  N.,  abudi,  r.,  &  arsad,  n.  (2022).  Sistem  pengelolaan  rekam  medis  di puskesmas. Jambura health and sport journal, 4(2), 119 – 126. Https://doi.org/10.37311/jhsj.v4i2.15276
Ulfa, h. M.,  safitrah, s. Y., melayu, f.,  & ... (2022). Perencanaan sistem penjajaran straight numbering system menjadi terminal digit di rs prof. Dr. Tabrani pekanbaru. Jkm: jurnal kemitraan masyarakat,
1(1), 10 – 15. Http://journal.al- matani.com/index.php/jkm/article/view/219
Wulandari,  s.  (2021).  Analisis  penggunaan  tracer  di  puskesmas  ariodillah  palembang.
Frontiers in neuroscience, 14(1), 1 – 13.