## Sistem Penanganan Surat
Pada Kantor Gubernur Bangka Belitung
Sarwindah 1 , Citra Mega Lissha 2
1,2 Program Studi Sistem Informasi STMIK Atma Luhur
1,2 Jl.Jend.Sudirman – Selindung, Pangkalpinang
* 1 indah.syifa@gmail.com , 2 citra.megalissha33@gmail.com
Abstrak    —Kantor Bangka  Belitung  Gubernur  adalah lembaga  pemerintah  Provinsi  Bangka  Belitung  yang  terletak  di Komplek  Perkantoran  Dan  Terpadu  Pemerintah  Provinsi Bangka  Belitung  Kel.  Air  Itam,  banyak  jumlah  surat  yang diterima  di  TU  Kepala  Kantor  Gubernur  Bangka  Belitung proses  pengambilan  menjadi  mail  pengarsipan  tidak  efisien sehingga  diperlukan  untuk  email  pengarsipan  sistem  informasi TU  Pimpinan  bagian  dari  Office  Bangka  Belitung  Gubernur. Saat  ini  proses  pengajuan  surat  ke  Kantor  Gubernur  Bangka Belitung  masih  kesalahan  manual  dan  oleh  karena  itu  sering dalam surat itu  bahwa pengarsipan seperti pencarian  data akan tidak  efisien  dalam  hal  waktu  dan  energi,  kesulitan  dalam menjelaskan  jenis  dan  bentuk  huruf  kode  dan  nomor  surat  dan pembuatan  laporan  yang  tidak  menangani  email  secara  efektif dan  efisien  dengan  menggunakan  sistem  manual.  Untuk mengatasi  masalah ini,  kita  memerlukan sistem informasi surat- menangani  lebih  terstruktur  dalam  rangka  untuk  mempercepat pencarian  data  yang  ada,  coding  huruf  dan  angka  huruf  dan pembuatan laporan, sehingga sistem informasi surat penanganan yang  diperlukan  yang  dianggap  bagian  dari  TU  Leader  dapat membantu Kepulauan Kantor Gubernur Bangka Belitung.
Kata  kunci:  Sistem  Informasi,  Kantor  Gubernur  Kepulauan Bangka Belitung, penanganan Surat.

## I. PENDAHULUAN

## A. Latar Belakang
Teknologi informasi saat ini berkembang semakin pesat. Hal  ini  merupakan  salah  satu  pemicu  terjadinya  perubahan cara  berfikir  manusia  untuk  dapat  memperoleh  informasi yang tepat dan akurat secara cepat. Komputer merupakan alat bantu  pemecahan  masalah  manusia  untuk  memproses  suatu data  agar  menjadi  sebuah  informasi  keuntungan  lain  dari komputer  adalah  kecepatan  dan  ketepatan  dalam  penyajian informasi  yang  dibutuhkan,  sehingga  lebih  efisien  dalam pengunaan  waktu,  estimasi  kesalahan  relatif  kecil  dan kemudahan dalam penyimpanan data. Salah satu permasalahan utamanya  adalah  bagaimana  mengolah  data  sedemikian  rupa untuk  menghasilkan  informasi  yang  berguna,  dan  mudah digunakan  oleh  pengguna  informasi.  Masalah  lain  yang muncul  menyangkut  surat  adalah  arsip  atau  penyimpanan. Saat ini pengelolaan surat dan arsip di lingkungan bagian tata usaha  pimpinan  masih  menggunakan  metode  berkas.  Setiap
surat  yang  diterima  oleh  setiap  unit  kerja,  biasanya  harus direkap secara manual untuk arsip.

## B. Rumusan Masalah
 Kesulitan untuk menemukan kembali/pencarian (searching)  surat  jika  di  butuhkan  pada  masa  yang akan datang.
 Kesulitan dalam jenis pengklarifikasian dalam bentuk kode surat dan nomor surat.
 Membutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  untuk pembuatan laporan penanganan surat.

## C. Batasan Masalah
Batasan  masalahnya  adalah  mulai  dari  penanganan  surat masuk,  surat  keluar,  surat  nota  dinas,  surat  tugas,  surat pernyataan dan surat keputusan sampai surat tersebut di cetak laporannya  pada  Kantor  Gubernur  Kepulauan  Bangka Belitung  didalam  sebuah database dengan  menggunakan program  aplikasi Microsoft  Studio 2008, Microsoft  Access 2007 untuk Database , dan menggunakan Microsoft Visio 2007 dan Rational  Rose  Enterprise  Edition sebagai  program aplikasi pendukung dalam pembuatan sistem.

## D. Tujuan Penelitian
 Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang penanganan surat menjadi lebih efektif, cepat, akurat, efisiensi.
 Menciptakan  manajemen  surat  ( mail  handling )  yang memanfaatkan teknologi informasi yang ada sehingga meminimalisasikan  kesalahan  yang  timbul  dalam penanganan  surat  pada  kantor  gubernur  kepulauan bangka belitung.
 Adanya  suatu  sistem  yang  lebih  praktis,  mudah pelaksanannya serta dapat dipertanggung jawabkan.
 Mempermudah  dalam  pembuatan  laporan  sehingga laporan  dapat  di  sajikan  dengan  cepat  dan  tepat waktu.

## II. L ANDASAN TEORI

## A. Konsep Dasar Sistem
Istilah  sistem  bukanlah  hal  yang  asing  bagi  kebanyakan orang. sistem adalah : “Sekumpulan elemen yang saling terkait atau  terpadu  yang  dimaksudkan  untuk  mencapai    suatu tujuan”.[1]
Definisi lain informasi adalah data yang telah diproses atau disusun  kedalam  suatu  format  lebih  berarti  untuk  seseorang, informasi  dibentuk  dari  kombinasi  data  yang  dengan  penuh harapan dapat mempunyai arti bagi penerimanya.[2]

## B. Konsep.Dasar.Informasi
Menurut  Jeffery  L.  Whitten  (2004:27)  definisi  informasi adalah  data  yang  telah  diproses  atau  disusun  kedalam  suatu format  lebih  berarti  untuk  seseorang,  informasi  dibentuk  dari kombinasi data yang dengan penuh harapan dapat mempunyai arti bagi penerimanya. [3]
Sehingga dalam kaitannya sistem dan informasi mempunyai  hubungan  yang  sangat  erat.  Dalam  sistem informasi,  terdapat  inti  dan  tujuan,  yaitu  menghasilkan informasi  itu  sendiri.  Sesederhana  apapun  sistem  informasi yang  dikembangkan,  jika  bisa  menghasilkan  informasi  yang diharapkan, maka pengembangannya dikatakan berhasil begitu pula  sebaliknya  jika  informasi  tidak  dapat  dihasilkan  sesuai yang diharapkan. [3]

## C. Konsep Sistem Informasi
Dari  segi  etimologi,  kata  sistem  sebenarnya  berasal  dari bahsa  Yunani  yaitu  “ systema ”,  yang  dalam  bahsa  inggris dikenal  dengan  “ systema ”,  yang  mempunyai  satu  pengertian yaitu  sehimpunan  bagian  atau  komponen  yang  saling berhubungan  secara  teratur  dan  merupakan  satu  keseluruhan yang tidak terpisahkan.
Dalam  arti  luas  dapat  didefinisikan  sebagai  sekumpulan elemen-elemen yang saling  berhubungan  dan saling bergantungan  untuk  mencapai  suatu  tujuan.  Sistem  informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip Jogiyanto: 12
“Sistem  informasi  adalah  suatu  sistem  di  dalam  suatu organisasi  yang  mempertemukan  kebutuhan  pengolahan transaksi  harian,  mendukung  operasi,  bersifat  manajerial  dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar  tertentu  dengan  laporan-laporan  yang  diperlukan”.  [4] (Jogiyanto, 2005:11).

## D. Definisi Surat
Surat  adalah  alat  komunikasi  tertulis  berasal  dari  satu pihak dan ditunjukan kepada pihak lain untuk  menyampaikan warta (Barthos, 2003:36). Sedangkan menurut Gie (2000:115) surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya. Selain itu Moekijat (2006:5)  juga  mengungkapkan  bahwa  surat  adalah  kertas
sehelai  atau  lebih  dimana  dituliskan  suatu  pernyataan  atau berita  sesuatu  yang  hendak  orang  nyatakan  pada  orang  lain. Adapun  definisi  lain  yaitu,  surat  adalah  alat  untuk menyampaikan  suatu  maksud  secara  tertulis,  baik  tentang penawaran,  pernyataan,  permintaan,  laporan,  pemikiran, sanggahan,  dan  sebagainya.  Selain  surat  ada  alat  komunikasi lainnya  yang  lebih  modern  misalnya  telepon,  telegrap  dan email.  Akan  tetapi  dibandingkan  alat  komunikasi  yang  lain surat  memiliki  kelebihan  tersendiri,  hal  ini  dikarenakan  surat merupakan  sarana  yang  dapat  merekam  informasi  jauh  lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal  ini  surat  bersifat  praktis  yang  artinya  dapat  menyimpan rahasia,  efektif  artinya  sesuai  dengan  keadaan  yang sebenarnya  dan  ekonomis  artinya  biaya  pembuatan,  peralatan dan pengirimannya murah.
Dari  beberapa  penjelasan  diatas  maka  dapat  ditarik kesimpulan  bahwa  surat  adalah  alat  komunikasi  yang  berisi informasi  baik  tertulis  maupun  bergambar  yang  hendak disampaikan  kepada  pihak  lain  yang  bersangkutan  dan memiliki  kelebihan  tersendiri  dalam  hal  kerahasiaan, keefektifan,  dan  ekonomis.  Jadi  dari  beberapa  pengertian diatas  dapat  disimpulkan  bahwa  surat  adalah  alat  komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi. [5].

## III. M ETODOLOGI
A. Analisa Sistem Berorientasi Obyek
1. Activity Diagram Activity diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan  logika procedural ,  proses  bisnis  dan aliran  kerja  dalam  banyak  kasus. Activity diagram digunakan  untuk  menganalisis  behaviour  dengan use  case yang  lebih  kompleks  dan  menunjukkan  interaksi-interaksi di antara mereka satu sama lain.
2. Analisa Dokumen Keluaran
Analisa keluaran adalah analisa mengenai dokumen– dokumen keluaran yang dihasilkan dari sebuah sistem.
3. Analisa Dokumen Masukan
Analisa  masukan  adalah  bagian  dari  pengumpulan informasi  tentang  sistem  yang  sedang  berjalan.  Tujuan analisa masukan adalah memahami prosedur berjalan.
4. Use Case Diagram
Use Case Diagram menggambarkan sebuah fungsionalitas  yang  diharapkan  dari  sebuah  sistem  dan bagaimana  sistem  berinteraksi  dengan  dunia  luar.  Yang ditekankan  dalam Use  Case  Diagram adalah  “apa”  yang diperbuat  sistem,  dan  bukan  “bagaimana”  sistem  itu melakukannya.
5. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram adalah Peter Chan yang dibuat  sebagai  bagian  dari  perangkat  lunak  case.  Model
ERD  adalah  suatu  penyajian  data  dengan  menggunakan entity  dan  relationship. Entity  Relationship  Diagram menggambarkan  hubungan  antara  data  yang  ada  dan  tidak menggambarkan proses – proses yang terjadi.
6. Logical Record Struktur (LRS)
Sebuah  model  sistem  yang  digambarkan  dengan sebuah Diagram ER akan mengikuti pola/aturan pemodelan tertentu.
7. Tabel/Relasi
Adalah  koleksi  objek  yang  terdiri  dari  sekumpulan elemen  yang  diorganisasi  secara  kontinyu,  artinya  memori yang  dialokasi  antara  satu  elemen  dengan  elemen  yang lainya mempunyai address yang berurutan.
8. Spesifikasi Basis Data
Basis  data  merupakan  kumpulan  dari  data  yang  saling berhubungan  satu  dengan  yang  lain  dan  tersimpan  diluar komputer  serta  digunakan  perangkat  lunak  ( software ) tertentu untuk memanipulasinya.
9. Identifiksi Kebutuhan Identifikasi kebutuhan ( requirement ) merupakan kebutuhan  yang  ditentukan  oleh  pengguna  atau  pemilik sistem. Salah satu kebutuhannya yaitu functional requirement . Functional requirement merupakan spesifikasi hal-hal yang harus dilakukan oleh sebuah sistem.
10. Rancangan Dokumen Keluaran
Rancangan keluaran ini dimaksudkan untuk memberi gambaran  mengenai  keluaran  dari  sebuah  sistem  yang diusulkan.  Data  yang  telah  diolah  menjadi  infomasi  pada sistem  ini  memiliki  berbagai  keluaran  sesuai  dengan penggunaan sistem.
11. Rancangan Dokumen Masukan Rancangan  masukan  ini  dimaksudkan  untuk memberi  gambaran  mengenai  masukan  dari  sebuah  sistem yang    diusulkan.  Data  yang  telah  diolah  menjadi  infomasi pada  sistem  ini  memiliki  berbagai  masukan  sesuai  dengan penggunaan sistem.

## IV. HASIL DAN IMPLEMENTASI

## A. Proses Surat Masuk
Gambar 1 Activity Diagram Proses Surat Masuk

## B. Proses Surat Keluar
Gambar 2. Activity Diagram Proses Surat Keluar

## C. Proses Pembuatan Laporan Surat Masuk
Gambar 3. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Surat Masuk

## D. Proses Pembuatan Laporan Surat Keluar
Gambar 4. Activity Diagram Proses Pembuatan Laporan Surat Keluar
E. Use case Diagram Transaksi Entry Disposisi <<include>> Entry Surat Masuk Cetak Surat Keluar Cetak Surat Tugas Cetak Surat Keputusan Cetak Surat Pernyataan Cetak Disposisi Entry Surat Nota Dinas Sekretaris Gambar 5. Use case diagram transaksi
F. Use case Diagram Laporan
Cetak Laporan Surat Masuk Cetak Laporan Surat Keluar Cetak Laporan Surat Keputusan Cetak Laporan Surat Pernyataan Cetak Laporan Surat Nota Dinas Cetak Laporan Surat Tugas Staf TU Pimpinan Gambar 6 Use case diagram laporan

## G. Entity Relationship Diagram (ERD)
Instansi Kirim Surat Masuk RKK Ada Dapat Disposisi Dapat Surat Keluar Buat Bagian Keluar Dapat Surat Pernyataan Buat Surat Tugas Terima Pegawai Serah Surat Keputusan Terima Serah Punya 1 1 1 1 1 1 1 M M 1 1 M 1 M 1 1 M M Kd_RKK Nm_RKK Kd_Instansi Nm_Kantor Alamat No_Telp Kd_Bagian Nm_Bagian Kd_Pegawai Nip Pangkat_Gol Jabatan_Nm Pendidikan_Nm Tempat_Tgl_Lahir
Cat_Mutasi Ket Kd_Disposisi Surat_Dari No_Surat Tgl Diterima_Tgl No_Agenda Sifat Perihal Kd_SMasuk Tgl_SMasuk No_Surat Sifat Lampiran Hal Kd_SKeluar Tgl_SKeluar No_Surat Sifat Lampiran Perihal Kd_SNotaDinas Tgl_SNotaDinas
No_Surat Sifat
Lampiran Hal Kd_SKeluar Kd_Bagian Kd_SKeluar Kd_Instansi Kd_SMasuk Kd_Disposisi Kd_Disposisi Kd_SNotaDinas Kd_SMasuk Kd_RKK Kd_SNotaDinas Kd_RKK Kd_Instansi Kd_SMasuk Teima M Kd_STugas No_Surat Tgl_STugas Kd_STugas Kd_Pegawai Ket_STugas Kd_SPernyataan No_Surat Tgl_SPernyataan Kd_SPernyataan Kd_Instansi Kd_STugas Kd_Bagian Ket_Disposisi Kd_SMasuk Kd_Bagian Kd_SKeputusan No_Surat Tgl_SKeputusan Kd_SKeputusan Kd_Bagian Kd_SKeputusan Perihal Tujuan_Perjalanan Lama_Perjalanan Tembusan Kd_SPernyataan Kd_Bagian M Nama_Pegawai Msk_Thn Latjab_Nm Beri Surat Nota Dinas 1 1 1 1 M Kd_Instansi M 1 Kd_Instansi Kd_SNotaDinas 1 Perihal Perihal Ada Kd_SNotaDinas Kd_Bagian 1 M Pangkat_Tmt Jabatan_Tmt Msk_Bln Latjab_Bln_Thn Latjab_Jml_Jam Pendidikan_Tk Tgl_Terima Tgl_MasukSK Tgl_MasukST Tgl_MasukSKP Tgl_MasukSP Tgl_MasukSND 1 M Gambar 7 Entity Relationship Diagram (ERD)

## H. Rancangan Layar
1) Rancangan Layar Menu Utama
Menu Utama Menu Utama MASTER TRANSAKSI LAPORAN
KELUAR

## SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT PADA

## KANTOR GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
Komplek Perkantoran & Pemukiman Terpadu

## Pemprov Bangka Belitung Air Itam PangkalPinang
Gambar VI.8 Rancangan Layar Menu Utama

## 2) Rancangan Layar Entry Data Instansi
Entry Data Instansi Entry Data Instansi
Kode Instansi Nama Kantor Nomor Telepon Input Input Input Display Display No Display Display Kode Instansi Display Display Nama Kantor Simpan Ubah Keluar Hapus Batal Alamat Input Display Display Alamat Data Instans i Display Display Nomor Telepon Tombol
Gambar 9. Rancangan Layar Entry Data Instansi

## 3) Rancangan Layar Cetak Surat Keluar
Cetak Surat Keluar Cetak Surat Keluar
Nama Kantor Alamat Nomor Telepon Display Display Display Display Simpan Keluar Kode Instansi Nomor Surat Tanggal Surat Keluar Kode Surat Keluar Input Batal Auto Sifat Input Cari Data Surat Keluar Lampiran Perihal Input Data Instansi Nama Bagian Display Display Kode Bagian Cari Data Bagian Sysdate Input Input Tembusan Tombol Tanggal Masuk Surat Keluar Sysdate Cetak
Gambar 10. Rancangan Layar Cetak Surat Keluar

## 4) Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Keluar
Cetak Laporan Surat Keluar Cetak Laporan Surat Keluar
Periode Pilih Pilih S/D Cetak Keluar LAPORAN SURAT KELUAR

## KANTOR GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
Komplek Perkantoran dan Pemukiman Terpadu Pemprov Bangka Belitung Air Itam PangkalPinang
I. Sequence Diagram
1) Sequence Diagram Entry Data Instansi
: Staf TU Pimpinan : FrmMenuUtama : FrmInstansi
: Instansi
: CtrlInstansi Open() Open()
Getinstansi() Getinstansi() Inputinstansi() Inputinstansi() Simpaninstansi() Simpaninstansi() Simpaninstansi()
Displayinstansi() Ubahinstansi() Ubahinstansi() Ubahinstansi() Displayinstansi() Displayinstansi() Hapusinstansi() Hapusinstansi() Hapusinstansi() Batalinstansi() Batalinstansi() Kosongkan() Keluar() Keluar() Keluar()
Gambar 12. Sequence Diagram Entry Data Instansi
2) Sequence Diagram Cetak Surat Keluar
: Staf TU Pimpinan : FrmMenuUtama : FrmSuratKeluar : CtrlSuratKeluar : SuratKeluar : Instansi : Bagian
Open() Open() Getsuratkeluar() Getsuratkeluar() Auto() Inputsuratkeluar() Inputsuratkeluar() Cariinstansi() Getinstansi() Getinstansi() Displayinstansi() Caribagian() Getbagian() Getbagian() Displaybagian() Simpansuratkeluar() Simpansuratkeluar() Simpansuratkeluar() Batalsuratkeluar() Batalsuratkeluar() Kosongkan() Keluar() Keluar() Keluar() Cetaksuratkeluar() Cetaksuratkeluar() Getsuratkeluar() Getinstansi() Getbagian() Displaysuratkeluar()
Gambar 13. Sequence Diagram Cetak Surat Keluar
V. PENUTUP

## A. Kesimpulan
 Dengan  adanya  sistem  penanganan  surat  yang terkomputerisasi,  maka  pengolahan  surat,  penyajian informasi  akan  lebih  cepat  serta  keamanan  data  akan lebih terjamin karena tempat atau media penyimpanan lebih terjaga.
 Dengan  adanya  sistem  yang  terkomputerisasi  dapat mempermudah  dalam  memberikan  informasi  kepada pengguna,  sehingga  membantu  mencapai  hasil  kerja yang  maksimal  dan  dapat  menunjang  informasi  yang cepat dan akurat.
 Pembuatan  laporan  dapat  dilakukan  dengan  lebih mudah,  cepat,  teliti,  dan  rapi  dikarenakan  peyediaan data dan informasi yang baik.
 Dalam  pencarian  data  yang  ada  menjadi  lebih  mudah dan  cepat  karena  data  yang  tersedia  sudah terkomputerisasi sehingga hal tersebut dapat meningkatkan efesiensi dan efektivitas kerja.

## B. Saran
 Perlu  adanya  pelatihan  khusus  untuk  user  (bagian) yang  nantinya  akan  menggunakan  sistem  yang terkomputerisasi sehingga sistem yang telah dibangun dapat berfungsi dengan baik.
 Untuk  menjaga  dari  hal-hal  yang  tidak  diinginkan seperti  hilangnya  data,  perlunya  pemeliharaan  secara berkala terhadap sistem yang terkomputerisasi.
 Perlu  adanya  ketelitian  dalam  memasukkan  data, sehingga  informasi  yang  dihasilkan  lebih  tepat  dan akurat.
 Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul  pada  sistem,  perlu  dilakukan  perawatan ( maintenance) secara  rutin.  Pengontrolan  data merupakan  cara  perawatan  yang  terbaik  untuk menghindari berbagai kesalahan.

## D AFTAR P USTAKA
[1] [Abdul, 2003]  Abdul.  2003. Kerangka  Dasar  Sistem  Informasi Manajemen. Jakarta : Pustaka Binaman Pressindo.
[2] [Barthos, 2003]  Barthos,  Basir.  2003. Manajemen  Kearsipan .  Jakarta  : Bumi Aksara.
[3] [Gie, 2000] Gie ,  The  Liang.  2000 .  Administrasi  Perkantoran . Yokyakarta : Modern Liberty.
[4] [Jogiyanto, 2005] Jogiyanto. 2005. Sistem Teknologi Informasi . Yogyakarta : Andi Offset. [5] [Moekijat, 2006] Moekijat. 2006. Pembimbing Administrasi dan Surat-menyurat . Bandung : Mandar Maju.
[6] [Munawar, 2005]
Munawar.  2005. Pemodelan  Visual  dengan UML . Yogyakarta : Graha Ilmu. [7] [Supriyanto,2005] Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi . Jakarta : Salemba Infotek.
[8] [Sutopo, 2002]   Sutopo,  Hadi  Ariesto.  2002. Analisis    dan  Desain Berorientasi Objek . Yogyakarta : J&J Learning.
[9] [Whitten, 2004]  Whitten,  Jeffrey  L.  2004. System  Analysis  and  design Methods.6 th ed. New York : Mc Geaw-Hill.
[10] G.  Eason,  B.  Noble,  and  I.N.  Sneddon,  “On  certain  integrals  of Lipschitz-Hankel  type  involving  products  of  Bessel  functions,”  Phil. Trans.  Roy.  Soc.  London,  vol.  A247,  pp.  529-551,  April  1955.
( references )