## SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KENDARAAN BERBASIS SMS GATEWAY DI PT. JAYA TRADE INDONESIA KOTA CIREBON
Otong Saeful Bachri STIKOM POLTEK CIREBON Jl. Brigjend Darsono Bypass No. 33 Telp (0231) 486475 e-mail : kupret_ujang@yahoo.com

## Abstrak
Secara  spesifik tujuan diadakannya penelitian terhadap sistem informasi  administrasi  kendaraan adalah  agar  dapat  menghindari  dan  meminimalkan  terjadinya  keterlambatan  pengurusan  surat-surat kendaraan.  Dengan  penelitian  ini  demi  menerapkan  suatu  sistem  informasi  berbasis  sms  gateway  yang didalamnya  mencakup  data  masa  aktif  atau  tempo  surat-surat  kendaraan  dapat  meningkatkan  kualitas administrasi  kendaraan  di  PT.  Jaya  Trade  Indonesia  Kota  Cirebon.  Dan  pengumpulan  data  dilakukan melalui  sebuah  penelitian  dengan  teknik  wawancara,  observasi,  studi  pustaka,  menganalisa  kebutuhan sistem,  merancang  sistem  dan  mengimplementasikan  rancangan  sistem  tersebut  dengan  metode  SDLC (System Development Life Cycle). Untuk pengolahan data tempo surat-surat kendaraan ini menggunakan Rational  Unified  Process  (RUP)  dan  AT  (AT  COMMAND)  sebagai  teori  pendukung  agar perancangannya  sesuai  dengan  penerapan  administrasi  kendaraan  berbasis  sms  gateway.  Hasil penelitian  yang  dilalukan  adalah  telah  dibuat  suatu  perancangan  administrasi  kendaraan  berbasis  sms gateway sebagai sistem yang mampu memberikan informasi data tempo surat kendaraan yang cepat dan efektif dari bidang Administrasi Kendaraan di PT. Jaya Trade Indonesia Kota Cirebon.
Kata kunci : Sistem Informasi, Administrasi, Kendaraan, SMS GAteway

## Abstract
Specifically, the purpose of the study of the administration of vehicle information system is in order to  avoid  and  minimize  the  delays  in  obtaining  letters  of  the  vehicle.  With  this  research  for  the  sake  of implementing  an  information  system  based  sms  gateway  which  includes  the  active  period  of  data  or tempo  letters  vehicles  can  improve  the  quality  of  vehicle  administration  in  PT.  Jaya  Trade  Indonesia Cirebon. And data collection is done through a study by interviewing, observation, literature, analyzing system requirements, system design  and implement  the system design  with the method  of SDLC (System Development  Life  Cycle).  For  data  processing  tempo  letters  this  vehicle  using  the  Rational  Unified Process (RUP) and AT (AT COMMAND) as supporting the theory that its design in accordance with the administrative application of vehicle-based sms gateway. Results of research is passed is already made a design-based  vehicle  administration  sms  gateway  as  a  system  capable  of  providing  data  information tempo  vehicle  documents  quickly  and  effectively  from  Vehicle  Administration  at  PT.  Jaya  Trade Indonesia Cirebon.
Keywords: Information Systems, Administration, Vehicle, SMS Gateway

## 1.  Pendahuluan

## 1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan  teknologi  informatika  tidak  terlepas  dari  semakin  bertambah  majunya  teknologi informatika.  Kebutuhan  akan  teknologi  informatika  pun  semakin  di  minati  oleh  masyarakat  luas  baik untuk  perorangan  maupun  perusahaan-perusahaan  di  segala  bidang  dan  atau  pada  dinas-dinas pemerintahan.  Perkembangan  teknologi  informatika  juga  dijadikan  alat  bantu  dalam  menyampaikan informasi secara akurat, efektif dan efisien. Salah satu bentuk perkembangan teknologi yang berkembang dengan  pesat  dalam  dunia  teknologi  informatika    adalah  di  bidang  komunikasi.  Seperti  jaringan  pesan telepon  umum  memberikan  kemampuan  pesan  teks  singkat  misalnya,  standar  Short  Message  Service
(SMS)  yang  mendukung  transmisi  pesan  alfanumerik  antara  pelanggan  telepon  seluler  dan  perangkat pesan singkat lainnya.
PT.  Jaya  Trade  Indonesia  merupakan  perusahaan  swasta  yang  bergerak  di  bidang  produksi  dan distribusi bahan aspal jalan. Segala bentuk kegiatannya berkaitan dengan produksi aspal dan distribusi ke pemesan.  Oleh  karenanya,  pengurusan  kendaraan-kendaraan  transportasi  memiliki  poin  penting  dalam berbagai  pelaksanaan  kegiatan  di  PT.  Jaya  Trade  Indonesia  mulai  dari  proses  produksi  barang  sampai distribusi.  Saat  ini  sistem  yang  berlangsung  di  PT.  Jaya  Trade  Indonesia  Kota  Cirebon  dalam  bidang pengurusan  surat-surat  kendaraan  kurang  maksimal  karena  sistem  yang  digunakan  masih  belum teraplikasi,  selain  itu  seringkali  terjadi  keterlambatan  pengurusan  dikarenakan  kelalaian  memantau jadwal-jadwal pengurusan surat-surat kendaraan yang sudah tidak aktif masa berlaku kendaraannya. Hal tersebut  disebabkan  karena  tidak  adanya  pemberitahuan  sejak  dini    terhadap  masing-masing  karyawan mengenai  masa  berlaku  surat-surat  kendaraan  dan  dapat  memicu  keterlambatan  sehingga  kinerja  pun kurang efektif dan efisien.
Sejalan  dengan  jumlah  permintaan  pesanan  barang  yang  terus  meningkat,  kondisi  seperti  ini umumnya  menjadi  kendala  bagi  karyawan  PT.  Jaya  Trade  Indonesia  terutama  pada  ketepatan  data pemesan  dan  kecepatan  waktu  proses.  Oleh  karena  itu,  jika  tidak  adanya  peningkatan  mutu  yang dilakukan oleh PT. Jaya Trade Indonesia khususnya pada bidang pengurusan surat-surat kendaraan maka pekerjaan bidang distribusi dalam menangani data pemesanan dan pendistribusian barang menjadi kurang efektif.  Hal  tersebut  akan  berdampak  pada  menurunnya  kualitas  kerja  untuk  memberikan  pelayanan kepada  pelanggan.  Berdasarkan  uraian  latar  belakang  diatas  maka  peneliti  tertarik  untuk  melakukan penelitian secara mendalam tentang Sistem Infomasi yang ada di PT. JAYA TRADE INDONESIA agar dapat lebih ditingkatkan. Jika penelitian  ini tidak  segera dilakukan  maka Sistem Informasi  Administrasi Kendaraan tidak akan mengalami perkembangan yang lebih baik.

## 1.2. Identifkasi Masalah
Adapun identifikasi masalah tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut:
1.  Kurang terjadwalnya pengurusan surat-surat kendaraan di PT. Jaya Trade Indonesian Kota Cirebon.
2.  Lambatnya  pengurusan  surat-surat  kendaraan  seperti  surat  KEUR  dan  STNK  di  PT.  Jaya  Trade Indonesia Kota Cirebon.
3.  Dokumenstasi  surat-surat  kendaraan  yang  masih  menggunakan  microsoft  office  excel  di  PT.  Jaya Trade Indonesia Kota Cirebon.

## 1.3. Batasan Masalah
Adapun batasan masalah sebagai berikut :
1. Aplikasi dibuat untuk mempermudah didalam pemberitahuan informasi tentang surat-surat kendaraan di PT. Jaya Trade Indonesian Kota Cirebon.
2. Mengatasi  keterlambatan  pengurusan  surat-surat  kendaraan  di  PT.  Jaya  Trade  Indonesian  Kota Cirebon.
3. Dokumentasi surat-surat kendaraan yang lebih tersusun di PT. Jaya Trade Indonesian Kota Cirebon.

## 1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dibuatnya aplikasi ini dijabarkan sebagai berikut :
1. Untuk memperoleh data tentang gambaran sistem informasi yang akan diterapkan di PT. JAYA TRADE INDONESIA  Kota Cirebon.
2. Untuk mengetahui seberapa besar manfaat penerapan sistem informasi di PT. JAYA TRADE INDONESIA  Kota Cirebon.
3. Memberi kemudahan bagi pemakai mendapatkan ketepatan informasi surat-surat kendaraan yang perlu di urus di PT. JAYA TRADE INDONESIA  Kota Cirebon.
4. Dokumentasi surat-surat kendaraan yang tersusun sistematis dan automatis di PT. JAYA TRADE INDONESIA  Kota Cirebon.

## 2.  Kajian Pustaka

## 2.1. Sistem
Menurut  (Rosenblatt, 2012), sistem adalah serangkaian komponen yang saling berhubungan yang menghasilkan  hasil tertentu. Menurut  (Hall, 2011), sistem adalah  sebuah kelompok dari dua atau  lebih komponen yang saling berhubungan atau subsistem untuk mencapai tujuan bersama. Dari definisi di atas, dapat  disimpulkan  bahwa  sistem  adalah  komponen-komponen  yang  saling  berkaitan  dan  bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

## 2.2. Pengertian Informasi
Menurut  (Rosenblatt, 2012),  informasi  adalah data yang telah diubah  menjadi output yang  lebih berharga bagi penggunanya.
Menurut  (Mokoginta, 2010), informasi dapat didefinsikan sebagai berikut : 1.  Data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan.
2.  Pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.
3.  Data  yang  sudah  diolah  menjadi  suatu  bentuk  lain  yang  lebih  berguna  yaitu  pengetahuan  atau keterangan  yang ditujukan  bagi penerima dalam  pengambilan keputusan,  baik  masa sekarang atau  yang akan  datang.  Maka  dapat  disimpulkan  bahwa  infomasi  adalah  kumpulan  data  yang  telah  diproses  dan menjadi sebuah pengetahuan yang memiliki arti bagi penggunanya.

## 2.3. Analisis Administrasi
Menurut    (Alma,  2010),  Manajemen  kantor  sering  disebut  “Administrasi  kantor”  adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi agar proses  tersebut  mampu  menyediakan  informasi  yang  bermakna  bagi  proses  pembuatan  keputusan. Manajemen kantor adalah aktivitas mengelola dan membuat keputusan.

## 2.4. Kendaraan
Menurut    (Lall,  2006),  Kendaraan  atau  angkutan  adalah  alat  transportasi  selain  makhluk  hidup. Mereka  biasanya  buatan  manusia  (mobil,  motor, kereta,  perahu,  pesawat), tetapi  bukan  buatan  manusia juga  bisa  disebut  kendaraan,  seperti  gunung  es,  dan  batang  pohon  yang  mengambang.  Kendaraan  tidak bermotor dapat digerakkan oleh manusia atau ditarik oleh hewan, seperti gerobak.

## 3.  Analisa Dan Perancangan Sistem
3.1. Uraian Prosedur Sistem
Prosedur Pengurusan Surat-Surat Kendaraan, antara lain :
1. Kepala bagian Administrasi Kendaraan mengecek tanggal jatuh tempo surat-surat kendaraan.
2. Jika  Ada  surat-surat  kendaraan  yang  akan  di  urus  maka  Kepala  bagian  Administrasi  Kendaraan segera  membuat  dua  rangkap  lampiran  yang  berisi  pengurusan  surat-surat  kendaraan  yang  akan  di urus dan memberikannya ke Manager untuk disetujui.
3. Setelah  lampiran  pengurusan  surat-surat  kendaraan  disetujui  oleh  Manager,  Kepala  bagian Administrasi  merujuk  ke  bagian  Keuangan  untuk  proses  pembiayaan  penanganan  surat-surat kendaraan.
4. Jika surat-surat kendaraan selesai di tanda tangani , Kepala bagian Administrasi Kendaraan membuat dan memberikan laporan ke Manager sebagai bukti.
5. Jika surat-surat kendaraan selesai di tangani , Kepala  bagian  Administrasi  Kendaraan  membuat dan memberikan laporan ke Manager sebagai bukti.
Prosedur Laporan Pengurusan Surat-Surat Kendaraan, antara lain :
1.  Bagian Administrasi Kendaraan akan membuat laporan mengenai pengurusan surat-surat kendaraan sebanyak dua rangkap yang sudah dilakukan.
2.  Laporan diberikan kepada Kepala TAC untuk di tanda tangani. 1 (satu) rangkap laporan pengurusan surat-surat kendaraan yang sudah di tanda tangani akan diarsipkan oleh kepala TAC.
3.  Selanjutnya 1 (satu) rangkap laporan pengurusan surat-surat kendaraan yang sudah di tanda tangani akan diarsipkan di Bagian Administrasi Kendaraan.

## 3.2. Diagram Sistem Prosedur
3.2.1. Flowmap Prosedur Pengurusan Surat-Surat Kendaraan
Gambar 1. Flowmap Prosedur Pengurusan Surat-Surat Kendaraan

## 3.2.2. Flowmap Prosedur Laporan Pengurusan Surat-Surat
Gambar 2. Flowmap Prosedur Laporan Pengurusan Surat-Surat Kendaraan
3.3. Analisis Dokumen dan Informasi
3.3.1.  Analisis Dokumen
Pada proses pengurusan surat-surat kendaraan di PT. Jaya Trade Indonesa yang menjadi dokumen input adalah : Form Pengurusan Surat-Surat Kendaraan Nama Dokumen  :  Form Pengurusan surat- surat kendaraan
Fungsi :  Berisi informasi surat-surat kendaraan Sumber :   Kepala bagian Administrasi Kendaraan Distribusi :   Kepala bagian Administrasi Kendaraan Periode :   Setiap tanggal tempo surat kendaraan Item data :   no_form, tanggal, no_polisi, tahun, merek, no_mesin, no_rangka, tempo_stnk, tempo_keur, keterangan.

## 3.3.2.  Analisis Informasi
Dokumen  output  dari  proses  pengurusan  surat-surat  kendaraan  adalah:  Laporan  Pengurusan  Surat-Surat Kendaraan Nama Dokumen  :   Dokumen Pengurusan surat kendaraan
Fungsi :   Berisi informasi Surat-Surat Kendaraan Sumber :   Kepala bagian Administrasi Kendaraan Distribusi :   Kepala bagian Administrasi Kendaraan Periode :   Setiap Pelaporan Data Pengurusan Item data :   no_laporan, tgl, no_polisi, tgl_tempo, status, keterangan.

## 3.4. Perancangan Sistem
Dalam perancangan  sistem guna  membuat aplikasi penerapan  sistem pakar untuk  mendiagnosa penyakit  Gagal  Ginjal  ,  digunakan  beberapa  diagram  UML,  antara  lain use  case  diagram,  activity diagram,  sequence  diagram dan class diagram .  Selain  diagram-diagram  UML,  akan  di  jelaskan  pula deskripsi dan skenario alur dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh aktor.

## 3.4.1. Flow Map Prosedur Pengecekan Surat-Surat Kendaraan Flow Map Prosedur Pengecekan Surat – Surat Kendaraan
Kepala Bagian Administrasi Manager Bagian Keuangan Sistem Ph as e Cek Jatuh Tempo Kendaraan Surat Pengajuan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Surat Pengajuan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Surat Pengajuan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Pencairan Dana ACC Surat Pengajuan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Dana Tunai Dana Tunai Ya Tidak A1 A2 Data Surat Pengajuan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Data Kendaraan Sms Notifikasi Pengurusan Surat Pengajuan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Cetak Lampiran Pengurusan Surat – Surat Kendaraan
Gambar 3 Flow Map Prosedur Pengecekan Surat-Surat Kendaraan
3.4.2. Flow Map Prosedur Pengurusan Surat-surat Kendaraan
Flow Map Prosedur Pengurusan Surat – Surat Kendaraan
Kepala Bagian Administrasi Manager Sistem Ph as e Update Status Pengurusan Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan ACC Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Ya Tidak A1 Data Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Data Kendaraan Cetak Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan
Gambar 4. Flowmap Prosedur Pengurusan Surat-Surat Kendaraan
3.4.3. Flow Map Prosedur Laporan Surat-Surat Kendaraan Flowmap Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan
Kepala Bagian Administrasi Manager Sistem Ph as e Cetak Laporan Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan ACC ACC Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Ya Tidak A2 A2 Data Surat Pengajuan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Data Laporan Pengurusan Surat – Surat Kendaraan Data Laporan
Gambar 5. Flowmap Prosedur Laporan Pengurusan Surat-Surat Kendaraan
3.4.4.  Diagram Konteks
Gambar 6. Diagram Konteks

## 3.4.5.  DFD Level 0
3.4.6.  DFD Level 1 Pengecekan
Gambar 8. Diagram Aliran Data Level 1 Pengecekan
3.4.7.  DFD Level 1 Pengurusan
Gambar 8. Diagram Aliran Data Level 1 Pengurusan
3.4.8.  DFD Level 1 Laporan
Gambar 9. Diagram Aliran Data Level 1 Laporan 3.4.9.  Entitas Relationship Diagram
Kepala Bagian Administrasi Kendaraan Nomor Username Kendaraan Nomor Polisi Pengecekan 1 M Tahun No Rangka No Mesin Merk/Tipe Tempo_STNK Tempo_KEUR Keterangan Pengurusan 1 Data Pengurusan Nomor_polisi Id_pengurusan tipe Tgl_notify Tgl_pengurusan Tgl_selesai Tempo_status Tempo_surat SMS Gateway Id_message Id_pengurusan tipe tanggal message status Mengirim Menerima 1 1 1 1 1 Update 1 1 Notifikasi M 1 Gambar 10. Entitas Relationship Diagram

## 4.  Implementasi Sistem
A. Desain Menu Utama
Form Utama berfungsi untuk mengakses semua data yang diinginkan oleh pengguna aplikasi, didalamnya terdapat menu-menu yang dapat di akses seperti :
Gambar 11. Desain Menu Utama

## B. Desain Form Connection
Form ini digunakan untuk menyetting koneksi modem dan nomor telepon. Dari field “port name” jalur  port  dari  modem,  field  “baud  rate”  adalah  kecepatan  maximum  port  dan  “timeout”  jeda  waktu koneksi.
Gambar 12. Desain Form Connection
C. Desain Form Data Kendaraan
Form Data Kendaraan meliputi data keur dan stnk sebagai pelaksanaan surat-surat kendaraan dan berisi fungsi input, edit, delete ke database serta details dari data kendaraan.
Gambar 13. Desain Data Kendaraan Utama
D . Form Data Kendaraan Add
Gambar 14. Desain Data Kendaraan Add
E.  Form Data Pengurusan
Gambar 15. Form Details Data Kendaraan
F.  Desain Data Pengurusan
Gambar 16. Desain Status Pengurusan
G.  Form Laporan Data Pengurusan Kendaraan
Untuk  melihat  dan  mencetak  data  laporan  kendaraan  dengan  cara  memilih  menu  “Report”  pada form menu utama. Tampilan form menu “Report” sebagai berikut :
Gambar 17. Form Laporan Data Pengurusan Kendaraan

## 5.  Kesimpulan Dan Saran
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan  analisis  masalah  yang  telah  dilakukan,  maka  dapat  diambil  kesimpulan  sebagai berikut :
1. Pengguna  aplikasi  akan  mudah  mendapatkan  informasi  tentang  tanggal  jatuh  tempo  pengurusan surat-surat kendaraan.
2. Dapat mengefisiensikan waktu serta efektifitas proses kinerja Administrasi Kendaraan.
3. Sangat  membantu  kepala  bagian  administrasi  kendaraan  dalam  melakukan  pengecekan  surat-surat kendaraan yang tidak lagi mengecek di depan komputer atau PC.

## 5.2. Saran
Saran  yang  disampaikan  dari  desain  sistem  aplikasi  Sistem  Informasi  Administrasi  Kendaraan Berbasis SMS Gateway pada PT. Jaya Trade Indonesia Kora Cirebon, yaitu sebagai berikut :
1. Bagi Administrasi Kendaraan Berbasis SMS Gateway pada PT. Jaya Trade Indonesia Kora Cirebon diharapkan  dapat  menerapkan  aplikasi  ini  agar  dapat  memudahkan  dalam  pengurusan  surat-surat kendaraan.
2. Aplikasi  Administrasi  Kendaraan  Berbasis  SMS  Gateway  masih  butuh  pengembangan  lebih kompleks lagi guna memenuhi kebutuhan pengguna.
3. Aplikasi Administrasi Kendaraan Berbasis SMS Gateway masih menggunakan service provide atau bantuan  server  lain  dalam  penggunaannya,  untuk  pengembangan  selanjutnya  diharapkan menggunakan server sendiri.
Daftar Pustaka
[1]  Andi. (2010). Microsoft Visual C# Programming. In Shortcourse Series. Wahana Komputer.
[2]  Brady  M,  L.  J.  (2010).  the  use  of  entity-relationship  diagramming  as  a  technique  to  support grounded theory inquiry. In Qualitative Research In Organizations And Management.
[3]  Cahyo,  S.  (2010).  Panduan  Praktis  Pemrograman  Database  Menggunakan  Mysql  dan  Java.  In Panduan Praktis Pemrograman Database Menggunakan Mysql dan Java.
[4]  Indrajani,  S.  M.  (2011).  Perancangan  Basis  Data  Dalam  Allin.  In  Perancangan  Basis  Data  Dalam Allin. Elex Media Komputindo.
[5]  Jogiyanto HM., M. A. (2010). Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
[6]  Kusrini,  &  Koniyo,  A.  (2009).  Membangun  Sistem  Informasi  Akuntansi  dengan  Visual  Basic  & Microsoft SQL Server. In Tuntunan Praktis.
[7]  Lall,  C.  J.  (2006).  Dasar-dasar  Rekayasa  Transportasi.  In  Dasar-dasar  Rekayasa  Transportasi. Erlangga.
[8]  Pressman, R. (2010). Software Engineering : a practitioner’s approach. In Software Engineering : a practitioner’s approach. McGraw-Hill.
[9]  Raharjo,  Susilo,  &  Gudnanto.  (2011).  Pemahaman  individu  Teknik  Non  Tes  kudus.  Kudus: NoraMedia Enterprise.
[10]  Wahyono,  T.  (2010).  Sistem  Informasi  Konsep  Dasar,  Analisis  Desain  dan  Implementasi,  edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu Yogyakarta.