e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.2,  Desember 2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com

## SISTEM MANAJEMEN DATA ELEKTRONIK
AKREDITASI PROGRAM STUDI (IAPS) 4.0

## (Studi Kasus: STIKOM Tunas Bangsa)
Abdi Rahim Damanik 1 , Fahmi Firzada 2 ,
Wendi Robiansyah 3 , Surya Darma 4
Program Studi Sistem Informasi 1,2,3,4
STIKOM Tunas Bangsa 1,2,3,4
abdirahimdamanik@stikomtb.ac.id 1 , fahmifirzada@gmail.com 2 , wendirobiansyah@gmail.com 3 , suryadarmaatb@gmail.com 4
Received: July 31, 2021 . Revised: August 30, 2021 . Accepted: October 30,
2021 .  Published: December 02, 2021 . Issue Period: Vol.5 No.2 (2021), Page 195-201
Abstrak: Akreditasi Program Studi STIKOM Tunas Bangsa oleh BAN-PT adalah salah satu kegiatan  dan  penilaian  standar  mutu  kampus  oleh  lembaga  pendidikan  tinggi.  Membuat Laporan  Kinerja  Program  Studi  (LKPS)  membutuhkan  banyak  informasi  tentang  kinerja selama lima tahun. Salah satu kegiatan yang terhambat sering terjadi pada saat berkunjungnya asessor  adalah  kurangnya  file  arsip  dan  tidak  adanya  data  yang  disediakan  oleh  pegawai program studi akreditasi, karena tidak cukup informasi dan dokumen cadangan yang tersedia. oleh  karena  itu  dibutuhkan  suatu  sistem  yang  berfungsi  untuk  mengelola  dan  menjaga ketersediaan  data  saat  pelaporan  kinerja  kepada  asessor.  Dalam  penelitian  ini,  sistem informasi  yang  dikembangkan  menggunakan  database  MySQL  sebagai  penyimpanan  data. Model  pengumpulan  data  berbentuk  file  dan  akan  diupload  kedalam  sistem.  Proses  ini  akan mempermudah  dalam  pencarian  file  dan  memberikan  file  kepada  acessor  dalam  bentuk  pdf online  saja.  hal  tersebut  dapat  membantu  dari  segi  perguruan  tinggi  atau  pun  acessor  untuk tidak lagi menggunakan file dalam bentuk kertas yang susah untuk dicari.
Kata kunci: Data Elektronik, Web, Dokumentasi File.
Abstract: Accreditation  of  the  STIKOM  Tunas  Bangsa  Study  Program  by  BAN-PT  is  one  of the  activities  and  assessments  of  campus  quality  standards  by  higher  education  institutions. Making a Study Program Performance Report (LKPS) requires a lot of information about five years of performance. One of the activities that were hampered during the visit of the assessor was  the  lack  of  archive  files  and  no  data  provided  by  the  staff  of  the  accreditation  study program,  often  due  to  insufficient  and  available  backup  documents.  Therefore  we  need  a system that functions to  manage and maintain data  availability  when reporting performance to appraisers. In this study, the developed information system uses a MySQL database as data storage. The data collection model is in the form of a file and will be uploaded into the system. This process will make it easier to search for files and provide files to accessors in the form of online pdfs only. this can help  in  terms of universities or accessors to  no longer use files in paper form that are difficult to find.
Keywords: Electronic Data, Web, File Documentation.
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.2,  Desember 2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com

## I. PENDAHULUAN
Akreditasi  perguruan  tinggi  oleh  BAN-PT  merupakan  proses  penentuan  standar  mutu  dan  penilaian terhadap suatu lembaga pendidikan tinggi oleh pihak di luar lembaga yang independen. Akreditasi adalah upaya pemerintah  dalam  menjamin  mutu  lulusan  suatu  perguruan  tinggi  dan  melakukan  standarisasi  agar  sesuai dengan  kebutuhan  kerja  dan  kualitas  lulusan  antara  perguruan  tinggi  tidak  terlalu  bervariasi.  Untuk mendapatkan  hasil  penilaian  akreditasi  yang  sesuai  dengan  yang  diharapkan,  maka  perguruan  tinggi  serta program studi harus menyesuaikan kondisi internal sesuai dengan standar akreditasi yang ditentukan oleh BAN- PT [1].
Sebelumnya  proses  akreditasi  masih  mengacu  pada  tujuh  kriteria  dan  saat  ini  telah  menggunakan instrumen  baru  yang terdiri dari sembilan kriteria. Instrumen  baru akreditasi  yang digunakan adalah IAPS 4.0 yang terdiri atas dokumen Laporan Evaluasi Diri (LED) dan Laporan Kinerja Program Studi (LKPS). Instrumen baru lebih menekankan pada output dan outcome, sementara instrumen lama berorientasi pada input dan kurang terlihat  keterkaitannya  dengan  aspek  kualitas.  Setiap  standar  dalam  akreditasi  memerlukan  banyak  dokumen pendukung  yang  harus di organisir dengan  baik, terlebih  lagi  instrumen akreditasi  yang  baru  memiliki  jumlah parameter penilaian yang lebih banyak dari sebelumnya[2].
Akreditasi  adalah  pengakuan  terhadap  perguruan  tinggi  atau  program  studi  yang  menunjukkan  bahwa perguruan tinggi atau program  studi tersebut dalam  melaksanakan program pendidikan dan  mutu lulusan  yang dihasilkannya,  telah  memenuhi  standar  yang  ditetapkan  oleh  Badan  Akreditasi  Nasional  Perguruan  Tinggi (BAN-PT)  [3].  Penetapan  akreditasi  oleh  BAN-PT  dilakukan  dengan  menilai  proses  dan  kinerja  serta keterkaitan  antara  tujuan,  masukan,  proses  dan  keluaran  suatu  perguruan  tinggi  atau  program  studi,  yang merupakan tanggung jawab perguruan tinggi atau program studi masing-masing[4].
Pengisian laporan kinerja program studi (LKPS) membutuhkan banyak data kinerja program studi selama 5  tahun.  Jika  data  tersebut  baru  dikumpulkan  pada  saat  penyusunan  borang  akreditasi,  maka  proses pengumpulan data ini akan memakan waktu, belum lagi jika terdapat dokumen yang rusak atau tercecer. Hal ini sering  menjadi  kendala  ketika  proses  asesmen  saat  visitasi,  dimana  kecukupan  bukti  data  dan  dokumen  tidak memadai.  Idealnya  program  studimengumpulkan  datanya  secara  berkala,  misalnya  setiap  semester  atau  setiap tahun dalam sebuah sistem informasi tentang kinerja program studi sehingga data tersedia set iap saat[5].
Sebagai  contoh,  data  luaran  (output)  program  studi  setiap  tahun  dapat  tersedia.  Oleh  karena  itu, diperlukan  sebuah  sistem  yang  digunakan  untuk  membantu  untuk  proses  persiapan  data  dalam  pembuatan borang  akreditasi.  Untuk  bisa  menghasilkan  data  yang  baik,  berdasarkan  permasalahan  tersebut  maka dibutuhkan suatu perancangan sistem manajemen data elektronik berbasis web[6].
Membuat  sistem  manajemen  data  elektronik  akreditasi  program  studi  merupakan  suatu  tantangan tersendiri  karena  banyak  data  yang  harus  diatur  dan  di  olah  pada  tabel-  tabel  dalam  database  yang  nantinya dapat  memenuhi  kebutuhan  informasi  sesuai  dengan  output  data  IAPS  4.0  [7]  serta  harus  memenuhi  aturan- aturan  yang  ada  pada  sistem.  Berdasarkan  permasalahan  tersebut,  maka  penelitian  ini  akan  merancang pemodelan  sistem  untuk  kebutuhan  dokumentasi  elektronik  data  akreditasi  program  studi  (IAPS)  4.0  Pada STIKOM Tunas Bangsa.

## II. METODE DAN MATERI
Jenis  penelitian  ini  adalalah  penelitian  kualitatif.  Berdasarkan  pengembangan  standar  nasional pendidikan tinggi berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 tahun 2015 dan  Peraturan  Menteri  Riset,  Teknologi  dan  Pendidikan  Tinggi  Nomor  50  tahun  2018,  yang  dikembangkan berdasarkan  aspek  ketersediaan,  kecukupan  dan  kemutakhiran  untuk  dijadikan  standar  pendidikan  tinggi  yang baru  sehingga  standar  tersebut  terasosiasi  kepada  Instrumen  Akreditasi  Perguruan  Tinggi  (IAPT)  3.0  dan Instrumen Akreditasi Program Studi (IAPS) 4.0 untuk mendapatkan peringkat akreditasi yang unggul [1].
Penelitian  dilaksanakan  di  STIKOM  Tunas  Bangsa  Pematangsiantar  dari  bulan  Februari-Maret  2021. Dalam  penelitian  ini,  instrumen  pengumpulan  data  yang  digunakan  adalah  pedoman  wawancara  mendalam
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.2,  Desember 2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
dengan dibantu oleh alat perekam suara dan alat tulis. Alat perekam suara  yang digunakan adalah MP3 / MP4. Sedangkan instrument untuk pengamatan langsung, menggunakan kamera digital (handphone) agar lebih efektif dan  efisien,  serta  daftar  checklist  untuk  dokumen  dan  rekaman  pendukung.  Data  primer  yang  dibutuh  dalam penelitian ini melalui pedoman wawancara mendalam kepada Ketua STIKOM Tunas Bangsa dan Wakil Ketua I STIKOM  Tunas  Bangsa.  Data  sekunder  dalam  penelitian  ini  diperoleh  dari  laporan  maupun  dokumen  yang terkait  mengenai  standar  pendidikan  tinggi  yang  telah  ditetapkan  oleh  pihak  institusi  STIKOM  Tunas Bangsa[8].
Dasar  penyimpanan  pada  jenis  dokumen  sistem  perangkat  lunak  dianggap  sebagai  Electronic Document  Management  System  (EDMS).  Manajemen  data  elektronik  semacam  ini  adalah  jenis  sistem manajemen  dokumen  yang  berfungsi  untuk  mengolah  jenis  sistem  penyimpanan  yang  semakin  luas  dengan mendorong masyarakat atau pegawai untuk mengatur dan menyimpan kertas atau laporan secara komputerisasi. Produk  ini  menangani  dokumen  digital,  bukan  catatan  kertas,  meskipun  dalam  contoh tertentu,  framework  ini juga  dapat  menangani  varian  dokumen  asli  yang  diperiksa  secara  komputerisasi  di  atas  kertas.  Manajemen dokumen elektronik memberikan pendekatan untuk menyimpan rekaman canggih yang sangat besar [2].  Maka dari  pada  itu  untuk  menghasilkan  penelitian  yang  dilakukan  dapat  berjalan  dengan  baik  dan  terstruktur  maka perlu  sebuah  sistem  dengan  manajemen  data  elektronik  berbasis  web  sehingga  hasil  yang  diperoleh  sesuai dengan tujuan penelitian. Alur kerja sistem berdasarkan tujuan penelitian dapat dilihat pada Gambar 1.
Mulai Baca Data Akreditasi Pilih Berkas 3A / 3B Tambah Data Akreditasi Program Studi Simpan Data Akreditasi Filter Data Berdasarkan Kategori 3A atau 3B Tampilkan Hasil Selesai
Gambar 1. Alur Kerja Sistem Manajemen Data Elektronik IAPS 4.0
Berdasarkan  pada  pada  tahapan  pada  gambar  1,  proses  utama  pengembangan  sesuatu  sistem  ataupun aplikasi  dengan  memakai  sistem  manajemen  data  elektronik  merupakan  pengembang  sistem  membuat  sebuah sistem  berbasis  upload  dan  download  serta  input  kebutuhan  data  akreditasi  yang  bersumber  pada  kebutuhan-
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.2,  Desember 2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
kebutuhan  yang  telah  didefinisikan  sebelumnya.  Setelah  itu  pengguna  melaksanakan  uji  coba  terhadap  sistem yang telah disiapkan serta membagikan masukan untuk kebutuhan- kebutuhan yang masih belum terpenuhi.

## III. PEMBAHASAN DAN HASIL

## 3.1. Rencana Kebutuhan
Pada  tahapan  ini  digambarkan  kebutuhan  sistem  yang  akan  dibangun  untuk  sistem  dokumentasi  data elektronik  pada  akreditasi  program  studi  sistem  informasi  STIKOM  Tunas  Bangsa.  Untuk  pengumpulan kebutuhan data serta tahap analisis, maka dapat dilihat pada  pemodelan alur kerja sistem pada Gambar 2
MANAJEMEN DOKUMEN DATA IAPS 4.0 PROSES PENYIMPANAN DOKUMEN DATA AKREDITASI PENGAMBILAN DATA ELEKTRONIK & PROSES BERBAGI

## Gambar 2. Pemodelan Alur Kerja Sistem
Sistem  yang dikembangkan  berdasarkan  menganalisis permasalahan  awal  yang ditemukan pada domain permasalahan    yaitu    pada  operasional  mekanisme  pendataan  file  kinerja  dari  instrumen  akreditasi  program studi.  fase  ini  akan  memahami  aturan  bisnis  dari  kegiatan  evaluasi  serta  menentukan  arah  pengembangannya dengan  memanfaatkan  teknologi  informasi  dan  komunikasi.  Tahap  analisis  juga  menentukan  batasan  masalah dan metode rekayasa perangkat lunak yang dipilih untuk mengembangan sistem.  Gambar 2 diatas menunjukkan proses  sistem  manajemen  data  elektronik  yang  diusulkan.  Sistemnya  dibagi  menjadi  tiga  modul  termasuk manajemen dokumen, dokumen  penyimpanan dan pengambilan dokumen dan berbagi. Manajemen dokumen di sistem yang dikembangkan, dokumen dikelola dengan dua cara yaitu :
1) Dokumen  eksternal  yang  ada  di  simpan  dalam  bentuk  hard  copy  yang  akan  dipindai  dan  di  import  ke dalam  sistem  manajemen  data  elektronik.  selanjutnya  adalah  untuk  mengelola  dokumen  yang  mungkin berasal  dari  organisasi  eksternal  yang  belum  diubah  menjadi  sistem  elektronik.  Dokumen  eksternal diterima pertama kali oleh ketua STIKOM Tunas Bangsa kemudian akan dikirim ke pegawai. Di sistem ini,  ada  fitur  yang  ditambahkan  disebut  notasi  dokumen  yang  akan  membantu  ketua  untuk  berbagi dokumen  dengan  semua  divisi  tanpa  membuat    dokumen  baru  untuk  menjelaskan  yang  diterima dokumen eksternal.
2) Dokumen  internal  masih  bisa  dibuat  oleh  pengguna  sistem.  Setelah  di  buat  dokumen  disimpan  dan diarsipkan,  file  isi  dokumen  akan  disimpan  dalam  tabel  yang  bisa  digunakan  nanti  periksa  apakah dokumen tersebut benar-benar sudah selesai atau belum.
3.2. Hasil dan Implementasi Sistem
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.2,  Desember 2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Dalam  penelitian  ini,  aplikasi  memiliki  beberapa  jenis  tampilan  sesuai  dengan  peran  pengguna  yang menggunakan  aplikasi  tersebut.  Pengelompokan  jenis-jenis  antarmuka  aplikasi  ini  sendiri  bertujuan  agar pengguna bisa menggunakan aplikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna tersebut.
Gambar 3. Tampilan Login Sistem
Gambar 4. Tampilan Dashboard Sistem
Gambar 5. Tampilan Pencarian Data IAPS 4.0
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.2,  Desember 2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com
Gambar 6. Tampilan Tambah Data IAPS 4.0

## 3.3. Pengujian Sistem
Pengujian  sistem  dilaksanakan  dengan  menggunakan  data-data  berdasarkan  data  akreditasi  yang sebelumnya telah dilaksanakan oleh program studi sistem informasi pada bulan febuari.  pada pengujian ini diisi oleh  penulis  dengan  mempertimbangkan  bagaimana  data  pada  borang  pertanyaan  seharusnya  diisi.  Dari  data- data  tersebut,  akan  menghasilkan  keluaran  berupa  data  file  yang  bisa  di  download  oleh  asesor  untuk  lebih mudah dalam pengecakan dan melihat data instrumen akreditasi program studi berdasrkan pertanyaan akreditasi (nilai  akreditasi),  status  syarat  perlu  terakreditasi,  status  syarat  perlu  peringkat  baik  sekali,  status  syarat  perlu peringkat unggul, status akreditasi, dan peringkat akreditasi.

## IV. KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan yang telah dilakukan maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1.  Rancangan  konseptual  ini  diharapkan  dapat  mempermudah  untuk  membangun  sistem  sesuai  kebutuhan. Sehingga  gambaran  rancangan  yang  dibangun  berdasarkan  proses  IAPS  4.0  yang  sesungguhnya  pada STIKOM Tunas Bangsa
2.  Kerangka  pikir  sistem  terintegrasi  di  rancang  untuk  pengendalian  aktivitas  bisnis  secara  otamatisasi  agar pendistribusian data dan integrasi sistem antar pengguna berjalan dengan baik dan efisien.
3.  Rancangan ilustrasi sistem memperlihatkan cara kerja sistem yang baik dan benar serta untuk mempermudah para pegawai dalam pengumpulan data IAPS 4.0 tidak menggunakan kertas dan manual. Para pegawai lebih mudah  untuk  pengeceka  data  dikarenakan  menggunakan  sistem  secara  online  dengan  akses  link http://reakreditasisi.stikomtb.ac.id
Berdasarkan  hasil  dan  kesimpulan  pada  penelitian  ini,  maka  dapat  diberikan  saran  yang  terkait  mengenai pengembangan penelitian untuk kedepan, diantaranya:
1.  Memperluas   data  sampai  pelaporan  hingga  menghasilkan  Laporan  Kinerja Perguruan Tinggi (LKPT) pada STIKOM Tunas Bangsa.
2. Memperkuat sistem keamanan terkait sistem informasi yang digunakan.
3. Membangun sistem berdasarkan hasil rancangan yang sesuai dengan pembahasan.
4.  Melakukan  pengujian  terkait  kinerja  sistem  IAPS  yang  dibangun  dengan  berbasis  android  untuk pengembangan kedepannya.
e-ISSN : 2597-3673 (Online) , p-ISSN : 2579-5201 (Printed)
Vol.5 No.2,  Desember 2021
Journal of Information System, Informatics and Computing Website/URL: http://journal.stmikjayakarta.ac.id/index.php/jisicom Email: jisicom@stmikjayakarta.ac.id , jisicom2017@gmail.com

## REFERENSI
[1]  A.  L.  Hakim,  “Pengembangan  Standar  Pendidikan  Tinggi  Sekolah  Tinggi  Ilmu  Kesehatan  Indonesia  Maju Berdasarkan Kriteria Akreditasi 4.0,” J. Ilm. Kesehat. , vol. 16, no. 1, pp. 4–13, 2017.
[2]  S.  D.  Putra,  S.  Sukarno,  and  D.  Aryani,  “ELEKTRONIK  SISTEM  PENJAMINAN  MUTU  INTERNAL MENGGUNAKAN METODE RAPID APPLICATION DEVELOPMENT,” vol. 5, no. 1, pp. 120–127, 2021, doi: 10.52362/jisicom.v5i1.467.
[3]  L.  I.  Herawati,  I.  Ulum,  and  A.  Juanda,  “Pengungkapan  Modal  Intelektual  Perguruan  Tinggi  Vokasi  Di Indonesia  Berdasarkan  Instrumen  Akreditasi  Program  Studi  (Iaps)  4.0,” EKUITAS  (Jurnal  Ekon.  dan Keuangan) , vol. 4, no. 1, pp. 107–121, 2020, doi: 10.24034/j25485024.y2020.v4.i1.4428.
[4]  D. A. A. Saragih, Yasmirah Mandasari, “Perlindungan Data Elektronik Dalam Formulasi Kebijakan Kriminal Di Era Globalisasi,” vol. 2017, no. 1, pp. 1–9, 2020.
[5]  Y.  S.  Agus  Prayitno,  “Pemanfaatan  Sistem  Informasi  Perpustakaan  Digital  Berbasis  Website  Untuk  Para Penulis,” Adv. Mater. Res. , vol. 756–759, no. 1, pp. 138–140, 2018, doi: 10.4028/www.scientific.net/AMR.756-759.138.
[6]  S. Widiantoro and Y. Yodi, “Rancang  Bangun Sistem Informasi  Audit  Mutu Internal  Berbasis IAPS 4.0,” J. Ilmu Komput. dan Bisnis , vol. 11, no. 2, pp. 2446–2454, 2020, doi: 10.47927/jikb.v11i2.7.
[7]  R. Muliono, “Perancangan Aplikasi Laporan Kinerja Program Studi - Akreditasi Program Studi ( LKPS-APS ) di Universitas Medan Area,” vol. 2, no. November, pp. 2–7, 2019.
[8]  R.  T.  Susilo  and  S.  Jaya,  “Implementasi  Web  Mining  dengan  Metode  Clustering  pada  Dokumen  Akreditasi Program Studi,” pp. 1–7, 2019.