RANCANG BANGUN ADMINISTRASI SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS BERBASIS WEB (STUDI KASUS: DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA CIREBON)
Nur Sifa Fitriyani 1 , Odi Nurdiawan 2
1 Program Studi Komputerisasi Akuntansi,
2 Program Studi Manajemen Informatika STMIK IKMI Cirebon, Jalan perjuangan No. 10B, Karyamulya Cirebon, Indonesia sifafitriyani1777@gmail.com

## ABSTRAK
Hampir  semua  aktivitas  atau  pekerjaan  saat  ini  dilakukan  dengan  menggunakan  teknologi,  sehingga komputer kini menjadi pengganti untuk melakukan aktivitas atau bekerja seiring dengan perkembangan manusia saat ini. Komputer itu sendiri memiliki banyak manfaat, terutama hanya untuk divisi administrasi dan keuangan suatu  instansi,  yang  dapat  ditangani  dengan  lebih  efektif  dan  efisien.  Agensi  harus  menyiapkan  surat  perintah perjalanan  dinas  untuk  perjalanan  dinas.  Surat  penugasan  yang  disebut  SPPD  diberikan  kepada  pegawai pemerintah, pegawai tidak tetap, dan pejabat negara untuk digunakan dalam perjalanan dinas. Setiap Anggaran yang dikeluarkan harus mengajukan laporan pertanggungjawaban setelah perjalanan dinas. Penulis mengatakan bahwa Dinas Pemuda dan Olahraga di Kota Cirebon terus menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel, yang akan mengakibatkan kesalahan kecil yang akan terus terjadi, seperti penumpukan berkas dan dokumen. Dengan mengembangkan  sistem  yang  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP,  phpMyAdmin  sebagai  sistem administrasi  basis  data,  dan  XAMPP  menggunakan  metode  waterfall,  penulis  mencapai  tujuan  tersebut  dan mengangkat judulnya. Hasil sistem, yang juga mencakup penyimpanan data yang tepat, peningkatan keamanan data,  dan  akses  dari  setiap  tempat  kapan  saja,  dapat  membantu  efisiensi  kinerja  dalam  pembuatan  laporan pertanggung jawaban perjalanan dinas.
Kata kunci: SPPD, Waterfall, XAMPP
1 PENDAHULUAN
Revolusi Industri 4.0 dapat mendorong masyarakat  ke  dalam  jaringan  yang  lebih  cerdas dengan  potensi  kerja  yang  lebih  efisien.  Revolusi Industri  4.0  saat  ini  akan  berlangsung  seiring  dunia mencapai  tahap  Revolusi  4.0  yang  bercirikan pemanfaatan  teknologi  informasi  dan  komunikasi. Kecanggihan teknologi internet merupakan tanda yang sangat jelas bahwa teknologi bukan sekadar alat untuk membantu manusia dalam tugas-tugas yang sulit tetapi juga  berpotensi  mengubah  kesadaran,  perilaku, budaya,  dan  peradaban  manusia  secara  dramatis. Indeks  Pembangunan  TIK  (IP-ICT)  Indonesia  naik dari  5,07  pada  2018  menjadi  5,32  pada  2019.  [1]  Ini menunjukkan bahwa banyak orang mendapat manfaat melalui  teknologi  internet,  seperti  yang  terlihat  dari kenyataan bahwa begitu banyak orang memanfaatkan situs untuk memasukkan data bahkan ketika mencoba melacak biaya perjalanan dinas.
Pada  saat  ini,  alat  yang  dapat  melakukan  tugas rutin,  menghitung,  menyimpan  data  dalam  jumlah besar,  mengambil  data  dengan  cepat  baik  acak  atau berurutan, memecahkan masalah yang sangat sulit, dan melakukan  beberapa  perhitungan  cepat  seringkali diperlukan. Dalam hal ini, komputer adalah alat yang sangat  penting  [2].  Dalam  sebuah  organisasi pemerintahan,  seperti  Badan  Pemuda  dan  Olahraga Cirebon, sistem informasi memegang peranan penting. Meski begitu, beberapa tugas masih dilakukan secara manual, seperti memproses surat perintah
penggeledahan  perjalanan  dinas  dengan  bantuan aplikasi  Microsoft  Excel,  yang  juga  mengurangi efisiensi dan keakuratan pencatatan data.
Jurnal Teknologi dan Ilmu Komputer menerbitkan  makalah  karya  Susan  Rachmawati,  Tri Renatasari,  dan  Sunarto  pada  tahun  2018  berjudul "Optimalisasi  Sistem  Informasi  Perjalanan  Dinas dalam Meningkatkan Efisiensi Biaya Perusahaan."Masalah  dengan  manajemen  perjalanan resmi saat ini masih mendasar, meliputi pencatatan dan pengelolaan manual dengan Microsoft Excel. Hal ini, menurutnya, membuatnya lebih sulit untuk mengelola kerumitan  kegiatan  transportasi  resminya  yang  tak terhitung  banyaknya  serta  biaya  yang  tak  terhitung banyaknya yang harus dikeluarkan dan dihitung untuk setiap  perjalanan  dinas  yang  dipilih  sepanjang  tahun anggaran. Penelitiannya menggunakan studi kasus dan penelitian  analisis,  selain  metode  deskriptif.  Metode Unified  Approach  (UA),  yang  mengintegrasikan prosedur dan proses saat ini dengan standar pemodelan Unified Modeling Language (UML), digunakan dalam pengembangan sistem. Hasilnya termasuk mempermudah  pembuatan  izin  perjalanan  dinas, mempermudah  perencanaan  perjalanan  dinas,  atau mempermudah  pelaporan  perjalanan  dinas  dengan menampilkan biaya perjalanan secara detail [3].
Di Dinas Pemuda dan Olahraga Cirebon, proses pemasukan data surat perintah perjalanan dinas masih dilakukan  secara  manual  dengan  menggunakan spreadsheet  Microsoft  Excel.  Bagian  umum  dan
kepegawaian membuat surat penugasan setelah kepala departemen  menugaskan  karyawan  untuk  mencatat biaya  perjalanan  dinas  bendahara.  Proses  input  data Dinas  Pemuda  dan  Olahraga  Kota  Cirebon  kurang efektif dan efisien, biasanya menimbulkan kesalahan- kesalahan kecil. Oleh karena itu, sistem komputerisasi internet harus mudah dibangun dengan menggunakan media pengelolaan data [4].
Tujuan  tugas  akhir  ini  adalah  mempelajari  cara membuat surat perintah perjalanan resmi menggunakan  situs  web  yang  memiliki  kemampuan untuk  mempermudah  memasukkan  surat  perintah perjalanan resmi.
Penelitian dilakukan dengan judul studi kasus "desain dan  perhitungan  perjalanan  dinas  berbasis  website" Dinas  Pemuda  dan  Olahraga  Cirebon,  seperti  yang dapat  dikumpulkan  dari  uraian  latar  belakang informasi yang diberikan di atas. karena menggunakan sistem  ini  memudahkan untuk  memasukkan data dan membuat laporan surat perintah perjalanan dinas.

## 2 TINJAUAN PUSTAKA
Perjalanan dinas dalam negeri, ditetapkan dalam Peraturan  Menteri  Keuangan  Republik  Indonesia Nomor 113 / PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Pembantu Rumah Tangga, Pegawai Negeri Sipil, dan Pegawai Tidak Tetap Pasal 1 Ayat 1, adalah perjalanan ke  luar  tempat  tinggal  yang  dilakukan  di  wilayah Republik  Indonesia  untuk  kepentingan  negara  [5]. Dari  sudut  pandang  filosofis,  perjalanan  dinas merupakan  salah  satu  bentuk  belanja  negara  yang menggerakkan  pegawai  untuk  mencapai  hasil  yang diinginkan dari suatu kegiatan; sebagai konsekuensinya,  negara  berkewajiban  mengganti  apa yang  dibelanjakan  pekerja  sambil  dimobilisasi  untuk menghasilkan  hasil  yang  diinginkan,  bukan  sebagai cara  untuk  meningkatkan  pendapatan  (pelaksanaan SPPD tidak boleh diuntungkan tetapi tidak dirugikan).
Peraturan Menteri Keuangan
Nomor 113/PMK.05/2012  tentang  perjalanan  dinas  dalam
Negeri  Bagi  Pejabat  Negara,  Pegawai  Negeri  dan
Pegawai
Tidak Tetap. Peraturan Dirjen Perbendaharaan  Nomor  PER-22/PB/2013  tentang ketentuan  lebih  lanjut  Pelaksanaan  Perjalanan  Dinas Dalam  Negeri  bagi  Pejabat  Negara,  Pegawai  Negeri dan Pegawai Tidak Tetap [6]. Komponen Perjadin: a. Uang  Harian:  Terdiri  atas  u.  makan,  u.  trasnport lokal, u. saku dan dibayarkan secara lumpsum dan merupakan  batas  tertinggi  sebagaimana  diatur dalam PMK SBM
b. Biaya transport: Dibayar sesuai dengan biaya Riil. (Khusus  transpor  kegiatan  dalam  kab/kota  dapat dibayarkan lumpsum sesuai SBM)
c. Biaya  penginapan:  Dibayar  sesuai  dengan  biaya Riil dan pedoman pada PMK SBM
d. Uang representasi: Dapat diberikan kepada Pejabat Negara,  Pejabat  Eselon  I  dan  Pejabat  Eselon  II selama  melakukan perjalanan dinas dalam rangka pelaksanaan  tugas  dan  fungsi  yang  melekat  pada jabatan
e. Sewa  kendaraan  dalam  kota:  Dibayar  sesuai dengan  Biaya  Riil  dan  berpedoman  pada  PMK SBM
f. Biaya  menjemput/mengantar  jenazah:  Pemetian dan  pengangkutan jenazah  termasuk yang berhubungan dengan pengruktian/pengurusan jenazah dibayarkan sesuai dengan Biaya Riil
3 METODE PENELITIAN

## 3.1. Teknik Pengumpulan Data
Observasi,  penulis  mendefinisikan  observasi sebagai  aktivitas  yang  memerlukan  pemikiran  kritis atau pengujian pada objek tertentu untuk mengumpulkan data dan informasi tentangnya hingga nilai objek tersebut.
Wawancara adalah percakapan antara dua orang atau lebih yang juga dilakukan langsung antara sumber dan  pewawancara  dikenal  sebagai  wawancara.  Pada wawancara  kali  ini,  pertanyaan  tentang  SOP pemberian  surat  waran  dinas  dan  sistem  pemberian surat  waran  dinas  saat  ini  dialamatkan  kepada bendahara Dinas Pemuda dan Olahraga Kota Cirebon.
Setelah  observasi  dan  wawancara,  penulis sampai  pada  kesimpulan  bahwa  sistem  pembuatan surat perintah perjalanan dinas (SPPD) saat ini kurang efektif  karena  seringnya  terjadi  kesalahan-kesalahan kecil  yang  terus  terjadi;  diperlukan  sistem  yang mendukung untuk meminimalisir kesalahan tersebut.

## 3.2. Tahap Perancangan
Pada  tahap  perancangan  pembuatan  aplikasi SPPD  penulis  menggunakan  metode  waterfall,  pada metode  waterfall  terdapat  4  tahapan  yaitu:  Analisis, Desain, Implementasi, Pengujian.

## Gambar 1. tahap perancangan

## 1. Analisis
Sistem  yang saat  ini  beroperasi dalam pembuatan surat perintah perjalanan dinas (SPPD) kurang efektif karena  seringnya  terjadi  kesalahan-kesalahan  kecil yang terus berulang sehingga memerlukan penggunaan  sistem  yang  mendukung  layanan, kendala,  dan  tujuan  yang  ditetapkan  oleh  hasil konsultasi dengan pengguna, yang kemudian didefinisikan secara rinci dan berfungsi sebagai sistem tertentu.
2. System and Software Design
Dengan  mendefinisikan  arsitektur  sistem  secara keseluruhan,  fase  desain  sistem  mengalokasikan persyaratan  untuk  perangkat  keras  dan  perangkat
lunak. Pada tahap ini, diagram alur, kasus penggunaan, desain  basis  data,  dan  desain  antarmuka  semuanya dimodelkan  menggunakan  model  UML,  yang merupakan standar industri.
3. Implementasi
Pada  tahap  ini,  desain  perangkat  lunak  dilakukan sesuai  dengan  pemodelan,  atau  desain  sistem,  yang mencakup  verifikasi  bahwa setiap unit sesuai dengan spesifikasi.
4. Pengujian
Dalam  metode  pengujian  menggunakan  kotak hitam  ( black  box) dan  kotak  putih  ( white  box) ini, masing-masing  elemen  program  atau  program digabungkan  dan  diuji  sebagai  sistem  yang  lengkap untuk  memastikan  apakah  sesuai  dengan  kebutuhan perangkat lunak atau tidak.

## 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Sistem yang sedang berjalan

## Gambar. 2 flowmap sistem yang sedang berjalan
Sistem  yang  berjalan  pada  Dinas  Pemuda  dan Olahraga  Kota  Cirebon  dapat  dilihat  pada  gambar flowmap  2,  dimana  proses  pembuatan  SPPD  masih dijalankan  secara  manual  dengan  menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Excel.

## 4.2. Sistem yang di usulkan
Gambar. 3 flowmap sistem yang diusulkan
Sistem  yang  diusulkan  pada  penelitian  ini berbeda dengan sistem  yang sedang  berjalan, dimana sistem yang diusulkan di proses secara terkomputerisasi,  sistem  yang diusulkan dapat dilihat pada gambar flowmap 3.

## 4.3. Use Case Diagram
Interaksi antara aktor dan sistem informasi yang dibuat  seperti  yang  digambarkan  dalam  diagram Use Case Diagram . Kasus Penggunaan biasanya digunakan  untuk  mengidentifikasi  kapabilitas  apa yang  ada  dalam  sistem  informasi  dan  siapa  yang berhak menggunakannya [7].

## Gambar. 4 Use Case Diagram admin
Gambar 4. merupakan Use Case Diagram dengan role akses admin pada gambar 4. menjelaskan interaksi antara  aktor  dengan  sistem  yang  dimana  user  admin dapat melihat semua tampilan pada website.

## Gambar. 5 Use Case Diagram pimpinan
Gambar 5merupakan Use Case Diagram dengan role  akses  pimpinan  pada  gambar  5  menjelaskan interaksi antara aktor dengan sistem yang dimana user pimpinan  hanya  dapat  melihat  beberapa  fitur  dari
website,  seperti  melihat  fitur  NPPD,  SPPD,  data pegawai, data laporan perjalanan dinas

## Gambar. 6 Use Case Diagram pegawai
Gambar 6 merupakan Use Case Diagram dengan role  akses  pegawai  pada  gambar  6  menjelaskan interaksi antara aktor dengan sistem yang dimana user pegawai  hanya  dapat  melihat  beberapa  fitur  dari website,  seperti  fitur  tambah  data  SPT,  membuat laporan perjalanan dinas, mengelola laporan perjalanan dinas, melihat data NPPD, SPPD, dan data pegawai

## 4.4. Implementasi

## Gambar. 7 Implementasi Sig In
Pada gambar 7 merupakan halaman Sign In yang dimana  jika  user  ingin  menginput  data  atau  melihat data terlebih dahulu untuk Sign In.

## Gambar. 8 Implementasi Dashboard
Pada gambar 8  merupakan  halaman Dashboard, yang  dimana  pada  halaman  ini  admin  dapat  melihat menu  data  NPPD,  data  SPPD,  data  pegawai,  laporan perjalanan  dinas.  Adapun  tugas  admin  diantaranya menginput  data  pegawai,  mengedit  data  pegawai,
menghapus  data  pegawai,  mengelola  data  biaya perjalanan  dinas,  mengelola  data  perjalanan  dinas, menghapus  data  perjalanan  dinas  dan  melihat  data perjalanan dinas.

## Gambar. 9 Implementasi data daftar pegawai
Pada gambar 9 menunjukan data daftar pegawai yang dimana di dalam data daftar pegawai ada kolom nomor,  nama  pegawai,  NIP,  jabatan,  golongan, pangkat,  unit  kerja  dan  action  yang  dimana  didalam action terdapat beberapa fitur seperti fitur lihat detail, edit dan hapus

## Gambar. 10 Implementasi tambah data NPPD
Pada  gambar  10  menunjukan  halaman  tambah NPPD,  pada  halaman  NPPD  ini  dapat  mengisi  data pegawai yang ingin melakukan perjalanan dinas, yang mencakup  nama  pegawai,  maksud  dan  tujuan perjalanan, tanggal pergi, tanggal pulang, kota tujuan, jenis transportasi, lama perjalanan

## Gambar. 11 Implementasi tambah data SPPD
Pada  gamabar  11  menunjukan  halaman  tambah SPPD,  pada  halaman  SPPD  ini  dapat  mengisi  data SPPD  yang  ingin  melakukan  perjalanan  dinas,  yang mencakup  pejabat  yang  memberi  perintah,  maksud dan  tujuan  perjalanan,  tanggal  pergi,  tanggal  pulang, instansi,  mata  anggaran,  pilih  pegawai,  kota  tujuan, jenis transportasi, lama perjalanan(hari), keterangan.

## Gambar. 12 Implementasi tambah data kwitansi
menunjukan  halaman  Tambah  Kwitansi,  pada halaman  ini  dapat  menginput  data  kwitansi  yang
melakukan  Perjalanan  Dinas  yang  meliputi,  nama pegawai,  maksud  tujuan  perjalanan,  lumpsum, penginapan, transportasi, untuk pembayaran, golongan,  lama  perjalanan,  total  lum  psum,  total penginapan, total transportasi, sudah diterima dari.
4.5. Pengujian Black Box Pengujian  kotak  hitam  ( black  box) dikenal sebagai  pengujian  berbasis  input  atau  pengujian fungsional,  adalah  pengujian  yang  dilakukan  tanpa mengetahui bagaimana aplikasi diuji beroperasi secara efektif [8]
Table 1 Black Box Skenario Tes Case Hasil yang diharapkan Hasil Pengujian Kesimpulan Input Username dan Password kemudian klik Sign In Input Password dan Username benar User masuk ke halaman Dashboard User masuk ke halaman Dashboard Valid Input Username dan Password kemudian klik Sign In Input Password dan Username tidak benar Muncul pesan kesalahan Anda tidak dapat Sign In, username dan password tidak valid. Silahkan Hubungi Admin Muncul pesan kesalahan Valid Menginput tambah data NPPD klik tombol simpan Input data dengan benar kemudian klik submit Data tersimpan ke Database Data berhasil tersimpan di database Valid Menginput tambah data NPPD klik tombol simpan Input data dengan tidak benar kemudian klik submit Data yang tidak terinput akan kosong dalam database Data tidak terinput kosong dalam database Valid Menginput data laporan klik tombol buat Input data dengan benar kemudian klik submit Data tersimpan ke Database Data berhasil tersimpan di database Valid Menginput data laporan klik tombol buat Input data dengan tidak benar kemudian klik submit Data tidak tersimpan kedalam Database Data berhasil tidak tersimpan kedalam Database Valid Menginput data kwitansi klik buat kwitansi Input data dengan benar kemudian klik submit Data tersimpan dalam database dengan benar Data berhasil tersimpan dalam database dengan benar Valid Menginput data kwitansi klik buat kwitansi Input data dengan benar kemudian klik submit Data tersimpan dalam database dengan tidak benar Data berhasil tersimpan dalam database dengan tidak benar Valid

## 4.6. Pengujian White Box
Sistem  yang  akan  diuji  digambarkan  sebagai kotak putih ( white box) , yang mengacu pada isi kotak putih yang terlihat jelas. Pengujian kotak putih adalah teknik  pengujian  terstruktur  berdasarkan  logika  atau pengujian  berdasarkan  kode.  keputusan  benar  atau salah yang berisi properti logis yang dapat diterapkan secara luas [9]

## Gambar 13. Flowchart Sign In

## Gambar 14. Flow graph Sign In
Baris path Sign In: a. Jika kondisi form Sign In benar maka path Sign In 1. (1-2-3-4-5-7)
b. Jika kondisi form Sign In salah maka path Sign In 2.  (1-2-3-4-6-2-3-4-5-7)
Untuk mengetahui CC digunakan formula: V(G) = E – N + 2 VG = Edge – Node + 2 Jadi: V(G) = 8 – 7 + 2 V(G) = 1 + 2 V(G) = 3

## 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Dengan adanya inovasi sistem yang terkomputerisasi,  maka  proses  pembuatan  surat perintah  perjalanan  dinas  (SPPD)  akan  menjadi pekerjaan yang sangat efisien karena tidak akan terjadi saling menunngu antara admin (bendahara), pimpinan, dan pegawai surat yang akan diterbitkan, dapat tersirat dari penjelasan tersebut di atas tentang surat perintah perjalanan  dinas  di  Dinas  Pemuda  dan  Olahraga Cirebon. Sistem surat perintah perjalanan resmi (SPP) dapat  diakses  secara  online  kapan  saja,  yang  akan mempercepat  pekerjaan.  Sistem  inimenghilangkan penumpukan dokumen yang mengakibatkan hilangnya
dokumen. Data akan tertata dan tersimpan rapi dalam sistem ini.
Penulis  penelitian  berharap  bahwa  penelitian lebih  lanjut  akan  memungkinkan  terciptanya  sistem surat perintah perjalanan dinas dengan menambahkan peran akses lebih banyak lagi, Dapagt diakses dengan ponsel cerdas, Berikan lebih banyak data, bukan hanya data  SPPD.  Instansi  lain  di  harapkan  menggunakan sistem aplikasi SPPD.

## DAFTAR PUSTAKA
[1]  Badan  Pusat  Statistik  Indeks,  “Pembangunan Teknologi  Informasi  dan  Komunikasi  2020,” Badan Pusat Statistik Indeks , Oct. 06, 2021.
[2]  Y.  Budiarti,  T.  Informatika,  S.  Nusa,  and  M. Jakarta, “Risyanto 2) Informatika: Jurnal Ilmiah Fakultas  Sains  dan  Teknologi,”  2020.  [Online]. Available: www.bps.go.id
[3]  S.  Rachmawati  and  T.  Retnasari,  “Optimalisasi Sistem  Informasi  Perjalanan  Dinas  Dalam Meningkatkan  Efisiensi  Biaya  Perusahaan,” 2018.
[4]  Shiyami  Milwandhari, Virdiandry  Putratama Fitria  Mitha Firanda,  “IMPROVE Jurnal Ilmiah Manajemen Informatika-Politeknik Pos
Indonesia,” 2021.
[5]  I.  K.  A.  G.  W.  Ida  Bagus  Gede  Sarasvananda,
“salimnahdi, +720-Article+Text-2357-1-4-
20201219,” Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat , 2021.
[6]  Kementrian Keuangan Rebulik Indonesia, “Ketentuan  Perjalanan  Dinas  Dalam  Negri,” Handal Interess KPPN Kota Bumi , 2022.
[7]  D.  Novianti  and  S.  Amin,  “Rancangbangun Sistem Informasi Surat Perintah Perjalanan Dinas pada  Lembaga  Penjaminan  Mutu  Pendidikan Papua  Barat  Berbasis  Web,” Syntax  Literate; Jurnal  Ilmiah  Indonesia ,  vol.  6,  no.  6,  p.  2716, Jun.
2021, doi: 10.36418/syntax- literate.v6i6.3105.
[8]  I.  R.  Dhaifullah,  M.  Muttanifudin,  A.  A. Salsabila,  and  M.  A.  Yakin,  “Survei  Teknik Pengujian Software,” 2022.
[9]  H. Gusdevi et  al. , “PENGUJIAN WHITE-BOX PADA APLIKASI DEBT MANAGER BERBASIS ANDROID,” vol. 04, 2022.