## PERANCANGAN APLIKASI SISTEM SURAT MENYURAT RUKUN WARGA RW 06 PESANGGRAHAN BERBASIS WEB
Titin Kristiana 1 , Wahyu Nur Rahmat 2
1, Program Studi Sistem Informasi, Universitas Nusa Mandiri, 3, Program Studi Sistem Informasi, Universitas Nusa Mandiri
Nusa Mandiri Tower Jl. Raya Jatiwaringin No.2, RT.2/RW.13, Cipinang Melayu, Makasar, East Jakarta City, Jakarta 13620
1 titin.tka@nusamandiri.ac.id , rahmatwahyunur@gmail.com

## Abstract
Wahyu Nur Rahmat (11170314), Application of TOPSIS Method with Simple Additive Weighting for Best Employee Selection
A large number of letters are made and received in the administrative section of Pesanggrahan Village,  so that data retrieval will be inefficient in terms of time and energy using a manual system. So at this time a more structured mail administration system is needed in order to support the existing search data and report generation, so the authors feel the need to design a Correspondence Archive application that is considered necessary and helps the RT. This application is designed using PHP and MySQL. Because it is web-based, this archiving application has the ability, can be accessed, admin or p can manage with a logged in user so that it can add, delete, delete and save incoming and outgoing  mail, can search for  mail and exit by sender  date, search results can be done sorting by mail id or letter date, and can print reports. The results obtained from the  implementation  of  this  correspondence  archive  application  are  that  it  makes  it  easier  for  residents  to manage mail archives that were previously manual but now digital, and greatly assist residents in making correspondence in the Pesanggrahan village.
Keywords : Mail Archive, Mysql, PHP, Citizen

## Abstrak
Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima dibagian administrasi Kelurahan Pesanggrahan, sehingga pencarian  data  akan  menjadi  tidak  efisien  dalam  hal  waktu  dan  tenaga  dengan  menggunakan  sistem manual.  Sehingga  pada  saat  ini  diperlukan  suatu  sistem  administrasi  manajemen  surat  yang  lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan, sehingga penulis merasa perlu merancang aplikasi Arsip Surat Menyurat yang dianggap perlu dan membantu pihak RT. Aplikasi  ini  dirancang  menggunakan  PHP  dan  MySQL.  Karena  berbasis  web,  aplikasi  kearsipan  ini mempunyai  kemampuan,  dapat  diakses  dimanapun,  admin  atau  p  dapat  mengelola  dengan  login  user sehingga  dapat  melakukan  menambah,  mengedit,  membatalkan,  menghapus  dan  menyimpan  surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal,  hasil  pencarian  dapat  dilakukan  pengurutan  berdasar  id  surat  atau  tanggal  surat,  serta  dapat mencetak  laporan.  Hasil  yang  diperoleh  dari  implementasi  aplikasi  arsip  surat  menyurat  ini  yaitu memudahkan warga dalam mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi digital, serta sangat membantu warga dalam melakukan pembuatan surat menyurat di kelurahan pesanggrahan.
Kata Kunci: Arsip Surat, Mysql, PHP, Warga

## 1. PENDAHULUAN
Jakarta  sebagai  ibukota  Negara  Republik Indonesia  merupakan  barometer  dan  tolak  ukur bagi pertumbuhan dan keberhasilan provinsi/kotamadya/kabupaten  di  Indonesia. Dalam penyelenggaraan tugas-tugas umum
pemerintahan  dan  pembangunan,  Pemerintah Provinsi  Daerah  Khusus  Ibukota  (DKI)  Jakarta di tuntut mampu mewujudkan berbagai bentuk pelayanan  masyarakat  sejalan  dengan  makin kritisnya  tuntutan  dan  dinamika  masyarakat dalam kehidupan berbangsa dan bernegara
dewasa  ini.  Kompleksitas  permasalahan  yang dihadapi  Pemrintah  Provinsi  DKI  Jakarta terutama di latarbelakangi oleh berbagai kondisi yang  sifatnya  heterogen,  khususnya  dalam  hal pelayanan  kependudukan  di  tingkat  Rukun Tetangga  dan  Rukun  Warga.  Sesuai  dengan Peraturan  Gubernur  Nomor  171  tahun  2016 Tentang  Pedoman  Rukun  Tetangga  dan  Rukun Warga  pada  Bab  IX  tentang  administrasi,  maka penulis  merasa  perlu  membuat  aplikasi  tentang surat  menyurat  di  Tingkat  RT  dan  RW  untuk mempermudah  warga  dalam  hal  pelayanan tentang  surat  pengantar  maka  dari  itu  penulis akan  merancang  aplikasi  tetang  surat  menyurat yang  berjudul  “PERANCANGAN  APLIKASI SISTEM  SURAT  MENYURAT  RUKUN  WARGA RW 06 PESANGGRAHAN BERBASIS WEB”.
2. TINJAUAN PUSTAKA DAN TEORI

## 2.1. Tinjauan Pustaka
Sistem merupakan suatu unsur perangkat dari  beberapa  hal  yang  lebih  unggul  yang secara  teratur  saling  berkaitan  dan  pencatat data  yang  dibandingkan  secara  manual sehingga  membentuk  satu  kesatuan  yang utuh.  Dapat  diketahui  bahwa  sistem  juga merupakan sarana yang bisa menjadi sebuah acuan untuk mengelola kinerja tertentu. Kata sistem  ini  digunakan  untuk  banyak  hal  dan pada  banyak  bidang  pula,  sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah  sekumpulan  benda  yang  memiliki hubungan diantaranya: Menurut Kadir (2016:61), mengemukakan  bahwa:  ”Sistem  adalah sekumpulan  elemen  yang  saling  terkait  atau terpadu  yang  dimaksudkan  untuk  mencapai suatu  tujuan.  Sebagai  gambaran,  jika  dalam sebuah  sistem  terdapat  elemen  yang  tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang  sama,  maka  elemen  tersebut  dapat dipastikan  elemen  tersebut  bukanlah  bagian dari sistem.
Menurut  Nash  dan  Roberts  dalam Jogianto  (2017:1.5)  “Sistem  adalah  sebagai suatu
kumpulan komponen
yang berinteraksi membentuk suatu kesatuan dan keutuhan  yang  kompleks  di  dalam  tingkat tertentu untuk mengejar tujuan yang umum”.

## 2.2. Karakteristik Sistem
Menurut  Jogiyanto  (2017:1.6-1.10), “suatu  sistem  mempunyai  sifat-sifat  atau
karakter tertentu, yaitu mempunyai

## Reputasi: Jurnal Rekayasa Perangkat Lunak
komponen-komponen (components), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface),  masukan  (input),  keluaran (output),  pengolah  (process),  sasaran (objectives),  tujuan  (goal)”.  Berikut  ini adalah  penjelasan  tentang  sifat-  sifat tersebut:
1. Komponen Sistem (Components System)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen- elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian- bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Daerah  yang  membatasi  antara  suatu sistem  dengan  sistem  yang  lainnya  atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environtments) Apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat menguntungkan dan dapat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung (Interface)
Media  penghubung  antara  satu  sub  sistem dengan  sub  sistem  yang  lainnya.  Melalui penghubung  ini  memungkinkan  sumber- sumber daya mengalir  dari  satusub sistem ke sub sistem lainnya.
5. Masukan (Input)
Energi  yang  dimasukkan  ke  dalam  sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance  input)  dan  masukan  sinyal (signal input).
6. Keluaran (Output)
Hasil  dari  energi  yang  diolah  dan diklasifikasikan  menjadi  keluaran  yang berguna  dan  sisa  pembuangan.  Keluaran merupakan  masukan  untuk  sub  sistem yang lain atau kepada suplai sistem.
7. Pengolahan (Process) Suatu  sistem  mempunyai  suatu  bagian pengolah  atau  sistem  itu  sendiri  sebagai pengolahnya.
Pengolah
yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goal) Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan mencapai suatu
sasaran (objectives).
3. METODOLOGI PENELITIAN
oran
Untuk memudahkan penelitian agar mendapatkan  hasil  yang  terbaik  maka  penulis menggunakan  metode  penelitian  sebagai berikut:
3.1. Observasi
Penulis  mengamati  kegiatan  kerja  yang berlangsung  pada  wilayah  RT  002  mengenai penggunaan  sistem  yang  masih  konvensional, selanjutnya  bisa  dijadikan  referensi  untuk perbaikan sistem yang ada.
3.2. Wawancara
Penulis  menggunakan  metode  wawancara atau  tanya jawab langsung  dengan narasumber yaitu Bapak Mujianto selaku ketua RT 002 guna mendapatkan  informasi  mengenai  data  –  data pada warganya.
3.3. Studi Pustaka
Untuk menambah referensi dan memperkuat  teori  dalam  kepenulisan  tugas akhir,  maka  penulis  menggunakan  metode kepustakaan  yang  meliputi  aktivitas  analisa, membaca  buku-buku,  jurnal  terkait  dengan tema yang diangkat.

## 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sistem menyediakan menu login untuk warga, pengurus RT dan pengurus RW agar keamanan data terjaga.
4.2 Sistem mampu megelola data masuk dan data keluar.
4.3 Sistem mampu mencatat semua transaksi data masuk dan data keluar dan memberikan laporan data masuk dan data keluar.
4.4 Rancangan Diagram Use Case
Use case name Pembuatan Surat Pengantar Requirements Warga  Dapat  membuat surat pengantar dan pengontrolan  proses  dari ketua RT sampai dengan ketua RW Pre-Condition Pengurus RT mendapat notifikasi Past Condition Pengurus RT memproses surat pengantar warga Failed end conditions Data  gagal,  data  tidak disimpan dalam database Primary Actors Warga, Pengurus RT, dan Pengurus RW Main Flow / Basic Path 1. Pengurus RT mendapat Notifikasi 2. Pengurus RW mendapatkan notifikasi setelah di proses pengurus RT 3. Warga mencetak surat pengantar 4. Masing masing RT dan RW Membuat rekap  surat pengantar perbulan Invariant 1. Sistem mendeteksi form surat pengantar belum terisi sempurna 2. Sistem menampilkan pesan “Data Tidak boleh kosong” 4.5 Rancangan Diagram activity 4.5.1. Diagram Aktivitas Login
Administrasi Surat Program Kerja Sosialisasi dan Informasi Lihat Pengaduan Lihat Laporan <<include>> Admin
<<include>> RT <<include>> Lihat Laporan Mengelola Akun <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Login <<include>> <<include>> <<include>> Lihat Pengaduan <<include>> <<include>> Pengaduan <<include>> <<include>> Program Kerja RT
Lihat Sosialisasi dan Informasi
Lihat Lap <<include>>
Warga
Lihat hasil pengaduan
RW
Lihat Hasil Penca <<include>> nerja
4.5.2. Diagram Aktivitas Menu Surat Pengantar 4.5.2.1. Diagram Aktivitas Menu Surat Pengantar Warga 4.5.2.2. Diagram Aktivitas Menu Surat Pengantar RT/RW
Sistem Menyimp an
Menampilk an Form Surat Pengantar Input Surat Pengantar SISTEM WARGA Klik Simpan Klik Surat
Pengantar Menampi lkan Form Surat Penganta r Ubah Surat Pengantar Klik Surat Pengantar SYS TE PENGURUS RT/RW Sistem Menyimp an KLIK Simpan

## 4.5.2.2. Diagram Aktivitas Menu Laporan
4.5.3. Rancangan Prototype
4.5.3.1. Menu Login
4.5.3.2. Menu Utama
4.5.3.2.1. Menu Utama Warga 4.5.3.2.2. Menu Utama Pengurus RT 4.5.3.2.3. Menu Utama Pengurus RW SY PENGU Menam pilkan Lapora n Input Tanggal dari dan Klik Laporan Menam pilkan
Form Lapora

## 4.5.3.3. Menu Data Surat Pengantar
4.5.3.3.1. Menu Data Surat Pengantar Warga
4.5.3.3.2. Menu Data Surat Pengantar RT
4.5.3.3.3. Menu Data Surat Pengantar RW
4.5.3.4. Menu Lapora n 4.5.3.4.1. Cetak Surat Pengantar
4.5.3.4.2. Menu Laporan Pengurus RT.

## 4.5.3.4.3. Menu Laporan Pengurus RW

## 5. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan  hasil  analisa,  implementasi  dan evaluasi  yang  telah  dilakukan  pada  Aplikasi Sistem  Surat  Menyurat  Rukun  Warga  Berbasis Web  di  Pesanggrahan  ini,  dapat  diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi  Surat  Menyurat  Rukun  Warga
Berbasis Web ini membantu mempercepat proses
surat-menyurat, membantu  menyimpan  surat  agar  mudah untuk  di  kendalikan  dan  membantu penyimpanan surat agar mudah ditemukan kembali.
2. Aplikasi  ini  dapat  di  gunakan  oleh  Bagian Teknlogi Informasi dan Telematika Kelurahan Pesanggrahan untuk melakukan pengembangan  system  surat-menyurat secara elektronik tidak manual lagi.
Daftar Pustaka:
A.  Ruslan,  “FALSAFAH  AJARAN KYAI  AHMAD  DAHLAN  DAN ETOS PENDIDIKAN MUHAMMADIYAH,”  vol.  2,  no.  1, pp. 1–16, 2020.
F.  Nugraha,  M.  Arifin,  and  A.
Harjanto,  “Rancang  Bangun  Sistem Informasi  Manajemen  Proposal Kemahasiswaan,” J. Sist. Inf. Manaj.

## Reputasi: Jurnal Rekayasa Perangkat Lunak
Basis Data, vol. 03, no. 01, pp. 51– 59, 2020.
R.  Hamdani,  “Sistem  Informasi Penyediaan  Atk  Pada  Stmik Pelita  NusantaraMedan,”  vol.  4, no. 1, pp. 64–70, 2019. Al Fatta, H. (2007). Analisis dan  Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI.
Amalia,  E.  dan  Supriatna,  Y. (2017). Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Sebagai Pengembangan Egoverment. Prosiding Seminar Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi. 2(1), 2540-7902. Barthos, B. (2009). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.
Burhanuddin. (2008). Pasar Modal Syariah. Jakarta: UII Press.
Connolly,  Thomas  &  Begg,  Carolyn.  (2002). Database  Systems:  A  Practical  Approach  to Design,  Implementation,  and  Management (third  edition).  California:  Addison  Wesley Publishing Company, Inc.
Fathansyah.  (1999).  Basis  Data. Bandung: Informatika Bandung.
Gunawan,  E.C.  (2013).  Pembuatan  Sistem Informasi  Pelayanan  Masyarakat  Terpadu Untuk  Layanan  Informasi  dan  Administrasi Kependudukan.  Jurnal  Ilmiah  Mahasiswa Universitas Surabaya. 2(2).
Jogiyanto,  H.M.  (2005).  Analisis  dan  Desain Sistem  Informasi  :  Pendekatan  Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI.
Kristanto,  A.  (2008).  Perancangan  Sistem Informasi dan Apilkasinya.  Yogyakarta:  Gava Media.
Nandari,  B.A.  (2011).  Aplikasi  Sistem Pengelolaan  Surat  Pada  Kantor  Desa  Jetis Lor.  IJCSS  -  Indonesian  Jurnal  on  Computer Science - Speed - FTI UNSA - ijcss.unsa.ac.id. 2088-0154.
Rahardi, R.K. (2008). Surat Menyurat Dinas. Yogyakarta: Publisher.
Rini, E.M., Panduardi, F., dan Romansah,
F. (2016). Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan  Desa  Tamansari  Kecamatan  Licin Banyuwangi Berbasis Web. Seminar Nasional Teknologi  Informasi  dan  Multimedia.  1(4),

## 2302-3805.
Silmi, S.M. (2008). Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta : Absolut.
Simarmata,  J.  (2006).  Pengenalan  Teknologi Komputer dan Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Siswosoediro, dan Henry S. (2008). Mengurus Surat-Surat Kependudukan (Identita Diri). Jakarta: Visimedia.
Sudjarwo, S.A. (2004). The Signal Transduction of Curcumin as Anti Inflammatory Agent in Cultured Fibroblasts. Jurnal Kedokteran YARSI; (12).