## Aplikasi Pengelolaan Rumah Berkas Wajib Pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama
Application for Management Files House Taxpayers in Pratama Tax Service Office
Fitri Nuraeni 1 , Puspa Rahayu 2
1,2 STMIK Tasikmalaya; Jalan RE Martadinata 272A Tasikmalaya, (0265)310830 STMIK Tasikmalaya, Tasikmalaya.
* 1 nenk.ufit@gmail.com , 2 puspa-rahayu@stmik-tasikmalaya.ac.id

## Abstract
File management  debt  collection letter  of the taxpayer in  the Tax Office Primary use the term home taxpayer files. Where in the maintenance of the file is still using the process of recording data on the ledger and the physical storage of records in  a file cabinet. The amount of storage shelves and files are  kept  very  much  lead  in  the  file  search  process  takes  a  long  time.  Supervision  existence  archive documents is very difficult  to  do if  you have to  check the house  when the order to  each file.By utilizing databases and application managers, can be designed application manager of the file that works to help the  storage  of  data  files  and  check  the  existence  of  a  letter  to  the  home  archive  file.  This  application design  using  the  Waterfall  method  using  a  structured  approach  flowmap,  context  diagrams,  data  flow diagrams and entity relationship diagrams as design data base.Management of application design house taxpayer files, intended in order to overcome the problems that occur in the Collection Section Tax Office Primary, so that the process of debt collection file management taxpayer for faster and easier.
Keywords — Home Files, File Collection, Tax Debt, The Taxpayer

## Abstrak
Pengelolaan berkas surat  penagihan  utang  pajak dari  wajib pajak di  Kantor Pelayanan  Pajak Pratama menggunakan istilah rumah berkas wajib pajak. Dimana dalam pemeliharaan berkasnya masih menggunakan proses pencatatan data  pada buku  besar dan penyimpanan fisik arsip  pada lemari  arsip. Banyaknya rak penyimpanan dan berkas yang disimpan mengakibatkan dalam proses pencarian  berkas memakan  waktu  yang  cukup  lama.  Pengawasan  keberadaan  dokumen  arsippun  sangat  sulit  dilakukan jika  harus  mengecek  rumah  berkas  setiap  saat.  Dengan  memanfaatkan  basis  data  dan  aplikasi pengelolanya,  dirancang  aplikasi  pengelola  rumah  berkas  yang  bekerja  membantu  penyimpanan  data berkas  dan  mengecek  keberadaan  suatu  arsip  surat  pada  rumah  berkas.  Aplikasi  ini  dirancang menggunakan metode Waterfall dengan pendekatan terstruktur menggunakan flowmap, diagram konteks, diagram alir data dan entity relationship diagram sebagai perancangan basis datanya. Dengan adanya aplikasi  pengelolan  rumah  berkas  wajib  pajak  ini  dapat  mengatasi  masalah  yang  terjadi  di  Seks Penagihan  Kantor  Pelayanan  Pajak  Pratama,  sehingga  proses  pengelolaan  berkas  penagihan  utang pajak wajib pajak lebih cepat dan mudah.
Kata kunci —Rumah Berkas, Berkas Penagihan, Utang Pajak, Wajib Pajak

## 1. PENDAHULUAN
Kantor  Pelayanan  Pajak  Pratama  dibentuk  dengan  "meleburkan"  tiga  jenis  kantor pelayanan  yang  ada  selama  ini  yakni,  KPP,  KPPBB,    dan  Karikpa.  Meskipun  terdapat penggabungan  tugas  pokok  dan  fungsi  yang  melekat  pada  kantor-kantor  tersebut    tetap  ada, melalui  struktur  baru  pada  KPP  Pratama  yang  berbasis  fungsi.  Fungsi-fungsi  yang  dimaksud antara  lain   meliputi  fungsi  Pelayanan,  fungsi  Pengawasan  dan  Konsultasi  yang
ISSN: 1978-1520
memperkenalkan  Account  Representatif  (AR),    fungsi  Penagihan,  fungsi  Pemeriksaan,  fungsi Ekstensifikasi, dan terakhir fungsi Pengolahan Data dan Informasi.
Fungsi  penagihan  yang  dilakukan  Seksi  Penagihan  dengan  mengelola  arsip  surat  dan berkas  yang  berkaitan  dengan  penagihan  utang  pajakwajib  pajak,  seperti  :Arsip  Surat  Tagihan Pajak    (STP)  /  Surat  Ketetapan  Pajak  (SKP),  Arsip  Surat  Teguran,  Arsip  Surat  Paksa,  Arsip Surat  Perintah  Melakukan  Penyitaan  (SPMP),  Arsip  Surat  Blokir,  Arsip  Surat  Lelang,  Surat Keputusan  Penambahan  Piutang,  Surat  Keputusan  Pengurangan  Piutang,  Surat  Setoran  Pajak (SSP) dan Pemindahbukuan (PBK)[1].
Surat-surat  tersebut  saling  berkaitan  satu  sama  lainnya,  dimulai  dari  Surat  Ketetapan Pajak (SKP) yang diterbitkan ketika wajib pajak tidak melakukan  kewajiban membayar pajak. SKP  merupakan  alat  untuk  menagih  pajak  dan  pada  umumnya  wajib  pajak  segera  melunasi hutang  pajaknya,  jika  hutang  pajak  belum  dibayarkan  maka  dirjen  pajak  dapat  melakukant indakan penagihan pajak sesuai dengan jumlah pajak terutang berdasarkan Surat Tagihan Pajak (STP)[2].  Kemudian  secara  bertahap  tindakan  penagihan  dilakukan  dengan  menerbitkan  surat- surat  lainnya.  Mengingat  setiap  berkas  yang  diterbitkan  sangat  penting  dan  berkaitan  maka semua  jenis  berkas  penagihan  harus  digabungkan  dalam  sebuah  wadah  per  NPWP/per  wajib pajak,  yang  dinamakan  Rumah  Berkas.  Jadi  satu  NPWP,  memiliki  satu  rumah  berkas,  dan didalam  satu  Rumah  Berkas  itu  terdiri  dari  beberapa  jenis  berkas  (termasuk  ke-9  jenis  surat diatas)/ terdiri dari berkas-berkas yang berkaitan dengan NPWP/Wajib Pajak tersebut.
Sistem  pemberkasan  adalah  susunan  yang  teratur  dalam  bentuk  berkas  yang  ditata sedemikian  rupa  sehingga  masalah  yang  disimpan  dapat  terlihat  secara  jelas  dan  memudahkan dalam  penemuan  kembali,  meliputi  :  (a)  Seri  adalah  arsip/berkas  yang  disusun  berdasarkan kesamaan  jenis;  (b)  Rubrik  adalah  arsip/  berkas  yang  disusun  berdasarkan  kesamaan  masalah; (c) Dosir adalah arsip/berkas yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan[3].
Namun jika pengelolaan arsip pada rumah berkas wajib pajak yang masih menggunakan proses  pencatatan  data  pada  buku  besar  dan  penyimpanan  fisik  arsip  pada  lemari  arsip. Banyaknya  rak  penyimpanan  dan  berkas  yang  disimpan  sangat  banyak  mengakibatkan  dalam proses  pencarian  berkas  memakan  waktu  yang  cukup  lama.  Pengawasan  keberadaan  dokumen arsip  sangat  sulit  dilakukan  jika  harus  mengecek  rumah  berkas  setiap  saat,  serta  semakin banyaknya berkas yang diarsipkan mengakibatkan sulitnya pengidentifikasian di kemudian hari.
Adanya  basis  data  dapat  menyelesaikan  masalah  kesulitan  akses  data  dan  integrasi data[4].  Namun  basis  datapun  masih  memerlukan  aplikasi  untuk  mengelolanya.  Program aplikasi (sering kali hanya disebut aplikasi saja) adalah program yang dibuat oleh pemakai yang ditujukan  untukmelakukan  suatu  tugas  khusus[5].  Aplikasi  yang  dibuat  adalah  sebagai  media pengolahan  data  yaitu  media  yang  digunakan  untuk  mengambarkan  perubahan  bentuk  data menjadi informasi yang memiliki kegunaan[6].
Penelitian serupa mengenai pengembangan aplikasi untuk mengelola arsip surat banyak dilakukan khususnya surat masuk dan surat keluar pada suatu organisasi atau perusahaan. Salah satu  keuntungan  adanya  sistem  informasi  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat  keluar  ini  dapat mempercepat proses pencarian karena data-data tersimpan dengan aman dan struktur[7]. Selain itu juga, dengan adanya rekapan data surat masuk dan surat keluar dapat membantu mengontrol keberadaan  bukti  fisik  atau  dalam  rekapan  bentuk  digitilalisasi  bukti  fisik[8].  Merujuk  pada pengembangan sistem informasi pengelolaan  surat masuk dan  surat  keluar yang banyak dibuat maka  untuk  membantu  mengelola  arsip  surat  tagihan  pajak  dapat  dibangun  juga  aplikasinya. Dengan  keadaan  lapangan  mengenai  rumah  berkas  wajib  pajak  yang  banyak  serta  arsip  surat tagihan yang penting untuk disimpan, maka aplikasi berbasis database sangat dibutuhkan untuk membantu proses pengelolaannya.
Oleh karena itu, dengan adanya aplikasi pengelola rumah berkas wajib pajak ini, dapat membantu  dalam  merekap  data  arsip  surat  tagihan  wajib  pajak  dan  rumah  berkasnya  secara terstruktur,  sehingga  pencarian  arsip  bisa  lebih  cepat.  Selain  itu  juga  dapat  membantu mengontrol arsip surat tagihan yang ada bentuk fisikny dan yang tidak bentuk fisiknya.

## 2. METODE PENELITIAN
Dalam perancangan aplikasi ini digunakan  metodeWaterfall. Metode Waterfall diawali dengan  analisis  data,  perancangan  sistem,  pembangunan  aplikasi  menggunakan  Visual  Basic 6.0[9]. Proses pertama yang dilakukan adalah pengumpulan data dengan melakukan wawancara dengan  Seksi  Penagihan  di  Kantor  Pelayanan  Pajak  Pratama  Kabupaten  Ciamis.  Dari  hasil wawancara didapatkan data yang akan digunakan untuk setiap proses perancangan aplikasi. 2.1. Analisis Sistem
Menganalisa dari sistem yang berjalan dengan analisis kelemahan sistem yang ada,serta mengumpulkan  kebutuhan-kebutuhan  sistem  yang  akan  dibangun[10].  Berdasarkan  hasil wawancara  diindentifikasi  permasalahan  yang  ada  dalam  proses  pengelolaan  rumah  berkas  ini adalah : 1) proses penyimpanan surat/ berkas masih berupa dokumen arsip yang berbentuk fisik dan semua surat/ berkas yang dimiliki tiap wajib pajak disimpan dalam satu wadah yang disebut rumah  berkas;  2)  data  surat/  berkas  masih  diinput  dan  disimpan  pada  sebuah  file  worksheet, yang  makin  hari  makin  bertambah  dan  menyulitkan  untuk  pencarian.  3)  Rumah  Berkas  yang sudah diinput  kemudian disimpan/dijajarkan  di sebuah Rak  terbuka  sesuai dengan nomor urut; dan 4) proses pencarian arsip yang membutukan waktu lama.
Selanjutnya dari indentifikasi masalah tersebut dilakukanlah analisis kelemahan  sistem yang  berjalan,  sehingga  ditemukan  beberapa  kelemahan  yaitu  :  (1)  penyimpanan  data  masih menggunakan  arsip,  sehingga  menyulitkan  dalam  pencarian  di  karenakan  arsip  yang  berupa dokumen sering terjadi kehilangan atau rusak, pengurutan, penghitungan data dan tidak adanya penyimpanan  data  yang  tersusun;  (2)  sulitnya  ketika  menentukan  ada/tidaknya  berkas  fisik dalam  sebuah  rumah  berkas,  karena  harus  dibuka  satu  per  satu  untuk  memastikannya, sedangkan Rumah Berkas itu terdiri dari +/- 7.000 buah dan kemungkinan akan terus bertambah dikarenakan  WP  yang  daftar  dan  menunggak  terus  bertambah;  (3)Terlambatnya  ketika mendapatkan  informasi  mengenai  jenis-jenis  berkas  yang  berada  di  dalam  rumah  berkas  per Wajib Pajak.
Oleh  karena  itu  pada  aplikasi  yang  akan  dirancang,  dibutuhkan  adanya  kemampuan untuk:  (1)  menyimpan  data  wajib  pajak  dan  rincian  berkas  arsip  surat  apa  saja  yang  dimiliki oleh  wajib  pajak  berserta  posisipadalemari  arsip;  (2)  dapat  mengetahui  jika  ada  surat  tagihan tahapan  sebelumnya  yang  belum  tersimpan  jika  akan  menyimpan  data  surat  tagihan  baru;  (3) dapat menyajikan informasi tagihan terakhir yang dikenakan pada wajib pajak.
Namun  untuk  memokuskan  penyelesaian  masalah  pengelolaan  rumah  berkas  ini  maka dibatasi  hanya  meliputi  :  1)  aplikasi  yang  dibangun  hanya  dapat  dijalankan  pada  bagian  Seksi Penagihan, khusus Bagian Pelaksana yaitu sub bagian khusus pengelola rumah berkas; 2) sistem yang dibangun meliputi perincian arsip berkas yang dimiliki setiap wajib pajak, back-up arsip, pencarian  arsip,  dan  pembuatan  laporan  perincian  arsip  surat  ketetapan  utang  pajak  dan  surat penagihan utang pajak tersebut; 3) sistem yang dibangun tidak membahas tentang pemusnahan arsip; dan 4) sistem  yang dibangun hanya membahas jenis pajak PPh dan PPN.

## 2.2. Desain sistem
Perancangan  ini  menggunakan  tool  berupa  flowmap  usulan,  diagram  konteks,  diagram arus data, rancangan database, dan rancangan antar muka.
Prosedur berikut ini menggambarkan jalannya pekerjaan :
1. Bagian Penagihan membuat berkas admisitasi Wajib Pajak seperti :
a. Arsip Surat Tagihan Pajak  (STP) / Surat Ketetapan Pajak (SKP),
b. Arsip Surat Teguran,
c. Arsip Surat Paksa,
d. Arsip Surat Perintah Melakukan Penyitaan (SPMP),
e. Arsip Surat Blokir, Arsip Surat Lelang,
f. Surat Keputusan Penambahan Piutang,
g. Surat Keputusan Pengurangan Piutang,
ISSN: 1978-1520
h. Surat Setoran Pajak (SSP)
i. Pemindahbukuan (PBK).
2. Berkas admisitasi tersebut dibuat rangkap 2, satu diserahkan pada Wajib Pajak dan satu lagi diserahkan pada Bagian Pelaksana Rumah Berkas untuk diarsipkan.
3. Bagian  pelaksana  memasukan  semua  STP/SKP  per  NPWP  ke  dalam  Rumah  Berkas,  dan menuliskan : NPWP, Nama Wajib Pajak dan Alamat di bagian depan/sampul Rumah Berkas.
4. Menginput  data  yang  tertera  di  sampul  Rumah  Berkas  (NPWP,  Nama  Wajib  Pajak  dan Alamat) pada database melalui aplikasi yang akan dibangun.
5. Rumah Berkas yang sudah diinput kemudian disimpan di sebuah Rak terbuka sesuai dengan nomor urut.
6. Arsip  surat  Teguran,  Surat  Paksa,    SPMP,  Surat  Blokir,  Surat  Lelang,  Surat  Keputusan Penambahan  Piutang,  Surat  Keputusan  Pengurangan  Pitang,    SSP  dan  PBK  pun  menyusul dimasukan  ke dalam Rumah berkas sesuai dengan NPWPnya. Sebelumnya diinputkan pada database  melalui  aplikasi  sehingga  data  arsip  surat  tersimpan  disana  untuk  memudahkan pencarian dan pengawasan pemeliharaan berkas.
7. Saat Bagian Penagihan atau unit lainnya membutuhkan informasi administrasi Wajib Pajak, Bagian Pelaksana dapat mengakses informasi melalui aplikasi.
8. Jika  berkas  ditemukan  maka  dapat  diserhakan  pada  unit  yang  membutuhkan.  Jika  tidak, maka  memberikan  informasi  berkas  tidak  ada.  Selanjutnya  dicetak  laporan  untuk  setiap berkas surat tagihan pajak yang fisik arsipnya tidak ada di rumah berkas.
Prosedur  diatas  digambarkan  pada  Flow  Map  yang  merupakan  aliran  data  berbentuk dokumen  atau  formulir  didalam  suatu  sistem  informasi  yang  merupakan  suatu  aktivitas  yang saling  terkait  dalam  hubungannya  dengan  kebutuhan  data  dan  informasi[11].  Untuk  proses pengelolaan arsip rumah berkas ini digambarkan pada flowmap gambar 1.
Gambar 1. Flowmap sistem pengelolaan arsip surat tagihan pada rumah berkas.
Pada sistem pengelolaan surat tagihan pajak terdapat empat entitas yaitu 1)Wajib Pajak yang merupakan objek yang memiliki data wajib pajak, data utang pajak dan data surat tagihan utang  pajak;  2)  Bagian  Penagihan  yang  bertugas  membuatkan  surat  tagihan  utang  pajak  dan menginputkan  data  tersebut  pada  aplikasi;  3)  Bagian  Pelaksana  yang  bertugas  memelihara rumah  berkas  dan  mengupdate  data  pada  database  secara  berkala  sehingga  aplikasi  pengelola rumah berkas ini dapat menghasilkan informasi yang akurat 4) Unit lainnya yang ada di Kantor Pelayanan  Pajak  Pratama  yang  membutuhkan  informasi  mengenai  arsip  surat  tagihan  utang pajak.
Untuk menggambarkan data dan informasi yang masuk dan dihasilkan oleh aplikasi ini menggunakan Diagram Konteks seperti pada gambar 2.
Gambar 2. Diagram konteks sistem pengelolaan arsip surat tagihan pada rumah berkas
Proses  yang  dilakukan  oleh  aplikasi  yang  dirancang  untuk  pengelolaan  rumah  berkas digunakan  Diagram  Alir  Data  (DAD)  dri  level  0  (gambar3)  dan  level  1  (gambar  4).  Pada gambar 3 memuat aliran data dan proses utama yang akan terjadi pada aplikasi yang dirancang. Pertama  adalah  proses  pengolahan  data  wajib  pajak  yang  merupakan  sumber  data  master. Selanjutnya  setiap  wajib  pajak  yang  memiliki  ketetapan  utang  pajak  akan  menerima  surat tagihan  dan  arsip  surat  tersebut  disimpan  pada  rumah  berkas.  Data  surat-surat  tersebut  akan masuk  melalui  proses  pengolahan  data  rumah  berkas.  Dengan  adanya  data  surat-surat  tagihan utang  pajak,  Bagian  Pelaksana  dapat  memberikan  pelayanan  informasi  dengan  lebih  cepat  dan mudah karena aplikasi dilengkapi fasilitas pencarian data dan pencetakan laporan.
Gambar 3. Diagram alir data pengelolaan arsip surat tagihan pada rumah berkas level 0
ISSN: 1978-1520
(a) (b)
Gambar 4. Diagram alir data pengelolaan arsip surat tagihan pada rumah berkas level 1
Khusus untuk data wajib pajak alur pengolahan data sesuai dengan gambar 4 (a) dimana data  yang  masuk  disimpan  pada  table  wajib  pajak  dan  Bagian  Pelaksana  dapat  melakukan update data jika diperlukan serta melihat informasi wajib pajak melalui fasilitas pencarian data wajib  pajak.  Sedangkan  untuk  data  arsip  surat  tagihan  utang  pajak  secara  rinci  digambarkan pada gambar 4 (b). Proses pengelolaan data arsip rumah berkas ini terdiri dari 3 proses yaitu 1) input data sampul rumah berkas yang mengelola data rumah berkas sesuai wajib pajak; 2) input indeks penyimpanan pada lemari arsip untuk memudahkan pencarian fisik dari rumah berkas; 3) input  berkas  arsip  yang  ada  pada  rumah  berkas  untuk  mempermudah  pemeliharaan  dan pengawasan berkas fisik surat tagihan pajak.
Sedangkan untuk perancangan basis datanya dihasilkan 4 tabel yaitu table rumah berkas, table  ketetapan  tunggakan,  table  wajib  pajak  dan  table  tindakan  penagihan.  Relasi  antar  table tersebut dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Relasi antar table untuk aplikasi pengelolaan arsip surat tagihan pada rumah berkas 2.3. Pembuatan Program
Selanjutnya  mengubah  desain  menjadi  bentuk  yang  dimengerti  oleh  komputer,  maka dilakukan penulisan jika desainnya detail maka penulisan program dapat dicapai. Pertama-tama dibuat basis data sesuai dengan rancangan pada gambar 5 menggunakan Ms. Access 2007.
Setelah  itu  dibuatkan  aplikasi  pengelola  untuk  database  tersebut  dengan  menggunakan Miscrosoft  Visual  Basic  6.0.  Aplikasi  yang  dibuat  menerapkan  proses  pengolahan  data  sesuai dengan bagan alir data pada gambar 3 dan gambar 4.
Menu  utama  dari  aplikasi  yang  dibangun,  terdiri  dari  3  menu,  yaitu:  File  untuk pengelolaan  pengguna  aplikasi,  Operasional  berisi  menu-menu  pengelolaan  NPWP  dan  surat tagihan  pajak  serta  yang  terakhir  adalah  menu  Laporan  untuk  kebutuhan  mencetak  laporan- laporan  terkait  informasi  arsip  surat  tagihan  pajak  pada  rumah  berkas.  Detail  rancangan  menu sepertipadagambar 6.
Gambar 6. Menu utama aplikasi pengelolaan arsip surat tagihan pada rumah berkas

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Aplikasi  yang  dibangun  cukup  sederhana  namun  memuat  semua  kebutuhan  dari pengguna yaitu Bagian Pelaksana, untuk dapat membantu proses pemeliharaan dan pengelolaan rumah berkas wajib pajak. Fasilitas yang dimiliki aplikasi ini adalah (1) dapat menyimpan data wajib  pajak  dan  rincian  berkas  arsip  surat  apa  saja  yang  dimiliki  oleh  wajib  pajak  berserta posisipadalemari  arsip;  (2)  dapat  mengetahui  jika  ada  surat  tagihan  tahapan  sebelumnya  yang belum tersimpan jika akan menyimpan data surat tagihan baru; (3) dapat menyajikan informasi tagihan terakhir yang dikenakan pada wajib pajak.
Aplikasi  ini  mengharuskan  penggunanya  untuk  login  sebelum  masuk  ke  menu  utama. Hal  ini  membuat  aplikasi  yang  dibangun  lebih  aman  dari  akses  pihak-pihak  yang  tidak berwenang.  Pengguna  utama  yang  dapat  mengakses  aplikasi  ini  adalah  staf  Bagian  Pelaksana saja.  Jika  pengguna  dapat  login  dan  masuk  ke  menu  utama,  maka  selanjutnya  proses pengelolaan rumah berkas dapat dilaksanakan.
Untuk  mempermudah  untuk  mengelola  rumah  berkas,  aplikasi  ini  memuat  form-form input  yang  digunakan  sebagai  perantara  user  dengan  database.  Untuk  pengelolaan  data  wajib pajak  disediakan  form  input  seperti  gambar  6(a),  dengan  fasilitas  tambah  data  baru,  edit  dan hapus.
ISSN: 1978-1520
Sedangkan  untuk  mengelola  data  rumah  berkas  yang  dimiliki  setiap  wajib  pajak dibuatkan  form  seperti  gambar  6  (b).  Dengan  adanya  form  ini,  user  dapat  mencari  tahu  letak rumah berkas setiap wajib pajak.
Detail  mengenai  arsip-arsip  surat  tagihan  apa  saja  yang  dimiliki  wajib  pajak  dan  ada pada rumah berkas, dikelola pada form dengan layout seperti gambar 6(c). Dengan adanya form ini user dapat mengontrol arsip surat apa saja yang ada fisiknya dan yang tidak ada fisiknya.
(a)                                                                                                 (b)
(c)
Gambar 6. Layout program pengelolaan rumah berkas surat tagihan pajak
Pada  saat  ada  Wajib  Pajak  baru  maka  pengguna  dapat  menggunakan  form  pada gambar 6(a) untuk menginputkan datanya kemudian disimpan pada database. Selanjutnya wajib pajak tersebut memiliki satu rumah berkas yang datanya diinputkan melalui form sesuai gambar 6(b).  Untuk  menginput  data  pada  form  ini,  pertama  lakukan  pencarian  data  wajib  pajak  lalu inputkan data no urut rumah berkas dan penyimpanan rumah berkas tersebut pada lemari arsip. Data ini sangat penting untuk memudahkan pencarian fisik rumah berkas selanjutnya.
Jika  wajib  pajak  memiliki  ketetapan  utang  pajak,  maka  data  surat  ketetapan  utang tersebut dibuatkan surat dan arsip suratnya disimpan pada rumah berkas. Sebelumnya data arsip tersebut  diinputkan  terlebih  dahulu  pada  form  sesuai  dengan  gambar  6(c).  Untuk  membantu kontrol fisik berkas arsip surat tersebut maka harus diinputkan keberadaan fisiknya, apakah ada atau tidak ada. Jika berkas fisik tersebut tidak ada, maka harus dilaporkan ke Kantor Pusat untuk diterbitkan kembali arsipnya.
Setelah  adanya  surat ketetapan utang pajak,  maka jika  wajib pajak tidak membayar utang  tersebut  dikeluarkan  surat  tagihan  dan  surat  penindakan  lainnya.  Surat-surat  tersebut arsipnya harus disimpan pada rumah berkas,  sehingga datanya dapat diinputkan pada database menggunakan form sesuai gambar 6(c) diatas. Seperti halnya arsip surat ketetapan utang, surat- surat  tagihan  utang  pajak  pun  harus  dicek  keberadaan  fisik  arsipnya.  Jika  berkas  fisik  tersebut tidak ada, maka harus dilaporkan ke Kantor Pusat untuk diterbitkan kembali arsipnya.
Untuk keperluan pencarian data surat-surat tagihan utang pajak,  form pada gambar 6 (c) ini dilengkapi list view yang menampilkan seluruh surat tagihan utang pajak yang ditujukan pada  wajib  pajak.  Daftaran  surat  tersebut  juga  dilengkapi  informasi  keberadaan  fisik  arsip suratnya.  Secara berkala, Bagian Pelaksana harus melaporkan keberadaan fisik dari arsip surat tagihan  pajak  kepada  pimpinan  dan  kantor  pusat.  Oleh  karena  itu,  aplikasi  ini  dilengkapi fasilitas cetak laporan seperti pada gambar 7.
Gambar 7. Layout laporan daftar ketetapan pajak berdasarkan status fisiknya
Laporan  mengenai  arsip  surat  ketetapan  utang  pajak  dan  surat  tagihan  utang  pajak tersebut  dimuat  pada  dokumen  daftar  ketetapan  pajak  berdasarkan  status  fisiknya.  Laporan  ini hanya tinggak dicetak saja melalui aplikasi pengelola rumah berkas ini. Laporan tersebut terdiri dari  2  jenis  yaitu  daftar  ketetapan  dengan  status  fisik  ada  dan  status  fisik  tidak  ada.  Kedua daftaran tersebut diserahkan ke Pimpinan lalu untuk daftaran ketetapan dengan status tidak ada akan dikirim ke Kantor Pusat untuk dimintakan penerbitan kembali arsip suratnya.
Dengan  fasilitas-fasilitas  yang  ada  pada  aplikasi  pengelola  rumah  berkas  ini dianggap sudah dapat membantu Bagian Pelaksana dalam mengelola dan mengontrol arsip surat tagihan  utang  pajak  setiap  wajib  pajak.  Sehingga  proses  penagihan  dan  penyelesaian  masalah utang pajak setiap wajib pajak dapat dipantau dengan baik dan sesuai aturan yang berlaku.
ISSN: 1978-1520

## 4. KESIMPULAN
Beberapa kesimpulan dari aplikasi pengelolaan rumah berkas ini, antara lain sebagai berikut:
a) Aplikasi  ini  mampu  menyajikan  menyimpan  data  berkas  admisnitrasi  wajib  pajak berdasarkan nomor urut rumah berkas dan NPWP serta menyajikan informasi penyimpanan arsip dengan cepat dan mudah.
b) Aplikasi  ini  dapat  menampilkan  informasi  jenis-jenis  berkas  administrasi  terkait  utang pajak yang dimiliki tiap NPWP dan mencetak laporan pemeliharaannya secara berkala.
c) Dengan  adanya  laporan-laporan  yang  dapat  disesuaikan  dengan  kebutuhan,  meningkatan pengawasan terhadap fisik arsip  surat ketetapan  utang dan surat tagihan  utang pajak  yang ada pada setiap rumah berkas wajib pajak.

## 5. SARAN
Untuk  bahan  pengembangan  aplikasi  sistem  informasi  pemeliharaan  rumah  berkas administrasi  wajib  pajak  ini  dapat  disarankan  pengembangan  pada  data  base  dan  aplikasi berbasis  jaringan  ( client  server )  sehingga  informasi  keberadaan  berkas  admisnistrasi  bisa diakses oleh siapa saja tanpa harus melalui bagian pelaksana.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis  mengucapkan  terima  kasih  kepada Pimpinan  STMIK  Tasikmalaya yang  telah memberi dukungan financial terhadap penelitian ini.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Judisseno,  R.  K.,  2005, Pajak  dan  Strategi  Bisnis  Suatu  Tinjauan  tentang  Kepastian Hukum dan Penerapan Akuntansi di Indonesia , Revisi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
[2] Puspitasari, C. D., 2010, Penagihan Pajak dengan Surat Paksa di KPP Pratama Semarang candisari , Unika Soegijapranata.
[3] Anzhori,  G.  and  Rahmah,  E.,  2013,  Sistem  Penataan  Arsip  Dinamis  pada  Subbagian Penentuan  Bidang  Pidana  Umum  Pengadilan  Negeri  Payakumbuh, Ilmu  Inf.  Perpust.  dan Kearsipan , vol. 1, no. 2, pp. 32–38.
[4] Kristanto, I. H., 1994, Konsep & Perancangan Database . Penerbit Andi.
[5] Kadir, A., 2008 , Pengenalan Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi.
[6] Kristanto,  A.,  2008, Perancangan  Sistem  Informasi  dan  apilkasinya .  Yogyakarta:  Gava Media.
[7] Anggraeni, D. and  Iriani,  S., 2013, Sistem  Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan  Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Pringkuku, Indones. J. Secur. Syst ., no. 24, pp. 1–4.
[8] Putri,  W.  A.,  2014, Program  Aplikasi  Dokumentasi  Surat  Masuk  dan  Surat  Keluar  Pada Prodi Sistem Informasi Universitas Widyatama Bandung , Universitas Widyatama.
[9] Winiarti,  S.,  2012,  Pemanfaatan  Teorema  Bayes  dalam  Penentuan  Penyakit  THT, J. Inform ., vol. 2, no. 2, pp. 189–199.
[10] Al-Fatta, H., 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi . Andi.
[11] Jogiyanto, H., 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi.