Jurnal Ilmiah Kesehatan  Media Husada, Volume  12,  Nomor  2,  N o v e m b e r   2023
Yanti RD., Suryandari ESD.H, Pitoyo AZ. ( 2023). Jurnal Ilmiah Kesehatan Media Husada. 12(2), halaman 128-136. https://ojs.widyagamahusada.ac.id

## ORIGINAL ARTICLE

## ANALISIS  FAKTOR-FAKTOR  KETIDAKSESUAIAN  SOP  RETENSI  DOKUMEN REKAM MEDIS RSU PKU MUHAMMADIYAH ROGOJAMPI 2021
Riska Devi Yanti 1 *, Endang Sri Dewi Hastuti Suryandari 2 , Ach Zani Pitoyo 3
1,2,3 Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang
Corresponding author: Riska Devi Yanti Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang Email: deviriska264@gmail.com
Article Info:
Dikirim: 09 Agustus 2022 Ditinjau: 26 Oktober 2023 Diterima: 10 November 2023

## Abstract
RSU  PKU  Muhammadiyah  Rogojampi  had  retained  medical  record  documents  in  2021,  but  in  its implementation there were still obstacles and was not in accordance with the SOP. The purpose of this study was to determine the factors causing the non-compliance to the SOP for the retention of medical record  documents  at  PKU  Muhammadiyah  Rogojampi  General  Hospital.  The  research  design  was descriptive  with  a  qualitative  approach.  Data  collection  techniques  in  this  study  was  by  interviewing officers who carried out retention of 7 informans and observation techniques. The results of the study showed  that  several  causes  of  discrepancies  in  the  implementation  of  the  SOP  for  the  retention  of medical record documents at RSU PKU Muhammadiyah Rogojampi, for the man factors: the number of staff  was  still  lacking,  most of the  officers  with  educational  backgrounds  were  not  medical  recorders, the tenure of the filing officer was less, and the staff had never been attended training on retention; for the machine factors: the scanning process for  medical record that had been assessed was not carried out; for the method factors: there was no policy and retention was not carried out in accordance with SOP, and for the material factors showed there were no special space and shelves for inactive medical record  documents.  There  was  a  need  to  increase  the  capacity  of  medical  record  officers  through training,  establishing  policies  in  the  retention  process  of  medical  record  and  providing  rooms  or shelves for storing inactive medical record documents.
Keywords : Factors;Medical Record; Retention; Standard Operating Procedure.

## Abstrak
RSU  PKU  Muhammadiyah  Rogojampi  sudah  melakukan  retensi  dokumen  rekam  medis  pada  tahun 2021, tetapi dalam pelaksanaannya masih ditemukan kendala dan belum sesuai dengan SOP. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor penyebab ketidaksesuaian pelaksanaan SOP retensi  dokumen  rekam  medis  di  RSU  PKU  Muhammadiyah  Rogojampi.  Jenis  penelitian  ini  adalah deskriptif  dengan  metode  pendekatan  kualitatif.  Teknik  pengumpulan  data  dalam  penelitian  ini dengan  cara  wawancara  dengan  petugas  yang  melaksanakan  retensi  sebanyak  7  orang  dan  teknik observasi.  Berdasarkan  hasil  penelitian  didapatkan  beberapa  penyebab  ketidaksesuaian  pelaksanaan SOP retensi dokumen rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Rogojampi, dari segi faktor man , jumlah  tenaga  yang  masih  kurang,  sebagian  besar  petugas  berlatar  belakang  pendidikan  bukan perekam medis, masa kerja petugas bagian filing yang kurang, dan petugas belum pernah mengikuti pelatihan  tentang  retensi.  Dari  segi  faktor machine, tidak  dilakukan  proses  scanning  terhadap dokumen  rekam  medis  yang  sudah  dinilai,  dari  segi  faktor method belum  terdapat  kebijakan  yang mengatur tentang retensi dan retensi dilakukan tidak seusai dengan SOP, dan dari segi faktor material belum  terdapat  ruang  dan  rak  khusus  untuk  dokumen  rekam  medis  inaktif.  Perlunya  peningkatan kemampuan  petugas  rekam  medis  melalui  pelatihan-pelatihan,  penetapan  kebijakan  dalam  proses retensi dokumen rekam medis serta penyediaan ruangan atau rak untuk penyimpanan dokumen rekam medis inaktif.
Kata kunci : Faktor –faktor;  Dokumen Rekam Medis; Retensi; SOP.
© 2021 The Author(s). This  is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution 4.0 International License. which  permits  unrestricted  non-commercial use, distribution, and   reproduction  in  any   medium,  provided   the original  work  is properly cited.
ISSN: 2655-4917 (online) ISSN: 2252-9101 (cetak)
Jurnal Ilmiah Kesehatan  Media Husada, Volume  12,  Nomor  2,  N o v e m b e r   2023

## PENDAHULUAN
Peraturan Menteri Kesehatan No. 4 Tahun 2018 menjelaskan  bahwa  Rumah  Sakit  adalah  institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat  jalan,  dan gawat  darurat.  Setiap  pelayanan  kesehatan  wajib menyelenggarakan  rekam  medis,  sehingga  pelayanan kesehatan  pada  seorang  pasien  harus  dicatat  atau direkam dalam rekam medis secara lengkap (Kemenkes RI, 2018).
Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat  dibutuhkan  berkas  rekam  medis  yang berfungsi  sebagai  pendokumentasian  kesehatan  pasien yang  harus  dijaga  oleh  bagian  rekam  medis.  Rekam medis  mempunyai  peran  yang  sangat  penting  yang menyangkut  informasi  keadaan  pasien  sehingga  harus terjamin  kerahasiaannya.  Pelaksanaan  rekam  medis yang  baik,  tentunya  akan  menunjang  terselenggaranya upaya  peningkatan  pelayanan  kepada  masyarakat (Mathar, 2018).
Salah  satu  unit  rekam  medis  yang  menunjang dalam  kegiatan  pelayanan  rekam  medis  adalah  ruang filing .  Ruang filing merupakan  bagian  dari  unit  rekam medis yang gunanya untuk menyimpan dokumen rekam medis  baik  rawat  jalan,  rawat  inap  maupun  rawat darurat.  Untuk  menunjang  efisiensi  ruang filing dan menghindari penumpukan dokumen rekam medis, maka dilakukan proses retensi untuk memisahkan DRM aktif dan inaktif.
Retensi  adalah  proses  memindahkan  arsip rekam medis aktif menjadi rekam medis inaktif dengan cara  memilah  pada  rak  penyimpanan  sesuai  dengan tahun  kunjungan  pasien.  Menurut  Permenkes  No.  269 tahun  2008,  rekam  medis  pasien  rawat  inap  di  rumah sakit  wajib  disimpan  sekurang-kurangnya  untuk jangka waktu  5  tahun  terhitung  dari  tanggal  terakhir  pasien
berobat  atau  dipulangkan.  (Kemenkes  RI,  2008). Sehingga  perlu  ruangan  khusus  untuk  penyimpanan dokumen rekam medis inaktif (Sabran, 2021).
Tidak  tersedianya  ruangan  dan  rak  khusus dokumen  rekam  medis  inaktif  dapat  menyebabkan terhambatnya kegiatan retensi. Sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh (Agustin et al., 2020), bahwa salah satu  faktor  penyebab  tidak  sesuainya  retensi  karena kurangnya ruang dan rak penyimpanan dokumen rekam medis  yang  mengakibatkan  dokumen  rekam  medis menumpuk  sehingga  menyebab  ruang filing menjadi sempit.
Dalam  proses  retensi  perlu  adanya  suatu kebijakan  atau  SOP  yang  berfungsi  sebagai  pedoman dalam  melaksanakan  kegiatan  retensi  dokumen  rekam medis.  Menurut  penelitian  lain  menyebutkan  bahwa tidak terdapatnya SOP tentang retensi yang menyebabkan  pelaksanaan  retensi  hanya  dilakukan ketika  ada  waktu  senggang  dan  secara  tidak  terjadwal. Hal  ini  menyebabkan  terjadinya  penumpukan  berkas rekam  medis  pada  ruang filing ,  sempitnya  ruang filing dan rak penyimpanan (Wardatunnisa, 2018).
RSU  PKU  Muhammadiyah  Rogojampi  sudah memiliki SOP mengenai retensi dokumen rekam medis, akan  tetapi  pelaksanaan  retensi  di  RSU  PKU Muhammadiyah Rogojampi masih belum sesuai dengan kebijakan yang terdapat di dalam SOP. Dokumen rekam medis  yang  inaktif  tidak  dipindahkan  karena  ruang filing di  RSU  PKU  Muhammadiyah  Rogojampi  belum mempunyai  ruangan  khusus  dokumen  rekam  medis inaktif,  sehingga  dokumen  rekam  medis  yang  sudah inaktif  masih  menumpuk  di  ruang filing .  Selain  itu jadwal retensi arsip (JRA) di RSU PKU Muhammadiyah  Rogojampi  dilakukan  sewaktu-waktu saja  dan  tidak  sesuai  dengan  yang  tertera  dalam  SOP yaitu satu bulan sekali. Hal ini dikarenakan keterbatasan sumber  daya  manusia  di  ruang filing .  Proses  retensi
yang  dilakukan  masih  secara  manual,  yaitu  dokumen yang  bernilai  guna  disalin  manual  dan  tidak menggunakan  alat scanner dikarenakan  terbatasnya sarana atau fasilitas di ruang filing .
Berdasarkan  permasalahan  tersebut  peneliti tertarik  untuk  melakukan  penelitian  tentang  “Analisis Faktor-Faktor Ketidaksesuaian Pelaksanaan SOP Retensi  Dokumen  Rekam  Medis  di  RSU  PKU Muhammadiyah  Rogojampi  Tahun  2021’’  ditinjau  dari unsur  manejemen  5M (Man,  Machine  ,Methode,
Material).

## METODE
Jenis  penelitian  ini  deskriptif  kualitatif  yaitu mendiskripsikan faktor-faktor ketidaksesuaian pelaksanaan  SOP  retensi  dokumen  rekam  medis berdasarkan faktor man, machine, method dan material .
Populasi dari penelitian ini adalah petugas rekam medis sebanyak  7  orang.  dan  seluruhnya  menjadi  anggota sampel penelitian (total sampling). Instrumen penelitian menggunakan  lembar  observasi,  pedoman  wawancara dan  alat  perekam handphone ,  untuk  pengumpulan  data faktor-faktor  ketidaksesuaian  pelaksanaan  SOP  retensi dokumen rekam medis.
Metode  pengumpulan  data  melalui  observasi terhadap petugas filing yang melakukan kegiatan retensi dokumen  rekam  medis,  SOP  retensi,  sarana  dan prasarana  untuk  kegiatan  retensi.  Sedangkan  kegiatan wawancara  dilakukan  terhadap  Kepala  rekam  medis, petugas  filing,  staf  rekam  medis  dan  petugas. Pendaftaran sebagai informan. Data hasil observasi dan wawancara yang terkumpul disajikan berupa narasi atau data  deskriptif  tentang  ketidaksesuaian  pelaksanaan retensi  dokumen  rekam  medis  di  RSU  PKU Muhammadiyah Rogojampi.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Informan  yang  terlibat  dalam  penelitian  ini sebanyak  7  orang  dengan    karakeristik  seperti  tertera pada Tabel 1.
Tabel 1 Karakteristik Informan Infor man Umur Pendi dikan Masa Kerja Jabatan Pelatihan 1 35 Th D3 15 Th Kepala RM Pernah 2 26 Th SMA 7 Th Pelapor an Pernah 3 35 Th SMA 1 Th Filing Belum 4 31 Th SMA 8 Th TPP Belum 5 22 Th SMA 5 Th TPP Belum 6 25 Th SMA 3 Th TPP Belum 7 37 Th SMA 1 Th TPP Belum
Berdasarkan karakteristik informan pada Tabel.1  didapatkan  sebagian  besar  informan  (6  orang) berpendidikan  SMA  dan  yang  pernah  mengikuti pelatihan tentang rekam medis ada 2 informan. Semua informan  belum  pernah  mengikuti  pelatihan  tentang retensi dokumen rekam medis.
Analisis  Faktor  Penyebab  Ketidaksesuaian Pelaksanaan  SOP  Retensi  Dokumen  Rekam Medis Berdasarkan Faktor Man
Hasil  wawancara  menunjukkan  bahwa  tenaga yang terlibat dalam kegiatan retensi adalah 7 orang. Di antaranya  meliputi  bagian  pendaftaran  4  orang,  bagian pelaporan  1  orang,  kepala  rekam  medis  1  orang,  dan bagian filing 1  orang.  Petugas  pendaftaran  hanya  ikut serta  dalam  kegiatan  pengambilan  berkas  rekam  medis yang  sudah  dipilah  berdasarkan  masa  simpan, selebihnya untuk kegiatan retensi dilakukan oleh kepala rekam medis, petugas filing dan petugas pelaporan.
Berdasarkan  uraian  tugas  di  perhitungan  beban kerja  sub  bagian  rekam  medis  dijelaskan  bahwa pelaksanaan  retensi  dilakukan  oleh  petugas filing yang hanya  berjumlah  1  orang  petugas  saja.  Kurangnya tenaga yang ada menyebabkan kegiatan retensi menjadi
Jurnal Ilmiah Kesehatan  Media Husada, Volume  12,  Nomor  2,  N o v e m b e r   2023
terhambat  sehingga  retensi  hanya  dilakukan  sewaktu- waktu  saja  menyesuaikan  dengan  waktu  senggang petugas.  Hal  tersebut  didukung  oleh  pernyataan informan dalam wawancara yang menyatakan:
“ Kayaknya sih Mbak karena kekurangan tenaga jadi ya menyesuaikan  itu  adanya  waktu  luang  dari  beberapa petugas  yang  membantu” (Informan  6,  2021).
Rekapitulasi  perhitungan  beban  kerja  yang  sudah dilakukan  di  sub  bagian  rekam  medis  seperti  tertera pada Tabel 2.

## Tabel 2  Rekapitulasi Perhitungan beban kerja sub bagian rekam medis
Bagian Tenaga yang ada Jumlah Kebutuhan Keterangan TPP 6 10 Kurang 4 orang Pelaporan dan klaim BPJS 3 5 Kurang 2 orang Filing 1 2 Kurang 1 orang
Sumber : Perhitungan beban kerja sub bagian rekam medis

## RSU PKU Muhammadiyah Rogojampi
Data  pada  Tabel  2  menunjukkan  bahwa  masih kurangnya  jumlah  tenaga  di  bagian  rekam  medis sebanyak  7  orang  dengan  kebutuhan  tenaga  masing- masing di bagian TPP, Pelaporan dan klaim BPJS serta filing .
Berdasarkan  latar  belakang  pendidikan,  hanya  1 orang  petugas  yang  berlatar  belakang  pendidikan  D3 rekam medis, sedangkan 6 orang lainnya berpendidikan lulusan  SMA.  Hal  ini  menyebabkan  petugas  tidak memahami  kegiatan  penyelenggaraan  rekam  medis khususnya  tentang  retensi  dokumen  rekam  medis, karena  latar  belakang  seorang  profesi  rekam  medis harus minimal menempuh pendidikan D3 rekam medis. Berdasarkan  Permenkes  No.  55  Tahun  2013  Pasal  3 yang  menyebutkan  bahwa  Perekam  Medis  adalah seorang  yang  telah  lulus  pendidikan  Rekam  Medis  dan Informasi  Kesehatan  sesuai  ketentuan  peraturan
perundang  undangan  (Kemenkes  RI,  2013).  Hasil penelitian  ini  sejalan  dengan  penelitian  Wijayanti  RA dkk  (2022)  yang  menunjukkan  bahwa  salah  satu  faktor penyebab ketidaksesuaian pelaksanaan retensi disebabkan  kualifikasi  petugas  bukan  lulusan  minimal D3 Rekam Medis (Wijayanti RA dkk, 2022)
Berdasarkan masa kerja petugas, didapatkan data masa  kerja  diunit  rekam  medis  dengan  rata-rata  masa kerja  petugas  yaitu  6  tahun.  Petugas  yang  wajib melakukan retensi dokumen rekam medis yaitu petugas filing dengan  masa  kerja  1  tahun.  Dengan  masa  kerja tersebut  dapat  disimpulkan  bahwa  masa  kerja  petugas filing masih  sangat  singkat,  sehingga  kemampuan petugas  dianggap  masih  kurang  dalam  pengolahan bidang filing terutama  retensi  dokumen  rekam  medis, karena semakin lama masa kerja seorang petugas, maka akan  sangat  berpengaruh  dengan  kemampuan  maupuan keterampilan petugas itu sendiri. Semakin lama petugas itu  bekerja  maka  akan  banyak  pula  pengetahuan  yang didapatkan  oleh  petugas  dan    performa  kerjanya  akan semakin baik seiring waktu. Hal ini sesuai dengan hasil penelitian Fauziah, dkk yang menyebutkan bahwa lama bekerja  dapat  mempengaruhi  kinerja  petugas,  lamanya seorang  individu  bekerja  akan  memberikan  berbagai pengalaman di bidang pekerjaan tersebut (Fauziah et al., 2020).
Semua  petugas  bagian  rekam  medis  khususnya bagian filing belum pernah mengikuti pelatihan tentang retensi  dokumen  rekam  medis,  hanya  2  orang  yang pernah  mengikuti  pelatihan  berkaitan  dengan  rekam medis  yaitu  kepala  rekam  medis  mengikuti  pelatihan tentang  Implementasi  rekam  medis  elektronik  dalam pelayanan rekam medis/fasyankes, dan bagian pelaporan  mengikuti  pelatihan  tentang  peningkatan kualitas coder dalam  pelaksanaan  koding  untuk mengurangi  pending  klaim.  Petugas filing yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan kegiatan
retensi berlatar belakang pendidikan bukan rekam medis yaitu  SMA,  belum  pernah  mengikuti  pelatihan  tentang pengelolaan  bidang filing terutama  retensi  dokumen rekam  medis,  sehingga  menyebabkan  petugas  kurang memahami  kegiatan  pengelolaan  bidang  rekam  medis khusunya retensi dokumen rekam medis. Hal ini sesuai dengan hasil penelitian Agustin, dkk yang menyebutkan bahwa perlu diadakan pelatihan dan juga seminar untuk petugas  guna  meningkatkan  pengetahuan,  keterampilan dan  kinerja  petugas  tentang  retensi  (Agustin  et  al., 2020).
Menurut  perhitungan  beban  kerja,  didapatkan bahwa jumlah petugas rekam medis disemua unit masih kurang,  oleh  karena  itu  selayaknya  RSU  PKU Muhammadiyah  Rogojampi  melakukan  penambahan pegawai  agar  pekerjaan  lebih  optimal  dan  tidak menambah  beban  kerja  petugas  yang  ada.  Selain  itu perlu  dilakukan  juga  pelatihan  maupun  seminar  yang berhubungan  dengan  rekam  medis  khususnya  tentang retensi dokumen rekam medis.
Analisis Faktor Penyebab Ketidaksesuaian
Pelaksanaan  SOP  Retensi  Dokumen  Rekam  Medis Berdasarkan Faktor Machine
Hasil  wawancara  dan  observasi  menunjukkan bahwa di RSU PKU Muhammadiyah Rogojampi sudah terdapat  alat  untuk  memudahkan  dalam  retensi  berkas rekam  medis  meliputi  1  komputer  dan  1  alat scanner .
Sarana  komputer  yang  ada  sudah  dipergunakan  untuk menyimpan  data  dokumen  rekam  medis  yang  sudah dilakukan penilaian yaitu meliputi nomor rekam medis, tahun  akhir  berobat,  jangka  waktu  penyimpanan,  dan diagnosa  akhir.  Hal  ini  dapat  disimpulkan  bahwa komputer  sudah  digunakan  dengan  optimal  dalam proses  penginputan  data.  Penggunaan  komputer  juga memudahkan petugas untuk menemukan data yang akan digunakan kembali. Adanya komputer sangat membantu petugas karena pekerjaan lebih cepat selesai
dibandingkan  dengan  penulisan  secara  manual.  Dapat disimpulkan bahwa 1 komputer saja sudah cukup untuk pelaksanaan  retensi  dokumen  rekam  medis.  Salah  satu komponen  alih  media  dokumen  rekam  medis  menurut Widjaja  adalah  komputer,  dengan  kehadiran  komputer sebagai  basis  teknologi  informasi,  alih  media  tersebut dapat dilakukan dengan mudah (Widjaja, 2017). Sarana scanne r  yang  ada  tidak  dipergunakan  karena  belum adanya  tenaga  untuk  melakukan scan ,  sehingga dokumen rekam medis yang sudah dilakukan pemilahan lembar  penting  tidak  di scan .  Hal  ini  didukung  dengan hasil  wawancara  dengan  informan  sebagai  berikut: “ Seharusnya  iya,  tapi  masih  belum.  Kembali  lagi karena  keterbatasan  SDM  atau  tenaga  tadi.  Kalau mesinnya dari retensi itu fasilitasnya sudah ada, sudah ada  tapi  masih  kurang.  komputer  sama  scaner,  dari komputer  sudah  berjalan  tapi  scanernya  masih  belum dioperasikan” (Informan 3). Data dokumen yang sudah dimasukkan  kedalam  komputer  langsung  disimpan didalam  kardus  dan  disimpan  di  ruang  penyimpanan tanpa  dilakukan  proses scanning terlebih  dahulu  dan ditaruh  dilantai  ruang filing .  Dokumen  rekam  medis yang  sudah  dinilai  hanya  dilakukan  penginputan  data secara  manual  di  komputer  tanpa  dilakukan  proses scanning .  Karena  scanner  tidak  dipergunakan,  maka rumah  sakit  tidak  mempunyai back  up data  terhadap dokumen  rekam  medis  yang  sudah  dinilai.  Akibatnya dokumen  rekam  medis  memiliki  resiko  kehilangan maupun kerusakan. Seharusnya scanner yang ada dapat dipergunakan  untuk  menduplikasi  dokumen  dari hardcopy ke softcopy (digital).
Analisis Faktor Penyebab Ketidaksesuaian
Pelaksanaan  SOP  Retensi  Dokumen  Rekam  Medis Berdasarkan Faktor Method
Hasil  wawancara  juga  menunjukkan  bahwa  di RSU  PKU  Muhammadiyah  Rogojampi  tidak  terdapat kebijakan  khusus  mengenai  retensi  dokumen  rekam
medis.  Seharusnya  terdapat  kebijakan,  mengingat bahwa  kebijakan  merupakan  regulasi  yang  tertinggi  di rumah  sakit.  Hal  ini  menyebabkan  kegiatan  retensi hanya  dilakukan  sewaktu-waktu  saja  bukan  hanya karena kekurangan petugas, akan tetapi karena memang tidak  ada  kebijakan  khusus  yang  mengatur  sehingga kegiatan  retensi  tidak  dianggap  sebagai  hal  yang penting.  Petugas  merasa  tidak  ada  tuntutan  untuk melakukan  retensi  dokumen  rekam  medis.  Kebijakan merupakan  pernyataan  dan  tindakan  yang  mengarah pada  upaya  peningkatan  dalam  bentuk  keputusan  atau penetapan  yang  bersifat  mengikat.  Kebijakan  disusun secara  strategis  dalam  rangka  menghadapi  berbagai persoalan  yang  melingkupi,  baik  bersifat  internal maupun eksternal (Rahman, 2020).
SOP  retensi  dokumen  rekam  medis  sudah  ada, tetapi  dalam  pelaksanaan  retensi  tidak  mengacu  pada SOP.  Di  dalam  SOP  terdapat  kebijakan  bahwa  jadwal retensi  arsip  dibuat  1  bulan  sekali,  akan  tetapi  pada pelaksanaannya  tidak  dibuat  1  bulan  sekali  dengan alasan karena keterbatasan tenaga. Hal ini mengakibatkan  dalam  pelaksanaan  retensi  dokumen rekam  medis  tidak  terjadwal  dan  dilakukan  sewaktu waktu.  Seharusnya  jadwal  retensi  arsip  dibuat  1  bulan sekali sesuai dengan yang tertera dalam SOP agar dapat diikuti  oleh  petugas filing .  Hal  ini  selaras  dengan penelitian  Ningsih  ER  dkk  (2023)  yang  menyatakan masih  terdapat  ketidaksesuaian  antara  standar  prosedur operasional retensi rekam medis dengan kebijakan yang dibuat  oleh  direktur  rumah  sakit  (Ningsih  ER.  dkk., 2023).  Selain  itu  di  dalam  SOP  tidak  disebutkan  umur minimal  dokumen  rekam  medis  yang  bisa  dilakukan retensi.  Hal  ini  menyebabkan  petugas  tidak  mengikuti sesuai  dengan  ketentuan.  Dalam  SOP  seharusnya mencantumkan  tentang  umur  minimal  dokumen  rekam medis  yang  dapat  dilakukan  retensi.  Selain  itu,  SOP tidak  di  sosialisasikan  kepada  seluruh  petugas  rekam
medis  sehingga  mengakibatkan  beberapa  petugas  yang ada  tidak  memahami  terkait  prosedur  pelaksanaaan retensi  dokumen  rekam  medis  inaktif,  dan  juga  tidak mengetahui  pentingnya  alur  kegiatan  retensi  dokumen rekam  medis.  Hal  tersebut  didukung  oleh  pernyataan informan  dalam  wawancara  yang  menyatakan:  “ Sudah, SOP memang sudah ada tapi masih belum disosialisasikan  seluruhnya,  mungkin  sebagian  sudah untuk  tata  caranya  tapi  untuk  mendetailnya  mungkin belum ” (Informan 3, 2021).
Menurut  Putra, Standard  operating  procedure (SOP)  disusun  untuk  mengefektifkan  proses  kerja, meningkatkan  kapasitas  kerja,  dan  menertibkan  kinerja supaya tetap selaras dengan visi, misi serta tujuan awal berdirinya sebuah usaha atau bisnis (Putra, 2020). SOP memiliki  peran  sebagai  standarisasi,  artinya  SOP  akan dijadikan  patokan  dalam  bekerja  sehingga  kesalahan akan  berkurang.  SOP  memberikan  pedoman,  petunjuk, atau  arahan  secara  umum  dan  khusus  kepada  lembaga, instansi,  atau  perusahaan  dalam  menjalankan  tugas pokok  dan  fungsi  masing-masing  bidang.  Sehingga, SOP  bisa  membantu  pihak-pihak  yang  terkait  untuk mengetahui tugasnya.
Analisis Faktor Penyebab Ketidaksesuaian
Pelaksanaan  SOP  Retensi  Dokumen  Rekam  Medis Berdasarkan Faktor Material
Hasil  wawancara  dan  observasi  diperoleh bahwa  di  RSU  PKU  Muhammadiyah  Rogojampi  tidak terdapat  ruang  khusus  untuk  berkas  yang  telah  inaktif dan juga tidak terdapat rak untuk menata berkas rekam medik  yang  telah  inaktif.  Penjelasan  yang  diberikan oleh  semua  informan  diketahui  bahwa  di  RSU  PKU Muhammadiyah Rogojampi belum tersedia untuk ruang dan  rak  khusus  penyimpanan  dokumen  rekam  medis inaktif  karena  dari  pihak  rumah  sakit  sendiri  yang
belum  memfasilitasi.  Hal  ini  seperti  yang  disampaikan oleh informan dalam wawancara:
“Ruangan  penyimpanan  si  ada  gudang  Cuma  raknya belum.  Mungkin  PR  buat  rumah  sakit  ya,  masih  belum difasilitasi. ruangan dan raknya gak ada” (Informan 5)
Keadaan  ini  sejalan  dengan  hasil  penelitian Zafira  &  Hidayati  yang  menyatakan  bahwa  penyebab belum  terlaksananya  retensi  dan  pemusnahan  berkas rekam medis di RS X Bandung karena belum memiliki ruangan  khusus  berkas  inaktif  dan  tempat  menyimpan berkas tidak menggunakan rak melainkan kardus (Zafira F. dkk, 2022).
Dalam  proses  retensi  dokumen  rekam  medis, kegiatan  dimulai  dari  memindahkan  berkas  rekam medis inaktif dari rak file aktif ke rak file inaktif dengan cara memilah pada rak file penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan, memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang berlaku, dan memusnahkan  berkas  rekam  medis  yang  telah dimikrofilmkan  dengan  cara  tertentu  sesuai  ketentuan yang  berlaku.  Seharusnya  terdapat  ruang  penyimpanan khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah inaktif agar  dokumen  rekam  medis  tidak  tercampur  antara dokumen  rekam  medis  yang  aktif  dan  yang  sudah inaktif.  Selain  itu  seharusnya  juga  terdapat  rak  khusus untuk  dokumen  rekam  medis  inaktif,  karena  rak  dapat berguna sebagai  penyimpanan  berkas yang  aman,  tidak menyebabkan  penumpukan  dokumen  rekam  medis, tidak  membuat  dokumen  rekam  medis  berserakan  dan sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.
Dokumen  rekam  medis  yang  sudah  memasuki tahun  inaktif  hanya  ditempatkan  di  gudang,  tanpa adanya  rak.  Hal  ini  menyebabkan  kerusakan  pada  segi fisik  dokumen  rekam  medis  karna  faktor  alam,  seperti kebocoran  dan  kehujanan.  Akibatnya  dokumen  rekam medis  tidak  dapat  terbaca  bahkan  berjamur  sebelum dilakukan pemilahan lembar penting. Menurut
Permenkes  No.  269  tahun  2008,  disebutkan  bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang  diperlukan  dalam  penyelenggaraan  rekam  medik, diantaranya  yaitu  ruang  dan  rak  penyimpanan  khusus dokumen  rekam  medis  inaktif.  Hal  ini  sangat  penting guna  berjalannya  sistem  penyimpanan  dengan  baik (Kemenkes RI, 2008).
Hasil observasi dan wawancara juga menunjukkan  bahwa  akibat  keterbatasan  rak  dan  ruang penyimpanan  dokumen  rekam  medis  inaktif,  terdapat dokumen yang diretensi belum berumur 5 tahun. Hal ini terbukti berdasarkan data di RSU PKU Muhammadiyah Rogojampi  dilakukan  retensi  pertama  pada  bulan  April 2021,  dan  kemudian  dilakukan  retensi  berikutnya  pada bulan  November  2021.  Hasil  wawancara  dengan Informan,  diketahui  bahwa  umur  rata-rata  dokumen rekam medis yang diretensi yaitu 3-4 tahun, keadaan ini disebabkan  karena  keterbatasan  ruang filing .  Hasil penelitian  ini  selaras  dengan  penelitian  sebelumnya yang dilakukan oleh Mutiara Z (2021) yang menemukan bahwa  rekam  medis  sebelum  5  tahun  dari  tanggal terakhir  berobat  sudah  petugas  pindahkan  ke  ruang penyimpanan  in  aktif  dan  pelaksanaan  SPO  rekam medis  non  aktif  tidak  dilaksanakan  sesuai  masa penyimpanan  rak  in  aktif  selama  2  tahun  (Mutiara  Z, 2021).  Hal  ini  tidak  sesuai  dengan  teori  dari  Mathar, yang  menyebutkan  bahwa  retensi  atau  penyusutan dokumen  rekam  medis  adalah  pengurangan  jumlah formulir  yang  terdapat  di  dalam  berkas  rekam  medis dengan  cara  mensortir/memilih  arsip  yang  sudah berumur  5  tahun  dari  tanggal  terakhir  pasien  tersebut dilayani (Mathar, 2018).

## KESIMPULAN
Faktor-faktor penyebab ketidaksesuaian pelaksanaan SOP retensi dokumen rekam medis di RSU PKU  Muhammadiyah  Rogojampi  meliputi  unsur man (kurangnya  tenaga  di  unit  rekam  medis  khususnya petugas filing masih,  sebagian  besar  petugas  berlatar belakang  pendidikan    bukan  dari  D3  rekam  medis, dengan masa kerja khususnya petugas filing yang hanya 1  tahun,  serta  semua  petugas  belum  pernah  mengikuti pelatihan tentang  retensi dokumen  rekam medis),  unsur machine  ( tidak  dilakukan  proses scanning terhadap dokumen  rekam  medis  yang  sudah  dinilai),  unsur method (belum  terdapat  kebijakan  tentang  retensi dokumen  rekam  medis,  SOP  retensi  dokumen  rekam medis  belum  disosialisasikan,  dan  langkah-langkah dalam SOP masih belum lengkap), unsur material (tidak terdapat  ruang  khusus  untuk  penyimpanan  dokumen rekam  medis  inaktif  dan  tidak  terdapat  pula  rak penyimpanan  dokumen  rekam  medis  inaktif).  Perlunya peningkatan  kemampuan  petugas  rekam  medis  melalui pelatihan-pelatihan,  penetapan  kebijakan  dalam  proses retensi dokumen rekam medis serta penyediaan ruangan atau  rak  untuk  penyimpanan  dokumen  rekam  medis inaktif.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Penelitian  ini  dapat  diaksanakan  dengan  baik berkat  bantuan  dari  berbagai  pihak,  untuk  itu  peneliti berterimakasih  kepada  Ibu  dr.  Endang  Sri  Dewi  H.S, M.QIH  dan  Bapak  Ach  Zani  Pitoyo,  S.Si.T, M.Kes.,MMRS, serta pihak RSU PKU Muhammadiyah Rogojampi yang telah memberikan kerjasama yang baik dalam penelitian ini.

## DAFTAR RUJUKAN
Agustin, D. W., Wijayanti, R. A., & Permana, G. N. (2020).
Identifikasi Faktor Penyebab Ketidaksesuaian
Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medik Inaktif di RS  Husada  Utama  Kota  Surabaya. J-REMI :  Jurnal Rekam  Medik  Dan  Informasi  Kesehatan , 2 (1),  57–63. https://doi.org/10.25047/j-remi.v2i1.2156 Fauziah,  S.  M.,  Aula  Rumana,  N.,  Dewi,  D.  R.,  &  Indawati, L.  (2020).  Kinerja  Petugas  Rekam  Medis  di  Rumah Sakit Bhakti Mulia Tahun 2019.
Inohim.Esaunggul.Ac.Id , 8 (2), 53.
https://inohim.esaunggul.ac.id/index.php/INO/article/vi ew/205 Kemenkes RI. (2008). Permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. In
Permenkes  Ri  No  269/Menkes/Per/Iii/2008 (Vol.  2008, p. 7).
Kemenkes RI. (2013). Permenkes No 55 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan  Pekerjaan  Perekam  Medis . 53 (4),
130.
Kemenkes RI. (2018). Permenkes No 4 Tahun 2018 Tentang Kewajiban  Rumah  Sakit  dan Kewajiban  Pasien. World Development , 1 (1), 1–15.
http://www.fao.org/3/I8739EN/i8739en.pdf%0Ahttp:// dx.doi.org/10.1016/j.adolescence.2017.01.003%0Ahttp: //dx.doi.org/10.1016/j.childyouth.2011.10.007%0Ahttp s://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/23288604.20 16.1224023%0Ahttp://pjx.sagepub.com/lookup/doi/10
Mathar,  I.  (2018). Manajemen  Informasi  Kesehatan:
Pengelolaan  Dokumen  Rekam  Medis  -  Irmawati Mathar - Google Buku . Deepublish.
https://books.google.co.id/books/about/Manajemen_Inf ormasi_Kesehatan_Pengelolaa.html?id=gCiADwAAQ BAJ&redir_esc=y
Mutiara  Z  &  Herfiyanti  L.  (2021).  Analisis Pelaksanaan  Retensi  Rekam  Medis  Di  Rumah Sakit  Ibu  Anak  Limijati  Bandung.  Jurnal Kesehatan Tambusai, 2(3), 40-49
Ningsih  ER,  Husin  &  Nisa  H.  (2023).  Tinjauan Pelaksanaan  Retensi  Rekam  Medis  Di  RSUD  Dr. H. Moch. Ansari Saleh Banjarmasin. Jurnal Kajian Ilmiah Kesehatan dan Teknologi, 5(1), 39-46 Putra,  I.  M.  (2020). panduan  mudah  menyusun  sop  langkah utama  menciptakan  pengendalian  mutu  yang  baik . https://books.google.co.id/books/about/Panduan_Muda h_Menyusun_SOP.html?id=RX9OEAAAQBAJ&redir_ esc=y
Rahman,  F.  F.  (2020). Introduction  To  Public  Health Management, Organization And Policy . Deepublish. Sabran, A. D. (2021). Buku Ajar Praktik Klinis Rekam Medis (Pengantar Awal Turun Lapang) .
https://books.google.co.id/books/about/Buku_Ajar_Prak tik_Klinis_Rekam_Medis_Pen.html?id=zHkWEAAAQ BAJ&redir_esc=y
Jurnal Ilmiah Kesehatan  Media Husada, Volume  12,  Nomor  2,  N o v e m b e r   2023
Cite this article as: Riska Devi Yanti, Endang Sri Dewi Hastuti Suryandari,Ach Zani Pitoyo (2023). Analisis Faktor-faktor Ketidaksesuaian  SOP Retensi Dokumen Rekam Medis RSU PKU Muhammadiyah Rogojampi 2021. Jurnal Ilmiah Kesehatan Media Husada. 12(2), 128-136.
Wardatunnisa, E. (2018). Retensi Dalam Pengelolaan Berkas Rekam Medis D Puskesmas Wates . 1–15.
Widjaja, L. & D. R. (2017). Manajemen Informasi Kesehatan II :  Sistem  dan  Sub  Sistem  Pelayanan  Rekam  Medis.
Permenkes Ri No 269/Menkes/Per/Iii/2008 , 2008 , 7. Wijayanti  RA,  Setyoyuni  NA  &  Nuraini  N.  (2022).
Faktor  Penyebab  Ketidaksesuaian  Pelaksanaan Retensi  Berkas  Rekam  Medis  di  Rumah  Sakit Jember  Klinik.  Jurnal  Penelitian  Kesehatan  Suara Forikes, 13(1), 215-220
Zafira  F  &  Hidayati  M.  (2022).  Analisis  Faktor-Faktor Belum  Terlaksananya  Pemusnahan  Dokumen Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit X Bandung. Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(2), 247-255