Ibm Pelatihan Pengelolaan Data Siswa Menggunakan  Ms Access Pada Guru Dan Karyawan Di SD Kristen Bala Keselamatan Semarang
Novita Kurnia Ningrum 1 , Cahaya Jatmiko 2 , Defri Kurniawan 3 , Daurat Sinaga 4 1234 Teknik Infromatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro
1 novita.kn@dsn.dinus.ac.id, 2 cahayajatmiko@dsn.dinus.ac.id, 3 defrikurniawan@dsn.dinus.ac.id,
4 dauratsinaga@dsn.dinus.ac.id

## Abstrak
SD  Kristen  Bala  Keselamatan  terletak  di  Jalan  Dr.  Cipto  No.64B  Kelurahan  Bugangan Kecamatan Semarang Timur Kota Semarang. Sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan  Tahun  2016  tentang  Permendikbud  No  21  Tahun  2016  Tentang  Standar  Isi Pendidikan Dasar dan Menengah yang berkaitan dengan proses pengelolaan data siswa. Saat ini SD  Kirsten  Bala  Keselamatan  Kota  Semarang  sudah  memiliki  Laboratorium  komputer.  Akan tetapi saat ini pengelolaan data akademik dan administrasi siswa masih dilakukan secara manual mencatat di buku. Selain kurangnya tenaga pengajar dan tenaga adminstrasi, guru dan staf yang bertugas di SD Bala Keselamatan masih belum memiliki kemampuan khusus dalam mengelola data siswa secara terkomputerisasi. Oleh karena itu, maka pada pengabdian masyarakat dengan skim Ipteks bagi Masyarakat ini akan diberikan pelatihan dengan materi pengelolaan data siswa menggunakan  Microsoft  Office  Access.  Kegiatan  dilaksanakan  dalam  waktu  satu  hari  dengan materi  database  dan  Microsoft  Office  Access.  Peserta  yang  mengikuti  kegiatan  sebanyak  12 guru dan karyawan yang 75% diantaranya belum mengenal dan belum dapat membuat database dan  menggunakan  Microsoft  Office  Access.  Setelah  kegiatan  dilaksanakan,  dari  12  guru  dan karyawan yang telah mengikuti pelatihan, menunjukkan bahwa 5 orang diantaranya sudah dapat membuat  database  menggunakan  Microsoft  Office  Access,  6  orang  dapat  menggunakan Microsoft  Office  Access  dan  1  orang  masih  membutuhkan  pendampingan  menggunakan Microsoft Office Access.
Kata kunci: 3-5 kata kunci, pelatihan, teknologi, komputer

## Abstract
SD  Kristen  Bala  Keselamatan  is  located  at  Jalan  Dr.  Cipto  No.64B  Bugangan  Village,  East Semarang  District,  Semarang  City.  In  accordance  with  the  Regulation  of  the  Minister  of Education and Culture of 2016 concerning Permendikbud No. 21 of 2016 concerning Basic and Secondary  Education  Content  Standards  relating  to  the  process  of  managing  student  data. Currently, Kirsten Elementary School, Semarang City Salvation Army, already has a computer laboratory. However, currently the management of student academic and administrative data is still  done  manually  taking  notes  in  books.  Apart  from  the  lack  of  teaching  and  administrative staff, teachers and staff on duty at SD Bala Salvation School still do not have special abilities in managing student data in a computerized manner. Therefore, in this community service with the science  and  technology  scheme  for  the  community,  training  will  be  given  on  student  data management using Microsoft Office Access. Activities carried out within one day with database material  and  Microsoft  Office  Access.  Participants  who  took  part  in  the  activity  were  12 teachers  and  employees,  75%  of  whom  could  not  create  a  database  and  use  Microsoft  Office Access.  After  the  activity  was  carried  out,  of  the  12  teachers  and  employees  who  had participated in the training, it was shown that 5 of them  were able to create a database using Microsoft Office Access, 6 people could use Microsoft Office Access and 1 people still needed assistance using Microsoft Office Access.
Keywords: 3-5 keywords, workshop, technology, computer

## 1. PENDAHULUAN
SD  Kristen  Bala  Keselamatan  terletak  di  Jalan  Dr.  Cipto  No.64B  Kelurahan Bugangan  Kecamatan  Semarang  Timur  Kota  Semarang.  Sesuai  dengan  Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Tahun 2016 tentang  Permendikbud No 21 Tahun 2016  Tentang  Standar  Isi  Pendidikan  Dasar  dan  Menengah  yang  berkaitan  dengan proses pengelolaan data siswa  [1]. Peraturan  yang berlaku saat  ini  menghimbau paada seluruh  sekolah  untuk  mensikronkan  data  seluruh  data  siswa  dengan  sistem  Dapodik setiap  Daerah.  Dengan  demikian  seluruh  sekolah  termasuk  SD  Kristen  Bala Keselamatan  Kota  Semarang  juga  harus  dapat  mensinkronkan  data  siswa  pada  sistem dapodik tersebut.
Saat  ini  SD  Kirsten  Bala  Keselamatan  Kota  Semarang  sudah  memiliki Laboratorium  komputer.  Akan  tetapi  saat  ini  pengelolaan  data  akademik  dan administrasi siswa masih dilakukan secara manual mencatat di buku. Pencatatan manual tersebut  rawan  adanya  kesalahan  penulisan  data  dan  kehilangan  data.  Adapun  kendala yang  dihadapi  oleh  SD  Bala  Keselamatan  Kota  Semarang  dalam  pengelolaan  data akademik  dan  administrasi  siswa  diataranya  adalah  karena  minimnya  tenaga administrasi  dan  tenaga  mengajar  yang  bertugas  di  sekolah  tersebut.  Sejauh    ini sebagaian tenaga pengajar merangkap sebagai tenaga administrasi untuk mengelola data administrasi  dan  data  pendidikan  siswa.  Selain  kurangnya  tenaga  pengajar  dan  tenaga adminstrasi,  guru  dan  staf  yang  bertugas  di  SD  Bala  Keselamatan  masih  belum memiliki kemampuan khusus dalam mengelola data siswa secara terkomputerisasi.
Oleh  karena  permasalahan  di  atas,  maka  pada  pengabdian  masyarakat  dengan skim  Ipteks  bagi  Masyarakat  ini  akan  diberikan  pelatihan  dengan  materi  pengelolaan data siswa  menggunakan Ms. Office  Access. Menurut penelitian oleh  Amiruddin  yang menyatakan  bahwa  Ms.  Office  Access  dengan  fitur management  database  relational sangat  membantu  dalam  mengelola  data-data  yang  ada  sehingga  dapat  terintegrasi antara  satu  dengan  yang  lainnya  [2].  Salah  satu  tujuan  pengelolaan  database  diantara adalah  agar  memudahkan  penyusunan  arsip  dan  memudahkan  dalam  pencarian  data dalam  bentuk  elektronik.  Sebagaimana  yang  disampaikan  oleh  Oktaviani  dalam penelitiannya  yang  menyatakan  bahwa  Ms.  Office  Access  dapat  digunakan  untuk memudahkan arsip yang tidak tersusun agar dapat tersistematis dan Ms. Office Access merupakan program database digunakan untuk pengolahan berbagai jenis data [3].
Menurut  penelitian  yang  ada,  bahwa  pengelolaan  data  akademik  dan administrasi siswa yang tidak rapi disebabkan minimpnya pengetahuan yang diiliki oleh tenaga  pengajar  dan  staf  yang  bertugas  di  sekolah  bersangkutan.  Adanya  sumberdaya software dan hardware yang dimiliki oleh sekolah tidak menjamin adanya kemampuan mengelola  data  akademik  dan  administrasi.  Hal  tersebut  disebabkan  oleh  tenaga pengajar  dan  staf  belum  memiliki  kemampuan  untuk  menggunakannya  sesuai  dengan kebutuhan [4].
Berdasarkan  pemaparan  di  atas,  maka  pada  pengabdian  masyarakat  ini  akan dilakukan pelatihan bagi tenaga pengajar dan staf di SD Kristen Bala Keselamatan Kota Semarang.  Adapun  materi  yang  akan  diberikan  dalam  pelatihan  adalah  mengenai pengelolaan database siswa menggunakan Ms. Office Access. Dengan adanya pelatihan ini  dihaapkan  dapat  meningkatkan  kemampuan  tenaga  pengajar  dan  staf  dalam menggunakan  Ms.  Office  Access  untuk  mengelola  data  siswa.  Selanjutnya  tenaga pengajar  dan  staf  dapat  menyusun  informasi  dan  laporan  yang  terintegrasi  dan  rapi
sehingga  dapat  menunjang  kualitas  pendidikan  di  SD  Kristen  Bala  Keselamatan  Kota Semarang.

## 2. METODE PELAKSANAAN
Pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat ini melalui beberapa tahapan pelaksanaan, yang pertama analisa masalah, kedua analisa kebutuhan dan ketika pelaksanaan pelatihan. 2.1. Analisa Masalah
Berdasarkan  pemaparan  latar  belakang  masalah  di  atas,  terdapat  beberapa  masalah  yang dihadapi oleh SD Kristen Bala Keselamatan Kota Semarang berkaitan dengan pengelolaan data akademik dan administrasi. Masalah pertama, minimnya tenaga pengajar dan staf yang bertugas, sehingga  masih  terjadi  rangkap  tugas  baik  sebagai  pengajar  sekaligus  sebagai  staf. Permasalahan  yang  kedua,  proses  pengelolaan  data  akademk  dan  admistrasi  masih  dicatat manual  di  buku,  sehingga  rawan  terjadi  kesalahan  dalam  penulisan  dan  kehilangan  data. permasalahan  ketiga,  pengajar  dan  staf  belum  memiliki  kemampuan  untuk  mengelola  data akademik dan administrasi siswa secara terkomputerisasi.
2.2. Analisa Kebutuhan
Sejalan  dengan  pemaparan  pada  analisa  masalah  di  atas,  maka  secara  umum  yang  dibutuhkan oleh  tenaga  pengajar  dan  staf  SD  Kristen  Bala  Keselamatan  Kota  Semarang  adalah  sebagai berikut:
1. Diperlukan pelatihan untuk tenaga pengajar dan staf di SD Kristen Bala Keselamatan dalam megoperasikan komputer
2. Diperlukan pelatihan untuk tenaga pengajar dan staf di SD Kristen Bala Keselamatan dalam mengelola data akademik dan admisnistrasi siswa secara terkomputerisasi.
Untuk melaksanakan kegiatan pelatihan tersebut, maka diperlukan perangkat sebagai berikut:
1. Kebutuhan Hardware
Spesifikasi hardware yang diperlukan untuk pelatihan ini adalah sebagai berikut:
- PC dengan processor minimal Core 2 duo, RAM min 1 GB
2. Kebutuhan Software Spesifikasi software yang dibutuhkan adalah:
- Operating System Windows 8
- Microsoft Office, sp. Microsoft Office Access
3. Kebutuhan Modul
Adapun materi modul yang disampaiakan meliputi:
- pengenalan database
- pengenalan microsoft office access untuk pengelolaan database
- perancangan database menggunakan microsoft office access

## 2.3. Pelaksanaan Kegiatan
Pengabdian  masyarakat  dengan  skema  Ipteks  bagi  Masyarakat  telah  dilaksanakan  pada  bulan Januari  2019  di  SD  Kristen  Bala  Keselamatan  Kota  Semarang.  Adapun  tahapan  pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut:
1. Pre Tes
Sebelum diberikan pelatihan pada anggota Dharmawanita Provinsi  Jawa Tengah, dilakukann Pre Test terlebih dulu untuk mengetahui sejauh mana pemahaman peserta pelatihan terhadap materi  yang  akan  disampaiakan. Pre  test yang  diberikan  berupa  beberapa  pertanyaan  dalam bentuk  kuesioner  yang  dijawab  oleh  seluruh  peserta  pelatihan.  Adapun  hasil pre  test adalah sebagai berikut:
1. Dari 12 guru dan staf pengajar di SD Kristen Bala Keselamatan, 75% diantaranya belum mengenal micros Microsoft Office Access untuk pengelolaan data siswa.
2. Guru  dan  staf  pengajar  yang  mamapu  menggunakan  Microsoft  Office,  baru  mampu mengaplikasikan Micrososft Word untuk membuat dokumen.
3. Tenaga guru dan staf pengajar belum dapat menggunakan Microsoft Office Access
4. Tenaga guru dan staf pengajar belum dapat merancang database menggunakan Microsoft Office Access
2. Pelaksanaan Pelatihan
Pelatihan dilaksanakan dengan 2 metode, yaitu teori dan praktikum. a. Secara Teoritis
Setiap  peserta  mendapatkan  materi  berupa  1  bundel  materi  dan  nara  sumber  memberikan penjelasan secara rinci untuk setiap  materi  yang telah  tercantum di bundel  materi pelatihan. Isi materi berupa pengenalan awal fungsi dari Microsoft Office Access, materi dasar database manajemen  sistem,  membuat  lembar  kerja  baru  menggunakan  Microsoft  Office  Access, membuat dan mengelola database menggunakan Microsoft Office Access. b. Secara Praktikum
Peserta  mendapatkan  kesempatan  untuk  mempraktikkan  secara  langsung  materi  yang disampaikan oleh narasumber melalui PC yang dioperasikan langsung oleh peserta pelatihan.

## 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Capaian  hasil  dari  kegiatan  pengbdian  masyarakat  skema  IbM  ini  berupa  modul  yang diberikan  dalam  bentuk hardcopy maupun soft  copy kepada  anggota  peserta  pelatihan  yaitu Tenaga Pengajar dan staf SD Kristen Bala Keselamatan Kota Semarang.
Luaran  yang  dicapai  adalah  mengupload  hasil  pengabdian  masyarakat  skema  Internet  bagi Masyarakat di SD Kristen Bala Keselamatan Kota Semarang pada channel youtube Abdimasku.
Dan bisa di akses di link youtube:
https://www.youtube.com/watch?v=7pZL7pa_5r4&feature=youtu.be.  Dan  telah  disubmit  ke jurnal ABDIMASKU LPPM Universitas Dian Nuswantoro. Hasil evaluasi setelah pelaksanaan kegiatan adalah:
1. Peserta  yang  telah  mengikuti  kegiatan  sudah  mengenal  dan  memahami  database  dan kegunaan database untuk pengelolaan data siswa.
2. Peserta  yang  telah  mengikuti  kegiatan  sudah  mampu  membuat  database  menggunakan microsoft access dengan panduan dari tutor.
3. Guru  dan  staf  menjadi  lebih  mudah  dalam  mengelompokkan  data  dan  mengelolanya sehingga dapat menghasilkan laporan data akademik yang lebih baik.
Dari  12  guru  dan  karyawan  yang  telah  mengikuti  pelatihan,  menunjukkan  bahwa  5 orang  diantaranya  sudah  dapat  membuat  database  menggunakan  Microsoft  Office  Access,  6 orang  dapat  menggunakan  Microsoft  Office  Access  dan  1  orang  masih  membutuhkan pendampingan  menggunakan  Microsoft  Office  Access.  Perbandingan  kondisi  peserta  sebelum dan setelah mengikuti pelatihan ditunjukkan pada Tabel 1 di bawah ini.

## Tabel 1 Perbandingan Peserta Sebelum Mengikuti dan Setelah Mengikuti Pelatihan
Kondisi Dapat Menggunakan Ms Access Dapat Merancang database menggunakan Ms.Access Membutuhkan Pendampingan menggunakan
Ms.Access
Sebelum Pelatihan 0 0 12 orang Setelah Pelatihan 5 orang 6 orang 1 orang
Berdasarkan  Tabel  1  di  atas  menunjukkan  bahwa  pelatihan  yang  telah  dilaksanakan sudah dapat membantu memberikan ketrampilan pada guru dan staf pengajar di SD Kristen Bala Keselamatan dalam mengelola data siswa menggunakan Miceosoft Office Access.

## 4. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan  kegiatan  yang  sudah  kami  laksanakan,  dapat  disimpulkan  bahwa  saat penggunaan  microsoft  office  access  sangat  membantu  tenaga  pengajar  dan  staf  di  SD Kristen Bala Keselamatan mengelola data siswa. Saat ini tenaga pengajar dan staf di SD Kristen  Bala  Keselamatan  sudah  mampu  membuat  database  menggunakan  microsoft access.  Untuk  kegiatan  selanjutnya,  diperlukan  pengelolaan  database  akademik  siswa yang diintegrasikan dengan laporan hasil belajar siswa.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Lampiran Permendikbud No 21 Tahun 2016, "Standar Isi Pendidikan Dasar dan Menengah," 2019. [Online]. Available: https://bsnp-indonesia.org/standar-isi/.
[2] N. Amiruddin, "Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Ms Access pada Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Ujung Pandang," Jurnal Sainsmat, p. 175195, 2015.
[3] A. H. Oktaviani and M. Nelisa, "PEMBUATAN PANGKALAN DATA ARSIP MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS PADA SESI PEMBERITAAN DI LLP RRI
BUKIT TINGGI," Jurnal Ilmu Informasi dan Ilmu Kearsipan, vol. 4, no. 1, 2015.
[4] N. Kurnia Ningrum, Y. Parti Astuti and U. Sudibyo, "IbM PENERAPAN MICROSOFT OFFICE EXCEL UNTUK MENUNJANG PROFESIONALISME GURU DALAM PENGELOLAAN NILAI SISWA DI SD SYAHIDIN SEMARANG," Jurnal Abdimasku,
2019.