DESAIN SISTEM INFORMASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN PADA BAGIAN AKADEMIK POLITEKNIK NEGERI KUPANG

## Otnial A. Mone

## Abstrak :
Penelitian  dengan  judul  desain  sistem  informasi  akademik  kemahasiswaan  pada  bagian akademik Politeknik Negeri Kupang dilaksanakan untuk mendukung proses pengambilan keputusan di bidang akademik pada Politeknik Negeri Kupang selama ini masih menggunakan sistem manual dan  mengakibatkan  sering  terjadinya  keterlambatan  dan  ketidakakuratan  dalam  pengambilan keputusan.
Sistem Informasi yang di rancang berbasis komputer ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan (kecepatan, ketepatan) arus informasi kepada pimpinan bagian akademik dalam rangka pengambilan keputusan di bidang kemahasiswaan.
Kata Kunci : Context Diagram, Data Flow Diagram.

## PENDAHULUAN
Pengambilan  Keputusan  yang  tepat  dan cepat  dibidang  kemahasiswaan  akan  menen- tukan penerimaan mahasiswa baru.
Pengolahan data / informasi kemahasiswaan saat  ini  masih  dilakukan  secara  manual, sementara beban kerja dan volume penyimpanan data  semakin  besar  dengan  jumlah  seluruh mahasiswa  yang  ada  di  PNK  maupun  data alumni  PNK.  Dengan  jumlah  mahasiswa  yang banyak tersebut dimana sistem pengolahan data dan  informasi  masih  dilakukan  secara  manual mempunyai  banyak  kelemahan  antara  lain berupa  lambatnya  penyediaan  data  dan informasi  yang  diperlukan,  kurang  akuratnya informasi yang  diperoleh, keputusan  terlambat dibuat oleh pimpinan, hak seseorang mahasiswa tidak  terlayani  tepat  waktu,  keputusan  yang diambil  dapat  mengakibatkan  tidak  objektif karena tidak didukung oleh informasi yang tepat.
Oleh karena itu diperlukan suatu sistem kompu- terisasi untuk membantu dalam pengolahan data secara cepat,  tepat  dan akurat  sehingga  memi- nimalkan  kesalahan-kesalahan  yang  dilakukan secara  manual  dan  meminimalisasikan  waktu untuk  mencari  data  atau  informasi  yang diinginkan.

## PEMBAHASAN Desain Sistem
Desain  sistem  informasi  administrasi  yang akan dibuat ini dimulai dari mendesain Context Diagram,  desain  Data  Flow  Diagram  (DFD), desain ER-Diagram, dan desain Flowchart.

## 1.Context Diagram
Sistem Context Diagram ini menggambarkan input  dan  output  pada  sistem  informasi administrasi kemahasiswaan, gambar dapat di lihat pada gambar 1.
Mone ,  Adalah Dosen Teknik Elektronika, Politeknik Negeri Kupang  58
Keterangan :
1.Data Mahasiswa terdiri dari : nama, nim, ttl, jur, sem, sex, dan alamat
2.Laporan, berupa laporan keadaan mahasiswa berdasarkan  angkatan,  jurusan,  nama,  nim, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, dan alamat.

## 2.  Data Flow Diagram
Data  Flow  Diagram  menggambarkan komponen-komponen  sebuah  sistem,  aliran- aliran data antara komponen-komponen tersebut serta  asal,  tujuan  dan  penyimpanan  data tersebut.
Mahasiswa
0 Sistem Informasi Bagian Akademik Pimpinan data data data Gambar 1. Context Diagram Mahasiswa 1 Prose input data 2 Proses Registrasi 3 Proses Cuti 4 Proses Surat Pemberitahuan 6 Laporan Pimpinan data data mahasiswa data mahasiswa bukti pembayaran data registrasi surat cuti data siswa data mahasiswa yang ajukan cuti data cuti Bagian Akademik data mahasiswa data mahasiswa data belum registrasi data registrasi data mahasiswa 5 Proses Cetak data mahasiswa data mahasiswa
Gambar 2. Data Flow Diagram Level 1
 59 Mone, Desain Sistem Informasi Akademik Kemahasiswaan Pada Bagian Akademik
Politeknik Negeri Kupang
Pada   data   flow   diagram  level 1   diatas terdiri  dari   3 entity  yaitu  mahasiswa, bagian akademik, dan pimpinan. Dan terdiri dari enam proses    yaitu      proses      input  data,  registrasi, surat  pemberitahuan,  proses  cuti,  proses  cetak dan laporan.
Keterangan :
1.Data Mahasiswa terdiri dari : nama, nim, ttl, jur, sem, sex, dan alamat.
2.Laporan: berupa laporan keadaan mahasiswa berdasarkan  angkatan,  jurusan,  nama,  nim, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, dan alamat.
3.Bukti  registrasi  :  nama  mahasiswa,  nim, tanggal pembayaran, jumlah uang.
4.Surat pemberitahuan terdiri dari : nama, nim, jurusan,  semester.

## DFD Level 2 Proses 5
Menggambarkan  proses  mencetak  data untuk  ditindaklanjuti  oleh  bagian  akademik. Pada DFD level 2 proses 5 terdiri dari satu entity bagian  akademik  dan  dua  proses  yaitu  proses cetak KHS dan proses cetak laporan.
Keterangan :
1.Proses  Cetak  KHS,  terdiri  dari  nama mahasiswa, nim, semester, jurusan, jumlah sks dan jadwal mata kuliah
2.Proses  cetak  laporan,  terdiri  dari  jumlah mahasiswa  yang  aktif,  yang  cuti  dan  yang Drop Out per semester.
Bagian Akademik 1 Proses Cetak KHS data mahsiswa data mahasiswa KHS 2 Proses Cetak Laporan data mahasiswa rekapan data mahasiswa
Gambar 3. DFD Level 2 Proses 5 Mencetak Data

## 2.1. Workflow DFD
Workflow  ini  menggambarkan  arus  data yang  terjadi  pada  data  flow  diagram  pada gambar  diatas.

60 Jurnal Ilmiah FLASH Volume 3 Nomor 1    Juni 2017
Gambar 4. Workflow DFD
data mahasiswa start data mahasiswa data mahasiswa pemberitahuan proses pemberitahuan surat cuti dan registrasi bukti registrasi bukti pembayaran surat pemberitahuan surat cuti dan pemberitahuan belum registrasi data mahasiswa laporan data mahasiwa per semester Mahasiswa Bagian Akademik
Pimpinan
End

## 2.2. Penjelasan DFD A. Entitas yang terlibat
Adapun  entitas  yang terlibat  dalam  desain sistem  informasi  administrasi  akademik  ini adalah sebagai berikut :
 Mahasiswa
 Bagian Akademik
 Pimpinan  PNK

## B. Identifikasi Input dan Output
Dari data flow diagram dapat dilihat aliran bahwa  terdapat  aliran  data  antara  entitas  dan proses. Table dibawah ini menjelaskan input dan output data flow diagram level 1. Adapun aliran data input tersebut  dapat dikelompokkan seperti terlihat  pada  table  1  dan data  output  dikelom- pokkan pada tabel 2.
Tabel 1. Aliran data input ke sistem (DFD Level 1)
No. Asal Data Nama Data Deskripsi  Proses 1. Mahasiswa Data Mahasiswa  memasukkan  data yang  berhubungan  dengan  data akademik.  61 Mone, Desain Sistem Informasi Akademik Kemahasiswaan Pada Bagian Akademik
Politeknik Negeri Kupang
2. Bagian Akademik Data  mahasiswa Setelah mendapat data mahasiswa  secara  keseluruhan maka  bagian  akademik  akan melaporkan  kepada  pimpinan,
jumlah  mahasiswa  aktif,  cuti dan drop out per semester.
Tabel 2. Aliran data output dari sistem (DFD Level 1)
No. Asal Data Nama Data Deskripsi  Proses 1. 2.
3.
Proses Surat pemberitahuan Proses  cetak Laporan
Surat  pemberitahuan
Data  mahasiswa
Data  mahasiswa Mahasiswa yang mengambil cuti akan diberi bukti cuti dan diberi surat  pemberitahuan  apabila belum melakukan registrasi.
Apabila  mahasiswa  telah melakukan  registrasi  maka bagian akademik akan mencetak jadwal mata kuliah.
Pimpinan  akan  di  beri  laporan data mahasiswa per semester. Tabel data 3 dan tabel 4 menjelaskan input dan output dari data flow diagram level 2 proses 5  proses  mencetak  KHS  dan  cetak  Laporan. Tabel  3  dan  tabel  4  dapat  dilihat  dibawah  ini sebagai berikut : Tabel 3. Aliran data output dari sistem (DFD Level 1) No. Asal Data Nama Data Deskripsi  Proses 1. Data store data mahasiswa Data  mahasiswa Proses cetak kartu studi, jadwal kuliah  dan  laporan  data mahasiswa. Tabel 4. Aliran data output dari sistem (DFD Level 2 proses 45) No. Asal Data Nama Data Deskripsi  Proses 1. 2. Proses cetak KHS Proses  cetak  Laporan KHS Data  mahasiswa Mahasiswa yang mengambil cuti akan diberi bukti cuti dan diberi surat  pemberitahuan  apabila belum melakukan registrasi.
Cetak  laporan  data  mahasiswa per semester.
 62 Jurnal Ilmiah FLASH Volume 3 Nomor 1    Juni 2017

## C. Proses yang dilakukan
 Dari  data  flow diagram  level 1  dapat dilihat
proses-proses yang terjadi seperti terlihat pada tabel 5 dibawah ini sebagai berikut : Tabel 5. Proses pada sistem DFD Level 1 No. Proses Deskripsi  Proses 1. 2. 3. 4. 5. 6. Proses input data Proses  registrasi Proses  cuti Proses  surat  pemberitahuan Proses cetak data Laporan Proses  ini  untuk  menginputkan  setiap  data-data mahasiswa yang berhubungan dengan data akademik. Proses  ini  untuk  mengetahui  mahasiswa  yang  telah melakukan registrasi dan belum melakukan registrasi.
Proses ini untuk mahasiswa yang mengajukan cuti per semester.
Untuk  memberitahukan  kepada  mahasiswa  yang mengajukan  cuti  dan  surat  pemberitahuan  kepada mahasiswa yang belum melakukan registrasi.
Untuk mencetak data mahasiswa dan cetak KHS per semester.
Untuk  melaporkan  semua  data  mahasiswa  yang ada pada sistem.  Dari data flow diagram level 2 proses 4 dapat dilihat  proses-proses  yang  terjadi  seperti terlihat  pada  tabel  6  dibawah  ini  sebagai berikut : Tabel 6. Proses pada sistem DFD Level 2 proses 5 No. Proses Deskripsi  Proses 1. 2. Proses mencetak KHS Proses  Laporan Proses ini untuk mencetak KHS yang akan diberikan kepada  mahasiswa  berupa  jadwal  matakuliah  yang berlangsung satu  semester. Untuk mencetak laporan yang akan diberikan kepada pimpinan sebagai laporan per semester.

## 3. Bagan Berjenjang
Untuk  menggambarkan  proses-proses  yang terjadi  pada  data  flow  diagram  level  1  dan level  2,  secara  ringkas  dapat  dilihat  pada gambar 5 dibawah ini :
 63 Mone, Desain Sistem Informasi Akademik Kemahasiswaan Pada Bagian Akademik
Politeknik Negeri Kupang
0 Sistem Informasi 1 Proses Input Data 2 Proses Registrasi 3 Proses Cuti 4
ProsesSurat Pemberitahuan 5 Proses Cetak 6 Laporan 5.1 Proses
Cetak KHS
5.2 Proses Cetak Laporan
Gambar 5. Bagan  Berjenjang
4. ER-Diagram Desain  Entity  Relasional  Diagram  (ERD)
menggambarkan  hubungan-hubungan  antara tipe data. Dapat dilihat pada gambar 6.
Mahasiswa melakukan Registrasi 1 1 mengambil mengambil Matakuliah n 1 Cuti 1 1 Jurusan mempunyai 1 1 Gambar 6. ER- Diagram
 64 Jurnal Ilmiah FLASH
Volume 3 Nomor 1    Juni 2017

## 5. Desain Prosedur Operasional
Desain  ini  akan  menjelaskan  Prosedur Operasional  dari  Sistem  administrasi Akademik. Adapun  alur  dari  Prosedur Arsip dapat dilihat pada gambar 7 dibawah ini.
Mahasiswa Bagian Akademik memeriksa setiap data yang masuk, setelah lengkap data discanner data lengkap memasukkan data administrasi akademik pemberitahuan ketidaklengkapan berkas untuk segera dilengkapi cek kelengkapan data data discaner data disimpan ke komputer untuk arsip aakademik data diprint untuk urusanadministrasi akademik
Gambar 7. Prosedur Arsip Data
Pada prosedur arsip, semua data akademik disimpan  pada  komputer  untuk  digunakan pada  saat  diperlukan  atau  adanya  proses kenaikan  semester,  cuti,  drop  out,  untuk mengetahui jumlah mahasiswa menurut jenis kelamin,  semester,  dan  jurusan.  Scan  data dilakukan oleh pegawai bagian akademik yang dapat  mengoperasikan  komputer  dan  telah
mengikuti  pelatihan  sebelumnya  sehingga tidak  terjadi  kesalahan.  Hal  ini  untuk mempermudah  mahasiswa  dalam  hal  proses urusan  akademik  dan  mempermudah pimpinan  dinas  dalam  hal  pengambilan keputusan serta mempersingkat waktu dalam pencarian  data  dan  informasi  data  yang diperoleh menjadi lebih akurat.
 65 Mone, Desain Sistem Informasi Akademik Kemahasiswaan Pada Bagian Akademik
Politeknik Negeri Kupang

## 6. Prosedur Pemberitahuan
Prosedur  pemberitahuan  selengkapnya dapat dilihat pada gambar 8.
Gambar 8. Prosedur Pemberitahu
Surat Pemberitahuan  (SP) Bagian Akademik Mahasiswa SP untuk mahasiswa yang cuti dan belum registrasi setelah ditindaklanjuti lebih lanjut diserahkan ke mahasiswa yang bersangkutan untuk diketahui data SP di scan data SP disimpan ke komputer
Prosedur ini untuk memberitahukan kepada setiap  mahasiswa  setelah  adanya  surat pemberitahuan  yang  keluar  setelah  adanya pengajuan berkas berdasarkan pengajuan yang dikirim  oleh  bagian  akademik  sebelumnya. Setelah  itu  surat  pemberitahuan  akan  discan untuk simpan ke komputer sebagai arsip untuk proses-proses yang akan datang.

## 7.Rekomendasi  Infrastruktur  untuk Implementasi
Desain  topologi  jaringan ini menggunakan topologi  star,  dimana  komunikasi  pada topologi  ini  diatur  disentral  jaringan  dengan menggunakan  jalur  yang  berbeda  untuk
masing-masing  komputer  maka  jika  terjadi gangguan  atau  masalah  pada  salah  satu  titik dalam  jaringan  tidak  akan  mempengaruhi bagian jaringan yang lain. Arsitektur jaringan ethernet    merupakan  jaringan  yang  cukup sederhana  dan  mudah  instalasinya  dan jaringan  ini  mempunyai  kecepatan  transfer data yang cukup tinggi. Komponen-komponen untuk  membangun  sebuah  jaringan  maka dibutuhkan  komponen-komponen  penunjang yang  memungkinkan  komputer-komputer tersebut  dapat  berkomunikasi.  Komponen Desain  topologi  jaringan  dapat  dilihat  pada gambar 9 dibawah ini :

66 Jurnal Ilmiah FLASH
Volume 3 Nomor 1    Juni 2017
Gambar 9. Topologi Jaringan

## KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan  hasil  penelitian,  maka  dapat ditetapkan  permasalahan  yang  ada  pada Politeknik  Negeri  Kupang.  Setelah  diuraikan mengenai  permasalahan  dan  membuat perancangan  Sistem  Informasi Administrasi Akademik.
Adapun  kesimpulan  yang  dapat  disimpul- kan dari hasil penelitian ini dan saran-saran yang kiranya  bermanfaat  bagi  instansi  obyek penelitian.

## 1.Kesimpulan
1.Pengambilan  Keputusan  di  bidang  aka- demik  pada  Politeknik  Negeri  Kupang selama  ini  masih  menggunakan  sistem manual  dan  mengakibatkan  sering  terja- dinya  keterlambatan  dan  ketidakakuratan dalam pengambilan keputusan.
2.Sistem Informasi yang di rancang berbasis komputer ini dimaksudkan untuk memberi- kan kemudahan (kecepatan, ketepatan) arus
informasi  kepada  pimpinan  bagian  aka- demik dalam rangka pengambilan keputusan di bidang kemahasiswaan.
3.Pengambilan  Keputusan  yang  tepat  dan cepat dibidang kemahasiswaan akan menen- tukan penerimaan mahasiswa baru.

## 2.Saran
Implementasi  Sistem  Informasi  Adminis- trasi   Akademik   sangatlah   membantu PNK dalam mengatur, memantau jumlah mahasiswa berdasarkan umur, masa studi, jenis kelamin dan semester secara jelas dan akurat sehingga dapat  meminilisasikan  kesalahan. Adapun saran-sarannya sebagai berikut :
1.Perlu adanya komitmen dan konsistensi dari berbagai pihak untuk mengimplementasikan system informasi ini.
2.Terlaksananya  desain  program  sistem informasi  ini  selain  tersedianya  software yang baik juga sangat dibutuhkan hardware dan brainware yang memadai.
 67 Mone, Desain Sistem Informasi Akademik Kemahasiswaan Pada Bagian Akademik
Politeknik Negeri Kupang
3.Dari  hasil  penelitian,  sistem  informasi  ini dapat dikembangkan pada tahap implemen- tasi  dengan  menggunakan  outsourching dengan sistem alih teknologi.

## DAFTAR  PUSTAKA
Burhanudin  A.  Tayibnapis,  Dr,  MPH, Administrasi Kepegawaian “Suatu Tinjauan Analitik”, Penerbit PT. Anem Kosong Anem Jakarta  1995.
Moekijat,  Drs.  Administrasi  Kepegawaian Negara,  Penerbit  Mandar  Maju  Bandung 1991. James A. O’Brien, Pengantar system Informasi
:  Pendekatan  Terstruktur,  Andi  Offset, Jogyakarta  2001.
Kendal  &  Kendal, Analisis  dan  perancangan system,  5th  edition,  Penerbit  PT  Index kelompok Gramedia Jakarta 2001.
Robert  L.  Matias  dan  Jhon  H.  Jackson,
Manajemen  Sumber  Daya  Manusia,  9th edition  Penerbit  Salemba  Empat  Jakarta 2001.
William  Stalings,  Komunikasi  Data  dan
Komputer  :  Jaringan  Komputer,  Penerbit Teknik Jakarta 2002.
 68 Jurnal Ilmiah FLASH Volume 3 Nomor 1    Juni 2017