BERNAS: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Vol. 4 No 4,  2023, pp. 3012-3017 DOI: https://doi.org/10.31949/jb.v4i4.6773

## Pelatihan Pengelolaan Administrasi Sekolah Berbasis Teknologi Cloud Storage Google Drive di SMK Negeri 1 Tanjung Jabung Timur
Agus Lestari*, Ali Idrus, Bradley Setiyadi , Linardo Pratama , Yudo Handoko Universitas Jambi, Jambi, Indonesia *e-mail korespondensi: aguslestari@unja.ac.id

## Abstract
Community Service Activities with the theme School Administration Management Training Based on Google Drive Cloud Storage Technology at SMK Negeri 1 Tanjung Jabung Timur are considered necessary to carry out because the urgency of the need for digital technology in every sector is increasingly high and continues to grow. This service activity was also carried out in response to the realization that schools as educational institutions are equipped with administration that always includes archival activities. Cloud storage solutions can  help  with  administrative  activities,  one  of  which  is  having  a  system  used  for  security  and  archival storage. Information in paper form is susceptible to loss. Therefore, manual archiving can be equipped with cloud  storage  archiving,  one  of  which  is  the  Google  Drive  application  which  provides  the  ability  and convenience to store and access files anywhere and at any time. Then, it is hoped that this service activity will  be  able  to  answer  the  challenges  of  the  need  to  utilize  current  technology,  as  well  as  provide  a contribution to partners, in this case the SMK Negeri 1 Tanjung Jabung Timur, in improving the competency of  managing  school  administration  effectively  and  efficiently  which  will  support  the  achievement  of  the school's vision and mission.
Keywords: School Administration Management, Utilization of Information Technology, Google Drive

## Abstrak
Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat dengan tema Pelatihan Pengelolaan Administrasi Sekolah Berbasis Teknologi  Cloud  Storage  Google  Drive  di  SMK  Negeri  1  Tanjung  Jabung  Timur  dianggap  perlu  untuk dilaksanakan karena urgensi kebutuhan terhadap teknologi digital disetiap sektor semakin tinggi dan terus berkembang.  Kegiatan  pengabdian  ini  juga  dilakukan  untuk  merespon  bahwa  disadari  sekolah  sebagai lembaga pendidikan dilengkapi dengan administrasi yang selalu mencakup kegiatan kearsipan. Solusi cloud storage  (penyimpanan  cloud)  dapat  membantu  kegiatan  administrasi  salah  satunya  yaitu  adanya  sistem digunakan sebagai pengamanan dan penyimpanan arsip. Informasi dalam bentuk kertas rentan mengalami kehilangan.  Oleh  karena  itu,  kearsipan  manual  dapat  dilengkapi  dengan  kearsipan  cloud  storage  salah satunya  dengan  aplikasi  Google  Drive  yang  memberikan  kemampuan  dan  kenyamanan  untuk  menyimpan dan  mengakses  file  dimana  saja  dan  kapan  saja.  Kemudian,  kegiatan  pengabdian  ini  diharapkan  mampu menjawab  tantangan  akan  kebutuhan  pemanfaatan  teknologi  saat  ini,  serta  memberikan  konstribusi terhadap  mitra  dalam  hal  ini  SMK  Negeri  1  Tanjung  Jabung  Timur  dalam  meningkatkan  kompetensi pengelolaan administrasi sekolah secara efektif dan efisien yang akan mendukung tercapainya visi dan misi sekolah.
Kata Kunci: Pengelolaan Administrasi Sekolah, Pemanfaatan Teknologi Informasi, Google Drive.
Accepted: 2023-09-14 Published: 2023-10-07

## PENDAHULUAN
Administrasi  adalah  serangkaian  kegiatan  dan  proses  yang  dilakukan  untuk  mengelola, mengoordinasikan, dan mengawasi berbagai aspek dalam suatu organisasi, institusi, atau entitas tertentu. Tujuan utama administrasi adalah mencapai efisiensi, efektivitas, dan tujuan yang telah ditetapkan  oleh  organisasi  tersebut  (Rahman,  2017).  Berdasarkan  pengaplikasian  disekolah, kegiatan  Administrasi  sekolah  adalah  serangkaian  proses,  tugas,  dan  kegiatan  yang  dilakukan dalam  pengelolaan  dan  operasional  suatu  sekolah.  Tujuan  utama  administrasi  sekolah  adalah untuk menciptakan lingkungan belajar yang efisien, efektif, dan aman bagi siswa serta mendukung pencapaian tujuan Pendidikan (Amka, 2021).
Menurut  Andri  dan  Hidayat  (2023)  Pengelolaan  administrasi  sekolah  adalah  serangkaian tindakan dan kegiatan yang dilakukan oleh staf sekolah, guru, dan pihak terkait untuk mengelola semua  aspek  administratif  dan  operasional  sekolah.  Tujuan  utama  pengelolaan  administrasi
sekolah  adalah  untuk  memastikan  bahwa  sekolah  berfungsi  dengan  efisien  dan  efektif  dalam memberikan pendidikan berkualitas kepada siswa.
Sekilas tentang pengelolaan administrasi yang ada disekolah biasanya dikerjakan oleh bagian tenaga  pendidik  atau  staf  tata  usaha  yang  mencakup  kegiatan  kearsipan  yang  berisi  pelayanan data  dan  informasi.  Kemudian  di  dalam  mengerjakan  administrasi  diperlukan  suatu  keahlian, karena jika pengelolaan administrasi tidak mempunyai keahlian akan mengakibatkan administrasi sekolah  berantakan  (Lisnawati,  et.al.,  2022).  Penyimpanan  arsip  yang  masih  dilakukan  secara manual  pengumpulan  berkas  secara  hard  copy  menjadi  kurang  efektif  dan  efisien  serta menghabiskan  banyak  kertas  dan  tempat  untuk  lemari  pengarsipan  yang  mengakibatkan  tenaga adminstrasi kesulitan menemukan dokumen penting yang sering tercecer, terselip, bahkan hilang ( Ningrum & Puspasari, 2015).  .
Melalui  Program  Pengabdian  Kepada  Masyarakat  Universitas  Jambi,  dilakukan  model pengabdian  partisipatif  oleh  Dosen  dan  Mahasiswa  FKIP  dengan  mengusung  tema  Pelatihan Pengelolaan Administrasi Sekolah Berbasis Teknologi Cloud Storage Google Drive di SMK Negeri 1 Tanjung Jabung Timur.

## METODE
Pada  bagian  metode,  Kegiatan  pengabdian  masyarakat  ini  merupakan  aktivitas  yang melibatkan  mahasiswa  dan  beberapa  dosen  sebagai  pembimbing  kegiatan,  dilakukan pendampingan  kepada  pengelola  sekolah  dalam  pengelolaan    administrasi  sekolah  berbasis teknologi  cloud  storage  google  drive  di  SMK  Negeri  1  Tanjung  Jabung  Timur.  Lebih  spesifik, kegiatan ini didesain dalam model Pengabdian Partispatif yang melibatkan dosen dan mahasiswa serta  mitra  dalam  bentuk  mentoring  atau  pelatihan  tentang  pengelolaan  administrasi  sekolah berbasis  berbasis  teknologi  cloud  storage  google  drive  bagi  pengelola  sekolah  yaitu  Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah dan Tenaga Pendidik di SMK Negeri 1 Tanjung Jabung Timur. Lebih khusus,  kegiatan  pelatihan  yang  diberikan  berbasis  pemanfaatan  cloud  storage  Google  drive seperti  memberikan  pemaparan  fundamental  teknologi  cloud  dan  pengaplikasiannya  dalam mendukung  administrasi  sekolah  serta  dilaksanakannya  diskusi  terkait  dengan  teknologi  cloud  di lingkungan sekolah yang saat ini sudah dilaksanakan, pelatihan dasar pembuatan dan manajemen akun Google Suite dan aplikasi yang menunjang dalam manajemen administrasi sekolah, pelatihan aplikasi google suite: dasar-dasar google drive dan google spreadsheet, pelatihan kolaborasi data pada  aplikasi  google  drive  dan  google  spreadsheet,  pelatihan  penyusunan  e-form  dalam mendukung administrasi sekolah, pelatihan teknik elaborasi data, kolaborasi data, hak akses data, sharing  data,  dan  keamanan  data  pada  aplikasi  google  spreadsheet,  google  form,  dan  google drive.  Kemudian,  kegiatan  pengabdian  ini  diharapkan  mampu  menjawab  tantangan  akan kebutuhan  pemanfaatan  teknologi  could  storage  google  drive  saat  ini,  serta  memberikan konstribusi terhadap mitra dalam hal ini SMK Negeri 1 Tanjung Jabung Timur dalam meningkatkan kompetensi  pengelolaan  administrasi  sekolah  secara  efektif  dan  efisien  yang  akan  mendukung tercapainya visi dan misi sekolah.
Dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian ini, terdapat empat tahap utama yang meliputi: 1). Tahap perencanaan; 2) tahap pelaksanaan; 3) tahap presentasi; 4) tahap evaluasi, akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap  perencanaan  memuat  beberapa  langkah  seperti  mengadakan  koordinasi  dengan pengelola  sekolah,  memberikan  orientasi  kepada  mahasiswa  dengan  menjelaskan  metode kegiatan pengabdian yang akan dilakukan, memberi penjelasan tahap-tahapan pelatihan atau mengajar,  mencari  data  yang  diperlukan  untuk  analisa  serta  menyajikan  laporan  kegiatan pengabdian pendampingan pengelolaan administrasi sekolah berbasis teknologi cloud storage google drive.
2. Tahap  pelaksanaan  berfokus  lebih  banyak  pada  aktivitas  dosen  dan  mahasiswa  dalam  hal memberikan  pendampingan  pengelolaan  administrasi  sekolah  berbasis  google  cloud  kepada pengelola sekolah di SMK Negeri 1 Tanjung Jabung Timur.
3. Tahap  presentasi  terdiri  beberapa  langkah  yaitu:  presentasi  hasil  kegiatan  pengabdian pendampingan pengelolaan administrasi sekolah berbasis teknologi cloud storage google drive oleh  mahasiswa  secara  keseluruhan  seperti  kendala  yang  dihadapi,  capaian  belajar  peserta pelatihan, data yang diperoleh, hasil analisis data, penyajian hasil analisis.
4. Tahap  evaluasi  berfokus  pada  pemberian  penilaian  umum  terhadap  semua  kegiatan pengabdian pendampingan pengelolaan administrasi sekolah berbasis teknologi cloud storage google  drive  yang  dilakukan  oleh  dosen,  mahasiswa  dan  mitra  yang  menyangkut  hasil  dari pelaksanaan kegiatan, kompetensi yang dicapai, serta hal lain sebagai bentuk refleksi
5. Tahap pelaporan dalam hal ini tim pengabdian akan menyusun laporan kegiatan pengabdian kepada  masyarakat  yang  sesuai  dengan  hasil  pelaksanaan  pengabdian  pendampingan pengelolaan  administrasi  sekolah  berbasis  teknologi  cloud  storage  google  drive  yang  akan dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini ditujukan kepada pengelola sekolah SMK  Negeri  1  Tanjung  Jabung  Timur  yaitu  kepala  sekolah,  wakil  kepala  sekolah  dan  tenaga pendidik.  Berdasarkan  observasi  dilapangan  ditemukan  faktor  penghambat  pengelolaan administrasi  sekolah  diantaranya  penyimpanan  arsip  yang  masih  dilakukan  secara  manual pengumpulan  berkas  secara  hard  copy  menjadi  kurang  efektif  dan  efisien  serta  menghabiskan banyak  kertas  dan  tempat  untuk  lemari  pengarsipan  yang  mengakibatkan  tenaga  adminstrasi kesulitan  menemukan  dokumen  penting  yang  sering  tercecer,  terselip,  bahkan  hilang,  hingga kesadaran akan pemanfaatan teknologi cloud storage google drive untuk mendukung pengelolaan administrasi sekolah yang efektif dan efisien.
Menurut  Quick  &  Choo  (2014)  Google  Drive  adalah  layanan  populer  yang  memberikan pengguna  kemampuan  yang  hemat  biaya,  dan  dalam  beberapa  kasus  gratis,  untuk  mengakses, menyimpan, berkolaborasi, dan menyebarkan data. Gallaway & Starkey (2013) menjelaskan bahwa Google Drive adalah platform yang menawarkan dua fungsi berbeda. Sama seperti pendahulunya Google Docs, Drive terus menawarkan aplikasi perkantoran berbasis web dengan penyimpanan di cloud,  yang  dilengkapi  opsi  berbagi  dan  kolaborasi.  Tambahan  baru  pada  platform  ini  adalah sistem penyimpanan file yang disinkronkan ke folder lokal yang diinstal pengguna, memungkinkan berbagai jenis file untuk disimpan dan diakses melalui akun Google.
Alasan  pemilihan  fokus  pengabdian  pada  pengelolan  administrasi  sekolah  berbasis  teknologi cloud  storage  google  drive  dikarenakan  memiliki  fitur-fitur  yang  menjadi  kelebihan  google  drive antara  lain:  1)  Memungkinkan    membuat  dokumen,  pada  fitur  ini  google  drive  memnungkinkan para penggunanya untuk membuat dokumen seperti mengolah data, mengolah angka, membuat presentasi,form  dan  dokumen  lainnya;  2)  google  drive  memudahkan  untuk  berbagi  file  dengan orang lain dan juga memudahkan orang lain untuk melakukan pengeditan file yang kita buat; 3) Terintegrasi  dengan  layanan  google  lainnya,  para  pengguna  layanan  google  lainnya  akan merasakan  kemudahan  dalam  memanagement  file  dari  google  drive,  karena  google  drive  secara otomatis  terintegrasi  dengan  layanan  google  lainnya;  4)  Fasilitas  Pencarian,  google  drive memberikan layanan pencarian yang lebih baik dan lebih cepat untuk para penggunannya dengan menggunakan  kata  kunci  tertentu.  Google  drive  juga  dapat  mengenali  gambar  atau  teks  dari dokumen hasil scan; 5) Menampilkan berbagai file, lebih dari 30 tipe file yang dapat dibuka dan ditampilkan  oleh google drive, termasuk file video, file image, dan lain-lain tanpa mengharuskan penggunaan untuk mengunduh dan menginstal software yang sesuai dengan tipe atau ekstensi file tersebut;  6)  Menjalankan  aplikasi,  google  drive  juga  mempunyai  kemampuan  untuk  membuat,
menjalankan  dan  membagi  file  aplikasi  favorit  yang  dimiliki  oleh  pengguna  (Hidayasari,  et.al., 2022).
Pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini ditujukan kepada pengelola sekolah SMK  Negeri  1  Tanjung  Jabung  Timur  yaitu  kepala  sekolah,  wakil  kepala  sekolah  dan  tenaga pendidik.  Pengabdian  ini  dilakukan  secara  kolaborasi  oleh  Dosen  bersama-sama  mahasiswa  FKIP Universitas Jambi sebagai alternative atau solusi tentang permasalahan teknis terkait pengelolaan administrasi sekolah dengan mengadakan pelatihan pemanfaatan dan penggunaan teknologi could storage google drive  untuk pengelolaan administrasi sekolah yang masih minim.
Berdasarkan  permasalahan  mitra  mencakup  hal  teknis  pada  pemanfaatan  dan  penggunaan could  storage  google  drive    untuk  pengelolaan  administrasi  sekolah  masih  minim.  Dilaksanakan analisa solusi yang dapat menyelesaikan permasalahan yang ada pada saat ini, maka solusi yang ditawarkan  adalah  melakukan  pendampingan  pengelolaan  administrasi  sekolah  berbasis  google cloud  dengan  kegiatan  1)  memberikan  pemaparan  fundamental  teknologi  cloud  dan pengaplikasiannya  dalam  mendukung  administrasi  sekolah  serta  dilaksanakannya  diskusi  terkait dengan  teknologi  cloud  di  lingkungan  sekolah  yang  saat  ini  sudah  dilaksanakan;  2)  memberikan pelatihan  dasar  pembuatan  dan  manajemen  akun  Google  Suite  dan  aplikasi  yang  menunjang dalam  manajemen  administrasi  sekolah;  3)  memberikan  pelatihan  aplikasi  google  suite:  dasar- dasar google drive dan google spreadsheet; 4) memberikan pelatihan kolaborasi data pada aplikasi google  drive  dan  google  spreadsheet;  5)  memberikan  pelatihan  penyusunan  e-form  dalam mendukung administrasi sekolah, pelatihan teknik elaborasi data, kolaborasi data, hak akses data, sharing  data,  dan  keamanan  data  pada  aplikasi  google  spreadsheet,  google  form,  dan  google drive.
Tabel 1. Materi dan Alokasi Waktu Pelatihan No Materi Pelatihan Alokasi Instruktur Teori Praktek 1 Memberikan pemaparan fundamental teknologi cloud storage dan pengaplikasiannya dalam mendukung administrasi  sekolah  serta  dilaksanakannya diskusi terkait dengan teknologi cloud storage di  lingkungan  sekolah  yang  saat  ini  sudah dilaksanakan 2 JP 7 JP Prof.  Dr.  Ali  Idrus, M.Pd., M.E 2 Memberikan  pelatihan  dasar  pembuatan  dan manajemen  akun  Google  Suite  dan  aplikasi yang menunjang dalam manajemen administrasi sekolah 2 JP 7 JP Bradley Setiyadi, S.Pt., M.Pd 3 Memberikan  pelatihan  aplikasi  google  suite: dasar-dasar  google  drive  dan  google spreadsheet 2 JP 7 JP Agus Lestari, M.Pd 4 Memberikan  pelatihan  kolaborasi  data  pada aplikasi google drive dan google spreadsheet 2 JP 7 JP Linardo Pratama, M.Pd 5 Memberikan  pelatihan  penyusunan  e-form dalam  mendukung  administrasi  sekolah, pelatihan  teknik  elaborasi  data,  kolaborasi data,  hak  akses  data,  sharing  data,  dan keamanan  data  pada  aplikasi  google spreadsheet, google form, dan google drive 2 JP 7 JP Yudo Handoko, M.Pd
Kemudian, kegiatan pengabdian ini diharapkan mampu menjawab tantangan akan kebutuhan pemanfaatan teknologi could storage google drive saat ini, serta memberikan konstribusi terhadap mitra  dalam  hal  ini  SMK  Negeri  Tanjung  Jabung  Timur  dalam  meningkatkan  kompetensi pengelolaan administrasi sekolah secara efektif dan efisien yang akan mendukung tercapainya visi
dan  misi  sekolah.  Secara  institusi,  kegiatan  ini  diharapkan  dapat  mendukung  tercapainya  misi Universitas Jambi yaitu mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni  melalui  pendidikan,  penelitian  dan  pengabdian  kepada  masyarakat.  Selain  itu  diharapkan pengabdian ini dapat  mendukung pencapaian IKU Universitas serta penguatan kapasitas institusi dan  optimalisasi  SDM  serta  dapat  mendukung  percepatan  kinerja  institusi  sampai  level  program studi.
Gambar 1 . Pembukaan Pelatihan
Gambar 2 . Pelaksanaan Pelatihan

## KESIMPULAN
Kegiatan  ini  terlaksana  dalam  model  Pengabdian  Partispatif  yang  melibatkan  dosen  dan mahasiswa  serta  mitra  dalam  bentuk  mentoring  atau  pelatihan  tentang  pengelolaan  administrasi sekolah berbasis Google Cloud bagi pengelola sekolah yaitu Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah dan  Tenaga  Pendidik  di  SMK  Negeri  1  Tanjung  Jabung  Timur.  Lebih  khusus,  kegiatan  pelatihan yang  diberikan  berbasis  pemanfaatan  teknologi  cloud  storage  google  drive  seperti  memberikan pemaparan  fundamental  teknologi  cloud  dan  pengaplikasiannya  dalam  mendukung  administrasi sekolah serta dilaksanakannya diskusi terkait dengan teknologi cloud di lingkungan sekolah yang saat ini sudah dilaksanakan, pelatihan dasar pembuatan dan manajemen akun Google  Suite dan aplikasi yang menunjang dalam manajemen administrasi sekolah, pelatihan aplikasi google suite: dasar-dasar google drive dan google spreadsheet, pelatihan kolaborasi data pada aplikasi google drive  dan  google  spreadsheet,  pelatihan  penyusunan  e-form  dalam  mendukung  administrasi sekolah,  pelatihan  teknik  elaborasi  data,  kolaborasi  data,  hak  akses  data,  sharing  data,  dan keamanan  data  pada  aplikasi  google  spreadsheet,  google  form,  dan  google  drive.  Kemudian,
kegiatan  pengabdian  ini  diharapkan  mampu  menjawab  tantangan  akan  kebutuhan  pemanfaatan teknologi  saat  ini,  serta  memberikan  konstribusi  terhadap  mitra  dalam  hal  ini  SMK  Negeri  1 Tanjung Jabung Timur dalam meningkatkan  kompetensi pengelolaan administrasi sekolah secara efektif dan efisien yang akan mendukung tercapainya visi dan misi sekolah.

## DAFTAR PUSTAKA
Amka, A. (2021). Manajemen dan Administrasi Sekolah. Sidoarjo: Nizamia Learning Center
Amrullah,  A.  (2019).  Peningkatan  Manajemen  Administrasi  Sekolah  Berbasis  Cloud.    Prosiding Seminar Hasil Pengabdian Masyarakat AMIKOM Yogyakarta, 19-24.
Andriani,  N.,  &  Hidayat,  M.  (2023).  Pengelolaan  Administrasi  Sekolah.  Jurnal  Pelita  Nusantara,
1(2), 215-220.
Gallaway, T. O., & Starkey, J. (2013). Google Drive. The Charleston Advisor, 14(3), 16-19.
Hidayasari, N., Mansur, Fariza, S., & Irawan, D. (2022). Workshop Pengelolaan Dokumen Sekolah dan  Guru  Menggunakan  Sistem  Cloud  Dokumen  Interface  Berbasis  Online.  Tanjak:  jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 3 (1), 58-65.
Lisnawati,  Lhaura,  L.,  &  Fajrizal.  (2022).  Teknologi  Cloud  Storage  dengan  Google  Drive  sebagai Penunjang  Paperless  Office.  SNPKM:  Seminar  Nasional  Pengabdian  Kepada  Masyarakat Universitas Lancang Kuning, 4 (1), 207-211.
Ningrum,  O.S  &  Puspasari,  D.  (2015).  Penggunaan  Aplikasi  Google  Drive  sebagai  Penunjang Paperless Office. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 3 (3), 1-15.
Quick, D., & Choo, K. K. R. (2014). Google Drive: Forensic analysis of data remnants. Journal of Network and Computer Applications, 40, 179-193.
Rahman, M. (2017). Ilmu administrasi (Vol. 1). Sah Media.