## Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada PT. Eagle Indo Pharma

## Risa
Progam Studi Sistem Informasi STMIK Dharma Putra ching2_capricorn@yahoo.co.id

## Yakub
Fakultas Sains dan Ieknologi Universitas Budhhi Dharma y44kub@yahoo.com
Abstrak—  PT.  Eagle  Indo  Pharma  merupakan  salah  satu perusahaan  yang  bergerak  dalam  bidang  farmasi.  Perusahaan berada di Jl. Raya Prabu Siliwangi Km 1,1 Desa Alam Jaya, Kec. Jatiuwung  Tangerang.  Mengikuti  perkembangan  teknologi informasi  yang  semakin  pesat  dan  semakin  canggih,  PT.  Eagle Indo  Pharma  memerlukan  sistem  penggajian  yang  dilakukan secara  terkomputerisasi  sehingga  dapat  memudahkan  dalam pemrosesan  dan  pengerjaannya.  Perancangan  proses  yang dilakukan  dengan  menggunakan  Data  Flow  Diagram  (DFD), perancangan basis data dengan menggunakan Entity Relationship Diagram  (ERD). Perancangan sistem informasi ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0, basis data yang  digunakan  adalah  pemrograman  Microsoft  Access  2007, dan Sistem Operasi Microsoft Windows XP. Perancangan sistem informasi  yang  baru  diharapkan  bisa  menjadi  fasilitas  yang berguna  bagi  perusahaan  dalam  menjalankan  kegiatan penggajian  dengan  lebih  baik  dan  dapat  mencapai  tujuan  yang telah ditetapkan.
Keywords—  Penggajian,  Perancangan,  Sistem  Informasi, Terkomputerisasi

## I. P ENDAHULUAN
Seiring  dengan  berkembangnya  teknologi  informasi  yang semakin  pesat  di  dalam  segala  aspek  sekarang  ini,  membuat semua perusahaan atau organisasi dituntut untuk mengimbanginya  agar  dapat  bersaing  dengan  perusahaan  lain. Sistem  informasi  juga  merupakan  salah  satu  bagian  penting bagi perusahaan dalam meningkatkan produktifitas. Pengolahan data  yang baik akan menghasilkan informasi  yang tepat pada saat ini maupun di saat yang akan datang. PT. Eagle Indo  Pharma  merupakan  perusahaan  nasional  dan  juga perusahaan  keluarga  yang  bergerak  di  bidang  farmasi, dengan jumlah  pegawai  pada  bagian  produksi  sekitar  800  orang sedangkan bagian staff 100 orang.
Permasalahannya  hingga  sampai  saat  ini  transaksi penggajian  masih  menggunakan  program  aplikasi  secara manual  seperti  Microsoft  Office  2003,  sehingga  perusahaan mengalami kesulitan untuk membuat laporan.
Berdasarkan  permasalahan  yang  ada  di  bagian  penggajian diusulkan  untuk  membuat  “Perancangan  Sistem  Informasi Penggajian  Karyawan  Pada  PT.  Eagle  Indo  Pharma”.  Sistem informasi  yang  berjalan  digambarkan  dengan  model  fisik berupa  Flowchart,  model  proses  berupa  Data  Flow  Diagram
(DFD),  dan  model  data  berupa  Entity  Relationship  Diagram (ERD).  Diusulkan  juga  bahasa  pemrograman  yang  digunakan adalah  Visual  Basic  6.0,  perancangan  laporan  menggunakan Crystal  Report  8.5,  dan  database  menggunakan  Microsoft Access 2007.
Tujuan  dari  perancangan  sistem  informasi  penggajian karyawan  ini  adalah  untuk  menghasilkan  laporan  gaji karyawan,  data  karyawan  secara  lengkap,  slip  gaji  yang diperlukan  oleh  karyawan.  Manfaat  dari  perancangan  ini adalah  untuk  mengontrol  seluruh  kegiatan  penggajian karyawan,  data  yang  ada  lebih  terjaga,  membuat  kinerja karyawan  menjadi  lebih  baik,  mempermudah  user  dalam mengoperasikan  perancangan  sistem  informasi  ini,  serta dapat memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai dengan cepat, tepat dan akurat.

## II. T INJAUAN P USTAKA

## A. Sistem, Informasi, Sistem Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan  maksud  yang  sama  untuk  mencapai  suatu  tujuan  [1]. Informasi  didefinisikan  sebagai  data  yang  diolah  menjadi bentuk  yang  berguna  bagi  para  pemakainya  [2].  Sistem informasi  dapat  didefinisikan  sebagai  suatu  sistem  di  dalam suatu organisasi yang  merupakan  kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang  ditujukan  untuk  mendapatkan  jalur  komunikasi  penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen  dan  yang  lainnya  terhadap  kejadian-kejadian internal  dan  eksternal  yang  penting  dan  menyediakan  suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik [3]. Sistem  informasi  manajemen  dapat  didefinisikan    sebagai kumpulan  dari  interaksi  sistem-sistem  informasi  yang bertanggung  jawab  mengumpulkan  dan  mengolah  data  untuk menyediakan  informasi  yang  berguna  untuk  semua  tingkatan manajemen  di  dalam  kegiatan  perencanaan  dan  pengendalian [3].  Basis  data  adalah  kumpulan  dari  data  yang  saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras  komputer  dan  digunakan  perangkat  lunak  untuk memanipulasinya [3].

## B. Sistem Penggajian
Gaji  (salary)  dapat  diartikan  pembayaran  atas  penyerahan jasa  yang  dilakukan  oleh  karyawan  yang  mempunyai  jenjang jabatan  manager,  sedangkan  upah  pada  umumnya  merupakan pembayaran  atas  penyerahan  jasa  yang  dilakukan  oleh karyawan  pelaksana  (buruh).  Umunya  gaji  dibayarkan  secara tetap  perbulan,  sedangkan  upah  dibayarkan  berdasarkan  hari kerja,  jam  kerja,  atau  jumlah  satuan  produk  yang  dihasilkan oleh karyawan. [4].

## III. A NALISA DAN P ERANCANGAN S ISTEM

## A. Analisa Sistem Informasi
Analisa pada sistem yang berjalan menggunakan document flowchart.  Dokument  flowchart  digunakan  untuk  menjelaskan sistem perusahaan yang sedang berjalan.
Gambar 1. Dokumen Flowchart Sistem Berjalan pada PT. Eagle Indo Pharma
1) HRD  pada  PT.  Eagle  Indo  Phrama  melakukan  proses Pendataan Awal yang kemudian menghasilkan Daftar Jabatan, Daftar  Golongan  yang  diberikan  kepada  Karyawan  dan menghasilkan Daftar Karwayan diberikan kepada Pimpinan.
2) Karyawan  melakukan  proses  Peminjaman  yang kemudian  mehasilkan  BPP  (Bukti  Pengajuan  Peminjaman) yang diberikan kepada Pimpinan.
3) HRD melakukan prose Rekap Absensi  yang kemudian menghasilkan  Laporan  Absensi,  Laporan  Rekap  Gaji  yang diberikan  kepada  Pimpinan  dan  menghasilkan  Slip  Gaji diberikan kepada Karyawan.
4) Pimpinan  melakukan  proses  Penilaian  Kerja  yang kemudian  menghasilkan  Rekapan  PPK  (Penilaian  Prestasi Kerja) yang diberikan kepada HRD.

## B. Perancangan Sistem Informasi

## 1) Bagan Berjenjang
Bagan  berjenjang  interaksi  antara  menu-menu  untuk membuka  form-form  yang  telah  dibuat,  dirancang  dengan konsep  penggolongan  dan  hirarki.  Rancangan  Dialog  didesain sedemikian rupa untuk memudahkan pemakai.
Gambar 2. Bagan Berjenjang Sistem Usulan Sistem Informasi Penggajian pada PT. Eagle Indo Pharma

## 2) Konteks Diagram (Top Level)
Konteks  diagram  merupakan  awal  masukan  dan  keluaran pada  aplikasi  penggajian  pada  PT.  Eagle  Indo  Pharma. Konteks  Diagram  ini  berfungsi  menjelaskan  alur  berjalannya sistem  penggajian  ini.  Entitas  yang  terlibat  antara  lain  : Pimpinan, HRD, dan Karyawan.
Gambar 3. Konteks Diagram Sistem Usulan Sistem Informasi Penggajian pada PT. Eagle Indo Pharma
KARYAW AN HRD PIMPINAN Mu la i Da ftar Ja ba ta n Da ftar Golo ng an D afta r Ka ryaw an Da fta r Ka ryaw an D afta r Jab atan D afta r Go lon gan P emin ja man BPP B PP P end ataa n Aw al Rekap  A bsensi La po ra n Ab se nsi L apo ra n Re ka p Gaji Slip Gaji La pora n Absen si La po ra n Re ka p Gaji Slip Ga ji P en ila ia n Ke rja Re ka pa n PP K Re ka pan  PPK Se lesai
 Pimpinan memberikan input Id_Departemen, Id_Jabatan,  Id_Golongan,  dan  Daftar_PPK  dan menerima  Daftar_Karyawan,  BPP,  Laporan_Absensi, dan Laporan_Rekap_Gaji.
 HRD memberikan input Rekap_Gaji dan Rekap_Absensi  dan  menerima  Daftar_Departemen, Daftar_Jabatan,  Daftar_Golongan,  Rekapan_PPK,  dan Daftar_Karyawan.
 Karyawan  memberikan  input  Id_Karyawan,  dan Pinjaman_Uang  dan  menerima  Daftar_Golongan, Daftar_Jabatan, Slip_Gaji, dan Hasil_PPK.

## 3) Diagram Overview (Level 0)
Diagram  overview ini menjelaskan sistem pendataan awal, peminjaman, rekap absensi, dan penilaian kerja.  Pada diagram ini  dijelaskan  data-data  yang  diterima  dan  dikeluarkan  oleh Pimpinan, HRD, dan Karyawan.
Gambar 4. Diagram Overview Sistem Usulan Sistem Informasi Penggajian pada PT. Eagle Indo Pharma

## a) Proses 1 (Pendataan Awal)
Proses  ini  dimulai  dari  pimpinan  yang  memberikan input  Id_Departemen,  Id_Jabatan,  dan  Id_Golongan  dan karyawan  yang  memberikan  input  Id_Karyawan,  dicetak Daftar_Departemen  ke  HRD,  dicetak  Daftar_Jabatan  dan Daftar_Golongan  ke  HRD  dan  ke  karyawan,  dan Daftar_Karyawan  ke  HRD  dan  ke  pimpinan,  kemudian
disimpan pada data store Karyawan, data store Jabatan, data store Golongan, dan data store Departemen.

## b) Proses 2 (Peminjaman)
Proses  ini  dimulai  dari  karyawan  yang  memberikan input Pinjaman_Uang, dibaca data store Karyawan, dicetak BPP ke pimpinan, disimpan pada data store Pinjam.

## c) Proses 3 (Rekap Absensi)
Proses ini  dimulai dari HRD  yang  memberikan  input Rekap_Gaji  dan  Rekap_Absensi,  dibaca  data  store Karyawan dan data store Pinjam, dicetak Laporan_Absensi dan  Laporan_Rekap_Gaji  ke  Pimpinan  dan  dicetak Slip_Gaji ke karyawan, disimpan pada data store Gaji, data store Kartu_Absen, dan data store Kehadiran.

## d) Proses 4 (Penilaian Kerja)
Proses  ini  dimulai  dari  pimpinan  yang  memberikan input  Daftar_PPK,  dibaca  data  store  Kehadiran  dan  data store  Kartu_Absen,  dicetak  Hasil_PPK  ke  karyawan  dan dicetak  Rekapan_PPK  ke  HRD,  dan  disimpan  data  store Point_Penilaian dan data store Penilaian.

## 4) Diagram Rinci
Dalam  diagram  overview  diatas  masih  ada  beberapa proses  yang  perlu  dirinci  sehingga  proses  yang  lebih  sulit lebih  dimengerti.  Berdasarkan  diagram  overview  terdapat 3 (tiga) proses yang perlu dirinci, yaitu proses 1, proses 3, dan  proses  4.  Berikut  penjelasan  dari  masing-masing program sebagai berikut :
a) Diagram Rinci  Level 1 (Proses 1)
Gambar 5. Diagram Rinci Level 1 (Proses 1) Pendataan Awal
 Proses 1.1 (Catat Karyawan)
Pada    catat  karyawan  ini,  karyawan  memberikan  input Id_Karyawan,  dicetak  Daftar_Karyawan  ke  HRD  dan ke  pimpinan,  kemudian  disimpan  pada  data  store Karyawan.
 Proses 1.2 (Catat Golongan)
Pada  catat  golongan  ini,  pimpinan  memberikan  input Id_Golongan,  dicetak  Daftar_Golongan  ke  karyawan dan  ke  HRD,  kemudian  disimpan  pada  data  store Golongan.
 Proses 1.3 (Catat Departemen)
Pada catat departemen ini, pimpinan memberikan input Id_Departemen,  dicetak  Daftar_Departemen  ke  HRD, dan disimpan pada data store Departemen.
 Proses 1.4 (Catat Jabatan)
Pada  catat  jabatan  ini,  pimpinan  memberikan  input Id_Jabatan,  dicetak  Daftar_Jabatan  ke  HRD  dan  ke karyawan, dan disimpan pada data store Jabatan.

## b) Diagram Rinci  Level 1 (Proses 3)
Gambar 6. Diagram Rinci Level 1 (Proses 3) Rekap Absensi
 Proses 3.1 (Catat Absen) Pada    catat  absen  ini,  HRD  memberikan  input Rekap_Absensi,  dibaca  data  store  Karyawan,  dicetak Laporan_Absensi  ke  pimpinan,  dan  disimpan  pada  data store Kehadiran.
 Proses 3.2 (Cetak Absen)
Pada  cetak  absen  ini,  HRD  memberikan  input Rekap_Gaji,  dicetak  Slip_Gaji  ke  karyawan,  dan disimpan pada data store Kartu_Absen.
 Proses 3.3 (Cetak Gaji) Pada cetak  gaji ini, HRD memberikan input Rekap_Gaji, dibaca  data  store  Pinjam  dan  data  store  Kartu_Absen, dicetak  Laporan_Rekap_Gaji  ke  pimpinan,  dan  disimpan pada data store Gaji.
c) Diagram Rinci  Level 1 (Proses 4)
Gambar 7. Diagram Rinci Level 1 (Proses 4) Penilaian Kerja
 Proses 4.1 (Catat PPK) Pada  catat  PPK  ini,  Pimpinan  memberikan  input Daftar_PPK, dibaca data store Kartu_Absen dan data store Kehadiran, dicetak Rekapan_PPK ke HRD, dan disimpan pada data store Point_Penilaian.
 Proses 4.2 (Cetak Penilaian) Pada cetak penilaian ini, pimpinan memberikan input Daftar_PPK,  dibaca  data  store  Point_Penilaian, dicetak  Hasil_PPK  ke  karyawan,  dan  disimpan  pada data store Penilaian.

## C. Analisa Basis Data
Analisa  Basis  Data  (Database)  yang  dibuat  untuk menyimpan  data-data  pada  PT.  Eagle  Indo  Pharma.  Isi  dari database  ini  adalah  tabel-tabel  untuk  keperluan  HRD  serta untuk  keperluan  aplikasi  yang  dibuat  untuk  mengelolah penggajian  dalam  PT.  Eagle  Indo  Pharma.  Adapun  untuk mendapatkan  rancangan  basis  data  yang  efektif  diperlukan pendekatan sebagai berikut :
1) Entity Relation Diagram (ERD)
Entity Relation Diagram (ERD) menyatakan bagaimana  tabel-tabel  yang  dihasilkan  dari  rancangan proses berhubungan satu sama lain.

## Gambar 8. Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Usulan Sistem Informasi Penggajian

## 2) Logical Record Structure (LRS)
Logical  Record  Structure  (LRS)  merupakan  gambaran  hubungan  antar  record  atau  tabel  yang  berbentuk  kotak  persegi panjang  dengan  nama  yang  unik.  LRS  menyatakan  bagaimana  tabel-tabel  yang  dihasilkan  dari  rancangan  proses  yang berhubungan satu dengan yang lain.
Gambar 9. Logical Record Structure (LRS) Sistem Usulan Sistem Informasi Penggajian

## IV. K ESIMPULAN
Berdasarkan hasil perancangan sistem informasi penggajian pada  PT.  Eagle  Indo  Pharma,  dapat  disimpulkan  hal-hal sebagai berikut :
 Dapat  menghasilkan  data  mengenai  penggajian  yang diperlukan oleh pimpinan, HRD, dan karyawan.
 Menghasilkan data yang lebih akurat dan tepat waktu oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan.
 Memberikan  kemudahan  dalam  proses  penginputan dan pengontrolan data penggajian.
 Menghasilkan  daftar  departemen,  daftar  jabatan, daftar  golongan,  daftar  karyawan,  slip  gaji,  laporan
absensi,  laporan  rekap  gaji,  dan  laporan  penilaian prestasi kerja untuk Pimpinan, HRD dan Karyawan.

## D AFTAR P USTAKA
[1] McLeod  Raymon  Jr,  [2004],  Sistem  Informasi  Manajemen  edisi  ke delapan, Jakarta:Indeks.
[2] H.M Jogiyanto, [2009], Sistem Teknologi Informasi edisi III Pendekatan Terintegrasi  :  Konsep  Dasar,  Teknologi,  Aplikasi,  Pengembangan,  dan Pengelolaan, Jogyakarta:Andi.
[3] H.M  Jogiyanto,  [2005],  Pengenalan  Komputer  Dasar  Ilmu  Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan, Jogyakarta:Andi.
[4] Mulyadi, [2001], Sistem Akuntansi, Jakarta : Salemba Empat.