## SISTEM INFORMASI PELAYANAN PUBLIK KELURAHAN BAKUNASE KOTA KUPANG UNTUK PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN BERBASIS WEB
D. D. Anggiawan 1 , Emerensye S. Y. Pandie, S.Kom, M.Kom 2 , Meiton Boru, ST., M.Kom 3 . 1,2,3 Jurusan Ilmu Komputer, Fakultas Sains dan Teknik, Universitas Nusa Cendana
1,2,3 Email: deviantoanggy31@gmail.com, carolinepandie@gmail.com, meitonboru@gmail.com

## INTISARI
Kelurahan Bakunase Kecamatan Kota Raja menangani kegiatan pelayanan publik berupa data  penduduk  dan  pembuatan  surat  keterangan.  Sistem  yang  berjalan  di  Kelurahan  Bakunase sebatas menggunakan microsoft excel dan microsoft word untuk penyimpanan data sehingga belum dapat  memberikan  informasi  tentang  data-data  penduduk  secara  cepat  dan  belum  dapat  diakses secara online.
Untuk  menjawab  persoalan  tersebut  dihasilkan  sebuah  Sistem  Informasi  Kependudukan berbasis web untuk mengelola data penduduk dan pembuatan surat keterangan, yakni terdiri dari sembilan(9) surat keterangan, beserta laporan surat keluar dan data kependudukan yang semuanya berbasis  online  yang  dapat  diakses  oleh  masyarakat  dan  perangkat  kelurahan  setiap  saat.  Dalam mencapai tujuan tersebut digunakan metode waterfall dengan metode analisis sistem yang digunakan adalah  diagram  konteks,  DFD,  relasi  tabel  dan  ERD.    Pengujian  sistem  menggunakan  metode blackbox yang menghasilkan keakuratan sistem sebesar 100% dan untuk mendapatkan respon dari pengguna digunakan metode kuesioner dimana hasil sebaran kuesioner diperoleh tingkat kepuasan dengan rata-rata 4.205 atau 84.1%.
Kata kunci: aplikasi, sistem informasi kependudukan, metode waterfall, metode blackbox.

## ABSTRACT
Sub district Bakunase Kota Raja District handles public service activities in the form of the data of the population and the creation of the certificate. The system runs in the sub district Bakunase was limited because still using microsoft excel and microsoft word for storage of data so that it cannot provide information on population data quickly and cannot be accessed online.
To answer the  problem  a web-based demographic information system is produced to manage the data of the population and the creation of the nine(9) certificate along with outgoing mail report and demographic data reports which are all based online that can be accessed by the public and the officer at any time. To achieve these goals in building this information system using the method waterfall with methods of analysis system used the diagram context, DFD, ERD and table relationships. Testing system using blackbox method that yields 100% accuracy of the system and to get the response from the user used  questionnaire  method  where  the  results  of  the  questionnaire  distribution  obtained  the  level  of satisfaction with an average of 4.205 or 84.1%.
Keywords: application, demography information system,method waterfall,method blackbox

## I. PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan jaman yang serba modern dan semakin majunya teknologi informasi  sekarang  ini,  kebutuhan  akan  sistem  informasi  terkomputerisasi  sudah  mencakup  ke segala bidang termasuk pada instansi pemerintahan seperti Kelurahan. Teknologi informasi yang semakin  canggih  menciptakan  sistem  informasi  berbasis  komputer  yang  mempermudah  dalam pengolahan data serta berpengaruh pada efisiensi waktu dan efektivitas kerja.

## ISSN:2337-7631 (printed)
ISSN: 2654-4091 (Online)
Data kependudukan merupakan salah satu faktor pendukung utama kegiatan pelayanan di  kelurahan  disamping  faktor-faktor  lain  seperti  ketersediaan  peralatan  penunjang  pelayanan, sumber daya manusia dan lain sebagainya.
Kantor Kelurahan Bakunase Kecamatan Kota Raja merupakan salah satu instansi resmi pemerintahan yang memiliki kegiatan pelayanan terhadap masyarakat setiap harinya selama jam kerja kelurahan. Penduduk Kelurahan Bakunase pada akhir Bulan Februari 2017 berjumlah: 1.006 KK dengan jumlah jiwa 4.559 terdiri dari laki-laki 2.258 jiwa dan perempuan 2.301 yang tersebar dalam  15  Wilayah  Rukun  Tetangga  (RT)  dan  5  Rukun  Wilayah  (RW).  Berdasarkan  informasi dari kelurahan, rata-rata pelayanan perhari di Kelurahan Bakunase yakni ±30 pelayanan. Waktu proses per pelayanan yakni ±20 menit hingga ±25 menit.
Kantor Kelurahan Bakunase Kecamatan Kota Raja menangani semua pelayanan publik seperti pembuatan permohonan KTP Sementara, surat belum menikah, surat keterangan domisili, surat  keterangan  kelakuan  baik,  surat  keterangan  kematian,  surat  keterangan  kelahiran,  surat keterangan  tidak  mampu,  surat  keterangan  ijin  usaha,  surat  keterangan  pindah  di  wilayah Kelurahan. Namun semua data ditangani dengan cara manual (microsoft word & microsoft excel) oleh seorang pegawai yakni Sekretaris Kelurahan.
Alur  proses  pelayanan  dimulai  dengan  kedatangan  penduduk  ke  kelurahan  dengan membawa  persyaratan  sesuai  dengan  yang  dibutuhkan.  Namun  sering  terjadikarena  kurang jelasnya informasi yang diperoleh terkadang penduduk harus pulang kembali untuk melengkapi persyaratan yang kurang. Setelah persyaratan lengkap, penduduk mengisi formulir yang diberikan staf  pemerintahan  di  kelurahan.  Ketika  suasana  ramai,  biasanya  formulir  diisi  sendiri  oleh penduduk secara manual tanpa pendampingan petugas kelurahan.
Hal-hal  yang  memperlambat  proses  pelayanan  yakni  :  1)  Penduduk  kurang  memahami prosedur pengisian formulir dengan benar sehingga terjadi resiko kesalahan dalam penulisan, 2) Tulisan  yang  ditulis  tidak  terbaca  oleh  staf  pemerintahan  dapat  memperlambat  dalam  proses penambahan data yang masih menggunakan microsoft word dan microsoft excel yang membuat proses  semakin  lama  dan  menyebabkan  terjadinya  penumpukan  data  dan  pada  akhirnya pembuatan surat pun menjadi lebih lama, 3) Panjangnya alur kegiatan berakibat kepada lamanya proses pelayanan publik.

## II.   MATERI DAN PERANCANGAN SISTEM

## 2.1 Sistem Informasi
Beberapa pendapat mengemukakan pengertian sistem informasi sebagai berikut:
a. Berdasarkan pendapat Taufiq [1], “Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang  saling  terintegrasi  dan  berkolaborasi  untuk  menyelesaikan  masalah  tertentu  dengan cara mengolah data dengan alat yang namanya komputer sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna”.
b. Sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan  informasi  untuk  tujuan  tertentu.  Seperti  sistem  lainnya,  sebuah  sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi)”. [2].

## 2.2 Basis data
Basis data ( database ) adalah sekumpulan data yang disusun dengan aturan tertentu, sehingga memudahkan kita dalam mengakses dan memperoleh informasi. Database merupakan kumpulan
dari data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya [3].

## 2.3 Bagan alir (Flowchart)
Bagan alir ( flowchart ) adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur di dalam sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

## 2.4 Data Flow Diagram
Data  Flow  Diagram merupakan  suatu  model  logika  data  atau  proses  yang  dibuat  untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut [4].

## 2.5 Diagram Konteks (context diagram)
Diagram Konteks ( context diagram ) merupakan penggambaran yang memiliki fungsi untuk menunjukkan hubungan antara sistem informasi dengan lingkungan yang mengaksesnya di mana sistem tersebut ditempatkan [5].

## 2.6 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity  Relationship  Diagram ( ERD )  merupakan  suatu  model  untuk  menjelaskan  hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol.

## 2.7 Pelayanan Publik
Pelayanan  publik  menurut  Roth  [6],  Pelayanan  publik  didefinisikan  sebagai  layanan  yang tersedia untuk masyarakat, baik secara umum (seperti di museum) atau secara khusus (seperti di restoran makanan).

## 2.8 Metode Pengembangan Sistem Informasi
a) EAP
EAP merupakan metode yang digunakan untuk membangun arsitektur informasi. Menurut Steven  H  Spewak,  EAP  merupakan  pendefinisian  bisnis  dan  arsitektur,  bukan  perancangan bisnis  dan  arsitekturnya.  Arsitektur  dalam  EAP  adalah  arsitektur  data,  aplikasi  dan  teknologi yang  dibutuhkan  untuk  mendukung  bisnis  organisasi.  Steven  H  Spewak  menyatakan  bahwa arsitektur disini dimaksudkan layaknya cetak biru, penggambaran, atau model. Komponen dari EAP menurut Spewak menggunakan dasar dari dua layer dari John Zachman’s framework yaitu dari tinjauan planner dan owner . Adapun tahapan dan pemodelan sistem ditunjukan oleh gambar 2.1. [7].

## Gambar 2.1 Pemodelan EAP

## b) Waterfall
Menurut Rosa A.S dan Shalahudin (2014:28) menjelaskan tentang metode pengembangan sistem yaitu waterfall. Metode air terjun ( waterfall ) sering juga disebut model sekuensial linier ( sequential  linear )  atau  alur  hidup  klasik  ( classic  life  cycle ).  Model  air  terjun  menyediakan pendekatan  alur  hidup  terurut  mulai  dari  analisis,  desain,  pengodean,  pengujian,  dan pemeliharaan. Adapun tahapan dan pemodelan sistem ditunjukan oleh gambar 2.2. [8].
Gambar 2.2 Pemodelan Waterfall
Berdasarkan  kedua  pemodelan  diatas,  peneliti  lebih  memilih  menggunakan  metode pengembangan sistem waterfall dikarenakan tahapan yang harus dilewati lebih pendek dan lebih cepat.

## 2.9 Gambaran Umum Sistem Baru
Gambar 2.3 Alur sistem baru

## III. HASIL DAN PEMBAHASAN

## 3.1 Hasil Pengujian
Hasil  dari  penelitian  ini  dihasilkannya  sebuah  Sistem  Informasi  Pelayanan  Publik  pada Kantor  Kelurahan  Bakunase  Kecamatan  Kota  Lama  Kota  Kupang  yang  dibuat  dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL . Sistem yang dihasilkan adalah untuk  mengolah  surat  keterangan  belum  menikah,  surat  keterangan  domisili,  surat  keterangan kelakuan  baik,  surat  keterangan  kematian,  surat  keterangan  kelahiran,  surat  keterangan  tidak mampu,  surat  keterangan  ijin  usaha,  KTP  sementara,  surat  keterangan  pindah  beserta  data kependudukan yang semuanya berbasis online .
3.2 Pembahasan

## 3.2.1 Pengujian Blackbox
Berdasarkan  pengujian blackbox diperoleh  hasil  bahwa  sistem  ini  telah  berjalan  dengan baik akan tetapi sistem ini masih dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur upload untuk bukti-bukti  pendukung  pembuatan  surat  serta  menambahkan  fitur  verifikasi  dari  perangkat kelurahan terkait ketidaklengkapannya sebuah surat untuk disetujui.

## 3.2.2 Hasil Kuesioner Tingkat Kepuasan Pengguna
Berdasarkan  tingkat  kepuasan  pengguna  rata-rata  skor  yang  diperoleh  dari  penyebaran kuesioner adalah 4,205 dan terletak diantara 3,41-4,20 yang berarti berada pada interval penilaian Puas. Hal ini mengindikasikan bahwa penerapan sistem ini dapat dipahami dan dapat dijalankan dengan baik di kelurahan Bakunase dimana tingkat kepuasan pengguna mencapai 84,1%.

## IV. KESIMPULAN DAN SARAN

## 4.1 Kesimpulan
Setelah  program  ini  dibuat,  maka  penulis  dapat  mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem  ini  dapat  memudahkan  kegiatan  pelayanan  pada  Kelurahan  Bakunase  dalam mendata  penduduk  dan  kegiatan  publik  lainnya,  sehingga  dapat  dihasilkan  informasi dengan cepat dan tepat.
2. Sistem menghasilkan  surat  keterangan belum  menikah,  surat  keterangan domisili,  surat keterangan  kelakuan baik, surat keterangan kematian, surat keterangan kelahiran, surat keterangan  tidak  mampu,  surat  keterangan  ijin  usaha,  surat  keterangan  pindah,  KTP sementara, beserta laporan surat keluar dan data kependudukan yang semuanya berbasis online .
3. Sistem menghasilkan surat keterangan yang disertai barcode sehingga memiliki tingkat keamanan tinggi dan dapat dipertanggung jawabkan dengan baik.
4. Pengujian sistem menggunakan metode blackbox menghasilkan keakuratan 100% dengan tingkat kepuasan terhadap sistem 4,205 atau 84,1%.

## 4.2 Saran
Saran-saran terhadap pengembangan program iniadalah:
1. Untuk  mencegah  resiko  kehilangan  data,  maka  perlindungan  terbaik  adalah  dengan menambahkan  menu  untuk  melakukan backup  file terhadap  data  yang  telah  ada ( database )  dan  menyimpan  nya  pada Harddisk , FlashDisk,  Harddisk  External atau media penyimpanan yanglainnya.
2. Pihak Kelurahan sebaiknya melakukan kerja sama dengan pihak penyedia sistem dalam melakukan pemeliharaan sistem secara berkala.
3. Diharapkan  kedepan  pada  sistem  ini  disediakan  menu  tambahan  untuk  memfasilitasi penduduk dengan status Warga Negara Asing (WNA), penambahan status keterangan surat  jika  belum  disetujui  oleh  pihak  RT  dan  penambahan  menu  untuk  memindai barcode pada surat keterangan sehingga tidak lagi perlu menggunakan aplikasi kedua dalam memindai barcode tersebut.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Taufiq, Rohmat.2013. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu. [2] Sutarman. 2012. Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara. [3] Hartono, J. 1990. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
[4] Kristanto, A. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Apilkasinya. Gava Media. Yogyakarta.
[5] Putranta, H. D. 2004. Pengantar Sistem dan Teknologi Informasi. Yogyakarta: AMUS.
[6] Roth, Gabriel Joseph. 1926. The Privat Provision of Public Service in Developing Country, Oxford University Press, Washington DC
[ 7] Boru, Meiton. 2013. Pemodelan Arsitektur Sistem Informasi Sekolah Menggunakan Metode Eap: Studi Kasus Di Smk Negeri 2 Soe. J~Icon, Vol. 1 No. 2.
[ 8]  A.S  Rosa,  dan  M.Shalahudin.  2014.  Rekayasa  Perangkat  Lunak  Struktur  dan  Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.