## Pemanfaatan Bot Telegram Sebagai Media Informasi Akademik di STMIK Hang Tuah Pekanbaru

## ( Utilization of Telegram Bot as Academic Information Media at STMIK Hang Tuah Pekanbaru )
Gilang Citra Lenardo [1]* , Herianto [2] , Yuda Irawan [3]
[1],[2],[3] Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Hang Tuah Pekanbaru, Pekanbaru,Indonesia
E-mail: gilanglenardo@gmail.com , herianto.sy@gmail.com, yudairawan89@gmail.com

## KEYWORDS:
ABSTRACT Telegram bot, Webhook, Academic Information System Academic Information System is a means of supporting academic activities in STMIK Hang Tuah  Pekanbaru  by  utilizing  web-based  technology.  However,  the  application  of  web technology  on  Academic  information  System  in  STMIK  Hang  Tuah  Pekanbaru  can  not always run as desired, sometimes the information system cannot be accessed due to technical constraints or other factors. Based on these problems, an application was created that could run  on  instant  messages  and  could  be  used  via  smartphones  or  other  devices  as  media information  for  students,  namely  utilization  of  telegram  bot  based  on  PHP  and  MySQL  as academic information at STMIK Hang Tuah Pekanbaru. This telegram bot is made using the Webhook  method  and  can  run  on  all  operating  systems  that  have  Telegram  Messenger installed. This bot is able to provide academic information including lecture schedules, grades, filling  in  krs,  short  semester  submissions  and  research  submissions,  it  is  hoped  that  the telegram bot will make it easier for students to get academic information through smartphone devices that can be accessed anytime. KATA KUNCI: ABSTRAK Bot telegram, Webhook, Sistem Informasi Akademik Sistem Informasi Akademik merupakan salah satu sarana penunjang kegiatan akademik di STMIK  Hang  Tuah  Pekanbaru  dengan  memanfaatkan  teknologi  berbasis  web.  Namun, penerapan teknologi  web pada  Sistem Informasi  Akademik  STMIK Hang  Tuah  Pekanbaru tidak selamanya dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, terkadang sistem informasi tidak  dapat  diakses  karena  kendala  teknis  ataupun  faktor  lainnya.  Berdasarkan permasalahan tersebut diciptakan sebuah aplikasi yang dapat berjalan pada pesan instan dan dapat  digunakan  melalui  smartphone  ataupun  perangkat  lainnya  sebagai  media  informasi untuk mahasiswa yaitu pemanfaatan bot telegram berbasis PHP dan MySQL sebagai media informasi akademik di STMIK Hang Tuah Pekanbaru. Bot telegram ini dibuat menggunakan metode Webhook  dan  bisa berjalan  disemua  sistem operasi yang  telah  terpasang  Telegram Messenger. Bot ini mampu memberikan informasi akademik diantaranya jadwal perkuliahan, nilai,  pengisian  krs,  pengajuan  semester  pendek  dan  pengajuan  penelitian,  diharapkan dengan  adanya  bot  telegram  ini  lebih  memudahkan  mahasiswa  untuk  mendapatkan informasi akademik melalui perangkat smartphone yang bisa diakses kapan saja .

## I. P ENDAHULUAN

## A. Latar Belakang
Sistem Informasi Akademik merupakan salah satu sarana  penunjang  kegiatan  akademik  di  STMIK Hang  Tuah  Pekanbaru  dengan  memanfaatkan teknologi berbasis web. Sistem Informasi Akademik
juga dijadikan sebagai salah satu media penyampaian  informasi  untuk  mahasiswa  STMIK Hang Tuah Pekanbaru. Namun, penerapan teknologi web pada Sistem Informasi Akademik STMIK Hang Tuah  Pekanbaru  tidak  selamanya  dapat  berjalan sesuai  dengan  yang  diinginkan,  terkadang  ada  saat dimana  Sistem  Informasi  Akademik  tidak  dapat
352 JTIM : Jurnal Teknologi Informasi dan Multimedia, Vol. 1, No. 4, Februari 2020, hlm. 351-357
diakses karena kendala teknis ataupun faktor lainnya, seperti  padatnya  traffic  server  (server  sibuk) terutama  pada  saat  pengisian  KRS  secara online , transfer  data  yang  besar  sehingga  menyebabkan akses web menjadi lambat, tampilan web yang tidak responsive ketika  diakses  menggunakan  perangkat mobile dan faktor - faktor lainnya.

## B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan sebelumnya, maka permasalahan yang dimunculkan adalah :
1. Padatnya traffic server dan transfer data yang besar  pada  web  Sistem  Informasi  Akademik membuat akses web menjadi lambat, terutama pada saat pengisian KRS secara Online .
2. Sistem  Informasi  Akademik  STMIK  Hang Tuah Pekanbaru sudah menggunakan aplikasi web,  namun  jika  diakses  menggunakan perangkat mobile belum menyajikan tampilan informasi yang responsive.
3. STMIK  Hang  Tuah  Pekanbaru  belum mengintegrasikan  Telegram  Bot  ke  dalam Sistem Informasi Akademik.

## C. Batasan Masalah
Agar  penelitian  ini  dapat  terlaksana  secara sistematik  dan  terarah,  perlu  untuk  membatasi masalah pada hal - hal sebagai berikut :
1. Bot  Telegram  hanya  menyediakan  informasi terkait  hasil  studi  mahasiswa  (KHS),  pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), pengajuan semester pendek,  pengajuan  judul  penelitian  dan  melihat jadwal perkuliahan mahasiswa.
2. Bot Telegram
menggunakan Bahasa
pemrograman  PHP,  sistem  database  MySQL, dan Telegram Web API untuk meneruskan pesan ke smartphone masing-masing  mahasiswa  yang terdaftar  pada  Sistem  Informasi  Akademik STMIK Hang Tuah Pekanbaru.
3. Tidak membahas tindak lanjut setelah informasi / pesan diterima oleh mahasiswa.

## D. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah :
1. Memanfaatkan aplikasi bot telegram yang bisa memberikan  kemudahan  dalam  mendapatkan informasi  akademik  di  STMIK  Hang  Tuah Pekanbaru sesuai dengan kebutuhan mahasiswa.
2. Mempermudah  mahasiswa  untuk  mengetahui informasi  akademik  secara  cepat  dan  akurat melalui perangkat mobile .
3. Meningkatkan
kualitas
dan efektifitas penggunaan  Sistem  Informasi  Akademik  di STMIK Hang Tuah Pekanbaru.

## II. M ETODOLOGI
Dalam melaksanakan penelitian, penulis mengambil  data  pada  Sekolah  Tinggi  Informatika dan Manajemen Komputer Hang Tuah Pekanbaru di Jl.  Mustafa  Sari  No.  5  Tangkerang  Selatan, Pekanbaru, Riau 28288, dengan waktu pelaksanaan dimulai  dari  bulan  September  2019  sampai  Januari 2020.
Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan diantaranya adalah:

## 1) Observasi
Observasi  adalah  metode  pengumpulan  data melalui
pengamatan
langsung atau
peninjauan  secara  cermat  dan  langsung  di lapangan atau lokasi penelitian. Dalam hal ini penulis berpedoman kepada desain penelitiannya  perlu  mengunjungi  STMIK Hang  Tuah  Pekanbaru  untuk  mengamati langsung berbagai  hal atau kondisi  yang ada di lapangan.

## 2) Wawancara
Pengumpulan  data  melalui  tatap  muka  dan tanya  jawab  langsung  dengan  sumber  yang berhubungan  dengan  penelitian.  Misalnya, mengenai  data-data  dan  keterangan  yang dibutuhkan  dalam  proses  penelitian  untuk kebutuhan  data  yang  di  inginkan.  Dalam  hal ini  penulis  melakukan  wawancara  dengan ketua program studi Sistem Informasi.

## 3) Studi Kepustakaan
Metode  Studi  Kepustakaan  yaitu  berupa pengumpulan data-data sekundar dan informasi berdasarkan membaca atau
menelaah  berbagai  literatur-literatur  yang
berkaitan dengan permasalahan yang dianggap relevan dengan keadaan saat ini.

## III. H ASIL DAN P EMBAHASAN

## A. Pengertian Sistem nformasi Akademik
Sistem Informasi Akademik (SIA) adalah sebuah sistem  aplikasi  yang  dibuat  secara  khusus  untuk mengelola  data  administrasi  akademik  dengan penerapan teknologi komputerisasi sehingga pengelolaan  administrasi  akademik  dapat  dikelola dengan baik dan dapat menyajikan informasi secara tepat dan cepat [1].
Berdasarkan  pengertian  diatas  dapat  disimpulkan bahwa sistem  informasi  akademik  adalah  sistem yang    mengolah    data  secara  komputerisasi  yang meliputi  data  dosen,  data  mahasiswa,  data  mata kuliah,  jadwal    kuliah    dan    data-data    lain    yang bersifat    umum    berdasarkan    kebutuhan  masing- masing lembaga pendidikan.

## B. Pengertian Domain dan Hosting
Untuk  membuat  sebuah  situs  atau  website diperlukan  domain  dan  hosting.  Dua  istilah  ini adalah komponen utama dalam membangun sebuah website  sehingga  dapat  diakses  oleh  siapapun  di seluruh dunia melalui akses internet. Hosting adalah suatu ruang atau tempat di internet yang digunakan untuk  menyimpan  data  situs.  Entah  itu  situs perusahaan,  situs  pribadi,  situs  blog,  dan  lain sebagainya.  Setiap  situs  yang  akan  dibuat  online harus disimpan pada suatu host. Kini banyak tersedia host-host  yang  ditawarkan  di  internet.  Mulai  yang berbayar,  hingga  yang  gratis.  Sedangkan  domain adalah  penamaan  situs  yang  unik  pada  dunia internet.  Unik  disini  berarti  nama  situs  hanya dimiliki oleh satu orang [2].

## C. Pengertian Bot  Telegram
Telegram Bot Application Programming Interface (API)  adalah  sebuah  teknologi open  source yang disediakan  oleh  Telegram  Messenger  LLP  untuk membangun  aplikasi  bot  Telegram  bagi  para pengembang.  Bot  API  ini  merupakan interface berbasis  HTTP  untuk  menghubungkan  bot  yang dikembangkan oleh para pengembang dengan sistem Telegram [3].
Kelebihan  dari  Telegram  ini  adalah  adanya landasan untuk mengunakan Application
Programming Interface ( API ) untuk masyarakat luas. Salah satu API yang disediakan adalah fitur bot [4]. Bot Telegram adalah bot yang saat ini mulai populer dipergunakan.

## D. Metode Long-Polling dan Webhook
Ada  dua  cara  dalam  pembuatan  Bot  Telegram yaitu dengan menggunakan metode long-polling dan webhook . Long-polling dimana  merupakan  metode default dari  Telegram.  Sedangkan Webhook adalah metode yang dipasang di hosting.

## Gbr. 1 Metode Long Polling
Dengan  metode long-polling ,  maka  server  akan mengecek secara periodik ke  bot  apakah ada pesan yang masuk. Jika ada pesan yang masuk maka server akan melakukan eksekusi berdasarkan pesan request yang  dikirim  pengguna.  Jika  tidak  ada  pesan  maka kondisi  serve idle .  Dalam  membuat  Bot  Telegram dengan menggunakan long-polling , bot akan diakses menggunakan  Laptop/Komputer  sendiri  sebagai server dan databasenya seperti pada Gbr.1. Berbeda jika  menggunakan Webhook maka  server  akan berada pada  hosting dan  harus  menggunakan  https. Sehingga bot yang berada di server bisa diakses oleh user  lain.  Hal  ini  karena  API  Telegram  Bot mengijinkan developer untuk  membuat  sebuah  bot berdasarkan  ‘bot’  yang  diinginkan.  Sehingga  ada Input  -  Proses  -  Output  yang  terjadi  pada  bot telegram. Teknik Long-Polling membutuhkan server lokal  untuk  proses  bot  telegram  dan  juga menggunakan  PHP  untuk  bisa  membuat  Bot Telegram tersebut [5].
Gbr. 2 Metode Webhook
E. Implementasi Dalam
implementasinya
Pemanfaatan Bot
Telegram  ini  dapat  dijalankan  pada  perangkat PC maupun perangkat smartphone pada sistem operasi ( OS ) apapun, dengan catatan telah terpasang aplikasi Telegram  Messenger  dan  terkoneksi  jaringan internet.

## F. Implementasi Antar Muka

## 1) Tampilan Awal
Tampilan  awal  adalah  tampilan  pertama ketika user membuka bot, pada tampilan ini, bot  akan  menampilkan  informasi  fitur-fitur yang tersedia didalamnya dan sebuah tombol untuk memulai bot.
Gbr. 3 Tampilan Awal

## 2) Tampilan Menu Utama
Terdapat  9  menu  utama  pada  bot  telegram Sisfo  STMIK  HTP,  tampilan  ini  dihasilkan ketika user berhasil login . User dapat mengolah  informasi  akademik  melalui  9 menu  utama  ini,  antara  lain  melihat  jadwal perkuliahan, melihat nilai akademik, mengisi dan  melihat  KRS,  mengajukan  Semester Pendek,  mengajukan  penelitian,  dan  lain- lain.

## Gbr. 4 Tampilan Menu Utama

## 3) Tampilan Cetak
Bot telegram Sisfo STMIK HTP tidak hanya menampilkan output berupa  teks,  namun juga  menampilkan output berupa  dokumen. Dokumen  yang  ditampilkan  jika user menekan  tombol  cetak  KHS  adalah  sebuah file pdf  yang  berisi  Kartu  Hasil  Studi mahasiswa sesuai semester yang dipilih.
Gbr. 5 Tampilan Cetak

## G. Pengujian
Tujuan  utama  dari  pengujian  adalah  untuk menemukan  kesalahan  dan  fungsi  dari  perangkat lunak yang tidak sesuai dengan tujuan pengembangan yang secara sistematik membongkar jenis kesalahan dengan usaha dan waktu minimum.

## H. Rencana Pengujian
Pengujian  akan  dilakukan  dengan  menggunakan metode Blackbox . Blackbox testing yaitu menguji perangkat  lunak  dari  segi  spesifikasi fungsional tanpa  menguji desain dan kode program [6]. Proses pengujian akan dilakukan terhadap semua kebutuhan  fungsional  yang  telah  dirancang  pada tahap perancangan aplikasi.

## TABEL I. RENCANA PENGUJIAN
Item Uji Butir Uji Jenis Pengujian login validasi input
blackbox kesesuaian proses menu utama validasi input blackbox kesesuaian proses jadwal validasi input blackbox kesesuaian proses jadwal kuliah validasi input blackbox kesesuaian proses jadwal uts & uas validasi input blackbox kesesuaian proses jadwal seminar kp validasi input blackbox kesesuaian proses jadwal seminar skripsi validasi input blackbox kesesuaian proses nilai validasi input blackbox kesesuaian proses khs validasi input blackbox
Item Uji Butir Uji Jenis Pengujian kesesuaian proses transkrip validasi input blackbox kesesuaian proses krs validasi input blackbox kesesuaian proses isi krs validasi input blackbox kesesuaian proses lihat krs validasi input blackbox kesesuaian proses sp validasi input blackbox kesesuaian proses pengajuan sp validasi input blackbox kesesuaian proses nilai sp validasi input
blackbox
kesesuaian proses
list mata kuliah validasi input blackbox kesesuaian proses
pengajuan sp validasi input
blackbox kesesuaian proses status sp validasi input blackbox kesesuaian proses
penelitian validasi input blackbox
kesesuaian proses
kerja praktek validasi input
blackbox kesesuaian proses ajukan judul kp validasi input
blackbox kesesuaian proses skripsi validasi input blackbox
kesesuaian proses ajukan judul skripsi validasi input
blackbox kesesuaian proses akun saya validasi input blackbox kesesuaian proses ganti password validasi input blackbox kesesuaian proses bantuan validasi input blackbox kesesuaian proses logout validasi input blackbox Kesesuaian Proses

## I. Kasus dan Hasil Pengujian
Kasus  dan  hasil  pengujian  dibuat  untuk membuktikan serta  memperlihatkan  bahwa aplikasi yang  dikembangkan  sudah  sesuai  dengan  tujuan pengembangan  dan  mampu  memenuhi  kebutuhan pengguna.  Selain  itu  kasus  dan  hasil  pengujian  ini juga memperlihatkan bahwa aplikasi telah lulus dari kesalahan sesuai kasus pada tahap pengujian.

## TABEL II. PENGUJIAN LOGIN
No Data Uji Input Output yang diharapkan Output Kesimpul an 1 nim, password 160810 38, 123456 cek data login, tampil detail akun cek data login, tampil [ √ ] valid
No Data Uji Input Output yang diharapkan Output
Kesimpul an detail akun [    ]
invalid 2 nim,
password null, 123456 tampil pesan “gagal nim dan password salah” tampil pesan “gagal nim dan password salah” [ √ ] valid [    ]
invalid 3 nim,
password 160810 38, null tampil pesan “gagal nim dan password salah”
tampil pesan “gagal nim dan password salah” [ √ ] valid [    ]
invalid 4 nim,
password 160810 38, 654321 tampil pesan “gagal nim dan password salah” tampil pesan
“gagal nim dan password salah” [ √ ] valid
[    ] invalid 5 nim, password 160810 40, 123456 tampil pesan “akses dibatasi” tampil pesan “akses dibatasi” [ √ ] valid [    ] invalid TABEL III.

## PENGUJIAN MENU NILAI
No Data Uji Input Output yang diharapkan Output Kesimpul an 1 Tombol “KHS” KHS Menampilkan tombol inline per semester Menampil kan tombol inline per semester [ √ ] Valid [    ] Invalid 2 Tombol inline “Lihat KHS” Callba ck data “Lihat KHS” Menampilkan KHS sesuai semester yang dipilih dan tombol inline “Cetak KHS” Menampil kan KHS sesuai semester yang dipilih dan tombol inline “Cetak KHS” [ √ ] Valid [    ] Invalid 3 Tombol inline “Cetak KHS” Callba ck data “Cetak KHS” Menampilkan KHS dalam format file PDF Menampil kan KHS dalam format file PDF [ √ ] Valid [    ] Invalid 4 Tombol “Transkrip ” Transk rip Menampilkan rangkuman transkrip dan tombol inline “Cetak Transkrip
Nilai” Menampil kan rangkuma n transkrip dan tombol inline “Cetak Transkrip Nilai” [ √ ] Valid [    ] Invalid 5 Tombol inline “Cetak Transkrip Nilai” Callba ck data “Cetak Transk rip Nilai” Menampilkan transkrip nilai dalam format file PDF Menampil kan transkrip nilai dalam format file PDF [ √ ] Valid [    ] Invalid

## TABEL IV.

## PENGUJIAN LOGOUT
No Data Uji Input Output yang diharapkan Output Kesimpul an 1 Tombol “ Logout ” Logout Menampilkan konfirmasi logout dan tombol inline ‘Ya’ dan ‘Tidak’ Menampil kan konfirmas i logout dan tombol inline ‘Ya’ dan ‘Tidak’
[ √ ]
Valid [    ] Invalid 2 Tombol inline “Ya”
Callba ck data “Ya” Keluar dari sistem Keluar dari sistem [ √ ] Valid [    ] Invalid 3 Tombol inline “Tidak” Callba ck data “Tidak ” Batal keluar dari sistem Batal keluar dari sistem [ √ ] Valid [    ] Invalid

## J. Kesimpulan Hasil Pengujian
Berdasarkan data hasil pengujian, dapat disimpulkan  bahwa  aplikasi  yang  dikembangkan sesuai dengan kebutuhan fungsional yang diharapkan dan tidak terdapat kesalahan.

## IV. P ENUTUP
Beberapa kesimpulan yang diambil dari
Pemanfaatan Bot Telegram Sebagai Media
Informasi Akademik di STMIK Hang Tuah adalah :
1. Bot  Telegram  Sisfo  STMIK  Hang  Tuah Pekanbaru telah berhasil dibuat dan berjalan dengan  baik,  sehingga  diharapkan  dapat memudahkan mahasiswa mendapatkan informasi  akademik  melalui  perangkat smartphone .
2. Sistem  ini  hanya  bisa  digunakan  oleh mahasiswa  STMIK  Hang  Tuah  Pekanbaru dan belum mempunyai administrator.
3. Output yang  diberikan  oleh  Bot  Telegram Sisfo STMIK Hang Tuah Pekanbaru berupa teks dan dokumen pdf.

## R EFERENSI
[1] Kadir,  A.  (2014). Pengenalan  Sistem  Informasi (Revisi). Yogyakarta: Andi Offset.
[2] Mega  Yulia  Kistin.  (2016). Pengembangan  Sistem Garment  Berbasis  Web  Pt.  Kampus  Kompani . Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
[3] Telegram Messenger LLP. (2019). Telegram Bot API. diakses tanggal 19 September 2019, dari https://core.telegram.org/bots/api. [4] Cokrojoyo, A., Andjarwirawan, J., & Noertjahyana, A.
(2017).  Pembuatan  Bot  Telegram  Untuk  Mengambil Informasi dan Jadwal Film Menggunakan PHP. Jurnal Infra , 5 (1), 224–227.
[5] Soeroso,  H.,  Arfianto,  A.  Z.,  Mayangsari,  N.  E.,  & Taali,  M.  (2017).  Penggunaan  Bot  Telegram  Seagai Announcement  System  Pada  Intansi  Pendidikan. Seminar MASTER PPNS , 2 (1), 45–48.
[6] Irawan, Y., Rahmalisa, U., Wahyuni, R., & Devis, Y.
(2019). Sistem Informasi Penjualan Furniture Berbasis Web  Pada  CV.  Satria  Hendra  Jaya  Pekanbaru. JTIM: Jurnal Teknologi Informasi dan Multimedia , 1 (2), 150- 159.
[7] Sukamto,  Rosa  A.,  &  Shalahuddin,  M.  (2015). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek . Bandung: Informatika.
[8] Irawan,  Y.  (2018).  Sistem  Pendukung  Keputusan Penentuan  Penerimaan  Beasiswa  Berbasis  Web  SMA Islam  Darul  Huda  Menggunakan  Metode  Analytical Hierarchy Process (Ahp). Jurnal Ilmu Komputer , 7 (1), 1-6.