## Journal Sosial Science and Teknology for Community Service (JSSTCS)
Vol. 2, No. 1, Maret 2021, page-page. 15~21
P-ISSN : 2723-2026 E-ISSN : 2723-455x DOI : - available online at: https://ejurnal.teknokrat.ac.id/index.php/teknoabdimas

## APLIKASI PENGELOLAAN SURAT ELEKTRONIK BERBASIS WEB PADA PKBM PAJA MANDIRI TANGERANG
Arief Herdiansah 1 , Yani Sugiyani 2 , Syepry Maulana Husein 3 , Alifah 4
Universitas Muhammadiyah Tangerang 1,2,3,4
Email : arief_herdiansah@umt.ac.id 1 ,  yani.sugiyani@ft-umt.ac.id 2 , syepry.mulana@ft-umt.ac.id 3 ,
alifahhumairah50@gmail.com 4 Received: Accepted : Published :

## Abstract
Paja  Mandiri  Community  Learning  Activity  Center  (PKBM)  is  an  LSM  (Non-Governmental Organization)  engaged  in  non-formal  education.  In  the  operational  activities  of  the  teaching  and learning process at PKBM Paja Mandiri, of course it cannot be separated from the process of managing incoming  and  outgoing  letters  and  other  supporting  documents.  The  method  of  community  service activities that the researchers conducted was observation and interviews with several staff at PKBM Paja Mandiri and the results found information that currently the process of handling and managing incoming mail, outgoing mail and other documents is still carried out conventionally. The problems that occur include, it takes a long time to retrieve the documents that have been stored, because of the miss place the document. Therefore, the researcher tries to design an e-filing application (electronic filing) using UML and develops it using the PHP programming language. This research has produced an e-filing system that can be used to assist the management of incoming and outgoing mail in PKBM Paja Mandiri Tangerang.
Keywords: Letters, electronic filing, PKBM, NGOs.

## Abstrak
Pusat  Kegiatan  Belajar  Masyarakat  (PKBM)  Paja  Mandiri  merupakan  salah  satu  LSM  (Lembaga Swadaya  Masyarakat)  yang  bergerak  dibidang  Pendidikan  non-formal.  Dalam  operasional  aktifitas proses belajar mengajar di PKBM Paja Mandiri tentunya tidak terlepas pada proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta dokumen pendukung lainnya. Metode aktifitas pengabdian yang peneliti lakukan  adaah  dengan  observasi  dan  wawancara  dengan  beberapa  staf  di  PKBM  Paja  Mandiri  dan hasilnya ditemukan informasi bahwa  saat ini proses penanganan dan pengelolaan surat masuk, surat keluar dan dokumen lainnya masih dilakukan secara konvensional. Permasalahan yang terjadi antara lain,  dibutuhkan  waktu  yang  cukup  lama  untuk  menemukan  kembali  dokumen  yan  telah  disimpan, karena  permasalahan  salah  dalam  penempatan  dokumen  tersebut.  Oleh  karena  itu  peneliti  mencoba merancang aplikasi e-filing (pengarsipan secara elektronik) mengunakan UML dan mengembangkannya  menggunakan  bahasa  pemrograman  PHP.  Penelitian  ini  telah  menghasilkan sebuah sistem e-filing yang dapat digunakan untuk membantu pengelolaan surat masuk dan surat keluar di PKBM Paja Mandiri Tangerang.
Kata kunci : Surat, Pengarsipan elektronik, PKBM, LSM

## To cite this article:
Herdiansah. (2021). Aplikasi Pengelolaan Surat Elektronik Berbasis Web pada PKBM Paja Mandiri Tangerang. Journal of Technology and Social for Community Service (JTSCS), Vol(1)
Journal Social Science and Teknologi for Community Service (JSSTCS), Vol: 02, No: 01,  15-21

## PENDAHULUAN
Pusat  Kegiatan  Belajar  Masyarakat  (PKBM)  adalah  sebuah  Lembaga  swadaya  masyarakat  (LSM)  yang bergerak dalam bidang pendidikan. Aktifitas yang dilakukan PKBM salah satunya adalah membantu pemerintah dalam  memberikan hak belajar kepada  masyarakat. Pendidikan  merupakan  salah satu  usaha  untuk  menyiapkan peserta didik melalui kegiatan bimbingan, pengajaran atau pembelajaran, dan atau latihan bagi perananya di masa yang akan datang. Penelitian yang peneliti lakukan adalah membantu salah satu PKBM yang ada di Tangerang yaitu PKBM Paja Mandiri untuk dapat melakukan penglolaan surat dan dokumen operasional yang ada di PKBM dengan  memanfaat teknologi  informasi.  Saat ini aktifitas  yang dilakukan PKBM Paja Mandiri termasuk dalam aktifitas  pendidikan  nonformal,  sebagaimana  yang  terdapat  dalam  UU  No.20  Tahun  2003  tentang  sistem pendidikan nasional, pendidikan nonformal itu meliputi kelompok belajar, kursus-kursus, pelatihan, majelis ta’lim, pusat kegiatan belajar masyarakat, dan satuan pendidikan yang sejenis. Pendidikan nonformal, merupakan  salah satu jenis pendidikan  yang memilki keterkaitan dengan pendidikan sepanjang hayat, di mana keduanya memilki tujuan  yang  sama,  yaitu  untuk  bertahan  hidup  dan  mempertahankan  kehidupannya,  serta  untuk  meningkatkan kualitas hidup.
Tema  pengabdian  masyarakat  tentang  pengelolaan  surat  elektronik  peneliti  ambil  setelah  peneliti melakukan observasi dan wawancana dengan pengurus PKBM Paja Mandiri, dan ditemukan informasi bahwa saat ini di lembaga pendidikan nonformal PKBM Paja Mandiri Tangerang proses penanganan dan pengelolaan surat masih konvensional, yaitu menggunakan pencatatan secara manual dan surat disimpan dalam lemari-lemari yang ada  di  PKBM  Paja  Mandiri.  Penyimpanan  surat  dan  arsip  dengan  cara  manual  seperti  itu  sangat  besar  terjadi kehilangan data atau rusaknya surat tersebut karena pada dasarnya pengelolaan surat dan arsip dalam bentuk fisik membutuhkan tempat penyimpanan yang memadai dan tata cara pemeliharaan yang sesuai agar surat yang dalam bentuk kertas tersebut tidak mudah rusak.
Keluaran  dari  hasil  pengabdian  masyarakat  yang  peneliti  lakukan  adalah  sebuah  rancangan  dan  hasil pengembangan  surat  elektronik  yaitu  sebuah  aplikasi  pengelolaan  surat  secara  digital,  yang  diharapkan  dapat meningkatkan sistem pengolahan surat menjadi sistem yang terkomputerisasi dimana komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan tugas–tugas yang berkaitan dengan pengarsipan dokumen, sehingga setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan efektif dan efisien.

## TELAAH PUSTAKA

## A. Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat
Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM) adalah sebuah lembaga pendidikan yang diselenggarakan di luar  sistem  pendidikan  non  formal  diarahkan  untuk  masyarakat  pedesaan  dan  perkotaan  dengan  dikelolah  oleh masyarakat  itu  sendiri  serta  memberi  kesempatan  kepada  mereka  untuk  mengembangkan  berbagai  model pembelajaran  dengan  tujuan  mengembangkan  berbagai  model  pembelajaran  dengan  tujuan  mengembangkan kemampuan  dan  keterampilan  masyarakat  agar  mampu  meningkatkan  kualitas  hidupnya  (Mustofa,  2010). Pengembangan  konsep  PKBM  haruslah  memperhatikan  dua  faktor  secara  bersamaan  yaitu  faktor  kemampun konsep  dalam  menjelaskan  secara  lengkap  dan  utuh  seluruh  eksistensi  dan  karakteristik  PKBM  itu  sendiri  dan faktor kemampuan konsep dalam mengakomodasikan berbagai perkembangan dan keragaman PKBM baik yang telah ada maupun yang akan datang. Atas dasar pertimbangan tersebut maka konsep PKBM yang diuraikan dalam kesempatan  ini  lebih  merupakan  konsep  yang  bersifat  generik.  Artinya  konsep  PKBM  yang  diungkapkan  ini adalah konsep yang dapat dikembangkan lebih lanjut ke dalam berbagai model-model PKBM yang bervariasi
Tujuan  pendidikan  nonformal  adalah  memberikan  pendidikan  dalam  jangka  waktu  yang  sangat  singkat yang  berorientasi  pada  bidang  keterampilan  khusus  ynag  dikemas  dalam  bentuk  paket-paket  berdasarkan kebutuhan  masyarakat.  PKBM  didirikan,  diselenggarakan  dan  dikelola  oleh  masyarakat  dan  merupakan  mitra pemerintah dalam meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (Ayub et al., 2014).

## B. Sistem Informasi dan Manajemen Sistem Informasi
Sistem  merupakan  sebuah  jaringan  prosedur  yang  dirancang  menurut  pola  terpadudalam  rangka mendukung  dan  melaksanakan  kegiatan  pokok  perusahaan  (Handayani  et  al.,  2020).  Sistem  merupakan seperangkat elemen yang saling bergantung yang bersama-sama mencapai tujuan tertentu. Dimana sistem harus memiliki organisasi, hubungan timbal balik, integrasi dan tujuan pokok (Gelinas, J.U; Dull, Richard B; Wheeler, 2012).
Journal Social Science and Teknologi for Community Service (JSSTCS), Vol: 02, No: 01,  15-21
Informasi  adalah  data  yang  telah  dikelola  dan  diproses  untuk  memberikan  arti  dan  memperbaiki  proses pengambilan keputusan. Sebagaimana perannya, pengguna membuat keputusan yang lebih baik sebagai kuantitas dan kualitas dari peningkatan informasi (Romney & Steinbart, 2011).
Sistem dan sistem informasi adalah suatu hal yang saling berhubungan satu dengan lainnya yang akhirnya menghasilkan  sebuah  informasi/data  yang  berguna  bagi  orang  yang  dituju  sesuai  dengan  peruntukannya (Herdiansah, 2020).
Manajemen  sistem  informasi  yang  baik  berhubungan  erat  dengan  pengolahan  data  yang  baik,  karena pengolahan  data  yang  masih  belum  terkomputerisasi  dengan  baik  akan  menghasilkan  kualitas  informasi  yang kurang akurat (Fitriawati et al., 2019).

## B. Arsip dan Arsip Elektronik
Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan  diterima  oleh  lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik, organisasi  kemasyarakatan,  dan  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan  bermasyarakat,  berbangsa,  dan bernegara.
Sebuah  dokumen  dalam  bentuk  kertas  dikatakan  sebagai  sebuah  arsip  jika  dokumen  tersebutdibuat  oleh  orang yang memang memiliki wewenang, kemudian diberikan kepada orang yang memang berhak menerima dokumen tersebut dan menimbulkan nilai guna bagi penerima dokumen tersebut.
Arsip  elektronik  adalah  kumpulan  data  yang  tersimpan  dalam  bentuk  data  hasil  pemindaian  (scan)  yang dipindahkan  secara  elektronik  atau  dilakukan  dengan  digital  copy  menggunakan  resolusi  tinggi,  kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk (Utari D & Wibowo, 2013).
Arsip digital adalah arsip yang telah dialih mediakan menjadi format digital ( softcopy ) dan telah melalui tahapan prosedur  proses  alih  media  sebagai  mana  dijabarkan  dalam  Peraturan  Pemerintah  no  28  tahun  2012  tentang pelaksanaan undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan (ANRI, 2015).
Dokumen/arsip  elektronik  dapat  dikatakan  juga  sebagai  suatu  kumpulan  data  (dokumen/arsip)  yang  telah dikonversikan  menjadi  bentuk  digital  dan  secara  sengaja  disimpan  dalam  format  digital  serta  dikelola  dengan bantuan aplikasi berbasis komputer.

## METODE PELAKSANAAN

## Tempat dan Waktu
Penelitian  dilakukan  di  Pusat  Kegiatan  Belajar  Masyarakat  (PKBM)  Paja  Mandiri  Tangerang  yang merupakan lembaga pendidikan non-formal yang beralamat di Blok D 10, Jl. Taman Kutabumi No.34, Kutabumi, Kec.  Ps.  Kemis,  Tangerang,  Banten  15561.  PKBM  Paja Mandiri  dibentuk  pada  tanggal  1  Desember  1997  dan kemudian diresmikan tanggal 5 Mei 1999 oleh Bidang Dikmas Kanwil Depdikmas Provinsi Jawa Barat. PKBM Paja mandiri didirikan barsama oleh masyarakat dibawah Yayasan Paja Mandiri.
Penelitian ini perancangan dan pengembangan aplikasi e-filing dilakukan sejak bulan 1 September 2020 sampai  dengan  20  November  2020  dan  proses  sosialisasi  pengunaan  aplikasi  e-filing  di  PKBM  Paja  mandiri dilakukan bulan Desember 2020 dan Maret 2021.

## Khalayak Sasaran
Sasarannya adalah PKBM Paja mandiri, dan tujuannya adalah membantu PKBM Paja Mandiri mewujudkan visi-nya  untuk  mengembangkan  setiap  insan  yang  berkualitas  dan  berkehidupan  yang  lebih  tinggi  melalui peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM).

## Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data berupa suatu pernyataan tentang sifat, keadaan, kegiatan tertentu dan sejenisnya. Pengumpulan  data  dilakukan  untuk  mendapatkan  suatu  informasi  yang  dibutuhkan  dalam  mencapai  tujuan penelitian. Metode  pengumpulan  data  yang  digunakan  dalam  penelitian adalah  metode  campuran  dimana dilakukan pengumpulan data dengan cara melakukan observasi dan melakukan wawancara/ intervivew .
Journal Social Science and Teknologi for Community Service (JSSTCS), Vol: 02, No: 01,  15-21

## HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Use Case Diagram
Use Case merupakan pemodelan untuk kegiatan pada sistem yang akan dibuat. Sistem memiliki 3 aktor yaitu Admin, Staff Tata Usaha dan Ketua PKBM. Use case diagram:
Gambar 1. Use Case Diagram
B. Class Diagram
Gambar 2. Class Diagram
Journal Social Science and Teknologi for Community Service (JSSTCS), Vol: 02, No: 01,  15-21

## C. Implementasi Tampilan Login
Implementasi login merupakan tampilan yang digunakan sebagai sebagai hak akses pengguna ke halaman menu utama, berikut tampilan login pada gambar 3 dibawah ini :
Gambar 3. Tampilan Login

## D. Implementasi Tampilan Menu Pencarian Surat dan Arsip Digital
Implementasi pencarian surat merupakan tampilan yang digunakan sebagai sebagai tempat mencari surat apakah tersedia dalam sistem atau tidak, berikut tampilan menu pencarian surat pada gambar 6 dibawah ini :
Gambar 4. Tampilan Menu Pencarian Surat
Journal Social Science and Teknologi for Community Service (JSSTCS), Vol: 02, No: 01,  15-21

## E. Implementasi Tampilan Menu Distribusi Surat
Implementasi distribusi surat merupakan tampilan yang digunakan sebagai sebagai menu pendistribusian surat, berikut tampilan menu distribusi surat pada gambar 7 dibawah ini :
Gambar 5. Tampilan Menu Distribusi Surat

## F. Implementasi Tampilan Menu Perubahan Status Surat
Implementasi  distribusi  surat  merupakan  tampilan  yang  digunakan  sebagai  sebagai  menu  perubahan status surat menjadi aktif atau inaktif dan proses pengelolaannya, berikut tampilan menu perubahan status surat pada gambar 8 dibawah ini :
Gambar 7. Tampilan Menu Perubahan Status Surat
Journal Social Science and Teknologi for Community Service (JSSTCS), Vol: 02, No: 01,  15-21

## KESIMPULAN
Berdasarkan  hasil  penelitian  yang  telah  dilakukan  pada  PKBM  Paja  Mandiri  Tangerang  terhadap permasalahan yang ada mengenai penanganan dokumen aktif, penulis mengambil kesimpulan :
a. Sistem  yang saat ini berjalan pada pengolahan  surat di PKBM Paja Mandiri Tangerang  masih  mengunakan pencatatan  manual  sehingga  masih  sering  adanya  kesalahan  dalam  proses  pengelolaan  dokumen  terutama dalam  pengelolaan  surat    misalkan  salah  dalam  penempatan  dokumen  fisik,  adanya  dokumen  yang  tidak ditemukan kembali serta adanya dokumen yang hilang dalam proses distibusi.
b. Sistem  informasi  manajemen  digital  dokumen  aktif  yang  dihasilkan  dalam  penelitian  ini,  dirancang  dengan harapan dapat membantu PKBM pengembangan sistem pengelolaan dsurat dikemudian hari sehingga proses mengelola surat menjadi efektif dan efisien.

## UCAPAN TERIMA KASIH
Peneliti mengucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Bapak M. Kusudirahardjo Sulanjar selaku pendiri PKBM Paja Mandiri Tangerang yang telah memberi ijin untuk melakukan penelitian di PKBM Paja Mandiri
2. Bapak Eko Anjar Rianto selaku Penanggung Jawab PKBM Paja Mandiri atas bantuannya kepada peneliti dalam melakukan penelitian di PKBM Paja Mandiri.

## REFERENSI/DAFTAR PUSTAKA
ANRI. (2015). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan PP Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan . P3K ANRI.
Ayub, D., Baheram, M., & Achmad, S. (2014). Tanggung Jawab Pengelola Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM) dalam Melaksanakan Kegiatan Pendidikan Nonformal di Kabupaten Rokan Hulu Provinsi Riau. Jurnal Pendidikan Univ Riau , 5 (2), 106–114.
Fitriawati, N., Herdiansah, A., & Gunawan, A. (2019). Sistem Informasi Program Keluarga Harapan Studi Kasus Kecamatan Kosambi Tangerang. Jurnal Teknik Informatika (JIKA) Universitas Muhammadiyah Tangerang , 3 (2), 21–26. Gelinas, J.U; Dull, Richard B; Wheeler, P. R. (2012). Accounting Information Systems (1st ed.). Cengage Learning.
Handayani, T., Herdiansah, A., Hariyani, N., Nugroho, T., & Informatika, T. (2020). Sistem Informasi Simpan Pinjam Studi Kasus Koperasi Kodanua Serang. Jurnal Teknik Informatika (JIKA) Universitas Muhammadiyah Tangerang , 4 (1), 14– 19.
Herdiansah, A. (2020). Sistem Pendukung Keputusan Referensi Pemilihan Tujuan Jurusan Teknik di Perguruan Tinggi Bagi
Siswa Kelas XII IPA Menggunakan Metode AHP. Jurnal MATRIK , 19 (2), 223–234. https://doi.org/https://doi.org/10.30812/matrik.v19i2.579 Mustofa, K. (2010). Model Pendidikan dan Pelatihan; Konsep dan Aplikasi (1st ed.). Alfabeta. Romney, M., & Steinbart, P. J. (2011). Sistem Informasi Akuntansi (D. Arnos Kwary & D. Fitriasari (eds.); 9th ed.). Salemba Empat.
Utari  D,  R.,  &  Wibowo,  A.  (2013). Penanganan  Arsip  Secara  Elektronik:  Inovasi  Bidang  Administrasi Perkantoran  Dalam Usaha Pelestarian Lingkungan. Seminar Nasional Teknologi Terapan - Sekolah Vokasi UGM , 1 (1), 131–135.