INNOVATIVE: Journal Of Social Science Research Volume 3 Nomor 5 Tahun 2023 Page 1641-1649 E-ISSN 2807-4238 and P-ISSN 2807-4246
Website: https://j-innovative.org/index.php/Innovative

## Efektivitas Pengarsipan Dan Penyimpanan Dokumen Persuratan Secara Digital Pada Kantor Bpk Perwakilan Provinsi Sumatera Utara
Putri Iswanti 1 ✉ , Siti Aisyah 2
Prodi Manajemen Universitas Islam Negeri Sumatera Utara 1 ,
Email : piswanti712@gmail.com 1 ✉

## Abstrak
Penelitian  ini  diberi  judul  "Efektivitas  Pengarsipan  Dan  Penyimpanan  Dokumen  Persuratan  Secara Digital Pada Kantor BPK Perwakilan Provinsi Sumatera Utara." Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi bagaimana pengelolaan arsip berfungsi di Kantor BPK Wilayah Provinsi Sumatera Utara, terutama di Subbagian Humas dan Tata Usaha. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif sebagai pendekatan. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi sebagai teknik utama, dengan fokus tidak hanya pada individu, tetapi juga pada berbagai objek yang ada di lapangan. Subjek pengumpulan data melalui observasi difokuskan pada Subbagian Humas di Kantor BPK Wilayah Provinsi Sumatera Utara.
Kata Kunci : Kearsipan, Arsip Digital, Arsip

## Abstract
This research is entitled "Effectiveness of Digital Archiving and Storing of Correspondence Documents at the BPK Representative Office of North Sumatra Province". The aim of this research is to determine the  effectiveness  of  archive  management  at  the  BPK  office  representing  North  Sumatra  Province, especially in the Public Relations and Administration subsections. The research methodology used in writing this article is descriptive research. Observation is a data collection technique and has physical characteristics when compared to other techniques, namely interviews. Observations are not limited to people, but also to objects in the field. The subject of data collection was through observation in the Public Relations Subdivision of the Sumatra Province Representative Office of the BPK Keyword: Archives, Digital Archives, Archives

## PENDAHULUAN
Sistem kearsipan adalah cara untuk menyimpan dan menemukan kembali dokumen dan  arsip.  Record  management  tidak  sama  dengan  filing.  (Tata  Kearsipan/Manajemen Warkat).  (Riasmiati  2016)  Setiap  entitas,  termasuk  perusahaan  dan  lembaga  pemerintah, memerlukan manajemen arsip. Semakin besar aktivitas yang dilakukan oleh suatu entitas, semakin  banyak  arsip  yang  dihasilkan.  Dengan  bertambahnya  jumlah  arsip  seiring berjalannya  waktu,  sangat  krusial  untuk  memastikan  bahwa  informasi  yang  tersimpan dalamnya dapat diakses dengan cepat dan akurat.(Sutirman 2019)
Dengan  kemajuan  teknologi,  kemampuan  kearsipan  sekarang  tidak  hanya  terbatas pada menyimpan dokumen Tidak hanya melalui metode manual atau berbasis kertas, tetapi juga  dapat  dilakukan  dengan  metode  elektronik  berbasis  komputer.  Manajemen penyimpanan dokumen elektronik dan penggunakan pada software manajemen dokumen merupakan  pilihan  untuk  pengelolaan  arsip  digital.  Meskipun  begitu,  pengelolaan  arsip secara  digital  memiliki  beberapa  kekurangan,  termasuk  kebutuhan  akan  ruang penyimpanan yang besar dan memerlukan ruang penyimpanan yang luas; banyak staf yang diperlukan untuk mencari informasi dalam arsip; dan waktu pencarian yang lama. Bencana alam  seperti  kebakaran  dan  banjir  dapat  membahayakan  pengelolaan  arsip  manual. Kerusakan  arsip  dapat  mengganggu  operasi  organisasi,  jadi  perlu  ada  cara  untuk mencegahnya. Manajemen file elektronik adalah solusi.
Menurut Pasal 1, Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang  Pengelolaan  Arsip  Elektronik  (PAE),  PAE  merupakan  langkah  langkah  yang mencakup pengendalian arsip elektronik secara efisien, efektif, dan terstruktur. Proses ini melibatkan berbagai tahap, seperti penciptaan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan,  akuisisi,  deskripsi,  pengolahan,  preservasi,  akses,  dan  pemanfaatan  arsip elektronik.(Arsip Nasional Republik Indonesia 2021)
Menurut Habiburrahman (2016), kearsipan adalah Sesuatu yang tak dapat dipisahkan dari sebuah isntansi atau perusahaan adalah arsip. Arsip memiliki peran yang krusial dan bisa digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan atau sebagai bukti konkret terhadap  peristiwa  tertentu  yang  terjadi  dalam  organisasi  tersebut.  Dalam  era perkembangan teknologi saat ini, arsip bukan lagi hanya materi fisik yang dapat dipegang, melainkan  juga  bentuk  digital  yang  dikenal  sebagai  arsip  digital  atau  elektronik.  Untuk menyediakan pelayanan yang sesuai dengan tuntutan masyarakat modern, lembaga arsip melakukan berbagai usaha yang dikenal sebagai pengelolaan arsip. Artikel ini mengulas pengelolaan arsip baik yang bersifat digital maupun konvensional, serta perangkat lunak modern yang mempermudah tugas dan layanan kearsipan.(Habiburrahman 2016)
Soleh : 2018 mengatakan Sistem pengarsipan adalah sebuah perangkat lunak yang diciptakan untuk mengatur informasi mengenai pengelolaan arsip dalam organisasi, dengan mengumpulkan  data  dari  seluruh  hierarki  organisasi.  Setelah  itu,  data  institusi  tersebut disimpan di dalam database yang sudah terintegrasi. Hak akses data berarti bahwa hanya institusi tersebut yang  dapat mengakses dan mengubah data tersebut, dan  institusi lain hanya dapat melihat informasi. Diharapkan bahwa Semua divisi, mulai dari tingkat terendah hingga  tertinggi,  memiliki  kemampuan  untuk  terlibat  secara  aktif  dalam  proses pengumpulan dan pengelolaan data dalam sistem agar sistem ini berjalan dengan benar dan  memenuhi  fungsinya.  Dalam  sebuah  organisasi,  penerapan  sistem  pengarsipan elektronik sangat penting untuk mendukung kegiatan pengarsipan untuk mencapai tujuan pengelolaan  yang  efisien  dan  efektif,  serta  untuk  menjaga  arsip  yang  berisi  informasi penting bagi penggunanya. Jenis media yang digunakan untuk menyimpan arsip elektronik beragam, seperti CD, DVD, microfilm, dan jenis media elektronik lainnya..(Sholeh 2018)
Rifaudin  (2016)  memberikan  gambaran  konseptual  tentang  esensi  dan  langkah- langkah dalam mengoperasikan arsip elektronik. Proses manajemen arsip elektronik terdiri dari  empat  tahapan  utama,  yaitu  pembuatan  dan  penyimpanan,  distribusi  dan pemanfaatan, perawatan, serta pemusnahan.. Arsip elektronik dapat disimpan secara online, offline,  atau  dekat.  Arsip  cetak  dapat  ditransfer  ke  arsip  elektronik  melalui  scanning, konversi, dan import. Kehadiran media elektronik seperti komputer akan menyederhanakan dan  mempercepat  pengurusan  serta  pengelolaan  arsip,  menjadikan  proses  penemuan kembali lebih efisien. Sistem Pengarsipan Elektronik, yang berbasis komputer, digunakan untuk  mengelola  jenis  arsip  ini.  Arsip  digital  atau  elektronik  dapat  dibuat  dengan menggunakan komputer.(Rifauddin 2016).

## KAJIAN TEORI
Pada Mayoritas perusahaan kontemporer, penyimpanan file tidak lagi menggunakn leari  arsip  file  seperti  pada  umumnya;  alih-alih  penyimpanan  lingkup  luar  perusahaan, perangkat  lunak  memungkinkan  setiap  pekerja  untuk  mengaksesnya.    Jika  bisnis  masih menyimpan  sebagian  besar  dokumennya  dalam  bentuk  fisik,  mereka  mungkin  ingin mempertimbangkan untuk memindai file  dan menjadi  digital  atau menggunakan  sistem hybrid.  Arsip  fisik  umumnya  terdiri  dari  dokumen  kertas  yang  telah  dicetak  dari  data elektronik atau ditulis secara manual, sementara arsip digital merujuk pada rekaman yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, yang bisa berupa format analog maupun digital. Proses mengubah data elektronik menjadi dokumen kertas atau dalam bentuk fisik sering disebut sebagai digitalisasi arsip.
Beberapa jenis arsip elektronik digital yang dapat disimpan menggunakan komputer adalah sebagai berikut:
1. Arsip rekaman suara atau audio. Ini biasanya merupakan media perekaman informasi yang direkam atau disimpan dalam bentuk suara.
2. Dokumen gambar yang diarsipkan
3. Rekaman suara, arsip dalam format digital atau elektronik, dokumen tulisan, dan rekaman microfilm.
Dengan terus berkembangnya teknologi, arsip tidak hanya terbatas pada benda fisik yang dapat dipegang, melainkan juga dapat tersimpan dalam bentuk digital, yang dikenal sebagai arsip digital atau elektronik. Peran arsip sangat penting  dan  bisa menjadi dasar pertimbangan  dalam pengambilan keputusan atau  sebagai  bukti konkret peristiwa yang terjadi  dalam  organisasi  atau  lembaga.  Manajemen  arsip  elektronik  melibatkan  empat tahapan utama: penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, serta  disposisi..  Untuk  mengubah  dokumen  cetak  menjadi  dokumen  elektronik,  ada beberapa cara, seperti memindai, mengubah, dan mengimport.
Namun, arsip elektronik dapat disimpan dalam berbagai cara, seperti penyimpanan dekat, luar jaringan, atau dalam jaringan. Mempunyai teknologi digital seperti komputer akan  menyederhanakan  dan  mempercepat  manajemen  serta  pengelolaan  arsip, mengurangi  waktu  yang  diperlukan,  dan  memfasilitasi  pencarian  kembali  data.  Sistem Pengarsipan  Elektronik,  yang  menggunakan  dasar  komputer,  dapat  mengonversi  arsip konvensional menjadi format digital atau membuat arsip elektronik baru. Pengarsipan, yang dahulu dilakukan secara manual dengan menyimpan dokumen fisik dalam lemari arsip, kini berperan sebagai alat untuk memproses, mengakses, dan mendistribusikan arsip. Dokumen yang  sebelumnya  hanya  dapat  diakses  dan  dibaca  di  pusat-pusat  arsip,  sekarang  bisa diakses  secara  daring  (online),  dan  bahkan  layanan-layanan  tersebut  telah  berkembang menuju pengembangan sistem layanan otomatis.
Mengapa  penggunaan  pengarsipan  manual  mulai  berkurang?  Karena  metode penyimpanan  arsip  secara  manual  dapat  menyebabkan  kerusakan  seiring  berjalannya waktu,  bahkan  jika  perawatannya  dilakukan  dengan  baik.  Setiap  komponen  dalam  arsip memiliki masa pakai tertentu yang menyebabkan perusakan atau kehilangan informasi. Oleh karena  itu,  perusahaan  harus  mengambil  langkah-langkah  yang  efektif  untuk  mengikuti perkembangan zaman, termasuk dalam hal pengarsipan.
Memindahkan  dokumen  Ada  beberapa  metode  yang  digunakan  dalam  dalam melakukan pemindahan dokumen fisik menjadi dokumen digital yaitu :
a) Scanning
Proses  pemindaian  dokumen  menggunakan  scanner  menghasilkan  data  berupa gambar, yang seringkali disimpan dalam format PDF di dalam komputer. Nama file yang digunakan  oleh  scanner  biasanya  ditentukan  secara  otomatis,  tetapi  sering  kali  tidak mencerminkan isi sebenarnya dari dokumen yang dipindai. Oleh karena itu, penting untuk menyesuaikan  nama  file  dengan  jenis  dan  metode  penomoran  arsip  secara  konsisten, sehingga mempermudah proses pencarian dokumen di masa mendatang. Panduan indeks yang tepat dapat membantu dalam mengorganisasi sistem pengindeksan dalam organisasi. b) Konversi
Merubah dokumen yang awalnya dalam format Microsoft Word atau Excel menjadi gambar dalam format JPG atau PDF
c) Impor
Mengambil data dari sumber lain dan memasukkannya ke dalam sistem pengarsipan elektronik dengan cara drag and drop, yang menjaga format data aslinya. Ini bisa berarti mengimpor data dari flashdisk atau CD ke dalam server pengarsipan.

## d) Menyimpan dokumen
Pilihan  sistem  penyimpanan  dokumen  harus  cocok  dengan  metode  penyimpanan yang akan digunakan oleh  perusahaan di masa depan, sehingga menghindari terjadinya format dokumen yang sudah tidak relevan. Sangat disarankan untuk menyimpannya dalam berbagai format yang kompatibel dengan sistem daripada hanya dalam satu format. Untuk memudahkan pencarian, arsip sejenis sebaiknya disimpan dalam satu folder atau subfolder. Disk magnetik atau harddisc adalah jenis media penyimpanan yang paling populer, tetapi ada  juga  media  optik,  kaset,  pita  magnetik,  media  magnetik,  dan  disk  magnetik.  Selain kapasitasnya yang luar biasa, dapat digunakan untuk banyak hal..
e) Indeks dokumen
Pengambilan elektronik juga perlu dikelola dengan baik, sama seperti pengambilan manual, agar pengguna dapat memahami informasi saat ini dan di masa mendatang.
Dalam  mengatur  pengindeksan,  ada  tiga  metode  yang  bisa  digunakan.  Pertama, metode Indeks Bidang, yang menggolongkan berdasarkan tema dan kata kunci seperti yang dilakukan pada berkas fisik. Metode kedua adalah indeksasi teks penuh yang melibatkan penggunaan perangkat lunak pemrosesan karakter optik (OCR). OCR merupakan perangkat mekanis atau elektronik yang digunakan untuk mengubah tulisan tangan atau teks yang biasanya dipindai dengan scanner menjadi teks yang dapat diedit menggunakan aplikasi komputer.
f) Perawatan Arsip dalam Bentuk Digital
Dalam arsip digital, data bisa hilang karena penghapusan yang tidak disengaja atau
disengaja,  atau  bisa  terinfeksi  virus  yang  dapat  merusak  boot  sector  atau  file, mengakibatkan hilangnya data. Selain itu, hardware  penyimpanan juga memiliki batasan dan terkadang dapat mengalami kerusakan karena penggunaan berulang.
Dengan  mempertimbangkan  hal  di  atas,  perusahaan  harus  mempertimbangkan semua elemen agar sistem pengarsipan digital dapat bekerja tanpa mengganggu pekerjaan mereka. Untuk set-up awal, pegawai dapat membantu dengan menentukan pengindeksan arsip  untuk  membantu  membuat  sistem  pengarsipannya.  Apabila  Arsip  digital  telah diselesaikan  secara  efektif  di  dalam  sistem,  pegawai    yang  akan  menggunakan  sistem kearsipan  harus  dilatih  tentang  prosedur  pengarsipan  otoatisyang  sudah  ditentukan. Dengan  demikian,  penemuan  kembali  arsip  menjadi  lebih  mudah,  yang  memungkinkan pengarsipan bekerja dengan lebih efisien. Efisiensi pengarsipan dan penyimpanan dokumen digital. Pada hal ini, proses digitalisasi arsip todak hanya memindai dokumen atau arsip, tetapi juga mencakup pencarian data yang mudah dan distribusi yang cepat.
Digitalisasi  arsip  sudah  menjadi  hal  yang  pasti  diperlukan  harus  segera  diterapkan pada  kantor  pemerintahan  di  seluruh  dunia,  terutama  setelah  adanya  kebijakan  Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik. Tujuan dari kebijakan ini adalah untuk mencapai dua tujuan:
• Efisiensi pengelolaan kearsipan untuk mendukung pemerintahan yang efisien; dan
• Percepatan proses pelayanan kearsipan untuk memberikan layanan yang lebih baik bagi pencipta dan pengguna kearsipan.

## METODE PENELITIAN
Artikel  ini  menerapkan  metode  penelitian  deskriptif.  Menurut  Suryabrata  (2012:75), metode  deskriptif  digunakan  untuk  menyajikan  informasi  sistematis,  faktual,  dan  akurat mengenai fakta dan karakteristik populasi. Proses pengumpulan data melibatkan observasi dan wawancara. Berbeda dengan metode pengumpulan data lainnya seperti wawancara, observasi memiliki aspek fisiknya. Observasi tidak hanya membatasi diri pada individu, tetapi juga  mencakup  objek-objek  dalam  lingkungan  yang  diteliti.  Data  dikumpulkan  melalui pengamatan di Subbagian Humas Kantor BPK Perwakilan Provinsi Sumatera. Penelitian ini dimulai pada tanggal 16 Januari 2023 dan berakhir pada tanggal 16 Februari 2023, yang dilakukan di Kantor Perwakilan BPK Provinsi Sumatera Utara.

## HASIL DAN PEMBAHASAN
Setiap  aspek  kehidupan  modern  pasti  memerlukan  alat  elektronik  untuk  membuat segala sesuatu lebih praktis dan mudah, termasuk menyelesaikan arsip di perkantoran publik dan swasta.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015: 97), komponen utama dalam pemilihan sistem adalah sebagai berikut:
1) Pemindahan  dokumen:  Metode  utama  untuk  memasukkan  data  ke  dalam  sistem komputerisasi dokumen meliputi:
• Pemindaian (scanning), yang menghasilkan gambar yang dapat disimpan di komputer.
• Konversi,  yaitu  proses  mengubah  dokumen  dalam  format  pemroses  kata  atau spreadsheet menjadi data gambar yang bisa disimpan dalam sistem komputerisasi.
• Impor (importing), juga merupakan proses transfer data secara elektronik.
2) Penyimpanan  dokumen:  Setelah  data  dipindahkan  ke  dalam  sistem,  dokumen  harus disimpan dengan baik.
3) Pengindeksan dokumen: Dokumen kertas perlu dikelola dengan teliti demi kepentingan organisasi. Ini mencakup pelabelan, pengurutan, pengindeksan, penempatan dalam folder, dan penyimpanan dalam filing cabinet.
4) Pengendalian  akses:  Komponen  paling  penting  dalam  sistem  pengarsipan  elektronik karena  hampir  semua  karyawan  memiliki  kemampuan  untuk  mengakses  dokumen  pada setiap komputer yang terhubung ke jaringan lokal di area kantor..
Penulis melaksanakan kegiatan praktek Magang pada kantor BPK Perwakilan Provinsi Sumatera Utara tepatnya pada sub bagian Humas dan TU Kalan selama  1 Bulan. Selama menjalani  masa  magang  penulis  mengamati  serta  menganalisis  proses  dan  tata  cara penyimpanan  dokumen  dan  arsip  persuratan.  Kantor  BPK  Perwakilan  Provinsi  Sumatera Utara  sudah  menerapkan  sistem  pengarsipan  secara  digital  dengan  mengscanning dokumen dan surat yang sudah selesai ditindak lanjuti pimpinan.
Arsip persuratan disimpan dengan megscanning dan disimpan dengan drive yang ada di komputer pegawai. Drive tersebut terhubung pada semua komputer pegawai yang ada di Subbagian Humas dan TU agar para pegawai lebih mudah dala mengakses file file yang dibutuhkan. Sistem penyimpanan yang dilakukan berdasarkan jenis suratnya dan diurutkan sesuai nomor surat.
Berdasarkan  fenomena  yang  ditemukan  penulis,  ada  beberapa  arsip  surat  tugas pemeriksaan yang ditemukan digudang dan belum tersimpan secara digital  yaitu arsip surat tugas pemeriksaan tahun 2011 – 2015. Hal itu pastinya dapat merusak arsip surat tersebut dan akan susah mendapatkan nya apabila dibutuhkan kembali.
Solusi penyelesaian yang dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan menyortir dan menyusun kembali surat surat tersebut sesuai indeks yang digunakan dalam penyimpanan arsip di subbagian Humas dan TU dan mengscanning untuk disimpan secara digital. Tujuannya agar lebih mudah menemukannya kembali apabla dibutuhkan pada waktu
tertentu dan mempermudah para pegawai dalam bekerja

## SIMPULAN
Penyimpanan arsip digital membantu meningkatkan efektivitas proses bekerja, seperti menghemat  tempat  dan  menjaga  kerahasiaan,  mempermudah  pencarian,  menemukan dengan  cepat  dan  tepat,  menghemat  waktu  dan  tenaga,  mempertahankan  dokumen penting dan arsip statis sebagai  bukti  sejarah.  Kantor BPK Perwakilan Provinsi Sumatera Utara tepatnya pada subbagian Humas dan TU sudah melaksanakan sistem penyimpanan arsip  digital  untuk  mempermudah  pegawai  dalam  menemukan  surat  yang  dibutuhkan. Penyimpanan arsip dilakukan dengan mengscanning surat surat dan dokumen dari bentuk kertas menjadi bentuk file dan disimpan melalui drive, yang mana drive tersebut terhubung di masing masing komputer pegawai di Subbagian Humas dan TU sehingga mempermudah para pegawai dalam mengakses surat surat atau dokumen yang dibutuhkan.

## DAFTAR PUSTAKA
Arsip  Nasional  Republik  Indonesia.  2021.  “Peraturan  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik.” Arsip Nasional Republik Indonesia 1: 1 – 24.
Bahtiar Siregar, Yakin, Digitalisasi Arsip Untuk Efisiensi Penyimpanan dan Aksesbilitas. Jurnal Administrasi dan Kesekretariatan Vol. 4 No. 1 (2019)
Habiburrahman.  2016.  “Penggunaan  Perangkat  Lunak  Dalam  Pengelolaan  Arsip Konvensional Dan Elektronik.” JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi) 1(2): 226 – 40. http://jurnal.uinsu.ac.id/index.php/jipi/article/view/559
Kalinda,  Linda,  Pengelolaan  Arsip  Berbasis  Digital  Oleh  Pegawai    Di  Kantor  Pengadilan Agama Ciamis, Dinamika : Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi Negara
Muhammad,  Hartono,  Pengelolaan  Arsip  Berbasis  Digital  Dengan  Menggunakan  Tanda Tangan  Elektronik  Dan  Implementasi  Aplikasi  Arsip  Menggunakan  Arteri,  Jurnal Dharma  Bakti-LPPM  IST  AKPRIND  Yogyakarta,  ISSN:  2614-2929  Vol.  1  No.  2  Edisi Oktober 2018
Riasmiati, Anna. 2016. “Manajemen Kearsipan.” Khaz anah: Jurnal Pengembangan Kearsipan 9(3): 65 – 70.
Rifauddin, Machsun. 2016. “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi.” Khizanah Al - Hikmah  Jurnal  Ilmu  Perpustakaan,  Informasi,  dan  Kearsipan  4(2):  168 – 78. http://journal.uin-alauddin.ac.id/index.php/khizanah-al-hikmah/article/view/1754.
Sholeh,  Muhammad.  2018.  “Pengelolaan  Arsip  Berbasis  Digital  Dengan  Menggunakan
Tanda  Tangan  Elektronik  Dan  Implementasi  Aplikasi  Arsip  Menggunakan  Arteri.”
Dharma Bakti 1(2): 140 – 41. https://ejournal.akprind.ac.id/index.php/dharma/article/view/1132.
Sutirman.  2019.  “Manajemen  Arsip  Elektronik  Teori  Dan  Praktik.”  Journal  of  Chemical Information and Modeling 53(9): 1689 – 99.