## PENDAMPINGAN IMPLEMENTASI SISTEM PENCATATAN AKUNTANSI SEKOLAH BAGI DAN SMK NURUL HUDA KEPADANGAN KABUPATEN SIDOARJO
Sarwenda Biduri 1 , Akhmad Mulyadi 2 , Ilmi Usrotin Choiriyah 3 1,2,3 Fakultas Bisnis Hukum dan Ilmu Sosial, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Email: sarwendabiduri@umsida.ac.id
Abstract. An educational institution requires good administrative management to serve the needs of the community. The use of Information Systems is a very significant investment at this time. With information that  is  very  fast,  accurate,  effective  and  efficient.  Payment  of  routine  and  non-routine  operational administration is still manual where data is recorded in the recap book and excel manual, this is done by SMK  Nurul  Huda  Tulangan  and  MAN  Featured  Tlasih,  because  the  process  can  take  time,  and  data storage is still in the form of archives. The purpose of this study was to determine the Design of School Accounting Systems that are currently running at SMK Nurul Huda Tulangan and MAN Unggulan Tlasih. While  the  usefulness  of  this  research  is  to  increase  knowledge  and  insight  in  the  field  of  information technology, especially relating to the Design of School Financial Accounting Systems. To overcome this problem a computerized information system needs to be made. The research method used is the method of observation  analysis,  interviews  and  literature  and  elicitation  studies.  The  application  program  used  is PHP (Personal Home Page Tools) and the database uses MySQL. The system built is expected to support student  financial  administration  activities  including  payment  of  tuition  fees,  savings,  re-registration, building  money,  national  examinations,  and  other  costs,  making  it  easier  to  find  the  required  student databases and in making monthly reports faster and more timely . The results of this program, namely the implementation  of  web-based  school  financial  accounting  applications,  namely  pocket.umsida.ac.idd easily by the two schools.
Keywords: Accounting Recording System, Web-Based School Accounting.
Abstrak. Suatu  lembaga  pendidikan  memerlukan  pengelolaan  administrasi  yang  baik  untuk  melayani kebutuhan masyarakat. Penggunaan Sistem Informasi merupakan sebuah investasi yang sangat signifikan pada  saat  ini.  Dengan  informasi  yang  sangat  cepat,  akurat,  efektif  dan  efisien.  Pembayaran  administrasi operasional  rutin dan non rutin  masih bersifatmanual dimana pencatatan data dilakukan ke dalam buku rekap  dan  manual  excel,  hal  ini  yang  dilakukan  oleh  SMK  Nurul  Huda  Tulangan  dan  MAN  Unggulan Tlasih, karena proses tersebut dapat menyita waktu, dan penyimpanan data masih berupa arsip. Adapun tujuan  penelitian  ini  adalah  untuk  mengetahui  Perancangan  Sistem  Akuntansi  Sekolah  yang  sedang berjalan di SMK Nurul Huda Tulangan dan MAN Unggulan Tlasih. Sedangkan kegunaan dari penelitian ini  adalah  untuk  menambah  pengetahuan  dan  wawasan  dibidang  teknologi  informasi  khususnya  yang berhubungan  dengan  Perancangan  Sistem  Akuntansi  Keuangan  Sekolah.  Untuk  mengatasi  masalah tersebut  perlu  dibuat  suatu  sistem  informasi  yang  terkomputerisasi.  Metode  penelitian  yang  digunakan adalah  metode  analisis   observasi,  wawancara  dan  studi  pustaka  dan  elisitasi . Program  aplikasi  yang digunakan  adalah PHP  (Personal  Home  Page  Tools) serta  database  menggunakan MySQL .  Sistem  yang dibangun  diharapkan  dapat  mendukung  kegiatan  pembayaran  administrasi  keuangan  siswa  diantaranya pembayaran  SPP,  Tabungan, Daftar  Ulang,  Uang  Gedung, Ujian  Nasional,  dan  biaya  lain-lain  sehingga mempermudah  dalam  pencarian  datasiswa  yang  diperlukan  dan  dalam  hal  pembuatan  laporan  bulanan menjadi  lebih  cepat  dan  tepat  waktu.  Hasil  dari  program  ini,  yaitu  dapat  diimplementasikannya  aplikasi akuntansi  keuanga  sekolah  berbasis web yaitu  saku.umsida.ac.iddengan  mudah    oleh  kedua  sekolah tersebut.
Kata Kunci: Sistem Pencatatan Akuntansi,Akuntansi Sekolah Berbasis Web.

## PENDAHULUAN
Pada  perkembangan  teknologi industri 4.0 dan  perkembangan  teknologi  yang  semakin maju,  sehingga  dampaknya  dapat  kita  lihat betapa  kompleksnya  persoalan–persoalan  dalam kehidupan  pendidikan,  perkantoran  dan  dunia industri dapat diselesaikan dengan mudah karena adanya  bantuan  perangkat  teknologi  yang
digunakan oleh instansi tersebut. Dunia pendidikan merupakan basis pertama yang harus di  persiapkan  secara  kualitas  dalam  menghadapi tantangan  di  era  4.0  ini.  Pendidikan  merupakan investasi,  dengan  demikian  agar  pendidikan dapat  tercapai  sasaran  yang  diharapkan  maka, diperlukan  pengelolaan  yang  efektif  dan  efisien. Pengelolaan  pembiayaan  pendidikan  meliputi
pengaturan  penerimaan,  pengalokasian  dan pertanggungjawaban  keuangan  sehingga  dapat terwujudnya  transparansi  dan  akuntabilitas. Berbagai  cara  yang  dapat  dilakukan  oleh organisasi  tersebut  bertanggung  jawab  antara lain:  membuat  dokumentasi  kegiatan,  publikasi kegiatan,  membuat  catatan  keuangan,  dan menyerahkan  laporan  keuangan  tepat  waktu (Setiawati & Diana, 2011). PSAK 45 merupakan standar  yang  tepat  untuk  diterapkan  untuk yayasan  pendidikan  yang  mana  karakteristik usahanya  tidak  untuk  mencari  keuntungan.  Jadi, PSAK  45  ini  digunakan  untuk  Pelaporan Keuangan Entitas Nirlaba.
PSAK 45 menyebutkan bahwa karakteristik  entitas  nirlaba  diantaranya,  sumber daya  diperoleh  dari  pemberi  sumber  daya  yang tidak  mengharapkan  pembayaran  kembali  atau manfaat ekonomi yang sebanding dengan sumber daya  yang  diberikan,  tidak  ada  kepemilikan, kebutuhan  operasionalnya  dari  pendapatan  jasa yang  diberikan  kepada  publik.  Adanya  tuntutan transparansi dan akuntabilitas terhadap organisasi  nirlaba  akan  menjadi  beban  bagi organisasi  yang  bersangkutan,  terlebih  lagi  bagi organisasi  yang  telah  mapan.  SMK  Nurul  Huda Kepadangan Kabupaten Sidoarjo masih menggunakan  sistem  manual  pada  pencatatan keuangan sekolahnya, belum melakukan pembukuan yang baik untuk menyajikan laporan keuangan.  Keterbatasan  sumber  daya  yang  ada menyebabkan  laporan  keuangan  belum  tersedia, bahkan  pencatatan  masih  terbatas  perekapan manual  saja.  Proses  perekapan  secara  manual dilakukan  jika  ada  pemasukan  pembayaran- pembayaran  dari  siswa  sekolah  tersebut,  tidak diposting  lebih  lanjut  kembali  karena  SMK Nurul  huda  Kepadangan  hanya  sebatas  merekap saja  kemudian  hasil  rekapan  tersebut  akan diserahkan kepada yayasan dari sekolah tersebut. Keterbatasan lain yang dihadapi oleh SMK Nurul Huda  ini  yaitu  masih  sangat  minimnya  fasilitas penunjang  untuk  mendukung  proses  perekapan tersebut  sehingga  berdampak  pada  penyusunan laporan  keuangan  untuk  publik  yang  belum dilakukan. Sekolah ini bahkan hanya memiliki 1 komputer  untuk  menunjang  proses  pencatatan akuntansi,  karena  itu  mereka  membutuhkan bantuan  bagaimana  cara  memproses  laporan keuangan  dengan  bantuan  komputer  dengan program excel secara sederhana.
Komponen  keuangan  sekolah  merupakan komponen produksi yang menentukan terlaksananya kegiatan belajar-mengajar bersama komponen-komponen  lain.  Dengan  kata  lain,
setiap kegiatan yang dilakukan sekolah memerlukan biaya, dalam tataran pengelolaan(Costa.,  2000).  Dalam  kegiatan abdimas  di  SMK  Nurul  Huda  ini,  membantu dengan pendampingan pencatatan akuntansi yang sesuai  dengan  standar  organisasi  nirlaba.  Target luaran  dari  kegiatan  ini  yaitu  dapat  terciptanya pengelolaan keuangan sekolah secara menyeluruh,  yaitu  perencanaan,  pelaksanaan, penatausahaan,  pelaporan,  pertanggungjawaban, dan pengawasan keuangan sekolah.

## METODE PELAKSANAAN
Metode pelaksanaan kegiatan menjelaskan  tahapan  atau  langkah-langkah dalam  melaksanakan  solusi  yang  ditawarkan untuk  mengatasi  permasalahan.  Berdasarkan permasalahan  yang  dihadapi  mitra  maka  salah satu  solusi  yang  dapat  dilakukan  adalah membekali  pengetahuan  tentang  pemrograman dan  jaringan  komputer  dalam  bentuk  kegiatan pelatihan  kepada  bendahara  sekolah.  Seluruh kegiatan direncanakan dilaksanakan dalam waktu 8  (delapan)  bulan,  yang  meliputi  beberapa tahapan:
Persiapan Kelengkapan Kegiatan Dalam tahapan ini  ada  beberapa  kegiatan  yang  dilakukan,  di antaranya:
a. Mempersiapkan tempat pelaksanaan pelatihan,  yaitu  dengan  mempersiapkan Komputer  di  sekolah  mitra  beserta  peralatan penunjang  sebagai  peralatan  utama  dalam pelatihan tersebut.
b. Mempersiapkan alat dan bahan yang digunakan  dalam  pelatihan,  yaitu  aplikasi software  keuangan  sekolah  dan  perlengkapan jaringan (koneksi internet).
c. Mempersiapkan  media  presentasi  interaktif yaitu  slide  presentasi  yang  dibuat  oleh  tim abdimasdan berkas pendukung lainnya
(seperti  laporaan  keuangan  sekolah  yg manual)
d. Pembuatan aplikasi (saku.umsida.ac.id) khusus  untuk  sekolah  yang  dijadikan  oleh obyek  abdimas  secara  seerhana  dan  mudah untuk di pahami oleh Bendahara Sekolah.

## Pelaksanaan Pelatihan
Dalam  pelatihan  ini,  bendahara  sekolah di mintai konfirmasi bagaimana proses pencatatan  akuntansi  yang  biasanya  mereka lakukan baik itu kegiatan rutin maupun non rutin, apa saja transaksi-transaksi operasional yang ada di  sekolah-sekolah  tersebut.  Bendahara  sekolah akan  diberi  pengetahuan  mengenai  bagaimana
memahami  akuntansi  sekolah    khususnya berbasis web ,  memahami  akun-akun  secara akuntansi yang akan diaplikasikan.

## Pelaksanaan Follow Up
Satu  minggu  setelah  pendampingan dilakukan  peninjauan  ke  lokasi  masing-masing sekolah  untuk  mengecek  apakah  progress pengembangan  aplikasi  dapat  dilakukan  di sekolah  atau  tidak.  Di  samping  itu  untuk mengkonfirmasi kendala yang dihadapi bendahara  dalam  pengimplementasian  aplikasi. Metode  Pendekatan  yang  ditawarkan  untuk menyelesaikan  persoalan  mitra  yang  telah disepakati bersama adalah mengadakan pendampingan,  sosialisasi,  diskusi,  dan  tanya jawab,  mengimplementasikan  aplikasi  serta pelatihan ( workshop ) pada masing-masing mitra. Pada  kegiatan  ini  mitra  memberikan  partisipasi
dalam bentuk: 1. mengkoordinir bendahara  yang akan  dilatih,  2.  mempersiapkan  tempat  untuk sosialisasi dan workshop, 3. mempersiapkan dan memfasilitasi  sarana  prasarana  yang  dibutuhkan. Langkah  evaluasi  pelaksanaan  program  dan keberlanjutan program di lapangan.

## HASIL DAN PELAKSANAAN Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan pengabdian  masyarakat ini diawali  dengan  persiapan  pelaksanaan  kegiatan, yaitu  diantaranya  observasi  langsung  terhadap objek  ,  wawancara  dengan  objek  dalam  hal  ini Bendahara SMK Nurul Huda dan MA Unggulan Tlasih.  Observasi  dilakukan  dengan  melihat keadaan  obyek  dan  mewawancarai  apa  yng menjadi kelemahan di SMK Nurul Huda dan MA Unggulan Tlasih.
Gambar 1. Proses Observasi dan Wawancara
Pada  pelaksanaan  kegiatan  ini,  tim mengadakan  pertemuan  dengan  pihak  sekolah, yaitu kepala sekolah dan bendahara sekolah. Tim abdimas melakukan pengenalan bagimana sistem manajemen  keuangan  di  SMK  Nurul  Huda Kepadangan,  dan  hasil  yang  didapat  dilapangan bahwa  sistem  keuangan  di  sekolah  tersebut
dilakukan  secara  sentralisasi  atau  terpusat,  jadi sistem pencatatan yang dilakukan semua terpusat,  SMK  Nurul  Huda  hanya  melakukan perekapan  pembayaran  dari  siswa  setelah terkumpul kemudian di setorkan ke yayasan dari sekolah  tersebut,  sedangkan  MA  Unggulan Tlasih memiliki otonomi sendiri untuk mengatur
keuangannya  sendiri,  namun  kedua  sekolah tersebut sama –sama masih menggunakan system manual.  Sistem  manual  yang  dilakukan  oleh SMK Nurul Huda Kepadangan sangat sederhana sekali, semua pencatatan transaksi yang masuk di rekap  dalam  1  buku,  jika  MA  Unggulan  Tlasih masih  menggunakan  program  excel  biasa. Dengan  melihat  kondisi  tersebut,  sebagai  tim abdimas  kami  memberikan  masukan-masukan yang sekiranya bermanfaat bagi sekolah tersebut yaitu:
a. Dapat  mengenal  dokumen  bukti  transaksi yang digunakan oleh organisasi, dalam hal ini khususnya  sekolah  baik  jumlah  fisik  maupun
jumlah  rupiahnya,  serta  data-data  penting yang  kaitannya  dengan  transaksi  organisasi atau sekolah
b. Dapat  mengelompokkan  dan  mencatat  data yang  tercantum  dalam  dokumen  bukti transaksi  ke  dalam  catatan-catatan  akuntansi meskipun  itu  untuk  organisasi  yang  masih sederhana.
c. Dapat  meringkas  semua  informasi-informasi yang tercantum dalam catatan-catatn akuntansi agar dapat menjadi laporan-laporan yang  dapat  digunakan  baik  pihak  internal maupun eksternal.
Gambar 2. Proses Pencatatan Manual
Pada  proses  pencatatan  yang  dilakukan secara  sentralisasi  atau  terpusat,  sekolah  ini hanya  melakukan  perekapan  kemudian  di laporkan  ke  pihak  yayasan,  itu  merupakan kegiatan  rutin  yang  dilakukan  oleh  sekolah  ini. Namun  secara  realitanya  semua  pencatatan keuangan  ini  masih  dilakukan  secara  manual, karena  terkendalanya  fasilitas  dan  sumberdaya manusia.  Kendala  fasilitas  terdapat  pada  masih kurangnya perangkat hardware maupun software yang  dapat  memudahkan  proses  akuntansi  ini secara  efektif.  Desain  sistem  yang  coba  kami tawarkan  demi  membantu  manajemen  keuangan sekolah  ini  malalui  penataan  desain  sistem, meskpun  sistem  yang  dijalankan  sentralisasi. sistem  harus  memiliki  pengetahuan  untuk membedakan  sistem  akuntansi  dan  metode pemrosesan  data  baik  pemrosesan  data  secara manual maupun dengan menggunakan komputerisasi.
Kemampuan
untuk membedakan pemrosesan transaksi secara manual dan komputer  cukup  penting,  karena  pada  organisasi tertentu  tidak  semua  transaksi  dapat  di  proses dengan  komputer  dan  kemampuan  desainer sistem  dalam  mengevaluasi  alternatif-alternatif yang dipertimbangkan pengetahuan akan prinsip-
prinsip  dasar  sistem  akuntansi.  Singkatnya, prinsip  dasar  yang  terkandung  dalam  sistem akuntansi  yang  baik  kemungkinan  besar  sistem yang  dirancang  pada  perusahaan  /  organisasi tertentu  akan  mengalami  kesulitan  ketika diterapkan.
Langkah  terakhir  yang  kami  lakukan adalah melakukan pendampingan secara langsung  bagaimana  aplikasi  akuntansi  sekolah khususnya  akuntansi  kas  masuk  dan  keluar  itu dapat di implementasikan. Aplikasi http://saku.umsida.ac.id adalah aplikasi akuntansi sederhana  berbasis  web  dari  aplikasi  android yang dapat digunakan untuk mengelola keuangan sekolah.  Aplikasi  ini  online  dan  dapat  di  akses dari  mana  saja,  lewat  PC  Komputer  maupun lewat  Handphone.  Akuntansi  saku  UMSIDA  ini mudah  digunakan  karena  tidak  perlu  belajar sulit-sulit  untuk  mencatat  transaksi  keuangan. Servernya  menggunakan  sever  UMSIDA  dan domainnya  ikut  domain  UMSIDA.  Dengan pendampingan  yang  kami  lakukan,  SMK  Nurul Huda  dan  MA  Unggulan  Tlasih  sangat  terbantu dengan  adanya  aplikasi  ini,  diantaranya  dapat menelusur jika terjadi penunggakan pembayaran, pekerjaan lebih efektif dan efisien.
Gambar 3. Proses Sosialisasi Aplikasi

## KESIMPULAN
1. Obyek  abdimas  sangat  antusias  dalam menerima  masukan-masukan  dari  kegiatan ini,  karena  dengan  adanya  kegiatan  ini  dapat membantu mereka dalam mengelola
manajemen keuangan sekolah yang sebelumnya dilakukan dengan sangat
sederhana
2. Kegiatan  abdimas  ini  juga  menjadi  sharing ilmu bagi pihak sekolah khususnya bendahara dan  kepala  sekolah  bagaimana  sebaiknya akuntansi  keuangan  sekolah  dengan  berbasis Web
3. Untuk  selanjutnya,  dari  tim  abdimas  akan melakukan  pengembangan  dari  sebelumnya, yaitu  sosialisasi  dan  mengadakan  workshop
bih  lanjut tentang  penataan pelaporan keuangan akuntansi sekolah, sehingga aplikasi  ini  dapat  dikembangkan  tidak  hanya sebatas  akuntansi  kas,  namun  dapat  sampai dengan  menghasilkan  output  berupa  laporan keuangan.

## DAFTAR PUSTAKA
Costa.,  V.  P.  (2000). Panduan  Pelatihan  untuk Mengembangkan  Madrasah .  Jakarta:
Depdiknas.
Setiawati,  L.,  &  Diana,  A.  (2011). Sistem
Informasi Akuntansi, Perancangan,
Proses  dan  Penerapan .  Yogyakarta:
Andi Yogyakarta.