Jurnal Akuntabilitas Manajemen Pendidikan Volume 4, No 2, September 2016 (247-256)
Online: http://journal.uny.ac.id/index.php/jamp
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN DIGITAL

## DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
Lantip Diat Prasojo Universitas Negeri Yogyakarta lantip1975@gmail.com

## Abstrak
Penelitian  ini  dilaksanakan  berdasarkan  pada  ketertarikan  peneliti  terkait  dengan pengelolaan  di  UPT  perpustakaan  UNY,  yaitu  belum  adanya  penelitian  pengelolaan perpustakaan digital yang dijalankan di UPT perpustakaan UNY.   UPT perpustakaan UNY sudah  ada  layanan  perpustakaan  digital.  Untuk  mengetahui  pengelolaan  perpustakaan digital,  maka  peneliti  bermaksud  mengadakan  penelitian  untuk  dapat  mengetahui implemantasi  perpustakaan  digital  yang  dijalankan  di  UPT  perpustakaan  UNY.  Tujuan penelitian  ini  untuk:  (1)  Mengetahui  kesiapan hardware dalam  mendukung  perpustakaan digital  di  UPT  Perpustakaan  UNY;  (2)  mengetahui  kesiapan software dalam  mendukung perpustakaan  digital  di  UPT  Perpustakaan  UNY;  (3)  mengetahui  kesiapan  SDM (Pustakawan, Teknisi, dan lain-lain) pendukung perpustakaan digital di UPT Perpustakaan UNY;  dan  (4)  mengetahui  proses  pengolahan  data  yang  diperlukan  dan  dimana  data tersebut diperoleh guna perpustakaan digital di UPT Perpustakaan UNY. Hasil penelitian ini adalah hardware untuk  mendukung  operasional  perpustakaan  digital  terdiri  dari  berbagai macam  komputer  dengan  terpasang  pada  jaringan  WAN  dan  LAN. Software dalam mendukung  perpustakaan  digital  di  UPT  Perpustakaan  UNY  didukung  oleh  perangkat lunak  komputer  dengan  versi  yang  baru  sehingga  dapat  mendukung  pelaksanaan perpustakan on-line . Brainware (Pustakawan,  Teknisi,  dan  lain-lain)  pendukung perpustakaan  digital  sudah  memiliki  keterampilan  dalam  menjalankan  aplikasi  yang digunakan dalam pelaksanaan perpustakaan digital karena sudah mendapatkan pelatihan. Kata kunci: pengelolaan perpustakaan digital

## DIGITAL LIBRARY MANAGEMENT IN UPT LIBRARY YOGYAKARTA STATE UNIVERSITY
Lantip Diat Prasojo Universitas Negeri Yogyakarta lantip1975@gmail.com

## Abstract
This study was conducted based on the  interest of researcher  with the  management of UPT library Yogyakarta State University, namely the lack of research management of digital libraries that carried out  UPT  library  YSU.  UPT  library  YSU  existing  digital  library  services.  To  find  out  the  digital library  management,  the  researcher  intend  to  conduct  research  to  ascertain  Implemantation  digital libraries  that  carried  out UPT  library  YSU.  The  purpose  of  this  study  to:  (1)  Determine  hardware readiness to support digital libraries in the Library Unit YSU; (2) Determine the readiness of software to support digital libraries in the Library Unit YSU; (3) Determine the readiness of human resources (librarians, technicians, etc.) digital library  advocates in YSU  Library Unit; and (4) Determine the data  processing  is  required  and  where  the  data  is  obtained  for  digital  libraries  in  the  Library  Unit YSU. The result of this research is the hardware to support the operation of the digital library consists of a variety of computer is on a network with WAN and LAN. Software in supporting digital libraries in the Library Unit YSU supported by computer software with the new version so that it can support the implementation of on-line library.Brainware (librarians, technicians, etc.) digital library advocates already  have  skills  in  running  applications  that  are  used  in  the  implementation  of  digital  libraries because they get training.
Keywords: management of digital library

## Pendahuluan
Perkembangan  teknologi  informasi sangat  cepat  dan  menawarkan  banyak  ke- mudahan  bagi  manusia  dalam  mempero- leh informasi dalam hitungan detik.  Peme- nuhan  kebutuhan  manusia  akan  informasi pada  saat  ini  menjadi  begitu  mudah  de- ngan  hadirnya  internet,  yang  memberikan layanan  transfer  informasi  dalam  waktu yang  cepat.  Perbedaan  jarak,  waktu  dan ruang tidak lagi menjadi persoalan. Kemu- dahan ini memberikan keuntungan tersen- diri bagi mereka yang jauh dari sumber in- formasi.  Perkembangan  teknologi  internet memunculkan  berbagai  aplikasi  baru  ter- masuk  di  bidang  pendidikan.  Salah  satu manfaat teknologi informasi dalam bidang pendidikan  adalah  sebagai  sarana  penge- lolaan  perpustakaan  digital.  Teknologi  da- lam  bidang  perpustakaan  ini  dikenal  de- ngan  sebutan  e- library .  Proses  pengelolaan perpustakaan  dapat  dilakukan  secara  on- lineberbasis  internet  (jarak  jauh).  Melalui teknologi  ini  seorang  pustakawan  dapat melakukan layanan perpustakaan di depan sebuah  komputer  yang  ada  di  suatu  tem- pat,  sedangkan  para  pengguna  (mahasis- wa) dapat melihat bahan pustaka yang ada diperpustakaan tersebut dari komputer lain di  tempat  yang  berbeda  dan  pada  saat yang  bersamaan.  Kelihatannya  teknologi ini memiliki efisiensi dan efektifitas dalam membantu  proses  layanan  perpustakaan on-line bebasis internet. Teknologi e-library ini dapat menjadi sebuah solusi dan tekno- logi  alternatif  untuk  digunakan  dalam  pe- ngelolaan  perpustakaan on-line pada  masa yang akan datang.
A  digital  library  is  an  information service  in  which  all  the  resources  are available  in  computer  processable  form  and functions  of  acquisition,  storage,  preser- vation,  retrieval,  access  and  display  are carried  out  through  the  use  of  digital technologies (Chowdhury, 2004:5-6).
Dengan  definisi  ini  maka  sebuah perpustakaan  digital  secara  ideal  seluruh koleksinya  adalah  dalam  bentuk  digital dan tidak lagi melayankan bentuk konven- sional.  Namun  banyak  juga  perpustakaan
yang  melayankan  sebagian  koleksi  dalam bentuk digital dengan tetap mempertahan- kan  koleksi  yang  konvensional  yang  ba- nyak  disebut  dengan  perpustakaan  Hib- rida. Sebagaimana di Indonesia model per- pustakaan hibrida ini mulai banyak dikem- bangkan. Karena bagaimanapun bagi seba- gian  orang  buku  dalam  bentuk  printed  ti- dak dapat tergantikan oleh bentuk elektro- nik,  yang  disebabkan  juga  oleh  tingkat kenyamanan dalam penggunaannya.
Perpustakaan  digital  atau  e- Library menurut pendapat Hasibuan (2005), meru- pakan  konsep  penggunaan  internet  dan teknologi informasi dalam menajemen per- pustakaan.  Pendapat  lain  menurut  Fahmi (2004)  mengatakan  bahwa  perpustakaan digital  adalah  sebuah  sistem  yang  terdiri dari perangkat keras ( hardware ) dan perang- kat lunak ( software ), kolekasi elektronik, staf pengelola,  pengguna,  organisasi,  mekanis- me kerja, serta layanan dengan memanfaat- kan berbagai jenis teknologi informasi.
Definisi  di  atas  menjelaskan  bahwa perpustakaan digital pada dasarnya memi- liki 3 (tiga) karakteristik utama sebagaima- na diulas Tedd dan Large (2005), yaitu: (1) menggunakan  teknologi  yang  menginte- grasikan  kemampuan  menciptakan,  men- cari,  dan  menggunakan  informasi  dalam berbagai  bentuk  dalam  sebuah  jaringan yang  tersebar  luas,  (2)  memiliki  koleksi yang  mencakup  data  dan  metadata  yang saling  mengaitkan  berbagai  data,  baik  di- lingkungan  internal  maupun  eksternal,  (3) merupakan kegiatan mengoleksi dan meng- atur sumber daya digital yang dikembang- kan bersama-sama komunitas pemakai jasa untuk memenuhi kebutuhan informasi me- reka.  Untuk  itu  perpustakaan  digital  me- rupakan  integrasi  berbagai  institusi  yang memilih,  mengoleksi,  mengolah,  merawat, dan menyediakan informasi secara meluas keberbagai komunitas.
Sistem perpustakaan digital memiliki beberapa  unsur  yang  menjadi  bagian  dari sistem, sehingga sistem tersebut dapat ber- jalan dengan baik. Unsur-unsur yang digu- nakan untuk membangun sistem perpusta- kaan digital dikelompokkan dalam tiga hal, yaitu: (1) unsur hardware (perangkat keras) ,
(2) unsur software (perangkat lunak)dan (3) unsur SDM dalam TIK yang sering disebut brainware.
Perangkat  keras  yang  biasa  dipakai dalam  sistem  basis  data  sangat  beragam bentuk dan jenisnya, tergantung jenis data yang akan dikelola, misalnya berupa CPU, hard  disc , motherboard,  main  memory ,  kabel fiber optic , dan lain-lain. Untuk data elektro- nik perangkat keras yang digunakan dapat diklasifikasikan  berdasarkan  fungsinya sebagai berikut.
Pertama  adalah  pengelola  masukan, alat masukan ini digolongkan menjadi dua yaitu on line  input ( input langsung)  dan off line input ( input tidak langsung). Alat input langsung  diproses  oleh Central  Processing Unit (CPU)  tanpa  media  lain.  Sedangkan alat  input  tidak  langsung  diproses  oleh CPU  dengan  menggunakan  media  lain  se- perti flash  disc ,  disket.  Alat input langsung dapat  dikelompokkan  menjadi  beberapa bagian,  yaitu  keyboard, pointing  device, scanner, dan lain-lain.
Kedua adalah pengelola proses, bagi- an  ini  sering  disebut  dengan  CPU  yang terdiri dari: (1) Processor (unit kendali) yang bertugas  mengatur  dan  mengendalikan semua  peralatan  yang  ada  pada  sistem komputer seperti Intel Pentium I, II, IV, (2) hard  disc yang  berfungsi  untuk  tempat program-program  dan  data  atau  tempat penyimpanan  program  dan  data,  (3) Main memory yang berfungsi untuk menampung semua data yang masuk, (4) Arithmetic Logic Unit (ALU)  melakukan  tugas  perhitungan arithmetika  yang  terjadi  sesuai  dengan  in- struksi program, (5) VGA Card merupakan interface yang menghubungkan antara CPU dengan  monitor,  (6) Motherboard merupa- kan salah satu komponen utama CPU yang berfungsi sebagai  penghubung antara hard disc,  processor,  memory,  disc  drive ,  dll  serta didalamnya  terdapat port-port input  mau- pun  output  data  seperti port keyboard, mouse , printer , universal serial bus (USB), (7) Disc  drive berfungsi  sebagai  input  data melalui  media  lain  yaitu  disket,  (8) Power Supply merupakan rangkaian yang menga- tur kebutuhan arus dan tegangan yang da- pat diterima oleh CPU melalui motherboard.
Ketiga adalah adalah pengelola peng- hubung , merupakan  rangkaian  atau  alat yang  berfungsi  sebagai  perantara  bagian yang  satu  dengan  bagian  yang  lainnya seperti kabel serat optik, kabel UTP, HUB, cardlan .  Keempat  adalah  pengelola output , merupakan alat yang digunakan agar data yang  diproses  dapat  dimengerti  oleh  ma- nusia seperti monitor , printer .
Hal  ini  sesuai  dengan  pendapat Siagian,  (2001,  p.100)  yang  mengatakan bahwa  komponen-komponen  perangkat keras  diklasifikasikan  sebagai  berikut. Pertama,  unit  pemroses  sentral  ( Central Prosessing  Unit-  CPU) yang  sesungguhnya dapat dikatakan sebagai “inti” dari kompu- ter  karena  peranannya  sebagai  pemroses instruksi  dalam  bentuk  program  dengan menggunakan  “bahasa”  komputer  terten- tu.  Kedua,  alat  pemasukan  data.  Alat-alat inilah  yang  mengirimkan  data  dalam  ben- tuk yang dapat “dibaca” oleh komputer ke dalam  unit  pemroses,  seperti: keyboard, mouse,  light  pen ,  pembaca  kartu  ( card  read- er ), dan lain-lain. Ketiga, alat-alat keluaran, yaitu  berbagai  perlengkapan  yang  ber- peran membuat informasi sebagai keluaran pengolahan  data  dan  siap  digunakan  oleh berbagai  pihak  dalam  organisasi.  Contoh- nya: disc drive , printer , disket , monitor , speak- er , dll.  Keemat, penyimpan tambahan atau pendukung.  Alat  ini  berfungsi  untuk  me- nyimpan  data  dan  instruksi  tertentu  yang belum  diperlukan  oleh  unit  pengolahan sentral.  Contohnya: floppy  disc,  hard  disc, flash disc,  magnetic tape .
Selain  unsur  perangkat  keras,  per- pustakaan digital juga harus didukung oleh perangkat lunak. Perangkat lunak yang ju- ga dikenal dengan istilah “program” adalah serangkaian  program  dengan  instruksi-in- struksi yang diberikan oleh operator kom- puter kepada komputer yang memungkin- kan komputer mengerjakan pekerjaan yang dinginkan  oleh  pemrogram  ( programmer ) Siagian,  (2001,  pp.100-101).  Sebenarnya, perangkat  lunaklah  yang  membuat  kom- puter menjadi alat yang tangguh dan han- dal  bagi  manajemen  dalam  menjalankan fungsi  dan  aktivitasnya,  khususnya  dalam pengambilan keputusan.
Dalam pengoperasian komputer  yang berkaitan dengan perangkat lunak minimal mempunyai 3 (tiga) fungsi, yaitu: (1) meng- olah berbagai sumber daya komputer yang dimiliki  oleh  organisasi;  (2)  mengembang- kan berbagai sarana yang dapat digunakan oleh  sumber  daya  manusia  sehingga  dica- pai pemanfaatannya yang optimal;  dan (3) menjembatani  peranan  informasi  sebagai hasil olahan data dengan penggunanya.
Pada dasarnya terdapat 2 (dua) jenis perangkat lunak, yaitu perangkat lunak sis- tem dan perangkat lunak aplikasi. Perang- kat lunak sistem adalah seperangkat prog- ram  yang  fungsinya  mengkoordinasikan dan mengendalikan penggunaan perangkat keras  serta  sebagai  wahana  untuk  mendu- kung  penggunaan  perangkat  lunak  apli- kasi.  Sedangkan  yang  dimaksud  dengan perangkat  lunak  aplikasi  adalah  instruksi yang ditulis oleh atau untuk pemakai agar dapat  mengaplikasikannya  untuk  bidang tugas  masing-masing,  baik  yang  sifatnya teknis  maupun  nonteknis.  Seperti  diketa- hui  instruksi  tersebut  harus  diberikan  da- lam  “bahasa”  komputer.  Kenyataan  me- nunjukkan  bahwa  perkembangan  perang- kat  lunak  sudah  sangat  pesat,  sehingga dewasa  ini  dikenal  aneka  ragam  “bahasa” komputer seperti Visual basic, Pascal, Delphi, Oracle , dll. Perkembangan perangkat lunak saat  ini  sudah  bergeser  dari  basis  DOS  ke basis windows yang  memiliki  banyak  ke- unggulan diantaranya: tampilan yang lebih menarik,  kemudahan  dalam  pengoperasi- an, fasilitas yang lebih lengkap, dll.
Perkembangan  perangkat  lunak  saat ini semakin pesat, sehingga banyak perang- kat  lunak  yang  berbasis windows. Sebagai contoh perkembangan perangkat lunak pa- da  saat  ini  adalah  perangkat  lunak  sistem ( server ):  windows 2000  for  server,  windows NT  server,  windows  Linux  server, dan perangkat  lunak  aplikasi: My  SQL,  PHP , windows NT, Pascal,  Delphi,  Fortran,  Visial basic, Visual Fox Pro, dan lain-lain, (diambil pada  tanggal  20  Feruari  2008  dari: http://www.zipzoomfly.com/jsp/Product Detail.jsp ).  Selain  itu, Dobb  (2005,  pp.1-5) memberikan  gambaran  bahwa  perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi
yang  sesuai  dengan  perkembangan  tekno- logi informasi adalah berbasis windows dan harus  memperhatikan  sistem  keamanan- nya.
Proses  pengembangan  perangkat  lu- nak  dapat  dilakukan  dengan  meninjau ulang  perangkat  lunak  tersebut.  Peninjau- an  ulang  terhadap  perangkat  lunak  terse- but  perlu  dilakukan,  sebab  merupakan suatu cara untuk melakukan perbaikan dan pengembangan  perangkat  lunak  secara terus  menerus  (PresSMAN  1,  1997,  p.187). Dengan  demikian  penyesuaian  perangkat lunak dengan perkembangan teknologi in- formasi  perlu  dilakukan  untuk  perbaikan dan pengembangan perangkat lunak terse- but.  Penyesuaian  perangkat  lunak  dengan perkembangan  teknologi  informasi  meru- pakan salah satu kriteria utama yang harus dipenuhi.
Perangkat  lunak  dalam  sistem  infor- masi  manajemen  biasanya  berbentuk data- base management system (DBMS) atau sistem manajemen database dengan  tujuan  untuk meminimumkan  pengulangan  data  dan mencapai independensi data. Database ada- lah suatu koleksi terpadu dari data kompu- ter yang disusun secara logis dan dikenda- likan secara sentral, serta disimpan dengan suatu  cara  yang  memudahkan  pengambil- an  kembali  data  tersebut,  jika  sewaktu- waktu  diperlukan  (Murdick,  1997,  p.151). Integrasi  logis  dalam  catatan-catatan  pada banyak file ini  disebut  konsep database. Sebagaimana tersebut di atas bahwa tujuan utama  dari  konsep database adalah  untuk meminimumkan  pengulangan  data  dan mencapai independensi data. Pengulangan data  adalah  duplikasi  data,  artinya  data yang  sama  disimpan  dalam  beberapa file. Independensi  data  adalah  kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data  tanpa  membuat  perubahan  pada program  yang  dipakai  untuk  memproses data.  Independensi  data  dicapai  dengan menempatkan  spesifikasi  data  dalam dataset dan  kamus  data  yang  terpisah  se- cara fisik dari program. Program mengacu dataset untuk  mengakses  data  dalam database. Perubahan  dalam  struktur  data hanya  dilakukan  sekali,  yaitu  dalam data-
set. Hirarki  data  dalam  konsep database adalah sebagai berikut:
Database File (berkas) Record (catatan)
Field (elemen data)
Secara  fungsional  hirarki  data  pada konsep database dalam Model Sistem Infor- masi  Manajemen  Sarana  Prasarana  Pendi- dikan  adalah  sebagai  berikut:  (1) Database merupakan  himpunan file-file atau  berkas- berkas  mempunyai  hubungan  atau  relasi logis  dengan  menggunakan  kata  kunci primer  yang  ada  pada  masing-masing file; (2)  File adalah  kumpulan record yang  se- jenis untuk masing-masing jenis entitas, se- bagai  tempat  penyimpanan  data  dari  enti- tas;  (3) Record adalah  kumpulan  satuan data yang mempunyai panjang sama, yang menggambarkan  atau  mewakili  suatu file ;
(4) Field adalah  satuan  data  terkecil  yang menjelaskan bagian-bagian dari record. Keempat komponen database tersebut merupakan  komponen  yang  sangat  pen- ting  keberadaannya  dalam  model  SIM  pa- da suatu organisasi, karena tanpa keempat komponen  tersebut  tidak  dapat  disusun suatu database yang baik.
Hal  penting  yang  berkaitan  dengan perangkat  lunak  adalah  sistem  keamanan baik  pada  tingkat  LAN, intranet dan inter- net . Dalam sistem jaringan internet ada be- berapa  kelemahan  yang  berpotensi  untuk menghambat  kelancaran  sistem,  yaitu  ku- rangnya keamanan sistem. Semakin banyak menyambungkan sistem ke jaringan komu- nikasi  data  yang  berbasis  luas  ( internet ), maka  semakin  besar  resiko  yang  dihadapi dalam hal keamanan data. Heckers dan kri- minal komputer yang lain dapat masuk ke dalam  jaringan  komputer  tertentu  setiap saat,  sehingga  sistem  keamananjaringan komputer merupakan sesuatu yang sangat penting.
Pendekatan  pertama  untuk  mena- ngani masalah keamanan adalah memisah- kan web site atau home page secara fisik yang terhubung  ke jaringan  internal  yang  berisi data  dan  sumber  daya  informasi.  Pende- katan yang kedua adalah memberikan pass-
word (kata  sandi  tertentu)  kepada  orang- orang  yang  hanya  memiliki  kepentingan saja. Pendekatan yang ketiga adalah mem- bangun tembok perlindungan. Hal ini ada- lah strategi yang sama dengan yang digu- nakan  oleh  kontraktor  bangunan  yang membangun tembok tahan api ( firewall ) di kodominium dan apartemen untuk mence- gah  api  menyebar  dari  satu  unit  ke  unit yang lain (McLeod Jr., 2001, p.77).
McLeod  Jr.,  (2001,  p.78)  menyatakan sistem  keamanan  jaringan  dengan  meng- gunakan firewall dibagi  menjadi  tiga:  (1) Packet-filtering  firewall;  (2)  Circuit-level  fire- wall; (3) Application-levelfirewall.
Sistem keamanan dengan packet-filter- ing firewall adalah suatu alat yang biasanya terdapat dalam suatu jaringan yang meru- pakan router sebagai  pengarah  arus  lalu lintas.Apabila router tersebut  ditempatkan di antara jaringan internet dan jaringan in- ternal  (LAN),  maka router dapat  berfungsi sebagai firewall.  Router ini  dilengkapi  de- ngan tabel-tabel data, yang diciptakan oleh programmer jaringan  yang  mencerminkan kebijakan  penyaringan. Router mengakses tabel-tabel  itu  untuk  setiap  transmisi,  se- hingga  hanya  mengijinkan  pesan  tertentu dari  lokasi  tertentu  untuk  lewat.  Keterba- tasan router adalah ia hanya mengamankan satu titik. Jika ada heckers yang menyelinap melalui  titik  lain,  maka  ada  kemungkinan sistem  keamanan  dapat  ditembus.  Sistem circuit-level  firewall adalah  sebuah  kompu- ter yang dipasang diantara jaringan internet dan jaringan internal (LAN). Komputer ini dapat  mengintegrasikan  logika  pengujian keaslian ( authentication logic ) ke dalam pro- ses penyaringan. Programmer jaringan men- ciptakan  kode  yang  diperlukan  untuk  se- mua  transaksi. Application-levelfirewall ada- lah bentuk keamanan yang paling lengkap dengan menciptakan zona keamanan antara internet dan  jaringan  internal(LAN). Zona ini  terdiri  dari  suatu  mekanisme  isolasi yang  memisahkan  antara  jaringan  internal dan  jaringan internet oleh  satu router .  Me- kanisme  isolasi  tersebut  terdiri  dari  bebe- rapa  alat  termasuk exsternal  services  host. Alat  ini  dapat  menuliskan  penyaringan yang  disesuaikan  untuk  setiap  aplikasi
suatu program. Programmer jaringan harus menuliskan  kode  spesifik  untuk  setiap aplikasi dan apabila aplikasi itu ditambah, dihapus,  atau  dimodifikasi,  kode  tersebut harus diperbaharui.
Unsur penting lain dari perpustakaan digital  adalah brainware. Personalia  adalah aspek manusia atau orang yang menangani proses  komputerisasi.  Aspek  manusia  sa- ngat  penting  sebab  akurat  tidaknya  suatu informasi  yang  dihasilkan  komputer  sa- ngat dipengaruhi oleh faktor manusia yang menangani unsur perangkat keras maupun unsur perangkat lunak . Beberapa hal yang berhubungan  dengan  kualifikasi  yang  di- perlukan dalam suatu sistem informasi ma- najemen terkait dengan unsur personalia.
Perpustakaan digital menjadi sebuah kebutuhan  penting  terutama  bagi  dunia pendidikan. Kemudahan dalam mengakses informasi yang melalui perpustakaan digi- tal  dapat  membawa  banyak  manfaat  bagi pengguna  (mahasiswa).  Hal  ini  juga  yang disadari  oleh  Universitas  Negeri  Yogya- karta  (UNY),  melalui  UPT  Perpustakaan pengelolaan  perpustakaan  digital  telah lama  dijalankan  guna  membantu  maha- siswa mengakses informasi dengan mudah dan  cepat.  Keberadaan  perpustakaan  digi- tal di UPT Perpustakaan UNY sudah cukup lama, namun pengelolaan perpustakaan di- gital dalam implementasi masih mengalami beberapa permasalahan, yaitu: (1) masalah dalam  kesipan  SDM  pendukung;  (2)  ma- salah pengembangan perangkat lunak yang sesuai  dengan  proses  pengelolaan  perpus- takaan  digital;  (3)  masalah  pengembangan perangkat  keras  yang  sesuai  dengan  per- kembangan TI; 4) biaya pemeliharaan atau perawatan  sistem  yang  cukup  mahal;  (5) kemungkinan  timbulnya  kesalahan  sistem lebih besar, (6) keberhasilan sistem kurang terjamin; (7) timbulnya permasalahan baru pada pihak pemakai sistem karena kurang terlibat pada proses pengembangan sistem; (8) timbulnya permasalahan baru pada pi- hak pemakai sistem karena kurang terlibat pada  proses  pengembangan  sistem.  Dari beberapa  permasalahan-permasalahan  sis- tem pengelolaan perpustakaandi UPT Per- pustakaan  UNY  sebagaimana  disebutkan
di  atas,  maka  perlu  diadakan  penelitian khusus yang berkaitan dengan Pengelolaan Perpustakaan Digital di UPT Perpustakaan UNY.

## MetodePenelitian
Penelitian ini menggnakan pendekat- an  kualitatif  yaitu  suatu  pendekatan  yang cenderung menemukan teori dari data yang diperoleh  dan  memusatkan  pada  proses serta arti dari gejala yang tampak. Peneliti- an  ini  bertujuan  mendapatkan  gambaran yang  jelas  tentang  pelaksanaan  dalam pengelolaan  perpustakaan  digital  di  UPT perpustakaan UNY.
Tempat  penelitian  ini  adalah  UPT Perpustakaan  UNY.  Penelitian  ini  dilaksa- nakan  2  Juni  sampai  dengan  31Oktober 2015.Subjek  penelitian  ini  adalah  perpus- takaan  digital  UPT  perpustakaan  UNY. Objek  penelitian  ini  adalah  pengelolaan perpustakaan digital di UPT perpustakaan UNY.
Teknik pengumpulan data dalam pe- nelitian  ini  menggunakan  teknik  wawan- cara,  teknik  pengamatan  berpartisipasi, dokumentasi,  pengumpulan  data  dengan alat-alat  elektronis,  dan  keabsahan  data. Teknik wawancara digunakan untuk mem- peroleh  data  tentang  pengelolaan  perpus- takaan  digital  di  UPT  Perpustakaan  UNY. Wawancara  dalam  penelitian  ini  akan dilakukan  dengan  beberapa  cara  sebagai berikut: (a) wawancara pembicaraan infor- mal  yaitu  wawancara  yang  bergantung pada pertanyaan spontanitas dalam kondi- si  yang  wajar  dan  suasana  biasa,  (b)  wa- wancara  dengan  menggunakan  petunjuk umum  wawancara  yaitu  wawancara  yang mengaharuskan  pewawancara  membuat kerangka dan garis besar pertanyaan dalam proses wawancara, dan (c) wawancara baku terbuka yaitu wawancara yang mengguna- kan  seperangkat  pertanyaan  baku  (Patton, 1980, p.197).
Metode  pengamatan  berpartisipasi dilakukan dengan jalan peneliti terjun lang- sung  ke  lapangan  untuk  mengamati  dan mengumpulkan  data  yang  ada  pada  UPT Perpustakaan  UNY.  Pengamatan  dilaku-
kan  untuk  mengetahui  perangkat  keras, perangkat lunak, dan SDM pendukung sis- tem informasi manajemen berbasis kompu- ter,  bahan  informasi  serta  perangkat  lain yang  digunakan  untuk  implementasi  Sis- tem  perpustakaan  berbasis web/on-line di UPT Perpustakaan UNY. Untuk Dokumen- tasi, metode ini digunakan dalam pengum- pulan  data  yang  berkaitan  dengan  konsep perpustakaan  berbasis  web  yang  berhu- bungan  dengan  implementasi  pengelolaan perpustakaan digital di UPT Perpustakaan UNY.
Penelitian  ini  merupakan  penelitian kualitatif, maka analisis datanya dilakukan secara terus menerus. Data yang diperoleh dari  lapangan  sekaligus  diloding,  dikate- gorikan,  dipilah-pilah  selanjutnya  diana- lisis.  Analisis  dilakukan  secara  induktif yaitu  merupakan  proses  penyusunan  data agar  dapat  diinterprestasikan.  Data  dalam penelitian  ini  berupa  kata-kata.Adapun langkah-langkah  analisis  data  mengacu pada  hal-hal  sebagai  beriukut  (Nasution, (1992, pp.129-130):
Data  yang  diperoleh  dari  lapangan baik  hasil  wawancara,  pengamatan  ber- partisipasi, dokumentasi maupun pengum- pulan  data  dengan  alat-alat  elektronis direduksi, dirangkum, dipilih yang pokok- pokok,  dipilih  sesuai  focus  penelitian, disusun  secara  sistematis,  sehingga  dapat memberikan  cara  jelas  dan  tajam  tentang hasil pengamatan dan wawancara.
Display  atau  penyajian  data  dalam penelitian  kualitatif  berupa  tulisan  naratif yang  panjang  lebar  dan  sukar  dipahami serta  menjemukan  untuk  dibaca,  maka diusahakan penyajian data yang sederhana tetapi keutuhan terjamin yaitu diwujudkan dalam bentuk table dan bagan.
Dari  data-data  yang  telah  direduksi akan  dapat  ditarik  kesimpulan  yang  me- menuhi  syarat  kredibilitas  dan  objektif. Langkah-langkah  analisis  data  pada  pene- litian  ini  dapat  dijelaskan  sebagai  berikut: (a)  mencatat  data-data  yang  terkait  dalam pengelolaan  perpustakaan  digitaldi  UPT perpustakaan UNY oleh peneliti dalam ca- tatan lapangan; (b) data-data yang diperlu- kan  terkait  pengelolaan  perpustajaan  digi-
tal  dicek  dengan  wawancara  pada  infor- man,  (c)  hasil  dari  langkah-langkah  dan hasil  wawancara  di  kroscek  dengan  peng- amatan berpartisipasi, dan (d) pengumpul- an data dengan alat-alat elektronik sebagai sarana penyimpanan data.

## Hasil dan Pembahasan
Perpustakaan  digital  pada  UPT  Per- pustakaan  UNY  dirintis  sejak  tahun  2007 dan pada bulan November tahun 2011 mu- lai dijalankan. Sejak November 2011 mulai di  kelola  oleh  teknisimulai  dari  install program, upload data berupa local content UNY yang artinya koleksi yang diterbitkan oleh  UNY.  Koleksi-koleksi  terbitan  UNY yang di digitalkan berupa laporan peneliti- an,  skripsi,  tesis,  desertasi  serta  jurnal-jur- nal  yang  diterbitkan  langsung  oleh  UNY. Itulah  koleksi  yang  pertama  didigitalkan dengan  menggunakan software ,  sejak  saat itu  mulai  beroprasi  perpustakaan  digital yang  ada  dilantai  3.  Koleksi  yang  ada  di sana  itu  khusus  untuk  terbitan-terbitan lokal UNY.
Sejak  program  perpustakaan  digital ini dijalankan sudah ada pembaharuan da- ri  program  yang  dilakukan,  yaitu  pem- baharuan  pada  sistem  yang  digunakan. Sistem  yang  digunakan  adalah  SLiMS ( Senayan  Library  Management  System ),  dari awal  mulai  kita  rintis  itu  menggunakan software  SLiMS  Versi  13  dan  yang  seka- rang  sudah  menggunakan  versi  yang  ter- baru, versi Cendana itu versi yang ketujuh. Sarana dan fasilitas yang dimiliki oleh per- pustakaan  ini  guna  menunjang  program perpustakaan digital di UPT perpustakaan UNY  yang  bersifat  local  (intranet)  jadi hanya  bisa  diakses  di  ruang  itu  perpusta- kaan digital  library saja,  tidak  bisa  diakses dari  luar.  Komputer  yang  disediakan  juga terbatas, untuk komputer yang diakses oleh user ada 17 unit komputer, kemudian kom- puter server 1 unit. Berdasarkan pengamat- an  ruang  server  berada  diruang  yang  ber- beda  dengan  ruang  digital  library.  Ruang- an  yang  digunakan  sebagai  ruang  digital library cukup nyaman.
Tenaga  perpustakaan  yang  menge- lola  perpustakaan  digital  dari  awal  sudah diberi  pelatihan.  Pelatihan  yang  diberikan dalam bentuk cara menggunakan software - nya.  Hal  tersebut  tidak  dirasa  sulit  olek teknisi  karena  sama  halnya  dengan  mem- buat  katalog  buku.  Pelatihan  yang  diberi- kan  hanya  dari  perpustakaan  saja,  untuk softwaretidak  ada  yang  dari  luar  karena teknisi sudah mengetahui penggunaan soft- ware -nya  sehingga  secara  langsung  teknisi tularkan  ke  teman-teman  bagaimana  cara penggunaan software -nya.  Pelatihan  dari luar  perpustakaan  belum  ada  akan  tetapi pernah  diikutsertakan  seminar-seminar bagaimana  cara  mengelola  perpustakaan digital,  itu  yang  mengikuti  pustakawan. Penguasaan  teknologi  yang  digunakan sebagai  penunjang  program  perpustakaan digital  oleh  teknisi  perpustakaan  digital dirasa sudah cukup.
Perbedaan yang sangat signifikan da- lam pengelolaan perpustakaan secara digi- tal dengan manual antara lain: lebih banyak diminati nah itu dia mau kemana kan kita tidak  tahu  tetapi  secara  grafik  sejauh  ini meningkat sih pengunjungnnya. Hal terse- but  terbukti  saat  pengamatan  berlangsung ruang  digital  library  selalu  dipenuhi  oleh pengunjung.  Selain  itu  perbedaannya  ada pada  pemeliharaannya,  kalau  perpustaka- an digital kan lebih mudah daripada yang manual,  kalau  mencari  laporan  dan  statis- tika juga lebih mudah yang digital.
Faktor  pendukung  dan  penghambat dalam melaksanakan program perpustaka- an  digital  antara  lain:  Pendukung,  sudah ada  rencana  pembangunan  perpustakaan digital  3  lantai  yang  terletak  di  sekarang yang  menjadi  parkiran  perpustakaan  de- ngan  rencana  menggunakan  dana  IDP, pada  tahun  2015  sudah  masuk  tahap  pra rencana. Faktor pendukung ya dari sisi tek- nis, teknisinya sudah ada kemudian jaring- annya  sudah  ada.  Sedangkan  faktor  peng- hambatnya,  tenaga  kurang,  komputer  ma- sih  kurang  (itupun  bantuan  dari  bank BTN). Kalau faktor penghambat ya dari sisi space  hardisk  masih  kurang  karena  setiap tahun yang mengumpulkan skripsi berapa sedangkan  hardisknya  masih  tetap  sama
kapasitasnya.  Kalau  dari  sarana  prasarana sebaiknya perlu ditambah karena dari user yang  mengakseskan  semakin  banyak, mungkin kedepannya akan dionlinekan su- paya mengaksesnya tidak hanya dari ruang itu  saja  tapi  bisa  diluar  juga.  Kami  tidak bisa  mempunyai  server  sendiri.  Terkait pengadaan  server  itu  di  unit-unit  UNY tidak  bisa  karena  server  itu  hanya  bisa diadakan  oleh  puskom.  Hal  tersebut  yang menjadi kendala karena jika datanya ada di puskom,  pemanfaatannya  input  terkadang menjadi kurang yakin. Terhadap server itu kita  hanya  menambah  kapasitas  dari  yang sudah ada. tetapi itupun kedepan mungkin tidak akan terlalu lama di- upgrade lagi dan seterusnya  dan  seterusnya.  Eprint  itu in- clude di kelola pusat (di tempat lain e print itu  yang  mengelola  perpustakaan  (diawal adanya eprint perpus dilibatkan, belakang- an  tidak)  perlu  tambahan  jenis  langganan seperti scientdirect .
Kesiapan  Hardware  dan  Software  dalam Mendukung Pengelolaan Perpustakaan Di- gitaldi UPT Perpustakaan UNY

## PerangkatKeras(Hardware)
Perangkat  keras  yang  tersedia  dan biasa  dipakai  dalam  perpustakaan  dengan media  elektronik  yang  sudah  dijalankan saat  ini  berupa  CPU, motherboard ,  main memory, kabel hard discfiber optic , monitor, dan printer. Komputer yang disediakan m- asih  terbatas  dirasa  oleh  pengelola,  untuk komputer  yang  diakses  oleh  user  ada  17 unit komputer, kemudian komputer server 1 unit.

## PerangkatLunak(Software)
Perangkat  lunak  yang  juga  dikenal dengan  istilah  “program”  adalah  serang- kaian  program  dengan  instruksi-instruksi yang diberikan oleh operator komputer ke- pada komputer yang memungkinkan kom- puter mengerjakan pekerjaan yang diingin- kan  oleh  pemrogram  ( programmer ).  Sejak program  perpustakaan  digital  ini  dijalan- kan sudah ada pembaharuan dari program yang  dilakukan,  yaitu  pembaharuan  pada sistem yang digunakan. Kita menggunakan
sistemnya  itu  SLiMS  ( Senayan  Library  Ma- nagement System ), dari awal mulai kita rin- tis itu menggunakan software SLiMS Versi 13 dan yang sekarang sudah menggunakan versi yang terbaru, versi Cendana itu versi yang ketujuh.
Kesiapan  SDM  (Pustakawan,  Teknisi,  dan Lain-lain) Pendukung Pengelolaan Perpus- takaan Digital di UPT Perpustakaan UNY
Personalia  adalah  aspek  manusia atau  orang  yang  menangani  perpustakaan digital.  Aspek  manusia  sangat  penting  se- bab  akurat  tidaknya  suatu  informasi  yang dihasilkan  komputer  sangat  dipengaruhi oleh faktor manusia yang menangani unsur perangkat  keras  maupun  unsur  perangkat lunak.  Oleh  karena  itu  pengelola  perpus- takaan  digital  di  UPT  Perpustakaan  UNY dilakukan  oleh  seorang  teknisi.  Teknisi yang  mengelola  perpustakaan  digital  dari awal  sudah  diberi  pelatihan.  Pelatihan yang  diberikan  dalam  bentukcarameng- gunakan software -nya.  Hal  tersebut  tidak dirasa sulit olek teknisi karena sama halnya dengan  membuat  katalog  buku.  Pelatihan yang  diberikan  hanya  dari  perpustakaan saja,  untuk software tidak  ada  yang  dari luar  karena  teknisi  sudah  mengetahui penggunaan software -nya  sehingga  secara langsung  teknisi  tularkan  ke  teman-teman bagaimana  cara  penggunaan  softwarenya. Kalau pelatihan dari luar belum ada paling hanya  seminar-seminar  bagaimana  cara mengelola  perpustakaan  digital,  itu  yang mengikuti pustakawan. Penguasaan tekno- logi  yang  digunakan  sebagai  penunjang program  perpustakaan  digital  oleh  teknisi perpustakaan digital dirasa sudah cukup.

## Simpulandan Saran
Simpulan
Berdasarkan  analisis  dan  pembahas- an sebagaimana dipaparkan dimuka, dapat disimpulkan  bahwa:  (1) hardware untuk mendukung  operasional  perpustakaan  di- gital terdiri dari berbagai macam komputer dengan terpasang pada jaringan WAN dan LAN. Software dalam mendukung perpus-
takaan  digital  di  UPT  Perpustakaan  UNY didukung  oleh  perangkat  lunak  komputer dengan  versi  yang  baru  sehingga  dapat mendukung  pelaksanaan  perpustakan on- line ; (2) brainware (Pustakawan, Teknisi, dan lain-lain)  pendukung  perpustakaan  digital sudah  memiliki  keterampilan  dalam  men- jalankan  aplikasi  yang  digunakan  dalam pelaksanaan  perpustakaan  digital  karena sudah mendapatkan pelatihan.

## Saran
Saran  yang  dapat  disampaikan  pada penelitian  ini  adalah  (1)  perangkat  keras ( hardware )  dan  perangkat  lunak  ( software ) yang  sudah  tersedia  diperhatikan  dalam perawatan  serta  perkembangan  sehingga perangkat keras yang sudah tersedia dapat dimanfaatkan  secara  maksimal  guna  ber- jalannya program; (2) pihak pengambil ke- bijakan sebaiknya lebih matang lagi dalam merencanakan  arah  perpustakaan  digital yang  dijalankan  di  UPT  Perpustakaan UNY  guna  pengembangan  perpustakaan digital;  (3)  harapannya  setiap  perpustaka- an  dapat  mengoleksi  terbitan-terbitannya lokal  UNY.  Hal  tersebut  dapat  dilakukan dengan  mengadakan  kerja  sama  dengan perpustakaan lain agar bisa saling melihat koleksi-koleksi digital yang dimiliki.

## DaftarPustaka
Annandtech.  (2004). Software  and  harware. Diambil  pada tanggal  20 Desember 2004 dari
http://www.zipzomfly.com/jsp/P
roductDetail.jsp .
Chowdhury ,  GG.  (2004)Introduction  to Digital  Libraries.  London :  Facet Publishing.
Fahmi,  Ismail.  (2004).  Inovasi  Jaringan Perpustakaan  Digital:  Network  of Networks NeONs) 2. Makalah Semi- nar dan Workshop Sehari Perpustakaan dan  Informasi  Universitas  Muhamma- diyah Malang 4 Oktober 2004.
Hasibuan,  Zainal  A.  (2005). Pengembangan Perpustakaan Digital: Studi Kasus Per- pustakaan  Universitas  Indonesia.  Ma-
kalah  Pelatihan  Pengelola  Perpustaka- an  Perguruan  Tinggi. Cisarua  – Bogor, 17-18 Mei 2005.
McLeod,  R.,  Jr.  (1995). Management  infor- mation  system. Upper  Saddle  River, New Jersey: Prentice-Hall, Inc.
Murdick,  R.  G.,  Ross,  J.  E.,  Clagget,  J.R. (1997). Sistem  informasi  untuk  mana- jemen  modern edisi  ketiga (Terje- mahan  J.  Djamil)  Jakarta:  Erlangga. (Buku asli diterbitkan tahun 1984).
Nasuiton.  (1992). Metode  Research. Ban- dung: Jemmars
Patton,  M.  Q.  (1997). Qualitatif  evalution methods. Baverly  Hills,  California: Sage Publications, Inc.
Pendit,  Putu  Laxman.  (2007). Perpustakaan Digital:  perspektif  perpustakaan  per- guruan  tinggi  indonesia. Jakarta: Sagung Seto.
PresSMAN  1,  R.  S.  (1997) Software engineering:  A  practitioner’s  approach (4 th ed.). New  York  St.  Luis  San Francisco  Auckland:  The  McGraw- Hill Companies, Inc.
Siagian,  S.  P.  (2001) Sistem  informasi  mana- jemen  untuk  pengambilan  keputusan. Bandung: Remadja Karya.
Tedd,  Lucy  A  dan  Andrew  Large  (2005), Digital  Libraries:  Principal  and Practices  in  a  Global  Environment, Munchen : K. G. Saur.