ANUVA Volume 5 (2): 283-293, 2021 Copyright ©2021, ISSN: 2598-3040 online Available Online at: http://ejournal.undip.ac.id/index.php/anuva

## Kegiatan Pelestarian Arsip dalam Mengantisipasi Ancaman Bencana di Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari
Dhafin Rizqin Wijayanti 1*) , Mecca Arfa 1
1 Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro, Jl. Prof. Soedarto, SH, Kampus Undip Tembalang, Semarang, Indonesia 50275
*) Korespondensi: dhafinrizqinw@gmail.com

## Abstract
[Title: Archive  Preservation  Activities  in  Anticipating  Disaster  Threats  at  the  Munggangsari  Village Government  Office ] The  study  aims  to  find  out  how  the  Munggangsari  government  village  office  does  a  vital archivist  preventive  preservative  of the  archive  in  anticipation of  the  disaster.  The  method  used by  this  study  is  a descriptive  qualitative  research  method  with  an  action  research  approach.  The  data-collection  techniques  of observation, interviews and documentary studies. Selective sampling techniques used by an instructional sampling method.  The  results  of  this  study  indicate  that  the  Munggangsari  government  village  office  had  not  been  fully developed for the vital archivisal preventive servservative with the location of the Munggangsari government village office  on  the  active  slopes  of  mt  sindoro.  Action  carried  out  by  the  Munggangsari  government  village  in  a  vital archive  preventive  preservative  by  storing  a  vital  physically  archive  on  a  filling  cabinet.  Then  researchers conducted the focus group discussion (FGD), the results from the FGD are then agreed upon for the creation of a vital archive preventive prservativee guide, and were used as a phase aid in the process of preventive archive. The application  of  the  preventive  archive  guidelines  has  a  positive  effect  on  the  staff,  by  enforcing  preventive preservative  measures  to  protect  the  content  and  physical  archives  of  the  vital  archives  in  the  Munggangsari government village office.

## Keyword: archives;disaster; preservation; vital archives

## Abstrak
Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  bagaimana  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  Kecamatan Ngadirejo  melakukan  preservasi  preventif  arsip  vital  yang  dimiliki  sebagai  upaya  antisipasi  terhadap  bencana. Metode  yang  digunakan  penelitian  ini  adalah  metode  penelitian  kualitatif  deskriptif  dengan  pendekatan action research .  Teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  yaitu  observasi,  wawancara  dan  studi  dokumentasi.  Teknik pemilihan informan dengan menggunakan metode purposive sampling . Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari belum maksimal dalam melakukan preservasi preventif arsip vital dengan keadaan lokasi Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari yang berada di lereng gunung Sindoro yang bertatus aktif. Tindakan  yang  dilakukan  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  dalam  preservasi  preventif  arsip  vital  dengan menyimpan  fisik arsip  vital  pada filling  cabinet .  Kemudian  peneliti mengadakan Focus  Group  Discussion (FGD), hasil  dari  FGD  kemudian  disepakati  untuk  pembuatan  pedoman  preservasi  preventif  arsip  vital,  serta  diterapkan sebagai  alat  bantu  tahapan-tahapan  proses  preservasi  preventif  arsip  vital.  Setelah  dilakukan  penerapan  buku pedoman  preservasi  preventif  arsip  vital  berdampak  positif  bagi  staf,  dengan  melaksanakan  tindakan  preservasi preventif secara runtut demi melindungi isi dan fisik arsip vital di Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari.
Kata Kunci: arsip; arsip vital; bencana; preservasi

## 1. Pendahuluan
Letak Indonesia secara geografis berada di kawasan pertemuan tiga lempeng bumi, Eurasia, Pasifik, dan  Indo  Australia. Indonesia  merupakan  negara  kepulauan  yang  dikelilingi  oleh gunung  dan  lautan, terdapat  187  gunung  berapi  yang  berderet  dari  barat  ke  timur  sehingga  Indonesia dikenal  sebagai Ring  Of  Fire karena  terletak  pada  sabuk  api. Potensi  akan  terjadinya  bencana  gunung meletus, gempa bumi, tanah longsor, banjr, dan tsunami di Indonesia sangat tinggi. Berdasarkan Undang-
Undang  Nomor  24  Tahun  2007  Tentang  Penanggulangan  Bencana, bencana  merupakan  serangkaian peristiwa  yang  mengganggu  kehidupan  dan  penghidupan  masyarakat  atas  dasar  faktor  alam, non  alam maupun manusia sehingga menimbulkan kerugian material ataupun non material (BNPB, 2007).
Adapun  menurut  International Strategy  for  Disaster  Reduction (2004), bencana  adalah  suatu peristiwa  yang  terjadi  secara  cepat atau perlahan-lahan  karena  faktor  manusia  maupun  alam, yang  dapat menyebabkan  jatuhnya  korban  jiwa, kerugian  harta  benda  dan  kerusakan  lingkungan. Kabupaten Temanggung  merupakan  salah  satu  kabupaten  di  Jawa  Tengah  yang  memiliki  dua  gunung  berapi  aktif menurut  Badan  Nasional  Penanggulangan  Bencana  yaitu  gunung  Sindoro  dan  gunung  Sumbing. Potensi terjadinya  bencana  karena  gunung  meletus  di  Kabupaten  Temanggung  cukup  tinggi. Kondisi  gunung Sindoro  yang  menjadi  fokus  penelitian  peneliti  karena  keaktifan  dapat  menimbulkan  bencana  di  lokasi penelitian peneliti. Menurut pantauan web site Magma Indonesia, dalam 90 hari terakhir hingga tanggal 3 Maret 2020 gunung Sindoro lebih sering mengalami gempa tektonik jauh.
Dampak  yang  dapat  ditimbulkan  bilamana  bencana  gunung  meletus  terjadi  bagi  arsip  sangatlah tinggi. Arsip  yang  terdampak  bencana  gunung  meletus  dapat  mengalami  kerusakan  dari  segi  fisik  arsip maupun  isi  informasinya. Dampak  yang  diakibatkan  gunung  meletus  yaitu, pencemaran  udara  apabila disertai  hujan  dapat  menyebabkan  hujan  asam, awan  panas, dan  hujan  abu  yang  dapat  merusak  struktur bangunan tempat penyimpanan arsip, sehingga dapat merusak isi serta fisik arsip. Dari pengklasifikasian jenis arsip, arsip vital termasuk dalam jenis arsip kelas satu yang keberadaannya perlu dijaga. Keberadaan arsip  vital  yang  sangat  penting  bagi  keberlangsungan  lembaga  atau  organisasi, maka  diperlukannya tindakan preservasi secara preventifpada arsip vital guna ketersediaan arsip vital saat diperlukan.
Khususnya  arsip  vital  merupakan  arsip  sangat  penting  dan  kegunaannya  berkelanjutan,  arsip tersebut  harus  dilindungi  karena  tidak  dapat  diganti  atau  diperbaharui  seperti  aslinya  bila  rusak  maupun hilang. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan arsip vital  merupakan arsip yang digunakan sebagai prasyarat dasar berlangsungnya kegiatan lembaga atau organisasi (ANRI, 2009). Dari  pengklasifikasian  jenis  arsip, arsip  vital  termasuk  dalam  jenis  arsip  kelas  satu  yang  keberadaannya perlu  dijaga. Keberadaan arsip vital  yang sangat penting bagi  keberlangsungan  lembaga atau organisasi, maka  diperlukannya  tindakan  preservasi  secara  preventif  pada  arsip  vital  guna  ketersediaan  arsip  vital saat diperlukan.
Preservasi  preventif  terhadap  arsip  dilakukan  untuk  pencegahan  kerusakan  arsip  melalui penyediaan  sarana  prasarana, perlindungan  arsip  serta  metode  penyimpanan  arsip. Kegiatan  preservasi preventif  merupakan  tindakan  yang  ditujukan  untuk  melakukan  pencegahan  kerusakan  arsip, baik  fisik maupun  isi  informasinya. Tindakan  preservasi  preventif  yang  dilakukan  ialah  kesiapsiagaan  dalam menghadapi  bencana  mulai  dari  arsip, gedung  penyimpanan, sistem  penyimpanan, dan  sumber  daya manusia.
Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  berada  pada  lereng  gunung  Sindoro  yang  berpotensi dapat meletus, akibat letusan gunung dapat menyebabkan kebakaran hutan yang dampaknya bisa struktur udara  di  lereng  gunung  Sindoro  sehingga  dapat  merusak  kertas  atau  arsip  tekstual. Namun  pada
praktiknya  sumber  daya  manusia  atau  pegawai  di  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  belum memahami  perlunya  tindakan  preservasi  preventif  dengan  keterbatasan  latar  belakang  pendidikan  serta pelatihan  yang  diikuti. Kesiapsiagaan  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  diperlukan  guna melindungi arsip-arsip vital yang dimiliki mengingat pentingnya arsip vital bagi suatu organisasi maupun instansi.

## 2. Landasan Teori
Penelitian  yang  ditulis  Chaterine,  dkk  (2018)  dengan  judul “Recordkeeping  And  Disaster Management In Public Sector Institutions In Ghana” membahas tentang kesiapsiagaan bencana dari staf dalam  bidang  pencatatan  dokumen  penting  dan  persiapan  yang  dilakukan  dalam  menghadapi  bencana pada  beberapa  kementrian  di  Ghana.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  mengkaji  prosedur  dan  tindakan penanggulangan bencana pada bidang-bidang di kementrian dalam mengelola sumber daya informasinya. Hasil  dari  penelitian  tersebut  menjelaskan  bahwa  pada  beberapa  bidang  di  kementerian  Ghana  belum mempersiapkan tindakan dalam menghadapi bencana, sedangkan dari kementerian sudah mempersiapkan fasilitas serta sumber daya manusia dalam manajemen penanggulangan bencana (Chaterine, dkk, 2018).
Penelitian  sejenis  selanjutnya  yang  ditulis  oleh  Laila  (2015)  berjudul “Endangers  Culture Heritage  A  Survey  Of  Disaster  Management  Planning  In  Middle  East  Libraries  And  Archives” membahas tentang hasil survey pada 8 perpustakaan di wilayah Timur Tengah dan Afrika Utara. Tujuan dari  penelitian  ini  untuk  mengetahui  persiapan  pustakawan  dan  arsiparis  dalam  melindungi  warisan budaya  dari  bencana  perang  atau  konflik  terorisme  di  Timur  Tengah  dan  Afrika  Utara.  Hasil  yang diperoleh  dari  penelitian  Laila  menunjukkan  bahwa  sebagian  sudah  mempersiapkan  fasilitas  bilamana terjadi  bencana  perang  atau  konflik,  namun  beberapa  belum  mempersiapkan  dikarenakan  keterbatasan fasilitas, dana dan minimnya pelatihan (Laila, 2015).
Arsip  vital  merupakan  bukti  terselenggaranya  organisasi  sehingga  masuk  dalam  arsip  penting yang harus dijaga dan dirawat (Krihania, 2013). Amsyah ikut berpendapat bahwa arsip vital adalah arsip yang  penting  bagi  kehidupan  dan  tidak  dapat  diperbaharui  bilamana  rusak  maupun  hilang,  arsip  vital tidak  boleh  dimusnahkan  (Amsyah,  2005).  Selanjutnya  dapat  disimpulkan  bahwa  arsip  vital  merupakan arsip yang penting bagi keberlangsungan lembaga atau organisasi dalam menjalankan tugasnya sehingga arsip vital perlu dijaga serta dirawat.
Preservasi arsip adalah bentuk kegiatan perlindungan maupun perawatan arsip baik fisik atau isi informasinya dengan menyimpan arsip tersebut pada tempat penyimpanan yang semestinya sesuai dengan kriteria  tertentu  (Fajri,  dkk,  2012).Namun  di  Indonesia  preservasi  merupakan  kegiatan  yang  mencakup penyimpanan  dan  penataan  fisik  arsip  di  ruang  penyimpanan  agar  arsip  tertata  rapi,  dan  dapat  dengan mudah  ditemukan  kembali,  pengamatan  dan  pengendalian  suhu  dan  kelembapan  ruang  penyimpanan arsip,  dan  pemilihan  dan  penentuan  sarana-prasarana  penyimpanan  arsip  yang  sesuai  dengan  kaidah- kaidah  kearsipan,  seperti  AC,  rak  atau  lemari  arsip, box arsip  atau container arsip  lainnya  (Daryana,
2014). Sehingga Setyawan (2014) menegaskan bahwa preservasi merupakan tindakan untuk  memastikan kelangsungan hidup teknik dari catatan otentik intelektual.
Preservasi  preventif  adalah  tindakan  penjagaan  arsip  dari  berbagai  bentuk  faktor  perusak  arsip, baik  faktor  internal  maupun  eksternal  (Purnomo,  2018).  Menurut  Zega  (2014)  preservasi  preventif merupakan  upaya  penyelamatan  arsip  yang  memperhatikan  sarana,  media  dan  lingkungan  penyimpanan arsip. Sedangkan pendapat Balloffet & Jenny (2005) berpendapat bahwa preservasi preventif arsip harus mencakup  lingkup  lingkungan,  pendidikan,  perencanaan  tanggap  bencana  serta  metode  penyimpanan. Dari  beberapa  penjelasan  tentang  preservasi  preventif  dapat  ditarik  kesimpulan  bahwa  preservasi preventif  merupakan  tindakan  awal  pencegahan  kerusakan  dengan  memperhatikan  aspek-aspek  krusial pada objek yang akan diselamatkan.
Menurut  Balloffet  &  Jenny  (2005)  dasar-dasar  tindakan  preservasi  preventif  pada  arsip  dimulai dari:

## 1. Environmental
Environmental atau  yang  disebut  juga  lingkungan  merupakan  lokasi  arsip  tersebut disimpan. Lingkungan penyimpanan arsip harus terhindar dari segala bahaya yang dapat merusak fisik ataupun isi informasi pada arsip.
2. Education
Education atau pendidikan merupakan dasar seorang arsiparis atau staf untuk menangani pengelolaan  arsip.  Pendidikan/pelatihan  diperlukan  untuk  staf  yang  tidak  memiliki keahlian  dalam  bidang  arsip  untuk  pengelolaan  arsip  di  tempat  mereka  bekerja.  Tanpa adanya  Pendidikan/pelatihan  staf  tidak  dapat  mengelola  arsip  sesuai  dengan  standar kearsipan yang berlaku.
3. Disaster Planning & Response
Dalam  disaster  planning  &  response diperlukannya  identifikasi  untuk  memilimalisir risiko  yang timbul dari bangunan, perlengkapan dan alat penyimpanan arsip, serta risiko yang  ditimbulkan  oleh  alam.  Sehingga,  dilakukannya  inspeksi  terhadap  bangunan, membuat  salinan  untuk  arsip  vital,  pemeliharaan  gedung  penyimpanan  arsip  dan penyimpanan arsip vital pada lokasi lain.
4. Storage Methods
Storage  methods atau  metode  penyimpanan  untuk  arsip  harus  disesuaikan  dengan  jenis dan  fisik  arsip.  Dilakukannya  pemilahan  arsip  termasuk  jenis  arsip  tekstual  atau elektronik untuk dapat menentukan metode penyimpanan yang sesuai.

## 3. Metode Penelitian
Adapun  menurut  Satori  (2012)  bahwa  suatu  metode  penelitian  kualitiatif  diekplorasi  dan diperdalam  dari  suatu  fenomena  sosial  atau  suatu  lingkungan  sosial  yang  terdiri  atas  perilaku,  kejadian, tempat dan  waktu.  Sehingga peneliti  menggunakan  metode penelitian kualitatif  dengan pendekatan kaji
tindak (action research) . Penelitian ini menggunakan model dari McNiff dan Whitehead merupakan hasil dari  modifikasi  siklus  yang  diciptakan  oleh  Lewin  (Putra,  2014).  Model  ini  dikenal  dengan  nama An Action-Reflection Cycle . Berikut gambar dari model ini:

## Gambar 1 Model Teori An-Action-Reflection
Dari  model An  Action  Reflection  Cycle tersebut,  dijelaskan  bahwa  model  penelitian  action research memiliki beberapa tahapan kegiatan di antaranya:
1. Observe
2. Reflect
3. Act
4. Evaluate
5. Modify
Dalam  penelitian  ini  untuk  menentukan  partisipan  menggunakan  teknik purposive  sampling . Purposive  sampling merupakan  teknik  pengambilan  sampel  jika  semua  populasi  memiliki  peluang dijadikan  sampel  (Sugiyono,  2018).Peneliti  menentukan  partisipan  berkaitan  dengan  tindakan  preservasi preventif  arsip  vital  di  KantorPemerintahan  Desa  Munggangsari,  maka  peneliti  mengambil  kriteria partisipan sebagai berikut:
1. Partisipan  memiliki  wewenang  dan  kebijakan  dalam  pengelolaan  arsip  vital  di  Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari.
2. Partisipan  yang  mendapat  mandat  untuk  mengelola  arsip  vital  di  Kantor  Pemerintahan  Desa Munggangsari.
3. Partisipan  yang  berkopeten  di  bidang  pengelolaan  arsip  vital  di  Kantor  Pemerintahan  Desa Munggangsari .
Berdasarkan  kriteria  tersebut  merujuk  pada  Kepala  Desa  Munggangsari  beserta  jajaran  di  bawahnya pada  bagian  administrasi  dan  pemerintahan  sebagai  pihak  yang  memiliki  kewenangan  dan  kebijakan mengelola  arsip  vital.  Peneliti  menentukan  partisipan  yang  mengetahui  informasi  atau  keterangan mengenai  preservasi  arsip  vital  di  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari,  maka  peneliti  mengambil
kriteria partisipan sebagai berikut:
1. Partisipan adalah seseorang yang memiliki pengetahuan dan pengalaman tentang topik penelitian khususnya tentang tata pengelolaan arsip di Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari,
2. Partisipan  adalah  seseorang  yang  bekerja  dibagian  administrasi  dan  pengelolaan  arsip  dan dokumen Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari,
3. Partisipan adalah seseorang yang aktif dan mengetahui program kerja yang sedang dilakukan.
Teknik pengumpulan data yang pertama dilakukan dengan observasi dimana peneliti ikut serta dalam kegiatan  yang  akan  diteliti.  Selanjutnya  peneliti  melakukan  wawancara  kepada  staf  di  Kantor Pemerintahan  Desa  Munggangsari  yang  berwenang  menangani  arsip  vital.  Kemudian  peneliti mendokumentasikan  temuannya  untuk  dijadikan  bukti  keabsahan  dalam  penelitian.  Data  yang  telah diperoleh  dilakukan  analisa  data  sesuai  dengan  teori  Miles  dan  Hubermandimana  data  yang  telah diperoleh  direduksi  sehingga  data  tersebut  fokus  pada  tema  maupun  polanya.  Lantas,  data  yang  telah direduksi  ditampilkan  dalam  bentuk  teks  yang  bersifat  naratif.  Terakhir,  penarikan  kesimpulan  yang dilakukan  setelah  data  direduksi  dan  disajikan  didukung  dengan  bukti  yang  valid  pada  tahap pengumpulan data.

## 4. Pembahasan

## 4.1.Sumber Daya Manusia
Instansi atau lembaga mempunyai asset yang berharga yaitu sumber daya manusia. Sumber daya manusia  sangat  penting  bagi  instansi  atau  lembaga,  karena  sumber  daya  manusia  yang  andal  dapat menjadi  tolak  ukur  perubahan  ke  arah  yang  lebih  baik  bagi  instansi  atau  lembaga.  Pengelolaan  instansi atau  lembaga  bergantung  pada  seluruh  anggotanya,  sehingga  diperlukannya  pengembangan  disetiap sumber  daya  manusianya  sesuai  pada  bidang  masing-masing.  Sumber  daya  manusia  yang  berkomitmen untuk  mendorong  semangat  kerja  yang  tinggi  dapat  memajukan  instansi  atau  lembaga.  Profesionalisme sumber daya manusia dipandang perlu untuk memberikan pelayanan yang maksimal untuk publik. Dalam hal  pengelolaan  kearsipan  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  belum  memiliki  sumber  daya manusia  yang  sesuai  dalam  bidangnya.  Dengan  begitu  pengelolaan  dalam  hal  perlindungan  arsip  vital belum  sepenuhnya  dilakukan  sesuai  dengan  standar.  Perlindungan  arsip  vital  yang  dilakukan  masih seadanya dikarenakan kurangnya pengetahuan dan keterampilan dari sumber daya manusia yang dimiliki.

## 4.2. Lingkungan
Faktor  lingkungan  dapat  memengaruhi  dalam  penyelamatan  arsip  baik  dinamis  maupun  statis. Hal-hal yang memengaruhi penyelamatan arsip dari faktor lingkungan di antaranya, cahaya, suhu, udara, serta kebersihan lingkungannya. Dalam mengontrol lingkungan tempat penyimpanan, cahaya adalah salah satu  hal  yang  diperhatikan  di  dalamnya.  Cahaya  yang  terlalu  terang  akan  merusak  arsip  karena dalamcahaya  lampu  pun  terdapat  gelombang  ultraviolet  yang  dapat  merusak  arsip, sementarabila  terlalu gelap pun akan membuat arsip menjadi rusak. Oleh karena itu, pencahayaan yang baik tidak lebih dari 50 luks  untuk  ruang  penyimpanan  (Harvey,  2011).  Pada  ruang  penyimpanan  arsip  vital  di  Kantor
Pemerintahan  Desa  Munggangsari  terdapat  jendela  namun  cahaya  yang  masuk  hanyalah  sedikit.  Lampu digunakan pada saat jam kerja saja sehingga sistem pencahayaan belum diterapkan sesuai standar.
Suhu  atau  temperatur  dapat  berpengaruh  dalam  lingkungan  arsip.  Suhu  atau  temperatur  yang tidak tepat dapat merusak arsip, sehingga pengaturan suhu atau temperatur harus diperhatikan secara baik. Idealnya  suhu  atau  temperatur  berada  pada  20-22°C.  Suhu  atau  temperatur  yang  terlalu  tinggi  dapat merusak  koleksi  arsip  karenaadanya  reaksi  kimia  yang  dapat  terjadi  akibat  suhu  yang  tinggi.  Dengan adanya  suhu  yang  terkontrol  membuat  arsip  dapat  bertahan  lebih  lama.  Suhu  atau  temperatur  harus dipastikan dalam kondisi yang stabil baik siang, maupun malam hari. Semakin tinggi suhu, semakin cepat oksidasi  dan  hidraulis,  yaitu  kira-kira  dua  kali  lipat  setiap  kenaikan  suhu  10°C.  Keberadaan Air Conditioner (AC) sangat diperlukan bagi tempatpenyimpanan arsip karena suhu atau temperaturnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Sirkulasi  udara  untuk  lingkungan  penyimpanan  arsip  seyogianya  memiliki  kualitas  udara  yang baik.  Sebelum  menentukan  lingkungan  penyimpanan  harus  menghindari  lingkungan  yang  memiliki tingkat  polusi  yang  tinggi.  Polusi  merupakan  udara  yang  bercampur  dengan  debu  dan  zat  kimia.  Kantor Pemerintahan  Desa  Munggangsari  berada  pada  daerah  pegunungan  sehingga  kualitas  udara  di lingkungannya  masih tergolong baik  karena tidak ada pabrik  di  lingkungan sekitarnya. Namun, di ruang kerja  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  sendiri  para  staf  masih  merokok  sembarangan.  Asap rokok  merupakan polusi udara juga, sehingga dapat membahayakan arsip-arsipnya. Meskipun sudah ada tanda larangan  merokok  di Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari namun tak jarang sering dilanggar seperti penuturan informan.

## 4.3. Kesiapsiagaan Bencana
Bencana alam  maupun bencana yang  disebabkan oleh ulah  manusia dapat terjadi kapan saja dan di  mana  saja.  Oleh  sebab  itu,  kesiapsiagaan  bencana  wajib  dilakukan  oleh  institusi  atau  lembaga merupakan  tempat  untuk  menyimpan  dokumen-dokumen  yang  memiliki  nilai  guna  tinggi  dan  menjadi asset bangsa  dan  negara.  Bencana  alam  tidak  dapat  dihindari  namun  dapat  diminimalisir  dampak  yang dapat  ditimbulkan  dengan  melihat  jenis  dan  sifatnya.  Salah  satu  kerugian  materi  yang  muncul  akibat bencana adalah hancurnya hasil-hasil kebudayaan  manusiabaikdalam bentuk bangunanmaupundokumen- dokumenberbahankertas.  Dengan  mengetahui  dampak  yang  ditimbulkan  oleh  bencana,  dapat  ditentukan langkah-langkah antisipasinya.
Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  merupakan  salah  satu  instansi  atau  lembaga  yang rawan  akan  risiko  bencana.  Sulit  dibayangkan  kerugian  yangmungkin  terjadi  apabila  berbagai  macam arsip  mengenai  kependudukan,  batas  wilayah,  pembangunan,  kesejahteraan  masyarakat  dan  berbagai macam  arsip  lain  yangbersinggungan  langsung  dengan  kehidupan  masyarakat  menjadi  hancur  ataupun hilang  akibat  bencana.  Untukitu,  kesadaran  dan  pemahaman  staf  Kantor  Pemerintahan  Desa Munggangsari  akankesiagaanmenghadapi  bencana  menjadi  kebutuhan  wajib  dalam  rangka  melindungi kepentingan masyarakat. Mengingat bahwa Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari berada pada lereng gunung Sindoro  yang  masih aktif dan dapat meletus  kapan saja, kesiapsiagaan untuk perlindungan arsip
sangat  diperlukan.  Namun,  ditinjau  dari  upaya  pencegahan  menghadapi  bencana,  Kantor  Pemerintahan Desa  Munggangsari  belum  sepenuhnya  melakukan  tindakan  pencegahan  bencana  yang  dapat  terjadi kapan  saja.  Minimnya  sarana  dan  prasarana  juga  menjadi  salah  satu  faktor  yang  dapat  menghambat perlindungan arsip dengan baik. Apabila hal ini terus menerus dibiarkan, maka juga dapat berimbas pada terganggunya aktivitas Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari.

## 4.4. Penyimpanan
Penyimpanan  arsip  merupakan  penempatan  arsip  sesuai  dengan  sistem  penyimpanan  dan peralatan  yang  digunakan.  Pentingnya  menyimpan  arsip  apabila  arsip  tersebut  dibutuhkan  dapat  dicari dan ditemukan dengan cepat maka instansi atau lembaga membutuhkan sistem penyimpanan yang sesuai. Pemilihan sistem penyimpanan secara tepat sangat membantu dalam kemudahan penemuan kembali suatu arsip  sewaktu  diperlukan,  sehingga  efektivitas  pengelolaan  arsip  dapat  tercapai.  Kantor  Pemerintahan Desa  Munggangsari  menggunakan  sistem  penyimpanan  subjek,  yaitu  sistem  penyimpanan  dengan  cara mengurutkan  arsip  sesuai  dengan  isi  arsip  atau  urusan  yang  termuat  dalam  setiap  arsip.  Sistem penyimpanan subjek sangat cocok digunakan di Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari karena adanya daftar indeks pada setiap arsip sehingga mempermudah dalam temu kembali arsip.
4.5  Upaya  Preservasi  Preventif  Arsip  Vital  Sebagai  Antisipasi  Terhadap  Bencana  di  Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari

## 4.5.1 Duplikasi Arsip Vital
Duplikasi  arsip  vital  merupakan  salah  satu  cara  melindungi  arsip  vital  dengan  membuat salinannya  dengan  media  di  luar  kertas  dan  menyimpannya  di  tempat  terpisah  dengan  arsip  aslinya. Duplikasi atau yang sering  disebut alih  media arsip diharapkan hasilnya lebih  efektif  dan  efisien. Proses duplikasi  arsip  menjadi  upaya  untuk  mempertahankan  nilai  guna  arsip  dalam  jangka  waktu  yang  lama agar  dapat  digunakan  oleh  generasi  penerus  tanpa  mengurangi  nilai  informasi  yang  terkandung  dalam fisik  arsip  (Narendra,  2016).  Prosedur  alih  media  atau  duplikasi  menurut  Saleh  (2010)  harus mempersiapkan hardwear dan softwear sebagai alat utama dalam alih media.
Berikut  merupakan  tahapan  duplikasi  atau  alih  media  arsip  di  Kantor  Pemerintahan  Desa Munggangsari:
1. Scanning
Scanning yaitu  melakukan  pemindaian  arsip  vital  lembar  per  lembarnya,  dalam  proses  scanning direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch). Setelah itu hasil scan disimpan ke dalam file penyimpanan dalam format JPEG.
2. Editing
Editing yaitu proses pengeditan arsip vital dari hasil scan melalui aplikasi menyimpan hasil edit. Tahapan yang dilakukan dalam editing ini yaitu cropping atau memotong area yang berlebih pada gambar, resizing atau mengatur ukuran gambar, kemudian menyimpan file kembali.
3. Finishing
Finishing yaitu  tahapan  pengemasan  file  hasil  editing  ke  dalam  format  PDF,  selanjutnya disimpan ke media awan Google Drive.

## 4.5.2 Perbaikan Penyimpanan Arsip Vital
Perbaikan  penyimpanan  arsip  vital  dilakukan  untuk  memperbaiki  sistem  penyimpanan  yang belum  sesuai  standar  penyimpanan  arsip  vital.  Perbaikan  ini  untuk  melindungi  fisik  dan  isi  informasi arsip  vital.  Pada  perbaikan  ini  peneliti  melakukan  perbaikan  pada  sistem  penataan  arsip  vital  yang sebelumnya  hanya  disimpan  pada filling  cabinet tanpa pocket  file . Penataan  yang  dilakukan  untuk  arsip vital  tahun  2015  hingga  tahun  2019  sejumlah  43  arsip  vital.  Sistem  penataan  dilakukan  berdasarkan sistem  penyimpanan  subjek,  yaitu  didasarkan  pada  pokok  masalah  arsip  vital  tersebut.  Setelah dikelompokkan  berdasarkan  subjeknya  arsip  vital  tersebut  di  masukkan  pada pocket  file .  Selanjutnya, sistem  penataan  arsip  vital  dengan  penyimpanan  subjek  wajib  membuat  daftar  indeks  terlebih  dahulu, kemudian menyiapkan kartu indeks. Indeks arsip vital di Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari sesuai dengan arahan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Temanggung. Berikutnya, pocket file yang berisi arsip vital disusun secara vertikal di dalam filling cabinet dan tidak lupa diberi kamper atau kapur barus untuk  melindungi  dari  jamur  dan  serangga.  Perbaikan  penataan  arsip  vital  ini  dimaksudkan  untuk melindungi  arsip  vital  sebelum  adanya  bencana  sehingga  jika  terjadi  bencana  arsip  vital  sudah  dalam filling cabinet yang mampu bertahan dari api maupun air kuranglebih selama 4 jam.

## 4.5.3 Preservasi Pengetahuan Staf Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari
Pada  penelitian  ini  preservasi  pengetahuan  dilakukan  dengan  menangkap  pengetahuan ( knowledge  capturing )  yang  dilakukan  peneliti  terhadap  staf.  Kegiatan  ini  dapat  dilakukan  melalui  dua pendekatan, yaitu kodifikasi (codification ) dan personalisasi ( personalization ). Kodifikasi bertumpu pada strategi  menangkap  pengetahuan  dengan  tujuan  untuk  mengalihkan  pengetahuan tacit ke  dalam  bentuk dokumen,  baik  berupa hardcopy maupun  dokumen  elektronik,  sehingga  mudah  diakses  dan didistribusikan kepada orang lain. Preservasipengetahuanyangdilaksanakan di Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari  yang  sebelumnya  telah  dilaksanakan  pelatihan,  kemudian  dilakukan  kodefikasi  dengan membuat buku pedoman preservasi preventif arsip vital. Buku pedoman tersebut mengacu pada Peraturan Kepala  Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  Tentang  Pedoman  Perlindungan,  Pengamanan  Dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara (Perka ANRI Nomor 6 tahun 2005).

## 4.6 Dampak Perbaikan Proses Preservasi Preventif Arsip Vital
Upaya perbaikan yang telah dilaksanakan oleh peneliti tentunya diharapkan memberikan dampak memperbaiki  keadaan  yang  ada  menjadi  lebih  baik.  Untuk  mengukur  dampak  yang  telah  peneliti laksanakan,  maka  peneliti  datang  ke  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  untuk  melakukan testimoni  langsung  kepada  staf  untuk  mengetahui  hasil  atau  perkembangan  yang  terjadi  dari  sebelum adanya buku pedoman preservasi preventif arsip vital hingga adanya buku pedoman preservasi preventif arsip vital. Dampak upaya perbaikan proses preservasi preventif arsip vital di Kantor Pemerintahan Desa Munggangsari menjadi lebih baik dari sebelumnya. Hasil dari upaya peneliti dalam  melakukan perbaikan berdampak positif, menghasilkan perubahan yang selanjutnya diteruskan oleh staf. Upaya perbaikan yang
peneliti lakukan telah memperbaiki dan mengatasi keadaan yang sebelumnya belum terkelola dengan baik menjadi  terkelola  dengan  baik  pada  setiap  tahapannya.  Dari  testimoni  yang  telah  dilaksanakan,  ada beberapa faktor yang menyebabkan staf menerima dan menggunakan buku pedoman preservasi preventif arsip vital.

## 5. Simpulan
Berdasarkan  penelitian  yang  telah  dilakukan  menunjukkan  bahwa  Kantor  Pemerintahan  Desa Munggangsari  belum  sepenuhnya  melakukan  preservasi  preventif  arsip  vital  sebagai  upaya  antisipasi terhadap  bencana.  Tindakan  yang  dilakukan  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  untuk perlindungan  arsip  vital  hanya  dengan  tempat  penyimpanan  dengan  menggunakan filling  cabinet yang mampu  bertahan  pada  saat  terjadi  kebakaran  selama  4  jam.  Perlindungan  lainnya  ialah  mengamankan fiisk arsip dari hewan pengerat dan hama. Untuk perlindungan dalam antisipasi terhadap bencana belum dilaksanakan. Proses perlindungan yang belum sesuai menimblkan rawannya kerusakan pada fisik dan isi informasi arsip. Oleh sebab itu, pembuatan buku pedoman preservasi preventif arsip vital sebagai upaya untuk perlindungan arsip vital sesuai dengan tahapan-tahapan yang harus dilakukan.
Sebelum  pembuatan  buku  pedoman  preservasi  preventif  arsip  vital,  peneliti  telah  melaksanakan pelatihan  duplikasi  arsip  serta  tata  penyimpanan  arsip  yang  sesuai  dengan  kaidah  kearsipan.  Namun, setelah dilakukan evaluasi hasil dari pelatihan tersebut tidak dapat ditularkan secara langsung kepada staf bagian lain serta bilamana staf yang diberi pelatihan pensiun atau dipindah tugaskan ilmunya tidak dapat ditularkan.  Dalam  penyusunan  buku  pedoman  preservasi  preventif  arsip  vital,  sebelumnya  peneliti melakukan  observasi  terhadap  kondisi  arsip  vital  di  Kanto  Kepala  Desa  Munggangsari.  Setelah  itu peneliti  mencari  bahan  acuan  yang  sesuai  dengan  kondisi  arsip  vital  di  Kantor  Pemerintahan  Desa Munggangsari yang selanjutnya dijadikan landasan untuk buku pedoman preservasi preventif arsip vital. Selanjutnya  buku  pedoman  diberikan  kepada  pihak  Kantor  Pemerintahan  Desa  Munggangsari  yang kemudian  dievaluasi  oleh  informan-informan.  Penerapan  buku  pedoman  preservasi  preventif  arsip  vital memberikan  dampak  positif  bagi  perlindungan  arsip  vital.  Tahapan-tahapan  preservasi  preventif  arsip vital kini lebih teratur sehingga risiko akibat bencana dapat diminimalisir

## Daftar Pustaka
Amsyah, Zulkifli, 2005, Manajemen Kearsipan , Jakarta, Gramedia Pustaka Utama.
ANRI 2009,“Peraturan Kepala Arsip Nasional  Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009”,Diambil dari https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka%20Nomor%2043%20Tahun%202015.pdf
Asamoah,  C.,  Akussah,  H.,  &  Musah,  A,  2018,  “Recordkeeping  And  Disaster  Management  In  Public Sector Institutions In Ghana”, Records Management Journal , 28(3), 218–233.
BNPB  2007,  “Undang-Undang  Tentang  Penanggulangan  Bencana  Nomor  24  Tahun  2007”,Diambil darihttps://bnpb.go.id/ppid/file/UU_24_2007.pdf
Balloffet, Nelly & Jenny Hille, 2005, Preservation and Conservation for Librarie and Archives , Chicago.
Daryana, Yayan, 2014, Konsep Dasar Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip , Tangerang Selatan.
Fajri, Hamdani dan Syahyuma, 2012, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Perpustakaan, Arsip,  dan  Dokumentasi  Kabupaten  Pesisir  Selatan”. Jurnal  Ilmu  Informasi  Perpustakaan  dan Kearsipan , 1, 409-417.
Harvey, Ros, 2011, Preservation in Libraries: Principles, Strategies, and Practice for Librarias . London. Husein, Moustafa Laila, 2015, “Endangers Culture Heritage: A Survey Of Disaster Management Planning In Middle East Libraries And Archives”, Library Managemen, 36(6/7), 476-494.
International  Strategy  for  Disaster  Reduction,  2004,  “Living  with  Risk  -  A  Global  Review  of  Disaster Reduction Initiatives”,Diambil darihttps://www.eird.org/eng/revista/No15_99/pagina2.htm Krihania, M. (2013) “Pengantar Pengelolaan Arsip Vital” Repository Universitas Terbuka . Tersedia pada: http://repository.ut.ac.id
Narendra,  Albertus  Pramukt,  2016,  “Model  Transformasi  Media  melalui  Digitalisasi:  Studi  Kasus  Alih Media”, Record and Library Journal , 2, 212-224.
Purnomo, 2018, “Preservasi Sebagai Upaya Untuk Menjaga Kelestarian Dan Memperpanjang Usia Arsip Statis Konvensional”, Jurnal Pustaka Ilmiah , 4, 679-693.
Putra, Nusa, 2014, Penelitian Tindakan (Pipih Latifah, Ed.) , Bandung, PT Remaja Rosdakarya.
Saleh, Abdul Rahma, 2010, Membangun Perpustakaanp Digital: Step by Step , Jakarta, Sagung Seto.
Satori, Djam’an dan Komariah, Aan, 2012, Metodologi Penelitian Kualitatif , Bandung, Alfabeta.
Setyawan,  Herman,  2014,  “Preservasi  Material  Fotografi”, Khazanah  Jurnal  Pengembangan  Kearsipan , 7, 42-51.
Sugiyono, 2018, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D , Bandung, Alfabeta.
Zega,  Vinis  Daya  M.  (2014)  “Preservasi  Arsip  Konvensional  di  Arsip  Universitas  Gadjah  Mada”.
Tersedia pada: https://arsip.ugm.ac.id/2014/12/05/preservasi-arsip-konvensional-di-arsip- universitas-gadjah-mada/