## DEFINISI ADMINISTRASI DALAM BERBAGAI SUDUT PANDANG
Lina Marliani, M.Si.
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Galuh Jln. R.E. Martadinata No.150 Ciamis

## Abstrak
Pengertian  atau  definisi  administrasi  dari  pendapat  para  ahli  memiliki    sudut  pandang  yang berbeda-beda.    Administrasi  pada  dasarnya  berkenaan  dengan  tugas  atau  pekerjaan  pada  suatu organisasi dengan melibatkan administrator. Charles A. Beard mengatakan bahwa tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Meskipun era globalisasi sudah lama bergulir, ditambah lagi dengan revolusi industry 4.0 yang sarat dengan teknologi dan ilmu  pengetahuan  yang  mutakhir,  administrasi  tetap  merupakan  hal  yang  paling  utama  dalam melaksanakan  setiap  bidang  pekerjaan.  Bahkan  administrasi  disebut  sebagai  penentu  citra  suatu organisasi. Baik buruknya organisasi, maju mundurnya organisasi serta hidup matinya organisasi sangat  tergantung  pada  administrasi  yang  dimiliki  dan  dilaksanakan  oleh  seluruh  unsur  dalam organisasi.
Kata Kunci : Administrasi Negara

## A. LATAR BELAKANG
Membahas  tentang  administrasi  merupakan kegiatan  yang  tidak  akan  pernah  berujung. Karena administrasi akan bersangkut paut dengan unsur-unsur  yang  lain.  Maka  mempelajari administrasi  akan  mempelajari  juga  tentang organisasi, mana jemen, kepemimpinan, kebijakan, dan hubungan antar manusia.
Administrasi  merupakan  salah  satu  cabang ilmu  sosial  yang  secara  khas  mempelajari administrasi sebagai fenomena masyarakat modern.  Administrasi  pada  dasarnya  sudah  ada sejak  beribu-ribu  tahun  yang  lalu.  Pada  saat masyarakat  hidup  nomaden,  mereka  sudah melaksanakan administrasi. Administrasi sebagai ilmu  pengetahuan    baru  berkembang  pada  awal abad  19.  Meskipun  umur  administrasi  sudah lama,  tetapi  administrasi  masih  menjadi  kajian yang  menarik  perhatian,  karena  beberapa  kasus yang  terjadi  pada  saat  ini  banyak  dihubungkan dengan ketidakberesan dalam kegiatan administrasi.
Dapat  dikatakan  bahwa  maju  mundurnya suatu negara tidak dilihat dari adanya pembangunan  gedung-gedung  tinggi,  rumah sakit,  kantor  pemerintah  yang  megah,  tetapi dilihat dari administrasi yang dimilikinya. Negara hancur  atau  runtuh  bukan  karena  gempa  bumi, gunung  meletus,  banjir  bandang  dan  bencana alam lainnya, tetapi karena buruknya administrasi yang  dijalankan  oleh  administratornya.  Adanya korupsi,  kolusi  dan  nepotisme  merupakan  salah satu ciri buruknya administrasi yang dijalankan.
Adanya  kemajuan  ilmu  pengetahuan dan  teknologi  yang  semakin  pesat,  tuntutan masyarakat  akan  pemenuhan  kebutuhan  yang semakin kompleks dan rumit dengan
keterbatasan  sumber  daya,  sering  mewarnai perkembangan  administrasi  saat  ini.  Oleh  karena itu dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat  perlu  adanya  administrasi  yang  baik, dalam  sisi  administratif  (pencatatan)    maupun kerjasamanya.  Misalnya  pada  saat  masyarakat mengurus  akta  kelahiran,  kartu  tanda  penduduk, ijin mendirikan bangunan, dan lain-lain, masyarakat sering bertanya “berapa administrasinya?” Disini administrasi diidentikkan dengan sejumlah uang. Dan ini yang belum  dipahami  tentang  arti  dari  administrasi, karena  administrasi  bukanlah  uang.  Bagaimana seharusnya kita memahami tentang administrasi ? Pembahasan  tentang  definisi  administrasi  dari berbagai  sudut  pandang,  dari  beberapa  ahli, kiranya  dapat  memberikan  sedikit  pemahaman tentang administrasi yang sebenarnya.

## B. TINJAUAN TEORI
1. Pengertian Administrasi
Secara etimologis atau asal kata, administrasi berasal dari Bahasa Inggris “ administration” ,  dengan  bentuk  infinitifnya to administer yang  diartikan  sebagai to  manage (mengelola).  Administrai  juga  dapat  berasal  dari Bahasa  Belanda  “ administratie” ,  yang  memiliki pengertian mencakup  tata usaha, manajemen dari kegiatan organisasi, manajemen sumber daya.
Dari pengertian tersebut, administrasi mempunyai pengertian dalam arti sempit dan arti yang  luas.  Dalam  arti  sempit  administrasi  sering diartikan  dengan  kegiatan  ketatausahaan.  Tata usaha  pada  hakikatnya  merupakan  pekerjaan pengendalian  informasi.  Tata  usaha  juga  sering diartikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan tulis menulis/mencatat, menggandakan,
menyimpan,  atau  yang  dikenal  dengan clerical work (Silalahi, 2013 : 5).
Administrasi  dalam  arti  luas  diartikan sebagai kerjasama. Istilah administrasi berhubungan  dengan  kegiatan  kerjasama  yang dilakukan  manusia  atau  sekelompok  orang sehingga  tercapai  tujuan    yang  diinginkan. Kerjasama  adalah  rangkaian  kegiatan  yang dilakukan oleh sekelompok orang secara bersama-sama,  teratur  dan  terarah  berdasarkan pembagian  tugas  sesuai  dengan  kesepakatan bersama (Silalahi, 2010 : 8).
Beberapa  pendapat  para  ahli  tentang administrasi dalam  arti kerjasama adalah sebagai berikut :
Herbert  Simon mendefinisikan  administrasi sebagai  kegiatan-kegiatan  kelompok  kerjasama untuk  mencapai  tujuan-tujuan  bersama. Dwight Waldo memberikan definisi administrasi sebagai daya  upaya  yang  kooperatif,  yang  mempunyai tingkat  rasionalitas  yang  tinggi. Dimock  & Dimock mengatakan  bahwa  administrasi  adalah suatu ilmu yang  mempelajari  apa yang dikehendaki oleh masyarakat melalui pemerintah, dan  cara  mereka  memperolehnya.    Sedangkan Sondang P. Siagian mendefinisikan administrasi sebagai keseluruhan proses  kerjasama  antara  dua orang  manusia  atau  lebih  yang  didasarkan  atas rasionalitas  tertentu  untuk  mencapai  tujuan  yang telah  ditetapkan  sebelumnya,  (Pasolong  :  2014 :2).
Dari  beberapa  pendapat  tentang  pengertian administrasi  di  atas,  pada  dasarnya  administrasi terdiri  dari  dimensi  karakteristik  dan  dimensi
unsur-unsur  yang  melekat  pada  administrasi (Pasolong,  2014  :  30).  Dimensi  karakteristik administrasi terdiri dari :
1. Efisien,  yang  berarti  bahwa  tujuan  dari administrasi  adalah  untuk  mencapai  hasil secara berdaya guna. Tjokroamidjojo mengatakan bahwa efisien adalah perbandingan  terbaik  antara  input  dengan output atau perbandingan antara pengeluaran dengan  keuntungan.  Dengan  kata  lain perbandingan antara apa yang telah dihasilkan  dengan  apa  yang  seharusnya diselesaikan.
2. Efektifitas,  yang  berarti  bahwa  tujuan  yang telah direncanakan sebelumnya dapat tercapai.    James  L.  Gibson  mengatakan bahwa  efektifitas  adalah  pencapaian  sasaran dari upaya bersama.
3. Rasional,  yang  berarti  bahwa  tujuan  yang telah dicapai bermanfaat untuk maksud yang berguna,  yang  dilakukan  secara  sadar  dan sengaja.  Herbert  A.  Simon  mengatakan bahwa  rasional  secara  objektif,  jika  tujuan yang  hendak  dicapai  untuk  kepentingan organisasi.
Oleh  karena  itu,  tujuan  yang  hendak dicapai  melalui  kegiatan  administrasi  adalah menerapkan  kemampuan  dan  keterampilan  kerja sehingga tercapai tujuan secara efektif dan efisien melalui  tindakan  rasional.  Tujuan  secara  efektif dan  efisien    melalui  tindakan  rasional  dapat terwujud bila ada perencanaan yang realistik  dan benar-benar tepat, logis dan dapat dikerjakan.
Keterangan :
1. Jika output lebih besar dari pada input berarti efisien.
2. Jika tujuan organisasi tercapai berarti efektif.
3. Jika tujuan yang dicapai untuk kepentingan organisasi berarti rasional.
Dimensi unsur-unsur administrasi terdiri
dari : 1. Adanya  tujuan atau sasaran yang ditentukan sebelum melaksanakan suatu pekerjaan.
2. Adanya  kerjasama  baik  sekelompok  orang atau  lembaga  pemerintah  maupun  lembaga swasta.
3. Adanya  sarana  yang  digunakan  dalam melaksanakan tujuan yang hendak dicapai. Dari definisi administrasi tersebut, administrasi  dapat  dikelompokkan  ke  dalam  3 (tiga)  macam  kategori  definisi  administrasi (Hardiyansyah, 2017 : 10), pertama : administrasi sebagai  proses  atau  kegiatan.  Menurut Soetarto &  Soewarno ,  administrasi  adalah  suatu  proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap
INPUT PROSES OUTPUT Sumber Sarana & Prasarana Produksi barang & jasa RASIONAL
tindakan/kegiatan  dalam  setiap  usaha  kerja  sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.
Kedua  :  administrasi  sebagai  tata  usaha. Harris  Muda  Nasution mengatakan  bahwa administrasi adalah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur  segala  pekerjaan  yang  berhubungan dengan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat (membukukan) setiap perubahan/kejadian yang terjadi dalam organisasi itu. Ketiga : administrasi dalam arti pemerintah/negara/publik. Nigro & Nigro mengemukakan  bahwa  kerjasama  kelompok pemerintahan  bukan  hanya  pihak  eksekutif  saja. Tetapi meliputi legislatif, eksekutif dan hubungan diantara  mereka  yang  mempunyai  peranan penting dalam perumusan kebijakan pemerintah.

## 2. Penggolongan Administrasi
Pada dasarnya administrasi dapat dibedakan ke dalam 2 (dua) golongan besar, yaitu : 1. Administrasi  negara  ( Public  administration ), yaitu  kegiatan-kegiatan/proses/usaha  dalam bidang kenegaraan.
2. Administrasi niaga ( Privat/business administration ), yaitu kegiatan-
kegiatan/proses/usaha  yang  dilakukan  di bidang swasta. Perbedaan administrasi negara dan administrasi niaga dapat dilihat pada tabel berikut ini : ADMINISTRASI NEGARA ADMINISTRASI NIAGA
Administrasi negara bertujuan untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada masyarakat ( Public service ).
Administrasi niaga bertujuan untuk memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya ( Profit oriented ).
Administrasi negara dalam pencapaian tujuannya dilakukan berdasarkan ketentuan/peraturan perundang-undangan yang berlaku. Administrasi niaga dalam pencapaian tujuannya dilakukan dengan kebijaksanaan yang bersifat menguntungkan ( tidak selalu terikat oleh ketentuan yang telah ditetapkan). Administrasi negara dalam kegiatannya mengutamakan kebenaran sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Administrasi niaga dalam kegiatannya tidak selalu terikat dengan prosedur yang berlaku, tetapi mengutamakan hasil yang dicapai. Administrasi negara di dalam cara kerjanya dianggap kurang efisien. Administrasi niaga di dalam cara kerjanya sangat efisien. Administrasi negara dalam kegiatannya bersifat monopoli karena mengutamakan kepentingan umum. Administrasi niaga dalam kegiatannya bersifat persaingan bebas. Administrasi negara dalam kegiatannya ditujukan bagi kepentingan kesejahteraan masyarakat banyak ( social welfare ). Administrasi niaga dalam kegiatannya ditujukan bagi kepentingan kesejahteraan individu atau kelompoknya. 3. Perkembangan Administrasi
Perkembangan administrasi sejak dahulu sampai dengan sekarang, sudah mengalami beberapa periode/fase perkembangan. Dimulai  dari  administrasi  sebagai  seni  sampai dengan  administrasi  sebagai  ilmu  pengetahuan. Administrasi  sebagai  seni  timbul  bersama-sama dengan  timbulnya  peradaban  manusia,  jelasnya sejak manusia berbudaya dengan mengembangkan ciptanya/akal pikirannya, rasanya/seninya, karsanya/kehendaknya, dan adanya  kerjasama  diantara  dua  orang  atau  lebih dalam  rangka  mencapai  tujuan.    Sedangkan administrasi sebagai ilmu pengetahuan merupakan  fenomena  masyarakat  modern  yang relatif  masih  baru,  yaitu  baru  berkembang  pada
awal  abad  ke  19.  Administrasi  sebagai  ilmu pengetahuan termasuk   “ applied  science ”  karena kemanfaatannya  hanya  ada  apabila  prinsip- prinsip,  dalil-dalil,  rumus-rumus  diterapkan untuk  meningkatkan  mutu  berbagai  kehidupan bangsa dan negara.
1) Administrasi sebagai seni
Administrasi  sebagai  seni  timbul  bersamaan dengan  peradaban  manusia.  Bukti-bukti sejarah  menunjukkan  bahwa  administrasi sebagi  seni  sudah  dijalankan  semenjak manusia berbudaya. Perkembangan administrasi  sebagai  seni  di  bagi  ke  dalam tiga fase,  yakni fase pra-sejarah, fase  sejarah dan fase modern.
Fase  pra-sejarah  berakhir  pada  tahun  1 Masehi.  Pada  fase  ini  berkembang  beberapa peradaban  manusia,  dimana  masing-masing peradaban  memberikan kontribusi  bagi
perkembangan  administrasi.  Fase  pra-sejarah terdiri dari peradaban
Mesopotamia, Babilonia,  Mesir,  Cina/Tiongkok,  Romawi dan Yunani.
Fase  sejarah  terjadi  pada  tahun  1  Masehi  – Tahun 1886. Pada fase sejarah ini di abad 15 timbul  aliran  Gereja  Katolik  Roma,  yang memberikan  sumbangan  besar  terhadap perkembangan pemikiran administrasi, terutama dalam bidang organisasi. Pada awal abad 19 di Eropa muncul  tiga kelompok ahli pada  saat  yang  bersamaan  dengan  pemikiran yang  berbeda  yang  memberikan  kontribusi bagi  perkembangan  administrasi,  yaitu  kaum Kameralis, Merkantilis dan Fisiokrat. Fase  modern,  yang  dimulai  dengan  adanya revolusi industri. Revolusi industri membawa perubahan  yang  sangat  pesat  terhadap perkembangan  administrasi.  Pada  fase  ini administrasi  mulai  ber-dwi  status,  yakni administrasi  sebagai  seni,  dan  administrasi sebagai  ilmu  pengetahuan.  Fase  modern ditandai dengan lahirnya gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori oleh Henry Fayol dan F.W  Taylor.  Pada  fase  ini  pelaksanaan administrasi  mulai  menggunakan  metode- metode ilmiah.
2) Administrasi sebagai Ilmu Pengetahuan Administrasi sebagai ilmu pengetahuan dapat dipelajari    melalaui  pendidikan  dan  latihan administrasi.    Administrasi  sebagai  ilmu pengetahuan  merupakan  salah  satu  disiplin ilmu  yang  relatif  baru,  yang  dimulai  dari adanya  gerakan  manajemen  ilmiah  yang dipelopori oleh Henry Fayol dan F.W Taylor. Kedua  orang  ahli  ini  melakukan  penelitian yang  hasilnya  saling  melengkapi.  Beliau dijuluki  sebagai  Bapak  Administrasi  / Manajemen.  Dari  hasil  analisanya  Henry Fayol menggunakan pendekatan administratif manajemen, sedangkan F.W Taylor mendasarkan analisanya pada operatif manajemen.  Perbedaan  analisanya  dapat dilihat pada bagan berikut : M.A M.T.A  M.A                                            M.O M.T.M  M.A                                            M.O M.T.B  M.A                                           M.O M.O Keterangan : M.A = Manajemen Administratif M.O = Manajemen Operasional M.T.A  = Manajemen Tingkat Atas
M.T.M  = Manajemen Tingkat Menengah M.T.B  = Manajemen Tingkat Bawah
Dari penjelasan di atas administrasi dapat di katakan  sebagai  seni,  yang  memerlukan  bakat- bakat,  pengalaman,  kemahiran  dan  kecakapan dalam  melaksanakan  pekerjaan.  Administrasi sebagai ilmu memerlukan metode-metode, pendekatan,  teori,  rumus  dan  dalil  agar  dapat digunakan  dalam  melaksanakan  suatu  pekerjaan dan  memberikan  manfaat  bagi  kesejahteraan masyarakat.  Administrasi  dapat  dipelajari  untuk menjadi  ahli  atau  keahlian.  Jika  demikian,  maka administrasi  merupakan  profesi  yang  melekat pada administrator.

## C. PEMBAHASAN
Administrasi diartikan sebagai proses kerjasama  yang  dilakukan  oleh  dua  orang  atau lebih  untuk  mencapai  suatu  tujuan.  Administrasi diperlukan  setiap  orang  sejak  lahir  sampai dengan  akhir  hayatnya.  Administrasi  selalu dijumpai dalam setiap aspek  kehidupan manusia. Contohnya  produk  administrasi  yang  diperlukan akta  kelahiran,  kartu  tanda  penduduk,  kartu keluarga,  dan  lain-lain.  Dengan  demikian  setiap individu dalam masyarakat memerlukan administrasi. Administrasi merupakan fenomena masyarakat  modern,  dimana  masyarakat  modern selalu mengalami perubahan pada pola kehidupan  di  segala  bidang.  Pola  hidup  ini berkaitan  dengan  cara  berfikir  serta  bekerja secara  rasional.  Dan  cara  kerja  rasional  inilah yang  berkaitan  dengan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi modern. Dengan adanya perkembangan ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  yang  semakin pesat,  maka  tuntutan  dan  kebutuhan  masyarakat akan  pelayanan  semakin  rumit  dan  kompleks. Selain tuntutan  akan pelayanan yang berkualitas, dituntut  pula  efisiensi  dan  efektifitas  kerja. Adanya keterbatasan sumber-sumber daya semakin  mendorong  organisasi  untuk  melakukan kerjasama  dan  kemitraan  dengan  organisasi lainnya.  Hal  ini  dilakukan  karena  dalam pemenuhan  kebutuhan  manusia  yang  beragam tidak  bisa  dipenuhi  oleh  satu  organisasi  atau lembaga saja.
Administrasi selain diartikan sebagai kegiatan ketatausahaan dan kerja sama, administrasi  juga  diartikan  sebagai  profesi  atau keahlian. Dan karena administrasi sebagai profesi ini,  banyak  kasus-kasus  yang  terjadi  karena masalah  administrasi.  Dan  ini  yang  bisa
memperburuk  citra  suatu  organisasi  di  mata publik/masyarakat.    Suatu  organisasi  bisa  maju atau  mundur,  hidup  atau  mati,  bergerak  atau diam,  akan  sangat  tergantung  pada  administrasi yang  dijalankan  oleh  orang-orang  atau  anggota organisasi  yang  bersangkutan.  Oleh  karena  itu administrasi  sebagai  ilmu  harus  dan  dapat dipelajari,  agar  dapat  dimanfaatkan/digunakan bagi  kepentingan  masyarakat  dalam  rangka mewujudkan kesejahteraan.
Banyak  definisi  atau  arti  dari  administrasi yang  dikemukakan  oleh  para  ahli  yang  mungkin berbeda  dari  perspektif  sudut  pandang.  Studi administrasi  dipandang  sebagai  suatu  variasi yang  memiliki  perbedaan  berdasarkan  pada  titik pandang ( point of view ) keahlian masing-masing. Para  praktisi  melihat  administrasi  sebagai pengalaman  ( experience ),  psikolog  cenderung memandang  administrasi  melalui  peristiwa  atau kejadian  dalam  hubungan  interpersonal,  para sosiolog  dan  psikolog  memusatkan  perhatian administrasi  pada  perilaku  kelompok,  sistem sosial dari fenomena kerjasama administratif dan manajerial.

## D. Kesimpulan
Ada  beberapa  pengertian  administrasi  yang dapat  kita  pelajari  dalam  kehidupan  sehari-hari. Administrasi  dapat  diartikan  sebagai  kegiatan ketatausahaan,  kerjasama,  administrasi  sebagai proses,  fungsi  dan  administrasi  sebagai  lembaga (pemerintah).  Administrasi  dipandang  sebagai seni,  dimana  dalam  menggunakannya  perlu  ada
bakat dan kemampuan disertai dengan pengalaman  kerja  agar  hasil  yang  dituju  tercapai secara  efektif  dan  efisien.  Administrasi  sebagai ilmu  pengetahuan  memerlukan  metode-metode ilmiah,  yang  dilakukan  secara  sistematis,  terukur dan  logis.  Administrasi  dapat  pula  diartikan sebagai  profesi  atau  pekerjaan,  namun  sebagai profesi  belum  semapan    profesi  lain  seperti dokter, hakim,  guru, dan lain-lain.
Administrasi  ada  karena  masyarakat  yang membutuhkan, seiring dengan semakin kompleknya  kebutuhan  masyarakat  yang  harus segera  dipenuhi  oleh  suatu  organisasi.  Dalam pelaksanaannya  administrasi  dilaksanakan  oleh administrator,  yakni  petugas  yang  melekat  pada administrasi  itu  sendiri.  Agar  tidak  ada penyalahgunaan dalam pelaksanaan  administrasi, maka  administrasi  harus  dipelajari  melalui  suatu pendidikan atau pelatihan agar menjadi profesi.

## DAFTAR PUSTAKA
Handayaningrat, Soewarno. Pengantar StudimIlmu  Administrasi  dan  Manajemen. Jakarta : Gunung Agung. 1995 Hardiyansyah. Manajemen Pelayanan dan Pengembangan Organisasi Publik. Yogyakarta : Gava Media. 2017 Pasolong,  Harbani.  Teori  Administrasi  Publik. Bandung : Alfa Beta. 2014 Silalahi, Ulbert. Studi Tentang Ilmu Administrasi. Bandung : Sinar Baru Algesindo. 2013