## SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS DI BAGIAN FILING

## Amik Novia Ratnasari
1 2 Abstract - - Keywords:
Abstrak Tujuan penelitian ini adalah menggambarkan  sistem informasi di bagian . Jenis Penelitian ini adalah deskriptif. Populasi 14 petugas , sampel 5 petugas
dengan menggunakan teknik Sampling Insidental . Instrument pengumpulan data adalah pedoman wawancara dan pedoman observasi. Cara pengumpulan data dengan wawancara dan observasi. Analisis datanya deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa alur prosedur penyimpanan sudah sesuai dengan SPO yang berlaku di RSUD Dr.Moewardi. Input data Sistem Informasi Rekam Medis meliputi nomor rekam medis, nama, alamat, umur, jenis kelamin, tujuan periksa, cara bayar, masuk, simpan, master pasien. Dalam pemantauan dokumen rekam medis petugas menggunakan komputerisasi dan manual, akan tetapi dalam pemantauan dokumen rekam medis masih terdapat dikarenakan petugas yang kelelahan dan juga faktor usia sehingga dapat memperlambat dalam pelayanan.  Sedangkan dalam transaksi dokumen rekam medis petugas menggunakan tracer baik peminjaman dokumen rekam medis maupun pengembalian dokumen rekam medis. Ouput dari  sistem data dokumen rekam medis yang belum kembali, mengetahui penggunaan dokumen rekam medis per hari dan per bulan.Simpulan dalam penelitian ini masih terdapat kendala dalam pemantauan dokumen rekam medis terkait dengan dikarenakan petugas kelelahan dan faktor usia.
Kata kunci: Sistem Informasi, Filing

## PENDAHULUAN
Menurut  PermenkesNo.82 Tahun  2013  Tentang SIMRS adalah sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan rumah sakit dalam bentuk jaringan
koordinasi,  pelaporan  dan  prosedur  administrasi untuk  memperoleh  informasi  secara  tepat  dan akurat dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.  Pengelolaan  SIMRS  harus  mampu meningkatkan  dan  mendukung  proses  pelayanan
kesehatan di rumah sakit meliputi kecepatan, akurasi, integrasi,  peningkatan  pelayanan,  peningkatan

## operasional.
Sistem Informasi sekumpulan unsur yang berhubungan antara  satu  dengan  yang  lainnya  sedemikian  rupa berproses  mencapai  tujuan  tertentu,  atau  suatu tatanan  dimana  terjadi  suatu  kesatuan  dari  berbaga iunsur  yang  saling  berkaitan  secara  teratur  menuju pencapaian  unsure  dalam  batas  lingkungan  tertentu (Rustiyanto,2010). Informasi yang dihasilkan di unit yaitu penggunaan DRM, kelengkapan isi dokumen rekam medis, daftar dokumen rekam medis yang siap diretensi, dokumen rekam medisdimusnahkan,formulir yang diabadikan (Sudra,2013).
Hasil penelitian Nugroho (2014) menyatakan bahwa petugas filing dengan  petugas  unit  terkait  harus berkoordinasi  dengan  baik  untuk  memahami  betul tentang isi prosedur tetap pelayanan di bagian Penyimpanan berkas RM di secara garis besar belum sesuai dengan prosedur tetap yang disahkan oleh direktur rumah sakit, hal ini diketahui bahwa petugas sering  kali  mengalami  keterlambatan  dalam menerima bekas rekam medis yang siap disimpan.
Berdasarkan  survei, SIMRS  di  RSUD  Dr.Moewardi menggunakan Web  dan  saat  ini  sudah  terintegerasi sehingga di instalasi  rekam  medis  dari  unit  satu  ke unit yang lainya sudah terhubung. RSUD Dr.Moewardi merupakan  rumah  sakit  tipe A  yang  menjadi  pusat rujukan di jawa tengah bagian timur. Dengan banyaknya jumlah pasien yang berkunjung maka sistem informasidi bagian filing sangat  dibutuhkan  untuk  menunjang pelayanan kesehatan. Di RSUD Dr.Moewardi sistem informasi di bagian masih terdapat kendala yaitu
input data dilakukan secara berulang jika terjadi jaringan dan salah penempatan dokumen rekammedis yang dikarenakan petugas kelelahan dan faktor usia, sehingga dapat menghambat pelayanan pasien. Tujuan penelitian  ini  adalah    mengetahui  gambaran  sistem Informasi Rekam Medis Di Bagian di RSUD Dr.Moewardi

## METODE PENELITIAN
Jenis Penelitian yang digunakan adalah deskriptif yaitu menggambarkan  sistem  informasi  di  bagian filing di RSUD Dr.Moewardi. Subjek  dalam  penelitian ini adalah 5 petugas
di RSUDDr.Moewardi.Objek dalam penelitian ini adalah  sistem informasi rekam medis bagian di RSUD Dr.Moewardi.Instrumen pengumpulan data adalah Pedoman wawancara berupa
daftar  pertanyaan  yang  sudah  tersusun  dengan  baik untuk  mendapatkan  informasi  tentang  pelaksanaan sistem informasi manajemen rumah sakit di unit rumah  sakit.  Dan  pedoman  observasi  penelitian  ini mengenai sistem informasi manajemen rumah sakit di unit rumah sakit.Teknik pengolahan dan analsis data  meliputi;  reduksi,  penyajian  dan  penarikan kesimpulan.

## HASIL

## Alur prosedur penyimpanan dokumen rekam
Petugas filing di  RSUD  Dr.Moewardi  dalam menyimpan dokumen rekam medis menggunakan sistem  penyimpanan sentralisasi (Dokumen rekam medis disimpan dalam satu map baik Rawat Jalan,  Rawat  Inap  maupun  Gawat  Darurat)  dan menggunakan  sistem  penjajaran
(TDF)atau berpedoman pada dua angka akhir. Penyimpanan di bagian di RSUD Dr.Moewardi sudah menggunakan namun masih ada dokumen  rekam  medis  yang  sengaja  disimpan didalam rak. Berdasarkan hasil wawancara SIMRS ditinjau dari aspek alur prosedur penyimpanan di bagian sebagai berikut: Dokumen rekam medis dari poli diambil oleh petugas distributor kemudian di , kemudian  dikirim ke , dokumen  rekam medis oleh  petugas dilakukan penjajaran setelah  selesai  dokumen  rekam  medis selanjutnya dimasukkan ke rak Petugas 1 & 2 Namun  demikian  ada  petugas  yang  menjelaskan alur prosedur penyimpanan di bagian sebagai berikut: Pertama dokumen rekam medis dikelompokkan sesuai  urutan  nomor rekam  medis kemudian dimasukkan ke rak sesuai nomor rekam medis Petugas 3& 4 Setelah pasien selesai pemeriksaan kemudian dokumen rekam medis pasien diberikan kepada petugas  distributor  dengan  buku  ekspedisi dari setiap poli setelah itu petugas distributor
....
mentracking  masuk  dengan  menggunakan nomor  rekam  medis,  selanjutnya  dokumen rekam medis  disimpan ke menurut rak dan urutan nomor rekam medisnya. Petugas 5 Input filing di  RSUD Petugas RSUD Dr.Moewardi dalam menginput data dikomputer menggunakan agar dapat mengakses  ke  menu  utama  data  pasien,  apabila petugas salah dalam memasukkan kata kunci maka menu  pelayanan  memasukkan  data  tidak  dapat diakses. Masing- masing petugas mempunyai sendiri-sendiri, sehingga semua petugas bisa  membuka  di  menu  utama.  Jadi  kerahasian rekam medis yang ada di komputerisasi bisa terjaga dengan baik. Namun terputusnya jaringan internet dan mati listrik menjadi kendala dalam penginputan data SIMRS.
Berdasarkan hasil wawancara SIMRS ditinjau dari
aspek input data SIMRS di bagian
sebagai berikut:
Input data SIMRSnya yang pertama dari distribusi dokumen rekam medis,
yang kedua outget dari ruang , yang ketiga pengecekan data apabila dokumen rekam medis tidak diketemukan (habis mondok atau masih di ruang ), user simpan dokumen rekam medis rawat inap selesai   proses pengolahan data (assembling, koding, analising).
Petugas 1, 2 & 3
Namun  demikian  ada  petugas  yang  menjelaskan input data SIMRS di bagian
sebagai berikut:
Yang  diinput  adalah  nomor  rekam  medis, nama pasien, alamat pasien, poli yang dituju pasien,  cara  bayar  pasien  (umum,  bpjs, PKMS (Pemeliharaan Kesehatan Masyarakat Surakarta)). Petugas 4 & 5

## Pemantauan dan transaksi dokumen rekam medis
Dalam pemantauan dokumen rekam medis petugas filing di  RSUD  Dr.Moewardi  menggunakan komputerisasi  dan  manual.  Jika  menggunakan komputerisasi  petugas filing dapat  melihat  dari tanggal keluar dokumen rekam medis pada lembar master  pasien.  Jika  menggunakan  manual  maka
petugas dapat melihat pada buku ekspedisi di bagian . Dalam  transaksi  dokumen  rekam  medis  petugas di RSUD Dr.Moewardi menggunakan tracer baik peminjaman dokumen rekam medis maupun pengembalian dokumen rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara SIMRS ditinjau dari aspek pemantauan dan transaksi dokumen rekam medis di bagian sebagai berikut:
Dalam  pemantauan  dokumen  rekam  medis apabila  petugas  tidak  menemukan  dokumen rekam medis dirak penyimpanan maka dapat dilihat  dari  kunjungan  terakhir  pasien  dari master  pasien. Untuk peminjaman  dokumen rekam  medis  menggunakan  tracer  untuk mengetahui dokumen rekam medis keluar pada hari apa dan posisi dokumen, yang meminjam dokumen  rekam  medis  selain  dari  poli  dan bangsal yaitu dari mahasiswa/penelitian, dokter/ residen, anggaran/pengeklaiman, dan asuransi.
Petugas 1 Namun  demikian  ada  petugas  yang  menjelaskan alur prosedur penyimpanan di bagian sebagai
berikut:
Pemantauan  dokumen  rekam  medis  pasti ada miss  file penyebabnya  itu  karena  salah penempatkan  dokumen  saat  pengembalian dokumen,  usia,  pengelihatan.  Peminjaman dari poli pendaftaran langsung keluar tracer , penelitian, peminjaman dokumen rekam medis lama, dari dinkes/puskesmas  guna pelacakan penyebab bayi meninggal menggunakan buku ekspedisi dari bagian rekam medis dimasukkan melalui komputer agar mudah melacaknya,  ada petugas sendiri untuk penelitian di peminjaman.
Petugas 2
ada  tetapi  bias  dicari  penyebabnya peletaan  dokumen  rekam  medis  yang  salah, dokter  meminta  dokumen  rekam  medis tanpa menulis dibuku ekspedisi, pasien salah mendaftar  poli.  yang  meminjam  dokumen rekam  medis  itu  poli,  bangsal,keuangan, perawat, asuransi, dan dokter.
Petugas 3 & 4 Ada tetapi juga ketemu. Peminjaman itu misalnya dari asuransi selesai mendapatkan
tanda tangan dokter baru dikembalikan ke , ada penelitian tapi dokumen rekam medis sudah disiapkan tetapi si peneliti tidak dating sehingga dokumen rekam medis terlambat untuk kembali ke . Petugas 5 Hasil ( out put RSUD Hasil ( out put ) dari SIMRS di bagian RSUD
Dr.Moewardi adalah informasi yang terkait dengan jumlah  dokumen  rekam  medis  yang  dikeluarkan setiap harinya dari rak penyimpanan untuk memenuhi permintaan, kunjungan terakhir pasien dan dokter yang memeriksa,  serta mempermudah cara kerja petugas  rekam  medis  dan  semua  petugas  yang berkaitan dengan pasien.
Berdasarkan hasil wawancara SIMRS ditinjau dari aspek hasil ( out put ) SIMRS di bagian sebagai berikut:
Hasil dari SIMRS mengetahui jumlah dokumen rekam  medis  yang  dipinjam data  dokumen rekam medis yang belum kembali, mengetahui penggunaan dokumen rekam  medis  per hari, mengetahui penggunaan dokumen rekam medis per bulan.
Petugas 1,2,3,4, & 5

## PEMBAHASAN

## Alur prosedur penyimpanan dokumen rekam
Di  RSUD  Dr.Moewardi  menggunakan  sistem penyimpanan  secara  sentralisasi  yaitu  sistem penyimpanan  dengan  cara  menyimpan  dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat dalam satu map, dengan menggunakan sistem penjajaran yaitu mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam  medis  pada  2  angka  kelompok  akhir.  Di RSUD Dr.Moewardi sudah menggunakan dan sebagian lainnya masih disimpan di rak kayu.
Dokumen rekam medis yang sudah selesai pelayanan atau penelitian selanjutnya masuk oleh petugas distributor dan kemudian dikirim ke bagian
filing. Alur  penyimpanan  yang  dilakukan  oleh petugas sudah sesuai dengan Standar Prosedur Operasional No.Dokumen RSDM/SPO.A/RM/013
tentang Dokumen Rekam Medis Pasien yang berlaku di RSUD Dr.Moewardi.
Input filing di  RSUD
sistem  komputerisasi.  Dalam  penginputan  data dikomputer  menggunakan user dan agar dapat mengakses ke menu utama data pasien. apabila petugas salah dalam memasukkan kata kunci maka  menu  pelayanan  memasukkan  data  tidak dapat diakses. Sehingga kerahasiaan rekam medis yang  ada  di  komputer  bisa  terjaga  dengan  baik. Kendala penginputan data SIMRS di adalah terputusnya jaringan internet dan mati listrik. Namun penyelesaian  kendala tersebut dengan pencatatan secara manual dengan cara menulis dibuku ekspedisi di data di bagian meliputi : a. Nomor Rekam Medis b. Nama c. Alamat
d. Umur
e. Jenis Kelamin f. Tujuan periksa g. Cara bayar
h. Tracking masuk  adalah  untuk  bukti  bahwa petugas distributor sudah mengambil dokumen rekam medis dari poliklinik dan disetorkan ke ruang . Langkah-langlah masuk: 1) Membuka SIRS 2) Klik admision 3) Klik pendaftaran 4) Klik buku status 5) Kemudian klik masuk 6) Kemudian  pilih  salah  satu  poliklinik reguler atau cendana(paviliun).
7) Kemudian  mengisi  nomor  rekam  medis pasien  setelah  itu  di enter jika  sudah berwarna biru bukti ahwa dokumen rekam medis sudah masuk.
i. Outget adalah bukti bahwa rekam medis sudah  mengirim  dokumen  rekam  medis  ke poliklinik.Langkah-langlah outget : 1) Membuka SIRS 2) Klik admision 3) Klik pendaftaran 4) Klik buku status 5) Kemudian klik outget 6) Kemudian  pilih  salah  satu  poliklinik reguler atau cendana(paviliun).
7) Kemudian  mengisi  nomor  rekam  medis pasien  setelah  itu  di enter jika  sudah berwarna biru bukti bahwa dokumen rekam medis sudah keluar.
j. dari rawat inap selesai proses pengolahan data (asembling, koding, analising).
k. Master pasien adalah untuk mengetahui posisi dokumen rekam medis.
Apabila dalam pengisian data tidak lengkap maka sistem secara otomatis tidak dapat menyimpan data pasien. Hal ini sesuai dengan pernyataan Rustiyanto (2010) yang menyatakan bahwa input data, Sumber data / informasi untuk menunjang upaya kesehatan dan  manajemen  kesehatan, instrumen  pencatatan data, sumber  daya (tenaga, biaya, fasilitas) untuk pengelolaan dan pemanfaatan data / informasi.

## Pemantauan dan transaksi dokumen rekam medis
Pemantauan  dokumen  rekam  medis  di filing menggunakan  komputer  dan  manual.  Jika menggunakan komputer petugas dapat melihat dari  tanggal  keluar  dokumen  rekam  medis  pada lembar  master  pasien.  Namun  dalam  pemantaun dokumen rekam medis masih terdapat kendala yaitu jaringan yang dikarenakan adanya masalah dalam IPDE seperti rusaknyanya kabel UTP. Jika menggunakan  manual  maka  petugas dapat melihat pada buku ekspedisi di bagian . Dalam pemantauan dokumen rekam medis masih terdapat kendala  yaitu  salah  letak  dokumen  rekam  medis atau  tidak  adanya  dokumen  rekam  medis  di  rak penyimpanan ( ) yang disebabkan petugas yang kelelahan atau faktor usia dari petugas, dan dokumen yang salah masuk poliklinik. Kendala tersebut dapat memperlambat pelayanan kesehatan.
Dalam  transaksi  dokumen  rekam  medis  petugas di RSUD Dr.Moewardi menggunakan tracer baik  peminjaman dokumen rekam medis maupun pengembalian dokumen rekam medis. Hal ini sesuai dengan pernyataan Sudra (2013) yang menyatakan bahwa  digunakannya tracer sebagai  pengganti dokumen rekam medis yang sedang digunakan dan untuk penghitungan tingkat penggunaan dokumen rekam medis.
Peminjaman  dokumen  rekam  medis  selain  dari poliklinik  dan  bangsal,  ada  pihak  lain  yaitu mahasiswa untuk penelitian, dokter/residen untuk
penelitian dan kasus, anggaran untuk pengeklaiman, asuransi,  peminjaman  dokumen  rekam  medisnya menggunakan buku ekspedisi.
Peminjaman dari pihak luar harus melalui kepala rekam medis kemudian di buatkan memo yang berisi nama  peminjam,  institusi  dari  peminjam,  tanggal peminjaman, keperluan peminjaman, nomor dokumen rekam medis yang dipinjam dan ditandatangani oleh kepala rekam medis, waktu peminjaman dokumen rekam medis tersebut perharinya 15 dokumen rekam medis. Alur peminjaman di bagian sudah sesuai dengan Standar Prosedur Operasional No.Dokumen RSDM/SPO.A/RM/017 tentang Peminjaman Berkas Rekam Medis yang berlaku di RSUD Dr.Moewardi. Hal  tersebut  sesuai  dengan  pernyataan Amsyah (2003) yang menyatakan bahwa jika arsip tersebut dipinjam oleh orang lain dan bukan oleh petugas itu sendiri, maka keluarnya arsip dari haruslah dicatat. Bahkan kalau perlu biar petugas sendiri yang  mempergunakan,  terutama  bila  agak  lama, seyogianya  juga  dilakukan  pencatatan.  Sistem pengawasan ini perlu  agar semua dokumen  dapat diketahui apakah sedang berada di dalam atau sedang di luar . Hasil ( out put RSUD Hasil dari SIMRS di bagian
yaitu mengetahui penggunaan  dokumen  rekam  medis  perhari, mengetahui  penggunaan  dokumen  rekam  medis perbulan,  dokter  yang  memeriksa,  mengetahui kunjungan  terakhir  pasien  untuk  memprediksi masa  retensi dokumen  rekam medis, dengan cara mencantumkan  tanggal  kunjungan  terakhir  pada SIMRS akan mempermudah dalam mencari DRM yang akan di retensi, mempermudah petugas rekam medis dan semua  petugas yang  berkaitan dengan pasien.
Kepala di bagian merekap jumlah kunjungan pasien  per  hari  berdasarkan  jenis  kunjungan pasien rawat jalan dan penelitian. Jumlah rata rata penggunaan  dokumen  rekam  medis  perharinya kurang  lebih  1000  dokumen  rekam  medis.  Hal ini  sesuai  dengan  pernyataan  Rustiyanto  (2010) yang  menyatakan  bahwa output ,  pemanfaatan data / informasi untuk menunjang manajemen dan pengembangan  kegiatan  pelayanan  kesehatan  di rumah sakit.

## SIMPULAN
1. Alur  prosedur  penyimpanan  di  RSUD Dr.Moewardi  sudah  sesuai  dengan  Standar
Prosedur Operasional yang berlaku di RSUD Dr.Moewardi. 2. Input data  SIMRS  di  bagian di RSUD Dr.Moewardi  adalah nomor  rekam  medis, nama,  alamat,  umur,  jenis  kelamin,  tujuan periksa, cara bayar, masuk,
simpan, master pasien. SIMRS tersebut sudah terintegrasi dengan pendaftaran.
3. Dalam  pemantauan  dokumen  rekam  medis petugas filing di  RSUD  Dr.Moewardi menggunakan  komputerisasi  dan  manual. Sedangkan  dalam  transaksi  dokumen  rekam medis  petugas di  RSUD Dr.Moewardi menggunakan tracer baik peminjaman dokumen rekam medis maupun pengembalian dokumen rekam medis.
4. Hasil  dari  SIMRS  di  RSUD  Dr.Moewardi mengetahui  jumlah  dokumen  rekam  medis yang  dipinjam data  dokumen  rekam  medis yang belum kembali, mengetahui penggunaan dokumen rekam medis per hari, mengetahui penggunaan dokumen rekam medis per bulan.

## DAFTAR PUSTAKA
Amsyah Z. 2003. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Hal. 202, 222 Garmelia E dan Erkadius. 2014. .  Hatta,
Gemala  R.  2014. Pedoman  Manajemen
Jakarta:  Universitas  Indonesia (UI-Press). Hal. 340
Narbuko  C  dan Achmadi A.  2008. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara.Hal. 44
Notoatmojo  S.  2002. Metodologi  Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.Hal. 93, 102
____________.  2013.  82/Menkes/Per/2013.
Diakses  :  20  januari  2015. Http:///www.buk.
depkes.go.id Nugroho A.  2014. . [Karya Tulis  Ilmiah].  Karanganyar: Apikes  Mitra Husada. Hal. 46 Rustiyanto  E.  2010. Yogyakarta: Graha
Ilmu. Hal. 108
Rustiyanto E dan Rahayu, Warih A. 2011. Manajemen Kesehatan. Yogyakarta:  Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. Hal. 11, 17-18
Rustiyanto E. 2014. Sistem Informasi Manajemen .  Yogyakarta:  Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. Hal. 29-37 Sudra,  Rano  I.  2013. .  Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.Hal. 3.93-3.97
Sutarman.  2009.
Jakarta: Bumi Aksara. Hal. 14