## JURNAL MANAJEMEN
Terbit online : http://jurnalfe.ustjogja.ac.id
ANALISIS PROSES KERJA PENGELUARAN SPARE PART INDUSTRI MANUFAKTUR
1 Yevita Nursyanti, 2 Siti Dhetia
1,2 Manajemen Logistik Industri Elektronika, Politeknik APP Jakarta
E-mail: yevita.nursyanti@gmail.com Informasi Naskah Abstrak Diterima: 24 Februari 2020 Revisi: 6 April 2021 Terbit: 18 Juni 2021 This  report  aims  to  analyze  the  work  procedures  contained  in  the activity of spare part issuance and provide suggestions for improvement for  the  work  procedures  for  spare  part  storage.  The  data  used  is  the Standard  Operating  Procedure  (SOP)  for  spare  part  expenditure  as well  as  existing  problems. The  problem  that  occurs is  that the  storage work process in the spare part warehouse does not yet have a Standard Operating  Procedure  (SOP)  and  the  work  process  for  the  removal  of spare  parts is  not  carried out  in  accordance  with  existing  procedures. The problem in the storage process is that spare parts are not stored in accordance  with  the  storage  location  and  for  the  warehouse  worker expenditure process does not use the Proof of Request for Goods (BPB) or related documents. For proposed improvements using the 5W + 1H method. Based on the results of the analysis of the 5W + 1H method, the proposed  improvement  is  in  the  form  of  a  Standard  Operating Procedure  (SOP)  for  storing  spare  parts  and  making  the  identity  of each spare part that is stored. Keywords : warehouse, pick up process, SOP

## PENDAHULUAN
Spare part yang disimpan ada tiga jenis atau type , yang pertama ialah consumable part , jenis ini merupakan spare part yang habis pakai dan rutin digunakan. Jenis critical part merupakan spare part yang tidak rutin digunakan tetapi harus memiliki stock di gudang karena sangat berpengaruh terhadap mesin produksi  dan  yang ketiga ialah commont  part jenis ini merupakan spare part yang digunakan hanya saat ada keperluan proyek saja. Gudang spare part memegang peranan penting dalam menjaga kehandalan  mesin  produksi,  selain  itu  gudang spare  part juga  mengelola  produk  yang  berisi  cairan kimia yang digunakan untuk proses produksi dan bagian quality control . Setelah melakukan observasi pada divisi gudang spare part dapat diketahui bahwa terjadi perbedaan antara jumlah stock spare part aktual  dengan stock data  pada  sistem  saat  kegiatan stock opname atau stock  take. Hal  tersebut disebabkan  karena  kegiatan  kerja  aktual  dengan  SOP  yang  sudah  ditetapkan  oleh  perusahaan  tidak dilakukan  sesuai  dengan  prosedur.  Seperti  saat  pengeluaran spare  part ,  user  yang  bekerja  tidak menggunakan  form  BPB  (Bukti  Permintaan  barang)  atau  user  tidak  menggunakan  dokumen  TJO
( Technical Job Order ) dan untuk proses penyimpanan spare part tidak disimpan sesuai dengan lokasi penyimpanan, hal  tersebut  disebabkan karena untuk proses penyimpanan di  gudang spare part belum memiliki Standard Operating Procedure (SOP). Menurut  Fatimah,  Fajar  Nuraini  (2014) Standard  Operating  Procedure atau  disingkat  SOP biasanya  dijadikan  standar  bagi  pelaksanaan  prosedur  kerja  tertentu.  Sehingga  banyak  juga  yang menyebutnya sebagai “prosedur” diartikan sebagai tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas, atau  metode  langkah  demi  langkah  secara  pasti  dalam  menyelesaikan  suatu  aktivitas,  atau  metode langkah  demi  langkah  secara  pasti  dalam  memecahkan  suatu  masalah.  Data  perbedaan  jumlah stock aktual dengan data pada sistem tersebut dapat dilihat pada Grafik berikut ini.
0 2 4 6 8 10 12 Januari Februari Maret April 7 9 5 7 6 7 9 5 9 11 9 6 K ua nt it as ( P cs ) Periode Hasil  perbedaan stock produk consumable part
periode Januari - April 2019
Mata Bor Nachi (Pcs) Disc Cutting Wheel (Pcs) O-ring (Pcs)
Gambar 1. Hasil perbedaan stock
Pada  Grafik  1  merupakan  data  jumlah  selisih  s tock aktual spare  part dengan  data  pada  sistem untuk spare  part dengan type consumable  part karena type ini  merupakan spare  part yang  rutin digunakan seperti, o-ring , disc cutting wheel dan mata bor nachi. Pada periode Januari sampai dengan April  terdapat  perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem  untuk spare  part jenis  mata  bor  nachi sebanyak  28  pcs,  untuk disc  cutting  wheel sebanyak  27  pcs  dan spare  part dengan  jenis o-ring sebanyak 35 pcs. Dengan adanya hal ini dampak yang terjadi yaitu para pekerja akan kesulitan dalam mencari spare part karena pada periode saat dilakukannya stock take, spare part tersebut tidak tersedia di lokasi yang sudah ditentukan dan dapat menyebabkan kehilangan spare part . Biaya kehilangan spare part untuk  periode  Januari  sampai  dengan  April  sebesar  Rp2.051.875,00    Berdasarkan  uraian  di  atas maka  untuk  menyelesaikan  masalah  ini  dengan  mencari  sebab-akibat  dengan fishbone diagram  dan memberikan usulan perbaikan dengan menggunakan metode 5W + 1H.
.

## KAJIAN PUSTAKA DAN HIPOTESIS
Tahapan Penyusunan SOP menurut Sailendra (2015:55), tahapan penyusunan SOP diuraikan sebagai berikut.
1. Dapatkan informasi sebanyak mungkin mengenai proses kerja. Hal ini bisa dilakukan dengan cara berdiskusi dan melakukan interview dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP.
2. Catat  efisiensi  waktu,  biaya,  dan  hal  penting  lainnya  untuk  kemungkinan  sistem  yang  akan digunakan.
3. Lakukan brainstorming terlebih  dahulu  untuk  menerima  pendapat  dan  masukan. Brainstorming bisa melibatkan staff , customer , dan pihak-pihak lain yang terlibat.
4. Buat terlebih dahulu draf baku untuk dilakukan pembahasan dengan tim.
5. Uji coba instrumen yang ada dengan draf SOP yang telah menjalani proses pembahasan.
6. Jika SOP dirasa sudah cukup efektif dan efisien, minta persetujuan pimpinan, setelah sebelumnya dibuat draf revisi final atas SOP tersebut.
7. Gunakan bahasa yang mudah dibaca, dipahami, dan dilaksanakan.
8. Tuliskan langkah demi langkah secara bertahap.
9. Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif karena diharapkan pembaca melakukan sesuatu.
10. Gunakan kalimat positif dan hindari kata tidak dan jangan.
11. Buat bagan alurnya ( flowchart ).
12. Buat penjelasan yang dibutuhkan.
13. Buat dan cantumkan dokumen pendukung.
14. Cantumkan tanggal pembuatan SOP serta tanggal revisi.
15. Cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan.
16. Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan

## METODE PENELITIAN
Berikut langkah-langkah dilakukan dalam penelitian ini: 1. Identifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah dengan dua tahap:
a. Data Primer Merupakan data yang diperoleh langsung dari sumber datanya, berikut teknik pengumpulan:
1) Observasi dengan cara peninjauan langsung. Sugiyono  (2017) ,  teknik  pengumpulan  data  dengan  observasi  digunakan  bila  penelitian berkenaan  dengan  perilaku  manusia,  proses  kerja,  gejala-gejala  alam  dan  bila  responden yang diamati tidak terlalu besar.
2) Wawancara Sailendra (2015) , wawancara dilakukan untuk memperoleh informasi yang lebih mendalam dari narasumber yang menguasai secara teknis mengenai proses kerja yang dilakukan.
3) Kuesioner Sugiyono  (2016), Kuesioner  merupakan  teknik  pengumpulan  data  yang  dilakukan  dengan cara  memberi  seperangkat  pertanyaan  atau  pernyataan  tertulis  kepada  responden  untuk dijawabnya. Untuk hasil kuesioner diolah dengan menggunakan metode skala likert menurut Djaali  (2008) ialah  skala  yang  dapat  dipergunakan  untuk  mengukur  sikap,  pendapat,  dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentan suatu gejala atau fenomena pendidikan.
b. Data Sekunder
Sekaran,  Uma  (2011) ,  sumber  data  yang  mengacu  pada  informasi  yang  dikumpulkan  dari sumber  yang  telah  ada.  Sumber  data  sekunder  adalah  catatan  atau  dokumentasu  perusahaan, sebagai berikut :
1) Data hasil stock take untuk periode bulan Januari sampai dengan bulan April 2019.
2) Standar Operating Procedure (SOP) pengeluaran spare part .
2. Metode Analisis
Berikut tahapan dari metode analisis :
a. Menganalisis proses pengeluaran spare part di gudang
b. Analisis perbandingan kondisi aktual dengan SOP pengeluaran spare part
c. Identifikasi  permasalahan sebab – akibat menggunakan diagram fishbone .
Menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi terhadap permasalahan perbedaan jumlah stock aktual  dengan  yang  ada  pada  sistem. Ulkhaq  (2016) Diagram  sebab-akibat  atau  yang  biasa disebut Fishbone Diagram adalah alat untuk mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau masalah, dan menganalisis masalah tersebut melalui sesi brainstorming . Masalah akan dipecah  menjadi  sejumlah  kategori  yang  berkaitan,  mencakup  manusia,  material,  mesin, prosedur,  kebijakan,  dan  sebagainya.    Berikut  ini  adalah  langkah-langkah  dalam  mengerjakan diagram fishbone menurut Soejitro, P (2010) yaitu :
1) Membuat kerangka diagram fishbone .
2) Merumuskan masalah utama.
3) Mencari faktor-faktor utama.
4) Menemukan penyebab untuk kelompok penyebab masalah.
5) Langkah  selanjutnya  setelah  masalah  dan  penyebab  masalah  diketahui,  kita  dapat menggambarkannya dalam diagram fishbone .
6) Analisis Usulan perbaikan pada PT QWERTY menggunakan metode 5W+1H.
Utami (2018) 5W + 1H pada dasarnya adalah suatu metode yang digunakan untuk melakukan investigasi  dan  penelitian  terhadap  masalah  yang  terjadi  dalam  proses  produksi.  Konsep ataupun  metode  5W  +  1H  ini  tentunya  tidak  hanya  dapat  digunakan  dalam  proses  produksi. Saat ini penelitian-penelitian, investigasi simbol ataupun jurnalisme juga menggunakan metode 5W  +  1H  untuk  mengumpulkan  informasi.  Menurut Gaspersz,V  (2002) adapun  tahap improvement pada ini yaitu :
1) What, apa yang menjadi target utama dari perbaikan?
2) Why, mengapa rencana tindakan diperlukan?
3) Where, dimana rencana tindakan akan dilakukan?
4) Who, siapa yang akan mengerjakan aktivitas rencana tersebut?
5) When, kapan tindakan ini akan dilaksanakan?
6) How, bagaimana mengerjakan rencana tersebut?

## HASIL DAN PEMBAHASAN

## 1. Analisis Proses Pengeluaran Spare part
Berikut merupakan alur kerja proses kerja pengeluaran spare part yaitu :
a. Menerima Technical  Job  Order (TJO)  //  Bukti  Permintaan  Barang  (BPB)  dari engineering / maintenance / user
Pada proses ini admin gudang menerima dokumen TJO ( Technical Job Order ) dari user area yang  di  dalam  dokumen  tersebut  sudah  terdapat  kode  dan  deskripsi  atau  nama spare  part yang  dibutuhkan  oleh user ,  selain  TJO  admin  gudang  juga  menerima  permintaan  barang dengan  menggunakan form BPB  manual  (Bukti  Permintaan  Barang), form BPB  (Bukti Permintaan  Barang)  akan  dibuatkan  oleh  admin  gudang  atau picker apabila user tidak menggunakan dokumen TJO untuk permintaan spare part .
b. Pengecekan Stock Spare part
Setelah  admin  gudang  menerima  dokumen  TJO,  kemudian checker akan  melakukan pengecekan stock pada  database  yang  ada  di microsoft  excel ,  untuk  pengecekan stock dapat dicari  dengan  memasukan  kode  atau  deskripsi  yang  terdapat  pada  dokumen Technical  Job Order (TJO)  kemudian  dapat  melakukan  pengecekan  fisik  barang  dengan  melihat  lokasi penyimpanan spare part sesuai dengan yang ada pada database .
c. Mengirimkan / Menyerahkan spare part ke user & melakukan Good Issue
Pada  proses  ini  apabila stock spare  part tersedia  di  gudang  maka spare  part tersebut  akan diserahkan  kepada user sesuai  dengan  jumlah  yang  dibutuhkan  oleh user ,  kemudian  akan
dilakukan pencatatan manual pada form BPB (Bukti Permintaan Barang) oleh admin gudang atau picker , form BPB  tersebut  ditandatangani  oleh user ,  petugas  gudang  dan  manager gudang. Form BPB  berupa  rangkap  3  lembar  untuk  lembar  pertama  diserahkan  ke  bagian accounting ,  untuk  lembar  yang  kedua  diserahkan  kepada  user  dan  untuk file di  gudang menggunakan  lembar  yang  ketiga.  Proses  selanjutnya  admin  gudang  akan  melakukan pembuatan Good Issue pada sistem SAP apabila form BPB sudah ditandatangani oleh pihak terkait dan user menyerahkan dokumen TJO.
d. Membuat PR ( Purchase Requisition )
Apabila stock di  gudang  tidak  tersedia  maka user melakukan  permintaan  kepada  admin gudang untuk segera membuat PR ( Purchase Requisition ) melalui email dengan memberikan nomor TJO ( Technical Job Order ) dan spare part serta quantity untuk dibuatkan PR. Admin gudang  akan  mengecek quantity  on  hand ,  jika quantity  on  hand =  0  maka  akan  dibuatkan sesuai  dengan  permintaan,  kemudian  admin  gudang  akan  menyerahkan  dokumen  PR ( Purchase  Requisition )  ke  beberapa  pihak  yang  terkait  untuk  menyetujui  permintaan spare part dari user .  Apabila quantity on  hand pada  gudang  masih  terdapat stock maka  dokumen PR akan dibuatkan tetapi tidak dengan quantity yang sesuai dengan permintaan dari user . 2. Analisis  perbandingan  kondisi  aktual  dengan  SOP  pengeluaran spare  part di  industri  manufaktur. Pada kondisi aktual proses pengeluaran spare part terdapat beberapa ketidaksesuaian dengan SOP. Beberapa aktivitas  yang tercantum pada SOP tidak dilaksanakan oleh pekerja gudang dengan baik. Berikut aktivitas yang tidak dijalankan pada proses pengeluaran.
a. Menerima Technical  Job  Order (TJO)  //  Bukti  Permintaan  Barang  (BPB)  dari engineering/ maintenance / user.
Maintenance  /  user Pada  SOP  aktivitas  yang  dilakukan  yaitu  admin  gudang  menerima  TJO ( Technical Job Order ) dari user , tetapi pada aktivitas aktualnya admin gudang tidak menerima dokumen  tersebut  dalam  melakukan  permintaan spare  part ,  hal  tersebut  disebabkan  karena user tidak mengetahui kode spare part yang jelas dan user hanya membawa spare part bekas sebagai contoh spare part yang dibutuhkan. Hal tersebut akan menyebabkan proses pencarian spare part membutuhkan waktu yang lama karena jenis dan kode dari spare part tersebut tidak diketahui sehingga akan berdampak pada proses produksi yang sedang berjalan.
b. Menyerahkan spare part & tidak melakukan Good Issue
Pada  SOP  untuk  proses  ini  petugas  gudang  menyerahkan spare  part kepada user dan melakukan Good Issue . Namun, pada kegiatan aktualnya petugas gudang hanya menyerahkan spare part dan tidak melakukan Good  Issue , tetapi  petugas  gudang hanya membuatkan form BPB (Bukti Permintaan Barang) secara manual dan akan melakukan Good Issue apabila form bukti permintaan barang sudah ditandatangani oleh beberapa pihak.
Hal  tersebut  disebabkan  karena  proses  pembuatan Good  Issue memerlukan  nomor  dokumen TJO  dari user yang  dibuat  di  dalam  sistem,  sehingga  akan  membutuhkan  waktu  2  sampai  3 hari  dalam  pembuatan Good  Issue .  Dampak  yang  terjadi  yaitu  terdapat  beberapa spare  part yang sudah dikeluarkan dan belum dimasukkan ke dalam sistem SAP oleh admin gudang.
3. Identifikasi  permasalahan sebab – akibat menggunakan diagram fishbone .
Berdasarkan permasalahan yang terjadi terdapat langkah untuk melakukan pemecahan masalah yaitu dengan  menggunakan  diagram fishbone .  Dengan  menggunakan  diagram fishbone dapat  ditemukan akar  masalah  atau  penyebab  dari  suatu  permasalahan  yang  terjadi  pada  perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem  dan  untuk  menentukan  penyebab  potensial  didapatkan  berdasarkan  hasil kuesioner. Berikut ini adalah diagram fishbone beserta penjelasannya yang bertujuan untuk mencari dan menentukan penyebab masalah dari faktor yang di amati.
Perbedaan jumlah stock Kurangnya komunikasi antar shift Koordinasi  didalam team  tidak  berjalan dengan baik Pekerja kurang teliti Pengeluaran spare part tidak menggunakan form Bukti Permintaan Barang (BPB) Bising Bagian workshop melakukan proses pengelasan  di  area luar gudang Tidak memiliki SOP sehingga menyebabkan picker tidak menyimpan spare  part sesuai  lokasi penyimpanan Rak/bin tidak tersedia identitas MACHINE Gambar 2 Fishbone Perbedaan Jumlah Stock
Berdasarkan  Gambar  2  mengenai fishbone perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  data  pada sistem,  ditemukan  beberapa  penyebab  terjadinya  perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem. Penyebab  tersebut  dikategorikan  ke  dalam  empat  faktor  antara  lain Man,  Method,  Machine dan Environment , sebagai berikut:
1. Man
Pada  permasalahan  perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem  pada  gudang spare  part disebabkan faktor man atau manusia antara lain yaitu pekerja kurang teliti dan koordinasi dalam team  tidak  berjalan  dengan  baik.  Penyebab  pekerja  kurang  teliti  karena  pada  saat  proses perhitungan jumlah stock untuk jenis spare part yang memiliki ukuran yang kecil dengan jumlah yang  banyak  seperti o-ring ,  karena  tidak  melakukan  pengecekan  ulang  terhadap  jumlah stock yang  sudah  dihitung  dan  pekerja  yang  terlibat  dalam  aktivitas  tersebut  hanya  1  pekerja  yaitu checker .  Penyebab  selanjutnya  yaitu  koordinasi  di  dalam  team  tidak  berjalan  dengan  baik  yang disebabkan  oleh  pekerja  yang  bekerja  pada  shift  2  &  3  apabila  telah  melakukan  pengeluaran spare part tidak memberikan informasi kepada pekerja shift 1 sehingga terdapat spare part yang telah dikeluarkan dan tidak dicatat pada form bukti permintaan barang.
2. Method
Perbedaan  jumlah  stock  aktual  dengan  sistem  terjadi  karena  faktor  metode  kerja  yang  masih belum baik. Penyebab terjadinya perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem yaitu tidak adanya Standard  Operating  Procedure (SOP)  untuk  proses  penyimpanan  sehingga  checker  tidak menyimpan spare part sesuai  bin  dan rak  yang telah ditentukan, hal  itu akan menyulitkan pada saat  proses stock take atau stock  opname karena spare  part tersebut  tidak  tersedia  dan menyebabkan selisih jumlah stock. Penyebab kedua pada faktor method yaitu pengeluaran spare part tidak  menggunakan  form  bukti  permintaan  barang  (BPB),  di  dalam  SOP  seharusnya pengeluaran spare part harus menggunakan dokumen TJO apabila tidak menggunakan TJO maka petugas  gudang  akan  membuatkan  form  BPB  tetapi  seringkali  petugas  gudang  tidak melaksanakan prosedur kerja tersebut sesuai dengan SOP sehingga terdapat beberapa spare part tidak diinput kedalam sistem.
3. Environment
Faktor environment atau lingkungan juga disebabkan oleh kebisingan karena gudang spare part bersebelahan  dengan  bagian workshop sehingga  pada  saat  ada  proses  pengelasan  besi  yang dilakukan  di  area  luar workshop dan  pekerja  gudang  merasa  terganggu  dan  kurang  serius  saat
melakukan proses pengecekan stock aktual. 4. Machine
Faktor machine merupakan fasilitas yang ada di gudang pada faktor machine yang menyebabkan perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem  yaitu  karena  terdapat  beberapa  bin  tidak  tersedia identitas  dari  masing-masing spare  part yang  disimpan,  hal  tersebut  akan  menyulitkan  pekerja gudang  dalam  proses  pencarian  dan  pengambilan spare  part terutama  pada  saat    melakukan pengecekan stock dan akan membutuhkan waktu yang lama.
Kesimpulan  untuk  faktor  penyebab  yang  potensial  berdasarkan  hasil  kuesioner  terhadap permasalahan  yang  terjadi  yaitu  perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem  dan  akar  penyebab potensial mengacu pada faktor method disebabkan karena tidak adanya SOP untuk proses penyimpanan sehingga checker tidak melakukan proses penyimpanan spare part sesuai lokasi yang sudah ditentukan. Faktor  penyebab  selanjutnya  yaitu  faktor machine ,  disebabkan  karena  disetiap  bin  tidak  tersedia  atau tidak  memiliki identitas  dari  masing-masing spare  part yang  disimpan  sehingga checker dan checker akan kesulitan dalam mencari spare part tersebut. Berikut merupakan hasil rekapan dari kuesioner :
Tabel 1 Keterangan Kuesioner Variabel Keterangan X1 Rak/bin tidak tersedia identitas. X2 Tidak memiliki SOP sehingga menyebabkan picker tidak
menyimpan Spare part sesuai lokasi penyimpanan X3
Pengeluaran spare part tidak menggunakan form Bukti
Permintaan Barang (BPB) X4 Pekerja kurang teliti X5 Koordinasi di dalam team tidak berjalan dengan baik X6
Bising
Tabel  1  merupakan  keterangan  kuesioner  dengan  akar  penyebab  dari  permasalahan  perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem yang disimbolkan dengan variabel X yaitu X1, X2, X3, X4, X5 dan X6. Variabel tersebut disesuaikan dengan akar penyebab yang ada pada diagram fishbone dan berikut merupakan hasil rekapan kuesioner untuk menentukan akar penyebab yang paling potensial :

## Grafik 3 Rekapan Hasil Kuesioner
Pada Grafik 3 merupakan rekapan hasil kuesioner yang sudah diisi oleh responden dengan jumlah responden  sebanyak  lima,  pada  hasil  rekapan  untuk  variabel  X1  dengan  pernyataan  rak/bin  tidak tersedia  identitas  dengan  jumlah  persentase  yang  didapat  sebesar  95%.  X2  dengan  pernyataan  tidak memiliki SOP sehingga menyebabkan picker tidak menyimpan spare part sesuai lokasi penyimpanan
dengan  persesntase  sebesar  90%,  X3  dengan  pernyataan  pengeluaran spare  part tidak  menggunakan form Bukti Permintaan Barang (BPB) dengan jumlah hasil persentase sebesar 80%, variabel X4 yaitu pekerja kurang teliti dengan persentase sebesar 55%, X5 sebesar 65% dengan pernyataan koordinasi di dalam team tidak  berjalan  dengan  baik  dan  untuk  X6  dengan  pernyataan  bising  dengan  persentase sebesar 60%.
Dari  hasil  rekapan  kuesioner  mengenai  permasalahan  yang  ada  yaitu  perbedaan  jumlah stock aktual  dengan  sistem  didapatkan  penyebab  potensial  yang  akan  dijadikan  usulan  perbaikan.  Berikut adalah  usulan  perbaikan  menggunakan  5W  +  1H  dengan  penyebab  potensial  berdasarkan  hasil kuesioner  dengan  memprioritaskan  2  hasil  persentase  yang  paling  tinggi  yaitu  faktor method dengan akar  penyebab  yaitu  tidak  adanya  SOP  penyimpanan  dengan  persentase  sebesar  95%  dan  faktor machine yaitu tidak adanya identitas pada bin/tempat penyimpanan dengan persentase sebesar 90%: 1. Apa yang menjadi target usulan perbaikan?
a. Merancang SOP pada proses penyimpanan spare part di gudang.  Berikut merupakan langkah –  langkah  yang  dilakukan  dalam  merancang Standard  Operating  Procedure (SOP) penyimpanan yaitu :
1) Memperoleh  informasi  mengenai  aktivitas  penyimpanan  dengan  cara  diskusi  dengan supervisor gudang dan petugas gudang spare part .
2) Setiap aktivitas dituliskan secara bertahap.
3) Mencantumkan  dokumen  pendukung  seperti  dokumen Good  Receipt dan form checklist penyimpanan spare part .
4) Mencantumkan tanggal pembuatan SOP serta revisi yang dilakukan.
5) Mencantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan.
Mulai Menerima spare part yang sudah  dibuatkan  dokumen  (GR) Good Receipt . Selesai Picker Membuat  label/kartu  identitas dan  form checklist sesuai  kode spare part yang akan disimpan. Admin Gudang Menempelkan label / kartu identitas pada spare part. Picker Penyimpanan spare  part sesuai identitas dan lokasi penyimpanan. Picker Menyerahkan dokumen GR ( Good Receipt ) kepada supervisor gudang Picker Mengisi  form checklist  spare part yang sudah disimpan sesuai lokasi Picker Memeriksa quantity spare par t disesuaikan dengan dokumen Good Receipt Yes Spare  part dengan quantity tidak  sesuai    akan  disimpan dahulu di area tempat penyimpanan sementara. Picker No Aktivitas Dokumen Keterangan Good Receipt Good Receipt Good Receipt Kartu Identitas Form Checklist Form Checklist
Picker menerima spare  part yang sudah dibuatkan dokumen Good Receipt oleh admin gudang.
Picker memeriksa  kembali spare  part yang  sudah  diterima  dan  disesuaikan sesuai dengan dokumen Good Receipt
Picker akan  menyerahkan  dokumen good receipt kepada supervisor apabila spare  part sudah  sesuai dengan dokumen.
Admin gudang  akan membuat label/ kartu  identitas  dan form checklist sesuai spare part yang akan disimpan
Picker akan  menempelkan label/kartu identitas  yang  sudah  dibuat  pada spare part .
Spare  part yang  sudah  diberi  label/ kartu  identitas  akan  di  simpan  sesuai dengan rak penyimpanan.
Picker akan  mengisi  form checklist apabila spare  part yang  disimpan sudah sesuai dengan lokasi penyimpanan  yang  termuat  di  dalam kartu/label identitas pada spare part . Pada saat proses pemeriksaan kesesuaian quantity  spare  part dengan
GR  tidak  sesuai  maka spare  part akan disimpan  di  area  tempat  penyimpanan sementara

## STANDARD OPERATING PROCEDURE
PROSES PENYIMPANAN SPARE PART
No. Dokumen : Status Revisi : Halaman : 2/2

## PT QWERTY
Gambar 4. Usulan Prosedur Kerja Penyimpanan
2. Mengapa rencana tindakan itu diperlukan?
a. Karena  gudang spare  part belum  memiliki  SOP  untuk  proses  penyimpanan spare  part . Sehingga akan diusulkan mengenai rancangan SOP penyimpanan.
b. Karena setiap bin/box yang digunakan untuk menyimpan spare part belum memiliki identitas yang jelas, seperti kode dan nama dari spare part yang disimpan.
c. Karena pada saat proses pengecekan stock aktual dengan sistem sering mengalami perbedaan jumlah stock .
d. Karena petugas gudang kurang memahami dalam penerapan prosedur kerja yang baik.
3. Dimana rencana tindakan akan dilakukan?
a. Untuk  rancangan  SOP  akan  diusulkan  untuk  bagian  gudang spare  part khususnya  untuk prosedur penyimpanan spare part.
b. Untuk pemberian identitas pada bin/box tempat menyimpan spare part akan dilakukan di area rak penyimpanan spare part di gudang
4. Kapan rencana itu akan dilakukan?
a. Untuk usulan SOP dapat diterapkan pada saat pihak gudang menyetujui mengenai usulan yang diberikan.
b. Pembuatan  identitas  dan  melakukan  penempelan  pada  bin  penyimpanan  dapat  dilaksanakan dalam waktu 2 bulan.
5. Siapa yang akan mengerjakan?
Dikerjakan oleh pihak terkait yaitu supervisor gudang, picker , checker dan admin gudang. Picker dan checker memberikan identitas pada bin penyimpanan, admin gudang melakukan pembuatan identitas.
6. Bagaimana mengerjakan aktivitas rencana tindakan perbaikan?
a. Untuk  prosedur  kerja  penyimpanan spare  part dilakukan  dengan  membuat  rancangan Standard Operating Procedure (SOP) mengenai penyimpanan spare part
b. Membuat identitas dengan in form asi  yang lengkap seperti kode spare part , nama spare part , type  spare  part dan  lokasi  penyimpanan,  kemudian  menempelkan  identitas  untuk  di  bin penyimpanan sesuai spare part yang disimpan.
c. Melakukan  sosialisasi  dengan  melakukan  penempelan  prosedur  kerja  di  area  gudang spare part sehingga  pekerja  gudang  lebih  memahami  aktivitas  yang  seharusnya  dilakukan.  Berikut merupakan simulasi dalam menempelkan prosedur kerja di area gudang spare part :
Dari  usulan  yang  sudah  diberikan  kepada  pihak  gudang spare  part dan supervisor gudang menerima mengenai usulan yang diberikan, tetapi supervisor akan melakukan pengajuan usulan kepada kepala  gudang  atau  manager  untuk  melakukan  perbaikan  tersebut  dengan  melakukan  revisi  dengan beberapa pihak terkait.

## PENUTUP
Berdasarkan pembahasan mengenai permasalahan yang ada yaitu perbedaan jumlah stock aktual dengan sistem di gudang spare part maka didapat kesimpulan sebagai berikut :
1) Terdapat beberapa faktor penyebab yang menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian data Spare part s antara stock aktual dengan stock disistem dan dianalisis menggunakan diagram fishbone yaitu:
a. Faktor Man ,  disebabkan  oleh  koordinasi  didalam  team  tidak  berjalan  dengan  baik  dan pekerja kurang teliti.
b. Faktor Method (metode), karena pada gudang spare part tidak memiliki Standard Operating Procedure (SOP)  sehingga  menyebabkan picker menyimpan spare  part tidak  disimpan
sesuai dengan  lokasi yang sudah ditentukan dan pengeluaran spare part tidak menggunakan form Bukti Permintaan Barang (BPB).
c. Faktor Environment ,  disebabkan  karena  kebisingan  karena  pada  saat  bagian workshop melakukan  pengelasan  dan  prosesnya  dilakukan  di  area  luar  yang  bersebelahan  dengan gudang spare part .
d. Faktor Machine ,  pada  faktor machine ini  karena  rak/bin  tidak  memiliki  identitas  dari masing-masing spare part yang disimpan.
2) Usulan  perbaikan  ini  adalah  untuk  meminimasi perbedaan  jumlah stock aktual  dengan    sistem  di gudang spare part dengan memberikan usulan berupa rancangan SOP untuk proses penyimpanan spare part dan memberikan identitas pada setiap bin sesuai dengan spare part yang disimpan.

## REFERENSI
Djaali. 2008. Psikologi Pendidikan. Jakarta : Bumi Aksara Fatimah, Fajar Nuraini. 2014. Pedoman Praktis Menyusun Standard Operating Procedure . Yogyakarta : Quadrant.
Gaspersz, V. 2002. Total Quality Management . Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama Sailendra, Annie. 2015. Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP . Yogyakarta: Trans Idea Publishing. Sekaran, Uma. 2011. Metode Penelitian untuk Bisnis . Jakarta: Salemba Empat.
Soejitro,  P.  2010.  Instrumen  Total  Quality  Management  (TQM)  sebagai  pilihan  alat  pengendalian.
Value Added : Majalah Ekonomi dan Bisnis. Sugiyono, 2017. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D . Bandung : Alfabeta. Ulkhaq,  M.  Mujya  dan  Rasyida,  Dyah  R.  2016.  Aplikasi  Seven  Tools  Dan  Analisis  5w+1h  Untuk Mengurangi Cacat Produk Galon: Studi Kasus Di PT. Berlina, Tbk. Jurnal Unisbank Semarang.
Utami, Rianti. 2018. Analisis Ketidaksesuaian Jumlah Stock Pipa uPVC pada PT Pralon Cimanggis . Jakarta : Politeknik APP Jakarta.