RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN JASA CATERING DAN PEMBELIAN BAHAN BAKU CATERING PADA CV. ARRY UTAMA CATERING
Fina Megita 1) , Humisar Hasugian 2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 E-mail: finamegita96@gmail.com 1) , humisar.hasugian@budiluhur.ac.id 2)

## Abstrak
Sistem  yang  terkomputerisasi  akan  mengurangi  resiko  berkas  yang  rusak  dan  hilang  diakarenakan  data  yang sudah tersimpan didalam database.  Pembuatan laporan dengan sistem terkomputerisasi  akan lebih efektif dan efisien.  Dan  akan  mengurangi  kesalahan  dalam  rekap  data.  Tersedianya  surat  jalan  dengan  sistem  yang terkomputerisasi  yang  di  dalamnya  mencakup  informasi  rincian  pesanan  pelanggan  yang  akan  diantar. Tersedianya  laporan  pengiriman  yang  mencakup  informasi  secara  detil  selama  satu  periode  berapa  kali mengirim  pesanan  kepada  pelanggan.  Tersedianya  laporan  menu  terfavorit  dengan  sistem  yang terkomputerisasi  yang  mencakup  informasi  secara  detil  menu-menu  yang  sering  di  pesan  oleh  pelanggan. Penulis melalui  penelitian secara langsung  pada Arry Utama Catering  menggunakan observasi, interview  dan analisa  dokumen  untuk  menganalisa  data  dan  mengimplementasikan  dengan  Database  dibuat  menggunakan MYSQL dan Microsoft visual studio 2008 sebagai bahasa pemogramannya. Semoga dengan adanya Sistem ini, diharapkan  dapat  membantu  dan  mempermudah  yang  di  butuhkan  oleh  bagian  administrasi  dan  pemilik terhadap data-data yang terkait dalam penjualan jasa catering dan pembelian bahan baku catering.
Kata kunci: sistem informasi, catering, arry utama catering

## 1. PENDAHULUAN
CV.  Arry  Utama  Catering  adalah  usaha  yang bergerak  dalam  bidang  penjualan  makanan  secara tunai.  CV.  Arry  Utama  Catering  didirikan  sejak tahun 1988. Awalnya dari hobi memasak, kemudian mencoba  untuk  mencari  peruntungan  disekitar lingkungan  tempat  tinggal  pemilik,  dan  dengan mengandalkan  keyakinan  dan skill memasak  yang baik  serta  mengandalkan  resep  keluarga  yang  turun temurun.  Lalu  tepatnya  memilih  unuk  membuka usaha  dalam  bidang  kuliner.  Maka  kemudian pemilik  memutuskan  untuk  membuka  usaha  kuliner bidang  catering  yang  beralamat  di  Jl.  Merpati  V No.7 RT: 009 RW: 06 Pesanggrahan Jakarta Selatan.
Dengan  memnfaatkan  teknologi  informasi maka  akan  mempermudah  suatu  pekerjaan  tertentu seperti  pengolahan  data  menjadi  lebih  cepat  dan penghematan  ruang  penyimpanan  data  untuk mengurangi  tumpukan  arsip  yang  tidak  diperlukan serta  keputusan  yang  akan  diambil  akan  dibuat menjadi  lebih  cepat  untuk  menunjang  operasional perusahaan.
Penulis  melakukan  wawancara  langsung  ke pimpinan  atau owner CV.  Arry  Utama  Catering, sehingga diperoleh informasi bahwa proses penjualan  jasa  catering  dan  pembelian  bahan  baku catering  yang  dilakukan  masih  belum  memiliki laporan  khusus  seperti  laporan  pendapatan,  laporan menu  terlaris,  laporan  pembelian,  dan  surat  jalan. Dari hasil wawancara tersebut, pimpinan menginginkan  sebuah  sistem  yang  terkomputerisasi yang dapat membantu proses penjualan jasa catering dan  pembelian  bahan  baku  catering  mengingat kekurangan sistem yang berjalan saat ini.
Dengan  fakta  tersebut,  CV.  Arry  Utama  Catering membutuhkan  sistem  informasi  penjualan  jasa catering  dan  pembelian  bahan  baku  catering  yang diharapkan  dapat  memudahkan  dalam  pengelolahan segala proses transaksi.
Berdasarkan  hasil  pengamatan  diatas,  maka diperoleh identifikasi masalah pada CV. Arry Utama Catering adalah sebagai berikut:
a. Banyaknya  berkas  yang  rusak  dan  hilang dikarenakan  menumpuknya  berkas  yang  sudah ada di dalam arsip.
b. Tidak  adanya  surat  jalan  sehingga  menyulitkan petugas  untuk  mengetahui  rincian  pesanan  yang diantar.
c. Belum tersedianya informasi pengiriman pesanan ke  lokasi  pengiriman  sesuai  pesanan  pelanggan, akibatnya  pemilik  tidak  mengetahui  secara  detil selama satu bulan  berapa kali  mengirim pesanan catering kepada pelanggan.
d. Tidak  tersedianya  informasi  dalam  bentuk laporan  yang  berisi  informasi  menu catering apa yang  paling  banyak  dipesan,  sehingga  pemilik kesulitan  menentukan  menu  favorit  yang banyak dipesan  pelanggan,  laporan  ini  dapat  dijadikan bahan pertimbangan bagi pemilik untuk pengambilan keputusan terkait dengan harga jual menu tersebut.
Tujuan  penulis  merancang  sistem  penjualan jasa  catering  dan  pembelian  bahan  baku  catering pada CV. Arry Utama Catering, sebagai berikut: Adapun  tujuan  dari  penelitian  yang  di  lakukan  oleh penulis adalah:
1. Sistem  yang  terkomputerisasi  akan  mengurangi resiko berkas yang rusak dan hilang diakrenakan data yang sudah tersimpan didalam database . 2. Pembuatan
laporan
dengan sistem
terkomputerisasi  akan  lebih  efektif  dan  efisien. Dan  akan  mengurangi  kesalahan  dalam  rekap data.
3. Tersedianya  surat  jalan  dengan  sistem  yang terkomputerisasi  yang  di  dalamnya  mencakup informasi  rincian  pesanan  pelanggan  yang  akan diantar.
4. Tersedianya  laporan pengiriman  yang  mencakup informasi secara detil selama satu periode berapa kali mengirim pesanan kepada pelanggan.
5. Tersedianya  laporan  menu  terfavorit  dengan sistem  yang  terkomputerisasi  yang  mencakup informasi secara detil menu-menu yang sering di pesan oleh pelanggan.
2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1. Tahapan Penelitian Berikut  merupakan  tahapan  penelitian  CV. Arry Utama Catering:

## Gambar 1. Tahapan Penelitian

## 2.2. Tahap Rancang Sistem
Definisi  yang  di  maksud  dari  Tahapan rancangan  sistem  adalah  merancang  sistem  secara terperinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilakan model sistem yang baru. Tahap rancang sistem antara lain:
a. Pengumpulan kebutuhan data yang digunakan
b. Metode Pengumpulan Data
c. Tahapan Analisa Menggunakan Beberapa Teknik Analisa Data
d. Desain
e. Implementasi

## 2.3. Pengertian Sistem
Menurut  [1],  Sistem  secara  sederhana  dapat didefinisikan  sebagai  kelompok  elemen  yang  saling berhubungan  atau  berinteraksi  hingga  membentuk satu  persatuan,  Konsep  umum  sistem  adalah sekelompok  komponen  yang  saling  berhubungan,
bekerja  sama  untuk  mencapai  tujuan  bersama dengan  menerima input serta  menghasilkan output dalam proses tranformasi yang teratur”.

## 2.4. Pengertian Informasi
Menurut [2], “informasi adalah data yang telah diproses  ke  dalam  suatu  bentuk  yang  mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan teraa  bagi  keputusan  saat  itu  atau  keputusan mendatang”.

## 2.5. Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut  [3],  Sistem  informasi  adalah  sistem yang  dapat  didefinisikan  dengan  mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu.

## 2.6. Definisi Analisa Sistem
Menurut [4], menyatakan bahwa analisa sistem dapat  diartikan  sebagai suatu  proses  untuk memahami  sistem  yang  ada,  dengan  menganalisa jabatan  dan  uraian  tugas  ( business  users ),  proses bisnis  ( business  prosess ),  ketentuan  atau  aturan ( business  rule ),  masalah  dan  mencari  solusinya ( business  problem  and  business  solution ),  dan rencana-rencana perusahaan ( business plan ).

## 2.7. Tahap-tahap Analisa Sistem
Menurut  [5],  didalam  tahap  analisis  sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis, antara lain: a. Analisa Pendahuluan b. Studi Kelayakan
c. Mengidentifikasi  Permasalahan  dan Kebutuhan Pemakai d. Memahami Sistem yang ada
e. Menganalisis Hasil Penelitian
3. HASIL DAN PPEMBAHASAN
3.1 Analisa Sistem
a. Activity Diagram
Berikut ini adalah activity diagram yang terjadi pada saat ini:
1. Proses Penerimaan Pesanan Pelanggan  yang  ingin  melakukan  pesanan bertemu  langsung  dengan  bagian  administrasi, kemudian  bagian  administrasi  akan  memberikan katalog  yang  berisi  informasi  tentang  menu  paket catering.  Kemudian  pelanggan  menanyakan  harga paket,  jika  terjadi  kesepakatan  mengenai  harga paket  catering maka  pelanggan melakukan pesanan.  Kemudian  bagian  administrasi  akan membuatkan  nota  dengan  rincian  pemesanan, kemudian pelangan diminta untuk membayar uang muka  sebagai  tanda  jadi  pemesanan  catering, bagian  administrasi  menerima  pembeyaran  uang muka dan kemudian bagian administrasi menyerahkan  nota  kepada  pelangan  sebagai  bukti bukti pembayaran uang muka.
Gambar 2. Proses Penerimaan Pesanan
2. Proses Pembelian Bahan Baku Setelah  menerima  pesanan  catering  dari pelanggan,  bagian  administrasi  membuat  surat pesanan berisikan data barang yang akan dibeli ke supplier  dan  kemudian  surat  pesanan  diserahkan kepada supplier, seperti  yang terlihat pada gambar 3 dibawah.
Gambar 3. Proses Pembelian Bahan Baku
3. Proses Penerimaan Bahan Baku Supplier mengirimkan  bahan  baku  catering sesuai dengan pesanan dengan menyertakan faktur. Kemudian  bagian  administrasi  akan  mengecek
bahan  baku  catering  yang  di  kirim  oleh supplier , jika  sudah  sesuai  dengan  pesanan  maka  bagian administrasi  akan  menerima  bahan  baku  catering dan  melakukan  pembayaran  sesuai  dengan  jumlah yang  ada  pada  faktur  pembelian,  seperti  yang terlihat pada gambar 4 dibawah.
Gambar 4. Proses Penerimaan Bahan Baku
4. Proses Pengiriman Pesanan Setelah  pesanan  catering  yang  dipesan pelanggan  sudah  siap,  maka  selanjutnya  bagian pengiriman akan mengirimkan ke tempat acara dan kemudian  pesanan  catering  diserahkan  kepada pelanggan.  Jika  pelanggan  masih  mempunyai  sisa pembayaran maka pelanggan melakukan pembayaran  sesuai  dengan  kekurangan  yang  ada pada  nota,  kemudian  bagian pengirman  akan memberikan kwitansi sebagai tanda lunas pembayaran,  seperti  yang  terlihat  pada  gambar  5 dibawah.
Gambar 5. Proses Pengiriman Pesanan
5. Proses Pembuatan Laporan Setiap  akhir  bulan  bagian administrasi  akan membuat  laporan  kemudian  diserahkan  kepada pemilik.
Gambar 6. Proses Pembuatan Laporan
b. Analisa Masalah Informasi yang didapat tidak akurat menyulitkan jalannya kegiatan usaha Laporan  yang  dibuat seringkali  tidak  valid  dan terlambat Kesalahan  dalam  membuat rekap data berdasarkan berkas yang ada dan memakan waktu Banyaknya  berkas  yang rusak dan hilang Menumpuknya berkas yang  sudah  ada didalam arsip Belum tersedianya laporan pengiriman  pesanan  ke pelanggan pemilik  tidak  mengetahui secara  detil  selama  satu bulan berapa kali mengirim pesanan catering kepada pelanggan Tidak  tersedianya  laporan rekapitulasi paket terfavorit Pemilik  kesulitan  untuk mengetahui paket apa saja yang  menjadi  favorit pelanggan Petugas  kesulitan  untuk mengetahui rincian pesanan yang diantar Tidak adanya Surat Jalan
Gambar 7. Fishbone Diagram

## c. Use Case Diagram
Diagram yang menggambarkan proses bisinis dan untuk merancang sistem yang akan dibuat.
Gambar 8. Master Gambar 9. Transaksi
Gambar 10. Laporan d. Class Diagram pelanggan - * kdpelanggan - nmpelanggan - alamat - notlp + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() popelanggan - * nopo - * kdpaket - * kdpegawai - * kdpelanggan - tglpo - acara - tglacara - tgltempobayar - jam - alamatacara - taplak + Autonumber() + Simpan() + Batal() + Keluar() paket - * kdpaket - nmpaket - harga + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() menu - * kdmenu - nmmenu - jenis - harga + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() detilpo - * nopo -*  kdmenu - jml - hrgpo + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() detilpaket - * kdpaket - * kdmenu - jumlah + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() pegawai - * kdpegawai - nmpegawai - alamat - notlp + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() supplier - * kdsupplier - nmsupplier - alamat - notlp + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() surat pemesanan - * no sp - * kdsupplier - * kdpegawai - tglsp + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() detilsp - * nosp - * kdbarang - jmlbeli + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() bahan baku - * kdbahan - nmbahan satuan - harga + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() surat jalan - * nosj - * nopo - tglsj + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() detilfaktur - * nofaktur - * kdbahan - hargafaktur + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() nota - * nonota - * nopo - tglnota - dp - status + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() kwitansi - * nokwitansi - * nonota - tglkwitansi + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() TTF - * nofaktur - * nosp - tglfaktur - penerima - noreff + Autonumber() + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1 1 1 1 1..* 1 1..* 1 1 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1..* 1 1..* detilbb *kdpaket *kdmenu *kdbahan jumlahbb + Simpan() + Ubah() + Hapus() + Batal() + Keluar() 1..* 1..*
3.2 Implementasi Sistem
a. Form Entry PO Pelanggan
Transaksi Purchase Order Pelanggan
<<Autonumber>> dd/mm/yyyy <<X-30-X>> dd/mm/yyyy 00:00:00 <<Autonumber>> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <<X-50-X>> <<X-30-X>> <<Autonumber>> <Tampil> <Tampil> <<Autonumber>> <Tampil> <Tampil> <<Autonumber>> <Tampil> <Tampil> <Tampil> 999 dd/mm/yyyy Entry PO Pelanggan No PO Tanggal PO : :
Acara Tanggal Acara Jam Acara : : : Alamat Acara : Kode Pelanggan
Nama Pelanggan
No. Telpon : : : Sub Total Grand Total Rp. Rp. Kode Menu Nama Menu Kategori <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> Taplak : Kode Pegawai Nama Pegawai
No. Telpon
: :
:
Kode Paket Nama Paket Harga Paket : : : Rp.
Kode Menu Nama Menu
Kategori : : : Rp. Harga : Jumlah Menu : Jumlah <Tampil> <Tampil> Kode Menu Nama Menu Kategori <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> Harga <Tampil> <Tampil> Jumlah Total <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> Terbilang : : : Simpan Batal Keluar CARI CARI CARI CARI Tambah Tanggal Jatuh tempo : Gambar 12. Entry PO Pelanggan b. Form Cetak Kwitansi Transaksi Kwitansi <<Autonumber>> dd/mm/yyyy <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> dd/mm/yyyy <Tampil> <<Tampil> <<Autonumber>> <Tampil> <Tampil> <Tampil> CETAK KWITANSI No Kwitansi Tanggal Kwitansi : : Kode Pelanggan Nama Pelanggan No. Telpon :
:
: Sub Total Grand Total Rp. Rp. Kode Menu Nama Menu Kategori <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> Harga <Tampil> <Tampil> Jumlah Total <Tampil> <Tampil> <Tampil> <Tampil> Sisa Bayar : : : Rp. No Nota Tanggal Nota
Kode Paket :
: :
Nama Paket : Harga Paket : Rp. : Alamat : Jumlah Sudah Dibayar Rp. : Cetak Batal Keluar CARI
c. Rancangan Keluaran Nota
X-6-X dd/mm/yyyy X-6-X dd/mm/yyyy X-50-X 999.999 X-35-x X-15-X X-30-X dd/mm/yyyy X-50-X 00:00:00 ARRY CATERING NOTA No Nota Tanggal Nota
No. Purchase Order Tanggal Purchase Order Paket Yang Dibeli Harga Paket : : : : : : Nama Pelanggan No. Telepon Acara Tanggal Acara Paket Yang Dibeli Jam : : : : : : No. Kode Menu Nama Menu Jenis Jumlah 99 99 X-6-X X-6-X X-50-X X-50-X X-50-X X-50-X 999 999
Total Harga 999.999 :
Jumlah Yang Dibayarkan :
Sisa : 999.999 999.999 Hormat Kami Yang Bertanda Tangan
(         .  .. )
(         .  .. )
Gambar 14. Rancangan Keluaran Nota
d. Rancangan Keluaran Laporan Penjualan ARRY CATERING
LAPORAN PENJUALAN
No. No Nota Tanggal Nota Nama Pelanggan Acara 99 99 X-6-X X-6-X dd/mm/yyyy
dd/mm/yyyy X-50-X X-50-X X-50-X X-50-X Hormat Kami, (       .  .. ) Sub Total : Tanggal Acara Jam 00:00:00 00:00:00 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy 999.999 Head Office : Jl. Merpati 5 No. 7 Pesanggrahan, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan (12320) Branch Office : Jl. Lauser No. 72B Mayestik, Kebayoran Baru, Jakarta Selaran Email : arrycatering@gmail.com Periode dd/mm/yyy dd/mm/yyy S/D Harga 999.999 999.999 Menu Tambahan Nama Menu Jumlah Harga Total X-50-X X-50-X 999 999 999.999 999.999 999.999 999.999 Grand Total : 999.999 Jakarta, dd/mm/yyyy
Gambar 15. Keluaran Laporan Penjualan

## 4. KESIMPULAN
Dengan adanya masalah yang ada pada CV. Arry Utama  Catering,  dapat  ditarik  kesimpulang  sebagai berikut:
a) Dengan  adanya  sistem  yang  sekarang  akan mengurangi resiko kehilangan dokumen dikarenakan  data  yang  sudah  tersimpan  didalam dokumen.
b) Akan  mengurangi  kendala  dalam  pembuatan laporan  dikarenakan  lebih  efektif  dan  efisien
dengan menggunakan sistem yang
terkomputerisasi.
c) Tersedianya  surat  jalan  yang  akan  lebih memudahkan  karyawan  dalam  mengantarkan pesanan  pelanggan  diakrenakan  didalamnya terdapat informasi rincian pesanan pelanggan.
d) Tersedianya  laporan rekapitulasi  menu terfavorit yang  mengcakup  menu-menu  paling  sering dipesan oleh pelanggan.
e) Tersedianya  laporan  piutang  yang  didalamnya terdapat  informasi  pelanggan-pelanggan  yang masih  mempunyai  sisa  pembayaran  dan  akan memudahkan karyawan dalam pencarian data.

## DAFTAR PUSTAKA
[1] Indrajani,  2011, Pengantar  dan  Sistem  Basis  Data . Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
[2] Sutabri,  Tata,  2012, Analisis  Sistem  Informas i, Yogyakarta: Andi Offset.
[3] Sutarman,  2012, Pengantar  Teknologi  Informas i, Jakarta: Bumi Aksara.
[4] Yakub, 2012, Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek  Pemodelan  Arsitektur ,  Bogor:  Mitra  Wacana Media.
[5] Rosa  A.S,  M.  Shalahuddin,  M,  2011, Modul
Pembelajaran  Rekayasa  Perangkat  Lunak, Bandung:
Modula.